È possibile esportare gli elementi da qualsiasi visualizzazione elenco di Workplace XT in un file con valori separati da virgole che può poi essere importato in un'altra applicazione, ad esempio Microsoft® Excel. Ad esempio, una visualizzazione elenco può contenere i risultati di una ricerca o il contenuto di una cartella. È possibile utilizzare questa funzione se in una cartella sono memorizzati dei documenti correlati e si desidera compilare l'elenco in un unico file e quindi inviarlo a qualcun altro.
Le informazioni in ogni colonna di un elenco vengono trasferite durante l'esportazione. È quindi possibile salvarle ed elaborarle in un'applicazione, quale Excel. Prima dell'esportazione, è possibile selezionare proprietà aggiuntive da includere nel file esportato, ad esempio l'ID di un documento o l'archivio oggetti in cui risiede un documento.
NOTA Le informazioni esportate sono codificate nel formato UTF-8. Alcune applicazioni non sono in grado di aprire direttamente dati UTF-8 se vengono utilizzati caratteri estesi. Per tali applicazioni potrebbe essere necessario salvare i dati in un file, in modo da garantire la visualizzazione corretta di tutti i caratteri. Ad esempio per visualizzare gli elementi in Excel è necessario in primo luogo salvare i dati in un file, quindi aprire il file in Excel utilizzando Importazione guidata Testo per importare i dati.
È possibile accedere a questa funzione dal pulsante Azioni quando nella pagina Sfoglia o nella pagina di ricerca è disponibile una visualizzazione elenco. Ad esempio, dalla pagina di esplorazione, la visualizzazione elenco è disponibile dopo l'apertura di un elemento nella struttura di cartelle; dalla pagina di ricerca, la visualizzazione elenco è disponibile dopo l'esecuzione di una ricerca. Questa funzione non è disponibile se la visualizzazione elenco non include risultati, ad esempio nel caso di una cartella vuota o di una ricerca che non produce alcun risultato.
Per esportare un elenco in un file