Sólo puede agregar una carpeta de registros en el nivel más inferior de una categoría de registro. Esto significa que si una categoría de registro contiene una subcategoría, no puede agregarle una carpeta de registros. Asimismo, solo puede agregar una carpeta de registros a una categoría de registro activa. No puede crear una subcarpeta en una carpeta de registros. Una carpeta de registros solo puede contener volúmenes o registros.
IBM® Enterprise
Records se distribuye
con cuatro tipos de carpetas de registros: carpeta
electrónica, carpeta física, caja física y carpeta híbrida. Es posible que el sitio haya creado carpetas personalizadas adicionales.
En la instalación PRO de
IBM Enterprise
Records, Solo un gestor de registros o un administrador de recursos pueden agregar una carpeta de registros. En las instalaciones de DoD y básica, además del Records Manager o el Records Administrator, los usuarios con privilegios pueden agregar una carpeta de registros. Si no cuenta con los permisos de seguridad necesarios para crear una carpeta de registros puede iniciar el flujo de trabajo Crear carpeta de registros en Workplace. Cuando inicie este flujo de trabajo, se envía una solicitud de creación de carpeta de registros para que el Records Manager la apruebe. Para obtener más información, consulte
Crear una carpeta de registro mediante un flujo de trabajo.De forma predeterminada, la carpeta de registros recién creada hereda todas las propiedades excepto Nombre, Identificador y Fecha de apertura de su entidad superior. Puede cambiar estos valores heredados.
Atención: No debe crear más de 100 categorías de registros
ni carpetas de registros en ningún nivel del plan de archivos (consulte
Planes de archivos si desea obtener más información).
Para agregar una carpeta de registros:
- Inicie la sesión con el rol de Records Manager o el de Records Administrator y vaya al plan de archivos para acceder a la categoría de registro bajo la que desea crear una carpeta de registros.
- Haga clic en Agregar carpeta de registros y ejecute
estos pasos.
- Para crear un clase, haga clic en el tipo de carpeta de registros que desee crear y pulse
en Siguiente para continuar con el paso Definir propiedades.
- Las carpetas de registros electrónicos pueden almacenar registros físicos y electrónicos
- Las carpetas de registros físicos pueden almacenar registros físicos
- La caja es para registros físicos y se puede configurar para estructurar un almacén
- Las carpetas de registros híbridos pueden almacenar registros físicos y electrónicos
Si desea información adicional sobre los tipos de carpeta, consulte Categorías, carpetas y volúmenes.
- Para definir propiedades, especifique o modifique los valores de propiedad mostrados. Algunas propiedades pueden modificarse directamente en esta página, mientras que para otras tendrá que hacer clic en el nombre de la propiedad para modificar los valores.
Un asterisco de color rojo indica que debe especificar un valor para esa propiedad. Para obtener más información sobre las propiedades mostradas, consulte Referencia de propiedades.Si se introduce una pauta de registro que asigna nombres automáticamente a los registros que se agregan a la carpeta, introduzca directamente la pauta en este campo. Si desea recibir ayuda para la construcción de la pauta, consulte Agregar una pauta de asignación de nombres.
- Haga clic en Siguiente para configurar el programa de disposición de la carpeta de registros o seleccione otro paso del panel izquierdo. Haga clic en Cancelar para salir del asistente de Agregar carpeta de registros.
- Existen tres posibilidades a la hora de definir la disposición. Puede que ya se haya seleccionado previamente un programa de disposición (el cuadro Heredar está marcado). Puede que aparezca un programa de disposición pero el cuadro Heredar no está marcado. Para usarlo, haga clic en Heredar. Puede que no haya información de disposición. En todos los casos, haga clic en Examinar programa para seleccionar un programa o cambiarlo. Haga clic en Borrar programa para dejar por ahora la disposición en blanco. Puede revisar las páginas de información de un programa asignado si hace clic en el icono Obtener información.
- Si busca un programa, haga clic en Seleccionar bajo el nombre del programa de disposición que desea asignar a esta carpeta.
- Si fuera necesario, especifique la autoridad de disposición designada para la disposición de la carpeta de registros cuando venza la disposición. De forma predeterminada, la autoridad de disposición especificada para el programa de disposición seleccionado se asignará automáticamente como la autoridad de disposición para la carpeta de registros. Si no se ha configurado una autoridad de disposición para el programa seleccionado, se aplicará la autoridad de disposición que estableció para la carpeta. Si decide especificar ahora la autoridad de disposición y configurar el programa de disposición más tarde, la autoridad de disposición configurada para el programa anularía la autoridad de disposición que anteriormente configuró para la carpeta de registros.
Atención: Si el valor de visualización de Preferencias de sitio o Preferencias de usuario para Mostrar paso de registros vitales al crear contenedores se establece como No,
el programa oculta el paso Definir registro vital;
por lo tanto, puede pasar al subpaso 1.
- Si el valor de preferencias de sitio o de usuario se establece como
mostrar el paso Definir registro vital, pulse en Siguiente para
configurar el registro vital de la carpeta de registros o seleccione otro paso del panel izquierdo. Para obtener más información, consulte los enlaces Preferencia de usuario
y Preferencias de sitio al final de este tema.
- Para especificar que los registros de esta carpeta son vitales, seleccione True en el menú Indicador de registro vital. Si los registros creados en la carpeta de registros necesitan revisiones y actualizaciones continuas, puede marcar la carpeta de registros como Vital en este paso. Todos los registros creados en dicha carpeta se clasifican automáticamente como Vital.
- Si lo desea, introduzca una descripción de los registros vitales que se agregarán a esta carpeta de registros.
- En el menú Acción de revisión de registro vital,
seleccione la acción que se iniciará con el ciclo periódico de actualización o
revisión de los registros vitales. El menú enumera acciones de revisión vital creadas anteriormente, como se ha descrito en Agregar una acción.
- En el menú Revisión de registro vital y Ciclo de actualización, seleccione
el evento que generará la revisión periódica o la actualización de registros vitales en la carpeta. El menú enumera acciones de revisión vital creadas anteriormente, como se ha descrito en Agregar un activador de eventos recurrentes.
- Haga clic en Siguiente para configurar la seguridad y terminar la carpeta.
- Para definir la seguridad, revise la configuración de seguridad existente. Consulte Especificar la configuración de seguridad si desea información sobre
cada derecho de acceso. La configuración de seguridad determina los grupos y los usuarios que pueden acceder a la carpeta de registros y controla los permisos otorgados a cada grupo o usuario. La configuración de seguridad que especifique aquí puede anularse si
configura Seguridad de FileNet P8 en la entidad.
- Haga clic en el nombre del grupo o del usuario en la columna Título si desea cambiar los derechos de acceso de un grupo o usuario específico mostrado en la página. Aparece la página Configuración de seguridad, donde
puede especificar los permisos de seguridad de diversos usuarios y grupos.
- Para agregar nuevos usuarios o grupos a la lista, haga clic en Agregar nuevo. Para eliminar un grupo o usuario de la lista, seleccione la opción Quitar de ese grupo o usuario. Para obtener más información, consulte Agregar usuarios y grupos a un objeto.
- Para guardar las modificaciones en la configuración de seguridad y terminar de crear la carpeta de registros, haga clic en Finalizar.
- Haga clic en Aceptar para confirmar el mensaje de adición satisfactoria de una carpeta de registros y salir del asistente.