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Adicionar uma categoria de registo

Pode adicionar uma categoria de registo a um plano de ficheiros na hierarquia das entidades de gestão de registos. Também pode adicionar uma categoria de registo a outra categoria de registo, criando uma subcategoria. Contudo, só pode adicionar uma subcategoria a uma categoria de registo activa. Apenas os gestores de registos ou os administradores de registos podem adicionar uma categoria de registo.

Por predefinição, a categoria de registo criada herda todas as propriedades, excepto as propriedades Nome, Identificador e Data de abertura da categoria de registo ascendente. Pode alterar estes valores herdados.
Atenção:   Em qualquer nível do plano de ficheiros, não deve criar mais de 100 categorias de registo e pastas de registos (consulte o tópico Planos de ficheiros para obter mais informações).

Para adicionar uma categoria de registo:

  1. Inicie sessão como gestor de registos ou administrador de registos e aceda ao plano de ficheiros no qual pretende criar uma categoria de registo. Se pretender criar uma subcategoria, abra a categoria de registo apropriada.
  2. Para abrir o assistente, faça clique em Adicionar categoria de registos: ícone de adicionar categoria de registos. Em seguida, execute os passos seguintes.
    1. Para Definir propriedades, introduza ou modifique os valores das propriedades apresentadas. Algumas propriedades podem ser editadas directamente nesta página, mas para editar outras é necessário fazer clique no nome da propriedade para editar os valores. Um asterisco vermelho indica que tem de especificar um valor para essa propriedade. Para obter mais informações sobre as propriedades apresentadas, consulte o tópico Referência de propriedades. Se introduzir um Padrão do registo que automaticamente atribui nomes aos registos adicionados à categoria, introduza o padrão directamente neste campo. Para obter mais informações sobre a criação de padrões, consulte o tópico Adicionar um padrão de atribuição de nomes.
    2. Faça clique em Seguinte para definir a agenda de eliminação para a categoria de registo ou seleccione outro passo no painel à esquerda.
    3. Faça clique em Cancelar para sair do assistente Adicionar categoria de registos.
    4. Para Definir eliminação, existem três possibilidades. Uma agenda de eliminação pode já ter sido pré-seleccionada (a caixa Herdar está assinalada). Uma agenda de eliminação pode ser indica mas a caixa Herdar não estar assinalada. Para a utilizar, faça clique em Herdar. Podem não existir informações de eliminação. Em todos os casos, faça clique em Procurar agenda para seleccionar ou alterar uma agenda. Faça clique em Limpar agenda para deixar a eliminação em branco temporariamente. Pode consultar as páginas de informação de qualquer agenda atribuída fazendo clique no ícone Obter informações.
    5. Ao procurar uma agenda, faça clique em Seleccionar sob o nome da agenda de eliminação que pretende atribuir a esta categoria.
    6. Se necessário, especifique a Autoridade da eliminação designada para a eliminação da categoria de registo quando se aproximar a data de eliminação. Por predefinição, a autoridade de eliminação especificada para a agenda de eliminação seleccionada será atribuída automaticamente como a autoridade de eliminação para a categoria de registo. Se não estiver definida uma autoridade de eliminação para a agenda seleccionada, será aplicável a autoridade de eliminação definida para a categoria. Se decidir especificar a autoridade de eliminação agora e definir a agenda de eliminação mais tarde, a autoridade de eliminação definida para a agenda irá substituir a agenda de eliminação definida previamente para a categoria de registo.
      Atenção: Se a definição de visualização nas Preferências de sítio ou Preferências do utilizador para Mostrar o passo de registos vitais ao criar contentores estiver definida como Não, o programa oculta o passo Definir registo vital, para que possa ignorar o sub-passo l.
    7. Se a definição de preferência de sítio ou de utilizador estiver definida para apresentar o passo Definir registo vital, faça clique em Seguinte para definir o Registo vital ou seleccione outro passo no painel à esquerda. Para obter mais informações, consulte as ligações Preferências do utilizador e Preferências de sítio no fim deste tópico.
    8. Para especificar que os registos nesta categoria são vitais, seleccione True no menu Indicador para registo vital. Para definir o registo vital se os registos criados na categoria de registo requerem revisões e actualizações contínuas, poder marcar a categoria de registo como Vital neste passo. Todos os registos criados na categoria são automaticamente classificados como vitais.
    9. Se necessário, introduza uma descrição dos registos vitais a serem adicionados a esta categoria de registo.
    10. No menu Acção após a revisão do registo vital, seleccione a acção que irá ser iniciada com a revisão ou actualização periódica dos registos vitais. O menu indica as acções de revisão vital criadas previamente conforme descrito no tópico Adicionar uma acção.
    11. No menu Revisão do registo vital e ciclo de actualização, seleccione o evento que irá activar a revisão ou actualização periódica dos registos vitais na categoria. O menu indica os eventos recorrentes criados previamente conforme descrito no tópico Adicionar um activador de evento periódico.
    12. Faça clique em Seguinte para definir a segurança e concluir a categoria de registo.
    13. Para definir a segurança, consulte as definições de segurança existentes. Consulte o tópico Especificar definições de segurança para obter mais informações sobre cada tipo de acesso. As definições de segurança determinam os grupos e os utilizadores que podem aceder à categoria de registo e controlam as permissões concedidas a cada grupo ou utilizador. As definições de segurança que especificar podem ser substituídas pela Segurança do FileNet P8 definida na entidade.
    14. Se pretender alterar os direitos de acesso para um grupo ou utilizador específico indicado na página, faça clique no nome do utilizador ou do grupo na coluna Título. É apresentada a página Definições de Segurança, onde pode especificar as permissões de segurança de diferentes utilizadores e grupos.
    15. Para adicionar novos utilizadores ou grupos à lista, faça clique em Adicionar novo. Para remover um grupo ou utilizador existente da lista, seleccione a opção Remover correspondente a esse utilizador ou grupo. Para obter mais informações consulte o tópico Adicionar utilizadores e grupos a um objecto.
    16. Para guardar as alterações às definições de segurança e concluir a criação da categoria de registo, faça clique em Terminar.
    17. Faça clique em OK para confirmar a mensagem de criação com êxito de uma categoria de registo e sair do assistente.


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Última actualização: Agosto de 2011


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