Cuando busca un documento o una carpeta a partir del nombre, puede utilizar la búsqueda simple de Workplace XT o puede especificar un nombre de documento para los criterios de búsqueda en una aplicación Office 2007 integrada. Cualquiera de las dos buscan coincidencias en las propiedades Título de documento y Nombre de carpeta.
SUGERENCIA Utilice Búsqueda avanzada en Workplace XT para crear una búsqueda más compleja o para realizar la búsqueda en propiedades de documento o carpeta que no se proporcionan como opciones en la búsqueda simple. Para obtener más información, consulte Buscar por propiedades (avanzada).
Seleccione la ubicación en la que desea realizar la búsqueda. La búsqueda muestra inicialmente el almacén de objetos predeterminado establecido por el administrador.
Escriba el texto que desea buscar. La búsqueda simple busca el texto al comienzo del título del documento o el nombre de la carpeta. Puede buscar documentos, carpetas o ambos elementos. Para ello, seleccione las opciones pertinentes. Es necesario seleccionar como mínimo una opción. En una aplicación Office 2007 integrada, la información especificada para cada propiedad se incluye en los criterios de búsqueda.
NOTA En Workplace XT, si usa un lector de pantalla y cierra un mensaje de error de búsqueda, se perderá el foco del lector en el elemento o campo seleccionado en el que se estaba leyendo antes del mensaje de error.
Si no sabe con certeza cómo se escribe o una variante utilizada en el documento que busca, emplee caracteres comodín en el texto de búsqueda. Las sugerencias siguientes proporcionan más información.
NOTA Si bien puede utilizar un signo de porcentaje al comienzo del texto de búsqueda, eso supone que la búsqueda se realice por todo el índice de búsqueda del almacén de objetos. Si el índice es grande, los resultados de la búsqueda pueden tardar mucho en generarse.
La búsqueda se puede limitar o expandir seleccionando una o más opciones de búsqueda. Las opciones de búsqueda se basan en propiedades habitualmente utilizadas en la búsqueda de documentos o carpetas.
Las opciones son accesos directos a los criterios que se seleccionan habitualmente, por ejemplo la propiedad ("Creado por mí") o la fecha de modificación ("Agregado en el último mes"), o los tipos de documentos, por ejemplo, documentos PDF. La selección de una o más opciones limita los resultados de la búsqueda.
Cuando los criterios de búsqueda en una aplicación Office 2007 integrada incluyen nombres de usuario, puede acceder a una lista de dichos nombres y realizar búsquedas en ella. Los nombres figuran en listas de 100. Por ejemplo, si busca documentos añadidos por todos los usuarios cuyos nombres comiencen por la letra G, solamente se muestra una lista de 100 nombres que comiencen por G. Si existen más de 100 nombres, puede acotar los criterios de búsqueda para reducir el número de resultados.
De forma predeterminada, la función de búsqueda devuelve la versión más reciente de un documento coincidente, que podría ser una versión menor. Si selecciona Publicada, la búsqueda devuelve sólo la versión mayor más actual. Si selecciona Todas, la búsqueda devuelve todas las versiones de un documento.
NOTA Para aplicaciones Office 2007 integradas, si busca carpetas y selecciona Versión actual, se devuelven las versiones publicadas de los documentos. Cuando efectúa una búsqueda en un almacén de objetos, se devuelven las versiones en curso de los documentos.
Puede seleccionar una o varias propiedades para utilizarlas como condiciones de la búsqueda. Cuando añada condiciones a la búsqueda, decida si los objetos encontrados deben coincidir con todas las condiciones o sólo algunas.
Si hace búsquedas de ciertas propiedades o valores con frecuencia, puede guardarlos como opciones predeterminadas para sus búsquedas o como una búsqueda con nombre en Búsquedas guardadas.
Los resultados se pueden ordenar haciendo clic en un encabezado de columna. Vuelva a pulsar la cabecera para invertir el orden de clasificación. No se puede ordenar una columna que contenga varios valores.
Puede seleccionar un documento para visualizarlo o para realizar distintas acciones en Workplace XT o acciones en una aplicación Office 2007 integrada. Puede ver las acciones disponibles en la barra de herramientas, la barra de opciones o en el menú emergente.