Dowiązanie reprezentuje relację między dwoma obiektami.
Relację definiują właściwości Head i Tail dowiązania.
Możliwe jest tworzenie dowiązań między obiektami IBM® Enterprise Records i innymi obiektami
Content Engine w Application Engine lub w
Workplace XT. Akta mogą mieć dowiązania wspólne z innymi aktami, dokumentami i folderami
akt. I podobnie - folder akt może mieć dowiązania wspólne z aktami i folderami akt w
IBM Enterprise Records oraz w Application Engine lub
Workplace XT.
Za pomocą dowiązań można tworzyć odniesienia lub powiązania powiązanych akt z informacjami, takimi jak uwagi, załączniki i
przyjęcia zwrotne wiadomości e-mail dla konkretnych akt. Dowiązania i powiązania mogą zmieniać i usuwać tylko autoryzowani
użytkownicy. IBM Enterprise Records obsługuje następujące typy dowiązań:
- Dowiązanie wyodrębniania - to dowiązanie określa powiązanie między wyodrębnianiem a aktami, z którego
pochodzi wyodrębnianie. Wyodrębnianie umożliwia udostępnienie części dokumentu konkretnemu użytkownikowi.
Dowiązanie wyodrębniania można utworzyć między aktami oraz między aktami i dokumentem. Dowiązanie wyodrębniania służy stanowi odniesienie do
wybranej części treści akt zamiast do całej treści. Na przykład: jeśli konkretne części dużego dokumentu mają być dostępne dla
konkretnych użytkowników, wówczas można utworzyć nowy dokument, który będzie zawierał wybrane szczegóły z dokumentu nadrzędnego,
można zdeklarować dokument podrzędny jako akta, a następnie utworzyć dowiązanie wyodrębniania między aktami nadrzędnymi a aktami
podrzędnymi.
- Dowiązanie do folderu hybrydowego - takie dowiązanie powoduje utworzenie relacji między folderem
hybrydowym a folderem fizycznym lub elektronicznym. Jest użyteczne dla modelu danych PRO, ponieważ
IBM Enterprise Records korzysta z pojedynczego folderu, który może zawierać oznaczenia akt
elektronicznych i fizycznych.
- Dowiązanie kopii akt - takie dowiązanie jest przeznaczone do użytku wewnętrznego i tworzy powiązanie
między aktami oryginalnymi a różnymi kopiami oryginału. System automatycznie tworzy to dowiązanie dla akt podczas tworzenia kopii
akt. Należy pamiętać o tym, że podczas tworzenia kopii akt dowiązania powiązane z aktami nie są kopiowane.
- Dowiązanie Patrz także do folderu akt- takie dowiązanie stanowi połączenie między dwoma powiązanymi
aktami. Dowiązanie Patrz także do folderu akt można również utworzyć między folderami akt
IBM Enterprise Records i dowolnymi innymi aktami poza IBM Enterprise Records.
Ponadto to dowiązanie można utworzyć między aktami oraz folderem akt. Na przykład: można użyć dowiązania Patrz także do folderu
akt w celu powiązania akt zawierających szczegóły wypłaty z folderem akt Konta.
- Dowiązanie Patrz także do akt - takie dowiązanie stanowi połączenie między aktami, które zawierają
powiązaną treść. Na przykład: jeśli zostaną utworzone akta, które zawiera wpisy dotyczące Należności, wówczas można utworzyć
dowiązanie Patrz także dla akt Płatności. Podczas przeglądania akt Należności istnieje możliwość wyświetlania również akt
Płatności. Taki rodzaj dowiązania można utworzyć z aktami lub dokumentami.
- Dowiązanie referencyjne - takie dowiązanie tworzy połączenie między aktami, a ich referencjami. Dowiązanie
referencyjne można utworzyć między innymi aktami, dokumentami lub folderami akt, które zawierają powiązaną treść. Dowiązanie
referencyjne różni się od dowiązania Patrz także. Dowiązanie referencyjne stanowi połączenie z aktami lub dokumentami
zawierającymi powiązaną treść jako referencje dla tematu, a dowiązanie Patrz także obejmuje wszystkie akta lub dokumenty
zawierające powiązaną treść.
- Dowiązanie odwzorowania - takie dowiązanie tworzy połączenie między aktami, a ich odwzorowaniami. Odwzorowanie
dotyczy instancji akt, która jest renderowana na inny format oprogramowania bez utraty treści. Treść i większość metadanych jest identyczna.
Odwzorowania są stosowane w celu zachowywania treści lub w celu wyświetlania/uzyskiwania dostępu. Odwzorowanie dokumentu można
utworzyć za pomocą innej aplikacji.
Na przykład: może istnieć dokument Microsoft Word, który od razu jest zadeklarowany jako akta. Wymagane jest przekształcenie tego
dokumentu Word w dokument PDF. W tym celu należy utworzyć nowy dokument PDF za pomocą tego dokumentu Word, a następnie należy
zadeklarować dokument PDF jako akta. Następnie należy utworzyć dowiązanie odwzorowania między tymi dwoma aktami. Użytkownicy mogą
wyświetlać istniejące odwzorowania dla tych akt (pojedynczo).
Ostrzeżenie: - Po usunięciu dowiązanych akt następuje usunięcie wszystkich dowiązań powiązanych z aktami.
- W przypadku przemieszczenia, przeniesienia lub wyeksportowania akt wszystkie dowiązania między aktami zostają zachowane.