Un utilisateur autorisé définit un planning d'élimination pour l'associer ensuite à une catégorie, un dossier ou un type d'enregistrement.
Seul un gestionnaire ou un administrateur d'enregistrements peut définir un planning d'élimination. Dans le modèle de données PRO, ce sont le gestionnaire d'enregistrements, l'administrateur d'enregistrements et le réviseur qui sont habilités à affecter un planning d'élimination à une entité. Les modèles de données Base et DoD permettent à un gestionnaire ou un administrateur d'enregistrements d'affecter un planning d'élimination à une entité.
Les plannings d'élimination peuvent comporter différentes phases durant lesquelles les entités touchées traversent des étapes d'élimination comme la révision, l'exportation, le transfert ou la destruction. Bien qu'un planning d'élimination ne nécessite pas plusieurs phases, le planning comprend généralement deux phases :
- Une phase de limitation pour mettre fin à la vie active de l'entité.
- Une phase pour spécifier l'élimination finale après la limitation.
Si votre paramètre d'affichage pour l'
Assistant de planning d'élimination dans vos
Préférences utilisateur a pour valeur
Simple (voir
Préférences utilisateur IBM Enterprise Records et
Préférences de site IBM Enterprise Records), par défaut, le planning utilise une phase avec l'action de destruction automatique et sans conservation.
Pour définir un planning d'élimination :
- Sélectionnez l'onglet Elimination.
- Cliquez sur Plannings d'élimination.
- Cliquez sur Ajouter un planning d'élimination.
Restriction : Si votre paramètre d'affichage pour l'Assistant de planning d'élimination dans vos Préférences utilisateur a pour valeur Simple, le panneau Etapes n'affiche pas l'option Définir des phases.
- Saisissez le nom et la description du planning. La description est facultative.
- Entrez le nom de l'autorité responsable de l'élimination des entités et cliquez sur Suivant. Cette zone est facultative.
- Cliquez sur le bouton d'option correspondant pour sélectionner le déclencheur de la limitation. Si votre paramètre d'affichage pour l'Assistant de planning d'élimination dans vos Préférences utilisateur ou de site a pour valeur Simple, le seul déclencheur possible est Evénement interne.
- Définissez le décalage limite. Pour plus d'informations, voir la section Définir une limite et un décalage limite plus loin dans cette rubrique.
- Définissez la condition qui va déclencher la limitation des entités. Une limite peut être automatique ou nécessiter une confirmation. Si vous voulez qu'un message de confirmation s'affiche, spécifiez une élimination programmée avec action limite. Pour une limitation automatique, ne spécifiez pas d'élimination programmée avec action limite. Si votre paramètre d'affichage pour l'Assistant de planning d'élimination dans vos Préférences utilisateur ou de site a pour valeur Simple, Élimination programmée - Action limite ne s'affiche pas.
- Chaque action limite ajoutée antérieurement à l'aide de l'onglet Configurer d'IBM Enterprise
Records est associée à un workflow. Le balayage d'élimination lance automatiquement ce workflow après la limitation (outre un éventuel décalage). Pour un planning d'élimination normal, le menu Elimination programmée - Action limite contient uniquement les actions qui appartiennent au type d'action Limite. Pour plus d'informations sur ces actions, voir Actions.
- Le cas échéant, modifiez la base limite pour spécifier la date limite de base. Le menu Base de limitation fournit un ensemble de propriétés de date IBM Enterprise
Records que vous pouvez utiliser pour calculer les dates de limitation en fonction des propriétés d'entités IBM Enterprise
Records individuelles.
Définissez le décalage limite. Pour plus d'informations, voir la section Définir une limite et un décalage limite plus loin dans cette rubrique.
- Si votre paramètre d'affichage pour l'Assistant de planning d'élimination dans vos Préférences utilisateur ou de site a pour valeur Détaillé, cliquez sur Suivant pour créer une ou plusieurs périodes de conservation, appelées phases, pour le planning en cours.
Si, à ce stade, vous cliquez sur Terminer, les entités associées au planning d'élimination ne disposent pas d'une période de conservation spécifique.
Si votre paramètre d'affichage pour l'Assistant de planning d'élimination dans vos Préférences utilisateur a pour valeur Simple, cliquez sur Terminer. Il n'existe qu'une phase utilisant l'action de destruction automatique, RMAutoDestroyAction, Balayage requis a pour valeur False, la conversation par défaut est 0 années 0 mois 0 jours, et aucune autre conservation n'est créée automatiquement.
Définir une limite et un décalage limite
Dans IBM Enterprise
Records, vous pouvez définir une période de conservation en paramétrant une conservation sur une phase ou le décalage limite.
Lorsqu'aucun décalage limite n'est spécifié et que la période de conservation est définie sur la phase, le balayage effectue une limite sur l'entité lorsque la condition d'événement se vérifie. Si l'entité qui fait l'objet d'une limite est un conteneur, ce conteneur est également fermé, ce qui empêche l'ajout d'un nouvel enregistrement. La conservation est alors calculée comme étant la date limite plus la période de conservation définie sur la phase. Les règles suivantes s'appliquent au calcul de la date limite, selon les différentes configurations de planning :
- Utilisation d'un déclencheur d'événement interne et une date de base limite définis sur une propriété d'entité.
La date limite est la valeur de la date de base limite.
- Utilisation d'une date de type déclencheur d'événement (événement externe, date prédéfinie)
et d'une date de base limite définie sur Date d'événement
La date limite est la date du déclencheur d'événement.
- Utilisation d'un déclencheur d'événement interne et d'une date de base limite définie sur
Date d'événement
La date limite est la date d'exécution du balayage.
- Utilisation à la fois d'une date de type déclencheur d'événement (événement externe, date prédéfinie)
et d'une date de base limite définie sur une propriété d'entité
La date limite est la plus récente de ces deux dates.
Lorsque vous utilisez un décalage d'événement limite, l'entité n'est pas limite tant que la fin de cette période de décalage n'est pas atteinte. Par conséquent, le conteneur reste ouvert pendant la période de conservation. Les règles suivantes s'appliquent au calcul de la date limite, selon les différentes configurations de planning :
- Utilisation d'un déclencheur d'événement interne et une date de base limite définis sur une propriété d'entité.
La date limite est la valeur de la date de base limite plus le décalage limite.
- Utilisation d'une date de type déclencheur d'événement (événement externe, date prédéfinie)
et d'une date de base limite définie sur Date d'événement
La date limite est la date du déclencheur d'événement plus le décalage limite.
- Utilisation d'un déclencheur d'événement interne et d'une date de base limite définie sur
Date d'événement
La date limite est la date d'exécution du balayage plus le décalage limite.
Important : Il n'est pas recommandé d'utiliser cette dernière configuration, car les mises à jour effectuées sur un planning, telles que son nom, déclenchent un nouveau calcul du balayage de la date limite et de la nouvelle date d'exécution du balayage plus le décalage, ce qui reporte l'action limite à plus tard. Si aucune propriété d'enregistrement ne peut être utilisée pour la date de base limite, il est préférable d'utiliser une conservation sur la phase.
Si votre paramètre d'affichage sur l'Assistant de planning d'élimination a pour valeur Simple dans vos préférences de site ou utilisateur, par défaut, aucune période de conservation n'est définie sur la phase par le planning qui utilise à la place le mécanisme de décalage pour définir la période de conservation.
Définition de phases
L'association de phases à un planning d'élimination vous permet d'exécuter diverses opérations sur une entité à des intervalles différents. Chaque phase spécifie une action d'élimination et une période de conservation pour une entité. Par exemple, pour réviser une entité avant son élimination, vous devrez ajouter deux phases au planning d'élimination. La première phase indique que l'entité doit être révisée, tandis que la seconde phase en indique la destruction. IBM Enterprise
Records exécute plusieurs phases dans un planning d'élimination selon la séquence dans laquelle elles ont été ajoutées au planning.
Vous pouvez également définir plusieurs autres conservations dans une phase. Les autres conservations fournissent des périodes de conservation variables selon la valeur de propriétés. Lorsqu'aucune condition nécessaire à l'application des autres conservations n'est vérifiée, IBM Enterprise
Records utilise la période de conservation par défaut. Lorsque plusieurs conditions nécessaires à l'application d'autres conservations sont vérifiées, IBM Enterprise
Records applique la conservation alternative dont la période de conservation est la plus longue.
Important : Le nombre de conservations alternatives ou la complexité de leurs critères peuvent avoir un impact sur la performance du calcul des conservations.
Une fois qu'IBM Enterprise
Records a appliqué l'action limite à une entité, c'est la première phase du planning d'élimination qui lui est appliquée. Au terme de la période de conservation de la première phase, c'est l'action d'élimination associée à cette phase qui attend les entités. Une fois l'action d'élimination réalisée par IBM Enterprise
Records, la phase suivante du planning commence après approbation d'un utilisateur autorisé.
Pour ajouter une nouvelle phase au planning d'élimination :
- Cliquez sur Ajouter nouveau pour ouvrir la page Propriétés de phase.
- Saisissez un nom et une description pour la phase.
- Sélectionnez une action de phase dans le menu.
- Ces actions ont été préalablement créées dans l'onglet Configurer d'IBM Enterprise
Records.
- IBM Enterprise
Records exécute l'action sur les entités à la fin de la phase.
- Chaque action inclut un workflow prédéfini qu'IBM Enterprise
Records lance pour cette action.
Restriction : Les phases qui transfèrent ou détruisent des entités sont des phases finales. Il n'est pas possible d'ajouter d'autres phases après ce type d'actions.
- Dans le champ Balayage requis ?, sélectionnez Vrai si vous voulez réviser les entités avant de lancer le workflow associé à la phase. Si la vérification n'est pas nécessaire, sélectionnez Faux.
- Si vous sélectionnez l'action Transférer, Exportation ou Transfert temporaire pour la phase, indiquez un emplacement dans le champ Destination d'exportation.
L'emplacement peut être :
- Sur un serveur distant. Par exemple, \\nom_serveur\nom_dossier.
- Dans un dossier sur un disque local. Par exemple, unité_locale:\nom_dossier.
- Spécifiez une période de conservation par défaut pour les entités de cette phase.
Une valeur est obligatoire si vous n'affectez pas d'autres périodes de conservation .
- Si vous devez définir des conditions afin que les entités demeurent dans la phase pour des durées plus ou moins longues selon leurs propriétés, effectuez les étapes suivantes pour la création de périodes de conservation alternatives.
- Cliquez sur Ajouter nouveau pour afficher la fenêtre Autre conservation.
- Sélectionnez un nom de propriété dans le menu.
- Sélectionnez un opérateur dans la liste.
- Spécifiez la valeur de la propriété. La valeur saisie dépend de la propriété.
- Sélectionnez la Base de conservation comme date de départ de la période de conservation.
- Spécifiez dans le champ Période de conservation - Jours une valeur en années, en mois et en jours. IBM Enterprise
Records ajoute la valeur spécifiée ici à la base de conservation. A la date prévue, IBM Enterprise
Records applique l'action de la phase à l'entité.
- Cliquez sur Accepter pour ajouter cette autre conservation au planning en cours et pour revenir à la fenêtre Propriétés de phase.
- Ajoutez d'autres conservations alternatives pour chaque condition en cliquant sur Ajouter nouveau. Les données de la précédente conservation alternative sont préremplies par IBM Enterprise
Records dans tous les champs afin que vous n'ayez plus qu'à modifier les champs nécessaires. Vous pouvez, si nécessaire, cocher la case Supprimer d'une conservation alternative et cliquer ensuite sur Appliquer pour supprimer cette condition.
- Complétez la phase en cliquant sur Accepter. IBM Enterprise
Records ajoute à la liste de phases du planning la phase et les détails qui la composent.
- Pour ajouter d'autres phases, cliquez sur Ajouter nouveau. Sinon, cliquez sur Terminer pour achever le planning d'élimination.