IBM® Enterprise
Records é um componente complementar
do conjunto de produtos do IBM FileNet P8. O
IBM Enterprise
Records permite criar e manter registros
precisos, seguros e confiáveis para informações eletrônicas e físicas. É possível usar
o IBM Enterprise
Records para gerenciar registros de
qualquer tipo, independente do formato ou da mídia de armazenamento. A compreensão
do IBM Enterprise
Records depende da compreensão do
que é um registro e do porque você usa um sistema de gerenciamento de registros.
Gerenciamento de registros
O gerenciamento de registros se refere às atividades gerenciais, como o planejamento, controle e organização para a criação, armazenamento, uso, recuperação e disposição de registros. Em outras palavras, o gerenciamento de registros inclui todas as atividades que você executa para manter os registros através de seu ciclo de vida de criação, uso ativo, armazenamento inativo e disposição.
Necessidade de gerenciamento de registros
Para assegurar que as informações organizacionais sejam precisas, completas e facilmente acessíveis, você precisa configurar um sistema confiável de gerenciamento de registros. Caso contrário, você pode investir um significativo montante de tempo em atividades não produtivas, como a localização manual de informações ou a pesquisa por registros faltantes ou erroneamente arquivados.
Na ausência de um sistema de gerenciamento de registros, pode ser difícil localizar, interpretar e estar em conformidade com as leis e regulamentos de manutenção de registros. Isto pode resultar em multas pesadas, penalidades e outras consequências legais. Você também pode correr riscos associado com ações judiciais, confidencialidade e a segurança de informações críticas e vitais, se não mantiver e gerenciar apropriadamente os registros.
Use o IBM Enterprise
Records para minimizar os riscos mencionados
acima. É possível usar o IBM Enterprise
Records para
preservar informações valiosas como registros, disponíveis quando necessário usando técnicas
de procura, enquanto registros não essenciais ou inativos são destruídos ou arquivados.
Função do IBM Enterprise
Records
no Gerenciamento de Registros
O
IBM Enterprise
Records
permite que você gerencie registros na empresa, independente da mídia de armazenamento. O
propósito do
IBM Enterprise
Records é garantir que:
- Os registros sejam facilmente acessíveis quando necessários no âmbito da empresa.
- Os registros sejam descartados quando não mais são úteis ou não mais são requeridos por uma diretiva legal, regulatória ou administrativa.
Usando o
IBM Enterprise
Records, é possível:
- Criar e manter uma estrutura hierárquica (plano de arquivo) para armazenar registros.
- Gerenciar registros eletrônicos e registros físicos.
- Aplicar segurança em repositórios que contêm registros.
- Criar regras de retenção e disposição para registros.
- Forçar o arquivamento ou destruição de registros com base nestas regras.
- Controlar o acesso aos registros.
- Recuperar registros com base em critérios de pesquisa.
- Destruir registros que não são mais requeridos pela empresa.
Recursos e Benefícios do
IBM Enterprise
Records
A tabela a seguir lista os
recursos do
IBM Enterprise
Records junto com benefícios
fornecidos por tais recursos.
Recurso |
Benefício |
Repositório centralizado para registros |
- Uso e disponibilidade amplamente disperso por informações no âmbito da empresa.
- Tomada de decisão eficaz devido à disponibilidade em tempo de informações relevantes.
|
Localizações e containeres virtuais para armazenar registros para documentos eletrônicos e físicos em uma hierarquia. |
- Controle sobre coleções de documentos impressos e arquivos eletrônicos.
- Simulação do ambiente de escritório no mundo real.
- Localizações e contêineres virtuais modelam a estrutura real de armazenamento físico.
- Controle de custo através do gasto reduzido em espaço de escritório, equipamentos e pessoal, necessários para o gerenciamento e recuperação de registros.
|
Funções de pesquisa de fácil uso |
- Acesso no prazo é fácil às informações requeridas sem o uso de sintaxe complicada de consulta.
|
Regras de retenção e disposição para registros |
Controle definido pelo usuário sobre: - Duração da retenção de um registro.
- Tratamento do registro no fim da agenda de retenção.
- Revisão dos registros antes de serem destruídos.
|
Procedimento de auditoria para registros, rastreamento automático do período de retenção e a inicialização do processo de disposição para registros. |
- Os registros não são acidentalmente destruídos, alterados, manipulados, danificados ou perdidos.
