Kun arkistoit asiakirjan, luot kyseisen asiakirjan viitteen toiseen sijaintiin samassa arkistonmuodostussuunnitelmassa. Asiakirjasta ei luoda kaksoiskappaletta. Toisin sanoen, asiakirjan kopion luonnin sijasta luodaan asiakirjan viite, joka osoittaa alkuperäisessä sijainnissa olevaan asiakirjaan. Voit arkistoida useita asiakirjoja samanaikaisesti.
Kun asiakirja on vahvistettu useaan säilöön, voit määrittää asiakirjan suojauksen päätason asiakirjaksi vahvistamisen aikana. Asiakirjan arkistointi toiseen kansioon asiakirjaksi vahvistuksen jälkeen ei muuta suojauksen päätasoa, kunhan säilöä ylläpidetään ja asiakirja säilyy arkistoituna kyseisessä säilössä. Voit selvittää suojauksen päätason säilön valitsemalla Arkistoitu kohteeseen -tietosivun. Lisätietoja on Suojaus-aiheen kohdassa FileNet P8 -suojaus.
Kun yksi asiakirja on arkistoitu pääsäilöihin, joiden poistoaikataulut ovat erilaiset, asiakirjan päätason poistoaikataulu vaikuttaa asiakirjan osoittimeen. Näin ollen, jos yhdessä pääsäilössä on viiden vuoden poistoaikataulu ja toisessa pääsäilössä on kahden vuoden poistoaikataulu, kahden vuoden kuluttua asiakirjaa ei enää näy kahden vuoden poistoaikataulun sisältävässä pääsäilössä, mutta se näkyy edelleen viiden vuoden poistoaikataulun sisältävässä pääsäilössä.
Voit arkistoida useita asiakirjoja seuraavasti: