Vain käyttäjä, jolla on vähintään käyttöoikeuden haltijan tai arvioijan roolin valtuudet,
voi kopioida asiakirjan toiseen sijaintiin samassa arkistonmuodostussuunnitelmassa. Kun
käyttöoikeuden haltija tai arvioija kopioi asiakirjan,
IBM Enterprise Records kopioi asiakirjaksi vahvistetun dokumentin
samassa lähdearkistossa olevaan asiakirjojen objektisäilöön (ROS) eri sisällytysnimellä.
IBM Enterprise Records kopioi asiakirjan metatiedot
(lukuun ottamatta nimeä, kuvausta, suojaus- ja arkistostapoistotietoja) uuteen
arkistonmuodostussuunnitelman objektisäilön kansioon ja luo linkin kopioituun asiakirjaan
asiakirjan objektisäilössä (ROS).
Asiakirjojen kopioinnin seuraukset.
- Asiakirjojen kopioinnin suojaukseen liittyvät seuraukset - Kun asiakirja on kopioitu, uusi
asiakirja perii suojauksen uudesta pääsäilöstä.
- Asiakirjojen kopioinnin arkistosta poistoon liittyvät seuraukset - Kopioitu asiakirja perii
poistoaikataulun uudesta pääsäilöstä, ellei asiakirjalla ole sitä asiakirjan asiakirjalajin
perusteella.
Jos alkuperäinen asiakirja on jo katkaistu, kopioitu asiakirja ei vielä ole katkaistu. Valtuutetun
käyttäjän on aloitettava kopioidun asiakirjan arkistosta poisto, kun kopioidulla asiakirjalla on
poistoaikataulu, joka perustuu asiakirjan asiakirjalajiin.
Voit kopioida yksittäisen asiakirjan seuraavasti:
- Selaa arkistonmuodostussuunnitelman hierarkiaa ja etsi kopioitava asiakirja.
- Napsauta asiakirjan nimeä hiiren kakkospainikkeella ja valitse
pikavalikosta Kopioi.
- Huomaa, että Dokumentin otsikko -kentässä on asiakirjan nimi,
jonka etuliitteenä on Kopio kohteesta.
- Kirjoita asiakirjan kopion kuvaus ja valitse
Seuraava.
- Siirry siihen paikkaan arkistonmuodostussuunnitelmassa, johon haluat tallentaa kopion,
ja valitse Kopioi.
- Kun saat vahvistusanoman, joka vahvistaa kopioinnin valmistumisen, palaa
Selaa-sivulle valitsemalla OK. Huomaa seuraavat seikat:
- Sähköistä asiakirjaa ei voi kopioida fyysiseen kansioon.
- Kansion voi kopioida vain aktiiviseen ja avoinna olevaan kohdekansioon.
Voit kopioida asiakirjoja seuraavasti:
- Selaa arkistonmuodostussuunnitelman hierarkiaa ja etsi kopioitavat asiakirjat.
- Valitse kopioitavien asiakirjojen vasemmalla puolella olevat valintaruudut.
- Valitse Monivalintatoiminnot-valikosta vaihtoehto
Kopioi.
- Valitse Kopioi-ikkunasta se arkistonmuodostussuunnitelman sijainti,
johon haluat kopioida asiakirjat luettelosta.
Voit Suodatin-kentän avulla rajoittaa Yksikön
nimi -luettelossa näkyvien kohteiden määrää. Jos esimerkiksi tiedät, että
arkistonmuodostussuunnitelman sijainnin nimessä on kirjain x, voit kirjoittaa kirjaimen x
suodatinkenttään ja valita Siirry. Luettelo päivittyy ja näkyviin tulevat
vain ne arkistonmuodostussuunnitelman sijaintien nimet, joissa on x-kirjain. Voit päivittää
arkistonmuodostussuunnitelmien koko luettelon näkyviin aakkosjärjestyksessä valitsemalla
Palauta.
- Siirry siihen paikkaan arkistonmuodostussuunnitelmassa, johon haluat tallentaa kopion, ja
valitse Kopioi.
- Kun saat vahvistusanoman, joka vahvistaa Kopioi-toiminnon valmistumisen,
palaa Selaa-sivulle valitsemalla OK.