IBM Enterprise Records, 版本 5.1.+            

聲明記錄

您可以利用 Application EngineWorkplace XTIBM® Enterprise Records、Application Integration 或自動方式來宣告記錄。

您可以用多個方法宣告記錄,例如透過:

對於 Base 或 DoD 安裝,您可以在磁區、記錄資料夾或記錄種類中宣告記錄;對於 PRO 安裝,您可以在記錄資料夾或磁區中宣告記錄。如果要宣告記錄,您需要確定您要在其中宣告記錄的實體為開啟狀態。

如果您在某個記錄資料夾中宣告記錄,則該記錄將會自動指派給存在於此資料夾中的作用中的磁區。最後建立的磁區始終是作用中的磁區,除非將其關閉。如果您需要在一個關閉的磁區中宣告記錄,請重新開啟此磁區並手動選取重新開啟的磁區。

重要: 您可以建立項目範本來協助宣告記錄。IBM Enterprise Records 包含一個用來宣告電子郵件記錄的範例項目範本。您可以使用此範本從 Application Engine 宣告電子郵件記錄。(如需匯入範例電子郵件宣告範本的相關資訊,請參閱 IBM Enterprise Records 軟體套件的 Readme 檔。) IBM Enterprise Records 也包含一個用來宣告記錄的範例工作流程。此工作流程向軟體開發專家演示了如何使用 API 和工作流程宣告文件。 如需相關資訊,請參閱《IBM Enterprise Records 安裝和升級手冊》中的「安裝範例工作流程」。

將文件宣告為記錄

如果將文件宣告為記錄,並且此文件具有多個版本,則對於如何為文件系列建立記錄,您可有數種選擇。不過,請注意,您最多只能將十六個文件版本宣告為單一記錄。

限制: 記錄使用者將文件宣告為記錄之後,其他不是記錄使用者(作為最低限度)的使用者,不能再存取此文件的資訊頁面。此限制是設計好的。

為了加速宣告記錄的程序,「宣告為記錄」精靈和「宣告為記錄」項目範本,均支援將內容值從文件自動對映到記錄。將文件宣告為記錄時,會將文件類別屬性符號名稱與記錄類別屬性符號名稱進行比較。 如果名稱相符,則文件內容的值會自動指派為相符的記錄內容的值。比方說,如果文件類別具有「顏色」內容,且記錄類別也具有「顏色」內容,則文件內容的值會自動對映至記錄內容。同樣,如果您使用預設電子郵件記錄類別宣告來自 Outlook 的電子郵件訊息,則將自動對映 Subject、To、CC、From、Sent On 和 Received On 的屬性值。

不論項目範本是否顯示「設定記錄內容」步驟,內容對映都會發生。如果選取了多個要宣告的文件版本,屬性對映將根據選取用於宣告動作的文件的最新版本。文件的不同版本可能具有不同的類別和屬性。始終根據文件的最新版本的屬性來對映屬性。

下列規則說明內容對映如何針對文件和記錄類別的常用內容運作:

重要: 內容在不同的物件儲存庫之間可以有別名。任何屬性對映都會考慮從一個物件儲存庫到另一個物件儲存庫的對映屬性的管理員定義的設定。


意見

前次更新: 2011 年 8 月


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