IBM FileNet P8, Wersja 5.1.+            

Deklarowanie dokumentów jako akt

W przypadku deklarowania dokumentów należy pamiętać o tym, że jeśli dokument jest częścią dokumentu złożonego, wówczas mogą pojawić się problemy. W przypadku dodawania dokumentów podrzędnych do nadrzędnych mogą istnieć ustawienia, które będą zakłócać normalny harmonogram rozporządzenia powiązanych dokumentów. Ustawienie uniemożliwiające usunięcie jakiegokolwiek dokumentu (nadrzędnego lub podrzędnego) może zakłócać standardowy harmonogram usuwania dokumentów. Podobnie określenie, że dokument podrzędny ma być usuwany wraz z dokumentem nadrzędnym, może zakłócać standardowy proces rozporządzania dokumentami podrzędnymi. Szczegółowe informacje o konsekwencjach różnych ustawień zawiera sekcja Konfigurowanie produktu IBM® InfoSphere Enterprise Records.

Uwaga: Każda aplikacja wykorzystująca funkcję pliku DITA tworzy komponenty jako dokumenty złożone; dlatego reguły, które dotyczą dokumentów złożonych również dotyczą plików DITA.

Dla elementu nadrzędnego dokumentu złożonego istnieje specjalna ikona, która umożliwia jego łatwe zidentyfikowanie oraz eksplorowanie jego elementów podrzędnych i ich odsyłaczy przed zadeklarowaniem tych elementów jako akt. Użytkownik posiadający odpowiednie uprawnienia może dodać dodatkowe elementy podrzędne do dokumentu nadrzędnego później - po zadeklarowaniu ich jako akt. Można również zmienić ustawienia powiązane z dokumentem podrzędnym. (W tym celu należy użyć opcji Modyfikuj podrzędne zamiast opcji Informacje o odsyłaczu w poniższej procedurze).

Dokumenty podrzędne nie są oznakowane specjalną ikoną. Aby zapobiegać nieoczekiwanym konsekwencjom, sugerujemy wykonanie następujących działań:
  1. Kliknij ikonę Uzyskaj informacje dla innych istniejących dokumentów przed zadeklarowaniem ich jako akt.
  2. Wybierz widok Dokumenty nadrzędne.
  3. Jeśli istnieje dokument nadrzędny, kliknij jego ikonę Uzyskaj informacje.
  4. Wybierz jego widok Dokumenty podrzędne.
  5. W menu działań dokumentu podrzędnego, którego zamierzasz zadeklarować jako akta, wybierz opcję Informacje o odsyłaczu.
  6. Zwróć uwagę na ustawienia dla Usuń po usunięciu nadrzędnego oraz Zapobiegaj usuwaniu.
  7. Aby podjąć decyzję o tym, czy wymagane jest zadeklarowanie konkretnego dokumentu jako akta, zapoznaj się z sekcją Konfigurowanie produktu IBM InfoSphere Enterprise Records.

Aby zadeklarować dokument jako akta:

  1. Wykonaj jedną z poniższych działań, aby uruchomić kreatora Zadeklaruj jako akta:
    • Na stronie Potwierdzenie, na końcu kreatora Dodaj dokument lub kreatora Wprowadź, kliknij opcję Zadeklaruj jako akta.
    • Użyj opcji Przeglądaj lub Szukaj, aby znaleźć dokument. Kliknij prawym przyciskiem myszy nazwę dokumentu, aby otworzyć menu podręczne, a następnie wybierz opcję Zadeklaruj jako akta lubo opcję Deklaruj wersje jako akta.
    • Na stronie informacji dla dokumentu kliknij opcję Zadeklaruj jako akta lub Deklaruj wersje jako akta na liście działań.
  2. W razie potrzeby dla kolejnych kroków można kliknąć opcję Pomoc.


Opinia

Data ostatniej aktualizacji: Lipiec 2011


© Copyright IBM Corp. 2011.
To centrum informacyjne jest oparte na technologii Eclipse. (http://www.eclipse.org)