Geralmente, os recibos mantém um registo dos
utilizadores que detêm uma cópia de registos confidenciais,
apesar de também ser possível criar um recibo para registos
não confidenciais. Apesar de um recibo manter o registo da
localização de um documento confidencial, habitualmente, o
recibo em si
não é confidencial.
Se um recibo for um documento em papel, pode declarar o
mesmo como um registo físico. Para obter mais informações,
consulte o tópico
Declarar um registo físico. Pode digitalizar um recibo e declarar a
imagem digitalizada como um registo electrónico ou criar um
documento de texto electrónico e declarar este como um
registo. S pretender efectivamente declarar o recibo como
um registo confidencial, consulte o tópico
Declarar um registo confidencial.
Ao declarar um recibo como um registo está a associar o
recibo ao registo que pretende rastrear.
Para declarar um recibo como um registo:
- Comece por declarar o recibo como um registo, tal como
procederia para qualquer outro documento.
- No passo Definir propriedades,
faça clique em ReceiptOf.
- Navegue até e seleccione o registo confidencial que o
recibo rastreia.
- Execute o processo de declaração de registos, tal como
procederia para outro documento.
Após declarar um recibo como registo, a vista
Propriedades do recibo apresenta o nome do registo e
rastreia o mesmo no campo ReceiptOf.
Pode alterar o valor, fazendo clique em
ReceiptOf,
ou limpar a atribuição, fazendo
clique em Limpar.
Na vista detalhada de um registo, a secção Detalhes de
registos adicionais inclui um campo
Estado do recibo que apresenta uma
das seguintes opções:
- Nenhuma: o registo não foi
definido como recibo de outro registo.
- Anexado: o registo ao qual o
recibo está anexado não sofreu uma alteração de estado; o
recibo permanece anexado ao registo que está a ser
rastreado.
- Elemento ascendente transferido:
o registo associado foi transferido através do processo de
eliminação normal.
- Elemento ascendente destruído: o
registo associado foi destruído através do processo de
eliminação normal.
- Elemento ascendente
desclassificado: um utilizador autorizado
desclassificou o registo associado. Consulte a terceira
nota abaixo apresentada.
- Elemento ascendente
desactualizado: um utilizador autorizado
reduziu o nível do registo associado. Consulte a terceira
nota abaixo apresentada.
- Elemento ascendente eliminado: o
registo associado foi eliminado manualmente.
O termo "ascendente" refere-se ao registo associado ao
recibo e não a uma pasta.
Atenção: O campo
Estado do recibo
apresenta a indicação "Nenhuma" se o registo não for um
recibo. A vista das propriedades de um registo confidencial
apresenta os nomes dos recibos que estão anexados aos
mesmos (caso existam). O campo Estado do recibo de um
registo confidencial apresenta a indicação "Nenhuma" porque
um registo com recibos anexados não pode ser o recibo de
outro registo. Um registo pode ter vários recibos, mas um
recibo apenas pode ser anexado a um registo.
- Não é possível destruir um recibo que ainda esteja
anexado a um registo confidencial activo.
- Quando é reduzido o nível de um registo ou este é
desclassificado, a ligação para o recibo é eliminada. Se
pretender continuar a rastrear o registo, tem de declarar
um novo registo como recibo para o registo desclassificado
ou cujo nível foi reduzido.