Sie können nach bestimmten Wörtern oder Ausdrücken in einem Dokument oder in Zeichenfolgeeigenschaften suchen, die für die Volltextindizierung konfiguriert wurden. Übereinstimmende Dokumente werden in der Reihenfolge ihrer Relevanz bezüglich der eingegebenen Schlüsselwörter angezeigt. Die Relevanz wird in der Spalte Wert angezeigt, die einen Rang zwischen 0 und 1 zuweist. Je höher der Wert, desto näher am Schlüsselwort ist das Ergebnis.
Wählen Sie die Position aus, die durchsucht werden soll. Die Suche zeigt zunächst immer den Standardobjektspeicher an, der von Ihrem Administrator festgelegt wurde.
Geben Sie einen oder mehr Begriffe (Wörter oder Wortgruppen, die die gewünschte Informationen am besten beschreiben) in das Feld "Schlüsselwort" Workplace XT) bzw. in das Feld "Dokument enthält:" (Application Integration BCS) ein und klicken Sie auf "Suchen".
Es folgen einige Tipps zum Maximieren der Effektivität der Suche.
Abgleichen mit einem genauen Wort oder einem genauen Ausdruck |
Um einen genauen Ausdruck zu finden, schließen Sie diesen in doppelte Anführungszeichen ein. Klicken Sie in einer integrierten Office 2007-Anwendung auf "Optionen" und wählen Sie "Exakter Ausdruck" aus. Der genaue Abgleich mit einem Ausdruck ist vor allem bei Eigennamen oder allgemeinen Ausdrücken sinnvoll. Wenn Sie beispielsweise nach "John Adams" suchen, bekommen Sie als Ergebnis die amerikanischen Präsidenten John Adams und John Quincy Adams. Eine Suche nach "John Adams" gibt nur Dokumente zurück, die John Adams enthalten. Suchbegriffe und Wörter, die diesen Begriffen ähneln, werden ebenfalls gefunden. Zum Beispiel gibt eine Suche nach dem Wort Monat Dokumente zurück, die die Wörter Monat oder Monate enthalten. Um solche Variationen auszuschließen und nur nach dem exakten Wort zu suchen, setzen Sie dieses in doppelte Anführungszeichen. Wenn Sie solche anderen Wortableitungen generell ausschließen wollen, aktivieren Sie die Option Exakte Wortübereinstimmung. |
Übereinstimmende Groß-/Kleinschreibung |
Wenn Sie Wortableitungen durch Angabe der Option "Exakte Wortübereinstimmung" ausschließen, können Sie die Suche zusätzlich auch auf Groß- oder Kleinschreibung einschränken, indem Sie die Suchoption "Groß-/Kleinschreibung beachten" (Workplace XT) bzw. "Groß-/Kleinschreibung muss beachtet werden" (Application Integration BCS) auswählen. Zur Beachtung: Wenn Sie ein Wort in Großbuchstaben in doppelte Anführungszeichen setzen, wird die Suche nicht auf die Großschreibung beschränkt. |
Suchen nach häufigen Wörtern |
In der Regel wird eine Suche so konfiguriert, dass häufig vorkommende Wörter wie der, in oder und ignoriert werden. Zum Suchen nach häufig vorkommenden Wörtern als Teil eines Ausdrucks setzen Sie sie in Anführungszeichen. |
Verwenden von Platzhalterzeichen |
Wenn Sie nicht sicher sind, wie ein bestimmtes Wort geschrieben wird, oder wenn Sie nach Wörtern mit unterschiedlicher Schreibweise suchen, können Sie im Suchbegriff ein Platzhalterzeichen verwenden.
