Utilizar una plantilla de búsqueda

Una plantilla de búsqueda, creada mediante el diseñador de búsquedas, contiene algunos de los criterios de búsqueda necesarios para localizar documentos y carpetas. Este tema describe cómo se agrega información antes de realizar la búsqueda.

Seleccionar la ubicación de la búsqueda

El usuario que diseñe la plantilla de búsqueda selecciona los almacenes de objetos. También puede especificar las carpetas donde se realizarán las búsquedas y determinar si el usuario puede ver las carpetas que se han seleccionado. Al seleccionar la plantilla de búsqueda, las carpetas preseleccionadas que se pueden ver se muestran en la sección Carpeta; sin embargo, si se ocultan todas las carpetas, la sección Carpeta no estará disponible. Puede agregar o eliminar carpetas de la lista. Para cada carpeta, puede limitar la búsqueda a la carpeta seleccionada o ampliarla para incluir todas sus subcarpetas.

NOTA  Si la plantilla de búsqueda incluye carpetas ocultas, los resultados de la búsqueda pueden contener elementos que residan en carpetas que no estén a la vista.

Para cambiar las carpetas seleccionadas

  1. Haga clic en Seleccionar en. En la ventana de selección que se abre, la sección superior contiene la vista de árbol de carpetas, donde puede desplazarse hasta la carpeta donde desee buscar. La parte inferior contiene las carpetas seleccionadas.
    SUGERENCIA DE USO DE TECLADO Utilice Ctrl + Mayús + Flecha abajo para avanzar y Ctrl + Mayús + Flecha arriba para retroceder por secciones, opciones y botones.
  2. Para agregar una carpeta, vaya hasta la misma en la vista de árbol de carpetas y haga clic en Agregar. (En este contexto, la carpeta Favoritos muestra sólo aquellas carpetas que existen en el almacén de objetos especificado para esta búsqueda.) Seleccione todas las carpetas que desee.
    SUGERENCIA Pulse Mostrar vía de acceso para visualizar las vías de acceso a cada carpeta seleccionada.
    SUGERENCIA DE USO DE TECLADO Si la carpeta no esta seleccionada (es decir, tiene foco por tabulación pero no por clic), pulse Intro para seleccionarla y expandirla. Pulse Intro de nuevo para agregar una carpeta.
  3. Para quitar una carpeta, selecciónela en la lista seleccionada y haga clic en Quitar. Si no hay carpetas ocultas y se quitan todas las carpetas, la búsqueda se expande a todo el almacén de objetos.
    SUGERENCIA DE USO DE TECLADO Con la carpeta seleccionada (es decir, tiene foco por tabulación y por clic), pulse Supr para quitar una carpeta.
  4. De forma predeterminada, las subcarpetas se incluyen en la búsqueda. Para cambiar esta configuración en una carpeta específica, selecciónela en la lista seleccionada y anule la selección de la casilla de verificación Incluir subcarpetas.
    SUGERENCIA DE USO DE TECLADO También, con la carpeta seleccionada (es decir, tiene foco por tabulación y por clic), pulse la barra espaciadora para seleccionar o anular la selección de la casilla de verificación Incluir subcarpetas.

Seleccionar la clase

El usuario que diseñe la plantilla de búsqueda selecciona las clases de documento y carpeta donde buscar, y determina si el usuario puede ver y cambiar las clases preseleccionadas. Al seleccionar la plantilla de búsqueda, se muestran las clases preseleccionadas que se pueden ver; sin embargo, si no se han preseleccionado clases o se ocultan todas las clases preseleccionadas, la opción Clase no estará disponible.

También puede borrar las clases preseleccionadas que se pueden ver. Las clases seleccionadas restantes, incluyendo las clases ocultas, determinan las propiedades que puede utilizar para definir las condiciones de búsqueda. Dado que las propiedades se pueden definir globalmente o se puede personalizar para una o varias clases, las definiciones de propiedades pueden entrar en conflicto si se selecciona más de una clase. Si las clases seleccionadas no entran en conflicto, se utiliza la definición de propiedad de la clase. Si no se selecciona ninguna clase o si las clases seleccionadas presentan conflictos, la definición de propiedad proviene de la definición de propiedad global.

NOTA  Si la plantilla de búsqueda incluye clases ocultas, los resultados de la búsqueda pueden contener elementos de clases que no estén a la vista.

