La configuration de l'environnement d'IBM® Enterprise
Records requiert l'exécution d'un certain nombre de tâches.
Pour configurer un environnement
IBM Enterprise
Records, vous devez exécuter les tâches de configuration décrites ci-après.
- Vous devez configurer une librairie de plans de fichiers (FPOS) pour la structure de plans de fichiers et une librairie d'enregistrements (ROS) pour les documents déclarés en tant qu'enregistrements. Classiquement, de nombreux utilisateurs ayant accès à la ROS ne devraient pas pouvoir accéder aux entités qui constituent votre plan de fichiers dans la FPOS. Plusieurs ROS peuvent être associées à une FPOS.
- Bien que certaines tâches de configuration aient été effectuées pendant l'installation et la procédure de configuration d'IBM Enterprise
Records, vous pouvez revoir les paramètres de configuration après avoir créé vos plans de fichiers et quand vous configurez votre solution IBM Enterprise
Records pour un environnement de production.
- Pour plus d'informations sur l'installation et les procédure de configuration d'IBM Enterprise
Records, voir le manuel Installation et mise à niveau d'IBM Enterprise Records.
- Pour plus d'informations sur la configuration des tâches associées à la création d'un plan de fichiers (telles que la configuration d'un suffixe de nom de volume), voir Création d'un plan de fichiers.
Création de classes de documents ROS
Vous devez créer des classes de documents pour les documents qui seront déclarés en tant qu'enregistrements.
- Les classes de documents ROS ont une propriété Peut déclarer, qu'IBM Enterprise
Records utilise pour déterminer si un document peut être déclaré en tant qu'enregistrement. Pendant l'installation et la configuration d'IBM Enterprise
Records, la propriété de la classe de documents de base ou d'une voire plusieurs sous-classes de documents, a été définie sur True (Vrai), indiquant que les instances de ces classes peuvent être déclarées en tant qu'enregistrements. Pour préparer l'environnement de production d'IBM Enterprise
Records, vérifiez que la valeur de cette propriété est définie sur True (Vrai) (ou que cette sous-classe hérite de ce paramètre de sa superclasse) pour toutes les classes de document ROS appropriées. De plus, vérifiez que la sécurité d'instance par défaut pour ces classes dispose de droits de gestion des versions secondaires/principales de manière à ce que les utilisateurs (disposant de droits d'accès appropriés) puissent gérer les versions des instances des classes.
Configuration du plan de fichiers par défaut
L'application
IBM Enterprise
Records n'affiche qu'une seule hiérarchie de plan de fichiers à la fois.
- Dans le cadre de la procédure d'installation et de configuration d'IBM Enterprise
Records, une préférence de site Application Engine ou
a Workplace XT a été définie pour spécifier ce plan de fichiers par défaut. Il est toutefois improbable que lors de l'installation et de la configuration d'IBM Enterprise
Records vous ayez disposé d'un ou plusieurs plans de fichiers définis.
- Si nécessaire, vous pouvez modifier ce paramètre de préférence de site pour spécifier votre valeur par défaut préférée. Notez que chaque utilisateur d'IBM Enterprise
Records peut ignorer ce paramètre de préférence de site par défaut grâce à la définition d'une préférence utilisateur.
- Pour plus d'informations, voir Définition du plan de fichiers par défaut.
Configuration des balayages d'élimination
Le processus de balayage d'élimination a été configuré par un administrateur lors de la procédure d'installation et de configuration d'
IBM Enterprise
Records. Vous pouvez toutefois revoir la configuration du balayage d'élimination pour vous assurer qu'il est correctement configuré. Si par exemple, votre site n'utilise pas de types d'enregistrement, assurez-vous que le paramètre
Exéc. de RecordTypes est défini sur
False (Faux).
Pour plus d'informations, voir Configuration du balayage d'élimination.
Configuration des types d'enregistrement
Les types d'enregistrement permettent d'associer un enregistrement avec un planning d'élimination différent de celui actuellement associé à la catégorie ou au dossier parent de l'enregistrement. Si votre solution
IBM Enterprise
Records utilise des types d'enregistrement, faites attention à bien configurer le balayage d'élimination pour l'exécution du traitement des types d'enregistrement en définissant le paramètre
Exéc. de RecordTypes sur
True (Vrai).
- Pour plus d'informations, voir Configuration du balayage d'élimination.
- Examinez également l'association entre enregistrements et types d'enregistrement.
Vous pouvez définir l'affectation de l'ensemble des enregistrements d'une classe d'enregistrements donnée à un type d'enregistrement donné par défaut. Pour plus d'informations, voir Configuration d'un type d'enregistrement par défaut.
- Une autre méthode consiste à afficher les métadonnées du type d'enregistrement lorsqu'un enregistrement est déclaré à partir d'Application Engine ou de Workplace XT, laissant ainsi à l'utilisateur le choix du type d'enregistrement. Pour plus d'informations, voir Configuration de l'affichage des métadonnées de type d'enregistrement lors de la déclaration.
- Vous pouvez également combiner ces deux approches en définissant un réglage par défaut et en permettant également à l'utilisateur d'ignorer ce réglage par la sélection d'un type d'enregistrement.
- L'interface utilisateur IBM Enterprise
Records ne possède pas de mécanisme permettant de déclarer toutes les parties d'un document composite comme enregistrement unique. Il est cependant possible de déclarer comme enregistrements des documents enfant ou parent individuels. Vous pouvez aussi rassembler ultérieurement dans un document composite des documents déjà déclarés comme enregistrements. Certains paramètres de documents composites, comme Prevent delete (Interdire la suppression) ou Delete child when parent is deleted (Supprimer l'enfant lorsque le parent est supprimé), peuvent gêner l'élimination d'un enregistrement. Si une partie d'un document composite (les parents, les enfants ou les deux) est déclarée en tant qu'enregistrement, il est obligatoire d'utiliser les paramètres par défaut. Ces paramètres sont l'option Neither Parent nor Child (Ni le parent ni l'enfant) du menu Prevent delete (Interdire la suppression) et l'option Do not delete Child when Parent is deleted (ne pas supprimer l'enfant lorsque le parent est supprimé).
D'autres paramètres ne sont pas pris en charge par IBM Enterprise
Records et provoquent une erreur ou un comportement incohérent lors de l'élimination des enregistrements.
- Toutes les applications utilisant les fonctionnalités des fichiers DITA (Darwin Information Typing Architecture) créent les composants sous forme de documents composites. Ainsi, les différences qui s'appliquent aux documents composites, décrites dans la remarque ci-dessus, s'appliquent également aux fichiers DITA.
Configuration de l'option de conservation des métadonnées
Lorsqu'une entité
IBM Enterprise
Records est supprimée par un utilisateur disposant des droits d'accès appropriés, elle est définitivement supprimée de la librairie. Vous pouvez toutefois configurer la conservation de métadonnées au niveau du plan de fichiers, pour les éléments supprimés (catégories ou dossiers d'enregistrements, volumes et enregistrements). Si l'option de conservation des métadonnées est configurée par un administrateur, ces entités restent dans la librairie (marquées comme supprimées) mais ne s'affichent plus dans l'application
IBM Enterprise
Records.
Vous pouvez exporter régulièrement ces entités supprimées et l'ensemble de leurs métadonnées vers un fichier XML à des fins d'historique, puis supprimer définitivement les entités de la librairie. Pour plus d'informations sur la configuration de cette option, voir
Configuration de la conservation des métadonnées.
Configuration de la déclaration automatique des enregistrements
Vous pouvez configurer
IBM Enterprise
Records pour déclarer automatiquement un document en tant qu'enregistrement dès lors qu'il fait l'objet d'une opération donnée (création du document, par exemple). Pour configurer la déclaration automatique :
- Modifiez le fichier de configuration fourni pour indiquer où IBM Enterprise
Records doit classer les enregistrements déclarés.
- Créez une action d'événement de déclaration automatique action.
- Abonnez des classes de documents ROS (la classe de documents de base ou seulement des sous-classes spécifiées) à cette action d'événement, qui spécifie quels événements déclencheront l'événement. Pour plus d'informations, voir Configuration de la déclaration automatique des enregistrements.
Configuration de la synchronisation des propriétés
Vous pouvez configurer la synchronisation automatique des valeurs de propriétés d'un document vers son enregistrement associé (ou vice versa) dès lors qu'une propriété du document (ou de l'enregistrement) est modifiée. Pour plus d'informations, voir
Configuration de la synchronisation des propriétés.
Définition de la taille des lots du workflow
Par défaut,
IBM Enterprise
Records stocke au maximum 10 éléments de travail par lot de workflow pour révision ou approbation avant élimination, mais vous pouvez modifier cette valeur limite par l'intermédiaire d'un paramètre de configuration. Pour plus d'informations, voir
Configuration de la taille de lot du workflow.
Configuration du workflow Demander le dossier d'enregistrements
IBM Enterprise
Records comprend le workflow Créer un dossier d'enregistrements, qui permet aux utilisateurs d'envoyer une requête au gestionnaire d'enregistrements pour créer un dossier d'enregistrements. De nombreux utilisateurs ne disposent généralement pas des privilèges nécessaires pour créer un dossier d'enregistrements. Pour rendre ce workflow accessible aux utilisateurs, vous devez configurer la préférence de site Demander le dossier d'enregistrements.
Cette préférence a pu être définie au cours de la procédure d'installation et de configuration d'
IBM Enterprise
Records.
Pour plus d'informations sur l'utilisation de ce workflow, voir
Création d'un dossier d'enregistrement à l'aide d'un workflow.
Pour obtenir des instructions sur la définition de la préférence de site, voir Définition de la préférence de site Demander le dossier d'enregistrements.
Définition de la préférence de site Classes de Lien modifiables
IBM Enterprise
Records propose des liens permettant aux utilisateurs de relier entre eux les enregistrements ou dossiers connexes. Pour créer et gérer des liens dans
IBM Enterprise
Records, vous devez définir la préférence de site Classes de lien modifiables à l'aide de Workplace.
Pour plus d'informations sur les liens
IBM Enterprise
Records, voir
Liens.
Pour obtenir des instructions sur la définition de la préférence de site, voir Définition des préférences de site d'une classe de lien.
Configuration des événements de conformité
IBM Enterprise
Records comprend plusieurs événements permettant la conformité avec PRO ou DoD (événements qui définissent les métadonnées, par exemple). La configuration de ces événements est facultative, car le traitement de ces événements peut affecter les performances.
- Afin d'obtenir des performances optimales, ne configurez que les événements nécessaires à vos opérations de gestion d'enregistrements. Pour plus d'informations sur la configuration de ces événements, voir Activation d'événements et souscription à des événements.
- Pour qu'il soit possible d'utiliser la suppression de documents par la méthode de purge dans les modèles de données DoD ou PRO, la librairie de fichiers doit être configurée. Cette méthode implique trois écrasements successifs du contenu du document avec des blancs avant la suppression du fichier. Le fichier est par conséquent non récupérable. Voir Définition du respect de la casse pour la recherche.
Configuration des documents CFS-IS
Si votre solution
IBM Enterprise
Records comprend l'utilisation de la fonctionnalité optionnelle
Content Federation Services for Image Services (CFS-IS), assurez-vous auprès de votre administrateur système
IBM FileNet Image Services que la sécurité Image Services est correctement configurée pour la modification et la suppression de documents Image Services. Assurez-vous également que les paramètres de conservation des classes de documents Image Services sont bien définis afin que les documents Image Services déclarés comme enregistrements ne soient pas supprimés à cause de paramètres de conservation Image Services. Pour plus d'informations, voir
Tâches d'administration et de maintenance.
Configuration des unités de stockage protégées
Si votre solution
IBM Enterprise
Records inclut des unités de stockage protégées, par exemple
EMC Centera, NetApp SnapLock,
Tivoli Storage
Manager ou d'autres, vérifiez que les paramètres de conservation d'
IBM Enterprise
Records ne sont pas en conflit avec ceux de l'unité de stockage. Désactivez les paramètres de conservation de l'unité de stockage et laissez
IBM Enterprise
Records gérer la conservation.
- Sur les unités Tivoli Storage
Manager, la conservation est gérée par plusieurs paramètres.
- Lorsque l'application IBM Enterprise
Records est entièrement configurée, elle assure le contrôle complet des conservations et des éliminations.