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Création d'un dossier d'enregistrement à l'aide d'un workflow

Si vous n'avez pas les autorisations de sécurité pour créer un dossier d'enregistrement, vous pouvez envoyer une requête pour demander sa création. Une fois que vous avez fourni les informations relatives au dossier, un workflow est initialisé pour un gestionnaire d'enregistrements (ou par tout autre utilisateur autorisé si le workflow par défaut a été modifié). Vous effectuez cette requête dans Application Engine or Workplace XT.

La fonction de workflow Créer un dossier d'enregistrement n'est pas obligatoirement installée par l'administrateur et peut ne pas être disponible dans votre environnement. Lorsque le workflow Créer un dossier d'enregistrement est lancé, la requête de création de dossier d'enregistrement s'affiche sous forme d'un élément de travail dans les boîtes de réception publiques RecordsManagerApproval d'Application Engine ou de Workplace XT. Si le gestionnaire d'enregistrements approuve la requête, le dossier est créé et vous recevez un message vous indiquant que le workflow a été créé avec succès dans votre boîte de réception. Vous recevrez un message vous informant du refus si la requête n'est pas approuvée. Cliquez sur le bouton Terminer pour retirer le workflow de votre boîte de réception.

Pour demander la création d'un dossier d'enregistrement et lancer le workflow Créer un dossier d'enregistrement :

  1. Dans Application Engine, accédez à la vue Auteur et sélectionnez Outils généraux. Dans Workplace XT, accédez au mode Parcourir et sélectionnez le lien Outils.
  2. Cliquez sur Demander le dossier d'enregistrements.
  3. Sélectionnez le type de dossier que vous souhaitez créer.
  4. Spécifiez un nom pour le dossier.
  5. Sélectionnez la catégorie ou le dossier dans lequel vous souhaitez créer le nouveau dossier.
  6. Cliquez sur Lancer.
Important : Le lien Outils n'est disponible que si vous l'avez configuré dans les Préférences de site > Intégration des outils.

Accord de création d'un dossier d'enregistrement

La page Etape d'approbation permet au gestionnaire d'enregistrements d'approuver ou de rejeter la création d'un dossier d'enregistrement et d'entrer les raisons de l'accord ou du refus. Cette page affiche également le nom de dossier et le chemin d'accès vers le dossier dont l'utilisateur a demandé la création. Vous pouvez voir, en haut de la page, les instructions vous permettant d'achever l'étape d'accord du workflow. Si le texte des instructions n'est pas visible, cliquez sur : icône Instructions

Pour approuver ou rejeter la création d'un dossier d'enregistrement :

  1. Dans Application Engine ou Workplace XT, accédez à la vue Tâches et sélectionnez Boîtes de réception publiques.
  2. Sélectionnez RecordsManagerApproval.
  3. Si vous approuvez la création d'un dossier d'enregistrement, cliquez sur CreateFolder. La page Ajouter un dossier d'enregistrement de l'application IBM® Enterprise Records s'affiche alors. Elle permet de créer le dossier d'enregistrement demandé à l'emplacement spécifié dans le plan de fichiers. Pour plus d'informations sur la création de dossiers d'enregistrement, voir Ajout d'un dossier d'enregistrement.
  4. Après avoir créé le dossier d'enregistrement, sélectionnez Approuver dans le menu Décision d'approbation. Si vous n'approuvez pas, cliquez sur Rejeter dans le menu Décision d'approbation.
  5. Indiquez la raison du rejet de la demande de création de dossier d'enregistrement dans la zone de saisie Motif.
  6. Cliquez sur Appliquer pour sauvegarder les changements nécessaires ou sur Quitter pour ignorer ces changements. La page Etape d'approbation se referme et laisse l'élément de travail dans la boîte de réception.
  7. Cliquez sur Réattribuer pour attribuer la tâche d'approbation de création d'un dossier d'enregistrement à un autre utilisateur.
  8. Cliquez sur Etat pour vérifier l'état du workflow Créer un dossier d'enregistrement.
  9. Cliquez sur Terminer lorsque vous avez fini.


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Dernière mise à jour : Août 2011


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