IBM Enterprise Records, Versión 5.1.+            

Copiar un registro

Sólo los usuarios que como mínimo tengan privilegios de rol de usuario privilegiado o revisor pueden copiar un registro a otra ubicación del mismo plan de archivos. Cuando un usuario o un revisor privilegiado copia un registro, IBM® Enterprise Records copia el documento declarado en el almacén de objetos del registro (ROS) en el mismo archivo de origen con un nombre de contención diferente. IBM Enterprise Records copia los metadatos de registros, excepto la información del nombre, la descripción, la seguridad y la disposición, en la nueva carpeta en el almacén de objetos del plan de archivos (FPOS) junto con un vínculo al documento copiado en ROS.

Implicaciones de la copia de registros

Para copiar un solo registro:

  1. Examine la jerarquía del plan de archivos para acceder al registro que desea copiar.
  2. Haga clic con el botón derecho del ratón sobre el nombre del registro y seleccione Copiar en el menú contextual.
  3. Observe cómo el campo Título de documento se ha llenado con un registro, cuyo nombre tiene el prefijo Copia de.
  4. Introduzca la descripción de la copia del registro, y haga clic en Siguiente.
  5. Vaya a la ubicación del plan de archivos donde desea almacenar la copia y haga clic en Copiar.
  6. Cuando aparezca un mensaje de confirmación a fin de comprobar que la copia se haya completado, haga clic en Aceptar para volver a la página Examinar. Tenga en cuenta lo siguiente:
    • Un registro electrónico no se puede copiar en una carpeta física.
    • Un registro solo puede copiarse en una carpeta de destino que esté activa y abierta.

Para copiar uno o varios registros

  1. Examine la jerarquía del plan de archivos para acceder a los registros que desea copiar.
  2. Seleccione las casillas de verificación que aparecen a la izquierda de los registros que desea copiar.
  3. En el menú Acciones de multiselección, seleccione Copiar.
  4. En la ventana Copiar, seleccione en la lista la ubicación de plan de archivos en la que desea copiar los registros.

    Puede utilizar el campo Filtro para limitar el número de elementos que se mostrarán en la lista Nombre de entidad. Por ejemplo, si sabe que la ubicación de plan de archivos tiene la letra x en su nombre, puede escribir x en el campo de filtro, hacer clic en ir, y la lista se renovará solo con los nombres de ubicación de plan de archivos que tengan la letra x. Haga clic en Restablecer para volver a renovar la lista completa de ubicaciones de plan de archivo en orden alfabético.

  5. Vaya a la ubicación del plan de archivos donde desea almacenar la copia y haga clic en Copiar.
  6. Cuando aparezca un mensaje de confirmación a fin de comprobar la finalización de la acción Copiar, pulse Aceptar para volver a la página Examinar.


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Última actualización: Agosto de 2011


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