Du kan lägga till eller ändra en avvecklingsspärr i systemet. När du skapar en avvecklingsspärr kan du ange villkor för postkategorier, postmappar, volymer och poster. En schemalagd avsökningsprocess kontrollerar om entiteterna uppfyller villkoren för spärrarna. I så fall tillämpas spärren automatiskt. En avvecklingsspärr utan några villkor kan endast tillämpas manuellt. Du kan också tillämpa en villkorlig spärr manuellt men du kanske inte kan ta bort spärren manuellt.
Se
Ta bort avvecklingsspärrar. Villkorliga spärrar kallas också för dynamiska spärrar. Nya entiteter som uppfyller villkoren för en spärr kommer att spärras automatiskt under nästa spärravsökning. Tänk dig för när du bestämmer villkoren för villkorliga spärrar så att inte ett stort antal entiteter spärras av misstag. Använd förhandsgranskningslänken när du bestämmer villkoren för en spärr och se efter vilka entiteter som påverkas. Med länken
Förhandsgranska görs en statisk sökning, vilket innebär att resultaten kanske inte är fullständiga. I
Anpassa söksidan finns mer information om att definiera maximala resultat för statiska sökningar.
Lägga till en avvecklingsspärr:
- Logga in som postansvarig eller postadministratör och öppna det FPOS där du ska skapa en spärr.
- Välj fliken Avveckling.
- Klicka på Spärrar:

- Klicka på Lägg till spärr:

Lägga till spärregenskaper:
- Ange ett namn för spärren.
- Ange en orsak för spärren.
- Välj typen av spärr.
- Välj Sant från menyn Aktiv om spärren ska aktiveras omedelbart. Spärren måste vara aktiv för att kunna tillämpas på en entitet genom en spärravsökning eller manuellt. Välj Falskt (standard) om du vill lämna spärren inaktiv så länge.
- Klicka på Nästa och ange villkoren för att placera ut spärrar genom spärravsökning, eller klicka på Slutför (eller Avbryt.)
Om du avslutar utan att ange några villkor kan spärren bara placeras ut manuellt. Den ignoreras under spärravsökningar.
Ange villkor (valfritt)
Du kan ange villkor för poster, kategorier, postmappar eller volymer.
I samtliga fall kan du ange en eller flera egenskaper, en operator, ett värde och ett fogningsvillkor för relationerna mellan flera egenskaper.
För posten kan du också ange en innehållssökning. Om du anger villkor och spärren är aktiv, kommer spärravsökningen automatiskt att tillämpa spärren på entiteter som uppfyller villkoren.
Välja en uppsättning egenskaper:
- Klicka på knappen Ändra för den entitet som du ska ange villkor för.
- Välj de egenskaper som ska användas från menyerna.
- Klicka på Acceptera ändringar när du är klar med inställningarna.
Alla entitetstyper fungerar på samma sätt. Använd följande procedurer efter att ha valt de egenskaper du vill arbeta med.
Ange egenskapskriterier:
- Välj en operator för varje egenskap från menyn. De tillgängliga operatorerna ändras efter den valda egenskapstypen.
- Välj ett värde för varje egenskap. Ange text i fritt format, välj ett värde från en meny eller ett datum. (Se nedan.)
- Ange relationen (fogningstypen) mellan två egenskaper. AND innebär att båda måste vara sanna. OR att endera måste vara sann.
Om du lämnar en egenskap tom, används den inte som villkor annat än om du väljer operatorn ÄR INTE NULL.
Begränsning: Filtret för villkoren hanterar inte procenttecken (%) och et-tecken (&).
Välja ett datum:
- Klicka på kalenderikonen.
- Klicka på den dag som du ska välja. Den aktuella dagen är standard.
- Klicka på << eller >> om du vill ändra året ett år i tagen, eller klicka och håll ned om du vill se en lista över år.
Om det år som du angav inte finns på listan, väljer du det närmaste året och klickar och håller ned igen så visas en ny lista.
- Klicka på < eller > om du vill ändra månaden en månad i taget, eller klicka och håll ned så visas en lista över månader.
Klicka på Rensa.
Obs: I en amerikansk språkmiljö är det korta datumformatet mm/dd/åå.
Om året är större än 29, använder programmet året 19XX.
Om året är mindre än eller lika med 29, lagras datumet som 20XX.
Detta kan vara ett problem för datamodeller för DoD-klassificering, eftersom avklassificeringsdatumet kan ligga 25 år framåt i tiden från det aktuella datumet. År 2008 leder detta till att år 2033 lagras som 1933 i stället. För DoD-klassificerade poster ändras därför det korta datumformatet till mm/dd/åååå. Denna ändring syns i klassificeringsguiden, på klassificeringsinfosidan och på åtgärdssidorna. De andra formaten som medel, långt och fullständigt fungerar som vanligt. För att undvika datumförvirring kan du ställa in Application Engine eller Workplace XT på ett långt datumformat i stället. Du måste logga ut från IBM® Enterprise
Records och logga in igen för att ändringen ska börja gälla.
Ange innehåll (endast för poster):
- Ange den text som ska ingå i sökningen i textfältet Innehåll innehåller. I Definiera och köra sökningar finns mer tips.
- Välj Metadata från menyn I (för att söka efter texten i postegenskaperna) eller Innehåll (för att söka efter posten i det deklarerade dokumentet).
- Välj operatorn AND för att ange att entiteten måste innehålla den text som du angett OCH att eventuella egenskaper (som du angett enligt anvisningarna ovan) också måste vara sanna. Ange operatorn OR om innehållet ELLER egenskapsvillkoren måste vara sanna.
Du kan ta bort en egenskap på något av följande sätt:
- Klicka på Ändra, välj det tomma området överst i egenskapslistan och välj Acceptera ändringar så tas egenskapen bort direkt.
- Klicka i kryssrutan i kolumnen Ta bort så tas egenskapen bort när du är klar med att lägga till eller ändra spärren.
Förhandsgranska entiteter för ett villkor:
- Klicka på länken Förhandsgranska för varje entitetstyp som har villkorliga värden, så visas en lista över entiteter som uppfyller de villkor som du har angett.
- Kontrollera förhandsgranskningen så att du är säker på att du sätter spärrar enbart på önskade entiteter. Det totala antalet visade entiteter kan vara så många som har ställts in med Application Engine eller Workplace XT-platsinställningarna för maximalt antal poster som returneras av sökningar.
- Ange text i filterrutan om det behövs och klicka på Gå om du vill minska antalet visade poster eller se en viss postuppsättning. Filtret baseras på entitetsnamnet. Entitetnamnet som innehåller de tecken du angav behålls i listan, övriga tas bort.
- Klicka på Ta bort om du vill ta bort de tecken du skrev, och klicka sedan på Gå igen så visas hela listan.
- Klicka på länken Stäng när du är klar.
Ändra en avvecklingsspärr
Du kan bara redigera eller ta bort spärrvillkor innan en avsökning har tillämpat en spärr på en entitet. Så här ändrar du en avvecklingsspärr:
- Välj fliken Avveckling.
- Klicka på Spärrar och leta reda på spärren. Skriv ett par tecken för namnet i filterrutan och klicka på Gå om du vill ha en kortare lista.
- Välj Hämta info för den spärr som du ska ändra.
- Välj den sida du ska ändra från listan över informationssidor och följ sedan procedurerna ovan. Se Ange säkerhetsinställningar om du ska ändra säkerheten.
- Klicka på Tillämpa när du är klar.