Los recibos suelen efectuar el seguimiento de usuarios que poseen copias de registros clasificados, aunque también se pueden crear recibos de registros desclasificados. Si bien un recibo hace el seguimiento de la ubicación de un documento clasificado, el recibo en sí no suele estar clasificado.
Si el recibo es un documento de papel, lo puede declarar como registro físico. Para obtener más información, consulte Declarar un registro físico. Puede escanear un recibo y declarar la imagen escaneada como registro electrónico, o crear un documento de texto electrónico y declararlo como registro. Si desea declarar el recibo como registro clasificado, consulte Declarar un registro clasificado.
Si declara un recibo como registro, asocie el recibo con el registro del que quiere hacer el seguimiento.
Para declarar un recibo como registro:
- Comience declarando el recibo como registro igual que cualquier otro documento.
- En el paso Definir propiedades, haga clic en Recibo de.
- Acceda a la ubicación y seleccione el registro clasificado del cual hace el seguimiento el recibo.
- Complete el proceso de declaración de registro como haría con cualquier otro documento.
Tras declarar un recibo como registro, en la vista de propiedades del recibo, en el campo Recibo de figura el nombre del recibo del que efectúa el seguimiento. Si desea modificar el valor, haga clic en Recibo de o suprima la asignación haciendo clic en Eliminar.
En la vista de detalles del registro, en la sección Detalles adicionales del registro figura el campo Estado del recibo en el que aparece uno de los siguientes valores:
- Ninguno - El registro no se ha enviado como recibo
de ningún otro registro.
- Adjunto. - El registro al que se adjunta el recibo no ha cambiado
de estado. El recibo sigue adjunto al registro del que se hace seguimiento.
- Principal transferido. - El registro asociado se ha transferido
durante el proceso normal de disposición.
- Principal destruido - El registro asociado se ha destruido durante
el proceso normal de disposición.
- Principal desclasificado. - Un usuario autorizado ha desclasificado
el registro asociado. Consulte la tercera nota que viene a continuación.
- Principal degradado. - Un usuario autorizado ha degradado
el registro asociado. Consulte la tercera nota que viene a continuación.
- Principal eliminado - El registro asociado se ha eliminado
manualmente.
Por "principal" se entiende el registro asociado con el recibo, no con una
carpeta.
Atención: En el campo
Estado del recibo
figura "Ninguno" si un registro no es un recibo. La vista de propiedades de un registro clasificado muestra los nombres de los recibos adjuntos (si los hay). En el campo Estado del recibo de un registro clasificado figura "Ninguno" porque
un registro que tiene recibos adjuntos no puede ser el recibo de otro registro. Un registro puede tener varios recibos, pero un recibo solo se puede adjuntar a un registro.
- No se puede eliminar ningún recibo que continúe adjunto a un registro clasificado activo.
- Si un registro se degrada o desclasifica, se elimina el enlace con el recibo. Si desea seguir efectuando el seguimiento del registro, debe declarar un nuevo registro como recibo del registro degradado o desclasificado.