Die Aktion Deklaration für Schriftstück aufheben löscht die Metadaten des Schriftstücks und setzt die Eigenschaft Schriftstückinformationen des Dokuments auf Null. Während der Aufhebung einer Schriftstückdeklaration können Sie auch angeben, dass die Schriftstückmetadaten beibehalten werden sollen.
Zum Beibehalten der Metadaten muss der Aktenplan entsprechend konfiguriert sein.
Die Deklaration eines Schriftstücks kann von einem Schriftstückadministrator oder einem Schriftstückmanager aufgehoben werden. Zu einer erfolgreichen Aufhebung einer Deklaration gehört auch das Trennen jedes zugeordneten Dokuments oder jeder zugeordneten Dokumentversion vom Schriftstück sowie das Löschen des Schriftstücks. Alle entsprechenden Zugriffsberechtigungseinstellungen werden auf die Zugriffsberechtigungseinstellung des Dokuments vor seiner Deklaration zurückgesetzt.
Die folgenden Schriftstückzustände erlauben keine Aufhebung der Schriftstückdeklaration:
- Ein zurückgestelltes Schriftstück oder ein Schriftstück in einem zurückgestellten Container
- Ein als gelöscht markiertes Schriftstück
- Ein an einem aktiven Workflow (z. B. einem Aussonderungsworkflow) beteiligtes Schriftstück
- Ein Schriftstück mit eingebundenem Inhalt
- Ein Schriftstück, dessen Deklaration aus irgendeinem Grund nicht aufgehoben werden kann (z. B. aufgrund mangelnder Zugriffsberechtigungen)
So heben Sie die Deklaration eines Schriftstücks auf:
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen des Schriftstücks und wählen Sie Deklaration aufheben aus.
- Klicken Sie auf Akzeptieren, um die Deklaration aufzuheben, oder auf Beenden, um das Schriftstück beizubehalten.
So heben Sie die Deklaration mehrerer Schriftstücke auf:
- Durchsuchen Sie die Aktenplanhierarchie oder den Aktenplan, um auf die Schriftstücke zuzugreifen, deren Deklaration Sie aufheben wollen.
- Aktivieren Sie die Kontrollkästchen links neben den Schriftstücken, deren Deklaration Sie aufheben wollen.
- Wählen Sie im Menü Mehrfachauswahlaktionen die Aktion Deklaration aufheben aus.
- Überprüfen Sie im Fenster Deklaration aufheben, ob die Schriftstücke ausgewählt sind, deren Deklaration Sie aufheben wollen, und klicken Sie auf Deklaration aufheben, um die Deklaration der Schriftstücke aufzuheben, oder auf Beenden, um die Aktion abzubrechen. Wenn Sie auf Deklaration aufheben klicken, wird die Deklaration Ihrer Schriftstücke ohne weitere Warnung aufgehoben.
- Nachdem eine Bestätigungsnachricht angezeigt wird, die den Abschluss der Aktion Deklaration aufheben meldet, klicken Sie auf OK, um zur Seite Durchsuchen zurückzukehren.
- Die Schriftstücke werden gelöscht.
- Die Quellendokumente nehmen wieder ihre ursprünglichen Zugriffsberechtigungseinstellungen an und können erneut deklariert werden.
- Das RMAudit-Ereignis Deklaration aufheben wird protokolliert, wenn die Protokollierung aktiviert ist.