Eine mit dem Suchvorgangs-Designer erstellte Suchvorlage enthält bereits einige der für die Suche nach Dokumenten und Ordnern benötigten Suchkriterien. In diesem Thema wird beschrieben, wie Sie weitere Informationen vor dem Ausführen der Suche hinzufügen können.
Der Benutzer, der die Suchvorlage erstellt, wählt die Objektspeicher und ggf. bestimmte zu durchsuchende Ordner aus und bestimmt, ob Sie sehen können, welche Ordner ausgewählt wurden. Wenn Sie die Suchvorlage auswählen, werden die vordefinierten anzeigbaren Ordner im Abschnitt "Ordner" angezeigt. Wenn jedoch alle Ordner ausgeblendet sind, steht der Abschnitt Ordner nicht zur Verfügung. Sie können Ordner zur Liste hinzufügen oder aus ihr entfernen. Sie können für jeden Ordner die Suche auf den ausgewählten Ordner einschränken oder alle Unterordner darin durchsuchen.
HINWEIS Wenn die Suchvorlage versteckte Ordner einschließt, können in den Suchergebnissen Elemente enthalten sein, die in anderen als den angezeigten Ordnern enthalten sind.
So ändern Sie die ausgewählten Ordner:
Der Benutzer, der die Suchvorlage erstellt, wählt die Dokumenten- und Ordnerklassen für die Suche aus und bestimmt, ob Sie die vordefinierten Klassen anzeigen und ändern können. Wenn Sie die Suchvorlage wählen, werden die anzeigbaren vordefinierten Klassen angezeigt. Wenn jedoch keine Klassen vordefiniert wurden oder alle vordefinierten Klassen versteckt sind, steht die Option Klasse nicht zur Verfügung.
Wahlweise können Sie die anzeigbaren vordefinierten Klassen auch aus der Anzeige entfernen. Die verbleibenden Klassen, einschließlich der ausgeblendeten Klassen, bestimmen die Eigenschaften, die Sie zum Festlegen von Suchbedingungen verwenden können. Da Eigenschaften global definiert oder für einzelne Klassen angepasst werden können, sind Konflikte zwischen Eigenschaftsdefinitionen möglich, wenn mehrere Klassen ausgewählt werden. Wenn zwischen den ausgewählten Klassen keine Konflikte auftreten, wird die Eigenschaftsdefinition für die entsprechende Klasse verwendet. Werden keine Klassen ausgewählt oder liegen Konflikte zwischen den ausgewählten Klassen vor, so wird die Eigenschaftsdefinition aus der globalen Eigenschaftsdefinition übernommen.
Hinweis wenn die Suchvorlage ausgeblendete Klassen enthält, können Ihre Suchergebnisse Elemente enthalten, die mit anderen als den angezeigten Klassen übereinstimmen.
So ändern Sie die ausgewählten Klassen:
Sie können Werte für erforderliche und bearbeitbare Suchbedingungen eingeben. Für Textzeichenfolgen können Sie aus der verfügbaren Operatorenliste wählen, wenn der Benutzer, der die Suche erstellt hat, den Operator "ist wie" im Suchvorgangs-Designer angegeben hat.
Der Benutzer, der die Suche entwirft, gibt die Eigenschaften an, nach denen gesucht werden soll. Weiterhin legt der Suchvorgangs-Designer fest, welche Bedingungen Sie sehen und ändern können. Dies geschieht durch Angabe, ob die Bedingung jeweils erforderlich, bearbeitbar, schreibgeschützt oder ausgeblendet ist.
Die Suchseite zeigt die nicht ausgeblendeten Suchbedingungen an. Dokumentenbezogene Bedingungen werden oben angezeigt, ordnerbezogene Bedingungen unten. Die Bedingungen werden gruppiert und in farbigen Kästen verschachtelt, um visuell darzustellen, wie die Bedingungen durch AND- und OR-Operatoren verknüpft sind.
TIPP Klicken Sie auf Zurücksetzen, um alle Bedingungen auf die in dieser Suche enthaltenen Originalwerte zurückzusetzen.
TASTATURTIPP Manche Feldwerte müssen aus einer Liste mithilfe der Schaltfläche ... ausgewählt werden. (Mithilfe dieser Schaltfläche wählen Sie einen Wert aus einer Liste aus anstatt ihn über die Tastatur einzugeben.) Um einen so ausgewählten Wert zu löschen (mit Ausnahme der Felder Suchen in oder Klasse), versetzen Sie den Fokus auf die Schaltfläche ... und drücken die Taste Entf.
