IBM® Enterprise
Records include flussi di lavoro che aiutano ad automatizzare il processo di revisione e
smaltimento di categorie record, cartelle record, volumi e record. Un flusso di lavoro comprende attività, fasi procedurali, personale, informazioni di input e output nonché strumenti necessari per ciascuna fase di un processo di business.
È possibile modificare questi flussi di lavoro e crearne di nuovi. La maggior parte dei flussi di lavoro IBM Enterprise
Records vengono lanciati automaticamente come risultato di un processo di Pulitura disposizioni o dell'esecuzione di un'azione associata al flusso di lavoro.
Tuttavia, il flusso di lavoro Gestione record fisico e il flusso di lavoro Crea cartella record devono essere avviati manualmente.
Quando si crea una fase di disposizione in una pianificazione di disposizione, ad essa si associa un'azione di disposizione e un flusso di lavoro di disposizione. Quando il periodo di mantenimento delle entità di una determinata fase è terminato, le entità sono pronte per la disposizione. Occorre avviare manualmente l'azione di disposizione che lancia il flusso di lavoro di disposizione associato. Per ulteriori informazioni sul processo di disposizione, vedere:
Prima di utilizzare i flussi di lavoro, è necessario completare alcune operazioni di configurazione. Tali operazioni vengono in genere completate durante l'installazione di IBM Enterprise
Records. Per ulteriori informazioni, consultare Configurazione dei flussi di lavoro in
IBM Enterprise
Records Installation
and Upgrade Guide.
Tipi di flusso di lavoro
Di seguito sono riportati i flussi di lavoro disponibili in
IBM Enterprise
Records.
Notifiche di flussi di lavoro
Durante lo svolgimento del flusso di lavoro vengono visualizzati messaggi di notifica che contengono informazioni sullo stato, sulle operazioni non riuscite e sugli errori di convalida verificatisi. Di seguito sono elencati i quattro tipi di messaggi di notifica:
Trascrizione
Una trascrizione è un file XML generato dal sistema quando l'azione di disposizione viene eseguita con successo su entità approvate per la disposizione. Questo file contiene informazioni su:
- Completamento o non riuscita dell'azione di disposizione eseguita su ciascuna entità nel batch;
- Stato di ciascuna fase del flusso di lavoro e il motivo dello stato corrente.
Il sistema invia automaticamente questo file come allegato al manager dei record. Il manager dei record può visualizzare questo file, salvarlo su un disco locale oppure può aprirlo direttamente in un browser.
Avviso
I messaggi di avviso di IBM Enterprise
Records vengono visualizzati quando il valore specificato nei vari campi di una fase particolare di un flusso di lavoro è errato o non è stato immesso. Se non si è specificato il valore del campo Posizione nella fase Trasferimento
fisico del flusso di lavoro Trasferimento provvisorio, IBM Enterprise
Records visualizza un messaggio di avvertenza.
Informazioni e messaggi di stato
In
IBM Enterprise
Records vengono visualizzati messaggi informativi e relativi allo stato dei flussi di lavoro Gestione record fisico e Crea cartella record. Nei messaggi viene indicato lo stato delle entità e altre informazioni rilevanti sulle stesse. Ad esempio, se il proprietario corrente di un'entità fisica ha ritardato il rilascio dell'entità,
IBM Enterprise
Records emette il messaggio come un elemento di lavoro nella casella di posta in arrivo della persona prevista per il ricevimento dell'entità. Per ulteriori informazioni sui messaggi informativi e di stato, vedere:
Errori ed eccezioni
I messaggi di errore e di eccezione indicano le entità interessate e i motivi del mancato completamento di una fase del flusso di lavoro. Ad esempio, se è stata completata la fase Limiti su un batch di dieci entità, due delle quali sono state riaperte, nel messaggio viene indicato che l'azione Limite non è stata portata a termine su due entità e viene indicato il motivo dell'errore.
Nella fase Messaggio, è possibile fare clic su Completa per completare la fase del flusso di lavoro (che non è riuscita) e rimuovere la voce di lavoro dalla casella di posta in arrivo. Quindi è possibile correggere il problema e avviare nuovamente il flusso di lavoro per completarlo correttamente. Nell'esempio sopraindicato, è possibile chiudere le due entità per le quali la fase Limite non è riuscita e
quindi avviare nuovamente il flusso di lavoro.