Un type d'enregistrement correspond à un regroupement d'enregistrements en fonction de caractéristiques communes. Les types d'enregistrement sont utiles lorsqu'un groupe d'enregistrements contenus dans un dossier ou une catégorie d'enregistrement doit être associé à un planning d'élimination différent de celui actuellement défini pour le dossier ou la catégorie d'enregistrement. Il peut s'avérer nécessaire par exemple de conserver le fichier du personnel pendant 12 ans pour des raisons comptables ou salariales. Vous pouvez toutefois créer un type d'enregistrement ayant un planning d'élimination différent pour les enregistrements d'évaluation de rendement, dont la conservation est limitée à 7 ans. En associant les enregistrements d'évaluation de rendement avec ce type d'enregistrement, vous vous assurerez de leur destruction avant les fichiers de personnel.
Pour plus d'informations sur l'association des plannings d'élimination aux enregistrements, voir
Plannings d'élimination.
Notez que vous pouvez rechercher et extraire des enregistrements en fonction de leur type d'enregistrement. Il existe plusieurs façons d'appliquer un type d'enregistrement à un enregistrement :
Si vous définissez un type d'enregistrement par défaut pour une classe sans afficher les métadonnées de type d'enregistrement au cours de la déclaration, le type d'enregistrement par défaut est toujours utilisé pour la classe (l'utilisateur ne se rend pas compte de l'utilisation d'un type d'enregistrement et n'a pas à sélectionner à la fois un type et une classe d'enregistrements). Vous pouvez également définir une valeur par défaut mais laisser le choix d'un type d'enregistrement différent à l'utilisateur ou simplement laisser le choix du type d'enregistrement à l'utilisateur sans définir une valeur par défaut.