بصفة مفترضة، عند حذف تصنيف السجل أو حافظة السجل أو وحدة التخزين أو السجل (يدويا أو بواسطة Disposition Sweep)، يتم ازالة العنصر بصفة دائمة من ملف تخزين العناصر. لكن، يستطيع موجه النظام توصيف النظام بحيث يتم الاحتفاظ ببيانات التعريف الخاصة بكل عنصر تم حذفه. اذا تم توصيف الاختيار الخاص بالاحتفاظ ببيانات التعريف، سيتم حذف العنصر بصفة منطقية فقط من النظام.
هذا يعني أن العنصر لا يكون مرئي في التطبيق IBM® Enterprise Records، لكن يستمر تواجده بملف تخزين العناصر.
اذا تم حذف حاوية وتم توصيف النظام للاحتفاظ ببيانات التعريف، سيتم أيضا الاحتفاظ بأية بيانات تعريف لأية عناصر متضمنة مع استثناء واحد: اذا كان العنصر المتضمن عبارة عن سجل وتم حفظ السجل في أكثر من حاوية واحدة، سيتم الغاء حفظ السجل بالحاوية التي تم حذفها.
يمكنك توصيف تصرف الاحتفاظ ببيانات التعريف بمستوى مخطط الحفظ، ولذلك يتم تطبيق المحددات التي تم توصيفها على كل العناصر التي توجد في مخطط الحفظ. يجب ملاحظة أنه يتم الاحتفاظ بكل بيانات التعريف للعنصر، متضمنة بيانات التعريف التي تحديد الوصلات وأية ادخالات سجل مراجعة. يستطيع موجه النظام تصدير هذه العناصر التي تم حذفها وكل بيانات التعريف الخاصة بها لأغراض تاريخية، ثم حذف العناصر من ملف تخزين العناصر بصفة دائمة.