Pianificazione della riunione di analisi dell'approvazione del progetto
La prima fase consiste nell'identificazione dei partecipanti al processo di approvazione del progetto e nella
definizione dell'orario in cui incontrarsi per analizzare le proposte del progetto. Molte organizzazioni hanno un
comitato di gestione eletto che prende queste decisioni. Solitamente questo comitato comprende una rappresentanza
tecnica, finanziaria, del marketing, e dell'area vendite del business.
Una volta identificati i partecipanti alla riunione di analisi dell'approvazione del progetto, definire una data e ora.
È importante dare un adeguato preavviso, così da permettere ai partecipanti di revisionare il materiale del progetto
che utilizzeranno come base per la decisione sull'approvazione.
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Distribuzione del materiale della riunione
Prima della riunione, distribuire il materiale di progetto ai revisori. Accertarsi che questo materiale venga inviato
con sufficiente anticipo per consentire ai revisori di controllarlo. Un insieme minimo di prodotti di lavoro da
presentare per una analisi è:
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Vista
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Scenario business
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Elenco dei rischi
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Conduzione della riunione di analisi dell'approvazione del progetto
Durante la riunione, i revisori valuteranno in merito al progetto proposto. L'obiettivo è quello di raggiungere il
consenso unanime sulla decisione di procedere o meno con il progetto. Considerare cose quali:
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I vantaggi del cliente apportati dal prodotto
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I vantaggi al business interno apportati dal prodotto
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I vantaggi tecnici apportati dal prodotto
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È possibile reperire i fondi per il progetto?
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Vi è un adeguato ROI (Return on investment, ritorno d'investimento)
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Sono le risorse richieste disponibili o acquisibili?
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Gli impegni iniziali del progetto (Fase di inizio validità) sono raggiungibili?
Al termine della riunione i revisori devono decidere se approvare. Il risultato potrà essere uno dei seguenti:
Approvato
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Il progetto continuerà. Quanto meno i fondi e le risorse verranno resi disponibili per le attività della fase
di inizio validità.
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Non approvato
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Non vi sono ragioni sufficienti per procedere con il progetto
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Decisione posticipata
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Sono necessarie ulteriori informazioni, o altre analisi prima di decidere se approvare.
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Registrazione della decisione
Al termine della riunione viene completata una relazione revisionale in cui vengono catturate tutte le più importanti
discussioni o azioni ed anche il risultato dell'analisi dell'approvazione del progetto. Se il risultato è stato
"Decisione posticipata" si dovrà pianificare una successiva riunione.
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