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Associar modelos de entradas com pastas

Categorias de tipo de arquivo

Você pode associar um modelo de entrada a uma ou mais categorias de tipo de arquivo, de modo que o modelo de entrada seja usado ao se incluir tipos específicos de documentos. Use a preferência do site Categorias de tipo de arquivo para criar uma categoria de tipo de arquivo que contenha uma lista de tipos MIME, na qual cada tipo MIME corresponda a um tipo de documento.

As seções a seguir explicam como o Workplace XT determina os modelos de entrada apropriados quando categorias de tipo de arquivo são especificadas, dependendo de você estar incluindo um único documento ou múltiplos documentos ao utilizar o método arrastar.

Incluir um único documento

O processo a seguir determina quais modelos de entrada associados da pasta são aplicados quando um único documento é adicionado.

  1. O Workplace XT identifica os modelos de entrada que especificam um tipo de arquivo que corresponda ao tipo do documento.
    • Se houver uma única correspondência, o modelo de entrada correspondente é usado para a adição do documento.
    • Se houver mais de uma correspondência, o usuário poderá selecionar em uma lista de modelos de entrada correspondentes.
  2. Se nenhum modelo de entrada que especifica um tipo de arquivo corresponder ao tipo do documento, o Workplace XT irá procurar modelos de entrada sem qualquer especificação de modelo de entrada.
    • Se nenhum modelo de entrada for encontrado, o modelo de entrada será usado na adição do documento.
    • Se mais de um modelo de entrada for encontrado, o usuário poderá selecionar em uma lista de modelos de entrada.
Tabela 1. Cenários de exemplo ao se incluir um único documento.
Um usuário deseja incluir este documento. A pasta tem estes modelos de entrada associados a ela. Os modelos de entrada são mostrados abaixo como: nome do modelo de entrada: categoria do tipo de arquivo (extensões referenciadas por tipos MIME) Explicação dos resultados.
example.doc ET1: escritório (.doc, .xls) ET3: imagens (.jpg) ET4: manuais (.pdf) ET5: O documento é incluído usando ET1.

ET1 é o único modelo de entrada associado a documentos com a extensão .doc.

example.doc ET3: imagens (.jpg) ET4: manuais (.pdf) ET5: ET6: O usuário pode selecionar um dos seguintes modelos de entrada: ET5 ET6

Os modelos de entrada com associações de categoria de tipo (ET3 e ET4) não estão associados a documentos com a extensão .doc, de modo que o Workplace XT procura modelos de entrada sem categorias de tipo de arquivo e encontra ET5 e ET6.

example.doc ET1: escritório (.doc, .xls) ET2: docs (.doc) ET3: imagens (.jpg) ET4: manuais (.pdf) ET5: O usuário pode selecionar um dos seguintes modelos de entrada: ET1 ET2

Tanto ET1 como ET2 estão associados a documentos com a extensão .doc. ET4 não pode ser usado para este documento, apesar de o modelo de entrada não especificar uma categoria de tipo de arquivo, porque o documento já correspondeu ET1 e ET2.

example.doc ET3: imagens (.jpg) ET4: manuais (.pdf) O documento não pode ser adicionado a esta pasta, porque a pasta tem modelos de entrada associados, mas os modelos de entrada não especificam este tipo de documento.
example.doc   Nenhum modelo de entrada está associado a esta pasta, de modo que o documento é incluído usando o assistente padrão Incluir documento.
exemplo ET1: escritório (.doc, .xls) ET5: ET7: sem conteúdo () O documento é incluído usando ET7.

ET7 é o único modelo de entrada associado a documentos sem conteúdo, ou seja, documentos sem tipo MIME.

exemplo ET1: escritório(.doc, .xls) ET5: O documento é incluído usando ET5.

O modelo de entrada com associações de categoria de tipo de arquivo (ET1) não é associado a documentos sem tipo MIME, de modo que o Workplace XT procura modelos de entrada sem categorias de tipo de arquivo e encontra ET5.

Incluindo vários documentos utilizando o método arrastar

Quando um usuário inclui mais de um documento por vez, os documentos selecionados podem incluir diversos tipos de documento. Quando isso ocorre, os modelos de entrada que se aplicam a um tipo de documento podem não se aplicar a outros tipos de documento. Se o Workplace XT não conseguir identificar um ou mais modelos de entrada que se apliquem a todos os tipos de documento adicionados, o usuário deve alterar a seleção de documentos e recomeçar.

No entanto, quando você inclui documentos ao mesmo tempo em uma pasta que possui um ou mais modelos de entrada associados a ela, o Workplace XT agrupa os documentos por categoria de tipo de arquivo. Antes de designar e atualizar propriedades para os documentos, é possível remover um grupo de categorias de tipo de arquivo ou documentos de dentro desse grupo. Esses documentos não são incluídos.

Modelos de entrada que iniciam fluxos de trabalho no podem ser usados quando se inclui mais de um documento por vez. Se o usuário selecionar um modelo de entrada que inicia um fluxo de trabalho, ocorre um erro e o usuário deve selecionar um outro modelo de entrada ou adicionar os documentos um por vez.

O processo a seguir determina quais modelos de entrada associados da pasta são aplicados quando vários documentos são adicionados.

  1. O Workplace XT identifica modelos de entrada que especificam categorias de tipo de arquivo que contêm os tipos de documento que estão sendo incluídos.
    • Se houver uma única correspondência, o modelo de entrada correspondente é usado para a adição do documento. Se todos os modelos de entrada iniciarem fluxos de trabalho, o usuário deve adicionar os documentos individualmente.
    • Se houver mais de uma correspondência, o usuário poderá selecionar em uma lista de modelos de entrada correspondentes.
    • Se houver uma correspondência parcial, ou seja, as categorias de tipo de arquivo especificadas por pelo menos um dos modelos de entrada contêm alguns dos tipos de documento, os arquivos selecionados não poderão ser adicionados ao mesmo tempo.
  2. Se os modelos de entrada que especificam uma categoria de tipo de arquivo não especificarem os tipos de qualquer um dos documentos, o Workplace XT irá procurar modelos de entrada sem especificações de categoria de tipo, com os seguintes resultados:
    • Se nenhum modelo de entrada for encontrado, o modelo de entrada será usado na adição do documento.
    • Se mais de um modelo de entrada for encontrado, o usuário poderá selecionar um dos modelos de entrada em uma lista.
Tabela 2. Esta Tabela Descreve Vários Cenários ao Incluir Múltiplos Documentos Usando Arrastar e Soltar.
Um usuário deseja incluir estes documentos. A pasta tem estes modelos de entrada associados a ela. Os modelos de entrada são mostrados abaixo como: nome do modelo de entrada: categoria do tipo de arquivo (extensões referenciadas por tipos MIME) O usuário obtém estes resultados.
example.doc example.xls ET1: escritório (.doc, .xls) ET2: docs (.doc) ET3: imagens (.jpg) ET4: manuais (.pdf) ET5: O documento é incluído usando ET1.
example.jpg example.pdf ET1: escritório (.doc, .xls) ET2: docs (.doc) ET5: O documento é incluído usando ET5.
example.doc example.xls ET3: imagens (.jpg) ET4: manuais (.pdf) Os documentos não podem ser adicionados a esta pasta, porque a pasta tem modelos de entrada associados, mas os modelos de entrada não especificam estes tipos de documento.
example.doc example.xls example.jpg ET1: escritório (.doc, .xls) ET2: docs (.doc) ET3: imagens (.jpg) ET5: Nenhum documento é associado, porque nenhum modelo de entrada único tem especificações de tipo de arquivo que correspondam a todos os tipos dos documentos que estão sendo incluídos.

ET5 não pode ser usado, porque o tipo de um ou mais dos documentos que estão sendo adicionados corresponde a uma ou mais das especificações de tipo de arquivo do modelo de entrada.



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Última atualização: Julho de 2011


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