Besprechung für Projektplanüberprüfung planen
Zu den Teilnehmern an der Besprechung zur Projektplanprüfung müssen Vertreter des höheren Management sowie Vertreter
aller Gruppen gehören, die laut Softwareentwicklungsplan Ressourcen zum Projekt beisteuern (z. B.
Entwicklung/Engineering, Operationen, QS, Test, Kundenunterstützung usw.). In der Regel hören dazu auch die
Projektprüfautorität sowie die Teamleiter der verschiedenen funktionalen Bereiche des Projektteams.
Nachdem die Teilnehmer an der Besprechung zur Projektplanprüfung benannt wurden, muss ein Termin für die Besprechung
festgelegt werden. Sie müssen unbedingt eine ausreichende Vorlaufzeit einplanen, damit alle Teilnehmer Zeit haben, die
Projektunterlagen zu sichten, die als Basis für die Abnahmeentscheidung verwendet werden.
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Besprechungsunterlagen verteilen
Vor der Besprechung müssen Sie die Projektunterlagen an die Teilnehmer verteilen. Stellen Sie sicher, dass diese
Unterlagen rechtzeitig vor der Besprechung zur Projektabnahmeprüfung herausgeschickt werden, damit die Teilnehmer
genügend Zeit haben, sie zu sichten. Die Unterlagen sollten als Minimum die folgenden Arbeitsergebnisse enthalten:
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Vision
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Kosten-Nutzen-Analyse
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Liste der Risiken
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Softwareentwicklungsplan (und die darin enthaltenen Pläne)
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Besprechung für Projektplanüberprüfung abhalten
In dieser Besprechung bewerten die Teilnehmer den vorgeschlagenen Softwareentwicklungsplan, um festzustellen, ob er ein
Aktivitätsprogramm darstellt, das die Zielsetzungen des Projekts widerspiegelt. Die Teilnehmer überprüfen den Plan auch
nach fehlerhaften Annahmen und Auslassungen. Beachten Sie Punkte wie die folgenden:
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Berücksichtigt der Plan die Anforderungen, die in der Kosten-Nutzen-Analyse und in der Vision beschrieben sind?
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Liefert der Plan die gewünschten Ergebnisse innerhalb des Zeitplans und des Budgets, die in der
Kosten-Nutzen-Analyse beschrieben sind?
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Ist der Plan ausreichend detailliert, so dass das Resultat des Projekts realistisch vorhergesagt werden kann?
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Wurden Projektschätzungen auf der Basis zuverlässiger analytischer Methoden erstellt?
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Sind ausreichend viele Prüfpunkte und Meilensteine geplant?
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Sind Pläne vorhanden, um alle schwerwiegenden Risiken zu minimieren/vermeiden?
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Sind ausreichend viele Ressourcen im Plan berücksichtigt, und sind diese Ressourcen verfügbar/erwerbbar?
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Sind Rollen und Zuständigkeiten klar definiert?
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Sind die im Plan definierten Überwachungs- und Kontrollprozesse akzeptabel?
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Sind alle unterstützenden Pläne und Richtlinien ausreichend detailliert?
Am Ende der Besprechung müssen die Teilnehmer ihre Abnahmeentscheidung treffen. Das Ergebnis kann wie folgt lauten:
Plan genehmigt
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Das Projekt wird wie geplant fortgesetzt. Das höhere Management bewilligt die verbleibenden Geldmittel und
Ressourcen für das Projekt.
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Projekt abgebrochen
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Das Projekt ist aufgrund der bekannten Risiken und des Projektbudgets oder Projektzeitplans nicht
durchführbar.
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Entscheidung verschoben
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Es sind weitere Informationen oder weitere Untersuchungen erforderlich, bevor eine Entscheidung getroffen
werden kann.
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Entscheidung dokumentieren
Am Ende der Besprechung werden die Prüfunterlagen mit allen wichtigen Diskussionen oder Aktionselementen sowie dem
Ergebnis der Besprechung vervollständigt. Wenn das Ergebnis "Entscheidung verschoben" lautet, muss eine
Folgebesprechung zu einem späteren Termin geplant werden.
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