Nell'applicazione IBM® Enterprise Records sono disponibili diverse schede. Ciascuna di queste schede consente di aprire una pagina attraverso la quale è possibile eseguire varie operazioni per la gestione dei record.
Le categorie e le sottocategorie possono essere visualizzate in una struttura ad albero sul lato sinistro del pannello principale. Fare clic su Mostra struttura categorie per visualizzare quest'ultima. All'interno della struttura categorie, è possibile:
Facendo clic su un elemento del percorso, si passa al livello corrispondente del piano file.
Tutte le entità dispongono di un'icona Ottieni informazioni () per visualizzare le relative pagine
Informazioni in cui sono presenti i diversi tipi di metadati associati a quella entità.
Selezionare la casella di controllo di una o più entità, quindi fare clic sul menu Azioni a più selezioni per scegliere un'azione da applicare a tutte le entità selezionate. Il contenuto dell'elenco delle azioni dipende dal numero di entità selezionate e dal loro tipo. Nel menu vengono visualizzate solo le azioni che possono essere applicate a tutte le entità selezionate. La maggior parte delle procedure descritte nella Guida si riferiscono a più selezioni. Se viene eseguita un'azione su una sola entità, è più semplice fare clic col pulsante destro del mouse sul nome dell'entità e selezionare quindi l'azione dal menu di scelta rapida. È inoltre possibile utilizzare Ottieni informazioni per eseguire azioni sulle pagine Informazioni di un'entità. Ciò è molto comodo quando si esegue più di un'azione o si desidera consultare la pagina Informazioni prima di eseguire un'azione.
Ad esempio, è possibile effettuare selezioni di più record per Copia o Elimina. In questo modo verrà richiamata una procedura guidata per l'azione.
Per usare un filtro, immettere una stringa di testo inclusa nel nome o nell'ID delle entità che si desidera visualizzare, quindi fare clic su Vai. Tutte le entità che non contengono il testo specificato sono rimosse dall'elenco in modo da consentire la visualizzazione di entità diverse che contengono il testo specificato. Fare clic su Reimposta per eliminare il testo dalla casella Filtro, quindi fare clic su Vai per visualizzare un elenco non filtrato.
Il numero di entità visualizzate in un elenco dipende dal valore Numero massimo di risultati per cartelle e oggetti personalizzati specificato nelle preferenze utente di Workplace. Passare alla pagina
per visualizzare e reimpostare il valore per i record. È necessario che l'amministratore del sito abbia abilitato gli oggetti personalizzati nell'area Impostazioni generali della pagina Generale di Preferenze sito. Poiché alcune entità possono contenere sia record che altri contenitori, è anche possibile specificare un numero massimo di risultati per le cartelle. In questo modo, l'elenco conterrà un numero di elementi pari al numero massimo di cartelle e record. Se il numero massimo di risultati impostato per gli oggetti personalizzati e per le cartelle è pari a 50, verrà visualizzato un massimo di 100 voci, vale a dire 50 record e 50 cartelle.Selezionare la scheda Cerca per cercare tipi diversi di entità IBM Enterprise Records sulla base di criteri di ricerca specificati. Se tutte le entità che si desidera visualizzare si trovano nello stesso contenitore padre, è possibile visualizzare questa entità padre e applicare un filtro. Tuttavia, se le entità si trovano in contenitori padre diversi o se queste entità sono di tipi diversi, l'unico modo per visualizzarle nello stesso elenco è eseguire una ricerca. Ciò potrebbe essere utile per eseguire un'azione su queste entità attraverso il menu Azioni a più selezioni. Per ulteriori informazioni, vedere Ricerca e recupero di entità.
Selezionare la scheda Disposition per gestire pianificazioni di disposizione, attese e tipi di record.
Per ritornare alla pagina Disposizione principale dopo aver lavorato su uno dei tipi di disposizione, selezionare Disposizione sul percorso oppure fare clic nuovamente sulla scheda Disposizione.
La scheda Fisico contiene i link che riguardano specificamente le entità fisiche, ovvero:
Utilizzare la scheda Report per selezionare da un elenco i tipi di report da utilizzare per ottenere un quadro statistico delle varie attività riguardanti IBM Enterprise Records. A tale scopo, selezionare un tipo di report, immettere i criteri di input e infine visualizzare il report generato. Per ulteriori informazioni, fare riferimento a Generazione di report.
La scheda Configura contiene link che possono essere utilizzati per creare e gestire i seguenti elementi: