Kun selaat arkistonmuodostussuunnitelman objektisäilöä
IBM Enterprise Records -ohjelmassa, käynnistä ohjattu
asiakirjaksi vahvistustoiminto valitsemalla Vahvista
asiakirjaksi fyysinen asiakirja -vaihtoehto.
Tässä ohjatussa toiminnossa on kolme vaihetta:
- Luetteloasiakirja
- Määritä ominaisuudet
- Määritä luokitusominaisuudet
Luetteloasiakirjan vahvistus asiakirjaksi:
- Valitse Valitse luokka -vaihtoehto. Ohjattu toiminto avaa
Asiakirjaluokan valinta -sivun.
- Oletusarvon mukaan vain Merkkiasiakirja-luokka on käytettävissä. Jos
sivusto on lisännyt muita luokkia, valitse sopiva luokka ja valitse
Hyväksy.
- Määritä arkistonmuodostussuunnitelman sijainti.
- Valitse IBM Enterprise Records -ohjelmassa Lisää uusi. Voit
poistaa arkistonmuodostussuunnitelman sijainnin valitsemalla sen kuvauksen alapuolella olevan
Poista-vaihtoehdon. Valitse
Application Engine -ohjelmassa Valitse
arkistonmuodostussuunnitelman sijainti -vaihtoehto.
- Siirry sopivalle tasolle sijainnissa ja valitse valintaruutu.
Jos olet aiemmin luonut pikakuvakkeita, voit valita ensin
Pikakuvakkeet-vaihtoehdon ja valita sitten luettelosta. Valitse
ensin haluamasi sijainnin valintaruutu ja valitse sitten Lisää valintaan.
Voit hakea sijaintia valitsemalla Haku. Valitse joko
Otsikko tai Arkistonmuodostussuunnitelman tunnus. Oletusoperaattori
on "like", jonka avulla voit hakea nimen osaa. Kirjoita tekstimerkkijono ja valitse
Haku.
- Kun olet valinnut sijainnin, valitse Lisää valintaan.
- Valitse usein käytettyjä sijainteja varten Lisää pikakuvakkeisiin
-vaihtoehto. Tulevissa asiakirjaksi vahvistuksissa voit valita sijainnit
Pikakuvakkeet-näkymässä tarvitsematta siirtyä
Selaa-näkymään.
- Valitse Hyväksy.
- Jatka Määritä ominaisuudet -vaiheeseen valitsemalla Seuraava.
Tee Määritä ominaisuudet -vaihe valmiiksi seuraavasti:
- Anna tarvittavat tiedot ominaisuuskenttiin. Pakolliset kentät vaihtelevat valitsemasi luokan
mukaan. Merkkiasiakirja-oletusluokassa pakolliset kentät ovat seuraavat:
- Tietovälinetyyppi: Anna tietovälinetyyppi, esimerkiksi CD,
videokasetti, valokuva.
- Muoto: Kirjoita muoto, esimerkiksi CDR, VHS, paperi.
- Tekijä/alkuperä: Kirjoita Fyysisen asiakirjan laatijan tai omistajan nimi.
- Aihe: Kirjoita fyysisen asiakirjan lyhyt kuvaus.
- Julkaisupäivä: Kirjoita fyysisen asiakirjan luontipäivämäärä.
- Kotisivun sijainti: Kirjoita fyysisen asiakirjan pysyvä sijainti, kun
asiakirjaa ei ole kuitattu ulos. Valitse haluamasi sijainnin alapuolella oleva
Valitse-vaihtoehto. Ohjattu toiminto sulkee sivun ja palaa Määritä
ominaisuudet -vaiheeseen.
- Jos asiakirjaksi vahvistettava asiakirja on toisen asiakirjan kuittaus, valitse
ReceiptOf-vaihtoehto, selaa sitten sen luokitellun asiakirjan kohdalle,
joka on kuittauksen lähde, ja valitse se. Kuittaukset jäljittävät luokiteltuja asiakirjoja,
mutta kuittausta ei yleensä ole luokiteltu.
Lisätietoja kuittauksista on kohdassa
Kuittaukset.
- Valitse Seuraava.
Tee Määritä luokitusominaisuudet -vaihe valmiiksi seuraavasti:
- Voit valita turvaluokitusoppaan (SCG) tai lähdedokumentin valitsemalla Johdettu
mistä -vaihtoehdon. Tämä vaihe on valinnainen.
- Voit valita turvaluokitusoppaan, sen osan tai sen aiheen valitsemalla Turvaluokitusoppaat-alueella
Lisää uusi - vaihtoehdon ja valitsemalla haluamasi
turvaluokitusoppaan elementin. Valitsemalla turvaluokitusoppaan elementin lisäät asiakirjan
Johdettu mistä -ominaisuuteen turvaluokitusoppaan nimen, sen
julkaisupäivämäärän ja sen laatijan.
- Voit valita lähdedokumentin valitsemalla Lähdedokumentit-alueella
Lisää uusi -vaihtoehdon ja kirjoittamalla lähdedokumentin kuvauksen
tekstikenttään. Lähdedokumentti ei anna lisätietoja, joten sinun on täytettävä pakolliset kentät Määritä luokitusominaisuudet -vaiheessa.
- Voit poistaa turvaluokitusoppaan tai lähdedokumentin napsauttamalla vastaavaa ruutua
Poista-sarakkeessa ja valitsemalla sitten Poista.
- Kun olet lopettanut tarvittavien luokitusoppaan elementtien ja lähdedokumenttien lisäyksen tai
poiston, valitse Hyväksy.
Tärkeää: Kun valitset
Johdettu mistä -sivulta Hyväksy-vaihtoehdon,
IBM Enterprise Records kopioi tiedot (tyhjät mukaan lukien) kaikista
yhteenvedossa näkyvistä kentistä vastaaviin kenttiin Määritä
luokitusominaisuudet -vaiheessa.
Jos olet aiemmin kirjoittanut kyseisiin kenttiin muita tietoja ja nyt vain tarkastelet Johdettu
mistä -sivun tietoja, voit säilyttää manuaalisesti antamasi
tiedot valitsemalla Peruuta
(ei Hyväksy).
- Määritä arvo Aloitusluokitus-kenttään valitsemalla valikosta
vaihtoehto Erittäin salainen, Salainen tai
Luottamuksellinen.
Tärkeää: Nykyinen luokitus -kentässä on
oletusarvona sama arvo kuin Aloitusluokitus-kentässä, jos suojausluokitus mahdollistaa kohteiden
näkyvyyden aloitusluokitustasolla. Muussa tapauksessa sinun on määritettävä arvo
suojausluokituksesi tasolla.
- Valitse Luokitussyy. IBM Enterprise Records
-sovelluksessa avautuu Valitse arvot -sivu, jossa voit lisätä ja poistaa
luokitussyitä.
- Voit lisätä luokitussyyn valitsemalla Lisää uusi arvo -vaihtoehdon ja
valitsemalla sitten joko vaihtoehdon Aktiivinen uusille asiakirjoille tai
vaihtoehdon Vanhentunut vanhoille asiakirjoille.
- Valitse syy luettelosta ja valitse sitten Hyväksy.
- Syitä voi lisätä niin monta kuin on tarpeen.
- Jos haluat poistaa syyn, korosta se ja napsauta sitten Poista valitut kohteet -kuvaketta (
).
- Kun olet valmis, valitse Hyväksy.
- Kirjoita Luokittelutaho -kenttään sen tahon nimi, joka hallitsee
fyysistä asiakirjaa, esimerkiksi puolustusministeriö.
- Täytä lopuista valinnaisista kentistä haluamasi.
- Voit vaihtaa Poista luokitus - päivämäärästä -asetusta napsauttamalla
kalenterikuvaketta ja valitsemalla päivämäärän. Poista luokitus -
päivämäärästä perustuu johonkin seuraavista:
- Valitse Poista luokitus - tapahtumista tai Laske luokitusta
-tapahtumista. IBM Enterprise Records
-sovelluksessa avautuu Valitse arvot -sivu, jossa voit lisätä ja poistaa
haluamiasi arvoja.
- Valitse arvo luettelosta ja valitse sitten Hyväksy.
- Lisää tarvittava määrä arvoja.
- Voit poistaa arvon korostamalla sen ja napsauttamalla Poista valitut kohteet -kuvaketta:
.
- Kun olet valmis, valitse Hyväksy.
- Tietojen lisäys tai muutto voi muuttaa toisten kenttien tarvitsemia tietoja. Jos esimerkiksi
muutat Poista luokitus - päivämäärästä -kenttää, sinun on kirjoitettava
poikkeus. Jos kirjoitat arvon Laske luokitusta -tapahtumista -kenttään,
sinun on annettava ohjeet luokituksen laskuun.
- Kun olet antanut tarvittavat tiedot, valitse Valmis.