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Accesso ed aggiornamento delle proprietà assegnate ad un documento o cartella

È possibile accedere ed aggiornare le proprietà assegnate ad un documento oppure ad una cartella durante l'aggiunta ad un archivio oggetti o la modifica degli oggetti, come, ad esempio, durante l'esecuzione del check-in di un documento o del salvataggio del contenuto di un documento sottoposto a check-out. Il modello di immissione utilizzato per aggiungere un documento determina se è possibile selezionare una classe oppure assegnare una classe al documento. È possibile modificare le proprietà assegnate ad un documento, ma non la classe; tuttavia, è possibile modificare le proprietà e la classe assegnate ad una cartella.

Durante il salvataggio del contenuto, è possibile fare clic su Salva con le proprietà per modificare le proprietà del documento e per salvare nuovo contenuto prima di eseguire nuovamente il check in del documento in un archivio oggetti.

Utilizzare il comando Visualizza/Modifica proprietà nella scheda IBM ECM oppure selezionare Proprietà da un menu pop-up. È anche possibile fare clic su Mostra dettagli nella parte inferiore del pannello Sfoglia una volta selezionato un documento o una cartella. Le informazioni sull'oggetto vengono visualizzate nel riquadro Dettagli ed è possibile visualizzare e modificare le informazioni per qualsiasi oggetto selezionato dopo aver fatto clic su Modifica.

Cicli di vita dei documenti

L'amministratore potrebbe aver assegnato ad alcuni documenti delle proprietà che contengono un ciclo di vita. Un ciclo di vita del documento contiene i diversi stati in cui si può trovare il documento durante la propria vita. Ad esempio, gli stati del ciclo di vita di un'applicazione di prestito possono verificarsi nell'ordine riportato di seguito:

Gli stati indicano l'ordine con cui un'applicazione di prestito passa da un processo all'altro. Durante il passaggio del documento da uno stato allo stato successivo, lo stato del ciclo di vita viene aggiornato. Ad esempio, in seguito all'approvazione, il documento passa al secondo stato (Approvazione). Quando la banca finanzia il prestito, il documento passa allo stato Finanziamento.

Ad alcune proprietà potrebbe essere assegnato un criterio del ciclo di vita del documento. Un criterio del ciclo di vita del documento viene assegnato a una classe documento e viene utilizzato dall'amministratore. Lo stato del ciclo di vita viene visualizzato ed è possibile modificarlo se si dispone delle autorizzazioni appropriate.

Contrassegni

L'amministratore può assegnare dei contrassegni ad alcune proprietà di documenti e cartelle. I contrassegni sono basati su valori specifici delle proprietà e consentono di accedere a documenti o cartelle. Quando ad un oggetto viene applicato un contrassegno, le autorizzazioni di accesso risultati per l'oggetto sono una combinazione delle impostazioni delle autorizzazioni di accesso originali e delle impostazioni dei contrassegni. Le impostazioni dei contrassegni possono determinare gli utenti che possono accedere all'oggetto a cui è assegnato il contrassegno e gli utenti che possono modificare o rimuovere il contrassegno assegnato.

Visualizzazione o modifica di proprietà da applicazioni Office e da Outlook

A seconda dell'applicazione, selezionare una delle seguenti opzioni:

Tabella 1. Questa tabella elenca le procedure per l'accesso alle proprietà di un documento dalle applicazioni Microsoft Office. Le procedure sono leggermente diverse e dipendono dall'applicazione utilizzata per l'integrazione con le applicazioni Office.
Applicazioni Office integrate che utilizzano FileNet Integration per Microsoft Office
Applicazioni Office Outlook
  1. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul documento o sulla cartella che si desidera modificare e selezionare Proprietà.
  2. Modificare le proprietà e confermare le modifiche.
  1. Fare clic con il pulsante destro del mouse su un messaggio e-mail che si desidera modificare e selezionare Proprietà.
  2. Modificare le proprietà e confermare le modifiche. Se si assegnano le proprietà al messaggio prima che venga aggiunto ad un archivio oggetti, potrebbe essere richiesto di immettere le proprietà se l'impostazione Richiedi proprietà durante l'aggiunta è abilitata nella preferenza sito.


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Ultimo aggiornamento: Luglio 2011


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