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Adicionar um padrão de atribuição de nomes

Um padrão de atribuição de nomes permite atribuir nomes automaticamente a categorias de registos, pastas de registos e registos em conformidade com as convenções definidas. Quando um utilizador cria um destas entidades com um padrão de atribuição de nomes associado, o nome é automaticamente indicado no passo Definir propriedades. O sistema não impede o utilizador de alterar esse nome. São atribuídos e utilizados números incrementais assim que o passo Definir propriedades é apresentado. Se cancelar antes de criar a entidade, esse número nunca será utilizado.

Para atribuir nomes a registos automaticamente, introduza um padrão de atribuição de nomes no campo Padrão do registo do contentor ascendente. O padrão de registo é uma propriedade do contentor. Posteriormente, todos os registos declarados nesse contentor irão adquirir o nome seguinte na sequência do padrão que irá incrementar conforme o valor introduzido no campo Padrão do registo incrementado por.

Para atribuir nomes a categorias e pastas automaticamente:

  1. Adicione um padrão de atribuição de nome no separador Configurar.
  2. Adicione níveis de padrão com início na página de confirmação ou nas páginas de informações.
  3. Atribua um padrão de atribuição de nomes a um plano de ficheiros.

Acerca da sintaxe de padrão de atribuição de nomes

O seu processo empresarial pode requer que os nomes das pastas sejam iniciados pela letra A, seguida por dois dígitos que representam o ano, um hífen, e em seguida, um número de pastas, como por exemplo A07-000005. O padrão seguinte cria os nomes:

A[YY]-[\d\d\d\d\d\d]

Neste padrão, A é o primeiro carácter, YY representa o ano e \d é um numeral. O sistema indica automaticamente valores predefinidos para os padrões incluídos em parênteses rectos []. Assim, YY é substituído pelos últimos dois dígitos do ano actual. \d é substituído por dígitos em incrementos. O valor de incremento é especificado noutro campo ao introduzir a cadeia.

Noutro padrão de atribuição de nomes de registos, poderá criar uma regra de atribuição de nomes para pastas em séries como KX seguido pelos dois dígitos do ano, e por dois conjuntos de numerais incrementais, como por exemplo KX07.06-0004-03. O padrão seguinte cumpre este requisito:

KX[YY.MM]-[\d\d\d\d]-[\d\d]

Também pode utilizar padrões personalizados para criar padrões baseados em metadados. Por exemplo, as políticas da organização podem requerer que a convenção de atribuição de nomes da pasta de registos deve ser: ano, espaço, assunto (metadados) da pasta de registos, espaço e um número de cinco dígitos, como "2006 Loan 00005." Para este requisito, pode criar um padrão de atribuição de nome com as especificações seguintes:

[YYYY] [THIS.EmailSubject] [\d\d\d\d\d]

ou

[YYYY] [Parent.EmailSubject] [\d\d\d\d\d]
O sistema irá indicar os valores predefinidos para o ano e assunto, uma vez que estes estão entre []. THIS.EmailSubject é um padrão personalizado. Assim, o sistema irá indicar o valor do campo de metadados, EmailSubject que especificar para o ascendente da pasta de registos. Tem de especificar o nome simbólico da propriedade ao criar um padrão personalizado. Se não existir um valor disponível para a propriedade especificada, é gerado um erro. Este padrão personalizado é aplicável apenas para as entidades no nível 2 ou inferior (3, 4, etc.) no plano de ficheiros. O Nível do plano de ficheiros é outro campo que é preenchido ao adicionar um nível padrão.

Não utilize caracteres não válidos em nomes. Por exemplo, não utilize o carácter de barra / ao incluir datas. Os caracteres não válidos são:

\ / : * ? " < > |
Para garantir que os utilizadores não excedem o número de caracteres especificado no padrão de atribuição de nomes, pode delimitar padrão de atribuição de nome utilizando os símbolos ^ e $. Por exemplo, se criar o padrão de atribuição de nome, \d\d\d, acrescente o símbolo ^ no início do padrão de atribuição de nomes e o símbolo $ no fim do padrão de atribuição de nomes, conforme demonstrado abaixo:
^\d\d\d$
Deste modo, quando o utilizador introduzir um valor, o número de caracteres introduzido não irá exceder o número de caracteres especificado na cadeia do padrão.

