IBM Enterprise Records, Versión 5.1.+            

Flujos de trabajo

IBM® Enterprise Records proporciona flujos de trabajo que contribuyen a la automatización de los procesos de revisión y disposición de categorías de registro, carpetas de registros, registros y volúmenes. Un flujo de trabajo abarca tareas, pasos de procedimientos, personal, información de entrada y salida, así como herramientas que se necesitan en cada paso de un proceso empresarial.

Los flujos de trabajo se pueden crear y modificar. Casi todos los flujos de trabajo de IBM Enterprise Records se inician automáticamente debido al proceso del barrido de disposiciones o a la ejecución de una acción asociada con el flujo de trabajo. Los flujos de trabajo Gestión de registros físicos y Crear carpetas de registros se deben iniciar de forma manual.

Si se crea una fase de disposición en un programa de disposición, debe asociarla una acción de disposición y un flujo de trabajo de disposición. Al finalizar el periodo de retención de entidades de una fase determinada, las entidades quedan pendientes de disposición. Debe ejecutar manualmente la acción de disposición que inicia el flujo de trabajo de disposición asociado. Para obtener más información sobre el proceso de disposición, consulte:

Antes de comenzar a utilizar los flujos de trabajo, debe llevar a cabo las tareas de configuración. Estas tareas normalmente se llevan a cabo durante la instalación de IBM Enterprise Records. Para obtener más información, consulte el apartado Configuración de flujos de trabajo en el documento IBM Enterprise Records Guía de instalación y actualización.

Tipos de flujos de trabajo

A continuación, se presentan los flujos de trabajo de IBM Enterprise Records.

Notificaciones de flujos de trabajo

El sistema muestra mensajes de notificación que contienen información sobre los estados, los fallos y los errores de validación que se producen durante el transcurso del flujo de trabajo. Hay cuatro tipos de mensajes de notificación que incluyen lo siguiente:

Transcripción

Una transcripción consiste en un archivo XML que genera el sistema cuando la acción de disposición se ejecuta correctamente en entidades que se han aprobado para disposición. Este archivo contiene información relativa a lo siguiente: El sistema remite automáticamente este archivo como documento adjunto al gestor de registros. El gestor de registros puede acceder al archivo, guardarlo en una unidad local o abrirlo en un navegador.

Advertencia

IBM Enterprise Records muestra un mensaje de advertencia si el valor especificado en los distintos campos de un determinado paso de un flujo de trabajo es incorrecto o falta (en caso de campos obligatorios). Si no ha indicado el valor del campo Ubicación en el paso de transferencia física del flujo de trabajo Transferencia provisional, IBM Enterprise Records muestra un mensaje de advertencia.

Mensajes de estado e información

IBM Enterprise Records muestra mensajes de información y de estado para los flujos de trabajo Gestionar registros físicos y Crear carpeta de registros. Los mensajes contienen el estado de las entidades o cualquier otra información relevante sobre éstas. Por ejemplo, si el titular actual de una entidad física ha retrasado la liberación de la entidad, IBM Enterprise Records coloca el mensaje como elemento de trabajo en la bandeja de entrada de la persona que debe recibir la entidad. Para obtener más información sobre los mensajes de información y de estado, consulte:

Fallos y excepciones

Los mensajes de fallos y excepciones muestran las entidades afectadas y las razones por las cuales se ha producido el fallo de un paso del flujo de trabajo. Por ejemplo, ha llevado a cabo el paso de límite de corte de un lote de diez entidades y de éstas se han vuelto a abrir dos. En este caso, el mensaje indica que la acción de límite de corte no se ha podido completar en estas dos entidades y muestra el motivo del fallo.

En el paso de mensaje, puede hacer clic en Completar para finalizar el paso del flujo de trabajo que ha fallado y suprimir el elemento de trabajo de la bandeja de entrada. Solucione el problema e inicie de nuevo el flujo de trabajo para completar el paso correctamente. En el ejemplo anterior, puede cerrar las dos entidades en que ha fallado el paso de límite de corte y volver a ejecutar el flujo de trabajo.



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Última actualización: Agosto de 2011


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