Aufgabe: Prüfung organisieren
Diese Aufgabe beschreibt, wie der Prüfprozess vereinfacht und die Prüfung richtig ausgeführt werden kann.
Beziehungen
RollenHauptrollen: Zusätzliche Rollen: Unterstützende Rollen:
EingabenVerbindlich: Optional: Extern:
  • Ohne
Ausgaben
Schritte
Prüfungsaufgaben planen
Zweck:  Sicherstellen, dass die erforderlichen Prüfaufgaben richtig geplant und organisiert werden.

Der Mitarbeiter, der die Rolle Prüfungskoordinator übernimmt, startet die Aufgabe, wenn die aktuellen Arbeitspläne des Projekts zu Rate gezogen wurden und der Bedarf für eine Prüfung besteht.

Die Arbeitsergebnisse, die im Abschnitt "Eingabearbeitsergebnisse" erwähnt werden, definieren ein Gerüst für Prüfungen, das Anleitungen und Anweisungen bereitstellt. Diese haben immer einen Bezug zum Gesamtbereich der Prüfungen, den Ausführungszeitpunkt, die erforderliche Formalität usw. Detaillierte Anleitungen finden Sie im Projektkontrollplan, im Qualitätssicherungsplan, im Entwicklungsprozess und in den projektspezifischen Richtlinien.  

Es gibt verschiedene Ansätze für das Planen der Prüfungsaufgaben: Diese Ansätze variieren basierend auf Faktoren wie Teamgröße, Teamkultur, erforderlicher Formalität des Projektprozesses und aktueller Position im Projektlebenszyklus. Einige der allgemeinen Techniken, die verwendet werden, sind:

  • Untersuchung. Eine formale Bewertungstechnik, bei der ein oder mehrere Arbeitsergebnisse detailliert untersucht werden. Untersuchungen gelten als produktivste Prüftechnik, erfordern jedoch Schulung und Vorbereitung, damit gute Ergebnisse erzielt werden können.
  • Walkthrough. Eine Bewertungstechnik, bei der der Autor eines oder mehrerer Arbeitsergebnisse einen oder mehrere Prüfer durch das Arbeitsergebnis führt. Die Prüfer stellen Fragen und kommentieren Technik, Darstellung, mögliche Auslassungen oder Fehler, Abweichungen von etablierten Standards usw.
  • Lesen und Feedback. Ein oder mehrere Prüfer lesen das Arbeitsergebnis unabhängig voneinander und machen sich Notizen zu ihren Beobachtungen. Wenn das Lesen abgeschlossen ist, können sie zu einer Besprechung zusammenkommen, ihre Kommentare vorbringen und Fragen stellen. Die Besprechung ist nicht obligatorisch, die Prüfer können ihre Kommentare und Fragen stattdessen auch in Schriftform an den Autor weitergeben.

Sie sollten die Prüfungen so planen, dass sie möglichst effizient sind und das Team so selten wie möglich bei seiner Arbeit unterbrechen. Die Prüfer sollten möglichst viele Arbeitsergebnisse überprüfen und möglichst wenige Besprechungen abhalten. Sie müssen natürlich für jede Prüfung einen realistischen Arbeitsaufwand verwalten, d. h., Sie müssen diese Bedürfnisse, die miteinander im Konflikt stehen, ausgleichen.

Teilnehmer informieren
Zweck:  Sicherstellen, dass die Teilnehmer ausreichend über die Prüfung informiert und zur Teilnahme aufgefordert wurden.

Es ist wichtig, die Teilnehmer der Prüfung ausreichend zu informieren und ihnen mitzuteilen, was von ihnen erwartet wird, sowohl bei der Vorbereitung als auch bei der Prüfung selbst. Machen Sie den teilnehmenden Stakeholdern klar, wie ihr Beitrag zur Prüfung aussehen soll und welche Kritik und welches Feedback sie von ihnen erwarten.

