Si el sistema té magatzems d'objectes configurats per utilitzar el model de dades de Classificats DoD,
cal que indiqueu en primer lloc si el registre físic ha d'estar classificat o desclassificat. Aquest procediment
és per a registres físics desclassificats.
Per declarar un registre físic classificat, consulteu
Declaració d'un registre físic classificat.
Per declarar un registre físic a l'
IBM Enterprise
Records, podeu utilitzar
una plantilla d'entrada. Quan una plantilla d'entrada inclou una ubicació de pla de fitxers,
el registre físic es declara a la ubicació on l'usuari ha invocat l'acció de declaració
i totes les ubicacions especificades a la plantilla. Un gestor de registres o un administrador de registres
pot crear o modificar plantilles de declaració de registres físics amb l'eina
Afegeix plantilla d'entrada a l'
Application Engine o
el
Workplace XT. Per obtenir més informació sobre les plantilles d'entrada, consulteu
Creació d'una plantilla d'entrada per declarar registres físics. Al procediment següent es pressuposa que
utilitzareu la plantilla de declaració de registres físics de l'
IBM Enterprise
Records.
Per declarar un registre físic a l'IBM Enterprise
Records:
- A l'IBM Enterprise
Records,
accediu a la ubicació adequada al pla de fitxers i feu clic a Declara registre
físic.
- Si es mostra a la pàgina de l'assistent de selecció, feu clic al botó d'opció Declara registre
desclassificat i feu clic a Següent.
- Feu clic a Selecciona sota el nom de la plantilla d'entrada que vulgueu utilitzar.
Per definir les propietats:
- Proporcioneu la informació necessària als camps de propietat. Els camps varien
en funció de la classe que hàgiu utilitzat. Per exemple, els camps necessaris a la classe Registre de marcador
son els següents:
- Tipus de suport: per exemple, CD, cinta de vídeo
- Format: per exemple, CDR, VHS
- Autor/Originador: nom de la persona que ha creat o que
és el propietari del registre físic
- Assumpte: descripció breu del registre físic
- Data de publicació: data en què s'ha creat el registre físic
- Ubicació inicial: ubicació actual del registre físic.
Quan es fa clic en aquest enllaç, l'assistent obre una pàgina que mostra una llista d'ubicacions. Feu clic a Selecciona sota la ubicació
necessària. L'assistent tanca la pàgina i torna al pas
Configura les propietats.
- Si el registre que declareu és un rebut d'un registre classificat, feu clic a
Rebut de i, tot seguit, accediu i seleccioneu
el registre classificat al qual apunta el rebut. Per obtenir-ne informació, consulteu Rebuts.
- Feu clic a Finalitza després d'introduir la informació necessària.
- Si teniu més registres a declarar, torneu a seleccionar una plantilla d'entrada.
Si heu acabat, feu clic a Surt.
Per declarar un registre físic a l'Application Engine o
el Workplace XT:
- Afegiu un document nou. Al pas Selecciona fitxer, trieu Cap com a tipus de fitxer.
- A la pàgina de confirmació, feu clic a Declara com a registre.
- Seleccioneu l'opció de registre desclassificat. En el cas de registres classificats, consulteu
Declaració d'un registre físic classificat.
- Feu clic a Accepta per utilitzar l'assistent o Selecciona
per utilitzar una plantilla d'entrada.
- En el cas de plantilles d'entrada, aneu al magatzem d'objectes FPOS, Gestió de registres/Plantilles, seleccioneu la plantilla d'entrada i, tot seguit, feu clic a
Accepta. Cal que seleccioneu una plantilla dissenyada pels administradors; la plantilla per defecte
que s'utilitza a l'IBM Enterprise
Records no es pot utilitzar a l'Application Engine o
al Workplace XT, perquè es pressuposa que la ubicació del pla de fitxers ja s'ha seleccionat.
- Per utilitzar l'assistent Registre de catàleg, seguiu aquests passos.
- Feu clic a Selecciona classe i seleccioneu la
classe adequada. Per defecte, tots els magatzems d'objectes FPOS proporcionen la classe
Registre de marcador. És possible que els administradors proporcionin altres opcions.
- Feu clic a Selecciona ubicació de pla de fitxers i accediu
a l'entitat adequada. Com que un registre físic només es pot ubicar en una ubicació física,
generalment només se selecciona una ubicació de pla de fitxers, com a carpeta híbrida, caixa
o carpeta de registres físics.
- Seleccioneu el quadre de selecció
de l'entitat adequada i feu clic a Afegeix a la selecció.
- En lloc d'utilitzar la vista Navega per defecte, podeu seleccionar entre les dreceres
que hàgiu creat anteriorment. Feu clic a Dreceres a la barra lateral esquerra.
- També podeu cercar la categoria o la carpeta per nom. Feu clic a Cerca a la barra lateral esquerra.
- Després d'afegir l'entitat a les ubicacions de pla de fitxers seleccionades, podeu fer clic a
Afegeix a dreceres per utilitzar-les més endavant.
- Quan hàgiu acabat de seleccionar la ubicació adequada, feu clic a Accepta.
- Feu clic a Següent per continuar amb el pas Configura propietats.
Per definir les propietats:
- Proporcioneu la informació necessària als camps de propietat. Els camps varien
en funció de la classe que hàgiu utilitzat. Per exemple, els camps necessaris a la classe Registre de marcador
son els següents:
- Tipus de suport: per exemple, CD, cinta de vídeo
- Format: CDR, VHS
- Autor/Originador: nom de la persona que ha creat o que
és el propietari del registre físic
- Assumpte: descripció breu del registre físic
- Data de publicació: data en què s'ha creat el registre físic
- Ubicació inicial: ubicació actual del registre físic.
Quan es fa clic en aquest enllaç, l'assistent obre una pàgina que mostra una llista d'ubicacions. Feu clic a Selecciona sota la ubicació
necessària. L'assistent tanca la pàgina i torna al pas
Configura les propietats.
- Si el registre que declareu és un rebut d'un registre classificat, feu clic a
Rebut de i, tot seguit, accediu i seleccioneu
el registre classificat al qual apunta el rebut. Per obtenir-ne informació, consulteu Rebuts.
- Feu clic a Finalitza després d'introduir la informació necessària.
Quant als codis de barres
Si teniu maquinari i programari que proporciona dades de codi de barres, podeu escanejar un codi de barres directament al camp actiu
o podeu copiar-lo de l'ordinador local i enganxar-lo als camps rellevants de l'IBM Enterprise
Records. Per
utilitzar Escaneja elements físics, podeu introduir qualsevol cadena
de text en un camp de codi de barres.