IBM Enterprise Records -ympäristön määritys edellyttää useiden tehtävien tekemistä loppuun
IBM Enterprise Records -ympäristön määritys edellyttää seuraavien tehtävien tekemistä loppuun.
- Arkistonmuodostussuunnitelmaa varten on määritettävä yksi objektisäilö (arkistonmuodostussuunnitelman objektisäilö tai FPOS) ja toinen objektisäilö (asiakirjojen käytössä oleva objektisäilö tai ROS) asiakirjoina vahvistettuja dokumentteja varten. Yleensä sellaisia ROS-säilöä käyttäviä käyttäjiä on useita, joilla ei pitäisi olla niiden yksiköiden käyttöoikeuksia, jotka muodostavat FPOS-säilön arkistonmuodostussuunnitelman. Yhteen FPOS-säilöön voi liittyä useita ROS-säilöjä.
- Vaikka osa kokoonpanon määritystehtävistä on toteutettu IBM Enterprise Records -ohjelmiston asennus- ja määritystoimintojen aikana, voit tarkistaa kokoonpanoasetukset arkistonmuodostussuunnitelmien luonnin jälkeen ja määrität IBM Enterprise Records -ratkaisua tuotantoympäristöä varten.
- Lisätietoja IBM Enterprise Records -ohjelmiston asennus- ja määritystoiminnoista on kohdassa IBM Enterprise Records -ohjelman asennus ja päivitys.
- Lisätietoja arkistonmuodostussuunnitelman luontiin liittyvien tehtävien määrityksestä (kuten taltion nimen liitteen määrityksestä), on kohdassa Arkistonmuodostussuunnitelman luonti.
ROS-dokumenttiluokan luonti
Asiakirjoina vahvistettavia dokumentteja varten on luotava dokumenttiluokkia.
- ROS-dokumenttiluokissa on Voi vahvistaa asiakirjaksi -ominaisuus, jonka avulla IBM Enterprise Records -ohjelmisto määrittää, voidaanko dokumentti vahvistaa asiakirjaksi. IBM Enterprise Records -ohjelmiston asennuksen ja kokoonpanon määrityksen aikana perusdokumenttiluokan tai usean dokumenttialiluokan ominaisuudeksi on määritetty tosi, joka ilmaisee, että kyseisten luokkien esiintymät voidaan vahvistaa asiakirjana. Voit valmistella IBM Enterprise Records -ympäristön tuotantoa varten tarkistamalla, että tämän ominaisuuden arvoksi on asetettu tosi (tai että aliluokka perii tämän asetuksen yliluokaltaan) kaikissa asianmukaisissa ROS-dokumenttiluokissa. Tarkista lisäksi, että näiden luokkien oletusesiintymäsuojausten aliversiointi- ja pääversiointioikeudet on määritetty, jotta käyttäjät (joilla on tarvittavat käyttöoikeudet) voivat versioida luokkien esiintymiä.
Määritä oletusarkistonmuodostussuunnitelma
Vain yksi arkistonmuodostussuunnitelman hierarkia näkyy
IBM Enterprise Records -sovelluksessa tiettynä hetkenä.
- IBM Enterprise Records -ohjelmiston asennus- ja määritystoimintojen yhteydessä on määritetty Application Engine- tai Workplace XT -sivuston asetukset tämän oletusarkistonmuodostussuunnitelman määritystä varten. IBM Enterprise Records -ohjelman asennuksen ja kokoonpanon määrityksen aikana on kuitenkin epätodennäköistä, että sivuston arkistonmuodostussuunnitelmia on määritetty useita.
- Voit määrittää haluamasi oletusarvon muokkaamalla tätä sivuston asetusta halutessasi. Kukin IBM Enterprise Records -käyttäjä voi määrittää käyttäjän asetuksen, joka ohittaa tämän sivuston oletusasetuksen.
- Lisätietoja on kohdassa Oletusarkistonmuodostussuunnitelman määritys.
Arkistosta poiston tarkistuksen määritys
Järjestelmänvalvoja määrittää arkistosta poiston tarkistusprosessin
IBM Enterprise Records -ohjelmiston asennus- ja määritystoimintojen aikana. Jos haluat kuitenkin varmistaa, että arkistosta poiston tarkistus on määritetty oikein, tarkasta arkistosta poiston tarkistuksen kokoonpano. Jos esimerkiksi sivustossa ei käytetä asiakirjalajeja, tarkista, että
Aja asiakirjalajeille -kohdan arvona on
Epätosi.
Lisätietoja on kohdassa Arkistosta poiston tarkistuksen määritys.
Asiakirjalajien määritys
Asiakirjalajit antavat mahdollisuuden liittää asiakirja poistoaikatauluun, joka ei ole sama kuin tällä hetkellä asiakirjan pääasiakirjaluokkaan tai asiakirjakansioon liitetty poistoaikataulu. Jos
IBM Enterprise Records -ratkaisusi käyttää asiakirjalajeja, määritä arkistosta poiston tarkistus asiakirjalajin käsittelyä varten määrittämällä
Aja asiakirjalajeille -kohdan arvoksi
Tosi.
- Lisätietoja on kohdassa Arkistosta poiston tarkistuksen määritys.
- Määritä myös, miten asiakirjalaji liitetään asiakirjaan.
Voit määrittää, että kaikki tietyn asiakirjaluokan tietueet liitetään tiettyyn asiakirjalajiin oletusarvoisesti. Lisätietoja on ohjeaiheessa Oletusasiakirjalajin määritys.
- Voit vaihtoehtoisesti tuoda näkyviin asiakirjalajin metatiedot, kun asiakirja vahvistetaan Application Engine- tai Workplace XT -ohjelmalla, jolloin käyttäjä voi valita asiakirjalajin. Lisätietoja on kohdassa Määritys - asiakirjalajin metatietojen näyttö asiakirjaksi vahvistuksen aikana.
- Voit myös yhdistää nämä kaksi lähestymistapaa, jossa määritetään oletusarvo, mutta annetaan myös käyttäjälle mahdollisuus ohittaa oletusarvo valitsemalla asiakirjalaji
- IBM Enterprise Records -käyttöliittymässä ei ole mekanismia vahvistaa kaikkia yhdistetyn dokumentin osia yhdeksi asiakirjaksi. Voit kuitenkin vahvistaa yksittäiset alidokumentit tai ylätason dokumentit asiakirjoina. Voit myös myöhemmin luoda dokumentteja, jotka on jo vahvistettu asiakirjoiksi yhdistetyn dokumentin osana. Tietyt yhdistelmädokumentin asetukset, kuten Estä poisto- tai Poista alidokumentti, kun päädokumentti on poistettu, voivat vaikuttaa asiakirjan normaaliin arkistosta poistoon. Jos yhdistelmädokumentin jokin osa (päädokumentit, alidokumentit tai molemmat) vahvistetaan asiakirjaksi, oletusasetusten käyttö on pakollista. Nämä asetukset ovat Estä poisto -valikon Ei pää- eikä alidokumenttia -asetus ja Älä poista alidokumenttia, kun päädokumentti on poistettu -valinta.
IBM Enterprise Records -ohjelma ei tue muita asetuksia, ja ne aiheuttavat virhetilanteen tai ristiriitaisen toimintatavan, kun asiakirjat käyvät läpi arkistosta poiston.
- Mikä tahansa DITA (Darwin Information Typing Architecture) -tiedostojen toimintoja käyttävä sovellus luo komponentit yhdistelmädokumentteina. Tästä syystä edellisessä huomautuksessa mainitut yhdistelmädokumentteja koskevat erot koskevat myös DITA-tiedostoja.
Säilytä metatiedot -asetuksen määritys
Kun käyttäjä, jolla on asianmukaiset käyttöoikeudet, poistaa
IBM Enterprise Records -yksikön, se poistetaan pysyvästi objektisäilöstä. Voit kuitenkin määrittää asetuksen, jonka mukaan poistettujen asiakirjaluokkien, asiakirjakansioiden, taltioiden ja asiakirjojen metatiedot säilytetään arkistonmuodostussuunnitelman tasolla. Jos pääkäyttäjä ottaa metatietojen säilytysasetuksen käyttöön, aiemmin mainitut yksiköt säilyvät objektisäilössä (merkitty poistetuiksi), mutta eivät näy enää
IBM Enterprise Records -sovelluksessa.
Voit viedä nämä poistetut yksiköt ja kaikki niihin liittyvät metatiedot XML-tiedostoon säännöllisin väliajoin historiallisia tarkoituksia varten ja poistaa sen jälkeen yksiköt pysyvästi objektisäilöstä. Lisätietoja tämän asetuksen määrityksestä on kohdassa
Metatietojen säilytyksen määritys.
Asiakirjojen automaattisen vahvistuksen määritys
Voit määrittää
IBM Enterprise Records -ohjelmiston vahvistamaan dokumentin asiakirjaksi automaattisesti aina, kun käyttäjä suorittaa loppuun tietyn toiminnon, kuten dokumentin luonnin. Voit määrittää automaattisen asiakirjaksi vahvistuksen seuraavasti:
- Määritä, mihin IBM Enterprise Records arkistoi vahvistetut asiakirjat, muokkaamalla annettua kokoonpanotiedostoa.
- Luo Automaattinen vahvistustapahtuma -toiminto.
- Luo ROS-dokumenttiluokkien (kuten perusdokumenttiluokkien tai vain tiettyjen aliluokkien) tilaus tapahtumatoimintoon, joka määrittää tapahtuman liipaisevat tapahtumat. Lisätietoja on kohdassa Automaattisen asiakirjoiksi vahvistuksen määritys.
