Valtuutetut käyttäjät (asiakirjojen hallinnoija, arkiston pääkäyttäjä tai
arvioija Pro-standardissa; asiakirjojen hallinnoija tai arkiston pääkäyttäjä DoD:ssä tai Basessa) voivat milloin tahansa liittää
poistoaikataulun asiakirjaluokkaan tai asiakirjakansioon. Alisäilöt perivät
poistoaikataulun. Voit liittää poistoaikataulun asiakirjaluokkaan tai asiakirjakansioon luonnin
yhteydessä tai myöhemmin.
Voit liittää
poistoaikataulun asiakirjaluokkaan tai asiakirjakansioon ensimmäisen kerran luonnin jälkeen:
- Lisätietoja asiakirjaluokista on kohdassa Asiakirjaluokan lisäys.
- Lisätietoja asiakirjakansioista on kohdassa Asiakirjakansion lisäys.
Voit liittää poistoaikataulun myöhemmin seuraavasti:
- Siirry säilöön, jonka poistoaikataulun haluat määrittää, ja napsauta sen Nouda
tiedot -kuvaketta.
- Valitse vasemmasta ruudusta Arkistosta poisto.
- Valitse poistoaikataulu valitsemalla Selaa aikataulua -vaihtoehto.
- Valitse Valitse poistoaikataulu -ikkunasta jonkin aikataulun nimen
alapuolella oleva Valitse-vaihtoehto.
- Valitse näkyviin tulevasta valikosta haluamasi vaihtoehto, joka ilmaisee, kuinka
haluat välittää uuden poistoaikataulun alisäilöihin. Kun määrität toisen poistoaikataulun, voit välittää
aikataulun sen alisäilöihin seuraavilla tavoilla:
- Välitä aikataulu kaikkiin suoriin alisäilöihin ja kaikkiin periviin alisäilöihin siitä
riippumatta, ovatko ne perineet aiemman arkistostapoistoaikataulun. Tämä vastaa Lisää
uusi arkistostapoistoaikataulu kaikkiin suoriin aliyksiköihin ja kaikkiin perittyihin alihakemistoihin -vaihtoehtoa. Tämä koskee myös ensimmäistä kertaa käytettäviä aikatauluja.
- Välitä aikataulu vain niihin alisäilöihin, jotka ovat perineet aiemman
arkistostapoistoaikataulun. Tässä tapauksessa niiden alisäilöjen poistoaikataulu jää muuttumatta, jotka eivät peri
päätason yksikön poistoaikataulua. Tällä vaihtoehdolla uusi aikataulu periytyy vain, jos olet aiemmin perinyt aikataulun. Tämä vastaa Lisää uusi
arkistostapoistoaikataulu kaikkiin periviin yksiköihin -vaihtoehtoa.
- Älä välitä aikataulua mihinkään alisäilöön. Tässä tilanteessa vanhan arkistostapoistoaikataulun perineet alisäilöt ovat edelleen liitettyinä aikatauluun, mutta niitä ei
luokitella periviksi yksiköiksi. Tämä vastaa Älä välitä uutta
arkistostapoistoaikataulua -vaihtoehtoa.
- Voit halutessasi kirjoittaa arkistosta poiston valtuustiedot organisaatiosi
yhteensopivuussääntöjen edellyttämällä tavalla.
Huomautus: Valitulle arkistostapoistoaikataululle määritetty arkistosta poiston
valtuus määritetään oletusarvon mukaan automaattisesti säilön arkistosta poiston valtuudeksi. Jos valitulle aikataululle ei ole asetettu arkistosta poiston
valtuutta, säilölle määrittämääsi arkistosta poiston valtuutta käytetään. Jos arkistosta poiston valtuus on asetettu säilön luonnin
yhteydessä, mutta arkistostapoistoaikataulua ei ole määritetty, aikataulun arkistosta poiston
valtuus ohittaa aiemmin asetetun arkistosta poiston valtuuden.
- Tallenna muutokset valitsemalla Käytä.
- Sulje sivu napsauttamalla Lopeta-vaihtoehtoa.
Tärkeää: Asiakirjalajiin liitetyillä asiakirjoilla voi olla eri
arkistostapoistoaikataulu kuin niiden päätason säiliöllä.
Asiakirjalajiin liitetty arkistostapoistoaikataulu menee säilön aikataulun edelle. Kun ajat
tarkistuksen, poistoristiriidasta ilmoittava varoitussanoma kuitenkin kirjataan
tarkistuslokitiedostoon, jos päätason säilöön liitetyssä aikataulussa on lyhempi
katkaisua edeltävä säilytysaika kuin asiakirjalajiin liitetyllä aikataululla.
Lisätietoja
aiemmin määritetyn aikataulun muutosta on kohdassa
Yksikköön liitetyn poistoaikataulun muutto.