IBM Enterprise Records, Verze 5.1.+            

Záznamy

Záznam je odkaz na informace a poskytuje metadata pro správu informací. Záznam může dědit z kontejneru, ve kterém byl vytvořen. Záznam může například zdědit plán odebrání nadřízeného kontejneru. Záznamy mohou být elektronické nebo fyzické. Elektronické i fyzické záznamy mohou být katalogizovány jako závažné a mohou být označeny jako trvalé záznamy. Datový model DoD kapitoly 4 umožňuje deklaraci záznamů s klasifikací zabezpečení, včetně možností Přísně tajné, Tajné, Důvěrné nebo Neklasifikované. Datový model PRO umožňuje deklaraci záznamů s možnostmi Přísně tajné, Tajné, Důvěrné, Omezené nebo Neklasifikované.

Datové modely Base a DoD umožňují deklaraci záznamů v kategoriích záznamů, složkách záznamů a svazcích. Datový model PRO umožňuje deklaraci záznamů ve složkách záznamů a svazcích.

Upozornění: Pokud upgradujete neklasifikovaný záznam na vyšší klasifikaci, například Důvěrné, Tajné nebo Přísně tajné, budou pravděpodobně chybět mnohé z vlastností požadovaných pro nově upgradovaný záznam. Chcete-li zajistit, aby záznamu byly přiřazeny správné vlastnosti, přejděte na stránku s informacemi o záznamu, klepněte na volbu Klasifikace zabezpečení, vyplňte všechny chybějící povinné vlastnosti pro danou klasifikaci záznamu a klepněte na tlačítko Použít.

Elektronické záznamy

Elektronický záznam odkazuje na elektronický dokument, například dokument produktu Content Engine (CE) nebo e-mailovou zprávu. Pro dokumenty produktu Content Engine můžete vytvořit samostatný záznam pro každou verzi dokumentu nebo jediný záznam pro kolekci verzí dokumentu. Elektronické záznamy můžete ukládat do elektronických i hybridních složek.

Odstraněním nebo odebráním záznamu bude odstraněna pouze ta verze dokumentu, na kterou odkazuje daný záznam. Existuje-li pouze jedna verze dokumentu, bude odstraněna celá řada verzí dokumentu. Pokud má například dokument více verzí a jedna verze je deklarována jako záznam, bude při odstranění záznamu odstraněna pouze verze deklarovaná jako záznam. Veškeré další verze, které nejsou deklarovány jako záznamy nebo které jsou deklarovány pomocí jiných záznamů, nebudou odstraněny.

Fyzické záznamy

Fyzický záznam, někdy označovaný jako značkovač, jsou metadata o fyzickém dokumentu nebo jiném objektu, například papírovém záznamu, pásce nebo mikrofilmu. Fyzické záznamy můžete ukládat do libovolného typu složky záznamů. S výjimkou elektronických složek však může být fyzický záznam deklarován pouze v jednom kontejneru (hybridní složce, fyzické složce nebo krabici). Jakmile je fyzický záznam deklarován v hybridní složce, fyzické složce nebo krabici, nelze záznam založit do jiného kontejneru, pokud by tím kontejnerem nebyla elektronická složka. Toto omezení modeluje fyzické úložiště záznamu. Pokud například máte jednu záložní pásku, můžete ji fyzicky uložit pouze do jedné krabice.

Další informace o správě fyzických záznamů najdete v tématu Fyzické entity.

Klasifikované záznamy

V datových modelech DoD s klasifikací jsou záznamy klasifikovány jako přísně tajné, tajné, důvěrné nebo neklasifikované. Uživatel může získat přístup pouze k záznamům, které odpovídají jeho úrovni zabezpečeného přístupu. Další informace o deklarování klasifikovaných záznamů najdete v těchto tématech:

Závažné záznamy

Závažné záznamy jsou důležité agenturní záznamy potřebné pro splnění provozních povinností během stavu nouze nebo katastrofy. Chcete-li zajistit pravidelné kontroly těchto záznamů, označte kategorii záznamů, složku záznamů nebo svazek jako závažné; všechny záznamy vytvořené v takovém kontejneru pak budou automaticky klasifikovány jako závažné.

Jakmile označíte kontejner příznakem Závažné, vyberte opakující se událost, která bude spouštět pravidelnou kontrolu nebo aktualizaci závažných záznamů, a akci, která se spustí, když dojde k dané události kontroly. Kdykoli pak dojde k dané opakující se události kontroly, bude spuštěn sled prací kontroly závažných záznamů přidružený k události. Další informace naleznete v tématu Nastavení závažných záznamů.

Produkt IBM Enterprise Records obsahuje sestavu Závažné záznamy určené k odebrání, která zobrazuje elektronické závažné záznamy určené k odebrání v rámci určitého období. Další informace o sestavách najdete v tématu Generování sestav.

Trvalé záznamy

Trvalý záznam je identifikován jako záznam, který je dostatečně hodnotný k tomu, aby jej vaše organizace uchovala déle, než je obvykle potřebné. Záznam můžete označit jako trvalý nastavením vlastnosti Indikátor trvalého záznamu na hodnotu Pravda. Při výchozím nastavení se tato vlastnost nezobrazuje v produktu IBM Enterprise Records v průvodci deklarovanou instalací. Při vytváření kategorie nebo složky se vlastnost Indikátor trvalého záznamu automaticky nezobrazuje. Pokud nechcete, aby se tato vlastnost v uvedených případech zobrazovala, změňte ji na skrytou v produktu Enterprise Manager. Informace o zobrazení vlastnosti Indikátor trvalého záznamu v produktu Content Engine naleznete v tématu Úprava zobrazení vlastností.

K vlastnosti Indikátor trvalého záznamu není přidruženo žádné chování. Tato vlastnost má pouze informativní charakter a i když je vlastnost Indikátor trvalého záznamu nastavena na hodnotu Pravda, záznam je možné odstranit.



Zpětná vazba

Poslední aktualizace: Srpen 2011


© Copyright IBM Corp. 2011.
Toto Informační centrum využívá technologii Eclipse. (http://www.eclipse.org)