IBM Enterprise Records, Versione 5.1.+            

Visualizzazione e modifica di proprietà di entità mediante le pagine Informazioni

Ad ogni entità IBM® Enterprise Records è associata una serie di pagine di informazioni accessibili facendo clic sulla relativa icona Ottieni informazioni (icona Ottieni informazioni). Le pagine Informazioni di un'entità forniscono informazioni sulle proprietà organizzate in visualizzazioni. Se si dispone di opportune autorizzazioni di accesso, è possibile visualizzare e modificare i valori delle proprietà dell'entità. Dalle pagine Informazioni, è possibile eseguire diverse azioni sull'entità visualizzata. Queste azioni corrispondono normalmente al menu di scelta rapida dell'entità nella scheda Sfoglia.

Per visualizzare e modificare le proprietà di un'entità:

  1. Fare clic sull'icona Ottieni informazioni di un'entità. La visualizzazione predefinita per la maggior parte delle entità è la pagina Proprietà. Per ulteriori informazioni sulle proprietà visualizzate, fare riferimento a Riferimento alle proprietà. Il campo Nome volume viene precompilato con un nome modello basato sul modello scelto durante la configurazione. È possibile immettere qualsiasi nome nel campo Nome volume, ma non sono ammessi nomi volume duplicati. Non è possibile includere uno dei seguenti caratteri come parte del nome volume: \ / : * ? " < > |,
  2. Per accedere ad altri tipi di informazione, nella parte superiore del pannello sinistro fare clic sul nome di una qualsiasi altra pagina Informazioni. Poiché alcune proprietà vengono aggiornate da Pulitura disposizioni o Blocchi di disposizione, i loro valori possono cambiare dopo l'esecuzione di questi processi.
  3. Per modificare i valori delle proprietà, selezionare il testo e sostituirlo oppure selezionare i valori dai menu o da altre finestre di dialogo.
  4. Fare clic su Applica per salvare le modifiche.
  5. Fare clic su Esci per chiudere la pagina Informazioni.

Se dopo aver modificato proprietà in una particolare visualizzazione si passa ad un'altra pagina di proprietà senza applicare le modifiche, la pagina modifica viene contrassegnata con l'icona di una matita. Se non si fa clic su Applica in ogni pagina modificata, ritornare alle pagine contrassegnate con l'icona della matita e fare clic su Applica. In caso contrario, tutte le modifiche apportate andranno perse quando si esce dalle pagine di informazioni. Le proprietà vengono visualizzate in sola lettura o sono modificabili in base ai diritti disponibili per il ruolo dell'utente.

Per stampare le proprietà di un'entità:

Il link Visualizzazione stampabile disponibile nell'angolo superiore destro di alcune pagine Informazioni consente di accedere a un elenco unico delle proprietà in formato stampabile. Per un'entità, normalmente l'elenco disponibile nella visualizzazione stampabile è sempre lo stesso indipendentemente dalla pagina Informazioni utilizzata per accedere al report. Il contenuto del report varia a seconda del tipo di entità.

  1. Selezionare l'icona Ottieni informazioni associata all'entità.
  2. Fare clic su Visualizzazione stampabile a partire da una qualsiasi pagina Informazioni dove è visualizzata l'icona della stampante nell'angolo superiore destro.
  3. Stampare la pagina HTML utilizzando l'opzione Stampa del menu File.

La tabella seguente descrive le visualizzazioni disponibili nelle pagine Informazioni. A ciascun tipo di entità è associato un insieme particolare di visualizzazioni.

