Aggiunta di un documento (Workplace XT)

È possibile selezionare e aggiungere uno o più documenti ad un archivio oggetti. Viene utilizzata un'azione di aggiunta oppure i documenti vengono trascinati in Rilascia qui. Utilizzare le azioni Aggiungi documento o Aggiunta documento avanzata per aggiungere un documento alla volta. Trascinare uno o più documenti per aggiungere più documenti contemporaneamente.

Inoltre, è possibile aggiungere documenti direttamente da un'applicazione Microsoft® Outlook o Microsoft® Office integrata utilizzando Application Integration BCS. Il processo di aggiunta consente di specificare quali documenti si desidera aggiungere ad un archivio oggetti. Inoltre, assegna le proprietà che definiscono le informazioni sul documento.

Per ottimizzare il processo di aggiunta di nuovi documenti, l'utente o l'amministratore può progettare un modello di immissione e fornire informazioni predefinite. Ad esempio, è possibile utilizzare un modello di immissione per assegnare automaticamente la classe del documento e altre proprietà relative ai documenti. Un modello di immissione può essere associato a una cartella specifica. Quando si aggiunge un oggetto a una cartella con un modello di immissione associato, questo viene automaticamente utilizzato al posto della procedura guidata standard. Se alla cartella sono associati più modelli di immissione, è possibile scegliere quello che si desidera utilizzare. Per ulteriori informazioni sui modelli di immissione, vedere Uso dei modelli di immissione. Per ulteriori informazioni sull'associazione dei modelli di immissione a una cartella, vedere Associazione dei modelli immissione a cartelle.

Se si aggiungono più documenti ad una cartella a cui sono associati uno o più modelli di immissione, Workplace XT consente di gestire i documenti selezionati prima di aggiungerli ad un archivio oggetti. Ad esempio, è possibile rimuovere specifici documenti prima di aggiungere i propri.

Dopo l'aggiunta di un documento a un archivio oggetti, è possibile gestire il documento utilizzando le azioni disponibili mediante la barra degli strumenti o il pulsante Azioni. Ad esempio, è possibile sottoporre a check out un documento da un archivio oggetti, modificarlo ed eseguire nuovamente il check in nell'archivio oggetti. È possibile anche eliminare automaticamente la copia locale del documento da aggiungere quando si tiene traccia del documento.

Procedure guidate di aggiunta

L'amministratore del sito determina le azioni disponibili per la creazione di documenti impostando la preferenza sito Visualizzazione pagina di authoring. A seconda dell'impostazione della preferenza sito sono disponibili due insiemi di opzioni (Aggiungi documenti e Aggiungi documento (modalità avanzata), nonché Apri e Apri (modalità avanzata)) oppure un unico insieme di opzioni (Aggiungi documento e Apri). Le azioni avanzate, se disponibili, sono visualizzate in Altre azioni nella barra degli strumenti o nel menu pop-up.

Per avviare il processo di aggiunta

Selezione di un documento

È possibile aggiungere documenti memorizzati localmente nel computer oppure, specificando un percorso, un documento che risiede al di fuori dell'ambiente, ad esempio una pagina Web. È importante considerare che se il percorso immesso fa riferimento a un documento inesistente, viene aggiunto un documento privo di contenuto. È anche possibile aggiungere un elemento esterno che non può essere archiviato elettronicamente, ma viene semplicemente rappresentato da una raccolta di proprietà. Ad esempio, una serie di DVD relativi a un corso di formazione.

SUGGERIMENTO PER L'USO DEL LETTORE SCHERMO Quando si seleziona un tipo diverso dall'elenco Tipo, le opzioni sulla pagina cambiano.

L'opzione Elimina file locale viene visualizzata quando il documento è tracciato. Selezionare l'opzione se si desidera che la copia locale del documento di cui si esegue il check in venga eliminata dalla workstation al termine della procedura di aggiunta. Salvare e chiudere la copia locale prima di completare l'eliminazione. L'amministratore del sito stabilisce se sia possibile o meno ignorare l'impostazione predefinita di questa opzione.

Potrebbero verificarsi casi in cui un file viene eliminato mentre è ancora aperto. Ciò si può verificare se viene indicato che il file locale deve essere eliminato.

NOTA  Un documento viene selezionato prima di essere aggiunto ad un archivio oggetti dall'interno di un'applicazione Office integrata utilizzando Application Integration BCS o Application Integration.

Selezione di un modello di immissione

È possibile aggiungere un documento a una cartella a cui sono associati più modelli di immissione. È necessario selezionare il modello di immissione da utilizzare dall'elenco Modello di immissione. Se si aggiungono più documenti contemporaneamente, non viene selezionato un modello di immissione. I documenti sono invece raggruppati per categoria tipo file ed è possibile scegliere i documenti da aggiungere.

Assegnazione di proprietà

Le proprietà definiscono le informazioni relative al documento aggiunto, quali il percorso in un archivio oggetti e i valori delle proprietà assegnati al documento. Se si aggiunge un documento utilizzando un modello di immissione, è possibile che alcune o tutte le proprietà siano predefinite. È possibile aggiungere documenti a una specifica cartella oppure direttamente a un archivio oggetti in base all'impostazione di preferenza sito Richiedi selezione cartella. La classe del documento controlla le proprietà assegnate al documento. Per ulteriori informazioni, vedere Uso delle proprietà.

NOTE 

Documenti composti

È possibile definire il documento aggiunto come documento principale di un documento composto. Inoltre, è possibile associare i documenti secondari al documento principale. L'opzione relativa al documento composto non è disponibile se si aggiunge un documento con il metodo di trascinamento o mediante l'azione Aggiungi documento quando è disponibile anche l'azione Aggiungi documento (modalità avanzata).

Versioni

Per default, il documento viene aggiunto come versione principale. Una versione principale è in genere disponibile per tutti gli utenti.

Sicurezza

Se lo si desidera, è possibile modificare i diritti di accesso e le autorizzazioni di sicurezza per il documento aggiunto espandendo la relativa sezione. Questa opzione non è disponibile se si aggiunge un documento mediante l'azione Aggiungi documento quando è disponibile anche l'azione Aggiungi documento (modalità avanzata). In questo caso il documento riceve i diritti di accesso e le autorizzazioni di sicurezza di default associati alla classe del documento.

Documenti classificati

Se Records Manager è installato, è possibile aggiungere documenti classificati a un archivio oggetti record selezionando una classe documento classificato. Aggiornare i valori di classificazione come necessario.

Annullamento di un'operazione di trascinamento

Quando si trascinano documenti e poi si annulla l'operazione dopo aver iniziato a scaricare i documenti, all'archivio oggetti vengono aggiunti solo i documenti elaborati prima dell'annullamento dell'operazione.