Jeśli w systemie zawarte są składnice obiektów skonfigurowane w celu korzystania z modelu danych Klasyfikacja wg DoD,
wówczas najpierw należy określić, czy akta fizyczne mają być sklasyfikowane, czy niesklasyfikowane. Poniższa procedura dotyczy
tylko niesklasyfikowanych akt fizycznych.
Informacje na temat deklarowania sklasyfikowanych akt fizycznych zawiera sekcja
Deklarowanie sklasyfikowanych akt fizycznych. Aby
zadeklarować akta fizyczne w aplikacji
IBM Enterprise Records, należy posłużyć się szablonem
wprowadzania. Jeśli szablon wprowadzania zawiera lokalizację planu umieszczania w folderach, wówczas akta fizyczne zostaną
zadeklarowane w lokalizacji, w której użytkownik wywołał czynność deklarowania, a także we wszystkich lokalizacjach określonych w
szablonie. Menedżer akt lub administrator akt może tworzyć i modyfikować szablony deklarowania akt za pomocą narzędzia Dodaj
szablon wprowadzania w aplikacji
Application Engine lub
Workplace XT. Więcej
informacji nt. szablonów wprowadzania zawiera sekcja
Tworzenie szablonu wprowadzania w celu deklarowania akt fizycznych. W poniższej
procedurze przyjęto założenie, że używany jest domyślny szablon deklarowania akt fizycznych
IBM Enterprise Records.
Aby zadeklarować akta fizyczne w aplikacji IBM Enterprise Records:
- W aplikacji IBM Enterprise Records przejdź do odpowiedniej lokalizacji w planie umieszczania w
folderach, a następnie kliknij opcję Zadeklaruj akta fizyczne.
- Jeśli pojawi się strona Kreator wybierania, kliknij przełącznik Zadeklaruj akta
niesklasyfikowane, a następnie przycisk Dalej.
- Kliknij opcję Wybierz poniżej nazwy szablonu wprowadzania, którego zamierzasz użyć.
Aby ustawić właściwości:
- Udostępnij wymagane informacje w polach właściwości. Pola mogą być różne i jest to uzależnione od klasy, która była używana. Na przykład: pola wymagane w domyślnej klasie Akta znacznika są następujące:
- Typ nośnika: na przykład: CD, kaseta wideo
- Format: np. CDR, VHS
- Autor: nazwa osoby, która utworzyła akta fizyczne lub jest ich posiadaczem
- Temat: krótki opis akt fizycznych
- Data publikacji: data utworzenia akt fizycznych.
- Lokalizacja główna: aktualna lokalizacja akt fizycznych. Po kliknięciu tego odsyłacza w kreatorze
pojawia się strona zawierająca listę lokalizacji. Kliknij opcję Wybierz w wymaganej lokalizacji. Kreator
zamknie stronę i wróci do kroku Ustaw właściwości.
- Jeśli deklarowane akta są przyjęciem dla akt sklasyfikowanych, wówczas kliknij opcję Przyjęcie, a
następnie przejdź do akt sklasyfikowanych, na które wskazuje przyjęcie. Informacje zawiera sekcja
Przyjęcia.
- Po wprowadzeniu wymaganych informacji kliknij przycisk Zakończ.
- W przypadku większej liczby akt do zadeklarowania wybierz ponownie szablon wprowadzania. Po zakończeniu kliknij przycisk
Wyjście.
Aby zadeklarować akta fizyczne w aplikacji
Application Engine lub Workplace XT:
- Dodaj nowy dokument. W kroku Wybierz plik wybierz opcję Brak jako typ pliku.
- Na stronie potwierdzenia kliknij opcję Deklaruj jako akta.
- Wybierz opcję akt niesklasyfikowanych. Informacje o aktach sklasyfikowanych zawiera sekcja Deklarowanie sklasyfikowanych akt fizycznych.
