Quando si esegue la ricerca di un documento o cartella in base al nome, è possibile utilizzare la ricerca semplice in Workplace XT oppure immettere un nome documento per i criteri di ricerca in un'applicazione Office 2007 integrata. La ricerca cerca una corrispondenza nelle proprietà Titolo documento e Nome cartella.
SUGGERIMENTO Utilizzare la Ricerca avanzata in Workplace XT per creare una ricerca più complessa o per eseguire la ricerca in base alle proprietà di documento o cartella che non sono fornite come opzioni in una ricerca semplice. Per ulteriori informazioni, vedere Ricerca in base alle proprietà (ricerca avanzata).
Selezionare la posizione in cui eseguire la ricerca. La ricerca visualizza inizialmente l'archivio oggetti predefinito impostato dall'amministratore.
Immettere il testo da cercare. La funzione di ricerca semplice esegue la ricerca del testo all'inizio del titolo documento o nome cartella. È possibile eseguire la ricerca di documenti, cartelle o entrambi selezionando le opzioni appropriate. Selezionare almeno un'opzione. In un'applicazione Office 2007 integrata, le informazioni immesse per ciascuna proprietà sono incluse nei criteri di ricerca.
NOTA In Workplace XT, se si utilizza un lettore schermo e si chiude un messaggio di errore di ricerca, viene perso lo stato attivo sull'elemento selezionato o sul campo che era in fase di lettura prima della visualizzazione del messaggio di errore.
Se non si è certi dell'ortografia o di altre variazioni utilizzate nel documento di cui si esegue la ricerca, è possibile utilizzare i caratteri jolly nel testo di ricerca. I suggerimenti seguenti forniscono maggiori informazioni.
NOTA Sebbene sia possibile utilizzare un simbolo di percentuale all'inizio del testo di ricerca, questo estende la ricerca all'intero indice di ricerca relativo all'archivio oggetti. Se l'indice è di grandi dimensioni, la ricerca potrebbe richiedere molto tempo per restituire i risultati.
È possibile limitare o espandere ulteriormente la ricerca selezionando una o più opzioni di ricerca. Le opzioni di ricerca sono basate su proprietà usate comunemente nella ricerca di documenti o cartelle.
Le opzioni sono collegamenti a criteri normalmente selezionati, come proprietà ("Creato dall'utente") o data di modifica ("Aggiunto nell'ultimo mese"), o tipi di documento, come documenti Word o PDF. La selezione di una o più opzioni limita i risultati della ricerca.
Quando i criteri di ricerca in un'applicazione Office 2007 integrata includono i nomi utente, è possibile ricercare ed accedere ad un elenco di questi nomi. Viene visualizzato un elenco di 100 nomi. Ad esempio, se si cercano i documenti aggiunti da tutti gli utenti il cui nome inizia con la lettera G, viene visualizzato un elenco di soli 100 nomi che iniziano con G. Se esistono più di 100 nomi, è possibile adattare i criteri di ricerca per limitare i risultati.
Di default, la ricerca restituisce la versione più recente del documento corrispondente, che potrebbe essere una versione secondaria. Se si seleziona Rilasciata, la ricerca restituisce solo la versione principale più recente. Se si seleziona Tutte, la ricerca restituisce tutte le versioni di un documento.
NOTA Per applicazioni Office 2007 integrate, se si esegue la ricerca di cartelle e si seleziona Versione corrente, sono restituite le versioni rilasciate dei documenti. Quando si cerca in un archivio oggetti, sono restituite le versioni in elaborazione dei documenti.
È possibile selezionare una o più proprietà da utilizzare come condizioni per la ricerca. Se si aggiungono condizioni alla ricerca, è necessario stabilire se gli oggetti trovati devono soddisfare tutte o alcune delle condizioni.
Se si esegue spesso la ricerca di determinate proprietà o valori, è possibile salvarli come impostazioni predefinite di ricerca o come una ricerca denominata in Ricerche salvate.
È possibile ordinare i risultati selezionando un'intestazione di colonna. Fare di nuovo clic sull'intestazione per invertire l'ordinamento. Non è possibile ordinare una colonna che contiene più valori.
È possibile selezionare un documento per la visualizzazione o per eseguire diverse azioni in Workplace XT o azioni in un'applicazione Office 2007 integrata. È possibile visualizzare le azioni disponibili nella barra degli strumenti, nella barra Ribbon o nel menu pop-up.