Operazione: Organizza analisi
Questo compito illustra come facilitare il processo di analisi e accertarsi che venga eseguita correttamente.
Discipline: Gestione del progetto
Relazioni
Passi
Pianificazione dei compiti di analisi
Scopo:  Assicurare che i compiti di analisi necessari siano adeguatamente pianificati ed organizzati.

La persona con il ruolo di Coordinatore della analisi avvia questo compito quando i piani di lavoro del progetto corrente sono stati consultati e necessitano di una analisi.

I prodotti di lavoro riportati nella sezione "Prodotti di lavoro di input" definiscono un framework di analisi, fornendo una guida e delle indicazioni sul suo ambito generale, quando deve avvenire, il livello di dettaglio e così via. Una guida più dettagliata può essere trovata nel piano di misurazione, nel Quality Assurance Plan, nel processo di sviluppo e  nelle Linee guida specifiche del progetto.

Vi sono diversi approcci alla pianificazione dei compiti di analisi: questi variano in base a fattori quali la dimensione del team, livello culturale, il dettaglio richiesto ai processi del progetto ed al punto del ciclo di vita corrente del progetto. Alcune tecniche generali comprendono:

  • Ispezione. Una tecnica di analisi formale in cui uno o più prodotti di lavoro vengono esaminati in dettaglio. Le ispezioni sono considerate le tecniche di analisi più produttive, tuttavia richiedono un addestramento, ed una preparazione per eseguirle al meglio.
  • Esplorazione. Una tecnica di valutazione dove l'autore di uno o più prodotti, guida uno o più revisori attraverso il prodotto di lavoro. I revisori faranno delle domande, e commenteranno le tecniche, lo stile, le possibili omissioni o errori, le discrepanze rispetto agli standard stabiliti e così via.
  • Pre-lettura e Feedback. Uno o più revisori leggeranno il prodotto di lavoro in modo indipendente appuntando le proprie osservazioni. Quando sono pronti, confronteranno i propri commenti e domande. La riunione potrà essere evitata, tuttavia, i revisori potranno trasferire le proprie domande e commenti all'autore in forma scritta.

Per migliorare l'efficienza e diminuire al minimo le interruzioni del team, considerare di pianificare le revisioni per il minor numero di volte possibile consegnando ai revisori quanti più prodotti di lavoro alla volta. Ovviamente sarà necessario mantenere un carico di lavoro congruo per ciascun revisore, si dovrà quindi bilanciare in modo adeguato queste esigenze in conflitto tra loro.

Informazione dei partecipanti
Scopo:  Accertarsi che i partecipanti siano stati invitati e adeguatamente informati sulla analisi.

È necessario fornire ai partecipanti le adeguate informazioni riguardo l'analisi, ed avvertirli con sufficiente anticipo su cosa ci si aspetta da loro in termini di lavoro preparatorio e di coinvolgimento nel processo di analisi. Chiarire a ciascuno quale stakehold dovrà rappresentare ed il livello critico di analisi e feedback ci si aspetta.

Consultare ciascuno dei compiti di analisi specifici e le relative linee guida in RUP, per determinare i criteri per selezionare i partecipanti, il lavoro di preparazione consigliato e le aspettative che si hanno su di essi al momento della loro adesione alla analisi. In generale, considerare i seguenti stakehold quando si selezionano i partecipanti alle riunioni di analisi:

  • I successivi utenti diretti del prodotto di lavoro, compreso il personale di test e documentazione.
  • Coloro che hanno il ruolo di produttori del prodotto di lavoro che agiranno da esperti sulle questioni in oggetto.
  • Il produttore del prodotto di lavoro.
  • Lo sponsor o gestore del budget.
  • Gli utenti del prodotto finale che si realizzerà da questo prodotto di lavoro.

È importante trovare il giusto equilibrio tra il numero di partecipanti desiderati e la necessità che l'analisi sia gestibile e produttiva. Prestare attenzione a selezionare i partecipanti che possano contribuire al raggiungimento degli obiettivi della analisi. In generale, è più produttivo fare più revisioni dedicate con un minor numero di partecipanti, che effettuarne una sola con un numero maggiore.

Conduzione delle riunioni d'analisi
Scopo:  Facilitare l'analisi al fine di massimizzare la produttività dei revisori e soddisfare i requisiti di qualità definiti.

Mentre ciascuno dei compiti di analisi specifici e le relative linee guida di RUP forniscono suggerimenti specifici su come condurre ciascuna analisi, quelli che seguono sono in genere di aiuto per la conduzione di qualsiasi analisi:

  • Assegnare sempre lo stesso orario per la riunione, e condurla in una forma riconoscibile e ripetibile anche se è una riunione informale.
  • Per aumentare la produttività, chiedere ai partecipanti di preparare i propri feedback di analisi dettagliati prima della riunione.
  • Verificare:
    • la qualità di ciò che è stato prodotto per appurare se raggiunge standard accettabili ed adeguati.
    • il livello di completezza di ciò che è stato prodotto per accertarsi che il lavoro sia sufficiente per le fasi di lavoro successivo in cui sarà di riferimento. In molti casi, viene fornito un elenco di controllo per facilitare questo compito; fare riferimento all'elenco di controllo per ciascun prodotto di lavoro o del compito associato.
    Nota: Considerare di utilizzare un elenco di controllo nel quotidiano su ciascun prodotto di lavoro: si risparmierà probabilmente tempo e sforzi di rilavorazione successiva. Notare che essi sono utili in riunioni sia informali che formali.
Gestione dei compiti successivi
Scopo:  Accertarsi che qualsiasi azione identificata che richieda attenzione successiva alla analisi sia stata assegnata e presa in gestione come concordato.

Dopo ciascuna riunione di analisi, è necessario documentare i risultati in Review Record. Inoltre, la richiesta di modifica può essere formalmente registrata (e infine assegnata a una persona che possiede e gestisce la risoluzione).

Uno degli aspetti più importanti e tuttavia più sottovalutati delle revisioni è la gestione della risoluzione dei compiti o delle azioni successive. Solitamente è possibile assegnare molte delle azioni identificate nel corso della riunione di analisi, prepararsi comunque ad assegnarle nuovamente per bilanciare meglio il carico di lavoro dei membri del team.

Notare che anche se si riesce a revisionare tutto ciò che si deve in un unica riunione, probabilmente non si otterranno le approvazioni a tutte le conclusioni la prima volta. Prepararsi ad effettuare tante revisioni successive quante ne saranno necessarie per aiutare la gestione di un alto numero di compiti susseguenti.





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