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Ajout d'un volume

Vous pouvez ajouter aux dossiers d'enregistrement des volumes électroniques, physiques ou hybrides. Le type du volume doit être le même que celui du dossier. Il est impossible d'ajouter des volumes de boîte.

Lorsque vous créez un dossier d'enregistrement, le système crée automatiquement un volume sous le dossier d'enregistrement. Les volumes servent en général à limiter le nombres d'éléments, sans doute pour partitionner les enregistrements par mois ou par année. Lors de l'ouverture d'un nouveau volume, l'ancien se ferme automatiquement. Aucun enregistrement supplémentaire ne s'ajoutera automatiquement à un volume fermé, mais il est toujours possible de les y ajouter manuellement si besoin est. Par exemple, si un enregistrement doit être ajouté à un volume déjà clos, il est possible de rouvrir le volume et d'y ajouter manuellement l'enregistrement. Refermez le volume ensuite. Un volume hérite du planning d'élimination du dossier d'enregistrement dans lequel il a été créé. Il n'est pas possible de définir un planning d'élimination indépendant de celui du dossier d'enregistrement parent. Il vous est, en outre, impossible de créer un sous-dossier ou un volume sous un volume.

Pour ajouter un volume :

  1. Ouvrez une session en tant que gestionnaire ou administrateur d'enregistrements et ouvrez le dossier d'enregistrement sous lequel vous souhaitez créer le volume.
  2. Cliquez sur Ajouter un volume : Icône Créer un volume
Définition des propriétés
  1. Entrez ou modifiez les valeurs de propriété affichées. Certaines propriétés peuvent être modifiées sur cette page. Pour d'autres, les valeurs ne peuvent être modifiées qu'en cliquant sur leur nom. Le champ Nom du volume est pré-rempli avec un modèle de nom basé sur le modèle que vous avez sélectionné lors de la configuration. Vous pouvez entrer n'importe quel nom dans le champ Nom du volume, à condition qu'il n'existe pas déjà. Vous ne pouvez pas utiliser les caractères suivants dans le nom du volume : \ / : * ? " < > |. Pour de plus amples informations sur les propriétés affichées, voir Références de propriétés.
  2. Cliquez sur Suivant pour définir les informations des enregistrements référents ou sélectionnez une autre étape à partir du panneau de gauche.
    Avertissement : Si le paramètre d'affichage dans vos préférences de site ou préférences utilisateur pour l'option Afficher l'étape des enregistrements référents lors de la création de conteneurs a pour valeur Non, le programme masque l'étape de révision des éléments référents, de sorte que vous puissiez passer directement à la section Définir la sécurité de cette rubrique.
Définition des enregistrements référents

Si tous les enregistrements créés dans le nouveau volume nécessitent des révisions et des mises à jour permanentes, vous pouvez désigner le volume comme référent. Pour pouvoir terminer cette étape, il vous faut créer une ou plusieurs actions de révision des éléments référents. Pour plus d'informations, voir Ajout d'une action. Il faut également créer un ou plusieurs déclencheurs d'événements récurrents. Pour plus d'informations sur la création d'événements récurrents, voir Ajout d'un déclencheur d'événement récurrent.

  1. Dans le menu Indicateur Enregistrement référent, sélectionnez Vrai.
  2. Facultatif : Saisissez la description de l'enregistrement référent.
  3. Dans le menu Action de révision de l'enregistrement référent, sélectionnez l'action qui sera initialisée avec la révision périodique et le cycle de mise à jour des enregistrements référents.
  4. Dans le menu Cycle de révision et de mise à jour de l'enregistrement référent, sélectionnez l'événement récurrent approprié qui déclenchera la révision périodique des enregistrements référents de ce volume.
  5. Cliquez surSuivant pour définir les paramètres de sécurité de ce volume.
Définition de la sécurité - facultatif

Les paramètres de sécurité déterminent les groupes et les utilisateurs qui peuvent accéder au volume et contrôlent les autorisations octroyées à chaque groupe ou utilisateur. Les paramètres de sécurité que vous spécifiez ici peuvent être annulés par les paramètres de Sécurité FileNet P8 choisis pour l'entité.

  1. Ajoutez de nouveaux utilisateurs ou groupes.
    1. Cliquez sur Ajouter nouveau.
    2. Sélectionnez le domaine dans le menu Sélectionner dans.
    3. Sélectionnez Utilisateurs ou Groupes.
    4. Tapez les premiers caractères du nom d'utilisateur ou du groupe, puis cliquez sur Rechercher.
    5. Sélectionnez un ou plusieurs noms dans la liste et cliquez sur Accepter.
  2. Modifiez les autorisations d'un utilisateur ou d'un groupe si nécessaire.
    1. Cliquez sur le nom d'utilisateur ou de groupe dans la colonne Titre pour modifier les droits d'accès de cet utilisateur ou groupe.
    2. Cochez la case appropriée (Autoriser ou Refuser) pour chaque autorisation. Autoriser supplante les droits du groupe pour laisser l'utilisateur ou le groupe accomplir les fonctions adjointes ; Refuser supplante les droits du groupe pour empêcher cet utilisateur ou groupe d'avoir accès à cette fonction.
    3. Cliquez sur Accepter.
  3. Cliquez sur Terminer, puis sur OK sur la page de confirmation.


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Dernière mise à jour : Août 2011


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