入門

Workplace XT を使用して、オブジェクト・ストアと呼ばれるレポジトリーに格納されたドキュメントやフォルダーなどのアイテムの追加、取得、表示が行えます。 Workplace XT を使うと、特定の形にまとめられたドキュメントやフォルダーのリストを参照することかできます。 たとえば、ローン申請書について申請者の姓をもとに「あ」から「そ」、「た」から「ほ」といったように整理されたフォルダーなどが考えられます。

特定の条件を満たすドキュメントのみを検索することもできます。 前述の例で言うと、申請者の名前に関係なく、一定金額以上のローン申請書をすべてオブジェクト・ストアから検索して取得したい場合などです。

ドキュメントを取得する際に参照した場合でも検索した場合でも、ドキュメントおよびフォルダーのリストは似たような形で得られ、それを使用して作業することになります。 Workplace XT の機能へのアクセスは、バナー・リンクツールバー、およびポップアップ・メニューから可能です。また、コンテンツのソート複数のアイテムの選択ページ付けによる長いリストの素早い参照といった共通操作を、アイテムのリストについて実行できます。

詳細については、「ドキュメントおよびフォルダーの参照」および「ドキュメントおよびフォルダーの検索」を参照してください。

Workplace XT により、オブジェクト・ストアに保管されている特定のアイテムを容易に検索したり、フォルダーやドキュメントを処理するための機能に素早くアクセスしたりできます。 Workplace および Workplace XT、ともに同様の機能を備えている点では似ていますが、作業の実行手順が異なります。

バナー・リンク

参照モードと検索モードの上部にあるバナーには、現在のユーザー、およびナビゲーションやメニュー選択用のリンクが表示されます。

ツール」メニューのオプションは、テンプレートの作成、セキュリティー・ポリシー、ワークフロー・サブスクリプション、ワークフローなど、実行する作業のタイプ別に分類されています。 Application Integration や eForms などのアプリケーションをこのメニューからダウンロードすることができます。 また、サイト設定などの管理プロセス・タスクを実行することもできます。 「タスク」および「マイ Workplace」上にバナーは表示されません。 メニュー・オプションの詳細については、「アクション関連ツールの使用 」を参照してください。

他のバナー・リンクには次のようなアイテムがあります。

ツールバー

ツールバーでは次の項目にアクセスできます。

ポップアップ・メニュー

ポップアップ・メニューは、アイテムを右クリックしたときにアクセスできます。 ツールバーに表示されるモードやアクションと同様に、ポップアップ・メニューに表示されるアクションは、選択したアイテムによって異なります。 たとえば、選択したドキュメントがチェックアウト中でない場合に、「チェックアウトの取り消し」メニューが表示されることはありません。

共通の手順

アイテムのリストにおいては、コンテンツのソートをしたり、リストにページ付けをしたり、1 つまたは複数のアイテムを選択したりすることができます。また、アイテムのリストを特定の Microsoft Excel コンマ区切り (CSV) ファイルにエクスポートしてローカルで保存できます。

コンテンツのソート

リスト内でコンテンツをソートすることはできますが、リストのソート自体は一度に 1 列しかできません。 また、ドキュメントが関連付けられているアプリケーションによって、そのアプリケーションの MIME タイプに基づいてソートすることもできます。 例えば、Microsoft Word ドキュメントにより、Microsoft Word の MIME タイプに基づいてリストをソートできます。 MIME タイプでソートするには、最初の列名の前にある最初の列にカーソルを移動して、最初の三角形をクリックします。

すべての固有の MIME タイプは、アルファベット順にソートされます。 同一のアプリケーションに異なる MIME タイプが割り当てられる場合があります。これらの MIME タイプをソートすると、同じアプリケーションのグループ化が異なる結果になります。

列単位でソートするには、列のタイトルをクリックします。 列名の後の三角形は、リストがソートされた列、およびソート順序を示します。 上向きの三角形は昇順 (A → Z、0 → 9)、下向きの三角形は降順であることを示しています。 列の見出しの名前はサイト管理者が構成するため、ユーザーによって見出しの名前が異なることがあります。 また、特定の列に割り当てられた名前が使用中のオブジェクト・ストアに存在しないために、特定の列をソートできない場合もあります。

コンテンツのソートには次の例外事項があります。

ページを付ける

リストおよび階層内のアイテムをグループに編成して、一連のグループにページを付けることができます。 グループのアイテム数はサイト管理者が定義します。 たとえば、アイテム数が 15 のグループをフォルダー階層のページ 1 として割り当てることができます。 アイテム数が 15 の最初のグループに検索対象のアイテムが見つからなかった場合は、次のページ番号を直接クリックするか、方向矢印をクリックして、前または次のグループを参照します。

ただし、リストを表示しながら最初のページ以外のページを選択して、リストをソートした場合、ソートを開始したページではなく、アイテムの最初のページに戻ります。

複数のアイテムの選択

複数のアイテムを選択して、同じアクションをすべてのアイテムに一度に適用することができます。 たとえば、同じセキュリティー・ポリシーを選択したドキュメントすべてに割り当てることが可能です。

リストのアイテムを複数選択するには、Ctrl キーを押しながら、左マウス・ボタンで選択する各アイテムをクリックします。

連続したドキュメントの範囲を選択するには、範囲の最初のドキュメントを選択し、Shift キーを押しながら範囲の最後のドキュメントを選択します。