Los usuarios autorizados (Gestor de registros, Administrador de registros o Revisor en el modelo de Pro; Gestor de registros o Administrador de registros en DoD o básico) pueden asociar un programa de disposición con una categoría de registro o carpeta de registros en cualquier momento. Los contenedores secundarios heredan el programa de disposición. Puede asociar un programa de disposición con una categoría de registro o una carpeta de registros en el momento de la creación o posteriormente.
Puede asociar un programa de disposición con una categoría de registro o una carpeta de registros por primera vez tras su creación.
- En el caso de las categorías de registro, consulte Agregar una categoría de registro.
- En el caso de las carpetas de registro, consulte Agregar una carpeta de registros.
Para asociar un programa de disposición posteriormente:
- Vaya al contenedor cuyo programa de disposición desea asignar y haga clic en el icono Obtener información.
- En el panel de la izquierda, haga clic en Disposición.
- Haga clic en Examinar programa para seleccionar un programa de disposición.
- En la ventana Seleccionar programa de disposición,
haga clic en Seleccionar bajo el nombre de uno de los programas
de disposición.
- En el nuevo menú, seleccione la opción adecuada para indicar
cómo desea propagar el nuevo programa de disposición a contenedores secundarios. Si asigna un programa de disposición diferente, puede propagar el programa a sus contenedores secundarios de los siguientes modos:
- Propagar el programa a todos los contenedores secundarios inmediatos y a todos los
subcontenedores heredados independientemente de si heredaron el programa de disposición
anterior. Esta situación se corresponde con la opción Propagar nuevo calendario
de disposición a todos los secundarios inmediatos. También se aplica a los programas
que se aplican por primera vez.
- Propagar el programa solo a los contenedores secundarios que han heredado el programa de disposición anterior. En esta situación, el programa de disposición de contenedores secundarios que no heredan el programa de disposición de la entidad superior permanece sin cambios. Esta opción solo hereda un programa nuevo si había heredado anteriormente un programa. Esta situación se corresponde con la opción Propagar nuevo programa de disposición a todas las entidades herederas.
- No propagar el programa a ninguno de los contenedores secundarios. En esta situación, los contenedores secundarios que heredaron el programa de disposición anterior continuarán asociándose con ese programa pero no se incluirán en la categoría de entidades herederas. Esta situación se corresponde con la opción No propagar el nuevo programa de disposición.
- Si lo desea puede introducir información sobre la autoridad de disposición según lo requieran las reglas de cumplimiento de su organización.
Atención: De forma predeterminada, la autoridad de
disposición especificada para el programa de disposición seleccionado se asignará
automáticamente como la autoridad de disposición para el contenedor. Si no se ha configurado una autoridad de disposición para el programa seleccionado, se aplicará la autoridad de disposición que estableció para el contenedor. Si se estableció una autoridad de disposición cuando se creó el contenedor pero no se asignó ningún programa de disposición, la autoridad de disposición del programa anulará la autoridad de disposición establecida anteriormente.
- Haga clic en Aplicar para guardar las modificaciones.
- Haga clic en Salir para cerrar la página.
Importante: Es posible que los registros asociados a un
tipo de registro tengan un programa de disposición diferente de su contenedor superior. El programa de disposición asociado al tipo de registro tiene prioridad sobre el programa del contenedor. Sin embargo, si ejecuta el barrido, aparece un mensaje de advertencia de conflicto de disposición en el archivo de registro de barrido si el programa asociado con el contenedor superior tiene un periodo de retención más corto que el programa asociado con tipo de registro.
Consulte
Cambiar el programa de disposición asociado con una entidad para cambiar un programa existente.