IBM Enterprise Records, Versione 5.1.+            

Definizione ed esecuzione di una ricerca

È possibile eseguire la ricerca di record, volumi, cartelle e categorie record. Le opzioni di ricerca selezionabili dipendono dalla modalità di ricerca, dinamica o statica. È inoltre possibile accedere a modelli di ricerca e a ricerche memorizzate.

Per informazioni dettagliate sulla modalità di ricerca, vedere Personalizzazione della pagina di ricerca. Una volta selezionato il tipo di ricerca, è possibile renderla più selettiva specificando i seguenti tipi di criteri di ricerca: I criteri di ricerca di default possono essere modificati in ogni pagina. La scheda Search include un link a Modelli di ricerca e ricerche memorizzate. I progettisti delle ricerche creano queste ricerche predefinite in Application Engine o Workplace XT, e le contrassegnano per l'uso da parte di IBM® Enterprise Records. Nei modelli di ricerca alcuni criteri di ricerca sono già specificati mentre alcuni campi possono essere modificati per personalizzare la ricerca. Una Ricerca memorizzata è una ricerca che include tutti i criteri di ricerca che non sono modificabili. Facendo clic sul nome di una ricerca memorizzata, vengono visualizzati esclusivamente i risultati (come se fosse stata aperta una cartella).

Per definire ed eseguire una ricerca:

  1. Selezionare la scheda Ricerca.
  2. Fare clic sul collegamento di ricerca appropriato in base al tipo di entità per la quale eseguire la ricerca (categoria record, cartella record, volume o record) o selezionare Modelli di ricerca e ricerche memorizzate.
    • Nel caso dei modelli di ricerca e delle ricerche memorizzate, fare clic sul nome della ricerca.
    • Nel caso dei modelli di ricerca, immettere i valori nei campi che il modello consente di modificare.
    • Nel caso delle altre ricerche, completare i criteri di ricerca in base alle esigenze della ricerca.
  3. Una volta immessi tutti i criteri di ricerca, fare clic su Ricerca. Per specificare la posizione di una ricerca, usare il campo Ricerca in che mostra le posizioni di default per la ricerca. Questa può essere modificata come segue:
    1. Fare clic su Seleziona cartella.
    2. Individuare e selezionare la categoria, sottocategoria o la cartella alla quale limitare la ricerca. La parte finale del percorso indica la cartella attualmente selezionata.
    3. Fare clic su Accetta.
    4. Nel campo Filtra per classe, è possibile limitare i risultati ottenuti in modo da includere solo le entità di una classe specifica. Per esempio, se il tipo di entità selezionata è record, è possibile rendere più selettiva la ricerca specificando il tipo di classe (elettronico, e-mail, contrassegno o un'altra classe personalizzata).
    5. Fare clic su Seleziona classe.
    6. Selezionare il tipo di classe nella pagina Seleziona classe filtro.
    7. Fare clic su Seleziona classe filtro per selezionare il tipo di classe.
    8. Selezionare la casella di controllo Includi sottoclassi se si desidera che siano restituite entità appartenenti alle sottoclassi della classe selezionata.
    9. Nel campo Numero massimo di risultati, immettere il numero massimo di entità  restituite nei risultati. (L'intervallo è da 50 a 5000). Il campo Numero massimo di risultati è disponibile solo quando la modalità di ricerca è Statica. Per ulteriori informazioni, vedere Personalizzazione della pagina di ricerca.

Specifica proprietà

Quando si definiscono i criteri di ricerca, è possibile eseguire la ricerca in base a un massimo di sette proprietà. È possibile immettere valori per un numero qualsiasi di tali proprietà. Nel caso dei record classificati, è possibile immettere i criteri di ricerca in base a classificazione corrente o iniziale, retrocessione, aggiornamento, date o eventi di declassamento o contrassegni supplementari. È inoltre possibile non impostare alcun valore per le proprietà ed eseguire la ricerca dell'entità in base ad altri criteri.

Per selezionare l'insieme di proprietà:

  1. Fare clic su Modifica.
  2. Nell'area Impostazioni criterio della proprietà, selezionare un nome di proprietà da uno o più dei menu Nome proprietà.
  3. Fare clic sul pulsante di opzione relativo alla proprietà in base alla quale ordinare i risultati.
  4. Selezionare un operatore. Gli operatori disponibili variano a seconda della proprietà.
  5. Fare clic su Accetta modifiche.

Per ottenere ulteriori informazioni sulle impostazioni di questa pagina, vedere Personalizzazione della pagina di ricerca.

Immettere i valori ed impostare gli operatori

Per ciascun operatore da includere nella ricerca, è necessario specificare un valore digitando il testo, selezionando un valore da un menu o da un'altra pagina o selezionando una data da un calendario. La ricerca utilizza esclusivamente le proprietà dotate di valori.

