IBM FileNet P8, Versie 5.1.+            

Documenten declareren als records

Bij het declareren van een document moet u erop letten dat er problemen kunnen op kunnen treden als het document onderdeel is van een samengesteld document. Bij het toevoegen van onderliggende documenten aan bovenliggende documenten, kunnen instellingen worden opgegeven die het standaardschema voor beschikking van gerelateerde documenten onderbreken. Een instelling waardoor wordt voorkomen dat een (bovenliggend of onderliggend) document wordt gewist kan het standaardschema voor documenten wissen onderbreken wanneer deze moeten worden gewist. Ook kan het standaardproces voor beschikking van het onderliggende document worden onderbroken door op te geven dat een onderliggend document wordt gewist wanneer het bovenliggende item wordt gewist. Zie IBM® InfoSphere Enterprise Records configureren voor details over de gevolgen van verschillende instellingen.

Opmerking: Elke toepassing die gebruik maakt van de functionaliteit van DITA-bestanden maakt de componenten als samengestelde documenten; daarom zijn de regels die van toepassing zijn op samengestelde documenten ook van toepassing op DITA-bestanden.

Omdat het bovenliggende samengestelde document een bijzonder pictogram heeft, kunt u het eenvoudig identificeren en de onderliggende documenten en de koppelingen ervan verkennen voordat u ze declareert als records. Let op dat, met de juiste machtigingen voor het wijzigen van eigenschappen, aanvullende onderliggende documenten later kunnen worden toegevoegd aan een bovenliggend document, nadat u het reeds hebt gedeclareerd als record. U kunt de instellingen die zijn gekoppeld aan een onderliggend document ook wijzigen. (Als u dit wilt doen, selecteert u Onderliggend document wijzigen in plaats van Informatie over koppeling in de volgende procedure.)

Onderliggende documenten hebben geen speciaal pictogram. Om ongewenste gevolgen te voorkomen, raden we u het volgende aan:
  1. Klik op het pictogram Meer informatie van andere bestaande documenten voordat u ze declareert als records.
  2. Selecteer de weergave Bovenliggende documenten.
  3. Als er een bovenliggend document is, klikt u op het pictogram Meer informatie.
  4. Selecteer de weergave Onderliggende documenten.
  5. Selecteer in het actiemenu van het onderliggende document dat u wilt declareren als record Informatie over koppeling.
  6. Let op de instellingen voor Wissen bij wissen van bovenliggend item en Wissen niet toestaan.
  7. Raadpleeg IBM InfoSphere Enterprise Records configureren om te beslissen of u dit document moet declareren als record.

U declareert als volgt een document als record:

  1. Voer een van de volgende acties uit om de wizard Declareren als record te starten:
    • Klik op de Bevestigingspagina aan het einde van de wizard Document toevoegen of Inchecken op Declareren als record.
    • Gebruik Bladeren of zoeken om het document te vinden. Klik met de rechtermuisknop op de documentnaam om het voorgrondmenu te openen en selecteer vervolgens Declareren als record of Versies declareren als record.
    • Klik op de informatiepagina voor een document op Declareren als record of Versies declareren als record in de lijst met acties.
  2. Klik op Help indien nodig bij de volgende stappen.


Feedback

Laatste keer bijgewerkt: Juli 2011


© Copyright IBM Corp. 2011.
Dit informatiecentrum wordt mede mogelijk gemaakt door technologie van Eclipse. (http://www.eclipse.org)