I modelli di ricerca creati con Progettazione ricerca contengono alcuni o tutti i criteri di ricerca richiesti per individuare i documenti e le cartelle. In questo argomento viene descritto come aggiungere informazioni prima di eseguire la ricerca.
L'utente che progetta il modello di ricerca seleziona gli archivi oggetti e, se desiderato, delle cartelle particolari in cui eseguire la ricerca e definisce se è possibile visualizzare le cartelle selezionate. Quando si seleziona il modello di ricerca, nella sezione Cartella vengono visualizzate le cartelle predefinite visualizzabili. La sezione Cartella non è disponibile se tutte le cartelle sono nascoste. È possibile aggiungere o rimuovere cartelle dall'elenco. Per ogni cartella è possibile limitare la ricerca alla cartella selezionata o espandere la ricerca per includere tutte le sottocartelle della cartella.
NOTA Se nel modello di ricerca sono incluse cartelle nascoste, nei risultati della ricerca potrebbero essere inclusi elementi contenuti in cartelle diverse da quelle visualizzate.
Per cambiare le cartelle selezionate
L'utente che progetta il modello di ricerca seleziona le classi di documenti e di cartelle in cui cercare e definisce se è possibile visualizzare e modificare le classi selezionate. Quando si seleziona il modello di ricerca vengono visualizzate le classi predefinite visualizzabili. L'opzione Classe non è disponibile se non è stata predefinita alcuna classe o se tutte le classi predefinite sono nascoste.
NOTA Se nel modello di ricerca sono incluse classi nascoste, nei risultati della ricerca potrebbero essere inclusi elementi che corrispondono a classi diverse da quelle visualizzate.
Per cambiare le classi selezionate
È possibile immettere valori per le condizioni di ricerca obbligatorie e modificabili. Se il creatore della ricerca ha specificato l'operatore "is like" in Progettazione ricerca, per le stringhe di testo è possibile selezionare gli operatori dall'elenco disponibile.
Il creatore della ricerca specifica le proprietà da ricercare e determina le condizioni che è possibile vedere e modificare specificando per ogni condizione se è richiesta, modificabile, di sola lettura o nascosta.
Nella pagina della ricerca vengono visualizzate le condizioni di ricerca non nascoste. Le condizioni relative ai documenti sono visualizzate nella parte superiore e quelle relative alle cartelle nella parte inferiore. Le condizioni sono raggruppate e nidificate in riquadri colorati per fornire una rappresentazione visiva di come si combinano con gli operatori AND e OR.
SUGGERIMENTO Fare clic su Ripristina per ripristinare tutte le condizioni ai valori originali contenuti in questa ricerca.
SUGGERIMENTO PER L'USO DELLA TASTIERA Alcuni valori di campo devono essere selezionati da un elenco tramite il pulsante ... (il pulsante che consente di selezionare un valore da un elenco anziché digitarlo). Per cancellare un valore immesso in questo modo (a eccezione del campo Cerca in o Classe), spostare lo stato attivo sul pulsante ... e premere Canc.
Quando una proprietà si applica sia ai documenti che alle cartelle, il creatore della ricerca può specificare la proprietà come comune. Le condizioni comuni sono visualizzate nelle sezioni relative alle cartelle e ai documenti dei modelli di ricerca. Quando si specifica un valore in una sezione, il valore della proprietà corrispondente viene aggiornato automaticamente nell'altra sezione. Le condizioni comuni sono identificate da icone specifiche. Nell'elenco delle condizioni di ricerca, la proprietà in comune fra il documento e la cartella condividono lo stesso nome e la stessa posizione relativa.
Quando si adoperano i valori di proprietà basati su stringa che utilizzano le opzioni inizia con, termina con e contiene, al momento dell'esecuzione la ricerca inserisce automaticamente il carattere jolly (%) nel punto corretto (alla fine, all'inizio o sia all'inizio che alla fine, rispettivamente). Se lo si desidera, è possibile aggiungere ulteriori caratteri jolly in base alle necessità.
Una ricerca di contenuto restituisce i documenti che contengono il testo specificato nel contenuto o nelle relative proprietà indicizzate. Se il creatore della ricerca ha incluso una condizione basata sul contenuto, quando si esegue la ricerca viene chiesto di immettere il testo da trovare.
NOTA Se l'archivio oggetti in cui cercare non è indicizzato per le ricerche basate sul contenuto, le condizioni associate non vengono visualizzate.
