IBM Enterprise Records, النسخة 5.1.+            

اضافة حافظة السجل

يمكن اضافة حافظة السجل تحت أقل مستوى من تصنيف السجل فقط. هذا يعني أنه اذا كان تصنيف السجل يتضمن تصنيف فرعي، فلن يمكنك اضافة حافظة سجل لها. وكذلك، يمكن أن تقوم باضافة حافظة السجل الى أحد تصنيفات السجل الفعالة فقط. ولا يمكن تكوين حافظة فرعية تحت أحد حافظات السجل. حافظة السجل يمكن أن تتضمن وحدات التخزين أو السجلات فقط. ويأتي IBM® Enterprise Records مع أربعة أنواع من حافظات السجل: حافظة الكترونية، وحافظة فعلية، وصندوق فعلي، وحافظة مختلطة. ويمكن أن يقوم الموقع الخاص بك بتكوين حافظات مهيأة اضافية.

في عملية تركيب PRO من IBM Enterprise Records، يمكن أن يتم تكوين حافظة السجل من خلال مستخدم بصلاحيات ادارة السجلات وموجه النظام للسجلات فقط. في عمليات تركيب DoD و Base، فبالاضافة الى المستخدمين ذوي صلاحيات ادارة السجلات وموجه النظام للسجلات يمكن للمستخدمين ذوي الامتيازات القيام باضافة حافظة السجل. اذا لم يكن لديك تصاريح السرية المطلوبة لتكوين حافظة السجل، فيمكنك بدء مسار عمل تكوين حافظة السجل من خلال Workplace. وعند تشغيل مسار العمل هذا، يتم ارسال طلب تكوين حافظة السجل الى Records Manager للاعتماد. للحصول على المزيد من المعلومات، أنظر تكوين حافظة السجل باستخدام مسار العمل. وبصفة مفترضة، تقوم حافظة السجل التي تم تكوينها حديثا بتوارث كل الخصائص ماعدا الاسم وكود التعريف وتاريخ الفتح من العنصر الرئيسي الخاص بها. يمكنك تغيير هذه القيم المتوارثة.
تنبيه: وفي أي مستوى من مخطط الحفظ، يجب عدم تكوين أكثر من 100 من تصنيفات السجل وحافظات السجل (أنظر مخطط الحفظ للتعرف على المزيد من المعلومات).

لاضافة حافظة السجل:

