IBM Enterprise Records, wersja 5.1.+            

Akta

Akta stanowią odniesienie do informacji i udostępniają metadane przeznaczone do zarządzania tymi informacjami. Akta mogą dziedziczyć z kontenera, w którym utworzono akta. Na przykład: akta mogą dziedziczyć harmonogram rozporządzenia kontenera nadrzędnego. Akta mogą być elektroniczne lub fizyczne. Akta elektroniczne i fizyczne mogą być katalogowane jako istotne i oznaczone jako trwałe. Model danych DoD (rozdział 4) umożliwia deklarowanie akt z wykorzystaniem klasyfikacji zabezpieczeń, takich jak Ściśle tajne, Tajne, Poufne lub Niesklasyfikowane. Model danych PRO umożliwia sklasyfikowanie akt jako Ściśle tajne, Tajne, Poufne, Ograniczone lub Niesklasyfikowane.

Modele danych Base i DoD umożliwiają deklarowanie akt w kategoriach akt, folderach akt i woluminach. Model danych PRO umożliwia deklarowanie akt w folderach akt i woluminach.

Ostrzeżenie: Jeśli klasyfikacja akt Niesklasyfikowane zostanie zmieniona na wyższy poziom, np. Poufne, Tajne lub Ściśle tajne, wówczas może zabraknąć wielu wymaganych właściwości dla akt, których poziom klasyfikacji został zmieniony. Aby upewnić się, że do akt przypisano odpowiednie właściwości, należy przejść do strony informacji o aktach, kliknąć opcję Klasyfikacja zabezpieczeń, wypełnić wszystkie "wymagane" właściwości dla danej klasyfikacji akt, a następnie kliknąć opcję Zastosuj.

Akta elektroniczne

Akta elektroniczne wskazują na dokumenty elektroniczne, takie jak dokument Content Engine (CE) lub wiadomość e-mail. W przypadku dokumentów Content Engine można utworzyć osobne akta dla każdej wersji dokumentu lub pojedynczy akt dla kolekcji wersji dokumentu. Akta elektroniczne można zapisywać w folderach elektronicznych i hybrydowych.

Usunięcie lub rozporządzenie akt powoduje usunięcie tylko tej wersji dokumentu, na którą wskazują akta. Jeśli istnieje tylko jedna wersja dokumentu, wówczas zostanie usunięta cała seria wersja dokumentu. Na przykład: jeśli istnieje wiele wersji dokumentu i jedna z tych wersji została zadeklarowana jako akta, wówczas z akt usuwana jest tylko wersja zadeklarowana jako akta. Wszelkie pozostałe wersje, które nie są zadeklarowane jako akta, lub które zostały zadeklarowane za pomocą innych akt, nie są usuwane.

Akta fizyczne

Akta fizyczne, czasami określane jako znaczniki, to metadane dotyczące dokumentu fizycznego lub innego obiektu, takiego jak akta papierowe, taśmy lub mikrofilmy. Akta fizyczne można przechowywać w dowolnym folderze akt. Akta fizyczne - co odróżnia je od akt elektronicznych - można zadeklarować jako jeden kontener (folder hybrydowy, folder fizyczny lub pudełko). Po zadeklarowaniu akt w folderze hybrydowym, folderze fizycznym lub pudełku nie można umieścić folderu w innym kontenerze, chyba że ten kontener jest folderem elektronicznym. To ograniczenie modeluje fizyczną pamięć masową dla akt. Na przykład: jeśli istnieje pojedyncza taśma kopii zapasowej, wówczas fizyczne taśmę można przechowywać taśmę tylko w jednym pakunku.

Dodatkowe informacje na temat zarządzania aktami fizycznymi zawiera sekcja Obiekty fizyczne.

Akta sklasyfikowane

W modelach danych z klasyfikacją DoD akta są sklasyfikowane jako Ściśle tajne, Tajne, Poufne lub Niesklasyfikowane. Użytkownik może uzyskać dostęp tylko do tych akt, które odpowiadają jego poziomowi uprawnień. Więcej informacji na temat deklarowania sklasyfikowanych akt zawierają sekcje:

Akta istotne

Akta istotne są aktami agencji niezbędnymi do spełniania obowiązków operacyjnych podczas sytuacji awaryjnej lub katastrofy. W celu zapewnienia okresowych przeglądów tych akt należy oznaczyć kategorię akt, folder akt lub wolumin jako istotny - wówczas wszystkie akta utworzone w tych kontenerach będą automatycznie sklasyfikowane jako istotne.

Jeśli kontener zostanie oznaczony jako istotny, wówczas należy wybrać zdarzenie okresowe, które będzie wywoływać przegląd okresowy lub aktualizację okresową akt istotnych, a także czynność, która będzie uruchamiana po wystąpieniu zdarzenia przeglądu. Przy każdej okazji wystąpienia cyklicznego zdarzenia przeglądania uruchamiany jest przepływ pracy przeglądu akt istotnych, który jest powiązany z tym zdarzeniem. Więcej informacji zawiera sekcja Ustawianie akt istotnych.

IBM Enterprise Records zawiera raport Akta istotne do rozporządzenia, w którym widoczne są elektroniczne akta istotne gotowe do rozporządzenia w konkretnym okresie. Więcej informacji na temat raportów zawiera sekcja Generowanie raportów.

Akta trwałe

Akta trwałe to akta zawierające o wystarczającej wartości, które muszą zostać zachowane przez organizację przez czas dłuższy niż normalnie wymagany. Akta można oznaczyć jako trwałe, ustawiając właściwość Trwały indykator akt na wartość Prawda. Domyślnie ta właściwość nie jest wyświetlana w produkcie IBM Enterprise Records dla kreatora deklarowania instalacji. Podczas tworzenia kategorii lub folderu właściwość Trwały indykator akt jest wyświetlana domyślnie. Jeśli nie jest wymagane wyświetlanie właściwości w takich przypadkach, wówczas właściwość należy zmienić na ukryte za pomocą Enterprise Manager. Informacje na temat wyświetlania właściwości Trwały indykator akt w produkcie Content Engine zawiera sekcja Dostosowywanie wyświetlania właściwości.

Z właściwością Trwały indykator akt nie jest powiązane żadne działanie. Ta właściwość ma charakter wyłącznie informacyjny i ustawienie właściwości Trwały indykator akt na wartość Prawda nie zapobiega usuwaniu akt.



Opinia

Ostatnia aktualizacja: sierpień 2011


© Copyright IBM Corp. 2011.
To Centrum informacyjne jest oparte na technologii Eclipse. (http://www.eclipse.org)