IBM Enterprise Records, Versão 5.1.+            

Gerar relatórios

O IBM® Enterprise Records inclui vários relatórios que facultam uma vista estatística de diferentes actividades no IBM Enterprise Records. Por exemplo, pode gerar relatórios para apresentar as pastas electrónicas criadas num determinado período de tempo ou as decisões de revisão para as entidades, tomadas num determinado período de tempo. Para além de utilizar relatórios pré-configurados, poderá criar relatórios personalizados.

Para obter informações sobre como criar um relatório personalizado, consulte o tópico Criar um relatório.

Apesar de todos os utilizadores do IBM Enterprise Records poderem executar os relatórios, os dados visíveis nos mesmos variam em função do acesso de segurança de cada utilizador às entidades indicadas nos relatórios. Quando gerar um relatório, será necessário especificar critérios de entrada para o mesmo. Estes critérios incluem parâmetros que variam em função do relatório. Por exemplo, para gerar um relatório sobre tipos de registo que tenham sido associados a uma agenda de eliminação, tem de especificar o nome da agenda de eliminação, a secção do plano de ficheiros para a qual pretende o relatório e o tipo de relatório (detalhe) que pretende apresentar. Para obter informações detalhadas sobre os critérios de entrada e os pré-requisitos para relatórios, consulte o tópico Configuração de relatórios e pré-requisitos.

Desempenho

Por predefinição, o motor de geração de relatórios está configurado para processar apenas 20 000 entidades. Se os relatórios que pretende gerar incluírem mais de 20 000 entidades, tem de reconfigurar o motor de geração de relatórios de forma a aumentar o número máximo de entidades que um relatório consegue processar.
Para aumentar o número máximo de entidades:
  1. Inicie a Central Management Console (CMC) no Crystal Reports Server.Em alternativa, a partir do ambiente de trabalho do Windows, navegue até Iniciar > Programas > Crystal Reports Server 2008 > Crystal Reports Server 2008 > Central Management Console.
  2. No menu, seleccione Servers, faça clique em ReportApplicationServer e seleccione Properties.
  3. Na secção Crystal Reports Viewing and Modification Service, no campo Number of database records to read when previewing or refreshing a report (-1 for unlimited):, aumente o número limite de registos ou introduza -1 ou aumente o número limite de registos para um valor superior a 20 000, dependendo dos relatórios.
  4. Faça clique em Save e Close.
  5. Na Central Management Console, seleccione e evidencie ReportApplicationServer. Em seguida, faça clique em Restart Server.

Quanto mais alargados forem os critérios de pesquisa, maior será o impacto sobre o desempenho do servidor de relatórios. Todos os relatórios apresentam um aviso ao utilizador se não for especificada uma secção do plano de ficheiros, cuja predefinição é a totalidade do plano de ficheiros, quanto esta informação for necessária. No entanto, existem outros critérios que também podem contribuir para a redução do desempenho. Por exemplo, o relatório "Registos electrónicos criados por um utilizador num determinado período" permite introduzir um intervalo de datas e um ou mais utilizadores. Se introduzir um período de tempo longo e demasiados nomes de utilizador pode dar origem a um baixo desempenho.

Para gerar um relatório:

  1. Seleccione o separador Relatórios. É apresentada uma lista de relatórios disponíveis.
  2. Seleccione o relatório que pretende gerar. É apresentada a página Gestão de relatórios.
  3. Especifique os critérios de entrada para o relatório.
  4. Faça clique em Seguinte para gerar o relatório. Se estiver a gerar um relatório para a totalidade do plano de ficheiros, poderá ser apresentada uma mensagem a solicitar a confirmação. O visualizador de relatório é iniciado, para que possa ver o relatório.
  5. Depois de fechar a janela do relatório, regressa ao passo Ver relatório. Faça clique em Anterior para regressar ao passo Critérios de entrada de relatório, onde poderá gerar outro relatório com critérios diferentes.
  6. Quando concluir, faça clique em Cancelar para regressar à lista de relatórios.
Importante: Se o IBM Enterprise Records tiver sido implementado com o Workplace ou Workplace XT, no modo Autenticação gerida pelo contentor, ou o IBM Enterprise Records estiver implementado num ambiente de início de sessão único, ser-lhe-á solicitado que inicie sessão (apenas uma vez durante o sessão do utilizador) depois de fazer clique em Seguinte na página Gestão de relatórios, para iniciar os relatórios do IBM Enterprise Records.


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Última actualização: Agosto de 2011


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