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Salvataggio della ricerca

Per rendere una ricerca disponibile per gli utenti, è necessario aggiungerla ad una cartella in un archivio oggetti. Se la cartella che si desidera utilizzare non esiste ancora, è possibile crearla prima o durante l'aggiunta della ricerca. Vedere le sezioni Per aggiungere una nuova cartella o Per aggiungere una cartella prima della creazione di una ricerca in basso.

Nota: Utilizzare la proprietà Nome applicazione per indicare una ricerca memorizzata o un modello di ricerca da utilizzare con un'applicazione specifica. Ad esempio, RM potrebbe essere il valore di proprietà per Nome applicazione. La ricerca memorizzata o il modello di ricerca definiti con questa proprietà verranno quindi utilizzati con Record Manager.

Se il valore di questa proprietà non è specificato, è possibile accedere alla ricerca memorizzata o al modello di ricerca da Workplace XT.

  1. Scegliere Aggiungi nuovo dal menu File oppure fare clic sul pulsante Aggiungi nuovo.
  2. Se l'archivio oggetti di default (l'ultimo utilizzato) e la cartella devono essere modificati, fare clic sul pulsante Sfoglia per scegliere una nuova ubicazione per la ricerca. È possibile scegliere qualsiasi archivio oggetti indipendentemente dalle ubicazioni in cui vengono ricercati i documenti. Scegliere un'ubicazione per cui gli utenti selezionati dispongono dell'accesso. Per selezionare la ricerca, gli utenti devono essere in grado di ricercarla o individuarla in una pagina di collegamento.
  3. Andare alla cartella in cui si desidera inserire la ricerca. È possibile fare doppio clic su una voce dell'elenco oppure fare clic sul pulsante Apri quando una voce è selezionata. Fare clic sul pulsante Seleziona per selezionare una cartella evidenziata. Se si desidera eseguire il backup ad un livello superiore, utilizzare il menu a discesa nella casella Cerca in o le icone nella parte superiore della finestra. È anche possibile creare una nuova cartella per la ricerca utilizzando il pulsante Aggiungi nuova cartella. Vedere la sezione Per aggiungere una nuova cartella in basso. Per ulteriori dettagli sulle icone, vedere la sezione Selezione di sottocartelle.
  4. Dopo aver selezionato una cartella (operazione che riporta alla schermata precedente dove si fa clic su Avanti), immettere un titolo, una descrizione e un nome applicazione per consentire agli utenti di individuare la ricerca successivamente. Quando si salva la ricerca modificata, verificare le proprietà e, se necessario, aggiornarle prima di fare clic su Avanti.
  5. I campi Nome documento, Descrizione e Nome applicazione sono facoltativi. Tuttavia, se non si immette un Titolo documento, l'utente visualizza "nome non definito". Chiunque tenti successivamente di eseguire il check out della ricerca visualizzerà un'icona senza nome.
  6. Fare clic su Avanti per specificare le impostazioni di sicurezza oppure fare clic su Fine per accettare le impostazioni di sicurezza di default e completare il salvataggio.
  7. Se si desidera specificare le impostazioni di sicurezza, controllare le impostazioni di default e, se necessario, aggiornarle prima di fare clic su Fine. Queste impostazioni di sicurezza controllano l'accesso alla ricerca e non ai documenti da individuare con la ricerca stessa.
  8. Una volta visualizzato il messaggio Salvato correttamente nella riga di stato, è possibile visualizzare un'anteprima della ricerca con l'opzione Avvia o eseguendo l'accesso come un utente che utilizzerà la ricerca.

Per aggiungere una nuova cartella:

Quando si salva una ricerca, è possibile creare una nuova cartella in cui archiviare la ricerca.

  1. Ricercare l'archivio oggetti in cui si desidera aggiungere una cartella o la cartella in cui si desidera aggiungere una sottocartella. Se necessario, fare clic su Sfoglia.
  2. Fare clic sul pulsante Aggiungi nuova cartella.
  3. Scegliere una classe per la cartella. (Fare clic sul pulsante Sfoglia per verificare se esistono opzioni aggiuntive per il campo Classe. Fare clic su un triangolo rivolto verso l'alto in Windows o su un triangolo rivolto verso destra in Mac per visualizzare più classi. Classi di cartelle diverse potrebbero visualizzare proprietà diverse.
  4. Immettere almeno i dati relativi alla proprietà richiesta (indicati da un asterisco rosso) e fare clic su Avanti (per impostare la sicurezza) o su Fine.
  5. Rivedere o aggiornare la sicurezza nella cartella (se è stato selezionato Avanti), quindi fare clic su Fine.

È ora possibile completare il salvataggio della ricerca come descritto all'inizio di questa pagina (al passo 4).

Per aggiungere una cartella prima di creare una ricerca:

  1. In Sfoglia, selezionare l'archivio oggetti.
  2. Andare sulla cartella in cui si desidera creare una nuova cartella o restare al livello root dell'archivio oggetti.
  3. Fare clic sul pulsante Aggiungi nuova cartella.
  4. Completare i passi da 3 a 5 riportati sopra per aggiungere una nuova cartella.


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Ultimo aggiornamento: Luglio 2011


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