IBM Enterprise Records, Versio 5.1.+            

Arkistosta poiston pidon lisäys tai muokkaus

Voit asettaa järjestelmään arkistosta poiston pidon tai muokata sitä jälkeenpäin. Kun luot arkistosta poiston pidon, voit määrittää asiakirjaluokkia, asiakirjakansioita, taltioita ja asiakirjoja koskevat ehdot. Ajoitettu pidon tarkistus selvittää, mitkä yksiköt täyttävät pitojen ehdot. Jos yksiköitä löytyy, pito tulee voimaan heti. Arkistosta poiston pitoa, johon ei sisälly ehtoja, voi käyttää vain manuaalisesti. Myös ehtoihin perustuvan pidon voi toteuttaa manuaalisesti, mutta sen manuaalinen poisto ei välttämättä onnistu.

Lisätietoja on ohjeaiheessa Arkistosta poiston pidon poistaminen. Ehtoihin perustuvia pitoja kutsutaan myös dynaamisiksi pidoiksi. Järjestelmä asettaa pidon ehdot täyttävät uudet yksiköt pitoon dynaamisesti seuraavan pidon tarkistuksen yhteydessä. Pidon ehdot kannattaa harkita tarkkaan, jottei suuria määriä yksiköitä aseteta pitoon vahingossa. Kun määrität pidon ehtoja, tarkista vaikutuksen piiriin kuuluvat yksiköt Esikatselu-linkin avulla. Esikatselu-linkin palauttamat tulokset perustuvat staattiseen hakutilaan, joten niissä voi olla puutteita. Lisätietoja staattisten hakujen enimmäistulosten määrityksestä on ohjeaiheessa Hakusivun mukautus.

Voit lisätä arkistosta poiston pidon seuraavasti:

  1. Kirjaudu sisään asiakirjojen hallinnoijana tai arkiston pääkäyttäjänä ja ota käyttöön arkistonmuodostussuunnitelman objektisäilö (FPOS), jossa haluat luoda pidon.
  2. Valitse Arkistosta poisto -välilehti.
  3. Napsauta Pidot-vaihtoehtoa:Pidot-kuvake.
  4. Napsauta Lisää pito -vaihtoehtoa:Lisää pito -kuvake.
Voit määrittää pidon ominaisuudet seuraavasti:
  1. Anna pidon nimi.
  2. Määritä pidon lisäyksen syy.
  3. Valitse pidon laji.
  4. Valitse Aktiivinen-valikon vaihtoehto Tosi, jos haluat aktivoida pidon heti. Pidon on oltava aktiivinen, jotta se voidaan kohdistaa yksikköön joko pidon tarkistuksen avulla tai manuaalisesti. Valitse vaihtoehto Epätosi (oletusarvo), jos haluat toistaiseksi jättää pidon passiiviseksi.
  5. Jos haluat määrittää ehdot, joiden perusteella pito määrittyy pidon tarkistuksessa, napsauta Seuraava-vaihtoehtoa tai napsauta Lopeta-vaihtoehtoa (tai Peruuta-vaihtoehtoa). Jos lopetat ehtoja määrittämättä, kyseisen pidon voi asettaa vain manuaalisesti. Pidon tarkistus ohittaa sen.

Ehtojen määritys (valinnainen)

Ehtoja voi määrittää asiakirjoille, luokille, asiakirjakansioille tai taltioille. Määrityksessä annetaan vähintään yksi ominaisuus sekä operaattori, arvo ja liitoksen tyyppi, joilla osoitetaan useiden ominaisuuksien väliset suhteet. Asiakirjoille voi lisäksi määrittää sisältöhaun. Jos ehdot on määritetty ja pito on aktiivinen, pidon tarkistus soveltaa pitoa automaattisesti yksiköihin, jotka vastaavat ehtoja.

Voit valita ominaisuusjoukon seuraavasti:

  1. Napsauta sen yksikön Muuta-painiketta, jolle haluat määrittää ehtoja.
  2. Valitse valikoista ominaisuudet, joita haluat käyttää.
  3. Kun asetukset ovat valmiit, napsauta Hyväksy muutokset -vaihtoehtoa.

Menettely on sama kaikille yksikkötyypeille. Kun olet valinnut haluamasi ominaisuusjoukon, toimi seuraavassa kuvatulla tavalla. Voit määrittää ominaisuuden ehdot seuraavasti:

  1. Valitse valikosta kullekin ominaisuudelle operaattori. Käytettävissä olevat operaattorit vaihtelevat ominaisuustyypin mukaan.
  2. Määritä kunkin ominaisuuden arvo. Anna vapaamuotoinen teksti, valitse vaihtoehto valikosta tai valitse päivämäärä. (Katso jäljempänä olevaa ohjetta.)
  3. Määritä kahden ominaisuuden välinen suhde (liitoksen tyyppi). AND tarkoittaa, että molempien on oltava tosia. OR puolestaan tarkoittaa, että vain jommankumman tarvitsee olla tosi.

Jos jätät ominaisuuden arvon tyhjäksi, sitä ei käytetä ehtona, ellet valitse IS NOT NULL -operaattoria.

Rajoitus:   Ehdot asettava suodatin ei tue prosenttimerkkiä (%) ja et-merkkiä (&).

