Ci sono diverse attività da completare per configurare un ambiente IBM® Enterprise
Records
Per configurare un ambiente
IBM Enterprise
Records completare le seguenti attività di configurazione.
- È necessario configurare un archivio oggetti (archivio oggetti piano file o FPOS) per la struttura del piano file e un altro (archivio oggetti record attivati o ROS) per i documenti dichiarati come record. Di norma, molti utenti con accesso al ROS non dovrebbero avere accesso alle entità che costituiscono il piano file in FPOS. A ogni FPOS è possibile associare più di un ROS.
- Sebbene alcune attività di configurazione siano già state eseguite durante la procedura di installazione e di configurazione di IBM Enterprise
Records, è possibile rivedere le impostazioni di configurazione al termine della creazione dei piani file, al momento della configurazione della soluzione IBM Enterprise
Records per un ambiente di produzione.
- Per ulteriori informazioni sulle procedure di installazione e configurazione di IBM Enterprise
Records, vedere
Installazione e aggiornamento di IBM Enterprise Records.
- Per informazioni sulle attività di configurazione associate alla creazione di un piano file (quali la configurazione di un suffisso del nome di volume), vedere Creazione di un piano file.
Creazione di classi documento ROS
È necessario creare classi di documento per i documenti che verranno dichiarati come record.
- Le classi Documento ROS presentano una proprietà Can Declare, utilizzata da IBM Enterprise
Records per stabilire se un documento può essere dichiarato come record. Durante l'installazione e la configurazione di IBM Enterprise
Records la proprietà della classe Documento base o di una o più sottoclassi Documento è stata impostata su True, indicando che le istanze di tale classi possono essere dichiarate come record. Per preparare il proprio ambiente IBM Enterprise
Records per la produzione, verificare che il valore di questa proprietà sia impostato su True (o che una sottoclasse erediti tale impostazione dalla sua classe di livello superiore) per tutte le classi Documento ROS appropriate. Inoltre, verificare che in Impostazioni di sicurezza di default per queste classi siamo impostati i diritti versione principale/secondaria per consentire agli utenti con diritti di accesso appropriati di creare versioni delle istanze delle classi.
Configurazione del piano file predefinito
L'applicazione
IBM Enterprise
Records visualizza una sola gerarchia piano file alla volta in qualsiasi momento.
- Come parte della procedura di configurazione ed installazione di IBM Enterprise
Records, è stata impostata una preferenza del sito Application Engine o Workplace XT per specificare questo piano file di default. Tuttavia, al momento dell'installazione e della configurazione di IBM Enterprise
Records è poco probabile che uno o più piani file del sito fossero già impostati.
- È possibile modificare l'impostazione delle preferenze sito, se lo si desidera, per specificare l'impostazione predefinita preferita. Ciascun utente IBM Enterprise
Records può ignorare questa impostazione di preferenza sito predefinita impostando una preferenza utente.
- Per ulteriori informazioni, vedere Impostazione del piano file predefinito.
Configurazione di Pulitura disposizioni
Il processo Pulitura disposizioni viene configurato da un amministratore durante la procedura di installazione e configurazione di
IBM Enterprise
Records. Tuttavia, esaminare nuovamente la configurazione di Pulitura disposizioni per verificare che sia corretta. Ad esempio, se il sito non utilizza tipi di record, verificare che
Esecuzione tipi di record sia impostata su
False.
Per ulteriori informazioni, vedere Configurazione di Pulitura disposizioni.
Configurazione di tipi di record
I tipi di record consentono di associare un record a una pianificazione di disposizione diversa da quella correntemente associata alla cartella record e alla categoria record padre del record. Se la propria soluzione
IBM Enterprise
Records utilizza tipi di record, assicurarsi di configurare Pulitura disposizioni in modo che esegua l'elaborazione dei tipi di record impostando
Esecuzione tipi di record su
Vero.
- Per ulteriori informazioni, vedere Configurazione di Pulitura disposizioni.
- Inoltre, considerare la modalità di associazione del tipo al record.
È possibile specificare che tutti i record di una classe di record specifica vengano assegnati per default a un tipo specifico. Per ulteriori informazioni, vedere Configurazione di un tipo di record predefinito.
- In alternativa, è possibile visualizzare i metadati del tipo di record quando un record viene dichiarato tramite Application Engine o Workplace XT, consentendo all'utente di selezionare un tipo di record. Per ulteriori informazioni, vedere Configurazione della visualizzazione dei metadati del tipo di record durante la dichiarazione.
- È inoltre possibile combinare questi due metodi specificando un valore predefinito, ma al contempo consentendo all'utente di sovrascrivere tale valore selezionando un tipo di record diverso.
- L'interfaccia utente IBM Enterprise
Records non dispone di un meccanismo per dichiarare
tutte le parti di un documento composto come record singolo. Tuttavia, è possibile dichiarare singoli
documenti padre o secondari come record. Inoltre, è possibile che documenti già dichiarati diventino
successivamente parte di un documento composto. Alcune impostazioni del documento composto, ad esempio Impedisci eliminazione o Elimina figlio quando si elimina padre, possono avere effetti sulla normale disposizione di un record. Se una qualunque parte di un documento composto (i padri, i figli o entrambi) verrà dichiarato come record, viene richiesto che vengano utilizzate le impostazioni di default. Queste impostazioni sono l'opzione Né padre né figlio nel menu Impedisci eliminazione e la selezione Non eliminare Figlio quando viene eliminato Padre.
Non vengono supportate altre impostazioni da IBM Enterprise
Records e ciò comporterà un malfunzionamento o un comportamento incoerente quando i record sono soggetti a disposizioni.
- Qualsiasi applicazione che utilizza la funzionalità file DITA (Darwin Information Typing Architecture)
crea i componenti come documenti composti. Pertanto, le differenze che si applicano ai documenti composti
riportate nella precedente nota si applicano anche ai file DITA.
Configurazione dell'opzione per la conservazione dei metadati
Quando un utente con i necessari diritti di accesso elimina un'entità
IBM Enterprise
Records, questa viene rimossa definitivamente dall'archivio oggetti. Tuttavia, è possibile configurare l'opzione in modo da conservare i metadati a livello di piano file per le categorie record, le cartelle record, i volumi e i record eliminati. Se un amministratore abilita l'opzione per conservare i metadati, le entità menzionate precedentemente restano nell'archivio oggetto (contrassegnate come eliminate), ma non sono più visibili
nell'applicazione
IBM Enterprise
Records.
È possibile esportare periodicamente queste entità eliminate e i relativi metadati in un file XML per conservare la cronologia, quindi eliminare permanentemente le entità dall'archivio oggetti. Per informazioni su come configurare questa opzione, vedere
Configurazione della conservazione dei metadati.
Configurazione dell'autodichiarazione di record
È possibile configurare
IBM Enterprise
Records
affinché dichiari un documento come record ogni volta che un utente esegue un'operazione specifica, ad esempio la creazione del documento. Per configurare l'autodichiarazione:
- Modificare il file di configurazione fornito dove si trova IBM Enterprise
Records per archiviare i record dichiarati.
- Creare un'azione evento AutoDeclare.
- Creare una sottoscrizione per le classi Documento ROS (ad esempio, la classe Documento base oppure solamente sottoclassi specifiche) all'azione evento che specifica quali eventi attiveranno l'evento. Per ulteriori informazioni, vedere Configurazione dell'autodichiarazione di record.
Configurazione della sincronizzazione delle proprietà
È possibile configurare la sincronizzazione delle proprietà per sincronizzare automaticamente i valori proprietà di un documento con i record associati (o viceversa) ogni volta che ha luogo un aggiornamento delle proprietà del documento (o record). Per ulteriori informazioni, vedere
Configurazione della sincronizzazione delle proprietà.
Impostazione della dimensione del batch flusso di lavoro
Per default,
IBM Enterprise
Records memorizza massimo dieci voci di lavoro in un batch di flusso di lavoro per revisione o approvazione prima dello smaltimento; è tuttavia possibile cambiare il numero massimo di voci memorizzate tramite un'impostazione di configurazione. Per ulteriori informazioni, vedere
Configurazione della dimensione batch del flusso di lavoro.
Configurazione del flusso di lavoro Richiedi cartella record
IBM Enterprise
Records include il flusso di lavoro Crea cartella record che consente agli utenti di inviare una richiesta a un Records Manager per creare una cartella record. Molti utenti non dispongono dei diritti
necessari per creare cartelle di record. Per rendere il flusso di lavoro disponibile agli utenti, occorre configurare la preferenza sito Richiedi cartella record.
Questa preferenza potrebbe essere stata impostata durante l'installazione e la configurazione di
IBM Enterprise
Records.
Per ulteriori informazioni sull'utilizzo del flusso di lavoro, vedere
Creazione di una cartella record mediante flusso di lavoro.
Per istruzioni sul modo in cui impostare la preferenza del sito, vedere Impostazione della preferenza sito Richiedi cartella record.
Impostazione della preferenza link modificabili
IBM Enterprise
Records include link che consentono agli utenti di collegare record e cartelle correlate. Per creare e gestire link in
IBM Enterprise
Records, è necessario impostare la preferenza sito Classi link modificabili utilizzando Workplace.
Per ulteriori informazioni sui link su
IBM Enterprise
Records, vedere
Link.
Per istruzioni sul modo in cui impostare la preferenza del sito, vedere Impostazione della preferenza del sito classe link.
Configurazione di eventi specifici per la conformità
IBM Enterprise
Records include vari eventi per la conformità PRO o DoD, ad esempio gli eventi che impostano i metadati. La configurazione di questi eventi è facoltativa poiché la loro elaborazione può incidere sulle prestazioni.
- Per ottenere prestazioni ottimali, configurare solamente gli eventi rilevanti per le operazioni di gestione dei record. Per ulteriori informazioni sulla configurazione di questi eventi, vedere Abilitazione e sottoscrizione a eventi.
- Sia il modello di dati DoD sia quello PRO richiedono che File Store sia configurato per utilizzare la pulizia come metodo di eliminazione dei documenti. Il contenuto del documento verrà sovrascritto con spazi bianchi per ben tre volte prima dell'eliminazione del file e il file pertanto non sarà più utilizzabile. Vedere Impostazione della ricerca sensibile al maiuscolo/miniscolo.
Configurazione di documenti CFS-IS
Se la propria soluzione
IBM Enterprise
Records include l'utilizzo della funzione facoltativa
Content Federation Services for
Image Services (CFS-IS), collaborare con l'amministratore di sistema
IBM FileNet Image Services per garantire che la sicurezza Image
Services sia impostata correttamente per l'eliminazione e la modifica dei documenti Image
Services, nonché per garantire che i parametri di conservazione della classe documento IS siano impostati correttamente in modo che i documenti IS dichiarati come record non vengano eliminati a causa di impostazioni di conservazione IS. Per ulteriori informazioni, vedere
Attività di manutenzione e gestione continue.
Configurazione di dispositivi di archiviazione protetti
Se la propria soluzione
IBM Enterprise
Records include l'uso di dispositivi di archiviazione protetti, ad esempio
EMC Centera, NetApp SnapLock,
Tivoli Storage Manager e altri, è importante che le impostazioni di conservazione di
IBM Enterprise
Records non siano in conflitto con le impostazioni di conservazione configurate sul dispositivo di archiviazione. Pertanto, disattivare la conservazione per il dispositivo di archiviazione e
consentire che sia
IBM Enterprise
Records a controllare la conservazione.
- Sui dispositivi Tivoli Storage Manager, la conservazione è controllata da svariati parametri.
- Quando il sistema IBM Enterprise
Records è stato completamente configurato,
all'applicazione IBM Enterprise
Records resta il controllo completo della conservazione ed eliminazione.