IBM Enterprise Records, Version 5.1.+            

Copie d'un enregistrement

Seul un utilisateur possédant au moins les privilèges du rôle utilisateur privilégié ou réviseur peut copier un enregistrement dans un autre emplacement du même plan de fichiers. Lorsqu'un utilisateur privilégié ou un réviseur copie un enregistrement, IBM® Enterprise Records copie le document déclaré dans la librairie d'enregistrements dans le même fichier source mais avec un nom de fichier de référence différent. A l'exception du nom, de la description, des informations de sécurité et d'élimination, IBM Enterprise Records copie les métadonnées de l'enregistrement dans le nouveau dossier de la librairie de plans de fichiers avec un lien vers le document copié dans la librairie d'enregistrements.

Implications de la copie d'enregistrements

Pour copier un seul enregistrement :

  1. Parcourez la hiérarchie du plan de fichiers pour accéder à l'enregistrement que vous devez copier.
  2. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le nom de l'enregistrement et sélectionnez Copier dans le menu contextuel.
  3. Notez que le champ Titre du document contient un nom d'enregistrement avec le préfixe Copie de.
  4. Saisissez la description de la copie d'enregistrement et cliquez sur Suivant.
  5. Accédez à l'emplacement du plan de fichiers où vous souhaitez stocker la copie de l'enregistrement et cliquez sur Copier.
  6. Un message de confirmation s'affiche pour vous signifier que l'action Copier a bien eu lieu. Cliquez ensuite sur OK pour revenir à la page Parcourir. Gardez à l'esprit les points suivants :
    • Un enregistrement électronique ne peut être copié dans un dossier physique.
    • Un enregistrement ne peut être copié dans un dossier cible inactif ou fermé.

Pour copier un ou plusieurs enregistrements

  1. Parcourez la hiérarchie du plan de fichiers pour accéder aux enregistrements à copier.
  2. Cochez les cases situées à gauche des enregistrements à copier.
  3. A partir du menu Actions de sélection multiple, sélectionnez Copier.
  4. Dans la fenêtre Copier, sélectionnez dans la liste l'emplacement du plan de fichiers où vous voulez copier les enregistrements.

    Vous pouvez utiliser la zone Filtre pour limiter le nombre d'éléments qui figurent dans la liste Nom de l'entité. Par exemple, si vous savez que le nom de l'emplacement de votre plan de fichiers contient la lettre x, vous pouvez entrer x dans le champ Filtre et cliquer sur OK. La liste est alors réactualisée avec les seuls noms d'emplacements de plan de fichiers contenant un x. Cliquez sur Réinitialiser pour rafraîchir la liste et revenir à la liste complète des plans de fichiers par ordre alphabétique.

  5. Accédez à l'emplacement du plan de fichiers où vous souhaitez stocker la copie de l'enregistrement et cliquez sur Copier.
  6. Un message de confirmation s'affiche pour vous signifier que l'action Copier a bien eu lieu. Cliquez ensuite sur OK pour revenir à la page Parcourir.


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Dernière mise à jour : Août 2011


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