IBM Enterprise Records, Versión 5.1.+            

Configurar declaración automática de registros

Puede configurar la declaración automática de registros para garantizar que cuando un usuario realice una operación (incorporación o archivado en una carpeta) en un documento de un almacén de objetos de registro (ROS), IBM® Enterprise Records cree automáticamente un registro correspondiente en un almacén de objetos de plan de archivos (FPOS) especificado. Por ejemplo, puede elegir que cada documento que se archive en la carpeta Confidencial se declare como registro. También puede elegir que cada documento que pertenezca a una determinada clase de documento se declare como registro cuando un usuario incorpore el documento.

Importante: Debe utilizar el evento de incorporación, en lugar del de creación si desea declarar un registro en el momento de su creación.
Tenga en cuenta que RMAutoDeclaration debe configurarse para utilizar eventos asíncronos y NO síncronos. Para configurar la declaración automática de registros, realice las siguientes tareas:

Edición del archivo de configuración de declaración automática

Para editar el archivo de configuración RMAutoDeclaration (RMAutoDeclare.properties), lleve a cabo lo siguiente:

  1. En Enterprise Manager, cree (designe) una propiedad String (por ejemplo: AutoDeclareFolderSymName) en la clase o subclase del documento de origen para especificar la ruta o el GUID de la carpeta de archivado de registros. Configure la propiedad con una longitud de 256 caracteres.
  2. (Opcional) En Enterprise Manager, cree (designe) otra propiedad String (por ejemplo, AutoDeclareRecordClassSymName) en la clase o subclase del documento de origen para especificar el nombre de clase del registro. Si no especifica ningún nombre de clase de registro, ElectronicRecordInfo pasa a ser el nombre de clase de registro predeterminado.

    En los dos primeros pasos se crean las propiedades del evento RMAutoDeclare.

  3. Utilice Application Engine, Workplace XT, o Enterprise Manager para extraer el archivo RMAutoDeclare.properties.
  4. Edite el archivo RMAutoDeclare.properties con la información pertinente:
    rmevent.declare.RecordClassPropertySymname=AutoDeclareRecordClassSymName
    rmevent.declare.RecordFiledInFolderPropertySymname=AutoDeclareFolderSymName
      (Si no existe la propiedad, el manejador de eventos registra un error.)
    rmevent.declare.FPOSObjectStoreName=TargetObjectStoreName
  5. Utilice Application Engine, Workplace XT, o Enterprise Manager para extraer la nueva versión del archivo RMAutoDeclare.properties con el contenido especificado más arriba.

Crear una suscripción que utilice la acción de evento RMAutoDeclaration

Puede crear una o varias suscripciones para que se inicien siempre que se produzca el evento de suscripción (Incorporar o Archivo agregado). Esto iniciará la acción de evento asociada con la suscripción.

En el caso del evento relacionado con el documento Incorporar, cree la suscripción en un clase o subclase Document. En el caso del evento relacionado con la carpeta (Archivo agregado), puede crear la suscripción en una clase o subclase de carpeta o en una determinada instancia de objeto de carpeta. Puede crear tantas suscripciones como resulte necesario. Por ejemplo, puede crear suscripciones en varias subclases de documento diferentes.

  1. En Enterprise Manager, expanda el almacén de objetos ROS que contendrá los documentos que se declararán automáticamente como registros.
  2. Para crear una suscripción para una clase o subclase de documento, pulse con el botón derecho del ratón sobre Clase de documento (o una subclase de documento) y seleccione Agregar suscripción. -o- Para crear una suscripción para una clase o subclase de carpeta, expanda la carpeta Otras clases, pulse con el botón derecho del ratón sobre Carpeta (o una subclase de carpeta), y seleccione Agregar suscripción. -o- Para crear una suscripción para una carpeta específica, expanda la carpeta Carpeta raíz, vaya hasta la carpeta para la que desee definir la suscripción, pulse con el botón derecho del ratón sobre la carpeta y seleccione Agregar suscripción.
  3. En el asistente Crear suscripción, haga clic en Siguiente.
  4. Especifique un nombre y una descripción exclusivos y significativos para la suscripción y pulse Siguiente.
  5. En el caso de una suscripción de clase (pero no una instancia), asegúrese de activar el botón de selección Aplicar a todas las instancias de la clase <nombre de clase> y haga clic en Siguiente.
  6. En la pantalla Especificar activadores, seleccione los activadores que deben activar la suscripción (Checkin en el caso de un documento; File en el de una carpeta). Haga clic en Siguiente.
  7. En el menú desplegable de la pantalla, seleccione la acción de evento RMAutoDeclare creada con anterioridad y haga clic en Siguiente.
  8. Asegúrese de que la casilla de verificación Síncrono no esté seleccionada. Seleccione o deje sin seleccionar el resto de las casillas según proceda, y haga clic en Siguiente.
  9. Haga clic en Finalizar

RMAutoDeclare

Para probar la configuración de RMAutoDeclare, realice lo siguiente:

  1. Cree un documento en el ROS de la clase que se ha configurado para declararse de forma automática.
  2. Especifique el nombre de clase de registro de una propiedad String del documento de origen.

    Esta es la propiedad (AutoDeclareRecordClassSymName) especificada con anterioridad en el archivo RMAutoDeclare.properties. (Consulte el Paso 2 del procedimiento del archivo de configuración Edición de declaración automática que se incluye con anterioridad en este tema.) Al crear un documento, el usuario debe especificar el nombre de clase de registro en esta propiedad. Si no se especifica el nombre simbólico, el nombre de clase predeterminado será ElectronicRecordInfo.

  3. Especifique la ruta de carpeta de archivado de registros en otra propiedad String.

    Esta es la otra propiedad (AutoDeclareFolderSymName) como se utiliza actualmente en el registro RMAutoDeclare.properties. (Consulte el Paso 1 del procedimiento Edición del archivo de configuración de declaración automática que se incluye con anterioridad en este tema.) Al crear un documento, el usuario debe especificar la ruta o el GUID de la carpeta de archivado de registros en esta propiedad. Si el valor no es válido, el manejador de eventos registra un error. La ruta de la carpeta de registros debe empezar por "/<nombre de plan de archivos>/..." (por ejemplo, "/File Plan/Category1/Folder1"). El usuario también puede especificar el GUID de la carpeta.

Una vez creado el documento por parte del usuario, el evento RMAutoDeclare lo declara en la carpeta especificada en el FPOS, utilizando la clase de registro especificada.



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Última actualización: Agosto de 2011


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