Sie können ein Dokument, eine Kopie eines Dokuments oder einen Ordner als Hyperlink oder als E-Mail-Anlage senden. Wenn Sie Workplace XT verwenden, können Sie einen Hyperlink zu einem Dokument oder einem Ordner senden oder ein Dokument als Anlage senden. Wenn Sie Mails mithilfe von Application Integration BCS von einer integrierten Microsoft® Office-Anwendung aus senden, können Sie einen Hyperlink zu einem Dokument oder eine Kopie eines Dokuments senden. Sie können auch mindestens ein Dokument aus einem Objektspeicher in eine geöffnete E-Mail in einer integrierten Outlook-Instanz ziehen. Diese Dokumente sind Kopien der Originaldokumente und werden als E-Mail-Anlage oder als Hyperlink hinzugefügt. Sie können Dokumente in Nicht-Microsoft-Anwendungen ziehen; Application Integration BCS erkennt diese Dokumente jedoch nicht.
Die Empfänger einer E-Mail mit einem Hyperlink müssen sich vor dem Öffnen des Links anmelden und über die Berechtigung zum Anzeigen des betreffenden Objekts verfügen. Bei E-Mails mit Anlage kann das Dokument hingegen ohne Anmeldung geöffnet werden.
TIPP Beim Senden eines Hyperlinks zu einem Dokument aus einer Listenansicht öffnet der Link die freigegebene oder aktuelle Version des Dokuments, selbst wenn das Dokument später aktualisiert wird. Wenn Sie in Workplace XT einen Link zu einer bestimmten Version eines Dokuments senden möchten, verwenden Sie die Aktion Hyperlink anzeigen anstatt Mail senden. Weitere Informationen erhalten Sie unter Anzeigen des Hyperlinks eines Objekts. In einer integrierten Outlook-Instanz können Sie unter Verwendung von Application Integration BCS die Versionsserie für ein bestimmtes Dokument öffnen und eine Kopie der bestimmten Version als Anlage in eine E-Mail ziehen. Wenn Sie eine bestimmte Version auswählen, können Sie nur jeweils ein Dokument ziehen.
Beim Senden eines Objekts als Hyperlink wird der Name des Dokuments oder Ordners, mit Ausnahme der Sonderzeichen, als Hyperlinktext angezeigt. Wenn der Name Ihres Dokuments beispielsweise MeinDokument lautet, wird es als MeinDokument angezeigt.
Beim Senden eines Dokuments als E-Mail-Anlage wird der Dokumenttitel als Beschreibung der Anlage verwendet. Der Titel kann allerdings auch anders lauten, wenn in ihm ein anderer Zeichensatz als der verwendet wird, der in Ihren Gebietseinstellungen und Spracheinstellungen festgelegt ist. Wenn Sie beispielsweise ein Dokument mit einem englischen Titel senden, wird dieser als Beschreibung der Anlage verwendet. Wenn Sie aber Lotus NotesĀ® verwenden und die Ländereinstellungen der Anwendung auf Deutsch oder Englisch gesetzt sind, Sie aber ein Dokument mit einem japanischen Titel senden, wird dieser nicht als Beschreibung angezeigt. Stattdessen wird ein Titel wie "WorkplaceXT1234.doc" verwendet.
HINWEISE
So senden Sie einen Hyperlink oder eine Anlage
Abhängig davon, ob Sie in Workplace XT und in einer integrierten Office-Anwendung oder Outlook-Instanz arbeiten, unterscheiden sich die Schritte zum Senden eines Hyperlinks oder einer Anlage. Anweisungen finden Sie im entsprechenden Abschnitt.
Workplace XT | Office 2007-Anwendungen bei Verwendung von Application Integration BCS |
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Office-Anwendungen |
Outlook |
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Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Dokumente, die Sie senden möchten, und wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:
Wenn Sie Dokumente in eine geöffnete E-Mail ziehen, können die Dokumente als Anlage oder als Link hinzugefügt werden. Wählen Sie die Dokumente aus, drücken Sie die Taste Alt und ziehen Sie die Dokumente. Füllen Sie die Felder der Nachricht aus und senden Sie die E-Mail an den gewünschten Empfänger.
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Senden mehrerer Dokumente per E-MailWählen Sie die Dokumente aus, die als E-Mail-Anlage gesendet werden sollen und ziehen Sie sie in die E-Mail. Senden eines einzelnen Dokuments per E-MailKlicken Sie mit der rechten Maustaste auf das einzelne Dokument, das Sie senden möchten, und wählen Sie eine der folgenden Optionen aus: |