Autoryzowany użytkownik definiuje harmonogram rozporządzania i wiąże go z kategorią akt, folderem akt lub typem akt.
Harmonogram rozporządzania może zostać zdefiniowany przez menedżera akt lub administratora akt. W modelu danych PRO menedżer akt,
administrator akt lub recenzent może przypisać harmonogram rozporządzania do obiektu. W modelu danych Base i DoD menedżer akt lub
administrator akt przypisuje harmonogram rozporządzania do obiektu.
Harmonogramy rozporządzania mogą obejmować wiele faz, w których poszczególne obiekty przechodzą przez kroki
rozporządzenia, takie jak przegląd, eksport, przenoszenie i niszczenie. Harmonogram rozporządzenia nie wymaga wielu faz, ale
harmonogram zwykle obejmuje dwie fazy:
- Fazę odcięcia, która kończy aktywne życie obiektu.
- Fazę określania ostatecznego rozporządzenia po odcięciu.
Jeśli ustawienia wyświetlania dla
Kreatora harmonogramów rozporządzania w obszarze
Preferencje użytkownika jest
ustawione na wartość
Proste (informacje zawierają sekcje
Preferencje użytkownika produktu IBM Enterprise Records i
Preferencje serwisu produktu IBM Enterprise Records), wówczas harmonogram domyślnie wybiera jedną fazę za
pomocą czynności niszczenia automatycznego bez zachowywania.
Aby zdefiniować harmonogram rozporządzania:
- Wybierz kartę Rozporządzenie.
- Kliknij opcję Harmonogramy rozporządzania.
- Kliknij opcję Dodaj harmonogram rozporządzania.
Ograniczenie: Jeśli ustawienie wyświetlania dla Kreatora harmonogramu rozporządzania w obszarze
Preferencje użytkownika jest ustawione na wartość Proste, wówczas panel
Kroki nie będzie wyświetlać opcji Ustaw fazy.
- Wprowadź nazwę i opis harmonogramu. Ten opis jest opcjonalny.
- Wprowadź nazwę uprawnienia odpowiedzialnego za rozporządzanie obiektami, a następnie kliknij przycisk
Dalej. To pole jest opcjonalne.
- Kliknij odpowiedni przełącznik, aby wybrać wyzwalacz, który inicjuje odcięcie. Jeśli ustawienie wyświetlania dla Kreatora harmonogramu rozporządzania w obszarze
Preferencje użytkownika lub serwisu jest ustawione na wartość Proste, wówczas jedynym
możliwym wyzwalaczem jest wyzwalacz Zdarzenie wewnętrzne.
- Ustaw przesunięcie odcięcia. Więcej szczegółów zawiera sekcja Ustawianie odcięcia i przesunięcia odcięcia w dalszej części niniejszego tematu.
- Ustaw warunek, który spowoduje wyzwolenie odcięcia obiektów. Odcięcie może przebiegać automatycznie lub może wymagać zatwierdzenia. Aby wymagać zatwierdzenia określ czynność
odcięcia rozporządzenia. W przypadku odcięcia automatycznego nie należy określać czynności odcięcia rozporządzenia. Jeśli
ustawienie wyświetlania dla Kreatora harmonogramu rozporządzania w obszarze Preferencje
użytkownika lub serwisu jest ustawione na wartość Proste, wówczas opcja Czynność
odcięcia rozporządzenia nie jest widoczna.
- Każda czynność odcięcia została poprzednio do dana do karty Skonfiguruj w produkcie
IBM Enterprise Records i z każdą powiązany jest przepływ pracy. Przeglądanie z rozporządzeniem
automatycznie uruchamia ten przepływ pracy po upływie odcięcia i przesunięcia. W przypadku normalnego harmonogramu rozporządzania
menu Czynność odcięcia
rozporządzenia zawiera tylko te czynności, które należą do typu czynności Odcięcie. Więcej
informacji nt. czynności zawiera sekcja Czynności.
- W razie potrzeby zmodyfikuj podstawę odcięcia, aby określić datę bazową odcięcia. Menu Podstawa odcięcia udostępnia zestaw właściwości dat
IBM Enterprise Records, które obliczają daty odcięcia na podstawie poszczególnych właściwości
obiektu IBM Enterprise Records.
Ustaw przesunięcie odcięcia. Informacje zawiera sekcja Ustawianie odcięcia i przesunięcia odcięcia w dalszej
części niniejszego tematu.
- Jeśli ustawienie wyświetlania dla Kreatora harmonogramu rozporządzania w obszarze
Preferencje użytkownika lub serwisu jest ustawione na wartość Szczegółowe, wówczas
kliknij przycisk Dalej, aby utworzyć jeden lub większą liczbę okresów przechowywania (nazywanych fazami)
dla bieżącego harmonogramu. Kliknięcie przycisku Zakończ spowoduje, że obiekty powiązane z
harmonogramem rozporządzenia nie będą zawierały konkretnego okresu przechowywania.
