Além de adicionar um documento a um armazenamento de objetos usando a ação Adicionar documento ou Adicionar documento usando modelo, você também pode selecionar os documentos que deseja adicionar e, em seguida, arrastá-los e soltá-los em Soltar arquivos aqui para adicionar. O uso de ações ou de arrastar e soltar documentos inicia o processo e adição e permite que você especifique o documento que deseja adicionar a um armazenamento de objetos e atribua propriedades que definem as informações sobre o documento. Os documentos também podem ser adicionados diretamente dos aplicativos Microsoft® Outlook e Microsoft® Office se estes aplicativos estiverem integrados com o Workplace XT.
Ao usar a ação Adicionar documento ou arrastar e soltar documentos, você adiciona sistematicamente informações sobre um documento. Como alternativa, você ou um administrador pode projetar um modelo de entrada e fornecer informações padrão que racionalizam o processo de adicionar novos documentos Por exemplo, você pode usar um modelo de entrada que automaticamente atribui a classe do documento e outras propriedades do documento. No entanto, não é possível usar modelos de entrada ao arrastar e soltar documentos.
Quando você adiciona um documento em um armazenamento de objetos, pode gerenciar seu documento usando as ações disponíveis na barra de ferramentas ou com o botão Ações . Por exemplo, você pode retirar o documento de um armazenamento de objetos, modificá-lo, e a seguir devolvê-lo ao armazenamento de objetos. Também é possível excluir a cópia local do documento que está adicionando se tiver o File Tracker instalado.
Quando você adiciona documentos que estão armazenados localmente em sua máquina, ou ao especificar um caminho, pode adicionar documentos que residem fora de seu ambiente, como uma página da web. Esteja ciente de que se o caminho informado direciona a um documento que não existe, um documento será adicionado, mas sem nenhum conteúdo.
Você também pode adicionar um item externo que não pode ser armazenado eletronicamente, mas pode ser representado e rastreado por um conjunto de propriedades. Um conjunto de fitas de vídeo de treinamento é um exemplo deste tipo de documento.
Excluir arquivo local será exibido se o File Tracker estiver disponível. Selecione essa opção se você quiser que a cópia local do documento que está dando entrada seja excluída da estação de trabalho quando o procedimento de inclusão for concluído. Salve e feche a cópia local antes de concluir a exclusão. O administrador do site determina se é possível sobrepor ou não a configuração padrão dessa opção.
É possível encontrar casos onde um arquivo é excluído enquanto ainda estiver aberto. Isso pode ocorrer depois de ter especificado o arquivo local desejado para ser excluído.
OBSERVAÇÃO Quando você estiver adicionando um documento a partir de um aplicativo integrado do Office com o Workplace XT, o documento já está selecionado. Você pode visualizar o nome do arquivo e outras informações sobre o documento na seção Resumo da janela Adicionar documento.
Propriedades definem informações sobre o documento que você está adicionando, como sua localização em um armazenamento de objetos e a classe e os valores de propriedade atribuídas ao documento. Os documentos podem ser adicionados em uma pasta específica ou diretamente em um armazenamento de objetos, dependendo da configuração da preferência. A classe do documento controla as propriedades atribuídas ao documento.
NOTAS
Você também tem a opção de tornar o documento que está adicionando como o documento pai de um documento composto. Além disso, você pode especificar documentos filho que deseja associar com o documento pai. No entanto, a opção de documento composto não estará disponível se você adicionar um documento usando o método de arrastar.
Por padrão, o documento é adicionado como uma versão principal. Uma versão principal é geralmente disponibilizada para todos os usuários. Opcionalmente, você poder atribuir os direitos de acesso de segurança e permissões para o documento que está adicionando, ao expandir a seção de segurança.
Ao arrastar e soltar documentos e, em seguida, cancelar o processo depois que os arquivos iniciaram o download, somente os arquivos processados antes da cancelação serão adicionados ao armazenamento de objetos.
Para iniciar o processo de adicionar
OBSERVAÇÃO Quando você estiver adicionando um documento a partir do Outlook ou de um item do Outlook, é preciso selecionar um perfil. As configurações definidas no perfil criado pelo administrador do site determinam se você usa a ação Adicionar documento ou um modelo de entrada.