Durch die Beteiligtenregistrierung bekommt eine Person oder Entität eine bestimmte Rolle, und der Beteiligtentyp der Person oder Entität wird festgelegt. Der Registrierungsprozess kann eingerichtet werden, um die Geschäftsanforderungen der Organisation zu unterstützen. Er kann als unabhängiger Prozess oder als Teil der Fallverarbeitung, der Prüfung oder des Prüfungsverfahrens implementiert werden. Eine Person kann zum Beispiel unabhängig von Geschäftsprozessen oder als Teil der Fallerstellung registriert werden.
Bei der Registrierung eines Beteiligten wird dieser als neuer Beteiligter im System hinzugefügt. Für jeden neuen Beteiligten können verschiedene Informationskategorien gespeichert werden. Während einige dieser Kategorien für alle Beteiligtentypen gleich sind, gelten andere nur für bestimmte Beteiligtentypen. Zum Beispiel sind Informationen wie das Geburtsdatum allgemein nützlich oder beziehen sich auf alle Beteiligtentypen. Adressdaten können beispielsweise für alle Beteiligtentypen gepflegt und für die Korrespondenz mit Beteiligten verwendet werden. Zusätzliche Informationen sind im Allgemeinen nur für einige Beteiligtentypen nützlich oder beziehen sich nur auf diese. Informationen zu einem Auslandswohnsitz können beispielsweise nur für Personen und Anwärter erfasst werden.
Bei der Beteiligtenregistrierung wird geprüft, ob alle erforderlichen Informationen erfasst sind. Es wird dabei auch ermittelt, ob ein Beteiligter bereits registriert wurde. Dadurch wird verhindert, dass ein Beteiligter mehrmals zum System hinzugefügt wird. Weiterhin wird verhindert, dass Personen oder Arbeitgeber, die bereits als Beteiligte registriert sind, erneut als Anwärter oder potenzielle Arbeitgeber registriert werden.
Die Beteiligtenregistrierung ermöglicht es, eine Person oder Entität mehrfach zu registrieren. Wenn zum Beispiel eine Entität Produkte anbietet und Personen beschäftigt, kann diese als Produktanbieter und Arbeitgeber registriert werden. Je Beteiligtentyp wird zwar eine separate Registrierung vorgenommen, die Beteiligten werden aber im System miteinander verknüpft, und die Informationen werden abgeglichen.