Sie können durch eine Hierarchie von Objektspeichern und Favoriten navigieren, die als Container der obersten Ebene für Objekte wie Dokumente, Ordner und vordefinierte Suchvorgänge dienen.
- Dokumente können beliebige Arten von elektronischen Dateien sein und beispielsweise aus einem Textverarbeitungs- oder einem Tabellenkalkulationsprogramm stammen. Dokumente können auch ein externes Objekt darstellen, das nicht elektronisch gespeichert werden kann, das jedoch durch eine Gruppe von Eigenschaften dargestellt und überwacht werden kann. Solche 'externen' Dokumente können eine CD, eine DVD, ein Buch oder ein anderer Datenträger sein.
Tipp: Zur Anzeige eines Dokuments müssen Sie dieses finden und dann dopppelt darauf klicken.
- Ordner enthalten Objekte, die nach einer bestimmten Logik in Ordner, Unterordner, Dokumente und vordefinierte Suchvorgänge eingeordnet sind.
- Unter jedem Objektspeicher wird ein Ordner Alle Suchvorgänge angezeigt. Der Ordner Alle Suchvorgänge ist ein praktisches Mittel zum Anzeigen und Verwenden von vordefinierten Suchvorgängen, auf die Sie Zugriff haben. Sie können im Ordner Alle Suchvorgänge oder auch an anderen Stellen innerhalb der Baumstruktur vordefinierte Suchvorgänge finden und dann sofort ausführen.
Wenn Sie über Integration for Microsoft® Office integrierte Microsoft Office-Anwendungen verwenden, können Sie auf Durchsuchen klicken. Alternativ können Sie auf einen Objektspeicher durch Klicken auf Suchen auf der Registerkarte IBM ECM der Multifunktionsleiste von Microsoft Office durchsuchen. In Outlook können Sie im Menü IBM ECM auf Durchsuchen klicken. Sie können auch eine neue E-Mail-Nachricht öffnen und auf der Registerkarte IBM ECM auf Durchsuchen klicken.
Vordefinierte Suchvorgänge enthalten manche oder alle Suchkriterien, die zum Auffinden von Dokumenten erforderlich sind. Ein vordefinierter Suchvorgang, der keine Eingabe erfordert, wird gespeicherte Suche genannt. Wenn Sie eine gespeicherte Suche wählen, werden die Suchergebnisse sofort angezeigt. Ein vordefinierter Suchvorgang, der Eingaben erfordert, wird Suchvorlage genannt. Detaillierte Anweisungen zum Verwenden von Suchvorlagen finden Sie in Suchvorlage verwenden.
Sie können mit Dokumenten in den Suchergebnissen mithilfe der Optionen arbeiten, die über die Symbolleiste, die Schaltfläche Aktionen, das Popup-Menü und das Menü Extras in Workplace XT verfügbar sind.
Wenn Sie eine integrierte Office-Anwendung verwenden, können Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokument klicken und eine Option auswählen.
Tipp: Wählen Sie den Suchmodus über die
Symbolleiste aus, um Ihre eigene Schlüsselwort- oder Eigenschaftensuche zu erstellen.
- Ein Ordner Auscheckliste wird unterhalb jedes Objektspeichers angezeigt. Er enthält alle Dokumente, die Sie momentan ausgecheckt haben. Diese Dokumente sind nur im Objektspeicher abgelegt, unter dem der Ordner Auscheckliste angezeigt ist.
Mit diesen Dokumenten können Sie mithilfe der Optionen arbeiten, die über die Symbolleiste, die Schaltfläche Aktionen, das Popup-Menü und das Menü Extras verfügbar sind.
Wenn Sie über Integration for Microsoft Office integrierte Office-Anwendungen einsetzen, können Sie durch Klicken auf Ausscheckvorgänge eine Liste der von Ihnen ausgecheckten Dokumente anzeigen. Die aufgelisteten Dokumente stammen aus allen Objektspeichern, zu denen Sie Zugriff haben. Die Option Ausscheckvorgänge befindet sich auf der Registerkarte IBM ECM der Multifunktionsleiste von Microsoft® Office.
- Die Favoriten sind eine Liste der am häufigsten benutzten Dokumente, Ordner und vordefinierten Suchvorgänge. Wenn Sie über Integration for Microsoft Office integrierte Office-Anwendungen einsetzen und Ihren Favoritenordner in Integration for Microsoft Office verwenden, können Sie nicht auf vordefinierte Suchen zugreifen.