IBM Enterprise Records, Versión 5.1.+            

Definir un programa de disposición

Un usuario autorizado define un programa de disposición y lo asocia a una categoría de registro, una carpeta de registros o un tipo de registro. Un Gestor de registros o un Administrador de registros pueden definir un programa de disposición. De acuerdo con el modelo de datos de PRO, un Gestor de registros, Administrador de registros o Revisor puede asignar un programa de disposición a una entidad. En los modelos de datos básicos y DoD, un Gestor de registros o un Administrador de registros asignan un programa de disposición a una entidad.

Los programas de disposición pueden tener varias fases en que las entidades afectadas comprueban la disposición en pasos como revisión, exportación, transferencia o destrucción. A pesar de que un programa de disposición no requiere varias fases, el programa normalmente consta de dos fases: Si el valor de visualización de Asistente para programas de disposición en Preferencias de usuario se establece como Simple (consulte Preferencias de usuario de IBM Enterprise Records y Preferencias de sitio de IBM Enterprise Records), el programa adopta de forma predeterminada una sola fase utilizando la acción de destrucción automática sin retención.

Para definir un programa de disposición:

  1. Seleccione la ficha Disposición.
  2. Haga clic en Programas de disposición.
  3. Haga clic en Añadir programa de disposición.
    Restricción: Si el valor de visualización de Asistente para programas de disposición en Preferencias de usuario se establece como Simple, el panel Pasos no mostrará la opción Definir fases.
    1. Escriba el nombre y la descripción del programa. La descripción es optativa.
    2. Introduzca el nombre de la autoridad responsable para la disposición de entidades y haga clic en Siguiente. Este campo es optativo.
    3. Haga clic en el botón de opción correspondiente para seleccionar el activador que inicia el límite de corte. Si el valor de visualización de Asistente para programas de disposición de Preferencias de usuario o de sitio se establece como Simple, el único activador posible es Evento interno.
      • Para la fecha de calendario, puede escribir una fecha o utilizar el control de calendario. Esto es para un programa de disposición normal-
      • En Fecha predefinida, Suceso interno, Suceso externo, o Suceso recurrente, seleccione un elemento del menú. Estos elementos se han creado en la ficha Configurar de IBM Enterprise Records. Haga clic en Mostrar detalles para que aparezcan los detalles del activador. Para obtener más información acerca de cómo añadir los activadores, consulte Agregar una fecha predefinida, Agregar un evento interno, Agregar un evento externo, o Agregar un activador de eventos recurrentes.
    4. Establezca el desplazamiento de límite de corte. Consulte la sección Establecer límite de corte y desplazamiento del límite de corte en este tema para obtener más detalles.
    5. Defina la condición que activa el límite de corte de las entidades. Un límite de corte puede ser automático o puede que necesite aprobación. Para requerir una aprobación, especifique una acción de límite de corte de disposición. Para el límite de corte automático, no especifique una acción de límite de corte de disposición.Si el valor de visualización de Asistente para programas de disposición en Preferencias de usuario o de sitio se establece como Simple, no se mostrará la acción Límite de corte de disposición.
      • Todas las acciones de límite de corte se han agregado anteriormente a la ficha Configurar de IBM Enterprise Records y tienen un flujo de trabajo asociado. El barrido de disposiciones inicia automáticamente este flujo de trabajo después del límite de corte más cualquier desplazamiento. En el caso de un programa de disposición normal, el menú Acción de Límite de corte de disposición contiene solo aquellas acciones que pertenecen al tipo de acción Límite de corte. Para obtener más información acerca de las acciones, consulte Acciones.
    6. Si lo desea, modifique el valor de Base de límite de corte para especificar la fecha base del límite de corte. El menú Base de límite de corte proporciona un conjunto de propiedades de fechas de IBM Enterprise Records que calculan las fechas de límite de corte según cada una de las propiedades de entidades de IBM Enterprise Records.

      Establezca el desplazamiento de límite de corte. Consulte la sección Establecer límite de corte y desplazamiento de límite de corte en este tema para obtener más detalles.

