IBM Enterprise Records, Version 5.1.+            

Rapportkonfiguration och förutsättningar

När du arbetar med IBM® Enterprise Records-rapporter kan du sammanställa en lista över alla tillgängliga IBM Enterprise Records-rapporter, detaljer om konfigurationskriterier för varje rapport samt förutsättningarna för att generera rapporten.

Innan du kan generera en rapport måste du se till att alla förutsättningar som listas nedan för rapporten är uppfyllda. Du måste också ha konfigurerat rapportservern under installationen av IBM Enterprise Records. I IBM Enterprise Records Installation and Upgrade Guide finns mer information.

IBM Enterprise Records-rapporter

Följande rapporter bygger på den valda standardarkiveringsplan som administratören har bestämt. När du ska generera en rapport väljer du fliken Rapporter i IBM Enterprise Records, och följer anvisningarna för att ange de särskilda konfigurationskriterier som fungerar som bas för rapporten.

Åtgärder utförda av en användare

Innan du kan köra rapporten ser du till att följande förutsättningar är uppfyllda: Rapporten visar endast åtgärder som utförts efter det att granskningen har aktiverats. I Granskning finns mer information.
Begränsning: Rapporten visar endast borttagningshändelser i följande fall:
  • Håll kvar metadata är aktiverad (annars försvinner metadata när posten tas bort)
  • En användare utan borttagningsbehörighet försökte att ta bort posten.
Tabell 1. Parametrar som används av rapporten Åtgärder utförda av en användare
Egenskap Beskrivning
Ange avsnitt i arkiveringsplanen Klicka på Bläddra och välj den del av arkiveringsplanen som rapporten ska köras mot. Om du inte anger ett avsnitt används hela arkiveringsplanen.
Användarnamn Ange ett användarnamn eller klicka på välj användare om du vill söka efter och välja den användare vars åtgärder du ska söka efter.
Startdatum Klicka på kalenderikonen och välj det tidigaste åtgärdsdatumet som rapporten ska baseras på.
Slutdatum Klicka på kalenderikonen och välj det senaste åtgärdsdatumet som rapporten ska baseras på.
RM-entitetstyp Gör ditt val genom att klicka på en eller flera RM-poster i listan (skiftklicka eller Ctrl-klicka).
Rapporttyp

Välj Detaljerad om du vill se händelsenamn, entitetstyp, användarnamn, åtgärdsdatum, entitetsnamn och totalt antal poster.

Välj Sammanfattad om du vill se händelsenamn, entitetstyp och totalt antal entiteter.

Kategorier och mappar efter dispositionsåtgärder

Rapporten visar vilka kategorier och mappar som påverkas av en angiven avvecklingsåtgärd. Det måste finnas tidigare tilldelade avvecklingsscheman för kategorierna och mapparna. Kör avvecklingsavsökningen så ser du den senaste informationen. I Lägga till åtgärder, Knyta avvecklingsscheman till entiteter och Köra avvecklingsavsökning finns mer information.
Tabell 2. Parametrar som används av rapporten Kategorier och mappar efter avvecklingsåtgärd
Egenskap Beskrivning
Avvecklingsåtgärd Välj en avvecklingsåtgärd från menylistan, som innehåller Förhandsgranska, Exportera, Överför, Förstör, Överför tillfälligt, Brytpunkt och Vital granskning.
Startdatum Klicka på kalenderikonen och välj startdatumet för rapporten. Detta definierar början på den period under vilken den valda avvecklingsåtgärden ska utföras.
Slutdatum Klicka på kalenderikonen och välj slutdatumet för rapporten. Detta definierar slutet på den period under vilken den valda avvecklingsåtgärden ska utföras.
Rapporttyp

Välj Detaljerad om du vill se faskörningsdatum, avvecklingsschemanamn, entitetstyp, tillkomstdatum, författare och entitetsnamn.

Välj Sammanfattad om du vill se faskörningsdatum, avvecklingsschemanamn, entitetstyp och totalt antal entiteter.

