È possibile aggiungere un documento a un archivio oggetti mediante l'azione Aggiungi documento, Aggiungi documento (modalità avanzata) o Aggiungi documento tramite modello. Inoltre è possibile selezionare i documenti da aggiungere, quindi trascinarli e rilasciarli su Trascina qui. Sia le azioni che il trascinamento e rilascio danno avvio al processo di aggiunta e forniscono un metodo per specificare il documento da aggiungere a un archivio oggetti e assegnare proprietà che definiscono le informazioni relative al documento. I documenti possono essere aggiunti direttamente da applicazioni Microsoft® Outlook e Microsoft® Office se queste sono integrate in Workplace XT.
L'azione Aggiungi documento o Aggiungi documento (modalità avanzata) o il trascinamento e rilascio di documenti consentono di aggiungere informazioni relative a un documento in maniera sistematica. In alternativa, l'utente o l'amministratore può progettare un modello di immissione e fornire informazioni predefinite che ottimizzano il processo di aggiunta di nuovi documenti. Ad esempio, si può utilizzare un modello di immissione che assegni automaticamente la classe del documento e altre proprietà relative ai documenti. Non è tuttavia possibile utilizzare i modelli di immissione quando si trascinano e rilasciano documenti.
Dopo l'aggiunta di un documento a un archivio oggetti, è possibile gestire il documento utilizzando le azioni disponibili mediante la barra degli strumenti o il pulsante Azioni. Ad esempio, è possibile sottoporre a check out un documento da un archivio oggetti, modificarlo ed eseguire nuovamente il check in nell'archivio oggetti. Inoltre, se File Tracker è installato, è possibile eliminare automaticamente la copia locale del documento che si sta aggiungendo.
L'amministratore del sito determina le azioni disponibili per la creazione di documenti impostando la preferenza del sito Visualizzazione pagina di creazione. A seconda dell'impostazione della preferenza del sito sono disponibili due opzioni (Aggiungi documento e Aggiungi documento (modalità avanzata)) o solo una (Aggiungi documento). Se disponibile, l'azione Aggiungi documento (modalità avanzata) viene visualizzata nell'opzione Altre azioni nella barra degli strumenti o nel menu di scelta rapida.
È possibile aggiungere documenti memorizzati localmente nel computer oppure, specificando un percorso, un documento che risiede al di fuori dell'ambiente, ad esempio una pagina Web. È importante considerare che se il percorso immesso fa riferimento a un documento inesistente, viene aggiunto un documento privo di contenuto.
È anche possibile aggiungere una voce esterna che non può essere archiviata elettronicamente, ma viene semplicemente rappresentata da una raccolta di proprietà. Ad esempio, una serie di videocassette relative a un corso di formazione.
Se è disponibile la funzione File Tracker, viene visualizzata l'opzione Elimina file locale. Selezionare l'opzione se si desidera che la copia locale del documento di cui si esegue il check in venga eliminata dalla workstation al termine della procedura di aggiunta. Salvare e chiudere la copia locale prima di completare l'eliminazione. L'amministratore del sito stabilisce se sia possibile o meno ignorare l'impostazione predefinita di questa opzione.
Potrebbero verificarsi casi in cui un file viene eliminato mentre è ancora aperto. Ciò si può verificare se viene indicato che il file locale deve essere eliminato.
NOTA Quando si aggiunge un documento da un'applicazione Office integrata in Workplace XT, il documento è già selezionato. È possibile visualizzare il nome di file e altre informazioni relative al documento nella sezione Riepilogo della procedura guidata di aggiunta.
Le proprietà definiscono le informazioni relative al documento aggiunto, quali il percorso in un archivio oggetti e i valori delle proprietà assegnati al documento. È possibile aggiungere documenti a una specifica cartella oppure direttamente a un archivio oggetti in base a un'impostazione di preferenza. La classe del documento controlla le proprietà assegnate al documento. Per ulteriori informazioni, vedere Uso delle proprietà.
NOTE
È possibile definire il documento aggiunto come documento principale di un documento composto. Inoltre, è possibile associare i documenti secondari al documento principale. L'opzione relativa al documento composto non è disponibile se si aggiunge un documento con il metodo di trascinamento o mediante l'azione Aggiungi documento quando è disponibile anche l'azione Aggiungi documento (modalità avanzata).
Per impostazione predefinita, il documento viene aggiunto come versione principale. Una versione principale è in genere disponibile per tutti gli utenti.
Se lo si desidera, è possibile modificare i diritti di accesso e le autorizzazioni di sicurezza per il documento aggiunto espandendo la relativa sezione. Questa opzione non è disponibile se si aggiunge un documento mediante l'azione Aggiungi documento quando è disponibile anche l'azione Aggiungi documento (modalità avanzata). In questo caso il documento riceve i diritti di accesso e le autorizzazioni di sicurezza di default associati alla classe del documento.
Se Records Manager è installato, è possibile aggiungere documenti classificati a un archivio oggetti record selezionando una classe documento classificato. Aggiornare i valori di classificazione come necessario.
Quando si trascinano e rilasciano documenti e in seguito si annulla l'operazione durante lo scaricamento dei documenti, vengono aggiunti all'archivio oggetti solo i documenti elaborati prima dell'annullamento dell'operazione.
Per avviare il processo di aggiunta
NOTA Quando si aggiunge un documento da Outlook o da una voce di Outlook, selezionare dapprima un profilo. Le impostazioni definite nel profilo creato dall'amministratore del sito determinano se deve essere utilizzata l'azione Aggiungi documento o un modello di immissione.