Chaque workflow possède une définition, qui constitue un modèle de traitement pour acheminer des travaux vers les participants spécifiés, ainsi que des données, pièces jointes et autres informations nécessaires à la réalisation des activités. La définition de workflow précise quelles séquences d'activités seront exécutées entre le moment où le workflow est lancé et le moment où il est arrêté ou annulé. Vous pouvez modifier les définitions de workflows existantes pour les personnaliser en fonction des processus de votre organisation.
Vous pouvez ajouter ou supprimer des étapes, modifier les séquences d'événements ou d'autres paramètres. Par exemple, le workflow
Créer un dossier d'enregistrement a été créé pour des utilisateurs ayant besoin d'ajouter un dossier d'enregistrement dans un plan de fichiers, mais ne disposant pas des autorisations de sécurité nécessaires. La séquence de workflow par défaut du workflow
Créer un dossier d'enregistrement est la suivante :
- Alice est une utilisatrice qui appartient au groupe Tous.
Elle a besoin d'ajouter un dossier d'enregistrement à une catégorie, mais elle dispose uniquement d'une autorisation lui permettant de voir les propriétés. Etant donné qu'elle doit obtenir l'accord d'un gestionnaire d'enregistrements pour ajouter un dossier d'enregistrement à cette catégorie, elle lance le workflow Créer un dossier d'enregistrement et remplit les informations nécessaires à l'ajout de ce dossier.
- Après avoir saisi les informations requises, une requête est envoyée à Tom qui est un gestionnaire d'enregistrements. C'est lui qui accepte ou refuse la requête de création du dossier d'Alice.
- Vous pouvez modifier la séquence des tâches à effectuer dans le workflow. Dans l'exemple ci-dessus, le gestionnaire d'enregistrements décide que le processus est plus efficace si la requête est envoyée à un réviseur plutôt qu'au gestionnaire d'enregistrements. Jeanne, l'administrateur système, a modifié la définition de workflow existant pour le workflow Créer un dossier d'enregistrement, de sorte que la réponse positive soit envoyée au réviseur plutôt qu'au gestionnaire d'enregistrements.
- Si votre organisation a besoin de workflows supplémentaires par rapport aux définitions de workflows IBM® Enterprise
Records par défaut, vous pouvez créer une nouvelle définition de workflow via le Concepteur de processus.
- Le support d'installation d'IBM Enterprise
Records comprend un échantillon de workflow qui déclare les enregistrements à l'aide de la file d'attente de composant RM_Operation. Vous pouvez modifier et utiliser cet échantillon de workflow pour déclarer les enregistrements. Vous pouvez aussi l'utiliser pour vous familiariser avec la création de workflows pour IBM Enterprise
Records.
Pour plus d'informations sur cet exemple de workflow, voir la tâche Installation du worflow Déclarer un enregistrement.