IBM Enterprise Records, Versión 5.1.+            

Declarar un registro físico clasificado

Si navega por un almacén de objetos del plan de archivos en IBM® Enterprise Records, haga clic en Declarar registro físico para iniciar el asistente de Declaración de registros.

Este asistente se compone de tres pasos:

Para declarar un registro de catálogos:

  1. Haga clic en Seleccionar clase. El asistente abre la página Selección de clase de registro.
  2. e forma predeterminada, sólo la clase Registro de marcador está disponible. Si el sitio ha agregado otras clases, seleccione la clase adecuada y haga clic en Aceptar.
  3. Especificar la situación de un plan de archivos.
    1. En IBM Enterprise Records, haga clic en Agregar nuevo. Para eliminar la ubicación de un plan de archivos, haga clic en Eliminar bajo su descripción.En Application Engine, haga clic en Seleccionar ubicación de plan de archivos.
    2. Vaya al nivel adecuado de una ubicación y seleccione la casilla de verificación.

      Si anteriormente ha creado accesos directos, puede seleccionar Accesos directos y elegirlos de la lista. Seleccione la casilla de verificación de la ubicación que desee usar y haga clic en Agregar a selección.

      Puede hacer clic en Buscar para buscar una ubicación. Seleccione el título o el identificador de plan de archivos. El operador predeterminado es "like" y le permite buscar una parte del nombre. Introduzca una cadena de texto y haga clic en Buscar.

    3. Cuando seleccione una ubicación, haga clic en Agregar a selección.
    4. Haga clic en Agregar a accesos directos para las ubicaciones que se usan con frecuencia. En declaraciones posteriores, puede seleccionarlas en la vista Accesos directos en lugar de buscarlas en la vista Examinar.
    5. Haga clic en Aceptar.
  4. Haga clic en Siguiente para continuar con el paso Definir propiedades.

Para completar el paso Definir propiedades:

  1. Introduzca la información necesaria en los campos de propiedades. Los campos necesarios varían según la clase que haya seleccionado. Los campos necesarios de la clase Registro de marcador predeterminada son:
    • Tipo de soporte: especifique el tipo de soporte; por ejemplo, CD, casete de vídeo o foto en papel.
    • Formato: especifique el formato; por ejemplo, CDR, VHS o papel.
    • Autor/Originador: especifique el nombre de la persona que ha creado o posee el registro físico
    • Asunto: escriba una breve descripción del registro físico
    • Fecha de publicación: especifique la fecha de creación del registro físico.
    • Ubicación de inicio: introduzca la ubicación permanente del registro físico cuando no se ha extraído el registro. Haga clic en Seleccionar en la ubicación necesaria. El asistente cierra la página y vuelve al paso Definir propiedades.
  2. Si el registro que declara es un recibo de otro registro, haga clic en Recibo de y después seleccione el registro clasificado que sea el origen del recibo. Los recibos hacen un seguimiento de los registros clasificados pero el recibo no se clasifica normalmente. Para obtener más información acerca de los recibos, consulte Recibos.
  3. Haga clic en Siguiente.

Para completar el paso Definir propiedades de clasificación:

  1. Para seleccionar una guía de clasificación de seguridad (SCG) o un documento de origen, haga clic en Derivado de. Este paso es optativo.
    • Para seleccionar un tema, sección o guía de clasificación de seguridad, haga clic en Agregar nuevo en el área Guías de clasificación de seguridad y seleccione el elemento SCG deseado. Al seleccionar un elemento SCG se re llenará la propiedad Derivado de del registro con el nombre de la SCG, la fecha en que se emitió la SCG y el originador de la SCG.
    • Para seleccionar un documento de origen, haga clic en Agregar nuevo en el área Documentos de origen e introduzca una descripción del documento de origen en el cuadro de texto. Un documento de origen no ofrece información adicional, por lo que deberá completar los campos necesarios en el paso Establecer propiedades de clasificación.
    • Para eliminar una guía de clasificación de seguridad o un documento de origen, haga clic en la casilla correspondiente de la columna Eliminar y haga clic en Eliminar.
    • Después de añadir o quitar los documentos de origen y los elementos de guías de clasificación pertinentes, haga clic en Aceptar.
    Importante: Si hace clic en Aceptar en la página Derivado de, IBM Enterprise Records copia los datos de todos los campos mostrados en el resumen, incluidos los espacios en blanco, en los campos correspondientes en el paso Establecer propiedades de clasificación. Si ya ha introducido otros datos en esos campos y simplemente está revisando la información de la página Derivado de, haga clic en Cancelar (en lugar de Aceptar) para conservar los datos que se han introducido manualmente.
  2. Especifique un valor en Clasificación inicial. Para ello, seleccione Alto secreto, Secreto, o Confidencial en el menú.
    Importante: Clasificación actual adopta de forma predeterminada el mismo valor que Clasificación inicial si dispone de autorización para ver elementos en el nivel de la clasificación inicial. De lo contrario, se debe especificar un valor en el nivel de la autorización de seguridad que tenga.
  3. Haga clic en Razones para la clasificación. IBM Enterprise Records abre la página Seleccionar valores en la que puede agregar y quitar las razones para la clasificación.
    1. Para agregar una razón para la clasificación, haga clic en Agregar valor y seleccione Activo para nuevos registros o No aprobado para registros heredados.
    2. En la lista de opciones, seleccione una razón y haga clic en Aceptar.
    3. Continúe agregando cuantas razones necesite.
    4. Para eliminar una razón, resalte dicha razón y haga clic en el icono Quitar elementos seleccionados: icono Quitar elementos seleccionados
    5. Cuando haya terminado con las selecciones, haga clic en Aceptar.
  4. En el campo Agencia de clasificación, especifique el nombre del organismo que se encarga del registro físico, como el Departamento o Ministerio de Defensa.
  5. Complete cualquiera de los campos opcionales restantes.
    • Para cambiar Desclasificar en fecha, haga clic en el icono de calendario y seleccione una fecha. Desclasificar en fecha se basa en uno de los elementos siguientes:
    • Haga clic en Desclasificar en eventos o Degradar en eventos. IBM Enterprise Records abre la página Seleccionar valores en la que se pueden agregar y quitar los valores pertinentes.
      • En la lista de opciones, seleccione un valor y haga clic en Aceptar.
      • Continúe agregando cuantos valores necesite.
      • Para eliminar un valor, resáltelo y haga clic en el icono Quitar elementos seleccionados: icono Quitar elementos seleccionados
      • Cuando haya terminado con las selecciones, haga clic en Aceptar.
    • Es posible que la introducción o el cambio de datos pueda cambiar el requisito de información en otros campos. Por ejemplo, si modifica el campo Desclasificar en fecha, se debe introducir una exención. Si especifica un valor en el campo Degradar en eventos, debe proporcionar instrucciones de degradación.
  6. Haga clic en Finalizar una vez haya proporcionado la información que se necesita.


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Última actualización: Agosto de 2011


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