La direzione potrebbe voler eseguire un report che dipende da specifiche informazioni nel campo Formato. Il campo Formato è obbligatorio per il modello dati DoD ma è facoltativo per i modelli dati Base e PRO. L'elenco seguente mostra cosa è necessario immettere esattamente perché il report restituisca i risultati corretti. I dati immessi dipendono dal tipo di documento che viene dichiarato. Se ad esempio si tratta di un documento Word, occorre immettere application/msword. Se si tratta di un documento Acrobat PDF, occorre immettere application/PDF.
La direzione potrebbe indicare le informazioni da immettere per tutti i tipi di documenti dichiarati come record. Nonostante vi siano più opzioni per alcuni tipi di documenti, come PowerPoint, è importante che ognuno nell'organizzazione utilizzi la stessa opzione. La persona che esegue il report deve selezionare una di queste opzioni. Il report restituirà solo i record che contengono tale opzione nel campo Formato.
application/msword application/mspowerpoint application/powerpoint application/excel application/vnd.ms-excel application/x-excel application/pdf application/xml application/octet-stream text/plain text/html text/xml image/jpeg image/pjpeg image/gif image/bmp image/x-windows-bmp video/avi