Der Zwischenübertragungsworkflow mit Zuordnungen verwendet ein Übertragungszuordnungsobjekt zur Übertragung von Einheiten und stellt sicher, dass der Standort einer physischen Einheit bzw. Speicherort einer elektronischen Einheit nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist einer Phase auf den festgelegten Ort geändert wird. Der Schriftstückmanager muss die Zwischenübertragung jeder Einheit genehmigen. Vor Erteilen der Genehmigung für eine physische Einheit muss der Schriftstückmanager sich vergewissern, dass die physische Einheit tatsächlich von Hand an den neuen Ort gebracht wurde.
Der Zwischenübertragungsworkflow wird gestartet, wenn Sie die Aussonderung initiieren.
Der Genehmigungsschritt zeigt Einheiten, die zur Zwischenübertragung fällig sind.
Der Genehmigungsschritt
So genehmigen Sie die Zwischenübertragung von Einheiten:
- Wählen Sie im Feld Übertragungszuordnung ein Übertragungszuordnungsobjekt aus dem Menü aus.
- Geben Sie Ihre Prüfungsentscheidung und die damit verbundenen Gründe ein.
- Geben Sie im Feld Exportziel den Pfad zur Position ein, an die die Daten übertragen werden sollen.
- Geben Sie für physische Datensätze einen Standort an und überprüfen Sie, dass die Elemente physisch an den Zwischenstandort verschoben wurden, bevor Sie sie als genehmigt kennzeichnen.
Nach Eingabe der Übertragungsdetails und Ausfüllen des Workflows werden die Daten an die entsprechenden Standorte übertragen. Es wird eine Transkriptdatei generiert und in einem neuen Transkript-Vorgangsobjekt referenziert. Auf die XML-Transkriptdatei greifen Sie zu, indem Sie das Vorgangsobjekt öffnen, auf die Schaltfläche zum Erweitern von angehängten Objekten und anschließend auf den Namen der Transkriptdatei klicken.