Der Besprechungsprotokoll-Assistent unterstützt Benutzer bei der Erfassung der Details einer stattgefundenen Besprechung. Die Informationen können daraufhin in Form eines Besprechungsprotokolls an die Teilnehmer und andere interessierte Parteien verteilt werden. Jeder Schritt im Assistenten ist optional und bietet Flexibilität beim Erfassen der wichtigsten Informationen. Der Besprechungsprotokoll-Assistent unterstützt auch Protokolle in Bearbeitung. Dadurch ist es möglich, Informationen während der anfänglichen Erfassung des Besprechungsprotokolls zu erfassen und danach zu aktualisieren. Besprechungsprotokolle können für in Benutzer- und Fallkalendern erstellte Besprechungen erfasst werden.
Die folgenden Besprechungsinformationen können erfasst werden:
Nach der Erfassung kann das Besprechungsprotokoll über die Benutzer- und Fallkalender oder über eine Liste der erstellten Besprechungsprotokolle angezeigt und ggf. aktualisiert werden. Über die Liste der Besprechungsprotokolle können Benutzer außerdem Besprechungsprotokolle für eine vorhandene Besprechung erfassen, für die dies noch noch geschehen ist, oder eine neue Besprechung erstellen und dafür ein Besprechungsprotokoll erfassen.
Der Besprechungsorganisator kann Besprechungsprotokolle an die Besprechungsteilnehmer versenden. Standardmäßig wird das Besprechungsprotokoll als PDF-Dokument im Anhang einer E-Mail versendet. Daher sind E-Mail-Adressen erforderlich. Es wird eine Informationsmeldung angezeigt, wenn ein Protokoll ausgegeben wurde und eine oder mehrere E-Mail-Adressen fehlen oder ungültig sind.
Besprechungsprotokolle können mehrfach ausgegeben werden, und es wird eine Statistik der ausgegebenen Protokolle und der jeweiligen Empfänger geführt. Bei jeder Ausgabe einer Version des Besprechungsprotokolls beginnt die Zählung von vorn. Benutzer können das Protokoll dann in der Form anzeigen, die es zum Zeitpunkt der Ausgabe hatte.