    7. Si el valor de visualización de Asistente para programas de disposición de Preferencias de usuario o de sitio se establece como Detallado, haga clic en Siguiente para crear uno o varios periodos de retención, denominados fases, para el programa actual. Si hace clic en Finalizar, las entidades asociadas con el programa de disposición no tienen un período de retención específico. Si el valor de visualización de Asistente para programas de disposición en Preferencias de usuario se establece como Simple, y hace clic en Finalizar, existirá una única fase que utilice la acción Destrucción automática, RMAutoDestroyAction, Es requerido por pantalla se establecerá como False, la retención predeterminada será 0 años 0 meses 0 días, y no se creará ninguna retención alternativa de forma automática.

Establecer límite de corte y desplazamiento del límite de corte

En IBM Enterprise Records, puede definir un periodo de retención estableciendo una retención en una fase o el desplazamiento del límite de corte.

Si no se ha especificado ningún desplazamiento del límite de corte y el periodo de retención se establece en la fase, el barrido aplica un límite de corte en la entidad cuando la condición de evento pasa a ser verdadera. Si la entidad a la que se ha aplicado el límite de corte es un contenedor, este se cierra, para evitar que puedan añadirse registros nuevos. La retención se calcula como la fecha del límite de corte más el periodo de retención definido en la fase. Las siguientes reglas se aplican al cálculo de la fecha del límite de corte, en función de las diferentes configuraciones de programa:
  • Uso de una activación de evento interno y una fecha base de límite de corte establecidos como propiedad de entidad -

    La fecha de límite de corte es el valor de la fecha base del límite de corte.

  • Uso de un tipo de fecha de activador de evento (evento externo, fecha predefinida) y una fecha base de límite de corte establecidos como Fecha de evento -

    La fecha de límite de corte es la fecha del activador de evento.

  • Uso de un activador de evento interno y una fecha base de límite de corte establecidos como Fecha de evento -

    La fecha de límite de corte es la fecha de ejecución del barrido.

  • Uso de un tipo de fecha de activador de evento (evento externo, fecha predefinida) y una fecha base de límite de corte establecidos como propiedad de entidad -

    La fecha de límite de corte es la fecha más reciente de las dos.

Cuando se utiliza un desplazamiento de límite de corte, este no se aplica a la entidad hasta que no se alcanza el periodo de desplazamiento. Por lo tanto, el contenedor se mantiene abierto durante el periodo de retención. Las siguientes reglas se aplican al cálculo de la fecha del límite de corte, en función de las diferentes configuraciones de programa:
  • Uso de una activación de evento interno y una fecha base de límite de corte establecidos como propiedad de entidad -

    La fecha de límite de corte es el valor de la fecha base del límite de corte más del desplazamiento del límite de corte.

  • Uso de un tipo de fecha de activador de evento (evento externo, fecha predefinida) y una fecha base de límite de corte establecidos como Fecha de evento -

    La fecha de límite de corte es la fecha del activador de evento más el desplazamiento del límite de corte.

  • Uso de un activador de evento interno y una fecha base de límite de corte establecidos como Fecha de evento -

    La fecha de límite de corte es la fecha de ejecución del barrido más el desplazamiento del límite de corte.

Importante: No se recomienda utilizar esta última configuración porque cualquier actualización del programa, como su nombre, activará un nuevo cálculo por parte del barrido de la fecha del límite de corte y de la nueva fecha de ejecución del barrido más el desplazamiento, lo que pospone el límite de corte. Si no se puede utilizar ninguna propiedad de registro para la fecha base del límite de corte, es preferible utilizar una retención en la fase.

Si el valor de visualización del Asistente para programas de disposición se establece como Simple en Preferencias de usuario o de sitio, el programa no adopta de forma predeterminada ninguna retención en la fase y utiliza en su lugar el mecanismo de desplazamiento para definir la retención.

Definir fases

La asociación de fases con un programa de disposición permite ejecutar diversas operaciones en una entidad a intervalos diferentes. Cada fase especifica un período de retención y una acción de disposición para una entidad. Por ejemplo, para revisar una entidad antes de que se elimine, agregue dos fases al programa de disposición. La primera fase especifica una revisión de la entidad y la segunda fase especifica la eliminación de la entidad. IBM Enterprise Records ejecuta varias fases en un programa de disposición en la secuencia con la que agrega las fases al programa.

También puede definir varias retenciones alternativas en una fase. Las retenciones alternativas ofrecen diversos períodos de retención en función de un valor de propiedades. Si ninguna de las condiciones de retención alternativas son verdaderas, IBM Enterprise Records utiliza el período de retención predeterminado. Si más de una condición de retención alternativa es verdadera, IBM Enterprise Records aplica la retención alternativa con el período de retención más largo.

Importante: El número de retenciones alternativas o la complejidad de sus criterios tendrá influencia en el rendimiento del cálculo de retenciones.

Después de que IBM Enterprise Records haya aplicado la acción de límite de corte en una entidad, la primera fase de un programa de disposición se aplica a dicha entidad. Al final del período de retención de la primera fase, las entidades vencen para la acción de disposición asociada con la fase. Después de que IBM Enterprise Records haya completado la acción de disposición asociada, la fase siguiente del programa comienza después de la aprobación de un usuario autorizado.

Para agregar una nueva fase en el programa de disposición:

  1. Pulse en Agregar nuevo para abrir la página Propiedades de la fase.
  2. Introduzca un nombre y una descripción para la fase.
  3. En el menú, seleccione una acción de fase.
    • Las acciones se han creado en la ficha Configurar de IBM Enterprise Records.
    • IBM Enterprise Records completa la acción en entidades al final de la fase.
    • Cada acción incluye un flujo de trabajo predefinido que IBM Enterprise Records inicia para la acción.
    Restricción: Las fases que transfieren o destruyen entidades son fases finales. No puede agregar otra fase después de estos tipos de acciones.
  4. En el campo Necesita cribado, seleccione True para requerir la revisión de las entidades antes de iniciar el flujo de trabajo asociado con la fase. Si no se necesita el cribado, seleccione False.
  5. Si selecciona la acción Transferir, Exportar, o Transferencia provisional para la fase, debe especificar una ubicación en el campo Destino de exportación. La ubicación puede estar:
    • En un servidor remoto. Por ejemplo, \\nombre del servidor\nombre de carpeta.
    • En una carpeta de una unidad local. Por ejemplo, unidad local:\nombre de carpeta.
  6. Especifique un período de retención predeterminado para las entidades en esta fase. Se necesita un valor si no asigna períodos de retención alternativos.
  7. Para configurar condiciones para que las entidades permanezcan en la fase durante períodos más largos o más cortos de acuerdo con una propiedad, complete los pasos siguientes para crear períodos de retención alternativos.
    1. Haga clic en Agregar nuevo para que aparezca la pantalla Retención alternativa.
    2. En el menú, seleccione un nombre de propiedad.
    3. Seleccione un operador de la lista.
    4. Especifique el valor de la propiedad. El valor que especifica depende de la propiedad.
    5. Seleccione Base de retención como fecha de inicio para el período de retención.
    6. Especifique Días del período de retención como años, meses o días. IBM Enterprise Records agrega el valor especificado a la Base de retención. En la fecha resultante, IBM Enterprise Records aplica la acción de la fase a la entidad.
    7. Haga clic en Aceptar para agregar esta retención alternativa al programa actual y volver a la ventana Propiedades de la fase.
    8. Haga clic en Agregar nuevo para seguir agregando retenciones alternativas a cada condición. IBM Enterprise Records completa los datos de la retención alternativa anterior en todos los campos, de modo que puede cambiar los campos necesarios. Si fuera necesario, puede seleccionar la casilla de verificación Quitar de una retención alternativa y hacer clic en Aplicar para suprimir esa condición.
  8. Para finalizar la fase haga clic en Aceptar. IBM Enterprise Records agrega la fase y los datos a la lista de fases del programa.
  9. Para agregar más fases, haga clic en Agregar nuevo. O bien, puede hacer clic en Finalizar para completar el programa de disposición.


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Última actualización: Agosto de 2011


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