Sie können nach Schriftstücken, Datenträgern, Schriftstückordnern und Schriftstückkategorien suchen. Die auswählbaren Suchoptionen hängen vom Suchmodus (dynamisch oder statisch) ab. Außerdem können Sie auf Suchvorlagen und auf gespeicherte Suchvorgänge zugreifen.
Details zum Suchmodus finden Sie in
Anpassen der Suchseite. Nachdem Sie den Suchtyp ausgewählt haben, können Sie Ihre Suche verfeinern, indem Sie die folgenden Typen von Suchkriterien angeben:
- Eigenschaftsbasierte Suche: Sucht nach Entitäten basierend auf Eigenschaftswerten wie Dokumenttitel, Ersteller, Ende des Aufbewahrungszeitraums für den Inhalt und Prüfentscheidung der aktuellen Phase.
- Inhaltsbasierte Suche: Sucht nach Schriftstücken basierend auf spezifischen Wörtern und Ausdrücken, die im Inhalt der deklarierten Dokumente oder in den Schriftstückeigenschaften (den so genannten Metadaten) angezeigt werden. Die inhaltsbezogene Suche ist nur für Akten verfügbar.
- Suche basierend auf übergeordneten Entitäten: Sucht nach Schriftstücken basierend auf dem Typ und den Eigenschaften der übergeordneten Entität. Beispielsweise enthält ein Aktenordner zwei Bände, Bd1 und Bd2, von denen jeder einen separaten Satz von Akten enthält. Wenn Sie den übergeordneten Typ mit "Bd1" angeben, werden in den Suchergebnissen nur Schriftstücke in diesem Datenträger angezeigt, die mit anderen Kriterien übereinstimmen.
Sie können Standardsuchkriterien auf jeder Seite ändern. Die Registerkarte
Suche enthält einen Link zu den Suchvorlagen und zu den gespeicherten Suchvorgängen. Suchentwickler erstellen diese vorab entworfenen Suchen in
Application Engine oder
Workplace XT und markieren sie für die Verwendung durch
IBM® Enterprise Records. Suchvorlagen legen gewisse Suchkriterien fest, wobei bestimmte Felder zur Anpassung des Suchvorgangs geändert werden können. Eine gespeicherte Suche ist eine Suche, die alle Suchkriterien umfasst, die Sie nicht bearbeiten können. Wenn Sie auf den Namen einer gespeicherten Suche klicken, werden die Ergebnisse wie beim Öffnen eines Ordners angezeigt.
So definieren Sie eine Suche und führen sie aus:
- Öffnen Sie die Registerkarte "Suche".
- Klicken Sie auf den entsprechenden Link der Suche, der auf dem Typ von Entität basiert, nach dem Sie suchen wollen (Schriftstückkategorie, Schriftstückordner, Datenträger oder Schriftstück) oder wählen Sie Suchvorlagen und gespeicherte Suchen aus.
- Für Suchvorlagen und gespeicherte Suchen klicken Sie auf den Namen des Suchvorgangs.
- Für Suchvorlagen geben Sie Werte in die Felder ein, die geändert werden können.
- Für alle übrigen Suchen füllen Sie die Suchkriterien aus.
- Wenn Sie alle Suchkriterien eingegeben haben, klicken Sie auf Suchen.
Zur Angabe der Position einer Suche verwenden Sie das Feld Suchen in, das die Standardposition für jede Suche anzeigt. Sie können diese Angabe folgendermaßen ändern:
- Klicken Sie auf Ordner auswählen.
- Navigieren Sie zur Beschränkung der Suche auf die gewünschten Kategorie, Unterkategorie oder den Ordner. Der ausgewählte Ordner steht jeweils am Ende des Pfads.
- Klicken Sie auf Akzeptieren.
- Im Feld Nach Klasse filtern können Sie die zurückgegebenen Ergebnisse auf die Entitäten in einer bestimmten Klasse beschränken. Wenn Sie als Entitätstyp beispielsweise Schriftstücke ausgewählt haben, können Sie Ihre Suche zusätzlich einengen, indem Sie den Klassentyp (elektronisch, E-Mail, Marker oder eine benutzerspezifische Klasse) festlegen.
- Klicken Sie auf "Klasse auswählen".
- Wählen Sie den Klassentyp auf der Seite Filterklasse auswählen aus.
- Klicken Sie auf Filterklasse auswählen, um den gewünschten Klassentyp auszuwählen.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Unterklassen einschließen, wenn Entitäten zurückgegeben werden sollen, die in Unterklassen der ausgewählten Klasse enthalten sind.
- Geben Sie in das Feld Max. Ergebnisanzahl die maximale Anzahl von Entitäten ein, die in den Ergebnissen zurückgegeben werden sollen. (Der zulässige Bereich ist 50 bis 5000.) Das Feld Max. Ergebnisanzahl ist nur beim statischen Suchmodus verfügbar. Detaillierte Informationen finden Sie in Anpassen der Suchseite.
Festlegen von Eigenschaften
Beim Definieren der Suchkriterien können Sie basierend auf bis zu sieben Eigenschaften nach Entitäten suchen. Dabei können allen oder nur bestimmten Eigenschaften Werte zuweisen. Bei klassifizierten Akten können Sie Suchkriterien auf der Basis der aktuellen oder der anfänglichen Klassifizierung festlegen: Downgrade (Herabstufen), Deklassifizierungsdaten oder -ereignisse oder zusätzliche Markierungen.
Sie können auch die Eigenschaftswerte leer lassen und basierend auf anderen Suchkriterien nach der Entität suchen.
So wählen Sie die Gruppe von Eigenschaften aus:
- Klicken Sie auf "Ändern".
- Wählen Sie im Bereich Einstellungen für Eigenschaftskriterien einen Eigenschaftsnamen aus einem oder mehreren der Menüs Eigenschaftsname aus.
- Aktivieren Sie das Optionsfeld für die Eigenschaft, nach der die Ergebnisse sortiert werden sollen.
- Wählen Sie einen Operator. Die Auswahl der Operatoren hängt von der Eigenschaft ab.
- Klicken Sie auf "Änderungen akzeptieren".
Weitere Informationen zu den Einstellungen auf dieser Seite finden Sie in Anpassen der Suchseite.
Eingeben von Werten und Festlegen von Operatoren
Für jeden Operator, den Sie in eine Suche einbeziehen wollen, müssen Sie einen Wert durch Texteingabe, durch Auswahl eines Werts aus einem Menü oder einer anderen Seite oder durch Auswahl eines Datums aus einem Kalender angeben. Nur Eigenschaften, die einen Wert ausweisen, werden in der Suche verwendet.
- Weisen Sie jeder Eigenschaft einen Operator zu. Sie können einen Operator aus dem Menü auswählen oder die Standardeinstellung übernehmen.
- Geben Sie einen Wert für jede Eigenschaft ein, die Sie verwenden wollen.
- Wählen Sie AND oder OR, um die Beziehung zwischen zwei Eigenschaften zu definieren. Der Operator AND gibt nur Ergebnisse zurück, wenn beide Werte wahr sind. Der Operator OR gibt Ergebnisse zurück, wenn mindestens einer der beiden Werte wahr ist. Wenn Sie z. B. eine Eigenschaft mit mehreren Werten namens Personal haben und nach Lohnbuchhaltung oder Rekrutierung suchen wollen, geben Sie die folgenden Kriterien ein:
Personal = Lohnbuchhaltung OR
Personal = Rekrutierung
Sie können die Suchkriterien auch folgendermaßen eingeben:Personal = Lohnbuchhaltung, Rekrutierung
Wichtig: Wenn Sie die Eigenschaft Ursprüngliche Klassifikation in einem DoD-klassifizierten Datenmodell verwenden, ist das Feld für die Eingabe der Klassifikation ein Zeichenfolgefeld. Alle Vergleiche mit Operatoren wie größer als (>), kleiner als (<) oder gleich (=) beziehen sich auf den eingegebenen Text. "Nicht klassifiziert" ist also größer als "Klassifiziert", da N der 14. Buchstabe im Alphabet ist und K der 11.
Angeben von Inhalt
Wenn Sie nach einem Schriftstück suchen, können Sie ein Wort oder einen Ausdruck angeben, das/der im Inhalt des deklarierten Dokuments (im Objektspeicher für Schriftstücke) oder im Text der Schriftstückeigenschaften (Metadaten im Aktenplan-Objektspeicher) enthalten ist. Ihr Siteadministrator muss die Suchmaschine für die Indexierung von Eigenschaften konfigurieren.
Sie können die Eigenschaftssuche mit einer Inhaltssuche über den Operator AND oder OR kombinieren.
Wenn Sie im statischen Suchmodus den Operator OR verwenden, wird die Eigenschaftssuche zuerst verarbeitet. Wenn die Anzahl der zurückgegebenen Ergebnisse dem Wert von Max. Ergebnisanzahl entspricht oder diesen übersteigt, stoppt die Suche und sucht nicht weiter nach Inhalt. Folglich kann es sein, dass die Ergebnisse keine Dokumente mit dem angeforderten Inhalt einschließen. Details zum Suchmodus finden Sie in Anpassen der Suchseite.
Beim dynamischen Suchmodus wird zuerst die Inhaltssuche und danach die Eigenschaftssuche durchgeführt. Der dynamische Modus gibt alle Ergebnisse zurück.
So suchen Sie nach Inhalt:
- Geben Sie in das Textfeld Inhalt enthält den Suchtext ein.
- Wählen Sie für den Wert in entweder Metadaten aus, um den Text in den Eigenschaften zu suchen, oder Inhalt, um den Text im deklarierten Dokument zu suchen. Wenn Sie Inhalt für Ihre Suche angeben, umfasst die Suchergebnisseite eine Spalte Rangfolge, die mithilfe eines Prozentsatzes angibt, wie relevant das Ergebnis für Ihre Suchkriterien ist. Rangfolge ist die Standardsortierspalte, nach der zu Beginn in absteigender Reihenfolge sortiert wird. Die Spalte Rangfolge ist nur beim dynamischen Suchmodus verfügbar.
- Verwenden Sie den Operator AND, um anzugeben, dass die Entität den eingegebenen Text enthalten muss und auch die Eigenschaften wahr sein müssen. Verwenden Sie den Operator OR, wenn entweder der Inhalt oder die Eigenschaftsbedingungen wahr sein müssen.
Achtung: - Bei Eingabe eines Worts sucht der inhaltsbezogene Suchvorgang nach allen Formen des Worts im Dokumenttext. Wenn Sie nach Text in Eigenschaften (Metadaten) suchen, werden nur exakte Übereinstimmungen zurückgegeben. Wenn Sie also bei der Suche nach Dokumentinhalt Monat eingeben, erhalten Sie Dokumente, die "Monat", "Monate" und "Monatlich" enthalten. Wenn Sie Monat bei einer Eigenschaftssuche eingeben, erhalten Sie nur Dokumente, die einen Eigenschaftswert "Monat" haben.
- Bei Eingabe von mehreren Wörtern müssen alle dieser Wörter im Dokument vorhanden sein. Wenn Sie also beispielsweise Monat Oktober eingeben, werden nur die Dokumente als Treffer geliefert, die beide Begriffe enthalten.
- Wenn Sie nach einem Ausdruck mit mehreren Wörter in einer bestimmten Reihenfolge suchen wollen, schließen Sie den Ausdruck in Anführungszeichen ein. Beispiel: "rechte Hand" gibt nur Dokumente zurück, die den Ausdruck "rechte Hand" enthalten.
- Verwenden Sie Anführungszeichen, um nach bestimmter Schreibweise oder Groß-/Kleinschreibung zu suchen.
Beispiel: "Bauten" gibt "Bauten" zurück, nicht jedoch "bauten".
- Verwenden Sie den Stern (*) als Platzhalterzeichen für null oder mehr Buchstaben, Zahlen oder Unterstreichungszeichen ( _ ). Beispiel: h*z gibt "hölzern", "Herz" und "heizen" zurück. Verwenden Sie ein Fragezeichen (?) für ein einziges alphanumerisches Zeichen. Beispiel: ?and gibt "Hand", "band" und "Sand" zurück.
- Wenn Ihr System mit Oracle arbeitet, wird bei der Suche zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden, es sei denn, Ihr Administrator hat dies wie in Festlegen der Unterscheidung der Groß-/Kleinschreibung bei der Suche beschrieben geändert.
- Wenn Sie eine MS-SQL-Datenbank mit dem Operator LIKE durchsuchen und Ihre Suchkriterien die linke eckige Klammer ([) enthalten, müssen Sie die linke eckige Klammer ihrerseits in eckige Klammern einschließen. Beispiel: Sie müssen [[] in das Feld eingeben.
Dies ist ein Problem des MS-SQL-Anbieters. Weitere Informationen finden Sie in Ihrer MS-SQL-Dokumentation.
- Wenn Sie eine Eigenschaftssuche mit dem Operator OR mit Volltextsuche im dynamischen Modus ausführen, wird die Ergebnismenge standardmäßig nach der Rangfolge sortiert. Sie müssen beachten, dass die Ergebnismenge doppelte Einträge enthalten kann. Ein Element kann z. B. zweimal in der Ergebnismenge angezeigt werden, einmal aus der Suche nach der Eigenschaft und einmal aus der Volltextsuche oder inhaltsbasierten Suche. Wenn Sie in der Ergebnismenge auf eine andere Spalte klicken, um nach dem Inhalt dieser Spalte zu sortieren, z. B. wenn Sie nach dem Dokumenttitel statt nach der Rangfolge sortieren, werden die anfänglichen Duplikate möglicherweise herausgefiltert. Dadurch kann sich die Gesamtzahl von Schriftstücken bei der Sortierung nach Dokumenttitel im Vergleich zu der Gesamtzahl von Schriftstücken bei der Sortierung nach Rangfolge unterscheiden. Wenn die Relevanz der Suchergebnisse für Sie von Bedeutung ist, sollten Sie nach der Rangfolge sortieren. Dies ist auch die Standardeinstellung. Wenn Sie mögliche doppelte Einträge eliminieren müssen, sortieren Sie nach den Metadaten.
