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Aggiunta di un volume

È possibile aggiungere nuovi volumi elettronici, fisici o ibridi alle cartelle record. Il tipo di volume deve corrispondere al tipo di cartella. Non è possibile aggiungere volumi scatola.

Quando viene creata una cartella record, il sistema crea automaticamente un volume all'interno di tale cartella record. I volumi vengono in genere utilizzati per limitare il numero di voci, ad esempio per suddividere i record in base a mese o anno. Quando viene aperto un nuovo volume, il vecchio volume viene automaticamente chiuso. A un volume chiuso non viene più aggiunto automaticamente alcun record, tuttavia è possibile aggiungere i record manualmente se necessario. Ad esempio, se un record si deve trovare in un volume che è attualmente chiuso, è possibile aprire il vecchio volume e aggiungere il record manualmente, quindi chiudere nuovamente il volume. Un volume eredita la pianificazione di disposizione della cartella record in cui è stato creato. Non è possibile definire una pianificazione di disposizione indipendente dalla cartella record padre. Inoltre, non è possibile creare una sottocartella o un volume all'interno di un volume.

Per aggiungere un volume:

  1. Accedere come Records Manager o amministratore record e aprire la cartella record in cui si desidera creare il volume.
  2. Fare clic su Aggiungi volume: Icona Crea un volume
Impostazione delle proprietà
  1. Immettere o modificare i valori delle proprietà visualizzate. Alcune proprietà possono essere modificate in questa pagina. Per altre è necessario fare clic sul nome proprietà per modificarne i valori. Il campo Nome volume verrà precompilato con un nome modello basato sul modello scelto durante la configurazione. È possibile immettere qualsiasi nome nel campo Nome volume ma non sono ammessi nomi volume duplicati. Non è possibile includere uno dei seguenti caratteri come parte del nome volume: \ / : * ? " < > |. Per ulteriori informazioni sulle proprietà visualizzate, fare riferimento a Riferimento alle proprietà.
  2. Fare clic su Avanti per impostare il record vitale oppure selezionare un'altra fase dal pannello di sinistra.
    Attenzione: Se la visualizzazione in Preferenze sito o Preferenze utente per Mostra fase di record vitali quando si creano contenitori è impostata su No, il programma nasconde la fase di revisione vitale, pertanto è possibile passare alla sezione Imposta sicurezza di questo argomento.
Imposta record vitale

Se tutti i record creati nel nuovo volume necessitano di revisioni e aggiornamenti continui, è possibile contrassegnare il volume come Vitale. Prima di poter completare questa fase, è necessario creare almeno un'azione di revisione vitale. Per informazioni sulla creazione di questa azione, vedere Aggiunta di un'azione. Deve inoltre essere creato almeno un trigger di evento ricorrente. Per informazioni sulla creazione di un evento ricorrente, vedere Aggiunta di un trigger di evento ricorrente.

  1. Dal menu Indicatore record vitale, selezionare Vero.
  2. Opzionale: immettere una descrizione del record vitale.
  3. Dal menu Azione revisione record vitale, selezionare l'azione che verrà avviata con il ciclo di revisione o aggiornamento periodico dei record vitali.
  4. Dal menu Revisione record vitale e ciclo di aggiornamento, selezionare l'evento ricorrente appropriato che attiverà la revisione periodica dei record vitali all'interno del volume.
  5. Fare clic su Avanti per impostare la sicurezza per il volume.
Imposta sicurezza - Opzionale

Le impostazioni di sicurezza determinano quali utenti e gruppi possono accedere al volume e controllano le autorizzazioni concesse a ciascun utente o gruppo. Le impostazioni di sicurezza specificate in questa fase possono essere sostituite da Sicurezza di FileNet P8 impostati sull'entità.

  1. Aggiungere nuovi utenti o gruppi.
    1. Fare clic su Aggiungi nuovo.
    2. Selezionare il dominio dal menu Seleziona in.
    3. Selezionare Utenti o Gruppi.
    4. Immettere alcuni dei caratteri iniziali del nome dell'utente o del gruppo, quindi fare clic su Ricerca.
    5. Selezionare uno o più nomi dall'elenco, quindi fare clic su Accetta.
  2. Modificare le autorizzazioni di un utente o un gruppo se lo si desidera.
    1. Fare clic sul nome dell'utente o del gruppo nella colonna Titolo per modificare i diritti di accesso per tale utente o gruppo.
    2. Per ciascuna autorizzazione, selezionare la casella di controllo Consenti o Nega. L'opzione Consenti ignora i diritti del gruppo per consentire all'utente o al gruppo di eseguire le funzioni associate. L'opzione Nega ignora i diritti del gruppo per impedire all'utente o al gruppo di accedere alla funzione.
    3. Fare clic su Accetta.
  3. Fare clic su Fine, quindi su OK nella pagina di conferma.


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Ultimo aggiornamento: Agosto 2011


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