Como las entidades no pueden verse en línea, los usuarios deben seguir un proceso para poder recibir elementos. Dicho proceso, denominado extracción, inicia también el flujo de trabajo de gestión de registros físicos, que hace el seguimiento de las entidades en cada paso. Puede extraer registros individuales (uno a uno) o cualquier almacén que contenga elementos físicos.
El flujo de trabajo de gestión de registros físicos abarca el ciclo completo de reserva, recepción y liberación de la entidad al siguiente usuario. También controla los retrasos en la recepción o liberación de la entidad. Asimismo, hace el seguimiento de entidades que se pierden en el tránsito o debido al usuario que figura como propietario de la entidad.
Obviamente, el seguimiento de una entidad mediante el flujo de trabajo de gestión de registros físicos precisa que todos los usuarios sepan dónde se halla la entidad en todo momento atendiendo a las tareas de sus bandejas de entrada en el momento que deban hacerlo.
Las entidades físicas se pueden extraer con Application Engine, Workplace XT, o IBM® Enterprise
Records. Si opta por Workplace, acceda a la ubicación del almacén de objetos del plan de archivos y abra la carpeta Records Management (Administración de registros).
A continuación, abra la carpeta del plan de archivos y acceda al objeto en la correspondiente ubicación del plan de archivos.
Para obtener información sobre el estado de extracción de una entidad, haga clic en su icono Obtener información y seleccione la página Detalles. En la sección Físico de la página figura la ubicación de la entidad, la ubicación de inicio, el estado de extracción y la persona que la ha extraído. Si la entidad tiene un código de barras, puede comprobar su estado de extracción mediante Escanear artículos físicos en la ficha Físico. Consulte Escanear una entidad física. Por último, seleccione el botón Estado en el paso del flujo de trabajo de gestión de registros físicos mediante la aplicación Rastreador.
Bandejas de entrada utilizadas por el flujo de trabajo de gestión de registros físicos
Conforme viaja la entidad y la van recibiendo y liberando los usuarios, se generan elementos de trabajo.
Algunos aparecen en la bandeja de entrada de un usuario; otros lo hacen en bandejas de entrada públicas. La configuración de la seguridad de usuarios y grupos establece quién puede ver las bandejas de entrada públicas, abrir un paso de flujo de trabajo y observar el estado de extracción de una entidad mediante Escanear artículos físicos. El flujo de trabajo de gestión de registros físicos puede rellenar las siguientes bandejas de entrada públicas con elementos de trabajo.
- PhysicalEntitiesKeeperQueue De forma predeterminada, el guardián se define como revisor de la ubicación inicial de la entidad; el elemento de trabajo que libera una entidad va a esta bandeja de entrada de usuario. Si la ubicación no tiene revisor, los elementos de trabajo generados para entidades en dicha ubicación se envían a la bandeja de entrada pública PhysicalEntitiesKeeperQueue. Los usuarios con autorización para acceder a esta bandeja de entrada pueden seleccionar elementos de trabajo para liberar las entidades y recibirlas cuando se devuelven.
- PhysicalEntitiesWaitQueue - Un elemento de trabajo se
encamina a esta cola para mostrar quién ha solicitado un elemento y dónde se debe
distribuir. Este estado se proporciona únicamente para el primer usuario de la línea de recepción de la entidad. El usuario no interactúa con el elemento de trabajo. Permanece en la bandeja de entrada hasta que el usuario solicitante indica que se ha recibido el elemento.
- PhysicalEntitiesReserveQueue Los elementos de trabajo generados por solicitudes de usuarios adicionales que van después del primer usuario se colocan en la cola de reservas. Después de que el usuario de la cola de espera libera la entidad, el usuario con la fecha de reserva más antigua es el primero en recibirla.