Se il modello di ricerca chiede... | Vengono cercati documenti con contenuto che corrisponde a... |
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il contenuto contiene (solo singola parola o frase) | una parola o una frase singola. Utilizzare un punto esclamativo (!) per escludere la parola o la frase dai risultati della ricerca. Ad esempio, la ricerca di !musica esclude tutti i documenti contenenti la parola musica. Questa opzione viene di solito utilizzata assieme a un'altra condizione basata sul contenuto. Ad esempio, in un'altra condizione si potrebbe immettere la parola viola. Se in questa condizione si esclude la parola musica, è possibile visualizzare documenti che trattano di fiori ed escludere quelli che trattano di strumenti musicali. |
il contenuto contiene (tutto) | tutte le parole o frasi, in qualsiasi ordine. È necessario selezionare almeno una parola. |
il contenuto contiene (qualsiasi) | qualsiasi parola o frase. È necessario selezionare almeno una parola. |
il contenuto contiene (in prossimità) | le parole o le frasi immesse, nell'ordine e una dopo l'altra. In una ricerca di prossimità vengono cercate tutte le parole immesse e i risultati vengono classificati in base alla prossimità delle corrispondenze. È necessario immettere due o più parole o frasi. |
il contenuto contiene (nello stesso paragrafo) | tutte le parole o le frasi, nello stesso paragrafo. È necessario immettere due o più parole o frasi. |
il contenuto contiene (nella stessa frase) | tutte le parole o le frasi, nello stesso periodo. È necessario immettere due o più parole o frasi. |
HTML/XML tag <nome del tag> | tutte le parole o le frasi contenute all'interno del tag HTML/XML specificato. È necessario selezionare almeno una parola. |
il contenuto corrisponde a query VQL | una query strutturata utilizzando il linguaggio query Autonomy K2. Per ulteriori informazioni sulle query strutturate, consultare la documentazione di Autonomy K2. |
Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti per ottimizzare l'efficacia della ricerca di contenuto.
Corrispondenza esatta di una parola o frase | Per impostare la corrispondenza esatta per una frase, racchiudere la frase tra virgolette doppie. Questo è particolarmente utile per nomi propri o frasi comuni. Ad esempio, la ricerca di Mario Rossi restituisce documenti contenenti Mario Rossi e Mario Giuseppe Rossi. La ricerca di "Mario Rossi" restituisce solo i documenti contenenti Mario Rossi. La ricerca di contenuto non cerca solo i termini di ricerca, ma tutte le parole simili a tali termini. Ad esempio, la ricerca della parola ora restituisce documenti contenenti le parole ora o orario. Per escludere varianti di una singola parola, racchiudere la parola tra virgolette doppie. |
Maiuscole/minuscole | Per fare in modo che i risultati della ricerca facciano distinzione fra lettere maiuscole e minuscole, racchiudere la parola o la frase tra virgolette doppie. |
Ricerca di parole comuni | Per impostazione predefinita, una ricerca di contenuto ignora automaticamente parole comuni quali il, in o e. Per eseguire la ricerca di parole comuni come parte di una frase, racchiuderle tra virgolette doppie. |
Utilizzo dei caratteri jolly | Se non si è certi dell'ortografia o di altre variazioni utilizzate nel documento in cui si esegue la ricerca, è possibile utilizzare un carattere jolly nel termine di ricerca.
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L'utente che progetta il modello di ricerca specifica la versione del documento da cercare e definisce se è possibile modificare questa opzione. Quando si seleziona il modello di ricerca vengono visualizzate le versioni che è possibile cercare. L'opzione Versioni di documento non è disponibile se il creatore della ricerca ha nascosto questa proprietà.
Per cambiare la selezione della versione
Il creatore della ricerca specifica una o più colonne in base a cui ordinare i risultati. Per ricerche di condizioni basate su proprietà è possibile riordinare i risultati facendo clic sull'intestazione di una colonna. Fare nuovamente clic sull'intestazione per invertire il senso dell'ordinamento. Per ripristinare l'ordinamento predefinito dei risultati di una ricerca ordinati in base a più di una colonna è necessario eseguire di nuovo la ricerca. Se si lascia la ricerca per navigare o cercare in un'altra posizione, Workplace XT memorizza i criteri di ricerca per un massimo di 25 modelli di ricerca differenti. I risultati non vengono memorizzati; per visualizzarli è necessario eseguire nuovamente la ricerca.
I risultati di una ricerca che include una condizione basata sul contenuto vengono visualizzati in maniera diversa. Osservare che una ricerca può contenere una condizione basata sul contenuto che è stata nascosta dal creatore della ricerca. È possibile sapere se esiste una condizione basata sul contenuto poiché i risultati vengono classificati in base al loro grado di corrispondenza alle condizioni basate su contenuto. I documenti con un maggiore grado di affinità alle condizioni appaiono più in alto. Non è possibile cambiare l'ordine dei risultati delle ricerche basate sul contenuto. Se la ricerca contiene una combinazione di condizioni basate sul contenuto e di condizioni basate sulle proprietà viene cercato un set di condizioni oppure l'altro. I documenti che corrispondono alle condizioni basate sul contenuto vengono visualizzati per primi, seguiti da quelli non classificati che corrispondono alle condizioni basate sulle proprietà.
È possibile selezionare uno o più documenti per la visualizzazione o per eseguire diverse azioni. È possibile visualizzare le azioni disponibili mediante la barra degli strumenti o il menu di scelta rapida.