只有至少具備「特許使用者」角色或「檢閱人員」角色專用權的使用者,才能將記錄複製到相同檔案計劃中的其他位置。
當特許使用者或檢閱人員複製記錄時,IBM® Enterprise
Records 會用不同的包含名稱,在相同的來源檔案上,複製記錄物件儲存庫 (ROS) 中的已宣告文件。IBM Enterprise
Records
會將記錄 meta 資料(名稱、說明、安全性和處置資訊除外)複製到檔案計劃物件儲存庫 (FPOS) 中的新資料夾,且會有鏈結通往 ROS 中所複製的文件。
複製記錄的含意。
- 複製記錄的安全性含意 - 複製記錄之後,新記錄會繼承新母項儲存器的安全性。
- 複製記錄的處置含意 - 複製的記錄會繼承新母項儲存器的處置排程,除非記錄具有由其記錄類型產生的處置。
即使原始記錄已中斷,複製的記錄也不會中斷。複製的記錄具有由記錄的記錄類型產生的處置排程時,授權使用者必須對複製的記錄啟動處理。
如果要複製單一記錄,請執行下列動作:
- 瀏覽檔案計劃階層以存取要複製的記錄。
- 在記錄名稱上按一下滑鼠右鍵,並從快速功能表中選取「複製」。
- 請注意,「文件標題」欄位會填入加上「複製 -」字首的記錄名稱。
- 輸入記錄副本的「說明」,按下一步。
- 導覽至檔案計劃中要儲存副本的位置,按一下「複製」。
- 顯示確認訊息以驗證「複製」動作完成後,按一下「確定」,回到「瀏覽」頁面。 請注意以下事宜:
- 無法將電子記錄複製到實體資料夾。
- 僅可將記錄複製到處於作用中和開啟狀態的目標資料夾。
如果要複製一或多個記錄
- 瀏覽檔案計劃階層以存取要複製的記錄。
- 選取您要複製的記錄左側的勾選框。
- 從「複選動作」功能表中,選取「複製」。
- 在「複製」視窗上,從清單中選取要將記錄複製到其中的檔案計劃位置。
您可以使用「過濾器」欄位來限制「實體名稱」清單中出現的項目數。比方說,如果您知道您的檔案計劃位置的名稱中有一個字母 x,您可以在過濾器欄位中輸入 x,按一下執行,清單會重新整理,只顯示含有 x 字母的檔案計劃位置名稱。按一下重設,可將清單重新整理回到按字母順序排列的完整檔案計劃清單。
- 導覽至檔案計劃中要儲存副本的位置,按一下「複製」。
- 顯示確認訊息以驗證「複製」動作完成後,按一下「確定」,回到「瀏覽」頁面。