IBM Enterprise Records, Versió 5.1.+            

Registres

Un registre és una referència a informació i proporciona metadades per gestionar la informació. Un registre pot heretar del contenidor on s'ha creat el registre. Per exemple, el registre pot heretar la planificació de disposició del contenidor pare. Els registres poden ser electrònics o físics. Tant els registres electrònics com els físics es poden catalogar com a vitals i marcar com a registres permanents. El capítol 4 del model de dades DoD permet la declaració de registres con una classificació de seguretat que inclou màxima confidencialitat, secret, confidencial o desclassificat. El model de dades PRO permet la classificació de registres com de màxima confidencialitat, secrets, confidencials, restringits o desclassificats.

Els models de dades base i DoD permeten la declaració de registres en categories de registres, carpetes de registres i volums. El model de dades PRO permet la declaració de registres a carpetes de registres i volums.

Atenció: Si actualitzeu un registre desclassificat a una classificació de nivell més alt com confidencial, secret o màxima confidencialitat, és possible que faltin moltes de les propietats necessàries per al registre que s'acaba d'actualitzar. Per assegurar-vos que heu assignat les propietats correctes al registre, aneu a la pàgina d'informació del registre, feu clic a Classificació de seguretat, completeu totes les propietats "necessàries" que falten per a la classificació d'aquest registre i feu clic a Aplica.

Registres electrònics

Un registre electrònic apunta a un document electrònic, com ara un document del Content Engine (CE) o un missatge de correu electrònic. Podeu crear, per als documents del Content Engine, un registre independent per a cada versió d'un document o un registre individual per a una recopilació de versions d'un document. Podeu emmagatzemar els registres electrònics tant a carpetes electròniques com híbrides.

La supressió o disposició d'un registre el suprimeix nous de la versió del document a la qual apunta aquest registre. Si només hi ha una versió del document, se suprimeix tota la cadena de versions del document. Per exemple, si un document té diverses versions i es declara una versió com a registre, l'única versió que es declara com a registre se suprimeix amb el registre. Qualsevol altra versió que no es declari com a registre o que es declari amb un altre registre, no se suprimeix.

Registres físics

Un registre físic, que de vegades s'anomena marcador, són metadades sobre un document físic o un altre objecte, com ara registres impresos, cintes o microfilms. Podeu emmagatzemar registres físics a qualsevol tipus de carpeta de registres. Tot i això, llevat de les carpetes electròniques, un registre físic es pot declarar només en un contenidor (una carpeta híbrida, una carpeta física o una caixa). Quan un registre físic s'ha declarat en una carpeta híbrida, una carpeta física o una caixa, no es pot arxivar el registre en un altre contenidor, si no és que el contenidor és una carpeta electrònica. Aquesta restricció modela l'emmagatzematge físic del registre. Per exemple, si teniu una cinta de còpia de seguretat, només podeu emmagatzemar físicament la cinta en una caixa.

Consulteu Entitats físiques per obtenir més informació sobre la gestió de registres físics.

Registres classificats

Als models de dades Classificats DoD, els registres es classifiquen com de màxima confidencialitat, secrets, confidencials o desclassificats. Un usuari pot accedir només als registres corresponents al seu nivell d'autorització de seguretat. Per obtenir més informació sobre la declaració de registres classificats, consulteu:

Registres vitals

Els registres vitals són registres d'agència imprescindibles necessaris per complir les responsabilitats operatives durant una emergència o un desastre. Per garantir les revisions periòdiques d'aquests registres, marqueu una categoria de registres, una carpeta de registres o un volum com a vital i tots els registres creats en aquests contenidors es classificaran automàticament com a vitals.

Quan marqueu un contenidor com a vital, seleccioneu la incidència recurrent que activi la revisió o l'actualització periòdica dels registres vitals i l'acció que es llança quan es produeix la incidència de revisió. Sempre que tingui lloc la incidència de revisió recurrent, es llançarà el flux de treball de revisió dels registres vitals associat amb la incidència. Per obtenir-ne més informació, consulteu Definició dels registres vitals.

L'IBM Enterprise Records inclou un informe, Registres vitals pendents de disposició, que mostra els registres electrònics vitals pendents de disposició en un període específic. Per obtenir més informació sobre els informes, consulteu Generació d'informes.

Registres permanents

Un registre permanent és un registre que té prou valor perquè l'organització l'hagi de conservar més enllà del temps que cal habitualment. Podeu marcar un registre com a permanent definint el valor de la seva propietat Indicador de registre permanent com a Cert. Per defecte, aquesta propietat no es mostra a l'IBM Enterprise Records per a l'assistent de declaració d'instal·lació. Quan es crea una categoria o una carpeta, la propietat Indicador de registre permanent per defecte no apareix. Si no voleu que la propietat aparegui en aquests casos, canvieu la propietat a Oculta amb l'Enterprise Manager. Per obtenir informació sobre la visualització de la propietat Indicador de registre permanent al Content Engine, consulteu Personalització de la visualització de propietats.

La propietat Indicador de registre permanent no té cap comportament associat. La propietat només és informativa i, encara que Indicador de registre permanent es defineixi com a Cert, el registre encara es pot suprimir.



Comentaris

Darrera actualització: Agost de 2011


© Copyright IBM Corp. 2011.
Aquest Information Center està basat en tecnologia Eclipse. (http://www.eclipse.org)