Existen varias formas en las que un administrador puede personalizar IBM® Enterprise
Records en relación con los flujos de trabajo, las plantillas de entrada de declaración de registros, las búsquedas y los informes.
Personalizar clases y propiedades
IBM Enterprise
Records admite la distribución en subclases de algunas clases de entidades. Puede agregar subclases de estas clases:
- Carpeta de registros electrónicos
- Carpeta de registros híbridos
- Contenedor físico
- Box
- Carpeta de registros físicos
Los motivos para la creación de subclases son la necesidad de propiedades adicionales
(personalizadas) que solo se aplicarían a un subconjunto de una clase suministrada por
IBM Enterprise
Records, o la necesidad de trabajar solo en un subconjunto (como
la suscripción a eventos o eventos de auditoría para la subclase).
También puede agregar propiedades personalizadas a clases y puede modificar el modo en que dichas propiedades aparecen en la aplicación IBM Enterprise
Records. Por ejemplo, puede modificar el nombre de visualización de una propiedad y puede especificar valores de propiedad predefinidos). Para obtener más información, consulte Crear subclases, Agregar propiedades a clases, y Personalizar la visualización de propiedades.
Personalizar flujos de trabajo
IBM Enterprise
Records ofrece flujos de trabajo
que automatizan el flujo de trabajo para cumplir tareas de gestión de registros, como revisar entidades antes de que se destruyan. Puede modificar estos flujos de trabajo con el fin de personalizarlos para los procesos de su organización. Por ejemplo, puede agregar un nuevo paso, eliminar uno o modificar la secuencia de eventos en un flujo de trabajo si modifica la definición de ese flujo de trabajo.
Si los procesos empresariales de su organización necesitan flujos de trabajo diferentes de los incluidos con
IBM Enterprise
Records, puede crear nuevos flujos de trabajo.
Para obtener más información, consulte
Crear y modificar flujos de trabajo.
Personalizar plantillas de entrada de declaración de registros
Para que el proceso de declaración de registros sea más eficaz puede crear plantillas de entradas para declarar registros. Las plantillas pueden especificar información predeterminada (como clases de registros, ubicación de planes de archivos y propiedades), así como ocultar algunas páginas de asistentes para agilizar el proceso de entrada o impedir que los usuarios puedan ver valores predefinidos.
IBM Enterprise
Records contiene una plantilla de entrada para declarar registros físicos.Puede modificar esta plantilla y puede crear otras nuevas para declarar registros físicos y también electrónicos. Si guarda una plantilla de entrada para declarar registros físicos, coloque el archivo en
la carpeta
FPOS\RecordsManagement\Templates
para que la plantilla sea visible en la aplicación
IBM Enterprise
Records. Consulte
Crear una plantilla de entrada para declarar registros físicos y
Crear una plantilla de entrada para declarar registros.
Personalizar búsquedas
La aplicación IBM Enterprise
Records incluye la ficha Buscar que proporciona a los usuarios una forma rápida de buscar entidades en un plan de archivos. Sin embargo, puede crear búsquedas almacenadas y plantillas de búsquedas que ayuden a los usuarios finales a realizar búsquedas más complejas. Las búsquedas almacenadas son búsquedas completas que funcionan automáticamente cuando un usuario las selecciona. Las plantillas de búsquedas son búsquedas completadas parcialmente que permiten la interacción del usuario. IBM Enterprise
Records ofrece una plantilla de búsqueda que contiene criterios
de búsqueda para algunas características comunes específicas de IBM Enterprise
Records para
una entidad. Cuando guarde una búsqueda almacenada o una plantilla de búsqueda para utilizar en IBM Enterprise
Records, establezca IBM Enterprise
Records como valor de la propiedad Nombre de aplicación.
Personalizar informes
IBM Enterprise
Records incluye una serie de informes que brindan una vista estadística de diferentes actividades efectuadas con
IBM Enterprise
Records. Puede personalizar estos informes (por ejemplo, puede agregar y eliminar campos o modificar los parámetros de informes) y puede crear nuevos informes que aparezcan en la aplicación
IBM Enterprise
Records.
Para obtener más información, consulte
Personalizar un informe y
Crear un informe.