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Agendas de disposição

Para controlar a retenção e a disposição de registros, você define e associa uma agenda de disposição a contêineres de registros e tipos de registros. Em uma agenda de disposição, você especifica as regras de retenção e as instruções para dispor deles no fim do período de retenção.

As instruções de disposição incluem:

Você define diferentes fases através das quais um registro deveria passar em uma agenda de disposição. Cada fase tem um período de retenção definido. No fim de cada fase, a ação especificada é executada nos registros, então os registros passam para a próxima fase. A agenda de disposição é interrompida para as entidades nas quais uma suspensão foi colocada. Ele será reiniciado após a remoção das suspensões.

Para calcular quando os registros estão prontos para a disposição, execute a Varredura de disposição. Consulte o Processos de varredura. As agendas de disposição são importadas e exportadas usando a ferramenta Exportação e importação de plano de arquivo.

Parâmetros de agenda de disposição

Uma agenda de disposição inclui quaisquer dos seguintes:

Herança de agenda de disposição

Você pode associar uma agenda de disposição a uma categoria de registro, uma pasta de registros ou um tipo de registro. Uma pasta de registros pode ter sua própria agenda de disposição ou pode herdar a agenda de disposição associada a uma categoria de registro pai.

Por padrão, um registro herda a agenda de disposição da pasta em que é declarado. No entanto, se você desejar associar uma agenda de disposição diferente ao registro, crie um tipo de registro, associe a agenda de disposição requerida a este tipo de registro, e atribua este tipo de registro ao registro. Quando diferentes agendas de disposição são associadas à categoria de registro, à pasta de registros e ao tipo de registro de um registro, o registro herda a agenda de disposição do tipo de registro. Se um registro for criado diretamente sob uma categoria de registro, o registro herdará a agenda de disposição da categoria de registro.

Como regra geral, a agenda de disposição de menor nível na hierarquia do registro é aplicável. O diagrama a seguir ilustra a herança de agendas de disposição por diferentes entidades sob diferentes condições:

O diagrama a seguir ilustra a herança de planejamentos de disposição por diferentes entidades sob diferentes condições.

Se você mover uma categoria ou pasta de registros, poderá atribuir uma agenda de disposição para o contêiner e especificar quais entidades no contêiner serão afetadas pela atribuição. Para obter informações adicionais sobre entidades de movimentação, consulte Realocar uma categoria ou pasta.

Se você não atribuir uma agenda de disposição ao realocar um contêner, o seguinte será verdadeiro:

Processo de disposição

Após você associar uma agenda de disposição a uma categoria ou pasta de registros, todos os registros criados naquele contêiner irão herdar essa agenda de disposição por padrão. Quando a ação de corte é executada nos registros, eles entram no prazo para disposição e são movidos para a fase de disposição. Entidades identificadas como prontas para disposição são marcadas com o ícone pronto para disposição: ícone pronto para disposição.

Os usuários autorizados podem iniciar a disposição. Após obter aprovação do Gerenciador de Registros, o sistema executa as ações de disposição associadas nas entidades aprovadas. Você pode atribuir uma das seguintes ações de disposição em uma fase na agenda de disposição:

Se um fluxo de trabalho de destruição falhar por algum motivo, a entidade permanece no status Disposição em Andamento. Você precisa iniciar novamente a disposição na entidade. Consulte o Iniciando um Planejamento da Disposição.

Melhores práticas

Algumas propriedades são atualizadas de forma dinâmica pela Varredura de disposição. Se essas propriedades forem usadas como a base de retenção para retenções alternativas, uma atualização de Varredura de disposição poderia ser feita em um período de retenção mais longo. Não use quaisquer dessas propriedades como a base de retenção para uma retenção alternativa.
  • Data de execução da fase atual
  • Ação da fase atual
  • Última data de varredura
  • Data da decisão da fase atual
  • Decisão da revisão da fase atual
  • ID da fase atual
  • Recalcular a retenção da fase
  • Status de execução da fase atual
  • DisposalPhases
  • CycleYears
  • CycleMonths
  • CycleDays
  • CurrentActionType
  • VitalWorkflowStatus
  • VitalSweepDate
  • VitalRecordReviewDate
  • Data da próxima revisão do registro vital
  • CurrentPhaseId
  • AlternateRetentions
  • RetentionBase
  • RetentionPeriodYears
  • RetentionPeriodMonths
  • RetentionPeriodDays
  • CurrentPhaseExportFormat
  • ExportFormat
  • CurrentPhaseDecisionDate


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Última atualização: Agosto 2011


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