IBM Enterprise Records, Versão 5.1.+            

Configuração e pré-requisitos de relatório

Ao trabalhar com relatórios do IBM® Enterprise Records, você está apto a reunir uma lista de todos os relatórios disponíveis do IBM Enterprise Records, detalhes sobre os critérios de configuração para cada relatório e pré-requisitos necessários antes de gerar o relatório.

Antes de você poder gerar um relatório, precisa executar quaisquer pré-requisitos, como abaixo listado para aquele relatório. Também é necessário ter configurado o Servidor de Relatórios durante a instalação do IBM Enterprise Records. Para obter mais informações, consulte IBM Enterprise Records Installation and Upgrade Guide.

Relatórios do IBM Enterprise Records

Os relatórios a seguir têm base no plano padrão de arquivo atualmente selecionado que foi determinado pelo Administrador. Para gerar um relatório, selecione a guia Relatórios no IBM Enterprise Records e siga os prompts para inserir os critérios de configuração específicos que servem como uma base para o relatório.

Ações Executadas por um Usuário

Antes de executar este relatório, execute os seguintes pré-requisitos: O relatório somente irá listar as ações executadas após a ativação da auditoria. Para obter informações adicionais, consulte Auditoria.
Restrição: O relatório mostra eventos de exclusão apenas quando:
  • Reter metadados está ativado (caso contrário, os metadados desaparecem quando o registro é excluído)
  • Um usuário sem privilégios de exclusão tentou excluir o registro.
Tabela 1. Os parâmetros usados pelas Ações Executadas pelo relatório de um Usuário
Propriedade Descrição
Especificar a seção do plano de arquivos Clique em procurar para selecionar a parte do plano de arquivo na qual deseja executar o relatório. Se você não especificar uma seção, todo o plano de arquivo é usado.
Nome do usuário Insira um nome de usuário e clique em selecionar usuário para pesquisar e selecionar o usuário cujas ações deseja consultar.
Data de Início Clique no ícone de calendário e selecione a data de ação mais recente na qual basear o relatório.
Data de Encerramento Clique no ícone de calendário e selecione a data de ação mais antiga na qual basear o relatório.
Tipo de entidade do RM Faça sua seleção ao clicar em uma ou mais entidades do RM na lista (usando Shift + clique ou Ctrl + clique).
Tipo de relatório

Selecione Detalhado para visualizar o Nome da entidade, Tipo de entidade, Nome do usuário, Data da ação, Nome da entidade e Total de entidades.

Selecione Resumido para visualizar o Nome da entidade, Tipo de entidade e Total de entidades.

Categorias e pastas por Ações de disposição

Este relatório mostra quais categorias e pastas foram afetadas por uma ação de disposição especificada. Você precisa ter atribuído previamente as agendas de disposição para categoriais e pastas. Execute a Varredura de disposição para visualizar as informações mais recentes. Para obter informações adicionais, consulte Incluindo uma Ação, Associando um Planejamento da Disposição com uma Entidade e Executando a Varredura de Disposição.
Tabela 2. Os parâmetros usados pelo relatório Categorias e Pastas por Ações de Disposição
Propriedade Descrição
Ação de disposição Selecione uma ação de descarte na lista de menu, que inclui Revisar, Exportar, Transferir, Destruir, Transferência Temporária, Corte ou Revisão Vital.
Data de Início Clique no ícone de calendário e selecione a data inicial do relatório. Isto define o início do período durante o qual a ação de disposição selecionada será executada.
Data de Encerramento Clique no ícone de calendário e selecione a data final do relatório. Isto define o início do período durante o qual a ação de disposição selecionada foi executada. .
Tipo de relatório

Selecione Detalhado para visualizar a Data de execução da fase, Nome da agenda de disposição, Tipo de entidade, Data de execução da fase, Data de criação, Criador e Nome da entidade.

Selecione Resumido para visualizar a Data de execução da fase, Nome da agenda de disposição, Tipo de entidade e Total de entidades.

Agendas de disposição definidos em plano de arquivo

Este relatório lista as agendas de disposição presentes no plano de arquivo. Para obter informações adicionais sobre planejamentos de disposição, consulte Agendas de disposição.
Tabela 3. Parâmetros usados pelos Planejamentos de Disposição Definidos em um relatório de Plano de Arquivos
Propriedade Descrição
Tipo de relatório

Selecione Detalhado para visualizar o Nome da agenda de disposição, Nome da ação, Tipo de entidade e Nome da entidade.

Selecione Resumido para visualizar o Nome da agenda de disposição, Tipo de entidade e Total de entidades.

Agendas de disposição alocadas aos tipos de registro

Antes de executar este relatório, execute os seguintes pré-requisitos:
Tabela 4. Os parâmetros usados pelo relatório Planejamentos de Disposição Alocados para Tipos de Registros
Propriedade Descrição
Especificar a seção do plano de arquivos Clique em Procurar para selecionar parte do plano de arquivo na qual deseja executar o relatório. Se você não especificar uma seção, todo o plano de arquivo é usado.
Nome da agenda de disposição Clique em Selecionar agendas de disposição para selecionar uma agenda de disposição na lista que é exibida ou digite um nome. Observe que se o texto que você selecionar ou digitar aparecer em outro nome de agenda irá fazer com que essa agenda também seja selecionada.
Tipo de relatório

Selecione Detalhado para visualizar Nome da agenda, Nome da entidade, Data de criação, Criado por e o número total de registros.

Selecione Resumido para visualizar o Nome da agenda e o número total de registros.

Categorias e pastas eletrônicas associadas a uma agenda de disposição

Este relatório mostra quais categorias e pastas foram associadas a uma agenda de disposição especificada. Para obter informações adicionais, consulte Associando um Planejamento da Disposição com uma Entidade.
Tabela 5. Os parâmetros usados pelas Categorias Eletrônicas e Pastas Associadas com um relatório de Planejamento de Disposição
Propriedade Descrição
Nome da agenda de disposição Clique em Selecionar agendas de disposição para selecionar uma agenda de disposição na lista que é exibida ou digite um nome. Observe que se o texto que você selecionar ou digitar aparecer em outro nome de agenda irá fazer com que essa agenda também seja selecionada.
Tipo de entidade do RM Faça sua seleção ao clicar em uma ou mais entidades do RM na lista (usando Shift + clique ou Ctrl + clique).
Tipo de relatório

Selecione Detalhado para visualizar o Nome da agenda, Nome da ação, Tipo de entidade do RM, Data de criação, Criado por e Nome da entidade do RM.

Selecione Resumido para visualizar o Nome da agenda, Nome da ação, Tipo de entidade do RM e Total de entidades.

Pastas e registros eletrônicos por marcações de proteção (somente PRO)

Este relatório mostra quais pastas e/ou registros foram previamente marcados para a classificação de segurança selecionada. Você precisa inserir uma ID de usuário e Senha para o banco de dados que estabelece sua classificação. Você pode visualizar as informações em sua classificação ou abaixo.
Tabela 6. Os parâmetros usados pelo relatório Pastas e Registros Eletrônicos por Marcações Protetoras
Propriedade Descrição
Categoria de segurança Selecione uma ou mais categorias de Segurança (Altamente Secreto, Secreto, Confidencial, Restrito ou Não Classificado).
Tipo de entidade do RM Selecione um ou ambos os tipos de entidade para os quais deseja o relatório.
Tipo de relatório

Selecione Detalhado para visualizar a Categoria de segurança, Tipo de entidade do RM, Data de criação, Criador e Nome da entidade do RM. Selecione Resumido para visualizar a Categoria de segurança, Tipo de entidade do RM e Total de entidades.

