IBM Enterprise Records, バージョン 5.1.+            

物理レコードの宣言

システムの任意のオブジェクトストアが DoD 分類データモデル用に設定されている場合、まず物理レコードを分類するかどうかを指定する必要があります。以下の手順は、分類されない物理レコードの場合です。

分類された物理レコードを宣言するには、分類された物理レコードの宣言を参照してください。IBM Enterprise Records で物理レコードを宣言するには、エントリー・テンプレートを使用します。エントリー・テンプレートにファイル・プラン・ロケーションが含まれている場合、物理レコードは、ユーザーが宣言アクションを呼び出したロケーションおよびテンプレートで指定されたすべてのロケーションで宣言されます。レコード・マネージャーまたはレコード管理者は、Application Engine または Workplace XT の「エントリー・テンプレートの追加」ツールを使用して物理レコード宣言テンプレートの作成や変更を行うことができます。エントリー・テンプレートの詳細については、物理レコード宣言用エントリー・テンプレートの作成を参照してください。以下の手順では、デフォルトの「IBM Enterprise Records 物理レコード宣言テンプレート」を使用することを前提としています。

IBM Enterprise Records で物理レコードを宣言するには、次のようにします。

  1. IBM Enterprise Records で、ファイル・プランの場所を選択して、「物理レコードの宣言」をクリックします。
  2. 「ウィザードの選択」ページが表示された場合、「分類されていないレコードの宣言」ラジオ・ボタンをクリックして「次へ」をクリックします。
  3. 使用するエントリー・テンプレートの名前の下にある「選択」をクリックします。

プロパティーを設定するには、次のようにします。

  1. プロパティー・フィールドに必須情報を指定します。プロパティー・フィールドは、使用したクラスによって異なります。例えば、デフォルトのマーカー・レコード・クラスの必須フィールドは以下の通りです。
    • メディア・タイプ: CD、ビデオ・カセットなどです。
    • フォーマット: CDR、VHS などです。
    • オーサー/オリジネーター: 物理レコードの作成者または所有者の名前です。
    • 件名: 物理レコードの簡単な説明です。
    • 公開日: 物理レコードの作成日です。
    • ホーム・ロケーション: 物理レコードの現在の場所です。このリンクをクリックすると、場所のリストを表示するページが開きます。目的の場所の下にある「選択」をクリックします。ウィザードのページが閉じ、「プロパティーの設定」ステップに戻ります。
  2. 宣言しているレコードが別の分類されたレコードの受領書である場合、「ReceiptOf」をクリックして、受領書が指し示す分類されたレコードを参照して選択します。受領書を参照してください。
  1. 必要な情報を入力したら、「終了」をクリックします。
  2. 別のレコードを宣言する場合、エントリー・テンプレートをもう一度選択します。終了したら、「終了」をクリックします

Application Engine または Workplace XT で物理レコードを宣言するには、次のようにします。

  1. 新しいドキュメントを追加します。「ファイルの選択」ステップで、ファイル・タイプとして「なし」を選択します。
  2. 確認ページで、「レコードとして宣言」をクリックします。
  3. 分類されていないレコードのオプションを選択します。分類されたレコードについては、分類された物理レコードの宣言を参照してください。
  4. 承認」をクリックしてウィザードを使用するか、「選択」をクリックしてエントリー・テンプレートを使用します。
    • エントリー・テンプレートの場合、FPOS オブジェクト・ストア、Records Management/Templates フォルダーを選択し、エントリー・テンプレートを選択して「承認」をクリックします。管理者が作成したテンプレートを選択する必要があります。Workplace ではファイル・プラン・ロケーションが既に選択されていると見なされるので、IBM Enterprise Records で使用されるデフォルト・テンプレートは Application Engine または Workplace XT では使用できません。
    • カタログ・レコード」ウィザードを使用するには、次のステップを完了します。
  5. クラスの選択」をクリックして適切なクラスを選択します。デフォルトでは、すべての FPOS オブジェクト・ストアはマーカー・レコード・クラスを備えています。管理者によって用意された他のクラスを選択できる場合があります。
  6. ファイル・プラン・ロケーションの選択」をクリックして、適切なエンティティーを選択します。物理レコードは 1 つの物理的な場所にしか格納できないため、通常 1 つのファイル・プラン・ロケーション (ハイブリッド・フォルダー、ボックス、物理レコード・フォルダーなど) を選択します。
  7. 該当するエンティティーのチェック・ボックスを選択して、「選択内容に追加」をクリックします。
    • デフォルトの参照ビューを使用する代わりに、作成済みのショートカットから選択することもできます。左サイドバーの「ショートカット」をクリックします。
    • また、カテゴリーまたはフォルダーを名前で検索できます。左サイドバーの「検索」をクリックします。
    • エンティティーを「選択済みのファイル・プラン・ロケーション」に追加したら、「ショートカットに追加」をクリックします。
  8. ロケーションの選択が終了したら「承認」をクリックします。
  9. 次へ」をクリックして、「プロパティーの設定」ステップに進みます。

プロパティーを設定するには、次のようにします。

  1. プロパティー・フィールドに必須情報を指定します。プロパティー・フィールドは、使用したクラスによって異なります。例えば、デフォルトのマーカー・レコード・クラスの必須フィールドは以下の通りです。
    • メディア・タイプ: CD、ビデオ・カセットなどです。
    • フォーマット: CDR、VHS
    • オーサー/オリジネーター: 物理レコードの作成者または所有者の名前です。
    • 件名: 物理レコードの簡単な説明です。
    • 公開日: 物理レコードの作成日です。
    • ホーム・ロケーション: 物理レコードの現在の場所です。このリンクをクリックすると、場所のリストを表示するページが開きます。目的の場所の下にある「選択」をクリックします。ウィザードのページが閉じ、「プロパティーの設定」ステップに戻ります。
  2. 宣言しているレコードが別の分類されたレコードの受領書である場合、「ReceiptOf」をクリックして、受領書が指し示す分類されたレコードを参照して選択します。受領書を参照してください。
  3. 必要な情報を入力したら、「終了」をクリックします。

バーコードについて

バーコード・データを提供するハードウェアとソフトウェアがある場合、バーコードをスキャンしてアクティブなフィールドに直接読み込むか、ローカル・コンピューターから IBM Enterprise Records の関連フィールドにコピー・アンド・ペーストできます。「物理」タブの「物理アイテムのスキャン」を使用するため、バーコード・フィールドにテキストを入力できます。



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最終更新日: 2011 年 8 月


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