記錄類型是根據記錄中的一般功能來劃分的記錄分類。當存在於某個記錄種類或記錄資料夾中的一組記錄應具有目前與記錄種類或記錄資料夾關聯之處置排程不同的處置排程時,您可以使用記錄種類。例如,出於結帳或發薪的目的,可能有必要將員工記錄檔案保留 12 年。但是,對於僅需保留 7 年的效能評估記錄,您可以建立具有其他處置排程的記錄類型。您可以將效能評估記錄與此記錄類型關聯,以確保評估記錄在員工記錄檔案之前毀損。
如需處置排程如何與記錄相關聯的相關資訊,請參閱
處置排程。
請注意,您可以根據記錄的記錄類型來搜尋或擷取記錄。記錄類型可以按照以下方式套用到記錄︰
- 您可以將記錄類型與記錄類別關聯(實際上使此記錄類型成為此類別的預設)。請參閱配置預設記錄類型。
- 您可以將系統配置為在宣告程序期間顯示記錄類型 meta 資料,讓使用者可以在宣告
Workplace 或 Workplace XT
中的記錄時選取記錄類型。請參閱配置宣告期間顯示記錄類型 meta 資料。
如果您為某個類別配置了預設記錄類型,但宣告時並未顯示記錄類型 meta 資料,則預設記錄類型將始終用於此類別(使用者並不知道記錄類型正在使用中,不必同時選取記錄類別和記錄類型)。或者,您還可以配置預設,但是需要提供選項供使用者選擇其他記錄類別,您也可以不配置預設而僅提供選項供使用者選擇記錄類型。