IBM Enterprise Records, wersja 5.1.+            

Harmonogramy rozporządzania

W celu kontrolowania zachowywaniem i rozporządzaniem akt należy zdefiniować harmonogram rozporządzania i powiązać go z kontenerami akt i typami akt. W harmonogramie rozporządzania należy określić reguły zachowywania dla akt oraz instrukcje rozporządzania ich na końcu okresu przechowywania.

Instrukcje rozporządzania obejmują:

Należy zdefiniować fazy, przez jakie powinny przechodzić akta w harmonogramie rozporządzenia. Dla każdej fazy obowiązuje inny okres przechowywania. Przy końcu każdej fazy określona czynność jest realizowana względem akt, a następnie akta przechodzą do kolejnej fazy. Harmonogram rozporządzenia jest przerywany dla obiektów, które zostały wstrzymane. Zostanie wznowiony po usunięciu wszystkich wstrzymań.

W celu obliczenia, kiedy akta będą gotowe do rozporządzenia, należy uruchomić przeglądanie z rozporządzeniem. Informacje zawiera sekcja Procesy przeglądania. Harmonogramy rozporządzenia są importowane i eksportowane za pomocą narzędzia importowania i eksportowania planów umieszczania w folderach.

Parametry harmonogramu rozporządzania

Harmonogram rozporządzania może zawierać zawiera:

Dziedziczenie harmonogramu rozporządzenia

Harmonogram rozporządzania można powiązać z kategorią akt, folderem akt lub typem akt. Folder akt może zawierać osobny harmonogram rozporządzenia lub może dziedziczyć harmonogramu powiązany z nadrzędną kategorią akt.

Domyślnie akta dziedziczą harmonogram rozporządzenia folderu, w którym harmonogram jest zadeklarowany. Jeśli jednak wymagane jest powiązanie innego harmonogramu rozporządzenia z aktami, wówczas można utworzyć typ akt, powiązać wymagany harmonogram rozporządzenia z tym typem akt, a następnie przypisać ten typ akt do akt. Jeśli z kategorią akt, folderem akt i typem akt powiązane są różne harmonogramy rozporządzania, wówczas akta dziedziczą harmonogram rozporządzenia z typu akt. Jeśli akta są tworzone bezpośrednio pod kategorią akt, wówczas akta dziedziczą harmonogram rozporządzenia kategorii akt.

Regułą jest, że stosowany jest harmonogram rozporządzania z najniższego poziomu hierarchii akt. Poniższy diagram przedstawia dziedziczenie harmonogramów rozporządzenia przez różne obiekty w różnych warunkach:

Poniższy diagram przedstawia dziedziczenie harmonogramów rozporządzenia przez różne obiekty w różnych warunkach.

W przypadku przeniesienia kategorii lub folderu akt można przypisać harmonogram rozporządzenia do kontenera, a następnie określić obiekty w kontenerze, na które przypisanie będzie miało wpływ. Więcej informacji nt. przenoszenia obiektów zawiera sekcja Przemieszczanie kategorii lub folderu.

Jeśli podczas przemieszczenia kontenera użytkownik nie przypisze harmonogramu rozporządzania, wówczas spełnione będą następujące warunki:

Proces rozporządzenia

Po powiązaniu harmonogramu rozporządzenia z kategorią lub folderem akt wszystkie akta utworzone w tym kontenerze domyślnie dziedziczą harmonogram rozporządzenia. Jeśli względem akt wykonana zostanie czynność odcięcia, wówczas akta staną się gotowe do rozporządzenia i przejdą do fazy rozporządzenia. Obiekty zidentyfikowane jako gotowe do rozporządzenia są oznaczone ikoną Gotowe do rozporządzenia: ikona Gotowe do rozporządzenia.

Rozporządzenie mogą zainicjować użytkownicy autoryzowani. Po uzyskaniu zatwierdzenia od menedżera akt system przeprowadza powiązane czynności rozporządzenia względem zatwierdzonych obiektów. Do fazy w harmonogramie rozporządzania można przypisać jedną z następujących czynności rozporządzenia:

 Jeśli przepływ pracy niszczenia nie powiedzie się, wówczas obiekt będzie nadal miał status Rozporządzenie w toku. W takim przypadku należy ponownie zainicjować rozporządzenie względem obiektu. Informacje zawiera sekcja Inicjowanie harmonogramu rozporządzania.

Sprawdzone procedury

Niektóre właściwości są dynamicznie aktualizowane poprzez przeglądanie z rozporządzeniem. Jeśli te właściwości są używane jako podstawa przechowywania dla alternatywnych czasów przechowywania, wówczas w przypadku dłuższego okresu przechowywania możliwe będzie korzystanie z aktualizacji poprzez przeglądanie z rozporządzeniem. Następujących właściwości nie należy używać jako podstawy przechowywania dla alternatywnych czasów przechowywania:
  • Data wykonania bieżącej fazy
  • Czynność bieżącej fazy
  • Data ostatniego przeglądania
  • Data decyzji o bieżącej fazie
  • Decyzja o przeglądzie bieżącej fazy
  • Id. bieżącej fazy
  • Ponownie oblicz czas przechowywania fazy
  • Status wykonania bieżącej fazy
  • Fazy rozporządzenia
  • Lata cyklu
  • Miesiące cyklu
  • Dni cyklu
  • Typ bieżącej czynności
  • Status istotnego przepływu pracy
  • Data przeglądania danych istotnych
  • Data przeglądu istotnych akt
  • Data następnego przeglądu istotnych akt
  • Id. bieżącej fazy
  • Alternatywne czasy przechowywania
  • Podstawa czasu przechowywania
  • Lata okresu przechowywania
  • Miesiące okresu przechowywania
  • Dni okresu przechowywania
  • Format eksportu bieżącej fazy
  • Format eksportu
  • Data decyzji o bieżącej fazie


Opinia

Ostatnia aktualizacja: sierpień 2011


© Copyright IBM Corp. 2011.
To Centrum informacyjne jest oparte na technologii Eclipse. (http://www.eclipse.org)