IBM Enterprise Records, Versão 5.1.+            

Configuração de relatórios e pré-requisitos

Se trabalhar com registos do IBM® Enterprise Records, pode obter uma lista de todos os relatórios do IBM Enterprise Records disponíveis, detalhes sobre os critérios de configuração para cada relatório e os pré-requisitos necessários, antes de gerar o relatório.

Antes de poder gerar um relatório, tem de executar todos os pré-requisitos, conforme indicado abaixo para esse relatório. É também necessário que tenha configurado o servidor de relatórios durante a instalação do IBM Enterprise Records. Para obter mais informações, consulte o Manual de Instalação e Actualização do IBM Enterprise Records.

Relatórios do IBM Enterprise Records

Os relatórios que se seguem baseiam-se no plano de ficheiros predefinido actualmente seleccionado, que foi determinado pelo administrador. Para gerar um relatório, seleccione o separador Relatórios no IBM Enterprise Records e siga os pedidos para introduzir os critérios de configuração específicos que servem de base ao relatório.

Acções realizadas por um Utilizador

Antes de executar este relatório, execute os pré-requisitos que se seguem: O relatório apenas irá listar as acções executadas após a activação da auditoria. Para obter mais informações, consulte o tópico Auditoria.
Restrição: O relatório apenas apresenta eventos de eliminação quando:
  • A opção Reter metadados estiver seleccionada (caso contrário, os metadados desaparecem quando o registo for eliminado)
  • Um utilizador sem privilégios de eliminação tentar eliminar o registo.
Tabela 1. Parâmetros utilizados pelo relatório Acções realizadas por um Utilizador
Propriedade Descrição
Especificar secção do plano de ficheiros Faça clique em procurar para seleccionar a parte do plano de ficheiros em que pretende executar o relatório. Se não especificar uma secção, será utilizada a totalidade do plano de ficheiros.
Nome de Utilizador Introduza um nome ou faça clique em seleccionar utilizador para pesquisar e seleccionar o utilizador cujas acções pretende consultar.
Data de Início Faça clique no ícone de calendário e seleccione a data de acção mais antiga em que pretende basear o relatório.
Data de Conclusão Faça clique no ícone de calendário e seleccione a data de acção mais recente em que pretende basear o relatório.
Tipo de entidade RM Efectue a selecção fazendo clique em uma ou mais entidades RM a partir da lista (utilize Shift + clique ou Ctrl + clique).
Tipo de Relatório

Seleccione Detalhado para ver o Nome do evento, o Tipo de entidade, o Nome de Utilizador, a Data de acção, o Nome da entidade e o Total de entidades.

Seleccione Resumido para ver o Nome do evento, o Tipo de entidade e o Total de entidades.

Categorias e Pastas por Acções de Eliminação

Este relatório indica quais as categorias e pastas que foram afectadas por uma acção de eliminação especificada. É necessário que tenha atribuído anteriormente agendas de eliminação a categorias e pastas. Execute o varrimento de eliminação para ver as informações mais recentes. Para obter mais informações, consulte os tópicos Adicionar uma acção, Associar uma agenda de eliminação a uma entidade e Executar o varrimento de eliminação.
Tabela 2. Parâmetros utilizados pelo relatório Categorias e Pastas por Acções de Eliminação
Propriedade Descrição
Acção de Eliminação Seleccione uma acção de eliminação na lista de menus, que inclui Revisão, Exportar, Transferência, Destruir, Transferência interina, Corte ou Revisão vital.
Data de Início Faça clique no ícone de calendário e seleccione a data de início do relatório. Esta data define o início do período durante o qual a acção de eliminação seleccionada foi executada.
Data de Conclusão Faça clique no ícone de calendário e seleccione a data de conclusão do relatório. Esta data define o final do período durante o qual a acção de eliminação seleccionada foi executada. .
Tipo de Relatório

Seleccione Detalhado para consultar a Data de execução da fase, o Nome da agenda de eliminação, o Tipo de entidade, a Data de criação, o Criador e o Nome da entidade.

Seleccione Resumido para ver a Data de execução da fase, o Nome da agenda de eliminação, o Tipo de entidade e o Total de entidades.

