1 つ以上のドキュメントを選択して、オブジェクト・ストアに追加できます。追加するには、追加アクションを使用するか、「ファイルを追加するにはここにドラッグ」にドキュメントをドラッグします。一度に 1 つのドキュメントを追加する場合は、「ドキュメントの追加」または「詳細 - ドキュメントの追加」アクションを使用します。一度に複数のドキュメントを追加する場合は、1 つ以上のドキュメントをドラッグします。
ドキュメントの追加は、Application Integration BCS を使用して統合された Microsoft® Outlook または Microsoft® Office アプリケーションから直接行うこともできます。追加プロセスでは、オブジェクト・ストアに追加するドキュメントを指定できます。また、ドキュメントに関する情報を定義するプロパティーも割り当てられます。
新しいドキュメントの追加プロセスを円滑にするために、ユーザーや管理者は、デフォルトの情報を提供するエントリー・テンプレートを設計できます。たとえば、ドキュメントのクラスおよび他のドキュメント・プロパティーを自動的にアサインする エントリー・テンプレートを使うこともできます。エントリー・テンプレートは、特定のフォルダーに関連付けることができます。エントリー・テンプレートが関連付けられたフォルダーにオブジェクトを追加すると、標準のウィザードではなく、エントリー・テンプレートが自動的に使用されます。複数のエントリー・テンプレートがフォルダーに関連付けられている場合、使用するエントリー・テンプレートを選択することができます。エントリー・テンプレートの詳細については、「エントリー・テンプレートに関する作業」を参照してください。エントリー・テンプレートをフォルダーに関連付ける方法の詳細については、「エントリー・テンプレートのフォルダーへの関連付け」を参照してください。
1 つ以上のエントリー・テンプレートが関連付けられているフォルダーに複数のドキュメントを追加する場合、Workplace XT では、ドキュメントをオブジェクト・ストアに追加する前に、選択したドキュメントで作業できます。例えば、ドキュメントを追加する前に、特定のドキュメントを除去できます。
オブジェクト・ストアにドキュメントを追加した後、ツールバーまたは「アクション」ボタンからアクセスできるアクションを使用してドキュメントを管理できます。たとえば、ドキュメントをオブジェクト・ストアからチェックアウトして、オブジェクト・ストアにチェックインし直すことができます。ドキュメントが追跡されている場合、追加中のドキュメントのローカル・コピーを自動的に削除することもできます。
「ページ表示のオーサリング」サイト設定 を設定してドキュメントをオーサリングする場合に使用できるアクションはサイト管理者が決定します。サイト設定の設定によって異なりますが、2 つのオプション (「ドキュメントの追加」および「詳細 - ドキュメントの追加」、および「開く」および「高度な開く」) または 1 つのみ (「ドキュメントの追加」および「開く」) を使用できます。詳細および高度なアクションが使用できる場合は、ツールバーまたはポップアップ・メニューの「より多くのアクション」オプションに表示されます。
ローカル・マシンに保管されているドキュメントを追加するか、または パスを指定して Web ページなど システム環境の外部に存在するドキュメントを追加します。入力したパスで参照するドキュメントが存在しない場合、コンテンツのないドキュメントが追加されます。電子的に格納できないがプロパティーの集合として表示され追跡できる外部アイテムを追加することもできます。トレーニング DVD のセットなどはこの類のドキュメントの例です。
スクリーン・リーダー・ヒント「タイプ」リストから他のタイプを選択すると、ページ上のオプションが変わります。
ドキュメントが追跡されている場合、「ローカル・ファイルの削除 (Delete Local File)」が表示されます。このオプションは、追加処理の完了後に、チェックイン中のドキュメントのローカル・コピーをワークステーションから削除する場合に選択します。ローカル・コピーを保存して閉じてから、削除を行います。このオプションのデフォルト設定を上書きできるかどうかは、サイト管理者によって決定されます。
ファイルを開いている間に、そのファイルが削除される場合があります。この現象は、ローカル・ファイルの削除を指定した後に発生することがあります。
注 Application Integration BCS または Application Integration を使用して統合した Office アプリケーションで、ドキュメントをオブジェクト・ストアに追加する場合、事前にそのドキュメントを選択します。
複数のエントリー・テンプレートが関連付けられているフォルダーにドキュメントを追加することができます。その場合、使用するエントリー・テンプレートを「エントリー・テンプレート」リストから選択する必要があります。同時に複数のドキュメントを追加する場合、エントリー・テンプレートは選択しません。代わりに、ドキュメントはファイル・タイプ・カテゴリーごとにグループ化されるため、追加するドキュメントを選択できます。
プロパティーは、追加するドキュメントに関する情報を定義します。たとえば、オブジェクト・ストア内の位置や、ドキュメントに割り当てられているクラスとプロパティー値などです。エントリー・テンプレートを使用してドキュメントを追加する場合、いくつかまたはすべてのプロパティーが事前に定義されている場合があります。ドキュメントは、「フォルダー選択が必要」サイト設定に基づき、特定のフォルダーまたは直接オブジェクト・ストアに追加できます。ドキュメントのクラスは、ドキュメントに割り当てられたプロパティーを制御します。詳細については、「プロパティーに関する作業」を参照してください。
注
また、追加されたドキュメントを複合ドキュメントの親ドキュメントにすることもできます。さらに、子ドキュメントを親ドキュメントに関連付けることもできます。ただし、ドラッグを使用してドキュメントを追加中の場合、複合ドキュメント・オプションは使用できません。また、「詳細 - ドキュメントの追加」アクションが使用可能な場合に「ドキュメントの追加」アクションを使用してドキュメントを追加する場合も複合ドキュメント・オプションは使用できません。
デフォルトでは、ドキュメントはメジャー バージョンとして追加されます。メジャー・バージョンは、通常すべてのユーザーに利用可能なものとなります。
必要な場合は、セキュリティー・セクションを展開して、追加されたドキュメントのセキュリティー アクセス権とセキュリティー権限を変更することができます。「詳細 - ドキュメントの追加」アクションが使用可能な場合に「ドキュメントの追加」アクションを使用してドキュメントを追加する場合、このオプションは使用できません。代わりに、ドキュメント・クラスに関連付けられたデフォルトのアクセス権限と許可が割り当てられます。
Records Manager をインストールしている場合、分類ドキュメントのクラスを選択して、分類ドキュメントをレコード・オブジェクト・ストアに追加することができます。必要に応じて、分類の値を更新します。
ドキュメントをドラッグし、次いでドキュメントのダウンロードが開始された後に処理を取り消すと、取り消しの前に処理されたドキュメントのみがオブジェクト・ストアに追加されます。