IBM Enterprise Records, Verze 5.1.+            

Přidání svazku

Do složky záznamů můžete přidávat nové elektronické, fyzické nebo hybridní svazky. Typ svazku musí být shodný s typem jeho složky. Do složky záznamů nelze přidávat svazky polí.

Když vytvoříte složku záznamů, systém automaticky v této složce záznamů vytvoří svazek. Svazky se obvykle používají k omezení počtu položek, například záznamů o oblastech podle měsíce nebo podle roku. Když otevřete nový svazek, starý svazek se automaticky zavře. Do zavřeného svazku se automaticky nebudou přidávat žádné další záznamy, v případě potřeby je můžete přidat ručně. Například, pokud musí být záznam umístěn ve svazku, který je nyní zavřený, můžete otevřít starý svazek a přidat záznam ručně. Potom svazek znovu zavřete. Svazek dědí plán odebrání od složky záznamů, v jejímž rámci byl vytvořen. Nelze definovat plán odebrání, který je nezávislý na nadřízené složce záznamů. Kromě toho nelze pod svazkem vytvořit podsložku nebo svazek.

Chcete-li přidat svazek, postupujte takto:

  1. Přihlaste se jako Records Manager nebo administrátor záznamů a otevřete složku záznamů, ve které chcete vytvořit svazek.
  2. Klepněte na ikonu Přidat svazek: ikona Vytvořit svazek
Nastavte vlastnosti
  1. Zadejte nebo upravte hodnoty zobrazené vlastnosti. Některé vlastnosti lze upravit na této stránce. Jiné vyžadují, abyste hodnoty upravili po klepnutí na název vlastnosti. Pole Název svazku bude naplněno názvem vzoru, který vychází ze vzoru, který jste vybrali během konfigurace. V poli Název svazku můžete zadat libovolný název, nelze však zadat duplicitní název svazku. Název svazku nesmí obsahovat žádný z následujících znaků: \ / : * ? " < > |. Další informace o zobrazených vlastnostech najdete v části Referenční informace k vlastnostem.
  2. Po klepnutí na tlačítko Další můžete nastavit informace závažného záznamu, případně můžete vybrat další krok z levého panelu.
    Upozornění: Pokud na stránce Předvolby webového serveru nebo Uživatelské předvolby je u položky Při vytváření kontejnerů zobrazit krok pro závažné záznamy nastavena hodnota Ne, program skryje krok kontroly závažných záznamů a vy můžete přeskočit k části Nastavení zabezpečení v tomto tématu.
Nastavení závažného záznamu

Pokud všechny záznamy vytvořené v novém svazku vyžadují průběžné kontroly a aktualizace, můžete v tomto kroku označit příslušný svazek za závažný. Předtím, než můžete dokončit tento krok, musí existovat přinejmenším jedna akce kontroly závažného záznamu. Další informace o vytváření této akce naleznete v části Přidání akce. Musí rovněž existovat přinejmenším jeden spouštěč opakující se události. Další informace o vytváření opakující se události naleznete v části Přidání spouštěče opakující se události.

  1. Z nabídky Akce vícenásobného výběru vyberte položku Pravda.
  2. Volitelné: Zadejte popis závažného záznamu.
  3. Z nabídky Akce kontroly závažného záznamu vyberte akci, která bude spuštěna při periodickém kontrolním a aktualizačním cyklu závažných záznamů.
  4. Z nabídky Kontrola závažného záznamu a cyklus aktualizace vyberte příslušnou opakující se událost, která bude spouštět periodickou kontrolu závažných záznamů v rámci tohoto svazku.
  5. Po klepnutí na tlačítko Další nastavte zabezpečení pro tento svazek.
Nastavení zabezpečení - Volitelné

Nastavení zabezpečení určuje skupiny a uživatele, kteří mohou získat přístup k danému svazku, a řídí oprávnění udělené každé skupině nebo uživateli. Nastavení zabezpečení, které zde určíte, může být potlačeno nastavením pro entitu podle části Zabezpečení produktu FileNet P8.

  1. Přidejte nové členy nebo skupiny.
    1. Klepněte na tlačítko Přidat novou položku.
    2. Z nabídky Vybrat v vyberte požadovanou doménu.
    3. Vyberte volbu Uživatelé nebo Skupiny.
    4. Zadejte prvních několik znaků jména uživatele nebo názvu skupiny a klepněte na tlačítko Vyhledat.
    5. Ze seznamu vyberte přinejmenším jedno jméno a klepněte na tlačítko Přijmout.
  2. V případě potřeby změňte oprávnění uživatele nebo skupiny.
    1. Klepnutím na jméno uživatele nebo název skupiny ve sloupci Nadpis změňte pro tohoto uživatele nebo skupinu přístupová práva.
    2. Pro každé oprávnění zaškrtněte příslušné zaškrtávací políčko Umožnit nebo Odepřít. Volba Umožnit potlačí práva skupiny povolit uživateli nebo skupině provádět přidružené funkce; volba Odepřít potlačí práva skupiny zabránit tomuto uživateli nebo skupině v přístupu k této funkci.
    3. Klepněte na tlačítko Přijmout.
  3. Klepněte na tlačítko Dokončit a potom na potvrzovací stránce na tlačítko OK.


Zpětná vazba

Poslední aktualizace: Srpen 2011


© Copyright IBM Corp. 2011.
Toto Informační centrum využívá technologii Eclipse. (http://www.eclipse.org)