Modifier un document (Workplace XT)

Lorsque vous souhaitez apporter des modifications à un document d'une librairie, vous devez d'abord l'emprunter à l'aide de l'action Emprunter. Une fois vos modifications terminées, vous pouvez restituer le document à une librairie. Lorsque vous restituez un document, les informations de version du document sont mises à jour et les autres utilisateurs peuvent l'emprunter. Les autres utilisateurs peuvent toujours afficher ou télécharger une copie du document, qu'il soit ou non emprunté. Les documents peuvent être restitués directement à partir de Workplace XT ou des applications Microsoft® Office si celles-ci sont intégrées à Workplace XT.

File Tracker est une fonction de suivi de documents ayant été empruntés dans une librairie. Cette fonction permet d'identifier facilement le document au cas où vous souhaiteriez annuler l'emprunt, enregistrer ou restituer le document. Une autre fonctionnalité très pratique permet de supprimer automatiquement de votre ordinateur la copie locale d'un document une fois la procédure de restitution ou d'annulation d'emprunt effectuée. La fonction de suppression est déterminée par l'administrateur du site.

Vous pouvez restituer un document de plusieurs façons :

Vous pouvez annuler l'emprunt d'un document et ainsi le rendre accessible aux autres utilisateurs qui souhaitent l'emprunter. Par exemple, il se peut que vous ayez emprunté un document dans le but d'y apporter des modifications et que vous ayez ensuite décidé que ces modifications n'ont pas lieu d'être. Lorsque vous annulez un emprunt, à l'aide de l'action Annuler l'emprunt, le document reprend l'état et le numéro de version qui étaient les siens avant l'emprunt.