Existem informações abundantes disponíveis sobre algumas das tarefas de manutenção e administração contínuas que são específicas do IBM® Enterprise Records.
Consulte os seguintes sistemas de Ajuda de Administração do FileNet P8 para obter informações adicionais sobre administração:
Há diversas tarefas que um administrador pode executar usando o Enterprise Manager (EM). Estas tarefas (tais como configuração de auditoria) estão documentadas neste sistema de ajuda on-line. Entretanto, há outras ações que não devem ser executadas usando o Enterprise Managerjá que podem ocorrer distorção de dados e outros problemas graves. Especificamente, você não deve executar as seguintes ações usando o Enterprise Manager:
Esta lista não é completa. Execute apenas as tarefas que estão documentadas na ajuda on-line. Executar outras ações por meio do Enterprise Manager pode causar distorção de dados ou outros problemas graves.
Entretanto, observe que o Guia de Instalação e Atualização do IBM Enterprise Records pode incluir instruções para usar o Enterprise Manager para executar operações que um administrador deve executar apenas durante uma instalação/atualização. Exemplos incluem:
Você deve configurar armazenamentos de objetos separados para o plano de arquivos e os documentos que são declarados como registros. Desta forma, um armazenamento de objetos (armazenamento de objetos de plano de arquivos ou FPOS) contém a estrutura do plano de arquivos, enquanto o outro (armazenamento de objetos ativado por registros ou ROS) contém documentos, alguns dos quais são declarados como registros. Tipicamente, poderia haver muitos usuários com acesso ao ROS que não deveriam ter acesso as entidades que constituem seu plano de arquivo no FPOS. Você pode ter mais de um ROS associado a um FPOS.
Assim que tiver configurado o plano de arquivos e iniciado a declaração de registros, deve haver mudanças mínimas em um armazenamento de objetos de produção. Se for necessário excluir um armazenamento de objetos após a declaração de registro ter sido iniciada, há um procedimento específico que deve usado para evitar problemas ao declarar registros em um novo armazenamento de objetos. Isto consiste em limpar as preferências do Workplaceantes de excluir o armazenamento de objetos.
Se um armazenamento de objetos for excluído antes da reconfiguração das preferências de site e de usuário para outro armazenamento de objetos, uma mensagem será apresentada para um usuário tentando acessar o armazenamento de objetos que explica qual FPOS foi selecionado e porquê. Também há um link para configurar o FPOS necessário. O sistema selecionará um armazenamento de objetos de acordo com as seguintes recomendações.
Se você excluir o armazenamento de objetos antes de limpar as preferências, deve limpar todas as preferências. Exclua, renomeie ou mova o arquivo bootstrap.properties. Ele será reconstruído automaticamente.
As tarefas de manutenção do sistema IBM Enterprise Records a seguir são típicas daquelas executadas na maioria dos sites. Use a lista de verificação no gráfico a seguir como um guia para determinar quando você pode precisar executar tarefas de manutenção do sistema específicas para o IBM Enterprise Records.
Diário | Semanal | Mensal | Conforme Necessário |
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Log de Varredura do Monitor ../../../com.ibm.p8.ier.admin.doc/backup_restore/config_records_manager.htm | Exportando Logs de Auditoria | Arquivar/excluir log de Varredura | Resolução de Problemas Configurando a Criação de Log |
O servidor Content Engine (CE) pode ser ativado para usar um servidor FileNet Image Services (IS) como um dispositivo de armazenamento de conteúdo fixo ou como um dispositivo de captura de alto volume. (Em termos práticos, isto significa que o conteúdo de um documento Content Engine pode ser armazenado em um servidor IS como um documento IS). O recurso opcional que ativa este recurso é denominado Content Federation Services for Image Services (CFS-IS).
Ao usar um sistema CFS-IS com o IBM Enterprise Records, não configure uma data de expiração nos documentos que estão armazenados em um sistema FileNet Image Services; não há uma maneira automatizada para que o usuário administrativo do CFS-IS no sistema FileNet Image Services faça uma diferenciação entre documentos do IBM Enterprise Records que são colocados em suspensão e não podem ser excluídos e aqueles que podem ser excluídos.
Em alguns casos, as operações que você pode executar nestes documentos (ou a saída esperada dessas operações) depende de como o documento FileNet Image Services foi inserido no sistema e se as propriedades do documento FileNet Image Services foram propagadas para o servidor Content Engine. Onde o servidor IS é usado como um dispositivo de armazenamento de conteúdo fixo, o conteúdo do documento é incluído no servidor IS por meio dos aplicativos CE. Por motivos de concisão, iremos nos referir a estes tipos de documentos como documentos CE-IS Tipo A no texto abaixo. Onde o servidor IS é usado como um dispositivo de captura de alto volume, o conteúdo do documento é incluído no servidor IS por meio dos aplicativos IS; iremos nos referir a estes tipos de documentos como documentos CE-IS Tipo B.
