Stellt ein Kunde seinen Antrag auf dem Postweg zu, wird der Antrag in der Poststelle der Behörde angenommen und zur Bearbeitung an den zuständigen Antragssachbearbeiter oder an ein Gruppenpostfach weitergeleitet. Manche Behörden verfügen über Dokumenterfassungs- oder Dokumentverwaltungssysteme. In dem Fall kann der Antrag einer E-Mail oder Aufgabe angehängt und einem Antragssachbearbeiter oder einem Gruppenpostfach zugewiesen werden. Der Antragssachbearbeiter prüft die im Antrag gemachten Angaben und entscheidet über die weitere Vorgehensweise. Die meisten papiergestützten Anträge enthalten weniger Details als Online-Anträge; zudem können Pflichtinformationen nicht erzwungen werden. Deshalb muss der Antragssachbearbeiter entscheiden, inwieweit die gemachten Angaben für die Bearbeitung des Antrags ausreichend sind. Meist vereinbart der Antragssachbearbeiter einen Gesprächstermin mit dem Kunden, um die noch fehlenden Pflichtinformationen zu erfassen.
Wenn die Pflichtinformationen für die Einreichung des Antrags verfügbar sind, kann der Antragssachbearbeiter diese über den automatisierten Fragenkatalog erfassen, das Antragseinreichungsdatum eingeben (gemäß den einschlägigen Behördenrichtlinien für postalisch zugestellte Anträge) und den Antrag einreichen, sodass die Angaben im System gespeichert werden.