هناك العديد من الأشياء التي يجب القيام بها عند تكوين مخطط الحفظ في IBM® Enterprise Records تتعلق بالسرية، ونماذج التسمية، وأسماء وحدات التخزين، ومسارات العمل، والتصرفات، والأحداث، والتواريخ، والجدول الزمني للتخلص، والفئة وتهيئة الخاصية، واضافة أماكن، ومخطط الحفظ، والحافظات.
عندما تكون متصلا بموضوعات أخرى تتيح معلومات تفصيلية.
سيتم عرض المهام بالترتيب العام الذي يجب أن يتم تنفيذها به. على سبيل المثال، يحب أن تقوم بتنفيذ بعض المهام، مثل اضافة تصرفات وأحداث، لتتمكن من تنفيذ مهام أخرى، مثل تعريف الجداول الزمنية للتخلص.
- قم بمراجعة متطلبات السرية الخاصة بادارة السجلات وقم بعمل أي تعديلات مطلوبة. تعديل محددات السرية المفترضة بعد أن يتم استخدام النظام يعتبر من الأمور المعقدة. وبصفة عامة، فان تعيين محددات لاسرية لمجموعة بدلا من مستخدم منفرد؛ يمكن أن يجعل النظام الخاص بك أكثر قابلية للصيانة. أنظر سرية FileNet P8 للحصول على المزيد من المعلومات.
- اختياريا اضافة نموذج التسمية، الذي يقوم بتعريف قواعد نموذج التسمية التي تريد فرضها على العناصر المختلفة، مثل التصنيفات والحافظات التي يتم تكوينها تحت مخطط الحفظ. ويجب أن تقوم بتعريف قواعد نموذج التسمية هذه ثم ارفاق نموذج التسمية مع مخطط الحفظ حتى تتمكن من اضافة العناصر التي تريد فرض القواعد لها.
- اختياريا يمكنك تغيير التوصيف الخاص بلاحقة اسم وحدة التخزين، والتي تكون بزيادة متدرجة والتي تمثل اللاحقة في اسم وحدة التخزين. وبصفة مفترضة، قيمة اللاحقة تكون "00000". ويجب أن تقوم بتوصيف هذا قبل البدء في اضافة حافظات السجلات، حيث أن وحدة التخزين يتم تكوينها آليا كنتيجة لاضافة أي نوع من حافظات السجلات ماعدا الصندوق. أنظر توصيف لاحقة اسم وحدة التخزين.
- اختياريا، قم بتكوين مسارات عمل جديدة أو مهيأة وقم بنقلها الى وحدة الخدمة Process Engine.
ويجب أن يتم اتاحة أي مسارات عمل ستكون مرفقة بالتصرفات قبل أن تقوم بتكوين التصرفات المرافقة. أنظر تكوين وتعديل مسارات العمل.
- قم باضافة التصرفات، والتي تمثل تصرفات التخلص (مثل اتلاف أو النقل الى غرفة التخزين) التي يتم تنفيذها على العناصر. يحب أن تقوم باضافة تصرفات قبل تعريف الجداول الزمنية للتخلص. واذا كنت تقوم بتعليم أي من حاويات السجلات أو حافظات السجلات كحاويات نشطة (والتي يكون السجلات التي تتضمنها سجلات نشطة ويجب أن يتم مراجعتها بصفة دورية)، فيجب التأكد من اضافة واحد أو أكثر من التصرفات من النوع مراجعة نشطة. وبالرغم من أنه ليس ضروري، الا أنه يمكنك تعليم عنصر الحاوية بأنه نشط أثناء القيام بتكوينه، والذي يتطلب أن تقوم بتحديد التصرف مراجعة نشطة والتصرف المتكرر.
أنظر اضافة تصرف.
- قم باضافة الأحداث، والتي تتكرر طبقا لشروط محددة (مثل في نهاية الربع من السنة المالية) بناء على قيام النظام باطلاق أحداث معينة للعناصر. ويجب أن تقوم باضافة الأحداث قبل تعريف الجدول الزمني للتخلص الذي سيقوم باستخدام هذه الأحداث. واذا كنت تقوم بتعليم أي من حاويات السجلات أو حافظات السجلات كحاويات نشطة، فيجب التأكد من اضافة واحد أو أكثر من الأحداث المتكررة. أنظر اجراءات اطلاق الحدث.
- اختياريا، قم باضافة تواريخ سابقة التحديد، والتي تعتبر تواريخ (كما لو كانت أحداث لمرة واحدة) بناء على النظام الذي يقوم باطلاق تصرفات معينة على العناصر. ويجب أن تقوم باضافة تواريخ سابقة التعريف قبل تعريف الجدول الزمني للتخلص الذي سيقوم باستخدام هذه التواريخ. أنظر اضافة تاريخ سابق التعريف.
- قم بتعريف الجداول الزمنية للتخلص. وبالرغم من أنه ليس ضروري، الا أنه يمكنك ارفاق جدول زمني للتخلص مع أحد العناصر عند تكوين العنصر. وأيضا، اذا كان حل IBM Enterprise Records الخاص بك يتضمن استخدام أنواع سجلات، فيجب أن تقوم بتعريف الجدول الزمني للتخلص قبل تكوين نوع السجل الخاص به. أنظر تعريف جداول زمنية للتخلص.
- اختياريا، قم باضافة أنواع السجلات، والتي تتيح طريقة لارفاق السجل مع الجدول الزمني للتخلص الذي يختلف عن المرفق حاليا مع تصنيف السجل الرئيسي أو حافظة السجلات. أنظر اضافة أو تعديل أو حذف نوع السجل.
- اختياريا، قم بتنفيذ أي من عمليات تهيئة الفئة والخاصية، مثل تكوين فئة فرعية من فئات IBM Enterprise Records، اضافة خصائص الى الفئات، وتهيئة طريقة عرض الخصائص في واجهة تعامل المستخدم. أنطر تكوين فئات فرعية واضافة خصائص الى الفئات و تهيئة عرض الخصائص.
- اذا كان حل IBM Enterprise Records الخاص بك يتضمن ادارة السجلات الفعلية، ثم اضافة أماكن. عندما تقوم باضافة عنصر فعلية، مثل حافظة سجل فعلي، فيجب أن تقوم بادخال المكان. أنظر اضافة مكان.
- قم باضافة مخطط الحفظ الخاص بك. أنظر اضافة مخطط الحفظ.
- قم بتكوين التسلسل الهرمي لمخطط الحفظ، والذي يتضمن اضافة تصنيفات السجلات واضافة حافظات السجلات. أنظر اضافة تصنيف السجل و اضافة حافظة السجل.
- بعد أن تقوم باضافة مخطط الحفظ الخاص بك، يحب أن تقوم باعادة الاطلاع على محددات توصيف IBM Enterprise Records الموجودة بالاضافة الى تنفيذ بعض مهام التوصيف الاضافية. أنظر مقدمة عن توصيف IBM Enterprise Records للتعرف على الملخص.
- للتعرف على المزيد من المعلومات عن تطوير نسخة مخطط الحفظ من تخزين عنصر الى آخر (على سبيل المثال، لنقل مخطط الحفظ من بيئة التشغيل الخاصة بالتطوير أو الاختبار الى تلك الخاصة بالانتاج)، أنظر استخدام الأداة File Plan Import and Export Tool.