Voit ohjata asiakirjojen säilytystä ja arkistosta poistoa määrittämällä poistoaikatauluja sekä liittämällä niitä asiakirjasäilöihin ja -lajeihin. Poistoaikataulussa määritetään asiakirjojen säilytyssäännöt ja asiakirjojen arkistosta poiston ohjeet säilytysajan päättyessä.
Arkistosta poiston ohjeet sisältävät seuraavat tiedot:
- arviointi
- siirto arkistoon pysyvää säilytystä varten
- vienti toiseen sijaintiin
- tuhoaminen.
Voit määrittää vaiheita, jotka asiakirjan tulee käydä läpi poistoaikataulussa. Kullekin vaiheelle määritetään säilytysaika.
Järjestelmä toteuttaa asiakirjoille määritetyn toiminnon kunkin vaiheen lopussa, minkä jälkeen järjestelmä välittää asiakirjat seuraavaan vaiheeseen. Poistoaikataulu keskeytyy niiden yksiköiden osalta, jotka on asetettu pitoon. Järjestelmä jatkaa poistoaikataulun toteutusta, kun kaikki pidot on poistettu.
Ajamalla arkistosta poiston tarkistuksen voit laskea, milloin asiakirjat ovat valmiita arkistosta poistettaviksi. Lisätietoja on ohjeaiheessa Tarkistusprosessit. Poistoaikatauluja tuodaan ja viedään Arkistonmuodostussuunnitelman tuonti ja vienti -työkalun avulla.
Poistoaikataulun parametrit
Poistoaikataulu voi sisältää seuraavia tietoja:
- Tapahtuma: Liipaisee katkaisun aloituksen. Katkaisu merkitsee yksiköiden sulkemista, minkä jälkeen yksiköiden arkistosta poisto voidaan aloittaa. Katkaisu lopettaa vanhojen asiakirjojen aktiivisen käytön.
- Katkaisutoiminto: toiminto, jonka järjestelmä toteuttaa yksiköille automaattisesti, kun katkaisu on liipaistu ja mahdollinen siirtymäaika on kulunut.
- Siirtymä: katkaisun alun ja katkaisutoiminnon aloituksen välinen aika.
- Poistovaiheet: vaiheet, jotka on määritetty ohjaamaan asiakirjojen säilytystä tietyssä tilassa määritetyn ajanjakson ajan.
- Vaiheen poisto-ohjeet tai -toiminnot: Toiminto, joka on aloitettava manuaalisesti, kun vaiheen säilytysaika on kulunut. Kuhunkin vaiheeseen liitetään arkistosta poiston toiminto. Arkistosta poiston toiminto voi olla jokin seuraavista: arviointi, siirto arkistoon pysyvää säilytystä varten, vienti tai tuhoaminen.
- Arkistosta poisto -käsittelyreitit: kuhunkin arkistosta poiston toimintoon on liitetty käsittelyreitti. Kun toiminto aloitetaan, järjestelmä aloittaa toimintoon liitetyn käsittelyreitin ja toteuttaa ennalta määritetyn ohjejoukon asiakirjoissa.
Poistoaikataulun periytyminen
Poistoaikataulu voidaan liittää asiakirjaluokkaan, asiakirjakansioon tai asiakirjalajiin. Asiakirjakansiolla voi olla oma poistoaikataulunsa tai se voi periä poistoaikataulun, joka on liitetty päätason asiakirjaluokkaan.
Oletusarvon mukaan asiakirja perii sen kansion poistoaikataulun, jossa asiakirja vahvistetaan. Jos kuitenkin haluat liittää asiakirjaan jonkin toisen poistoaikataulun, voit luoda asiakirjalajin, liittää haluamasi poistoaikataulun kyseiseen asiakirjalajiin ja määrittää asiakirjalajin haluamaasi tietueeseen. Jos asiakirjaluokkaan, asiakirjakansioon ja asiakirjalajiin on liitetty eri poistoaikataulut, asiakirja perii asiakirjalajin poistoaikataulun. Jos asiakirja luodaan suoraan asiakirjaluokkaan, asiakirja perii asiakirjaluokan poistoaikataulun.
Tavallisesti soveltuvia poistoaikatauluja ovat asiakirjan hierarkian alimman tason poistoaikataulut. Seuraavassa kaaviossa on kuvaus poistoaikataulujen periytymisestä eri yksiköihin eri tilanteissa:

Jos siirrät asiakirjaluokkaa tai asiakirjakansiota, voit määrittää poistoaikataulun säilölle ja määrittää, mihin säilön yksiköihin määritys vaikuttaa. Lisätietoja yksiköiden siirrosta on ohjeaiheessa Luokan tai kansion uudelleensijoittaminen.
Jos poistoaikataulua ei määritetä säilön uudelleensijoituksen yhteydessä, seuraavat seikat ovat voimassa:
- Jos säilö perii pääyksikön poistoaikataulun, säilö perii uudelleensijoituksen jälkeen uuden pääyksikön poistoaikataulun.
- Jos säilön poistoaikataulu on eri kuin pääyksikön poistoaikataulu, säilön poistoaikataulu säilyy muuttumattomana uudelleensijoituksen jälkeen.
