As preferências de site de Rastreamento de arquivos determinam o comportamento padrão para o File Tracker. O File Tracker rastreia e gerencia a cópia local de um documento ao qual se deu entrada ou retirada de um armazenamento de objetos. É possível configurar o File Tracker para excluir a cópia local automaticamente quando o usuário der a entrada no documento novamente.
A preferência Ativar rastreamento de arquivos determina se o recurso de rastreamento e gerenciamento de arquivos está ativado para os usuários. Quando essa opção está ativada, o rastreamento de arquivos fica disponível para os usuários. Observe que o rastreamento de arquivos é integrado ao Application Integration; o aplicativo não é afetado por essa configuração.
A preferência Diretório do documento determina o local padrão na estação de trabalho local do usuário onde os arquivos que foram transferidos por download residem e onde arquivos com o registro de saída efetuados rastreados são procurados. Se você usar o Integration para Microsoft Office para acessar documentos do FileNet P8 no Microsoft Office ou Outlook, deverá certificar-se de que as opções de rastreamento de arquivos definidas no site de preferências do Integration para Microsoft Office correspondam às opções escolhidas abaixo para o diretório do documento e o caminho qualificado. Consulte Integração para Preferências do Microsoft Office para obter informações adicionais.
A configuração Caminho qualificado especifica a pasta a ser usada para transferir por download e rastrear o arquivo local, por exemplo, C:\WorkplaceXT\TempData. Inclua uma atribuição de letra da unidade no caminho somente se você não selecionou a configuração Variável de Ambiente/Caminho Qualificado para o diretório do documento.
Essa configuração pode ser utilizada com a configuração Variável de Ambiente para especificar o local dos arquivos transferidos por download quando os usuários efetuam o registro de saída e transferem por download os seus documentos.
A configuração Variável de Ambiente é o valor que você designa a cada computador cliente do usuário. O valor é o local no computador cliente no qual os usuários efetuam o registro de saída transferem por download seus documentos. Ele também é o local de início, no qual o Workplace XT localiza os arquivos rastreados após o download, o registro de entrada ou o registro de saída e a transferência por download dos documentos dos usuários. Essa configuração pode ser utilizada com a configuração Caminho Qualificado para especificar o local dos arquivos transferidos por download quando os usuários efetuam o registro de saída e transferem por download os seus documentos. Por exemplo, se o caminho qualificado for configurado como C:\WorkplaceXT\TempData e o valor da variável de ambiente for Meus Projetos. Quando os usuários efetuam o registro de saída e fazem o download de seus documentos, os documentos são transferidos por download para C:\WorkplaceXT\TempData\My Projects.
A configuração Fazer Download da Estrutura de Pasta determina como os documentos com registro de saída efetuado e transferidos por download são organizados em uma estação de trabalho local do usuário.
Se houver documentos arquivados em diversas pastas, e o seu sistema estiver configurado para usar o Rastreamento de Arquivos com a configuração da pasta Hierárquica, será solicitado que você selecione a pasta que deseja usar quando o conteúdo for transferido por download para o cliente.
A configuração pasta hierárquica cria a hierarquia de pastas na qual os documentos foram armazenados em um armazenamento de objeto. Por exemplo, se os documentos de um usuário foram armazenados em um armazenamento de objeto denominado Meu Armazenamento de Objeto\minhas pastas\, a mesma estrutura de pasta é criada na estação de trabalho local do usuário como C:\Meu Armazenamento de Objeto\minhas pastas e os documentos são transferidos por download para esse local.
Escolha essa configuração se você deseja que os usuários reconciliem documentos que estão arquivados em múltiplas pastas quando estiverem efetuando registro de saída e transferindo esses documentos por download. Eles pode utilizar Selecionar Pasta para especificar uma das pastas na qual os documentos estão arquivados. O Workplace XT pode então controlar esses documentos na estação de trabalho local do usuário.
A configuração usuário especificado (padrão) utiliza as preferências definidas para o diretório do documento e o caminho qualificado. Os documentos são transferidos por download para esses locais definidos em uma estação de trabalho local do usuário.
A configuração Excluir cópia local determina se a cópia local do arquivo é automaticamente excluída do computador do usuário final quando as ações Incluir, Efetuar o Registro de Entrada, Salvar ou Cancelar o Registro de Saída são utilizadas. As configurações válidas são Sim ou Não, Somente leitura, e Editável. Se Editável for selecionada, o usuário final pode substituir a configuração padrão Sim ou Não. Se Somente leitura for selecionada, a configuração padrão é impingida.
A configuração Abrir arquivo determina o valor padrão exibido na caixa de opção Abrir arquivo ao processar um documento utilizando o File Tracker. As configurações válidas são Sim ou Não (padrão).
A configuração Sobrescrever Arquivos Existentes, anteriormente a configuração Salvar como, determina quais grupos de usuários têm a opção de sobrescrever um arquivo com um novo nome ao registrar saída ou transferir por download arquivos. Por padrão, todos possuem a opção Sobrescrever Arquivos Existentes. Clique em Selecionar funções de acesso abaixo da configuração para selecionar uma ou mais funções de acesso para essa opção.