Pesquisa por propriedades (pesquisa avançada)

É possível procurar um documento ou pasta com base em seu conteúdo ou propriedades, ou em ambos. No Workplace XT, é possível executar essa pesquisa a partir da página de Pesquisa Avançada ou de qualquer pesquisa na seção Minhas Pesquisas. Além disso, é possível também exportar os resultados das pesquisas para um arquivo específico do Microsoft Excel com Comma Separated Value (CSV) e salvá-los localmente.

Em um aplicativo Office 2007 integrado, para procurar um documento com base em seu conteúdo ou propriedades, ou em ambos, o armazenamento de objeto atual no qual você está pesquisando deve ser indexado.

DICA Utilize Pesquisaa Simples no Workplace XT para pesquisar rapidamente um documento ou pasta com base em seu nome. Consulte Pesquisar por propriedades (pesquisa simples) para obter mais informações.

Selecionar onde pesquisar

Selecione o armazenador de objetos que deseja pesquisar. Opcionalmente, você pode refinar mais a pesquisa ao selecionar uma sub-pasta específica. Você pode limitar a pesquisa para a pasta selecionada ou expandir a pesquisa para incluir todas as suas sub-pastas da pasta selecionada.

No Workplace XT, se você alterna armazenamentos de objeto e estiver utilizando um leitor de tela, a lista de pastas e documentos naquele armazenamento de objeto não é lida imediatamente. Dependendo do navegador usado, pode ser necessário esperar que a lista de documentos e pasta termine de ser carregada antes que o leitor de tela possa continuar.

Escolher documentos ou pastas

É possível pesquisar documentos ou pastas selecionando a opção apropriada no Workplace XT. Adicionalmente, você pode selecionar uma classe específica de documento ou pasta. Quando você especifica uma classe, somente os itens atribuídos à classe específica são exibidos nos resultados da pesquisa. Classes, como pastas, são organizadas hierarquicamente; você pode decidir ampliar o escopo de sua pesquisa para incluir uma subclasse de uma classe em seus resultados de pesquisa. Por exemplo, é possível ter uma classe denominada Claims, com subclasses de Medical e Auto. É possível decidir pesquisar somente por documentos cuja classe é Claims ou por Claims e todas as suas subclasses.

Especificar testo de pesquisa

Digite uma ou mais palavras (as palavras ou frases que melhor descrevem as informações que você deseja localizar) no campo de Palavras (Workplace XT) ou no campo Documento contém (Application Integration BCS) e clique em Pesquisar. É possível procurar palavras ou frases específicas em um documento ou em propriedades de cadeia que foram configurados para indexação de texto completo.

Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a maximizar a eficácia de sua pesquisa.

Coincidir uma palavra ou frase exata

Se você deseja coincidir uma frase exata, coloque a frase entre aspas duplas. Em um aplicativo Office 2007 integrado, clique em Opções e selecione Corresponder Frase Exata. Corresponder uma frase exata é especialmente útil para nomes próprios ou frases comuns. Por exemplo, a pesquisa por John Adams retornaria documentos que contêm os presidentes dos EUA John Adams e John Quincy Adams. A pesquisa por "John Adams" retornará apenas os documentos que contêm John Adams.

Termos de pesquisa e palavras que são semelhantes a esses termos também são localizados. Por exemplo, a pesquisa pela palavra mês retornará documentos que contêm as palavras mês ou meses.

Para excluir as variações de uma palavra única, coloque a palavra entre aspas duplas; para excluir as variações de todos seus termos de pesquisa, é possível selecionar a opção de pesquisa Coincidir palavras exatas.

Coincidir maiúscula e minúscula

Quando você exclui variações de palavras especificando a opção de pesquisa Corresponder Palavras Exatas, também é possível escolher corresponder maiúsculas e minúsculas selecionando a opção de pesquisa Corresponder Maiúsculas e Minúsculas (Workplace XT) ou Distinção entre Maiúsculas e Minúsculas (Application Integration BCS).

Observe que colocar uma palavra-chave com letras maiúsculas entre aspas duplas não força que os resultados da pesquisa coincidam maiúsculas e minúsculas.

Pesquisar por palavras comuns

É comum configurar uma pesquisa para ignorar palavras comuns como o/a, em ou e. Para pesquisar por palavras comuns como parte da frase, coloque-as entre aspas.

Usar caracteres curinga

Se você não tem certeza da ortografia ou outra variação usada no documento em que está pesquisando, poderá usar uma caractere curinga em seu termo de pesquisa.

  • Use um asterisco (*) para representar zero ou mais letras, números ou caracteres sublinhados ( _ ). Por exemplo, a pesquisa por wo*d localiza documentos que contêm wood, word, World ou would.
  • Use um ponto de interrogação (?) para atender uma (e somente uma) letra ou número. Por exemplo, a pesquisa por ?an localiza documentos que contêm ran ou can, mas não span.

Pesquisar por qualquer ou todas as palavras-chave

Você pode pesquisar por qualquer ou todas as palavras ou frases que digitar. Por exemplo, se você pesquisar FileNet P8 e escolher Qualquer, a pesquisa retorna documentos que contêm FileNet ou P8. Se você escolher Tudo, a pesquisa retorna apenas os documentos que contêm ambas as palavras.

Pesquisar por palavras-chave com base na proximidade

Você pode pesquisar por palavras-chave com base na proximidade de uma com a outra. (Quando você escolhe esta opção, a pesquisa automaticamente procura por todas as palavras-chave). Você pode especificar o grau de proximidade das palavras-chave para que resulte em uma coincidência. Se você não especificar um intervalo (ou se inserir 0), a pesquisa será semelhante a pesquisar todas as palavras-chave; somente a classificação dos resultados será diferente.

Por exemplo, para pesquisar documentos relativos ao FileNet P8 Platform, seria possível digitar FileNet P8 Platform e pesquisar todas as palavras. Isto poderá retornar documentos que discutem outros produtos FileNet ou documentos que discutem outras plataformas. Ao selecionar Próxima ao invés de Todas, é possível assegurar que a pesquisa retorne documentos contendo plataforma somente quando encontrada próxima a FileNet e P8.

Você pode limitar ou expandir sua pesquisa ao selecionar quais versões do documento devem ser pesquisadas. Por padrão, a pesquisa procura pela versão mais atual do documento, que poderia ser uma versão secundária. Se você seleciona Liberado, a pesquisa procura somente pela versão principal mais recente. Se você selecionar Todas, a pesquisa retornará todas as versões de um documento.

NOTA  A pesquisa de palavra-chave no Workplace XT não suporta consultas VQL (consultas que utilizam a linguagem de consulta Autonomy K2). Para fazer uma consulta de VQL, é necessário usar um modelo de pesquisa ou uma pesquisa armazenada.

Adicionar condições de pesquisa

Você pode selecionar uma ou mais propriedades para serem usadas como condições para sua pesquisa. As propriedades e as listas de escolha associadas disponíveis são as que estão associadas com a classe de documento ou pasta que você seleciona. As propriedades que estão ocultadas ou não pesquisáveis não estão incluídas. Se você decidir incluir estas subclasses, as propriedades e as listas de escolha de todas as subclasses também estarão disponíveis. Se você especificar condições e a seguir subsequentemente alterar a classe do documento ou pasta, as propriedades ou os valores que não são válidos para a nova classe serão automaticamente descartados da lista de condições.

Ao adicionar condições em sua pesquisa, você precisa escolher se os objetos encontrados precisam coincidir com todas ou quaisquer das condições.

Use as seguintes dicas básicas para ajudar você ao adicionar condições em sua pesquisa.

Adicionar e remover condições

Use os ícones + e - para adicionar ou remover condições. Clicar em + adiciona uma nova condição diretamente abaixo da condição atualmente selecionada.
DICA DE TECLADO Alguns valores de campo no Workplace XT devem ser selecionados a partir de uma lista utilizando-se o botão .... (Trata-se do botão usado para selecionar um valor em uma lista, em vez de digitar tal valor.)Para limpar um valor selecionado desta forma (exceto nos campos Pesquisar em ou Classe), mova o foco para o botão ... e pressione Delete.

Usar Caracteres Curinga

É possível usar caracteres curinga para valores de propriedades com base em sequência ao usar os operadores inicia com, termina com e contém .

