IBM Enterprise Records, バージョン 5.1.+            

分類された物理レコードの宣言

IBM® Enterprise Records でファイル・プラン・オブジェクト・ストアを参照し、「物理レコードの宣言」をクリックして「レコード宣言ウィザード」を起動します。

このウィザードは次の 3 つのステップで構成されます。

カタログ・レコードを宣言するには、次のようにします。

  1. クラスの選択」をクリックします。ウィザードが開き、「レコード・クラスの選択」ページが表示されます。
  2. デフォルトでは、「マーカー・レコード」クラスだけを使用できます。他のクラスをサイトに追加した場合、適切なクラスを選択して「承認」をクリックします。
  3. ファイル・プラン・ロケーションを指定します。
    1. IBM Enterprise Records で、「追加」をクリックします。 ファイル・プラン・ロケーションを削除するには、その下の「削除」をクリックします。Application Engine の場合、「ファイル・プラン・ロケーションの選択」をクリックします。
    2. ロケーションの適切なレベルを選択して、そのチェック・ボックスを選択します。

      既にショートカットを作成している場合、「ショートカット」を選択してリストから選択できます。使用するロケーションのチェック・ボックスを選択して、「選択内容に追加」をクリックします。

      検索」をクリックすると、ロケーションを検索できます。「タイトル」または「ファイル・プラン ID」を選択します。デフォルトの演算子「like」を使用すると、名前の一部を検索できます。テキストを入力し、「検索」をクリックします。

    3. ロケーションを選択したら、「選択内容に追加」をクリックします。
    4. よく使用するロケーションの場合は、「ショートカットに追加」をクリックします。次回の宣言以降、「参照」ビューではなく「ショートカット」ビューからロケーションを選択できるようになります。
    5. 承認」をクリックします。
  4. 次へ」をクリックして、「プロパティーの設定」ステップに進みます。

プロパティーの設定」を行うには、以下の手順を実行します。

  1. プロパティー・フィールドに必須情報を指定します。プロパティー・フィールドは、選択したクラスによって異なります。デフォルトの「マーカー・レコード」クラスの必須フィールドは以下の通りです。
    • メディア・タイプ: メディア・タイプを入力します。CD、ビデオ・カセット、紙の写真などです。
    • フォーマット: フォーマットを入力します。CDR、VHS、用紙などです。
    • オーサー/オリジネーター: 物理レコードの作成者または所有者の名前を入力します。
    • 件名: 物理レコードについての簡単な説明を入力します。
    • 公開日: 物理レコードの作成日を入力します。
    • ホーム・ロケーション: チェックアウトされていないときの物理レコードの永続的な場所を入力します。目的の場所の下にある「選択」をクリックします。ウィザードのページが閉じ、「プロパティーの設定」ステップに戻ります。
  2. 宣言しているレコードが別のレコードの受領書である場合、「ReceiptOf」をクリックして、受領書のソースである分類されたレコードを参照して選択します。受領書は分類されたレコードを追跡しますが、通常は分類されません。受領書の詳細については、受領書を参照してください。
  3. 次へ」をクリックします。

分類プロパティーの設定」を行うには、以下の手順を実行します。

  1. セキュリティー分類ガイド (Security Classification Guide、以下 SCG) やソース・ドキュメントを選択するには、「派生元」をクリックします。このステップはオプションです。
    • SCG、SCG セクション、または SCG トピックを選択するには、「セキュリティー分類ガイド」領域の「追加」をクリックして必要な SCG 要素を選択します。SCG 要素を選択すると、レコードの「派生元」プロパティーに、SCG の名前、SCG の作成日、SCG のオリジネーターが入力されます。
    • ソース・ドキュメントを選択するには、「ソース・ドキュメント」領域の「追加」をクリックし、テキスト・ボックスにソース・ドキュメントの説明を入力します。ソース・ドキュメントは追加情報を提供しないので、「分類プロパティーの設定」ステップの必須フィールドに情報を指定する必要があります。
    • セキュリティー分類ガイドまたはソース・ドキュメントを削除するには、「削除」列の対応するボックスをクリックして「削除」をクリックします。
    • 必要な分類ガイド要素とソース・ドキュメントの追加または削除を終えたら、「承認」をクリックします。
    重要:派生元」ページの「承認」をクリックすると、IBM Enterprise Records により、要約に表示されているすべてのフィールドのデータ (空白を含む) が「分類プロパティーの設定」ステップの対応するフィールドにコピーされます。 既にこれらのフィールドに他のデータを入力していて、「派生元」ページの情報を確認しているだけの場合、「承認」ではなく「キャンセル」をクリックすると手動で入力したデータが保持されます。
  2. メニューから「最高機密」、「機密」、または「社外秘」を選択して「初期の分類」の値を指定します。
    重要: 初期分類レベルでアイテムを参照するためのクリアランスがある場合、「現在の分類」のデフォルト値は「初期の分類」と同じです。それ以外の場合、セキュリティー・クリアランスのレベルで値を指定する必要があります。
  3. 分類の理由」をクリックします。IBM Enterprise Records により「値の選択」ページが開き、「分類の理由」の追加や削除が実行できます。
    1. 「分類の理由」を追加するには、「新しい値の追加」をクリックして、「アクティブ」(新しいレコードの場合) または「非推奨」(レガシー・レコードの場合) を選択します。
    2. 選択肢のリストから理由を選択し、「承認」をクリックします。
    3. 必要な数だけ理由を追加します
    4. 理由を削除するには、理由を強調表示し、 「選択済みアイテムの削除」アイコン「選択済みアイテムの削除」アイコン をクリックします。
    5. 選択が完了したら「承認」をクリックします。
  4. 分類エージェント」フィールドで、物理レコードを管理している政府機関の名前 (国防総省など) を入力します。
  5. 残りのオプション・フィールドに値を入力します。
    • 分類を解除 - 日付」を変更するには、カレンダー・アイコンをクリックして日付を選択します。「分類を解除 - 日付」は、次のいずれかに基づきます。
      • 「システム構成」で指定した「デフォルトの分類解除の時間枠」の値。詳しくは、IBM Enterprise Records システム構成の設定を参照してください。
      • SCG 要素 (「派生元」フィールドで SCG 要素を選択した場合)。
    • 分類を解除 - イベント」または「ダウングレード - イベント」をクリックします。IBM Enterprise Records により「値の選択」ページが開き、適切な値の追加や削除が実行できます。
      • 選択肢のリストから値を選択し、「承認」をクリックします。
      • 必要な数だけ値を追加します。
      • 値を削除するには、値を強調表示し、「選択済みアイテムの削除」アイコン 「選択済みアイテムの削除」 をクリックします。
      • 選択が完了したら「承認」をクリックします。
    • 情報の入力または変更により、他のフィールドでの必須情報が変更する場合があります。例えば、「分類を解除 - 日付」フィールドを変更する場合、除外を入力する必要があります。「ダウングレード - イベント」フィールドに値を入力する場合、ダウングレード・インストラクションを指定する必要があります。
  6. 必要な情報を入力したら、「終了」をクリックします。


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最終更新日: 2011 年 8 月


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