Führen Sie die folgenden Schritte aus, um den Standardaktenplan festzulegen.
Der Standard-Aktenplan kann folgendermaßen konfiguriert werden:
- Für IBM® Enterprise Records - Auf der Seite (Workplace Site Preferences) Allgemein kann der Systemadministrator den Aktenplan angeben, der als Standardaktenplan verwendet werden soll, wenn Benutzer sich an IBM Enterprise Records anmelden.
- Für einzelne IBM Enterprise Records-Benutzer - Auf der Registerkarte Konfigurieren von IBM Enterprise Records können Sie den Standardaktenplan angeben, der für den derzeit angemeldeten Benutzer in IBM Enterprise Records angezeigt werden soll. Sollten Sie für Ihre Arbeit einen anderen Aktenplan benötigen, können Sie diesen über die Konfigurationseinstellung auswählen. Diese Einstellung setzt jene unter "Allgemein" in den Site-Einstellungen außer Kraft.
- Für Workplace - Auf der Seite (Workplace Site Preferences) Objektspeicher kann der Systemadministrator den Standardaktenplan angeben, der von Workplace verwendet wird, um zu ermitteln, welche Aktenplaninformationen angezeigt werden sollen, wenn ein Benutzer Aufgaben für Schriftstücke durchführt (z. B. Deklarieren eines Schriftstücks oder Erstellen einer Schriftstück-Erfassungsvorlage, die diesen Objektspeicher nutzt).
Wenn weder in der Benutzervorgabe noch in der Sitevorgabe für IBM Enterprise Records ein Standardaktenplan festgelegt ist, sucht das System nach einem Aktenplan-Objektspeicher im System und verwendet den ersten verfügbaren Aktenplan im Aktenplan-Objektspeicher als Standardaktenplan.
So legen Sie den Standardaktenplan für einen Benutzer fest:
- Öffnen Sie die Registerkarte "Konfigurieren" und klicken Sie auf "Standard-Aktenplan festlegen". Daraufhin wird eine Liste der verfügbaren Objektspeicher angezeigt, in denen die Aktenplan-Unterstützung aktiviert wurde.
- Klicken Sie auf den Objektspeicher mit dem gewünschten Aktenplan. Nun wird eine Liste der Aktenpläne geöffnet, die im ausgewählten Objektspeicher zur Verfügung stehen.
- Klicken Sie auf den Aktenplan, den Sie als Standard definieren möchten, und anschließend auf "Akzeptieren".
Der aktuelle Standardaktenplan wird über dem Link Standardaktenplan festlegen auf der Registerkarte Konfigurieren angezeigt. Klicken Sie auf Standardaktenplan zurücksetzen, um die Benutzervorgabe für den Standardaktenplan zu löschen.
So legen Sie den Standardaktenplan für IBM Enterprise Records fest:
- Starten Sie Workplace und melden Sie sich als Mitglied der Application Engine-Administratorgruppe an.
- Öffnen Sie die Registerkarte "Admin" und klicken Sie auf "Site-Einstellungen".
- Gehen Sie in der Anzeige der allgemeinen Informationen hinunter zum Aktenverwaltungsabschnitt und klicken Sie auf "Standard-Aktenplan".
Daraufhin wird eine Liste der verfügbaren Objektspeicher angezeigt, in denen die Aktenplan-Unterstützung aktiviert wurde.
- Wählen Sie den Objektspeicher mit dem gewünschten Aktenplan.
- Wählen Sie aus der Liste der verfügbaren Pläne den gewünschten Aktenplan.
- Klicken Sie auf "Akzeptieren", um den Aktenplan als Standard zu definieren, oder auf "Schließen", um den Vorgang abzubrechen.
- Klicken Sie auf "Anwenden", um Ihre Änderungen zu speichern.
- Klicken Sie auf Beenden.
So legen Sie den Standardaktenplan für Workplace fest:
- Starten Sie Workplace und melden Sie sich als Mitglied der Application Engine-Administratorgruppe an.
- Öffnen Sie die Registerkarte "Admin" und klicken Sie auf "Site-Einstellungen".
- Daraufhin wird eine Liste der verfügbaren Objektspeicher angezeigt, in denen die Aktenplan-Unterstützung aktiviert wurde.
- Wählen Sie den Objektspeicher mit dem gewünschten Aktenplan.
- Gehen hinunter zum Aktenverwaltungsabschnitt und klicken Sie auf "Standard-Aktenplan".
- Wählen Sie aus der Liste der verfügbaren Pläne den gewünschten Aktenplan.
- Klicken Sie auf "Akzeptieren", um den Aktenplan als Standard zu definieren, oder auf "Schließen", um den Vorgang abzubrechen.
- Klicken Sie auf "Anwenden", um Ihre Änderungen zu speichern.
- Klicken Sie auf Beenden.