IBM Enterprise Records, Verze 5.1.+            

Správa záznamů

Produkt IBM® Enterprise Records je doplňková komponenta produktové sady IBM FileNet P8. Produkt IBM Enterprise Records umožňuje vytvářet a udržovat přesné, zabezpečené a spolehlivé záznamy pro elektronické i fyzické informace. Pomocí produktu IBM Enterprise Records můžete spravovat záznamy libovolného typu, bez ohledu na úložné médium nebo formát. Porozumění produktu IBM Enterprise Records závisí na pochopení toho, co je to záznam a proč používáte systém správy záznamů.

Záznamy a metadata

V kontextu produktu IBM Enterprise Records představuje záznam metadata - soubor, který odkazuje na jiný elektronický soubor (dokument) nebo fyzický objekt, a obsahuje o něm informace. Záznam vytvoříte, chcete-li umístit dokument nebo fyzický objekt tak, aby spadal pod kontrolu společnosti nebo vlády, která určuje, jakým způsobem se má dokument nebo objekt uložit, jak se má k němu získávat přístup a případně jak se má odebrat. Metadata mají formu vlastnosti záznamu, například typ média, formát, autor, předmět, kontrolor, umístění a datum publikace. Záznamy umístíte tak, aby spadaly pod tuto kontrolu podle požadavku vládních standardů a směrnic pro příslušný typ záznamu. Následující obrázek znázorňuje tvorbu záznamů z různých zdrojů. Každý záznam ukazuje na informace, které jsou spravovány systémem.

Následující obrázek znázorňuje, jak lze uchovávat záznamy v různých úložištích, včetně úložiště, které může obsahovat webový obsah, dokumenty MS Office nebo zvukové soubory, další může obsahovat e-mail, třetí může obsahovat videokazety, mikrofilm a disky CD-ROM, další může obsahovat smlouvu, patenty a povolení. Každý záznam ukazuje na informace, které jsou spravovány systémem

Správa záznamů

Správa záznamů se vztahuje k řídicím aktivitám, například k plánování, řízení a organizování pro tvorbu, uchovávání, využívání, načítání a odebírání záznamů. Jinými slovy, správa záznamů zahrnuje všechny aktivity, které provádíte při udržování záznamů po celou dobu životního cyklu od vytvoření přes aktivní využívání a neaktivní skladování až po odebrání.

Nutnost správy záznamů

Chcete-li zajistit, že organizační informace budou přesné, úplné a snadno dostupné, musíte vytvořit spolehlivý systém správy záznamů. V opačném případě můžete investovat značnou dobu do neproduktivních činností, například ručního vyhledávání informací nebo chybějících či chybně zařazených záznamů.

V případě neexistence systému správy záznamů může být značně obtížné vyhledat, interpretovat a splnit zákony a nařízení o uchovávání záznamů. To může vést k bolestným pokutám, penále a dalším právním důsledkům. Pokud náležitým způsobem neudržujete a nespravujete záznamy, můžete rovněž narazit na rizika spojená se soudními spory, důvěrností údajů a zabezpečením kritických a závažných informací.

Ke zmírnění výše uvedených rizik můžete použít produkt IBM Enterprise Records. Pomocí produktu IBM Enterprise Records můžete uchovávat cenné informace jako záznamy, které jsou kdykoli k dispozici s pomocí vyhledávacích postupů, zatímco méně důležité nebo neaktivní záznamy se buď ničí, nebo archivují.

Úloha produktu IBM Enterprise Records ve správě záznamů

Produkt IBM Enterprise Records umožňuje spravovat záznamy v rámci celého podniku, nezávisle na úložném médiu. Účelem produktu IBM Enterprise Records je zajistit, že: S využitím produktu IBM Enterprise Records můžete:

Funkce a výhody produktu IBM Enterprise Records

Následující tabulka uvádí seznam funkcí produktu IBM Enterprise Records spolu s přínosy, které každá tato funkce má.
Funkce Přínos
Centralizované úložiště záznamů
  • Široké využití a dostupnost informací v celém podniku.
  • Efektivní rozhodování díky rychlé dostupnosti důležitých informací.
Virtuální umístění a kontejnery pro ukládání záznamů pro elektronické a fyzické dokumenty v hierarchii
  • Řízení kolekcí vytištěných kopií dokumentů a elektronických souborů.
  • Simulace reálného kancelářského prostředí.
  • Virtuální umístění a kontejnery kopírují skutečnou strukturu fyzického úložiště.
  • Řízení nákladů prostřednictvím snížených výdajů na prostor v kanceláři, vybavení a pracovníky potřebné pro správu a načítání záznamů.
Snadno použitelné vyhledávací funkce
  • Včasný a snadný přístup k požadovaným informacím bez použití složité syntaxe dotazu.
Pravidla uchovávání a odebírání záznamů Uživatelsky definované řízení:
  • Doby, po kterou by se měl záznam uchovávat.
  • Nakládání se záznamem na konci jeho plánu uchování.
  • Kontroly záznamů před jejich zničením.
Procedury prověřování záznamů, automatizované sledování období uchování a inicializace procesu odebrání záznamů
  • Nemůže dojít k náhodnému zničení, pozměnění, manipulaci, poškození nebo ztrátě záznamů.
  • Záznamy se ničí pouze podle plánu odebrání nebo jako součást prověřovací procedury.
  • Záznamy, které již nejsou potřebné, se odebírají, aby se snížily požadavky na úložiště.
Import a export záznamů
  • Záznamy, které nejsou v organizaci často vyžadovány, ale je zapotřebí je uchovávat za účelem splnění vládních nařízení, lze exportovat do některého jiného umístění.
  • Záznamy je možné importovat z jiných úložišť záznamů.
Přiměřené řízení zabezpečení pro záznamy
  • Neautorizovaní uživatelé nemohou získat k záznamům přístup.
  • Uživatelé nemohou náhodně odstranit záznamy. Záznamy mohou být odstraněny administrátorem záznamů nebo v důsledku procedury prověřování.
  • Uživatelé mohou provádět pouze takové operace související se záznamy, pro které mají příslušná přístupová práva.
Integrace s produkty IBM FileNet P8 Workplace, Workplace XT, Microsoft Office a Microsoft Outlook Ruční nebo automatická deklarace záznamů z těchto produktů:
  • Workplace nebo Workplace XT
  • Microsoft Outlook, Word, Excel a Power Point
  • šablony položek

Role uživatelů v produktu IBM Enterprise Records

Produkt IBM Enterprise Records poskytuje model zabezpečení uživatele vycházející z rolí a zahrnuje role administrátora záznamů, Records Managera, privilegovaného uživatele (DoD a Base) nebo kontrolora záznamů (PRO) a uživatele záznamů. Každá role určuje, jaké úlohy může provádět uživatel náležící do určité role. Další informace naleznete v tématu Zabezpečení produktu FileNet P8.

Typy instalací produktu IBM Enterprise Records

Před instalací aplikace IBM Enterprise Records si musíte zvolit typ instalace (datový model), která splňuje vaše požadavky na správu záznamů. K dispozici jsou tyto datové modely:

Typy entit produktu IBM Enterprise Records

V produktu IBM Enterprise Records se záznamy ukládají v rámci hierarchické struktury obsahující různé entity správy záznamů. Následující obrázek znázorňuje hierarchickou strukturu těchto entit společně se stručným vysvětlením každé entity:

Následující obrázek znázorňuje hierarchickou strukturu záznamů, ve které úložiště objektů plánu souborů zaujímá nejvyšší úroveň.

Následující příklad znázorňuje hierarchii entit správy záznamů

Plán souborů

Obecná správa (kategorie)
     Korespondenční soubory (složka)
     Instruktáže o programu (složka)
          Konference o školení správy 2006 (svazek)
          Konference o školení správy 2007 (svazek)
Správa informací (kategorie)
     Korespondenční soubory (složka)
     Kontrolní listy obsluhy (složka)


Zpětná vazba

Poslední aktualizace: Srpen 2011


© Copyright IBM Corp. 2011.
Toto Informační centrum využívá technologii Eclipse. (http://www.eclipse.org)