Du kan deklarera poster genom att använda Application Engine, Workplace XT, IBM® Enterprise Records, programintegration eller automatiskt.
Du kan deklarera poster på en rad olika sätt:
För en Bas- eller DoD-installation kan du deklarera en post i en volym, postmapp eller en postkategori. För en PRO-installation kan du deklarera en post i en postmapp eller en volym. För att deklarera en post behöver du se till att entiteten där posten ska deklareras är öppen.
Om du deklarerar en post i en postmapp, tilldelas posten automatiskt till den aktiva volymen som finns i den mappen. Den senast skapad volymen är alltid den aktiva volymen tills den stängs. Om du behöver deklarera en post i en stängd volym, öppnar du volymen igen och väljer manuellt den öppnade volymen.
Om du deklarerar ett dokument som en post och dokumentet finns i flera versioner, har du flera alternativ för hur du ska skapa posten för dokumentserien. Du kan dock bara deklarera upp till sexton dokumentversioner som en enda post.
För att påskynda deklarationen av poster hanterar guiden Deklarera som post och inmatningsmallarna Deklarera som post automatisk mappning av egenskapsvärden från dokumentet till posten. När ett dokument deklareras som en post, jämförs dokumentklassegenskapens symboliska namn med postklassegenskapens symboliska namn. Om namnet matchar, tilldelas dokumentegenskapen automatiskt som värde för motsvarande postegenskap. Exempel: Om dokumentklassen har egenskapen "Color" och postklassen också har egenskapen "Color" avbildas värdet från dokumentegenskapen automatiskt till postegenskapen. Samma sak gäller om du deklarerar ett e-postmeddelande från Outlook genom att använda standardklassen för e-post avbildas egenskapsvärdena för ämne, till, kopia, från, sändningsdatum och mottagningsdatum automatiskt.
Egenskapsmappningen sker oavsett om inmatningsmallen visar steget Ange postegenskaper eller inte. I de fall då flera versioner av ett dokument är valt för deklaration, baseras egenskapsmappningen på den nyaste versionen av dokumentet som valts för deklarationsåtgärden. Olika versioner av ett dokument kan ha olika klasser och egenskaper. Egenskaperna avbildas alltid baserat på egenskaperna hos den senaste versionen av dokumentet.
Följande regler beskriver hur egenskapsmappningen fungerar för en egenskap som är gemensam för dokument- och postklasserna: