Mithilfe des Besprechungsprotokoll-Assistenten können Sie Details einer Besprechung erfassen und das Protokoll an die Teilnehmer und andere interessierte Parteien verteilen. Der Besprechungsprotokoll-Assistent unterstützt außerdem die fortlaufende Protokollierung, wobei die Angaben komplett oder über einen bestimmten Zeitraum erfasst werden. Die folgenden Besprechungsinformationen können erfasst werden:
- Details der Besprechung
- Hierzu gehören Betreff, Standort, Start- und Endzeitpunkt (Datum/Uhrzeit) sowie Name des Organisators und Tagesordnung. Alle im Rahmen der Besprechungsplanung eingegebenen Informationen werden automatisch als Besprechungsdetails übernommen.
- Besprechungsnotizen und -entscheidungen
- Besprechungsnotizen und -entscheidungen können erfasst werden. Hierfür sind im Besprechungsassistenten eigene Schritte vorgesehen.
- Teilnehmer der Besprechung
- Zur Besprechung eingeladene Personen können der Liste der Besprechungsteilnehmer hinzugefügt werden.
Weitere Teilnehmer können zusammen mit ihren E-Mail-Adressen hinzugefügt werden, um sicherzustellen, dass das Protokoll an alle relevanten Personen übermittelt wird.
- In der Besprechung beschlossene Maßnahmen
- Alle in der Besprechung beschlossenen Maßnahmen können dem Besprechungsprotokoll zusammen mit der jeweils zuständigen Person und dem Fälligkeitsdatum hinzugefügt werden. Zur Fortschrittsüberwachung wird im Hintergrund eine Aufgabe erstellt, die intern über das Postfach eines Benutzers und extern über eine Benutzeraufgabenliste angezeigt werden kann.
- Besprechungsdateien
- Dateien können dem Besprechungsprotokoll als Anhang beigefügt werden. Der Zugriff auf solche Dateianhänge erfolgt über die Anzeige des Besprechungsprotokolls.
- Besprochene Fälle
- Mit der Besprechung können ein oder mehrere Gemeinschaftsfälle verknüpft werden.
- Zusammenfassung der Besprechung
- Hierbei handelt es sich um eine Zusammenfassung der bisher im Besprechungsprotokoll erfassten Informationen.
Nach der Erfassung können Sie das Besprechungsprotokoll an alle eingeladenen Personen ausgeben. Standardgemäß wird das Besprechungsprotokoll als PDF-Dokument im Anhang einer E-Mail versendet. Daher sind E-Mail-Adressen erforderlich. Es wird eine Informationsmeldung angezeigt, wenn ein Protokoll ausgegeben wurde und eine oder mehrere E-Mail-Adressen fehlen oder ungültig sind.