Ad ogni entità IBM® Enterprise
Records è associata una serie di pagine di informazioni accessibili facendo clic
sulla relativa icona Ottieni informazioni ().
Le pagine Informazioni di un'entità forniscono informazioni sulle proprietà organizzate in visualizzazioni. Se si dispone di opportune autorizzazioni di accesso, è possibile visualizzare e modificare i valori delle proprietà dell'entità. Dalle
pagine Informazioni, è possibile eseguire diverse azioni sull'entità visualizzata. Queste azioni
corrispondono normalmente al menu di scelta rapida dell'entità nella scheda Sfoglia.
Per visualizzare e modificare le proprietà di un'entità:
Se dopo aver modificato proprietà in una particolare visualizzazione si passa ad un'altra pagina di proprietà senza applicare le modifiche, la pagina modifica viene contrassegnata con l'icona di una matita. Se non si fa clic su Applica in ogni pagina modificata, ritornare alle pagine contrassegnate con l'icona della matita e fare clic su Applica. In caso contrario, tutte le modifiche apportate andranno perse quando si esce dalle pagine di informazioni. Le proprietà vengono visualizzate in sola lettura o sono modificabili in base ai diritti disponibili per il ruolo dell'utente.
Per stampare le proprietà di un'entità:
Il link Visualizzazione stampabile disponibile nell'angolo superiore destro di alcune pagine Informazioni consente di accedere a un elenco unico delle proprietà in formato stampabile. Per un'entità, normalmente l'elenco disponibile nella visualizzazione stampabile è sempre lo stesso indipendentemente dalla pagina Informazioni utilizzata per accedere al report. Il contenuto del report varia a seconda del tipo di entità.
La tabella seguente descrive le visualizzazioni disponibili nelle pagine Informazioni. A ciascun tipo di entità è associato un insieme particolare di visualizzazioni.
Vista | Descrizione |
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Proprietà | La visualizzazione Proprietà è la visualizzazione predefinita quando si apre la pagina Informazioni di un'entità. In questa visualizzazione sono elencate le proprietà associate all'entità corrente. Un asterisco rosso indica che è necessario assegnare un valore alla proprietà. Questa visualizzazione può essere utilizzata per controllare e modificare le proprietà di un'entità. |
Classificazione sicurezza | In questa visualizzazione vengono mostrate le proprietà di classificazione di sicurezza. La visualizzazione Classificazione sicurezza può essere utilizzata per modificare le proprietà dei metadati del record classificato, dopo l'archiviazione del record. Per ulteriori informazioni, vedere Visualizzazione e modifica delle proprietà di classificazione della sicurezza. |
Disposizione | Attraverso la visualizzazione Disposizione è possibile modificare la pianificazione di disposizione correntemente associata all'entità. Questa visualizzazione consente di ereditare la pianificazione di disposizione dell'entità padre o di associare un'altra pianificazione di disposizione. È inoltre possibile modificare l'utente o il gruppo che è stato incaricato dello smaltimento dell'entità. Per ulteriori informazioni sull'associazione di una pianificazione di disposizione diversa all'entità, vedere Modifica della pianificazione di disposizione associata a un'entità. |
Record vitale | La visualizzazione Record vitale consente di specificare se la categoria o la cartella contiene record vitali. In questa visualizzazione è possibile selezionare l'evento che attiverà l'aggiornamento o la verifica periodica di record vitali, nonché l'azione che deve essere eseguita durante l'evento di revisione. Per ulteriori informazioni, vedere Impostazione di record vitali. |
Condizione | La visualizzazione Condizione consente di specificare i criteri di attivazione per un evento interno. È possibile selezionare gli operatori di condizione, specificare il valore della proprietà e creare condizioni di tipo unione che attivano l'evento interno. È inoltre possibile definire altre proprietà per il tipo di entità selezionato. Per ulteriori informazioni, vedere Aggiunta di un evento interno. |
Sicurezza | La visualizzazione Sicurezza consente di visualizzare o modificare le impostazioni di sicurezza di un'entità (a seconda delle autorizzazioni di sicurezza di cui si dispone). Le impostazioni di sicurezza consentono di stabilire gli utenti e i gruppi che possono accedere all'entità e consentono di controllare le loro autorizzazioni di sicurezza. Per controllare le impostazioni di sicurezza è anche possibile applicare un criterio di sicurezza. Per ulteriori informazioni su come specificare la sicurezza di un'entità, vedere Impostazione o modifica della sicurezza di un oggetto. |
Archiviato in | La visualizzazione Archiviato in è disponibile solo per i record. In questa visualizzazione è disponibile un elenco di entità nelle quali è archiviato il record attualmente selezionato. Vengono visualizzate le seguenti informazioni:
Per ulteriori informazioni, vedere Visualizzazione di tutti i contenitori dove è archiviato un record. |
