IBM FileNet P8, 5.1.+ 版            

將文件宣告為記錄

宣告文件時,如果文件是複合文件的一部分,則請注意可能會出現問題。將子項文件新增至母項文件時,可以指定會妨礙相關文件的一般處理排程的設定。阻止刪除任何文件(子項文件或母項文件)的設定可能會由於要刪除文件而干擾要刪除這些文件的一般排程。同樣,刪除其母項文件時刪除子項文件的指定可能會干擾子項文件的一般處理排程。請參閱配置 IBM® InfoSphere™ Enterprise Records,以取得關於各設定之結果的詳細資料。

註: 使用 DITA 檔功能的任何應用程式,都會將元件建立成複合文件;因此,套用至複合文件的規則,也會套用至 DITA 檔。

由於複合文件具有特殊圖示,因此您可以在將其宣告為記錄之前輕鬆標識母項文件並尋找其子項文件及其鏈結。請注意,如果擁有適當的修改內容權限,也可以在已將其宣告為記錄之後,再將其他子項文件新增到母項文件。您還可以變更與子項文件相關聯的設定。(如果要執行該操作,請選取「修改子系」,而不要選取下面程序中的「鏈結資訊」。)

子項文件沒有特別圖示。為防止出現非預期的後果,我們建議您:
  1. 先按一下其他現有文件的「取得資訊」圖示,再將其宣告為記錄。
  2. 選取「母項文件」視圖。
  3. 如果存在母項文件,請按一下其「取得資訊」圖示。
  4. 選取其「子項文件」視圖。
  5. 從您計劃將其宣告為記錄之子項文件的動作功能表中,選取「鏈結資訊」。
  6. 請注意刪除母項後即刪除阻止刪除的設定。
  7. 請參閱配置 IBM InfoSphere Enterprise Records,以決定是否應該將這份文件宣告為記錄。

如果要將文件宣告為記錄,請執行下列動作:

  1. 請執行下列其中一個動作以啟動「宣告為記錄」精靈:
    • 從「新增文件」精靈或「移入」精靈結尾的「確認」頁面按一下「宣告為記錄」。
    • 使用「瀏覽」或「搜尋」以找到該文件。在文件名稱上按一下滑鼠右鍵以開啟蹦現功能表,然後選取「宣告為記錄」或「將版本宣告為記錄」。
    • 從文件的資訊頁面,按一下動作清單中的「宣告為記錄」或「宣告版本為記錄」。
  2. 根據後續步驟中的需要按一下「說明」。


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前次更新: 2011 年 7 月


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