Há diversas tarefas que você deve concluir para configurar um
ambiente do IBM® Enterprise
Records
Para configurar um ambiente do
IBM Enterprise
Records,
conclua as seguintes tarefas de configuração.
- Você deve configurar um armazenamento de objetos (armazenamento de objetos de plano de arquivo ou FPOS) para a estrutura do plano de arquivo, e outro (armazenamento de objetos ativado por registros ou ROS) para documentos declarados como registros. Tipicamente, poderia haver muitos usuários com acesso ao ROS que não deveriam ter acesso as entidades que constituem seu plano de arquivo no FPOS. Você pode ter mais de um ROS associado a um FPOS.
- Embora algumas tarefas de configuração tenham sido executadas durante o procedimento
de instalação e configuração do IBM Enterprise
Records,
você pode revisitar as definições de configuração após criar seus planos de arquivos e
configurar sua solução IBM Enterprise
Records para um
ambiente de produção.
- Para obter detalhes sobre os procedimentos de instalação e configuração do
IBM Enterprise
Records, consulte o Instalação e Atualização do IBM Enterprise Records.
- Para obter informações sobre a configuração de tarefas associadas com a criação
de um plano de arquivos (tal como configuração de sufixo de nome de volume),
consulte Criar um plano de arquivo.
Criar classes de documento ROS
Você deve criar classes de documento para os documentos que serão declarados como registros.
- As classes de Documento ROS possuem uma propriedade Possível Declarar, que
o IBM Enterprise
Records usa para determinar se um
documento pode ser declarado como um registro. Durante a instalação e configuração
do IBM Enterprise
Records, a propriedade para a
classe de Documento base ou para uma ou mais subclasses de Documento foram
configuradas como True, indicando que as instâncias de tais classes podem ser
declaradas como um registro. Para preparar seu ambiente do IBM Enterprise
Records para produção,
verifique se o valor desta propriedade está configurado como True (ou se uma
subclasse herda esta configuração de sua superclasse) para todas as classes de
Documento ROS apropriadas. Além disso, verifique se a Segurança de instância padrão para essas classes tem os direitos de uma versão Secundária ou versão Principal definidos para que os usuários (com os direitos apropriados de acesso) possam criar a versão de instâncias das classes.
Configurar plano de arquivos padrão
Apenas uma hierarquia de plano
de arquivos é exibida no aplicativo
IBM Enterprise
Records em
um determinado momento.
- Como parte do procedimento de instalação e configuração do
IBM Enterprise
Records, uma preferência do
site do Application Engine ou
Workplace XT foi configurada para
especificar este plano de arquivos padrão. Entretanto, no momento em que o IBM Enterprise
Records foi instalado e configurado,
é improvável que um ou mais de seus planos de arquivos de seu site tenham sido
configurados.
- Você pode modificar esta configuração de preferência do site, se desejado, para especificar seu padrão preferido. Cada usuário do IBM Enterprise
Records
pode configurar uma preferência do usuário que substitui esta configuração
de preferência do site padrão.
- Para obter informações adicionais, consulte Configurando o Plano de Arquivos Padrão.
Configurar a varredura de disposição
Um administrador
configura o processo de Varredura de Disposição durante o procedimento de instalação
e configuração do
IBM Enterprise
Records. No entanto, para garantir que seja configurado corretamente, revise a configuração da Varredura de disposição. Por exemplo, se seu site não usa tipos de registro, verifique
se
Executar para Tipos de Registros está configurado como
False.
Para obter informações adicionais, consulte Configurando a Varredura de Disposição.
Configurar tipos de registro
Os tipos de registro fornecem uma forma de associar um registro com um planejamento de disposição que seja diferente do que está no momento associado com a categoria de registro ou pasta de registros pai do registro. Se sua solução
IBM Enterprise
Records usar tipos de registros,
certifique-se de configurar a Varredura de Disposição para executar o processamento
de tipo de registro configurando
Executar para Tipos de Registro
como
True.
