Un registro es una referencia a información y proporciona metadatos para administrar la información. Puede heredar datos del contenedor en el que se creó. Por ejemplo, puede heredar el programa de disposición del contenedor superior. Los registros pueden ser físicos o electrónicos. Ambos tipos se pueden catalogar como vitales y marcarse como permanentes. El modelo de datos capítulo 4 de DoD permite declarar registros con una clasificación de seguridad: Alto secreto, Secreto, Confidencial o Desclasificado. El modelo de datos PRO permite la clasificación de registros siguiente: Alto Secreto, Secreto, Confidencial, Restringido o Desclasificado.
Los modelos de datos básico y DoD permiten declarar registros en categorías de registro, carpetas de registros y volúmenes. El modelo de datos PRO permite declarar registros en carpetas de registros y volúmenes.
La eliminación o la disposición de un registro elimina únicamente la versión del documento al que señala el registro. Si existe solo una versión del documento, se eliminará la serie completa de versiones del documento. Por ejemplo, si un documento tiene varias versiones y una de ellas se declara como registro, solo la versión que se declare como registro se eliminará con el registro. Las versiones que no se declaren como registro, o que se declaren con otro registro, no se eliminarán.
Consulte Entidades físicas para obtener más información sobre cómo administrar registros físicos.
Al marcar como Vital un contenedor, seleccione el evento recurrente que activa la revisión o actualización periódica de registros vitales, así como la acción que se inicia cuando tenga lugar el evento de revisión. Siempre que tenga lugar el evento recurrente, se inicia el flujo de trabajo de revisión de registros vitales asociado con dicho evento. Para obtener más información, consulte Definir registros vitales.
IBM Enterprise Records incluye un informe, Registros vitales pendientes de disposición, en el que figuran los registros vitales electrónicos que están pendientes de disposición en un determinado periodo de tiempo. Para obtener más información sobre los informes, consulte Generación de informes.
Un registro permanente se identifica como información que tiene el valor suficiente para preservarla en la organización más allá del tiempo requerido normalmente. Para marcar un registro como permanente, defina en True el valor de la propiedad Indicador de registro permanente. De forma predeterminada, esta propiedad no se muestra en IBM Enterprise Records para el asistente para declarar la instalación. Cuando se crea una categoría o una carpeta, la propiedad Indicador de registro permanente no aparece de forma predeterminada. Si no desea que aparezca la propiedad en estos casos, cámbiela a oculto mediante Enterprise Manager. Para obtener más información sobre cómo mostrar la propiedad Indicador de registro permanente en Content Engine, consulte Personalizar la visualización de propiedades.
No hay ningún comportamiento asociado con la propiedad Indicador de registro permanente. La propiedad es sólo informativa y aunque Indicador de registro permanente se haya definido como True, el registro puede eliminarse.