「レコードの宣言の解除」アクションは、レコード・メタデータを削除し、ドキュメントの RecordInformation プロパティーを NULL に設定します。「レコードの宣言の解除」アクションの実行時に、レコード・メタデータを保持することもできます。
メタデータを保持するには、ファイル・プランをそのように構成しておく必要があります。
レコードの宣言を解除できるのは、レコード管理者とレコード・マネージャーです。宣言の解除操作が正常に行われると、関連付けられている各ドキュメントまたはドキュメント・バージョンがレコードから切断され、
そのレコードを削除するアクションが実行されます。それぞれのドキュメントのセキュリティー設定は、宣言前のドキュメントのセキュリティー設定に戻ります。
次に示す状態のレコードでは、宣言を解除できません。
- 保留中のレコード、または保留中のコンテナーに存在するレコード。
- 削除済みとしてマークされているレコード。
- 現在、アクティブなワークフロー (廃棄ワークフローなど) に関係しているレコード。
- 統合コンテンツを持つレコード。
- 何らかの理由 (セキュリティーが欠落している場合など) で宣言を解除できないレコード。
単独のレコードの宣言を解除するには、次のようにします。
- レコードの名前を右クリックして、「宣言の解除」を選択します。
- 宣言を解除するには「適用」をクリックし、レコードを保持するには「終了」をクリックします。
1 つ以上のレコードの宣言を解除するには、次のようにします。
- ファイル・プランの階層を参照するか、またはファイル・プランを検索して、宣言を解除するレコードにアクセスします。
- 宣言を解除するレコードの左側にあるチェック・ボックスを選択します。
- 「複数選択アクション」メニューの「宣言の解除」を選択します。
- 「宣言の解除」ウィンドウで、宣言を解除するレコードが選択されていることを確認し、「宣言の解除」をクリックしてレコードの宣言を解除するか、または「終了」をクリックしてアクションを中止します。「宣言の解除」をクリックすると、特に警告が表示されずにレコードの宣言が解除されます。
- 表示される確認メッセージで、「宣言の解除」アクションが正常に完了したことを確認したら、「OK」をクリックして、「参照」ページに戻ります。
- レコードが削除されます。
- ソース・ドキュメントの元のセキュリティー設定が復元され、再び宣言できるようになります。
- 監査が有効に設定されている場合、「RMAudit 宣言の解除 (RMAudit Undeclare)」イベントがログに記録されます。