Si desea realizar cambios en un documento de un almacén de objetos, primero debe extraer el documento mediante la acción Extraer. Una vez que haya terminado de realizar cambios, puede volver a registrar el documento en el almacén de objetos. Cuando registra un documento, se actualiza su información de versión y el documento queda disponible para poder extraerse. Extraído o no, siempre puede verse y descargarse una copia del documento. Puede registrar documentos directamente desde Workplace XT o desde las aplicaciones de Microsoft® Office si dichas aplicaciones están integradas con Workplace XT.
Si tiene instalado File Tracker, éste rastrea un documento del equipo local después de extraerlo de un almacén de objetos. Gracias a esta función de rastreo, puede identificar fácilmente el documento en caso de que desee cancelar su extracción del documento, guardarlo o registrarlo. Otra función útil es que puede eliminar automáticamente la copia local de un documento del equipo local una vez que haya finalizado un registro o cancelado una extracción. La posibilidad de eliminar está determinada por el administrador del sitio.
Puede registrar documentos de cualquiera de las siguientes formas:
Puede cancelar la extracción de un documento para que otros usuarios puedan extraerlo. Por ejemplo, puede haber extraído un documento para realizar cambios, y después decidir que no necesita modificarlo. Cuando se cancela la extracción mediante la acción Cancelar extracción, el documento vuelve a la versión anterior y al número de versión que tenía antes de extraerlo.