Do folderów akt można dodawać nowe woluminy elektroniczne, fizyczne lub hybrydowe. Typ woluminu musi być taki sam, jak
typ jego folderu. Nie można dodawać woluminów pudełek.
W przypadku tworzenia folderu akt system automatycznie tworzy wolumin pod tym folderem akt. Woluminy są zwykle używane w
celu ograniczania liczby elementów, a także do dzielenia akt wg miesięcy lub lat. Po otwarciu nowego woluminu stary jest
automatycznie zamykany. Do zamkniętego woluminu żadne akta nie będą dodawane automatycznie, ale w razie potrzeby można dodawać je
ręcznie. Na przykład: jeśli akta muszą znaleźć się w woluminie, który obecnie jest zamknięty, można otworzyć stary wolumin i
dodać akta ręcznie. Następnie można zamknąć wolumin ponownie. Wolumin dziedziczy harmonogram rozporządzenia folderu akt, w którym
został utworzony. Nie można zdefiniować harmonogramu rozporządzania, który będzie niezależny od nadrzędnego folderu akt. Ponadto nie można utworzyć
podfolderu ani woluminu pod woluminem.
Aby dodać wolumin:
- Zaloguj się jako menedżer akt albo administrator akt i otwórz folder akt, pod którym zamierzasz utworzyć wolumin.
- Kliknij ikonę Dodaj wolumin:

Ustawianie właściwości
- Wprowadź lub zmodyfikuj wartości właściwości. Niektóre właściwości mogą być edytowane na tej stronie. Inne wymagają
kliknięcia nazwy właściwości w celu edytowania wartości. Do pola Nazwa woluminu zostanie wstępnie
wprowadzona nazwa wzorcowa oparta na wzorcu wybranym podczas konfigurowania. Do pola Nazwa woluminu można
wprowadzić dowolną nazwę, ale duplikowanie nazw woluminów jest zabronione. Nazwa woluminu nie może zawierać żadnego z
następujących znaków: \ / : * ? " < > |.
Więcej informacji o wyświetlanych właściwościach zawiera sekcja Odniesienia do właściwości.
- Kliknij przycisk Dalej, aby ustawić informacje o aktach istotnych, albo wybierz inny krok z panelu po
lewej stronie.
Ostrzeżenie: Jeśli ustawienie wyświetlania w Preferencjach serwisu lub
Preferencjach użytkownika dla opcji Podczas tworzenia kontenerów pokaż krok akt
istotnych jest ustawione na Nie, wówczas program ukrywa istotny krok przeglądu, więc można
przejść do sekcji Ustaw zabezpieczenia w tym temacie.
Ustawianie akt istotnych
Jeśli wszystkie akta utworzone w nowym woluminie wymagają ciągłych przeglądów
i aktualizacji, wówczas należy oznaczyć wolumin jako istotny.
Zanim możliwe będzie wykonanie tego kroku musi istnieć co najmniej jedna czynność przeglądu akt istotnych. Pomoc w tworzeniu tej
czynności zawiera sekcja Dodawanie czynności. Musi również istnieć co najmniej jeden wyzwalacz zdarzeń
okresowych. Pomoc w tworzeniu zdarzeń okresowych zawiera sekcja Dodawanie wyzwalacza zdarzenia okresowego.
- W menu Indykator istotnych akt wybierz opcję Prawda.
- Opcjonalnie: Wprowadź opis istotnych akt.
- W menu Czynność przeglądu istotnych akt wybierz czynność, która będzie realizowana podczas okresowego
przeglądu lub cyklu aktualizacji istotnych akt.
- W menu Cykl aktualizacji i przeglądu istotnych akt wybierz odpowiednie zdarzenie okresowe, które wywoła
okresowy przegląd istotnych akt w tym woluminie.
- Kliknij przycisk Dalej, aby ustawić zabezpieczenia dla woluminu.
Ustawianie zabezpieczeń -
opcjonalnie
Ustawienia zabezpieczeń określają grupy i użytkowników, które/którzy mogą uzyskiwać dostęp do woluminu, a ponadto
kontrolują uprawnienia nadawane poszczególnym grupom lub użytkownikom. Ustawienia zabezpieczeń określone w tym obszarze mogą
zostać zastąpione poprzez Zabezpieczenia aplikacji FileNet P8 ustawionymi w obiekcie.
- Dodaj nowych użytkowników lub nowe grupy.
- Kliknij opcję Dodaj nowe.
- Wybierz domenę z menu Wybierz w.
- Wybierz opcję Użytkownicy albo Grupy.
- Wprowadź kilka pierwszych znaków nazwy użytkownika lub grupy, a następnie kliknij opcję Wyszukaj.
- Wybierz jedną lub więcej nazw z listy i kliknij przycisk Akceptuj.
- W razie potrzeby zmień uprawnienia użytkownika lub grupy.
- Aby zmienić uprawnienia użytkownika lub grupy, kliknij nazwę użytkownika lub grup w kolumnie Tytuł.
- Dla każdego uprawnienia wybierz odpowiednie pole wyboru Zezwalaj lub Odmowa. Aby umożliwić
użytkownikowi lub grupie realizowanie powiązanych funkcji, zezwól na zmianę uprawnień grupy; aby uniemożliwić użytkownikowi lub
grupie uzyskiwanie dostępu do takich funkcji, wybierz opcję Odmowa.
- Kliknij opcję Akceptuj.
- Kliknij przycisk Zakończ, a następnie przycisk OK na stronie potwierdzenia.