レコード管理は、自社の企業レコードとして保存する必要があるドキュメントの識別、レコードを保管する理由を示す保有スケジュールの作成、レコードの保管期間および最終的な廃棄の許可者の決定のプロセスです。レコード管理により、社内ユーザーまたは外部監査人は一定の期間中に保管される重要なレコードを参照できます。また、レコード管理でドキュメント (およびそのプロパティー) の追加セキュリティーを設定することにより、承認されたユーザーのみに業務上の基幹データを開示し、レコードとなったデータの変更を禁止することもできます。ほとんどの場合、政府の準拠規制や企業のガイドラインでは、レコードとする必要があるアイテム、レコードの編成方法、分類方法、および保管方法が定められています。
サイト管理者は、オプションの IBM® InfoSphere™ Enterprise Records アプリケーションと連動するように Workplace XT を構成できます。 (IBM InfoSphere Enterprise Records は、以前は IBM FileNet® Records Manager と呼ばれていました。) Workplace XT では、企業レコードにするドキュメントを識別できます。次に、IBM InfoSphere Enterprise Records で、追加のプロパティーとセキュリティーをドキュメントに適用し、「レコードとして宣言」の手順で指定した別のフォルダーの場所にドキュメントをファイリングします。ドキュメントの元のオーナーとその他のユーザーは、レコードとなったドキュメントに対して同じ権限を持つことができない場合があります。
レコードをすばやく正確に識別するため、管理者は「レコードとして宣言」エントリー・テンプレートをサイトで作成できます。テンプレートには、レコードの識別プロセスを簡素化するための定義済みのレコード・カテゴリー、レコードの場所、プロパティー値を指定できます。
ドキュメントに複数のバージョンがある場合、ドキュメント・シリーズのレコードを作成する複数の方法があります。
サイトに IBM InfoSphere Enterprise Records を構成すると、「レコードとして宣言」アクセス・ロールのメンバーであるユーザーには、ドキュメントを追加またはチェックインする際、「確認」ページに「レコードとして宣言」ボタンが表示されます。また、「情報」ページおよびレコードとしてまだ宣言されていないドキュメント・バージョンのポップアップ・メニューに、「レコードとして宣言」と「バージョンをレコードとして宣言」の各アクションがリストされます。
ドキュメントのバージョンは 1 回のみレコードとして宣言できます。バージョンがレコードとして宣言済みかどうかを判別するには、次のいずれかの操作を実行します。