IBM FileNet P8, Versión 5.1.+            

Gestión de documentos y registros

La gestión de registros es el proceso de identificar los documentos que la empresa debe conservar como registros corporativos, así como desarrollar las planificaciones de retención que identifican los motivos por los que se mantiene un registro, su periodo de retención y las personas autorizadas para eliminarlo. La gestión de registros garantiza que los registros importantes sigan disponibles durante períodos de tiempo específicos para que sirvan de referencia a los usuarios internos o a los auditores externos. La gestión de registros también pueden definir una seguridad adicional para los documentos (y sus propiedades) y garantizar así que sólo los usuarios aprobados tengan acceso a los datos empresariales más importantes y que los datos no puedan cambiarse una vez se conviertan en registro. En la mayoría de los casos, las normativas gubernamentales y las directrices corporativas determinan los elementos deben convertirse en registros, así como su organización, clasificación y retención.

El administrador de su sitio puede configurar Workplace XT para que trabaje con la aplicación opcional IBM® InfoSphere Enterprise Records. (IBM InfoSphere Enterprise Records se denominaba anteriormente IBM FileNet Records Manager.) En Workplace XT, puede identificar un documento que deba considerarse registro corporativo. A continuación, IBM InfoSphere Enterprise Records aplica al documento seguridad y propiedades adicionales, y lo archiva en otras ubicaciones de carpetas que se especifican durante el procedimiento Declarar como registro. El propietario original del documento y los demás usuarios ya no tienen los mismos derechos de acceso al documento una vez que se convierte en registro.

Para simplificar el proceso de identificar correctamente los registros, el administrador puede crear plantillas de entrada Declarar como registro en el sitio. Una plantilla ofrece una categoría predefinida de los registros, o de ubicaciones de registros y valores de propiedad para agilizar el proceso de identificación de registros.

Si el documento tiene más de una versión, cuenta con diversas opciones para crear el registro para la serie de documentos:

Una vez configurado IBM InfoSphere Enterprise Records para el sitio, los usuarios que pertenecen al rol de acceso Declarar como registro ven en pantalla el botón Declarar como registro en la página de confirmación al agregar o registrar un documento. Las acciones Declarar como registro y Declarar versiones como registro figuran en la página de información y el menú emergente en las versiones de documento que aún no se hayan declarado como registros.

La versión de un documento sólo puede declararse como registro una vez. Para determinar si una versión ya se ha declarado como registro, efectúe una de las acciones siguientes:

Nota: Si en el menú emergente de un documento recién declarado aparece la opción Declarar como registro, actualice el menú haciendo clic en el último elemento de la ruta.


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Última actualización: Julio de 2011


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