使用 IBM® Enterprise Records 報告時,您可以收集所有可用的 IBM Enterprise Records 報告清單、每個報告的配置準則詳細資料,以及產生報告前所需的必要條件。
您必須先執行報告的所有必備前提(如下所示),然後才能產生此報告。另外,在 IBM Enterprise Records 安裝期間,您必須已配置「報告伺服器」。如需相關資訊,請參閱 IBM Enterprise Records 安裝與升級手冊。
內容 | 說明 |
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指定檔案計劃的部分 | 按一下「瀏覽」以選取您要在此執行報告的檔案計劃的部分。如果未指定某個部分,則將使用整個檔案計劃。 |
使用者名稱 | 輸入使用者名稱,或者按一下「選取使用者」以搜尋並選取您要查詢其動作的使用者。 |
開始日期 | 按一下行事曆圖示並選取報告所依據的最早的動作日期。 |
結束日期 | 按一下行事曆圖示並選取報告所依據的最晚的動作日期。 |
RM 實體類型 | 透過按一下清單中的一或多個 RM 實體(使用按住 Shift 鍵的同時按一下滑鼠左鍵或按住 Ctrl 鍵的同時按一下滑鼠左鍵的方式)進行選取。 |
報告類型 | 選取「相關資訊」可以查看「事件名稱」、「實體類型」、「使用者名稱」、「動作日期」、「實體名稱」和「全部實體」。 選取「摘要資訊」可以查看「事件名稱」、「事件類型」和「全部實體」。 |
內容 | 說明 |
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處置動作 | 從功能表清單中選取處置動作(包括「審查」、「匯出」、「傳送」、「毀損」、「臨時傳送」、「中斷」或「重要審查」)。 |
開始日期 | 按一下行事曆圖示並選取報告的開始日期。這將定義執行所選處理動作的時間段的開始。 |
結束日期 | 按一下行事曆圖示並選取報告的結束日期。這將定義執行所選處理動作的時間段的結束。. |
報告類型 | 選取「相關資訊」可以查看「階段執行日期」、「處置排程名稱」、「實體類型」、「建立日期」、「建立者」和「實體名稱」。 選取「摘要資訊」可以查看「階段執行日期」、「處置排程名稱」、「實體類型」和「全部實體」。 |
內容 | 說明 |
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報告類型 | 選取「相關資訊」可以查看「處置排程名稱」、「動作名稱」、「實體類型」和「實體名稱」。 選取「摘要資訊」可以查看「處置排程名稱」、「實體類型」和「全部實體」。 |
內容 | 說明 |
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指定檔案計劃的部分 | 按一下「瀏覽」以選取您要在此執行報告的檔案計劃的部分。如果未指定某個部分,則將使用整個檔案計劃。 |
處置排程名稱 | 按一下「選取處置排程」以從顯示的清單中選取處置排程,或者輸入名稱。請注意,如果您選取的或輸入的文字顯示在其他任何排程名稱中,則此排程也將被選取。 |
報告類型 | 選取「相關資訊」可以查看「排程名稱」、「實體名稱」、「建立日期」、「建立者」和記錄總數。 選取「摘要資訊」可以查看「排程名稱」和記錄總數。 |
內容 | 說明 |
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處置排程名稱 | 按一下「選取處置排程」以從顯示的清單中選取處置排程,或者輸入名稱。請注意,如果您選取的或輸入的文字顯示在其他任何排程名稱中,則此排程也將被選取。 |
RM 實體類型 | 透過按一下清單中的一或多個 RM 實體(使用按住 Shift 鍵的同時按一下滑鼠左鍵或按住 Ctrl 鍵的同時按一下滑鼠左鍵的方式)進行選取。 |
報告類型 | 選取「相關資訊」可以查看「排程名稱」、「動作名稱」、「RM 實體類型」、「建立日期」、「建立者」和「RM 實體名稱」。 選取「摘要資訊」可以查看「排程名稱」、「動作名稱」、「RM 實體類型」和「全部實體」。 |
內容 | 說明 |
