Klicken Sie beim Durchsuchen eines Aktenplan-Objektspeichers in IBM® Enterprise Records auf Physisches Schriftstück deklarieren, um den Assistenten zum Deklarieren von Schriftstücken zu öffnen.
Dieser Assistent umfasst drei Schritte:
- Katalogakte
- Eigenschaften festlegen
- Klassifikationseigenschaften festlegen
So deklarieren Sie ein Katalogschriftstück:
- Klicken Sie auf "Klasse auswählen". Der Assistent öffnet die Seite Schriftstückklassenauswahl.
- Standardmäßig ist nur die Klasse Markerschriftstück verfügbar. Wenn in Ihrer Umgebung weitere Klassen hinzugefügt wurden, wählen Sie die entsprechende Klasse und klicken Sie auf Akzeptieren.
- Geben Sie ein Aktenplan-Verzeichnis an.
- Klicken Sie in IBM Enterprise Records auf Neu hinzufügen. Um einen Speicherort zu entfernen, klicken Sie auf "Entfernen" direkt unter der Beschreibung. In Application Engine klicken Sie auf Aktenplanposition auswählen.
- Navigieren Sie zur entsprechenden Ebene und aktivieren Sie das Kontrollkästchen.
Wenn Sie bereits Kurzbefehle eingerichtet haben, können Sie "Kurzbefehle" wählen und Ihre Auswahl dann aus der Liste treffen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen des gewünschten Speicherorts und klicken Sie auf "Zur Auswahl hinzufügen".
Sie können auf "Suchen" klicken, um nach einem Verzeichnis zu suchen. Wählen Sie den Titel oder die Aktenplan-ID aus. Der Standardoperator "entspricht" ermöglicht Ihnen das Suchen nach einem Teil des Namens. Geben Sie eine Textzeichenfolge ein und klicken Sie auf Suchen.
- Wählen Sie einen Speicherort und klicken Sie auf "Zur Auswahl hinzufügen".
- Klicken Sie auf "Zu Kurzbefehlen hinzufügen", wenn Sie den Speicherort häufiger verwenden. In späteren Deklarationen können Sie dann den Speicherort aus der Liste Direktaufrufe auswählen, statt in der Ansicht Durchsuchen nach ihm zu suchen.
- Klicken Sie auf Akzeptieren.
- Klicken Sie auf Weiter, um mit dem Schritt Eigenschaften festlegen fortzufahren.
So führen Sie den Schritt Eigenschaften festlegen durch:
- Geben Sie alle erforderlichen Informationen in die Eigenschaftenfelder ein. Die Felder variieren je nach der gewählten Klasse. Folgende Felder sind erforderlich:
- Medientyp: Geben Sie den Medientyp ein, z. B. CD, Videokassette, Papierfoto.
- Format: Geben Sie das Format ein, z. B. CDR, VHS, Papier.
- Autor/Ersteller (Author/Originator): Geben Sie den Namen der Person ein, die das physische Schriftstück erstellt hat oder der das physische Schriftstück gehört.
- Thema: Geben Sie eine Kurzbeschreibung des physischen Schriftstücks ein.
- Veröffentlichungsdatum: Geben Sie das Datum ein, an dem das physische Schriftstück erstellt wurde.
- Ablageort: Geben Sie die permanenten Ablageort des physischen Schriftstücks an, wenn das Schriftstück nicht ausgecheckt ist. Klicken Sie unter dem erforderlichen Speicherort auf Auswählen. Der Assistent schließt die Seite und kehrt zum Schritt "Eigenschaften festlegen" zurück.
- Wenn das deklarierte Schriftstück eine Quittung eines anderen Schriftstücks ist, klicken Sie auf Quittung von (ReceiptOf), suchen Sie nach dem klassifizierten Schriftstück, das die Quelle der Quittung ist, und wählen Sie dieses aus. Empfangsbestätigungen dienen der Kontrolle klassifizierter Akten, sind jedoch selbst meist nicht klassifiziert.
Weitere Informationen zu Quittungen finden Sie in Quittungen.
- Klicken Sie auf Weiter.
So führen Sie den Schritt Klassifikationseigenschaften festlegen durch:
- Um ein Sicherheitsklassifikationshandbuch (SCG - Security Classification Guide) oder ein Quellendokument auszuwählen, klicken Sie auf "Abgeleitet von". Dieser Schritt ist optional.
- Wenn Sie ein SCG, einen SCG-Abschnitt oder ein SCG-Thema auswählen wollen, klicken Sie im Bereich Sicherheitsklassifikationshandbücher auf Neu hinzufügen und wählen das erforderliche SCG-Element aus. Wenn Sie ein SCG-Element wählen, wird für die Eigenschaft "Abgeleitet von" des Datensatzes der Namen des SCG, das Datum, an dem der SCG ausgegeben wurde und der Ersteller angegeben.
