Jokaisella IBM Enterprise Records -yksiköllä on omat tietosivunsa, joita voi tarkastella napsauttamalla yksikön Nouda tiedot -kuvaketta ().
Yksikön tietosivujen näkymissä on yksikön ominaisuuksia koskevia tietoja. Riittävillä käyttöoikeuksilla varustetut käyttäjät voivat tarkastella ja muokata yksikön ominaisuuksien arvoja. Tietosivuilla voit suorittaa tarkasteltavalle yksikölle erilaisia toimintoja. Toiminnot vastaavat yleensä yksikön pikavalikon vaihtoehtoja Selaa-välilehdessä.
Voit tarkastella ja muuttaa yksikön ominaisuuksia seuraavasti:
Jos et ota ominaisuuden muokattuja arvoja käyttöön ennen toiselle sivulle siirtymistä, järjestelmä merkitsee muutoksia sisältävän sivun kynäkuvakkeella. Jos et valitse vaihtoehtoa Käytä jokaisella muutetulla sivulla, muista myöhemmin palata kynäkuvakkeella merkityille sivuille ja valita vaihtoehto Käytä. Muussa tapauksessa muutokset katoavat, kun tietosivuilta poistutaan. Näytetyt ominaisuudet ovat joko vain luku -muotoisia tai muokattavissa sen mukaan, millaisia toiminto-oikeuksia roolille on määritetty.
Voit tulostaa yksikön ominaisuudet seuraavasti:
Joidenkin tietosivujen oikeassa ylänurkassa on Tulostettava näkymä -linkki, josta voit tarkastella ominaisuuksien tietoja ja tulostaa ne yksilöllisessä luettelomuodossa. Yksikön tulostettava näkymäluettelo on tavallisesti samanlainen, käytettiinpä raporttia miltä tietosivulta hyvänsä. Raportin sisältö vaihtelee yksikön tyypin mukaan.
Seuraavassa taulukossa on kuvattu tietosivujen näkymät. Kullakin yksikön tyypillä on oma, yksilöllinen näkymäjoukkonsa.
Näkymä | Kuvaus |
---|---|
Ominaisuudet | Ominaisuudet-näkymä on yksikön tietosivun oletusnäkymä. Siinä näkyvät valittuun yksikköön liittyvät ominaisuudet. Punaisella tähdellä merkityt ominaisuuksien arvot ovat pakollisia. Näkymän avulla voit tarkastella ja muokata yksikön ominaisuuksia. |
Suojausluokitus | Tässä näkymässä ovat suojausluokituksen ominaisuudet. Suojausluokitus-näkymän avulla voit muuttaa luokitellun asiakirjan metatietojen ominaisuuksia, kun asiakirja on arkistoitu. Lisätietoja on ohjeaiheessa Suojausluokitusten ominaisuuksien tarkastelu ja muuttaminen. |
Arkistosta poisto | Arkistosta poisto -näkymän avulla voit muuttaa yksikköön liittyvää poistoaikataulua. Näkymän avulla voit joko periä poistoaikataulun pääyksiköltä tai liittää yksikköön toisen poistoaikataulun. Voit myös muuttaa yksikön poistolle määritetyn käyttäjän tai ryhmän. Lisätietoja toisen poistoaikataulun liittämisestä yksikköön on ohjeaiheessa Yksikköön liitetyn poistoaikataulun muutto. |
Tärkeä asiakirja | Tärkeä asiakirja -näkymän avulla voit määrittää, sisältääkö luokka tai kansio tärkeitä asiakirjoja. Näkymässä voit valita tapahtuman, joka käynnistää tärkeiden asiakirjojen säännöllisen arvioinnin tai päivityksen, sekä Arviointi-tapahtuman suorittamisen yhteydessä käynnistyvän toiminnon. Lisätietoja on ohjeaiheessa Tärkeiden asiakirjojen määritys. |
Ehto | Ehto-näkymän avulla voit määrittää sisäisen tapahtuman käynnistymisehdot. Voit valita ehdon operaattorit, määrittää ominaisuuden arvot ja luoda liitoksen tyypin ehtoja, jotka käynnistävät sisäisen tapahtuman. Voit halutessasi myös määrittää valitulle yksikön tyypille lisää ominaisuuksia. Lisätietoja on ohjeaiheessa Sisäisen tapahtuman lisäys. |
