É possível declarar registros usando o Application Engine, Workplace XT, IBM® Enterprise Records, Application Integration ou automaticamente.
Você pode declarar registros de diversas formas, como no:
Para uma instalação Base ou DoD, você pode declarar um registro em um volume, pasta de registros ou em uma categoria de registro; para a instalação PRO, você pode declarar um registro em uma pasta de registros ou volume. Para declarar um registro, é necessário assegurar que a entidade na qual você está declarando o registro está aberta.
Se você declarar um registro em uma pasta de registros, o registro será automaticamente atribuído ao volume ativo que existe nessa pasta. O último volume criado é sempre o volume ativo até ser fechado. Se precisar declarar um registro em um volume fechado, reabra o volume e selecione manualmente o volume reaberto.
Se estiver declarando um documento como um registro e o documento tiver mais de uma versão, você possui diversas opções para como criar o registro para a série de documentos. Entretanto, observe que você pode declarar apenas até dezesseis versões do documento como um registro único.
Para acelerar o processo de declaração de registros, o assistente Declarar como Registro e os modelos de entrada Declarar como Registro suportam o mapeamento automático de valores de propriedade do documento para o registro. Quando um documento é declarado como um registro, os nomes simbólicos de propriedade da classe são comparados aos nomes simbólicos da propriedade da classe de registro. Se os nomes coincidirem, então o valor da propriedade do documento será automaticamente atribuído como o valor para a propriedade do registro coincidente. Por exemplo, se a classe do documento possuir a propriedade "Cor" e a classe do registro também possuir a propriedade "Cor", então o valor da propriedade do documento será automaticamente mapeada para a propriedade de registro. Da mesma forma, se você estiver declarando uma mensagem de e-mail do Outlook usando a classe padrão de registro de e-mail, os valores das propriedades Assunto, Para CC, De, Enviado em e Recebido em, serão automaticamente mapeados.
O mapeamento da propriedade ocorre independentemente de o modelo de entrada exibir ou não a etapa Configurar Propriedades de Registro. Nos casos em que mais de uma versão do documento é selecionada para ser declarada, o mapeamento de propriedade tem base na versão mais recente do documento que foi selecionado para a ação de declaração. Diferentes versões de um documento podem ter diferentes classes e propriedades. As propriedades são sempre mapeadas com base nas propriedades da versão mais recente do documento.
As regras a seguir descrevem como o mapeamento de propriedades funciona para uma propriedade que é comum para as classes de documento e registro: