V aplikaci IBM® Enterprise Records je k dispozici několik karet. Každá z těchto karet otevírá stránku, která umožňuje provádět různé úlohy související se správou záznamů.
Nalevo od hlavního panelu můžete zobrazit nebo skrýt kategorie a podkategorie ve stromové struktuře. Tuto stromovou strukturu můžete zobrazit klepnutím na volbu Zobrazit strom kategorií. Je-li zobrazena, můžete:
Klepnutím na libovolnou položku v cestě můžete přeskočit na danou úroveň plánu souborů.
U všech entit se nachází ikona Získat informace () umožňující zobrazit informační stránky entit, které zobrazují různé typy metadat přidružených k entitám.
Vyberte zaškrtávací políčka u požadovaných entit, klepněte na nabídku Akce s vícenásobným výběrem a zvolte příslušnou akci pro všechny vybrané entity. Seznam akcí se bude lišit podle toho, zda jste vybrali jednu či více entit a zda jste vybrali různé typy entit. V nabídce se zobrazí pouze akce, které lze použít u všech vybraných entit. Většina procedur v nápovědě je popsána pro vícenásobný výběr. Pokud provádíte nějakou akci pouze s jednou entitou, je rychlejší klepnout na její název pravým tlačítkem myši a vybrat požadovanou akci v kontextové nabídce. Můžete také klepnout na ikonu Získat informace a provést akce na informačních stránkách entity. To je užitečné, pokud chcete provést více než jednu akci nebo pokud potřebujete před provedením akce zkontrolovat nějaké informace.
Můžete například vybrat několik záznamů a použít akci Kopírovat nebo Odstranit. Tím se vyvolá průvodce pro danou akci.
Chcete-li použít filtr, zadejte text, který se vyskytuje v názvech nebo ID požadovaných entit, a klepněte na tlačítko Přejít. Ze seznamu budou odebrány všechny entity, u nichž se zadaný text nevyskytuje, což uvolní místo pro další entity, u kterých se zadaný text vyskytuje. Klepnutím na tlačítko Resetovat odeberete text z pole Filtr a dalším klepnutím na tlačítko Přejít se vrátíte k nefiltrovanému seznamu.
Počet entit, které se zobrazují v seznamu, je určen hodnotou Maximální počet výsledků pro vlastní objekty a složky nastavenou v uživatelských předvolbách produktu Workplace. Chcete-li zobrazit nebo upravit hodnotu pro záznamy, přejděte na stránku
. Je nutné, aby správce serveru povolil vlastní objekty v oblasti Obecná nastavení na stránce Obecné v předvolbách webového serveru. Vzhledem k tomu, že některé entity mohou obsahovat jak záznamy, tak jiné kontejnery, můžete také určit maximální počet výsledků pro složky. Seznam pak bude obsahovat nejvýše maximální počet složek a záznamů. Pokud je maximální počet výsledků pro vlastní objekty i pro složky nastaven na hodnotu 50, může se v seznamu zobrazit nejvýše 100 položek: 50 záznamů a 50 složek.Na kartě Vyhledat můžete hledat různé typy entit produktu IBM Enterprise Records na základě zadaných kritérií. Pokud se všechny entity, které chcete zobrazit, nacházejí ve stejném nadřízeném kontejneru, je vhodné zobrazit danou nadřízenou entitu a použít v seznamu filtr. Pokud se však potřebné entity nacházejí v různých nadřízených kontejnerech nebo se jedná o různé typy entit, představuje vyhledání jedinou možnost, jak je všechny zobrazit na jednom místě. Můžete například chtít zobrazit určité entity a provést s nimi nějakou akci z nabídky Akce s vícenásobným výběrem. Další informace naleznete v tématu Vyhledávání a načítání entit.
Na kartě Odebrání můžete spravovat plány odebrání, zadržení a typy záznamů.
Chcete-li se po dokončení práce s jedním z typů odebrání vrátit na hlavní stránku Odebrání, klepněte na položku Odebrání v cestě nebo znovu klepněte na kartu Odebrání.
Karta Fyzické obsahuje odkazy specifické pro fyzické entity, například následující:
Na kartě Sestavy si můžete v seznamu vybrat některou ze sestav poskytujících statistické pohledy na různé aktivity v produktu IBM Enterprise Records. Vyberete typ sestavy, zadáte vstupní kritéria a potom zobrazíte vygenerovanou sestavu. Další informace naleznete v tématu Generování sestav.
Karta Konfigurovat obsahuje odkazy pro vytváření a správu následujících položek: