將項目範本與資料夾關聯(在 Workplace XT 中)

您可以使用「關聯項目範本」動作來將一或多個項目範本與特定的資料夾相關聯。當使用者將物件新增至具有與其相關聯的項目範本的資料夾時,會自動使用該項目範本,而非標準精靈。如果將多個項目範本與資料夾相關聯,則使用者可以選擇他們要使用的項目範本。您可以指定以何種順序向使用者顯示項目範本。如果使用者對與資料夾相關聯的項目範本不具有存取權限,則不會向使用者顯示該項目範本。

繼承

您可以明確地將項目範本與資料夾相關聯,或者可以使資料夾從父系資料夾或物件儲存庫繼承項目範本的關聯。如果不存在任何明確的或繼承的關聯,則會轉而使用標準精靈。

檔案類型類別

您可以將項目範本與一或多個檔案類型類別相關聯,以便僅在新增特定類型的文件時使用該項目範本。使用「檔案類型類別」網站喜好設定建立包含 MIME 類型清單的檔案類型類別,其中每個 MIME 類型均對應至一個文件類型。

下列幾節將根據您要使用拖曳方法新增單一文件還是新增多份文件,說明 Workplace XT 如何在指定了檔案類型種類的情況下,判定適當的項目範本。

新增單一文件

以下程序確定新增單一文件時會套用哪些與資料夾相關聯的項目範本。

  1. Workplace XT 識別指定與文件類型相符的某個檔案類型的項目範本。
  2. 如果指定檔案類型的所有項目範本均不與文件的類型相符,則 Workplace XT 會尋找不具有檔案類型規格的項目範本。
新增單一文件時的範例方案。
某個使用者要新增此文件。 資料夾具有這些與其相關聯的項目範本。項目範本顯示如下:
項目範本名稱:檔案類型種類(MIME 類型參照的副檔名)
結果說明。
example.doc ET1: office (.doc, .xls)
ET3: images (.jpg)
ET4: books (.pdf)
ET5:

使用 ET1 新增文件。

ET1 為唯一與副檔名為 .doc 的文件相關聯的項目範本。

example.doc ET3: images (.jpg)
ET4: books (.pdf)
ET5:
ET6:

使用者可以選擇以下項目範本之一:
ET5
ET6

由於具有檔案類型類別關聯(ET3 和 ET4)的項目範本不與副檔名為 .doc 的文件相關聯,所以 Workplace XT 會尋找無任何檔案類型類別的項目範本,而尋找 ET5 和 ET6。

example.doc ET1: office (.doc, .xls)
ET2: docs (.doc)
ET3: images (.jpg)
ET4: books (.pdf)
ET5:

使用者可以選擇以下項目範本之一:
ET1
ET2

ET1 和 ET2 均與副檔名為 .doc 的文件相關聯。即使項目版本未指定檔案類型類別,ET5 也無法用於此文件,因為該文件已與 ET1 和 ET2 相符。

example.doc ET3: images (.jpg)
ET4: books (.pdf)
無法將文件新增至此資料夾,因為該資料夾具有相關聯的項目範本,而該項目範本未指定此文件類型。
example.doc  

因為沒有與此資料夾相關聯的項目範本,所以會使用標準新增文件精靈新增文件。

範例 ET1: office (.doc, .xls)
ET5:
ET7: no content ()

使用 ET7 新增文件。

ET7 為唯一與無任何內容的文件(即不具有 MIME 類型的文件)相關聯的項目範本。

範例 ET1: office (.doc, .xls)
ET5:

使用 ET5 新增文件。

由於具有檔案類型類別關聯 (ET1) 的項目範本未與無 MIME 類型的文件相關聯,所以 Workplace XT 會尋找無任何檔案類型類別的項目範本,而尋找 ET5。

使用拖曳方法來新增多份文件

使用者一次新增多份文件時,選擇的文件可能包括數個文件類型。發生這種情況時,套用至一個文件類型的項目範本可能不會套用至其他文件類型。如果 Workplace XT 無法識別套用至所有要新增的文件類型的一或多個項目範本,則使用者必須變更文件的選擇,然後重新執行該作業。

不過,當您同時新增文件至已有一或多個關聯項目範本的資料夾時,Workplace XT 會依照檔案類型種類來分組文件。在指派及更新文件的內容之前, 您可以從該群組內移除檔案類型種類群組或文件。這些文件即不會新增。

啟動工作流程的項目範本無法在一次新增多份文件的情況下使用。如果使用者選擇啟動工作流程的項目範本,則會發生錯誤,而使用者必須選擇其他項目範本或一次新增一份文件。

以下程序確定新增多份文件時會套用哪些與資料夾相關聯的項目範本。

  1. Workplace XT 識別指定檔案類型類別(包含要新增的文件類型)的項目範本。
  2. 如果指定檔案類型類別的項目範本未指定任何文件的類型,則 Workplace XT 會尋找不具有任何檔案類型類別規格的項目範本,並會出現以下結果:
使用拖曳方法來新增多份文件的範例實務。
使用者要新增這些文件。 資料夾具有這些與其相關聯的項目範本。項目範本顯示如下:
項目範本名稱:檔案類型種類(MIME 類型參照的副檔名)
使用者將得到這些結果。
example.doc
example.xls

ET1: office (.doc, .xls)
ET2: docs (.doc)
ET3: images (.jpg)
ET4: books (.pdf)
ET5:

使用 ET1 新增文件。
example.jpg
example.pdf
ET1: office (.doc, .xls)
ET2: docs (.doc)
ET5:
使用 ET5 新增文件。
example.doc
example.xls
ET3: images (.jpg)
ET4: books (.pdf)
無法將文件新增至此資料夾,因為該資料夾具有相關聯的項目範本,而這些項目範本未指定這些文件類型。
example.doc
example.xls
example.jpg
ET1: office (.doc, .xls)
ET2: docs (.doc)
ET3: images (.jpg)
ET5:

未新增任何文件,因為沒有任何單一項目範本具有與所有要新增的文件的類型相符的檔案類型規格。

無法使用 ET5,因為要新增的文件的一個或多份文件的類型與一或多個項目範本檔案類型規格相符。

範圍

資料夾的項目範本關聯僅在新增文件時套用,而非在修改文件時套用。如果項目範本指定將其用於後續的文件簽入,則項目範本會保持與新增文件相關聯(即使稍後將該文件移至其他資料夾)。使用標準精靈新增文件之後,後續的簽入不會使用項目範本(即使該文件的資料夾與項目範本相關聯)。

必備前提

您必須是 Application Engine 管理員存取角色的成員並且對「喜好設定」動作具有存取權限,才能將項目範本與資料夾相關聯。此外,製作頁面顯示網站喜好設定必須設為 Workplace XT  和  Workplace。請參閱作者一般設定,以取得有此網站喜好設定的詳細資訊。

將項目範本與資料夾相關聯的步驟

  1. 在您要建立關聯的資料夾上按一下滑鼠右鍵,然後按一下喜好設定 > 關聯項目範本 。Workplace XT 會顯示以下資訊:
  2. 執行以下任一動作:
  3. (可選)限制所選檔案類型類別的項目範本關聯。
    1. 在「所選項目範本」中選擇項目範本,然後按一下「選項」。Workplace XT 會顯示提供的以及所選的檔案類型類別。
      鍵盤提示按空白鍵可檢視所選項目範本的選項。
    2. 依需要新增或移除檔案類型類別。按一下「檢視 MIME 類型」來查看與檔案類型類別相關聯的 MIME 類型。
      鍵盤提示按空白鍵可檢視所選檔案類型類別的關聯 MIME 類型。