レコード・タイプとは、レコード間に共通する機能に基づいたレコードの分類区分です。レコード・タイプを使用するのは、あるレコード・カテゴリーまたはレコード・フォルダー内に存在するレコードのグループに対して、そのレコード・カテゴリーまたはレコード・フォルダーに現在関連付けられているものとは別の廃棄スケジュールが必要になった場合です。例えば、経理上または給与管理上の目的で、従業員のレコード・ファイルを 12 年間にわたって保管する必要があるとします。その場合、7 年間しか保持する必要がない業績評価レコードに対しては、廃棄スケジュールの異なるレコード・タイプを作成することができます。このレコード・タイプに業績評価レコードを関連付けることにより、評価レコードを従業員レコード・ファイルより前に廃棄することができます。
廃棄スケジュールをレコードに関連付ける方法の詳細については、
廃棄スケジュールを参照してください。
レコードを検索しそれを取得する際は、その基準としてレコード・タイプを使用することが可能です。レコード・タイプをレコードに適用する方法は次の通りです。
- レコード・タイプをレコード・クラスに割り当てます (実際には、そのレコード・タイプをクラスのデフォルトに設定します。)。デフォルト・レコード・タイプの構成を参照してください。
- 宣言プロセスの際にレコード・タイプのメタデータが表示されるようにシステムの構成を行います。これによりユーザーは、Workplace または Workplace XT からレコードの宣言を行う際に、レコード・タイプを選択できるようになります。宣言中のレコード・タイプ・メタデータ表示の構成を参照してください。
あるクラスに対してデフォルト・レコード・タイプを構成した場合、宣言の際にレコード・タイプのメタデータが表示されないようにすると、そのクラスには常にデフォルト・レコード・タイプが使用されます (レコード・タイプが使用されていることをユーザーが意識することはないため、ユーザーはレコード・クラスもレコード・タイプも選択する必要はありません)。その他、デフォルトを構成した上でユーザーが別のレコード・タイプを選択できるようにしたり、デフォルトを構成しないで単にユーザーが別のレコード・タイプを選択できるようにしたりすることもできます。