Workplace XT consente di aggiungere, recuperare e visualizzare elementi come documenti e cartelle archiviati in un repository denominato archivio oggetti. È possibile utilizzare Workplace XT per sfogliare elenchi di documenti e cartelle organizzati in un determinato modo. Ad esempio, con il sistema in uso si potrebbero organizzare tutti i documenti relativi alle domande di prestito per cognome del richiedente, inserendo tutti quelli dalla A alla F in una cartella, quelli dalla G alla K in un'altra e così via.
È anche possibile cercare solo i documenti che soddisfano determinati criteri. Utilizzando il suddetto esempio, dall'archivio oggetti si potrebbero recuperare tutte le domande di prestito per somme superiori a un determinato limite, indipendentemente dal nome del richiedente.
Indipendentemente dal metodo di recupero dei documenti, ovvero mediante la pagina Sfoglia o Ricerca, l'elenco risultante di documenti e cartelle viene utilizzato in modo simile. È possibile accedere alle funzioni di Workplace XT dai link del banner, dalla barra degli strumenti e dai menu pop-up. Inoltre, in relazione agli elenchi di elementi, è possibile eseguire le seguenti procedure comuni: ordinamento di contenuti, selezione di più elementi e paging per sfogliare lunghi elenchi.
Per ulteriori informazioni, vedere Selezione di documenti e cartelle e Ricerca di documenti e cartelle.
Workplace XT fornisce funzionalità di esplorazione e ricerca per l'individuazione di elementi specifici memorizzati in un archivio oggetti, nonché l'accesso a funzioni per l'utilizzo di cartelle e documenti. Questo prodotto è simile a Workplace in quanto alcune delle funzioni offerte sono identiche. Tuttavia, le procedure eseguite per completare un'attività possono essere diverse.
Il banner nella parte superiore delle modalità sfoglia e ricerca identifica l'utente corrente e fornisce i link per esplorazione e scelte di menu.
Le opzioni del menu Strumenti sono divise in base al tipo di lavoro da eseguire, come la creazione di modelli, criteri di sicurezza, sottoscrizioni di flussi lavoro e flussi lavoro. Tale menu consente inoltre di scaricare applicazioni come Application Integration ed eForms. Inoltre, è possibile utilizzare il menu per eseguire attività amministrative, come l'impostazione delle preferenze sito. Osservare che il banner non è visualizzato nelle pagine Attività e Il mio Workplace. Per ulteriori informazioni sulle opzioni di menu vedere Uso di strumenti relativi alle azioni.
Altri link del banner includono i seguenti elementi:
SUGGERIMENTO Quando si esegue una ricerca nella guida in linea, i risultati della ricerca includono numerosi argomenti di Workplace che non sono inerenti a Workplace XT. Per limitare la ricerca agli argomenti della guida di Workplace XT, alle parole chiave digitate aggiungere AND "Workplace XT". In questo modo tutti gli argomenti trovati saranno relativi a Workplace XT. Per ulteriori informazioni, fare clic su Suggerimenti per la ricerca nella pagina di ricerca.
La barra degli strumenti fornisce l'accesso a:
Il pulsante Azioni fornisce un menu di azioni aggiuntive correlate all'elemento selezionato. Un'azione specifica come Annulla check out, ad esempio, non è disponibile se per l'elemento selezionato non è stato eseguito il check out.
Si accede a un menu pop-up quando si fa clic con il pulsante destro del mouse su un elemento. Analogamente alle modalità e azioni disponibili dalla barra degli strumenti, le azioni disponibili nel menu pop-up dipendono dall'elemento selezionato. Se, ad esempio, per un documento selezionato non è stato eseguito il check out, la voce di menu Annulla check out non è disponibile.
Quando si lavora con elenchi di elementi è possibile ordinare il contenuto, sfogliare le pagine, selezionare uno o più elementi e esportare l'elenco di elementi in un file CSV di Microsoft Excel specifico e salvare il file localmente.
È possibile ordinare il contenuto di un elenco, ma in base a una sola colonna alla volta. È possibile anche ordinare per l'applicazione a cui sono associati i documenti, in base al tipo MIME dell'applicazione. Ad esempio, è possibile ordinare per documenti Microsoft Word in base al tipo MIME Word. Per ordinare per tipo MIME, posizionare il cursore sulla prima colonna, prima del nome della prima colonna, e poi fare clic sul primo triangolo.
Tutti i tipi MIME univoci sono in ordine alfabetico. Ad applicazioni identiche potrebbero essere assegnati tipi MIME diversi e quando questi vengono ordinati, è possibile che come risultato siano visualizzati raggruppamenti diversi della stessa applicazione.
Per ordinare in base a una colonna, fare clic sul titolo della colonna. Un triangolo posto accanto al nome indica la colonna in base alla quale è stato ordinato l'elenco e il senso di ordinamento. Il triangolo rivolto verso l'alto, indica un ordinamento crescente (dalla A alla Z o da 0 a 9), mentre il triangolo rivolto verso il basso indica un ordinamento decrescente (dalla Z alla A o da 9 a 0). I nomi delle intestazioni di colonna sono configurati dall'amministratore del sito e pertanto possono variare. In alcuni casi, è possibile che non sia consentito ordinare alcune colonne in quanto i nomi assegnati potrebbero non esistere nell'archivio oggetti utilizzato.
Di seguito sono riportate alcune eccezioni di ordinamento del contenuto:
È possibile organizzare gli elementi di un elenco e gerarchia in gruppi e scorrere i gruppi in sequenza. Il numero di elementi specificati per un gruppo è definito dall'amministratore del sito. Un gruppo di 15 elementi, ad esempio, potrebbe essere assegnato alla pagina 1 di una gerarchia delle cartelle. Se la prima pagina di un gruppo di 15 elementi non contiene il risultato desiderato, selezionare direttamente il numero successivo oppure le frecce direzionali per visualizzare il gruppo precedente o successivo.
Se, tuttavia, si seleziona una pagina diversa dalla prima durante la visualizzazione di un elenco, e si ordina l'elenco, l'elenco viene ordinato ma viene nuovamente visualizzata la prima pagina di elementi e non quella da cui è stato avviato l'ordinamento.
La selezione di più elementi consente di applicare la stessa azione a tutti gli elementi contemporaneamente. È ad esempio possibile assegnare lo stesso criterio di sicurezza a tutti i documenti selezionati.
Per selezionare più elementi in un elenco, tenere premuto il tasto Ctrl e fare clic su ogni elemento da selezionare con il pulsante sinistro del mouse.
Per selezionare un intervallo di documenti consecutivi, selezionare il primo documento nell'intervallo, tenere premuto il tasto Maiusc, quindi selezionare l'ultimo documento nell'intervallo.