IBM Enterprise Records, Versione 5.1.+            

Definizione di una pianificazione di disposizione

Dopo avere impostato una pianificazione di disposizione, un utente autorizzato deve associarla a una categoria record, a una cartella record o a un tipo di record. Le pianificazioni di disposizione possono essere definite da un manager o amministratore dei record. Nel modello di dati PRO, una pianificazione di disposizione può essere assegnata a un'entità da un manager dei record, da un amministratore dei record o da un autore delle revisioni. Nel modello di dati Base e DoD, una pianificazione di disposizione può essere assegnata a un'entità da un manager o da un amministratore dei record.

Le pianificazioni di disposizione possono presentare varie fasi, durante le quali le entità interessate sono soggette a una serie di fasi di disposizione quali revisione, esportazione, trasferimento o distruzione. Sebbene una pianificazione di disposizione non debba essere composta da più fasi, in genere ne include due: Se la visualizzazione di Procedura guidata pianificazione di disposizione in Preferenze utente è impostata su Semplice (consultare Preferenze utente IBM Enterprise Records e Preferenze sito IBM Enterprise Records), la pianificazione assume in modo predefinito una fase utilizzando l'azione di autodistruzione con nessun contenimento.

Per definire una pianificazione di disposizione:

  1. Selezionare la scheda Disposizione.
  2. Fare clic su Pianificazione di disposizione.
  3. Fare clic su Aggiungi pianificazione di disposizione.
    Limitazione: Se la visualizzazione di Procedura guidata pianificazione di disposizione in Preferenze utente è impostata su Semplice, il pannello Fasi non mostrerà Imposta fasi.
    1. Immettere il nome e la descrizione della pianificazione. La descrizione è facoltativa.
    2. Immettere il nome dell'autorità responsabile della disposizione delle entità e fare clic su Avanti. Questo campo è facoltativo.
    3. Fare clic sul relativo pulsante di opzione per selezionare il trigger che attiva il limite. Se la visualizzazione di Procedura guidata Pianificazione disposizione in Preferenze utente o sito è impostata su Semplice, l'unico trigger possibile è il trigger Evento interno.
    4. Impostare l'offset del limite. Per ulteriori dettagli, consultare la sezione Imposta limite e offset limite presente più avanti in questo argomento.
    5. Impostare la condizione che attiva il limite delle entità. Il limite può essere automatico o soggetto ad approvazione. Per richiedere l'approvazione, specificare un'azione limite di disposizione. Per un limite automatico, non specificare alcuna azione limite. Se la visualizzazione di Procedura guidata pianificazione di disposizione in Preferenze utente e sito è impostata su Semplice, l'azione Limite di disposizione non viene mostrata.
      • Ogni azione limite è stata precedentemente aggiunta nella scheda IBM Enterprise Records Configura ed ha un flusso di lavoro associato. La pulitura disposizioni avvia automaticamente tale flusso di lavoro una volta raggiunto il limite, più l'eventuale offset. Per una normale pianificazione di disposizione, il menu Azione Limite di disposizione contiene solo quelle azioni che appartengono al tipo di azione Limite. Per ulteriori informazioni sulle azioni, vedere Azioni.
    6. Se richiesto, modificare Base limite per specificare la data di base limite. Il menu Base limite fornisce un insieme di proprietà data IBM Enterprise Records che consentono di calcolare le date limite in base alle proprietà delle singole entità IBM Enterprise Records.

      Impostare l'offset del limite. Per ulteriori dettagli, consultare la sezione Imposta limite e offset limite presente più avanti in questo argomento.

    7. Se la visualizzazione di Procedura guidata pianificazione di disposizione in Preferenze utente o sito è impostata su Dettagliato, fare clic su Avanti per creare uno o più periodi di contenimento, definiti fasi, per la pianificazione corrente. Se si fa clic su Fine, le entità associate alla pianificazione di disposizione non avranno un periodo di contenimento specifico. Se la visualizzazione di Procedura guidata pianificazione di disposizione in Preferenze utente è impostata su Semplice, fare clic su Fine; esiste una sola fase che utilizza l'azione Autodistruggi, RMAutoDestroyAction; Richiede screening è impostato su False; Contenimento di default è 0 anni 0 mesi 0 giorni, mentre nessun Contenimento alterno viene creato automaticamente.

