IBM® Enterprise Records posibilita la administración, control y seguimiento de objetos físicos o informativos, por ejemplo carpetas y registros de papel, cintas de vídeo y libros. En IBM Enterprise Records, estos objetos se representan mediante un registro físico. Se trata de un archivo electrónico que contiene los metadatos que describen el objeto físico y su ubicación.
Puede configurar carpetas que representan el sistema de almacenamiento físico con cajas, carpetas de registros físicos o de registros híbridos. El registro que representa el elemento físico puede archivarse en cualquiera de esas carpetas de registros o en una carpeta electrónica. Los temas siguientes proporcionan información sobre cómo crear y administrar estas entidades y ubicaciones.