Aufgabe: Projektabnahmeprüfung
Diese Aufgabe beschreibt, ob es sich unter dem geschäftlichen Gesichtspunkt lohnt, in ein bestimmtes Projekt zu investieren.
Disziplinen: Projektmanagement
Beziehungen
RollenPrimärer Ausführender: Zusätzliche Ausführende:
EingabenVerbindlich: Optional:
Ausgaben
Prozessverwendung
Hauptbeschreibung

Die Projektabnahmeprüfung ist eine wichtige Hürde, die ein neues Projekt nehmen muss. Bei dieser Prüfung stellt das leitende oder höhere Management fest, ob es für das Unternehmen genügend technische und wirtschaftliche Gründe gibt, das Projekt in Angriff zu nehmen.

Schritte
Besprechung für Projektabnahmeprüfung

Der erste Schritt besteht darin, die Personen zu bestimmen, die am Prozess der Projektabnahme teilnehmen sollen, und einen Termin für die Prüfung des Projektentwurfs festzulegen. Die meisten Organisationen haben einen ständigen Verwaltungsausschuss, der diese Entscheidungen trifft. Normalerweise gehören zu diesem Ausschuss Vertreter des Unternehmens aus den Bereichen Technik, Finanzen, Marketing und Verkauf.

Wenn die Teilnehmer der Besprechung zur Projektabnahmeprüfung feststehen, muss ein Termin für die Besprechung festgelegt werden. Sie müssen unbedingt eine ausreichende Vorlaufzeit einplanen, damit alle Teilnehmer Zeit haben, die Projektunterlagen zu sichten, die als Basis für die Abnahmeentscheidung verwendet wird.

Besprechungsunterlagen verteilen

Verteilen Sie die Projektunterlagen vor der Besprechung an die Teilnehmer. Stellen Sie sicher, dass diese Unterlagen rechtzeitig vor der Besprechung zur Projektabnahmeprüfung herausgeschickt werden, damit die Teilnehmer genügend Zeit haben, sie zu sichten. Die Unterlagen sollten zumindest die folgenden Arbeitsergebnisse enthalten:

  • Vision
  • Kosten-Nutzen-Analyse
  • Liste der Risiken.
Besprechung für Projektplanüberprüfung abhalten

In dieser Besprechung bewerten die Teilnehmer den Projektentwurf. Ziel ist, eine Konsensentscheidung darüber zu erhalten, ob das Projekt in Angriff genommen werden soll. Berücksichtigen Sie folgende Punkte:

  • Vorteile des Produkts für den Kunden
  • Geschäftsinterne Vorteile des Produkts
  • Technische Vorteile des Produkts
  • Können die Projektkosten bewältigt werden?
  • Gibt es ein angemessenes Return On Investment (ROI)?
  • Sind die erforderlichen Ressourcen verfügbar oder können sie erworben werden?
  • Sind frühe Projektzusagen (Konzeptionsphase) machbar?

Am Ende der Besprechung müssen die Teilnehmer ihre Abnahmeentscheidung treffen. Das Ergebnis kann wie folgt lauten:

Genehmigt  Das Projekt wird in Angriff genommen. Zumindest für die erste Konzeptionsphase werden Geldmittel und Ressourcen bereitgestellt.  
Nicht genehmigt  Das Projekt bringt nicht genügend Vorteile und wird daher nicht in Angriff genommen. 
Entscheidung verschoben  Es sind weitere Informationen oder weitere Untersuchungen erforderlich, bevor eine Entscheidung getroffen werden kann.  
Entscheidung festhalten

Am Ende der Besprechung werden die Prüfunterlagen mit allen wichtigen Diskussionen oder Aktionselementen sowie dem Ergebnis der Projektabnahmeprüfung vervollständigt. Wenn das Ergebnis "Entscheidung verschoben" lautet, muss eine Folgebesprechung zu einem späteren Termin geplant werden.