W hierarchii składnic obiektów oraz w ulubionych, stanowiących kontenery najwyższego
poziomu, można nawigować w celu wyszukiwania elementów, w tym dokumentów, folderów i
predefiniowanych wyszukiwań.
- Dokumenty mogą stanowić dowolny typ pliku elektronicznego, np.: dokument procesora tekstów
bądź arkusz kalkulacyjny. Dokumenty mogą również reprezentować element zewnętrzny, który
nie może zostać zapisany elektronicznie, ale może być reprezentowany przez kolekcję
właściwości dokumentu. Takim zewnętrznym "dokumentem" może być płyta CD, DVD, kaseta
procesorowa lub inne urządzenie fizyczne.
Wskazówka: Aby wyświetlić dokument, należy
go znaleźć, a następnie kliknąć dwukrotnie.
- Foldery zawierają elementy, które mają logiczną relację, np. podfoldery, dokumenty i
predefiniowane wyszukiwania.
- Folder Wszystkie wyszukiwania jest wyświetlany pod każdą składnicą obiektów. Folder Wszystkie wyszukiwania zapewnia wygodny sposób wyświetlania i
korzystania z predefiniowanych wyszukiwań, do których użytkownik ma dostęp. W folderze
Wszystkie wyszukiwania lub w innym miejscu w drzewie folderów można
przeglądać w celu wyszukania predefiniowanego, a następnie wybrać je i bezpośrednio
uruchomić.
Jeśli zintegrowane aplikacje Microsoft Office są używane za pomocą narzędzia
Integration for Microsoft Office, można kliknąć opcję Przeglądaj lub
wyszukać składnicę obiektów, klikając opcję Szukaj na karcie IBM ECM wstążki programu
Microsoft Office.
W programie Outlook opcję Przeglądaj można kliknąć w menu IBM ECM. Można także otworzyć nową wiadomość e-mail i kliknąć opcję Przeglądaj
na karcie IBM ECM.
Predefiniowane wyszukiwania zawierają niektóre
lub wszystkie kryteria wyszukiwania wymagane do znalezienia dokumentów. Predefiniowane wyszukiwanie, które nie wymaga danych wejściowych, jest nazywane zapisanym
wyszukiwaniem. Po wybraniu zapisanego wyszukiwania wyniki są natychmiast wyświetlane. Predefiniowane wyszukiwanie, które wymaga danych wejściowych, jest nazywane szablonem
wyszukiwania. Szczegółowe informacje na temat korzystania z szablonu wyszukiwania zawiera sekcja Korzystanie z szablonu wyszukiwania.
Z dokumentów dostępnych w wynikach wyszukiwania można korzystać za pomocą opcji dostępnych z paska narzędzi, za pomocą przycisku
Działania, menu podręcznego oraz menu Narzędzia w aplikacji Workplace XT.
Jeśli
używana jest zintegrowana aplikacja Office, wówczas można kliknąć dokument prawym przyciskiem myszy i wybrać odpowiednią
opcję.
Wskazówka: Aby utworzyć własne wyszukiwanie słowa
kluczowego lub właściwości, wybierz tryb wyszukiwania z
paska narzędzi.
- Folder Lista pobierania pojawi się pod każdą składnicą obiektów i będzie zawierał wszystkie dokumenty
aktualnie pobrane przez użytkownika. Należy zwrócić uwagę na to, że dokumenty z listy istnieją tylko w składnicy obiektów, w
której pojawia się folder Lista pobierania.
Z tymi dokumentami można pracować, korzystając z opcji dostępnych na pasku narzędzi, korzystając z
przycisku Działania, menu podręcznego oraz menu Narzędzia.
Jeśli używane są aplikacje
Office zintegrowane za pomocą Integration for Microsoft Office, wówczas można kliknąć opcję Pobrania w celu
wyświetlenia listy dokumentów pobranych przez użytkownika. Dokumenty widoczne na liście znajdują się we wszystkich składnicach obiektów, do których użytkownik ma dostęp.
Opcja Pobrania znajduje się pod kartą IBM ECM na wstążce Microsoft® Office.
- Folder Ulubione zawiera listę najczęściej używanych
dokumentów, folderów i wyszukiwań predefiniowanych. Jeśli używane są aplikacje Office zintegrowane za pomocą narzędzia Integration for
Microsoft Office, a użytkownik korzysta z folderu Ulubione w narzędziu Integration for
Microsoft Office, wówczas nie można uzyskać dostępu do wyszukiwań predefiniowanych.