Voit valita päivämäärän seuraavasti:

  1. Napsauta kalenterikuvaketta.
  2. Napsauta päivää, jonka haluat valita. Oletusarvo on nykyinen päivä.
    1. Voit muuttaa vuotta yhden vuoden kerrallaan napsauttamalla <<- tai >>-kuvaketta. Jos napsautat kuvaketta ja pidät sitä painettuna, näkyviin tulee vuosien luettelo. Jos haluamasi vuosi ei ole luettelossa, valitse sitä lähimpänä oleva vuosi. Avaa sitten uusi luettelo napsauttamalla kuvaketta ja pitämällä sitä painettuna uudelleen.
    2. Voit muuttaa kuukautta yhden kuukauden kerrallaan napsauttamalla <- tai >-kuvaketta. Jos napsautat kuvaketta ja pidät sitä painettuna, näkyviin tulee kuukausien luettelo.

Jos haluat poistaa aiemmin määritetyt päivämäärätiedot, napsauta Tyhjennä-vaihtoehtoa.

Huomautus:   Kun paikallistunnuksena on Yhdysvallat, päivämäärän lyhyt muoto on kk/pp/vv. Jos vuosiluku on suurempi kuin 29, sovellus käyttää vuosilukua 19XX. Jos vuosiluku on 29 tai pienempi, sovellus tallentaa sen muodossa 20XX. Tämä saattaa aiheuttaa ongelman DoD-luokitelluissa tietomalleissa, koska luokituksen poiston päivämäärä voi olla 25 vuoden päässä nykyisestä päivämäärästä. Vuonna 2008 tämä aiheuttaisi sen, että vuosiluku 2033 tallentuisikin vuosilukuna 1933. Siksi lyhyt päivämäärä on muutettu DoD-luokitelluissa muotoon kk/pp/vvvv. Muutos näkyy ohjatussa luokitustoiminnossa, luokitustietojen sivulla ja toimintojen sivuilla. Muut päivämäärämuodot (esimerkiksi normaali, pitkä ja täydellinen) toimivat entiseen tapaan. Jotta päivämäärissä ei ilmenisi sekaannuksia, kannattaa harkita pitkän päivämäärämuodon käyttöä Application Engine- tai Workplace XT -asetuksissa. Jotta asetukset tulisivat voimaan heti, IBM Enterprise Records -ohjelmasta tulee kirjautua ulos ja sitten kirjautua siihen uudelleen.

Voit määrittää sisällön seuraavasti (vain asiakirjat):

  1. Anna Sisältö sisältää -tekstikenttään teksti, jota haussa etsitään. Lisävihjeitä on ohjeaiheessa Haun määritys ja ajo.
  2. Valitse kohdassa-valikosta joko Metatiedot-vaihtoehto (jos tekstiä etsitään asiakirjan ominaisuuksista) tai Sisältö-vaihtoehto (jos tekstiä etsitään asiakirjaksi vahvistetusta dokumentista).
  3. Määritä operaattoriksi AND, jos yksikön tulee sisältää annettu teksti JA jos myös mahdollisten ominaisuuksien (määritetty edellä) arvon on oltava tosi. Määritä operaattoriksi OR, jos joko sisällön TAI ominaisuusehtojen arvon on oltava tosi.

Voit poistaa ominaisuuden jommallakummalla seuraavista tavoista:

Voit esikatsella ehtoon liittyviä yksikköjä seuraavasti:

  1. Napsauta kunkin ehtoarvoja sisältävän yksikkötyypin Esikatselu-linkkiä. Näkyviin tulee luettelo yksiköistä, jotka vastaavat määrittämiäsi ehtoja.
  2. Tarkista esikatselun tulokset, jotta varmasti asetat pitoon vain tarvittavat yksiköt. Näytettävien yksiköiden kokonaismäärä on enimmillään se, joka Application Engine- tai Workplace XT -sivustoasetuksissa on määritetty hakujen palauttamien kohteiden enimmäismääräksi.
  3. Tarvittaessa voit pienentää näytettävien yksiköiden määrää tai tuoda näkyviin tietyn yksikköjoukon kirjoittamalla Suodatin-kenttään soveltuvan tekstin ja napsauttamalla Siirry-vaihtoehtoa. Suodatus perustuu yksikön nimeen. Yksiköt, joiden nimi sisältää antamasi merkit, säilyvät luettelossa. Kaikki muut poistuvat siitä.
  4. Jos haluat poistaa kirjoittamasi merkit, napsauta Palauta-vaihtoehtoa. Tuo sitten koko luettelo näkyviin napsauttamalla Siirry-vaihtoehtoa.
  5. Kun olet valmis, napsauta Sulje-linkkiä.

Arkistosta poiston pidon muokkaus

Pidon ehtoja voi muokata tai poistaa ainoastaan ennen kuin pidon tarkistus asettaa yksikön pitoon. Voit muokata arkistosta poiston pitoa seuraavasti:

  1. Valitse Arkistosta poisto -välilehti.
  2. Napsauta Pidot-vaihtoehtoa ja etsi pito. Voit lyhentää luetteloa kirjoittamalla Suodatin-kenttään nimen muutaman ensimmäisen merkin ja napsauttamalla Siirry-vaihtoehtoa.
  3. Valitse muokattavaa pitoa vastaava Nouda tiedot -vaihtoehto.
  4. Valitse tietosivujen luettelosta sivu, jota haluat muokata, ja noudata edellä kuvattuja ohjeita. Jos aiot muokata suojausta, tutustu ohjeaiheeseen Suojausasetusten määritys.
  5. Kun olet valmis, napsauta Käytä-vaihtoehtoa.


Palaute

Päivitetty viimeksi: Elokuu 2011


© Copyright IBM Corp. 2011.
Tämä Information Center -sivusto perustuu Eclipse-tekniikkaan. (http://www.eclipse.org).