- PhysicalEntitiesDeliveryQueue - Si el titular actual de la
entidad selecciona Servicio de entrega como modo de distribución al liberar una entidad,
se envía un elemento de trabajo a la bandeja de entrada
pública PhysicalEntitiesDeliveryQueue. Los usuarios con acceso a esta bandeja de entrada se encargan de distribuir la entidad al usuario que viene a continuación.
- PhysicalEntitiesFindLostQueue - Si el titular vigente de la
entidad responde a un paso Recibir con No recibido
o el servicio de entrega indica que se ha perdido una entidad, a la bandeja de entrada
pública PhysicalEntitiesFindLostQueue se envía un elemento de trabajo. Los usuarios con autorización para acceder a esta bandeja de entrada pueden hacer clic en el elemento de trabajo e indicar el estado de la entidad. Si el usuario o grupo no encuentran la entidad y la declaran con el estado de perdida permanentemente, se notifica a los usuarios de las bandejas de entrada PhysicalEntitiesWaitQueue y PhysicalEntitiesReserveQueue que la entidad pasa a tener el estado Perdido. Además, finalizan todos los flujos de trabajo iniciados para la entidad perdida.
Si una entidad se marca como
perdida permanentemente, después no hay manera de indicar que se ha encontrado. En el futuro, si alguien intenta extraer la entidad recibirá el mensaje de que se ha perdido.
Procedimiento de extracción
Comienza con la selección de
Iniciar / Extraer en el menú contextual de la entidad. A partir de entonces, los elementos de trabajo aparecen en las bandejas de entrada personales de los participantes o van a parar a bandejas de entrada públicas. Cuando se extrae por primera vez una entidad, el sistema indica que el usuario solicitante la ha extraído a la ubicación especificada. Sin embargo, el guardián debe liberar el elemento antes de que lo adquiera el usuario solicitante.
- Cuando un elemento ya se ha extraído, los demás usuarios que lo solicitan establecen
una fecha de reserva. La fecha de reserva se usa para colocar en orden varias solicitudes. La entidad pasa a otros usuarios conforme a la fecha de reserva más antigua, como lo muestran los elementos de trabajo en la bandeja de entrada PhysicalEntitiesReserveQueue.
El sistema no espera a la entrada en vigor de la fecha de reserva para generar otros elementos de trabajo.
- Si el guardián u otro titular de la entidad solicitan un servicio de entrega en vez de una entrega manual, la cola de entrega obtiene un elemento de trabajo. El servicio de entrega distribuye el elemento o indica que se ha perdido. Si el guardián o el servicio de entrega indican que se ha distribuido el elemento, el usuario solicitante obtiene un elemento de trabajo de recepción. Si el servicio de entrega indica que se ha perdido el elemento, un elemento de trabajo se dirige a la cola Buscar perdidos.
- Si el usuario solicitante completa el elemento de trabajo de recepción indicando que se ha recibido el elemento, un elemento de trabajo de liberación reemplaza al de recepción en la bandeja de entrada personal. Si el usuario solicitante indica que no se ha recibido el elemento de trabajo, se envía un elemento de trabajo a la cola Buscar perdidos.
- El grupo Buscar perdidos busca y entrega el elemento o indica que se ha perdido definitivamente. La búsqueda y distribución del elemento genera un elemento de trabajo de recepción en la bandeja de entrada del usuario.
Si se indica que el elemento se ha perdido, se envían mensajes a los usuarios afectados (usuarios en las colas de espera y de reserva) y se finalizan todos los demás elementos de trabajo. La indicación de que un elemento se ha perdido definitivamente solo debe hacerse cuando se esté seguro de que esa entidad no se volverá a encontrar más adelante. Después es imposible indicar que se ha encontrado una entidad perdida.
Todos los usuarios que intenten extraer la entidad en el futuro recibirán un mensaje sobre el estado Perdido.
- Si el titular actual de la entidad termina de utilizar el elemento, completa el elemento de trabajo de liberación y transfiere la entidad al siguiente usuario o al guardián, que se encarga de completar el elemento de trabajo de recepción.
