Preferencje serwisu profilu określają proces, w którym elementy programu Microsoft® Outlook, takie jak elementy wiadomości i kalendarza, są dodawane do składnicy obiektów z programu Outlook. Można dodać nowy profil lub zmodyfikować istniejące. Poniższe sekcje odnoszą się do tych ustawień.
Pola Nazwa profilu i Opis profilu służą do nadawania etykiety profilu. Jeśli edytowany jest istniejący profil, wprowadź zaktualizowane informacje do tych pól. Nazwa profilu określona w tych polach jest wyświetlana na liście profili podczas dodawania przez użytkowników elementu e-mail z programu Outlook.
Kliknij opcję Wybierz role dostępu, aby określić grupy użytkowników, które będą miały dostęp do tworzonego lub edytowanego profilu.
Obok każdej opcji należy określić, czy dana opcja może być modyfikowana w procesie dodawania. Po wybraniu przez użytkowników profilu podczas dodawania wiadomości e-mail opcje określone dla wiadomości e-mail zostaną wyświetlone w profilu. Te trzy opcje, które określają, czy użytkownicy mogą modyfikować ustawienia to: Dostępne do edycji, Tylko do odczytu i Ukryj:
Elementy programu Outlook można dodawać jako typ .msg (format wiadomości e-mail) lub .txt (format tekstowy) bądź w obu formatach. Typ pliku, w jakim wiadomości e-mail mają być dodawane, należy określić w profilu. Wybierz ustawienie Tak obok opcji Dodaj wiadomość e-mail jako plik .msg i Dodaj wiadomość e-mail jako plik .txt, aby określić dodawanie wiadomości e-mail jako plików zarówno .msg jak i .txt.
Szablony wprowadzania
Aby uprościć zadanie użytkownika można wybrać przypisanie szablonu wprowadzania, które będzie używane podczas dodawania plików .msg i .txt. Specyficzne informacje wiadomości e-mail, jak Do, Temat, są automatycznie odwzorowywane z wiadomości e-mail na właściwości klasy podczas dodawania pliku .msg lub .txt do składnicy obiektów.
Po wybraniu szablonu wprowadzania nazwa szablonu wprowadzania zostanie wyświetlona w profilu.
Specyficzne informacje wiadomości e-mail, jak Od, Do i DW, mogą być wyświetlane z pełnym adresem wiadomości e-mail zamiast nazwy wyświetlanej w klasie E-mail lub we właściwości podklasy po dodawaniu pliku .msg lub .txt do składnicy obiektów. Format, w jakim adres wiadomości e-mail jest wyświetlany, jest określany przez adres SMTP. Na przykład, pełnym adresem wiadomości e-mail w polu właściwości Od może być JaneD@ibm.com lub Doe, Jane[jdoe@ibm.com].Jeśli użytkownik nie wybierze szablonu wprowadzania lub kliknie opcję Usuń w celu usunięcia szablonu, wówczas jako domyślny zostanie użyty kreator Dodaj dokument.
Bez względu na ustawienie dla wiadomości e-mail opcji Tylko do odczytu lub Dostępne do edycji użytkownicy nie mogą zmienić przypisanego szablonu wprowadzania. Należy powiadomić użytkowników, że muszą wykonać proces dodawania podczas dodawania wielu dokumentów za pomocą szablonu wprowadzania. Jeśli proces zostanie anulowany przez użytkowników przed dodaniem wszystkich dokumentów, wówczas cały proces zostanie anulowany.
Wybierz opcję Tak, aby przenieść kopię elementu programu Outlook do folderu Elementy usunięte po dodaniu elementu do składnicy obiektów.
Określ, czy dla dodawanych wiadomości mają być tworzone dowiązania. Wybierz ustawienie Nie, Tak lub Tak, usuwanie kaskadowe.
Dowiązania organizują dokumenty. Umożliwiają dowiązanie obiektów różnego typu. Można na przykład dowiązać załączniki z elementem programu Outlook, który jest plikiem .msg. Jeśli użytkownik ma różne wiadomości e-mail i dodatkowe załączniki odwołujące się do konkretnego spotkania, można je dowiązać, aby mieć pewność, że wszystkie dokumenty dotyczące spotkania będą przechowywane razem.
Załączniki można jedynie dowiązać do wiadomości e-mail będącej plikiem .msg lub .txt. Wszystkie elementy programu Outlook, które mają zostać dodane i dowiązane, muszą także znajdować się w tej samej składnicy obiektów.
Usuwanie kaskadowe oznacza, że jeśli dokument, z którego są dowiązane inne elementy, zostanie usunięty, wówczas obiekt dowiązania i wszystkie pliki dowiązane do dokumentu również zostaną usunięte.
Ponieważ elementy programu Outlook często zawierają jeden lub więcej załączników o różnym typie pliku, można dodać całą wiadomość e-mail jako jeden moduł lub każdy załącznik oddzielnie. Ta sekcja udostępnia opcje do dodawania do składnicy obiektów załączników jako niezależnych obiektów.
Wybierz opcję Tak, aby dodać załączniki zawarte w wiadomości e-mail podczas dodawania.
Można również wybrać szablon wprowadzania, aby użyć go podczas dodawania załączników. Po wybraniu szablonu wprowadzania zostanie wyświetlona nazwa szablonu wprowadzania. Jeśli użytkownicy dodają wiele załączników do jednego elementu programu Outlook, należy rozważyć przypisanie szablonu wprowadzania do tej opcji.
Jeśli użytkownik nie wybierze szablonu wprowadzania lub kliknie opcję Usuń w celu uniemożliwienia użycia szablonu, wówczas jako domyślny zostanie użyty kreator Dodaj dokument.
Określa, czy załączniki są dodawane za pomocą klasy E-mail lub podklasy.
Wybierz opcję Tak, aby ograniczyć wybór klasy do klasy E-mail lub podklasy podczas dodawania dokumentu. Informacje o właściwościach z wiadomości e-mail zawierającej załącznik są wyświetlane w odpowiednich właściwościach zdefiniowanych w klasie E-mail lub podklasie podczas dodawania załącznika do składnicy obiektów.
Ważne jest, aby ustawić tę opcję na Tak, jeśli określono utworzenie dowiązań między elementem programu Outlook a załącznikami.
Wybierz Nie, jeśli używana klasa ma nie być ograniczana podczas dodawania załączników.
Ta opcja jest dostępna tylko w systemach skonfigurowanych dla produktu IBM® InfoSphere Enterprise Records.
Wybierz Tak, aby użyć opcji Deklaruj jako jedne akta w celu zadeklarowania całej wiadomości e-mail i jej załączników jako jednych akt. Proces deklarowania następuje po pomyślnym dodaniu ostatniego elementu programu Outlook do składnicy obiektów.