Peruuta tietueen vahvistus asiakirjaksi -toiminto poistaa asiakirjan metatiedot ja määrittää dokumentin RecordInformation-ominaisuuden arvoksi tyhjän (null). Peruuta
tietueen vahvistus asiakirjaksi -toiminnon avulla voit myös säilyttää asiakirjan metatiedot.
Jotta metatiedot säilytetään, arkistonmuodostussuunnitelma on määritettävä säilyttämään tiedot.
Arkiston pääkäyttäjä tai asiakirjojen hallinnoija voi peruuttaa asiakirjan vahvistuksen. Onnistuneeseen asiakirjan vahvistuksen peruuttamiseen sisältyvät kaikkien asiakirjaan liittyvien dokumenttien tai dokumentin versioiden yhteyksien purkaminen sekä asiakirjan poistamistoiminnot. Järjestelmä palauttaa asiakirjojen suojausasetuksiksi dokumentin vahvistusta edeltävän suojausasetuksen.
Seuraavat asiakirjan tilat estävät asiakirjan vahvistuksen peruuttamisen:
- Asiakirja tai asiakirjan säilö on asetettu pitoon.
- Asiakirja on merkitty poistetuksi.
- Asiakirja on osa aktiivista käsittelyreittiä (esimerkiksi Arkistosta poisto -käsittelyreittiä).
- Asiakirjassa on yhdisteltyä sisältöä.
- Asiakirjan vahvistusta ei voi perua muusta syystä (esimerkiksi suojauksen puutteen vuoksi).
Yhden asiakirjan vahvistuksen peruuttaminen:
- Napsauta asiakirjan nimeä hiiren kakkospainikkeella ja valitse vaihtoehto Peruuta vahvistus asiakirjaksi.
- Napsauta vaihtoehtoa Hyväksy, jos haluat peruuttaa asiakirjan vahvistuksen. Napsauta vaihtoehtoa Lopeta, jos haluat säilyttää asiakirjan.
Yhden tai usean asiakirjan vahvistuksen peruuttaminen:
- Etsi tiedosto, jonka vahvistuksen haluat peruuttaa, valitsemalla Selaa ja selaamalla arkistonmuodostussuunnitelman hierarkiaa tai hakemalla asiakirjaa arkistonmuodostussuunnitelmasta.
- Merkitse niiden asiakirjojen vasemmalla puolella oleva valintaruutu, joiden vahvistuksen haluat peruuttaa.
- Valitse Monivalintatoiminnot-valikosta vaihtoehto Peruuta vahvistus asiakirjaksi.
- Varmista Peruuta vahvistus asiakirjaksi -ikkunassa, että merkittyinä ovat kaikki ne asiakirjat, joiden vahvistuksen haluat peruuttaa. Napsauta sitten vaihtoehtoa Peruuta vahvistus asiakirjaksi, jos haluat peruuttaa asiakirjojen vahvistuksen. Jos haluat keskeyttää toiminnon, napsauta vaihtoehtoa Lopeta. Jos napsautat vaihtoehtoa Peruuta vahvistus asiakirjaksi, järjestelmä peruuttaa asiakirjojen vahvistuksen ilman erillistä varoitusta.
- Kun Peruuta vahvistus asiakirjaksi -toiminnon valmistumisesta ilmoittava vahvistussanoma tulee näkyviin, voit palata Selaa-sivulle napsauttamalla vaihtoehtoa OK.
- Asiakirjat on poistettu.
- Lähdedokumentit säilyttävät alkuperäiset suojausasetuksensa, ja ne voidaan vahvistaa uudelleen.
- RMAudit Undeclare -tapahtuma kirjataan lokiin, jos tapahtumien kirjaus on käytössä.