IBM Enterprise Records, Versão 5.1.+            

Adicionar uma pasta de registos

Pode adicionar uma pasta de registo apenas no nível mais inferior de uma categoria de registo. Tal significa que se uma categoria de registo contém uma subcategoria, não poderá adicionar uma pasta a registos à categoria. Pode também adicionar uma pasta de registo apenas a uma categoria de registo activa. Não pode criar uma subpasta numa pasta de registos. Uma pasta de registos pode apenas conter volumes ou registos. O IBM® Enterprise Records é fornecido com quatro tipos de pastas de registos: pastas electrónicas, pastas físicas, caixa física e pasta híbrida. O sítio pode ter criadas pastas personalizadas adicionais.

Na instalação PRO do IBM Enterprise Records, apenas um gestor de registos ou um administrador de registos pode adicionar uma pasta de registos. Nas instalações DoD e Base, além do gestor de registos ou administrador de registos, os utilizadores com privilégios podem adicionar pastas de registos. Se não tem as permissões de segurança necessárias para criar uma pasta de registos, pode iniciar o fluxo de trabalho para criar pastas de registos no Workplace. Quando inicia este fluxo de trabalho, é enviado para aprovação um pedido de criação de pasta de registos ao gestor de registos. Para obter mais informações, consulte o tópico Criar uma pasta de registos utilizando um fluxo de trabalho. Por predefinição, a nova pasta de registos criada herda todas as propriedades da entidade ascendente, excepto Nome, Identificador e Data de abertura. Pode alterar estes valores herdados.
Atenção: Em qualquer nível do plano de ficheiros, não deve criar mais de 100 categorias de registo e pastas de registos (consulte o tópico Planos de ficheiros para obter mais informações).

Para adicionar uma pasta de registos:

  1. Inicie sessão como gestor de registos ou administrador de registos e aceda ao plano de ficheiros para aceder à categoria de registos na qual pretende criar a pasta de registos.
  2. Faça clique em Adicionar pasta de registos e execute os passos seguintes.
    1. Para definir a classe, faça clique no tipo de pasta de registos que pretende criar e, em seguida, faça clique em Seguinte para avançar para o passo Definir propriedades.
      • As Pastas de registos electrónicos podem armazenar registos electrónicos e físicos
      • As Pastas de registos físicos podem armazenar registos físicos
      • A opção Caixa destina-se a registos físicos e pode ser configurada para modelar um armazém.
      • As Pastas de registos híbridos podem armazenar registos electrónicos e físicos
      Para obter informações adicionais sobre os tipos de pastas, consulte o tópico Categorias, pastas e volumes.
    2. Para definir as propriedades, introduza ou modifique os valores da propriedade apresentados. Algumas propriedades podem ser editadas directamente nesta página, mas para editar outras é necessário fazer clique no nome da propriedade para editar os valores. Um asterisco vermelho indica que tem de especificar um valor para essa propriedade. Para obter mais informações sobre as propriedades apresentadas, consulte o tópico Referência de propriedades. Se introduzir um Padrão do registo que automaticamente atribui nomes aos registos adicionados à pasta, introduza o padrão directamente neste campo. Para obter mais informações sobre a criação de padrões, consulte o tópico Adicionar um padrão de atribuição de nomes.
    3. Faça clique em Seguinte para definir a agenda de eliminação para a pasta de registos ou seleccione outro passo no painel à esquerda. Faça clique em Cancelar para sair do assistente Adicionar pasta de registos.
    4. Para definir a eliminação existem três possibilidades. Uma agenda de eliminação pode já ter sido pré-seleccionada (a caixa Herdar está assinalada). Uma agenda de eliminação pode ser indica mas a caixa Herdar não estar assinalada. Para a utilizar, faça clique em Herdar. Podem não existir informações de eliminação. Em todos os casos, faça clique em Procurar agenda para seleccionar ou alterar uma agenda. Faça clique em Limpar agenda para deixar a eliminação em branco temporariamente. Pode consultar as páginas de informação de qualquer agenda atribuída fazendo clique no ícone Obter informações.
    5. Ao procurar uma agenda, faça clique em Seleccionar sob o nome da agenda de eliminação que pretende atribuir a esta pasta.
    6. Se necessário, especifique a Autoridade da eliminação designada para a eliminação da pasta de registos quando se aproximar a data de eliminação. Por predefinição, a autoridade de eliminação especificada para a agenda de eliminação seleccionada será atribuída automaticamente como a autoridade de eliminação para a pasta de registos. Se não estiver definida uma autoridade de eliminação para a agenda seleccionada, será aplicável a autoridade de eliminação definida para a pasta. Se decidir especificar a autoridade de eliminação agora e definir a agenda de eliminação mais tarde, a autoridade de eliminação definida para a agenda irá substituir a agenda de eliminação definida previamente para a pasta de registos.
      Atenção: Se a definição de visualização nas Preferências de sítio ou Preferências do utilizador para Mostrar o passo de registos vitais ao criar contentores estiver definida como Não, o programa oculta o passo Definir registo vital, para que possa ignorar o sub-passo l.
    7. Se a definição de preferência de sítio ou de utilizador estiver definida para apresentar o passo Definir registo vital, faça clique em Seguinte para definir o Registo vital para a pasta de registo ou seleccione outro passo no painel à esquerda. Para obter mais informações, consulte as ligações Preferências do utilizador e Preferências de sítio no fim deste tópico.
    8. Para especificar que os registos nesta pasta são vitais, seleccione True no menu Indicador para registo vital. Se os registos criados na pasta de registos necessitarem de revisões e actualizações constantes, pode marcar a pasta de registos como Vital neste passo. Todos os registos criados nessa pasta são automaticamente classificados como vitais.
    9. Se necessário, introduza uma descrição dos registos vitais a serem adicionados a esta pasta de registos.
    10. No menu Acção após a revisão do registo vital, seleccione a acção que irá ser iniciada com a revisão ou actualização periódica dos registos vitais. O menu indica as acções de revisão vital criadas previamente conforme descrito no tópico Adicionar uma acção.
    11. No menu Revisão do registo vital e ciclo de actualização, seleccione o evento que irá activar a revisão ou actualização periódica dos registos vitais na pasta. O menu indica os eventos recorrentes criados previamente conforme descrito no tópico Adicionar um activador de evento periódico.
    12. Faça clique em Seguinte para definir a segurança e concluir a pasta.
    13. Para definir a segurança, consulte as definições de segurança existentes. Consulte o tópico Especificar definições de segurança para obter mais informações sobre cada tipo de acesso. As definições de segurança determinam os grupos e os utilizadores que podem aceder à pasta de registos e controlam as permissões concedidas a cada grupo ou utilizador. As definições de segurança que especificar podem ser substituídas pela Segurança do FileNet P8 definida na entidade.
    14. Se pretender alterar os direitos de acesso para um grupo ou utilizador específico indicado na página, faça clique no nome do utilizador ou do grupo na coluna Título. É apresentada a página Definições de Segurança, onde pode especificar as permissões de segurança de diferentes utilizadores e grupos.
    15. Para adicionar novos utilizadores ou grupos à lista, faça clique em Adicionar novo. Para remover um grupo ou utilizador existente da lista, seleccione a opção Remover correspondente a esse utilizador ou grupo. Para obter mais informações consulte o tópico Adicionar utilizadores e grupos a um objecto.
    16. Para guardar as alterações às definições de segurança e concluir a criação da pasta de registos, faça clique em Terminar.
    17. Faça clique em OK para confirmar a mensagem de criação com êxito de uma pasta de registos e sair do assistente.


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Última actualização: Agosto de 2011


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