IBM Enterprise Records, Version 5.1.+            

Présentation de la configuration d'IBM Enterprise Records

La configuration de l'environnement d'IBM® Enterprise Records requiert l'exécution d'un certain nombre de tâches.

Pour configurer un environnement IBM Enterprise Records, vous devez exécuter les tâches de configuration décrites ci-après.

Création de classes de documents ROS

Vous devez créer des classes de documents pour les documents qui seront déclarés en tant qu'enregistrements.

Configuration du plan de fichiers par défaut

L'application IBM Enterprise Records n'affiche qu'une seule hiérarchie de plan de fichiers à la fois.

Configuration des balayages d'élimination

Le processus de balayage d'élimination a été configuré par un administrateur lors de la procédure d'installation et de configuration d'IBM Enterprise Records. Vous pouvez toutefois revoir la configuration du balayage d'élimination pour vous assurer qu'il est correctement configuré. Si par exemple, votre site n'utilise pas de types d'enregistrement, assurez-vous que le paramètre Exéc. de RecordTypes est défini sur False (Faux).

Pour plus d'informations, voir Configuration du balayage d'élimination.

Configuration des types d'enregistrement

Les types d'enregistrement permettent d'associer un enregistrement avec un planning d'élimination différent de celui actuellement associé à la catégorie ou au dossier parent de l'enregistrement. Si votre solution IBM Enterprise Records utilise des types d'enregistrement, faites attention à bien configurer le balayage d'élimination pour l'exécution du traitement des types d'enregistrement en définissant le paramètre Exéc. de RecordTypes sur True (Vrai).

Configuration de l'option de conservation des métadonnées

Lorsqu'une entité IBM Enterprise Records est supprimée par un utilisateur disposant des droits d'accès appropriés, elle est définitivement supprimée de la librairie. Vous pouvez toutefois configurer la conservation de métadonnées au niveau du plan de fichiers, pour les éléments supprimés (catégories ou dossiers d'enregistrements, volumes et enregistrements). Si l'option de conservation des métadonnées est configurée par un administrateur, ces entités restent dans la librairie (marquées comme supprimées) mais ne s'affichent plus dans l'application IBM Enterprise Records. Vous pouvez exporter régulièrement ces entités supprimées et l'ensemble de leurs métadonnées vers un fichier XML à des fins d'historique, puis supprimer définitivement les entités de la librairie. Pour plus d'informations sur la configuration de cette option, voir Configuration de la conservation des métadonnées.

Configuration de la déclaration automatique des enregistrements

Vous pouvez configurer IBM Enterprise Records pour déclarer automatiquement un document en tant qu'enregistrement dès lors qu'il fait l'objet d'une opération donnée (création du document, par exemple). Pour configurer la déclaration automatique :

Configuration de la synchronisation des propriétés

Vous pouvez configurer la synchronisation automatique des valeurs de propriétés d'un document vers son enregistrement associé (ou vice versa) dès lors qu'une propriété du document (ou de l'enregistrement) est modifiée. Pour plus d'informations, voir Configuration de la synchronisation des propriétés.

Définition de la taille des lots du workflow

Par défaut, IBM Enterprise Records stocke au maximum 10 éléments de travail par lot de workflow pour révision ou approbation avant élimination, mais vous pouvez modifier cette valeur limite par l'intermédiaire d'un paramètre de configuration. Pour plus d'informations, voir Configuration de la taille de lot du workflow.

Configuration du workflow Demander le dossier d'enregistrements

IBM Enterprise Records comprend le workflow Créer un dossier d'enregistrements, qui permet aux utilisateurs d'envoyer une requête au gestionnaire d'enregistrements pour créer un dossier d'enregistrements. De nombreux utilisateurs ne disposent généralement pas des privilèges nécessaires pour créer un dossier d'enregistrements. Pour rendre ce workflow accessible aux utilisateurs, vous devez configurer la préférence de site Demander le dossier d'enregistrements. Cette préférence a pu être définie au cours de la procédure d'installation et de configuration d'IBM Enterprise Records. Pour plus d'informations sur l'utilisation de ce workflow, voir Création d'un dossier d'enregistrement à l'aide d'un workflow.

Pour obtenir des instructions sur la définition de la préférence de site, voir Définition de la préférence de site Demander le dossier d'enregistrements.

Définition de la préférence de site Classes de Lien modifiables

IBM Enterprise Records propose des liens permettant aux utilisateurs de relier entre eux les enregistrements ou dossiers connexes. Pour créer et gérer des liens dans IBM Enterprise Records, vous devez définir la préférence de site Classes de lien modifiables à l'aide de Workplace. Pour plus d'informations sur les liens IBM Enterprise Records, voir Liens.

Pour obtenir des instructions sur la définition de la préférence de site, voir Définition des préférences de site d'une classe de lien.

Configuration des événements de conformité

IBM Enterprise Records comprend plusieurs événements permettant la conformité avec PRO ou DoD (événements qui définissent les métadonnées, par exemple). La configuration de ces événements est facultative, car le traitement de ces événements peut affecter les performances.

Configuration des documents CFS-IS

Si votre solution IBM Enterprise Records comprend l'utilisation de la fonctionnalité optionnelle Content Federation Services for Image Services (CFS-IS), assurez-vous auprès de votre administrateur système IBM FileNet Image Services que la sécurité Image Services est correctement configurée pour la modification et la suppression de documents Image Services. Assurez-vous également que les paramètres de conservation des classes de documents Image Services sont bien définis afin que les documents Image Services déclarés comme enregistrements ne soient pas supprimés à cause de paramètres de conservation Image Services. Pour plus d'informations, voir Tâches d'administration et de maintenance.

Configuration des unités de stockage protégées

Si votre solution IBM Enterprise Records inclut des unités de stockage protégées, par exemple EMC Centera, NetApp SnapLock, Tivoli Storage Manager ou d'autres, vérifiez que les paramètres de conservation d'IBM Enterprise Records ne sont pas en conflit avec ceux de l'unité de stockage. Désactivez les paramètres de conservation de l'unité de stockage et laissez IBM Enterprise Records gérer la conservation.


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Dernière mise à jour : Août 2011


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