Quando um registo deixa de ter importância, o utilizador pode substituí-lo por outro registo. Por exemplo, poderá optar por substituir o registo que contém os dados pessoais dos funcionários de Dezembro de 2006 pelo registo de Abril de 2007. Ou poderá substituir um registo por outro com a versão mais recente do mesmo documento. Quando é estabelecida uma associação de substituição entre os registos substituídos e de substituição, cada um contém uma ligação navegável entre si.
A substituição de um registo não limita o acesso ao mesmo.
Substituir um registo durante a declaração
Ao declarar um registo, pode indicar que este novo registo deverá substituir um registo existente.
Antes de terminar a declaração de um registo não classificado, pode fazer clique em Alterar valor para modificar a selecção. Este procedimento abre uma janela onde poderá fazer clique em Remover objecto para limpar o campo ou em Seleccionar objecto para seleccionar outro registo. Se estiver a declarar um registo classificado, faça clique em Substitui para alterar o valor ou em Limpar para remover o mesmo.
Se já tiver declarado o novo registo e não tiver seleccionado a opção Substitui, pode especificar posteriormente que este deverá substituir um registo mais antigo.
Para substituir um registo após a declaração
IBM® Enterprise Records página de informação de propriedades
Ao visualizar a página de informações do registo mais antigo substituído, será apresentado o nome do registo mais recente que o substitui no campo Registos substituídos. Ao visualizar a página de informações do registo mais recente, será apresentado o nome do registo mais antigo que este irá substituir no campo Substitui. Pode fazer clique em Substitui para alterar o registo que este substitui ou em Limpar para remover o nome do registo.