Tipp für Sprachausgabeprogramme Bei einem komplexen Satz verschachtelter Bedingungen müssen Sie die Bedingungen zeilenweise lesen.
Wenn eine Eigenschaft sowohl für Dokumente als auch für Ordner gilt, kann der Benutzer, der die Suche definiert, diese Eigenschaft als eine gemeinsame angeben. Gemeinsame Bedingungen werden in der Suchvorlage sowohl im Dokumenten- als auch im Ordnerabschnitt angezeigt; durch die Angabe eines Wertes im einen Abschnitt wird der Wert der entsprechenden Eigenschaft automatisch im anderen Abschnitt aktualisiert. Gemeinsame Bedingungen werden durch entsprechende Symbole angezeigt; die für Dokumente und Ordner geltenden Eigenschaften verwenden gemeinsam denselben Namen und dieselbe relative Position in der Liste der Suchbedingungen.
Für zeichenfolgebasierte Eigenschaftswerte, die die Optionen "beginnt mit", "endet mit" und "enthält" verwenden, wird beim Ausführen der Suche automatisch das Platzhalterzeichen (%) an der entsprechenden Position (am Anfang, am Ende oder beides) eingefügt. Sie können bei Bedarf weitere Platzhalterzeichen einschließen.
Eine Inhaltssuche gibt Dokumente zurück, die den Text enthalten, den Sie in ihrem Inhalt oder in den Indexeigenschaften angeben. Wenn der Benutzer, der die Suche definiert, eine inhaltsbezogene Bedingung angegeben hat, werden Sie für die Suche aufgefordert, den zu suchenden Text anzugeben.
Hinweis Falls der zu durchsuchende Objektspeicher nicht für inhaltsbasierte Suchen indiziert ist, werden die zugeordneten Bedingungen nicht angezeigt.
Eingabeaufforderung der Suchvorlage: | Suche nach Dokumenten, deren Inhalt mit Folgendem übereinstimmt: |
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Inhalt enthält (nur einzelnes Wort oder einzelner Ausdruck) | Ein einzelnes Wort bzw. ein einzelner Ausdruck. Verwenden Sie ein Ausrufezeichen (!), um das Wort oder den Ausdruck aus den Suchergebnissen auszuschließen. Zum Beispiel werden bei einer Suche nach !music alle Dokumente ausgeschlossen, die das Wort music enthalten. Normalerweise wird dies in Verbindung mit einer weiteren inhaltsbasierten Bedingung verwendet. Wenn Sie z. B. für eine Bedingung bass angeben und music ausschließen, können bei einer Suche in englischsprachigen Inhalten Dokumente zum Thema 'Angelsport' angezeigt werden, während Dokumente über Bassquartette ausgeschlossen werden. |
Inhalt enthält (alle) | Alle Wörter oder Ausdrücke in beliebiger Reihenfolge. Sie müssen mindestens ein Wort eingeben. |
Inhalt enthält (beliebige) | Beliebige Wörter oder Ausdrücke. Sie müssen mindestens ein Wort eingeben. |
Inhalt enthält (in der Nähe) | Die Wörter oder Ausdrücke sortiert und in der Nähe voneinander. Eine verknüpfte Suche sucht nach allen angegebenen Wörtern und sortiert die Ergebnisse nach der Nähe der Übereinstimmungen. Sie müssen zwei oder mehr Wörter oder Ausdrücke eingeben. |
Inhalt enthält (im selben Absatz) | Alle Wörter oder Ausdrücke in demselben Absatz. Sie müssen zwei oder mehr Wörter oder Ausdrücke eingeben. |
Inhalt enthält (im selben Satz) | Alle Wörter oder Ausdrücke in demselben Satz. Sie müssen zwei oder mehr Wörter oder Ausdrücke eingeben. |
HTML/XML-Tag <tagname> | Alle Wörter oder Ausdrücke, die innerhalb des angegebenen HTML- oder XML-Tags enthalten sind. Sie müssen mindestens ein Wort eingeben. |
Inhaltsübereinstimmung mit VQL-Abfrage | Eine strukturierte Abfrage, bei der die Abfragesprache Autonomy K2 verwendet wird. Weitere Informationen zu strukturierten Abfragen finden Sie in der Dokumentation zu Autonomy K2. |
Es folgen einige Tipps zum Maximieren der Effektivität Ihrer Inhaltssuche.
