En este tema se describe cómo se pueden utilizar los flujos de trabajo de disposición.
Los flujos de trabajo de disposición tienen un aspecto parecido. Aparecen en la bandeja de entrada de Workplace o en la bandeja de entrada pública RecordsManagerApproval.
Para iniciar un flujo de trabajo:
Los siguientes campos y botones son comunes a casi todos los flujos de trabajo. Los campos adicionales se describen en los temas de cada tipo distinto de paso de flujo de trabajo.
Instrucciones
En la parte superior de la ventana, en principio debe haber instrucciones para completar el paso. El diseñador de flujos de trabajo escribe las instrucciones. Si las instrucciones no aparecen en pantalla, haga clic en Instrucciones para abrir el cuadro que contiene las instrucciones.
Nombre de entidad
Aparecen una o varias entidades. Si la entidad es un contenedor o registro electrónico, puede hacer clic en el nombre para ver el registro o abrir la carpeta para ver su contenido. Si la entidad es un registro físico, no tiene contenido. Para ver las páginas de información de la entidad también se puede hacer clic en el icono Obtener información.
Asignación de transferencias
Una asignación de transferencia es un objeto de IBM® Enterprise Records que asigna nombres de propiedades de Content Engine a nombres de propiedades XML que la herramienta IBM Enterprise Records Transfer utiliza para generar un archivo XML al exportar entidades de IBM Enterprise Records. Puede seleccionar un objeto de asignación de transferencia en el menú desplegable Asignación de transferencias. Para obtener información sobre los objetos de asignación de transferencias, consulte Asignaciones de transferencias.
Para obtener más información sobre la herramienta Transfer, consulte herramienta IBM Enterprise Records Transfer.
Comentarios de revisión
Puede escribir comentarios en el cuadro de texto o hacer clic en el icono amarillo en la parte inferior del cuadro de texto, para abrir una ventana de mayor tamaño en la que leer o escribir comentarios sin tener que desplazarse. Si utiliza el cuadro de texto de mayor tamaño, haga clic en Actualizar y a continuación en Cerrar.
Decisión de revisión
Si aprueba la acción de flujo de trabajo, seleccione Aprobar en cada entidad.
Si no desea aplicar la acción en este momento, seleccione Rechazar. Si la rechaza, debe motivarlo en los comentarios.
Seleccione Retener para indicar que la entidad debe ponerse en espera. La retención debe aplicarse fuera del paso del flujo de trabajo cuando el mensaje indique el momento de finalizar el flujo de trabajo. Así, la entidad recupera el estado anterior al del inicio de la disposición. Para obtener más información sobre la aplicación de retenciones a entidades, consulte Colocar entidades en retención (manual).
Seleccione Cambiar programa para aplicar a la entidad otro programa de disposición. El nuevo programa de disposición se debe asignar fuera del paso del flujo de trabajo. Así, la entidad recupera el estado anterior al del inicio de la disposición. Para obtener más información sobre cómo cambiar programas de disposición, consulte Cambiar el programa de disposición asociado con una entidad.
Columnas informativas
Los distintos pasos muestran información varia relativa a la entidad; no precisan ninguna especificación.
Botones Aplicar y Cerrar
Puede cambiar información, elegir la opción Aplicar y después hacer clic en el botón Cerrar; la ventana se cierra sin más. El elemento de trabajo permanece en la misma bandeja de entrada. La opción Aplicar debe seleccionarse también antes de finalizar un flujo de trabajo en caso de haber elegido Retener en una entidad.
Botón Volver a asignar
Abre una ventana en la que seleccionar a otro usuario para realizar el paso. Introduzca los primeros caracteres del nombre y haga clic en Buscar. Seleccione el usuario y haga clic en Continuar.
Botón Estado
Abre la aplicación Rastreador.
Botón Completar
El botón Completar finaliza el paso del flujo de trabajo y traslada las entidades al paso siguiente dentro del proceso de disposición.