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Gestione di documenti multi-contenuto

A un documento multi-contenuto è assegnato un ID documento ma il documento è costituito da più di un file elettronico. Una proposta, ad esempio, potrebbe contenere sia un documento di elaborazione testi sia un foglio elettronico. A scopo di traccia e conservazione, conviene utilizzare lo stesso nome, le stesse proprietà e la stessa ubicazione per questo documento, anche se è costituito da due file. A tal fine, utilizzare un documento multi-contenuto per raggruppare i file. Quando si utilizza un documento multi-contenuto, si ha accesso a tutti i file (in base all'accesso di sicurezza in uso).

È possibile aggiungere e rimuovere elementi di contenuto in base alla necessità e ogni versione di un documento può includere diversi file come elementi di contenuto, ossia i file sono associati a una versione specifica del documento. Per aggiungere o rimuovere elementi di contenuto, è necessario eseguire il check-out del documento. Quando si sottopone a check-out un documento multi-contenuto, viene creato un oggetto riserva per la nuova versione del documento. Tale oggetto riserva non riporta le informazioni relative multi-contenuto. Gli elementi multi-contenuto, quindi non vengono trasferiti automaticamente da una versione a quella successiva. Quando si sottopone a check in la nuova versione del documento, è necessario aggiungere manualmente ciascun elemento del contenuto alla nuova versione del documento.

L'amministratore del sito determina gli utenti che possono visualizzare il contenuto di un documento multi-contenuto e gli utenti che possono salvare o eliminare elementi di contenuto dal documento. Se non si dispone dei diritti di accesso appropriati, è possibile visualizzare solo il primo elemento contenuto nel documento. In altre parole, non è possibile sapere se il documento contiene altri elementi.

Per gestire i documenti multi-contenuto:

  1. Per creare un documento multi-contenuto:
    1. Aggiungere il primo elemento del documento utilizzando la procedura guidata di aggiunta o un modello di immissione.
    2. Sottoporre il documento a check-out.
    3. Utilizzare l'azione Salva contenuto per salvare il primo elemento del documento.
      1. Accedere al documento. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul nome del documento, quindi fare clic su Altre azioni > Salva contenuto.
      2. Fare clic su Sfoglia per trovare il file relativo al primo elemento.
      3. Una volta accettato il primo file, questo diventa il primo elemento di contenuto.
    4. Utilizzare l'azione Salva contenuto per aggiungere l'elemento successivo di contenuto.
      1. Accedere al documento. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul nome del documento, quindi fare clic su Altre azioni > Salva contenuto.
      2. Accertarsi che l'opzione Salva come nuovo file secondario sia selezionata.
        Suggerimento: Se necessario, è anche possibile sostituire un elemento di contenuto specifico con un file differente selezionando il file nell'elenco.
      3. Fare clic su Sfoglia per trovare il file.
      4. Una volta accettato il secondo file, questo diventa il successivo elemento di contenuto.
    5. Ripetere la fase 4 il numero di volte necessario per aggiungere altri file come elementi aggiuntivi.
    6. Effettuare il check-in del file.
      Nota: Se si annulla il check-out (invece di eseguire il check-in del file), tutto il contenuto salvato dall'ultimo check-in viene ignorato.
    7. Nella fase di selezione del file, accertarsi che il pulsante di opzione Contenuto salvato sia selezionato e fare clic su Fine.
  2. Per eliminare un elemento di contenuto esistente:
    1. Il documento deve essere già stato sottoposto a check-out e deve contenere almeno due elementi di contenuto. Ciò implica che è stata utilizzata l'azione Salva contenuto per aggiungere almeno due elementi di contenuto al documento ma non è stato ancora eseguito il check-in del documento.
    2. Accedere al documento contenente elementi di contenuto multiplo. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul documento, quindi fare clic su Altre azioni > Elimina contenuto.
    3. Selezionare il nome di ciascun file da eliminare dal documento.
  3. Per scaricare un documento multi-contenuto:
    Nota: Se si selezionano due o più documenti multi-contenuto, viene scaricato solo il primo elemento di ogni documento multi-contenuto.
    1. Spostarsi sul documento multi-contenuto esistente. Fare clic con il pulsante destro del mouse per aprire il menu pop-up oppure aprire la pagina di informazioni del documento.
    2. Fare clic su Scarica. Viene visualizzata la pagina Scarica contenuto
    3. Selezionare il nome di ciascun file da scaricare. Per selezionare tutte gli oggetti, selezionare la casella di controllo sulla prima riga (intestazione di colonna).
    4. Fare clic su Accetta. Se è stato selezionato più di un file, sul computer locale viene scaricato un file compresso con il nome del primo file.

    Visualizzazione di file multi-contenuto:

    Se tutti gli elementi di contenuto sono immagini, è possibile visualizzare interamente i file multi-contenuto in Image Viewer. Tuttavia, tenere presente quanto segue quando si utilizzano file multi-contenuto che includono sia immagini che altri tipi di elementi:

    • Se il primo elemento è un'immagine e gli elementi successivi non lo sono, l'elenco dei file non viene visualizzato e gli elementi successivi non verranno visualizzati correttamente in Image Viewer.
    • Se il primo elemento non è un'immagine, viene visualizzato un elenco di file.


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Ultimo aggiornamento: Luglio 2011


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