Las agencias deben configurar la planificación del proceso por lotes de respuestas de reunión. Cuando se inicia el proceso por lotes, se conecta con el servidor de correo utilizando el parámetro configurado: nombre de usuario, contraseña y carpeta en el servidor de correo. A continuación, el proceso por lotes procesa cada mensaje recibido en el servidor de correo analizando los mensajes de correo y buscando mensajes de tipo 'respuesta'.
Cada mensaje de correo de 'respuesta' tiene un adjunto de iCalendar. El proceso por lotes de respuestas de reunión utiliza la información del adjunto para actualizar la información de los asistentes a la reunión según corresponda. A continuación se describen las posibles respuestas de reunión:
| Código | Estado del caso |
|---|---|
| Aceptar | El asistente se marca como aceptado, la reunión se añade al calendario de la aplicación y a la cuenta de correo electrónico del asistente a la reunión, por ej., Microsoft Outlook o un equivalente. |
| Rechazar | El asistente se marca como rechazado. Todavía aparece en el calendario de la aplicación pero no aparece en la cuenta de correo electrónico del asistente. |
| Marcar como provisional | El asistente se marca como provisional, la reunión se añade al calendario de la aplicación y a la cuenta de correo electrónico del asistente a la reunión, por ej., Microsoft Outlook o un equivalente. |
Una vez el proceso por lotes de respuestas de reunión ha completado una de las acciones anteriores, suprime cada respuesta a la solicitud de reunión procesada. También suprimirá los mensajes invalidados, si se ha configurado esta acción.