Si votre système détient des librairies configurées pour fonctionner avec le modèle de données DoD classifié, vous devez tout d'abord indiquer si l'enregistrement physique est classifié ou non. Cette procédure concerne les enregistrements physiques non classifiés.
Pour déclarer un enregistrement physique classifié, voir
Déclaration d'un enregistrement physique classifié. Pour déclarer un enregistrement physique dans
IBM Enterprise
Records,
vous pouvez utiliser un modèle d'entrée. Lorsqu'un modèle de déclaration d'entrée a été configuré pour comprendre un emplacement de plan de fichiers, l'enregistrement physique est alors déclaré dans l'emplacement où l'action de déclaration a été lancée, et dans tous les emplacements spécifiés dans le modèle. L'outil Ajouter un modèle d'entrée d'
Application Engine ou de
Workplace XT permet au gestionnaire ou à l'administrateur d'enregistrements de créer ou de modifier les modèles de déclaration d'enregistrement physique. Pour plus d'informations sur les modèles d'entrée, voir
Création d'un modèle d'entrée pour déclarer des enregistrements physiques. La procédure suivante implique que vous utilisiez le modèle de déclaration d'enregistrement physique
IBM Enterprise
Records par défaut.
Pour déclarer un enregistrement physique dans IBM Enterprise
Records :
- Dans IBM Enterprise
Records,
naviguez jusqu'à l'emplacement approprié dans le plan de fichiers et cliquez sur Déclarer un enregistrement physique.
- Si vous le trouvez sur la page Sélectionner l'assistant, sélectionnez le bouton d'option Déclarer un enregistrement non classifié, puis cliquez sur Suivant.
- Cliquez sur Sélectionner sous le nom du modèle d'entrée que vous souhaitez utiliser.
Pour définir les propriétés :
- Dans les champs des propriétés, saisissez les informations nécessaires. Les champs diffèrent selon la classe choisie. Par exemple, les champs requis dans la classe d'enregistrement de marqueur (Marker Record) sont les suivants :
- Type de support : par exemple, CD, cassette vidéo
- Format : par exemple, CDR, VHS
- Auteur/Créateur : nom de la personne qui a créé l'enregistrement physique ou qui en est le propriétaire
- Objet : brève description de l'enregistrement physique.
- Date de publication : date de création de l'enregistrement physique.
- Emplacement d'origine : emplacement actuel de l'enregistrement physique. Lorsque vous cliquez sur ce lien, l'assistant ouvre une page affichant une liste d'emplacements. Cliquez sur Sélectionner sous l'emplacement souhaité. L'assistant ferme la page et retourne à l'étape Définir les propriétés.
- Si l'enregistrement que vous déclarez est un accusé de réception d'un enregistrement classifié, cliquez sur ReceiptOf, puis allez jusqu'à l'enregistrement classifié indiqué par cet accusé de réception et sélectionnez-le. Pour plus d'informations, voir Reçus.
- Une fois que vous avez saisi toutes les informations requises, cliquez sur Terminer.
- Si vous avez d'autres enregistrements à déclarer, sélectionnez un nouveau modèle d'entrée. Si vous avez terminé, cliquez sur Quitter.
Pour déclarer un enregistrement physique dans Application Engine or Workplace XT :
- Ajoutez un nouveau document. A l'étape Sélectionner un fichier, choisissez Aucun comme type de fichier.
- Sur la page de confirmation, cliquez sur Déclarer en tant qu'enregistrement.
- Sélectionnez l'option enregistrement non classifié. Pour plus d'informations sur les enregistrements classifiés, voir Déclaration d'un enregistrement physique classifié.
- Cliquez au choix sur Accepter pour utiliser l'assistant ou sur Sélectionner pour utiliser un modèle d'entrée.
- Pour les modèles d'entrée, accédez à la librairie de plans de fichiers, dans le dossier Records Management/Templates, sélectionnez le modèle d'entrée, puis cliquez sur Accepter. Vous devez choisir un modèle conçu par vos administrateurs, car le modèle par défaut utilisé dans IBM Enterprise
Records ne peut pas être utilisé dans Application Engine ou Workplace XT. Il implique en effet que l'emplacement du plan de fichiers a déjà été sélectionné.
- Pour utiliser l'assistant Enregistrement de catalogue, exécutez les étapes suivantes.
- Cliquez sur Sélectionner une classe et sélectionnez la classe appropriée. Toutes les librairies de plans de fichiers contiennent, par défaut, la classe Marker Record (Enregistrement de marqueur). Vos administrateurs vous ont peut être fourni d'autres choix.
- Cliquez sur Sélectionnez l'emplacement du plan de fichiers et accédez à l'entité appropriée. Comme un enregistrement physique ne peut se trouver que dans un seul et unique emplacement physique, on ne sélectionne en général qu'un seul emplacement de plan de fichiers, par exemple, un dossier hybride, une boîte ou un dossier d'enregistrement physique.
- Cochez la case de l'entité appropriée et cliquez sur Ajouter à la sélection.
- Au lieu d'utiliser la vue Parcourir par défaut, vous pouvez faire votre choix parmi l'un des raccourcis existants. Cliquez sur Raccourcis dans la barre d'options latérale de gauche.
- Vous pouvez également chercher la catégorie ou le dossier grâce à son nom. Cliquez sur Rechercher dans la barre d'options latérale de gauche.
- Après avoir ajouté l'entité aux Emplacements de plan de fichiers choisis, vous pouvez, pour une utilisation future, cliquer sur Ajouter aux raccourcis.
- Une fois l'emplacement approprié choisi, cliquez sur Accepter.
- Cliquez sur Suivant pour poursuivre l'étape Définir les propriétés.
Pour définir les propriétés :
- Dans les champs des propriétés, saisissez les informations nécessaires. Les champs diffèrent selon la classe choisie. Par exemple, les champs requis dans la classe d'enregistrement de marqueur (Marker Record) sont les suivants :
- Type de support : par exemple, CD, cassette vidéo
- Format : par exemple, CDR, VHS
- Auteur/Créateur : nom de la personne qui a créé l'enregistrement physique ou qui en est le propriétaire
- Objet : brève description de l'enregistrement physique.
- Date de publication : date de création de l'enregistrement physique.
- Emplacement d'origine : emplacement actuel de l'enregistrement physique. Lorsque vous cliquez sur ce lien, l'assistant ouvre une page affichant une liste d'emplacements. Cliquez sur Sélectionner sous l'emplacement souhaité. L'assistant ferme la page et retourne à l'étape Définir les propriétés.
- Si l'enregistrement que vous déclarez est un accusé de réception d'un enregistrement classifié, cliquez sur ReceiptOf, puis allez jusqu'à l'enregistrement classifié indiqué par cet accusé de réception et sélectionnez-le. Pour plus d'informations, voir Reçus.
- Une fois que vous avez saisi toutes les informations requises, cliquez sur Terminer.
A propos des codes à barres
Si votre matériel et vos logiciels vous fournissent des données sous forme de codes à barres, vous pouvez soit scanner ces codes à barres directement dans le champ actif, soit les copier sur votre ordinateur local et les coller dans les champs appropriés d'IBM Enterprise
Records. En cas d'utilisation de l'option Analyser des éléments physique sous l'onglet Physique, vous pouvez entrer n'importe quelle chaîne de texte dans le champ de code à barres.