Os modelos de entrada economizam tempo, fornecendo informações padrão para aperfeiçoar o processo de inclusão de novos objetos. O modelo pode especificar o local, categoria, valores de propriedade e segurança do novo item. Para acelerar o processo de entrada, o modelo pode ocultar páginas específicas do assistente e usar os valores pré-determinados da definição do modelo. O modelo também pode iniciar um fluxo de trabalho quando o item for adicionado. É possível usar um modelo de entrada para incluir documentos e pastas. A pessoa que atribuiu o modelo determina quais informações são necessárias e quais páginas do assistente padrão podem ser visualizadas.
Por exemplo, o departamento de Marie adiciona, com freqüência, relatórios de status ao armazenamento de objetos Prognósticos. Esses documentos sempre são arquivados na mesma pasta, usando a mesma categoria de documento e com a mesma segurança. O que muda são os valores de propriedade do nome do projeto e a data do relatório. Marie pode designar um modelo de entrada que forneça automaticamente as informações ao armazenamento de objetos, à pasta, aos valores da propriedade padrão (sem modificação) e à segurança. Quando Luis incluir um documento usando o novo modelo, só precisará definir os valores de propriedade do nome do projeto e a data do relatório, além de encontrar o arquivo local para adicionar.
No Workplace XT, um modelo de entrada pode ser associado a uma pasta específica. Quando você inclui um objeto a uma pasta com um modelo de entrada associado, o modelo de entrada é automaticamente usado, em vez do assistente padrão. Se mais de um modelo de entrada estiver associado à pasta, selecione o modelo de entrada desejado. Consulte Associar modelos de entrada às pastas para obter mais informações sobre como associar modelos de entrada.
O modelo de entrada usado quando um documento é incluído especifica se o modelo de entrada também será usado para futuras entradas. Ao dar entrada em um documento sob controle de um modelo de entrada, o criador do modelo de entrada determina se você pode exibir ou alterar as propriedades do documento e as configurações de segurança. Como a versão mais recente do modelo de entrada é sempre usada, a categoria do documento usada pelo modelo de entrada pode ser alterada depois que o documento for inicialmente adicionado.
Se o seu site tiver instalado o IBM InfoSphere Enterprise Records, será possível usar um modelo de entrada Declarar como Registro para acelerar o processo de declaração de um documento como registro. Pata obter mais informações, consulte Gerenciamento de documentos e registros.