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Déclaration de documents en tant qu'enregistrements

Lorsque vous déclarez un document, des problèmes sont susceptibles de se produire si le document fait partie d'un document composé. Lorsque vous ajoutez des documents enfant à un document parent, certains paramètres risquent de compromettre le programme d'élimination normal des documents associés. Tout paramètre empêchant la suppression de documents (parents ou enfants) risque d'entrer en conflit avec le programme d'élimination normal des documents. De même, si vous choisissez de supprimer un document enfant lorsque son document parent est supprimé, vous risquez d'entraver le processus d'élimination normal des documents enfant. Pour plus de détails sur l'impact des différents paramètres, voir Configuration d'IBM® InfoSphere Enterprise Records.

Remarque : Toute application utilisant la fonctionnalité de fichier DITA crée les documents en tant que documents composés. C'est pourquoi, les règles qui s'appliquent aux documents composés s'appliquent également aux fichiers DITA.

Le document parent étant identifié par une icône particulière, vous pouvez facilement identifier et explorer les documents enfant et les liens qui lui sont associés avant de l'enregistrer en tant qu'enregistrement. Notez que si vous disposez de l'autorisation Modifier les propriétés, vous pouvez ajouter des documents enfant à un document parent même si ce dernier a déjà été déclaré. Vous pouvez également modifier les paramètres associés à un document enfant. Pour se faire, sélectionnez l'option Modifier l'enfant plutôt que l'option Informations sur le lien lors de la procédure ci-dessous.

Aucune icône particulière n'est associée aux documents enfant. Pour éviter toute répercussion inattendue, nous vous suggérons d'effectuer les opérations suivantes :
  1. Cliquez sur l'icône Obtenir des infos des autres documents avant de les déclarer en tant qu'enregistrements.
  2. Sélectionnez la vue Documents parent.
  3. S'il existe un parent, cliquez sur l'icône Obtenir des infos.
  4. Sélectionnez la vue Documents enfant.
  5. Dans le menu Action du document enfant à déclarer en tant qu'enregistrement, sélectionnez Informations sur le lien.
  6. Notez les paramètres pour Supprimer lorsque le parent est supprimé et Empêcher la suppression.
  7. Pour décider si vous devez déclarer ce document en tant qu'enregistrement, voir Configuration d'IBM InfoSphere Enterprise Records.

Pour déclarer un document en tant qu'enregistrement :

  1. Pour lancer l'assistant Déclarer en tant qu'enregistrements, effectuez l'une des opérations suivantes :
    • Dans la page Confirmation, à la fin des étapes de l'assistant Ajouter le document ou Restituer, cliquez sur Déclarer en tant qu'enregistrements.
    • Utilisez Navigation ou Rechercher pour localiser le document. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le nom du document afin d'ouvrir le menu contextuel, puis sélectionnez Déclarer en tant qu'enregistrements ou Déclarer des versions en tant qu'enregistrements.
    • Dans la page d'informations d'un document, cliquez sur Déclarer en tant qu'enregistrements ou Déclarer des versions en tant qu'enregistrements dans la liste des actions.
  2. Cliquez sur le bouton Aide lors des opérations suivantes si nécessaire.


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Dernière mise à jour : Juillet 2011


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