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Ajout d'un modèle de nommage

Un modèle de nommage permet de nommer automatiquement les catégories d'enregistrement, dossiers d'enregistrement et enregistrements en respectant vos conventions. Lorsqu'un utilisateur crée l'une de ces entités en l'associant à un modèle de nommage, le nom est automatiquement fourni à l'étape Définir les propriétés. Le système n'empêche en aucun cas l'utilisateur de modifier ce nom. Des nombres incrémentiels sont assignés et utilisés dès l'apparition de l'étape Définir les propriétés. Si vous annulez avant la création de l'entité, ce nombre ne sera jamais utilisé.

Pour nommer les enregistrements automatiquement, saisissez un modèle de nommage dans le champ Motif d'enregistrement du conteneur parent. Le modèle d'enregistrement fait partie des propriétés du conteneur. Tous les enregistrements déclarés par la suite dans ce conteneur acquerront le nom suivant dans la séquence de modèle et s'incrémenteront selon la valeur que vous aurez saisie dans le champ Incrément du motif d'enregistrement.

Pour nommer automatiquement les catégories et les dossiers :

  1. Ajoutez un modèle de nommage à l'onglet Configurer.
  2. Ajoutez des niveaux de modèles à partir de la page de confirmation ou ultérieurement sur les pages d'informations.
  3. Assignez un modèle de nommage à un plan de fichiers.

Syntaxe des modèles de nommage

Vos processus métier peuvent nécessiter des noms de dossier commençant par la lettre A, suivie de deux chiffres pour marquer l'année, d'un trait d'union et d'un numéro de dossier (par exemple, A07-000005). Le modèle suivant permet de créer des noms de ce type :

A[AA]-[\d\d\d\d\d\d]

Dans ce modèle, A est la première lettre, AA représente l'année et \d représente un chiffre. Le système fournit automatiquement des valeurs par défaut pour les modèles entre crochets []. AA est ainsi remplacé par les deux derniers chiffres de l'année en cours. \d est remplacé par des chiffres incrémentiels. Vous spécifiez la valeur incrémentielle dans un autre champ lorsque vous saisissez la chaîne.

Dans un autre modèle de nommage d'enregistrement, vous pouvez créer une règle de nommage pour des dossiers en KX, suivis d'un nombre à deux chiffres pour l'année, un point, 2 chiffres pour le mois, un trait d'union et deux suites de chiffres incrémentiels (par exemple, KX07.06-0004-03). Le modèle suivant serait conforme à la règle précédemment définie :

KX[AA.MM]-[\d\d\d\d]-[\d\d]

Vous pouvez également utiliser des modèles personnalisés pour créer des modèles basés sur les métadonnées. Les règles de votre organisation, peuvent, par exemple, exiger que la convention de nommage du dossier d'enregistrement soit : année, espace, objet (métadonnées) du dossier d'enregistrement, espace et un nombre à 5 chiffres, tel que "2006 Loan 00005". Dans ce cas, vous pouvez créer un modèle de nommage comme celui-ci :

[AAAA] [THIS.EmailSubject] [\d\d\d\d\d]

ou

[AAAA] [Parent.EmailSubject] [\d\d\d\d\d]
Le système donnera les valeurs par défaut pour ce qui est de l'année et de l'objet car ces données sont entre crochets []. THIS.EmailSubject est un modèle personnalisé. Le système donnera cependant la valeur du champ de métadonnées, EmailSubject, que vous spécifierez pour le parent du dossier d'enregistrement. Vous devez spécifier le nom symbolique de la propriété lors de la création du modèle personnalisé. Un erreur est créée s'il n'y a aucune valeur disponible pour la propriété spécifiée. Ce modèle personnalisé ne s'applique qu'aux entités de niveau 2 ou de niveau inférieur (3, 4, et ainsi de suite) du plan de fichiers. Le champ Niveau du plan de fichiers est un autre champ qu'il vous faut remplir lorsque vous ajoutez un niveau de modèle.

N'utilisez aucun caractère invalide dans les noms. Par exemple, n'utilisez pas une barre oblique / lors de la saisie des dates. Les caractères invalides sont :

\ / : * ? " < > |
Afin de vous assurer que les utilisateurs ne dépassent pas le nombre de caractères spécifiés dans le modèle de nommage, vous pouvez délimiter le modèle de nommage à l'aide des symboles ^ et $. Si, par exemple, vous créez le modèle de nommage \d\d\d, ajoutez le symbole ^ au début du modèle de nommage et le symbole $ à la fin, comme illustré ci-dessous :
^\d\d\d$
Vous serez ainsi assuré que lorsqu'un utilisateur saisit une valeur, le nombre de caractères saisis ne dépasse pas le nombre de caractères spécifiés dans la chaîne de modèle.

Pour ajouter un modèle de nommage :

  1. Connectez-vous en tant qu'administrateur d'enregistrements, et sélectionnez l'onglet Configurer.
  2. Cliquez sur Modèles de dénomination.
  3. Cliquez sur Ajouter un modèle de dénomination.
  4. Sur la page Ajouter un modèle, entrez un nom et une description pour le modèle.
  5. Sélectionnez Nom ou Identificateur dans le menu Appliquer au nom ou à l'ID. Suivant la valeur que vous aurez choisie, le nom ou l'identifiant de la catégorie d'enregistrement ou du dossier d'enregistrement sera automatiquement généré selon le modèle qui lui est associé.
  6. Cliquez sur Suivant.
  7. Définissez les paramètres de sécurité du modèle de nommage et cliquez sur Terminer.
  8. Sur la page de confirmation, cliquez sur Ajout de niveau de modèle pour ajouter des niveaux supplémentaires au modèle de nommage. Si vous souhaitez ajouter des niveaux ultérieurement, cliquez sur OK pour fermer la page Ajouter un modèle.
Un niveau de modèle vous donne les détails du modèle qui sera appliqué aux catégories d'enregistrement et aux dossiers d'enregistrement. Vous spécifiez un ou plusieurs niveaux dans le plan de fichiers et le type d'entité auquel il(s) s'applique(nt). Lors de la création au niveau spécifié d'une entité de ce type, elle est automatiquement nommée selon la chaîne de modèle et le nombre incrémentiel. Cette procédure se poursuit à partir de la page de confirmation, après avoir cliqué sur Ajout de niveau de modèle.

Pour ajouter un niveau de modèle :

  1. Entrez un Numéro de niveau de plan de fichiers. Le niveau dans la hiérarchie du plan de fichiers est représenté par un nombre, dont la première catégorie du plan de fichiers est 1. Sa première sous-catégorie est 2. Si cette sous-catégorie contient un dossier d'enregistrement, son niveau est 3.
  2. Pour le Type d'entité correspondant, sélectionnez Catégorie d'enregistrement ou Dossier d'enregistrement. Si, par exemple, vous spécifiez 3 comme niveau et Catégorie d'enregistrement comme type d'entité, toutes les catégories d'enregistrement du troisième niveau du plan de fichiers suivront le modèle de nommage spécifié.
  3. Spécifiez la chaîne de modèle comme indiqué ci-dessus. La chaîne de modèle doit fournir un caractère numérique.
  4. Saisissez une valeur pour le champ Incrément du motif d'enregistrement. En utilisant la valeur 1, chaque nouvelle catégorie ou dossier concerné par le modèle sera incrémenté par la valeur supérieure suivante. Un incrément de 2 utilise les autres nombres de 2 en 2. Ce champ doit être supérieur à zéro.
  5. Cliquez sur Ajouter. Vous placez ainsi le modèle au bas de l'écran et libérez les champs afin de pouvoir ajouter des modèles supplémentaires pour d'autres entités et niveaux.
  6. Cliquez sur Quitter lorsque vous avez terminé l'ajout des niveaux de modèle.

Exemple

Si vous souhaitez voir les sous-catégories d'une catégorie d'enregistrement de niveau supérieur nommées automatiquement, créez un modèle pour le niveau 2 et sélectionnez Catégorie d'enregistrement comme type. Si vous souhaitez également que les dossiers d'enregistrement de cette sous-catégorie soient nommés automatiquement, créez un modèle pour le niveau 3 et sélectionnez Dossier d'enregistrement comme type. Ces deux niveaux de modèle étant intégrés dans le modèle de nommage, les sous-catégories de niveau 2 et les dossiers d'enregistrement de niveau 3 seront donc automatiquement nommés.

Pour ajouter ou modifier les niveaux de modèle ultérieurement :

  1. Accédez au modèle de nommage (onglet Configurer, puis Modèle de nommage) et cliquez sur le bouton Obtenir des informations.
  2. Sélectionnez Gérer le niveau de modèle dans la barre d'options latérale.
  3. Si vous ajoutez un niveau de modèle, remplissez les champs comme indiqué précédemment dans la section relative à l'ajout d'un niveau de modèle. Si vous modifiez un niveau de modèle existant, passez à l'étape suivante.
  4. Sélectionnez le bouton d'option du modèle. Les données existantes sont ainsi copiées dans les champs.
  5. Modifiez les champs comme souhaité et cliquez sur Editer.
    • Pour ajouter un modèle à un autre niveau après avoir ajouté ou modifié un niveau de modèle, cliquez sur Ajouter.
    • Pour modifier un autre modèle, cliquez sur son bouton d'option, modifiez les champs et cliquez sur Editer.
    • Pour effacer un niveau de modèle existant, sélectionnez son bouton d'option et cliquez sur Supprimer.
  6. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Quitter.

Pour affecter un modèle de nommage à un plan de fichiers (nécessaire pour activer le nommage automatique) :

  1. Naviguez jusqu'au niveau racine du plan de fichiers afin que le chemin d'accès n'affiche que le nom du plan de fichiers.
  2. Cliquez sur Obtenir des informations pour le plan de fichiers (juste sous le chemin d'accès). Le champ Modèle de nommage apparaît dans la page Propriétés.
  3. Dans le menu Modèle de nommage, sélectionnez le nom du modèle à utiliser.
  4. Cliquez sur Appliquer, puis sur Quitter.


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Dernière mise à jour : Août 2011


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