IBM® Enterprise
Records es un componente complementario de la suite de productos IBM FileNet P8. IBM Enterprise
Records permite la creación y el mantenimiento preciso, seguro y
fiable de registros de información electrónica y física. IBM Enterprise
Records es válido para
administrar registros de cualquier clase, sea cual sea el formato o medio de
almacenamiento. La finalidad de IBM Enterprise
Records se basa en el concepto de lo que es un
registro y el propósito de utilizar un sistema de administración de registros.
Administración de registros
La administración de registros comprende actividades de gestión como control, planificación y organización para crear, almacenar, utilizar, recuperar y eliminar registros.
Es decir, la administración de registros abarca todas las actividades que se realizan para mantener registros a lo largo de su ciclo de vida de creación, uso activo, almacenamiento inactivo y eliminación.
Necesidad de administración de registros
Para garantizar que la información de la organización sea exacta, exhaustiva y tenga un acceso fácil, es preciso establecer un sistema de administración de registros que sea fiable. De lo contrario, terminará dedicando una importante cantidad de tiempo a actividades superfluas como la búsqueda manual de información o de registros extraviados o mal archivados.
Si no se dispone de un sistema de administración de registros, la búsqueda, interpretación y cumplimiento de la legislación sobre archivado de documentos puede resultar una cuestión complicada. Podría comportar multas, sanciones y demás consecuencias penales. Sin la administración y el mantenimiento adecuados de los registros también puede haber riesgos asociados con la litigación, confidencialidad y seguridad de información vital y crítica.
Utilice IBM Enterprise
Records para mitigar los riesgos mencionados
anteriormente. Puede utilizar IBM Enterprise
Records para
mantener la información valiosa en forma de registros a los que se accederá cuando sea necesario
mediante técnicas de búsqueda; por otro lado, los registros que no sean importantes o que hayan
perdido validez se archivarán o destruirán.
Rol de IBM Enterprise
Records en la gestión de registros
IBM Enterprise
Records permite administrar registros en todo el ámbito de una empresa, sea cual sea el medio de almacenamiento. La finalidad de
IBM Enterprise
Records es
garantizar:
- Facilidad de acceso a los registros desde cualquier ámbito de la empresa
- Eliminación de los registros cuando pierdan vigencia o no se necesiten por motivos legales, reglamentarios ni por directrices administrativas
Con
IBM Enterprise
Records, resulta
posible lo siguiente:
- Creación y mantenimiento de una estructura jerárquica (plan de archivos) para almacenar registros.
- Administración de registros electrónicos y físicos.
- Almacenes de registros con medidas de seguridad.
- Creación de reglas de retención y eliminación de registros.
- Forzado de la destrucción o archivado de registros en función de dichas reglas.
- Acceso controlado a los registros.
- Recuperación de registros mediante criterios de búsqueda.
- Destrucción de registros que la organización ya no necesita.
Características y ventajas de IBM Enterprise
Records
En la tabla siguiente figuran las características de
IBM Enterprise
Records junto con las ventajas que
aporta cada un.
Característica |
Ventaja |
Almacén centralizado de registros |
- Uso generalizado y disponibilidad de la información en todos los ámbitos de la empresa.
- Toma de decisiones eficaz gracias a la oportuna disponibilidad de la información pertinente.
|
Almacenes y ubicaciones virtuales para el almacenamiento de registros de documentos electrónicos y físicos conforme a una jerarquía |
- Control de archivos electrónicos y series de documentación impresa.
- Simulación del entorno real de una oficina.
- Las ubicaciones virtuales y los almacenes determinan la estructura lógica de almacenamiento físico real.
- Control de costes mediante la reducción de gastos en espacio de oficina, equipos y personal destinado a recuperar y administrar registros.
|
Funciones sencillas de búsqueda |
- Acceso fácil y rápido a la información que se necesita sin complicadas sintaxis de consulta.
|
Reglas de retención y eliminación de registros |
Control establecido por el usuario respecto a:- Duración del tiempo que debe conservarse un registro.
- Tratamiento del registro una vez cumplido el programa de retención.
- Revisión de registros antes de su destrucción.
|
Procedimientos de auditoría de registros, seguimiento automatizado del periodo de retención e inicio del proceso de eliminación de registros |
- Los registros no se destruyen, alteran, manipulan, dañan ni pierden de manera involuntaria.
- Los registros se destruyen únicamente conforme al programa de disposición o a un procedimiento de auditoría.
- Los registros que pierden validez se eliminan para reducir el espacio de almacenamiento.
|
Importación y exportación de registros |
- Los registros solicitados con poca frecuencia en la organización pero que deben conservarse en cumplimiento de la legislación gubernamental pueden exportarse a otras ubicaciones.
- Los registros se pueden importar de otros almacenes.
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Controles de seguridad de registros |
- Los usuarios no autorizados no disponen de acceso a los registros.
- Los usuarios no pueden eliminar registros por accidente. La eliminación de registros la efectúa el administrador de registros o tiene lugar en el transcurso de un procedimiento de auditoría.
- Los usuarios solo pueden efectuar operaciones relativas a registros para las que cuentan con la debida autorización.
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Integración con IBM FileNet P8 Workplace , Workplace XT, Microsoft Office, y
Microsoft Outlook |
Declaración manual o automática de registros desde:- Workplace o Workplace XT
- Microsoft Outlook, Word, Excel y Power Point
- Plantillas de entradas
|
Roles de usuario en IBM Enterprise
Records
IBM Enterprise
Records proporciona un modelo de seguridad de usuarios basado en roles. Presenta los roles de administrador de registros, gestor de registros, usuario con
privilegios (DoD y básica) o revisor de registros (PRO), y usuario de registros. Cada rol establece las tareas que puede desempeñar un usuario en ese rol. Para obtener más información, consulte
Seguridad de FileNet P8.
Tipos de instalaciones de IBM Enterprise
Records
Antes de instalar la aplicación
IBM Enterprise
Records,
debe elegir el tipo de instalación (modelo de
datos) que se adecue a sus requisitos de administración de registros. Están disponibles los siguientes modelos de datos:
- Básica: Proporciona funciones y propiedades básicas para la
administración de registros. La instalación base de Records IBM Enterprise
Records es la instalación recomendada de IBM Enterprise
Records puesto que
aporta la cantidad mínima de propiedades y se ajusta a casi todos los requisitos. En cuanto a funciones, la instalación básica presenta la misma capacidad que la instalación DoD.
- DoD: Cumple los requisitos de los capítulos 2 y 4 del DoD
(Department of Defense, Ministerio de Defensa) 5015.2, que ofrecen información orientativa sobre la
implementación y los procedimientos de la gestión de registros en DoD. Asimismo, la modalidad DoD de IBM Enterprise
Records define determinadas interfaces del sistema y criterios de búsqueda. Además, prescribe los requisitos mínimos para la administración de
registros que deben seguirse conforme a la reglamentación vigente de NARA (National
Archives and Records Administration, Archivos Nacionales y Administración de Registros).
- PRO: Cumple los requisitos de la PRO (Public Record Office,
Oficina de Registros Públicos) relativos a administración de registros electrónicos.
Tipos de entidades de IBM Enterprise
Records
En
IBM Enterprise
Records, los registros se almacenan conforme a una estructura jerárquica en
la que se inscriben distintas entidades de administración de registro. La figura siguiente ilustra la estructura jerárquica de dichas entidades junto con una breve explicación:

- Almacén de objetos: Alude a un almacén de objetos, así como a una serie de
servicios de recuperación y almacenamiento de esos objetos. Tipos de almacenes de objetos:
- Almacén de objetos de plan de archivos (FPOS): Contiene el plan de archivos,
es decir, toda la jerarquía de entidades de administración de registros que crea.
- Almacén de objetos de registro (ROS): Contiene documentos que en un almacén
de objetos del plan de archivos se pueden declarar como registros.
Le animamos a que configure almacenes de objetos independientes para registros (metadatos) y documentos que se declaran como registros. De este modo, el almacén de objetos del plan de archivos contiene la estructura de dicho plan; por su parte, el almacén de objetos de registros contiene documentos, algunos de los cuales declarados como registros. En general, muchos usuarios con acceso al almacén de objetos de registros no disponen de acceso a las entidades que conforman el plan de archivos del almacén objetos del plan de archivos. Puede asociar varios almacenes de objetos de registros con un almacén de objetos del plan de archivos.
- Plan de archivos: Define la organización de registros. En un plan de archivos, el usuario almacena registros según una estructura jerárquica establecida para conservar el contexto de registros. Por ejemplo, se crean planes de archivos que reflejan las funciones empresariales de la organización. A continuación, se catalogan registros según estos esquemas que se basan en las funciones empresariales.
También puede asociar una pauta de asignación de nombres con un plan de archivos. Todas
las entidades creadas conforme al plan de archivos se atendrán a la pauta de asignación
de nombres de registros.
- Categoría de registros: Categoriza un conjunto de registros relacionados en
un plan de archivos. Las categorías de registros se crean para catalogar registros según categorías funcionales. Una categoría de registro puede contener carpetas de registros y subcategorías, pero no ambas cosas. Los modelos de datos básico y DoD permiten la declaración directa de registros en una categoría de registro; no es factible en el modelo de datos PRO. Además, con cada categoría se pueden asociar reglas de retención y disposición. Estas reglas afectan a todas las carpetas de registros y los registros que se creen en esa categoría.
- Carpeta de registros: Es un almacén de registros relacionados. Se utiliza para administrar registros según los periodos de retención y los eventos de disposición especificados. Puede crear carpetas de registros electrónicas, físicas e híbridas en una categoría para administrar registros electrónicos y físicos.
- Carpeta electrónica: Se usa para almacenar registros electrónicos. Una carpeta electrónica también puede contener marcadores. El marcador consiste en una entrada electrónica de un registro físico que no se puede almacenar en un registro físico. Por ejemplo, planos de edificios grandes, cintas de vídeos o bases de datos.
- Carpeta física: Almacena registros de elementos físicos como registros
de papel. Una carpeta física es una entrada virtual para una carpeta de papel. Según la estructura de almacenamiento físico de su organización, puede estructurar la jerarquía de carpetas físicas en IBM Enterprise
Records.
- Caja: Proporciona un mecanismo a entidades de modelos
físicos que contienen otras entidades físicas. Por ejemplo, puede crear un "Almacén" que
contenga "Estantes" que contengan "Cajas" que contengan "Carpetas físicas".
Dentro de una caja puede haber otra caja, carpeta física o registro.
- Carpeta híbrida: Alude a un conjunto de registros físicos y
electrónicos relacionados.
- Volumen: Subdivisión lógica de una carpeta de registros en unidades más
pequeñas y fáciles de manejar. Un volumen no tiene una existencia independiente de la carpeta. Una carpeta de registros contiene siempre al menos un volumen que el sistema crea automáticamente cuando se crea una carpeta de registros. Por eso, puede crear cualquier número de volúmenes en una carpeta de registros.
- Registro: un registro proporciona metadatos de un documento u objeto físico que
se coloca bajo el control de la aplicación IBM Enterprise
Records. Un registro puede heredar parte del comportamiento de la carpeta de registros en la que se crea. Por ejemplo, puede heredar el programa de disposición de la carpeta de registros superior. Los registros pueden categorizarse de la forma siguiente:
- Registro electrónico: Hace referencia a un documento
electrónico.
- Marcador: Hace referencia a un objeto físico o documento de papel.
- Registro vital: Registro importante y obligatorio en el cumplimiento
de responsabilidades operativas en caso de una emergencia que afecte a toda la empresa. Los registros vitales se revisan y actualizan de manera periódica.
- Registro permanente: Registro considerado de suficiente valor
histórico u otra clase de valor que garantiza su conservación en una compañía u
organización más allá del periodo habitualmente estipulado por motivos administrativos,
legales o fiscales.
- Tipos de
registro: Un tipo de registro puede asociarse con registros que tengan funciones
comunes. Por ejemplo, puede definir un tipo de registro para especificar un programa de disposición común de registros, y para facilitar la búsqueda y recuperación de registros. Los tipos de registros se utilizan cuando un grupo de registros de una carpeta de registros debe tener un programa de disposición distinto del que está asociado con la carpeta de registros.
A continuación se ofrece un ejemplo de jerarquía en entidades de administración de registros
Plan de archivos
Administración general (categoría) Archivos de correspondencia (carpeta) Instrucciones de programas (carpeta) Conferencia sobre formación en administración 2006 (volumen) Conferencia sobre formación en administración 2007 (volumen)
Administración de información (categoría) Archivos de correspondencia (carpeta) Hojas de números del operador (carpeta)