Alle Kommunikationen beziehen sich auf einen Beteiligten oder einen Fall. Der Ursprungsort der Kommunikation legt fest, ob die Kommunikation sich auf einen Beteiligten oder einen Fall bezieht. Kommunikationen, die innerhalb eines Falls erstellt wurden, beziehen sich automatisch auf diesen Fall. Dazu gehören Kommunikationen, die aus der Kommunikationsliste eines Fallbeteiligten, der Kommunikationsliste eines Fallmitglieds oder der Kommunikationsliste des Falls selbst erstellt wurden. Kommunikationen, die aus der Kommunikationsliste eines Beteiligten erstellt wurden, beziehen sich auf diesen Beteiligten.
Einer der Hauptunterschiede zwischen Fall- und Beteiligtenkommunikationen besteht darin, festzulegen, in welchen Listen eine Kommunikation angezeigt wird.
Beim Erstellen einer Beteiligtenkommunikation wird diese nur in der Kommunikationsliste dieses Beteiligten angezeigt. Das gilt auch dann, wenn der Beteiligte, auf den sich die Kommunikation bezieht, nicht der Kommunikationspartner ist. Wenn beispielsweise eine E-Mail an den Arbeitgeber einer Person gesendet wird, wird diese E-Mail-Kommunikation nur in der Kommunikationsliste der Person angezeigt und nicht in der Kommunikationsliste des Arbeitgebers.
Wird eine Fallkommunikation erstellt, wird diese in der Kommunikationsliste des Falls und in den beiden Kommunikationslisten des Kommunikationspartners angezeigt: Die erste ist die Kommunikationsliste für den Fallbeteiligten, die zweite ist die Kommunikationsliste für den Beteiligten außerhalb des Falls. Somit wird die Suche nach Fallkommunikationen außerhalb des Falls erheblich erleichtert. Zum Beispiel kann eine Person eine Fallkommunikation erhalten und deswegen die Organisation anrufen. Im Regelfall hätte diese Person keine weiteren Informationen über den Fall. In diesem Szenario jedoch kann der Benutzer nach der Person suchen und die dazugehörige Kommunikationsliste anzeigen. Dann kann die relevante Fallkommunikation gesucht werden, da die Person als Kommunikationspartner fungiert. Würden Fallkommunikationen nur innerhalb des Falls angezeigt, wäre das oben beschriebene Verfahren nicht möglich.