Wenn Sie Änderungen an einem Dokument in einem Objektspeicher vornehmen wollen, müssen Sie es zunächst mit der Aktion Auschecken entnehmen. Wenn Sie die Änderungen gemacht haben, checken Sie es wieder in den Objektspeicher ein. Wenn Sie ein Dokument einchecken, werden dessen Versionsinformationen aktualisiert, und es steht dann wieder zum Auschecken bereit. Andere Benutzer können jederzeit eine Kopie des Dokuments anzeigen oder herunterladen, auch wenn es ausgecheckt ist. Dokumente können direkt von Workplace XT oder von Microsoft Outlook und Microsoft Office-Anwendungen aus eingecheckt werden, vorausgesetzt, die Anwendungen sind mit Workplace XTintegriert.
Wenn der File Tracker installiert ist, werden Dokumente auf dem lokalen Computer nachverfolgt, nachdem Sie sie bei einem Objektspeicher ausgecheckt haben. Sie können dann mühelos das Dokument finden, wenn Sie den Checkout-Vorgang abbrechen oder das Dokument speichern oder einchecken möchten. Eine weitere nützliche Funktion ermöglicht das automatische Löschen der lokalen Kopie eines Dokuments vom lokalen Computer nach Beendigung des Eincheckens oder dem Abbrechen des Auscheckens. Die Löschfunktionalität wird vom Site-Administrator festgelegt.
Zum Auschecken von Dokumenten gibt es die folgenden Vorgehensweisen:
Hinweis Von der Site-Einstellung für "Authoring page display" (Anzeige der Dokumenterstellungsseite) hängt ab, ob Sie die Möglichkeit haben, die Werte von Eigenschaften während des Eincheckens zu bearbeiten. Dieselbe Einstellung verhindert jedoch, dass Sie die Klasse eines Dokuments während des Eincheckens ändern können. Um die Klasse während des Eincheckens zu ändern, verwenden Sie die Aktion "Erweitertes Einchecken".
Weitere Informationen zur Eingabe von Eigenschaftswerten finden Sie unter Arbeiten mit Eigenschaften.
Sie können den Auscheck-Vorgang für ein Dokument abbrechen, damit das Dokument von anderen Benutzern ausgecheckt werden kann. Beispielsweise, wenn Sie ein Dokument ausgecheckt haben, um Änderungen daran vorzunehmen, dann jedoch der Meinung sind, dass die Änderungen überflüssig sind. Wenn Sie den Auscheck-Vorgang mit "Checkout abbrechen" abbrechen, kehrt das Dokument zu seinem vorherigen Status zurück und übernimmt wieder die frühere Versionsnummer.