Det är bara användare som minst har rollen privilegierad användare eller granskare som kan kopiera en post till en annan plats i samma arkiveringsplan. När en privilegierad användare eller granskare kopierar en post kopierar IBM® Enterprise
Records det deklarerade dokumentet i ROS (record object store) för samma källfil med ett annat behållarnamn. Förutom namnet, beskrivningen, säkerheten och avvecklingsinformationen kopierar IBM Enterprise
Records samma postmetadata till den nya mappen i FPOS (file plan object store) med en länk till det kopierade dokumentet i ROS.
Konsekvenser av att kopiera poster.
- Säkerhetskonsekvenser av att kopiera poster - När en post har kopierats ärver den nya posten säkerheten från den nya överordnade behållaren.
- Avvecklingskonsekvenser av att kopiera poster - Den kopierade posten ärver avvecklingsschemat från den nya överordnade behållaren, förutsatt att posten inte får sin avveckling från sin posttyp.
Om den ursprungliga posten redan har nått brytpunkten gäller detta inte för den kopierade posten. En behörig användare måste initiera avvecklingen av den kopierade posten om den får sitt avvecklingsschema från sin posttyp.
Kopiera en enstaka post:
- Bläddra i arkiveringsplanens hierarki tills du kommer till den post som ska kopieras.
- Högerklicka på postnamnet och välj Kopiera från kontextmenyn.
- Fältet Dokumentnamn är förifyllt med postnamnet med orden Kopia av som prefix.
- Ange en beskrivning för postkopian och klicka på Nästa.
- Navigera till den plats i arkiveringsplanen där kopian ska lagras och klicka på Kopiera.
- När ett bekräftelsemeddelande visas klickar du på OK och kommer då tillbaka till sidan Bläddra. Tänk på följande:
- En elektronisk post kan inte kopieras till en fysisk mapp.
- En post kan endast kopieras till en målmapp som är aktiv och öppen.
Kopiera en eller flera poster
- Bläddra igenom arkiveringsplanshierarkin tills du kommer till posterna som du ska kopiera.
- Markera kryssrutorna till vänster om posterna som du ska kopiera.
- Välj Kopiera från menyn Flervalsåtgärder.
- Från listan i fönstret Kopiera väljer du den arkiveringsplansplats som du ska kopiera posterna till.
Med hjälp av filterfältet kan begränsa antalet objekt i listan Entitetsnamn. Exempel: Om du vet att bokstaven x ingår i arkiveringsplansplatsen kan du skriva ett x i filterfältet, klicka på Gå så uppdateras listan med enbart platsnamn som innehåller bokstaven x. Klicka på Återställ om du vill gå tillbaka till den fullständiga listan i bokstavsordning.
- Navigera till den plats i arkiveringsplanen där kopian ska lagras och klicka på Kopiera.
- Klicka på OK i det bekräftelsemeddelande som visas för att verifiera att åtgärden Kopiera ska utföras så kommer du tillbaka till sidan Bläddra.