ドキュメント内、またはフルテキスト索引処理用に構成されたストリング・プロパティー内の特定の単語または語句を検索できます。入力したキーワードとの関連性を基準にして、一致するドキュメントが順位付けされて表示されます。関連性は「スコア」列に反映され、0 から 1 の間のランクが割り当てられます。スコアが高くなると、一致度もより高い、ということを示します。
検索する場所を選択します。初期状態では、管理者が設定したデフォルトのオブジェクト・ストアが表示されます。
「キーワード」フィールド (Workplace XT) または「ドキュメントの内容」フィールド (Application Integration BCS) に 1 つ以上の単語 (検索する情報を最も良く表す単語または語句) を入力し、「検索」をクリックします。
検索の有効性を最大化するために役立つヒントを次に示します。
完全一致語または完全一致語句 |
完全に一致する語句を検索するには、語句を二重引用符で囲みます。統合された Office 2007 アプリケーションの場合、「オプション」をクリックして「句の完全一致」を選択します。完全に一致する語句の検索は、固有名詞や一般的な語句を検索する場合に特に役立ちます。たとえば、John Adams を検索すると、アメリカ大統領の John Adams および John Quincy Adams を含むドキュメントが検索結果として表示されます。この場合、"John Adams" と入力すると、John Adams を含むドキュメントだけが検索結果に表示されます。 検索語に類似する単語も検索されます。たとえば、month と入力すると、month または months という単語を含むドキュメントが検索結果として表示されます。 単語の変化形を除外するには、単語を二重引用符で囲みます。すべての検索語の単語の変化形を除外するには、「完全一致語」検索オプションを選択します。 |
大文字と小文字の区別 |
「完全一致語」検索オプションを指定して単語の変化形を除外する場合、「大文字と小文字を区別 (Match case)」(Workplace XT) または「大/小文字の区別」(Application Integration BCS) 検索オプションを選択して、大文字と小文字を区別して検索することもできます。 大文字のキーワードを二重引用符で囲んだ場合、検索結果で大文字と小文字は区別されません。 |
一般的な単語の検索 |
通常、the、in、and などの一般的な単語は検索で無視するように構成されます。語句の一部として一般的な単語を検索するには、二重引用符で囲みます。 |
ワイルドカード文字の使用 |
検索対象のドキュメントで使用されているスペルやその他の変化形が不確実な場合は、検索語にワイルドカード文字を使用できます。
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すべてのキーワードの検索 |
入力したすべての単語または語句に一致するものを検索できます。たとえば、FileNet P8 と入力して、Any を選択すると、FileNet または P8という単語を含むドキュメントが検索結果として表示されます。「すべて」を選択すると、両方の単語を含むドキュメントのみが検索されます。 |
近接性を基準にしたキーワードの検索 |
キーワード間の近接度を基準にして、キーワードを検索できます(このオプションを選択すると、すべてのキーワードが自動的に検索されます)。検索条件との一致とみなすキーワードの近接度を指定できます。範囲を指定しない場合 (0 を入力した場合)、検索結果の順位付けが異なる点だけを除き、すべてのキーワードの検索と同じになります。 たとえば、FileNet P8 Platform に関連するドキュメントを検索する際に、FileNet P8 Platform と入力し、すべての単語を検索するとします。この場合、他の FileNet 製品を取り上げたドキュメントや、他のプラットフォームを取り上げたドキュメントが表示される可能性があります。「すべて」の代わりに「次に近接」を選択すると、FileNet と P8 の近くに出現する platform を含むドキュメントのみを検索できます。 |
検索するドキュメントのバージョンを選択すると、検索をさらに制限または拡張できます。デフォルトでは、検索結果として最新バージョンのドキュメントが表示されます。ただし、マイナー・バージョンである場合があります。「リリース済み」を選択すると、検索結果として最新のメジャー・バージョンのみが表示されます。「すべて」を選択すると、ドキュメントのすべてのバージョンが検索されます。
注 Workplace XT のキーワード検索では、VQL 照会 (Autonomy K2 照会言語を使用する照会) はサポートされていません。VQL 照会を実行するには、検索テンプレートまたは保管済み検索を使用する必要があります。
1 つまたは複数のプロパティーを選択して検索条件として使用できます。検索条件を追加する場合は、すべての検索条件を満たすオブジェクトを検索するのか、または 1 つ以上の検索条件を満たすオブジェクトを検索するのかを選択する必要があります。
頻繁に検索するプロパティーや値がある場合は、それらを検索デフォルトとして、または「保存した検索」で名前付きサーチとして保存できます。
検索結果は、関連性ベースの評価システムを使用して自動的にソートされます。最も適合率の高い項目が、検索結果の最上部に表示されます。検索結果が 200 アイテム以下の場合、列の見出しをクリックすることで結果を再度ソートすることができます。ソート順序を逆にするには、見出しをもう一度クリックします。
1 つ以上のドキュメントを選択して表示したり、これらのドキュメントに対してさまざまな Workplace XT のアクションまたは統合された Office 2007 アプリケーションのアクションを実行したりできます。実行できるアクションは、ツールバー、リボン・バー、またはポップアップ・メニューに表示できます。
統合された Office 2007 アプリケーションで「列の選択」をクリックし、検索結果に追加または除去する列を選択します。Workplace XT の場合、要約を表示するための特定の条件を選択していれば、各検索結果に関する要約記述を表示できます。