Suchen eines genauen Worts oder einer Wortgruppe | Um einen genauen Ausdruck zu finden, schließen Sie diesen in doppelte Anführungszeichen ein. Dies ist vor allem für Eigennamen und für Redewendungen nützlich. Wenn Sie beispielsweise nach "John Adams" suchen, bekommen Sie als Ergebnis die amerikanischen Präsidenten John Adams und John Quincy Adams. Eine Suche nach "John Adams gibt nur Dokumente zurück, die John Adams enthalten. Eine Inhaltssuche sucht nicht nur nach Ihren Suchbegriffen, sondern auch nach ähnlichen Wörtern. Zum Beispiel gibt eine Suche nach dem Wort Monat Dokumente zurück, die die Wörter Monat oder Monate enthalten. Zum Ausschließen von Variationen eines einzelnen Worts können Sie das Wort in Anführungszeichen setzen. |
Übereinstimmende Groß-/Kleinschreibung | Setzen Sie ein Wort oder einen Ausdruck in Anführungszeichen, damit nur Suchergebnisse mit übereinstimmender Groß-/Kleinschreibung zurückgegeben werden. |
Suchen nach häufig vorkommenden Wörtern | Standardmäßig ignoriert eine Inhaltssuche häufig vorkommende Wörter, wie z. B. the, in oder and, automatisch. Zum Suchen nach häufig vorkommenden Wörtern als Teil eines Ausdrucks setzen Sie sie in Anführungszeichen. |
Verwenden von Platzhaltern | Wenn Sie nicht sicher sind, wie ein bestimmtes Wort geschrieben wird, oder wenn Sie nach Wörtern mit unterschiedlicher Schreibweise suchen, können Sie im Suchbegriff ein Platzhalterzeichen verwenden.
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Der Benutzer, der die Suchvorlage erstellt, gibt an, nach welcher Version eines Dokuments gesucht werden soll und legt fest, ob Sie diese Option ändern können. Wenn Sie die Suchvorlage auswählen, wird die Versionsauswahl angezeigt. Wenn der Benutzer, der die Suchvorlage erstellt hat, diese Eigenschaft jedoch ausgeblendet hat, steht die Option Dokumentversionen nicht zur Verfügung.
So ändern Sie die Versionsauswahl:
Der Suchdesigner gibt mindestens eine Spalte an, nach der die Ergebnisse sortiert werden sollen. Für eine Suche nach eigenschaftsbasierten Bedingungen können Sie die Ergebnisse umsortieren, indem Sie auf eine Spaltenüberschrift klicken. Klicken Sie erneut auf die Überschrift, um die Sortierreihenfolge umzukehren. Zum Wiederherstellen der Standardsortierreihenfolge von Suchergebnissen, die nach mehreren Spalten sortiert wurden, müssen Sie die Suche erneut ausführen. Wenn Sie die Suche verlassen, um eine andere Suche durchzuführen oder einen Speicherort zu durchsuchen, merkt sich Workplace XT die Suchkriterien von bis zu zehn verschiedenen Suchvorlagen. Die Suchergebnisse merkt es sich jedoch nicht, weshalb sie zur erneuten Anzeige der Ergebnisse die Suche erneut durchführen müssen.
Die Ergebnisse einer Suche, die eine inhaltsbasierte Bedingung einschließt, werden anders angezeigt. Beachten Sie, dass eine Suche eine inhaltsbasierte Bedingung enthalten kann, die durch den Benutzer ausgeblendet wurde, der die Suche entworfen hat. Sie können erkennen, ob eine inhaltsbasierte Bedingung vorhanden ist, da die Suchergebnisse auf der Basis angeordnet werden, wie gut sie mit den inhaltsbasierten Bedingungen übereinstimmen. Die Dokumente mit der höchsten Rangfolge werden oben angeordnet.
Wenn die Suche eine Kombination aus inhaltsbasierten und eigenschaftsbasierten Bedingungen einschließt und nach einer oder der anderen Gruppe sucht, werden zuerst die Dokumente angezeigt, die mit den Inhaltsbedingungen übereinstimmen. Danach werden ohne Rangfolge die Dokumente angezeigt, die mit den Eigenschaftsbedingungen übereinstimmen. Wenn die Suche eine Kombination aus inhaltsbasierten und eigenschaftsbasierten Bedingungen einschließt und nach einer und der anderen Gruppe sucht und die Suchergebnisse nicht mehr als 200 Elemente enthalten, können Sie die Ergebnisse umsortieren, indem Sie auf eine Spaltenüberschrift klicken. Klicken Sie erneut auf die Überschrift, um die Sortierreihenfolge umzukehren.
Sie können mindestens ein Dokument zum Anzeigen oder zum Ausführen verschiedener Aktionen auswählen. Die verfügbaren Aktionen werden in der Symbolleiste oder im Popup-Menü angezeigt.