Вы можете перемещаться по иерархии хранилищ объектов и избранных контейнеров высшего уровня для элементов, включая документы, папки и заранее заданные поиски.
- Документ может представлять собой электронный файл любого типа, например, файл, созданный в текстовом редакторе, или электронную таблицу. Документ также может представлять собой внешний элемент, который нельзя сохранить в электронном виде, но можно представить в виде собрания свойств документа.
Таким "внешним" документом может быть CD-диск, DVD-диск, книга или иной физический носитель.
Совет: Чтобы просмотреть документ, найдите документ и дважды щелкните по нему мышью, чтобы открыть.
- Папки содержат элементы, связанные логической взаимосвязью, например, подпапки, документы и ранее заданные поиски.
- Под каждым хранилищем объектов появляется папка Все поиски.
Папка Все поиски обеспечивает удобный способ просмотра и использования ранее заданных поисков, к которым у вас есть доступ.
Вы можете путем обзора найти ранее заданный поиск в папке Все поиски или в где-либо еще в дереве объектов, а затем выбрать его и сразу же запустить.
Если вы работаете с приложениями Microsoft Office, интегрированными с использованием Integration for Microsoft Office, вы сможете нажать кнопку Обзор или произвести поиск в хранилище объектов, нажав кнопку Поиск под вкладкой IBM ECM в панели инструментов Microsoft Office. В Outlook можно выбрать пункт Обзор в меню IBM ECM. Вы также можете открыть новое сообщение электронной почты и нажать кнопку Обзор под вкладкой IBM ECM.
Заранее заданные поиски содержат все критерии поиска или часть критериев, которые требуются для поиска документов.
Заранее заданный поиск, для которого не требуется вводить никаких значений, называется сохраненным поиском.
Когда вы выберете сохраненный поиск, на экране сразу же появятся результаты.
Заранее заданный поиск, для которого требуется ввести значения, называется шаблоном поиска.
Подробные инструкции по использованию шаблонов поиска смотрите в разделе Использование шаблона поиска.
Вы можете работать с документами в результатах поиска, используя опции в панели инструментов, кнопку Действия, всплывающие меню и меню Сервис в Workplace XT.
Если вы используете интегрированное приложение Office, вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши по документу и выбрать опцию.
Совет: Чтобы создать свой поиск на основе ключевых слов или свойств, выберите режим поиска в
панели инструментов.
- Папка Список резервирований появляется под каждым хранилищем объектов, и в ней перечислены все документы, которые в настоящий момент зарезервированы вами.
Имейте в виду, что указанные в списке документы находятся только в том хранилище объектов, под которым расположена папка Список резервирований.
Вы можете работать с этими документами, используя опции в панели инструментов, кнопку Действия, всплывающие меню и меню Сервис.
Если вы работаете с приложениями Office, интегрированными с использованием Integration for Microsoft Office, вы можете щелкнуть по Резервирования, чтобы увидеть список зарезервированных вами документов.
Перечисленные в этом списке документы находятся во всех хранилищах объектов, доступ к которым у вас есть. Папка Резервирования находится под вкладкой IBM ECM в панели инструментов Microsoft® Office.
- В папке Избранное находится список документов, папок и заранее заданных поисков, которые вы используете чаще всего. Если вы работаете с приложениями Office, интегрированными с использованием Integration for Microsoft Office, и используете папку Избранное в Integration for Microsoft Office, вы не сможете получить доступ к ранее заданным поискам.