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安全種類 | 選取一或多個安全種類(「最高秘密」、「秘密」、「機密」、「受限」或「未分類」)。 |
RM 實體類型 | 選取您需要其報告的一個或兩個實體類型。 |
報告類型 | 選取「相關資訊」可以查看「安全種類」、「RM 實體類型」、「建立日期」、「建立者」和「RM 實體名稱」。選取「摘要資訊」可以查看「安全種類」、「RM 實體類型」和「全部實體」。 |
內容 | 說明 |
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指定檔案計劃的部分 | 按一下「瀏覽」以選取您要在此執行報告的檔案計劃的部分。如果未指定某個部分,則將使用整個檔案計劃。 |
開始日期 | 按一下行事曆圖示並選取報告所依據的最早的建立日期。 |
結束日期 | 按一下行事曆圖示並選取報告所依據的最晚的建立日期。 |
報告類型 | 選取「相關資訊」可以查看「建立日期」、「建立者」和「RM 實體名稱」。 選取「摘要資訊」可以查看「建立日期」和「已建立的記錄資料夾的數目」。 |
內容 | 說明 |
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指定檔案計劃的部分 | 按一下「瀏覽」以選取您要在此執行報告的檔案計劃的部分。如果未指定某個部分,則將使用整個檔案計劃。 |
開始日期 | 按一下行事曆圖示並選取報告所依據的最早的建立日期。 |
結束日期 | 按一下行事曆圖示並選取報告所依據的最晚的建立日期。 |
由使用者建立 | 輸入使用者名稱,或者按一下「選取使用者」以搜尋並選取您要為其產生報告的使用者。 |
報告類型 | 選取「相關資訊」可以查看「建立者」、「建立日期」和「RM 實體名稱」。 選取「摘要資訊」可以查看「建立者」、「建立日期」和「已建立實體的數目」。 |
內容 | 說明 |
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指定檔案計劃的部分 | 按一下「瀏覽」以選取您要在此執行報告的檔案計劃的部分。如果未指定某個部分,則將使用整個檔案計劃。 |
開始日期 | 按一下行事曆圖示並選取報告所依據的最早的檢視日期。 |
結束日期 | 按一下行事曆圖示並選取報告所依據的最晚的檢視日期。 |
由使用者檢視 | 輸入使用者名稱,或者按一下「選取使用者」以搜尋並選取您要為其產生報告的使用者。 |
報告類型 | 選取「相關資訊」可以查看「檢視者」、「檢視日期」、「建立者」、「建立日期」、「RM 實體名稱」和「記錄總數」。 選取「摘要資訊」可以查看「檢視者」、「檢視日期」和「全部實體」。 |
此報告顯示了在您指定的時段內開啟和/或關閉的電子磁區。對於相關資訊報告,您可以同時查詢開啟和關閉的電子磁區;而對於摘要資訊報告,您要指定開啟或關閉的電子磁區。 如需開啟和關閉磁區之方式的相關資訊,請參閱類別、資料夾和磁區。
內容 | 說明 |
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指定檔案計劃的部分 | 按一下「瀏覽」以選取您要在此執行報告的檔案計劃的部分。如果未指定某個部分,則將使用整個檔案計劃。 |
開始日期 | 按一下行事曆圖示並選取報告所依據的最早的開啟/關閉日期。 |
結束日期 | 按一下行事曆圖示並選取報告所依據的最晚的開啟/關閉日期。 |
動作 | 根據報告中應包括的內容,選取「開啟」和/或「關閉」勾選框(如果可用)。 |
報告類型 | 選取「相關資訊」可以查看「開啟日期」、「關閉日期」(其中之一或兩者)、「關閉者」、「建立日期」、「建立者」和「RM 實體名稱」。 選取「摘要資訊」可以查看「開啟日期」(或「關閉日期」)以及開啟的或關閉的實體數目。 |
此報告顯示了在指定的時段內與指定的處置排程相關聯的資料夾和記錄。
內容 | 說明 |
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指定檔案計劃的部分 | 按一下「瀏覽」以選取您要在此執行報告的檔案計劃的部分。如果未指定某個部分,則將使用整個檔案計劃。 |
處置排程名稱 | 按一下「選取處置排程」以從顯示的清單中選取處置排程,或者輸入名稱。如果您選取的或輸入的文字顯示在其他任何排程名稱中,則此排程也將被選取。此欄位區分大小寫。 |
開始日期 | 按一下行事曆圖示並選取報告所依據的最早的關聯日期。 |
結束日期 | 按一下行事曆圖示並選取報告所依據的最晚的關聯日期。 |
報告類型 | 選取「相關資訊」可以查看「處置排程」、「實體類型」、「動作名稱」、「配置日期」、「建立日期」、「建立者」和「實體名稱」。 選取「摘要資訊」可以查看「配置日期」、「處置排程」和「實體類型」。 |
此報告顯示了受指定動作影響的實體。必須將動作與一或多個處置排程相關聯並將處置排程與一或多個種類或資料夾關聯後,才能產生此報告。執行處置清理以取得報告中的最新資訊。
內容 | 說明 |
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處置動作 | 從功能表清單中選取處置動作(包括「審查」、「匯出」、「傳送」、「毀損」、「臨時傳送」、「中斷」或「重要審查」)。 |
開始日期 | 按一下行事曆圖示並選取報告的開始日期。這將定義執行所選處理動作的時間段的開始。 |
結束日期 | 按一下行事曆圖示並選取報告的結束日期。這將定義執行所選處理動作的時間段的結束。 |
報告類型 | 選取「相關資訊」可以查看「動作名稱」、「實體名稱」、「階段執行日期」、「宣告日期/存檔日期」、「建立者」、「排程名稱」、「ID」、「位置」、「記錄種類/資料夾識別碼」、「媒體類型」和「格式」。 選取「摘要資訊」可以查看「動作名稱」、「RM 實體類型」和「全部實體」。 |
此報告顯示了目前暫存區中的資料夾和記錄。您必須先前已經建立了一或多個暫存區,並已將其套用至實體。日期是指套用暫存區的時間。
內容 | 說明 |
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指定檔案計劃的部分 | 按一下「瀏覽」以選取您要在此執行報告的檔案計劃的部分。如果未指定某個部分,則將使用整個檔案計劃。 |
開始日期 | 按一下行事曆圖示並選取報告所依據的最早的暫存區日期。 |
結束日期 | 按一下行事曆圖示並選取報告所依據的最晚的暫存區日期。 |
報告類型 | 選取「相關資訊」可以查看「實體類型」、「實體名稱」、「建立日期」、「建立者」、「暫存區日期」、「暫存區名稱」、「ID」、「位置」、「記錄種類/資料夾識別碼」、「媒體類型」和「格式」。 選取「摘要資訊」可以查看「實體類型」和「全部實體」。 |
此報告依建立關聯文件的應用程式類型顯示記錄的位置。報告使用已宣告之記錄的「格式」欄位中的資料。在 Base 和 PRO 資料模型中宣告電子記錄時,「格式」欄位是可選項目;而在 DoD(國防部)資料模型中宣告電子記錄時,該欄位是必需項目。只要「格式」欄位中的值與您可以為此報告選取的格式類型之一的值相符,即會為報告選取此記錄。
內容 | 說明 |
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應用程式類型 | 按一下「選取應用程式類型」,並從隨後顯示的清單中選取應用程式類型。如有必要,請按一下「下一頁」以移至應用程式類型的下一頁。 |
報告類型 | 選取「相關資訊」可以查看「應用程式類型」、「建立者」、「建立日期」和「RM 實體名稱」(包括位置)。 選取「摘要資訊」可以查看「應用程式類型」、「位置」和「實體數目」。 |
此報告列出了排定將在指定的時段內降級或取消分類的記錄。僅當經過足夠長的時間,從而某些記錄的分類要發生此變更時,此報告才會產生結果。使用者將僅能查看與其自身安全分類相同或低於其自身安全分類的記錄。「依事件降級」在報告中不可用。
內容 | 說明 |
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指定檔案計劃的部分 | 按一下「瀏覽」以導覽至您需要其報告的檔案計劃的部分。路徑結尾列出相應實體時,請按一下「確定」。如果未指定某個部分,則將使用整個檔案計劃。 |
分類動作 | 選取「降級」可以找到其分類將從最高秘密或秘密變為較低分類的記錄。選取「取消分類」可以找到其分類將從最高秘密、秘密或機密變為未分類的記錄。 |
