在「文件包含」欄位中輸入一或多個單字(最能夠描述您要尋找之資訊的單字或片語),然後按一下「搜尋」。您可以在文件或已針對全文索引配置的字串內容中,尋找特定的單字或片語。
以下是幫助您最大化搜尋效率的一些提示。
與單字或片語完全相符 | 如果要與片語完全相符,請將其包含在雙引號中。在整合的 Office 應用程式中,請按一下「選項」,然後選取「完全相符的片語」。尋找完全相符的片語,對於尋找正確的名稱或常用片語十分有用。例如,搜尋 John Adams 會傳回包含美國總統 John Adams 和 John Quincy Adams 的文件。搜尋 "John Adams" 只會傳回那些包含 John Adams 的文件。 同時也會尋找類似那些詞彙的搜尋詞彙及單字。例如,搜尋單字 month 會傳回內含單字 month 或 months 的文件。 如果要排除單字的變化,您可以將該文字包含在雙引號中;如果要排除您所有搜尋詞彙中文字的變化,則可以選擇「單字完全相符」搜尋選項。 |
大小寫相符 | 當您指定「單字完全相符」搜尋選項來排除單字變化時,還可以選取「區分大小寫」搜尋選項,以選擇大小寫須相符。 請注意,將具有大寫字母的關鍵字包含在雙引號中,不會強制搜尋結果的大小寫相符。 |
搜尋常用字 | 配置搜尋時通常會忽略 the、in 或 and 之類的常用字。如果要搜尋常用字作為詞組的一部分,請用雙引號括住。 |
使用萬用字元 | 如果您不確定要搜尋的文件中所使用的拼寫或其他變化,則您可以在搜尋詞彙中使用萬用字元。
|
搜尋一些或所有關鍵字 | 您可以搜尋您輸入的任一或所有單字或片語的相符項。比方說,如果您搜尋 FileNet P8 並選擇 Any,則搜尋會傳回包含 FileNet 或 P8 的文件。如果您選擇 All,則搜尋只會傳回那些包含兩者的文件。 |
根據接近程度搜尋關鍵字 | 您可以根據關鍵字彼此接近的程度來搜尋關鍵字。(選擇此選項後,搜尋會自動尋找所有關鍵字。)您可以指定關鍵字必須達到的接近程度以便得出相符的結果。如果您沒有指定範圍(或輸入 0),則該搜尋與搜尋所有關鍵字類似;僅僅是搜尋結果的排列不同。 比方說,如果要搜尋與 FileNet P8 Platform 相關的文件,您可以輸入 FileNet P8 Platform,然後搜尋所有文字。這可能會傳回討論其他 FileNet 產品的文件,或討論其他平台的文件。透過選擇「附近」而不是「所有」,您可以確保搜尋傳回僅在 FileNet 和 P8 附近包含 platform 的文件。 |
您可以透過選擇要搜尋的文件版本來進一步限制或擴展您的搜尋。依預設,搜尋會傳回相符文件的最新版本,此版本可能是次要版本。如果您選擇「已發行」,則搜尋僅傳回最新的主要版本。如果您選取「全部」,搜尋會傳回所有版本的文件。
您可以選擇一或多個內容用作搜尋的條件。可用的內容和相關聯的選項清單與您的所選文件類別或資料夾類別相關聯。不包括隱藏的或不可搜尋的內容。如果您選擇包括子類別,則所有子類別的內容和選項清單也可用。如果您指定條件,隨後又選擇其他文件類別或資料夾類別,則會自動從您的條件清單中放棄對新類別無效的內容或值。
將條件新增到搜尋時,您必須對找到的物件是必須與所有條件相符還是與任意條件相符進行選擇。
使用以下基本提示可幫助您將條件新增到搜尋。
新增條件和移除條件使用 starts with、ends with 和 contains 選項時,您可以將萬用字元用於基於字串的內容值。
在搜尋結果中顯示的欄是在您搜尋條件中使用的內容和在網站喜好設定中為所選物件儲存庫指定之內容的組合。透過將內容新增為搜尋條件並將值保留為空白,您可以在搜尋結果中顯示其他內容。請從 FileNet Integration for Microsoft Office 按一下「選取直欄」,然後從清單中選取您要在搜尋結果中新增或移除的直欄名稱。
設定排序順序您可以排序搜尋結果。
如果要搜尋同一個內容的多個值,則必須多次將內容作為條件列出,為每個要搜尋的值均列出一次。例如,您可能有名為 Breeds 的多值內容。如果要搜尋 Collie 或 Poodle,請選擇如下標準:
尋找符合下列任一條件的項目:Breeds = Collie Breeds = Poodle
過濾的選項清單某些內容選項清單使您可以根據您的輸入過濾選項。選項清單顯示所有以您輸入的文字開頭的選項。另外,您可以將星號 (*) 用作萬用字元。例如,輸入 *Cla 可以尋找名為 Auto Claims 和 Claim Processing 的類別。(在您輸入的文字的結尾永遠存在暗含的星號。)
您可以透過選擇一或多個搜尋選項來進一步限制或擴展您的搜尋範圍。搜尋選項以搜尋文件或資料夾時常用的內容為基礎。
選項是所有權(「由我建立」)、修改日期(「上月新增」)或文件類型(例如 PDF 文件)之類常用選取準則的捷徑。選擇一或多個選項可限制搜尋結果。
依預設,搜尋會傳回相符文件的最新版本,此版本可能是次要版本。如果您選擇「已發行」,則搜尋僅傳回最新的主要版本。如果您選取「全部」,搜尋會傳回所有版本的文件。
儲存搜尋設定如果您經常要搜尋某些內容或值,可以在「已儲存的搜尋」中,將它們儲存為搜尋預設值或指定的搜尋。
在 FileNet Integration for Microsoft Office 中,請輸入搜尋的名稱,然後按一下「儲存」。請前往「已儲存的搜尋」,強調顯示您所儲存的搜尋名稱。請按一下滑鼠右鍵,選擇「設為預設值」。這樣下次您開啟搜尋時,就可以使用預設搜尋了。