Složku záznamů můžete přidávat pouze na nejnižší úrovni kategorie záznamu. To znamená, že pokud kategorie záznamu obsahuje podkategorii, nemůžete
do ní přidat složku záznamů. Kromě toho můžete přidat složku záznamů pouze do aktivní kategorie záznamu. Ve složce záznamů nemůžete vytvořit podsložku. Složka záznamů může obsahovat pouze svazky nebo záznamy. Produkt IBM® Enterprise
Records je dodáván se čtyřmi typy složek
záznamů: elektronická složka, fyzická složka, fyzické pole a hybridní složka. Váš web může mít vytvořené další vlastní složky.
V instalaci produktu
IBM Enterprise
Records typu PRO může přidat složku záznamů pouze Records Manager nebo
administrátor záznamů. V instalacích typu DoD a Base mohou kromě Records Managera nebo administrátora záznamů přidat složku záznamů také privilegovaní uživatelé. Pokud nemáte
povinná oprávnění zabezpečení pro vytvoření složky záznamů, můžete spustit sled prací Vytvořit složku záznamů v programu Workplace. Po spuštění tohoto sledu
prací se odešle požadavek na vytvoření složky záznamů na schválení Records Managerovi. Další informace naleznete v tématu
Vytvoření složky záznamů s použitím sledu prací. Při výchozím nastavení dědí nově vytvořená složka záznamů všechny vlastnosti s výjimkou vlastností
Název, Identifikátor a Datum otevření pocházejících z její nadřízené entity. Tyto zděděné hodnoty můžete změnit.
Upozornění: Na žádné úrovni plánu souborů byste neměli vytvořit více než 100 kategorií záznamu a složek
záznamů (další informace najdete v části
Plány souborů.
Chcete-li přidat složku záznamů, postupujte takto:
- Přihlaste se jako Records Manager nebo administrátor záznamů a v plánu souborů vyhledejte kategorii záznamu, ve které chcete vytvořit složku záznamů.
- Klepněte na tlačítko Přidat složku záznamů a proveďte následující kroky.
- Chcete-li nastavit třídu, klepněte na typ složky záznamů, který chcete vytvořit, potom klepnutím na tlačítko Další postupte ke
kroku Nastavit vlastnosti.
- Složka elektronických záznamů může uchovávat elektronické i fyzické záznamy.
- Složka fyzických záznamů může uchovávat fyzické záznamy.
- Schránka slouží pro fyzické záznamy a může být nastavena tak, aby modelovala sklad.
- Složka hybridních záznamů může uchovávat elektronické i fyzické záznamy.
Další informace o typech složek naleznete v části
Kategorie, složky a svazky.
- Chcete-li nastavit vlastnosti, zadejte nebo změňte hodnoty zobrazené vlastnosti. Některé vlastnosti lze upravit přímo na této stránce, jiné však pro možnost úpravy hodnot vyžadují klepnutí na název vlastnosti. Červená hvězdička označuje, že pro tuto vlastnost musíte určit hodnotu. Další informace o zobrazených vlastnostech najdete v části
Referenční informace k vlastnostem. Pokud zadáváte vzor záznamů, který automaticky pojmenuje záznamy přidávané do dané složky, zadejte vzor
přímo v tomto poli. Nápovědu ke konstrukci vzoru najdete v části Přidání vzorku pojmenování.
- Klepnutím na tlačítko Další nastavte pro složku záznamů plán odebrání nebo vyberte další krok z levého panelu. Klepnutím na tlačítko Storno ukončete průvodce Přidat složku záznamů.
- Pro nastavení odebrání existují tři možnosti. Plán odebrání může být již předem vybraný (je zaškrtnuté zaškrtávací políčko Zdědit). Plán odebrání může
být uveden v seznamu, ale zaškrtávací políčko Zdědit není zaškrtnuté. Chcete-li jej použít, klepněte na tlačítko
Zdědit.
Nemusí být k dispozici žádné informace o odebrání. Ve všech uvedených případech klepněte na tlačítko Procházet plán, chcete-li
vybrat plán nebo jej změnit. Klepněte na tlačítko Vymazat plán, pokud chcete prozatím ponechat odebrání prázdné. Stránky s informacemi o libovolném přiřazeném plánu si můžete prohlédnout po klepnutí na ikonu Získat informace.
