IBM Enterprise Records, Versió 5.1.+            

Definició i execució d'una cerca

Podeu cercar registres, volums, carpetes de registres i categories de registres. Les opcions de cerca que podeu triar depenen del mode de cerca, que és dinàmic o estàtic. També podeu accedir a les plantilles de cerca i les cerques emmagatzemades.

Per obtenir informació detallada sobre la modalitat de cerca, consulteu Personalització de la pàgina de cerca. Després de seleccionar el tipus de cerca, podeu ajustar la cerca especificant els tipus següents de criteris de cerca: Podeu modificar els criteris de cerca per defecte a cada pàgina. La pestanya Cerca inclou un enllaç amb les plantilles de cerca i les cerques emmagatzemades. Els dissenyadors de cerca creen cerques predissenyades a l'Application Engine o el Workplace XT i les marquen perquè les utilitzi l'IBM® Enterprise Records. Les plantilles de cerca especifiquen alguns dels criteris de cerca i deixen alguns camps com a editables perquè pugueu personalitzar la cerca. Una cerca emmagatzemada és una cerca que inclou tots els criteris de cerca que no es poden editar. Quan es fa clic al nom d'una cerca emmagatzemada, només es veuen els resultats com si s'hagués obert una carpeta.

Per definir i executar una cerca:

  1. Seleccioneu la pestanya Cerca.
  2. Feu clic a l'enllaç de cerca adequat que es basa en el tipus d'entitat que voleu cercar (categoria de registres, carpetes de registres, volum o registre) o seleccioneu Plantilles de cerca i cerques emmagatzemades.
    • Per a plantilles de cerca i cerques emmagatzemades, feu clic al nom de la cerca.
    • Per a les plantilles de cerca, introduïu els valors dels camps que la plantilla permet canviar.
    • Per a la resta de cerques, empleneu els criteris de cerca segons convingui per a la cerca.
  3. Quan introduïu tots els criteris de cerca, feu clic a Cerca. Per especificar la ubicació d'una cerca, utilitzeu el camp Cerca a que mostra la ubicació per defecte de la cerca. Podeu canviar-la de la manera següent:
    1. Feu clic a Selecciona carpeta.
    2. Accediu a la categoria, la subcategoria o la carpeta a la qual voleu limitar la cerca i seleccioneu-la. El final de la via d'accés mostra la carpeta seleccionada actualment.
    3. Feu clic a Accepta.
    4. Al camp Filtre per classe, podeu limitar els resultats que es tornin per incloure només les entitats d'una classe específica. Per exemple, si heu seleccionat registres com a tipus d'entitat, podeu ajustar la cerca especificant el tipus de classe (classe electrònica, de correu electrònic, de marcador o una altra classe personalitzada).
    5. Feu clic a Selecciona classe.
    6. Seleccioneu el tipus de classe a la pàgina Selecciona classe de filtre.
    7. Feu clic a Selecciona classe de filtre per seleccionar el tipus de classe.
    8. Seleccioneu el requadre de selecció Inclou les subclasses si voleu que es tornin entitats que són a subclasses de la classe que heu seleccionat.
    9. Al camp Resultats màxims, introduïu el nombre màxim d'entitats que es tornen als resultats. (Poden ser de 50 a 5000). El camp Resultats màxims només està disponible quan el mode de cerca és estàtic. Per obtenir-ne informació detallada, consulteu Personalització de la pàgina de cerca.

Especificació de propietats

Quan es defineixen els criteris de cerca, es poden cercar entitats segons un màxim de set propietats. Podeu introduir valors per a qualsevol o totes aquestes propietats. Per als registres classificats, podeu introduir criteris de cerca segons la classificació actual o inicial, la davallada de nivell, l'actualització, les dates o les incidències de desclassificació o marques complementàries. També podeu deixar els valors de les propietats buits i cercar l'entitat segons altres criteris de cerca.

Per seleccionar el conjunt de propietats:

  1. Feu clic a Canvia.
  2. A l'àrea Configuració de criteris de propietat, seleccioneu un nom de propietat d'un o més dels menús Nom de propietat.
  3. Feu clic al botó d'opció de la propietat segons la qual voleu que es classifiquin els resultats.
  4. Seleccioneu un operador. Els operadors disponibles depenen de la propietat.
  5. Feu clic a Accepta els canvis.

Per obtenir més informació sobre els paràmetres d'aquesta pàgina, consulteu Personalització de la pàgina de cerca.

Introducció de valors i definició d'operadors

Per a cada operador que vulgueu incloure en una cerca, heu d'especificar un valor escrivint text, seleccionant un valor en un menú o en una altra pàgina o seleccionant una data d'un calendari. Només s'utilitzaran les propietats que tinguin valors en una cerca.

