レコードは情報への参照で、情報を管理するためのメタデータを提供するものです。レコードは、その作成元のコンテナーから継承を行うことができます。例えば、親コンテナーの廃棄スケジュールを継承することができます。レコードには、電子レコードと物理レコードがあります。電子レコードと物理レコードはいずれも、重要レコードとして分類したり、パーマネント・レコードとしてマークを付けたりすることができます。DoD (米国国防総省) 第 4 章データ・モデルでは、いずれかのセキュリティー分類 (最高機密、機密、社外秘、または未分類) とともにレコードを宣言することができます。PRO データ・モデルを使用すると、各レコードを最高機密、機密、社外秘、部外秘、未分類のいずれかに分類できます。
Base データ・モデルおよび DoD データ・モデルでは、レコード・カテゴリー、レコード・フォルダーおよびボリューム内のレコードを宣言することができます。PRO データ・モデルでは、レコード・フォルダーおよびボリューム内のレコードを宣言することができます。
レコードの削除または廃棄では、このレコードが指し示すドキュメント・バージョンのみが削除されます。ドキュメントのバージョンが 1 つのみの場合は、ドキュメント・バージョン・シリーズ全体が削除されます。例えば、ドキュメントのバージョンが複数あり、1 つのバージョンがレコードとして宣言されている場合、レコードとして宣言されているバージョンのみがそのレコードと共に削除されます。レコードとして宣言されていないその他のバージョンや、別のレコードを使用して宣言されているその他のバージョンは、削除されません。
物理レコードの管理に関する詳細については、物理エンティティーを参照してください。
コンテナーを重要としてマークしたら、重要レコードの定期的なレビューや更新をトリガーする繰り返しイベント、およびレビュー・イベントの発生時に起動されるアクションを選択してください。繰り返しレビュー・イベントが発生するたびに、そのイベントに関連付けられた重要レコード・レビュー・ワークフローが起動されます。詳しくは、重要レコードの設定を参照してください。
IBM Enterprise Records には、「廃棄期日になる重要レコード」というレポートが含まれています。このレポートには、特定の期間内に廃棄される電子重要レコードが表示されます。レポートの詳細については、レポートの生成を参照してください。
パーマネント・レコードは、通常の保管期限以降も、組織によって保管される価値が十分にあると判断されたレコードのことです。レコードは、そのパーマネント・レコード・インジケーター・プロパティーの値を True に設定することにより、パーマネントとしてマークすることができます。このプロパティーは、デフォルトでは、インストールの宣言ウィザードの IBM Enterprise Records には表示されません。カテゴリーまたはフォルダーを作成する場合、パーマネント・レコード・インジケーター・プロパティーは、 デフォルトでは表示されません。これらの場合に、プロパティーを表示しない場合は、Enterprise Manager を通じてプロパティーを 「非表示」に変更します。パーマネント・レコード・インジケーター・プロパティーを Content Engine で表示する詳細な手順については、プロパティーの表示のカスタマイズを参照してください。
パーマネント・レコード・インジケーター・プロパティーに関連付けられている動作はありません。このプロパティーは情報の参照のみに使用されるもので、パーマネント・レコード・インジケーターが True に設定されている場合でも、レコードを削除することができます。