Valtuutettu käyttäjä määrittää poistoaikataulun ja liittää aikataulun
asiakirjaluokkaan, asiakirjakansioon tai asiakirjalajiin.
Asiakirjojen hallinnoija tai arkiston pääkäyttäjä voi määrittää poistoaikataulun. PRO-tietomallissa
asiakirjojen hallinnoija, arkiston pääkäyttäjä tai arvioija voi määrittää poistoaikataulun
yksikölle. Base- ja DoD-tietomallissa asiakirjojen hallinnoija tai arkiston pääkäyttäjä määrittää poistoaikataulun yksikölle.
Poistoaikatauluissa voi olla useita vaiheita, joissa kyseiset yksiköt käyvät läpi
arkistosta poiston vaiheet, kuten arvioinnin, viennin, siirron ja tuhoamisen. Vaikka
poistoaikataulussa ei tarvitse olla useita vaiheita, siinä yleensä on kaksi vaihetta:
- Katkaisu-vaihe, joka lopettaa yksikön aktiivisen toiminnan.
- Lopullisen arkistosta poiston määritysvaihe katkaisun jälkeen.
Jos
Poistoaikataulun ohjattu toiminto -näyttöasetuksen arvoksi
Käyttäjän asetukset -kohdassa on määritetty
Yksinkertainen (lisätietoja on ohjeaiheissa
IBM Enterprise Records -käyttäjän asetukset ja
IBM Enterprise Records -sivustoasetukset),
aikataulun oletusarvona on yksi vaihe, jossa käytetään automaattista tuhoamistoimintoa ilman säilytysaikaa.
Voit määrittää poistoaikataulun seuraavasti:
- Valitse Arkistosta poisto -välilehti.
- Valitse Poistoaikataulut.
- Valitse Lisää arkistostapoiston aikataulu.
Rajoitus: Jos Poistoaikataulun ohjattu toiminto -asetuksen arvoksi Käyttäjän asetukset -kohdassa on määritetty Yksinkertainen, Vaiheet-ruudussa ei näy Määritä vaiheet -vaihtoehtoa.
- Kirjoita aikataulun nimi ja kuvaus. Kuvaus on valinnainen.
- Kirjoita yksiköiden arkistosta poistosta vastuussa olevan käyttäjän nimi ja valitse
Seuraava. Tämä kenttä on valinnainen.
- Valitse liipaisin, joka aloittaa katkaisun, valitsemalla sen valintanappi. Jos Poistoaikataulun ohjattu toiminto -asetuksen arvoksi Käyttäjän tai sivuston asetukset -kohdassa on määritetty Yksinkertainen, ainoa mahdollinen liipaisin on Sisäinen tapahtuma.
- Määritä katkaisun siirtymä. Lisätietoja on tämän ohjeaiheen lopussa olevissa Katkaisun määritys- ja Katkaisun siirtymä -jaksoissa.
- Määritä ehto, joka käynnistää yksiköiden katkaisun. Katkaisu voi olla automaattinen tai se voi vaatia hyväksynnän. Jos haluat sen
vaativan hyväksynnän, määritä poiston katkaisutoiminto. Jos haluat automaattisen katkaisun, älä
määritä poiston katkaisutoimintoa. Jos Poistoaikataulun ohjattu toiminto -asetuksen arvoksi Käyttäjän ja sivuston asetukset -kohdassa on määritetty Yksinkertainen, Poiston katkaisu -toimintoa ei näy.
- Kukin katkaisutoiminto on aikaisemmin lisätty
IBM Enterprise Records -ohjelman
Määritä kokoonpano -välilehteen ja siihen on liitetty käsittelyreitti. Arkistosta
poiston tarkistus aloittaa tämän käsittelyreitin automaattisesti katkaisun ja mahdollisen
siirtymän jälkeen. Normaalissa poistoaikataulussa Poiston katkaisutoiminto -valikko sisältää vain ne
toiminnot, jotka kuuluvat Katkaisu-toiminnon lajiin. Lisätietoja
toiminnoista on kohdassa Toiminnot.
- Määritä halutessasi katkaisuperustepäivämäärä muokkaamalla Katkaisuperuste-kohtaa. Katkaisuperuste-valikko sisältää joukon
IBM Enterprise Records -ohjelman päivämääräominaisuuksia, jotka
laskevat katkaisupäivät yksittäisten IBM Enterprise Records
-yksikköominaisuuksien perusteella.
Määritä katkaisun siirtymä. Lisätietoja on tämän ohjeaiheen lopussa olevassa Katkaisun määritys ja katkaisun siirtymä -jaksossa.
- Jos Poistoaikataulun ohjattu toiminto -asetuksen arvoksi Käyttäjän ja sivuston asetukset -kohdassa on määritetty Tarkka, luo nykyiselle aikataululle useita vaiheiksi kutsuttuja säilytysaikoja valitsemalla Seuraava-vaihtoehto. Jos valitset Valmis-vaihtoehdon, poistoaikatauluun
liitetyillä yksiköillä ei ole erityistä säilytysaikaa.
