Voit lisätä asiakirjaluokan arkistonmuodostussuunnitelmaan asiakirjojen
hallintayksiköiden hierarkiassa. Voit lisätä myös asiakirjaluokan toiseen asiakirjaluokkaan
luomalla aliluokan. Huomaa kuitenkin, että voit lisätä aliluokan vain aktiiviseen
asiakirjaluokkaan.
Vain asiakirjojen hallinnoija tai arkiston pääkäyttäjä voi lisätä asiakirjaluokan.
Oletusarvon mukaan äskettäin luotu asiakirjaluokka perii kaikki ominaisuudet paitsi
nimen, tunnuksen ja avauspäivämäärän päätason asiakirjaluokasta. Voit muuttaa näitä perittyjä
arvoja.
Huomautus: Millekään arkistonmuodostussuunnitelman tasolle ei saa luoda yli
sataa asiakirjaluokkaa ja asiakirjakansiota (katso lisätietoja kohdasta
Arkistonmuodostussuunnitelmat ).
Voit lisätä asiakirjaluokan seuraavasti:
- Kirjaudu sisään asiakirjojen hallinnoijana tai arkiston pääkäyttäjänä ja selaa
sen arkistonmuodostussuunnitelman kohdalle, johon haluat luoda asiakirjaluokan. Jos haluat luoda
aliluokan, avaa oikea asiakirjaluokka.
- Voit avata ohjatun toiminnon napsauttamalla Lisää asiakirjaluokka:
-kuvaketta. Tee sitten
seuraavat toimet.- Voit asettaa ominaisuudet kirjoittamalla arvot tai muokkaamalla
näkyvissä olevia arvoja. Joitakin ominaisuuksia voi muokata suoraan tällä sivulla. Toisien arvojen muokkaus
edellyttää, että napsautat ominaisuuden nimeä. Punainen tähti osoittaa, että kyseiselle
ominaisuudelle on määritettävä arvo. Lisätietoja näkyvissä olevista ominaisuuksista on kohdassa
Ominaisuuksiin liittyvä viiteaineisto. Jos olet kirjoittamassa asiakirjamallia, joka
nimeää luokkaan lisättävät asiakirjat automaattisesti, kirjoita malli suoraan tähän kenttään.
Lisätietoja mallin muodostuksesta on kohdassa
Nimeämismallin lisäys.
- Aseta asiakirjaluokan poistoaikataulu valitsemalla
Seuraava tai valitsemalla toinen vaihe vasemmasta ruudusta.
- Lopeta Ohjattu asiakirjaluokan lisäys valitsemalla
Peruuta.
- On kolme tapaa asettaa arkistosta poisto. Arkistostapoistoaikataulu
on ehkä jo valittu etukäteen (Peri-valintaruutu on valittu). Arkistostapoistoaikataulu voi näkyä
luettelossa, mutta Peri-valintaruutua ei ole valittu. Voit ottaa sen käyttöön valitsemalla
Peri.
Arkistostapoistotietoja ei ehkä ole. Kaikissa tapauksissa valitse poistoaikataulu tai muuta sitä
valitsemalla Selaa aikataulua. Jätä arkistosta poisto tyhjäksi toistaiseksi
valitsemalla Tyhjennä aikataulu. Voit tarkastella minkä tahansa määritetyn
aikataulun tietosivuja napsauttamalla Nouda tiedot -kuvaketta.
- Kun etsit aikataulua selaamalla, valitse Valitse-vaihtoehto sen poistoaikataulun nimen alapuolelta, jonka haluat määrittää tähän luokkaan.
- Määritä tarvittaessa arkistosta poiston valtuus, joka on määritetty asiakirjaluokan
poistoa varten, kun on sen poistoaika. Valitulle arkistostapoistoaikataululle määritetty arkistosta poiston valtuus
määritetään oletusarvon mukaan automaattisesti asiakirjaluokan arkistosta poiston valtuudeksi. Jos
valitulle aikataululle ei ole asetettu arkistosta poiston valtuutta, käytetään luokalle määrittämääsi
arkistosta poiston valtuutta. Jos päätät määrittää arkistosta poiston valtuuden nyt ja
asettaa poistoaikataulun myöhemmin, aikataululle asetettu arkistosta poiston valtuus ohittaa
asiakirjaluokalle aiemmin asettamasi arkistosta poiston valtuuden.
