Les entités physiques ne pouvant être consultées en ligne, vous devez vous faire transmettre les éléments. Ce processus nommé déchargement lance également le workflow de gestion des enregistrements physiques (PRM) qui assure le suivi de l'emplacement des entités à chaque étape. Vous pouvez décharger des enregistrements individuels (un par un) ou tout conteneur contenant des éléments physiques.
Le workflow PRM comprend l'intégralité du cycle de réservation, réception et émission de l'entité pour un autre utilisateur. Le workflow assure également le suivi des retards de réception ou d'émission de l'entité. Par ailleurs, il assure le suivi des entités perdues en cours de transport ou par l'utilisateur actuellement listé en possession de l'entité. Bien entendu, le suivi des entités par l'intermédiaire du workflow PRM n'est possible que si l'ensemble des participants note précisément l'emplacement des entités en permanence, en répondant rapidement aux tâches de leur boîte de réception.
Le déchargement d'entités peut être réalisé à l'aide d'Application Engine, de Workplace XT ou d'IBM® Enterprise
Records. Dans Workplace, accédez à la librairie de plans de fichiers et ouvrez le dossier Gestion des enregistrements.
Ouvrez ensuite le dossier du plan de fichiers et accédez à l'objet à l'emplacement approprié du plan de fichiers.
Pour obtenir des informations sur l'état de déchargement d'une entité, cliquez sur son icône Obtenir des informations et sélectionnez la page Détails. Dans la section Physique de cette page, vous pouvez afficher l'emplacement de l'entité, son emplacement d'origine, son état de déchargement et l'utilisateur à l'origine du déchargement.
Si l'entité dispose d'un code à barres, vous pouvez également vérifier son état de déchargement grâce à la fonction Analyser des éléments physiques de l'onglet Physique.
Voir Analyse d'une entité physique. Enfin, vous pouvez sélectionner le bouton État dans l'étape du workflow PRM pour obtenir l'état par l'intermédiaire de l'application Contrôleur de suivi.
Boîtes de réception utilisées par le workflow PRM
Des éléments de travail sont créés au fur et à mesure du déplacement de l'entité et de sa réception/émission par des utilisateurs. Certains de ces éléments s'affichent la boîte de réception d'un utilisateur, d'autres dans des boîtes de réception partagées. Les paramètres de sécurité utilisateur et groupe définissent les personnes autorisées à consulter les boîtes de réception partagées, ouvrir une étape du workflow et afficher l'état d'une entité grâce à la fonction Analyse des éléments physiques. Le workflow PRM peut créer des éléments de travail dans les boîtes de réception partagées suivantes :
Procédure de déchargement
Le déchargement d'une entité commence par la sélection de l'option
Lancer / Décharger dans son menu contextuel. Ensuite, des éléments de travail s'affichent dans les boîtes de réception des participants ou sont dirigés vers les boîtes de réception partagées. Lors du premier déchargement d'une entité, le système indique son déchargement vers l'emplacement spécifié par l'utilisateur demandeur. Le conservateur doit toutefois libérer l'élément avant la réception effective par l'utilisateur demandeur.
- Lorsqu'un élément est déjà déchargé, les autres utilisateurs demandeurs définissent une date de réservation. La date de réservation permet de prioriser les requêtes multiples. L'entité est transmise à d'autres utilisateurs sur la base de la date de réservation la plus récente indiquée par les éléments de travail de la file PhysicalEntitiesReserveQueue.
Le système n'attend pas la date de réservation pour créer de nouveaux éléments de travail.
- Si le conservateur ou un autre utilisateur détenteur actuel d'entité demande un service de livraison au lieu d'une livraison manuelle, la file d'attente de livraison reçoit un élément de travail. Le service de livraison peut soit livrer l'élément, soit indiquer sa perte. Lorsque le conservateur ou le service de livraison indiquent la livraison de l'élément, l'utilisateur demandeur reçoit un élément de travail de réception. Si le service de livraison indique la perte de l'élément, un élément de travail est transmis à la file d'attente des éléments perdus, PhysicalEntitiesFindLostQueue.
- Lorsque l'utilisateur demandeur termine l'élément de travail de réception en indiquant la réception de l'entité, un élément de travail d'émission vient remplacer l'élément de travail de réception dans la boîte de réception. Si l'utilisateur demandeur indique que l'élément n'a pas été reçu, un élément de travail est transmis à la file d'attente des objets perdus.
