IBM Enterprise Records, Versione 5.1.+            

Ricerca di record mediante modelli e ricerche memorizzate

Per ricercare specifiche entità di IBM® Enterprise Records, oltre alla scheda Ricerca è anche possibile utilizzare modelli di ricerca o ricerche memorizzate create in Workplace.

Quando un progettista dei modelli di ricerca salva una ricerca nella directory <FPOS>:\Records Management\Templates e immette IBM Enterprise Records come nome applicazione, la ricerca viene visualizzata nella scheda Ricerca. Selezionare Modelli di ricerca e ricerche memorizzate per visualizzare l'elenco di ricerche nella scheda Ricerca di IBM Enterprise Records. Solo le ricerche create specificando RM nel campo Nome applicazione sono visibili in IBM Enterprise Records.

Gli utenti che hanno accesso alla pagina Autore > Strumenti avanzati in Workplace possono creare e modificare le ricerche utilizzando Progettazione ricerca. Nella creazione dei modelli è possibile utilizzare la proprietà Tipo entità RM per includere o escludere dai risultati della ricerca le entità specifiche di IBM Enterprise Records. La tabella seguente elenca le entità di IBM Enterprise Records e i rispettivi valori:

Tabella 1. Entità IBM Enterprise Records e rispettivi valori
RMEntityType Valore Tipo di oggetto*
Categoria record 101 Cartelle
Cartella record 102 Cartelle
Cartella record elettronici 105 Cartelle
Contenitore fisico 106 Cartelle
Cartella record ibridi 108 Cartelle
Cartella record fisici 110 Cartelle
Volume 103 Cartelle
Record elettronico 301 Documento
Record di e-mail 302 Documento
Contrassegno 303 Documento

*Gli oggetti personalizzati sono elementi quali azioni, posizioni, tipi di record e così via. È possibile vederne un elenco aprendo il menu a discesa Sottoclasse oggetto in Progettazione ricerca.

Nella progettazione della ricerca, è possibile elencare i tipi di entità che appariranno come caselle di controllo nel modello; specificarli nella pagina Tipi di oggetto. Se si utilizza un modello di ricerca, immettere i valori nella tabella precedente oppure selezionare la casella di controllo Filtra risultati rispetto alle classi selezionate: richiesta per cercare un particolare tipo di entità.

Per ulteriori informazioni sulla creazione di ricerche memorizzate e modelli di ricerca, consultare la guida in linea di Progettazione ricerca.

Ricerca memorizzata

Una ricerca memorizzata è una ricerca i cui criteri sono già stati definiti dalla persona che l'ha creata ed è sufficiente fare clic sul suo nome per eseguirla e ottenere i risultati, proprio come se si aprisse una cartella. L'icona delle ricerche memorizzate è: icona ricerca memorizzata

Modello di ricerca

Un modello di ricerca consente generalmente di vedere i criteri di ricerca e immettere valori propri, ma non di modificare le proprietà in base alle quali effettuare la ricerca o gli operatori. L'utente specifica semplicemente i valori per i criteri che sono stati preselezionati dall'autore del modello. L'icona dei modelli di ricerca è: icona modello di ricerca

IBM Enterprise Records supporta solo l'opzione VQL per una ricerca o modello di ricerca che include un elemento CBR (Content-Based Retrieval). Altre opzioni CBR, quali ALL e NONE, non sono supportate.

VQL è un linguaggio di query supportato dal software Autonomy K2 alla base di Content Search Engine. Per ulteriori informazioni sulla sintassi VQL, fare riferimento alla documentazione Autonomy installata sul server K2 Master Administration: http://<nome_host_server_Master_Administration>:9990/verity_docs/

Per utilizzare un modello di ricerca o una ricerca memorizzata:

  1. Selezionare la scheda Ricerca e fare clic su Modelli di ricerca e ricerche memorizzate.
  2. Selezionare uno dei modelli o delle ricerche memorizzate elencati.
  3. Nel modello di ricerca, specificare i valori dei criteri di ricerca e fare clic su Ricerca. (Le ricerche memorizzate vengono eseguite immediatamente senza ulteriore intervento dell'utente.)
  4. Per cancellare tutti i criteri di ricerca del modello, fare clic su Ripristina impostazioni di default. Per cancellare un singolo valore da un menu a discesa, selezionare l'area vuota in cima all'elenco. Per cancellare la data, fare clic sul collegamento Cancella alla destra dell'icona del calendario. Per rimuovere il testo, evidenziarlo e premere il tasto Backspace.

I risultati della ricerca sono visualizzati nella parte inferiore della pagina. È possibile ordinare i risultati facendo clic sulle intestazioni di colonna, accedere alle pagine di informazioni facendo clic sulle icone Ottieni informazioni, visualizzare documenti, aprire cartelle ed eseguire operazioni utilizzando il menu di contesto di un'entità. Per eseguire un'operazione su più entità, selezionare le loro caselle di controllo e scegliere l'azione desiderata dal menu Azioni a più selezioni.

 



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Ultimo aggiornamento: Agosto 2011


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