Klicken Sie auf die Registerkarte Suchkriterien, um Suchkriterien einzugeben. Es gibt zwei Tabellen (sogenannte Raster), in die Sie Suchkriterien eingeben können. Sie können an dem Trennstrich zwischen den Rastern ziehen, um dem einen oder dem anderen Raster vertikal mehr Platz zuzuordnen.
Verwenden Sie das Feld Aktuelle Ansicht, um einen Objekttyp sowie die dazugehörigen Einstellungen für die Suchkriterien auszuwählen. Wenn Sie als Objekttyp beispielsweise Ordner auswählen, werden nur die auf Ordner anwendbaren Suchkriterien angezeigt. Im Feld Aktuelle Ansicht werden nur Objekttypen angezeigt, die Sie auf der Registerkarte Objekttypen angegeben haben.
Allgemein ist zwar kein Objekttyp, kann aber auch im Feld Aktuelle Ansicht angezeigt werden.
Sie können Inhaltsbedingungen zwar in jeder beliebigen Ansicht eingeben, allerdings beziehen sich diese ausschließlich auf Objekte des Typs Dokument.
Reihenfolge bei der Eingabe von Suchkriterien:
So wählen Sie eine aktuelle Ansicht aus:
So geben Sie Eigenschaftsbedingungen ein:
Entweder enthält die Spalte Wert Werte, die Sie auswählen können oder Sie müssen entsprechende Daten in ein Textfeld eingeben. Wenn es sich bei der Eigenschaft um ein Datum handelt, können Sie aus einem Popup-Kalender ein Datum auswählen.
Wenn Sie eine Suchvorlage entwerfen, kann der Wert leer bleiben (gilt für die Ansichten Bearbeitbar und Erforderlich). Wenn Sie in einer Suchvorlage einen Wert eingeben oder auswählen, wird daraus der Standardwert, der vom Benutzer aber geändert werden kann.
So geben Sie Inhaltsbedingungen ein:
Inhaltssuchvorgänge werden nur beim Objekttyp Dokument unterstützt und sind nur verfügbar, wenn sie in IBM® Legacy Content Search Engine aktiviert wurden. Wenn auf der Registerkarte Objekttypen der Objekttyp Dokument ausgewählt ist, wird das Inhaltssuchraster in Aktuelle Ansicht grundsätzlich angezeigt. Inhaltssuchvorgänge beziehen sich aber immer nur auf den Objekttyp Dokument.
So geben Sie die maximale Ergebnisanzahl an:
Zu einer Suche können gehören:
Standardmäßig wird die Beziehung zwischen zwei Rastern über den Operator AND gesteuert. Wenn Sie die Beziehung zwischen den beiden Rastern ändern wollen, wählen Sie aus dem Dropdown-Menü die Option OR aus. Wenn Sie den Operator AND verwenden, muss ein Dokument beiden Kriterien genügen. Wenn Sie den Operator OR auswählen, werden Dokumente gefunden, die entweder den Inhalts- oder den Eigenschaftskriterien entsprechen.
Wenn Sie ausschließlich unter Verwendung von Inhaltskriterien suchen wollen (unteres Raster), müssen Sie für die Definition der Beziehung zwischen den Rastern den Operator AND verwenden. Wenn keine Eigenschaften definiert sind und dieser Operator OR lautet, werden bei der Suche alle Dokumente der ausgewählten Objektspeicher und Ordner ausgegeben. Warum das so ist, können Sie im Abschnitt Suchvorgänge ausschließlich nach Inhalten nachlesen.
Unten im Fenster wird über die Statusnachricht Bereit darüber informiert, dass die Suchkriterien vollständig sind. Bis die Suchkriterien vollständig sind, lautet die Statusnachricht 'Kriterien unvollständig'. In der Statusnachricht kann auch angegeben werden, dass Suchvorgänge erfolgreich hinzugefügt, gespeichert, eingecheckt usw. wurden.
Sie können jederzeit alle Einträge auf allen Registerkarten löschen, indem Sie einfach im Menü Datei die Option Neu auswählen. Wenn Ihre aktuelle Suche vollständig ist, werden Sie dazu aufgefordert, die Daten zu speichern. Antworten Sie mit Ja, um die Suche zu einem Objektspeicher hinzuzufügen, antworten Sie mit Nein, um die Kriterien zu verwerfen oder antworten Sie mit Abbrechen, um mit dem Vorgang fortzufahren, als ob Sie vorher nicht die Schaltfläche Neu angeklickt hätten.
Wenn die Suche noch nicht vollständig ist, können Sie sie entweder verwerfen oder weiter bearbeiten.
Wenn Sie eine neue Suche starten, werden (einschließlich der ausgewählten Objektspeicher) alle Einträge gelöscht. Anschließend wird als logischer Operator zwischen Eigenschafts- und Inhaltsraster AND definiert.
Inhaltssuchvorgänge sind nur dann eine Option, wenn die Objektspeicher, in denen gesucht werden soll, entsprechend konfiguriert wurden. Erkundigen Sie sich bei Ihrem IBM FileNet-Administrator, welche Objektspeicher so konfiguriert sind.
Wenn im Eigenschaftsraster keine Kriterien angegeben sind, werden alle im ausgewählten Objektspeicher und in den ausgewählten Ordnern enthaltenen Dokumente ausgegeben. Bei Auswahl des Operators AND zwischen den Rastern kommen für die komplette Gruppe mit Dokumenten zusätzliche Einschränkungen (hinsichtlich erforderlicher Inhalte) zur Anwendung.
Bei Verwendung des Operators OR können Dokumente einfacher gefunden werden, da eine Bedingung (entweder Eigenschaft oder Inhalt) immer zutrifft. Wenn aufgrund der Eigenschaftsbedingung alle Dokumente gefunden werden, ist es letztendlich egal, was als Inhaltskriterien eingegeben wird, da wegen des Operators OR alle Dokumente gefunden werden können. Suchen mit einer großen Ergebnismenge beeinflussen die Leistung des gesamten Systems, daher sollten Suchen gut geplant werden.