Jeśli ustawienie wyświetlania dla Kreatora harmonogramu rozporządzania w obszarze
Preferencje użytkownika jest ustawione na wartość Proste,
kliknij przycisk Zakończ, a w jedynej fazie korzystającej z czynności Niszczenie automatyczne -
RMAutoDestroyAction - opcja Wymagane jest klasyfikowanie jest ustawiona na
Fałsz, wówczas Domyślny czas przechowywania wynosi 0 lat 0 miesięcy 0 dni, i automatycznie nie są tworzone
żadne alternatywne czasy przechowywania.
Ustawianie odcięcia i przesunięcia odcięcia
W produkcie
IBM Enterprise Records można zdefiniować okres przechowywania, ustawiając przechowywanie w fazie
albo przesunięcie odcięcia.
Jeśli nie określono przesunięcia odcięcia i okres przechowywania jest ustawiony na fazę,
wówczas przeglądanie realizuje odcięcie dla obiektu po spełnieniu warunku zdarzenia. Jeśli odcinany obiekt jest kontenerem,
wówczas ten kontener jest również zamykany, co zapobiega dodaniu nowych akt.
Czas przechowywania jest następnie obliczany jako data odcięcia plus okres przechowywania zdefiniowany w fazie. Podczas
obliczania daty odcięcia obowiązują następujące reguły w zależności od różnych konfiguracji harmonogramu:
- Użycie wyzwalacza zdarzenia wewnętrznego i daty bazowej odcięcia ustawionej na właściwość obiektu -
Data odcięcia jest
wartością daty bazowej odcięcia.
- Użycie typu daty wyzwalacza zdarzenia (zdarzenie zewnętrzne, data predefiniowana) oraz data bazowa odcięcia ustawiona na
Datę zdarzenia -
Data odcięcia jest datą wyzwalacza zdarzenia.
- Użycie wyzwalacza zdarzenia wewnętrznego i daty bazowej odcięcia ustawionej na Datę zdarzenia -
Data
odcięcia jest datą uruchomienia przeglądania.
- Użycie obydwu: typu daty wyzwalacza zdarzenia (zdarzenie zewnętrzne, data predefiniowana) oraz daty bazowej odcięcia
ustawionej na właściwość obiektu -
Data odcięcia jest ostatnią z dwóch dat.
Gdy stosowane jest przesunięcie
zdarzenia odcięcia, wówczas obiekt nie jest odcinany do czasu zakończenia tego okresu odcięcia. Dlatego kontener pozostaje
otwarty podczas okresu przechowywania. Podczas obliczania daty odcięcia obowiązują następujące reguły w zależności od różnych
konfiguracji harmonogramu:
- Użycie wyzwalacza zdarzenia wewnętrznego i daty bazowej odcięcia ustawionej na właściwość obiektu -
Data odcięcia jest
wartością daty bazowej odcięcia powiększonej o przesunięcie odcięcia.
- Użycie typu daty wyzwalacza zdarzenia (zdarzenie zewnętrzne, data predefiniowana) oraz data bazowa odcięcia ustawiona na
Datę zdarzenia -
Data odcięcia jest datą wyzwalacza zdarzenia powiększoną o przesunięcie odcięcia.
- Użycie wyzwalacza zdarzenia wewnętrznego i daty bazowej odcięcia ustawionej na Datę zdarzenia -
Data
odcięcia jest datą uruchomienia przeglądania powiększoną o przesunięcie odcięcia.
Ważne: Stosowanie
ostatniej konfiguracji nie jest zalecane, ponieważ każda aktualizacja harmonogramu, np. jego nazwy, uruchamia ponowne obliczenie
daty odcięcia (w ramach przeglądania) oraz powoduje utworzenie nowej daty uruchomienia przeglądania powiększonej o odcięcie, co
wywołuje opóźnienie odcięcia.
Jeśli dla daty bzowej odcięcia nie można użyć żadnej właściwości akt, wówczas zalecane jest użycie przechowywania w fazie.
Jeśli ustawienie wyświetlania dla kreatora harmonogramu rozporządzania jest ustawione na wartość Proste w
preferencjach użytkownika lub serwisu, wówczas harmonogram domyślnie nie wybiera przechowywania w fazie i wykorzystuje
mechanizm przesunięcia w celu zdefiniowania przechowywania.
Ustawianie faz
Powiązanie faz z harmonogramem rozporządzania
umożliwia wykonywanie różnych operacji względem obiektu w różnych odstępach czasu. Każda faza określa czynność rozporządzenia i
okres przechowywania dla obiektu. Na przykład: aby przejrzeć obiekt przed rozporządzeniem, dodaj dwie fazy do harmonogramu rozporządzania. Pierwsza faza określa
przegląd obiektu, a druga określa rozporządzenie obiektu. IBM Enterprise Records wykona wiele faz w
harmonogramie rozporządzenia w takiej kolejności, w jakiej fazy zostały dodane do harmonogramu.
