IBM FileNet P8, Version 5.1.+            

Dokument- und Schriftgutverwaltung

Die Schriftgutverwaltung ist ein Prozess, in dem ermittelt wird, welche Dokumente im Unternehmen als Unternehmensschriftstücke beibehalten werden müssen, in dem Aufbewahrungszeitpläne entworfen werden, in denen die Gründe angegeben sind, warum das Schriftstück beibehalten wird, wie lange es aufbewahrt werden muss und wer den endgültigen Löschvorgang genehmigen kann. Mit der Schriftgutverwaltung wird sichergestellt, dass wichtige Schriftstücke in angemessenen Zeiträumen verfügbar sind und sowohl interne Benutzer als auch externe Prüfer darauf zugreifen können. In der Schriftgutverwaltung können zudem zusätzliche Sicherheitseinstellungen für die Dokumente (und die entsprechenden Eigenschaften) definiert werden, um sicherzustellen, dass nur berechtigte Benutzer auf wichtige Geschäftsdaten zugreifen können und um zu gewährleisten, dass die Daten nicht mehr geändert werden können, nachdem sie als Schriftstück aufgenommen wurden. In den meisten Fällen ist durch gesetzliche Vorschriften und unternehmensspezifische Richtlinien festgelegt, welche Objekte als Schriftstücke vorliegen müssen, wie Schriftstücke angeordnet, klassifiziert und beibehalten werden.

Ihr Administrator kann Workplace XT für die Zusammenarbeit mit der optionalen Anwendung IBM® InfoSphere Enterprise Records konfigurieren. (IBM InfoSphere Enterprise Records ist der neue Name des zuvor als IBM FileNet Records Manager bezeichneten Produkts.) In Workplace XT können Sie bestimmen, welche Dokumente Unternehmensschriftstücke sein sollen. IBM InfoSphere Enterprise Records wendet dann zusätzliche Eigenschaften und Sicherheitseinstellungen auf das Dokument an und legt es in zusätzlichen Ordnerpositionen ab, die Sie während des Vorgangs Als Schriftstück deklarieren angegeben haben. Der ursprüngliche Eigentümer des Dokuments und andere Benutzer verfügen möglicherweise nicht mehr über dieselben Zugriffsrechte auf das Dokument, nachdem es in ein Schriftstück umgewandelt wurde.

Der Administrator kann Erfassungsvorlagen für Als Schriftstück deklarieren für Ihren Standort erstellen, um den Prozess der richtigen Identifizierung von Schriftstücken zu vereinfachen. Eine Vorlage stellt eine vordefinierte Schriftstückkategorie oder einen Schriftstückspeicherort und Eigenschaftswerte bereit, um den Identifizierungsprozess für Schriftstücke zu vereinheitlichen.

Wenn Ihr Dokument über mehrere Versionen verfügt, haben Sie verschiedene Auswahlmöglichkeiten zur Erstellung des Schriftstücks für die Dokumentserie:

Nachdem IBM InfoSphere Enterprise Records für Ihre Site konfiguriert wurde, ist die Schaltfläche Als Schriftstück deklarieren für Benutzer mit der Zugriffsrolle Als Schriftstück deklarieren auf der Bestätigungsseite beim Hinzufügen oder Einchecken von Dokumenten verfügbar. Die Aktionen Als Schriftstück deklarieren und Versionen als Schriftstück deklarieren werden auf der Informationsseite und im Popup-Menü für Dokumentversionen aufgelistet, die noch nicht als Schriftstücke deklariert wurden.

Eine Dokumentversion kann nur einmal als Schriftstück deklariert werden. Wenn Sie feststellen wollen, ob eine Version bereits als Schriftstück deklariert wurde, führen Sie eine der folgende Aktionen aus:

Anmerkung: Wenn Als Schriftstück deklarieren im Popup-Menü eines soeben deklarierten Dokuments enthalten ist, aktualisieren Sie das Menü, indem Sie auf den letzten Eintrag des Pfads klicken.


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Letzte Aktualisierung: Juli 2011


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