由於實體線上不可見,您需要安排將項目發送給您。此處理程序稱為簽出,也會啟動實體記錄管理 (PRM) 工作流程,以記錄實體在每個步驟中的位置。您可以簽出個別記錄(一次一條)或持有實體項目的任一儲存器。
PRM 工作流程包括保留實體、接收實體和將實體釋放給下一個使用者的整個週期。工作流程也記錄接收或發行實體時的延遲。此外,它記錄遺失在傳送中的實體或由目前列示為擁有該實體的使用者遺失的實體。當然,透過 PRM 工作流程記錄實體需要所有參與者及時回應他們收件匣中的任務來準確記錄實體的實時位置。
您可以透過 Application Engine、Workplace XT
或 IBM® Enterprise
Records 來簽出實體。如果您從 Workplace 執行此操作,請導覽至 FPOS 並開啟 Records Management 資料夾。然後開啟檔案計劃資料夾並導覽至相應檔案計劃位置中的物件。
如需有關實體簽出狀態的資訊,請選取其「取得資訊」圖示並選取「詳細資訊」頁面。您可以在此頁面的「實體」區段,看到實體的位置、主位置、其簽出狀態以及簽出者。如果實體有條碼,您也可以使用「實體」標籤中的「掃描實體項目」檢查其簽出狀態。請參閱掃描實體。最後,您可以選取 PRM 工作流程步驟中的「狀態」按鈕透過「追蹤者」應用程式取得狀態。
PRM 工作流程使用的收件匣
隨著實體傳送和使用者的接收和發行,產生了工作項目。一些項目顯示在使用者收件匣中,一些顯示在公共收件匣中。使用者和群組安全設定決定誰可以查看公共收件匣、開啟工作流程步驟,以及使用「掃描實體項目」查看實體的簽出狀態。PRM 工作流程可以引入下列包含工作項目的公共收件匣。
簽出程序
從實體快速功能表中選取「
啟動/簽出」,以開始簽出實體。之後工作項目顯示在參與者的個人收件匣或進入公共收件匣。簽出實體後,系統會顯示發出要求的使用者已將其簽出到指定的位置。不過,保留者必須在發出要求的使用者真正擁有項目前,先發行項目。
- 當項目已簽出時,其他發出要求的使用者會設定「預約日期」。 預約日期用於排序多項要求。實體會根據最早預約日期轉入其他使用者,如 PhysicalEntitiesReserveQueue 中的工作項目所示。系統不會等到預約日期來臨才產生新工作項目。
- 如果保留者或其他目前實體持有者要求傳遞服務而不是手動傳遞,則傳遞佇列得到一個工作項目。傳遞服務傳遞項目或表明項目遺失。當保留者或傳遞服務指出項目已傳遞時,發出要求的使用者會得到一個「接收」工作項目。如果傳遞服務表明項目遺失,則「找到遺失」佇列中會得到一個工作項目。
- 發出要求的使用者完成了「接收」工作項目(透過表明已接收項目)後,「發行」工作項目將取代個人收件匣中的「接收」工作項目。如果發出要求的使用者指出尚未收到項目,則會向「找到遺失」佇列傳送一個工作項目。
- 「找到遺失」群組找到并傳遞項目或表明項目永久遺失。找到和傳遞項目會在使用者的收件匣中產生一個「接收」工作項目。表明項目遺失會向受影響的參與者(「等待」或「保留」佇列中的使用者)發送訊息,並會終止所有剩餘的工作項目。僅當您確定今後也不會找到實體時,才可以表明項目為永久遺失。絕不可能以後再表明找到了遺失的實體。嘗試簽出該實體的所有使用者將收到有關遺失狀態的訊息。
- 當目前實體持有者完成項目使用後,他或她會應完成「發行」工作項目並將實體傳遞給下一個人或保留者,然後由下一個使用者或保留者完成「接收」工作項目。
- 如果您嘗試簽出其母項儲存器已簽出之實體,您將收到一條訊息,只能選取關閉「啟動」步驟視窗。您可以簽出母項儲存器(會將您與其他可能正在等待的使用者置於佇列中)或稍後嘗試簽出子實體。
- 同樣地,如果您嘗試在儲存器的一或多個內容項目簽出時簽出儲存器,您將收到一條表明有「子系簽出」的訊息。您需要稍後重試。
啟動工作流程
如果要簽出實體物件,請執行下列動作:
- 從 Application Engine、Workplace XT
或 IBM Enterprise
