IBM FileNet P8, Version 5.1.+            

Auf einem Dokument oder einem Ordner zugewiesene Eigenschaften zugreifen oder diese aktualisieren

Sie können auf die einem Dokument oder Ordner zugewiesenen Eigenschaften zugreifen und diese aktualisieren, indem Sie sie einem Objektspeicher hinzufügen oder die Objekte ändern. Dies trifft beispielsweise auf das Einchecken oder Speichern des Inhalts eines ausgecheckten Dokuments zu. Die von Ihnen verwendete Erfassungsvorlage zum Hinzufügen eines Dokuments bestimmt, ob Sie eine Klasse auswählen können oder dem Dokument eine Klasse zuweisen können. Sie können die einem Dokument zugewiesenen Eigenschaften ändern, nicht jedoch die Klasse. Sie können aber die Eigenschaften und die Klasse ändern, die einem Ordner zugewiesen sind.

Beim Speichern des Inhalts können Sie auf Mit Eigenschaften speichern klicken, um die Eigenschaften des Dokuments zu ändern und neuen Inhalt zu speichern, bevor Sie das Dokument wieder in einen Objektspeicher einchecken.

Verwenden Sie den Befehl Eigenschaften anzeigen/ändern auf der Registerkarte IBM ECM oder wählen Sie Eigenschaften aus einem Popup-Menü aus. Sie können auch unten im Fenster Durchsuchen auf Details anzeigen klicken, nachdem Sie ein Dokument oder einen Ordner ausgewählt haben. Informationen zum Objekt werden im Fenster Durchsuchen angezeigt und Sie können Informationen für alle von Ihnen ausgewählten Objekte anzeigen und ändern, wenn Sie auf Ändern klicken.

Dokumentlebenszyklen

Einigen Ihrer Dokumente kann der Administrator Eigenschaften zuweisen, die einen Lebenszyklus umfassen. Ein Dokumentlebenszyklus umfasst unterschiedliche Status, die ein Dokument während seiner Lebensdauer haben kann. Die Lebenszyklusstatus eines Darlehensantrags können beispielsweise in folgender Reihenfolge auftreten:

Die Status spiegeln die Reihenfolge der Prozessphasen wider, die ein Darlehensantrag durchläuft. Wenn das Dokument den nächsten Status erreicht, wird der Lebenszyklusstatus aktualisiert. Bei der Genehmigung beispielsweise wird das Dokument in den zweiten Status (Genehmigung) hochgestuft. Wenn die Bank das Darlehen finanziert, wird das Dokument in den Status Finanzierungj hochgestuft.

Einigen Eigenschaften kann eine Dokumentlebenszyklusrichtlinie zugewiesen werden. Eine Dokumentlebenszyklusrichtlinie wird einer Dokumentklasse zugewiesen und von Ihrem Administrator verwendet. Der Lebenszyklusstatus wird angezeigt und wenn Sie über die entsprechenden Berechtigungen verfügen, können können den Lebenszyklus ändern.

Markierungen

Einigen Eigenschaften für Dokumente und Ordner kann der Administrator Markierungen zuweisen. Markierungen basieren auf bestimmten Eigenschaftswerten und ermöglichen den Zugriff auf Dokumente und Ordner. Wenn eine Markierung auf ein Objekt angewendet wird, sind die sich ergebenenden Zugriffsberechtigungen für das Objekt eine Kombination aus den Einstellungen seiner ursprünglichen Zugriffsberechtigungen und den Markierungseinstellungen. Die Markierungseinstellungen können festlegen, welche Benutzer Zugriff auf das Objekt haben, dem die Markierung zugewiesen wurde, und welche Benutzer die zugewiesene Markierung ändern oder entfernen können.

Eigenschaften über Office-Anwendungen und Outlook anzeigen oder ändern

Wählen Sie eine der folgenden Optionen, abhängig von Ihrer Anwendung:

Tabelle 1. Diese Tabelle listet die Vorgehensweisen zum Zugriff auf die Eigenschaften eines Dokuments über Microsoft Office-Anwendungen auf. Die Vorgehensweisen unterscheiden sich geringfügig und hängen von der Anwendung ab, die Sie für die Integration in Office-Anwendungen verwendet haben.
Integrated Office-Anwendungen bei Verwendung von FileNet Integration for Microsoft Office
Office-Anwendungen Outlook
  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Dokument oder einen Ordner, das bzw. den Sie ändern wollen, und wählen Sie Eigenschaften aus.
  2. Ändern Sie die Eigenschaften und bestätigen Sie die Änderungen.
  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine E-Mail-Nachricht, die Sie ändern wollen, und wählen Sie Eigenschaften aus.
  2. Ändern Sie die Eigenschaften und bestätigen Sie die Änderungen. Wenn Sie der Nachricht Eigenschaften zuweisen, bevor diese einem Objektspeicher hinzugefügt wird, werden Sie möglicherweise zur Eingabe von Eigenschaften aufgefordert, wenn die Einstellung Beim Hinzufügen zu Eingabe von Eigenschaften auffordern in der Sitevorgabe aktiviert ist.


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Letzte Aktualisierung: Juli 2011


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