IBM Enterprise Records, 版本 5.1.+            

IBM Enterprise Records 配置概觀

您必須完成數個作業來設定 IBM® Enterprise Records 環境

如果要設定 IBM Enterprise Records 環境,請完成下列配置作業。

建立 ROS 文件類別

您必須為將要宣告為記錄的文件建立文件類別。

配置預設檔案計劃

不論任何時候,IBM Enterprise Records 應用程式都只會顯示一個檔案計劃階層。

配置處置清理

IBM Enterprise Records 安裝與配置程序中,管理者會配置「處置清理」程序。但是,為了確保將其正確設定,請審查處置清理配置。比方說,如果您的網站不使用記錄類型,請確認「根據記錄類型執行」已設定為 False

如需相關資訊,請參閱配置處置清理

配置記錄類型

記錄類型提供一種將記錄與處置排程(不同於目前與記錄的母項記錄種類或記錄資料夾相關聯的處置排程)相關聯的方法。 如果您的 IBM Enterprise Records 解決方案使用記錄類型,請務必將「根據記錄類型執行」設為 True,以配置「處置清理」來執行記錄類型處理程序。

配置保留 meta 資料選項

當具有適當存取權的使用者刪除 IBM Enterprise Records 實體時,會將它從物件儲存庫中永久移除。但是,您可以配置該選項為刪除的記錄種類、記錄資料夾、磁區和記錄在檔案計劃層級保留 meta 資料。 如果管理者啟用保留 meta 資料選項,先前提及的實體會保留在物件儲存庫中(標示為已刪除),但在 IBM Enterprise Records 應用程式中已無法看到它們。 為了保留歷程記錄,您可以定期將這些已刪除的實體及其所有 meta 資料匯出到 XML 檔案,然後將這些實體從物件儲存庫中永久刪除。 如需配置這個選項的相關資訊,請參閱配置保留 meta 資料

配置記錄的自動宣告

您可以將 IBM Enterprise Records 配置成在使用者完成特定作業(如建立文件)時,自動將文件宣告為記錄。配置自動宣告:

配置屬性同步

無論何時在文件或記錄上發生屬性更新,您都可以配置屬性同步,以自動將從文件到其相關聯的記錄(反之亦然)的屬性值同步。 如需相關資訊,請參閱配置內容同步化

設定工作流程批次大小

依預設,IBM Enterprise Records 最多會將 10 個工作項目儲存在一個工作流程批次中,以便進行處置前的審查或核准,但您可以透過配置設定來變更儲存的數目上限。 如需相關資訊,請參閱配置工作流程批次大小

配置要求記錄資料夾工作流程

IBM Enterprise Records 包含「建立記錄資料夾」工作流程,供使用者向記錄管理員送出建立記錄資料夾的要求。一般而言,許多使用者都沒有足以建立記錄資料夾的權限。 如果要使該工作流程對使用者可用,您必須配置「要求記錄資料夾」網站喜好設定。 在 IBM Enterprise Records 安裝與配置期間,可能已經設定這個喜好設定。 如需使用這個工作流程的相關資訊,請參閱利用工作流程建立記錄資料夾

如需有關如何設定網站喜好設定的指示,請參閱設定「要求記錄資料夾」網站喜好

設定「可編輯鏈結」網站喜好設定

IBM Enterprise Records 包含可讓使用者鏈結相關記錄和資料夾的鏈結。如果要在 IBM Enterprise Records 中建立和維護鏈結,您必須利用 Workplace 來設定「可編輯鏈結類別」網站喜好設定。 如需 IBM Enterprise Records 鏈結的相關資訊,請參閱鏈結

如需有關如何設定網站喜好設定的指示,請參閱設定鏈結類別網站喜好設定

配置符合特定事件

IBM Enterprise Records 包括數個 PRO 或 DoD 標準事件,例如設定 meta 資料的事件。配置這些事件是可選的,因為處理這些事件可能影響效能。

配置 CFS-IS 文件

如果您的 IBM Enterprise Records 解決方案包括使用選用的 內容聯合服務 for Image Services (CFS-IS) 功能,請協同 IBM FileNet Image Services 系統管理者來確保已適當設定 Image Services 文件修改和刪除作業的 Image Services 安全,以及確保已適當設定 IS 文件類別保留參數,以使宣告為記錄的 IS 文件不會因為 IS 保留設定而遭到刪除。如需相關資訊,請參閱持續性維護和管理作業

配置受保護的儲存裝置

如果您的 IBM Enterprise Records 解決方案包含使用受保護的儲存裝置,例如 EMC Centera、NetApp SnapLock、Tivoli® Storage Manager 及其他,那麼很重要的一點是,IBM Enterprise Records 保留設定絕對不能與儲存裝置所可能配置的保留設定衝突。因此,請關閉儲存裝置的保留功能,而讓 IBM Enterprise Records 來控制保留。


意見

前次更新: 2011 年 8 月


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