Utilizzo dei modelli di ricerca

I modelli di ricerca creati con Search Designer contengono alcuni o tutti i criteri di ricerca richiesti per individuare i documenti e le cartelle. In questo argomento viene descritto come aggiungere informazioni prima di eseguire la ricerca.

Selezione del percorso di ricerca

L'utente che progetta il modello di ricerca seleziona gli archivi oggetti e, se desiderato, delle cartelle particolari in cui eseguire la ricerca e definisce se è possibile visualizzare le cartelle selezionate. Quando si seleziona il modello di ricerca, nella sezione Cartella vengono visualizzate le cartelle predefinite visualizzabili. La sezione Cartella non è disponibile se tutte le cartelle sono nascoste. È possibile aggiungere o rimuovere cartelle dall'elenco. Per ogni cartella è possibile limitare la ricerca alla cartella selezionata o espandere la ricerca per includere tutte le sottocartelle della cartella.

NOTA  Se nel modello di ricerca sono incluse cartelle nascoste, nei risultati della ricerca potrebbero essere inclusi elementi contenuti in cartelle diverse da quelle visualizzate.

Per cambiare le cartelle selezionate

  1. Fare clic su Seleziona in. Nella finestra di selezione che viene visualizzata, l'area superiore contiene la visualizzazione struttura delle cartelle da cui è possibile navigare alla cartella nella quale si desidera eseguire la ricerca. L'area inferiore contiene le cartelle selezionate.
    SUGGERIMENTO PER L'USO DELLA TASTIERA Utilizzare Ctrl + Maiusc + Freccia giù e Ctrl + Maiusc + Freccia su per spostarsi rispettivamente in avanti e indietro fra le aree e fra i vari pulsanti e opzioni.
  2. Per aggiungere una cartella, navigare alla cartella desiderata nella visualizzazione struttura delle cartelle e fare clic su Aggiungi. In questo contesto, nella cartella Preferiti vengono visualizzate solo le cartelle presenti nell'archivio oggetti specificato per la ricerca. Selezionare le cartelle desiderate.
    SUGGERIMENTO Fare clic su Mostra percorso per visualizzare i percorsi delle cartelle selezionate.
    SUGGERIMENTO PER L'USO DELLA TASTIERA Se la cartella non è già selezionata (ossia se è stata attivata tramite tasto Tab ma non tramite clic), premere Invio per selezionarla. Con la cartella selezionata, premere Invio per aggiungere una cartella.
  3. Per rimuovere la cartella, selezionarla dall'elenco selezionato e fare clic su Rimuovi. Se non vi sono cartelle nascoste, rimuovendo tutte le cartelle la ricerca viene estesa a tutto l'archivio oggetti.
    SUGGERIMENTO PER L'USO DELLA TASTIERA Con la cartella selezionata, ossia attivata tramite tasto Tab e clic, premere Elimina per rimuovere la cartella.
  4. Per impostazione predefinita, le sottocartelle vengono incluse nella ricerca. Per cambiare questa impostazione per una cartella particolare, selezionare la cartella nell'elenco selezionato e deselezionare la casella di controllo Includi sottocartelle.
    SUGGERIMENTO PER L'USO DELLA TASTIERA In alternativa, con la cartella selezionata, ossia attivata tramite tasto Tab e clic, premere la barra spaziatrice per selezionare o deselezionare la casella di controllo Includi sottocartelle.

Selezione della classe

L'utente che progetta il modello di ricerca seleziona le classi di documenti e di cartelle in cui cercare e definisce se è possibile visualizzare e modificare le classi selezionate. Quando si seleziona il modello di ricerca vengono visualizzate le classi predefinite visualizzabili. L'opzione Classe non è disponibile se non è stata predefinita alcuna classe o se tutte le classi predefinite sono nascoste.

NOTA  Se nel modello di ricerca sono incluse classi nascoste, nei risultati della ricerca potrebbero essere inclusi elementi che corrispondono a classi diverse da quelle visualizzate.

Per cambiare le classi selezionate

  1. Fare clic su Classe. Nella scheda Classe vengono visualizzate le classi predefinite. Le classi specificate come di sola lettura nel modello di ricerca vengono visualizzate ma non possono essere modificate.
  2. Per includere o escludere una classe, selezionare o deselezionare la casella di controllo corrispondente.

Immissione delle condizioni per i documenti e le cartelle

È possibile immettere valori per le condizioni di ricerca obbligatorie e modificabili. Se il creatore della ricerca ha specificato l'operatore "is like" in Progettazione ricerca, per le stringhe di testo è possibile selezionare gli operatori dall'elenco disponibile.

Il creatore della ricerca specifica le proprietà da ricercare e determina le condizioni che è possibile vedere e modificare specificando per ogni condizione se è richiesta, modificabile, di sola lettura o nascosta.

Nella pagina della ricerca vengono visualizzate le condizioni di ricerca non nascoste. Le condizioni relative ai documenti sono visualizzate nella parte superiore e quelle relative alle cartelle nella parte inferiore. Le condizioni sono raggruppate e nidificate in riquadri colorati per fornire una rappresentazione visiva di come si combinano con gli operatori AND e OR.

SUGGERIMENTO Fare clic su Ripristina per ripristinare tutte le condizioni ai valori originali contenuti in questa ricerca.
SUGGERIMENTO PER L'USO DELLA TASTIERA Alcuni valori di campo devono essere selezionati da un elenco tramite il pulsante ... (il pulsante che consente di selezionare un valore da un elenco anziché digitarlo). Per cancellare un valore immesso in questo modo (a eccezione del campo Cerca in o Classe), spostare lo stato attivo sul pulsante ... e premere Canc.

Condizioni comuni

Quando una proprietà si applica sia ai documenti che alle cartelle, il creatore della ricerca può specificare la proprietà come comune. Le condizioni comuni sono visualizzate nelle sezioni relative alle cartelle e ai documenti dei modelli di ricerca. Quando si specifica un valore in una sezione, il valore della proprietà corrispondente viene aggiornato automaticamente nell'altra sezione. Le condizioni comuni sono identificate da icone specifiche. Nell'elenco delle condizioni di ricerca, la proprietà in comune fra il documento e la cartella condividono lo stesso nome e la stessa posizione relativa.

Utilizzo di caratteri jolly

Quando si adoperano i valori di proprietà basati su stringa che utilizzano le opzioni inizia con, termina con e contiene, al momento dell'esecuzione la ricerca inserisce automaticamente il carattere jolly (%) nel punto corretto (alla fine, all'inizio o sia all'inizio che alla fine, rispettivamente). Se lo si desidera, è possibile aggiungere ulteriori caratteri jolly in base alle necessità.

Ricerche di contenuto

Una ricerca di contenuto restituisce i documenti che contengono il testo specificato nel contenuto o nelle relative proprietà indicizzate. Se il creatore della ricerca ha incluso una condizione basata sul contenuto, quando si esegue la ricerca viene chiesto di immettere il testo da trovare.

NOTA  Se l'archivio oggetti in cui cercare non è indicizzato per le ricerche basate sul contenuto, le condizioni associate non vengono visualizzate.

Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti per ottimizzare l'efficacia della ricerca di contenuto.

Corrispondenza esatta di una parola o frase

Per impostare la corrispondenza esatta per una frase, racchiudere la frase tra virgolette doppie. Questo è particolarmente utile per nomi propri o frasi comuni. Ad esempio, la ricerca di Mario Rossi restituisce documenti contenenti Mario Rossi e Mario Giuseppe Rossi. La ricerca di "Mario Rossi" restituisce solo i documenti contenenti Mario Rossi.

La ricerca di contenuto non cerca solo i termini di ricerca, ma tutte le parole simili a tali termini. Ad esempio, la ricerca della parola ora restituisce documenti contenenti le parole ora o orario. Per escludere varianti di una singola parola, racchiudere la parola tra virgolette doppie.

Maiuscole/minuscole

Per fare in modo che i risultati della ricerca facciano distinzione fra lettere maiuscole e minuscole, racchiudere la parola o la frase tra virgolette doppie.

Ricerca di parole comuni Per impostazione predefinita, una ricerca di contenuto ignora automaticamente parole comuni quali il, in o e. Per eseguire la ricerca di parole comuni come parte di una frase, racchiuderle tra virgolette doppie.
Utilizzo dei caratteri jolly

Se non si è certi dell'ortografia o di altre variazioni utilizzate nel documento in cui si esegue la ricerca, è possibile utilizzare un carattere jolly nel termine di ricerca.

  • Utilizzare l'asterisco (*) per indicare un qualsiasi numero di lettere, numeri o caratteri di sottolineatura ( _ ), incluso zero. Ad esempio, la ricerca di me*e restituisce documenti contenenti le parole mele, mese, Mese o mete.
  • Utilizzare un punto interrogativo (?) per indicare una (e una sola) lettera o numero. Ad esempio, la ricerca di ?edia restituisce documenti contenenti sedia o media, ma non inedia.

Selezione della versione da cercare

L'utente che progetta il modello di ricerca specifica la versione del documento da cercare e definisce se è possibile modificare questa opzione. Quando si seleziona il modello di ricerca vengono visualizzate le versioni che è possibile cercare. L'opzione Versioni di documento non è disponibile se il creatore della ricerca ha nascosto questa proprietà.

Per cambiare la selezione della versione

  1. Fare clic su Versioni di documento.
  2. Selezionare una delle seguenti opzioni:

Uso dei risultati delle ricerche

Il creatore della ricerca specifica una o più colonne in base a cui ordinare i risultati. Per ricerche di condizioni basate su proprietà è possibile riordinare i risultati facendo clic sull'intestazione di una colonna. Fare nuovamente clic sull'intestazione per invertire il senso dell'ordinamento. Per ripristinare l'ordinamento predefinito dei risultati di una ricerca ordinati in base a più di una colonna è necessario eseguire di nuovo la ricerca. Se si lascia la ricerca per navigare o cercare in un'altra posizione, Workplace XT memorizza i criteri di ricerca per un massimo di 25 modelli di ricerca differenti. I risultati non vengono memorizzati; per visualizzarli è necessario eseguire nuovamente la ricerca.

I risultati di una ricerca che include una condizione basata sul contenuto vengono visualizzati in maniera diversa. Osservare che una ricerca può contenere una condizione basata sul contenuto che è stata nascosta dal creatore della ricerca. È possibile sapere se esiste una condizione basata sul contenuto poiché i risultati vengono classificati in base al loro grado di corrispondenza alle condizioni basate su contenuto. I documenti con un maggiore grado di affinità alle condizioni appaiono più in alto. Non è possibile cambiare l'ordine dei risultati delle ricerche basate sul contenuto. Se la ricerca contiene una combinazione di condizioni basate sul contenuto e di condizioni basate sulle proprietà viene cercato un set di condizioni oppure l'altro. I documenti che corrispondono alle condizioni basate sul contenuto vengono visualizzati per primi, seguiti da quelli non classificati che corrispondono alle condizioni basate sulle proprietà.

È possibile selezionare uno o più documenti per la visualizzazione o per eseguire diverse azioni. È possibile visualizzare le azioni disponibili mediante la barra degli strumenti o il menu di scelta rapida.