Filtern nach übergeordnetem Typ
Sie können nach einem Schriftstück basierend auf dem Typ und den Eigenschaften seiner übergeordneten Entität suchen. So wählen Sie die übergeordnete Entität aus:
- Klicken Sie auf "Wählen" rechts neben "Auch nach übergeordnetem Typ filtern".
- Wählen Sie den Typ der übergeordneten Einheit, in der nach der Akte gesucht werden soll.
- Klicken Sie auf "Akzeptieren", um auf die Suchseite zurückzukehren.
- Geben Sie einen Operator und einen Wert ein oder klicken Sie auf "Ändern", um andere Eigenschaften anzugeben. Alle Änderungen an den Suchkriterien der übergeordneten Entität werden auf der Seite Eigene Suche dieses Entitätstyp widergespiegelt. Wenn Sie also beispielsweise "Aktenordner" als übergeordnete Einheit auswählen und Sie hier den Satz von Eigenschaften ändern, dann gelten dieselben Eigenschaften auch beim nächsten Mal, wenn Sie direkt nach Aktenordnern suchen.
Nachdem Sie alle Suchkriterien angegeben haben, klicken Sie auf Suchen.
Suchergebnisse
Beim statischen Suchmodus wird die Anzahl der zurückgegebenen Ergebnisse durch den Wert von Max. Ergebnisanzahl beschränkt. Beim dynamischen Suchmodus sind die zurückgegebenen Suchergebnisse nicht durch den Wert von Max. Ergebnisanzahl beschränkt. Informationen zu Max. Ergebnisanzahl und Suchmodus finden Sie in Anpassen der Suchseite.
Die Suchergebnisse schließen den Namen der Einheit und alle Eigenschaftswerte ein, die Sie bei den Suchkriterien eingegeben haben. Wenn eine Eigenschaft wie
Ergänzende Markierung mehrere Werte ausweist, wird in der betreffenden Spalte ein Link
Details einblenden angezeigt.
Klicken Sie darauf, um alle Werte der betreffenden Eigenschaft anzuzeigen.
Sie können die folgenden Operationen an den Suchergebnissen ausführen:
- Generieren Sie eine druckbare Version.
- Wählen Sie mehrere Entitäten aus und klicken Sie auf Mehrfachauswahlaktionen, um eine Aktion auszuwählen, die auf die ausgewählten Entitäten angewendet werden soll.
- Zeigen Sie die Informationsseite einer Entität an, indem Sie auf das entsprechende Symbol Informationen abrufen klicken.
- Durchsuchen Sie die Ergebnisse, indem Sie auf eine Seitenzahl oder auf Weiter klicken.
Wichtig: Der Wert Seitengröße für Listenansicht (List View Page Size) (Allgemeine Einstellungen in Application Engine oder Benutzereinstellungen in Workplace XT) bestimmt die Anzahl der Entitäten, die in den Suchergebnissen pro Seite angezeigt werden können.
Wenn die Suchergebnisse 100 Entitäten enthalten und Seitengröße für Listenansicht (List View Page Size) auf 20 eingestellt ist, umfassen die Suchergebnisse 5 Seite mit jeweils 20 Entitäten.
- Sortieren Sie die Ergebnisse durch Klicken auf eine Spalte. Je nach Definition der Suchvorgaben können Sie die Suche dynamisch aktualisieren und die Ergebnisse sortieren. Ausführlichere Informationen finden Sie in der Beschreibung zum Feld Suchmodus in Anpassen der Suchseite.
- Sortieren Sie die Ergebnisse nach Relevanz, indem Sie auf die Spalte Rangfolge klicken.
- Sie müssen Inhalt in den Suchkriterien angeben, um die Spalte Rangfolge zu aktivieren. Weitere Informationen finden Sie in Definieren und Ausführen einer Suche.
- Die Spalte Rangfolge ist nur für Schriftstücke und nur im dynamischen Suchmodus verfügbar. Details zum Suchmodus finden Sie in Anpassen der Suchseite.
- Zeigen Sie alle Werte von mehrwertigen Eigenschaften an. Ausführlichere Informationen finden Sie in der Beschreibung zum Feld Mehrwertige Eigenschaft in Anpassen der Suchseite.
Wenn Sie auf das Symbol Informationen abrufen einer Unterkategorie klicken und keine Zugriffsberechtigung für die übergeordnete Kategorie haben, zeigt IBM Enterprise Records einen Fehler an.
Suchfehler
Wenn Ihre Aktenplanhierarchie sehr viele Schriftstückkategorien, Schriftstückordner und Schriftstücke enthält, könnten bei der Suche Fehler und auch Zeitüberschreitungen auftreten. Informationen zu Einstellungen, die Sie ändern können, um diese Fehler zu vermeiden, finden Sie im Handbuch IBM FileNet P8 Troubleshooting Guide.