IBM Enterprise Records, Versio 5.1.+            

Käsittelyreitit

IBM Enterprise Records sisältää käsittelyreittejä, jotka helpottavat asiakirjaluokkien, asiakirjakansioiden, taltioiden ja asiakirjojen arvioinnin ja poiston automatisointia. Käsittelyreitti sisältää jokaisessa liiketoimintaprosessin vaiheessa tarvittavat tehtävät, menettelyvaiheet, henkilöstön, syöte- ja tulostetiedot sekä työkalut.

Voit muokata aiemmin luotuja käsittelyreittejä ja luoda uusia käsittelyreittejä. Järjestelmä aloittaa useimmat IBM Enterprise Records -käsittelyreitit automaattisesti arkistosta poiston tarkistuksen tai käsittelyreittiin liitetyn toiminnon toteutuksen seurauksena. Fyysisten asiakirjojen hallinta- ja Asiakirjakansion luonti -käsittelyreitit on aloitettava manuaalisesti.

Kun poistoaikatauluun luodaan poistovaihe, siihen on liitettävä poistotoiminto ja Arkistosta poisto -käsittelyreitti. Järjestelmä määrittää yksiköt poistettaviksi, kun ne ovat tietyssä vaiheessa ja niiden säilytysaika on päättynyt. Liitetyn Arkistosta poisto -käsittelyreitin aloittava poistotoiminto on aloitettava manuaalisesti. Lisätietoja arkistosta poistosta on seuraavissa aiheissa:

Ennen kuin käsittelyreittejä voi alkaa käyttää, on toteutettava kokoonpanon määritystehtäviä. Kyseiset tehtävät toteutetaan tavallisesti IBM Enterprise Records -asennuksen yhteydessä. Lisätietoja on IBM Enterprise Records -ohjelman asennus ja päivitys -oppaan kohdassa Käsittelyreittien määritys.

Käsittelyreittien tyypit

Seuraavassa ovat IBM Enterprise Records -ohjelman sisältämät käsittelyreitit.

Käsittelyreitin ilmoitukset

Järjestelmä näyttää käsittelyreitin aikana ilmoitussanomia, jotka sisältävät tietoja käsittelyreitin tiloista sekä käsittelyreitissä ilmenneistä virheistä ja tarkistusvirheistä. Ilmoitussanomia on neljää tyyppiä:

Transkriptio

Transkriptio on XML-tiedosto, jonka järjestelmä luo, kun poistotoiminto on toteutettu onnistuneesti poistettavaksi hyväksytyissä yksiköissä. Tiedosto sisältää seuraavat tiedot: Järjestelmä lähettää tämän tiedoston automaattisesti liitteenä asiakirjojen hallinnoijalle. Asiakirjojen hallinnoija voi tarkastella tiedostoa, tallentaa sen paikalliseen levyasemaan tai avata sen selaimessa.

Varoitus

IBM Enterprise Records näyttää varoitussanoman, jos tietyn käsittelyreitin vaiheen eri kenttiin määritetyissä arvoissa on virheitä tai jos arvoja puuttuu pakollisista kentistä. Jos Väliaikainen siirto -käsittelyreitin Fyysinen siirto -vaiheen Sijainti-kentän arvoa ei ole määritetty, IBM Enterprise Records näyttää varoitussanoman.

Tieto- ja tilasanomat

IBM Enterprise Records näyttää Fyysisten asiakirjojen hallinta- ja Asiakirjakansion luonti -käsittelyreittien tieto- ja tilasanomia. Sanomat sisältävät yksiköiden tilaa koskevia tietoja sekä muita yksiköitä koskevia olennaisia tietoja. Jos esimerkiksi fyysisen yksikön nykyinen haltija on viivyttänyt yksikön julkaisua, IBM Enterprise Records lähettää sanoman työkohteena sen henkilön Saapuneet-kansioon, joka on määritetty vastaanottamaan yksikkö. Lisätietoja tieto- ja tilasanomista on seuraavissa aiheissa:

Virheet ja poikkeukset

Virhe- ja poikkeussanomissa näkyvät yksiköt, joita virhe tai poikkeus koskee, sekä käsittelyreitin vaiheen virheen (tai poikkeuksen) syy. Esimerkki: olet tehnyt Katkaisu-vaiheen kymmenen yksikön erästä valmiiksi ja näistä kaksi on avattu uudelleen. Tässä tapauksessa virhesanomassa lukisi, että katkaisutoiminnon toteutus epäonnistui kyseisten kahden yksikön osalta. Lisäksi virhesanomassa lukisi virheen syy.

Sanoma-vaiheessa voit tehdä epäonnistuneen käsittelyreitin vaiheen valmiiksi napsauttamalla Päätä vaihe -painiketta. Tämän jälkeen voit poistaa työkohteen Saapuneet-kansiosta. Voit korjata ongelman ja aloittaa käsittelyreitin uudelleen niin, että vaihe tulee tehdyksi oikein loppuun. Edellä annetussa esimerkissä voit sulkea ne kaksi yksikköä, joiden osalta Katkaisu-vaihe epäonnistui, ja aloittaa käsittelyreitin uudelleen.



Palaute

Päivitetty viimeksi: Elokuu 2011


© Copyright IBM Corp. 2011.
Tämä Information Center -sivusto perustuu Eclipse-tekniikkaan. (http://www.eclipse.org).