Uso delle proprietà (Workplace XT)

Utilizzare la pagina Proprietà per visualizzare o aggiornare le proprietà associate a un oggetto.

Informazioni sulle proprietà

Le proprietà definiscono le informazioni relative a un oggetto. Tutti gli oggetti accessibili in un archivio oggetti appartengono a una classe, la quale determina le proprietà e il comportamento degli oggetti. Ad esempio, tutte le cartelle appartengono alla classe Cartella e tutti i documenti appartengono alla classe Documento. Il comportamento e le proprietà di una cartella sono diversi da quelli di un documento. È possibile ad esempio sottoporre a check out i documenti ma non le cartelle.

L'amministratore del sito definisce le proprietà di una classe particolare e può creare nuove sottoclassi di una classe. Ad esempio, se il proprio sito necessita di un codice di account progetto per tutti i documenti, l'amministratore può aggiungere la proprietà Codice progetto alla classe base Documento. Se il sito deve applicare alcune proprietà ad alcuni tipi di documenti ma non ad altri, l'amministratore può definire una o più sottoclassi nuove per gestire le proprietà aggiuntive. Ad esempio, i documenti del rapporto di spesa potrebbero necessitare di proprietà per i codici di account, mentre i documenti di marketing potrebbero necessitare di proprietà per i codici di progetto, le date di rilascio di progetto e le approvazioni del direttivo. Quando si aggiunge un documento o se ne effettua il check in, è necessario selezionare la giusta classe per il documento e quindi compilare i valori delle proprietà.

È possibile modificare le proprietà di più documenti contemporaneamente. Quando tali documenti risiedono in una cartella a cui sono associati uno o più modelli di immissione, Workplace XT consente di gestire i documenti selezionati prima di modificarne le proprietà. Ad esempio, è possibile rimuovere specifici documenti prima di modificare le proprietà.

Proprietà di sistema

Alcuni valori delle proprietà vengono creati dal sistema e non possono essere modificati direttamente. Le proprietà visualizzate sulla pagina proprietà sono determinate dalla preferenza del sito Visualizzazione proprietà di sistema. Le proprietà di sistema, ad esempio il creatore dell'oggetto e la data di creazione, vengono impostate al momento dell'aggiunta dell'oggetto a un archivio oggetti. Altre proprietà, quali la data di modifica di un oggetto e l'autore della modifica, vengono aggiornate dal sistema quando l'oggetto, le sue proprietà o la sua sicurezza vengono modificati.

Aggiornamento delle proprietà

È possibile accedere alle informazioni sulle proprietà di un documento quando si fa clic su Proprietà sulla barra degli strumenti oppure si seleziona Proprietà dal menu pop-up. È possibile anche selezionare uno o più documenti e aggiornare le proprietà associate per tali documenti contemporaneamente. Ad esempio, quando si modifica una proprietà data, la nuova data viene assegnata a tutti i documenti. Tuttavia, se non si immettono informazioni per una specifica proprietà, sono utilizzate le informazioni originariamente assegnate a tale proprietà. È possibile anche fare clic su Reimposta per rimuovere tutte le modifiche appena eseguite sulla proprietà. Non è possibile cancellare i valori proprietà quando si aggiornano le proprietà per più documenti.

Utilizzare Imposta proprietà per modificare specifiche proprietà. Quando si modificano le proprietà per documenti assegnati ad una specifica classe documento, tale classe non è disponibile fino a quando non si termina l'aggiornamento delle proprietà. Ci potrebbero essere alcuni casi in cui le informazioni aggiornate sulle proprietà immesse non sono assegnate ad alcuni dei documenti elaborati. Questa situazione si verifica quando un documento in una serie versione, ad esempio una versione secondaria, viene incluso con i documenti multipli gestiti. Le proprietà assegnate ad una versione secondaria di un documento non sono modificate quando si aggiornano le proprietà per più documenti. È possibile modificare manualmente i valori di proprietà per una versione del documento attraverso la pagina Informazioni.

Le proprietà dispongono di numerosi tipi e limitazioni. Il tipo di proprietà determina il metodo utilizzato per specificare il valore. In generale è sufficiente attenersi alle istruzioni disponibili sulla pagina. Di seguito sono riportati alcuni requisiti specifici e suggerimenti.

Date

Quando si specifica una data, è possibile digitarla o selezionarla da un calendario. Se il formato della data prevede la visualizzazione degli anni a due cifre, sono applicabili le seguenti limitazioni:

SUGGERIMENTO Se è necessario specificare un anno al di fuori di questo intervallo, è possibile modificare le preferenze dell'utente e impostare il formato della data su un formato con l'anno a quattro cifre. Per ulteriori informazioni, vedere Impostazioni generali per le preferenze dell'utente.

Elenchi di scelte filtrati

Alcuni elenchi di scelte di proprietà consentono di filtrare le scelte in base all'input. L'elenco di scelte visualizza tutte le scelte che iniziano con il testo immesso. Inoltre è possibile utilizzare un asterisco (*) come carattere jolly. Ad esempio, se si immette *Inden, vengono individuate le classi Richieste di indennizzo automatiche ed Elaborazione richieste di indennizzo. (Alla fine del testo immesso è sempre sottinteso un asterisco.)

SUGGERIMENTO Immettere "*" per visualizzare l'intero elenco.

Elenchi di scelta a più valori

SUGGERIMENTI PER L'USO DELLA TASTIERA