IBM Enterprise Records, النسخة 5.1.+            

تحميل العناصر الفعلية على مسار عمل

حيث أن العناصر الفعلية لا يمكن مشاهدتها الكترونيا بشكل مباشر، فأنت تحتاج الى تنظيمها بحيث يتم ارسال البنود اليك. هذه العملية تمسى، تحميل على مسار عمل، كما تقوم ببدء تشغيل مسار العمل Physical Records Management ‏(PRM)‏ الذي يقوم بمتابعة مكان هذه العناصر بكل من الخطوات. ويمكن أن يتم تحميل سجلات منفردة (سجل واحد في المرة) أو أي من الحاويات التي تتضمن هذه البنود الفعلية.

يمتد مسار عمل PRM ليشمل الدورة بالكامل من احتجاز واستلام واصدار العنصر الى المستخدم التالي. كما يقوم مسار العمل بمتابعة التأخير في استلام أو اصدار العنصر. بالاضافة الى ذلك، يقوم بمتابعة العناصر التي يتم فقدها في عملية الانتقال أو من خلال المستخدم الذي عرضه حاليا كمالك للعنصر. وبالتأكيد، فان متابعة العنصر من خلال مسار عمل PRM يتطلب أن يقوم كل المشاركين بملاحظة أين يوجد العنصر بشكل دقيق في كل الأوقات من خلال الرد على المهام في صندوق البريد الخاص بهم بطريقة دورية.

ويمكن أن تقوم بتحميل العناصر الفعلية على مسار عمل من خلال Application Engine أو Workplace XT أو IBM® Enterprise Records. واذا تم القيام بذلك من خلال Workplace، قم بالانتقال الى FPOS وقم بفتح حافظة ادارة السجلات. ثم قم بفتح حافظة مخطط الحفظ والانتقال الى العنصر في مكان مخطط الحفظ المناسب.

للتعرف على المزيد من المعلومات عن حالة التحميل على مسار عمل لأحد العناصر، حدد شارة احضار معلومات الخاصة به وحدد صفحة التفاصيل. في قسم الفعلي من هذه الصفحة، ستشاهد مكان العنصر والمكان الرئيسي وحالة التحميل على مسار عمل الخاصة به ومن قام بتحميله على مسار العمل. اذا كان العنصر له باركود، فيمكن أن تقوم أيضا بالتحقق من حالة التحميل على مسار العمل الخاصة به باستخدام علامة التبويب مسح البنود الفعلية في علامة التبويب الفعلي. أنظر اجراء مسح ضوئي لعنصر فعلي. وأخيرا، يمكنك تحديد الاختيار الحالة في خطوة مسار العمل PRM للحصول على الحالة من خلال التطبيق Tracker.

صناديق البريد الوارد التي يتم استخدامها من خلال مسار عمل PRM

وأثناء تنقل العنصر يقوم المستخدمون باستلامه واصداره، ويتم تكوين بنود العمل. بعض منها يظهر في صندوق الوارد الخاص بالمستخدم والبعض الأخر يظهر في صناديق البريد الوارد العامة. وتقوم محددات السرية للمستخدم والمجموعة بتحديد من الذي يمكنه مشاهدة صناديق الوارد العامة، وفتح خطوة مسار العمل، ومشاهدة حالة التحميل على مسار العمل الخاصة بالعناصر باستخدام Scan Physical Items. ويمكن أن يقوم مسار عمل PRM بملء صناديق الوارد العامة التالية ببنود العمل.

تشغيل الاجراء

تشغيل أحد العناصر يبدأ بتحديد بدء / تشغيل من القائمة السياقية الخاصة بها. وعلى ذلك، فان بنود العمل التي تظهر في صناديق الوارج الشخصية للمشاركين أو بنود العمل تذهب الى صناديق الوارد العامة. وعندما يكون العنصر هو الأول في التحميل على مسار العمل، سيقوم النظام بعرض أن المستخدم القائم بالطلب قد قام بتحميله الى المكان المحدد. ولكن، يجب أن يقوم القائم بالاحتفاظ بالبند باصداره لكي يتمكن المستخدم القائم بالطلب بالحصول عليه.

بدء مسار العمل

لتحميل أحد العناصر الفعلية على مسار العمل:
  1. من خلال Application Engine أو Workplace XT أو IBM Enterprise Records، اضغط بمفتاح الفأرة الأيمن على اسم العنصر الفعلي وحدد بدء التشغيل / تحميل على مسار عمل.
  2. اضغط بدء تشغيل تحت اسم اشتراك مسار العمل الذي تريد استخدامه. يتم اتاحة اشتراك مفترض لكل أنواع العناصر الفعلية.
  3. قم باتمام باقي خطوات بدء التشغيل / تحميل على مسار عمل step.
  4. بعد اتمام خطوة بدء التشغيل / تحميل على مسار عمل، قم باغلاق النافذة التي تعرض اشتراكات مسار العمل.
الخطوات المختلفة لمسار العمل تشترك في بعض البنود العامة.
جدول 1. خطوات مسار العمل
بنود خطوة مسار العمل الوصف
التعليمات في أعلى النافذة، يجب أن يكون هناك تعليمات لاتمام الخطوة. وهذه يتم كتابتها من خلال القائم بتصميم مسار العمل. اذا لم تشاهد التعليمات، اضغط على رأس السهم بجانب الكلمة "التعليمات".
اسم العنصر اذا كان العنصر عبارة عن حاوية، فيمكنك الضغط على الاسم لفتح الحاوية ومشاهدة ما تحتويه. واذا كان العنصر عبارة عن سجل فعلي واحد، فلن يكون له محتويات، وعلى ذلك ستقوم باستلام رسالة بهذا.
التعقيبات يمكنك ادخال تعقيبات مباشرة في مربع التعقيبات، أو يمكنك الضغط على الشارة الصفراء بأسفل مربع النص للحصول على نافذة أكبر حيث يمكنك كتابة أو قراءة التعقيبات الكبيرة بدون التصفح.
قائمة التصرف تختلف البنود الموجودة بالقائمة طبقا للخطوة. أنظر المعلومات التالية للتعرف على نوع كل من الخطوات. وكذلك، تقدم التعليمات التي توجد بأعلى نافذة مسار العمل ارشادات عن ما يمكن تحديده.
المكان اضغط على المكان لمشاهدة كشف بالأماكن. اضغط اختيار تحت المكان الذي تريد تسليم العنصر به.
تاريخ الحجز اضغط على شارة التقويم لتحديد التاريخ الذي تريد حجز البند فيه. اذا كان البند لم يتم تحميله على مسار عمل حاليا، فيجب أن تقوم بتحديد تاريخ اليوم. واذا كان البند قم تم تحميله على مسار علم، فيمكنك تحديد تاريخ اليوم أو تاريخ مستقبلي، ولكن لن يقوم النظام بالضرورة بعرض التاريخ الذي تقوم بتحديده. سيقوم النظام بتحديد تواريخ الحجز أثناء تنقل العنصر من مكان الى آخر.
أعمدة المعلومات الخطوات المختلفة يمكن أن توضح من الذي يحتفظ بالبند، وأين يوجد، وتواريخ الحجز والطلب، ومن يجب أن يقوم باستلامه في الخطوة التالية.
الاختيارات تطبيق و اغلاق يمكنك تغيير المعلومات وتطبيقها ثم اغلاق النافذة بدون اجراء أي تصرف آخر. يظل بند العمل في نفس صندوق الوارد. وهذا يفيد اذا كنت تريد نشر بند عمل يعتبر مفقود حاليا، ولكنك تعتقد أنه يمكن ايجاده. هذا يؤدي الى تفادي اتخاذ المزيد من التصرفات النهائية التي يمكن أتخاذها باستخدام الاختيار اتاما.
الاختيار اعادة تخصيص هذا يؤدي الى فتح نافذة يمكن من خلالها تحديد مستخدم آخر لتنفيذ الخطوة. أدخل بعض من الحروف الأولى من الاسم واضغط بحث. حدد المستخدم واضغط استمرار.
الاختيار الحالة يقوم هذا بفتح تطبيق Tracker.
الاختيار اتمام يقوم الاختيار اتمام باتمام خطوة مسار العمل وهذا هو الاختيار المعتاد.

خطوة بدء التشغيل

لاتمام خطوة بدء التشغيل:
  1. اضغط على المكان لتحديد المكان الذي يجب تسليم العنصر به.
  2. اضغط على شارة التقويم لتحديد تاريخ الحجز. اذا كان البند لم يتم تحميله على مسار عمل، فيجب أن تقوم بتحديد تاريخ اليوم. اذا كان العنصر قد تم تحميله على مسار عمل، فيجب أن تقوم بتحديد تاريخ اليوم أو تاريخ مستقبلي. ويتم استخدام تاريخ الحجز لوضع أولويات لطلبات متعددة.
  3. اضغط بدء تشغيل لبدء مسار العمل أو اغلاق لاغلاق النافذة بدون بدء التشغيل.

خطوة الاستلام

يتم عرض خطوة الاستلام كخطوة اعتماد في صندوق الوارد الخاص بك، ولكن عند فتحها، يتم تغيير عنوان الصفحة الى خطوة الاستلام. ستصل الى خطوة الاستلام عند قيام المستخدم السابق (أو القائم بالاحتفاظ) باصدار البند وتكون أنت المستخدم التالي في تسلسل استلامه. اذا كنت لم تقم باستلامه بعد، فيمكنك مشاهدة من سيقوم بتسليمه، وأين كان آخر تواجد له ومن سيقوم بتسليمه. اذ لم يتم استلام البند بعد انتظار فترة مناسبة من الوقت، فيمكن أن تقوم بتوضيح أنك لم تقم باستلامه. هذا يقوم بتكوين بند عمل لصف ايجاد المفقود. واذا كنت القائم بالحفظ، ستحصل على خطوة الاستلام عند قيام آخر مستخدم بارصدار البند. لاتمام خطوة الاستلام:
  1. حدد التصرف المناسب. اذا كان قد تم استلام العنصر، حدد مستلم؛ أو حددغير مستلم.
  2. قم بانهاء الخطوة من خلال تحديد مفتاح الاختيار المناسب. أنظر الاختيارات الموجودة في بدء مسار العمل.
تنبيه: ومن الممكن أن يكون لم يتم استلام البند بسبب التأخير الذي يرجع الى خدمة التسليم أو المستخدم الذي يقوم حاليا بتحميل العنصر على مسار العمل. كما أنه قد يكون قد تم فقد العنصر عند الانتقال. في هذه الحالة، سيتم استلام بند عمل يعرض رسالة تقوم باعلامك بحالة العنصر.

خطوة الاصدار

يتم عرض خطوة الاصدار كخطوة اعتماد في صندوق الوارد الخاص بك، ولكن عند فتحها، يتم تغيير عنوان الصفحة الى خطوة الاصدار. يجب أن يتم اتمام خطوة الاصدار من خلال القائم بالاحتفاظ أوالمستخدم الذي قام بتحميل البند على مسار العمل. ويجب أن تقوم بتوضيح طريقة الحفظ، واذا كان هناك أي تأخير في التسليم، أو اذا كان البند قد تم فقده. ويتم تسليم البند الى المستخدم القائم بالطلب الى مكان التحميل على مسار العمل. لاتمام خطوة التسليم:
  1. واذا أمكن، قم بادخال وقت التأخير بالساعات لتوضيح امتداد التأخير عند اصدار العنصر.
  2. أدخل أي تعقيبات مناسبة، مثل شرح للتأخير.
  3. حدد الاختيار المناسب من كشف التصرف.
    • تسليم يدوي تعني أنه يتم تسليم العنصر يدويا الى المستخدم التالي في التسلسل.
    • حدد فقد، اذا كنت لا تعرف مكان العنصر. سيتم ارسال بند العمل الى صندوق الوارد العام PhysicalEntitiesFindLostQueue.
    • حدد خدمة التسليم اذا كنت تريد استخدام خدمة التسليم. سيتم ارسال بند العمل الى صندوق الوارد العام PhysicalEntitiesDeliveryQueue.
    • حدد التأخير اذا قمت بادخال وقت التأخير. سيتم ارسال اعلام بالتأخير الى كل المستخدمين المنتظرين في الصف.
  4. قم بانهاء الخطوة من خلال تحديد مفتاح الاختيار المناسب. أنظر الاختيارات الموجودة في بدء مسار العمل.

خطوة صف الانتظار

عند قيام المستخدم بحجز أحد العناصر والتالي في الصف الذي سيقوم باستلامه، ويقوم بند العمل في صف الانتظار يوضح اسم المستخدم للقائم بالطلب. المستخدمين المصرح لهم بالتوصل الى هذا الصف يمكنهم مشاهدة المعلومات، ولكن ليس هناك أي شيء تام. لمشاهدة خطوة صف الانتظار:
  1. اضغط على بند العمل في الصف العام PhysicalEntitiesWaitQueue.
  2. بعد مراجعة بند العمل، اضغط اغلاق.

خطوة صف الحجز

صندوق الوارد العام PhysicalEntitiesReserveQueue يتضمن بنود العمل من كل من المستخدمين الذي في انتظار التسليم. ويمكن للمستخدمين المصرح لهم فتح كل من بنود العمل لمشاهدة منقام بطلب العنصر، وتواريخ الطلب الخاصة بهم والأماكن المطلوبة. ويمكنك تعديل تواريخ الحجز لتغيير أولوية المستخدمين. لاتمام خطوة صف الحجز:
  1. اضغط على بند العمل في صندوق الوارد العام PhysicalEntitiesReserveQueue.
  2. اختياريا، قم بتعديل تاريخ الحجز لتغيير أولوية انتظار المستخدمين لبند العمل.
  3. اضغط تطبيق ثم اغلاق.

خطوة ايجاد البند المفقود

عند تحديد أحد العناصر بالفقد، سيقوم النظام بارسال بند عمل الى صندوق الوارد العام PhysicalEntitiesFindLostQueue. واذا كان مصرح لك بالتوصل الى صندوق الوارد هذا، فيمكنك الضغط على بند العمل لمشاهدة صفحة خطوة ايجاد المفقود وتحديث الحالة. واما أن تقوم بايجاد وتسليم العنصر أو بتحديده كمفقود بصفة دائمة. وهذا سيؤدي الى اعلام كل المستخدمين المتأثرين ويتم انهاء كل مسارات عمل PRM التي تم بدء تشغيلها لهذا العنصر. بالاضافة الى ذلك، عند محاولة المستخدم بدء تشغيل أحد مسارات العمل لهذا العنصر، سيقوم النظام بارسال اشعار عن حالة الفقد الى العنصر. لاتمام خطوة ايجاد البند المفقود:
  1. قم بادخال التعقيبات الخاصة بك.
  2. من خلال قائمة التصرف، حدد مفقود اذا كنت تريد تحديد العنصر بالفقد النهائي. حدد تسليم اذا وجدت العنصر وقمت بتسليمه الى المستخدم الذي يظهر اسمه في المجال مطلوب بواسطة.
  3. قم بانهاء الخطوة من خلال تحديد مفتاح الاختيار المناسب. أنظر الاختيارات الموجودة في بدء مسار العمل.
بمجرد تعليم أحد العناصر بالفقد النهائي، فليس هناك طريقة لبيان أنه قد تم ايجاده في تاريخ لاحق. وأي شخص يحاول تشغيل العنصر في المستقبل سيقوم باستقبال رسالة بأنه قد تم فقد العنصر. اذا كان البند المفقود عبارة عن حاوية تم ايجادها فيما بعد، فلن يمكن تحميل المحتويات الخاصة بها على مسار العمل. وأي شخص يحاول تحميل البنود على مسار العمل من الحاوية التي كانت مفقودة فيما قبل سيقوم باستلام رسالة بأن العنصر الرئيسي قد تم تحميله على مسار عمل.

خطوة خدمة التسليم

عند قيام المستخدم بتحديد خدمة التسليم لارسال عنصر فعلي، سيقوم النظام بارسال بند العمل الى صندوق الوارد العام PhysicalEntitiesDeliveryQueue. واذا كان مصرح لك بالتوصل الى صندوق الوارد العام هذا، فيمكنك الضغط على بند العمل لاتمام صفحة خطوة التسليم. لاتمام خطوة التسليم:
  1. أدخل أي تعقيبات مناسبة.
  2. من خلال كشف التصرف، حدد مفقود اذا كان لا يمكنك ايجاد وتسليم العنصر. هذا سيؤدي الى ارسال بند العمل الى صندوق الوارد العام PhysicalEntitiesFindLostQueue. واذا لزم الأمر، ستقوم هذه المجموعة بتحديد أن العنصر قد تم فقدة بشكل دائم. حدد تسليم اذا كان قد تم تسليم العنصر الى المستخدم الذي قام بالطلب.
  3. قم بانهاء الخطوة من خلال تحديد مفتاح الاختيار المناسب. أنظر الاختيارات الموجودة في بدء مسار العمل.

خطوة الرسالة

تقوم خطوة الرسالة باعلامك بحالة العنصر الفعلي الذي قمت ببدء تشغيل مسار العمل PRM له. سيتم ارسال هذه الصفحة كأحد بنود العمل الى صندوق الوارد الخاص بك. ستقوم باستلامه في أي من الحالات التالية: لاتمام خطوة الرسالة، اضغط اتمام.


التعليق التقييمي

آخر تحديث: August 2011


© .IBM حقوق النشر لشركة 2011.
يتم تشغيل مركز المعلومات هذا من خلال تقنيات Eclipse. ( http://www.eclipse.org )