Para adicionar um padrão de atribuição de nomes:

  1. Inicie sessão como administrador de registos e seleccione o separador Configurar.
  2. Faça clique em Padrões de atribuição de nomes.
  3. Faça clique em Adicionar padrão de atribuição de nomes.
  4. Na página Adicionar padrão, introduza o nome e a descrição do padrão.
  5. Seleccione Nome ou Identificador no menu Aplicar ao nome ou ID. Conforme o valor seleccionado, o nome ou identificador da categoria de registos ou da pasta de registos será automaticamente criado conforme o padrão associado.
  6. Faça clique em Seguinte.
  7. Defina a segurança para o padrão de atribuição de nomes e faça clique em Terminar.
  8. Na página de confirmação, faça clique em Adicionar nível do padrão para adicionar níveis ao padrão de atribuição de nomes. Se pretender adicionar níveis posteriormente, faça clique em OK para fechar a página Adicionar padrão.
Um nível de padrão indica os detalhes do padrão a ser aplicado às categorias de registos e às pastas de registos. Pode especificar um ou mais níveis no plano de ficheiros e o tipo de entidade a que cada nível é aplicável. Quando é criada uma entidade desse tipo no nível especificado, o nome é atribuído automaticamente conforme a cadeia do padrão e o número incremental. Este procedimento continua a partir da página de confirmação após fazer clique em Adicionar nível do padrão.

Para adicionar um nível do padrão:

  1. Introduza um Número de Nível do plano de ficheiros. O nível na hierarquia do plano de ficheiros é representado por um número, em que a primeira categoria no plano de ficheiros é 1. A primeira subcategoria respectiva é 2. Se essa subcategoria incluir uma pasta de registos, o nível é 3.
  2. No Tipo de entidade coincidente, seleccione Categoria de registo ou Pasta de registo. Por exemplo, se especificar 3 como nível e Categoria de registo como o tipo de entidade, todas as categorias de registos existentes no terceiro nível do plano de ficheiros irão seguir o padrão de atribuição de nomes especificado.
  3. Especifique a cadeia padrão conforme descrito acima. A cadeia padrão tem de indicar um carácter numérico.
  4. Introduza um valor para Padrão do registo incrementado por. Se utilizar o valor 1, cada nova categoria ou pasta afectada pelo padrão será incrementada no valor mais elevado seguinte. Um incremento de 2 utiliza números alternados. Este campo tem de ser superior a zero.
  5. Faça clique em Adicionar. Deste modo o padrão é indicado na parte inferior do ecrã e limpa os campos para que possa adicionar padrões adicionais para outras entidades e níveis.
  6. Faça clique em Sair quando terminar de adicionar níveis do padrão.

Exemplo

Se pretender que o nome das subcategorias de uma categoria de registos de nível superior seja automaticamente atribuído, crie um padrão para o nível 2 e seleccione o tipo Categoria de registo. Se também pretender que o nome das pastas de registos nessa subcategoria seja automaticamente atribuído, crie um padrão para o nível 3 e seleccione o tipo Pasta de registo. Incluir ambos os níveis de padrão no padrão de atribuição de nomes permite atribuir o nome automaticamente a subcategorias no nível 2 e pastas de registos no nível 3.

Para adicionar ou modificar os níveis dos padrões posteriormente:

  1. Aceda ao padrão de atribuição de nomes (separador Configurar, Padrão de atribuição de nomes) e faça clique no botão Obter informações.
  2. Seleccione Gerir nível padrão na barra lateral.
  3. Se estiver a adicionar um nível do padrão, preencha os campos conforme descrito acima, em adicionar um nível do padrão. Se modificar um nível do padrão existente, continue para o passo seguinte.
  4. Seleccione o selector de opção do padrão. Deste modo os dados existentes são copiados para os campos.
  5. Altere os campos conforme necessário e faça clique em Editar.
    • Para adicionar um padrão a outro nível depois de adicionar ou alterar um nível do padrão, faça clique em Adicionar.
    • Para modificar outro padrão, faça clique no selector de opção respectivo, altere os campos, e faça clique em Editar.
    • Para eliminar um nível do padrão existente, seleccione o selector de opção e faça clique em Eliminar.
  6. Quando terminar, faça clique em Sair.

Para atribuir um padrão de atribuição de nomes a um plano de ficheiros (requeridos para activar a atribuição de nomes automática):

  1. Aceda ao nível raiz do plano de ficheiros para que o caminho apresente apenas o nome do plano de ficheiros.
  2. Faça clique em Obter informações no plano de ficheiros (imediatamente abaixo do caminho). O campo Padrão de atribuição de nomes está na página Propriedades.
  3. No menu Padrão de atribuição de nomes seleccione o nome do padrão que pretende utilizar.
  4. Faça clique em Aplicar e, em seguida, em Sair.


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Última actualização: Agosto de 2011


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