Modification d'un document (Workplace XT)

Lorsque vous souhaitez modifier un ou plusieurs documents en même temps, vous devez tout d'abord emprunter les documents. Cette opération ouvre le document, vous permettant ainsi de le modifier, puis le verrouille dans la librairie jusqu'à ce que vous restituiez une nouvelle version. En fonction des préférences de site de la librairie, le document est emprunté en mode collaboratif ou exclusif. En mode collaboratif, vous pouvez avec les droits appropriés emprunter un document même si ce dernier est actuellement emprunté par un autre utilisateur. En mode exclusif, le document est emprunté par un utilisateur spécifique et seul cet utilisateur peut restituer le document. L'emprunt collaboratif n'est pas disponible lorsque vous empruntez un document à partir d'une application Office intégrée utilisant Application Integration BCS.

Une fois vos modifications effectuées, vous pouvez restituer les documents dans une librairie. Lorsque vous restituez un ou plusieurs documents, les informations de version du document sont mises à jour. Les documents sont ensuite disponibles et peuvent être empruntés par d'autres utilisateurs. Il est toujours possible d'afficher et de télécharger une copie d'un document, que ce dernier soit emprunté ou non. Vous pouvez restituer des documents directement à partir de Workplace XT ou à partir d'applications Microsoft Office intégrées utilisant Application Integration BCS ou Application Integration.

Vous pouvez modifier plusieurs documents en même temps. Lorsque ces documents se trouvent dans un dossier auquel un ou plusieurs modèles d'entrée sont associés, Workplace XT vous permet d'utiliser vos documents sélectionnés avant de de les restituer ou de les emprunter dans une librairie. Par exemple, vous pouvez retirer des documents spécifiques avant de restituer vos documents.

Lorsque vos documents sont suivis, Workplace XT peut trouver les documents sur votre machine locale une fois que vous les avez empruntés à partir d'une librairie. Vous pouvez ensuite facilement trouver le document si vous souhaitez annuler l'emprunt, enregistrer ou emprunter le document. Vous pouvez également supprimer automatiquement la copie locale d'un document de votre machine locale après une procédure de restitution ou d'annulation d'emprunt. La fonction de suppression est déterminée par votre administrateur de site.

Emprunt d'un document

Vous pouvez emprunter ou emprunter et télécharger un ou plusieurs documents simultanément dans Workplace XT. Si vous empruntez un document, vous pouvez télécharger le document que vous empruntez après l'emprunt d'un document. L'action Emprunter et télécharger permet d'emprunter et de télécharger des documents en même temps. Vous pouvez remplacer les documents existants sur votre machine locale avant de télécharger vos documents à partir de la librairie. Si vous empruntez et téléchargez un document, vous pouvez ouvrir le fichier.

Certains des documents que vous souhaitez emprunter et télécharger peuvent être classés dans plusieurs dossiers. Workplace XT ne peut pas traiter les documents si votre administrateur a défini le paramètre de dossier hiérarchique pour la préférence de site de téléchargement de structure de dossiers. Ce paramètre crée à nouveau la hiérarchie de dossiers dans laquelle les documents ont été enregistrés dans une librairie sur votre machine locale. Par exemple, si vos documents ont été enregistrés dans une librairie nommée My Object Store\my folders\, la même structure de dossiers est créée sur votre machine locale sous le nom de C:\My Object Store\my folders. Utilisez Sélectionnez un dossier pour indiquer un des dossiers dans lequel les documents sont archivés. Workplace XT peut ensuite télécharger et suivre ces documents sur votre machine locale.

Vous pouvez également emprunter ou emprunter et ouvrir des documents dans des applications Office intégrées utilisant Application Integration BCS.

Restitution d'un document

Vous pouvez restituer un ou plusieurs documents en même temps à l'aide des valeurs de propriété et des droits d'accès de la version précédente. Vous pouvez restituer des documents en suivant une des procédures décrites ci-après.

Annulation d'un emprunt

Vous pouvez annuler l'emprunt d'un ou de plusieurs documents afin que d'autres utilisateurs puissent les emprunter. Par exemple, vous pouvez avoir emprunté un document afin de le modifier et avoir décidé ultérieurement que ces modifications n'étaient pas nécessaires. Lorsque vous annulez l'emprunt, le document revient à l'état précédent de la version et a à nouveau le numéro de version qu'il avait avant son emprunt.