Akten können auf der Kategorie- bzw. Ordnerebene als kritisch gekennzeichnet werden; dies ist sowohl direkt bei der Erstellung als auch später möglich.
So kennzeichnen Sie kritische Akten:
- Durchsuchen Sie den Aktenplan nach der Einheit, die als kritisch gekennzeichnet werden soll.
- Rufen Sie die Informationsseite auf, indem Sie auf das Symbol Informationen abrufen
einer Entität klicken.
- Klicken Sie im linken Fensterbereich der Informationsseite auf den Link Notwendiges Schriftstück.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Kritischer Aktenindikator", um anzugeben, dass die Kategorie bzw. der Ordner kritische Akten enthält. Alle Akten in dieser Einheit werden nun automatisch als kritisch betrachtet.
- Wählen Sie im Listenfeld "Prüfungsaktivität für kritische Akte" die Aktion, die zusammen mit der periodischen Überprüfung oder Aktualisierung eingeleitet werden soll. Sie müssen möglicherweise die Aktionen erstellen, die im Listenfeld Prüfungsaktivität für notwendiges Schriftstück angezeigt werden.
- Wählen Sie im Menü "Prüfereignis für kritische Akte" das Ereignis, das die periodische Überprüfung oder Aktualisierung der kritischen Akten in dieser Einheit auslösen soll. Sie müssen die Ereignisse erstellen, die im Listenfeld Prüfereignis für notwendiges Schriftstück (Vital Record Review Event) angezeigt werden.
- Klicken Sie auf "Anwenden", um die Einstellung für kritische Akten im Ordner bzw. der Kategorie zu speichern.
- Klicken Sie auf Beenden, um die Seite zu schließen.