Vorfälle sind Ereignisse, die eine direkte negative Wirkung auf die Gesundheit oder Sicherheit eines Kunden haben (oder haben könnten), z. B. eine gemeldete Vernachlässigung eines Kindes oder eine Kindesmisshandlung oder ein Unfall am Arbeitsplatz. Beim Melden eines Vorfalls können die folgenden Informationen bereitgestellt werden:
- Ausführliche Beschreibung des Vorfalls mit dem Datum und der Uhrzeit, an dem/der sich der Vorfall ereignete.
- Namen der betroffenen Kunden
- Name der Person, die den Vorfall meldet.
- Name und Kontaktdetails von Personen, die in irgendeinem Zusammenhang mit dem Vorfall stehen, einschließlich ihrer Rolle, z. B. Zeuge, Vormund oder Elternteil.
- Unterstützende Dokumentation wie Angaben zur Überprüfung der Umstände des Vorfalls. Dateien mit Angaben und unterstützender Dokumentation können einem Vorfall als Anhang beigefügt werden.