IBM Enterprise Records, Versão 5.1.+            

Descarregar entidades físicas

Como as entidades físicas não podem ser vistas on-line, você precisa se organizar para que os itens lhe sejam enviados. Este processo, denominado descarregar, também inicia o fluxo de trabalho Gerenciamento de registros físicos (PRM) que mantém o acompanhamento de onde as entidades estão em cada etapa. Você pode descarregar registros individuais (um de cada vez) ou quaisquer contêineres que armazenam itens físicos.

O fluxo de trabalho PRM estende todo o ciclo de reservar, receber e liberar a entidade para o próximo usuário. O fluxo de trabalho também acompanha os atrasos no recebimento ou liberação da entidade. Além disso, ele acompanha as entidades perdidas em trânsito ou pelo usuário que está no momento listado como estando de posse da entidade. Com certeza, acompanhar uma entidade via fluxo de trabalho PRM requer que todos os participantes anotem onde uma entidade está todo o tempo, ao responder tarefas em suas caixa de entrada de forma rápida.

É possível remover entidades físicas através do Application Engine, Workplace XT ou IBM® Enterprise Records. Se você fizer isto a partir do Workplace, navegue para o FPOS e abra a pasta Gerenciamento de Registros. A seguir, abra a pasta de plano de arquivo e navegue para o objeto no local adequado do plano de arquivo.

Para obter informações sobre o status de descarregamento de uma entidade, selecione seu ícone Obter informações e selecione a página Detalhes. Na seção Física desta página, é possível visualizar o local da entidade, o local principal de seu status de descarregamento e quem a descarregou. Se a entidade tem um código de barras, também é possível verificar seu status de descarregamento usando Varrer itens físicos na guia Física. Consulte o Varrendo uma Entidade Física. Finalmente, você pode selecionar o botão Status na etapa do fluxo de trabalho PRM para obter o status através do aplicativo Rastreador.

Caixas de entrada usadas pelo fluxo de trabalho PRM

Quando a entidade viaja e os usuários a recebem e a liberam, itens de trabalho são gerados. Alguns destes aparecem na caixa de entrada de um usuário e alguns aparecem em caixas de entrada públicas. As configurações de segurança do usuário e grupo determinam quem pode visualizar as caixas de entrada públicas, abrir uma etapa de fluxo de trabalho e visualizar o status de descarregamento de um entidade usando Varrer itens físicos. O fluxo de trabalho PRM pode popular as seguintes caixas de entrada públicas com itens de trabalho.

Procedimento para descarregar

Remover uma entidade inicia ao selecionar Ativar / Remover de seu menu de contexto. Após isto, o itens de trabalho são exibidos nas caixas de entrada pessoais dos participantes ou os itens de trabalho vão para as caixas de entrada físicas. Quando uma entidade é descarregada pela primeira vez, o sistema exibe que o usuário requisitante a descarregou para o local especificado. No entanto, o mantenedor precisa liberar o item antes que o usuário requisitante o tenha de fato.

Iniciar fluxo de trabalho

Para remover um objeto físico:
  1. No Application Engine, Workplace XT ou IBM Enterprise Records, clique com o botão direito do mouse no nome da entidade física e selecione Ativar / Remover.
  2. Clique em Iniciar sob o nome da subscrição do fluxo de trabalho que deseja usar. Uma subscrição padrão é fornecida para cada tipo de entidade física.
  3. Conclua o resto da etapa Ativar / Remover.
  4. Após concluir a etapa Ativar / Remover, feche a janela que lista as inscrições de fluxo de trabalho.
As diversas etapas de fluxo de trabalho compartilham itens comuns.
Tabela 1. Etapas do Fluxo de Trabalho
Itens de Etapa do Fluxo de Trabalho Descrição
Instruções No topo da janela, deverá constar as instruções para completar a etapa. Estas são redigidas pelo projetista do fluxo de trabalho. Se você não visualizar as instruções, clique na seta junto à palavra Instruções.
Nome da entidade Se a entidade é um contêiner, você pode clicar no nome para abrir o contêiner e ver o que ele contém. Se a entidade é um registro físico único, ela não tem conteúdo, e você receberá uma mensagem para este efeito.
Comentários Você pode inserir comentários diretamente na caixa Comentários, ou pode clicar no ícone amarelo na parte inferior da caixa de texto para obter uma janela maior na qual escrever ou ler comentários mais longos sem ter que percorrer a caixa.
Menu Ações Itens no menu variam com a etapa. Consulte as informações abaixo para cada tipo de etapa. Também, as instruções no topo da janela do fluxo de trabalho deveriam oferecer um guia sobre o que selecionar.
Local Clique em Local para visualizar uma lista de localizações. Clique em Selecionar abaixo do local onde deseja que uma entidade seja entregue.
Data da reserva Clique no ícone do calendário para selecionar a data em que deseja reservar uma entidade. Se a entidade não está no momento descarregada, você precisa selecionar a data de hoje. Se a entidade está descarregada, você pode selecionar a data de hoje ou uma data futura, mas o sistema não necessariamente exibe a data que tiver selecionado. O sistema determina as datas de reserva na medida em que a entidade se move de um local para outro.
Colunas de informações Diferentes etapas podem exibir quem tinha o item, onde está localizado, as datas de reserva e solicitação e quem deveria ser o próximo a recebê-lo.
Botões Aplicar e Fechar Você pode alterar as informações, Aplicar , e a seguir Fechar a janela sem efetuar nenhuma outra ação. O item de trabalho permanece na mesma caixa de entrada. Isto é útil quando você deseja declarar que um item está perdido, mas acha que pode encontrá-lo. Isto evita executar a ação mais permanente que seria gerada ao usar o botão Completar.
Botão Redesignar Isto abre uma janela onde você seleciona outro usuário para executar a etapa. Insira os primeiros poucos caracteres do nome e clique em Pesquisar. Selecione o usuário e clique em Continuar.
Botão Status Isto abre o aplicativo Rastreador.
Botão Concluir O botão Concluir conclui a etapa do fluxo de trabalho e é a opção usual.

Iniciar etapa

Para concluir a etapa Ativar:
  1. Clique em Local para selecionar o local onde a entidade deveria ser entregue.
  2. Clique no ícone de calendário para definir uma Data de reserva. Se a entidade não está descarregada, você precisa selecionar a data de hoje. Se a entidade está descarregada, você pode selecionar a data de hoje ou uma data futura. A data de reserva é usada para priorizar solicitações múltiplas.
  3. Clique em Iniciar para iniciar o fluxo de trabalho ou em Fechar para fechar a janela sem iniciar.

Etapa Receber

Uma etapa Receber é listada como uma etapa Aprovar em sua caixa de entrada, mas quando você a abre, o título da página é Etapa Receber. Você obtém a etapa receber quando o usuário anterior (ou mantenedor) libera o item e você é o próximo da linha para recebê-lo. Se você ainda não o recebeu, poderá ver quem o estará entregando, onde estava localizado por último e como será entregue. Se você não receber o item após aguardar por um montante razoável de tempo, poderá indicar que não o recebeu. Isto gera um item de trabalho para a fila Achados Perdidos. Se você é o mantenedor, obterá uma etapa Receber quando o último usuário liberar o item. Para concluir a etapa Receber:
  1. Selecione a ação apropriada. Se você tiver recebido a entidade, selecione Recebido; caso contrário, selecione Não recebido.
  2. Complete a etapa ao selecionar o botão apropriado. Consulte as opções em Iniciar fluxo de trabalho.
Atenção: É possível que você não tenha recebido a entidade devido a um atraso causado pelo serviço de entrega ou pelo usuário que atualmente descarregou a entidade. Também é possível que a entidade esteja perdida no trânsito. Em tal situação, você receberá um item de trabalho que exibe uma mensagem notificando-lhe do status da entidade.

Etapa Liberar

Uma etapa Liberar é listada como uma etapa Aprovar em sua caixa de entrada, mas quando você a abre, o título da página é Etapa Liberar. A etapa Liberar precisa ser completada pelo mantenedor atual da entidade, que pode ser o mantenedor ou um usuário que descarregou o item. Você indica o método de entrega, se há um atraso na entrega, ou se o item está perdido. Entregue o item ao usuário solicitante no local do descarregamento. Para concluir a etapa Liberar:
  1. Se apropriado, insira o Tempo de Atraso em horas para indicar a extensão de um atraso na liberação da entidade.
  2. Insira quaisquer comentários apropriados, como uma explicação para um atraso.
  3. Selecione a opção apropriada na lista Ações.
    • Entrega manual significa que você irá entregar manualmente a entidade para o usuário que seja o próximo na linha.
    • Selecione Perdido, se não souber onde se encontra a entidade. Um item de trabalho é enviado para a caixa de entrada pública FilaAchadosPerdidosEntidadesFísicas.
    • Selecione Serviço de entrega se desejar usar um serviço de entrega. Um item de trabalho é enviado para a caixa de entrada pública FilaEntregaEntidadesFísicas.
    • Selecione Atraso se você inseriu um tempo de atraso. Uma notificação de atraso será enviada para todos os usuários que estão esperando na fila.
  4. Complete a etapa ao selecionar o botão apropriado. Consulte as opções em Iniciar fluxo de trabalho.

