Agrupar y establecer relaciones entre documentos conlleva asociar un documento principal con uno o más documentos secundarios. Los documentos principales y secundarios se crean de manera independiente. Al establecer las relaciones entre los documentos en un documento compuesto, la información se guarda en un vínculo que se crea para ello. Esto es diferente del vínculo que puede crear para relacionar distintos tipos de objetos como carpetas, documentos u objetos personalizados.
Los documentos que se incluyen en un documento compuesto pueden residir en ubicaciones diferentes de un almacén de objetos. No puede crear un documento compuesto mediante objetos personalizados y carpetas, ni un documento compuesto que incluya documentos que residen en almacenes de objetos diferentes. Si no existe una relación jerárquica obvia entre documentos, puede crear un documento principal sin contenido (un archivo externo) y especificar que los documentos relacionados sean secundarios respecto a ese documento.
Para crear un documento compuesto, primero debe crear el principal y luego asociar los documentos adicionales como documentos secundarios. Se realizan procedimientos similares en documentos principales y secundarios al igual que haría con documentos estándares. Por ejemplo, puede ver las páginas de información de documentos principales y secundarios, así como la información de los vínculos que asocian los documentos entre sí. Se pueden establecer versiones de documentos principales y secundarios, y asignar un nombre al vínculo entre principal y secundario. Hay una configuración especial al agregar, modificar o insertar un documento secundario que permite gestionar dicho documento durante el evento en que se versiona o se elimina su documento principal correspondiente.
Además, puede modificarse el orden en que los documentos secundarios aparecen en la lista de documentos secundarios del documento principal, seleccionar más documentos secundarios, insertar nuevos documentos y eliminar los vínculos que los conectan.
Acción | Información |
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Crear un documento principal |
Esta acción no está disponible cuando accede a:
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Asociar documentos secundarios con un documento principal |
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Propiedades de Información de vínculo y vínculo de documento compuesto | La vista de propiedades de vínculo de documento compuesto de la página de información es una página de sólo lectura que proporciona una instantánea del vínculo de relación de componente existente entre un determinado documento secundario y su documento principal. La información mostrada le permite gestionar la relación entre un documento secundario y un documento principal cuando, por ejemplo, se elimina un documento principal o bien se crea una nueva versión de él. La información sobre las propiedades que aparece se crea al asociar por primera vez un documento secundario con un documento principal. Cambie las propiedades mostradas en esta página cuando modifique el documento secundario. Las propiedades del sistema son también de sólo lectura y no pueden editarse. En función de su configuración de preferencia de usuario, es posible que las propiedades del sistema aparezcan contraídas (ocultas). Haga clic en Mostrar propiedades del sistema u Ocultar propiedades del sistema para alternar entre mostrar y ocultar las propiedades del sistema. Puede acceder a la vista Propiedades de vínculo de documento compuesto al abrir la página de información de un documento principal o un documento secundario. |
Ver los documentos asociados a un documento compuesto |
En Workplace XT, puede ver rápidamente los documentos secundarios asociados a
un documento principal específico. La información de cada documento se muestra
en la vista de lista y se pueden ver las relaciones jerárquicas de cada
documento.
Haga clic con el botón derecho en un documento y seleccione acciones concretas en los documentos. para ver un documento compuesto. También puede realizar |