Associar modelos de entradas com pastas (Workplace XT)

É possível utilizar a ação Associar Modelos de Entrada para associar um ou mais modelos de entrada a uma pasta específica. Quando usuários adicionam um objeto a uma pasta com um modelo de entrada associado a ela, o modelo de entrada é automaticamente usado, em vez do assistente padrão. Quando mais de um modelo de entrada está associado à pasta, os usuários podem selecionar o modelo de entrada desejado. É possível especificar a ordem na qual os modelos de entrada são exibidos para o usuário. Se o usuário não tiver direitos de acesso a uma modelo de entrada associado à pasta, o modelo de entrada não será exibido para o usuário.

Herança

Você pode associar explicitamente modelos de entrada a uma pasta ou pode deixar que a pasta herde as associações do modelo de entrada de uma pasta pai ou de um armazenador de objetos. Se não houver uma associação explícita ou herdada, o assistente padrão será usado.

Categorias de tipo de arquivo

Você pode associar um modelo de entrada a uma ou mais categorias de tipo de arquivo, de modo que o modelo de entrada seja usado ao se adicionar tipos específicos de documentos. Use a preferência do site Categorias de tipo de arquivo para criar uma categoria de tipo de arquivo que contenha uma lista de tipos MIME, na qual cada tipo MIME corresponda a um tipo de documento.

As seções a seguir explicam como o Workplace XT determina os modelos de entrada apropriados quando categorias de tipo de arquivo são especificadas, dependendo de você estar incluindo um único documento ou múltiplos documentos ao utilizar o método arrastar.

Adicionar um único documento

O processo a seguir determina quais modelos de entrada associados da pasta são aplicados quando um único documento é adicionado.

  1. O Workplace XT identifica os modelos de entrada que especificam um tipo de arquivo que corresponda ao tipo do documento.
  2. Se nenhum modelo de entrada que especifica um tipo de arquivo corresponder ao tipo do documento, o Workplace XT irá procurar modelos de entrada sem qualquer especificação de modelo de entrada.
Cenários de exemplo ao se adicionar um único documento.
Um usuário deseja adicionar este documento. A pasta tem estes modelos de entrada associados a ela. Os modelos de entrada são mostrados abaixo como:
nome do modelo de entrada: categoria de tipo de arquivo (extensões referenciadas por tipos MIME)
Explicação dos resultados.
example.doc ET1: office (.doc, .xls)
ET3: images (.jpg)
ET4: books (.pdf)
ET5:

O documento é adicionado usando ET1.

ET1 é o único modelo de entrada associado a documentos com a extensão .doc.

example.doc ET3: images (.jpg)
ET4: books (.pdf)
ET5:
ET6:

O usuário pode selecionar um dos seguintes modelos de entrada:
ET5
ET6

Os modelos de entrada com associações de categoria de tipo (ET3 e ET4) não estão associados a documentos com a extensão .doc, de modo que o Workplace XT procura modelos de entrada sem categorias de tipo de arquivo e encontra ET5 e ET6.

example.doc ET1: office (.doc, .xls)
ET2: docs (.doc)
ET3: images (.jpg)
ET4: books (.pdf)
ET5:

O usuário pode selecionar um dos seguintes modelos de entrada:
ET1
ET2

Tanto ET1 como ET2 estão associados a documentos com a extensão .doc. ET4 não pode ser usado para este documento, apesar de o modelo de entrada não especificar uma categoria de tipo de arquivo, porque o documento já correspondeu ET1 e ET2.

example.doc ET3: images (.jpg)
ET4: books (.pdf)
O documento não pode ser adicionado a esta pasta, porque a pasta tem modelos de entrada associados, mas os modelos de entrada não especificam este tipo de documento.
example.doc  

Nenhum modelo de entrada está associado a esta pasta, de modo que o documento é adicionado usando o assistente padrão Adicionar documento.

exemplo ET1: office (.doc, .xls)
ET5:
ET7: no content ()

O documento é adicionado usando ET7.

ET7 é o único modelo de entrada associado a documentos sem conteúdo, ou seja, documentos sem tipo MIME.

exemplo ET1: office (.doc, .xls)
ET5:

O documento é adicionado usando ET5.

O modelo de entrada com associações de categoria de tipo de arquivo (ET1) não é associado a documentos sem tipo MIME, de modo que o Workplace XT procura modelos de entrada sem categorias de tipo de arquivo e encontra ET5.

Incluindo vários documentos utilizando o método arrastar

Quando um usuário adiciona mais de um documento por vez, os documentos selecionados podem incluir diversos tipos de documento. Quando isso ocorre, os modelos de entrada que se aplicam a um tipo de documento podem não se aplicar a outros tipos de documento. Se o Workplace XT não conseguir identificar um ou mais modelos de entrada que se apliquem a todos os tipos de documento adicionados, o usuário deve alterar a seleção de documentos e recomeçar.

No entanto, quando você inclui documentos ao mesmo tempo em uma pasta que possui um ou mais modelos de entrada associados a ela, o Workplace XT agrupa os documentos por categoria de tipo de arquivo. Antes de designar e atualizar propriedades para os documentos, é possível remover um grupo de categorias de tipo de arquivo ou documentos de dentro desse grupo. Esses documentos não são incluídos.

Modelos de entrada que iniciam fluxos de trabalho no podem ser usados quando se adiciona mais de um documento por vez. Se o usuário selecionar um modelo de entrada que inicia um fluxo de trabalho, ocorre um erro e o usuário deve selecionar um outro modelo de entrada ou adicionar os documentos um por vez.

O processo a seguir determina quais modelos de entrada associados da pasta são aplicados quando vários documentos são adicionados.

  1. O Workplace XT identifica modelos de entrada que especificam categorias de tipo de arquivo que contêm os tipos de documento que estão sendo adicionados.
  2. Se os modelos de entrada que especificam uma categoria de tipo de arquivo não especificarem os tipos de qualquer um dos documentos, o Workplace XT irá procurar modelos de entrada sem especificações de categoria de tipo, com os seguintes resultados:
Cenários de amostra ao incluir múltiplos documentos utilizar o método arrastar.
Um usuário deseja adicionar estes documentos. A pasta tem estes modelos de entrada associados a ela. Os modelos de entrada são mostrados abaixo como:
nome do modelo de entrada: categoria de tipo de arquivo (extensões referenciadas por tipos MIME)
O usuário obtém estes resultados.
example.doc
example.xls

ET1: office (.doc, .xls)
ET2: docs (.doc)
ET3: images (.jpg)
ET4: books (.pdf)
ET5:

O documento é adicionado usando ET1.
example.jpg
example.pdf
ET1: office (.doc, .xls)
ET2: docs (.doc)
ET5:
O documento é adicionado usando ET5.
example.doc
example.xls
ET3: images (.jpg)
ET4: books (.pdf)
Os documentos não podem ser adicionados a esta pasta, porque a pasta tem modelos de entrada associados, mas os modelos de entrada não especificam estes tipos de documento.
example.doc
example.xls
example.jpg
ET1: office (.doc, .xls)
ET2: docs (.doc)
ET3: images (.jpg)
ET5:

Nenhum documento é associado, porque nenhum modelo de entrada único tem especificações de tipo de arquivo que correspondam a todos os tipos dos documentos que estão sendo adicionados.

ET5 não pode ser usado, porque o tipo de um ou mais dos documentos que estão sendo adicionados corresponde a uma ou mais das especificações de tipo de arquivo do modelo de entrada.

Escopo

Associações de modelo de entrada a pastas aplicam-se somente ao se adicionar um documento, não ao se modificar um documento. Se um modelo de entrada especificar que será usado para check-ins subsequentes de um documento, esse modelo de entrada permanecerá associado ao documento que está sendo associado, mesmo que mais tarde o documento seja movido para uma outra pasta.Depois que um documento for adicionado usando-se o assistente padrão, os check-ins subsequentes não usarão um modelo de entrada, mesmo que a pasta do documento esteja associada a modelos de entrada.

Pré-requisito

É necessário ser membro da função de acesso Administradores do Application Engine e ter acesso à ação Preferências para associar modelos de entrada a uma pasta. Além disso, a preferência do site Exibição da Página de Autoria deve estar configurada para Workplace XT e Workplace. Consulte Configurações Gerais para Autor para obter informações adicionais sobre essa preferência do site .

Para associar modelos de entrada a uma pasta

  1. Clique com o botão direito do mouse na pasta que deseja associar e clique em Preferências > Associar Modelos de Entrada. O Workplace XT exibe as seguintes informações:
  2. Execute uma das seguintes ações:
  3. (Opcional) Limite a associação de modelos de entrada a categorias de tipo de arquivo selecionadas.
    1. Selecione um modelo de entrada nos Modelos de Entrada Selecionados e clique em Opções. O Workplace XT exibe as categorias de tipo de arquivo disponíveis e selecionadas.
      DICA DO TECLADO Pressione a barra de espaço para visualizar as opções para o modelo de entrada selecionado.
    2. Adicione ou remova categorias de tipo de arquivo, conforme desejado. Clique em Visualizar tipos MIME para ver os tipos MIME associados a uma categoria de tipo de arquivo.
      DICA DO TECLADO Pressione a barra de espaço para visualizar os tipos MIME associados para a categoria de tipo de arquivo selecionada.