Preferencja serwisu Śledzenie plików określa domyślne zachowanie składnika File Tracker. Składnik File Tracker śledzi i zarządza lokalną kopią dokumentu wprowadzonego/zwróconego do składnicy obiektów i pobranego z tej składnicy. Można skonfigurować składnik File Tracker do automatycznego usuwania lokalnej kopii po ponownym wprowadzeniu/zwróceniu dokumentu.
Preferencja serwisu Włącz śledzenie pliku określa, czy składnik śledzenia pliku i zarządzania plikiem jest włączony dla użytkowników. Jeśli ta opcja jest włączona, śledzenie pliku jest dostępne dla użytkowników. Należy zauważyć, że śledzenie pliku jest wbudowane w aplikację Application Integration; to ustawienie nie ma wpływu na aplikację.
Preferencja serwisu Katalog dokumentów określa domyślne położenie w lokalnej stacji roboczej użytkownika, w którym są przechowywane pliki oraz w którym są wyszukiwane śledzone, pobrane pliki. Jeśli aplikacja Integration for Microsoft Office zostanie użyta w programie Microsoft Office lub Outlook w celu uzyskania dostępu do dokumentów FileNet P8, należy upewnić się, że opcje śledzenia plików ustawione w preferencjach serwisu aplikacji Integration for Microsoft Office są zgodne z opcjami wybranymi poniżej dla katalogu dokumentów i pełnej ścieżki. Więcej informacji na ten temat zawiera sekcja Preferencje aplikacji Integration for Microsoft Office.
Ustawienie Kwalifikowana ścieżka określa folder, który będzie używany do ściągania i śledzenia pliku lokalnego, na przykład C:\WorkplaceXT\TempData. Uwzględnij oznaczenie litery napędu w ścieżce tylko jeśli dla katalogu dokumentów nie zostanie wybrane ustawienie Zmienna środowiskowa/Kwalifikowana ścieżka.
To ustawienie może być używane z ustawieniem Zmienna środowiskowa do określania położenia ściągniętych plików po pobraniu i ściągnięciu przez użytkowników swoich dokumentów.
Ustawienie Zmienna środowiskowa to wartość przypisana do wszystkich komputerów klienckich użytkownika. Wartość stanowi położenie komputera klienckiego, na który użytkownik pobiera i ściąga swoje dokumenty. Jest to także położenie początkowe, w którym aplikacja Workplace XT umieszcza śledzone pliki, po tym jak użytkownik ściągnie, pobierze lub wprowadzi/zwróci i ściągnie dokumenty. To ustawienie może być używane z ustawieniem Kwalifikowana ścieżka do określania położenia ściągniętych plików po pobraniu i ściągnięciu przez użytkowników swoich dokumentów. Na przykład, jeśli kwalifikowana ścieżka jest ustawiona na ścieżkę C:\WorkplaceXT\TempData i zmienna środowiskowa ma wartość My Projects. Gdy użytkownicy pobiorą i ściągną swoje dokumenty, zostaną one ściągnięte do katalogu C:\WorkplaceXT\TempData\My Projects.
Ustawienie Struktura folderu ściągania określa sposób, w jaki pobierane i ściągane dokumenty są organizowane na lokalnej stacji roboczej.
Jeśli użytkownik dysponuje dokumentami zapisanymi w wielu folderach, zaś system jest skonfigurowany na potrzeby śledzenia plików z ustawieniem folderu hierarchicznego, użytkownik zostanie poproszony o wybór folderu, który ma być używany do pobrania treści do klienta.
Ustawienie Folder hierarchiczny tworzy folder hierarchiczny, w którym dokumenty były zapisane w składnicy obiektów. Na przykład, jeśli dokumenty użytkownika były zapisane w składnicy obiektów o nazwie Moja_składnica_obiektów\moje_foldery\, taka sama struktura folderu zostanie utworzona na lokalnej stacji roboczej C:\Moja_składnica_obiektów\moje_foldery, a dokumenty zostaną ściągnięte do tego położenia.
Wybierz to ustawienie, jeśli użytkownicy mają uzgadniać dokumenty zapisane w wielu folderach podczas pobierania i ściągania tych dokumentów. Do określenia jednego z tych folderów jako miejsca przechowywania dokumentów można użyć opcji Wybierz folder. Aplikacja Workplace XT może następnie śledzić te dokumenty na lokalnej stacji roboczej.
Ustawienie Określana przez użytkownika (domyślnie) używa preferencji zdefiniowanych dla katalogu dokumentów i kwalifikowanej ścieżki. Dokumenty są ściągane do tych zdefiniowanych położeń na lokalną stację roboczą.
Ustawienie Usuwanie kopii lokalnej określa, czy lokalna kopia pliku jest automatycznie usuwana z komputera użytkownika końcowego po użyciu działania Dodaj, Wprowadź, Zapisz lub Anuluj pobranie. Poprawne ustawienia to Tak, Nie, Tylko do odczytu i Dostępne do edycji. Jeśli zostanie wybrane ustawienie Dostępne do edycji, użytkownik końcowy może nadpisać ustawienie domyślne Tak lub Nie. Jeśli zostanie wybrane ustawienie Tylko do odczytu ustawienie domyślne zostanie wymuszone.
Ustawienie Otwieranie pliku określa wartość domyślną wyświetlaną dla pola wyboru Otwieranie pliku podczas przetwarzania dokumentu za pomocą składnika File Tracker. Poprawne ustawienia to Tak lub Nie (domyślnie).
Ustawienie Zastąp istniejące pliki (uprzednio ustawienie Zapisz jako) określa, które grupy użytkowników mają możliwość nadpisania pliku nową nazwą podczas pobierania lub ściągania plików. Domyślnie opcja Zastąp istniejące pliki jest dostępna dla każdego. Kliknij opcję Wybierz role dostępu pod ustawieniem, aby wybrać co najmniej jedną rolę dostępu dla tej opcji.