Buscar por propiedades (búsqueda avanzada)

Puede buscar un documento o una carpeta basándose en su contenido, sus propiedades o ambas. En Workplace XT, puede realizar esta búsqueda avanzada desde la página Búsqueda avanzada o desde cualquier búsqueda en la sección Mis búsquedas. Además, puede exportar los resultados de la búsqueda a un archivo de valores separados por comas (CSV) específico de Microsoft Excel y guardarlo localmente.

En una aplicación Office 2007 integrada, para buscar un documento basándose en su contenido o sus propiedades, o ambos, el almacén de objetos actual en el que realiza la búsqueda debe estar indexado.

SUGERENCIA Utilice Búsqueda simple en Workplace XT para una búsqueda rápida de un documento o carpeta en función del nombre. Para obtener más información, consulte Buscar por propiedades (simple).

Seleccionar dónde buscar

Seleccione el almacén de objetos que desea buscar. Si lo desea, puede precisar aún más la búsqueda seleccionando una subcarpeta determinada. Puede limitar la búsqueda a la carpeta seleccionada o ampliarla para incluir todas la subcarpetas de la carpeta seleccionada.

En Workplace XT, si cambia de un almacén de objetos a otro y usa un lector de pantalla, la lista de carpetas y documentos en ese almacén de objetos no se leerá inmediatamente. Según el navegador que utilice, puede que tenga que esperar a que la lista documentos y carpetas acabe de cargarse antes de que el lector de pantalla pueda continuar.

Elegir documentos o carpetas

Puede buscar documentos o carpetas. Para ello, seleccione la opción pertinente en Workplace XT. Asimismo, puede seleccionar una clase de carpeta o un documento determinados. Al especificar una clase, en los resultados de la búsqueda sólo aparecen los elementos asignados a esa clase. Las clases, al igual que las carpetas, tienen una organización jerárquica. Puede elegir ampliar el ámbito de la búsqueda para que en los resultados de la búsqueda se incluyan las subclases de una clase. Por ejemplo, puede que tenga una clase denominada Reclamaciones, con las subclases denominadas Médicas y Automáticas. Puede elegir buscar sólo los documentos cuya clase sea Reclamaciones o Reclamaciones y todas sus subclases.

Especificar texto de búsqueda

Escriba una o varias palabras (las palabras o frases que mejor describan la información que desea buscar) en el campo Palabras clave ( Workplace XT) o en el campo El documento contiene (Application Integration BCS) y pulse Buscar. Puede buscar palabras o frases concretas en un documento o en propiedades de serie que se hayan configurado para la indexación de texto completo.

A continuación se proporcionan sugerencias para maximizar la eficacia de la búsqueda.

Coincidencia exacta de una palabra o frase

Para encontrar una frase exacta, colóquela entre comillas dobles. En una aplicación Office 2007 integrada, pulse Opciones y seleccione Coincidencia de frase exacta. La coincidencia de frase exacta es muy útil para nombres propios o frases habituales. Por ejemplo, si se busca John Adams aparecerían documentos con los nombres de los presidentes de Estados Unidos John Adams y John Quincy Adams. La búsqueda de "John Adams" solamente devolvería los documentos que contengan John Adams.

También se encuentran los términos y palabras de búsqueda similares a dichos términos. Por ejemplo, la búsqueda de la palabra mes devolvería los documentos que contengan las palabras mes o meses.

Para excluir variantes de una sola palabra, colóquela entre comillas dobles; para excluir variantes de palabras de todos los términos de la búsqueda, seleccione la opción Coincidir palabras exactas.

Coincidir mayúsculas y minúsculas

Al excluir variantes de palabras mediante la opción Coincidir palabras exactas, también puede seleccionar que coincidan en mayúsculas y minúsculas mediante la opción de búsqueda Coincidir mayúsculas y minúsculas ( Workplace XT) o Distinguir entre mayúsculas y minúsculas (Application Integration BCS).

Colocar comillas dobles en una palabra clave en mayúsculas no hace que los resultados de búsqueda coincidan en ese sentido.

Buscar palabras habituales

Es habitual configurar una búsqueda que omita palabras muy frecuentes como el, en o y. Para buscar palabras comunes que formen parte de una frase, enciérrelas entre comillas dobles.

Usar caracteres comodín

Si no está seguro cómo se escribe una palabra o qué variación se utilizó en el documento que busca, puede utilizar un carácter comodín en el término de búsqueda.

  • Utilice un asterisco (*) para representar cero o más letras, números o caracteres de subrayado (_). Por ejemplo, la búsqueda de wo*d encuentra documentos que contengan wood, word, World o would.
  • Utilice un signo de interrogación (?) para indicar una letra o un número (sólo uno). Por ejemplo, si se busca ?an, se encuentran documentos con van o dan, pero no con llevan.

Buscar por una o todas las palabras clave

Puede buscar coincidencias con una o todas las palabras o frases que introduzca. Por ejemplo, al buscar por FileNet P8 y seleccionar Cualquiera, la búsqueda devuelve documentos que contengan FileNet o P8. Si selecciona Todas, la búsqueda devuelve únicamente aquellos documentos que contengan ambas palabras.

Buscar mediante palabras clave por proximidad

Puede buscar por palabras clave en función de su similitud ortográfica. (Al seleccionar esta opción, la búsqueda se efectúa automáticamente mediante todas las palabras clave.) Puede especificar el grado de proximidad de las palabras clave para que se consideren un resultado coincidente. Si no especifica un rango (o si escribe 0), la búsqueda es similar a buscar todas las palabras clave, sólo cambia la clasificación en los resultados.

Por ejemplo, para buscar documentos relacionados con la Plataforma FileNet P8, puede especificar FileNet P8 Platform y buscar todas las palabras. Puede que devuelva documentos que traten sobre otros productos de FileNet o documentos que analicen otras plataformas. Al seleccionar Cerca en lugar de Todas, se asegura que la búsqueda devolverá documentos que contengan platform cuando aparezca cerca de IBM y P8.

La búsqueda se puede limitar o ampliar más indicando las versiones de documento que hay que buscar. De forma predeterminada, la búsqueda devuelve la versión más reciente de un documento coincidente, que podría ser una versión menor. Si selecciona Lanzada, la búsqueda devuelve sólo la versión mayor más actual. Si selecciona Todas, la búsqueda devuelve todas las versiones de un documento.

NOTA  La búsqueda por palabra no es compatible con las consultas VQL (consultas que utilizan el lenguaje de consulta Autonomy K2). Para realizar una consulta VQL, debe utilizar una plantilla de búsqueda o una búsqueda almacenada.

Agregar condiciones de búsqueda

Puede seleccionar una o varias propiedades para utilizarlas como condiciones de búsqueda. Las propiedades y listas de opciones asociadas disponibles son las que se asocian con el documento o la clase de carpeta que haya seleccionado. Se excluyen las propiedades ocultas o que no se pueden buscar. Si decide incluir subclases, también quedan disponibles las propiedades y listas de opciones de todas las subclases. Si especifica condiciones y posteriormente selecciona un documento o una clase de carpeta diferente, las propiedades o los valores que no sean válidos para la nueva clase se excluyen automáticamente de la lista de condiciones.

Cuando añada condiciones a la búsqueda, decida si los objetos encontrados deben coincidir con todas las condiciones o sólo algunas.

Utilice las siguientes indicaciones básicas para agregar condiciones a la búsqueda.

Agregar y quitar condiciones

Para agregar y quitar condiciones, utilice los iconos + y -. Al hacer clic en + se agrega una condición inmediatamente después de la condición seleccionada.
SUGERENCIA DE USO DE TECLADO Algunos valores de campo de Workplace XT se deben seleccionar en una lista mediante el botón .... (Es el botón usado para seleccionar un valor de una lista en lugar de escribirlo.) Para borrar un valor seleccionado de este modo (salvo para los campos Buscar en o Clase), desplace el foco al botón ... y pulse Supr.

Utilizar comodines

Puede utilizar caracteres comodín para valores de propiedades que se basan en cadenas utilizando las opciones Empieza por, Termina en y Contiene.

Gestionar la visualización de columnas

Las columnas que aparecen en los resultados de las búsquedas combinan las propiedades de las condiciones de búsqueda y las que se especifican en las preferencias del sitio del almacén de objetos seleccionado. Para ver propiedades adicionales en los resultados de la búsqueda, agregue una propiedad como condición de búsqueda y deje en blanco el valor. En una aplicación Office 2007 integrada, pulse Seleccionar columnas y, en una lista, seleccione los nombres de columna que desee añadir o eliminar de los resultados de búsqueda.

Definir el orden de aparición

En Workplace XT y antes de efectuar la búsqueda, puede seleccionar una propiedad por la que ordenar los resultados de la búsqueda. El orden puede ser ascendente o descendente. Al seleccionar otra propiedad con la que ordenar, de forma automática se anula el criterio de ordenación establecido por la propiedad seleccionada antes.

En una aplicación Office 2007 integrada, puede ordenar el orden de los resultados de búsqueda.

NOTA  Si la búsqueda incluye una palabra clave, no se puede seleccionar una propiedad de ordenación; en su lugar, los resultados de la búsqueda se ordenan automáticamente mediante un sistema de puntuación basado en el grado de relevancia. Los elementos más relevantes aparecen al principio de los resultados de la búsqueda.

Buscar varios valores

Para buscar más de un valor para la misma propiedad, debe colocar la propiedad como condición varias veces, una por cada valor que vaya a buscar. Por ejemplo, podría tener una propiedad multivalor denominada Breeds. Para buscar por Collie o Poodle, seleccione unos criterios parecidos a los siguientes:

Buscar elementos en que se cumpla cualquiera de las condiciones siguientes:
Breeds = CollieĀ 
Breeds = Poodle

Listas de opciones filtradas

Algunas listas de opciones de propiedades permiten filtrar las opciones en función de la información especificada. La lista de opciones muestra todas las opciones que comienzan con el texto que escriba. Además, puede usar un asterisco (*) como carácter comodín. Por ejemplo, si escribe *Recla puede encontrar las clases llamadas Reclamaciones automáticas y Procesamiento de reclamaciones. (Al final del texto que escriba siempre hay un asterisco implícito.)

SUGERENCIA Escriba "*" para mostrar toda la lista.

Incluir información de resumen

En Workplace XT, puede optar por incluir información de resumen de cada documento y visualizarla en los resultados de búsqueda.

Seleccionar opciones de búsqueda adicionales

La búsqueda se puede limitar o expandir seleccionando una o más opciones de búsqueda. Las opciones de búsqueda se basan en propiedades habitualmente utilizadas en la búsqueda de documentos o carpetas.

Las opciones son accesos directos a los criterios que se seleccionan habitualmente, por ejemplo la propiedad ("Creado por mí") o la fecha de modificación ("Agregado en el último mes"), o los tipos de documentos, por ejemplo, documentos PDF. La selección de una o más opciones limita los resultados de la búsqueda.

De forma predeterminada, la búsqueda devuelve la versión más reciente de un documento coincidente, que podría ser una versión menor. Si selecciona Lanzada, la búsqueda devuelve sólo la versión mayor más actual. Si selecciona Todas, la búsqueda devuelve todas las versiones de un documento.

Guardar configuración de búsqueda

Si hace búsquedas de ciertas propiedades o valores con frecuencia, puede guardarlos como opciones predeterminadas para sus búsquedas o como una búsqueda con nombre en Mis búsquedas (Workplace XT) o en Búsquedas guardadas (Application Integration BCS).

Usar los resultados de la búsqueda

Los resultados se pueden ordenar haciendo clic en un encabezado de columna. Vuelva a pulsar la cabecera para invertir el orden de clasificación. No se puede ordenar bajo las siguientes condiciones:

Puede seleccionar uno o varios documentos para visualizarlos o para llevar a cabo varias acciones en Workplace XT o acciones en una aplicación Office 2007 integrada. Puede ver las acciones disponibles en la barra de herramientas, la barra de opciones o en el menú emergente.

En Workplace XT, puede ver una breve descripción de cada resultado de búsqueda. Debe seleccionar la condición específica para mostrar un resumen que ofrezca la descripción.