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Com o uso do Workplace XT, é possível incluir, recuperar e visualizar itens como documentos e pastas que são armazenados em um repositório denominado armazenador de objetos. É possível usar o Workplace XT para navegar em listas de documentos e pastas que foram organizados de uma forma específica. Por exemplo, seu sistema pode organizar todos os documentos do aplicativo de empréstimos pelo sobrenome do solicitante, colocando todos que iniciam com A-F em uma pasta, G-K em outra pasta, e assim por diante.

Você também pode pesquisar somente os documentos que atendam critérios específicos. Usando o exemplo acima, você pode desejar recuperar do armazenador de objetos todas as solicitações de empréstimo que estão acima de determinado valor, a despeito do nome do solicitante.

Se você recupera documentos ao navegar ou pesquisar, irá trabalhar com a lista resultante de documentos e pastas de forma similar. É possível acessar os recursos no Workplace XT a partir dos Links de Banner, Barra de ferramentas, Menus Pop-up e é possível executar os seguintes procedimentos comuns na lista de itens: classificar conteúdo, selecionar múltiplos itens, navegar rapidamente por longas listas por paginação.

Consulte Navegar por Documentos e Pastas e Pesquisar Documentos e Pastas para obter informações adicionais.

O Workplace XT fornece os recursos de navegação e pesquisa que ajudam a encontrar itens específicos armazenados em um armazenador de objetos e o acesso aos recursos usados para trabalhar com pastas e documentos. Ele é similar ao Workplace, já que ambos os aplicativos oferecem alguns dos mesmos recursos; no entanto, os procedimentos que você executa para completar uma atividade podem ser diferentes.

Links do Banner

O banner no topo dos modos de procura e pesquisa identifica o usuário atual e fornece links para a navegação e escolhas de menus.

As opções no menu Ferramentas são divididas pelo tipo de trabalho que você precisa executar, como criar modelos, diretrizes de segurança, assinaturas de fluxo de trabalho e fluxos de trabalho. Você pode efetuar o download de aplicativos como a Application Integration e eForms a partir deste menu. Além disso, você pode usar este menu para executar tarefas de processamento administrativo, como a definição de preferências de site. Observe que o banner não aparece em Tarefas e Meu Local de Trabalho. Consulte Usar Ferramentas Relativas à Ação para obter informações adicionais sobre as opções de menu.

Outros links de banner incluem os seguintes itens:

Barra de Ferramentas

A barra de ferramentas fornece o acesso à:

Menus Pop-up

Um menu pop-up fica acessível a partir de um item quando você clica com o botão direito do mouse no item. Semelhantes aos modos e ações disponíveis a partir da barra de ferramentas, as ações disponíveis no menu pop-up são dependentes do item que você selecionou. Por exemplo, se um documento não está no momento retirado, então o item de menu Cancelar retirada não está disponível.

Procedimentos Comuns

Ao trabalhar com listas de itens, é possível classificar o conteúdo, paginar através da lista e selecionar um ou múltiplos itens, e exportar a lista de itens para um arquivo do Microsoft Excel com Comma Separated Value (CSV) e salvá-los localmente.

Conteúdo de Classificação

O conteúdo pode ser classificado em uma lista, mas a lista somente pode ser classificada por uma coluna de cada vez. Ele também pode ser classificado pelo aplicativo ao qual os documentos são associados com base no tipo MIME do aplicativo. Por exemplo, é possível classificar uma lista por documentos do Microsoft Word com base no tipo MIME do Word. Para classificar por tipo MIME, passe o cursor sobre a primeira coluna antes do nome da primeira coluna e, em seguida, clique no primeiro triângulo.

Todos os tipos MIME exclusivos são classificados alfabeticamente. Aplicativos idênticos podem ter tipos MIME diferentes designados a eles e quando você os classifica, pode ver diferentes agrupamentos do mesmo aplicativo como resultado.

Para classificar pela coluna, clique no título da coluna. Um triângulo depois do nome da coluna indica a coluna em que a lista é classificada e sua ordem de classificação. O triângulo para cima indica uma classificação ascendente, como A a Z ou 0 a 9, e o triângulo para baixo indica uma ordem descendente de classificação. Os nomes dos cabeçalhos de colunas são configurados por seu administrador do site, portanto, os nomes dos seus cabeçalhos de coluna podem variar. Também pode haver instâncias onde você não será capaz de classificar determinadas colunas, porque os nomes atribuídos para colunas específicas podem não existir em um armazenador de objetos sendo usado.

Observe algumas exceções ao classificar seu conteúdo:

Paginar

Os itens na lista e na hierarquia podem ser organizados em grupos e você pode navegar entre grupos consecutivos. O número de itens especificados para um grupo são definidos por seu administrador do site. Por exemplo, um grupo de 15 itens pode ser atribuído para a página 1 em uma hierarquia de página. Se você não vê o que está procurando na primeira página de um grupo de 15 itens, clique no próximo número diretamente ou nas setas direcionais para tentar o grupo anterior ou posterior.

No entanto, se você seleciona uma página diferente da primeira página ao visualizar a lista, e a seguir a classifica, a lista é classificada; mas você é retornado de volta para a primeira página de itens e não para a página onde iniciou a classificação.

Selecionar Múltiplos Itens

Ao selecionar múltiplos itens, você pode aplicar a mesma ação em todos os itens de uma só vez. Por exemplo, você pode atribuir a mesma diretriz de segurança em todos os documentos selecionados.

Para selecionar múltiplos itens em uma lista, mantenha pressionada a tecla CTRL e use o botão esquerdo do mouse ao clicar em cada item que deseja selecionar.

Para selecionar uma faixa de documentos consecutivos, selecione o primeiro documento na faixa, mantenha pressionada a tecla SHIFT, e a seguir selecione o último documento na faixa.