Luokat, kansiot ja taltiot sulkeutuvat tavallisesti automaattisesti, kun niihin liitetyssä poistoaikataulussa määritetty ehto täyttyy, mutta ne voidaan sulkea myös manuaalisesti. Kun tällainen säilö luodaan, se on oletusarvon mukaan avoin ja siihen voidaan lisätä aliyksiköitä. Kun säilö suljetaan, sen arkistosta poisto alkaa eikä siihen voi enää lisätä aliyksiköitä.
Tavallisesti suljettuja säilöjä ei avata, mutta tämä on mahdollista, jotta säilöihin voitaisiin lisätä asiakirjoja, jotka eivät olleet käytettävissä säilön sulkeutumisen aikaan. Jos esimerkiksi säilö on sulkeutunut vuoden lopussa mutta kyseistä vuotta koskeva asiakirja saapuu myöhemmin, voit avata säilön uudelleen, lisätä asiakirjan säilöön ja sulkea säilön.
- Asiakirjoja voidaan noutaa suljetuista ja avoimista säilöistä.
- Kun yksikkö suljetaan, järjestelmä sulkee automaattisesti kaikki sen aliyksiköt.
- Jos yksikkö avataan uudelleen, järjestelmä ei avaa sen aliyksiköitä uudelleen automaattisesti. Aliyksikkö voidaan avata uudelleen vasta, kun sen pääyksiköt on avattu.
- Voit lisätä asiakirjan uudelleen avattuun taltioon valitsemalla kyseisen taltion erikseen.
- Arkiston pääkäyttäjät ja asiakirjojen hallinnoijat voivat sulkea ja avata uudelleen asiakirjaluokkia, asiakirjakansioita ja taltioita.
Voit sulkea säilön manuaalisesti seuraavasti:
- Etsi suljettavat luokat, kansiot tai taltiot selaamalla tai hakutoiminnon avulla.
- Valitse nimien vasemmalla puolella olevat valintaruudut. Voit sulkea yksittäisen yksikön myös napsauttamalla yksikköä hiiren kakkospainikkeella ja käyttämällä yksikön pikavalikkoa.
- Valitse Monivalintatoiminnot-valikon vaihtoehto Sulje:

- Määritä Sulje yksiköt -sivulla yksikön sulkemissyy ja sulje yksikkö napsauttamalla Sulje-painiketta. Jos haluat jättää yksikön avoimeksi, napsauta Lopeta-painiketta.
- Vahvista yksikön sulkemissanoma napsauttamalla OK-painiketta. Järjestelmä merkitsee suljetut yksiköt Suljettu-kuvakkeella.
Voit avata yksikön uudelleen seuraavasti:
- Etsi uudelleen avattava luokka, kansio tai taltio selaamalla tai hakutoiminnolla.
- Napsauta nimeä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Avaa uudelleen -vaihtoehto:

- Vahvista yksikön uudelleenavaussanoma napsauttamalla OK-painiketta. Järjestelmä merkitsee suljetut ja sen jälkeen uudelleen avatut yksiköt Avattu uudelleen -kuvakkeella.