Las preferencias de sitio de Rastreo de archivos determinan el comportamiento predeterminado para File Tracker. File Tracker rastrea y administra la copia local de un documento registrado y extraído de un almacén de objetos. Puede configurar File Tracker para eliminar la copia local automáticamente cuando el usuario vuelva a registrar el documento.
La preferencia Permitir rastreo de archivos determina si la función de rastreo de archivos y administración de archivos está habilitada para los usuarios. Cuando esta opción está habilitada, todos los usuarios podrán utilizar el rastreo de archivos. Tenga en cuenta que el seguimiento se crea en Application Integration. La aplicación no resulta afectada por este valor.
La preferencia Directorio de documentos determina la ubicación predeterminada en la estación de trabajo local del usuario en la que están ubicados los archivos descargados y en la que se buscan los archivos extraídos que se rastrean. Si utiliza Integration for Microsoft Office para acceder a documentos FileNet P8 desde Microsoft Office u Outlook, debe asegurarse de que las opciones de seguimiento de archivos que establece en las preferencias de sitio de Integration for Microsoft Office coincidan con las opciones que seleccione abajo para el directorio de documentos y la ruta calificada. Consulte Preferencias de Integration for Microsoft Office para obtener más información.
La opción de configuración Ruta calificada especifica la carpeta que se debe usar para descargar y rastrear el archivo local; por ejemplo, C:\WorkplaceXT\TempData. Incluya una designación de letra de unidad en la ruta sólo si no seleccionó el valor de Variable de entorno/Ruta cualificada para el directorio de documentos.
Este valor se puede utilizar con el valor de Variable de entorno para especificar la ubicación de los archivos descargados cuando los usuarios extraen y descargan sus documentos.
El valor de Variable de entorno es el valor que asigna a la máquina cliente de cada usuario. El valor es la ubicación en la máquina cliente en la que los usuarios extraen y descargan sus documentos. También es la ubicación inicial en la que Workplace XT ubica los archivos rastreados después de que los usuarios descarguen, incorporen o extraigan y descarguen documentos. Este valor se puede utilizar con el valor de Ruta cualificada para especificar la ubicación de los archivos descargados cuando los usuarios extraen y descargan sus documentos. Por ejemplo, si la ruta cualificada se establece en C:\WorkplaceXT\TempData y el valor de la variable de entorno es Mis proyectos. Cuando los usuarios extraen y descargan sus documentos, éstos se descargan en C:\WorkplaceXT\TempData\Mis proyectos.
El valor Estructura de carpetas de descarga determina el modo en que se organizan los documentos extraídos y descargados en la estación de trabajo local del usuario.
Si tiene documentos archivados en varias carpetas y se ha configurado el sistema para utilizar el seguimiento de archivos con el valor de carpeta jerárquico, se le solicitará que seleccione la carpeta que desea utilizar cuando se descarga el contenido en el cliente.
El valor carpeta jerárquica crea la jerarquía de carpetas en la que los documentos se almacenaban en un almacén de objetos. Por ejemplo, si los documentos de un usuario se almacenaban en un almacén de objetos llamado Mi almacén de objetos\mis carpetas\, se crea la misma estructura de carpetas en la estación de trabajo local del usuario como C:\Mi almacén de objetos\mis carpetas y los documentos se descargan en dicha ubicación.
Elija este valor si desea que los usuarios reconcilien documentos archivados en varias carpetas cuando extraigan y descarguen dichos documentos. Pueden utilizar Seleccionar carpeta para especificar una de las carpetas en las que se archivan los documentos. Workplace XT podrá, posteriormente, rastrear estos documentos en la estación de trabajo local del usuario.
El valor de usuario especificado (predeterminado) utiliza las preferencias definidas para el directorio de documentos y la ruta cualificada. Los documentos se descargan en esas ubicaciones definidas en la estación de trabajo local de un usuario.
La opción de configuración Eliminar copia local determina si la copia local del archivo se elimina automáticamente del equipo del usuario final cuando se usan las acciones Agregar, Registrar, Guardar o Cancelar extracción. Las opciones válidas son Sí o No, Sólo lectura y Editable. Si se selecciona la opción Editable, el usuario final puede anular la configuración predeterminada de Sí o No. Si se selecciona la opción Sólo lectura, se aplica la configuración predeterminada.
La configuración Abrir archivo establece el valor predeterminado que se muestra en la casilla de verificación Abrir archivo al procesar un documento con File Tracker. Las opciones válidas son Sí o No, (predeterminada).
El valor de Sobreescribir archivos existentes, antes el valor de Guardar como, determina los grupos de usuarios que tienen la opción de sobrescribir un archivo con un nombre nuevo cuando se realiza una extracción o una descarga de archivos. De manera predeterminada, todos tienen la opción Sobreescribir archivos existentes. Haga clic en Seleccionar roles de acceso que está debajo de la opción de configuración para seleccionar uno o más roles de acceso para esta opción.