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Scaricamento di entità fisiche

Poiché le entità fisiche non sono visibili online, è necessario fare in modo che gli elementi vengano spediti. Con questa procedura denominata assegnazione viene lanciato anche il flusso di lavoro Physical Records Management (PRM), che tiene traccia della posizione delle entità in ciascuna fase. È possibile assegnare record singoli (uno alla volta) o qualsiasi contenitore con elementi fisici al suo interno.

Il flusso di lavoro PRM riguarda l'intero ciclo di prenotazione, ricezione e rilascio dell'entità all'utente successivo. Il flusso di lavoro tiene traccia anche dei ritardi nella ricezione o nel rilascio dell'entità. Tiene traccia inoltre delle entità perdute in transito o dall'utente attualmente indicato come in possesso dell'entità. Tenere traccia di un'entità tramite il flusso di lavoro PRM presuppone ovviamente che tutti i partecipanti registrino in qualsiasi momento e con precisione la posizione di un'entità, eseguendo tempestivamente le attività presenti nella propria casella di posta in arrivo.

Le entità fisiche possono essere assegnate tramite Application Engine, Workplace XT o IBM® Enterprise Records. Se l'assegnazione avviene da Workplace, accedere a FPOS e aprire la cartella Records Management. Successivamente, aprire la cartella del piano file e cercare l'oggetto nella posizione appropriata all'interno del piano file.

Per informazioni sullo stato di assegnazione di un'entità, selezionare la relativa icona Ottieni informazioni e quindi la pagina Dettaglio. Nella sezione Fisico della pagina sono visualizzati la posizione, la posizione iniziale, lo stato di assegnazione e l'autore dell'assegnazione dell'entità. Se l'entità ha un codice a barre, è possibile controllarne lo stato di assegnazione anche utilizzando Esegui scansione voci fisiche nella scheda Fisico. Vedere Scansione di un'entità fisica. Infine, è possibile selezionare il pulsante Stato nella fase del flusso di lavoro PRM per ottenere lo stato tramite l'applicazione Tracker.

Caselle di posta in arrivo utilizzate dal flusso di lavoro PRM

Man mano che l'entità si sposta e gli utenti la ricevono e la rilasciano, vengono generate voci di lavoro. Alcune di esse compaiono nella casella di posta in arrivo di un utente, mentre altre nelle caselle di posta in arrivo pubbliche. Le impostazioni di sicurezza dell'utente e di gruppo stabiliscono chi può visualizzare le caselle di posta in arrivo pubbliche, aprire una fase di flusso di lavoro e vedere lo stato di assegnazione di un'entità utilizzando Esegui scansione voci fisiche. Il flusso di lavoro PRM è in grado di inviare voci di lavoro alle caselle di posta in arrivo pubbliche.

Procedura di assegnazione

L'assegnazione di un'entità inizia con la selezione di Avvia / Scarica nel menu di scelta rapida. Successivamente, le voci di lavoro vengono visualizzate nelle caselle di posta in arrivo personali dei partecipanti o nelle caselle di posta in arrivo pubbliche. Quando un'entità viene assegnata per la prima volta, il sistema indica che l'utente richiedente l'ha assegnata alla posizione specificata. Tuttavia, il custode deve rilasciare l'elemento prima che pervenga all'utente richiedente.

