Voit hakea asiakirjoja, taltioita, asiakirjakansioita ja asiakirjaluokkia. Hakutila, dynaaminen tai staattinen, vaikuttaa valittavana oleviin hakuasetuksiin. Voit käyttää myös hakumalleja ja tallennettuja hakuja.
Lisätietoja hakutilasta on kohdassa
Hakusivun mukautus. Kun hakutyyppi on valittu, hakua voi tarkentaa määrittämällä seuraavat hakuehdot:
- Ominaisuusperustainen haku: yksiköiden haut perustuvat ominaisuuden arvoihin, joita ovat dokumentin otsikko, laatija, sisällön säilytyspäivämäärä ja nykyisen vaiheen arvioinnin päätös.
- Sisältöperustainen haku: Asiakirjojen haut perustuvat tiettyihin sanoihin ja lausekkeisiin, joita on asiakirjaksi vahvistetun dokumentin tai asiakirjan ominaisuuksissa (eli metatiedoissa). Sisältöperustainen haku on käytettävissä vain asiakirjoja haettaessa.
- Päätason yksiköihin perustuva haku: Hakee asiakirjoja päätason yksiköiden lajien ja ominaisuuksien perusteella. Esimerkiksi asiakirjakansio voi sisältää kaksi taltiota Taltio1 ja Taltio2, joissa kummassakin on tietty joukko asiakirjoja. Jos päätason tyypissä määrität Taltion1, hakutuloksissa näkyvät vain tämän taltion asiakirjat, jotka täyttävät muut hakuehdot.
Oletushakuperusteita voi muokata jokaisella sivulla.
Haku-välilehdessä on linkki hakumalleihin ja tallennettuihin hakuihin. Hakusuunnittelu
luo ennalta suunniteltuja hakuja
Application Engine- tai
Workplace XT -ohjelmassa ja merkitsee ne
IBM Enterprise Records -ohjelman käyttöön. Hakumalleissa jotkut
näistä hakuperusteista on määritetty, ja jotkut kentät ovat muokattavissa, joten käyttäjä voi
muokata hakua. Tallennettu haku sisältää kaikki hakuperusteet, joita ei voi muokata. Kun
napsautat tallennetun haun nimeä, vain hakutulokset tulevat näkyviin, aivan kuin
olisit aukaissut kansion.
Määritä ominaisuudet
Määrittämällä hakuperusteita voit hakea yksiköitä seitsemän
ominaisuuden perusteella. Voit kirjoittaa arvot kaikille näille ominaisuuksille. Luokitelluille
asiakirjoille voit kirjoittaa hakuperusteet, jotka perustuvat nykyiseen luokitukseen tai
aloitusluokitukseen, luokituksen laskuun, luokituksen nostoon, luokituksen
poistopäivämääriin tai -tapahtumiin tai lisämerkintöihin.
Voit myös jättää ominaisuusarvot tyhjiksi ja etsiä yksikköä hakuperusteiden avulla.
Voit valita
ominaisuusjoukon seuraavasti:
- Valitse Muuta.
- Valitse Ominaisuusehtojen asetukset -alueelta ominaisuuden nimi
vähintään yhdestä Ominaisuuden nimi -valikosta.
- Napsauta sen ominaisuuden valintanappia, jonka tulokset haluat lajitella.
- Valitse operaattori. Käytettävissä olevat operaattorit määräytyvät ominaisuuden mukaan.
- Valitse Hyväksy muutokset.
Lisätietoja tämän sivun
asetuksista on kohdassa Hakusivun mukautus.
Kirjoita arvot
ja aseta operaattorit
Jokaiselle hakuun sisällytettävälle operaattorille on annettava arvo
kirjoittamalla teksti, valitsemalla arvo valikosta tai toiselta sivulta tai valitsemalla
päivämäärä kalenterista. Haussa käytetään vain niitä operaattoreita, joilla on arvo.
- Tarkista kunkin ominaisuuden operaattori. Voit valita operaattorin valikosta tai hyväksyä
oletusarvon.
