検索テンプレートの使用

Search Designer を使用して作成された検索テンプレートには、ドキュメントおよびフォルダを検索するために必要ないくつかの検索基準があります。このトピックでは、検索を実行する前に情報を追加する方法について説明します。

検索する場所の選択

検索テンプレートを設計するユーザーは、検索するオブジェクト ストア、および特定のフォルダ (オプション) を選択して、どのフォルダを選択しているかを表示できるかどうか決定します。検索テンプレートを選択する場合、表示可能な定義済みフォルダが [フォルダ] セクションに表示されます。ただし、すべてのフォルダが非表示の場合、[フォルダ] セクションは使用できません。リストからフォルダを追加または削除することができます。各フォルダで、選択したフォルダに検索対象を制限したり、フォルダのすべてのサブフォルダに検索対象を広げたりすることもできます。

注意: 検索テンプレートに非表示のフォルダがある場合、表示されたフォルダ以外のフォルダにあるアイテムが検索結果に含まれる場合があります。

選択したフォルダを変更するには

  1. [選択する場所] をクリックします。開いた選択ウィンドウの上部にはフォルダのツリー ビューがあります。そこで検索するフォルダに移動することができます。下部には選択したフォルダがあります。
    キーボード ヒント: Ctrl + Shift + 下矢印キーおよび Ctrl + Shift + 上矢印キーを使用すると、エリアで、またいろいろなオプションやボタンで、それぞれ前と後ろに移動できます。
  2. フォルダを追加するには、フォルダのツリー ビューで目的のフォルダに移動し、[追加] をクリックします。(このコンテキストでは、ユーザーの [お気に入り] フォルダに、この検索で指定したオブジェクト ストアにあるフォルダのみが表示されます。)フォルダの個数を選択します。
    ヒント: 選択したそれぞれのフォルダにパスを表示するには [パスを表示する] をクリックします。
    キーボード ヒント: フォルダがまだ選択されていない (タブ フォーカスを持つけれどもクリック フォーカスを持たない) 場合は、Enter キーを押して選択します。フォルダを選択し、Enter キーを押すとフォルダを追加できます。
  3. フォルダを削除するには、選択したリストでフォルダを選択し、[削除]をクリックします。非表示のフォルダがない場合、すべてのフォルダを削除すると、オブジェクト ストア全体に検索対象が広がります。
    キーボード ヒント: フォルダが選択されている (クリック フォーカスとタブ フォーカスを持つ) 状態で Delete キーを押すと、フォルダを削除できます。
  4. 検索にはデフォルトですべてのサブフォルダが含まれます。特定のフォルダでデフォルトを変更するには、選択したリストでフォルダを選択し、[サブフォルダを含める] チェック ボックスをクリアします。
    キーボード ヒント: または、フォルダが選択されている (クリック フォーカスとタブ フォーカスを持つ) 状態でスペース キーを押すと、[サブフォルダを含める] チェック ボックスを選択またはクリアできます。

クラスの選択

検索テンプレートを設計するユーザーは、検索するドキュメントおよびフォルダ クラスを選択して、選択したクラスを参照したり変更できるかどうか決定します。検索テンプレートを選択する場合、表示可能な定義済みクラスが表示されます。ただし、定義済みクラスがないか、定義済みクラスがすべて非表示の場合、[クラス] オプションは使用できません。

注意: 検索テンプレートに非表示のクラスがある場合、表示されたクラス以外のクラスに一致するアイテムが検索結果に含まれる場合があります。

選択したクラスを変更するには

  1. [クラス] をクリックします。[クラス] タブは、定義済みクラスを表示します。(検索テンプレート設計者が読み込み専用として指定したクラスは表示されますが、修正できません。)
  2. クラスを含めたり除外したりするには、そのチェック ボックスを選択またはクリアします。

ドキュメントおよびフォルダ条件の入力

必須で編集可能な検索条件の値を入力することができます。文字列で、検索を設計するユーザーが、サーチ デザイナで「is like」演算子を指定した場合、利用できる演算子のリストから選択できます。

検索を設計するユーザーは、検索するプロパティを指定します。さらに検索設計者は、それぞれの条件に、必須、編集可能、読み込み専用、非表示のいずれかを指定することで、どの条件を表示したり編集できるか決定します。

検索ページには非表示ではない検索条件が表示されます。ドキュメントに関連した条件は上部に表示され、フォルダに関連した条件は下部に表示されます。条件はカラー ボックスにグループ分けされてネストされ、AND および OR演算子で条件を結合する方法を視覚的に表示します。

ヒント: [リセット] をクリックすると、すべての条件をこの検索に含まれていた元の値に復元できます。
キーボード ヒント いくつかのフィールド値は、... ボタンを使用してリストから選択する必要があります。(このボタンは、値を入力するのではなく値をリストから選択するために使用されます)。この方法で入力した値をクリアするには ([検索場所] フィールドや [クラス] フィールドを除く)、... ボタンにフォーカスを移動して、Delete キーを押します。

共通の条件

プロパティをドキュメントとフォルダの両方に適用する場合、検索を設計するユーザーはプロパティを共通のものとして指定できます。共通の条件が検索テンプレートのドキュメント セクションとフォルダ セクションの両方に表示されます。1 つのセクションで値を指定すると、もう 1 つのセクションにある対応するプロパティの値が自動的に更新されます。共通の条件はアイコンで識別されます。対になったドキュメントとフォルダのプロパティは、検索条件のリストで同じ名前と相対位置を共有します。

ワイルドカードの使用

[次で始まる]、[次で終わる]、[次を含む] オプションを使用した、列ベースのプロパティ値で、検索を実行すると、適切な場所 (それぞれ、終わり、始め、両方) にワイルドカード文字 (%) が自動的に挿入されます。必要に応じてオプションで、追加のワイルドカード文字を追加することができます。

コンテンツ検索

コンテンツ検索を実行すると、そのコンテンツやインデックス プロパティで指定したテキストを含むドキュメントが返されます。検索を設計するユーザーがコンテンツ ベースの条件に含まれている場合、検索を実行すると、検索するテキストの入力を求めるメッセージが表示されます。

注意: 検索するオブジェクト ストアがコンテンツ ベースの検索にインデックスされていない場合、関連する条件は表示されません。

コンテンツ検索の有効性を最大化するために役立つヒントを次に示します。

完全一致語または完全一致語句

完全に一致する語句を検索するには、語句を二重引用符で囲みます。これは、固有名詞や一般的な語句を検索する場合に特に役立ちます。たとえば、John Adams を検索すると、アメリカ大統領の John Adams および John Quincy Adams を含むドキュメントが検索結果として表示されます。この場合、"John Adams" と入力すると、John Adams を含むドキュメントだけが検索結果に表示されます。

コンテンツ検索では、検索語だけでなく、検索語に類似する単語も検索します。たとえば、month と入力すると、month または months という単語を含むドキュメントが検索結果として表示されます。単語の変化形を除外するには、単語を二重引用符で囲みます。

大文字と小文字の区別

単語または語句を二重引用符で囲むと、検索結果が大文字と小文字を区別するようにすることができます。

一般的な単語の検索 デフォルトでは、theinand などの一般的な単語はコンテンツ検索で無視されます。語句の一部として一般的な単語を検索するには、二重引用符で囲みます。
ワイルドカード文字の使用

検索対象のドキュメントで使用されているスペルやその他の変化形が不確実な場合は、検索語にワイルドカード文字を使用できます。

  • アスタリスク (*) は、0 文字以上の文字、数字、またはアンダースコア文字 ( _ ) を表します。たとえば、wo*d と入力すると、woodwordWorld、または would を含むドキュメントが検索されます。
  • 疑問符 (?) は、1 文字 (のみ) の文字または数字を表します。たとえば、?an と入力すると、ran または can を含むドキュメントは検索されますが、span を含むドキュメントは検索されません。

検索するドメインの選択

検索テンプレートを設計するユーザーは、どのバージョンのドキュメントを検索するか指定し、このオプションを変更できるかどうか決定します。検索テンプレートを選択する場合、バージョン選択が表示されます。ただし、検索を設計するユーザーがこのプロパティを非表示にする場合、[ドキュメント バージョン] オプションは使用できません。

バージョン選択を変更するには

  1. [ドキュメント バージョン] をクリックします。
  2. 次のいずれかを実行します。

単純な検索に関する作業

検索設計者は 1つ以上の列を指定して、結果の並べ替え順序を設定します。プロパティ ベースの条件における検索で、列の見出しをクリックすることで結果を再度並べ替えることができます。並べ替え順序を逆にするには、見出しをもう一度クリックします。2 つ以上の列で並べ替えた検索結果の、デフォルトの並べ替え順序を復元するには、検索を実行し直す必要があります。別の場所を参照または検索するようにしておいた場合、Workplace XT には最大 10 種類の検索テンプレートの検索基準が記憶されます。検索結果は記憶されないので、結果を再表示するには検索を再実行する必要があります。

コンテンツ ベースの条件を含む検索による検索結果は異なって表示されます。検索には、検索を設計するユーザーが非表示にしているコンテンツ ベースの条件を含むことができます。検索結果は、コンテンツ ベースの条件にどれほど一致しているかに基づいてランク付けされているため、コンテンツ ベースの条件があるかどうかを判断できます。最も高くランク付けされたドキュメントは一番上に並べ替えられます。コンテンツ ベースの検索結果を再度並べ替えることはできません。検索がコンテンツ ベースとプロパティ ベースの条件の組み合わせを含んでいる場合 (その条件では、1 つのセットまたはもう 1 つのセットが検索される)、コンテンツ条件に一致するドキュメントが最初に表示され、次にプロパティ条件に一致するランク付けされていないドキュメントが表示されます。

1 つまたは複数のドキュメントを選択して表示したり、これらのドキュメントに対してさまざまなアクションを実行したりできます。実行できるアクションは、ツールバーまたはコンテキスト メニューに表示できます。