Puede seleccionar y añadir uno o varios documentos a un almacén de objetos. Utiliza una acción de añadir o arrastra los documentos en Arrastrar archivos aquí para añadirlos. Utilice las acciones Añadir documento o Añadir documento - avanzado para añadir un documento a la vez. Arrastre uno o varios documentos para añadir varios documentos a la vez.
También puede añadir documentos directamente desde una aplicación integrada Microsoft® Outlook o Microsoft® Office utilizando Application Integration BCS. El proceso de adición le permite especificar los documentos que desea añadir a un almacén de objetos. También asigna propiedades que definen la información acerca del documento.
Para agilizar el proceso de adición de documentos nuevos, usted o un administrador puede designar una plantilla de entrada que proporcione información predeterminada. Por ejemplo, puede utilizar una plantilla de entrada para asignar automáticamente la clase de documento y otras propiedades del documento. Una plantilla de entrada se puede asociar a una carpeta específica. Cuando añade un objeto a una carpeta con una plantilla de entrada asociada, se utiliza la plantilla de entrada automáticamente en lugar del asistente estándar. Si se asocia más de una plantilla de entrada a la carpeta, puede seleccionar la plantilla de entrada que desea utilizar. Consulte Trabajar con plantillas de entrada para obtener más información acerca de las plantillas de entrada. Consulte Asociar plantillas de entrada a carpetas para obtener más información acerca de la asociación de plantillas de entrada a una carpeta.
Si va a añadir varios documentos en una carpeta que tenga una o varias plantillas de entrada asociadas, Workplace XT le permite trabajar con los documentos seleccionados antes de añadirlos a un almacén de objetos. Por ejemplo, puede eliminar documentos específicos antes de añadirlos.
Una vez haya añadido un documento a un almacén de objetos, puede gestionar el documento utilizando acciones disponibles en la barra de herramientas o en el botón Acciones. Por ejemplo, puede extraer el documento de un almacén de objetos, modificarlo y posteriormente incorporarlo de nuevo al almacén de objetos. También puede suprimir automáticamente la copia local del documento que añade cuando el documento se rastrea.
El administrador del sitio determina las acciones disponibles para crear documentos, estableciendo la Preferencia de sitio de visualización de la página de autor. Dependiendo del valor de la preferencia del sitio, puede tener dos conjuntos de opciones (Añadir documento y Añadir documento - avanzado, y Abrir y Abrir avanzado) o solamente un conjunto de opciones (Añadir documento y Abrir). Las acciones avanzadas, si están disponibles, aparecen en la opción Más acciones de la barra de herramientas o menú emergente.
Para iniciar el proceso de adición
Puede agregar documentos almacenados localmente en el equipo o puede indicar una ruta de acceso para agregar un documento que esté fuera del entorno, por ejemplo una página Web. Tenga en cuenta que si la ruta de acceso se refiere a un documento que no existe, se agregará un documento sin contenido. También puede agregar un elemento externo que no esté almacenado electrónicamente pero que puede representarse y rastrearse por un conjunto de propiedades. Un ejemplo de este tipo de documentos sería un conjunto de DVD de vídeo de formación.
CONSEJO DEL LECTOR DE PANTALLA Cuando se selecciona un tipo diferente en la lista Tipo, las opciones de la página cambian.
Suprimir archivo local aparece cuando se rastrea el documento. Seleccione esta opción si desea que se elimine de la estación de trabajo la copia local del documento que está registrando una vez finalizado el procedimiento de adición. Guarde y cierre la copia local antes de finalizar la eliminación. El administrador de su sitio es el que determina si puede o no ignorar los ajustes predeterminados para esta opción.
Es posible que encuentre situaciones en las que un archivo se elimina mientras sigue abierto. Esto puede ocurrir después de especificar que desea eliminar el archivo local.
NOTA Se selecciona un documento antes de añadirlo a un almacén de objetos desde una aplicación de Office integrada utilizando Application Integration BCS o Application Integration.
Puede añadir un documento a una carpeta con más de una plantilla de entrada asociada a ella. En este caso, debe seleccionar la plantilla de entrada que desea utilizar, en la lista de Plantilla de entrada. Si añade más de un documento a la vez, no seleccione una plantilla de entrada. En su lugar, los documentos se agrupan por categoría de tipo de archivo y podrá elegir los documentos que desea añadir.
Las propiedades definen información sobre el documento que se añade, por ejemplo su ubicación en el almacén de objetos y los valores de clase y propiedad asignados. Si agrega un documento utilizando una plantilla de entrada, algunas o todas las propiedades pueden predefinirse. Puede agregar documentos a una carpeta específica o directamente a un almacén de objetos, según la configuración de la preferencia de sitio Exigir selección de carpeta. La clase de documento controla las propiedades asignadas a éste. Para obtener más información, consulte Trabajar con propiedades.
NOTAS
También puede hacer que el documento agregado se convierta en el documento principal de un documento compuesto.Asimismo, puede asociar los documentos secundarios con el principal.La opción de documento compuesto no está disponible si para agregar un documento se usa el método de arrastrar o la acción Agregar documento cuando también está disponible la acción Agregar documento avanzada.
De forma predeterminada, el documento se añade como versión mayor.Una versión mayor suele estar a disposición de todos los usuarios.
Si lo desea, puede modificar los permisos y derechos de acceso de seguridad del documento agregado expandiendo la sección de seguridad.Esta opción no está disponible si para agregar un documento se usa la acción Agregar documento cuando también está disponible la acción Agregar documento avanzada. En este caso, el documento recibe los derechos de acceso y los permisos predeterminados asociados con esa clase de documentos.
Si está instalado Records Manager, puede agregar documentos clasificados a un almacén de objetos de registro mediante la selección de una clase de documentos clasificados.Actualice los valores de clasificación según sea necesario.
Cuando se arrastran documentos, y se cancela el proceso después de que los documentos hayan empezado a descargarse, sólo se agregarán al almacén de objetos aquellos documentos que se habían procesado antes de la cancelación.