IBM® Enterprise Records 是 IBM FileNet® P8 产品套件的附加组件。IBM Enterprise Records 可用于为电子和物理信息创建并维护准确、安全且可靠的记录。您可以使用 IBM Enterprise Records 来管理任何类型的记录,而与存储介质或格式无关。您对 IBM Enterprise Records 的理解依赖于您对记录概念以及使用记录管理系统的原因的理解。
记录管理
记录管理指管理的活动,例如对记录的创建、存储、使用、检索和处理进行计划、控制和组织。换而言之,记录管理包括在记录的创建、活动使用、非活动存储和处理的整个生命周期中,您执行以保持记录的所有活动。
需要记录管理
要确保组织的信息准确、完整且易于使用,您需要设置一个可靠的记录管理系统。否则,您可能在与生产无关的活动(例如手动查找信息或搜索缺少的或归档错误的记录)上耗费大量时间。
在没有记录管理系统的情况下,查找、解释和遵守记录保持法规和规章可能变得很困难。这可能导致严重的罚款、处罚和其他法律后果。如果您没有正确维护和管理记录,还可能遇到与关键重要信息的诉讼、机密性和安全性关联的风险。
使用 IBM Enterprise Records 可降低上面提到的风险。您可以使用 IBM Enterprise Records 将有价值的信息保留为记录(有需要时,可以借助搜索技术来获得这些记录),并销毁不重要或不活动的记录或者对其进行归档。
IBM Enterprise Records 在记录管理中的角色
IBM Enterprise Records 可用于管理整个企业的记录,而不依赖于存储介质。
IBM Enterprise Records 的目标是确保:
- 当整个企业需要时记录易于获得
- 当记录不再有用或不再为法律、规章或管理方针所需要时对记录进行处理
使用
IBM Enterprise Records,您可执行以下操作:
- 创建并保持存储记录的分层结构(归档计划)。
- 管理电子和物理记录。
- 确保包含记录的存储库安全。
- 创建记录的保留和处理规则。
- 根据这些规则强制进行记录的存档或销毁。
- 控制对记录的访问权。
- 根据搜索条件检索记录。
- 销毁组织不再需要的记录。
IBM Enterprise Records 的功能和优点
下表列示了
IBM Enterprise Records 的功能以及该功能所具有的优点。
功能 |
优点 |
集中记录的存储库 |
- 使整个企业信息的使用广泛而有效。
- 由于相关信息及时有效而可做出有效的决定。
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层次结构中用于存储电子文档和物理文档的记录的虚拟位置和容器 |
- 控制文档硬拷贝集合和电子文件。
- 模拟实际办公室环境。
- 模拟实际物理存储结构的虚拟位置和容器。
- 通过减少记录管理和检索所需的办公室空间、设备和人员开支来控制成本。
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易用的搜索功能 |
- 及时而轻松地访问所需信息,而无需使用复杂的查询语法。
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记录的保留和处理规则 |
用户定义控制包括:- 记录应该保留的持续时间。
- 在其保留计划末尾对记录进行的处理。
- 记录被销毁之前对记录进行的审阅。
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记录的审计过程、保留期的自动记录及记录的处理过程的初始化 |
- 记录不会意外地销毁、改变、窜改、损坏或丢失。
- 记录仅根据处理调度或作为审计过程的一部分被销毁
- 对不再需要的记录进行处理以减少存储空间需求。
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记录的导入和导出 |
- 组织不经常需要但为了遵守政府法规而需要保留的记录可以导出到其他位置。
- 记录可以从其他记录存储库导入。
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记录的相应安全性控制 |
- 未经授权的用户无法访问记录。
- 用户不会意外地删除记录。记录可以由记录管理员删除或作为审计过程的结果被删除。
- 用户仅能执行那些他们有相应访问权的记录相关的操作。
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与 IBM FileNet P8 Workplace、Workplace XT、Microsoft Office 和 Microsoft Outlook 集成 |
从以下位置手动或自动申报记录:- Workplace 或 Workplace XT
- Microsoft Outlook、Word、Excel 和 Power Point
- 条目模板
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IBM Enterprise Records 中的用户角色
