Una plantilla de búsqueda, creada mediante el diseñador de búsquedas, contiene algunos de los criterios de búsqueda necesarios para localizar documentos y carpetas. Este tema describe cómo se agrega información antes de realizar la búsqueda.
El usuario que diseñe la plantilla de búsqueda selecciona los almacenes de objetos. También puede especificar las carpetas donde se realizarán las búsquedas y determinar si el usuario puede ver las carpetas que se han seleccionado. Al seleccionar la plantilla de búsqueda, las carpetas predefinidas que se pueden ver aparecen en la sección Carpeta; sin embargo, si se ocultan todas las carpetas, la sección Carpeta no estará disponible. Puede agregar o eliminar carpetas de la lista. Para cada carpeta, puede limitar la búsqueda a la carpeta seleccionada o ampliarla para incluir todas sus subcarpetas.
NOTA Si la plantilla de búsqueda incluye carpetas ocultas, los resultados de la búsqueda pueden contener elementos que residan en carpetas que no estén a la vista.
Para cambiar las carpetas seleccionadas
El usuario que diseñe la plantilla de búsqueda selecciona las clases de documento y carpeta donde buscar, y determina si el usuario puede ver y cambiar las clases que se han seleccionado. Al seleccionar la plantilla de búsqueda, aparecen las clases predefinidas que se pueden ver; sin embargo, si no se han predefinido clases o se ocultan todas las clases predefinidas, la sección Clase no estará disponible.
NOTA Si la plantilla de búsqueda incluye clases ocultas, los resultados de la búsqueda pueden contener elementos de clases que no estén a la vista.
Para cambiar las clases seleccionadas
Se pueden introducir valores para condiciones de búsquedas requeridas y modificables. Para cadenas de texto, puede realizar la selección en una lista disponible de operadores si el usuario que diseñe la búsqueda especificó el operador "is like" en el diseñador de búsquedas.
El usuario que diseñe la búsqueda especifica las propiedades que se buscarán. Además, el diseñador de búsquedas determina qué condiciones se pueden ver y modificar al especificar que cada condición es necesaria, modificable, de sólo lectura u oculta.
La página de búsqueda muestra las condiciones de búsqueda no ocultas. Las relacionadas con documentos aparecen arriba; las relacionadas con carpetas, abajo. Las condiciones se agrupan y anidan en cuadros de color para mostrar visualmente cómo se combinan las condiciones con los operadores AND y OR.
SUGERENCIA Haga clic en Restablecer para restaurar las condiciones a los valores originales en esta búsqueda.
SUGERENCIA DE USO DE TECLADO Algunos valores de campo se deben seleccionar en una lista mediante el botón .... (Es el botón usado para seleccionar un valor de una lista en lugar de escribirlo.) Para borrar un valor introducido de este modo (salvo para los campos Buscar en o Clase), desplace el centro de atención al botón ... y pulse Supr.
Cuando una propiedad se aplique tanto a documentos como a carpetas, el usuario que diseñe la búsqueda puede especificar la propiedad como común. Las condiciones comunes se muestran en las secciones de documentos y carpetas de la plantilla de búsqueda; al especificar un valor en una sección se actualiza automáticamente el valor de la propiedad correspondiente en la otra sección. Las condiciones comunes se identifican por sus iconos; las propiedades emparejadas de documento y carpeta comparten el mismo nombre y posición relativa en la lista de condiciones de búsqueda.
Para los valores de propiedades basadas en cadenas que usan las opciones empieza por, termina en y contiene, la búsqueda inserta automáticamente el carácter comodín (%) en la ubicación pertinente (al final, principio o ambos, respectivamente) al ejecutarse. También se pueden incluir caracteres comodín adicionales si es preciso.
Una búsqueda de contenido devuelve documentos que contienen el texto especificado en sus propiedades de contenido o indexadas. Si el usuario que diseña la búsqueda ha incluido una condición basada en contenido, la búsqueda pide que se introduzca el texto que se buscará.
NOTA Si el almacén de objetos donde se buscará no está indexado para búsquedas basadas en contenido, no se mostrarán las condiciones asociadas.
