Lorsque vous travaillez avec des rapports IBM® Enterprise Records, vous pouvez collecter la liste de tous les rapports IBM Enterprise Records disponibles, obtenir des informations détaillées sur les critères de configuration de chaque rapport et les conditions préalables nécessaires à la génération du rapport.
Avant de générer un rapport, vous devez exécuter un certain nombre de tâches préalables, listées ci-dessous. Vous devez également avoir configuré le serveur de rapports au cours de l'installation d'IBM Enterprise Records. Pour plus d'informations, voir le manuel IBM Enterprise Records Installation and Upgrade Guide.
Propriété | Description |
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Indiquer une section du plan de fichiers | Cliquez sur Parcourir pour sélectionner la partie du plan de fichiers souhaitée pour l'exécution du rapport. En l'absence d'indication, le plan de fichiers entier sera parcouru. |
Nom d'utilisateur | Saisissez un nom d'utilisateur ou cliquez sur Sélectionnez un utilisateur pour rechercher et sélectionner l'utilisateur dont vous souhaitez afficher les actions. |
Date de début | Cliquez sur l'icône calendrier et sélectionnez la première date d'action à inclure dans le rapport. |
Date de fin | Cliquez sur l'icône calendrier et sélectionnez la dernière date d'action à inclure dans le rapport. |
Type d'entité RM | Faites votre choix en cliquant sur une ou plusieurs entités RM de la liste (Cliquez en maintenant la touche Maj ou Ctrl enfoncée pour les sélections multiples). |
Type de rapport | Sélectionnez Détaillé pour afficher le Nom de l'événement, le Type de l'entité, le Nom de l'utilisateur, la Date de l'action, le Nom de l'entité et le Nombre total d'entités. Sélectionnez Résumé pour afficher le Nom de l'événement, le Type de l'entité et le Nombre total d'entités. |
Propriété | Description |
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Action d'élimination | Sélectionnez une action d'élimination dans la liste, qui comprend notamment les actions de Révision, Exportation, Transfert, Destruction, Transfert temporaire, Fermeture et Révision des éléments référents. |
Date de début | Cliquez sur l'icône calendrier et sélectionnez la date de début du rapport. Cette date permet de définir le début de la période au cours de laquelle l'action d'élimination sélectionnée a été exécutée. |
Date de fin | Cliquez sur l'icône calendrier et sélectionnez la date de fin du rapport. Cette date permet de définir la fin de la période au cours de laquelle l'action d'élimination sélectionnée a été exécutée. . |
Type de rapport | Sélectionnez Détaillé pour afficher la Date d'exécution de la phase, le Nom du planning d'élimination, le Type d'entité, la Date de création, le Créateur et le Nom de l'entité. Sélectionnez Résumé pour afficher la Date d'exécution de la phase, le Nom du planning d'élimination, le Type de l'entité et le Nombre total d'entités. |
Propriété | Description |
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Type de rapport | Sélectionnez Détaillé pour afficher le Nom du planning d'élimination, le Nom de l'action, le Type de l'entité et le Nom de l'entité. Sélectionnez Résumé pour afficher le Nom du planning d'élimination, le Type de l'entité et le Nombre total d'entités. |
Propriété | Description |
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Indiquer une section du plan de fichiers | Cliquez sur Parcourir pour sélectionner la partie du plan de fichiers souhaitée pour l'exécution du rapport. En l'absence d'indication, le plan de fichiers entier sera parcouru. |
Nom du planning d'élimination | Cliquez sur Sélectionner des plannings d'élimination pour sélectionner un planning d'élimination dans la liste qui s'affiche ou entrez un nom. Notez que si le texte sélectionné ou entré apparaît dans un autre nom de planning, ce dernier sera également sélectionné. |
Type de rapport | Sélectionnez Détaillé pour afficher le Nom de planning, le Nom de l'entité, la Date de création, le Créateur et le Nombre total d'enregistrements. Sélectionnez Résumé pour afficher le Nom de planning et le Nombre total d'enregistrements. |
Propriété | Description |
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Nom du planning d'élimination | Cliquez sur Sélectionner des plannings d'élimination pour sélectionner un planning d'élimination dans la liste qui s'affiche ou entrez un nom. Notez que si le texte sélectionné ou entré apparaît dans un autre nom de planning, ce dernier sera également sélectionné. |
Type d'entité RM | Faites votre choix en cliquant sur une ou plusieurs entités RM de la liste (Cliquez en maintenant la touche Maj ou Ctrl enfoncée pour les sélections multiples). |
Type de rapport | Sélectionnez Détaillé pour afficher le Nom du planning, le Nom de l'action, le Type de l'entité RM, la Date de création, le Créateur et le Nom de l'entité RM. Sélectionnez Résumé pour afficher le Nom du planning, le Nom de l'action, le Type de l'entité RM et le Nombre total d'entités. |
Propriété | Description |
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Catégorie de sécurité | Sélectionnez une ou plusieurs catégories de sécurité (Top Secret, Secret, Confidentiel, Restreint ou Non classifié). |
Type d'entité RM | Sélectionnez un type d'entité pour le rapport ou les deux. |
Type de rapport | Sélectionnez Détaillé pour afficher la Catégorie de sécurité, le Type de l'entité RM, la Date de création, le Créateur et le Nom de l'entité RM. Sélectionnez Résumé pour afficher la Catégorie de sécurité, le Type de l'entité RM et le Nombre total d'entités. |
Propriété | Description |
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Indiquer une section du plan de fichiers | Cliquez sur Parcourir pour sélectionner la partie du plan de fichiers souhaitée pour l'exécution du rapport. En l'absence d'indication, le plan de fichiers entier sera parcouru. |
Date de début | Cliquez sur l'icône calendrier et sélectionnez la première date de création à inclure dans le rapport. |
Date de fin | Cliquez sur l'icône calendrier et sélectionnez la dernière date de création à inclure dans le rapport. |
Type de rapport | Sélectionnez Détaillé pour afficher la Date de création, le Créateur et le Nom de l'entité RM. Sélectionnez Résumé pour afficher la Date de création et le Nombre de dossiers d'enregistrement créés. |
Propriété | Description |
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Indiquer une section du plan de fichiers | Cliquez sur Parcourir pour sélectionner la partie du plan de fichiers souhaitée pour l'exécution du rapport. En l'absence d'indication, le plan de fichiers entier sera parcouru. |
Date de début | Cliquez sur l'icône calendrier et sélectionnez la première date de création à inclure dans le rapport. |
Date de fin | Cliquez sur l'icône calendrier et sélectionnez la dernière date de création à inclure dans le rapport. |
Créé par l'utilisateur | Saisissez un nom d'utilisateur ou cliquez sur Sélectionnez un utilisateur pour rechercher et sélectionner l'utilisateur pour lequel vous souhaitez générer un rapport. |
Type de rapport | Sélectionnez Détaillé pour afficher le Créateur, la Date de création et le Nom de l'entité RM. Sélectionnez Résumé pour afficher le Créateur, la Date de création et le Nombre d'entités créées. |
Propriété | Description |
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Indiquer une section du plan de fichiers | Cliquez sur Parcourir pour sélectionner la partie du plan de fichiers souhaitée pour l'exécution du rapport. En l'absence d'indication, le plan de fichiers entier sera parcouru. |
Date de début | Cliquez sur l'icône calendrier et sélectionnez la première date d'affichage à inclure dans le rapport. |
Date de fin | Cliquez sur l'icône calendrier et sélectionnez la dernière date d'affichage à inclure dans le rapport. |
Affiché par l'utilisateur | Saisissez un nom d'utilisateur ou cliquez sur Sélectionnez un utilisateur pour rechercher et sélectionner l'utilisateur pour lequel vous souhaitez générer un rapport. |
Type de rapport | Sélectionnez Détaillé pour afficher l'utilisateur concerné, la Date d'affichage, le Créateur, la Date de création, le Nom de l'entité de RM et le Nombre total d'enregistrements. Sélectionnez Résumé pour afficher l'utilisateur concerné, la Date d'affichage et le Nombre total d'entités. |
Ce rapport permet d'afficher les volumes électroniques ouverts et/ou fermés au cours d'un période choisie. Le rapport résumé affiche soit l'ouverture, soit la fermeture ; le rapport détaillé affiche les deux. Pour plus d'informations sur l'ouverture et la fermeture des volumes, voir Catégories, dossiers et volumes.
Propriété | Description |
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Indiquer une section du plan de fichiers | Cliquez sur Parcourir pour sélectionner la partie du plan de fichiers souhaitée pour l'exécution du rapport. En l'absence d'indication, le plan de fichiers entier sera parcouru. |
Date de début | Cliquez sur l'icône calendrier et sélectionnez la première date d'ouverture/fermeture à inclure dans le rapport. |
Date de fin | Cliquez sur l'icône calendrier et sélectionnez la dernière date d'ouverture/fermeture à inclure dans le rapport. |
Action | Cochez les cases Ouvert et/ou Fermé (si disponibles), selon les éléments à inclure dans le rapport. |
Type de rapport | Sélectionnez Détaillé pour afficher la Date d'ouverture ou de fermeture (ou les deux), l'utilisateur concerné, la Date de création, le Créateur et le Nom de l'entité de RM. Sélectionnez Résumé pour afficher la Date d'ouverture (ou de fermeture) et le Nombre d'entités ouvertes ou fermées. |
Ce rapport permet d'afficher les dossiers et les enregistrements associés à un planning d'élimination donné au cours d'une période choisie.
Propriété | Description |
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Indiquer une section du plan de fichiers | Cliquez sur Parcourir pour sélectionner la partie du plan de fichiers souhaitée pour l'exécution du rapport. En l'absence d'indication, le plan de fichiers entier sera parcouru. |
Nom du planning d'élimination | Cliquez sur Sélectionner des plannings d'élimination pour sélectionner un planning d'élimination dans la liste qui s'affiche ou entrez un nom. Si le texte sélectionné ou entré apparaît dans d'autres noms de plannings, ils seront sélectionnés également. Ce champ est sensible à la casse. |
Date de début | Cliquez sur l'icône calendrier et sélectionnez la première date d'association à inclure dans le rapport. |
Date de fin | Cliquez sur l'icône calendrier et sélectionnez la dernière date d'association à inclure dans le rapport. |
Type de rapport | Sélectionnez Détaillé pour afficher le Planning d'élimination, le Type de l'entité, le Nom de l'action, la Date d'allocation, la Date de création, le Créateur et le Nom de l'entité. Sélectionnez Résumé pour afficher la Date d'allocation, le Planning d'élimination et le Type de l'entité. |
Ce rapport permet d'afficher les entités affectées par l'action spécifiée. Avant de générer ce rapport, vous devez avoir associé l'action à un ou plusieurs plannings d'élimination et associé ces plannings d'élimination à une ou plusieurs catégories ou dossiers. Exécutez un balayage d'élimination pour afficher dans le rapport les données les plus récentes.
Propriété | Description |
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Action d'élimination | Sélectionnez une action d'élimination dans la liste, qui comprend notamment les actions de Révision, Exportation, Transfert, Destruction, Transfert temporaire, Limitation et Révision des éléments référents. |
Date de début | Cliquez sur l'icône calendrier et sélectionnez la date de début du rapport. Cette date permet de définir le début de la période au cours de laquelle l'action d'élimination sélectionnée a été exécutée. |
Date de fin | Cliquez sur l'icône calendrier et sélectionnez la date de fin du rapport. Cette date permet de définir la fin de la période au cours de laquelle l'action d'élimination sélectionnée a été exécutée. |
Type de rapport | Sélectionnez Détaillé pour afficher le Nom de l'action, le Nom de l'entité, la Date d'exécution de la phase, la Date de déclaration/Date de classement, le Créateur, le Nom de planning, l'ID, l'Emplacement, l'Identifiant de catégorie/dossier d'enregistrement et le Type et format de support. Sélectionnez Résumé pour afficher le Nom de l'action, le Type de l'entité RM et le Nombre total d'entités. |
Ce rapport permet d'afficher les dossiers et enregistrements actuellement en attente. Vous devez avoir précédemment créé une ou plusieurs mises en attente et les avoir appliquées à des entités. La date renvoie au moment de mise en attente.
