IBM Enterprise Records, バージョン 5.1.+            

レコード・フォルダーの追加

レコード・フォルダーは、アクティブなレコード・カテゴリーの最下位レベルにのみ追加できます。このため、レコード・カテゴリーにサブカテゴリーが含まれている場合、そのサブカテゴリーにレコード・フォルダーを追加できません。また、レコード・フォルダーはアクティブなレコード・カテゴリーにのみ追加できます。レコード・フォルダーの下にサブフォルダーを作成できません。レコード・フォルダーには、ボリュームまたはレコードだけを格納できます。IBM® Enterprise Records には、電子フォルダー、物理フォルダー、物理ボックス、ハイブリッド・フォルダーという 4 種類のレコード・フォルダーが用意されています。サイトによっては、カスタム・フォルダーが作成されている場合もあります。

IBM Enterprise Records の PRO インストールでは、レコード・マネージャーまたはレコード管理者だけがレコード・フォルダーを追加できます。DoD インストールでは、レコード・マネージャーまたはレコード管理者に加え、権限ユーザーもレコード・フォルダーを追加できます。レコード・フォルダー作成に必要なセキュリティー権限を持っていない場合、Workplace から「レコード・フォルダーの作成」ワークフローを起動できます。このワークフローを起動すると、レコード・フォルダー作成要求がレコード・マネージャーに送られて、承認するかどうかが決定されます。詳しくは、ワークフローを使用したレコード・フォルダーの作成を参照してください。デフォルトでは、新しく作成されたレコード・フォルダーは、親エンティティーからすべてのプロパティーを継承します (名前、ID、開かれた日付を除く)。継承されたこれらの値は変更できます。
重要: どのファイル・プラン・レベルでも、100 を超えるレコード・カテゴリーとレコード・フォルダーは作成しないでください (詳しくは、ファイル・プランを参照してください)。

