IBM Enterprise Records, 版本 5.1.+            

記錄

記錄是資訊的參照並且提供 meta 資料以管理資訊。記錄可以從建立記錄的儲存器中繼承。例如,記錄可以繼承母項儲存器的處置排程。記錄可以是電子記錄,也可以是實體記錄。電子記錄和實體記錄均可以被編目為重要記錄,並標記為永久記錄。DoD(國防部)第 4 章資料模型可讓您宣告具有安全分類(包括最高秘密、秘密、機密或未分類)的記錄。PRO 資料模型允許將記錄分類為最高秘密、秘密、機密、受限或未分類。

Base 和 DoD 資料模型可讓您在記錄類別、記錄資料夾和磁區中宣告記錄。PRO 資料模型可讓您在記錄資料夾和磁區中宣告記錄。

小心: 如果您要將未分類記錄升級為較高的分類(如機密、秘密或最高秘密),可能會遺漏許多新升級記錄的必要內容。 為了確保您已將正確的內容指派給記錄,請移至記錄的資訊頁面,按一下「安全分類」,完成該記錄分類所有遺漏的「必要」內容,然後按一下「套用」。

電子記錄

電子記錄指向電子文件,例如 Content Engine (CE) 文件或電子郵件訊息。 對於 Content Engine 文件,您可以為文件的每個版本建立個別的記錄,也可以為文件版本的集合建立單一記錄。您可以在電子資料夾和混合資料夾中儲存電子記錄。

記錄刪除或處置只會將此記錄指向的文件版本刪除。如果只有一個文件版本,則會刪除整個文件版本系列。 比方說,如果文件有多個版本且有一個版本宣告為記錄,則只有宣告為記錄的版本會隨記錄刪除。 任何未宣告為記錄或利用不同記錄宣告的其他版本都不會被刪除。

實體記錄

實體記錄(有時稱為標記)是有關實體文件或其他物件(例如紙質記錄、磁帶或微縮影片)的 meta 資料。您可以在任何類型的記錄資料夾中儲存實體記錄。但是,實體記錄只能在一個儲存器(混合資料夾、實體資料夾或產品盒)中宣告(電子資料夾除外)。一旦實體記錄在混合資料夾、實體資料夾或產品盒中宣告,您將不能將此記錄存檔至其他儲存器中(除非此儲存器是電子資料夾)。此約束為記錄的實體儲存體建立模型。比方說,如果您有單一備份磁帶,您只能將磁帶實際儲存在一個產品盒中。

如需管理實體記錄的相關資訊,請參閱實體

已分類的記錄

在 DoD 已分類資料模型中,記錄被分類為「最高秘密」、「秘密」、「機密」或「未分類」。使用者只能存取與其安全許可層級相應的記錄。如需有關宣告已分類記錄的相關資訊,請參閱:

重要記錄

重要記錄是在緊急情況或災難中需要承擔作業責任的必要代理記錄。如果要確保定期審查這些記錄,可以將記錄種類、記錄資料夾或磁區標記為「重要」,並且在這些儲存器下建立的所有記錄將自動分類為「重要」。

將儲存器標記為「重要」時,選取將觸發重要記錄之定期審查或更新的循環事件,以及審查事件發生時啟動的動作。無論何時發生循環審查事件,均將啟動與該事件相關聯的重要記錄審查工作流程。 如需相關資訊,請參閱設定重要記錄

IBM Enterprise Records 包括一份「需要處置的重要記錄」報告,它會顯示要在特定期間內處置的電子重要記錄。如需報告的相關資訊,請參閱報告產生

永久記錄

永久記錄是被標識為具有充分價值的記錄,在正常要求的時間之外您的組織要求保留的記錄。您可以將記錄的永久記錄指示器內容設為 True,將記錄標記為永久記錄。 依預設,對於宣告安裝精靈,IBM Enterprise Records 不會顯示這個內容。 依預設,當建立種類或資料夾時,不會出現永久記錄指示器內容。 如果您不想內容出現在這些情況中,請通過 Enterprise Manager,將內容變更為隱藏。 如需在 Content Engine 中顯示永久記錄指示器內容的相關資訊,請參閱自訂內容的顯示方式

永久記錄指示器」內容沒有相關聯的行為。 這個內容只供參考,即使永久記錄指示器設為 True,仍然可以刪除記錄。



意見

前次更新: 2011 年 8 月


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