Propriété | Description |
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Indiquer une section du plan de fichiers | Cliquez sur Parcourir pour sélectionner la partie du plan de fichiers souhaitée pour l'exécution du rapport. En l'absence d'indication, le plan de fichiers entier sera parcouru. |
Date de début | Cliquez sur l'icône calendrier et sélectionnez la première date de mise en attente à inclure dans le rapport. |
Date de fin | Cliquez sur l'icône calendrier et sélectionnez la dernière date de mise en attente à inclure dans le rapport. |
Type de rapport | Sélectionnez Détaillé pour afficher le Type de l'entité, le Nom de l'entité, la Date de création, le Créateur, la Date de mise en attente, le Nom de mise en attente, l'ID, l'Emplacement, l'Identifiant de catégorie/dossier d'enregistrement, le Type et le format du support. Sélectionnez Résumé pour afficher le Type de l'entité et le Nombre total d'entités. |
Ce rapport permet d'afficher les emplacements d'enregistrements par type d'application ayant créé le document associé. Ce rapport utilise les données du champ Format des enregistrements déclarés. Le champ Format est facultatif lors de la déclaration d'enregistrements électroniques dans les modèles de données Base et PRO ; il est obligatoire dans le modèle de données DoD. Les enregistrements sont sélectionnés pour le rapport dès lors que la valeur de leur champ Format correspond à l'un des types de formats disponibles pour ce rapport.
Propriété | Description |
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Type d'application | Cliquez sur Sélectionner le type d'application et sélectionnez un type d'application dans la liste qui s'affiche. Si nécessaire, cliquez sur Suivant pour passer à la page suivante de types d'applications. |
Type de rapport | Sélectionnez Détaillé pour afficher le Type d'application, le Créateur, la Date de création et le Nom de l'entité RM (y compris l'emplacement). Sélectionnez Résumé pour afficher le Type d'application, l'Emplacement et le Nombre d'entités. |
Ce rapport permet de lister les enregistrements marqués en vue de leur abaissement ou déclassification au cours d'une période choisie. Ce rapport n'affiche de résultats que si suffisamment de temps s'est écoulé pour permettre à certains enregistrements d'atteindre ce changement de classification. Les utilisateurs ne peuvent afficher que les enregistrements des niveaux égaux ou inférieurs à leur propre niveau de classification de sécurité. L'abaissement sur événements n'est pas disponible dans ce rapport.
Propriété | Description |
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Indiquer une section du plan de fichiers | Cliquez sur Parcourir pour accéder à la section du plan de fichiers concernée par le rapport. Cliquez sur OK lorsque l'entité appropriée s'affiche au bout du chemin. En l'absence d'indication, le plan de fichiers entier sera parcouru. |
Action de classification | Sélectionnez Diminution du niveau de sécurité pour afficher les enregistrements devant passer de Top Secret ou Secret à un niveau de classification inférieur. Sélectionnez Déclassification pour afficher les enregistrements devant passer de Top Secret, Secret ou Confidentiel à Non classifié. |
Date de début | Cliquez sur l'icône calendrier et sélectionnez la première date à inclure dans le rapport. |
Date de fin | Cliquez sur l'icône calendrier et sélectionnez la dernière date de révision à inclure dans le rapport. |
Type de rapport | Sélectionnez Détaillé pour afficher la Date de réduction, la Classification actuelle, le Titre de l'enregistrement et les Instructions d'abaissement pour l'option Diminution du niveau de sécurité. Pour l'option Déclassification, le rapport affiche la Date de déclassification, la Classification actuelle et le Titre de l'enregistrement. Sélectionnez Résumé pour afficher la Date d'abaissement, la Classification actuelle et le Titre de l'enregistrement pour l'option Abaissement. Pour l'option Déclassification, le rapport affiche la Date de déclassification, la Classification actuelle et le Titre de l'enregistrement. |
Si vous avez créé des dossiers d'enregistrement avant de créer leurs plannings d'élimination, ce rapport vous permet de retrouver les dossiers lorsque vous êtes prêts à affecter leurs plannings d'élimination. Ce rapport est appliqué à l'ensemble du plan de fichiers.
