Es gibt viele Informationen zu einigen der laufenden Wartungs- und Verwaltungsaufgaben, die für IBM® Enterprise Records spezifisch sind.
Weitere Informationen zur Verwaltung finden Sie in den folgenden FileNet P8-Administratorhilfesystemen:
Es gibt eine Reihe von Aufgaben, die ein Administrator mithilfe von Enterprise Manager (EM) durchführen kann. Diese Aufgaben (z. B. die Konfiguration der Prüfung) sind in diesem Onlinehilfesystem dokumentiert. Es gibt jedoch weitere Aktionen, die nicht mit Enterprise Manager durchgeführt werden sollten, da sie zu Datenverlusten und anderen schwerwiegenden Problemen führen könnten. Insbesondere die folgenden Aktionen sollten nicht mit Enterprise Manager durchgeführt werden:
Diese Liste ist nicht erschöpfend. Führen Sie nur die Aufgaben aus, die in der Onlinehilfe dokumentiert sind. Wenn Sie andere Aktionen über Enterprise Manager durchführen, kann es zu Datenverlusten oder anderen schwerwiegenden Problemen kommen.
Beachten Sie jedoch, dass das Handbuch IBM Enterprise Records Installation and Upgrade Guide möglicherweise Anweisungen für die Verwendung von Enterprise Manager zur Durchführung von Operationen enthält, die ein Administrator nur während einer Installation oder eines Upgrades durchführen sollte. Dazu gehören beispielsweise:
Sie sollten separate Objektspeicher für den Aktenplan und als Schriftstücke deklarierte Dokumente konfigurieren. Einer der Objektspeicher, der Aktenplan-Objektspeicher (File Plan Object Store; FPOS), enthält dabei die Aktenplanstruktur, während der andere Objektspeicher, der Objektspeicher für Schriftstücke (Records Object Store; ROS), Dokumente enthält, von denen einige als Schriftstücke deklariert sind. In der Regel wird der Zugriff auf den Objektspeicher für Schriftstücke zahlreichen Benutzern gewährt, während nur eine kleine Auswahl von ihnen auch Zugriff auf die Einheiten innerhalb des Aktenplan-Objektspeichers besitzt. Mit einem einzigen Aktenplan-Objektspeicher können mehrere Objektspeicher für Schriftstücke verbunden sein.
Sobald Sie den Aktenplan konfiguriert haben und mit der Schriftstückdeklaration begonnen haben, sollten nur minimale Änderungen an einem produktiven Objektspeicher vorgenommen werden. Wenn eine Löschung eines Objektspeichers erforderlich wird, nachdem die Schriftstückdeklaration begonnen wurde, müssen Sie eine spezielle Prozedur verwenden, um Probleme beim Deklarieren von Schriftstücken in einem neuen Objektspeicher zu vermeiden. Dazu müssen Workplace-Vorgaben gelöscht werden, bevor der Objektspeicher gelöscht werden kann.
Wenn ein Objektspeicher gelöscht wird, bevor die Site- und Benutzervorgaben auf einen anderen Objektspeicher zurückgesetzt wurden, wird bei einem Zugriffsversuch auf den Objektspeicher eine Nachricht angezeigt, die erläutert, welcher Aktenplan-Objektspeicher ausgewählt wurde und warum. Es gibt auch einen Link zum Konfigurieren des erforderlichen Aktenplan-Objektspeichers. Das System wählt einen Objektspeicher entsprechend der folgenden Richtlinien aus.
Wenn Sie den Objektspeicher vor dem Zurücksetzen der Vorgaben löschen, müssen alle Vorgaben bereinigt werden. Löschen Sie die Datei bootstrap.properties, verschieben Sie sie oder benennen Sie sie um. Sie wird automatisch neu erstellt.
Die folgenden Systemverwaltungsaufgaben von IBM Enterprise Records sind die Aufgaben, die üblicherweise in den meisten Sites durchgeführt werden. Verwenden Sie die folgende Checkliste als Leitfaden, um zu ermitteln, wann bestimmte Verwaltungsaufgaben für IBM Enterprise Records durchgeführt werden sollten.
Täglich | Wöchentlich | Monatlich | Nach Bedarf |
---|---|---|---|
Überwachen des Scanvorgangsprotokolls (../../../com.ibm.p8.ier.admin.doc/backup_restore/config_records_manager.htm) | Exportieren von Prüfprotokollen | Archivieren/Löschen des Scanvorgangsprotokolls | Fehlerbehebung Konfigurieren der Protokollierung |
Der Content Engine-Server (CE-Server) kann so eingestellt werden, dass er einen FileNet Image Services-Server (IS-Server) als Speichereinheit für unveränderliche Inhalte oder als Erfassungseinheit für große Datenmengen nutzt. (Praktisch bedeutet dies, dass der Inhalt eines Content Engine-Dokuments als IS-Dokument auf einem IS-Server gespeichert werden kann.) Die Zusatzfunktion, die diese Funktionalität ermöglicht, wird als Content Federation Services für Image Services (CFS-IS) bezeichnet.
Wenn Sie ein CFS-IS-System in Verbindung mit IBM Enterprise Records verwenden, dürfen Sie kein Ablaufdatum für Dokumente definieren, die auf einem FileNet Image Services-System gespeichert werden. Der CFS-IS-Administrator hat auf dem FileNet Image Services-System keine automatisierte Möglichkeit zur Unterscheidung zwischen IBM Enterprise Records-Dokumenten, die zurückgestellt sind und daher nicht gelöscht werden können, und Dokumenten, die gelöscht werden können.
In einigen Fällen hängen die Operationen, die Sie an diesen Dokumenten durchführen können, (oder die erwartete Ausgabe dieser Operationen) davon ab, wie das FileNet Image Services-Dokument in das System eingegeben wurde und ob die Eigenschaften des FileNet Image Services-Dokuments an den Content Engine-Server weitergegeben werden. Wenn der IS-Server als Speichereinheit für unveränderliche Inhalte verwendet wird, wird der Dokumentinhalt über CE-Anwendungen zum IS-Server hinzugefügt. Im Folgenden werden diese Typen von Dokumenten als CE-IS-Dokumente vom Typ A bezeichnet. Wenn der IS-Server als Erfassungseinheit für große Datenmengen verwendet wird, wird der Dokumentinhalt über IS-Anwendungen zum IS-Server hinzugefügt. Im Folgenden werden diese Typen von Dokumenten als CE-IS-Dokumente vom Typ B bezeichnet.
Mit IBM Enterprise Records können Sie diese Dokumente als Schriftstücke fast auf dieselbe Weise verwalten wie andere CE-Dokumente. In diesem Abschnitt werden einige der Verhaltensunterschiede von IBM Enterprise Records bei der Arbeit mit diesen Typen von Dokumenten behandelt. Hier finden Sie auch weitere Informationen, die Sie bei der Verwaltung dieser Typen von Dokumenten berücksichtigen sollten.
Sie können eine Subskription definieren, z. B. dass IS-Dokumente automatisch als Schriftstücke deklariert werden, wenn sie zum Objektspeicher migriert werden. Dazu müssen Sie sicherstellen, dass die Dokumentklasse für die migrierten Dokumente die Ereignisaktion zum Konfigurieren der automatischen Deklaration von Schriftstücken subskribiert und dass die Ereignisaktion beim Einchecken ausgelöst wird.
Wenn über Image Services-Anwendungen oder -APIs auf ein IS-Dokument zugegriffen werden kann, gibt es keine CE-Mechanismen, die verhindern könnten, dass das Dokument geändert oder gelöscht wird, selbst wenn es als Schriftstück deklariert ist. Daher sollten Sie mit dem IS-Systemadministrator zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass die IS-Zugriffsberechtigungen für die IS-Dokumentänderung und -löschung passend eingerichtet sind.
IS-Dokumentklassen umfassen Aufbewahrungsparameter, die angeben, wann Dokumente gelöscht werden sollen. IBM Enterprise Records berücksichtigt diese IS-Aufbewahrungseinstellungen nicht. Daher sollten Sie mit dem IS-Systemadministrator zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass diese Aufbewahrungseinstellungen passend eingerichtet sind, sodass IS-Dokumente, die als Schriftstücke deklariert sind, nicht aufgrund von IS-Aufbewahrungseinstellungen gelöscht werden.
Sie können in CE katalogisierte IS-Dokumente mit einem der verfügbaren Deklarationsmechanismen deklarieren (z. B. mit Workplace, MS Office, MS Outlook, Ereignisaktionen, Workflows und der Java-API von IBM Enterprise Records). Beachten Sie jedoch, dass Sie bei einem Dokument, das mehrere Elemente enthält, nicht ein einzelnes Element als Schriftstück auswählen können. Wenn ein Dokument mit mehreren Elementen als Schriftstück deklariert wird, werden alle Elemente als Teil des Schriftstücks betrachtet.
Ein Benutzer, der nicht mit Enterprise Records arbeitet und der Zugriff auf ein Dokument hat, kann nicht mehr auf die Informationsseite eines Dokuments zugreifen, nachdem ein Enterprise Records-Benutzer dieses als Schriftstück deklariert hat. Diese Beschränkung des Zugriffs eines Benutzers, der nicht mit Enterprise Records arbeitet, wurde absichtlich eingeführt.
Wenn die Katalogisierung auf dem IS-Server aktiviert ist, werden die IS-Dokumenteigenschaften, die CE-Dokumenteigenschaften zugeordnet sind, sowohl auf dem IS- als auch auf dem CE-Server gespeichert, und jede Aktualisierung einer IS-Dokumenteigenschaft wird automatisch an das zugehörige CE-Dokument weitergegeben. Aktualisierungen von CE-Dokumenteigenschaften wirken sich jedoch nicht auf die Eigenschaften des dem Dokument zugeordneten Schriftstücks aus.
Wenn ein Dokument ein CE-IS-Dokument vom Typ A ist, wird eine inhaltsbasierte Suche das dem Dokument zugeordnete Schriftstück finden, wenn im Objektspeicher, in dem sich das Dokument befindet, der inhaltsbasierte Abruf konfiguriert ist. Wenn ein Dokument jedoch ein CE-IS-Dokument vom Typ B ist, wird eine inhaltsbasierte Suche das Dokument nicht finden.
Wenn Sie ein Schriftstück löschen, wird das entsprechende CE-Dokument des Schriftstücks ebenfalls gelöscht. Wenn der Inhalt des CE-Dokuments im permanenten Cache des IS-Servers statt auf einem Speichermedium gespeichert ist, wird das IS-Dokument beim Löschen aus dem Cache entfernt. Wenn der Inhalt des CE-Dokuments jedoch auf dem Speichermedium des IS-Servers gespeichert ist, wird der Inhalt beim Löschen eines Schriftstück nicht vom Medium entfernt. Weitere Informationen dazu, wie Dokumentdaten von einem IS-Server gelöscht werden, einschließlich Informationen zum Löschen von IS-Speichermedien (wenn es sich um ein löschbares Medium handelt), finden Sie im Abschnitt zu abgelaufenen Dokumenten und Ordnern in der Übersicht über die Datenbankpflege im Handbuch IBM FileNet Image Services System Administrator's Handbook.
Wenn Sie ein Schriftstück kopieren, wird neben dem Schriftstück auch das zugehörige CE-Dokument (und dessen zugehöriges IS-Dokument) kopiert. Beim Kopieren eines Schriftstücks wird immer ein CE-IS-Dokument vom Typ A erstellt, selbst wenn das ursprüngliche Dokument ein CE-IS-Dokument vom Typ B war.
Dasselbe gilt, wenn Sie ein Schriftstück importieren: das zugehörige Dokument eines importierten Schriftstücks ist immer ein CE-IS-Dokument vom Typ A, selbst wenn es beim Exportieren ein CE-IS-Dokument vom Typ B war.
Während des Entwicklungszyklus werden Sie die Systemleistung überwachen wollen, um sicherzustellen, dass Ihre Implementierung so effizient wie möglich arbeitet. Es empfiehlt sich, IBM System Dashboard for Enterprise Content Management zu verwenden, das einen zentralisierten Mechanismus zur Erfassung und Verteilung von Leistungsdaten zu installierten IBM FileNet-Softwareprodukten unabhängig vom Betriebssystem bietet. Die erfassten Leistungsdaten können den Standardfunktionen von IBM System Dashboard for Enterprise Content Management zur Verwendung auf Sites verfügbar gemacht werden, die nicht in einer Managementkonsole standardisiert sind. Informationen zur Verwendung von IBM System Dashboard for Enterprise Content Management finden Sie in ../../../com.ibm.p8.sysmgr.admin.doc/overview.htm.
Das Handbuch IBM FileNet P8 Troubleshooting Guide enthält Informationen zur Behebung von Problemen mit P8-Plattformkomponenten, einschließlich IBM Enterprise Records, Content Engine, Application Engine, Process Engine und Workplace. Informationen zum Herunterladen der Dokumentation von der IBM Unterstützungsseite erhalten Sie über den externen Link am Ende dieses Abschnitts.