- Le groupe objets perdus peut soit retrouver et livrer l'élément, soit indiquer sa perte définitive. En cas de découverte et de livraison de l'élément, un élément de travail de réception est généré dans la boîte de réception de l'utilisateur. L'indication de perte de l'élément implique l'envoi de messages aux participants concernés (utilisateurs des files d'attente et de réservation) et l'interruption de tous les éléments de travail restants. Un élément ne doit être marqué comme perdu définitivement que s'il est certain qu'il ne sera pas retrouvé ultérieurement. Par la suite, il est impossible d'indiquer une entité perdue comme retrouvée. Tout utilisateur souhaitant décharger l'entité ultérieurement recevra un message indiquant sa perte.
- Lorsque le détenteur actuel de l'entité n'a plus besoin de l'élément, il ou elle confirme l'élément de travail d'émission et livre l'élément à la personne suivante ou au conservateur, qui à son tour confirme l'élément de travail de réception.
- Si vous tentez de décharger une entité dont le conteneur parent est déchargé, vous recevez un message et n'avez d'autre choix que de fermer la fenêtre de l'étape de lancement. Vous pouvez soit décharger le conteneur parent, prenant ainsi votre place dans la file d'attente avec d'autres demandeurs éventuels soit tenter de décharger l'entité enfant ultérieurement.
- De même, si vous tentez de décharger un conteneur alors qu'un ou plusieurs éléments de son contenu sont déchargés, vous obtiendrez un message indiquant un Déchargement enfant. Vous devrez alors réessayer ultérieurement.
Lancement d'un workflow
Pour décharger un objet physique:
- A partir d'Application Engine, de Workplace XT ou d'IBM Enterprise
Records, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le nom de l'entité physique et sélectionnez Lancer / Décharger.
- Cliquez sur Lancer sous le nom de la souscription workflow souhaitée. Une souscription par défaut est proposée pour chaque type d'entité physique.
- Terminez le reste de l'étape Lancer / Décharger.
- Une fois l'étape Lancer / Décharger terminée, fermez la fenêtre de recensement des souscriptions de workflows.
Les différentes étapes du workflow ont certains éléments en commun.
Tableau 1. Étapes de workflowEléments des étapes de workflow |
Description |
Instructions |
Dans la partie supérieure de la fenêtre figurent des instructions pour terminer l'étape. Elles sont rédigées par le concepteur du workflow.
Si les instructions ne s'affichent pas, cliquez sur la flèche figurant à côté du mot Instructions. |
Nom de l'entité |
S'il s'agit d'un conteneur, vous pouvez cliquer sur le nom pour ouvrir le conteneur et afficher son contenu. S'il s'agit d'un enregistrement physique unique, un message vous signalera l'absence de contenu. |
Commentaires |
Vous pouvez saisir des commentaires directement dans la zone de commentaires ou cliquer sur l'icône jaune en bas de la zone de saisie pour afficher une fenêtre plus grande, permettant de rédiger ou de lire des commentaires plus longs sans les faire défiler. |
Menu Action |
Ce menu comporte des éléments différents en fonction de l'étape.
Vous trouverez des informations sur les différents types d'étapes plus loin dans le texte. Par ailleurs, les instructions figurant en haut de la fenêtre du workflow devraient vous guider dans la sélection. |
Emplacement |
Cliquez sur Emplacement pour afficher une liste d'emplacements. Cliquez sur Sélectionner sous l'emplacement de livraison souhaité d'une entité. |
Date de réservation |
Cliquez sur l'icône de calendrier pour sélectionner la date de réservation souhaitée d'une entité. Si l'entité n'est pas actuellement déchargée, vous devez choisir la date en cours. Si l'entité est déchargée, vous pouvez choisir la date en cours ou une date ultérieure, mais le système n'affichera pas nécessairement la date sélectionnée. Le système détermine les dates de réservation au fur et à mesure du déplacement de l'entité d'un emplacement à l'autre. |
Colonnes d'information |
Différentes étapes permettent d'afficher les détenteurs précédents d'un élément, son emplacement, les dates de réservation et de demande, ainsi que le prochain destinataire. |
Boutons Appliquer et Fermer |
Vous pouvez modifier des informations, Appliquer les changements, puis Fermer la fenêtre sans rien faire de plus. L'élément de travail reste dans la même boîte de réception. Ceci vous permet de déclarer un élément comme actuellement perdu, si vous pensez pouvoir le retrouver. Ainsi, vous évitez l'action plus permanente déclenchée par le bouton Terminer. |
Bouton Réattribuer |
Il ouvre la fenêtre lorsque vous sélectionnez un autre utilisateur qui doit effectuer l'étape. Entrez les premiers caractères du nom, puis cliquez sur Rechercher. Sélectionnez l'utilisateur et cliquez sur Continuer. |
Bouton Etat |
Ouvre l'application Contrôleur de suivi. |
Bouton Terminer |
Le bouton Terminer est le choix habituel ; il permet d'achever l'étape du workflow. |
Etape de lancement
Pour exécuter l'étape de lancement :
- Cliquez sur Emplacement pour sélectionner l'emplacement de livraison de l'entité.
- Cliquez sur l'icône de calendrier pour définir une date de réservation. Si l'entité n'est pas déchargée, vous devez choisir la date en cours. Si l'entité est déchargée, vous pouvez choisir la date actuelle ou une date future. La date de réservation permet de prioriser les requêtes multiples.
- Cliquez sur Lancer pour démarrer le workflow ou sur Fermer pour fermer la fenêtre sans lancement.
Etape de réception
L'étape de réception s'affiche dans votre boîte de réception comme étape d'approbation, mais le titre de la page qu'elle ouvre est
Etape de réception. Vous recevez une étape de réception lorsque l'utilisateur précédent (ou le conservateur) libère l'élément et que vous êtes le prochain récepteur dans la file.
Si vous ne l'avez pas encore reçu, vous pouvez consulter l'identité du livreur, son dernier emplacement et son mode de livraison. Si vous ne recevez pas l'élément après écoulement d'un délai raisonnable, vous pouvez indiquer que vous ne l'avez pas reçu. Un élément de travail sera alors transmis à la file des objets perdus. Si vous êtes le conservateur, vous recevez une étape de réception lorsque le dernier utilisateur libère l'élément. Pour exécuter l'étape de réception :
- Sélectionnez l'action appropriée. Si vous avez reçu l'entité, sélectionnez Reçu ; sinon, sélectionnez Non reçu.
- Terminez l'étape en sélectionnant le bouton approprié. Pour connaître les options, voir Lancement d'un workflow.
Avertissement : Vous pouvez ne pas avoir reçu l'entité en raison d'un retard dû au service de livraison ou à l'utilisateur ayant actuellement déchargé l'objet. Il est également possible que l'entité ait été perdue en cours de transport. Dans ces cas, vous recevez un élément de travail qui affiche un message de notification d'état de l'entité.
Etape d'émission
L'étape d'émission s'affiche dans votre boîte de réception comme étape d'approbation, mais le titre de la page qu'elle ouvre est
Etape d'émission. L'étape d'émission doit être effectuée par le détenteur actuel de l'entité, soit le conservateur ou un utilisateur ayant déchargé l'entité. Indiquez la méthode de livraison, le retard de livraison éventuel ou la perte de l'entité. Livrez l'entité à l'utilisateur demandeur à l'emplacement de déchargement. Pour exécuter l'étape d'émission :
- Si nécessaire, saisissez un retard en heures dans Retard (h) pour indiquer la durée d'un retard d'émission de l'entité.
- Saisissez tout commentaire éventuel, tel qu'une explication pour le retard, par exemple.
- Sélectionnez l'action appropriée dans la liste Action.
- Livraison manuelle indique que vous assurez une livraison manuelle de l'entité au prochain utilisateur dans la file.
- Sélectionnez Perdu si vous ne savez pas où est l'entité. Un élément de travail est alors transmis à la boîte de réception partagée PhysicalEntitiesFindLostQueue.
- Sélectionnez Service de livraison si vous souhaitez faire appel à un service de livraison. Un élément de travail est alors transmis à la boîte de réception partagée PhysicalEntitiesDeliveryQueue.
- Sélectionnez Retard si vous avez saisi un retard.
Une notification de retard sera alors transmise à l'ensemble des utilisateurs de la file d'attente.
- Terminez l'étape en sélectionnant le bouton approprié. Pour connaître les options, voir Lancement d'un workflow.
Etape de file d'attente
Lorsqu'un utilisateur réserve une entité et est le prochain de la file à la recevoir, l'élément de travail de la file d'attente affiche son nom comme utilisateur demandeur.
