IBM Enterprise Records, 版本 5.1.+            

利用已儲存的搜尋和範本來搜尋記錄

除了在「搜尋」標籤上搜尋特定的 IBM® Enterprise Records 實體之外,您也可以使用在 Workplace 中建立的搜尋範本或儲存的搜尋。

當搜尋範本設計者將搜尋儲存在 <FPOS>:\Records Management\Templates 目錄,並輸入 IBM Enterprise Records 作為應用程式名稱時,搜尋即會出現在「搜尋」標籤中。 請選取「搜尋範本和儲存的搜尋」,來查看 IBM Enterprise Records「搜尋」標籤上的搜尋清單。 只有建立時「應用程式名稱」欄位值為 RM 的搜尋會出現在 IBM Enterprise Records 中。

可以存取 Workplace 中「作者 > 進階工具」的使用者,也可以使用「搜尋設計程式」來建立和修改搜尋。當建立搜尋範本時,您可以利用「RM 實體類型」內容,在搜尋結果中指定或過濾出 IBM Enterprise Records 特定實體。 下表列出 IBM Enterprise Records 實體及其對應值:

表 1. IBM Enterprise Records 實體及對應值
RM 實體類型 物件類型*
記錄種類 101 資料夾
記錄資料夾 102 資料夾
電子記錄資料夾 105 資料夾
實體儲存器 106 資料夾
混合記錄資料夾 108 資料夾
實體記錄資料夾 110 資料夾
磁區 103 資料夾
電子記錄 301 文件
電子郵件記錄 302 文件
標記 303 文件

*自訂物件是如動作、位置、記錄類型等等之類的項目。顯示「搜尋設計程式」中的「物件子類別」下拉功能表時,您可以查看此清單。

設計搜尋時,您可以列出會在搜尋範本中顯示為勾選框的實體類型。請在「物件類型」頁面上指定這些類型。 如果您使用搜尋範本,請在上述表格中輸入值,或選取所需的「對選取的類別過濾結果:」勾選框,以搜尋特定的實體類型。

請參閱「搜尋設計程式」的「說明」,以取得建立已儲存的搜尋和搜尋範本的相關資訊。

已儲存的搜尋

建立者已經定義了已儲存搜尋的所有準則。您只需按一下名稱。這步操作將執行搜尋並如同您開啟了一個資料夾一樣顯示結果。儲存搜尋的圖示外觀如圖所示:儲存搜尋圖示

搜尋範本

搜尋範本通常可讓您查看搜尋準則並輸入您自己的值。您不能變更搜尋所依據的屬性也不能變更運算子。您只要為已由設計者預先選取的標準輸入值。搜尋範本圖示的外觀如圖所示:search template icon

IBM Enterprise Records 只支援含有內容型擷取 (CBR) 元素的搜尋或搜尋範本使用 VQL 選項。不支援如「全部」和「無」等其他的 CBR 選項。

VQL 是 Autonomy K2 軟體支援的查詢語言,是「內容搜尋引擎」的基礎。 如需 VQL 語法的相關資訊,請參閱安裝在 K2 Master Administration Server 上的 Autonomy 說明文件:http://<Master_Administration_Server_hostname>:9990/verity_docs/

如何使用搜尋範本或已儲存的搜尋,請執行下列動作:

  1. 請選取「搜尋」標籤並按一下「搜尋範本和已儲存的搜尋」。
  2. 選取列出的任何搜尋範本或已儲存的搜尋。
  3. 在所選搜尋範本中指定搜尋準則並按一下「搜尋」。(已儲存的搜尋會立即執行且無需使用者輸入。)
  4. 按一下「還原預設」以清除所有範本的搜尋準則。如果要從下拉功能表清除個別值,請選取清單頂部的空白。按一下行事曆圖示右側的「清除」連結以清除日期。強調顯示文字並按退位鍵以將其刪除。

搜尋結果顯示在該頁面的底部。您可以透過按一下欄標頭排序結果,透過按一下「取得資訊」圖示存取資訊頁面,並使用實體的快速功能表顯示文件、開啟資料夾和執行動作。如果要對多個實體執行動作,請選取它們的勾選框並從「複選動作」功能表選取動作。

 



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前次更新: 2011 年 8 月


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