La limitation consiste à fermer les enregistrements après une durée choisie, pour vous permettre de lancer leur élimination. Autrement dit, la limitation sert à mettre un terme à l'utilisation active d'enregistrements. La limitation des enregistrements est déclenchée par l'événement ou la date spécifiée dans le planning d'élimination. Lors du déclenchement de la limitation, le système exécute automatiquement l'action limite spécifiée et lance le workflow de limitation.
Le workflow de limitation permet de s'assurer de la révision des entités par le gestionnaire d'enregistrements après le déclenchement de la limitation, ainsi que de son approbation de la date limite. L'étape d'approbation liste les entités marquées en vue de leur limitation. Les différentes phases du planning d'élimination ne sont lancées qu'après l'approbation de la date limite.