Para cambiar las clases seleccionadas

  1. Pulse Clase. La ficha Clase muestra las clases preseleccionadas; las clases especificadas como de sólo lectura por el diseñador de plantillas de búsqueda aparecen pero no se pueden modificar.
  2. Para incluir o excluir una clase, marque o borre su casilla de verificación.

Especificar condiciones de documentos y carpetas

Se pueden especificar valores para condiciones de búsquedas requeridas y modificables. Para cadenas de texto, puede realizar la selección en una lista disponible de operadores si el usuario que diseñe la búsqueda especificó el operador "is like" en el diseñador de búsquedas.

El usuario que diseñe la búsqueda especifica las propiedades que se buscarán. Además, el diseñador de búsquedas determina qué condiciones se pueden ver y modificar al especificar que cada condición es necesaria, modificable, de sólo lectura u oculta.

La página de búsqueda muestra las condiciones de búsqueda no ocultas. Las relacionadas con documentos aparecen arriba; las relacionadas con carpetas, abajo. Las condiciones se agrupan y anidan en cuadros de color para mostrar visualmente cómo se combinan las condiciones con los operadores AND y OR.

SUGERENCIA Pulse Restablecer para restaurar las condiciones a los valores originales en esta búsqueda.
SUGERENCIA DE USO DE TECLADO Algunos valores de campo se deben seleccionar en una lista mediante el botón .... (Es el botón usado para seleccionar un valor de una lista en lugar de escribirlo.) Para borrar un valor seleccionado de este modo (salvo para los campos Buscar en o Clase), desplace el foco al botón ... y pulse Supr.
CONSEJO DE LECTOR DE PANTALLA En el caso de conjuntos complejos de condiciones anidadas, lea las condiciones línea a línea.

Condiciones comunes

Cuando una propiedad se aplique tanto a documentos como a carpetas, el usuario que diseñe la búsqueda puede especificar la propiedad como común. Las condiciones comunes se muestran en las secciones de documentos y carpetas de la plantilla de búsqueda; al especificar un valor en una sección se actualiza automáticamente el valor de la propiedad correspondiente en la otra sección. Las condiciones comunes se identifican mediante sus iconos; la propiedad de documento y carpeta emparejada comparten el mismo nombre y posición relativa en la lista de condiciones de búsqueda.

Utilizar comodines

Para los valores de propiedades basadas en cadenas que usan las opciones empieza por, termina en y contiene, la búsqueda inserta automáticamente el carácter comodín (%) en la ubicación pertinente (al final, principio o ambos) al ejecutarse. Opcionalmente puede incluir caracteres comodín adicionales, si es necesario.

Búsquedas de contenido

Una búsqueda de contenidos revuelve documentos que contienen el texto que especifique en las propiedades de contenido o indexadas. Si el usuario que diseña la búsqueda ha incluido una condición basada en contenido, la búsqueda pide que se especifique el texto que se buscará.

NOTA  Si el almacén de objetos donde se buscará no está indexado para búsquedas basadas en contenido, no se mostrarán las condiciones asociadas.

Si la solicitud de la plantilla de búsqueda indica... la búsqueda busca documentos cuyo contenido coincida con...
el contenido contiene (sólo una palabra o frase) una única palabra o frase. Utilice el signo de admiración (!) para excluir la palabra o frase de los resultado de la búsqueda. Por ejemplo, la búsqueda de !música excluye todos los documentos que contengan la palabra música. Generalmente se utiliza conjuntamente con otra condición basada en contenidos. Por ejemplo, en otra condición puede escribir bajo; la exclusión de música en esta condición le permite ver documentos pertenecientes a estaturas pero excluyendo los documentos relativos a cuartetos de bajos.
el contenido contiene (todo) todo palabras o frases, en cualquier orden. Debe escribir al menos una palabra.
el contenido contiene (cualquiera) cualquier palabra o frase. Debe escribir al menos una palabra.
el contenido contiene (en proximidad) palabras o frases, en orden y unas cerca de las otras. Una búsqueda de proximidad busca todas las palabras especificadas y ordena los resultados basándose en la proximidad de las coincidencias. Debe escribir dos o más palabras o frases.
el contenido contiene (en el mismo párrafo) todo palabras o frases, en el mismo párrafo. Debe escribir dos o más palabras o frases.
el contenido contiene (en la misma frase) todo palabras o frases, en la misma oración. Debe escribir dos o más palabras o frases.
código HTML/XML <nombre de código> todas las palabras o frases contenidas en el código HTML o XML especificado. Debe escribir al menos una palabra.
el contenido coincide con la consulta VQL una consulta estructurada que utiliza el lenguaje de consultas Autonomy K2. Consulte la documentación de Autonomy K2 para obtener más información sobre las consultas estructuradas.

A continuación encontrará algunas sugerencias que le ayudarán a maximizar la eficacia de su búsqueda de contenidos.

Coincidencia exacta de una palabra o frase

Para encontrar una frase exacta, colóquela entre comillas dobles. Es muy útil para nombres propios o frases habituales. Por ejemplo, si se busca John Adams aparecerían documentos con los nombres de los presidentes de Estados Unidos John Adams y John Quincy Adams. La búsqueda de "John Adams" solamente devolvería los documentos que contengan John Adams.

Una búsqueda de contenidos no sólo busca los término de búsqueda, sino también las palabras similares a dichos términos. Por ejemplo, la búsqueda de la palabra mes devolvería los documentos que contengan las palabras mes o meses. Para excluir las variaciones de una palabra, puede encerrar la palabra entre comillas dobles.

Coincidencia de mayúsculas y minúsculas

Encierre una palabra o frase entre comillas dobles para forzar que los resultados de búsqueda distingan entre mayúsculas y minúsculas.

Buscar palabras habituales Por omisión, una búsqueda de contenidos ignora automáticamente palabras habituales, tales como el, en o y. Para buscar palabras comunes que formen parte de una frase, enciérrelas entre comillas dobles.
Utilizar caracteres comodín

Si no está seguro cómo se escribe una palabra o qué variación se utilizó en el documento que busca, puede utilizar un carácter comodín en el término de búsqueda.

  • Utilice un asterisco (*) para representar cero o más letras, números o caracteres de subrayado (_). Por ejemplo, la búsqueda de wo*d encuentra documentos que contengan wood, word, World o would.
  • Utilice un signo de interrogación (?) para indicar una letra o un número (sólo uno). Por ejemplo, si se busca ?an, se encuentran documentos con van o dan, pero no con llevan.

Seleccionar las versiones que se buscarán

El usuario que diseñe la plantilla de búsqueda especifica qué versión de un documento se buscará, y determina si el usuario puede cambiar esta opción. Al seleccionar la plantilla de búsqueda, aparece la selección de versión; sin embargo, si el usuario que diseñe la búsqueda oculta esta propiedad, la opción Versiones de documentos no estará disponible.

Para cambiar la selección de versión

  1. Haga clic en Versiones de documentos.
  2. Seleccione una de las opciones siguientes:

Trabajar con los resultados de búsquedas

El Diseñador de búsquedas especifica una o varias columnas por las que se ordenarán los resultados. Para una búsqueda en condiciones basadas en propiedades, puede volver a ordenar los resultados pulsando una cabecera de columna. Vuelva a pulsar la cabecera para invertir el orden de clasificación. Para restaurar el orden de clasificación predeterminado de los resultado de la búsqueda ordenados por más de una columna, debe volver a ejecutar la búsqueda. Si sale de la búsqueda para examinar o buscar en otro sitio, Workplace XT recuerda los criterios y resultados de búsquedas de hasta diez plantillas de búsqueda diferentes. No recuerda los resultados de las búsquedas; para volver a verlos, deberá volver a ejecutar la búsqueda.

Los resultados de una búsqueda que incluye una condición basada en contenido se muestran de un modo diferente. Tenga en cuenta que una búsqueda puede tener una condición basada en contenido que el usuario diseñador de la búsqueda haya ocultado. Puede saber si existe una condición basada en contenido porque el resultado de la búsqueda se ordena en función del grado de coincidencia con las condiciones basadas en contenido. Los documentos con una mayor puntuación se encuentran en la parte superior.

Si la búsqueda incluye una combinación de condiciones basadas en contenido y en propiedades, en la que se busca un conjunto o el otro, en primer lugar se muestran los documentos que coincidan con las condiciones de contenido, y a continuación se muestran los documentos no puntuados que coinciden con las condiciones de propiedad. Si la búsqueda incluye una combinación de condiciones basadas en contenido y en propiedades, en las que busca un conjunto y el otro, y el resultado de la búsqueda contiene 200 elementos o menos, puede volver a ordenar los resultados pulsando una cabecera de columna. Vuelva a pulsar la cabecera para invertir el orden de clasificación.

Puede seleccionar uno o varios documentos para visualizarlos o para llevar a cabo varias acciones. Para ver las acciones disponibles en la barra de herramientas o el menú emergente.