Kun fyysinen asiakirja vahvistetaan, järjestelmä varastoi sen paikkaan, josta käytetään nimitystä kotisijainti. Koska fyysiset objektit on siirrettävä uuteen sijaintiin, ennen kuin niitä voidaan käyttää, asiakirjassa on myös sijaintikenttä, joka osoittaa objektin nykyisen sijainnin. Sijainnit luodaan Fyysinen-välilehdessä ennen fyysisten asiakirjojen vahvistamista.
- Jos käyttäjä haluaa nähdä fyysisen objektin, hänen on lainattava se. Tämä aloittaa käsittelyreitin, joka seuraa objektin sijaintia ja tuo jonot samaa objektia pyytäneiden käyttäjien käyttöön. Jos asiakirja on lainassa, siitä tehdään varaus. Seuraaja vastaanottaa asiakirjapyynnön ja tekee toimituksen järjestävän käsittelyreitin vaiheen valmiiksi. Lainaaja ilmoittaa kohteen vastaanotosta ja järjestää sen palautuksen käyttämällä saman käsittelyreitin toista vaihetta.
- Jos fyysisissä asiakirjoissa on viivakoodeja, ne ovat käyttäjien nähtävissä, jos asiakirjat lainataan Fyysinen-välilehden Skannaa fyysiset kohteet -toiminnon avulla. Saman toiminnon avulla voidaan myös antamalla tietyn sijainnin viivakoodi tai kuvaus saada näkyviin, mitkä fyysiset yksiköt ovat kyseisessä sijainnissa.
- Fyysisiä asiakirjoja voidaan vahvistaa IBM Enterprise Records- ja Application Engine- tai Workplace XT -ohjelmissa. Syöttömalli on pakollinen IBM Enterprise Records -ohjelmassa. Järjestelmän mukana toimitetaan oletusarvoinen syöttömalli. Voit luoda lisäsyöttömalleja käytettäväksi IBM Enterprise Records -ohjelmassa tai joko Application Engine- tai Workplace XT -ohjelmassa.