命名模式提供了一种自动命名记录类别、记录文件夹和记录的方式以满足您的规则。当用户创建带有相关命名模式的实体之一时,“设置属性”步骤将自动提供名称。系统不会禁止用户更改该名称。显示“设置属性”后,系统将分配并用尽增量。如果您在创建实体前取消,那么将永不使用该数量。
如何自动命名类别和文件夹:
关于命名模式语法
您的业务流程可能需要文件夹名称以字母 A 开头,跟有两个代表年份的数字,一个连字符,然后是文件夹号码,例如 A07-000005。以下模式将创建这样的名称:
A[YY]-[\d\d\d\d\d\d]
在该模式中, A 是第一个字符,YY 代表年份,\d 是数字。系统将自动为加方括号 [] 的模式提供缺省值。 因此,YY YY 将被当前年份的最后两位数字代替。\d 被增量数字代替。 您在输入字符串时可以在另一个字段中指定增量值。
在另一记录命名模式中,您可能要为文件夹创建这样的命名规则:以 KX 开头,后面依次跟有两位数的年份、句点、两位数的月份、连字符和两组增量数字,例如 KX07.06-0004-03。以下模式将满足此要求:
KX[YY.MM]-[\d\d\d\d]-[\d\d]
您还可以使用定制模式创建基于元数据的模式。例如,您的组织策略可能要求记录文件夹命名约定为:年份、空格、记录文件夹的主题(元数据)、空格和 5 位数字。例如“2006 Loan 00005”。 对于这种规则,可以创建具有以下规范的命名模式:
[YYYY] [THIS.EmailSubject] [\d\d\d\d\d]由于年份和主题包括在 [] 中,因此系统将为它们提供缺省值。THIS.EmailSubject 是定制模式。因此,系统将提供元数据字段的值(您为记录文件夹的父代指定的 EmailSubject)。创建定制模式时,您需要指定属性的符号名称。同样,如果指定的属性没有可用的值,那么将生成错误。该定制模式仅适用于归档计划中级别为 2 或以下(3、4 等)的那些实体。“归档计划级别”是您添加模式级别时完成的另一个字段。或者
[YYYY] [Parent.EmailSubject] [\d\d\d\d\d]
请勿使用任何在名称中无效的字符。例如,合并日期时请勿使用斜杠 (/) 字符。无效字符包括:
\ / : * ? " < > |要确保用户使用的字符数不超过您在命名模式中指定的字符数,请使用 ^ 和 $ 符号分隔命名模式。 例如,如果您创建命名模式 \d\d\d,请将 ^ 符号附加在命名模式的开头,并将 $ 符号附加在命名模式的末尾,如下所示:
^\d\d\d$此操作可确保在用户输入值时,输入的字符不会超过在模式字符串中指定的字符数。
如何添加命名模式:
如何添加模式级别:
示例
如果您要自动命名顶级记录类别的子类别,请创建一个级别为 2 的模式并选择“记录类别”作为类型。如果您还要自动命名该子类别中的记录文件夹,请创建一个级别为 3 的模式并选择“记录文件夹”作为类型。将这两种模式级别置于命名模式中可以使级别为 2 的子类别和级别为 3 的记录文件夹自动命名。
如何稍后添加或修改模式级别:
如何将命名模式分配至归档计划(激活自动命名的必需步骤):