Akta można deklarować za pomocą produktów Application Engine, Workplace XT, IBM® Enterprise Records, za pomocą opcji Integracja aplikacji lub automatycznie.
Akta można deklarować na wiele sposobów, między innymi:
W przypadku instalacji Base lub DoD akta można zainstalować w woluminie, folderze akt lub w kategorii akt; w instalacji PRO można zadeklarować akta w folderze akt lub w woluminie. Aby zadeklarować akta, należy się upewnić, że obiekt, w którym akta będą deklarowane, jest otwarty.
Jeśli akta zostaną zadeklarowane w folderze akt, wówczas akta zostaną automatycznie przypisane do aktywnego woluminu, który istnieje w tym folderze. Aktywnym woluminem jest zawsze wolumin utworzony jako ostatni, aż do czasu jego zamknięcia. Jeśli wymagane jest zadeklarowanie akt w zamkniętym woluminie, wówczas należy ponownie otworzyć i ręcznie wybrać ponownie otwarty wolumin.
Jeśli dokument jest deklarowany jako akta i istnieje więcej niż jedna wersja dokumentu, wówczas istnieje kilka opcji utworzenia akt dla serii dokumentów. Jednak w postaci pojedynczych akt można zadeklarować maksymalnie siedemnaście wersji dokumentu.
W celu przyspieszenia procesu deklarowania akt kreator Deklaruj jako akta i szablon wprowadzania Deklaruj jako akta obsługują automatyczne odwzorowanie wartości właściwości z dokumentu do akt. Podczas deklarowania dokumentu jako akt nazwy symboliczne właściwości klasy dokumentu są porównywane z nazwami symbolicznymi właściwości klasy akt. Jeśli nazwy są zgodne, wówczas wartość z właściwości dokumentu jest automatycznie przypisywana jako wartość dla zgodnej właściwości akt. Na przykład: jeśli klasa dokumentu zawiera właściwość "Color", a klasa akt również zawiera właściwość "Color", wówczas wartość z właściwości dokumentu zostanie automatycznie odwzorowana na właściwość akt. I podobnie - w przypadku deklarowania wiadomości e-mail z programu Outlook za pomocą domyślnej klasy akt e-mail wartości właściwości Temat, Do, DW, Od, Wysłano i Odebrano zostaną automatycznie odwzorowane.
Do odwzorowania właściwości dochodzi bez względu na to, czy szablon wprowadzania zawiera krok Ustaw właściwości akt. W przypadkach, w których więcej niż jedna wersja dokumentu została wybrana do deklarowania, odwzorowanie właściwości jest oparte na najnowszej wersji dokumentu wybranego dla czynności deklarowania. Różne wersje dokumentu mogą zawierać różne klasy i właściwości. Właściwości są zawsze odwzorowywane na podstawie właściwości najnowszej wersji dokumentu.
Poniższe reguły opisują działanie odwzorowania właściwości dla właściwości, która jest wspólna dla klas dokumentów i klas akt: