IBM Enterprise Records, Versió 5.1.+            

Addició d'un patró de nomenclatura

Un patró de nomenclatura proporciona un mode d'anomenar automàticament categories de registres, carpetes de registres i registres perquè compleixin els convenis aplicables. Quan un usuari crea una d'aquestes entitats que té un patró de nomenclatura associat, el nom es proporciona de forma automàtica al pas Configura les propietats. El sistema no impedeix a l'usuari canviar aquest nom. S'assignen números creixents que s'utilitzen tan bon punt apareix el pas Configura les propietats. Si cancel·leu l'operació abans de crear l'entitat, aquest número no s'utilitzarà mai.

Per anomenar registres de forma automàtica, introduïu un patró de nomenclatura al camp Patró de registre del contenidor pare. El patró de registre és una propietat del contenidor. A partir d'ara, tots els registres declarats en aquest contenidor adquiriran el següent nom de la seqüència del patró i augmentaran segons el valor que introduïu al camp Augmenta patró de registre en.

Per anomenar de forma automàtica categories i carpetes:

  1. Afegiu un patró de nomenclatura a la pestanya Configura.
  2. Afegiu nivells de patró començant per la pàgina de confirmació o més endavant a les pàgines d'informació.
  3. Assigneu un patró de nomenclatura a un pla de fitxers.

Quant a la sintaxi dels patrons de nomenclatura

És possible que el procés empresarial exigeixi que els noms de les carpetes comencin per la lletra A i, tot seguit, dos dígits que representin l'any, un guionet i, finalment, un número de carpeta, com ara A07-000005. El patró següent crea aquests noms:

A[YY]-[\d\d\d\d\d\d]

En aquesta patró, A és el primer caràcter, YY representa l'any i \d és un numeral. El sistema proporciona automàticament els valors per defecte especificats entre claudàtors []. Per tant, YY es reemplaça amb els darrers dos dígits de l'any actual. \d es reemplaça amb dígits creixents. El valor d'increment s'especifica en un altre camp en introduir la cadena.

En un altre patró de nomenclatura de registres, és possible que vulgueu crear una regla de nomenclatura per a les carpetes en sèries KX seguides d'un any de dos dígits, un punt, un mes de dos dígits, un guionet i dos conjunts de numerals creixents, com ara KX07.06-0004-03. El patró següent compliria aquesta necessitat:

KX[AA.MM]-[\d\d\d\d]-[\d\d]

També podeu utilitzar patrons personalitzats per crear patrons basats en metadades. Per exemple, és possible que les polítiques de l'organització exigeixin que el conveni de nomenclatura de carpetes de registres sigui any, espai, assumpte (metadades) de la carpeta de registres, espai i un número de 5 dígits, com ara "2006 Crèdit 00005." Per a això, podeu crear un patró de nomenclatura amb les especificacions següents:

[AAAA] [AQUEST.AssumpteCorreuElectrònic] [\d\d\d\d\d]

O bé

[AAAA] [Pare.AssumpteCorreuElectrònic] [\d\d\d\d\d]
El sistema proporcionarà els valors per defecte per a l'any i l'assumpte perquè s'han especificat entre []. AQUEST.AssumpteCorreuElectrònic és un patró personalitzat. Per tant, el sistema proporcionarà el valor del camp de metadades, AssumpteCorreuElectrònic, que especifiqueu per al pare de la carpeta de registres. Heu d'especificar el nom simbòlic de la propietat mentre creeu un patró personalitzat. A més a més, si no hi ha cap valor disponible per a la propietat especificada, es genera un error. Aquest patró personalitzat només es aplicable a les entitats de nivell 2 o inferiors (3, 4, etc.) al pla de fitxers. El nivell de pla de fitxers és un altre camp que s'emplena quan s'afegeix un nivell de patró.

No utilitzeu cap caràcter que no sigui vàlid per als noms. Per exemple, no utilitzeu un caràcter de barra inclinada / quan incorporeu dates. Els caràcters no vàlids són:

\ / : * ? " < > |
Per garantir que els usuaris no superin el nombre de caràcters que heu especificat al patró de nomenclatura, delimiteu el patró de nomenclatura utilitzant els símbols ^ i $. Per exemple, si creeu el patró de nomenclatura \d\d\d, afegiu el símbol ^ al començament del patró de nomenclatura i el símbol $ al final del patró de nomenclatura, com es mostra tot seguit:
^\d\d\d$
Això garantirà que, quan un usuari introdueixi un valor, el nombre de caràcters introduïts no superi el nombre de caràcters especificats a la cadena del patró.

Per afegir un patró de nomenclatura:

  1. Inicieu sessió com a administrador de registres i seleccioneu la pestanya Configura.
  2. Feu clic a Patrons de nomenclatura.
  3. Feu clic a Afegeix patró de nomenclatura.
  4. A la pàgina Afegeix patró, introduïu el nom i la descripció del patró.
  5. Seleccioneu Nom o Identificador al menú Aplica a nom o a ID. En funció del valor que seleccioneu, el nom o l'identificador de la categoria de registres o de la carpeta de registres es generarà automàticament segons el patró associat.
  6. Feu clic a Següent.
  7. Definiu la seguretat per al patró de nomenclatura i feu clic a Finalitza.
  8. A la pàgina de confirmació, feu clic a Afegeix nivell de patró per afegir nivells al patró de nomenclatura. Si voleu afegir nivells més endavant, feu clic a D'acord per tancar la pàgina Afegeix patró.
Un nivell de patró proporciona els detalls del patró que s'han d'aplicar a les categories de registres i les carpetes de registres. Al pla de fitxers s'especifiquen un o més nivells i el tipus d'entitat al qual s'aplica cada nivell. Quan es crea una entitat nova d'aquest tipus al nivell especificat, rep un nom de forma automàtica segons la cadena del patró i el número incremental. Aquest procediment continua des de la pàgina de confirmació després de fer clic a Afegeix nivell de patró.

Per afegir un nivell de patró:

  1. Introduïu un número de nivell de pla de fitxers. El nivell de la jerarquia de pla de fitxers es representa mitjançant un número, on la primera categoria del pla de fitxers és 1. La seva primera subcategoria és 2. Si aquesta subcategoria té una carpeta de registres, el seu nivell és 3.
  2. Per a Tipus d'entitat coincident, seleccioneu Categoria de registres o Carpeta de registres. Per exemple, si especifiqueu 3 com a nivell i Categoria de registres com a tipus d'entitat, totes les categories de registres que existeixin al tercer nivell del pla de fitxers seguiran el patró de nomenclatura especificat.
  3. Especifiqueu la cadena del patró, com es descriu anteriorment. La cadena del patró ha de proporcionar un caràcter numèric.
  4. Introduïu un valor per a Augmenta patró de registre en. Si utilitzeu el valor 1, cada categoria o carpeta nova afectada pel patró augmentarà al següent valor més alt. Si s'especifica un increment de 2, s'utilitza qualsevol altre número. Aquest camp ha de ser superior a zero.
  5. Feu clic a Afegeix. Això fa que el patró aparegui a la part inferior de la pantalla i esborra els camps perquè pugueu afegir patrons addicionals per a altres entitats i nivells.
  6. Feu clic a Surt quan hàgiu acabat d'afegir nivells de patró.

Exemple

Si voleu que les subcategories d'una categoria de registres de nivell superior rebin un nom automàticament, creeu un patró per al nivell 2 i seleccioneu Categoria de registres com a tipus. Si també voleu que les carpetes de registres d'aquesta subcategoria rebi un nom de forma automàtica, creeu un patró per al nivell 3 i seleccioneu Carpeta de registres com a tipus. Si aquests dos nivells de patró són al patró de nomenclatura, les subcategories del nivell 2 i les carpetes de registres del nivell 3 reben un nom automàticament.

Per afegir o modificar nivells de patró més endavant:

  1. Aneu al patró de nomenclatura (pestanya Configura, Patró de nomenclatura) i feu-ne clic al botó Obtenir informació.
  2. Seleccioneu Gestiona el nivell del patró a la barra lateral.
  3. Si afegiu un nivell de patró, empleneu els camps com es descriu més amunt l'addició d'un nivell de patró. Si modifiqueu un nivell de patró existent, continueu amb el pas següent.
  4. Seleccioneu el botó d'opció del patró. Això copia les dades existents als camps.
  5. Canvieu els camps segons calgui i feu clic a Edita.
    • Per afegir un patró a un altre nivell després d'afegir o canviar un nivell de patró, feu clic a Afegeix.
    • Per modificar un altre patró, feu-ne clic al botó d'opció, canvieu els camps i feu clic a Edita.
    • Per suprimir un nivell de patró existent, seleccioneu-ne el botó d'opció i feu clic a Suprimeix.
  6. Quan hàgiu acabat, feu clic a Surt.

Per assignar un patró de nomenclatura a un pla de fitxers (necessari per activar la nomenclatura automàtica):

  1. Aneu al nivell arrel del pla de fitxers de manera que el camí d'accés només mostri el nom del pla de fitxers.
  2. Feu clic a Obtenir informació per al pla de fitxers (just a sota del camí d'accés). El camp Patró de nomenclatura és a la pàgina Propietats.
  3. Al menú Patró de nomenclatura, seleccioneu el nom del patró que vulgueu utilitzar.
  4. Feu clic a Aplica i , tot seguit, a Surt.


Comentaris

Darrera actualització: Agost de 2011


© Copyright IBM Corp. 2011.
Aquest Information Center està basat en tecnologia Eclipse. (http://www.eclipse.org)