- Kirjoita arvo kullekin operaattorille, jota haluat käyttää.
- Osoita kahden ominaisuuden välinen suhde valitsemalla AND tai
OR. AND-operaattori palauttaa tulokset vain silloin,
kun molemmat arvot ovat tosia. OR-operaattori palauttaa tulokset, jos
ominaisuuksien arvoista jompikumpi on tosi. Jos sinulla on esimerkiksi moniarvoinen ominaisuus
henkilökunta ja haluat hakea palkkamenoja (Payroll) tai rekrytoituja (Recruitments), kirjoita seuraava hakuehto:
Human Resources = Payroll OR
Human Resources = Recruitments
Voit kirjoittaa hakuperusteet myös seuraavasti:Human Resources = Payroll, Recruitments
Tärkeää: Jos
käytät Aloitusluokitus-ominaisuutta DoD-luokitellussa tietomallissa,
luokituksen syötekenttä on merkkijonokenttä. Kaikki vertailut, joissa käytetään
sellaisia operaattoreita kuin suurempi kuin (>), pienempi kuin (<) tai yhtä suuri kuin (=),
perustuvat kirjoittamaasi tekstiin. Silloin aakkostetun luettelon loppupäässä oleva sana on "suurempi"
kuin alkupäässä oleva sana.
Sisällön määritys
Jos haet asiakirjaa, voit
määrittää sanan tai lausekkeen, joka on asiakirjaksi vahvistetun dokumentin sisällössä (asiakirjan
objektisäilössä) tai asiakirjan ominaisuuksien tekstissä (Arkistonmuodostussuunnitelman
objektisäilön metatiedoissa). Sivuston pääkäyttäjän on määritettävä hakuohjelma, jolla ominaisuudet indeksoidaan.
Voit yhdistää
ominaisuushaun ja sisältöhaun käyttämällä AND- tai
OR-operaattoria.
Jos hakutilana on Staattinen
ja käytät OR-operaattoria, haku käsittelee ominaisuushaun ensin. Jos
palautettujen tulosten määrä on yhtä suuri tai suurempi kuin
Enimmäistulokset-kentän arvo, haku keskeytyy, eikä sisällöstä haeta. Siksi
hakutuloksissa ei ehkä ole dokumentteja, joissa on pyydetty sisältö. Lisätietoja hakutilasta on
kohdassa Hakusivun mukautus.
Kun hakutilana on Dynaaminen, sisältöhaku suoritetaan ensin ja ominaisuushaku sitten, jolloin
Dynaaminen-tila palauttaa kaikki tulokset.
Voit hakea sisältöä seuraavasti:
- Kirjoita haettava teksti Sisältö sisältää -tekstikenttään.
- Valitse kohdassa-kentän arvoksi joko
Metatiedot, jolloin haku kohdistuu ominaisuuksien tekstiin, tai
Sisältö, jolloin haku kohdistuu asiakirjaksi vahvistetun dokumentin
tekstiin. Kun määrität arvon Sisältö-kenttään, hakutuloksien sivulla on
Luokitus-sarake, joka näyttää tulosten olennaisuuden hakuperusteiden suhteen prosentteina. Luokitus-sarake
on lajittelussa oletussarake, ja aluksi se lajitellaan laskevaan järjestykseen. Luokitus-sarake on
käytettävissä vain silloin, kun Hakutila-vaihtoehtona on Dynaaminen.
- Aseta operaattoriksi AND, joka määrittää, että kirjoittamasi
tekstin on sisällyttävä yksikköön ja ominaisuuksien on oltava tosia. Määritä operaattoriksi
OR, jos sisältö- tai ominaisuusehdon on oltava tosi.
Huomautus: - Kun kirjoitat sanan, sisältöhaku etsii sanan kaikki muodot asiakirjan tekstistä. Jos etsit
tekstiä ominaisuuksista (metatiedoista), haku palauttaa vain tarkat vastineet. Jos siis hakiessasi
dokumentin sisällöstä kirjoitat sanan kuukausi, saat tulokseksi dokumentit,
jotka sisältävät kuukausi-sanoja, kuten kuukausi, kuukausien, kuukausittain. Jos kirjoitat ominaisuushakuun sanan
kuukausi, saat tulokseksi vain ne dokumentit, joissa on
ominaisuuden arvo kuukausi.
- Jos kirjoitat useita sanoja, kaikkien sanojen on löydyttävä dokumentista. Jos esimerkiksi
kirjoitat myynti kuukausittain ohjelma palauttaa vain dokumentit, joissa on
molemmat sanat.
- Jos haluat hakea lauseketta, jossa sanat ovat tietyssä järjestyksessä, kirjoita lauseke
lainausmerkkien väliin. Esimerkiksi "oikea käsi" palauttaa vain
dokumentit, joissa on sanapari oikea käsi.
- Lainausmerkkien avulla voit hakea tiettyä kirjainkokoa tai kirjoitusasua.
Esimerkiksi "tähti" palauttaa sanan tähti, mutta ei sanoja
tähtitaivas tai Tähti.
- Käytä tähteä (*) yleismerkkinä haluamallesi määrälle (nollasta lähtien)
kirjaimia, numeroita tai alaviivoja ( _ ). Esimerkiksi merkkijono ma*a
palauttaa sanat maha, Marja, maailma, mallintaa ja maksukausi. Käytä kysymysmerkkiä
(?) yhden aakkosnumeerisen merkin sijasta, jolloin merkkijono
?alo palauttaa sanat talo, valo, Salo, salo.
- Jos Oracle on käytössä järjestelmässä, haussa erotellaan isot ja pienet kirjaimet, ellei
pääkäyttäjä ole vaihtanut asetusta kohdan Haun määritys kirjainkoosta riippumattomaksi
ohjeiden mukaan.
- Kun haet MS SQL -tietokannasta LIKE-operaattorin avulla ja
hakuperusteissa on vasen hakasulje([), [-merkki on asetettava hakasulkeiden väliin. Silloin kenttään on
kirjoitettava merkkijono [[].
MS SQL -toimittajan ongelma. Katso lisätietoja MS SQL -käyttöohjeista.
- Kun teet ominaisuushaun käyttämällä OR-operaattoria yhdessä koko tekstin
haun kanssa Dynaaminen-tilassa, tulosjoukon oletusjärjestyksenä on lajittelu luokituksen
mukaan. On
huomattava, että tulosjoukossa saattaa olla kaksoismerkintöjä. Esimerkiksi yksi kohde voi näkyä
tulosjoukossa kahdesti, kerran ominaisuuden mukaan tehdyn haun perusteella ja toisen kerran
tekstihaun tai sisältöperustaisen haun perusteella. Lisäksi, kun napsautat eri saraketta
tulosjoukossa ja lajittelet tulokset esimerkiksi dokumentin otsikon mukaan luokituksen sijasta,
alkuperäinen kaksoisesiintymä voi tulla suodatetuksi pois. Tämän vuoksi palautettujen asiakirjojen
kokonaismäärä voi olla erilainen, kun hakutulokset lajitellaan dokumentin otsikon mukaan tai luokituksen mukaan. Jos
tarvitset tietoa hakutulosten olennaisuudesta, silloin kannattaa käyttää luokituksen mukaista
lajittelua, joka on oletusarvo. Jos on tärkeää poistaa mahdolliset kaksoismerkinnät, lajittele
metatietojen mukaan.
Suodatus päätason tyypin mukaan
Voit hakea
asiakirjaa sen päätason yksikön lajin ja ominaisuuksien perusteella. Voit valita päätason yksikön seuraavasti:
- Valitse Ja suodata päätason tyypin mukaan
-kohdan oikealla puolella oleva Valitse-vaihtoehto.
- Valitse päätason tyyppi, jonkalainen asiakirjan on oltava.
- Palaa hakusivulle valitsemalla Hyväksy.
