FileNet Integration for Microsoft Office を使用して統合された Microsoft Office アプリケーションからメールを送信する場合は、ドキュメントへのハイパーリンクまたはドキュメントのコピーを送信できます。また、オブジェクト・ストアから、統合された Outlook で開いている E メールに 1 つ以上のドキュメントをドラッグすることもできます。これらのドキュメントはオリジナルのドキュメントのコピーであり、E メール添付またはハイパーリンクとして追加されます。ドキュメントを Microsoft アプリケーション以外のアプリケーションにドラッグすることは可能ですが、FileNet Integration for Microsoft Office では、それらのドキュメントが認識されません。
ハイパーリンクを含む E メールの受信者は、リンクされたアイテムを開く前にログインする必要があります。また、そのアイテムを表示するためのアクセス権が必要になります。添付ファイル付きの E メールを受信した場合、受信者は、ログインしなくても添付されたドキュメントを開くことができます。
ヒント: ドキュメントへのハイパーリンクをリスト・ビューから送信した場合は、そのドキュメントが送信後に更新されている場合でも、ハイパーリンクからは、リリース済みまたは最新バージョンのドキュメントが開きます。Integration for Microsoft Office を使用して統合した Outlook では、特定のドキュメントのバージョン・シリーズを開いて、特定のバージョンのコピーを添付ファイルとして E メールにドラッグできます。特定のバージョンを選択している場合は、一度に 1 つのドキュメントしかドラッグできません。
オブジェクトをハイパーリンクとして送信すると、ドキュメント名またはフォルダー名が、特殊文字を省いたハイパーリンクとして表示されます。例えば、ドキュメント名が MyDocument である場合、MyDocument と表示されます。
ドキュメントを E メールの添付として送信すると、ドキュメントのタイトルが E メール添付の記述として使用されます。ただし、リージョンおよび言語設定で指定したものと異なる文字セットが Workplace XT で使用されている場合に、別のタイトルが使用される場合があります。例えばドキュメント・タイトルが英語のドキュメントを送信すると、E メール添付の記述にはドキュメント・タイトルが使用されます。しかし、Lotus Notes® を使用していてクライアント・ロケールが英語の場合、ドキュメント・タイトルが日本語のドキュメントを送信すると、WorkplaceXT1234.doc のような英語が E メール添付の記述として使用されます。
注: 「メール送信」アクションを使用するには、使用している Web ブラウザーのデフォルト E メール・クライアントを Microsoft Outlook または Lotus Notes のいずれかに設定する必要があります。
リンクまたは添付を送信するには:
表 1. この表では、統合した Office アプリケーションで使用可能なメニュー・オプションをリストします。 FileNet Integration for Microsoft Office を使用した Office アプリケーション |
Office アプリケーション |
Outlook |
- アプリケーションを開きます。
- 「IBM ECM」タブに移動し、「参照」をクリックします。
- 送信するドキュメントを右クリックし、以下のいずれかのオプションを選択します。
- 「ファイルをリンクとして送信」をクリックして、選択したドキュメントのハイパーリンクを送信します。サイト設定で「添付をリンクのみとして追加」設定が有効になっている場合は、このオプションだけが使用可能になります。
- 「ファイルをコピーとして送信」をクリックして、選択したドキュメントのコピーを送信します。
ドキュメントを開かれている E メールにドラッグする場合、ドキュメントは添付またはリンクとして追加できます。ドキュメントを選択し、Alt を押してドキュメントをドラッグします。
- メッセージを送信する前に、必要に応じてメール・メッセージの各フィールドを入力します。
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- 新規の E メール・メッセージを開きます。
- 「IBM ECM」タブに移動し、「参照」をクリックします。
- 次のタスクのいずれかを実行できます。
複数のドキュメントをメールする: E メール添付として送信するドキュメントを 1 つ以上選択し、それらを E メールにドラッグします。
単一ドキュメントをメールする: メールする単一ドキュメントを右クリックし、以下のいずれかのオプションを選択します。
- 「ファイルをリンクとして添付」をクリックして、選択したドキュメントのハイパーリンクを送信します。サイト設定で「添付をリンクのみとして追加」設定が有効になっている場合は、このオプションだけが使用可能になります。
- 「ファイルをコピーとして添付」をクリックして、選択したドキュメントのコピーを送信します。
- メッセージを送信する前に、必要に応じてメール・メッセージの各フィールドを入力します。
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