IBM Enterprise Records, Versión 5.1.+            

Definir y ejecutar una búsqueda

Puede realizar búsquedas de registros, volúmenes, carpetas de registros y categorías de registros. Las opciones de búsqueda que puede elegir dependen del modo de búsqueda, dinámica o estática. También puede acceder a plantillas de búsquedas y búsquedas almacenadas.

Para obtener detalles acerca de la modalidad de búsqueda, consulte Personalización de la página de búsqueda. Después de seleccionar el tipo de búsqueda, puede concretar la búsqueda si especifica los siguientes tipos de criterios de búsqueda: Puede modificar los criterios de búsqueda predeterminados en cada página. La ficha Buscar incluye un enlace a Plantillas de búsqueda y Búsquedas almacenadas. Los diseñadores de búsquedas crean estas búsquedas prediseñadas en Application Engine o Workplace XT, y las marcan para su uso en IBM® Enterprise Records. Las plantillas de búsqueda especifican algunos de los criterios de búsqueda y dejan algunos campos modificables, para que pueda personalizar la búsqueda. Una búsqueda almacenada es una búsqueda que incluye todos los criterios de búsqueda que no se pueden editar. Si hace clic en el nombre de una búsqueda almacenada solo verá los resultados si había abierto una carpeta.

Para definir y ejecutar una búsqueda:

  1. Seleccione la ficha Buscar.
  2. Haga clic en el enlace de búsqueda adecuado según el tipo de entidad que desee buscar (categoría de registro, carpeta de registros, volumen o registro), o bien seleccione Plantillas de búsqueda y búsquedas almacenadas.
    • Para las plantillas de búsqueda y las búsquedas almacenadas, haga clic en el nombre de la búsqueda.
    • Para las plantillas de búsqueda, introduzca valores para los campos que la plantilla le permite cambiar.
    • Para todas las demás búsquedas, complete los criterios de búsqueda como adecuados para la búsqueda.
  3. Cuando haya especificado todos los criterios de búsqueda, haga clic en Buscar. Para especificar la ubicación de una búsqueda, utilice el campo Buscar en que muestra la ubicación predeterminada de la búsqueda. Puede modificarlo del siguiente modo:
    1. Haga clic en Seleccionar carpeta.
    2. Busque y seleccione la categoría, subcategoría o carpeta a la que desee limitar la búsqueda. El fin de la ruta muestra la carpeta seleccionada.
    3. Haga clic en Aceptar.
    4. En el campo Filtrar por clase, puede limitar los resultados devueltos para que incluyan solo las entidades de una clase específica. Por ejemplo, si ha seleccionado registros como el tipo de entidad puede concretar la búsqueda si especifica el tipo de clase (electrónica, correo electrónico, marcador u otra clase personalizada).
    5. Haga clic en Seleccionar clase.
    6. Seleccione el tipo de clase en la página Seleccionar clase de filtro.
    7. Haga clic en Seleccionar clase de filtro para seleccionar el tipo de clase.
    8. Seleccione la casilla de verificación Incluir subclases si también desea que se devuelvan las entidades que se encuentran en las subclases de la clase que haya seleccionado.
    9. En el campo Máx. resultados, especifique el número máximo de entidades que se devolverán en los resultado. (El rango es de 50 a 5000). El campo Máx. resultados solo está disponible cuando el modo de búsqueda es Estático. Para obtener más detalles, consulte Personalización de la página de búsqueda.

Especificar propiedades

A la hora de definir los criterios de búsqueda, puede buscar entidades según un número máximo de siete propiedades. Puede introducir valores para cualquiera de estas propiedades o todas ellas. En los registros clasificados, puede introducir criterios de búsqueda basados en la clasificación actual o inicial, degradación, actualización, desclasificar fechas o eventos, así como marcas suplementarias. También puede dejar los valores de las propiedades en blanco y buscar la entidad según otros criterios de búsqueda.

Para seleccionar el conjunto de propiedades:

  1. Haga clic en Cambiar.
  2. En el área Configuración de criterios de propiedades, seleccione el nombre de una propiedad en uno o más de los menús Nombre de propiedad.
  3. Haga clic en el botón de opción de la propiedad a partir de la cual deben ordenarse los resultados.
  4. Seleccione un operador. Los operadores disponibles dependen de la propiedad.
  5. Haga clic en Aceptar cambios.

Para obtener más información sobre la configuración de esta página, consulte Personalización de la página de búsqueda.

Especifique valores y defina operadores

En cada operador que desee incluir en una búsqueda, debe especificar un valor. Para ello, escriba texto, seleccione un valor en un menú u otra página, o bien seleccione una fecha de un calendario. Sólo se utilizarán en una búsqueda las propiedades que tengan valores.

