Pode adicionar novos volumes electrónicos, físicos ou híbridos às pastas de registos. O tipo do volume tem de ser o mesmo que o tipo da pasta respectiva. Não pode adicionar volumes de caixa.
Ao criar uma pasta de registos, o sistema cria automaticamente um volume nessa
pasta de registos. Os volumes são normalmente utilizados para limitar o número de itens,
para criar partições entre os registos, por mês ou ano. Ao abrir um volume novo, o volume antigo é fechado automaticamente. Não são adicionados mais registos automaticamente a um volume fechado, embora possam ser
adicionados registos manualmente. Por exemplo, se um registo tiver de ser incluído no
volume que se encontra fechado, pode abrir o volume antigo e, em seguida, adicionar o
registo manualmente. Em seguida, feche o volume novamente. Um volume herda a agenda de
eliminação da pasta de registos em que é criado. Não pode definir uma agenda de
eliminação independente da pasta de registo ascendente. Adicionalmente, não pode criar uma subpasta ou volume num volume.
Para adicionar um volume:
- Inicie sessão como gestor de registos ou administrador de registos e abra a pasta de
registos na qual pretende criar o volume.
- Faça clique em Adicionar volume:

Definir propriedades
- Introduza ou modifique os valores de propriedade apresentados. Algumas propriedades
podem ser editadas nesta página. Para editar outras é necessário fazer clique no nome da
propriedade para editar os valores. O campo Nome do volume será
pré-preenchido com um nome padrão baseado no padrão seleccionado durante a configuração. Pode introduzir qualquer nome no campo Nome do volume, mas não
pode utilizar nomes de volume duplicados. Não pode incluir qualquer dos caracteres
seguintes no nome do volume: \ / : * ? " < > |.
Para obter mais informações sobre as propriedades apresentadas, consulte o tópico Referência de propriedades.
- Faça clique em Seguinte para definir as informações de registo
vital ou seleccione outro passo no painel à esquerda.
Atenção: Se a
definição de visualização nas Preferências de sítio ou
Preferências do utilizador para Mostrar o passo de
registos vitais ao criar contentores estiver definido como
Não, o programa oculta o passo de revisão vital, para que possa
avançar para a secção Definir segurança deste tópico.
Definir registos vitais
Se todos os registos criados no novo volume necessitarem de revisões e actualizações
contínuas, pode marcar o volume como vital.
Antes de executar este passo, tem de existir uma ou mais acções de revisão vital. Para
obter ajuda a criar esta acção, consulte o tópico Adicionar uma acção. Também tem que existir um ou mais activadores de eventos periódicos. Para obter ajuda a
criar um evento periódico, consulte o tópico Adicionar um activador de evento periódico.
- No menu Indicador para registo vital, seleccione True.
- Opcional: Introduza uma descrição do registo vital.
- No menu Acção após a revisão do registo vital, seleccione a
acção que será iniciada com a revisão periódica e o ciclo de actualização dos registos
vitais.
- No menu Revisão do registo vital e ciclo de actualização,
seleccione o evento periódico adequado que irá activar a revisão periódica dos registos vitais neste volume.
- Faça clique em Seguinte para definir a segurança do volume.
Definir segurança - Opcional
As definições de segurança determinam os grupos e os utilizadores que podem aceder ao
volume e controlam as permissões concedidas a cada grupo ou utilizador. As definições de
segurança que especificar podem ser substituídas pela
Segurança do FileNet P8 definida na entidade.
- Adicionar novos utilizadores ou grupos.
- Faça clique em Adicionar novo.
- Seleccione o domínio no menu Seleccione em.
- Seleccione Utilizadores ou Grupos.
- Introduza os primeiros caracteres do nome do utilizador ou grupo e faça clique em
Pesquisar.
- Seleccione um ou mais nomes na lista e faça clique em Aceitar.
- Altere as permissões de um utilizador ou grupo se pretender.
- Faça clique no nome do utilizador ou grupo na coluna Título para alterar os direitos
de acesso para esse utilizador ou grupo.
- Seleccione a caixa de verificação Permitir ou Recusar adequada para cada permissão. A opção Permitir substitui os direitos do grupo para permitir que o utilizador ou grupo
execute as funções associadas; a opção Recusar substitui os direitos do grupo para
impedir que esse utilizador ou grupo acedam a essa função.
- Faça clique em Aceitar.
- Faça clique em Terminar e, em seguida, em
OK na página de confirmação.