各 IBM® Enterprise
Records エンティティーには、一組の情報ページが関連付けられています。それらのページには、「情報の取得」アイコン () をクリックすることによりアクセスできます。
エンティティーの情報ページには、プロパティー情報がビュー形式で表示されます。適切なセキュリティー・アクセス権があれば、エンティティーのプロパティー値を表示したり変更したりすることができます。情報ページから、表示しているエンティティーに対してさまざまなアクションを実行できます。これらのアクションは通常、「参照」タブにあるエンティティーのコンテキスト・メニューに対応しています。
エンティティーのプロパティーを表示/変更するには、次のようにします。
特定のビューで何らかのプロパティーを変更し、それを適用しないまま別のプロパティー・ページに移動した場合、変更されたページには、鉛筆アイコンのマークが表示されます。変更を行った各ページで「適用」をクリックしなかった場合は必ず、鉛筆アイコンの付いた各ページに戻って「適用」をクリックしてください。適用しない場合、情報ページを終了した時点で、変更した内容が失われます。プロパティーが読み取り専用として表示されるか編集可能として表示されるかは、各自のロールに与えられている機能上の権限によって決まります。
エンティティーのプロパティーを印刷するには、次のようにします。
一部の情報ページで右上隅に表示されている「印刷可能なビュー」リンクをクリックすると、エンティティー固有のプロパティーのリストが印刷可能な形式で表示されます。1 つのエンティティーに対して表示される印刷可能ビュー・リストは、 どの情報ページからレポートにアクセスするかには関係なく、基本的に同じです。レポートの内容は、エンティティーのタイプによって異なります。
次の表は、情報ページから使用できるビューを記載したものです。使用されるビューの組み合わせは、エンティティーのタイプごとに異なります。
ビュー | 説明 |
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プロパティー | 「プロパティー」ビューは、エンティティーの情報ページを開いたときに表示されるデフォルトのビューです。このビューには、現在のエンティティーに関連付けられているプロパティーが表示されます。赤いアスタリスクは、プロパティー値が必要であることを表しています。このビューを使用すると、エンティティーのプロパティーを表示したり変更したりすることができます。 |
セキュリティー分類 | このビューには、セキュリティー分類プロパティーが表示されます。「セキュリティー分類」ビューを使用すると、分類されたレコードがファイリングされた後で、そのメタデータ・プロパティーを編集することができます。詳しくは、セキュリティー分類プロパティーの表示と変更を参照してください。 |
廃棄 | 「廃棄」ビューを使用すると、現在エンティティーに関連付けられている廃棄スケジュールを変更することができます。このビューでは、親エンティティーの廃棄スケジュールを継承することも、別の廃棄スケジュールを関連付けることもできます。また、エンティティーの廃棄に対して指定されているユーザーまたはグループを変更することもできます。別の廃棄スケジュールをレコードに関連付ける方法について詳しくは、エンティティーに関連付けられた廃棄スケジュールの変更を参照してください。 |
重要レコード | 「重要レコード」ビューを使用すると、カテゴリー/フォルダー内に重要レコードが含まれているかどうかを指定できます。このビューでは、重要レコードの定期的なレビューや更新をトリガーするイベント、およびレビュー・イベントの発生時に起動されるべきアクションを選択します。詳しくは、重要レコードの設定を参照してください。 |
条件 | 「条件」ビューを使用すると、内部イベントのトリガー条件を指定することができます。条件演算子の選択、プロパティー値の指定、および内部イベントをトリガーするジョイン・タイプ条件の作成が可能です。また、選択したエンティティー・タイプに対して、新たなプロパティーを定義することもできます。詳しくは、内部イベントの追加を参照してください。 |
セキュリティー | 「セキュリティー」ビューを使用すると、エンティティーのセキュリティー設定を (各自のセキュリティー権限に基づいて) 表示したり編集したりすることができます。セキュリティー設定により、エンティティーにアクセスできるユーザーやグループを指定できる他、それらのセキュリティー権限を管理することができます。セキュリティー・ポリシーを適用してセキュリティー設定を制御することもできます。エンティティーのセキュリティー設定について詳しくは、オブジェクト・セキュリティーの設定と変更を参照してください。 |
ファイリングされる | 「ファイリングされる」ビューは、レコードに対してのみ表示されます。このビューを使用すると、現在選択しているレコードがファイリングされたエンティティーをリストに表示することができます。表示できる対象は次の通りです。
詳しくは、レコードをファイリングするコンテナーの表示を参照してください。 |
詳細 | 「詳細」ビューを使用すると、 エンティティー/関連オブジェクトの読み取り専用プロパティーとその値を確認できます。 「詳細」ビューでは、レコード・カテゴリー、レコード・フォルダー、ボリュームおよびレコードに対するプロパティーは、「一般」、「廃棄」、「重要」、「物理」、「追加レコードの詳細」という異なるグループに分類されて表示されます。特定のグループに属するプロパティーは、そのグループ名の横にある「詳細の表示」アイコン |
リンク | リンクは、2 つのエンティティー間の関係を表します。「リンク」ビューを使用すると、エンティティーに関連付けられているさまざまなリンクを表示することができます。「リンク」ビューは、レコード・フォルダーおよびレコードの「情報」ページ上にのみ表示されます。詳しくは、リンクの表示と変更を参照してください。 |
履歴(I) | 「履歴」ビューを使用すると、各 IBM Enterprise Records エンティティーに対して実行される処理を追跡することができます。IBM Enterprise Records でエンティティーをトラッキングすることにより、作成、廃棄、アクセス、移動、コピー、廃棄スケジュールの再割り振りなど、IBM Enterprise Records エンティティーに対して実行される処理を監視することができます。 エンティティーのトラッキングについて詳しくは、監査ログ・エントリーの表示を参照してください。 |
保留 | 「保留」ビューを使用すると、エンティティー上に設定されている廃棄保留の表示、変更、削除を行うことができます。詳しくは、廃棄保留を参照してください。 |
理由 | 廃棄スケジュールの情報ページを表示すると、この「理由」ビューがデフォルトで表示されます。何らかの変更を行う場合は、その変更の理由を入力します。変更を行わない場合は、目的のビューを選択します。 |
スケジュール | このビューでは、スケジュールの名前、説明、および選択した廃棄スケジュールの廃棄権限を変更することができます。 |
フェーズ | 表示している廃棄スケジュールにフェーズがある場合、このビューにはそれらのフェーズのリストが表示されます。フェーズを削除する場合は、それに対応するチェック・ボックスをクリックします。また、「追加」をクリックすると、フェーズを追加することができます。フェーズの詳細情報を表示する場合や、その情報を変更する場合は、そのフェーズのタイトルをクリックします。 |
保留中のエンティティー | このビューには、特定の保留が設定されているエンティティーが表示されます。このビューから、エンティティーの保留を解除したり、検索を使用して保留中のエンティティーの表示をフィルター処理したりすることができます。詳しくは、保留中のエンティティーの表示と変更を参照してください。 |
アイコン | 情報ページのアクション |
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削除: 「削除」アクションを使用すると、エンティティーを削除できます。さまざまなエンティティーの削除方法については、以下のトピックを参照してください。 |
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閉じる: 「閉じる」アクションを使用すると、レコード・カテゴリー、レコード・フォルダー、またはボリュームに含まれる子エンティティーの作成を制限することができます。コンテナーを閉じる/開くを参照してください。 |
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場所変更: 「場所変更」アクションを使用すると、レコード・カテゴリーまたはレコード・フォルダーおよびその内容を、ファイル・プランの別のロケーションに移動することができます。カテゴリーまたはフォルダーの場所の変更を参照してください。 |
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再び開く:「再び開く」アクションを使用すると、閉じたレコード・カテゴリー、レコード・フォルダー、またはボリュームを再び開くことができます。コンテナーを閉じる/開く コンテナーを閉じる/開くを参照してください。 |
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アクティブ化:「アクティブ化」アクションを使用すると、非アクティブなレコード・カテゴリーまたはレコード・フォルダーを再びアクティブにすることができます。カテゴリーまたはフォルダーのアクティブ化/非アクティブ化を参照してください。 |
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非アクティブ化:「非アクティブ化」アクションを使用すると、レコード・カテゴリーまたはレコード・フォルダーを非アクティブ化することができます。コンテナーが非アクティブな場合、そのコンテナーに新規のエンティティーを作成することはできません。また、レコードの宣言を行う際、非アクティブなコンテナーは表示されません。カテゴリーまたはフォルダーのアクティブ化/非アクティブ化を参照してください。 |
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保留の設定:「保留の設定」アクションを使用すると、レコード・カテゴリー、レコード・フォルダー、ボリューム、またはレコードに対する廃棄アクションの実行を保留または停止することができます。また、保留中のエンティティーは、「削除」アクションを使用して削除することはできません。エンティティーを保留にする (手動)を参照してください。 |
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廃棄の開始: 「廃棄の開始」アクションを使用すると、エンティティーに対して廃棄スケジュールを実行することができます。 廃棄スケジュールの開始を参照してください。 |
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ファイリング: 「ファイリング」アクションを使用すると、同じファイル・プランの別のロケーションにあるレコードを参照することができます。レコードのファイリングを参照してください。 |
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移動:「移動」アクションを使用すると、同じファイル・プランの中で、あるロケーションから別のロケーションにレコードを移動することができます。詳しくは、レコードの移動を参照してください。 |
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リンクの作成: 「リンクの作成」アクションを使用すると、レコードまたはレコード・フォルダーから別のオブジェクトへのリンクを作成することができます。 詳しくは、リンクの作成を参照してください。 |
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起動 / チャージアウト: 「起動 / チャージアウト」を使用すると、ワークフローを起動することができます。ワークフローに関する全般的な情報については、ワークフローを参照してください。 |
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コピー: 「コピー」アクションを使用すると、同じファイル・プランの別のロケーションにレコードをコピーすることができます。レコードのコピーを参照してください。 |
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分類を解除: 「分類を解除」を使用すると、レコードから分類のレベルを削除することができます。 |
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分類のアップグレード:「分類のアップグレード」を使用すると、レコードの分類をアップグレードすることができます。このリンクを使用すると、これまで分類されていなかったレコードを分類したり、現在のセキュリティー分類レベルを (例えば、機密から最高機密へ) アップグレードしたりすることができます。 |
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分類のダウングレード: 「分類のダウングレード」を使用すると、レコードの分類をダウングレードすることができます。このリンクを使用すると、現在のセキュリティー分類レベルを (例えば、最高機密から機密へ) ダウングレードすることができます。各分類レベルから「未分類」へ変更する場合は、「分類を解除」を使用してください。 |
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宣言の解除: 「宣言の解除」を使用すると、レコードの作成を取り消すことができます。レコードの宣言の解除を参照してください。 |
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保留の解除要求の開始: 「保留の解除要求の開始」を使用すると、条件付き保留の解除を開始することができます。このアクションにより、次回保留スイープを実行したときに、関連するエンティティーから保留を解除できます。廃棄保留の削除を参照してください。 |
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保留の解除要求のキャンセル: 「保留の解除要求のキャンセル」を使用すると、保留の解除要求をキャンセルすることができます。保留の解除要求は、次回保留スイープを実行する前にキャンセルできます。 廃棄保留の削除を参照してください。 |
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保留スイープ処理のアクティブ化: 「保留スイープ処理のアクティブ化」を使用すると、保留処理を再アクティブ化することができます。 これにより、次回の保留スイープの実行時に保留を処理するように設定されます。 また、次回の保留スイープ実行時にエンティティーを条件付き保留に戻すこともできます。廃棄保留の削除を参照してください。 |
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ドキュメント情報を表示: 「ドキュメント情報の表示」を使用すると、レコードの Workplace 情報ページを表示することができます。レコードのドキュメント情報の表示を参照してください。 |
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パターン・レベルの管理: ファイル・プランのさまざまなレベルにあるさまざまなエンティティーに対して名前を自動的に指定する命名パターンのパターン・ストリングを入力します。 |
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セキュリティー・スクリプトの実行:「セキュリティー・スクリプトの実行」を使用すると、IBM Enterprise Records グループに新しいメンバーを追加して、IBM Enterprise Records 関連のクラスやフォルダーに関するすべてのセキュリティーを設定することができます。セキュリティーの設定を参照してください。 |
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テンプレートのインポート:「テンプレートのインポート」を使用すると、IBM Enterprise Records 物理テンプレートおよび IBM Enterprise Records 検索テンプレートをインポートすることができます。サンプル・テンプレートのインポートを参照してください。 |
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FPOS および ROS に変換:「FPOS および ROS に変換」を使用すると、構成したレコード・オブジェクト・ストアにファイル・プラン・オブジェクト・ストアを追加することができます。FPOS および ROS に変換を参照してください。 |
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分類されたドキュメントを含める:「分類されたドキュメントを含める」を使用すると、オブジェクト・ストアに分類ドキュメントを含めるかどうかを指定できます。分類ドキュメントのプロパティーの追加を参照してください。 |
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NARA プロパティーを含める: 「NARA プロパティーを含める」を使用すると、オブジェクト・ストアに NARA (米国国立公文書館) プロパティーをもつドキュメントを含めるかどうかを指定できます。NARA ドキュメント・プロパティーの追加を参照してください。 |