Records 中,用滑鼠右鍵按一下實體的名稱,然後選取「啟動/簽出」。
- 在您要使用的工作流程訂閱下按一下「啟動」。為每個實體類型都提供了一個預設訂閱。
- 完成「啟動/簽出」步驟的其餘部分。
- 完成「啟動/簽出」步驟之後,請關閉列出工作流程訂閱的視窗。
工作流程的各種步驟共用一些一般項目。
表 1. 工作流程步驟工作流程步驟項目 |
說明 |
指示 |
在視窗的頂部應該有關於完成步驟的說明。這些由工作流程設計人員進行編寫。如果您看不到說明,請按一下文字「說明」旁邊的箭頭。 |
實體名稱 |
如果實體為儲存器,您可以按一下其名稱以開啟儲存器並查看其包含的內容。如果實體為單一實體記錄且沒有內容,您將取得說明此情況的訊息。 |
註解 |
您可以在「備註」方框中直接輸入備註,或按一下文字框底部的黃色圖示以在較大視窗中寫入或閱讀較長備註無需捲動。 |
動作功能表 |
功能表中的項目因步驟而異。請參閱以下各種類型步驟之資訊。工作流程視窗頂部的說明也應提供了有關如何選取的指導。 |
位置 |
按一下「位置」以查看位置清單。按一下您要將實體傳遞到的位置下的「選取」。 |
預約日期 |
按一下行事曆圖示以選取您要預約實體的日期。如果實體目前未簽出,您必須選取今天。如果實體已簽出,您可以選取今天或將來某天,但是系統不一定會顯示您選取的日期。系統會隨著實體的位置移動確定預約日期。 |
資訊直欄 |
各種步驟都可能顯示項目的擁有者、項目的位置、保留和要求日期以及接下來誰將接收它。 |
「套用」和「關閉」按鈕 |
您可以變更資訊,先將其「套用」,然後「關閉」該視窗,無需採取任何進一步的動作。工作項目將保留在同一收件匣中。當您要宣告項目目前遺失但認為還可以找到時,這很有用。這可以避免因使用「完成」按鈕而導致採取更多永久性動作。 |
「重新指派」按鈕 |
這會開啟一個視窗,您可以在該視窗中選取其他使用者來執行步驟。輸入名稱的前幾個字元,然後按一下「搜尋」。選取使用者,然後按一下「繼續」。 |
「狀態」按鈕 |
這會開啟追蹤者應用程式。 |
「完成」按鈕 |
「完成」按鈕會完成工作流程步驟且為常用的選項。 |
啟動步驟
如果要完成「啟動」步驟,請執行下列動作:
- 按一下「位置」以選取應將實體傳遞至的位置。
- 按一下行事曆圖示以設定「預約日期」。如果實體未簽出,您必須選取今天。如果實體已簽出,您可以選取今天或將來某一天。預約日期用於排序多項要求。
- 按一下「啟動」啟動工作流程或按一下「關閉」關閉視窗而不啟動。
接收步驟
「接收」步驟在收件匣中是列為「核准」步驟,但是當您開啟它時,其頁面標題是「
接收步驟」。您會在前一個使用者(或保留者)發行項目且您為佇列中下一個接收它的人時取得「接收」步驟。如果您尚未接收它,您可以查看誰將傳遞它、它上次的位置以及它如何傳遞。如果等待了很長的時間後仍未接收到項目,您可以表明您沒有收到它。這會為「找到遺失」佇列產生一個工作項目。如果您是保留者,您會在上一個使用者發行項目後取得「接收」步驟。
如果要完成「接收」步驟,請執行下列動作:
- 選取適當的動作。如果您接收了實體,請選取「已接收」;否則,請選取「未接收」。
- 透過選取相應的按鈕完成此步驟。請參閱啟動工作流程中的選項。
小心: 可能會因為遞送服務導致的延遲或目前簽出實體的使用者,導致您沒有收到實體。也可能實體在傳送過程中遺失。在此情況下,您將收到一個工作項目,該項目會顯示一條訊息提醒您注意實體的狀態。
發行步驟
「發行」步驟在收件匣中是列為「核准」步驟,但是當您開啟它時,其頁面標題是「
發行步驟」。「發行」步驟必須由目前實體持有者(保留者或簽出項目的使用者)完成。請指示傳遞方式、傳遞中是否有延遲,以及項目是否遺失。在簽出位置將項目傳遞給發出要求的使用者。
如果要完成「發行」步驟,請執行下列動作:
- 如果可以,請以小時為單位輸入「延遲時間」,以指出發行實體時的延遲範圍。
- 輸入一些相應的備註,例如延遲原因。
- 請從「動作」清單中選取相應的選項。