IBM Enterprise Records 提供了基于角色的用户安全性模型,并包括记录管理员、记录主管、特权用户(DoD 和 Base)或记录审阅员(PRO)及记录用户的相应角色。每个角色将确定属于该角色的用户可以执行哪个任务。有关更多信息,请参阅
FileNet P8 安全性。
IBM Enterprise Records 安装的类型
在安装
IBM Enterprise Records 应用程序之前,您必须选择能够满足记录管理需求的安装类型(数据模型)。以下是可用的数据模型:
- Base:提供核心记录管理功能和属性。IBM Enterprise Records 的 Base
安装是 IBM Enterprise Records 的建议安装类型,原因是此安装类型添加的属性数量最少且能满足大多数需求。功能上,Base 安装与 DoD 安装提供的功能相同。
- DoD:满足美国国防部(DoD)5015.2 第 2 章和第 4 章的标准,这些标准提供了有关在 DoD 中管理记录的实施和过程指导。此外,IBM Enterprise Records 的 DoD 安装定义了特定的系统接口和搜索条件,并描述了基于当前美国国家文件与档案局(NARA)法规而必须满足的最低记录管理要求。
- PRO:满足国家档案局(PRO)对电子记录管理的要求。
IBM Enterprise Records 实体的类型
在
IBM Enterprise Records 中,记录存储在包含不同记录管理实体的分层结构中。以下图表描述这些实体的分层结构,跟有每个实体的简要说明:

- 对象库:指对象的存储库以及附带的一系列用于这些对象的存储和检索服务。对象库可以是:
- 归档计划对象库(FPOS):包含归档计划,即,您创建的记录管理实体的整个层次结构。
- 记录对象库(ROS):包含可以在 FPOS 中申报为记录的文档。
建议您为记录(元数据)和已申报为记录的文档配置单独的对象库。从而,FPOS 包含归档计划结构,而 ROS 包含文档,其中某些文档已申报为记录。通常会有许多有 ROS 访问权的用户不应该有构成 FPOS 中归档计划的实体的访问权。您可以将多个 ROS 与一个 FPOS 关联。
- 归档计划:定义记录的组织。在归档计划中,您在用于保存记录上下文的结构化层次结构中存储记录。例如,您可以创建反映组织的业务功能的归档计划。然后您可以根据这些业务功能编录这些方案下的记录。另外,还可以使命名模式与归档计划相关联。在归档计划下创建的所有实体都将遵循记录命名模式。
- 记录类别:对归档计划中的一组相关记录进行分类。创建记录类别以根据功能类别对记录进行分类。记录类别可包含子类别或记录文件夹(但不同时包含两者)。Base 和 DoD 数据模型允许在记录类别中直接申报记录;PRO 数据模型则不允许。此外,您可以将保留和处理规则与每个类别关联。这些规则应用于在此类别中创建的所有记录文件夹和记录。
- 记录文件夹:用作相关记录的容器。其用于根据指定的保留期和处理事件管理记录。您可以在类别下创建电子、物理和混合记录文件夹以管理电子和物理记录。
- 电子文件夹:用于存储电子记录。电子文件夹也可以包含标记。标记是无法存储在物理文件中的物理记录的电子条目。此类记录的示例有大型建筑设计图、录像带或数据库。
- 物理文件夹:存储物理项的记录(例如纸质记录)。物理文件夹是纸质文件夹的虚拟条目。在 IBM Enterprise Records 中,您可以根据贵公司的物理存储结构来模仿物理文件夹层次结构。
- 框:框提供了一种机制,使您能够模仿包含其他物理实体的物理实体。例如,您可以创建一个“仓库”,“仓库”中包含“隔板”,“隔板”中包含“框”,而“框”中包含“物理文件夹”。
框可以包含另一个框、物理文件夹或记录。
- 混合文件夹:指相关电子记录和物理记录的集合。
- 卷:用于对记录文件夹进行逻辑细分,以便将其细分为更小且便于管理的单元。卷不能独立于文件夹而存在。记录文件夹将始终包含至少一个卷,该卷由系统在创建记录文件夹时自动创建。之后,您可以在记录文件夹内创建任意数量的卷。
- 记录:记录提供关于 IBM Enterprise Records 应用程序所控制的文档或物理对象的元数据。记录可以从创建它的记录文件夹中继承其某些行为。例如,它可以继承父记录文件夹的处理调度。您可以将记录分类为:
- 电子记录:指向电子文档。
- 标记:指向物理对象或纸质文档。
- 重要记录:企业范围内发生紧急情况期间,满足运作职责所需的基本记录。重要记录会定期进行审阅和更新。
- 永久记录:已确定在其管理、法律或财政用途的正常要求时间过后仍具有足够的历史价值或其他价值而由公司批准继续保留的记录。
- 记录类型:可以使记录类型与具有公共功能的记录关联。例如,您可以定义一个记录类型以指定记录的指定常用处理调度,并协助记录的搜索和检索。当记录文件夹下的一组记录应该具有不同于当前与记录文件夹关联的处理调度的处理调度时,您可以使用记录类型。
以下是一个记录管理实体层次结构的示例
归档计划
常规管理(类别)通信文件(文件夹)程序简短说明(文件夹)2006 管理培训会议(卷)2007 管理培训会议(卷)
信息管理(类别)通信文件(文件夹)运算符的数字表(文件夹)