IBM Enterprise Records, Version 5.1.+            

Lägga till postmappar

Du kan lägga till en postmapp bara under den lägsta nivån av en postkategori. Detta innebär att om en postkategori innehåller en underkategori kan du inte lägga till en postmapp till den. Dessutom kan du bara lägga till en postmapp till en aktiv postkategori. Du kan inte skapa en undermapp under en postmapp. En postmapp kan bara innehålla volymer eller poster. IBM® Enterprise Records levereras med fyra typer av postmappar: elektronisk mapp, fysisk mapp, fysisk låda samt hybridmapp. Din organisation kan ha skapat ytterligare anpassade mappar.

I PRO-installationen för IBM Enterprise Records kan bara postansvariga och postadministratörer lägga till postmappar. I DoD- och basinstallationer kan även privilegierade användare lägga till postmappar, förutom postansvariga och postadministratörer. Om du inte har de nödvändiga säkerhetsbehörigheterna för att skapa en postmapp, kan du starta arbetsflödet Skapa postmapp från Workplace. När du startar detta arbetsflöde skickas en begäran om att skapa postmapp till den postansvarige för godkännande. I Skapa postmappar med hjälp av arbetsflöden finns mer information. Som standard ärver nyskapade postmappar alla egenskaper utom Namn, Identifierare och Öppningsdatum från sin överordnade entitet. Du kan ändra dessa ärvda värden.
Obs: Du bör inte skapa fler än 100 postkategorier och postmappar på någon nivå i arkiveringsplanen (se Arkiveringsplaner om du vill ha mer information).

Lägga till en postmapp:

  1. Logga in som postansvarig eller postadministratör och öppna arkiveringsplanen för att komma åt den postkategori där du ska skapa en postmapp.
  2. Klicka på Lägg till postmapp och utför följande steg.
    1. Ställ in klassen genom att klicka på den typ av postmapp du ska skapa och klicka sedan på Nästa för att komma vidare till steget Ange egenskaper.
      • Elektroniska postmappar kan lagra både elektroniska och fysiska poster.
      • Fysiska postmappar kan lagra fysiska poster.
      • Lådor är till för fysiska poster och kan konfigureras som en modell av ett lager.
      • Hybridpostmappar kan lagra både elektroniska och fysiska poster.
      Mer information om mapptyper finns i Kategorier, mappar och volymer.
    2. Ställ in egenskaper genom att ange eller ändra de visade egenskapsvärdena. Vissa egenskaper kan redigeras direkt på sidan, medan andra kräver att du klickar på egenskapsnamnet och redigerar värdena. En röd asterisk betyder att du måste ange ett värde för den egenskapen. I Egenskapsreferenser finns mer information om visade egenskaper. Om du ska ange ett postmönster som automatiskt namnger poster som läggs till i mappen skriver du detta mönster i det här fältet. Se Lägga till namngivningsmönster om du vill ha hjälp med att konstruera mönstret.
    3. Klicka på Nästa för att ställa in avvecklingsschemat för postmappen eller välj ett annat steg från den vänstra panelen. Klicka på Avbryt om du vill lämna guiden Lägg till postmapp.
    4. För inställning av avvecklingen finns det tre möjligheter. Ett avvecklingsschema kanske redan är förvalt (kryssrutan Ärv är markerad). Ett avvecklingsschema kanske visas men kryssrutan Ärv är inte markerad. Klicka på Ärv om du vill använda schemat. Det kanske inte finns någon avvecklingsinformation. Klicka i så fall på Bläddra efter schema för att välja ett schema eller ändra det. Klicka på Radera schema om du vill lämna tomt för avvecklingen så länge. Du kan granska informationssidorna för ett eventuellt tilldelat schema genom att klicka på dess ikon Hämta information.
    5. Om du ska bläddra efter ett schema klickar på Välj nedanför namnet på det avvecklingsschema du vill tilldela till mappen.
    6. Ange avvecklingsbehörigheten för avvecklingen av postmappen när det är dags att ta bort den. Som standard tilldelas postmappen automatiskt den avvecklingsbehörighet som angetts för det valda avvecklingsschemat. Om ingen avvecklingsbehörighet är inställd för det valda schemat, tillämpas den avvecklingsbehörighet som du anger för mappen. Om du bestämmer dig för att ange avvecklingsbehörigheten nu och ange avvecklingsschemat senare, kommer avvecklingsbehörigheten för schemat att åsidosätta den avvecklingsbehörighet som du angett för postmappen.
      Obs: Om visningsinställningen i Platsinställningar eller Användarinställningar för Visa vitala poststeg när du skapar behållare har värdet Nej, döljs steget Ange vital post så att du kan gå vidare till understeg l.
    7. Om användar- eller platsinställningen är inställd på att visa steget Ange vital post klickar du på Nästa och anger den vitala posten för postmappen eller väljer ett annat steg i den vänstra panelen. Följ länkarna Användarinställningar och Platsinställningar i slutet av ämnet om du vill ha mer information.
    8. Välj True från menyn Indikator för vital post om du ska ange att poster i mappen är vitala. Om poster som skapas under den nya postmappen behöver kontinuerliga granskningar och uppdateringar kan du markera postmappen som Vital i det här steget. Alla poster som skapas i en sådan mapp klassificeras automatiskt som vitala.
    9. Ange om så behövs en beskrivning av de vitala poster som ska läggas till i postmappen.
    10. Från menyn Åtgärd för granskning av vital post väljer du den åtgärd som ska startas med cykeln för periodisk granskning eller uppdatering av vitala poster. I menyn listas åtgärder för vital granskning som tidigare skapats enligt beskrivningen i Lägga till åtgärder.
    11. Från menyn Granskning av och uppdateringscykel för vital post väljer du lämplig återkommande händelse som ska utlösa den periodiska granskningen eller uppdateringen av vitala poster i postmappen. Menyn innehåller återkommande händelser som tidigare skapats enligt beskrivningen i Lägga till utlösare för återkommande händelser.
    12. Klicka på Nästa för att ställa in säkerheten och slutföra skapandet av mappen.
    13. Granska befintliga säkerhetsinställningar. Läs Ange säkerhetsinställningar om du vill ha information om de olika åtkomstbehörigheterna. Säkerhetsinställningar bestämmer hur grupper och användare kan accessa postmappen och styr de behörigheter som respektive grupp eller användare har. De säkerhetsinställningar som du gör här kan åsidosättas av Säkerhet i FileNet P8-inställningar på entiteten.
    14. Om du ska ändra åtkomstbehörigheterna för en grupp eller användare som listas på sidan klickar du på användarens eller gruppens namn i kolumnen Namn. Sidan Säkerhetsinställningar visas, där du kan ange behörigheter för olika användare och grupper.
    15. Klicka på Lägg till ny om du ska lägga till nya användare eller grupper till listan. Om du ska ta bort en användare eller grupp från listan markerar du den och väljer alternativet Ta bort för den användaren eller gruppen. I Lägga till användare och grupper till objekt finns mer information.
    16. Klicka på Slutför så sparas ändringarna av säkerhetsinställningar och mappen är färdig.
    17. Klicka på OK i meddelandet om att postmappen har lagts till och avsluta sedan guiden.


Feedback

Senast uppdaterat: Augusti 2011


© Copyright IBM Corp 2011.
Detta Informationscenter bygger på Eclipse-teknik. (http://www.eclipse.org)