När du arbetar med IBM® Enterprise Records-rapporter kan du sammanställa en lista över alla tillgängliga IBM Enterprise Records-rapporter, detaljer om konfigurationskriterier för varje rapport samt förutsättningarna för att generera rapporten.
Innan du kan generera en rapport måste du se till att alla förutsättningar som listas nedan för rapporten är uppfyllda. Du måste också ha konfigurerat rapportservern under installationen av IBM Enterprise Records. I IBM Enterprise Records Installation and Upgrade Guide finns mer information.
Egenskap | Beskrivning |
---|---|
Ange avsnitt i arkiveringsplanen | Klicka på Bläddra och välj den del av arkiveringsplanen som rapporten ska köras mot. Om du inte anger ett avsnitt används hela arkiveringsplanen. |
Användarnamn | Ange ett användarnamn eller klicka på välj användare om du vill söka efter och välja den användare vars åtgärder du ska söka efter. |
Startdatum | Klicka på kalenderikonen och välj det tidigaste åtgärdsdatumet som rapporten ska baseras på. |
Slutdatum | Klicka på kalenderikonen och välj det senaste åtgärdsdatumet som rapporten ska baseras på. |
RM-entitetstyp | Gör ditt val genom att klicka på en eller flera RM-poster i listan (skiftklicka eller Ctrl-klicka). |
Rapporttyp | Välj Detaljerad om du vill se händelsenamn, entitetstyp, användarnamn, åtgärdsdatum, entitetsnamn och totalt antal poster. Välj Sammanfattad om du vill se händelsenamn, entitetstyp och totalt antal entiteter. |
Egenskap | Beskrivning |
---|---|
Avvecklingsåtgärd | Välj en avvecklingsåtgärd från menylistan, som innehåller Förhandsgranska, Exportera, Överför, Förstör, Överför tillfälligt, Brytpunkt och Vital granskning. |
Startdatum | Klicka på kalenderikonen och välj startdatumet för rapporten. Detta definierar början på den period under vilken den valda avvecklingsåtgärden ska utföras. |
Slutdatum | Klicka på kalenderikonen och välj slutdatumet för rapporten. Detta definierar slutet på den period under vilken den valda avvecklingsåtgärden ska utföras. |
Rapporttyp | Välj Detaljerad om du vill se faskörningsdatum, avvecklingsschemanamn, entitetstyp, tillkomstdatum, författare och entitetsnamn. Välj Sammanfattad om du vill se faskörningsdatum, avvecklingsschemanamn, entitetstyp och totalt antal entiteter. |
Egenskap | Beskrivning |
---|---|
Rapporttyp | Välj Detaljerad om du vill se avvecklingsschemanamn, åtgärdsnamn, entitetstyp och entitetsnamn. Välj Sammanfattad om du vill se avvecklingsschemanamn, entitetstyp och totalt antal entiteter. |
Egenskap | Beskrivning |
---|---|
Ange avsnitt i arkiveringsplanen | Klicka på Bläddra och välj den del av arkiveringsplanen som rapporten ska köras mot. Om du inte anger ett avsnitt används hela arkiveringsplanen. |
Namn på avvecklingsschema | Klicka på välj avvecklingsschema och välj ett avvecklingsschema från den lista som visas, eller skriv ett namn. Tänk på att om den text som du väljer eller skriver förekommer i något annat schemanamn, väljs också detta schema. |
Rapporttyp | Välj Detaljerad om du vill se schemanamn, entitetsnamn, tillkomstdatum, skapat av och totalt antal poster. Välj Sammanfattad om du vill se schemanamn och totalt antal poster. |
Egenskap | Beskrivning |
---|---|
Namn på avvecklingsschema | Klicka på välj avvecklingsschema och välj ett avvecklingsschema från den lista som visas, eller skriv ett namn. Tänk på att om den text som du väljer eller skriver förekommer i något annat schemanamn, väljs också detta schema. |
RM-entitetstyp | Gör ditt val genom att klicka på en eller flera RM-poster i listan (skiftklicka eller Ctrl-klicka). |
Rapporttyp | Välj Detaljerad om du vill se schemanamn, åtgärdsnamn, RM-entitetstyp, tillkomstdatum, skapat av och RM-entitetsnamn. Välj Sammanfattad om du vill se schemanamn, åtgärdsnamn, RM-entitetstyp och totalt antal entiteter. |
Egenskap | Beskrivning |
---|---|
