Kategorien, Ordner und Bände werden in der Regel automatisch geschlossen, wenn Sie eine Bedingung erfüllen, die in ihrem Dispositionszeitplan festgelegt ist, aber ein Schließen von Hand ist ebenfalls möglich. Wenn Sie einen dieser Container erstellen, ist er standardmäßig geöffnet, und Sie können auf Wunsch untergeordnete Einheiten einfügen. Das Schließen eines Containers startet seinen Dispositionsprozess - in diesem Zustand können keine untergeordneten Einheiten mehr hinzugefügt werden.
Normalerweise würden Sie einen geschlossenen Container nicht mehr öffnen wollen. Trotzdem ist dies möglich, weshalb Sie also auch Akten hinzufügen können, die noch nicht verfügbar waren, als der Container noch offen war. Angenommen, ein Container wurde am Jahresende geschlossen. Etwas später taucht noch eine Akte für das abgelaufene Jahr auf. Sie öffnen also den Container erneut, fügen die Akte hinzu und schließen den Container wieder.
- Das Wiederauffinden von Akten kann in geschlossenen oder in offenen Containern erfolgen.
- Wenn eine Einheit geschlossen wird, werden automatisch auch alle ihre untergeordneten Einheiten geschlossen.
- Wenn Sie hingegen eine Einheit erneut öffnen, öffnet dies nicht automatisch auch alle ihre untergeordneten Einheiten. Um eine untergeordnete Einheit zu öffnen, müssen Sie immer erst die übergeordnete öffnen.
- Um eine Akte einem erneut geöffneten Band hinzuzufügen, müssen Sie zunächst den betreffenden Band ausdrücklich öffnen.
- Schriftstückadministratoren und Schriftstückmanager können Aktenkategorien, Aktenordner und Bände schließen und wieder öffnen.
So schließen Sie einen Container manuell:
- Suchen Sie nach den Kategorien, Ordnern oder Bänden, die geschlossen werden sollen.
- Aktivieren Sie die Kontrollkästchen links neben den Namen. Sie können auch mit der rechten Maustaste auf eine Entität klicken und statt dessen das Menü verwenden.
- Wählen Sie im Menü Mehrfachauswahlaktionen die Option Schließen
aus.
- Geben Sie im Fenster Entitäten schließen den Grund zum Schließen der Entität an und klicken Sie auf Schließen oder klicken Sie auf Beenden, um die Entität offen zu lassen.
- Klicken Sie auf OK, um die Schließnachricht zu bestätigen. Entitäten, die geschlossen wurden, werden mit dem Schließsymbol markiert.
So öffnen Sie eine Entität erneut:
- Suchen Sie nach der Kategorie, dem Ordner oder dem Band, die oder der geschlossen werden soll.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen und wählen Sie "Erneut öffnen" aus:

- Klicken Sie auf OK, um die Nachricht des erneuten Öffnens zu bestätigen. Entitäten, die geschlossen und erneut geöffnet wurden, werden mit dem Symbol für erneute Öffnung markiert.