Varje arbetsflöde har en arbetsflödesdefinition, som är en bearbetningsmall som skickar arbete till deltagarna och själv innehåller data, bilagor och annan information som behövs för att slutföra arbetet. En arbetsflödesdefinition anger i vilken ordning aktiviteterna ska utföras när arbetsflödet har startats fram till dess att det slutförs eller avbryts. Du kan ändra befintliga arbetsflödesdefinitioner så att de passar för din organisation.
Du kan lägga till eller ta bort steg, ändra ordningen mellan händelserna eller ändra andra parametrar. Exempel: Arbetsflödet
Skapa postmapp är avsett för användare som inte har den behörighet som krävs för att lägga till en postmapp i en arkiveringsplan. Standardordningen i arbetsflödet
Skapa postmapp är följande:
- Alice är en användare som hör till gruppen Alla.
Hon behöver lägga till en postmapp till en kategori men har inte behörighet att visa egenskaper. Eftersom en postansvarig måste godkänna tillägget av en postmapp till en kategori startar Alice arbetsflödet Skapa postmapp och anger information om postmappen som hon vill lägga till.
- När Alice anger detaljuppgifterna skickas en begäran till Tom som är postansvarig. Han kan välja att godkänna eller avslå Alice' begäran om att få skapa en postmapp.
- Du kan ändra ordningen mellan uppgifterna i arbetsflödet. I exemplet ovan bestämde kanske den postansvarige att processen blir effektivare om begäran skickas till en granskare i stället för till den postansvarige. Systemadministratören Jane ändrar då definitionen för arbetsflödet Skapa postmapp så att godkännandebegäran skickas till granskaren i stället för till den postansvarige.
- Om din organisation kräver arbetsflöden utöver de standarddefinitioner som ingår i IBM® Enterprise
Records kan du skapa en ny arbetsflödesdefinition via processdesign.
- På installationsmedierna för IBM Enterprise
Records finns ett exempelarbetsflöde som deklarerar poster med hjälp av komponentkön RM_Operation. Förutom att ändra och använda exempelarbetsflödet för postdeklarationer kan du använda exempelarbetsflödet som referens när du skapar arbetsflöden för IBM Enterprise
Records.
Mer information om exempelarbetsflödet finns i uppgiften Installera arbetsflödet för att deklarera poster.