Um registo é uma referência para informações e faculta metadados para gerir as mesmas. Um registo pode receber uma herança do contentor onde foi criado. Por exemplo, o registo pode herdar a agenda de eliminação do contentor ascendente. Os registos podem ser electrónicos ou físicos. Os registos, electrónicos e físicos, podem ser catalogados como vitais e assinalados como registos permanentes. O modelo de dados do capítulo 4 DoD permite a declaração de registos com uma classificação de segurança, incluindo Ultra secreto, Secreto, Confidencial ou Não classificado. O modelo de dados PRO permite a classificação de registos como Ultra secreto, Secreto, Confidencial, Restrito ou Não classificado.
Os modelos de dados Base e DoD permitem a declaração de registos, registos em categorias de registo, pastas de registo e volumes. O modelo de dados PRO permite a declaração de registos, registos em pastas de registo e volumes.
A eliminação de um registo elimina apenas a versão do documento para a qual o registo aponta. Se existir apenas uma versão do documento, será eliminada a totalidade da série da versão do documento. Por exemplo, se um documento tiver várias versões e uma das versões for declarada como registo, apenas a versão declarada como registo é eliminada com o registo. Outra versão que não seja declarada como registo, ou que seja declarada utilizando um registo diferente, não será eliminada.
Consulte o tópico Entidades físicas, para obter informações adicionais sobre a gestão de registos físicos.
Quando assinalar um contentor como Vital, seleccione o evento periódico que activa a revisão periódica ou a actualização de registos vitais, bem como a acção que é iniciada quando o evento de revisão ocorre. Sempre que ocorrer o evento de revisão periódico, o fluxo de trabalho de revisão de registos vitais associado ao evento é iniciado. Para obter mais informações, consulte o tópico Definir registos vitais.
O IBM Enterprise Records inclui um relatório, intitulado Registos vitais para eliminação, que apresenta os registos vitais electrónicos que se destinam a eliminação dentro de um determinado período de tempo. Para obter mais informações sobre relatórios, consulte o tópico Gerar relatórios.
Um registo permanente é identificado como tendo um valor suficiente para requerer a preservação, pela organização, para além do período de tempo normalmente necessário. Pode assinalar um registo como Permanente, definindo o valor da respectiva propriedade Indicador de registo permanente como True. Por predefinição, esta propriedade não é apresentada no IBM Enterprise Records para o assistente de instalação de declaração. Quando criar uma categoria ou pasta, a propriedade Indicador de registo permanente não é apresentada por predefinição. Se não pretender que a propriedade seja apresentada nestes casos, altere a propriedade para oculto, através do Enterprise Manager. Para obter mais informações sobre a apresentação da propriedade Indicador de registo permanente no Content Engine, consulte o tópico Personalizar a visualização das propriedades.
Não existe um comportamento associado à propriedade Indicador de registo permanente. A propriedade é meramente informativa e, apesar de o Indicador de registo permanente estar definido como True, o registo ainda poderá ser eliminado