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Erfassungsvorlagen Ordnern zuordnen

Dateitypkategorien

Sie können eine Erfassungsvorlage einer oder mehreren Dateitypkategorien zuordnen, sodass die Vorlage nur beim Hinzufügen bestimmter Dokumenttypen eingesetzt wird. In den Sitevorgaben Dateitypkategorien können Sie eine Dateitypkategorie mit einer Liste von MIME-Typen erstellen, wobei jeder MIME-Typ einem Dokumenttyp entspricht.

In den folgenden Abschnitten wird beschrieben, wie Workplace XT die geeigneten Erfassungsvorlagen für die angegebenen Dateitypkategorien ermittelt, je nachdem, ob Sie ein einzelnes Dokument oder mehrerer Dokumente mithilfe der Ziehmethode hinzufügen.

Einzelnes Dokument hinzufügen

Der folgende Prozess bestimmt, welche der Erfassungsvorlagen eines Ordners beim Hinzufügen eines einzelnen Dokuments angewendet wird.

  1. Workplace XT ermittelt die Erfassungsvorlagen, in denen ein Dateityp angegeben wird, der mit dem Dokumenttyp übereinstimmt.
    • Gibt es nur eine Übereinstimmung, wird die übereinstimmende Erfassungsvorlage dem Dokument hinzugefügt.
    • Gibt es mehrere Übereinstimmungen, kann der Benutzer die gewünschte Liste aus einer Liste übereinstimmender Erfassungsvorlagen auswählen.
  2. Wenn keine der Erfassungsvorlagen mit Dateitypspezifikation mit dem Dokumenttyp übereinstimmt, sucht Workplace XT nach Erfassungsvorlagen ohne Dateitypspezifikation.
    • Wird eine Erfassungsvorlage gefunden, wird diese dem Dokument hinzugefügt.
    • Werden mehrere Erfassungsvorlagen gefunden, kann der Benutzer die gewünschte Vorlage aus einer entsprechenden Liste auswählen.
Tabelle 1. Beispielszenarios für das Hinzufügen eines einzelnen Dokuments
Dokument, das ein Benutzer hinzufügen will. Dem Ordner sind diese Erfassungsvorlagen zugeordnet. Die Erfassungsvorlagen werden unten wie folgt angezeigt: Name der Erfassungsvorlage: Dateitypkategorie (Erweiterungen durch MIME-Typen angegeben) Erläuterung der Ergebnisse.
beispiel.doc EV1: Office (.doc, .xls) EV3: Bilder (.jpg) EV4: Bücher (.pdf) EV5: Das Dokument wird mithilfe von EV1 hinzugefügt.

EV1 ist die einzige Erfassungsvorlage, die Dokumenten mit der Erweiterung .doc zugeordnet ist.

beispiel.doc EV3: Bilder (.jpg) EV4: Bücher (.pdf) EV5: EV6: Der Benutzer kann eine der folgenden Erfassungsvorlagen auswählen: EV5 EV6

Die Erfassungsvorlagen mit Dateitypzuordnungen (EV3 und EV4) sind nicht mit Dokumenten der Erweiterung ".doc" verknüpft, also sucht Workplace XT nach Vorlagen ohne Dateitypspezifikationen und findet EV5 und EV6.

beispiel.doc EV1: Office (.doc, .xls) EV2: Dokumente (.doc) EV3: Bilder (.jpg) EV4: Bücher (.pdf) EV5: Der Benutzer kann eine der folgenden Erfassungsvorlagen auswählen: EV1 EV2

Sowohl EV1 als auch EV2 sind Dokumenten mit der Erweiterung .doc zugeordnet. EV5 kann nicht verwendet werden, auch wenn die Vorlage keine Dateitypspezifikation aufweist, denn es wurde eine bereits Übereinstimmung mit EV1 und EV2 ermittelt.

beispiel.doc EV3: Bilder (.jpg) EV4: Bücher (.pdf) Das Dokument kann nicht in diesen Ordner eingefügt werden, da der Ordner zwar zugeordnete Erfassungsvorlagen aufweist, diese aber nicht dem Dokumenttyp übereinstimmen.
beispiel.doc   Diesem Ordner sind keine Erfassungsvorlagen zugeordnet, sodass das Dokument mithilfe des Standardassistenten zum Hinzufügen von Dokumenten eingefügt wird.
Beispiel EV1: Office (.doc, .xls) EV5: EV7: kein Inhalt () Das Dokument wird mithilfe von EV7 hinzugefügt.

EV7 ist die einzige Erfassungsvorlage, die Dokumenten ohne Inhalt, d. h. ohne MIME-Typ, zugeordnet ist.

Beispiel EV1: Office (.doc, .xls) EV5: Das Dokument wird mithilfe von EV5 hinzugefügt.

Die Erfassungsvorlage mit Dateitypzuordnungen (EV1) ist nicht Dokumenten ohne MIME-Typ zugeordnet, also sucht Workplace XT nach Vorlagen ohne Dateitypspezifikationen und findet EV5.

Mehrere Dokumente mit der Ziehmethode hinzufügen

Wenn mehrere Dokumente gleichzeitig hinzugefügt werden, können in dieser Dokumentgruppe verschiedene Dateitypen vorhanden sein. In diesem Fall stimmt eine Erfassungsvorlage nicht mit allen Dokumenten überein. Falls Workplace XT mindestens eine Erfassungsvorlage, die sich auf alle hinzugefügten Dokumenttypen bezieht, nicht identifizieren kann, muss der Benutzer die Auswahl ändern und neu beginnen.

Wenn Sie jedoch mehrere Dokumente gleichzeitig einem Ordner hinzufügen, dem mindestens eine Erfassungsvorlage zugewiesen ist, gruppiert Workplace XT die Dokumente nach Dateitypkategorie. Vor dem Zuweisen und Aktualisieren von Eigenschaften für die Dokumente können Sie eine Dateitypkategoriegruppe oder Dokumente aus dieser Gruppe entfernen. Diese Dokumente werden nicht hinzugefügt.

Erfassungsvorlagen, die Workflows starten, können nicht verwendet werden, um mehrere Dokumente gleichzeitig hinzuzufügen. Wenn der Benutzer so eine Erfassungsvorlage auswählt, tritt ein Fehler auf und der Benutzer muss entweder eine andere Vorlage auswählen oder die Dokumente einzeln hinzufügen.

Der folgende Vorgang bestimmt, welche der Erfassungsvorlagen eines Ordners beim Hinzufügen von mehreren Dokumenten angewendet wird.

  1. Workplace XT ermittelt die Erfassungsvorlagen, in denen die Dateitypen angegeben werden, die mit den hinzugefügten Dokumenttypen übereinstimmen.
    • Gibt es nur eine Übereinstimmung, wird die übereinstimmende Erfassungsvorlage dem Dokument hinzugefügt. Wenn durch alle Vorlagen Workflows gestartet werden, müssen die Dokumente einzeln hinzugefügt werden.
    • Gibt es mehrere Übereinstimmungen, kann der Benutzer die gewünschte Liste aus einer Liste übereinstimmender Erfassungsvorlagen auswählen.
    • Bei einer teilweisen Übereinstimmung, d. h., die Dateitypkategorie mindestens einer Erfassungsvorlage enthält zumindest einige der Dokumenttypen, können die ausgewählten Dokumente nicht gleichzeitig hinzugefügt werden.
  2. Wenn keine der Erfassungsvorlagen mit Dateitypspezifikation mit keinem der Typen der Dokumente übereinstimmt, sucht Workplace XT nach Erfassungsvorlagen ohne Dateitypspezifikation. Das führt zu folgenden Ergebnissen:
    • Wird eine Erfassungsvorlage gefunden, wird diese dem Dokument hinzugefügt.
    • Wenn mehrere Erfassungsvorlagen gefunden werden, kann der Benutzer aus einer Liste von Erfassungsvorlagen auswählen.
Tabelle 2. In dieser Tabelle werden mehrere Szenarios beschrieben, in denen mehrere Dokumente per Drag-and-drop hinzugefügt werden.
Dokumente, die ein Benutzer hinzufügen will. Dem Ordner sind diese Erfassungsvorlagen zugeordnet. Die Erfassungsvorlagen werden unten wie folgt angezeigt: Name der Erfassungsvorlage: Dateitypkategorie (Erweiterungen durch MIME-Typen angegeben) Der Benutzer erreicht folgende Ergebnisse.
beispiel.doc beispiel.xls EV1: Office (.doc, .xls) EV2: Dokumente (.doc) EV3: Bilder (.jpg) EV4: Bücher (.pdf) EV5: Das Dokument wird mithilfe von EV1 hinzugefügt.
beispiel.jpg beispiel.pdf EV1: Office (.doc, .xls) EV2: Bücher (.doc) EV5: Das Dokument wird mithilfe von EV5 hinzugefügt.
beispiel.doc beispiel.xls EV3: Bilder (.jpg) EV4: Bücher (.pdf) Die Dokumente können nicht diesem Ordner hinzugefügt werden, da der Ordner zwar zugeordnete Erfassungsvorlagen aufweist, die Erfassungsvorlagen diese Dokumenttypen aber nicht angeben.
beispiel.doc beispiel.xls beispiel.jpg EV1: Office (.doc, .xls) EV2: Bücher (.doc) EV3: Bilder (.jpg) EV5: Es werden keine Dokumente hinzugefügt, da keine der Erfassungsvorlagen Dateitypspezifikationen aufweist, die mit allen Typen der hinzugefügten Dokumente übereinstimmen.

EV5 kann nicht verwendet werden, da der Typ von einem oder mehreren der hinzugefügten Dokumente mit einer oder mehreren der Dateispezifikationen der Vorlage übereinstimmt.



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Letzte Aktualisierung: Juli 2011


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