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Iniciar uma agenda de eliminação

As entidades destinadas a eliminação iniciam as fases especificadas na agenda de eliminação. Os registos permanecem numa fase durante o período especificado no período de retenção dessa fase. Quando o período de retenção termina, tem de iniciar manualmente a acção de eliminação associada a essa fase.

Após associar uma agenda de eliminação a uma categoria de registo, pasta de registos ou tipo de registos, o sistema acompanha o evento especificado ou a data que irá activar a execução da agenda. Quando este evento ocorre ou na data especificada, a acção de corte dos registos definidos na agenda é activado. Quando a acção de corte é activada e o offset (caso exista) especificado para os registos termine, o sistema executa automaticamente a acção de corte especificada na agenda. Após um período de retenção, o sistema inicia o fluxo de trabalho associado à acção de eliminação associada a uma fase e faz as entidades avançar para a fase seguinte com a aprovação de um utilizador autorizado. Quando inicia uma eliminação para uma entidade, a eliminação de todas as entidades descendentes é também iniciada automaticamente.

O plano de ficheiros pode ser configurado para eliminar o documento declarado original e os metadados do registo (a predefinição) ou pode eliminar apenas o documento declarado original mas mantendo os metadados do registo. Consulte o tópico Configurar metadados de retenção.

Para iniciar uma agenda de eliminação:

  1. Pesquise ou procure entidades prontas para eliminação. É apresentado um ícone a indicar que as entidades estão prontas para eliminação junto das mesmas: pronto para eliminação.
  2. Seleccione as caixas de verificação à esquerda dos nomes. Também pode fazer clique com o botão direito do rato numa única entidade e utilizar o menu.
  3. No menu Acções multi-selecção, seleccione Iniciar eliminação: ícone Iniciar eliminação
  4. Faça clique em OK para confirmar a mensagem de início com êxito da agenda de eliminação. Contudo, caso se verifique algum problema ao iniciar a agenda de eliminação, é apresentada uma mensagem de falha. Para verificar o motivo da falha, faça clique no asterisco vermelho junto ao nome da entidade.

Como localizar entidades prontas para eliminação

Não existe qualquer propriedade específica que indique "pronto para eliminação" mas pode efectuar essa pesquisa utilizando um grupo de condições.

Pode configurar um modelo de pesquisa para efectuar esta acção regularmente. Num modelo de pesquisa, deixe a data da execução da fase actual em branco e certifique-se de que esta é editável para que o utilizador possa preencher a data actual ao utilizar a pesquisa.

Outra opção é criar eventos COM personalizados para enviar mensagens de correio electrónico para que o destinatário tenha conhecimento do que está pronto para eliminação. Com o pressuposto de que o utilizador está familiarizado com a estrutura do plano de ficheiros, o utilizador poderá procurar a entidade.

Por fim, pode também utilizar métodos API para criar código personalizado que inicie a eliminação, se tal for apropriado para os registos da empresa.

Para ver as propriedades de eliminação:

Pode ver as propriedades da eliminação, como por exemplo, o nome da eliminação, a data de cutoff da entidade, a data da execução da fase actual, a data de eliminação actual, a data de decisão da fase actual, a decisão da revisão da fase actual e a última data de varrimento.

  1. Faça clique no ícone Obter informações da entidade.
  2. Faça clique na ligação Detalhes no painel à esquerda.

Agendas de eliminação em conflito (DOD)

Pode existir uma agenda de eliminação para uma contentor e outra agenda de eliminação para um tipo de registo que é aplicável a um registo no contentor. O registo não pode ser destruído ou exportado até à data mais recente.



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Última actualização: Agosto de 2011


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