IBM Enterprise Records, Verze 5.1.+            

Úlohy průběžné údržby a administrace

Toto téma obsahuje řadu informací o některých úlohách průběžné údržby a administrace, které jsou specifické pro produkt IBM® Enterprise Records.

Další informace o administraci naleznete v následujících systémech nápovědy pro administraci produktu FileNet P8:

Pokyny pro použití produktu Enterprise Manager

Existuje řada úloh, které může administrátor provádět pomocí produktu Enterprise Manager (EM). Tyto úlohy (jako je konfigurace auditování) jsou zdokumentovány v tomto systému nápovědy online. Existují však také akce, které by se neměly provádět pomocí produktu Enterprise Manager, protože by mohlo dojít k poškození dat nebo jiným vážným problémům. Zvláště se nedoporučuje provádět pomocí produktu Enterprise Manager následující akce:

Tento seznam není vyčerpávající. Provádějte pouze úlohy, které jsou zdokumentovány v nápovědě online. Prováděním jiných akcí prostřednictvím produktu Enterprise Manager můžete poškodit data nebo způsobit jiné vážné problémy.

Příručka pro instalaci a upgrade produktu IBM Enterprise Records může obsahovat pokyny, týkající se použití produktu Enterprise Manager, k provádění operací, které by měl administrátor provádět pouze během instalace nebo upgradu. Příklady:

Konfigurace úložišť objektů

Měli byste nakonfigurovat oddělená úložiště objektů pro plán souborů a pro dokumenty, které jsou deklarovány jako záznamy. Jedno úložiště objektů (úložiště objektů plánu souborů neboli FPOS) tak obsahuje strukturu plánu souborů, zatímco druhé (úložiště objektů záznamů neboli ROS) obsahuje dokumenty, některé z nichž jsou deklarovány jako záznamy. Obvykle je to tak, že je mnoho uživatelů s přístupem k úložišti ROS, kteří by neměli mít přístup k entitám tvořícím plán souborů v úložišti FPOS. K úložišti FPOS může být přidruženo více než jedno úložiště ROS.

Odstranění úložiště objektů

Po konfiguraci plánu souborů a zahájení deklarace záznamů by se již výrobní úložiště objektů mělo měnit jen minimálně. Pokud po zahájení deklarace záznamů nastane nutnost úložiště objektů odstranit, existuje specifický postup, který je nutno použít, aby nedocházelo k problémům s deklarováním záznamů v novém úložišti objektů. Ten spočívá ve vymazání předvoleb aplikace Workplace před odstraněním úložiště objektů.

  1. Přihlaste se k aplikaci Workplace jako administrátor systému a vyberte položku Administrátor v levém postranním panelu.
  2. Vyberte volbu Předvolby webového serveru.
  3. Vyberte volbu Úložiště objektů v levém postranním panelu a poté úložiště objektů, které máte v úmyslu odstranit.
  4. Klepněte na tlačítko Obnovit a následně na tlačítko Použít, čímž předvolby resetujete na původní předpřipravené nastavení.
  5. Nyní můžete staré úložiště objektů odstranit.

Pokud je úložiště objektů odstraněno před přenastavením předvoleb webového serveru a uživatelských předvoleb na jiné úložiště objektů, zobrazí se uživateli, který se pokouší o přístup k úložišti objektů, zpráva vysvětlující, které úložiště objektů plánu souborů bylo vybráno a proč. Je zde rovněž odkaz pro konfiguraci požadovaného úložiště objektů plánu souborů. Systém vybere úložiště objektů podle následujících vodítek.

Pokud úložiště objektů odstraníte před vymazáním předvoleb, musíte všechny předvolby smazat. Odstraňte, přejmenujte nebo přesuňte soubor bootstrap.properties. Bude automaticky znovu sestaven.

Úlohy údržby systému

Následující úlohy údržby systému IBM Enterprise Records představují typické úlohy prováděné na většině webů. Kontrolní seznam v následujícím přehledu použijte jako vodítko k určení doby, kdy bude pravděpodobně nutné provést specifické úlohy údržby systému pro produkt IBM Enterprise Records.

Tabulka 1. Úlohy údržby systému
Denně Týdně Měsíčně Podle potřeby
Sledovat protokol procházení ../../../com.ibm.p8.ier.admin.doc/backup_restore/config_records_manager.htm Export protokolů auditu Archivovat/odstranit protokol procházení Odstraňování problémů Konfigurace protokolování

Správa dokumentů IS jako záznamů

Na serveru Content Engine (CE) lze aktivovat použití serveru FileNet Image Services (IS) jako úložného zařízení s pevným obsahem nebo jako vysokoobjemového zachycovacího zařízení. (Prakticky to znamená, že obsah dokumentu Content Engine lze uložit na serveru IS jako dokument IS.) Volitelná vlastnost, která umožňuje tuto funkci, se nazývá Content Federation Services for Image Services (CFS-IS).

Při použití systému CFS-IS s produktem IBM Enterprise Records nenastavujte u dokumentů, které jsou uloženy v systému FileNet Image Services, datum vypršení platnosti. Neexistuje automatický způsob, jak může administrativní uživatel CFS-IS v systému FileNet Image Services odlišit dokumenty produktu IBM Enterprise Records, které jsou zadržené a nelze je odstranit, od dokumentů, které odstranit lze.

V některých případech závisejí operace, které můžete s těmito dokumenty provádět (nebo očekávaný výstup těchto operací), na způsobu zadání dokumentu FileNet Image Services do systému a na tom, zda jsou vlastnosti dokumentu FileNet Image Services šířeny na server Content Engine. Pokud je server IS používán jako úložné zařízení s pevným obsahem, je obsah dokumentů přidáván na server IS prostřednictvím aplikací CE. Z důvodu stručnosti budeme tyto typy dokumentů v dalším textu označovat jako dokumenty CE-IS typu A. Pokud je server IS používán jako vysokoobjemové zachycovací zařízení, je obsah dokumentů přidáván na server IS prostřednictvím aplikací IS. Z důvodu stručnosti budeme tyto typy dokumentů označovat jako dokumenty CE-IS typu B.

Pomocí produktu IBM Enterprise Records můžete tyto dokumenty spravovat jako záznamy způsobem, který se do značné míry shoduje se způsobem správy jiných dokumentů CE jako záznamů. Tento oddíl popisuje některé rozdíly v chování produktu IBM Enterprise Records při práci s těmito typy dokumentů a přináší další informace, které byste měli mít na paměti při správě těchto typů dokumentů.

Důležité aspekty konfigurace

Automatická deklarace záznamů

Můžete definovat odběr, na základě kterého budou dokumenty IS po migraci do úložiště objektů automaticky deklarovány jako záznamy. Abyste toho dosáhli, ujistěte se, že třída dokumentů pro migrované dokumenty odebírá akci události Konfigurace autodeklarace záznamů a že tato akce události spouští událost vrácení.

Zabezpečení dokumentů IS

Pokud je dokument IS přístupný prostřednictvím aplikací Image Services nebo rozhraní API, neexistují žádné mechanismy CE, které by bránily změně nebo odstranění dokumentu, a to ani v případě, že je deklarován jako záznam. Proto byste ve spolupráci s administrátorem systému IS měli zajistit, aby zabezpečení IS bylo pro úpravu a odstraňování dokumentů IS nastaveno odpovídajícím způsobem.

Uchování dokumentů IS

Třídy dokumentů IS zahrnují parametry uchování, které určují, kdy by dokumenty měly být odstraněny. Produkt IBM Enterprise Records není s tímto nastavením uchování IS v žádné interakci. Proto byste ve spolupráci s administrátorem systému IS měli zajistit, aby toto nastavení uchování bylo nastaveno odpovídajícím způsobem, například aby dokumenty IS deklarované jako záznamy nebyly na základě nastavení uchování IS odstraněny.

Jiné aspekty

Deklarace záznamů

Dokumenty IS katalogizované v aplikaci CE můžete deklarovat pomocí jakéhokoli z dostupných mechanismů deklarace (například z aplikace Workplace, systému MS Office, aplikace MS Outlook, akcí události, sledů prací a rozhraní IBM Enterprise Records Java API). Mějte však na paměti, že nemůžete vybrat jednotlivý prvek víveprvkového dokumentu, aby se stal záznamem. Pokud je jako záznam deklarován víceprvkový dokument, pak se za součást záznamu považují všechny prvky.

Uživatel bez přístupu k záznamům, který má přístup k dokumentu, nebude moci získat přístup ke stránce informací o dokumentu poté, co uživatel s přístupem k záznamům deklaruje tento dokument jako záznam. Toto omezení pro uživatele bez přístupu k záznamům je záměrné.

Aktualizace vlastností záznamů

Pokud je na serveru IS povolena katalogizace, pak vlastnosti dokumentu IS, které jsou mapovány na vlastnosti dokumentu CE, jsou ukládány na servery IS i CE a jakékoli aktualizace vlastností dokumentu IS se automaticky rozšíří do přidruženého dokumentu CE. Aktualizace vlastností dokumentu CE však neovlivní vlastnosti záznamu přidruženého k dokumentu.

Vyhledání záznamu na základě obsahu

Pokud se jedná o dokument CE-IS typu A, bude při hledání na základě obsahu nalezen záznam přidružený k dokumentu, a to za předpokladu, že v úložišti objektů, ve kterém se dokument nachází, je nakonfigurováno CBR. Pokud se však jedná o dokument CE-IS typu B, nebude dokument při vyhledání na základě obsahu nalezen.

Odstranění záznamu

Jestliže odstraníte záznam, odpovídající dokument CE záznamu bude rovněž odstraněn. Pokud je obsah dokumentu CE uložen v trvalé mezipaměti serveru IS a nikoli na úložném médiu, pak při odstranění bude tento dokument IS odebrán z mezipaměti. Jestliže však je obsah dokumentu CE uložen na úložném médiu serveru IS, pak při odstranění záznamu nedojde k odebrání obsahu z média. Další informace o odstranění dat dokumentů ze serveru IS, včetně informací o vymazání úložného média serveru IS (za předpokladu, že používáte vymazatelná média), naleznete v tématu věnovanému dokumentům a složkám s vypršenou platností v oddíle Přehled údržby databáze v příručce IBM FileNet Image Services System Administrator's Handbook.

Kopírování a import záznamů

Zkopírujete-li záznam, bude zkopírován záznam i jeho přidružený dokument CE (a jeho přidružený dokument IS). Ve všech případech bude výsledkem operace kopírování záznamu dokument CE-IS typu A, a to i v případě, že původní dokument byl CE-IS typu B.

Totéž platí při importu záznamu; přidružený dokument importovaného záznamu bude vždy CE-IS typu A, a to i v případě, že se v okamžiku exportu jednalo o dokument CE-IS typu B.

Monitorování výkonu systému

Během vývojového cyklu budete mít jistě zájem monitorovat výkon systému, abyste zajistili co nejefektivnější běh implementace. Doporučujeme použít nástroj IBM System Dashboard for Enterprise Content Management, který nabízí centralizovaný mechanismus shromažďování a distribuce dat o výkonu nainstalovaných softwarových produktů IBM FileNet, a to nezávisle na operačním systému. Shromážděná data o výkonu lze zpřístupnit výchozím funkcím systému IBM System Dashboard for Enterprise Content Management, aby bylo možné je využít na webech bez standardizované konzoly správy. Informace o použití systému IBM System Dashboard for Enterprise Content Management naleznete v tématu ../../../com.ibm.p8.sysmgr.admin.doc/overview.htm.

Odstraňování problémů

Příručka IBM FileNet P8 Troubleshooting Guide obsahuje informace o odstraňování problémů s komponentami platformy P8, mezi které patří produkty IBM Enterprise Records, Content Engine, Application Engine, Process Engine a Workplace. Chcete-li si stáhnout dokumentaci ze stránek podpory IBM, použijte externí odkaz na konci tohoto tématu.



Zpětná vazba

Poslední aktualizace: Srpen 2011


© Copyright IBM Corp. 2011.
Toto Informační centrum využívá technologii Eclipse. (http://www.eclipse.org)