IBM Enterprise Records, Versio 5.1.+            

Objektien suojaus

Kaikkiin objektisäilön objekteihin on liitetty suojausasetuksia. Kun IBM Enterprise Records -objekti luodaan, järjestelmä määrittää suojausasetukset eri menetelmien mukaisesti.

Suojausasetukset määräytyvät seuraavien tekijöiden perusteella:

Objekti voi lisäksi periä suojausmerkintöjä tai käyttäjä voi määrittää suojausmerkintöjä suoraan objektiin. Lisätietoja objektin suojausasetusten käytöstä on ohjeaiheessa Objektin suojauksen määritys tai muuttaminen.

Asiakirjan suojaus

Tuonnin jälkeinen (post import) komentosarja FPOS_PostImport_tietomalli.vbs, joka ajetaan, kun tietomalli tuodaan objektisäilöön, määrittää seuraaviin asetuksiin arvon NULL: asiakirjaluokan ja aliluokkien Oletusarvon mukainen ilmentymän omistaja, Sähköinen, Sähköpostiosoite ja Merkki. Kun käyttäjä vahvistaa asiakirjan asiakirjaluokan tai aliluokan avulla, asiakirja perii luokan Oletusarvoinen ilmentymän omistaja -ominaisuuden, jonka arvoksi järjestelmä määrittää arvon NULL. PRO-asennusvaihtoehdossa Omistaja-ominaisuus osoittaa vastuuhenkilöä. Jos omistajaominaisuuden arvo on NULL, IBM Enterprise Records ei myönnä erityiskäyttöoikeuksia kenellekään käyttäjälle, eikä asiakirjan laatijalla ole asiakirjan hallintaoikeuksia, kuten asiakirjan suojausasetusten muokkausoikeuksia.

Voit määrittää omistajaksi tietyn käyttäjän tai ryhmän muokkaamalla asiakirjaluokan tai aliluokan Oletusarvon mukainen ilmentymän omistaja -arvoa Enterprise Manager (EM) -ohjelman avulla. IBM Enterprise Records ei kuitenkaan ota muutosta käyttöön aiemmin luoduissa asiakirjoissa, vaan vasta muutoksen jälkeen luotavissa asiakirjoissa.

Kun asiakirja vahvistuksen yhteydessä arkistoidaan säilöön, asiakirja perii pääsäilönsä suojausasetukset. Pääsäilöstä käytetään nimitystä suojauksen päätaso. Jos asiakirja vahvistetaan useisiin säilöihin Application Engine- tai Workplace XT -ohjelman avulla, suojauksen päätasoksi määräytyy ensimmäinen valittu asiakirjasäilö.

IBM Enterprise Records -asennuksen yhteydessä asiakirjaluokan Oletusarvon mukainen ilmentymän suojaus -asetus myöntää RM-käyttäjäryhmälle Ala- tai pääversiointi -käyttöoikeudet, joiden avulla käyttäjät voivat luoda uusia dokumenttiversioita, jotka järjestelmä vahvistaa asiakirjoiksi. Jos säilön suojausasetukset erityisesti estävät tiettyjen käyttäjien kaikki käyttöoikeudet, tämä esto välittyy myös asiakirjaan. Luokan Oletusarvoinen ilmentymän suojaus -asetukseen määritetty käyttäjäryhmä on kuitenkin etusijalla välitettyyn käyttöoikeuksien estoon nähden. Estetty käyttäjä ei voi siirtyä luokkaan selaamalla, mutta hän voi käsitellä asiakirjaa haun tai raporttien avulla.

Jos haluat, että asiakirjat eivät ole laajalti käytettävissä haun ja raporttien välityksellä, älä tee Ilmentymän oletusarvoinen suojaus -asennusvaihetta. Jos et tee Ilmentymän oletusarvoinen suojaus -asennusvaihetta, IBM Enterprise Records ohjaa käyttöoikeuksia asiakirjan ja kansion tasolla. Voit esimerkiksi tehdä seuraavia toimia:

Periytyneet suojausasetukset

Jos asiakirja arkistoidaan useisiin kansioihin, asiakirja jatkaa suojausasetustensa perimistä ensimmäisestä kansiosta, joka on suojauksen päätason kansio. Jos asiakirja arkistoidaan useisiin kansioihin ja asiakirja siirretään suojauksen päätason kansiosta uuteen kansioon, asiakirja perii uuden kansion suojausasetukset. Suojausasetusten periytyminen muuttuu myös, jos asiakirjan suojauksen päätason kansio poistetaan.

Voit tarkastella useisiin kansioihin arkistoidun asiakirjan suojauksen päätason kansiota ja muokata sitä seuraavasti:

  1. Siirry kyseiseen asiakirjaan selaamalla.
  2. Napsauta Nouda tiedot -vaihtoehtoa.
  3. Valitse Asiakirjan tiedot -kohdassa Arkistoitu kohteeseen -vaihtoehto.
  4. Valitse suojauksen päätason kansio.
  5. Ota muutos käyttöön napsauttamalla Hyväksy-painiketta.

Tässä tapauksessa tarkistukset valitsevat myös kyseisen suojauksen päätason avulla nykyisen ajossa olevan aikataulun tätä asiakirjaa varten.

Tärkeää: Suojausasetusten periytymisen käytöstä poisto ei ole tuettu IBM Enterprise Records -ohjelmassa.

Dokumenttien suojaus

Käyttäjä voi vahvistaa dokumentin asiakirjaksi vain, jos hänet on määritetty Asiakirjojen käyttäjä -rooliin ja hänellä on asiakirjan ominaisuuksien muokkausoikeudet. Dokumentin tekijänä käyttäjällä on dokumentin täydet käyttöoikeudet, mutta kun kyseinen dokumentti vahvistetaan asiakirjaksi, IBM Enterprise Records korvaa dokumentin suojausasetukset asiakirjan suojausasetuksilla. Dokumenttiin määritettyjä käyttöoikeuksia ohjaa dokumentin asiakirja, eikä tekijä voi enää muokata asiakirjaksi vahvistetun dokumentin suojausasetuksia. Jos valtuutettu käyttäjä päivittää asiakirjan käyttöoikeuksia, järjestelmä päivittää samat käyttöoikeudet myös dokumenttiin, josta asiakirja on vahvistettu.

Oletusarvon mukainen asennusmenettely myöntää kaikille asiakirjojen käyttäjille lisäkäyttöoikeuksia jokaiseen asiakirjaan, jotta asiakirjojen käyttäjät voisivat kuitata ulos ja sisään asiakirjoiksi vahvistettuja dokumentteja. Joissakin IBM Enterprise Records -toteutuksissa korkeamman käyttöoikeustason käyttäjät voivat muokata asiakirjojen ja kansioiden suojausasetuksia niin, että dokumenttien tekijät voivat kuitata ulos ja sisään omia dokumenttejaan. Uuden dokumentin version luonti edellyttää asiakirjan sisällön muokkausoikeuksia, ja dokumentin sisällön tarkastelu edellyttää asiakirjan sisällön näyttöoikeuksia.

Asiakirjaksi vahvistettua dokumenttia ei voi poistaa, ennen kuin siihen liitetty asiakirja poistetaan. Dokumentin poistorajoitus määräytyy sellaisen dokumentin ominaisuuden perusteella, joka osoittaa asiakirjaan ja käyttää Estä poisto -toimintoa. Käyttäjät, joilla on täydet hallintaoikeudet, eivät voi poistaa asiakirjaksi vahvistettua dokumenttia. Järjestelmä poistaa dokumentin automaattisesti, kun siihen liitetty asiakirja poistetaan. Järjestelmä poistaa asiakirjan, koska asiakirjan objektiarvo-ominaisuus osoittaa dokumenttiin ja käyttää Johdannaispoisto-toimintoa.



Palaute

Päivitetty viimeksi: Elokuu 2011


© Copyright IBM Corp. 2011.
Tämä Information Center -sivusto perustuu Eclipse-tekniikkaan. (http://www.eclipse.org).