- Si intenta extraer una entidad cuyo almacén superior está extraído, recibirá un mensaje y la única opción será cerrar la ventana del paso Iniciar. Se puede extraer el almacén superior, que coloca al usuario en cola con otros que también esperen, o intentar extraer la entidad secundaria posteriormente.
- Asimismo, si se intenta extraer un almacén cuando se han extraído uno o varios de sus elementos de contenido, un mensaje indica que hay una extracción de elementos secundarios. Habrá que intentarlo de nuevo más adelante.
Flujo de trabajo de inicio
Para extraer
un objeto físico:
- En Application Engine, Workplace XT, o IBM Enterprise
Records, con el botón derecho del ratón haga clic en el nombre de la entidad física y seleccione Iniciar/Extraer.
- Debajo de la suscripción al flujo de trabajo que quiera utilizar, haga clic en Iniciar. Cada tipo de entidad física tiene una suscripción predeterminada.
- Complete el resto del paso Iniciar/Extraer.
- Tras finalizar el paso Iniciar/Extraer,
cierre la ventana en que figuran las suscripciones al flujo de trabajo.
Los pasos del flujo de trabajo tienen algunos elementos comunes.
Tabla 1. Pasos de flujo de trabajoElementos del paso de flujo de trabajo |
Descripción |
Instrucciones |
En la parte superior de la ventana, en principio debe haber instrucciones para completar el paso. Las crea el diseñador de flujos de trabajo. Si las instrucciones no aparecen en pantalla, haga clic en la punta de flecha junto a la palabra Instrucciones. |
Nombre de entidad |
Si la entidad es un almacén, haga clic en el nombre para abrirlo y examinar el contenido. Si la entidad es un solo registro físico, no tiene contenido; por lo tanto, se muestra un mensaje para indicarlo. |
Comentarios |
Puede escribir observaciones en el cuadro Comentarios o hacer clic en el icono amarillo en la parte inferior del cuadro de texto, para abrir una ventana de mayor tamaño en la que leer o escribir comentarios sin tener que desplazarse. |
Menú de acciones |
Los elementos que aparecen en el menú difieren según el paso. Consulte la información que se proporciona para cada tipo de paso. Asimismo, las instrucciones en la parte superior de la ventana del flujo de trabajo indican lo que se debe seleccionar. |
Ubicación |
Haga clic en Ubicación para obtener una lista de ubicaciones. Haga clic en Seleccionar debajo de la ubicación en que desea que se entregue una entidad. |
Fecha de reserva |
Haga clic en el icono de calendario para seleccionar una fecha de reserva de la entidad. Si la entidad no está extraída, seleccione como fecha la del día de hoy. Si está extraída, puede seleccionar la fecha de hoy o una posterior, pero el sistema no mostrará necesariamente la fecha que se seleccione. El sistema determina fechas de reserva conforme la entidad va pasando por distintas ubicaciones. |
Columnas de información |
En distintos pasos se muestra quién ha tenido el elemento, su ubicación, las fechas de solicitud y reserva, así como el próximo destinatario. |
Botones Aplicar y Cerrar |
Puede cambiar información, elegir la opción Aplicar y después hacer clic en el botón Cerrar; la ventana se cierra sin más. El elemento de trabajo permanece en la misma bandeja de entrada. Es útil para declarar que se ha perdido un elemento que, sin embargo, cree posible recuperar. De este modo no hace falta tomar la acción más permanente que se generaría al seleccionar el botón Completar. |
Botón Volver a asignar |
Abre una ventana en la que seleccionar a otro usuario para realizar el paso. Introduzca los primeros caracteres del nombre y haga clic en Buscar. Seleccione el usuario y haga clic en Continuar. |
Botón Estado |
Abre la aplicación Rastreador. |
Botón Completar |
El botón Completar finaliza
el paso del flujo de trabajo. Es la opción habitual. |
Paso Iniciar
Para completar el paso Iniciar:
- Haga clic en Ubicación para seleccionar la ubicación en que se debe entregar la entidad.