Avvecklingsscheman definierade i en arkiveringsplan

Rapporten listar de avvecklingsscheman som ingår i arkiveringsplanen. I Avvecklingsscheman finns mer information om avvecklingsscheman.
Tabell 3. Parametrar som används av rapporten Avvecklingsscheman definierade i en arkiveringsplan
Egenskap Beskrivning
Rapporttyp

Välj Detaljerad om du vill se avvecklingsschemanamn, åtgärdsnamn, entitetstyp och entitetsnamn.

Välj Sammanfattad om du vill se avvecklingsschemanamn, entitetstyp och totalt antal entiteter.

Dispositionsschema allokerad till posttyper

Innan du kan köra rapporten ser du till att följande förutsättningar är uppfyllda:
Tabell 4. Parametrar som används av rapporten Avvecklingsscheman allokerade till posttyper
Egenskap Beskrivning
Ange avsnitt i arkiveringsplanen Klicka på Bläddra och välj den del av arkiveringsplanen som rapporten ska köras mot. Om du inte anger ett avsnitt används hela arkiveringsplanen.
Namn på avvecklingsschema Klicka på välj avvecklingsschema och välj ett avvecklingsschema från den lista som visas, eller skriv ett namn. Tänk på att om den text som du väljer eller skriver förekommer i något annat schemanamn, väljs också detta schema.
Rapporttyp

Välj Detaljerad om du vill se schemanamn, entitetsnamn, tillkomstdatum, skapat av och totalt antal poster.

Välj Sammanfattad om du vill se schemanamn och totalt antal poster.

Elektroniska kategorier och mappar associerade med ett dispositionsschema

Rapporten visar vilka kategorier och mappar som har kopplats till ett angivet avvecklingsschema. I Knyta avvecklingsscheman till entiteter finns mer information.
Tabell 5. Parametrar som används av rapporten Elektroniska kategorier och mappar som hör till ett avvecklingsschema
Egenskap Beskrivning
Namn på avvecklingsschema Klicka på välj avvecklingsschema och välj ett avvecklingsschema från den lista som visas, eller skriv ett namn. Tänk på att om den text som du väljer eller skriver förekommer i något annat schemanamn, väljs också detta schema.
RM-entitetstyp Gör ditt val genom att klicka på en eller flera RM-poster i listan (skiftklicka eller Ctrl-klicka).
Rapporttyp

Välj Detaljerad om du vill se schemanamn, åtgärdsnamn, RM-entitetstyp, tillkomstdatum, skapat av och RM-entitetsnamn.

Välj Sammanfattad om du vill se schemanamn, åtgärdsnamn, RM-entitetstyp och totalt antal entiteter.

Elektroniska mappar och poster efter skyddsmärkningar (endast PRO)

Denna rapport visar vilka mappar/och eller poster som tidigare markerats för den valda säkerhetsklassificeringen. Du måste ange ett användar-ID och lösenord för den databas som upprättar klassificeringen. Du kan se informationen vid från och med din klassificering och nedåt.
Tabell 6. Parametrar som används av rapporten Elektroniska mappar och poster efter skyddsmärkningar
Egenskap Beskrivning
Säkerhetskategori Välj en eller flera säkerhetskategorier (Top Secret, Secret, Confidential, Restricted eller Unclassified).
RM-entitetstyp Välj en eller båda entitetstyperna som du vill ha en rapport om.
Rapporttyp

Välj Detaljerad om du vill se säkerhetskategori, RM-entitetstyp, tillkomstdatum, skapat av och RM-entitetsnamn. Välj Sammanfattad om du vill se säkerhetskategori, RM-entitetstyp och totalt antal entiteter.

Elektroniska mappar skapade inom en specifik period

Rapporten visar vilka elektroniska mappar som skapats under en angiven tidsperiod.
Tabell 7. Parametrar som används av rapporten Elektroniska mappar skapade inom en viss period
Egenskap Beskrivning
Ange avsnitt i arkiveringsplanen Klicka på Bläddra och välj den del av arkiveringsplanen som rapporten ska köras mot. Om du inte anger ett avsnitt används hela arkiveringsplanen.
Startdatum Klicka på kalenderikonen och välj det tidigaste tillkomstdatumet som rapporten ska baseras på.
Slutdatum Klicka på kalenderikonen och välj det senaste tillkomstdatumet som rapporten ska baseras på.
Rapporttyp

Välj Detaljerad om du vill se tillkomstdatum, författare och RM-entitetsnamn.

