Você pode procurar registros, volumes, pasta de registros e categorias de registro. As opções de procura que você pode escolher dependem do modo de procura, que é Dinâmico ou Estático. Você também pode acessar modelos de pesquisa e pesquisas armazenadas.
Para obter mais detalhes sobre o modo de procura, consulte
Customizando a Página de Procura. Depois de selecionar o tipo de procuram poderá refinar sua procura ao especificar os seguintes tipos de critério de pesquisa:
- Procura com base em propriedade: Procura por entidades com base nos valores de propriedade, como Título do documento, Criador, Data de retenção do conteúdo, Fase atual de decisão de revisão.
- Procura com base em conteúdo: Procura por registros com base em palavras e frases específicas que aparecem no conteúdo do documento declarado ou em propriedades de registro (chamadas de metadados). A pesquisa de conteúdo está disponível somente para registros.
- Procura com base em entidade pai: Procura por registros com base nos tipos e propriedades da entidade pai. Por exemplo, uma pasta de registro pode conter dois volumes, Vol1 e Vol2, cada um contendo um conjunto distinto de registros. Se você especificar Vol1 no tipo de pai, somente os registros neste volume que coincidam com outros critérios são exibidos nos resultados da pesquisa.
É possível modificar os critérios de procura padrão em cada página. A guia
Procurar inclui um link para Modelos de Procura e Procuras
Armazenadas. Os designers de procura criam estas procuras pré-designadas no
Application Engine ou
Workplace XT e as marcam para uso pelo
IBM® Enterprise
Records. Os Modelos de pesquisa especificam alguns dos critérios de pesquisa e deixa alguns campos editáveis para que seja possível personalizar a pesquisa. Uma Procura Armazenada é aquela que inclui todos os critérios de procura que você não pode editar. Ao clicar no nome da procura armazenada, você verá apenas os resultados como se tivesse aberto uma pasta.
Especificar propriedades
Ao definir os critérios de procura, você pode procurar por entidades com base em até sete
propriedades. Você pode inserir valores para quaisquer destas propriedades. Para registros classificados, você insere o critério de pesquisa com base em sua classificação atual ou inicial, rebaixar, atualizar, desclassificar datas ou eventos, ou marcadores suplementares.
Você também pode deixar os valores de propriedades em branco e procurar pela entidade com base
em outros critérios de pesquisa.
Para selecionar o conjunto de
propriedades:
- Clique em Alterar.
- Na área Configurações dos Critérios de Propriedades,
selecione um nome de propriedade em um ou mais dos menus Nome da Propriedade.
- Clique no botão para a propriedade em relação a qual os resultados devem ser ordenados.
- Selecione um operador. Os operadores disponíveis dependem da propriedade.
- Clique em Aceitar alterações.
Para obter informações adicionais sobre as configurações nesta página, consulte Customizando a Página de Procura.
Insira valores e configure
operadores
Para cada operador que você deseja incluir na pesquisa, é preciso especificar um valor ao digitar o texto, ao selecionar um valor em um menu ou outra página, ou ao selecionar uma data no calendário. Somente as propriedades que tenham estes valores serão usadas na pesquisa.
- Marque o operador para cada propriedade. Você pode selecionar um operador no menu ou aceitar o padrão.
- Insira um valor para cada propriedade que deseja usar.
- Selecione AND ou OR para indicar o relacionamento entre duas propriedades. O operador AND retorna resultados apenas quando ambos os valores são verdadeiros. O operador OR retorna resultados se seus valores de propriedade forem verdadeiros. Por exemplo, se você tem uma propriedade com múltiplos valores denominada Recursos Humanos, e deseja procurar por Folha de Pagamento ou Recrutamentos, insira os seguintes critérios:
Human Resources = Payroll OR
Human Resources = Recruitments
Também é possível inserir os critérios de procura como:Human Resources = Payroll, Recruitments
Importante: Se você
usar a propriedade Classificação Inicial em um modelo de dados
DoD Classified, o campo de entrada de classificação será um campo de sequência. Todas as comparações que usam operadores, como maior que (>) ou menor que ou igual a (< ou =), são baseados no texto inserido. Portanto, Não classificado é maior que Classificado porque U é a décima sétima letra no alfabeto inglês e C é a terceira.
Especificar conteúdo
Se você estiver procurando por um registro, poderá especificar uma palavra ou frase que está no conteúdo do documento declarado (no Armazenamento de Objeto de Registro) ou texto das propriedades de registro (metadados no Armazenamento de Objetos de Plano de Arquivos). Seu administrador do site deve configurar o mecanismo de procura para as propriedades do índice.
Você pode combinar uma procura de propriedade com uma procura de conteúdo usando o operador AND ou OR.
Se o modo de procura for
Estático e você usar o operador OR, a procura processará a procura
de propriedade primeiro. Se o número de resultados que são retornados é igual ou excede o
valor Resultados Máx., a procura parará e não procurará o
conteúdo. Portanto, os resultados podem não incluir quaisquer documentos com o conteúdo solicitado. Para obter mais detalhes sobre o modo de procura, consulte Customizando a Página de Procura.
Quando o modo de procura é Dinâmico, esse modo ainda processa a procura de conteúdo seguida, primeiramente, de uma procura de propriedade e o modo Dinâmico retorna tudo.
Para procurar conteúdo:
- Na caixa de texto Conteúdo Contém, insira o texto para incluir
na procura.
- Para o valor em, selecione Metadados para localizar o texto nas propriedades ou Conteúdo para localizar o texto no documento declarado. Ao especificar Conteúdo na sua procura, a página de resultado da procura inclui uma coluna Classificações que mostra uma porcentagem relevante aos seus critérios de procura. A classificação é a coluna de classificação padrão e é inicialmente classificada em ordem decrescente. A coluna Classificações fica disponível apenas quando o Modo de Procura for Dinâmico.
- Configure o operador como AND para especificar que a
entidade deve conter o texto inserido e as propriedades também devem ser
verdadeiras. Configure o operador como OR se o conteúdo
ou as condições de propriedade devem ser verdadeiras.
Atenção: - Ao inserir uma palavra, a pesquisa de conteúdo procura todas as formas da palavra no texto do documento. Se você procurar pelo texto nas propriedades (metadados), serão retornadas correspondências exatas. Portanto, se inserir mês ao procurar o documento do conteúdo, receberá os documentos que contêm mês, meses e mensalmente. Se inserir mês em uma pesquisa de propriedade, receberá somente os documentos que tenham um valor da propriedade mês.
- Ao informar mais de uma palavra, todas as palavras devem ser localizadas no documento. Por exemplo, se você informar relatório mensal, somente os documentos que contém mensal e relatório serão exibidos.
- Para procurar uma frase com palavras em uma ordem específica, coloque a frase entre aspas. Por exemplo, "right hand" retorna apenas documentos que contêm a frase right hand.
- Use as aspas para procurar pela capitalização ou ortografia específica.
Por exemplo, "star" retorna star, mas não starship
ou Star.
- Use um asterisco (*) como um caractere curinga para zero ou mais letras, números ou caracteres sublinhados ( _ ). Por exemplo, wo*d retornaria wooden (de madeira), word (palavra), World (mundo), wordsmith e would (verbo auxiliar). Use um (?) para representar um único caractere alfanumérico como em ?an, que retorna ran (correu), pan (panela), can (lata) e ban (proibição).
- Se o sistema usa Oracle, a procura faz distinção entre maiúsculas e minúsculas, a menos
que seu administrador tenha alterado isto conforme descrito em
Configurando Distinção entre Maiúsculas e Minúsculas da Procura.
- Ao procurar um banco de dados MS SQL com o operador LIKE e
seus critérios de procura contiverem o caractere de colchete esquerdo ([),
você deve colocar o caractere [ dentro do seu próprio conjunto de colchetes, por
exemplo, você precisa inserir [[] no campo.
Este é um problema do fornecedor do MS SQL. Consulte a documentação do MS SQL para obter mais informações.
