È possibile aggiungere documenti memorizzati localmente nel computer oppure, specificando un percorso, un documento che risiede al di fuori dell'ambiente, ad esempio una pagina Web. È importante considerare che se il percorso immesso fa riferimento ad un documento, viene aggiunto un documento senza contenuto. È anche possibile aggiungere un elemento esterno che non può essere archiviato elettronicamente, ma viene semplicemente rappresentato da una raccolta di proprietà. Ad esempio, una serie di DVD relativi a un corso di formazione.
L'opzione Elimina file locale viene visualizzata quando il documento è tracciato. Selezionare l'opzione se si desidera che la copia locale del documento di cui si esegue il check in venga eliminata dalla workstation al termine della procedura di aggiunta. Salvare e chiudere la copia locale prima di completare l'eliminazione. L'amministratore del sito stabilisce se sia possibile o meno ignorare l'impostazione di default di questa opzione.
Potrebbero verificarsi casi in cui un file viene eliminato mentre è ancora aperto. Ciò si può verificare se viene indicato che il file locale deve essere eliminato.
È possibile aggiungere un documento a una cartella a cui sono associati più modelli di immissione. È necessario selezionare il modello di immissione da utilizzare dall'elenco Modello di immissione. Se si aggiungono più documenti contemporaneamente ed è stata impostata la categoria Tipo di file, non selezionare un modello di immissione. I documenti sono invece raggruppati per categoria tipo file ed è possibile scegliere i documenti da aggiungere.
Le proprietà definiscono le informazioni relative al documento aggiunto, quali il percorso in un archivio oggetti e i valori delle proprietà assegnati al documento. Se si aggiunge un documento utilizzando un modello di immissione, è possibile che alcune o tutte le proprietà siano predefinite. È possibile aggiungere documenti a una specifica cartella oppure direttamente a un archivio oggetti in base all'impostazione di preferenza sito Richiedi selezione cartella. La classe del documento controlla le proprietà assegnate al documento. Per ulteriori informazioni, vedere Uso delle proprietà.
È possibile definire il documento aggiunto come documento principale di un documento composto. Inoltre, è possibile associare i documenti secondari al documento principale. L'opzione relativa al documento composto non è disponibile se si aggiunge un documento utilizzando il metodo di trascinamento.
Per default, il documento viene aggiunto come versione principale. Una versione principale è in genere disponibile per tutti gli utenti.
Se lo si desidera, è possibile modificare i diritti di accesso e le autorizzazioni di sicurezza per il documento aggiunto espandendo la relativa sezione. Questa opzione non è disponibile se si aggiunge un documento mediante l'azione Aggiungi documento quando è disponibile anche l'azione Aggiungi documento (modalità avanzata). In questo caso, il documento riceve i diritti di accesso e le autorizzazioni di sicurezza di default associati alla classe del documento o al modello di immissione utilizzato per aggiungere il documento.
Se Records Manager è installato, è possibile aggiungere documenti classificati a un archivio oggetti record selezionando una classe documento classificato. Aggiornare i valori di classificazione come necessario.