É possível configurar a declaração automática de registros para
garantir que quando um usuário execute uma operação (registro de entrada ou
arquivo em uma pasta) em um documento em um Armazenamento de Objetos de
Registros (ROS), o IBM® Enterprise
Records
automaticamente crie um registro correspondente em um Armazenamento de
Objetos de Plano de Arquivos (FPOS) especificado.
Por exemplo, é possível escolher ter cada documento que é arquivado na pasta
Confidencial declarado como um registro. Também é possível escolher ter cada
documento que pertence a uma classe de documento específica declarado como um
registro quando um usuário efetua o registro de entrada do documento.
Importante: Você deve usar o evento Registro de Entrada
ao invés do evento Criar quando quiser que um registro seja declarado no momento
da criação.
Você deve perceber que RMAutoDeclaration deve ser configurado para
usar eventos assíncronos e NÃO síncronos.
Para configurar a declaração automática
de registros, você executa as seguintes etapas:
- Execute o script de importação no ROS a partir do Enterprise Manager para
criar a ação de evento.
Siga o procedimento em Trabalhando com Manipuladores de Eventos.
O script de
importação cria a ação de evento sob a pasta Ação de Evento do
armazenamento de objetos e o módulo do código sob a pasta Módulo
do Código.
Consulte o tópico, Trabalhando com Manipuladores de Eventos.
- Especifique o local e outras informações para um registro recentemente declarado
ao concluir o procedimento Editando o Arquivo de Configuração de Declaração Automática
posteriormente neste tópico.
- Crie uma assinatura que usa a ação de evento de declaração automática concluindo
tal procedimento posteriormente neste tópico.
- Teste a configuração concluindo o procedimento RMAutoDeclare posteriormente neste
tópico.
Editando o arquivo de configuração de Declaração Automática
Para editar o arquivo de configuração RMAutoDeclaration (RMAutoDeclare.properties),
faça o seguinte:
- No Enterprise Manager,
crie (designe) uma propriedade de Sequência (por exemplo: AutoDeclareFolderSymName)
na classe ou subclasse do documento de origem para especificar o caminho de pasta
ou GUID arquivado no registro. Configure a propriedade para ter um comprimento de
256 caracteres.
- (Opcional) No Enterprise Manager,
crie (designe) outra propriedade de Sequência (por exemplo, AutoDeclareRecordClassSymName)
na classe ou subclasse do documento de origem para especificar o nome
da classe de registro. Se você não especificar um nome de classe de
registro, a classe de registro será definida por padrão como
ElectronicRecordInfo.
As primeiras duas etapas criam propriedades para o evento
RMAutoDeclare.
- Use Application Engine, Workplace XT ou Enterprise Manager para efetuar o
registro de saída do arquivo RMAutoDeclare.properties.
- Edite RMAutoDeclare.properties com as informações apropriadas:
rmevent.declare.RecordClassPropertySymname=AutoDeclareRecordClassSymName
rmevent.declare.RecordFiledInFolderPropertySymname=AutoDeclareFolderSymName
(Se a propriedade não existir, o manipulador de eventos registra um erro.)
rmevent.declare.FPOSObjectStoreName=TargetObjectStoreName
- Use Application Engine, Workplace XT ou Enterprise Manager para efetuar o
registro de entrada da nova versão do RMAutoDeclare.properties com os
conteúdos especificados acima.
Crie uma assinatura que use a ação de evento RMAutoDeclaration
É possível criar uma ou mais assinaturas que são ativadas
sempre que o evento assinado (Registro de Entrada ou Arquivo Incluído)
ocorrer.
Isto aciona a ação de evento associada com a assinatura.
Para
o evento de Registro de Entrada relacionado ao documento, você cria a
assinatura em uma classe ou subclasse de Documento. Para o evento relacionado
à pasta (Arquivo Incluído), você pode criar a assinatura em uma classe ou
subclasse de pasta ou em uma instância de objeto de pasta específica. É possível
criar quantas assinaturas forem necessárias. Por exemplo, você pode criar assinaturas
em diversas subclasses de documento diferentes.
- No Enterprise Manager, expanda o
armazenamento de objetos ROS que irá conter os documentos a serem
automaticamente declarados como registros.
- Para criar uma assinatura para uma classe ou subclasse de documento, clique com o
botão direito do mouse em Classe do Documento (ou em uma
subclasse do documento) e selecione Incluir Assinatura. -ou- Para
criar uma assinatura para uma classe ou subclasse de Pasta, expanda a pasta Outras
Classes, clique com o botão direito do mouse em Pasta (ou
em uma subclasse de pasta) e selecione Incluir Assinatura. -ou- Para criar
uma assinatura para uma pasta específica, expanda a pasta Pasta Raiz, navegue até
a pasta na qual deseja configurar a assinatura, clique com o botão direito do mouse
na pasta e selecione Incluir Assinatura.
- No assistente Criar uma Assinatura, clique em Avançar.
- Especifique um nome e uma descrição exclusivos e significativos para a
assinatura e clique em Avançar.
- Para uma assinatura de classe (mas não uma instância), certifique-se de que o
botão de opções Aplicar em Todas as Instâncias da Classe <class name> esteja selecionado e clique em Avançar.
- Na tela Especificar Acionadores, selecione os acionadores que devem ativar
a assinatura (Registro de Entrada para uma assinatura de
documento; Arquivo para uma assinatura de pasta).
Clique em Avançar.
- Na tela, no menu suspenso, selecione a ação de evento RMAutoDeclare
criada anteriormente e clique em Avançar.
- Certifique-se de que a caixa de seleção Síncrono não
esteja selecionada. Deixe as caixas de seleção restantes selecionadas ou não selecionadas,
conforme apropriado, e clique em Avançar.
- Clique em Concluir.
RMAutoDeclare
Para
testar a configuração de RMAutoDeclare, faça o seguinte:
- Crie um documento no ROS da classe que foi configurada com
declaração automática.
- Especifique o nome da classe de registro em uma propriedade de Cadeia do
documento de origem.
Esta é a propriedade (AutoDeclareRecordClassSymName)
anteriormente inserida no arquivo RMAutoDeclare.properties.
(Consulte a Etapa 2 no procedimento do arquivo de configuração Editando a
Declaração Automática anteriormente neste tópico). Ao criar um documento, o usuário
insere o nome da classe de registro nesta propriedade. Se você não especificar o
nome simbólico, o nome de classe padrão será ElectronicRecordInfo.
- Especifique o caminho da pasta arquivada no registro em outra propriedade de
Sequência.
Esta é a outra propriedade (AutoDeclareFolderSymName) atualmente
usada no arquivo RMAutoDeclare.properties. (Consulte a
Etapa 1 no procedimento do arquivo de configuração Editando a Declaração Automática
anteriormente neste tópico). Ao criar um documento, o usuário insere o caminho ou GUID
da pasta arquivada no registro nesta propriedade. Se o valor for inválido,
o manipulador de eventos registra um erro. O caminha da pasta de registro deve iniciar
com "/<File Plan Name>/..." (por exemplo, "/File Plan/Category1/Folder1").
O usuário também pode inserir o GUID da pasta.
Após o usuário criar
o documento, o evento RMAutoDeclare o declara na pasta especificada no FPOS, usando
a classe de registro especificada.