Arkistosta poisto
Kun poistoaikataulu on liitetty asiakirjaluokkaan tai -kansioon, kaikki kyseiseen säilöön luotavat asiakirjat perivät kyseisen poistoaikataulun oletusarvon mukaan. Kun asiakirjoille toteutetaan katkaisutoiminto, järjestelmä määrittää ne arkistosta poistettaviksi ja siirrettäviksi poistovaiheeseen. Arkistosta poistettavaksi valmiit yksiköt merkitään Valmis poistettavaksi arkistosta -kuvakkeella
.
Ne käyttäjät voivat aloittaa arkistosta poiston, joilla on tarvittavat käyttöoikeudet.
Kun asiakirjojen hallinnoijalta on saatu hyväksyntä, järjestelmä toteuttaa liitetyt poistotoiminnot hyväksytyissä yksiköissä. Voit määrittää jonkin seuraavista poistotoiminnoista poistoaikataulun vaiheeseen:
- Arviointi: Valtuutettu henkilö arvioi yksiköiden arkistosta poiston tilan ja määrittää, voidaanko yksiköt siirtää seuraavaan vaiheeseen.
Arviointitoiminnon määrityskertoja ei ole rajoitettu.
- Vienti: Järjestelmä kopioi tai vie yksiköt toiseen järjestelmään tai objektisäilöön. Voit poistaa asiakirjat vanhasta sijainnista myöhemmin erillisen toiminnon avulla.
- Vastaavuusmääritysten avulla toteutettava vienti: Mukautettuja ominaisuuksia sisältävät yksiköt kopioidaan tai viedään organisaatioon, jossa on käytössä DoD V3 -skeema. Esimerkki tällaisesta organisaatiosta on (Yhdysvaltain) National Archives and Records Administration (NARA) -organisaatio.
Voit poistaa asiakirjat vanhasta sijainnista erillisen toiminnon avulla.
- Kaksivaiheinen siirto: Järjestelmä siirtää yksiköt määritettyyn sijaintiin säilytysajan päättyessä. Siirron jälkeen järjestelmä tuhoaa yksiköt, kun asiakirjojen hallinnoija vahvistaa, että yksiköt on siirretty ja ne ovat valmiita tuhottaviksi.
- Vastaavuusmääritysten avulla toteutettava kaksivaiheinen siirto: Järjestelmä siirtää mukautettuja ominaisuuksia sisältävät yksiköt säilytysajan päättyessä organisaatioon, jossa on käytössä DOD V3 -skeema. Esimerkki tällaisesta organisaatiosta on (Yhdysvaltain) National Archives and Records Administration (NARA) -organisaatio. Siirron jälkeen järjestelmä tuhoaa yksiköt, kun asiakirjojen hallinnoija vahvistaa, että yksiköt on siirretty ja ne ovat valmiita tuhottaviksi.
- Tuhoaminen: Järjestelmä poistaa yksiköt tietovarastosta pysyvästi. Tämän toiminnon voi määrittää yksikköön vain kerran.
Asiakirjaan liitetyt linkit tuhoutuvat samalla kuin itse asiakirja.
- Vastaavuusmääritysten avulla toteutettava väliaikainen siirto: Järjestelmä siirtää mukautettuja ominaisuuksia sisältävät yksiköt väliaikaisesti organisaatioon, jossa on käytössä DoD V3 -skeema.
Jos tuhoamisen käsittelyreitti epäonnistuu jostakin syystä, yksikön tilaksi jää Poisto meneillään. Yksikön arkistosta poisto on aloitettava tällöin uudelleen. Lisätietoja on ohjeaiheessa Arkistostapoistoaikataulun aloitus.
Parhaat käytännöt
Arkistosta poiston tarkistus päivittää osan ominaisuuksista dynaamisesti. Jos kyseisiä ominaisuuksia käytetään vaihtoehtoisten säilytysten säilytyskantana, päivittävä arkistosta poiston tarkistus voi pidentää säilytysaikaa. Älä käytä seuraavia ominaisuuksia vaihtoehtoisen säilytyksen säilytyskantana:
- Nykyisen vaiheen toteutuspäivä
- Nykyisen vaiheen toiminto
- Edellinen tarkistuspäivä
- Nykyisen vaiheen päätöspäivämäärä
- Nykyisen vaiheen arvioinnin päätös
- Nykyisen vaiheen tunnus
- Laske vaiheen säilytys uudelleen
- Nykyisen vaiheen toteutuksen tila
- Poistovaiheet
- Jakso vuotta
- Jakso kuukautta
- Jakso päivää
- Nykyisen toiminnon tyyppi
- Tärkeän käsittelyreitin tila
- Tärkeän tarkistuksen päivämäärä
- Tärkeän asiakirjan arviointipäivämäärä
- Tärkeän asiakirjan seuraava arviointipäivämäärä
- Nykyisen vaiheen tunnus
- Vaihtoehtoiset säilytykset
- Säilytyskanta
- Säilytysaika vuotta
- Säilytysaika kuukautta
- Säilytysaika päivää
- Nykyisen vaiheen vientimuoto
- Vientimuoto
- Nykyisen vaiheen päätöspäivämäärä.