عادة ما يتم اغلاق التصنيفات والحافظات ووحدات التخزين آليا نتيجة لتحقيق شرط تم تعريفه بواسطة الجدول الزمني للتخلص الخاص بهما، لكن يمكنك أيضا اغلاقهم يدويا. عند تكوين أحد هذه الحاويات، يتم فتحها افتراضيا، ويمكن اضافة العناصر الفرعية اليها. يؤدي اغلاق حاوية الى بدء عملية التخلص الخاصة بها ولم يعد يمكن اضافة عناصر فرعية.
عادة، قد لا تريد اعادة فتح حاوية تم اغلاقها، لكن يسمح بهذا بحيث يمكنك اضافة سجلات لم تكن متاحة عند اغلاق الحاوية. على سبيل المثال، اذا تم اغلاق الحاوية في نهاية السنة، لكن هناك سجل لهذه السنة وصل متأخرا، يمكنك اعادة فتح الحاوية لاضافة السجل ثم اغلاقها مرة أخرى.
- يمكنك استرجاع السجلات من حاويات تم اغلاقها أو سجلات مفتوحة.
- عند اغلاق عنصر، يتم اغلاق كل العناصر الفرعية الخاصة به آليا.
- اذا قمت باعادة فتح عنصر، لن يتم اعادة فتح العناصر الفرعية الخاصة به آليا. لاعادة فتح عنصر فرعي، يجب أن تقوم أولا بفتح العناصر الرئيسية الخاصة به.
- لاضافة سجل الى وحدة تخزين تم اعادة فتحها، يجب أن تقوم بتحديد وحدة التخزين هذه صراحة.
- يستطيع موجه نظام السجلات والمسئولين عن ادارة السجلات اغلاق واعادة فتح تصنيفات السجلات أو حافظات السجلات أو وحدات التخزين.
لاغلاق حاوية يدويا:
- قم بالاستعراض أو البحث عن التصنيفات أو الحافظات أو وحدات التخزين التي تريد اغلاقها.
- حدد مربعات الاختيار الموجودة على يسار الأسماء. يمكنك أيضا الضغط بمفتاح الفأرة اليمين على أي من العناصر واستخدام القائمة بدلا من ذلك.
- من خلال قائمة تصرفات متعددة التحديد، حدد اغلاق:

- من الصفحة اغلاق العناصر، حدد سبب اغلاق العنصر واضغط اغلاق أو اضغط خروج لترك العنصر مفتوح.
- اضغط حسنا لتأكيد الرسالة عند اغلاق العنصر. يتم تعليم العناصر التي تم اغلاق بالشارة اغلاق.
لاعادة فتح عنصر:
- قم بالاستعراض لايجاد أو البحث عن تصنيف أو حافظة أو وحدة تخزين تريد اعادة فتحها.
- اضغط بمفتاح الفأرة الأيمن على الاسم وحدد اعادة فتح:

- اضغط حسنا لتأكيد الرسالة عند اعادة فتح العنصر. يتم تعليم العناصر التي تم اغلاق واعادة فتحها بالشارة اعادة فتح.