- Anna operaattori ja arvo tai määritä muita ominaisuuksia valitsemalla
Muuta. Päätason yksikön hakuehtoihin tehdyt muutokset heijastuvat
kyseisen yksikkölajin Oma haku -sivulle. Jos esimerkiksi valitset tietyn
asiakirjakansion päätason kansioksi ja vaihdat siinä ominaisuusjoukkoa, samat
ominaisuuksien
arvot asetetaan asiakirjakansioille, kun seuraavan kerran etsit niitä suoraan.
Kun
olet määrittänyt kaikki hakuperusteet, valitse Haku.
Hakutulokset
Jos
hakutilana on Staattinen, Enimmäistulokset-kentän arvo rajoittaa palautettavien tulosten määrää. Jos
hakutilana on Dynaaminen, Enimmäistulokset-kentän arvo ei vaikuta
palautettaviin tuloksiin. Lisätietoja Enimmäistulokset- ja
Hakutila-vaihtoehdoista on kohdassa Hakusivun mukautus.
Hakutulokset
sisältävät yksikön nimen ja kaikki ominaisuusarvot, jotka määritit hakuperusteissa. Jos esimerkiksi
Lisämerkintä-ominaisuudella on useita arvoja, tuossa sarakkeessa näkyy
Näytä tiedot -linkki.
Kun napsautat tätä linkkiä, kaikki ominaisuuden arvot tulevat näkyviin.
Voit tehdä seuraavat toiminnot hakutuloksille:
- Luo tulostettava versio.
- Valitse useita yksikköjä ja valitse toiminto, jota käytetään valituissa merkinnöissä,
valitsemalla Monivalintatoiminnot.
- Näytä yksikön tietosivu napsauttamalla Nouda tiedot -kuvaketta.
- Selaa tuloksia napsauttamalla sivunumeroa tai valitsemalla Seuraava.
Tärkeää: Luettelonäkymän
sivukoko -arvo
(yleiset asetukset Application Engine -ohjelmassa tai käyttäjän
asetukset Workplace XT -ohjelmassa)
määrittää, kuinka monta hakutulosta näkyy kullakin sivulla.
Jos halutuloksissa on 100 yksikköä ja Luettelonäkymän sivukoko -kentän arvo
on 20, hakutulokset sisältävät viisi kahdenkymmenen merkinnän sivua.
- Lajittele tulokset napsauttamalla saraketta. Sen mukaan, kuinka määrität haun
oletusasetukset, voit päivittää haku- ja lajittelutuloksia dynaamisesti. Lisätietoja on
Hakutila-kentän kuvauksessa kohdassa
Hakusivun mukautus.
- Lajittele tulokset olennaisuuden mukaan napsauttamalla
Luokitus-saraketta.
- Luokitus-sarakkeen käyttö edellyttää, että olet määrittänyt
Sisältö-vaihtoehdon hakuperusteisiin. Lisätietoja on kohdassa
Haun määritys ja ajo.
- Luokitus-sarake on käytettävissä vain asiakirjoissa ja vain
Dynaaminen-hakutilassa. Lisätietoja hakutilasta on kohdassa
Hakusivun mukautus.
- Tarkastele kaikkia moniarvoisia ominaisuuksia. Lisätietoja on
Moniarvoinen ominaisuus -kentän kuvauksessa kohdassa
Hakusivun mukautus.
Jos napsautat aliluokan
Nouda tiedot -kuvaketta eikä sinulla ole käyttöoikeutta ylätason
luokkaan, IBM Enterprise Records -ohjelmassa ilmenee virhe.
Hae
virheitä
Jos arkistonmuodostussuunnitelman hierarkia sisältää suuren määrän
asiakirjaluokkia, asiakirjakansioita ja asiakirjoja, haku voi saada aikaan virheen, myös
aikakatkaisuvirheen. Lisätietoja asetuksista, joita voit muokata näiden virheiden estämiseksi, on kohdassa
IBM FileNet P8 Troubleshooting Guide.