IBM Enterprise Records, Version 5.1.+            

Skapa postmappar med hjälp av arbetsflöden

Om du inte har säkerhetsbehörighet för att skapa en postmapp som du behöver kan du skicka en begäran om att den skapas. När du har angett uppgifter för mappen, startas arbetsflödet för en postansvarig eller en annan behörig användare. Du gör denna begäran i Application Engine eller Workplace XT.

 Administratören kan installera arbetsflödet Skapa postmapp som ett tillval, och det kanske inte är installerat i din arbetsmiljö. När arbetsflödet Skapa postmapp startas visas ett arbetsobjekt för din begäran i de gemensamma inkorgarna RecordsManagerApproval i Application Engine eller Workplace XT. Om den postansvarige godkänner begäran skapas mappen och du får ett meddelande om detta i din inkorg. Om begäran avslås får du i stället ett meddelande om avslaget. Klicka på knappen Slutfört så försvinner arbetsflödet från din inkorg.

Begära att en postmapp skapas och starta arbetsflödet Skapa postmapp:

  1. I Application Engine går du till vyn Författare och väljer Allmänna verktyg. I Workplace XT, går du till bläddringsläge och väljer länken Verktyg.
  2. Klicka på Begär postmapp.
  3. Välj den typ av mapp som ska skapas.
  4. Ange ett namn för mappen.
  5. Välj den kategori eller mapp där den nya mappen ska skapas.
  6. Klicka på Starta.
Viktigt: Länken Verktyg är bara tillgänglig om du har konfigurerat den i Platsinställningar > Verktygsintegrering.

Godkänn skapandet av en postmapp

Sidan Godkännandesteg hjälper postansvariga att godkänna eller avvisa begäran om att en postmapp ska skapas och där anger de också orsaken till godkännandet eller avvisandet. På sidan visas mappnamnet och sökvägen till den plats där användaren har begärt att mappen ska skapas. Längst upp på sidan finns anvisningar för slutförandet av godkännandesteget i arbetsflödet. Klicka på ikonen ikonen Instruktion om anvisningarna inte visas.

Godkänn eller avvisa begäran om att en postmapp ska skapas:

  1. I Application Engine eller Workplace XT går du till vynUppgifter och väljer Gemensamma inkorgar.
  2. Välj RecordsManagerApproval.
  3. Klicka på CreateFolder om du godkänner att postmappen skapas. Då öppnas sidan Lägg till postmapp i IBM® Enterprise Records-programmet där du kan skapa den begärda postmappen på den angivna platsen i arkiveringsplanen. I Lägga till postmappar finns mer information om att skapa postmappar.
  4. När du har skapat postmappen väljer du Godkänd från menyn Godkännandebeslut. Om du inte godkänner klickar du på Avvisa på menyn Godkännandebeslut.
  5. Ange orsaken till att du avvisar begäran om att en postmapp ska skapas i textfältet Orsak.
  6. Klicka på Tillämpa så sparas ändringarna eller klicka på Avsluta om du vill kasta ändringarna. Då stängs sidan Godkänna och arbetsobjektet finns kvar i inkorgen.
  7. Klicka på Omtilldela om du vill tilldela uppgiften att godkänna skapandet av postmappen till en annan användare.
  8. Klicka på Status för att kontrollera statusen för arbetsflödet Skapa postmapp.
  9. Klicka på Slutför.


Feedback

Senast uppdaterat: Augusti 2011


© Copyright IBM Corp 2011.
Detta Informationscenter bygger på Eclipse-teknik. (http://www.eclipse.org)