Sie können einem Aktenplan in der Hierarchie der Schriftstückverwaltungshierarchie eine Aktenkategorie hinzufügen. Ebenso können Sie eine Aktenkategorie einer anderen Aktenkategorie hinzufügen, d. h. eine Unterkategorie erstellen. Beachten Sie jedoch, dass Sie eine Unterkategorie nur einer aktiven Aktenkategorie hinzufügen können.
Allein der Schriftstückmanager oder ein Schriftstückadministrator kann eine Aktenkategorie hinzufügen.
Standardmäßig erbt die neu erstellte Aktenkategorie sämtliche Eigenschaften mit Ausnahme des Namens, der ID und des Öffnungsdatums von der übergeordneten Aktenkategorie. Sie können diese geerbten Werte auf Wunsch ändern.
Achtung: Jede Ebene des Aktenplans sollte maximal 100 Schriftstückkategorien und Schriftstückordner enthalten. (Weitere Informationen finden Sie in
Aktenpläne.)
So fügen Sie eine Schriftstückkategorie hinzu:
- Melden Sie sich als Schriftstückmanager oder als Schriftstückadministrator an und durchsuchen Sie den Aktenplan, dem Sie eine neue Aktenkategorie hinzufügen wollen. Wenn Sie eine Unterkategorie erstellen möchten, öffnen Sie die entsprechende Kategorie.
- Zum Öffnen des Assistenten klicken Sie auf Schriftstückkategorie hinzufügen
. Führen Sie anschließend die folgenden Schritte aus.- Zum Festlegen von Eigenschaften geben Sie die angezeigten Eigenschaftswerte ein oder ändern Sie sie. Manche Eigenschaften können direkt auf der Seite bearbeitet werden, bei anderen müssen Sie zunächst auf den Namen klicken und können die Werte erst dann ändern. Ein roter Stern bedeutet, dass Sie für diese Eigenschaft einen Wert angeben müssen. Weitere Informationen zu den angezeigten Eigenschaften finden Sie in Eigenschaftsreferenz. Bei Eingabe eines Aktenmusters, das Akten automatisch benennt, geben Sie das Muster direkt in dieses Feld ein. Eine Anleitung zum Erstellen des Musters finden Sie in Hinzufügen eines Benennungsmusters.
- Klicken Sie auf "Weiter", um den Dispositionszeitplan für die Aktenkategorie festzulegen, oder wählen Sie aus dem linken Bereich einen weiteren Schritt.
- Klicken Sie auf Abbrechen, um den Assistenten für das Hinzufügen von Schriftstückkategorien zu beenden.
- Es gibt drei Möglichkeiten zum Festlegen der Aussonderung. Unter Umständen wurde bereits ein Dispositionszeitplan voreingestellt (das Kästchen "Erben" ist abgehakt). Unter Umständen ist ein Dispositionszeitplan aufgeführt, aber das entsprechende Kästchen ist nicht abgehakt. Um es zu verwenden, klicken Sie auf "Erben".
Möglicherweise liegen keine Dispositionsinformationen vor. Klicken Sie in jedem Fall auf Zeitplansuche, um einen Plan auszuwählen oder zu ändern. Klicken Sie auf "Planinhalt löschen", wenn Sie die Disposition im Moment leer lassen wollen. Sie können die Informationsseiten jedes zugewiesenen Zeitplans überprüfen, indem Sie auf das Symbol "Informationen abrufen" klicken.
- Wenn Sie nach einem Plan suchen, klicken Sie auf Auswählen unterhalb des Namens des Aussonderungszeitplans, den Sie dieser Kategorie zuordnen wollen.
- Geben Sie erforderlichenfalls die Aussonderungsberechtigung ein, die für die Aussonderung der Schriftstückkategorie zuständig ist. Standardmäßig wird die für den ausgewählten Aussonderungszeitplan festgelegte Aussonderungsberechtigung automatisch als Aussonderungsberechtigung für die Schriftstückkategorie zugewiesen. Wenn keine Aussonderungsberechtigung für den ausgewählten Zeitplan eingestellt wird, gilt die für die Kategorie festgelegte Aussonderungsberechtigung. Wenn Sie die Aussonderungsberechtigung zu diesem Zeitpunkt festlegen wollen, den Aussonderungszeitplan jedoch erst später, dann ersetzt die Aussonderungsberechtigung, die für den Zeitplan festgelegt wird, die Aussonderungsberechtigung, die zuvor für die Schriftstückkategorie festgelegt wurde.
