Hi ha diverses pestanyes disponibles a l'aplicació IBM® Enterprise Records. Cadascuna d'aquestes pestanyes obre una pàgina que permet efectuar diferents tasques relacionades amb la gestió de registres.
Podeu mostrar o ocultar les categories i subcategories en una estructura de vistes en arbre a l'esquerra del panell principal. Feu clic a Mostra l'arbre de categories perquè es mostri. Mentre es visualitza, podeu:
Feu clic a qualsevol element del camí d'accés per saltar a aquest nivell del pla de fitxers.
Totes les entitats tenen una icona Obtenir informació () per veure'n les pàgines d'informació, que mostren diversos tipus de
metadades associades amb aquesta entitat.
Seleccioneu el quadre de selecció d'una o més entitats i, tot seguit, feu clic al menú Acciones de multiselecció per triar una acció adequada a totes les entitats seleccionades. La llista d'accions depèn de si s'han seleccionat una o més entitats i si s'han seleccionat diferents tipus d'entitats. Només apareixen al menú les accions que es poden aplicar a totes les entitats seleccionades. La majoria dels procediments de l'ajuda s'escriuen per a seleccions múltiples. Si efectueu una acció només en una entitat, és més ràpid fer-ne clic amb el botó dret al nom i seleccionar l'acció al menú contextual. Podeu utilitzar també Obtenir informació per realitzar accions a les pàgines d'informació d'una entitat. Això és útil quan vulgueu efectuar més d'una acció o hàgiu d'examinar la informació abans d'efectuar una acció.
Un exemple és que poden fer una selecció múltiple de Copia o Suprimeix per a registres. Això implica un assistent per a aquesta acció.
Per utilitzar els filtres, introduïu text que aparegui als noms o ID de les entitats que vulgueu veure i feu clic a Vés. Totes les entitats que no tenen aquest text s'eliminen de la llista, amb la qual cosa es fa espai per a les diferents entitats que contenen el text especificat. Feu clic a Restableix per eliminar el text del quadre Filtre i feu clic a Vés per tornar a una llista sense filtrar.
El nombre d'entitats que apareixen en una llista queda determinat pel valor de Resultats màxims dels objectes i les carpetes personalitzades a les preferències d'usuari del Workplace. Aneu a la pàgina
per veure i restablir el valor per als registres. L'administrador del lloc ha d'habilitar els objectes personalitzats a l'àrea Configuració general de la pàgina General de Preferències de lloc. Com que algunes entitats poden contenir tots dos registres i altres contenidors, també podeu especificar el valor de resultats màxims per a les carpetes. Per tant, la llista podria contenir fins al nombre màxim de carpetes i registres. Si els resultats màxims tant per als objectes personalitzats com per a les carpetes personalitzades és 50, poden aparèixer un màxim de 100 elements a la llista: 50 registres i 50 carpetes.Seleccioneu la pestanya Cerca per cercar diferents tipus d'entitats de l'IBM Enterprise Records, segons els criteris que especifiqueu. Si totes les entitats que voleu que es mostrin són al mateix contenidor pare, la visualització d'aquesta entitat pare i el filtratge de la llista és adequat. Tot i això, si les entitats són a contenidors pare diferents o són de tipus diferents, la cerca és l'única manera de llistar-los en un lloc. És possible que vulgueu llistar aquestes entitats per realitzar una acció al menú Accions de selecció múltiple. Per obtenir-ne més informació, consulteu Cerca i recuperació d'entitats.
Seleccioneu la pestanya Disposició per gestionar les planificacions de disposició, les retencions i els tipus de registres.
Per tornar a la pàgina de disposició principal quan hàgiu acabat de treballar amb un dels tipus de disposició, seleccioneu Disposició al camí d'accés o torneu a fer clic a la pestanya Disposició.
La pestanya Físic conté els enllaços que són específics de les entitats físiques, com ara:
Utilitzeu la pestanya Informes per seleccionar entre una llista d'informes que proporcionen una vista estadística de les diverses activitats de l'IBM Enterprise Records. Seleccioneu un tipus d'informe, introduïu els criteris d'entrada i, tot seguit, visualitzeu l'informe generat. Per obtenir-ne més informació, consulteu Generació d'informes.
La pestanya Configura conté enllaços per crear i gestionar els elements següents: