تحدد تفضيلات موقع ملف المواصفات العملية التي يتم بها اضافة بنود Microsoft® Outlook، مثل الرسائل وبنود التقويم، الى ملف تخزين عناصر من Outlook. يمكنك اضافة ملف مواصفات جديد أو تعديل ملفات المواصفات الموجودة حاليا. تشير العناوين التالية الى المحددات.
استخدم مجالات اسم ملف المواصفات ووصف ملف المواصفات لتحديد التسمية الخاصة بملف مواصفات. اذا كنت تقوم بتحرير ملف مواصفات حالي، أدخل المعلومات التي تم تعديلها في هذه المجالات. اسم ملف المواصفات الذي تقوم بتحديده في هذه المجالات يظهر في كشف ملفات المواصفات عند قيام المستخدمين باضافة بند بريد الكتروني من Outlook.
اضغط تحديد وظائف التوصل لتحديد مجموعات المستخدمين الذين سيتوافر لديهم امكانية توصل الى ملف المواصفات الذي تقوم بتكوينه أو تحريره.
بجانب كل اختيار، يجب أن تحدد ما اذا كانت هذه الاختيارات يمكن تعديلها خلال عملية الاضافة. عند قيام المستخدمين بتحديد ملف مواصفات أثناء اضافة رسالة بريد الكتروني، تظهر اختيارات رسالة البريد الالكتروني في ملف المواصفات. الثلاثة اختيارات التي تحدد ما اذا كان باستطاعة المستخدمين تعديل المحددات هي قابلة للتحرير، للقراءة فقط، اخفاء:
يمكن اضافة بنود Outlook كأحد النوعين .msg (نسق بريد الكتروني) أو .txt (نسق نص) أو كلاهما. تقوم بتحديد نوع الملف الذي تريد اضافة رسائل البريد الالكتروني به في ملف مواصفات. حدد نعم بجانب الاختيار اضافة بريد الكتروني كملف .msg والاختيار اضافة بريد الكتروني كملف .txt لتحديد اضافة رسائل البريد الالكتروني كملف .msg وملف .txt.
قوالب الادخال
يمكنك اختيار تخصيص قالب ادخال ليتم استخدامه عند اضافة ملف .msg وملف .txt لتبسيط مهمة المستخدم. معلومات البريد الالكتروني المحددة، مثل الى والموضوع، يتم مناظرتهم آليا من البريد الالكتروني الى خصائص الفئة عند اضافة الملف .msg أو الملف .txt لملف تخزين العناصر.
بعد القيام باختيار قالب ادخال، سيظهر اسم قالب الادخال في ملف مواصفات.
معلومات البريد الالكتروني المحددة، مثل الى، من، نسخة الى، يمكن أن تظهر مع عنوان بريد الكتروني كامل بدلا من مجرد اسم عرض في خصائص الفئة الفرعية أو فئة البريد الالكتروني وذلك بمجرد اضافة ملف .msg أو ملف .txt لملف تخزين العناصر. النسق الذي يظهر به عنوان البريد الالكتروني يتم تحديده بواسطة عنوان SMTP الخاص بك. على سبيل المثال، يمكن أن يكون عنوان البريد الالكتروني الكامل الذي يظهر في مجال الخاصية من هو JaneD@ibm.com أو Doe, Jane[jdoe@ibm.com].اذا لم تقم باختيار قالب ادخال أو ضغط ازالة لحذف قالب، يتم استخدام برنامج معالجة اضافة وثيقة كالاختيار المفترض.
بصرف النظر عما اذا كانت المحددات في اختيار البريد الالكتروني بالقيمة للقراءة فقط أو قابل للتحرير، لن يستطيع المستخدمين القيام بتغيير قالب الادخال الذي تم تخصيصه. يجب اخبار المستخدمين أنه يجب اكمال عملية الاضافة عند اضافة وثائق متعددة باستخدام قالب ادخال. اذا قاموا بالغاء العملية قبل اضافة كل الوثائق، سيتم الغاء العملية بالكامل.
حدد نعم لنقل نسخة من بند Outlook لحافظة البنود المحذوفة بمجرد اضافة البند الى ملف تخزين عناصر.
حدد ما اذا كانت الرسائل التي يتم اضافتها يجب توصيلها. حدد لا أو نعم أو نعم، حذف متتابع.
تقوم الوصلات بتنظيم الوثائق الخاصة بك. حيث تسمح لك بتوصيل العناصر ذات نفس النوع معا. على سبيل المثال، يمكنك توصيل الملحقات لبند Outlook مثل ملف .msg. اذا كان لديك بريد الكتروني متعدد وملحقات اضافية تخص اجتماع محدد، يمكنك توصيلهم للتأكد من أن كل الوثائق الخاصة بهذا الاجتماع يتم الاحتفاظ بها معا.
يمكنك فقط توصيل الملحقات لرسالة بريد الكتروني مثل ملف .msg أو ملف .txt. يجب أن توجد كل بنود Outlook التي سيتم اضافتها وتوصيلها في نفس ملف تخزين العناصر.
حذف متتابع يعني أنه اذا تم حذف وثيقة يتم توصيل بنود البريد الالكتروني الأخرى منها، سيتم حذف عنصر التوصيل وكل الملفات التي تم توصيلها للوثيقة أيضا.
لأن بنود Outlook عادة ما تحتوي على أحد الملحقات أو أكثر ذات أنواع ملفات مختلفة، يمكنك اضافة رسالة بريد الكتروني كاملة كوحدة واحدة أو اضافة كل من الملحقات بطريقة منفصلة. يقدم هذا القسم اختيارات لاضافة ملحقات كعناصر مستقلة لملف تخزين العناصر.
حدد نعم لاضافة الملحقات المتضمنة في رسالة البريد الالكتروني أثناء عملية الاضافة.
يمكنك أيضا اختيار قالب الادخال لاستخدامه عن اضافة ملحقات. بعد القيام باختيار قالب ادخال، سيظهر اسم قالب الادخال. اذا كان المستخدم يقوم باضافة ملحقات متعددة لكل بند Outlook، يجب مراعاة تخصيص قالب ادخال لهذا الاختيار.
اذا لم تقم باختيار قالب ادخال أو ضغط ازالة لمنع القالب من أن يتم استخدامه، يتم استخدام برنامج معالجة اضافة وثيقة كالاختيار المفترض.
يحدد ما اذا كانت الملحقات يتم اضافتها باستخدام فئة البريد الالكتروني أو الفئة الفرعية.
حدد نعم لقصر اختيار الفئة على فئة البريد الالكتروني أو الفئة الفرعية عند اضافة الوثيقة. تظهر معلومات الخاصية من رسالة البريد الالكتروني، التي تحتوي على الملحقات، في الخصائص المناظرة المعرفة في فئة البريد الالكتروني أو الفئة الفرعية عند اضافة الملحقات لملف تخزين العناصر.
يكون من الضروري تحديد هذا الاختيار بالقيمة نعم اذا قمت بتحديد وصلات ليتم تكوينها بين بند Outlook والملحقات.
حدد لا اذا كنت لا تريد قصر الفئة التي يتم استخدامها عند اضافة ملحقات.
يكون هذا الاختيار متاحا فقط على الأنظمة التي تم توصيفها الى IBM® InfoSphere Enterprise Records.
حدد نعم لاستخدام الاختيار توضيح كسجل منفرد لتوضيح رسالة بريد الكتروني بالكامل والملحقات الخاصة بها كسجل واحد. تتم عملية التوضيح عند اضافة آخر بند Outlook بنجاح الى ملف تخزين العناصر.