IBM Enterprise Records, wersja 5.1.+            

Przepływy pracy

Aplikacja IBM® Enterprise Records zawiera przepływy pracy przeznaczone do automatyzacji przeglądu i rozporządzania kategoriami akt, folderami akt, woluminami i aktami. Przepływ pracy zawiera zadania, kroki proceduralne, informacje o personelu, informacje wejściowe i wyjściowe, a także narzędzia dla poszczególnych kroków w procesie biznesowym.

Istniejące przepływy pracy można modyfikować, a ponadto można tworzyć nowe przepływy pracy. W większości przepływy pracy IBM Enterprise Records są uruchamiane automatycznie w wyniku procesu przeglądania z rozporządzaniem lub w wyniku wykonania czynności powiązanej z przepływem pracy. Przepływ pracy zarządzania aktami fizycznymi i przepływ pracy tworzenia folderów akt należy uruchamiać ręcznie.

W przypadku tworzenia fazy rozporządzenia w harmonogramie rozporządzania należy powiązać czynność rozporządzania i przepływ pracy rozporządzania z fazą. Na koniec okresu przechowywania obiektów w konkretnej fazie obiekty będą podlegać rozporządzaniu. W takim przypadku należy zainicjować czynność rozporządzenia, która uruchomi powiązany przepływ pracy rozporządzania. Więcej informacji nt. procesu rozporządzania zawierają sekcje:

Zanim możliwe będzie korzystanie z przepływów pracy należy zakończyć zadania konfiguracji. Te zadania są zwykle realizowane podczas instalowania aplikacji IBM Enterprise Records. Więcej informacji zawiera sekcja Konfigurowanie przepływów pracy w dokumentacji IBM Enterprise Records Installation and Upgrade Guide.

Typy przepływów pracy

W aplikacji IBM Enterprise Records dostępne są następujące przepływy pracy.

Powiadomienia o przepływach pracy

System wyświetla komunikaty zawierające informacje o statusach, niepowodzenia i błędach sprawdzania poprawności, jakie napotkano w trakcie przepływu pracy. Istnieją cztery typy komunikatów, do których należą następujące:

Transkrypcja

Transkrypcja jest plikiem XML generowanym przez system po pomyślnym wykonaniu czynności rozporządzenia względem obiektów zatwierdzonych do rozporządzenia. Ten plik zawiera informacje na temat: System automatycznie wysyła ten plik jako załącznik do menedżera akt. Menedżer akt może wyświetlić ten plik, zapisać go na napędzie lokalnym lub otworzyć w przeglądarce.

Ostrzeżenie

IBM Enterprise Records wyświetla komunikat ostrzegawczy, gdy wartość określona dla różnych pól w konkretnym kroku przepływu pracy jest niepoprawna lub nie istnieje w wymaganych polach. Jeśli nie określono wartości w polu Lokalizacja w kroku przenoszenia fizycznego step, wówczas system IBM Enterprise Records wyświetli komunikat ostrzegawczy.

Komunikaty informacyjne i komunikaty o statusach

System IBM Enterprise Records wyświetla komunikaty informacyjne i komunikaty o statusach dla przepływów pracy Zarządzanie aktami fizycznymi i Tworzenie folderu akt. Komunikaty zawierają statusy obiektów lub dowolne inne istotne informacje nt. obiektów. Na przykład: jeśli aktualny posiadacz obiektu fizycznego opóźnij wydanie obiektu, wówczas system IBM Enterprise Records umieści komunikat jako element pracy w skrzynce odbiorczej osoby, która wg harmonogramu ma otrzymać obiekt. Więcej informacji o komunikatach informacyjnych oraz komunikatach o statusach zawierają sekcje:

Niepowodzenia i wyjątki

Komunikaty dotyczące niepowodzeń i wyjątków zawierają informacje o poszkodowanych obiektach, a także przyczyny niepowodzeń kroków przepływu pracy. Na przykład: zakończono krok odcięcia dla partii dziesięciu obiektów i spośród tych dziesięciu obiektów dwa zostały ponownie otwarte. W takiej sytuacji komunikat zawiera informację o tym, że czynność odcięcia nie została zakończona dla dwóch obiektów. Komunikat będzie zawierał przyczynę niepowodzenia.

W kroku komunikatu można kliknąć opcję Zakończone, aby zakończyć krok przepływu pracy, który zakończył się niepowodzenie, a następnie usunąć element pracy ze skrzynki odbiorczej. W celu poprawnego zakończenia kroku można skorygować problem i ponownie uruchomić przepływ pracy. W powyższym przykładzie można zamknąć dwa obiekty, dla których krok odcięcie zakończył się niepowodzenie, a następnie ponownie uruchomić przepływ pracy.



Opinia

Ostatnia aktualizacja: sierpień 2011


© Copyright IBM Corp. 2011.
To Centrum informacyjne jest oparte na technologii Eclipse. (http://www.eclipse.org)