Workplace XT を使用して、オブジェクトストアと呼ばれるレポジトリに格納されたドキュメントやフォルダなどのアイテムの追加、取得、表示が行えます。Workplace XT を使うと、特定の形にまとめられたドキュメントやフォルダのリストを参照することかできます。たとえば、ローン申請書について申請者の姓をもとに「あ」から「そ」、「た」から「ほ」といったように整理されたフォルダなどが考えられます。
特定の条件を満たすドキュメントのみを検索することもできます。前述の例で言うと、申請者の名前に関係なく、一定金額以上のローン申請書をすべてオブジェク トストアから検索して取得したい場合などです。
ドキュメントを取得する際に参照した場合でも検索した場合でも、ドキュメントおよびフォルダのリストは似たような形で得られ、それを使用して作業することになります。Workplace XT の機能へのアクセスは、バナー リンク、ツールバー、およびコンテキスト メニューから可能です。また、次の共通操作をアイテムのリストについて実行できます。コンテンツの並べ替え、複数のアイテムの選択、およびページ付けによる長いリストのすばやい参照。
詳細については、「ドキュメントおよびフォルダの参照」および「ドキュメントおよびフォルダの検索」を参照してください。
Workplace XT により、オブジェクト ストアに保存されている特定のアイテムを容易に検索したり、フォルダやドキュメントを処理するための機能にすばやくアクセスしたりできます。Workplace および Workplace XT、ともに同様の機能を備えている点では似ていますが、作業の実行手順が異なります。
参照モードと検索モードの上部にあるバナーには、現在のユーザー、およびナビゲーションやメニュー選択用のリンクが表示されます。
[ツール] メニューのオプションは、テンプレートの作成、セキュリティ ポリシー、ワークフロー署名、ワークフローなど、実行する作業のタイプ別に分類されています。Application Integration や eForms などのアプリケーションをこのメニューからダウンロードすることができます。また、サイト設定などの管理プロセス タスクを実行することもできます。[タスク] および [マイ Workplace] 上にバナーは表示されません。メニュー オプションの詳細については、「アクション関連ツールの使用 」を参照してください。
他のバナーリンクには次のようなアイテムがあります。
ヒント: オンライン ヘルプを検索した場合、Workplace XT には当てはまらない内容の Workplace のトピックが、検索結果としてたくさん表示されます。キーワードに AND "Workplace XT"と加えることで、適切な Workplace のヘルプトピックを検索するよう絞り込むことができます。これにより、Workplace XT に当てはまるトピックすべてを確実に検索表示できます。詳細については、検索ページの [検索のヒント] をクリックしてください。
ツールバーでは次の項目にアクセスできます。
[アクション] ボタンでは、選択したアイテムに関連するアクションのメニューが表示されます。たとえば、選択したアイテムがチェックアウト中でない場合に、[チェックアウトの取り消し] などの特定のアクションは表示されません。
コンテキスト メニューは、アイテムを右クリックしたときにアクセスできます。ツールバーに表示されるモードやアクションと同様に、コンテキスト メニューに表示されるアクションは、選択したアイテムによって異なります。たとえば、選択したドキュメントがチェックアウト中でない場合に、[チェックアウトの取り消し] メニューが表示されることはありません。
アイテムのリストにおいては、コンテンツのソートをしたり、リストにページ付けをしたり、1 つまたは複数のアイテムを選択したりすることができます。
リスト内でコンテンツをソートすることはできますが、リストのソート自体は一度に 1 列しかできません。列単位でソートするには、列のタイトルをクリックします。列名の後の三角形は、リストが並べ替えられた列、および並べ替え順序を示します。上向きの三角形は昇順 (A → Z、0 → 9)、下向きの三角形は降順であることを示しています。列の見出しの名前はサイト管理者が設定するため、ユーザーによって見出しの名前が異なることがあります。また、特定の列に割り当てられた名前が使用中のオブジェクト ストアに存在しないために、特定の列を並べ替えできない場合もあります。
コンテンツの並べ替えには次の例外事項があります。
リストおよび階層内のアイテムをグループに編成して、一連のグループにページを付けることができます。グループのアイテム数はサイト管理者が定義します。たとえば、アイテム数が 15 のグループをフォルダ階層のページ 1 として割り当てることができます。アイテム数が 15 の最初のグループに検索対象のアイテムが見つからなかった場合は、次のページ番号を直接クリックするか、方向矢印をクリックして、前または次のグループを参照します。
ただし、リストを表示しながら最初のページ以外のページを選択して、リストを並べ替えた場合、並べ替えを開始したページではなく、アイテムの最初のページに戻ります。
複数のアイテムを選択して、同じアクションをすべてのアイテムに一度に適用することができます。たとえば、同じセキュリティ ポリシーを選択したドキュメントすべてに割り当てることが可能です。
リストのアイテムを複数選択するには、Ctrl キーを押しながら、左マウス ボタンで選択する各アイテムをクリックします。
連続したドキュメントの範囲を選択するには、範囲の最初のドキュメントを選択し、Shift キーを押しながら範囲の最後のドキュメントを選択します。