- Haga clic en el icono de calendario para establecer una fecha de reserva. Si la entidad no está extraída, seleccione como fecha la del día de hoy. Si está extraída, puede seleccionar la fecha de hoy o una posterior. La fecha de reserva se usa para colocar en orden varias solicitudes.
- Haga clic en Iniciar para poner en marcha el flujo de trabajo o en Cerrar para cerrar la ventana sin iniciar.
Paso Recibir
El paso Recibir figura como paso Aprobar en la bandeja de entrada, pero al abrirlo, el título de la página es
Paso Recibir. El paso Recibir se obtiene si el usuario anterior (o el guardián) libera el elemento y se es el siguiente usuario en la línea de recepción. Si todavía no lo ha recibido, puede ver quién lo entregará, su última ubicación y la forma en que se entregará.
Si no recibe el elemento tras esperar una razonable cantidad de tiempo, puede indicar que no lo ha recibido. Eso genera un elemento de trabajo para la cola Buscar perdidos. Si usted es el guardián, recibe un paso Recibir cuando el último usuario libera el elemento. Para completar el paso
Recibir:
- Seleccione la acción pertinente. Si ha recibido la entidad, seleccione Recibido; de lo contrario, seleccione No recibido.
- Finalice el paso seleccionando el botón pertinente. Consulte las opciones
en Flujo de trabajo de inicio.
Atención: Es posible que no haya recibido la entidad
debido a un retraso en el servicio de entrega o al usuario que ha extraído la entidad. También es posible que la entidad se pierda en el tránsito. En tal caso, recibirá un elemento de trabajo con un mensaje que notifica el estado de la entidad.
Paso Liberar
El paso Liberar figura como paso Aprobar en la bandeja de entrada, pero al abrirlo, el título de la página es
Paso Liberar. Este paso lo debe finalizar el titular vigente de la entidad, que puede ser el guardián o un usuario que haya extraído el elemento. Debe indicar el método de entrega, si hay algún retraso en la entrega o si el elemento está perdido. Entregue el elemento al usuario solicitante en la ubicación de extracción. Para completar el paso Liberar:
- Si procede, especifique el Retraso en horas para indicar el alcance de
un retraso al liberar la entidad.
- Escriba los comentarios pertinentes, por ejemplo una explicación del retraso.
- En la lista de acciones, seleccione la opción correspondiente.
- Entregar manualmente significa que la entidad se distribuye manualmente al usuario que viene a continuación en la línea.
- Seleccione Perdido si desconoce la ubicación de la entidad. Se envía un elemento de trabajo a la bandeja de entrada pública PhysicalEntitiesFindLostQueue.
- Seleccione Servicio de entrega en caso de querer utilizar dicha modalidad. Se envía un elemento de trabajo a la bandeja de entrada pública PhysicalEntitiesDeliveryQueue.
- Seleccione Retraso si ha especificado un tiempo de retraso. Todos los usuarios de la cola recibirán una notificación de retraso.
- Finalice el paso seleccionando el botón pertinente. Consulte las opciones
en Flujo de trabajo de inicio.
Paso Cola de espera
Si un usuario reserva una entidad y es el siguiente en recibirla, el elemento de trabajo de la cola de espera muestra a dicho usuario como solicitante.
Los usuarios con autorización para acceder a la cola ven esta información, pero no hay nada que completar.Para ver el paso Cola de espera:
- En la cola pública PhysicalEntitiesWaitQueue, haga clic en el elemento de trabajo.
- Tras examinar el elemento de trabajo, haga clic en Cerrar.
Paso Cola de reserva
En la bandeja de entrada pública PhysicalEntitiesReserveQueue hay elementos de trabajo para los usuarios que esperan una entrega. Los usuarios autorizados pueden abrir cada elemento de trabajo para saber quién ha reservado la entidad, las fechas de reserva y las ubicaciones solicitadas.
