Verwenden Sie eine erweiterte Suche, wenn Sie ein Dokument oder einen Ordner anhand seiner Eigenschaften suchen wollen. Sie können eine erweiterte Suche über die Seite "Erweiterte Suche" oder über eine Suche im Abschnitt "Eigene Suchen" ausführen. Außerdem können Sie Ihre Suchergebnisse in eine spezielle Microsoft Excel-Datei (CSV-Datei) exportieren und diese lokal speichern.
TIPP Verwenden Sie die "Einfache Suche", wenn Sie Dokumente oder Ordner nach Namen suchen wollen. Weitere Informationen finden Sie unter Suchen nach Eigenschaften (einfache Suche).
Wählen Sie im Navigationsfenster den Objektspeicher aus, der durchsucht werden soll. Bei Bedarf können Sie die Suche weiter einschränken, indem Sie einen Unterordner auswählen. Sie können die Suche auf den ausgewählten Ordner einschränken oder alle Unterordner innerhalb eines bestimmten Ordners durchsuchen.
Wenn Sie bei Verwendung einer Bildschirmsprachausgabe den Objektspeicher wechseln, wird die Liste der Ordner und Dokumente in dem neuen Speicher nicht sofort gelesen. Je nach dem benutzten Browser muss erst die Liste der Dokumente und Ordner geladen werden.
Durch Auswahl der entsprechenden Option können Sie entweder nach Dokumenten oder nach Ordnern suchen. Zusätzlich können Sie eine bestimmte Dokument- oder Ordnerklasse wählen. Wenn Sie eine Klasse angeben, werden bei den Suchergebnissen nur die Objekte angezeigt, die der entsprechenden Klasse angehören. Klassen, genau wie Ordner, sind hierarchisch organisiert. Auch hier können Sie festlegen, ob die Unterklassen bei den Suchergebnissen mit berücksichtigt werden sollen oder nicht. Beispielsweise haben Sie eine Klasse namens Ansprüche, mit den Unterklassen Krankheit und Auto. Sie können dann entweder nur die Dokumente der Klasse Ansprüche durchsuchen oder jene der Klasse Ansprüche zusammen mit allen Unterklassen.
Auf Wunsch können Sie Ihrer Suche eine oder mehr Eigenschaften als Bedingungen hinzufügen. Die Eigenschaften und die dazugehörigen Auswahllisten hängen von der ausgewählten Dokument- oder Ordnerklasse ab. Ausgeblendete oder der Suche nicht zugängliche Eigenschaften werden nicht eingeschlossen. Wenn Sie Unterklassen einschließen, sind auch die Eigenschaften und Auswahllisten aller Unterklassen verfügbar. Wenn Sie Bedingungen eingeben und danach die Dokument- oder Ordnerklasse ändern, werden Eigenschaften oder Werte, die nicht für die neue Klasse gültig sind, automatisch aus der Liste der Bedingungen entfernt.
Wenn Sie Ihre Suche durch Bedingungen ergänzen, müssen Sie festlegen, ob die gefundenen Objekte eine oder alle der Bedingungen erfüllen müssen.
Nachstehend ein paar Hinweise zur Verwendung von Suchbedingungen.
Verwenden Sie die Symbole + und - zum Hinzufügen und Entfernen von Bedingungen. Durch Klicken auf + fügen Sie eine neue Bedingung direkt unterhalb der aktuell ausgewählten Bedingung ein.
TASTATURTIPP Manche Feldwerte müssen aus einer Liste mithilfe der Schaltfläche ... ausgewählt werden. (Diese Schaltfläche dient dazu, einen Wert aus einer Liste auszuwählen, statt ihn direkt über die Tastatur einzugeben.) Um einen so eingegebenen Wert zu löschen (ausgenommen für die Felder Suchen in oder Klasse), verlegen Sie den Fokus auf die Schaltfläche ... und drücken die Löschtaste.
Sie können Platzhalter für Eigenschaftswerte auf Zeichenfolgenbasis In Kombination mit den Operatoren "beginnt mit", "endet mit" und "enthält" verwenden.
HINWEIS Wenn Sie ein Prozentzeichen zu Anfang Ihres Suchbegriffs stehen haben oder den Operator "enthält" oder "endet mit" verwenden, wird der gesamte Suchindex im Objektspeicher durchsucht. Bei umfangreichen Indexen könnte es sehr lange dauern, bis Ergebnisse zurückkommen.
Die bei den Suchergebnissen angezeigten Spalten sind eine Kombination aus den in den Suchbedingungen verwendeten Eigenschaften und den Eigenschaften, die bei den Site-Einstellungen für den ausgewählten Objektspeicher angegeben wurden. Sie können zusätzliche Eigenschaften anzeigen, indem Sie eine Eigenschaft als eine Bedingung hinzufügen und den Wert leer lassen.
HINWEIS Eigenschaften mit mehreren Werten zeigen in den Suchergebnissen keine Werte an, auch wenn die Spaltenüberschrift sichtbar ist.
Vor der Suche können Sie eine Eigenschaft auswählen, nach der die Ergebnisse zu sortieren sind. Die Sortierreihenfolge kann auf- oder absteigend sein. Die Auswahl einer anderen Sortiereigenschaft löscht automatisch die früher benutzte.
TIPP Nach dem Suchen können Sie die Suchergebnisse erneut sortieren, indem Sie auf eine Spaltenüberschrift klicken.
Wenn Sie nach mehreren Werten für die gleiche Eigenschaft suchen möchten, muss die Eigenschaft mehrmals als Bedingung aufgeführt werden - genau einmal für jeden gesuchten Wert. Beispiel: Sie haben eine Eigenschaft Rassen, die mehrere Werte annehmen kann. Wenn Sie nach Collie oder Pudel suchen möchten, geben Sie die Kriterien wie folgt an:
Objekte suchen, bei denen eine oder mehrereder folgenden Bedingungen zutreffen:
Rassen = Collie
Rassen = Pudel
Sie können Ihre Suche weiter einschränken oder ausdehnen, indem Sie eine oder mehr Suchoptionen wählen. Die Suchoptionen basieren auf Eigenschaften, die beim Suchen nach Dokumenten und Ordnern häufig verwendet werden.
Optionen und Dokumenttypen sind Abkürzungen zu häufig ausgewählten Kriterien, etwa Eigentümer ("Von mir erstellt") oder Änderungsdatum ("Vom letzten Monat") oder Dokumenttypen wie PDF-Dateien. Indem Sie eine oder mehrere Optionen oder ein oder mehrere Dokumenttypen wählen, können Sie die Suchergebnisse einschränken.
Standardmäßig liefert die Suche die aktuellste Version eines passenden Dokuments, welches auch eine Nebenversion sein kann. Wenn Sie jedoch "Freigegeben" auswählen, beschränkt sich die Suche auf die aktuelle Hauptversion. Bei Auswahl von "Alle" werden sämtliche Versionen eines Dokuments geliefert.
Wenn Sie oft nach bestimmten Eigenschaften oder Werten suchen, können Sie diese in Ihren Standardsucheinstellungen oder als Suche mit einem Namen in "Eigene Suchen" speichern.
Sie können die Ergebnisse sortieren, indem Sie auf eine Spaltenüberschrift klicken. Erneutes Klicken kehrt die Sortierreihenfolge um.
Sie können ein oder mehrere Dokumente anzeigen oder Aktionen daran vornehmen. Sie können die verfügbaren Aktionen über die Symbolleiste oder das Kontextmenü anzeigen.