- Os registros somente são destruídos de acordo com a agenda de disposição ou como parte de um procedimento de auditoria.
- Os registros quando não mais são requeridos são descartados para reduzir os requisitos de armazenamento.
|
Importação e exportação de registros |
- Os registros que não são requeridos com frequência pela empresa, mas precisam ser retidos para estar em conformidade com regulamentos governamentais, podem ser exportados para algum outro local.
- Os registros podem ser importados de outros repositórios de registros.
|
Controle de segurança apropriada para os registros |
- Os usuários não autorizados não podem acessar os registros.
- Os usuários não podem acidentalmente excluir registros. Os registros podem ser excluídos por um Administrador de registros ou como resultado de um procedimento de auditoria.
- Os usuários somente podem executar as operações relativas aos registros, para as quais tenham os direitos apropriados de acesso.
|
Integração com o IBM FileNet P8 Workplace, Workplace XT, Microsoft Office e
Microsoft Outlook |
Declaração manual ou automática de registros do: - O Workplace ou o Workplace XT
- Microsoft Outlook, Word, Excel e Power Point
- Modelos de entrada
|
Funções de Usuário no IBM Enterprise
Records
O
IBM Enterprise
Records fornece um modelo de segurança
de usuário baseado em função e inclui funções para Administrador de Registros,
Gerenciador de Registros, Usuário Privilegiado (DoD e Base) ou Revisor de Registros
(PRO) e Usuário de Registros. Cada função determina quais tarefas um usuário que pertence àquela função pode executar. Para obter informações adicionais, consulte
Segurança do FileNet P8.
Tipos de Instalações do IBM Enterprise
Records
Antes de
instalar o aplicativo
IBM Enterprise
Records, você deve
escolher o tipo de instalação (modelo de dados) que atende às suas necessidades de
gerenciamento de registros. Os seguintes modelos de dados estão disponíveis:
- Base: Fornece a funcionalidade e as propriedades núcleo do gerenciamento de registros.
A instalação Base do Records IBM Enterprise
Records é a instalação
recomendada para o IBM Enterprise
Records porque ela inclui o
número mínimo de propriedades e será adequada à maioria das necessidades. Funcionalmente, a
instalação Base fornece a mesma capacidade da instalação DoD.
- DoD: Atende aos padrões Department of Defense (DoD) 5015.2 Capítulo 2
e Capítulo 4, que fornecem orientação sobre implementação e procedimentos
no gerenciamento de registros no DoD. Além disso, a instalação DoD do
IBM Enterprise
Records define interfaces do
sistema e critérios de procura específico, e descreve os requisitos mínimos
de gerenciamento de registros que devem ser atendidos com base nos regulamentos
atuais do National Archives and Records Administration (NARA).
- PRO: Atende os requisitos do Public Record Office (PRO) para gerenciamento de registro eletrônico.
Tipos de Entidades do
IBM Enterprise
Records
No
IBM Enterprise
Records, os registros são armazenados
em uma estrutura hierárquica que contém diferentes entidades de gerenciamento de
registros. A figura a seguir ilustra a estrutura hierárquica destas entidades seguida por uma breve explicação de cada entidade:

- Armazenamento de Objeto: Se refere a um repositório de objetos e um conjunto de serviços de armazenamento e recuperação para estes objetos. Um armazenamento de objetos pode ser:
- Armazenamento de Objetos de Plano de Arquivos (FPOS): Contém o plano de arquivo, ou seja, toda a hierarquia de entidades de gerenciamento de registros que você cria.
- Armazenamento de Objeto de Registro (ROS): Contém documentos que podem ser declarados como registros em um FPOS.
Recomenda-se que você configure armazenadores de objetos separados para registros (metadados) e para os documentos que são declarados como registros. Portanto, o FPOS contém a estrutura de plano de arquivo, enquanto o ROS contém documentos, alguns dos quais são declarados como registros. Tipicamente, poderia haver muitos usuários com acesso ao ROS que não deveriam ter acesso as entidades que constituem seu plano de arquivo no FPOS. Você pode ter mais de um ROS associado a um FPOS.
