鏈結表示兩個實體之間的關係。鏈結的「開頭」和「結尾」屬性可以定義關係。
在 Application Engine 或 Workplace XT 中,您可以建立 IBM® Enterprise
Records 實體與其他
Content Engine 物件之間的鏈結。記錄可以和其他記錄、文件和記錄資料夾共用鏈結。
同樣地,記錄資料夾也能夠與 IBM Enterprise
Records 和 Application Engine
或 Workplace XT 中的記錄及記錄資料夾共用鏈結。
透過建立鏈結,您可以參照相關記錄和資訊(例如,便箋、附件和電子郵件回條)或將此相關記錄和資訊與指定的記錄相關聯。僅允許授權的使用者變更或刪除鏈結和關聯。
IBM Enterprise
Records 支援下列類型的鏈結:
- 擷取鏈結 此鏈結會在擷取與產生此擷取的記錄之間建立關聯。您可以使用擷取以使特定的使用者可以使用某個文件的一部分。可以在記錄之間,也可以在記錄和文件之間建立擷取鏈結。擷取鏈結用於參照記錄內容中的所選部分,而不是參照整個內容。例如,如果您要使特定的使用者可以使用較大文件的某些部分,則可以建立包含從母項文件所選詳細資料的新文件,將子文件宣告為記錄,然後在母項記錄和子記錄之間建立擷取鏈結。
- 混合式資料夾鏈結 此鏈結會在混合式資料夾與實體或電子資料夾之間建立關係。
它對於 PRO 資料模型很有用,因為 IBM Enterprise
Records 使用的單一資料夾可同時具有電子記錄和實體標記。
- 記錄副本鏈結 此鏈結僅用於內部使用,可以在原始記錄和此原始記錄的不同副本之間建立關聯。當您建立某個記錄的副本時,系統將自動為此記錄建立此鏈結。請注意,建立記錄的副本時,不會複製與此記錄相關聯的鏈結。
- 記錄資料夾另請參閱鏈結 此鏈結會在兩個相關資料夾之間建立關聯。
您可以在 IBM Enterprise
Records 記錄資料夾之間,或在
IBM Enterprise
Records 以外的任何其他資料夾之間建立「記錄資料夾另請參閱」鏈結。
此外,可以在記錄和記錄資料夾之間建立此鏈結。例如,您可以使用「記錄資料夾另請參閱」鏈結將具有發薪名單詳細資料的記錄與帳戶記錄資料夾相關聯。
- 記錄另請參閱鏈結 此鏈結會在具有相關內容的記錄之間建立關聯。例如,當您建立包含可接受帳戶之項目的記錄時,可以為可支付帳戶記錄建立相應的另請參閱鏈結。瀏覽可接受帳戶記錄時,您也可以選取檢視可支付帳戶記錄。您可以使用記錄或文件建立此類型的鏈結。
- 參照鏈結 此鏈結會在記錄與及其參照之間建立關聯。可以使用具有相關聯之內容的其他記錄、文件或記錄資料夾來建立參照鏈結。參照鏈結和另請參閱鏈結不同。參照鏈結提供作為主題之參照的至記錄或文件(具有相關聯之內容)的鏈結,而另請參閱鏈結則列出所有包含具有相關內容之資訊的記錄或文件。
- 解釋鏈結 此鏈結會在記錄與其解釋之間建立關聯。解釋是指轉譯為其他軟體格式而未遺失內容之記錄的實例。內容和大多數 meta 資料是相同的。您可以將解釋用於保留或存取/檢視的目的。可以使用任何其他應用程式建立文件的解釋。例如,您擁有 Microsoft Word 文件並且已將其宣告為記錄。您要將此 Word 文件轉換為 PDF 文件。因此,您可以使用此 Word 文件建立新的 PDF 文件,然後將此 PDF 文件宣告為記錄。稍後,您可以在這兩個記錄之間建立解釋鏈結。使用者可以檢視此單一記錄的現有解釋。
小心: - 刪除已鏈結的記錄時,與此記錄相關聯的所有鏈結也將被刪除。
- 重新定位、傳送或匯出記錄時,記錄之間的所有鏈結都將保留。