Uma acção de eliminação consiste numa acção que
é executada em entidades após a data de corte ser atingida
ou quando o respectivo período de retenção numa fase de
eliminação terminar. Para cada acção criada, tem de
atribuir um fluxo de trabalho predefinido, excepto em
acções Destruição Automática. Quando
executar a acção, o sistema irá iniciar o fluxo de trabalho
associado quando receber a confirmação de um utilizador
autorizado.
Quando definir uma agenda de eliminação, deve atribuir à
acção o activador de eliminação que definir para o corte. Pode também atribuir
a uma acção cada uma das fases de eliminação que criar numa agenda de
eliminação.
Não se esqueça: Apenas um administrador de registos
ou Records Manager (para modelos de dados Base e DoD)
pode criar, modificar ou eliminar uma acção.
Tipos de acções
No
IBM®
Enterprise Records, é
possível criar os seguintes tipos de acções predefinidos
pelo sistema:
- Revisão Permite obter registos
revistos por um utilizador autorizado. A revisão envolve a
análise do estado de eliminação da entidade para determinar
se esta pode ser eliminada.
- Exportação Exporta ou copia os
registos para outro repositório.
- Transferência Transfere registos
para uma instituição arquivística para efeitos de
conservação permanente.
- Destruição Elimina ou destrói
registos de forma permanente.
- Transferência interina Transfere
temporariamente registos para outra localização.
- Corte Fecha as entidades quando
o respectivo corte for obtido.
- Revisão vital Permite agendar
revisões periódicas das entidades vitais.
- Destruição Automática Elimina ou
destrói de forma permanente registos sem utilizar um fluxo
de trabalho. A remoção de registos é imediata quando for
atingido o final do agendamento de retenção.