Det finns flera uppgifter som du behöver utföra för att konfigurera en IBM® Enterprise
Records-miljö
Utför följande konfigurationsuppgifter för en
IBM Enterprise
Records-miljö.
- Du måste konfigurera ett objektlager (FPOS) för arkiveringsplansstrukturen och ett annat objektlager (ROS) för dokument som har deklarerats som poster. Det brukar finnas många användare som har åtkomst till ROS som inte bör få tillgång till entiteterna som utgör arkiveringsplanen i FPOS. Du kan ha flera
ROS kopplade till samma FPOS.
- Även om vissa konfigurationsuppgifter utfördes under installationen och konfigureringen av IBM Enterprise
Records kan du gå tillbaka till konfigurationsinställningarna när du har skapar arkiveringsplanerna och konfigurera IBM Enterprise
Records-lösningen för en produktionsmiljö.
- Mer information om installation och konfiguration av IBM Enterprise
Records finns i Installera och uppgradera IBM Enterprise Records.
- Information om att konfigurera uppgifter för skapande av en arkiveringsplan (t.ex. konfigurera ett volymnamnssuffix) finns i Skapa arkiveringsplaner.
Skapa ROS-dokumentklasser
Du måste skapa dokumentklasser för de dokument som ska deklareras som poster.
- ROS-dokumentklasser har egenskapen Kan Deklarera som IBM Enterprise
Records använder för att bestämma om ett dokument kan deklareras som en post. Under installationen och konfigurationen av IBM Enterprise
Records sätts värdet för egenskapen för basdokumentklass eller för någon eller några av dokumentunderklasserna till True, vilket anger att förekomster av dessa klasser kan deklareras som en post. För att förbereda IBM Enterprise
Records-miljön för produktion kontrollerar du att egenskapen har värdet True (eller att en underklass ärver inställningen från sin superklass) för alla lämpliga ROS-dokumentklasser. Kontrollera dessutom att standardförekomstsäkerheten för dessa klasser har versionsbehörigheterna Minor och Major inställda så att användarna (som har rätt åtkomstbehörigheter) kan versionshantera förekomster av klasserna.
Konfigurera standardarkiveringsplan
Endast en arkiveringsplanshierarki visas i
IBM Enterprise
Records-programmet åt gången.
- Som en del av installationen och konfigurationen IBM Enterprise
Records ställs en platsinställningen in för en Application Engine eller
a Workplace XT för standardarkiveringsplanen. Vid den tidpunkten då IBM Enterprise
Records installerades och konfigurerades var det osannolikt att det fanns flera arkiveringsplaner för platsen att konfigurera.
- Du kan ändra platsinställningen om det behövs och ange egna standardvärden. Varje IBM Enterprise
Records-användare kan ange en användarinställning som er sätter denna standardplatsinställning.
- I Ställa in standardarkiveringsplan finns mer information.
Konfigurera avvecklingsavsökning
En administratör konfigurerar avvecklingsavsökningen under installationen och konfigurationen av
IBM Enterprise
Records. Granska konfigurationen av avvecklingsavsökningen så att du är säker på att konfigurationen är rätt. Om platsen inte använder posttyperna kontrollerar du att
Kör för posttyper har värdet
False.
I Konfigurera avvecklingsavsökningar finns mer information.
Konfigurera posttyper
Posttyper är ett sätt att knyta en post till ett annat avvecklingsschema än det som är knutet till postens överordnade postkategori eller postmapp. Om den
IBM Enterprise
Records-lösning använder posttyper ska du se till att konfigurera avvecklingsavsökningen att utföra posttypsbearbetning genom att ställa in
Kör för posttyper ¨på
True.
- I Konfigurera avvecklingsavsökningar finns mer information.
- Tänk också igenom hur en posttyp ska knytas till en post.
Du kan ange att alla poster av en viss postklass ska tilldelas till en viss posttyp som standard. I Konfigurera standardposttyper finns mer information.
- Du kan också visa visning av posttypens metadata när en post deklareras via Application Engine eller Workplace XT, så att användaren kan välja en posttyp. I Konfigurera visning av rapporttypsmetadata under deklarationer finns mer information.
- Du kan också kombinera dessa båda metoder genom att ange en standard men också låta användarna ersätta standarden genom att välja en posttyp.
- I användargränssnittet för IBM Enterprise
Records finns ingen mekanism för att deklarera alla delar av ett sammansatt dokument som en enda post. Du kan dock deklarera enskilda underordnade eller överordnade som poster. Du kan också göra poster som redan har deklarerats som poster till en del av ett sammansatta dokument senare. Vissa inställningar för sammansatta dokument, t.ex. Förhindra borttag och Ta bort underordnad när överordnad tas bort, kan påverka den normala avvecklingen av en post. Om någon del av det sammansatta dokumentet (överordnade och/eller underordnad) kommer att deklareras som post, krävs att standardinställningarna används. Dessa inställningar är alternativet Varken överordnad eller underordnad på menyn Förhindra borttag och inställningen Ta inte bort underordnad när överordnad tas bort.
Andra inställningar hanteras inte av IBM Enterprise
Records och leder till fel eller inkonsekvent beteende när posterna går igenom avveckling.
- Alla program som använder DITA (Darwin Information Typing Architecture) skapar komponenter som sammansatta dokument. De skillnader i fråga om sammansatta dokument som nämndes i anmärkningen ovan gäller därför inte för DITA-filer.
