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Visualizzazione e modifica di allegati

È possibile visualizzare gli allegati di una voce di lavoro e aggiungere nuovi oggetti allegati, se necessario. Un allegato può essere costituito da un singolo oggetto o da un array di oggetti, ad esempio un documento, una cartella, una ricerca memorizzata, un modello di ricerca, un modello di pubblicazione o un file di definizione di flusso di lavoro.

Se l'allegato è una cartella, chiunque elabori la voce di lavoro può accedere al contenuto completo della cartella. Il contenuto delle cartelle non viene tuttavia considerato parte dell'allegato e non viene elencato tra gli oggetti allegati.

Ad esempio, il flusso di lavoro RapportoSpese contiene due allegati denominati ModuloSpese e RicevuteSpese. Il ModuloSpese è un oggetto singolo, con un foglio elettronico ModuloSpese.xls assegnato tramite la definizione di flusso di lavoro. RicevuteSpese, invece, è un segnaposto per l'assegnazione di massimo 5 file immagine contenenti la scansione di ricevute fisiche.

La persona che progetta il flusso di lavoro stabilisce il numero di allegati necessari e il momento in cui gli oggetti devono essere assegnati all'allegato. Gli oggetti possono infatti essere assegnati in fase di progettazione, oppure durante l'elaborazione del flusso di lavoro. Chi progetta il flusso di lavoro, inoltre, rendere alcuni allegati di sola lettura in modo che non sia possibile modificare l'oggetto assegnato all'allegato.

Se l'allegato è costituito da una raccolta di oggetti, è possibile aggiungere più oggetti di quelli previsto da chi ha progettato il flusso di lavoro. È possibile, ad esempio, aggiungere 6 ricevute (anziché 5) all'allegato RicevuteSpese dell'esempio precedente.

Nota: In una fase di flusso di lavoro che utilizza operazioni di CE per un'operazione di pubblicazione, quando si seleziona la pubblicazione della copia, l'allegato viene immediatamente restituito e il flusso di lavoro passa alla fase successiva. Se viene selezionata un'operazione di trasformazione (PDF o HTML), il nuovo documento in PDF o HTML viene pubblicato ma non restituito come allegato; il flusso di lavoro continua e passa alla fase successiva senza il documento trasformato come allegato.

Per visualizzare e modificare gli allegati:

  1. Per visualizzare un allegato:
    1. Accedere alla voce di lavoro desiderata in Attività.
    2. Fare clic sul nome della voce di lavoro per aprire la pagina Fase attività oppure fare clic su Ottieni informazioni per aprire la pagina di informazioni. Dalla pagina Fase attività è possibile aprire e modificare l'oggetto allegato. Nella pagina di informazioni, è possibile solo visualizzare le informazioni dell'allegato.
    3. Fare clic su Allegati nella barra della scheda per visualizzare l'elenco degli allegati.
    4. Fare clic sul nome di un allegato in elenco per visualizzare l'elenco degli oggetti assegnati all'allegato. Se all'allegato non è stato assegnato alcun oggetto, in corrispondenza del nome oggetto viene visualizzato Non assegnato.
    5. Facoltativo. Per aprire e visualizzare l'oggetto allegato, fare clic sul nome dell'oggetto.
      Nota: Se si utilizza Netscape 6.0 o versione successiva e non è possibile aprire allegati file UNC, rivolgersi all'amministratore di sistema. Il nome di un allegato UNC è simile al seguente: file:\\nomemacchina\nomecondivisione\directory\file.ext, ad esempio file:\\D:\JanuaryReports\Region7.xls.
    6. Facoltativo. Per visualizzare le proprietà dell'oggetto, fare clic su Ottieni informazioni.
  2. Per assegnare un oggetto a un allegato:
    1. Accedere alla visualizzazione Allegati della pagina Fase attività della voce di lavoro.
    2. Fare clic sul nome dell'allegato desiderato. Viene visualizzata una descrizione dell'allegato.
    3. Fare clic su Assegna in corrispondenza della descrizione dell'oggetto dell'allegato desiderato. Viene visualizzata la pagina Assegna allegato - Seleziona voce, dalla quale è possibile ricercare o selezionare l'oggetto da assegnare all'allegato.
    4. Spostarsi sull'archivio oggetti e sulla cartella contenente l'oggetto desiderato.
    5. Per selezionare l'oggetto, eseguire una delle seguenti operazioni:
      • Per aggiungere una cartella o una ricerca memorizzata, fare clic su Seleziona <nome >.
      • Se viene aggiunto un file, fare clic su Seleziona o Seleziona da versioni in corrispondenza del file desiderato.
      • Se si fa clic su Seleziona da versioni, sarà necessario selezionare una versione dall'elenco.
    6. Nella pagina Fase attività, fare clic su Applica.
  3. Per rimuovere un oggetto allegato assegnato:
    1. Spostarsi sulla visualizzazione Allegati della pagina Fase attività.
    2. Fare clic sul nome dell'allegato desiderato.
    3. Fare clic su Rimuovi assegnazione in corrispondenza dell'allegato da rimuovere.
    4. Fare clic su Applica.
    5. Continuare a utilizzare la voce di lavoro, quindi fare clic su Esci per chiudere la pagina Fase attività.
  4. Per aggiungere un nuovo oggetto a una raccolta di allegati:
    1. Spostarsi sulla visualizzazione Allegati della pagina Fase attività.
    2. Fare clic su Modifica allegato. Viene visualizzata la pagina Modifica allegato.
    3. Fare clic su Aggiungi nuovo alla base della pagina. Viene visualizzata una pagina di selezione semplificata da cui è possibile individuare o cercare l'oggetto desiderato.
    4. Spostarsi sull'archivio oggetti e sulla categoria contenente l'oggetto desiderato.
    5. Per selezionare l'oggetto, eseguire una delle seguenti operazioni:
      • Per aggiungere una cartella o una ricerca memorizzata, fare clic su Seleziona <nome >.
      • Se viene aggiunto un file, fare clic su Seleziona o Seleziona da versioni in corrispondenza del file desiderato. Se si fa clic su Seleziona da versioni, sarà necessario selezionare una versione dall'elenco.
    6. Nella pagina Modifica allegato, fare clic su Applica.


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Ultimo aggiornamento: Luglio 2011


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