Prise en main

Grâce à Workplace XT, vous pouvez ajouter, récupérer et afficher des éléments tels que des documents et des dossiers enregistrés dans un référentiel appelé librairie. Workplace XT permet de naviguer dans les listes de documents et de dossiers organisés d'une certaine façon. Par exemple, votre système peut organiser tous les documents de demande de prêt en fonction du nom de famille du demandeur, les noms commençant par A-F dans un dossier et ceux commençant par G-K dans un autre etc.

Vous pouvez également rechercher uniquement les documents qui remplissent des critères spécifiques. Prenons l'exemple ci-dessus, vous souhaitez récupérer de la librairie toutes les demandes de prêts dépassant un certain montant, indépendamment du nom des demandeurs.

Selon que vous récupérez les documents en navigant ou en recherchant , vous travaillez de la même façon avec la liste des documents et des dossiers qui en résulte. Vous pouvez accéder aux fonctions dans Workplace XT à partir des Liens de la bannière, de la barre d'outils et des menus contextuels, et vous exécutez les procédures suivantes communes sur des listes d'éléments : Tri des contenus, Sélection de plusieurs éléments et pagination pour naviguer rapidement dans les longues listes.

Reportez-vous aux rubriques Accès à des documents et des dossiers et Recherche de documents et de dossiers pour obtenir des informations supplémentaires.

Workplace XT offre des fonctionnalités de navigation et de recherche permettant de trouver des éléments spécifiques enregistrés dans une librairie et d'accéder à des fonctions utilisées pour travailler sur des dossiers et des documents. Il présente des similitudes avec Workplace, les deux applications offrant certaines applications identiques. Cependant, les procédures à effectuer pour mener à bien une activité peuvent différer.

Liens de la bannière

La bannière présente en haut de l'écran en modes de navigation et de recherche, identifie l'utilisateur actuel et fournit des liens pour la navigation et les choix de menus.

Les options du menu Outils sont réparties en fonction du type de travail que vous souhaitez effectuer : création de modèles, règles de sécurité, souscriptions workflow et workflows. Dans ce menu, vous pouvez télécharger des applications telles que Application Integration et eForms. De plus, vous pouvez utiliser ce menu pour effectuer des tâches administratives comme configurer des préférences de site. La bannière ne s'affiche pas dans Tâches et Mon Workplace. Consultez Utilisation des outils liés aux actions pour de plus amples informations sur les options du menu.

D'autres liens de bannière incluent les éléments suivants :

Barre d'outils

La barre d'outils vous donne accès à plusieurs choses :

Menus contextuels

Un menu contextuel est accessible à partir d'un élément lorsque vous cliquez sur cet élément avec le bouton droit de la souris. Comme pour les modes et les actions disponibles à partir de la barre d'outils, les actions du menu contextuel dépendent de l'élément sélectionné. Par exemple, si un document sélectionné n'est pas actuellement emprunté, alors l'élément de menu Annuler l'emprunt n'est pas disponible.

Procédures communes

Quand vous travaillez avec des listes d'éléments, vous pouvez trier les contenus, naviguer dans la liste et sélectionner un ou plusieurs éléments.

Tri des contenus

Les contenus peuvent être triés dans une liste, mais la liste ne peut être triée que sur une colonne à la fois. Pour trier une colonne, cliquez sur l'intitulé de la colonne. Un triangle après le nom de colonne indique la colonne pour laquelle la liste est triée et présente son ordre de tri. Le triangle orienté vers le haut indique un ordre de tri croissant, comme de A à Z ou de 0 à 9, et le triangle orienté vers le bas indique un ordre de tri décroissant. Les noms des en-têtes de colonnes sont configurés par votre administrateur de site, ils peuvent donc varier. Dans certains cas, il se peut que vous ne puissiez pas effectuer le tri pour certaines colonnes car les noms assignés pour des colonnes spécifiques n'existent peut-être pas dans une librairie que vous utilisez.

Notez ces quelques exceptions pour le tri de contenu :

Pagination

Les éléments d'une liste et d'une hiérarchie peuvent être organisés en groupes et vous pouvez parcourir plusieurs groupes consécutifs. L'administrateur de site définit le nombre d'éléments spécifiés pour un groupe. Par exemple, un groupe de 15 éléments peut être assigné à la page 1 dans une hiérarchie de dossiers. Si vous ne trouvez pas ce que vous cherchez sur la première page qui présente un groupe de 15 éléments, cliquez directement sur le nombre suivant ou sur les flèches de direction pour essayer le groupe précédent ou le suivant.

Cependant, quand vous consultez une liste, si vous sélectionnez une page autre que la première page, puis que vous triez la liste, la liste est triée ; mais vous êtes renvoyé à la première page d'éléments, pas à celle à partir de laquelle vous avez commencé le tri.

Sélection de plusieurs éléments

En sélectionnant plusieurs éléments, vous pouvez appliquer la même action à tous les éléments simultanément. Vous pouvez, par exemple, attribuer la même règle de sécurité à tous les documents sélectionnés.

Pour sélectionner plusieurs éléments d'une liste, maintenez la touche CTRL enfoncée, puis utilisez le bouton gauche de la souris pour cliquer sur chaque élément à sélectionner.

Pour sélectionner une série de documents consécutifs, sélectionnez le premier document de la série, maintenez la touche MAJ enfoncée, puis sélectionnez le dernier document de la série.