使用 Workplace XT,您可以新增、擷取並檢視項目(例如儲存在儲存庫中,稱為物件儲存庫的文件和資料夾)。您可以使用 Workplace XT 瀏覽已經以特定方式組織的文件和資料夾的清單。例如,您的系統會根據申請人的姓來組織所有貸款申請文件,將所有以 A-F 開頭的文件放在一個資料夾中,以 G-K 開頭的放到另一個資料夾中等等。
您還可以僅搜尋符合特定標準的那些文件。使用以上範例,您可能要從物件儲存庫擷取所有超過特定金額的貸款申請,同時忽略申請人姓名。
無論是透過瀏覽還是搜尋擷取文件,您都會以類似的方式處理文件和資料夾的結果清單。 在 Workplace XT 中,您可以從橫幅鏈結、 工具列和蹦現功能表存取功能,並且可以對項目清單執行以下常用程序: 排列內容、選取多個項目,以及依分頁來快速瀏覽長清單。
請參閱瀏覽尋找文件和資料夾與搜尋文件和資料夾以取得其他資訊。
Workplace XT 提供了瀏覽和搜尋功能,可以幫助您尋找儲存在物件儲存中的特定項目,並且可讓您存取用於處理資料夾和文件的功能。Workplace XT 與 Workplace 類似,因為這兩個應用程式提供了某些相同的功能;然而使用它們完成某項活動時,執行的程序卻可能不同。
瀏覽和搜尋模式頂部的橫幅可以識別目前的使用者,並提供了連結以進行瀏覽和功能表選項。
「工具」功能表上的選項是根據您需要執行的工作類型(例如建立範本、安全性原則、工作流程訂閱和工作流程)劃分的。您可以從此功能表下載應用程式如 Application Integration 與 eForms。此外,您可以使用此功能表來執行管理處理工作,例如設置網站喜好設定。請注意,橫幅不顯示在「工作」和「我的 Workplace」上。請參閱使用與動作相關的工具以取得有關功能表選項的更多資訊。
其他橫幅連結包括以下項目:
提示當您在線上說明中搜尋時,搜尋會傳回許多 Workplace 主題,但這些主題均無法適用於 Workplace XT。透過將 AND「Workplace XT」附加到您的關鍵字,您可以限制適用的 Workplace 說明主題的搜尋範圍。這可以確保所有傳回的主題均可適用於 Workplace XT。按一下搜尋頁面上的「搜尋提示」以取得更多資訊。
使用工具列可以存取:
「動作」按鈕提供了與您已選取的項目相關的其他動作的功能表。例如,若所選項目目前尚未簽出,則不可使用特定動作(例如「取消簽出」)。
在項目上按一下滑鼠右鍵,即可從該項目存取蹦現功能表。蹦現功能表中可用的動作,是取決於您已選取的項目,這一點與可以透過工具列使用的模式和動作類似。例如,若所選文件目前尚未簽出,則「取消簽出」功能表項目不可用。
使用項目清單時,您可以將內容排序,將整個清單分頁,並選擇一或多個項目,然後將項目清單匯出至特定的 Microsoft Excel 逗號分隔值 (CSV) 檔案並將其儲存在本端電腦上。
可以在清單中將內容排序,但一次僅可以依照一欄對清單排序。它們也可以依照根據應用程式 MIME 類型而與文件相關聯的應用程式加以排序。例如,您可以依照根據 Word MIME 類型的 Microsoft Word 文件來排序清單。如果要依照 MIME 類型加以排序,請將游標移到第一欄的第一個欄名之前,然後按一下第一個三角形。
所有的唯一 MIME 類型都會按字母順序排序。相同的應用程式不見得會被指派到相同的 MIME 類型,當您排序它們的時候,所看到的結果可能是同一個應用程式有不同的分組。
如果要依欄排序,請按一下欄的標題。欄名稱後面的三角表示清單中排序所依照的欄及其排序順序。向上的三角表示遞增排序(例如 A 至 Z 或 0 至 9),向下的三角表示遞減的排序順序。由於欄標頭的名稱由您的網站管理員設定,因此該名稱可能多種多樣。還有可能出現您無法按某些欄進行排序的情況,這是因為您正在使用的物件儲存庫中可能不存在特定欄之分配的名稱。
請注意將內容排序的一些例外情況:
您可以將清單和階層中的項目組織為群組,並將連續的群組分頁。為某個群組指定的項目數目由您的網站管理員定義。例如,可以將某個含有 15 個項目的群組分配給資料夾階層中的第 1 頁。如果您在具有 15 個項目之群組的第一頁中沒有看到要尋找的項目,請直接按下一頁碼或方向箭頭,以瀏覽至上一群組或下一群組。
但是,如果您在檢視清單的同時選擇了第一頁以外的其他頁面,然後對該清單排序,清單即被排序,但是您將退回至項目的第一頁,而非您初始排序所在的那一頁。
透過選擇多個項目,您可以一次將同一動作套用到所有項目。例如,您可以分配同一安全性原則給所有選擇的文件。
如果要在清單中選擇多個項目,請按住 Ctrl 鍵,然後使用滑鼠左側按鈕按一下您要選擇的每個項目。
如果要選擇某範圍內的連續文件,請選擇該範圍內的第一份文件,按住 Shift 鍵,然後選擇該範圍內的最後一份文件。