Pokud vytvoříte kategorií záznamů nebo složku záznamů, bude označena jako aktivní. Entitu však můžete po vytvoření specificky označit jako neaktivní. Do neaktivní kategorie nebo složky nemůžete přidávat nové entity a neaktivní kategorie či složky ani neuvidíte při deklaraci záznamu. Označení entity jako neaktivní je užitečné, pokud potřebujete kategorie či složky záznamů před jejich zpřístupněním pro obecné použití kontrolovat a schvalovat.
Pokud entitu označíte jako neaktivní, budou jako neaktivní automaticky označeny také všechny její podřízené kontejnery. Neaktivní entitu můžete kdykoli označit jako aktivní, mějte ale na paměti, že její podřízené kontejnery se nestanou automaticky aktivními. Tyto entity je třeba jako aktivní označit explicitně. U neaktivní entity lze provádět všechny ostatní operace, jako je vyhledávání, načítání, použití nebo přemístění. U neaktivní entity můžete rovněž zahájit akce odebrání.
Chcete-li jeden nebo více kontejnerů označit jako aktivní, postupujte takto:
- Přejděte ke kategoriím či složkám, které chcete označit jako aktivní, nebo je vyhledejte.
- Zaškrtněte políčka vlevo od názvů. (Lze také klepnout pravým tlačítkem myši na jednu entitu a použít nabídku.)
- V nabídce Akce hromadného výběru vyberte položku Aktivovat:

- Klepnutím na tlačítko OK potvrďte zprávu o úspěšné aktivaci entity.
Chcete-li kontejner označit jako neaktivní, postupujte takto:
- Přejděte ke kategoriím či složkám, které chcete označit jako neaktivní, nebo je vyhledejte.
- Zaškrtněte políčka vlevo od názvů. (Lze také klepnout pravým tlačítkem myši na jednu entitu a použít nabídku.)
- V nabídce Akce hromadného výběru vyberte položku Deaktivovat:
Tato ikona zobrazí entity označené jako neaktivní.
- Zadejte důvod pro deaktivaci.
- Klepnutím na tlačítko OK potvrďte zprávu o úspěšné deaktivaci entity.