管理者可以利用幾種方式來自訂與工作流程、記錄宣告項目範本、搜尋和報告相關的
IBM® Enterprise
Records。
自訂類別和屬性
IBM Enterprise
Records
支援建立某些實體類別的子類別。您可以新增以下類別的子類別:
- 電子記錄資料夾
- 混合記錄資料夾
- 實體儲存器
- Box
- 實體記錄資料夾
建立子類別的原因包括需要其他(自訂)內容,讓它們只套用於
IBM Enterprise
Records 提供之類別的子集,或必須只處理某個子集(例如,訂閱子類別的事件或審核事件)。
另外,您也可以新增自訂內容到現有的類別中,且可以修改內容在 IBM Enterprise
Records 應用程式中的顯示方式(例如,您可以修改內容的顯示名稱,也可以指定預先定義的內容值)。如需相關資訊,請參閱建立子類別、新增內容至類別和自訂內容的顯示方式。
自訂工作流程
IBM Enterprise
Records 提供了若干工作流程,可讓記錄管理作業的工作流程自動完成,例如,在毀損實體之前檢閱實體。您可以修改這些工作流程,並為組織的程序自訂這些工作流程。例如,你可以新增新步驟、刪除現有的步驟或者透過修改該工作流程的定義來修改工作流程中的事件順序。
如果您組織的商業程序需要
IBM Enterprise
Records 未包含的工作流程,您可以建立新的工作流程。
如需相關資訊,請參閱
建立並修改工作流程。
自訂記錄宣告項目範本
如果要使宣告記錄程序更有效,您可以建立用於宣告記錄的項目範本。範本可以指定預設資訊(例如記錄類別、檔案計劃位置和屬性)以及隱藏某些精靈頁面來加速項目處理或防止使用者查看預先設定的值。
IBM Enterprise
Records 包含一個用來宣告實體記錄的項目範本。您可以修改該範本,並且可以建立用於宣告實體記錄和電子記錄的新範本。
當您儲存用來宣告實體記錄的項目範本時,請務必將檔案放在
POS\RecordsManagement\Templates
資料夾中,以便能夠在
IBM Enterprise
Records 應用程式中見到這個範本。
請參閱
建立項目範本來宣告實體記錄和
建立項目範本以聲明記錄。
自訂搜尋
IBM Enterprise
Records
應用程式包含「搜尋」標籤,可供使用者在檔案計劃中快速尋找實體。但是,您可以建立能夠幫助最終使用者執行更複雜搜尋的儲存搜尋和搜尋範本。儲存搜尋是使用者選取後會自動執行的完全搜尋。搜尋範本是允許使用者交互的部分完全搜尋。
IBM Enterprise
Records 提供一個搜尋範本,其中包含
IBM Enterprise
Records 專用於實體的某些一般性質的搜尋準則。
當您儲存要用於 IBM Enterprise
Records 的儲存搜尋或搜尋範本時,請務必將「應用程式名稱」內容值設為 IBM Enterprise
Records。
自訂報告
IBM Enterprise
Records 包含一些報告,可提供利用
IBM Enterprise
Records 執行之各種活動的統計視圖。
您可以自訂這些報告(例如,您可以新增和刪除欄位,或修改報告參數),也可以建立在
IBM Enterprise
Records 應用程式中顯示的新報告。
如需相關資訊,請參閱
自訂報告和
建立報告。