Säkerhetskategori | Välj en eller flera säkerhetskategorier (Top Secret, Secret, Confidential, Restricted eller Unclassified). |
RM-entitetstyp | Välj en eller båda entitetstyperna som du vill ha en rapport om. |
Rapporttyp | Välj Detaljerad om du vill se säkerhetskategori, RM-entitetstyp, tillkomstdatum, skapat av och RM-entitetsnamn. Välj Sammanfattad om du vill se säkerhetskategori, RM-entitetstyp och totalt antal entiteter. |
Egenskap | Beskrivning |
---|---|
Ange avsnitt i arkiveringsplanen | Klicka på Bläddra och välj den del av arkiveringsplanen som rapporten ska köras mot. Om du inte anger ett avsnitt används hela arkiveringsplanen. |
Startdatum | Klicka på kalenderikonen och välj det tidigaste tillkomstdatumet som rapporten ska baseras på. |
Slutdatum | Klicka på kalenderikonen och välj det senaste tillkomstdatumet som rapporten ska baseras på. |
Rapporttyp | Välj Detaljerad om du vill se tillkomstdatum, författare och RM-entitetsnamn. Välj Sammanfattad om du vill se tillkomstdatum och antal skapade postmappar. |
Egenskap | Beskrivning |
---|---|
Ange avsnitt i arkiveringsplanen | Klicka på Bläddra och välj den del av arkiveringsplanen som rapporten ska köras mot. Om du inte anger ett avsnitt används hela arkiveringsplanen. |
Startdatum | Klicka på kalenderikonen och välj det tidigaste tillkomstdatumet som rapporten ska baseras på. |
Slutdatum | Klicka på kalenderikonen och välj det senaste tillkomstdatumet som rapporten ska baseras på. |
Skapad av användare | Ange ett användarnamn, eller klicka på välj användare om du vill söka efter och välja den användare som rapporten ska genereras för. |
Rapporttyp | Välj Detaljerad om du vill se skapad av, tillkomstdatum och RM-entitetsnamn. Välj Sammanfattad om du vill se skapad av, tillkomstdatum och antal skapade poster. |
Egenskap | Beskrivning |
---|---|
Ange avsnitt i arkiveringsplanen | Klicka på Bläddra och välj den del av arkiveringsplanen som rapporten ska köras mot. Om du inte anger ett avsnitt används hela arkiveringsplanen. |
Startdatum | Klicka på kalenderikonen och välj det tidigaste visningsdatumet som rapporten ska baseras på. |
Slutdatum | Klicka på kalenderikonen och välj det senaste visningsdatumet som rapporten ska baseras på. |
Visad av användare | Ange ett användarnamn, eller klicka på välj användare om du vill söka efter och välja den användare som rapporten ska genereras för. |
Rapporttyp | Välj Detaljerad om du vill se visad av, visningsdatum, tillkomstdatum, RM-entitetsnamn och totalt antal poster. Välj Sammanfattad om du vill se visad av, visningsdatum, och totalt antal poster. |
Rapporten visar vilka elektroniska volymer som öppnats och/eller stängts under den angivna tidsperioden. För den detaljerade rapporten kan du söka efter båda. För den sammanfattade rapporten kan du ange antingen öppnad eller stängd. I Kategorier, mappar och volymer finns mer information om hur volymer öppnas och stängs.
Egenskap | Beskrivning |
---|---|
Ange avsnitt i arkiveringsplanen | Klicka på Bläddra och välj den del av arkiveringsplanen som rapporten ska köras mot. Om du inte anger ett avsnitt används hela arkiveringsplanen. |
Startdatum | Klicka på kalenderikonen och välj det tidigaste öppnings/stängningsdatumet som rapporten ska baseras på. |
Slutdatum | Klicka på kalenderikonen och välj det senaste öppnings/stängningsdatumet som rapporten ska baseras på. |
Åtgärd | Markera kryssrutorna Öppnad och/eller Stängd (om tillgänglig) beroende på vilket som ska ingå i rapporten. |
Rapporttyp | Välj Detaljerad om du vill se öppningsdatum och/eller stängningsdatum, tillkomstdatum, skapad av och RM-entitetsnamn. Välj Sammanfattad om du vill se öppningsdatumet (eller stängningsdatumet) och antalet öppnade eller stängda poster. |
Rapporten visar vilka mappar och poster som har kopplats till ett angivet avvecklingsschema under en viss tidsperiod.
