Asociar plantillas de entrada a carpetas (Workplace XT)

La acción Asociar plantillas de entrada se puede utilizar para asociar una o más plantillas de entrada con una carpeta específica. Cuando los usuarios agregan un objeto a una carpeta que tiene una plantilla de entrada asociada, ésta se utiliza automáticamente en lugar del asistente estándar. Si hay varias plantillas de entradas asociadas con la carpeta, los usuarios pueden seleccionar la plantilla de entrada que deseen. Se puede especificar el orden en que se muestran las plantillas de entrada al usuario. Si el usuario no tiene derecho a acceder a una plantilla de entrada asociada con la carpeta, la plantilla de entrada no le será mostrada.

Herencia

Es posible asociar de manera explícita las plantillas de entrada a una carpeta o permitir a una carpeta asociaciones de plantilla de entrada heredadas de una carpeta principal o un almacén de objetos. Si no existen asociaciones explícitas o heredadas, se utiliza el asistente estándar.

Categorías de tipo de archivo

Una plantilla de entrada se puede asociar a una o varias categorías de tipo de archivo de manera que la plantilla de entrada se utilice sólo al agregar tipos de documentos específicos. La preferencia de sitio Categorías de tipo de archivo se utiliza para crear una categoría de tipo de archivo que contenga una lista de tipos MIME donde cada tipo MIME corresponda a un tipo de documento.

En las secciones siguientes se explica cómo Workplace XT determina las plantillas de entrada apropiadas al especificar las categorías de tipo de archivo, dependiendo de si se va a agregar uno o varios documentos mediante el método de arrastrar.

Agregar un solo documento

El proceso siguiente determina cuál de las plantillas de entrada asociadas a la carpeta se aplica al agregar un documento.

  1. Workplace XT identifica las plantillas de entrada que especifican un tipo de archivo coincidente con el tipo de documento.
  2. Si ninguna de las plantillas de entrada especificadas por un tipo de archivo coincide con el tipo de documento, Workplace XT busca plantillas de entrada sin especificaciones de tipo de archivo.
Ejemplo de escenarios al agregar un solo documento.
Un usuario desea agregar este documento. La carpeta tiene estas plantillas de entrada asociadas. Las plantillas de entrada se muestran de la manera siguiente:
nombre de plantilla de entrada: categoría de tipo de archivo (extensiones a las que hacen referencia los tipos MIME)
Explicación de los resultados.
ejemplo.doc ET1: office (.doc, .xls)
ET3: imágenes (.jpg)
ET4: libros (.pdf)
ET5:

El documento se agrega utilizando ET1.

ET1 es la única plantilla de entrada asociada a documentos con la extensión .doc.

ejemplo.doc ET3: imágenes (.jpg)
ET4: libros (.pdf)
ET5:
ET6:

El usuario puede seleccionar una de las siguientes plantillas de entrada:
ET5
ET6

Las plantillas de entrada con asociaciones de categorías de tipo de archivo (ET3 y ET4) no están asociadas a documentos con la extensión .doc, por lo que Workplace XT busca plantillas de entrada sin categorías de tipo de archivo y encuentra ET5 y ET6.

ejemplo.doc ET1: office (.doc, .xls)
ET2: docs (.doc)
ET3: imágenes (.jpg)
ET4: libros (.pdf)
ET5:

El usuario puede seleccionar una de las siguientes plantillas de entrada:
ET1
ET2

ET1 y ET2 están asociados a documentos con la extensión .doc. ET5 no se puede utilizar para este documento incluso si la plantilla de entrada no especifica una categoría de tipo de archivo, debido a que el documento ya correspondía a ET1 y ET2.

ejemplo.doc ET3: imágenes (.jpg)
ET4: libros (.pdf)
El documento no se puede agregar a esta carpeta debido a que la carpeta tiene plantillas de entrada asociadas que no especifican este tipo de documento.
ejemplo.doc  

No existen plantillas de entrada asociadas con esta carpeta, por lo que el documento se agrega mediante el asistente para agregar documento estándar.

ejemplo ET1: office (.doc, .xls)
ET5:
ET7: sin contenido ()

El documento se agrega utilizando ET7.

ET1 es la única plantilla de entrada asociada a documentos sin contenido, es decir, documentos con tipos distintos de MIME.

ejemplo ET1: office (.doc, .xls)
ET5:

El documento se agrega utilizando ET5.

La plantilla de entrada con las asociaciones de categorías de tipo de archivo (ET1) no está asociada a documentos con tipos distintos de MIME, por lo que Workplace XT busca plantillas de entrada sin categorías de tipo de archivo y encuentra ET5.

Añadir varios documentos con el método de arrastrar

Cuando un usuario agrega varios documentos a la vez, es posible que se incluyan documentos de diversos tipos. En tal caso, las plantillas de entrada aplicables a un tipo de documento podrían no aplicarse al resto de tipos de documento. Si Workplace XT no puede identificar una o varias plantillas de entrada aplicables a todos los tipos de documento que se van a agregar, el usuario deberá cambiar la selección de documentos y empezar de nuevo.

