Outre l'ajout de documents dans une librairie grâce à l'action Ajouter un document ou Ajouter un document à l'aide d'un modèle, vous pouvez aussi sélectionner les documents à ajouter, puis les faire glisser et les déposer sur le bouton Déposer ici pour ajouter. L'utilisation de ces actions ou le glisser-déposer de documents déclenche la procédure d'ajout et vous permet d'indiquer le document à ajouter à une librairie et d'attribuer des propriétés définissant les informations relatives au document. Vous pouvez ajouter directement des documents à partir des applications Microsoft® Outlook et Microsoft® Office si celles-ci sont intégrées à Workplace XT.
Lorsque vous utilisez l'action Ajouter un document ou faites glisser et déposez des documents, vous ajoutez systématiquement des informations sur un document. Vous pouvez sinon, tout comme un administrateur, concevoir un modèle d'entrée et fournir des informations par défaut qui rationalisent le processus d'ajout de nouveaux documents. Par exemple, vous pouvez utiliser un modèle d'entrée qui attribue automatiquement la classe du document et d'autres propriétés du document. Cependant, vous ne pouvez pas utiliser les modèles d'entrée lorsque vous effectuez un glisser-déposer de documents.
Une fois le document ajouté à une librairie, vous pouvez gérer votre document à l'aide des actions disponibles dans la barre d'outils ou à partir du bouton Actions . Vous pouvez, par exemple, emprunter le document à une librairie, le modifier puis le restituer à la librairie. Vous pouvez également supprimer automatiquement la copie locale du document ajouté si File Tracker est installé.
Vous pouvez ajouter des documents enregistrés localement sur votre ordinateur ou bien, en indiquant un chemin, ajouter un document extérieur à votre environnement, une page Web par exemple. Veuillez noter que si le chemin entré conduit à un document qui n'existe pas, un document sera ajouté mais sans aucun contenu.
Vous pouvez également ajouter un élément externe qui ne peut pas être stocké sur support informatique, mais qui peut être représenté et suivi par un ensemble de propriétés. Un ensemble de cassettes vidéo de formation est un bon exemple de ce type de document.
Supprimer le fichier local apparaît si File Tracker est disponible. Sélectionnez cette option si vous souhaitez que la copie locale du document que vous archivez soit supprimée de votre poste de travail lorsque la procédure est terminée. Sauvegardez et fermez la copie locale avant d'effectuer la suppression. Votre administrateur de site choisit si vos paramètres remplacent les paramètres par défaut pour cette option.
Il peut arriver qu'un fichier encore ouvert soit supprimé. Cela peut se produire après avoir donné l'ordre de supprimer le fichier local.
REMARQUE Lorsque vous ajoutez un document à partir d'une application Office intégrée à Workplace XT, le document est déjà sélectionné. Vous pouvez afficher le nom de fichier et d'autres informations sur le document, dans la section Récapitulatif de la fenêtre Ajouter un document.
Les Propriétés définissent les informations concernant le document que vous ajoutez, telles que l'emplacement de celui-ci dans une librairie et les valeurs de classe qui lui sont assignées. Vous pouvez ajouter des documents à un dossier spécifique ou directement à une librairie, en fonction du paramètre de préférence. La classe du document contrôle les propriétés assignées au document.
REMARQUES
Vous avez l'option de transformer le document ajouté en document parent d'un document composé. De plus, vous pouvez associer des documents enfants au document parent. L'option de document composé n'est cependant pas disponible lorsque vous ajoutez un document à l'aide de la méthode du glisser-déposer.
Par défaut, le document est ajouté en tant que version principale. Une version principale est généralement mise à la disposition de tous les utilisateurs. Vous pouvez éventuellement modifier les droits d'accès de sécurité et les autorisations pour le document ajouté, en développant la section de sécurité.
Lorsque vous glissez et déposez un document, puis que vous annulez le processus après le début du chargement des documents, seuls les documents traités avant l'annulation seront ajoutés à la librairie.
Pour lancer le processus d'ajout
REMARQUE Lorsque vous ajoutez un document à partir d'Outlook ou d'un élément Outlook, vous devez d'abord sélectionner un profil. Les paramètres définis dans le profil créé par votre administrateur de site déterminent si vous utilisez l'action Ajout d'un document ou bien un modèle d'entrée.