  1. Compruebe el operador de cada propiedad. Puede seleccionar un operador en cada menú o aceptar el predeterminado.
  2. Introduzca un valor para cada propiedad que desee usar.
  3. Seleccione AND o OR para indicar la relación entre dos propiedades. El operador AND devuelve resultados solo si ambos valores son true. El operador OR devuelve resultados si uno de los valores de la propiedad es true. Por ejemplo, si tiene una propiedad con diversos valores llamada Recursos humanos y desea buscar Nómina o Contrataciones, introduzca los criterios siguientes:
    Human Resources = Payroll    OR
    Recursos humanos = Contrataciones
    También puede especificar los criterios de búsqueda como:
    Human Resources = Payroll, Recruitments
Importante: Si utiliza la propiedad Clasificación inicial en un modelo de datos Confidencial de DoD, el campo de entrada de clasificación es un campo de cadena. Todas las comparaciones que utilicen operadores como mayor que (>) o menor o igual que (< o =) se basan en el texto que escriba. Por lo tanto, Sin clasificar es mayor que Clasificado por que la S es mayor que la C en el alfabeto español.

Especificar contenido

Si busca un registro, puede especificar una palabra o frase que esté en el contenido del documento declarado (en el almacén de objetos de registros) o el texto de las propiedades de registros (metadatos en el almacén de objetos de plan de archivos). El administrador del sitio debe configurar el motor de búsqueda para indexar propiedades. Puede combinar la búsqueda de una propiedad con la búsqueda de un contenido mediante el operador AND u OR.

Si el modo de búsqueda es estático y utiliza el operador OR, la búsqueda procesa en primer lugar la búsqueda de la propiedad. Si el número de resultados devueltos iguala o supera el valor de Máx. resultados, la búsqueda se detiene y no busca el contenido. Por ello, es posible que el resultado no incluya documentos con el contenido solicitado.Para obtener detalles acerca de la modalidad de búsqueda, consulte Personalización de la página de búsqueda.Cuando el modo de búsqueda es dinámico, dicho modo sigue procesando primero la búsqueda de contenidos, seguida de la búsqueda de propiedades, y el modo dinámico lo devuelve todo.

Para buscar contenido:

  1. En el cuadro de texto Contenido contiene, escriba el texto que desee incluir en la búsqueda.
  2. Para el valor in, seleccione Metadatos para encontrar el texto en las propiedades o Contenido para encontrar el texto en el documento declarado. Cuando especifique Contenido en la búsqueda, la página de resultados de búsqueda incluye una columna de clasificaciones que muestra un porcentaje relevante para los criterios de búsqueda. Las clasificaciones son la columna de ordenación predeterminada e inicialmente se ordena en orden descendente. La columna Clasificación solo está disponible cuando el modo de búsqueda es dinámico.
  3. Configure el operador como AND para especificar que la entidad debe contener el texto que ha introducido y que todas las propiedades también deben ser true. Configure el operador como OR si el contenido o las condiciones de la propiedad deben ser true.
Atención:
  • Cuando introduce una palabra, la búsqueda de contenido considera todas las formas de la palabra en el texto del documento. Si se busca texto en propiedades (metadatos), solo se devuelven coincidencias exactas. De este modo, si introduce semana al buscar contenido en el documento, recibirá documentos que contengan semana, semanas y semanal. Si especifica mes en una búsqueda de propiedades, recibirá solo los documentos que tengan el valor de propiedad de mes.
  • Cuando se introduce más de una palabra, se deben encontrar todas las palabras en el documento. Por ejemplo, si introduce informe semanal, solo se muestran los documentos que contienen informe y semanal.
  • Para buscar una frase con palabras en un orden específico rodee la frase con comillas. Por ejemplo, "mano derecha" devuelve solo los documentos que contienen la frase mano derecha.
  • Utilice comillas para buscar una mayúscula o minúscula o una ortografía específica. Por ejemplo, "estrella" devuelve estrella, pero no estrellado o Estrella.
  • Utilice un asterisco (*) como carácter comodín para representar cero o más letras, números o caracteres de subrayado ( _ ). Por ejemplo, ma*r devuelve marcar, mascar, Mascullar, masificar y masticar. Utilice un ?) para representar un carácter alfanumérico (solo uno) como en ?er, que mostraría cocer, comer, correr, coser.
  • Si el sistema utiliza Oracle, la búsqueda distingue entre mayúsculas y minúsculas, a menos que el administrador haya hecho cambios, como se describe en Configurar búsquedas con distinción entre mayúsculas y minúsculas.
  • Cuando realiza una búsqueda en una base de datos MS SQL con el operador LIKE y los criterios de búsqueda contienen el carácter de corchete recto izquierdo ([), debe colocar el carácter [ en su conjunto de corchetes. Por ejemplo, deberá especificar [[] en el campo. Se trata de un problema del proveedor de MS SQL. Consulte la documentación de MS SQL para obtener más información.
  • Cuando realice un búsqueda de propiedades con el operador OR con búsqueda de texto completo en Modo dinámico, el orden predeterminado del conjunto de resultados se ordenará por clasificación. Debe tener en cuenta que el conjunto de resultados puede tener entradas duplicadas. Por ejemplo, un elemento puede mostrarse dos veces en el conjunto de resultados; una vez, procedente de la búsqueda por propiedad y otra, de la búsqueda de recuperaciones basada en texto completo o en contenidos. Asimismo, si pulsa en una columna diferente en el conjunto de resultados para ordenar los resultados, por ejemplo, para realizar la ordenación por título de documento en lugar de por clasificación, la duplicación inicial podría filtrarse y eliminarse. Esto produce como resultado que el total de registros sea diferente en la búsqueda ordenada por título de documento cuando se compara con el número total de registros devuelto al ordenar por clasificación. Si necesita conocer la pertinencia de los resultados de la búsqueda, debe realizar la ordenación por clasificación, que es el valor predeterminado. Si es importante para usted eliminar las posibles entradas duplicadas, realice el ordenamiento por metadatos.

