Utilizzo dei modelli di ricerca

I modelli di ricerca creati con Progettazione ricerca contengono alcuni o tutti i criteri di ricerca richiesti per individuare i documenti e le cartelle. In questo argomento viene descritto come aggiungere informazioni prima di eseguire la ricerca.

Selezione del percorso di ricerca

L'utente che progetta il modello di ricerca seleziona gli archivi oggetti e, se desiderato, delle cartelle particolari in cui eseguire la ricerca e definisce se è possibile visualizzare le cartelle selezionate. Quando si seleziona il modello di ricerca, nella sezione Cartella vengono visualizzate le cartelle predefinite visualizzabili. La sezione Cartella non è disponibile se tutte le cartelle sono nascoste. È possibile aggiungere o rimuovere cartelle dall'elenco. Per ogni cartella è possibile limitare la ricerca alla cartella selezionata o espandere la ricerca per includere tutte le sottocartelle della cartella.

NOTA  Se nel modello di ricerca sono incluse cartelle nascoste, i risultati della ricerca potrebbero contenere elementi che si trovano in cartelle diverse da quelle visualizzate.

Per cambiare le cartelle selezionate

  1. Fare clic su Seleziona in. Nella finestra di selezione che viene visualizzata, l'area superiore contiene la visualizzazione struttura delle cartelle da cui è possibile navigare alla cartella nella quale si desidera eseguire la ricerca. L'area inferiore contiene le cartelle selezionate.
    SUGGERIMENTO PER L'USO DELLA TASTIERA Utilizzare Ctrl + Maiusc + Freccia giù per spostarsi in avanti e Ctrl + Maiusc + Freccia su per spostarsi indietro fra le aree e i diversi pulsanti e opzioni.
  2. Per aggiungere una cartella, navigare alla cartella desiderata nella visualizzazione struttura delle cartelle e fare clic su Aggiungi. In questo contesto, nella cartella Preferiti vengono visualizzate solo le cartelle presenti nell'archivio oggetti specificato per la ricerca. Selezionare le cartelle desiderate.
    SUGGERIMENTO Fare clic su Mostra percorso per visualizzare i percorsi delle cartelle selezionate.
    SUGGERIMENTO PER L'USO DELLA TASTIERA Se la cartella non è già selezionata (ossia se è stata attivata tramite tasto Tab ma non tramite clic), premere Invio per selezionarla ed espanderla. Premere di nuovo Invio per aggiungere una cartella.
  3. Per rimuovere la cartella, selezionarla dall'elenco selezionato e fare clic su Rimuovi. Se non vi sono cartelle nascoste, rimuovendo tutte le cartelle la ricerca viene estesa a tutto l'archivio oggetti.
    SUGGERIMENTO PER L'USO DELLA TASTIERA Con la cartella selezionata, ossia attivata tramite tasto Tab e clic, premere Elimina per rimuovere la cartella.
  4. Per default, le sottocartelle vengono incluse nella ricerca. Per cambiare questa impostazione per una cartella particolare, selezionare la cartella nell'elenco selezionato e deselezionare la casella di controllo Includi sottocartelle.
    SUGGERIMENTO PER L'USO DELLA TASTIERA In alternativa, con la cartella selezionata, ossia attivata tramite tasto Tab e clic, premere la barra spaziatrice per selezionare o deselezionare la casella di controllo Includi sottocartelle.

Selezione della classe

L'utente che progetta il modello di ricerca seleziona le classi di documenti e di cartelle in cui cercare e definisce se è possibile visualizzare e modificare le classi preselezionate. Quando si seleziona il modello di ricerca vengono visualizzate le classi predefinite visualizzabili. L'opzione Classe non è disponibile se non è stata preselezionata alcuna classe o se tutte le classi preselezionate sono nascoste.

Facoltativamente, è possibile cancellare le classi preselezionate visualizzabili. Le restanti classi selezionate, incluso le eventuali classi nascoste, determinano le proprietà che possono essere utilizzate per impostare le condizioni di ricerca. Poiché le proprietà possono essere definite globalmente o possono essere personalizzate per una o più classi, le definizioni proprietà potrebbero essere in conflitto, se è selezionata più di una classe. Se le classi selezionate non presentano conflitti, viene utilizzata la definizione proprietà della classe. Se non si seleziona nessuna classe, o se le classi selezionate sono in conflitto, la definizione di proprietà viene fornita dalla definizione di proprietà globale.

NOTA  Se il modello di ricerca include classi nascoste, i risultati della ricerca potrebbero contenere elementi che corrispondono a classi diverse da quelle visualizzate.

