Existem várias tarefas que é necessário executar para configurar um ambiente
do IBM®
Enterprise Records
Para configurar um ambiente do
IBM Enterprise
Records,
execute as tarefas de configuração seguintes.
- tem de configurar um armazenamento de objectos (armazenamento de objectos de plano de
ficheiros ou FPOS) para a estrutura do plano de ficheiros e outro (Armazenamento de
objectos activado para registos ou ROS) para os documentos declarados como registos.
Normalmente, vários dos utilizadores com acesso ao ROS, não deveriam ter acesso
às entidades que constituem o plano de ficheiros no FPOS. Pode ter mais de um ROS associado
a um FPOS.
- Embora algumas tarefas de configuração tenham sido executadas durante os
procedimentos de instalação e configuração do
IBM Enterprise
Records, pode aceder novamente às definições
de configuração depois de criar os planos de ficheiro e quando estiver a configurar
a solução IBM Enterprise
Records para um ambiente de
produção.
- Para obter mais informações sobre os procedimentos de configuração e instalação do
IBM Enterprise
Records, consulte o Instalação e Actualização do IBM Enterprise Records.
- Para obter informações sobre a configuração de tarefas associadas à criação de um
plano de ficheiros (como por exemplo, configurar um sufixo do nome de volume) consulte o
tópico Criar um plano de ficheiros.
Criar classes de documento ROS
É necessário criar classes de
documento para os documentos que serão declarados como registos.
- As classes de documento ROS têm uma propriedade Pode declarar que o
IBM Enterprise
Records utiliza para determinar se um
documento pode ser declarado como registo. Durante a instalação e configuração do
IBM Enterprise
Records, a propriedade de classe Documento
ou para uma ou mais Subclasses de documento foi definida como True, indicando
que as instâncias dessas classes podem ser declaradas como um registo. Para preparar o
ambiente do IBM Enterprise
Records para produção,
certifique-se de que o valor desta propriedade é True (ou que a subclasse herda esta
definição da superclasse) para todas as classes Documento ROS adequadas. Verifique também
que a segurança de instância predefinida para estas classes tem definidos direitos de
versões principais e secundárias, para que os utilizadores (que têm direitos de acesso
apropriados) possam criar versões das instâncias das classes.
Configurar o plano de ficheiros predefinido
Apenas é apresentada
uma hierarquia de plano de ficheiros na aplicação
IBM Enterprise
Records.
- Durante os procedimentos de instalação e configuração do
IBM Enterprise
Records, foi definida uma preferência de
sítio do Application Engine ou do
Workplace XT para especificar este plano de
ficheiros predefinido. Contudo, quando o
IBM Enterprise
Records foi instalado e configurado,
provavelmente, não teria um ou mais dos planos de ficheiros configurados.
- Pode modificar esta definição de preferências de sítio, para especificar a
predefinição preferencial. Cada utilizador do
IBM Enterprise
Records pode definir preferências de
utilizador que substituem esta predefinição de preferência de sítio.
- Para obter mais informações, consulte o tópico
Definir o plano de ficheiros predefinido.
Configurar o varrimento de eliminação
Um administrador configura o
processo de varrimento de eliminação durante o procedimento de instalação e configuração
do
IBM Enterprise
Records. Contudo, para garantir
que este é correctamente configurado, reveja a configuração do varrimento de eliminação. Por exemplo, se o seu sítio não utiliza tipos de registos, verifique se
Executar para tipos de registos está definido como
False.
Para obter mais informações, consulte o tópico
Configurar o varrimento de eliminação.
Configurar tipos de registo
Os tipos de registo fornecem uma forma
de associar um registo a uma agenda de eliminação diferente da agenda associada à
categoria de registo ou pasta de registo ascendente do registo. Se a solução
IBM Enterprise
Records utilizar
tipos de registos, certifique-se de que configura o varrimento de eliminação para
executar o processamento do tipo de registo definindo
Executar para tipos de
registos como
True.
- Para obter mais informações, consulte o tópico
Configurar o varrimento de eliminação.
- Tenha também em atenção a forma como um tipo de registo será associado a um
registo.
Pode especificar que todos os registos de uma classe de registos específica sejam
atribuídos a um tipo de registo específico por predefinição. Para obter mais informações, consulte o tópico
Configurar um tipo de registo predefinido.
- Em alternativa, pode visualizar os metadados do tipo de registo quando um registo é
declarado com o Application Engine ou com o
Workplace XT, permitindo ao utilizador
seleccionar um tipo de registo. Para obter mais informações, consulte o tópico
Configurar a apresentação de metadados do tipo de registo durante a declaração.
- Também pode combinar ambas as abordagens, em que especifica uma predefinição mas
também permite que o utilizador substitua a predefinição seleccionando um tipo de
registo.
- A interface do utilizador do IBM Enterprise
Records não
tem qualquer mecanismo para declarar todas as partes de um documento composto como
registo único. Contudo, pode declarar documentos descendentes ou
ascendentes individuais como registos. Também pode tornar documentos que já tenham sido
declarados como registos como parte de um documento composto, posteriormente. Determinadas definições de documentos compostos, como por exemplo, Impedir
eliminação ou Eliminar descendente quando ascendente é
eliminado, podem afectar a eliminação normal de um registo. Se qualquer parte
de um documento composto (os elementos ascendentes, descendentes ou ambos) for
declarada como um registo, é necessário utilizar as predefinições. Estas definições são a
opção Nem ascendente nem descendente no menu Impedir
eliminação e a selecção Não eliminar descendente quando o
ascendente é eliminado.
Outras definições não são suportadas pelo
IBM Enterprise
Records e irão causar falhas ou
comportamento inconsistente quando os registos são submetidos para eliminação.
- Qualquer aplicação que utilize a funcionalidade de ficheiros DITA (Darwin Information
Typing Architecture) cria os componentes como documentos compostos. Por isso, as
diferenças aplicáveis aos documentos compostos mencionadas na nota anterior também são
aplicáveis a ficheiros DITA.
Configurar a opção Reter metadados
Quando um utilizador com os
direitos de acesso adequados elimina uma entidade do
IBM Enterprise
Records, esta é removida permanentemente do
armazenamento de objectos. Contudo, pode configurar a opção para reter metadados ao nível
do plano de ficheiros para categorias de registos eliminadas, pastas de registos, volumes
e registos. Se um administrador activar a opção de retenção de metadados, as entidades
referidas previamente permanecem no armazenamento de objectos (marcadas como eliminadas)
mas não são visíveis na aplicação
IBM Enterprise
Records.
Pode exportar periodicamente estas entidades eliminadas e todos os respectivos metadados
para um ficheiro XML, para efeitos de histórico e, em seguida, eliminar de forma
permanente as entidades do armazenamento de objectos. Para obter informações sobre como
configurar esta opção, consulte o
Configurar metadados de retenção.
Configurar a declaração automática de registos
Pode configurar o
IBM Enterprise
Records para declarar automaticamente um
documento como um registo, sempre que um utilizador conclui uma operação específica, como
por exemplo, criar um documento. Para configurar uma declaração automática:
- Modifique o ficheiro de configuração fornecido para especificar a localização em
que o IBM Enterprise
Records deve armazenar os registos
declarados
- Crie uma acçãoevento AutoDeclare.
- Crie uma subscrição para as classes de documento ROS (como a classe de documento base
ou apenas subclasses específicas) para a acção do evento que especifica quais os eventos
que irão activar o evento. Para obter mais informações, consulte
o tópico Configurar a declaração automática dos registos.
Configurar a sincronização de propriedades
Pode configurar a
sincronização de propriedades para sincronizar automaticamente os valores de propriedades
de um documento com o seu registo associado (ou vice-versa), sempre que uma propriedade é
actualizada no documento ou registo. Para obter mais informações, consulte
o tópico
Configurar a sincronização de propriedades.