Välj Sammanfattad om du vill se tillkomstdatum och antal skapade postmappar.

Elektroniska poster skapade av en användare inom en specifik period

Rapporten listar elektroniska poster som skapats av en angiven användare inom den tidsperiod som du angav.
Tabell 8. Parametrar som används av rapporten Elektroniska poster skapade inom en viss period
Egenskap Beskrivning
Ange avsnitt i arkiveringsplanen Klicka på Bläddra och välj den del av arkiveringsplanen som rapporten ska köras mot. Om du inte anger ett avsnitt används hela arkiveringsplanen.
Startdatum Klicka på kalenderikonen och välj det tidigaste tillkomstdatumet som rapporten ska baseras på.
Slutdatum Klicka på kalenderikonen och välj det senaste tillkomstdatumet som rapporten ska baseras på.
Skapad av användare Ange ett användarnamn, eller klicka på välj användare om du vill söka efter och välja den användare som rapporten ska genereras för.
Rapporttyp

Välj Detaljerad om du vill se skapad av, tillkomstdatum och RM-entitetsnamn.

Välj Sammanfattad om du vill se skapad av, tillkomstdatum och antal skapade poster.

Elektroniska poster som en användare visat inom en viss period

Rapporten visar vilka poster som visats av en IBM Enterprise Records-användare inom den angivna tidsperioden. Innan du kan köra rapporten ser du till att följande förutsättningar är uppfyllda: Rapporten visar endast poster som visats efter det att granskningen aktiverades.
Tabell 9. Parametrar som används av rapporten Elektroniska poster visade inom en viss period
Egenskap Beskrivning
Ange avsnitt i arkiveringsplanen Klicka på Bläddra och välj den del av arkiveringsplanen som rapporten ska köras mot. Om du inte anger ett avsnitt används hela arkiveringsplanen.
Startdatum Klicka på kalenderikonen och välj det tidigaste visningsdatumet som rapporten ska baseras på.
Slutdatum Klicka på kalenderikonen och välj det senaste visningsdatumet som rapporten ska baseras på.
Visad av användare Ange ett användarnamn, eller klicka på välj användare om du vill söka efter och välja den användare som rapporten ska genereras för.
Rapporttyp

Välj Detaljerad om du vill se visad av, visningsdatum, tillkomstdatum, RM-entitetsnamn och totalt antal poster.

Välj Sammanfattad om du vill se visad av, visningsdatum, och totalt antal poster.

Elektroniska volymer som öppnats och stängts inom en viss period

Rapporten visar vilka elektroniska volymer som öppnats och/eller stängts under den angivna tidsperioden. För den detaljerade rapporten kan du söka efter båda. För den sammanfattade rapporten kan du ange antingen öppnad eller stängd. I Kategorier, mappar och volymer finns mer information om hur volymer öppnas och stängs.

Tabell 10. Parametrar som används av rapporten Elektroniska mappar som öppnats och stängts inom en viss period
Egenskap Beskrivning
Ange avsnitt i arkiveringsplanen Klicka på Bläddra och välj den del av arkiveringsplanen som rapporten ska köras mot. Om du inte anger ett avsnitt används hela arkiveringsplanen.
Startdatum Klicka på kalenderikonen och välj det tidigaste öppnings/stängningsdatumet som rapporten ska baseras på.
Slutdatum Klicka på kalenderikonen och välj det senaste öppnings/stängningsdatumet som rapporten ska baseras på.
Åtgärd Markera kryssrutorna Öppnad och/eller Stängd (om tillgänglig) beroende på vilket som ska ingå i rapporten.
Rapporttyp

Välj Detaljerad om du vill se öppningsdatum och/eller stängningsdatum, tillkomstdatum, skapad av och RM-entitetsnamn.

Välj Sammanfattad om du vill se öppningsdatumet (eller stängningsdatumet) och antalet öppnade eller stängda poster.

Mappar och poster associerade med ett dispositionsschema

Rapporten visar vilka mappar och poster som har kopplats till ett angivet avvecklingsschema under en viss tidsperiod.

Tabell 11. Parametrar som används av rapporten Mappar och poster som hör till ett avvecklingsschema
Egenskap Beskrivning
Ange avsnitt i arkiveringsplanen Klicka på Bläddra och välj den del av arkiveringsplanen som rapporten ska köras mot. Om du inte anger ett avsnitt används hela arkiveringsplanen.
Namn på avvecklingsschema Klicka på välj avvecklingsschema och välj ett avvecklingsschema från den lista som visas, eller skriv ett namn. Om den text du valde eller skrev visar något annat schemanamn, väljs även det schemat. Fältet är skiftberoende.
Startdatum Klicka på kalenderikonen och välj det tidigaste kopplingsdatumet som rapporten ska baseras på.
Slutdatum Klicka på kalenderikonen och välj det senaste kopplingsdatumet som rapporten ska baseras på.
Rapporttyp

Välj Detaljerad om du vill se avvecklingsschema, entitetstyp, allokeringsdatum, tillkomstdatum, författare och entitetsnamn.

Välj Sammanfattad om du vill se allokeringsdatum, avvecklingsschema och entitetstyp.

Mappar och poster efter dispositionsåtgärder

Rapporten visar entiteter som berördes av den angivna åtgärden. Innan du kan generera rapporten måste du koppla åtgärden till ett eller flera avvecklingsscheman och koppla avvecklingsscheman till en eller flera kategorier eller mappar. Kör avvecklingsavsökningen så att du får med den senaste informationen i rapporten.

Begränsning: Posten kan endast innehålla information om mappar.
Tabell 12. Parametrar som används av rapporten Mappar och poster efter avvecklingsåtgärder
Egenskap Beskrivning
Avvecklingsåtgärd Välj en avvecklingsåtgärd från menylistan, som innehåller Förhandsgranska, Exportera, Överför, Förstör, Överför tillfälligt, Brytpunkt och Vital granskning.
Startdatum Klicka på kalenderikonen och välj startdatumet för rapporten. Detta definierar början på den period under vilken den valda avvecklingsåtgärden ska utföras.
Slutdatum Klicka på kalenderikonen och välj slutdatumet för rapporten. Detta definierar slutet på den period under vilken den valda avvecklingsåtgärden ska utföras
Rapporttyp

Välj Detaljerad om du vill se åtgärdsnamn, entitetsnamn, faskörningsdatum, borttagnings-/arkiveringsdatum, skapad av, schemanamn, ID, plats, postkategori/mappidentifierare, medietyp och format.

Välj Sammanfattad om du vill se åtgärdsnamn, RM-posttyp och totalt antal poster.

Spärrade mappar och poster

Rapporten visar vilka mappar och poster som spärras för närvarande. Du måste tidigare ha skapat en eller flera spärrar och tillämpat dem på posterna. Datumet avser när spärren tillämpades.

Tabell 13. Parametrar som används av rapporten Spärrade mappar och poster
Egenskap Beskrivning
Ange avsnitt i arkiveringsplanen Klicka på Bläddra och välj den del av arkiveringsplanen som rapporten ska köras mot. Om du inte anger ett avsnitt används hela arkiveringsplanen.
Startdatum Klicka på kalenderikonen och välj det tidigaste spärrdatumet som rapporten ska baseras på.
Slutdatum Klicka på kalenderikonen och välj det senaste spärrdatumet som rapporten ska baseras på.
Rapporttyp

Välj Detaljerad om du vill se entitetstyp, entitetsnamn, tillkomstdatum, skapad av, spärrdatum, spärrnamn, ID, plats, postkategori/mappidentifierare, medietyp och format.

Välj Sammanfattad om du vill se entitetstyp och totalt antal entiteter.

