Operazione: Analisi approvazione progetto
questo compito illustra come determinare, da un punto di vista commerciale, se conviene investire o meno su un progetto.
Discipline: Gestione del progetto
Relazioni
RuoliEsecutore primario: Esecutori aggiuntivi:
InputObbligatorio: Facoltativo:
Output
Utilizzo del processo
Descrizione principale

L'analisi dell'approvazione del progetto è un ostacolo importante da superare per un nuovo progetto. Con questa analisi, i dirigenti o i responsabili esperti determineranno se vi sono adeguate motivazioni tecniche o economiche per accettare il progetto.

Passi
Pianificazione della riunione di analisi dell'approvazione del progetto

La prima fase consiste nell'identificazione dei partecipanti al processo di approvazione del progetto e nella definizione dell'orario in cui incontrarsi per analizzare le proposte del progetto. Molte organizzazioni hanno un comitato di gestione eletto che prende queste decisioni. Solitamente questo comitato comprende una rappresentanza tecnica, finanziaria, del marketing, e dell'area vendite del business.

Una volta identificati i partecipanti alla riunione di analisi dell'approvazione del progetto, definire una data e ora. È importante dare un adeguato preavviso, così da permettere ai partecipanti di revisionare il materiale del progetto che utilizzeranno come base per la decisione sull'approvazione.

Distribuzione del materiale della riunione

Prima della riunione, distribuire il materiale di progetto ai revisori. Accertarsi che questo materiale venga inviato con sufficiente anticipo per consentire ai revisori di controllarlo. Un insieme minimo di prodotti di lavoro da presentare per una analisi è:

  • Vista
  • Scenario business
  • Elenco dei rischi
Conduzione della riunione di analisi dell'approvazione del progetto

Durante la riunione, i revisori valuteranno in merito al progetto proposto. L'obiettivo è quello di raggiungere il consenso unanime sulla decisione di procedere o meno con il progetto. Considerare cose quali:

  • I vantaggi del cliente apportati dal prodotto
  • I vantaggi al business interno apportati dal prodotto
  • I vantaggi tecnici apportati dal prodotto
  • È possibile reperire i fondi per il progetto?
  • Vi è un adeguato ROI (Return on investment, ritorno d'investimento)
  • Sono le risorse richieste disponibili o acquisibili?
  • Gli impegni iniziali del progetto (Fase di inizio validità) sono raggiungibili?

Al termine della riunione i revisori devono decidere se approvare. Il risultato potrà essere uno dei seguenti:

Approvato  Il progetto continuerà. Quanto meno i fondi e le risorse verranno resi disponibili per le attività della fase di inizio validità. 
Non approvato  Non vi sono ragioni sufficienti per procedere con il progetto 
Decisione posticipata  Sono necessarie ulteriori informazioni, o altre analisi prima di decidere se approvare.  
Registrazione della decisione

Al termine della riunione viene completata una relazione revisionale in cui vengono catturate tutte le più importanti discussioni o azioni ed anche il risultato dell'analisi dell'approvazione del progetto. Se il risultato è stato "Decisione posticipata" si dovrà pianificare una successiva riunione.