- Při procházení plánů klepněte na tlačítko Vybrat pod názvem plánu odebrání, který chcete přiřadit této složce.
- V případě potřeby uveďte oprávnění k odebrání, které je určeno k odebrání složky záznamu, když je určena k odebrání. Při výchozím nastavení bude jako oprávnění k odebrání pro danou složku záznamu automaticky přiřazeno oprávnění k odebrání určené pro vybraný plán
odebrání. Pokud není pro vybraný plán nastaveno oprávnění k odebrání, použije se oprávnění k odebrání, které jste nastavili pro danou složku. Pokud byste se rozhodli
určit oprávnění k odebrání nyní a nastavit plán odebrání později, oprávnění k odebrání nastavené pro příslušný plán by potlačilo oprávnění k odebrání, které
jste dříve nastavili pro složku záznamů.
Upozornění: Pokud na stránce Předvolby webového serveru nebo Uživatelské předvolby je u položky Při vytváření kontejnerů zobrazit krok pro závažné záznamy nastavena hodnota Ne, program skryje krok Nastavení závažného záznamu a vy můžete přeskočit k dílčímu kroku l.
- Jestliže je v uživatelském nastavení nebo v předvolbách webového serveru nastaveno zobrazování kroku Nastavení závažného záznamu, potom klepnutím na tlačítko Další nastavíte složku záznamů jako závažný záznam, nebo můžete na panelu vlevo vybrat jiný krok. Další informace viz odkazy na uživatelské předvolby a předvolby webového serveru na konci tohoto tématu.
- Chcete-li určit, které záznamy v této složce jsou závažné, v nabídce Indikátor závažného záznamu vyberte volbu
Pravda. Pokud záznamy vytvořené ve složce záznamů vyžadují průběžné kontroly a aktualizace, můžete v tomto kroku označit příslušnou složku záznamů za
závažnou.
Všechny záznamy vytvořené v takové složce jsou automaticky klasifikovány jako závažné.
- Chcete-li, zadejte popis závažných záznamů, které se mají přidat do této složky záznamů.
- Z nabídky Akce kontroly závažného záznamu vyberte akci, která bude spuštěna při periodickém kontrolním nebo aktualizačním cyklu
závažných záznamů. Nabídka obsahuje akce kontroly závažného záznamu dříve vytvořené podle kroků uvedených v části Přidání akce.
- Z nabídky Kontrola závažného záznamu a cyklus aktualizace vyberte událost, která bude spouštět periodické kontroly nebo
aktualizace závažných záznamů v rámci dané složky. V nabídce jsou uvedeny opakující se události dříve vytvořené podle kroků uvedených v části Přidání spouštěče opakující se události.
- Klepnutím na tlačítko Další nastavte zabezpečení a dokončete složku.
- Chcete-li nastavit zabezpečení, zkontrolujte existující nastavení zabezpečení. Další informace o přístupových právech naleznete v části Zadání nastavení zabezpečení. Nastavení zabezpečení určuje skupiny a
uživatele, kteří mohou získat přístup ke složce záznamů, a řídí oprávnění udělovaná každé skupině nebo uživateli. Nastavení zabezpečení, které zde určíte, může být potlačeno nastavením pro entitu podle části Zabezpečení produktu FileNet P8.
- Chcete-li změnit přístupová práva pro specifického uživatele nebo skupiny uvedené na příslušné stránce, klepněte na jméno uživatele nebo název skupiny
ve sloupci Název. Zobrazí se stránka Nastavení zabezpečení, na které můžete určit oprávnění zabezpečení různých uživatelů nebo skupin.
- Chcete-li do seznamu přidat nové uživatele nebo skupiny, klepněte na tlačítko Přidat novou položku. Chcete-li ze seznamu odebrat existujícího uživatele nebo skupinu, vyberte pro tohoto uživatele nebo skupinu volbu Odebrat. Další informace naleznete v tématu Přidání uživatelů a skupin k objektu.
- Chcete-li uložit úpravy nastavení zabezpečení a dokončit vytvoření složky záznamů, klepněte na tlačítko Dokončit.
- Klepnutím na tlačítko OK potvrdíte zprávu o úspěšném přidání složky záznamů a ukončíte průvodce.