Si votre modèle est créé pour des documents qui doivent être déclarés en tant qu'enregistrements, vous pouvez indiquer le comportement de la fonction de déclaration d'enregistrement et un modèle d'entrée de déclaration d'enregistrement. La préférence de site de modèle d'entrée d'enregistrement d'auteur détermine quels sont les utilisateurs qui peuvent afficher cette étape.
Pour indiquer des paramètres de déclaration d'enregistrements :
- Cliquez sur l'option de recherche de modèle de déclaration d'enregistrement si vous souhaitez placer le processus de déclaration sous le contrôle d'un modèle d'entrée.
- Sélectionnez le conteneur d'objets comportant le modèle d'entrée.
- Naviguez vers le modèle d'entrée de déclaration en tant qu'enregistrement et cliquez sur Sélectionner en dessous de son nom.
- Indiquez sous quelle forme l'option de déclaration d'enregistrement est à la disposition de l'utilisateur comme suit :
- Toujours déclarer un enregistrement non classifié - Lorsque l'utilisateur finit d'ajouter un document avec le modèle d'entrée, il est automatiquement déclaré comme enregistrement non classifié sans qu'aucune entrée supplémentaire ne soit requise de la part de l'utilisateur.
- Déclarer éventuellement un enregistrement non classifié - Après avoir ajouté le document, l'utilisateur est invité à le déclarer en tant qu'enregistrement à partir de la page de confirmation Ajouter un document. Si l'utilisateur choisit cette action, l'assistant Déclarer en tant qu'enregistrement démarre.
- Déclarer éventuellement un enregistrement classifié - Après avoir ajouté le document, l'utilisateur est invité à le déclarer en tant qu'enregistrement à partir de la page de confirmation Ajouter un document. Si l'utilisateur choisit cette action, l'assistant
IBM® InfoSphere Enterprise Records Security
Classification démarre. Il gère la déclaration et la classification des enregistrements.
- Déclarer éventuellement un enregistrement classifié ou non classifié - Après avoir ajouté le document, l'utilisateur est invité à le déclarer en tant qu'enregistrement à partir de la page de confirmation Ajouter un document. Si l'utilisateur choisit cette action, il peut déclarer un enregistrement classifié ou non classifié.
S'il choisit de déclarer un enregistrement non classifié, l'assistant Déclarer en tant qu'enregistrement démarre. S'il choisit de déclarer un enregistrement classifié, l'assistant IBM InfoSphere Enterprise Records Security
Classification démarre.
- Ne jamais déclarer en tant qu'enregistrement - Après avoir ajouté un document, l'utilisateur n'est pas invité à le déclarer en tant qu'enregistrement à partir de la page de confirmation Ajouter un document.
Remarque : Si vous avez coché la case Oui, utiliser le modèle d'entrée pour procéder à la restitution à l'étape Définir les propriétés, les restitutions ultérieures du document utilisent également ce modèle.
Si vous utilisez des versions principales et secondaires des documents, l'utilisateur ne souhaitera sans doute pas que les versions secondaires soient déclarées comme enregistrements. Par conséquent, au lieu de sélectionner Toujours déclarer l'enregistrement, il peut être préférable de sélectionner Déclarer éventuellement l'enregistrement, ce qui permet à l'utilisateur de choisir s'il souhaite ou non déclarer la version restituée.