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Gestion des documents et des enregistrements

La gestion des enregistrements est un processus permettant d'identifier les documents que votre entreprise doit conserver comme enregistrements d'entreprise, d'élaborer des calendriers de conservation qui serviront à déterminer les raisons pour lesquelles un enregistrement doit être conservé, de définir la durée de conservation des enregistrements et d'identifier les personnes habilitées à autoriser la suppression finale des enregistrements. La gestion des enregistrements garantit la disponibilité des enregistrements importants au cours de périodes appropriées, pour que les utilisateurs internes ou les auditeurs externes puissent les consulter. La gestion des enregistrements permet également de définir une sécurité supplémentaire pour les documents (et leurs propriétés) afin de garantir que seuls les utilisateurs autorisés aient accès aux données professionnelles stratégiques et que ces données ne peuvent plus être modifiées dès lors qu'elles sont enregistrées. Dans la plupart des cas, les réglementations gouvernementales et les politiques d'entreprise déterminent les éléments à enregistrer et les modalités d'organisation, de classification et de rétention des enregistrements.

Votre administrateur de site peut configurer Workplace XT pour qu'il fonctionne avec l'application facultative IBM® InfoSphere Enterprise Records. (IBM InfoSphere Enterprise Records s'appelait précédemment IBM FileNet Records Manager.) A partir de Workplace XT, vous pouvez identifier les documents qui devront être conservés en tant qu'enregistrements d'entreprise. IBM InfoSphere Enterprise Records leur applique ensuite des propriétés et des paramètres de sécurité supplémentaires avant de les archiver dans des dossiers stockés à l'emplacement que vous avez spécifié lors de la procédure de déclaration en tant qu'enregistrement. Le propriétaire initial du document et les autres utilisateurs sont susceptibles de ne plus disposer des mêmes droits d'accès sur le document une fois celui-ci devenu un enregistrement.

Pour simplifier le processus d'identification correcte des enregistrements, votre administrateur peut créer des modèles d'entrée Déclarer en tant qu'enregistrement pour votre site. Les modèles permettent de simplifier le processus d'identification des enregistrements en attribuant une catégorie d'enregistrement prédéfinie ou des valeurs d'emplacement et de propriété à ces derniers.

Si votre document comporte plusieurs versions, vous pouvez créer l'enregistrement de la série de documents de plusieurs manières :

Une fois qu'IBM InfoSphere Enterprise Records a été configuré pour votre site, tous les utilisateurs qui sont attachés au rôle d'accès Déclarer en tant qu'enregistrements ont accès au bouton correspondant dans la page de confirmation lors de l'ajout et de la restitution de documents. Les actions Déclarer en tant qu'enregistrements et Déclarer des versions en tant qu'enregistrements sont répertoriées sur la page Informations et le menu contextuel des versions de document qui n'ont pas encore été déclarées en tant qu'enregistrement.

Une version de document ne peut être déclarée en tant qu'enregistrement qu'une seule fois. Pour vérifier si une version a déjà été déclarée en tant qu'enregistrement, utilisez l'une des méthodes suivantes :

Remarque : Si l'option Déclarer en tant qu'enregistrements apparaît dans le menu contextuel d'un document que vous venez de déclarer, actualisez le menu en cliquant sur le dernier élément du chemin.


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Dernière mise à jour : Juillet 2011


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