Wzorzec nazewnictwa umożliwia automatyczne nazywanie kategorii akt, folderów akt i akt w celu zapewnienia zgodności z konwencjami. Gdy użytkownik utworzy jeden z obiektów, z którymi powiązany jest wzorzec nazewnictwa, wówczas nazwa zostanie automatycznie udostępniona w kroku Ustaw właściwości. System nie zapobiega zmianie nazwy. Po pojawieniu się kroku Ustaw właściwości następuje przypisanie wzrastających numerów, które są stopniowo wykorzystywane. Jeśli użytkownik anuluje przed utworzeniem obiektu, wówczas konkretna liczba nigdy nie zostanie wykorzystana.
Aby automatycznie nazywać kategorie i foldery:
Informacje o składni wzorca nazewnictwa
Konkretny proces biznesowy może wymagać, aby nazwy folderów zaczynały się od litery A, po której znajdują się: dwie cyfry reprezentujące rok, łącznik oraz numer folderu, np. A07-000005. Następujący wzorzec tworzy takie nazwy:
A[RR]-[\d\d\d\d\d\d]
W tym wzorcu A jest pierwszym znakiem, RR reprezentuje rok, a \d jest cyfrą. System automatycznie udostępni wartości domyślne dla wzorców umieszczonych w nawiasach kwadratowych []. Z tego powodu fragment RR jest zastępowany przez ostatnie dwie cyfry bieżącego roku. Fragment \d jest zastępowany przez wzrastające cyfry. Podczas wprowadzania łańcucha należy określić wartość wzrastającą w innym polu.
W innym wzorcu nazewnictwa można utworzyć regułę nazewnictwa dla folderów w serii KX, za którą będą się znajdowały: 2-cyfrowe oznaczenie roku, okres, 2-cyfrowe oznaczenie miesiąca, łącznik i dwa zestawy numerów wzrastających, na przykład: KX07.06-0004-03. To wymaganie spełni następujący wzorzec:
KX[RR.MM]-[\d\d\d\d]-[\d\d]
W celu tworzenia wzorców opartych na metadanych można wykorzystywać również wzorce niestandardowe. Na przykład: strategie organizacji mogą wymagać, aby nazwy folderów akt zawierały następujące informacje: rok, obszar, temat (metadane) folderu akt, obraz i liczby pięciocyfrowa, np. "2006 Loan 00005". W celu spełnienia tych wymagań można utworzyć wzorzec nazewnictwa spełniający następujące specyfikacje:
[RRRR] [THIS.EmailSubject] [\d\d\d\d\d]System udostępni wartości domyślne dla roku i tematu, ponieważ są umieszczone w nawiasach []. THIS.EmailSubject jest wzorcem definiowanym. Dlatego system udostępni wartość pola metadanych EmailSubject, które zostanie określone dla obiektu nadrzędnego folderu akt. Podczas tworzenia wzorca definiowanego należy określić nazwę symboliczną właściwości. Ponadto jeśli dla określonej właściwości nie ma żadnej wartości, zostanie wygenerowany błąd. Ten wzorzec definiowany jest dostępny tylko dla obiektów na poziomie 2 lub poniżej (3, 4 itd.) w planie umieszczania w folderach. Poziom w planie umieszczania w folderach jest kolejnym polem, do którego należy wprowadzić wartość podczas dodawania wzorca nazewnictwa.lub
[RRRR] [Parent.EmailSubject] [\d\d\d\d\d]
Nie należy stosować żadnych znaków, które są niepoprawne w nazwach. Na przykład: nie w przypadku stosowania dat nie należy stosować znaku ukośnika /. Niepoprawne znaki:
\ / : * ? " < > |Aby zapobiec przekraczaniu liczby znaków we wzorcu nazewnictwa, należy ograniczyć wzorzec za pomocą symboli ^ i $. Na przykład: w przypadku tworzenia wzorca nazewnictwa \d\d\d należy dołączyć symbol ^ na początku wzorca nazewnictwa, a symbol $ na końcu wzorca nazewnictwa, jak poniżej:
^\d\d\d$Dzięki temu gdy użytkownik wprowadzi wartość liczba znaków wprowadzonych nie przekroczy liczby znaków określonych w łańcuchu wzorca.
Aby dodać wzorzec nazewnictwa:
Aby dodać poziom wzorca:
Przykład
Jeśli wymagane jest automatyczne nazywanie podkategorii kategorii akt najwyższego poziomu, wówczas należy utworzyć wzorzec dla poziomu 2 i wybrać kategorię akt jako typ. Jeśli dodatkowo wymagane jest automatyczne nazywanie folderów akt w tj podkategorii, wówczas należy utworzyć wzorzec dla poziomu 3 i wybrać folder akt jako typ. Ustawienie obydwu tych poziomów we wzorcu nazewnictwa spowoduje, że podkategorie na poziomie 2 i foldery akt na poziomie 3 będą nazywane automatycznie.
Aby później dodawać lub modyfikować poziomy wzorca:
Aby przypisać wzorzec nazewnictwa do planu umieszczenia w folderach (wymagane w celu aktywacji wzorca automatycznego):