Vous pouvez rechercher un document ou un dossier en fonction de son contenu ou de ses propriétés. Dans Workplace XT, vous pouvez effectuer cette recherche à partir de la page Recherche avancée ou à partir de n'importe quelle recherche dans la section Mes recherches. De plus, vous pouvez également exporter vos résultats de recherche vers un fichier CSV Microsoft Excel spécifique et le sauvegarder localement.
Dans une application Office 2007 intégrée, pour rechercher un document en fonction de son contenu ou de ses propriétés, la librairie en cours dans laquelle vous effectuez les recherches doit être indexée.
CONSEIL Utilisez Recherche simple dans Workplace XT pour rechercher rapidement un document ou un dossier en fonction de son nom. Pour plus d'informations, voir Recherche par propriétés (recherche simple).
Sélectionnez la librairie dans laquelle effectuer les recherches. Vous pouvez également affiner votre recherche en sélectionnant un sous-dossier spécifique. Vous pouvez limiter la recherche au dossier sélectionné ou étendre la recherche afin d'inclure tous les sous-dossiers du dossier sélectionné.
Dans Workplace XT, si vous changez de librairie et que vous utilisez un lecteur d'écran, la liste des dossiers et des documents se trouvant dans cette librairie n'est pas lue immédiatement. En fonction du navigateur que vous utilisez, il peut être nécessaire d'attendre la fin du téléchargement de la liste de documents et de dossiers pour que le lecteur d'écran puisse s'exécuter.
Vous pouvez rechercher des documents ou des dossiers en sélectionnant l'option appropriée dans Workplace XT. Vous pouvez également sélectionner une classe de dossier ou de document spécifique. Lorsque vous spécifiez une classe, seuls les éléments attribués à la classe spécifique s'affichent dans les résultats de la recherche. Les classes, tout comme les dossiers, sont organisés hiérarchiquement. Vous pouvez choisir d'élargir l'étendue de votre recherche afin d'inclure les sous-classes d'une classe dans les résultats de la recherche. Par exemple, vous pouvez avoir une classe appelée Réclamations avec les sous-classes Médical et Automobile. Vous pouvez choisir de rechercher uniquement les documents dont la classe est Réclamations ou de rechercher Réclamations et toutes les sous-classes.
Entrez un ou deux mots (les mots ou expressions qui décrivent le mieux les informations que vous souhaitez trouver) dans la zone Mot-clés ( Workplace XT) ou dans la zone Le document contient (Application Integration BCS) et cliquez sur Rechercher. Vous pouvez rechercher des mots ou des expressions spécifiques dans un document ou dans des propriétés de chaîne qui ont été configurées pour une indexation plein texte.
Vous trouverez ci-dessous des conseils vous permettant d'optimiser votre recherche.
Concordance exacte avec un mot ou une expression |
Pour trouver une expression précise, placez-la entre des guillemets doubles. Dans une application Office 2007 intégrée, cliquez sur Options et sélectionnez Respecter exactement l'expression. Cette option est particulièrement utile pour les noms propres ou les expressions communes. Par exemple, en recherchant John Adams vous obtenez les documents contenant les présidents américains John Adams et John Quincy Adams. La recherche de "John Adams" renvoie uniquement les documents contenant John Adams. Les termes et expressions de recherche similaires à ces expressions sont également trouvés. Par exemple, la recherche du mot année renvoie les mots année ou années. Pour exclure les variations d'un mot, vous pouvez placer le mot entre guillemets, pour exclure les variations d'un mot de tous les termes de recherche, vous pouvez sélectionner l'option de recherche Respecter exactement les mots. |
Respect de la casse |
Lorsque vous excluez des variations de mot en spécifiant l'option de recherche Respecter exactement les mots, vous pouvez également choisir de respecter la casse en sélectionnant l'option de recherche Respecter la casse ( Workplace XT) ou Respecter la casse (Application Integration BCS). Lorsqu'un mot clé en majuscules est placé entre guillemets, les résultats de la recherche ne respectent pas la casse. |
Recherche des mots communs |
Il est fréquent de configurer une recherche de telle sorte qu'elle ignore les mots communs, tels le, dans ou et. Pour rechercher des mots communs comme partie d'une expression, placez-les entre guillemets. |
Utilisation de caractères génériques |
Si vous n'êtes pas sûr de l'orthographe ou des variantes utilisées dans le document, vous pouvez insérer un caractères générique dans le texte à rechercher.
