Autorizovaní uživatelé (Records Manager, administrátor záznamů nebo kontrolor ve standardu Pro; Records Manager nebo administrátor záznamů v datovém modelu DoD nebo Base) mohou ke kategorii záznamů nebo složce záznamů kdykoli přidružit plán odebrání. Podřízené kontejnery plán odebrání zdědí. Plán odebrání můžete ke kategorii záznamů nebo složce záznamů přidružit v okamžiku vytvoření nebo později.
Chcete-li přidružit plán odebrání ke kategorii záznamů nebo složce záznamů poprvé po vytvoření, postupujte takto:
- V případě kategorií záznamů viz Přidání kategorie záznamu.
- V případě složek záznamů viz Přidání složky záznamů.
Chcete-li plán odebrání přidružit později, postupujte takto:
- Přejděte ke kontejneru, jehož plán odebrání chcete přiřadit, a klepněte na ikonu Získat informace.
- Klepněte na položku Odebrání v levém panelu.
- Po klepnutí na položku Procházet plán vyberte plán odebrání.
- V okně Vyberte plán odebrání klepněte na položku Vybrat pod názvem jednoho z plánů.
- V nové nabídce označte výběrem příslušné volby, jak se má nový plán odebrání šířit do podřízených kontejnerů. Když přiřadíte jiný plán odebrání, můžete k jeho šíření do podřízených kontejnerů použít následující způsoby:
- Rozšířit plán do všech bezprostředně podřízených kontejnerů a do všech dědících podkontejnerů bez ohledu na to, zda dědily dřívější plán odebrání. To odpovídá volbě Rozšířit nový plán odebrání pro všechny bezprostředně podřízené prvky a všechny zděděné podadresáře. Platí to také pro plány, které byly prvně použity.
- Rozšířit plán pouze do podřízených kontejnerů, které zdědily dřívější plán odebrání. V této situaci zůstává plán odebrání podřízených kontejnerů, které nedědí plán odebrání z nadřízené entity, nezměněn. Tato volba umožňuje zdědit pouze nový plán, pokud jste v minulosti zdědili plán. To odpovídá volbě Rozšířit nový plán odebrání do všech entit, které mají zdědit dané
položky.
- Nešířit plán do žádných podřízených kontejnerů. V této situaci budou podřízené kontejnery, které zdědily starý plán odebrání, i nadále přidruženy
k tomuto plánu, ale nebudou kategorizovány jako dědící entity. To odpovídá volbě Nešířit nový plán odebrání.
- Chcete-li, zadejte podle potřeby údaje o oprávnění k odebrání podle pravidel shody vaší organizace.
Upozornění: Při výchozím nastavení budou jako oprávnění k odebrání pro daný kontejner automaticky přiřazena oprávnění k odebrání určená pro vybraný plán odebrání. Pokud není pro vybraný plán nastaveno oprávnění k odebrání, bude platit oprávnění k odebrání, které jste nastavili pro daný kontejner. Pokud bylo při vytváření kontejneru nastaveno oprávnění k odebrání, ale nebyl přiřazen žádný plán odebrání, oprávnění k odebrání daného plánu potlačí dříve nastavené oprávnění k odebrání.
- Klepnutím na tlačítko Použít uložte změny.
- Klepnutím na tlačítko Ukončit zavřete stránku.
Důležité: Záznamy přidružené k typu záznamu mohou mít jiný plán odebrání než jejich nadřízený kontejner.
Plán odebrání přidružený k typu záznamu má přednost před plánem kontejneru. Po spuštění procesu procházení je však do souboru protokolu procházení zaprotokolována varovná zpráva o konfliktu odebrání, pokud má plán přidružený k nadřízenému kontejneru kratší období uchování před uzavřením objektu než plán přidružený k typu záznamu.
Informace o změně existujícího plánu naleznete v tématu
Změna plánu odebrání přidruženého k entitě.