Folder akt można dodać tylko poniżej najniższego poziomu kategorii akt. To oznacza, że jeśli kategoria akt zawiera
podkategorię, wówczas nie można dodać do niej folderu akt. Ponadto folder akt można dodać do aktywnej kategorii akt. Nie można
utworzyć podkategorii w folderze akt. Folder akt może zawierać tylko woluminy lub akta. Produkt IBM® Enterprise Records
udostępnia cztery typy folderów akt: folder elektroniczny, folder fizyczny, pudełko fizyczne i folder hybrydowy. W serwisie
można utworzyć dodatkowe foldery niestandardowe.
W instalacji PRO produktu
IBM Enterprise Records tylko menedżera akt lub administrator akt
może dodać folder akt. W instalacjach DoD i Base foldery akt mogą również dodawać użytkownicy uprzywilejowani (a także
menedżerowie akt i administrator akt). Jeśli użytkownik nie posiada uprawnień wymaganych do tworzenia folderu akt, wówczas może
uruchomić przepływ pracy tworzenia folderu akt z aplikacji Workplace. Po uruchomieniu tego przepływu pracy do menedżera akt
wysyłane jest żądanie utworzenia folderu akt, które menedżer może zatwierdzić. Więcej informacji zawiera sekcja
Tworzenie folderu akt za pomocą przepływu pracy. Domyślnie nowo utworzony folder akt dziedziczy wszystkie właściwości
- z wyjątkiem właściwości Nazwa, Identyfikator i Data otwarcia - z nadrzędnej kategorii akt. Dziedziczone wartości można zmienić.
Ostrzeżenie: Na żadnym poziomie planu umieszczania w folderach nie należy tworzyć więcej niż 100 kategorii akt i folderów akt (więcej
informacji zawiera sekcja
Plany umieszczania w folderach).
Aby dodać folder akt:
- Zaloguj się jako menedżer akt albo administrator akt i przejdź do planu umieszczania w folderach, w którym zamierzasz
utworzyć folder akt.
- Kliknij opcję Dodaj folder akt i wykonaj następujące kroki.
- Aby ustawić klasę, kliknij typ folderu akt, który zamierzasz utworzyć, a następnie kliknij przycisk
Dalej w celu przejścia do kroku ustawiania właściwości.
- Foldery akt elektronicznych mogą zawierać akta elektroniczne i fizyczne
- Foldery akt fizycznych mogą zawierać akta fizyczne
- Pudełko jest przeznaczone na akta fizyczne i można je skonfigurować w taki sposób, aby modelowało hurtownię
- Foldery akt hybrydowych mogą zawierać akta elektroniczne i fizyczne
Dodatkowe informacje o typach folderów zawiera
sekcja Kategorie, foldery i woluminy.
- Aby ustawić właściwości, wprowadź lub zmodyfikuj wyświetlane wartości właściwości. Niektóre właściwości można edytować bezpośrednio na tej stronie, a inne wymagają kliknięcia nazwy właściwości w celu
edytowania wartości. Czerwona gwiazdka oznacza, ze należy określić wartość dla danej właściwości. Więcej informacji o
wyświetlanych właściwościach zawiera sekcja Odniesienia do właściwości. W przypadku wprowadzania wzorca akt,
który automatycznie nazywa akta dodawane do folderu, wprowadź wzorzec bezpośrednio do tego pola. Informacje pomocne przy
tworzeniu wzorca zwiera sekcja Dodawanie wzorca nazewnictwa.
- Kliknij przycisk Dalej, aby ustawić harmonogram rozporządzenia dla folderu akt lub wybierz inny
krok z panelu po lewej stronie. Kliknij przycisk Anuluj, aby zamknąć kreatora dodawania folderu akt.
- Istnieją trzy możliwości ustawiania rozporządzenia. Harmonogram rozporządzenia może zostać wstępnie wybrany (gdy zaznaczone
jest pole wyboru Dziedzicz). Harmonogram rozporządzenia może znajdować się na liście, ale bez zaznaczonego pola Dziedzicz. W celu
użycia tego harmonogramu kliknij opcję Dziedzicz.
Możliwe, że nie będą dostępne żadne informacje o rozporządzeniu. We wszystkich przypadkach można kliknąć opcję
Przeglądaj harmonogram, aby wybrać harmonogram lub zmienić go. Jeśli zamierzasz pozostawić rozporządzenie
puste, kliknij opcję Skasuj harmonogram. W celu przejrzenia stron informacji dowolnego przypisanego
harmonogramu należy kliknąć ikonę Uzyskaj inf.
- Podczas przeglądania harmonogramu kliknij opcję Wybierz pod nazwą harmonogramu rozporządzenia, który
zamierzasz przypisać do danego folderu.
- W razie potrzeby określ uprawnienie do rozporządzenia wyznaczone dla rozporządzania folderem akt gotowym do rozporządzenia. Domyślnie uprawnienie do rozporządzenia określone dla wybranego harmonogramu rozporządzenia zostanie automatycznie
przypisane jako uprawnienie dla folderu akt. Jeśli uprawnienie do rozporządzenia nie jest ustawione dla wybranego harmonogramu,
wówczas zostanie zastosowane uprawnienie ustawione dla folderu. Jeśli na tym etapie zamierzasz określić uprawnienie do
rozporządzenia, a harmonogram rozporządzenia później, wówczas uprawnienie do rozporządzenia ustawione dla harmonogramu zastąpi
uprawnienie poprzednio ustawione dla folderu akt.
Ostrzeżenie: Jeśli ustawienie wyświetlania w Preferencjach serwisu lub Preferencjach
użytkownika dla opcji Podczas tworzenia kontenerów pokaż krok akt istotnych jest ustawione na
Nie, wówczas program ukrywa krok Ustaw akta istotne, więc można przejść do podkroku
1.
- Jeśli ustawienie preferencji użytkownika lub serwisu powoduje, że widoczny jest krok Ustaw akta
istotne, kliknij przycisk Dalej, aby ustawić akta istotne dla folderu akt, lub wybierz inny
krok z panelu po
lewej stronie. Więcej informacji można uzyskać po kliknięciu dowiązań Preferencje użytkownika i Preferencje serwisu na końcu tego tematu.
- Aby określić, że akta w danym folderze są istotne, wybierz opcję Prawda z menu Indykator
istotnych akt. Jeśli akta utworzone w nowym woluminie wymagają ciągłych przeglądów i aktualizacji, wówczas w tym kroku należy oznaczyć
folder akt jako istotny.
Wszystkie akta utworzone w tym folderze zostaną automatycznie sklasyfikowane jako istotne.
- W razie potrzeby wprowadź opis akt istotnych do dodania do danego folderu akt.
- W menu Czynność przeglądu istotnych akt wybierz czynność, która będzie realizowana podczas okresowego
przeglądu lub cyklu aktualizacji istotnych akt. Menu zawiera listę czynności przeglądu danych istotnych, które zostały utworzone
poprzednio, zgodnie z opisem w Dodawanie czynności.
- W menu Cykl aktualizacji i przeglądu istotnych akt wybierz zdarzenie, które wywoła okresowy przegląd
lub aktualizację istotnych akt w folderze. Menu zawiera zdarzenia powtarzalne poprzednio utworzone zgodnie z opisem w sekcji
Dodawanie wyzwalacza zdarzenia okresowego.
- Kliknij przycisk Dalej, aby ustawić zabezpieczenia i zakończyć folder.
- Aby ustawić zabezpieczenia, przejrzyj istniejące ustawienia zabezpieczeń. Informacje o odpowiednich prawach dostępu zawiera sekcja Określanie ustawień zabezpieczeń. Ustawienia zabezpieczeń określają grupy i
użytkowników, które/którzy mogą uzyskiwać dostęp do folderu akt, a ponadto kontrolują uprawnienia nadawane poszczególnym grupom
lub użytkownikom. Ustawienia zabezpieczeń określone w tym obszarze mogą zostać zastąpione przez
Zabezpieczenia aplikacji FileNet P8 ustawione w obiekcie.
- Jeśli zamierzasz zamienić prawa dostępu dla konkretnego użytkownika lub grupy ze strony, kliknij nazwę grupy lub użytkownika
w kolumnie Tytuł. Zostanie wyświetlona strona Ustawienia zabezpieczeń, na której można określić ustawienia zabezpieczeń
różnych użytkowników i grup.
- W celu dodania nowych użytkowników lub grup do listy kliknij opcję Dodaj nowe. Aby usunąć istniejącego użytkownika lub grupę z listy, wybierz opcję Usuń dla danego użytkownika lub grupy. Więcej informacji zawiera sekcja Dodawanie użytkowników i grup do obiektu.
- Aby zapisać modyfikacje dotyczące ustawień zabezpieczeń i zakończyć tworzenie folderu akt, kliknij opcję
Zakończ.
- Kliknij przycisk OK, aby zatwierdzić komunikat po pomyślnym dodaniu folderu akt i zamknąć kreator.