Pastas eletrônicas criadas dentro de um período específico

Este relatório mostra quais pastas eletrônicas foram criadas durante um período de tempo especificado.
Tabela 7. Os parâmetros usados pelo relatório Pastas Eletrônicas Criadas dentro de um Período Específico
Propriedade Descrição
Especificar a seção do plano de arquivos Clique em procurar para selecionar a parte do plano de arquivo na qual deseja executar o relatório. Se você não especificar uma seção, todo o plano de arquivo é usado.
Data de Início Clique no ícone de calendário e selecione a data de criação mais antiga na qual basear o relatório.
Data de Encerramento Clique no ícone de calendário e selecione a data de criação mais recente na qual basear o relatório.
Tipo de relatório

Selecione Detalhado para visualizar a Data de criação, Criador e Nome da entidade do RM.

Selecione Resumido para visualizar a Data de criação e o Número de pastas de registros criadas.

Registros eletrônicos criados por um usuário dentro de um período específico

Este relatório lista os registros eletrônicos criados por um usuário especificado dentro do período de tempo especificado.
Tabela 8. Parâmetros usados pelo relatório Registros Eletrônicos Criados dentro de um Período Específico
Propriedade Descrição
Especificar a seção do plano de arquivos Clique em procurar para selecionar a parte do plano de arquivo na qual deseja executar o relatório. Se você não especificar uma seção, todo o plano de arquivo é usado.
Data de Início Clique no ícone de calendário e selecione a data de criação mais antiga na qual basear o relatório.
Data de Encerramento Clique no ícone de calendário e selecione a data de criação mais recente na qual basear o relatório.
Criado pelo usuário Insira um nome de usuário e clique em selecionar usuário para pesquisar e selecionar o usuário para quem deseja gerar um relatório.
Tipo de relatório

Selecione Detalhado para visualizar Criado por, Data de criação e Nome da entidade do RM.

Selecione Resumido para visualizar Criado por, Data de criação e Número das entidades criadas.

Registros eletrônicos visualizados por um usuário dentro de um período específico

Este relatório mostra quais registros foram visualizados por um usuário do IBM Enterprise Records dentro do período de tempo especificado. Antes de executar este relatório, execute os seguintes pré-requisitos: Este relatório lista somente os registros visualizados após a ativação da auditoria.
Tabela 9. Parâmetros usados pelo relatório Registros Eletrônicos Visualizados dentro de um Período Específico
Propriedade Descrição
Especificar a seção do plano de arquivos Clique em procurar para selecionar a parte do plano de arquivo na qual deseja executar o relatório. Se você não especificar uma seção, todo o plano de arquivo é usado.
Data de Início Clique no ícone de calendário e selecione a data de visualização mais antiga na qual basear o relatório.
Data de Encerramento Clique no ícone de calendário e selecione a data de visualização mais recente na qual basear o relatório.
Visualizado pelo usuário Insira um nome de usuário e clique em selecionar usuário para pesquisar e selecionar o usuário para quem deseja gerar um relatório.
Tipo de relatório

Selecione Detalhado para visualizar Visualizado por, Data da visualização, Criado por, Data de criação, Nome da entidade do RM e o Número total de registros.

Selecione Resumido para visualizar Visualizado por, Data da visualização e Total de entidades.

Volumes eletrônicos abertos e fechados dentro de um período específico

Este relatório mostra quais volumes eletrônicos foram abertos e/ou fechados durante o período de tempo especificado. Para o relatório detalhado você pode consultar ambos; para o relatório resumido, você especifica aberto ou fechado. Para obter informações sobre como os volumes são abertos e fechados, consulte Categorias, pastas e volumes.

Tabela 10. Os parâmetros usados pelo relatório Volumes Eletrônicos Abertos e Fechados dentro de um Período Específico
Propriedade Descrição
Especificar a seção do plano de arquivos Clique em procurar para selecionar a parte do plano de arquivo na qual deseja executar o relatório. Se você não especificar uma seção, todo o plano de arquivo é usado.
Data de Início Clique no ícone de calendário e selecione a data de abertura/fechamento mais antiga na qual basear o relatório.
Data de Encerramento Clique no ícone de calendário e selecione a data de abertura/fechamento mais recente na qual basear o relatório.
Ação Selecione as caixas de seleção Aberto e/ou Fechado (conforme disponível), dependendo de qual opção deve ser incluída no relatório.
Tipo de relatório

Selecione Detalhado para visualizar a Data aberto, Data fechado (um deles ou ambos), Fechado por, Data de criação, Criado por e o Nome da entidade do RM.