Lesen Sie alle spezifischen Prüfungsaufgaben und begleitenden Richtlinien in RUP, um festzustellen, welche Kriterien für die Auswahl der Teilnehmer an der Prüfung zu beachten sind, wie die Teilnehmer sich vorbereiten sollten, und welche Erwartungen an sie gestellt werden, wenn sie an der Prüfung teilnehmen. Wenn Sie überlegen, wen Sie zur Prüfbesprechung einladen möchten, sollten Sie immer die folgenden Stakeholder berücksichtigen:

  • Die folgenden direkten Nutzer des Arbeitsergebnisses einschließlich der Mitarbeiter für Tests und Dokumentation.
  • Partner, die das Arbeitsergebnis produzieren sollen und deren Rolle die der Fachleute ist.
  • Der Produzent des Arbeitsergebnisses.
  • Der Sponsor oder Inhaber des Budgets.
  • Die Konsumenten oder Benutzer des Endprodukts, das mit diesem Arbeitsergebnis realisiert wird.

Es ist wichtig, den richtigen Ausgleich zu finden zwischen der Teilnahme aller Wunschkandidaten einerseits und der Handhabbarkeit und Produktivität andererseits. Es sollten nur die Personen zur Teilnahme eingeladen werden, die zur Erreichung der Prüfungsziele beitragen können. Allgemein kann man sagen, dass einige Prüfsitzungen mit wenigen Teilnehmern, die sich auf bestimmte Fragen konzentrieren, produktiver sind als eine Sitzung, in der alle Probleme behandelt werden.

Prüfbesprechungen abhalten
Zweck:  Die Prüfung vereinfachen, um die Produktivität der Prüfer zu maximieren und definierte Qualitätsanforderungen zu erfüllen.

Die spezifischen Prüfungsaufgaben und begleitenden Richtlinien in RUP enthalten Anweisungen und Vorschläge zur Durchführung der jeweiligen Prüfungen. Die folgenden Richtlinien sind hingegen sind allgemeingültig für Prüfungen:

  • Reservieren Sie immer einen bestimmten Zeitraum für die Besprechungen, idealerweise in einer akzeptierten und wiederholbaren Form, auch bei einer provisorischen oder informellen Besprechung.
  • Bitten Sie die Teilnehmer, vor der Besprechung ihr eigenes Feedback zur Prüfung vorzubereiten, um die Sitzung produktiver zu machen.
  • Prüfen Sie Folgendes:
    • die Qualität des Arbeitsergebnisses, um sicherzustellen, dass es einen angemessenen und akzeptablen Standard erfüllt.
    • die Vollständigkeit des Arbeitsergebnisses, um sicherzustellen, dass es ausreicht, um in den nachfolgenden Arbeitsvorgängen genutzt oder referenziert zu werden. In vielen Fällen werden Prüflisten bereitgestellt, mit denen Sie die einzelnen Arbeitsergebnisse und die ihnen zugeordneten Aufgaben nachvollziehen können.
    Anmerkung: Sie sollten in Erwägung ziehen, diese Prüflisten bei Ihrer täglichen Arbeit an den einzelnen Arbeitsergebnissen zu verwenden. So können Sie viel Zeit und Aufwand bei der Nacharbeitung sparen. Beachten Sie auch, dass diese Prüflisten für informelle und formelle Prüfbesprechungen nützlich sind.
Folgeaufgaben verwalten
Zweck:  Sicherstellen, dass alle Aktionen, die nach der Prüfung anstehen, zugeordnet und gemäß Absprache ausgeführt werden.

Es empfiehlt sich, nach jeder Prüfbesprechung die Ergebnisse in Form von Prüfunterlagen zu dokumentieren. Darüber hinaus können Änderungsanfragen formal dokumentiert werden (und jemandem zugeordnet werden, der sie bearbeiten und realisieren soll).

Einer der wichtigsten und dennoch erstaunlich oft vernachlässigten Aspekte bei Prüfungen ist die Definition von Folgeaufgaben oder -aktionen, die bei der Prüfung identifiziert werden. Sie können normalerweise zwar viele der identifizierten Aktionen während der Prüfbesprechung selbst zuordnen, sollten jedoch darauf vorbereitet sein, die Aufgaben nach Bedarf erneut zuzuordnen, um die Arbeitslast von Teammitgliedern auszugleichen.

Beachten Sie Folgendes: Auch wenn Sie in einer einzelnen Prüfbesprechung ihr gesamtes Pensum behandeln können, ist es unwahrscheinlich, dass die Schlussfolgerungen, die Sie ziehen, schon beim ersten Mal alle akzeptiert werden. Rechnen Sie damit, gegebenenfalls weitere Prüfungen durchführen zu müssen, um eine große Anzahl von Folgeaufgaben bewältigen zu können.





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