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Recherche d'un ou de tous les mots clés |
Vous pouvez rechercher des correspondances pour les mots ou les expressions saisis. Par exemple, si vous recherchez FileNet P8 et que vous sélectionnez Tout élément, la recherche renvoie les documents contenant FileNet ou P8. Si vous choisissez Tous, la recherche renvoie uniquement les documents contenant les deux mots. |
Recherche de mots clés en fonction de la proximité |
Vous pouvez rechercher des mots clés en fonction de leur proximité. (Lorsque vous choisissez cette option, tous les mots clés sont automatiquement recherchés.) Vous pouvez spécifier la proximité des mots clés à renvoyer dans les résultats d'une recherche. Si vous n'indiquez pas de plage (ou si vous entrez 0), la recherche est similaire à la recherche de tous les mots clés. Seul le classement des résultats de la recherche est différent. Par exemple, pour rechercher des documents relatifs à FileNet P8 Platform, vous pouvez entrer FileNet P8 Platform et rechercher tous les mots. Cette recherche peut renvoyer les documents présentant d'autres produits FileNet ou des documents présentant d'autres plateformes. En sélectionnant Proche et non Tous, la recherche renvoie des documents contenant platform uniquement lorsque ce terme se trouve à proximité de FileNet et de P8. |
Vous pouvez ensuite limiter ou restreindre la recherche en sélectionnant les versions de document dans lesquelles effectuer la recherche. Par défaut, la recherche s'oriente vers la dernière version d'un document, qui peut être une version secondaire. Si vous sélectionnez Publiée, la recherche s'oriente uniquement vers la version principale la plus courante. Si vous sélectionnez Toutes, la recherche examine toutes les versions d'un document.
REMARQUE La recherche de mots clés dans Workplace XT ne prend pas en charge les requêtes VQL (requêtes utilisant le langage de requête Autonomy K2). Pour effectuer une requête VQL, vous devez utiliser un modèle de recherche ou une recherche enregistrée.
Vous pouvez sélectionner une ou plusieurs propriétés à utiliser en tant que conditions pour votre recherche. Les propriétés et les listes de choix associées auxquelles vous pouvez accéder sont celles associées à la classe de document ou de dossier sélectionnée. Les propriétés qui sont masquées ou dans lesquelles la recherche n'est pas possible ne sont pas incluses. Si vous choisissez d'inclure des sous-classes, les propriétés et les listes de choix de toutes les sous-classes sont également disponibles. Si vous spécifiez des conditions et que vous sélectionnez ensuite une autre classe de document ou de dossier, les propriétés ou les valeurs qui ne sont pas valides pour la nouvelle classe sont automatiquement ignorées de la liste des conditions.
Lors de l'ajout de conditions à votre recherche, vous devez choisir si les objets trouvés doivent correspondre à une ou à toutes les conditions.
Suivez les conseils de base suivants lors de l'ajout de conditions à votre recherche.
Utilisez les icônes + et - pour ajouter ou retirer des conditions. Le fait de cliquer sur
+ ajoute une nouvelle condition immédiatement sous la condition actuellement sélectionnée.
CONSEIL CLAVIER Certaines valeurs de zone dans Workplace XT doivent être sélectionnées dans une liste en utilisant le bouton ... (bouton utilisé pour sélectionner une valeur dans une liste au lieu d'entrer une valeur). Pour désélectionner une valeur sélectionnée ainsi (à l'exception des zones Rechercher dans ou Classe), sélectionnez le bouton ... et appuyez sur la touche Suppr.
Vous pouvez utiliser des caractères génériques pour les valeurs de propriété de type chaîne lors de l'utilisation des options commence par, se termine par et contient.
REMARQUE Si vous utilisez un signe pourcentage au début de votre texte de recherche ou utilisez l'option contient ou se termine par, la recherche parcourt l'intégralité de l'index de recherche pour la librairie. Si l'index est de grande taille, le renvoi de résultats par la recherche peut prendre du temps.
