IBM® Enterprise Records는 제품의
IBM FileNet® P8 스위트의 추가 기능 컴포넌트입니다.
IBM Enterprise
Records를 사용하면
전자 정보와 실제 정보 모두에 대해 정확하고 안전하며 신뢰할 수 있는 레코드를 작성하고 유지보수할 수 있습니다. IBM Enterprise
Records를 사용하여
스토리지 매체 또는 형식에 관계없이 모든 유형의 레코드를 관리할 수 있습니다. 레코드의 내용 및 레코드 관리 시스템을 사용하는 이유를 이해하면
IBM Enterprise
Records를 이해할 수 있습니다.
레코드 관리
레코드 관리란 레코드 작성, 스토리지, 사용, 검색, 처리를 위한 계획, 제어 및 구성 등의 관리 활동을 나타냅니다. 즉, 레코드 관리에는 작성, 활성 사용, 비활성 스토리지, 처리의 수명주기 전체에서 레코드를 유지 관리하기 위해 수행하는 모든 활동이 포함됩니다.
레코드 관리 필요성
구성 정보가 정확하고 완벽하며 쉽게 액세스할 수 있으려면 신뢰할 수 있는 레코드 관리 시스템을 갖춰야 합니다. 그렇지 않으면 수동으로 정보 찾기 또는 누락되거나 잘못 보관된 레코드 검색과 같은 비생산적인 활동에 많은 시간을 허비할 수 있습니다.
레코드 관리 시스템이 없으면 레코드 보관 법률 및 규정을 찾고 이해하고 준수하기 어려울 수 있습니다. 그로 인해 많은 벌금, 처벌, 기타 법적 결과를 초래할 수 있습니다. 또한 레코드를 적절하게 유지하고 관리하지 않으면 소송, 기밀성, 중요하고 필수적인 정보의 안전성과 관련된 위험에 노출될 수 있습니다.
위에서 언급한 위험을 줄이기 위해
IBM Enterprise
Records를 사용합니다. IBM Enterprise
Records를 사용하여
검색 기술을 사용해야 하는 경우 사용할 수 있는 중요한 정보는 레코드로 보존할 수 있으며 필요하지 않은 레코드 또는 비활성 레코드는
영구삭제되거나 아카이브됩니다.
레코드 관리에서 IBM Enterprise
Records의 역할
IBM Enterprise
Records를 사용하면
스토리지 매체에 관계없이 엔터프라이즈 전체에서 레코드를 관리할 수 있습니다.
IBM Enterprise
Records의 목적은
다음을 보장하는 것입니다.
- 회사 전체에서 레코드를 필요로 할 때 쉽게 액세스할 수 있도록 합니다.
- 레코드가 더 이상 유용하지 않거나 법률, 규정 또는 관리 지침에서 더 이상 요구하지 않을 때 레코드가 처리되도록 합니다.
IBM Enterprise
Records를 사용하여
다음을 수행할 수 있습니다.
- 레코드를 저장하기 위한 계층 구조(파일 계획)를 작성하고 유지 관리합니다.
- 전자 및 실제 레코드를 모두 관리합니다.
- 레코드가 들어 있는 저장소를 안전하게 지킵니다.
- 레코드에 대한 보유 및 처리 규칙을 작성합니다.
- 이러한 규칙을 기반으로 레코드 보관 또는 삭제를 수행합니다.
- 레코드에 대한 액세스를 제어합니다.
- 검색 기준을 기반으로 레코드를 검색합니다.
- 조직에 더 이상 필요 없는 레코드를 영구삭제합니다.
IBM Enterprise
Records 특징 및 이점
다음 표에
IBM Enterprise
Records의 기능과 해당 기능을 통해 얻을 수 있는 이점이 나열되어 있습니다.
기능 |
장점 |
레코드의 중앙 집중식 저장소 |
- 엔터프라이즈 전체에서 정보의 광범위한 사용 및 가용성
- 관련 정보의 적시 가용성을 통한 효과적인 의사 결정
|
계층 구조에 전자 및 실제 문서의 레코드를 저장하기 위한 가상 위치 및 컨테이너 |
- 하드 카피 문서 모음 및 전자 파일에 대한 제어
- 실시간 사무실 환경의 시뮬레이션
- 가상 위치 및 컨테이너가 실질적인 실제 스토리지 구조 모델링
- 레코드 관리 및 검색에 필요한 사무실 공간, 장비, 작업자 경비 축소를 통한 비용 관리
|
사용하기 쉬운 검색 기능 |
- 복잡한 쿼리 구문을 사용하지 않고 필요한 정보로 적시에 쉽게 액세스합니다.
|
레코드에 대한 보유 및 처리 규칙 |
사용자 정의 제어 항목:- 레코드를 보유해야 하는 기간
- 보유 스케줄 만료 시 레코드 처리
- 레코드가 영구삭제되기 전 검토
|
레코드에 대한 감사 절차, 보유 기간 자동 추적, 레코드의 처리 프로세스 시작 |
- 레코드가 실수로 영구삭제, 변경, 조작, 손상 및 손실되지 않습니다.
- 레코드는 처리 스케줄에 따라서만 또는 감사 절차의 일부로만 영구삭제됩니다.
- 더 이상 필요 없는 레코드는 스토리지 요건 완화를 위해 처리됩니다.
|
레코드 가져오기 및 내보내기 |
- 조직에서 자주 필요로 하지는 않지만 정부 규정을 준수하기 위해 보유해야 하는 레코드를 다른 위치로 내보낼 수 있습니다.
- 레코드를 다른 레코드 저장소에서 가져올 수 있습니다.
|
레코드에 대한 적절한 보안 제어 |
- 권한이 없는 사용자는 레코드에 액세스할 수 없습니다.
- 사용자는 실수로 레코드를 삭제할 수 없습니다. 레코드는 레코드 관리자에 의해 삭제되거나 감사 프로시저의 결과로만 삭제될 수 있습니다.
- 사용자는 적절한 액세스 권한을 가진 레코드 관련 작업만 수행할 수 있습니다.
|
IBM FileNet P8 Workplace, Workplace XT, Microsoft Office 및
Microsoft Outlook과 통합 |
다음 위치에서 레코드의 수동 또는 자동 선언:- Workplace 또는 Workplace XT
- Microsoft Outlook, Word, Excel, Power Point
- 입력 템플리트
|
IBM Enterprise
Records에서 사용자 역할
IBM Enterprise
Records는 역할 기반 사용자 보안 모델을 제공하며,
여기에는 레코드 관리자, 레코드 운영자, 특권이 있는 사용자(DoD 및 Base) 또는
레코드 검토자(PRO) 및 레코드 사용자의 역할이 포함됩니다. 각 역할은 해당 역할에 속하는 사용자가 수행할 수 있는 작업을 결정합니다. 자세한 내용은
FileNet P8 보안을 참조하십시오.
IBM Enterprise
Records 설치 유형
IBM Enterprise
Records
애플리케이션을 설치하려면 먼저 레코드 관리 요구를 충족하는 설치 유형(데이터 모델)을
선택해야 합니다. 다음과 같은 데이터 모델을 사용할 수 있습니다.
- Base: 핵심 레코드 관리 기능 및 특성을 제공합니다. Records IBM Enterprise
Records의 Base 설치는
특성을 최소로 추가하면서 대부분의 요구를 충족시키기 때문에 권장되는 IBM Enterprise
Records 설치입니다. 기능적으로
Base 설치는 DoD 설치와 동일한 기능을 제공합니다.
- DoD: DoD(Department of Defense) 5015.2 제 2장 및 제
4장 표준을 준수합니다. 이러한 표준은 DoD의 레코드 관리에 대한 구현 및 절차적 지침을 제공합니다. 또한 IBM Enterprise
Records의 DoD 설치는
특정 시스템 인터페이스 및 검색 기준을 정의하며, 현재 NARA(National Archives and Records Administration) 규정에 따라 준수해야 하는
최소 레코드 관리 요구사항을 설명합니다.
- PRO: 전자 레코드 관리에 대한 PRO(Public Record Office) 요구사항을 준수합니다.
IBM Enterprise
Records 엔티티의 유형
IBM Enterprise
Records에서
레코드는 여러 레코드 관리 엔티티가 들어 있는 계층 구조에 저장됩니다. 다음 그림은 이러한 엔티티의 계층 구조와 각 엔티티에 대한 간단한 설명을 보여줍니다.

- 오브젝트 저장소: 오브젝트의 스토리지 및 이러한 스토리지에 대해 수반되는 스토리지 및 검색 서비스
세트를 나타냅니다. 오브젝트 저장소는 다음 항목일 수 있습니다.
- 파일 계획 오브젝트 저장소(FPOS): 파일 계획 즉, 작성할 레코드 관리 엔티티의 전체 계층 구조가 들어
있습니다.
- 레코드 오브젝트 저장소(ROS): FPOS에서 레코드로 선언될 수 있는 문서가 들어 있습니다.
레코드로 선언된 문서 및 레코드(메타데이터)에 대해 별도의 오브젝트 저장소를 구성하는 것이 좋습니다. 따라서 FPOS에는 파일 계획 구조가 포함되는 반면, ROS에는 문서가 포함되며 이 중 일부가 레코드로 선언됩니다. 일반적으로 많은 사용자가 FPOS에서 파일 계획을 구성하는 엔티티에 대한 액세스는 가지지 않지만 ROS에 대한 액세스를 가지고 있습니다. 둘 이상의 ROS를 한 FPOS에 연관시킬 수 있습니다.
- 파일 계획: 레코드 구성을 정의합니다. 파일 계획에서 레코드의 컨텍스트를 보존하기 위해 설계된 구조적 계층에 레코드를 저장합니다. 예를 들어, 조직의 비즈니스 기능을 반영하는 파일 계획을 작성할 수 있습니다. 그런 다음 이러한 비즈니스 기능을 기반으로 이러한 체계 아래에 레코드를 분류할 수 있습니다. 또한 이름 지정 패턴을 파일 계획과
연관시킬 수 있습니다. 파일 계획 아래에 작성된 모든 엔티티는 레코드 이름 지정 패턴을 따릅니다.
- 레코드 카테고리: 파일 계획 내 관련 레코드 세트를 분류합니다. 레코드 카테고리를 작성하여 기능 카테고리를 기반으로 레코드를 분류합니다. 레코드 카테고리에는 하위 카테고리 또는 레코드 폴더(둘 다는 아님)가 포함될 수 있습니다. Base 및 DoD 데이터 모델에서는 레코드 카테고리에서 직접 레코드 선언을 허용하지만 PRO 데이터 모델에서는 허용하지 않습니다. 또한 보유 및 처리 규칙을 각 카테고리와 연관시킬 수 있습니다. 이러한 규칙은 카테고리 내에 작성된 모든 레코드 폴더와 레코드에 적용됩니다.
- 레코드 폴더: 관련 레코드에 대한 컨테이너 역할을 합니다. 이 폴더는 지정된 보유 기간 및 처리 이벤트에 따라 레코드를 관리하는 데 사용됩니다. 카테고리 아래에 전자, 실제, 혼합형 레코드 폴더를 작성하여 전자 및 실제 레코드를 관리할 수 있습니다.
- 전자 폴더: 전자 레코드를 저장하는 데 사용됩니다. 또한 전자 폴더에는 마커도 포함될 수 있습니다. 마커는 실제 파일에 저장할 수 없는 실제 레코드에 대한 전자 항목입니다. 이러한
레코드의 예로 큰 건물 계획도, 비디오 테이프 또는 데이터베이스가 있습니다.
- 실제 폴더: 종이 레코드와 같은 실제 항목에 대한 레코드를 저장합니다. 실제 폴더는 종이 폴더에 대한 가상 항목입니다. 조직의
실제 스토리지 구조를 기반으로 IBM Enterprise
Records에서 실제 폴더의 계층을 모델링할 수 있습니다.
- 상자: 상자는 다른 실제 엔티티가 들어 있는 실제 엔티티를 모델링하는
메커니즘을 제공합니다. 예를 들어,
작성한 "Warehouse" 안에 Shelves를 포함하고 "Shelves" 안에 Boxes를 포함하고 "Boxes" 안에 "Physical Folders"를 포함할 수 있습니다.
상자에는 다른 상자, 실제 폴더 또는 레코드가 포함될 수 있습니다.
- 혼성 폴더: 관련된 전자 및 실제 레코드의 모음을 나타냅니다.
- 볼륨: 레코드 폴더를 더 작고 관리하기 쉬운 단위로 논리적으로 세분하는 역할을 합니다. 볼륨은 폴더에 독립적으로는 존재하지 않습니다. 레코드 폴더에는 항상 레코드 폴더가 작성될 때 시스템에서 자동으로 작성하는 볼륨이 하나 이상 포함됩니다. 따라서
레코드 폴더 내에 여러 볼륨을 작성할 수 있습니다.
- 레코드: 레코드는 IBM Enterprise
Records 애플리케이션의 제어를 받는 문서 또는 실제 오브젝트에 대한 메타데이터를 제공합니다. 레코드는 레코드가 작성된 레코드 폴더에서 일부 동작을 상속할 수 있습니다. 예를 들어, 상위 레코드 폴더의 처리 스케줄을 상속할 수 있습니다. 레코드를 다음 항목으로 분류할 수 있습니다.
- 전자 레코드: 전자 문서를 가리킵니다.
- 마커: 실제 오브젝트 또는 종이 문서를 가리킵니다.
- 필수 레코드: 회사 전체 비상 상황 시 운영 책임을 충족시키는 데
필요한 필수 레코드입니다. 필수 레코드는 주기적으로 검토되고 업데이트됩니다.
- 영구 레코드: 조직에서 일반적으로 관리,
법률 또는 회계 용도로 필요한 시간 이상으로 계속해서 보존하기에
충분한 기록적 또는 기타 가치를 가지는 것으로 식별된 레코드입니다.
- 레코드 유형: 레코드
유형을 공통적인 특징을 가지는 레코드와 연관시킬 수 있습니다. 예를 들어, 레코드의 공통 처리 스케줄을 지정하고 레코드 검색을 지원하는 레코드 유형을 정의할 수 있습니다. 레코드 폴더 아래에 있는 레코드 그룹에 현재 레코드 폴더와 연관되어 있는 처리 스케줄과 다른 처리 스케줄이 있어야 하는 경우 레코드 유형을 사용합니다.
다음은 레코드 관리 엔티티 계층 구조의 예입니다.
파일 계획
일반 관리(카테고리)서신 파일(폴더)
프로그램 브리핑(폴더) 2006 관리 교육 회의(볼륨)2007 관리 교육 회의(볼륨)
정보 관리(카테고리)서신 파일(폴더)
작업자의 번호 시트(폴더)