Le preferenze sito per traccia file determinano il comportamento di default per File Tracker. File Tracker consente di tracciare e gestire la copia locale di un documento sottoposto a check-in e check-out. È possibile configurare File Tracker per eliminare automaticamente la copia locale quando l'utente esegue di nuovo il check-in del documento.
La preferenza Attiva Traccia file determina se la funzione di traccia e gestione di file è abilitata per gli utenti. Se questa opzione è abilitata, la traccia file è disponibile per gli utenti. Tenere presente che la traccia file è integrata in Application Integration; questa impostazione non ha effetto sull'applicazione.
La preferenza Directory documento determina la posizione di default nella workstation locale dell'utente in cui risiedono i file scaricati e in cui vengono cercati i file sottoposti a check-out tracciati. Se si utilizza Integration per Microsoft Office per accedere ai documenti FileNet P8 da Microsoft Office o Outlook, è opportuno accertarsi che le opzioni di traccia file impostate nelle preferenze sito di Integration per Microsoft Office corrispondano alle opzioni selezionate al di sotto della directory del documento e del percorso qualificato. Per ulteriori informazioni, vedere Preferenze di Integration per Microsoft Office.
L'impostazione Percorso qualificato specifica la cartella da utilizzare per il download e il la traccia del file locale, ad esempio C:\WorkplaceXT\TempData. Includere una lettera di unità nel percorso solo se non è stata selezionata l'impostazione Variabile di ambiente/Percorso qualificato per la directory documenti.
Questa impostazione può essere utilizzata insieme a Variabile di ambiente per specificare l'ubicazione dei file scaricati quando gli utenti eseguono il check-out e download dei documenti.
L'impostazione Variabile di ambiente è il valore assegnato alla macchina client di ciascun utente. Il valore è la posizione sulla macchina client in cui gli utenti eseguono il check-out e download dei documenti. Rappresenta anche la posizione in cui Workplace XT colloca i file tracciati dopo che gli utenti eseguono il download, check in o check-out e download dei documenti. Questa impostazione può essere utilizzata insieme a Percorso qualificato per specificare la posizione dei file scaricati quando gli utenti eseguono il check-out e download dei documenti. Ad esempio, il percorso qualificato è impostato su C:\WorkplaceXT\TempData e il valore della variabile di ambiente è Progetti. Quando un utente esegue il check out e download dei documenti, questi sono scaricati in C:\WorkplaceXT\TempData\Progetti.
L'impostazione Scarica struttura cartella determina l'organizzazione dei documenti sottoposti a check-out e scaricati nella workstation locale di un utente.
Se i documenti sono archiviati in più cartelle e il sistema è configurato per utilizzare Traccia file con l'impostazione Cartelle gerarchiche, verrà richiesto di selezionare la cartella che si desidera utilizzare quando il contenuto viene scaricato sul client.
L'impostazione Cartella gerarchica crea la gerarchia di cartelle in cui sono archiviati i documenti in un archivio oggetti. Ad esempio, se i documenti dell'utente erano archiviati in un archivio oggetti denominato Il mio archivio oggetti\Le mie cartelle\, la stessa struttura di cartelle viene creata sulla macchina locale come C:\Il mio archivio oggetti\Le mie cartelle e i documenti sono scaricati in quella posizione.
Scegliere questa impostazione se si desidera che gli utenti sincronizzino i documenti archiviati in più cartelle quando eseguono il check-out e download di tali documenti. Gli utenti possono utilizzare Seleziona cartella per specificare una delle cartelle in cui sono archiviati i documenti. Workplace XT quindi può tenere traccia di quei documenti sulla workstation locale dell'utente.
L'impostazione Specificato dall'utente (default) utilizza le preferenze definite per la directory e il percorso qualificato dei documenti. I documenti sono scaricati in quelle posizioni definite sulla workstation locale di un utente.
L'impostazione Elimina copia locale determina se la copia locale del file viene automaticamente eliminata dal computer dell'utente finale durante l'esecuzione delle azioni Aggiungi, Check-in, Salva o Annulla check-out. Le impostazioni valide sono Sì o No, Sola lettura e Modificabile. Se si seleziona Modificabile, l'utente finale può sovrascrivere l'impostazione di default Sì o No. Se si seleziona Sola lettura, viene applicata l'impostazione di default.
L'impostazione Apri file determina il valore di default visualizzato nella casella di controllo Apri file durante l'elaborazione di un documento mediante File Tracker. Le impostazioni valide sono Sì o No (impostazione di default).
L'impostazione Sovrascrivi file esistenti, precedentemente denominata Salva con nome, determina quali gruppi di utenti possono sovrascrivere un file con un nuovo nome quando eseguono il check-out o download dei file. Per default, tutti possono sovrascrivere file esistenti. Fare clic su Seleziona ruoli accesso per selezionare uno o più ruoli di accesso per tale opzione.