Selecione Resumido para visualizar Data aberto (ou Data fechado) e o número de entidades abertas ou fechadas.

Pastas e registros associados a uma agenda de disposição

Este relatório mostra quais pastas e registros foram associados com uma agenda de disposição especificado durante um período de tempo especificado.

Tabela 11. Os parâmetros usados pelo relatório Pastas e Registros Associados com um Planejamento de Disposição
Propriedade Descrição
Especificar a seção do plano de arquivos Clique em procurar para selecionar a parte do plano de arquivo na qual deseja executar o relatório. Se você não especificar uma seção, todo o plano de arquivo é usado.
Nome da agenda de disposição Clique em Selecionar agendas de disposição para selecionar uma agenda de disposição na lista que é exibida ou digite um nome. Se o texto que você selecionar ou digitar aparecer em qualquer outro nome de agenda, essa agenda também será selecionada. Este campo diferencia maiúsculas de minúsculas.
Data de Início Clique no ícone de calendário e selecione a data de associação mais antiga na qual basear o relatório.
Data de Encerramento Clique no ícone de calendário e selecione a data de associação mais recente na qual basear o relatório.
Tipo de relatório

Selecione Detalhado para visualizar o Agenda de disposição, Tipo de entidade, Nome da ação, Data de alocação, Data de criação, Criador e Nome da entidade.

Selecione Resumido para visualizar a Data de alocação, Agenda de disposição e Tipo de entidade.

Pastas e registros por ações de disposição

Este relatório mostra as entidades que foram afetadas pela ação especificada. Antes de poder gerar este relatório, você deve associar a ação a uma ou mais agendas de disposição e associar as agendas de disposição a uma ou mais categorias ou pastas. Execute a Varredura de disposição para obter as informações mais recentes no relatório.

Restrição: Este relatório inclui apenas informações sobre pastas.
Tabela 12. Os parâmetros usados pelo relatório Pastas e Registros por Ações de Disposição
Propriedade Descrição
Ação de disposição Selecione uma ação de disposição na lista de menu, que inclui Revisar, Exportar, Transferir, Destruir, Transferência Temporária, Corte ou Revisão Vital.
Data de Início Clique no ícone de calendário e selecione a data inicial do relatório. Isto define o início do período durante o qual a ação de disposição selecionada será executada.
Data de Encerramento Clique no ícone de calendário e selecione a data final do relatório. Isto define o início do período durante o qual a ação de disposição selecionada foi executada.
Tipo de relatório

Selecione Detalhado para visualizar o Nome da ação, Nome da entidade, Data de execução da fase, Data declarado/Data arquivado, Criado por, Nome da agenda, ID, Local, Categoria de registro/Identificador de pasta, Tipo e formato de mídia.

Selecione Resumido para visualizar o Nome da ação, Tipo de entidade do RM e Total de entidades.

Pastas e registros suspensos

Este relatório mostra quais pastas e registros estão no momento suspensos. Você precisa ter criado previamente uma ou mais suspensões e tê-las aplicado nas entidades. A data se refere a quando a suspensão foi aplicada.

Tabela 13. Os parâmetros usados pelo relatório Pastas e Registros em Suspensão
Propriedade Descrição
Especificar a seção do plano de arquivos Clique em procurar para selecionar a parte do plano de arquivo na qual deseja executar o relatório. Se você não especificar uma seção, todo o plano de arquivo é usado.
Data de Início Clique no ícone de calendário e selecione a data de suspensão mais antiga na qual basear o relatório.
Data de Encerramento Clique no ícone de calendário e selecione a data de suspensão mais recente na qual basear o relatório.
Tipo de relatório

Selecione Detalhado para visualizar o Tipo de entidade, Nome da entidade, Data de criação, Criado por, Data da suspensão, Nome da suspensão, ID, Local, Categoria de registro/Identificador da pasta, Tipo e formato da mídia.

Selecione Resumido para visualizar o Tipo de entidade e Total de entidades.

Local de registros eletrônicos pelo tipo de aplicativo

Este relatório mostra os locais dos registros por tipo de aplicativo que criou o documento associado. O relatório usa os dados do campo Formato de um registro declarado. O campo Formato é uma entrada opcional ao declarar um registro eletrônico nos modelos de dados Base e PRO; mas é um campo obrigatório no modelo de dados DoD. Desde que o valor no campo Formato coincida com um dos tipos de formato que você seleciona para este relatório, o registro será selecionado para o relatório.

Tabela 14. Os parâmetros usados pelo relatório Local de Registros Eletrônicos por Tipo de Aplicativo
Propriedade Descrição
Tipo de Aplicativo Clique em selecionar tipo de aplicativo e selecione um tipo de aplicativo na lista subsequentemente exibida. Se necessário, clique em Avançar para ir para a próxima página de tipos de aplicativos.
Tipo de relatório

Selecione Detalhado para visualizar o Tipo de aplicativo, Criado por, Data de criação e Nome da entidade do RM (inclui o local).

Selecione Resumido para visualizar o Tipo de aplicativo, Local e o Número de entidades.

Registros no prazo de rebaixamento ou desclassificação (somente DoD Classified)

Este relatório lista os registros que estão planejados para serem rebaixados ou desclassificados dentro do período de tempo especificado. Este relatório produz resultados somente quando tempo suficiente tenha decorrido para que alguns registros estejam no prazo para sua alteração de classificação. Os usuários somente irão visualizar registros que tenham a classificação de segurança igual ou menor do que sua própria. Rebaixar nos eventos não está disponível no relatório.

Tabela 15. Os parâmetros usados pelo relatório Registros Vencidos para Execução de Downgrade ou Desclassificação
Propriedade Descrição
Especificar seção do plano de arquivos Clique em Procurar para navegar para a seção do plano de arquivo para o qual deseja o relatório. Clique em OK quando a entidade apropriada está listada no fim do caminho. Se você não especificar uma seção, todo o plano de arquivo é usado.
Ação de classificação Selecione Rebaixar para encontrar registros que serão movidos de altamente secreto ou secreto para uma classificação menor. Selecione Desclassificar para encontrar registros que serão movidos de altamente secreto, secreto ou confidencial para não classificado.
Data de Início Clique no ícone de calendário e selecione a data mais antiga na qual basear o relatório.
Data de Encerramento Clique no ícone de calendário e selecione a data mais recente na qual basear o relatório.
Tipo de relatório

Selecione Detalhado para visualizar Rebaixar na data, Classificação atual, Título do registro e Instruções de rebaixamento para a opção Rebaixar. Para a opção Desclassificar, o relatório mostra a Data da desclassificação, Classificação atual e Título do registro.

Selecione Resumido para visualizar Rebaixar na data, Classificação atual, Título do registro para a opção Rebaixar. Para a opção Desclassificar, o relatório mostra a Data da desclassificação, Classificação atual e Título do registro.

Pastas de registros sem uma agenda de disposição associada

Se você cria pastas de registros antes de criar agendas de disposição, use este relatório para encontrar as pastas mais tarde quando estiver pronto para atribuir agendas de disposição. O relatório se aplica a todo o plano de arquivo.

Tabela 16. Os parâmetros usados pelo relatório Pastas de Registros sem um Planejamento de Disposição Associado
Propriedade Descrição
Tipo de relatório

Selecione Detalhado para visualizar o Tipo de entidade, Nome da entidade, ID, Data criada/Data arquivada, Criador, Categoria de registro/Identificador de pasta eTipo e formato da mídia.

Selecione Resumido para somente visualizar o número de entidades em cada Tipo de entidade.

Decisões de revisão tomadas dentro de um período específico

Este relatório lista todas as categorias, pastas e registros para as quais foi tomada uma decisão de revisão. O relatório se aplica a todo o plano de arquivo. Anteriormente, você deve ter criado e aplicado planejamentos de disposição nas pastas apropriadas do IBM Enterprise Records e executado a Varredura de Disposição. Os revisores precisam ter completado as tarefas em suas caixas de entrada de fluxo de trabalho (ou na caixa de entrada pública AprovaçãoGerenteRegistros).

