Cuando desea modificar uno o varios documentos a la vez, primero debe extraer los documentos. Extraer abre el documento para modificarlo y bloquearlo en el almacén de objetos hasta que se incorpore una versión nueva. Dependiendo de las preferencias de sitio del almacén de objetos, el documento se puede extraer en modo de colaboración o exclusivo. La extracción en modo colaboración significa que, teniendo el permiso necesario, se puede incorporar un documento aún cuando alguien tenga extraído dicho documento en ese mismo momento. La extracción en exclusiva significa que cuando un usuario concreto extrae un documento sólo ese usuario puede incorporar de nuevo el documento. La extracción en modo de colaboración no está disponible cuando se extrae un documento de una aplicación Office integrada mediante Application Integration BCS.
Una vez que haya terminado de realizar cambios, puede volver a registrar el documento en el almacén de objetos. Cuando incorpora uno o varios documentos, se actualiza la información de la versión del documento. Los documentos pasan a estar disponibles para que otros usuarios los extraigan. Extraído o no, siempre puede verse y descargarse una copia del documento. Se puede registrar documentos directamente desde Workplace XT o desde las aplicaciones de Microsoft® Office integradas utilizando Integración de la aplicación BCS o Integración de la aplicación.
Puede modificar varios documentos a la vez. Cuando dichos documentos residen en una carpeta con una o varias plantillas de entrada asociadas, Workplace XT le permite trabajar con los documentos seleccionados antes de incorporarlos o extraerlos de un almacén de objetos. Por ejemplo, puede eliminar documentos específicos antes de incorporarlos.
Cuando los documentos se rastrean, Workplace XT puede localizar los documentos en la máquina local después de extraerlos de un almacén de objetos. Gracias a esta función de rastreo, puede localizar el documento en caso de que desee cancelar su extracción, su guardado o su incorporación. También puede suprimir automáticamente la copia local de un documento de la máquina local después de completar un procedimiento de incorporación o cancelar un procedimiento de extracción. La posibilidad de eliminar la determinada el administrador del sitio.
Puede extraer o extraer y descargar uno o varios documentos al mismo tiempo en Workplace XT. Si extrae un documento, puede opcionalmente descargar el documento que va a extraer. La acción Extraer y descargar le permite extraer y descargar documentos al mismo tiempo. Puede sobrescribir documentos existentes en la máquina local antes de descargar los documentos desde el almacén de objetos. Si extrae y descarga un documento, puede abrir el archivo.
Algunos de los documentos que desee extraer y descargar pueden estar archivos en varias carpetas. Workplace XT no puede procesar los documentos si el administrador ha especificado el valor de carpeta jerárquica para la Preferencia de sitio de la descarga de estructuras de carpetas. Este valor vuelve a crear la jerarquía de carpetas en la que los documentos se almacenaron en un almacén de objetos en la máquina local. Por ejemplo, si los documentos se almacenaron en un almacén de objetos llamado Mi Almacén de Objetos\mis carpetas\, se crea la misma estructura de carpetas en la máquina local que C:\Mi Almacén de Objetos\mis carpetas. Utilice Seleccionar carpeta para especificar una de las carpetas en las que se archivan los documentos. Workplace XT puede posteriormente descargar y rastrear estos documentos en la máquina local.
También puede extraer o extraer y abrir documentos en aplicaciones Office integradas utilizando Application Integration BCS.
Puede incorporar uno o varios documentos al mismo tiempo utilizando los valores de propiedad y derechos de acceso de la versión anterior. Puede incorporar documentos de cualquiera de las siguientes formas:
NOTA Según la preferencia de sitio para Mostrar la página de autoría, puede presentarse la opción de modificar los valores de las propiedades durante la incorporación. No obstante, el mismo valor de preferencia de sitio le impide cambiar una clase asignada a un documento durante la incorporación. Para cambiar la clase durante la incorporación, utilice la acción Incorporación avanzada.
Consulte Trabajar con propiedades para obtener más información acerca de la especificación de valores de propiedad.
Puede cancelar la extracción de uno o varios documentos para que otros usuarios puedan extraerlos. Por ejemplo, puede haber extraído un documento para efectuar cambios y después decidir que no necesita modificarlo. Cuando cancele la extracción, el documento vuelve al estado de la versión anterior y al número de versión que tenía antes de su extracción.