Erste Schritte

Mit Workplace XT können Sie Objekte wie Dokumente und Ordner einem Objektspeicher hinzufügen, von dort abrufen und anzeigen. Sie können Workplace XT verwenden, um Listen von Dokumenten und Ordnern zu durchsuchen, die auf bestimmte Art organisiert sind. So sind in Ihrem System möglicherweise alle Darlehensgesuche nach dem Nachnamen des Antragstellers organisiert, wobei die Namen von A-F in einem Ordner, die von G-K in einem zweiten ... usw. abgelegt sind.

Sie können aber auch nach Dokumenten suchen, die bestimmten Kriterien entsprechen. Beispielsweise wollen Sie aus dem Objektspeicher alle Darlehensgesuche abrufen, die über einen bestimmten Betrag hinausgehen, unabhängig vom Namen des Antragstellers.

Ganz gleich, ob Sie Dokumente mithilfe von Durchsuchen oder mit Suchen abrufen, das Ergebnis ist eine Liste von Dokumente und Ordnern. Sie können auf die Funktionen von Workplace XT über die Banner-Verknüpfungen, die Symbolleiste oder die Kontextmenüs zugreifen und die folgenden Verfahren auf Listen anwenden: Sortieren des Inhalts, Auswählen mehrerer Objekte und Blättern zum schnellen Überfliegen langer Listen.

Siehe Durchsuchen nach Dokumenten und Ordnern und Suchen nach Dokumenten und Ordnern.

Workplace XT bietet sowohl Durchsuch- als auch Such-Funktionen zum Auffinden von Objekten in einem Objektspeicher sowie den Zugriff auf Funktionen zum Arbeiten mit Ordnern und Dokumenten. Es weist große Ähnlichkeit mit Workplace auf, insofern als beide Anwendungen eine Reihe identischer Funktionen aufweisen, wobei jedoch die Vorgehensweisen für die einzelnen Aktivitäten voneinander abweichen können.

Banner-Verknüpfungen

Das Banner im obersten Teil der Modi "Durchsuchen" und "Suchen" identifiziert den aktuellen Benutzer und enthält Verknüpfungen für die Navigation sowie Menüs.

Die Optionen im Menü Extras sind nach der Art der Aufgaben unterteilt - also Erstellen von Vorlagen, Berechtigungsstrategien, Workflow-Verknüpfungen und Workflows. Sie können Anwendungen wie Application Integration und eForms von diesem Menü herunterladen. Des weiteren können Sie dieses Menü für administrative Aufgaben verwenden, etwa das Einrichten der Site-Einstellungen. Das Banner wird bei den Aufgaben und "Eigener Workplace" nicht angezeigt. Weitere Informationen zu den Menüoptionen finden Sie unter Aktionsbezogene Werkzeuge.

Andere Banner-Verknüpfungen schließen die folgenden Objekte ein:

Symbolleiste

Die Symbolleiste bietet die folgenden Zugriffsmöglichkeiten:

Kontextmenüs

Ein Kontextmenü wird eingeblendet, wenn Sie mit der rechten Maustaste auf ein Objekt klicken. Ähnlich wie im Fall der Modi und der über die Symbolleiste verfügbaren Aktionen sind auch die Aktionen im Kontextmenü abhängig vom ausgewählten Objekt. Wenn also ein Dokument derzeit nicht ausgecheckt ist, dann ist die Option Auschecken abbrechen im Kontextmenü nicht aktiviert.

Allgemeine Verfahren

Beim Arbeiten mit Listen von Objekten können Sie den Inhalt sortieren, die Liste durchblättern und ein oder mehrere Elemente auswählen.

Sortieren des Inhalts

Eine Liste kann gleichzeitig immer nur nach einer Spalte sortiert werden. Zur Auswahl der gewünschten Sortierspalte klicken Sie auf ihren Titel. Ein Dreieck nach dem Spaltennamen kennzeichnet die Spalte, anhand derer die Liste sortiert wurde, sowie die Sortierreihenfolge. Ein nach oben zeigendes Dreieck bedeutet aufsteigende Sortierung (A bis Z oder 0 bis 9), ein nach unten zeigendes bedeutet eine absteigende Sortierung. Die Namen der Spaltentitel werden durch den Site-Administrator festgelegt. Es kann vorkommen, dass eine Sortierung nach bestimmten Spalten nicht möglich ist, etwa wenn die Namen von Spalten im Objektspeicher nicht vorhanden sind.

Hinweis: Einige Ausnahmen beim Sortieren von Inhalt

Blättern

Die Objekte in einer Liste oder Hierarchie lassen sich in Gruppen organisieren, so dass Sie dann durch verschiedene Gruppen blättern können. Die Anzahl der Objekte pro Gruppe wird von Ihrem Site-Administrator festgelegt. Beispielsweise kann der Seite 1 einer Ordnerstruktur eine Gruppe von 15 Objekten zugewiesen sein. Wenn Sie auf der ersten Seite mit 15 Objekten das Gewünschte nicht finden, klicken Sie auf die nächste Nummer oder auf die Richtungspfeile, um zur vorherigen oder zur nächsten Gruppe zu gelangen.

Wenn Sie innerhalb einer Liste von einer anderen als der ersten Seite eine Sortierung anfordern, dann bringt Sie das Programm nach dem Sortieren auf die erste Seite zurück (nicht auf die, von der Sie die Sortierung ausgelöst haben).

Auswählen mehrerer Objekte

Durch Auswählen mehrerer Objekte können Sie dieselbe Aktion gleichzeitig auf alle Objekte anwenden. So können Sie beispielsweise die gleichen Berechtigungsrichtlinien auf alle ausgewählten Dokumente anwenden.

Halten Sie STRG gedrückt und klicken Sie nacheinander auf die einzelnen Objekte, die Sie auswählen wollen.

Wenn Sie einen zusammenhängenden Block von Dokumenten auswählen wollen, klicken Sie auf das erste, halten dann die Umschalttaste gedrückt und klicken auf das letzte auszuwählende Dokument des Blocks.