  1. Selezionare l'operatore per ciascuna proprietà. È possibile selezionare un operatore dal menu o accettare l'impostazione predefinita.
  2. Immettere un valore per ciascuna proprietà da utilizzare.
  3. Selezionare AND o OR per indicare la relazione tra due proprietà. L'operatore AND fornisce risultati solo se entrambi i valori sono veri. L'operatore OR fornisce risultati se uno dei valori delle proprietà è vero. Ad esempio, se si dispone di una proprietà a più valori denominata Risorse umane e si desidera eseguire una ricerca di Libro paga o Assunzioni, immettere i criteri seguenti:
    Risorse umane = Retribuzioni    OR
    Risorse umane = Assunzioni
    Il criterio di ricerca può anche essere immesso come:
    Risorse umane = Retribuzioni, Assunzioni
Importante: Se si utilizza la proprietà Classificazione iniziale su un modello dati Classificato DoD, il campo di input della classificazione è un campo stringa. Tutti i confronti che utilizzano gli operatori maggiore di (>), minore di o uguale a (< o =) sono basati sul testo immesso dall'utente. Pertanto Non classificato è maggiore di Classificato perché N è maggiore di C.

Specifica contenuto

Se si desidera eseguire la ricerca di un record, è possibile specificare una parola o una frase che compare nel contenuto del documento dichiarato (in archivio oggetti record) o nel testo delle proprietà del record (metadati in archivio oggetti piano di file). L'amministratore del sito deve configurare il motore di ricerca per l'indicizzazione delle proprietà. È possibile combinare una ricerca proprietà con una ricerca contenuto utilizzando l'operatore AND o OR.

Se la modalità di ricerca è statica e si utilizza l'operatore OR, la ricerca elabora prima la ricerca proprietà. Se il numero di risultati ottenuti è uguale o superiore al valore Numero massimo di risultati, la ricerca si arresta e non viene eseguita la ricerca del contenuto. Pertanto, i risultati potrebbero non includere alcun documento in cui è presente il contenuto richiesto. Per informazioni dettagliate sulla modalità di ricerca, vedere Personalizzazione della pagina di ricerca. Quando la modalità di ricerca è dinamica, viene comunque eseguita prima la ricerca di contenuto, quindi la ricerca proprietà, e la ricerca dinamica restituisce tutto.

Per eseguire la ricerca del contenuto:

  1. Nella casella di testo Contenuto, immettere il testo da includere nella ricerca.
  2. Per il valore in, selezionare Metadati per trovare il testo nelle proprietà o Contenuto per trovare il testo nel documento dichiarato. Se si specifica Contenuto nella ricerca, la pagina dei risultati della ricerca include una colonna Posizione che mostra una percentuale di rilevanza per i criteri di ricerca utilizzati. Posizione è la colonna di ordinamento di default e inizialmente è visualizzata in ordine decrescente. La colonna Posizione è disponibile solo quando la modalità di ricerca è Dinamica.
  3. Impostare l'operatore su AND per indicare che l'entità deve contenere il testo immesso e che le proprietà devono essere vere. Impostare l'operatore su OR se il contenuto o le condizioni della proprietà devono essere vere.
Attenzione:
  • Se si immette una parola, la ricerca del contenuto interessa tutte le possibili varianti di tale parola nel testo del documento. Se si esegue la ricerca del testo nelle proprietà (metadati), vengono rilevate solo le corrispondenze esatte. Pertanto, se si immette settimana per eseguire la ricerca nel contenuto, si ottengono i documenti contenenti settimana e settimanalmente. Se si immette mese in una proprietà di ricerca, si ottengono solo i documenti per i quali il valore della proprietà è mese.
  • Se si specificano più parole, vengono rilevati documenti contenenti tutte le parole. Ad esempio, se si specifica rapporto mensile, vengono rilevati solo documenti che contengono sia la parola rapporto che la parola mensile.
  • Per ricercare una frase contenente una serie di parole in un ordine specifico, inserire la frase tra virgolette. Ad esempio, "mano destra" restituisce solo documenti che contengono la frase mano destra.
  • Le virgolette possono inoltre essere utilizzate per distinguere tra maiuscole e minuscole o per cercare parole con una particolare ortografia. Ad esempio, "stella" restituisce stella ma non stellare o Stella.
  • Utilizzare l'asterisco (*) per indicare un qualsiasi numero di lettere, numeri o caratteri di sottolineatura ( _ ). Ad esempio, per ca*a verranno restituiti casa, cassa, carta e campana. Utilizzare un punto interrogativo (?) per indicare un solo carattere alfanumerico; ad esempio, per ?ane, verranno restituiti pane, cane, lane e tane.
  • Se il sistema utilizza Oracle, la ricerca distingue tra maiuscole e minuscole, a meno che l'amministratore non abbia modificato tale proprietà come descritto nella sezione Impostazione della ricerca sensibile al maiuscolo/miniscolo.
  • Quando si cerca in un database MS SQL con l'operatore LIKE e i criteri di ricerca contengono il carattere parentesi quadra aperta ([) è necessario porre il carattere [ all'interno di una serie di parentesi quadre. As esempio, bisogna immettere [[] nel campo. Questo è un problema del prodotto MS SQL. Per ulteriori informazioni, consultare la documentazione di MS SQL.
  • Quando si effettua una ricerca proprietà con l'operatore OR con la ricerca completa di testo nella modalità Dinamica, l'ordine di default della serie di risultati viene fatto in base alla posizione. Tener presente che la serie di risultati potrebbe avere voci duplicate. Ad esempio, una voce potrebbe essere visualizzata due volte nella serie di risultati, una volta derivante dalla ricerca per proprietà ed un'altra dalla ricerca con testo completo o con recupero in base al contenuto. Inoltre, quando si fa clic su una colonna differente nella serie di risultati per ordinare i risultati, come l'ordinamento in base al Titolo del documento invece che in base alla posizione, la duplicazione iniziale potrebbe essere filtrata. Ciò comporta che il numero totale di record è differente nella ricerca ordinata in base al Titolo del documento quando viene confrontata con il numero totale di record restituiti con l'ordinamento effettuato in base alla posizione. Se è necessario conoscere la rilevanza dei risultato della ricerca, bisogna ordinare per posizione, che è l'impostazione di default. Se è importante eliminare la possibilità di voci duplicate, ordinare in base ai metadati.

