Verwenden einer Suchvorlage

Eine mit dem Search Designer erstellte Suchvorlage enthält bereits einige der für die Suche nach Dokumenten und Ordnern benötigten Suchkriterien. In diesem Thema wird beschrieben, wie Sie weitere Informationen vor dem Ausführen der Suche hinzufügen können.

Auswahl der Speicherorte

Der Benutzer, der die Suchvorlage erstellt, wählt die Objektspeicher und ggf. bestimmte zu durchsuchende Ordner aus und bestimmt, ob Sie sehen können, welche Ordner ausgewählt wurden. Wenn Sie die Suchvorlage auswählen, werden die vordefinierten anzeigbaren Ordner im Abschnitt "Ordner" angezeigt. Wenn jedoch alle Ordner ausgeblendet sind, steht der Abschnitt Ordner nicht zur Verfügung. Sie können Ordner zur Liste hinzufügen oder aus ihr entfernen. Sie können für jeden Ordner die Suche auf den ausgewählten Ordner einschränken oder alle Unterordner darin durchsuchen.

HINWEIS  Wenn die Suchvorlage versteckte Ordner einbezieht, können in den Suchergebnissen Elemente enthalten sein, die in anderen als den angezeigten Ordnern enthalten sind.

So ändern Sie die ausgewählten Ordner:

  1. Klicken Sie auf Auswählen in. Im geöffneten Auswahlfenster befindet sich im oberen Bereich die Strukturansicht. Dort können Sie zum Ordner, den Sie durchsuchen möchten, navigieren. Der untere Bereich enthält die ausgewählten Ordner.
    TASTATURTIPP Benutzen Sie Strg + Abwärtspfeil und Strg + Abwärtspfeil, um sich vor- und rückwärts durch die Bereiche und Optionen sowie Schaltflächen zu bewegen.
  2. Um einen Ordner hinzuzufügen, navigieren Sie zum gewünschten Ordner in der Ordnerstrukturansicht und klicken auf Hinzufügen. (In diesem Kontext zeigt Ihr Ordner Favoriten nur diejenigen Ordner an, die im für diese Suche angegebenen Objektspeicher vorhanden sind.) Sie können beliebig viele Ordner wählen.
    TIPP Klicken Sie auf Pfad anzeigen, um zu jedem ausgewählten Ordner den Pfad anzuzeigen.
    TASTATURTIPP Ist der Ordner nicht bereits ausgewählt (d.h. er hat den Tab- jedoch nicht den Klick-Fokus, dann drücken Sie die Eingabetaste, um ihn auszuwählen. Drücken Sie bei ausgewähltem Ordner die Eingabetaste, um einen Ordner hinzuzufügen.
  3. Um einen Ordner zu entfernen, wählen Sie ihn in der ausgewählten Liste aus und klicken auf Entfernen. Sind keine versteckten Ordner vorhanden, wird durch das Entfernen aller Ordner die Suche auf den gesamten Objektspeicher ausgedehnt.
    TASTATURTIPP Ist der Ordner bereits ausgewählt (d.h. er hat sowohl Tab- als auch Klick-Fokus, dann drücken Sie die Löschtaste, um ihn zu entfernen.
  4. Standardmäßig werden alle Unterordner in die Suche mit aufgenommen. Um dies für einen bestimmten Ordner zu ändern, wählen Sie den Ordner in der gewählten Liste aus und deaktivieren das Kontrollkästchen Unterordner einbeziehen.
    TASTATURTIPP Oder, wenn der Ordner bereits ausgewählt (d.h. er hat sowohl Tab- als auch Klick-Fokus, dann drücken Sie die Leertaste, um das Kontrollkästchen Unterordner miteinbeziehen zu aktivieren bzw. zu deaktivieren.

Auswählen der Klasse

Der Benutzer, der die Suchvorlage erstellt, wählt die Dokumenten- und Ordnerklassen für die Suche aus und bestimmt, ob Sie die ausgewählten Klassen anzeigen und ändern können. Wenn Sie die Suchvorlage wählen, werden die anzeigbaren vordefinierten Klassen angezeigt. Wenn jedoch keine Klassen vordefiniert wurden oder alle vordefinierten Klassen versteckt sind, steht die Option Klasse nicht zur Verfügung.

HINWEIS  Wenn die Suchvorlage versteckte Klassen einbezieht, können in den Suchergebnissen Elemente enthalten sein, die nicht angezeigten Klassen entsprechen.