  1. Comproveu l'operador de cada propietat. Podeu seleccionar un operador al menú o acceptar-ne el valor per defecte.
  2. Introduïu un valor per a cada propietat que vulgueu utilitzar.
  3. Seleccioneu AND o OR per indicar la relació entre les dues propietats. L'operador AND torna només resultats només quan els dos valors són veritat (true). L'operador OR torna resultats si un dels valors de la propietat és veritat (true). Per exemple, si teniu una propietat amb diversos valors anomenada Recursos humans i voleu cercar Nòmina o Contractacions, introduïu els criteris següents:
    Recursos humans = Nòmina OR
    Recursos humans = Contractacions
    També podeu introduir els criteris de cerca com a:
    Recursos humans = Nòmina, Contractacions
Important: Si utilitzeu la propietat Classificació inicial en un model de dades classificades DoD, el camp d'entrada de classificació es un camp de cadena. Totes les comparacions que utilitzen operadors, com ara més gran que (>) o més petit que o igual a (< or =) es basen en el text que s'introdueix. Per tant, "desclassificat" és més gran que "classificat" perquè la d és la tercera lletra de l'alfabet i la c és la tercera.

Especificació de contingut

Si cerqueu un registre, podeu especificar una paraula o una expressió que aparegui en el contingut del document declarat (al magatzem d'objectes de registre) o el text de les propietats del registre (metadades del magatzem d'objectes del pla de fitxers). L'administrador del lloc ha de configurar el motor de cerca per indexar les propietats. Podeu combinar una cerca de propietat amb una cerca de contingut utilitzant l'operador AND o OR.

Si el mode de cerca és estàtic i utilitzeu l'operador OR, la cerca processa la cerca de propietat en primer lloc. Si el nombre de resultats que es torna és igual o supera el valor de Resultats màxims, la cerca s'atura i no cerca contingut. Per tant, és possible que els resultats no incloguin documents amb el contingut sol·licitat. Per obtenir informació detallada sobre la modalitat de cerca, consulteu Personalització de la pàgina de cerca. Quan el mode de cerca és dinàmic, aquest mode encara processa la cerca de contingut en primer lloc i, tot seguit, la cerca propietat i el mode dinàmic ho torna tot.

Per cercar contingut:

  1. Al quadre de text El contingut conté, introduïu el text que cal incloure a la cerca.
  2. Per al valor a, seleccioneu Metadades per cercar el text a les propietats o Contingut per cercar el text al document declarat. Quan s'especifica Contingut a la cerca, la pàgina de resultats de la cerca inclou una columna Classificacions que mostra un percentatge que és rellevant per als criteris de cerca. Classificacions és la columna d'ordenació per defecte i inicialment s'ordena en ordre descendent. La columna Classificacions només està disponible quan el mode de cerca és dinàmic.
  3. Definiu l'operador com a AND per especificar que l'entitat ha de contenir el text que heu introduït i les propietats també han de ser veritat (true). Definiu l'operador en OR si el contingut o les condiciones de la propietat han de ser veritat.
Atenció:
  • Quan s'introdueix una paraula, la cerca de contingut cerca totes les formes de la paraula al text del document. Si se cerca text a les propietats (metadades), només es tornen les coincidències exactes. Per tant, si introduïu mes quan cerqueu contingut de document, rebreu documents que continguin les paraules mes, mesos i mestre. Si introduïu mes en una cerca de propietat, només rebreu els documents en què aparegui el valor de propietat mes.
  • Quan s'introdueix més d'una paraula, s'han de trobar totes les paraules al document. Per exemple, si introduïu informe mensual, només es tornaran els documents que continguin tant informe com mensual.
  • Per cercar una expressió amb paraules en un ordre específic, indiqueu-la entre cometes. Per exemple, "mà dreta" torna només documents que contenen la frase mà dreta.
  • Utilitzeu cometes per cercar una ortografia o un ús de majúscules o minúscules concret. Per exemple, "estrella" torna estrella, però no estrellat ni Estrella.
  • Utilitzeu un asterisc (*) com a caràcter comodí per a zero o més lletres, números i guions baixos ( _ ). Per exemple, ca*t torna canta, carter, Castell, cartell i casat. Utilitzeu un (?) per designar un caràcter alfanumèrica individual com a ?em, que torna fem, hem, rem i tem.
  • Si el sistema utilitzar Oracle, la cerca distingeix entre majúscules i minúscules, si no és que l'adminitrador ha canviat aquest comportament com es descriu a Definició de la distinció entre majúscules i minúscules a les cerques.
  • Quan es fa una cerca en una base de dades MS SQL amb l'operador LIKE i els criteris de cerca contenen el caràcter de claudàtor esquerre ([), cal que col·loque el caràcter [ dins el seu conjunt de claudàtors. Per exemple, cal que introduïu [[] al camp. Es tracta d'un problema del proveïdor de l'MS SQL. Consulteu la documentació de l'MS SQL per obtenir-ne més informació.
  • Quan es fa una cerca de propietat amb l'operador OR amb cerca de text complet en mode dinàmic, l'ordre per defecte del conjunt de resultats s'ordena per classificació. Heu de tenir en compte que el conjunt de resultats pot tenir entrades duplicades. Per exemple, un element es pot visualitzar dues vegades en el conjunt de resultats: una vegada per la cerca de propietat i l'altra vegada per la cerca de recuperació basada en text complet o contingut. A més a més, quan es fa clic en una altra columna en el conjunt de resultats per ordenar els resultats, com ara ordenar per títol de document en lloc de per classificació, la duplicació pot quedar filtrada. Això fa que el nombre total de registres sigui diferent a la cerca ordenada per títol de document si es compara amb el nombre total de registres tornats quan s'ordena per classificació. Si heu de saber la rellevància dels resultats de la cerca, heu d'ordenar per la classificació, que és el valor per defecte. És important eliminar les possibles entrades duplicades, ordenades per metadades.

