IBM Enterprise Records, Version 5.1.+            

Hinzufügen oder Ändern einer Rückstellung der Aussonderung

Sie können eine Rückstellung der Aussonderung dem System hinzufügen oder sie später ändern. Beim Erstellen einer Rückstellung können Sie Bedingungen für Aktenkategorien, Aktenordner, Bände und Akten festlegen. Ein geplanter Rückstellungs-Sweep-Vorgang stellt fest, ob alle oder bestimmte Einheiten die Rückstellungsbedingungen erfüllen. Wenn ja, wird die Rückstellung automatisch angewendet. Bei Rückstellungen der Aussonderung ohne Bedingungen ist eine manuelle Anwendung erforderlich. Auch bedingte Rückstellungen können manuell angewendet werden, doch eine manuelle Aufhebung ist nicht immer möglich.

Weitere Informationen finden Sie in Aufheben einer Rückstellung der Aussonderung. Bedingte Rückstellungen sind auch als dynamische Rückstellungen bekannt. Neue Einheiten, die die Bedingungen einer Rückstellung erfüllen, werden während des nächsten Rückstellungs-Sweep-Vorgangs dynamisch zurückgestellt. Bei der Auswahl der Kriterien für bedingte Rückstellungen ist Vorsicht geboten, wenn eine unbeabsichtigte Rückstellung einer großen Anzahl von Einheiten vermieden werden soll. Beim Einstellen der Bedingungen für eine Rückstellung können Sie anhand der Vorschau-Verknüpfung sehen, welche Einheiten jeweils betroffen sind. Der Link Vorschau nutzt den statischen Suchmodus. Die zurückgegebenen Ergebnisse sind daher möglicherweise nicht vollständig. Weitere Informationen zum Definieren der maximalen Ergebnisanzahl finden Sie in Anpassen der Suchseite.

So fügen Sie eine Rückstellung der Aussonderung hinzu:

  1. Melden Sie sich als Schriftstückmanager oder als Schriftstückadministrator an und durchsuchen Sie den FPOS, in dem Sie eine Rückstellung einrichten wollen.
  2. Wählen Sie die Registerkarte "Disposition".
  3. Klicken Sie auf Rückstellungen Symbol "Rückstellungen".
  4. Klicken Sie auf Rückstellung hinzufügen Symbol "Rückstellung hinzufügen".
So legen Sie die Rückstellungseigenschaften fest:
  1. Geben Sie der Rückstellung einen Namen.
  2. Geben Sie einen Grund für die Rückstellung ein.
  3. Wählen Sie den Typ der Rückstellung.
  4. Wählen Sie im Menü Aktiv die Option Wahr aus, wenn die Rückstellung sofort aktiv werden soll. Die Rückstellung muss aktiv sein, um auf eine Einheit angewendet werden zu können - entweder über einen Rückstellungs-Sweep-Vorgang oder manuell. Wählen Sie False (Standardvorgabe), um die Einstellung inaktiv zu belassen.
  5. Klicken Sie auf Weiter, um Bedingungen festzulegen, die Rückstellungen über Rückstellungsscanvorgänge anwenden, oder klicken Sie auf Fertig stellen (oder Abbrechen). Wenn Sie hier keine Bedingungen festlegen, kann die Rückstellung nur manuell angewendet werden. Vom Rückstellungs-Sweep-Vorgang wird sie ignoriert.

Festlegen von Bedingungen (optional)

Bedingungen können für Akten, Kategorien, Aktenordner und Bände festgelegt werden. In allen Fällen geben Sie eine oder mehr Eigenschaften an, einen Operator, einen Wert und einen Verbindungstyp für die Beziehung zwischen mehreren Eigenschaften. Bei Schriftstücken können Sie auch eine Inhaltssuche angeben. Wenn Sie Bedingungen festlegen und die Rückstellung aktiv ist, wendet der Rückstellungs-Sweep-Vorgang die Rückstellung automatisch auf Einheiten an, die den Bedingungen entsprechen.

So wählen Sie einen Satz von Eigenschaften aus:

  1. Klicken Sie auf "Ändern" neben der Einheit, für die Sie Bedingungen festlegen wollen.
  2. Wählen Sie aus den Menüs die gewünschten Eigenschaften aus.
  3. Wenn die Einstellungen vollständig sind, klicken Sie auf Änderungen akzeptieren.

Alle Einheitentypen werden gleich behandelt. Nach der Auswahl eines Satzes von Eigenschaften verfahren Sie wie folgt. So legen Sie Eigenschaftskriterien fest:

  1. Wählen Sie für jede Eigenschaft einen Operator aus dem Menü aus. Die verfügbaren Operatoren variieren je nach Typ der Eigenschaft.
  2. Geben Sie für jede Eigenschaft einen Wert an. Geben Sie einen beliebigen Text ein, wählen Sie einen Eintrag aus einem Menü aus oder wählen Sie ein Datum aus (siehe unten).
  3. Legen Sie den Beziehungstyp zwischen zwei Eigenschaften fest. AND bedeutet, dass beide wahr sein müssen, OR bedeutet, dass eine oder beide wahr sein müssen.

Wenn Sie einen Eigenschaftswert leer lassen, wird er nicht als Kriterium benutzt, es sei denn, Sie wählen den Operator IS NOT NULL.

Einschränkung: Der Filter, der diese Bedingungen definiert, unterstützt nicht das Prozentzeichen (%) und das Et-Zeichen (&).

So wählen Sie ein Datum aus:

  1. Klicken Sie auf das Kalendersymbol.
  2. Klicken Sie auf den gewünschten Tag. Die Standardvorgabe ist "heute".
    1. Klicken Sie auf << oder >>, um das Jahr schrittweise zu ändern, oder halten Sie die Maustaste gedrückt, um eine Liste der Jahre anzuzeigen. Wenn das gewünschte Jahr nicht in der Liste enthalten ist, wählen Sie das nächstbeste und halten die Maustaste gedrückt, bis eine neue Liste angezeigt wird.
    2. Klicken Sie auf < oder >, um den Monat schrittweise zu ändern, oder halten Sie die Maustaste gedrückt, um eine Liste der Monate anzuzeigen.

Zum Löschen eines früher angegebenen Datums klicken Sie auf "Leeren".

Achtung: Für die US-amerikanische Ländereinstellung lautet das Datumskurzformat mm/tt/jj. Bei einer Jahreszahl über 29 verwendet die Anwendung das Jahr 19XX. Bei einer Jahreszahl kleiner oder gleich 29 speichert die Anwendung das Datum als 20XX. Dies kann für DoD Classified-Datenmodelle problematisch sein, weil dort das Deklassifizierungsdatum 25 Jahre nach dem aktuellen Datum liegen kann. Im Jahr 2008 würde dies bedeuten, dass das Jahr 2033 stattdessen als 1933 gespeichert wird. Aus diesem Grund wurde das kurze Datumsformat für DoD Classified auf mm/tt/jjjj geändert. Diese Änderung zeigt sich im Klassifizierungs-Assistenten, auf der Klassifizierungs-Informationsseite sowie auf den Aktionsseiten. Die übrigen Formate wie "Mittel", "Lang" und "Vollständig" gelten unverändert. Zur Vermeidung von Unklarheiten in Zusammenhang mit Datumsangaben sollten Sie sich überlegen, bei Ihren Application Engine- oder Workplace XT-Voreinstellungen das lange Jahresformat festzulegen. Damit die Voreinstellung sofort wirksam wird, müssen Sie sich von IBM® Enterprise Records ab- und gleich wieder anmelden.

So legen Sie Inhalt fest (nur bei Schriftstücken):

  1. Geben Sie in das Textfeld "Inhalt enthält" den Suchtext ein. Weitere Tipps finden Sie in Definieren und Ausführen einer Suche.
  2. Wählen Sie aus dem Menü in die Option Metadaten aus (um den Text in den Schriftstückeigenschaften zu finden) oder wählen Sie Inhalt aus (um den Text im deklarierten Dokument zu finden).
  3. Stellen Sie den Operator auf AND, wenn die Einheit den Text UND die oben eingegebenen Eigenschaften enthalten muss. Setzen Sie den Operator auf OR, wenn nur eine der beiden Bedingungen zutreffen muss.

Zum Entfernen einer Eigenschaft wählen Sie eines der folgenden Verfahren:

So zeigen Sie eine Vorschau der Entitäten für eine Bedingung an:

  1. Klicken Sie für jeden Entitätstyp mit bedingten Werten auf den Link Vorschau, um eine Liste der Entitäten anzuzeigen, die die festgelegten Bedingungen erfüllen.
  2. Prüfen Sie die Vorschau, um sicherzustellen, dass Rückstellungen nur auf die erforderlichen Entitäten angewendet werden. Die Gesamtzahl der angezeigten Entitäten entspricht der maximalen Anzahl der Suchergebnisse, die in den Application Engine- oder Workplace XT-Sitevorgaben festgelegt ist.
  3. Geben Sie wenn nötig Text in das Filterfeld ein und klicken Sie auf "Los", um die Anzahl der angezeigten Einheiten zu reduzieren oder einen spezifischen Satz von Einheiten zu sehen. Der Filter basiert auf dem Einheitennamen. Einheitennamen, die die eingegebenen Zeichen enthalten, bleiben in der Liste, die anderen entfallen.
  4. Klicken Sie auf Zurücksetzen, um eingegebene Zeichen zu löschen, und klicken Sie anschließend erneut auf Los, um die vollständige Liste anzuzeigen.
  5. Klicken zum Sie Abschluss auf "Schließen".

Ändern einer Rückstellung der Aussonderung

Das Ändern und Löschen von Rückstellungsbedingungen ist nur vor Ausführung des Rückstellungs-Sweep-Vorgangs möglich. So ändern Sie eine Rückstellung der Aussonderung:

  1. Wählen Sie die Registerkarte "Disposition".
  2. Klicken Sie auf "Rückstellungen" und finden Sie die Rückstellung. Sie können die Anfangszeichen des Namens in das Feld Filter eingeben und auf Los klicken, um eine kürzere Liste zu erhalten.
  3. Wählen Sie Informationen abrufen für die Rückstellung aus, die Sie ändern wollen.
  4. Wählen Sie aus der Liste der Informationsseiten die Seite, die Sie ändern wollen, und benutzen Sie das oben beschriebene Verfahren. Weitere Informationen zum Ändern der Zugriffsberechtigungen finden Sie in Festlegen der Zugriffsberechtigungseinstellungen.
  5. Klicken zum Sie Abschluss auf "Anwenden".


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Letzte Aktualisierung: August 2011


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