Wenn Dokumente mit verknüpften Anhängen in der Anwendung erstellt und im Content-Management-System gespeichert werden, können auch Metadateninformationen über das Dokument gespeichert werden. Dies schließt Anhangsdokumente ein, die erfassten Kommunikationen und Microsoft Word-Kommunikationen zugeordnet sind.
Welche Metadateninformationen zu einem Dokument gespeichert werden können, hängt von dem Kontext ab, in dem der Anhang erstellt wurde. Wenn ein Anhang beispielsweise im Kontext eines Falls erstellt wird, so können zusammen mit dem Dokument Informationen zu dem Fall gespeichert werden, in dem der Anhang erstellt wurde. Wenn das Anhang jedoch im Kontext eines Beteiligten erstellt wird, können keine Informationen zu dem Fall gespeichert werden; vielmehr können stattdessen Beteiligteninformationen gespeichert werden.
Wenn Informationen zu einem Dokument wie zum Beispiel das Empfangsdatum des Dokuments im Nachhinein in der Anwendung geändert werden, so werden die zugehörigen Metadateninformationen gegebenenfalls auch aktualisiert. Ob eine Aktualisierung an einem bestimmten Metadatenelement vorgenommen werden kann, hängt wiederum von dem speziellen Kontext ab, der zu der Aktualisierung des Anhangs geführt hat.
Die Anwendung kann so konfiguriert werden, dass sie eine Reihe vordefinierter Metadatenelemente mit dem Anhangsdokument speichert. Standardmäßig ist jedes Metadatenelement aktiviert, kann jedoch einzeln inaktiviert werden, sodass die Informationen nicht gemeinsam mit dem Dokument im Content-Management-System gespeichert werden.
Die Aktivierung bzw. Inaktivierung eines Metadatenelements wirkt sich nicht auf Metadaten aus, die zuvor im Content-Management-System worden sind. Jegliche Änderungen an der Konfiguration der OOTB-Metadaten werden erst wirksam, nachdem künftige Anhänge erstellt oder vorhandene Anhänge aktualisiert worden sind, und zwar - abhängig von der Konfigurationseinstellung - dadurch, dass das Speichern von Metadatenelementen verhindert oder das Speichern zusätzlicher Metadatenelemente zugelassen wird.
Jedes Metadatenelement verfügt über einen Anzeigenamen und eine Beschreibung, die dem Administrator angezeigt werden. Für jedes Metadatenelement können jedoch zwecks mehrsprachiger Unterstützung jeweils mehrere Anzeigenamen und Beschreibungen erstellt und die vorhandenen Beschreibungen und Anzeigenamen bei Bedarf geändert werden.
Die folgenden Metadatenelemente sind für Dokumente verfügbar, die als Anhänge klassifiziert wurden. Dies schließt Anhänge ein, die mit erfassten Kommunikationen und Microsoft Word-Kommunikationen verknüpft sind.
Metadatenelement |
Beschreibung |
|---|---|
| Fallreferenz | Die Fallreferenznummer |
| Beteiligtenreferenz | Die Beteiligtenreferenznummer |
| Vorname des Beteiligten | Der Vorname einer Person oder eines Anwärters |
| Nachname des Beteiligten | Der Nachname einer Person oder eines Anwärters |
| Geburtsdatum des Beteiligten | Das Geburtsdatum einer Person oder eines Anwärters |
| Dokumenttyp | Der Typ von Dokument |
| Typcode des Dokuments | Der Code für den Dokumenttyp |
| Empfangsdatum des Dokuments | Das Datum, an dem das Dokument empfangen wurde |
| Kommunikationsdatum | Das Kommunikationsdatum für Anhänge, die mit erfassten Kommunikationen verknüpft sind |
Eine Organisation könnte sich auch für die Implementierung zusätzlicher Metadatenelemente entscheiden, um so ihren Geschäftsanforderungen gerecht werden zu können. Weitere Informationen dazu, wie zusätzliche Metadateninformationen unterstützt werden, enthält das Handbuch Cúram Content Management Interoperability Services Integration Guide.