IBM Enterprise Records, Version 5.1.+            

Poster

En post är en referens till information och tillhandahåller metadata för hanteringen av denna information. En post kan ärva från den behållare där den skapades. Exempel: Posten kan ärva avvecklingsschemat från den överordnade behållaren. Poster kan vara elektroniska eller fysiska. Både elektroniska och fysiska poster kan katalogiseras som vitala och märkta som beständiga poster. Enligt kapitel 4 i DoD-datamodellen kan poster deklareras med en säkerhetsklassificering, bland annat Top Secret, Secret, Confidential eller Unclassified. Enligt PRO-datamodellen kan poster klassificeras som Top Secret, Secret, Confidential, Restricted eller Unclassified.

I Bas- och DoD-datamodellerna går det att deklarera poster i postkategorier, postmappar och volymer. I PRO-datamodellen går det att deklarera poster i postmappar och volymer.

Obs: Om du uppgraderar en oklassificerad post till en högre klassificering, t.ex. Confidential, Secret eller Top Secret, kan det hända att många av de nödvändiga egenskaperna för den nyligen uppgraderade posten saknas. För att se till att du har tilldelat rätt egenskaper till posten bör du gå till dess informationssidan och klicka på Säkerhetsklassificering, fylla i alla saknade nödvändiga egenskaper för postens klassificering och klicka på Tillämpa.

Elektroniska poster

En elektronisk post pekar på ett elektroniskt dokument, t.ex. dokument i Content Engine (CE) eller ett e-postmeddelande. För Content Enginedokument kan du skapa en separat post för varje version av ett dokument eller en enda post för en samling av dokumentversioner. Du kan lagra elektroniska poster i både elektroniska mappar och hybridmappar.

När en post tas bort eller avvecklas tas bara den version av dokumentet som posten pekar på bort. Om det bara finns en enda version av dokumentet tas hela dokumentversionsserien bort. Exempel: Om det finns flera versioner av ett dokument och en version är deklarerad som en post, tas endast den version som är deklarerad som post bort med posten. Eventuella andra versioner som inte är deklarerade som en post eller är deklarerade med en annan post tas inte bort.

Fysiska poster

En fysisk post, ibland kallad markör, är metadata om ett fysiskt dokument eller annat objekt, t.ex. pappersdokument, band eller mikrofilm. Du kan lagra fysiska poster i valfri typ av postmapp. Med undantag av elektroniska mappar, kan en fysisk mapp endast deklareras i en enda behållare (en hybridmapp, en fysisk mapp eller en låda). När en fysisk post har deklarerats i en hybridmapp, en fysisk mapp eller en låda kan du inte arkivera posten i en annan behållare, utom om behållaren är en elektronisk mapp. Denna begränsning avspeglar den fysiska lagringen av posten. Exempel: Om du har en enda säkerhetskopia på bandkassett kan du endast fysiskt förvara bandkassetten i en låda.

I Fysiska entiteter finns mer information om att hantera fysiska poster.

Klassificerade poster

I DoD-datamodeller klassificeras posterna som top secret, secret, confidential eller unclassified. En användare kan endast accessa de poster som motsvarar användarens säkerhetsbehörighetsnivå. Mer information om att deklarera klassificerade poster finns i:

Vitala poster

Vitala poster är viktiga poster som behövs för att uppfylla driftskraven i händelse av ett nödläge eller en katastrof. För att se till att dessa poster granskas regelbundet, märker du en postkategori, postmapp eller volym som Vital. Då kommer alla poster som skapas i dessa behållare att automatiskt klassificeras som Vital.

När du markerat en behållare som Vital, väljer du den återkommande händelse som ska utlösa den periodiska granskningen eller uppdateringen av vitala poster och den åtgärd som ska startas när granskningshändelsen inträffar. Så fort den återkommande händelsen inträffar, aktiveras händelsens arbetsflöde. I Inställningar för vitala poster finns mer information.

I IBM Enterprise Records ingår en rapport (Vital Records Due for Disposal) som visar vitala elektroniska poster som ska avvecklas under en viss period. Mer information om rapporter finns i Rapportgenerering.

Beständiga poster

En beständig post är en post som är tillräckligt värdefull för att motivera att organisationen bevarar den längre tid än vad som normalt krävs. Du märker en post som beständig genom att ange värdet True för dess egenskap Indikator för beständig post. Denna egenskap visas inte som standard i IBM Enterprise Records-deklarationsguiden. när en kategori eller mapp skapas visas egenskapen Indikator för beständig post som standard. Om du inte vill att egenskapen ska visas i dessa fall ändrar du egenskapen till hidden via Enterprise Manager. Information om visning av egenskapen Indikator för beständig post finns i Content Engine Anpassa visningen av egenskaper.

Det finns inget beteende knutet till egenskapen Indikator för beständig post. Egenskapen är bara avsedd som information och posten kan tas bort även om Indikator för beständig post har värdet True.



Feedback

Senast uppdaterat: Augusti 2011


© Copyright IBM Corp 2011.
Detta Informationscenter bygger på Eclipse-teknik. (http://www.eclipse.org)