Das Analysieren eines Geschäftsprozesses zum Bestimmen und Festlegen des darin enthaltenen Workflowprozesses gehört zur Rolle eines Workflowentwicklers.
Beim Analysieren eines Geschäftsprozesses sollten die folgenden Aspekte berücksichtigt werden:
- Identifizieren der wesentlichen Schritte des Geschäftsprozesses
- Dabei handelt es sich um die Schritte, die für einen erfolgreichen Verlauf des Geschäftsprozesses unbedingt erforderlich sind. Wenn der Workflow diese Schritte enthalten soll, müssen weitere Aspekte in Betracht gezogen werden, die im Folgenden beschrieben werden.
- Berücksichtigen von Datenintegrität und Rückverfolgbarkeit
- Daten, die den Workflow durchlaufen, müssen intakt gehalten werden. Außerdem muss eine Rückverfolgbarkeit dieser Daten gegeben sein, d. h., die Möglichkeit, zu bestimmen, wie diese Daten beim Durchlaufen des Workflows verändert wurden. Dies kann die Rückverfolgbarkeit von Daten mithilfe von anderen integrierten Systemen umfassen.
- Bestimmen, ob es alternative Methoden zum Abschließen fehlgeschlagener wesentlicher Schritte gibt
- Es ist sehr wichtig zu bestimmen, ob es alternative Methoden zum Abschließen aller fehlgeschlagenen Schritte gibt – entweder manuell oder mithilfe einer automatisierten Behelfslösung. Wenn es keine Methode zum Abschließen eines wesentlichen Schritts bei einem Fehler gibt, sollte dieser Schritt nicht in den Workflow aufgenommen werden.
- Bestimmen der Schritte im Geschäftsprozess, die wahrscheinlich verändert werden
- Schritte, die in einem Geschäftsprozess wahrscheinlich eine Änderung durchlaufen, sind potenzielle Kandidaten für den Workflow. Der Workflow ist ein leicht zu konfigurierender Mechanismus zum Umgang mit Aktivitäten. Immer dann, wenn die Schritte im Geschäftsprozess geändert werden müssen, können die Aktivitäten nach Bedarf neu angeordnet oder entfernt werden.
- Identifizieren nicht teilbarer Aufgaben
- In einem Geschäftsprozess kann es zwei oder mehr Schritte geben, die nicht teilbar sind. Ein Teil eines Geschäftsprozesses kann beispielsweise sein, die Sozialversicherungsnummer einer Person in ein System und ihre Gehaltsdaten in verschiedene Tabellen zu schreiben. Diese Aufgaben können als zwei Schritte im Geschäftsprozess betrachtet werden. Es handelt sich dabei jedoch um nicht teilbare Aufgaben, d. h., eine ist ohne die andere nicht gültig. Nicht teilbare Aufgaben sollten nicht in den Workflow aufgenommen werden, es sei denn, sie können in einer Aktivität zusammengefasst werden.
- Bestimmten, ob der Schritt eine Benachrichtigung umfasst
- Jedem Aktivitätstyp in einer Workflowprozessdefinition kann eine Benachrichtigung hinzugefügt werden. Die Zustellung der Benachrichtigung erfolgt, wenn die Aktivität vom Workflowmodul ausgeführt wird.
- Bestimmen, ob der Schritt eine Arbeitsleistung umfasst, die von einem Benutzer ausgeführt werden soll
- Für Arbeit, die von einem Benutzer ausgeführt werden soll, muss eine manuelle Aktivität erstellt werden.
- Identifizieren erforderlicher Daten
- Dies umfasst den Typ der erforderlichen Daten sowie ihren Verwendungszweck.
Nachdem diese Aspekte berücksichtigt wurden, sollte der Workflowentwickler in der Lage sein, den Workflow für den Geschäftsprozess zu gestalten.