IBM Enterprise Records, Versió 5.1.+            

Visualització i modificació de propietats d'entitats mitjançant les pàgines d'informació

Cada entitat de l'IBM® Enterprise Records té un conjunt associat de pàgines d'informació a les quals es pot accedir fent clic a la seva icona Obtenir informació (Icona Obtén informació). Les pàgines d'informació d'una entitat proporcionen informació sobre propietats a les vistes. Amb l'accés de seguretat adequat, podeu veure i modificar els valores de les propietats de l'entitat. A les pàgines d'informació, podeu realitzar diferents accions a l'entitat que visualitzeu. Aquestes acciones solen correspondre al menú contextual de l'entitat a la pestanya Navega.

Per veure i modificar propietats d'una entitat:

  1. Feu clic a la icona Obtenir informació d'una entitat. La visualització per defecte de la majoria d'entitats és la pàgina Propietat. Per obtenir més informació sobre les propietats que es mostren, consulteu Referència de propietats. El camp Nom de volum s'emplena prèviament amb un nom de patró que es basa en el patró que heu seleccionat durant la configuració. Podeu introduir qualsevol nom al camp Nom de volum però no podeu tenir noms de volum duplicats. No podeu incloure cap dels caràcters següents com a part del nom de volum: \ / : * ? " < > |,
  2. Per accedir a altres tipus d'informació, feu clic al nom de qualsevol altra pàgina d'informació en la part superior del panell esquerre. Algunes propietats s'actualitzen amb l'escombratge de disposició o la retenció de disposició, de manera que els valors poden canviar després que aquests processos s'executin.
  3. Per canviar els valors de les propietats, seleccioneu text i reemplaceu-lo o seleccioneu els valors als menús o altres quadres de diàleg.
  4. Feu clic a Aplica per desar els canvis.
  5. Feu clic a Surt per tancar la pàgina d'informació.

Si heu modificat propietats d'una visualització específica, però no les apliqueu abans de passar a una altra pàgina de propietats, la pàgina modificada es marca amb una icona en forma de llapis. Si no feu clic a Aplica a cada pàgina mentre la modifiqueu, assegureu-vos de tornar a cada pàgina que tingui la icona del llapis i de fer clic a Aplica o aquests canvis es perdran quan sortiu de les pàgines d'informació. Les propietats es mostren com a només de lectura o editables segons els drets funcionals que hi ha disponibles per al rol.

Per imprimir les propietats d'una entitat:

L'enllaç Vista imprimible al cantó superior dret d'algunes de les pàgines d'informació proporciona una llista exclusiva de propietats en un format que es pot imprimir. En el cas d'una entitat, la llista de vistes imprimibles sol ser igual independentment de la pàgina d'informació des de la qual s'accedeixi a l'informe. El contingut de l'informe varia en funció del tipus d'entitat.

  1. Seleccioneu la icona Obtenir informació de l'entitat.
  2. Feu clic a Vista imprimible a qualsevol pàgina d'informació que tingui la icona de impressora al cantó superior dret.
  3. Imprimiu la pàgina HTML amb l'opció Imprimeix al menú Fitxer.

A la taula següent es descriuen les vistes que estan disponibles a les pàgines d'informació. Cada tipus d'entitat té un conjunt exclusiu de vistes.

