Für die Einrichtung einer IBM® Enterprise Records-Umgebung müssen Sie mehrere Aufgaben durchführen.
Führen Sie die folgenden Konfigurationsaufgaben durch, um eine
IBM Enterprise Records-Umgebung einzurichten.
- Sie müssen einen Objektspeicher (File Plan Object Store oder FPOS) für die Aktenplanstruktur einrichten und einen weiteren (Records Enabled Object Store oder ROS) für Dokumente, die als Datensätze deklariert sind. In der Regel wird der Zugriff auf den ROS zahlreichen Benutzern gewährt, während nur eine kleine Auswahl von ihnen auch Zugriff auf die Einheiten innerhalb des FPOS besitzt. Mit einem einzigen FPOS können mehrere ROS verbunden sein.
- Obgleich bestimmte Konfigurationsaufgaben bereits während der IBM Enterprise Records-Installation bzw. -Konfiguration durchgeführt wurden, können Sie die Konfigurationseinstellungen nach dem Erstellen Ihrer Aktenpläne und vor Konfiguration Ihrer IBM Enterprise Records-Lösung für eine Produktionsumgebung noch einmal überprüfen.
- Ausführliche Informationen zu den Installations- und Konfigurationsprozeduren von IBM Enterprise Records finden Sie in Installation und Upgrade von IBM Enterprise Records.
- Informationen zu Konfigurationsaufgaben im Zusammenhang mit der Erstellung eines Aktenplans (wie etwa das Konfigurieren eines Suffixes für den Namen eines Datenträgers) finden Sie in Erstellen eines Aktenplans.
Erstellen von ROS-Dokumentklassen
Sie müssen Dokumentklassen für Dokumente erstellen, die als Datensätze deklariert werden.
- ROS-Dokumentklassen weisen die Eigenschaft Kann deklarieren auf, anhand derer IBM Enterprise Records bestimmt, ob ein Dokument als Schriftstück deklariert werden kann. Während der IBM Enterprise Records-Installation und -Konfiguration wurde die Eigenschaft für entweder die Basisdokumentklasse oder für eine oder mehrere Dokumentunterklassen auf "Wahr" gesetzt, was bedeutet, dass die Instanzen dieser Klassen als Schriftstück deklariert werden können. Zur Vorbereitung Ihrer IBM Enterprise Records-Umgebung für die Produktion sollten Sie prüfen, ob der Wert dieser Eigenschaft für alle entsprechenden ROS-Dokumentklassen auf "Wahr" gesetzt ist (bzw. dass eine Unterklasse diese Einstellung von ihrer übergeordneten Klasse übernimmt). Ferner sollten Sie sich vergewissern, dass für die Standard-Instanz-Sicherheit dieser Klassen die Rechte für Neben- und Hauptversionen eingestellt sind. Denn nur so können Benutzer (mit den entsprechenden Zugriffsrechten) Instanzen der Klassen versionieren.
Konfigurieren des Standardaktenplans
Es kann immer nur eine Aktenplanhierarchie in
IBM Enterprise Records angezeigt werden.
- Als Teil der IBM Enterprise Records-Installation und -Konfiguration wurde eine Application Engine- oder Workplace XT-Sitevorgabe zur Angabe dieses Standardaktenplans definiert. Jedoch ist es unwahrscheinlich, dass Sie bei der Installation und Konfiguration von IBM Enterprise Records schon einen oder mehrere Aktenpläne Ihrer Site eingerichtet hatten.
- Erforderlichenfalls können Sie die Voreinstellung jetzt auf Ihre bevorzugte Standardeinstellung ändern. Jeder IBM Enterprise Records-Benutzer kann eine Benutzervorgabe festlegen, die dann die Standardsitevorgabe ersetzt.
- Weitere Informationen hierzu finden Sie in Festlegen des Standardaktenplans.
Konfigurieren des Dispositions-Sweep-Vorgangs
Ein Administrator konfiguriert den Aussonderungsscanvorgang während der
IBM Enterprise Records-Installation und -Konfiguration. Sie sollten jedoch die Richtigkeit der Dispositions-Löschvorgangskonfiguration überprüfen. Wenn Ihr Standort beispielsweise keine Schriftstücktypen verwendet, sollten Sie überprüfen, dass die Option
Durchlauf nach Schriftstücktypen auf
Falsch gesetzt ist.
Weitere Informationen hierzu finden Sie in Konfigurieren eines Aussonderungsscanvorgangs.
Konfigurieren von Datensatztypen
Aktentypen bieten eine Möglichkeit, eine Akte mit einem Dispositionszeitplan zu verbinden, der verschieden von dem momentan mit der übergeordneten Aktenkategorie oder dem Aktenordner verbundenen Zeitplan ist. Wenn Ihre
IBM Enterprise Records-Lösung mit Schriftstücktypen arbeitet, sorgen Sie dafür, dass der Aussonderungsscanvorgang auch Schriftstücktypen verarbeitet. Setzen Sie dazu die Option
Durchlauf nach Schriftstücktypen auf
Wahr.
- Weitere Informationen hierzu finden Sie in Konfigurieren eines Aussonderungsscanvorgangs.
- Überlegen Sie sich auch, wie ein Aktentyp mit einer Akte verbunden werden soll.
Sie können festlegen, dass alle Datensätze einer bestimmten Klasse standardmäßig einem bestimmten Datensatztyp zugewiesen werden. Weitere Informationen hierzu finden Sie in Konfigurieren eines Standardschriftstücktyps.
- Alternativ können Sie die Schriftstücktyp-Metadaten anzeigen, wenn ein Schriftstück durch Application Engine oder Workplace XT deklariert wird, sodass ein Benutzer einen Schriftstücktyp auswählen kann. Weitere Informationen hierzu finden Sie in Konfigurieren der Anzeige von Schriftstücktyp-Metadaten bei der Deklaration.
- Auf Wunsch können Sie diese beiden Ansätze sogar kombinieren: Sie legen einen Standard fest, gestatten aber dem Benutzer, diesen auf Wunsch zu ersetzen.
- Die IBM Enterprise Records-Benutzerschnittstelle bietet keinen Mechanismus, um alle Teile eines zusammengesetzten Dokuments als einzelnes Schriftstück zu deklarieren. Sie können jedoch einzelne unter- oder übergeordnete Dokumente als Schriftstücke deklarieren. Sie können außerdem Dokumente, die bereits als Schriftstücke deklariert wurden, zu einem späteren Zeitpunkt zu einem zusammengesetzten Dokument machen. Bestimmte Einstellungen für zusammengesetzte Dokumente, z. B. Löschen verhindern oder Untergeordnetes Element beim Löschen des übergeordneten Elements löschen (Delete child when parent is deleted), können sich auf die normale Aussonderung eines Schriftstücks auswirken. Wenn ein beliebiger Teil eines zusammengesetzten Dokuments (die übergeordneten Elemente und/oder die untergeordneten Elemente) als Schriftstück deklariert wird, müssen die Standardeinstellungen verwendet werden. Diese Einstellungen sind die Option Weder über- noch untergeordnetes Element (Neither Parent nor Child) im Menü Löschen verhindern und die Auswahl Untergeordnetes Element beim Löschen des übergeordneten Elements nicht löschen (Do not delete Child when Parent is deleted).
Andere Einstellungen werden von IBM Enterprise Records nicht unterstützt und führen zu einem Fehler oder inkonsistenten Verhalten, wenn die Schriftstücke die Aussonderung durchlaufen.
- Anwendungen, die die DITA-Dateifunktionalität (Darwin Information Typing Architecture) verwenden, erstellen die Komponenten als zusammengesetzte Dokumente. Daher gelten die im vorigen Hinweis für zusammengesetzte Dokumente genannten Unterschiede auch für DITA-Dateien.
Konfigurieren der Option zum Erhalten von Metadaten
Wenn ein Benutzer mit entsprechenden Berechtigungen eine
IBM Enterprise Records-Entität löscht, wird sie dauerhaft aus dem Objektspeicher entfernt. Jedoch ist es möglich, die Metadaten auf Aktenplan-Ebene für gelöschte Schriftstückkategorien, Schriftstückordner, Datenträger und Schriftstücke weiterhin aufzubewahren. Wenn ein Administrator die Option
Metadaten beibehalten konfiguriert hat, bleiben die oben erwähnten Entitäten im Objektspeicher. Sie sind als "gelöscht" markiert und in der
IBM Enterprise Records-Anwendung nicht mehr sichtbar.
Auf Wunsch können Sie diese gelöschten Einheiten von Zeit zu Zeit mit ihren Metadaten in eine XML-Datei exportieren (für historische Zwecke) und dann die Einheiten aus dem Objektspeicher löschen. Informationen zum Konfigurieren dieser Option finden Sie in
Konfigurieren der Beibehaltung von Metadaten.
Konfigurieren der autom. Deklaration von Akten
Sie können
IBM Enterprise Records so konfigurieren, dass ein Dokument automatisch als Schriftstück deklariert wird, sobald ein bestimmtes Ereignis eintritt (etwa die Erstellung des Dokuments). So konfigurieren Sie die automatische Deklarierung:
- Ändern Sie die bereitgestellte Konfigurationsdatei, um anzugeben, wo IBM Enterprise Records die deklarierten Schriftstücke ablegen soll.
- Erstellen Sie eine Aktion Ereignis für automatische Deklaration (AutoDeclare event).
- Erstellen Sie eine Subskription für die ROS-Dokumentklassen (beispielsweise die Basis-Dokumentklasse oder lediglich bestimmte Unterklassen) bezüglich dieser Ereignisaktion, die festlegt, welche Ereignisse als Auslöser dienen. Weitere Informationen hierzu finden Sie in Konfigurieren der automatischen Deklaration von Schriftstücken.
Konfigurieren der Eigenschaftensynchronisierung
Sie können die Eigenschaftensynchronisierung so konfigurieren, dass Eigenschaftswerte automatisch von einem Dokument auf die zugehörige Akte (oder umgekehrt) angepasst (synchronisiert) werden, sobald die Eigenschaft des Dokuments (oder der Akte) aktualisiert wird. Weitere Informationen hierzu finden Sie in
Konfigurieren der Synchronisation von Eigenschaften.
Festlegen der Workflow-Stapelgröße
Standardmäßig speichert
IBM Enterprise Records höchstens zehn Arbeitselemente in einem Workflow-Stapel zur Überprüfung oder Genehmigung vor der Aussonderung. Sie können diese Zahl jedoch über eine Konfigurationseinstellung ändern. Weitere Informationen hierzu finden Sie in
Konfigurieren der Stapelgröße für Workflows.
Konfigurieren des Workflows zur Abfrage eines Datensatzordners
IBM Enterprise Records enthält den Workflow zum Erstellen eines Schriftstückordners, mit dem Benutzer eine Anfrage zur Erstellung eines Ordners an einen Schriftstückmanager senden können. Die meisten Benutzer haben gewöhnlich keine ausreichenden Rechte, um Ordner zu erstellen. Um diesen Workflow für Benutzer verfügbar zu machen, müssen Sie die Site-Voreinstellung "Anfordern eines Aktenordners" konfigurieren.
Diese Einstellung wurde eventuell während der
IBM Enterprise Records-Installation und -Konfiguration festgelegt.
Weitere Informationen zur Verwendung dieses Workflows finden Sie in
Erstellen eines Schriftstückordners mithilfe eines Workflows.
Anweisungen zum Festlegen der Sitevorgabe finden Sie in Festlegen der Sitevorgabe "Schriftstückordner anfordern".
Festlegen der Site-Einstellung "Bearbeitbare Verknüpfungen"
IBM Enterprise Records enthält Links, mit denen Benutzer verwandte Schriftstücke und Ordner verknüpfen können. Zum Erstellen und Verwalten von Links in
IBM Enterprise Records müssen Sie in Workplace die Sitevorgabe
Bearbeitbare Linkklassen festlegen.
Weitere Informationen zu
IBM Enterprise Records-Links finden Sie in
Links.
Anweisungen zum Festlegen der Sitevorgabe finden Sie in Festlegen der Linkklassen-Sitevorgabe.
Konfigurieren compliance-spezifischer Ereignisse
IBM Enterprise Records enthält eine Reihe von Ereignissen für PRO- oder DoD-Konformität (beispielsweise Ereignisse zum Festlegen von Metadaten). Die Konfiguration dieser Ereignisse ist optional, da ihre Verarbeitung sich nachteilig auf die Performance auswirken kann.
- Für eine optimale Performance sollten Sie nur die Ereignisse konfigurieren, die für Ihre Aktenverwaltung tatsächlich erforderlich sind. Weitere Informationen zum Konfigurieren dieser Ereignisse finden Sie in Aktivieren und Subskribieren von Ereignissen.
- Sowohl für das DoD- als auch für das PRO-Datenmodell muss der Datenspeicher so konfiguriert werden, dass zum Löschen von Dokumenten die Purge-Methode verwendet wird. Der Dokumentinhalt wird dreimal mit leeren Daten überschrieben, ehe die Datei gelöscht wird. Eine Wiederherstellung der gelöschten Daten ist dann ausgeschlossen. Weitere Informationen finden Sie in Festlegen der Unterscheidung der Groß-/Kleinschreibung bei der Suche.
Konfigurieren von CFS-IS-Dokumenten
Wenn Ihre
IBM Enterprise Records-Lösung das optionale Feature
Content Federation Services for Image Services (CFS-IS) umfasst, sprechen Sie sich mit dem Systemadministrator von
IBM FileNet Image Services ab, um sicherzustellen, dass die Image Services-Zugriffsberechtigungen korrekt für die Änderung und Löschung von Image Services-Dokumenten festgelegt sind, und um sicherzustellen, dass die IS-Dokumentklassen-Aufbewahrungsparameter so konfiguriert sind, dass IS-Dokumente, die als Schriftstücke deklariert wurden, nicht aufgrund von IS-Aufbewahrungseinstellungen gelöscht werden. Weitere Informationen hierzu finden Sie in
Laufende Wartungs- und Verwaltungsaufgaben.
Konfigurieren von geschützten Speichereinheiten
Wenn Ihre
IBM Enterprise Records-Lösung die Verwendung von geschützten Speichereinheiten beinhaltet, z. B.
EMC Centera, NetApp SnapLock,
Tivoli Storage Manager u. a., ist es wichtig, dass die
IBM Enterprise Records-Aufbewahrungseinstellungen nicht in Konflikt zu Aufbewahrungseinstellungen stehen, die für die Speichereinheit konfiguriert sein können. Inaktivieren Sie deshalb die Aufbewahrungseinstellungen für die Speichereinheit und lassen Sie die Aufbewahrung durch
IBM Enterprise Records steuern.
- Bei Tivoli Storage Manager-Einheiten wird die Aufbewahrung durch mehrere Parameter gesteuert.
- Wenn das IBM Enterprise Records-System vollständig konfiguriert ist, werden die Aufbewahrung und das Löschen vollständig von der IBM Enterprise Records-Anwendung gesteuert.