這個主題說明如何使用處置工作流程。
處置工作流程的外觀相似。它們將顯示在您的 Workplace 收件匣或 RecordsManagerApproval 公共收件匣中。
如果要啟動工作流程,請執行下列動作:
對於大多數工作流程,以下為常用的欄位和按鈕。其他欄位在工作流程步驟的每個不同類型的主題中都進行了說明。
指示
在視窗的頂部應該有關於完成步驟的說明。說明由工作流程設計人員進行編寫。如果您未看到說明,請按一下「說明」以開啟包含說明的方框。
實體名稱
系統會列出一或多個實體。如果實體是電子記錄或儲存器,則您可以按一下名稱以檢視記錄或開啟資料夾以查看資料夾的內容。如果實體是實體記錄,則實體沒有內容。您也可以按一下「取得資訊」圖示以查看實體的資訊頁面。
傳送對映
傳送對映是一個 IBM® Enterprise Records 物件,它會將 Content Engine 內容名稱對映至 IBM Enterprise Records 傳送工具在匯出 IBM Enterprise Records 實體時,用來產生 XML 檔的 XML 內容名稱。您可以從「傳送對映」下拉功能表中選取傳送對映物件。 如需傳送對映物件的相關資訊,請參閱傳送對映。
如需 IBM Enterprise Records 傳送工具的相關資訊,請參閱IBM Enterprise Records 傳送工具。
審查備註
您可以直接在文字框中輸入備註,或者可以在一個較大的視窗(可以在該視窗中寫入或閱讀較長的備註而無需捲動)的文字框底部的黃色圖示上按一下。如果使用一個較大的文字框,請按一下「更新」,然後按一下「關閉」。
審查決策
對於每個實體,如果你要核准工作流程動作,則請選取「核准」。
選取「拒絕」可以不在此時套用動作。如果您拒絕,則應在備註中說明原因。
選取「暫存區」可以指明應將實體置於暫存狀態。您完成工作流程後,需要在工作流步驟外部套用暫存區(如訊息所示)。然後,實體會返回到其在開始處置之前的狀態。 如需對實體套用暫存區的相關資訊,請參閱將實體放置在暫存區中(手動)。
選取「變更排程」可以對實體使用其他處置排程。您需要在工作流程步驟外部指派新的處置排程。然後,實體會返回到其在開始處置之前的狀態。 如需變更處置排程的相關資訊,請參閱變更與實體相關聯的處置排程。
資訊欄
不同的步驟顯示了與實體相關的不同資訊,並且不需要任何輸入。
「套用」和「關閉」按鈕
您可以變更資訊,先將其「套用」,然後「關閉」該視窗,無需採取任何進一步的動作。工作項目將保留在同一收件匣中。如果您為某個實體選取了「暫存區」,則在完成工作流程之前還需要套用。
「重新指派」按鈕
這會開啟一個視窗,您可以在該視窗中選取其他使用者來執行步驟。輸入名稱的前幾個字元,然後按一下「搜尋」。選取使用者,然後按一下「繼續」。
「狀態」按鈕
這會開啟追蹤者應用程式。
「完成」按鈕
「完成」按鈕會完成工作流程步驟,並將實體移到處置程序的下一個步驟。