IBM® Enterprise
Records comprend des workflows qui facilitent l'automatisation des procédures de révision et d'élimination des catégories et dossiers d'enregistrements, des volumes et des enregistrements. Il comprend les tâches, étapes de procédure, organisations ou personnes, données d'entrée ou de sortie indispensables, ainsi que les outils nécessaires à chaque étape d'une procédure d'entreprise.
Vous pouvez modifier les workflows existants et en créer de nouveaux. La plupart des workflows d'IBM Enterprise
Records sont lancés automatiquement à la suite de la procédure de balayage d'élimination ou de l'exécution d'une action associée au workflow.
Toutefois, le workflow de gestion des enregistrements physiques (PRM) et le workflow de création de dossier d'enregistrement nécessitent un lancement manuel.
Lors de la création d'une phase d'élimination dans un planning d'élimination, vous lui associez une action d'élimination et un workflow d'élimination. A l'issue de la période de conservation des entités dans une phase donnée, les entités sont marquées en vue de leur élimination. L'action d'élimination est lancée manuellement, ce qui démarre le workflow d'élimination associé. Pour plus d'informations sur le processus d'élimination, reportez-vous à la rubrique :
Avant de commencer à utiliser les workflows, vous devez effectuer les tâches de configuration. Ces tâches sont généralement complétées pendant l'installation d'IBM Enterprise
Records. Pour plus d'informations, voir Configuration de workflows dans le manuel IBM Enterprise
Records Installation
and Upgrade Guide.
Types de workflow
Vous trouverez ci-dessous les workflows proposés dans
IBM Enterprise
Records.
Notifications de workflow
Le système utilise différentes méthodes de notification des utilisateurs pour annoncer l'état, l'échec et les messages d'erreurs de validation rencontrées au cours de l'avancement du workflow. Il existe quatre types de notification comprenant les éléments suivants :
Transcription
Une transcription est un fichier XML généré par le système suite au succès de l'action d'élimination exécutée sur des entités marquées en vue de leur élimination. Ce fichier contient des données sur :
- Le succès ou l'échec de l'action d'élimination exécutée sur chaque entité du lot.
- L'état de chaque étape du workflow et les raisons justifiant cet état.
Le système transmet automatiquement ce fichier au gestionnaire d'enregistrements sous forme de pièce jointe. Le gestionnaire d'enregistrements peut afficher le fichier, l'enregistrer sur un disque local ou l'ouvrir dans un navigateur.
Avertissement
IBM Enterprise
Records affiche un message d'avertissement lorsque la valeur spécifiée pour les différents champs d'une étape donnée ou d'un workflow est incorrecte ou manquante (champs obligatoires). IBM Enterprise
Records affichera la page d'avertissement, par exemple, si vous n'avez pas spécifié la valeur du champ Emplacement dans l'étape de transfert physique du workflow de transfert temporaire.
Messages d'information ou d'état
IBM Enterprise
Records affiche des informations et des messages d'état pour les workflows Gestion des enregistrements physiques et Création de dossier d'enregistrements. Les messages contiennent l'état des entités ou toute information pertinente sur les entités. Si, par exemple, le détenteur actuel d'une entité physique a retardé l'émission de l'entité,
IBM Enterprise
Records place le message comme élément de travail dans la boîte de réception du prochain destinataire de l'entité. Pour plus d'informations sur les messages d'information et d'état, consultez :
Echecs et exceptions
Les messages d'exception et d'échec indiquent les entités affectées et les causes de l'échec d'une étape du workflow. Par exemple, vous avez terminé l'étape de limitation pour un lot de dix entités. Sur ces dix entités, deux ont été rouvertes. Le message indiquera que l'action limite n'a pu être exécutée pour ces deux entités et affichera également l'origine de l'échec.
Dans l'étape Message, vous pouvez cliquer sur Terminer pour achever l'étape de workflow ayant échoué et supprimer les éléments de travail de la boîte de réception. Vous pouvez alors corriger le problème et relancer le workflow pour l'exécuter correctement. Dans l'exemple ci-dessus, vous pouvez fermer les deux entités pour lesquelles l'étape de limitation a échoué, puis relancer le workflow.