Jos sinulla ei ole asiankirjakansion luonnin edellyttämiä suojausoikeuksia, voit lähettää
asiakirjakansion luontipyynnön. Kun annat kansion tiedot, käsittelyreitti aloitetaan
asiakirjojen hallinnoijalle tai muulle valtuutetulle käyttäjälle, jos oletuskäsittelyreittä on
muutettu. Tämä pyyntö esitetään Application Engine- tai
Workplace XT -sovelluksessa.
On valinnaista, asentaako pääkäyttäjä Luo
asiakirjakansio -käsittelyreitin, joten se ei ehkä ole käytettävissä ympäristössäsi. Kun Luo
asiakirjakansio -käsittelyreitti on käynnistetty, asiakirjakansion luontipyyntö
näkyy työkohteena RecordsManagerApproval Public Inboxes -kansioissa
Application Engine- tai
Workplace XT -ohjelmassa. Jos asiakirjojen hallinnoija
hyväksyy pyynnön, kansio luodaan, ja saat Saapuneet-kansioosi luonnin onnistumisesta kertovan
käsittelyreitin sanoman. Jos pyyntöä ei hyväksytä, saat sanoman pyynnön hylkäyksestä. Poista
käsittelyreitti Saapuneet-kansiostasi valitsemalla Valmis-painike.
Voit pyytää asiakirjakansion luontia ja aloittaa Luo
asiakirjakansio -käsittelyreitin seuraavasti:
- Siirry Application Engine -ohjelmassa
Tekijä-näkymään ja valitse Yleistyökalut. Siirry
Workplace XT -ohjelmassa
Selaa-tilaan ja valitse Työkalut-linkki.
- Valitse Pyydä asiakirjan kansio.
- Valitse luotavan kansion laji.
- Määritä kansion nimi.
- Valitse luokka tai kansio, johon haluat uuden kansion luotavan.
- Valitse Aloita.
Tärkeää: Työkalut-linkki on käytettävissä silloin,
kun se on määritetty valitsemalla vaihtoehdot .
Hyväksy
asiakirjakansion luonti
Hyväksyntä-vaihe-sivu auttaa asiakirjojen hallinnoijaa asiakirjakansion luontipyynnön hyväksymisessä tai hylkäyksessä ja hyväksynnän tai
hylkäyksen syiden antamisessa. Tällä sivulla näkyy myös kansion nimi ja se polku, johon käyttäjä
on pyytänyt kansion luotavaksi. Sivun yläreunassa on ohjeet käsittelyreitin Hyväksyntä-vaiheen
viimeistelyä varten. Jos ohjeteksti ei ole näkyvissä, napsauta:
-kuvaketta.
Voit hyväksyä tai hylätä asiakirjakansion
luonnin seuraavasti:
- Application Engine- tai
Workplace XT -ohjelmassa siirry
Tehtävät-näkymään ja valitse Yleiset Saapuneet.
- Valitse RecordsManagerApproval.
- Jos hyväksyt asiakirjakansion luonnin, valitse Luo kansio.
Se avaa IBM Enterprise Records -sovelluksenLisää asiakirjan
kansio -sivun, jossa voit luoda pyydetyn asiakirjakansion
arkistonmuodostussuunnitelmassa määritettyyn sijaintiin. Lisätietoja asiakirjakansioiden
luonnista on kohdassa Asiakirjakansion lisäys.
- Kun olet luonut asiakirjakansion, valitse
Hyväksy päätös -valikosta Hyväksy. Jos et hyväksy,
valitse Hyväksy päätös -valikosta Hylkää.
- Kirjoita asiakirjakansion luontipyynnön hylkäyksen syy Syy
-tekstikenttään.
- Tallenna tarvittavat muutokset valitsemalla Käytä tai ohita muutokset
valitsemalla Lopeta. Tämä sulkee Hyväksy-vaihesivun
ja jättää työkohteen Saapuneet-kansioon.
- Määritä asiakirjakansion luonnin hyväksymistehtävä jollekin toiselle käyttäjälle valitsemalla
Määritä uudelleen.
- Tarkista Luo asiakirjakansio -käsittelyreitin tila
valitsemalla Tila.
- Valitse lopuksi Valmis.