Pode configurar a declaração automática dos registos para garantir
que quando um utilizador realiza uma operação (dar entrada de um ficheiro numa
pasta) num documento num armazenamento de objectos de registos (ROS), o
IBM®
Enterprise Records cria automaticamente um
registo correspondente num armazenamento de objectos de plano de ficheiros
(FPOS) especificado.
Por exemplo, pode optar que todos os documentos arquivados na pasta Confidencial sejam
declarados como um registo. Também pode definir que todos os documentos pertencentes a
uma classe de documento especifica sejam declarados como um registo quando um utilizador
dá entrada do documento.
Importante: Tem de utilizar o evento Dar entrada no evento Criar
quando pretende que um registo seja declarado na data de criação.
Tenha em atenção
que RMAutoDeclaration deve ser configurada para utilizar eventos assíncronos e NÃO síncronos.
Para configurar a declaração automática de registos, pode efectuar as tarefas seguintes:
- Execute o script de importação no ROS a partir do
Enterprise Manager para criar a acção do evento.
Siga os procedimentos indicados no tópico
Trabalhar com rotinas de tratamento de eventos.
O script de importação cria a acção
do evento na pasta Acção de evento do armazenamento de objectos e o módulo do código na
pasta Módulo de código.
Consulte o tópico, Trabalhar com rotinas de tratamento de eventos.
- Especifique a localização e outras informações para um novo registo declarado
efectuando o procedimento para editar o ficheiro de configuração da
declaração automática indicado em seguida.
- Crie uma subscrição que utilize a acção de evento de declaração automática efectuando esse procedimento indicado em seguida.
- Teste a configuração efectuando o procedimento RMAutoDeclare indicado em seguida.
Editar o ficheiro de configuração de declaração automática
Para editar o ficheiro de configuração RMAutoDeclaration
(RMAutoDeclare.properties), proceda do seguinte modo:
- No Enterprise Manager, crie (designe) uma
propriedade String (por exemplo: AutoDeclareFolderSymName) na classe ou subclasse do
documento de origem, para especificar o caminho da pasta arquivada no registo ou GUID. Configure a propriedade para ter um comprimento de 256 caracteres.
- (Opcional) No Enterprise Manager, crie (designe)
outra propriedade String (por exemplo, AutoDeclareRecordClassSymName) na classe ou
subclasse do documento de origem para especificar o nome de classe do registo. Se não especificar um nome de classe de registo, a classe do registo assume a
predefinição de ElectronicRecordInfo.
Os dois primeiros passos criam propriedades para o evento RMAutoDeclare.
- Utilize o Application Engine, o
Workplace XT, ou o
Enterprise Manager para dar saída do ficheiro
RMAutoDeclare.properties.
- Edite o ficheiro RMAutoDeclare.properties com as informações adequadas:
rmevent.declare.RecordClassPropertySymname=AutoDeclareRecordClassSymName
rmevent.declare.RecordFiledInFolderPropertySymname=AutoDeclareFolderSymName
(Se a propriedade não existir a rotina de tratamento de eventos adiciona um erro no registo.)
rmevent.declare.FPOSObjectStoreName=TargetObjectStoreName
- Utilize o Application Engine, o
Workplace XT, ou o
Enterprise Manager para dar entrada da nova versão do
ficheiro RMAutoDeclare.properties com os conteúdos especificados acima.
Criar uma subscrição que utiliza a acção de evento RMAutoDeclaration
Pode criar uma ou mais subscrições que são iniciadas sempre que o evento
subscrito (Dar entrada ou Ficheiro adicionado) ocorra.
Tal activa a acção de evento associada à subscrição.
Para o evento de Dar entrada relativo ao documento, pode criar a subscrição numa
classe ou subclasse de Documento. Para o evento relativo à pasta (adição de ficheiro),
pode criar a subscrição numa classe ou subclasse de pasta ou numa instância de objecto de
pasta específica. Pode criar o número de subscrições necessárias. Por exemplo, pode criar subscrições em várias subclasses de documentos diferentes.
- No Enterprise Manager, expanda o armazenamento de
objecto ROS que irá conter os documentos que serão declarados automaticamente como registos.
- Para criar uma subscrição para uma classe ou subclasse de documento, faça clique com
o botão direito do rato em Classe de documento (ou na subclasse de
um documento) e seleccione Adicionar subscrição. -ou- Para criar
uma subscrição para uma classe ou subclasse de pasta, expanda a pasta Outras classes,
faça clique com o botão direito do rato em Pasta (ou na subclasse
da pasta) e seleccione Adicionar subscrição. -ou- Para criar uma subscrição para
uma pasta específica, expanda a pasta raiz, avance até à pasta na qual pretende criar a
subscrição, faça clique com o botão direito do rato na pasta e seleccione
Adicionar subscrição.
- No assistente Criar uma subscrição, faça clique em Seguinte.
- Especifique um nome único e com significado e uma descrição para a subscrição e faça
clique em Seguinte.
- Para uma subscrição de classe (mas não para uma instância), certifique-se de que
selecciona Aplicar a todas as instâncias da classe <nome da
classe> e faça clique em Seguinte.
- No ecrã para especificar activadores, seleccione os activadores que devem activar a
subscrição (Dar entrada da subscrição de documento;
Ficheiro para uma subscrição de pasta).
Faça clique em Seguinte.
- No ecrã, no menu pendente, seleccione a acção de evento
RMAutoDeclare criada previamente e faça clique em
Seguinte.
- Certifique-se de que a caixa de verificação Síncrono não está seleccionada. Seleccione ou não as caixas de verificação restantes, conforme adequado, e faça clique em
Seguinte.
- Faça clique em Terminar.
RMAutoDeclare
Para testar a configuração de RMAutoDeclare, proceda do seguinte modo:
- Crie um documento no ROS da classe configurada com declaração automática.
- Especifique o nome da classe de registo numa propriedade String do documento de
origem.
Esta é a propriedade (AutoDeclareRecordClassSymName) introduzida previamente
no ficheiro RMAutoDeclare.properties.
(Consulte o Passo 2 no procedimento de ficheiro de configuração da declaração automática
indicado previamente neste tópico.) Ao criar um documento, o utilizador introduz o nome
da classe do registo nesta propriedade. Se não especificar o nome simbólico, o nome de
classe predefinido é ElectronicRecordInfo.
- Especifique o caminho da pasta do registo arquivado noutra propriedade String.
Esta é a outra propriedade (AutoDeclareFolderSymName) conforme utilizado no ficheiro
RMAutoDeclare.properties. (Consulte o Passo 1 no procedimento de
ficheiro de configuração da declaração automática indicado previamente neste tópico.) Ao
criar um documento, o utilizador introduz o caminho da pasta arquivado no registo ou GUID
nesta propriedade. Se o valor não for válido, a rotina de tratamento de eventos regista
um erro. O caminho da pasta do registo deve começar com "/<File Plan Name>/..." (por exemplo, "/File Plan/Category1/Folder1").
O utilizador também pode introduzir o GUID da pasta.
Depois de o
utilizador criar o documento, o evento RMAutoDeclare declara o mesmo na pasta especificada do FPOS, utilizando a classe de registo especificada.