Скорее всего, вы ежедневно имеете дело с разными типами документов. Например, вы можете создавать, просматривать документы, размещать документы в папках, перемещать документы в другую папку, обновлять и удалять документы. Документами, которые вы обрабатываете, могут быть файлы, созданные в текстовом редакторе, файлы электронных таблиц, формы или любой тип электронных файлов. Документ может представлять собой просто собрание свойств документа, связанное с элементом, который вы хотите отслеживать, например, CD, DVD, книга или другой физический носитель.
Большей частью, типы действий, которые вы выполняете с документами, например, добавление нового документа или резервирование существующего документа, работают одинаково, независимо от типа документа. Однако, некоторые типы файлов предусматривают использование специальных функций. Например, шаблон публикации представляет собой документ особого класса, который могут создать опытные пользователи, используя приложение Publishing Designer. Добавление, активацию и резервирование файла шаблона публикации осуществляет приложение Publishing Designer, и вы не можете напрямую выполнить эти действия с таким файлом. Однако вы можете найти файл, используя функцию обзора или поиска, и можете просмотреть информацию о его свойствах, если у вас есть необходимые права доступа.
Данные форм - это еще один особый тип документа. Если на вашем сайте установлен и включен компонент eForms, вы сможете, в дополнение к другим типам документов, работать также и с формами. Вы не можете непосредственно выполнять действия добавления, резервирования или активации, загрузки или сохранения с данными форм. Вместо этого при открытии документа с данными формы этот документ автоматически резервируется для вас. Дополнительную информацию смотрите в разделе Работа с FileNet P8 eForms.
В Workplace XT имеется множество инструментов, которые помогут вам управлять документами, их свойствами и параметрами защиты. Примеры:
В следующих разделах рассказывается, как использовать различные инструменты, которые упрощают управление документами и делают этот процесс более гибким.