IBM Enterprise Records, Version 5.1.+            

Hinzufügen eines Schriftstückordners

Sie eine können einen Aktenordner nur unter der niedrigsten Ebene einer Aktenkategorie hinzufügen. Mit anderen Worten: Wenn eine Aktenkategorie eine Unterkategorie enthält, kann kein Aktenordner hinzugefügt werden. Beachten Sie ferner, dass Sie eine Unterkategorie nur einer aktiven Aktenkategorie hinzufügen können. Es ist nicht möglich, einen Unterordner unter einem Aktenordner zu erstellen. Ein Aktenordner kann immer nur Bände oder Akten enthalten. IBM® Enterprise Records wird mit vier Typen von Schriftstückordnern ausgeliefert: elektronischer Ordner, physischer Ordner, physische Box und Hybridordner. Möglicherweise wurden jedoch in Ihrem Unternehmen zusätzliche eigene Ordner angelegt.

Bei der PRO-Installation von IBM Enterprise Records können Schriftstückordner nur von einem Schriftstückmanager oder von einem Schriftstückadministrator hinzugefügt werden. In der DoD- und Basis-Installation des RM kann nur ein Schriftstückmanager, ein Schriftstückadministrator oder ein privilegierter Benutzer einen Aktenordner hinzufügen. Wenn Sie die entsprechenden Berechtigungen zum Erstellen eines Aktenordners nicht besitzen, können Sie den Workflow "Aktenordner erstellen" aus Workplace starten. Beim Starten dieses Workflows wird eine Anforderung für die Erstellung eines Aktenordners zur Genehmigung an den Schriftstückmanager geschickt. Weitere Informationen hierzu finden Sie in Erstellen eines Schriftstückordners mithilfe eines Workflows. Standardmäßig erbt der neu erstellte Aktenordner sämtliche Eigenschaften mit Ausnahme des Namens, der ID und des Öffnungsdatums von der übergeordneten Einheit. Sie können diese geerbten Werte auf Wunsch ändern.
Achtung: Jede Ebene des Aktenplans sollte maximal 100 Schriftstückkategorien und Schriftstückordner enthalten. (Weitere Informationen finden Sie in Aktenpläne.)

So fügen Sie einen Schriftstückordner hinzu:

  1. Melden Sie sich als Schriftstückmanager oder als Schriftstückadministrator an und durchsuchen Sie den Aktenplan, um auf die Aktenkategorie zuzugreifen, unter der Sie einen Aktenordner einrichten wollen.
  2. Klicken Sie auf Schriftstückordner hinzufügen und führen Sie die folgenden Schritte aus.
    1. Zum Festlegen der Klasse klicken Sie auf den Typ des Schriftstückordners, den Sie erstellen wollen, und anschließend auf Weiter, um mit dem Schritt Eigenschaften festlegen fortzufahren.
      • Elektronische Aktenordner können sowohl elektronische als auch physische Akten speichern.
      • Physische Aktenordner können physische Akten speichern.
      • Boxen werden zur Aufnahme physischer Akten verwendet und können als Modell für ein Warehouse angelegt werden.
      • Hybrid-Aktenordner können sowohl elektronische als auch physische Akten speichern.
      Weitere Informationen zu Ordnertypen finden Sie in Kategorien, Ordner und Bände.
    2. Zum Festlegen von Eigenschaften geben Sie Eigenschaftswerte ein oder ändern Sie die angezeigten Eigenschaftswerte Manche Eigenschaften können direkt auf der Seite bearbeitet werden, bei anderen müssen Sie zunächst auf den Namen klicken und können die Werte erst dann ändern. Ein roter Stern bedeutet, dass Sie für diese Eigenschaft einen Wert angeben müssen. Weitere Informationen zu den angezeigten Eigenschaften finden Sie in Eigenschaftsreferenz. Bei Eingabe eines Aktenmusters, das Akten automatisch benennt, geben Sie das Muster direkt in dieses Feld ein. Eine Anleitung zum Erstellen des Musters finden Sie in Hinzufügen eines Benennungsmusters.
    3. Klicken Sie auf "Weiter",, um den Dispositionszeitplan für den Aktenordner festzulegen, oder wählen Sie aus dem linken Bereich einen weiteren Schritt. Klicken Sie auf "Abbrechen", um den Assistenten zu beenden.
    4. Es gibt drei Möglichkeiten zum Festlegen der Aussonderung. Unter Umständen wurde bereits ein Dispositionszeitplan voreingestellt (das Kästchen "Erben" ist abgehakt). Unter Umständen ist ein Dispositionszeitplan aufgeführt, aber das entsprechende Kästchen ist nicht abgehakt. Um es zu verwenden, klicken Sie auf "Erben". Möglicherweise liegen keine Dispositionsinformationen vor. Klicken Sie in jedem Fall auf Zeitplansuche, um einen Plan auszuwählen oder zu ändern. Klicken Sie auf "Planinhalt löschen", wenn Sie die Disposition im Moment leer lassen wollen. Sie können die Informationsseiten jedes zugewiesenen Zeitplans überprüfen, indem Sie auf das Symbol "Informationen abrufen" klicken.
    5. Wenn Sie nach einem Plan suchen, klicken Sie auf "Auswählen" unterhalb des Namens des Dispositionszeitplans, den Sie dem Ordner zuweisen wollen.
    6. Geben Sie erforderlichenfalls die Dispositions-Autorität ein, die für die Aussonderung des Aktenordners zuständig ist. Standardmäßig wird die für den ausgewählten Dispositionszeitplan festgelegte Dispositions-Autorität automatisch als Dispositions-Autorität für den Aktenordner zugewiesen. Wenn keine Dispositions-Autorität für den ausgewählten Zeitplan eingestellt wird, gilt die für den Ordner festgelegte. Wenn Sie die Dispositions-Autorität in diesem Zeitpunkt festlegen wollen, den Dispositionszeitplan jedoch erst später, dann ersetzt die Dispositions-Autorität, die für den Zeitplan eingestellt wird, die für den Aktenordner bestimmte.
      Achtung: Wenn Ihre Anzeigeeinstellung in Ihren Site- oder Benutzervorgaben für Schritt für notwendige Schriftstücke beim Erstellen von Containern anzeigen auf Nein gesetzt ist, blendet das Programm den Schritt Notwendiges Schriftstück festlegen aus, sodass Sie mit Unterschritt 1 fortfahren können.
    7. Wenn die Benutzer- oder Sitevorgabeneinstellung auf die Anzeige des Schritts Notwendiges Schriftstück festlegen gesetzt ist, klicken Sie auf Weiter, um das notwendige Schriftstück für den Schriftstückordner festzulegen, oder wählen Sie einen anderen Schritt aus dem linken Bereich aus. Weitere Informationen erhalten Sie über die Links zu den Benutzervorgaben und den Sitevorgaben am Ende dieses Abschnitts.
    8. Wenn Sie angeben wollen, dass Schriftstücke in diesem Ordner notwendige Schriftstücke sind, wählen Sie Wahr aus dem Menü Indikator für notwendiges Schriftstück aus. Wenn die in diesem Ordner erstellten Akten ständige Überprüfungen und Aktualisierungen erfordern, können Sie den Aktenordner in diesem Schritt als "kritisch" kennzeichnen. Alle unter diesem Ordner erstellten Akten werden dann automatisch als "kritisch" kategorisiert.
    9. Geben Sie bei Bedarf eine Beschreibung der kritischen Akten ein, die diesem Aktenordner hinzugefügt werden sollen.
    10. Wählen Sie im Menü Prüfungsaktivität für notwendiges Schriftstück die Aktion aus, die zusammen mit der periodischen Überprüfung oder Aktualisierung notwendiger Schriftstücke gestartet werden soll. Das Menü listet die zuvor erstellten notwendigen Prüfaktionen auf (siehe Beschreibung in Hinzufügen einer Aktion).
    11. Wählen Sie aus dem Menü Prüfungs- und Aktualisierungszyklus für notwendiges Schriftstück das Ereignis aus, das die periodische Überprüfung oder Aktualisierung von notwendigen Schriftstücken im Ordner auslöst. Das Menü listet wiederkehrende Ereignisse auf, die zuvor wie in Hinzufügen eines Auslösers für wiederkehrende Ereignisse beschrieben erstellt wurden.
    12. Klicken Sie auf "Weiter", um die Berechtigungen einzustellen und den Ordner abzuschließen.
    13. Zum Festlegen der Zugriffsberechtigungen prüfen Sie die vorhandenen Zugriffsberechtigungseinstellungen. Informationen zu den einzelnen Zugriffsberechtigungen finden Sie in Festlegen der Zugriffsberechtigungseinstellungen. Sicherheitseinstellungen legen fest, welche Gruppen und Benutzer auf den Aktenordner zugreifen können und welche Berechtigungen jeder Gruppe und jedem Benutzer erteilt werden. Die hier festgelegten Zugriffsberechtigungseinstellungen können von den für die Entität festgelegten FileNet P8-Zugriffsberechtigungen außer Kraft gesetzt werden.
    14. Klicken Sie auf den Benutzer- oder Gruppennamen in der Spalte "Titel", wenn Sie die Zugriffsrechte für einen bestimmten Benutzer oder eine Gruppe auf der Seite ändern möchten. Die Seite Berechtigungseinstellungen wird angezeigt, auf der Sie die Berechtigungen für verschiedene Benutzer und Gruppen festlegen können.
    15. Zum Hinzufügen neuer Benutzer oder Gruppen klicken Sie auf Neue hinzufügen. Zum Entfernen eines vorhandenen Benutzers oder einer vorhandenen Gruppe aus der Liste wählen Sie die Option Entfernen für diesen Benutzer bzw. diese Gruppe aus. Weitere Informationen finden Sie in Hinzufügen von Benutzern und Gruppen zu einem Objekt.
    16. Zum Speichern von Änderungen an den Sicherheitseinstellungen und zum Fertigstellen des Aktenordners klicken Sie auf "Fertig stellen".
    17. Klicken Sie auf OK, um die Meldung über das Hinzufügen des Aktenordners zu bestätigen und den Assistenten zu beenden.


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Letzte Aktualisierung: August 2011


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