IBM Enterprise Records, Version 5.1.+            

Använda IBM Enterprise Records-flikar

Det finns flera flikar i IBM® Enterprise Records-programmet. Varje flik öppnar en sida där du kan utföra olika posthanteringsuppgifter.

Bläddra

På fliken Bläddra finns en huvudpanel som innehåller en lista med entiteter i den aktuella entiteten. I kolumnen längst till vänster finns kryssrutor som du markerar när du vill välja en eller flera entiteter för bearbetning. Använd kryssrutan i rubrikraden om du ska markera eller avmarkera alla entiteter i listan. Till vänster om entitetsnamnen finns fler ikoner. Ikonen närmast till vänster om identitetsnamnet anger typen av entitet. Klicka på namnet eller ikonen så öppnas den entiteten. Det kan också finnas fler ikoner som anger entitetens status, t.ex. om den är spärrad eller inaktiv. Placera pekaren över en ikon så ser du ett tips som talar om vad ikonen betyder.

Kategoriträd

Du kan visa/dölja kategorier och underkategorier i en trädvystruktur till vänster om huvudpanelen. Klicka på Visa kategoriträd så visas den. När den visas kan du göra följande:

Sökväg

Under flikarna visar en sökväg var du befinner dig i arkiveringsplanen. Klicka på ett objekt i sökvägen om du vill gå till en annan plats. I följande exempel är CSPRO en arkiveringsplan, Corporate är en postkategori under CSPRO och Benefits kan vara en underkategori eller en postmapp under postkategorin Corporate.

Sökväg: CSPRO > Corporate > Benefits

Klicka på ett objekt i sökvägen om du vill gå till den nivån av arkiveringsplanen.

Alla entiteter har ikonen Hämta information (ikonen Information) så visas dess informationssidor med metadata av olika slag för den entiteten.

Flervalsåtgärdsmenyn

Med hjälp av Flervalsåtgärdsmenyn kan du utföra samma åtgärd på flera entiteter samtidigt. Detta säkerställer att alla entiteter uppdateras på samma sätt och vid samma tidpunkt. Menyn är tillgänglig med sökresultaten och på sidan Bläddra.

Markera kryssrutan för en eller flera entiteter och klicka sedan på menyn Flervalsåtgärder och välj en åtgärd som är lämplig för alla valda entiteter. Listan över åtgärder varierar beroende på om du valt en eller flera entiteter och om du har valt entiteter av olika slag. Menyn innehåller endast åtgärder som kan tillämpas på samtliga valda entiteter. De flesta procedurer i hjälpen är skrivna för flerval. Om du ska utföra en åtgärd på bara en entitet, går det fortare att högerklicka på dess namn och välja åtgärden från kontextmenyn. Du kan också använda Hämta information för att utföra åtgärder på en entitets informationssidor. Det är praktiskt när du vill utföra flera åtgärder eller vill ha information innan du utför en åtgärd.

Ett exempel är att du kan göra ett flerval av Kopiera eller Ta bort poster. Detta anropar en guide för åtgärden.

Filterfunktionen

Det finns två anledningar att använda filtrering: för att minska antalet entiteter som visas i en lista och se vilka entiteter som inte listas om de är så många att alla inte kan visas med den angivna inställningen för maxresultat. Om detta sker visas ett meddelande om att det finns fler resultat. Observera att de entiteter som returneras är de första som Content Engine påträffar, vilket inte behöver vara i någon särskild ordning.

När du ska använda filtrering anger du en text som finns i namnen eller IDn för de entiteter som du vill se och klicka på . Alla entiteter som inte innehåller den texten tas bort från listan så att det blir utrymme för andra entiteter som innehåller den angivna texten. Klicka på Återställ när du vill ta bort texten i filterfältet och klicka på så återställs den ofiltrerade listan.

Antalet entiteter i listan bestäms av inställningen för maxresultat för anpassade objekt och mappar i Workplace-användarinställningarna. Gå till sidan Sök > Anpassade objekt om du vill se och återställa värdet för poster. Platsadministratören måste aktivera anpassade objekt i området Allmänna inställningar på sidan Allmänt i platsinställningar. Eftersom vissa entiteter kan innehålla både poster och andra behållare kan du också ange värdet för maxresultat för mappar. Listan kan därför innehålla mappar och poster upp till maxantalet. Om de maximala resultaten för både anpassade objekt och mappar är 50, kan upp till 100 poster visas i listan: 50 poster och 50 mappar.

Disposition

Välj fliken Avveckling för att hantera avvecklingsscheman, spärrar och posttyper.

Välj Avveckling i sökvägen eller klicka på fliken Avveckling igen om du vill gå tillbaka till sidan Avveckling igen efter att ha avslutat arbetet med någon av avvecklingstyperna.

Fysiskt

Fliken Fysiska innehåller länkar som är specifika för fysiska entiteter, t.ex.:

Rapporter

På fliken Rapporter väljer du från en lista över rapporter som ger en statistisk bild av olika IBM Enterprise Records-aktiviteter. Du väljer en rapporttyp, anger indatavillkor och visar sedan den genererade rapporten. Mer information finns i Rapportgenerering.

Konfigurera

Fliken Konfigurera innehåller länkar för att skapa och hantera följande objekt:

 



Feedback

Senast uppdaterat: Augusti 2011


© Copyright IBM Corp 2011.
Detta Informationscenter bygger på Eclipse-teknik. (http://www.eclipse.org)