IBM Enterprise Records, Versão 5.1.+            

Utilizar os separadores do IBM Enterprise Records

Estão disponíveis vários separadores na aplicação IBM® Enterprise Records. Cada um destes separadores abre uma página que permite executar diferentes tarefas relacionadas com a gestão de registos.

Procurar

O separador Procurar tem um painel principal que lista entidades existentes dentro da entidade actual. Na coluna mais à esquerda existem caixas de verificação que pode utilizar para seleccionar uma ou mais entidades para processamento. Para seleccionar ou desmarcar todas as entidades na lista, seleccione a caixa de verificação na linha do cabeçalho. Existem ícones adicionais à esquerda dos nomes das entidades. O ícone imediatamente à esquerda do nome de uma entidade identifica o tipo de entidade. Faça clique no nome ou no ícone para abrir essa entidade. Podem ser apresentados ícones adicionais que indicam o estado da entidade como, por exemplo, "em espera" ou "retida". Coloque o cursor sobre qualquer ícone para ver uma descrição do significado desse ícone.

Árvore de categorias

Pode apresentar ou ocultar categorias e subcategorias numa estrutura de vista em árvore, à esquerda do painel principal. Faça clique em Mostrar árvore de categorias para apresentar a árvore. Quando a árvore estiver visível, poderá:

Caminho

Por baixo dos separadores, um caminho apresenta a localização actual no plano de ficheiros. Faça clique em qualquer item no caminho para ir para outra localização. No caminho de exemplo que se segue, CSPRO é um plano de ficheiros, Empresa é uma categoria de registo dentro de CSPRO e Benefícios pode ser uma subcategoria ou pasta de registos dentro da categoria de registo Empresa.

Caminho: CSPRO > Empresa > Benefícios

Faça clique em qualquer item no caminho para ir para esse nível no plano de ficheiros.

Todas as entidades têm um ícone Obter informações (ícone de informações) para ver as respectivas páginas de informações, as quais apresentam diversos tipos de metadados associados a essa entidade.

Menu Acções multi-selecção

Utilize o menu Acções multi-selecção para executar a mesma acção em mais de uma entidade em simultâneo. Este procedimento assegura que o conjunto de entidades é actualizado da mesma forma e ao mesmo tempo. O menu está disponível com os resultados da pesquisa, na página Procurar.

Seleccione a caixa de verificação de uma ou mais entidades e, em seguida, faça clique no menu Acções multi-selecção para seleccionar uma acção adequada a todas as entidades seleccionadas. A lista de acções varia em função da quantidade de entidades seleccionada (uma ou mais) e se tiver seleccionado diferentes tipos de entidades. No menu, apenas são apresentadas as acções que podem ser aplicadas a todas as entidades seleccionadas. A maioria dos procedimentos da Ajuda foram escritos para selecções múltiplas. Se estiver a executar uma acção em apenas uma entidade, o método mais rápido consiste em fazer clique com o botão direito do rato no nome da entidade e, em seguida, seleccionar a acção a partir do menu contextual. Pode também utilizar a opção Obter informações para executar acções nas páginas de informações de uma entidade. Este procedimento é útil quando pretender executar mais de uma acção ou necessitar de consultar informações antes de executar uma acção.

Por exemplo, pode seleccionar em simultâneo acções Copiar ou Eliminar para registos. Este procedimento invoca um assistente para essa acção.

Função de filtro

Existem dois motivos que levam à utilização do filtro: reduzir o número de entidades apresentadas numa lista e verificar quais as entidades não apresentadas, dado que existem mais entidades do que as que são apresentadas, tendo em consideração o número máximo de resultados especificado. Se isto acontecer, é apresentada uma mensagem a indicar a existência de mais itens. Tenha em atenção que as entidades devolvidas são as primeiras entidades localizadas pelo Content Engine e que as mesmas poderão não ser apresentadas por uma ordem específica.

Para utilizar o filtro, introduza texto que faça parte dos nomes ou IDs das entidades que pretende apresentar e faça clique em Ir. Todas as entidades que não tenham esse texto serão removidas da lista, libertando espaço para entidades diferentes que contenham o texto especificado. Faça clique em Repor para remover o texto na caixa Filtro e faça clique em Ir para regressar a uma lista não filtrada.

O número máximo de entidades apresentadas numa lista é determinado pelo valor Máx resultados dos objectos e pastas personalizadas, nas preferências do utilizador do Workplace. Aceda à página Pesquisar > Objectos personalizados para ver e repor o valor para registos. O administrador do sítio tem de activar a opção de objectos personalizados, na área Definições gerais, na página Geral das Preferências de sítio. Uma vez que algumas entidades podem conter quer registos quer outros contentores, poderá também especificar o valor Máx resultados para as pastas. Assim, a lista poderia conter um número máximo de itens igual ao número máximo de pastas e registos. Se o máximo de resultados para objectos e pastas personalizadas for 50, poderão ser apresentados até 100 itens na lista: 50 registos e 50 pastas.

Eliminação

Seleccione o separador Eliminação para gerir agendas de eliminação, prazos de retenção e tipos de registos.

Para regressar à página principal de Eliminação quando tiver terminado as tarefas num dos tipos de eliminação, seleccione Eliminação no caminho ou faça novamente clique no separador Eliminação.

Físico

O separador Físico contém ligações específicas para entidades físicas, tais como:

Relatórios

Utilize o separador Relatórios para efectuar uma selecção a partir de uma lista de relatórios que faculta uma vista estatística das diversas actividades do IBM Enterprise Records. Seleccione um tipo de relatório, introduza os critérios de entrada e, em seguida, apresente o relatório gerado. Para obter mais informações, consulte o tópico Gerar relatórios.

Configurar

O separador Configurar contém ligações para criar e gerir os seguintes itens:

 



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Última actualização: Agosto de 2011


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