Imposta limite e offset limite

In IBM Enterprise Records, è possibile definire un periodo di contenimento impostando un contenimento su una fase o sull'offset limite.

Quando non è stato specificato alcun offset limite e il periodo di contenimento viene impostato nella fase, la funzione di pulitura impone un limite sull'entità quando la condizione dell'evento diventa true. Se l'entità a cui viene imposto il limite è un contenitore, quest'ultimo viene anche chiuso, non consentendo l'aggiunta di un nuovo record. Il contenimento viene quindi calcolato quando la data del limite e il periodo di contenimento vengono definiti nella fase. Le seguenti regole si applicano al calcolo della data del limite, a seconda delle diverse configurazioni della pianificazione:
  • Utilizzo di un trigger evento interno e di una data di base limite impostata su una proprietà dell'entità -

    La data limite è il valore della data di base limite.

  • Utilizzo di un tipo di data del trigger eventor (evento esterno, data predefinita) e di una data di base limite impostata su Data evento -

    La data limite è la data del trigger evento.

  • Utilizzo di un trigger evento interno e di una data di base limite impostata su Data evento -

    La data limite è la data quando viene eseguito il processo di pulitura.

  • Utilizzo sia di un tipo data del trigger evento (evento esterno, data predefinita) sia di una data di base limite impostata su una proprietà dell'entità -

    La data limite è quella più recente delle due date.

Quando si utilizza un offset dell'evento limite, all'entità non viene applicata un limite fino a quando non viene raggiunta la fine di questo periodo di offset. Pertanto, il contenitore rimane aperto durante il periodo di contenimento. Le seguenti regole si applicano al calcolo della data del limite, a seconda delle diverse configurazioni della pianificazione:
  • Utilizzo di un trigger evento interno e di una data di base limite impostata su una proprietà dell'entità -

    La data limite è il valore della data di base limite, più l'offset limite.

  • Utilizzo di un tipo data del trigger eventor (evento esterno, data predefinita) e di una data di base limite impostata su Data evento -

    La data limite è la data del trigger evento, più l'offset limite.

  • Utilizzo di un trigger evento interno e di una data di base limite impostata su Data evento -

    La data limite è la data quando viene eseguito il processo di pulitura, più l'offset limite.

Importante: Non si consiglia di utilizzare quest'ultima configurazione poiché un qualsiasi aggiornamento alla pianificazione, ad esempio il nome, attiva un ricalcolo di pulitura della data limite e della nuova data di esecuzione della pulitura, più l'offset, ritardando l'impostazione limite. Se non è possibile utilizzare alcuna proprietà record per la data di base limite, è preferibile utilizzare un contenimento sulla fase.

Se la visualizzazione della procedura guidata Pianificazione disposizione è impostata su Semplice in Preferenze utente o sito, la pianificazione assume in modo predefinito l'impostazione di nessun contenimento sulla fase e utilizza il meccanismo di offset per definire invece il contenimento.

Imposta fasi

Associando le fasi a una pianificazione di disposizione è possibile eseguire varie operazioni su un'entità a intervalli diversi. Ciascuna fase specifica un'azione di disposizione e un periodo di contenimento per un'entità. Ad esempio, per sottoporre a revisione un'entità prima dello smaltimento, aggiungere due fasi alla pianificazione di disposizione. La prima fase specifica una revisione dell'entità, mentre la seconda ne specifica lo smaltimento. IBM Enterprise Records esegue le diverse fasi di una pianificazione di disposizione nell'ordine in cui vengono aggiunte alla pianificazione.

È inoltre possibile definire più periodi di contenimento alterni all'interno di una fase. Questi ultimi forniscono periodi di contenimento variabili in base al valore di una proprietà. Qualora non si verifichi alcuna delle condizioni per il contenimento alterno, IBM Enterprise Records usa il periodo di contenimento di default. Qualora si verifichi più di una condizione per il contenimento alterno, IBM Enterprise Records applica il periodo di contenimento alterno più lungo.

