Usar una plantilla de búsqueda

Una plantilla de búsqueda, creada mediante el diseñador de búsquedas, contiene algunos de los criterios de búsqueda necesarios para localizar documentos y carpetas. Este tema describe cómo se agrega información antes de realizar la búsqueda.

Seleccionar la ubicación de la búsqueda

El usuario que diseñe la plantilla de búsqueda selecciona los almacenes de objetos. También puede especificar las carpetas donde se realizarán las búsquedas y determinar si el usuario puede ver las carpetas que se han seleccionado. Al seleccionar la plantilla de búsqueda, las carpetas predefinidas que se pueden ver aparecen en la sección Carpeta; sin embargo, si se ocultan todas las carpetas, la sección Carpeta no estará disponible. Puede agregar o eliminar carpetas de la lista. Para cada carpeta, puede limitar la búsqueda a la carpeta seleccionada o ampliarla para incluir todas sus subcarpetas.

NOTA Si la plantilla de búsqueda incluye carpetas ocultas, los resultados de la búsqueda pueden contener elementos que residan en carpetas que no estén a la vista.

Para cambiar las carpetas seleccionadas

  1. Haga clic en Seleccionar en. En la ventana de selección que se abre, la sección superior contiene la vista de árbol de carpetas, donde puede desplazarse hasta la carpeta donde desee buscar. La parte inferior contiene las carpetas seleccionadas.
    SUGERENCIA DE USO DE TECLADO Use Ctrl + Mayús + Flecha abajo y Ctrl + Mayús + Flecha arriba para avanzar y retroceder, respectivamente, por secciones, opciones y botones.
  2. Para agregar una carpeta, vaya hasta la misma en la vista de árbol de carpetas y haga clic en Agregar. (En este contexto, la carpeta Favoritos muestra sólo aquellas carpetas que existen en el almacén de objetos especificado para esta búsqueda.) Seleccione todas las carpetas que desee.
    SUGERENCIA  Haga clic en Mostrar ruta para visualizar las rutas a cada carpeta seleccionada.
    SUGERENCIA DE USO DE TECLADO Si la carpeta no esta seleccionada (es decir, tiene centro de atención por tabulación pero no por clic), pulse Intro para seleccionarla y expandirla. Pulse Intro de nuevo para agregar una carpeta.
  3. Para quitar una carpeta, selecciónela en la lista seleccionada y haga clic en Quitar. Si no hay carpetas ocultas y se quitan todas las carpetas, la búsqueda se expande a todo el almacén de objetos.
    SUGERENCIA DE USO DE TECLADO Con la carpeta seleccionada (es decir, tiene centro de atención por tabulación y por clic), pulse Supr para quitar una carpeta.
  4. De forma predeterminada, las subcarpetas se incluyen en la búsqueda. Para cambiar esta configuración en una carpeta específica, selecciónela en la lista seleccionada y anule la selección de la casilla de verificación Incluir subcarpetas.
    SUGERENCIA DE USO DE TECLADO También, con la carpeta seleccionada (es decir, tiene centro de atención por tabulación y por clic), pulse la barra espaciadora para seleccionar o anular la selección de la casilla de verificación Incluir subcarpetas.

Seleccionar la clase

El usuario que diseñe la plantilla de búsqueda selecciona las clases de documento y carpeta donde buscar, y determina si el usuario puede ver y cambiar las clases que se han seleccionado. Al seleccionar la plantilla de búsqueda, aparecen las clases predefinidas que se pueden ver; sin embargo, si no se han predefinido clases o se ocultan todas las clases predefinidas, la sección Clase no estará disponible.

NOTA Si la plantilla de búsqueda incluye clases ocultas, los resultados de la búsqueda pueden contener elementos de clases que no estén a la vista.

Para cambiar las clases seleccionadas

  1. Haga clic Clase. La ficha Clase muestra las clases predefinidas; las clases especificadas como de sólo lectura por el diseñador de plantillas de búsqueda aparecen pero no se pueden modificar.
  2. Para incluir o excluir una clase, seleccione o anule la selección de su casilla de verificación.

Introducir condiciones de documentos y carpetas

Se pueden introducir valores para condiciones de búsquedas requeridas y modificables. Para cadenas de texto, puede realizar la selección en una lista disponible de operadores si el usuario que diseñe la búsqueda especificó el operador "is like" en el diseñador de búsquedas.

