يقدم نموذج التسمية طريقة آلية لتسمية تصنيفات السجلات وحافظات السجلات والسجلات تتفق مع القواعد والأعراف الخاصة بك.
عند قيام المستخدم بتكوين أحد هذه العناصر التي لها نموذج تسمية خاص بها، سيتم ادخال الاسم آليا في خطوة تحديد الخصائص. ولن يمنع النظام المستخدم من تغيير هذا الاسم.
ويتم تخصيص أعداد متزايدة تدريجيا ويتم استخدامها بمجرد ظهور خطوة تحديد الخصائص. واذا قمت بالغاء تكوين العنصر، فلن يتم استخدام هذا الرقم أبدا.
لتسمية السجلات آليا، أدخل نموذج التسمية في مجال نموذج السجل للحاوية الرئيسية. ويعتبر نموذج السجل أحد خصائص الحاوية. وعليه، فان كل السجلات التي سيتم نشرها في هذه الحاوية ستكتسب الاسم التالي في تسلسل النموذج وتتزايد تدريجيا آليا طبقا للقيمة التي يتم ادخالها في المجال زيادة تدريجية لنموذج السجل بمقدار.
لتسمية التصنيفات والحافظات آليا:
- قم باضافة نموذج التسمية في علامة التبويب التوصيف.
- قم باضافة مستويات النموذج بدءا من صفحة التأكيد أو بعد ذلك في صفحات المعلومات.
- قم بتخصيص نموذج التسمية الى مخطط الحفظ.
نبذة عن صيغة نموذج التسمية
قد تتطلب عملية الأعمال الخاصة بك أن تبدأ أسماء الحافظات بحرف A، متبوعة باثنين من الأرقام تمثل السنة، ثم شرطة، ثم رقم الحافظة، مثل A07-000005. النموذج التالي يقوم بتكوين هذه الأسماء:
A[YY]-[\d\d\d\d\d\d]
في هذا النموذج، A هو أول حرف، YY تمثل السنة، و \d هي الأرقام. سيقوم النظام آليا بتقديم القيم المفترضة للنماذج متضمنة بين أقواس مربعة [].
وعلى ذلك، يتم استبدال YY بآخر رقمين من السنة الحالية. ويتم استبدال \d بأرقام بزيادة تدريجية.
ويتم تحديد القيمة المتزايدة تدريجيا في مجال آخر عند ادخال مجموعة الحروف.
في نموذج التسمية لسجل آخر، قد يتطلب الأمر أن تقوم بتكوين قاعدة تسمية للحافظات بالتسلسل KX متبوعة بالسنة من رقمين، ونقطة، ثم الشهر من رقمين، ثم شرطة ومجموعتين من الأرقام بزيادة تدريجية، مثل KX07.06-0004-03. النموذج التالي يفي بهذه المتطلبات:
KX[YY.MM]-[\d\d\d\d]-[\d\d]
ويمكن أيضا أن تقوم باستخدام نماذج مهيأة لتكوين نماذج على أساس بيانات التعريف. على سبيل المثال، قد تتطلب سياسات الشركة الخاصة بك أن تكون تسمية حافظة السجلات بالصورة (السنة، مسافة، الموضوع (بيانات التعريف) لحافظة السجلات، مسافة، ورقم من خمس خانات، مثل "2006 Loan 00005.")
في هذه الحالة، يمكنك تكوين نموذج التسمية بالخصائص التالية:
[YYYY]
[THIS.EmailSubject] [\d\d\d\d\d]
أو
[YYYY] [Parent.EmailSubject]
[\d\d\d\d\d]
سيقوم النظام بتقديم القيم المفترضة للسنة والموضوع لأنها متضمنة بين
[].
THIS.EmailSubject هو النموذج المهيأ. وعلى ذلك، سيقوم النظام بتقديم القيمة لمجال بيانات التعريف، وEmailSubject الذي تقوم بتحديده للحافظة الرئيسية وحافظة السجلات. ويجب أن تقوم بتحديد الاسم الرمزي للخاصية أثناء تكوين النموذج المهيأ. وكذلك، فانه اذا لم تكن هناك قيمة متاحة للخاصية المحددة، فسيتم اصدار خطأ. ينطبق هذا النموذج المهيأ على هذه العناصر بالمستوى 2 أو ما تحته (3 و 4 وهكذا) في مخطط الحفظ. مستوى مخطط الحفظ هو مجال آخر يجب ملئه عند اضافة مستوى النموذج.
ولا يجب استخدام أية حروف تعتبر غير صحيحة في الاسم. على سبيل المثال، لا تحاول استخدام الحرف / عند تضمين تواريخ. الحروف الغير صحيحة هي:
\
/ : * ? " < > |
لتأكيد أن المستخدمين لا يتجاوزوا عدد الحروف التي قمت بتحديدها في نموذج الاسم، يجب الحد من نموذج الاسم باستخدام الرموز
^ و
$.
على سبيل المثال، اذا قمت بتكوين نموذج للتسمية، سيتم الحاق
\d\d\d، بالرمز
^ في بداية نموذج التسمية، والرمز
$ في نهاية نموذج التسمية، كما يلي:
^\d\d\d$
وهذا يؤكد أنه عند قيام المستخدم بادخال قيمة، فلن يتعدى عدد الحروف التي يتم ادخالها عدد الحروف المحدد في مجموعة حروف التسمية.
لاضافة نموذج للتسمية:
- قم ببدء الاتصال كمسخدم بصلاحيات موجه النظام للسجلات وحدد علامة التبويب توصيف.
- اضغط نماذج التسمية.
- اضغط اضافة نموذج التسمية.
- في صفحة اضافة نموذج، قم بادخال اسم ووصف للنموذج.
- حدد اسم أو كود تعريف من القائمة تطبيق على الاسم أو الكود. وبناء على القيمة التي تقوم بتحديدها، سيتم تكوين اسم أو كود تعريف تصنيف السجل أو حافظة السجل آليا طبقا الى النموذج المحدد.
- اضغط تالي.
- حدد السرية لنموذج التسمية واضغط انتهاء.
- في صفحة التوصيف، اضغط اضافة مستوى النموذج لاضافة مستويات الى نموذج التسمية. اذا كنت تريد اضافة مستويات فيما بعد، اضغط حسنا لاغلاق صفحة اضافة نموذج.
يقدم نموذج التسمية تفاصيل عن النموذج الذي سيتم تطبيقه على تصنيف السجل وحافظات السجل. يمكنك تحديد واحد أو أكثر من المستويات في مخطط الحفظ والنوع لكل من العناصر التي يتم تطبيقها عليها. عن تكوين عنصر جديد من هذا النوع في المستوى المحدد، سيتم تسميتها آليا طبقا لمجموعة الحروف الخاصة بالنموذج والرقم المتزايد تدريجيا. وتستمر الاجراءات من صفحة التأكيد بعد الضغط على اضافة مستوى النموذج.
لاضافة مستوى النموذج:
- أدخل رقم مستوى مخطط الحفظ. يتم تمثيل المستوى في التسلسل الهرمي لمخطط الحفظ من خلال رقم، حيث يكون التصنيف الأول في مخطط الحفظ هو 1. وأول تصنيف فرعي له هو 2. واا كان لهذا التصنيف الفرعي حافظة سجل، فان المستوى الخاص به هو 3.
- من خلال نوع العنصر المطابق، حدد تصنيف السجل أو حافظة السجل. على سبيل المثال، اذا قمت بتحديد 3 كمستوى وتصنيف السجل لنوع العنصر، فان كل تصنيفات السجل التي توجد في المستوى الثالث بمخطط الحفظ ستتبع نموذج التسمية المحدد.
- حدد مجموعة حروف النموذج، كما هو موضح بأعلى. ويجب أن تقوم مجموعة حروف النموذج بادخال حرف رقمي.
- قم بادخال قيمة في المجال زيادة تريجية لنموذج السجل بمقدار.
باستخدام القيمة 1، فان أي تصنيف أو حافظة تتأثر بالنموذج ستتزايد تدريجيا في القيمة الأعلى التالية. الزيادة التدريجية 2 تقوم باستخدام الرقم التالي. ويجب أن يكون هذا المجال أكبر من صفر.
- اضغط اضافة. وهذا يعرض النموذج في نهاية الشاشة ويقوم باخلاء المجالات بحيث يمكنك اضافة نماذج اضافية للعناصر والمستويات الأخرى.
- اضغط خروج عند الانتهاء من اضافة مستويات النموذج.
مثال
اذا كنت تريد أن يتم تسمية التصنيفات الفرعية للمستوى الأعلى من تصنيف السجل، قم بتكوين نموذج للمستوى 2 وحدد تصنيف السجل للنوع. واذا كنت تريد أن يتم تسمية حافظات السجل في هذا التصنيف الفرعي آليا، قم بتكوين نموذج للمستوى 3 وحدد حافظة السجل للنوع. وجود مستويات النموذج هذه معا في نموذج التسمية يؤدي الى تسمية التصنيفات الفرعية على المستوى 2 وحافظات السجل على المستوى 3 آليا.
لاضافة أو تعديل مستويات النموذج فيما بعد:
- قم بالانتقال الى نموذج التسمية (في علامة التبويب نموذج التسمية) واضغط على الاختيار الحصول على المعلومات الخاص بها.
- حدد ادارة مستوى النموذج في الشريط الجانبي.
- اذا كان يتم اضافة مستوى النموذج، قم باتمام المجالات الخاصة باضافة مستوى النموذج كما هو موضح بأعلى. اذا كان يتم تعديل أحد مستويات النموذج الموجودة، استمر الى الخطوة التالية.
- حدد الاختيار الدائري الخاص بالنموذج. هذا سيقوم بنسخ البيانات الموجودة في المجالات.
- قم بتغيير المجالات كما يلزم واضغط تحرير.
- لاضافة نموذج على مستوى آخر بعد اضافة أو تغيير مستوى النموذج، اضغط اضافة.
- لتعديل نموذج آخر، اضغط على الاختيار الدائري الخاص به، وقم بتغيير المجالات واضغط تحرير.
- لحذف أحد مستويات النموذج الموجودة، قم بتحديد الاختيار الدائري الخاص به واضغط حذف.
- عند الانتهاء، اضغط خروج.
لتخصيص نموذج التسمية لمخطط الحفظ (مطلوب لتفعيل التسمية الآلية):
- قم بالانتقال الى المستوى الأساسي من مخطط الحفظ بحيث يقوم المسار بعرض اسم مخطط الحفظ فقط.
- اضغط الحصول على المعلومات لمخطط الحفظ (أسفل المسار مباشرة). المجال نموذج التسمية موجود في صفحة الخصائص.
- من خلال قائمة نموذج التسمية، حدد اسم النموذج الذي تريد استخدامه.
- اضغط تطبيق ثم خروج.