Usar um modelo de pesquisa

Um modelo de pesquisa, criado usando o Search Designer, contém alguns dos critérios de pesquisa necessários para localizar documentos e pastas. Este tópico descreve como adicionar informações antes de executar a pesquisa.

Selecionar a localização da pesquisa

O usuário que estiver projetando o modelo de pesquisa, seleciona os armazenadores de objetos e, opcionalmente, pastas específicas a serem pesquisadas, e determina se você pode visualizar as pastas que foram selecionadas. Quando você seleciona um modelo de pesquisa, as pastas predefinidas visualizáveis são exibidas na seção Pastas, no entanto, se todas as pastas estão ocultas a seção Pastas não estará disponível. Você pode adicionar ou remover pastas da lista. Para cada pasta, você pode limitar a pesquisa para a pasta selecionada ou expandir a pesquisa para incluir todas as suas sub-pastas.

OBSERVAÇÃO  Se o modelo de pesquisa inclui pastas ocultas, os resultados da pesquisa podem conter itens que residem em pastas diferentes das exibidas.

Para alterar as pastas selecionadas

  1. Clique em Selecionar em. Na janela de seleção que se abre, a área superior contém a exibição em árvore das pastas, onde é possível navegar para a pasta que deseja pesquisar. A área inferior contém as pastas selecionadas.
    DICA DE TECLADO Use Ctrl + Shift + Seta para baixo e Ctrl + Shift + Seta para cima para mover adiante e para atrás, respectivamente, através das áreas e das diversas opções e botões.
  2. Para adicionar uma pasta, navegue até a pasta desejada na exibição em árvore de pastas e clique em Adicionar. (Neste contexto, suas pastas Favoritas somente exibem as pastas que existem no armazenador de objetos especificado para esta pesquisa). Selecione quantas pastas você desejar.
    DICA Clique em Exibir caminho para exibir os caminhos para cada pasta selecionada.
    DICA DE TECLADO Se a pasta ainda não estiver selecionada (isto é, possui o foco na Tab, mas não o foco no clique), pressione Enter para selecioná-la. Com a pasta selecionada, pressione Enter para adicionar uma pasta.
  3. Para remover uma pasta, selecione-a na lista selecionada e clique em Remover. Se não houver pastas ocultas, a remoção de todas as pastas expande a pesquisa para todo o armazenador de objetos.
    DICA DE TECLADO Com a pasta selecionada (isto é, possui foco no clique e na Tab), pressione Excluir para remover a pasta.
  4. Por padrão, todas as sub-pastas são incluídas na pesquisa. Para alterer isto para uma pasta específica, selecione a pasta na lista selecionada e limpe a caixa de verificação Incluir subpastas .
    DICA DE TECLADO Como alternativa, com a pasta selecionada (isto é, possui foco no clique e na Tab), pressione a Barra de espaços para selecionar ou desmarque a caixa de verificação Incluir subpastas.

Selecionar a classe

O usuário que estiver projetando o modelo de pesquisa, seleciona as classes de documentos e pastas a serem pesquisadas, e determina se você pode visualizar e alterar as classes selecionadas. Quando você seleciona um modelo de pesquisa, as classes predefinidas visualizáveis são exibidas, no entanto, se nenhuma classe foi predefinida ou todas as classes estão ocultas a opção Classe não estará disponível.

OBSERVAÇÃO  Se o modelo de pesquisa inclui classes ocultas, os resultados da pesquisa podem conter itens que coincidem com classes diferentes das exibidas.

Para alterar as classes selecionadas

  1. Clique em Classe. A guia Classe exibe as classes predefinidas. As classes especificadas como de somente leitura pelo projetista do modelo de pesquisa são exibidas, mas não podem ser modificadas.
  2. Para incluir ou excluir uma classe, selecione ou limpe sua caixa de verificação.

Inserir condições de documento e pasta

Você pode inserir valores para condições de pesquisa requeridas e editáveis. Para seqüências de texto, você pode selecionar na lista de operadores disponíveis, caso o usuário que projetou a pesquisa especificou o operador "is like" no Projetista de pesquisa.

O usuário que projetou a pesquisa especifica as propriedades a serem pesquisadas. Além disso, o projetista da pesquisa determina quais condições você pode visualizar e modificar ao especificar se cada condição é requerida, editável, somente leitura ou oculta.

A página de pesquisa exibe as condições de pesquisa não ocultas. As condições relativas ao documento são exibidas no topo e as condições relativas à pasta são exibidas na parte inferior. Estas condições são agrupadas e aninhadas nas caixas coloridas para mostrar visualmente como as condições são combinadas com os operadores AND e OR .

DICA Clique em Reinicializar para restaurar todas as condições para os valores originais contidos nesta pesquisa.
DICA DE TECLADO Alguns valores de campo devem ser selecionados em uma lista usando-se o botão .... (Trata-se do botão usado para selecionar um valor em uma lista, em vez de digitar tal valor.) Para limpar um valor inserido desta forma (exceto nos campos Pesquisar em ou Classe), mova o foco para o botão ... e pressione Delete.