Vista Descripció
Propietats La vista Propietats és la vista per defecte quan s'obre la pàgina Informació d'una entitat. Aquesta vista mostra les propietats associades amb l'entitat actual. Un asterisc indica que cal un valor de propietat. Podeu utilitzar aquesta vista per revisar i modificar les propietats de l'entitat.
Classificació de seguretat Aquesta vista mostra les propietats de classificació de seguretat. Podeu utilitzar la vista Classificació de seguretat per editar les propietats de les metadades del registre classificat, després que s'arxivi el registre. Per obtenir-ne més informació, consulteu Visualització i modificació de les propietats de classificació de seguretat.
Disposició Amb la visualització Disposició, podeu canviar la planificació de disposició associada actualment amb l'entitat. Aquesta vista permet heretar la planificació de disposició de l'entitat pare o associar una altra planificació de disposició. També podeu canviar l'usuari o el grup que s'ha designat per a la disposició de l'entitat. Per obtenir més informació sobre l'associació d'un altra planificació de disposició amb una entitat, consulteu Modificació de la planificació de disposició associada amb una entitat.
Registre vital Amb la vista Registre vital podeu especificar si la categoria/carpeta conté registres vitals. En aquesta vista, se selecciona la incidència que activarà la revisió o l'actualització periòdica dels registres vitals i l'acció que s'han d'executar quan té lloc la incidència de revisió. Per obtenir-ne més informació, consulteu Definició dels registres vitals.
Condició Amb la vista Condició podeu especificar els criteris d'activació d'una incidència interna. Podeu seleccionar els operadors de condició, especificar els valors de propietat i crear les condicions de tipus d'unió que activen la incidència interna. També podeu definir més propietats per al tipus d'entitat seleccionat. Per obtenir-ne més informació, consulteu Addició d'una incidència interna.
Seguretat Amb la vista Seguretat podeu visualitzar o editar els paràmetres de seguretat d'una entitat (en funció dels permisos de seguretat). Els paràmetres de seguretat determinen els usuaris i els grups que poden accedir a l'entitat i controlen els seus permisos de seguretat. També podeu aplicar una política de seguretat per controlar els paràmetres de seguretat. Per obtenir més informació sobre com especificar la seguretat d'una entitat, consulteu Definició o modificació de la seguretat dels objectes.
Arxivat a

La vista Arxivat a només es mostra per als registres. Podeu utilitzar aquesta vista per visualitzar una llista d'entitats on el registre seleccionat actualment estigui arxivat. Podeu visualitzar:

  • El camí d'accés complet de les entitats on el registre està arxivat
  • La data quan s'ha creat el registre
  • L'usuari que ha creat el registre

Per obtenir-ne més informació, consulteu Visualització dels contenidors on s'arxiva un registre.

Detall

Amb la vista Detall podeu revisar les propietats només de lectura d'una entitat/objecte associat i els seus valors.

En el cas d'una categoria de registres, una carpeta de registres, un volum i un registra, la vista Detall mostra les propietats classificades en diferents grups com ara General, Disposició, Vital, Físic i Detalls de registre addicional. Podeu mostrar i ocultar propietats que pertanyen a un grup concret fent clic les icones per mostrar i ocultar els detalls al costat del nom de grup: Mostra detalls Amaga detalls

Enllaços Un enllaç representa una relació entre dues entitats. Amb la vista Enllaços podeu veure els diferents enllaços associats amb una entitat. La vista Enllaços es mostra a la pàgina Informació només de les carpetes de registres i dels registres. Per obtenir-ne més informació, consulteu Visualització i modificació d'enllaços.
Historial Amb la vista Historial podeu fer el seguiment de les operacions realitzades a cadascuna de les entitats de l'IBM Enterprise Records. El seguiment de les entitats a l'IBM Enterprise Records permet supervisar les operacions que es realitzen a les entitats de l'IBM Enterprise Records, com ara la creació, la disposició, l'accés, el moviment, la còpia i la reassignació d'una planificació de disposició. Per obtenir més informació sobre el seguiment d'una entitat, consulteu Visualització de les entrades de registre d'auditoria.
Retencions Amb la vista Retencions, podeu veure, modificar o suprimir les retencions de disposició col·locades a l'entitat. Per obtenir-ne més informació, consulteu Retencions de disposició.
Motiu Quan es visualitzen pàgines d'informació d'una planificació de disposició, la vista per defecte és Motiu. Si voleu fer cap canvi, introduïu el motiu del canvi. Si no, seleccioneu simplement la vista adequada.
Planificació En aquesta vista podeu canviar el nom de la planificació, la descripció i l'autorització de disposició per a la planificació de disposició seleccionada.
Fases Si la planificació de disposició que visualitzeu té fases, es llisten en aquesta vista. Podeu eliminar una fase fent-ne clic al quadre de selecció i podeu afegir més fases fent clic a Afegeix nou. Feu clic al títol d'una fase per obtenir més informació detallada o per canviar aquesta informació.
Entitats en retenció Aquesta vista mostra les entitats on es col·loca una retenció concreta. Des d'aquesta vista podeu eliminar la retenció en una entitat o utilitzar una cerca per filtra la visualització de les entitats retingudes. Per obtenir-ne més informació, consulteu Visualització i modificació de les entitats retingudes.

Accions de les pàgines d'informació

Les pàgines d'informació també inclouen acciones adequades per al tipus d'entitat. Es troben a la part inferior del panell esquerre. A la taula següent es descriuen les accions que estan disponibles a les pàgines d'informació.
Icones Accions d'informació

Icona de supressió

Elimina: utilitzeu l'acció Elimina per suprimir una entitat. Per obtenir informació sobre com suprimir diverses entitats, consulteu els temes següents:

Icona Tanca Tanca: utilitzeu l'acció Tanca per restringir la creació d'entitats fill dins una categoria de registres, una carpeta de registres o un volum. Consulteu Obertura i tancament de contenidors.
Icona Reubica Reubica: utilitzeu l'acció Reubica per moure una categoria de registres o una carpeta de registres i tot el seu contingut a una altra ubicació del pla de fitxers. Consulteu Reubicació d'una categoria o una carpeta.
Icona Reobre Reobre: utilitzeu l'acció Reobre per reobrir una categoria de registres, una carpeta de registres o un volum tancats. Consulteu Obertura i tancament de contenidors Obertura i tancament de contenidors.
Icona Activa Activa: utilitzeu l'acció Activa per reactivar una categoria de registres o una carpeta de registres inactiva. Consulteu Activació o desactivació de categories o carpetes.
Icona Desactiva Desactiva: utilitzeu l'acció Desactiva per desactivar una categoria de registres o una carpeta de registres. Si un contenidor està inactiu, no es poden crear entitats noves dins el contenidor i els usuaris no veuran el contenidor inactiu quan declarin un registre. Consulteu Activació o desactivació de categories o carpetes.
Icona Col·loca en retenció Col·loca en retenció: utilitzeu l'acció Col·loca en retenció per suspendre o aturar l'execució de les accions de disposició en una categoria de registres, una carpeta de registres, un volum o un registre. A més, quan una entitat està retinguda, no es pot suprimir amb l'acció Elimina. Consulteu Com posar entitats en retenció (manualment).
Icona Inicia disposició Inicia disposició: utilitzeu l'acció Inicia disposició per executar una planificació de disposició per a una entitat. Consulteu Inici d'una planificació de disposició.
Icona Fitxer Fitxer: utilitzeu l'acció Fitxer per arxivar una referència a un registre que sigui en una altra ubicació al mateix pla de fitxers. Consulteu Arxivament de registres.
Icona Mou Mou: utilitzeu l'acció Mou per moure un registre d'una ubicació a una altra dins el mateix pla de fitxers. Per obtenir-ne més informació, consulteu Com moure registres.
Icona Crea enllaç Crea enllaç: utilitzeu l'acció Crea un enllaç per crear un enllaç a partir d'un registre o una carpeta de registres a un altre objecte. Per obtenir-ne més informació, consulteu Creació d'un enllaç.
Icona Inicia/Carrega Inicia/Carrega: utilitzeu Inicia/Carrega per executar un flux de treball. Per obtenir informació general sobre fluxos de treball, consulteu Fluxos de treball.
Icona Copia Copia: utilitzeu l'acció Copia per copiar un registre a una altra ubicació del mateix pla de fitxers. Consulteu Còpia d'un registre.
Icona Desclassifica Desclassifica: utilitzeu Desclassifica per eliminar qualsevol nivell de classificació d'un registre.
Icona Actualitza classificació Actualitza classificació: utilitzeu Classificació d'actualització per actualitzar la classificació d'un registre. Podeu utilitzar aquest enllaç per classificar un registre desclassificat anteriorment o per actualitzar el nivell de classificació de seguretat actual, com ara de secret a màxima confidencialitat.
Icona Davallada de nivell de classificació Davallada de nivell de classificació: utilitzeu Davallada de nivell de classificació per baixar el nivell de classificació d'un registre. Podeu utilitzar aquest enllaç per baixar el nivell de classificació de seguretat actual, com ara de màxima confidencialitat a secret. Per passar de qualsevol nivell de classificació a desclassificat, cal que utilitzeu Desclassifica.
icona d'Anul·la la declaració Anul·la la declaració: utilitzeu Anul·la la declaració per desfer la creació d'un registre. Consulteu Anul·la la declaració d'un registre.
icona Inicia la sol·licitud d'eliminació de retenció Inicia la sol·licitud d'eliminació de retenció: utilitzeu Inicia la sol·licitud d'eliminació de retenció per iniciar l'eliminació de retencions condicionals. Aquesta acció elimina la retenció de les entitats associades quan s'executa el següent escombratge de retenció. Consulteu Eliminació d'una retenció de disposició.
icona Cancel·la la sol·licitud d'eliminació de retenció Cancel·la la sol·licitud d'eliminació de retenció: utilitzeu Cancel·la la sol·licitud d'eliminació de retenció per cancel·lar una sol·licitud d'eliminació de retenció. Podeu cancel·lar una sol·licitud d'eliminació de retenció abans que s'executi el següent escombratge de retenció. Consulteu Eliminació d'una retenció de disposició.
icona Activa el procés d'escombratge de retenció Activa el procés d'escombratge de retenció: utilitzeu Activa el procés d'escombratge de retenció per reactivar el procés de retenció. Això defineix la retenció que s'ha de processar quan s'executa el següent escombratge de retenció. Així també es pot tornar a posar una entitat en retenció condicional quan s'executa el següent escombratge de retenció. Consulteu Eliminació d'una retenció de disposició.
Icona Visualitza la informació del document Visualitza la informació del document: utilitzeu Visualitza la informació del document per veure les pàgines d'informació del Workplace del registre. Consulteu Visualització de la informació de document d'un registre.
Icona Gestiona el nivell del patró Gestiona el nivell del patró: introduïu cadenes de patró per a patrons de nomenclatura que assignin noms de forma automàtica a diverses entitats a diferents nivells del pla de fitxers.
Icona Executa l'script de seguretat Executa l'script de seguretat: utilitzeu Executa l'script de seguretat per afegir membres nous als grups de l'IBM Enterprise Records per definir tota la seguretat per a les classes i les carpetes relacionades amb l'IBM Enterprise Records. Consulteu Definició de la seguretat.
Icona Importa plantilles Importa plantilles: utilitzeu Importa plantilles per importar la plantilla física de l'IBM Enterprise Records i la plantilla de cerca de l'IBM Enterprise Records. Consulteu Importació de plantilles d'exemple.
Icona Converteix a FPOS i a ROS Converteix a FPOS i ROS: utilitzeu Converteix a FPOS i ROS per afegir un magatzem d'objectes de pla de fitxers a un magatzem d'objectes de registres configurats. Consulteu Conversió a FPOS i ROS.
Icona Inclou document classificat Inclou document classificat: utilitzeu Inclou document classificat per indicar si el magatzem d'objectes contindrà documents classificats. Consulteu Addició de propietats de document classificat.
Icona Inclou Propietats de NARA Inclou propietats de NARA: utilitzeu Inclou propietats de NARA per indicar si el magatzem d'objectes contindrà documents amb les propietats de la National Archives and Records Administration (NARA). Consulteu Addició de propietats de document de NARA.


Comentaris

Darrera actualització: Agost de 2011


© Copyright IBM Corp. 2011.
Aquest Information Center està basat en tecnologia Eclipse. (http://www.eclipse.org)