Avvio di un flusso di lavoro

Per assegnare un oggetto fisico:
  1. In Application Engine, Workplace XT o IBM Enterprise Records, fare clic con il pulsante destro del mouse sul nome dell'entità fisica e selezionare Avvia / Scarica.
  2. Fare clic su Avvia sotto il nome della sottoscrizione del flusso di lavoro da utilizzare. Viene fornita una sottoscrizione predefinita per ciascun tipo di entità fisica.
  3. Completare la parte restante della fase Avvia / Scarica.
  4. Una volta completata la fase Avvia / Scarica, chiudere la finestra contenente le sottoscrizioni del flusso di lavoro.
Le varie fasi del flusso di lavoro hanno in comune alcuni elementi.
Tabella 1. Fasi del flusso di lavoro
Elementi fasi del flusso di lavoro Descrizione
Istruzioni Nella parte superiore della finestra dovrebbero essere presenti istruzioni per l'esecuzione della fase, scritte dalla persona che progetta il flusso di lavoro. Se le istruzioni non sono presenti, fare clic sulla freccia accanto al termine Istruzioni.
Nome entità Se l'entità è un contenitore, è possibile fare clic sul nome per aprirlo e vederne il contenuto. Se l'entità è un record fisico singolo, non ha contenuto e verrà quindi visualizzato il relativo messaggio.
Commenti È possibile inserire commenti direttamente nella casella Commenti o fare clic sull'icona gialla nella parte inferiore della casella di testo per visualizzare una finestra di dimensioni maggiori in cui scrivere o leggere commenti più lunghi senza doverne scorrere il contenuto.
Menu Azione Le voci del menu variano a seconda della fase. Vedere le informazioni di seguito per ciascun tipo di fase. Inoltre, le istruzioni nella parte superiore della finestra del flusso di lavoro devono fornire indicazioni su cosa selezionare.
Posizione Fare clic su Posizione per visualizzare un elenco di posizioni. Fare clic su Seleziona sotto la posizione in cui si desidera che l'entità venga consegnata.
Data prenotazione Fare clic sull'icona del calendario per selezionare la data in cui si desidera prenotare un'entità. Se l'entità non è al momento assegnata, selezionare la data odierna. Se l'entità è assegnata, è possibile selezionare la data odierna o una data futura, ma il sistema non visualizza necessariamente la data selezionata. Il sistema determina le date di prenotazione man mano che l'entità si sposta da una posizione all'altra.
Colonne di informazioni Durante le varie fasi vengono mostrate informazioni, quali la persona che era in possesso dell'elemento, la posizione dell'elemento, le date di prenotazione e richiesta e la persona che lo deve ricevere.
Pulsanti Applica e Chiudi È possibile modificare le informazioni, applicare le modifiche con il pulsante Applica e successivamente chiudere la finestra con il pulsante Chiudi senza eseguire ulteriori operazioni. La voce di lavoro rimane nella stessa casella di posta in arrivo. Ciò risulta utile quando si desidera dichiarare che un elemento è al momento perduto, ma si ritiene di poterlo ritrovare. In tal modo, si evita di dover eseguire l'azione più definitiva mediante il pulsante Completa.
Pulsante Riassegna Apre una finestra in cui selezionare un altro utente per l'esecuzione della fase. Immettere alcuni dei caratteri iniziali del nome e fare clic su Ricerca. Selezionare l'utente e fare clic su Continua.
Pulsante Stato Apre l'applicazione Tracker.
Pulsante Completa Il pulsante Completa completa la fase del flusso di lavoro ed è l'opzione che normalmente viene scelta.

Fase iniziale

Per completare la fase iniziale:
  1. Fare clic su Posizione per selezionare la posizione in cui si desidera che l'entità venga consegnata.
  2. Fare clic sull'icona del calendario per impostare una data di prenotazione. Se l'entità non è assegnata, selezionare la data odierna. Se l'entità è assegnata, è possibile selezionare la data odierna o una data futura. La data di prenotazione viene utilizzata per assegnare priorità in caso di più richieste.
  3. Fare clic su Avvia per avviare il flusso di lavoro o su Chiudi per chiudere la finestra senza avviare la procedura.

Fase di ricezione

La fase di ricezione è indicata nella casella di posta in arrivo come una fase di approvazione, anche se quando la si apre, il titolo della pagina è Fase ricezione. Quando l'utente precedente (o custode) rilascia l'elemento, l'utente successivo nella coda passa alla fase di ricezione. Se non si è ancora ricevuto l'elemento, è possibile vedere chi lo consegnerà, la sua ultima posizione e in che modo verrà consegnato. Se l'elemento non viene ricevuto dopo un ragionevole tempo di attesa, è possibile indicare che non è stato ricevuto. In tal modo viene generata una voce di lavoro per la coda di individuazione perdita. Nel caso si tratti del custode, questi passerà a una fase di ricezione quando l'ultimo utente rilascerà l'elemento. Per completare la fase di ricezione:
  1. Selezionare l'azione appropriata. Se è stata ricevuta l'entità, selezionare Ricevuto, altrimenti selezionare Non ricevuto.
  2. Terminare la fase selezionando il pulsante appropriato. Vedere le opzioni in Avvio di un flusso di lavoro.
Attenzione: È possibile che l'entità non sia stata ricevuta a causa di un ritardo dovuto al servizio di consegna o all'utente che ha attualmente scaricato l'entità. È possibile inoltre che l'entità sia andata perdura in transito. In questo caso, si riceverà una voce di lavoro con un messaggio indicante lo stato dell'entità.

Fase di rilascio

La fase di rilascio è indicata nella casella di posta in arrivo come una fase di approvazione, anche se quando la si apre, il titolo della pagina è Fase rilascio. La fase di rilascio deve essere completata dal proprietario corrente dell'entità, che può essere il custode o un utente che ha assegnato l'elemento. Occorre indicare il metodo di consegna se vi sono ritardi nella consegna o se l'elemento è andato perduto. Consegnare l'elemento all'utente richiedente nella posizione assegnata. Per completare la fase di rilascio:
  1. Se necessario, inserire un Ritardo in ore per indicare l'entità del ritardo nel rilascio dell'entità.
  2. Inserire gli eventuali commenti appropriati, ad esempio una descrizione del ritardo.
  3. Selezionare l'opzione appropriata nell'elenco Azione.
    • Consegna manuale indica che la consegna dell'entità all'utente successivo nella coda avverrà manualmente.
    • Selezionare Perduto se non si conosce la posizione dell'entità. Viene inviata una voce di lavoro alla casella di posta in arrivo pubblica PhysicalEntitiesFindLostQueue.
    • Selezionare Servizio di consegna se si desidera utilizzare un servizio di consegna. Viene inviata una voce di lavoro alla casella di posta in arrivo pubblica PhysicalEntitiesDeliveryQueue.
    • Selezionare Ritardo se è stato inserito un ritardo. Verrà inviata una notifica di ritardo a tutti gli utenti in attesa nella coda.
  4. Terminare la fase selezionando il pulsante appropriato. Vedere le opzioni in Avvio di un flusso di lavoro.