Si el mensaje de plantilla de búsqueda dice... | se realiza la búsqueda de documentos con contenido que coincida con... |
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contenido contiene (sólo una palabra o frase) | una sola palabra o frase. Use un signo de exclamación (!) para excluir la palabra o frase de los resultados de la búsqueda. Por ejemplo, si se busca !música, se excluyen los documentos con la palabra música. Normalmente, esta condición se usa junto con otra basada en contenido. Por ejemplo, en otra condición podría introducir batería; excluir música en esta condición permite ver documentos sobre pilas y no sobre grupos musicales. |
contenido contiene (todo) | todas las palabras o frases, en cualquier orden. Debe introducir como mínimo una palabra. |
contenido contiene (cualquiera) | cualquier palabra o frase. Debe introducir como mínimo una palabra. |
contenido contiene (en proximidad) | las palabras o frases, en orden y proximidad Una búsqueda por proximidad busca todas las palabras que introduzca, y ordena los resultados según la proximidad de las correspondencias. Debe introducir dos o más palabras o frases. |
contenido contiene (en el mismo párrafo) | todas las palabras o frases, en el mismo párrafo. Debe introducir dos o más palabras o frases. |
contenido contiene (en la misma oración) | todas las palabras o frases, en la misma oración. Debe introducir dos o más palabras o frases. |
Etiqueta HTML/XML <nombre de etiqueta> | todas las palabras o frases en la etiqueta HTML/XML especificada. Debe introducir como mínimo una palabra. |
contenido coincide con consulta VQL | una consulta estructurada mediante el lenguaje de consultas Autonomy K2. Consulte la documentación de Autonomy K2 si desea más información sobre las consultas estructuradas. |
A continuación se proporcionan sugerencias para maximizar la eficacia de la búsqueda de contenido.
Coincidencia exacta de una palabra o frase | Para encontrar una frase exacta, colóquela entre comillas dobles. Es muy útil para nombres propios o frases habituales. Por ejemplo, si se busca John Adams aparecerían documentos con los nombres de los presidentes de Estados Unidos John Adams y John Quincy Adams. Si se busca "John Adams", sólo aparecerán documentos que contengan el nombre John Adams. Una búsqueda de contenido no sólo busca los términos de la búsqueda, sino también palabras similares. Por ejemplo, si se busca mes, aparecerán documentos con las palabras mes o meses. Para excluir variaciones de una sola palabra, puede colocar ésta entre comillas. |
Coincidir mayúsculas y minúsculas | Coloque una palabra o frase entre comillas para que los resultados tengan el mismo uso de mayúsculas y minúsculas. |
Buscar palabras habituales | De forma predeterminada, una búsqueda de contenido omite palabras muy frecuentes como de, en o y. Si desea incluirlas en una búsqueda formando parte de una frase, colóquelas entre comillas dobles. |
Usar caracteres comodín | Si no sabe con certeza cómo se escribe o una variante utilizada en el documento que busca, emplee caracteres comodín en el término de búsqueda.
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El usuario que diseñe la plantilla de búsqueda especifica qué versión de un documento se buscará, y determina si el usuario puede cambiar esta opción. Al seleccionar la plantilla de búsqueda, aparece la selección de versión; sin embargo, si el usuario que diseñe la búsqueda oculta esta propiedad, la opción Versiones de documentos no estará disponible.
Para cambiar la selección de versión
El diseñador de búsquedas especifica una o más columnas en las que ordenar los resultados. En una búsqueda por condiciones basadas en propiedades, puede cambiar el orden de los resultados haciendo clic en el encabezado de una columna. Haga clic de nuevo en el encabezado para invertir el orden. Para restaurar el orden predeterminado de los resultados de la búsqueda en más de una columna, debe volver a ejecutar la búsqueda. Si sale de la búsqueda para examinar o buscar en otro sitio, Workplace XT recuerda los criterios y resultados de búsquedas de hasta diez plantillas de búsqueda diferentes. No recuerda los resultados de las búsquedas; para volver a verlos, deberá volver a ejecutar la búsqueda.
Los resultados de una búsqueda con una condición basada en contenido se muestran de modo distinto. Una búsqueda puede tener una condición basada en contenido oculta por usuario que haya diseñado la búsqueda. Se puede saber si existe una condición basada en contenido porque los resultados de la búsqueda se organizan según su correspondencia con las condiciones basadas en contenido. Los documentos con un mayor grado de correspondencia aparecen al principio. Los resultados de una búsqueda basada en contenido no se pueden volver a ordenar. Si la búsqueda incluye una combinación de condiciones basadas en contenido y propiedades, cuando se busca un conjunto u otro, los documentos con correspondencias de contenido aparecerán primero, seguidos por los documentos sin ordenar con correspondencia de propiedad.
Puede seleccionar uno o varios documentos para verlos o efectuar distintas acciones. Para ver las acciones disponibles en la barra de herramientas o el menú contextual.