Condições comuns

Quando uma propriedade aplica-se a documentos e pastas, o usuário que projeta a pesquisa pode especificar a propriedade como comum. Condições comuns são exibidas nas seções de documento e pasta do modelo de pesquisa; a especificação de um valor em uma seção atualiza automaticamente o valor da propriedade correspondente na outra seção. Condições comuns são identificadas por ícones; a propriedade do documento e da pasta emparelhados compartilham o mesmo nome e a posição relativa na lista de condições de pesquisa.

Usar caracteres curinga

Para valores da propriedade com base em seqüência, o uso das opções inicia com, termina com e contém , faz com que a pesquisa insira automaticamente o caractere curinga (%) na localização apropriada (no fim, no início, ou ambos, respectivamente) ao executar a pesquisa. Você pode incluir opcionalmente caracteres curinga, como necessário.

Pesquisas de conteúdo

Uma pesquisa de conteúdo retorna documentos que contêm o texto que você especifica no conteúdo ou nas propriedades indexadas. Se o usuário que projeta a pesquisa incluiu um condição baseada no conteúdo, a pesquisa solicitará que você insira o texto a ser pesquisado.

OBSERVAÇÃO Se o armazenamento de objetos a ser pesquisado não estiver indexado para pesquisas baseadas no conteúdo, as condições associadas não serão exibidas.

Seguem-se algumas dicas para ajudar você a maximizar a eficácia da pesquisa de conteúdo.

Coincidir uma palavra ou frase exata

Se você deseja coincidir uma frase exata, coloque a frase entre aspas duplas. Istó é especialmente útil para nomes próprios os frases comuns. Por exemplo, pesquisar por John Adams iria retornar documentos que contêm os presidentes dos EUA John Adams e John Quincy Adams. Pesquisar por "John Adams" iria retornar somente os documentos contendo John Adams.

A palavra-chave não somente procura seus termos de pesquisa, mas também palavras similares a estes termos. Por exemplo, pesquisar mês iria retornar os documentos que contêm as palavras mês ou meses. Para excluir variações de uma única palavra, coloque-a entre aspas.

Coincidir maiúscula e minúscula

Coloque aspas duplas entre uma palavra ou frase para forçar a coincidência de maiúsculas e minúsculas nos resutados de pesquisa.

Pesquisar por palavras comuns Por padrão, uma pesquisa de conteúdo ignora automaticamente palavras comuns como o, em ou e. Para pesquisar por palavras comuns como parte da frase, coloque-as entre aspas.
Usar caracteres curinga

Se você não tem certeza da ortografia ou outra variação usada no documento em que está pesquisando, poderá usar uma caractere curinga em seu termo de pesquisa.

  • Use um asterisco (*) para representar zero ou mais letras, números ou caracteres sublinhados ( _ ). Por exemplo, pesquisar por wo*d encontra documentos contendo wood, word, World ou would.
  • Use um ponto de interrogação (?) para atender uma (e somente uma) letra ou número. Por exemplo, pesquisar por ?an encontra documentos contendo ran ou can, mas não span.

Selecionar as versões a serem pesquisadas

O usuário que estiver projetando o modelo de pesquisa seleciona qual versão de um documento ou pasta a ser pesquisada, e determina se você pode alterar esta opção Quando você seleciona um modelo de pesquisa, a versão selecionada é exibida, no entanto, se o usuário que projetou esta pesquisa ocultou esta propriedades, a opção Versões do documento não estará disponível.

Para alterar a seleção da versão

  1. Clique em Versões do documento.
  2. Selecione uma das opções a seguir:

Trabalhar com resultados de pesquisa

O projetista da pesquisa especifica uma ou mais colunas pelas quais classificar os resultados. Para uma pesquisa em condições baseadas em propriedades, você pode reclassificar os resultados ao clicar em um cabeçalho de coluna. Clique novamente no cabeçalho para reverter a ordem de classificação. Para restaurar a ordem padrão de classifcação dos resultados da pesquisa classificados por uma ou mais colunas, é preciso reexecutar a pesquisa. Se você sai da pesquisa para navegar ou pesquisar em outro lugar, o Workplace XT lembra do seu critério de pesquisa para até dez modelos de pesquisa diferentes. Ele não lembra os resultados da pesquisa. Para exibir os resultados novamente, a pesquisa deve ser executada novamente.

Os resultados de pesquisa de uma pesquisa que inclui uma condição baseada no conteúdo são exibidos de forma diferente. Observe que uma pesquisa pode ter uma condição baseada no conteúdo que foi ocultada pelo usuário que projetou a pesquisa. É possível perceber a existência de uma condição baseada no conteúdo porque os resultados de pesquisa são classificados com base na correspondência das condições baseadas no conteúdo. Os documentos com a maior correspondência são ordenados no alto. Não é possível reclassificar os resultados de pesquisa baseada no conteúdo. Se a pesquisa incluir uma combinação de condições baseadas no conteúdo e baseadas em propriedades, em que procurar um conjunto ou o outro, os documentos que correspondem às condições do conteúdo são exibidos primeiro, seguidos dos documentos não classificados que correspondem às condições de propriedades.

Você pode selecionar um ou mais documentos para a exibição ou para executar diversas ações. Você pode visualizar as ações diponíveis usando a barra de ferramentas ou o menu de contexto.