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Sauvegarde d'une recherche

Pour mettre une recherche à la disposition des utilisateurs, vous devez l'ajouter à un dossier dans un conteneur d'objets. Si le dossier à utiliser n'existe pas encore, vous pouvez le créer avant ou pendant l'ajout de la recherche. Pour plus d'informations, voir Ajout d'un nouveau dossier ou Ajout d'un dossier avant la création d'une recherche ci-dessous.

Remarque : Utilisez la propriété Nom de l'application pour indiquer une recherche enregistrée ou un modèle de recherche à utiliser avec une application spécifique. Par exemple, RM pourrait être la valeur de propriété de Nom de l'application. La recherche enregistrée ou le modèle de recherche défini avec cette propriété sera alors utilisé uniquement avec Records Manager.

Si cette valeur de propriété n'est pas indiquée, la recherche enregistrée ou le modèle de recherche est accessible à partir de Workplace XT.

  1. Sélectionnez Ajouter nouveau dans le menu Fichier ou cliquez sur le bouton Ajouter nouveau.
  2. Si le conteneur d'objets et le dossier par défaut (derniers utilisés) doivent être modifiés, cliquez sur le bouton Parcourir pour sélectionner un nouvel emplacement de recherche. Vous pouvez sélectionner n'importe quel conteneur d'objets, quel que soit l'emplacement où le programme recherche les documents. Sélectionnez un emplacement accessible aux utilisateurs visés. Ils devront pouvoir accéder à l'emplacement de recherche ou le localiser sur une page de raccourci pour le sélectionner.
  3. Placez-vous dans le dossier où vous souhaitez situer la recherche. Vous pouvez cliquer deux fois sur un élément ou cliquer sur le bouton Ouvrir lorsqu'un élément est sélectionné. Cliquez sur le bouton Sélectionner pour sélectionner un dossier mis en évidence. Si vous souhaitez revenir à un niveau supérieur, utilisez le menu déroulant de la zone Explorer dans en haut de la fenêtre. Vous pouvez également créer un nouveau dossier pour votre recherche à l'aide du bouton Ajouter un nouveau dossier. Pour plus d'informations, voir Ajout d'un nouveau dossier ci-dessous. Pour plus d'informations sur les icônes, voir Sélection des sous-dossiers.
  4. Après avoir sélectionné un dossier (renvoyant à l'écran précédent où vous cliquez sur Suivant), entrez un titre, une description et un nom d'application pour aider les utilisateurs à localiser la recherche ultérieurement. Lors de la sauvegarde d'une recherche modifiée, vérifiez les propriétés et mettez-les à jour si nécessaire avant de cliquer sur Suivant.
  5. Le titre du document, la description et le nom d'application sont facultatifs. Cependant, si vous n'indiquez pas le titre du document, le message "Nom non défini" s'affichera sur le système de l'utilisateur. Toute tentative ultérieure d'extraction de la recherche générera l'affichage d'une icône sans nom.
  6. Cliquez sur Suivant pour passer à la section Spécifier les paramètres de sécurité ou sur Terminer pour accepter les paramètres de sécurité par défaut et terminer la sauvegarde.
  7. Si vous spécifiez les paramètres de sécurité, vérifiez les paramètres par défaut et mettez-les à jour si nécessaire avant de cliquer sur Terminer. Ces paramètres de sécurité contrôlent l'accès à la recherche proprement dite, et non aux documents que la recherche doit permettre de localiser.
  8. Après avoir pris note du message indiquant que la sauvegarde a réussi dans la ligne d'état, vous pouvez prévisualiser la recherche avec l'option Lancer ou en vous connectant comme futur utilisateur de la recherche.

Pour ajouter un nouveau dossier :

Lors de la sauvegarde d'une recherche, vous pouvez créer un nouveau dossier pour la stocker.

  1. Accédez au conteneur d'objets où vous souhaitez ajouter un dossier ou au dossier où vous souhaitez ajouter un sous-dossier. (Cliquez sur Parcourir si nécessaire.)
  2. Cliquez sur le bouton Ajouter un nouveau dossier.
  3. Sélectionnez une classe pour le dossier. (Cliquez sur le bouton Parcourir pour voir si la zone Classe contient des options supplémentaires. Cliquez sur le triangle pointant vers le haut sous Windows ou vers la droite sous Mac pour afficher des classes supplémentaires.) Les propriétés affichées peuvent varier selon les classes de dossier.
  4. Entrez au moins les données de propriétés obligatoires (indiquées par un astérisque rouge) et cliquez sur Suivant (pour définir la sécurité) ou sur Terminer.
  5. Révisez ou mettez à jour la sécurité sur le dossier (si vous avez cliqué sur Suivant), puis cliquez sur Terminer.

Vous pouvez désormais terminer la recherche comme indiqué en haut de cette page (à l'étape 4).

Pour ajouter un dossier avant la création d'une recherche :

  1. Dans Parcourir, sélectionnez le conteneur d'objets.
  2. Placez-vous dans le dossier dans lequel vous souhaitez créer un nouveau dossier ou restez au niveau racine du conteneur d'objets.
  3. Cliquez sur le bouton Ajouter un nouveau dossier.
  4. Effectuez les étapes 3 à 5 ci-dessus pour ajouter un nouveau dossier.


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Dernière mise à jour : Juillet 2011


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