當您要同時修改一或多份文件時,必須先將它們簽出。簽出文件是指開啟文件以進行編輯,並且將它們鎖在物件儲存庫中,直到您簽入新的版本為止。 根據物件儲存庫的網站喜好設定,將在合作模式或獨佔模式下簽出文件。合作簽出意味著您使用所需權限可以簽入文件(即使目前該文件已由他人簽出)。獨佔簽出是指文件是由特定的使用者簽出,只有該使用者才可以簽回這份文件。如果是從使用 Application Integration BCS 的整合 Office 應用程式簽出文件,則不能使用合作簽出。
完成變更之後,您可以將文件簽回到物件儲存庫。簽入一或多份文件時,文件的版本資訊會更新。這時候其他使用者就可以簽出這些文件了。無論是否會簽出文件,其他使用者始終可以檢視和下載文件複本。您可以直接從 Workplace XT 中簽入文件,也可以從透過 Application Integration BCS 或 Application Integration 整合的 Microsoft® Office 應用程式中簽入文件。
您可以同時修改多份文件。如果這些文件位於有一或多個關聯項目範本的資料夾中, Workplace XT 可讓您先處理所選的文件,再將它簽入或簽出物件儲存庫。比方說,您可以先移除特定的文件,再簽入您的文件。
文件被追蹤時,Workplace XT 可以在您從物件儲存庫簽出文件之後,在您的本端機器上找到這些文件。 如果您要取消簽出、儲存或簽入該文件時,都可以輕鬆找到。在您完成簽入程序或取消簽出程序之後,您也可以從本端機器自動刪除文件的本端副本。 刪除功能由您的網站管理員確定。
您可以在 Workplace XT 中同時簽出或是簽出並下載一或多份文件。 如果您簽出文件,您可以在簽出文件之後,選擇性地下載您要簽出的文件。簽出和下載動作可讓您同時簽出並下載文件。您可以先改寫本端機器上現有的文件,再從物件儲存庫下載文件。 如果是簽出並下載一份文件,則可以開啟該檔案。
在您要簽出並下載的文件當中,有些可能已經歸檔在多個資料夾中了。如果您的管理者針對下載資料夾結構網站喜好設定,指定了階層式資料夾設定,Workplace XT 就無法處理這些文件。 這項設定會重建本端機器上,文件儲存在物件儲存庫的資料夾階層。 比方說,如果您的文件是儲存在一個稱為 My Object Store\my folders\ 的物件儲存庫中,那麼在本端機器上會建立一個相同的資料夾結構 C:\My Object Store\my folders。您可以使用選取資料夾來指定將文件歸檔的其中一個資料夾。這樣 Workplace XT 就可以在本端機器上下載並追蹤那些文件了。
您也可以在使用 Application Integration BCS 的整合 Office 應用程式中簽出文件,或者簽出並開啟文件。
您可以使用舊版的屬性值和存取權,同時簽入一或多份文件。 您可以使用下列任一方式來簽入文件:
附註 根據 製作頁面顯示網站喜好設定而定,您也許可以選擇在簽入期間修改屬性值。 但是,如果喜好設定相同,您可能就無法在簽入期間變更指派給文件的類別了。如果要在簽入期間變更類別,請使用進階簽入動作。
如需指定屬性值的相關資訊,請參閱使用屬性。
您可以取消簽出一或多份文件,讓其他人得以簽出這些文件。例如,您可能已經簽出文件等著變更,但稍後又決定不需要變更。當您取消簽出時,文件會回到它簽出之前的舊版狀態和號碼。