必要なレコード・フォルダーを作成するためのセキュリティー権限がない場合、要求を送ることによってレコード・フォルダーを作成できます。フォルダーに関する詳細を指定したら、レコード・マネージャー (デフォルトのワークフローが変更されている場合はその他の権限ユーザー) 用のワークフローが起動します。この要求は、Application Engine または Workplace XT で作成します。
「レコード・フォルダーの作成」ワークフロー機能は、必要に応じて管理者によってインストールされるため、環境によって使用できない場合があります。「レコード・フォルダーの作成」ワークフローが起動すると、Application Engine または Workplace XT の RecordsManagerApproval パブリック受信トレイにレコード・フォルダー作成要求がワーク・アイテムとして表示されます。レコード・マネージャーがこの要求を承認した場合、フォルダーが作成され、「正常に作成されました」というワークフロー・メッセージが受信トレイに届きます。要求が承認されなかった場合、拒否を示すメッセージが届きます。ワークフローを受信トレイから削除するには、「完了」ボタンをクリックします。
レコード・フォルダーの作成を要求して「レコード・フォルダーの作成」ワークフローを起動するには、次のようにします。
- Application Engine の場合、「オーサー」ビューに移動し、「汎用ツール」を選択します。Workplace XT の場合、「参照」モードに移動し、「ツール」リンクを選択します。
- 「レコード・フォルダーの要求」をクリックします。
- 作成するフォルダーのタイプを選択します。
- フォルダーの名前を入力します。
- 新しいフォルダーの作成先となるカテゴリーまたはフォルダーを選択します。
- 「起動」をクリックします。
重要: 「ツール」リンクは、で構成していないと利用できません。
レコード・フォルダー作成の承認
承認ステップ・ページでは、レコード・マネージャーはレコード・フォルダー作成要求を承認または拒否し、その理由を入力できます。また、このページにはユーザーが作成を要求したフォルダーの名前とパスも表示されます。ページの上部には、ワークフローの承認ステップの実行手順が表示されます。インストラクションのテキストが表示されない場合は、
をクリックします。
レコード・フォルダーの作成を承認または拒否するには、次のようにします。
- Application Engine または Workplace XT で、「タスク」ビューに移動し、「パブリック受信トレイ」を選択します。
- 「RecordsManagerApproval」を選択します。
- レコード・フォルダーの作成を承認する場合は、「フォルダー作成」をクリックします。IBM® Enterprise
Records アプリケーションの「レコード・フォルダーの追加」ページが表示されます。このページで、ファイル・プランの指定されたロケーションに要求されたレコード・フォルダーを作成します。レコード・フォルダーの作成について詳しくは、レコード・フォルダーの追加を参照してください。
- レコード・フォルダーを作成したら、「承認判断」メニューから「承認」を選択します。承認しない場合は、「承認判断」メニューから「拒否」を選択します。
- 「理由」テキスト・ボックスに、レコード・フォルダー作成要求を拒否した理由を入力します。
- 「適用」をクリックして必要な変更内容を保存するか、または「終了」をクリックして変更内容を破棄します。「承認」ステップ・ページが閉じられ、ワーク・アイテムが引き続き受信トレイに表示されます。
- 「再割り当て」をクリックして、レコード・フォルダー作成の承認タスクを別のユーザーに割り当てます。
- 「状況」をクリックして、「レコード・フォルダーの作成」ワークフローの状況をチェックします。
- 終了したら、「完了」をクリックします。