Fase della coda di attesa

Quando un utente prenota un'entità ed è la persona successiva nella coda a riceverla, la voce di lavoro nella coda di attesa mostra il nome dell'utente come utente richiedente. Gli utenti autorizzati ad accedere alla coda possono visualizzare le informazioni, ma non devono eseguire alcuna operazione. Per visualizzare la fase della coda di attesa:
  1. Fare clic sull'elemento di lavoro nella coda pubblica PhysicalEntitiesWaitQueue.
  2. Dopo aver controllato l'elemento di lavoro, fare clic su Chiudi.

Fase della coda di riserva

La casella di posta in arrivo pubblica PhysicalEntitiesReserveQueue contiene voci di lavoro per ciascun utente in attesa di consegna. Gli utenti autorizzati possono aprire ciascuna voce di lavoro per vedere chi ha richiesto l'entità, nonché le relative date e posizioni richieste. È possibile modificare le date di prenotazione per cambiare le priorità degli utenti. Per completare la fase della coda di riserva:
  1. Fare clic sull'elemento di lavoro nella casella di posta in arrivo pubblica PhysicalEntitiesReserveQueue.
  2. Se lo si desidera, modificare Data di prenotazione per cambiare la priorità degli utenti in attesa dell'elemento.
  3. Fare clic su Applica e su Chiudi.

Fase di individuazione di elemento perduto

Quando un'entità viene dichiarata perduta, il sistema invia una voce di lavoro alla casella di posta in arrivo pubblica PhysicalEntitiesFindLostQueue. Se si dispone dell'autorizzazione ad accedere a questa casella di posta, è possibile fare clic sull'elemento di lavoro per visualizzare la pagina Fase individuazione perdita e aggiornare lo stato. L'entità verrà individuata e consegnata oppure verrà dichiarata definitivamente perduta. Tutti gli utenti interessati verranno avvisati e tutti i flussi di lavoro PRM avviati per tale entità termineranno. Inoltre, quando un utente tenterà di avviare un flusso di lavoro per tale entità, il sistema invierà immediatamente una notifica sullo stato perduto dell'entità. Per completare la fase di individuazione dell'elemento perduto:
  1. Immettere i propri commenti.
  2. Dal menu Azione, selezionare Perso se si intende dichiarare l'entità definitivamente perduta. Selezionare Consegnato se l'entità è stata ritrovata e consegnata all'utente il cui nome compare nel campo Richiesto da.
  3. Terminare la fase selezionando il pulsante appropriato. Vedere le opzioni in Avvio di un flusso di lavoro.
Se un'entità viene contrassegnata come definitivamente perduta, non è possibile indicarne il ritrovamento in una data successiva. Chiunque tenti di assegnare l'entità in futuro riceverà il messaggio di entità perduta. Se l'elemento perduto è un contenitore successivamente ritrovato, il relativo contenuto non può essere assegnato. Chiunque tenterà di assegnare elementi da un contenitore precedentemente perduto riceverà un messaggio indicante che il padre è già assegnato.

Fase del servizio di consegna

Quando un utente seleziona il servizio di consegna per l'invio di un'entità fisica, il sistema invia una voce di lavoro alla casella di posta in arrivo pubblica PhysicalEntitiesDeliveryQueue. Se si dispone dell'autorizzazione ad accedere a questa casella di posta, è possibile fare clic sull'elemento di lavoro per visualizzare la pagina Fase consegna e completare la relativa fase. Per completare la fase di consegna:
  1. Immettere gli eventuali commenti.
  2. Selezionare Perso nel menu Azione se non si riesce a trovare e consegnare l'entità. Viene inviata una voce di lavoro alla casella di posta in arrivo pubblica PhysicalEntitiesFindLostQueue. Se necessario, tale gruppo indicherà che l'entità è definitivamente perduta. Selezionare Consegnato se l'entità è stata consegnata all'utente che l'ha richiesta.
  3. Terminare la fase selezionando il pulsante appropriato. Vedere le opzioni in Avvio di un flusso di lavoro.

Fase messaggio

La pagina Fase messaggio informa l'utente dello stato dell'entità fisica per la quale è stato avviato il flusso di lavoro PRM. Questa pagina viene inviata come voce di lavoro alla casella di posta in arrivo. La si riceverà in una delle seguenti situazioni: Per completare la fase messaggio, fare clic su Completa.


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Ultimo aggiornamento: Agosto 2011


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