Nimeämismallilla voi nimetä asiakirjaluokkia, asiakirjakansioita ja asiakirjoja automaattisesti nimeämiskäytäntöjen mukaisesti. Kun käyttäjä luo jonkin näistä yksiköistä, joihin on liitetty nimeämismalli, ohjelma antaa nimen automaattisesti Määritä ominaisuudet -vaiheessa. Järjestelmä ei estä käyttäjää vaihtamasta nimeä. Kasvavia lukuja määritetään ja niitä käytetään heti Määritä ominaisuudet -vaiheen alussa. Jos peruutat toiminnon ennen yksikön luontia, annettua lukua ei käytetä koskaan.
Voit nimetä luokkia ja kansioita automaattisesti seuraavasti:
Tietoja nimeämismallin syntaksista
Liiketoiminnan prosessit voivat vaatia esimerkiksi, että kansioiden nimet alkavat kirjaimella A, seuraavaksi tulee kaksi numeroa, jotka tarkoittavat vuotta, sitten yhdysmerkki ja kansion numero A07-000005. Tällaisia nimiä luo seuraavaa malli:
A[YY]-[\d\d\d\d\d\d]
Tässä mallissa A on ensimmäinen merkki, YY tarkoittaa vuotta ja \d on lukusana. Järjestelmä antaa automaattisesti oletusarvot hakasulkeitten [] väliin kirjoitetuille malleille. Siten kohta YY korvataan meneillään olevan vuoden kahdella viimeisellä numerolla. \d korvataan kasvavalla luvulla. Määrität lisäysarvon toisessa kentässä, kun annat merkkijonon.
Toisessa asiakirjan nimeämismallissa haluat esimerkiksi luoda nimisäännön kansioille sarjassa KX, jota seuraa vuosiluku 2-numeroisena, piste, kuukausi 2-numeroisena, yhdysmerkki ja kaksi sarjaa kasvavia lukusanoja, kuten tässä KX07.06-0004-03. Nämä vaatimukset täyttää seuraava malli:
KX[YY.MM]-[\d\d\d\d]-[\d\d]
Voit käyttää myös mukautettuja malleja ja luoda metatietoihin perustuvia malleja. Organisaatiosi käytännöt voivat esimerkiksi edellyttää, että asiakirjakansion nimeämiskäytäntö on vuosi, väli, asiakirjakansion aihe (metatieto), väli ja 5-numeroinen luku, esimerkiksi näin "2006 Laina 00005." Voit luoda tälle nimeämismallin, jossa on seuraavat määrittelyt:
[YYYY] [THIS.EmailSubject] [\d\d\d\d\d]Järjestelmä antaa oletusarvot vuodelle (Y) ja aiheelle (Subject), koska ne ovat hakasulkeissa []. THIS.EmailSubject on mukautettu malli. Siksi järjestelmä antaa metatietokentän EmailSubject (sähköpostiviestin aihe) arvon, jonka määrität asiakirjakansion pääobjektille. Ominaisuuden symbolinen nimi on määritettävä mukautettua ominaisuutta luotaessa. Silloinkin, kun määritetyllä ominaisuudella ei ole arvoa, ilmenee virhe. Mukautettu malli on käytettävissä vain tasolla 2 tai sen alapuolella (eli tasolla 3, 4 ja niin edelleen) olevissa arkistonmuodostussuunnitelman yksiköissä. Arkistonmuodostussuunnitelman taso on toinen kenttä, jonka täytät antaessasi mallin tason.tai
[YYYY] [Parent.EmailSubject] [\d\d\d\d\d]
Älä käytä merkkejä, jotka eivät kelpaa nimissä. Älä esimerkiksi käytä vinoviivaa / päivämäärissä. Kelpaamattomia merkkejä ovat:
\ / : * ? " < > |Varmista, että käyttäjät eivät ylitä nimeämismallissa määrittämääsi merkkimäärää, rajaamalla nimeämismalli ^- ja $-symboleilla. Jos esimerkiksi luot nimeämismallin \d\d\d, liitä symboli ^ nimeämismallin alkuun ja symboli $ nimeämismallin loppuun seuraavasti:
^\d\d\d$Tämä varmistaa sen, että kun käyttäjä antaa arvon, merkkimäärä ei ylitä mallin merkkijonossa määritettyjen merkkien määrää.
Voit lisätä nimeämismallin seuraavasti:
Voit lisätä mallitason seuraavasti:
Esimerkki
Jos haluat ylimmän tason asiakirjaluokan aliluokat nimettäväksi automaattisesti, luo malli tasolle 2 ja valitse lajiksi asiakirjaluokka. Jos haluat kyseisen aliluokan asiakirjakansiot automaattisesti nimettäviksi, luo malli tasolle kolme ja valitse lajiksi Asiakirjakansio. Kun nämä mallin tasot ovat molemmat nimeämismallissa, tason 2 aliluokat ja tason 3 asiakirjakansiot nimetään automaattisesti.
Voit lisätä tai muokata mallitasoja myöhemmin seuraavasti:
Voit määrittää nimeämismallin arkistonmuodostussuunnitelmaan (pakollinen automaattisen nimeämisen aktivoimiseksi) seuraavasti: