Beim Erstellen eines Aktenplans in IBM® Enterprise Records müssen Sie mehrere Punkte hinsichtlich der Zugriffsberechtigungen, Benennungsmuster, Datenträgernamen, Workflows, Aktionen, Ereignisse, Daten, Aussonderungszeitpläne, der Klassen- und Eigenschaftsanpassung und dem Hinzufügen von Positionen, Aktenplänen und Ordnern beachten.
Im Folgenden sind Links zu anderen Themen aufgelistet, die ausführlichere Informationen enthalten.
Die Aufgaben sind in der Reihenfolge aufgelistet, in der sie im Allgemeinen durchgeführt werden sollten. Sie müssen z. B. einige Aufgaben wie das Hinzufügen von Aktionen und Ereignissen durchführen, bevor Sie andere Aufgaben wie das Definieren von Aussonderungszeitplänen durchführen können.
- Überprüfen Sie die erforderlichen Sicherheitsberechtigungen für die Aktenverwaltung (möglicherweise müssen Änderungen vorgenommen werden). Eine Anpassung der Standardsicherheitseinstellungen im Nachhinein ist relativ schwierig. Im Allgemeinen sollten Sicherheitseinstellungen Gruppen - und nicht einzelnen Benutzern - zugewiesen werden, weil dies die Wartung und Pflege des Systems erleichtert. Weitere Informationen finden Sie in FileNet P8-Zugriffsberechtigungen.
- Optional können Sie ein Benennungsmuster hinzufügen. Dieses definiert die Benennungsmusterregeln für unterschiedliche Entitäten wie Schriftstückkategorien und -ordner, die unter einem Aktenplan erstellt werden. Definieren Sie diese Regeln und verbinden Sie das Benennungsmuster dann mit dem Aktenplan, bevor Sie die Einheiten hinzufügen, für die diese Regeln gelten sollen.
- Auf Wunsch können Sie auch die Konfiguration des Namensuffixes für den Band ändern. Dies ist ein Inkrement, das jedes Mal hinzugefügt wird. Standardmäßig hat das Suffix den Wert "00000". Nehmen Sie diese Konfiguration vor, ehe Sie Akten hinzufügen, weil bei jedem Hinzufügen eines Aktenordnertyps (mit Ausnahme einer Box) ein Band eingerichtet wird. Weitere Informationen finden Sie in Konfigurieren des Datenträgernamenssuffixes.
- Sie können optional neue Aussonderungsworkflows erstellen oder bestehende Aussonderungsworkflows anpassen und diese an den Process Engine-Server übertragen.
Mit Aktionen verbundene Workflows müssen verfügbar sein, ehe Sie die damit verbundenen Aktionen erstellen. Weitere Informationen finden Sie in Erstellen und Ändern von Workflows.
- Fügen Sie die Dispositionsaktionen hinzu: etwas Vernichten oder in den Speicherraum verschieben. Aktionen müssen hinzugefügt werden, bevor Dispositionszeitpläne definiert werden. Wenn Sie Schriftstückcontainer oder Schriftstückordner als notwendige Container markieren wollen (d. h. die Schriftstücke, die sie enthalten, sind notwendige Schriftstücke, die einer regelmäßigen Überprüfung bedürfen), müssen Sie unbedingt mindestens eine Aktion des Typs Notwendige Prüfaktion hinzufügen. Obwohl dies nicht obligatorisch ist, können Sie einen Container bei seiner Erstellung als "Notwendig" markieren. Dazu müssen Sie die Notwendige Prüfaktion und das wiederkehrende Ereignis angeben.
Weitere Informationen finden Sie in Hinzufügen einer Aktion.
- Geben Sie Ereignisse ein, d. h. das Auftreten bestimmter Bedingungen (etwa das Ende des Finanzjahrs), auf deren Grundlage vom System bestimmte Aktionen ausgelöst werden. Ereignisse müssen hinzugefügt werden, bevor Dispositionszeitpläne definiert werden. Wenn Sie Akten-Container oder Aktenordner als kritische Container markieren wollen, müssen Sie ein oder mehr wiederkehrende Ereignisse hinzufügen. Weitere Informationen finden Sie in Ereignisauslöser.
- Fügen Sie auf Wunsch vordefinierte Daten hinzu. Das sind Daten (in der Regel einmalige Ereignisse), aufgrund derer das System bestimmte Aktionen auslöst. Vordefinierte Daten müssen hinzugefügt werden, bevor Dispositionszeitpläne definiert werden. Weitere Informationen finden Sie in Hinzufügen eines vordefinierten Datums.
- Definieren Sie Aussonderungszeitpläne. Obwohl dies nicht obligatorisch ist, so können Sie eine Einheit doch gleich bei ihrer Erstellung mit einem Dispositionszeitplan verbinden. Wenn Ihre IBM Enterprise Records-Lösung die Verwendung von Schriftstücktypen einschließt, müssen Sie einen Aussonderungszeitplan definieren, bevor Sie den zugehörigen Schriftstücktyp erstellen können. Weitere Informationen finden Sie in Definieren eines Aussonderungszeitplans.
- Fügen Sie wahlweise Aktentypen hinzu, die die Möglichkeit bieten, eine Akte mit einem Dispositionszeitplan zu verbinden, der verschieden von dem momentan mit der übergeordneten Aktenkategorie oder dem Aktenordner verbundenen Zeitplan ist. Weitere Informationen finden Sie in Hinzufügen, Ändern oder Löschen eines Schriftstücktyps.
- Optional können Sie eine Anpassung von Klassen oder Eigenschaften vornehmen, beispielsweise das Unterteilen der IBM Enterprise Records-Klassen in Unterklassen, das Hinzufügen von Eigenschaften zu Klassen und das Anpassen der Anzeige der Eigenschaften auf der Benutzeroberfläche. Weitere Informationen finden Sie in Erstellen von Unterklassen, Hinzufügen von Eigenschaften zu Klassen und Anpassen der Anzeige von Eigenschaften.
- Wenn Ihre IBM Enterprise Records-Lösung die Verwaltung physischer Schriftstücke einschließt, müssen Sie Standorte hinzufügen. Beim Hinzufügen einer physischen Einheit ist stets der Standort anzugeben. Weitere Informationen finden Sie in Hinzufügen eines Ablageorts.
- Fügen Sie Ihren Aktenplan hinzu. Weitere Informationen finden Sie in Hinzufügen eines Aktenplans.
- Erstellen Sie Ihre Aktenplanhierarchie. Weitere Informationen finden Sie in Hinzufügen einer Schriftstückkategorie und Hinzufügen eines Schriftstückordners.
- Nach dem Erstellen Ihres Aktenplans sollten Sie die bestehenden IBM Enterprise Records-Konfigurationseinstellungen überprüfen und einige zusätzliche Konfigurationsaufgaben durchführen. Eine Zusammenfassung finden Sie in Überblick über die IBM Enterprise Records-Konfiguration.
- Informationen zum Migrieren eines Aktenplans von einem Objektspeicher in einen anderen (z. B. um einen Aktenplan aus einer Entwicklungs- oder Testumgebung in eine Fertigungsumgebung zu verschieben) finden Sie in Verwenden des Aktenplan-Import-/Exporttools.