Voit lisätä uusia sähköisiä tai fyysisiä taltioita tai yhdistelmätaltioita
asiakirjakansioihin. Taltion lajin on oltava sama kuin sen kansiolaji. Laatikkotaltioita ei voi
lisätä.
Kun luot asiakirjakansion, järjestelmä luo automaattisesti taltion kansioon. Taltioita
käytetään yleensä kohteiden rajoitukseen, kuten asiakirjojen osiointiin kuukauden tai vuoden
mukaan. Kun avaat uuden taltion, vanha taltio sulkeutuu automaattisesti. Suljettuun
taltioon ei enää automaattisesti lisätä asiakirjoja, vaikka voit tarvittaessa lisätä niitä
manuaalisesti. Jos esimerkiksi asiakirjan on oltava taltiossa, joka nyt on suljettu, voit avata
vanhan taltion ja lisätä asiakirjan siihen manuaalisesti. Sulje sitten taltio uudelleen. Taltio
perii arkistostapoistoaikataulun siitä asiakirjakansiosta, johon taltio on luotu. Poistoaikataulua ei voi
määrittää pääasiakirjakansiosta riippumattomaksi. Lisäksi taltioon ei voi luoda alikansiota tai
taltiota.
Voit lisätä taltion seuraavasti:
- Kirjaudu sisään asiakirjojen hallinnoijana tai arkiston pääkäyttäjänä ja avaa se
asiakirjakansio, johon haluat luoda taltion.
- Napsauta Lisää taltio:
-kuvaketta.
Määritä ominaisuudet
- Kirjoita arvot tai muokkaa näkyvissä olevia ominaisuuksien arvoja. Joitakin ominaisuuksia
voi muokata tällä sivulla. Toisten arvojen muokkaus
edellyttää, että napsautat ominaisuuden nimeä. Taltion nimi -kentässä
on esitäytettynä mallin nimi, joka perustuu kokoonpanon määrityksen yhteydessä valitsemaasi
malliin. Voit kirjoittaa haluamasi nimen Taltion nimi -kenttään,
mutta taltion nimistä ei saa olla kaksoiskappaleita. Taltion nimessä ei saa olla seuraavia merkkejä: \ / : * ? " < > |.
Lisätietoja näkyvissä olevista ominaisuuksista on kohdassa
Ominaisuuksiin liittyvä viiteaineisto.
- Määritä tärkeän asiakirjan tiedot valitsemalla Seuraava tai valitse toinen
vaihe vasemmasta ruudusta.
Huomautus: Jos Näytä tärkeiden asiakirjojen vaihe, kun luot säilöjä -kohdan Sivuston asetukset- tai Käyttäjän asetukset -näyttöasetukseksi on määritetty Ei, ohjelma piilottaa tärkeän asiakirjan Arviointi-vaiheen, jotta voit siirtyä tämän ohjeaiheen Määritä suojaus -jaksoon.
Määritä tärkeä asiakirja
Jos kaikki uuteen taltioon luodut
asiakirjat edellyttävät jatkuvaa arviointia ja päivitystä, voit merkitä taltion tärkeäksi.
Ennen kuin voit tehdä tämän vaiheen valmiiksi, vähintään yhden tärkeän arviointitoiminnon on oltava
määritettynä. Lisätietoja tämän toiminnon luomisesta on kohdassa
Toiminnon lisäys. Myös vähintään yhden toistuvan tapahtuman liipaisimen on
oltava määritettynä. Lisätietoja toistuvan tapahtuman luomisesta on kohdassa
Toistuvan tapahtuman liipaisimen lisäys.
- Valitse Tärkeän asiakirjan ilmaisin -valikosta vaihtoehto
Tosi.
- Valinnainen: Kirjoita tärkeän asiakirjan kuvaus.
- Valitse Tärkeän asiakirjan arviointitoiminto -valikosta toiminto, joka
käynnistetään tärkeiden asiakirjojen jaksollisen arviointi- tai päivitysjakson kanssa.
- Valitse Tärkeän asiakirjan arviointi- ja päivitysjakso -valikosta
sopiva toistuva tapahtuma, joka käynnistää tärkeiden asiakirjojen jaksollisen arvioinnin
tässä taltiossa.
- Aseta taltion suojaus valitsemalla Seuraava.
Määritä suojaus -
valinnainen
Suojausasetukset määrittävät ryhmät ja käyttäjät, jotka voivat käyttää
taltiota, ja ne valvovat kullekin ryhmälle tai käyttäjälle myönnettyjä käyttöoikeuksia. Yksikössä
asetetut suojausasetukset (FileNet P8 -suojaus) voivat ohittaa tässä määrittämäsi suojausasetukset.
- Lisää uusia käyttäjiä tai ryhmiä.
- Valitse Lisää uusi.
- Valitse Valitse kohteesta -valikosta verkkoalue.
- Valitse Käyttäjät tai Ryhmät.
- Kirjoita käyttäjän tai ryhmän nimen ensimmäiset merkit ja valitse
Haku.
- Valitse vähintään yksi nimi luettelosta ja valitse sitten Hyväksy.
- Vaihda tarvittaessa käyttäjän tai ryhmän käyttöoikeuksia.
- Vaihda käyttäjän tai ryhmän käyttöoikeudet valitsemalla käyttäjän tai ryhmän nimi
Otsikko-sarakkeessa.
- Valitse haluamasi Salli- tai Estä-valintaruutu kunkin käyttöoikeuden kohdalla. Salli-vaihtoehto
ohittaa ryhmän oikeudet sallimalla käyttäjän tai ryhmän toteuttaa liittyvät toiminnot.
Estä-vaihtoehto ohittaa ryhmän oikeudet estämällä käyttäjää tai ryhmää käyttämästä kyseistä
toimintoa.
- Valitse Hyväksy.
- Valitse vahvistussivulta ensin Valmis ja sitten
OK.