Egenskap | Beskrivning |
---|---|
Ange avsnitt i arkiveringsplanen | Klicka på Bläddra och välj den del av arkiveringsplanen som rapporten ska köras mot. Om du inte anger ett avsnitt används hela arkiveringsplanen. |
Namn på avvecklingsschema | Klicka på välj avvecklingsschema och välj ett avvecklingsschema från den lista som visas, eller skriv ett namn. Om den text du valde eller skrev visar något annat schemanamn, väljs även det schemat. Fältet är skiftberoende. |
Startdatum | Klicka på kalenderikonen och välj det tidigaste kopplingsdatumet som rapporten ska baseras på. |
Slutdatum | Klicka på kalenderikonen och välj det senaste kopplingsdatumet som rapporten ska baseras på. |
Rapporttyp | Välj Detaljerad om du vill se avvecklingsschema, entitetstyp, allokeringsdatum, tillkomstdatum, författare och entitetsnamn. Välj Sammanfattad om du vill se allokeringsdatum, avvecklingsschema och entitetstyp. |
Rapporten visar entiteter som berördes av den angivna åtgärden. Innan du kan generera rapporten måste du koppla åtgärden till ett eller flera avvecklingsscheman och koppla avvecklingsscheman till en eller flera kategorier eller mappar. Kör avvecklingsavsökningen så att du får med den senaste informationen i rapporten.
Egenskap | Beskrivning |
---|---|
Avvecklingsåtgärd | Välj en avvecklingsåtgärd från menylistan, som innehåller Förhandsgranska, Exportera, Överför, Förstör, Överför tillfälligt, Brytpunkt och Vital granskning. |
Startdatum | Klicka på kalenderikonen och välj startdatumet för rapporten. Detta definierar början på den period under vilken den valda avvecklingsåtgärden ska utföras. |
Slutdatum | Klicka på kalenderikonen och välj slutdatumet för rapporten. Detta definierar slutet på den period under vilken den valda avvecklingsåtgärden ska utföras |
Rapporttyp | Välj Detaljerad om du vill se åtgärdsnamn, entitetsnamn, faskörningsdatum, borttagnings-/arkiveringsdatum, skapad av, schemanamn, ID, plats, postkategori/mappidentifierare, medietyp och format. Välj Sammanfattad om du vill se åtgärdsnamn, RM-posttyp och totalt antal poster. |
Rapporten visar vilka mappar och poster som spärras för närvarande. Du måste tidigare ha skapat en eller flera spärrar och tillämpat dem på posterna. Datumet avser när spärren tillämpades.
Egenskap | Beskrivning |
---|---|
Ange avsnitt i arkiveringsplanen | Klicka på Bläddra och välj den del av arkiveringsplanen som rapporten ska köras mot. Om du inte anger ett avsnitt används hela arkiveringsplanen. |
Startdatum | Klicka på kalenderikonen och välj det tidigaste spärrdatumet som rapporten ska baseras på. |
Slutdatum | Klicka på kalenderikonen och välj det senaste spärrdatumet som rapporten ska baseras på. |
Rapporttyp | Välj Detaljerad om du vill se entitetstyp, entitetsnamn, tillkomstdatum, skapad av, spärrdatum, spärrnamn, ID, plats, postkategori/mappidentifierare, medietyp och format. Välj Sammanfattad om du vill se entitetstyp och totalt antal entiteter. |
Rapporten visar platsen för poster efter den programtyp som skapade det tillhörande dokumentet. Rapporten använder data från fältet Format för en deklarerad post. Fältet Format är valfritt vid deklaration av en elektronisk post i bas- och PRO-data, men ett obligatoriskt fält i DoD-datamodellen. Så länge som värdet i fältet Format matchar något av de formattyper som du kan välja för rapporten, kommer posten att väljas för rapporten.
Egenskap | Beskrivning |
---|---|
Programtyp | Klicka på välj programtyp och välj en programtyp från den lista som visas. Klicka på Nästa om du behöver gå vidare till nästa sida med programtyper. |
Rapporttyp | Välj Detaljerad om du vill se programtyp, skapad av, tillkomstdatum och RM-entitetsnamn (inbegriper plats). Välj Sammanfattad om du vill se programtyp, plats och antal entiteter. |
Rapporten visar poster som är schemalagda för att nedgraderas eller avklassificeras inom en angiven tidsperiod. Rapporten producerar resultat bara om tillräckligt tid har gått så att vissa poster har nått fram till den punkt då den här klassificeringsändringen ska göras. Användarna kommer bara att se poster som är lika med eller lägre än deras egen säkerhetsklassificering. Nedgradering vid händelser är inte tillgänglig i rapporten.
Egenskap | Beskrivning |
---|---|
Ange avsnitt av arkiveringsplan | Klicka på Bläddra om du vill navigera till det avsnitt i arkiveringsplanen som du vill ha en rapport för. Klicka på OK när rätt entitet visas i slutet av sökvägen. Om du inte anger ett avsnitt används hela arkiveringsplanen. |
Klassificeringsåtgärd | Välj Nedgradering om du vill hitta poster som ska flyttas från top secret eller secret till en lägre klassificering. Välj Avklassificering om du vill hitta poster som ska flyttas från top secret, secret eller confidential till oklassificerad. |
Startdatum | Klicka på kalenderikonen och välj det tidigaste datumet som rapporten ska baseras på. |
Slutdatum | Klicka på kalenderikonen och välj det senaste datumet som rapporten ska baseras på. |
Rapporttyp | Välj Detaljerad om du vill se nedgraderingsdatum, aktuell klassificering, posttitel och nedgraderingsinstruktioner för nedgraderingsalternativet. För avklassificeringsalternativet visar rapporten avklassificeringsdatum, aktuell klassificering och posttitel. Välj Sammanfattad om du vill se nedgraderingsdatum, aktuell klassificering och posttitel för nedgraderingsalternativet. För avklassificeringsalternativet visar rapporten avklassificeringsdatum, aktuell klassificering och posttitel. |
Om du skapar postmappar innan du skapar deras avvecklingsscheman, använder du den här rapporten för att hitta mappar senare när du är klar med tilldelningen av deras avvecklingsscheman. Rapporten gäller hela arkiveringsplanen.
Egenskap | Beskrivning |
---|---|
Rapporttyp | Välj Detaljerad om du vill se entitetstyp, entitetsnamn, ID, tillkomst/arkiveringsdatum, författare, plats, postkategori/mappidentifierare, medietyp och format. Välj Sammanfattad om du bara vill se antalet entiteter i varje entitetstyp. |
Rapporten listar alla kategorier, mappar och poster för vilka ett angivet granskningsbeslut har fattats. Rapporten gäller hela arkiveringsplanen. Tidigare måste du ha skapat och tillämpat avvecklingsscheman på de angivna IBM Enterprise Records-mapparna och köra avvecklingsavsökning. Granskarna måste ha slutfört uppgifterna i sina arbetsflödesinkorgar (eller den allmänna inkorgen för RecordsManagerApproval).
Innan du kör rapporten måste du skapa ett anpassat objekt genom att slutföra följande procedur:
Egenskap | Beskrivning |
---|---|
Granskningsbeslut | Välj granskningsbeslutet från menyn, som innehåller Godkänn, Avvisa, Spärra och Ändra schema. |
Startdatum | Klicka på kalenderikonen och välj det tidigaste granskningsdatumet som rapporten ska baseras på. |
Slutdatum | Klicka på kalenderikonen och välj det senaste datumet som rapporten ska baseras på. |
Rapporttyp | Välj Detaljerad om du vill se fasbeslutsdatum (månad), schemanamn, entitetstyp, fasbeslutsdatum (dag och klockslag), granskningskommentarer, tillkomstdatum och författare. Välj Sammanfattad om du vill se fasbeslutsdatum (månad), schemanamn, entitetstyp och totalt. |
Rapporten listar kategorier och/eller mappar i det valda avsnittet av avvecklingsplanen. Datum avser när entiteterna skapades.
Egenskap | Beskrivning |
---|---|
Ange avsnitt i arkiveringsplanen | Klicka på Bläddra och välj den del av arkiveringsplanen som rapporten ska köras mot. Om du inte anger ett avsnitt används hela arkiveringsplanen. |
RM-entitetstyp | Gör ditt val genom att klicka på en eller flera RM-poster i listan (skiftklicka eller Ctrl-klicka). |
Startdatum | Klicka på kalenderikonen och välj det tidigaste tillkomstdatumet som rapporten ska baseras på. |
Slutdatum | Klicka på kalenderikonen och välj det senaste tillkomstdatum som rapporten ska baseras på. |
Rapporttyp | Välj Detaljerad om du vill se entitetstyp, skapad av, tillkomstdatum, entitetsnamn och det totala antalet poster av entitetstypen. Välj Sammanfattad om du bara vill se antalet av posttypen. |
Rapporten visar vilka vitala poster som har nått granskningsstadiet (eller annan konfigurerad åtgärd) inom det angivna tidsintervallet. Du måste tidigare ha angett en vital granskningsåtgärd och ett återkommande datum då åtgärden regelbundet ska startas. Postens vitalindikator måste ha värdet true. Kör avvecklingsavsökningen så att posterna är uppdaterade innan du kör rapporten. I Inställningar för vitala poster finns mer information.
Egenskap | Beskrivning |
---|---|
Ange avsnitt i arkiveringsplanen | Klicka på Bläddra och välj den del av arkiveringsplanen som rapporten ska köras mot. Om du inte anger ett avsnitt används hela arkiveringsplanen. |
Startdatum | Klicka på kalenderikonen välj det tidigaste datumet för vitala postgranskningar. |
Slutdatum | Klicka på kalenderikonen välj det senaste datumet för vitala postgranskningar. |
Rapporttyp | Välj Detaljerad om du vill se granskningsdatum, tillkomstdatum, skapat av och entitetsnamn. Välj Sammanfattad om du vill se granskningsdatum och totalt antal poster. |