- Quando você estiver fazendo uma procura de propriedade com o operador
OR com procura de texto completo no modo Dinâmico, a
ordem padrão do conjunto de resultados será ordenada por classificação. Você
precisa estar ciente de que o conjunto de resultados pode ter entradas
duplicadas. Por exemplo, um item pode ser exibido duas vezes no conjunto de
resultados, uma da procura por propriedade e a outra da procura de texto completo
ou da recuperação baseada em conteúdo. Além disso, ao clicar em uma coluna
diferente no conjunto de resultados para classificar os resultados, tal como
classificar por Título do Documento ao invés de classificação, a duplicação
inicial pode ser filtrada. Isto resulta no número total de registros sendo
diferente na procura classificada por Título de Documento quando comparado
ao número total de registros retornados quando classificado por
classificação. Se precisar saber a relevância dos resultados da procura,
então você deve ordenar por classificação, que é o padrão. Se for
importante para você eliminar as possíveis entradas duplicadas,
classifique por metadados.
Filtrar por tipo pai
Você pode procurar por um registro com base no tipo e propriedades de sua entidade pai. Para selecionar a entidade pai:
- Clique em Selecionar na direita do E filtrar por tipo pai.
- Selecione o tipo de pai no qual o registro precisa ser encontrado.
- Clique em Aceitar para retornar para a página Pesquisar.
- Insira um operador e um valor ou clique em Alterar para especificar outras propriedades. Quaisquer mudanças nos critérios de procura da entidade pai são refletidas na página Minha Procura desse tipo de entidade. Por exemplo, se você seleciona a pasta de registros como a pai, e altera aqui o conjunto de propriedades, os mesmos valores de propriedade serão definidos para pastas de registros na próxima vez que as estiver pesquisando diretamente.
Depois de concluir a especificação dos critérios de procura, clique em Procurar.
Resultados da pesquisa
Se o modo de procura for Estático, o número de resultados retornados será limitado pelo valor Resultados Máximos. Se o modo de procura for Dinâmico, os resultados retornados não estarão sujeitos ao valor Resultados
Máx.. Para obter informações sobre Resultados Máx. e Modo
de Procura, consulte Customizando a Página de Procura.
Os resultados da pesquisa incluem o nome da entidade e todos os valores de propriedades especificadas no critério de pesquisa. Se uma propriedade como
Marcação Complementar possuir diversos valores,
um link
Mostrar Detalhes será exibido em tal coluna.
Quando você clica neste link, todos os valores daquela propriedade são exibidos.
Você pode executar as seguintes operações nos resultados da pesquisa:
- Gerar uma versão para impressão.
- Selecionar várias entidades e clicar em Ações de Múltipla
Seleção para escolher uma ação a ser aplicada nas entidades selecionadas.
- Visualizar a página Informações de uma entidade clicando no ícone Obter
Informações.
- Pesquisar nos resultados, clicando em um número da página ou Próximo.
Importante: O valor Tamanho da Página da Visualização de Lista
(Configurações Gerais no Application Engine ou Preferências do Usuário no Workplace XT) determina o número de entidades que os Resultados da Procura exibem em cada página.
Se houver 100 entidades nos resultados da procura e o valor de Tamanho da
Página da Visualização de Lista for 20, então os resultados da procura
consistirão em 5 páginas de 20 entidades.
- Classifique os resultados, clicando em uma coluna. Dependendo de como você define os padrões de procura, é possível atualizar dinamicamente a procura e classificar os resultados. Para obter detalhes adicionais, consulte a descrição do campo Modo de Procura em
Customizando a Página de Procura.
- Classificar os resultados por relevância clicando na coluna Classificações.
- Visualize todos os valores das Propriedades de Múltiplos Valores. Para obter mais
detalhes, consulte a descrição do campo Propriedade com Valores Diversos em Customizando a Página de Procura.
Se você clicar no ícone Obter Informações de uma subcategoria e não tiver permissão de
acesso para a categoria pai, o IBM Enterprise
Records exibirá
um erro.
Erros de pesquisa
Se sua hierarquia de plano de arquivo contém um grande número de categorias de registro, pastas de registros e registros, a Procura poderia resultar em erros, incluindo erros de tempo limite. Para obter as configurações que você pode modificar para eliminar estes erros, consulte
IBM FileNet P8 Troubleshooting Guide.