Per modificare una ricerca, eseguire il check out della ricerca dall'archivio oggetti (utilizzando Search Designer, non Workplace XT). Dopo aver effettuato le revisioni, eseguire di nuovo il check in nell'archivio oggetti. Viene creata una nuova versione della ricerca. In alternativa, è possibile aprire una copia, modificarla e aggiungerla come una nuova ricerca.
Quando si modifica una ricerca e si esegue di nuovo il check in della ricerca nell'archivio oggetti, viene creata una nuova versione principale. Anche la versione precedente resta nell'archivio oggetti.
Le ricerche vengono salvate solo come versioni principali (rilasciate). Altri tipi di documenti vengono in genere salvati come versioni secondarie fino a quando non vengono innalzati a versioni principali.
Per eseguire il check in di una ricerca:
Utilizzare Check in per inserire di nuovo la ricerca nell'archivio oggetti come una nuova versione.
Per annullare un check out
La ricerca ritorna nell'archivio oggetti senza essere modificata. Viene mantenuta la stessa versione della ricerca. Per annullare un check out utilizzando una sequenza di tasti Alt, premere Alt+F. Quando viene visualizzato il menu File, rilasciare entrambi i tasti, quindi premere "h." Se non viene rilasciato alcun tasto, viene invece visualizzato il menu Guida.
Per salvare le modifiche correnti
In questo modo vengono acquisite le modifiche correnti e si continua ad utilizzare la ricerca. Per testare una ricerca, è necessario eseguirne il check in. Una volta eseguito di nuovo il check in di una ricerca nell'archivio oggetti, le modifiche salvate verranno applicate alla nuova versione della ricerca. Se si annulla il check out, le modifiche salvate vengono eliminate.
Per default, solo la persona che esegue il check out di una ricerca (più l'amministratore) può eseguirne di nuovo il check in. Quando un amministratore deve eseguire il check in o annullare il check out, deve adottare il check out dell'utente. Anche l'utente stesso deve effettuare questa operazione. Ad esempio, se si chiude Search Designer senza selezionare Check out non è disponibile (nella finestra di dialogo Apri/Check out).
e si dispone di una ricerca sottoposta a check out, quella ricerca resterà arenata in uno stato di check out nell'archivio oggetti. Poiché non è mai stata sottoposta a check in, chiunque tenti di eseguirne il check out noterà che l'opzionePer adottare una ricerca sottoposta a check out, utilizzare l'opzione Copia. Se è stato eseguito il check out in origine o si è un amministratore, è possibile adottare il check out, quindi eseguire il check in o annullare il check out. Alla persona che adotta il check out verrà visualizzato il seguente messaggio: "L'utente dispone di autorizzazioni sufficienti per adottare il check out. Si desidera adottare il check out?"
Rispondere Sì per modificare la ricerca ed eseguirne di nuovo il check in o annullare il check out. Rispondere No per visualizzare una copia della ricerca. Se la ricerca sottoposta a check out viene adottata da un altro utente che esegue il check in o annulla il check out, l'utente visualizza un messaggio di errore, se tenta anche lui di eseguire il check in o di annullare il check out.