Ett namngivningsmönster är ett sätt att automatiskt namnge postkategorier, postmappar och poster så att namnen stämmer med organisationens namngivningsregler. När en användare skapar någon av dessa entiteter som har tilldelats ett namngivningsmönster tillhandahålls namnet automatiskt i steget Ange egenskaper. Systemet förhindrar dock inte att användaren ändrar det namnet. Entiteterna numreras löpande i steget Ange egenskaper. Om du avbryter innan entiteten har skapats kommer det numret aldrig att användas.
Automatiskt namnge kategorier och mappar:
Om syntaxen för namngivningsmönster
Affärsprocessen kan kräva att mappnamn börjar med bokstaven A, följt av två siffror för året, ett bindestreck och därefter ett mappnummer, t.ex. A07-000005. Följande mönster skapar sådana namn:
A[YY]-[\d\d\d\d\d\d]
I mönstret är A det första tecknet, YY representerar året och \d är ett löpnummer. Systemet tillhandahåller automatiskt standardvärden för mönster inom hakparenteser []. Det innebär att YY ersätts med de sista två siffrorna för det aktuella året. \d ersätts med uppräknade löpnummer. Du anger uppräkningsvärdet i ett annat fält samtidigt som du anger namnsträngen.
I ett annat postnamngivningsmönster kanske du vill skapa en regel för mappar i serien KX följt av två siffror för året, en punkt, två siffror för månaden, ett bindestreck och två löpnummer, t.ex. KX07.06-0004-03. Det kan du göra med följande mönster:
KX[YY.MM]-[\d\d\d\d]-[\d\d]
Du kan också använda anpassade mönster för att skapa metadatabaserade mönster. Exempel: Organisationens regler kanske kräver att postmappar ska anges enligt mönstret år, blanktecken, ärende (metadata) för postmappen, blanktecken och ett femsiffrigt nummer, t.ex. "2006 Lån 00005." För detta kan du skapa ett namngivningsmönster med följande specifikationer:
[YYYY] [THIS.EmailSubject] [\d\d\d\d\d]Systemet kommer att tillhandahålla värden för året och ärenden eftersom de står inom []. THIS.EmailSubject är ett anpassat mönster. Systemet kommer därför att tillhandahålla värdet för metadatafältet, EmailSubject, som du anger för den överordnade entiteten till postmappen. Du behöver ange det symboliska namnet för egenskapen när du skapar ett anpassat mönster. Om det inte finns något tillgängligt värde för den angivna egenskapen genereras ett fel. Det anpassade mönstret är tillämpligt enbart för entiteter på nivå 2 eller lägre (3, 4 osv.) i arkiveringsplanen. Arkivringsplannivån är ett annat fält som du fyller i när du lägger till en mönsternivå.eller
[YYYY] [Parent.EmailSubject] [\d\d\d\d\d]
Använd inte några tecken som är ogiltiga i namn. Använd t.ex. inte snedstreck / när du infogar datum. Följande tecken är ogiltiga:
\ / : * ? " < > |För att se till att användarna inte överskrider det antal tecken som du har angett i namngivningsmönstret bör du avgränsa mönstret med symbolerna ^ och $. Exempel: Om du skapar namngivningsmönstret \d\d\d lägger du till symbolen ^ i början av namngivningsmönstret och symbolen $ i slutet av mönstret. Exempel:
^\d\d\d$Det gör att antalet tecken i mönstersträngen inte överskrids när användaren anger ett värde.
Lägga till ett namngivningsmönster:
Lägga till en mönsternivå:
Exempel:
Om du vill att underkategorier till postkategorin på den översta nivån ska namnges atomatiskt skapar du ett mönster för nivå 2 och väljer Postkategori som typ. Om du även vill att postmappar i den underkategorin ska namnges automatiskt skapar du ett mönster för nivå 3 och väljer Postmapp som den typ. Om du har båda dessa mönsternivåer i namngivningsmönstret kommer underkategorierna på nivå 2 och postmapparna på nivå 3 att namnges automatiskt.
Lägga till eller ändra mönsternivåer senare:
Tilldela ett namngivningsmönster till en arkiveringsplan (krävs för att aktivera automatisk namngivning):