Para que uma procura seja disponibilizada aos usuários, você deve incluí-la em uma pasta
em um armazenamento de objeto. Se a pasta que você deseja usar ainda não existir, você poderá
criá-la antes ou ao incluir a procura. Consulte Para
incluir uma nova pasta ou Para incluir uma pasta antes de criar
uma procura a seguir.
Nota: Use a propriedade Nome do Aplicativo para indicar que uma procura armazenada ou um modelo de procura seja usado com um aplicativo específico. Por exemplo, RM poderia ser o valor da propriedade para Nome do Aplicativo. A procura armazenada ou o modelo de procura definido com essa propriedade será então usado apenas com o Record Manager.
Se esse valor de propriedade ficar em branco, a procura armazenada ou o modelo de procura poderá ser acessado a partir do Workplace XT.
- Escolha Incluir Novo no menu Arquivo
ou clique no botão Incluir Novo.
- Se o armazenamento de objeto padrão (usado pela última vez) e a pasta precisarem ser alterados,
clique no botão Navegar para escolher um novo local
para a procura. É possível escolher qualquer armazenamento de objeto, independentemente de onde a procura
procurar documentos. Escolha um local ao qual os usuários desejados tenham
acesso. Eles precisarão estar aptos a navegar até a procura ou localizá-la em uma página de
atalhos para selecioná-la.
- Navegue até a pasta na qual você deseja colocar a procura. É possível clicar duas vezes
em um item na lista ou clicar no botão Abrir quando
um item for selecionado. Clique no botão Selecionar para selecionar
uma pasta destacada.
Para fazer backup em um nível mais alto, use o menu
suspenso na caixa Consultar ou os ícones na parte superior da
janela. Também é possível criar uma nova pasta para sua procura usando o botão Incluir Nova Pasta. Consulte Para incluir uma nova pasta a seguir. Para obter mais detalhes
sobre os ícones, consulte Selecionar subpastas.
- Depois de selecionar uma pasta (que retorna para a tela anterior na
qual você clica em Avançar),
insira um título, uma descrição e o nome do aplicativo para ajudar os usuários a localizar
a procura posteriormente. Ao salvar uma procura modificada, verifique
as propriedades e atualize-as, se necessário,
antes de clicar em Avançar.
- O Título do Documento, a Descrição e o Nome do Aplicativo são opcionais. Entretanto, se você não inserir um Título do Documento, o usuário verá "nome indefinido". Qualquer pessoa que tentar posteriormente registrar a saída da procura verá um ícone sem nome.
- Clique em Avançar para especificar
configurações de segurança ou clique em Concluir para aceitar as configurações
de segurança padrão e concluir o salvamento.
- Se você estiver especificando configurações de segurança, verifique as configurações padrão e
atualize-as, se necessário, antes de clicar em
Concluir. Essas configurações de segurança controlam o acesso
à própria procura, não aos documentos os quais a procura está designada a localizar.
- Depois de observar a mensagem Salvamento Bem-sucedido na linha de status, será possível
visualizar a procura com a opção Iniciar ou efetuando logon como o usuário que usará a procura.
Para incluir uma nova pasta:
Ao salvar uma procura, é possível criar uma nova pasta na qual
armazená-la.
- Navegue até o armazenamento de objeto no qual deseja incluir uma pasta ou até a pasta
na qual deseja incluir uma subpasta. (Clique em Navegar,
se necessário.)
- Clique no botão Incluir Nova Pasta.
- Escolha uma classe para a pasta. (Clique no botão Navegar
para ver se há opções adicionais para o campo Classe. Clique em um triângulo apontando para cima no Windows ou apontando para a direita no Mac para mostrar mais classes.) Classes diferentes de pastas podem exibir propriedades diferentes.
- Insira pelo menos os dados de propriedade obrigatórios (indicados por um asterisco vermelho)
e clique em Avançar (para configurar a segurança) ou em Concluir.
- Revise ou atualize a segurança na pasta (se você clicou em Avançar)
e, em seguida, clique em Concluir.
Agora, é possível concluir o salvamento da procura conforme descrito na parte superior desta página (na Etapa 4).
Para incluir uma pasta antes de criar uma procura:
- Em Navegar, selecione o armazenamento de objeto.
- Navegue até a pasta na qual você deseja criar uma nova pasta ou fique
no nível-raiz do armazenamento de objeto.
- Clique no botão Incluir Nova Pasta.
- Conclua as etapas de 3 a 5 acima para incluir uma nova pasta.