Les colonnes affichées dans les résultats de la recherche sont une association des propriétés utilisées dans les conditions de recherche et des propriétés indiquées dans les préférences de site pour la librairie sélectionnée. Vous pouvez afficher des propriétés supplémentaires dans les résultats de la recherche en ajoutant une propriété en tant que condition de recherche et en laissant la valeur vide. Dans une application Office 2007 intégrée, cliquez sur Sélectionner les colonnes et dans une liste, choisissez les noms de colonne à ajouter ou à retirer des résultats de la recherche.
Dans Workplace XT et avant d'effectuer la recherche, vous pouvez sélectionner une propriété à utiliser pour trier les résultats de la recherche. Vous pouvez effectuer le tri par ordre croissant ou décroissant. La sélection d'une autre propriété pour effectuer le tri efface automatiquement le tri effectué en fonction de la propriété précédemment sélectionnée.
Dans une application Office 2007 intégrée, vous pouvez trier les résultats de la recherche.
REMARQUE Si la recherche inclut un mot clé, vous ne pouvez pas sélectionner de propriété pour le tri. A la place, les résultats de la recherche sont automatiquement triés à l'aide d'un système d'évaluation de données s'appuyant sur la pertinence. Les éléments les plus pertinents s'affichent dans la partie supérieure des résultats de la recherche.
Pour rechercher plusieurs valeurs pour la même propriété, vous devez répertorier cette dernière en tant que condition plusieurs fois, une fois pour chaque valeur à rechercher. Par exemple, vous pouvez avoir une propriété ayant plusieurs valeurs, nommée Races. Pour rechercher Colley ou Caniche, sélectionnez des critères de la manière suivante :
Cherche des éléments dans lesquels une des conditions suivantes est respectée :
Races = Colley
Races = Caniche
Certaines listes de choix de propriété vous permettent de filtrer les choix en fonction de votre entrée. La liste de choix affiche tous les choix commençant par le texte entré. De plus, vous pouvez utiliser un astérisque (*) en tant que caractère générique. Par exemple, si vous entrez *cla, les classes appelées Réclamations automatiques et Traitement des réclamations peuvent être trouvées. (Un astérisque est toujours supposé à la fin du texte entré.)
CONSEIL Entrez "*" pour afficher l'intégralité de la liste.
Dans Workplace XT, vous pouvez choisir d'inclure des informations récapitulatives pour chaque document et les afficher dans les résultats de la recherche.
Vous pouvez limiter votre recherche en sélectionnant une ou plusieurs options de recherche. Les options de recherche sont basées sur des propriétés utilisées couramment dans la recherche de documents ou de dossiers.
Les options sont des raccourcis vers les critères couramment sélectionnés, tels que la propriété ("Créé par moi"), la date de modification ("Ajouté le mois dernier") ou les types de document, comme les documents PDF. Sélectionner une ou plusieurs options limite les résultats de la recherche.
Par défaut, la recherche s'oriente vers la dernière version d'un document, qui peut être une version secondaire. Si vous sélectionnez Publiée, la recherche s'oriente uniquement vers la version principale la plus courante. Si vous sélectionnez Toutes, la recherche examine toutes les versions d'un document.
Si vous recherchez souvent certaines propriétés ou valeurs, vous pouvez les sauvegarder en tant que recherches par défaut ou en tant que recherches nommées dans Mes recherches ( Workplace XT) ou dans Recherches enregistrées (Application Integration BCS).
Pour les applications Office 2007 intégrées, entrez un nom pour la recherche et cliquez sur Enregistrer. Accédez à Recherches enregistrées et mettez en évidence le nom de la recherche enregistrée. Cliquez à l'aide du bouton droit et sélectionnez Définir comme valeur par défaut. Lors de la prochaine ouverture de la recherche, vous pouvez utiliser votre recherche par défaut.
Vous pouvez trier les résultats en cliquant sur un en-tête de colonne. Cliquez sur l'en-tête à nouveau pour inverser l'ordre de tri. Vous ne pouvez pas effectuer de tri dans les conditions suivantes :
Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs documents à afficher ou pour effectuer diverses actions dans Workplace XT ou des actions dans une application Office 2007 intégrée. Vous pouvez afficher les actions disponibles sur la barre d'outils, sur la barre Ribbon ou dans le menu contextuel.
Dans Workplace XT, vous pouvez afficher une description récapitulative de chaque résultat de recherche. Vous devez sélectionner la condition spécifique pour afficher une description.