使用「屬性」頁面來檢視或更新與物件相關聯的屬性。
屬性可以定義有關物件的資訊。在物件儲存庫中您可以存取的所有物件都屬於一個類別。類別確定了物件的屬性和行為。例如,所有的資料夾均屬於「資料夾」類別,所有的文件均屬於「文件」類別。資料夾的行為和屬性不同於文件的行為和屬性。例如,您可以簽出文件,但是您無法簽出資料夾。
網站管理員可定義特殊類別的屬性,並且可為類別建立新的子類別。比方說,如果您的網站需要所有文件的專案帳號代碼,則管理員可以將屬性「專案代碼」新增至基本文件類別。如果您的網站需要將某些屬性套用至某些類型的文件而非其他類型的文件,則管理員可以定義一或多個新的子類別,以處理這些附加屬性。例如,您的費用報告文件可能需要帳戶代碼的屬性,但是您的市場文件可能需要專案代碼、專案發行日期和管理核准的屬性。當您新增或簽入文件時,您將為文件選擇適當的類別,然後填寫屬性值。
您可以同時修改多份文件的內容。如果這些文件位於有一或多個關聯項目範本的資料夾中, Workplace XT 可讓您先處理所選的文件,再修改內容。比方說,您可以先移除特定的文件,再修改內容。
某些屬性值是由系統建立的,且無法直接修改。屬性頁面所顯示的屬性,是取決於 系統屬性檢視網站喜好設定 。 系統屬性(例如物件的建立者以及物件的建立日期)是在將物件新增至物件儲存庫時設定。其他屬性(例如,物件修改日期以及物件修改者)在修改物件、其屬性或其安全性時由系統更新。
當您按一下工具列上的屬性,或者選取蹦現功能表上的屬性,就可以存取文件的屬性資訊。您也可以選取一或多份文件, 然後同時更新那些文件關聯的屬性。例如,當您變更日期屬性時,新日期會指派給所有的文件。但是,如果您沒有輸入某個特定屬性的資訊,則會採用一開始就指派給該屬性的資訊。您也可以按一下重設,移除您剛剛對該屬性所做的任何變更。當您在更新多份文件的屬性時,不可以清除屬性值。
您可以使用設定屬性來修改特定的屬性。當您修改指派給特定文件類別的文件屬性時,該文件類別必須等到您將屬性更新完畢之後才能使用。在某些情況下,您所輸入的更新屬性資訊,並不會指派給您所處理的部分文件。當版本系列(例如,次要版本)中的某份文件,包含在您所管理的多份文件內時,就會發生這種情形。當您在更新多份文件的屬性時,不會修改指派給次要版本文件的屬性。您可以透過文件的資訊頁,以手動方式變更某個文件版本的屬性值。
屬性具有不同的類型和限制。屬性類型可確定您用來指定值的方法。通常,您可以僅遵循頁面上的說明。下面我們將列出一些特定的需求和提示。
指定日期時,您可以輸入日期或從行事曆中選擇日期。如果日期格式設定為以二位數格式顯示年份,則以下限制適用:
提示如果您需要指定此範圍之外的年份,則您可以編輯使用者喜好設定,以將日期格式設定為使用四位數年份。請參閱使用者喜好設定的一般設定,以取得更多資訊。
某些屬性選項清單使您可以根據您的輸入篩選選項。選項清單顯示所有以您輸入的文字開頭的選項。另外,您可以將星號 (*) 用作萬用字元。例如,輸入 *Cla 可以尋找名為 Auto Claims 和 Claim Processing 的類別。(在您輸入的文字的結尾永遠存在暗含的星號。)
提示輸入「*」可顯示整個清單。
鍵盤提示