Antes de executar este relatório, você deve criar um objeto personalizado ao concluir este procedimento:

  1. No Enterprise Manager (EM), acesse FPOS > Gerenciamento de Registros > RM Principal > Configuração do Sistema.
  2. Clique e selecione Novo > Objeto Customizado.
  3. Insira um nome para o objeto personalizado e clique em Aplicar.
  4. Selecione a caixa de seleção Listar Classes Ocultas.
  5. A partir da lista, selecione a classe de Configuração do Sistema.
  6. No campo Nome da Propriedade, insira esta cadeia exata: Fase de Descarte Necessária
  7. No campo Valor da Propriedade, insira 1
  8. Conclua criando o objeto.
  9. Atualize o armazenamento de objetos.
Tabela 17. Os parâmetros usados pelo relatório Revisar Decisões Tomadas dentro de um Período Específico
Propriedade Descrição
Decisão de revisão Selecione a decisão de revisão no menu, que inclui Aprovar, Rejeitar, Suspender ou Programação de Mudança.
Data de Início Clique no ícone de calendário e selecione a data de revisão mais antiga na qual basear o relatório.
Data de Encerramento Clique no ícone de calendário e selecione a data mais recente na qual basear o relatório.
Tipo de relatório

Selecione Detalhado para visualizar a Data de decisão da fase (mês), Nome da agenda, Tipo de entidade, Data de decisão da fase (dia e hora), Comentários de revisão, Data de criação e Criador.

Selecione Resumido para visualizar a Data de decisão da fase (mês), Nome da agenda, Tipo de entidade e Total.

Visualização estruturada de plano de arquivos

Este relatório lista as categorias ou pastas (ou ambas) na seção selecionada do plano de arquivo. A data se refere a quando as entidades foram criadas.

Tabela 18. Os parâmetros usados pelo relatório Período de Visualização do Plano de Arquivos Estruturado
Propriedade Descrição
Especificar a seção do plano de arquivos Clique em procurar para selecionar a parte do plano de arquivo na qual deseja executar o relatório. Se você não especificar uma seção, todo o plano de arquivo é usado.
Tipo de entidade do RM Faça sua seleção ao clicar em uma ou mais entidades do RM na lista (usando Shift + clique ou Ctrl + clique).
Data de Início Clique no ícone de calendário e selecione a data de criação mais antiga na qual basear o relatório.
Data de Encerramento Clique no ícone de calendário e selecione a data de criação mais antiga na qual basear o relatório.
Tipo de relatório

Selecione Detalhado para visualizar o Tipo de entidade, Criado por, Data de criação, Nome da entidade e o número total deste tipo de entidade.

Selecione Resumido para somente visualizar o número deste tipo de entidade.

Registros vitais no prazo para a disposição

Este relatório mostra quais registros vitais estão no prazo para revisão (ou outra ação configurada) na faixa de tempo especificada. Você precisa ter definido previamente uma ação de revisão vital e uma data recorrente quando a ação é iniciada periodicamente. O indicador de registro vital precisa ser definido para verdadeiro. Execute a Varredura de disposição para atualizar os registros antes de executar este relatório. Para obter informações adicionais, consulte Definir registros vitais.

Tabela 19. Os parâmetros usados pelo relatório Registros Vitais Vencidos para Disposição
Propriedade Descrição
Especificar a seção do plano de arquivos Clique em procurar para selecionar a parte do plano de arquivo na qual deseja executar o relatório. Se você não especificar uma seção, todo o plano de arquivo é usado.
Data de Início Clique no ícone calendário e selecione a data mais antiga para revisões de registro vital.
Data de Encerramento Clique no ícone calendário e selecione a data mais recente para revisões de registro vital.
Tipo de relatório

Selecione Detalhado para visualizar a Data da revisão, Data de criação, Criado por e Nome da entidade.

Selecione Resumido para visualizar a Data de revisão e o número total de registros.



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Última atualização: Agosto 2011


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