  1. قم ببدء الاتصال بصلاحيات ادارة السجلات أو موجه النظام للسجلات وقم باستعراض مخطط الحفظ للتوصل الى تصنيف السجل الذي تريد تكوين حافظة السجل تحته.
  2. اضغط اضافة حافظة سجل وقم بتنفيذ الخطوات التالية.
    1. لتحديد فئة، اضغط على نوع حافظة السجل التي تريد تكوينها، ثم اضغط تالي للاستمرار مع خطوة تحديد الخصائص.
      • يمكن أن تقوم حافظات السجلات الالكترونية بتخزين السجلات الالكترونية والفعلية معا
      • حافظات السجلات الفعلية تقوم بتخزين السجلات الفعلية
      • الصندوق خاص بالسجلات الفعلية ويمكن اعداده لتكوين نموذج للمخزن
      • حافظة السجل المختلط يمكن أن تقوم بتخزين السجلات الفعلية والالكترونية
      للحصول على المزيد من المعلومات عن أنواع الحافظات، أنظر التصنيفات والحافظات ووحدات التخزين.
    2. لتحديد الخصائص، قم بادخال أو تعديل قيم الخاصية التي يتم عرضها. يمكن تحرير بعض هذه الخصائص مباشرة في هذه الصفحة، بينما الأخرى تتطلب أن تقوم بالضغط على اسم الخاصية لتحرير القيم. العلامة النجمية الحمراء توضح أنه يجب أن تقوم بتحديد قيمة لهذه الخاصية. للحصول على المزيد من المعلومات عن الخائص التي يتم عرضها، ارجع الى مرجع الخصائص. اذا كان يتم ادخال نموذج سجل يقوم آليا بتسمية السجلات التي يتم اضافتها الى الحافظة، قم بادخال النموذج مباشرة في هذا المجال. للحصول على مساعدة عن كيفية تكوين هيكل النموج، قم بالرجوع الى اضافة نموذج التسمية.
    3. اضغط تالي لتحديد الجدول الزمني للتخلص لحافظة السجل أو حدد خطوة أخرى من اللوحة اليمنى. اضغط الغاء للخروج من برنامج المعالجة لاضافة حافظة سجل.
    4. لتحديد التخلص هناك ثلاثة احتمالات. قد يكون الجدول الزمني للتخلص محدد بصفة مسبقة بالفعل (يتم تعليم مربع الاختيار التوارث). يمكن عرض الجدول الزمني للتخلص ولكن لم يتم تعليم مربع التوارث. ولاستخدامه، اضغط توارث. قد لا تكون هناك معلومات للتخلص. وفي كل الحالات، اضغط استعراض الجدول الزمني لتحديد جدول زمني أو لتغييره. اضغط محو الجدول الزمني لترك مجال التخلص خاليا الآن. يمكنك مراجعة صفحات المعلومات الخاصة بأي من الجداول الزمنية المخصصة من خلال الضغط على شارة الحصول على المعلومات.
    5. عند الانتقال الى أحد الجداول الزمنية، اضغط اختيار بجانب اسم الجدول الزمني للتخلص الذي تريد تحديده لهذه الحافظة.
    6. واذا لزم الأمر، قم بتحديد صلاحية التخلص المحددة للتخلص من حافظة السجل عند استحقاق التخلص منها. وبصفة مفترضة، سيتم آليا تخصيص صلاحية التخلص المحددة للجدول الزمني للتخلص مثل تلك الخاصة بحافظة السجل. اذا كان لم يتم تحديد صلاحية التخلص للجدول الزمني المحدد، ستكون صلاحية التخلص التي قمت بتحديدها للحافظة قابلة للتطبيق. اذا كنت تريد تحديد صلاحية التخلص الجديدة الآن، وتحديد الجدول الزمني للتخلص فيما بعد، فقد تقوم صلاحية التخلص المحددة للجدول الزمني بالاحلال صلاحية التخلص التي قمت بتحديدها من قبل لحافظة السجل.
      تنبيه: اذا كانت محددات العرض الخاصة بك في تفضيلات الموقع أو تفضيلات المستخدم وتحديد عرض خطوة السجلات النشطة عند تكوين الحاويات بالقيمة لا، فسيقوم البرنامج باخفاء الخطوة تحديد سجل نشط، فيمكنك التخطي الى الخطوة الفرعية l.
    7. اذا كان قد تم تحديد تفضيلات الموقع أو المستخدم لعرض الخطوة تحديد سجل نشط، اضغط تالي لتحديد السجل النشط لحافظة السجلات أو حدد خطوة أخرى من اللوحة اليمين. للحصول على المزيد من المعلومات، أنظر الوصلات الخاصة بتفضيلات المستخدم وتفضيلات الموقع في نهاية هذا الموضوع.
    8. لتحديد هذه السجلات بهذه الحافظة بالنشطة، حدد True من القائمة مؤشر السجل النشط. اذا كانت كل السجلات التي يتم تكوينها تحت حافظة السجل تتطلب مراجعات وتحديثات مستمرة، فيمكن أن تقوم بتعليم حافظة السجل بأنها نشطة. سيتم تصنيف كل السجلات التي تم تكوينها تحت هذه الحافظة كنشطة بصفة آلية.
    9. واذا تطلب الأمر، قم بادخال وصف للسجلات النشطة ليتم اضافته الى حافظة السجل هذا.
    10. من خلال قائمة تصرف مراجعة السجل النشط، حدد التصرف الذي سيتم عرضه في المراجعة الدورية أو تحديث الدورة للسجلات النشطة. تقوم القائمة بعرض تصرفات تصرفات المراجعة النشطة التي تم تكوينها من قبل كما هو موضح في اضافة تصرف.
    11. من خلال قائمة دورة تحديث ومراجعة السجل النشط، حدد الحدث الذي سيقوم باطلاق المراجعة الدورية للسجلات النشطة في الحافظة. تقوم القائمة بعرض الأحداث المتكررة التي تم تكوينها من قبل كما هو موضح في اضافة برنامج اطلاق حدث متكرر.
    12. اضغط تالي لتحديد السرية والانتهاء من الحافظة.
    13. لتحديد السرية ومراجعة محددات السرية الموجودة. أنظر تحديد محددات السرية للحصول على معلومات عن كل من حقوق التوصل. محددات السرية تحدد المجموعات والمستخدمين الذين يمكنهم التوصل الى حافظة السجل، والتحكم في التصاريح التي يتم منحها لكل من المستخدمين والمجموعات. يمكن احلال محددات السرية التي تقوم بتحديدها هنا من خلال تحديد سرية FileNet P8 في العنصر.
    14. اضغط على اسم المستخدم أو المجموعة في عمود العنوان اذا كنت تريد تغيير حقوق التوصل لمستخدم أو مجموعة محددة يتم عرضها بالصفحة. سيتم عرض صفحة محددات السرية، والتي يمكن من خلالها تحديد تصاريح السرية لمستخدمين ومجموعات مختلفة.
    15. لاضافة مستخدمين أو مجموعات جديدة الى الكشف، اضغط اضافة جديد. لازالة أحد المستخدمين أو المجموعات الموجودة من الكشف، حدد الاختيار ازالة الخاص بهذا المستخدم أو المجموعة. للحصول على المزيد من المعلومات، أنظر اضافة المستخدمين والمجموعات الى أحد العناصر.
    16. لحفظ التعديلات في محددات السرية والانتهاء من تكوين حافظة السجل، اضغط انتهاء.
    17. اضغط حسنا لاستلام اشعار برسالة نجاح الاضافة لحافظة السجل والخروج من برنامج المعالجة.


التعليق التقييمي

آخر تحديث: August 2011


© .IBM حقوق النشر لشركة 2011.
يتم تشغيل مركز المعلومات هذا من خلال تقنيات Eclipse. ( http://www.eclipse.org )