IBM Enterprise Records, バージョン 5.1.+            

エンティティーに関連付けられた廃棄スケジュールの変更

エンティティーに関連付けられた廃棄スケジュールが所定の目的に対応できないため、そのエンティティーに他の廃棄スケジュールを関連付ける場合があります。また、エンティティーがその親エンティティーの廃棄スケジュールを継承しており、後から親の廃棄スケジュールとは異なる廃棄スケジュールを関連付ける場合があります。さらに、後から既存の廃棄スケジュールをクリアする場合もあります。

適用対象のエンティティーが既にカットオフになっている場合に、異なる廃棄スケジュールを割り当てると、前の廃棄は変更されます。廃棄スイープでは、前の計算を破棄し、新しい廃棄スケジュールに基づいて再計算を行います。エンティティーへの新しい廃棄スケジュールの関連付けは、権限のあるユーザー (PRO 標準の場合はレコード・マネージャー、レコード管理者、レビューアー、DoD または Base の場合はレコード・マネージャー、レコード管理者) が実行できます。

コンテナーに割り当てられている廃棄スケジュールを変更するには、次のようにします。

  1. 廃棄スケジュールを変更するエンティティーを選択し、「情報の取得」アイコンをクリックします。
  2. 左側のパネルの「廃棄」をクリックします。
  3. 以下の 3 通りの可能性があります。「情報の取得」アイコンをクリックすると、割り当てられているスケジュールの情報ページを参照できます。
    • 廃棄スケジュールが既に継承されている場合 (「継承」チェック・ボックスがオンになっている場合)。継承リンクを解除して新しいスケジュールを設定するには、「スケジュールの参照」または「スケジュールのクリア」をクリックします。
    • 廃棄スケジュールが表示されているが、継承ボックスがチェックされていない場合。この廃棄スケジュールを使用して、親と子の継承リンクを設定するには、「継承」をオンにします。異なるスケジュールを割り当てるには、「スケジュールの参照」または「スケジュールのクリア」をクリックします。
    • 廃棄情報がまったく存在しない場合。廃棄スケジュールを設定するには、「スケジュールの参照」をクリックします。
  4. 「廃棄スケジュールの選択」ページで、廃棄スケジュール名の下にある「選択」をクリックします。
  5. 新しいメニューで適切なオプションを選択して、新しい廃棄スケジュールを子コンテナーに伝搬する方法を指定します。 異なる廃棄スケジュールを関連付ける際は、次の方法でスケジュールを子コンテナーに伝搬できます。
    • 前の廃棄スケジュールを継承しているかどうかに関係なく、直接の子コンテナーと継承サブコンテナーのすべてにスケジュールを伝搬します。これに対応するオプションは、「すべての直接の子と、すべての継承するサブディレクトリーに新しい廃棄スケジュールを反映する (Propagate new disposition schedule to all immediate children, and all inherited sub-directories)」です。これは、初めて適用されるスケジュールにも適用されます。
    • 前の廃棄スケジュールを継承した子コンテナーにのみスケジュールを伝搬します。この場合、親エンティティーの廃棄スケジュールを継承しない子コンテナーの廃棄スケジュールは変更されません。このオプションは、前にスケジュールを継承したことがある場合に限り、新規スケジュールを継承します。これに対応するオプションは、「継承するすべてのエンティティーに新しい廃棄スケジュールを伝搬させる」です。
      重要: 親コンテナーから廃棄スケジュールを継承した子コンテナーに対して、同じスケジュールを明示的に再割り当てすると、継承に関する親と子のリンクが解除されます。 このため親コンテナーへのスケジュールの割り当ての際、子コンテナーには新しいスケジュールは割り当てられません。
    • どの子コンテナーにもスケジュールを伝搬しません。この場合、古い廃棄スケジュールを継承した子コンテナーは、引き続きそのスケジュールに関連付けられますが、継承エンティティーとして分類されません。これに対応するオプションは、「新しい廃棄スケジュールを伝搬させない」です。
  6. 必要に応じて、所属する組織の順守事項で規定されている廃棄権限の情報を入力します。
    重要: デフォルトでは、選択した廃棄スケジュールに指定した廃棄権限が、コンテナーの廃棄権限として自動的に割り当てられます。選択したスケジュールに廃棄権限を設定していない場合は、コンテナーに設定した廃棄権限が適用されます。コンテナーの作成時に廃棄権限を設定したが、廃棄スケジュールを割り当てなかった場合、以前に設定した廃棄権限はスケジュールの廃棄権限に置き換えられます。
  7. 適用」をクリックして、変更内容を保存します。

レコード・タイプに割り当てられている廃棄スケジュールを変更するには、次のようにします。

  1. 「廃棄」タブでレコード・タイプを選択し、「情報の取得」ボタンをクリックします。
  2. 廃棄インストラクション」をクリックし、廃棄スケジュールを選択します (名前の下にある「選択」をクリックします)。
  3. 適用」をクリックします。


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最終更新日: 2011 年 8 月


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