Vous pouvez rechercher des mots ou des expressions spécifiques dans un document ou dans des propriétés de chaîne qui ont été configurées pour une indexation plein texte. Les documents correspondants classés en fonction de leur pertinence par rapport aux mots clés entrés s'affichent. Cette dernière est évaluée dans la colonne Indice de pertinence qui attribue un classement entre 0 et 1. Un indice de pertinence plus élevé indique le résultat d'une concordance étroite avec le texte recherché.
Sélectionnez l'emplacement dans lequel effectuer la recherche. La recherche affiche la librairie par défaut définie par votre administrateur.
Entrez un ou deux mots (les mots ou expressions qui décrivent le mieux les informations que vous souhaitez trouver) dans la zone Keywords ( Workplace XT) ou dans la zone Le document contient (Application Integration BCS) et cliquez sur Rechercher.
Vous trouverez ci-dessous des conseils vous permettant d'optimiser votre recherche.
Concordance exacte avec un mot ou une expression |
Pour trouver une expression précise, placez-la entre des guillemets doubles. Dans une application Office 2007 intégrée, cliquez sur Options et sélectionnez Expression exacte. Cette option est particulièrement utile pour les noms propres ou les expressions communes. Par exemple, en recherchant John Adams vous obtenez les documents contenant les présidents américains John Adams et John Quincy Adams. La recherche de "John Adams" renvoie uniquement les documents contenant John Adams. Les termes et expressions de recherche similaires à ces expressions sont également trouvés. Par exemple, la recherche du mot année renvoie les mots année ou années. Pour exclure les variations d'un mot, vous pouvez placer le mot entre guillemets, pour exclure les variations d'un mot de tous les termes de recherche, vous pouvez sélectionner l'option de recherche Respecter exactement les mots. |
Respect de la casse |
Lorsque vous excluez des variations de mot en spécifiant l'option de recherche Respecter exactement les mots, vous pouvez également choisir de respecter la casse en sélectionnant l'option de recherche Respecter la casse ( Workplace XT) ou Respecter la casse (Application Integration BCS). Lorsqu'un mot clé en majuscules est placé entre guillemets, les résultats de la recherche ne respectent pas la casse. |
Recherche des mots communs |
Il est fréquent de configurer une recherche de telle sorte qu'elle ignore les mots communs, tels le, dans ou et. Pour rechercher des mots communs comme partie d'une expression, placez-les entre guillemets. |
Utilisation de caractères génériques |
Si vous n'êtes pas sûr de l'orthographe ou des variantes utilisées dans le document, vous pouvez insérer un caractères générique dans le texte à rechercher.
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Recherche d'un ou de tous les mots clés |
Vous pouvez rechercher des correspondances pour les mots ou les expressions saisis. Par exemple, si vous recherchez FileNet P8 et que vous sélectionnez Tout élément, la recherche renvoie les documents contenant FileNet ou P8. Si vous choisissez Tous, la recherche renvoie uniquement les documents contenant les deux mots. |
Recherche de mots clés en fonction de la proximité |
Vous pouvez rechercher des mots clés en fonction de leur proximité. (Lorsque vous choisissez cette option, tous les mots clés sont automatiquement recherchés.) Vous pouvez spécifier la proximité des mots clés à renvoyer dans les résultats d'une recherche. Si vous n'indiquez pas de plage (ou si vous entrez 0), la recherche est similaire à la recherche de tous les mots clés. Seul le classement des résultats de la recherche est différent. Par exemple, pour rechercher des documents relatifs à FileNet P8 Platform, vous pouvez entrer FileNet P8 Platform et rechercher tous les mots. Cette recherche peut renvoyer les documents présentant d'autres produits FileNet ou des documents présentant d'autres plateformes. En sélectionnant Proche et non Tous, la recherche renvoie des documents contenant platform uniquement lorsque ce terme se trouve à proximité de FileNet et de P8. |
Vous pouvez ensuite limiter ou restreindre la recherche en sélectionnant les versions de document dans lesquelles effectuer la recherche. Par défaut, la recherche s'oriente vers la dernière version d'un document, qui peut être une version secondaire. Si vous sélectionnez Publiée, la recherche s'oriente uniquement vers la version principale la plus courante. Si vous sélectionnez Toutes, la recherche examine toutes les versions d'un document.
REMARQUE La recherche de mots clés dans Workplace XT ne prend pas en charge les requêtes VQL (requêtes utilisant le langage de requête Autonomy K2). Pour effectuer une requête VQL, vous devez utiliser un modèle de recherche ou une recherche enregistrée.
Vous pouvez sélectionner une ou plusieurs propriétés à utiliser en tant que conditions pour votre recherche. Lors de l'ajout de conditions à votre recherche, vous devez choisir si les objets trouvés doivent correspondre à une ou à toutes les conditions.
Si vous recherchez souvent certaines propriétés ou valeurs, vous pouvez les enregistrer en tant que recherches par défaut ou sous la forme d'une recherche nommée dans Recherches enregistrées.
Les résultats de la recherche sont automatiquement triés à l'aide d'un système d'évaluation de données s'appuyant sur la pertinence. Les éléments les plus pertinents s'affichent dans la partie supérieure des résultats de la recherche. Si les résultats de la recherche contiennent au maximum 200 éléments, vous pouvez trier à nouveau les résultats en cliquant sur un en-tête de colonne. Cliquez sur l'en-tête à nouveau pour inverser l'ordre de tri.
Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs documents à afficher. Vous pouvez également exécuter pour ces documents diverses actions dans Workplace XT ou des actions dans une application Office 2007 intégrée. Vous pouvez afficher les actions disponibles sur la barre d'outils, sur la barre Ribbon ou dans le menu contextuel.
Dans une application Office 2007 intégrée, cliquez sur Sélectionner les colonnes et sélectionnez les colonnes à ajouter ou à retirer des résultats de la recherche. Pour Workplace XT, si vous avez sélectionné la condition spécifique pour afficher un récapitulatif, vous pouvez afficher une description récapitulative de chaque résultat de recherche.