IBM Enterprise Records, wersja 5.1.+            

Zadania konserwacji i administracji o charakterze ciągłym

W niniejszej sekcji przedstawiono szereg informacji na temat niektórych zadań konserwacji i administracji wykonywanych stale, które są charakterystyczne dla produktu IBM® Enterprise Records.

Dodatkowe informacje na temat administrowania zawierają następujące sekcje systemów pomocy z zakresu administrowania produktem FileNet P8:

Wytyczne dotyczące korzystania z produktu Enterprise Manager

Istnieje cała gama zadań, jakie administrator może wykonywać za pomocą produktu Enterprise Manager (EM). Te zadania (takie jak konfigurowanie kontroli) zostały udokumentowane w tym systemie pomocy elektronicznej. Istnieją jednak inne czynności, które nie powinny być wykonywane za pomocą produktu Enterprise Manager, ponieważ może to doprowadzić do uszkodzenia danych i innych poważnych problemów. W szczególności za pomocą produktu Enterprise Manager nie należy wykonywać następujących czynności:

Ta lista nie zawiera wszystkich możliwości. Należy wykonywać tylko te zadania, które są udokumentowane w pomocy elektronicznej. Wykonywanie innych czynności za pomocą produktu Enterprise Manager może powodować uszkodzenia danych i inne poważne problemy.

Należy jednak zauważyć, że podręcznik instalowania i aktualizacji IBM Enterprise Records może zawierać instrukcje dotyczące korzystania z aplikacji Enterprise Manager w celu wykonywania operacji, które administrator może wykonywać wyłącznie podczas instalowania/aktualizowania. Do przykładów należą:

Konfiguracja składnicy obiektów

Dla planu umieszczania w folderach i dla dokumentów zadeklarowanych jako akta należy skonfigurować osobne składnice obiektów. Z tego powodu jedna składnica obiektów (składnica obiektów planu umieszczania w folderach (FPOS)) zawiera strukturę planu umieszczania w folderach, a druga (składnica obiektów aktywna dla akt (ROS)) zawiera dokumenty, a niektóre z nich są zadeklarowane jako akta. Zwykle z systemu korzysta wielu użytkowników z dostępem do składnicy ROS, którzy nie powinni mieć dostępu do obiektów tworzących plan umieszczania w folderach zapisany w składnicy FPOS. Z jedną składnicą FPOS może być skojarzona więcej niż jedna składnica ROS.

Usuwanie składnicy obiektów

Po skonfigurowaniu planu umieszczania w folderach i rozpoczęciu deklarowania akt ilość zmian dotyczących produkcyjnej składnicy obiektów powinna być minimalna. Jeśli konieczne będzie usunięcie składnicy obiektów po rozpoczęciu deklarowania akt, wówczas należy zastosować konkretną procedurę, aby uniknąć problemów z deklarowaniem akt w nowej składnicy obiektów. Procedura obejmuje skasowanie preferencji Workplace przed usunięciem składnicy obiektów.

  1. Zaloguj się do aplikacji Workplace jako administrator systemu i wybierz opcję Administrator na lewym pasku bocznym.
  2. Wybierz Preferencje serwisu.
  3. Wybierz Składnice obiektów na lewym pasku bocznym i wybierz składnicę obiektów, którą zamierzasz usunąć.
  4. Kliknij opcję Przywróć, a następnie opcję Zastosuj, aby zresetować preferencje i przywrócić ustawienia fabryczne.
  5. Po wykonaniu tych czynności można usunąć starą składnicę obiektów.

Jeśli składnica obiektów została usunięta przed resetowaniem preferencji serwisu i użytkownika dla innej składnicy obiektów, wówczas użytkownik, który podejmuje próbę uzyskania dostępu do składnicy obiektów, zobaczy komunikat z informacją o tym, która składnica obiektów FPOS została wybrana (oraz o przyczynach takiego wyboru). Dostępny będzie również odsyłacz umożliwiający skonfigurowanie wymaganej składnicy obiektów FPOS. System wybierz składnicę obiektów zgodnie z następującymi wytycznymi.

Jeśli składnica obiektów zostanie usunięta przed skasowaniem preferencji, wówczas należy skasować wszystkie preferencje metodą Purge. Należy usunąć, zmienić nazwę pliku lub przenieść plik bootstrap.properties. Plik zostanie automatycznie odbudowany.

Zadania z zakresu konserwacji systemu

Poniżej przedstawiono zadania konserwacji systemu IBM Enterprise Records wykonane w większości serwisów. Informacje na temat sytuacji, w jakich należy wykonywać konkretne zadania konserwacji systemu IBM Enterprise Records zawiera lista kontrolna na poniższym wykresie.

Tabela 1. Zadania z zakresu konserwacji systemu
Codziennie Co tydzień Co miesiąc W razie potrzeby
Monitorowanie dziennika przeglądania ../../../com.ibm.p8.ier.admin.doc/backup_restore/config_records_manager.htm Eksportowanie dzienników kontroli Archiwizowanie/usuwanie dziennika przeglądania Rozwiązywanie problemów Konfigurowanie rejestrowania

Zarządzanie dokumentami IS jako aktami

Serwer Content Engine (CE) może używać serwera FileNet Image Services (IS) jako urządzenia pamięci masowej o stałej treści lub jako urządzenia do przechwytywania o dużej pojemności. (W praktyce oznacza to, że treść dokumentu Content Engine można zapisać na serwerze IS jako dokument IS). Opcjonalna funkcja, dzięki której jest to możliwe, ma nazwę Content Federation Services for Image Services (CFS-IS).

Jeśli system CFS-IS jest używany z IBM Enterprise Records, wówczas nie należy ustawiać daty ważności dla dokumentów zapisanych w systemie FileNet Image Services. Nie istnieje żaden automatyczny sposób, w jaki administracyjny użytkownik CFS-IS na systemie FileNet Image Services mógłby odróżnić dokumenty IBM Enterprise Records wstrzymane (których nie można usunąć), od tych, które można usunąć.

W niektórych przypadkach operacje, jakie można wykonywać względem tych dokumentów (lub na oczekiwanych danych wyjściowych tych operacji) są zależne od tego, w jaki sposób dokument FileNet Image Services został wprowadzony do systemu oraz czy właściwości dokumentu FileNet Image Services są propagowane na serwer Content Engine. Jeśli serwer IS jest używany jako urządzenie pamięci masowej o stałej treści, wówczas treść dokumentu jest dodawana do serwera IS za pośrednictwem aplikacji CE. W tekście poniżej dokumenty tego typu będą określane jako dokumenty CE-IS typu A. Jeśli serwer IS jest używany jak urządzenie do przechwytywania o dużej pojemności, wówczas treść dokumentu jest dodawana do serwera IS za pośrednictwem aplikacji IS; takie typy dokumentów będą określane jako dokumenty CE-IS typu B.

Za pomocą IBM Enterprise Records można zarządzać tymi dokumentami jako aktami w taki sam sposób, w jaki zarządza się innymi dokumentami CE jako aktami. W niniejszej sekcji opisano niektóre różnice działania produktu IBM Enterprise Records w przypadku pracy z tymi typami dokumentów, a także przedstawiono inne informacje, o których należy pamiętać w przypadku zarządzania dokumentami tych typów.

Zagadnienia dotyczące konfiguracji

Automatyczne deklarowanie akt

Subskrybcję można zdefiniować w taki sposób, aby w przypadku migracji dokumentów IS do składnicy obiektów dokumenty były automatycznie deklarowane jako akta. W tym celu należy się upewnić, że klasa dokumentów dla zmigrowanych dokumentów subskrybuje czynność zdarzenia dla automatycznego deklarowania (Konfigurowanie automatycznego deklarowania akt) oraz że czynność zdarzenia wywołuje zdarzenie Wprowadź/zwróć.

Zabezpieczenia dokumentu IS

Jeśli dokument IS jest dostępny za pośrednictwem aplikacji lub API Image Services, wówczas nie istnieją żadne mechanizmy CE zapobiegające zmianom i usuwaniu dokumentu, nawet jeśli dokument jest deklarowany jako akta. Dlatego należy skontaktować się z administratorem systemu IS, aby upewnić się, że zabezpieczenia IS są poprawnie skonfigurowane na potrzeby modyfikowania i usuwania dokumentów IS.

Zachowanie dokumentu IS

Klasy dokumentów IS zawierają parametry zachowania, które określają okoliczności usuwania dokumentów. Produkt IBM Enterprise Records nie współpracuje z tymi ustawieniami zachowywania IS. Dlatego należy skontaktować się z administratorem systemu IS, aby upewnić się, że te ustawienia zachowywania są skonfigurowane poprawnie, tj. tak, że IS dokumenty zadeklarowane jako akta nie będą usuwane z powodu ustawień zachowywania IS.

Inne informacje

Deklarowanie akt

Dokumenty IS wpisane do katalogu CE można deklarować za pomocą dowolnych dostępnych mechanizmów deklarowania (np. z Workplace, MS Office, MS Outlook, czynności zdarzeń, przepływów pracy i interfejsów API IBM Enterprise Records Java). Należy jednak pamiętać, że nie można wybrać na akt jednego elementu dokumentu wieloelementowego. Jeśli dokument wieloelementowy jest zadeklarowany jako akt, wówczas wszystkie elementy są traktowane jako części akt.

Użytkownik inny niż Akta, który ma dostęp do dokumentu, nie może uzyskać dostępu do strony informacji o dokumencie, jeśli użytkownik Akta zadeklarował dokument jako Akta. To ograniczenie dotyczące użytkowników innych niż Akta wynika z projektu oprogramowania.

Aktualizacje właściwości akt

Jeśli wpisywanie do katalogów jest włączone na serwerze IS, wówczas właściwości dokumentów IS, które są odwzorowane na właściwości dokumentów CE, są zapisywane na serwerach IS i CE, a wszelkie aktualizacje właściwości dokumentów IS są automatycznie propagowane do powiązanego dokumentu CE. Jednak aktualizacje właściwości dokumentu CE nie wpłyną na właściwości akt powiązanych z dokumentem.

Wyszukiwanie akt na podstawie treści

Jeśli dokument jest dokumentem CE-IS typu A, wówczas wyszukiwanie na podstawie treści znajdzie akta powiązane z dokumentem, pod warunkiem że w składnicy obiektów, w której znajduje się dokument, skonfigurowano CBR. Jeśli jednaj dokument jest dokumentem CE-IS typu B, wówczas wyszukiwanie na podstawie treści nie znajdzie dokumentu.

Usuwanie akt

Usuwanie akt powoduje również usuwanie dokumentu CE odpowiadającego aktom. Jeśli treść dokumentu CE jest zapisana w trwałej pamięci podręcznej serwera IS, a nie na nośniku pamięci masowej, wówczas nastąpi usunięcie dokumentu IS z pamięci podręcznej. Jeśli jednak treść dokumentu CE jest zapisana na nośniku pamięci masowej serwera IS, wówczas usunięcie akt nie spowoduje usunięcia treści z nośnika. Więcej informacji na temat sposobu usuwania danych dokumentów z serwera IS, w tym informacje na temat kasowania nośnika pamięci masowej IS (przy założeniu, że używany jest nośnik, z którego można kasować dane), zawiera sekcja dotycząca dokumentów i folderów, których termin ważności upłynął, w sekcji dotyczącej konserwacji bazy danych, w dokumentacji IBM FileNet Image Services System Administrator's Handbook.

Kopiowanie i importowanie akt

Skopiowanie akt spowoduje również skopiowanie powiązanego z nimi dokumentu CE (oraz powiązanego dokumentu IS). We wszystkich przypadkach operacja kopiowania akt spowoduje utworzenie dokumentu CE-IS typu A, nawet jeśli pierwotny dokument był dokumentem CE-IS typu B.

To samo obowiązuje w przypadku importowania akt; dokument powiązany z importowanymi aktami będzie zawsze dokumentem CE-IS typu A, nawet jeśli eksportowany był dokument CE-IS typu B.

Monitorowanie wydajności systemu

Podczas cyklu programowania konieczne jest monitorowanie wydajności systemu w celu zapewnienia maksymalnej wydajności implementacji. Zalecamy użycie produktu IBM System Dashboard for Enterprise Content Management, który udostępnia scentralizowany mechanizm gromadzenia i dystrybuowania danych nt. wydajności na zainstalowanych produktach oprogramowania IBM FileNet, niezależnie od systemu operacyjnego. Zgromadzone dane dot. wydajności mogą zostać udostępnione dla domyślnych funkcji IBM System Dashboard for Enterprise Content Management używanych w serwisach, które nie są zestandaryzowane na konsoli zarządzania. Informacje na temat korzystania z IBM System Dashboard for Enterprise Content Management zawiera sekcja ../../../com.ibm.p8.sysmgr.admin.doc/overview.htm.

Rozwiązywanie problemów

Dokumentacja IBM FileNet P8 Troubleshooting Guide zawiera informacje o rozwiązywaniu problemów z komponentami platformy, w tym o IBM Enterprise Records, Content Engine, Application Engine, Process Engine i Workplace. W celu pobrania dokumentacji ze strony działu wsparcia IBM należy skorzystać z odsyłacza zewnętrznego na końcu tego tematu.



Opinia

Ostatnia aktualizacja: sierpień 2011


© Copyright IBM Corp. 2011.
To Centrum informacyjne jest oparte na technologii Eclipse. (http://www.eclipse.org)