Hi pot haver situacions on hàgiu de suspendre la planificació de disposició
normal per a una o més entitats a fi de garantir la seva disponibilitat més enllà
del període de retenció aprovat. Exemples d'aquestes situacions són un expedient
judicial o una investigació durant la qual no podeu deposar els registres,
independentment de la seva planificació de disposició.
En aquestes situacions, podeu col·locar una retenció de disposició als registres
o en un contenidor on hi hagi els registres. Més endavant, podeu eliminar
la retenció de disposició quan vulgueu reprendre les accions de disposició.
- Podeu aplicar una retenció de disposició a una categoria de registres, una carpeta
de registres, un volum o un registre i podeu aplicar-la abans de la data de tall
o durant qualsevol de les fases posteriors a la data de tall. Quan la retenció s'aplica
en un contenidor, és aplicable a totes les entitats del
contenidor. Mentre les retencions estiguin en vigor, el sistema no llançarà
el flux de treball adjuntat a l'acció de disposició aplicable per a
aquesta entitat. Dit d'una altra manera, la planificació de disposició associada
no té cap efecte temporalment. A més a més, ningú no pot suprimir manualment cap entitat
que està retinguda.
- Podeu aplicar més d'una retenció de disposició en una entitat.
Les retencions s'apliquen manualment o condicionalment, segons els criteris
que especifiqueu. En el cas de les retencions condicionals, un procés d'escombratge
cerca les entitats que compleixen els criteris i aplica les retencions
automàticament. Les retencions condicionals s'apliquen dinàmicament.
Les entitats que compleixen els criteris de la retenció es poden afegir en qualsevol moment
i la retenció s'aplicarà a aquestes entitats durant el següent escombratge de retenció planificat.
- Quan apliqueu una retenció a una entitat, haureu d'especificar quina retenció de disposició
cal utilitzar. Per tant, cal que configureu primer les retencions de disposició afegint-les al sistema.
Les retencions poden ser actives o inactives.
Només es poden aplicar retencions actives a les entitats.