ドキュメントの追加 (Workplace XT)

[ドキュメントの追加] または [テンプレートを使用してドキュメントを追加] アクションを使用してオブジェクト ストアにドキュメントを追加することに加えて、追加するドキュメントを選択してから、[ファイルを追加するにはここにドロップ] にドラッグアンドドロップすることもできます。アクションを使用するか、ドキュメントをドラッグアンドドロップすると、追加処理が始まり、オブジェクト ストアに追加するドキュメントを指定し、ドキュメントに関する情報を定義するプロパティを割り当てることができます。ドキュメントは、直接 Microsoft® Outlook および Microsoft® Office アプリケーション (Workplace XT統合されている場合) から追加することもできます。

[ドキュメントの追加] アクションを使用する場合、またはドキュメントをドラッグアンドドロップする場合、ドキュメントに関する情報を系統的に追加できます。または、ユーザーや管理者は、エントリ テンプレートを設計し、新しいドキュメントの追加プロセスを円滑にする詳細情報を指定できます。たとえば、ドキュメントのクラスおよび他のドキュメント プロパティを自動的にアサインする エントリ テンプレートを使うこともできます。ただし、ドキュメントをドラッグアンドドロップしている場合は、エントリ テンプレートを使用することはできません。

オブジェクト ストアにドキュメントを追加したら、ツールバーまたは [アクション] ボタンからアクセスできるアクションを使用してドキュメントを管理できます。たとえば、ドキュメントをオブジェクト ストアからチェックアウトして、オブジェクト ストアにチェックインし直すことができます。File Tracker がインストールされている場合、追加中のドキュメントのローカル コピーを自動的に削除することもできます。

ドキュメントの選択

ローカル マシンに保存されているドキュメントを追加するか、または パスを指定して Web ページなど システム環境の外部に存在するドキュメントを追加します。入力したパスで参照するドキュメントが存在しない場合、コンテンツのないドキュメントが追加されます。

電子的に格納できないがプロパティの集合として表示され追跡できる外部アイテムを追加することもできます。トレーニング ビデオ テープのセットなどはこの類のドキュメントの例です。

File Tracker を使用できる場合、[ローカル ファイルの削除] が表示されます。このオプションは、追加処理の完了後に、チェックイン中のドキュメントのローカル コピーをワークステーションから削除する場合に選択します。ローカル コピーを保存して閉じてから、削除を行います。このオプションのデフォルト設定を上書きできるかどうかは、サイト管理者によって決定されます。

ファイルを開いている間に、そのファイルが削除される場合があります。この現象は、ローカル ファイルの削除を指定した後に発生することがあります。

注意:  Workplace XT に統合された Office アプリケーションからドキュメントを追加する場合、ドキュメントはすでに選択されています。ファイル名およびドキュメントに関する他の情報を [ドキュメントの追加] ウィンドウの [概要] セクションに表示することもできます。

プロパティの割り当て

プロパティは、追加するドキュメントに関する情報を定義します。たとえば、オブジェクト ストア内の位置や、ドキュメントに割り当てられているクラスとプロパティ値などです。ドキュメントは、設定ページの設定によって、特定のフォルダまたは直接オブジェクト ストアに追加できます。ドキュメントのクラスは、ドキュメントに割り当てられたプロパティを制御します。

注意:

また、追加されたドキュメントを複合ドキュメントの親ドキュメントにすることもできます。さらに、子ドキュメントを親ドキュメントに関連付けることもできます。ただし、ドラッグを使用してドキュメントを追加中の場合、複合ドキュメント オプションは使用できません。

デフォルトでは、ドキュメントはメジャー バージョンとして追加されます。メジャー バージョンは、通常すべてのユーザーに利用可能なものとなります。必要な場合は、セキュリティ セクションを展開して、追加されたドキュメントのセキュリティ アクセス権とセキュリティ権限を修正することができます。

ドラッグアンドドロップ処理の取り消し

ドキュメントをドラッグアンドドロップし、次いでドキュメントのダウンロードが開始された後に処理を取り消すと、取り消しの前に処理されたドキュメントのみがオブジェクト ストアに追加されます。

追加プロセスを開始するには