Con Workplace XT , puede agregar, recuperar y ver elementos como los documentos y carpetas almacenados en un repositorio denominado almacén de objetos. Puede utilizar Workplace XT para desplazarse por listas de documentos y carpetas que se han organizado de una manera específica. Por ejemplo, puede que el sistema organice todos los documentos de la aplicación de préstamo por el apellido del solicitante, colocando todos los que empiezan por A-F en una carpeta, por G-K en otra carpeta, etc.
También puede buscar los documentos que coincidan con unos criterios específicos. Si utilizamos el ejemplo anterior, puede que desee recuperar del almacén de objetos todas las aplicaciones de préstamos que superen una determinada cantidad, independientemente del nombre del solicitante.
Tanto si recupera los documentos examinándolos o buscándolos, trabajará con la lista de documentos y carpetas resultante de forma parecida. Puede acceder a las funciones de Workplace XT desde los enlaces de banner, la Barra de herramientas, los menús emergentes y puede realizar los siguientes procedimientos comunes en listas de elementos: ordenar contenidos, seleccionar varios elementos y examinar rápidamente en listas largas mediante la paginación.
Para obtener más información, consulte Examinar documentos y carpetas y Buscar documentos y carpetas.
Workplace XT proporciona funciones de navegación y búsqueda para encontrar elementos ubicados en almacenes de objetos y acceder a funciones para trabajar con carpetas y documentos. Se parece a Workplace en que ambas aplicaciones presentan algunas funciones idénticas; sin embargo, los procedimientos para llevar a cabo una actividad pueden diferir.
El banner en la parte superior de los modos Examinar y Buscar identifica el usuario actual; asimismo, proporciona vínculos para navegar y opciones de menú.
Las opciones del menú Herramientas se dividen según el tipo de trabajo que se va a realizar, por ejemplo creación de plantillas, directrices de seguridad, suscripciones de flujos de trabajo y flujos de trabajo. Puede descargar aplicaciones como Application Integration o eForms desde este menú. Asimismo, este menú es válido para efectuar tareas de procesos administrativos como la configuración de las preferencias del sitio. Tenga en cuenta que la pancarta no aparece en Tareas ni Mi Workplace. Consulte Usar herramientas relacionadas con las acciones si desea más información sobre las opciones de menús.
Otros vínculos de pancarta incluyen los siguientes elementos:
SUGERENCIA Cuando se busca en la ayuda en línea, la búsqueda devuelve varios temas de Workplace que no son aplicables a Workplace XT. Puede acotar la búsqueda a temas de ayuda de Workplace aplicables, añadiendo las palabras clave con Y" Workplace XT". Esto garantiza que todos los temas que se devuelvan sean aplicables a Workplace XT. Haga clic en Sugerencias de búsqueda de la página de búsqueda para obtener más información.
La barra de herramientas proporciona acceso a:
El botón Acciones proporciona un menú de acciones adicionales relativas al elemento que se ha seleccionado. Por ejemplo, una determinada acción como Cancelar extracción no está disponible si el elemento seleccionado no se ha extraído actualmente.
Para acceder a un menú emergente, se debe seleccionar un elemento y hacer clic con el botón derecho. De manera similar a los modos y las acciones que hay en la barra de herramientas, las acciones del menú emergente dependen del elemento que ha seleccionado. Por ejemplo, si un documento seleccionado no se ha extraído aún, el elemento de menú Cancelar extracción no estará disponible.
Al trabajar con listas de elementos, puede ordenar el contenido, consultar la lista página por página, seleccionar uno o varios elementos y exportar la lista de elementos a un archivo de valores separados por comas (CSV) específico de Microsoft Excel y guardarlo localmente.
El contenido se puede ordenar dentro de una lista, pero la lista sólo se puede ordenar en una columna cada vez. También se pueden ordenar por la aplicación a la que se asocian los documentos, basándose en el tipo MIME de la aplicación. Por ejemplo, se puede ordenar una lista por documentos de Microsoft Word basándose en el tipo MIME de Word. Para ordenar por tipo MIME, pase el cursor encima de la primera columna antes del primer nombre de columna y pulse el primer triángulo.
Se ordenan alfabéticamente todos los tipos MIME exclusivos. Es posible asignar tipos MIME diferentes a aplicaciones idénticas y, cuando las ordena, podrá ver diferentes agrupaciones de la misma aplicación como resultado.
Para ordenar por una columna, haga clic en el título de la columna. Un triángulo después del nombre de columna indica la columna por la que se ordena la lista y el orden de la clasificación. El triángulo hacia arriba indica orden ascendente (de la A a la Z o de 0 a 9); el triángulo hacia abajo indica orden descendente. El administrador del sitio configura los nombres de los encabezados de columna, por lo que dichos nombres pueden diferir. También puede haber casos en que no sea posible la ordenación en determinadas columnas porque los nombres asignados a algunas columnas quizá no existan en el almacén de objetos que se está utilizando.
A continuación se presentan excepciones a la ordenación de contenido:
Los elementos de una lista y jerarquía se pueden organizar en grupos y paginar en grupos consecutivos. El administrador del sistema establece la cantidad de elementos de que consta un grupo. Por ejemplo, un grupo de 15 elementos se puede asignar a la página 1 de una jerarquía de carpetas. Si no encuentra lo que busca en la primera página con un grupo de 15 elementos, haga clic en el siguiente número o en las flechas para examinar el grupo anterior o el siguiente.
Ahora bien, si selecciona una página que no sea la primera mientras visualiza una lista y, a continuación, ordena la lista, la lista se ordena, pero se vuelve a la primera página de elementos, no a la página desde la que se ejecutó el proceso de ordenación.
Al seleccionar varios elementos, puede aplicar la misma acción a todos los elementos a la vez. Por ejemplo, podría asignar la misma directriz de seguridad a todos los documentos seleccionados.
Para seleccionar varios elementos de una lista, mantenga pulsada la tecla Ctrl y utilice el botón izquierdo del ratón para hacer clic en cada uno de los elementos que desea seleccionar.
Para seleccionar una serie de documentos consecutivos, seleccione el primero de todos ellos. Con la tecla MAYÚS pulsada, seleccione el último documento de la serie.