IBM Enterprise Records, Version 5.1.+            

Erstellen einer Erfassungsvorlage zum Deklarieren von physischen Schriftstücken

Zum Deklarieren von physischen Schriftstücken in IBM® Enterprise Records können Sie entsprechende Erfassungsvorlagen erstellen. Standardmäßig enthält IBM Enterprise Records die IBM Enterprise Records-Vorlage zum Deklarieren physischer Schriftstücke, um Ihnen diesen Vorgang zu erleichtern. Diese Vorlage kann vordefinierte Aktenklassen, Aktenklassifizierungen und Eigenschaften enthalten, und einige der Assistentenseiten können zur schnelleren Bearbeitung ausgeblendet werden.

IBM Enterprise Records unterstützt mehrere Erfassungsvorlagen. Beim Deklarieren einer physischen Akte können Sie eine Vorlage aus der Liste auswählen. Mit der Application Engine- oder Workplace XT-Anwendung können Sie Erfassungsvorlagen zur Deklaration von Schriftstücken erstellen. Der Assistent zum Hinzufügen von Erfassungsvorlagen führt Sie schrittweise durch die Erstellung einer Erfassungsvorlage. Sie müssen Zugriff auf die Erweiterten Werkzeuge auf der Seite "Autor" haben, um Erfassungsvorlagen erstellen zu können.

So starten Sie den Assistenten Entry Template Designer:

  1. Klicken Sie in Application Engine auf Autor und anschließend auf Erweiterte Tools. Wechseln Sie in Workplace XT in den Modus Durchsuchen und klicken Sie auf Tools, Erweiterte Tools, Erfassungsvorlagen und Hinzufügen....
  2. Klicken Sie in Application Engine auf Erfassungsvorlage hinzufügen und wählen Sie Erfassungsvorlage für Schriftstückdeklaration aus. In Workplace XT wählen Sie einfach Erfassungsvorlage für Schriftstückdeklaration aus.
  3. Klicken Sie auf "Klasse auswählen" und wählen Sie "Markerakte" im betreffenden FPOS.
  4. Wählen Sie den Aktenplan-Speicherort aus. Wenn Sie eine Änderung des Speicherorts verhindern wollen, stellen Sie die Zugriffsebene dieses Feld auf "Ausblenden".
  5. Auf Wunsch können Sie den ganzen Schritt auch ausblenden, indem Sie auf Hide Record File Plan Locations step.
  6. Führen Sie die restlichen Schritte zu Ende. Für weitere Informationen klicken Sie auf Hilfe.
  7. Speichern Sie die Erfassungsvorlage im Ordner Records Management/Templates des entsprechenden FPOS-Objektspeichers.


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Letzte Aktualisierung: August 2011


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