IBM® Enterprise
Records 是
IBM FileNet® P8 產品套組的附加元件。
IBM Enterprise
Records 可讓您建立和維護電子和實體資訊之精確、安全而可靠的記錄。
不論儲存媒體或格式為何,您都可以利用 IBM Enterprise
Records 來管理任何類型的記錄。
要瞭解 IBM Enterprise
Records 之前,您必須先瞭解何謂記錄,以及為何要使用記錄管理系統。
記錄管理
記錄管理是指管理的活動,例如對記錄的建立、儲存、使用、擷取和處置進行計劃、控制和組織。換而言之,記錄管理包括在記錄的建立、作用中、非作用中儲存和處理的整個生命週期中,您執行以保留記錄的所有活動。
需要記錄管理
如果要確保組織的資訊準確、完整且易於使用,您需要設置一個可靠的記錄管理系統。否則,您可能在與生產無關的活動(例如手動尋找資訊或搜尋缺少的或存檔錯誤的記錄)上耗費大量時間。
在沒有記錄管理系統的情況下,尋找、解釋和遵守記錄保持法令和條例可能變得很困難。這可能導致嚴重的罰款、處罰和其他法律後果。如果您沒有正確維護和管理記錄,還可能遇到與關鍵重要資訊的訴訟、機密性和安全性相關聯的風險。
請利用 IBM Enterprise
Records 來減輕上述風險。
您可以利用 IBM Enterprise
Records,將有價值的資訊當作記錄保留起來,必要之時可利用搜尋技術來取得,而不重要或非作用中的記錄則予以毀損或保存。
IBM Enterprise
Records 在記錄管理中的角色
IBM Enterprise
Records 可讓您獨立於儲存媒體之外,管理整個企業的記錄。
IBM Enterprise
Records 的用途是確保下列事項:
- 當整個企業需要時記錄易於獲得
- 當記錄不再有用或不再為法律、條例或管理方針所需要時對記錄進行處理
您可以利用
IBM Enterprise
Records 來執行下列動作:
- 建立並保留儲存記錄的階層結構(檔案計劃)。
- 管理電子記錄和實體記錄。
- 確保包含記錄的儲存庫安全。
- 建立記錄的保留和處置規則。
- 根據這些規則強制進行記錄的存檔或毀損。
- 控制對記錄的存取。
- 根據搜尋準則擷取記錄。
- 毀損組織不再必需的記錄。
IBM Enterprise
Records 的功能與優勢
下表列出
IBM Enterprise
Records 的功能及所提供的優勢。
功能 |
優點 |
集中記錄的儲存庫 |
- 使整個企業資訊的使用廣泛而有效。
- 由於相關資訊及時有效而可做出有效的決策。
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階層中電子和實體文件的儲存記錄的虛擬位置和儲存器 |
- 控制文件集合的硬拷貝和電子檔案。
- 模擬實際辦公室環境。
- 虛擬位置和儲存器塑造實體儲存體結構。
- 透過減少記錄管理和擷取所需的辦公室空間、設備和人員開支來控制成本。
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易用的搜尋功能 |
- 及時而輕鬆地存取所需資訊,而無需使用複雜的查詢語法。
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記錄的保留和處置規則 |
使用者定義的控制包括:- 記錄應該保留的持續時間。
- 在其保留計劃末尾對記錄進行的處理。
- 毀損記錄之前對記錄進行的審查。
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記錄的審核步驟、保留期的自動追蹤及記錄的處置程序的起始化 |
- 記錄不會未預期地毀損、改變、竄改、損壞或遺失。
- 記錄僅根據處置排程或作為審核步驟的一部分被毀損
- 對不再必需的記錄進行處理以減少儲存空間需求。
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記錄的匯入和匯出 |
- 組織不經常需要但為了遵守政府法令而需要保留的記錄可以匯出到其他位置。
- 記錄可以從其他記錄儲存庫匯入。
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記錄的相應安全控制 |
- 未經授權的使用者無法存取記錄。
- 使用者不會未預期地刪除記錄。記錄可以由記錄管理者刪除或作為審核步驟的結果刪除。
- 使用者僅能執行那些他們有相應存取權的、與記錄相關的動作。
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與 IBM FileNet P8 Workplace、Workplace XT、Microsoft Office 和 Microsoft Outlook 整合 |
從以下位置手動或自動宣告記錄:- Workplace 或 Workplace XT
- Microsoft Outlook、Word、Excel 和 Power Point
- 項目範本
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IBM Enterprise
Records 中的使用者角色
IBM Enterprise
Records 提供一個角色型的使用者安全模型,其中包括「記錄管理者」、「記錄管理員」、「特許使用者(DoD 和 Base)」、「記錄檢閱人員 (PRO)」以及「記錄使用者」等角色。每個角色將確定屬於該角色的使用者可以執行哪個工作。如需相關資訊,請參閱
FileNet P8 安全。
IBM Enterprise
Records 安裝類型
在安裝
IBM Enterprise
Records 應用程式之前,您必須先選擇符合您記錄管理需求的安裝類型(資料模型)。以下是可用的資料模型:
- Base:提供核心記錄管理功能和屬性。記錄 IBM Enterprise
Records
的 Base 安裝是建議採用的 IBM Enterprise
Records 安裝方式,因為它新增的屬性數目最少,卻能夠符合大多數的需求。在功能上,Base 安裝與 DoD 安裝提供的功能相同。
- DoD:符合「國防部 (Department of Defense, DoD) 5015.2 Chapter 2 和 Chapter 4」標準,其提供關於 DoD 中記錄管理的實作與程序指引。此外,IBM Enterprise
Records 的 DoD
安裝定義了特定的系統介面和搜尋準則,同時也說明基於現行「國家檔案和記錄管理局 (NARA)」條例所需符合的最低記錄管理需求。
- PRO:滿足「國家檔案局 (PRO)」對於電子記錄管理的需求。
IBM Enterprise
Records 實體類型
在
IBM Enterprise
Records 中,記錄是儲存在含有不同記錄管理實體的階層式結構中。以下圖表描述這些實體的階層結構,隨附有每個實體的簡要說明:

- 物件儲存庫:指物件的儲存庫和這些物件附帶的儲存和擷取服務套組。物件儲存庫可以是:
- 檔案計劃物件儲存庫 (FPOS):包含檔案計劃,即您建立的記錄管理實體的整個階層。
- 記錄物件儲存庫 (ROS):包含可以在 FPOS 中宣告為記錄的文件。
我們鼓勵您為記錄(meta 資料)和已宣告為記錄的文件配置單獨的物件儲存庫。從而,FPOS 包含檔案計劃結構,而 ROS 包含文件,其中某些文件已宣告為記錄。通常會有許多具有 ROS 存取權的使用者,但他們不會有組成 FPOS 中檔案計劃的實體的存取權。您可以將多個 ROS 與一個 FPOS 相關聯。
- 檔案計劃:定義記錄的組織。在檔案計劃中,您在用於保存記錄內容的結構化階層中儲存記錄。例如,您可以建立反映組織的業務功能的檔案計劃。然後您可以根據這些業務功能在這些方案下為記錄編目。您還可以將命名型樣與檔案計劃相關聯。在檔案計劃下建立的所有實體都會遵循這個記錄命名型樣。
- 記錄種類:對檔案計劃內一組相關記錄進行分類。建立記錄種類以根據功能種類為記錄編目錄。記錄種類可包含子種類或記錄資料夾(但不同時包含兩者)。Base 和 DoD 資料模型允許在記錄種類中直接宣告記錄;PRO 資料模型則不允許。此外,您可以將保留和處理規則與每個種類相關聯。這些規則套用於在此種類中建立的所有記錄資料夾和記錄。
- 記錄資料夾:提供作為相關記錄的儲存器。其用於根據指定的保留期和處理事件管理記錄。您可以在種類下建立電子、實體和混合記錄資料夾以管理電子和實體記錄。
- 電子資料夾:用於儲存電子記錄。電子資料夾也可以包含標記。標記是無法儲存在實體檔案中的實體記錄的電子項目。此類記錄的範例有大型建築設計圖、錄影帶或資料庫。
- 實體資料夾:儲存實體項目(例如紙張記錄)的記錄。實體資料夾是紙質資料夾的虛擬項目。
您可以根據組織的實體儲存體結構,在 IBM Enterprise
Records 中建立實體資料夾的階層模型。
- 產品盒:產品盒提供一種建立實體(包含其他實體)模型的機制。例如,您可以建立 "Warehouse",其中包含 "Shelves",其中包含 "Boxes",其中包含 "Physical Folders"。產品盒可以包含其他的產品盒、實體資料夾或記錄。
- 混合資料夾:指相關的電子和實體記錄的集合。
- 磁區:將記錄資料夾以邏輯方式細分為更小、容易管理的單位。磁區不會獨立於資料夾而存在。記錄資料夾將始終包含至少一個磁區,該磁區由系統在建立記錄資料夾時自動建立。之後,您可以在記錄資料夾內建立任意數量的磁區。
- 記錄:記錄提供 IBM Enterprise
Records 應用程式所控制之文件或實體物件的 meta 資料。記錄可以從建立它的記錄資料夾中繼承其某些行為。例如,它可以繼承母項記錄資料夾的處置排程。您可以將記錄分類為:
- 電子記錄:指向電子文件。
- 標記:指向實體物件或書面文件。
- 重要記錄:發生企業層面的緊急情況期間,滿足作業責任所需的必要記錄。重要記錄會定期進行審查和更新。
- 永久記錄:在超出管理、法律或財政目的正常需要的時間之外,識別為有足夠的歷程記錄或其他值,以確保組織繼續保存的記錄。
- 記錄類型:您可以建立記錄類型與具有一般功能的記錄的關聯。例如,您可以定義一個記錄類型以指定記錄的常用處置排程,並協助記錄的搜尋和擷取。當現有記錄資料夾下的一組記錄應該具有不同於目前與記錄資料夾相關聯的處置排程的處置排程時,您可以使用記錄類型。
以下是一個記錄管理實體階層的範例
檔案計劃
一般管理(種類)通信檔案(資料夾)程序簡短說明(資料夾)2006 管理培訓會議(磁區)2007 管理培訓會議(磁區)
資訊管理(種類)通信檔案(資料夾)操作員的號碼單(資料夾)