記錄是資訊的參照並且提供 meta 資料以管理資訊。記錄可以從建立記錄的儲存器中繼承。例如,記錄可以繼承母項儲存器的處置排程。記錄可以是電子記錄,也可以是實體記錄。電子記錄和實體記錄均可以被編目為重要記錄,並標記為永久記錄。DoD(國防部)第 4 章資料模型可讓您宣告具有安全分類(包括最高秘密、秘密、機密或未分類)的記錄。PRO 資料模型允許將記錄分類為最高秘密、秘密、機密、受限或未分類。
Base 和 DoD 資料模型可讓您在記錄類別、記錄資料夾和磁區中宣告記錄。PRO 資料模型可讓您在記錄資料夾和磁區中宣告記錄。
記錄刪除或處置只會將此記錄指向的文件版本刪除。如果只有一個文件版本,則會刪除整個文件版本系列。 比方說,如果文件有多個版本且有一個版本宣告為記錄,則只有宣告為記錄的版本會隨記錄刪除。 任何未宣告為記錄或利用不同記錄宣告的其他版本都不會被刪除。
如需管理實體記錄的相關資訊,請參閱實體。
將儲存器標記為「重要」時,選取將觸發重要記錄之定期審查或更新的循環事件,以及審查事件發生時啟動的動作。無論何時發生循環審查事件,均將啟動與該事件相關聯的重要記錄審查工作流程。 如需相關資訊,請參閱設定重要記錄。
IBM Enterprise Records 包括一份「需要處置的重要記錄」報告,它會顯示要在特定期間內處置的電子重要記錄。如需報告的相關資訊,請參閱報告產生。
永久記錄是被標識為具有充分價值的記錄,在正常要求的時間之外您的組織要求保留的記錄。您可以將記錄的永久記錄指示器內容設為 True,將記錄標記為永久記錄。 依預設,對於宣告安裝精靈,IBM Enterprise Records 不會顯示這個內容。 依預設,當建立種類或資料夾時,不會出現永久記錄指示器內容。 如果您不想內容出現在這些情況中,請通過 Enterprise Manager,將內容變更為隱藏。 如需在 Content Engine 中顯示永久記錄指示器內容的相關資訊,請參閱自訂內容的顯示方式。
「永久記錄指示器」內容沒有相關聯的行為。 這個內容只供參考,即使永久記錄指示器設為 True,仍然可以刪除記錄。