يمكن اضافة تعليق للتخلص الى النظام أو تعديله فيما بعد. عند تكوين تعليق للتخلص، فيمكن تحديد الشروط الخاصة بفئات السجل وحافظات السجل ووحدات التخزين والسجلات. عملية Hold Sweep المجدولة تحدد ما اذا كانت أي من العناصر تتفق مع الشروط الخاصة بالاحتفاظ. في هذه الحالة، يتم تطبيق التعليق آليا. ويمكن تطبيق تعليق التخلص بدون شروط يدويا فقط. كما يمكن تطبيق تعليق مشروط يدويا، ولكن قد لا يمكن ازالته يدويا.
أنظر
ازالة تعليق التخلص. كما تعرف عمليات التعليق المشروطة أيضا بعمليات التعليق الديناميكية. سيتم تعليق العناصر الجديدة التي تتفق مع شروط التعليق ديناميكيا خلال تشغيل Hold Sweep في المرة التالية. يجب أن نأخذ في الاعتبار المعيار الذي سيتم استخدامه للتعليق المشروط بحيث لا يتم تعليق عدد كبير من العناصر بطريقة غير متعمدة. أثناء تحديد الشروط للتعليق، فيمكن استخدام وصلة المعاينة لمشاهدة العناصر التي ستتأثر. ستقوم وصلة
معاينة باستخدام نمط البحث الثابت وقد لا تتم النتائج التي يتم ارجاعها. أنظر
تهيئة صفحة البحث الخاصة بك ببتعرف على المزيد من المعلومات عن تعريف الحد الأقصى للنتائج لعمليات البحث الثابتة.
لاضافة تعليق التخلص:
- قم ببدء الاتصال بصلاحيات ادارة السجلات أو موجه النظام للسجلات وقم بالتوصل الى FPOS لتكوين عملية تعليق.
- حدد علامة التبويب تخلص.
- اضغط على حالات التعليق:

- اضغط اضافة حالة تعليق:

لتحديد خصائص التعليق:
- أدخل اسم للتعليق.
- حدد سبب اضافة هذا التعليق.
- حدد نوع التضمن.
- من خلال قائمة التصرف حدد True اذا كنت تريد تفعيل حالة التعليق مباشرة. يجب أن تكون عملية التعليق فعالة حتى يمكن تحديدها للعنصر سواء من خلال Hold Sweep أو بتحديدها بصفة يدوية. قم بتحديد False (المفترض) لتركها غير فعالة الآن.
- اضغط تالي لتحديد الشروط التي يجب توافرها للدخول في حالة التعليق من خلال Hold Sweep، أو اضغط انتهاء (أو الغاء).
اذا تم الانتهاء بدون تحديد أي شروط، فيمكن تحديد التعليق بصفة يدوية فقط. وسيقوم Hold Sweep بتجاهلها.
حدد الشروط (اختياريا)
يمكن تحديد الشروط للسجلات أو التصنيفات أو حافظات السجلات أو وحدات التخزين.
وفي كل الحالات، يجب تحديد واحد أو أكثر من الخصائص، وأحد المعاملات، وقيمة ونوع الربط لتحديد العلاقات بين الخصائص المتعددة.
بالنسبة الى السجلات، يمكنك أيضا تحديد بحث المحتويات. اذا تم تحديد الشروك وكان التعليق فعالا، فسيقوم Hold Sweep آليا بتطبيق التعليق على العناصر التي تتفق مع المعيار.
لتحديد مجموعة من الخصائص:
- اضغط على الاختيار تغيير للعنصر الذي تريد تحديد الشروط له.
- من خلال القوائم، حدد الخصائص التي تريد استخدامها.
- عند اتمام المحددات، اضغط قبول التغيير.
ستعمل كل أنواع العناصر بنفس الطريقة. بعد تحديد مجموعة الخصائص التي تريد التعامل معها، قم باستخدام الاجراءات التالية.
لتحديد معيار الخاصية:
- في كل من الخصائص، حدد أحد المعاملات من القائمة. وتتوقف المعاملات المتاحة على نوع الخاصية.
- حدد قيمة في كل من الخصائص. اما أن تقوم بادخال نص حر، أو قم بالتحديد من القائمة أو حدد تاريخ. (أنظر بأسفل.)
- حدد العلاقة (نوع الربط) بين اثنين من الخصائص. AND تعني تحقق كلا القيمتين؛ و
OR تعني تحقق أي من القيمتين.
اذا تم ترك قيمة أحد الخصائص خالية، فلن يتم استخدامها كأحد المعايير ما لم تقم بتحديد المعامل IS NOT NULL.
ممنوع: الترشيح الذي يحدد هذه الشروط لا يدعم الحروف (%) أو (&).
لتحديد تاريخ:
- اضغط على شارة التقويم.
- اضغط على اليوم الذي تريد تحديده. الاختيار المفترض هو اليوم الحالي.
- اضغط على << أو >> لتغيير السنة، أو سنة واحدة في المرة أو اضغط مع الاستمرار لعرض كشف بالسنوات.
اذا كانت السنة التي تريد ليست موجودة في الكشف، قم بتحديد أقرب سنة ثم اضغط مع الاستمرار مرة أخرة لعرض كشف جديد.
- اضغط على < أو > لتغيير الشهر، أو شهر واحد في المرة أو اضغط مع الاستمرار لعرض كشف بالشهور.
لازالة معلومات التاريخ التي تم تحديدها من قبل، اضغط محو.
تنبيه: بالنسبة الى اللغة الانجليزية (الولايات المتحدة الأمريكية)، يكون نسق التاريخ القصير هو mm/dd/yy.
اذا كانت السنة أكبر من 29، فسيقوم التطبيق باستخدام السنة 19XX.
واذا كانت السنة هي 29 أو أقل، فسيقوم التطبيق بتخزين التاريخ بالنسق 20XX.
وهذا يمكن أن يكون مشكلة في نماذج تاريخ تصنيف DoD لأن تاريخ الغاء التصنيف-في يمكن أن يكون 25 سنة من التاريخ الحالي. في 2008، هذا يمكن أن ينتج عنه تخزين السنة 2033 بالسنة 1933 بدلا منها. وعلى ذلك، فانه في تصنيف DoD، يتم تغيير نسق التاريخ القصير الى mm/dd/yyyy. يتم رؤية هذه التغيير في برنامج المعالجة للتصنيف، وفي صفحة معلومات التصنيف، وصفحات التصرف. وتظل النسق الأخرى مثل متوسط ومطول وكامل في العمل كما كان في السابق. لتفادي أي تعارض في البيانات، ويجب الأخذ في الاعتبار تحديد تفضيلات Application Engine أو Workplace XT الخاص بك لاستخدم نسق السنة المطول. ويجب أن تقوم بانهاء الاتصال مع IBM® Enterprise Records واعادة الاتصال مرة أخرى لكي يظهر تأثير التغييرات مباشرة.
لتحديد المحتويات (السجلات فقط):
- في مربع النص المحتويات تتضمن، قم بادخال النص المراد تضمينه في البحث. أنظر تعريف وتشغيل عمليات البحث للحصول على المزيد من المعلومات.
- من خلال القائمة in، قم بتحديد بيانات التعريف (لايجاد النص في خصائص السجل) أو المحتويات (لايجاد النص في الوثيقة المحددة).
- حدد المعامل AND لتحديد أن العنصر يجب أن يتضمن النص الذي قمت بادخاله "و" أي خصائص (تم تحديدها بأعلى) يجب أن تكون متحققة أيضا. حدد المعامل OR اذا كان يجب تحقق المحتويات "أو" الخاصية.
لازالة الخاصية، قم بأي مما يلي:
- اضغط على تغيير، وحدد المساحة الخالية بأعلى كشف الخصائص، و قبول التغييرات لازالة الخاصية في الحال.
- اضغط على مربع الاختيار الموجود في العمود ازالة لكي يتم ازالة الخاصية عند الانتهاء من اضافة أو تحديث عملية التعليق.
لمعاينة العناصر لأحد الشروط:
- بالنسبة الى كل من أنواع العناصر التي لها قيم شرطية، اضغط على الوصلة معاينة لمشاهدة كشف بالعناصر التي تتفق مع استخدام الشروط التي قمت بتحديدها.
- قم بمراجعة شاشة المعاينة للتأكد من أنه قد تم وضع حالة التعليق على العناصر المطلوبة فقط. يمكن أن يكون اجمالي عدد العناصر المعروضة يساوي ما تم تحديده في تفضيلات الموقع Application Engine أو Workplace XT للحد الأقصى لعدد البنود التي سيتم ارجاعها من خلال البحث.
- واذا لزم الأمر، قم بادخال النص في مربع الترشيح واضغط بدء لتقليل عدد العناصر التي يتم عرضها أو لمشاهدة مجموعة محددة من العناصر. ويتوقف الترشيح على اسم العنصر. حيث ستبقى العناصر التي تتضمن أسمائها الحروف التي قمت بادخالها في الكشف؛ ويتم اسقاط كل العناصر الأخرى.
- اضغط ارجاع لازالة الحروف التي قمت بادخالها ثم اضغط بدء مرة أخرى لمشاهدة الكشف الكامل.
- اضغط على الوصلة اغلاق عند الانتهاء.
تعديل تعليق التخلص
يمكن أيضا تحرير أو ازالة الشروط قبل أن يقوم Hold Sweep بتطبيق أحد عمليات التعليق على العنصر. لتعديل تعليق التخلص:
- حدد علامة التبويب تخلص.
- اضغط على عمليات التعليق لايجاد عملية التعليق. للحصول على كشف مصغر، يمكنك ادخال بعض من الحروف الأولى من الاسم في مربع الترشيح واضغط بدء.
- حدد احضار المعلومات الخاصة بعملية التعليق التي تريد تعديلها.
- من خلال صفحات كشف المعلومات، حدد الصفحة التي تريد تعديلها وقم باستخدام الاجراءات الموضحة بأعلى. اذا كنت تريد تعديل السرية، أنظر تحديد محددات السرية.
- اضغط قبول عند الانتهاء.