Сохранить поиск

Об этой задаче

Чтобы сделать поиск доступным пользователям, его нужно добавить в папку в хранилище объектов. Если нужная папка еще не существует, вы можете создать ее до добавления поиска или в процессе добавления поиска. Смотрите ниже раздел Как добавить новую папку или Как добавить папку перед созданием поиска.

Прим.: Используйте свойство Имя приложения, чтобы указать сохраненный поиск или шаблон поиска, который нужно использовать в сочетании с данным приложением. Например, значением свойства Имя приложения может быть RM. Тогда сохраненный поиск или шаблон поиска с этим значением свойства будет использоваться только в сочетании с Record Manager.

Если значение этого свойства останется пустым, доступ к сохраненному поиску или шаблона поиска можно будет получить из Workplace XT.

Процедура

  1. Выберите Добавить новый в меню Файл или нажмите кнопку Добавить новый.
  2. Если нужно изменить хранилище объектов и папку по умолчанию (которые использовались последними), щелкните по Обзор, чтобы выбрать новое расположение для поиска. Можно выбрать любое хранилище объектов независимо от того, где будет производиться документов. Выберите расположение, доступ к которому есть у соответствующих пользователей. Им нужно иметь возможность находить поиск путем обзора или с использованием страницы Ярлыки, чтобы они могли выбрать поиск.
  3. Перейдите в папку, в которую вы хотите поместить поиск. Можно дважды щелкнуть по элементу в списке или нажать кнопку Открыть, когда элемент выбран. Чтобы выбрать выделенную папку, щелкните по кнопке Выбрать. Если вы хотите вернуться назад на более высокий уровень, используйте раскрывающееся меню в поле Искать в или значки в верхней части окна. Вы также можете создать для поиска новую папку, нажав на кнопку Добавить новую папку. Смотрите ниже раздел Как добавить новую папку. Более подробную информацию о значках смотрите в разделе Выбрать подпапки.
  4. После выбора папки (при этом вы вернетесь в предыдущее окно, в котором вы нажмете кнопку Далее) введите заголовок, описание и имя приложения, чтобы помочь пользователям находить в будущем этот поиск. При сохранении модифицированного поиска прежде чем нажимать на кнопку Далее, проверьте свойства и обновите их, если потребуется.
  5. Заголовок документа, описание и имя приложения являются необязательными. Однако, если вы не введете заголовок документа, пользователь увидит запись "неопределенное имя". Все, кто потом попытаются зарезервировать поиск, увидят значок без имени.
  6. Нажмите кнопку Далее, чтобы задать параметры защиты, или нажмите кнопку Готово, чтобы принять параметры защиты по умолчанию и завершить сохранение.
  7. Если вы задаете параметры защиты, то, прежде чем нажимать на кнопку Готово, проверьте параметры по умолчанию и обновите их, если потребуется. Эти параметры защиты управляют доступом к самому поиску, а не к документами, которые будут найдены при использовании этого поиска.
  8. Когда в строке состояния появится сообщение Успешно сохранено, вы сможете произвести предварительный просмотр поиска, ивопользовавшись опцией Запуск или войдя в систему от имени пользователя, который будет использовать этот поиск.

Результаты

Как добавить новую папку:

При сохранении поиска вы можете создать новую папку, чтобы сохранить в ней поиск.

  1. Перейдите в хранилище объектов, в которое вы хотите добавить папку, или в папку, в которую вы хотите добавить подпапку. (Если понадобится, щелкните по Обзор.)
  2. Нажмите кнопку Добавить новую папку.
  3. Выберите класс для папки. (Нажмите на кнопку Обзор, чтобы узнать, нет ли дополнительных вариантов выбора для поля Класс. Чтобы увидеть дополнительные классы, щелкните по треугольнику, острый угол которого направлен вверх в Windows или по треугольнику, острый угол которого направлен вправо в Mac.) Для разных папок могут быть показаны разные свойства.
  4. Введите, как минимум, данные для обязательных свойств (они обозначены красной звездочкой) и нажмите кнопку Далее, чтобы задать защиту, либо нажмите кнопку Готово.
  5. Проверьте или обновите защиту для папки (если вы нажали кнопку Далее), а затем нажмите кнопку Готово.

Теперь вы можете завершить сохранение поиска как описано в начале данной страницы (шаг 4).

Как добавить папку перед созданием поиска:

  1. Выберите хранилище объектов в окне Обзор.
  2. Перейдите к папке, в которой вы хотите создать новую папку, или останьтесь на корневом уровне хранилища объектов.
  3. Нажмите кнопку Добавить папку.
  4. Выполните шаги с 3 по 5, чтобы добавить новую папку.