I record possono essere dichiarati utilizzando Application Engine, Workplace XT, IBM® Enterprise Records, Application Integration oppure automaticamente.
È possibile dichiarare i record in diversi modi, ad esempio tramite:
Per un'installazione Base o DoD, è possibile dichiarare un record in un volume, una cartella record o una categoria record. Per un'installazione PRO, è possibile dichiarare un record in una cartella record o un volume. Per dichiarare un record, è necessario assicurarsi che l'entità in cui verrà dichiarato il record sia aperta.
Se viene dichiarato in una cartella record, il record viene automaticamente assegnato al volume attivo presente in tale cartella. L'ultimo volume creato è sempre il volume attivo finché non viene chiuso. Se fosse necessario dichiarare un record in un volume chiuso, è possibile riaprire il volume, quindi selezionare manualmente il volume riaperto.
Se si desidera dichiarare un documento come record e il documento presenta più di una versione, sono disponibili diverse modalità di creazione del record per la serie di documenti. Tuttavia, non è possibile dichiarare più di sedici versioni di un documento come singolo record.
Per velocizzare il processo di dichiarazione dei record, la procedura guidata Dichiara come record e i modello di immissione Dichiara come record supportano la mappatura automatica dei valori delle proprietà dal documento al record. Quando un documento viene dichiarato come record, i nomi simbolici delle proprietà della classe documento vengono confrontati con i nomi simbolici delle proprietà della classe record. Se i nomi corrispondono, il valore della proprietà documento viene automaticamente assegnato come valore della proprietà record corrispondente. Ad esempio, se la classe documento presenta la proprietà "Colore" e anche la classe record presenta la proprietà "Colore", il valore della proprietà documento verrà automaticamente mappato sulla proprietà record. Allo stesso modo, se si dichiara un messaggio e-mail da Outlook utilizzando la classe record di e-mail predefinita, i valori delle proprietà Oggetto, A, CC, Da, Inviato il e Ricevuto il verranno automaticamente mappati.
La mappatura delle proprietà viene effettuata indipendentemente dal fatto che il modello di immissione includa la fase Imposta proprietà record. Nei casi in cui vengano selezionate più versioni di un documento per la dichiarazione, la mappatura delle proprietà si baserà sulla versione più recente del documento selezionato per l'azione di dichiarazione. Versioni diverse di un documento possono presentare classi e proprietà diverse. Le proprietà vengono sempre mappate in base alle proprietà della versione più recente del documento.
Le seguenti regole descrivono il modo in cui funziona la mappatura di una proprietà comune alle classi documento e record.