Vzorek pojmenování představuje způsob automatického pojmenovávání kategorií záznamů, složek záznamů a záznamů podle vašich konvencí. Když uživatel vytvoří jednu z těchto entit, ke které je přidružen vzorek pojmenování, jméno se automaticky doplní v kroku Nastavit vlastnosti. Systém nebrání uživateli, aby tento název změnil. Jakmile ze zobrazí krok Nastavit vlastnosti, přiřadí a použijí se přírůstková čísla. Pokud postup před vytvořením entity zrušíte, toto číslo se nikdy nepoužije.
Chcete-li automaticky pojmenovat kategorie a složky, postupujte takto:
Informace o syntaxi vzorku pojmenování
Vaše obchodní metoda by mohla například vyžadovat, aby názvy složek začínaly písmenem A, po kterém by následovaly dvě číslice představující rok, potom spojovník a nakonec číslo složky, například A07-000005. Takové názvy vytváří následující vzorek:
A[YY]-[\d\d\d\d\d\d]
V tomto vzorku A je první znak, YY představuje rok a \d je číslice. Systém automaticky doplňuje výchozí hodnoty pro vzorky uzavřené v hranatých závorkách []. YY je tudíž nahrazeno posledními dvěma číslicemi aktuálního roku. \d se nahrazuje vzrůstajícími číslicemi. Hodnotu přírůstku určíte v dalším poli při zadávání řetězce.
V jiném vzorku pojmenování záznamů byste mohli chtít vytvořit pravidlo pojmenování pro složky v řadě KX, za níž by následovalo dvoučíslicové vyjádření roku, tečka, dvoučíslicové vyjádření měsíce, spojovník a dvě sady vzrůstajících čísel, například KX07.06-0004-03. Tento požadavek by splnil následující vzorek:
KX[YY.MM]-[\d\d\d\d]-[\d\d]
K vytváření vzorků vycházejících z metadat můžete rovněž použít vlastní vzorky. Zásady vaší organizace mohou například vyžadovat, aby konvence pojmenování složek záznamů obsahovala rok, mezeru, předmět (metadata) složky záznamů, mezeru a pětimístné číslo, například "2006 Půjčka 00005." Pro tento čel můžete vytvořit vzorek pojmenování s těmito specifikacemi:
[YYYY] [THIS.EmailSubject] [\d\d\d\d\d]Systém doplní výchozí hodnoty pro rok a předmět, protože tyto položky jsou uzavřeny v []. THIS.EmailSubject je vlastní vzor. Systém proto doplní hodnotu pole metadat, vámi určený EmailSubject pro nadřízenou entitu složky záznamů. Při vytváření vlastního vzorku musíte určit symbolický název vlastnosti. Pokud pro určenou vlastnost není k dispozici žádná hodnota, je generována chyba. Tento vlastní vzorek je použitelný pouze pro entity na úrovni 2 nebo nižší (3, 4, atd.) v plánu souborů. Úroveň plánu souborů je další pole, které vyplňujete při přidávání úrovně vzorků.nebo
[YYYY] [Parent.EmailSubject] [\d\d\d\d\d]
Nepoužívejte žádné znaky, které jsou v názvech neplatné. Například při začleňování data nepoužívejte znak lomítka /. Neplatné znaky jsou tyto:
\ / : * ? " < > |Chcete-li zajistit, aby uživatelé nepřekročili počet znaků, který jste určili ve vzorku pojmenování, oddělte vzorek pojmenování pomocí symbolů ^ a $. Například při vytváření vzorku pojmenování \d\d\d připojte symbol ^ na začátek vzorku pojmenování a symbol $ na konec vzorku pojmenování, jak je znázorněno níže:
^\d\d\d$To zaručí, že když uživatel zadá nějakou hodnotu, zadaný počet znaků nepřekročí počet znaků určený v řetězci vzorku.
Chcete-li přidat vzorek pojmenování, postupujte takto:
Přidání úrovně vzorů:
Příklad
Chcete-li, aby se podkategoriím kategorie záznamu nejvyšší úrovně automaticky přiřazovaly názvy, vytvořte vzorek pro úroveň 2 a jako jeho typ vyberte Kategorie záznamu. Chcete-li, aby se také složkám záznamů v této podkategorii automaticky přiřazovaly názvy, vytvořte vzorek pro úroveň 3 a jako jeho typ vyberte Složka záznamů. Obsažení obou těchto úrovní vzorů ve vzorku pojmenování má za následek automatické pojmenovávání podkategorií na úrovni 2 a složek záznamů na úrovni 3.
Pozdější přidávání nebo úpravy úrovní vzorů:
Postup pro přiřazení vzorku pojmenování k plánu souborů (vyžadováno pro aktivaci automatického pojmenovávání):