Achtung: Wenn Ihre Anzeigeeinstellung in Ihren Site- oder Benutzervorgaben für Schritt für notwendige Schriftstücke beim Erstellen von Containern anzeigen auf Nein gesetzt ist, blendet das Programm den Schritt Notwendiges Schriftstück festlegen aus, sodass Sie mit Unterschritt 1 fortfahren können.
- Wenn die Benutzer- oder Sitevorgabeneinstellung auf die Anzeige des Schritts Notwendiges Schriftstück festlegen gesetzt ist, klicken Sie auf Weiter, um das notwendige Schriftstück festzulegen, oder wählen Sie einen anderen Schritt aus dem linken Bereich aus. Weitere Informationen erhalten Sie über die Links zu den Benutzervorgaben und den Sitevorgaben am Ende dieses Abschnitts.
- Wenn Sie angeben wollen, dass Schriftstücke in dieser Kategorie notwendige Schriftstücke sind, wählen Sie Wahr aus dem Menü Indikator für notwendiges Schriftstück aus. Wenn die in dieser Schriftstückkategorie erstellten Schriftstücke ständige Überprüfungen und Aktualisierungen erfordern, können Sie die Schriftstückkategorie in diesem Schritt als "Notwendig" kennzeichnen, damit die Schriftstücke als notwendige Schriftstücke gekennzeichnet werden.
Alle in dieser Kategorie erstellten Akten werden automatisch als "kritisch" kategorisiert.
- Geben Sie bei Bedarf eine Beschreibung der kritischen Akten ein, die dieser Kategorie hinzugefügt werden sollen.
- Wählen Sie im Menü Prüfungsaktivität für notwendiges Schriftstück die Aktion aus, die zusammen mit der periodischen Überprüfung oder Aktualisierung notwendiger Schriftstücke gestartet werden soll. Das Menü listet die zuvor erstellten notwendigen Prüfaktionen auf (siehe Beschreibung in Hinzufügen einer Aktion).
- Wählen Sie aus dem Menü Prüfungs- und Aktualisierungszyklus für notwendiges Schriftstück das Ereignis aus, das die periodische Überprüfung oder Aktualisierung von notwendigen Schriftstücken in dieser Kategorie auslöst. Das Menü listet wiederkehrende Ereignisse auf, die zuvor wie in Hinzufügen eines Auslösers für wiederkehrende Ereignisse beschrieben erstellt wurden.
- Klicken Sie auf "Weiter", um die Berechtigungen einzustellen und die Aktenkategorie abzuschließen.
- Zum Festlegen der Zugriffsberechtigungen prüfen Sie die vorhandenen Zugriffsberechtigungseinstellungen.
Informationen zu den einzelnen Zugriffsberechtigungen finden Sie in Festlegen der Zugriffsberechtigungseinstellungen. Sicherheitseinstellungen legen fest, welche Gruppen und Benutzer auf die Aktenkategorie zugreifen können und welche Berechtigungen jeder Gruppe und jedem Benutzer erteilt werden. Die hier festgelegten Zugriffsberechtigungseinstellungen können von den für die Entität festgelegten FileNet P8-Zugriffsberechtigungen außer Kraft gesetzt werden.
- Klicken Sie auf den Benutzer- oder Gruppennamen in der Spalte Titel, wenn Sie die Zugriffsrechte für einen bestimmten Benutzer oder eine bestimmte Gruppe auf der Seite ändern wollen. Die Seite Zugriffsberechtigungseinstellungen wird angezeigt. Hier können Sie die Zugriffsberechtigungen für verschiedene Benutzer und Gruppen festlegen.
- Zum Hinzufügen neuer Benutzer oder Gruppen klicken Sie auf Neue hinzufügen. Zum Entfernen eines vorhandenen Benutzers oder einer vorhandenen Gruppe aus der Liste wählen Sie die Option Entfernen für diesen Benutzer bzw. diese Gruppe aus. Weitere Informationen finden Sie in Hinzufügen von Benutzern und Gruppen zu einem Objekt.
- Zum Speichern von Änderungen an den Sicherheitseinstellungen und zum Fertigstellen der Aktenkategorie klicken Sie auf "Fertig stellen".
- Klicken Sie auf OK, um die Meldung über das Hinzufügen der Aktenkategorie zu bestätigen und den Assistenten zu beenden.