IBM Enterprise Records -järjestelmän kokoonpano vaikuttaa koko IBM Enterprise Records -järjestelmään, mutta se koskee vain
nykyistä arkistonmuodostussuunnitelman objektisäilöä.
Voit määrittää IBM Enterprise Records -järjestelmän kokoonpanon
seuraavasti:
- Kirjaudu IBM Enterprise Records -ohjelmaan
järjestelmän pääkäyttäjänä tai käyttäjänä, jolla on asiakirjojen hallinnoijan tai arkiston pääkäyttäjän käyttörooli.
- Napsauta Määritä kokoonpano -välilehteä.
- Avaa Kokoonpanokohteet-sivu napsauttamalla Järjestelmän kokoonpano -vaihtoehtoa.
- Anna tai valitse seuraavien kokoonpanokohteiden arvot:
- Vientikokoonpano
- Määritä, tuleeko IBM Enterprise Records -ohjelman sisällyttää
vietyjen asiakirjojen sisältö viennin XML-tiedostoon. Tämän kentän valikko sisältää vaihtoehdot Erota sisältö XML-tiedostosta ja XML-tiedostossa on upotettua sisältöä. Lisätietoja on ohjeaiheessa IBM Enterprise Records -siirto.
- Siirtovastaavuus
- Anna sen siirtovastaavuusobjektin nimi, jota IBM Enterprise Records -siirtotyökalu käyttää
viedessään asiakirjoja ja asiakirjakansioita. Lisätietoja on ohjeaiheessa Siirtovastaavuudet.
- Luokituksen poiston oletusajanjakso
- (Käytettävissä vain DoD-luokitelluille.) Anna arvo, jota IBM Enterprise Records käyttää poistaessaan asiakirjan luokituksen tilanteissa, joissa asiakirjaksi vahvistaja ei ole määrittänyt Luokituksen poistopäivämäärä- tai Luokituksen poisto tapahtuman yhteydessä -arvoa.
Oletusarvo on 25 (vuotta). Ainoastaan IBM Enterprise Records -pääkäyttäjä voi muuttaa
tämän arvon. Muille käyttäjille arvo näkyy vain luku -muodossa. Kun Luokituksen poiston oletusajanjakso -arvoa muutetaan, IBM Enterprise Records soveltaa uutta oletusarvoa
seuraaviin kohteisiin: Kaikki tämän jälkeen luokiteltavat asiakirjat, jotka käyttäjä vahvistaa määrittämättä luokituksen poiston arvoja. Järjestelmässä jo olevat luokitellut asiakirjat,
joille vahvistaja ei ole määrittänyt luokituksen poiston arvoja tai joille vahvistaja määrittää saman luokituksen poistopäivämäärän kuin aiempi
Luokituksen poiston oletusajanjakso -arvo. IBM Enterprise Records soveltaa uutta oletusarvoa
näihin järjestelmässä jo oleviin luokiteltu asiakirjoihin sen jälkeen, kun luokituksen poiston tarkistus on ajettu. Lisätietoja on ohjeaiheessa Luokituksen poiston tarkistuksen ajaminen.
- Pyydä luokituksen poistopäivämäärien päivitystä
- (Käytettävissä vain DoD-luokitelluille.) Oletusarvon mukaan tämä kenttä
on tyhjä. Valitse vaihtoehto Otettu käyttöön, jos haluat päivittää luokiteltujen asiakirjojen luokituksen poistopäivämäärät luokituksen poiston tarkistuksen avulla. Vaihtoehdon Otettu käyttöön voivat valita vain käyttäjät, joille on määritetty luokiteltujen asiakirjojen suojaushenkilöstön (Classified Records Security Personnel)
käyttörooli. Lisätietoja on ohjeaiheessa Luokituksen poiston tarkistuksen ajaminen.
- Käsittelyreittien erien enimmäiskoko
- Määritä, kuinka monta työkohdetta voidaan enimmillään tallentaa erään
poistoa edeltävää arviointia tai hyväksyntää varten. Lisätietoja on ohjeaiheessa Käsittelyreitin erän koon määritys.
- Välityksen suojausmerkintä
- (Käytettävissä vain PRO-tietomallissa.) Määritä arkistonmuodostussuunnitelmassa käytettävä suojausmerkintöjen välitys. Lisätietoja on ohjeaiheessa Suojausmerkinnän välityksen määritys.
- Seulonta-käsittelyreitti
- Määritä, mitä käsittelyreittiä tulee käyttää seulonta-käsittelyreittinä.
Lisätietoja on ohjeaiheessa Seulonta-käsittelyreitin määritys.
- Taltion mallin liite
- Anna inkrementaalinen numeroarvo, jota käytetään taltion nimen loppuliitteenä. Lisätietoja on ohjeaiheessa Taltion nimen liitteen määritys.
- Tallenna muutokset napsauttamalla Käytä-painiketta.
- Sulje Kokoonpanokohteet-sivu.