Per controllare la conservazione e la disposizione dei record, si definisce e si associa una pianificazione di disposizione con contenitori di record e tipi di record. In una pianificazione di disposizione si specificano le regole di conservazione dei record e le istruzioni per disporre degli stessi alla fine del periodo di conservazione.
Le istruzioni di disposizione includono:
- revisione
- trasferimento a un archivio per la conservazione permanente
- esportazione in un'altra posizione
- distruzione
In una pianificazione di disposizione si definiscono le differenti fasi di gestione di un record. Ad ogni fase è associato un periodo di conservazione definito.
Al termine di ogni fase, l'azione specificata viene eseguita sui record e al completamento dell'azione i record passano alla fase successiva. La pianificazione di disposizione viene interrotta per le entità su cui è stata posizionata un'attesa e riprende dopo la rimozione di tutte le attese.
Per calcolare quando i record sono pronti per la disposizione, eseguire la pulitura disposizioni. Vedere Processi Pulitura. Le pianificazioni di disposizione vengono importate ed esportate quando si usa lo strumento di importazione ed esportazione del piano file.
Parametri pianificazione di disposizione
Una pianificazione di disposizione include quanto segue:
- Evento Attiva l'inizio del limite. Con limite si intende la chiusura delle entità, di modo che sia possibile avviare la relativa disposizione. Il limite termina l'uso attivo dei vecchi record.
- Azione limite Azione eseguita automaticamente sulle entità dopo l'attivazione del limite e dopo che è trascorso l'eventuale periodo di offset previsto.
- Offset Differenza temporale tra l'avvio del limite e quello dell'azione limite.
- Fasi smaltimento Fasi definite per controllare la conservazione dei record in un particolare stato per un determinato periodo di tempo.
- Azione/istruzione di disposizione fase L'azione che deve essere avviata manualmente quando il periodo di conservazione di una fase è terminato. Ad ogni fase è associata un'azione di disposizione. Le azioni di disposizione delle fasi possono essere verifica, trasferimento a un archivio per conservazione permanente, esportazione o distruzione.
- Flussi di lavoro di disposizione A ogni azione di disposizione è associato un flusso di lavoro. Quando l'azione viene iniziata, il sistema avvia il flusso di lavoro associato per eseguire un set predefinito di istruzioni sui record.
Eredità pianificazione di disposizione
È possibile associare una pianificazione di disposizione a una categoria, a una cartella o a un tipo di record. Una cartella di record può avere una pianificazione di disposizione propria o può ereditare quella associata a una categoria di record padre.
Per impostazione predefinita un record eredita la pianificazione di disposizione della cartella nella quale è dichiarato. Tuttavia, se si desidera associare al record una pianificazione di disposizione differente, è possibile creare un tipo di record, associarvi la pianificazione di disposizione desiderata e assegnare questo tipo di record al record. Quando alla categoria, alla cartella e al tipo di record sono associate pianificazioni di disposizione diverse, il record eredita quella del tipo di record. Se si crea un record direttamente sotto una categoria, il record eredita la pianificazione di disposizione della categoria.
Come regola generale, viene applicata la pianificazione di disposizione del livello gerarchico più basso. Il diagramma seguente illustra come vengono ereditate le pianificazioni di disposizione dalle diverse entità in condizioni differenti.

Se si sposta una categoria o una cartella di record, si può assegnare una pianificazione di disposizione al contenitore e specificare quali entità del contenitore sono interessate dall'assegnazione. Per ulteriori informazioni sullo spostamento delle
entità, fare riferimento a Dislocamento di una categoria o cartella.
Se non si assegna una pianificazione di disposizione al momento dello spostamento del contenitore, si verifica quanto segue:
- Se il contenitore eredita la pianificazione di disposizione dell'entità padre, dopo lo spostamento erediterà la pianificazione della nuova entità padre.
- Se il contenitore ha una pianificazione di disposizione propria, continuerà a mantenerla anche dopo lo spostamento.
Processo di disposizione
Dopo avere associato una pianificazione di disposizione a una categoria o a una cartella di record, per impostazione predefinita tutti i record creati in quel contenitore ereditano tale pianificazione. Quando viene eseguita l'azione limite sui record, questi sono pronti per la disposizione e passano a tale fase. Le
entità che risultano pronte per la disposizione sono contrassegnate dall'icona
pronto per disposizione:
.
Gli utenti autorizzati possono avviare la disposizione.
Dopo aver ottenuto l'approvazione dai Records Manager, il sistema effettua le azioni di disposizioni previste sulle entità approvate. A una fase della pianificazione di disposizione si può assegnare una delle seguenti azioni:
- Revisione: una persona autorizzata rivede lo stato di disposizione delle entità per determinare se possono procedere alla fase successiva.
È possibile assegnare un'azione di revisione tante volte quante necessarie.
- Esportazione: le entità verranno copiate o esportate a un diverso sistema o archivio oggetti. In seguito, con un'azione separata, si potranno rimuovere i record dall'ubicazione precedente.
- Esportazione con mappatura Le entità con proprietà personalizzate verranno copiate o esportate in un'organizzazione che utilizza lo schema V3 DoD, ad esempio National Archives and Records Administration (NARA).
In seguito, con un'azione separata, sarà possibile rimuovere i record dall'ubicazione precedente.
- Trasferimento in due fasi Le entità verranno trasferite in una posizione specificata
al termine del periodo di contenimento. Quando il gestore di record conferma che il trasferimento è avvenuto correttamente e le entità sono pronte per la distruzione, queste vengono distrutte.
- Trasferimento in due fasi con mappatura Le entità con proprietà personalizzate verranno trasferite in
un'organizzazione che utilizza lo schema DoD V3, ad esempio NARA (National Archives and Records Administration),
alla fine del periodo di contenimento. Quando il gestore di record conferma che il trasferimento è avvenuto correttamente e le entità sono pronte per la distruzione, queste vengono distrutte.
- Distruzione: le entità vengono eliminate definitivamente dal repository. Questa azione può essere assegnata a un'entità solo una volta.
I collegamenti associati a un record sono distrutti assieme a quest'ultimo.
- Trasferimento provvisorio con mappatura Le entità con proprietà personalizzate verranno temporaneamente trasferite in un'organizzazione che utilizza lo schema V3 DoD.
Se per qualsiasi motivo il flusso di lavoro di distruzione non riesce, l'entità resta nello stato Disposizione in corso, ed è necessario avviare nuovamente la disposizione per quell'entità. Vedere Avvio di una pianificazione di disposizione.
Best practice
Alcune proprietà sono aggiornate dinamicamente dalla pulitura disposizioni. Se tali proprietà sono utilizzate come base per periodi di mantenimento alternativi, l'aggiornamento di Pulitura disposizioni potrebbe determinare un periodo di mantenimento più lungo. Non utilizzare, pertanto, queste proprietà come base di un mantenimento alternativo:
- Data esecuzione fase corrente
- Azione fase corrente
- Data pulitura più recente
- Data decisione fase corrente
- Decisione revisione fase corrente
- ID fase corrente
- Ricalcola contenimento fase
- Stato esecuzione fase corrente
- DisposalPhases
- CycleYears
- CycleMonths
- CycleDays
- CurrentActionType
- VitalWorkflowStatus
- VitalSweepDate
- VitalRecordReviewDate
- Record vitale data di revisione successiva
- CurrentPhaseId
- AlternateRetentions
- RetentionBase
- RetentionPeriodYears
- RetentionPeriodMonths
- RetentionPeriodDays
- CurrentPhaseExportFormat
- ExportFormat
- CurrentPhaseDecisionDate