Modifica di un documento (Workplace XT)

Se si desidera modificare un documento in un archivio oggetti, è necessario dapprima eseguire il check out del documento utilizzando l'azione Check Out. Al termine delle modifiche, è possibile eseguire il check in del documento. Quando si esegue il check in di un documento, le informazioni sulla versione del documento vengono aggiornate e il documento è disponibile per il check out. Gli altri utenti possono sempre visualizzare e scaricare una copia di un documento anche se è stato eseguito il check out del documento. È possibile eseguire il check in dei documenti direttamente da Workplace XT o da applicazioni Microsoft® Office se queste sono integrate in Workplace XT.

Se File Tracker è installato, è possibile rintracciare un documento sul computer locale dopo averlo sottoposto a check out da un archivio oggetto. È quindi possibile individuare facilmente il documento nel caso in cui si desideri annullare il check out, salvare il documento o sottoporlo a check in. Un'altra utile funzionalità è rappresentata dalla possibilità di eliminare automaticamente la copia locale di un documento dal computer locale dopo aver completato una procedura di check in o dopo aver annullato una procedura di check out. La funzionalità di eliminazione viene determinata dall'amministratore del sito.

È possibile eseguire il check in di un documento in uno dei seguenti modi:

È possibile annullare il check out di un documento per rendere quest'ultimo accessibile agli altri utenti, ad esempio nel caso sia stato eseguito il check out per modificare il documento e successivamente si desideri annullare tali modifiche. Una volta annullato il check out con l'azione Annulla check out, il documento acquisisce di nuovo lo stato e il numero di versione precedenti al check out.