Existen varias cosas que es necesario que realice cuando cree un
plan de archivos en IBM® Enterprise
Records relativas a
la seguridad, las pautas de asignación de nombres, los nombres de volumen, los flujos de trabajo,
las acciones, los sucesos, las fechas, los programas de disposición, la personalización de las
propiedades y las clases, así como la adición de ubicaciones, planes de archivos y carpetas.
A continuación, se muestran enlaces a otros temas que ofrecen información detallada.
Las tareas aparecen en el orden general en que se deben realizar. Por ejemplo, debe efectuar algunas tareas
como agregar acciones y eventos antes que otras, como definir programas de disposición.
- Revise las necesidades de seguridad de la gestión de registros y haga los ajustes necesarios. El ajuste de la configuración de seguridad predeterminada después de que el sistema se empiece a utilizar es complejo. Por lo general, es preferible que asigne valores de seguridad a grupos en lugar de a usuarios; de este modo el sistema será intrínsecamente más fácil de mantener. Consulte Seguridad de FileNet P8 para obtener más
información.
- También, puede Agregar una pauta de asignación de nombres,
que defina las reglas de las pautas de asignación de nombres que desee aplicar en entidades
diferentes, como las categorías y carpetas de registros creadas bajo un plan de archivos. Debe definir estas reglas de pautas de asignación de nombres y después asociar la pauta con el plan de archivos antes de que comience a agregar las entidades a las que desea aplicar las reglas.
- Opcionalmente puede cambiar la configuración del sufijo del nombre del volumen. Éste consiste en un número incremental que actúa como sufijo en el nombre del volumen. De forma predeterminada, el valor del sufijo es "00000". Debe configurar esto antes de comenzar a agregar carpetas de registros, puesto que se crea un volumen automáticamente como resultado de agregar cualquier tipo de carpeta de registros excepto por una caja. Consulte Configurar el sufijo de nombres de volumen.
- Otra posibilidad es crear o personalizar flujos de trabajo de disposición y transferirlos al servidor de Process Engine.
Los flujos de trabajo que se asocien con acciones deben estar disponibles antes de crear las acciones asociadas. Consulte Crear y modificar flujos de trabajo.
- Agregue acciones; éstas son las acciones de disposición (como destruir o trasladar a una sala de almacenamiento) ejecutadas en entidades. Debe agregar acciones antes de definir los programas de disposición. Si desea marcar contenedores o carpetas de registros como contenedores vitales (es decir, los registros que contienen son registros vitales que se deben revisar periódicamente), agregue una o más acciones del tipo Revisión
vital. Aunque no sea obligatorio, puede marcar una entidad de contenedor como Vital en el momento de crearla; para ello se requiere que especifique la acción Revisión vital y el evento recurrente.
Consulte Agregar una acción.
- Agregue eventos; éstos son apariciones de condiciones específicas (como el fin de un trimestre fiscal), a partir de las que el sistema genera determinadas acciones en entidades. Debe agregar eventos antes de definir programas de disposición que utilicen estos eventos.
Si desea marcar contenedores o carpetas de registros como contenedores vitales, agregue uno o más eventos recurrentes. Consulte Activaciones de eventos.
- Opcionalmente puede agregar fechas predefinidas. Éstas son las fechas (normalmente eventos que suceden una sola vez) a partir de las que el sistema genera determinadas acciones en entidades. Debe agregar fechas predefinidas antes de definir programas de disposición que utilicen estas fechas. Consulte Agregar una fecha predefinida.
- Defina programas de disposición. Aunque no sea obligatorio, puede asociar un programa de disposición con una entidad en el momento de crearla. Asimismo, si la solución de IBM Enterprise
Records incluye el uso de tipos de registro, debe definir un programa de disposición antes de que pueda crearlo como tipo de registro asociado. Consulte Definir un programa de disposición.
- Opcionalmente puede agregar tipos de registros que le ofrecen un modo de asociar un registro con un programa de disposición que sea diferente del registro asociado actualmente con la categoría de registro o la carpeta de registros superiores del registro. Consulte Agregar, modificar o eliminar un tipo de registro.
- Opcionalmente, puede efectuar cualquier personalización de clase y propiedad, como la inclusión en subclases de clases de IBM Enterprise
Records,
adición de propiedades a clases y la personalización del modo en que las propiedades se muestran en la interfaz del usuario. Consulte Crear subclases, Agregar propiedades a clases, y Personalizar la visualización de propiedades.
- Si la solución de IBM Enterprise
Records
incluye la gestión de registros físicos, agregue ubicaciones. Cuando agregue una entidad física, como la carpeta de registros físicos, debe ofrecer su ubicación. Consulte Agregar una ubicación.
- Agregar el plan de archivos. Consulte Agregar un plan de archivos.
- Compruebe la jerarquía del plan de archivos que incluye la adición de categorías y de carpetas de registros.
Consulte Agregar una categoría de registro y Agregar una carpeta de registros.
- Después de crear el plan de archivos, debe repasar la configuración de IBM Enterprise
Records
existente y efectuar algunas tareas de configuración adicionales. Consulte Descripción general de la configuración de IBM Enterprise Records si desea ver un resumen.
- Si desea información sobre la migración de un plan de archivos de un almacén de objetos a otro (por ejemplo, trasladar un plan de archivos de un entorno de prueba o desarrollo a un entorno de producción), consulte Utilizar la herramienta para importar y exportar planes de archivos.