Plats för elektroniska poster efter programtyp

Rapporten visar platsen för poster efter den programtyp som skapade det tillhörande dokumentet. Rapporten använder data från fältet Format för en deklarerad post. Fältet Format är valfritt vid deklaration av en elektronisk post i bas- och PRO-data, men ett obligatoriskt fält i DoD-datamodellen. Så länge som värdet i fältet Format matchar något av de formattyper som du kan välja för rapporten, kommer posten att väljas för rapporten.

Tabell 14. Parametrar som används för rapporten Plats för elektroniska poster efter programtyp
Egenskap Beskrivning
Programtyp Klicka på välj programtyp och välj en programtyp från den lista som visas. Klicka på Nästa om du behöver gå vidare till nästa sida med programtyper.
Rapporttyp

Välj Detaljerad om du vill se programtyp, skapad av, tillkomstdatum och RM-entitetsnamn (inbegriper plats).

Välj Sammanfattad om du vill se programtyp, plats och antal entiteter.

Poster som ska nedgraderas eller avklassificeras (endast DoD-klassificerade)

Rapporten visar poster som är schemalagda för att nedgraderas eller avklassificeras inom en angiven tidsperiod. Rapporten producerar resultat bara om tillräckligt tid har gått så att vissa poster har nått fram till den punkt då den här klassificeringsändringen ska göras. Användarna kommer bara att se poster som är lika med eller lägre än deras egen säkerhetsklassificering. Nedgradering vid händelser är inte tillgänglig i rapporten.

Tabell 15. Parametrar som används av rapporten Poster som ska nedgraderas eller avklassificeras
Egenskap Beskrivning
Ange avsnitt av arkiveringsplan Klicka på Bläddra om du vill navigera till det avsnitt i arkiveringsplanen som du vill ha en rapport för. Klicka på OK när rätt entitet visas i slutet av sökvägen. Om du inte anger ett avsnitt används hela arkiveringsplanen.
Klassificeringsåtgärd Välj Nedgradering om du vill hitta poster som ska flyttas från top secret eller secret till en lägre klassificering. Välj Avklassificering om du vill hitta poster som ska flyttas från top secret, secret eller confidential till oklassificerad.
Startdatum Klicka på kalenderikonen och välj det tidigaste datumet som rapporten ska baseras på.
Slutdatum Klicka på kalenderikonen och välj det senaste datumet som rapporten ska baseras på.
Rapporttyp

Välj Detaljerad om du vill se nedgraderingsdatum, aktuell klassificering, posttitel och nedgraderingsinstruktioner för nedgraderingsalternativet. För avklassificeringsalternativet visar rapporten avklassificeringsdatum, aktuell klassificering och posttitel.

Välj Sammanfattad om du vill se nedgraderingsdatum, aktuell klassificering och posttitel för nedgraderingsalternativet. För avklassificeringsalternativet visar rapporten avklassificeringsdatum, aktuell klassificering och posttitel.

Postmappar utan ett associerat dispositionsschema

Om du skapar postmappar innan du skapar deras avvecklingsscheman, använder du den här rapporten för att hitta mappar senare när du är klar med tilldelningen av deras avvecklingsscheman. Rapporten gäller hela arkiveringsplanen.

Tabell 16. Parametrar som används för rapporten Postmappar utan något avvecklingsschema
Egenskap Beskrivning
Rapporttyp

Välj Detaljerad om du vill se entitetstyp, entitetsnamn, ID, tillkomst/arkiveringsdatum, författare, plats, postkategori/mappidentifierare, medietyp och format.

Välj Sammanfattad om du bara vill se antalet entiteter i varje entitetstyp.

Granskningsbeslut fattade inom en viss period

Rapporten listar alla kategorier, mappar och poster för vilka ett angivet granskningsbeslut har fattats. Rapporten gäller hela arkiveringsplanen. Tidigare måste du ha skapat och tillämpat avvecklingsscheman på de angivna IBM Enterprise Records-mapparna och köra avvecklingsavsökning. Granskarna måste ha slutfört uppgifterna i sina arbetsflödesinkorgar (eller den allmänna inkorgen för RecordsManagerApproval).

Innan du kör rapporten måste du skapa ett anpassat objekt genom att slutföra följande procedur:

  1. I Enterprise Manager (EM), går du till FPOS > Records Management > RM Master > System Configuration.
  2. Klicka och välj New > Custom Object.
  3. Ange ett namn för det anpassade objektet och klicka på Nästa.
  4. Markera kryssrutan List Hidden Classes.
  5. Välj klassen System Configuration från listan.
  6. I fältet Property Name anger du den exakta strängen: Disposal Phase Required
  7. I fältet Property Value anger du 1
  8. Slutför skapandet av objektet.
  9. Uppdatera objektlagret.
Tabell 17. Parametrar som används av rapporten Granskningsbeslut fattade under en viss period
Egenskap Beskrivning
Granskningsbeslut Välj granskningsbeslutet från menyn, som innehåller Godkänn, Avvisa, Spärra och Ändra schema.
Startdatum Klicka på kalenderikonen och välj det tidigaste granskningsdatumet som rapporten ska baseras på.
Slutdatum Klicka på kalenderikonen och välj det senaste datumet som rapporten ska baseras på.
Rapporttyp

Välj Detaljerad om du vill se fasbeslutsdatum (månad), schemanamn, entitetstyp, fasbeslutsdatum (dag och klockslag), granskningskommentarer, tillkomstdatum och författare.

Välj Sammanfattad om du vill se fasbeslutsdatum (månad), schemanamn, entitetstyp och totalt.

Strukturerad arkiveringsplansvisning

Rapporten listar kategorier och/eller mappar i det valda avsnittet av avvecklingsplanen. Datum avser när entiteterna skapades.

Tabell 18. Parametrar som används av rapporten Strukturerad arkiveringsplansvisning
Egenskap Beskrivning
Ange avsnitt i arkiveringsplanen Klicka på Bläddra och välj den del av arkiveringsplanen som rapporten ska köras mot. Om du inte anger ett avsnitt används hela arkiveringsplanen.
RM-entitetstyp Gör ditt val genom att klicka på en eller flera RM-poster i listan (skiftklicka eller Ctrl-klicka).
Startdatum Klicka på kalenderikonen och välj det tidigaste tillkomstdatumet som rapporten ska baseras på.
Slutdatum Klicka på kalenderikonen och välj det senaste tillkomstdatum som rapporten ska baseras på.
Rapporttyp

Välj Detaljerad om du vill se entitetstyp, skapad av, tillkomstdatum, entitetsnamn och det totala antalet poster av entitetstypen.

Välj Sammanfattad om du bara vill se antalet av posttypen.

Vitala poster som förfaller för disposition

Rapporten visar vilka vitala poster som har nått granskningsstadiet (eller annan konfigurerad åtgärd) inom det angivna tidsintervallet. Du måste tidigare ha angett en vital granskningsåtgärd och ett återkommande datum då åtgärden regelbundet ska startas. Postens vitalindikator måste ha värdet true. Kör avvecklingsavsökningen så att posterna är uppdaterade innan du kör rapporten. I Inställningar för vitala poster finns mer information.

Tabell 19. Parametrar som används av rapporten Vitala poster som ska avvecklas
Egenskap Beskrivning
Ange avsnitt i arkiveringsplanen Klicka på Bläddra och välj den del av arkiveringsplanen som rapporten ska köras mot. Om du inte anger ett avsnitt används hela arkiveringsplanen.
Startdatum Klicka på kalenderikonen välj det tidigaste datumet för vitala postgranskningar.
Slutdatum Klicka på kalenderikonen välj det senaste datumet för vitala postgranskningar.
Rapporttyp

Välj Detaljerad om du vill se granskningsdatum, tillkomstdatum, skapat av och entitetsnamn.

Välj Sammanfattad om du vill se granskningsdatum och totalt antal poster.



Feedback

Senast uppdaterat: Augusti 2011


© Copyright IBM Corp 2011.
Detta Informationscenter bygger på Eclipse-teknik. (http://www.eclipse.org)