Modificando um Documento (Workplace XT)

Quando você deseja modificar um ou mais documentos ao mesmo tempo, deve primeiro efetuar o registro de saída dos documentos. O documento é aberto para edição e o bloqueia no armazenamento de objeto até você efetuar o registro de entrada em uma nova versão. Dependendo das preferências de site do armazenador de objetos, o documento é retirado no modo cooperativo ou exclusivo. Uma retirada cooperativa significa que com a permissão necessária, é possível fazer a entrada de um documento mesmo que no momento ele esteja retirado por outra pessoa. Um registro de saída exclusivo significa que o documento tem o registro de saída efetuado por um usuário específico e apenas esse usuário pode efetuar novamente o registro de entrada do documento. O registro de saída colaborativo não está disponível quando você efetua o registro de saída de um documento a partir de um aplicativo Office integrado utilizando o Application Integration BCS.

Após completar suas alterações, você pode dar entrada no documento de volta no armazenamento de objetos. Quando você registra entrada de um ou mais documentos, as informações sobre a versão do documento são atualizadas. Os documentos ficam então disponíveis para outros usuários efetuarem o registro de saída. Outros usuários sempre podem visualizar e fazer download de uma cópia de um documento, independentemente de o check-out ter sido feito. Pode-se dar entrada de documentos diretamente no Workplace XT ou nos aplicativos integrados do Microsoft® Office usando o Application Integration BCS ou a Integração de aplicativos.

Você pode modificar múltiplos documentos ao mesmo tempo. Quando esses documentos residem em uma pasta com um ou mais modelos de entrada associados a ela, o Workplace XT permite trabalhar com seus documentos selecionados antes que seja efetuado o registro de entrada ou de saída deles em um armazenamento de objeto. Por exemplo, é possível remover documentos específicos antes de efetuar o registro de entrada de seus documentos.

Quando seus documentos são rastreados, o Workplace XT pode localizar os documentos em sua máquina local depois que você registra sua saída de um armazenamento de objeto. É possível, então, localizar facilmente o documento se deseja cancelar o registro de saída, salvar ou efetuar o registro de entrada do documento. Também é possível excluir automaticamente a cópia local de um documento a partir de sua máquina local após concluir um procedimento de registro de entrada ou cancelar um procedimento de registro de saída. A capacidade de exclusão é determinada pelo administrador do site.

Efetuar o Registro de Saída de um Documento

É possível efetuar o registro de saída ou efetuar o registro de saída e o download de um ou mais documentos ao mesmo tempo no Workplace XT. Se você efetuar o registro de saída de um documento, pode opcionalmente transferir por download o documento do qual estiver registrando saída depois de efetuar o registro de saída de um documento. A ação Efetuar o Registro de Saída e o Download permite efetuar o registro de saída e o download de documentos ao mesmo tempo. É possível substituir documentos existentes em sua máquina local antes de efetuar download de seus documentos a partir do armazenamento de objeto. Se você efetuar o registro de saída e o download de um documento, pode abrir o arquivo.

Alguns documentos dos quais você deseja efetuar o registro de saída e o download podem estar arquivados em múltiplas pastas. O Workplace XT não pode processar os documentos se o seu administrador especificou a configuração pasta hierárquica para o Download da preferência do site de estrutura de pasta. Essa configuração recria a hierarquia de pastas na qual os documentos foram armazenados em um armazenamento de objeto em sua máquina local. Por exemplo, se os seus documentos foram armazenados em um armazenamento de objeto chamado Meu Armazenamento de Objeto\minhas pastas\, a mesma estrutura de pasta é criada em sua máquina local como C:\Meu Armazenamento de Objeto\minhas pastas. Utilize Selecionar Pasta para especificar uma das pastas na qual os documentos estão arquivados. O Workplace XT pode então efetuar download e controlar esses documentos em sua máquina local.

Também é possível efetuar o registro de saída ou efetuar o registro de saída e abrir documentos em aplicativos Office integrados utilizando o Application Integration BCS.

Efetuar o Registro de Entrada de um Documento

É possível efetuar o registro de entrada de um ou mais documentos ao mesmo tempo utilizando os valores de propriedade e os direitos de acesso a partir da versão anterior. É possível efetuar o registro de entrada de documentos de qualquer das seguintes maneiras:

Cancelar um Registro de Saída

É possível cancelar o registro de saída de um ou mais documentos para torná-los disponíveis para outros efetuarem o registro de saída. Por exemplo, é possível ter efetuado o registro de saída de um documento para fazer alterações e ter decidido posteriormente que as alterações não eram necessárias. Quando você cancela o registro de saída, o documento retorna para o estado da versão anterior e para o número da versão que tinha antes do registro de saída.