Cal realitzar diverses accions quan es crea un pla de fitxers a
l'IBM® Enterprise
Records relacionades amb la seguretat,
els patrons de nomenclatura, els noms de volum, els fluxos de treball, les accions, les incidències,
les dates, les planificacions de disposició, la personalització de classes i propietats i
l'addició d'ubicacions, plans de fitxers i carpetes.
Tot seguit trobareu altres enllaços que proporcionen informació detallada.
Les tasques es llisten en l'ordre general en el qual s'han de dur a terme.
Per exemple, cal dur a terme algunes tasques, com ara l'addició d'accions
i incidències, abans de realitzar altres tasques, com ara la definició
de planificacions de disposició.
- Reviseu els requisits de seguretat per a la gestió de registres i
feu els ajustaments necessaris. L'ajustament dels paràmetres de seguretat després
que el sistema s'estigui utilitzant és complex. En general, cal assignar paràmetres
de seguretat a grups i no a usuaris individuals; això farà que el sistema sigui més mantenible
de forma inherent. Consulteu seguretat del FileNet P8 per obtenir-ne més informació.
- L'Addició d'un patró de nomenclatura opcional defineix les regles de patró
que es volen aplicar a les diferents entitats, com ara categories i carpetes de registres creades en
un pla de fitxers. Heu de definir aquestes regles de patró de nomenclatura i, tot seguit,
associar el patró de nomenclatura amb el pla de fitxers abans de començar a afegir les entitats
per a les quals voleu que s'apliquin les regles.
- Canvieu opcionalment la configuració del sufix de nom de volum, que és un número incremental que actua com a sufix
al nom de volum. Per defecte, el valor del sufix es "00000". Heu de configurar això abans de començar a afegir
carpetes de registres, perquè es crea un volum automàticament com a resultat de l'addició de qualsevol tipus de carpeta
de registres, tret d'una caixa. Consulteu
Configuració del sufix de nom de volum.
- Creeu opcionalment fluxos de treball de disposició nous o personalitzeu-los i transferiu-los al servidor
del Process Engine.
Els fluxos de treball que s'associaran amb les accions han d'estar disponibles abans de
crear les accions associades. Consulteu
Creació i modificació de fluxos de treball.
- Afegiu accions, que són les accions de disposició (com ara destruir o moure a una sala d'emmagatzematge)
realitzades a les entitats. Cal que afegiu accions abans de definir planificacions
de disposició. Si teniu previst marcar contenidors de registres o carpetes de registres com a contenidors
vitals (és a dir, els registres que contenen són registres vitals que s'han de revisar periòdicament),
assegureu-vos que afegiu una o més accions del tipus Revisió vital.
Tot i que no és obligatori, podeu marcar una entitat de contenidor com a vital en crear-la, cosa
que exigeix que especifiqueu l'acció Revisió vital i la incidència recurrent.
Consulteu
Addició d'una acció.
- Afegiu incidències, que són les aparicions de condicions concretes (com ara la fi d'un trimestre fiscal)
segons les quals s'activen determinades accions sobre les entitats. Cal que afegiu incidències
abans de definir les planificacions de disposició que utilitzen aquests incidències. Si teniu previst marcar contenidors de registres o carpetes de registres
com a contenidors vitals, assegureu-vos que afegiu una o més incidències recurrents.
Consulteu
Activadors d'incidències.
- Afegiu opcionalment dates predefinides, que són dates (incidències
puntuals habitualment) segons les quals el sistema activa determinades accions
sobre les entitats. Cal que afegiu dates predefinides
abans de definir les planificacions de disposició que utilitzen aquests dates. Consulteu
Addició d'una data predefinida.
- Definiu les planificacions de disposició. Tot i que no és obligatori, podeu associar una planificació
de disposició amb una entitat en crear aquesta entitat.
A més a més, si la solució IBM Enterprise
Records inclou l'ús de tipus de registre,
heu de definir una planificació de disposició per poder crear-ne el tipus de registre associat. Consulteu
Definició d'una planificació de disposició.
- Afegiu opcionalment els tipus de registre, que proporcionen una manera d'associar un registre
amb una planificació de disposició que sigui diferent de l'associada actualment amb la categoria de registres
o la carpeta de registres pare. Consulteu
Addició, modificació o supressió d'un tipus de registre.
- Dueu a terme opcionalment personalitzacions de classes i propietats, com ara la
subclassificació de les classes de l'IBM Enterprise
Records, l'addició
de propietats a classes i la personalització del mode com es mostren les propietats
a la interfície d'usuari. Consulteu Creació de subclasses, Addició de propietats a classes i
Personalització de la visualització de propietats.
- Si la solució IBM Enterprise
Records inclou la gestió de registres físics,
afegiu ubicacions. Quan s'afegeix una entitat física, com ara una carpeta de registres físics, cal
proporcionar-ne la ubicació. Consulteu
Addició d'una ubicació.
- Afegiu el pla de fitxers. Consulteu
Addició d'un pla de fitxers.
- Creeu la jerarquia del pla de fitxers, cosa que inclou l'addició de categories de registres i l'addició
de carpetes de registres. Consulteu Addició d'una categoria de registres i
Addició d'una carpeta de registres.
- Després de crear el pla de fitxers, cal que torneu a visitar els paràmetres de configuració existents de l'IBM Enterprise
Records
i que realitzeu algunes tasques de configuració addicionals. Consulteu Visió general de la configuració de l'IBM Enterprise Records per obtenir-ne
un resum.
- Per obtenir informació sobre la migració d'un pla de fitxers d'un magatzem d'objectes a un altre (per exemple,
per moure un pla de fitxers d'un entorn de desenvolupament o prova a un entorn de producció),
consulteu Utilització de l'Eina d'importació i exportació de plans de fitxers.