IBM Enterprise Records, wersja 5.1.+            

Kategorie, foldery i woluminy

W niniejszej sekcji dostępne są informacje nt. kontenerów dostępnych w produkcie IBM® Enterprise Records - w tym informacje dot. kategorii akt, folderów akt. folderów elektronicznych, folderów fizycznych, pól, folderów hybrydowych, woluminów, kontenerów aktywnych oraz nieaktywnych, a także informacje dotyczące kontenerów otwartych i zamkniętych.

Dodatkowe informacje nt. zarządzania kontenerami fizycznymi zawiera sekcja Obiekty fizyczne.

Kategorie akt

Kategoria akt jest kontenerem, który klasyfikuje zestaw powiązanych akt w planie umieszczania w folderach. Kategorie akt zwykle służą do klasyfikowania akt na podstawie kategorii funkcjonalnych. Kategoria akt może zawierać podkategorie i foldery akt. Jednak na jednym poziomie hierarchii nie można utworzyć kategorii akt i folderu akt. W przypadku modeli danych Base i DoD akta można zadeklarować bezpośrednio w kategoriach. Model danych PRO nie zezwala na wykonanie tej operacji. Domyślnie obiekty podrzędne dziedziczą zabezpieczenia i harmonogram rozporządzania od kontenera nadrzędnego. Więcej informacji nt. dziedziczenia zabezpieczeń i rozporządzeń zawierają sekcje Zabezpieczenia obiektu i Harmonogramy rozporządzania.

Kategoria akt ma nazwę i identyfikator. Obydwie te wartości znajdują się w ścieżce i są rozdzielone znakiem łącznika. Nazwa i identyfikator muszą być unikalne w kontenerze nadrzędnym.

Foldery akt

Folder akt jest kolekcją powiązanych akt. Za pomocą folderów akt można zarządzać aktami zgodnie z określonymi okresami przechowywania i zdarzeniami rozporządzania. Domyślnie obiekty podrzędne folderu akt dziedziczą zabezpieczenia i harmonogram rozporządzenia od folderu akt. W kategorii akt można tworzyć elektroniczne, fizyczne, hybrydowe foldery akt oraz pudełka w celu zarządzania aktami elektronicznym i fizycznymi. .

Folder akt ma nazwę i identyfikator. Obydwie te wartości znajdują się w ścieżce i są rozdzielone znakiem łącznika. Nazwa i identyfikator muszą być unikalne w kontenerze nadrzędnym.

Folder elektroniczny

Folder elektroniczny jest używany w celu zapisywania akt elektronicznych i zawiera jeden lub większą liczbę woluminów. Folder elektroniczny może również zawierać akta fizyczne (papierowe lub inne elementy fizyczne).

Folder fizyczny

Folder fizyczny zawiera akta fizyczne i zawiera jeden lub większą liczbę woluminów. Folder fizyczny jest wirtualnym wpisem dla folderu papierowego. W zależności od struktury fizycznego archiwum organizacji możliwe jest zamodelowanie hierarchii folderów fizycznych programie IBM Enterprise Records.

Pudełko

Pudełko jest kontenerem akt fizycznych i udostępnia mechanizm przeznaczony do modelowania obiektów fizycznych, które zawierają inne obiekty fizyczne. Na przykład: można utworzyć „Magazyn", który zawiera „Regały” zawierające „Półki” zawierające „Pudełka” zawierające z kolei „Foldery fizyczne”. Pudełko - w przeciwieństwie do innych folderów - może zawierać inne foldery (w szczególności foldery fizyczne i pudełka, ale nie foldery elektroniczne i hybrydowe), a także akta (tylko akta fizyczne). Jednak pudełko nie korzysta z woluminów.

Folder hybrydowy

Folder hybrydowy może zwierać akta elektroniczne i fizyczne, a ponadto zawiera jedną lub więcej wartości. Nie istnieją żadne różnice w sposobie działania folderu elektronicznego i folderu hybrydowego. Jednak folder hybrydowy zawiera dodatkowe metadane, które opisują obiekt fizyczny, w tym również lokalizację główną. Więcej informacji nt. lokalizacji głównej zawiera sekcja Lokalizacje.

Woluminy

Wolumin stanowi logiczny podział folderu akt na jednostki łatwe do zarządzania. Wolumin nie istnieje niezależnie od folderu. Folder akt (z wyjątkiem pudełka) zawsze zawiera co najmniej jeden wolumin, który jest tworzony automatycznie przez system po utworzeniu folderu akt. Dlatego w folderze akt można utworzyć dowolną liczbę woluminów. Należy jednak pamiętać, że w dowolnym momencie tylko jeden wolumin w folderze jest otwarty. Domyślnie otwarty jest bieżący wolumin. Wolumin jest zamykany automatycznie po dodaniu nowego woluminu i po spełnieniu określonego kryterium. Na przykład: wolumin zawierający akta konkretnego roku kalendarzowego może zostać zamknięty automatycznie na końcu roku kalendarzowego.

Wolumin będzie tego samego typu co nadrzędny względem niego folder akt (elektroniczny, fizyczny lub hybrydowy) i może zawierać ten sam typ akt, co jego folder nadrzędny. Jednak wolumin nie może zawierać podfolderu ani innego woluminu. Wolumin dziedziczy harmonogram rozporządzenia folderu akt, w którym został utworzony. Nie można zdefiniować harmonogramu rozporządzania, który będzie niezależny od nadrzędnego folderu akt.

Kontenery aktywne i nieaktywne

Kategoria akt lub folder akt jest oznaczona(y) jako aktywna (aktywny) podczas tworzenia. Jednak kontener po utworzeniu można oznaczyć jako nieaktywny. Gdy kontener zostanie oznaczony jako nieaktywny, wówczas system uniemożliwi tworzenie, przenoszenie, kopiowanie i umieszczanie nowych obiektów do tego kontenera. Wszelkie kontenery podrzędne również zostaną oznaczone jako nieaktywne. Ponadto kontenery nieaktywne nie będą widoczne w czasie deklarowania akt. Oznaczenie kontenera jako nieaktywnego jest użyteczne, gdy konieczne jest przejrzenie i zatwierdzenie kontenera przed udostępnieniem go do ogólnego użytku.

Kontenery otwarte i zamknięte

Obiekt kontenera po utworzeniu jest domyślnie otwarty. Jeśli konieczne jest ograniczenie możliwości tworzenia obiektów podrzędnych w kontenerze, ale nadal możliwe będzie odczytywanie akt z tego kontenera, wówczas należy zamknąć kontener w dowolnym momencie po jego utworzeniu. Wszelkie kontenery podrzędne również zostaną oznaczone jako zamknięte.



Opinia

Ostatnia aktualizacja: sierpień 2011


© Copyright IBM Corp. 2011.
To Centrum informacyjne jest oparte na technologii Eclipse. (http://www.eclipse.org)