Hi ha diverses tasques que cal completar per configurar l'entorn de l'IBM® Enterprise
Records.
Per configurar un entorn de l'
IBM Enterprise
Records, completeu
les tasques de configuració següents.
- Cal configurar un magatzem d'objectes (magatzem d'objectes del pla de fitxers o
FPOS) per a l'estructura de pla de fitxers i un altre (magatzem d'objectes habilitat per a registres
o ROS) per als documents declarats com a registres. Normalment, hi hauria molts usuaris amb accés al ROS que haurien de tenir
accés a les entitats que conformen el pla de fitxers a l'FPOS. Podeu tenir més d'un
ROS associat amb un FPOS.
- Tot i que s'han realitzat algunes tasques de configuració durant
el procés d'instal·lació i configuració de l'IBM Enterprise
Records,
podeu revisitar els paràmetres de configuració després de crear els plans de fitxers i
configurar la solució de l'IBM Enterprise
Records per a un entorn de producció.
- Per obtenir informació detallada sobre els procediments de configuració i instal·lació de l'IBM Enterprise
Records,
consulteu la publicació Instal·lació i actualització de l'IBM Enterprise Records.
- Per obtenir informació sobre la configuració de tasques associades amb
la creació d'un pla de fitxers (com ara la configuració d'un sufix de nom de volum), consulteu
Creació d'un pla de fitxers.
Creació de classes de document de ROS
Cal que creeu classes de document per als documents que declarareu com a registres.
- Les classes de document de ROS tenen una propietat Can Declare,
que l'IBM Enterprise
Records utilitza per determinar
si un document es pot declarar com a registre.
Durant la instal·lació i la configuració de l'IBM Enterprise
Records,
la propietat per a la classe Document bàsica o per a una o diverses subclasses
Document s'ha definit com a True, cosa que indica que les instàncies d'aquestes
classes es poden declarar com a registre.
Per preparar l'entorn de l'IBM Enterprise
Records per a producció,
verifiqueu que el valor d'aquesta propietats es defineixi com a True (o que una subclasse hereti
aquest paràmetre de la seva superclasse) per a totes les classes Document de ROS
adequades. A més a més, verifiqueu que la seguretat d'instància per defecte per a aquestes classes
tingui drets de creació de versions menors i majors definits perquè els usuaris (que tinguin
els drets d'accés adequats) puguin crear versions de les instàncies de les classes.
Configuració del pla de fitxers per defecte
Només es mostra una jerarquia de pla de fitxers a l'aplicació
IBM Enterprise
Records en un moment concret.
- Com a part del procediment d'instal·lació i configuració de l'IBM Enterprise
Records,
s'ha definit una preferència de lloc de l'Application Engine o del
Workplace XT per especificar aquest
pla de fitxers per defecte. Tot i això, és poc probable que quan s'hagi instal·lat i configurat l'IBM Enterprise
Records
hi hagués un o més dels plans de fitxers del lloc configurats.
- Podeu modificar aquest paràmetre de preferència del lloc, si voleu, per especificar el valor
per defecte preferit. Cada usuari de l'IBM Enterprise
Records
pot definir una preferència d'usuari que sobreescrigui aquest paràmetre
de preferència de lloc.
- Per obtenir-ne més informació, consulteu Definició del pla de fitxers per defecte.
Configuració de l'escombratge de disposició
Un administrador configura el procés d'escombratge de disposició durant
el procediment d'instal·lació i configuració
de l'
IBM Enterprise
Records.
Per garantir, però, que està ben configurat, reviseu la configuració
de l'escombratge de disposició. Per exemple, si el lloc no utilitza tipus de registre,
verifiqueu que
Executa per a tipus de registre s'ha definit com a
Fals.
Per obtenir-ne més informació, consulteu Configuració de l'escombratge de disposició.
Configuració dels tipus de registre
Els tipus de registre proporcionen una manera
d'associar un registre amb una planificació de disposició diferent de la que està associada actualment
amb la categoria de registres o la carpeta de registres pare del registre.
Si la solució
IBM Enterprise
Records utilitza tipus de registre,
assegureu-vos de configurar l'escombratge de disposició perquè efectuï el procés de tipus de registres
definint
Executa per a tipus de registre com a
Cert.
