IBM Enterprise Records, Versio 5.1.+            

Asiakirjakansion luonti käsittelyreitin avulla

Jos sinulla ei ole asiankirjakansion luonnin edellyttämiä suojausoikeuksia, voit lähettää asiakirjakansion luontipyynnön. Kun annat kansion tiedot, käsittelyreitti aloitetaan asiakirjojen hallinnoijalle tai muulle valtuutetulle käyttäjälle, jos oletuskäsittelyreittä on muutettu. Tämä pyyntö esitetään Application Engine- tai Workplace XT -sovelluksessa.

On valinnaista, asentaako pääkäyttäjä Luo asiakirjakansio -käsittelyreitin, joten se ei ehkä ole käytettävissä ympäristössäsi. Kun Luo asiakirjakansio -käsittelyreitti on käynnistetty, asiakirjakansion luontipyyntö näkyy työkohteena RecordsManagerApproval Public Inboxes -kansioissa Application Engine- tai Workplace XT -ohjelmassa. Jos asiakirjojen hallinnoija hyväksyy pyynnön, kansio luodaan, ja saat Saapuneet-kansioosi luonnin onnistumisesta kertovan käsittelyreitin sanoman. Jos pyyntöä ei hyväksytä, saat sanoman pyynnön hylkäyksestä. Poista käsittelyreitti Saapuneet-kansiostasi valitsemalla Valmis-painike.

Voit pyytää asiakirjakansion luontia ja aloittaa Luo asiakirjakansio -käsittelyreitin seuraavasti:

  1. Siirry Application Engine -ohjelmassa Tekijä-näkymään ja valitse Yleistyökalut. Siirry Workplace XT -ohjelmassa Selaa-tilaan ja valitse Työkalut-linkki.
  2. Valitse Pyydä asiakirjan kansio.
  3. Valitse luotavan kansion laji.
  4. Määritä kansion nimi.
  5. Valitse luokka tai kansio, johon haluat uuden kansion luotavan.
  6. Valitse Aloita.
Tärkeää: Työkalut-linkki on käytettävissä silloin, kun se on määritetty valitsemalla vaihtoehdot Sivuston asetukset > Työkalujen integrointi.

Hyväksy asiakirjakansion luonti

Hyväksyntä-vaihe-sivu auttaa asiakirjojen hallinnoijaa asiakirjakansion luontipyynnön hyväksymisessä tai hylkäyksessä ja hyväksynnän tai hylkäyksen syiden antamisessa. Tällä sivulla näkyy myös kansion nimi ja se polku, johon käyttäjä on pyytänyt kansion luotavaksi. Sivun yläreunassa on ohjeet käsittelyreitin Hyväksyntä-vaiheen viimeistelyä varten. Jos ohjeteksti ei ole näkyvissä, napsauta: Ohjeet-kuvake -kuvaketta.

Voit hyväksyä tai hylätä asiakirjakansion luonnin seuraavasti:

  1. Application Engine- tai Workplace XT -ohjelmassa siirry Tehtävät-näkymään ja valitse Yleiset Saapuneet.
  2. Valitse RecordsManagerApproval.
  3. Jos hyväksyt asiakirjakansion luonnin, valitse Luo kansio. Se avaa IBM Enterprise Records -sovelluksenLisää asiakirjan kansio -sivun, jossa voit luoda pyydetyn asiakirjakansion arkistonmuodostussuunnitelmassa määritettyyn sijaintiin. Lisätietoja asiakirjakansioiden luonnista on kohdassa Asiakirjakansion lisäys.
  4. Kun olet luonut asiakirjakansion, valitse Hyväksy päätös -valikosta Hyväksy. Jos et hyväksy, valitse Hyväksy päätös -valikosta Hylkää.
  5. Kirjoita asiakirjakansion luontipyynnön hylkäyksen syy Syy -tekstikenttään.
  6. Tallenna tarvittavat muutokset valitsemalla Käytä tai ohita muutokset valitsemalla Lopeta. Tämä sulkee Hyväksy-vaihesivun ja jättää työkohteen Saapuneet-kansioon.
  7. Määritä asiakirjakansion luonnin hyväksymistehtävä jollekin toiselle käyttäjälle valitsemalla Määritä uudelleen.
  8. Tarkista Luo asiakirjakansio -käsittelyreitin tila valitsemalla Tila.
  9. Valitse lopuksi Valmis.


Palaute

Päivitetty viimeksi: Elokuu 2011


© Copyright IBM Corp. 2011.
Tämä Information Center -sivusto perustuu Eclipse-tekniikkaan. (http://www.eclipse.org).