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Hinzufügen eines Benennungsmusters

Ein Benennungsmuster dient der automatischen Benennung von Schriftstückkategorien, Schriftstückordnern und Schriftstücken unter Einhaltung bestimmter Konventionen. Wenn ein Benutzer eine Einheit erstellt, der ein Benennungsmuster zugewiesen wurde, erhält sie beim Einstellen der Eigenschaften automatisch einen Namen. Auf Wunsch kann der Benutzer diesen jedoch beliebig ändern. Beim Einstellen der Eigenschaften werden automatisch Nummern in aufsteigender Reihenfolge vergeben. Wenn Sie den Vorgang abbrechen, bevor die Einheit erstellt wurde, geht die Nummer verloren, wird also nicht verwendet.

Für die automatische Benennung von Akten geben Sie ein Benennungsmuster in das Feld "Aktenmuster" des übergeordneten Containers ein. Das Aktenmuster ist eine Eigenschaft des Containers. Alle danach in diesem Container deklarierten Akten übernehmen den nächsten Namen innerhalb der Sequenz, wobei die Nummer jeweils um den im Feld "Erhöhung des Aktenmusters um" angegebenen Schritt hochgezählt wird.

So benennen Sie Kategorien und Ordner automatisch:

  1. Fügen Sie auf der Registerkarte "Konfigurieren" ein Benennungsmuster hinzu.
  2. Fügen Sie Musterebenen beginnend von der Bestätigungsseite oder später auf den Informationsseiten hinzu.
  3. Weisen Sie einem Aktenplan ein Dateimuster zu.

Informationen zur Benennungsmustersyntax

Ihr Geschäftsprozess schreibt möglicherweise vor, dass Ordnernamen mit dem Buchstaben A beginnen sollen, gefolgt von zwei Ziffern für das Jahr, einem Bindestrich und der Ordnernummer, also zum Beispiel: A07-000005. Das folgende Muster erstellt solche Namen:

A[YY]-[\d\d\d\d\d\d]

In diesem Muster ist A das erste Zeichen, YY steht für die Jahreszahl und \d ist eine Ziffer. Das System stellt automatisch Standardwerte für Muster zur Verfügung, die in eckigen Klammern ([]) stehen. YY wird durch die letzten beiden Ziffern der aktuellen Jahreszahl ersetzt. \d wird durch eine automatisch hochgezählte Zahl ersetzt. Sie geben den den Schritt zum Hochzählen (Inkrement) bei Eingabe der Zeichenfolge in einem anderen Feld ein.

In einem anderen Benennungsmuster für Schriftstücke könnten Sie eine Namenskonvention für Ordner der Serie KX, gefolgt von einer zweistelligen Jahreszahl, einem Punkt, einer zweistelligen Monatsangabe, einem Bindestrich und zwei Gruppen von inkrementellen Zahlen erstellen, z. B. KX07.06-0004-03. Das folgende Muster erfüllt diese Anforderung:

KX[YY.MM]-[\d\d\d\d]-[\d\d]

Auf Wunsch können Sie auch selbst definierte Muster verwenden, um auf Metadaten basierende Muster zu erzeugen. Ihre organisationsbezogenen Richtlinien erfordern beispielsweise, dass die Namenskonvention für Schriftstückordner folgendermaßen aussieht: Jahreszahl, Leerstelle, Betreff (Metadaten) des Schriftstückordners, Leerstelle und fünfstellige Zahl, z. B. "2006 Darlehen 00005". Dafür können Sie ein Benennungsmuster mit den folgenden Spezifikationen erstellen:

[YYYY] [THIS.EmailBetreff] [\d\d\d\d\d]

oder

[YYYY] [THIS.EmailBetreff] [\d\d\d\d\d]
Das System liefert die Standardwerte für Jahr und Betreff, da diese Elemente in eckiger Klammer ([]) angegeben sind. THIS.EmailBetreff ist ein benutzerdefiniertes Muster. Das System liefert den Wert des Metadatenfelds, EmailBetreff, das Sie angeben, für den übergeordneten Behälter des Ordners. Sie müssen beim Erstellen des benutzerdefinierten Musters den symbolischen Namen der Eigenschaft angeben. Wenn für die angegebene Eigenschaft kein Wert verfügbar ist, wird ein Fehler erzeugt. Dieses benutzerdefinierte Muster gilt nur für Entitäten auf Stufe 2 oder darunter (3, 4 usw.) im Aktenplan. Aktenplanebene ist ein anderes Feld, das beim Hinzufügen einer Musterebene ausgefüllt wird.

Verwenden Sie nur zulässige Zeichen, also beispielsweise keinen Schrägstrich (/) innerhalb von Datumsangaben. Unzulässige Zeichen sind:

\ / : * ? " < > |
Damit Benutzer die von Ihnen im Benennungsmuster festgelegte maximale Anzahl von Zeichen nicht überschreiten können, begrenzen Sie das Benennungsmuster mit den Zeichen ^ und $. Wenn Sie beispielsweise das Benennungsmuster \d\d\d erstellen, setzen Sie ein ^ an den Anfang und ein $ an das Ende des Benennungsmusters:
^\d\d\d$
Dies bewirkt, dass die angegebene Anzahl Zeichen bei der Eingabe nicht überschritten werden kann.

So fügen Sie ein Benennungsmuster hinzu:

  1. Melden Sie sich als Schriftstückadministrator an und wählen Sie die Registerkarte "Konfigurieren".
  2. Klicken Sie auf "Benennungsmuster".
  3. Klicken Sie auf "Benennungsmuster hinzufügen".
  4. Geben Sie auf der Seite "Muster hinzufügen" einen Namen und eine Beschreibung für das Muster ein.
  5. Wählen Sie Name oder Bezeichner aus dem Menü Auf Namen oder ID anwenden aus. Je nach dem ausgewählten Wert wird der Name oder die ID der Aktenkategorie oder des Ordners automatisch nach dem damit verbundenen Benennungsmuster generiert.
  6. Klicken Sie auf Weiter.
  7. Stellen Sie die Berechtigungen für das Benennungsmuster ein und klicken Sie auf "Fertig stellen".
  8. Klicken Sie auf der Bestätigungsseite auf "Musterebene hinzufügen", um dem Benennungsmuster Ebenen hinzuzufügen. Wenn Sie dies auf später verschieben wollen, klicken Sie jetzt auf OK, um die Seite "Muster hinzufügen" zu schließen.
Eine Musterebene liefert die Details des Musters, das auf Kategorien und Ordner anzuwenden ist. Sie geben eine oder mehrere Ebenen im Aktenplan an sowie den jeweiligen Einheitentyp. Wenn eine neue Einheit dieses Typs auf der angegebenen Ebene erstellt wird, erhält sie automatisch einen Namen in Übereinstimmung mit der Musterzeichenfolge und der hochgezählten Nummer. Dieses Verfahren läuft von der Bestätigungsseite aus, wenn Sie auf "Musterebene hinzufügen" klicken.

So fügen Sie eine Musterebene hinzu:

  1. Eingeben einer Aktenplan-Ebenennummer Die Ebene in der Aktenplan-Hierarchie wird durch eine Nummer dargestellt, wobei die erste Kategorie innerhalb des Aktenplans 1 und die erste Unterkategorie 2 ist. Wenn diese Unterkategorie einen Ordner enthält, ist dies die Ebene 3.
  2. Für den passenden Einheitentyp wählen Sie entweder Aktenkategorie oder Aktenordner. Wenn Sie beispielsweise 3 als die Ebene und Aktenkategorie als Einheitentyp wählen, dann folgen alle Aktenkategorien auf der dritten Ebene im Aktenplan dem angegebenen Benennungsmuster.
  3. Geben Sie die Musterzeichenfolge wie oben beschrieben an. Die Musterzeichenfolge muss ein numerisches Zeichen enthalten.
  4. Geben Sie einen Wert für "Erhöhung des Aktenmusters um" ein. Bei Verwendung des Werts 1 erhält jede neue Kategorie oder jeder Ordner die nächstfolgende Nummer. Ein Wert von 2 bewirkt, dass nur jede zweite Nummer vergeben wird. Dieses Feld muss größer als Null sein.
  5. Klicken Sie auf Hinzufügen. Das Muster wird am unteren Rand der Anzeige aufgeführt und die Felder werden geleert, sodass Sie für andere Entitäten und Ebenen andere Muster eingeben können.
  6. Klicken Sie auf "Beenden", wenn Sie mit dem Hinzufügen von Musterebenen fertig sind.

Beispiel

Wenn Sie möchten, dass die Unterkategorien einer Aktenkategorie der obersten Ebene automatisch benannt werden, erstellen Sie ein Muster für Ebene 2 und wählen Sie als Typ "Aktenkategorie". Wenn auch die Aktenordner in dieser Unterkategorien automatisch benannt werden sollen, erstellen Sie ein Muster für Ebene 3 und wählen als Typ "Aktenordner". Das Ergebnis ist, dass Unterkategorien auf Ebene 2 und Ordner auf Ebene 3 automatisch benannt werden.

So fügen Sie zu einem späteren Zeitpunkt Musterebenen hinzu oder ändern diese:

  1. Navigieren Sie zum Benennungsmuster (Registerkarte Konfigurieren, Benennungsmuster) und klicken Sie auf Informationen abrufen.
  2. Wählen Sie in der Randleiste "Musterebene verwalten".
  3. Wenn Sie eine Musterebene hinzufügen, füllen Sie die oben beschriebenen Felder zum Hinzufügen einer Musterebene aus. Wenn Sie eine bereits definierte Musterebene ändern, fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.
  4. Aktivieren Sie das Optionsfeld des Musters. Dadurch werden die bestehenden Daten in die Felder kopiert.
  5. Ändern Sie die Felder wie gewünscht und klicken Sie auf "Bearbeiten".
    • Wenn Sie danach ein Muster auf einer anderen Ebene hinzufügen möchten, klicken Sie auf "Hinzufügen".
    • Wenn Sie ein anderes Muster ändern möchten, aktivieren Sie das entsprechende Optionsfeld und klicken auf "Bearbeiten".
    • Aktivieren Sie zum Löschen einer vorhandenen Musterebene das entsprechende Optionsfeld und klicken Sie auf "Löschen".
  6. Zum Abschluss klicken Sie auf "Beenden"

So weisen Sie einem Aktenplan ein Benennungsmuster hinzu (erforderlich zum Aktivieren der automatischen Benennung):

  1. Navigieren Sie zur Basisebene des Aktenplans, so dass der Pfad nur noch den Namen des Aktenplans zeigt.
  2. Klicken Sie auf "Informationen abrufen" für den Aktenplan (direkt unterhalb des Pfads). Das Feld Benennungsmuster befindet sich auf der Seite Eigenschaften.
  3. Wählen Sie aus dem Menü Benennungsmuster den Namen des gewünschten Musters aus.
  4. Klicken Sie auf Anwenden und anschließend auf Beenden.


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Letzte Aktualisierung: August 2011


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