XSL- und Microsoft Word-Vorlagen können einem definierten Fall- oder Beteiligtentyp zugewiesen werden. Dies ist möglich, da bestimmte Vorlagen u. U. nur für bestimmte Beteiligten- oder Falltypen gelten. Eine Vorlage für Widerspruchsentscheidungen gilt etwa nur für Beteiligte, die an einem Widerspruch beteiligt sind. Administratoren können Vorlagen je nach Kategorie auf bestimmte Fall- und Beteiligtentypen anwenden. Die Kategorie "Fall" enthält z. B. eine Reihe von Falltypen wie Einkommensbeihilfe, Prüfung usw. Falls entsprechend konfiguriert, kann die Vorlage nur vom Fallbearbeiter ausgewählt werden, wenn er Kommunikationen für den angegebenen Falltyp erstellt.
In eine Microsoft Word-Vorlage können Felder eingefügt werden, in die beim Erstellen einer Microsoft Word-Kommunikation bestimmte Daten eingetragen werden, z. B. Adressinformationen. Informationen zum Einfügen dieser Felder sind in Anhang A enthalten.