È possibile aggiungere una categoria record a un piano file nella gerarchia delle entità di gestione dei record. È inoltre possibile aggiungere una categoria record a un'altra categoria record creando una sottocategoria. Si noti, tuttavia, che è possibile aggiungere una sottocategoria solo a una categoria record attiva.
Solo un manager dei record o un amministratore dei record può aggiungere una categoria record.
Per impostazione predefinita, la nuova categoria record creata eredita dalla categoria record padre tutte le proprietà eccetto Nome, Identificativo e Data apertura. Questi valori ereditati possono essere modificati.
Attenzione: A qualsiasi livello del piano file, non si devono creare più di 100
categorie record e cartelle record (per ulteriori informazioni, vedere
Piani file).
Per aggiungere una categoria record:
- Eseguire l'accesso come manager dei record o amministratore dei record, quindi ricercare il piano file in cui si desidera creare una categoria record. Se si desidera creare una sottocategoria, aprire la categoria record appropriata.
- Per aprire la procedura guidata, fare clic su Aggiungi categoria record:
. Eseguire quindi le fasi riportate di seguito.- Per impostare le proprietà, immettere o modificare la visualizzazione dei valori delle proprietà. Alcune proprietà possono essere modificate direttamente da questa pagina, mentre per altre è necessario fare clic sul nome della proprietà per effettuarne la modifica. Un asterisco rosso indica che è necessario specificare un valore per la proprietà contrassegnata. Per ulteriori informazioni sulle proprietà visualizzate, fare riferimento a
Riferimento alle proprietà. Se si desidera immettere un modello di record che denomini automaticamente i record aggiunti alla categoria, immettere il modello direttamente in questo campo. Per una guida nella costruzione del modello, fare riferimento a
Aggiunta di un modello di denominazione.
- Fare clic su Avanti per impostare la pianificazione di disposizione per la categoria record oppure selezionare un'altra fase dal pannello di sinistra.
- Fare clic su Annulla per uscire dalla procedura guidata Aggiungi categoria record.
- Per impostare una disposizione, ci sono tre possibilità. Una pianificazione di disposizione potrebbe essere stata preselezionata (la casella Eredita è selezionata). Una pianificazione di disposizione potrebbe essere presente nell'elenco, ma la casella Eredita non è stata selezionata; per utilizzare la pianificazione, fare clic su Eredita.
Potrebbero non essere presenti informazioni sulla disposizione. In tutti i casi, fare clic su Sfoglia pianificazione per selezionare una pianificazione o modificare la selezione. Fare clic su Cancella pianificazione per lasciare momentaneamente vuoto il campo relativo alla disposizione. È possibile rivedere le pagine delle informazioni di qualsiasi pianificazione assegnata facendo clic sulla relativa icona Ottieni informazioni.
- Una volta terminata la ricerca della pianificazione, fare clic su Seleziona sotto il nome della pianificazione di disposizione che si desidera assegnare alla categoria.
- Se necessario, specificare l'autorità di disposizione che si occuperà dello smaltimento della categoria record al momento prestabilito. Per impostazione predefinita, l'autorità di disposizione specificata per la pianificazione di disposizione selezionata verrà assegnata automaticamente quale autorità di disposizione per la categoria record. Se non è stata impostata alcuna autorità di disposizione per la pianificazione selezionata, verrà applicata l'autorità di disposizione impostata per la categoria. Se si decide di specificare subito l'autorità di disposizione e impostare la pianificazione di disposizione in un secondo momento, l'autorità di disposizione impostata per la pianificazione sostituisce l'autorità di disposizione precedentemente impostata per la categoria record.
Attenzione: Se la visualizzazione in Preferenze sito o Preferenze
utente per Mostra fase di record vitali quando si creano contenitori è impostata su No,
il programma nasconde la fase Imposta record vitale, pertanto è possibile passare
alla fase secondaria l.
- Se l'impostazione della preferenza utente o sito è definita in modo da mostrare la fase
Imposta record vitale, fare clic su Avanti per impostare il record vitale o selezionare
un'altra fase dal pannello di sinistra. Per ulteriori informazioni, vedere i link Preferenza utente e Preferenza sito alla fine di questo
argomento.
- Per specificare che i record presenti nella categoria sono vitali, selezionare Vero dal menu Indicatore record vitale. Per impostare un record vitale se i record creati nella categoria record richiedono revisioni e aggiornamenti continui, è possibile contrassegnare la categoria record come Vitale in questa fase.
Ciascun record creato nella categoria viene automaticamente classificato come Vitale.
- Se lo si desidera, è possibile immettere una descrizione dei record vitali da aggiungere alla categoria record.
- Dal menu Azione revisione record vitale, selezionare l'azione che verrà avviata con il ciclo di revisione o aggiornamento periodico dei record vitali. Il menu elenca le azioni di revisione vitale precedentemente create come descritto in Aggiunta di un'azione.
- Dal menu Revisione record vitale e ciclo di aggiornamento, selezionare l'evento che attiverà la revisione o l'aggiornamento periodico dei record vitali all'interno della categoria. Il menu elenca eventi ricorrenti precedentemente creati, come descritto in Aggiunta di un trigger di evento ricorrente.
- Fare clic su Avanti per impostare la sicurezza e completare la creazione della categoria record.
- Per impostare la sicurezza, rivedere le impostazione di sicurezza esistenti.
Per informazioni sui diritti di accesso, vedere Specifica delle impostazioni della sicurezza. Le impostazioni di sicurezza determinano quali utenti e gruppi possono accedere alla categoria record e controllano le autorizzazioni concesse a ciascun utente o gruppo. Le impostazioni di sicurezza specificate in questa fase possono essere sostituite da Sicurezza di FileNet P8 impostati
sull'entità.
- Per modificare i diritti di accesso di un utente o di un gruppo specifico elencato nella pagina, fare clic sul nome dell'utente o del gruppo nella colonna Titolo. Viene visualizzata la pagina Impostazioni di sicurezza, in cui è possibile specificare le autorizzazioni di sicurezza di utenti e gruppi diversi.
- Per aggiungere nuovi utenti o gruppi all'elenco, fare clic su Aggiungi nuovo. Per rimuovere un utente o un gruppo esistente dall'elenco, selezionare l'opzione Rimuovi per tale utente o gruppo. Per ulteriori informazioni, vedere Aggiunta di utenti e gruppi a un oggetto.
- Per salvare le modifiche alle impostazioni di sicurezza e completare la creazione della categoria record, fare clic su Fine.
- Fare clic su OK per confermare la lettura del messaggio relativo all'aggiunta corretta di una categoria record, quindi uscire dalla procedura guidata.