Una acción de disposición es la que se ejecuta en entidades tras llegar a la fecha de límite de corte o al concluir el periodo de retención de una fase de disposición. A cada acción que se cree, se le deberá asignar un flujo de trabajo predeterminado, excepto si se trata de una acción Destrucción automática. Cuando el sistema ejecuta la acción, inicia el flujo de trabajo asociado al recibir la confirmación de un usuario autorizado.
Al definir un programa de disposición, se asigna una acción con la activación de disposición establecida para límite de corte. También puede asignar una acción con cada fase de disposición que crea en un programa de disposición.
Recuerde: El único que puede crear, modificar o eliminar una
acción es un administrador o gestor de registros (en los modelos de datos básico y DoD).
Tipos de acciones
En
IBM® Enterprise
Records, puede crear los tipos siguientes de acciones predefinidas en el sistema:
- RevisarPermite recuperar registros revisados por una persona
autorizada. En la revisión debe examinarse el estado de disposición de la entidad para establecer si puede eliminarse.
- ExportarExporta o copia registros a otro almacén.
- Transferir Transfiere registros a un archivo oficial para su
conservación permanente.
- DestruirDestruye o elimina registros de forma permanente.
- Transferencia provisionalTransfiere registros a otra ubicación de manera
temporal.
- Corte Cierra entidades tras alcanzar el límite de corte.
- Revisión vitalPermite programar revisiones periódicas de entidades
vitales.
- Destrucción automática Destruye o elimina registros de forma
permanente sin necesidad de utilizar un flujo de trabajo. El registro se elimina de manera inmediata cuando alcanza el final del programa de retención.