Linkki kuvaa kahden yksikön välistä suhdetta.
Linkin Alku- ja Loppu-ominaisuudet määrittävät suhteen.
Linkkejä voidaan luoda IBM Enterprise Records -yksiköiden välille sekä muiden Application Engine- tai Workplace XT -ohjelman Content Engine -objektien välille. Asiakirjan linkkejä voidaan määrittää yhteiskäyttöön muiden asiakirjojen, dokumenttien ja asiakirjakansioiden kanssa. Asiakirjakansion linkkejä voidaan vastaavasti määrittää yhteiskäyttöön asiakirjojen ja asiakirjakansioiden kanssa sekä IBM Enterprise Records- että Application Engine- tai Workplace XT -ohjelmissa.
Luomalla linkkejä voit luoda viitteitä keskenään samankaltaisiin asiakirjoihin ja tietoihin tai liittää niitä toisiinsa. Tällaisia tietoja voivat olla esimerkiksi määritetyn asiakirjan huomautukset, liitteet ja sähköpostiviestien palautuskuittaukset. Vain valtuutetut käyttäjät saavat muuttaa tai poistaa linkkejä ja yhteyksiä. Seuraavat linkkityypit ovat tuettuja IBM Enterprise Records -ohjelmassa:
- Otteen linkki: Tämä linkki muodostaa yhteyden otteen ja sen asiakirjan välillä, josta ote on peräisin. Otteiden avulla voidaan määrittää dokumentin osa tiettyjen käyttäjien käytettävissä olevaksi. Otteen linkki voidaan luoda asiakirjojen välille sekä asiakirjan ja dokumentin välille. Otteen linkin avulla viitataan valittuun asiakirjan osaan sen sijasta, että viitattaisiin koko asiakirjan sisältöön. Jos esimerkiksi haluat määrittää tietyt laajan dokumentin osat tiettyjen käyttäjien käytettävissä oleviksi, voit luoda uuden dokumentin, joka sisältää valitsemasi päädokumentin tiedot, vahvistaa alidokumentin asiakirjaksi ja luoda sitten otteen linkin pääasiakirjan ja aliasiakirjan välille.
- Yhdistelmäkansion linkki: Tämä linkki muodostaa suhteen yhdistelmäkansion ja fyysisen tai sähköisen kansion välille. Tämä linkki on erityisen hyödyllinen PRO-tietomallissa, koska IBM Enterprise Records -ohjelmassa on käytössä yksittäinen kansio, joka voi sisältää sekä sähköisiä asiakirjoja että fyysisiä merkkejä.
- Asiakirjan kopion linkki: Tämä linkki on tarkoitettu vain sisäiseen käyttöön, ja se muodostaa yhteyden alkuperäisen asiakirjan ja siitä tehtyjen kopioiden välille. Järjestelmä luo tämän linkin asiakirjaan automaattisesti, kun siitä luodaan kopio. Huomaa, että kun asiakirjasta luodaan kopio, järjestelmä ei kopioi asiakirjaan liitettyjä linkkejä.
- Asiakirjakansion Katso myös -linkki: Tämä linkki muodostaa yhteyden kahden toisiinsa liittyvän kansion välille. Asiakirjakansion Katso myös -linkki voidaan muodostaa IBM Enterprise Records -asiakirjakansioiden välille tai minkä tahansa muiden IBM Enterprise Records -ohjelman ulkopuolisten kansioiden välille.
Linkki voidaan lisäksi luoda asiakirjan ja asiakirjakansion välille. Voit esimerkiksi liittää palkkalistatietoja sisältävän asiakirjan Kirjanpito-asiakirjakansioon Asiakirjakansion Katso myös -linkin avulla.
- Asiakirjan Katso myös -linkki: Tämä linkki muodostaa yhteyden toisiinsa liittyvää sisältöä sisältävien asiakirjojen välille. Esimerkki: Kun luodaan asiakirja, joka sisältää myyntireskontran merkintöjä, järjestelmä voi luoda Katso myös -linkin ostoreskontran asiakirjaan. Myyntireskontran asiakirjaa selattaessa voidaan tarkastella myös ostoreskontran asiakirjaa. Vastaava linkki voidaan muodostaa asiakirjojen tai dokumenttien välille.
- Viitelinkki: Tämä linkki muodostaa yhteyden asiakirjan ja sen viitteiden välille. Viitelinkki voidaan luoda muihin asiakirjoihin, dokumentteihin tai asiakirjakansioihin, joissa on liitettyä sisältöä. Viitelinkki ei ole sama kuin Katso myös -linkki. Viitelinkki tuo sellaisiin asiakirjoihin tai dokumentteihin osoittavia linkkejä, joissa on liitettyä sisältöä viitteinä tiettyyn aiheeseen, kun taas Katso myös -linkissä on luettelo kaikista sellaista tietoa sisältävistä asiakirjoista tai dokumenteista, johon liittyy viitesisältöä.
- Toteutuslinkki: Tämä linkki muodostaa yhteyden asiakirjan ja sen toteutusten välille. Toteutus viittaa asiakirjan ilmentymään, joka on hahmonnettu toisessa ohjelmistossa tuettuun muotoon niin, ettei asiakirjan sisältöä ole menetetty. Sisältö ja suurin osa metatiedoista ovat samat asiakirjassa ja sen toteutuksessa.
Toteutuksia käytetään tietojen säilytykseen tai tarkasteluun tai käyttöoikeuksien laajennukseen. Asiakirjasta voidaan luoda toteutus minkä tahansa muun sovelluksen avulla.
Esimerkki: Järjestelmässä on Microsoft Word -dokumentti, joka on jo vahvistettu asiakirjaksi. Käyttäjä haluaa muuntaa kyseisen Word-dokumentin PDF-dokumentiksi. Tässä tapauksessa käyttäjä luo uuden PDF-dokumentin kyseisen Word-dokumentin avulla ja vahvistaa sitten PDF-dokumentin asiakirjaksi. Käyttäjä voi myöhemmin muodostaa Toteutuslinkin näiden kahden asiakirjan välille. Käyttäjät voivat tarkastella kyseisen asiakirjan järjestelmässä olevia toteutuksia.
Huomautus: - Kun linkitetty asiakirja poistetaan, järjestelmä poistaa myös kaikki kyseiseen asiakirjaan liitetyt linkit.
- Kun asiakirjoja sijoitetaan uudelleen, siirretään tai viedään, kaikki asiakirjojen väliset linkit säilyvät järjestelmässä.