Las fechas de reserva se pueden modificar para cambiar las prioridades de los usuarios.Para completar el paso Cola de reserva:
- En la bandeja de entrada pública PhysicalEntitiesReserveQueue, haga clic en el elemento de trabajo.
- También se puede modificar la Fecha de reserva para cambiar la prioridad de los usuarios
que esperan el elemento.
- Haga clic en Aplicar y Cerrar.
Paso Buscar elemento perdido
Si una entidad se declara como perdida, el sistema envía un elemento de trabajo a la bandeja de entrada pública PhysicalEntitiesFindLostQueue. Si cuenta con autorización para acceder a esta bandeja de entrada, puede hacer clic en el elemento de trabajo para ver la página
Paso Buscar elemento perdido y actualizar el estado. O encontrará la entidad y la entregará, o la declarará definitivamente perdida. Se notifica de ello a todos los usuarios afectados y concluyen todos los flujos de trabajo de gestión de registros físicos iniciados para esa entidad. Además, si un usuario intenta iniciar un flujo de trabajo para esa entidad, el sistema envía inmediatamente una notificación sobre el estado Perdido que tiene dicha entidad. Para completar el paso Buscar elemento perdido:
- Escriba los comentarios pertinentes.
- En el menú Acción, seleccione Perdido si
desea declarar que la entidad se ha perdido definitivamente. Seleccione Entregado si ha encontrado la entidad y la ha distribuido al usuario cuyo nombre figura en el campo Solicitado por.
- Finalice el paso seleccionando el botón pertinente. Consulte las opciones
en Flujo de trabajo de inicio.
Si una entidad se marca como
perdida permanentemente, después no hay manera de indicar que se ha encontrado. En el futuro, si alguien intenta extraer la entidad recibirá el mensaje de que se ha perdido. Si el elemento perdido es un almacén que se encuentra más adelante, no es puede extraer su contenido. Si se intenta extraer elementos de un almacén declarado como perdido, un mensaje indica que el superior se ha extraído.
Paso Servicio de entrega
Si un usuario selecciona el servicio de entrega para enviar una entidad física, el sistema envía un elemento de trabajo a la bandeja de entrada pública PhysicalEntitiesDeliveryQueue. Si se dispone de autorización para acceder a esta carpeta pública, puede hacer clic en el elemento de trabajo para completar la página
Paso Servicio de entrega. Para completar el paso
Servicio de entrega:
- Escriba los comentarios que estime oportunos.
- En la lista Acción, seleccione Perdido si no puede encontrar
ni entregar la entidad. Ello envía un elemento de trabajo a la bandeja de entrada pública PhysicalEntitiesFindLostQueue. Si es preciso, ese grupo indica que la entidad se ha perdido definitivamente. Seleccione Entregado si ya ha entregado la entidad al solicitante.
- Finalice el paso seleccionando el botón pertinente. Consulte las opciones
en Flujo de trabajo de inicio.
Paso Mensaje
La página Paso Mensaje notifica al usuario el estado de la entidad física para la que ha iniciado el flujo de trabajo de gestión de registros físicos. La página se envía como elemento de trabajo a la bandeja de entrada del usuario. Se puede recibir en cualquiera de las circunstancias siguientes:
- El titular de la entidad ha retrasado la entrega de la entidad.
- El servicio de entrega o el titular actual han perdido la entidad.
- Ha habido un error en el flujo de trabajo de gestión de registros físicos.
- La entidad principal o secundaria de la entidad solicitada ya se ha extraído y no se ha enviado ningún elemento de trabajo a ninguna cola. (Las colas de espera y reserva solo se usan cuando concuerdan las entidades.)
- La entidad para la que se ha iniciado el flujo de trabajo no es física.
Para completar el paso Mensaje, haga clic en
Completar.