Die Sitevorgaben für Microsoft® Office steuern das Verhalten bestimmter Features von Integration for Microsoft Office.
Optionen zum Erstellen von Dokumenten
Über die Dokumenterstellungsoptionen werden verschiedene Verhaltensweisen festgelegt, wenn Sie ein Dokument hinzufügen, einchecken oder auschecken.
- Mit Standarderfassungsvorlage anzeigen wird festgelegt, ob Benutzer beim Hinzufügen oder Einchecken eines Dokuments die Standarderfassungsvorlage auswählen können. Der Benutzer muss den Speicherort des Dokuments, die Dokumentklasse und die von der Klasse spezifizierten Eigenschaften angeben, um die Standarderfassungsvorlage verwenden zu können. Inaktivieren Sie diese Option, wenn Benutzer nur von Ihnen erstellte Erfassungsvorlagen verwenden sollen.
- Mit Beim Öffnen des Dokuments auschecken wird festgelegt, ob ein Dokument automatisch ausgecheckt wird, wenn der Benutzer im Aufgabenbereich darauf doppelklickt. Der Benutzer muss über die Zugriffsrechte zum Auschecken des Dokuments verfügen. Diese Option gilt nicht beim Öffnen des Dokuments über Menüoptionen.
- Mit Aufgabenbereich nach dem Öffnen des Dokuments schließen wird festgelegt, ob nach dem Öffnen eines FileNet P8-Dokuments das Fenster zum Durchsuchen oder das Fenster zum Suchen geschlossen wird. Wenn diese Option aktiviert ist, wird der Aufgabenbereich geschlossen, sobald das Dokument geöffnet wird.
Wenn das Dokument in einem neuen Fenster geöffnet wird, wird auch der Aufgabenbereich im Originalfenster geschlossen.
- Mit Dateiname als Titel verwenden wird festgelegt, ob der Dateiname eines Microsoft Office-Dokuments mit Erweiterung als Standardtitel verwendet werden soll, wenn ein neues Dokument hinzugefügt wird. Wenn diese Option aktiviert ist, wird der Standardtitel (sofern vorhanden), der in der Erfassungsvorlage angegeben ist, überschrieben.
Optionen zum Löschen lokaler Dateien
Mit den Optionen zum Löschen lokaler Dateien wird festgelegt, ob die lokale Kopie eines Dokuments aus dem lokalen Dateisystem gelöscht wird, nachdem ein Dokument aus einer Office-Anwendung hinzugefügt oder eingecheckt wurde. Das Löschen einer Datei empfiehlt sich, wenn die Datei mehrere Autoren hat; jeder Autor ist dann gezwungen, auszuchecken und die neueste Version der Datei herunterzuladen, bevor er sie erneut ändern kann. Folgende Optionen sind verfügbar:
- Mit Nach Hinzufügen löschen wird festgelegt, ob die lokale Datei gelöscht wird, wenn das Dokument erfolgreich hinzugefügt wurde.
- Mit Nach Einchecken löschen wird festgelegt, ob die lokale Datei gelöscht wird, wenn das Dokument erfolgreich eingecheckt wurde.
- Mit Nach Speichern löschen wird festgelegt, ob die lokale Datei gelöscht wird, wenn die Datei mithilfe der Aktion Speichern gespeichert wurde.
- Mit Nach abgebrochenem Auscheck-Vorgang löschen wird festgelegt, ob die lokale Datei gelöscht wird, wenn ein Auscheck-Vorgang erfolgreich abgebrochen wurde.
Anmerkung: Die lokale Datei wird nur gelöscht, wenn die von Ihnen verwendete Office-Anwendung dieselbe Anwendung ist, die zum Erstellen der Datei verwendet wurde. Die Datei muss außerdem geöffnet sein, wenn Sie den Auscheckvorgang abbrechen. Wenn Sie geschlossen ist, wird der Auscheckvorgang nicht abgebrochen.
Outlook-Optionen
Über die Outlook-Optionen wird festgelegt, wie sich Microsoft® Outlook verhält, wenn Sie FileNet P8 E-Mail-Nachrichten hinzufügen und wenn Sie FileNet P8-Objekte in einer E-Mail-Nachricht senden.
- Mit Beim Hinzufügen zu Eingabe von Eigenschaften auffordern wird festgelegt, ob Outlook den Benutzer beim Hinzufügen einer E-Mail per Drag and Drop zu FileNet P8 dazu auffordert, Informationen einzugeben. Wenn diese Option inaktiviert ist, kann der Benutzer eine E-Mail-Nachricht per Drag and Drop in den gewünschten Ordner zu FileNet P8 hinzufügen, ohne Informationen eingeben zu müssen. Die Eigenschaften für die E-Mail werden in diesem Fall automatisch basierend darauf eingetragen, wie die Eigenschaften zugeordnet sind. Weitere Informationen finden Sie in Microsoft Outlook-Eigenschaftenzuordnung konfigurieren.
- Mit E-Mail nach dem Hinzufügen löschen wird festgelegt, ob die E-Mail-Nachricht aus Outlook gelöscht wird, nachdem sie erfolgreich zu FileNet P8 hinzugefügt wurde.
- Mit Anlage nur als Link hinzufügen wird festgelegt, was passieren soll, wenn Benutzer ein FileNet P8-Objekt in einer E-Mail-Nachricht senden wollen. Wenn diese Option inaktiviert ist, kann der Benutzer das Objekt entweder als Kopie des Originals oder als Link zum Original hinzufügen. Wenn diese Option aktiviert ist, kann der Benutzer das Objekt nur als Link zum Originalobjekt zur E-Mail hinzufügen.
Dateiverfolgung
Mit den Optionen zur Dateiverfolgung wird der Standardspeicherort für die Dateien des Benutzers festgelegt. Die Optionen, die Sie hier auswählen, sollten mit den Optionen übereinstimmen, die Sie für die allgemeinen Einstellungen für die Dateiverfolgung wählen, damit Sie File Tracker optimal nutzen können.
Mit der Einstellung Dokumentenverzeichnis wird der Pfad auf einem Benutzersystem festgelegt, in dem Dokumente abgelegt werden sollen, wenn ein Benutzer ein Dokument öffnet oder auscheckt. Folgende Optionen sind verfügbar:
- Mit Workplace XT-Einstellungen verwenden werden die Einstellungen für das Dokumentenverzeichnis und den qualifizierten Pfad von der Sitevorgabe für allgemeine Einstellungen für die Dateiverfolgung verwendet.
- Anwendungsstandardeinstellungen verwendet den Standardspeicherort der Anwendung. Dies ist in der Regel C:\Dokumente und Einstellungen\Benutzername\Eigene Dateien.
- Mit Startpfad wird der Verzeichnispfad verwendet, der im Benutzerprofil festgelegt ist. Dies ist in der Regel C:\Dokumente und Einstellungen\Benutzername.
- Mit Eigene Dateien wird der Verzeichnispfad auf den Ordner Eigene Dateien des Benutzers gesetzt. Dies ist in der Regel C:\Dokumente und EinstellungenBenutzername\Eigene Dateien.
- Mit Genauer Pfad wird der genaue Pfad verwendet, der in das Feld Qualifizierter Pfad eingegeben wurde.
Das Feld Qualifizierter Pfad dient dazu, einen genauen Pfad oder einen Ordner festzulegen, der an den von Anwendungsstandardeinstellungen, Startpfad oder Eigene Dateien festgelegten Pfad angefügt werden soll.
Der Pfad muss auf dem Benutzersystem vorhanden sein. Dieses Feld wird ignoriert, wenn Sie Workplace XT-Einstellungen verwenden ausgewählt haben.
Angenommen, der Standardspeicherpfad der Anwendung lautet C:\Dokumente und Einstellungen\Benutzername\Eigene Dateien und Sie geben MeinOrdner als qualifizierten Pfad ein. Wenn Benutzer ein Dokument über Word auschecken oder öffnen, wird ihr Dokument in C:\Dokumente und Einstellungen\Benutzername\Eigene Dateien\MeinOrdner gespeichert.
Citrix-Umgebung mit mehreren Benutzern und Einstellungen für Dateiverfolgung
Wenn Sie integrierte Office-Anwendungen in einer Citrix®-Umgebung mit mehreren Benutzern verwenden, wird empfohlen, dass Sie die Optionen Startpfad, Eigene Dateien oder Workplace XT-Einstellungen verwenden konfigurieren, um sicherzustellen, dass alle Benutzer auf ein Dokument zugreifen können, das von FileNet P8 heruntergeladen wird.
Wenn Sie die Option Workplace XT-Einstellungen verwenden konfigurieren, stellen Sie sicher, dass die Workplace XT-Einstellungen den Optionen Startpfad und Eigene Dateien entsprechen.
Verwenden Sie die Einstellung Genauer Pfad, um zuerst ein gemeinsam genutztes Verzeichnis zu erstellen, und geben Sie anschließend die Verzeichnisposition an. Wenn Sie die Einstellung Anwendungsstandardeinstellungen auswählen, stellen Sie sicher, dass der angegebene Pfad die Position der Anwendung enthält, beispielsweise C:\Dokumente und Einstellungen\Benutzername\.
Dateitypkategorien
Sie können Dateitypkategorien festlegen, die als Filter verwendet werden sollen, wenn Benutzer Dokumente auswählen oder nach Dokumenten suchen wollen. Eine Dateitypkategorie enthält eine Liste der MIME-Typen; Dateitypen ohne definierten MIME-Typ beziehen sich auf leere Objekte. Dateitypen werden in der Sitevorgabe Dateitypkategorien definiert.