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Agregar una categoría de registro

Puede agregar una categoría de registro a un plan de archivos de la jerarquía de entidades de administración de registros. También puede agregar una categoría de registro a otra para crear una subcategoría. Sin embargo, puede agregar una subcategoría solo a una categoría de registro activa. Sólo un gestor de registros o un administrador de recursos pueden agregar una categoría de registro.

De forma predeterminada, la categoría de registro recién creada hereda todas las propiedades excepto Nombre, Identificador y Fecha de apertura de su categoría de registro superior. Puede cambiar estos valores heredados.
Atención:   No debe crear más de 100 categorías de registros ni carpetas de registros en ningún nivel del plan de archivos (consulte Planes de archivos si desea obtener más información).

Para agregar una categoría de registro:

  1. Inicie la sesión con el rol de gestor o administrador de registros y vaya al plan de archivos donde el que desea crear una categoría de registro. Si desea crear una subcategoría, abra la categoría de registro adecuada.
  2. Para abrir el asistente, haga clic en Agregar categoría de registros: icono Agregar categoría de registros. A continuación siga estos pasos.
    1. Para definir propiedades, especifique o modifique los valores de propiedad mostrados. Algunas propiedades pueden modificarse directamente en esta página, mientras que para otras tendrá que hacer clic en el nombre de la propiedad para modificar los valores. Un asterisco de color rojo indica que debe especificar un valor para esa propiedad. Para obtener más información sobre las propiedades mostradas, consulte Referencia de propiedades.Si se introduce una pauta de registro que asigna nombres automáticamente a los registros que se agregan a la categoría, introduzca directamente la pauta en este campo. Si desea recibir ayuda para la construcción de la pauta, consulte Agregar una pauta de asignación de nombres.
    2. Haga clic en Siguiente para configurar el programa de disposición de la categoría de registro o seleccione otro paso del panel izquierdo.
    3. Haga clic en Cancelar para salir del asistente Agregar categoría de registro.
    4. Existen tres posibilidades a la hora de definir la disposición. Puede que ya se haya seleccionado previamente un programa de disposición (el cuadro Heredar está marcado). Puede que aparezca un programa de disposición pero el cuadro Heredar no está marcado. Para usarlo, haga clic en Heredar. Puede que no haya información de disposición. En todos los casos, haga clic en Examinar programa para seleccionar un programa o cambiarlo. Haga clic en Borrar programa para dejar por ahora la disposición en blanco. Puede revisar las páginas de información de un programa asignado si hace clic en el icono Obtener información.
    5. Si busca un programa, haga clic en Seleccionar bajo el nombre del programa de disposición que desee asignar a esta categoría.
    6. Si fuera necesario, especifique la autoridad de disposición designada para la disposición de la categoría de registro cuando esté pendiente de la disposición. De forma predeterminada, la autoridad de disposición especificada para el programa de disposición seleccionado se asignará automáticamente como la autoridad de disposición para la categoría de registro. Si no se ha configurado una autoridad de disposición para el programa seleccionado, se aplicará la autoridad de disposición que estableció para la categoría. Si decide especificar ahora la autoridad de disposición y configurar el programa de disposición más tarde, la autoridad de disposición configurada para el programa anularía la autoridad de disposición que anteriormente configuró para la categoría de registro.
      Atención: Si el valor de visualización de Preferencias de sitio o Preferencias de usuario para Mostrar paso de registros vitales al crear contenedores se establece como No, el programa oculta el paso Definir registro vital; por lo tanto, puede pasar al subpaso 1.
    7. Si el valor de preferencias de sitio o de usuario se establece como mostrar el paso Definir registro vital, pulse en Siguiente para configurar el registro vital o seleccione otro paso del panel izquierdo. Para obtener más información, consulte los enlaces Preferencia de usuario y Preferencias de sitio al final de este tema.
    8. Para especificar que los registros de esta categoría son vitales, seleccione True en el menú Indicador de registro vital. Para establecer el registro vital si los registros creados en la categoría de registro necesitan revisiones y actualizaciones continuas, puede marcar la categoría de registro como Vital en este paso. Todos los registros creados en la categoría se clasifican automáticamente como Vital.
    9. Si lo desea, introduzca una descripción de los registros vitales que se agregarán a esta categoría de registro.
    10. En el menú Acción de revisión de registro vital, seleccione la acción que se iniciará con el ciclo periódico de actualización o revisión de los registros vitales. El menú enumera acciones de revisión vital creadas anteriormente, como se ha descrito en Agregar una acción.
    11. En el menú Revisión de registro vital y Ciclo de actualización, seleccione el evento que generará la revisión periódica o la actualización de registros vitales en la categoría. El menú enumera acciones de revisión vital creadas anteriormente, como se ha descrito en Agregar un activador de eventos recurrentes.
    12. Haga clic en Siguiente para configurar la seguridad y terminar la categoría de registro.
    13. Para definir la seguridad, revise la configuración de seguridad existente. Consulte Especificar la configuración de seguridad si desea información sobre cada derecho de acceso. La configuración de seguridad determina los grupos y los usuarios que pueden acceder a la categoría de registro y controla los permisos otorgados a cada grupo o usuario. La configuración de seguridad que especifique aquí puede anularse si configura Seguridad de FileNet P8 en la entidad.
    14. Haga clic en el nombre del grupo o del usuario en la columna Título si desea cambiar los derechos de acceso de un grupo o usuario específico mostrado en la página. Aparece la página Configuración de seguridad, donde puede especificar los permisos de seguridad de diversos usuarios y grupos.
    15. Para agregar nuevos usuarios o grupos a la lista, haga clic en Agregar nuevo. Para eliminar un grupo o usuario de la lista, seleccione la opción Quitar de ese grupo o usuario. Para obtener más información, consulte Agregar usuarios y grupos a un objeto.
    16. Para guardar las modificaciones en la configuración de seguridad y terminar de crear la categoría de registro, haga clic en Finalizar.
    17. Haga clic en Aceptar para confirmar el mensaje de adición satisfactoria de una categoría de registro y salir del asistente.


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Última actualización: Agosto de 2011


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