IBM® Enterprise Records هو أحد البرامج المساعدة المكونة لمجموعة برامج IBM FileNet P8. ويسمح لك IBM Enterprise Records بتكوين والمحافظة على السجلات بشكل دقيق وآمن ومضمون وذلك بالنسبة الى المعلومات الفعلية والالكترونية. ويمكنك استخدام IBM Enterprise Records لادارة السجلات من أي نوع، بصرف النظر عن وسط التخزين أو النسق الخاص بها. تفهم IBM Enterprise Records يتوقف على تفهم ما هو السجل وما هو الغرض من استخدام نظام ادارة السجلات.
ادارة السجلات
تشير ادارة السجلات الى الأنشطة الادارية مثل التخطيط أو التحكم أو تنظيم عملية التكوين أو التخزين أو الاستخدام أو الاسترجاع أو التخلص من السجلات. وبمعنى آخر، تتضمن ادارة السجلات كل الأنشطة التي يمكن القيام بها للتعامل مع السجلات خلال دورة الحياة من التكوين والاستخدام الفعال والتخزين الغير فعال والتخلص.
الحاجة الى ادارة السجلات
لتأكيد دقة وتمام وسهولة التوصل الىالمعلومات الادارية، ستحتاج الى اعداد نظام ادارة سجلات موثوق به. خلاف ذلك، قد يؤدي الى الى قضاء الكثير الوقت المهم في بعض الأنشطة الغير منتجة، مثل البحث يدويا عن المعلومات أو محالة ايجاد السجلات التي لم يتم حفظها بطريقة صحيحة.
وفي غياب نظام ادارة السجلات، فقد يصعب ايجاد وترجمة والتوافق مع قواعد وقوانين حفظ السجلات. وهذا قد يؤدي الى غرامات وجزاءات والتبعات القانونية الأخرى. قد تواجه أيضا مخاطر تتعلق بدعاوى قضائية والسرية وأمان المعلومات المهمة والحيوية اذا كنت لا تقوم بصيانة وادارة السجلات بطريقة صحيحة.
يمكنك استخدام IBM Enterprise Records لتخفيف آثار المخاطر السابق ذكرها. ويمكن استخدام IBM Enterprise Records للاحتفاظ بالمعلومات القيمة كسجلات، تكون متاحة عند الحاجة اليها باستخدام تقنيات البحث، أثناء تخزين أو اتلاف السجلات الغير فعالة أو الغير مهمة.
وظيفة IBM Enterprise Records في ادارة السجلات
يتيح
IBM Enterprise Records لك ادارة السجلات في أوساط التخزين المستقلة للمشروعات. الغرض من
IBM Enterprise Records هو التأكد من أن:
- سهولة التوصل الى السجلات عند الحاجة اليها في المشروع
- يتم التخلص من السجلات اذا كانت لم تعد مهمة أو مطلوبة من خلال الاتجاهات الادارية أو التنظيمات أو القانونية
باستخدام
IBM Enterprise Records، يمكنك:
- تكوين وصيانة هيكل التسلسل الهرمي (مخطط الحفظ) لفرز السجلات.
- ادارة كل من السجلات الالكترونية والفعلية.
- تأمين مستودعات التخزين التي تتضمن السجلات.
- تكوين قواعد البقاء والتخلص من السجلات.
- فرض التخزين والتخلص من السجلات بناء على هذه القواعد.
- التحكم في امكانية التوصل للسجلات.
- استرجاع السجلات بناء على معيار البحث.
- اتلاف السجلات التي لم تعد مطلوبة من خلال الشركة.
خصائص وفوائد IBM Enterprise Records
الجدول التالي يعرض خصائص
IBM Enterprise Records مع الفوائد التي يتم تقديمها من خلال هذه الخاصية.
الخاصية |
الفوائد |
مستودع تخزين مركزي للسجلات |
- اتساع نطاق الاستخدام واتاحة المعلومات عبر المشروع.
- اتخاذ القرارات الفعالة في ضوء اتاحة المعلومات المناسبة في الوقت المناسب.
|
أماكن وحاويات ظاهرية لتخزين السجلات للوثائق الالكترونية والفعلية في تسلسل هرمي |
- احكام التحكم على تجميعات الوثائق الورقية والملفات الالكترونية.
- محاكاة بيئة النظام المكتبة الفعلي.
- نماذج ظاهرية للأماكن والحاويات تحاكي هيكل التخزين الفعلي.
- التحكم في التكاليف من خلال تقليل المصروفات في مساحة المكتب، والأجهزة، والأشخاص المطلوبة لادارة السجلات والاسترجاع.
|
خصائص بحث سهلة الاستخدام |
- امكانية توصل سهلة ودورية للمعلومات المطلوبة بدون استخدام صيغة استعلام معقدة.
|
قواعد للاحتفاظ بالسجلات والتخلص منها |
امكانية تحكم يتم تعريفها من خلال المستخدم على: - الفترة التي يجب الاحتفاظ فيها بالسجل.
- معالجة السجل في نهاية الجدول الزمني للاحتفاظ الخاص به.
- مراجعة السجلات قبل أن يتم اتلافها.
|
اجراءات المراقة للسجلات والتتبع الآلي لفترة البقاء وبدء عملية التخلص من السجلات. |
- لا يتم اتلاف السجلات أو تبديلها أو معالجتها أو الاضرار بها بطريق الخطأ.
- يتم اتلاف السجلات طبقا للجدول الزمني للتخلص كجزء من اجراء المراجعة
- يتم اتلاف السجلات التي لم تعد مطلوبة لتقليل متطلبات التخزين.
|
استقبال وتصدير السجلات |
- السجلات التي لم تعد مطلوبة بصفة متكررة من خلال الشركة ولكنها تحتاج الى أن يتم الاحتفاظ بها لتتوافق مع القوانين الحكومية يمكن أن يتم تصديرها الى أماكن أخرى.
- يمكن استقبال السجلات من مستودعات التخزين الأخرى.
|
تحكمات السرية المناسبة للسجلات |
- لا يمكن للمستخدمين الغير مصرح لهم بالتوصل الى السجلات.
- لن يمكن للمستخدمين حذف السجلات بطريق الخطأ. يمكن حذف السحلات من خلال موجه النظام للسجلات أو كنتيجة لاجراء المراجعة.
- مكن أن يقوم المستخدمين بتنفيذ هذه الوظائف التي تتعلق بالسجلات التي لديك امكانية توصل مناسبة لها.
|
التكامل مع IBM FileNet P8 مساحة العمل و Workplace XT و Microsoft Office و Microsoft Outlook |
نشر آلي أو يدوي للسجلات من: - مساحة العمل أو Workplace XT
- Microsoft Outlook و Word و Excel و Power Point
- قوالب الادخال
|
وظائف المستخدم في IBM Enterprise Records
يتيح
IBM Enterprise Records وظائف بناء على نموذج السرية الخاص بالمستخدم، ويتضمن وظائف للمستخدمين بصلاحيات موجه النظام للسجلات وادارة السجلات ومستخدم بامتيازات (DoD و Base) ومراجعة السجلات (PRO) ومستخدم السجلات. كل من الوظائف تحدد المهام التي يمكن للمستخدم القيام بها. للحصول على المزيد من المعلومات، أنظر
سرية FileNet P8.
أنواع عمليات تركيب IBM Enterprise Records
قبل تركيب تطبيق
IBM Enterprise Records، يجب أن تقوم بتحديد نوع التركيب (نموذج البيانات) الذي يفي بمتطلبات ادارة السجلات الخاصة بك. يتم اتاحة نماذج البيانات التالية:
- Base: يتيح وظائف وخصائص ادارة السجلات الأساسية.
عملية التركيب Base من Records IBM Enterprise Records هي المفضلة الى IBM Enterprise Records حيث تقوم باضافة الحد الأدنى من الخصائص التي يمكن أن تفي بأغلب الحاجات. وبالنسبة الى الوظائف، يتيح تركيب Base نفس الامكانيات الخاصة بتركيب DoD.
- DoD: يفي بمعايير Department of Defense (DoD) 5015.2 الفصل الثاني والفصل الرابع، والذي يتيح تجهيزات وارشادات في ادارة السجلات في DoD. بالاضافة الى ذلك، يقوم تركيب DoD منIBM Enterprise Records بتعريف واجهات تعامل نظام محددة ومعايير للبحث، ويقدم شرح للحد الأدنى لمتطلبات ادارة السجلات التي يجب الوفاء بها بناء على قوانين National Archives and Records Administration (NARA) الحالية.
- PRO: للوفاء بمتطلبات Public Record Office (PRO) لادارة السجلات الالكترونية.
أنواع عناصر IBM Enterprise Records
في
IBM Enterprise Records، يتم تخزين السجلات في هيكل متسلسل هرميا يتضمن عناصر مختلفة لادارة السجلات. الشكل التالي يوضح هيكل التسلسل الهرمي لهذه العناصر متبوع بوصف مختصر لكل من العناصر:

- تخزين العنصر: يشير الى مستودع التخزين للعناصر ومجموعة من أماكن التخزين المصاحبة وخدمات الاسترجاع لهذه العناصر. تخزين العنصر يمكن أن يكون:
- تخزين عنصر مخطط الحفظ (FPOS): ويتضمن مخطط الحفظ، وهو التسلسل الهرمي الكامل لعناصر ادارة السجلات التي يتم تكوينها.
- تخزين العنصر للسجلات (ROS): ويتضمن الوثائق التي يمكن نشرها كسجلات في FPOS.
سيتم تشجيعك على توصيف تخزين عنصر منفصل للسجلات (بيانات التعريف) والسجلات التي يتم نشرها كسجلات. لذلك، يتضمن FPOS هيكل مخطط الحفظ، بينما يتضمن ROS على الوثائق، والتي يتم نشر بعضها كسجلات. وكذلك، قد يكون لدى العديد من المستخدمين امكانية توصل الى ROS والذين لا يجب أن يتوافر لديهم امكانية توصل للعناصر التي تشكل مخطط الحفظ في FPOS. يمكن أن يكون لديك أكثر من واحد من
ROS الخاصة بواحد من FPOS.
- مخطط الحفظ: يقوم بتعريف طريقة تنظيم السجلات. في مخطط الحفظ، يتم تخزين السجلات في هيكل متسلسل هرميا يتم تصميمه للاحتفاظ بسياق السجلات. على سبيل المثال، يمكنك تكوين مخطط الحفظ الذي يعكس وظائف الأعمال الخاصة بالمؤسسة. يمكنك بعد ذلك وضع كتالوج للسجلات تحت هذا الوصف المنطقي الخاص بوظائف الأعمال هذه. كمت يمكنك ارفاق نماذج محددة مع مخطط الحفظ. كل العناصر التي يتم تكوينها تحت مخطط الحفظ ستتبع نموذج التسمية الخاص بالسجل.
- تصنيف السجل: التصنيفات هي مجموعة من السجلات المتعلقة في مخطط الحفظ. ويتم تكوين تصنفات السجل لتصنيف السجلات بناء على تصنيفات الوظائف. ويمكن أن يتضمن تصنيف السجل تصنيفات فرعية وحافظات سجلات (ولكن ليس كلاهما). نماذج البيانات Base و DoD تسمح بنشر السجلات مباشرة في تصنيف السجل؛ نموذج بيانات PRO لا يقوم بذلك. بالاضافة الى أنه، يمكن تحديد فترة بقاء وقواعد التخلص من كل من التصنيفات. تنطبق هذه القواعد على كل حافظات السجلات والسجلات التي يتم تكوينها في التصنيف.
- حافظة السجلات: تعمل كحاويات للسجلات المتعلقة. ويمكنك استخدامها لادارة السجلات طبقا لفترة البقاء المحددة وأحداث التخلص منها. ويمكن تكوين الحافظات الالكترونية والفعلية وحافظات السجلات المختلطة تحت أحد التصنيفات لادارة السجلات الالكترونية والفعلية.
