Utilisation d'un modèle de recherche

Un modèle de recherche, créé à l'aide du Search Designer, contient certains des critères de recherche nécessaires pour localiser des documents et des dossiers. Cette rubrique décrit comment ajouter des informations avant de lancer la recherche.

Sélection de l'emplacement de la recherche

L'utilisateur qui conçoit le modèle de recherche sélectionne les librairies et éventuellement les dossiers où chercher, puis il détermine si vous pouvez visualiser les dossiers sélectionnés. Lorsque vous sélectionnez le modèle de recherche, les dossiers prédéfinis consultables sont affichés dans la section Dossier. Cependant, si tous les dossiers sont masqués, la section Dossier n'est pas disponible. Vous pouvez ajouter ou supprimer des dossiers de la liste. Pour chaque dossier, vous pouvez limiter la recherche au dossier sélectionné ou étendre la recherche pour inclure tous ses sous-dossiers.

REMARQUE  Si le modèle de recherche inclut des dossiers masqués, les résultats de votre recherche peuvent contenir des éléments provenant de dossiers différents des dossiers affichés.

Pour modifier les dossiers sélectionnés

  1. Cliquez sur Sélectionner dans. Dans la fenêtre de sélection qui apparaît, la partie supérieure contient la vue de l'arborescence des dossiers à partir de laquelle vous pouvez accéder au dossier où effectuer votre recherche. La partie inférieure contient les dossiers sélectionnés.
    ASTUCE CLAVIER Utilisez Ctrl + Maj+ flèche vers le bas et Ctrl + Maj + flèche vers le haut pour vous déplacer dans les zones, les options et les boutons.
  2. Pour ajouter un dossier, accédez au dossier souhaité dans la vue de l'arborescence des dossiers et cliquez sur Ajouter. (Dans ce contexte, votre dossier Favoris affiche uniquement les dossiers existant dans la librairie indiquée pour cette recherche.) Sélectionnez autant de dossiers souhaités.
    CONSEIL Cliquez sur Afficher le chemin d'accès pour afficher les chemins vers chaque dossier sélectionné.
    ASTUCE CLAVIER Si le dossier n'est pas encore sélectionné (il a une cible d'onglet mais pas de cible de clic), appuyez sur Entrée pour le sélectionner. Avec le dossier sélectionné, appuyez sur Entrée pour ajouter un dossier.
  3. Pour supprimer un dossier, sélectionnez-le dans la liste sélectionnée puis cliquez sur Supprimer. En cas d'absence de dossiers cachés, la suppression de tous les dossiers étend la recherche à toute la librairie.
    ASTUCE CLAVIER Avec le dossier sélectionné (il a une cible d'onglet et une cible de clic), appuyez sur Suppr pour le supprimer.
  4. Par défaut, les sous-dossiers sont inclus dans la recherche. Pour modifier ce paramètre pour un dossier spécifique, sélectionnez ce dernier dans la liste sélectionnée et décochez la case Inclure les sous-dossiers.
    ASTUCE CLAVIER Sinon, après avoir sélectionné le dossier, (il a une cible d'onglet etune cible de clic), appuyez sur la barre d'espacement pour cocher ou décocher la case Inclure les sous-dossiers.

Sélection de la classe

L'utilisateur qui conçoit le modèle de recherche sélectionne les classes de documents et de dossiers où chercher, puis il détermine si vous pouvez visualiser et modifier les masses sélectionnées. Lorsque vous sélectionnez le modèle de recherche, les classes prédéfinies consultables sont affichées. Cependant, si aucune classe n'a été prédéfinie ou que toutes les classes prédéfinies sont masquées, l'option Classe n'est pas disponible.

REMARQUE  Si le modèle de recherche inclut les classes masquées, les résultats de votre recherche peuvent contenir des éléments correspondant à des classes différentes des classes affichées.

Pour modifier les classes sélectionnées

  1. Cliquez sur Classe. L'onglet Classe affiche les classes prédéfinies ; les classes indiquées comme étant en lecture seule par le Concepteur de modèles de recherche s'affichent mais ne sont pas modifiables.
  2. Pour inclure ou exclure une classe, cochez ou décochez sa case.

Saisie des critères de documents et de dossiers

Il est possible d'entrer des valeurs pour les critères de recherche requis et modifiables. Pour les chaînes de texte, vous pouvez faire une sélection dans la liste disponible des opérateurs si l'utilisateur qui définit la recherche a indiqué l'opérateur "est similaire à" dans le Concepteur de recherche.

L'utilisateur qui définit la recherche indique les propriétés à rechercher. De plus, le concepteur de recherche fixe les critères que vous pouvez visualiser et modifier en indiquant que chaque critère est obligatoire, modifiable, en lecture seule ou masqué.

La page de recherche affiche les critères de recherche non masqués. Les critères liés aux documents s'affichent en haut, ceux relatifs aux dossiers en bas. Les critères sont regroupés et imbriqués dans des cases de couleur pour indiquer visuellement comment les critères sont combinés avec les opérateurs ET et OU.

CONSEIL Cliquez sur Réinitialiser pour restaurer tous les critères dans leurs valeurs d'origine contenues dans cette recherche.
ASTUCE CLAVIER Certaines valeurs de champ doivent être sélectionnées à partir d'une liste à l'aide du bouton .... (Il s'agit de la touche utilisée pour sélectionner une valeur à partir d'une liste, au lieu de saisir une valeur.) Pour effacer une valeur saisie de cette manière (sauf pour les champs Rechercher dans ou Classe), déplacez la cible vers le bouton ... et appuyez sur Suppr.

Critères communs

Lorsqu'une propriété s'applique à la fois aux documents et aux dossiers, l'utilisateur à l'origine de la recherche peut spécifier que cette propriété est commune. Les critères communs s'affichent dans les sections de document et de dossier du modèle de recherche. Lorsqu'une valeur est spécifiée dans une section, la valeur correspondante dans l'autre section est automatiquement mise à jour. Ces critères s'identifient par leurs icônes. Les propriétés de document et de dossier associées possèdent le même nom et la même position relative dans la liste des critères de recherche.

Utilisation de caractères génériques

Pour les valeurs de propriété basées sur les chaînes et utilisant les options commence par, finit par et contient, la recherche intègre automatiquement le caractère générique (%) à l'emplacement adéquat (à la fin, au début ou les deux, respectivement) pendant la recherche. Vous pouvez éventuellement inclure des caractères génériques supplémentaires si nécessaire.

Recherches de contenu

Une recherche de contenu renvoie les documents contenant un texte que vous avez spécifié dans le contenu ou les propriétés indexées. Si l'utilisateur à l'origine de la recherche a inclus un critère basé sur le contenu, la recherche vous invite à saisir le texte à rechercher.

REMARQUE Lorsque la librairie dans laquelle effectuer la recherche n'est pas indexée pour les recherches basées sur le contenu, les critères associés ne s'affichent pas.

Voici quelques conseils pour vous aider à optimiser l'efficacité de votre recherche de contenu.

Concordance exacte avec un mot ou une expression

Pour trouver une expression précise, placez-la entre des guillemets doubles. C'est particulièrement utile pour les noms propres ou les expressions communes. Par exemple, en recherchant John Adams vous obtenez les documents contenant les présidents américains John Adams et John Quincy Adams. Si vous recherchez "John Adams" vous obtenez uniquement les documents contenant John Adams.

La recherche de contenu ne recherche pas seulement les termes de votre recherche, mais également les mots se rapprochant de ces termes. Par exemple, si vous recherchez jour, vous obtenez des documents contenant les mots jour ou jours. Pour exclure les variantes d'un mot simple, placez-le entre des guillemets doubles.

Respect de la casse

Placez un mot ou une expression entre guillemets doubles pour forcer les résultats de la recherche à respecter la casse.

Recherche de mots ordinaires Par défaut, une recherche de contenu ignore automatiquement les mots ordinaires tels que le, dans ou et. Pour rechercher ces mots ordinaires dans une expression, placez-les entre des guillemets doubles.
Utilisation de caractères génériques

Si vous n'êtes pas sûr de l'orthographe ou des variantes utilisées dans le document que vous recherchez, vous pouvez utiliser des caractères génériques dans votre terme à rechercher.

  • Utilisez un astérisque (*) pour remplacer aucun ou plusieurs nombres, lettres ou traits de soulignement ( _ ). Par exemple, si vous recherchez po*s les documents trouvés contiennent pots, pois, ports ou ponts.
  • Utilisez un point d'interrogation (?) pour remplacer une (et une seule) lettre ou un seul nombre. Par exemple, si vous recherchez ?ame les documents trouvés contiennent rame ou lame, mais pas trame.

Sélection des versions à rechercher

L'utilisateur qui conçoit le modèle de recherche indique la version d'un document à rechercher puis il détermine si vous pouvez modifier cette option. Lorsque vous sélectionnez le modèle de recherche, la sélection de la version s'affiche. Cependant, si l'utilisateur qui définit la recherche a masqué cette propriété, l'option Versions du document n'est pas disponible.

Pour modifier la sélection de la version

  1. Cliquez sur Versions du document.
  2. Sélectionnez l'une des options suivantes :

Utilisation des résultats de recherche

Le concepteur de recherche indique une ou plusieurs colonnes où trier les résultats. Pour une recherche basée sur les propriétés, vous pouvez trier à nouveau les résultats en cliquant sur l'en-tête d'une colonne. Cliquez à nouveau sur l'en-tête de la colonne pour inverser l'ordre de tri. Pour restaurer l'ordre de tri par défaut des résultats de la recherche triés sur plusieurs colonnes, lancez à nouveau la recherche. Si vous laissez la recherche naviguer ou se faire ailleurs, Workplace XT rappelle vos critères de recherche pour 10 modèles de recherche différents au maximum. Il ne se rappelle pas de vos résultats de recherche. Pour afficher à nouveau les résultats, vous devez exécuter la recherche à nouveau.

Les résultats d'une recherche qui inclut un critère basé sur le contenu s'affichent différemment. Veuillez noter qu'une recherche peut posséder un critère basé sur le contenu qui a été masqué par l'utilisateur à l'origine de la recherche. L'existence d'un critère basé sur le contenu se distingue par le fait que les résultats de recherche sont classés en fonction de leur correspondance avec les critères basés sur le contenu. Les documents avec le plus haut classement s'affichent en haut de la liste. Vous ne pouvez pas trier à nouveau les résultats d'une recherche basée sur le contenu. Si la recherche inclut une combinaison de critères basés sur le contenu et sur les propriétés (la recherche porte sur l'un ou l'autre des ensembles), les documents répondant aux critères de contenu s'affichent en premier, suivis par les documents non classés répondant aux critères de propriétés.

Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs documents afin de visualiser ou d'effectuer diverses actions. Vous pouvez consulter les actions disponibles à l'aide de la barre d'outils ou du menu contextuel.