Wenn in Ihrem System Objektspeicher zur Verwendung des Datenmodells nach "DoD Classified" eingerichtet sind, dann müssen Sie beim Deklarieren von physischen Akten immer zunächst angeben, ob es sich um eine "klassifizierte" oder "nicht klassifizierte" Akte handelt. Dieses Verfahren gilt für nicht klassifizierte physische Akten.
Informationen zum Deklarieren eines klassifizierten physischen Schriftstücks finden Sie in
Deklarieren eines klassifizierten physischen Schriftstücks. Zum Deklarieren eines physischen Schriftstücks in
IBM Enterprise Records können Sie eine Erfassungsvorlage verwenden. Wenn eine Erfassungsvorlage einen Aktenplanspeicherort enthält, wirk der physische Datensatz an dem Speicherort deklariert, an dem der Benutzer die Deklarierungsaktion ausführt, und an allen in der Vorlage genannten Speicherorten. Ein Schriftstückmanager oder Schriftstückadministrator kann Vorlagen zum Deklarieren physischer Schriftstücke erstellen und ändern. Er benutzt dazu das Tool
Erfassungsvorlage hinzufügen in
Application Engine oder
Workplace XT. Weitere Informationen zu Erfassungsvorlagen finden Sie in
Erstellen einer Erfassungsvorlage zum Deklarieren von physischen Schriftstücken. Beim folgenden Verfahren wird davon ausgegangen, dass Sie die Standardvorlage von
IBM Enterprise Records zum Deklarieren physischer Schriftstücke verwenden.
So deklarieren Sie ein physisches Schriftstück in IBM Enterprise Records:
- Navigieren Sie in IBM Enterprise Records zur entsprechenden Position im Aktenplan und klicken Sie auf Physisches Schriftstück deklarieren.
- Klicken Sie auf der Seite des Auswahlassistenten auf "Nicht klassifizierte Akte deklarieren" und dann auf "Weiter".
- Klicken Sie unter dem Namen der Erfassungsvorlage, die Sie verwenden wollen, auf Auswählen.
So legen Sie Eigenschaften fest:
- Geben Sie alle erforderlichen Informationen in die Eigenschaftenfelder ein. Die Felder variieren je nach der verwendeten Klasse. Beispiel: Die erforderlichen Felder in der Standard-Markerakte sind:
- Medientyp: Zum Beispiel CD, Videokassette.
- Format: Zum Beispiel CDR, VHS.
- Autor/Ersteller (Author/Originator): Name der Person, die das physische Schriftstück erstellt hat oder der das physische Schriftstück gehört.
- Thema: Kurzbeschreibung des physischen Schriftstücks.
- Veröffentlichungsdatum: Datum, an dem das physische Schriftstück erstellt wurde.
- Ablageort: Aktueller Standort des physischen Schriftstücks. Wenn Sie auf diesen Link klicken, öffnet der Assistent eine Seite mit einer Liste von Speicherorten. Klicken Sie unter dem erforderlichen Speicherort auf Auswählen. Der Assistent schließt die Seite und kehrt zum Schritt Eigenschaften festlegen zurück.
- Wenn Die Akte, die Sie deklarieren, eine "Empfangsbestätigung" einer klassifizierten Akte ist, klicken Sie auf ReceiptOf und wählen Sie die klassifizierte Akte aus, auf die die Bestätigung hinweist. Weitere Informationen hierzu finden Sie in Quittungen.
- Klicken Sie zum Schluss auf "Fertig stellen".
- Wenn Sie weitere Akten deklarieren wollen, wählen Sie eine Erfassungsvorlage. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf "Beenden"
So deklarieren Sie ein physisches Schriftstück in Application Engine oder Workplace XT:
- Fügen Sie ein neues Dokument hinzu. Wählen Sie im Schritt "Auswählen einer Datei" als Dateityp "Kein".
- Klicken Sie auf der Bestätigungsseite auf "Als Akte deklarieren"..
- Wählen Sie die Option für nicht klassifizierte Akten. Informationen zu klassifizierten Schriftstücken finden Sie in Deklarieren eines klassifizierten physischen Schriftstücks.
- Klicken Sie entweder auf "Akzeptieren",, um den Assistenten zu verwenden, oder auf "Auswählen", wenn Sie eine Erfassungsvorlage benutzen wollen.
- Für Erfassungsvorlagen navigieren Sie im Aktenplan-Objektspeicher zum Ordner Records Management/Templates, wählen Sie dort die Erfassungsvorlage aus und klicken Sie auf Akzeptieren. Sie müssen eine von Ihren Administratoren erstellte Vorlage verwenden; die in IBM Enterprise Records verwendete Standardvorlage kann nicht in Application Engine oder Workplace XT verwendet werden, da vorausgesetzt wird, dass der Aktenplan-Speicherort bereits ausgewählt wurde.
- Führen Sie die folgenden Schritte aus, um den Assistenten zum Katalogisieren von Schriftstücken zu verwenden.
- Klicken Sie auf "Klasse auswählen" und wählen Sie die gewünschte Klasse. Standardmäßig enthalten alle FPOS-Objektspeicher die Markerschriftstückklasse. Unter Umständen hat Ihr Administrator auch noch weitere Klassen eingerichtet.
- Klicken Sie auf "Aktenplan-Speicherort auswählen" und navigieren Sie zur entsprechenden Einheit. Da eine physische Akte nur an einem einzigen physischen Ort aufbewahrt werden kann, sollte hier im Allgemeinen nur ein einziger Aktenplan-Speicherort gewählt werden, etwa ein Hybrid-Ordner, eine Box oder ein Ordner für physische Akten.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen der betreffenden Einheit, und klicken Sie auf "Zur Auswahl hinzufügen".
- Statt die Standardansicht "Durchsuchen" zu benutzen, können Sie eine beliebige Ansicht aus den Kurzbefehlen auswählen. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf "Kurzbefehle".
- Sie können die Kategorie oder den Ordner auch nach dem Namen suchen. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf "Suchen".
- Nach dem Hinzufügen der Einheit zu den ausgewählten Aktenplan-Speicherorten klicken Sie auf "Zu Kurzbefehlen hinzufügen", um eine spätere Wiederverwendung zu vereinfachen.
- Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Akzeptieren.
- Klicken Sie auf Weiter, um mit dem Schritt Eigenschaften festlegen fortzufahren.
So legen Sie Eigenschaften fest:
- Geben Sie alle erforderlichen Informationen in die Eigenschaftenfelder ein. Die Felder variieren je nach der verwendeten Klasse. Beispiel: Die erforderlichen Felder in der Standard-Markerakte sind:
- Medientyp: Zum Beispiel CD, Videokassette.
- Format: Zum Beispiel CDR, VHS.
- Autor/Ersteller (Author/Originator): Name der Person, die das physische Schriftstück erstellt hat oder der das physische Schriftstück gehört.
- Thema: Kurzbeschreibung des physischen Schriftstücks.
- Veröffentlichungsdatum: Datum, an dem das physische Schriftstück erstellt wurde.
- Ablageort: Aktueller Standort des physischen Schriftstücks. Wenn Sie auf diesen Link klicken, öffnet der Assistent eine Seite mit einer Liste von Speicherorten. Klicken Sie unter dem erforderlichen Speicherort auf Auswählen. Der Assistent schließt die Seite und kehrt zum Schritt Eigenschaften festlegen zurück.
- Wenn Die Akte, die Sie deklarieren, eine "Empfangsbestätigung" einer klassifizierten Akte ist, klicken Sie auf ReceiptOf und wählen Sie die klassifizierte Akte aus, auf die die Bestätigung hinweist. Weitere Informationen hierzu finden Sie in Quittungen.
- Klicken Sie zum Schluss auf "Fertig stellen".
Barcodes
Wenn Sie Hard- und Software haben, die Barcodedaten bereitstellt, können Sie Barcodes entweder direkt in das aktive Feld einscannen oder sie von Ihrem lokalen Computer kopieren und in die entsprechender Felder in IBM Enterprise Records einfügen. Zur Verwendung der Option Physische Elemente scannen auf der Registerkarte Physisch können Sie jede beliebige Zeichenfolge in ein Barcodefeld eingeben.