您可以搜尋記錄、磁區、記錄資料夾和記錄種類。您可以選擇的搜尋選項會隨著搜尋模式(「動態」或「靜態」)而不同。
您還可以存取搜尋範本和已儲存的搜尋。
如需關於搜尋模式的詳細資料,請參閱
自訂搜尋頁面。選取搜尋類型之後,您可以指定下列類型的搜尋準則來縮小搜尋範圍:
- 屬性型搜尋:根據屬性值搜尋實體,例如,文件標題、建立者、內容保留日期和現行階段檢閱決策。
- 內容型搜尋:根據出現在宣告的文件,或記錄屬性(稱為 meta 資料)內容中的特定單字和片語,來搜尋記錄。內容搜尋僅適用於搜尋記錄。
- 母項實體型搜尋:根據母項實體的類型和屬性搜尋記錄。例如,記錄資料夾可能包含兩個磁區,Vol1 和 Vol2,每個磁區均包含截然不同一組記錄。如果您在親項類型中指定 Vol1,則僅該磁區中與其他準則相符的記錄,會顯示在搜尋結果中。
您可以在每一個頁面上修改預設搜尋準則。
「
搜尋」標籤包括「搜尋範本和已儲存的搜尋」的鏈結。「搜尋設計程式」會在
Application Engine 或
Workplace XT
中建立這些預先設計的搜尋,並將它們標示為由
IBM® Enterprise
Records 使用。「搜尋範本」指定一些搜尋準則,並留下一些可編輯的欄位以便您自訂搜尋。「已儲存的搜尋」是內含您無法編輯之所有搜尋準則的搜尋。當您按一下已儲存搜尋的名稱時,您只會看到結果(就如同您開啟了一個資料夾)。
如果要定義並執行搜尋,請執行下列動作:
- 選取「搜尋」標籤。
- 根據您要搜尋的實體的類型(記錄種類、記錄資料夾、磁區或記錄)按一下適當的搜尋鏈結,或選取搜尋範本和已儲存的搜尋。
- 對於搜尋範本和已儲存的搜尋,按一下搜尋的名稱。
- 對於搜尋範本,在範本允許您變更的欄位輸入值。
- 對於所有其他搜尋,完成適合您搜尋的搜尋準則。
- 當您輸入所有的搜尋準則時,請按一下搜尋。如果要指定搜尋的位置,請使用「搜尋位置」欄位,它會顯示搜尋的預設位置。您可以依照下列方式來加以變更:
- 按一下「選取資料夾」。
- 導覽至並選取來限制搜尋的種類、子種類或資料夾。路徑末尾顯示目前選取的資料夾。
- 按一下「接受」。
- 在「依類別過濾」欄位中,您可以將傳回的結果限制為僅包括特定類別的實體。
比方說,如果您選取記錄作為實體類型,則可以透過指定類別類型(電子、電子郵件、標記或其他自訂類別)縮小搜尋範圍。
- 按一下「選取類別」。
- 從「選取過濾類別」頁面中選取類別類型。
- 按一下「選取過濾類別」選取類別類型。
- 如果要傳回所選類別之子類別中的實體,請選取「包括子類別」勾選框。
- 在「結果數上限」欄位中,輸入要在結果中傳回的最大實體數。(範圍為 50 到 5000。) 只有當「搜尋模式」為「靜態」時,才能使用「結果數上限」欄位。
如需詳細資料,請參閱自訂搜尋頁面。
指定屬性
定義搜尋準則時,您最多可以根據七個屬性來搜尋實體。您可以為這些屬性中的任意屬性或所有屬性輸入值。對於已分類的記錄,您可以根據目前或初始分類、降級、升級、取消日期或事件分類或補充的標記輸入搜尋準則。您也可以將屬性值保留為空白,並根據其他搜尋準則搜尋實體。
如果要選取內容集,請執行下列動作:
- 按一下「變更」。
- 在「內容準則設定」區域中,從一或多個「內容名稱」功能表中選取內容名稱。
- 按一下對應排序結果所依據之屬性的圓鈕。
- 選取運算子。屬性決定了可用的運算子。
- 按一下「接受變更」。
如需此頁面之設定的相關資訊,請參閱自訂搜尋頁面。
輸入值和設定運算子
對於要包括在搜尋中的每個運算子,您必須透過輸入文字、從功能表或其他頁面選取值,或從日曆選取日期來指定值。僅具有值的屬性才可用在搜尋中。
- 為每個屬性勾選運算子。您可以從功能表中選取運算子或接受預設值。
- 為要使用的每個屬性輸入值。
- 選取「AND」或「OR」來表示兩個屬性之間的關係。
只有當兩個值都為 true 時,AND 運算子才會傳回結果。
如果任一內容值為 true,OR 運算子就會傳回結果。比方說,如果您有名稱為 Human Resources 的多值屬性,而且想搜尋 Payroll 或 Recruitments,請輸入下列準則:
Human Resources = Payroll OR
Human Resources = Recruitments
您也可以輸入如下的搜尋準則:Humsn Resources = Payroll, Recruitments
重要: 如果您在「DoD 已分類」資料模型上使用「初始分類」內容,則分類輸入欄位為字串欄位。所有使用運算子,如大於 (>)、小於或等於(< 或 =)的比較,均根據您所輸入的文字而定。因此,Unclassified 大於 Classified,因為 U 是英文字母的第十七個字母,C 是第三個字母。
指定內容
如果要搜尋記錄,您可以指定宣告文件(在記錄物件儲存庫中)的內容,或記錄屬性(檔案計劃物件儲存庫中的 meta 資料)文字中的單字或片語。您的網站管理者必須配置搜尋引擎以編製屬性的索引。
您可以使用 AND 或 OR 運算子來結合屬性搜尋與內容搜尋。
如果搜尋模式是「靜態」,且您使用 OR 運算子,搜尋會先處理屬性搜尋。
如果傳回的結果數目等於或超出「結果數上限」值,搜尋會停止,不會搜尋內容。因此,結果可能不包括任何具有所要求的內容之文件。
如需關於搜尋模式的詳細資料,請參閱自訂搜尋頁面。
當搜尋模式是「動態」時,這個模式仍會先處理內容搜尋,後面接著屬性搜尋,而「動態」模式會傳回所有項目。
如果要搜尋內容,請執行下列動作:
- 在「內容包含」文字框中,輸入要包含在搜尋中的文字。
- 對「位於」值,選取「meta 資料」以尋找屬性中的文字,或選取「內容」以尋找宣告文件中的文字。在您的搜尋中指定內容時,搜尋結果頁面會包含「等級」直欄,顯示相對於搜尋準則的百分比。「等級」是預設的排序直欄,初始是以降冪排序。只有當「搜尋模式」為「動態」時才有「等級」直欄。
- 將運算子設定為 AND,以指定實體必須包含您輸入的文字,並且屬性也必須為 true。
如果內容或屬性條件之一必須為 true,請將運算子設定為 OR。
小心: - 當您輸入單字時,內容搜尋將在文件文字中尋找所有形式的該單字。如果在屬性(meta 資料)中搜尋文字,則僅傳回完全相符的文字。因此,如果您在搜尋文件內容時輸入 month,則會收到包含 month、months 和 monthly 的文件。如果您在屬性搜尋中輸入 month,只會收到具有屬性值為 month 的文件。
- 當您輸入多個單字時,文件中必須包含所有這些單字。比方說,如果您輸入 monthly report,則僅傳回同時包含 monthly 和 report 的文件。
- 如果要搜尋由特定順序的單字組成的片語,請將片語用引號括起來。例如,"right hand"
只會傳回包含片語 right hand 的文件。
- 使用引號來搜尋特定大寫或拼字。例如,"star" 會傳回 star,而不是 starship 或 Star。
- 使用星號 (*) 作為萬用字元,表示零或多個字母、數字或底線 ( _ ) 字元。例如,wo*d 會傳回 wooden、word、World、wordsmith 和 would。使用 (?) 代表一個英數字元,例如 ?an,會傳回 ran、pan、can 和 ban。
- 如果系統使用 Oracle,則搜尋要區分大小寫,除非您的管理者依照
設定搜尋區分大小寫 中的說明變更了此配置。
- 當您利用 LIKE 運算子來搜尋 MS SQL 資料庫,且搜尋準則包含左方括弧 ([) 字元時,您必須將 [ 字元放在它自己的一組方括弧中。例如,您必須在欄位中輸入 [[]。
這是一個 MS SQL 供應商問題。
請參閱 MS SQL 說明文件,以取得詳細資訊。
- 當您在「動態」模式中利用 OR 運算子和全文檢索來執行屬性搜尋時,結果集的預設順序是依等級進行排序。您需要留意結果集可能會有重複的項目。例如,同一個項目可能會在結果集中顯示兩次,一次是依屬性的搜尋,另一次是全文或內容型擷取搜尋。另外,當您按一下結果集中的不同直欄來排序結果(例如依「文件標題」而非等級進行排序)時,可能會過濾掉初始重複項目。這會導致依「文件標題」排序的搜尋記錄總數,不同於依等級排序時所傳回的記錄總數。
如果您需要知道搜尋結果的相關性,則應該依等級排序,這是預設值。如果刪除可能重複的項目對您而言很重要,請依 meta 資料排序。
依親項類型過濾
您可以根據記錄之母項實體的類型和屬性來搜尋記錄。
如果要選取母項實體,請執行下列動作:
- 按一下「並依親項類型過濾」右側的「選取」。
- 選取在其中必須找到記錄的親項類型。
- 按一下「接受」以返回至搜尋頁面。
- 輸入運算子和值或按一下「變更」指定其他屬性。對母項實體搜尋準則的任何變更,都會反映在此實體類型的「我的搜尋」頁面。例如,如果您選取將記錄資料夾作為母項,並且變更此處的屬性集,則會在下次搜尋時直接為記錄資料夾設定相同的屬性值。
指定搜尋準則完成後,請按一下「搜尋」。
搜尋結果
如果搜尋模式是「靜態」,「最大結果數」值會限制傳回的結果數。
如果搜尋模式是「動態」,傳回的結果數不會受「結果數上限」值的限制。
如需「結果數上限」和「搜尋模式」的相關資訊,請參閱自訂搜尋頁面。
搜尋結果包含實體名稱和您在搜尋準則中指定的所有屬性值。
如果屬性(例如「
補充標記」)有多個值,則會在此直欄中顯示「
顯示明細」鏈結。
按一下此鏈結會顯示此屬性的所有值。您可以對搜尋結果執行下列作業:
如果您按一下子種類的「取得資訊」圖示,但沒有母項種類的存取權,則 IBM Enterprise
Records 會顯示一則錯誤。
搜尋錯誤
如果檔案計劃階層包含大量的記錄種類、記錄資料夾和記錄,則「搜尋」可能會導致錯誤,包括逾時錯誤。
如需您可以修改來消除這些錯誤的設定,請參閱 IBM FileNet® P8 Troubleshooting Guide。