IBM Enterprise Records, Versio 5.1.+            

Asiakirjojen arkistointi

Kun arkistoit asiakirjan, luot kyseisen asiakirjan viitteen toiseen sijaintiin samassa arkistonmuodostussuunnitelmassa. Asiakirjasta ei luoda kaksoiskappaletta. Toisin sanoen, asiakirjan kopion luonnin sijasta luodaan asiakirjan viite, joka osoittaa alkuperäisessä sijainnissa olevaan asiakirjaan. Voit arkistoida useita asiakirjoja samanaikaisesti.

Asiakirjan arkistoinnissa on hyvä ottaa huomioon seuraavat asiat:

Asiakirjojen arkistoinnin suojaukseen liittyvät seuraukset

Kun asiakirja on vahvistettu useaan säilöön, voit määrittää asiakirjan suojauksen päätason asiakirjaksi vahvistamisen aikana. Asiakirjan arkistointi toiseen kansioon asiakirjaksi vahvistuksen jälkeen ei muuta suojauksen päätasoa, kunhan säilöä ylläpidetään ja asiakirja säilyy arkistoituna kyseisessä säilössä. Voit selvittää suojauksen päätason säilön valitsemalla Arkistoitu kohteeseen -tietosivun. Lisätietoja on Suojaus-aiheen kohdassa FileNet P8 -suojaus.

Asiakirjojen arkistoinnin arkistosta poistoon liittyvät seuraukset

Kun yksi asiakirja on arkistoitu pääsäilöihin, joiden poistoaikataulut ovat erilaiset, asiakirjan päätason poistoaikataulu vaikuttaa asiakirjan osoittimeen. Näin ollen, jos yhdessä pääsäilössä on viiden vuoden poistoaikataulu ja toisessa pääsäilössä on kahden vuoden poistoaikataulu, kahden vuoden kuluttua asiakirjaa ei enää näy kahden vuoden poistoaikataulun sisältävässä pääsäilössä, mutta se näkyy edelleen viiden vuoden poistoaikataulun sisältävässä pääsäilössä.

Voit arkistoida useita asiakirjoja seuraavasti:

  1. Selaa tai hae arkistoitavia asiakirjoja.
  2. Valitse nimen vasemmalla puolella oleva valintaruutu.
  3. Valitse Monivalintatoiminnot-valikosta Arkistoi. Voit myös napsauttaa hiiren kakkospainikkeella yhtä asiakirjaa ja valita pikavalikosta Arkistoi-vaihtoehdon.
  4. Siirry sopivaan sijaintiin arkistonmuodostussuunnitelmassa, johon haluat arkistoida asiakirjat, ja valitse Arkistoi.
  5. Näkyviin tulee vahvistussanoma, jolla vahvistetaan Arkistoi-toiminnon päättyminen. Palaa arkistonmuodostussuunnitelmaan valitsemalla OK.
Huomautus: Jos haluat nähdä, mihin yksikkö on arkistoitu, valitse yksikön tietosivuilta Arkistoitu kohteeseen -näkymä.

 



Palaute

Päivitetty viimeksi: Elokuu 2011


© Copyright IBM Corp. 2011.
Tämä Information Center -sivusto perustuu Eclipse-tekniikkaan. (http://www.eclipse.org).