- Plano de Arquivo: Define a organização de registros. Em um plano de arquivo, você armazena registros em uma estrutura hierárquica projetada para preservar o contexto de registros. Por exemplo, você pode criar planos de arquivos que reflitam as funções administrativas da empresa. Você pode então catalogar os registros sob estes esquemas com base nestas funções administrativas. Também é possível associar um padrão de nomenclatura a um plano de arquivo. Todas as entidades criadas no plano de arquivo seguirão o padrão de nomenclatura de registro.
- Categoria de Registro: Categoriza um conjunto de registros relacionados em um plano de arquivo. As categorias de registro são criadas para catalogar registros com base nas categorias funcionais. Uma categoria de registro pode conter subcategorias ou pastas de registros (mas não ambas). Os modelos de dados DoD e Base permitem a declaração de registros diretamente em uma categoria de registro; o modelo de dados PRO não o faz. Além disso, você pode associar as regras de retenção e disposição a cada categoria. Estas regras se aplicam a todas as pastas de registros e registros que são criados na categoria.
- Pasta de Registro: Serve como um contêiner para os registros relacionados. É usada para gerenciar registros de acordo com os períodos de retenção e eventos de disposição especificados. Você pode criar pastas de registros eletrônicos, físicos e híbridos sob uma categoria de registro para gerenciar registros eletrônicos e físicos.
- Pasta Eletrônica: Usada para armazenar registros eletrônicos. Uma pasta eletrônica também pode conter marcadores. Um marcador é uma entrada eletrônica para um registro eletrônico que não pode ser armazenado em um arquivo físico. Exemplos de tais registros são plantas grandes de construção, fitas de vídeo ou um banco de dados.
- Pasta Física: Armazena registros para itens físicos como registros em papel. Uma pasta física é uma entrada virtual para uma pasta de papel.
Com base na estrutura de armazenamento físico da organização, é possível modelar a hierarquia das pastas físicas no IBM Enterprise
Records.
- Caixa: A caixa fornece um mecanismo para modelar entidades físicas que contêm outras entidades físicas. Por exemplo, você pode criar um
"Armazém" que contém "Prateleiras" que contêm "Caixas" que contêm
"Pastas Físicas". Uma caixa pode conter outra caixa, uma pasta física ou um registro.
- Pasta Híbrida: Se refere a uma coleta de registros eletrônicos e físicos relacionados.
- Volume: Serve como uma subdivisão lógica de uma pasta de registros em unidades menores e fáceis de gerenciar. Um volume não tem existência independente da pasta. Uma pasta de registros sempre contém ao menos um volume, que é automaticamente criado pelo sistema quando a pasta de registros é criada. Após isto, você pode criar qualquer número de volumes em uma pasta de registros.
- Registro: Um registro fornece metadados sobre um documento ou objeto físico que é colocado sob controle do aplicativo IBM Enterprise
Records. Um registro pode herdar algum de seus comportamentos da pasta de registros na qual foi criado. Por exemplo, ela pode herdar o planejamento de disposição da pasta pai de registros. Você pode categorizar os registros em:
- Registro Eletrônico: Aponta para um documento eletrônico.
- Marcador: Aponta para um objeto físico ou documento em papel.
- Registro Vital: Um registro essencial que é necessário para atender as responsabilidades operacionais durante uma emergência no âmbito da empresa.
Os registros vitais são periodicamente revistos e atualizados.
- Registro Permanente: Um registro que foi identificado como tendo suficiente valor histórico ou outro valor para garantir a preservação continuada pela organização, além do tempo que é normalmente necessário para propósitos administrativos, legais ou fiscais.
- Tipos de Registro: Você pode associar um tipo de registro a registros que tenham Características comuns. Por exemplo, você pode definir um tipo de registro para especificar um planejamento da disposição comum para ajudar na pesquisa e recuperação de registros. Você usa tipos de registros quando um grupo de registros existentes em uma pasta de registros tem uma agenda de disposição que seja diferente da agenda atualmente associada à pasta de registros.
Segue-se um exemplo da hierarquia de entidades de gerenciamento de registros
Plano de arquivo
Gerenciamento geral (categoria)
Arquivos de correspondência (pasta)
Resumos do programa (pasta)
Conferência de treinamento em gerenciamento 2006 (volume)
Conferência de Treinamento em Gerenciamento 2007 (volume)
Gerenciamento de informações (categoria)
Arquivos de correspondência (pasta)
Folhas de número do operador (pasta)