Agendas de eliminações definidas num Plano de ficheiros

Este relatório lista as agendas de eliminação presentes no plano de ficheiros. Para obter mais informações sobre agendas de eliminação, consulte o tópico Agendas de eliminação.
Tabela 3. Parâmetros utilizados pelo relatório Agendas de eliminações definidas num Plano de ficheiros
Propriedade Descrição
Tipo de Relatório

Seleccione Detalhado para ver o Nome da agenda de eliminação, o Nome da acção, o Tipo de entidade e o Nome da entidade.

Seleccione Resumido para ver o Nome da agenda de eliminação, o Tipo de entidade e o Total de entidades.

Agendas de Eliminações Atribuídas aos Tipos de Registos

Antes de executar este relatório, execute os pré-requisitos que se seguem:
Tabela 4. Parâmetros utilizados pelo relatório Agendas de Eliminações Atribuídas aos Tipos de Registos
Propriedade Descrição
Especificar secção do plano de ficheiros Faça clique em Procurar para seleccionar a parte do plano de ficheiros em que pretende executar o relatório. Se não especificar uma secção, será utilizada a totalidade do plano de ficheiros.
Nome de Agenda de Eliminação Faça clique em seleccionar agendas de eliminação para seleccionar uma agenda de eliminação a partir da lista apresentada ou escreva um nome. Tenha em atenção que, se o texto seleccionado ou introduzido por si surgir noutro nome de agenda, essa agenda também será seleccionada.
Tipo de Relatório

Seleccione Detalhado para ver o Nome da agenda, o Nome da entidade, a Data de criação, o autor e o número total de registos.

Seleccione Resumido para ver o Nome da agenda e o número total de registos.

Categorias e Pastas Electrónicas Associadas com uma Agenda de Eliminações

Este relatório indica quais as categorias e pastas associadas a uma agenda de eliminação específica. Para obter mais informações, consulte o tópico Associar uma agenda de eliminação a uma entidade.
Tabela 5. Parâmetros utilizados pelo relatório Categorias e Pastas Electrónicas Associadas com uma Agenda de Eliminações
Propriedade Descrição
Nome de Agenda de Eliminação Faça clique em seleccionar agendas de eliminação para seleccionar uma agenda de eliminação a partir da lista apresentada ou escreva um nome. Tenha em atenção que, se o texto seleccionado ou introduzido por si surgir noutro nome de agenda, essa agenda também será seleccionada.
Tipo de entidade RM Efectue a selecção fazendo clique em uma ou mais entidades RM a partir da lista (utilize Shift + clique ou Ctrl + clique).
Tipo de Relatório

Seleccione Detalhado para ver o Nome da agenda, o Nome da acção, o Tipo de entidade RM, a Data de criação, Criado por e Nome da entidade RM.

Seleccione Resumido para ver o Nome da entidade, o Nome da acção, o Tipo de entidade RM e o Total de entidades.

Pastas e Registos Electrónicos por Marcações de Protecção (apenas PRO)

Este relatório indica que pastas e/ou registos foram anteriormente assinalados para a classificação de segurança seleccionada. Tem de estabelecer um ID de utilizador e uma Palavra-passe para a base de dados que estabelece a classificação. Pode ver informações para a sua classificação ou uma classificação inferior.
Tabela 6. Parâmetros utilizados pelo relatório Pastas e Registos Electrónicos por Marcações de Protecção
Propriedade Descrição
Categoria de segurança Seleccione uma ou mais categorias de segurança (Ultra secreto, Secreto, Confidencial, Restrito ou Não classificado).
Tipo de entidade RM Seleccione um ou ambos os tipos de entidade para os quais pretende criar o relatório.
Tipo de Relatório

Seleccione Detalhado para ver a Categoria de segurança, o Tipo de entidade RM, a Data de criação, o Criador e o Nome da entidade RM. Seleccione Resumido para ver a Categoria de segurança, o Tipo de entidade RM e o Total de entidades.

Pastas electrónicas criadas dentro de um Período específico

Este relatório indica que pastas electrónicas foram criadas durante um período de tempo específico.
Tabela 7. Parâmetros utilizados pelo relatório Pastas electrónicas criadas dentro de um Período específico
Propriedade Descrição
Especificar secção do plano de ficheiros Faça clique em procurar para seleccionar a parte do plano de ficheiros em que pretende executar o relatório. Se não especificar uma secção, será utilizada a totalidade do plano de ficheiros.
Data de Início Faça clique no ícone de calendário e seleccione a data de criação mais antiga em que pretende basear o relatório.
Data de Conclusão Faça clique no ícone de calendário e seleccione a data de criação mais recente em que pretende basear o relatório.
Tipo de Relatório

Seleccione Detalhado para ver a Data de criação, o Criador e o Nome da entidade RM.

Seleccione Resumido para ver a Data de criação e o N.º de pastas de registo criadas.

Registos Electrónicos Criados por um Utilizador num Dado Período

Este relatório apresenta os registos electrónicos criados por um utilizador específico no período de tempo especificado.
Tabela 8. Parâmetros utilizados pelo relatório Registos electrónicos criados dentro de um Período específico
Propriedade Descrição
Especificar secção do plano de ficheiros Faça clique em procurar para seleccionar a parte do plano de ficheiros em que pretende executar o relatório. Se não especificar uma secção, será utilizada a totalidade do plano de ficheiros.
Data de Início Faça clique no ícone de calendário e seleccione a data de criação mais antiga em que pretende basear o relatório.
Data de Conclusão Faça clique no ícone de calendário e seleccione a data de criação mais recente em que pretende basear o relatório.
Criado pelo utilizador Introduza um nome ou faça clique em seleccionar utilizador para pesquisar e seleccionar o utilizador para o qual pretende gerar um relatório.
Tipo de Relatório

Seleccione Detalhado para ver Criado por, a Data de criação e o Nome da entidade RM.

Seleccione Resumido para ver Criado por, a Data de criação e N.º de entidades criadas.

Registos electrónicos visualizados por um utilizador num determinado período

Este relatório apresenta os registos que foram visualizados por um utilizador do IBM Enterprise Records durante o período de tempo que especificou. Antes de executar este relatório, execute os pré-requisitos que se seguem: O relatório apresenta apenas os registos visualizados após a activação da auditoria.
Tabela 9. Parâmetros utilizados pelo relatório Registos electrónicos visualizados dentro de um Período específico
Propriedade Descrição
Especificar secção do plano de ficheiros Faça clique em procurar para seleccionar a parte do plano de ficheiros em que pretende executar o relatório. Se não especificar uma secção, será utilizada a totalidade do plano de ficheiros.
Data de Início Faça clique no ícone de calendário e seleccione a data de visualização mais antiga em que pretende basear o relatório.
Data de Conclusão Faça clique no ícone de calendário e seleccione a data de visualização mais recente em que pretende basear o relatório.
Visualizado por Utilizador Introduza um nome ou faça clique em seleccionar utilizador para pesquisar e seleccionar o utilizador para o qual pretende gerar um relatório.
Tipo de Relatório

Seleccione Detalhado para ver as opções Visualizado por, Data de visualização, Criado por, Data de criação, Nome da entidade RM e N.º total de registos.

Seleccione Resumido para ver as opções Visualizado por, Data de visualização e Total de entidades.

Volumes Electrónicos Abertos e Fechados Dentro de um Período Específico

Este relatório indica quais os volumes electrónicos abertos e/ou fechados durante o período de tempo especificado por si. Para o relatório detalhado, pode consultar ambos. Para o relatório resumido, especifique Aberto ou Fechado. Para obter informações sobre a forma como os volumes são abertos e fechados, consulte o tópico Categorias, pastas e volumes.

Tabela 10. Parâmetros utilizados pelo relatório Volumes Electrónicos Abertos e Fechados Dentro de um Período Específico
Propriedade Descrição
Especificar secção do plano de ficheiros Faça clique em procurar para seleccionar a parte do plano de ficheiros em que pretende executar o relatório. Se não especificar uma secção, será utilizada a totalidade do plano de ficheiros.
Data de Início Faça clique no ícone de calendário e seleccione a data de abertura/fecho mais antiga em que pretende basear o relatório.
Data de Conclusão Faça clique no ícone de calendário e seleccione a data de abertura/fecho mais recente em que pretende basear o relatório.
Acção Seleccione as caixas de verificação Aberto e/ou Fechado (conforme disponível), em função do que deverá ser incluído no relatório.
Tipo de Relatório

Seleccione Detalhado para ver a Data de abertura e/ou Data de fecho, Fechado por, Data de criação, Criado por e o Nome da entidade RM.

