Autorizovaný uživatel definuje plán odebrání a přidruží plán ke kategorii záznamu, složce záznamů nebo typu záznamu.
Plán odebrání může definovat Records Manager nebo administrátor záznamů. V datovém modelu PRO může přiřadit plán odebrání k entitě Records Manager,
administrátor záznamů nebo kontrolor. V datovém modelu Base a DoD může plán odebrání k entitě přiřadit Records Manager nebo administrátor záznamů.
Plány odebrání mohou obsahovat více fází, ve kterých ovlivněné entity procházejí kroky odebrání, jako jsou kontrola, export, přenos nebo
zničení. Přestože plán odebrání nevyžaduje více fází, plán obvykle obsahuje dvě fáze:
- Fáze uzavření objektu, která ukončuje aktivní životnost entity.
- Fáze pro určení konečného odebrání po uzavření objektu.
Je-li nastavení zobrazení v
Průvodci plánem odebrání na stránce
Uživatelské předvolby nastaveno na hodnotu
Jednoduché (viz
Uživatelské předvolby produktu IBM Enterprise Records a
Předvolby webového serveru IBM Enterprise Records),
potom výchozí hodnotou plánu je jedna fáze představující akci automatického zničení, a to bez uchování.
Chcete-li definovat plán odebrání, postupujte takto:
- Vyberte kartu Odebrání.
- Klepněte na tlačítko Plány odebrání.
- Klepněte na tlačítko Přidat plán odebrání.
Omezení: Je-li nastavení zobrazení v Průvodci plánem odebrání na stránce Uživatelské předvolby nastaveno na hodnotu Jednoduché, potom se na Kroky nezobrazí volba Nastavení fází.
- Zadejte název a popis plánu. Popis je nepovinný.
- Zadejte název autority odpovědné za odebrání entit a klepněte na tlačítko Další. Pole je nepovinné.
- Klepnutím na odpovídající přepínač vyberte spouštěč, který zahájí uzavření objektu. Je-li nastavení zobrazení v Průvodci plánem odebrání na stránce Uživatelské předvolby nebo Předvolby webového serveru nastaveno na hodnotu Jednoduché, potom jediný možný spouštěč je Interní událost.
- Chcete-li určit kalendářní datum, můžete je zadat nebo použít ovládací prvek kalendáře. To se týká běžného plánu odebrání.
- U voleb Předdefinované datum, Interní událost, Externí událost nebo
Opakující se událost vyberte příslušnou položku z nabídky. Tyto položky byly vytvořeny dříve na kartě
IBM Enterprise
Records Konfigurovat.
Po klepnutí na tlačítko Zobrazit podrobnosti si můžete prohlédnout podrobnosti spouštěče. Další informace o přidávání spouštěčů
najdete v částech Přidání předdefinovaného data, Přidání interní události,
Přidání externí události nebo Přidání spouštěče opakující se události.
- Nastavte posunutí uzavření. Podrobnosti naleznete v další části tohoto tématu, která má název Nastavení uzavření a posunutí uzavření.
- Nastavte podmínku, která spouští uzavření objektu entit. Uzavření může být automatické nebo může vyžadovat schválení. Chcete-li vyžadovat schválení, určete odebrání uzavřeného objektu. U automatického uzavření objektu neurčujte odebrání uzavřeného objektu. Je-li nastavení zobrazení v Průvodci plánem odebrání na stránce Uživatelské předvolby nebo Předvolby webového serveru nastaveno na hodnotu Jednoduché,
potom se akce Odebrání uzavřeného objektu nezobrazí.
- Každá akce uzavření objektu byla dříve přidána na kartě IBM Enterprise
Records Konfigurovat a má k
sobě přidružený sled prací. Proces odebrání objektu automaticky spouští tento sled prací v okamžiku opožděném od uzavření objektu o interval posunutí. U normálního plánu odebrání obsahuje nabídka akce Odebrání uzavřeného objektu pouze takové akce, které náleží k typu akce Uzavření.
Další informace o akcích naleznete v části Akce.
- V případě potřeby upravte základní hodnotu uzavření objektu zadáním požadovaného data. Nabídka Základní hodnota přerušení nabízí sadu vlastností dat produktu IBM Enterprise
Records,
které počítají datum uzavření objektu na základě vlastností jednotlivých entit produktu IBM Enterprise
Records.
