Dzięki hierarchicznej strukturze klas, podklas, obiektów i właściwości produkt IBM® Enterprise Records umożliwia wykonywanie działań z zakresu zarządzania aktami.
Wszystkie klasy w produkcie IBM Enterprise Records pochodzą z klasy Folder, która znajduje się w składnicy obiektów IBM Enterprise Records. Klasa Folder stanowi podstawę dla wszystkich klas kontenerowych produktu IBM Enterprise Records. Klasa Folder RM jest podklasą klasy Folder. Klasa Folder RM zawiera klasy i podklasy, które ułatwiają obsługiwanie akt w produkcie IBM Enterprise Records. W produkcie można tworzyć dowolną liczbę podklas, a następnie dodawać je do klas Folder akt elektronicznych, Folder akt hybrydowych, Kontener fizyczny, Pole i Folder akt fizycznych.
Za pomocą produktu Enterprise Manager można wyświetlić strukturę hierarchii klas składnicy obiektów produktu IBM Enterprise Records.
Poniższa lista zawiera klasy IBM Enterprise Records z krótkimi opisami każdej klasy i podklasy:
Klasa Folder jest klasą macierzystą względem wszystkich innych klas produktu IBM Enterprise Records. Podstawowe funkcje produktu IBM Enterprise Records są zależne od tej klasy Folder, która zawiera wszystkie właściwości ułatwiające przetwarzanie zarządzania aktami.
Folder RM to klasa bazowa dla wszystkich klas folderowych tworzonych w aplikacji IBM Enterprise Records. Klasa Folder RM pochodzi od klasy macierzystej Folder. Opisane poniżej klasy kontenerowe są podklasami klasy Folder RM: Katalog główny schematów klasyfikacji, Plan umieszczania w folderach, Kontener lokalizacji, Kategorie akt, Foldery akt i Wolumin.
Klasa Katalog główny schematów klasyfikacji reprezentuje obiekty planu umieszczania w folderze głównym IBM Enterprise Records. W składnicy obiektów znajduje się tylko jeden obiekt dla obiektu schematu klasyfikacji. Wszystkie obiekty schematu klasyfikacji znajdują się w folderze głównym schematów klasyfikacji.
Klasa Plan umieszczania w folderach umożliwia hierarchiczne grupowanie różnych typów folderów, np. kategorii akt i folderów akt w planie umieszczania w folderach. W planie umieszczania w folderach można utworzyć wiele kategorii akt i folderów akt.
Klasa Kontener lokalizacji jest używana w celu śledzenia dostępu i użycia akt, z których pobrano opłatę. Za pomocą tej klasy można tworzyć wiele lokalizacji.
Klasa Kategoria akt zwykle ma strukturę hierarchiczną, która odzwierciedla i obsługuje działania biznesowe organizacji. Może zawierać podfoldery Folder akt i Kategorie akt. Klasa Kategoria akt działa jako kontener, który może przechowywać kategorię kat lub folder akt jako element podrzędny pierwszego poziomu, zgodnie z wymaganiami PRO. Jednak zgodnie z wymaganiami DoD Inf. o aktach również można uwzględnić jako element podrzędny pierwszego poziomu klasy Kategoria akt.
Klasa Folder akt służy do tworzenia podklas, takich jak ElectronicRecordFolder, PhysicalContainer, PhysicalRecordFolder i HybridRecordFolder. Poniżej znajduje się krótki opis klas pochodzących od klasy Folder akt:
Klasa Wolumin działa jako pudełko na akta.
Dodatkowo oprócz klas opisanych powyżej produkt IBM Enterprise Records wykorzystuje również klasę Dokument i jej podklasy: klasy Akta i Transkrypcja. Akta elektroniczne i Akta znacznika pochodzą z klasy Akta. Poniższy rysunek przedstawia hierarchię klas Dokument i Akta.
Poniżej przedstawiono listę klas produktu IBM Enterprise Records, które są wykorzystywane w celu tworzenia hierarchii dokumentów i akt. Lista zawiera krótkie opisy poszczególnych klas i podklas:
Klasa Dokument jest klasą macierzystą dla wszystkich dokumentów w aplikacji Application Engine lub Workplace XT. Dokumenty można deklarować jako akta. Metadane DeletionAction właściwości RecordInformation (dokumentu) jest ustawiona na opcję zapobiegania usuwaniu, co oznacza, że dokument nie jest usuwany do czasu usunięcia akt, na które wskazuje właściwość RecordInformation. Klasa Dokument jest klasą bazową, z której pochodzą wszystkie podklasy powiązane z dokumentami (Akta, Akta elektroniczne, Akta e-mail, Akta znacznika i Transkrypcja).
Akta to klasa bazowa dla wszystkich typów akt w planie umieszczania w folderach. Klasa Akta jest podklasą klasy Dokument. Wszystkie akta w planie umieszczania w folderach są reprezentowane jako dokumenty. Właściwość RecordedDocuments akt zawiera właściwość o wartości obiektu, w której dla obiektu, do którego odwołuje się ta właściwość, metadane DeletionAction są ustawione na wartość Cascade, co oznacza, że w przypadku usunięcia akt dokument, na który wskazuje właściwość RecordedDocuments, również zostanie usunięty.
Klasa Akta elektroniczne dziedziczy właściwości z klasy Akta. Wszystkie dokumenty pochodzące ze źródła elektronicznego są deklarowane jako akta elektroniczne za pomocą tej klasy. Dokument elektroniczny można zadeklarować jako akta za pomocą aplikacji Application Engine lub Workplace XT.
Klasa Akta fotografii cyfrowej dziedziczy z klasy Akta elektroniczne. Klasa Akta fotografii cyfrowej zawiera dodatkowe metadane dla akt fotografii cyfrowej.
Klasa Akta e-mail dziedziczy z klasy Akta elektroniczne. Klasa Akta e-mail zawiera dodatkowe metadane dla akt e-mail.
Klasa Akta znacznika dziedziczy z klasy Akta. Akta znacznika zawierają metadane, które wskazują fizyczną lokalizację akt. Akta znacznika mogą być umieszczane w folderach akt elektronicznych lub folderach akt fizycznych. Akta znacznika mogą podlegać wysyłce.
Klasa Akta PDF dziedziczy z klasy Akta elektroniczne. Klasa Akta PDF zawiera dodatkowe metadane dla akt PDF.
Klasa Zeskanowane akta dziedziczy z klasy Akta elektroniczne. Klasa Zeskanowane akta zawiera dodatkowe metadane dla zeskanowanych akt.
Klasa Transkrypcja jest podklasą klasy Dokument. Zawiera kod XML transakcji, który jest aktualizowany przez przepływ pracy i działa jako certyfikat rozporządzenia w formie pliku .xml zapisywanego w CE po ostatecznym rozporządzeniu. Za pomocą tego pliku można wyświetlić metadane powiązane z obiektem podlegającym rozporządzeniu.
Klasa Akta WWW dziedziczy z klasy Akta elektroniczne. Klasa Akta WWW zawiera dodatkowe metadane dla akt WWW.
W produkcie IBM Enterprise Records można tworzyć dowiązania między obiektami IBM Enterprise Records i innymi obiektami Content Engine w Application Engine lub w Workplace XT. Akta mogą mieć dowiązania wspólne z innymi aktami, dokumentami i folderami akt. I podobnie - folder akt może mieć dowiązania wspólne z aktami i folderami akt w IBM Enterprise Records oraz w Application Engine lub Workplace XT. Za pomocą dowiązań można tworzyć odniesienia lub powiązania powiązanych akt z informacjami, takimi jak uwagi, załączniki i przyjęcia zwrotne wiadomości e-mail dla konkretnych akt. Wszystkie dowiązania dostępne w IBM Enterprise Records są dowiązaniami słabymi. Na przykład: jeśli dwa obiekty są połączone dowiązaniem i jeden obiekt zostanie usunięty, wówczas drugi obiekt nie zostanie usunięty razem z nim. W produkcie możliwe jest tworzenie niestandardowych klas dowiązań i ustawianie ich w celu tworzenia silnych dowiązań. Jeśli obiekty są połączone silnym dowiązaniem, wówczas usunięcie jednego z nich powoduje usunięcie również dowiązanego obiekt.
