您可以搜索记录、卷、记录文件夹和记录类别。您可以选择的搜索选项取决于搜索方式,即“动态”或“静态”。您还可以访问搜索模板和已存储的搜索。
有关搜索方式的详细信息,请参阅
定制搜索页。在选择搜索类型之后,可以通过指定下列类型的搜索条件来优化搜索:
- 基于属性的搜索:根据属性值(例如“文档标题”、“创建者”、“内容保留日期”和“当前阶段审阅决定”)来搜索实体。
- 基于内容的搜索:根据出现在已申报文档的内容中或者记录属性(称为元数据)中的特定字词和短语来搜索记录。内容搜索仅适用于记录。
- 基于父实体的搜索:根据父实体的类型和属性来搜索记录。例如,记录文件夹可能包含两个卷
Vol1 和 Vol2,并且每个卷包含一组不同的记录。如果在父类型中指定
Vol1,那么只有此卷中与其他条件匹配的记录才会显示在搜索结果中。
您可以在每个页面上修改缺省的搜索条件。
“搜索”选项卡包含指向“搜索模板和已存储的搜索”的链接。搜索设计者在
Application Engine 或
Workplace XT 中创建这些预先设计的搜索,并对其进行标记以供
IBM® Enterprise Records 使用。搜索模板可以指定某些搜索条件并使某些字段可编辑,以便您对搜索进行定制。已存储的搜索是包含您无法编辑的所有搜索条件的搜索。当您单击已存储的搜索的名称时,您将只看到结果,就像是打开了一个文件夹。
如何定义和运行搜索:
- 选择搜索选项卡。
- 根据您要搜索的实体类型(记录类别、记录文件夹、卷或记录)单击相应的搜索链接,或者选择搜索模板和已存储的搜索。
- 对于搜索模板和已存储的搜索,请单击搜索名称。
- 对于搜索模板,输入模板可允许您进行更改的字段的值。
- 对于所有其他搜索,请根据您的搜索来完成搜索条件。
- 在输入所有搜索条件之后,请单击搜索。要指定搜索的位置,请使用搜索范围字段,该字段显示用于搜索的缺省位置。您可以按以下方式来更改该字段:
- 单击选择文件夹。
- 浏览并选择类别、子类别或文件夹,以便只搜索该类别、子类别或文件夹。路径的末尾将显示当前选择的文件夹。
- 单击接受。
- 在按类过滤字段中,可以对返回的结果进行限制,以使其只包括特定类中的实体。例如,如果您已选择记录作为实体类型,那么可以通过指定类的类型(电子类、电子邮件类、标记类或其他定制类)来优化搜索。
- 单击选择类。
- 在“选择过滤器类”页面中,选择类的类型。
- 单击选择过滤器类以选择类的类型。
- 如果要返回所选类的子类中的实体,请选中包括子类复选框。
- 在最大结果数字段中,输入在结果中返回的实体的最大数目。(范围是 50 到 5000。) 仅当“搜索方式”是“静态”时,最大结果数字段才可用。有关详细信息,请参阅定制搜索页。
指定属性
在定义搜索条件时,可以根据多达 7 个属性来搜索实体。您可以输入任意或所有这些属性的值。对于已分类记录,您可以根据当前或初始分类、降级、升级、解密日期或事件或补充标记来输入搜索条件。另外,也可以将属性值保留为空,并根据其他搜索条件来搜索实体。
如何选择一组属性:
- 单击更改。
- 在属性条件设置区域中,从一个或多个属性名菜单中选择属性名。
- 为某一属性单击单选按钮,您要将结果按照该属性进行排序。
- 选择运算符。可用的运算符随属性不同而有所变化。
- 单击接受更改。
有关此页面中的设置的更多信息,请参阅定制搜索页。
输入值和设置运算符
对于每个要包括在搜索中的运算符,您必须通过输入文本、从菜单或另一页面中选择值或者从日历中选择日期来指定值。只有具有值的属性才能用于搜索。
- 为每个属性选中运算符。您可以从菜单中选择运算符或接受缺省运算符。
- 对于要使用的每个属性,输入一个值。
- 选择 AND 或 OR 以指示两个属性之间的关系。仅当两个值均为 True 时,AND 运算符才会返回结果。如果只有其中一个值为 True,那么 OR 运算符将会返回结果。例如,如果有一个名为
Human Resources 的多值属性,并且您想要搜索 Payroll 或 Recruitments,请输入以下条件:
Human Resources = Payroll OR
Human Resources = Recruitments
也可以输入如下搜索条件:Humsn Resources = Payroll, Recruitments
要点: 如果使用“DoD 分类”数据模型的初始分类属性,那么分类输入字段将是字符串字段。所有使用运算符(例如大于 >、小于 < 或等于 =)进行的比较都将根据您输入的文本进行。因此,Unclassified 大于 Classified,这是因为 U 是英语字母表中的第 17 个字母,而 C 是第 3 个字母。
指定内容