- Para obter informações adicionais, consulte Configurando a Varredura de Disposição.
- Considere também como um tipo de registro será associado a um registro.
Você pode especificar que todos os registros de uma classe de registro específica sejam atribuídos a um tipo de registro específico por padrão. Para obter informações adicionais, consulte Configurando um Tipo de Registro Padrão.
- Alternativamente, é possível exibir os metadados de tipo de registro quando
um registro é declarado por meio do Application Engine
ou Workplace XT, permitindo que o usuário
selecione um tipo de registro. Para obter informações adicionais, consulte Configurando a Exibição dos Metadados de Tipo de Registro Durante a Declaração.
- Você também pode combinar estas duas abordagens quando especifica um padrão, mas também permitir que o usuário sobreponha o padrão ao selecionar um tipo de registro.
- A interface com o usuário do IBM Enterprise
Records
não possui nenhum mecanismo para declarar todas as partes de um documento composto como
um registro único. No entanto, você pode
declarar documentos individuais filho ou pai como registros. Você também pode fazer com que os
documentos já declarados sejam parte de registros de um documento composto posteriormente. Determinadas
configurações de documento composto, tal como Evitar Exclusão ou
Excluir Filho quando o Pai É Excluído, podem afetar
a disposição normal de um registro. Se qualquer parte de um documento composto (os
pais, os filhos ou ambos) for declarada como registro, é necessário que as configurações padrão sejam usadas. Estas configurações são a opção Nem
Pai nem Filho no menu Evitar Exclusão
e a seleção Não Excluir Filhos Quando o Pai é Excluído.
Outras configurações não são suportadas pelo IBM Enterprise
Records e resultarão em falha
ou comportamento inconsistente quando os registros passam pela disposição.
- Qualquer aplicativo que use a funcionalidade do arquivo Darwin Information Typing Architecture (DITA) cria os componentes como documentos compostos. Assim, as diferenças que se aplicam aos documentos compostos mencionados na nota anterior também se aplicam a arquivos DITA.
Configurar a opção de reter metadados
Quando um
usuário com direitos de acesso adequados exclui uma entidade do
IBM Enterprise
Records, ela é permanentemente
removida do armazenamento de objetos. No entanto, você pode configurar a opção para reter metadados no nível do plano de arquivo para categorias de registros, pastas de registros, volumes e registros excluídos. Se um administrador ativa a opção de
retenção de metadados, as entidades mencionadas anteriormente permanecem no armazenamento de objetos (marcadas como excluídas), mas não ficam mais
visíveis no aplicativo
IBM Enterprise
Records.
Você pode exportar periodicamente estas entidades excluídas e todos os seus metadados para um arquivo XML para fins históricos, e a seguir excluir permanentemente as entidades de um armazenamento de objetos. Para obter informações sobre
como configurar esta opção, consulte
Configurando a Retenção de Metadados.
Configurar a declaração automática de registros
É possível
configurar o
IBM Enterprise
Records para automaticamente
declarar um documento como um registro sempre que um usuário concluir uma operação
específica, tal como a criação de um documento. Para configurar uma declaração automática:
- Modifique o arquivo de configuração fornecido para especificar onde o IBM Enterprise
Records deve arquivar os registros
declarados
- Crie uma ação Evento de Declaração Automática.
- Crie uma subscrição para as classes de documentos ROS (por exemplo, a classe de Documento base ou somente subclasses específicas) para esta ação de evento que especifica quais eventos irão acionar o evento. Para obter informações adicionais, consulte Configurando Declaração Automática de Registros.
Configurar a sincronização de propriedades
Você configura a sincronização de propriedade para sincronizar automaticamente os valores de propriedade de um documento com seu registro associado (ou vice-versa) sempre que ocorrer uma atualização de propriedade no documento ou registro. Para obter informações adicionais, consulte
Configurando a Sincronização de Propriedades.
