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Colocar entidades em espera (manual)

As retenções de eliminação podem ser aplicadas em entidades pelo processo Varrimento de prazo de retenção. Uma retenção interrompe o processo de eliminação normal, geralmente para efeitos de litígio ou auditoria As entidades em espera também não podem ser eliminadas manualmente. Pode aplicar retenções em uma ou mais categorias de registo, pastas de registo, volumes ou registos. Pode aplicar uma retenção de eliminações antes da data de corte ou durante qualquer uma das fases após a data de corte.

Apenas o Records Manager e o Administrador de Registos podem colocar entidades em espera. Para permitir que outros utilizadores coloquem itens em espera, estes necessitam dos seguintes privilégios. Consulte o tópico Segurança do FileNet P8 para obter mais informações. O procedimento que se segue descreve como aplicar uma retenção de eliminação. Antes de executar este procedimento, tem de adicionar retenções de eliminação ao sistema.

Para aplicar uma retenção de eliminação:

  1. Pesquise ou aceda às entidades que pretende colocar em espera manualmente.
  2. Seleccione a caixa de verificação junto de uma ou mais entidades. (Também pode fazer clique com o botão direito do rato apenas numa entidade e utilizar o menu contextual.)
  3. A partir do menu Acções multi-selecção (ou menu contextual), seleccione Colocar em espera. É apresentada a página Colocar entidades em espera.
  4. A partir da lista de retenções disponíveis, seleccione uma mais caixas de verificação que representem as retenções que pretende aplicar à entidade. Para ver os detalhes de uma retenção, faça clique no ícone Obter informações.
  5. Faça clique em Em espera para aplicar as retenções seleccionadas ou faça clique em Sair para cancelar o procedimento e fechar a página.
  6. Faça clique em OK na página de confirmação.
Depois de o utilizador (ou o processo Varrimento de prazo de retenção) terem aplicado com êxito uma retenção de eliminação numa entidade, o ícone Prazo de retenção é apresentado junto do nome da entidade na página Procurar. O ícone Prazo de retenção tem o seguinte aspecto: Ícone Colocar em espera. Se o ícone Prazo de retenção não for apresentado de imediato, faça clique na ligação final no caminho para actualizar a página de procura.
Importante:   Se aplicar manualmente uma retenção condicional numa entidade que corresponda às condições da retenção, o varrimento de retenção seguinte irá aplicar novamente a retenção, definindo-a como uma retenção condicional que apenas pode ser removida pelo Varrimento de prazo de retenção. Para remover a retenção tem de seleccionar Iniciar pedido de remoção de prazo de retenção a partir do menu contextual da entidade. A retenção será removida durante a próxima execução do Varrimento de prazo de retenção.


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Última actualização: Agosto de 2011


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