Das Cúram Workflow Management System (WMS) erfüllt zwei Hauptfunktionen. Die erste besteht im Unterstützen der Automatisierung von Geschäftsprozessen. Die zweite besteht im Erleichtern der Weiterleitung von Arbeit zwischen Einzelpersonen und Abteilungen. Die Hauptkomponenten dieses Systems umfassen die Workflowprozessdefinitionen, das Workflowmodul, Posteingang und Aufgabenverwaltung sowie die Anwendung "Workflowadministration", die das Prozessdefinitionstool (PDT) einschließt. Jede einzelne dieser Komponenten spielt eine Rolle in einer oder beiden der genannten Funktionen.
Die Automatisierung eines Prozesses beginnt mit dem Entwurf eines Workflows für einen Geschäftsprozess. Damit ein Geschäftsprozess einer Workflowprozessdefinition zugeordnet werden kann, müssen Schlüsselentscheidungen getroffen werden. Häufig umfasst ein Geschäftsprozess beispielsweise manuelle Schritte, oder der Geschäftsprozess muss im Verlauf seines Lebenszyklus konfiguriert werden. Mit dem Workflow-Prozessdefinitionstool (Workflow-PDT) wird die Workflowprozessdefinition anhand dieses Entwurfs erstellt. Workflowentwickler verwenden das PDT zum Definieren der Workflowaktivitäten, der Übergänge zwischen diesen Aktivitäten und den Informationen, die den Workflowprozess durchlaufen.
Folgende Aktivitätstypen sind in einer Prozessdefinition verfügbar: manuell, automatisch, Schleife, Event-Wait, Route, Benachrichtigung und Subflow. Das PDT kann verwendet werden, um die Sequenz eines Workflowprozesses mit den oben angegebenen Aktivitätstypen darzustellen. Vor den oben aufgeführten Aktivitäten erfolgt automatisch eine Startprozessaktivität und zum Abschluss ist ein Endprozessaktivität vom System vorgesehen. Danach folgen Übergänge oder Schleifenaktivitäten zwischen den Workflowprozessen.
Das Workflowmodul führt die Laufzeitausführung der Workflowprozessdefinition durch (d. h. die Prozessumsetzung). Infolge der Umsetzung wird eine Workflowprozessinstanz erstellt. Diese Workflowprozessinstanzen können mithilfe der in Cúram WMS bereitgestellten Funktionen der Workflowadministration überwacht und gesteuert werden.
Auch das Umleiten von Arbeit zwischen Einzelpersonen und Abteilungen beginnt mit der Workflowprozessdefinition. Bestimmte Aktivitätstypen repräsentieren Arbeit, die von einer Einzelperson oder einer Abteilung durchgeführt werden muss. Für diese Aktivitätstypen enthält die Workflowprozessdefinition eine Strategie zum Zuteilen der jeweiligen Arbeit. Das Workflowmodul wertet die Zuteilungsstrategie aus, um zu ermitteln, wer diese Arbeit durchführen soll, erstellt Aufgaben zu dieser Arbeit und teilt die Aufgaben den entsprechenden Benutzern, Organisationsobjekten (z. B. Organisationseinheiten, Positionen oder Tätigkeiten) oder Gruppenpostfächern zu. Der Posteingang liefert einem Benutzer Informationen zu den Aufgaben, die er ausführen soll. Beispiele für solche Aktionen zur Aufgabenverwaltung sind Aufgabe anzeigen, Aufgabe weiterleiten und Kommentar hinzufügen (zu einer Aufgabe).