Jos Poistoaikataulun ohjattu toiminto -näyttöasetuksen arvoksi Käyttäjän asetukset -kohdassa on määritetty Yksinkertainen, napsauta Valmis-painiketta. Jos vain yksi vaihe käyttää automaattista tuhoamistoimintoa RMAutoDestroyAction, Tarvitaanko seulonta -asetuksen arvona on Epätosi, oletussäilytysaika on 0 vuotta, 0 kuukautta ja 0 päivää eikä vaihtoehtoisia säilytyksiä luoda automaattisesti.
Katkaisun määritys ja katkaisun siirtymä
IBM Enterprise Records -ohjelmassa voit määrittää säilytysajan määrittämällä vaiheen säilytyksen tai katkaisun siirtymän.
Kun katkaisun siirtymää ei ole määritetty ja säilytysaika on määritetty vaiheessa, tarkistus katkaisee yksikön, kun tapahtuman ehto on tosi. Jos katkaistava yksikkö on säilö, se suljetaan myös. Näin voidaan estää uuden asiakirjan lisäys.
Säilytys lasketaan sen jälkeen lisäämällä katkaisupäivämäärään vaiheen perusteella määritetty säilytysaika. Seuraavat säännöt koskevat katkaisupäivämäärän laskentaa erilaisten aikataulumääritysten mukaan:
- Sisäisen tapahtuman liipaisimen ja yksikön ominaisuudessa määritetyn katkaisuperustepäivämäärän käyttö -
Katkaisupäivämäärä on katkaisuperustepäivämäärän arvo.
- Tapahtuman liipaisimen (ulkoinen tapahtuma, ennalta määritetty päivämäärä) päivämäärälajin ja Tapahtuman päivämäärä -kohdassa määritetyn katkaisuperustepäivämäärän käyttö -
Katkaisupäivämäärä on tapahtuman liipaisimen päivämäärä
- Sisäisen tapahtuman liipaisimen ja Tapahtuman päivämäärä -kohdassa määritetyn katkaisuperustepäivämäärän käyttö -
Katkaisupäivämäärä on tarkistuksen ajopäivämäärä.
- Sekä tapahtuman liipaisimen (ulkoinen tapahtuma, ennalta määritetty päivämäärä) päivämäärälajin että yksikön ominaisuudessa määritetyn katkaisuperustepäivämäärän käyttö -
Katkaisupäivämäärä on viimeisin kahdesta päivämäärästä.
Katkaisutapahtuman siirtymää käytettäessä yksikköä ei katkaista, ennen kuin siirtymäaika on kulunut. Siksi säilö säilyy avoinna koko säilytysajan. Seuraavat säännöt koskevat katkaisupäivämäärän laskentaa erilaisten aikataulumääritysten mukaan:
- Sisäisen tapahtuman liipaisimen ja yksikön ominaisuudessa määritetyn katkaisuperustepäivämäärän käyttö -
Katkaisupäivämäärä on katkaisuperustepäivämäärän arvon ja katkaisun siirtymän summa.
- Tapahtuman liipaisimen (ulkoinen tapahtuma, ennalta määritetty päivämäärä) päivämäärälajin ja Tapahtuman päivämäärä -kohdassa määritetyn katkaisuperustepäivämäärän käyttö -
Katkaisupäivämäärä on tapahtuman liipaisimen päivämäärän ja katkaisun siirtymän summa.
- Sisäisen tapahtuman liipaisimen ja Tapahtuman päivämäärä -kohdassa määritetyn katkaisuperustepäivämäärän käyttö -
Katkaisupäivämäärä on tarkistuksen ajopäivämäärän ja katkaisun siirtymän summa.
Tärkeää: Tämän viimeisen määrityksen käyttö ei ole suositeltavaa, koska mikä tahansa aikataulun päivitys, kuten nimen päivitys, liipaisee katkaisupäivämäärän ja uuden tarkistuksen ajopäivämäärän sekä siirtymän tarkistuksen uudelleenlaskennan ja lykkää katkaisua. Jos katkaisuperustepäivämäärässä ei voi käyttää asiakirjan ominaisuutta, on suositeltavampaa käyttää vaiheen säilytystä.
Jos Poistoaikataulun ohjattu toiminto -näyttöasetuksen arvoksi Käyttäjän tai sivuston asetukset -kohdassa on määritetty Yksinkertainen,
aikataulun oletusarvona on "ei säilytystä vaiheessa". Säilytys määritetään sen sijaan siirtymämekanismin avulla.
Määritä vaiheet
Vaiheiden
liittäminen poistoaikatauluun sallii eri toiminnot yksikölle eri aikavälein. Kukin vaihe
määrittää arkistostapoistotoiminnon ja säilytysajan yksikölle. Jos haluat tarkastella yksikköä ennen sen arkistosta poistoa, lisää poistoaikatauluun kaksi vaihetta. Ensimmäinen
vaihe määrittää yksikön tarkastelun, ja toinen vaihe määrittää yksikön arkistosta poiston. IBM Enterprise Records
toteuttaa useita vaiheita poistoaikataulussa siinä järjestyksessä, jossa lisäät vaiheet
aikatauluun.
