Pomocí hierarchické struktury tříd, podtříd, objektů a vlastností umožňuje produkt IBM® Enterprise Records provádění aktivit správy záznamů.
Všechny třídy v produktu IBM Enterprise Records jsou odvozeny z třídy složky, která se nachází v úložišti objektů produktu IBM Enterprise Records. Třída složky se používá pro odvozování všech tříd kontejnerů produktu IBM Enterprise Records. Třída složky RM je podtřídou třídy složky. Třída složky RM obsahuje třídy a podtřídy usnadňující údržbu záznamů v produktu IBM Enterprise Records. Můžete vytvářet a přidávat libovolný počet podtříd v třídách Složka elektronických záznamů, Složka hybridních záznamů, Fyzický kontejner, Pole a Složka fyzických záznamů.
Pomocí produktu Enterprise Manager můžete zobrazit strukturu hierarchie tříd produktu IBM Enterprise Records.
Následující seznam popisuje třídy produktu IBM Enterprise Records se stručnými popisy každé třídy a podtřídy:
Třída složky je nadřízenou třídou všech ostatních tříd v produktu IBM Enterprise Records. Základní funkce produktu IBM Enterprise Records závisí na této třídě složky, která obsahuje všechny vlastnosti usnadňující zpracování správy záznamů.
Složka RM je základní třídou pro všechny třídy složek vytvořené v aplikaci IBM Enterprise Records. Třída složky RM se odvozuje od nadřízené třídy složky. Níže popsané třídy kontejnerů jsou podtřídami třídy složky RM: Kořen schémat klasifikace, Plán souborů, Kontejner umístění, Kategorie záznamu, Složky záznamů a Svazek.
Třída Kořen schémat klasifikace představuje kořenovou složku objektů plánu souborů produktu IBM Enterprise Records. V úložišti objektů je pro objekt schématu klasifikace pouze jediný objekt. Všechny objekty schémat klasifikace jsou založeny pod kořenovou složku schémat klasifikace.
Třída Plán souborů umožňuje hierarchické seskupení různých typů složek, jako jsou kategorie záznamů a složky záznamů v rámci plánu souborů. V rámci plánu souborů můžete vytvořit mnoho kategorií záznamů a složek záznamů.
Třída Kontejner umístění se používá pro sledování přístupu k zapůjčenému záznamu a jeho použití. Pomocí této třídy můžete vytvořit mnoho umístění.
Třída Kategorie záznamu je uspořádána, obvykle v hierarchické struktuře, tak, aby odrážela a podporovala obchodní aktivity organizace. Může obsahovat složky záznamů a kategorie záznamů jako podsložky. Třída Kategorie záznamu funguje jako kontejner obsahující kategorii záznamů nebo složku záznamů na první podřízené úrovni, čímž splňuje požadavky PRO. Avšak podle požadavků DoD lze jako první podřízenou úroveň třídy Kategorie záznamu zahrnout také položku RecordInfo.
Třída Složka záznamů se používá k vytvoření podtříd, jako jsou ElectronicRecordFolder, PhysicalContainer, PhysicalRecordFolder a HybridRecordFolder. Zde je stručný popis tříd odvozených z třídy RecordFolder:
Třída Svazek funguje jako zásobník záznamů.
Kromě výše uvedených tříd používá produkt IBM Enterprise Records také třídu dokumentu a její podtřídy a třídu záznamu a transkripce. Elektronický záznam a Záznam značkovače jsou odvozeny z třídy záznamu. Následující obrázek znázorňuje hierarchii třídy dokumentu a záznamu.
V následujícím seznamu jsou popsané třídy produktu IBM Enterprise Records, které slouží k vytvoření hierarchie dokumentů a záznamů, včetně krátkého popisu každé třídy a podtřídy:
Třída dokumentu představuje nadřízenou třídu pro všechny dokumenty v aplikaci Application Engine nebo Workplace XT. Dokumenty můžete deklarovat jako záznamy. Položka metadat DeletionAction vlastnosti dokumentu RecordInformation je nastavena na hodnotu Prevent Delete (Zabránit odstranění). To znamená, že dokument nebude odstraněný, dokud nedojde k odstranění záznamu, na který odkazuje vlastnost RecordInformation. Třída dokumentu představuje základní třídu, ze které se odvozují všechny podtřídy vztahující se k dokumentu (Záznam, Elektronický záznam, E-mailový záznam, Záznam značkovače a Transkripce).
Záznam je základní třídou pro všechny typy záznamů v plánu souborů. Třída záznamu je podtřídou třídy dokumentu. Všechny záznamy v plánu souborů jsou představovány jako dokumenty. Vlastnost RecordedDocuments u záznamu obsahuje vlastnost object-valued, přičemž u objektu odkazovaného touto vlastností je položka metadat DeletionAction nastavena na hodnotu Cascade, což znamená, že pokud je záznam odstraněn, bude odstraněn také dokument, na který odkazuje vlastnost RecordedDocuments.
Třída Elektronický záznam dědí své vlastnosti z třídy záznamu. Všechny dokumenty elektronického původu jsou pomocí této třídy deklarovány jako elektronické záznamy. Elektronický dokument můžete deklarovat jako záznam pomocí aplikace Application Engine nebo Workplace XT.
Třída Digitální fotografický záznam dědí vlastnosti z třídy Elektronický záznam. Třída Digitální fotografický záznam obsahuje další metadata pro digitální fotografické záznamy.
Třída E-mailový záznam dědí vlastnosti z třídy Elektronický záznam. Třída E-mailový záznam obsahuje další metadata pro e-mailové záznamy.
Třída Záznam značkovače dědí vlastnosti z třídy záznamu. Záznamy značkovače obsahují metadata indikující fyzické umístění záznamu. Záznamy značkovače mohou být založeny do složek elektronických záznamů nebo složek fyzických záznamů. Záznamy značkovače lze zapůjčit.
Třída Záznam PDF dědí vlastnosti z třídy Elektronický záznam. Třída Záznam PDF obsahuje další metadata pro záznamy PDF.
Třída Naskenovaný záznam dědí vlastnosti z třídy Elektronický záznam. Třída Naskenovaný záznam obsahuje další metadata pro naskenované záznamy.
Třída Transkripce je podtřídou třídy dokumentu. Obsahuje kód XML transakce, který se aktualizuje prostřednictvím sledu prací a funguje jako certifikát k odebrání ve formě souboru .xml, který je uložen na serveru CE po konečném odebrání. Pomocí tohoto souboru můžete zobrazit metadata vztahující se k odebrané entitě.
Třída Webový záznam dědí vlastnosti z třídy Elektronický záznam. Třída Webový záznam obsahuje další metadata pro webové záznamy.
V produktu IBM Enterprise Records můžete vytvářet odkazy mezi entitami produktu IBM Enterprise Records a jinými objekty produktu Content Engine v aplikacích Application Engine nebo Workplace XT. Záznam může sdílet odkazy s jinými záznamy, dokumenty a složkami záznamů. Podobně může složka záznamů sdílet odkazy se záznamy a složkami záznamů v produktech IBM Enterprise Records a Application Engine nebo Workplace XT. Vytvořením odkazů můžete odkazovat na související záznamy a informace, jako jsou poznámky, přílohy a e-mailové příjemky, nebo je přidružit k určenému záznamu. Všechny odkazy dostupné v produktu IBM Enterprise Records jsou slabé. Pokud je například po nastavení odkazu mezi entitami jedna entita odstraněna, není společně s ní odstraněna i druhá entita. Můžete vytvořit vlastní třídy odkazů a nastavit je tak, aby se chovaly jako silné odkazy. Jsou-li entity propojeny silným odkazem, dojde při odstranění jedné z nich i k odstranění druhé propojené entity.
Třída Odkaz RM je odvozena od nadřízené třídy Odkaz. Třída Odkaz RM se dále dělí do podtříd. Následující obrázek znázorňuje třídy a podtřídy odkazu RM.
Následující seznam obsahuje podřízené podtřídy nadřízené třídy Odkaz RM a jejich stručný popis:
Třída Odkaz RM je podtřída třídy odkazu, která bude použita pro vztah N-N v třídě odkazu RM.
Odkaz na extrakci je podtřída třídy Odkaz RM. Vytváří přidružení mezi extrakcí a záznamem, ze kterého pochází. Odkaz na extrakci lze vytvořit mezi záznamy a mezi záznamem a dokumentem. Odkaz na extrakci se používá k odkazování na vybrané části obsahu záznamu a nikoli na celý obsah záznamu.
Odkaz na hybridní složku je podtřída třídy Odkaz RM. Vytváří přidružení mezi složkami hybridních a elektronických záznamů.
Odkaz na kopii záznamu je podtřída třídy Odkaz RM. Vytváří přidružení mezi původním záznamem a jeho různými kopiemi. Tento odkaz vytváří systém pro záznam automaticky, když vytvoříte jeho kopii. Odkaz na kopii záznamu představuje slabý odkaz. Pokud jsou propojeny dva záznamy a vy odstraníte kopii záznamu, propojené kopie záznamu nejsou odstraněny společně s ní.
Odkaz na složku záznamů viz také je podtřída třídy Odkaz RM. Vytváří přidružení mezi dvěma souvisejícími složkami. Tento odkaz lze vytvořit mezi složkami záznamů produktu IBM Enterprise Records nebo mezi složkou záznamů produktu IBM Enterprise Records a jakoukoli jinou složkou mimo produkt IBM Enterprise Records.
Odkaz na zadržení záznamu je podtřída třídy Odkaz RM. Vytváří přidružení mezi entitou záznamu, která je zadržena a samotným zadržením. Tento odkaz se používá pro interní zpracování a není viditelný v uživatelském rozhraní produktu IBM Enterprise Records.
Odkaz na záznam viz také je podtřída třídy Odkaz RM. Vytváří přidružení mezi záznamy se souvisejícím obsahem.
Odkaz vykreslení je podtřída třídy Odkaz RM. Vytváří přidružení mezi záznamem a jeho vykresleními. Vykreslení odkazuje na instanci záznamu vykresleného v jiném softwarovém formátu bez ztráty obsahu. Obsah a většina metadat jsou identické. Vykreslení slouží pro účely uchování nebo přístupu/zobrazení.
Referenční odkaz je podtřída třídy Odkaz RM. Vytváří přidružení mezi záznamem a jeho odkazy. Referenční odkaz lze vytvořit k jiným záznamům, dokumentům nebo složkám záznamů, které mají přidružený obsah.
Odkaz na ponechání složky RM je podtřída třídy Odkaz RM. Vytváří přidružení mezi zadrženou entitou složky produktu IBM Enterprise Records a samotným zadržením. Tento odkaz se používá pro interní zpracování a není viditelný v uživatelském rozhraní produktu IBM Enterprise Records.