链接表示两个实体之间的关系。链接的“头部”和“尾部”属性定义关系。您可以在 Application Engine 或 Workplace XT 中创建 IBM® Enterprise Records 实体和其他 Content Engine 对象之间的链接。记录可以与其他记录、文档和记录文件夹共享链接。同样,记录文件夹可以与 IBM Enterprise Records 和 Application Engine 或 Workplace XT 中的记录及记录文件夹共享链接。
通过创建链接,您可以将相关记录和信息(例如注释、附件和电子邮件返回回执)引用或关联至指定的记录。仅允许经授权的用户更改或删除链接和关联。IBM Enterprise Records 支持下列类型的链接:
- 摘录链接 此链接在摘录与其源记录之间建立关联。您可以使用摘录使部分文档内容对特定用户可用。“摘录”链接可以在记录与记录之间创建,也可以在记录与文档之间创建。“摘录”链接用于引用记录内容的选定部分,而不是全部内容。例如,如果您要使一个大文档的某些部分对特定用户可用,那么可以创建一个包含来自父文档的选定详细信息的新文档,将子文档申报为记录,然后在父记录与子记录之间创建摘录链接。
- 混合文件夹链接 此链接在混合文件夹与物理或电子文件夹之间建立关系。它对于
PRO 数据模型而言非常有用,这是因为,IBM Enterprise Records 使用可以同时包含电子记录和物理标记的单一文件夹。
- 记录副本链接 此链接仅供内部使用,它在原始记录与原始记录的不同副本之间建立关联。当您创建记录的副本时,系统将自动为该记录创建此链接。请注意,创建记录的副本时,不会复制与记录关联的链接。
- 记录文件夹另请参阅链接 此链接在两个相关文件夹之间建立关联。“记录文件夹另请参阅”链接可以在 IBM Enterprise Records 记录文件夹或 IBM Enterprise Records 外部的任何其他文件夹之间建立。
此外,该链接可以在记录与记录文件夹之间创建。例如,您可以使用“记录文件夹另请参阅”链接将有工资单详细信息的记录与帐户记录文件夹关联。
- 记录另请参阅链接 此链接在两个具有相关内容的记录之间建立关联。例如,当您创建包含应收款的条目的记录时,可为应付款记录创建相应的“另请参阅”链接。浏览应收款记录时,您也可以选择查看应付款记录。您可以用记录或文档建立此类链接。
- 参考链接 此链接在记录与其参考之间建立关联。“参考”链接可以用有关联内容的其他记录、文档或记录文件夹建立。“参考”链接与“另请参阅”链接不同。“参考”链接提供至有关联内容的记录或文档的链接以作为主题的参考,而“另请参阅”链接列示包含有相关内容信息的所有记录或文档。
- 再现链接 此链接在记录与其再现版本之间建立关联。再现指将记录再现为其他软件格式而不丢失内容的情况。内容及大部分元数据都相同。您可以将再现用于保存或访问/查看目的。文档的再现可以使用其他任何应用程序创建。例如,您有 Microsoft Word 文档且其已申报为记录。您要将该 Word 文档转换为 PDF 格式。因此,您使用该 Word 文档创建新的 PDF 文档,然后将 PDF 文档申报为记录。随后,您可以在两个记录之间建立“再现”链接。用户可以查看该单个记录的现有再现。
注意: - 当链接的记录被删除时,该记录所有关联的链接也将被删除。
- 当您重新定位、转移或导出记录时,记录之间的所有链接都保留。