Quando si crea una categoria o una cartella record, questa viene contrassegnata come Attiva. Tuttavia, è possibile contrassegnare un'entità in modo specifico come Non attiva dopo averla creata. Non è possibile aggiungere nuove entità ad una categoria o ad una cartella non attiva e non è possibile visualizzare le categorie o cartelle non attive al momento della dichiarazione di un record. Contrassegnare un'entità come non attiva è utile quando è necessario revisionare e approvare una categoria o una cartella record prima di renderla disponibile per l'uso generale.
Quando si contrassegna un'entità come Non attiva, anche tutti i suoi contenitori figlio sono automaticamente contrassegnati come Non attivi. In qualsiasi momento, è possibile contrassegnare un'entità Non attiva come Attiva, tuttavia i contenitori figlio non diventano automaticamente Attivi. Occorre contrassegnare esplicitamente queste entità come Attive. Su un'entità non attiva, è possibile eseguire qualsiasi altra operazione come la ricerca, il recupero, l'utilizzo o il riposizionamento dell'entità. Su un'entità non attiva è possibile anche avviare azioni di disposizione.
Per contrassegnare uno o più contenitori come Attivi:
- Sfogliare o cercare le categorie o le cartelle da contrassegnare come Attive.
- Selezionare le caselle di controllo alla sinistra dei nomi. In alternativa, è anche possibile fare clic con il pulsante destro del mouse su un'entità e utilizzare il menu.
- Dal menu Azioni a più selezioni, selezionare
Attiva:
.
- Fare clic su OK per confermare il messaggio della riuscita attivazione dell'entità.
Per contrassegnare un contenitore come Non attivo
- Sfogliare o cercare le categorie o le cartelle da contrassegnare come Non attive.
- Selezionare le caselle di controllo alla sinistra dei nomi. In alternativa, è anche possibile fare clic con il pulsante destro del mouse su un'entità e utilizzare il menu.
- Dal menu Azioni a più selezioni, selezionare Disattiva:
.
Questa icona verrà visualizzata per le entità contrassegnate come non attive.
- Immettere il motivo della disattivazione.
- Fare clic su OK per confermare il messaggio della riuscita disattivazione dell'entità.