管理员可使用多种方式将 IBM® Enterprise Records 定制为与工作流程、记录申报条目模板、搜索和报告相关。
定制类和属性
IBM Enterprise Records 支持对某些实体类添加子类。您可以添加下列类的子类:
- 电子记录文件夹
- 混合记录文件夹
- 物理容器
- 框
- 物理记录文件夹
创建子类的原因包括,需要其他的定制属性(仅应用于
IBM Enterprise Records 所提供的类的一个子集),或者需要只对一个子集执行操作(例如预订某个子类的事件或审计事件)。
您也可以对现有的类添加定制属性,并且可以修改属性在 IBM Enterprise Records 应用程序中的显示方式(例如,可以修改属性的显示名称以及指定预定义的属性值)。有关信息,请参阅创建子类、将属性添加至类和定制属性的显示。
定制工作流程
IBM Enterprise Records 提供了工作流程,这些工作流程使工作流程自动化以完成记录管理任务(例如在实体被销毁之前审阅实体)。您可以修改这些工作流程,并为组织的流程定制这些工作流程。例如,您可以添加新步骤、删除现有的步骤或者通过修改该工作流的定义来修改工作流中的事件顺序。如果贵公司的业务流程需要
IBM Enterprise Records 所未提供的工作流程,那么您可以创建新的工作流程。
有关信息,请参阅
创建和修改工作流程。
定制记录申报条目模板
要使申报记录流程更有效,您可以创建用于申报记录的条目模板。模板可以指定缺省信息(例如记录类、归档计划位置和属性)以及隐藏某些向导页面来加速输入过程或禁止用户查看预设置的值。
IBM Enterprise Records 提供了用于申报物理记录的条目模板。您可以修改该模板,并且可以创建用于申报物理记录和电子记录的新模板。保存用于申报物理记录的条目模板时,请确保将文件置于
FPOS\RecordsManagement\Templates
文件夹中,以使该模板在
IBM Enterprise Records 应用程序中可见。请参阅
创建用于申报物理记录的条目模板和
创建用于申报记录的条目模板。
定制搜索
IBM Enterprise Records 应用程序包含一个搜索选项卡,此选项卡使用户能够快速地在归档计划中查找实体。但是,您可以创建能够帮助最终用户执行更复杂搜索的已存储的搜索和搜索模板。已存储的搜索是用户选择后会自动运行的完全搜索。搜索模板是允许用户交互的部分完全搜索。IBM Enterprise Records 提供了搜索模板,此模板包含用于 IBM Enterprise Records 所特有的某些公共实体特征的搜索条件。在保存要在 IBM Enterprise Records 中使用的已存储的搜索或搜索模板时,请确保将“应用程序名称”属性的值设置为 IBM Enterprise Records。
定制报告
IBM Enterprise Records 包括很多报告,这些报告提供有关用户执行的不同活动的统计信息视图。
IBM Enterprise Records. 您可以对这些报告进行定制(例如,可以添加和删除字段或者修改报告参数),并且可以创建要显示在
IBM Enterprise Records 应用程序中的新报告。
有关更多信息,请参阅
定制报告和
创建报告。