オブジェクトに割り当てられたプロパティーを表示または更新するには、「プロパティー」ページを使用します。
プロパティーは、オブジェクトに関する情報を定義します。オブジェクト・ストアでアクセスできるオブジェクトはすべてクラスに属しています。クラスはオブジェクトのプロパティーと動作を決定します。たとえば、フォルダーはすべて「フォルダー」クラスに属し、ドキュメントはすべて「ドキュメント」クラスに属します。フォルダーの動作とプロパティーは、ドキュメントの動作やプロパティーとは異なります。たとえば、ドキュメントをチェックアウトできますが、フォルダーをチェックアウトすることはできません。
サイト管理者は特定のクラスのプロパティーを定義し、クラスのサブクラスを新規作成できます。たとえば、サイトですべてのドキュメントのプロジェクト・アカウント・コードが必要な場合、サイト管理者は基本「ドキュメント」クラスに「プロジェクト・コード」を追加できます。一部のドキュメント・タイプにのみ複数のプロパティーを適用する必要がある場合、管理者は追加プロパティーを処理する 1 つ以上のサブクラスを新規に定義できます。たとえば、経費報告書のドキュメントにアカウント・コードのプロパティーが必要で、マーケティングのドキュメントにプロジェクト・コード、プロジェクトのリリース日、管理者の承認のプロパティーが必要になる場合があります。ドキュメントを追加またはチェックインするとき、ドキュメントの適切なクラスを選択し、プロパティー値を入力します。
一度に複数のドキュメントのプロパティーを変更できます。1 つ以上のエントリー・テンプレートが関連付けられているフォルダーにそれらのドキュメントがある場合、Workplace XT では、プロパティーを変更する前に、選択したドキュメントで作業できます。例えば、プロパティーを変更する前に、特定のドキュメントを除去できます。
システムで作成される一部のプロパティー値は直接変更できません。プロパティー・ページに表示されるプロパティーは、「システム・プロパティー・ビュー」サイト設定によって決まります。オブジェクトの作成者や作成日などのシステム・プロパティーは、オブジェクトがオブジェクト・ストアに追加された時間に設定されます。オブジェクトの更新者や更新日などのその他のプロパティーは、オブジェクト、オブジェクトのプロパティー、またはセキュリティーの変更時にシステムで更新されます。
ドキュメントのプロパティー情報にアクセスするには、ツールバーの「プロパティー」をクリックするか、ポップアップ・メニューから「プロパティー」を選択します。1 つ以上のドキュメントを選択して、同時にそれらのドキュメントに関連付けられているプロパティーを更新することもできます。例えば、日付プロパティーを変更する場合、新しい日付はすべてのドキュメントに割り当てられます。ただし、特定のプロパティーの情報を入力しない場合、そのプロパティーに元々割り当てられていた情報が使用されます。「リセット」をクリックして、プロパティーに対する変更をすべて除去することもできます。複数のドキュメントのプロパティーを更新する場合、プロパティー値をクリアすることはできません。
特定のプロパティーを変更するには、「プロパティーの設定 (Set Properties)」を使用します。特定のドキュメント・クラスに割り当てられているドキュメントのプロパティーを変更すると、プロパティーの更新が終了するまでは、そのドキュメント・クラスを使用できません。入力したプロパティーの更新情報が、処理した一部のドキュメントに割り当てられていない場合があります。このような状況が発生するのは、あるバージョン・シリーズ (マイナー・バージョンなど) のドキュメントが、管理している複数のドキュメントに含まれている場合です。マイナー・バージョンのドキュメントに割り当てられているプロパティーは、複数のドキュメントのプロパティーを更新するときに変更されません。ドキュメント・バージョンのプロパティー値は、「情報」ページで手動で変更できます。
プロパティーには様々なタイプと制限があります。プロパティー・タイプによって、値の指定の方法が決まります。通常、ページの指示に従います。いくつかの固有の要件とヒントを以下に示します。
日付を指定するときは、日付を直接入力するか、カレンダーから選択できます。日付の形式が、2 桁で年を表示するように設定されている場合は、以下の制限が適用されます。
ヒント この範囲外の年を指定する必要がある場合は、ユーザー設定を編集して日付フォーマットを 4 桁形式に設定できます。詳細については、ユーザー設定の「一般設定」を参照してください。
いくつかのプロパティー選択リストは、入力内容に基づき選択をフィルターリングすることができます。選択リストには、入力したテキストで始まるすべての選択が表示されます。また、アスタリスク (*) をワイルドカード文字として使用することもできます。たとえば、*Cla と入力すると、Auto Claims および Claim Processing というクラスが検索されます。(入力したテキストの最後には、常に暗黙のアスタリスクが存在します。)
ヒント リスト全体を表示するには、"*" と入力します。
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