Suchen nach Eigenschaften (erweiterte Suche)

Sie können ein Dokument oder einen Ordner auf der Basis seines Inhalts, seiner Eigenschaften oder von beidem suchen. In Workplace XT können Sie diese Suche über die Seite "Erweiterte Suche" oder über eine Suche im Abschnitt für eigene Suchen ausführen. Außerdem können Sie Ihre Suchergebnisse in eine bestimmte Microsoft Excel-Datei (CSV-Datei) exportieren und diese lokal speichern.

In einer integrierten Office 2007-Anwendung muss der aktuelle zu durchsuchende Objektspeicher indiziert sein, damit Sie ein Dokument auf der Basis seines Inhalts, seiner Eigenschaften oder von beidem suchen können.

TIPP Verwenden Sie die einfache Suche in Workplace XT, wenn Sie Dokumente oder Ordner nach Namen suchen wollen. Weitere Informationen finden Sie unter Suchen nach Eigenschaften (einfache Suche).

Auswählen der Suchposition

Wählen Sie den Objektspeicher aus, der durchsucht werden soll. Bei Bedarf können Sie die Suche weiter einschränken, indem Sie einen Unterordner auswählen. Sie können die Suche auf den ausgewählten Ordner einschränken oder alle Unterordner innerhalb eines bestimmten Ordners durchsuchen.

Wenn Sie in Workplace XT den Objektspeicher wechseln und ein Sprachausgabeprogramm verwenden, wird die Liste der Ordner und Dokumente in diesem Objektspeicher nicht sofort gelesen. Je nach dem benutzten Browser muss erst die Liste der Dokumente und Ordner geladen werden.

Dokumente oder Ordner auswählen

Durch Auswahl der entsprechenden Option in Workplace XT können Sie entweder nach Dokumenten oder nach Ordnern suchen. Zusätzlich können Sie eine bestimmte Dokument- oder Ordnerklasse wählen. Wenn Sie eine Klasse angeben, werden bei den Suchergebnissen nur die Objekte angezeigt, die der entsprechenden Klasse angehören. Klassen, genau wie Ordner, sind hierarchisch organisiert. Auch hier können Sie festlegen, ob die Unterklassen bei den Suchergebnissen mit berücksichtigt werden sollen oder nicht. Beispielsweise haben Sie eine Klasse namens Ansprüche, mit den Unterklassen Krankheit und Auto. Sie können dann entweder nur die Dokumente der Klasse Ansprüche durchsuchen oder jene der Klasse Ansprüche zusammen mit allen Unterklassen.

Angeben von Suchtext

Geben Sie einen oder mehr Begriffe (Wörter oder Wortgruppen, die die gewünschte Informationen am besten beschreiben) in das Feld "Schlüsselwort" Workplace XT) bzw. in das Feld "Dokument enthält:" (Application Integration BCS) ein und klicken Sie auf "Suchen". Sie können nach bestimmten Wörtern oder Ausdrücken in einem Dokument oder in Zeichenfolgeeigenschaften suchen, die für die Volltextindizierung konfiguriert wurden.

Es folgen einige Tipps zum Maximieren der Effektivität der Suche.

Abgleichen mit einem genauen Wort oder einem genauen Ausdruck

Um einen genauen Ausdruck zu finden, schließen Sie diesen in doppelte Anführungszeichen ein. Klicken Sie in einer integrierten Office 2007-Anwendung auf "Optionen" und wählen Sie "Exakter Ausdruck" aus. Der genaue Abgleich mit einem Ausdruck ist vor allem bei Eigennamen oder allgemeinen Ausdrücken sinnvoll. Wenn Sie beispielsweise nach "John Adams" suchen, bekommen Sie als Ergebnis die amerikanischen Präsidenten John Adams und John Quincy Adams. Eine Suche nach "John Adams" gibt nur Dokumente zurück, die John Adams enthalten.