Gerenciando a Exibição da Coluna

As colunas exibidas nos resultados da pesquisa são uma combinação de propriedades usadas em suas condições de pesquisa e as propriedades especificadas nas preferências do site para o armazenador de objeto selecionado. Você pode exibir propriedades adicionais nos resultados da pesquisa ao adicionar uma propriedade como uma condição e deixando o valor em branco. A partir de um aplicativo Office 2007 integrado, clique em Selecionar Colunas e a partir de uma lista, escolha nomes de colunas que deseja incluir ou remover dos resultados da pesquisa.

Definir a ordem de classificação

No Workplace XT e antes de pesquisar, é possível selecionar uma propriedade pela qual classificar os resultados da pesquisa. Você pode classificar na ordem ascendente ou descendente. A seleção de uma outra propriedade para automaticamente classificar, limpa a classificação da propriedade anteriormente classificada.

Em um aplicativo Office 2007 integrado, é possível classificar a ordem dos resultados da pesquisa.

NOTA  Se a pesquisa incluir uma palavra-chave, não é possível selecionar uma propriedade para classificação; em vez disso, os resultados da pesquisa são automaticamente classificados utilizando um sistema de pontuação com base na relevância. Os itens mais relevantes aparecem no topo dos resultados da pesquisa.

Pesquisar por múltiplos valores

Se você deseja pesquisar por mais de um valor para a mesma propriedade, precisa listar a propriedade múltiplas vezes como uma condição, uma vez para cada valor que deseja pesquisar. Por exemplo, é possível ter uma propriedade de valores múltiplos chamada Breeds. Para pesquisar Collie ou Poodle, selecione um critério semelhante a este:

Encontrar itens onde quaisquer das seguintes condições são atendidas:
Breeds = CollieĀ 
Breeds = Poodle

Listas de escolhas filtradas

Algumas listas de escolhas de propriedade permitem filtrar as escolhas baseadas nas entradas do usuário. A lista de escolhas exibe todas as escolhas que iniciam com o texto digitado pelo usuário. Além disso, você pode utilizar um asterisco (*) como caractere curinga. Por exemplo, digitando-se *Cla é possível encontrar classes chamadas Auto Claims e Claim Processing. (Existe sempre um asterisco subentendido no final do texto digitado.)

DICA Digite "*" para exibir a lista por inteiro.

Incluir Informações de Resumo

No Workplace XT, é possível escolher incluir informações de resumo para cada documento e visualizá-las nos resultados da pesquisa.

Selecionar opções adicionais de pesquisa

Você pode limitar ou expandir sua pesquisa ao selecionar uma ou mais opções de pesquisa. As opções de pesquisa têm base nas propriedades de uso comum ao pesquisar por documentos ou pastas.

As opções são atalhos para os critérios comuns selecionados, como a propriedade ("Criado por mim") ou a data de modificação ("Incluído no último mês"), ou tipos de documento, como documentos PDF. A seleção de uma ou mais opções limita os resultados da pesquisa.

Por padrão, a pesquisa procura pela versão mais atual do documento, que poderia ser uma versão secundária. Se você seleciona Liberado, a pesquisa procura somente pela versão principal mais recente. Se você selecionar Todas, a pesquisa retornará todas as versões de um documento.

Salvar configurações de pesquisa

Se você pesquisa com frequencia determinadas propriedades ou valores, pode salvá-los como seus padrões de pesquisa em Minhas Pesquisas (Workplace XT) ou em Pesquisas Salvas (Application Integration BCS).

O que você pode fazer com os resultados da pesquisa?

Você pode classificar os resultados ao clicar em um cabeçalho de coluna. Clique novamente no cabeçalho para reverter a ordem de classificação. Não é possível classificar nas seguintes condições:

É possível selecionar um ou mais documentos para visualizar ou executar várias ações no Workplace XT ou ações em um aplicativo Office 2007 integrado. É possível visualizar as ações disponíveis na barra de ferramentas, barra do Ribbon ou no menu pop-up.

No Workplace XT, é possível visualizar uma descrição resumo sobre cada resultado da pesquisa. Você deve selecionar a condição específica para mostrar um resumo para ver a descrição.