En post är en referens till information och tillhandahåller metadata för hanteringen av denna information. En post kan ärva från den behållare där den skapades. Exempel: Posten kan ärva avvecklingsschemat från den överordnade behållaren. Poster kan vara elektroniska eller fysiska. Både elektroniska och fysiska poster kan katalogiseras som vitala och märkta som beständiga poster. Enligt kapitel 4 i DoD-datamodellen kan poster deklareras med en säkerhetsklassificering, bland annat Top Secret, Secret, Confidential eller Unclassified. Enligt PRO-datamodellen kan poster klassificeras som Top Secret, Secret, Confidential, Restricted eller Unclassified.
I Bas- och DoD-datamodellerna går det att deklarera poster i postkategorier, postmappar och volymer. I PRO-datamodellen går det att deklarera poster i postmappar och volymer.
När en post tas bort eller avvecklas tas bara den version av dokumentet som posten pekar på bort. Om det bara finns en enda version av dokumentet tas hela dokumentversionsserien bort. Exempel: Om det finns flera versioner av ett dokument och en version är deklarerad som en post, tas endast den version som är deklarerad som post bort med posten. Eventuella andra versioner som inte är deklarerade som en post eller är deklarerade med en annan post tas inte bort.
I Fysiska entiteter finns mer information om att hantera fysiska poster.
När du markerat en behållare som Vital, väljer du den återkommande händelse som ska utlösa den periodiska granskningen eller uppdateringen av vitala poster och den åtgärd som ska startas när granskningshändelsen inträffar. Så fort den återkommande händelsen inträffar, aktiveras händelsens arbetsflöde. I Inställningar för vitala poster finns mer information.
I IBM Enterprise Records ingår en rapport (Vital Records Due for Disposal) som visar vitala elektroniska poster som ska avvecklas under en viss period. Mer information om rapporter finns i Rapportgenerering.
En beständig post är en post som är tillräckligt värdefull för att motivera att organisationen bevarar den längre tid än vad som normalt krävs. Du märker en post som beständig genom att ange värdet True för dess egenskap Indikator för beständig post. Denna egenskap visas inte som standard i IBM Enterprise Records-deklarationsguiden. när en kategori eller mapp skapas visas egenskapen Indikator för beständig post som standard. Om du inte vill att egenskapen ska visas i dessa fall ändrar du egenskapen till hidden via Enterprise Manager. Information om visning av egenskapen Indikator för beständig post finns i Content Engine Anpassa visningen av egenskaper.
Det finns inget beteende knutet till egenskapen Indikator för beständig post. Egenskapen är bara avsedd som information och posten kan tas bort även om Indikator för beständig post har värdet True.