W celu zarządzania aktami wymagane jest ograniczenie praw dostępu do niektórych dokumentów tylko dla użytkowników posiadających odpowiedni poziom uprawnień. Implementacje modelu danych PRO i sklasyfikowanego modelu danych DoD w produkcie IBM® Enterprise Records umożliwiają przypisywanie poziomów zabezpieczeń, które są również określane jako oznaczenia.
W modelu danych PRO należy wybrać kategorię zabezpieczeń w kroku Ustaw właściwości podczas dodawania kategorii lub folderu oraz podczas deklarowania akt. Kategorię zabezpieczeń można zmienić później, przeprowadzając edycję informacji o właściwościach obiektu.
W sklasyfikowanym modelu danych DoD klasyfikowanie zabezpieczeń jest osobnym krokiem w procesie deklarowania. W przypadku sklasyfikowanych akt DoD użytkownicy wybierają podręcznik klasyfikacji zabezpieczeń, który ustawia właściwości klasyfikacji. Klasyfikację można zmienić później za pomocą czynności Aktualizuj, Przejście na starszą wersję i Anuluj klasyfikację.
Więcej informacji na temat deklarowania sklasyfikowanych akt DoD zawiera sekcja:
Informacje nt., tworzenia podręczników klasyfikacji zawiera sekcja Tworzenie podręczników klasyfikowania zabezpieczeń i zarządzanie nimi.
W instalacji PRO dostępne są następujące kategorie zabezpieczeń:
W instalacji DoD dostępna jest następująca klasyfikacja zabezpieczeń:
W przypadku modelu danych PRO do administratora akt domyślnie przypisana jest kategoria zabezpieczeń Ściśle tajne (a klasyfikacje Tajne, Poufne i Ograniczone dziedziczą to ustawienie), a do wszystkich użytkowników przypisana jest wartość Niesklasyfikowane.
W modelu danych sklasyfikowanych DoD do poziomów klasyfikacji Ściśle tajne, Tajne i Poufne nie są przypisani żadni użytkownicy. Użytkownicy uwierzytelnieni są przypisani do poziomu Niesklasyfikowane.