Cada flujo de trabajo dispone de una definición de flujo de trabajo, que consiste en una plantilla de procesamiento que envía trabajo a los participantes e incluye datos, archivos adjuntos, y otros detalles para completar el trabajo. Una definición de flujo de trabajo especifica la secuencia de actividades que deben llevarse a cabo desde que se inicia un flujo de trabajo y hasta que se completa o se cancela. Las definiciones de flujo de trabajo existentes se pueden modificar, según precise su empresa.
Puede agregar o eliminar pasos, modificar la secuencia de eventos o cambiar otros parámetros. Por ejemplo, el flujo de trabajo
Crear carpeta de registros está diseñado para usuarios que no tengan el permiso de seguridad necesario para agregar una carpeta de registros en un plan de archivos. La secuencia de flujo de trabajo predeterminada del flujo de
trabajo
Crear carpeta de registros es la siguiente:
- Alicia es una usuaria que se ha asignado al grupo Todos.
Debe agregar una carpeta de registros a una categoría, pero solo tiene permiso para visualizar propiedades. Puesto que el gestor de registros debe aprobar la adición de una carpeta de registros a una categoría, Alicia inicia el flujo de trabajo Crear carpeta de registros ,
y especifica la información sobre la carpeta de registros que desea agregar.
- Una vez Alicia ha especificado los detalles, se envía una solicitud a Tomás, que es gestor de registros.
Puede aprobar o denegar la solicitud de Alicia de creación de carpeta de registros.
- Puede cambiar la secuencia de tareas en el flujo de trabajo. Utilizando el ejemplo anterior, el gestor de registros ha decidido que el proceso es más eficiente si la solicitud se envía a un revisor en lugar de a un gestor de registros. Jane, la administradora del sistema, modifica la definición del flujo de trabajo Crear carpeta de registros,
para que la solicitud de aprobación se envíe al revisor en lugar de al gestor de registros.
- Si su empresa requiere flujos de trabajo además de las definiciones de flujo de trabajo predeterminadas de IBM® Enterprise
Records, puede crear una definición de flujo de trabajo mediante el Diseñador de procesos.
- El soporte de instalación de IBM Enterprise
Records incluye
un flujo de trabajo de muestra que declara los registros que utilizan la cola de componentes
RM_Operation. Además de modificar y utilizar este flujo de trabajo de muestra para declarar registros, puede consultarlo para crear flujos de trabajo para IBM Enterprise
Records.
Para obtener más información sobre este flujo de trabajo de muestra, consulte la tarea Instalación del flujo de trabajo Declaración de registro.