Solo un utente che ha almeno i privilegi del ruolo Utente con privilegi o Revisore può
copiare un record in un'altra posizione dello stesso piano file. Quando un utente privilegiato o un autore delle revisioni copia un record, IBM® Enterprise
Records copia il documento dichiarato in ROS (record object store) nello stesso file di origine con un
nome di contenimento differente. Fatta eccezione per le informazioni su nome, descrizione, sicurezza e disposizione,
IBM Enterprise
Records copia i metadati del record nella nuova cartella in FPOS (file plan object store) con un link al documento copiato nel ROS.
Implicazioni dei record copiati.
- Implicazioni di sicurezza della copia di record - Il nuovo record copiato eredita le impostazioni di sicurezza del nuovo contenitore padre.
- Implicazioni per la disposizioni di record copiati - Il record copiato eredita la pianificazione di disposizione del nuovo contenitore padre a meno che
il record non abbia una disposizione come un risultato del tipo di record.
Tenere presente che se il record originale è già escluso, il record copiato non lo è. È necessario che un utente autorizzato avvii la disposizione del record copiato se il tipo di record presenta una pianificazione della disposizione.
Per copiare un record singolo:
- Sfogliare la gerarchia del piano file per accedere al record da copiare.
- Fare clic con il pulsante destro del mouse sul nome del record e selezionare Copia dal menu di scelta rapida.
- Notare che il campo Titolo documento viene compilato con un nome record con il prefisso Copia di.
- Immettere la Descrizione per la copia del record, quindi fare clic su
Avanti.
- Accedere alla posizione del piano file in cui si desidera memorizzare la copia e fare clic su Copia.
- Dopo la visualizzazione di un messaggio di conferma per verificare il completamento dell'azione Copia, fare clic su
OK per ritornare alla pagina Sfoglia. Notare quanto segue:
- Un record elettronico non può essere copiato in una cartella fisica.
- Un record può essere copiato solo in una cartella di destinazione attiva o aperta.
Per copiare uno o più record
- Sfogliare la gerarchia del piano file per accedere ai record da copiare.
- Selezionare le caselle di controllo a sinistra dei record da copiare.
- Dal menu Azioni a più selezioni, selezionare Copia.
- Nella finestra Copia, selezionare la posizione del piano file in cui si desidera copiare i record dall'elenco.
È possibile utilizzare il campo Filtro per limitare il numero di elementi che appaiono nell'elenco Nome entità. Ad esempio, se la posizione del piano file contiene la
lettera x nel nome, è possibile immettere x nel campo filtro, fare clic su
Vai e l'elenco verrà aggiornato con i soli nomi delle posizioni del piano file
contenenti la lettera x. Fare clic su Reimposta per aggiornare di nuovo
l'elenco con l'elenco completo dei piani file in ordine alfabetico.
- Accedere alla posizione del piano file in cui si desidera archiviare la copia e fare clic su
Copia.
- Dopo la visualizzazione di un messaggio di conferma per verificare il completamento dell'azione
Copia, fare clic su OK per ritornare alla pagina Sfoglia.