Propriété | Description |
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Type de rapport | Sélectionnez Détaillé pour afficher le Type de l'entité, le Nom de l'entité, l'ID, la Date de création/classification, le Créateur, l'Emplacement, l'Identifiant de catégorie/dossier d'enregistrement, le Type et le format du support. Sélectionnez Résumé pour n'afficher que le nombre d'entités dans chaque type d'entités. |
Ce rapport permet de lister l'ensemble des catégories, des dossiers et des enregistrements ayant fait l'objet d'une décision de révision donnée. Ce rapport est appliqué à l'ensemble du plan de fichiers. Vous devez au préalable avoir créé et appliqué des plannings d'élimination aux dossiers IBM Enterprise Records appropriés, puis exécuté un balayage d'élimination. Les réviseurs doivent avoir exécuté les tâches de leurs boîtes de réception de workflow (ou dans la boîte de réception partagée RecordsManagerApproval).
Avant d'exécuter ce rapport, vous devez créer un objet personnalisé en exécutant cette procédure :
Propriété | Description |
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Décision de révision | Sélectionnez la décision de révision dans le menu, comprenant notamment l'Approbation, le Refus, la Mise en attente et la Modification de planning. |
Date de début | Cliquez sur l'icône calendrier et sélectionnez la première date de révision à inclure dans le rapport. |
Date de fin | Cliquez sur l'icône calendrier et sélectionnez la dernière date de révision à inclure dans le rapport. |
Type de rapport | Sélectionnez Détaillé pour afficher la Date de la décision de phase (mois), le Nom du planning, le Type de l'entité, la Date de la décision de phase (jour et heure), les Commentaires de révision, la Date de création et le Créateur. Sélectionnez Résumé pour afficher la Date de la décision de phase (mois), le Nom du planning, le Type de l'entité et le Nombre total d'entités. |
Ce rapport permet de lister les catégories ou dossiers (ou les deux) d'une section choisie du plan de fichiers. Les dates renvoient au moment de création des entités.
Propriété | Description |
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Indiquer une section du plan de fichiers | Cliquez sur Parcourir pour sélectionner la partie du plan de fichiers souhaitée pour l'exécution du rapport. En l'absence d'indication, le plan de fichiers entier sera parcouru. |
Type d'entité RM | Faites votre choix en cliquant sur une ou plusieurs entités RM de la liste (Cliquez en maintenant la touche Maj ou Ctrl enfoncée pour les sélections multiples). |
Date de début | Cliquez sur l'icône calendrier et sélectionnez la première date de création à inclure dans le rapport. |
Date de fin | Cliquez sur l'icône calendrier et sélectionnez la dernière date de création à inclure dans le rapport. |
Type de rapport | Sélectionnez Détaillé pour afficher le Type de l'entité, le Créateur, la Date de création, le Nom d'entité et le Nombre total d'entités de ce type. Sélectionnez Résumé pour n'afficher que le nombre d'entités de ce type d'entités. |
Ce rapport permet d'afficher les enregistrements référents marqués en vue de leur élimination (ou une autre action configurée) au cours de la durée choisie. Vous devez avoir défini au préalable une action de révision des éléments référents et une date récurrente de lancement de l'action. L'indicateur d'enregistrement référent de l'enregistrement doit être défini sur vrai. Avant l'exécution de ce rapport, lancez un balayage d'élimination pour mettre à jour les enregistrements. Pour plus d'informations, voir Définition d'enregistrements référents.
Propriété | Description |
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Indiquer une section du plan de fichiers | Cliquez sur Parcourir pour sélectionner la partie du plan de fichiers souhaitée pour l'exécution du rapport. En l'absence d'indication, le plan de fichiers entier sera parcouru. |
Date de début | Cliquez sur l'icône calendrier et sélectionnez la première date de révision des éléments référents. |
Date de fin | Cliquez sur l'icône calendrier et sélectionnez la dernière date de révision des éléments référents. |
Type de rapport | Sélectionnez Détaillé pour afficher la Date de révision, la Date de création, le Créateur et le Nom de l'entité. Sélectionnez Résumé pour afficher la Date de révision et le Nombre total d'enregistrements. |