Puede configurar la declaración automática de registros para
garantizar que cuando un usuario realice una operación (incorporación o archivado en una carpeta)
en un documento de un almacén de objetos de registro (ROS), IBM® Enterprise
Records cree automáticamente un registro correspondiente en un almacén de objetos de plan de archivos (FPOS) especificado.
Por ejemplo, puede elegir que cada documento que se archive en la
carpeta Confidencial se declare como registro. También puede elegir que
cada documento que pertenezca a una determinada clase de documento se declare
como registro cuando un usuario incorpore el documento.
Importante: Debe utilizar el evento de incorporación,
en lugar del de creación si desea declarar un registro en el momento de
su creación.
Tenga en cuenta que RMAutoDeclaration debe configurarse
para utilizar eventos asíncronos y NO síncronos. Para configurar la
declaración automática de registros, realice las siguientes tareas:
- Ejecute el script de importación en el ROS desde Enterprise Manager para crear la
acción del evento. Siga el procedimiento incluido en Trabajar con manejadores de eventos. La secuencia de comandos de
importación crea la acción del evento en la carpeta Acción de evento del almacén de objetos,
y el módulo de código, en la carpeta Módulo de código. Consulte el tema, Trabajar con manejadores de eventos.
- Especifique la ubicación y demás información de un registro recién declarado
completando el procedimiento Edición del archivo de configuración de declaración automática,
que se incluye más adelante en este tema.
- Cree una suscripción que utilice la acción de evento de declaración automática
completando el procedimiento que se incluye más adelante en este tema.
- Compruebe la configuración completando el procedimiento RMAutoDeclare, que se incluye más
adelante en este tema.
Edición del archivo de configuración de declaración automática
Para editar el archivo de configuración RMAutoDeclaration (RMAutoDeclare.properties),
lleve a cabo lo siguiente:
- En Enterprise Manager,
cree (designe) una propiedad String (por ejemplo: AutoDeclareFolderSymName)
en la clase o subclase del documento de origen para especificar la ruta o el GUID
de la carpeta de archivado de registros. Configure la propiedad con una longitud de 256
caracteres.
- (Opcional) En Enterprise Manager,
cree (designe) otra propiedad String (por ejemplo, AutoDeclareRecordClassSymName)
en la clase o subclase del documento de origen para especificar el nombre de clase del
registro. Si no especifica ningún nombre de clase de registro, ElectronicRecordInfo pasa a ser el nombre de clase de
registro predeterminado.
En los dos primeros pasos se
crean las propiedades del evento RMAutoDeclare.
- Utilice Application Engine, Workplace XT, o Enterprise Manager para extraer el archivo RMAutoDeclare.properties.
- Edite el archivo RMAutoDeclare.properties con la información pertinente:
rmevent.declare.RecordClassPropertySymname=AutoDeclareRecordClassSymName
rmevent.declare.RecordFiledInFolderPropertySymname=AutoDeclareFolderSymName
(Si no existe la propiedad, el manejador de eventos registra un error.)
rmevent.declare.FPOSObjectStoreName=TargetObjectStoreName
- Utilice Application Engine, Workplace XT, o Enterprise Manager para extraer la nueva versión del archivo
RMAutoDeclare.properties con el contenido especificado más arriba.
Crear una suscripción que utilice la acción de evento RMAutoDeclaration
Puede crear una o varias suscripciones para que se inicien
siempre que se produzca el evento de suscripción (Incorporar o Archivo agregado).
Esto iniciará la acción de evento asociada con la suscripción.
En el caso del evento relacionado con el documento
Incorporar, cree la suscripción en un clase o subclase
Document. En el caso del evento relacionado con la carpeta (Archivo agregado), puede
crear la suscripción en una clase o subclase de carpeta o en una determinada instancia de
objeto de carpeta. Puede crear tantas suscripciones como resulte
necesario. Por ejemplo, puede crear suscripciones en varias subclases de documento
diferentes.
- En Enterprise Manager, expanda el
almacén de objetos ROS que contendrá los documentos que se declararán automáticamente como
registros.
- Para crear una suscripción para una clase o subclase de documento, pulse con el botón derecho del ratón sobre Clase de
documento (o una subclase de documento) y seleccione Agregar
suscripción. -o- Para crear una suscripción para una clase o subclase de carpeta, expanda la carpeta Otras clases, pulse con el botón derecho del ratón sobre Carpeta (o
una subclase de carpeta), y seleccione Agregar
suscripción. -o- Para crear una
suscripción para una carpeta específica, expanda la carpeta Carpeta raíz,
vaya hasta la carpeta para la que desee definir la suscripción,
pulse con el botón derecho del ratón sobre la carpeta y seleccione Agregar
suscripción.
- En el asistente Crear suscripción, haga clic en Siguiente.
- Especifique un nombre y una descripción exclusivos y significativos para la suscripción y
pulse Siguiente.
- En el caso de una suscripción de clase (pero no una instancia), asegúrese de activar el botón de selección Aplicar
a todas las instancias de la clase <nombre de clase> y haga clic en
Siguiente.
- En la pantalla Especificar activadores, seleccione los activadores que deben activar la
suscripción (Checkin en el caso de un
documento; File en el de una carpeta).
Haga clic en Siguiente.
- En el menú desplegable de la pantalla, seleccione la acción de evento RMAutoDeclare creada
con anterioridad y haga clic en Siguiente.
- Asegúrese de que la casilla de verificación Síncrono no esté
seleccionada. Seleccione o deje sin seleccionar el resto de las casillas según
proceda, y haga clic en Siguiente.
- Haga clic en Finalizar
RMAutoDeclare
Para probar la configuración de RMAutoDeclare,
realice lo siguiente:
- Cree un documento en el ROS de la clase que se ha configurado para
declararse de forma automática.
- Especifique el nombre de clase de registro de una propiedad String del documento de
origen.
Esta es la propiedad (AutoDeclareRecordClassSymName)
especificada con anterioridad en el archivo RMAutoDeclare.properties.
(Consulte el Paso 2 del procedimiento del archivo de configuración Edición de declaración automática
que se incluye con anterioridad en este tema.) Al crear un documento, el usuario debe especificar el
nombre de clase de registro en esta propiedad. Si no se especifica el nombre simbólico,
el nombre de clase predeterminado será ElectronicRecordInfo.
- Especifique la ruta de carpeta de archivado de registros en otra propiedad String.
Esta es
la otra propiedad (AutoDeclareFolderSymName) como se utiliza actualmente
en el registro RMAutoDeclare.properties. (Consulte el Paso 1
del procedimiento Edición del archivo de configuración de declaración automática que se
incluye con anterioridad en este tema.) Al crear un documento, el usuario debe especificar la ruta o el GUID de
la carpeta de archivado de registros en esta propiedad. Si el valor no es válido, el
manejador de eventos registra un error. La ruta de la carpeta de registros debe empezar
por "/<nombre de plan de archivos>/..." (por ejemplo, "/File Plan/Category1/Folder1").
El usuario también puede especificar el GUID de la carpeta.
Una vez creado el documento por parte del usuario, el evento RMAutoDeclare
lo declara en la carpeta especificada en el FPOS, utilizando la clase de
registro especificada.