Konfigurera alternativet för kvarhållning av metadata
När en användare med åtkomstbehörighet tar bort en
IBM Enterprise
Records-entitet tas den bort permanent från objektlagret. Du kan dock konfigurera alternativet att behålla metadata på arkiveringsplansnivå för borttagna postkategorier, postmappar, volymer och poster. Om en administratör aktivera kvarhållning av metadata, behålls de nämnda entiteterna i objektlagret (markerade som borttagna) men är inte längre synliga i
IBM Enterprise
Records-programmet.
Du kan då och då exportera dessa borttagna entiteter och deras metadata till en XML-fil för historikändamål och sedan ta bort entiteterna permanent från objektlagret. I
Konfigurera kvarhållning av metadata finns mer information om att konfigurera detta alternativ.
Konfigurera autodeklaration av poster
Du kan konfigurera
IBM Enterprise
Records att automatiskt deklarera ett dokument som en post när en användare slutför en viss åtgärd, t.ex. att skapa ett dokument. Konfigurera autodeklaration:
- Ändra den medföljande konfigurationsfilen så att den anger var IBM Enterprise
Records ska arkivera deklarerade poster
- Skapa en åtgärd för Autodeklaration.
- Skapa en prenumeration för ROS-dokumentklasser (t.ex. basklassen dokument eller endast för vissa underklasser) till händelseåtgärden som anger vilka händelser som utlöser händelsen. I Konfigurera autodeklaration av poster finns mer information.
Konfigurera egenskapssynkronisering
Du kan konfigurera egenskapssynkronisering att automatiskt synkronisera egenskapsvärden från ett dokument till dess tillhörande post (eller tvärtom) när en egenskapsuppdatering inträffar i dokumentet eller posten. I
Konfigurera egenskapssynkronisering finns mer information.
Ange batchstorlek för arbetsflödet
Som standard lagrar
IBM Enterprise
Records maximalt tio arbetsobjekt i en arbetsflödesbatch men du kan ändra det maximala antalet som lagras via en konfigurationsinställning. I
Konfigurera batchstorlek för arbetsflöden finns mer information.
Konfigurera arbetsflöde för postmappbegäran
IBM Enterprise
Records innehåller ett arbetsflöde för att skapa postmappar, som gör det möjligt att skicka en begäran till en postansvarig för att skapa en postmapp. Många användare brukar sakna behörighet för att skapa en postmapp. För att göra arbetsflödet tillgängligt för användarna måste du konfigurera platsinställningen Begär postmapp.
Inställningen kan ha gjorts under installationen och konfigureringen av
IBM Enterprise
Records.
I
Skapa postmappar med hjälp av arbetsflöden finns mer information om att använda arbetsflödet.
I Ange platsinställningar för Begärd postmapp finns anvisningar om att göra platsinställningen.
Ange platsinställningar för redigerbara länkar
IBM Enterprise
Records innehåller länkar som gör det möjligt för användare att länka relaterade poster och mappar. För att skapa och underhålla länkar i
IBM Enterprise
Records måste du göra platsinställningen för redigerbara länkklasser genom Workplace.
Mer information om
IBM Enterprise
Records-länkar finns i
Länkar.
I Göra platsinställningar för länkklasser finns anvisningar om att göra platsinställningen.
Konfigurera regelspecifika händelser
IBM Enterprise
Records innehåller flera händelser för regelöverensstämmelse för PRO eller DoD, t.ex. händelser som ställer in metadata. Det är valfritt att konfigurera dessa händelser eftersom de kan påverka prestanda.
- För optimala prestanda bör du bara konfigurera händelser som är relevanta för posthanteringsåtgärder. I Aktivera och prenumerera på händelser finns mer information om att konfigurera dessa händelser.
- Både DoD- och PRO-datamodeller kräver att arkiveringslagret konfigureras att rensa borttagna dokument. Dokumentet kommer då att skrivas över med blanktecken tre gånger innan filen tas bort. Filen kan således inte återställas. Se Ange skiftlägesberoende för sökningar.
Konfigurera CFS-IS-dokument
Om din
IBM Enterprise
Records-lösning innehåller möjligheten att använda
Content Federation Services för
funktionen Image Services (CFS-IS), bör du samarbeta med
IBM FileNet Image Services-systemadministratören för att se till att Image Services-säkerhet är konfigurerad på rätt sätt för ändring och borttagning av Image
Services-dokument och att IS-dokumentklassens kvarhållningsparametrar är rätt inställda så att IS-dokument som har deklarerats som poster inte tas bort på grund av IS-kvarhållningsinställningar. I
Löpande underhåll och administrationsuppgifter finns mer information.
Konfigurera skyddade lagringsenheter
Om din
IBM Enterprise
Records-lösning innehåller möjlighet att använda skyddade lagringsenheter, t.ex.
EMC Centera, NetApp SnapLock,
Tivoli Storage
Manager m.fl., är det viktigt att kvarhållningsinställningar i
IBM Enterprise
Records inte krockar med kvarhållningsinställningar som eventuellt är konfigurerade för lagringsenheten. Stäng alltså av kvarhållningen för lagringsenheten och låt
IBM Enterprise
Records styra den funktionen.
- På Tivoli Storage
Manager-enheter styrs kvarhållningen av flera parametrar.
- När IBM Enterprise
Records-systemet är färdigkonfigurerat har IBM Enterprise
Records-programmet full kontroll över kvarhållning och borttagning.