Etapa Fila de espera

Quando um usuário reserva uma entidade e é o próximo na linha para recebê-la, o item de trabalho na fila Espera exibe aquele nome de usuário como o usuário solicitante. Os usuários autorizados a acessar esta fila podem visualizar as informações, mas não há nada a ser completado. Para visualizar a etapa Fila de Espera:
  1. Clique no item de trabalho na fila pública FilaEsperaEntidadesPúblicas.
  2. Após revisar o item de trabalho, clique em Fechar.

Etapa Fila de reserva

A caixa de entrada pública FilaReservaEntidadesPúblicas contém itens de trabalho para cada usuário que está aguardando a entrega. Os usuários autorizados podem abrir cada item de trabalho para ver quem solicitou a entidade, suas datas de solicitações e as localizações solicitadas. Você pode modificar as datas de reserva para alterar as prioridades dos usuários. Para concluir a etapa Fila de Reserva:
  1. Clique no item de trabalho na caixa de entrada pública FilaReservaEntidadesFísicas.
  2. Opcionalmente, modifique a Data da Reserva para alterar a prioridade de usuários aguardando pelo item.
  3. Clique em Aplicar e emFechar.

Etapa Encontrar item perdido

Quando uma entidade é declarada como Perdida, o sistema envia um item de trabalho para a caixa de entrada pública FilaAchadosPerdidosEntidadesFísicas. Se você estiver autorizado a acessar esta caixa de entrada, é possível clicar no item de trabalho para visualizar a página Etapa Localizar Perdido e atualizar o status. Ou você encontra e entrega a entidade ou irá declarar que ela está permanentemente perdida. Isto notifica todos os usuários afetados e termina os fluxos de trabalho PRM iniciados para aquela entidade. Além disso, quando um usuário tenta iniciar um fluxo de trabalho para aquela entidade, o sistema imediatamente envia uma notificação sobre o status de perdido para a entidade. Para concluir a etapa Localizar Item Perdido:
  1. Insira seus comentários.
  2. No menu Ação, selecione Perdido se desejar declarar que a entidade está permanentemente perdida. Selecione Entregue se você tiver encontrado e entregue a entidade ao usuário cujo nome aparece no campo Requisitado por.
  3. Complete a etapa ao selecionar o botão apropriado. Consulte as opções em Iniciar fluxo de trabalho.
Uma vez que uma entidade é marcada como permanentemente perdida, não há como indicar que ela foi localizada em uma data posterior. Qualquer pessoa que tenta descarregar a entidade no futuro irá receber a mensagem de que a entidade está perdida. Se o item perdido é um contêiner que foi encontrado mais tarde, seu conteúdo não pode ser descarregado. Qualquer pessoa que tente descarregar itens de um container anteriormente perdido, irá receber uma mensagem de que o pai está descarregado.

Etapa Serviço de entrega

Quando um usuário seleciona o serviço de entrega para enviar uma entidade física, o sistema envia um item de trabalho para a caixa de entrada pública FilaEntregaEntidadesFísicas. Se você estiver autorizado a acessar esta caixa de entrada pública, é possível clicar no item de trabalho para concluir a página Etapa Entregar. Para concluir a etapa Entregar:
  1. Insira quaisquer comentários apropriados.
  2. Na lista Ação, selecione Perdido se não for possível localizar e entregar a entidade. Isto envia um item de trabalho para a caixa de entrada pública FilaAchadosPerdidosEntidadesFísicas. Se necessário, aquele grupo irá indicar que a entidade está permanentemente perdida. Selecione Entregue se você tiver entregado a entidade para o usuário que a solicitou.
  3. Complete a etapa ao selecionar o botão apropriado. Consulte as opções em Iniciar fluxo de trabalho.

Etapa Mensagem

A página Etapa Mensagem lhe notifica do status da entidade física para a qual você iniciou o fluxo de trabalho PRM. Esta página é enviada como um item de trabalho para sua caixa de entrada. Você a receberá em quaisquer das seguintes situações: Para completar a etapa Mensagem, clique em Completar


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Última atualização: Agosto 2011


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