Wpisz co najmniej jedno słowo (słowa lub frazy, które najlepiej opisują wyszukiwane informacje) w polu Dokument zawiera i kliknij opcję Szukaj. Można wyszukiwać konkretne słowa lub frazy w dokumencie lub we właściwościach łańcucha, które zostały skonfigurowane do indeksowania pełnotekstowego.
Poniżej znajduje się kilka wskazówek pomocnych przy maksymalizowaniu efektywności wyszukiwania.
Dokładnie dopasowane słowo lub fraza | Aby dopasować dokładką frazę, należy ująć tę frazę w podwójne znaki cudzysłowu. W zintegrowanej aplikacji Office kliknij opcję Opcje i wybierz opcję Dokładna zgodność frazy. Dokładnie dopasowana fraza jest szczególnie przydatna do wyszukiwania nazw własnych lub częstych fraz. Na przykład, wyszukanie frazy John Adams zwróci dokumenty zawierające prezydentów USA John Adams i John Quincy Adams. Wyszukanie frazy "John Adams" zwróci tylko dokumenty zawierające John Adams. Wyszukiwanie terminów i słów podobnych do tych terminów jest również realizowane. Na przykład, wyszukanie słowa miesiąc zwróci dokumenty zawierające słowa miesiąc lub miesiące. Aby wykluczyć odmiany pojedynczego słowa, można ująć słowo w znaki podwójnego cudzysłowu. Aby wykluczyć odmiany wszystkich wyszukiwanych terminów, można wybrać opcję Dokładna zgodność słów. |
Zgodność wielkości znaków | Po wykluczeniu odmian słów przez określenie opcji Dokładna zgodność słów można wybrać opcję zgodności wielkości znaków, określając opcję wyszukiwania Rozróżniaj wielkość liter. Należy zauważyć, że ujęcie słowa kluczowego zawierającego duże litery podwójnymi znakami cudzysłowu nie wymusza zgodności wielkości znaków w wynikach wyszukiwania. |
Wyszukiwanie częstych słów | Powszechną praktyką jest skonfigurowanie wyszukiwania ignorującego często występujące słowa, takie jak w, jak lub i. Aby wyszukać często występujące słowa jako część frazy, należy ująć je w znaki podwójnego cudzysłowu. |
Używanie znaków wieloznacznych | Jeśli użytkownik nie jest pewien pisowni lub odmiany słowa użytego w wyszukiwanym dokumencie, można użyć znaku wieloznacznego w wyszukiwanym terminie.
|
Wyszukiwanie dowolnych lub wszystkich słów kluczowych | Istnieje możliwość wyszukiwania dopasowań do dowolnych lub wszystkich słów lub fraz wpisanych przez użytkownika. Na przykład, jeśli użytkownik wyszuka FileNet P8 i wybierze opcję Dowolne, wyszukiwanie zwróci dokumenty zawierające FileNet lub P8. Jeśli użytkownik wybierze Wszystkie, wyszukiwanie zwróci tylko dokumenty zawierające oba słowa. |
Wyszukiwanie słów kluczowych w oparciu o podobieństwo | Wyszukiwanie słów kluczowych można oprzeć o podobieństwo słownikowe. (Wybranie tej opcji spowoduje, że w wyszukiwaniu automatycznie będą uwzględnione wszystkie słowa kluczowe). Można określić stopień podobieństwa słów kluczowych, które będą uzgadniane. Jeśli zakres nie zostanie podany (lub zostanie wpisane 0), wyszukiwanie będzie podobne do wyszukiwania wszystkich słów kluczowych. Jedynie ranking wyników wyszukiwania będzie inny. Na przykład, aby wyszukać dokumenty dotyczące platformy FileNet P8, można wpisać platforma FileNet P8 i wyszukiwać wszystkie słowa. Może to jednak spowodować zwrócenie dokumentów dotyczących innych produktów FileNet lub dokumentów o innych platformach. Wybranie opcji W pobliżu zamiast Wszystkie zapewni wyszukanie dokumentów zawierających słowo platforma tylko, jeśli zostało znalezione w pobliżu słów FileNet i P8. |
Istnieje możliwość dalszego ograniczenia lub rozwinięcia wyszukiwania przez wybranie wersji dokumentów do wyszukiwania. Domyślnie wyszukiwanie zwraca najświeższą wersję zgodnego dokumentu, która może być podrzędną wersją. Jeśli zostanie wybrana opcja Zwolnione, wyszukiwanie zwróci tylko najświeższą wersję główną. Jeśli zostanie wybrana opcja Wszystkie, wyszukiwanie zwróci wszystkie wersje dokumentu.
W aplikacji istnieje możliwość wybrania jednej lub większej liczby właściwości, które można użyć jako warunki dla wyszukiwania. Właściwości i listy opcji dostępne dla użytkownika to te, które są powiązane z wybraną klasą dokumentu lub klasą folderu. Właściwości ukryte lub takie, których nie można wyszukiwać, nie są uwzględniane. Jeśli użytkownik uwzględni podklasy, wówczas dostępne będą również właściwości i listy opcji wszystkich podklas. Jeśli zostaną wybrane warunki, a następnie wybrany zostanie inna klasa dokumentów lub folderów, wówczas właściwości lub wartości niepoprawne dla nowej klasy zostaną automatycznie usunięte z listy warunków.
W przypadku dodawania warunków do wyszukiwania należy określić, czy znalezione obiekty muszą być zgodne z wszystkimi, czy tylko z niektórymi warunkami.
Następujące wskazówki mogą okazać się pomocne w przypadku dodawania warunków do wyszukiwania.
Dodawanie i usuwanie warunkówW przypadku korzystania z opcji zaczyna się od, kończy się na i zawiera można korzystać ze znaków wieloznacznych w celu określenia wartości właściwości typu łańcuch.
Kolumny wyświetlane w wynikach wyszukiwania stanowią kombinację właściwości użytych w warunkach wyszukiwania oraz właściwości określonych w preferencjach serwisu dla wybranej składnicy obiektów. Aby wyświetlić dodatkowe właściwości w wynikach wyszukiwania, należy dodać właściwość jako warunek wyszukiwania i pozostawić puste pole wartości. W aplikacji FileNet Integration for Microsoft Office kliknij opcję Wybierz kolumny, a następnie z listy wybierz nazwy kolumn, które zamierzasz dodać lub usunąć z wyników wyszukiwania.
Ustawianie porządku sortowaniaKolejność wyników wyszukiwania można posortować.
Aby dla jednej właściwości wyszukać więcej niż jedną właściwość, należy wielokrotnie wprowadzić właściwość jako warunek - po jednym razie dla każdej wartości, która będzie wyszukiwana. Na przykład, może występować właściwość wielowartościowa o nazwie Breeds. W celu wyszukiwania nazw Collie lub Poodle należy wybrać kryteria podobne do następujących:
Znajdź elementy, w których spełnione są dowolne z następujących warunków: Breeds = Collie Breeds = Poodle
Odfiltrowane listy wyboruNiektóre listy opcji właściwości umożliwiają odfiltrowanie opcji na podstawie wprowadzanych wartości. Na liście wyboru opcji wyświetlane są wszystkie możliwe opcje rozpoczynające się od wprowadzonego przez użytkownika tekstu. Ponadto można użyć symbolu gwiazdki (*) w charakterze znaku wieloznacznego. Na przykład, wpisanie *Cla pozwala znaleźć klasy o nazwach Auto Claims i Claim Processing. (Aplikacja przyjmuje zawsze, że na końcu wpisanego przez użytkownika tekstu znajduje się symbol gwiazdki.)
Istnieje możliwość dalszego ograniczenia lub rozwinięcia wyszukiwania przez wybranie co najmniej jednej opcji wyszukiwania. Opcje wyszukiwania są oparte na właściwościach, które są często używane podczas wyszukiwania dokumentów lub folderów.
Opcje to skróty do często wybieranych kryteriów, np. prawo własności ("Utworzone przeze mnie") lub data modyfikacji ("Dodane w ostatnim miesiącu"), albo typów dokumentów, takich jak dokumenty PDF. Wybór co najmniej jednej opcji powoduje ograniczenie wyników wyszukiwania.
Domyślnie wyszukiwanie zwraca najświeższą wersję zgodnego dokumentu, która może być podrzędną wersją. Jeśli zostanie wybrana opcja Zwolnione, wyszukiwanie zwróci tylko najświeższą wersję główną. Jeśli zostanie wybrana opcja Wszystkie, wyszukiwanie zwróci wszystkie wersje dokumentu.
Zapisywanie ustawień wyszukiwaniaJeśli często wyszukiwane są konkretne właściwości lub wartości, wówczas można zapisać je jako domyślne ustawienia wyszukiwania lub jako nazwane wyszukiwanie w obszarze Zapisane wyszukiwania.
W aplikacji FileNet Integration for Microsoft Office wpisz nazwę dla wyszukiwania i kliknij opcję Zapisz. Przejdź do opcji Zapisane wyszukiwania i podświetl nazwę zapisanego wyszukiwania. Kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz opcję Ustaw jako domyślne. Przy kolejnym otwarciu wyszukiwania będzie można użyć tego wyszukiwania jako domyślnego.