No obstante, cuando añade documentos al mismo tiempo en una carpeta que tenga una o varias plantillas de entrada asociadas, Workplace XT agrupa los documentos por categoría de tipo de archivo. Antes de asignar y actualizar propiedades de los documentos, puede eliminar un grupo de categorías de tipo de archivo o documentos de dicho grupo. Estos documentos no se añaden.

Las plantillas de entrada que inician flujos de trabajo no se pueden utilizar al agregar varios documentos a la vez. Si el usuario selecciona una plantilla de entrada que inicia un flujo de trabajo, se produce un error y el usuario deberá seleccionar una plantilla de entrada diferente o agregar los documentos uno a uno.

El proceso siguiente determina cuál de las plantillas de entrada asociadas con la carpeta se aplican al agregar varios documentos.

  1. Workplace XT identifica las plantillas de entrada que especifican categorías de tipo de archivo que contienen los tipos de documentos para agregar.
  2. Si las plantillas de entrada que especifican una categoría de tipo de archivo no indican los tipos de documentos, Workplace XT busca plantillas de entrada sin especificaciones de tipo de archivo con los siguientes resultados:
Ejemplos de escenarios al añadir varios documentos utilizando el método de arrastrar.
Un usuario desea agregar estos documentos. La carpeta tiene estas plantillas de entrada asociadas. Las plantillas de entrada se muestran de la manera siguiente:
nombre de plantilla de entrada: categoría de tipo de archivo (extensiones a las que hacen referencia los tipos MIME)
El usuario obtiene estos resultados.
ejemplo.doc
ejemplo.xls

ET1: office (.doc, .xls)
ET2: docs (.doc)
ET3: imágenes (.jpg)
ET4: libros (.pdf)
ET5:

El documento se agrega utilizando ET1.
ejemplo.jpg
ejemplo.pdf
ET1: office (.doc, .xls)
ET2: docs (.doc)
ET5:
El documento se agrega utilizando ET5.
ejemplo.doc
ejemplo.xls
ET3: imágenes (.jpg)
ET4: libros (.pdf)
Los documentos no se pueden agregar a esta carpeta porque la carpeta tiene plantillas de entrada asociadas que no especifican estos tipos de documento.
ejemplo.doc
ejemplo.xls
ejemplo.jpg
ET1: office (.doc, .xls)
ET2: docs (.doc)
ET3: imágenes (.jpg)
ET5:

No se ha agregado ningún documento porque ninguna plantilla de entrada tiene las especificaciones de tipo de archivo correspondientes a los tipos de documentos que se van a agregar.

No se puede utilizar ET5 debido a que el tipo de uno o varios de los documentos que se van a agregar coincide con una o varias de las especificaciones de tipo de archivo de la plantilla de entrada.

Ámbito

Las asociaciones de plantilla de entrada a carpetas se aplican sólo al agregar un documento, no al modificarlo. Si una plantilla de entrada especifica su uso en posteriores registros de un documento, dicha plantilla permanece asociada al documento que se vaya a agregar, incluso si éste se traslada posteriormente a una carpeta distinta. Tras agregar un documento utilizando el asistente estándar, los posteriores registros no utilizan una plantilla de entrada, incluso si la carpeta del documento está asociada con plantillas de entrada.

Requisito previo

Es necesario ser miembro del rol de acceso administradores de Application Engine y tener acceso a la acción Preferencias para poder asociar las plantillas de entrada con una carpeta. Asimismo, la preferencia de sitio Visualización de la página de autoría debe establecerse en Workplace XT y Workplace. Consulte Configuración general para Autor para obtener más información sobre las preferencias de este sitio.

Para asociar plantillas de entrada con una carpeta

  1. Con el botón derecho del ratón, pulse la carpeta que desea asociar y pulse Preferencias > Asociar plantillas de entrada. Workplace XT muestra la siguiente información:
  2. Lleve a cabo cualquiera de las acciones siguientes:
  3. (Opcional) Limite la asociación de plantilla de entrada a categorías de tipo de archivo seleccionadas.
    1. Seleccione una plantilla de entrada de las Plantillas de entrada seleccionadas y haga clic en Opciones. Workplace XT muestra las categorías de tipo de archivo disponibles y seleccionadas.
      SUGERENCIA DE USO DE TECLADO Pulse la barra espaciadora para ver las opciones de la plantilla de entrada seleccionada.
    2. Agregue o quite las categorías de tipo de archivo deseadas. Haga clic en Ver tipos MIME para ver los tipos MIME asociados con una categoría de tipo de archivo.
      SUGERENCIA DE USO DE TECLADO Pulse la barra espaciadora para ver los tipos MIME asociados de la categoría de tipo de archivo seleccionada.