Nastavte posunutí uzavření.Podrobnosti naleznete v další části tohoto tématu, která má název Nastavení uzavření a posunutí uzavření.
- Je-li nastavení zobrazení v Průvodci plánem odebrání na stránce Uživatelské předvolby nebo Předvolby webového serveru nastaveno na hodnotuPodrobné, potom klepnutím na tlačítko Další vytvoříte pro aktuální plán jednu nebo více dob uchování, které se nazývají fáze.
Pokud klepnete na tlačítko Dokončit, entity přidružené k danému plánu odebrání nebudou mít určené specifické období uchování.
Je-li nastavení zobrazení v Průvodci plánem odebrání na stránce Uživatelské předvolby nastaveno na hodnotu Jednoduché, klepněte na tlačítko Dokončit. Existuje jen jedna fáze představující akci automatického zničení, kterou je událost RMAutoDestroyAction. Volba Je vyžadováno pověření je nastavena na hodnotu Nepravda, výchozí doba uchování je 0 roků, 0 měsíců a 0 dnů a nevytváří se automaticky alternativní uchování.
Nastavení uzavření a posunutí uzavření
V produktu IBM Enterprise
Records lze definovat dobu uchování tím, že nastavíte uchování fáze nebo posunutí uzavření.
Není-li určené posunutí uzavření a doba uchování je nastavena na fázi, potom procházení uzavře entitu, jakmile dojde ke splnění podmínek události.
Pokud entita, která se uzavírá, představuje kontejner, uzavře se také kontejner, aby se zabránilo přidání nového záznamu.
Uchování se vypočítá jako datum uzavření plus doba uchování definovaná pro danou fázi.
Pro výpočet data uzavření platí následující pravidla, která závisí na různých konfiguracích plánu:
- Použití spouštěče interní události a základního data uzavření objektu nastaveného na vlastnosti entity:
Datum uzavření odpovídá hodnotě základního data uzavření objektu.
- Použití spouštěče události typu datum (externí událost, předdefinované datum) a základního data uzavření objektu nastaveného na hodnotu poleDatum události:
Datum uzavření odpovídá datu spouštěče události.
- Použití spouštěče interní události a základního data uzavření objektu nastaveného na hodnotu pole Datum události:
Datum uzavření odpovídá datu spuštění procházení.
- Použití spouštěče události typu datum (externí událost, předdefinované datum) společně se základním datem uzavření objektu nastaveným na vlastnost entity:
Datum uzavření odpovídá datu, které nastane později.
Použijete-li posunutí události uzavření, nedojde k uzavření události, dokud nebude dosaženo konce doby posunutí.
To znamená, že kontejner zůstává otevřený i během doby uchování.
Pro výpočet data uzavření platí následující pravidla, která závisí na různých konfiguracích plánu:
- Použití spouštěče interní události a základního data uzavření objektu nastaveného na vlastnosti entity:
Datum uzavření odpovídá hodnotě základního data uzavření objektu plus posunutí uzavření.
- Použití spouštěče události typu datum (externí událost, předdefinované datum) a základního data uzavření objektu nastaveného na hodnotu poleDatum události:
Datum uzavření odpovídá datu spouštěče události plus posunutí uzavření.
- Použití spouštěče interní události a základního data uzavření objektu nastaveného na hodnotu pole Datum události:
Datum uzavření odpovídá datu spuštění procházení plus posunutí uzavření.
Důležité: Použití poslední konfigurace se nedoporučuje, protože jakákoli aktualizace plánu, například změna jeho názvu, inicializuje přepočet data uzavření i nového data spuštění procházení včetně posunutí, což způsobí odložení uzavření.
Nelze-li pro základní datum uzavření objektu použít vlastnost záznamu, doporučuje se použít uchování fáze.
Je-li nastavení zobrazení v Průvodci plánem odebrání v uživatelských předvolbách nebo předvolbách webového serveru nastaveno na hodnotu Jednoduché, potom výchozí hodnotou plánu je neuchování fáze. K definování uchování se místo toho použije mechanismus posunutí.
Nastavení fází
Přidružení fází k plánu odebrání umožňuje různé operace prováděné s
příslušnou entitou v různých intervalech. Každá fáze určuje akci odebrání a období uchování pro danou entitu. Chcete-li například před odebráním entitu zkontrolovat, přidejte do plánu odebrání dvě fáze. První fáze určuje kontrolu entity a druhá fáze určuje odebrání
entity. Produkt IBM Enterprise
Records provádí několik fází plánu odebrání v posloupnosti, ve které přidáváte fáze do plánu.
