Haku-välilehden avulla voit etsiä tietyntyyppisiä IBM Enterprise Records -yksiköitä: asiakirjaluokkia, asiakirjakansioita, taltioita tai asiakirjoja. Jokainen hakutyyppi on mukautettu yksikön tyypin mukaan. Asiakirjaluokkia, asiakirjakansioita ja taltioita koskevat hakusivut ovat lähes samanlaisia. Asiakirjoihin ja luokiteltuihin asiakirjoihin liittyy enemmän hakuasetuksia.
Lisätietoja luokitellun asiakirjan hakuasetusten määrittämisestä on ohjeaiheessa
Haun määritys ja ajo.
- Valittavissa olevat hakuasetukset määräytyvät sen mukaan, onko hakutilaksi määritetty Dynaaminen vai Staattinen. Lisätietoja hakutilasta on ohjeaiheessa Hakusivun mukautus.
- Hakusivulla voit määrittää, missä kohteessa haku suoritetaan. Saatat saada ilmoituksia siitä, että tietystä kansiosta hakeminen saattaa vaatia pidemmän käsittelyajan. Hakusivujen avulla voit myös suodattaa hakutuloksia luokan mukaan, määrittää enimmäistulosten määrän sekä muuttaa yhtä tai useaa ominaisuuden ehtoa.
- Jos kyseessä on asiakirja, voit myös rajoittaa haun tiettyyn pääyksikköön ja hakea joko alkuperäisen vahvistetun dokumentin tai asiakirjan ominaisuuksien tekstin sisältöä.
- Hakusivuja voi mukauttaa. Jos et esimerkiksi koskaan käytä suodattamista tai sisältöhakuja, voit poistaa kyseiset kentät. Voit määrittää enintään seitsemän eri hakuominaisuutta ja muuttaa hakutulosten enimmäismäärää.
- Hakumallin avulla voit hakea yksikköä, joka vastaa ennalta määritettyjä hakuehtoja. Hakumallit ja tallennetut haut voi valita IBM Enterprise Records -sovelluksessa, jos niiden sovelluksen nimeksi on määritetty IBM Enterprise Records. Vain pääkäyttäjät voivat muuttaa hakumallien hakuehtoja.
- Asiakirjojen haut (mukaan lukien hakumallit) tukevat sanoihin ja lausekkeisiin perustuvia sisältöhakuja. Voit valita, tuleeko haettavan tekstin esiintyä asiakirjan metatiedoissa (asiakirjan ominaisuuksissa) vai vahvistetun dokumentin sisällössä. Toiminnon käyttö edellyttää, että hakuohjelman kokoonpano on määritetty oikein.
Haku aloitetaan seuraavasti:
- Valitse yksikön tyyppi (Asiakirjaluokat, Asiakirjakansiot, Taltiot tai Asiakirjat) tai valitse vaihtoehto Hakumallit ja tallennetut haut.
- Anna hakuehdot. Lisätietoja hakuehdoista on ohjeaiheessa Haun määritys ja ajo.