Suojaus | Suojaus-näkymän avulla voit tarkastella tai muuttaa yksikön suojausasetuksia suojausoikeuksiesi mukaan. Suojausasetukset määrittävät, mitkä käyttäjät ja ryhmät voivat käyttää yksikköä ja millaiset suojausoikeudet heillä on. Voit myös ottaa käyttöön suojauskäytännön, jolla hallitaan suojausasetuksia. Lisätietoja yksikön suojauksen määrittämisestä on ohjeaiheessa Objektin suojauksen määritys tai muuttaminen. |
Arkistoitu kohteeseen | Arkistoitu kohteeseen -näkymä on näkyvissä vain, jos käsiteltävä kohde on asiakirja. Näkymän avulla voit tarkastella luetteloa yksiköistä, joihin valittu asiakirja on arkistoitu. Voit tarkastella:
Lisätietoja on ohjeaiheessa Asiakirjan arkistointisäilöjen tarkastelu. |
Tiedot | Tiedot-näkymän avulla voit tarkastella yksikön tai siihen liittyvän objektin sekä näiden arvojen vain luku -muotoisia ominaisuuksia. Jos kyseessä on asiakirjaluokka, asiakirjakansio, taltio tai asiakirja, Tiedot-näkymän ominaisuudet on luokiteltu ryhmiin, joita ovat Yleiset, Arkistosta poisto, Tärkeä, Fyysinen ja Asiakirjan lisätiedot. Tietyn ryhmän ominaisuuksia voi tuoda näkyviin tai piilottaa napsauttamalla ryhmän nimen vieressä olevaa tietojen näyttö- tai piilotuskuvaketta ( |
Linkit | Linkki osoittaa kahden yksikön välisen suhteen. Linkit-näkymän avulla voit tarkastella yksikköön liittyviä linkkejä. Linkit-näkymä on näkyvissä vain asiakirjakansioiden ja asiakirjojen tietosivulla. Lisätietoja on ohjeaiheessa Linkkien tarkastelu ja muuttaminen. |
Historia | Historia-näkymän avulla voit seurata toimintoja, joita on suoritettu kullekin IBM Enterprise Records -yksikölle. IBM Enterprise Records -yksiköitä seuraamalla voit tarkkailla IBM Enterprise Records -yksiköille suoritettuja toimintoja, kuten yksiköiden luomista, poistamista, käyttämistä, siirtämistä, kopioimista ja poistoaikataulun uudelleenmäärittämistä. Lisätietoja yksikön seuraamisesta on ohjeaiheessa Tapahtumalokin merkintöjen tarkastelu. |
Pidot | Pidot-näkymän avulla voit tarkastella, muuttaa tai poistaa yksikölle määritettyjä poistopitoja. Lisätietoja on ohjeaiheessa Arkistosta poiston pidot. |
Syy | Syy-näkymä on oletusnäkymä poistoaikatauluja sisältävien tietosivujen tarkasteluun. Jos muutat tietoja, kirjoita muutoksen syy. Muussa tapauksessa voit vapaasti valita sopivan näkymän. |
Aikataulu | Aikataulu-näkymän avulla voit muuttaa valitun poistoaikataulun nimeä ja kuvausta sekä aikatauluun liittyviä poistovaltuuksia. |
Vaiheet | Jos poistoaikataulussa on vaiheita, ne näkyvät tässä näkymässä. Voit poistaa vaiheen napsauttamalla sen valintaruutua. Voit myös lisätä poistoaikatauluun uusia vaiheita napsauttamalla Lisää uusi -vaihtoehtoa. Jos haluat tarkastella tai muuttaa yksityiskohtaisia tietoja, napsauta vaiheen otsikkoa. |
Pidossa olevat yksiköt | Pidossa olevat yksiköt -näkymässä ovat yksiköt, jotka on asetettu pitoon. Näkymän avulla voit poistaa yksikölle asetetun pidon tai suodattaa näkymän pidossa olevia yksiköitä hakutoiminnolla. Lisätietoja on ohjeaiheessa Pidossa olevien yksiköiden tarkastelu ja muokkaus. |
Kuvakkeet | Tietosivujen toiminnot |
---|---|
|
Poista Poista-toiminnon avulla voit poistaa yksikön. Lisätietoja eri yksiköiden poistamisesta on seuraavissa ohjeaiheissa: |
![]() |
Sulje Sulje-toiminnon avulla voit rajoittaa aliyksiköiden luontia asiakirjaluokassa, asiakirjakansiossa tai taltiossa. Lisätietoja on ohjeaiheessa Säilöjen sulkeminen ja avaaminen. |
![]() |
Sijoita uudelleen Sijoita uudelleen -toiminnon avulla voit siirtää asiakirjaluokan tai asiakirjakansion ja kaiken sen sisällön toiseen sijaintiin arkistonmuodostussuunnitelmassa. Lisätietoja on ohjeaiheessa Luokan tai kansion uudelleensijoittaminen. |
![]() |
Avaa uudelleen Avaa uudelleen -toiminnon avulla voit avata suljetun asiakirjaluokan, asiakirjakansion tai taltion uudelleen. Lisätietoja on ohjeaiheessa Säilöjen sulkeminen ja avaaminen Säilöjen sulkeminen ja avaaminen. |
![]() |
Aktivoi Aktivoi-toiminnon avulla voit aktivoida passiivisen asiakirjaluokan tai asiakirjakansion uudelleen. Lisätietoja on ohjeaiheessa Luokkien tai kansioiden aktivointi ja aktivoinnin poisto. |
![]() |
Poista aktivointi Poista aktivointi -toiminnon avulla voit muuttaa asiakirjaluokan tai asiakirjakansion passiiviseksi. Jos säilö on määritetty passiiviseksi, säilöön ei voi luoda uusia yksiköitä eivätkä käyttäjät näe passiivista säilöä asiakirjan vahvistamisen yhteydessä. Lisätietoja on ohjeaiheessa Luokkien tai kansioiden aktivointi ja aktivoinnin poisto. |
![]() |
Aseta pitoon Aseta pitoon -toiminnon avulla voit keskeyttää asiakirjaluokan, asiakirjakansion, taltion tai asiakirjan poistotoiminnot. Pitoon asetettuja yksikköjä ei myöskään voi poistaa Poista-toiminnolla. Lisätietoja on ohjeaiheessa Yksiköiden asettaminen pitoon (manuaalinen). |
![]() |
Aloita arkistosta poisto Aloita arkistosta poisto -toiminnon avulla voit suorittaa yksikköä koskevan poistoaikataulun. Lisätietoja on ohjeaiheessa Arkistostapoistoaikataulun aloitus. |
![]() |
Arkistoi Arkistoi-toiminnon avulla voit arkistoida viittauksen asiakirjaan, joka on saman arkistonmuodostussuunnitelman toisessa sijainnissa. Lisätietoja on ohjeaiheessa Asiakirjojen arkistointi. |
![]() |
Siirrä Siirrä-toiminnon avulla voit siirtää asiakirjan sijainnista toiseen saman arkistonmuodostussuunnitelman sisällä. Lisätietoja on ohjeaiheessa Asiakirjojen siirto. |
![]() |
Luo linkki Luo linkki -toiminnon avulla voit luoda linkin asiakirjasta tai asiakirjakansiosta toiseen objektiin. Lisätietoja on ohjeaiheessa Linkin luonti. |
![]() |
Aloita/lainaa Aloita/lainaa-toiminnon avulla voit käynnistää käsittelyreitin. Käsittelyreittiä koskevia yleistietoja on ohjeaiheessa Käsittelyreitit. |
![]() |
Kopioi Kopioi-toiminnon avulla voit kopioida asiakirjan toiseen sijaintiin samassa arkistonmuodostussuunnitelmassa. Lisätietoja on ohjeaiheessa Asiakirjan kopiointi. |
![]() |
Poista luokitus Poista luokitus -toiminnon avulla voit poistaa asiakirjan luokituksen tason. |
![]() |
Nosta luokitusta Nosta luokitusta -toiminnon avulla voit nostaa asiakirjan luokitusta. Tämän linkin avulla voit luokitella aiemmin luokittelemattoman asiakirjan tai nostaa asiakirjan suojausluokituksen tasoa esimerkiksi tasolta Salainen tasolle Erittäin salainen. |
