È possibile specificare gli utenti e i gruppi a cui è concesso accedere a un oggetto durante la creazione dell'oggetto o accedendo alla visualizzazione Sicurezza della pagina informazioni del documento. La procedura è leggermente diversa a seconda dell'oggetto.
Se l'oggetto è un contenitore, occorre specificare se le impostazioni sono solo per la cartella corrente o anche per altri livelli.
Per aggiungere un utente o un gruppo a un contenitore:
- Dalla fase Imposta sicurezza (aggiunta) o dalla pagina Sicurezza (Ottieni informazioni), fare clic su Aggiungi nuovo.
- Selezionare l'Operazione di autorizzazione appropriata per l'utente o il gruppo che si selezionerà successivamente.
- Selezionare Solo questa cartella per propagare le impostazioni di sicurezza solamente alla cartella che si sta creando o modificando.
- Selezionare Questa cartella e un solo livello sottostante per propagare le impostazioni di sicurezza alla cartella che si trova a un livello sotto la cartella in oggetto. Questa selezione si applica solamente ai contenitori, non ai documenti. Dopo aver selezionato questa opzione verrà visualizzata la seguente icona accanto al nome dell'utente o del
gruppo nella pagina delle impostazioni di sicurezza:

- Selezionare Questa cartella e tutti i livelli sottostanti per propagare le impostazioni di sicurezza alla cartella e a tutte le sue entità figlio, compresi i record. Selezionando questa opzione verrà visualizzata la seguente icona accanto al nome dell'utente o del
gruppo nella pagina delle impostazioni di sicurezza:

- Fare clic su Seleziona utenti/gruppi per specificare gli utenti e i gruppi a cui è concesso accedere all'entità.
- Dalla finestra Seleziona utenti/gruppi, selezionare il dominio dal menu Seleziona in.
- Selezionare Utenti o Gruppi, in base all'elemento che si desidera aggiungere.
- Immettere alcuni dei caratteri iniziali del nome e fare clic su Ricerca.
- Selezionare uno o più nomi dall'elenco, quindi fare clic su Accetta.
È possibile continuare a selezionare altri utenti o gruppi.
- Quando l'elenco è completo, fare clic su Accetta.
- Per modificare le impostazioni di sicurezza predefinite impostate, selezionare il nome di un utente o di un gruppo. Tenere presente che vi può essere più di una istanza di un nome perché è possibile impostare autorizzazioni
diverse per ciascuna operazione di autorizzazione, come indicato dalle icone:

- Scegliere Cartella e selezionare Consenti oppure Nega per ciascun permesso, a seconda delle esigenze. . Al termine, fare clic su Accetta.
- Selezionare Documenti e scegliere tra i valori Consenti o Nega.
Vedere Specifica delle impostazioni della sicurezza.
- Fare clic su Fine o Applica una volta terminato di specificare le impostazioni di sicurezza per ciascun utente o gruppo.
Per aggiungere un utente o un gruppo a un record:
- Dalla fase Imposta sicurezza (aggiunta) o dalla pagina Sicurezza (Ottieni informazioni), fare clic su Aggiungi nuovo.
- Selezionare il dominio dal menu Seleziona in.
- Selezionare Utenti o Gruppi, in base all'elemento che si desidera aggiungere.
- Immettere alcuni dei caratteri iniziali del nome e fare clic su Ricerca.
- Selezionare uno o più nomi dall'elenco, quindi fare clic su Accetta.
È possibile continuare a selezionare altri utenti o gruppi.
- Per modificare le impostazioni di sicurezza predefinite impostate, selezionare il nome di un utente o di un gruppo.
- Selezionare Consenti oppure Nega per ciascun permesso, a seconda delle esigenze. Vedere Specifica delle impostazioni della sicurezza.
- Al termine, fare clic su Accetta.
- Fare clic su Fine o Applica una volta terminato di specificare le impostazioni di sicurezza per ciascun utente o gruppo.