Ein Aktenplan ist eine hierarchische Struktur mit Containern (Aktenkategorien und Unterkategorien, Aktenordnern und Bänden), anhand derer die Akten organisiert werden. IBM® Enterprise Records unterstützt mindestens einen Aktenplan pro Aktenplan-Objektspeicher. Ihre Site kann über mehrere Aktenplan-Objektspeicher verfügen.
IBM Enterprise Records zeigt immer nur eine Aktenplan-Hierarchie auf einmal an.
- Eine grafische Darstellung der Hierarchie finden Sie in Schriftgutverwaltung.
- Ein Aktenplan legt die Sicherheit und die Aussonderung von Schriftstücken fest.
Standardmäßig erben die untergeordneten Einheiten die Sicherheits- und die Dispositionszeitpläne ihres übergeordneten Containers. Weitere Informationen zu Zugriffsberechtigungen und zur Aussonderungsübernahme finden Sie in Objekt-Zugriffsberechtigungen und Aussonderungszeitpläne.
- Ein Datenplan kann ebenfalls mit Benennungsmustern verbunden sein.
Alle Einheiten, die unter den Aktenplan erstellt werden, befolgen Benennungsmusterregeln, die Sie für den Plan festlegen. Weitere Informationen zu Benennungsmusterregeln finden Sie in Namenskonventionen.
- Beim ersten Zugriff eines Benutzers auf die Anwendung wird stets der Standardaktenplan angezeigt. Jeder Benutzer kann diesen Standard auf Wunsch in seinen Benutzervoreinstellungen ändern. Weitere Informationen hierzu finden Sie in Festlegen des Standardaktenplans.
- IBM Enterprise Records enthält ein Aktenplan-Import-/Export-Tool. Mit diesem können Sie einen Aktenplan in eine externe Umgebung exportieren, etwa wenn Sie von einer Testumgebung zu einer Produktionsumgebung übergehen. Ausführliche Informationen zu diesem Tool finden Sie in Verwenden des Aktenplan-Import-/Exporttools.