Um einem Objektspeicher ein Dokument hinzuzufügen, können Sie die Aktion "Dokument hinzufügen", "Advanced Add Document" (Dokument mit erweiterter Funktion hinzufügen) oder "Dokument mit Vorlage hinzufügen" verwenden. Außerdem können Sie die Dokumente, die Sie hinzufügen möchten, auswählen und dann auf "Drag files here to add" (Dateien hierher ziehen) ziehen. Sowohl die Aktionen als auch Drag and Drop initiieren den Vorgang zum Hinzufügen und ermöglichen, das Dokument anzugeben, das Sie dem Objektspeicher hinzufügen wollen, und ihm die entsprechenden Eigenschaften zuzuweisen. Dokumente können auch direkt von Microsoft® Outlook and Microsoft® Office-Anwendungen aus hinzugefügt werden, vorausgesetzt, die Anwendungen sind mit Workplace XT integriert.
Wenn Sie die Aktion "Dokument hinzufügen" oder "Advanced Add Document" (Dokument mit erweiterter Funktion hinzufügen) verwenden oder Dokumente per Drag and Drop verschieben, fügen Sie systematisch Informationen zu einem Dokument ein. Stattdessen können Sie selbst oder ein Administrator auch eine Erfassungsvorlage mit vorgegebenen Standardinformationen entwerfen und so das Verfahren zum Hinzufügen von neuen Dokumenten rationalisieren. So können Sie beispielsweise eine Erfassungsvorlage verwenden, die dem Dokument automatisch eine Klasse und andere Dokumenteigenschaften zuweist. Erfassungsvorlagen können Sie jedoch nicht verwenden, wenn Sie Dokumente per Drag and Drop verschieben.
Wenn Sie ein Dokument einem Objektspeicher hinzugefügt haben, können Sie es anhand der verschiedenen Aktionen verwalten, die Ihnen über die Symbolleiste oder über die Schaltfläche Aktionen zur Verfügung stehen. Beispielsweise können Sie das Dokument aus einem Objektspeicher auschecken, es bearbeiten und es danach wieder in den Objektspeicher einchecken. Sie können die lokale Kopie des Dokuments, das Sie hinzugefügt haben, auch automatisch löschen, wenn der File Tracker installiert ist.
Ihr Administrator bestimmt durch Vorgabe der Site-Einstellung für "Authoring page display" (Anzeige der Dokumenterstellungsseite), welche Aktionen Ihnen für die Erstellung von Dokumenten zur Verfügung stehen. Je nach der vorgegebenen Site-Einstellung stehen Ihnen zwei Optionen ("Dokument hinzufügen" und "Advanced Add Document" (Dokument mit erweiterter Funktion hinzufügen)) oder nur eine Option ("Dokument hinzufügen") zur Verfügung. Wenn die Aktion "Advanced Add Document" (Dokument mit erweiterter Funktion hinzufügen) zur Verfügung steht, wird sie auf der Symbolleiste unter der Option "Weitere Aktionen" oder im Kontextmenü angezeigt.
Sie können Dokumente hinzufügen, die lokal auf Ihrem Computer gespeichert sind oder außerhalb Ihrer Umgebung liegen (etwa auf einer Webseite), indem Sie einen Pfad angeben. Wenn der eingegebene Pfad auf ein nicht vorhandenes Dokument verweist, wird ein neues Dokument ohne Inhalt angelegt.
Sie können auch ein externes Objekt hinzufügen, das nicht elektronisch gespeichert werden kann, das jedoch repräsentiert und anhand einer Sammlung von Eigenschaften überwacht werden kann. Ein Beispiel hierfür wäre ein Satz von Schulungsvideos.
Wenn File Tracker verfügbar ist, wird Lokale Datei löschen angezeigt. Wählen Sie diese Option aus, wenn die lokale Kopie des Dokuments, das Sie einchecken, nach Abschluss des Hinzufügevorgangs von Ihrem Computer gelöscht werden soll. Speichern und schließen Sie vor Abschluss des Löschvorgangs die lokale Kopie. Ihr Site-Administrator bestimmt, ob Sie die Standardeinstellung für diese Option außer Kraft setzen können oder nicht.
Es kann vorkommen, dass eine Datei gelöscht wird, solange sie noch geöffnet ist. Dies kann der Fall sein, nachdem Sie angegeben haben, dass die lokale Datei gelöscht werden soll.
HINWEIS Wenn Sie ein Dokument aus einer Office-Anwendung heraus hinzufügen, die mit Workplace XT integriert ist, dann ist das Dokument bereits ausgewählt. Sie können den Dateinamen und andere Informationen über das Dokument im Abschnitt Zusammenfassung des Assistenten zum Hinzufügen anzeigen.
Eigenschaften sind Informationen über das Dokument, etwa sein Ablageort in einem Objektspeicher sowie die Klasse und die Eigenschaftswerte. Dokumente können je nach Einstellungen einem bestimmten Ordner oder direkt einem Objektspeicher hinzugefügt werden. Die Klasse bestimmt, welche Eigenschaften dem Dokument zugewiesen werden. Weitere Informationen finden Sie unter Arbeiten mit Eigenschaften.
HINWEISE
Es besteht auch die Möglichkeit, das Dokument zum übergeordneten Dokument eines zusammengesetzten Dokuments zu erklären, und Sie können untergeordnete Dokumente dem übergeordneten zuweisen. Die Option für ein zusammengesetztes Dokument steht nicht zur Verfügung, wenn Sie ein Dokument per Drag and Drop oder mit der Aktion "Dokument hinzufügen" hinzufügen, während die Aktion "Advanced Add Document" (Dokument mit erweiterter Funktion hinzufügen) ebenfalls zur Verfügung steht.
Standardmäßig wird das Dokument als eine Hauptversion hinzugefügt. Eine Hauptversion wird im Allgemeinen allen Benutzern zugänglich gemacht.
Sie können auch die Zugriffsberechtigungen für das Dokument ändern, indem Sie den Berechtigungsabschnitt erweitern. Diese Option steht nicht zur Verfügung, wenn Sie ein Dokument mit der Aktion "Dokument hinzufügen" hinzufügen, während die Aktion "Advanced Add Document" (Dokument mit erweiterter Funktion hinzufügen) ebenfalls zur Verfügung steht. Stattdessen erhält des Dokument die standardmäßigen Zugriffsrechte und Berechtigungen, die der Dokumentklasse des Dokuments zugeordnet sind.
Wenn Records Manager auf Ihrem Computer installiert ist, können Sie einem Objektspeicher für Datensätzen klassifizierte Dokumente hinzufügen, indem Sie die Klasse für das jeweilige klassifizierte Dokument wählen. Die Klassifizierungswerte können nach Bedarf aktualisiert werden.
Wenn Sie Dokumente mit Drag and Drop verschieben und dann den Vorgang abbrechen, nachdem Sie mit dem Downloaden begonnen haben, dann werden dem Objektspeicher nur jene Dokumente hinzugefügt, die noch vor dem Abbrechen des Vorgangs heruntergeladen wurden.
So starten Sie den Vorgang zum Hinzufügen:
HINWEIS Beim Hinzufügen eines Dokuments aus Outlook oder einem Outlook-Objekt müssen Sie ein Profil auswählen. Es hängt von den Einstellungen im Profil, das von Ihrem Site-Administrator erstellt wurde, ab, ob Sie mit der Aktion "Dokument hinzufügen" oder einer Erfassungsvorlage arbeiten.