IBM Enterprise Records, Versão 5.1.+            

Pesquisar registos utilizando pesquisas guardadas e modelos

Para além de pesquisar entidades específicas do IBM® Enterprise Records no separador de pesquisa, pode igualmente utilizar modelos de pesquisa ou pesquisas armazenadas criadas no Workplace.

Quando um designer de pesquisa de modelos guarda uma pesquisa no directório <FPOS>:\Records Management\Templates e introduz IBM Enterprise Records como nome da aplicação, a pesquisa será apresentada no separador de pesquisa. Seleccione Modelos de pesquisa e pesquisas guardadas para ver a lista de pesquisas no separador de pesquisa do IBM Enterprise Records. Apenas as pesquisas criadas com RM enquanto valor do campo Nome de aplicação são apresentadas em IBM Enterprise Records.

Os utilizadores com acesso a Autor > Ferramentas avançadas no Workplace podem criar e modificar as pesquisas utilizando o Designer de pesquisa. Ao criar modelos de pesquisa, pode utilizar a propriedade Tipo de entidade RM para especificar ou filtrar as entidades específicas do IBM Enterprise Records nos resultados da pesquisa. A tabela seguinte apresenta a lista de entidades do IBM Enterprise Records juntamente com os respectivos valores correspondentes:

Tabela 1. Entidades do IBM Enterprise Records e valores correspondentes
RMEntityType Valor Tipo de objecto*
Categoria de registo 101 Pasta
Pasta de registo 102 Pasta
Pasta de registo electrónico 105 Pasta
Contentor físico 106 Pasta
Pasta de registo híbrido 108 Pasta
Pasta de registo físico 110 Pasta
Volume 103 Pasta
Registo electrónico 301 Documento
Registo de correio electrónico 302 Documento
Marcador 303 Documento

*Os objectos personalizados são itens como acções, localizações, tipos de registo, etc. É possível visualizar a lista ao abrir o menu pendente Subclasse de objectos no Designer de pesquisa.

Ao criar a pesquisa, pode elaborar uma lista dos tipos de entidade apresentados como caixas de verificação no modelo de pesquisa. Especifique-as na página Tipos de objecto. Se estiver a utilizar o modelo de pesquisa, introduza os valores na tabela acima ou seleccione a caixa de verificação Filtrar resultados nas classes seleccionadas: requerida, para pesquisar um determinado tipo de entidade.

Consulte a ajuda do Designer de pesquisa para obter mais informações sobre como criar pesquisas armazenadas e modelos de pesquisa.

Pesquisa guardada

Uma pesquisa armazenada já contém todos os critérios definidos pelo criador. Basta fazer clique no nome. Este procedimento irá executar a pesquisa e apresentará os resultados da mesma forma como tivesse aberto uma pasta. O ícone de pesquisa armazenada tem o seguinte aspecto: ícone de pesquisa armazenada

Modelo de pesquisa

Normalmente, um modelo de pesquisa permite ver os critérios de pesquisa e introduzir os valores pretendidos. O utilizador não altera as propriedades que pretende pesquisar, nem os operadores. Introduz apenas os valores para os critérios previamente seleccionados pelo designer. O ícone de modelo de pesquisa tem o seguinte aspecto: ícone de modelo de pesquisa

O IBM Enterprise Records suporta apenas a opção VQL para uma pesquisa ou modelo de pesquisa que inclua um elemento de obtenção com base em conteúdos (CBR). Não são suportadas outras opções de CBR, tais como ALL e NONE.

VQL é o idioma de consulta suportado pelo software Autonomy K2, subjacente ao Content Search Engine. Para obter mais informações sobre a sintaxe VQL, consulte a documentação do Autonomy instalada no K2 Master Administration Server: http://<Master_Administration_Server_hostname>:9990/verity_docs/

Para utilizar um modelo de pesquisa ou uma pesquisa guardada:

  1. Seleccione o separador Pesquisa e faça clique em Modelos de pesquisa e pesquisas guardadas.
  2. Seleccione qualquer um dos modelos de pesquisa ou pesquisas armazenadas apresentados na lista.
  3. Especifique os critérios de pesquisa no modelo de pesquisa seleccionado e faça clique em Pesquisar. (As pesquisas armazenadas são imediatamente executadas sem intervenção do utilizador.)
  4. Faça clique em Restaurar predefinições para limpar todos os critérios de pesquisa do modelo. Para limpar um valor individual de um menu pendente, seleccione a área em branco na parte superior da lista. Faça clique na ligação Limpar à direita do ícone de calendário para limpar a data. Seleccione o texto e prima a tecla de retrocesso para eliminar o mesmo.

Os resultados de pesquisa são apresentados na parte inferior da página. Pode ordenar os resultados fazendo clique nos cabeçalhos de coluna, aceder às páginas de informações fazendo clique nos ícones Obter informações e pode apresentar documentos, abrir pastas e executar acções utilizando o menu de contexto de uma entidade. Para executar acções em múltiplas entidades, seleccione as respectivas caixas de verificação e seleccione a acção no menu Acções multi-selecção.

 



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Última actualização: Agosto de 2011


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