レコード・フォルダーを追加するには、次のようにします。

  1. レコード・マネージャーまたはレコード管理者としてサインインし、ファイル・プランを参照して、レコード・フォルダーの作成先となるレコード・カテゴリーにアクセスします。
  2. レコード・フォルダーの追加」をクリックして次の手順を行います。
    1. クラスを設定するには、作成するレコード・フォルダーのタイプをクリックし、「次へ」をクリックしてプロパティーの設定ステップに進みます。
      • 電子レコード・フォルダーには、電子レコードと物理レコードの両方を格納できます。
      • 物理レコード・フォルダーには、物理レコードを格納できます。
      • ボックスは物理レコード用で、ウェアハウスをモデル化するために設定できます。
      • ハイブリッド・レコード・フォルダーには、電子レコードと物理レコードの両方を格納できます。
      フォルダー・タイプについて詳しくは、カテゴリー、フォルダー、ボリュームを参照してください。
    2. プロパティーを設定するには、プロパティー値を入力するか、表示されているプロパティー値を変更します。 一部のプロパティーはこのページで直接編集できます。直接編集できないプロパティーについては、プロパティー名をクリックして値を編集します。赤いアスタリスクは、そのプロパティーの値を指定する必要があることを示しています。表示されるプロパティーの詳細については、プロパティーのリファレンス を参照してください。このフォルダーに追加されるレコードに自動的に名前を付ける「レコード・パターン」を入力する場合、このフィールドに直接入力します。命名パターンの作成については、命名パターンの追加を参照してください。
    3. 次へ」をクリックしてレコード・フォルダーの廃棄スケジュールを設定するか、または左パネルから別のステップを選択します。「キャンセル」をクリックすると、「レコード・フォルダーの追加」ウィザードが終了します。
    4. 廃棄を設定する場合、3 通りの可能性があります。廃棄スケジュールが既に選択されている場合 (継承ボックスがチェックされている)。廃棄スケジュールが表示されているが、継承ボックスがチェックされていない場合。そのスケジュールを使用するには、「継承」をクリックします。廃棄情報がまったく存在しない場合。いずれの場合も、スケジュールを選択または変更するには「スケジュールの参照」をクリックします。廃棄を空白のままにしておくには、「スケジュールのクリア」をクリックします。「情報の取得」アイコンをクリックすると、割り当てられているスケジュールの情報ページを参照できます。
    5. スケジュールを参照する場合、このフォルダーに割り当てる廃棄スケジュール名の下の「選択」をクリックします。
    6. 必要な場合、廃棄期日を迎えたときにレコード・フォルダーを廃棄するための廃棄権限を指定します。 デフォルトでは、選択した廃棄スケジュールに対して指定された廃棄権限がレコード・フォルダーの廃棄権限として自動的に割り当てられます。選択したスケジュールの廃棄権限が設定されていない場合、フォルダーに対して設定された廃棄権限が適用されます。廃棄権限を今すぐに指定し、廃棄スケジュールを後で設定する場合、廃棄スケジュールに対して設定される廃棄権限によってレコード・フォルダーに対して設定された廃棄権限が上書きされます。
      重要:サイト設定」または「ユーザー設定」の表示設定で、「コンテナー作成時の重要レコードのステップを表示」が「いいえ」に設定されている場合、プログラムによって「重要レコードの設定」ステップが非表示にされるため、サブステップ 1 までスキップできます。
    7. ユーザー設定またはサイト設定が「重要レコードの設定」ステップを表示するように設定されている場合は、「次へ」をクリックしてレコード・フォルダーの重要フォルダーを設定するか、または左パネルから別のステップを選択します。 詳しくは、このトピック末尾の『ユーザー設定』および『サイト設定』のリンクを参照してください。
    8. このフォルダーのレコードを重要として指定するには、重要レコード・インジケーターのメニューから「True」を選択します。 レコード・フォルダーに作成されるレコードを継続的にレビューおよび更新する必要がある場合、このステップでそのレコード・フォルダーを重要として指定できます。このフォルダーに作成されるすべてのレコードが重要として分類されます。
    9. 必要な場合、このレコード・フォルダーに追加する重要レコードの説明を入力します。
    10. 重要レコード・レビュー・アクション」メニューで、重要レコードの定期レビューまたは更新サイクルと一緒に起動するアクションを選択します。このメニューには、アクションの追加の説明に従って作成された重要レビュー・アクションがリストされます。
    11. 重要レコード・レビューと更新サイクル」メニューで、このフォルダーの重要レコードの定期レビューまたは更新をトリガーするイベントを選択します。 このメニューには、繰り返しイベント・トリガーの追加の説明に従って作成された繰り返しイベントがリストされます。
    12. 次へ」をクリックしてセキュリティーを設定し、レコード・フォルダーを完成させます。
    13. セキュリティーを設定するには、既存のセキュリティー設定を確認します。 各アクセス権限については、セキュリティー設定の指定を参照してください。セキュリティー設定では、レコード・フォルダーにアクセスできるグループとユーザーを設定し、各グループとユーザーに付与する権限を制御します。ここで指定するセキュリティー設定は、エンティティーに対して設定されたFileNet P8 セキュリティーによって上書きされる場合があります。
    14. ページに表示されている特定のユーザーまたはグループのアクセス権を変更する場合、「タイトル」列のユーザー名またはグループ名をクリックします。セキュリティー設定」ページで、ユーザーとグループのセキュリティー権限を指定します。
    15. 新しいユーザーまたはグループをリストに追加するには、「追加」をクリックします。既存のユーザーまたはグループをリストから削除するには、そのユーザーまたはグループの「削除」オプションを選択します。 詳しくは、オブジェクトへのユーザーおよびグループの追加を参照してください。
    16. セキュリティー設定の変更内容を保存し、レコード・フォルダーの作成を完了するには、「終了」をクリックします。
    17. レコード・フォルダーが正常に追加されたことを示すメッセージが表示されたら「OK」をクリックしてウィザードを終了します。


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最終更新日: 2011 年 8 月


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