Dostęp do właściwości i aktualizowanie właściwości przypisanych do dokumentu lub folderu jest możliwe w przypadku dodawania tych właściwości do składnicy obiektów lub w przypadku modyfikowania obiektów, np. poprzez wprowadzanie/zwracanie dokumentu albo zapisywanie treści pobranego dokumentu. Szablon wprowadzania używany w celu dodawania dokumentu określa, czy możliwe jest wybranie klasy lub przypisanie klasy do dokumentu. Można zmodyfikować właściwości przypisane do dokumentu, ale nie klasę; jednak można zmodyfikować właściwości i klasę przypisane do folderu.
Podczas zapisywania treści można kliknąć opcję Zapisz z właściwościami, aby zmodyfikować właściwości dokumentu, a także zapisać nową treść przed wprowadzeniem/zwróceniem nowego dokumentu ponownie do składnicy obiektów.
Użyj komendy Wyświetl/modyfikuj właściwości na karcie IBM ECM lub wybierz opcję Właściwości z menu podręcznego. Można również kliknąć opcję Pokaż szczegóły na dole panelu przeglądania po wybraniu dokumentu lub folderu. Informacje nt. obiektu są widoczne w panelu Szczegóły, a informacje dot. obiektu można wyświetlać i modyfikować po kliknięciu opcji Modyfikuj.
Do niektórych dokumentów mogą być przypisane właściwości, które zawierają cykl życia przygotowany przez administratora. Cykl życia dokumentu obejmuje różne stany, przez które przechodzi dokument w trakcie jego życia. Na przykład: stany cyklu życia wniosku o kredyt mogą występować w następującej kolejności:
Te stany określają kolejność, w jakiej wniosek o kredyt przechodzi z jednego procesu do innego. W miarę przechodzenia dokumentu między stanami dochodzi do aktualizacji stanu cyklu życia. Na przykład: po zatwierdzeniu następuje awansowanie dokumentu do drugiego stanu (zatwierdzenie). Gdy bank sfinansuje kredyt, wówczas dokument jest awansowany do stanu Finansowanie.
Do niektórych właściwości można przypisać strategię cyklu życia dokumentu. Strategia cyklu życia dokumentu jest przypisywana do klasy dokumentu i może z niej korzystać administrator. Stan cyklu życia jest wyświetlany i wówczas możliwe jest zmodyfikowanie cyklu życia, pod warunkiem że użytkownik ma odpowiednie uprawnienia.
Do niektórych właściwości dla dokumentów i folderów administrator może przypisać oznaczenia. Oznaczenia są oparte na konkretnych właściwościach i umożliwiają dostęp do dokumentów lub folderów. Po zastosowaniu oznaczenia do obiektu wynikowe uprawnienia dostępu dla obiektu są połączeniem ustawień pierwotnych praw dostępu i ustawień oznaczeń. Ustawienia oznaczeń mogą określać osobę, która może uzyskać dostęp do obiektu, do którego przypisane jest oznaczenie, oraz osobę, która może usuwać i modyfikować przypisane oznaczenia.
W zależności od aplikacji wybierz jedną z następujących opcji:
Zintegrowane aplikacje Office korzystające z FileNet Integration for Microsoft Office | |
---|---|
Aplikacje Office | Outlook |
|
|