IBM FileNet P8, Sürüm 5.1.+            

Belge ve kayıt yönetimi

Kayıt yönetimi, hangi belgelerin şirketiniz tarafından kayıt olarak tutulması gerektiğini tanımlama ve bir kaydın tutulma nedenlerini, ne kadar tutulması gerektiğini ve son elden çıkarma için kimin yetkili olabileceğini tanımlayan tutma zaman çizelgeleri geliştirme işlemidir. Kayıt yönetimi, iç kullanıcılarınız ya da dış denetçiler tarafından başvuruda bulunulması için önemli kayıtların uygun dönemler boyunca kullanılabilir durumda tutulmasını sağlar. Kayıt yönetimi, işle ilgili önemli verilere yalnızca onaylı kullanıcıların erişmesini ve verilerin, kayda dönüştürüldükten sonra değiştirilememesini sağlamak üzere belgeler (ve özellikleri) için ek güvenlik de tanımlayabilir. Çoğu zaman, devlet uyum düzenlemeleri ve şirket yönergeleri hangi öğelerin kayda dönüştürülmesi gerektiğini ve kayıtların nasıl düzenlenmesi, sınıflandırılması ve tutulması gerektiğini belirler.

Site Denetimciniz, Workplace XT ürününü, isteğe bağlı IBM® InfoSphere Enterprise Records uygulamasıyla çalışacak şekilde yapılandırabilir. (IBM InfoSphere Enterprise Records uygulamasının önceki adı IBM FileNet Records Manager'dı.) Workplace XT'den, şirket kaydı olması gereken bir belgeyi tanımlayabilirsiniz. Bundan sonra IBM InfoSphere Enterprise Records belgeye ek özellikler ve güvenlik uygular ve belgeyi, Kayıt Olarak Bildirme yordamında belirlediğiniz ek klasör yerlerinde dosyalar. Belgenin özgün iyesi ve diğer kullanıcılar, belge bir kayda dönüştürüldükten sonra öğeye ilişkin aynı erişim haklarına sahip olmazlar.

Kayıtları doğru bir şekilde tanımlama işlemini basitleştirmek için denetimciniz, siteniz için Kayıt Olarak Bildirme giriş şablonları yaratabilir. Bir şablon, kayıt tanımlama işlemini kolaylaştırmak için önceden tanımlı bir kayıt kategorisi ya da yeri ve özellik değerleri sağlayabilir.

Belgenizin birden fazla sürümü varsa, belge serisi için kaydın nasıl yaratılacağına ilişkin çeşitli seçenekleriniz olur:

IBM InfoSphere Enterprise Records siteniz için yapılandırıldıktan sonra, Kayıt Olarak Bildirme erişim rolünün üyesi olan kullanıcılar bir belgeyi eklerken ya da geri verirken, onay sayfasında Kayıt Olarak Bildir düğmesini görürler. Kayıt Olarak Bildir ve Sürümleri Kayıt Olarak Bildir işlemleri Bilgi sayfasında henüz kayıt olarak bildirilmeyen belge sürümlerine ilişkin beliren menülerde listelenir.

Bir belge sürümü yalnızca bir kez kayıt olarak bildirilebilir. Bir sürümün kayıt olarak bildirilip bildirilmediğini saptamak için aşağıdaki işlemlerden birini yapın:

Not: Yeni bildirdiğiniz bir belgenin beliren menüsünde Kayıt Olarak Bildir seçeneğini görürseniz, yoldaki son öğeyi tıklatarak menüyü yenileyin.


Geribildirim

Son güncelleme: Temmuz 2011


© Copyright IBM Corp. 2011.
Bu bilgi merkezi Eclipse teknolojisiyle güçlendirilmiştir. (http://www.eclipse.org)