Ominaisuuksien synkronoinnin määritys
Voit synkronoida ominaisuuksien arvot automaattisesti dokumentista siihen liitettyyn asiakirjaan (tai päinvastoin) aina, kun dokumentissa tai asiakirjassa ilmenee ominaisuuden päivitys, määrittämällä ominaisuuksien synkronoinnin. Lisätietoja on kohdassa
Ominaisuuksien synkronoinnin määritys.
Käsittelyreitin erän koon määritys
Oletusarvon mukaan
IBM Enterprise Records -ohjelmassa on tallennettu enintään kymmenen työkohdetta käsittelyreitin erään poistoa edeltävää arviointia tai hyväksyntää varten. Voit kuitenkin muuttaa tallennettujen työkohteiden enimmäismäärää kokoonpanoasetuksen kautta. Lisätietoja on kohdassa
Käsittelyreitin erän koon määritys.
Asiakirjakansion pyyntö -käsittelyreitin määritys
IBM Enterprise Records sisältämän Asiakirjakansion luonti -käsittelyreitin avulla käyttäjät voivat lähettää pyynnön asiakirjojen hallinnoijalle asiakirjakansion luontia varten. Useilla käyttäjillä ei yleensä ole asiakirjakansion luontioikeuksia. Jos haluat määrittää tämän käsittelyreitin käyttäjien käyttöön, Asiakirjakansion pyyntö -sivuston asetus on määritettävä.
Tämä asetus on ehkä määritetty
IBM Enterprise Records -ohjelman asennuksen ja kokoonpanon määrityksen aikana.
Lisätietoja tämän käsittelyreitin käytöstä on kohdassa
Asiakirjakansion luonti käsittelyreitin avulla.
Ohjeita sivuston asetuksen määritykseen on kohdassa Pyydä asiakirjan kansio -sivuston asetusten määritys.
Muokattavat linkit -sivuston asetuksen määritys
IBM Enterprise Records sisältää linkkejä, joiden avulla käyttäjät voivat linkittää aiheeseen liittyviä asiakirjoja ja kansioita. Linkkien luonti ja ylläpito
IBM Enterprise Records -ohjelmassa edellyttää Muokattavat linkkiluokat -sivuston asetuksen määritystä Workplacen avulla.
Lisätietoja
IBM Enterprise Records -linkeistä on kohdassa
Linkit.
Ohjeita sivuston asetuksen määritykseen on kohdassa Linkkiluokan sivuston asetusten määritys.
Standardin noudattamiseen liittyvien tapahtumien määritys
IBM Enterprise Records sisältää useita PRO- tai DoD-standardeja noudattavia tapahtumia, kuten metatiedot määrittäviä tapahtumia. Näiden tapahtumien määritys on valinnaista, koska tapahtumien käsittely voi vaikuttaa tehoon.
- Jotta teho olisi optimaalinen, määritä vain tapahtumat, joilla on merkitystä asiakirjojen hallintatoiminnoissa. Lisätietoja näiden tapahtumien määrityksestä on ohjeaiheessa Tapahtumien käyttöönotto ja tilaus.
- Sekä DoD- että PRO-tietomallit edellyttävät, että tiedostosäilö on määritetty käyttämään dokumenttien poiston poistomenetelmää. Dokumentin sisältä korvautuu tyhjällä kolme kertaa ennen tiedoston poistoa. Näin ollen tiedostoa ei voi palauttaa. Lisätietoja on kohdassa Haun määritys kirjainkoosta riippumattomaksi.
CFS-IS-dokumenttien määritys
Jos
IBM Enterprise Records -ratkaisusi sisältää valinnaiset
Content Federation Services -palvelut
Image Services (CFS-IS) -ominaisuutta varten, varmista
IBM FileNet Image Services -järjestelmän pääkäyttäjältä, että Image Services -suojaus on määritetty asianmukaisesti Image
Services -dokumenttien muokkausta ja poistoa varten. Varmista lisäksi, että IS-dokumenttiluokan säilytysparametrit on määritetty asianmukaisesti, esimerkiksi, ettei asiakirjoiksi vahvistettuja IS-dokumentteja ole poistettu IS-säilytysasetusten takia. Lisätietoja on kohdassa
Säännölliset ylläpito- ja hallintatehtävät.
Suojattujen muistilaitteiden määritys
Jos
IBM Enterprise Records -ratkaisusi käyttää suojattuja muistilaitteita, kuten
EMC Centera-, NetApp SnapLock- ja
Tivoli Storage
Manager -laitteita sekä muita laitteita, on tärkeää, etteivät
IBM Enterprise Records -ohjelman säilytysasetukset ole ristiriidassa muistilaitteessa mahdollisesti määritetyn säilytysasetusten kanssa. Poista tämän takia tallennuslaitteen säilytys käytöstä ja anna
IBM Enterprise Records -ohjelman ohjata säilytystä.
- Useat parametrit ohjaavat säilytystä Tivoli Storage
Manager -laitteissa.
- Kun IBM Enterprise Records -järjestelmä on määritetty,
IBM Enterprise Records -sovellus ohjaa yksinään säilytystä ja poistoa.