Definir tamanho do lote do fluxo de trabalho
Por padrão, o
IBM Enterprise
Records armazena um máximo de
dez itens de trabalho em um lote de fluxos de trabalho para revisão ou aprovação
antes do descarte, mas é possível alterar o número máximo armazenado por meio de
uma definição de configuração. Para obter informações adicionais, consulte
Configurando o Tamanho do Lote do Fluxo de Trabalho.
Configurar o fluxo de trabalho Solicitar uma pasta de registros
O
IBM Enterprise
Records inclui o fluxo de trabalho Criar Pasta de Registro, permitindo que os usuários enviem uma solicitação para um
gerenciador de registros para criar uma pasta de registro. Muitos usuários, geralmente, possuem privilégios insuficientes para criar uma pasta de registros. Para tornar disponível este fluxo de trabalho para os usuários, você precisa configurar a preferência do site Solicitar pasta de registros.
Esta preferência pode ter sido configurada durante a instalação e configuração do
IBM Enterprise
Records.
Para obter informações adicionais sobre o uso deste fluxo de trabalho, consulte
Criando uma Pasta de Registro Usando um Fluxo de Trabalho.
Para obter instruções
sobre como configurar a preferência do site, consulte Definir o site de preferências Solicitação de pasta de registros.
Configurar Preferência do Site de Links Editáveis
O
IBM Enterprise
Records inclui links que permitem
que os usuários vinculem registros e pastas relacionados. Para criar e manter
links no
IBM Enterprise
Records, você deve configurar
a preferência do site Classes de Link Editáveis usando o Workplace.
Para obter informações adicionais sobre links do
IBM Enterprise
Records,
consulte
Links.
Para obter instruções
sobre como configurar a preferência do site, consulte Configurando a Preferência do Site de Classe do Link.
Configurar eventos específicos de conformidade
O
IBM Enterprise
Records inclui diversos eventos
para conformidade PRO ou DoD, tal como eventos que configuram metadados. A configuração destes eventos é opcional, já que o processamento dos eventos pode impactar o desempenho.
- Para obter um desempenho ótimo, somente configure eventos que sejam relevantes para suas operações de gerenciamento de registros. Para obter mais informações sobre a configuração desses eventos,
consulte Ativando e Subscrevendo a Eventos.
- Os modelos de dados DoD e PRO requerem que o Armazenador de arquivos seja configurado para poder usar o método de limpeza de exclusão de documentos. Isso faz com que o conteúdo do documento seja sobreposto com brancos três vezes antes de excluir o arquivo. Assim, o arquivo é irrecuperável. Consulte o Configurando Distinção entre Maiúsculas e Minúsculas da Procura.
Configurar documentos CFS-IS
Se sua solução
IBM Enterprise
Records incluir o uso
do
Content Federation Services opcional para o
recurso Image Services (CFS-IS), coordene com o administrador do sistema
do
IBM FileNet Image Services para garantir que
a segurança do Image Services seja configurada apropriadamente para
modificação e exclusão de documentos do Image Services e para garantir
que os parâmetros de retenção de classe de documentos do IS sejam
configurados apropriadamente, de forma que os documentos do IS que foram
declarados como registros não sejam excluídos devido às configurações
de retenção do IS. Para obter informações adicionais, consulte
Tarefas de Manutenção e Administração Contínuas.
Configurar Dispositivos de Armazenamento Protegidos
Se sua solução
IBM Enterprise
Records incluir o uso de
dispositivos de armazenamento protegidos, tais como
EMC Centera, NetApp SnapLock,
Tivoli Storage
Manager e outros,
é importante que as configurações de retenção do
IBM Enterprise
Records não entrem em conflito com
as configurações de retenção que podem estar configuradas no dispositivo de
armazenamento. Portanto, desative a retenção para o dispositivo de armazenamento
e permita que o
IBM Enterprise
Records controle a
retenção.
- Nos dispositivos do Tivoli Storage
Manager, a retenção
é controlada por diversos parâmetros.
- Quando o sistema IBM Enterprise
Records está
completamente configurado, o aplicativo IBM Enterprise
Records
permanece no controle total da retenção e da exclusão.