Se não tiver permissões de segurança para criar uma pasta de registos que
seja necessária, pode enviar um pedido para que esta seja criada. Após indicar os detalhes da
pasta, é iniciado um fluxo de trabalho para um gestor de registos ou para outro utilizador
autorizado, se o fluxo de trabalho predefinido tiver sido alterado. Este pedido é
efectuado no Application Engine ou no Workplace XT.
O fluxo de trabalho Criar Pasta de Registos é instalado como
opção pelo administrador e pode não estar disponível em todos os ambientes de utilização. Quando o fluxo de trabalho Criar Pasta de Registos é iniciado, o
pedido de criação de pasta de registos é apresentado como um item de trabalho nas Caixas
de entrada públicas RecordsManagerApproval no
Application Engine ou no
Workplace XT. Se o gestor de registos aprovar o
pedido, a pasta é criada e é enviada para a caixa de entrada do utilizador uma mensagem
de fluxo de trabalho a confirmar a criação com êxito. Se o pedido não for aprovado, será enviada uma mensagem a indicar a rejeição. Faça clique no botão Concluir para remover o fluxo de trabalho da sua caixa de entrada.
Para solicitar a criação de uma pasta de registos e iniciar o fluxo de trabalho Criar Pasta de Registos:
- No Application Engine, aceda à vista
Autor e seleccione Ferramentas gerais. No
Workplace XT, aceda ao modo
Procurar e seleccione a ligação Ferramentas.
- Faça clique em Pedir pasta de registos.
- Seleccione o tipo de pasta que pretende criar.
- Indique um nome para a pasta.
- Seleccione a categoria ou pasta em que pretende criar a nova pasta.
- Faça clique em Início.
Importante: A ligação Ferramentas está
disponível apenas se tiver sido configurada nas .
Aprovar a criação de uma pasta de registos
A página Aprovar
passo ajuda o gestor de registos a aprovar ou rejeitar o pedido de criação de
pasta de ficheiros e a introduzir os motivos da aprovação ou da rejeição. Esta página apresenta também o nome da pasta e o caminho em que o utilizador solicitou a criação da pasta. No início da página, pode consultar as instruções para concluir o passo de aprovação do
fluxo de trabalho. Se o texto da instrução não estiver visível, faça clique em:

Para aprovar ou rejeitar a criação de uma pasta de registos:
- No Application Engine ou no
Workplace XT, aceda à vista
Tarefas e seleccione Caixas de entrada públicas.
- Seleccione RecordsManagerApproval.
- Se aprovar a criação da pasta de registos, faça clique em CreateFolder.
Esta acção abre a página Adicionar pasta de registos da aplicação
IBM®
Enterprise Records que permite criar a pasta de registos
solicitada na localização especificada no plano de ficheiros. Para obter mais informações
sobre a criação de pastas de registos, consulte o tópico Adicionar uma pasta de registos.
- Após criar a pasta de registos, seleccione Aprovado no menu
Aprovar decisão. Se não aprovar, faça clique em
Rejeitar no menu Aprovar decisão.
- Introduza o motivo de rejeição do pedido de criação da pasta de registos na caixa de
texto Motivo.
- Faça clique em Aplicar para guardar as alterações necessárias
ou faça clique em Sair para ignorar as alterações. Esta acção
fecha a página do passo Aprovar deixando o item de trabalho na
caixa de entrada.
- Faça clique em Alterar atribuição para atribuir a tarefa de
aprovação da criação da pasta de registos a outro utilizador.
- Faça clique em Estado para verificar o estado do fluxo de
trabalho Criar Pasta de Registos.
- Quando terminar, faça clique em Concluir.