Hinzufügen eines Dokuments (Workplace XT)

Sie können Dokumente nicht nur mit den Aktionen Dokument hinzufügen oder Dokument mit Vorlage hinzufügen in einem Objektspeicher ablegen , sondern sie auch auswählen und dann mit Drag and Drop auf Dateien hier ablegen verschieben. Sowohl die Aktionen als auch Drag and Drop initiieren den Vorgang zum Hinzufügen und ermöglichen es Ihnen, das Dokument anzugeben, das dem Objektspeicher hinzugefügt werden soll, und ihm die entsprechenden Eigenschaften zuzuweisen. Dokumente können auch direkt von Microsoft® Outlook and Microsoft® Office-Anwendungen aus hinzugefügt werden, vorausgesetzt, die Anwendungen sind mit Workplace XT integriert.

Durch die Aktion Dokument hinzufügen und durch Verschieben von Dokumenten per Drag and Drop geben Sie systematisch Informationen zu einem Dokument ein. Stattdessen können Sie selbst oder ein Administrator auch eine Erfassungsvorlage mit vorgegebenen Standardinformationen entwerfen und so das Verfahren zum Hinzufügen von neuen Dokumenten rationalisieren. So können Sie beispielsweise eine Erfassungsvorlage verwenden, die dem Dokument automatisch eine Klasse und andere Dokumenteigenschaften zuweist. Erfassungsvorlagen können Sie jedoch nicht verwenden, wenn Sie Dokumente per Drag and Drop verschieben.

Wenn Sie ein Dokument einem Objektspeicher hinzugefügt haben, können Sie es anhand der verschiedenen Aktionen verwalten, die Ihnen über die Symbolleiste oder über die Schaltfläche Aktionen zur Verfügung stehen. Beispielsweise können Sie das Dokument aus einem Objektspeicher auschecken, es bearbeiten und es danach wieder in den Objektspeicher einchecken. Sie können die lokale Kopie des Dokuments, das Sie hinzugefügt haben, auch automatisch löschen, wenn der File Tracker installiert ist.

Dokument auswählen

Sie können Dokumente hinzufügen, die lokal auf Ihrem Computer gespeichert sind, oder (durch Angabe eines Pfads) auch solche, die außerhalb Ihrer Umgebung liegen, etwa auf einer Webseite. Wenn der eingegebene Pfad auf ein nicht vorhandenes Dokument verweist, wird ein neues Dokument ohne Inhalt angelegt.

Sie können auch ein externes Objekt hinzufügen, das nicht elektronisch gespeichert werden kann, das jedoch repräsentiert und anhand einer Sammlung von Eigenschaften überwacht werden kann. Ein Beispiel hierfür wäre ein Satz von Schulungsvideos.

Wenn File Tracker verfügbar ist, wird Lokale Datei löschen angezeigt. Wählen Sie diese Option aus, wenn die lokale Kopie des Dokuments, das Sie einchecken, nach Abschluss des Hinzufügevorgangs von Ihrem Computer gelöscht werden soll. Speichern und schließen Sie vor Abschluss des Löschvorgangs die lokale Kopie. Ihr Site-Administrator bestimmt, ob Sie die Standardeinstellung für diese Option außer Kraft setzen können oder nicht.

Es kann vorkommen, dass eine Datei gelöscht wird, solange sie noch geöffnet ist. Dies kann der Fall sein, nachdem Sie angegeben haben, dass die lokale Datei gelöscht werden soll.

HINWEIS  Wenn Sie ein Dokument aus einer Office-Anwendung heraus hinzufügen, die mit Workplace XT integriert ist, dann ist das Dokument bereits ausgewählt. Sie können den Dateinamen und andere Informationen über das Dokument im Abschnitt Zusammenfassung des Fensters Dokument hinzufügen anzeigen.

Zuweisen von Eigenschaften

Eigenschaften sind Informationen über das Dokument, etwa sein Ablageort in einem Objektspeicher sowie die Klasse und die Eigenschaftswerte. Dokumente können je nach Einstellungen einem bestimmten Ordner oder direkt einem Objektspeicher hinzugefügt werden. Die Klasse bestimmt, welche Eigenschaften dem Dokument zugewiesen werden.

HINWEISE 

Es besteht auch die Möglichkeit, das Dokument zum übergeordneten Dokument eines zusammengesetzten Dokuments zu erklären, und Sie können untergeordnete Dokumente dem übergeordneten zuweisen. Wenn Sie ein Dokument per Drag and Drop hinzufügen, ist die Option für ein zusammengesetztes Dokument jedoch nicht verfügbar.

Standardmäßig wird das Dokument als eine Hauptversion hinzugefügt. Eine Hauptversion wird im Allgemeinen allen Benutzern zugänglich gemacht. Wahlweise können Sie die Berechtigungen für das Dokument zuweisen, indem Sie den Berechtigungsabschnitt erweitern.

Drag and Drop abbrechen

Wenn Sie Dokumente mit Drag and Drop verschieben und dann den Vorgang abbrechen, nachdem Sie mit dem Downloaden begonnen haben, dann werden dem Objektspeicher nur jene Dokumente hinzugefügt, die noch vor dem Abbrechen des Vorgangs heruntergeladen wurden.

So starten Sie den Vorgang zum Hinzufügen: