Wenn Sie ein Dokument oder mehrere Dokumente gleichzeitig ändern wollen, müssen Sie die Dokumente zuerst auschecken. Ein Dokument wird zum Bearbeiten geöffnet und im Objektspeicher gesperrt, bis Sie eine neue Version einchecken. Je nach den Sitevorgaben für den Objektspeicher wird das Dokument entweder im Zusammenarbeits- oder im Exklusivmodus ausgecheckt. Ist das Dokument im Zusammenarbeitsmodus ausgecheckt, können Sie das Dokument (mit der notwendigen Berechtigung) sogar dann einchecken, wenn es gerade von einem anderen Benutzer ausgecheckt ist. Ist das Dokument im Exklusivmodus ausgecheckt, ist es von einem bestimmten Benutzer ausgecheckt und nur dieser Benutzer kann das Dokument wieder einchecken.
Nachdem Sie Ihre Änderungen vorgenommen haben, checken Sie das Dokument wieder in einen Objektspeicher ein. Beim Einchecken mindestens eines Dokuments wird die Versionsinformation des Dokuments aktualisiert. Die Dokumente sind dann zum Auschecken durch andere Benutzer verfügbar. Andere Benutzer können jederzeit eine Kopie des Dokuments anzeigen oder herunterladen, auch wenn es ausgecheckt ist. Dokumente können direkt aus Workplace XT oder aus integrierten Microsoft® Office-Anwendungen mit Application Integration eingecheckt werden.
Sie können mehrere Dokumente gleichzeitig ändern. Wenn sich diese Dokumente in einem Ordner befinden, dem mindestens eine Erfassungsvorlage zugewiesen ist, ermöglicht Workplace XT Ihnen, mit den ausgewählten Dokumenten zu arbeiten, bevor Sie sie in einen Objektspeicher einchecken oder aus einem Objektspeicher auschecken. Sie können z. B. bestimmte Dokumente entfernen, bevor Sie Ihre Dokumente einchecken.
Wenn Ihre Dokumente überwacht werden, kann Workplace XT die Dokumente auf Ihrem lokalen Computer finden, nachdem Sie es aus einem Objektspeicher ausgecheckt haben. Sie können dann mühelos das Dokument finden, wenn Sie den Auscheckvorgang abbrechen oder das Dokument speichern oder einchecken wollen. Außerdem können Sie die lokale Kopie eines Dokuments vom lokalen System löschen, nachdem Sie einen Eincheckvorgang abgeschlossen oder einen Auscheckvorgang abgebrochen haben. Die Löschfunktionalität wird vom Siteadministrator festgelegt.
In Workplace XT können Sie ein Dokument oder mehrere Dokumente gleichzeitig auschecken bzw. auschecken und herunterladen. Wenn Sie ein Dokument auschecken, können Sie dieses Dokument optional nach dem Auschecken herunterladen. Die Aktion Auschecken und herunterladen ermöglicht das gleichzeitige Auschecken und Herunterladen von Dokumenten. Sie können vorhandene Dokumente auf dem lokalen System überschreiben, bevor Sie Ihre Dokumente aus dem Objektspeicher herunterladen. Wenn Sie ein Download auschecken und herunterladen, können Sie die Datei öffnen.
Einige der Dokumente, die Sie auschecken und herunterladen wollen, können in mehreren Ordnern abgelegt sein. Workplace XT kann die Dokumente nicht verarbeiten, falls Ihr Administrator die Einstellung Hierarchischer Ordner für die Sitevorgabe Ordnerstruktur herunterladen angegeben hat. Durch diese Einstellung wird die Ordnerhierarchie, in der die Dokumente gespeichert waren, in einem Objektspeicher auf Ihrem lokalen System erneut erstellt. Wenn Ihre Dokumente z. B. in einem Objektspeicher mit dem Namen MeinObjektspeicher\MeineOrdner\ gespeichert waren, wird dieselbe Ordnerstruktur auf Ihrem lokalen System als C:\MeinObjektspeicher\MeineOrdner erstellt. Über Ordner auswählen können Sie einen der Ordner angeben, in dem die Dokumente abgelegt werden. Workplace XT kann diese Dokumente dann auf den lokalen Computer herunterladen und überwachen.
Sie können ein Dokument oder mehrere Dokumente gleichzeitig einchecken und dabei die Eigenschaftswerte und Zugriffsberechtigungen der früheren Version verwenden. Zum Einchecken von Dokumenten gibt es die folgenden Vorgehensweisen:
Weitere Informationen zur Eingabe von Eigenschaftswerten finden Sie in Mit Eigenschaften arbeiten.
Sie können den Auscheckvorgang für Dokumente abbrechen, damit die Dokumente von anderen Benutzern ausgecheckt werden können. Beispielsweise, wenn Sie ein Dokument ausgecheckt haben, um Änderungen daran vorzunehmen, dann jedoch der Meinung sind, dass die Änderungen unnötig sind. Wenn Sie den Auscheckvorgang abbrechen, kehrt das Dokument zu seinem vorherigen Status zurück und übernimmt wieder die frühere Versionsnummer.