Kategorie, složky a svazky se obvykle zavírají automaticky po splnění podmínky definované jejich přidruženým plánem odebrání, ale můžete je zavřít také ručně. Jakmile vytvoříte jeden z těchto kontejnerů, bude ve výchozím nastavení otevřený a bude do něj možné přidat podřízené entity. Zavřením kontejneru se spustí jeho proces odebrání a podřízené entity nebude nadále možné přidávat.
Za normálních okolností není potřeba znovu otevírat zavřený kontejner, ale je to povoleno, abyste mohli přidat záznamy, které nebyly k dispozici v době zavření kontejneru. Pokud byl například kontejner zavřen na konci roku, ale později obdržíte záznam pro daný rok, můžete daný kontejner znovu otevřít, přidat záznam a znovu kontejner zavřít.
- Záznamy je možné načítat ze zavřených i otevřených kontejnerů.
- Při zavření entity jsou automaticky zavřeny veškeré její podřízené entity.
- Pokud znovu otevřete entitu, nebudou automaticky znovu otevřeny její podřízené entity. Chcete-li znovu otevřít podřízenou entitu, je třeba nejprve otevřít její nadřízené entity.
- Pokud chcete přidat záznam do znovu otevřeného svazku, je třeba explicitně vybrat daný svazek.
- Kategorie záznamů, složky záznamů nebo svazky mohou zavírat a otevírat administrátoři záznamů a správci záznamů.
Ruční zavření kontejneru:
- Přejděte ke kategoriím, složkám či svazkům, které chcete zavřít, nebo je vyhledejte.
- Zaškrtněte políčka nalevo od příslušných názvů. Můžete také klepnout pravým tlačítkem myši na jednu entitu a použít nabídku.
- V nabídce Akce s vícenásobným výběrem vyberte volbu Zavřít:

- Na stránce Zavřít entity zadejte důvod zavření a klepněte na tlačítkoZavřít. Chcete-li entity ponechat otevřené, klepněte na tlačítko Konec.
- Klepnutím na tlačítko OK potvrďte zprávu o zavření entit. Entity, které byly zavřeny, budou označeny ikonou zavření.
Opětovné otevření entity:
- Přejděte ke kategorii, složce či svazku, který chcete znovu otevřít, nebo danou entitu vyhledejte.
- Klepněte pravým tlačítkem myši na název a vyberte volbu Znovu otevřít:

- Klepnutím na tlačítko OK potvrďte zprávu o opětovném otevření entity. Entity, které byly zavřeny a znovu otevřeny, budou označeny ikonou opětovného otevření.