您可以利用 Application Engine、Workplace XT、IBM® Enterprise Records、Application Integration 或自動方式來宣告記錄。
您可以用多個方法宣告記錄,例如透過:
對於 Base 或 DoD 安裝,您可以在磁區、記錄資料夾或記錄種類中宣告記錄;對於 PRO 安裝,您可以在記錄資料夾或磁區中宣告記錄。如果要宣告記錄,您需要確定您要在其中宣告記錄的實體為開啟狀態。
如果您在某個記錄資料夾中宣告記錄,則該記錄將會自動指派給存在於此資料夾中的作用中的磁區。最後建立的磁區始終是作用中的磁區,除非將其關閉。如果您需要在一個關閉的磁區中宣告記錄,請重新開啟此磁區並手動選取重新開啟的磁區。
如果將文件宣告為記錄,並且此文件具有多個版本,則對於如何為文件系列建立記錄,您可有數種選擇。不過,請注意,您最多只能將十六個文件版本宣告為單一記錄。
為了加速宣告記錄的程序,「宣告為記錄」精靈和「宣告為記錄」項目範本,均支援將內容值從文件自動對映到記錄。將文件宣告為記錄時,會將文件類別屬性符號名稱與記錄類別屬性符號名稱進行比較。 如果名稱相符,則文件內容的值會自動指派為相符的記錄內容的值。比方說,如果文件類別具有「顏色」內容,且記錄類別也具有「顏色」內容,則文件內容的值會自動對映至記錄內容。同樣,如果您使用預設電子郵件記錄類別宣告來自 Outlook 的電子郵件訊息,則將自動對映 Subject、To、CC、From、Sent On 和 Received On 的屬性值。
不論項目範本是否顯示「設定記錄內容」步驟,內容對映都會發生。如果選取了多個要宣告的文件版本,屬性對映將根據選取用於宣告動作的文件的最新版本。文件的不同版本可能具有不同的類別和屬性。始終根據文件的最新版本的屬性來對映屬性。
下列規則說明內容對映如何針對文件和記錄類別的常用內容運作: