要设置 IBM® Enterprise Records 环境,您必须完成一些任务
要设置
IBM Enterprise Records 环境,请完成下列配置任务。
- 您必须为归档计划结构配置一个对象库(归档计划对象库或 FPOS),为申报为记录的文档配置另一个对象库(已启用记录的对象库或 ROS)。通常会有许多有 ROS 访问权的用户不应该有构成 FPOS 中归档计划的实体的访问权。您可以将多个 ROS 与一个 FPOS 关联。
- 尽管某些配置任务是在 IBM Enterprise Records 安装和配置过程中执行的,但您仍然可以在创建归档计划之后以及在为生产环境配置 IBM Enterprise Records 解决方案时重新访问配置设置。
- 有关 IBM Enterprise Records 安装和配置过程的详细信息,请参阅 IBM Enterprise Records 安装与升级。
- 有关与创建归档计划关联的任务的配置(例如配置卷名称后缀)信息,请参阅创建归档计划。
创建 ROS“文档”类
您必须为将被申报为记录的文档创建“文档”类。
- ROS“文档”类具有“可以申报”属性,IBM Enterprise Records 将使用此属性来确定是否可以将文档申报为记录。在 IBM Enterprise Records 安装和配置期间,会将基本“文档”类或者一个或多个文档子类的此属性设置为
True,这表示可以将这些类的实例申报为记录。要准备将 IBM Enterprise Records 环境用于生产,请验证所有相应 ROS“文档”类的此属性的值是否设置为 True(或者子类是否从其超类继承此设置)。此外,请验证这些类的“缺省实例安全性”是否已设置次版本化和主版本化权限,以使具有相应访问权的用户能够将类的实例版本化。
配置缺省归档计划
在任意给定时间,只有一个归档计划层次结构显示在
IBM Enterprise Records 应用程序中。
- 在 IBM Enterprise Records 安装和配置过程中,会将一个 Application Engine 或 Workplace XT 站点首选项设置为指定此缺省归档计划。但是,在先前安装和配置 IBM Enterprise Records 时,您可能尚未设置站点的一个或多个归档计划。
- 您可以修改该站点首选项设置,如有需要,请指定您首选的缺省设置。每个 IBM Enterprise Records 用户都可以设置用户首选项以覆盖这个缺省站点首选项设置。
- 有关更多信息,请参阅设置缺省归档计划。
配置处理扫描
管理员在
IBM Enterprise Records 安装和配置过程中配置处理扫描进程。但是,要确保配置正确,请查看处理扫描配置。例如,如果您的站点不使用记录类型,请验证
对记录类型运行是否设置为
False。
有关更多信息,请参阅配置处理扫描。
配置记录类型
记录类型提供一种方法,将记录与处理调度(不同于当前与记录的父记录类别或记录文件夹关联的处理调度)关联。如果
IBM Enterprise Records 解决方案使用记录类型,请确保将
对记录类型运行设置为
True,以便将处理扫描配置为执行记录类型处理。
- 有关更多信息,请参阅配置处理扫描。
- 另请考虑记录类型将与记录关联的方式。缺省情况下,您可以指定将特定记录类的所有记录都分配至特定记录类型。有关更多信息,请参阅配置缺省记录类型。
- 或者,当记录通过 Application Engine 或 Workplace XT 申报时,您可以显示记录类型元数据,从而允许用户选择记录类型。有关更多信息,请参阅配置在申报期间显示记录类型元数据。
- 您也可以结合这两种方法,既指定缺省值,又允许用户通过选择记录类型来覆盖缺省值。
- IBM Enterprise Records 用户界面未提供用于将复合文档的所有部件申报为单个记录的机制。但是,您可以将各个子文档或父文档申报为记录。另外,以后还可以使已被申报为记录的文档成为复合文档的记录部件。某些复合文档设置(例如防止删除或在父代被删除时删除子代)会影响记录的正常处理。如果要将复合文档的任何部分(父代和/或子代)申报为记录,那么必须使用缺省设置。这些设置为禁止删除菜单中的父代和子代均不选项和删除父代时不删除子代选择。
其他设置不受 IBM Enterprise Records 支持,并且当记录进行处理时将导致故障或不一致行为。
- 任何使用达尔文信息类型体系结构(DITA)文件功能的应用程序都会将组件创建为复合文档。因此,先前注意事项中提到的适用于复合文档的差别也适用于 DITA 文件。
配置保留元数据选项
具有足够访问权的用户删除
IBM Enterprise Records 实体后,将从对象库中永久除去该实体。但是,您可以配置选项为删除的记录类别、记录文件夹、卷和记录在归档计划级别保留元数据。如果管理员启用了保留元数据选项,那么上面提到的实体仍保留在对象库中(标记为已删除),但不再显示在
IBM Enterprise Records 应用程序中。
为了保留历史记录,您可以定期将这些已删除的实体及它们的所有元数据导出到 XML 文件,然后将这些实体从对象库中永久删除。有关配置此选项的信息,请参阅
配置保留元数据。
配置记录的自动申报
您可以将
IBM Enterprise Records 配置为,每当用户完成特定操作(例如创建文档)时,自动将文档申报为记录。如何配置自动申报:
- 修改所提供的配置文件,以指定 IBM Enterprise Records 要将申报的记录归档到什么位置
- 创建 AutoDeclare 事件操作。
- 为 ROS“文档”类(例如基本“文档”类或仅特定子类)创建此事件操作(指定哪些事件将触发该事件)的预订。有关更多信息,请参阅配置记录的自动申报。
配置属性同步
每当文档或记录上发生属性更新时,您可以将属性同步配置为从文档到其关联的记录(反之亦然)自动同步属性值。有关更多信息,请参阅
配置属性同步。
设置工作流程批大小
缺省情况下,
IBM Enterprise Records 最多在工作流程批次中存储 10 个工作项以便在处理前进行审阅或核准,但您可以通过配置设置来更改存储的最大数目。有关更多信息,请参阅
配置工作流程批大小。
配置请求记录文件夹工作流程
IBM Enterprise Records 提供了“创建记录文件夹”工作流程,此工作流程允许用户将请求发送给记录主管以创建记录文件夹。许多用户通常没有足够的特权来创建记录文件夹。要使该工作流程对用户可用,您必须配置“请求记录文件夹”站点首选项。您可能已在
IBM Enterprise Records 安装和配置期间设置此首选项。
有关使用此工作流程的更多信息,请参阅
通过使用工作流程来创建记录文件夹。
有关如何设置站点首选项的指示信息,请参阅设置“请求记录文件夹”站点首选项。
设置可编辑链接站点首选项
IBM Enterprise Records 提供了一些链接,这些链接允许用户链接相关记录和文件夹。要在
IBM Enterprise Records 中创建和维护链接,必须使用 Workplace
来设置“可编辑链接类”站点首选项。
有关
IBM Enterprise Records 链接的更多信息,请参阅
链接。
有关如何设置站点首选项的指示信息,请参阅设置“链接”类站点首选项。
配置符合特定事件
IBM Enterprise Records 提供了多个用于确保 PRO 或 DoD
一致性的事件,例如用于设置元数据的事件。配置这些事件是可选的,因为处理事件可能影响性能。
- 为获得最佳性能,请仅配置与您的记录管理操作相关的事件。有关配置这些事件的更多信息,请参阅
启用和预订事件。
- DoD 和 PRO 数据模型都要求将文件库配置为使用删除文档的清除方法。文档内容将在删除文件前会被空白覆盖三次。因此,档案不可恢复。请参阅设置搜索区分大小写。
配置 CFS-IS 文档
如果
IBM Enterprise Records 解决方案包括使用可选的
Content Federation Services for
Image Services (CFS-IS) 功能,请与
IBM FileNet Image Services 系统管理员进行协调以确保已经为 Image Services 文档修改和删除适当地设置 Image
Services 安全性,并确保适当地设置 IS“文档”类保留参数,以使已被申报为记录的 IS 文档不会由于 IS 保留设置而被删除。有关更多信息,请参阅
运行中维护和管理任务。
配置受保护的存储设备
如果
IBM Enterprise Records 解决方案包括使用受保护的存储设备(例如
EMC Centera、NetApp SnapLock、
Tivoli® Storage Manager 及其他),那么确保
IBM Enterprise Records 保留设置不与存储设备上配置的保留设置发生冲突至关重要。因此,请对存储设备关闭保留功能,并让
IBM Enterprise Records 控制保留功能。
- 在 Tivoli Storage Manager 设备上,保留功能由多个参数控制。
- 对 IBM Enterprise Records 系统进行全面配置之后,IBM Enterprise Records 应用程序将保持对保留和删除进行完全控制。