Ricerca in base alle proprietà (ricerca avanzata)

È possibile eseguire la ricerca di un documento o una cartella in base al suo contenuto, alle proprietà o a entrambe. In Workplace XT, è possibile eseguire questa ricerca dalla pagina Ricerca avanzata o da qualsiasi ricerca nella sezione Le mie ricerche. È inoltre possibile esportare i risultati della ricerca in un file CSV di Microsoft Excel specifico e salvare il file localmente.

In un'applicazione Office 2007 integrata, per ricercare un documento in base al suo contenuto, alle proprietà o a entrambe, l'archivio oggetti corrente della ricerca deve essere indicizzato.

SUGGERIMENTO Utilizzare Ricerca semplice in Workplace XT per cercare rapidamente un documento o cartella in base al nome. Per ulteriori informazioni, vedere Ricerca in base alle proprietà (ricerca semplice).

Selezione del percorso di ricerca

Selezionare l'archivio oggetti in cui eseguire la ricerca. Se lo si desidera, è possibile affinare la ricerca selezionando una specifica sottocartella. È possibile limitare la ricerca alla cartella selezionata oppure estendere la ricerca per includere tutte le cartelle della cartella selezionata.

In Workplace XT, se si cambia archivio oggetti e si utilizza un lettore schermo, l'elenco di cartelle e documenti presente nell'archivio oggetti non viene letto immediatamente. A seconda del browser utilizzato, potrebbe essere necessario attendere la fine del caricamento dell'elenco di documenti e cartelle prima di continuare con il lettore schermo.

Scelta di documenti o cartelle

È possibile eseguire la ricerca di documenti o cartelle selezionando l'opzione appropriata in Workplace XT. È inoltre possibile selezionare una classe documento o cartella specifica. Se si specifica una classe, nei risultati della ricerca verranno visualizzati solo gli elementi assegnati alla classe specificata. Le classi, come le cartelle, sono organizzate in ordine gerarchico. È possibile estendere lo scopo della ricerca per includere nei risultati della ricerca le sottoclassi di una classe. Ad esempio, si potrebbe avere una classe denominata Indennizzi, con sottoclassi Medico e Auto. In tal caso è possibile scegliere di cercare solo i documenti la cui classe è Indennizzi, oppure tutti i documenti della classe Indennizzi e delle relative sottoclassi.

Specifica del testo di ricerca

Digitare una o più parole chiave (parole o frasi che meglio descrivono le informazioni da cercare) nel campo Parole chiave ( Workplace XT) o nel campo Il documento contiene (Application Integration BCS) e fare clic su Cerca. È possibile cercare parole o frasi specifiche in un documento o nelle proprietà stringa configurate per l'indicizzazione Full Text.

Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti per ottimizzare l'efficacia della ricerca.

Corrispondenza esatta di una parola o frase

Per impostare la corrispondenza esatta di una frase, racchiudere la frase tra virgolette doppie. In un'applicazione Office 2007 integrata, fare clic su Opzioni e selezionare Corrispondenza frase esatta. La corrispondenza con una frase esatta è particolarmente utile per nomi propri o frasi comuni. Ad esempio, la ricerca di Mario Rossi restituisce documenti contenenti Mario Rossi e Mario Rossi Lavezzi. La ricerca di "Mario Rossi" restituisce solo documenti che contengono Mario Rossi.

Sono individuate anche parole e termini di ricerca simili a tali termini. Ad esempio, la ricerca della parola mare restituisce documenti contenenti le parole mare o marea.

Per escludere variazioni di una singola parola, racchiudere la parola tra virgolette doppie; per escludere variazioni di tutti i termini di ricerca, selezionare l'opzione di ricerca Corrispondenza esatta parole.

Maiuscole/minuscole

Quando si escludono le variazioni di parola specificando l'opzione di ricerca Corrispondenza esatta parole, è anche possibile scegliere di impostare la corrispondenza per maiuscole/minuscole selezionando l'opzione di ricerca Maiuscole/minuscole ( Workplace XT) o Distinzione maiuscolo/minuscolo (Application Integration BCS).

Racchiudere una parola chiave in lettere maiuscole tra virgolette doppie non forza la corrispondenza maiuscole/minuscole dei risultati della ricerca.

Ricerca di parole comuni

Generalmente la ricerca è configurata per ignorare parole comuni quali il, in o e. Per cercare le parole comuni come parte di una frase, racchiuderle tra virgolette doppie.

Utilizzo dei caratteri jolly

Se non si è certi dell'ortografia o di altre variazioni utilizzate nel documento cercato, è possibile utilizzare un carattere jolly nel termine di ricerca.

  • Utilizzare l'asterisco (*) per indicare un qualsiasi numero di lettere, numeri o caratteri di sottolineatura ( _ ), incluso zero. Ad esempio, la ricerca di me*e restituisce documenti che contengono mele, mese, Mese o meste.
  • Utilizzare un punto interrogativo (?) per indicare una (e una sola) lettera o numero. Ad esempio, la ricerca di ?edia restituisce documenti che contengono sedia o media, ma non inedia.

Ricerca per una o tutte le parole chiave

È possibile cercare corrispondenze per alcune o tutte le parole o frasi immesse. Ad esempio, se si cerca FileNet P8 e si sceglie Qualsiasi, la ricerca restituisce documenti contenenti FileNet o P8. Se si sceglie Tutto, la ricerca restituisce solo i documenti contenenti entrambe le parole.

Ricerca di parole chiave in base alla vicinanza

È possibile ricercare parole chiave in base alla loro vicinanza. Quando si sceglie questa opzione vengono automaticamente ricercate tutte le parole chiave. È possibile specificare la vicinanza delle parole chiave per ottenere una corrispondenza. Se non si specifica un intervallo (o si immette 0), la ricerca è simile a una ricerca di tutte le parole chiave; solo la categoria dei risultati della ricerca è diversa.

Ad esempio, per ricercare documenti correlati alla piattaforma FileNet P8, è possibile immettere Piattaforma FileNet P8 ed eseguire la ricerca di tutte le parole. Potrebbero venire restituiti documenti che trattano degli altri prodotti FileNet o di altre piattaforme. Se si seleziona Vicino anziché Tutto, è possibile garantire che la ricerca restituisca i documenti contenenti piattaforma solo quando questo termine è vicino a FileNet e P8.

È possibile limitare o espandere ulteriormente la ricerca selezionando la versione del documento da ricercare. Per default, la ricerca restituisce la versione più recente del documento corrispondente, che potrebbe essere una versione secondaria. Se si seleziona Rilasciato, la ricerca restituisce solo la versione principale più recente. Se si seleziona Tutte, la ricerca restituisce tutte le versioni di un documento.

NOTA  La ricerca per parola chiave in Workplace XT non supporta le query VQL (query che utilizzano il linguaggio di query Autonomy K2). Per eseguire una query VQL, è necessario utilizzare un modello di ricerca o una ricerca archiviata.

Aggiunta di condizioni di ricerca

È possibile selezionare una o più proprietà da utilizzare come condizioni per la ricerca. Le proprietà e le scelte associate disponibili sono quelle assegnate alla classe documento o cartella selezionata. Le proprietà nascoste non supportano la ricerca e non verranno incluse. Se si sceglie di includere sottoclassi, anche le proprietà e gli elenchi di scelta di tutte le sottoclassi diventano disponibili. Se si specificano delle condizioni e in seguito si seleziona una classe di documento o di cartella differente, le proprietà o i valori che non sono validi per la nuova classe verranno automaticamente rimossi dall'elenco delle condizioni.

Se si aggiungono condizioni alla ricerca, è necessario stabilire se gli oggetti trovati devono soddisfare tutte o alcune delle condizioni.

Utilizzare i suggerimenti di base seguenti per semplificare l'aggiunta di condizioni alla ricerca.

Aggiunta e rimozione di condizioni

Utilizzare le icone + e - per aggiungere o rimuovere condizioni. Fare clic su + per aggiungere una nuova condizione subito dopo la condizione attualmente selezionata.
SUGGERIMENTO PER L'USO DELLA TASTIERA Alcuni valori di campo in Workplace XT devono essere selezionati da un elenco tramite il pulsante ... (il pulsante che consente di selezionare un valore da un elenco anziché digitarlo). Per cancellare un valore selezionato in questo modo (a eccezione del campo Cerca in o Classe), spostare lo stato attivo sul pulsante ... e premere Canc.

Utilizzo dei caratteri jolly

È possibile utilizzare i caratteri jolly per i valori di proprietà basati su stringa utilizzando le opzioni inizia con, termina con e contiene.