如果您正在搜索记录,那么可以指定包含在已申报文档内容(在记录对象库中)或记录属性文本(归档计划对象库中的元数据)中的字词或短语。站点管理员必须配置搜索引擎才能对属性建立索引。通过使用 AND 或 OR 运算符,可以将属性搜索与内容搜索相结合。
如果搜索方式是“静态”,并且您使用 OR 运算符,那么搜索将先处理属性搜索。如果返回的结果数等于或超出最大结果数的值,那么搜索将停止并且不再搜索内容。因此,结果可能未包括任何包含所请求内容的文档。有关搜索方式的详细信息,请参阅定制搜索页。
如果搜索方式是“动态”,那么该方式将先处理内容搜索,接着处理属性搜索,而“动态”方式将返回所有内容。
如何搜索内容:
- 在内容包含文本框中,输入包含在搜索中的文本。
- 对于范围值,请选择元数据以便在属性中查找文本,或者选择内容以便在已申报的文档中查找文本。如果在搜索中指定内容,那么搜索结果页面将包含“级别”列,该列将显示百分比值以指示与搜索条件的相关程度。“级别”是缺省排序列,最初按降序排序。仅当“搜索方式”是“动态”时,“级别”列才可用。
- 将运算符设置为 AND ,这表示实体必须包含您输入的文本,并且属性还必须为 True。如果内容或属性条件其中一个必须为 True,请将运算符设置为 OR。
注意: - 当您输入字词时,内容搜索将在文档的文本中寻找该字词的所有形式。如果在属性(元数据)中搜索文本,那么将只返回精确匹配项。因此,如果您搜索文档内容时输入
month,那么您将接收到包含 month、months 和 monthly 的文档。如果执行属性搜索时输入
month,那么您将只接收到那些包含 month 属性值的文档。
- 当您输入多个字时,所有字必定可以在文档中找到。例如,如果您输入 monthly report,那么仅返回既包含 monthly 又包含 report 的文档。
- 要搜索字词具有特定顺序的短语,请将该短语括在引号中。例如,"right hand" 将只返回包含短语“right hand”的文档。
- 使用引号可搜索特定的大写或拼写。例如,"star" 将返回“star”,但不会返回“starship”或“Star”。
- 使用星号(*)作为通配符可搜索零个或多个字母、数字或者下划线( _)字符。例如,wo*d
将返回 wooden、word、World、wordsmith 和 would。使用(?)可以代表单个字母数字字符,例如,?an
将返回 ran、pan、can 和 ban。
- 如果您的系统使用 Oracle,那么搜索是区分大小写的,除非您的管理员已更改此设置,如以下主题所述:设置搜索区分大小写。
- 在使用 LIKE 运算符来搜索 MS SQL 数据库,并且搜索条件包含左方括号([)字符时,必须将该
[ 字符括在它自己的一对方括号中。例如,您需要在字段中输入 [[]。
这是 MS SQL 供应商问题。有关更多信息,请查阅 MS SQL 文档。
- 如果您以全文本搜索“动态”方式使用 OR 运算符执行属性搜索,那么结果集的缺省顺序将按排名排序。您需要注意,结果集可能包含重复项。例如,某项可能在结果集中显示两次,一个来自于按属性的搜索,另一个来自于基于全文本或内容的检索搜索。而且,当您单击结果集中的其他列对结果排序时(例如,按“文档标题”而非按排名排序),可能过滤掉重复项。这会导致在按“文档标题”排序时,搜索中的记录总数与按排名排序时返回的记录总数不同。如果您需要知道搜索结果间的关联,那么应按排名排序(这是缺省设置)。如果消除重复项对您很重要,那么按元数据排序。
按父类型过滤
可以根据记录的父实体的类型和属性来搜索记录。如何选择父实体:
- 单击并按父类型过滤右侧的选择。
- 选择一定可以在其中找到记录的父类型。
- 单击接受以返回搜索页面。
- 输入运算符和值或单击更改以指定其他属性。对父实体的搜索条件所作的任何更改都将反映在该实体类型的“我的搜索”页面中。例如,如果您选择记录文件夹作为父代,并且在此更改属性设置,那么在您下次直接搜索记录文件夹时,将为其设置相同的属性值。
指定搜索条件完成后,请单击搜索。
搜索结果
如果搜索方式是“静态”,那么返回的结果数受“最大结果数”值限制。如果搜索方式是“动态”,那么返回的结果数不受最大结果数值影响。有关最大结果数和搜索方式的信息,请参阅定制搜索页。
搜索结果包括实体名称以及在搜索条件中指定的所有属性值。如果属性(例如,
补充标记)具有多个值,那么在该列中将显示
显示详细信息链接。
当您单击该链接时,将显示该属性的所有值。您可以对搜索结果执行下列操作:
如果您单击子类别的获取信息图标,但您无权访问父类别,那么 IBM Enterprise Records 将显示错误。
搜索错误
如果归档计划层次结构包含许多记录类别、记录文件夹和记录,那么搜索操作可能会引起错误
(包括超时错误)。要了解为了消除这些错误而可以修改的设置,请参阅 IBM FileNet® P8 Troubleshooting Guide。