- Zur Auswahl eines Quellendokuments klicken im Bereich Quellendokumente auf Neu hinzufügen und geben Sie eine Beschreibung des Quellendokuments in das Textfeld ein. Ein Quellendokument bietet keine zusätzlichen Informationen, sodass Sie die erforderlichen Felder im Schritt Klassifikationseigenschaften festlegen ausfüllen müssen.
- Um ein Sicherheitsklassifikationshandbuch oder ein Quellendokument zu entfernen, aktivieren Sie in der Spalte "Entfernen" das entsprechende Kontrollkästchen und klicken auf Entfernen.
- Wenn Sie mit dem Hinzufügen oder Entfernen der erforderlichen Klassifikationshandbuchelemente und Quellendokumente fertig sind, klicken Sie auf Akzeptieren.
Wichtig: Wenn Sie auf der Seite Abgeleitet von auf Akzeptieren klicken, kopiert IBM Enterprise Records Daten aus allen in der Zusammenfassung angezeigten Feldern, einschließlich leere Felder, in die entsprechenden Felder des Schritts Klassifikationseigenschaften festlegen.
Wenn Sie zuvor andere Daten in diese Felder eingegeben hatten und sich jetzt nur die Informationen auf der Seite Abgeleitet von ansehen, klicken Sie auf Abbrechen (statt auf Akzeptieren), um die manuell eingegebenen Daten beizubehalten.
- Wählen Sie einen Wert für die ursprüngliche Klassifikation aus dem Menü aus: Streng geheim, Geheim oder Vertraulich.
Wichtig: Für Aktuelle Klassifikation wird standardmäßig derselbe Wert wie für Ursprüngliche Klassifikation verwendet, wenn Sie berechtigt sind, Objekte auf der Ebene ihrer ursprünglichen Klassifizierung zu sehen. Andernfalls müssen Sie einen Wert auf der Ebene Ihrer Befugnis angeben.
- Klicken Sie auf Gründe für Klassifizierung. IBM Enterprise Records öffnet die Seite Werte auswählen, auf der Sie Gründe für die Klassifikation hinzufügen und entfernen können.
- Wenn Sie einen Grund für eine Klassifikation hinzufügen wollen, klicken Sie auf Neuen Wert hinzufügen und wählen Sie Aktiv für neue Schriftstücke oder Veraltet (Deprecated) für veraltete Schriftstücke aus.
- Wählen Sie den gewünschten Grund in der Auswahlliste aus und klicken Sie auf Akzeptieren.
- Fügen Sie beliebig viele Gründe hinzu.
- Zum Entfernen eines Grundes markieren Sie ihn und klicken Sie auf das Symbol Ausgewählte Elemente entfernen:

- Wenn Sie mit der Auswahl fertig sind, klicken Sie auf Akzeptieren.
- Geben Sie in das Feld Klassifikationsstelle (Classifying Agency) den Namen der Stelle ein, die derzeit das physische Schriftstück verwaltet, z. B. das Verteidigungsministerium.
- Füllen Sie ggf. die übrigen optionalen Felder aus.
- Wenn Sie das Datum für die Deklassifizierung ändern wollen, klicken Sie auf das Kalendersymbol und wählen Sie ein Datum aus. Das Datum für die Deklassifizierung basiert auf einem der folgenden Elemente:
- Klicken Sie auf Klassifikation aufheben bei Ereignissen oder Klassifikation herabstufen bei Ereignissen. IBM Enterprise Records öffnet die Seite Werte auswählen, auf der Sie entsprechende Werte hinzufügen und entfernen können.
- Wählen Sie in der Auswahlliste den gewünschten Wert und klicken Sie auf "Akzeptieren".
- Fügen Sie beliebig viele Werte hinzu.
- Zum Entfernen eines Werts markieren Sie ihn und klicken Sie auf das Symbol Ausgewählte Elemente entfernen
.
- Wenn Sie mit der Auswahl fertig sind, klicken Sie auf Akzeptieren.
- Die Eingabe oder Änderung gewisser Informationen erfordert evtl. weitere Informationen in einem anderen Feld. Wenn Sie beispielsweise das Deklassifizierungsdatum ändern wollen, müssen Sie eine Ausnahme eingeben. Bei Eingabe von Herabstufungsereignissen müssen Sie entsprechende Anweisungen definieren.
- Klicken Sie zum Schluss auf "Fertig stellen".