依屬性搜尋(進階搜尋)

您可以根據文件或資料夾的內容及/或屬性,來加以尋找。在 Workplace XT 中,您可以從「進階搜尋」頁面,也可以從「我的搜尋」區段內的任何搜尋,來執行這個搜尋。另外,您也可以將您的搜尋結果匯出至特定的 Microsoft Excel 逗號分隔值 (CSV) 檔案並將其儲存在本端電腦上。

在整合的 Office 2007 應用程式中,如果要根據文件的內容及/或屬性來加以尋找,則必須為您目前在進行搜尋的物件儲存庫編製索引。

提示 在 Workplace XT 中,使用「簡式搜尋」,根據文件或資料夾的名稱,加以快速搜尋。請參閱依屬性搜尋(簡式搜尋),以取得詳細資訊。

選取您要搜尋的位置

選擇要搜尋的物件儲存庫。或者,您可以透過選擇特定的子資料夾來進一步細化搜尋。您可以將搜尋範圍限制為所選資料夾,也可以將其擴展為包括所選資料夾的所有子資料夾。

在 Workplace XT 中,如果您要在使用螢幕讀取器的同時切換物件儲存庫,就無法立即讀取該物件儲存庫中的資料夾和文件清單。根據您使用的瀏覽器,您可能需要等待文件及資料夾的清單以完成載入,然後才能繼續螢幕讀取器。

選擇文件或資料夾

您可以在 Workplace XT 選擇適當的選項,來搜尋文件或資料夾。此外,您可以選擇特定的文件類別或資料夾類別。指定類別時,僅分配給特定類別的項目顯示在搜尋結果中。類別(例如資料夾)以階層方式進行組織;您可以選擇擴大搜尋範圍,使搜尋結果中包括類別的子類別。例如,您可能具有名為 Claims 的類別,而且此類別具有 MedicalAuto 子類別。您可以選擇僅搜尋其類別為 Claims 的文件,或選擇搜尋其類別為 Claims 並且此類別具有其所有子類別的文件。

指定搜尋文字

在「關鍵字」欄位(在 Workplace XT 中)或「文件包含」欄位 (Application Integration BCS) 中,輸入一或多個單字(對您要尋找的資訊進行最佳描述的單字或片語),然後按一下「搜尋」。您可以在文件或已針對全文索引配置的字串屬性中,尋找特定的單字或片語

以下是幫助您最大化搜尋效率的一些提示。

與單字或片語完全相符

如果要與片語完全相符,請將其包含在雙引號中。在整合的 Office 2007 應用程式中,請按一下「選項」,然後選取「完全相符的片語」。尋找完全相符的片語,對於尋找正確的名稱或常用片語十分有用。例如,搜尋 John Adams 會傳回包含美國總統 John AdamsJohn Quincy Adams 的文件。搜尋 "John Adams" 只會傳回那些包含 John Adams 的文件。

同時也會尋找搜尋詞彙以及與那些詞彙類似的單字。例如,搜尋單字 month 會傳回內含單字 monthmonths 的文件。

如果要排除單字的變化,您可以將該文字包含在雙引號中;如果要排除您所有搜尋詞彙中文字的變化,則可以選擇搜尋選項「文字完全相符」。

大小寫相符

透過指定搜尋選項「完全相符的單字」來排除單字變化後,您還可以透過選取「大小寫相符」(在 Workplace XT 中)或「區分大小寫」(Application Integration BCS) 搜尋選項,來選擇大小寫相符的單字。

請注意,將具有大寫字母的關鍵字包含在雙引號中,不會強制搜尋結果的大小寫相符。

搜尋常用文字

配置搜尋時通常會忽略 theinand 之類的一般單字。如果要搜尋一般單字作為詞組的一部分,請用雙引號括住。

使用萬用字元

如果您不確定要搜尋的文件中所使用的拼寫或其他變化,則您可以在搜尋詞彙中使用萬用字元。

  • 使用星號 (*) 代表零個或多個字母、數字或底線 (_) 字元。例如,搜尋 wo*d 會找到包含 woodwordWorldwould 的文件。
  • 使用問號 (?) 代表一個(而且只有一個)字母或數字。例如,搜尋 ?an 會找到包含 rancan 的文件,但不會找到包含 span 的文件。

搜尋一些或所有關鍵字

您可以搜尋您輸入的任一或所有單字或片語的相符項。比方說,如果您搜尋 FileNet P8 並選擇 Any,則搜尋會傳回包含 FileNetP8 的文件。如果您選擇 All,則搜尋只會傳回那些包含兩者的文件。

根據接近程度搜尋關鍵字

您可以根據關鍵字彼此接近的程度來搜尋關鍵字。(選擇此選項後,搜尋會自動尋找所有關鍵字。)您可以指定關鍵字必須達到的接近程度以便得出相符的結果。如果您沒有指定範圍(或輸入 0),則該搜尋與搜尋所有關鍵字類似;僅僅是搜尋結果的排列不同。

比方說,如果要搜尋與 FileNet P8 Platform 相關的文件,您可以輸入 FileNet P8 Platform,然後搜尋所有文字。這可能會傳回討論其他 FileNet 產品的文件,或討論其他平台的文件。透過選擇「附近」而不是「所有」,您可以確保搜尋傳回僅在 FileNetP8 附近包含 platform 的文件。

