Informationen über Personen und Anwärter können zusammengeführt werden. Wenn eine Organisation dieselbe Person mehr als einmal erfasst, kann es vorkommen, dass widersprüchliche oder zusätzliche Informationen zu dieser Person in unterschiedlichen Datensätzen gespeichert werden. Beim Zusammenführen von Informationen werden ausgewählte Daten von einem Duplikat in einen Stammdatensatz kopiert. Ein Stammdatensatz ist der gültige Datensatz, der für die Fallverarbeitung verwendet werden soll. Durch das Zusammenführen von Informationen wird sichergestellt, dass der Stammdatensatz alle erforderlichen Informationen über eine Person enthält. Dies mindert das Risiko, dass vom System die falschen Daten verwendet werden.
Informationen eines Personendatensatzes können mit einem anderen Personendatensatz zusammengeführt werden. Auch die Zusammenführung von Informationen eines Anwärterdatensatzes mit einem Personendatensatz ist möglich.
Beispiel: Linda ist als Anwärterin unter ihrem Mädchennamen "Linda Schmidt" registriert. Später wird Linda als Person unter ihrem Ehenamen "Linda Weigel" registriert. Linda bittet die Organisation, bei sämtlicher Korrespondenz ihren Ehenamen zu verwenden. Um dies zu gewährleisten, wird der Anwärterdatensatz von Linda Schmidt mit dem Personendatensatz von Linda Weigel zusammengeführt. Alle gültigen Informationen des Anwärterdatensatzes werden in den Personendatensatz übernommen.
Die Zusammenführung von Informationen zu Personen und Anwärtern besteht aus drei Schritten: Kennzeichnen eines Datensatzes als Duplikat eines anderen Datensatzes, Zusammenführen der Informationen aus dem Duplikat mit dem Stammdatensatz und Vollenden der Zusammenführung. Die Kennzeichnung von Duplikaten kann auch aufgehoben werden, und eine Zusammenführung kann unterbrochen und fortgesetzt werden. Das System erstellt automatisch eine Liste der Duplikate.