Filtra per tipo padre

È possibile eseguire la ricerca di un record in base al tipo e alle proprietà dell'entità padre. Per selezionare l'entità padre:

  1. Fare clic su Seleziona a destra di E filtra per tipo padre.
  2. Selezionare il tipo di padre in cui rilevare il record.
  3. Fare clic su Accetta per ritornare alla pagina di ricerca.
  4. Immettere un operatore e un valore o fare clic su Modifica per specificare altre proprietà. Le modifiche apportate ai criteri di ricerca dell'entità padre sono riportate nella pagina La mia ricerca di quel tipo di entità. Per esempio, se si seleziona cartella record come padre e si modifica l'insieme delle proprietà, gli stessi valori delle proprietà saranno impostati per le cartelle record in occasione della successiva ricerca diretta di tali entità.

Una volta specificati i criteri di ricerca, fare clic su Ricerca.

Risultati della ricerca

Se la modalità di ricerca è Statica, il numero di risultati ottenuti può essere limitato dal valore Numero massimo di risultati. Se la modalità di ricerca è Dinamica, i risultati ottenuti non sono influenzati dal valore Numero massimo di risultati. Per informazioni su Numero massimo di risultati e Modalità di ricerca, vedere Personalizzazione della pagina di ricerca.

I risultati della ricerca includono il nome dell'entità e i valori delle proprietà specificate nei criteri di ricerca. Se una proprietà come Contrassegno supplementare possiede più valori, in quella colonna viene visualizzato un link Mostra dettagli. Facendo clic sul collegamento, vengono visualizzati tutti i valori di tale proprietà. Sui risultati della ricerca è possibile eseguire le seguenti operazioni:
  • Generare un versione stampabile.
  • Selezionare più entità e fare clic su Azioni a più selezioni per scegliere un'azione da applicare alle entità selezionate.
  • Visualizzare la pagina Informazioni di un'entità facendo clic sull'icona Ottieni informazioni.
  • Spostarsi nei risultati facendo clic sul numero di pagina o su Avanti.
    Importante: Il valore Dimensione pagina visualizzazione elenco (Impostazioni generali in Application Engine o Workplace XT) determina il numero di entità visualizzate su ciascuna pagina dei Risultati della ricerca. Se nei risultati della ricerca sono presenti 100 entità e il valore Dimensione pagina visualizzazione elenco è 20, i risultati della ricerca saranno composti da 5 pagine di 20 entità.
  • Ordinare i risultati facendo clic su una colonna. In base alla definizione dei valori di default della ricerca, è possibile aggiornare dinamicamente la ricerca e ordinare i risultati. Per ulteriori dettagli, vedere la descrizione del campo Modalità di ricerca in Personalizzazione della pagina di ricerca.
  • Ordinare i risultati per rilevanza, facendo clic sulla colonna Posizione.
  • Visualizzare tutti i valori delle proprietà Valori multipli. Per ulteriori dettagli, vedere la descrizione del campo Proprietà a più valori in Personalizzazione della pagina di ricerca.

Se si fa clic sull'icona Ottieni informazioni di una sottocategoria e non si dispone dell'autorizzazione di accesso alla categoria padre, IBM Enterprise Records visualizza un errore.

Errori nella ricerca

Se la gerarchia del piano file contiene un numero elevato di categorie record, cartelle record e record, la funzionalità di ricerca può dar luogo a errori, inclusi errori di timeout. Per informazioni sulle impostazioni che è possibile modificare al fine di eliminare tali errori, vedere la IBM FileNet P8 Troubleshooting Guide.



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Ultimo aggiornamento: Agosto 2011


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