Varje IBM® Enterprise
Records-entitet har en uppsättning informationssidor som du kan öppna genom att klicka på ikonen Hämta information ().
Informationssidorna för en entitet ger mer information i vyer. Om du har behörighet kan du visa och ändra entitetens egenskapsvärden. Från informationssidorna kan du också utföra åtgärder på den entitet som du visar. Dessa åtgärder motsvarar oftast de som finns på entitetens kontextmeny på fliken Bläddra.
Visa och ändra egenskaperna för en entitet:
Om du ändrat några egenskaper i en viss vy men inte tillämpat dem innan du går vidare till en annan egenskapssida markeras den ändrade sidan med en pennikon. Om du inte klickar på Tillämpa på varje sida när du har gjort en ändring, måste du komma ihåg att gå tillbaka till varje sida med en pennikon och klicka på Tillämpa annars försvinner ändringarna när du lämnar informationssidorna. Egenskaper visas som skrivskyddade eller redigerbara baserat på de behörigheter som din användarroll har.
Skriva ut egenskaperna för en entitet:
Med länken Utskrivbar vy i det övre högra hörnet på vissa informationssidor kan du ta fram en egenskapslista i ett format som du kan skriva ut. Den utskrivbara listan för en entitet är oftast densamma oavsett från vilken informationssida som du öppnar rapporten. Innehållet i rapporten varierar dock efter typen av entitet.
I följande tabell beskrivs de vyer som är tillgängliga på informationssidorna. Varje typ av entitet har sin unika uppsättning vyer.
Visa | Beskrivning |
---|---|
Egenskaper | Vyn Egenskaper är standardvyn när du öppnar informationssidan för en entitet. I vyn visas egenskaperna för den aktuella entiteten. En röd asterisk anger att det krävs ett egenskapsvärde. I vyn kan du granska och ändra egenskaperna för entiteten. |
Säkerhetsklassificering | I vyn visas egenskaper för säkerhetsklassificeringen. I vyn Säkerhetsklassificering kan du redigera metadataegenskaper för den klassificerade posten, efter det att posten har arkiverats. I Visa och ändra säkerhetsklassificeringsegenskaper finns mer information. |
Disposition | I vyn Avveckling kan du ändra avvecklingsschemat för entiteten. I vyn kan du ställa in att avvecklingsschemat ska ärvas från den överordnade entiteten eller koppla entiteten till ett annat avvecklingsschema. Du kan också ändra användare eller grupp som är utsedd för avvecklingen av entiteten. I Ändra avvecklingsschema för entiteter finns mer information om att koppa ett annat avvecklingsschema till entiteter. |
Vital post | I vyn Vital post kan du ange om kategorin eller mappen innehåller vitala poster. I den här vyn väljer du den händelse som utlöser regelbundna granskningar eller uppdateringar av vitala poster och den åtgärd som ska starta när granskningshändelsen inträffar. I Inställningar för vitala poster finns mer information. |
Villkor | I vyn Villkor kan du ange utlösningskriterier för en intern händelse. Du kan välja villkorsoperatorer, särskilda egenskapsvärden och skapa fogningstyper som utlöser den interna händelsen. Du kan också definiera fler egenskaper för den valda entitetstypen. I Lägga till interna händelser finns mer information. |
Säkerhet | I vyn Säkerhet kan du visa eller redigera säkerhetsinställningar för en entitet (beroende på vilken säkerhetsbehörighet du har). Säkerhetsinställningarna bestämmer vilka användare och grupper som har åtkomst till entiteten och styra deras säkerhetsbehörighet. Du kan också tillämpa en säkerhetsprincip som styr säkerhetsinställningarna. I Ange eller ändra objektsäkerhet finns mer information om att göra säkerhetsinställningar för en entitet. |
Arkiverad under | I vyn Arkiverad under visas enbart för poster. I den här vyn kan du visa en lista över entiteter där den valda posten är arkiverad. Du kan visa följande:
