Empfangsbestätigungen dienen im Allgemeinen der Feststellung, welche Benutzer sich im Besitz eines Exemplars einer klassifizierten Akte befinden. Es ist allerdings auch möglich, Empfangsbestätigungen für nicht klassifizierte Akten auszustellen. Obwohl eine Empfangsbestätigung angibt, wo sich ein klassifiziertes Dokument gerade befindet, ist die Bestätigung selbst üblicherweise nicht klassifiziert.
Papiergebundene Empfangsbestätigungen können als physische Akten deklariert werden. Weitere Informationen hierzu finden Sie in Deklarieren eines physischen Schriftstücks. Die Empfangsbestätigung kann gescannt und resultierende Bild als elektronische Akte deklariert werden. Sie können aber auch ein elektronisches Dokument erstellen und dieses als Akte deklarieren. Informationen zum Deklarieren einer Quittung als klassifiziertes Schriftstück finden Sie in Deklarieren eines klassifizierten Schriftstücks.
Beim Deklarieren einer Empfangsbestätigung als Akte wird sie mit der Akte verbunden, die durch die Empfangsbestätigung überwacht werden soll.
So deklarieren Sie eine Quittung als Schriftstück:
- Gehen Sie zunächst wie bei der Deklaration eines beliebigen Dokuments vor.
- Klicken Sie im Schritt "Eigenschaften festlegen" auf "ReceiptOf".
- Wählen Sie die klassifizierte Akte, die überwacht werden soll.
- Schließen Sie die Deklaration wie gewohnt ab.
Nachdem Sie eine Quittung als Schriftstück deklariert haben, zeigt die Ansicht Eigenschaften der Quittung den Namen des Schriftstücks, das sie verfolgt, im Feld Quittung von (ReceiptOf) an.
Beachten Sie, dass Sie die Zuordnung durch Klicken auf "ReceiptOf" ändern oder durch Klicken auf "Leeren" löschen können.
In der Detailansicht eines Schriftstücks enthält der Bereich Zusätzliche Schriftstückdetails das Feld Quittungsstatus (Receipt Status), das Folgendes anzeigt:
- Kein - Das Schriftstück wurde nicht als Quittung eines anderen Schriftstücks deklariert.
- Angehängt (Attached) - Der Status des Schriftstücks, dem die Quittung beigefügt ist, wurde nicht geändert; die Quittung ist noch an das überwachte Schriftstück angehängt.
- Übergeordnetes Element übertragen (Parent Transferred) - Das zugehörige Schriftstück wurde über den normalen Aussonderungsprozess übertragen.
- Übergeordnetes Element vernichtet (Parent Destroyed) - Das zugehörige Schriftstück wurde über den normalen Aussonderungsprozess vernichtet.
- Übergeordnetes Element deklassifiziert (Parent Declassified) - Ein berechtigter Benutzer hat das zugehörige Schriftstück deklassifiziert. Beachten Sie dazu den dritten Hinweis unten.
- Übergeordnetes Element herabgestuft (Parent Downgraded) - Ein berechtigter Benutzer hat das zugehörige Schriftstück herabgestuft. Beachten Sie dazu den dritten Hinweis unten.
- Übergeordnetes Element gelöscht (Parent Deleted) - Das zugehörige Schriftstück wurde manuell gelöscht.
Der Begriff "übergeordnetes Element" bezieht sich auf das Schriftstück, das der Quittung zugeordnet ist, nicht auf einen Ordner.
Achtung: Das Feld
Quittungsstatus (Receipt Status) zeigt "Kein" an, wenn ein Schriftstück keine Quittung ist. Die Ansicht "Eigenschaften" einer klassifizierten Akte enthält die Namen der angehängten Empfangsbestätigungen (falls vorhanden). Das Feld
Quittungsstatus (Receipt Status) eines klassifizierten Schriftstücks zeigt "Kein" an, da ein Schriftstück mit angehängten Quittungen nicht die Quittung eines weiteren Schriftstücks sein kann. Eine Akte kann mehrere Empfangsbestätigungen aufweisen, eine Empfangsbestätigung kann aber nur an eine Akte angehängt werden.
- Es ist nicht möglich, eine an eine aktive klassifizierte Akte angehängte Empfangsbestätigung zu löschen.
- Beim Herabstufen oder Aufheben der Klassifikation einer Akte wird die Verknüpfung mit der Empfangsbestätigung gelöscht. Wenn die Akte weiter überwacht werden soll, müssen Sie eine Empfangsbestätigung für die herabgestufte oder deklassifizierte Akte als neue Akte deklarieren.