Esistono molte informazioni riguardanti le funzioni di verifica, gli eventi e i log disponibili in un ambiente IBM® Enterprise Records così come pure informazioni per configurare ed utilizzare queste funzioni, eventi e log.
Per ulteriori informazioni relative alla visualizzazione della cronologia della verifica dell'entità, fare riferimento a Visualizzazione delle voci di log di verifica. Per ulteriori informazioni sulla verifica, fare riferimento a Help for Content Engine Administration, in particolare ../../../com.ibm.p8.ce.admin.doc/audit/al_concepts.htm.
Per l'autodistruzione, utilizzare il meccanismo di verifica Content Engine standard in particolare l'evento di verifica di eliminazione per conservare la cronologia della distruzione. Per ulteriori informazioni fare riferimento al concetto di registrazione della verifica nella documentazione di Content Engine.
Utilizzando le funzioni di verifica disponibili per IBM Enterprise Records, è possibile:
Content Engine include un numero di eventi di sistema che, se configurati per la verifica, vengono automaticamente registrati nel log di verifica quando l'evento si verifica. Esempi di questi eventi comprendono la creazione di un oggetto e l'inserimento di un oggetto in una cartella. IBM Enterprise Records aggiunge all'archivio oggetti l'evento personalizzato, RMAudit che registra gli eventi IBM Enterprise Records come ad esempio la dislocazione o la distruzione di un'entità.
Ciascun evento registrato viene memorizzato in Content Engine come un oggetto e su questi oggetti evento registrati è possibile eseguire delle operazioni – come la ricerca, l'esportazione e l'analisi delle proprietà.
Quando un modello di dati IBM Enterprise Records viene importato nell'archivio oggetti, l'evento RMAudit viene aggiunto all'archivio oggetti. Inoltre l'evento viene automaticamente sottoscritto per un RecordCategory, RecordFolder di FPOS e le classi Volume e sarà possibile configurare manualmente questo evento per la classe Record. (Tener presente , tuttavia che la verifica non viene automaticamente abilitata per l'archivio oggetti.)
L'evento RMAudit registra una voce di verifica ogni volta che viene eseguita una delle seguenti azioni su un'entità.
Oltre alla registrazione degli eventi di verifica per le azioni sopra menzionate IBM Enterprise Records è possibile configurare la verifica per i seguenti eventi di sistema forniti con Content Engine. La tabella di seguito riportata elenca un sottoinsieme di eventi di sistema disponibili; gli eventi elencati sono quelli che l'utente è probabilmente più interessato a verificare per IBM Enterprise Records.
Evento | Registrato quando | Si applica a |
---|---|---|
Creazione | Viene creata un'istanza di una classe (include la dichiarazione di un evento record--configure per la classe Record nel FPOS). | È possibile verificare questo evento per qualsiasi classe che includa classi RecordCategory, RecordFolder, Volume e Record nel FPOS e la classe Documento nel ROS. |
Eliminazione | Un oggetto viene eliminato dall'archivio oggetti. | È possibile verificare questo evento per qualsiasi classe. |
Archiviazione | Un oggetto viene archiviato in una cartella (include la creazione di una sottocartella e l'archiviazione automatica che si verifica durante la dichiarazione di un record). | È possibile verificare questo evento per qualsiasi classe Cartella (e sottoclasse), che includa classi RecordCategory, RecordFolder e Volume nel FPOS. |
GetContent | Viene recuperato il contenuto di un oggetto contenente contenuto (ad esempio quando l'utente visualizza il contenuto di un documento). | È possibile verificare questo evento per qualsiasi classe Documento (e sottoclassi). Per eseguire la verifica quando un utente visualizza il contenuto di un documento, abilitare questo evento nel ROS. |
GetObject | Viene recuperato un oggetto da Content Engine (il che include i tentativi di recupero dall'applicazione IBM Enterprise Records). | È possibile verificare questo evento per qualsiasi classe. |
Query | Viene eseguita una query (che include le query che l'applicazione IBM Enterprise Records esegue come parte della sua elaborazione). | È possibile verificare questo evento per qualsiasi classe (tranne VersionSeries). |
Rimozione dall'archivio | Un oggetto viene rimosso (disarchiviato) da una cartella (include l'eliminazione di una sottocartella). | È possibile verificare questo evento per qualsiasi classe Cartella (e sottoclasse), che includa classi RecordCategory, RecordFolder e Volume nel FPOS. |
Aggiornamento | Le proprietà di un oggetto vengono modificate (il che include contrassegnare un contenitore come Vitale ed attivare o disattivare un contenitore). | È possibile verificare questo evento per qualsiasi classe. |
UpdateSecurity | Viene modificata la protezione per un oggetto. Tener presente, tuttavia, che non verrà registrato un errore quando l'utente tenta di eliminare un oggetto dall'applicazione IBM Enterprise Records ed il tentativo non riesce perché l'eliminazione è protetta da un contrassegno (il che si verifica con alcuni oggetti IBM Enterprise Records). | È possibile verificare questo evento per qualsiasi classe (tranne ReferentialContainmentRelationship e VersionSeries). |
Quando si abilita e configura la registrazione di verifica per un archivio oggetti, il sistema genera delle voci di log di verifica. Queste voci esistono come una tabella in un database nell'archivio oggetti. Per eseguire azioni sul log (quali visualizzarlo o esportarlo, eseguire prima una query per gli eventi che si desiderano e poi eseguire l'azione, se necessario, rispetto alla serie di risultati della query. Gli eventi di verifica restano nel log di verifica anche se l'oggetto verificato viene eliminato. Per informazioni dettagliate relative ai log di verifica incluso le informazioni per eliminare voci di log non necessarie e gestire la dimensione del log, consultare ../../../com.ibm.p8.ce.admin.doc/audit/al_concepts.htm in the Help for Content Engine Administration.
