Oltre ad aggiungere un documento a un archivio oggetti tramite le azioni Aggiungi documento e Aggiungi documento tramite modello è possibile selezionare i documenti da aggiungere e quindi trascinarli e rilasciarli su Rilascia qui. Sia le azioni che il trascinamento e rilascio danno avvio al processo di aggiunta e rappresentano un metodo per specificare il documento da aggiungere a un archivio oggetti e assegnare proprietà che definiscono le informazioni relative al documento. I documenti possono essere aggiunti direttamente da applicazioni Microsoft® Outlook e Microsoft® Office se queste sono integrate in Workplace XT.
L'azione Aggiungi documento o il trascinamento e rilascio di documenti consentono di aggiungere informazioni relative a un documento in maniera sistematica. In alternativa, l'utente o l'amministratore può progettare un modello di immissione e fornire informazioni predefinite che ottimizzano il processo di aggiunta di nuovi documenti. Ad esempio, si può utilizzare un modello di immissione che assegni automaticamente la classe del documento e altre proprietà relative ai documenti. Non è tuttavia possibile utilizzare i modelli di immissione quando si trascinano e rilasciano documenti.
Dopo l'aggiunta di un documento a un archivio oggetti, è possibile gestire il documento utilizzando le azioni disponibili mediante la barra degli strumenti o il pulsante Azioni. Ad esempio, è possibile sottoporre a check out un documento da un archivio oggetti, modificarlo ed eseguire nuovamente il check in nell'archivio oggetti. Inoltre, se File Tracker è installato, è possibile eliminare automaticamente la copia locale del documento che si sta aggiungendo.
È possibile aggiungere documenti memorizzati localmente nel computer oppure, specificando un percorso, un documento non residente nell'ambiente Workplace, ad esempio una pagina Web. È importante considerare che se il percorso immesso fa riferimento a un documento inesistente, viene aggiunto un documento privo di contenuto.
È anche possibile aggiungere una voce esterna che non può essere archiviata elettronicamente, ma viene semplicemente rappresentata da una raccolta di proprietà. Ad esempio, una serie di videocassette relative a un corso di formazione.
Se è disponibile la funzione File Tracker, viene visualizzata l'opzione Elimina file locale. Selezionare l'opzione se si desidera che la copia locale del documento di cui si esegue il check in venga eliminata dalla workstation al termine della procedura di aggiunta. Salvare e chiudere la copia locale prima di completare l'eliminazione. L'amministratore del sito stabilisce se sia possibile o meno ignorare l'impostazione predefinita di questa opzione.
Potrebbero verificarsi casi in cui un file viene eliminato mentre è ancora aperto. Ciò si può verificare se viene indicato che il file locale deve essere eliminato.
NOTA Quando si aggiunge un documento da un'applicazione Office integrata in Workplace XT, il documento è già selezionato. È possibile visualizzare il nome di file e altre informazioni relative al documento nella sezione Riepilogo della finestra Aggiungi documento.
Le proprietà definiscono le informazioni relative al documento aggiunto, quali il percorso in un archivio oggetti e i valori proprietà assegnati al documento. È possibile aggiungere documenti a una specifica cartella oppure direttamente a un archivio oggetti in base a un'impostazione di preferenza. La classe del documento controlla le proprietà assegnate al documento.
NOTE
È possibile definire il documento aggiunto come documento principale di un documento composto. Inoltre, è possibile associare i documenti secondari al documento principale. L'opzione relativa ai documenti composti non è tuttavia disponibile se si aggiunge un documento utilizzando il metodo del trascinamento e rilascio.
Per impostazione predefinita, il documento viene aggiunto come versione principale. Una versione principale è in genere disponibile per tutti gli utenti. Se lo si desidera, è possibile modificare i diritti di accesso e le autorizzazioni di sicurezza per il documento aggiunto espandendo la relativa sezione.
Quando si trascinano e rilasciano documenti e in seguito si annulla l'operazione durante lo scaricamento dei documenti, vengono aggiunti all'archivio oggetti solo i documenti elaborati prima dell'annullamento dell'operazione.
Per avviare il processo di aggiunta
NOTA Quando si aggiunge un documento da Outlook o da una voce di Outlook, selezionare dapprima un profilo. Le impostazioni definite nel profilo creato dall'amministratore del sito determinano se deve essere utilizzata l'azione Aggiungi documento o un modello di immissione.