السجل هو مرجع للمعلومات ويقدم بيانات تعريف لادارة المعلومات. يمكن توارث السجل من الحاوية التي تم تكوين السجل بها. على سبيل المثال، يستطيع السجل توارث الجدول الزمني للتخلص للحاوية الرئيسية. يمكن أن تكون السجلات الكترونية أو فعلية. يمكن تصنيف كلا من السجلات الالكترونية والسجلات الفعلية كسجلات نشطة وتعليمها كسجلات دائمة. يسمح نموذج بيانات DoD Chapter 4 بتوضيح السجلات مع تصنيف السرية، بما في ذلك عالي السرية، سري، سري للغاية، غير مصنف. ويسمح نموذج بيانات PRO بتصنيف السجلات بالتصنيف عالي السرية، سري، سري للغاية، مقصور، غير مصنف.
تسمح نماذج البيانات الأساسية و DoD بتوضيح السجلات وفقا لتصنيفات السجلات وحافظات السجل ووحدات التخزين. ويسمح نموذج بيانات PRO بتوضيح السجلات وفقا لحافظات السجل ووحدات التخزين.
يؤدي حذف أو التخلص من السجل الى حذف نسخة الوثيقة التي يشير اليها هذا السجل فقط. اذا كان هناك نسخة واحدة فقط للوثيقة، سيتم حذف سلاسل نسخة الوثيقة بالكامل. على سبيل المثال، اذا كانت الوثيقة تحتوي على عدة نسخ وتم توضيح نسخة واحدة كسجل، فان النسخة التي تم توضيحها كسجل سيتم حذفها مع السجل. أية نسخة أخرى لم يتم توضيحها كسجل أو تم توضيحها باستخدام سجل مختلف، لن يتم حذفها.
ارجع الى العناصر الفعلية للحصول على المزيد من المعلومات عن ادارة السجلات الفعلية.
عند تعليم حاوية على أنها نشطة، حدد الحدث المتكرر، الذي يقوم باطلاق حدث المراجعة الدورية أو تحديث السجلات النشطة، والتصرف الذي يتم بدئه عند تنفيذ حدث المراجعة. وعند وقوع حدث المراجعة المتكررة، يتم بدء تشغيل مسار العمل لمراجعة السجلات النشطة الخاص بالحدث. للحصول على المزيد من المعلومات، أنظر تحديد السجلات النشطة.
يتضمن IBM Enterprise Records تقرير، أو سجلات نقطة مستحقة للتخلص، يعرض السجلات النسخة الالكترونية المستحقة للتخلص خلال فترة زمنية معينة. للحصول على المزيد من المعلومات عن التقارير، أنظر تكوين تقرير.
تم تعريف السجل الدائم على أنه يحتوي على قيمة كافية تتطلب الحفظ بواسطة المؤسسة الخاصة بك تتجاوز الوقت المطلوب عادة. يمكنك تعليم سجل على أنه دائم بتحديد خاصية مؤشر السجل الدائم بالقيمة True. بصفة مفترضة، لا يتم عرض هذه الخاصية فيIBM Enterprise Records لبدء برنامج المعالجة للتركيب. عند تكوين أحد التصنيفات أو الحافظات، فلن يتم عرض الخاصية مؤشر السجل الدائم بصفة مفترضة. اذا كنت لا تريد ظهور الخاصية في هذه الحالات، قم بتغيير الخاصية الى اخفاء من خلال Enterprise Manager. للحصول على معلومات عن عرض خاصية مؤشر السجل الدائم في Content Engine، أنظر تهيئة عرض الخصائص.
لا يوجد تصرف تم ارفاقه مع الخاصية مؤشر السجل الدائم. تكون الخاصية للحصول على معلومات فقط، وعلى الرغم من أنه تم تحديد الخاصية مؤشر السجل الدائم بالقيمة True، فانه مازال يمكن حذف السجل.