Klasa Dowiązanie RM pochodzi z klasy macierzystej Dowiązanie. Klasa Dowiązanie RM dzieli się na inne podklasy. Poniższy rysunek ilustruje dalsze klasy i podklasy Dowiązanie RM.
Poniższa lista zawiera podklasy podrzędne klasy nadrzędnej Dowiązanie RM wraz z krótkimi opisami:
Klasa Dowiązanie RM jest podklasą klasy Dowiązanie, która będzie używana dla relacji N-N dla klasy Dowiązanie RM.
Dowiązanie wyodrębniania jest podklasą klasy Dowiązanie RM. Określa powiązanie między wyodrębnianiem a aktami, z którego pochodzi wyodrębnianie. Dowiązanie wyodrębniania można utworzyć między aktami oraz między aktami (pojedynczo) i dokumentami. Klasa Dowiązanie wyodrębniania jest używana w celu tworzenia odwołań do wybranych części treści akt, a nie do całej treści akt.
Klasa Dowiązanie do folderu hybrydowego jest podklasą klasy Dowiązanie RM. Określa powiązanie między aktami elektronicznymi i hybrydowymi.
Dowiązanie kopii akt jest podklasą klasy Dowiązanie RM. Określa powiązanie między aktami pierwotnymi, a ich różnymi kopiami. To dowiązanie jest tworzone automatycznie przez system dla akt podczas tworzenia kopii tych akt. Dowiązanie kopii akt jest dowiązaniem słabym. Jeśli dwa akta są powiązane i zostanie usunięta kopia jednego z nich, wówczas dowiązane kopie akt nie są usuwane wraz z nimi.
Dowiązanie Patrz także do folderu akt jest podklasą klasy Dowiązanie RM. Określa powiązanie między dwoma powiązanymi aktami. Dowiązanie Patrz także do folderu akt można również utworzyć między folderami akt IBM Enterprise Records lub między folderami akt IBM Enterprise Records i dowolnym innym folderem poza IBM Enterprise Records.
Dowiązanie wstrzymania akt jest podklasą klasy Dowiązanie RM. Określa powiązanie między wstrzymanym obiektem akt i samym wstrzymaniem. To dowiązanie jest wykorzystywane na potrzeby przetwarzania wewnętrznego i nie jest widoczne w interfejsie użytkownika IBM Enterprise Records.
Dowiązanie Patrz także do akt jest podklasą klasy Dowiązanie RM. Określa powiązanie między aktami zawierającymi powiązaną treść.
Dowiązanie odwzorowania jest podklasą klasy Dowiązanie RM. Określa połączenie między aktami, a ich odwzorowaniami. Odwzorowanie dotyczy instancji akt, która jest renderowana na inny format oprogramowania bez utraty treści. Treść i większość metadanych jest identyczna. Odwzorowania są stosowane w celu zachowywania treści lub w celu wyświetlania/uzyskiwania dostępu.
Dowiązanie referencyjne jest podklasą klasy Dowiązanie RM. Określa połączenie między aktami, a ich referencjami. Dowiązanie referencyjne można utworzyć między innymi aktami, dokumentami lub folderami akt, które zawierają powiązaną treść.
Klasa Dowiązanie wstrzymania folderu RM jest podklasą klasy Dowiązanie RM. Klasa ta tworzy powiązanie między wstrzymanym obiektem folderu IBM Enterprise Records a samym wstrzymaniem. To dowiązanie jest wykorzystywane na potrzeby przetwarzania wewnętrznego i nie jest widoczne w interfejsie użytkownika IBM Enterprise Records.