När du bläddrar i en arkiveringsplans objektlager i IBM® Enterprise
Records klickar du på Deklarera fysisk post så startas guiden Postdeklaration.
Guiden består av tre steg:
- Katalogisera post
- Ange egenskaper
- Ange klassificeringsegenskaper
Deklarera en katalogpost:
- Klicka på Välj klass. Guiden öppnar sidan Postklassurval.
- Som standard är endast klassen Markörpost tillgänglig. Om platsen har andra tillagda klasser väljer du en lämplig klass och klickar på Acceptera.
- Ange en arkiveringsplansplats.
- I IBM Enterprise
Records klickar du på Lägg till ny. Klicka på Ta bort under platsens beskrivning om du vill ta bort en arkiveringsplansplats. I Application Engine klickar du på Välj plats för arkiveringsplan.
- Navigera till lämplig nivå i platsen och markera dess kryssruta.
Om du tidigare har lagt till genvägar kan du välja Genvägar och välja en sådan från listan. Markera kryssrutan för en plats du ska använda och klicka på Lägg till i urval.
Du kan klicka på Sök om du vill söka efter en plats. Välj Titel eller Arkiveringsplansidentifierare. Standardoperatorn är liknar, som gör att du kan söka efter en del av namnet. Ange en textsträng och klicka på Sök.
- Klicka på Lägg till i urval när du har valt en plats.
- Klicka på Lägg till i genvägar för ofta använda platser. I fortsättningen kan du välja platser från vyn Genvägar när du ska deklarera poster i stället för att navigera i vyn Bläddra.
- Klicka på Acceptera.
- Klicka på Nästa och fortsätt till steget Ange egenskaper.
Avsluta med Ange egenskaper:
- Ange nödvändig information i egenskapsfälten. Vilka fält som krävs varierar beroende på den klass du har valt. De obligatoriska fälten för standardklassen för markörposter är t.ex. följande:
- Medietyp: Ange medietypen, t.ex. CD, videokassett, foto.
- Format: Ange formatet, t.ex.
CDR, VHS, papper.
- Författare/Initierare: Ange namnet på den person som skapat eller äger den fysiska posten.
- Ärende: Ange en kort beskrivning av den fysiska posten.
- Publiceringsdatum: Ange datumet då den fysiska posten skapades.
- Hemplats: Ange den fysiska postens permanenta plats när den inte är utcheckad. Klicka på Välj nedanför önskad plats. Guiden stänger sidan och du kommer tillbaka till steget Ange egenskaper.
- Om den post som du deklarerar är ett kvitto för en annan post klickar du på ReceiptOf och bläddrar sedan till och väljer den klassificerade post som är källan till posten. Kvitton spårar klassificerade poster men brukar inte själva vara klassificerade.
I Kvitton finns mer information om kvitton.
- Klicka på Nästa.
Avsluta med Ange klassificeringsegenskaper:
- Klicka på Härledd från om du ska välja en säkerhetsklassificeringsguide (SCG) eller källdokument. Det här steget är valfritt.
- Klicka på Lägg till ny i området Säkerhetsklassificeringsguider om du ska välja en SCG, ett SCG-avsnitt eller SCG-ämne. När du väljer ett SCG-element fylls postens egenskap Härledd från i med namnet på SCG, datumet då den utfärdades och av vem.
- Klicka på Lägg till ny i området Källdokument om du ska välja ett källdokument och skriv sedan en beskrivning av källdokument i textfältet. Ett källdokument ger inte ytterligare information och därför behöver du fylla i de obligatoriska fälten i steget Ange klassificeringsegenskaper.
- Klicka på kryssrutan i kolumnen Ta bort om du vill ta bort säkerhetsklassificeringsguiden.
- Klicka på Acceptera när du är klar med att lägga till och ta bort SCG-element.
Viktigt: När du har klickat på Acceptera på sidan Härleds från kopierar IBM Enterprise
Records data från alla fält i sammanfattningen (även tomma) till motsvarande fält i steget Ange klassificeringsegenskaper.
Om du tidigare har angett andra data i dessa fält och endast granskar informationen på sidan Härledd från klickar du på Avbryt (i stället för på Acceptera) så behålls de uppgifter du har angett manuellt.
- Ange ett värde för Ursprunglig klassificering genom att välja Top Secret, Secret,
eller Confidential från menyn.
Viktigt: Standardvärdet för Aktuell klassificering är samma som Ursprunglig klassificering om du har behörighet att se objekt på den ursprungliga klassificeringsnivån. I annat fall behöver du ange ett värde på den nivå som du har behörighet för.
- Klicka på Klassificeringsorsak. IBM Enterprise
Records öppnar sidan Välj värden där du kan lägga till och ta bort klassificeringsorsaker.
- Klicka på Lägg till nytt värde om du ska ange en orsak och välj antingen Aktiv för nya poster eller Avvecklad för äldre poster.
- Välj en orsak från listan med alternativ och klicka på Acceptera.
- Fortsätt att lägga till så många orsaker som krävs.
- Om du ska ta bort en orsak markerar du den och klickar på ikonen Ta bort markerade objekt:

- Klicka på Acceptera när du har valt färdig.
- I fältet Klassificeringsorgan anger du namnet på det organ som för närvarande hanterar den fysiska posten.
- Fyll eventuellt i övriga valfria fält.
- Om du vill ändra Avklassificeringsdatum klickar du på kalenderikonen och väljer ett datum. Avklassificeringsdatum bygger på något av följande:
- Klicka på Avklassificeringshändelser eller på Nedgraderingshändelser. IBM Enterprise
Records öppnar sidan Välj värden där du kan lägga till och ta bort lämpliga värden.
- Välj ett värde från listorna med alternativ och klicka på Acceptera.
- Fortsätt att lägga till så många värden som behövs.
- Om du vill ta bort ett värde markerar du det och klickar på ikonen Ta bort markerade objekt:

- Klicka på Acceptera när du har valt färdig.
- När viss information anges eller ändras kan informationskraven ändras för andra fält. Om du till exempel ändrar Avklassificeringsdatum måste du ange ett undantag. Om du anger ett värde för fältet Nedgraderingshändelser måste du ange nedgraderingsinstruktioner.
- Klicka på Slutför när du har angett den nödvändiga informationen.