IBM Enterprise Records, Versão 5.1.+            

Declarando um Registro Físico

Se seu sistema tiver um armazenamento de objetos definido para usar o modelo de dados DoD Classified, você precisa primeiro indicar se o registro físico deve ser classificado ou não classificado. Este procedimento é para registros físicos não classificados.

Para declarar um registro físico classificado, consulte Declarando um Registro Físico Classificado. Para declarar um registro físico no IBM Enterprise Records, é possível usar um modelo de entrada. Quando um modelo de entrada inclui um local de plano de arquivo, o registro físico é declarado no local em que o usuário chamou a ação de declaração, e em todos os locais especificados no modelo. Um gerenciador de registros ou administrador de registros pode criar ou modificar modelos de declaração de registro físico usando a ferramenta Incluir Modelo de Entrada no Application Engine ou Workplace XT. Para obter informações adicionais sobre modelos de entrada, consulte Criando um Modelo de Entrada para Declarar Registros Físicos. O procedimento a seguir assume que você está usando o Modelo de Declaração de Registro Físico padrão do IBM Enterprise Records.

Para declarar um registro físico no IBM Enterprise Records:

  1. No IBM Enterprise Records, navegue até o local apropriado no plano de arquivos e clique em Declarar Registro Físico.
  2. Se exibido na página do assistente Selecionar, clique no botão Declarar registro não classificado e clique em Avançar.
  3. Clique em Selecionar abaixo do nome do modelo de entrada que deseja usar.

Para Configurar Propriedades:

  1. Forneça as informações requeridas nos campos de propriedades. Os campos variam dependendo da classe usada. Por exemplo, os campos requeridos na classe padrão Registro marcador, são os seguintes:
    • Tipo de Mídia: Por exemplo: CD, videocassete
    • Formato: por exemplo, CDR, VHS
    • Autor/Originador: nome da pessoa que criou ou possui o registro físico
    • Assunto: breve descrição do registro físico
    • Data de Publicação: Data em que o registro físico foi criado.
    • Local de Início: Local atual do registro físico. Quando você clica neste link, o assistente abre uma página que exibe uma lista de localizações. Clique em Selecionar sob o local obrigatório. O assistente fecha a página e retorna para a etapa Configurar Propriedades.
  2. Se o registro que você estiver declarando é um Recebimento para um registro classificado, clique em ReceiptOf e a seguir procure e selecione o registro classificado ao qual aponta o recebimento. Para obter informações, consulte Recebimentos.
  1. Clique em Concluir após inserir as informações requeridas.
  2. Se você tiver mais registros para declarar, selecione novamente um modelo de entrada. Quando terminar, clique em Sair.

Para declarar um registro físico no Application Engine ou Workplace XT:

  1. Adicione um novo documento. Na etapa Selecionar arquivo, escolha Nenhum como o tipo de arquivo.
  2. Na página de confirmação, clique em Declarar como registro.
  3. Selecione a opção de registro não classificado. Para registros classificados, consulte Declarando um Registro Físico Classificado.
  4. Clique em Aceitar para usar o assistente ou em Selecionar para usar um modelo de entrada.
    • Para modelos de entrada, navegue até o armazenamento de objetos FPOS, pasta Records Management/Templates, selecione o modelo de entrada e, então, clique em Aceitar. Você deve selecionar um modelo projetado por seu administrador; o modelo padrão usado no IBM Enterprise Records não pode ser usado no Application Engine ou no Workplace XT porque ele assume que o local do plano de arquivos já foi selecionado.
    • Para usar o assistente Registro de Catálogo, conclua as etapas a seguir.
  5. Clique em Selecionar classe e selecione a classe apropriada. Por padrão, todos os armazenadores de objeto FPOS fornecem a classe Registro marcador. Você pode ter outras escolhas fornecidas por seus administradores.
  6. Clique em Selecionar local de plano de arquivo e navegue para a entidade apropriada. Como um registro físico pode estar localizado em somente uma localização física, você geralmente somente seleciona um local de plano de arquivo, como uma pasta híbrida, caixa ou pasta de registro físico.
  7. Selecione a caixa de seleção da entidade apropriada e clique em Adicionar à seleção.
    • Em vez de usar a visualização Procurar padrão, você pode selecionar de quaisquer atalhos previamente criados. Clique em Atalhos na barra lateral esquerda.
    • Você também pode pesquisar a categoria ou pasta pelo nome. Clique em Pesquisar na barra lateral esquerda.
    • Após adicionar a entidade nas Localizações de plano de arquivo selecionadas, você pode clicar em Adicionar aos atalhos para uso futuro.
  8. Quando terminar de selecionar o local adequado, clique em Aceitar.
  9. Clique em Avançar para continuar para a etapa Definir propriedades.

Para Configurar Propriedades

  1. Forneça as informações requeridas nos campos de propriedades. Os campos variam dependendo da classe usada. Por exemplo, os campos requeridos na classe padrão Registro marcador, são os seguintes:
    • Tipo de Mídia: Por exemplo: CD, videocassete
    • Formato: CDR, VHS
    • Autor/Originador: nome da pessoa que criou ou possui o registro físico
    • Assunto: breve descrição do registro físico
    • Data de Publicação: Data em que o registro físico foi criado.
    • Local de Início: Local atual do registro físico. Quando você clica neste link, o assistente abre uma página que exibe uma lista de localizações. Clique em Selecionar sob o local obrigatório. O assistente fecha a página e retorna para a etapa Configurar Propriedades.
  2. Se o registro que você estiver declarando é um Recebimento para um registro classificado, clique em ReceiptOf e a seguir procure e selecione o registro classificado ao qual aponta o recebimento. Para obter informações, consulte Recebimentos.
  3. Clique em Concluir após inserir as informações requeridas.

Sobre códigos de barras

Se você possuir hardware e software que forneçam dados em códigos de barras, é possível varrer um código de barras diretamente no campo ativo ou copiá-lo de seu computador local e colá-lo nos campos relevantes do IBM Enterprise Records. Para propósitos de uso de Varrer Itens Físicos na Guia Físico, você pode inserir qualquer sequência de texto em um campo de código de barras.



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Última atualização: Agosto 2011


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