Quando cria uma categoria de registo ou uma pasta de registos esta será marcada como activa. Contudo, pode marcar especificamente uma entidade como inactiva após criar a mesma. Não
pode adicionar novas entidades a uma categoria ou pasta inactiva e não são apresentadas
as categorias ou pastas inactivas quando declara um registo. Pode marcar uma entidade
como inactiva quando necessitar de rever e aprovar a categoria ou pasta do registo antes
de disponibilizar a mesma para utilização geral.
Quando marca uma entidade como inactiva, todos os contentores descendentes são
também automaticamente marcados como Inactivos. Em qualquer altura, pode marcar uma
entidade inactiva como activa, mas tenha em atenção que os respectivos contentores
descendentes não ficam automaticamente activos. Terá de marcar explicitamente estas entidades como activas. Numa entidade inactiva pode efectuar todas as restantes operações como pesquisar, obter,
utilizar ou relocalizar a entidade. Pode também iniciar acções de eliminação numa entidade inactiva.
Para marcar um ou mais contentores como Activo:
- Procure ou pesquise categorias ou pastas que pretende marcar como activas.
- Seleccione as caixas de verificação à esquerda dos nomes. (Também pode fazer clique
com o botão direito do rato apenas numa entidade e utilizar o menu.)
- No menu Acções multi-selecção, seleccione
Activar:

- Faça clique em OK para confirmar a mensagem de activação bem
sucedida da entidade.
Para marcar um contentor como Inactivo:
- Procure ou pesquise categorias ou pastas que pretende marcar como inactivas.
- Seleccione as caixas de verificação à esquerda dos nomes. (Também pode fazer clique
com o botão direito do rato apenas numa entidade e utilizar o menu.)
- No menu Acções multi-selecção, seleccione
Desactivar:
Este ícone é apresentado junto às entidades marcadas como inactivas.
- Introduza o motivo da desactivação.
- Faça clique em OK para confirmar a mensagem de desactivação
bem sucedida da entidade.