Existe información completa disponible sobre algunas de las tareas de administración y mantenimiento continuo que son específicas de IBM® Enterprise Records.
Consulte los siguiente sistemas de Ayuda de Administración de FileNet P8 para obtener información de administración adicional:
Existen varias tareas que un administrador puede realizar con Enterprise Manager (EM). Estas tareas (como la configuración de la auditoría) se encuentran documentadas en este sistema de ayuda en línea. Sin embargo, existen otras acciones que no debe realizarse con Enterprise Manager porque podrían producirse daños en los datos y otros problemas graves. En concreto, no debe realizar las siguientes acciones con Enterprise Manager:
Esta lista no es exhaustiva. Realice solo las tareas que están documentadas en la ayuda en línea. La realización de otras acciones con Enterprise Manager puede producir daños en los datos y otros problemas graves.
Tenga en cuenta, sin embargo, que es posible que el documento IBM Enterprise Records Guía de instalación y actualización incluya instrucciones para utilizar Enterprise Manager para realizar operaciones que un administrador solo debe llevar a cabo durante una instalación/actualización. Entre los ejemplos están:
Le recomendamos que configure almacenes de objetos independientes para el plan de archivos y los documentos que se declaren como registros. De esta forma, un almacén de objetos (almacén de objetos de plan de archivos o FPOS) contendrá la estructura del plan de archivos, en tanto que el otro (almacén de objetos habilitados por registro o ROS) contendrá documentos, algunos de los cuales se han declarado como registros. En general, muchos usuarios con acceso al almacén de objetos de registros no disponen de acceso a las entidades que conforman el plan de archivos del almacén objetos del plan de archivos. Puede asociar varios almacenes de objetos de registros con un almacén de objetos del plan de archivos.
Una vez configurado el plan de archivos e iniciada la declaración de registros, deben realizarse cambios mínimos en un almacén de objetos de producción. Si se convierte en necesario suprimir un almacén de objetos después de que se haya iniciado la declaración de registros, deberá utilizar un procedimiento específico para evitar problemas al declarar registros en un nuevo almacén de objetos. Este consiste en eliminar las preferencias de Workplace antes de suprimir un almacén de objetos.
Si se elimina un almacén de objetos antes de restablecer las preferencias de usuario y de sitio en otro almacén de objetos, se mostrará un mensaje a los usuarios que intenten acceder al almacén de objetos explicando qué FPOS se ha seleccionado y por qué. También existe un enlace para configurar el FPOS necesario. El sistema seleccionará un almacén de objetos según las siguientes directrices.
Si elimina el almacén de objetos antes de borrar las preferencias, deberá depurar todas las preferencias. Elimine, cambie el nombre o mueva el archivo bootstrap.properties. Volverá a construirse de forma automática.
Las siguientes tareas de mantenimiento del sistema de IBM Enterprise Records son comunes a las que se realizan en la mayoría de los sitios. Utilice la lista de comprobación que figura en el siguiente gráfico para determinar cuándo necesita realizar las tareas de mantenimiento del sistema específicas de IBM Enterprise Records.
Diario | Semanal | Mensual | Según se necesite |
---|---|---|---|
Registro de barrido de supervisor ../../../com.ibm.p8.ier.admin.doc/backup_restore/config_records_manager.htm | Exportar registros de auditoría | Registro de barrido de archivado/eliminación | Solución de problemas Configurar registro |
El servidor de Content Engine (CE) se puede activar para utilizar un servidor de FileNet Image Services (IS) como dispositivo de almacenamiento de contenido fijo o como dispositivo de captura de alto volumen. (En términos prácticos, esto significa que el contenido de un documento de Content Engine se puede almacenar en un servidor de IS como un documento de IS.) La función opcional que activa esta prestación se denomina Content Federation Services for Image Services (CFS-IS).
Cuando utilice un sistema CFS-IS con IBM Enterprise Records, no establezca una fecha de caducidad en los documentos almacenados en un sistema FileNet Image Services. No existe ningún procedimiento automático para que un usuario administrativo de CFS-IS en el sistema FileNet Image Services pueda diferenciar entre los documentos de IBM Enterprise Records que están retenidos y no se pueden eliminar de aquellos que sí pueden suprimirse.
En algunos casos, las operaciones que puede realizar en estos documentos (o la salida prevista de estas operaciones) dependen de la forma en que se registró el documento de FileNet Image Services en el sistema y de si las propiedades del documento de FileNet Image Services se han propagado al servidor de Content Engine. En los casos en los que el servidor de IS se utiliza como un dispositivo de almacenamiento de contenido fijo, el contenido de documento se añadirá al servidor de IS a través de las aplicaciones de CE. Por razones de brevedad, nos referiremos a esta clase de documentos como documentos CE-IS de Tipo A en el texto que figura a continuación. En los casos en los que el servidor de IS se utiliza como dispositivo de captura de alto volumen, el contenido del documento se añadirá al servidor IS a través de las aplicaciones IS. Nos referiremos a esta clase de documentos como documentos CE-IS de Tipo B.
Mediante IBM Enterprise Records, podrá gestionar estos documentos como registros de una forma muy similar a como gestiona otros documentos CE como registros. En esta sección se describen algunas diferencias de comportamiento de IBM Enterprise Records al trabajar con estos tipos de documento, e incluye otra información que debe tenerse en cuenta al gestionar estas clases de documento.
Puede definir una suscripción, como que cuando los documentos IS se migren al almacén de objetos, se declaren automáticamente como registros. Para ello, asegúrese de que la clase de los documentos migrados se suscriba a la acción de evento para Configurar declaración automática de registros, y de que esta acción active el evento Incorporar.
Si se puede acceder a un documento de IS a través de las aplicaciones o las API de Image Services, no existe ningún mecanismo de CE que pueda evitar que el documento se modifique o se elimine aunque se declare como registro. Por lo tanto, debe trabajar en colaboración con el administrador del sistema IS para asegurarse de que se realiza correctamente la configuración de la seguridad de IS para poder modificar y eliminar documentos de IS.
Las clases de documento de IS incluyen parámetros de retención que especifican cuándo deben eliminarse los documentos.IBM Enterprise Records no interactúa con estos valores de retención de IS. Por lo tanto, debe trabajar en colaboración con el administrador del sistema IS para asegurarse de que los valores de retención se configuran correctamente; por ejemplo, que los documentos de IS que se hayan declarado como registros no se eliminen debido a los valores de retención de IS.
Puede declarar documentos de IS catalogados en CE utilizando cualquiera de los mecanismos de declaración disponibles (por ejemplo, en Workplace, MS Office, MS Outlook, acciones de evento, flujos de trabajo, y la API Java de IBM Enterprise Records). Tenga en cuenta, sin embargo, que no podrá seleccionar un único elemento de un documento con varios elementos para que sea un registro. Si un documento con varios elementos se declara como registro, todos los elementos se consideran como parte del registro.
Un usuario no de registro, con acceso a un documento, no podrá acceder a la página de información del documento después de que un usuario lo haya declarado como registro. Esta limitación respecto al acceso de los usuarios no de registro se debe al diseño.
Si se encuentra habilitada la catalogación en el servidor de IS, las propiedades de documento de IS que están correlacionadas con las propiedades de documento de CE se almacenan en los servidores de IS y de CE, y cualquiera de las actualizaciones de las propiedades de documento de IS se propagarán automáticamente al documento de CE asociado. Sin embargo, las actualizaciones de las propiedades de documento de CE no afectarán a las propiedades del registro asociado con el documento.
Si se trata de un documento CE-IS de Tipo A, una búsqueda basada en contenidos encontrará el registro asociado con el documento, suponiendo que se haya configurado CBR en el almacén de objetos en el que exista el documento. Sin embargo, si se trata de un documento CE-IS de Tipo B, una búsqueda basada en contenidos no encontrará el documento.
Cuando se elimina un registro, el documento de CE del registro correspondiente se suprime también. Si el contenido del documento de CE se almacena en la memoria caché permanente del servidor de IS y no en un soporte de almacenamiento, la supresión eliminará el documento de IS de la memoria caché. Sin embargo, si el contenido del documento de CE se almacena en el soporte de almacenamiento del servidor de IS, la eliminación de un registro no suprimirá el contenido del soporte. Para obtener más información acerca de la eliminación de datos de documento de un servidor de IS, incluida la información sobre cómo borrar los soportes de almacenamiento de IS (suponiendo que utilice soportes que se puedan borrar), consulte el apartado "Expired Documents and Folders" en la sección relativa a la descripción general del mantenimiento de la base de datos en el documento IBM FileNet Image Services System Administrator's Handbook.
Cuando copie un registro, este y su documento de CE asociado (y su documento de IS asociado) se copiarán también). En todos los casos, la operación de copia de registro dará como resultado un documento CE-IS de Tipo A, aunque el original sea un documento CE-IS de Tipo B.
Lo mismo se cumple al importar un registro; el documento asociado del registro importado será siempre un documento CE-IS de Tipo A, aunque el documento que exporte sea un documento CE-IS de Tipo B.
Durante el ciclo de desarrollo, es posible que desee supervisar el rendimiento del sistema para asegurarse de que la implementación se ejecuta de la manera más eficaz posible. Le recomendamos que utilice IBM System Dashboard for Enterprise Content Management, que ofrece un mecanismo centralizado para recopilar y distribuir datos de rendimiento en los productos de software de FileNet instalados, independientemente del sistema operativo. Los datos de rendimiento recopilados se pueden poner a disposición de las funciones de IBM System Dashboard for Enterprise Content Management predeterminadas para su uso en sitios que no se hayan estandarizado en una consola de gestión. Para obtener más información sobre la utilización de IBM System Dashboard for Enterprise Content Management, consulte ../../../com.ibm.p8.sysmgr.admin.doc/overview.htm.
El documento IBM FileNet P8 Troubleshooting Guide contiene información sobre la resolución de problemas relacionados con los componentes de plataforma P8, como IBM Enterprise Records, Content Engine, Application Engine, Process Engine, y Workplace . Para descargar documentación de la página de soporte de IBM, consulte el enlace externo al final de este tema.