IBM Enterprise Records -sovelluksessa on useita välilehtiä. Kukin välilehti tuo näkyviin sivun, jonka avulla voit tehdä erilaisia asiakirjojen hallintatehtäviä.
Pääruudun vasemmalla puolella olevan rakennenäkymän avulla voit tuoda luokkia ja alaluokkia näkyviin tai piilottaa niitä. Jos haluat tuoda luokkarakenteen näkyviin, napsauta vaihtoehtoa Näytä luokkarakenne. Kun luokkarakenne on näkyvissä, voit suorittaa seuraavat toiminnot:
Voit siirtyä haluamallesi arkistonmuodostussuunnitelman tasolle napsauttamalla mitä tahansa polun kohdetta.
Kaikilla yksiköillä on Nouda tiedot -kuvake (), jota napsauttamalla voit tarkastella yksikön metatietoja sisältäviä tietosivuja.
Voit valita yksikölle suoritettavan toiminnon napsauttamalla vähintään yhden yksikön valintaruutua ja valitsemalla haluamasi toiminnon Monivalintatoiminnot-valikosta. Valittavissa olevat toiminnot vaihtelevat valittujen yksiköiden määrän ja tyyppien mukaan. Valikossa on vain toimintoja, jotka voidaan suorittaa kaikille valituille yksiköille. Useimmat ohjeessa kuvatut toimintosarjat on tarkoitettu useiden kohteiden käsittelyyn. Jos toiminto suoritetaan vain yhdelle yksikölle, on nopeampaa napsauttaa yksikön nimeä hiiren kakkospainikkeella ja valita toiminto nopeasti pikavalikosta. Voit suorittaa toimintoja myös yksikön tietosivuilla käyttämällä Nouda tiedot -komentoa. Tämä on hyödyllistä, jos haluat suorittaa useita toimintoja tai jos haluat tarkastella yksikön tietoja ennen toimintojen suorittamista.
Voit esimerkiksi suorittaa Kopioi- tai Poista -toiminnon useille asiakirjoille samalla kertaa. Tällöin käyttöön tulee ohjattu toiminto.
Jos haluat käyttää suodattamista, kirjoita haluamiesi yksiköiden nimessä esiintyvä teksti tai yksiköiden tunnus ja valitse sitten vaihtoehto Siirry. Järjestelmä poistaa luettelosta kaikki yksiköt, joiden nimessä ei ole haettavaa tekstiä, ja lisää luetteloon yksiköitä, joiden nimi vastaa hakuehtoja. Jos haluat poistaa suodatinruudun tekstin ja tarkastella suodattamatonta luetteloa, napsauta ensin vaihtoehtoa Palauta ja sitten vaihtoehtoa Siirry.
Luettelossa näkyvien yksiköiden määrä määräytyy Workplace-käyttäjäasetuksissa määritetyn mukautettujen objektien ja kansioiden enimmäismäärän mukaan. Jos haluat tarkastella asiakirjoja koskevaa arvoa tai palauttaa sen, siirry sivulle
. Sivuston pääkäyttäjän on otettava mukautetut objektit käyttöön sivuston asetuksissa Yleiset-sivun Yleiset asetukset -alueella. Jotkin yksiköt voivat sisältää sekä asiakirjoja että muita säilöjä, joten voit määrittää kansioille enimmäistulosten määrän. Tällöin luettelo voi sisältää enintään määritetyn arvon verran kansioita ja asiakirjoja. Jos sekä mukautettujen objektien että kansioiden enimmäistulosten määräksi on määritetty 50, luettelossa näkyy enintään 100 kohdetta: 50 asiakirjaa ja 50 kansiota.Valitse Haku-välilehti, jos haluat etsiä määritettyjen hakuehtojen perusteella erityyppisiä IBM Enterprise Records -yksiköitä. Jos kaikki näytettävät yksiköt ovat samassa pääsäilössä, voit tarkastella kyseistä pääyksikköä ja suodattaa sen luettelon. Jos yksiköt ovat eri pääsäilöissä tai ne ovat erityyppisiä, yksiköistä voi koota luettelon vain hakutoiminnolla. Yksiköt kannattaa koota luetteloksi, jolloin niille voi suorittaa toimintoja Monivalintatoiminnot-valikon avulla. Lisätietoja on ohjeaiheessa Yksiköiden hakeminen ja noutaminen.
Arkistosta poisto -välilehden avulla voit hallita poistoaikatauluja, pitoon asetuksia ja asiakirjalajeja.
Kun haluat palata Arkistosta poisto -pääsivulle poistotyyppien käsittelyn jälkeen, valitse polulta kohde Arkistosta poisto tai napsauta Arkistosta poisto -välilehteä uudelleen.
Fyysinen-välilehti sisältää fyysisiin yksiköihin liittyviä linkkejä, joita ovat esimerkiksi seuraavat:
Raportit-välilehden avulla voit valita raporttiluettelon ja tarkastella raportteja, jotka sisältävät IBM Enterprise Records -sovelluksen toimintoja koskevia tilastotietoja. Valitse haluamasi raporttityyppi, kirjoita syöte-ehdot ja tarkastele sitten luotua raporttia. Lisätietoja on ohjeaiheessa Raporttien luonti.
Määritä kokoonpano -välilehdessä on linkkejä, joiden avulla voidaan luoda ja hallita seuraavia kohteita: