Entitäten werden zur Aussonderung fällig und treten in die im Aussonderungszeitplan vorgesehenen Phasen ein. Die Akten verbleiben so lange in einer Phase wie Sie dies in der Aufbewahrungsfrist der betreffenden Phase festgelegt haben. Sobald die Aufbewahrungsfrist vorbei ist, müssen Sie manuell die damit verbundene Dispositionsaktion anstoßen.
Nachdem Sie einen Dispositionszeitplan mit einer Aktenkategorie, einem Aktenordner oder einem Aktentyp verbunden haben, überwacht das System das definierte Ereignis oder das Datum zum Auslösen der Ausführung des Zeitplans. Wenn dieses Ereignis eintritt oder das Datum erreicht ist, wird die Abgrenzung der Akten innerhalb des Zeitplans ausgelöst. Wenn die Abgrenzung ausgelöst wurde und ein etwaiger Aufschub (wenn zutreffend) vorbei ist, führt das System automatisch die im Zeitplan vorgesehene Abgrenzungsaktion durch. Nach Ablauf eines Aufbewahrungszeitraums startet das System den Workflow, der der Aussonderungsaktion zugeordnet, die einer Phase zugeordnet ist, und übergibt Entitäten nach Genehmigung einer berechtigten Person an die nächste Phase. Wenn Sie eine Disposition für eine Einheit anstoßen, startet dies automatisch auch die Disposition aller untergeordneten Einheiten.
Durch entsprechende Konfiguration des Aktenplans können Sie dafür sorgen, dass sowohl das ursprüngliche deklarierte Dokument als auch die Akten-Metadaten gelöscht werden (Standardvorgabe) oder nur das ursprüngliche deklarierte Dokument. Weitere Informationen finden Sie in Konfigurieren der Beibehaltung von Metadaten.
So initiieren Sie einen Aussonderungszeitplan:
Auffinden von Einheiten, die für die Disposition bereit sind
Es gibt keine einzelne Eigenschaft, die die Bereitschaft für die Aussonderung angibt. Sie können aber mithilfe einer Gruppe von Bedingungen danach suchen.
Sie werden eine Suchvorlage einrichten wollen, um dies auf regelmäßiger Basis zu tun. In einer solchen Suchvorlage lassen Sie das Ausführungsdatum leer und sorgen dafür, dass es geändert werden kann. Auf diese Weise ist dann der Benutzer in der Lage, das Datum bei Verwendung der Suche selbst einzugeben.
Eine Alternative besteht im Erstellen von benutzerspezifischen COM-Ereignissen zu Versand von E-Mails, damit der Empfänger weiß, welche Einheiten für die Disposition bereit sind. Wenn der Benutzer mit der Struktur des Aktenplans vertraut ist, kann er oder sie nach der Einheit suchen.
Schließlich ist es auch möglich, mit Hilfe von API-Methoden eigenen Code zu erstellen, der dann die Disposition anstößt, wenn dies für Ihre Geschäftsakten angebracht ist.
So zeigen Sie Aussonderungseigenschaften an:
Sie können Dispositionseigenschaften wie Name, Abgrenzungsdatum, Ausführungsdatum der aktuellen Phase, aktuelles Dispositionsdatum, Entscheidungsdatum der aktuellen Phase, Aktionsname der aktuellen Phase, Prüfungsentscheidung der aktuellen Phase und letztes Sweep-Datum anzeigen.
Konflikte bei Dispositionszeitplänen (DOD)
Es kann vorkommen, dass Sie einen Dispositionszeitplan für einen Container und einen anderen für einen Aktentyp haben, der sich auf eine Akte innerhalb des Containers bezieht. Eine solche Akte kann dann erst vernichtet oder exportiert werden, wenn das letzte Abgrenzungsdatum erreicht ist.