Eine manuelle Zahlung ist eine außerhalb des Systems ausgegebene Zahlung an einen Leistungsempfänger des Falls, das heißt, wenn das System offline ist. Wenn das System aus irgendeinem Grund nicht verfügbar ist und eine Zahlung an eine Person ausgegeben wird, können Informationen über diese manuelle Zahlung dennoch im System erfasst werden.
Beim Erfassen manueller Zahlungen werden Prozesse aufgerufen, bei denen alle Elemente einer Zahlung, einschließlich Zahlungsinstrument, Zahlungsanweisung und zusammengefasste Zahlungsanweisungsposten sowie alle relevanten Abzugs-/Steueranweisungsposten nachträglich erstellt werden.
Nachdem die finanziellen Elemente der manuellen Zahlung erstellt wurden, verarbeitet das System die fällige Zahlung, damit die Zahlung kein zweites Mal ausbezahlt wird. Danach wird der Betrag der manuellen Zahlung mit dem Betrag der verarbeiteten Zahlung verglichen und eine Über- oder Unterzahlung erstellt, um den Unterschied auszugleichen. Überdies wird eine Benachrichtigungsaufgabe an den Falleigentümer gesendet, um ihn von der Über- oder Unterzahlung in Kenntnis zu setzen.