Se si desidera modificare un documento in un archivio oggetti, è necessario dapprima eseguire il check out del documento utilizzando l'azione Check Out. Al termine delle modifiche, è possibile eseguire il check in del documento. Quando si esegue il check in di un documento, le informazioni sulla versione del documento vengono aggiornate e il documento è disponibile per il check out. Gli altri utenti possono sempre visualizzare e scaricare una copia di un documento anche se è stato eseguito il check out del documento. È possibile eseguire il check in dei documenti direttamente da Workplace XT o da applicazioni Microsoft® Office se queste sono integrate in Workplace XT.
Se File Tracker è installato, è possibile rintracciare un documento sul computer locale dopo averlo sottoposto a check out da un archivio oggetto. È quindi possibile individuare facilmente il documento nel caso in cui si desideri annullare il check out, salvare il documento o sottoporlo a check in. Un'altra utile funzionalità è rappresentata dalla possibilità di eliminare automaticamente la copia locale di un documento dal computer locale dopo aver completato una procedura di check in o dopo aver annullato una procedura di check out. La funzionalità di eliminazione viene determinata dall'amministratore del sito.
È possibile eseguire il check in di un documento in uno dei seguenti modi:
NOTA A seconda della preferenza del sito Visualizzazione pagina di creazione è possibile modificare i valori delle proprietà durante il check in. Tuttavia la stessa impostazione della preferenza impedirà all'utente di modificare la classe di un documento durante il check in. Per modificare la classe durante il check in, utilizzare l'azione Check in avanzato.
Per ulteriori informazioni sull'immissione dei valori delle proprietà, vedere Uso delle proprietà.
È possibile annullare il check out di un documento per rendere quest'ultimo accessibile agli altri utenti, ad esempio nel caso sia stato eseguito il check out per modificare il documento e successivamente si desideri annullare tali modifiche. Una volta annullato il check out con l'azione Annulla check out, il documento acquisisce di nuovo lo stato e il numero di versione precedenti al check out.