IBM Enterprise Records, Versione 5.1.+            

Attività di manutenzione e gestione continue

Sono disponibili molte informazioni su alcune attività di manutenzione e gestione continue che sono specifiche di IBM® Enterprise Records.

Fare riferimento ai seguenti sistemi FileNet P8 Administration Help per ulteriori informazioni di gestione:

Linee guida per l'utilizzo di Enterprise Manager

Esistono un numero di attività che un amministratore può eseguire utilizzando Enterprise Manager (EM). Queste attività (come la verifica della configurazione) sono documentate in questa guida in linea . Tuttavia, esistono altre azioni che non dovrebbero essere eseguite utilizzando Enterprise Manager poiché potrebbero verificarsi gravi problemi di corruzione dati o altro. In particolare non si dovrebbero eseguire le seguenti azioni utilizzando Enterprise Manager:

Questo elenco non è esaustivo. Eseguire solo le attività che sono documentate nella guida in linea. L'esecuzione di altre azioni mediante Enterprise Manager può causare la corruzione dei dati o altri gravi problemi.

Tener presente, tuttavia, che IBM Enterprise RecordsInstallation and Upgrade Guide potrebbe contenere istruzioni per utilizzare Enterprise Manager per eseguire operazioni che un amministratore dovrebbe eseguire solo durante un'installazione/aggiornamento. Gli esempi includono:

Configurazione di archivio oggetti

Si dovrebbero configurare archivi oggetti separati per il piano di file e i documenti che sono dichiarati come record. Perciò, un archivio oggetti (archivio oggetti piano di file o FPOS) contiene la struttura del piano di file mentre l'altro (archivio oggetti record o ROS) contiene documenti alcuni dei quali sono dichiarati come record. Di norma, molti utenti con accesso al ROS non dovrebbero avere accesso alle entità che costituiscono il piano file in FPOS. A ogni FPOS è possibile associare più di un ROS.

Eliminazione di un archivio oggetti

Una volta configurato il piano di file ed avviata la dichiarazione dei record, ci potrebbero essere minime modifiche all'archivio oggetti di produzione. Se diviene necessario eliminare un archivio oggetti dopo aver avviato la dichiarazione del record, esiste una procedura specifica da utilizzare per evitare problemi dichiarando i record in un nuovo archivio oggetti. Ciò consiste nella cancellazione delle preferenze Workplace prima di eliminare l'archivio oggetti.

  1. Accedere a Workplace come amministratore di sistema e selezionare Amministrazione nella barra sul lato sinistro.
  2. Selezionare Preferenze sito.
  3. Selezionare Archivi oggetti nella barra sul lato sinistro e selezionare l'archivio oggetti che si intende eliminare.
  4. Fare clic su Ripristina seguito da Applica per reimpostare le preferenze alle impostazioni OOTB (out-of-the box) originali.
  5. È possibile ora eliminare l'archivio oggetti.

Se un archivio oggetti viene eliminato prima di reimpostare le preferenza del sito ed utente in un altro archivio oggetti, viene visualizzato un messaggio all'utente mentre tenta di accedere all'archivio oggetti che spiega quale FPOS deve essere selezionato e perché. Esiste anche un link per configurare il richiesto FPOS. Il sistema selezionerà un archivio oggetti in base alle seguenti linee guida.

Se si elimina l'archivio oggetti prima di cancellare le preferenze, è necessario eliminare tutte le preferenze. Eliminare, rinominare o spostare il file bootstrap.properties. Questo verrà automaticamente ricreato.

Attività di manutenzione del sistema

Le seguenti attività di manutenzione del sistema IBM Enterprise Records sono quelle generalmente eseguite per la maggior parte dei siti. Utilizzare l'elenco di controllo nel seguente grafico come guida per determinare quando è necessario eseguire specifiche attività di manutenzione per IBM Enterprise Records.

Tabella 1. Attività di manutenzione del sistema
Giornaliera Settimanale Mensile Quando necessario
Monitorare log di pulitura ../../../com.ibm.p8.ier.admin.doc/backup_restore/config_records_manager.htm Esportazione di log di verifica Archiviare/eliminare log di pulitura Risoluzione dei problemi Configurazione della registrazione

Gestione documenti IS come record

Il server Content Engine (CE) può essere abilitato ad utilizzare un server FileNet Image Services (IS) come un dispositivo di memorizzazione a contenuto fisso oppure come un dispositivo di acquisizione ad alto volume. (In pratica, questo indica che il contenuto di un documento Content Engine può essere memorizzato su un server IS come un documento IS). La funzione facoltativa che abilita questa funzionalità viene chiamata CFS-IS (Content Federation Services for Image Services).

Quando si utilizza un sistema CFS-IS con IBM Enterprise Records, non impostare una data di scadenza per i documenti che sono memorizzati su un sistema FileNet Image Services, non esiste un modo automatico per l'utente amministrativo CFS-IS sul sistema FileNet Image Services di distinguere tra i documenti IBM Enterprise Records che sono in attesa e non possono essere eliminati e quelli che possono essere eliminati.

In alcuni casi, le operazioni che l'utente può eseguire su questi documenti (o l'output previsto di queste operazioni) dipende da come il documento FileNet Image Services è stato immesso nel sistema e se le proprietà del documento FileNet Image Services sono propagate al server Content Engine. Quando il server IS viene utilizzato come un dispositivo di memorizzazione a contenuto fisso, il contenuto del documento viene aggiunto al server IS mediante le applicazioni CE. Per brevità, nella tabella di seguito riportata, faremo riferimento a questi tipi di documenti come documenti CE-IS di tipo A. Quando il server IS viene utilizzato come un dispositivo di acquisizione ad alto volume, il contenuto del documento viene aggiunto al server IS mediante le applicazioni IS , faremo riferimento a questi tipi di documenti come documenti CE-IS di tipo B.

Utilizzando IBM Enterprise Records, è possibile gestire questi documenti come record in modo molto simile a come si gestiscono altri documenti CE come record. Questa sezione descrive alcune differenze funzionali IBM Enterprise Records quando si lavora con questi tipi di documenti e include altre informazioni di cui si dovrebbe essere a conoscenza quando si gestiscono questi tipi di documenti.

Considerazioni sulla configurazione

Dichiarazione automatica di record

È possibile definire una sottoscrizione come quella di quando i documenti IS vengono migrati all'archivio oggetti, questi automaticamente saranno dichiarati come record. Per completare ciò, accertarsi che la classe documento per i documenti migrati sottoscriva l'azione dell'evento per Configurazione dell'autodichiarazione di record e che l'azione evento attivi l'evento check in.

Protezione del documento IS

Se un documento IS è accessibile attraverso le applicazioni Image Services o le API, non esistono meccanismi CE per evitare che il documento sia modificato od eliminato anche se è dichiarato come record. Perciò, è necessario lavorare con l'amministratore del sistema IS per essere sicuri che la protezione IS sia impostata opportunamente per la modifica e l'eliminazione di un documento IS.

Conservazione del documento IS

Le classi documento IS includono i parametri di conservazione che specificano quando i documenti possono essere eliminati. IBM Enterprise Recordsnon interagisce con queste impostazioni di conservazione IS. Perciò, è necessario lavorare con l'amministratore del sistema IS per essere sicuri che queste impostazioni di conservazione siano opportunamente impostate in modo che i documenti IS che sono stati dichiarati come record non siano eliminati a causa di impostazioni di conservazione IS.

