Agregar documento (Workplace XT)

Puede agregar un documento a un almacén de objetos mediante la acción Agregar documento, Agregar documento avanzada o Agregar documento mediante plantilla. Además, puede seleccionar los documentos que desee agregar y arrastrarlos hasta Arrastrar archivos aquí para agregar. Cualquiera de estos procedimientos inicia el proceso de agregar el documento y permite especificar el documento que se va a agregar a un almacén de objetos y asignar las propiedades que definen la información relativa al documento. También puede agregar documentos directamente desde las aplicaciones Microsoft® Outlook y Microsoft® Office si dichas aplicaciones están integradas con Workplace XT.

Mediante la acción Agregar documento o Agregar documento avanzada o al arrastrar y colocar documentos, se agrega sistemáticamente información sobre un documento. Asimismo, el usuario o el administrador pueden designar una plantilla de entrada y proporcionar datos predeterminados para simplificar el proceso de adición de nuevos documentos. Por ejemplo, puede utilizar una plantilla de entrada que asigne automáticamente la clase de documento y otras propiedades del documento. Sin embargo, no puede usar plantillas de entrada si arrastra y coloca documentos.

Tras haber añadido un documento a un almacén de objetos, puede administrar el documento mediante las acciones disponibles en la barra de herramientas o en el botón Acciones. Por ejemplo, puede extraer un documento de un almacén de objetos, modificarlo y registrarlo otra vez en el almacén. También puede eliminar automáticamente la copia local del documento que esté agregando si tiene instalado File Tracker.

Asistentes para agregar

El administrador del sitio determina las acciones disponibles para los usuarios para crear documentos mediante la configuración de la preferencia de sitio para mostrar la página de autoría. En función de la configuración de la preferencia de sitio, pueden existir dos opciones (Agregar documento y Agregar documento avanzada) o sólo una opción (Agregar documento). La acción Agregar documento avanzada, si está disponible, aparece debajo de la opción Más acciones en la barra de herramientas o el menú contextual.

Seleccionar un documento

Puede agregar documentos almacenados localmente en el equipo o puede indicar una ruta de acceso para agregar un documento que esté fuera del entorno, por ejemplo una página Web. Tenga en cuenta que si la ruta de acceso se refiere a un documento que no existe, se agregará un documento sin contenido.

También puede agregar un elemento externo que no esté almacenado electrónicamente pero que pueda representarse y rastrearse por una colección de propiedades. Un ejemplo de este tipo de documentos es un conjunto de cintas de vídeo de formación.

Eliminar archivo local aparece si File Tracker está disponible. Seleccione esta opción si desea que se elimine de la estación de trabajo la copia local del documento que está registrando una vez finalizado el procedimiento de adición. Guarde y cierre la copia local antes de finalizar la eliminación. El administrador de su sitio es el que determina si puede o no ignorar los ajustes predeterminados para esta opción.

Es posible que encuentre situaciones en las que un archivo se elimina mientras sigue abierto. Esto puede ocurrir después de especificar que deseaba eliminar el archivo local.

NOTA Si agrega un documento desde una aplicación de Office integrada con Workplace XT, el documento ya está seleccionado. Puede ver el nombre de archivo y otra información sobre el documento en la sección Resumen del asistente para agregar.

Asignar propiedades

Las propiedades definen información sobre el documento que se añade, por ejemplo su ubicación en el almacén de objetos y los valores de clase y propiedad asignados. Puede agregar documentos para especificar una carpeta o directamente un almacén de objetos, según la configuración de las preferencias. La clase de documento controla las propiedades asignadas a éste. Para obtener más información, consulte Trabajar con propiedades.

NOTAS 

Documentos compuestos

También puede hacer que el documento agregado se convierta en el documento principal de un documento compuesto. Asimismo, puede asociar los documentos secundarios con el principal. La opción de documento compuesto no está disponible si para agregar un documento se usa el método de arrastrar o la acción Agregar documento cuando también está disponible la acción Agregar documento avanzada.

Versiones

De forma predeterminada, el documento se añade como versión mayor. Una versión mayor suele estar a disposición de todos los usuarios.

Seguridad

Si lo desea, puede modificar los permisos y derechos de acceso de seguridad del documento agregado expandiendo la sección de seguridad. Esta opción no está disponible si para agregar un documento se usa la acción Agregar documento cuando también está disponible la acción Agregar documento avanzada. En este caso, el documento recibe los derechos de acceso y los permisos predeterminados asociados con esa clase de documentos.

Documentos clasificados

Si tiene instalado Records Manager, puede agregar documentos clasificados a un almacén de objetos de registro mediante la selección de una clase de documentos clasificados. Actualice los valores de clasificación según sea necesario.

Cancelar un proceso de arrastrar y colocar

Cuando se arrastran y colocan documentos, y se cancela el proceso después de que los documentos hayan empezado a descargarse, sólo se agregarán al almacén de objetos aquellos documentos que se habían procesado antes de la cancelación.

Para iniciar el proceso de adición