- 「手動傳遞」表示您準備將實體手動傳遞至佇列中的下一個使用者。
- 如果不知道實體位置,請選取「遺失」。這樣會向 PhysicalEntitiesFindLostQueue 公共收件匣發送一個工作項目。
- 如果要使用傳遞服務,請選取「傳遞服務」。這樣會向 PhysicalEntitiesDeliveryQueue 公共收件匣發送一個工作項目。
- 如果輸入了延遲時間,請選取「延遲」。延遲通知將發送至佇列中所有等待的使用者。
- 透過選取相應的按鈕完成此步驟。請參閱啟動工作流程中的選項。
等待佇列步驟
當使用者保留實體且為佇列中下一個要接受它的使用者時,「等待」佇列中的工作項目顯示此使用者名稱作為發出要求的使用者。經授權可以存取此佇列的使用者可以檢視資訊,但是不能完成任何操作。
如果要檢視「等待佇列」步驟,請執行下列動作:
- 按一下 PhysicalEntitiesWaitQueue 公共佇列中的工作項目。
- 審查工作項目之後,按一下「關閉」。
保留佇列步驟
PhysicalEntitiesReserveQueue 公共收件匣包含等待傳遞的每個使用者的工作項目。經授權的使用者可以開啟每個工作項目以查看誰要求的實體、他們的要求日期和要求的位置。您可以修改預約日期以變更使用者的優先級。
如果要完成「保留佇列」步驟,請執行下列動作:
- 按一下 PhysicalEntitiesReserveQueue 公共收件匣中的工作項目。
- 選擇性地修改「預約日期」,以變更等待項目的使用者優先順序。
- 按一下「套用」和「關閉」。
找到遺失項目的步驟
當實體宣告為「遺失」時,系統會向 PhysicalEntitiesFindLostQueue 公共收件匣發送一個工作項目。
如果您有權存取此收件匣,可以按一下工作項目以檢視「
找到遺失步驟」頁面並更新狀態。您將找到並傳遞實體或將其宣告為永久遺失。此將通知所有受影響的使用者並終止所有為此實體啟動的 PRM 工作流程。此外,當使用者嘗試啟動用於該實體的工作流程時,系統會立即發送有關此實體遺失狀態的通知。
如果要完成「找到遺失項目」步驟,請執行下列動作:
- 輸入您的備註。
- 如果您要宣告此實體為永久遺失,請從「動作」功能表中選取「遺失」。如果您找到了實體並將它傳遞給了名稱顯示在「要求者」欄位的使用者,請選取「已傳遞」。
- 透過選取相應的按鈕完成此步驟。請參閱啟動工作流程中的選項。
實體一經標示為永久遺失,之後即使找到了,也無法再變更指示。將來任何人嘗試簽出該實體的人均會收到實體已遺失的訊息。如果後來找到的遺失的項目是一個儲存器,則不能簽出其內容。任何嘗試從之前遺失的儲存器簽出項目的使用者都將收到一條表明母項已簽出的訊息。
傳遞服務步驟
當使用者選取傳遞服務來傳遞實體時,系統會向 PhysicalEntitiesDeliveryQueue 公共收件匣發送一個工作項目。
如果您有權存取此公共收件匣,可以按一下工作項目以完成「
遞送步驟」頁面。
如果要完成「遞送」步驟,請執行下列動作:
- 請輸入任何適當的備註。
- 如果無法找到並遞送實體,請從「動作」清單中選取「遺失」。此操作會向 PhysicalEntitiesFindLostQueue 公共收件匣發送一個工作項目。如有必要,此群組將表明實體永久遺失。如果您已將實體傳遞至要求它的使用者,請選取「已傳遞」。
- 透過選取相應的按鈕完成此步驟。請參閱啟動工作流程中的選項。
傳訊步驟
「傳訊步驟」頁面通知您已為其啟動 PRM 工作流程的實體的狀態。會將此頁面作為工作項目發送至您的收件匣。以下任一情況下您都會收到此訊息:
- 目前實體持有者延遲了實體的發行。
- 實體被傳遞服務或目前實體持有者遺失。
- PRM 工作流程出現錯誤。
- 被要求實體的母項或子系實體已簽出且沒有向任一佇列發送工作項目。(僅當實體相符時,使用「等待」或「保留」佇列。)
- 為其啟動工作流程的實體不是實體。
如果要完成「傳訊步驟」,請按一下「
完成」。