Tärkeiden asiakirjojen arvioiminen on jatkuva prosessi, joka tapahtuu asiaan liittyvän toistuvan tapahtuman yhteydessä. Toistuva tapahtuma määrittää, kuinka usein tärkeät asiakirjat tulee arvioida. Kun toistuva tapahtuma ilmenee, tapahtumaan liittyvä tärkeiden asiakirjojen arvioimisen käsittelyreitti käynnistyy. Arvioitavat tärkeät asiakirjat näkyvät työkohteina arvioijan Saapuneet-postilaatikossa tai yleisessä Saapuneet-postin RecordsManagerApproval-postilaatikossa. Kun työkohde valitaan, Hyväksyntä-vaihe tulee näkyviin.
Arviointi-vaihe
Käsittelyreitin loppuun tekemistä koskevia yleistietoja on ohjeaiheessa Arkistosta poisto -käsittelyreittien käyttö.
Arviointi-vaihe-sivulla näkyvät arvioinnin kohteeksi joutuneet yksiköt, arvioijan nimi ja tapahtuma, joka käynnisti käsittelyreitin. Sivulle voi kirjoittaa arvioijan huomautuksia sekä nykyisen arvioimisen päivämäärän, jota voi muuttaa.
Voit arvioida tärkeät asiakirjat seuraavasti:
Tee tärkeiden asiakirjojen arvioimisen hyväksyntä loppuun Hyväksyntä-vaihe -sivun avulla. Sivulla näkyvät sekä asiakirjojen arvioija että arviointitapahtuma, joka käynnisti käsittelyreitin. Hyväksy-sivun avulla asiakirjojen hallinnoija voi muuttaa arvioijan arviointihuomautuksia.
Voit hyväksyä arvioidut tärkeät asiakirjat seuraavasti:
Kun asiakirjojen hallinnoija hyväksyy tärkeitä asiakirjoja, arviointihuomautukset ja asiakirjojen seuraava arvioimispäivämäärä päivitetään järjestelmään. Tärkeiden asiakirjojen seuraava arvioiminen tapahtuu määritettynä arvioimispäivämääränä.