Käyttöliittymä on peruskäyttäjän ja IBM Enterprise Records -sovelluksen välinen rajapinta. Käyttöliittymää täytyy ehkä mukauttaa liiketoimintaprosessien tarpeiden mukaiseksi. Yksikköön liittyviä metatietokenttiä voi mukauttaa. Kentät näkyvät yksikkökohtaisilla tietonäkymäsivuilla. Voit muuttaa metatietokentän näyttönimen esimerkiksi nimestä Yksikön kuvaukset nimeksi yksikön tiedot.
Jos haluat muuttaa tapaa, jolla metatietokentät näkyvät käyttöliittymässä, muokkaa Enterprise Manager -ohjelman avulla eri luokkiin ja objekteihin liittyviä ominaisuusmalleja. Kohdeohjeen tiedostot eivät vastaa mukautettuja nimiä ja toimintatapoja.
Seuraavassa on mukautustehtäviä, joiden avulla voit määrittää, miten metatietokenttien tulee näkyä käyttöliittymässä.
Kussakin tehtävässä oletetaan, että olet jo tehnyt nämä vaiheet:
Voit määrittää metatietokenttien esitystavan seuraavasti:
Ominaisuuksien näkyvyys IBM Enterprise Records -sovelluksessa vaihtelee ominaisuuden kuvauksen ja piilotettujen parametrien mukaan. Ominaisuudet näkyvät tietosivuilla ja ohjattujen toimintojen vaiheissa. Samankaltaiset ominaisuudet on ryhmitelty erillisille tietosivuille (joita kutsutaan myös näkymiksi). Esimerkiksi kaikki tärkeän asiakirjan arviointiin liittyvät ominaisuudet näkyvät yksikön Tärkeä asiakirja -tietosivulla. Tietonäkymä, johon kuuluvaksi ominaisuus ryhmitellään, määräytyy ominaisuuden Description-kentän perusteella. Voit muokata Description-kenttää valitsemalla ominaisuuden ominaisuussivulla olevan General-välilehden. Jos luot esimerkiksi uuden ominaisuuden nimeltä Ota käyttöön poistoaikataulu ja määrität Description-kenttään arvon RMDisposal, järjestelmä lisää ominaisuuden Arkistosta poisto -näkymään.
Seuraavassa taulukossa ovat arvot, jotka voi määrittää ominaisuuden kuvaukseksi:
Kuvauksen arvo | Merkitys |
---|---|
RMDisposal | Ominaisuus näkyy asiakirjaluokan tai asiakirjakansion Arkistosta poisto -näkymässä. |
RMVital | Ominaisuus näkyy Tärkeä asiakirja -tietosivulla. |
RMCutoff | Ominaisuus näkyy Määritä liipaisin -vaiheessa lisättäessä poistoaikataulua. |
RMSystem | Ominaisuus on piilotettu käyttöliittymästä, mutta se näkyy sen luokan Tiedot-sivulla, johon ominaisuus on liitetty. |
declare | Ominaisuus näkyy Workplace-komponentin ohjatussa asiakirjaksi vahvistuksen toiminnossa. |
RMGroupDisposition | Kuvauksessaan tämän merkkijonon sisältävät ominaisuudet näkyvät yksikön Tiedot-sivulla olevan tietonäkymän Arkistosta poisto -osassa. |
RMGroupGeneral | Kuvauksessaan tämän merkkijonon sisältävät ominaisuudet näkyvät yksikön Tiedot-sivulla olevan tietonäkymän Yleiset-osassa. |
RMGroupPhysical | Kuvauksessaan tämän merkkijonon sisältävät ominaisuudet näkyvät yksikön Tiedot-sivulla olevan tietonäkymän Fyysinen-osassa. |
RMGroupVital | Kuvauksessaan tämän merkkijonon sisältävät ominaisuudet näkyvät yksikön Tiedot-sivulla olevan tietonäkymän Tärkeä-osassa. |
Järjestelmä määrittää automaattisesti ominaisuuksien Tiedot-sivulle kuuluviksi ominaisuudet, joiden kuvaus ei ole RMDisposal, RMVital, RMCutoff tai RMSystem.
Ominaisuuden määritys pakolliseksi
Valinnaisen ominaisuuden voi muuttaa pakolliseksi. Esimerkiksi vastaanottopäivämäärän ominaisuus (Date Received) on oletusarvon mukaan valinnainen. Voit muuttaa sen pakolliseksi Enterprise Manager -ohjelman avulla.
Valinnaisen ominaisuuden muuttaminen pakolliseksi:
Kun olet muuttanut asetuksia, käyttöliittymässä näkyy ominaisuuden nimen vieressä automaattisesti punainen tähti sen merkiksi, että ominaisuudelle on annettava arvo.
Kun muutat valinnaisen ominaisuuden pakolliseksi, sinun on tarkistettava, luoko järjestelmä automaattisesti objektin luokkaan, johon ominaisuus liittyy. Jos luonti on onnistunut, määritä ominaisuuden oletusarvo. Esimerkki: Kun luodaan asiakirjakansio, järjestelmä luo automaattisesti taltion. Jos liität taltioluokkaan pakollisen ominaisuuden, määritä sen oletusarvo.
Ominaisuuden määritys valinnaiseksi
Pakollisen ominaisuuden voi muuttaa valinnaiseksi. Esimerkiksi Asiakirjaluokan tunnus (Record Category Identifier) on oletusarvon mukaan pakollinen. Voit muuttaa sen valinnaiseksi Enterprise Manager -ohjelman avulla.
Pakollisen ominaisuuden muuttaminen valinnaiseksi:
Kun olet muuttanut asetuksia, ominaisuuden nimen vieressä ollut punainen tähti ei ole enää näkyvissä.
Ominaisuuden piilotus
Piilotettu ominaisuus ei näy käyttöliittymässä, mutta se säilyy tietomallissa ja järjestelmä käyttää sitä sisäisesti. Tarpeeton ominaisuus on suositeltavaa piilottaa sen sijaan, että se poistettaisiin tietomallista.
Näkyvän valinnaisen ominaisuuden piilotus:
Edellä kuvattujen toimien ohella voit lisäksi määrittää ominaisuuden kuvaukseksi arvon RMSystem ja näin piilottaa ominaisuuden käyttöliittymästä. Ota kuitenkin huomioon, että tällöin ominaisuus on piilotettu kaikista IBM Enterprise Records -käyttöliittymistä lukuun ottamatta yksikön Tiedot-sivua.
Ominaisuuden kuvauksen muuttaminen:
Ominaisuuden näyttönimen muuttaminen
Voit mukauttaa käyttöliittymässä näkyvää ominaisuuden ulkoasua muokkaamalla ominaisuuden näyttönimeä. Voit esimerkiksi muuttaa nimen Asiakirjaluokan tunnus (Record Category Identifier) nimeksi Asiakirjaluokan tunn. (Record Category ID).
Ominaisuuden näyttönimen muokkaus:
Varmista, että muokkaat vain näyttönimeä. Älä muokkaa ominaisuuden symbolista nimeä.
Ominaisuuden kuvausalueen määritys
Ominaisuuden merkkijonon enimmäispituusarvon avulla voit määrittää sen kuvausalueen koon, joka näkyy ominaisuuden vieressä IBM Enterprise Records -käyttöliittymässä. Kuvausalueen koon mukaan määräytyy, onko kyseessä tekstialue vai tekstiruutu. (Kun käytössä on tekstiruutu, osa tiedoista voi peittyä näkyvistä. Kun käytössä on tekstialue, pitkiä merkkijonoja voi lukea vierityspalkin avulla.)
Kuvausalueen voi määrittää vain ominaisuuksille, joiden tyyppi on merkkijono.
Ominaisuuden merkkijonon enimmäispituuden määritys:
Ennalta määritettyjen ominaisuuden arvojen määritys
Voit määrittää merkkijono- tai kokonaislukutyypin ominaisuuden mahdolliset arvot. Näin peruskäyttäjä voi arvon kirjoittamisen sijasta valita sen ennalta määritettyjen arvojen luettelosta. Tällöin käyttäjä ei voi myöskään antaa virheellistä arvoa. Voit luoda ennalta määritettyjen arvojen luettelon luomalla valintaluettelon ja liittämällä sen asianmukaiseen ominaisuuteen. Käyttöliittymässä valintaluettelo näkyy avattavana luettelona.
Voit luoda uuden valintaluettelon seuraavasti:
Kun olet luonut valintaluettelon, se tulee liittää asianmukaiseen ominaisuusmalliin. (Lisätietoja on Content Engine -ohjeaiheessa ../../../com.ibm.p8.ce.admin.doc/choicelists/chl_assign_choice_list_to_property_template.htm.) IBM Enterprise Records -käyttöliittymässä uusi valintaluettelo näkyy ominaisuuden näyttönimen vieressä.
Ominaisuuden vähimmäis- ja enimmäisarvojen määritys
Voit määrittää kokonaislukutyypin ominaisuuksille peruskäyttäjän antamien arvojen vähimmäis- ja enimmäisrajan. Voit määrittää esimerkiksi, että vähimmäissäilytysaika ei voi olla lyhyempi kuin 2 vuotta eikä pitempi kuin 100 vuotta. Jos käyttäjä antaa arvon, joka ei ole määritetyn arvovälin mukainen, järjestelmä luo virhesanoman.
Voit määrittää kokonaislukuominaisuuden vähimmäis- ja enimmäisarvon seuraavasti:
Tiedot-sivun mukautus
Yksikön Tiedot-sivulla on vain luku -muotoinen näkymä yksikön ominaisuuksien arvoista, jotka on järjestetty ryhmiksi, kuten Yleiset, Arkistosta poisto, Tärkeä, Fyysinen ja Muu. Ominaisuuden voi siirtää toiseen ryhmään, tai sitä varten voi luoda uuden ryhmän. Seuraavien yksiköiden Tiedot-näkymää voi mukauttaa:
Ominaisuuden voi määrittää uudelleen järjestelmässä jo olevaan tai uuteen ryhmään muokkaamalla RMGroup-parametria, joka on määritetty ominaisuuden Description-kentässä. RMGroup-parametria välittömästi seuraava teksti määrittää, missä ryhmässä ominaisuus näkyy. Jos muutat arvon RMGroupGeneral arvoksi RMGroupDisposition, ominaisuus siirtyy Yleiset-ryhmästä Arkistosta poisto -ryhmään. Jos määrität ominaisuudelle arvon RMGroupPattern, luot uuden ryhmän, johon ominaisuus tulee näkyviin. Jos RMGroup-parametrin jäljessä ei ole lainkaan tekstiä tai jos ominaisuuden kuvauksessa ei ole RMGroup-parametria, ominaisuus näkyy Muu-ryhmässä.
Description-kentässä voi olla useampia kuin yksi parametri. Varmista, että muokkaat vain RMGroup-parametria. Älä muuta muita parametreja. Jos lisäät RMGroup-parametrin, erota se muista parametreista pilkulla.
Voit määrittää ominaisuuden ryhmään seuraavasti: