Eine Verknüpfung stellt eine Beziehung zwischen zwei Einheiten dar.
Die Eigenschaften "Head" und "Tail" der Verknüpfung definieren die Beziehung.
Sie können Links zwischen IBM® Enterprise Records-Entitäten und anderen Content Engine-Objekten in Application Engine oder Workplace XT erstellen. Eine Akte kann Verknüpfungen mit anderen Akten, Dokumenten und Aktenordnern teilen. Ähnlich kann ein Schriftstückordner Links zu Schriftstücken und Schriftstückordnern sowohl in IBM Enterprise Records als auch in Application Engine oder in Workplace XT haben.
Durch das Erstellen von Links können Sie verwandte Schriftstücke und Informationen referenzieren und einander zuordnen, z. B. Notizen, Anlagen und E-Mail-Bestätigungen mit den betreffenden Schriftstücken. Nur autorisierte Benutzer können Verknüpfungen und Verbindungen ändern oder löschen. IBM Enterprise Records unterstützt die folgenden Typen von Links:
- Extraktionslink: Dieser Link stellt eine Zuordnung zwischen einem Extrakt und dem Schriftstück her, aus dem der Extrakt stammt. Extrakte dienen dazu, Benutzern gewisse Teile von Dokumenten zur Verfügung zu stellen. Eine Extraktverknüpfung kann zwischen verschiedenen Schriftstücken und zwischen einem Schriftstück und einem Dokument erstellt werden. Die Extraktverknüpfung wird verwendet, um statt des gesamten Inhalts nur einen bestimmten Teil zu referenzieren. Wenn Sie also gewisse Teile eines großen Dokuments bestimmten Benutzern zugänglich machen wollen, können Sie ein neues Dokument erstellen, das ausgewählte Details aus dem übergeordneten Dokument enthält, das untergeordnete Dokument als eine Akte deklarieren und dann eine Extraktverknüpfung zwischen der übergeordneten Akte und der untergeordneten Akte erstellen.
- Hybridordnerlink: Dieser Link stellt eine Beziehung zwischen einem Hybridordner und einem physischen oder elektronischen Ordner her. Er ist nützlich für das PRO-Datenmodell, da IBM Enterprise Records einen einzigen Ordner verwendet, der sowohl elektronische Schriftstücke als auch physische Marker enthalten kann.
- Verknüpfung der Datensatzkopie: Diese Verknüpfung dient nur dem internen Gebrauch. Sie stellt eine Zuordnung zwischen der Originalakte und verschiedenen Kopien des Originals her. Das System etabliert diese Verknüpfung automatisch, wenn eine Kopie der Akte erstellt wird. Beim Erstellen einer Kopie der Akte werden die mit der Akte verbundenen Verknüpfungen nicht mitkopiert.
- Link mit weiteren Schriftstückordnerinformationen: Dieser Link stellt eine Zuordnung zwischen zwei verwandten Ordnern her. Der Link mit weiteren Schriftstückordnerinformationen kann auch zwischen Schriftstückordnern von IBM Enterprise Records oder beliebigen anderen Ordnern außerhalb von IBM Enterprise Records erstellt werden.
Zusätzlich kann diese Verknüpfung zwischen einer Akte und einem Aktenordner erstellt werden. Beispielsweise können Sie die Aktenordner-Siehe-auch-Verknüpfung benutzen, um eine Akte mit Angaben zu den Gehältern mit einem Aktenordner aus der Buchhaltung verbinden.
- Link mit weiteren Schriftstückinformationen: Dieser Link stellt eine Zuordnung zwischen Schriftstücken mit verwandtem Inhalt her. Beispielsweise erstellen Sie eine Akte mit Einträgen für Debitoren und verbinden diese dann über eine Siehe-auch-Verknüpfung mit den Kreditoren. Auf diese Weise haben Sie die Möglichkeit, beim Durchsehen der Debitoren-Akte gleichzeitig auch einen Blick auf die Kreditoren zu werfen. Diese Art von Verknüpfung funktioniert sowohl mit Akten als auch mit Dokumenten.
- Referenzlink: Dieser Link stellt eine Zuordnung zwischen einem Schriftstück und seinen Referenzen her. Eine Referenz-Verknüpfung kann mit anderen Akten, Dokumenten oder Aktenordnern mit ähnlichem Inhalt erstellt werden. Eine Referenz-Verknüpfung ist nicht dasselbe wie eine Siehe-auch-Verknüpfung. Eine Referenz-Verknüpfung stellt Verbindung zu Akten oder Dokumenten mit ähnlichem Inhalt als Referenzen zu einem Thema her, während eine Siehe-auch-Verknüpfung sämtliche Akten oder Dokumente auflistet, die Informationen mit ähnlichem Inhalt aufweisen.
- Wiedergabelink: Dieser Link stellt eine Zuordnung zwischen einem Schriftstück und seinen Wiedergaben her. Gemeint sind Darstellungen in einem anderen Softwareformat ohne Verlust von Inhalt. Der Inhalt und der Großteil der Metadaten sind identisch.
"Wiedergaben" werden zur Konservierung oder für Zugriffs- und Anzeigezwecke eingesetzt. Eine Wiedergabe eines Dokument kann mit einer beliebigen anderen Anwendung erfolgen.
Beispielsweise haben Sie ein MS-Word-Dokument, das bereits als Akte deklariert wurde. Nun wollen Sie es in ein PDF-Dokument verwandeln. Sie erstellen also anhand des Word-Dokuments ein neues PDF-Dokument und deklarieren das PDF-Dokument als Akte. Später können Sie dann zwischen diesen beiden Akten eine Wiedergabeverknüpfung herstellen. Benutzer können die Wiedergaben anzeigen.
Achtung: - Beim Löschen einer verbundenen Akte werden auch sämtliche verbundenen Verknüpfungen gelöscht.
- Beim Verschieben, Übertragen oder Exportieren von Akten bleiben alle Verknüpfungen zwischen Akten erhalten.