Un usuari autoritzat defineix una planificació de disposició i associa
la planificació amb una categoria de registres, una carpeta de registres
o un tipus de registre.
Un gestor de registres o un administrador de registres pot definir una
planificació de disposició. Al model de dades PRO, un gestor de registres, un administrador de registres
o un revisor pot assignar una planificació de disposició a una entitat. Al model de dades
base i DoD, un gestor de registres o un administrador de registres assigna una planificació de disposició
a una entitat.
Les planificacions de disposició tenen diverses fases, on les entitats afectades avancen
pels passos de disposició com ara la revisió, l'exportació, la transferència o
la destrucció. Tot i que una planificació de disposició no exigeix diverses fases,
la planificació inclou generalment dues fases:
- Una fase de tall per acabar la vida activa de l'entitat.
- Una fase per especifica la disposició final després del tall.
Si el paràmetre de visualització de l'
Assistent de planificació de disposició
a
Preferències d'usuari s'ha definit com a
Simple (consulteu
Preferències d'usuari de l'IBM Enterprise Records i
Preferències de lloc de l'IBM Enterprise Records),
la planificació es defineix per defecte en una fase mitjançant l'acció de destrucció automàtica sense retenció.
Per definir una planificació de disposició:
- Seleccioneu la pestanya Disposició.
- Feu clic a Planificacions de disposició.
- Feu clic a Afegeix planificació de disposició.
Restricció: Si el paràmetre de visualització de l'Assistent de planificació de disposició
a Preferències d'usuari es defineix com a
Simple, el panell Passos no mostrarà
Configura les fases.
- Introduïu el nom i la descripció de la planificació. La descripció és opcional.
- Introduïu el nom de l'autoritat responsable de la disposició d'entitats i feu clic a
Següent. Aquest camp és opcional.
- Feu clic al botó d'opció corresponent per seleccionar l'activador que inicia el tall. Si el paràmetre de visualització de l'Assistent de planificació de disposició
a Preferències d'usuari o de lloc es defineix com a
Simple, l'únic activador possible és l'activador
Esdeveniment intern.
- Definiu el marge de tall. Consulteu l'apartat sobre definició de tall i marge de tall més endavant en aquest tema per obtenir-ne més informació detallada.
- Definiu la condició que activa un tall d'entitats. Un tall pot ser automàtic o exigir aprovació. Per exigir una aprovació, especifiqueu
una acció de tall de disposició. Per a un tall automàtic, no especifiqueu una acció de
tall de disposició. Si el paràmetre de visualització de l'Assistent de planificació de disposició
a Preferències d'usuari i de lloc es defineix com a
Simple, no es mostra
Acció de tall de disposició.
- Cada acció de tall s'ha afegit abans a la pestanya Configura
de l'IBM Enterprise
Records i té un flux de
treball associat. L'escombratge de disposició llança automàticament
aquest flux de treball després del tall més el marge que s'hagi definit.
En el cas d'una planificació de disposició normal, el menú Acció de tall de disposició conté només les accions que pertanyen
al tipus d'acció Tall. Per obtenir més informació sobre les accions, consulteu
Accions.
- Si voleu, modifiqueu la base de tall per especificar la data de base de tall. El menú Base de tall proporciona un conjunt de
propietats de data de l'IBM Enterprise
Records que calculen
les dates de tall segons propietats d'entitat individuals de l'IBM Enterprise
Records.
Definiu el marge de tall. Consulteu l'apartat sobre definició de tall i marge de tall més
endavant en aquest tema per obtenir-ne més informació detallada.
- Si el paràmetre de visualització de l'Assistent de planificació de disposició
a Preferències d'usuari o de lloc es defineix com a
Detallat, feu clic a Següent per crear un o més períodes de retenció,
fases invocades per a la planificació actual. Si feu clic a
Finalitza, les entitats associades amb la planificació de disposició
no tenen un període de retenció específic.
Si el paràmetre de visualització per a l'Assistent de planificació de disposició a
Preferències d'usuari es defineix com a Simple,
feu clic a Finalitza, només hi ha una fase que utilitzi l'acció
Autodestrueix, RMAutoDestroyAction, Cal exploració
es defineix com a Fals, la retenció per defecte és 0 anys, 0 mesos, 0 dies i
no es crea automàticament cap retenció alternativa.
Definició de tall i de marge de tall
A l'IBM Enterprise
Records, podeu definir un període de retenció
definint una retenció en una fase o el marge de tall.
Quan no s'especifica cap
marge de tall i el període de retenció es defineix a la fase, l'escombratge efectua un tall
a l'entitat quan es dóna la condició de la incidència. Si l'entitat que es tall és un contenidor,
aquest contenidor també es tanca, cosa que impedeix l'addició d'un registre nou.
La retenció es calcula com a data de tall, més el període de retenció definit
a la fase. S'apliquen les regles següent al càlcul de la data de tall, segons
les diferents configuracions de planificació:
- Ús d'un activador d'incidència interna i una data base de tall definida com a propietat
d'entitat:
la data de tall és el valor de la data base de tall.
- Ús d'un tipus de data d'activador d'incidència (incidència externa, data predefinida)
i una data base de tall definida com a Data de l'esdeveniment:
la data de tall és la data de l'activador d'incidència.
- Ús d'un activador d'incidència interna i una data base de tall definida com a Data
de l'esdeveniment:
la data de tall és la data d'execució de l'escombratge.
- Ús tant d'un tipus de data d'activador d'incidència (incidència externa, data predefinida)
i una data base de tall definida com a propietat d'entitat:
la data de tall és la data més recent de totes dues.
Quan s'utilitza un marge d'incidència de tall, l'entitat no es talla fins que no se supera
el final d'aquest període de marge. Per tant, el contenidor roman obert durant el
període de retenció. S'apliquen les regles següent al càlcul de la data de tall, segons
les diferents configuracions de planificació:
- Ús d'un activador d'incidència interna i una data base de tall definida com a propietat
d'entitat:
la data de tall és el valor de la data base de tall més el marge de tall.
- Ús d'un tipus de data d'activador d'incidència (incidència externa, data predefinida)
i una data base de tall definida com a Data de l'esdeveniment:
la data de tall és la data de l'activador d'incidència més el marge de tall.
- Ús d'un activador d'incidència interna i una data base de tall definida com a Data
de l'esdeveniment:
la data de tall és la data de l'activador d'execució
de l'escombratge més el marge de tall.
Important: No es recomana
utilitzar aquesta darrera configuració perquè, si hi ha actualitzacions a la planificació,
com una actualització del nom, s'activa un recàlcul d'escombratge de la data de tall
i de la nova data d'execució d'escombratge més el marge, amb la qual cosa es
posposa el tall. Si no es pot utilitzar cap propietat de registre per a la data base de tall,
és preferible utilitzar una retenció a la fase.
Si el paràmetre de visualització
per a l'assistent de planificació de disposició es defineix com a
Simple a les Preferències d'usuari o de lloc, la planificació
es defineix sense retenció per defecte a la fase i utilitza el mecanisme de marge per definir,
en canvi, la retenció.
Definició de les fases
L'associació de fases amb una planificació de disposició permet diferents operacions
en una entitat a diferents intervals. Cada fase especifica una acció de disposició i un període de retenció
per a una entitat.
Per exemple, per revisar una entitat abans de la disposició, afegiu dues fases
a la planificació de disposició. La primera fase especifica una revisió de l'entitat i
la segona fase especifica la disposició de l'entitat.
L'IBM Enterprise
Records executa diverses fases en una planificació de
disposició en la seqüència que afegiu les fases a la planificació.
També
podeu definir diverses retencions alternatives dins una fase. Les retencions alternatives
proporcionen períodes de retenció variables segons un valor de propietat.
Quan no es dóna cap de les condicions de retenció alternatives, l'IBM Enterprise
Records utilitza
el període de retenció per defecte. Quan es dóna més d'una condició de retenció alternativa,
l'IBM Enterprise
Records aplica la retenció alternativa
amb el període de retenció més llarg.
Important: El nombre de retencions alternatives
o la complexitat del seus criteris tindrà un impacte en el rendiment del càlcul
de retencions.
Després que l'IBM Enterprise
Records apliqui l'acció de tall
en una entitat, la primera fase d'una planificació de disposició s'aplica a aquesta entitat.
Al final del període de retenció de la primera fase, les entitats queden pendents de l'acció de disposició
associada amb la fase. L'IBM Enterprise
Records completa l'acció de disposició
associada; la fase següent de la planificació comença després de l'aprovació d'un usuari autoritzat.
Per afegir una fase nova a la planificació de disposició:
- Feu clic a Afegeix nou per obrir la pàgina Propietats de la fase.
- Introduïu el nom i la descripció de la fase.
- Seleccioneu una acció de fase al menú.
- Abans s'havien creat accions a la pestanya Configura de l'IBM Enterprise
Records.
- IBM Enterprise
Records completa l'acció a les entitats al final de la fase.
- Cada acció inclou un flux de treball predefinit que l'IBM Enterprise
Records
llança per a aquesta acció.
Restricció: Las fases que transfereixen o destrueixen
entitats són les fases finals. No podeu afegir una altra fase després d'aquests tipus d'accions.
- Al camp Cal exploració, seleccioneu Cert
perquè es revisin les entitats abans de llançar el flux de treball associat
amb la fase. Si l'exploració no és necessari, seleccioneu Fals.
- Si seleccioneu l'acció Transferència, Exporta
o Transferència intermèdia per a la fase, introduïu una ubicació al camp
Destinació d'exportació.
La ubicació pot ser:
- En un servidor remot. Per exemple, \\nom servidor\nom carpeta.
- Una carpeta en una unitat local. Per exemple, unitat local:\nom carpeta.
- Especifiqueu un període de retenció per defecte per a les entitats d'aquesta fase.
Cal especificar un valor si no assigneu períodes de retenció alternatius.
- Per configurar condicions perquè les entitats romanguin a la fase durant més o menys temps
d'acord amb una propietat, seguiu aquests passos per crear períodes de retenció alternatius.
- Feu clic a Afegeix nou per visualitzar la finestra Retenció alternativa.
- Seleccioneu un nom de propietat al menú.
- Seleccioneu un operador a la llista.
- Especifiqueu el valor de la propietat. El valor que introduïu depèn de la propietat.
- Seleccioneu la Base de retenció com a data inicial
del període de retenció.
- Especifiqueu els Dies del període de retenció en anys,
mesos i dies. L'IBM Enterprise
Records afegeix el valor especificat aquí
a la base de retenció. A la data resultant, l'IBM Enterprise
Records aplica l'acció de fase a l'entitat.
- Feu clic a Accepta per afegir aquesta retenció alternativa a la planificació actual
i tornar a la finestra Propietats de la fase.
- Continueu afegint retencions alternatives per a cada condició fent clic a Afegeix nou.
L'IBM Enterprise
Records omple les dades de la retenció alternativa anterior
a tots els camps perquè pugueu canviar els camps necessaris. Si cal, podeu seleccionar el quadre de selecció
Elimina d'una retenció alternativa i fer clic
a Aplica per eliminar aquesta condició.
- Acabeu la fase fent clic a Accepta.
L'IBM Enterprise
Records afegeix la fase i els detalls a la llista de fases
de la planificació.
- Per afegir més fases, feu clic a Afegeix nou. Si no, feu clic a
Finalitza per completar la planificació de disposició.