Uma vez que as entidades físicas não podem ser visualizadas online, é
necessário solicitar que os itens lhe sejam enviados. Este processo, denominado dar
saída, inicia também o fluxo de trabalho PRM (Physical Records Management) que
mantém um registo da localização das entidades em cada passo. Pode dar saída de registos
individuais (um de cada vez) ou de qualquer dos contentores que incluem itens físicos.
O fluxo de trabalho PRM abrange todos o ciclo de reserva, recepção e publicação da entidade
para o utilizador seguinte. O fluxo de trabalho também controla os atrasos na recepção ou
publicação da entidade. Adicionalmente, controla as entidades extraviadas em trânsito ou com o
utilizador actualmente indicado como estando na posse da entidade. O seguimento de uma
entidade no fluxo de trabalho PRM requer que todos os participantes registem de modo
rigoroso a localização da entidade, de forma constante, respondendo às tarefas nas
respectivas caixas de entrada atempadamente.
Pode dar saída de entidades físicas com o
Application Engine, com o
Workplace XT, ou com o
IBM®
Enterprise Records. Se efectuar esta acção a partir do
Workplace, aceda ao FPOS e abra a pasta Records Management.
Em seguida, abra a pasta do plano de ficheiros e aceda ao objecto na localização do plano
de ficheiros adequada.
Para obter informações sobre o estado de saída de uma entidade, seleccione o
respectivo ícone Obter informações e seleccione a página Detalhe. Na secção Físico desta página, pode aceder à localização da entidade, localização inicial
e estado de saída, bem como, o utilizador que deu saída da mesma.
Se a entidade tiver um código de barras, também pode verificar o estado de saída
utilizando a opção Digitalizar itens físicos no separador Físico.
Consulte o tópico Digitalizar uma entidade física. Pode seleccionar o
botão Estado no passo do fluxo de trabalho PRM para obter o estado
através da aplicação do controlador.
Caixas de entrada utilizadas pelo fluxo de trabalho PRM
À medida que a entidade se desloca e os utilizadores recebem e enviam a mesma, são
criados itens de trabalho. Alguns destes itens são apresentados na caixa de entrada do utilizador e alguns são
apresentados nas caixas de entrada públicas. As definições de segurança de utilizador e
de grupo determinam quem pode aceder às caixas de entrada públicas, abrir um passo de
fluxo de trabalho e ver o estado de saída de uma entidade utilizando a opção Digitalizar
itens físicos. O fluxo de trabalho PRM pode preencher as caixas de entrada seguintes com
itens de trabalho.
- PhysicalEntitiesKeeperQueue - Por predefinição, o guardião é definido
como o revisor da localização inicial da entidade e o item de trabalho para publicar uma
entidade é enviado para a caixa de entrada deste utilizador. Se a localização não tiver
um revisor, os itens de trabalho gerados para as entidades nessa localização são enviados
para a caixa de entrada pública PhysicalEntitiesKeeperQueue.
Os utilizadores autorizados a aceder a esta caixa de entrada podem seleccionar itens de
trabalho para publicar as entidades e receber as mesmas quando estas são devolvidas.
- PhysicalEntitiesWaitQueue - Um item de trabalho é incluído nesta fila
para mostrar quem solicitou um item e em que local este deve ser entregue.
Este estado é indicado apenas ao utilizador seguinte que irá receber a entidade. Não há
qualquer interacção com o item de trabalho. Este permanece na caixa de entrada até que o
utilizador que efectuou o pedido indique que o item foi recebido.
- PhysicalEntitiesReserveQueue - Os itens de trabalho gerados por pedidos
de utilizadores adicionais, após o primeiro utilizador na fila, ficam na fila de reserva. Após o utilizador na fila de espera publicar a entidade, o utilizador com a data de reserva
mais antiga será o próximo utilizador a receber a entidade.
- PhysicalEntitiesDeliveryQueue - Se o detentor actual da
entidade seleccionar o serviço de entrega como modo de entrega ao publicar uma
entidade, um item de trabalho é enviado para a caixa de entrada
PhysicalEntitiesDeliveryQueue. Os utilizadores com acesso a esta caixa de
entrada são responsáveis pela entrega da entidade ao utilizador seguinte.
- PhysicalEntitiesFindLostQueue - Se o detentor da entidade
actual responder a um passo de recepção com Não
recebido, ou se o serviço de entrega indicar que uma entidade se
extraviou, um item de trabalho é enviado para a caixa de entrada pública
PhysicalEntitiesFindLostQueue. Os utilizadores autorizados a aceder a esta
caixa de entrada podem fazer clique no item de trabalho e indicar o estado da
entidade. Se o utilizador ou o grupo não conseguirem localizar a entidade e o
estado da entidade for declarado como permanentemente extraviada, os
utilizadores nas caixas de entrada PhysicalEntitiesWaitQueue e
PhysicalEntitiesReserveQueue são notificados que o estado da entidade foi
alterado para Perdido.
Adicionalmente, todos os fluxos de trabalho iniciados para a entidade
extraviada são terminados.
Após uma entidade ser marcada como
permanentemente extraviada, não existe forma de indicar que foi posteriormente
encontrada. Qualquer utilizador que, no futuro, tente dar saída da entidade irá
receber a mensagem que a entidade se extraviou.
Procedimento para dar saída
Dar saída de uma
entidade tem início ao seleccionar
Iniciar / Dar saída
no menu contextual. Em seguida, os itens de trabalho são apresentados nas
caixas de entrada pessoais dos participantes ou os itens de trabalho são
enviados para as caixas de entrada públicas. Quando é dada saída de uma
entidade pela primeira vez, o sistema mostra que o utilizador que efectuou o
pedido deu saída da mesma para a localização especificada. Contudo, o guardião
tem de publicar o item antes que o utilizador que faz o pedido efectivamente o
receba.
- Quando um item já tem saída dada, os restantes utilizadores que efectuaram
um pedido definem uma Data da reserva. A data de reserva é utilizada para
definir prioridades nos vários pedidos. A entidade é enviada para outros
utilizadores com base na data de reserva mais antiga, conforme mostrado pelos
itens de trabalho em PhysicalEntitiesReserveQueue.
O sistema não aguarda pela data de reserva para gerar novos itens de trabalho.
- Se o guardião ou outro detentor de entidades solicitar um serviço de
entrega em vez de uma entrega manual, a fila de entrega recebe um item de
trabalho. O serviço de entrega ou entrega o item ou indica que está
extraviado. Quando o guardião ou o serviço de entrega indica que o item está
entregue, o utilizador que efectuou o pedido recebe um item de trabalho de
recepção. Se o serviço de entrega indicar que o item se extraviou, um
item de trabalho é enviado para a fila de localização de itens perdidos.
- Quando o Utilizador que faz o pedido conclui o item de trabalho recebido
indicando que o item foi recebido, um item de trabalho de publicação substitui o
item de trabalho de recepção na caixa de entrada pessoal. Se o Utilizador que
faz o pedido indicar que o item não foi recebido, é enviado um item de
trabalho para a fila de localização de itens perdidos.
- O grupo de localização de itens perdidos localiza e entrega o item ou indica que este
está permanentemente extraviado. Localizar e entregar o item gera um item de
trabalho de recepção na caixa de entrada do utilizador. Indicar que o
item está extraviado envia mensagens aos participantes afectados
(utilizadores nas filas de espera e de reserva) e todos os itens de
trabalho restantes são terminados. Só deve ser indicado que o item está
permanentemente extraviado se tiver certeza de que o item não será encontrado
posteriormente. Não existe uma forma de, posteriormente, indicar que a
entidade extraviada foi encontrada. Todos os utilizadores que tentem dar saída
da entidade irão receber uma mensagem sobre o estado de extraviado.
- Quando o detentor actual da entidade concluir a utilização do item, o item de
trabalho Publicação é concluído e a entidade é entregue ao utilizador seguinte ou ao
guardião, que, em seguida, conclui o item de trabalho Receber.
- Se tentar dar saída de uma entidade cujo contentor ascendente tem saída dada, será
apresentada uma mensagem e a única opção é fechar a janela do passo iniciar. Pode dar
saída do contentor ascendente, o que irá colocar o utilizador na fila com os restantes
utilizadores em espera, ou pode tentar dar saída da entidade descendente mais tarde.
- De modo idêntico, se tentar dar saída de um contentor quando um ou mais dos
respectivos itens têm saída dada, será apresentada uma mensagem em como existe uma saída
de elemento descendente. Terá de tentar novamente mais tarde.
Iniciar Fluxo de Trabalho
Para dar
saída de um objecto físico:
- No Application Engine,
Workplace XT, ou no
IBM Enterprise
Records, faça clique com o botão
direito do rato no nome da entidade física e seleccione Iniciar /
Dar saída.
- Faça clique em Iniciar sob o nome da subscrição do
fluxo de trabalho que pretende utilizar. Uma subscrição predefinida é
fornecida para cada tipo de entidade física.
- Conclua o passo Iniciar / Dar saída.
- Após concluir o passo Iniciar / Dar saída, feche a
janela que indica as subscrições de fluxo de trabalho.
Os vários
passos do fluxo de trabalho partilham alguns itens comuns.
Tabela 1. Passos do fluxo de trabalhoItens de Passos de fluxo de trabalho |
Descrição |
Instruções |
Na parte superior da janela devem constar instruções para concluir
o passo. Estas são indicadas pelo designer do fluxo de trabalho.
Se as instruções não forem apresentadas, faça clique na seta junto à palavra Instruções. |
Nome da entidade |
Se a entidade for um contentor, pode fazer clique no nome
para abrir o contentor e ver os seus conteúdos. Se a entidade for um único registo
físico, não tem conteúdo, pelo que será apresentada uma mensagem. |
Comentários |
Pode introduzir comentários directamente na caixa
Comentários ou fazer clique no ícone amarelo na parte inferior da caixa de texto, para
visualizar uma janela maior na qual pode escrever ou ler comentários mais extensos sem
ter de percorrer a janela. |
Menu Acção |
Os itens no menu variam conforme o passo.
Consulte as informações abaixo para cada tipo de passo. As instruções na parte superior
da janela do fluxo de trabalho também poderão ajudar a determinar o que seleccionar. |
Localização |
Faça clique em Localização para ver uma lista de localizações. Faça clique em Seleccionar sob a localização onde pretende que a
entidade seja entregue. |
Data da reserva |
Faça clique no ícone de calendário para seleccionar a data
que pretende reservar para a entidade. Se a entidade não tiver saída dada, terá de
seleccionar a data actual. Se a entidade tiver saída dada, pode seleccionar a data actual
ou uma data posterior, mas o sistema não irá necessariamente apresentar a data que
seleccionar. O sistema determina as datas de reservar à medida que a entidade avança de uma localização para outra. |
Coluna de informações |
Passos diferentes podem demonstrar quem estava na posse do
item, onde está localizado, as datas de reserva e de pedido e quem deverá ser o próximo
utilizador a receber o item. |
Botões Aplicar e Fechar |
É possível alterar
informações, Aplicar as mesmas e, em seguida, Fechar a
janela sem executar quaisquer acções adicionais. O item de trabalho permanece na mesma caixa de
entrada. Este procedimento é útil quando pretende declarar que um item está extraviado,
mas que mas que poderá conseguir localizar. Deste modo, não é aplicada a acção mais
permanente que seria criada utilizando o botão Concluir. |
Botão Alterar atribuição |
Este botão abre uma janela onde poderá seleccionar outro
utilizador para executar o passo. Introduza os primeiros caracteres do nome e faça clique
em Pesquisar. Seleccione o utilizador e faça clique em
Continuar. |
Botão Estado |
Abre a aplicação do
controlador. |
Botão Concluir |
O botão Concluir conclui o passo do
fluxo de trabalho e é a opção comum. |
Passo Iniciar
Para concluir o passo Iniciar:
- Faça clique em Localização para seleccionar a
localização em que a entidade deve ser entregue.
- Faça clique no ícone de calendário para definir uma Data da
reserva. Se a entidade não tiver saída dada, tem de seleccionar a data
actual. Se a entidade tiver saída dada, pode seleccionar a data actual ou uma
data posterior. A data de reserva é utilizada para definir prioridades nos
vários pedidos.
- Faça clique em Iniciar para iniciar o fluxo de
trabalho ou em Fechar para fechar a janela sem iniciar.
Passo de receber
Um passo Receber é listado como um
passo de aprovação na caixa de entrada, mas ao abrir o mesmo, o título da
página é
Passo de receber. O passo Receber é apresentado a um
utilizador quando o utilizador anterior (ou o guardião) publica o item e o utilizador é o
próximo a receber o item.
Se ainda não recebeu o mesmo, pode verificar qual o utilizador que irá proceder à entrega, onde
foi identificado pela última vez e como será entregue. Se não receber o item após
aguardar algum tempo, pode indicar que ainda recebeu o mesmo. Tal cria um item de trabalho para a fila de localizar itens perdidos. Se for guardião, irá receber um passo Receber quando o último utilizador publica o item. Para concluir o passo Receber:
- Seleccione a acção adequada. Se tiver recebido a entidade, seleccione
Recebido; caso contrário, seleccione Não
recebido.
- Conclua o passo seleccionando o botão apropriado. Pode consultar as opções
no tópico
Iniciar Fluxo de Trabalho.
Atenção: É possível que não tenha recebido a entidade, devido a um atraso causado pelo
serviço de entrega, ou pelo utilizador que deu saída da entidade. É também
possível que a entidade se tenha extraviado em trânsito. Nesses casos, irá
receber um item de trabalho que apresenta uma mensagem a notificar o estado da
entidade.
Passo de publicação
Um passo de publicação é listado como um
passo de aprovação na caixa de entrada, mas ao abrir o mesmo, o título da
página é
Passo de publicação. O passo de publicação tem de ser
concluído pelo detentor actual da entidade, que pode ser o guardião ou o utilizador que
deu saída do item. O método de entrega, se existem atrasos na entrega ou se o item se
extraviou são informações indicadas pelo utilizador. O item deve ser entregue ao
utilizador que efectuou o pedido na localização de saída. Para concluir o passo de publicação:
- Se adequado, introduza o Tempo de atraso em horas para indicar
o nível de atraso na publicação da entidade.
- Introduza os comentários adequados, como por exemplo, uma explicação
para o atraso.
- Seleccione a opção adequada na lista de acções.
- Entrega manual significa que irá entregar
manualmente a entidade ao próximo utilizador.
- Seleccione Perdido, se não souber onde a entidade se
encontra. Um item de trabalho é enviado para a caixa de entrada pública
PhysicalEntitiesFindLostQueue.
- Seleccione Serviço de entrega se pretender utilizar
um serviço de entrega. Um item de trabalho é enviado para a caixa de entrada
pública PhysicalEntitiesDeliveryQueue.
- Seleccione Atraso se tiver introduzido um tempo de
atraso.
É enviada uma notificação de atraso a todos os utilizadores na fila de espera.
- Conclua o passo seleccionando o botão apropriado. Pode consultar as opções
no tópico
Iniciar Fluxo de Trabalho.
Passo Fila de espera
Quando um
utilizador reserva uma entidade e é o próximo utilizador a receber a mesma, o
item de trabalho na fila de espera apresenta esse nome de utilizador como o
utilizador que efectuou o pedido.
Os utilizadores autorizados a aceder a esta fila podem ver informações, mas não
há qualquer acção a efectuar. Para ver o passo Fila de espera:
- Faça clique no item de trabalho na fila pública PhysicalEntitiesWaitQueue.
- Após rever o item de trabalho, faça clique em
Fechar.
Passo Fila de reserva
A caixa
de entrada pública PhysicalEntitiesReserveQueue contém itens de trabalho para
cada utilizador que aguarda a entrega. Os utilizadores autorizados podem abrir
cada item de trabalho para ver quem solicitou a entidade, as datas de pedido e
as localizações solicitadas. Pode modificar as datas de reserva para alterar as
prioridades dos utilizadores. Para concluir o passo Fila de reserva:
- Faça clique no item de trabalho na caixa de entrada pública
PhysicalEntitiesReserveQueue.
- Em opção, modifique a Data da reserva para alterar a
prioridade dos utilizadores que aguardam o item.
- Faça clique em Aplicar e em
Fechar.
Passo Localizar um item perdido
Quando uma entidade é
declarada como extraviada, o sistema envia um item de trabalho para a caixa de
entrada pública PhysicalEntitiesFindLostQueue. Se estiver autorizado a aceder a
esta caixa de entrada, pode fazer clique no item de trabalho para ver a página
Localizar passo perdido e actualizar o estado. Pode localizar e
entregar a entidade ou terá de declarar a mesma como permanentemente extraviada. Deste
modo, todos os utilizadores afectados são notificados e os fluxos de trabalho PRM
iniciados para essa entidade são terminados. Adicionalmente, quando um utilizador tenta
iniciar um fluxo de trabalho para essa entidade, o sistema envia automaticamente uma
notificação sobre o estado de extravio da entidade. Para concluir o passo Localizar um item perdido:
- Introduza os seus comentários.
- No menu Acção, seleccione
Perdido se pretender declarar que a entidade está
permanentemente extraviada. Seleccione Entregue se tiver
localizado a entidade e entregue a mesma ao utilizador cujo nome é apresentado
no campo Pedido por.
- Conclua o passo seleccionando o botão apropriado. Pode consultar as opções
no tópico
Iniciar Fluxo de Trabalho.
Após uma entidade ser marcada como permanentemente extraviada, não existe forma
de indicar que foi posteriormente encontrada. Qualquer utilizador que, no
futuro, tente dar saída da entidade irá receber a mensagem que a entidade se
extraviou. Se o item extraviado for um contentor encontrado posteriormente, não
pode ser dada saída dos seus conteúdos. Qualquer utilizador que tente dar
saída de itens de um contentor previamente extraviado irá receber uma
mensagem em como foi dada saída do ascendente.
Passo Serviço de entrega
Quando um utilizador selecciona
o serviço de entrega para enviar uma entidade física, o sistema envia um item
de trabalho para a caixa de entrada pública PhysicalEntitiesDeliveryQueue. Se
estiver autorizado a aceder a esta caixa de entrada pública, pode fazer clique
no item de trabalho para concluir a página
Passo de
entrega. Para concluir o passo de entrega:
- Introduza quaisquer comentários apropriados.
- Na lista Acção, seleccione
Perdido se não for possível localizar e entregar a
entidade. É enviado um item de trabalho para a caixa de entrada pública
PhysicalEntitiesFindLostQueue. Se necessário, esse grupo irá indicar que a
entidade está permanentemente extraviado. Seleccione
Entregue se tiver entregue a entidade ao utilizador que
solicitou a mesma.
- Conclua o passo seleccionando o botão apropriado. Pode consultar as opções
no tópico
Iniciar Fluxo de Trabalho.
Passo de mensagem
A página Passo de mensagem
notifica o utilizador do estado da entidade física para a qual iniciou o fluxo de
trabalho PRM. Esta página é enviada como um item de trabalho para a caixa de entrada do utilizador. Irá receber este item em qualquer uma das situações seguintes:
- O detentor actual da entidade atrasou a publicação da entidade.
- A entidade foi extraviada pelo serviço de entregue ou pelo detentor actual da entidade.
- Ocorreu um erro no fluxo de trabalho PRM.
- Já foi dada saída da entidade ascendente ou descendente da entidade solicitada e não
foi enviado qualquer item de trabalho para qualquer fila. (As filas de espera e de
reservar são utilizadas apenas quando as entidades correspondem).
- A entidade para a qual iniciou o fluxo de trabalho não é um entidade física.
Para concluir o Passo de mensagem, faça clique em
Concluir.