Voit lisätä myös useita vaihtoehtoisia säilytyksiä vaiheeseen. Vaihtoehtoiset säilytykset
mahdollistavat vaihtelevia säilytysaikoja, jotka perustuvat ominaisuuden arvolle. Jos mikään
vaihtoehtoinen säilytysehto ei ole tosi, IBM Enterprise Records
käyttää oletussäilytysaikaa. Kun yhtä useampi vaihtoehtoinen säilytysehto on tosi,
IBM Enterprise Records käyttää sitä vaihtoehtoa, jossa säilytysaika
on pisin.
Tärkeää: Vaihtoehtoisten säilytysten määrä tai niiden ehtojen
monitahoisuus vaikuttaa säilytyksen laskennan suorituskykyyn.
Kun
IBM Enterprise Records on käyttänyt katkaisutoimintoa yksikköön,
poistoaikataulun ensimmäistä vaihetta käytetään kyseiseen yksikköön. Ensimmäisen vaiheen
säilytysajan lopussa yksiköille on määritetty arkistostapoistotoiminto vaiheen yhteydessä. IBM Enterprise Records toteuttaa liittyvän
arkistostapoistotoiminnon, seuraava aikataulun vaihe alkaa valtuutetun käyttäjän antaman
hyväksynnän jälkeen.
Voit lisätä uuden vaiheen poistoaikatauluun seuraavasti:
- Avaa Vaiheen ominaisuudet -sivu valitsemalla Lisää uusi.
- Kirjoita vaiheen nimi ja kuvaus.
- Valitse valikosta Vaiheen toiminto.
- Aiemmin toiminnot luotiin IBM Enterprise Records -ohjelman
Määritä kokoonpano -välilehdessä.
- IBM Enterprise Records tekee yksiköitä koskevan toiminnon
loppuun vaiheen lopussa.
- Kukin toiminto sisältää ennalta määritetyn käsittelyreitin, jonka
IBM Enterprise Records käynnistää toiminnolle.
Rajoitus: Vaiheet,
jotka siirtävät tai tuhoavat yksiköitä, ovat lopullisia vaiheita. Näiden toimintojen jälkeen et
voi lisätä muita vaiheita.
- Valitse Tarvitaanko seulonta -kenttään vaihtoehto
Tosi, jos haluat arvioida yksiköt, ennen kuin käynnistät vaiheeseen
liittyvän käsittelyreitin. Jos seulonta ei ole pakollista, valitse
Epätosi.
- Jos valitset vaiheelle Siirrä-,
Vie- tai Väliaikainen siirto -toiminnon, kirjoita
sijainti Vientikohde-kenttään.
Sijainti voi olla jokin seuraavista:
- Etäpalvelin, esimerkiksi \\palvelimen nimi\kansion nimi.
- Paikallisessa asemassa oleva kansio, esimerkiksi paikallinen
asema:\kansion nimi.
- Määritä yksiköiden oletussäilytysaika tässä vaiheessa.
Arvo on pakollinen, ellet määritä vaihtoehtoisia säilytysaikoja.
- Jos haluat asettaa ehdot niin, että yksiköt jäävät vaiheeseen pitemmäksi tai lyhemmäksi
aikaa ominaisuuden perusteella, luo vaihtoehtoisia säilytysaikoja tekemällä seuraavat toimet.
- Tuo Vaihtoehtoinen säilytys -ikkuna näkyviin valitsemalla
Lisää uusi.
- Valitse ominaisuuden nimi valikosta.
- Valitse operaattori luettelosta.
- Määritä ominaisuuden arvo. Määritettävät arvot vaihtelevat ominaisuuden mukaan.
- Valitse säilytysajan aloituspäivämääräksi Säilytyskanta.
- Määritä säilytysaika Säilytysaika päivää -kenttään vuosina, kuukausina
ja päivinä. IBM Enterprise Records lisää tässä määritetyn arvon
säilytyskantaan. Tulokseksi saatavana päivänä
IBM Enterprise Records toteuttaa vaiheen toiminnon yksikölle.
- Lisää tämä vaihtoehtoinen säilytys nykyiseen aikatauluun valitsemalla
Hyväksy ja palaa Vaiheen ominaisuudet -ikkunaan.
- Jatka lisäämällä vaihtoehtoiset säilytykset kullekin ehdolle valitsemalla Lisää
uusi. IBM Enterprise Records täyttää tiedot edellisestä
vaihtoehtoisesta säilytyksestä kaikkiin kenttiin niin, että voit muuttaa tarvittavia kenttiä. Voit
tarvittaessa poistaa ehdon valitsemalla ensin vaihtoehtoisen säilytyksen
Poista-valintaruudun ja valitsemalla sitten Käytä.
- Lopeta vaihe valitsemalla Hyväksy. IBM Enterprise Records
lisää vaiheen ja tiedot aikataulun vaiheiden luetteloon.
- Voit lisätä muita vaiheita valitsemalla Lisää uusi. Muussa
tapauksessa tee poistoaikataulu valmiiksi valitsemalla Valmis.