您可以透過選擇要搜尋的文件版本來進一步限制或擴展您的搜尋。依預設,搜尋會傳回相符文件的最新版本,此版本可能是次要版本。如果您選擇「已發行」,則搜尋僅傳回最新的主要版本。如果您選取 All,搜尋會傳回所有版本的文件。

附註  Workplace XT 中的關鍵字搜尋不支援 VQL 查詢(使用 Autonomy K2 查詢語言的查詢)。如果要執行 VQL 查詢,您必須使用搜尋範本或已儲存的搜尋。

新增搜尋條件

您可以選擇一或多個屬性用作搜尋的條件。可用的屬性和相關聯的選項清單與您的所選文件類別或資料夾類別相關聯。不包括隱藏的或不可搜尋的屬性。如果您選擇包括子類別,則所有子類別的屬性和選項清單也可用。如果您指定條件,隨後又選擇其他文件類別或資料夾類別,則會自動從您的條件清單中放棄對新類別無效的屬性或值。

將條件新增到搜尋時,您必須對找到的物件是必須與所有條件相符還是與任意條件相符進行選擇。

使用以下基本提示可幫助您將條件新增到搜尋。

新增條件和移除條件

使用 +- 圖示新增或移除條件。按一下 + 可立即在目前所選的條件下新增一個條件。
鍵盤提示Workplace XT 中有些欄位值必須使用「...」按鈕,從清單中加以選取 。(這是用於從清單選擇值的按鈕,與輸入值相對。)如果要清除以此方式選擇的值(除了「搜尋」或「類別」欄位),請將焦點移至「...」按鈕,然後按 Delete 鍵。

使用萬用字元

使用 starts withends withcontains 選項時,您可以將萬用字元用於基於字串的屬性值。

管理直欄顯示

在搜尋結果中顯示的欄是在您搜尋條件中使用的屬性和在網站喜好設定中為所選物件儲存庫指定之屬性的組合。透過將屬性新增為搜尋條件並將值保留為空白,您可以在搜尋結果中顯示其他屬性。請從整合的 Office 2007 應用程式,按一下「選取直欄」,然後從清單中選取您要在搜尋結果中新增或移除的直欄名稱。

設定排序順序

在 Workplace XT 中,您可以在進行搜尋之前,選取要用來排序搜尋結果的屬性。您可以按照遞增或遞減順序排序。選擇排序所依據的其他屬性,可自動清除依先前所選屬性進行的排序。

在整合的 Office 2007 應用程式中,您可以排序搜尋結果的順序。

附註   如果搜尋包括關鍵字,您就無法選取用來排序的屬性;而是使用基於相關性的計分系統,對搜尋結果進行自動排序。 最相關的項目會顯示在搜尋結果的頂部。

搜尋多個值

如果要搜尋同一個屬性的多個值,則必須多次將屬性作為條件列出,為每個要搜尋的值均列出一次。例如,您可能有名為 Breeds 的多值屬性。如果要搜尋 ColliePoodle,請選擇如下標準:

找到符合以下任一條件的項目:
Breeds = Collie 
Breeds = Poodle

篩選的選項清單

某些屬性選項清單使您可以根據您的輸入篩選選項。選項清單顯示所有以您輸入的文字開頭的選項。另外,您可以將星號 (*) 用作萬用字元。例如,輸入 *Cla 可以尋找名為 Auto Claims Claim Processing 的類別。(在您輸入的文字的結尾永遠存在暗含的星號。)

提示輸入「*」可顯示整個清單。

併入摘要資訊

在 Workplace XT 中,您可以選擇併入每一份文件的摘要資訊,然後在搜尋結果中檢視它。

選取其他搜尋選項

您可以透過選擇一或多個搜尋選項來進一步限制或擴展您的搜尋範圍。搜尋選項以搜尋文件或資料夾時常用的屬性為基礎。

選項是常選標準(例如所有權 [「由我建立」] 或修改日期 [「上月新增」] 或文件類型 [例如 PDF 文件])的捷徑。選擇一或多個選項可限制搜尋結果。

依預設,搜尋會傳回相符文件的最新版本,此版本可能是次要版本。如果您選擇「已發行」,則搜尋僅傳回最新的主要版本。如果您選取「全部」,搜尋會傳回所有版本的文件。

儲存搜尋設定

如果您經常要搜尋某些屬性或值,可以在「我的搜尋」(在 Workplace XT 中)或「已儲存的搜尋」(Application Integration BCS) 中,將它們儲存為搜尋預設值或指定的搜尋。

您可對搜尋結果進行哪些操作?

您可以透過按一下欄標頭對結果進行排序。再按一下標頭會以相反的順序來排序。在以下情況下,您無法進行排序:

您可以選取一或多份文件,來檢視或執行 Workplace XT 中的各種動作,或是整合 Office 2007 應用程式中的動作。您可以檢視工具列、Ribbon 列或蹦現功能表所提供的動作。

在 Workplace XT,您可以檢視每一個搜尋結果的摘要說明。您必須選取特定的條件才能顯示摘要,讓您查看說明。