IBM Enterprise Records, Versión 5.1.+            

Administración de registros

IBM® Enterprise Records es un componente complementario de la suite de productos IBM FileNet P8. IBM Enterprise Records permite la creación y el mantenimiento preciso, seguro y fiable de registros de información electrónica y física. IBM Enterprise Records es válido para administrar registros de cualquier clase, sea cual sea el formato o medio de almacenamiento. La finalidad de IBM Enterprise Records se basa en el concepto de lo que es un registro y el propósito de utilizar un sistema de administración de registros.

Registros y metadatos

En el contexto de IBM Enterprise Records, un registro consiste en metadatos: un archivo que contiene información y que hace referencia a otro archivo electrónico (documento) u objeto físico. Un registro se crea para el control corporativo o gubernamental de documentos u objetos físicos; especifica la forma de almacenar, acceder y posiblemente eliminar documentos u objetos. Los metadatos figuran como propiedades de registros, por ejemplo tipo de medio, formato, autor, asunto, revisor, ubicación y fecha de publicación. Los registros se disponen conforme a este control según las directrices y normas gubernamentales relativas al tipo de registro. La figura siguiente ilustra la creación de registros a partir de distintas fuentes. Cada registro hace referencia a la información administrada por el sistema.

La siguiente figura muestra cómo se pueden almacenar los registros en diferentes repositorios, por ejemplo, uno que incluya contenido web, documentos de MS Office y archivos de audio; otro que contenga el correo electrónico; un tercero que contenga cintas de vídeo, microfilms y CD-ROMs; y otro que contenga contratos, patentes y permisos. Cada registro señala a la información gestionada por el sistema

Administración de registros

La administración de registros comprende actividades de gestión como control, planificación y organización para crear, almacenar, utilizar, recuperar y eliminar registros. Es decir, la administración de registros abarca todas las actividades que se realizan para mantener registros a lo largo de su ciclo de vida de creación, uso activo, almacenamiento inactivo y eliminación.

Necesidad de administración de registros

Para garantizar que la información de la organización sea exacta, exhaustiva y tenga un acceso fácil, es preciso establecer un sistema de administración de registros que sea fiable. De lo contrario, terminará dedicando una importante cantidad de tiempo a actividades superfluas como la búsqueda manual de información o de registros extraviados o mal archivados.

Si no se dispone de un sistema de administración de registros, la búsqueda, interpretación y cumplimiento de la legislación sobre archivado de documentos puede resultar una cuestión complicada. Podría comportar multas, sanciones y demás consecuencias penales. Sin la administración y el mantenimiento adecuados de los registros también puede haber riesgos asociados con la litigación, confidencialidad y seguridad de información vital y crítica.

Utilice IBM Enterprise Records para mitigar los riesgos mencionados anteriormente. Puede utilizar IBM Enterprise Records para mantener la información valiosa en forma de registros a los que se accederá cuando sea necesario mediante técnicas de búsqueda; por otro lado, los registros que no sean importantes o que hayan perdido validez se archivarán o destruirán.

Rol de IBM Enterprise Records en la gestión de registros

IBM Enterprise Records permite administrar registros en todo el ámbito de una empresa, sea cual sea el medio de almacenamiento. La finalidad de IBM Enterprise Records es garantizar: Con IBM Enterprise Records, resulta posible lo siguiente:

Características y ventajas de IBM Enterprise Records

En la tabla siguiente figuran las características de IBM Enterprise Records junto con las ventajas que aporta cada un.
Característica Ventaja
Almacén centralizado de registros
  • Uso generalizado y disponibilidad de la información en todos los ámbitos de la empresa.
  • Toma de decisiones eficaz gracias a la oportuna disponibilidad de la información pertinente.
Almacenes y ubicaciones virtuales para el almacenamiento de registros de documentos electrónicos y físicos conforme a una jerarquía
  • Control de archivos electrónicos y series de documentación impresa.
  • Simulación del entorno real de una oficina.
  • Las ubicaciones virtuales y los almacenes determinan la estructura lógica de almacenamiento físico real.
  • Control de costes mediante la reducción de gastos en espacio de oficina, equipos y personal destinado a recuperar y administrar registros.
Funciones sencillas de búsqueda
  • Acceso fácil y rápido a la información que se necesita sin complicadas sintaxis de consulta.
Reglas de retención y eliminación de registros Control establecido por el usuario respecto a:
  • Duración del tiempo que debe conservarse un registro.
  • Tratamiento del registro una vez cumplido el programa de retención.
  • Revisión de registros antes de su destrucción.
Procedimientos de auditoría de registros, seguimiento automatizado del periodo de retención e inicio del proceso de eliminación de registros
  • Los registros no se destruyen, alteran, manipulan, dañan ni pierden de manera involuntaria.
  • Los registros se destruyen únicamente conforme al programa de disposición o a un procedimiento de auditoría.
  • Los registros que pierden validez se eliminan para reducir el espacio de almacenamiento.
Importación y exportación de registros
  • Los registros solicitados con poca frecuencia en la organización pero que deben conservarse en cumplimiento de la legislación gubernamental pueden exportarse a otras ubicaciones.
  • Los registros se pueden importar de otros almacenes.
Controles de seguridad de registros
  • Los usuarios no autorizados no disponen de acceso a los registros.
  • Los usuarios no pueden eliminar registros por accidente. La eliminación de registros la efectúa el administrador de registros o tiene lugar en el transcurso de un procedimiento de auditoría.
  • Los usuarios solo pueden efectuar operaciones relativas a registros para las que cuentan con la debida autorización.
Integración con IBM FileNet P8 Workplace , Workplace XT, Microsoft Office, y Microsoft Outlook Declaración manual o automática de registros desde:
  • Workplace o Workplace XT
  • Microsoft Outlook, Word, Excel y Power Point
  • Plantillas de entradas

Roles de usuario en IBM Enterprise Records

IBM Enterprise Records proporciona un modelo de seguridad de usuarios basado en roles. Presenta los roles de administrador de registros, gestor de registros, usuario con privilegios (DoD y básica) o revisor de registros (PRO), y usuario de registros. Cada rol establece las tareas que puede desempeñar un usuario en ese rol. Para obtener más información, consulte Seguridad de FileNet P8.

Tipos de instalaciones de IBM Enterprise Records

Antes de instalar la aplicación IBM Enterprise Records, debe elegir el tipo de instalación (modelo de datos) que se adecue a sus requisitos de administración de registros. Están disponibles los siguientes modelos de datos:

Tipos de entidades de IBM Enterprise Records

En IBM Enterprise Records, los registros se almacenan conforme a una estructura jerárquica en la que se inscriben distintas entidades de administración de registro. La figura siguiente ilustra la estructura jerárquica de dichas entidades junto con una breve explicación:

El siguiente gráfico muestra una estructura jerárquica de registros en la que un almacén de objetos de plan de archivos se encuentra en el nivel superior.

A continuación se ofrece un ejemplo de jerarquía en entidades de administración de registros

Plan de archivos

Administración general (categoría)     Archivos de correspondencia (carpeta)     Instrucciones de programas (carpeta)          Conferencia sobre formación en administración 2006 (volumen)          Conferencia sobre formación en administración 2007 (volumen)
Administración de información (categoría)     Archivos de correspondencia (carpeta)     Hojas de números del operador (carpeta) 


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Última actualización: Agosto de 2011


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