IBM FileNet P8, Wersja 5.1.+            

Zarządzanie dokumentami złożonymi

Informacje o dokumentach złożonych

Grupowanie oraz nawiązywanie relacji między dokumentami wiąże się z przypisywaniem do dokumentu nadrzędnego jednego lub więcej dokumentów podrzędnych. Dokumenty nadrzędne oraz podrzędne są tworzone niezależnie od siebie. Po ustaleniu relacji między dokumentami w dokumencie złożonym informacje są zapisywane w tworzonym odsyłaczu. To inaczej niż w przypadku odsyłacza tworzonego w celu połączenia różnych rodzajów obiektów takich jak foldery, dokumenty i obiekty definiowane.

Dokumenty zawarte w dokumencie złożonym mogą rezydować w różnych lokalizacjach w jednej składnicy obiektów. Nie jest możliwe utworzenie dokumentu złożonego na podstawie obiektów definiowanych i folderów ani utworzenie dokumentu złożonego obejmującego dokumenty rezydujące w różnych składnicach obiektów. Jeśli między dokumentami brak oczywistej relacji hierarchicznej, możliwe jest utworzenie dokumentu nadrzędnego bez treści (to jest pliku zewnętrznego) oraz określenie, czy powiązane dokumenty są elementami potomnymi tego dokumentu.

Tworzenie dokumentu złożonego

Użytkownik tworzy w pierwszym rzędzie element nadrzędny, a następnie wiąże z nim dokumenty dodatkowe jako elementy podrzędne, tworząc dokument złożony. Procedury wykonywane na dokumentach nadrzędnych i podrzędnych przypominają procedury wykonywane na dokumentach standardowych. Na przykład, możliwe jest wyświetlanie stron informacyjnych dla dokumentów nadrzędnych i podrzędnych oraz informacji dotyczących odsyłaczy wiążących dokumenty ze sobą. Możliwa jest kontrola wersji zarówno dla dokumentów nadrzędnych, jak i podrzędnych; ponadto można przypisać nazwę do odsyłacza wiążącego dokument nadrzędny z podrzędnym. Ustawienia specjalne podczas dodawania, modyfikowania lub wstawiania dokumentu podrzędnego umożliwiają zarządzanie tym dokumentem podczas kontrolowania wersji lub usuwania dokumentu nadrzędnego.

Modyfikowanie i usuwanie dokumentów złożonych

Ponadto istnieje możliwość modyfikowania kolejności, w jakiej dokumenty podrzędne pojawiają się na liście dokumentów podrzędnych elementu nadrzędnego, możliwość wyboru dodatkowych dokumentów podrzędnych, wstawiania nowych dokumentów oraz usuwania odsyłaczy łączących dokumenty.

Przydatne wskazówki

Tabela 1. W tej tabeli wymieniono przydatne wskazówki dotyczące tworzenia dokumentów złożonych oraz pracy z tymi dokumentami.
Działanie Informacja
Tworzenie dokumentu nadrzędnego
  • Podczas dodawania do składnicy obiektów (ręcznie lub za pomocą szablonu wprowadzania). Dokumenty podrzędne muszą już istnieć w składnicy obiektów.
  • Podczas wprowadzania nowej wersji.
  • Za pomocą opcji Zmień złożenie z menu podręcznego. Po przekształceniu dokumentu można go powiązać z dokumentami podrzędnymi oraz innymi dokumentami nadrzędnymi. Można również przywrócić dokument złożony ponownie do postaci dokumentu standardowego. Nie można jednak przywrócić dokumentu złożonego ponownie do postaci dokumentu standardowego, jeśli są z nim powiązane dokumenty podrzędne. Trzeba wówczas najpierw usunąć powiązane dokumenty podrzędne.

To działanie jest niedostępne, jeśli uzyskujesz dostęp do:

  • strony informacyjnej dokumentu stanowiącego obiekt rezerwacji.
  • dokumentu pochodzącego ze zintegrowanej aplikacji, takiej jak Word czy Excel.
Wiązanie dokumentów podrzędnych z dokumentem nadrzędnym
  • Podczas dodawania dokumentu nadrzędnego do składnicy obiektów
  • Podczas wprowadzania nowej wersji
  • Podczas wyświetlania strony informacyjnej (widok Dokumenty podrzędne)
  • Użyj odsyłacza Pokaż podczas dodawania dokumentu w celu wyświetlenia listy dokumentów podrzędnych powiązanych z konkretnym dokumentem. Ponadto możesz również wykonać dodatkowe działania, takie jak modyfikowanie kolejności, w jakiej dokumenty się pojawiają, w przypadku występowania więcej niż jednego dokumentu podrzędnego.
Informacje o odsyłaczu oraz właściwości odsyłacza dokumentu złożonego Widok właściwości odsyłacza dokumentu złożonego na stronie informacyjnej to strona tylko do odczytu udostępniająca bieżący obraz stanu odsyłacza relacji komponentów między konkretnym dokumentem podrzędnym a jego dokumentem nadrzędnym. Wyświetlane informacje umożliwiają zarządzanie relacją między dokumentem podrzędnym a dokumentem nadrzędnym na przykład, podczas kontroli wersji dokumentu nadrzędnego lub jego usuwania.

Wyświetlane informacje o właściwościach są tworzone podczas wiązania po raz pierwszy dokumentu podrzędnego z dokumentem nadrzędnym. Należy zmienić właściwości wyświetlane na tej stronie podczas modyfikowania dokumentu podrzędnego.

Właściwości systemowe również są właściwościami tylko do odczytu i nie mogą być edytowane. W zależności od ustawień preferencji użytkownika właściwości systemowe mogą być zwinięte (ukryte). Kliknij opcję Pokaż właściwości systemowe lub Ukryj właściwości systemowe, aby przełączyć wyświetlanie właściwości systemowych.

Możesz także uzyskać dostęp do widoku właściwości odsyłacza dokumentu złożonego, otwierając stronę informacyjną dokumentu nadrzędnego lub dokumentu podrzędnego.

Wyświetlanie dokumentów powiązanych z dokumentem złożonym

W aplikacji Workplace XT istnieje możliwość szybkiego wyświetlenia dokumentów podrzędnych powiązanych z konkretnym dokumentem nadrzędnym. Informacje dotyczące każdego z dokumentów są wyświetlane w widoku listy; możliwe jest wyświetlanie relacji hierarchicznej dla każdego z dokumentów.

Kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz opcję Więcej informacji > Wyświetl dokument złożony w celu wyświetlenia dokumentu złożonego. Możesz także wykonywać określone działania na dokumentach.



Opinia

Data ostatniej aktualizacji: Lipiec 2011


© Copyright IBM Corp. 2011.
To centrum informacyjne jest oparte na technologii Eclipse. (http://www.eclipse.org)