Eine Dispositions-Aktion ist eine Aktion, die auf Einheiten angewendet wird, die ihr Abgrenzungsdatum erreicht haben oder deren Aufbewahrungsfrist innerhalb einer Aussonderungsphase abgelaufen ist. Für jede von Ihnen erstellte Aktion müssen Sie einen Standardworkflow zuordnen, außer für die Aktion Automatisch vernichten. Wenn das System die Aktion ausführt, startet es den damit verknüpften Workflow, sobald es von einem autorisierten Benutzer die Bestätigung dazu erhält.
Beim Definieren eines Dispositionszeitplans weisen Sie eine Aktion mit dem Aussonderungsauslöser für die Abgrenzung zu. Außerdem weisen Sie jeder Dispositionsphase innerhalb eines Dispositionszeitplans eine Aktion zu.
Hinweis: Nur ein Schriftstückadministrator oder ein Schriftstückmanager (bei Basis- und DoD-Datenmodellen) kann eine Aktion erstellen, ändern oder löschen.
Arten von Aktionen
In
IBM® Enterprise Records können Sie die folgenden im System vordefinierten Arten von Aktionen erstellen:
- Überprüfen: Ermöglicht das Abrufen von Akten, die von einer autorisierten Person überprüft wurden. Zur Überprüfung gehört die Abfrage des Aussonderungsstatus der Einheit, um zu ermitteln, ob sie ausgesondert werden kann.
- Exportieren: Exportiert oder kopiert die Akten in ein anderes Repository.
- Übertragen: Überträgt Schriftstücke an eine Archivierungseinrichtung zur dauerhaften Aufbewahrung.
- Vernichten: Löscht oder vernichtet Akten dauerhaft.
- Übergangstransfer: Überträgt Akten vorübergehend an eine andere Position.
- Stilllegung: Schließt Entitäten, sobald ihr Stilllegungsdatum erreicht ist.
- Grundlegende Überprüfung: Ermöglicht die Planung regelmäßiger Überprüfungen von kritischen Einheiten.
- Automatisch vernichten: Löscht oder vernichtet Schriftstücke permanent ohne Verwendung eines Workflows. Die Löschung eines Datensatzes wird ausgeführt, sobald seine Aufbewahrungsfrist abläuft.