Quando si desidera modificare uno o più documenti contemporaneamente, è necessario prima eseguire il check out dei documenti. Questa operazione apre il documento per la modifica e lo blocca nell'archivio oggetti fino a quando non si esegue il check in di una nuova versione. In base alle preferenze sito per l'archivio oggetti, il documento viene sottoposto a check out in modalità collaborativa o esclusiva. Un check out collaborativo significa che con l'autorizzazione necessaria, è possibile eseguire il check in di un documento anche se il documento è attualmente sottoposto a check out da qualche altro utente. Un check out esclusivo significa che il documento è sottoposto a check out da un utente specifico e solo questo utente può eseguire nuovamente il check in del documento. Il check out collaborativo non è disponibile quando si sottopone a check out un documento da un'applicazione Office integrata utilizzando Application Integration BCS.
Al termine delle modifiche, è possibile eseguire il check in del documento. Quando si esegue il check in di uno o più documenti, le informazioni sulla versione del documento vengono aggiornate. I documenti sono quindi disponibili per essere sottoposti a check out da parte di altri utenti. Gli altri utenti possono sempre visualizzare e scaricare una copia di un documento anche se è stato eseguito il check out del documento. È possibile eseguire il check in dei documenti direttamente da Workplace XT o da applicazioni Microsoft® Office integrate utilizzando Application Integration BCS o Application Integration.
È possibile modificare più documenti contemporaneamente. Quando tali documenti risiedono in una cartella a cui sono associati uno o più modelli di immissione, Workplace XT consente di gestire i documenti selezionati prima di eseguire il check in o check out da un archivio oggetti. Ad esempio, è possibile rimuovere specifici documenti prima eseguire il check in dei propri.
Quando viene eseguita la traccia dei documenti, Workplace XT può individuare i documenti sulla macchina locale dopo che è stato eseguito il check out da un archivio oggetti. È quindi possibile individuare facilmente il documento nel caso in cui si desideri annullare il check out, salvare il documento o sottoporlo a check in. Inoltre, è possibile eliminare automaticamente la copia locale di un documento dalla macchina locale dopo aver completato una procedura di check in o aver annullato una procedura di check out. La funzionalità di eliminazione viene determinata dall'amministratore del sito.
È possibile eseguire check out o check out e download di uno o più documenti contemporaneamente in Workplace XT. Se si sottopone a check out un documento, è possibile facoltativamente scaricare il documento dopo il check out. L'azione Esegui check out e scarica consente di agire su più documenti contemporaneamente. È possibile sovrascrivere i documenti esistenti sulla macchina locale prima di scaricare i documenti dall'archivio oggetti. Se si esegue il check out e download di un documento, è possibile aprire il file.
Alcuni dei documenti che si desidera sottoporre a check out e scaricare potrebbero essere archiviati in più cartelle. Workplace XT non è in grado di elaborare i documenti se l'amministratore ha specificato l'impostazione Cartella gerarchica per la preferenza del sito Scarica struttura cartella. Questa impostazione ricrea la gerarchia di cartelle in cui sono memorizzati i documenti in un archivio oggetti sulla macchina locale. Ad esempio, se i documenti sono memorizzati in un archivio oggetti denominato Il mio archivio oggetti\Le mie cartelle\, la stessa struttura di cartelle viene creata sulla macchina locale come C:\Il mio archivio oggetti\Le mie cartelle\. Utilizzare Seleziona cartella per specificare una delle cartelle in cui sono archiviati i documenti. Workplace XT può quindi scaricare e tenere traccia di questi documenti sulla macchina locale.
È possibile anche eseguire check out o check out e apertura dei documenti in applicazioni Office integrate utilizzando Application Integration BCS.
È possibile eseguire check in di uno o più documenti contemporaneamente utilizzando i valori di proprietà e i diritti di accesso dalla versione precedente. È possibile eseguire il check in di documenti in uno dei seguenti modi:
NOTA In base alla preferenza del sito Visualizzazione pagina di creazione, è possibile modificare i valori delle proprietà durante il check in. Tuttavia la stessa impostazione della preferenza impedisce all'utente di modificare una classe assegnata a un documento durante il check in. Per modificare la classe durante il check in, utilizzare l'azione Check in avanzato.
Per ulteriori informazioni sulla specifica dei valori delle proprietà, vedere Uso delle proprietà.
È possibile annullare il check out di uno o più documenti per renderli disponibili per il check out ad altri utenti. Ad esempio, potrebbe essere stato eseguito il check out di un documento per modificarlo e successivamente aver deciso che le modifiche non erano necessarie. Quando si annulla il check out, il documento torna allo stato e numero versione che aveva prima del check out.