Bei jeder Umsetzung einer Workflowprozessdefinition in der Anwendung erstellt das Workflowmodul neue Prozessinstanzen. Über die Funktion "Workflowadministration" kann ein Administrator diese Prozessinstanzen überwachen und steuern. Administratoren können nach Prozessinstanzen suchen. Dies erfolgt entweder anhand der Details der für das Erstellen der Instanz verwendeten Prozessdefinition oder anhand der Ereignisse, auf die die in der Prozessinstanz enthaltenen Aktivitätsinstanzen warten.
Die Details einer Prozessinstanz können außerdem angezeigt werden. Diese Details enthalten eine grafische Ansicht der Prozessinstanz, in der alle Aktivitäten in der zugehörigen Prozessdefinition angezeigt werden. Die tatsächlich ausgeführten Aktivitäten (d. h., der Pfad durch den Prozess) werden dabei hervorgehoben. Darüber hinaus stehen hier die Details der in der Prozessinstanz verwendeten Daten sowie die Daten für jede Aktivität innerhalb der Prozessinstanz zur Überprüfung durch einen Administrator zur Verfügung.
Über verfügbare Funktionen zum Unterbrechen, Fortsetzen oder tatsächlichen Abbrechen einer Prozessinstanz kann der Status einer Prozessinstanz verwaltet werden. Während des Lebenszyklus einer Prozessinstanz können auch Fehler auftreten. Diese Fehler werden ebenfalls hier angezeigt. Ein Administrator kann die Details eines Fehlers anzeigen und den entsprechenden Vorgang entweder erneut versuchen oder den Fehler verwerfen.
Aktivitäten der Typen "Manuell" und "Entscheidung" verfügen beide über Zuteilungsstrategien, die bestimmen, welchen Benutzern die vom Workflowmodul für diese Aktivitätstypen erstellten Aufgaben zugeteilt werden. Workflowzuteilungsziele sind ein Typ von Zuteilungsstrategie, der für diesen Zweck verwendet kann. Das Erstellen und Pflegen dieser Ziele erfolgt hier. Ereignisse werden von Anwendungsfunktionen ausgelöst, und das Workflowmodul verwendet sie, um Übergänge in Workflows zu vollziehen, die auf solche Ereignisse warten. Diese Ereignisse werden ebenfalls über die verfügbaren Funktionen der Workflowadministration erstellt und verwaltet.
Weitere Details zu den verfügbaren Verwaltungsfunktionen enthält Workflowadministration.