Arbeiten mit Eigenschaften (Workplace XT)

Verwenden Sie die Seite "Eigenschaften", um Eigenschaften anzuzeigen oder zu aktualisieren, die einem Objekt zugeordnet sind.

Informationen zu Eigenschaften

Anhand von Eigenschaften werden die Informationen über ein Objekt definiert. Alle Objekte, auf die Sie in einem Objektspeicher zugreifen können, gehören einer Klasse an. Die Eigenschaften und das Verhalten des Objekts wird durch die Klasse festgelegt. Beispielsweise gehören alle Ordner der Klasse "Ordner" an und alle Dokumente der Klasse "Dokument". Das Verhalten und die Eigenschaften eines Ordners unterscheiden sich vom Verhalten und den Eigenschaften eines Dokuments. Sie können beispielsweise Dokumente, aber keine Ordner auschecken.

Der Administrator definiert die Eigenschaften für die jeweiligen Klassen und kann neue Unterklassen für eine Klasse erstellen. Wenn beispielsweise an Ihrem Standort ein Projektkontocode für alle Dokumente erforderlich ist, kann der Administrator die Eigenschaft "Projektcode" zur Basis-Dokumentklasse hinzufügen. Wenn an Ihrem Standort einem bestimmten Dokumenttyp bestimmte Eigenschaften zugewiesen werden müssen, die für andere Dokumenttypen nicht gelten sollen, kann der Administrator eine oder mehrere neue Unterklassen zur Handhabung zusätzlicher Eigenschaften erstellen. Für die Spesenberichtsdokumente sind möglicherweise Eigenschaften für Kontocodes erforderlich, aber für Marketing-Dokumente sind möglicherweise Eigenschaften für Projektcodes, Projektveröffentlichungsdaten und Verwaltungsgenehmigungen erforderlich. Wenn Sie ein Dokument hinzufügen oder einchecken, wählen Sie die entsprechende Klasse für das Dokument aus und geben die Eigenschaftswerte ein.

Sie können Eigenschaften für mehrere Dokumente gleichzeitig ändern. Wenn sich diese Dokumente in einem Ordner befinden, dem mindestens eine Erfassungsvorlage zugewiesen ist, ermöglicht Workplace XT Ihnen, mit den ausgewählten Dokumenten zu arbeiten, bevor Sie die Eigenschaften ändern. Sie können z. B. bestimmte Dokumente entfernen, bevor Sie die Eigenschaften ändern.

Systemeigenschaften

Einige Eigenschaftswerte werden vom System erstellt und können nicht direkt geändert werden. Die auf der Eigenschaftsseite angezeigten Eigenschaften werden durch die Sitevorgabe für die Ansicht von Systemeigenschaften bestimmt. Systemeigenschaften, wie der z. B. Name des Erstellers und das Erstellungsdatum, werden festgelegt, wenn das Objekt einem Objektspeicher hinzugefügt wird. Andere Eigenschaften, wie das Datum der Änderung eines Objekts und der Name der Person, die das Objekt geändert hat, werden vom System aktualisiert, wenn das Objekt geändert wird oder dessen Eigenschaften oder Berechtigungseinstellungen geändert werden.

Aktualisieren von Eigenschaften

Sie können auf die Eigenschaften eines Dokuments zugreifen, wenn Sie auf der Symbolleiste auf Eigenschaften klicken oder "Eigenschaften" in einem Popup-Menü auswählen. Sie können auch mehrere Dokumente auswählen und die zugewiesenen Eigenschaften für diese Dokumente gleichzeitig aktualisieren. Wenn Sie z. B. eine Datumseigenschaft ändern, wird das neue Datum allen Dokumenten zugewiesen. Wenn Sie jedoch für eine bestimmte Eigenschaft keine Informationen eingeben, werden die Informationen verwendet, die dieser Eigenschaft ursprünglich zugewiesen wurden. Sie können auch auf "Zurücksetzen" klicken, um alle Änderungen zu entfernen, die Sie gerade an der Eigenschaft vorgenommen haben. Sie können Eigenschaftswerte nicht löschen, wenn Sie Eigenschaften für mehrere Dokumente aktualisieren.

Verwenden Sie "Eigenschaften festlegen", um bestimmte Eigenschaften zu ändern. Während Sie Eigenschaften für Dokumente ändern, die einer bestimmten Dokumentklasse zugewiesen sind, ist diese Dokumentklasse nicht verfügbar, bis Sie die Aktualisierung der Eigenschaften abgeschlossen haben. Es kann vorkommen, dass die von Ihnen aktualisierten Eigenschaftsinformation einigen verarbeiteten Dokumenten nicht zugewiesen werden. Dies geschieht, wenn sich ein Dokument in einer Versionsserie, wie z. B. einer Nebenversion, unter den von Ihnen verwalteten Dokumenten befindet. Einer Nebenversion eines Dokuments zugewiesene Eigenschaften werden nicht geändert, wenn Sie Eigenschaften für mehrere Dokumente aktualisieren. Sie können die Eigenschaftswerte für eine Dokumentversion über die zugehörige Informationsseite ändern.

Eigenschaften können verschiedene Typen und Einschränkungen aufweisen. Der Eigenschaftstyp bestimmt die Methode, die Sie verwenden, um einen Wert anzugeben. In der Regel reicht es aus, einfach den Anweisungen auf der Seite zu folgen. Nachfolgend werden einige spezielle Anforderungen und Tipps aufgeführt.

Datumsangaben

Um ein Datum einzugeben, können Sie es eintragen oder aus einem Kalender auswählen. Wenn das Datumsformat so eingestellt ist, dass Jahre im zweistelligen Format angezeigt werden, gelten folgende Einschränkungen:

TIPP Wenn Sie Jahre eingeben müssen, die außerhalb dieses Bereichs liegen, können Sie Ihre Benutzereinstellungen ändern, um das Datumsformat so einzustellen, dass das Jahr vierstellig angezeigt wird. Weitere Informationen finden Sie unter Allgemeine Einstellungen.

Gefilterte Auswahllisten

Einige Auswahllisten für Eigenschaften ermöglichen es Ihnen, die Auswahlen entsprechend den Eingaben zu filtern, die Sie vorgenommen haben. Die Auswahlliste zeigt alle Auswahlen an, die mit dem von Ihnen eingegeben Text beginnen. Außerdem können Sie einen Stern (*) als Platzhalterzeichen verwenden. Wenn Sie beispielsweise *Leist eingeben, werden Klassen wie Leistungssteigerung und Bearbeitung von Leistungsansprüchen gefunden. (Am Ende des von Ihnen eingegebenen Texts ist immer ein impliziter Stern vorhanden.)

TIPP Geben Sie "*" ein, um die gesamte Liste anzuzeigen.

Auswahllisten mit mehreren Werten

TASTATURTIPPS