Vous pouvez sélectionner et ajouter un ou plusieurs documents à une librairie. Vous pouvez utiliser une action d'ajout ou faire glisser les documents à l'emplacement Déposer ici. Utilisez les actions Ajouter un document ou Ajouter un document (options avancées) pour ajouter un document à la fois. Faites glisser un ou plusieurs documents pour ajouter plusieurs documents à la fois.
Vous pouvez également ajouter des documents directement à partir d'une application intégrée Microsoft Outlook ou Microsoft Office utilisant Application Integration BCS. Le processus d'ajout permet de définir les documents à ajouter à une librairie. Il attribut également des propriétés qui définissent les informations sur le document.
Pour rationaliser le processus d'ajout de documents, l'administrateur peut concevoir un modèle d'entrée qui fournit des informations par défaut. Par exemple, vous pouvez utiliser un modèle d'entrée pour automatiquement attribuer la classe de document et d'autres propriétés de document. Un modèle d'entrée peut être associé à un dossier spécifique. Lorsque vous ajoutez un objet à un dossier ayant un modèle d'entrée associé, le modèle d'entrée est utilisé à la place de l'assistant standard. Lorsque plusieurs modèles d'entrée sont associés au dossier, vous pouvez sélectionner le modèle d'entrée souhaité. Pour plus d'informations sur les modèles d'entrée, voir Utilisation des modèles d'entrée. Pour plus d'informations sur l'association de modèles d'entrée ayant un dossier, voir Association de modèles d'entrée à des dossiers.
Si vous ajoutez plusieurs documents à un dossier auquel un ou plusieurs modèles d'entrée sont attribués, Workplace XT vous permet d'utiliser vos document sélectionnés avant de les ajouter à une librairie. Par exemple, vous pouvez retirer des documents spécifiques avant d'ajouter vos documents.
Une fois que vous avez ajouté un document à une librairie, vous pouvez gérer votre document à l'aide des actions disponibles sur la barre d'outils ou à partir du bouton Actions. Par exemple, vous pouvez emprunter le document dans une librairie, le modifier puis le restituer dans la librairie. Vous pouvez également supprimer automatiquement la copie locale du document que vous ajoutez lorsque votre document est suivi.
Votre administrateur de site détermine les actions disponibles pour la création de documents en définissant la préférence de site de création d'affichage de page. En fonction du paramètre de préférence de site, deux ensembles d'options sont disponibles (Ajouter un document et Ajouter un document (options avancées), et Ouvrir et Ouvrir (options avancées)) ou un seul ensemble d'options (Ajouter un document et Ouvrir). Les actions avancées, si elles sont disponibles, apparaissent sous l'option Actions supplémentaires dans la barre d'outils ou le menu contextuel.
Pour démarrer le processus d'ajout, procédez comme suit :
Vous pouvez ajouter les documents enregistrés localement sur votre ordinateur ou un document extérieur à votre environnement, par exemple une page Web, en indiquant un chemin. Si le chemin entré mène à un document qui n'existe pas, un document sans contenu est ajouté. Vous pouvez également ajouter un élément externe ne pouvant pas être stocké sur support informatique mais pouvant être représenté et suivi par un ensemble de propriétés (par exemple un ensemble de cassettes vidéo de formation).
CONSEIL DE LECTURE D'ECRAN Lorsque vous sélectionnez un autre type dans la liste Type, les options de la page sont modifiées.
Supprimer le fichier local s'affiche lorsque votre document est suivi. Sélectionnez cette option si vous souhaitez que la copie locale du document que vous restituez soit supprimée de votre poste de travail une fois votre procédure d'ajout terminée. Sauvegardez et fermez la copie locale avant de terminer la suppression. Votre administrateur de site détermine si vous pouvez remplacer le paramètre par défaut pour cette option.
Il peut exister des instances dans lesquelles un fichier est supprimé alors qu'il est toujours ouvert. Cette situation peut survenir une fois que vous avez indiqué que vous souhaitez que le fichier local soit supprimé.
REMARQUE Vous sélectionnez un document avant de l'ajouter à une librairie à partir d'une application Office intégrée utilisant Application Integration BCS ou Application Integration.
Vous pouvez ajouter un document à un dossier ayant plusieurs modèles d'entrée associés. Vous devez ensuite sélectionner le modèle d'entrée à utiliser dans la zone Modèle d'entrée. Si vous ajoutez plusieurs documents en même temps, vous ne sélectionnez pas de modèle d'entrée. A la place, les documents sont regroupés par catégorie de type de fichier et vous pouvez choisir les documents à ajouter.
Les propriétés définissent les informations sur le document que vous ajoutez, telles son emplacement dans une librairie et les valeurs de classe et de propriété attribuées au document. Si vous ajoutez un document à l'aide d'un modèle d'entrée, certaines ou toutes les propriétés peuvent être prédéfinies pour vous. Vous pouvez ajouter des documents à un document spécifique ou directement à une librairie en fonction de la définition de la préférence de site Nécessite la sélection d'un dossier. La classe de document contrôle les propriétés attribuées au document. Pour plus d'informations, voir Utilisation de propriétés.
REMARQUES
Vous avez la possibilité de faire en sorte que le document ajouté soit le document parent d'un document composite. De plus, vous pouvez associer des documents enfant au document parent. L'option de document composite n'est pas disponible si vous ajoutez le document à l'aide de la méthode de déplacement ou de l'action Ajouter un document lorsque l'action Ajouter un document (options avancées) est également disponible.
Par défaut, le document est ajouté en tant que version principale. Une version principale est généralement disponible pour tous les utilisateurs.
Vous pouvez également modifier les droits d'accès de sécurité pour le document ajouté en développant la section de sécurité. Cette option n'est pas disponible si vous ajoutez un document à l'aide de l'action Ajouter un document lorsque l'action Ajouter un document (options avancées) est également disponible. A la place, le document reçoit les droits d'accès de sécurité par défaut associés à sa classe de document.
Si Records Manager est installé, vous pouvez ajouter des documents classés à une librairie d'enregistrements en sélectionnant une classe de document. Mettez à jour les valeurs de classement.
Lorsque vous faites glisser des documents et que vous annulez ensuite le processus une fois le téléchargement des documents commencé, seuls les documents créés avant l'annulation sont ajoutés à la librairie.