Entiteterna förfaller till avveckling och går in i de faser som anges i avvecklingsschemat. Posterna blir kvar i en fas under den tid som anges av kvarhållningsperioden för det schemat. När kvarhållningsperioden är över måste du manuellt initiera avvecklingsåtgärden för den fasen.
När du har knutit ett avvecklingsschema till en postkategori, postmapp eller posttyp, håller systemet reda på den angivna händelse eller det datum som ska utlösa körningen av schemat. När händelsen inträffar eller det angivna datumet infaller utlöses den brytpunkt för posterna som definieras i schemat. När brytpunkten utlöses och (eventuellt) fördröjts utför systemet automatiskt den brytpunktsåtgärd som anges i schemat. Efter en kvarhållningsperiod startar systemet schemats arbetsflöde för avvecklingsåtgärden i en fas och överför entiteterna till nästa fas efter godkännande av en behörig person. När du initierar avveckling för en entitet initieras även avvecklingen av alla dess underordnade entiteter.
Arkiveringsplanen kan konfigureras att ta bort både det ursprungligen deklarerade dokumentet och postmetadata (standardbeteende) eller att ta bort enbart det ursprungligen deklarerade dokumentet men behålla postens metadata. Se Konfigurera kvarhållning av metadata.
Initiera ett avvecklingsschema:
Hitta entiteter som är redo för avveckling
Det finns ingen enskild egenskap som anger "redo för avveckling" men du kan ska efter en kombination av villkor.
Du kommer nog att vilja skapa en sökmall för detta om du ska göra sökningen regelbundet. I en sökmall lämnar du datumet för den aktuella faskörningen tomt och ser till att det är redigeringsbart så att användarna kan fylla i dagens datum när de gör en sökning.
Ett annat alternativ är att skapa anpassade COM-händelser för att skicka e-post så att mottagaren vet vad som är redo för avveckling. Om användaren känner till arkiveringsplanens struktur kan användaren själv bläddra till den.
Slutligen kanske du också vill använda API-metoder för att skapa anpassad kod som initierar avvecklingen om detta är lämpligt för dina affärsposter.
Visa avvecklingsegenskaper:
Du kan visa avvecklingsegenskaper som avvecklingsnamn, brytpunktsdatum för entiteten, aktuellt faskörningsdatum, aktuellt fasåtgärdsnamn, aktuellt fasgranskningsbeslut och senaste avsökningsdatum.
Krockande avvecklingsscheman (DOD)
Det kan finnas ett avvecklingsschema för en behållare och ett annat avvecklingsschema för en posttyp som är tillämpliga på en post i den behållaren. Posten kan inte förstöras eller exporteras förrän det senaste datumet har infallit.