Recherche par propriété (recherche avancée)

Utilisez la recherche avancée pour rechercher un document ou un dossier en fonction de ses propriétés.

CONSEIL Utilisez Recherche simple pour rechercher rapidement un document ou un dossier en fonction de son nom. Voir Recherche par propriété (recherche simple) pour obtenir plus d'informations.

Sélection de l'emplacement où effectuer la recherche

Dans le volet de navigation, sélectionnez la librairie dans laquelle vous souhaitez effectuer la recherche. Vous pouvez éventuellement affiner la recherche en sélectionnant un sous-dossier spécifique. Vous pouvez limiter la recherche au dossier sélectionné ou l'étendre à tous les sous-dossiers du dossier sélectionné.

Si vous changez de librairie et que vous utilisez un lecteur d'écran, la liste de dossiers et documents de cette librairie n'est pas lue immédiatement. En fonction de l'explorateur que vous utilisez, vous devrez peut-être attendre que la liste de documents et dossiers soit entièrement chargée avant que le lecteur d'écran puisse poursuivre.

Choix des documents ou des dossiers

Vous pouvez rechercher des documents ou des dossiers en sélectionnant l'option adéquate. De plus, vous pouvez sélectionner une classe de documents ou de dossiers spécifique. Lorsque vous spécifiez une classe, seuls les éléments assignés à cette classe s'affichent dans les résultats de la recherche. Les classes, comme les dossiers, sont organisées hiérarchiquement. Vous pouvez choisir d'étendre la portée de votre recherche pour inclure aux résultats de vos recherches les sous-classes d'une classe. Par exemple, vous pouvez rencontrer une classe appelée Demandes d'indemnité, avec des sous-classes Médical et Auto. Vous pouvez choisir de rechercher uniquement les documents dont la classe est Demandes d'indemnité ou bien Demandes d'indemnité et toutes les sous-classes.

Ajout de conditions de recherche

Vous pouvez sélectionner une ou plusieurs propriétés à utiliser en tant que conditions pour votre recherche. Les listes des propriétés et des choix associés qui sont à votre disposition, sont celles concernant la classe du document ou du dossier que vous sélectionnez. Les propriétés masquées ou qui ne peuvent pas être recherchées, ne sont pas comprises. Si vous choisissez d'inclure des sous-classes, les listes de propriétés et de choix de toutes les sous-classes sont également disponibles. Si vous entrez des conditions puis que vous changez de classe de documents ou de dossiers, les propriétés ou les valeurs qui ne sont pas valides pour la nouvelle classe sont automatiquement retirées de votre liste de conditions.

Lorsque vous ajoutez des conditions à votre recherche, vous devez choisir si les objets trouvés doivent correspondre à toutes les conditions ou à une partie d'entre elles.

Vous trouverez ci-après des conseils de base pour vous aider lorsque vous ajoutez des conditions de recherche.

Ajout et suppression de conditions

Utilisez les icônes + et - pour ajouter et supprimer des conditions. Cliquer sur + ajoute une nouvelle condition juste en dessous de la condition sélectionnée actuellement.
ASTUCE CLAVIER Certaines valeurs de champ doivent être sélectionnées à partir d'une liste à l'aide du bouton .... (Il s'agit de la touche utilisée pour sélectionner une valeur à partir d'une liste, au lieu de saisir une valeur.) Pour effacer une valeur saisie de cette manière (sauf pour les champs Rechercher dans ou Classe), déplacez la cible vers le bouton ... et appuyez sur Suppr.

Utilisation de caractères génériques

Vous pouvez intégrer des caractères génériques aux valeurs de propriété basées sur les chaînes lorsque vous utilisez les options starts with, ends with et contains.

Gestion de l'affichage des colonnes

Les colonnes affichées dans les résultats de recherche regroupent des propriétés utilisées dans vos conditions de recherche et des propriétés spécifiées dans les préférences de site pour la librairie sélectionnée. Vous pouvez afficher des propriétés supplémentaires dans les résultats de recherche en ajoutant une propriété comme une condition de recherche et en laissant la valeur non renseignée.

REMARQUE Les propriétés contenant plusieurs valeurs n'affichent pas de valeur dans les résultats de recherche, bien que l'en-tête de la colonne s'affiche.

Définition de l'ordre de tri

Avant de procéder à la recherche, vous pouvez sélectionner une propriété de tri pour les résultats de cette recherche. Vous pouvez trier dans l'ordre croissant ou décroissant. Sélectionner une nouvelle propriété de tri efface automatiquement le tri de la propriété sélectionnée précédemment.

CONSEIL Après la recherche, vous pouvez trier à nouveau les résultats de la recherche en cliquant sur l'en-tête d'une colonne.

Recherche de valeurs multiples

Pour rechercher plusieurs valeurs pour la même propriété, vous devez répertorier plusieurs fois la propriété comme condition, pour chaque valeur que vous souhaitez rechercher. Prenons par exemple la propriété à valeurs multiples Races. Pour rechercher Colley ou Caniche, vous devez entrer les critères suivants :

Rechercher les éléments pour lesquels toutes les conditions suivantes sont remplies :
Races = Colley    
Races = Caniche

Sélection d'options de recherche supplémentaires

Vous pouvez limiter ou étendre votre recherche en sélectionnant une ou plusieurs options de recherche. Les options de recherche sont basées sur des propriétés utilisées couramment dans la recherche de documents ou de dossiers.

Les types d'options et de documents sont des raccourcis vers les critères couramment sélectionnés, tels que la propriété ("Créé par moi"), la date de modification ("Ajouté le mois dernier") ou les types de documents, comme les documents PDF. Sélectionner une ou plusieurs options, ou bien des types de documents, limite les résultats de recherche.

Par défaut, la recherche s'oriente vers la dernière version d'un document, qui peut être une version secondaire. Si vous sélectionnez Finale, la recherche s'oriente uniquement vers la version principale la plus courante. Si vous sélectionnez Toutes, la recherche examine toutes les versions d'un document.

Enregistrer les paramètres de recherche par défaut

Si vous recherchez souvent certaines propriétés ou valeurs, vous pouvez les enregistrer comme paramètres de recherche par défaut. Vous pouvez enregistrer différents paramètres de recherche par défaut pour chaque librairie. La prochaine fois que vous ouvrirez votre navigateur et que vous accéderez à la page de recherche avancée ou que vous cliquerez sur Réinitialiser dans la page de recherche avancée, les paramètres de recherche enregistrés pour la librairie s'afficheront automatiquement.

Que faire des résultats de la recherche ?

Vous pouvez les trier en cliquant sur l'en-tête de la colonne. Cliquez à nouveau sur l'en-tête de la colonne pour inverser l'ordre de tri.

Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs documents afin de visualiser ou d'effectuer diverses actions. Vous pouvez consulter les actions disponibles à l'aide de la barre d'outils ou du menu contextuel.