Usando o IBM Enterprise Records, você pode gerenciar estes documentos como registros de maneira muito semelhante a como gerencia outros documentos CE como registros. Esta seção descreve algumas diferenças comportamentais do IBM Enterprise Records ao trabalhar com estes tipos de documentos e inclui outras informações das quais você deve estar ciente ao gerenciar estes tipos de documentos.
É possível definir uma assinatura de forma que quando os documentos IS forem migrados para o armazenamento de objetos, eles sejam automaticamente declarados como registros. Para conseguir isto, certifique-se de que a classe de documento para os documentos migrados assine a ação de evento para o Configurando Declaração Automática de Registros e que a ação de evento seja acionada no evento de Entrada.
Se um documento IS estiver acessível por meio de aplicativos ou APIs do Image Services, não há mecanismos CE para evitar que o documento seja alterado ou excluído, mesmo que ele tenha sido declarado para ser um registro. Portanto, você deve trabalhar com o administrador do sistema IS para garantir que a segurança do IS esteja configurada apropriadamente para modificação e exclusão de documentos IS.
As classes de documento IS incluem parâmetros de retenção que especificam quando os documentos devem ser excluídos. O IBM Enterprise Records não interage com estas configurações de retenção do IS. Portanto, você deve trabalhar com o administrador do sistema IS para garantir que estas configurações de retenção sejam definidas apropriadamente, de forma que os documentos IS que tenham sido declarados como registros não sejam excluídos devido às configurações de retenção do IS.
É possível declarar documentos do IS catalogados no CE usando qualquer um dos mecanismos de declaração disponíveis (por exemplo, a partir do Workplace, MS Office, MS Outlook, ações de evento, fluxos de trabalho e a API Java do IBM Enterprise Records). Entretanto, observe que não é possível selecionar um elemento único de um documento com diversos elementos para ser um registro. Se um documento com diversos elementos é declarado como um registro, então todos os elementos são considerados como parte do registro.
Um usuário não de Registro, que tem acesso a um documento, não pode acessar a página de informações do documento após um usuário de Registro declarar tal documento como um Registro. Esta limitação no acesso de um usuário não de Registro é definida pelo design.
Se a catalogação estiver ativada no servidor IS, então as propriedades do documento do IS que são mapeadas para as propriedades do documento do CE serão armazenadas em ambos os servidores IS e CE e quaisquer atualizações de propriedade do documento IS serão automaticamente propagadas para o documento CE associado. Entretanto, as atualizações de propriedade do documento CE não afetarão as propriedades do registro associado com o documento.
Se um documento for um documento CE-IS Tipo A, uma procura baseada em conteúdo localizará o registro associado com o documento, contanto que o CBR seja configurado no armazenamento de objetos no qual o documento existe. Entretanto, se o documento for um documento CE-IS Tipo B, uma procura baseada em conteúdo não localizará o documento.
Ao excluir um registro, o documento CE correspondente do registro também é excluído. Se o conteúdo do documento CE estiver armazenado no cache permanente do servidor IS ao invés de uma mídia de armazenamento, a exclusão remova o documento IS do cache. Entretanto, se o conteúdo do documento CE estiver armazenado na mídia de armazenamento do servidor IS, excluir um registro não removerá o conteúdo da mídia. Para obter mais informações sobre como dados do documento são excluídos de um servidor IS, incluindo informações sobre como apagar mídia de armazenamento do IS (assumindo que você use uma mídia apagável), consulte "Documentos e Pastas Expirados" na seção Visão Geral de Manutenção de Banco de Dados do IBM FileNet Image Services System Administrator's Handbook.
Quando você copia um registro, então o registro e seu documento CE associado (e seu documento IS associado) serão copiados. Em todos os casos, a operação de cópia de registro resultará em um documento CE-IS Tipo A, mesmo se o documento original fosse um documento CE-IS Tipo B.
O mesmo é verdadeiro quando você importa um registro; o documento associado do registro importado sempre será um documento CE-IS Tipo A, mesmo se ele fosse um documento CE-IS Tipo B quando você o exportou.
Durante o ciclo de desenvolvimento, você desejará monitorar o desempenho do sistema para certificar-se de que sua implementação seja executada o mais eficientemente possível. Nós sugerimos que você use IBM System Dashboard para Enterprise Content Management, que fornece um mecanismo centralizado para coletar e distribuir dados de desempenho nos produtos de software IBM FileNet instalados, independente do sistema operacional. Os dados de desempenho reunidos podem ser disponibilizados para as funções do IBM System Dashboard para Enterprise Content Management para uso em sites que não foram padronizados em um console de gerenciamento. Para obter informações sobre o uso do IBM System Dashboard para Enterprise Content Management, consulte ../../../com.ibm.p8.sysmgr.admin.doc/overview.htm.
O IBM FileNet P8 Troubleshooting Guide contém informações sobre resolução de problemas com componentes P8 Platform, incluindo o IBM Enterprise Records, o Content Engine, Application Engine, Process Engine e Workplace. Para fazer download da documentação a partir da página de suporte IBM, consulte o link externo no final deste tópico.