Seleccione Resumido para ver a Data de abertura (ou Data de fecho) e o número de entidades abertas ou fechadas.

Pastas e Registos Associados com uma Agenda de Eliminações

Este relatório indica quais as pastas e registos associados a uma agenda de eliminação específica durante um período de tempo específico.

Tabela 11. Parâmetros utilizados pelo relatório Pastas e Registos Associados com uma Agenda de Eliminações
Propriedade Descrição
Especificar secção do plano de ficheiros Faça clique em procurar para seleccionar a parte do plano de ficheiros em que pretende executar o relatório. Se não especificar uma secção, será utilizada a totalidade do plano de ficheiros.
Nome de Agenda de Eliminação Faça clique em seleccionar agendas de eliminação para seleccionar uma agenda de eliminação a partir da lista apresentada ou escreva um nome. Se o texto seleccionado ou introduzido por si surgir noutro nome de agenda, essa agenda também será seleccionada. Este campo é sensível a maiúsculas e minúsculas.
Data de Início Faça clique no ícone de calendário e seleccione a data de associação mais antiga em que pretende basear o relatório.
Data de Conclusão Faça clique no ícone de calendário e seleccione a data de associação mais recente em que pretende basear o relatório.
Tipo de Relatório

Seleccione Detalhado para ver a Agenda de eliminação, o Tipo de entidade, o Nome da acção, a Data da atribuição, a Data de criação, o Criador e o Nome da entidade.

Seleccione Resumido para ver a Data da atribuição, a Agenda de eliminação e o Tipo de entidade.

Pastas e Registos por Acções de Eliminação

Este relatório indica quais as entidades afectadas pela acção especificada. Antes de gerar este relatório, tem de associar a acção a uma ou mais agendas de eliminação e associar as agendas de eliminação a uma ou mais categorias ou pastas. Execute o Varrimento de eliminação para obter as informações mais recentes no relatório.

Restrição: Este relatório inclui apenas informações sobre pastas.
Tabela 12. Parâmetros utilizados pelo relatório Pastas e Registos por Acções de Eliminação
Propriedade Descrição
Acção de Eliminação Seleccione uma acção de eliminação na lista de menus, que inclui Revisão, Exportar, Transferência, Destruir, Transferência interina, Corte ou Revisão vital.
Data de Início Faça clique no ícone de calendário e seleccione a data de início do relatório. Esta data define o início do período durante o qual a acção de eliminação seleccionada foi executada.
Data de Conclusão Faça clique no ícone de calendário e seleccione a data de conclusão do relatório. Esta data define o final do período durante o qual a acção de eliminação seleccionada foi executada.
Tipo de Relatório

Seleccione Detalhado para ver o Nome da acção, Nome da entidade, Data de execução da fase, Data de declaração/Data de arquivo, Criado por, Nome da agenda, ID, Localização, Categoria de registo/Identificador de pasta, Tipo de suporte e Formato.

Seleccione Resumido para ver o Nome da acção, o Tipo de entidade RM e o Total de entidades.

Pastas e Registos em Retenção

Este relatório indica quais as pastas e registos que se encontram retidos. É necessário que tenha criado anteriormente um ou mais prazos de retenção e os tenha aplicado a entidades. A data refere-se à data de aplicação da retenção.

Tabela 13. Parâmetros utilizados pelo relatório Pastas e Registos em Retenção
Propriedade Descrição
Especificar secção do plano de ficheiros Faça clique em procurar para seleccionar a parte do plano de ficheiros em que pretende executar o relatório. Se não especificar uma secção, será utilizada a totalidade do plano de ficheiros.
Data de Início Faça clique no ícone de calendário e seleccione a data de espera mais antiga em que pretende basear o relatório.
Data de Conclusão Faça clique no ícone de calendário e seleccione a data de espera mais recente em que pretende basear o relatório.
Tipo de Relatório

Seleccione Detalhado para ver o Tipo de entidade, Nome da entidade, Data de criação, Criado por, Data da Espera, Nome da agenda de retenção, ID, Localização, Categoria de registo/Identificador de pasta, Tipo de suporte e Formato.

Seleccione Resumido para ver o Tipo de entidade e o Total de entidades.

Localização de registos electrónicos pelo Tipo de aplicação

Este relatório apresenta as localizações dos registos por tipo de aplicação que criou o documento associado. O relatório utiliza os dados do campo Formato de um registo declarado. O campo Formato é uma entrada opcional quando declarar um registo electrónico nos modelos de dados Base e PRO, mas trata-se de um campo obrigatório no modelo de dados DoD. Desde que o valor no campo Formato corresponda ao valor de um dos tipos de formato que pode seleccionar para este relatório, o registo será seleccionado para o relatório.

Tabela 14. Parâmetros utilizados pelo relatório Localização de registos electrónicos pelo Tipo de aplicação
Propriedade Descrição
Tipo de Aplicação Faça clique em Seleccionar o tipo de aplicação e seleccione um tipo de aplicação a partir da lista apresentada. Caso necessário, faça clique em Seguinte para aceder à próxima página de tipos de aplicação.
Tipo de Relatório

Seleccione Detalhado para ver o Tipo de Aplicação, Criado por, Data de criação e Nome da entidade RM (inclui a localização).

Seleccione Resumido para ver o Tipo de Aplicação, Localização e N.º de entidades.

Registos para Desactualizar ou Desclassificar (apenas DoD Classified)

Este relatório apresenta os registos agendados para desactualização ou desclassificação dentro de um período de tempo especificado. Este relatório produz resultados apenas quando tiver decorrido tempo suficiente, para que alguns registos possam qualificar-se para esta alteração na classificação. Os utilizadores apenas irão ver os registos com um valor igual ou inferior à sua classificação de segurança. A opção Desactualizar nos eventos não está disponível no relatório.

Tabela 15. Parâmetros utilizados pelo relatório Registos para Desactualizar ou Desclassificar
Propriedade Descrição
Especificar secção do plano de ficheiros Faça clique em Procurar para navegar até à secção do plano de ficheiros para a qual pretende criar o relatório. Faça clique em OK quando a entidade apropriada for indicada no final do caminho. Se não especificar uma secção, será utilizada a totalidade do plano de ficheiros.
Acção de Classificação Seleccione Reduzir o nível para localizar registos que pretende alterar de ultra secreto ou secreto para uma classificação inferior. Seleccione Desclassificação para localizar registos que pretende alterar de ultra secreto, secreto ou confidencial para não classificado.
Data de Início Faça clique no ícone de calendário e seleccione a data mais antiga em que pretende basear o relatório.
Data de Conclusão Faça clique no ícone de calendário e seleccione a data mais recente em que pretende basear o relatório.
Tipo de Relatório

Seleccione Detalhado para ver Desactualizar na data, Classificação actual, Título do registo e instruções de redução do nível para a opção Reduzir o nível. Para a opção Desclassificado, o relatório apresenta as informações Data de Desclassificação, Classificação actual e Título do registo.

Seleccione Resumido para ver as informações Desactualizar na data, Classificação actual e Título do registo para a opção Reduzir o nível. Para a opção Desclassificado, o relatório apresenta as informações Data de Desclassificação, Classificação actual e Título do registo.

Pastas de registos sem uma Agenda de eliminações associada

Se criar pastas de registo antes de criar as respectivas agendas de eliminação, utilize este relatório para localizar as pastas posteriormente, quando pretender atribuir as agendas de eliminação. O relatório aplica-se à totalidade do plano de ficheiros.

Tabela 16. Parâmetros utilizados pelo relatório Pastas de registos sem uma Agenda de eliminações associada
Propriedade Descrição
Tipo de Relatório

Seleccione Detalhado para ver o Tipo de entidade, Nome da entidade, Data de criação/Data de arquivo, Criador, Localização, Categoria de registo/Identificador de pasta, Tipo de suporte e Formato.

Seleccione Resumido para ver apenas o número de entidades em cada Tipo de entidade.

Decisões de revisão tomadas dentro de um Período específico

Este relatório apresenta todas as categorias, pastas e registos para os quais tenha sido tomada uma decisão de revisão específica. O relatório aplica-se à totalidade do plano de ficheiros. É necessário que anteriormente tenha criado e aplicado agendas de eliminação às pastas apropriadas do IBM Enterprise Records, bem como executado o varrimento de eliminação. Os revisores deverão ter concluído as tarefas das respectivas caixas de entrada de fluxo de trabalho (ou caixa de entrada pública RecordsManagerApproval).

Antes de executar este relatório, tem de criar um objecto personalizado concluindo o seguinte procedimento:

  1. No Enterprise Manager (EM), aceda a FPOS > Gestão de registos > RM Master > Configuração do sistema.
  2. Faça clique e seleccione Novo > Obj. Pers..
  3. Introduza um nome para o objecto personalizado e faça clique em Seguinte.
  4. Seleccione a caixa de verificação Lista de classes ocultas.
  5. A partir da lista, seleccione a classe Configuração do sistema.
  6. No campo Nome da propriedade, introduza exactamente a seguinte cadeia: Disposal Phase Required
  7. No campo Valor da propriedade, introduza 1
  8. Conclua a criação do objecto.
  9. Actualize o armazenamento de objectos.
Tabela 17. Parâmetros utilizados pelo relatório Decisões de revisão tomadas dentro de um Período específico
Propriedade Descrição
Decisão da revisão Seleccione a decisão de revisão a partir do menu, que inclui Aprovar, Rejeitar, Prazo de retenção ou Alterar agenda.
Data de Início Faça clique no ícone de calendário e seleccione a data de revisão mais antiga em que pretende basear o relatório.
Data de Conclusão Faça clique no ícone de calendário e seleccione a data mais recente em que pretende basear o relatório.
Tipo de Relatório

Seleccione Detalhado para ver a Data de decisão da fase (mês), Nome da agenda, Tipo de entidade, Data de decisão da fase (dia e hora), Comentários da revisão, Data de criação e Criador.

Seleccione Resumido para ver a Data de decisão da fase (mês), o Nome da agenda, o Tipo de entidade e o Total.

Vista Estruturada de Plano de Ficheiros

Este relatório apresenta as categorias e/ou pastas incluídas na secção seleccionada do plano de ficheiros As datas referem-se à data de criação das entidades.

Tabela 18. Parâmetros utilizados pelo relatório Vista Estruturada de Plano de Ficheiros
Propriedade Descrição
Especificar secção do plano de ficheiros Faça clique em procurar para seleccionar a parte do plano de ficheiros em que pretende executar o relatório. Se não especificar uma secção, será utilizada a totalidade do plano de ficheiros.
Tipo de entidade RM Efectue a selecção fazendo clique em uma ou mais entidades RM a partir da lista (utilize Shift + clique ou Ctrl + clique).
Data de Início Faça clique no ícone de calendário e seleccione a data de criação mais antiga em que pretende basear o relatório.
Data de Conclusão Faça clique no ícone de calendário e seleccione a última data de criação em que pretende basear o relatório.
Tipo de Relatório

Seleccione Detalhado para ver o Tipo de entidade, Criado por, Data de criação, Nome da entidade e o número total para este tipo de entidade.

Seleccione Resumido para ver apenas o número deste tipo de entidade.

Registos Vitais Destinados a Eliminação

Este relatório indica quais os registos vitais que se destinam a revisão (ou outra acção configurada), no período de tempo especificado por si. É necessário que tenha configurado anteriormente uma acção de revisão vital e uma data periódica se a acção for iniciada periodicamente. O indicador vital do registo tem de ser definido para true. Execute o varrimento de eliminação para actualizar os registos antes de executar este relatório. Para obter mais informações, consulte o tópico Definir registos vitais.

Tabela 19. Parâmetros utilizados pelo relatório Registos Vitais Destinados a Eliminação
Propriedade Descrição
Especificar secção do plano de ficheiros Faça clique em procurar para seleccionar a parte do plano de ficheiros em que pretende executar o relatório. Se não especificar uma secção, será utilizada a totalidade do plano de ficheiros.
Data de Início Faça clique no ícone de calendário e seleccione a data mais antiga para as revisões de registo vital.
Data de Conclusão Faça clique no ícone de calendário e seleccione a data mais recente para as revisões de registo vital.
Tipo de Relatório

Seleccione Detalhado para ver a Data de revisão, Data de criação, Criado por e Nome da entidade.

Seleccione Resumido para ver a Data da revisão e o número total de registos.



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Última actualização: Agosto de 2011


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