El usuario que diseñe la búsqueda especifica las propiedades que se buscarán. Además, el diseñador de búsquedas determina qué condiciones se pueden ver y modificar al especificar que cada condición es necesaria, modificable, de sólo lectura u oculta.

La página de búsqueda muestra las condiciones de búsqueda no ocultas. Las relacionadas con documentos aparecen arriba; las relacionadas con carpetas, abajo. Las condiciones se agrupan y anidan en cuadros de color para mostrar visualmente cómo se combinan las condiciones con los operadores AND y OR.

SUGERENCIA Haga clic en Restablecer para restaurar las condiciones a los valores originales en esta búsqueda.
SUGERENCIA DE USO DE TECLADO Algunos valores de campo se deben seleccionar en una lista mediante el botón .... (Es el botón usado para seleccionar un valor de una lista en lugar de escribirlo.) Para borrar un valor introducido de este modo (salvo para los campos Buscar en o Clase), desplace el centro de atención al botón ... y pulse Supr.

Condiciones comunes

Cuando una propiedad se aplique tanto a documentos como a carpetas, el usuario que diseñe la búsqueda puede especificar la propiedad como común. Las condiciones comunes se muestran en las secciones de documentos y carpetas de la plantilla de búsqueda; al especificar un valor en una sección se actualiza automáticamente el valor de la propiedad correspondiente en la otra sección. Las condiciones comunes se identifican por sus iconos; las propiedades emparejadas de documento y carpeta comparten el mismo nombre y posición relativa en la lista de condiciones de búsqueda.

Uso de comodines

Para los valores de propiedades basadas en cadenas que usan las opciones empieza por, termina en y contiene, la búsqueda inserta automáticamente el carácter comodín (%) en la ubicación pertinente (al final, principio o ambos, respectivamente) al ejecutarse. También se pueden incluir caracteres comodín adicionales si es preciso.

Búsquedas de contenido

Una búsqueda de contenido devuelve documentos que contienen el texto especificado en sus propiedades de contenido o indexadas. Si el usuario que diseña la búsqueda ha incluido una condición basada en contenido, la búsqueda pide que se introduzca el texto que se buscará.

NOTA Si el almacén de objetos donde se buscará no está indexado para búsquedas basadas en contenido, no se mostrarán las condiciones asociadas.

A continuación se proporcionan sugerencias para maximizar la eficacia de la búsqueda de contenido.

Seleccionar las versiones que se buscarán

El usuario que diseñe la plantilla de búsqueda especifica qué versión de un documento se buscará, y determina si el usuario puede cambiar esta opción. Al seleccionar la plantilla de búsqueda, aparece la selección de versión; sin embargo, si el usuario que diseñe la búsqueda oculta esta propiedad, la opción Versiones de documentos no estará disponible.

Para cambiar la selección de versión

  1. Haga clic en Versiones de documentos.
  2. Seleccione una de las opciones siguientes:

Trabajar con los resultados de búsquedas

El diseñador de búsquedas especifica una o más columnas en las que ordenar los resultados. En una búsqueda por condiciones basadas en propiedades, puede cambiar el orden de los resultados haciendo clic en el encabezado de una columna. Haga clic de nuevo en el encabezado para invertir el orden. Para restaurar el orden predeterminado de los resultados de la búsqueda en más de una columna, debe volver a ejecutar la búsqueda. Si sale de la búsqueda para examinar o buscar en otro sitio, Workplace XT recuerda los criterios y resultados de búsquedas de hasta diez plantillas de búsqueda diferentes. No recuerda los resultados de las búsquedas; para volver a verlos, deberá volver a ejecutar la búsqueda.

Los resultados de una búsqueda con una condición basada en contenido se muestran de modo distinto. Una búsqueda puede tener una condición basada en contenido oculta por usuario que haya diseñado la búsqueda. Se puede saber si existe una condición basada en contenido porque los resultados de la búsqueda se organizan según su correspondencia con las condiciones basadas en contenido. Los documentos con un mayor grado de correspondencia aparecen al principio. Los resultados de una búsqueda basada en contenido no se pueden volver a ordenar. Si la búsqueda incluye una combinación de condiciones basadas en contenido y propiedades, cuando se busca un conjunto u otro, los documentos con correspondencias de contenido aparecerán primero, seguidos por los documentos sin ordenar con correspondencia de propiedad.

Puede seleccionar uno o varios documentos para verlos o efectuar distintas acciones. Para ver las acciones disponibles en la barra de herramientas o el menú contextual.