IBM Enterprise Records, 版本 5.1.+            

回條

回條通常用來追蹤哪些使用者擁有已分類的記錄,但是您也可以針對未分類的記錄建立回條。即使回條可以追蹤已分類文件的位置,但回條本身通常並未分類。

如果回條是紙質文件,您可以將其宣告為實體記錄。如需相關資訊,請參閱宣告實體記錄。您可以掃描回條,並將掃描影像宣告為電子記錄,或建立電子文字文件,並將此文件宣告為記錄。 如果您確實要將回條宣告為已分類的記錄,請參閱聲明已分類的記錄

將回條宣告為記錄時會將回條與您要追蹤的記錄關聯。

如果要將回條宣告為記錄,請執行下列動作:

  1. 像將要宣告其他任何文件一樣,開始將回條宣告為記錄。
  2. 在「設定屬性」步驟中,按一下「ReceiptOf」。
  3. 瀏覽至並選取回條追蹤的已分類的記錄。
  4. 像完成宣告其他任何文件一樣,完成記錄宣告程序。

將回條宣告為記錄後,此回條的「內容」視圖將顯示其在 ReceiptOf 欄位中追蹤的記錄名稱。 請注意,您可以透過按一下「ReceiptOf」來變更值或透過按一下「清除」來清除指派。

在記錄的「詳細資料」視圖中,「其他記錄詳細資料」區段包括「回條狀態」欄位,此欄位會顯示下列其中一項:

「母項」一詞是指與回條相關聯的記錄,而不是指資料夾。

小心: 如果記錄不是回條,則「回條狀態」欄位會顯示「無」。已分類記錄的「屬性」視圖將顯示已附加至此記錄之回條(如果有)的名稱。 已分類記錄的「回條狀態」欄位會顯示「無」,因為已附加回條的記錄無法成為其他記錄的回條。一個記錄可以具有多個回條,但是一個回條只能附加至一個記錄。


意見

前次更新: 2011 年 8 月


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