- Per obtenir-ne més informació, consulteu Configuració de l'escombratge de disposició.
- A més a més, teniu en compte com s'associarà un tipus de registre amb un registre.
Podeu especificar que tots els registres d'una classe de registre específica s'assignin
a un tipus de registre específic per defecte. Per obtenir-ne més informació, consulteu Configuració d'un tipus de registre per defecte.
- Com a alternativa, podeu visualitzar les metadades de tipus de registre quan es declari un registre
mitjançant l'Application Engine o el
Workplace XT, la qual cosa permet a l'usuari
seleccionar un tipus de registre. Per obtenir-ne més informació, consulteu Configuració de la visualització de metadades de tipus de registre durant la declaració.
- També podeu combinar aquests dos enfocaments, on especifiqueu un valor per defecte, però
també es permet a l'usuari sobreescriure el valor per defecte seleccionant un tipus de registre.
- La interfície d'usuari de l'IBM Enterprise
Records no té
cap mecanisme per declarar totes les parts d'un document compost com a registre individual.
Tot i això, podeu declarar documents fill o pare individuals com a registres.
També podeu crear documents que ja s'hagin declarat com a registres que formen part d'un document
compost més endavant. Alguns paràmetres de document compost, com ara Impedeix supressió o
Elimina fill quan s'elimina el pare, poden afectar la disposició normal d'un registre.
Si part d'un document compost (els elements pare, els elements fills o tots dos) es declaren com a registre,
cal utilitzar els paràmetres per defecte. Aquests paràmetres són l'opció Ni pare ni fill
del menú Impedeix supressió i la selecció
No suprimeixis el fill quan se suprimeixi el pare.
L'IBM Enterprise
Records no admet altres paràmetres i si s'utilitzen
es generarà un error o un comportament incoherent quan els registres passin per la disposició.
- Les aplicacions que utilitzin la funcionalitat de fitxers DITA (Darwin Information Typing Architecture)
creen els components com a documents composts. Per tant, les diferències que s'apliquen als documents composts
esmentades a la nota anterior també s'apliquen als fitxers DITA.
Configuració de l'opció de retenció de metadades
Quan un usuari amb els drets d'accés adequats suprimeix una entitat de l'
IBM Enterprise
Records,
l'entitat s'elimina permanentment del magatzem d'objectes. Podeu configurar, però, l'opció
per retenir metadades a nivell de pla de fitxers per a les categories de registres, les carpetes de registres, els volums
i els registres suprimits. Si un administrador habilita l'opció de retenció de metadades, les entitats esmentades
anteriorment romanen al magatzem d'objectes (marcades com a suprimides) però ja no estan visibles a l'aplicació
IBM Enterprise
Records.
Podeu exportar periòdicament aquestes entitats suprimides i totes les seves metadades
a un fitxer XML per mantenir un historial i, aleshores, suprimir permanentment
les entitats del magatzem d'objectes. Per obtenir informació sobre com configurar aquesta opció, consulteu
Configuració de la retenció de metadades.
Configuració de la declaració automàtica de registres
Podeu configurar
l'
IBM Enterprise
Records perquè declari automàticament
un document com a registre sempre que un usuari completi una operació específica,
com ara crear un document. Per configurar la declaració automàtica:
- Modifiqueu el fitxer de configuració proporcionat per especificar on
ha d'arxivar l'IBM Enterprise
Records els registres declarats.
- Creeu una acció de Declaració automàtica d'incidència.
- Creeu una subscripció per a les classes de document de ROS (com ara la classe
Document bàsica o només subclasses específiques) a l'acció d'incidència que especifica
quines incidències activaran la incidència. Per obtenir-ne més informació, consulteu Configuració de la declaració automàtica de registres.
Configuració de la sincronització de propietats
Podeu configurar la sincronització de propietats per sincronitzar automàticament els valors
de propietat d'un document amb el seu registre associat (o vice versa) sempre que té lloc
una actualització de propietats al document o al registre. Per obtenir-ne més informació, consulteu
Configuració de la sincronització de propietats.
Definició de la mida de lot de flux de treball
Per defecte, l'
IBM Enterprise
Records emmagatzema un màxim
de deu elements de treball en un lot de flux de treball per a revisió i aprovació abans de la disposició,
però podeu canviar el nombre màxim emmagatzemat mitjançant un
paràmetre de configuració. Per obtenir-ne més informació, consulteu
Configuració de la mida de lot de flux de treball.
Configuració d'una sol·licitud d'un flux de treball de carpeta de registres
L'
IBM Enterprise
Records inclou el flux de treball Crea carpetes de registres,
que permet als usuaris enviar una sol·licitud a un gestor de registres per crear
una carpeta de registres. Molts usuaris normalment no tenen prou privilegis
per crear una carpeta de registres. Perquè aquest flux de treball estigui disponible per als usuaris,
cal que configureu la preferència de lloc Carpeta de registre sol·licitada.
És possible que aquesta preferència s'hagi definit durant la instal·lació i la configuració de l'
IBM Enterprise
Records.
Per obtenir més informació sobre la utilització d'aquest flux de treball, consulteu
Creació d'una carpeta de registres utilitzant un flux de treball.
Per obtenir instruccions sobre com definir la preferència de lloc, consulteu
Definició de la preferència de lloc Carpeta de registre sol·licitada.
Definició de la preferència de lloc d'enllaços editables
L'
IBM Enterprise
Records inclou enllaços que permeten als usuaris
enllaçar registres i carpetes relacionades. Per crear i mantenir enllaços a
l'
IBM Enterprise
Records, cal que definiu la preferència de lloc
Classes d'enllaç editable amb el Workplace.
Per obtenir més informació sobre els enllaços de l'
IBM Enterprise
Records,
consulteu
Enllaços.
Per obtenir instruccions sobre com definir la preferència de lloc, consulteu
Definició de la preferència de lloc de classe d'enllaç.
Configuració d'incidències específiques de compliment
L'
IBM Enterprise
Records inclou diverses incidències per al compliment amb els estàndards
PRO o DoD, com ara incidències que defineixen metadades. La configuració d'aquestes incidències és opcional
perquè el procés de les incidències pot afectar el rendiment.
- Per obtenir un rendiment òptim, configureu només les incidències rellevants per a les operacions de gestió
de registres. Per obtenir més informació sobre la configuració d'aquestes incidències,
consulteu Habilitació i subscripció a incidències.
- Tant el model de dades DoD com el model de dades PRO exigeix que el magatzem de dades es configuri
per utilitzar el mètode de depuració de supressió de documents. El contingut del document se sobreescriurà amb espais
en blanc tres vegades abans de suprimir el fitxer. D'aquesta manera el fitxer és irrecuperable. Consulteu
Definició de la distinció entre majúscules i minúscules a les cerques.
Configuració de documents CFS-IS
Si la solució
IBM Enterprise
Records inclou l'ús de
dels
Content Federation Services opcionals per a la característica
Image Services (CFS-IS), coordineu-vos amb l'administrador del sistema de l'
IBM FileNet Image Services
per assegurar-vos que la seguretat de l'Image Services s'hagi configurat correctament per a la modificació i la supressió de documents de l'Image
Services i per assegurar-vos que els paràmetres de retenció de classe de document de l'IS estiguin ben configurats
perquè els documents de l'IS que s'hagin declarat com a registres no se suprimeixin a causa dels paràmetres de retenció de l'IS. Per obtenir-ne més informació, consulteu
Tasques de manteniment i d'administració constants.
Configuració dels dispositius d'emmagatzematge protegit
Si la solució
IBM Enterprise
Records inclou l'ús de dispositius d'emmagatzematge protegit,
com ara
EMC Centera, NetApp SnapLock,
Tivoli Storage
Manager
i altres, és important que els paràmetres de retenció de l'
IBM Enterprise
Records no entrin en conflicte amb
els paràmetres de retenció que es poden configurar al dispositiu d'emmagatzematge. Per tant,
desactiveu la retenció per al dispositiu d'emmagatzematge i deixeu que l'
IBM Enterprise
Records
controli la retenció.
- Als dispositius amb el Tivoli Storage
Manager,
la retenció es controla mitjançant diversos paràmetres.
- Quan el sistema IBM Enterprise
Records està totalment configurat, l'aplicació
IBM Enterprise
Records té tot el control de retenció i supressió.