Un administrateur peut personnaliser IBM® Enterprise
Records de plusieurs façons (workflows,
les modèles d'entrée de déclaration d'enregistrements, recherches et rapports).
Personnalisation des classes et propriétés
IBM Enterprise
Records prend en charge la division de certaines classes d'entités en sous-classes. Vous pouvez diviser en sous-classes les classes suivantes :
- Dossier d'enregistrements électroniques
- Dossier d'enregistrements hybrides
- Conteneur physique
- Boîte
- Dossier d'enregistrement physique
La création de sous-classes permet notamment de répondre à un besoin de propriétés supplémentaires (personnalisées) à appliquer à un sous-ensemble d'une classe préexistante dans
IBM Enterprise
Records ou à la nécessité de ne travailler que sur un sous-ensemble (pour la souscription de vos sous-classes à des événements ou événements d'audit, par exemple).
Vous pouvez également ajouter des propriétés personnalisées à des classes existantes et modifier l'affichage des propriétés dans l'application IBM Enterprise
Records (par exemple, modifier le nom d'affichage d'une propriété et spécifier des valeurs de propriété prédéfinies). Pour plus d'informations, voir Création de sous-classes, Ajout de propriétés à des classes et Personnalisation de l'affichage des propriétés.
Personnalisation des workflows
IBM Enterprise
Records propose des workflows permettant d'automatiser le flux de travail pour la réalisation des tâches de gestion des enregistrements, telles que la révision des entités avant destruction. Vous pouvez modifier ces workflows afin de les personnaliser pour les processus de votre organisation.
En modifiant la définition d'un workflow, vous pouvez par exemple ajouter de nouvelles étapes, supprimer des étapes existantes ou modifier la séquence des événements d'un workflow. Si les processus d'entreprise de votre organisation nécessitent des workflows autres que ceux fournis dans
IBM Enterprise
Records, vous pouvez les créer.
Pour plus d'informations, voir
Création et modification de workflows.
Personnalisation des modèles d'entrée de déclaration d'enregistrements
Afin d'optimiser le processus de déclaration d'enregistrements, vous pouvez créer des modèles d'entrée pour la déclaration d'enregistrements. Ces modèles peuvent spécifier des données par défaut (classes d'enregistrements, emplacement de plan de fichiers, propriétés) et comprendre des pages d'assistant permettant d'accélérer le processus de saisie ou de masquer les valeurs prédéfinies.
IBM Enterprise
Records comprend un modèle d'entrée pour la déclaration d'enregistrements physiques. Vous pouvez modifier ce modèle, ainsi qu'en créer de nouveaux pour la déclaration d'enregistrements physiques ou électroniques. Lorsque vous sauvegardez un modèle d'entrée pour la déclaration d'enregistrements physiques, soyez certain de l'enregistrer dans le répertoire
FPOS\RecordsManagement\Templates, afin que le modèle soit visible dans l'application
IBM Enterprise
Records. Voir
Création d'un modèle d'entrée pour déclarer des enregistrements physiques et
Création d'un modèle d'entrée pour déclarer des enregistrements.
Personnalisation des recherches
L'application IBM Enterprise
Records comprend l'onglet Rechercher qui permet de trouver rapidement des entités au sein d'un plan de fichiers. Vous pouvez toutefois créer des recherches enregistrées et des modèles de recherche afin de faciliter les recherches plus complexes des utilisateurs. Les recherches enregistrées sont des recherches complètes, exécutées automatiquement lors de leur sélection par un utilisateur.
Les modèles de recherche sont des recherches partiellement prédéfinies qui permettent l'intervention de l'utilisateur. IBM Enterprise
Records propose un modèle de recherche comprenant des critères de recherche pour certaines caractéristiques communes qui sont propres à IBM Enterprise
Records pour les entités. Lors de l'enregistrement d'une recherche enregistrée ou d'un modèle de recherche destiné à une utilisation dans IBM Enterprise
Records, assurez-vous de définir la propriété Application Name (Nom de l'application) sur IBM Enterprise
Records.
Personnalisation des rapports
IBM Enterprise
Records comporte plusieurs rapports qui offrent une vue statistique des différentes activités effectuées via
IBM Enterprise
Records. Vous pouvez personnaliser ces rapports (par l'ajout ou la suppression de champs ou en modifiant les paramètres de rapport, par exemple) et créer de nouveaux rapports qui s'affichent dans l'application
IBM Enterprise
Records.
Pour plus d'informations, voir
Personnalisation d'un rapport et
Création d'un rapport.