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Accès aux propriétés affectées à un document ou à un dossier et mise à jour

Vous pouvez accéder aux propriétés affectées à un document ou à un dossier et les mettre à jour lorsque vous les ajoutez à un conteneur d'objets ou que vous modifiez les objets, par exemple lorsque vous restituez un document ou que vous enregistrez le contenu d'un document réservé. Le modèle d'entrée choisi pour l'ajout d'un document détermine si vous pouvez sélectionner une classe, ou en affecter une au document. Vous pouvez modifier les propriétés affectées à un document, mais pas sa classe. En revanche, les propriétés et la classe d'un dossier sont modifiables.

Lors de l'enregistrement d'un contenu, vous pouvez cliquer sur Enregistrer avec les propriétés pour modifier les propriétés du document et enregistrer le nouveau contenu avant de le restituer dans un conteneur d'objets.

Utilisez la commande Afficher/Modifier les propriétés dans l'onglet IBM ECM ou sélectionnez Propriétés dans le menu contextuel. Vous pouvez aussi cliquer sur Afficher les détails en bas du volet Navigation après avoir sélectionné un document ou un dossier. Les informations sur l'objet s'affichent dans le panneau Détails, et après avoir cliqué sur Modifier, vous pouvez visualiser et modifier les informations pour un objet quelconque sélectionné.

Cycles de vie des documents

Certains documents peuvent être associés à des propriétés soumises à un cycle de vie, affectées par l'administrateur. Le cycle de vie d'un document englobe les différents états par lesquels il passe au cours de sa vie. Par exemple, la séquence des états du cycle de vie d'une demande de prêt peut être la suivante :

Les états reflètent la séquence des différents processus d'une demande de prêt réelle. L'état du cycle de vie est mis à jour à chaque étape du prêt. Par exemple, lorsque le demande est approuvée, le document est promu au deuxième état (Approuvé). Lorsque la banque débloque les fonds, le document passe à l'état Financé.

Certaines propriétés peuvent être soumises à des règles de cycle de vie de document. Les règles de cycle de vie de document sont affectée à une classe de documents et sont utilisées par l'administrateur. L'état du cycle de vie est affiché, et modifiable par les personnes disposant des droits appropriés.

Marquage

L'administrateur peut affecter des marquages aux propriétés des documents et des dossiers. Les marquages sont basés sur des propriétés spécifiques et permettent l'accès aux documents et aux dossiers. Lorsqu'un marquage est appliqué à un objet, les droit d'accès à l'objet qui en résultent sont une combinaison des droits d'accès d'origine et des droits définis par le marquage. Les paramètres du marquage définissent qui a accès à l'objet cible du marquage, et qui peut modifier ou supprimer le marquage.

Affichage ou modification des les propriétés à partir d'applications Office et d'Outlook

Choisissez l'une des options suivantes selon l'application que vous utilisez :

Tableau 1. Ce tableau répertorie les procédures permettant d'accéder aux propriétés de document à partir d'applications Microsoft Office. Les procédures diffèrent légèrement et dépendent de l'application utilisée pour l'intégration aux applications Office.
Applications intégrées Office utilisant FileNet Integration for Microsoft Office
Applications Office Outlook
  1. Cliquez avec le bouton droit sur le document ou le dossier à modifier, puis sélectionnez Propriétés.
  2. Modifiez les propriétés et confirmez vos modifications.
  1. Cliquez avec le bouton droit sur le courrier électronique à modifier, puis sélectionnez Propriétés.
  2. Modifiez les propriétés et confirmez vos modifications. Si vous affectez des propriétés au courrier avant de l'ajouter à un conteneur d'objets, vous pourriez être invité à lui en affecter à nouveau si le paramètre Demander les propriétés lors de l'ajout est activé dans la préférence de site.


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Dernière mise à jour : Juillet 2011


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