開始日期 | 按一下行事曆圖示並選取報告所依據的最早的日期。 |
結束日期 | 按一下行事曆圖示並選取報告所依據的最晚的日期。 |
報告類型 | 選取「相關資訊」可以查看「依日期降級」、「目前分類」、「記錄標題」和「降級」選項的「降級說明」。對於「取消分類」選項,報告將顯示「取消分類日期」、「目前分類」和「記錄標題」。 選取「摘要資訊」可以查看「依日期降級」、「目前分類」和「降級」選項的「記錄標題」。對於「取消分類」選項,報告將顯示「取消分類日期」、「目前分類」和「記錄標題」。 |
如果您先建立記錄資料夾,再建立記錄資料夾的處置排程,則稍後在您準備好指派資料夾的處置排程時,使用此報告可以找到這些資料夾。此報告套用至整個檔案計劃。
內容 | 說明 |
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報告類型 | 選取「相關資訊」可以查看「實體類型」、「實體名稱」、「ID」、「建立日期/存檔日期」、「建立者」、「位置」、「記錄種類/資料夾識別碼」、「媒體類型」和「格式」。 選取「摘要資訊」僅可查看每個「實體類型」中的實體數目。 |
此報告列出了已為其做出指定審查決策的所有種類、資料夾和記錄。此報告套用至整個檔案計劃。 先前您必須已建立處置排程,將它們套用於適當的 IBM Enterprise Records 資料夾,再執行「處置清理」。檢閱人員必須已完成其工作流程收件匣(或 RecordsManagerApproval 公共收件匣)中的工作。
執行此報告之前,您必須透過完成此程序來建立自訂物件:
內容 | 說明 |
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審查決策 | 從功能表中選取審查決策,包括「核准」、「拒絕」、「保留」或「變更排程」。 |
開始日期 | 按一下行事曆圖示並選取報告所依據的最早的審查日期。 |
結束日期 | 按一下行事曆圖示並選取報告所依據的最晚的日期。 |
報告類型 | 選取「相關資訊」可以查看「階段決策日期」(月)、「排程名稱」、「實體類型」、「階段決策日期」(日和時間)、「審查備註」、「建立日期」和「建立者」。 選取「摘要資訊」可以查看「階段決策日期」(月)、「排程名稱」、「實體類型」和「全部」。 |
此報告列出了檔案計劃所選部分中的種類和/或資料夾。日期是指建立實體的時間。
內容 | 說明 |
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指定檔案計劃的部分 | 按一下「瀏覽」以選取您要在此執行報告的檔案計劃的部分。如果未指定某個部分,則將使用整個檔案計劃。 |
RM 實體類型 | 透過按一下清單中的一或多個 RM 實體(使用按住 Shift 鍵的同時按一下滑鼠左鍵或按住 Ctrl 鍵的同時按一下滑鼠左鍵的方式)進行選取。 |
開始日期 | 按一下行事曆圖示並選取報告所依據的最早的建立日期。 |
結束日期 | 按一下行事曆圖示並選取報告所依據的最後的建立日期。 |
報告類型 | 選取「相關資訊」可以查看「實體類型」、「建立者」、「建立日期」、「實體名稱」和此實體類型的總數。 選取「摘要資訊」僅可查看此實體類型的數目。 |
此報告顯示了在您指定的時間範圍內要進行審查(或其他已配置的動作)的重要記錄。定期啟動動作時,您必須先設定好重要審查動作和循環的日期。記錄的重要指示器必須設定為 True。執行處置清理可以在執行此報告之前更新記錄。 如需相關資訊,請參閱設定重要記錄。
內容 | 說明 |
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指定檔案計劃的部分 | 按一下「瀏覽」以選取您要在此執行報告的檔案計劃的部分。如果未指定某個部分,則將使用整個檔案計劃。 |
開始日期 | 按一下行事曆圖示並選取重要記錄審查的最早日期。 |
結束日期 | 按一下行事曆圖示並選取重要記錄審查的最晚日期。 |
報告類型 | 選取「相關資訊」可以查看「審查日期」、「建立日期」、「建立者」和「實體名稱」。 選取「摘要資訊」可以查看「審查日期」和記錄的總數。 |