有些情況下您需要暫停一或多個實體的一般處置排程以確保它們在核准的保留期之外的可用性。這些情況的範例包括訴訟案件或調查,在此期間無論記錄的處置排程如何,您都無法處理它們。在這些情況下,您可以將記錄或保留記錄的儲存器置於處理保留狀態。隨後,當您要恢復處理動作時可以移除處置暫存區。
- 您可以將記錄種類、記錄資料夾、磁區或記錄置於處理保留狀態,且可以在中斷日期前或中斷日期後的任何階段置於暫存區。當儲存器置於暫存區時,暫存區將套用到儲存器中的所有實體。暫存區仍然有效的情況下,系統將不會啟動該實體適用的處理動作所附加的工作流程。換而言之,即相關聯的處置排程變為暫時無效。同時,任何人都無法手動刪除處於暫存狀態的任何實體。
- 您可以將一個實體置於多個處理保留狀態。根據您指定的條件,暫存區可以手動或有條件地放置。若為條件暫存區,清理程序會尋找符合準則的實體,並自動置於暫存區。 有條件的暫存區將動態地套用。可以在任何時間新增滿足暫存區標準的實體,且在下次排程的暫存區清理期間這些實體將置於該暫存區。
- 當您將實體置於暫存區時,您將需要指定使用哪個處置暫存區。因此,您必須首先透過將處置暫存區新增到系統來將其配置。暫存區可以是在作用中或非作用中的。僅能將在作用中的暫存區置於實體上。