Dettagli | Utilizzando la visualizzazione Dettagli, è possibile esaminare le proprietà di sola lettura di un'entità/oggetto associato e i relativi valori. Per una categoria di record, una cartella di record, un volume o un record, la visualizzazione Dettagli mostra le proprietà divise in varie categorie denominate Generale, Disposizione, Vitale, Fisico e Record supplementari. È possibile mostrare e nascondere le proprietà che appartengono a un particolare gruppo facendo clic
sulle icone Mostra dettagli e Nascondi dettagli visualizzate accanto al nome gruppo: |
Link | Un link rappresenta una relazione tra due entità. La visualizzazione Link mostra i vari link associati a un'entità. La visualizzazione Link è disponibile solo nella pagina Informazioni di record e di cartelle di record. Per ulteriori informazioni, vedere Visualizzazione e modifica di link. |
Cronologia | La visualizzazione Cronologia consente di tenere traccia delle operazioni eseguite su ciascuna entità IBM Enterprise Records. Tenere traccia delle entità in IBM Enterprise Records consente di controllare le operazioni che vengono eseguite sulle entità IBM Enterprise Records, come ad esempio: creazione, smaltimento, accesso, spostamento, copia e riallocazione di una pianificazione di disposizione. Per ulteriori informazioni sull'esecuzione della traccia di un'entità, vedere Visualizzazione delle voci di log di verifica. |
Attese | La visualizzazione Attese consente di visualizzare, modificare o eliminare attese di disposizione applicate a un'entità. Per ulteriori informazioni, vedere Blocchi di disposizione. |
Motivo | La visualizzazione predefinita nelle pagine Informazioni di una pianificazione di disposizione è la visualizzazione Motivo. Se si desidera effettuare una modifica, indicare il motivo di tale modifica. Altrimenti selezionare semplicemente la visualizzazione appropriata. |
Pianifica | Questa visualizzazione consente di modificare il nome, la descrizione e l'autorità di disposizione della pianificazione di disposizione selezionata. |
Fasi | Se la pianificazione di disposizione visualizzata contiene fasi, esse vengono elencate in questa visualizzazione. Per eliminare una fase fare clic sulla casella di controllo corrispondente, mentre per aggiungere altre fasi fare clic su Aggiungi nuova. Per visualizzare ulteriori informazioni o per modificare le informazioni su una fase, fare clic sul titolo della fase. |
Entità in attesa | Questa visualizzazione mostra le entità su cui è stata posta una particolare attesa. Da questa visualizzazione, è possibile rimuovere l'attesa su un'entità oppure utilizzare una ricerca per filtrare la schermata delle entità in attesa. Per ulteriori informazioni, vedere Visualizzazione e modifica delle entità in attesa. |
Icone | Azioni delle pagine Informazioni |
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Elimina Utilizzare l'azione Elimina per eliminare un'entità. Per informazioni su come eliminare le varie entità, vedere i seguenti argomenti:
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Chiudi Utilizzare l'azione Chiudi per limitare la creazione di entità figlie all'interno di una categoria di record, una cartella di record o un volume. Vedere Contenitori aperti e chiusi. |
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Disloca Utilizzare l'azione Disloca per spostare una categoria di record o una cartella di record e tutto il suo contenuto in una posizione diversa del piano file. Vedere Dislocamento di una categoria o cartella. |
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Riapri Utilizzare l'azione Riapri per riaprire una categoria di record, una cartella di record o un volume precedentemente chiusi. Vedere Contenitori aperti e chiusi Contenitori aperti e chiusi. |
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Attiva Utilizzare l'azione Attiva per riattivare una categoria di record o una cartella di record inattiva. Vedere Attivazione o disattivazione di categorie o cartelle. |
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Disattiva Utilizzare l'azione Disattiva per disattivare una categoria di record o una cartella di record. Quando un contenitore è inattivo, non è possibile creare nuove entità all'interno del contenitore e gli utenti non possono vedere il contenitore inattivo quando dichiarano un record. Vedere Attivazione o disattivazione di categorie o cartelle. |
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Metti in attesa Utilizzare l'azione Metti in attesa per sospendere o interrompere l'esecuzione di azioni di disposizione in una categoria di record, un volume o un record. Quando un'entità è in attesa, non è possibile eliminarla tramite l'azione Elimina. Vedere Messa in attesa di entità (manuale). |
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Inizia disposizione Utilizzare l'azione Inizia disposizione per eseguire una pianificazione di disposizione per un'entità. Vedere Avvio di una pianificazione di disposizione. |
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Archivia Utilizzare l'azione Archivia per archiviare un riferimento a un record in un'altra posizione del medesimo piano file. Vedere Archiviazione dei record. |
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Sposta Utilizzare l'azione Sposta per spostare un record a un'altra posizione del medesimo piano file. Per ulteriori informazioni, vedere Spostamento di record. |
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Crea link Utilizzare l'azione Crea link per creare un link tra un record o una cartella di record e un altro oggetto. Per ulteriori informazioni, vedere Creazione di un link. |
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Avvia/Scarica Utilizzare l'azione Avvia/Scarica per avviare un flusso di lavoro. Per informazioni generali sui flussi di lavoro, vedere Flussi di lavoro. |
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Copia Utilizzare l'azione Copia per copiare un record su un'altra posizione del medesimo piano file. Vedere Copia di un record. |
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Declassa Utilizzare l'azione Declassa per eliminare ogni livello di classificazione da un record. |
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Promuovi classificazione Utilizzare l'azione Promuovi classificazione per promuovere la classificazione di un record. Questo link può essere utilizzato per classificare un record precedentemente non classificato o per promuovere il livello di classificazione di sicurezza corrente, ad esempio da Riservato a Segreto. |
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Retrocedi classificazione Utilizzare l'azione Retrocedi classificazione per retrocedere la classificazione di un record. Questo link può essere utilizzato per retrocedere il livello di classificazione di sicurezza corrente da Segreto a Riservato. Per passare da un qualsiasi livello di classificazione allo stato di non classificato, utilizzare l'azione Declassa. |
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Annulla dichiarazione Utilizzare l'azione Annulla dichiarazione per ripristinare la creazione di un record. Vedere Annullamento dichiarazione di un record. |
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Avvia richiesta rimozione attesa Utilizzare l'azione Avvia richiesta rimozione attesa per avviare la rimozione delle attese condizionali. Tale azione rimuove l'attesa dalle entità associate al successivo avvio di Pulitura attesa. Vedere Rimozione di un blocco di disposizione. |
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Annulla richiesta rimozione attesa Utilizzare l'azione Annulla richiesta rimozione attesa per annullare una richiesta di rimozione dell'attesa. È possibile annullare una richiesta di rimozione dell'attesa prima della pulitura attesa successiva. Vedere Rimozione di un blocco di disposizione. |
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Attiva per elaborazione pulitura attese Utilizzare l'azione Attiva per elaborazione pulitura attese per riattivare il processo di attesa. La selezione di questa opzione imposta l'attesa da elaborare durante l'esecuzione della pulitura attesa successiva. Tale opzione consente inoltre di rimettere un'entità su un'attesa condizionale durante l'esecuzione della pulitura attesa successiva. Vedere Rimozione di un blocco di disposizione. |
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Visualizza informazioni documento Utilizzare l'azione Visualizza informazioni documento per visualizzare le pagine Informazioni di Workplace di un record. Vedere Visualizzazione delle informazioni sul documento di un record. |
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Gestisci livello modello Immettere le stringhe da utilizzare per i modelli di denominazione che consentono di denominare automaticamente le entità situate a vari livelli del piano file. |
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Esegui script di sicurezza Utilizzare l'azione Esegui script di sicurezza per aggiungere nuovi membri ai gruppi IBM Enterprise Records e impostare tutte le opzioni di sicurezza per le classi e le cartelle relative a IBM Enterprise Records. Vedere Impostazione sicurezza. |
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Importa modelli Utilizzare l'azione Importa modelli per importare il modello fisico IBM Enterprise Records e il modello di ricerca IBM Enterprise Records. Vedere Importazione modelli di esempio. |
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Converti in FPOS ed ROS Utilizzare l'azione Converti in FPOS e ROS per aggiungere un archivio oggetti di un piano file (FPOS, file plan object store) a un archivio oggetti di record (ROS, records object store) configurato. Vedere Conversione in FPOS e ROS. |
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Includi documento classificato Utilizzare l'azione Includi documento classificato per indicare se l'archivio oggetti conterrà documenti classificati. Vedere Aggiunta delle proprietà di un documento classificato. |
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Includi proprietà NARA Utilizzare l'azione Includi proprietà NARA per indicare che l'archivio oggetti conterrà documenti con proprietà NARA (National Archives and Records Administration). Vedere Aggiunta di proprietà dei documenti NARA. |