Utilisation d'un modèle de recherche

Un modèle de recherche, créé à l'aide du Concepteur de recherche, contient certains des critères de recherche requis pour trouver des documents et des dossiers. Cette rubrique décrit comment ajouter des informations avant d'exécuter la recherche.

Sélection de l'emplacement de recherche

L'utilisateur créant le modèle de recherche sélectionne les bibliothèques et éventuellement des dossiers spécifiques dans lesquels effectuer les recherches et détermine si vous pouvez voir quels dossiers ont été sélectionnés. Lorsque vous sélectionnez le modèle de recherche, les dossiers présélectionnés consultables s'affichent dans la section Dossier. Si tous les dossiers sont masqués, la section Dossier n'est pas disponible. Vous pouvez ajouter ou retirer des dossiers de la liste. Pour chaque dossier, vous pouvez restreindre la recherche au dossier sélectionné ou étendre la recherche afin d'inclure tous ses sous-dossiers.

REMARQUE  Si le modèle de recherche inclut des dossiers masqués, les résultats de la recherche peuvent inclure des éléments se trouvant dans des dossiers autre que ceux affichés.

Pour changer les dossiers sélectionnés, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur Sélectionner dans. Dans la fenêtre de sélection qui s'affiche, la première section contient la vue d'arborescence de dossiers dans laquelle vous pouvez accéder au dossier que vous cherchez. La zone inférieure contient les dossiers sélectionnés.
    CONSEIL CLAVIER Utilisez les touches Ctrl + Maj + Flèche vers le bas pour avancer et Ctrl + Maj + Flèche vers le haut pour revenir en arrière dans les zones et les boutons et les options.
  2. Pour ajouter un dossier, accédez au dossier souhaité dans la vue de l'arborescence de dossiers et cliquez sur Ajouter. (Dans ce contexte, votre dossier Favoris affiche uniquement les dossiers qui existent dans la bibliothèque indiquée pour cette recherche.) Sélectionnez autant de dossiers que vous le souhaitez.
    CONSEIL Cliquez sur Afficher le chemin pour afficher les chemins de chaque dossier sélectionné.
    CONSEIL CLAVIER Si le dossier n'est pas déjà sélectionné (autrement dit, il est sélectionné par tabulation mais non par clic), appuyez sur la touche Entrée pour sélectionner et développer le dossier. Appuyez sur la touche Entrée à nouveau pour ajouter un dossier.
  3. Pour retirer un dossier, sélectionnez-le dans la liste sélectionnée et cliquez sur Supprimer. S'il n'existe aucun dossier masqué, la suppression de tous les dossiers étend la recherche à l'intégralité de la bibliothèque.
    CONSEIL CLAVIER Lorsque le dossier est sélectionné, appuyez sur la touche Suppr pour supprimer un dossier.
  4. Par défaut, les sous-dossiers sont inclus dans la recherche. Si vous souhaitez modifier cela pour un dossier spécifique, sélectionnez ce dernier dans la liste sélectionnée et désélectionnez la case à cocher Inclure les sous-dossiers.
    CONSEIL CLAVIER Lorsque le dossier est sélectionné, vous pouvez appuyer sur la barre d'espace pour sélectionner ou désélectionner la case à cocher Inclure les sous-dossiers.

Sélection de la classe

L'utilisateur créant le modèle de recherche sélectionne les classes de dossier et de document dans lesquelles effectuer la recherche et détermine si vous pouvez afficher et changer les classes présélectionnées. Lorsque vous sélectionnez le modèle de recherche, les classes présélectionnées consultables s'affichent. Toutefois, lorsqu'aucune classe n'a été présélectionnée ou lorsque toutes les classes présélectionnées sont masquées, l'option Classe n'est pas disponible.

Il est également possible d'effacer les classes pré-sélectionnées affichables. Les classes sélectionnées restantes, incluant les classes cachées, déterminent les propriétés que vous pouvez utiliser pour définir les conditions de recherche. Etant donné que les propriétés peuvent être définies globalement ou qu'elles peuvent être personnalisées pour une ou plusieurs classes, les définitions de propriété peuvent être conflictuelles lorsque plusieurs classes sont sélectionnées. Si les classes sélectionnées ne sont pas conflictuelles, la définition de propriété de la classe est utilisée. Si aucune classe n'est sélectionnée ou si les classes sélectionnées génèrent des conflits, la définition de propriété provient de la définition de propriété globale.

REMARQUE  Si le modèle de recherche inclut des classes cachées, vos résultats de recherche peuvent contenir des éléments qui correspondent à des classes autres que celles affichées.

Pour changer les classes sélectionnées, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur Classe. L'onglet Classe affiche les classes présélectionnées. Les classes spécifiées en lecture seule par le créateur de modèle de recherche s'affichent mais ne peuvent pas être modifiées.
  2. Pour inclure ou exclure une classe, sélectionnez ou désélectionnez la case à cocher correspondante.

Spécification des conditions de document et de dossier

Vous pouvez entrer des valeurs pour les conditions de recherche requises et modifiables. Pour les chaînes de texte, vous pouvez effectuer une sélection dans la liste des opérateurs disponibles si l'utilisateur à l'origine de la recherche a indiqué l'opérateur "est similaire à" dans Concepteur de recherche.

L'utilisateur créateur de la recherche indique les propriétés à rechercher. De plus, le concepteur de recherche détermine les conditions que vous pouvez voir en indiquant que chaque condition est requise, modifiable en lecture seule ou masquée.

La page de recherche affiche les conditions de recherche non masquées. Les conditions relatives aux document s'affichent en haut de page et les conditions relatives aux dossiers en bas de page. Les conditions sont regroupées et imbriquées dans des zones colorées afin de présenter visuellement comment les conditions sont associées à l'aide des opérateurs AND et OR.

CONSEIL Cliquez sur Réinitialiser pour restaurer toutes les conditions aux valeurs d'origine se trouvant dans cette recherche.
CONSEIL CLAVIER Certaines valeurs de zone doivent être sélectionnées dans une liste à l'aide du bouton ... (bouton utilisé pour sélectionner une valeur dans une liste au lieu d'entrer une valeur). Pour désélectionner une valeur sélectionnée ainsi (à l'exception des zones Rechercher dans ou Classe), activez le bouton ... et appuyez sur la touche Suppr.
CONSEIL DE LECTURE D'ECRAN Pour un ensemble complexe de conditions imbriquées, vous devez lire les conditions ligne par ligne.

Conditions communes

Lorsqu'une propriété s'applique aux documents et aux dossiers, l'utilisateur créant la recherche peut définir la propriété comme commune. Les conditions communes s'affichent dans les sections de document et de dossier du modèle de recherche. La spécification d'une valeur dans une section met automatiquement à jour la valeur de la propriété correspondante dans l'autre section. Des conditions communes sont identifiées par leurs icônes. Les propriété de document et de dossier partagent le même nom et l'emplacement relatif dans la liste des conditions de recherche.

Utilisation de caractères génériques

Pour les valeurs de propriété de type chaîne utilisant les options Commence par, Se termine par et Contient, la recherche insère automatiquement le caractère générique (%) à l'emplacement approprié (à la fin, au début ou à la fin et au début) lors de l'exécution de la recherche. Vous pouvez également inclure des caractères génériques supplémentaires.

Recherches de contenu

Une recherche de contenu renvoie des documents qui contiennent le texte indiqué dans le contenu ou les propriétés indexées. Si l'utilisateur créant la recherche a inclus une condition s'appuyant sur le contenu, la recherche vous invite à entrer le texte à rechercher.

REMARQUE  Si la librairie dans laquelle effectuer la recherche n'est pas indexée pour les recherches s'appuyant sur le contenu, les conditions associées ne sont pas affichées.

Si l'invite de modèle de recherche indique... la recherche renvoie les documents dont le contenu inclut...
contient (simple mot ou expression uniquement) un seul mot ou expression. Utilisez un point d'exclamation (!) pour exclure le mot ou l'expression des résultats de la recherche. Par exemple, la recherche de !carnaval exclut tous les documents contenant le mot carnaval. Généralement, vous utilisez ce mode de recherche avec une autre condition s'appuyant sur le contenu. Par exemple, dans une autre condition, vous pouvez entrer loups ; le fait d'exclure carnaval dans cette condition permet de voir les documents relatifs aux animaux mais en excluant les documents sur les masques de carnaval.
contenu contient (tous) tous les mots ou expressions, dans n'importe quel ordre. Vous devez entrer au moins un mot.
contenu contient (tout) tout mot ou toute expression. Vous devez entrer au moins un mot.
contenu contient (à proximité) les mots ou expressions dans l'ordre et à proximité les uns des autres. Une recherche à proximité recherche tous les mots indiqués et classe les résultats en fonction de la proximité des correspondances. Vous devez entrer au moins deux mots ou expressions.
contenu contient (dans le même paragraphe) tous les mots ou expressions, dans le même paragraphe. Vous devez entrer au moins deux mots ou expressions.
contenu contient (dans la même phrase) tous les mots ou expressions, dans la même phrase. Vous devez entrer au moins deux mots ou expressions.
dans la balise HTML/XML <nom de balise> tous les mots ou expressions se trouvant dans la balise HTML ou XML indiquée. Vous devez entrer au moins un mot.
contenu correspond à la requête VQL une requête structurée utilisant le langage de requête Autonomy K2. Pour plus d'informations sur les requêtes structurées, voir la documentation Autonomy K2.

Vous trouverez ci-dessous des conseils vous permettant d'optimiser l'efficacité de votre recherche de contenu.

Concordance exacte avec un mot ou une expression

Pour trouver une expression précise, placez-la entre des guillemets doubles. C'est particulièrement utile pour les noms propres ou les expressions communes. Par exemple, en recherchant John Adams vous obtenez les documents contenant les présidents américains John Adams et John Quincy Adams. La recherche de "John Adams" renvoie uniquement les documents contenant John Adams.

Une recherche de contenu ne recherche pas uniquement les termes de la recherche mais également les mots similaires à ces termes. Par exemple, la recherche du mot année renvoie les mots année ou années. Pour exclure les variations d'un mot, vous pouvez placer le mot entre guillemets.

Respect de la casse

Placez un mot ou une expression entre guillemets afin que les résultats de recherche respectent la casse.

Recherche des mots communs Par défaut, une recherche de contenu ignore automatiquement les mots communs, tels le, dans ou et. Pour rechercher des mots communs comme partie d'une expression, placez-les entre guillemets.
Utilisation de caractères génériques

Si vous n'êtes pas sûr de l'orthographe ou des variantes utilisées dans le document, vous pouvez insérer un caractères générique dans le texte à rechercher.

  • Utilisez un astérisque (*) pour remplacer aucun ou plusieurs nombres, lettres ou traits de soulignement ( _ ). Par exemple, la recherche de po*e trouve les documents incluant poire, poche, Pointe ou polie.
  • Utilisez un point d'interrogation (?) pour remplacer une (et une seule) lettre ou un seul nombre. Par exemple, si vous recherchez ?ame, les documents trouvés contiennent rame ou lame, mais pas trame.

Sélection des versions à rechercher

L'utilisateur ayant créé le modèle de recherche indique la version d'un document à rechercher et détermine si vous pouvez changer cette option. Lorsque vous sélectionnez le modèle de recherche, la sélection de version s'affiche. Toutefois, si l'utilisateur ayant créé la recherche a masqué cette propriété, l'option Versions des documents n'est pas disponible.

Pour changer la sélection de version, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur Versions des documents.
  2. Sélectionnez une des options suivantes :

Utilisation des résultats de la recherche

Le concepteur de recherche spécifie une ou plusieurs colonnes à utiliser pour le tri des résultats. Pour une recherche selon des conditions s'appuyant sur les propriétés, vous pouvez trier à nouveau les résultats en cliquant sur un en-tête de colonne. Cliquez sur l'en-tête à nouveau pour inverser l'ordre de tri. Pour restaurer l'ordre de tri par défaut des résultats de recherche triés selon plusieurs colonnes, vous devez exécuter à nouveau la recherche. Si vous quittez la recherche afin d'effectuer une recherche à un autre emplacement, Workplace XT garde en mémoire vos critères de recherche, jusqu'à dix différents modèles de recherche. Il ne garde pas en mémoire les résultats de la recherche. Pour les afficher à nouveau, vous devez exécuter une nouvelle fois la recherche.

Les résultats d'une recherche qui inclut une condition s'appuyant sur le contenu s'affichent différemment. Prenez en compte le fait qu'une recherche peut avoir une condition s'appuyant sur le contenu qui a été masquée par l'utilisateur désignant la recherche. Vous pouvez indiquer si une condition s'appuyant sur le contenu existe car les résultats de la recherche sont classés en fonction de la correspondance avec les conditions s'appuyant sur le contenu. Les documents avec le classement le plus élevé sont placés en haut de liste.

Si la recherche inclut une association de conditions s'appuyant sur le contenu et s'appuyant sur les propriétés, où elle recherche un ensemble ou l'autre, les documents correspondant aux conditions de contenu sont affichés en premier, suivis des documents non classés correspondant aux conditions de propriété. Si la recherche inclut une association de conditions s'appuyant sur le contenu ou sur les propriétés, où elle recherche un ensemble et l'autre et que les résultats de la recherche contiennent au maximum 200 éléments, vous pouvez trier à nouveau les résultats en cliquant sur un en-tête de colonne. Cliquez sur l'en-tête à nouveau pour inverser l'ordre de tri.

Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs documents à afficher ou pour effectuer diverses actions. Vous pouvez afficher les actions disponibles dans la barre d'outils ou dans le menu contextuel.