Filtre per tipus pare

Podeu cercar un registre que es basa en el tipus i les propietats de la seva entitat pare. Per seleccionar l'entitat pare:

  1. Feu clic a Selecciona a la dreta d'I filtre per tipus de pare.
  2. Seleccioneu el tipus de pare al qual s'ha de trobar el registre.
  3. Feu clic a Accepta per tornar a la pàgina de cerca.
  4. Introduïu un operador i un valor o feu clic a Canvia per especificar altres propietats. Els canvis en els criteris de cerca de l'entitat pare es reflecteixen a la pàgina La meva cerca d'aquest tipus d'entitat. Per exemple, si seleccioneu la carpeta de registres com a pare i canvieu el conjunt de propietats aquí, es definiran els mateixos valors de propietat per a les carpetes de registres la propera vegada que els cerqueu directament.

Després d'acabar d'especificar els criteris de cerca, feu clic a Cerca.

Resultats de la cerca

Si el mode de cerca és estàtic, el nombre de resultats que es torna es limita al valor de Resultats màxims. Si el mode de cerca és dinàmic, els resultats tornats no estan subjectes al valor Resultats màxims. Per obtenir informació sobre Resultats màxims i Mode de cerca, consulteu Personalització de la pàgina de cerca.

Els resultats de la cerca inclouen el nom de l'entitat i tots els valors de propietat que heu especificat als criteris de cerca. Si una propietat com ara Marca complementària té diversos valors, es mostra un enllaç Mostra els detalls en aquesta columna. Quan es fa clic en aquest enllaç, es mostren tots els valors d'aquesta propietat. Podeu fer les operacions següents als resultats de la cerca:
  • Generar una versió imprimible.
  • Seleccionar diverses entitats i feu clic a Accions de selecció múltiple per triar una acció per aplicar-la a les entitats seleccionades.
  • Visualitzar la pàgina d'informació d'una entitat fent clic a la icona Obtenir informació.
  • Explorar els resultats fent clic en un número de pàgina o a Següent.
    Important: El valor de Mida de pàgina de visualització de llista (Configuració general a l'Application Engine o Preferències d'usuari al Workplace XT) determina el nombre d'entitats que els resultats de la cerca mostren a cada pàgina. Si hi ha 100 entitats als resultats de la cerca i el valor de Mida de pàgina de visualització de llista és 20, els resultats de la cerca consten de 5 pàgines de 20 entitats.
  • Ordeneu els resultats fent clic en una columna. En funció de com definiu els valors per defecte de cerca podreu refrescar dinàmicament la cerca i ordenar els resultats. Per obtenir-ne més informació detallada, consulteu la descripció del camp Mode de cerca a Personalització de la pàgina de cerca.
  • Ordeneu els resultats per rellevància fent clic a la columna Classificacions.
  • Visualitzeu tots els valors de les propietats amb diversos valors. Per obtenir-ne més informació detallada, consulteu la descripció del camp Propietat de valor múltiple a Personalització de la pàgina de cerca.

Si feu clic a la icona Obtenir informació d'una subcategoria i no teniu permís d'accés a la categoria pare, l'IBM Enterprise Records mostra un error.

Errors de cerca

Si la jerarquia del pla de fitxers conté un gran nombre de categories de registre, carpetes de registre i registres, la cerca podria generar errors, incloent-hi errors de temps d'espera superat. Per conèixer els valors que podeu modificar per eliminar aquests errors, consulteu la publicació IBM FileNet P8 Troubleshooting Guide.



Comentaris

Darrera actualització: Agost de 2011


© Copyright IBM Corp. 2011.
Aquest Information Center està basat en tecnologia Eclipse. (http://www.eclipse.org)