Ein Benennungsmuster dient der automatischen Benennung von Schriftstückkategorien, Schriftstückordnern und Schriftstücken unter Einhaltung bestimmter Konventionen. Wenn ein Benutzer eine Einheit erstellt, der ein Benennungsmuster zugewiesen wurde, erhält sie beim Einstellen der Eigenschaften automatisch einen Namen. Auf Wunsch kann der Benutzer diesen jedoch beliebig ändern. Beim Einstellen der Eigenschaften werden automatisch Nummern in aufsteigender Reihenfolge vergeben. Wenn Sie den Vorgang abbrechen, bevor die Einheit erstellt wurde, geht die Nummer verloren, wird also nicht verwendet.
So benennen Sie Kategorien und Ordner automatisch:
Informationen zur Benennungsmustersyntax
Ihr Geschäftsprozess schreibt möglicherweise vor, dass Ordnernamen mit dem Buchstaben A beginnen sollen, gefolgt von zwei Ziffern für das Jahr, einem Bindestrich und der Ordnernummer, also zum Beispiel: A07-000005. Das folgende Muster erstellt solche Namen:
A[YY]-[\d\d\d\d\d\d]
In diesem Muster ist A das erste Zeichen, YY steht für die Jahreszahl und \d ist eine Ziffer. Das System stellt automatisch Standardwerte für Muster zur Verfügung, die in eckigen Klammern ([]) stehen. YY wird durch die letzten beiden Ziffern der aktuellen Jahreszahl ersetzt. \d wird durch eine automatisch hochgezählte Zahl ersetzt. Sie geben den den Schritt zum Hochzählen (Inkrement) bei Eingabe der Zeichenfolge in einem anderen Feld ein.
In einem anderen Benennungsmuster für Schriftstücke könnten Sie eine Namenskonvention für Ordner der Serie KX, gefolgt von einer zweistelligen Jahreszahl, einem Punkt, einer zweistelligen Monatsangabe, einem Bindestrich und zwei Gruppen von inkrementellen Zahlen erstellen, z. B. KX07.06-0004-03. Das folgende Muster erfüllt diese Anforderung:
KX[YY.MM]-[\d\d\d\d]-[\d\d]
Auf Wunsch können Sie auch selbst definierte Muster verwenden, um auf Metadaten basierende Muster zu erzeugen. Ihre organisationsbezogenen Richtlinien erfordern beispielsweise, dass die Namenskonvention für Schriftstückordner folgendermaßen aussieht: Jahreszahl, Leerstelle, Betreff (Metadaten) des Schriftstückordners, Leerstelle und fünfstellige Zahl, z. B. "2006 Darlehen 00005". Dafür können Sie ein Benennungsmuster mit den folgenden Spezifikationen erstellen:
[YYYY] [THIS.EmailBetreff] [\d\d\d\d\d]Das System liefert die Standardwerte für Jahr und Betreff, da diese Elemente in eckiger Klammer ([]) angegeben sind. THIS.EmailBetreff ist ein benutzerdefiniertes Muster. Das System liefert den Wert des Metadatenfelds, EmailBetreff, das Sie angeben, für den übergeordneten Behälter des Ordners. Sie müssen beim Erstellen des benutzerdefinierten Musters den symbolischen Namen der Eigenschaft angeben. Wenn für die angegebene Eigenschaft kein Wert verfügbar ist, wird ein Fehler erzeugt. Dieses benutzerdefinierte Muster gilt nur für Entitäten auf Stufe 2 oder darunter (3, 4 usw.) im Aktenplan. Aktenplanebene ist ein anderes Feld, das beim Hinzufügen einer Musterebene ausgefüllt wird.oder
[YYYY] [THIS.EmailBetreff] [\d\d\d\d\d]
Verwenden Sie nur zulässige Zeichen, also beispielsweise keinen Schrägstrich (/) innerhalb von Datumsangaben. Unzulässige Zeichen sind:
\ / : * ? " < > |Damit Benutzer die von Ihnen im Benennungsmuster festgelegte maximale Anzahl von Zeichen nicht überschreiten können, begrenzen Sie das Benennungsmuster mit den Zeichen ^ und $. Wenn Sie beispielsweise das Benennungsmuster \d\d\d erstellen, setzen Sie ein ^ an den Anfang und ein $ an das Ende des Benennungsmusters:
^\d\d\d$Dies bewirkt, dass die angegebene Anzahl Zeichen bei der Eingabe nicht überschritten werden kann.
So fügen Sie ein Benennungsmuster hinzu:
So fügen Sie eine Musterebene hinzu:
Beispiel
Wenn Sie möchten, dass die Unterkategorien einer Aktenkategorie der obersten Ebene automatisch benannt werden, erstellen Sie ein Muster für Ebene 2 und wählen Sie als Typ "Aktenkategorie". Wenn auch die Aktenordner in dieser Unterkategorien automatisch benannt werden sollen, erstellen Sie ein Muster für Ebene 3 und wählen als Typ "Aktenordner". Das Ergebnis ist, dass Unterkategorien auf Ebene 2 und Ordner auf Ebene 3 automatisch benannt werden.
So fügen Sie zu einem späteren Zeitpunkt Musterebenen hinzu oder ändern diese:
So weisen Sie einem Aktenplan ein Benennungsmuster hinzu (erforderlich zum Aktivieren der automatischen Benennung):