回條通常用來追蹤哪些使用者擁有已分類的記錄,但是您也可以針對未分類的記錄建立回條。即使回條可以追蹤已分類文件的位置,但回條本身通常並未分類。
如果回條是紙質文件,您可以將其宣告為實體記錄。如需相關資訊,請參閱宣告實體記錄。您可以掃描回條,並將掃描影像宣告為電子記錄,或建立電子文字文件,並將此文件宣告為記錄。
如果您確實要將回條宣告為已分類的記錄,請參閱聲明已分類的記錄。
將回條宣告為記錄時會將回條與您要追蹤的記錄關聯。
如果要將回條宣告為記錄,請執行下列動作:
- 像將要宣告其他任何文件一樣,開始將回條宣告為記錄。
- 在「設定屬性」步驟中,按一下「ReceiptOf」。
- 瀏覽至並選取回條追蹤的已分類的記錄。
- 像完成宣告其他任何文件一樣,完成記錄宣告程序。
將回條宣告為記錄後,此回條的「內容」視圖將顯示其在 ReceiptOf 欄位中追蹤的記錄名稱。
請注意,您可以透過按一下「ReceiptOf」來變更值或透過按一下「清除」來清除指派。
在記錄的「詳細資料」視圖中,「其他記錄詳細資料」區段包括「回條狀態」欄位,此欄位會顯示下列其中一項:
- 無 - 記錄尚未設定為任何其他記錄的回條。
- 已附加 - 已附加回條的記錄並未變更狀態,回條仍附加至其正在追蹤的記錄。
- 母項已傳送 - 關聯記錄已透過一般處置程序傳送。
- 母項已毀損 - 關聯記錄已透過一般處置程序毀損。
- 母項已取消分類 - 授權的使用者已將關聯記錄取消分類。請參閱以下第三條附註。
- 母項已降級 - 授權的使用者已將關聯記錄降級。請參閱以下第三條附註。
- 母項已刪除 - 關聯記錄已手動刪除。
「母項」一詞是指與回條相關聯的記錄,而不是指資料夾。
小心: 如果記錄不是回條,則「
回條狀態」欄位會顯示「無」。已分類記錄的「屬性」視圖將顯示已附加至此記錄之回條(如果有)的名稱。
已分類記錄的「回條狀態」欄位會顯示「無」,因為已附加回條的記錄無法成為其他記錄的回條。一個記錄可以具有多個回條,但是一個回條只能附加至一個記錄。
- 您不能除去仍附加至作用中的已分類記錄的回條。
- 當記錄降級或取消分類後,將刪除指向回條的鏈結。如果要繼續追蹤記錄,您必須將新記錄宣告為已降級或已取消分類的記錄的回條。