É possível selecionar e incluir um ou mais documentos em um armazenamento de objeto. Você utiliza um ação de inclusão ou arrasta os documentos em Arrastar arquivos aqui para incluir. Utilize as ações Incluir Documento ou Inclusão Avançada de Documento para incluir um documento por vez. Arraste um ou mais documentos para incluir múltiplos documentos ao mesmo tempo.
Também é possível incluir documentos diretamente a partir de um aplicativo integrado Microsoft® Outlook ou Microsoft® Office utilizando o Application Integration BCS. O processo de inclusão permite especificar quais documentos você deseja incluir em um armazenamento de objeto. Ela também atribui propriedades que definem as informações sobre o documento.
Para simplificar o processo de adicionar novos documentos, você ou uma administrador podem criar um modelo de entrada que forneça informações padrão. Por exemplo, você pode usar um modelo de entrada que automaticamente atribui a classe do documento e outras propriedades do documento. Um modelo de entrada pode ser associado a uma pasta específica. Quando você adiciona um objeto a uma pasta com um modelo de entrada associado, o modelo de entrada é automaticamente usado, em vez do assistente padrão. Se mais de um modelo de entrada estiver associado à pasta, selecione o modelo de entrada desejado. Consulte Trabalhar com Modelos de Entrada para obter informações adicionais sobre modelos de entrada. Consulte Associar Modelos de Entrada com Pastas para obter informações adicionais sobre como associar modelos de entrada com uma pasta.
Se você estiver incluindo vários documentos em uma pasta que possui um ou mais modelos de entrada associados a ela, o Workplace XT permitirá trabalhar com seus documentos selecionados antes que eles sejam incluídos em um armazenamento de objeto. Por exemplo, é possível remover documentos específicos antes de incluir seus documentos.
Após incluir um documento em um armazenamento de objeto, é possível gerenciar seu documento utilizando as ações disponíveis na barra de ferramentas ou a partir do botão Ações. Por exemplo, é possível retirar o documento de um armazenador de objetos, modificá-lo e devolvê-lo ao armazenador de objetos. Também é possível excluir automaticamente a cópia local do documento que você está incluindo quando seu documento é rastreado.
O administrador do site determina as ações disponíveis para documentos de autoria configurando a Preferência do Site de Exibição da Página de Autoria. Dependendo da configuração da preferência do site, pode haver dois conjuntos de opções (Incluir Documento e Inclusão Avançada de Documento e Abrir e Abertura Avançada) ou apenas um conjunto de opções (Incluir Documento e Abrir). As ações avançadas, se disponíveis, aparecem abaixo da opção Mais Ações, na barra de ferramentas ou no menu pop-up.
Para Iniciar o Processo de Inclusão
Ao especificar um caminho, você pode adicionar documentos que estão armazenados localmente em sua máquina ou adicionar documentos que residem fora de seu ambiente, como uma página da Web. Esteja ciente de que se o caminho informado direciona a um documento que não existe, um documento será adicionado, mas sem nenhum conteúdo. Você também pode adicionar um item externo que não pode ser armazenado eletronicamente, mas que pode ser representado e rastreado por um conjunto de propriedades. Um conjunto de DVDs de vídeo de treinamento é um exemplo deste tipo de documento.
DICA DO LEITOR DE TELA Ao selecionar um tipo diferente na lista de Tipos, as opções na página são alteradas.
Excluir Arquivo Local aparece quando seu documento é rastreado. Selecione esta opção se desejar que a cópia local do documento à qual estiver dando entrada seja excluída da estação de trabalho após concluir o procedimento de adição. Salve e feche a cópia local antes de concluir a exclusão. O administrador do site determina se é possível sobrepor ou não a configuração padrão dessa opção.
É possível encontrar casos onde um arquivo é excluído enquanto ainda estiver aberto. Isso pode ocorrer depois de você ter especificado o arquivo local a ser excluído.
NOTA Você seleciona um documento antes de inclui-lo em um armazenamento de objeto a partir de um aplicativo Office integrado utilizando o Application Integration BCS ou o Application Integration.
É possível incluir um documento em uma pasta com mais de um modelo de entrada associado com ela. Você deve então selecionar o modelo de entrada para utilizar a partir da lista de Modelos de Entrada. Se estiver incluindo mais de um documento ao mesmo tempo, você não seleciona um modelo de entrada. Em vez disso, os documentos são agrupados por categoria de tipo de arquivo e é possível escolher os documentos que deseja incluir.
Propriedades definem informações sobre o documento que você está adicionando, como sua localização em um armazenador de objetos e a classe e os valores de propriedade atribuídas ao documento. Se adicionar um documento usando um modelo de entrada, algumas ou todas as propriedades poderão ser predefinidas para você. É possível incluir documentos em uma pasta específica ou diretamente em um armazenamento de objeto, dependendo da configuração da preferência do site Exige a seleção de pasta. A classe do documento controla as propriedades atribuídas ao documento. Consulte Trabalhar com Propriedades para obter informações adicionais.
NOTAS
Você tem a opção de tornar o documento incluído o documento pai de um documento composto. Além disso, pode associar documentos-filhos ao documento pai. A opção de documento composto não estará disponível se você incluir um documento utilizando o método de arrastar ou a ação Incluir Documento quando a ação Inclusão Avançada de Documento também estiver disponível.
Por padrão, o documento é incluído como uma versão principal. Uma versão principal é geralmente disponibilizada para todos os usuários.
Opcionalmente, é possível modificar os direitos de acesso de segurança e permissões para o documento incluído expandindo a seção de segurança. Esta opção não estará disponível se você estiver incluindo um documento utilizando a ação Incluir Documento quando a ação Inclusão Avançada de Documento também estiver disponível; em vez disso, o documento receberá os direitos de acesso de segurança padrão e as permissões associados à sua classe de documento.
Se o Records Manager estiver instalado, é possível adicionar documentos confidenciais para um armazenador de objetos do registro ao selecionar a classe de documento confidencial. Atualize os valores de classificação como necessário.
Ao arrastar documentos e cancelar o processo depois que os documentos iniciarem o download, somente os documentos que foram processados antes do cancelamento são incluídos ao armazenamento de objeto.