O IBM® Enterprise
Records inclui
fluxos de trabalho que ajudam a automatizar a revisão e o descarte de categorias
de registros, pastas de registro, volumes e registros. Um fluxo de trabalho inclui as tarefas, etapas de procedimento, pessoal, informações de entrada e saída, e ferramentas para cada etapa em um processo administrativo.
Você pode modificar fluxos de trabalho existentes e criar novos fluxos de trabalho. A
maioria dos fluxos de trabalho do IBM Enterprise
Records
é ativada automaticamente como um resultado do processo de Varredura de Disposição ou
da execução de uma ação associada com o fluxo de trabalho.
No entanto, o fluxo de trabalho Gerenciamento de registro físico e o fluxo de trabalho Criar pasta de registros precisam ser iniciados manualmente.
Quando você cria uma fase de disposição em um planejamento da disposição, deve associar uma ação de disposição e um fluxo de trabalho à fase. Quando o período de retenção de entidades em uma determinada fase chega ao fim, as entidades estão no prazo para disposição. Você deve iniciar manualmente a ação de disposição que inicia o fluxo de trabalho de disposição associado. Para obter mais informações sobre o processo de disposição, consulte:
Antes de começar a usar os fluxos de trabalho, é necessário concluir tarefas de configuração. Estas tarefas geralmente são concluídas durante a instalação do
IBM Enterprise
Records. Para obter mais informações, consulte
Configurando Fluxos de Trabalho no Guia de Instalação e Atualização do
IBM Enterprise
Records.
Tipos de fluxos de trabalho
A seguir estão
os fluxos de trabalho fornecidos no
IBM Enterprise
Records.
Notificações de fluxo de trabalho
O sistema exibe mensagens de notificação que incluem informações sobre status, falha e erros de validação encontrados enquanto o fluxo de trabalho está em andamento. Há quatro tipos de mensagens de notificação que incluem o que se segue:
Transcrição
Uma transcrição é um arquivo XML que o sistema gera quando a ação disposição é executada com sucesso nas entidades aprovadas para disposição. Este arquivo contém informações sobre:
- O sucesso ou falha da ação de disposição executada em cada
entidade no lote.
- O status de cada etapa no fluxo de trabalho e o motivo para o
status.
O sistema envia automaticamente este arquivo como um anexo para o gerente de registros. O gerente de registros pode visualizar este arquivo, salvá-lo em uma unidade local ou abri-lo em um navegador.
Aviso
O IBM Enterprise
Records exibe uma mensagem de aviso
quando o valor especificado para os diversos campos em uma etapa particular
de um fluxo de trabalho está incorreto ou ausente nos campos necessários. Se você não tiver especificado
o valor do campo Local na etapa Transferência Física do fluxo de trabalho Transferência Temporária, o IBM Enterprise
Records exibe a mensagem
de aviso.
Informações e mensagens de status
O
IBM Enterprise
Records exibe mensagens informativas
e de status para os fluxos de trabalho Gerenciamento de Registros Físicos e Criar
Pasta de Registro. As mensagens contêm o status de entidades ou quaisquer outras informações relevantes sobre as entidades. Por exemplo, se o
portador atual de uma entidade física tiver atrasado a liberação da
entidade, o
IBM Enterprise
Records coloca
a mensagem como um item de trabalho na Caixa de Entrada da pessoa que
está planejada para receber a entidade. Para obter mais informações sobre as mensagens de informações e de status, consulte:
Falhas e exceções
Mensagens de falha e exceção mostram as entidades afetas e os motivos da falha de uma etapa de fluxo de trabalho. Por exemplo, você concluiu a etapa Corte para um lote de dez entidades e dentre essas dez entidades duas foram reabertas. Nesta situação, a mensagem irá indicar que a ação de Corte não pôde ser concluída para as duas entidades e exibirá a causa da falha.
Na etapa Mensagem, você pode clicar em Concluir para concluir a etapa do fluxo de trabalho que falhou e remover o item da caixa de entrada. Você pode corrigir o problema e iniciar novamente o fluxo de trabalho para concluir a etapa apropriadamente. No exemplo acima, você pode fechar as duas entidades para as quais a etapa Cortar falhou e iniciar o fluxo de trabalho novamente.