如果要控制記錄的保留和處理,您要定義處置排程並將其與記錄儲存器和記錄類型進行關聯。在處置排程中,您要指定記錄的保留規則,以及在保留期結束時處置這些記錄的說明。
處理說明包括:
您要定義記錄應在處置排程中經過的其他階段。每個階段均有定義的保留期。在每個階段結束時,將對記錄執行指定的動作,然後記錄會轉至下一個階段。對於已放置暫存區的實體,處置排程將中斷。移除所有暫存區後,處置排程將會恢復。
如果要計算記錄何時可以準備好進行處理,您要執行「處置清理」。請參閱清理處理程序。使用檔案計劃匯入和匯出工具來匯入和匯出處置排程。
處置排程參數
處置排程可包括以下任意一項:
- 事件 - 觸發開始中斷。中斷意味著關閉實體,以便您可以啟動它們的處理。中斷會結束現在對舊記錄的使用。
- 中斷動作 - 在觸發中斷且經過任何指定的偏移時間後,自動對實體執行的動作。
- 偏移 - 中斷的開始和中斷動作的啟動之間的時間差距。
- 處置階段 - 將記錄的保留控制在特定狀態達一段指定時間的階段定義。
- 階段處置指示/動作 - 當階段的保留期結束後,需要手動起始的動作。每個階段均有相關聯的處理動作。可以審查階段處理動作、傳送到存檔以永久保留、匯出或毀損。
- 處置工作流程 - 每個處置動作均有相關聯的工作流程。動作啟動後,系統將啟動相關聯的工作流程以對記錄執行預先定義的一組說明。
處置排程繼承
您可以將處置排程與記錄種類、記錄資料夾或記錄類型進行關聯。記錄資料夾可以有其自己的處置排程,或者它可以繼承與母項記錄種類相關聯的處置排程。
依預設,記錄可繼承資料夾(在該資料夾中宣告記錄)的處置排程。但是,如果您要將其他處置排程與記錄進行關聯,則您可以建立記錄類型,將所需處置排程與該記錄類型進行關聯,然後將該記錄類型指派給記錄。當其他處置排程與記錄的記錄種類、記錄資料夾和記錄類型進行關聯後,記錄將從記錄類型繼承處置排程。如果在記錄種類下直接建立記錄,則記錄將繼承記錄種類的處置排程。
一般說來,記錄的階層中最低層級的處置排程是可應用的。以下圖表描述了不同的實體在不同情況下的處置排程的繼承:

如果您移動記錄類別或資料夾,則可以將處置排程指派給儲存器,並指定儲存器中受您的指派影響的實體。
如需移動實體的相關資訊,請參閱重新定位種類或資料夾。
如果重新定位儲存器時您未指派處置排程,則以下內容是真的:
- 如果儲存器繼承母項實體的處置排程,則重新定位後儲存器將繼承新的母項實體的處置排程。
- 如果儲存器擁有的處置排程與母項實體不同,則重新定位後儲存器會繼續擁有其自己相同的排程。
處置程序
您將處置排程與記錄種類或資料夾關聯後,依預設,在該儲存器中建立的所有記錄均會繼承該處置排程。如果對記錄執行中斷動作,則這些動作將要進行處理並移動至處理階段。識別為準備處置的實體會標示準備處置圖示:
。
授權的使用者可以啟動處理。取得「記錄管理員」的核准後,系統將對已核准的實體執行相關聯的處置動作。您可以將以下其中一個處理動作指派給處置排程中的階段:
- 審查 - 獲得授權的人員可以審查實體的處置狀態,以決定它們是否可以繼續下一步驟。
您可以根據需要多次指派「審查」動作。
- 匯出 - 實體會複製或匯出至不同的系統或物件儲存庫。稍後,在一個單獨的動作中,您可以從先前位置中移除記錄。
- 具有對映的匯出 - 將具有自訂內容的實體複製或匯出至使用 DoD V3 架構的組織,例如「國家檔案和記錄管理局 (NARA)」。
在單獨動作中,您可以從先前位置中移除記錄。
- 兩步驟傳送 - 實體會在保留期結束時傳送到指定的位置。如果記錄管理員確認實體已成功傳送並準備好進行毀損,則會在傳送之後進行毀損。
- 具有對映的兩步驟傳送 - 在保留期結束時,具有自訂內容的實體會傳送到使用 DoD V3 架構的組織,例如「國家檔案和記錄管理局 (NARA)」。如果記錄管理員確認實體已成功傳送並準備好進行毀損,則會在傳送之後進行毀損。
- 毀損 - 實體將從儲存庫中永久刪除。將該動作指派到實體只能進行一次。與記錄相關聯的連結將與記錄一起毀損。
- 具有對映的臨時傳送 - 具有自訂內容的實體會暫時傳送到使用 DoD V3 架構的組織。
如果毀損工作流程因任何原因而失敗,實體仍會維持「處置進行中」狀態。您需要在實體上再次啟動處理。請參閱起始處置排程。
最佳實務
某些屬性由「處置清理」動態地進行更新。如果這些屬性用作替代保留期的保留基礎,則更新處置清理會導致保留期的延長。請勿使用以下任意屬性作為替代保留期的保留基礎:
- 現行階段執行日期
- 現行階段動作
- 上次清理日期
- 現行階段決策日期
- 現行階段審查決策
- 現行階段 ID
- 重新計算階段保留
- 現行階段執行狀態
- DisposalPhases
- CycleYears
- CycleMonths
- CycleDays
- CurrentActionType
- VitalWorkflowStatus
- VitalSweepDate
- VitalRecordReviewDate
- 重要記錄下次審查日期
- CurrentPhaseId
- AlternateRetentions
- RetentionBase
- RetentionPeriodYears
- RetentionPeriodMonths
- RetentionPeriodDays
- CurrentPhaseExportFormat
- ExportFormat
- CurrentPhaseDecisionDate