Vista Descrizione
Proprietà La visualizzazione Proprietà è la visualizzazione predefinita quando si apre la pagina Informazioni di un'entità. In questa visualizzazione sono elencate le proprietà associate all'entità corrente. Un asterisco rosso indica che è necessario assegnare un valore alla proprietà. Questa visualizzazione può essere utilizzata per controllare e modificare le proprietà di un'entità.
Classificazione sicurezza In questa visualizzazione vengono mostrate le proprietà di classificazione di sicurezza. La visualizzazione Classificazione sicurezza può essere utilizzata per modificare le proprietà dei metadati del record classificato, dopo l'archiviazione del record. Per ulteriori informazioni, vedere Visualizzazione e modifica delle proprietà di classificazione della sicurezza.
Disposizione Attraverso la visualizzazione Disposizione è possibile modificare la pianificazione di disposizione correntemente associata all'entità. Questa visualizzazione consente di ereditare la pianificazione di disposizione dell'entità padre o di associare un'altra pianificazione di disposizione. È inoltre possibile modificare l'utente o il gruppo che è stato incaricato dello smaltimento dell'entità. Per ulteriori informazioni sull'associazione di una pianificazione di disposizione diversa all'entità, vedere Modifica della pianificazione di disposizione associata a un'entità.
Record vitale La visualizzazione Record vitale consente di specificare se la categoria o la cartella contiene record vitali. In questa visualizzazione è possibile selezionare l'evento che attiverà l'aggiornamento o la verifica periodica di record vitali, nonché l'azione che deve essere eseguita durante l'evento di revisione. Per ulteriori informazioni, vedere Impostazione di record vitali.
Condizione La visualizzazione Condizione consente di specificare i criteri di attivazione per un evento interno. È possibile selezionare gli operatori di condizione, specificare il valore della proprietà e creare condizioni di tipo unione che attivano l'evento interno. È inoltre possibile definire altre proprietà per il tipo di entità selezionato. Per ulteriori informazioni, vedere Aggiunta di un evento interno.
Sicurezza La visualizzazione Sicurezza consente di visualizzare o modificare le impostazioni di sicurezza di un'entità (a seconda delle autorizzazioni di sicurezza di cui si dispone). Le impostazioni di sicurezza consentono di stabilire gli utenti e i gruppi che possono accedere all'entità e consentono di controllare le loro autorizzazioni di sicurezza. Per controllare le impostazioni di sicurezza è anche possibile applicare un criterio di sicurezza. Per ulteriori informazioni su come specificare la sicurezza di un'entità, vedere Impostazione o modifica della sicurezza di un oggetto.
Archiviato in

La visualizzazione Archiviato in è disponibile solo per i record. In questa visualizzazione è disponibile un elenco di entità nelle quali è archiviato il record attualmente selezionato. Vengono visualizzate le seguenti informazioni:

  • Percorso completo delle entità nelle quali è stato archiviato il record.
  • Data di creazione del record.
  • Utente che ha creato il record.

Per ulteriori informazioni, vedere Visualizzazione di tutti i contenitori dove è archiviato un record.

Dettagli

Utilizzando la visualizzazione Dettagli, è possibile esaminare le proprietà di sola lettura di un'entità/oggetto associato e i relativi valori.

Per una categoria di record, una cartella di record, un volume o un record, la visualizzazione Dettagli mostra le proprietà divise in varie categorie denominate Generale, Disposizione, Vitale, Fisico e Record supplementari. È possibile mostrare e nascondere le proprietà che appartengono a un particolare gruppo facendo clic sulle icone Mostra dettagli e Nascondi dettagli visualizzate accanto al nome gruppo: Show details hide details

Link Un link rappresenta una relazione tra due entità. La visualizzazione Link mostra i vari link associati a un'entità. La visualizzazione Link è disponibile solo nella pagina Informazioni di record e di cartelle di record. Per ulteriori informazioni, vedere Visualizzazione e modifica di link.
Cronologia La visualizzazione Cronologia consente di tenere traccia delle operazioni eseguite su ciascuna entità IBM Enterprise Records. Tenere traccia delle entità in IBM Enterprise Records consente di controllare le operazioni che vengono eseguite sulle entità IBM Enterprise Records, come ad esempio: creazione, smaltimento, accesso, spostamento, copia e riallocazione di una pianificazione di disposizione. Per ulteriori informazioni sull'esecuzione della traccia di un'entità, vedere Visualizzazione delle voci di log di verifica.
Attese La visualizzazione Attese consente di visualizzare, modificare o eliminare attese di disposizione applicate a un'entità. Per ulteriori informazioni, vedere Blocchi di disposizione.
Motivo La visualizzazione predefinita nelle pagine Informazioni di una pianificazione di disposizione è la visualizzazione Motivo. Se si desidera effettuare una modifica, indicare il motivo di tale modifica. Altrimenti selezionare semplicemente la visualizzazione appropriata.
Pianifica Questa visualizzazione consente di modificare il nome, la descrizione e l'autorità di disposizione della pianificazione di disposizione selezionata.
Fasi Se la pianificazione di disposizione visualizzata contiene fasi, esse vengono elencate in questa visualizzazione. Per eliminare una fase fare clic sulla casella di controllo corrispondente, mentre per aggiungere altre fasi fare clic su Aggiungi nuova. Per visualizzare ulteriori informazioni o per modificare le informazioni su una fase, fare clic sul titolo della fase.
Entità in attesa Questa visualizzazione mostra le entità su cui è stata posta una particolare attesa. Da questa visualizzazione, è possibile rimuovere l'attesa su un'entità oppure utilizzare una ricerca per filtrare la schermata delle entità in attesa. Per ulteriori informazioni, vedere Visualizzazione e modifica delle entità in attesa.

Azioni disponibili nelle pagine Informazioni

Le pagine Informazioni includono anche le azioni applicabili all'entità selezionata. Queste azioni sono visualizzate nella parte inferiore del pannello sinistro. La tabella seguente descrive le azioni disponibili nelle pagine Informazioni.
 Icone Azioni delle pagine Informazioni

Icona Elimina

Elimina  Utilizzare l'azione Elimina per eliminare un'entità. Per informazioni su come eliminare le varie entità, vedere i seguenti argomenti:

Icona Chiudi Chiudi  Utilizzare l'azione Chiudi per limitare la creazione di entità figlie all'interno di una categoria di record, una cartella di record o un volume. Vedere Contenitori aperti e chiusi.
Icona Disloca Disloca  Utilizzare l'azione Disloca per spostare una categoria di record o una cartella di record e tutto il suo contenuto in una posizione diversa del piano file. Vedere Dislocamento di una categoria o cartella.
Icona Riapri Riapri  Utilizzare l'azione Riapri per riaprire una categoria di record, una cartella di record o un volume precedentemente chiusi. Vedere Contenitori aperti e chiusi Contenitori aperti e chiusi.
Icona Attiva Attiva  Utilizzare l'azione Attiva per riattivare una categoria di record o una cartella di record inattiva. Vedere Attivazione o disattivazione di categorie o cartelle.
Icona Disattiva Disattiva  Utilizzare l'azione Disattiva per disattivare una categoria di record o una cartella di record. Quando un contenitore è inattivo, non è possibile creare nuove entità all'interno del contenitore e gli utenti non possono vedere il contenitore inattivo quando dichiarano un record. Vedere Attivazione o disattivazione di categorie o cartelle.
Icona Metti in attesa Metti in attesa  Utilizzare l'azione Metti in attesa per sospendere o interrompere l'esecuzione di azioni di disposizione in una categoria di record, un volume o un record. Quando un'entità è in attesa, non è possibile eliminarla tramite l'azione Elimina. Vedere Messa in attesa di entità (manuale).
Icona Inizia disposizione Inizia disposizione  Utilizzare l'azione Inizia disposizione per eseguire una pianificazione di disposizione per un'entità. Vedere Avvio di una pianificazione di disposizione.
Icona Archivia Archivia  Utilizzare l'azione Archivia per archiviare un riferimento a un record in un'altra posizione del medesimo piano file. Vedere Archiviazione dei record.
Icona Sposta Sposta  Utilizzare l'azione Sposta per spostare un record a un'altra posizione del medesimo piano file. Per ulteriori informazioni, vedere Spostamento di record.
Icona Crea link Crea link  Utilizzare l'azione Crea link per creare un link tra un record o una cartella di record e un altro oggetto. Per ulteriori informazioni, vedere Creazione di un link.
Icona Avvia/Scarica Avvia/Scarica  Utilizzare l'azione Avvia/Scarica per avviare un flusso di lavoro. Per informazioni generali sui flussi di lavoro, vedere Flussi di lavoro.
Icona Copia Copia  Utilizzare l'azione Copia per copiare un record su un'altra posizione del medesimo piano file. Vedere Copia di un record.
Icona Declassa Declassa  Utilizzare l'azione Declassa per eliminare ogni livello di classificazione da un record.
Icona Promuovi classificazione Promuovi classificazione  Utilizzare l'azione Promuovi classificazione per promuovere la classificazione di un record. Questo link può essere utilizzato per classificare un record precedentemente non classificato o per promuovere il livello di classificazione di sicurezza corrente, ad esempio da Riservato a Segreto.
Icona Retrocedi classificazione Retrocedi classificazione  Utilizzare l'azione Retrocedi classificazione per retrocedere la classificazione di un record. Questo link può essere utilizzato per retrocedere il livello di classificazione di sicurezza corrente da Segreto a Riservato. Per passare da un qualsiasi livello di classificazione allo stato di non classificato, utilizzare l'azione Declassa.
icona Annulla dichiarazione Annulla dichiarazione Utilizzare l'azione Annulla dichiarazione per ripristinare la creazione di un record. Vedere Annullamento dichiarazione di un record.
icona Avvia richiesta rimozione attesa Avvia richiesta rimozione attesa Utilizzare l'azione Avvia richiesta rimozione attesa per avviare la rimozione delle attese condizionali. Tale azione rimuove l'attesa dalle entità associate al successivo avvio di Pulitura attesa. Vedere Rimozione di un blocco di disposizione.
icona Annulla richiesta rimozione attesa Annulla richiesta rimozione attesa Utilizzare l'azione Annulla richiesta rimozione attesa per annullare una richiesta di rimozione dell'attesa. È possibile annullare una richiesta di rimozione dell'attesa prima della pulitura attesa successiva. Vedere Rimozione di un blocco di disposizione.
icona Attiva per elaborazione pulitura attese Attiva per elaborazione pulitura attese Utilizzare l'azione Attiva per elaborazione pulitura attese per riattivare il processo di attesa. La selezione di questa opzione imposta l'attesa da elaborare durante l'esecuzione della pulitura attesa successiva. Tale opzione consente inoltre di rimettere un'entità su un'attesa condizionale durante l'esecuzione della pulitura attesa successiva. Vedere Rimozione di un blocco di disposizione.
Icona Visualizza informazioni documento Visualizza informazioni documento  Utilizzare l'azione Visualizza informazioni documento per visualizzare le pagine Informazioni di Workplace di un record. Vedere Visualizzazione delle informazioni sul documento di un record.
Icona Gestisci livello modello Gestisci livello modello  Immettere le stringhe da utilizzare per i modelli di denominazione che consentono di denominare automaticamente le entità situate a vari livelli del piano file.
Icona Esegui script di sicurezza Esegui script di sicurezza  Utilizzare l'azione Esegui script di sicurezza per aggiungere nuovi membri ai gruppi IBM Enterprise Records e impostare tutte le opzioni di sicurezza per le classi e le cartelle relative a IBM Enterprise Records. Vedere Impostazione sicurezza.
Icona Importa modelli Importa modelli  Utilizzare l'azione Importa modelli per importare il modello fisico IBM Enterprise Records e il modello di ricerca IBM Enterprise Records. Vedere Importazione modelli di esempio.
Icona Converti in FPOS e ROS Converti in FPOS ed ROS Utilizzare l'azione Converti in FPOS e ROS per aggiungere un archivio oggetti di un piano file (FPOS, file plan object store) a un archivio oggetti di record (ROS, records object store) configurato. Vedere Conversione in FPOS e ROS.
Icona Includi documento classificato Includi documento classificato Utilizzare l'azione Includi documento classificato per indicare se l'archivio oggetti conterrà documenti classificati. Vedere Aggiunta delle proprietà di un documento classificato.
Icona Includi proprietà NARA Includi proprietà NARA Utilizzare l'azione Includi proprietà NARA per indicare che l'archivio oggetti conterrà documenti con proprietà NARA (National Archives and Records Administration). Vedere Aggiunta di proprietà dei documenti NARA.


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Ultimo aggiornamento: Agosto 2011


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