Záznamy je možné deklarovat s použitím produktů Application Engine, Workplace XT, IBM® Enterprise Records, Integrace aplikací nebo automaticky.
Deklaraci záznamů je možné provádět celou řadou způsobů, například takto:
U základní instalace (Base) nebo instalace typu DoD můžete deklarovat záznam ve svazku, složce záznamů nebo kategorii záznamu, u instalace typu PRO můžete deklarovat záznam ve složce záznamů nebo ve svazku. Chcete-li deklarovat záznam, musíte zkontrolovat, zda entita, v níž deklarujete záznam, je otevřená.
Pokud deklarujete záznam ve složce záznamů, tento záznam je automaticky přiřazen k aktivnímu svazku, který se nachází v této složce. Poslední vytvořený svazek je vždy aktivním svazkem, dokud není zavřen. Pokud potřebujete deklarovat záznam v zavřeném svazku, znovu svazek otevřete a ručně vyberte znovu otevřený svazek.
Pokud deklarujete dokument jako záznam a tento dokument má více než jednu verzi, máte k dispozici několik způsobů, jak vytvořit záznam pro řadu dokumentů. Jako jednotlivý záznam však můžete deklarovat pouze nejvýše šestnáct verzí dokumentu.
Chcete-li urychlit proces deklarace záznamů, průvodce Deklarovat jako záznam a šablony položek Deklarovat jako záznam podporují automatické mapování hodnot vlastností z dokumentu na záznam. Když je dokument deklarován jako záznam, symbolické názvy vlastnosti třídy dokumentů se porovnávají se symbolickými názvy vlastnosti třídy záznamů. Pokud si názvy odpovídají, hodnota z vlastnosti dokumentu se automaticky přiřadí jako hodnota pro odpovídající vlastnost záznamu. Pokud má například třída dokumentu vlastnost "Barva" a třída záznamů má rovněž vlastnost "Barva," hodnota z vlastnosti dokumentu se bude automaticky mapovat na vlastnost záznamu. Podobně, pokud deklarujete e-mailovou zprávu z aplikace Outlook s použitím výchozí třídy e-mailového záznamu, budou hodnoty vlastností Předmět, Komu, Kopie, Od, Odesláno a Přijato automaticky mapovány.
K mapování vlastností dochází, ať šablona položky zobrazuje krok Nastavte vlastnosti záznamu nebo ne. V případech, kdy je pro deklaraci vybráno více verzí daného dokumentu, mapování vlastností vychází z nejnovější verze dokumentu, který byl vybrán pro akci deklarace. Různé verze dokumentu mohou mít odlišné třídy a vlastnosti. Vlastnosti se vždy mapují na základě vlastností nejnovější verze dokumentu.
Následující pravidla popisují způsob, jakým mapování vlastností funguje u vlastnosti, která je společná pro třídy dokumentů a záznamů: