Aquí es proporciona informació sobre els contenidors disponibles a l'IBM® Enterprise Records, entre els quals destaquen les categories de registres, les carpetes de registres, les carpetes electròniques, les caixes, les carpetes híbrides, els volums, els contenidors actius i inactius i els contenidors oberts i tancats.
Per obtenir informació addicional específica per gestionar contenidors físics, consulteu Entitats físiques.
Una categoria de registres és un contenidor que classifica un conjunt de registres relacionats dins un pla de fitxers. Les categories de registres s'utilitzen habitualment per classificar registres segons categories funcionals. Una categoria de registres pot contenir subcategories o carpetes de registres. Tot i això, no podeu crear una categoria de registres i una carpeta de registres alhora a la jerarquia. Al models de dades base i DoD, podeu declarar registres directament a les categories. El model de dades PRO no permet això. Per defecte, les entitats filles hereten la seguretat i la planificació de disposició del seu contenidor pare. Per obtenir més informació sobre la seguretat i l'herència de disposicions, consulteu Seguretat dels objectes i Planificacions de disposició.
Una categoria de registres té un nom i un ID. Tots dos apareixen al camí d'accés, separats per un guionet. Tant el nom com l'ID han de ser exclusius dins el contenidor pare.
Una carpeta de registres és una recopilació de registres relacionats. Utilitzeu les carpetes de registres per gestionar registres segons els períodes de retenció especificats i les incidències de disposició. Per defecte, les entitats filles d'una carpeta de registres hereten la seguretat i la planificació de disposició de la carpeta de registres. Podeu crear carpetes de registres electrònics, físics, de caixa i híbrids sota una categoria per gestionar registres electrònics i físics.
Una carpeta de registres té un nom i un ID. Tots dos apareixen al camí d'accés, separats per un guionet. Tant el nom com l'ID han de ser exclusius dins el contenidor pare.
Una carpeta electrònica s'utilitza per emmagatzemar registres electrònics i conté un o més volums. Una carpeta electrònica pot emmagatzemar registres físics (paper o altres elements físics).
Una carpeta física emmagatzema registres físics i conté un o més volums. Una carpeta física és una entrada virtual d'una carpeta en paper. Segons l'estructura d'emmagatzematge físic de l'organització, podeu modelar la jerarquia de carpetes físiques a l'IBM Enterprise Records.
Una caixa és un contenidor per a registres físics i proporciona un mecanisme per modelar entitats físiques que contenen altres entitats físiques. Per exemple, podeu crear un "Magatzem" que contingui "Prestatges" que continguin "Caixes" que continguin "Carpetes físiques". A diferència d'altres tipus de carpetes, una caixa pot contenir altres carpetes (en concret, carpetes físiques i caixes, però no carpetes electròniques o híbrides), així com registres (només registres físics). Tot i això, una caixa no utilitza volums.
Una carpeta híbrida pot contenir tant registres econòmics com físics i conté un o més volums. Teniu en compte que no hi ha cap diferència de comportament entre una carpeta electrònica i una carpeta híbrida. Tot i això, una carpeta híbrida té metadades addicionals que descriuen una entitat física, incloent-hi la ubicació inicial. Per obtenir informació sobre una ubicació d'inici, consulteu Ubicacions.
Un volum serveix com a subdivisió lògica d'una carpeta de registres en unitats més petites i fàcils de gestionar. Un volum no existeix de forma independent fora de la carpeta. Una carpeta de registres (tret de les caixes) sempre contindrà, com a mínim, un volum, que crea automàticament el sistema quan es crea una carpeta de registres. Més tard, podeu crear qualsevol nombre de volums dins una carpeta de registres. Teniu en compte, però, que, en qualsevol moment, només un volum dins una carpeta roman obert. Per defecte, el volum actual és obert. Els volums es tanquen automàticament quan s'afegeix un volum nou i quan es compleix el criteri especificat. Per exemple, un volum que conté registres d'un any de calendari específic es pot tancar automàticament al final d'aquest any de calendari.
Un volum serà del mateix tipus que la carpeta de registres pare (electrònica, física o híbrida) i pot contenir el mateix tipus de registres que el seu pare. Tot i això, un volum no pot contenir una subcarpeta o un altre volum. Un volum hereta la planificació de disposició de la carpeta de registres on es crea. No podeu definir una planificació de disposició que sigui independent de la carpeta de registres pare.
Quan es crea una categoria de registres o una carpeta de registres, es marca com a activa. Podeu marcar el contenidor, però, com a inactiu després de crear aquest contenidor. Quan es marca un contenidor com a inactiu, el sistema impedeix que es creïn, es moguin, es copiïn o s'arxivin entitats noves en aquest contenidor. Els contenidors fills també es marquen com a inactius. A més a més, els usuaris no veuran els contenidors inactius quan declarin un registre. Marcar una entitat com a inactiva és útil quan cal revisar i aprovar el contenidor carpeta abans que estigui disponibles per a ús general.
Quan es crea una entitat de contenidor, és oberta per defecte. Si voleu restringir la creació d'entitats filles dins un contenidor i continuar permetent que se'n recuperin registres, podeu tancar aquest contenidor en qualsevol moment després de la seva creació. Els contenidors fills també es marquen com a tancats.