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Définition de la classe d'enregistrement et des emplacements de plan de fichier

La première étape de la création d'un modèle d'entrée Déclarer en tant qu'enregistrements consiste à définir la classe d'enregistrements et les emplacements du plan de fichier. L'utilisateur final ne peut pas modifier la classe d'enregistrements sélectionnée.

Si vous souhaitez autoriser les utilisateurs à modifier les emplacements du plan de fichier prédéfinis, vous devez sélectionner l'option d'affichage de l'étape des emplacements du plan de fichier d'enregistrement. Si vous sélectionnez Masquer l'étape d'emplacement du plan de fichiers d'enregistrement, la page d'assistant d'enregistrement de catalogue n'apparaît pas lorsqu'un utilisateur déclare un enregistrement à l'aide du modèle.

Pour définir la classe d'enregistrement et les emplacements du plan de fichier, procédez comme suit.

  1. Définissez le niveau d'accès de la classe d'enregistrements.
    • Pour empêcher l'utilisateur de modifier la classe d'enregistrements, sélectionnez Lecture seule. Il s'agit du paramètre par défaut.
    • Pour empêcher l'utilisateur d'afficher la classe d'enregistrements, sélectionnez Masquer.
  2. Cliquez sur Sélectionner une classe pour indiquer la classe d'enregistrements. La page de sélection de l'arborescence Sélectionner une classe s'affiche.
    1. Le cas échéant, cliquez sur les signes + pour ouvrir les niveaux du conteneur d'objets et de la classe d'enregistrements.
    2. Sélectionnez le nom de classe à partir du conteneur d'objets approprié. L'arborescence se ferme lorsque vous sélectionnez une classe.
  3. Définissez le niveau d'accès de l'emplacement du plan de fichier.
    • Pour autoriser l'utilisateur à modifier les emplacements du plan de fichier, sélectionnez Modifiable.
    • Pour montrer à l'utilisateur les emplacements du plan de fichier tout en empêchant toute modification, sélectionnez Lecture seule.
    • Pour empêcher l'utilisateur d'afficher les emplacements du plan de fichier, sélectionnez Masquer.
  4. Facultatif. Le cas échéant, indiquez les emplacements du plan de fichier prédéfini. Si vous définissez le niveau d'accès sur Lecture seule ou Masquer, vous devez indiquer un ou plusieurs emplacements du plan de fichier pour l'enregistrement.
    1. Cliquez sur Sélection d'emplacements du plan de fichier pour sélectionner la catégorie ou le dossier où l'enregistrement doit être déclaré. La page Déclaration d'enregistrements - Sélection d'emplacements du plan de fichier s'affiche dans la vue Parcourir.
    2. Si nécessaire, sélectionnez la vue Rechercher ou Raccourcis pour repérer les catégories souhaitées. Sinon, naviguez vers la catégorie ou le dossier approprié.
    3. Cochez les cases correspondant aux emplacements du plan de fichier souhaités. Aucune case n'est affichée pour les catégories ou dossiers non éligibles pour la sélection. Vous pouvez toutefois cliquer sur ces catégories ou dossiers afin de vérifier s'ils contiennent des dossiers disponibles.
    4. Cliquez sur Ajouter à la sélection. Vos choix apparaissent sous Emplacements de plan de fichier sélectionnés.
    5. Si nécessaire, naviguez jusqu'aux autres emplacements qui n'étaient pas visibles auparavant et cochez les cases correspondantes.
    6. Cliquez sur Accepter pour enregistrer vos sélections et revenir à la page d'ajout de modèle de déclaration d'enregistrements.
  5. Le cas échéant, cliquez sur Ajouter nouveau pour sélectionner d'autres emplacements du plan de fichier et répétez l'étape 4. Vous pouvez également cliquer sur Supprimer sous le dossier sélectionné pour le supprimer de la liste.
  6. Facultatif. Si vous autorisez les utilisateurs à sélectionner des emplacements du plan de fichier, vous pouvez sélectionner un emplacement de début.
    1. Cliquez sur Sélectionner un emplacement de plan de fichier. La page Déclaration d'enregistrements - Sélection d'emplacements du plan de fichier s'affiche.
    2. Sélectionnez le bouton d'option de la catégorie de début ou sélectionnez, à la place, un dossier de niveau inférieur.
    3. Cliquez sur Accepter dès que vous avez sélectionné l'emplacement du plan de fichier de début.
    4. Cliquez sur Supprimer si vous ne souhaitez plus utiliser l'emplacement du plan de fichier que vous avez sélectionné.
    5. Sélectionnez Limiter au dossier sélectionné ou à ses sous-dossiers si vous souhaitez limiter la classification au dossier spécifié ou à ses sous-dossiers. Les utilisateurs peuvent sélectionner le dossier de début ou un dossier de niveau inférieur mais pas supérieur.
      Remarque : Si vous n'indiquez pas de dossier de début, le plan de fichier par défaut spécifié dans les préférences de site du conteneur d'objets (vue Conteneurs d'objets) est utilisé. S'il n'est pas défini, l'emplacement de navigation initial est sélectionné à partir de la préférence de site Général (Paramètres généraux, Gestion des enregistrements).
  7. Indiquez si l'étape des emplacements du plan de fichier apparaîtra sur le système de l'utilisateur final.
    • Pour autoriser l'utilisateur à afficher ou à modifier les sélections, sélectionnez l'option d'affichage de l'étape des emplacements du plan de fichier d'enregistrement. Si vous n'avez pas indiqué d'emplacements du plan de fichier, vous devez sélectionner cette option pour autoriser l'utilisateur à sélectionner au moins un emplacement de plan de fichier.
    • Pour empêcher l'utilisateur d'afficher les emplacements du plan de fichier que vous avez sélectionnés, sélectionnez Masquer l'étape d'emplacement de plan de fichiers d'enregistrement.


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Dernière mise à jour : Juillet 2011


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