IBM Enterprise Records, Versio 5.1.+            

Luokitellun fyysisen asiakirjan asiakirjaksi vahvistus

Kun selaat arkistonmuodostussuunnitelman objektisäilöä IBM Enterprise Records -ohjelmassa, käynnistä ohjattu asiakirjaksi vahvistustoiminto valitsemalla Vahvista asiakirjaksi fyysinen asiakirja -vaihtoehto.

Tässä ohjatussa toiminnossa on kolme vaihetta:

Luetteloasiakirjan vahvistus asiakirjaksi:

  1. Valitse Valitse luokka -vaihtoehto. Ohjattu toiminto avaa Asiakirjaluokan valinta -sivun.
  2. Oletusarvon mukaan vain Merkkiasiakirja-luokka on käytettävissä. Jos sivusto on lisännyt muita luokkia, valitse sopiva luokka ja valitse Hyväksy.
  3. Määritä arkistonmuodostussuunnitelman sijainti.
    1. Valitse IBM Enterprise Records -ohjelmassa Lisää uusi. Voit poistaa arkistonmuodostussuunnitelman sijainnin valitsemalla sen kuvauksen alapuolella olevan Poista-vaihtoehdon. Valitse Application Engine -ohjelmassa Valitse arkistonmuodostussuunnitelman sijainti -vaihtoehto.
    2. Siirry sopivalle tasolle sijainnissa ja valitse valintaruutu.

      Jos olet aiemmin luonut pikakuvakkeita, voit valita ensin Pikakuvakkeet-vaihtoehdon ja valita sitten luettelosta. Valitse ensin haluamasi sijainnin valintaruutu ja valitse sitten Lisää valintaan.

      Voit hakea sijaintia valitsemalla Haku. Valitse joko Otsikko tai Arkistonmuodostussuunnitelman tunnus. Oletusoperaattori on "like", jonka avulla voit hakea nimen osaa. Kirjoita tekstimerkkijono ja valitse Haku.

    3. Kun olet valinnut sijainnin, valitse Lisää valintaan.
    4. Valitse usein käytettyjä sijainteja varten Lisää pikakuvakkeisiin -vaihtoehto. Tulevissa asiakirjaksi vahvistuksissa voit valita sijainnit Pikakuvakkeet-näkymässä tarvitsematta siirtyä Selaa-näkymään.
    5. Valitse Hyväksy.
  4. Jatka Määritä ominaisuudet -vaiheeseen valitsemalla Seuraava.

Tee Määritä ominaisuudet -vaihe valmiiksi seuraavasti:

  1. Anna tarvittavat tiedot ominaisuuskenttiin. Pakolliset kentät vaihtelevat valitsemasi luokan mukaan. Merkkiasiakirja-oletusluokassa pakolliset kentät ovat seuraavat:
    • Tietovälinetyyppi: Anna tietovälinetyyppi, esimerkiksi CD, videokasetti, valokuva.
    • Muoto: Kirjoita muoto, esimerkiksi CDR, VHS, paperi.
    • Tekijä/alkuperä: Kirjoita Fyysisen asiakirjan laatijan tai omistajan nimi.
    • Aihe: Kirjoita fyysisen asiakirjan lyhyt kuvaus.
    • Julkaisupäivä: Kirjoita fyysisen asiakirjan luontipäivämäärä.
    • Kotisivun sijainti: Kirjoita fyysisen asiakirjan pysyvä sijainti, kun asiakirjaa ei ole kuitattu ulos. Valitse haluamasi sijainnin alapuolella oleva Valitse-vaihtoehto. Ohjattu toiminto sulkee sivun ja palaa Määritä ominaisuudet -vaiheeseen.
  2. Jos asiakirjaksi vahvistettava asiakirja on toisen asiakirjan kuittaus, valitse ReceiptOf-vaihtoehto, selaa sitten sen luokitellun asiakirjan kohdalle, joka on kuittauksen lähde, ja valitse se. Kuittaukset jäljittävät luokiteltuja asiakirjoja, mutta kuittausta ei yleensä ole luokiteltu. Lisätietoja kuittauksista on kohdassa Kuittaukset.
  3. Valitse Seuraava.

Tee Määritä luokitusominaisuudet -vaihe valmiiksi seuraavasti:

  1. Voit valita turvaluokitusoppaan (SCG) tai lähdedokumentin valitsemalla Johdettu mistä -vaihtoehdon. Tämä vaihe on valinnainen.
    • Voit valita turvaluokitusoppaan, sen osan tai sen aiheen valitsemalla Turvaluokitusoppaat-alueella Lisää uusi - vaihtoehdon ja valitsemalla haluamasi turvaluokitusoppaan elementin. Valitsemalla turvaluokitusoppaan elementin lisäät asiakirjan Johdettu mistä -ominaisuuteen turvaluokitusoppaan nimen, sen julkaisupäivämäärän ja sen laatijan.
    • Voit valita lähdedokumentin valitsemalla Lähdedokumentit-alueella Lisää uusi -vaihtoehdon ja kirjoittamalla lähdedokumentin kuvauksen tekstikenttään. Lähdedokumentti ei anna lisätietoja, joten sinun on täytettävä pakolliset kentät Määritä luokitusominaisuudet -vaiheessa.
    • Voit poistaa turvaluokitusoppaan tai lähdedokumentin napsauttamalla vastaavaa ruutua Poista-sarakkeessa ja valitsemalla sitten Poista.
    • Kun olet lopettanut tarvittavien luokitusoppaan elementtien ja lähdedokumenttien lisäyksen tai poiston, valitse Hyväksy.
    Tärkeää: Kun valitset Johdettu mistä -sivulta Hyväksy-vaihtoehdon, IBM Enterprise Records kopioi tiedot (tyhjät mukaan lukien) kaikista yhteenvedossa näkyvistä kentistä vastaaviin kenttiin Määritä luokitusominaisuudet -vaiheessa. Jos olet aiemmin kirjoittanut kyseisiin kenttiin muita tietoja ja nyt vain tarkastelet Johdettu mistä -sivun tietoja, voit säilyttää manuaalisesti antamasi tiedot valitsemalla Peruuta (ei Hyväksy).
  2. Määritä arvo Aloitusluokitus-kenttään valitsemalla valikosta vaihtoehto Erittäin salainen, Salainen tai Luottamuksellinen.
    Tärkeää: Nykyinen luokitus -kentässä on oletusarvona sama arvo kuin Aloitusluokitus-kentässä, jos suojausluokitus mahdollistaa kohteiden näkyvyyden aloitusluokitustasolla. Muussa tapauksessa sinun on määritettävä arvo suojausluokituksesi tasolla.
  3. Valitse Luokitussyy. IBM Enterprise Records -sovelluksessa avautuu Valitse arvot -sivu, jossa voit lisätä ja poistaa luokitussyitä.
    1. Voit lisätä luokitussyyn valitsemalla Lisää uusi arvo -vaihtoehdon ja valitsemalla sitten joko vaihtoehdon Aktiivinen uusille asiakirjoille tai vaihtoehdon Vanhentunut vanhoille asiakirjoille.
    2. Valitse syy luettelosta ja valitse sitten Hyväksy.
    3. Syitä voi lisätä niin monta kuin on tarpeen.
    4. Jos haluat poistaa syyn, korosta se ja napsauta sitten Poista valitut kohteet -kuvaketta (Poista valitut kohteet -kuvake).
    5. Kun olet valmis, valitse Hyväksy.
  4. Kirjoita Luokittelutaho -kenttään sen tahon nimi, joka hallitsee fyysistä asiakirjaa, esimerkiksi puolustusministeriö.
  5. Täytä lopuista valinnaisista kentistä haluamasi.
    • Voit vaihtaa Poista luokitus - päivämäärästä -asetusta napsauttamalla kalenterikuvaketta ja valitsemalla päivämäärän. Poista luokitus - päivämäärästä perustuu johonkin seuraavista:
    • Valitse Poista luokitus - tapahtumista tai Laske luokitusta -tapahtumista. IBM Enterprise Records -sovelluksessa avautuu Valitse arvot -sivu, jossa voit lisätä ja poistaa haluamiasi arvoja.
      • Valitse arvo luettelosta ja valitse sitten Hyväksy.
      • Lisää tarvittava määrä arvoja.
      • Voit poistaa arvon korostamalla sen ja napsauttamalla Poista valitut kohteet -kuvaketta: poista valitut kohteet -kuvake.
      • Kun olet valmis, valitse Hyväksy.
    • Tietojen lisäys tai muutto voi muuttaa toisten kenttien tarvitsemia tietoja. Jos esimerkiksi muutat Poista luokitus - päivämäärästä -kenttää, sinun on kirjoitettava poikkeus. Jos kirjoitat arvon Laske luokitusta -tapahtumista -kenttään, sinun on annettava ohjeet luokituksen laskuun.
  6. Kun olet antanut tarvittavat tiedot, valitse Valmis.


Palaute

Päivitetty viimeksi: Elokuu 2011


© Copyright IBM Corp. 2011.
Tämä Information Center -sivusto perustuu Eclipse-tekniikkaan. (http://www.eclipse.org).