Il log di verifica memorizza le seguenti informazioni:
Alcune voci del log di verifica possono contenere ulteriori informazioni a seconda del tipo di evento di verifica verificatosi. Ad esempio, un evento Query riuscito registra il testo della query originale da cui la query è stata generata così come l'ID classe dell'oggetto che è stato oggetto dell'evento di verifica.
Di seguito sono elencati il nome simbolico ed una breve descrizione delle proprietà disponibili per gli eventi di verifica. Le proprietà specifiche per l'evento RMAudit sono AuditActionType, ReasonForAction, Reviewer e RMEntityDescription.
AuditActionType Per un evento RMAudit, specifica il tipo di azione di verifica quali Eliminazione, Dislocazione, Distruzione, Trasferimento, Trasferimento provvisorio, Esportazione , Revisione, Annullamento dichiarazione, Attesa o Rimozione attesa.
AuditLevel Per un evento AuditConfiguration, specifica il livello di verifica (verifica disabilita = 0, verifica abilitata = 1).
ContainmentName Per un evento File e Unfile, specifica il nome dell'oggetto aggiunto o rimosso dall'oggetto contenitore.
Creator Per tutti gli eventi specifica il nome breve dell'utente che ha generato l'evento (l'utente che ha creato l'oggetto evento).
DateCreated Per tutti gli eventi, contiene la data e l'ora in cui l'evento è stato generato (la data e l'ora in cui è stato creato l'oggetto evento). Content Enginememorizza date ed ore utilizzando UTC (Coordinated Universal Time).
DateLastModified Per tutti gli eventi, contiene la data e l'ora in cui è avvenuta l'ultima modifica all'evento (la data e l'ora in cui è stato per l'ultima volta modificato l'oggetto evento).
EventStatus Per tutti gli eventi indica se l'operazione che ha generato questo evento è riuscita (0) oppure non è riuscita (un codice di errore utilizzato internamente).
LastModifier Per tutti gli eventi contiene il nome breve dell'utente che per ultimo ha modificato l'oggetto evento.
LifecycleOperation Per un evento ChangeState, specifica il ciclo di vita dell'operazione eseguita sull'oggetto origine.
ModifiedProperties Per un evento ChangeClass, ChangeState, Checkin, Checkout, ClassifyComplete, Custom, DemoteVersion, Freeze, Lock, PromoteVersion, RMAudit, Unlock, Update e UpdateSecurity, specifica un elenco di nomi simbolici delle proprietà modificate dall'operazione in corso di verifica.
ObjectType Per tutti gli eventi, specifica un numero che indica il tipo base di un oggetto. Per gli oggetti evento, il valore è sempre 1180.
QueryText Per un evento Query, specifica il testo originale da cui è stata generata la query.
ReasonForAction Per un evento RMAudit, specifica il motivo dell'azione. Questo campo viene riempito con il valore immesso dall'utente nel campo Commenti di revisione mentre si completa il flusso di lavoro.
Reviewer Per un evento RMAudit, specifica il nome dell'utente che ha eseguito l'azione che ha generato l'evento (l'utente che ha avviato la coda del flusso di lavoro IBM Enterprise Records).
RMEntityDescription Per un evento RMAudit, specifica una descrizione per l'azione verificata quando appropriata. Ad esempio un'azione di dislocazione potrebbe essere descritta come Entità RM MyRecordFolder spostata dall'origine /Records Management/My File Plan/My Record Category nella destinazione /Records Management/My File Plan/Another Record Category.
SourceClassId Per un evento CancelCheckout, ChangeClass, ChangeState, Checkin, Checkout, ClassifyComplete, Creation, Custom, Deletion, DemoteVersion, File, Freeze, GetContent, GetObject, Lock, PromoteVersion, Query, RMAudit, Unfile, Unlock, Update e UpdateSecurityEvent, specifica l'ID classe dell'oggetto che è oggetto dell'evento di verifica.
SourceObject per un evento CancelCheckout, ChangeClass, ChangeState, Checkin, Checkout, ClassifyComplete, Creation, Custom, Deletion, DemoteVersion, File, Freeze, Lock, PromoteVersion, RMAudit, Unfile, Unlock, Update e UpdateSecurity, specifica un'istantanea dell'oggetto che è l'origine di un evento di verifica al momento in cui si è verificato l'evento. (Tener presente che il riferimento oggetto contenuto in questa proprietà rappresenta l'oggetto nello stato in cui si trova quando si è verificato l'evento e potrebbe essere diverso dallo stato corrente dell'oggetto).
SourceObjectId Per un evento CancelCheckout, ChangeClass, ChangeState, Checkin, Checkout, ClassifyComplete, Creation, Custom, Deletion, DemoteVersion, File, Freeze, GetContent, GetObject, Lock, PromoteVersion, RMAudit, Unfile, Unlock, Update e UpdateSecurity specifica l'ID dell'oggetto che è oggetto dell'evento di verifica.
VersionSeriesId Per un evento CancelCheckout, ChangeClass, ChangeState, Checkin, Checkout, ClassifyComplete, Creation, Custom, Deletion, DemoteVersion, Freeze, Lock, PromoteVersion, RMAudit, Unlock, Update e UpdateSecurity, specifica (quando rilevante) l'ID della serie versione per l'oggetto origine.