Importante: Il numero di contenimenti alterni o la complessità dei rispettivi criteri avrà un impatto sulle prestazioni del calcolo di conservazione.

Dopo che IBM Enterprise Records ha applicato l'azione limite su un'entità, a questa si applica la prima fase della pianificazione di disposizione. Al termine del periodo di contenimento della prima fase, le entità sono soggette all'azione di disposizione associata a tale fase. IBM Enterprise Records completa l'azione di disposizione associata, la fase successiva della pianificazione ha inizio dopo avere ottenuto l'approvazione da parte di un utente autorizzato.

Per aggiungere una nuova fase alla pianificazione di disposizione:

  1. Fare clic su Aggiungi nuovo per aprire la pagina Proprietà fase.
  2. Immettere un nome e una descrizione della fase.
  3. Selezionare un'Azione fase dal menu.
    • Le azioni sono state create precedentemente nella scheda IBM Enterprise Records Configura.
    • IBM Enterprise Records completa l'azione sulle entità  alla fine della fase.
    • Ciascuna azione include un flusso di lavoro predefinito che viene avviato da IBM Enterprise Records per quella azione.
    Limitazione: Le fasi di trasferimento o distruzione delle entità sono fasi finali. Non è possibile aggiungere un'altra fase dopo questo tipo di azioni.
  4. Nel campo Richiede screening, selezionare True per richiedere una revisione delle entità prima di avviare il flusso di lavoro associato alla fase. Se lo screening non è necessario, selezionare False.
  5. Se si seleziona l'azione Trasferisci, Esporta o Trasferimento provvisorio per qualla fase, immettere un percorso nel campo Destinazione esportazione. Il percorso può essere:
    • In un server remoto. Ad esempio, \\nome server\nome cartella.
    • Una cartella in un'unità locale. Ad esempio,unità locale:\nome cartella.
  6. Specificare un periodo di contenimento di default per le entità in questa fase. Si richiede un valore se non vengono assegnati periodi di contenimento alternativi.
  7. Per impostare le condizioni in base alle quali le entità rimangono nella fase per intervalli di durata maggiore o minore a seconda di una proprietà, attenersi alla seguente procedura per creare periodi di contenimento alternativi.
    1. Fare clic su Aggiungi nuovo per visualizzare la finestra Contenimento alterno.
    2. Selezionare un nome di proprietà dal menu.
    3. Selezionare un operatore dall'elenco.
    4. Specificare il valore della proprietà. Il valore immesso dipende dalla proprietà.
    5. Selezionare la Base di contenimento come data di inizio del periodo di contenimento.
    6. Specificare i Giorni del periodo di contenimento in anni, mesi e giorni. IBM Enterprise Records aggiunge il valore specificato qui alla base di contenimento. In corrispondenza della data risultante, IBM Enterprise Records applica l'azione fase all'entità.
    7. Fare clic su Accetta per aggiungere questo contenimento alterno alla pianificazione corrente e tornare alla finestra Proprietà fase.
    8. Continuare ad aggiungere periodi di contenimento alternativi per ciascuna condizione facendo clic su Aggiungi nuovo. I dati provenienti dal contenimento alterno precedente vengono inseriti da IBM Enterprise Records in tutti i campi per consentire la modifica dei campi richiesti. Se necessario, è possibile selezionare la casella di controllo Rimuovi di un contenimento alterno e fare clic su Applica e tale condizione.
  8. Completare la fase facendo clic su Accetta. IBM Enterprise Records aggiunge la fase e i dettagli all'elenco delle fasi della pianificazione.
  9. Per aggiungere altre fasi, fare clic su Aggiungi nuovo. In caso contrario, fare clic su Fine per completare la pianificazione di disposizione.


Feedback

Ultimo aggiornamento: Agosto 2011


© Copyright IBM Corp. 2011.
Questo centro informazioni è basato su tecnologia Eclipse. (http://www.eclipse.org)