Aplikacja IBM® Enterprise Records stanowi dodatkowy komponent pakietu
produktów IBM FileNet P8. IBM Enterprise Records umożliwia
tworzenie i utrzymywanie dokładnych, zabezpieczonych i
wiarygodnych akt. Obsługuje zarówno informacje na nośnikach
fizycznych, jak i zapisane w formie elektronicznej. Za pomocą
aplikacji IBM Enterprise Records
można zarządzać aktami dowolnego typu bez względu na nośnik
przechowywania i format. Aby zrozumieć działanie produktu
IBM Enterprise Records, należy
dowiedzieć się, czym są akta i w jakim celu używany jest system
zarządzania aktami.
Zarządzanie aktami
Zarządzanie
aktami oznacza czynności zarządcze, takie jak planowanie, nadzór i
organizacja tworzenia, przechowywania, wykorzystania, wyszukiwania
i końcowego rozporządzania aktami. Innymi słowy, zarządzanie
aktami obejmuje wszelkie działania wykonywane w celu utrzymania
akt w całym cyklu ich życia, który obejmuje utworzenie, aktywne
używanie, nieaktywne przechowywanie i końcowe rozporządzenie.
Potrzeba
zarządzania aktami
Aby zapewnić dokładność, kompletność i
łatwą dostępność informacji należących do organizacji, należy
stworzyć niezawodny system zarządzania aktami. Brak takiego
systemu może doprowadzić do sytuacji, w której trzeba będzie
poświęcać dużo czasu na działania nieproduktywne, takie jak ręczne
wyszukiwanie informacji lub poszukiwania zagubionych bądź
nieprawidłowo umieszczonych akt.
Ponadto brak systemu
zarządzania aktami może utrudnić interpretację przepisów
dotyczących przechowywania akt oraz spełnienie wymagań
wynikających z tych przepisów. To z kolei może skutkować
dotkliwymi karami finansowymi i innymi konsekwencjami prawnymi. Nienależyte zarządzanie aktami i niewłaściwe ich przechowywanie
naraża organizację na czynniki ryzyka związane z
odpowiedzialnością prawną, kwestiami poufności i bezpieczeństwa
newralgicznych, istotnych informacji.
Oprogramowanie
IBM Enterprise Records umożliwia
łagodzenie powyższych czynników ryzyka. Program
IBM Enterprise Records można
wykorzystać do zachowania cennych informacji w postaci akt, w
razie potrzeby dostępnych do przeszukiwania, oraz zniszczenia lub
zarchiwizowania akt nieistotnych lub nieaktywnych.
Rola programu
IBM Enterprise Records w zarządzaniu
aktami
IBM Enterprise Records
umożliwia zarządzanie aktami w całym przedsiębiorstwie,
niezależnie od nośników, na jakich są przechowywane. Zadaniem
oprogramowania
IBM Enterprise Records jest
zapewnienie:
- łatwej dostępności potrzebnych akt w całym przedsiębiorstwie;
- prawidłowego rozporządzania aktami, które przestają być
użyteczne lub wymagane na mocy przepisów.
Za pomocą
programu
IBM Enterprise Records
można wykonywać następujące zadania:
- Utworzyć i aktualizować strukturę hierarchiczną (plan
umieszczania w folderach, nazywany także kartoteką akt) służącą do
przechowywania akt.
- Zarządzać aktami zapisanymi w formie elektronicznej i fizycznej.
- Zabezpieczać repozytoria zawierające akta.
- Tworzyć reguły przechowywania i usuwania akt.
- Egzekwować archiwizację lub niszczenie akt zgodnie z tymi
regułami.
- Kontrolować dostęp do akt.
- Wyszukiwać akta na podstawie podanych kryteriów.
- Niszczyć akta, które nie są już potrzebne organizacji.
Cechy programu
IBM Enterprise Records
W poniższej tabeli wymieniono cechy
programu
IBM Enterprise Records wraz
z korzyściami wynikającymi z tych cech.