- الحافظة الالكترونية: تستخدم لتخزين السجلات الالكترونية. ويمكن أيضا أن تتضمن الحافظة الالكترونية على أكواد التمييز. كود التمييز هو ادخال الكتروني لأحد السجلات الفعلية والذي لا يمكن تخزينه في ملف فعلي. وكمثال لهذه السجلات، المخططات الخاصة بالمباني الكبيرة أو شرائط فيديو أو قواعد البيانات.
- الحافظة الفعلية: تقوم بتخزين السجلات الخاصة بالبنود الفعلية مثل السجلات الورقية. الحافظة الفعلية هي عبارة عن ادخال ظاهري لحافظة ورقية.
وبناء على هيكل التخزين الفعلي للمؤسسة الخاصة بك، يمكنك وضع نموذج للتسلسل الهرمي للحافظات الفعلية في IBM Enterprise Records.
- الصندوق: الصندوق يتيح طريقة لوضع نماذج للعناصر الفعلية التي تضمن عناصر فعلية أخرى. على سبيل المثال، يمكنك تكوين "مخزن" يتضمن "أرفف" تتضمن "صناديق" تتضمن "حافظات فعلية." الصندوق يمكن أن يتضمن صندوق آخر، أو حافظة فعلية أو سجل.
- الحافظة المختلطة: تشير الى مجموعة من السجلات الفعلية والالكترونية المتعلقة.
- وحدات التخزين: تمثل أقسام فرعية منطقية من حافظات السجلات في وحدات أصغر وأسهل في الادارة. وحدة التخزين ليس لها وجود مستقل عن الحافظة. ودائما ما تتضمن حافظة السجلات واحد على الأقل من وحدات التخزين، والتي يتم تكوينها آليا من خلال النظام عند تكوين حافظة السجلات. وعلى ذلك، يمكنك تكوين أي عدد من وحدات التخزين في حافظة السجلات الواحدة.
- السجل: السجل يتيح بيانات التعريف الخاصة بأحد الوثائق أو العناصر الفعلية التي يتم وضعها تحت تحكم تطبيق IBM Enterprise Records. وقد يتوارث السجل بعض من طريقة العمل الخاصة بحافظة السجلات التي يتم تكوينه بها. على سبيل المثال، يمكن أن يتوارث الجدول الزمني للتخلص الخاص بالعنصر الرئيسي. ويمكن أن تقوم بتصنيف السجلات في:
- سجل الكتروني: يشير الى الوثائق الالكترونية.
- كود تمييز: يشير الى العناصر الفعلية أو الوثائق الورقية.
- سجل نشط: سجل أساسي مطلوب للوفاء بالمسئوليات الادارية في الحالات الطارئة على مستوى المشروع.
السجلات النشطة يتم مراجعتها وتحديثها بصفة دورية.
- سجل دائم: سجل يتم تعريفه بأن له قيمة تاريخية كافية أو أي قيمة أخرى تضمن استمرار بقائه في المؤسسة بدون حدود للوقت وعادة ما يكون مطلوب لأغراض ادارية أو قانونية أو مالية.
- أنواع السجلات: يمكن ارفاق نوع السجل مع السجلات التي يكون لها خصائص مشتركة. على سبيل المثال، قد تحتاج الى تعريف نوع السجل لتحديد جدول زمني عام للتخلص من السجلات وللمساعدة في البحث عن السجلات واسترجاعها. يمكنك استخدام أنواع السجلات اذا كانت هناك مجموعة من السجلات توجد تحت أحد حافظات السجلات ويجب أن يتم تحديد جدول زمني للتخلص منها يختلف عن المحدد حاليا لحافظة السجلات.
فيما يلي مثال للتسلسل الهرمي لعناصر ادارة السجلات
مخطط الحفظ
الادارة العامة (التصنيف)
الملفات المقابلة (الحافظة)
تلخيص البرنامج (الحافظة)
مؤتمر تدريب الادارة لعام 2006 (وحدة التخزين)
مؤتمر تدريب الادارة لعام 2007 (وحدة التخزين)
ادارة المعلومات (التصنيف)
الملفات المقابلة (الحافظة)
جداول أرقام المعاملات (الحافظة)