Záznam je odkaz na informace a poskytuje metadata pro správu informací. Záznam může dědit z kontejneru, ve kterém byl vytvořen. Záznam může například zdědit plán odebrání nadřízeného kontejneru. Záznamy mohou být elektronické nebo fyzické. Elektronické i fyzické záznamy mohou být katalogizovány jako závažné a mohou být označeny jako trvalé záznamy. Datový model DoD kapitoly 4 umožňuje deklaraci záznamů s klasifikací zabezpečení, včetně možností Přísně tajné, Tajné, Důvěrné nebo Neklasifikované. Datový model PRO umožňuje deklaraci záznamů s možnostmi Přísně tajné, Tajné, Důvěrné, Omezené nebo Neklasifikované.
Datové modely Base a DoD umožňují deklaraci záznamů v kategoriích záznamů, složkách záznamů a svazcích. Datový model PRO umožňuje deklaraci záznamů ve složkách záznamů a svazcích.
Odstraněním nebo odebráním záznamu bude odstraněna pouze ta verze dokumentu, na kterou odkazuje daný záznam. Existuje-li pouze jedna verze dokumentu, bude odstraněna celá řada verzí dokumentu. Pokud má například dokument více verzí a jedna verze je deklarována jako záznam, bude při odstranění záznamu odstraněna pouze verze deklarovaná jako záznam. Veškeré další verze, které nejsou deklarovány jako záznamy nebo které jsou deklarovány pomocí jiných záznamů, nebudou odstraněny.
Další informace o správě fyzických záznamů najdete v tématu Fyzické entity.
Jakmile označíte kontejner příznakem Závažné, vyberte opakující se událost, která bude spouštět pravidelnou kontrolu nebo aktualizaci závažných záznamů, a akci, která se spustí, když dojde k dané události kontroly. Kdykoli pak dojde k dané opakující se události kontroly, bude spuštěn sled prací kontroly závažných záznamů přidružený k události. Další informace naleznete v tématu Nastavení závažných záznamů.
Produkt IBM Enterprise Records obsahuje sestavu Závažné záznamy určené k odebrání, která zobrazuje elektronické závažné záznamy určené k odebrání v rámci určitého období. Další informace o sestavách najdete v tématu Generování sestav.
Trvalý záznam je identifikován jako záznam, který je dostatečně hodnotný k tomu, aby jej vaše organizace uchovala déle, než je obvykle potřebné. Záznam můžete označit jako trvalý nastavením vlastnosti Indikátor trvalého záznamu na hodnotu Pravda. Při výchozím nastavení se tato vlastnost nezobrazuje v produktu IBM Enterprise Records v průvodci deklarovanou instalací. Při vytváření kategorie nebo složky se vlastnost Indikátor trvalého záznamu automaticky nezobrazuje. Pokud nechcete, aby se tato vlastnost v uvedených případech zobrazovala, změňte ji na skrytou v produktu Enterprise Manager. Informace o zobrazení vlastnosti Indikátor trvalého záznamu v produktu Content Engine naleznete v tématu Úprava zobrazení vlastností.
K vlastnosti Indikátor trvalého záznamu není přidruženo žádné chování. Tato vlastnost má pouze informativní charakter a i když je vlastnost Indikátor trvalého záznamu nastavena na hodnotu Pravda, záznam je možné odstranit.