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Administrar documentos compuestos

Acerca de documentos compuestos

Agrupar y establecer relaciones entre documentos conlleva asociar un documento principal con uno o más documentos secundarios. Los documentos principales y secundarios se crean de manera independiente. Al establecer las relaciones entre los documentos en un documento compuesto, la información se guarda en un vínculo que se crea para ello. Esto es diferente del vínculo que puede crear para relacionar distintos tipos de objetos como carpetas, documentos u objetos personalizados.

Los documentos que se incluyen en un documento compuesto pueden residir en ubicaciones diferentes de un almacén de objetos. No puede crear un documento compuesto mediante objetos personalizados y carpetas, ni un documento compuesto que incluya documentos que residen en almacenes de objetos diferentes. Si no existe una relación jerárquica obvia entre documentos, puede crear un documento principal sin contenido (un archivo externo) y especificar que los documentos relacionados sean secundarios respecto a ese documento.

Crear un documento compuesto

Para crear un documento compuesto, primero debe crear el principal y luego asociar los documentos adicionales como documentos secundarios. Se realizan procedimientos similares en documentos principales y secundarios al igual que haría con documentos estándares. Por ejemplo, puede ver las páginas de información de documentos principales y secundarios, así como la información de los vínculos que asocian los documentos entre sí. Se pueden establecer versiones de documentos principales y secundarios, y asignar un nombre al vínculo entre principal y secundario. Hay una configuración especial al agregar, modificar o insertar un documento secundario que permite gestionar dicho documento durante el evento en que se versiona o se elimina su documento principal correspondiente.

Modificar y eliminar documentos compuestos

Además, puede modificarse el orden en que los documentos secundarios aparecen en la lista de documentos secundarios del documento principal, seleccionar más documentos secundarios, insertar nuevos documentos y eliminar los vínculos que los conectan.

Sugerencias útiles

Tabla 1. En esta tabla figura una lista de consejos útiles para crear documentos compuestos y trabajar con estos documentos
Acción Información
Crear un documento principal
  • Al agregarlo al almacén de objetos (manualmente o con una plantilla de entrada). En el almacén de objetos ya deben estar los documentos secundarios.
  • Al registrarlo en una nueva versión.
  • Al seleccionar Cambiar compuesto en el menú emergente. Una vez se haya convertido el documento, podrá ser asociado a documentos secundarios y a otros documentos principales. También puede reconvertir un documento compuesto en un documento estándar. Pero no puede reconvertir un documento compuesto en un documento estándar si tiene documentos secundarios asociados. Antes deberá eliminar los documentos secundarios asociados.

Esta acción no está disponible cuando accede a:

  • la página de información de un documento que sea un objeto de reserva.
  • un documento desde una aplicación integrada, como Word o Excel.
Asociar documentos secundarios con un documento principal
  • Al agregar el documento principal al almacén de objetos
  • Al registrarlo en una nueva versión
  • Al ver su página de información (vista Documentos secundarios)
  • Use el vínculo Mostrar al agregar un documento para ver una lista de los documentos secundarios asociados a un determinado documento principal. Además, puede realizar también acciones adicionales tales como modificar el orden en que se muestran los documentos secundarios, en caso de que haya más de uno.
Propiedades de Información de vínculo y vínculo de documento compuesto La vista de propiedades de vínculo de documento compuesto de la página de información es una página de sólo lectura que proporciona una instantánea del vínculo de relación de componente existente entre un determinado documento secundario y su documento principal. La información mostrada le permite gestionar la relación entre un documento secundario y un documento principal cuando, por ejemplo, se elimina un documento principal o bien se crea una nueva versión de él.

La información sobre las propiedades que aparece se crea al asociar por primera vez un documento secundario con un documento principal. Cambie las propiedades mostradas en esta página cuando modifique el documento secundario.

Las propiedades del sistema son también de sólo lectura y no pueden editarse. En función de su configuración de preferencia de usuario, es posible que las propiedades del sistema aparezcan contraídas (ocultas). Haga clic en Mostrar propiedades del sistema u Ocultar propiedades del sistema para alternar entre mostrar y ocultar las propiedades del sistema.

Puede acceder a la vista Propiedades de vínculo de documento compuesto al abrir la página de información de un documento principal o un documento secundario.

Ver los documentos asociados a un documento compuesto

En Workplace XT, puede ver rápidamente los documentos secundarios asociados a un documento principal específico. La información de cada documento se muestra en la vista de lista y se pueden ver las relaciones jerárquicas de cada documento.

Haga clic con el botón derecho en un documento y seleccione Más información > Ver documento compuesto para ver un documento compuesto. También puede realizar acciones concretas en los documentos.



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Última actualización: Julio de 2011


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