![]() |
Laske luokitusta Laske luokitusta -toiminnon avulla voit laskea asiakirjan luokitusta. Tämän linkin avulla voit laskea suojausluokituksen tasoa esimerkiksi tasolta Erittäin salainen tasolle Salainen. Jos haluat poistaa luokituksen täysin, luokitus on poistettava Poista luokitus -toiminnolla. |
![]() |
Peruuta vahvistus asiakirjaksi Voit peruuttaa asiakirjan luonnin käyttämällä Peruuta vahvistus asiakirjaksi -toimintoa. Lisätietoja on ohjeaiheessa Tietueen asiakirjaksi vahvistuksen peruutus. |
![]() |
Aloita Poista pito -pyyntö Aloita ehdollisten pitojen poisto käyttämällä Aloita Poista pito -pyyntö -toimintoa. Tämä toiminto poistaa pidon liittyvistä yksiköistä, kun seuraava pidon tarkistus ajetaan. Lisätietoja on ohjeaiheessa Arkistosta poiston pidon poistaminen. |
![]() |
Peruuta Poista pito -pyyntö Peruuta pidon poistopyyntö käyttämällä Peruuta Poista pito -pyyntöä. Voit peruuttaa pidon poistopyynnön ennen seuraavaa pidon tarkistuksen ajoa. Lisätietoja on ohjeaiheessa Arkistosta poiston pidon poistaminen. |
![]() |
Aktivoi pidon tarkistusta varten Aktivoi pitoprosessi uudelleen käyttämällä Aktivoi pidon tarkistusta varten -toimintoa. Tämä määrittää pidon käsiteltäväksi seuraavan pidon tarkistuksen ajon aikana. Tällä tavalla voit myös asettaa yksikön takaisin ehdolliseen pitoon, kun seuraava pidon tarkistus ajetaan. Lisätietoja on ohjeaiheessa Arkistosta poiston pidon poistaminen. |
![]() |
Näytä dokumentin tiedot Näytä dokumentin tiedot -toiminnon avulla voit tarkastella asiakirjan Workplace-tietosivuja. Lisätietoja on ohjeaiheessa Asiakirjan dokumenttitietojen tarkastelu. |
![]() |
Hallitse mallitasoa Hallitse mallitasoa -toiminnon avulla voit kirjoittaa nimeämismallien mallimerkkijonoja, joita käytetään yksiköiden automaattiseen nimeämiseen arkistonmuodostussuunnitelman eri tasoilla. |
![]() |
Aja suojauskomentosarja Aja suojauskomentosarja -toiminnon avulla voit lisätä uusia jäseniä IBM Enterprise Records -ryhmiin ja näin määrittää IBM Enterprise Records -sovellukseen liittyvien luokkien ja kansioiden suojausasetukset. Lisätietoja on ohjeaiheessa Suojauksen määritys. |
![]() |
Tuo mallipohjat Tuo mallipohjat -toiminnon avulla voit tuoda IBM Enterprise Records -sovelluksen fyysisen mallin ja IBM Enterprise Records -hakumallin. Lisätietoja on ohjeaiheessa Esimerkkimallipohjien tuonti. |
![]() |
Muunna FPOS- ja ROS-muotoonMuunna FPOS- ja ROS-muotoon -toiminnon avulla voit lisätä arkistonmuodostussuunnitelman objektisäilön aiemmin määritettyyn asiakirjojen objektisäilöön. Lisätietoja on ohjeaiheessa Muunto FPOS- ja ROS-muotoon. |
![]() |
Sisällytä luokiteltu dokumentti Sisällytä luokiteltu dokumentti -toiminnon avulla voit määrittää, sisältääkö objektisäilö luokiteltuja dokumentteja. Lisätietoja on ohjeaiheessa Luokitellun dokumentin ominaisuuksien lisäys. |
![]() |
Sisällytä NARA-ominaisuudet Sisällytä NARA-ominaisuudet -toiminnon avulla voit määrittää, sisältääkö objektisäilö dokumentteja, joihin liittyy NARA (National Archives and Records Administration) -ominaisuuksia. Lisätietoja on ohjeaiheessa Dokumentin NARA-ominaisuuksien lisäys. |