IBM® Enterprise
Records 環境を設定するために実行する必要があるタスクがあります。
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Records 環境を設定するには、次の構成タスクを実行します。
- 1 つのオブジェクト・ストアを、ファイル・プラン構造用のファイル・プラン・オブジェクト・ストア (FPOS) として構成し、別のオブジェクト・ストアを、レコードとして宣言したドキュメント用のレコード対応オブジェクト・ストア (ROS) として構成する必要があります。通常、ROS にアクセスするユーザーの多くは、FPOS のファイル・プランを構成するエンティティーにアクセスする必要がありません。1 つの FPOS に複数の ROS を関連付けることができます。
- 一部の構成タスクは IBM Enterprise
Records のインストールおよび構成手順の一部として実行されますが、ファイル・プランの作成後に設定し直して、実稼働環境向けに IBM Enterprise
Records ソリューションを構成できます。
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Records インストールおよび構成手順の詳細については、IBM Enterprise Records のインストールおよびアップグレードを参照してください。
- ファイル・プランの作成に関連する構成タスク (ボリューム名サフィックスの構成など) の詳細については、ファイル・プランの作成を参照してください。
ROS ドキュメント・クラスの作成
レコードとして宣言するドキュメントに対して「ドキュメント」クラスを作成する必要があります。
- 「ROS ドキュメント」クラスは「宣言可能」プロパティーを備えており、IBM Enterprise
Records はこれを使用してドキュメントがレコードとして宣言できるかどうかを判別します。IBM Enterprise
Records のインストールおよび構成で、基本の「ドキュメント」クラスのプロパティーあるいは 1 つまたは複数の「ドキュメント」サブクラスのプロパティーが True に設定され、そのクラスのインスタンスがレコードとして宣言可能になります。IBM Enterprise
Records 実稼働環境を準備する場合、該当するすべての「ROS ドキュメント」クラスに対し、このプロパティーの値が True に設定されていること (またはサブクラスがスーパークラスからこの設定を継承していること) を確認します。また、該当するクラスの「デフォルト・インスタンス・セキュリティー」に「マイナー・バージョン管理」と「メジャー・バージョン管理」の権限が設定されており、適切なアクセス権を持つユーザーがクラスのバージョン管理を実行できることを確認します。
デフォルトのファイル・プランの構成
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Records アプリケーションでは、常に 1 つのファイル・プラン階層だけが表示されます。
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Records インストールおよび構成手順の一部として、Application Engine または Workplace XT のサイト設定でこのデフォルト・ファイル・プランが指定されます。しかし、IBM Enterprise
Records のインストールおよび構成時、サイトには 1 つ以上のファイル・プランを設定できます。
- このサイト設定を変更して、希望のデフォルトを指定することができます。各 IBM Enterprise
Records ユーザーは、ユーザー設定を設定して、このデフォルト・サイト設定を上書きできます。
- 詳しくは、デフォルトのファイル・プランの設定を参照してください。
廃棄スイープの構成
「廃棄スイープ」処理は、管理者により
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Records のインストールおよび構成手順中に構成されます。ここで、「廃棄スイープ」構成が適切に構成されているか確認することができます。例えば、サイトでレコード・タイプを使用しない場合、「
レコード・タイプに基づいて実行」が
False に設定されていることを確認します。
詳しくは、廃棄スイープの構成を参照してください。
レコード・タイプの構成
レコード・タイプとはレコードに、親レコード・カテゴリーまたはレコード・フォルダーに関連付けられた廃棄スケジュールと異なる廃棄スケジュールを関連付ける手段です。
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Records ソリューションがレコード・タイプを使用する場合、「
レコード・タイプに基づいて実行」を
True に設定することによって、廃棄スイープを構成してレコード・タイプ処理を実行します。
- 詳しくは、廃棄スイープの構成を参照してください。
- また、レコード・タイプがレコードにどのように関連付けられるかも検討します。特定のレコード・クラスのすべてのレコードがデフォルトで特定のレコード・タイプに割り当てられるように指定できます。詳しくは、デフォルト・レコード・タイプの構成を参照してください。
- また、レコードが Application Engine または Workplace XT で宣言される場合、レコード・タイプ・メタデータを表示してユーザーがレコード・タイプを選択できるように設定できます。詳しくは、宣言中のレコード・タイプ・メタデータ表示の構成を参照してください。
- さらに、これらの 2 つの方法を組み合わせることによって、デフォルトを指定すると同時に、ユーザーがレコード・タイプを選択してデフォルトを上書きできるように設定することもできます。
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Records ユーザー・インターフェースには、複合ドキュメントのすべての部分を単一レコードとして宣言する機能はありません。ただし、個々の子ドキュメントや親ドキュメントをレコードとして宣言することはできます。また、既にレコードとして宣言済みのドキュメントを、後で複合ドキュメントの一部にすることもできます。「削除の防止」、「親の削除時に子を削除する」などの一部の複合ドキュメント設定は、レコードの標準廃棄に影響を与える可能性があります。複合ドキュメントの一部 (親または子、あるいはこの両方) がレコードとして宣言される場合、デフォルト設定を使用する必要があります。この設定は、「削除の防止」メニューの「親と子のいずれでもない (Neither Parent nor Child)」オプションと、「親の削除時に子を削除しない (Do not delete Child when Parent is deleted)」選択項目です。
その他の設定は IBM Enterprise
Records ではサポートされておらず、レコードが廃棄手順に従って処理されるときに、失敗や矛盾する動作の原因となります。
- Darwin Information Typing Architecture (DITA) ファイル機能を使用するすべてのアプリケーションは、複合ドキュメントとしてコンポーネントを作成します。
したがって、注で示した複合ドキュメントに適用される相違点は、DITA ファイルにも当てはまります。
メタデータ保持オプションの構成
適切なアクセス権のあるユーザーが