Cecha |
Korzyść |
Scentralizowane repozytorium akt |
- Szeroka dostępność i możliwość wykorzystania
informacji w całym przedsiębiorstwie.
- Wysoka efektywność procesów decyzyjnych wynikająca z dostępu
do aktualnych i istotnych informacji.
|
Wirtualne lokalizacje i kontenery do hierarchicznego
przechowywania akt opisujących dokumenty elektroniczne i fizyczne. |
- Nadzór nad zbiorami dokumentów drukowanych i nad aktami
elektronicznymi.
- Symulacja fizycznego środowiska biurowego.
- Model wirtualnych lokalizacji i kontenerów odzwierciedlający
rzeczywistą strukturę fizycznego składowania dokumentów.
- Ograniczenie kosztów wynikające z mniejszych wydatków na
przestrzeń biurową, wyposażenie i personel zaangażowany w
zarządzanie aktami i wyszukiwanie akt.
|
Łatwe w użyciu funkcje wyszukiwania. |
- Szybki i łatwy dostęp do potrzebnych informacji bez
konieczności stosowania zapytań o skomplikowanej składni.
|
Reguły przechowywania akt i rozporządzania aktami. |
Konfigurowalna kontrola nad: - czasem przechowywania akt;
- sposobem postępowania z aktami po upływie okresu ich
przechowywania;
- przeglądaniem akt przed ich zniszczeniem.
|
Procedury kontroli akt, zautomatyzowane monitorowanie
okresu przechowywania oraz inicjowanie procesu usuwania akt. |
- Akta nie są przypadkowo niszczone, zmieniane, uszkadzane,
podmieniane ani gubione.
- Akta są niszczone wyłącznie zgodnie z harmonogramem
rozporządzania lub w ramach procedury kontroli.
- Akta, które nie są już potrzebne, zostają usunięte i nie
zajmują miejsca.
|
Importowanie i eksportowanie akt. |
- Akta, które nie są na bieżąco potrzebne, ale zgodnie z
przepisami muszą być przechowywane, można wyeksportować w inne
miejsce.
- Możliwe jest importowanie akt z innych repozytoriów akt.
|
Odpowiednie zabezpieczenia akt |
- Nieuprawnieni użytkownicy nie mają dostępu do akt.
- Użytkownicy nie mogą przypadkowo usuwać danych. Akta mogą być
usuwane przez Administratora akt lub w wyniku procedury kontroli.
- Użytkownicy mogą wykonywać tylko te operacje związane z
aktami, do których mają odpowiednie uprawnienia.
|
Integracja z oprogramowaniem
IBM FileNet P8
Workplace,
Workplace XT, Microsoft
Office i Microsoft Outlook |
Ręczne lub automatyczne deklarowanie akt z programów: - Workplace lub
Workplace XT;
- Microsoft Outlook, Word, Excel i Power Point.
- Szablony wprowadzania
|
Role użytkowników w
programie IBM Enterprise Records
IBM Enterprise Records provides a
udostępnia model zabezpieczeń oparty na rolach, który obejmuje
role Administratora akt, Menedżera akt, Użytkownika
uprzywilejowanego (instalacja DoD lub podstawowa) lub Recenzenta
akt (instalacja PRO) i Użytkownika akt. Każda rola określa zbiór
zadań, jakie może wykonywać użytkownik należący do tej roli. Więcej informacji zawiera sekcja
Zabezpieczenia aplikacji FileNet P8.
Typy instalacji
programu IBM Enterprise Records
Przed zainstalowaniem aplikacji
IBM Enterprise Records należy wybrać
typ instalacji (model danych) zaspokajający potrzeby organizacji w
zakresie zarządzania aktami. Dostępne są następujące modele danych:
- Podstawowy: udostępnia podstawowe funkcje zarządzania aktami i
powiązane z nimi właściwości.
Podstawowa instalacja aplikacji
IBM Enterprise Records jest zalecaną
instalacją IBM Enterprise Records,
ponieważ obejmuje minimalna liczbę właściwości, a przy tym
zaspokaja potrzeby większości organizacji. Pod względem
funkcjonalnym instalacja podstawowa oferuje te same funkcje, co
instalacja DoD.
- DoD: spełnia wymagania określone w normach Departamentu
Obrony USA (Department of Defense DoD) — 5015.2 Chapter 2
i Chapter 4. Normy te opisują zasady i procedury implementacji
zarządzania aktami w Departamencie Obrony USA. Ponadto instalacja
DoD aplikacji IBM Enterprise Records
definiuje konkretne interfejsy systemowe i kryteria wyszukiwania
oraz opisuje minimalne wymagania w zakresie zarządzania aktami,
jakie muszą być spełnione zgodnie z aktualnymi amerykańskimi
przepisami National Archives and Records Administration (NARA).
- PRO: spełnia wymagania urzędu Public Record Office (PRO)
w zakresie zarządzania aktami elektronicznymi.
Typy
obiektów programu IBM Enterprise Records
W programie
IBM Enterprise Records
akta są przechowywane w strukturze hierarchicznej, która zawiera
różne obiekty związane z zarządzaniem aktami. Poniższy rysunek
przedstawia hierarchiczną strukturę tych obiektów wraz z ich
krótkimi opisami:

- Składnica obiektów: oznacza repozytorium obiektów i zestaw
towarzyszących im usług przechowywania i wyszukiwania tych
obiektów. Wyróżnia się następujące typy składnic obiektów:
- Składnica obiektów planu umieszczania w folderach (FPOS):
zawiera plan umieszczania w folderach (inaczej kartotekę akt), tj.
całą hierarchię tworzonych przez użytkownika obiektów związanych z
zarządzaniem aktami.
- Składnica obiektów akt (ROS): zawiera dokumenty, które mogą
być deklarowane jako akta w składnicy FPOS.
Wskazane
jest, aby użytkownicy systemu definiowali odrębne składnice
obiektów dla akt (metadanych) oraz dla dokumentów deklarowane jako
akta. W rezultacie składnica FPOS
zawierać będzie strukturę planu umieszczania w folderach
(kartoteki akt), za składnica ROS zawierać będzie dokumenty, w tym
niektóre zadeklarowane jako akta. Zwykle z systemu korzysta wielu
użytkowników z dostępem do składnicy ROS, którzy nie powinni mieć
dostępu do obiektów tworzących plan umieszczania w
folderach zapisany w składnicy FPOS. Z jedną składnicą FPOS może
być skojarzona więcej niż jedna składnica ROS.
- Plan umieszczania w folderach (kartoteka akt): definiuje
organizację akt. Plan ten określa ustrukturyzowaną hierarchię,
która zapewnia zachowanie kontekstu akt. Można na przykład
tworzyć plany umieszczania w folderach odzwierciedlające piony
biznesowe organizacji. Następnie można katalogować akta zgodnie z
tymi schematami, z uwzględnieniem specyfiki poszczególnych pionów. Z
planem umieszczania w folderach można także skojarzyć wzorzec
nazewnictwa. Wszystkie obiekty tworzone w ramach danego planu będą
nosiły nazwy zgodne ze wzorcem.
- Kategoria akt: kategoryzuje zestaw powiązanych akt w planie
umieszczania w folderach. Kategorie akt służą do katalogowania akt
z uwzględnieniem kategorii funkcjonalnych. Kategoria akt może
zawierać podkategorie albo foldery akt (ale nie jedne i drugie). Podstawowy
model danych oraz model DoD umożliwia deklarowanie akt
bezpośrednio w kategorii akt; model danych PRO nie daje takiej
możliwości. Ponadto z każdą kategorią można skojarzyć reguły
przechowywania i rozporządzania. Reguły te mają zastosowanie do
wszystkich folderów i akt utworzonych w kategorii.
- Folder akt: pełni rolę kontenera dla powiązanych akt. Służy do
zarządzania aktami zgodnie z określonymi okresami przechowywania i
zdarzeniami rozporządzania. W kategorii akt można tworzyć
elektroniczne, fizyczne, hybrydowe foldery akt w celu zarządzania
aktami elektronicznym i fizycznymi.
- Folder elektroniczny: służy do przechowywania akt
elektronicznych. Folder elektroniczny może także zawierać znaczniki. Znacznik
jest wpisem elektronicznym reprezentującym akta fizyczne, które
nie mogą być przechowywane w pliku fizycznym. Przykładami takich
akt są obszerne projekty budowlane, taśmy wideo lub całe bazy
danych.
- Folder fizyczny: zawiera akta reprezentujące przedmioty
fizyczne, np. akta papierowe. Folder fizyczny jest wirtualnym wpisem dla folderu papierowego. W zależności
od struktury fizycznego archiwum organizacji możliwe jest
zamodelowanie hierarchii folderów fizycznych programie
IBM Enterprise Records.
- Pudełko: pudełko jest mechanizmem pozwalającym na
modelowanie obiektów fizycznych zawierających inne obiekty fizyczne. Na przykład: można utworzyć „Magazyn", który zawiera „Regały”
zawierające „Półki” zawierające „Pudełka” zawierające z kolei
„Foldery fizyczne”. Pudełko może zawierać inne pudełko, folder fizyczny lub akta.
- Folder hybrydowy: oznacza zbiór powiązanych akt
elektronicznych i fizycznych.
- Wolumin: umożliwia logiczny podział folderu na mniejsze
jednostki, którymi łatwiej jest zarządzać. Wolumin nie istnieje
niezależnie od folderu. Folder akt zawsze
zawiera co najmniej jeden wolumin, który jest tworzony
automatycznie przez system po utworzeniu folderu akt. Dlatego w folderze akt można utworzyć dowolną liczbę woluminów.
- Akta: akta stanowią metadane opisujące dokument lub przedmiot
fizyczny objęty
nadzorem aplikacji
IBM Enterprise Records. Akta mogą
dziedziczyć niektóre swoje zachowania z folderu akt, w którym
zostały utworzone. Mogą na przykład dziedziczyć harmonogram
rozporządzania nadrzędnego folderu akt. Wyróżnia się następujące
rodzaje akt:
- Akta elektroniczne: są wskaźnikiem do dokumentu
elektronicznego.
- Znacznik: jest wskaźnikiem do przedmiotu fizycznego lub
dokumentu papierowego.
- Akta istotne: akta o dużym znaczeniu, które są wymagane do
działania organizacji w sytuacji awaryjnej o skali
ogólnokorporacyjnej.
Akta istotne są regularnie przeglądane i aktualizowane.
- Akta trwałe: akta zidentyfikowane jako posiadające na tyle
dużą wartość historyczną lub inną, że celowe jest przechowywanie
ich w organizacji przez okres dłuższy niż zwykle wymagany ze
względów administracyjnych, prawnych lub podatkowych.
- Typy akt: z aktami, które mają pewne wspólne cechy, można
skojarzyć typ akt. Można na przykład zdefiniować typ akt w celu
określenia wspólnego harmonogramu rozporządzania i ułatwienia
wyszukiwania oraz pobierania akt. Typy akt stosuje się w sytuacji,
gdy grupa akt istniejących w folderze akt powinna mieć harmonogram
rozporządzania inny niż skojarzony obecnie z folderem akt.
Poniżej przedstawiono przykład hierarchii obiektów związanych z
zarządzaniem aktami
Plan umieszczania w folderach (kartoteka akt)
Zarządzanie ogólne (kategoria)
Korespondencja (folder)
Notatki z konferencji (folder)
Konferencja szkoleniowa Zarządzanie 2006 (wolumin)
Konferencja szkoleniowa Zarządzanie 2007 (wolumin)
Zarządzanie informacją (kategoria)
Korespondencja (folder)
Dokumentacja operatora (folder)