Asiakirja on viittaus tietoihin, ja se tuo metatietoja kyseisten tietojen hallintaa varten. Asiakirja voi periä ominaisuuksia säilöstä, johon se luodaan. Asiakirja voi esimerkiksi periä pääsäilönsä poistoaikataulun. Asiakirjat voivat olla sähköisiä tai fyysisiä. Sekä sähköiset että fyysiset asiakirjat voidaan luokitella tärkeiksi ja merkitä pysyviksi asiakirjoiksi. DoD Chapter 4 -tietomallissa asiakirjoja vahvistettaessa niihin voidaan lisätä suojausluokitus, kuten Erittäin salainen, Salainen, Luottamuksellinen tai Luokittelematon. PRO-tietomallissa asiakirjoille voi määrittää suojausluokituksen Erittäin salainen, Salainen, Luottamuksellinen, Rajoitettu tai Luokittelematon.
Base- ja DoD-tietomalleissa asiakirjoja voidaan vahvistaa asiakirjaluokkiin, asiakirjakansioihin ja taltioihin. PRO-tietomallissa asiakirjoja voidaan vahvistaa asiakirjakansioihin ja taltioihin.
Asiakirjan poisto tai arkistosta poisto poistaa vain sen dokumentin version, johon kyseinen asiakirja osoittaa. Jos asiakirjasta on järjestelmässä vain yksi versio, järjestelmä poistaa koko dokumentin versiosarjan. Esimerkki: Dokumentista on järjestelmässä useita versioita ja yksi näistä vahvistetaan asiakirjaksi. Kun kyseinen asiakirja poistetaan, järjestelmä poistaa vain sen version dokumentista, joka oli vahvistettu asiakirjaksi. Järjestelmä ei poista muita versioita, joita ei ole vahvistettu asiakirjoiksi tai jotka on vahvistettu asiakirjaksi toiseen asiakirjaan.
Lisätietoja fyysisten asiakirjojen hallinnasta on ohjeaiheessa Fyysiset yksiköt.
Kun merkitset säilön tärkeäksi, valitse toistuva tapahtuma, joka aloittaa tärkeiden asiakirjojen säännöllisen arvioinnin tai päivityksen, ja toiminto, jonka tapahtuman ilmeneminen aloittaa. Aina, kun toistuva arviointitapahtuma ilmenee, järjestelmä aloittaa siihen liitetyn tärkeiden asiakirjojen arvioinnin käsittelyreitin. Lisätietoja on ohjeaiheessa Tärkeiden asiakirjojen määritys.
IBM Enterprise Records sisältää raportin Poistettavaksi määritetyt tärkeät asiakirjat, jossa näkyvät tiettynä aikana poistettavaksi määritetyt sähköiset tärkeät asiakirjat. Lisätietoja raporteista on ohjeaiheessa Raporttien luonti.
Pysyvän asiakirjan on katsottu olevan niin arvokas, että asiakirja on säilytettävä organisaatiossa pidempään kuin tavallisesti tarvittaisiin. Asiakirja voidaan merkitä pysyväksi määrittämällä asiakirjan Pysyvän asiakirjan tunnus -ominaisuuden arvoksi True (tosi). Tämä ominaisuus ei ole oletusarvon mukaan näkyvissä IBM Enterprise Records -ohjelmassa ohjattua asiakirjaksi vahvistuksen asennustoimintoa varten. Kun luot luokan tai kansion, Pysyvän asiakirjan tunnus -ominaisuus ei näy oletusarvoisesti. Jos et halua, että ominaisuus näkyy näissä tapauksissa, muuta Enterprise Manager -ohjelmassa ominaisuuden arvoksi piilotettu. Lisätietoja Pysyvän asiakirjan tunnus -ominaisuuden näyttämisestä Content Engine -ohjelmassa on ohjeaiheessa Ominaisuuksien näytön mukautus.
Pysyvän asiakirjan tunnus -ominaisuuteen ei liity erityistä toimintatapaa. Ominaisuus on tarkoitettu vain tiedoksi, ja vaikka Pysyvän asiakirjan tunnus -ominaisuuden arvoksi olisi määritetty True (tosi), asiakirja voidaan silti poistaa.