作成したレコード・カテゴリーまたはレコード・フォルダーは、アクティブとしてマークされます。しかしエンティティーの作成後に、非アクティブとして明示的にエンティティーをマークすることもできます。非アクティブなカテゴリーやフォルダーには、新しいエンティティーを追加できません。また、レコードの宣言の際、非アクティブなカテゴリーやフォルダーは表示されません。このエンティティーを非アクティブとしてマークする機能は、一般公開前に、レコード・カテゴリーやフォルダーのレビューや承認が必要な場合に便利です。
エンティティーを非アクティブとしてマークすると、すべての子コンテナーも自動的に非アクティブとしてマークされます。非アクティブ・エンティティーは、いつでもアクティブとしてマークできます。ただし、子コンテナーは自動的にアクティブになりません。これらのエンティティーは明示的にアクティブとしてマークする必要があります。非アクティブ・エンティティーに対しては、エンティティーの検索、取得、使用、場所変更など、その他のすべての操作を実行できます。また、非アクティブ・エンティティーに対して廃棄アクションを実行することもできます。
1 つ以上のコンテナーをアクティブとしてマークするには、次のようにします。
- アクティブとしてマークするカテゴリーまたはフォルダーを参照するか検索します。
- 名前の左側にあるチェック・ボックスを選択します。(代わりに、各エンティティーを右クリックして、メニューを使用することもできます。)
- 「複数選択アクション」メニューで、「アクティブ化」
を選択します。
- 「OK」をクリックし、エンティティーが正常にアクティブ化されたことを示すメッセージを確認します。
コンテナーを非アクティブとしてマークするには、次のようにします。
- 非アクティブとしてマークするカテゴリーまたはフォルダーを参照するか検索します。
- 名前の左側にあるチェック・ボックスを選択します。(代わりに、各エンティティーを右クリックして、メニューを使用することもできます。)
- 「複数選択アクション」メニューの「非アクティブ化」
を選択します。
このアイコンは、エンティティーが非アクティブとしてマークされると表示されます。
- 非アクティブ化する理由を入力します。
- 「OK」をクリックし、エンティティーが正常に非アクティブ化されたことを示すメッセージを確認します。