IBM FileNet P8, النسخة 5.1.+            

ادارة الوثائق متعددة المحتويات

تحتوي الوثيقة متعددة المحتويات على كود وثيقة واحد تم تخصيصه، لكنها تحتوي على أكثر من ملف الكتروني واحد. على سبيل المثال، قد يكون لديك مقترح يحتوي على كلا من وثيقة معالجة النصوص ووثيقة جداول حسابية. لأغراض التتبع والاحتفاظ، قد تريد استخدام نفس الاسم، نفس الخصائص، نفس المكان لهذه الوثيقة، حتى اذا كانت تحتوي على ملفين. يمكنك اجراء ذلك باستخدام الوثيقة متعددة المحتويات لتجميع الملفات. عند التعامل مع وثيقة متعددة المحتويات، يتوافر لديك التوصل الى كل الملفات (التي تخضع لصلاحية السرية الخاصة بك).

يمكنك اضافة وازالة عناصر المحتويات اذا تطلب الأمر، ويمكن أن تحتوي كل نسخة وثيقة على ملفات مختلفة كعناصر محتويات. حيث، يتم ارفاق ملفات عناصر المحتويات مع نسخة معينة من الوثيقة. يجب تخصيص الوثيقة لاضافة أو ازالة عناصر المحتويات. عند تخصيص وثيقة متعددة المحتويات، يتم تكوين عنصر الحجز للنسخة الجديدة للمحتويات. لا يحتوي عنصر الحجز هذا على معلومات متعددة المحتويات. حيث، لا يتم نقل العناصر متعددة المحتويات من نسخه الى التالية آليا. عند انهاء تخصيص النسخة الجديدة للوثيقة، يجب أن تقوم باضافة كل عنصر محتويات الى نسخة الوثيقة الجديدة يدويا.

يقوم موجه نظام الموقع بتحديد المستخدمين الذين يمكنهم مشاهدة محتويات الوثيقة متعددة المحتويات والمستخدمين الذي يمكنهم حفظ أو حذف عناصر المحتويات من الوثيقة. اذا لم يتوافر لديك امكانية التوصل المناسبة، يمكنك فقط مشاهدة العنصر الأول المتضمن في الوثيقة. بعبارة أخرى، قد لا تكون على علم بأن الوثيقة تتضمن عناصر أخرى.

لادارة الوثائق متعددة المحتويات:

  1. لتكوين وثيقة متعددة المحتويات:
    1. قم باضافة عنصر الوثيقة الأول باستخدام برنامج المعالجة اضافة أو قالب الادخال.
    2. قم بتخصيص الوثيقة.
    3. استخدم التصرف حفظ المحتويات لحفظ العنصر الأول للوثيقة.
      1. قم بالتجول الى الوثيقة. اضغط بمفتاح الفأرة الأيمن على اسم الوثيقة واضغط مزيد من التصرفات> حفظ المحتويات.
      2. اضغط استعراض لايجاد الملف للعنصر الأول.
      3. بعد قبول الملف الأول هذا، يصبح عنصر المحتويات الأول.
    4. استخدم التصرف حفظ المحتويات لاضافة عنصر المحتويات التالي.
      1. قم بالتجول الى الوثيقة. اضغط بمفتاح الفأرة الأيمن على اسم الوثيقة واضغط مزيد من التصرفات> حفظ المحتويات.
      2. تأكد من أنه تم تحديد الاختيار حفظ كملف ثانوي جديد.
        تلميح: يمكنك أيضا استبدال عنصر محتويات معين بملف مختلف اذا تطلب الأمر بتحديد الملف في الكشف.
      3. اضغط استعراض لايجاد الملف.
      4. بعد قبول هذا الملف الثاني، يصبح هو عنصر المحتويات التالي.
    5. كرر الخطوة 4 اذا تطلب الأمر لاضافة ملفات اضافية كعناصر اضافية.
    6. قم بانهاء تخصيص الملف.
      ملاحظة: اذا قمت بالغاء التخصيص (بدلا من انهاء تخصيص الملف)، سيتم استبعاد كل المحتويات التي تم حفظها منذ عملية انهاء التخصيص الأخيرة.
    7. في خطوة تحديد الملف، تأكد من أنه تم تحديد الاختيار الدائري المحتويات التي تم حفظها واضغط انتهاء.
  2. لحذف عنصر محتويات موجود:
    1. يجب أن يكون تم تخصيص الوثيقة بالفعل ويجب أن تحتوي على عنصري محتويات على الأقل. حيث، قمت باستخدام التصرف حفظ المحتويات لاضافة عنصري محتويات على الأقل الى الوثيقة، لكن لم تقم بانهاء تخصيص الوثيقة.
    2. قم بالتجول الى الوثيقة التي تحتوي على عدة عناصر محتويات. اضغط بمفتاح الفأرة الأيمن على الوثيقة واضغط مزيد من التصرفات > حذف المحتويات.
    3. حدد كل اسم ملف تريد حذفه من الوثيقة.
  3. لتحميل وثيقة عناصر متعددة المحتويات:
    ملاحظة: اذا قمت بتحديد اثنين أو أكثر من الوثائق متعددة المحتويات، سيتم تحميل العنصر الأول لكل وثيقة متعددة المحتويات فقط.
    1. قم بالتجول الى الوثيقة متعددة المحتويات الموجودة. اضغط بمفتاح الفأرة الأيمن لفتح القائمة المظهرة، أو قم بفتح صفحة المعلومات للوثيقة.
    2. اضغط تحميل سيتم فتح صفحة تحميل المحتويات.
    3. حدد كل اسم ملف تريد تحميله. لتحديد كل العناصر، قم بتعليم مربع الاختيار الذي يوجد في الصف الأول (عنوان العمود).
    4. اضغط قبول. اذا قمت بتحديد أكثر من ملف، يتم تسمية الملف المضغوط بعد تحميل الملف الأول على الحاسب الخاص بك.

    لمشاهدة الملفات متعددة المحتويات:

    اذا كانت كل عناصر المحتويات عبارة عن صور، يمكن مشاهدة الملفات متعددة المحتويات بالكامل في Image Viewer. لكن، يجب أن تكون على علم بالتصرف التالي عند التعامل مع الملفات متعددة المحتويات التي تتضمن مجموعة متنوعة من العناصر والتي تكون عبارة عن صور وما خلاف الصور:

    • اذا كان العنصر الأول عبارة عن صورة وكانت العناصر اللاحقة ما خلاف الصور، لن يتم عرض كشف الملفات ولن يقوم Image Viewer بتقديم العناصر اللاحقة بطريقة صحيحة.
    • اذا لم يكن العنصر الأول عبارة عن صورة، سيتم عرض كشف الملفات.


تعليق توضيحي

آخر تحديث: يوليو 2011


© .IBM حقوق النشر لشركة 2011.
يتم تشغيل مركز المعلومات هذا من خلال تقنيات Eclipse. ‏‎(http://www.eclipse.org)‎‏