Se o sistema incluir armazenamentos de objectos configurados para utilizar o
modelo de dados DoD Classified, tem de indicar primeiro se o registo físico deve ser confidencial ou não confidencial. Este procedimento destina-se a registos físicos não confidenciais.
Para declarar um registo físico confidencial, consulte o tópico
Declarar um registo físico confidencial. Para declarar um registo
físico no
IBM
Enterprise Records, pode utilizar um modelo de
entrada. Quando um modelo de entrada inclui uma localização de plano de ficheiros, o
registo físico é declarado na localização em que o utilizador invocou a acção de
declaração e em todas as localizações especificadas no modelo. Um gestor de registos ou
administrador de registos pode criar ou modificar modelos de declaração de registos
físicos utilizando a ferramenta Adicionar Modelo de entrada no
Application Engine ou no
Workplace XT. Para obter mais informações sobre modelos de entrada, consulte o
Criar um modelo de entrada para declarar registos físicos. O procedimento seguinte
pressupõe a utilização do modelo de declaração de registos físicos predefinido do
IBM Enterprise
Records.
Para declarar um registo físico no IBM Enterprise
Records:
- No IBM Enterprise
Records, aceda à localização
apropriada no plano de ficheiros e faça clique em Declarar registos físicos.
- Se apresentado na página Seleccionar assistente, faça clique no o selector de opção
Declarar Registo Não Classificado e faça clique em Seguinte.
- Faça clique em Seleccionar sob o nome do modelo de entrada que pretende utilizar.
Para Definir propriedades:
- Indique as informações requeridas nos campos de propriedade. Os campos variam conforme a classe utilizada. Por exemplo, os campos requeridos na classe Registo de marcador são os seguintes:
- Tipo de suporte: Por exemplo, CD, vídeo, cassete
- Formato: por exemplo, CDR, VHS
- Autor/Criador: o nome do utilizador que criou ou que é
proprietário do registo físico
- Assunto: breve descrição do registo físico
- Data da publicação: A data de criação do registo físico.
- Localização da página inicial: A localização actual do registo físico. Quando faz clique nesta ligação, o assistente abre uma página que apresenta uma lista de
localizações. Faça
clique em Seleccionar na localização pretendida. O assistente
fecha a página e volta ao passo Definir propriedades.
- Se o registo que está a declarar for um Recibo de um registo classificado, faça
clique em ReceiptOf e, em seguida, procure e seleccione o registo
classificado para o qual o recibo aponta. Para obter mais
informações, consulte o tópico Recibos.
- Faça clique em Terminar após introduzir a informação requerida.
- Se tiver mais registos para declarar, seleccione um modelo de entrada novamente. Quando terminar, faça clique em Sair.
Para declarar um
registo físico no Application Engine ou no Workplace XT:
- Adicione um novo documento. No passo Seleccionar ficheiro, seleccione
Nenhum no tipo de ficheiro.
- Na página de confirmação, faça clique em Declarar como registo.
- Seleccione a opção de registo não confidencial. Para os registos confidenciais,
consulte o tópico Declarar um registo físico confidencial.
- Faça clique em Aceitar para utilizar o assistente ou
Seleccionar para utilizar um modelo de entrada.
- Para os modelos de entrada, aceda ao armazenamento de objectos FPOS, pasta
Gestão de registos/Modelos, seleccione o modelo de entrada e, em
seguida, faça clique em Aceitar. Tem de seleccionar um modelo
preparado pelos seus administrador; o modelo predefinido utilizado no
IBM Enterprise
Records não pode ser utilizado no
Application Engine ou no
Workplace XT uma vez que é assumido que a
localização do plano de ficheiros já foi seleccionada.
- Para utilizar o assistente Registo de catálogo, execute os passos seguintes.
- Faça clique em Seleccionar classe e seleccione a classe apropriada. Por predefinição, todos os armazenamentos de objectos FPOS fornecem a classe Registo de marcador. Os administradores poderão ter disponibilizado outras opções.
- Faça clique em Seleccione a Localização do plano de ficheiros e aceda à entidade apropriada. Uma vez que um registo físico pode estar localizado apenas numa localização física,
normalmente irá seleccionar apenas uma localização de plano de ficheiros, como uma pasta
híbrida, caixa ou pasta de registos físicos.
- Assinale a caixa de verificação da entidade apropriada e faça clique em
Adicionar à selecção.
- Em vez de utilizar a vista Procurar predefinida, pode seleccionar qualquer um dos
atalhos criados previamente. Faça clique em Atalhos na barra lateral esquerda.
- Também pode pesquisar a categoria ou a pasta pelo nome. Faça clique em Pesquisar na barra lateral esquerda.
- Após adicionar a entidade às localizações do plano de ficheiros seleccionado, pode
fazer clique em Adicionar a atalhos para utilização posterior.
- Quando terminar a selecção da localização apropriada, faça clique em Aceitar.
- Faça clique em Seguinte para avançar para o passo Definir propriedades.
Para Definir propriedades
- Indique as informações requeridas nos campos de propriedade. Os campos variam conforme a classe utilizada. Por exemplo, os campos requeridos na classe Registo de marcador são os seguintes:
- Tipo de suporte: Por exemplo, CD, vídeo, cassete
- Formato: CDR, VHS
- Autor/Criador: o nome do utilizador que criou ou que é
proprietário do registo físico
- Assunto: breve descrição do registo físico
- Data da publicação: A data de criação do registo físico.
- Localização da página inicial: A localização actual do registo físico. Quando faz clique nesta ligação, o assistente abre uma página que apresenta uma lista de
localizações. Faça
clique em Seleccionar na localização pretendida. O assistente
fecha a página e volta ao passo Definir propriedades.
- Se o registo que está a declarar for um Recibo de um registo classificado, faça
clique em ReceiptOf e, em seguida, procure e seleccione o registo
classificado para o qual o recibo aponta. Para obter mais
informações, consulte o tópico Recibos.
- Faça clique em Terminar após introduzir a informação requerida.
Acerca dos códigos de barras
Se tiver hardware e software que indique dados de códigos de barras, pode digitalizar um
código de barras directamente no campo activo ou pode copiar o mesmo do computador local
e colar nos campos relevantes no IBM Enterprise
Records. Para utilizar o separador Digitalizar itens físicos, pode
introduzir qualquer cadeia de texto num campo de código de barras.