Les utilisateurs disposant de droits d'accès à cette file peuvent afficher des données, mais ne peuvent effectuer aucune action. Pour afficher l'étape de file d'attente :
- Cliquez sur l'élément de travail dans la file d'attente partagée PhysicalEntitiesWaitQueue.
- Après avoir consulté l'élément de travail, cliquez sur Fermer.
Etape de file de réservation
La boîte de réception partagée PhysicalEntitiesReserveQueue contient un élément de travail pour chaque utilisateur en attente d'une livraison. Les utilisateurs autorisés peuvent ouvrir les éléments de travail pour afficher les utilisateurs demandeurs, leur date de demande et l'emplacement souhaité. Vous pouvez modifier les dates de réservation pour changer la priorité des utilisateurs. Pour exécuter l'étape de file de réservation :
- Cliquez sur l'élément de travail dans la boîte de réception partagée PhysicalEntitiesReserveQueue.
- Modifiez éventuellement la Date de réservation pour changer la priorité des utilisateurs en attente de l'élément.
- Cliquez sur Appliquer, puis sur Fermer.
Etape de recherche d'éléments perdus
Lorsqu'une entité est déclarée perdue, le système transmet un élément de travail à la boîte de réception partagée PhysicalEntitiesFindLostQueue. Si vous disposez des droits d'accès à cette boîte de réception, vous pouvez cliquer sur l'élément de travail pour afficher la page de l'
Etape de recherche d'éléments perdus et mettre à jour l'état indiqué. Soit vous trouvez et livrez l'entité, soit vous la déclarez perdue définitivement. Tous les utilisateurs concernés sont alors notifiés et tous les workflows PRM lancés pour cette entité sont interrompus. De plus, lorsqu'un utilisateur tente de lancer un workflow pour cette entité, le système le notifie immédiatement de la perte de l'entité. Pour exécuter l'étape de recherche d'éléments perdus :
- Entrez vos commentaires.
- Dans le menu Action, sélectionnez Perdu pour déclarer l'entité comme perdue définitivement. Sélectionnez Livré si vous avez retrouvé et livré l'entité à l'utilisateur dont le nom apparaît dans le champ Demandé par.
- Terminez l'étape en sélectionnant le bouton approprié. Pour connaître les options, voir Lancement d'un workflow.
Une fois l'entité marquée comme perdue définitivement, il est impossible d'indiquer qu'elle a été retrouvée ultérieurement. Toute personne souhaitant décharger l'entité ultérieurement recevra un message indiquant sa perte. Si l'élément perdu est un conteneur retrouvé par la suite, ses contenus ne peuvent être déchargés. Toute personne souhaitant décharger des éléments d'un conteneur perdu précédemment reçoit un message indiquant que le parent est déchargé.
Etape de service de livraison
Lorsqu'un utilisateur fait appel au service de livraison pour transmettre une entité physique, le système envoie un élément de travail à la boîte de réception partagée PhysicalEntitiesDeliveryQueue. Si vous disposez des droits d'accès à cette boîte de réception partagée, vous pouvez cliquer sur l'élément de travail pour exécuter l'
étape de livraison. Pour exécuter l'étape de livraison :
- Entrez tout commentaire éventuel.
- Dans la liste Action, sélectionnez Perdu si vous ne pouvez retrouver et livrer l'entité. Un élément de travail sera alors transmis à la boîte de réception partagée PhysicalEntitiesFindLostQueue. Si nécessaire, ce groupe indiquera la perte définitive de l'entité. Sélectionnez Livré si vous avez livré l'entité à l'utilisateur demandeur.
- Terminez l'étape en sélectionnant le bouton approprié. Pour connaître les options, voir Lancement d'un workflow.
Etape Message
La page de l'étape Message indique l'état de l'entité physique pour laquelle vous avez lancé un workflow PRM. Cette page est transmise à votre boîte de réception comme élément de travail. Vous la recevez dans l'une des situations suivantes :
- Le détenteur actuel de l'entité en a retardé l'émission.
- L'entité a été perdue par le service de livraison ou par son détenteur actuel.
- Une erreur s'est produite dans le workflow PRM.
- L'entité parent ou enfant de l'entité demandée a déjà été déchargée et aucun élément de travail n'a été transmis à une file (les files d'attente et de réservation ne servent que quand les entités coïncident).
- L'entité pour laquelle vous avez lancé un workflow n'est pas une entité physique.
Pour terminer l’étape Message, cliquez sur
Terminer.