I Visa behållare där poster är arkiverade finns mer information. |
Detaljer | I vyn Detaljer kan du granska skrivskyddade egenskaper för en entitet eller ett tillhörande objekt och deras värden. För en postkategori, postmapp, volym och post visar vyn Detaljer egenskaperna ordnade i olika grupper som Allmänt, Avveckling, Vital, Fysiskt och Ytterligare postdetaljer. Du kan visa och dölja egenskaper som hör till en viss grupp genom att klicka på ikonerna för att visa och dölja detaljer vid gruppnamnet: |
Länkar | En länk representerar en relation mellan två entiteter. I vyn Länkar kan du se olika länkar för en entitet. I vyn Länkar visas sidan Information enbart för postmappar och poster. I Visa och ändra länkar finns mer information. |
Historik | I vyn Historik kan du spåra åtgärder som utförts på varje IBM Enterprise Records-entitet. Genom att spåra entiteter i IBM Enterprise Records kan du övervaka de åtgärder som utförs på IBM Enterprise Records-entiteter, t.ex. skapa, avveckla, accessa, flytta, kopiera och omtilldela ett avvecklingsschema. I Visa granskningsloggposter finns mer information om att spåra entiteter. |
Spärr | I vyn Spärrar kan du visa, ändra eller ta bort avvecklingsspärrar på entiteten. I Avvecklingsspärrar finns mer information. |
Orsak | När du visar informationssidor för ett avvecklingsschema är standardvyn Orsak. Om du ska ändra något anger du orsaken till ändringen. Välj annars en annan lämplig vy. |
Schema | I den här vyn kan du ändra schemanamnet, beskrivningen och avvecklingsbehörigheten för det valda avvecklingsschemat. |
Faser | Om du visar ett avvecklingsschema som har faser listas de i denna vy. Du kan ta bort en fas genom att klicka i dess kryssruta och du kan lägga till fler faser genom att klicka på Lägg till ny. Klicka på namnet på en fas om du vill se mer detaljerad information eller ändra informationen. |
Spärrade entiteter | I den här vyn visas entiteter som är spärrade. Från den här vyn kan du ta bort spärren på en entitet, eller söka för att filtrera visningen av spärrade entiteter. I Visa och ändra spärrade entiteter finns mer information. |
Ikoner | Informationsåtgärder |
---|---|
|
Ta bort Med åtgärden Ta bort tar du bort en entitet. I följande avsnitt finns mer information om hur du tar bort olika entiteter: |
![]() |
Stäng Med åtgärden Stäng begränsar du skapandet av underordnade entiteter inom en postkategori, postmapp eller volym. Se Stänga och öppna behållare. |
![]() |
Flytta Med åtgärden Flytta kan du flytta en postkategori eller postmapp och allt dess innehåll till en annan plats i arkiveringsplanen. Se Flytta kategorier eller mappar. |
![]() |
Öppna igen Med åtgärden Öppna igen öppnar du en stängd postkategori, postmapp eller volym igen. Se Stänga och öppna behållare Stänga och öppna behållare. |
![]() |
Aktivera Med åtgärden Aktivera återaktiverar eller inaktiverar du postkategorin eller postmappen. Se Aktivera eller inaktivera kategorier eller mappar. |
![]() |
Inaktivera Med åtgärden Inaktivera inaktiverar du en postkategori eller postmapp. Om en behållare är inaktiv, kan inte nya entiteter skapas inom behållaren och användarna ser inte den inaktiva behållaren när de deklarerar en post. Se Aktivera eller inaktivera kategorier eller mappar. |
![]() |
Spärra Med åtgärden Spärra avbryter du tillfälligt eller stoppar utförandet av avvecklingsåtgärder på en postkategori, postmapp, volym eller post. När en entitet är spärrad kan den inte heller tas bort med åtgärden Ta bort. Se Spärra entiteter (manuellt). |
![]() |
Initiera avveckling Med åtgärden Initiera avveckling kör du ett avvecklingsschema för en entitet. Se Initiera avvecklingsscheman. |
![]() |
Arkivera Med åtgärden Arkivera arkiverar du hänvisningen till en post på en annan plats i samma arkiveringsplan. Se Arkivera poster. |
![]() |
Flytta Med åtgärden Flytta flyttar du en post från en plats till en annan inom samma arkiveringsplan. I Flytta poster finns mer information. |
![]() |
Skapa länk Med åtgärden Skapa länk kan du skapa en länk från en post eller postmapp till ett annat objekt. I Skapa länkar finns mer information. |
![]() |
Aktivera/Checka ut Med åtgärden Aktivera/Checka ut startar du ett arbetsflöde. I Arbetsflöden finns allmän information om arbetsflöden. |
![]() |
Kopiera Med åtgärden Kopiera kopierar du en post till en annan plats i samma arkiveringsplan. Se Kopiera poster. |
![]() |
Avklassificera Med Avklassificera tar du bort en klassificeringsnivå från en post. |
![]() |
Uppgradera klassificering Med åtgärden Uppgradera klassificering uppgraderar du klassificeringen av en post. Med hjälp av den här länken kan du klassificera en tidigare oklassificerad post eller uppgradera den aktuella klassificeringsnivån, t.ex. från Secret till Top Secret. |
![]() |
Nedgradera klassificering Med Nedgradera klassificering nedgraderar du klassificeringen av en post. Med hjälp av den här länken kan du nedgradera den aktuella säkerhetsklassificeringen, t.ex. från Top Secret till Secret). Om du vill gå från en klassificeringsnivå till oklassificerade måste du använda Avklassificera. |
![]() |
Avdeklarera Använd Avdeklarera om du vill ångra skapandet av en post. Se Avdeklarera poster. |
![]() |
Initiera spärrborttagningsbegäran Med Initiera spärrborttagningsbegäran initierar du borttagning av villkorliga spärrar. Åtgärden tar bort spärren från entiteterna när nästa spärravsökning körs. Se Ta bort avvecklingsspärrar. |
![]() |
Avbryt begäran om spärrborttagning Med Avbryt begäran om spärrborttagning avbryter du en begäran om spärrborttagning. Du kan avbryta en begäran om spärrborttagning innan nästa spärravsökning körs. Se Ta bort avvecklingsspärrar. |
![]() |
Aktivera för spärravsökning Med Aktivera för spärravsökning aktiverar du spärrprocessen på nytt. Då ställs spärren in för bearbetning när nästa spärravsökning körs. På detta sätt kan du också återställa en villkorlig spärr för en entitet vid nästa körning av spärravsökningen. Se Ta bort avvecklingsspärrar. |
![]() |
Visa dokumentinformation Med åtgärden Visa dokumentinformation visar du postens Workplace-informationssidor. Se Visa dokumentinformation för poster. |
![]() |
Hantera mönsternivå Ange mönstersträngar för namngivningsmönster som automatiskt namnger olika entiteter på olika nivåer i arkiveringsplaner. |
![]() |
Kör säkerhetsskript Med åtgärden Kör säkerhetsskript lägger du till nya medlemmar till IBM Enterprise Records-grupper för att ställa in all säkerhet för IBM Enterprise Records-relaterade klasser och mappar. Se Ange säkerhet. |
![]() |
Importera mallar Med Importera mallar importerar du den fysiska IBM Enterprise Records-mallen och IBM Enterprise Records-sökmallen. Se Importera exempelmallar. |
![]() |
Konvertera till FPOS och ROS Med åtgärden Konvertera till FPOS och ROS lägger du till ett arkiveringsplansobjektlager till ett konfigurerat postobjektlager. Se Konvertera till FPOS och ROS. |
![]() |
Ta med klassificerat dokument Med åtgärden Ta med klassificerat dokument anger du om objektlagret ska innehålla klassificerade dokument. Se Lägga till klassificerade dokumentegenskaper. |
![]() |
Ta med NARA-egenskaper Med åtgärden Ta med NARA-egenskaper anger du om objektlagret ska innehålla dokument med egenskaper för amerikanska National Archives and Records Administration (NARA). Se Lägga till NARA-dokumentegenskaper. |