Gestione della visualizzazione colonne

Le colonne visualizzate nei risultati della ricerca sono una combinazione delle proprietà usate nelle condizioni di ricerca e di quelle specificate nelle preferenze sito per l'archivio oggetti selezionato. È possibile visualizzare proprietà aggiuntive nei risultati della ricerca aggiungendo una proprietà come una condizione di ricerca senza specificarne il valore. Da un'applicazione Office 2007 integrata, fare clic su Seleziona colonne e selezionare dall'elenco i nomi colonna da aggiungere o rimuovere dai risultati della ricerca.

Impostazione del criterio di ordinamento

In Workplace XT e prima di eseguire la ricerca, è possibile selezionare una proprietà in base alla quale ordinare i risultati della ricerca. È possibile ordinare in senso crescente o decrescente. Se si seleziona un proprietà di ordinamento diversa, l'ordinamento eseguito in base alla proprietà selezionata in precedenza viene automaticamente cancellato.

In un'applicazione Office 2007 integrata, è possibile ordinare i risultati della ricerca.

NOTA   Se la ricerca include una parola chiave, non è possibile selezionare una proprietà per l'ordinamento; i risultati della ricerca vengono ordinati automaticamente in base alla rilevanza. Gli elementi più rilevanti vengono visualizzati all'inizio dei risultati delle ricerche.

Ricerca di più valori

Per cercare più valori di una stessa proprietà, è necessario elencare più volte la proprietà come condizione, una per ogni valore da ricercare. Ad esempio, è stata impostata una proprietà a più valori denominata Razze. Per ricercare i valori Collie o Barboncino, è necessario selezionare criteri simili ai seguenti:

Trova elementi che soddisfano una delle condizioni seguenti:
Razze = CollieĀ 
Razze = Barboncino

Elenchi di scelte filtrati

Alcuni elenchi di scelte di proprietà consentono di filtrare le scelte in base all'input. L'elenco di scelte visualizza tutte le scelte che iniziano con il testo immesso. Inoltre è possibile utilizzare un asterisco (*) come carattere jolly. Ad esempio, se si immette *Inden, vengono individuate le classi Richieste di indennizzo automatiche ed Elaborazione richieste di indennizzo. (Alla fine del testo immesso è sempre sottinteso un asterisco.)

SUGGERIMENTO Immettere "*" per visualizzare l'intero elenco.

Inclusione delle informazioni di riepilogo

In Workplace XT, è possibile scegliere di includere le informazioni di riepilogo per ciascun documento e visualizzarle nei risultati della ricerca.

Selezione di opzioni di ricerca aggiuntive

È possibile limitare o espandere ulteriormente la ricerca selezionando una o più opzioni di ricerca. Le opzioni di ricerca sono basate su proprietà usate comunemente nella ricerca di documenti o cartelle.

Le opzioni sono collegamenti a criteri normalmente selezionati, come proprietà ("Creato dall'utente") o data di modifica ("Aggiunto nell'ultimo mese"), o tipi di documento, come documenti Word o PDF. La selezione di una o più opzioni limita i risultati della ricerca.

Per default, la ricerca restituisce la versione più recente del documento corrispondente, che potrebbe essere una versione secondaria. Se si seleziona Rilasciato, la ricerca restituisce solo la versione principale più recente. Se si seleziona Tutte, la ricerca restituisce tutte le versioni di un documento.

Salvataggio delle impostazioni di ricerca

Se si esegue spesso la ricerca di determinate proprietà o valori, è possibile salvarli come impostazioni di default della ricerca o come una ricerca denominata in Le mie ricerche ( Workplace XT) o in Ricerche salvate (Application Integration BCS).

Utilizzo dei risultati della ricerca

È possibile ordinare i risultati selezionando un'intestazione di colonna. Fare di nuovo clic sull'intestazione per invertire l'ordinamento. Non è possibile eseguire l'ordinamento quando si verificano le condizioni seguenti:

È possibile selezionare uno o più documenti da visualizzare o per eseguire varie azioni in Workplace XT oppure azioni in un'applicazione Office 2007 integrata. È possibile visualizzare le azioni disponibili nella barra degli strumenti, nella barra Ribbon o nel menu pop-up.

In Workplace XT, è possibile visualizzare una descrizione di riepilogo per ciascun risultato della ricerca. È necessario selezionare la condizione specifica per mostrare un riepilogo e visualizzare la descrizione.