Eine manuelle Zahlung ist eine außerhalb des Systems ausgegebene Zahlung an einen Leistungsempfänger des Falls, das heißt, wenn das System offline ist. Wenn das System aus irgendeinem Grund nicht verfügbar ist und eine Zahlung an eine Person ausgegeben wird, können Informationen über diese manuelle Zahlung dennoch im System erfasst werden.
In einer integrierten Finanzumgebung werden beim Erfassen manueller Zahlungen Prozesse aufgerufen, bei denen alle Elemente einer Zahlung einschließlich der Anweisungsposten erneut erstellt werden. Nach der Erstellung der Anweisungsposten werden diese zur Weiterverarbeitung an das ERP-Finanzsystem übertragen.
Da diese Anweisungsposten eine bereits an einen Kunden erfolgte manuelle Zahlung darstellen, ist es wichtig, dass diese Anweisungsposten so gekennzeichnet werden, dass das ERP-Finanzsystem erkennen kann, dass sie nicht als Standardzahlung verarbeitet werden dürfen. Dazu wird jeder Anweisungsposten einer manuellen Zahlung als unterbrochen gekennzeichnet und umfasst eine manuelle Zahlungsreferenznummer. Diese Referenznummer verweist auf die Nummer des Schecks oder Belegs, anhand dessen die manuelle Zahlung erfolgt ist, und kann vom ERP-Finanzsystem zur Abrechnung dieses Anweisungspostens verwendet werden.