Huomautus: Jos Näytä tärkeiden asiakirjojen vaihe, kun luot säilöjä -kohdan Sivuston asetukset- tai Käyttäjän asetukset -näyttöasetukseksi on määritetty Ei,
ohjelma piilottaa Määritä tärkeä asiakirja -vaiheen, jotta voit siirtyä alivaiheeseen 1.
- Jos käyttäjän tai sivuston asetusten mukaan Määritä tärkeä asiakirja -vaihe on määritetty näkymään, määritä tärkeä asiakirja valitsemalla Seuraava tai valitse toinen vaihe vasemmasta ruudusta. Saat lisätietoja napsauttamalla tämän ohjeaiheen lopussa olevia Käyttäjän asetukset- ja Sivuston asetukset -linkkejä.
- Voit määrittää tämän luokan asiakirjat tärkeiksi valitsemalla Tärkeän asiakirjan
ilmaisin -valikosta vaihtoehdonTosi. Voit asettaa asiakirjan tärkeäksi, jos asiakirjaluokkaan luodut asiakirjat edellyttävät
jatkuvaa tarkistusta ja päivitystä. Voit merkitä asiakirjaluokan tärkeäksi tässä vaiheessa.
Kaikki luokassa luodut asiakirjat luokitellaan silloin automaattisesti tärkeiksi.
- Kirjoita halutessasi tässä asiakirjaluokassa lisättävien tärkeiden asiakirjojen kuvaus.
- Valitse Tärkeän asiakirjan arviointitoiminto -valikosta toiminto,
joka käynnistetään tärkeiden asiakirjojen jaksollisella arvioiti- tai päivitysjaksolla. Valikossa on luettelo aiemmin luoduista tärkeisiin asiakirjoihin liittyvistä toiminnoista, ja
niiden kuvaukset ovat kohdassa Toiminnon lisäys.
- Valitse Tärkeän asiakirjan arviointi- ja päivitysjakso -valikosta se tapahtuma, joka käynnistää tärkeiden asiakirjojen jaksollisen
arvioinnin tai päivityksen luokassa. Valikossa on luettelo aiemmin luoduista toistuvista tapahtumista, kuten kerrotaan kohdassa
Toistuvan tapahtuman liipaisimen lisäys.
- Aseta suojaus ja lopeta asiakirjaluokan määritys valitsemalla Seuraava.
- Jos haluat asettaa suojauksen, arvioi nykyisiä suojausasetuksia.
Lisätietoja kaikista käyttöoikeuksista on kohdassa
Suojausasetusten määritys. Suojausasetukset määrittävät ryhmät ja käyttäjät, jotka voivat käyttää
asiakirjaluokkaa, ja ne valvovat kullekin ryhmälle tai käyttäjälle myönnettyjä
käyttöoikeuksia. Yksikössä asetetut suojausasetukset (FileNet P8 -suojaus) voivat ohittaa tässä määrittämäsi
suojausasetukset.
- Jos haluat muuttaa sivulla luetellun tietyn käyttäjän tai ryhmän käyttöoikeuksia, napsauta
käyttäjän tai ryhmän nimeä Otsikko-sarakkeessa. Suojausasetukset-sivu näkyy. Siinä voit määrittää eri käyttäjien
ja ryhmien suojausasetukset.
- Voit lisätä uusia käyttäjiä tai ryhmiä luetteloon valitsemalla Lisää
uusi -vaihtoehdon. Voit poistaa aiemmin määritetyn käyttäjän tai ryhmän luettelosta valitsemalla
kyseiselle käyttäjälle tai ryhmälle Poista-vaihtoehdon. Lisätietoja on kohdassa Käyttäjien ja ryhmien lisäys objektiin.
- Voit tallentaa suojausasetusten muutokset ja tehdä asiakirjaluokan luonnin valmiiksi valitsemalla Valmis-vaihtoehdon.
- Kuittaa asiakirjaluokan lisäyksen onnistumisesta kertova sanoma valitsemalla
OK ja lopeta ohjattu toiminto.