Definir o tamanho do lote do fluxo de trabalho
Por predefinição, o
IBM Enterprise
Records armazena um máximo de dez itens de
trabalho num lote de fluxo de trabalho para revisão ou aprovação antes da eliminação, mas
pode alterar o número máximo armazenado com uma definição de configuração. Para obter mais informações, consulte o tópico
Configurar o tamanho do lote do fluxo de trabalho.
Configurar o pedido do fluxo de trabalho de pasta de registo
O
IBM Enterprise
Records inclui o fluxo de trabalho Criar
pasta de registo, que permite aos utilizadores enviar um pedido ao gestor de registos
para criar uma pasta de registos. Normalmente, muitos utilizadores não têm privilégios
suficientes para criar uma pasta de registos. Para disponibilizar este fluxo de trabalho
aos utilizadores, tem de configurar as preferências de sítio de Pedir pasta de registos.
Esta preferência pode ter sido definida durante a instalação e configuração do
IBM Enterprise
Records.
Para obter mais informações sobre a utilização deste fluxo de trabalho, consulte o tópico
Criar uma pasta de registos utilizando um fluxo de trabalho.
Para obter instruções sobre
como definir as preferências de sítio, consulte o tópico Definir a preferência do sítio Pedir pasta de registos.
Definir as preferências de sítio de ligações editáveis
O
IBM Enterprise
Records inclui ligações que permitem
aos utilizadores ligar registos e pastas relacionados. Para criar e manter as ligações no
IBM Enterprise
Records, tem de definir a preferência de
sítio Classes de ligação editáveis utilizando o Workplace.
Para obter mais informação sobre as ligações do
IBM Enterprise
Records, consulte o tópico
Ligações.
Para obter instruções sobre como definir as
preferências de sítio, consulte o tópico
Definir a preferência do sítio de classe de ligação.
Configurar eventos específicos de conformidade
O
IBM Enterprise
Records inclui vários eventos para
conformidade com os modelos de dados PRO e DoD, como por exemplo, eventos que definem
metadados. A configuração destes eventos é opcional, uma vez que o processamento
dos eventos pode afectar o desempenho.
- Para um desempenho optimizado, configure apenas os eventos relevantes para as
operações de gestão de registos. Para obter mais informações sobre a configuração destes
eventos, consulte o tópico Activar e subscrever eventos.
- Para ambos os modelos de dados DoD e PRO é necessário que o arquivo de ficheiros seja
configurado para utilizar o método de supressão para eliminar documentos. O conteúdo do
documento será então substituído com entradas em branco três vezes antes de eliminar o
ficheiro. Deste modo, o ficheiro é irrecuperável. Consulte o tópico
Definir uma pesquisa sensível a maiúsculas e minúsculas.
Configurar documentos CFS-IS
Se a sua solução do
IBM Enterprise
Records incluir a funcionalidade opcional
Content Federation Services for Image Services (CFS-IS), deverá
colaborar com o administrador de sistema do
IBM FileNet Image Services para garantir que a segurança de
Image Services é definida adequadamente para modificação e eliminação de documentos de
Image Services e para garantir que os parâmetros de retenção de classe de documento IS
estão definidos correctamente, de forma a que os documentos de IS declarados como
registos não sejam eliminados devido às definições de retenção de IS. Para obter mais informações, consulte o tópico
Manutenção contínua e tarefas de administração.
Configurar dispositivos de armazenamento protegidos
Se a sua
solução do
IBM Enterprise
Records inclui a utilização de
dispositivos de armazenamento protegidos, como por exemplo o
EMC Centera, NetApp SnapLock,
Tivoli Storage
Manager e outros, é importante que as
definições de retenção do
IBM Enterprise
Records não
estejam em conflito com as definições de retenção que possam estar configuradas no
dispositivo de armazenamento. Por isso, desactive a retenção no dispositivo de
armazenamento e permita que o
IBM Enterprise
Records
efectue o controlo da retenção.
- Em dispositivos do Tivoli Storage
Manager, a retenção é
controlada por vários parâmetros.
- Quando o sistema IBM Enterprise
Records está
completamente configurado, a aplicação
IBM Enterprise
Records permanece com o controlo total da
retenção e eliminação.