Un link rappresenta una relazione tra due entità.
Le proprietà Intestazione e Coda del link definiscono la relazione.
È possibile creare link tra entità IBM® Enterprise
Records
e altri oggetti Content Engine in Application Engine o Workplace XT. Un record può condividere link con altri record, documenti e cartelle record. Analogamente, una cartella record può condividere link con record e con cartelle record sia in IBM Enterprise
Records che in Application Engine o Workplace XT.
Con la creazione di link, è possibile fare riferimento a o associare a un record specifico informazioni e record correlati, quali note, allegati e ricevute di restituzione via email. Solamente agli utenti autorizzati è consentito cambiare o eliminare link e associazioni. IBM Enterprise
Records supporta i seguenti tipi
di link:
- Link di estrazione Questo link stabilisce un'associazione tra un'estrazione e il record da cui ha avuto origine. È possibile utilizzare le estrazioni per rendere disponibile una porzione di un documento a determinati utenti. Un Link di estrazione può essere creato tra record e tra un record e un documento. Il Link di estrazione è utilizzato per fare riferimento a una porzione selezionata del contenuto di un record invece che all'intero contenuto. Ad esempio, se si desidera rendere una determinata porzione di un documento molto grande disponibile a utenti specifici, è possibile creare un nuovo documento che contiene le informazioni selezionate dal documento padre, dichiarare documento il figlio come record e infine creare un Link di estrazione tra il record padre e il record figlio.
- Link cartella ibrida Questo link stabilisce una relazione tra un cartella ibrida e una cartella elettronica o fisica. È utile per il modello dati PRO dati perché IBM Enterprise
Records utilizza una singola cartella che può avere sia record elettronici che contrassegni fisici.
- Link copia di record Questo link è solo per uso interno e crea un'associazione tra il
record originale e le varie copie dell'originale. Il sistema crea automaticamente questo link per un record quando si crea una copia di tale record. Tenere presente che quando viene creata una copia di un record, i link associati al record non vengono copiati.
- Link Vedi anche cartella record Questo link crea un'associazione tra due cartelle correlate. Il Link Vedi anche cartella record può essere creato tra cartelle record IBM Enterprise
Records e qualsiasi altra cartella al di fuori di IBM Enterprise
Records.
Inoltre, questo link può essere creato tra un record e una cartella record. Ad esempio, è possibile utilizzare il Link Vedi anche cartella record per associare un record con dettagli Libro paga a una cartella record Contabilità.
- Link Vedi anche cartella record Questo link stabilisce un'associazione tra record che dispongono di contenuto
correlato. Ad esempio, quando si crea un record che contiene voci di Contabilità clienti, è possibile creare un link Vedi anche corrispondete per il record Contabilità fornitori. Quando si naviga nel record Contabilità clienti, si ha l'opzione di visualizzare anche il record Contabilità fornitori. È possibile creare questo tipo di link con record o documenti.
- Link di riferimento Questo link crea un'associazione tra un record e i suoi riferimenti. È possibile creare un Link di riferimento con altri record, documenti o cartelle record che hanno contenuti associati. Un Link di riferimento è diverso da un link Vedi anche. Un Link di riferimento fornisce collegamenti ai record o documenti con contenuti associati quali riferimenti per un argomento, mentre un link Vedi anche elenca tutti i record o documenti che contengono informazioni con contenuti correlati.
- Link di presentazione Questo link crea un'associazione tra un record e la sue presentazioni. Una presentazione fa riferimento a un'istanza di un record convertita in un formato compatibile con un altro software senza perdita di contenuti. I contenuti e la maggior parte dei metadati sono identici.
È possibile utilizzare le presentazioni per conservare o accedere/visualizzare i record. Una presentazione di un documento può essere creata utilizzando qualsiasi applicazione.
Ad esempio, se si dispone di un documento di Microsoft Word già dichiarato come record e si desidera convertire tale documento Word in un documento PDF. Occorre creare un nuovo documento PDF utilizzando questo documento Word, quindi dichiarare il documento PDF come record. Successivamente è possibile creare un link Presentazione tra i due record. Gli utenti possono visualizzare le presentazioni esistenti per questo singolo record.
Attenzione: - Quando un record collegato viene eliminato, sono eliminati anche tutti i link associati di tale record.
- Quando si spostano, trasferiscono o esportano dei record, tutti i link tra i record vengono mantenuti.