IBM FileNet P8, V5.1.+            

发送邮件

如果您要从使用 FileNet Integration for Microsoft Office 集成的 Microsoft Office 应用程序中发送邮件,那么可以发送文档或文档副本的超链接。在集成的 Outlook 中,还可以将一个或多个文档从对象存储库拖至打开的电子邮件。这些文档是原始文档的副本,并且是以电子邮件附件或超链接的形式添加的。您可以将文档拖至除 Microsoft 应用程序之外的其他应用程序;然而,FileNet Integration for Microsoft Office 不能识别这些文档。

接收到带有超链接的电子邮件的收件人在打开所链接的项之前必须登录,并且必须具有查看该项的访问权。接收带有附件的电子邮件的收件人无需登录即可打开附加的文档。

提示: 从列表视图发送文档的超链接时,该超链接将打开文档的已发布的版本或当前版本,即使稍后更新了文档也是如此。在使用 Integration for Microsoft Office 的集成 Outlook 中,可以打开特定文档的版本系列,然后将特定版本的副本作为附件拖至电子邮件。如果选择特定版本,那么每次只能拖动一个文档。

当您将对象作为超链接发送时,文档或文件夹名称(特殊字符除外)会显示为超链接文本。例如,如果文档的名称为 MyDocument,那么会显示 MyDocument。

将文档作为电子邮件附件发送时,文档标题将用作电子邮件附件描述。但是,如果标题使用的字符集不同于您的区域和语言设置所指定的字符集,那么标题可能会不同。例如,如果您发送具有英语文档标题的文档,那么文档标题将用作电子邮件附件描述。但是,当使用 Lotus Notes® 时,如果客户机语言环境已设置为英语,而您发送具有日语文档标题的文档,那么会将英语描述(例如 WorkplaceXT1234.doc)用于电子邮件附件描述。

注: 要使用发送邮件操作,必须将 Web 浏览器的缺省电子邮件客户机设置为 Microsoft Outlook 或 Lotus Notes。

要发送超链接或附件,请完成下列步骤:

表 1. 此表列出当您使用集成 Office 应用程序时可用的菜单选项。
使用 FileNet Integration for Microsoft Office 的 Office 应用程序
Office 应用程序 Outlook
  1. 打开应用程序。
  2. 找到 IBM ECM 选项卡并单击浏览
  3. 在您要通过邮件发送的文档上单击鼠标右键,然后选择以下选项之一:
    • 单击将文件作为链接发送,以发送选定文档的超链接。如果在站点首选项中启用了仅将附件作为链接添加设置,那么这是唯一可用的选项。
    • 单击将文件作为副本发送以发送选定文档的副本。

    将文档拖至打开的电子邮件时,可以添加这些文档作为附件或链接。选择文档,按 Alt 键并拖动文档。

  4. 根据需要填写邮件消息字段,然后发送邮件。
  1. 打开新的电子邮件消息。
  2. 找到 IBM ECM 选项卡并单击浏览
  3. 执行下列其中一项任务:

    通过邮件发送多个文档:选择要作为电子邮件附件发送的一个或多个文档,然后将其拖动到该电子邮件中。

    通过邮件发送单个文档:右键单击您要通过邮件发送的单个文档,然后选择下列其中一个选项:

    • 单击将文件作为链接附加,以发送选定文档的超链接。如果在站点首选项中启用了仅将附件作为链接添加设置,那么这是唯一可用的选项。
    • 单击将文件作为副本附加,发送选定文档的副本。
  4. 根据需要填写邮件消息字段,然后发送邮件。


反馈

最近一次更新时间: 2011 年 7 月


© Copyright IBM Corporation 2011.
本信息中心基于 Eclipse 技术。(http://www.eclipse.org)