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Suchen nach einem, mehreren oder allen Schlüsselwörtern |
Sie können nach Übereinstimmungen mit einem oder mehreren oder mit allen eingegebenen Schlüsselwörtern oder Wortgruppen suchen. Wenn Sie beispielsweise nach FileNet P8 suchen und Beliebig suchen, gibt die Suche alle Dokumente zurück, in denen FileNet und/oder P8 vorkommt. Wenn Sie Alle auswählen, gibt die Suche nur Dokumente zurück, die beide Wörter enthalten. |
Suchen nach Schlüsselwörtern auf der Basis der Nähe |
Sie können nach Schlüsselwörtern suchen, die eine bestimmte Nähe zueinander aufweisen müssen. (Bei Auswahl dieser Option berücksichtigt die Suche automatisch alle Schlüsselwörter.) Sie können festlegen, wie nahe die Wörter beieinander sein müssen. Fehlt eine solche Angabe (oder geben Sie 0 ein), ist die Suche ähnlich wie eine Suche nach allen Schlüsselwörtern, lediglich die Rangfolge der Suchergebnisse ist eine andere. Wenn Sie beispielsweise nach Dokumenten im Zusammenhang mit FileNet P8 Platform suchen, können Sie FileNet P8 Platform eingeben, und nach allen Schlüsselwörtern suchen. Sie erhalten dann möglicherweise Dokumente, die auch andere FileNet-Produkte oder Plattformen betreffen. Wenn Sie jedoch Nahe statt Alle eingeben, stellen Sie sicher, dass nur die Dokumente zurückgegeben werden, bei denen das Wort Platform in der Nähe von FileNet und P8 erscheint. |
Sie können die Suche weiter einschränken oder ausdehnen, indem Sie die Dokumentversion festlegen. Standardmäßig gibt die Suche die aktuelle Version eines übereinstimmenden Dokuments zurück. Dies könnte auch eine Nebenversion des Dokuments sein. Wenn Sie Freigegeben auswählen, gibt die Suche nur die aktuelle Hauptversion zurück. Wenn Sie "Alle" auswählen, gibt die Suche alle Versionen eines Dokuments zurück.
HINWEIS Die Schlüsselwortsuche in Workplace XT unterstützt keine VQL-Abfragen (Abfragen über die Abfragesprache Autonomy K2). Zum Ausführen einer VQL-Abfrage müssen Sie eine Suchvorlage oder eine gespeicherte Suche verwenden.
Sie können eine oder mehr Eigenschaften als Suchbedingungen auswählen. Wenn Sie Ihrer Suche Bedingungen hinzufügen, müssen Sie auswählen, ob die gefundenen Objekten mit allen Bedingungen oder beliebigen der Bedingungen übereinstimmen müssen.
Wenn Sie oft nach bestimmten Eigenschaften oder Werten suchen, können Sie diese in Ihren Standardsucheinstellungen oder als Suche mit einem Namen in "Gespeicherte Suchen" speichern.
Die Suchergebnisse werden automatisch anhand eines Bewertungssystems nach Relevanz sortiert. Die Elemente mit der höchsten Relevanz erscheinen in den Suchergebnissen oben. Wenn nicht mehr als 200 Suchergebnisse zurückgegeben werden, können Sie sie neu sortieren, indem Sie auf eine Spaltenüberschrift klicken. Klicken Sie erneut auf die Überschrift, um die Sortierreihenfolge umzukehren.
Sie können mindestens ein Dokument zum Anzeigen oder zum Ausführen verschiedener Aktionen in Workplace XT oder in einer integrierten Office 2007-Anwendung auswählen. Die verfügbaren Aktionen werden in der Symbolleiste, in der Multifunktionsleiste oder im Popup-Menü angezeigt.
Klicken Sie von einer integrierten Office 2007-Anwendung aus auf "Spalten auswählen" und wählen Sie die Spaltennamen aus, die in den Suchergebnissen enthalten sein oder daraus ausgeschlossen werden sollen. Wenn Sie in Workplace XT die Bedingung zum Anzeigen einer Zusammenfassung ausgewählt haben, wird zu jedem Suchergebnis eine zusammenfassende Beschreibung angezeigt.