ドキュメントまたはフォルダーをオブジェクト・ストアに追加する場合、またはオブジェクトを変更する場合 (ドキュメントのチェックイン、チェックアウトしたドキュメントの内容の保存など)、そのドキュメントまたはフォルダーに割り当てられているプロパティーにアクセスして更新することができます。ドキュメントを追加する際に使用するエントリー・テンプレートによって、クラスの選択またはドキュメントへのクラスの割り当てを実行できるかどうかが決まります。ドキュメントに割り当てられているプロパティーを変更できますが、クラスは変更できません。ただし、フォルダーに割り当てられているプロパティーとクラスは変更できます。
コンテンツを保存する際、「プロパティーとともに保存」をクリックすると、ドキュメントをオブジェクト・ストアに再びチェックインする前に、ドキュメントのプロパティーを変更し、新しいコンテンツを保存できます。
「IBM ECM」タブの「プロパティーの表示/変更」コマンドを使用するか、またはポップアップ・メニューの「プロパティー」を選択します。ドキュメントまたはフォルダーを選択した後、「参照」ペインの下部にある「詳細の表示」をクリックすることもできます。オブジェクトに関する情報が「詳細」ペインに表示されます。「変更」をクリックした後は、任意のオブジェクトを選択してそのオブジェクトの情報を表示および変更できます。
一部のドキュメントに、ライフサイクルを含むプロパティーが管理者によって割り当てられていることがあります。ドキュメントのライフサイクルには、ドキュメントがその存続期間中に遷移する各種状態が含まれています。例えば、ローン申請のライフサイクルの状態は次の順序で発生します。
これらの状態は、実際のローン申請におけるプロセスの移行順序を反映しています。ドキュメントがある状態から次の状態に移行すると、ライフサイクル状態が更新されます。例えば、承認されると、ドキュメントは 2 番目の状態 (承認) に昇格します。銀行からローンの融資が行われると、次は「融資」状態に昇格します。
一部のプロパティーに、ドキュメント・ライフサイクル・ポリシーが割り当てられていることがあります。ドキュメント・ライフ・サイクル・ポリシーはドキュメント・クラスに割り当てられ、管理者によって使用されます。ライフサイクル状態が表示され、適切な権限が割り当てられているユーザーはライフサイクルを変更できます。
ドキュメントおよびフォルダーの一部のプロパティーに、管理者からマーキングが割り当てられていることがあります。マーキングは特定のプロパティー値に基づいており、マーキングによってドキュメントまたはフォルダーへのアクセスが可能になります。マーキングがオブジェクトに適用される場合のオブジェクトのアクセス権限は、オブジェクトの元のアクセス権限の設定と、マーキングの設定を組み合わせたものになります。マーキングの設定によって、誰がマーキングを割り当てられたオブジェクトにアクセスできるか、誰が割り当てられたマーキングを変更、削除できるかが決まります。
使用するアプリケーションに基づいて、次のいずれかのオプションを選択します。
FileNet Integration for Microsoft Office を使用して統合した Office アプリケーション | |
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Office アプリケーション | Outlook |
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