使用搜尋範本

使用搜尋設計程式建立的搜尋範本,包含找到文件和資料夾所需的部分搜尋標準。本主題描述了在執行搜尋前新增資訊的方式。

選擇搜尋位置

設計搜尋範本的使用者會選擇要搜尋的物件儲存庫,並視需要選擇特定的資料夾,以及決定您是否可以查看已選擇的資料夾。選擇搜尋範本時,「資料夾」區段中會顯示可檢視的預先選擇的資料夾;然而,如果隱藏了所有資料夾,則「資料夾」區段不可用。您可以向清單中新增資料夾或從清單中移除資料夾。對於每個資料夾,您都可以將搜尋範圍限制為所選資料夾,也可以將其擴展為包括所選資料夾的所有子資料夾。

附註   如果搜尋範本包括隱藏的資料夾,則您的搜尋結果可能會包含位於那些未顯示的資料夾中的項目。

變更所選資料夾的步驟

  1. 按一下「選擇範圍」。在開啟的選擇視窗中,頂部區域包含資料夾樹狀視圖,您可以在其中導覽至您要搜尋的資料夾。底部區域會包含所選資料夾。
    鍵盤提示使用 Ctrl + Shift + 下移鍵Ctrl + Shift + 上移鍵,可以在這些區域以及各種選項與按鈕間,分別往前和往後移動。
  2. 如果要新增資料夾,請在資料夾樹狀檢視中導覽至所需的資料夾,然後按一下「新增」。(在此環境中,您的「最愛」資料夾僅顯示那些存在於為此搜尋指定的物件儲存庫上的資料夾。)選擇您所需的所有資料夾。
    提示按一下「顯示路徑」可顯示至每個所選資料夾的路徑。
    鍵盤提示如果尚未選擇資料夾(即,已經 Tab 焦點,但並未按一下焦點),則按 Enter 鍵以選擇或展開資料夾。再次按 Enter 鍵以新增資料夾。
  3. 如果要移除資料夾,請在所選清單中將其選擇,然後按一下「移除」。如果沒有隱藏的資料夾,則移除所有資料夾會將搜尋範圍擴展為整個物件儲存庫。
    鍵盤提示選擇資料夾(即,它具有按一下焦點和 Tab 焦點)後,按 Delete 鍵可移除資料夾。
  4. 依預設,子資料夾會包括在搜尋範圍內。如果要變更特定資料夾的此項設定,請在所選清單中選擇該資料夾,然後清除「包括子資料夾」核取方塊。
    鍵盤提示另外,選擇資料夾(即,它具有按一下焦點和 Tab 焦點)後,按空白鍵可選擇或清除「包括子資料夾」核取方塊。

選擇類別

設計搜尋範本的使用者會選擇要搜尋的文件類別和資料夾類別,並決定您是否可以檢視和變更預先選擇的類別。選擇搜尋範本時,會顯示可檢視的預先選擇的類別;然而,如果尚未預先選擇任何類別或隱藏了所有預先選擇的類別,則「類別」選項不可用。

您可以選擇清除可檢視的預先選擇的類別。剩下的已選取類別,包含所有隱藏類別,會判定可用來設定搜尋條件的屬性。因為可以廣域地定義屬性,或者可以為一或多個類別自訂屬性,因此,如果選取了多個類別,便可能發生屬性定義相衝突的情況。如果已選取的類別沒有衝突,便會使用類別的屬性定義。如果未選擇任何類別,或是選擇的類別結果發生衝突,則屬性定義會來自於全局屬性定義。

附註  若搜尋範本包含隱藏的類別,則您的搜尋結果可能會包含符合非顯示類別的項目。

變更所選類別的步驟

  1. 按一下「類別」。「類別」索引標籤會顯示預先選擇的類別;會顯示由搜尋範本設計程式指定為唯讀的類別,但無法對其進行修改。
  2. 如果要併入或排除類別,請選取或清除其勾選框。

指定文件和資料夾條件

您可以為必填和可編輯搜尋條件輸入值。對於文字字串,如果設計搜尋的使用者在搜尋設計程式中指定了「is like」運算子,則您可以從可用的運算子清單中進行選擇。

設計搜尋的使用者會指定搜尋的屬性。此外,透過指定每個條件為必填、可編輯、唯讀或隱藏(其中之一),搜尋設計程式會決定您可以查看和修改的條件。

搜尋頁面會顯示非隱藏搜尋條件。文件相關的條件會顯示在頂部,資料夾相關的條件會顯示在底部。以彩色方塊的形式對條件進行巢狀分組,以便直觀顯示使用 ANDOR 運算子組合條件的方式。

提示按一下「重設」可將所有條件還原為包含在此搜尋中的原始值。
鍵盤提示部分欄位值必須使用「...」按鈕從清單中選擇。(這是用於從清單選擇值的按鈕,與輸入值相對。)如果要清除以此方式選擇的值(除了「搜尋」或「類別」欄位),請將焦點移至「...」按鈕,然後按 Delete 鍵。
螢幕讀取器提示對於一組複雜的巢套條件,您必須逐行閱讀這些條件。

一般條件

當屬性同時適用於文件和資料夾時,設計搜尋的使用者可以將其指定為一般屬性。一般條件會同時顯示在搜尋範本的文件和資料夾區段中;在一個區段中指定值會自動更新另一個區段中相應屬性的值。共用條件會以其圖示進行識別;配對的文件和資料夾屬性會共用相同的名稱以及搜尋條件清單中的相對位置。

使用萬用字元

對於使用 starts withends withcontains 選項的字串型屬性值,在執行搜尋時,搜尋作業會在適當的位置(結尾處及/或開頭處)自動插入萬用字元 (%)。 您可以視需要,選擇包含其他萬用字元。

內容搜尋

內容搜尋會傳回文件,其中內含您在其內容或已建立索引之屬性中所指定的文字。如果設計搜尋的使用者已將基於內容的條件包括在內,則搜尋會提示您輸入要搜尋的文字。

附註  如果要進行搜尋的物件儲存庫未針對內容型搜尋建立索引,則不會顯示相關聯的條件。

如果搜尋範本提示顯示... 搜尋會尋找含有相符內容的文件...
內容包含(僅限單字或片語) 單字或片語。使用驚嘆號 (!) 從搜尋結果中排除該單字或片語。例如,搜尋 !music 會排除含有 music 單字的所有文件。一般而言,此項會與其他內容型條件一起使用。例如,在其他條件中您可能輸入 bass;在此條件中排除 music 可讓您看到與海釣相關的文件,但會排除有關低音四重奏的文件。
內容包含(全部) 所有單字或片語,以任何順序排序皆可。您至少必須輸入一個單字。
內容包含(任何) 任何單字或片語。您至少必須輸入一個單字。
內容包含(相似) 單字或片語,依照順序及彼此附近。近似性搜尋會尋找您指定的所有單字,並根據相符項的近似性排列結果。您必須輸入兩個以上的單字或片語。
內容包含(在同一段落中) 所有單字或片語,位於同一段落中。您必須輸入兩個以上的單字或片語。
內容包含(在同一句子中) 所有單字或片語,位於同一句子中。您必須輸入兩個以上的單字或片語。
HTML/XML 標籤 <標籤名稱> 內含在指定 HTML 或 XML 標籤中的所有單字或片語。您至少必須輸入一個單字。
內容符合 VQL 查詢 使用 Autonomy K2 查詢語言的結構化查詢。請參閱 Autonomy K2 文件,以取得有關結構化查詢的進一步相關資訊。

下列有一些提示,可協助您達到內容搜尋的最大效率。

與單字或片語完全相符

如果要與片語完全相符,請將其包含在雙引號中。這對正確的名稱或常用片語十分有用。例如,搜尋 John Adams 會傳回包含美國總統 John AdamsJohn Quincy Adams 的文件。搜尋 "John Adams" 只會傳回那些包含 John Adams 的文件。

內容搜尋不只會尋找您的搜尋詞彙,也會搜尋類似那些詞彙的單字。例如,搜尋單字 month 會傳回內含單字 monthmonths 的文件。如果要除排單字的變化,可以用雙引號括住該單字。

大小寫相符

用雙引號括住單字或片語,以強迫搜尋結果符合大小寫。

搜尋一般單字 依預設,內容搜尋會自動忽略諸如 theinand 等一般單字。如果要搜尋一般單字作為詞組的一部分,請用雙引號括住。
使用萬用字元

如果您不確定要搜尋的文件中所使用的拼寫或其他變化,則您可以在搜尋詞彙中使用萬用字元。

  • 使用星號 (*) 代表零個或多個字母、數字或底線 (_) 字元。例如,搜尋 wo*d 會找到包含 woodwordWorldwould 的文件。
  • 使用問號 (?) 代表一個(且僅一個)字母或數字。例如,搜尋 ?an 會找到包含 rancan 的文件,但不會找到包含 span 的文件。

選擇要搜尋的版本

設計搜尋範本的使用者會指定要搜尋的文件版本,並決定您是否可以變更此選項。選擇搜尋範本時,會顯示版本選擇;然而,如果設計搜尋的使用者已隱藏此屬性,則「文件版本」選項不可用。

變更版本選擇的步驟

  1. 按一下「文件版本」。
  2. 選取下列其中一個選項:

使用搜尋結果

搜尋設計程程式會指定一或多個直欄,以依序排序結果。對於屬性型條件的搜尋,您可以藉由按一下直欄標頭,來重新排序結果。再按一下標頭會以相反的順序來排序。如果要還原由多個直欄所排序之搜尋結果的預設排序,您必須重新執行搜尋。如果您保留要瀏覽的搜尋或其他位置的搜尋,則 Workplace XT 最多可記住您的十個不同搜尋範本的搜尋標準。但不會記住您的搜尋結果;如果要重新顯示結果,您必須重新執行搜尋。

包含內容型條件的搜尋所產生的搜尋結果,會以不同方式顯示。請注意,搜尋可以有由設計該搜尋之使用者所隱藏的內容型條件。您可以識別是否有內容型條件存在,因為搜尋結果會根據其符合內容型條件的程度來進行分級。等級最高的文件會排列在最上面。

如果搜尋包含內容型和屬性型條件的組合,該搜尋會尋找其中一組另外一組,且會先顯示符合內容條件的文件,然後再接著顯示符合屬性條件的未分級文件。如果搜尋包含內容型和屬性型條件的組合,且該搜尋會尋找其中一組另外一組,則搜尋結果會包含 200 個或以下的項目,按一下直欄標頭,即可重新排序結果。再按一下標頭會以相反的順序來排序。

您可以選取一或多份文件,以檢視或執行各種動作。您可以檢視工具列或蹦現功能表所提供的動作。