كل عنصر في ملف تخزين العناصر يحتوي على محددات سرية تم ارفاقها به. عند تكوين عنصر IBM® Enterprise Records، يتم تعريف محددات السرية بواسطة مجموعة مختلفة من الطرق.
يمكن تعريف محددات السرية بواسطة:
بالاضافة الى ذلك، يمكنك أن يقوم العنصر بتوارث تعليم السرية أو يستطيع المستخدم تخصيص أحد التعليمات للعنصر مباشرة. للحصول على المزيد من المعلومات عن تطبيق سرية العنصر، ارجع الى تحديد أو تعديل سرية العنصر.
يقوم البرنامج النصي لما بعد الاستقبال FPOS_PostImport_datamodel.vbs، الذي يتم تشغيله عند استقبال نموذج بيانات في ملف تخزين العناصر، بتحديد مالك النسخة المفترض لفئة والفئات الفرعية للسجل والبريد الالكتروني وكود تمييز بالقيمة NULL. عند قيام المستخدم بتوضيح سجل باستخدام فئة أو الفئة الفرعية للسجل، سيقوم السجل بتوارث خاصية مالك النسخة المفترض للفئة، التي تم تحديدها بالقيمة NULL. بالنسبة لعملية تركيب PRO، تقوم خاصية المالك بتمثيل الحافظ. عندما يكون المالك بالقيمة NULL، لن يقوم IBM Enterprise Records بمنح أية صلاحيات توصل خاصة لأي مستخدم، ولن يتوافر لدى القائم بتكوين السجل أية صلاحيات ادارية للسجل، مثل تعديل سرية السجل.
يمكنك استخدام Enterprise Manager (EM) لتغيير المالك الى مستخدم أو مجموعة خاصة بتعديل مالك النسخة المفترض في فئة أو الفئة الفرعية للسجل. لكن، لن يقوم IBM Enterprise Records بتطبيق التغيير على أية سجلات موجودة، ولكن سيقوم بتطبيقها على السجلات التي تم تكوينها بعد التغيير فقط.
عند قيام عملية التوضيح بحفظ سجل في حاوية، سيقوم السجل بتوارث سرية الحاوية الرئيسية، التي تعرف باسم عنصر السرية الرئيسي. اذا قمت باستخدام Application Engine أو Workplace XT لتوضيح السجل في عدة حاويات، سيكون عنصر السرية الرئيسي هو حاوية السجل الأولى التي قمت بتحديها.
أثناء عملية تركيب IBM Enterprise Records، ستقوم سرية النسخة المفترضة في فئة السجل بمنح مجموعة مستخدمي RM الصلاحيات لعملية النسخ الثانوية/الرئيسية، التي تسمح للمستخدمين بتكوين نسخ جديدة للوثائق التي تم توضيحها كسجلات. اذا كانت سرية الحاوية تقوم برفض كل الصلاحيات لبعض المستخدمين بصفة خاصة، سيتم نقل الرفض للسجل. لكن، سيكون لاعداد مجموعة المستخدمين في سرية النسخة المفترضة للفئة الأولوية عن الرفض الذي تم نقله هذا. لا يستطيع المستخدم الذي تم رفضه الاستعراض الى التصنيف، لكن ما زال يمكنه التوصل الى السجل من خلال عملية البحث أو التقارير.
لمنح التوصل الممتد الى السجلات من خلال عملية البحث أو التقارير، لا تقم باستكمال خطوة تركيب سرية النسخة المفترضة. اذا لم تقم باستكمال خطوة تركيب سرية النسخة المفترضة، سيقوم IBM Enterprise Records بالتحكم في امكانية السرية بمستوى السجل أو الحافظة. على سبيل المثال، يمكنك:
اذا قمت بحفظ سجل في أكثر من حافظة واحدة، سيستمر السجل في توارث السرية الخاصة به من الحافظة الأولى، التي تعد الحافظة الرئيسية للسرية. اذا تم حفظ سجل في أكثر من حافظة واحدة وقمت بنقل السجل من الحافظة الرئيسية للسرية الى حافظة جديدة، سيقوم السجل بتوارث السرية للحافظة الجديدة. يتم تغيير توارث السرية أيضا اذا تم حذف الحافظة الرئيسية للسرية الخاصة بالسجل.
لمشاهدة وتعديل الحافظة الرئيسية للسرية لسجل تم تخزينه في عدة حافظات:
في هذه الحالة، ستقوم عمليات المسح أيضا باستخدام هذه السرية الرئيسية لتحديد الجدول الزمني للتشغيل الحالي لهذا السجل.
لتوضيح وثيقة كسجل، يجب أن يتم تخصيص المستخدم الى وظيفة مستخدم السجلات ويجب أن يتوافر لديه صلاحيات تعديل الخصائص بالوثيقة. كمؤلف للوثيقة، يتوافر لدى المستخدم امكانيات توصل كاملة للوثيقة، لكن بمجرد توضيح الوثيقة كسجل، سيقوم IBM Enterprise Records باحلال سرية الوثيقة بسرية السجل. يتم التحكم في صلاحيات التوصل التي تم تخصيصها للوثيقة بواسطة سجل الوثيقة، ولن يعد المؤلف يمكنه تعديل سرية الوثيقة التي تم توضيحها. اذا قام المستخدم المرخص بتحديث صلاحيات التوصل لسجل، سيتم تحديث نفس صلاحيات التوصل للوثيقة التي تم توضيح السجل منها.
للسماح لمستخدمي السجلات بتخصيص وانهاء تخصيص الوثائق الموضحة كسجلات، سيقوم اجراء التركيب المفترض بمنح كل مستخدمي السجلات تصاريح اضافية بكل سجل. في بعض عمليات اعداد IBM Enterprise Records، يستطيع المستخدمين الذين يتوافر لديهم مستويات توصل أعلى تعديل السرية للسجلات والحافظات بحيث يستطيع مؤلفي الوثيقة تخصيص وانهاء تخصيص الوثائق الخاصة بهم. يجب أن يتوافر لدى المستخدم صلاحيات تعديل المحتويات على سجل لتكوين نسخة جديدة من الوثيقة ويجب أن يتوافر لديه صلاحيات مشاهدة المحتويات بسجل لمشاهدة محتويات الوثيقة.
لا يمكن حذف الوثيقة الموضحة حتى يتم حذف السجل المرفق بها. يتم فرض قيود حذف الوثيقة بواسطة أحد الخصائص بالوثيقة التي تشير الى السجل وتستخدم التصرف منع الحذف. المستخدم الذي يتوافر لديه صلاحيات التحكم الكامل لا يمكنه حذف وثيقة موضحة. يقوم النظام آليا بحذف وثيقة عند حذف السجل المرفق مع الوثيقة. يتم تنفيذ تصرف الحذف لأن الخاصية المحددة القيمة بواسطة العنصر في السجل تشير الى الوثيقة وتستخدم التصرف حذف متتابع.