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Modifica di un documento

Quando si desidera modificare uno o più documenti contemporaneamente, è necessario prima eseguire il check-out dei documenti. Questa operazione apre il documento per la modifica e lo blocca nell'archivio oggetti fino a quando non si esegue il check in di una nuova versione. In base alle preferenze sito per l'archivio oggetti, il documento viene sottoposto a check-out in modalità collaborativa o esclusiva. Con il check-out collaborativo, con la necessaria autorizzazione è possibile eseguire il check-in di un documento anche se al momento è sottoposto a check-out da qualche altro utente. Un check-out esclusivo significa che il documento è sottoposto a check-out da un utente specifico e solo questo utente può eseguire nuovamente il check in del documento.

Al termine delle modifiche, è possibile eseguire il check in del documento. Quando si esegue il check in di uno o più documenti, le informazioni sulla versione del documento vengono aggiornate. I documenti sono quindi disponibili per essere sottoposti a check-out da parte di altri utenti. Altri utenti possono sempre visualizzare e scaricare una copia di un documento, anche se ne è stato sottoposto a check-out. È possibile effettuare il check in di documenti direttamente da Workplace XT o da applicazioni Microsoft Office integrate utilizzando Application Integration.

È possibile modificare più documenti contemporaneamente. Quando tali documenti si trovano in una cartella con uno o più modelli di immissione associati, Workplace XT consente di gestire i documenti selezionati prima di eseguire il check in o check-out da un archivio oggetti. Ad esempio, è possibile rimuovere specifici documenti prima eseguire il check in dei propri.

Quando viene eseguita la traccia dei documenti, Workplace XT può individuare i documenti sulla macchina locale dopo che è stato eseguito il check-out da un archivio oggetti. È quindi possibile individuare facilmente il documento nel caso in cui si desideri annullare il check-out, salvare il documento o sottoporlo a check in. Inoltre, è possibile eliminare automaticamente la copia locale di un documento dalla macchina locale dopo aver completato una procedura di check in o aver annullato una procedura di check-out. La funzionalità di eliminazione viene determinata dall'amministratore del sito.

Check out di un documento

È possibile eseguire check-out o il check-out e il download di uno o più documenti contemporaneamente in Workplace XT. Se si sottopone a check out un documento, è possibile facoltativamente scaricare il documento dopo il check out. L'azione Esegui check out e scarica consente di agire su più documenti contemporaneamente. È possibile sovrascrivere i documenti esistenti sulla macchina locale prima di scaricare i documenti dall'archivio oggetti. Se si esegue il check out e download di un documento, è possibile aprire il file.

Alcuni dei documenti che si desidera sottoporre a check out e scaricare potrebbero essere archiviati in più cartelle. Workplace XT non è in grado di elaborare i documenti se l'amministratore ha specificato l'impostazione Cartella gerarchica per la preferenza del sito Scarica struttura cartella. Questa impostazione ricrea la gerarchia di cartelle in cui sono memorizzati i documenti in un archivio oggetti sulla macchina locale. Ad esempio, se i documenti sono memorizzati in un archivio oggetti denominato Il mio archivio oggetti\Le mie cartelle\, la stessa struttura di cartelle viene creata sulla macchina locale come C:\Il mio archivio oggetti\Le mie cartelle\. Utilizzare Seleziona cartella per specificare una delle cartelle in cui sono archiviati i documenti. Workplace XT può quindi scaricare e tenere traccia di questi documenti nella macchina locale.

Check in di un documento

È possibile eseguire check in di uno o più documenti contemporaneamente utilizzando i valori di proprietà e i diritti di accesso dalla versione precedente. È possibile eseguire il check in di documenti in uno dei seguenti modi:

Annullamento di un check out

È possibile annullare il check out di uno o più documenti per renderli disponibili per il check out ad altri utenti. Ad esempio, potrebbe essere stato eseguito il check out di un documento per modificarlo e successivamente aver deciso che le modifiche non erano necessarie. Quando si annulla il check out, il documento torna allo stato e numero versione che aveva prima del check out.



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Ultimo aggiornamento: Luglio 2011


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