Filtrar por tipo de superior

Puede buscar un registro según el tipo y las propiedades de su entidad superior. Para seleccionar la entidad superior:

  1. Haga clic en Seleccionar a la derecha de Y filtrar por tipo de principal.
  2. Seleccione el tipo de superior donde se debe encontrar el registro.
  3. Haga clic en Aceptar para volver a la página de búsqueda.
  4. Introduzca un operador y un valor o bien haga clic en Cambiar para especificar otras propiedades.Los cambios en los criterios de búsqueda de la entidad superior se reflejan en la página Mi búsqueda de ese tipo de entidad. Por ejemplo, si selecciona una carpeta de registros como superior y cambia el conjunto de propiedades aquí, se definirán los mismos valores de propiedades para las carpetas de registros la próxima vez que las busque directamente.

Cuando haya especificado los criterios de búsqueda, haga clic en Buscar.

Resultados de búsqueda

Si el modo de búsqueda es estático, el número de resultados mostrados se ve limitado por el valor Máx. resultados. Si el modo de búsqueda es dinámico, los resultados devueltos no están sujetos al valor Máx. resultados. Para obtener más información acerca de Máx. resultados y Modo de búsqueda, consulte Personalización de la página de búsqueda.

Los resultados de la búsqueda incluyen el nombre de la entidad y todos los valores de propiedades que haya especificado en los criterios de búsqueda. Si una propiedad como Marcas suplementarias tiene diversos valores, aparece el enlace Mostrar detalles en esa columna. Si hace clic en este enlace, aparecen todos los valores de esa propiedad. Puede efectuar las operaciones siguientes en los resultados de búsqueda:
  • Generar una versión imprimible.
  • Seleccionar diversas entidades y hacer clic en Acciones de multiselección para elegir una acción que aplicar a las entidades seleccionadas.
  • Ver la página de información de la entidad, haciendo clic en el icono Obtener información.
  • Examinar los resultados haciendo clic en un número de página o en Siguiente.
    Importante: El valor Tamaño de página de vista de lista (Configuración general en Application Engine o Preferencias de usuario en Workplace XT) determina el número de entidades que Resultados de búsqueda muestra en cada página. Si hay 100 entidades en los resultados de búsqueda y el valor de Tamaño de página de vista de lista es 20, los resultados de búsqueda estarán formados por 5 páginas de 20 entidades.
  • Ordenar los resultados haciendo clic en una columna. En función de cómo defina los valores predeterminados de búsqueda, puede renovar dinámicamente la búsqueda y ordenar los resultados. Para obtener más detalles, consulte la descripción del campo Modo de búsqueda en Personalización de la página de búsqueda.
  • Ordenar los resultados por relevancia, haciendo clic en la columna Clasificación.
  • Ver todos los valores de propiedades de varios valores. Para obtener más detalles, consulte la descripción del campo Propiedad multivalor en Personalización de la página de búsqueda.

Si hace clic en el icono Obtener información Obtener información de una subcategoría y no tiene permisos de acceso a la categoría principal, IBM Enterprise Records muestra un error.

Errores en la búsqueda

Si la jerarquía del plan de archivos contiene un gran número de registros, así como categorías de registros y carpetas de registros, la función de búsqueda puede provocar errores, incluidos los de tiempo de espera superado. Para conocer las configuraciones que puede modificar para eliminar estos errores, consulte el apartado IBM FileNet P8 Troubleshooting Guide.



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Última actualización: Agosto de 2011


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