Suchbegriffe und Wörter, die diesen Begriffen ähneln, werden ebenfalls gefunden. Zum Beispiel gibt eine Suche nach dem Wort Monat Dokumente zurück, die die Wörter Monat oder Monate enthalten.

Zum Ausschließen von Variationen eines einzelnen Worts können Sie das Wort in Anführungszeichen setzen. Wählen Sie die Suchoption Exakte Wortübereinstimmung aus, um Wortvariationen aller Suchbegriffe auszuschließen.

Übereinstimmende Groß-/Kleinschreibung

Wenn Sie Wortableitungen durch Angabe der Option "Exakte Wortübereinstimmung" ausschließen, können Sie die Suche zusätzlich auch auf Groß- oder Kleinschreibung einschränken, indem Sie die Suchoption "Groß-/Kleinschreibung beachten" (Workplace XT) bzw. "Groß-/Kleinschreibung muss beachtet werden" (Application Integration BCS) auswählen.

Zur Beachtung: Wenn Sie ein Wort in Großbuchstaben in doppelte Anführungszeichen setzen, wird die Suche nicht auf die Großschreibung beschränkt.

Suchen nach häufigen Wörtern

In der Regel wird eine Suche so konfiguriert, dass häufig vorkommende Wörter wie der, in oder und ignoriert werden. Zum Suchen nach häufig vorkommenden Wörtern als Teil eines Ausdrucks setzen Sie sie in Anführungszeichen.

Verwenden von Platzhalterzeichen

Wenn Sie nicht sicher sind, wie ein bestimmtes Wort geschrieben wird, oder wenn Sie nach Wörtern mit unterschiedlicher Schreibweise suchen, können Sie im Suchbegriff ein Platzhalterzeichen verwenden.

  • Ein Stern (*) steht für null oder mehr Buchstaben, Ziffern oder Unterstriche ( _ ). Die Suche nach we*t beispielsweise ergibt Dokumente mit Welt, Wert, West oder wendet.
  • Ein Fragezeichen (?) steht für genau einen Buchstaben oder genau eine Ziffer. Die Suche nach ?an beispielsweise findet Dokumente mit den Begriffen ran oder man aber nicht mit kann.

Suchen nach einem, mehreren oder allen Schlüsselwörtern

Sie können nach Übereinstimmungen mit einem oder mehreren oder mit allen eingegebenen Schlüsselwörtern oder Wortgruppen suchen. Wenn Sie beispielsweise nach FileNet P8 suchen und Beliebig suchen, gibt die Suche alle Dokumente zurück, in denen FileNet und/oder P8 vorkommt. Wenn Sie Alle auswählen, gibt die Suche nur Dokumente zurück, die beide Wörter enthalten.

Suchen nach Schlüsselwörtern auf der Basis der Nähe

Sie können nach Schlüsselwörtern suchen, die eine bestimmte Nähe zueinander aufweisen müssen. (Bei Auswahl dieser Option berücksichtigt die Suche automatisch alle Schlüsselwörter.) Sie können festlegen, wie nahe die Wörter beieinander sein müssen. Fehlt eine solche Angabe (oder geben Sie 0 ein), ist die Suche ähnlich wie eine Suche nach allen Schlüsselwörtern, lediglich die Rangfolge der Suchergebnisse ist eine andere.

Wenn Sie beispielsweise nach Dokumenten im Zusammenhang mit FileNet P8 Platform suchen, können Sie FileNet P8 Platform eingeben, und nach allen Schlüsselwörtern suchen. Sie erhalten dann möglicherweise Dokumente, die auch andere FileNet-Produkte oder Plattformen betreffen. Wenn Sie jedoch Nahe statt Alle eingeben, stellen Sie sicher, dass nur die Dokumente zurückgegeben werden, bei denen das Wort Platform in der Nähe von FileNet und P8 erscheint.

Sie können die Suche weiter einschränken oder ausdehnen, indem Sie die Dokumentversion festlegen. Standardmäßig gibt die Suche die aktuelle Version eines übereinstimmenden Dokuments zurück. Dies könnte auch eine Nebenversion des Dokuments sein. Wenn Sie Freigegeben auswählen, gibt die Suche nur die aktuelle Hauptversion zurück. Wenn Sie Alle auswählen, gibt die Suche alle Versionen eines Dokuments zurück.

HINWEIS  Die Schlüsselwortsuche in Workplace XT unterstützt keine VQL-Abfragen (Abfragen über die Abfragesprache Autonomy K2). Zum Ausführen einer VQL-Abfrage müssen Sie eine Suchvorlage oder eine gespeicherte Suche verwenden.

Hinzufügen von Suchbedingungen

Auf Wunsch können Sie Ihrer Suche eine oder mehr Eigenschaften als Bedingungen hinzufügen. Die Eigenschaften und die dazugehörigen Auswahllisten hängen von der ausgewählten Dokument- oder Ordnerklasse ab. Ausgeblendete oder der Suche nicht zugängliche Eigenschaften werden nicht eingeschlossen. Wenn Sie Unterklassen einschließen, sind auch die Eigenschaften und Auswahllisten aller Unterklassen verfügbar. Wenn Sie Bedingungen eingeben und danach die Dokument- oder Ordnerklasse ändern, werden Eigenschaften oder Werte, die nicht für die neue Klasse gültig sind, automatisch aus der Liste der Bedingungen entfernt.

Wenn Sie Ihrer Suche Bedingungen hinzufügen, müssen Sie auswählen, ob die gefundenen Objekten mit allen Bedingungen oder beliebigen der Bedingungen übereinstimmen müssen.

Befolgen Sie die folgenden Hinweise zur Verwendung von Suchbedingungen.

Hinzufügen und Entfernen von Bedingungen

Verwenden Sie die Symbole + und - zum Hinzufügen und Entfernen von Bedingungen. Durch Klicken auf + fügen Sie eine neue Bedingung direkt unterhalb der aktuell ausgewählten Bedingung ein.
TASTATURTIPP Manche Feldwerte in Workplace XT müssen aus einer Liste mithilfe der Schaltfläche ... ausgewählt werden. (Mithilfe dieser Schaltfläche wählen Sie einen Wert aus einer Liste aus anstatt ihn über die Tastatur einzugeben.) Um einen so ausgewählten Wert zu löschen (mit Ausnahme der Felder Suchen in oder Klasse), versetzen Sie den Fokus auf die Schaltfläche ... und drücken die Taste Entf.

Verwenden von Platzhaltern

Sie können Platzhalter für Eigenschaftswerte auf Zeichenfolgenbasis In Kombination mit den Operatoren beginnt mit, endet mit und enthält verwenden.

Verwalten der Spaltenanzeige

Die bei den Suchergebnissen angezeigten Spalten sind eine Kombination aus den in den Suchbedingungen verwendeten Eigenschaften und den Eigenschaften, die bei den Sitevorgaben für den ausgewählten Objektspeicher angegeben wurden. Sie können zusätzliche Eigenschaften anzeigen, indem Sie eine Eigenschaft als eine Bedingung hinzufügen und den Wert leer lassen. Klicken Sie von einer integrierten Office 2007-Anwendung aus auf "Spalten auswählen" und wählen Sie in einer Liste Spaltennamen aus, die in den Suchergebnissen enthalten sein oder daraus ausgeschlossen werden sollen.

Festlegen der Sortierreihenfolge

In Workplace XT können Sie vor der Suche eine Eigenschaft auswählen, nach der die Ergebnisse zu sortieren sind. Die Sortierreihenfolge kann auf- oder absteigend sein. Die Auswahl einer anderen Sortiereigenschaft löscht automatisch die früher benutzte.

In einer integrierten Office 2007-Anwendung können Sie die Reihenfolge der Suchergebnisse sortieren.

HINWEIS Wenn die Suche ein Schlüsselwort enthält, kann keine Eigenschaft für die Sortierung ausgewählt werden; stattdessen werden die Ergebnisse automatisch nach Relevanz sortiert. Die Elemente mit der höchsten Relevanz erscheinen in den Suchergebnissen oben.

Suchen nach mehreren Werten

Wenn Sie nach mehreren Werten für die gleiche Eigenschaft suchen möchten, muss die Eigenschaft mehrmals als Bedingung aufgeführt werden - genau einmal für jeden gesuchten Wert. Beispiel: Sie haben eine Eigenschaft Rassen, die mehrere Werte annehmen kann. Wenn Sie nach Collie oder Pudel suchen möchten, wählen Sie die Kriterien wie folgt aus:

Objekte suchen, bei denen eine oder mehrereder folgenden Bedingungen zutreffen:
Rassen = CollieĀ 
Rassen = Pudel

Gefilterte Auswahllisten

Einige Auswahllisten für Eigenschaften ermöglichen es Ihnen, die Auswahlen entsprechend den Eingaben zu filtern, die Sie vorgenommen haben. Die Auswahlliste zeigt alle Auswahlen an, die mit dem von Ihnen eingegeben Text beginnen. Außerdem können Sie einen Stern (*) als Platzhalterzeichen verwenden. Wenn Sie beispielsweise *Leist eingeben, werden Klassen wie Leistungssteigerung und Bearbeitung von Leistungsansprüchen gefunden. (Am Ende des von Ihnen eingegebenen Texts ist immer ein impliziter Stern vorhanden.)

TIPP Geben Sie "*" ein, um die gesamte Liste anzuzeigen.

Einschließen von Übersichtsdaten

In Workplace XT können Sie für jedes Dokument Übersichtsdaten einschließen und in den Suchergebnissen anzeigen.

Auswählen zusätzlicher Suchoptionen

Sie können Ihre Suche weiter einschränken oder ausdehnen, indem Sie eine oder mehr Suchoptionen auswählen. Die Suchoptionen basieren auf Eigenschaften, die beim Suchen nach Dokumenten und Ordnern häufig verwendet werden.

Optionen sind Abkürzungen zu häufig ausgewählten Kriterien, etwa Eigentümer ("Von mir erstellt") oder Änderungsdatum ("Vom letzten Monat") oder Dokumenttypen wie PDF-Dateien. Durch die Auswahl von einer oder mehr Optionen können Sie die Suchergebnisse einschränken.

Standardmäßig gibt die Suche die aktuelle Version eines übereinstimmenden Dokuments zurück. Dies könnte auch eine Nebenversion des Dokuments sein. Wenn Sie Freigegeben auswählen, gibt die Suche nur die aktuelle Hauptversion zurück. Wenn Sie Alle auswählen, gibt die Suche alle Versionen eines Dokuments zurück.

Speichern von Sucheinstellungen

Wenn Sie oft nach bestimmten Eigenschaften oder Werten suchen, können Sie diese in Ihren Standardsucheinstellungen oder als Suche mit einem Namen in "Eigene Suchen" (Workplace XT) bzw. "Gespeicherte Suchen" (Application Integration BCS) speichern.

Was kann ich mit den Suchergebnissen tun?

Sie können die Ergebnisse durch Klicken auf die Spaltenüberschrift sortieren. Klicken Sie erneut auf die Überschrift, um die Sortierreihenfolge umzukehren. Unter folgenden Umständen können die Ergebnisse nicht sortiert werden:

Sie können mindestens ein Dokument zum Anzeigen oder zum Ausführen verschiedener Aktionen in Workplace XT oder in einer integrierten Office 2007-Anwendung auswählen. Die verfügbaren Aktionen werden in der Symbolleiste, in der Multifunktionsleiste oder im Popup-Menü angezeigt.

In Workplace XT können Sie eine zusammenfassende Beschreibung zu jedem Suchergebnis anzeigen. Sie müssen die jeweilige Bedingung zum Anzeigen einer Zusammenfassung auswählen, um die Beschreibung anzuzeigen.