Le classement d'un enregistrement consiste à créer une référence à cet enregistrement en un autre emplacement au sein du même plan de fichiers. L'enregistrement n'est pas dupliqué. Ainsi, au lieu d'en créer une copie, vous créez une référence qui pointe sur l'enregistrement à son emplacement d'origine. Vous pouvez classer un ou plusieurs enregistrements en même temps.
Lors du classement d'un enregistrement, n'oubliez pas les règles suivantes :
- Il est impossible de classer un enregistrement électronique dans un dossier physique.
- Un enregistrement physique ne peut être classé que dans un seul conteneur.
- Pour classer un enregistrement, le dossier cible doit être actif et ouvert.
- Si vous n'avez pas de raison particulière pour classer un enregistrement dans un dossier rouvert, il est recommandé de le classer dans un conteneur au-dessus du niveau volume pour laisser le système choisir le volume actif.
Implications de sécurité du classement d'enregistrements
Lorsqu'un enregistrement est déclaré dans plusieurs conteneurs, vous pouvez spécifier son parent de sécurité lors de la déclaration. Le classement de l'enregistrement dans un dossier différent après la déclaration ne change pas le parent de sécurité tant que le conteneur est conservé et que l'enregistrement demeure classé dans ce conteneur. Pour afficher le conteneur parent de sécurité, sélectionnez la page d'informations Classé dans. Pour plus d'informations, voir Sécurité FileNet P8 dans la rubrique Sécurité.
Implications d'élimination du classement d'enregistrements
Lorsqu'un enregistrement est classé dans des conteneurs parent avec des plannings d'élimination différents, le lien vers l'enregistrement est affecté par le planning d'élimination de son parent. Ainsi, si l'un des conteneurs parent a une échéance à 5 ans et l'autre une échéance à 2 ans, au bout de deux ans, l'enregistrement n'apparaîtra plus que dans le parent ayant l'échéance à 5 ans.
Pour classer un ou plusieurs enregistrements :
- Parcourez ou recherchez les enregistrements à classer.
- Cochez la case située à gauche de chaque nom choisi.
- A partir du menu Actions de sélection multiple, sélectionnez Fichier.
Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit de la souris sur un enregistrement isolé et sélectionner Fichier dans le menu contextuel.
- Accédez à la place appropriée de classement des enregistrements dans le plan de fichiers et cliquez sur Fichier.
- Un message de confirmation s'affiche pour vérifier l'exécution de l'action de classement. Cliquez sur OK pour revenir au plan de fichiers.
Avertissement : Pour voir où est classée une entité, sélectionnez la vue Classé dans de ses pages d'information.