Podeu afegir una categoria de registres a un pla de fitxers
de la jerarquia d'entitats de gestió de registres. També podeu afegir
una categoria de registres a una altra categoria de registres,
amb la qual cosa es crea una subcategoria. Teniu en compte, però,
que només podeu afegir una subcategoria a una categoria de registres activa.
Només un gestor de registres o un administrador de registres pot afegir
una categoria de registres.
Per defecte, la categoria de registres acabada de crear hereta totes les propietats, tret del nom,
l'identificador i la data d'obertura de la seva categoria
de registres pare.
Podeu canviar aquests valors heretats.
Atenció: A qualsevol nivell del pla de fitxers, no heu de crear més de 100 categories de registres i
carpetes de registres (consulteu
Plans de fitxers per obtenir-ne més informació).
Per afegir una categoria de registres:
- Inicieu sessió com a gestor de registres o administrador de registres i accediu al
pla de fitxers al qual voleu crear una categoria de registres. Si voleu crear
una subcategoria, obriu la categoria de registres adequada.
- Per obrir l'assistent, feu clic a Afegeix categoria de registres:
. A continuació,
seguiu aquests passos: - Per definir les propietats,
introduïu o modifiqueu els valors de propietat que es mostren. Algunes propietats es poden editar directament en aquesta pàgina,
mentre que altres exigeixen que feu clic al nom de propietat per editar els
valors. Un asterisc vermell indica que cal especificar un valor per a
aquesta propietat. Per obtenir més informació sobre les propietats que es mostren,
consulteu Referència de propietats. Si introduïu un patró
de registre que assigni automàticament un nom als registres que s'afegeixen
a la categoria, introduïu el patró directament en aquest camp. Per obtenir ajuda per crear el patró,
consulteu Addició d'un patró de nomenclatura.
- Feu clic a Següent per definir la planificació de disposició
per a la categoria de registres o seleccioneu un altre pas al panell esquerre.
- Feu clic a Cancel·la per sortir de l'assistent Afegeix categoria
de registres.
- Per definir la disposició, hi ha
tres possibilitats. És possible que s'hagi preseleccionat una planificació de disposició (el quadre
Hereta està seleccionat). És possible que es llisti una planificació de disposició, però el quadre Hereta
no està seleccionat. Per utilitzar-la, feu clic a Hereta.
És possible que no hi hagi informació de disposició. En tots els casos,
feu clic a Explora planificació per seleccionar una
planificació o canviar-la. Feu clic a Esborra la planificació
per deixar de moment la disposició en blanc. Podeu revisar les pàgines d'informació
de qualsevol planificació assignada fent clic a la seva icona Obtenir informació.
- Quan cerqueu una planificació, feu clic a Selecciona a sota del nom
de la planificació de disposició que vulgueu assignar a aquesta categoria.
- Si cal, especifiqueu l'autorització de disposició designada per a la
disposició de la categoria de registres quan està pendent de disposició. Per defecte, l'autorització de disposició
especificada per a la planificació de disposició seleccionada s'assignarà
automàticament com a autorització de disposició per la categoria de registres.
Si no s'ha definit una autorització de disposició per a la planificació seleccionada,
s'aplicarà l'autorització de disposició que hàgiu definit per a la categoria.
Si decidiu especificar l'autorització de disposició ara i definir la planificació de disposició més endavant,
l'autorització de disposició definida per a la planificació sobreescriurà l'autorització de disposició
que hàgiu definit anteriorment per a la categoria de registres.
Atenció: Si la configuració de visualització a les Preferències de lloc o a les Preferències
d'usuari per a Mostra el pas de registres vitals quan creeu contenidors es defineix com a
No, el programa oculta el pas Configura el registre vital, amb la qual cosa
podeu anar al subpàs 1.
- Si la configuració de preferències d'usuari o de lloc s'ha definit per mostrar el pas
Configura el registre vital, feu clic a Següent per
definir el registre vital o seleccioneu un altre pas al panell esquerre. Per obtenir-ne més informació, consulteu els enllaços Preferència d'usuari i Preferència de lloc al final d'aquest tema.
- Per especificar que els registres d'aquesta categoria són vitals, seleccioneu
Cert al menú Indicador de registre vital. Per definir el registre vital si els registres creats a la categoria de registres exigeixen
revisions i actualitzacions contínues, podeu marcar la categoria de registres com a vital en aquest pas.
Tots els registres creats a la categoria es classifiquen automàticament com a vitals.
- Si voleu, introduïu una descripció dels registres vitals que s'han d'afegir
a aquesta categoria de registres.
- Al menú Acció de revisió de registre vital, seleccioneu
l'acció que s'iniciarà amb la revisió periòdica o el cicle d'actualització dels registres vitals. El menú llista les accions de revisió vital creades anteriorment com es descriu a
Addició d'una acció.
- Al menú Revisió i cicle d'actualització de registre vital, seleccioneu
la incidència que activarà la revisió periòdica o l'actualització dels registres vitals dins la categoria.
El menú llista les incidències recurrents creades anteriorment com es descriu a
Addició d'un activador d'incidències recurrents.
- Feu clic a Següent per definir la seguretat i acabar la categoria de registres.
- Per definir la seguretat, reviseu els paràmetres de seguretat existents.
Consulteu Especificació dels paràmetres de seguretat per obtenir informació sobre
cada dret d'accés. Els paràmetres de seguretat determinen els grups i els usuaris que poden accedir a la categoria de
registres i controlen els permisos atorgats a cada grup o usuari. Els paràmetres de seguretat que especifiqueu
aquí els pot sobreescriure la seguretat del FileNet P8 definida a l'entitat.
- Si voleu canviar els drets d'accés per a un usuari o grup concret llistat a la pàgina,
feu clic al nom de l'usuari o el grup a la columna Títol. Es mostra la pàgina Configuració de seguretat, on
podeu especificar els permisos de seguretat de diferents usuaris i grups.
- Per afegir usuaris o grups nous a la llista, feu clic a Afegeix nou.
Per eliminar un usuari o un grup existent de la llista, seleccioneu l'opció
Elimina per a aquest usuari o grup. Per obtenir-ne més informació, consulteu Addició d'usuaris i grups a un objecte.
- Per desar les modificacions als paràmetres de seguretat i acabar de crear la categoria
de registres, feu clic a Finalitza.
- Feu clic a D'acord per confirmar el missatge sobre l'addició correcta
d'una categoria de registres i sortiu de l'assistent.