如果系統上的任何物件儲存庫設定為使用 DoD 已分類的資料模型,則您必須首先指示此實體記錄應為已分類還是未分類。此程序用於未分類的實體記錄。
如果要宣告已分類的實體記錄,請參閱
宣告已分類的實體記錄。
如果要在
IBM Enterprise
Records 中宣告實體記錄,您可以使用項目範本。若項目範本包括檔案計劃位置,則可在使用者呼叫宣告動作的位置和範本中指定的所有位置宣告實體記錄。
記錄管理員或記錄管理者可以利用
Application Engine
或
Workplace XT 中的「新增項目範本」工具,來建立或修改實體記錄宣告範本。
如需項目範本的相關資訊,請參閱
建立項目範本來宣告實體記錄。
下列程序假設您使用預設
IBM Enterprise
Records 實體記錄宣告範本。
如果要在 IBM Enterprise
Records 中宣告實體記錄,請執行下列動作:
- 在 IBM Enterprise
Records 中,導覽至檔案計劃中的適當位置,然後按一下「宣告實體記錄」。
- 如果在「選取精靈」頁面中顯示,請按一下「宣告未分類的記錄」圓鈕,然後按「下一步」。
- 按一下在您要使用的項目範本名稱下面的「選取」。
如果要設定內容,請執行下列動作:
- 在屬性欄位中輸入所需的資訊。根據您使用的類別不同,欄位也有所不同。例如,預設「標記記錄」類別中所需的欄位如下:
- 媒體類型:例如,CD、錄影帶
- 格式:例如,CDR、VHS
- 作者/建立者:建立或擁有實體記錄的人員名稱
- 主旨:實體記錄的簡要說明
- 發佈日期:建立實體記錄的日期。
- 起始位置:實體記錄的現行位置。按一下此連結後,精靈會開啟顯示位置清單的頁面。在所需的位置下,按一下「選取」。精靈會關閉此頁面並回到「設定內容」步驟。
- 如果您要宣告的記錄是一個已分類的記錄的回條,請按一下「ReceiptOf」,然後瀏覽至並選取此回條指向的已分類的記錄。
如需相關資訊,請參閱回條。
- 輸入所需資訊後,按一下「完成」。
- 如果您要宣告多個記錄,請再次選取一個項目範本。如果已完成,請按一下「離開」。
如果要在 Application Engine 或 Workplace XT
中宣告實體記錄,請執行下列動作:
- 新增一個新文件。在選取檔案步驟中,選擇「無」作為檔案類型。
- 在確認頁面中,按一下「宣告為記錄」。
- 選取未分類的記錄選項。如果是已分類的記錄,請參閱宣告已分類的實體記錄。
- 可以按一下「接受」使用精靈,也可以按一下「選取」使用項目範本。
- 如果是項目範本,請導覽至 FPOS 物件儲存庫中的 Records Management/Templates 資料夾,選取項目範本,然後按一下「接受」。您必須選取一個管理者設計的範本;Application Engine 或 Workplace XT
無法使用 IBM Enterprise
Records 所用的預設範本,因為它假設已選取檔案計劃位置。
- 如果要使用「型錄記錄」精靈,請完成下列步驟:
- 按一下「選取類別」並選取相應的類別。依預設,所有 FPOS 物件儲存庫均提供「標記記錄」類別。您可能具有您的管理員提供的其他選項。
- 按一下「選取檔案計劃位置」並導覽至適當的實體。因為實體記錄僅可以位於一個實體位置,您一般僅選取一個檔案計劃位置,例如一個混合資料夾、產品盒或實體記錄資料夾。
- 選取適當實體的勾選框,並按一下「新增到選取」。
- 您可以從之前建立的捷徑選取,而無需使用預設「瀏覽」視圖。按一下左側邊列中的「捷徑」。
- 您還可以依名稱搜尋種類或資料夾。按一下左側邊列中的「搜尋」。
- 將實體新增到「選取的檔案計劃位置」後,您可以按一下「新增到捷徑」以便稍後使用。
- 選取了適當的位置後,按一下「接受」。
- 按「下一步」以繼續「設定屬性」步驟。
如果要設定內容,請執行下列動作:
- 在屬性欄位中輸入所需的資訊。根據您使用的類別不同,欄位也有所不同。例如,預設「標記記錄」類別中所需的欄位如下:
- 媒體類型:例如,CD、錄影帶
- 格式:CDR、VHS
- 作者/建立者:建立或擁有實體記錄的人員名稱
- 主旨:實體記錄的簡要說明
- 發佈日期:建立實體記錄的日期。
- 起始位置:實體記錄的現行位置。按一下此連結後,精靈會開啟顯示位置清單的頁面。在所需的位置下,按一下「選取」。精靈會關閉此頁面並回到「設定內容」步驟。
- 如果您要宣告的記錄是一個已分類的記錄的回條,請按一下「ReceiptOf」,然後瀏覽至並選取此回條指向的已分類的記錄。
如需相關資訊,請參閱回條。
- 輸入所需資訊後,按一下「完成」。
關於條碼
如果您的軟硬體有提供條碼資料,您可以將條碼直接掃描到作用欄位中,也可以從本端電腦複製條碼,再貼到 IBM Enterprise
Records 的相關欄位中。
如果要使用「掃描實體中的實體項目」標籤,您可以在條碼欄位輸入任何字串。