L'IBM® Enterprise Records admet la gestió, el control i el seguiment dels objectes físics i informatius, com ara registres i carpetes en paper, cintes de vídeo i llibres. A l'IBM Enterprise Records, aquests objectes es representen mitjançant un registre físic. Es tracta d'un fitxer electrònic que conté les metadades que descriuen l'objecte físic i la seva ubicació.
Podeu configurar carpetes que representin el sistema d'emmagatzematge físic amb caixes, carpetes de registres físics o carpetes de registres híbrids. El registre que representa l'element físic es pot arxivar a qualsevol d'aquestes carpetes de registres o en una carpeta electrònica. Els temes següents inclouen informació sobre la creació i la gestió d'aquestes entitats i ubicacions físiques.