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Records エンティティーを削除すると、そのエンティティーはオブジェクト・ストアから永久に削除されます。しかし、このオプションを構成すると、削除されるレコード・カテゴリー、レコード・フォルダー、ボリューム、およびレコードのメタデータをファイル・プラン・レベルで保持できます。管理者によりメタデータ保持オプションが有効に設定されている場合、上記のエンティティーはオブジェクト・ストアに残りますが、削除としてマーキングされ、
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Records アプリケーションには表示されなくなります。
削除されたエンティティーとそのすべてのメタデータは、定期的に XML ファイルにエクスポートして、オブジェクト・ストアから永久に削除することができます。このオプションの構成方法については、
メタデータ保持の構成を参照してください。
レコードの自動宣言の構成
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Records を構成して、ユーザーが特定の操作 (ドキュメントの作成など) を完了したときに自動的にドキュメントをレコードとして宣言できます。自動宣言を構成するには、次の手順を実行します。
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Records の構成ファイルを変更して、宣言されたレコードをどこにファイリングするか指定します。
- AutoDeclare イベント・アクションを作成します。
- イベントをトリガーするイベントを指定するイベント・アクションに対する ROS ドキュメント・クラスのサブスクリプションを作成します (基本「ドキュメント」クラス、特定のサブクラスだけなど)。詳しくは、レコードの自動宣言の構成を参照してください。
プロパティー同期化の構成
プロパティーの同期化を構成すると、ドキュメント・プロパティーの更新時にドキュメントのプロパティー値を関連レコードと自動的に同期する、あるいは逆に、レコード・プロパティーの更新時にレコードのプロパティー値を関連ドキュメントと自動的に同期することができます。詳しくは、
プロパティー同期化の構成を参照してください。
ワークフロー・バッチ・サイズの設定
デフォルトでは、
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Records は廃棄前のレビューまたは承認のために最大 10 個のワーク・アイテムをワークフロー・バッチに格納しますが、構成設定によって格納最大数を変更できます。詳しくは、
ワークフロー・バッチ・サイズの構成を参照してください。
「レコード・フォルダーの要求」ワークフローの構成
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Records には、「レコード・フォルダーの作成」ワークフローが用意されており、ユーザーはレコード・マネージャーにレコード・フォルダー作成の要求を送信することができます。通常、ユーザーの多くは、レコード・フォルダーを作成するのに必要な権限を持っていません。このワークフローをユーザーが利用できるようにするには、「レコード・フォルダーの要求」サイト設定を構成する必要があります。この設定は、
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Records のインストールおよび構成手順の間に実行されている場合があります。
このワークフローの使用について詳しくは、
ワークフローを使用したレコード・フォルダーの作成を参照してください。
「編集可能なリンク・クラス」サイト設定の設定方法については、「レコード・フォルダーの要求」サイト設定の指定を参照してください。
「編集可能なリンク」サイト設定の設定
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Records には、関連するレコードとフォルダーを結び付けるためのリンクが用意されています。
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Records でリンクを作成して維持するには、Workplace を使用して「編集可能なリンク・クラス」サイト設定を設定する必要があります。
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Records リンクについて詳しくは、
リンクを参照してください。
「編集可能なリンク・クラス」サイト設定の設定方法については、リンク・クラスのサイト設定の指定を参照してください。
コンプライアンス固有のイベントの構成
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Records には、PRO または DoD コンプライアンス用のイベントがいくつか用意されています (メタデータを設定するイベントなど)。これらのイベントの処理はパフォーマンスに影響を与えるため、構成はオプションとなっています。
- パフォーマンスを最適化するために、実際のレコード管理操作に関連するイベントだけを構成してください。これらのイベントの構成について詳しくは、イベントの有効化とイベントへのサブスクライブを参照してください。
- DoD および PRO データ・モデルでは、ファイル・ストアはドキュメントを削除するパージ・メソッドを使用する必要があります。ドキュメントの内容が空白で三度上書きされてからファイルが削除されます。ファイルは修復不可能になります。検索の大文字と小文字の区別の設定を参照してください。
CFS-IS ドキュメントの構成
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Records ソリューションでオプションの
Content Federation Services for
Image Services (CFS-IS) 機能を使用する場合、
IBM FileNet Image Services システム管理者と協力して、Image Services ドキュメントの変更と削除に関する Image Services セキュリティーを適切に設定します。そして、IS ドキュメント・クラス保存期間パラメーターを適切に設定し、レコードとして宣言された IS ドキュメントが IS 保存期間の設定によって削除されないようにします。詳しくは、
継続的なメンテナンスおよび管理タスクを参照してください。
保護ストレージ・デバイスの構成
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Records ソリューションに保護ストレージ・デバイス (
EMC Centera、NetApp SnapLock、
Tivoli® Storage
Manager など) の使用が含まれている場合は、
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Records の保存設定とストレージ・デバイス上で構成された保存設定が競合しないことが重要です。このため、ストレージ・デバイスの保存設定をオフにし、
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Records で保存を制御するようにしてください。
- Tivoli Storage
Manager デバイスでは、いくつかのパラメーターによって保存が制御されます。
- IBM Enterprise
Records システムが完全構成されている場合は、IBM Enterprise
Records アプリケーションが保存と削除の全制御権を保持します。