Cette rubrique explique comment utiliser les workflows d'élimination.
Les workflows d'élimination sont semblables en apparence. Ils s'affichent dans votre boîte de réception ou dans la boîte de réception partagée RecordsManagerApproval.
Pour lancer un workflow :
Les champs et boutons suivants sont communs à la plupart des workflows. Les champs supplémentaires sont décrits dans les rubriques correspondant à tous les types différents d'étapes de workflow.
Instructions
Dans la partie supérieure de la fenêtre figurent des instructions pour terminer l'étape. Elles sont rédigées par le concepteur du workflow. Si vous ne les voyez pas, cliquez sur Instructions pour ouvrir la boîte qui les contient.
Nom de l'entité
Une ou plusieurs entités sont répertoriées. Si l'entité est un enregistrement électronique ou un conteneur, vous pouvez cliquer sur son nom pour afficher l'enregistrement ou ouvrir le dossier pour voir ce qu'il contient. Si l'entité est un enregistrement physique, l'entité n'a pas de contenu. Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton Obtenir des informations pour voir les pages d'informations de l'entité.
Mappage de transfert
Un mappage de transfert est un objet IBM® Enterprise Records qui mappe les noms de propriété Content Engine en noms de propriété XML que l'outil de transfert d'IBM Enterprise Records utilise pour générer un fichier XML lors de l'exportation d'entités IBM Enterprise Records. Vous pouvez sélectionner un objet de mappage de transfert depuis le menu déroulant Mappage de transfert. Pour plus d'informations sur les objets de mappage de transfert, voir Mappages de transfert.
Pour plus d'informations sur l'outil de transfert d'IBM Enterprise Records, voir Outil de transfert d'IBM Enterprise Records.
Commentaires de révision
Vous pouvez saisir des commentaires directement dans la zone de saisie ou cliquer sur l'icône jaune en bas de la zone de saisie pour ouvrir une fenêtre plus grande dans laquelle vous pouvez écrire ou lire des commentaires plus longs sans faire défiler la zone de saisie. Si vous ouvrez la zone de saisie plus grande, cliquez sur Mettre à jour, puis sur Fermer.
Décision de révision
Sélectionnez Approuver pour chaque entité si vous approuvez l'action du workflow.
Sélectionnez Rejeter pour ne pas appliquer l'action à ce moment. Si vous rejetez, vous devez préciser la raison dans les commentaires.
Sélectionnez Mettre en attente pour indiquer que l'entité doit être mise en attente. Vous devez appliquer la mise en attente en-dehors de l'étape de workflow lorsque le message indique le moment où vous terminez le workflow. L'entité est alors replacée dans l'état dans lequel elle se trouvait avant le début de l'élimination. Pour plus d'informations sur l'application de la mise en attente d'un entité, voir Mise en attente d'entités (manuellement).
Sélectionnez Modifier le planning pour utiliser un planning d'élimination différent pour l'entité. Vous devez mettre en œuvre le nouveau planning d'élimination en-dehors de l'étape de workflow. L'entité est alors replacée dans l'état dans lequel elle se trouvait avant le début de l'élimination. Pour plus d'informations sur la modification d'un planning d'élimination, voir Modification du planning d'élimination associé à une entité.
Colonnes d'information
Les différentes étapes montrent différentes informations concernant l'entité et n'ont pas besoin de saisie.
Boutons Appliquer et Fermer
Vous pouvez modifier des informations, Appliquer les changements, puis Fermer la fenêtre sans rien faire de plus. L'élément de travail reste dans la même boîte de réception. L'option Appliquer est aussi nécessaire pour terminer un workflow si vous avez sélectionné la mise en attente d'une entité.
Bouton Réattribuer
Il ouvre la fenêtre lorsque vous sélectionnez un autre utilisateur qui doit effectuer l'étape. Entrez les premiers caractères du nom, puis cliquez sur Rechercher. Sélectionnez l'utilisateur et cliquez sur Continuer.
Bouton Etat
Ouvre l'application Contrôleur de suivi.
Bouton Terminer
Le bouton Terminer achève l'étape du workflow et fait passer l'entité à l'étape suivante du processus d'élimination.