Altre considerazioni

Dichiarazione record

È possibile dichiarare documenti IS catalogati in CE utilizzando qualsiasi meccanismo di dichiarazione disponibile (ad esempio da Workplace, MS Office, MS Outlook, azioni dell'evento, flussi di lavoro, e API Java IBM Enterprise Records). Tener presente, comunque che non è possibile selezionare come record un singolo elemento di un documento a più elementi. Se un documento a più elementi viene dichiarato come record, tutti gli elementi sono considerati facenti parte del record.

Un utente non record che ha accesso a un documento non può accedere alla pagina informazioni del documento dopo che un utente record abbia dichiarato quel documento come record. Questa limitazione per l'accesso dell'utente non record è predefinita.

Aggiornamenti della proprietà del record

Se sul server IS è abilitata la catalogazione, le proprietà del documento IS associate alle proprietà del documento CE vengono memorizzate su entrambi i server IS e CE e qualsiasi aggiornamento delle proprietà del documento IS viene automaticamente propagato al documento CE associato. Tuttavia, gli aggiornamenti delle proprietà del documento CE, non influenzeranno le proprietà del record associato al documento.

Esecuzione di una ricerca basata sul contenuto per un record

Se un documento è un documento CE-IS di tipo A, una ricerca basata sul contenuto troverà il record associato al documento, il CBR fornito viene configurato nell'archivio oggetti in cui esiste il documento. Tuttavia, se il documento è un documento CE-IS di tipo B, una ricerca basata sul contenuto non troverà il documento.

Eliminazione di un record

Quando si elimina un record, viene eliminato anche il documento CE corrispondente del record. Se il contenuto del documento CE viene memorizzato nella cache permanente del server IS,piuttosto che su un supporto di memorizzazione, l'eliminazione rimuove il documento IS dalla cache. Tuttavia, se il contenuto del documento CE viene memorizzato sul supporto di memorizzazione, l'eliminazione di un record non rimuove il contenuto dal supporto. Per ulteriori informazioni sulla modalità in cui i dati del documento vengono eliminati da un server IS, compreso le informazioni sulla cancellazione di un supporto di memorizzazione IS (supponendo che si utilizzi un supporto cancellabile), consultare "Expired Documents and Folders" nella sezione Database Maintenance Overview del manuale IBM FileNet Image Services System Administrator's Handbook.

Copia ed importazione di record

Quando si copia un record, il record come anche il relativo documento CE associato (e il relativo documento IS associato) verranno copiati. In tutti i casi, l'operazione di copia del record, produrrà un documento CE-IS di tipo A anche se il documento originale era un documento CE-IS di tipo B.

Lo stesso vale quando si importa un record; il documento associato al record importato sarà sempre un documento CE-IS di tipo A anche se era un documento CE-IS di tipo B al momento dell'esportazione.

Monitoraggio delle prestazioni di sistema

Durante la fase di sviluppo, si potrebbe voler monitorare le prestazioni di sistema per accertarsi che l'implementazione sia eseguita quanto più efficientemente possibile. Si consiglia di utilizzare lo strumento IBM System Dashboard for Enterprise Content Management che fornisce un meccanismo centralizzato per raccogliere e distribuire i dati sulle prestazioni dei prodotti software IBM FileNet installati indipendenti dal sistema operativo. I dati sulle prestazioni raccolti possono essere disponibili alle funzioni IBM System Dashboard for Enterprise Content Management predefinite per l'utilizzo nei siti non standard su una console di gestione. Per ulteriori informazioni relative all'utilizzo di IBM System Dashboard for Enterprise Content Management, fare riferimento a ../../../com.ibm.p8.sysmgr.admin.doc/overview.htm.

Risoluzione dei problemi

IBM FileNet P8 Troubleshooting Guide contiene informazioni sulla risoluzione dei problemi dei componenti della piattaforma P8, compresi IBM Enterprise Records, Content Engine, Application Engine, Process Engine e Workplace. Per scaricare la documentazione dalla pagina di supporto IBM, consultare il link esterno alla fine di questo argomento.



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Ultimo aggiornamento: Agosto 2011


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