IBM Enterprise Records, 版本 5.1.+            

宣告已分類的實體記錄

當您在 IBM® Enterprise Records 中瀏覽檔案計劃物件儲存庫時,請按一下「宣告實體記錄」來啟動「記錄宣告精靈」。

此精靈包括以下三個步驟:

如果要宣告型錄記錄,請執行下列動作:

  1. 按一下「選取類別」。精靈會開啟「選取記錄類別」頁面。
  2. 依預設,僅「標記記錄」類別可供使用。如果您的網站新增了其他類別,請選取適當的類別並按一下「接受」。
  3. 指定檔案計劃位置。
    1. IBM Enterprise Records 中,按一下「新增」。如果要移除某個檔案計劃位置,請按一下其說明之下的「移除」。 在 Application Engine 中,按一下「選取檔案計劃位置」。
    2. 導覽至某個位置的相應層級並選取勾選框。

      如果您之前已經建立了捷徑,可以選取「捷徑」並從該清單中選取捷徑。選取您想要使用的位置的勾選框,並按一下「新增到選取」。

      您可以按一下「搜尋」以搜尋某個位置。選取「標題」或「檔案計劃識別碼」。 預設運算子為 "like",它可讓您搜尋部分名稱。輸入字串並按一下「搜尋」。

    3. 選取位置後,按一下「新增到選取」。
    4. 對常用位置,按一下「新增到捷徑」。在以後的宣告中,您可以從「捷徑」視圖中選取位置,而不需要在「瀏覽」視圖中進行導覽。
    5. 按一下「接受」。
  4. 按「下一步」以繼續「設定屬性」步驟。

如果要完成「設定內容」,請執行下列動作:

  1. 在屬性欄位中輸入所需的資訊。視您選取的類別不同,所需的欄位也不同。預設「標記記錄」類別中所需的欄位如下:
    • 媒體類型:輸入媒體類型,例如 CD、錄影帶、相片紙。
    • 格式:輸入格式,例如 CDR、VHS、紙張。
    • 作者/建立者:輸入建立或擁有此實體記錄的人員名稱。
    • 主旨:輸入實體記錄的簡要說明。
    • 發佈日期:輸入建立實體記錄的日期。
    • 起始位置:輸入未移出記錄時的實體記錄永久位置。在所需的位置下,按一下「選取」。精靈將關閉此頁面並返回至「設定屬性」步驟。
  2. 如果您要宣告的記錄是其他記錄的回條,請按一下「ReceiptOf」,然後瀏覽至並選取此已分類的記錄,即回條的來源。回條會記錄已分類的記錄,但是此回條並不總是已分類的。 如需回條的相關資訊,請參閱回條
  3. 按「下一步」。

如果要完成「設定分類內容」,請執行下列動作:

  1. 如果要選取安全分類手冊 (SCG) 或來源文件,請按一下衍生自。此步驟是可選的。
    • 如果要選取 SCG、SCG 章節或 SCG 主題,請按一下「安全分類手冊」區域中的「新增」,然後選取所需要的 SCG 元素。選取 SCG 元素會將 SCG 的名稱、SCG 的發行日期及 SCG 的建立者移入記錄的「衍生自」內容中。
    • 如果要選取來源文件,請按一下「來源文件」區域中的「新增」,然後在文字框中輸入來源文件的說明。來源文件不會提供其他資訊,因此您將需要在「設定分類內容」步驟中完成所需的欄位。
    • 如果要移除安全性分類指南或來源文件,請按一下「移除」直欄中的對應方框,然後按一下「移除」。
    • 完成新增或移除所需的分類手冊元素和來源文件之後,請按一下「接受」。
    重要: 當您在「衍生自」頁面中按一下「接受」時,IBM Enterprise Records 會將摘要顯示的所有欄位資料(包括空格),複製到「設定分類內容」步驟的對應欄位中。 如果您之前在那些欄位中輸入了其他資料,並且僅在「衍生自」頁面中檢閱資訊,請按一下「取消」(而不是「接受」),以保留手動輸入的資料。
  2. 從功能表中選取「最高秘密」、「秘密」或「機密」,以指定「初始分類」的值。
    重要: 如果您有在初始分類層級查看項目的權限,則「目前分類」預設值與「初始分類」的值相同。否則,您需要在安全權限層級中指定值。
  3. 按一下「分類原因」。IBM Enterprise Records 可開啟「選取值」頁面,您可以在其中新增和移除「分類原因」。
    1. 如果要新增「分類原因」,請按一下「新增值」,然後為新記錄選取「作用中」,或為舊記錄選取「已淘汰」。
    2. 從選項清單中選取原因並按一下「接受」。
    3. 請根據需要繼續新增足夠多的原因。
    4. 如果要移除原因,請強調顯示該原因,然後按一下「移除所選的項目」圖示:移除所選的項目圖示
    5. 完成選取後,按一下「接受」。
  4. 在「分類政府機構」欄位中,輸入目前管理實體記錄的政府機構名稱(例如,國防部)。
  5. 完成其餘選用欄位。
    • 如果要變更「依日期取消分類」,請按一下行事曆圖示並選取日期。 「依日期取消分類」基於下列其中一項:
      • 「系統配置」中指定的預設取消分類時間範圍值。如需相關資訊,請參閱設定 IBM Enterprise Records 系統配置
      • SCG 元素(如果您選取了「衍生自」欄位中的 SCG 元素)。
    • 按一下「依事件取消分類」或「依事件降級」。 IBM Enterprise Records 會開啟「選取值」頁面,您可以在其中新增和移除適當的值。
      • 從選項清單中選取值並按一下「接受」。
      • 根據需要繼續新增足夠多的值。
      • 如果要移除值,請強調顯示該值,然後按一下「移除所選的項目」圖示:移除所選的項目圖示
      • 完成選取後,按一下「接受」。
    • 輸入或變更某些資訊可能會變更其他欄位中的資訊要求。比方說,如果您修改了「依日期取消分類」欄位,則必須輸入豁免項。如果您在「依事件降級」欄位中輸入了值,則必須提供降級指示。
  6. 輸入所需資訊後,按一下「完成」。


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前次更新: 2011 年 8 月


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