V rámce fáze můžete rovněž definovat více alternativních uchování. Alternativní uchování poskytují proměnná období uchování vycházející z hodnoty
vlastnosti. Pokud žádná z podmínek alternativního uchování není pravdivá, produkt IBM Enterprise
Records použije výchozí období uchování. Pokud je více podmínek alternativního uchování pravdivých, produkt IBM Enterprise
Records použije alternativní uchování s
nejdelší období uchování.
Důležité: Počet alternativních uchování nebo složitost jejich kritérií budou mít dopad na výkon výpočtu uchování.
Poté, co produkt IBM Enterprise
Records použije na entitu akci uzavření objektu, je na tuto entitu použita první fáze
plánu odebrání. Na konci období uchování první fáze jsou entity připravené na akci odebrání přidruženou k příslušné fázi. Produkt IBM Enterprise
Records dokončí přidruženou akci odebrání a další fáze v plánu začíná po schválení autorizovaným
uživatelem.
Chcete-li přidat novou fázi do plánu odebrání, postupujte takto:
- Klepnutím na tlačítko Přidat nový otevřete stránku Vlastnosti fáze.
- Zadejte pro fázi název a popis.
- Z nabídky vyberte akci fáze.
- Akce byly vytvořeny dříve na kartě IBM Enterprise
Records Konfigurovat.
- Produkt IBM Enterprise
Records dokončí akci na entitách na konci fáze.
- Každá akce obsahuje předdefinovaný sled prací, který produkt IBM Enterprise
Records pro tuto akci spouští.
Omezení: Fáze, při kterých probíhá přenos nebo zničení entit, jsou konečnými fázemi. Za tyto typy akcí nelze přidávat další
fáze.
- Vyžadujete-li provedení kontroly entit před spuštěním sledu prací přidruženého k příslušné fázi, v poli Je vyžadováno prověření
vyberte hodnotu Pravda. Pokud se prověření nevyžaduje, vyberte Nepravda.
- Pokud pro fázi vyberete akce Přenos, Export nebo Dočasný přenos, zadejte do pole
Cíl exportu požadované umístění.
Lze použít následující umístění:
- Na vzdáleném serveru. Například \\název serveru\název složky.
- Složka v lokální jednotce. Například lokální jednotka:\název složky.
- Určete období výchozího uchování pro entity v této fázi.
Pokud nepřiřadíte alternativní dobu uchování, je nutné zadat hodnotu.
- Chcete-li nastavit podmínky tak, aby byly entity uchovány v příslušné fázi po delší nebo kratší dobu na základě určité vlastnosti, následujícím postupem
vytvořte období alternativních uchování.
- Klepnutím na tlačítko Přidat nový zobrazte okno Alternativní uchování.
- Z nabídky vyberte název vlastnosti.
- Ze seznamu vyberte operátor.
- Určete hodnotu vlastnosti. Hodnota, kterou zadáte, závisí na příslušné vlastnosti.
- Jako počáteční datum pro období uchování vyberte Základ uchování.
- Určete Dny období uchování v rocích, měsících a dnech. Produkt IBM Enterprise
Records přičítá zde
zadanou hodnotu k základu uchování. Jakmile nastane výsledné datum, produkt IBM Enterprise
Records použije na příslušnou entitu akci fáze.
- Klepnutím na tlačítko Přijmout přidáte toto alternativní uchování k aktuálnímu plánu a vrátíte se zpět do okna
Vlastnosti fáze.
- Pokračujte v přidávání alternativních uchování pro každou podmínku klepnutím na tlačítko Přidat novou položku. Produkt
IBM Enterprise
Records předvyplní data z předchozího alternativního uchování do všech polí, abyste mohli změnit požadovaná
pole. V případě potřeby můžete vybrat zaškrtávací políčko Odebrat příslušného alternativního uchování a klepnutím na tlačítko
Použít odebrat tuto podmínku.
- Dokončete fázi Klepnutím na tlačítko Přijmout. Produkt IBM Enterprise
Records přidá fázi a její
podrobnosti do seznamu fází v plánu.
- Chcete-li přidat více fází, klepněte na tlačítko Přidat novou položku. V opačném případě klepnutím na tlačítko
Dokončit dokončete plán odebrání.