W fazie można również
zdefiniować wiele Alternatywnych czasów przechowywania. Alternatywne okresy przechowywania stanowią zmienne okresy przechowywania
zależne od wartości właściwości. Jeśli nie są spełnione żadne warunki alternatywnego
przechowywania, wówczas IBM Enterprise Records korzysta z domyślnego okresu przechowywania. Jeśli
liczba spełnionych alternatywnych warunków przechowywania jest większa niż jeden, wówczas
IBM Enterprise Records stosuje alternatywny okres przechowywania z najdłuższym okresem
przechowywania.
Ważne: Liczba alternatywnych okresów przechowywania i złożoność ich kryteriów ma wpływ na
szybkość obliczenia czasu przechowywania.
Gdy produkt IBM Enterprise Records zastosuje
czynność odcięcia względem obiektu, wówczas do tego obiektu zostanie zastosowana pierwsza faza harmonogramu rozporządzenia. Na
końcu okresu rozporządzenia pierwszej fazy obiekty będą gotowe do czynności rozporządzenia powiązanej z fazą. Gdy produkt
IBM Enterprise Records zakończy powiązaną czynność rozporządzenia, wówczas rozpocznie się następna
faza w harmonogramie - po zatwierdzeniu przez autoryzowanego użytkownika.
Aby dodać nową fazę do harmonogramu
rozporządzenia:
- Kliknij opcję Dodaj nowe, aby otworzyć stronę Właściwości fazy.
- Wprowadź nazwę i opis dla fazy.
- Wybierz czynność fazy z menu.
- Czynności zostały wcześniej utworzone na karcie Skonfiguruj w produkcie
IBM Enterprise Records.
- Produkt IBM Enterprise Records przeprowadzi czynność względem obiektów na końcu fazy.
- Każda czynność zawiera predefiniowany przepływ pracy uruchamiany przez produkt
IBM Enterprise Records dla tej czynności.
Ograniczenie: Fazy, które przenoszą
lub niszczą obiekty, są fazami końcowymi. Po czynnościach tego typu nie można dodawać innych faz.
- W polu Wymagane jest klasyfikowanie wybierz opcję Prawda, aby ustawić wymaganie
przeglądu przed uruchomieniem przepływu pracy powiązanego z fazą. Jeśli klasyfikowanie nie jest wymagane, wówczas wybierz opcję
Fałsz.
- Jeśli dla fazy zamierzasz wybrać czynność Przenoszenie, Eksport lub
Przenoszenie tymczasowe, wprowadź lokalizację do pola Miejsce docelowe eksportu.
Lokalizacja:
- Może znajdować się na serwerze zdalnym. Na przykład: \\nazwa serwera\nazwa folderu.
- Może być folderem na napędzie lokalnym. Na przykład: napęd lokalny:\nazwa folderu.
- Określ domyślny okres przechowywania dla obiektów w tej fazie.
Jeśli nie zamierzasz przypisać alternatywnych okresów przechowywania, wówczas wymagana jest wartość.
- W celu ustawienia warunków w taki sposób, aby obiekty pozostały w fazie przez dłuższy lub krótszy czas (w zależności od
właściwości) wykonaj następujące kroki, aby utworzyć alternatywne okresy przechowywania.
- Kliknij opcję Dodaj nowe, aby wyświetlić okno Alternatywny czas przechowywania.
- Wybierz nazwę właściwości z menu.
- Wybierz operator z listy.
- Określ wartość właściwości. Wprowadzona wartość jest zależna od właściwości.
- Wybierz opcję Podstawa czasu przechowywania jako początkową datę dla okresu przechowywania.
- Określ Dni okresu przechowywania w latach, miesiącach i dniach. IBM Enterprise Records
doda wartość określoną w tym polu do podstawy okresu przechowywania. W dniu wynikowym produkt
IBM Enterprise Records zastosuje czynność fazy względem obiektu.
- Kliknij opcję Akceptuj, aby dodać ten alternatywny okres przechowywania do bieżącego harmonogramu, a
następnie wrócić do okna Właściwości fazy.
- Kontynuuj dodawanie alternatywnych okresów przechowywania do poszczególnych warunków - w tym celu klikaj opcję
Dodaj nowe. Produkt IBM Enterprise Records wprowadzi dane z poprzedniego
alternatywnego okresu przechowywania do wszystkich pól, co umożliwi zmianę pól wymaganych. W razie potrzeby można wybrać pole
wyboru Usuń alternatywnego czasu przechowywania i kliknąć przycisk Zastosuj, aby
usunąć warunek.
- Zakończ fazę, klikając opcję Akceptuj. Produkt IBM Enterprise Records
doda fazę i szczegóły do listy faz w harmonogramie.
- Aby dodać więcej faz, kliknij opcję Dodaj nowe. W przeciwnym wypadku kliknij przycisk
Zakończ, aby zakończyć harmonogram rozporządzania.