- Kliknij opcję Akceptuj, aby użyć kreatora, albo opcję Wybierz, aby użyć
szablonu wprowadzania.
- W przypadku szablonów wprowadzania przejdź do składnicy obiektów FPOS, do folderu Records
Management/Templates, wybierz szablon wprowadzania, a następnie kliknij przycisk Akceptuj. Użytkownik powinien wybrać szablon zaprojektowany przez jego administratorów; domyślny szablon użyty w aplikacji
IBM Enterprise Records nie może być używany w aplikacji
Application Engine ani Workplace XT, ponieważ
lokalizacja planu umieszczania w folderach została już wybrana.
- Aby użyć kreatora Wpisz akta do katalogu, należy wykonać poniższe kroki.
- Kliknij opcję Wybierz klasę, a następnie wybierz odpowiednią klasę. Domyślnie wszystkie składnice
obiektów FPOS udostępniają klasę Akta znacznika. Możliwe, że administratorzy udostępnią inne opcje.
- Kliknij opcję Wybierz lokalizację planu umieszczania w folderach, a następnie przejdź do odpowiedniego
obiektu. Akta fizyczne można umieścić tylko w jednej lokalizacji fizyczne, dla zwykle wybiera się jedną lokalizację planu
umieszczania w folderach, taką jak folder hybrydowy, pudełko lub folder akt fizycznych.
- Zaznacz pole wyboru odpowiedniego obiektu i kliknij opcję Dodaj do wybranych.
- Zamiast korzystać z domyślnego widoku przeglądania możesz dokonać wyboru z dowolnych wcześniej utworzonych skrótów. Kliknij opcję
Skróty na pasku bocznym po lewej stronie.
- Możliwe jest również wyszukiwanie kategorii lub folderu wg nazwy. Kliknij przycisk Wyszukaj na pasku
bocznym po lewej stronie.
- Po dodaniu akt do wybranych lokalizacji planu umieszczania w folderach można kliknąć opcję Dodaj do
skrótów w celu użycia w przyszłości.
- Po zakończeniu wybierania odpowiedniej lokalizacji kliknij opcję Akceptuj.
- Kliknij przycisk Dalej, aby przejść do kroku ustawiania właściwości.
Aby ustawić właściwości:
- Udostępnij wymagane informacje w polach właściwości. Pola mogą być różne i jest to uzależnione od klasy, która była używana. Na przykład: pola wymagane w domyślnej klasie Akta znacznika są następujące:
- Typ nośnika: na przykład: CD, kaseta wideo
- Format: CDR, VHS
- Autor: nazwa osoby, która utworzyła akta fizyczne lub jest ich posiadaczem
- Temat: krótki opis akt fizycznych
- Data publikacji: data utworzenia akt fizycznych.
- Lokalizacja główna: aktualna lokalizacja akt fizycznych. Po kliknięciu tego odsyłacza w kreatorze
pojawia się strona zawierająca listę lokalizacji. Kliknij opcję Wybierz w wymaganej lokalizacji. Kreator
zamknie stronę i wróci do kroku Ustaw właściwości.
- Jeśli deklarowane akta są przyjęciem dla akt sklasyfikowanych, wówczas kliknij opcję Przyjęcie, a
następnie przejdź do akt sklasyfikowanych, na które wskazuje przyjęcie. Informacje zawiera sekcja
Przyjęcia.
- Po wprowadzeniu wymaganych informacji kliknij przycisk Zakończ.
Informacje o kodach
paskowych
Jeśli dostępne są urządzenia lub oprogramowanie, które zawiera dane kodów paskowych, wówczas można
zeskanować kod paskowy bezpośrednio do aktywnego pola lub można skopiować go z lokalnego komputera, a następnie wkleić do
odpowiednich pól w aplikacji IBM Enterprise Records. W celu korzystania z funkcji Skanuj
elementy fizyczne na karcie Fizyczne można wprowadzić dowolny łańcuch tekstowy do pola kodu paskowego.