Nur ein Benutzer, der mindestens die Berechtigungen der Rolle "Privilegierter Benutzer" oder "Prüfer" hat, kann ein Schriftstück an eine andere Position im selben Aktenplan kopieren. Wenn ein privilegierter Benutzer oder ein Prüfer ein Schriftstück kopiert, kopiert IBM® Enterprise Records das deklarierte Dokument in den Objektspeicher für Schriftstücke in dieselbe Quellendatei mit einem anderen Einschlussnamen. IBM Enterprise Records kopiert die Schriftstück-Metadaten (ausgenommen Name, Beschreibung, Berechtigungs- und Aussonderungsinformationen) in den neuen Ordner im Aktenplan-Objektspeicher, zusammen mit einem Link zu dem kopierten Dokument im Objektspeicher für Schriftstücke.
Auswirkungen des Kopierens von Schriftstücken
- Auswirkungen auf die Berechtigungen beim Kopieren von Schriftstücken: Nachdem ein Schriftstück kopiert wurde, übernimmt das neue Schriftstück die Berechtigungseinstellungen des neuen übergeordneten Containers.
- Auswirkungen auf die Aussonderung beim Kopieren von Schriftstücken: Das kopierte Schriftstück übernimmt den Aussonderungszeitplan vom neuen übergeordneten Container, es sei denn, das Schriftstück hat eine Aussonderung als Ergebnis des Schriftstücktyps des Schriftstücks.
Wenn der Originaldatensatz schon abgelaufen ist, gilt dies nicht für den kopierten Datensatz. Ein autorisierter Benutzer muss die Disposition für den kopierten Datensatz starten, wenn der Dispositionszeitplan des Datensatzes durch seinen Datensatztyp festgelegt wird.
So kopieren Sie ein einzelnes Schriftstück:
- Suchen Sie in der Aktenplan-Hierarchie nach dem Datensatz, der kopiert werden soll.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Aktennamen und wählen Sie dann im Kontextmenü die Option Kopieren.
- In das Feld Dokumenttitel wird ein Schriftstückname eingetragen, dem "Kopie von" vorangestellt ist.
- Geben Sie die Beschreibung für die Kopie des Schriftstücks ein und klicken Sie auf Weiter.
- Gehen Sie im Aktenplan an den Speicherort, an dem Sie die Kopie speichern möchten, und klicken Sie auf "Kopieren".
- Eine Bestätigungsnachricht wird angezeigt, die den Abschluss des Kopiervorgangs meldet. Klicken Sie auf OK, um zur Seite Durchsuchen zurückzukehren. Beachten Sie Folgendes:
- Ein elektronischer Datensatz kann nicht in einen physischen Ordner kopiert werden.
- Ein Datensatz kann nur in einen offenen und aktiven Zielordner kopiert werden.
So kopieren Sie mehrere Schriftstücke:
- Durchsuchen Sie die Aktenplanhierarchie, um auf die zu kopierenden Schriftstücke zuzugreifen.
- Aktivieren Sie die Kontrollkästchen links neben den Schriftstücken, die Sie kopieren wollen.
- Wählen Sie im Menü Mehrfachauswahlaktionen die Aktion Kopieren aus.
- Wählen Sie im Fenster Kopieren den Aktenplan-Speicherort aus, in den die Schriftstücke aus der Liste kopiert werden sollen.
Sie können über das Feld Filter die Anzahl der Elemente einschränken, die in der Liste Entitätsname aufgelistet werden. Wenn Sie z. B. wissen, dass Ihr Aktenplan-Speicherort den Buchstaben "x" im Namen enthält, können Sie x in das Feld Filter eingeben und auf Los klicken, damit die Liste aktualisiert wird und nur noch die Aktenplan-Speicherorte mit einem "x" im Namen anzeigt. Klicken Sie auf Zurücksetzen, um die Liste zu aktualisieren, sodass wieder die vollständige Liste von Aktenplänen in alphabetischer Reihenfolge angezeigt wird.
- Navigieren Sie im Aktenplan zu der Position, an der Sie die Kopie speichern wollen, und klicken Sie auf Kopieren.
- Nachdem eine Bestätigungsnachricht angezeigt wird, die den Abschluss des Kopiervorgangs meldet, klicken Sie auf OK, um zur Seite Durchsuchen zurückzukehren.