IBM Enterprise Records, Version 5.1.+            

Quittungen

Empfangsbestätigungen dienen im Allgemeinen der Feststellung, welche Benutzer sich im Besitz eines Exemplars einer klassifizierten Akte befinden. Es ist allerdings auch möglich, Empfangsbestätigungen für nicht klassifizierte Akten auszustellen. Obwohl eine Empfangsbestätigung angibt, wo sich ein klassifiziertes Dokument gerade befindet, ist die Bestätigung selbst üblicherweise nicht klassifiziert.

Papiergebundene Empfangsbestätigungen können als physische Akten deklariert werden. Weitere Informationen hierzu finden Sie in Deklarieren eines physischen Schriftstücks. Die Empfangsbestätigung kann gescannt und resultierende Bild als elektronische Akte deklariert werden. Sie können aber auch ein elektronisches Dokument erstellen und dieses als Akte deklarieren. Informationen zum Deklarieren einer Quittung als klassifiziertes Schriftstück finden Sie in Deklarieren eines klassifizierten Schriftstücks.

Beim Deklarieren einer Empfangsbestätigung als Akte wird sie mit der Akte verbunden, die durch die Empfangsbestätigung überwacht werden soll.

So deklarieren Sie eine Quittung als Schriftstück:

  1. Gehen Sie zunächst wie bei der Deklaration eines beliebigen Dokuments vor.
  2. Klicken Sie im Schritt "Eigenschaften festlegen" auf "ReceiptOf".
  3. Wählen Sie die klassifizierte Akte, die überwacht werden soll.
  4. Schließen Sie die Deklaration wie gewohnt ab.

Nachdem Sie eine Quittung als Schriftstück deklariert haben, zeigt die Ansicht Eigenschaften der Quittung den Namen des Schriftstücks, das sie verfolgt, im Feld Quittung von (ReceiptOf) an. Beachten Sie, dass Sie die Zuordnung durch Klicken auf "ReceiptOf" ändern oder durch Klicken auf "Leeren" löschen können.

In der Detailansicht eines Schriftstücks enthält der Bereich Zusätzliche Schriftstückdetails das Feld Quittungsstatus (Receipt Status), das Folgendes anzeigt:

Der Begriff "übergeordnetes Element" bezieht sich auf das Schriftstück, das der Quittung zugeordnet ist, nicht auf einen Ordner.

Achtung: Das Feld Quittungsstatus (Receipt Status) zeigt "Kein" an, wenn ein Schriftstück keine Quittung ist. Die Ansicht "Eigenschaften" einer klassifizierten Akte enthält die Namen der angehängten Empfangsbestätigungen (falls vorhanden). Das Feld Quittungsstatus (Receipt Status) eines klassifizierten Schriftstücks zeigt "Kein" an, da ein Schriftstück mit angehängten Quittungen nicht die Quittung eines weiteren Schriftstücks sein kann. Eine Akte kann mehrere Empfangsbestätigungen aufweisen, eine Empfangsbestätigung kann aber nur an eine Akte angehängt werden.


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Letzte Aktualisierung: August 2011


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