Os utilizadores autorizados (gestor de registos, administrador de registos
ou revisor no modelo de dados Pro padrão; gestor de registos ou administrador de
registo no modelo de dados DoD ou Base) podem associar uma agenda de eliminação a uma
categoria de registo ou pasta de registos em qualquer altura. Os contentores
descendentes herdam a agenda de eliminação. Pode associar uma agenda de eliminação a uma
categoria de registo ou pasta de registos no momento da criação ou posteriormente.
Para
associar uma agenda de eliminação a uma categoria de registo ou a uma pasta de registos
pela primeira vez após a criação:
- Para as categorias de registo, consulte o tópico Adicionar uma categoria de registo.
- Para pastas de registos, consulte o tópico Adicionar uma pasta de registos.
Para associar uma agenda de eliminação posteriormente:
- Aceda ao contentor cuja agenda de eliminação pretende atribuir e faça
clique no ícone Obter informações.
- Faça clique em Eliminação no painel à esquerda.
- Faça clique em Procurar agenda para seleccionar uma
agenda de eliminação.
- Na janela Seleccionar agenda de eliminação, faça clique em
Seleccionar sob o nome de uma das agendas.
- No novo menu, seleccione a opção apropriada para indicar de que modo pretende
propagar a nova agenda de eliminação aos contentores descendentes. Quando atribui uma agenda de eliminação diferente, pode propagar a agenda aos
respectivos contentores descendentes das formas seguintes:
- Propagar a agenda a todos os contentores descendentes imediatos e a todos os
sub-contentores que irão herdar independentemente de terem ou não herdado a agenda de eliminação anterior. Esta situação corresponde à opção Propagar a nova agenda de eliminação a todos os descendentes imediatos e a todos os sub-directórios
herdados. Tal é também aplicável a agendas que são aplicadas pela primeira vez.
- Propagar a agenda apenas aos contentores descendentes que herdam a agenda de eliminação anterior. Nesta situação, a agenda de eliminação dos contentores descendentes
que não herdam a agenda de eliminação da entidade ascendente permanece inalterada. Esta
opção apenas herda uma nova agenda caso tenha herdado previamente uma agenda. Esta
situação corresponde à opção Propagar nova agenda de eliminação a todas as
entidades de herança.
- Propagar a agenda a nenhum dos contentores descendentes. Nesta situação, os
contentores descendentes que herdaram a agenda de eliminação antiga irão continuar a
estar associados a essa agenda mas não serão categorizados como entidades de herança. Esta situação corresponde à opção Não propagar a nova agenda de eliminação.
- Se pretendido, introduza a informação de autoridade de eliminação conforme requerido
pelas regras de conformidade da sua organização.
Atenção: Por predefinição, a autoridade de eliminação especificada para a
agenda de eliminação seleccionada será atribuída automaticamente como a autoridade de eliminação para o contentor. Se não estiver definida uma autoridade de eliminação para a
agenda seleccionada, será aplicável a autoridade de eliminação definida para o contentor. Se a autoridade de eliminação foi definida quando o contentor foi criado mas não foi
atribuído qualquer agenda de eliminação, a autoridade de eliminação da agenda irá
substituir a autoridade de eliminação definida anteriormente.
- Faça clique em Aplicar para guardar as alterações.
- Faça clique em Sair para fechar
a página.
Importante: Os registos associados a um tipo de registo podem ter uma
agenda de eliminação diferente do respectivo contentor ascendente.
A agenda de eliminação associada ao tipo de registo tem precedência em relação à agenda
do contentor. Contudo, ao executar o varrimento, uma mensagem de aviso de
conflito de eliminação é registada no ficheiro de registo de varrimento, se a
agenda associada ao contentor ascendente tiver um período de retenção de cutoff
inferior ao período da agenda associada ao tipo de registo.
Consulte o tópico
Alterar a agenda de eliminação associada a uma entidade para alterar uma agenda
existente.