So ändern Sie die ausgewählten Klassen:

  1. Klicken Sie auf Klasse. Die Registerkarte Klasse zeigt die vordefinierten Klassen an. Vom Suchvorlagen-Designer als mit Schreibschutz definierte Klassen können angezeigt, aber nicht geändert werden.
  2. Um eine Klasse einzubeziehen oder auszuschließen, aktivieren bzw. deaktivieren Sie das zugehörige Kontrollkästchen.

Eingeben von Dokumenten- und Ordnerbedingungen

Sie können Werte für erforderliche und bearbeitbare Suchbedingungen eingeben. Für Textzeichenfolgen können Sie aus der verfügbaren Operatorenliste wählen, wenn der Benutzer, der die Suche erstellt hat, den Operator "ist wie" im Suchvorgangs-Designer angegeben hat.

Der Benutzer, der die Suche entwirft, gibt die Eigenschaften an, nach denen gesucht werden soll. Weiterhin legt der Suchvorgangs-Designer fest, welche Bedingungen Sie sehen und ändern können. Dies geschieht durch Angabe, ob die Bedingung jeweils erforderlich, bearbeitbar, schreibgeschützt oder ausgeblendet ist.

Die Suchseite zeigt die nicht ausgeblendeten Suchbedingungen an. Dokumentenbezogene Bedingungen werden oben angezeigt, ordnerbezogene Bedingungen unten. Die Bedingungen werden gruppiert und in farbigen Kästen verschachtelt, um visuell darzustellen, wie die Bedingungen durch AND- und OR-Operatoren verknüpft sind.

TIPP Klicken Sie auf Zurücksetzen, um alle Bedingungen auf die in dieser Suche enthaltenen Originalwerte zurückzusetzen.
TASTATURTIPP Manche Feldwerte müssen aus einer Liste mithilfe der Schaltfläche ... ausgewählt werden. (Diese Schaltfläche dient dazu, einen Wert aus einer Liste auszuwählen, statt ihn direkt über die Tastatur einzugeben.) Um einen so eingegebenen Wert zu löschen (ausgenommen für die Felder Suchen in oder Klasse), verlegen Sie den Fokus auf die Schaltfläche ... und drücken die Löschtaste.

Gemeinsame Bedingungen

Wenn eine Eigenschaft sowohl für Dokumente als auch für Ordner gilt, kann der Benutzer, der die Suche definiert, diese Eigenschaft als eine gemeinsame angeben. Gemeinsame Bedingungen werden in der Suchvorlage sowohl im Dokumenten- als auch im Ordnerabschnitt angezeigt; durch die Angabe eines Wertes im einen Abschnitt wird der Wert der entsprechenden Eigenschaft automatisch im anderen Abschnitt aktualisiert. Gemeinsame Bedingungen werden durch die entsprechenden Symbole gekennzeichnet; das Paar der Dokumenten- und Ordnereigenschaften teilt denselben Namen und dieselbe relative Position in der Liste der Suchbedingungen.

Verwenden von Platzhaltern

Bei Zeichenketten-Werten mit den Optionen Beginnt mit, Endet mit und Enthält wird bei der Suche automatisch das Platzhalterzeichen (%) an der entsprechenden Stelle eingefügt (am Ende, am Anfang oder beiden). Bei Bedarf können Sie weitere Platzhalterzeichen hinzufügen.

Inhaltssuchen

Bei einer Inhaltssuche werden Dokumente ausgegeben, die den gesuchten Text im Inhalt oder in indizierten Eigenschaften enthalten. Wenn der Benutzer, der die Suche definiert, eine inhaltsbezogene Bedingung angegeben hat, werden Sie für die Suche aufgefordert, den zu suchenden Text anzugeben.

HINWEIS  Wenn der Objektspeicher, in dem gesucht werden soll, nicht für Inhaltssuchen indiziert wurde, werden die entsprechenden Bedingungen nicht angezeigt.

Hier ein paar Tipps zur Optimierung der Suche.

Suchen eines exakten Worts oder einer Wortgruppe

Um eine exakte Wortgruppe zu finden, schließen Sie diese in doppelte Anführungszeichen ein. Dies ist vor allem für Eigennamen und für Redewendungen nützlich. Wenn Sie beispielsweise nach "John Adams" suchen, bekommen Sie als Ergebnis die amerikanischen Präsidenten John Adams und John Quincy Adams. Suchen Sie hingegen nach "John Adams", erhalten Sie ausschließlich Dokumente mit genau "John Adams".

Eine Inhaltssuche sucht nicht nur nach den eigentlichen Suchbegriffen, sondern auch nach ähnlichen Wörtern. Wenn Sie also beispielsweise nach "Monat" suchen, werden Dokumente gefunden, die "Monat" oder "Monate" enthalten. Um Varianten eines einzelnen Wortes auszuschließen, können Sie das Wort in doppelte Anführungszeichen setzen.

Groß-/Kleinschreibung beachten

Um Beachtung von Groß-/Kleinschreibung zu erzwingen, setzen Sie das Wort oder die Wortgruppe in doppelte Anführungszeichen.

Suchen nach häufigen Wörtern Standardmäßig ignoriert die Inhaltssuche häufige Wörter wie der&die/das, in, und usw. Wenn solche häufigen Wörter Teil einer gesuchten Wortgruppe sind, müssen sie in Anführungszeichen gesetzt werden.
Verwenden von Platzhaltern

Wenn Sie nicht sicher sind, wie ein gesuchtes Wort geschrieben wird, oder bei Wörtern, die unterschiedliche Schreibweisen haben, können Sie Platzhalter einsetzen.

  • Verwenden Sie ein Sternchen (*) für keinen, einen oder mehrere Buchstaben, Zahlen oder Unterstriche ( _ ). So liefert die Suche nach B*ch Dokumente, die Buch, Bach, Bruch, Besuch usw. enthalten.
  • Verwenden Sie ein Fragezeichen (?) als Platzhalter für genau ein Zeichen. So liefert die Suche nach ?eber Dokumente mit Weber, Leber usw., aber nicht lieber usw.

Auswählen der zu suchenden Versionen

Der Benutzer, der die Suchvorlage erstellt, gibt an, nach welcher Version eines Dokuments gesucht werden soll und legt fest, ob Sie diese Option ändern können. Wenn Sie die Suchvorlage auswählen, wird die Versionsauswahl angezeigt. Wenn der Benutzer, der die Suchvorlage erstellt hat, diese Eigenschaft jedoch ausgeblendet hat, steht die Option Dokumentversionen nicht zur Verfügung.

So ändern Sie die Versionsauswahl:

  1. Klicken Sie auf Dokumentversionen.
  2. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:

Arbeiten mit den Suchergebnissen

Der Suchvorgangs-Designer gibt eine oder mehrere Spalten an, nach denen die Ergebnisse sortiert werden sollen. Sie können die Ergebnisse einer Suche anhand eigenschaftsbezogener Bedingungen erneut sortieren, indem Sie auf eine Spaltenüberschrift klicken. Erneutes Klicken kehrt die Sortierreihenfolge um. Um die vorgegebene Sortierreihenfolge von Suchergebnissen, die nach mehr als einer Spalte sortiert wurden, wiederherzustellen, müssen Sie die Suche nochmals ausführen. Wenn Sie die Suche verlassen, um eine andere Suche durchzuführen oder einen Speicherort zu durchsuchen, merkt sich Workplace XT die Suchkriterien von bis zu zehn verschiedenen Suchvorlagen. Die Suchergebnisse merkt es sich jedoch nicht, weshalb sie zur erneuten Anzeige der Ergebnisse die Suche erneut durchführen müssen.

Die Ergebnisse einer Suche mit inhaltsbezogener Bedingung werden anders dargestellt. Eine Suche kann eine inhaltsbezogene Bedingung haben, die vom Benutzer, der die Suche erstellt hat, ausgeblendet wurde. Ob eine inhaltsbezogene Bedingung existiert, können Sie daran erkennen, ob die Suchergebnisse in der Rangfolge ihrer Übereinstimmung mit den inhaltsbezogenen Bedingungen sortiert werden. Dokumente mit der höchsten Übereinstimmung stehen an der Spitze. Inhaltsbezogene Suchergebnisse können nicht neu sortiert werden. Wenn die Suche eine Kombination von inhaltsbezogenen und eigenschaftsbezogenen Bedingungen enthält, wobei nach dem einen oder dem anderen Satz von Bedingungen gesucht wird, werden die Dokumente, die die Inhaltsbedingungen erfüllen, zuerst angezeigt, gefolgt von den Dokumenten, die mit den Eigenschaftsbedingungen übereinstimmen, wobei diese keiner bestimmten Rangordnung unterliegen.

Sie können ein oder mehrere Dokumente anzeigen oder Aktionen daran vornehmen. Sie können die verfügbaren Aktionen über die Symbolleiste oder das Kontextmenü anzeigen.