虽然您也可以创建未分类记录的回执,但通常回执会跟踪哪些用户拥有一份已分类记录的副本。尽管回执会记录已分类文档的位置,但回执本身通常并未分类。
如果回执为纸质文档,那么您可以将其申报为物理记录。有关更多信息,请参阅申报物理记录。您可以扫描回执并将已扫描的图像申报为电子记录或创建电子文本文档并将其申报为记录。如果您确实要将回执申报为已分类记录,请参阅申报已分类的记录。
当您将回执申报为记录时,您要将回执与您要跟踪的记录进行关联。
如何将回执申报为记录:
- 像要申报其他任何文档一样,开始将回执申报为记录。
- 在“设置属性”步骤中,单击 ReceiptOf。
- 浏览至并选择回执跟踪的已分类记录。
- 按您的需要为其他任何文档完成记录申报过程。
将回执申报为记录后,回执的“属性”视图将在 ReceiptOf 字段中显示其跟踪的记录名称。
请注意,您可以通过单击 ReceiptOf 来更改值,或者通过单击清除来清除分配。
在记录的“详细信息”视图中,“其他记录详细信息”部分包括回执状态字段,其显示以下内容之一:
- 无 - 尚未将记录设置为其他任何记录的回执。
- 已附加 - 附加回执的记录尚未更改状态;回执仍然附加至跟踪的记录。
- 父代已转移 - 关联的记录已在正常处理过程中转移。
- 父代已销毁 - 关联的记录已在正常处理过程中销毁。
- 父代已解密 - 授权用户已将关联的记录解密。请参阅下文“注意”中的第三项。
- 父代已降级 - 授权用户已将关联的记录降级。请参阅下文“注意”中的第三项。
- 父代已删除 - 已手动删除关联的记录。
术语“父代”是指与回执相关联的记录,而不是指文件夹。
注意: 如果记录不是回执,那么
回执状态字段将显示“无”已分类记录的“属性”视图将显示回执的名称(如果有),这些回执已附加到该记录。已分类记录的“回执状态”字段将显示“无”,这是因为,附有回执的记录不能是其他记录的回执。记录可以有多个回执,但是一个回执只能附加到一个记录上。
- 您无法处理仍附加在活动的已分类记录上的回执。
- 当记录降级或解密后,指向回执的链接也将删除。如果您要继续跟踪记录,那么您必须申报一个新记录作为已降级或已解密记录的回执。