Per cambiare le classi selezionate

  1. Fare clic su Classe. Nella scheda Classe vengono visualizzate le classi preselezionate. Le classi specificate come di sola lettura nel modello di ricerca vengono visualizzate ma non possono essere modificate.
  2. Per includere o escludere una classe, selezionare o deselezionare la relativa casella di controllo.

Specifica delle condizioni per i documenti e le cartelle

È possibile immettere valori per le condizioni di ricerca obbligatorie e modificabili. Se il creatore della ricerca ha specificato l'operatore "is like" in Progettazione ricerca, per le stringhe di testo è possibile selezionare gli operatori dall'elenco disponibile.

Il creatore della ricerca specifica le proprietà da ricercare e determina le condizioni che è possibile vedere e modificare specificando per ogni condizione se è richiesta, modificabile, di sola lettura o nascosta.

Nella pagina della ricerca vengono visualizzate le condizioni di ricerca non nascoste. Le condizioni relative ai documenti sono visualizzate nella parte superiore e quelle relative alle cartelle nella parte inferiore. Le condizioni sono raggruppate e nidificate in riquadri colorati per fornire una rappresentazione visiva di come si combinano con gli operatori AND e OR.

SUGGERIMENTO Fare clic su Ripristina per ripristinare tutte le condizioni ai valori originali contenuti in questa ricerca.
SUGGERIMENTO PER L'USO DELLA TASTIERA Alcuni valori di campo devono essere selezionati da un elenco tramite il pulsante ... (il pulsante che consente di selezionare un valore da un elenco anziché digitarlo). Per cancellare un valore selezionato in questo modo (a eccezione del campo Cerca in o Classe), spostare lo stato attivo sul pulsante ... e premere Canc.
SUGGERIMENTI PER L'USO DEL LETTORE SCHERMO Per un insieme complesso di condizioni nidificate, è necessario leggere le condizioni riga per riga.

Condizioni comuni

Quando una proprietà si applica sia ai documenti che alle cartelle, il creatore della ricerca può specificare la proprietà come comune. Le condizioni comuni sono visualizzate nelle sezioni relative alle cartelle e ai documenti dei modelli di ricerca. Quando si specifica un valore in una sezione, il valore della proprietà corrispondente viene aggiornato automaticamente nell'altra sezione. Le condizioni comuni vengono identificate dalle relative icone; la proprietà accoppiata di documento e cartella condivide lo stesso nome e la relativa posizione nell'elenco di condizioni di ricerca.

Utilizzo dei caratteri jolly

Per valori di proprietà basati su stringa che utilizzano le opzioni inizia con, termina con e contiene, al momento dell'esecuzione la ricerca inserisce automaticamente il carattere jolly (%) nel punto corretto (alla fine, all'inizio o sia all'inizio che alla fine). Se lo si desidera è possibile includere ulteriori caratteri jolly, in base alle necessità.

Ricerche di contenuto

Una ricerca di contenuto restituisce documenti che includono il testo specificato nel proprio contenuto o nelle proprietà indicizzate. Se il creatore della ricerca ha incluso una condizione basata sul contenuto, quando si esegue la ricerca viene chiesto di immettere il testo da trovare.

NOTA  Se l'archivio oggetti in cui effettuare la ricerca non è indicizzato per le ricerche basate sul contenuto, le condizioni associate non vengono visualizzate.

Se il prompt del modello di ricerca dice che... la ricerca cerca documenti il cui contenuto corrisponde a...
il contenuto contiene (solo singola parola o frase) una singola parola o frase. Utilizzare un punto esclamativo (!) per escludere la parola o la frase dai risultai della ricerca. Ad esempio, la ricerca di !musica esclude tutti i documenti che contengono la parola musica. In genere questa condizione viene utilizzata insieme ad un'altra condizione basata sul contenuto. Ad esempio, in un'altra condizione si potrebbe immettere timpano; escludendo musica in questa condizione, vengono visualizzati i documenti relativi all'apparato uditivo ma che escludono quelli relativi alle bande con timpani.
il contenuto contiene (tutti/e) tutte le parole o frasi, in qualsiasi ordine. È necessario immettere almeno una parola.
il contenuto contiene (qualsiasi) qualsiasi parola o frase. È necessario immettere almeno una parola.
il contenuto contiene (in prossimità) le parole o le frasi, in ordine e una accanto all'altra. Una ricerca di prossimità cerca tutte le parole specificare e classifica i risultati in base alla prossimità delle corrispondenze. È necessario immettere due o più parole o frasi.
il contenuto contiene (nello stesso paragrafo) tutte le parole o frasi, nello stesso paragrafo. È necessario immettere due o più parole o frasi.
il contenuto contiene (nella stessa frase) tutte le parole o frasi, nella stessa frase. È necessario immettere due o più parole o frasi.
Tag HTML/XML <nome tag> tutte le parole o le frasi contenute nel tag HTML o XML specificato. È necessario immettere almeno una parola.
il contenuto corrisponde a query VQL una query strutturata utilizzando il linguaggio query Autonomy K2. Per ulteriori informazioni sulle query strutturate, consultare la documentazione di Autonomy K2.

Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti per ottimizzare al massimo l'efficacia della ricerca di contenuto.

Corrispondenza esatta di una parola o frase

Per impostare la corrispondenza esatta di una frase, racchiudere la frase tra virgolette doppie. Questo è particolarmente utile per nomi propri o frasi comuni. Ad esempio, la ricerca di Mario Rossi restituisce documenti contenenti Mario Rossi e Mario Rossi Lavezzi. La ricerca di "Mario Rossi" restituisce solo documenti che contengono Mario Rossi.

Una ricerca di contenuto non solo cercai termini di ricerca ma anche parole simili a quei termini. Ad esempio, la ricerca della parola mare restituisce documenti contenenti le parole mare o marea. Per escludere le variazioni di una singola parola, è possibile racchiudere la parola tra virgolette doppie.

Corrispondenza maiuscole/minuscole

Racchiudere una parola o una frase tra virgolette doppie per forzare la corrispondenza maiuscole/minuscole nei risultati della ricerca.

Ricerca di parole comuni Di default, una ricerca di contenuto ignora automaticamente le parole comuni, come il, in o e. Per cercare le parole comuni come parte di una frase, racchiuderle tra virgolette doppie.
Utilizzo dei caratteri jolly

Se non si è certi dell'ortografia o di altre variazioni utilizzate nel documento cercato, è possibile utilizzare un carattere jolly nel termine di ricerca.

  • Utilizzare l'asterisco (*) per indicare un qualsiasi numero di lettere, numeri o caratteri di sottolineatura ( _ ), incluso zero. Ad esempio, la ricerca di me*e restituisce documenti che contengono mele, mese, Mese o meste.
  • Utilizzare un punto interrogativo (?) per indicare una (e una sola) lettera o numero. Ad esempio, la ricerca di ?edia restituisce documenti che contengono sedia o media, ma non inedia.

Selezione della versione da cercare

L'utente che progetta il modello di ricerca specifica la versione del documento da cercare e definisce se è possibile modificare questa opzione. Quando si seleziona il modello di ricerca vengono visualizzate le versioni che è possibile cercare. L'opzione Versioni di documento non è disponibile se il creatore della ricerca ha nascosto questa proprietà.

Per cambiare la selezione della versione

  1. Fare clic su Versioni di documento.
  2. Selezionare una delle seguenti opzioni:

Uso dei risultati delle ricerche

La progettazione ricerca specifica una o più colonne in base alle quali ordinare i risultati. Per una ricerca secondo condizioni basate su proprietà, è possibile riordinare i risultati facendo clic sull'intestazione di una colonna. Fare di nuovo clic sull'intestazione per invertire l'ordinamento. Per ripristinare l'ordinamento di default dei risultati della ricerca ordinati in base a più di una colonna, è necessario rieseguire la ricerca. Se si lascia la ricerca per navigare o cercare in un'altra posizione, Workplace XT memorizza i criteri di ricerca per un massimo di 25 modelli di ricerca differenti. I risultati non vengono memorizzati; per visualizzarli è necessario eseguire nuovamente la ricerca.

I risultati di una ricerca che include una condizione basata sul contenuto vengono visualizzati in modo diverso. Una ricerca può avere una condizione basata sul contenuto che è stata nascosta dall'utente che ha progettato la ricerca. È possibile capire se esiste una condizione basata sul contenuto perché i risultati della ricerca vengono classificati in base al grado di corrispondenza con le condizioni basate sul contenuto. I documenti con il punteggio più alto sono presenti in alto.

Se la ricerca include una combinazione di condizioni basate sul contenuto e sulle proprietà, dove viene cercato un insieme o l'altro insieme, vengono visualizzati prima i documenti che corrispondono alle condizioni del contenuto, seguiti dai documenti non classificati che corrispondono alle condizioni delle proprietà. Se la ricerca include una combinazione di condizioni basate sul contenuto e sulle proprietà, dove viene cercato un insieme e l'altro insieme, ed i risultati della ricerca contengono 200 elementi o meno, è possibile riordinare i risultati facendo clic sull'intestazione di una colonna. Fare di nuovo clic sull'intestazione per invertire l'ordinamento.

È possibile selezionare uno o più documenti da visualizzare o per eseguire varie azioni. È possibile visualizzare le azioni disponibili nella barra degli strumenti o nel menu pop-up.