新增文件(在 Workplace XT 中)

您可以選取以及新增一或多份文件到物件儲存庫中。您可以使用新增動作,也可以將文件拖曳到將檔案拖曳至此處以新增。 您可以使用新增文件進階新增文件動作,一次新增一份文件。如果要同時新增多份文件,則拖曳一或多份文件。

您也可以直接從使用 Application Integration BCS 的整合 Microsoft® Outlook 或 Microsoft® Office 應用程式新增文件。新增程序可讓您指定您加入物件儲存庫的文件。同時也可以指派定義文件相關資訊的屬性。

如果要簡化新增文件的流程,您或管理員可以設計提供預設資訊的項目範本。例如,您可以使用項目範本來自動分配文件類別和其他文件屬性。可以將項目範本與特定資料夾相關聯。當您將物件新增到具有關聯的項目範本的資料夾時,將自動使用項目範本,而不是標準精靈。如果多個項目範本與資料夾相關聯,您可以選擇要使用的項目範本。請參閱使用項目範本,以取得有關項目範本的詳細資訊。請參閱將項目範本與資料夾相關聯,以取得有關將項目範本與資料夾相關聯的詳細資訊。

如果您是新增多份文件至已有一或多個關聯項目範本的資料夾, Workplace XT 可讓您先處理所選的文件,再將它們加入物件儲存庫。比方說,您可以先移除特定的文件,再新增文件。

在將文件新增到物件儲存庫之後,您可以使用在工具列上或從「動作」按鈕上提供的動作來管理文件。例如,您可以將文件從物件儲存庫中簽出,對其進行修改,然後再簽回到該物件儲存庫中。您也可以在文件被追蹤到時,自動刪除您要新增之文件的本端副本。

新增精靈

您的網站管理員透過設定「製作頁面顯示」網站喜好設定來確定您可以用來製作文件的動作。根據網站喜好設定的設定,您可能擁有兩組選項(「新增文件」與「進階新增文件」,以及「開啟」與「進階開啟」)或者僅擁有一組選項(「新增文件」與「開啟」)。進階動作(如果可以使用的話)會顯示在工具列或蹦現功能表中的其他動作選項下方。

啟動新增程序

選擇文件

您可以新增儲存在本端電腦的文件,或透過指定路徑來新增位於您的環境之外的文件(例如網頁)。請注意,如果您輸入的路徑指向的文件不存在,則會新增一個沒有任何內容的文件。您還可以新增無法以電子方式儲存但可由屬性集合表示和追蹤的外部項目。一套培訓 DVD 即為此類型文件的範例。

螢幕讀取器提示從「類型」清單選擇其他類型時,頁面上的選項將會變更。

當您的文件被追蹤到時,會出現刪除本端檔案。如果您希望在完成新增程序後從您的工作站中刪除您簽入的本端文件複本,請選擇此選項。請先儲存並關閉本端複本,然後再完成刪除作業。網站管理員決定您是否可以覆寫此選項的預設設定。

您可能會遇到一些情況,即在檔案仍處於開啟狀態時該檔案被刪除。在您指定要刪除的本端檔案後,會發生此種情況。

附註  您必須先選取一份文件,才能在使用 Application Integration BCS 或 Application Integration 的整合 Office 應用程式內,將它新增至物件儲存庫。

選擇項目範本

您可以將文件新增至具有多個相關聯項目範本的資料夾中。然後,您必須從項目範本清單中,選取您要使用的項目範本。 如果您要同時新增多份文件,就不必選取項目範本。而是將文件依檔案類型種類分類成組,從中選取您要新增的文件。

分配屬性

屬性定義了有關要新增之文件的資訊,例如文件在物件儲存庫中的位置以及為文件分配的類別和屬性值。如果您使用項目範本新增文件,則可能會為您預先定義某些或所有屬性。您可以將文件新增至特定的資料夾,或直接新增至物件儲存庫,這取決於「需要資料夾選擇」網站喜好設定的設定。文件的類別會控制分配給文件的屬性。請參閱使用屬性,以取得詳細資訊。

附註 

複合文件

您可以選擇將新增的文件作為複合文件的父文件。此外,您可以將子文件與父文件相關聯。如果在「進階新增文件」動作也可用的情況下使用拖曳方法或「新增文件」動作來新增文件,則複合文件選項不可用。

版本

依預設,文件新增為主要版本。通常,所有使用者均可以使用主要版本。

安全性

您可以選擇性地透過展開安全性區段來修改已新增文件的安全性存取權限。如果在「進階新增文件」動作也可用的情況下使用「新增文件」動作來新增文件,則此選項不可用,而文件會接收與其文件類別相關聯的預設安全性存取權限。

已分類的文件

如果安裝了 Records Manager,則您可以透過選擇已分類的文件類別將已分類的文件新增至記錄物件儲存庫。依需要更新分類值。

取消拖曳程序

當您先拖曳文件,然後在這些文件開始下載之後取消程序時,只有在您執行取消動作之前所處理的文件,才會新增至物件儲存庫中。