Je několik věcí, které musíte zajistit při vytváření plánu souborů v produktu IBM® Enterprise
Records v souvislosti
se zabezpečením, vzorky pojmenování, názvy svazků, sledy prací, akcemi, událostmi, datem, plány odebrání, přizpůsobením tříd a vlastností a přidáváním umístění,
plánů souborů a složek.
Níže naleznete odkazy na jiná témata, která poskytují podrobné informace.
Úlohy jsou uvedeny v obecném pořadí, ve kterém byste je měli provádět. Některé úlohy, například přidávání akcí a událostí, musíte například provádět
dříve, než provedete jiné úlohy, příkladem může být definování plánů odebrání.
- Zkontrolujte své požadavky na zabezpečení při správě záznamů a proveďte veškeré požadované změny. Upravovat výchozí nastavení zabezpečení až po
zahájení využívání systému je složité. Obecně platí, že byste měli přiřazovat nastavení zabezpečení spíše ke skupinám než k jednotlivým uživatelům. Tato varianta podstatně zlepší udržovatelnost
vašeho systému. Další informace naleznete v tématu Zabezpečení produktu FileNet P8.
- Volitelně prostudujte část Přidání vzorku pojmenování, která definuje pravidla pro vzorky pojmenování, které
budete chtít vynucovat u různých entit, například u kategorií záznamů a složek vytvořených v rámci plánu souborů. Měli byste definovat tato pravidla pro
vzorky pojmenování a potom přidružit příslušný vzorek pojmenování k plánu souborů, a to ještě předtím, než začnete přidávat entity, pro které chcete tato
pravidla vynucovat.
- Volitelně změňte konfiguraci přípony názvu svazku, což je přírůstkové číslo, které se používá jako přípona v názvu svazku. Při výchozím nastavení je hodnota přípony "00000". Tuto volbu byste měli konfigurovat ještě předtím, než začnete přidávat složky záznamů, protože svazek
se automaticky vytváří v důsledku přidání libovolného typu složky záznamů s výjimkou pole. Viz Konfigurace přípony názvu svazku.
- Volitelně vytvořte nové nebo upravte existující sledy prací odebrání a přeneste je na server Process Engine.
Libovolné sledy prací, které budou přidruženy k akcím, musí být dostupné ještě předtím, než vytvoříte přidružené akce. Viz Vytváření a úpravy sledů prací.
- Přidejte akce, které spadají do akcí odebrání (například zničení nebo přesun do úložiště) provedených u jednotlivých entit. Akce musíte přidat před
definováním plánů odebrání. Pokud chcete označit libovolné kontejnery záznamů nebo složky záznamů jako závažné kontejnery (to znamená, že záznamy, které
tyto kontejnery obsahují, jsou závažné záznamy, které je nutno pravidelně kontrolovat), ujistěte se, že přidáváte přinejmenším jednu akci typu
Kontrola závažných záznamů. Přestože to není povinné, můžete označit kontejnerovou entitu jako závažnou během jejího vytvoření, což
od vás vyžaduje, abyste určili akci Kontrola závažných záznamů a opakující se událost.
Viz Přidání akce.
- Přidejte události, které představují výskyty určených podmínek (například konec fiskálního čtvrtletí) a na jejichž základě systém spouští určité akce u
příslušných entit. Události musíte přidat před definováním plánů odebrání, které využívají tyto události. Pokud chcete označit libovolné kontejnery
záznamů nebo složky záznamů jako závažné kontejnery, ujistěte se, že přidáváte přinejmenším jednu opakující se událost. Viz Spouštěče událostí.
- Volitelně přidejte libovolná předdefinovaná kalendářní data, což jsou data (obvykle jednorázových událostí), na jejichž základě systém spouští u
příslušných entit určité akce. Předdefinovaná kalendářní data musíte přidat před definováním plánů odebrání, které využívají tato kalendářní data. Viz Přidání předdefinovaného data.
- Definujte plány odebrání. Přestože to není povinné, můžete přidružit plán odebrání k entitě během vytvoření této entity. Rovněž platí, že pokud vaše
řešení produktu IBM Enterprise
Records zahrnuje použití typů záznamů, musíte definovat plán odebrání ještě předtím, než
můžete vytvořit jeho přidružený typ záznamu. Viz Definování plánu odebrání.
- Volitelně přidejte typy záznamů, které poskytují způsob přidružení záznamu k plánu odebrání, který je odlišný od plánu odebrání aktuálně přidruženého
ke kategorii nadřízeného záznamu nebo složce záznamů. Viz Přidávání, úpravy nebo odstraňování typu záznamu.
- Volitelně proveďte libovolné přizpůsobení třídy a vlastnosti, například vytvořte podtřídy pro třídy produktu
IBM Enterprise
Records, přidejte vlastnosti k třídám a přizpůsobení způsobu, jakým se v uživatelském rozhraní
zobrazují vlastnosti. Další informace naleznete v částech Vytváření podtříd, Přidání vlastností k třídám a
Úprava zobrazení vlastností.
- Pokud vaše řešení produktu IBM Enterprise
Records zahrnuje správu fyzických záznamů, přidejte příslušná umístění. Pokud přidáte fyzickou entitu, například složku fyzických záznamů, musíte zadat její umístění. Viz Přidání umístění.
- Přidejte svůj plán souborů. Viz Přidání plánu souborů.
- Vytvořte hierarchii svého plánu souborů, což zahrnuje přidání kategorií záznamů a složek záznamů. Další informace naleznete v tématech
Přidání kategorie záznamu a Přidání složky záznamů.
- Po vytvoření plánu souborů byste měli znovu upravit existující nastavení konfigurace produktu IBM Enterprise
Records a
provést některé další konfigurační úlohy. Souhrn naleznete v části Přehled konfigurace produktu IBM Enterprise Records.
- Informace o migraci plánu souborů z jednoho úložiště objektů do druhého (například přesun plánu souborů z vývojového nebo testovacího prostředí do
výrobního prostředí) naleznete v části Použití Nástroje pro import a export plánu souborů.