Use la página Propiedades para ver o actualizar las propiedades asociadas con un objeto.
Las propiedades definen la información acerca de un objeto. Todos los objetos a los que puede acceder en un almacén de objetos pertenecen a una clase. La clase determina las propiedades y comportamiento del objeto. Por ejemplo, todas las carpetas pertenecen a la clase Carpeta, y todos los documentos, a la clase Documento. El comportamiento y las propiedades de una carpeta son diferentes del comportamiento y las propiedades de un documento. Por ejemplo, puede extraer documentos, pero no puede extraer carpetas.
El administrador del sitio define las propiedades de una clase particular y puede crear nuevas subclases a partir de una clase. Por ejemplo, si su sitio necesita un código de cuenta de proyecto para todos los documentos, el administrador podría añadir la propiedad "Código de proyecto" a la clase básica Documento. Si su sitio necesita aplicar algunas propiedades a algunos tipos de documento pero no a otros, su administrador podría definir una o más subclases para manejar las propiedades adicionales. Por ejemplo, sus documentos de informe de gastos podrían necesitar propiedades para códigos de cuenta, mientras que sus documentos de marketing podrían necesitar propiedades para códigos de proyecto, fechas de lanzamiento del proyecto y aprobaciones administrativas. Cuando se agrega o registra un documento, se seleccionan las clases apropiadas para el documento y, a continuación, se rellenan los valores de las propiedades.
Puede modificar propiedades de varios documentos a la vez. Cuando dichos documentos residen en una carpeta con una o varias plantillas de entrada asociadas, Workplace XT le permite trabajar con los documentos seleccionados antes de modificar las propiedades. Por ejemplo, puede eliminar documentos específicos antes de modificar sus propiedades.
Algunos valores de propiedad son creados por el sistema y no pueden ser modificados directamente. Las propiedades visualizadas en la página de propiedades se determinan mediante la preferencia del sitio para la visualización de propiedades. Las propiedades del sistema, por ejemplo el creador del objeto y la fecha de creación, se establecen en el momento en que se agrega el objeto al almacén de objetos. Otras propiedades, por ejemplo, la fecha de modificación del objeto y la persona que lo modificó, son actualizadas por el sistema cada vez que el objeto, sus propiedades o su seguridad son modificados.
Se accede a la información de propiedades de un documento al hacer clic en Propiedades en la barra de herramientas o seleccionar Propiedades en un menú emergente. También puede seleccionar uno o varios documentos y actualizar las propiedades asociadas para dichos documentos al mismo tiempo. Por ejemplo, cuando cambia una propiedad de fecha, la fecha nueva se asigna a todos los documentos. No obstante, si no especifica información para una propiedad concreta, se utiliza la información asignada originalmente a dicha propiedad. También puede pulsar Restablecer para eliminar los cambios efectuados recientemente en la propiedad. No puede borrar valores de propiedad cuando actualice propiedades de varios documentos.
Utilice Establecer propiedades para modificar propiedades concretas. Cuando modifica las propiedades de un documento asignado a una clase de documento específica, la clase de documento no está disponible hasta que finalice la actualización de las propiedades. Pueden haber casos en que la información de propiedad actualizada que ha especificado no se asigne a algunos de los documentos procesados. Estos casos se producen cuando un documento de una serie de versión, como una versión menor, se incluye con los distintos documentos que está gestionando. Las propiedades asignadas a una versión menor de un documento no se modifican cuando se actualizan propiedades para varios documentos. Puede cambiar manualmente los valores de propiedad de una versión de documento a través de su página de Información.
Las propiedades tienen varios tipos y restricciones. El tipo de propiedad determina el método que se usa para especificar el valor. En general, simplemente puede seguir las instrucciones de la página. A continuación se indican algunos requisitos y sugerencias específicos.
Al especificar una fecha, puede escribirla o seleccionarla de un calendario. Si el formato de la fecha muestra el año con dos dígitos, se aplican las siguientes restricciones:
SUGERENCIA Si necesita especificar años que se encuentren fuera de este intervalo, puede editar sus preferencias de usuario para utilizar un formato de fecha que admita cuatro dígitos para el año.Consulte Configuración general para preferencias de usuario para obtener más información.
Algunas listas de opciones de propiedades permiten filtrar las opciones en función de la información especificada. La lista de opciones muestra todas las opciones que comienzan con el texto que escriba. Además, puede usar un asterisco (*) como carácter comodín. Por ejemplo, si escribe *Recla puede encontrar las clases llamadas Reclamaciones automáticas y Procesamiento de reclamaciones. (Al final del texto que escriba siempre hay un asterisco implícito.)
SUGERENCIA Escriba "*" para mostrar toda la lista.
SUGERENCIAS DE USO DE TECLADO