Przed użyciem funkcji Skanuj elementy fizyczne należy się upewnić, że funkcja śledzenia załączników została włączona za pomocą Konsoli konfiguracji procesu w produkcie Process Engine. Tę funkcję może włączać i wyłączać tylko administrator akt.
Przed pobraniem opłaty lub zarezerwowaniem obiektu fizycznego można sprawdzić jego bieżący status, aby określić, czy inny użytkownik pobrał już opłatę. W takim przypadku konieczne jest, aby akta fizyczne lub kontener fizyczny zawierał kod paskowy jako jedną z właściwości. Za pomocą tej opcji można również sprawdzić, jakie elementy fizyczne znajdują się w konkretnej lokalizacji, pod warunkiem że dla lokalizacji istnieje kod paskowy lub opis. Kod paskowy może być dowolnym łańcuchem tekstowym znalezionym we właściwości kodu paskowego obiektu. Nie musi być w żadnym konkretnym formacie kodu paskowego.
Możliwe jest, że inni użytkownicy dokonali rezerwacji i że znajdują się w kolejce dla obiektu. Jeśli obiekt jest kontenerem, z którego aktualnie pobrano opłatę, wówczas można wprowadzić jego kod paskowy. Jeśli kontener pojawi się na liście wyników, wówczas można go otworzyć, aby wyświetlić listę przepływów pracy. Użytkownik posiadający odpowiednie uprawnienia może wyświetlić element pracy z tej listy.
Aby zeskanować element fizyczny: