IBM® Enterprise Records 的特定持續性維護和管理作業,有大量相關資訊可供參考。
如需其他管理資訊,請參閱下列「FileNet® P8 管理說明」系統:
管理者可以利用 Enterprise Manager (EM) 來執行許多作業。這些作業(例如配置審核)記載於本線上說明系統中。不過,也有其他不應該利用 Enterprise Manager 來執行的動作,因為可能會導致資料毀損或其他嚴重問題發生。 您尤其不應該利用 Enterprise Manager 來執行下列動作:
這份清單並不完整。請只執行線上說明中所記載的作業。透過 Enterprise Manager 執行其他動作可能會導致資料毀損或其他嚴重問題。
不過,請注意,《IBM Enterprise Records 安裝和升級手冊》可能會包括一些利用 Enterprise Manager 來執行作業的指示,這是管理者只應在安裝/升級期間利用 EM 來執行的作業。 範例包括:
您應該為檔案計劃和已宣告為記錄的文件配置個別的物件儲存庫。也就是說,一個物件儲存庫(檔案計劃物件儲存庫或 FPOS)會包含檔案計劃結構,而另一個(記錄啟用的物件儲存庫或 ROS)會包含文件,其中某些文件已宣告為記錄。通常會有許多具有 ROS 存取權的使用者,但他們不會有組成 FPOS 中檔案計劃的實體的存取權。您可以將多個 ROS 與一個 FPOS 相關聯。
在配置檔案計劃並開始宣告記錄之後,正式作業物件儲存庫的變更應該儘量減少。 如果在啟動記錄宣告之後需要刪除物件儲存庫,則必須使用特定的程序,以避免在新物件儲存庫上宣告記錄時發生問題。這程序包含在刪除物件儲存庫之前清除 Workplace 喜好設定。
如果先刪除了物件儲存庫,再將網站和使用者喜好設定重設成其他物件儲存庫,則會針對嘗試存取該物件儲存庫的使用者顯示一則訊息,說明已選取哪一個 FPOS 以及選取的原因。此外,會有一個配置必要 FPOS 的鏈結。系統將會根據下列準則來選取物件儲存庫:
如果在清除喜好設定之前刪除了物件儲存庫,您就必須清除所有喜好設定。請刪除、重新命名或移動 bootstrap.properties 檔。 它會自動重建。
下列 IBM Enterprise Records 系統維護作業是大部分網站上執行的一般維護作業。請利用下列圖表中的核對清單作為指引,判斷何時需要為 IBM Enterprise Records 執行特定系統維護作業。
每日 | 每週 | 每月 | 依需要 |
---|---|---|---|
監視清理日誌 ../../../com.ibm.p8.ier.admin.doc/backup_restore/config_records_manager.htm | 匯出審核日誌 | 保存/刪除清理日誌 | 疑難排解 配置記載 |
您可以啟用 Content Engine (CE) 伺服器,以便利用 FileNet Image Services (IS) 伺服器作為固定內容儲存裝置,或作為高容量擷取裝置。 (也就是說,這表示 Content Engine 文件的內容可在 IS 伺服器上儲存為 IS 文件。) 啟用這項功能的選用特性稱為 內容聯合服務 for Image Services (CFS-IS)。
當搭配 IBM Enterprise Records 使用 CFS-IS 系統時,請勿對儲存於 FileNet Image Services 系統的文件設定到期日。 因為 FileNet Image Services 系統上的 CFS-IS 管理使用者沒有辦法自動區分哪些是已保留而無法刪除的 IBM Enterprise Records 文件,哪些是可以刪除的文件。
在某些情況下,您可以對這些文件執行的作業(或這些作業的預期輸出),取決於 FileNet Image Services 文件輸入系統的方式,以及 FileNet Image Services 文件內容是否傳播到 Content Engine 伺服器而定。 當 IS 伺服器作為固定內容儲存裝置時,文件內容會透過 CE 應用程式新增至 IS 伺服器。為了精簡起見,我們在下面的文字中將這些類型的文件參照為 CE-IS Type A 文件。 當 IS 伺服器作為高容量擷取裝置時,文件內容會透過 IS 應用程式新增至 IS 伺服器;我們將這些類型的文件參照為 CE-IS Type B 文件。
您可以使用 IBM Enterprise Records,將這些文件當作記錄管理,而這與您將其他 CE 文件當作記錄管理的方式幾乎相同。這個區段說明使用這些類型的文件時,IBM Enterprise Records 的一些行為差異,其中包括您在管理這些類型的文件時所應該瞭解之其他資訊。
您可以定義訂閱,以便在 IS 文件移轉至物件儲存庫時,其會自動宣告為記錄。 如果要完成這項作業,請確定所移轉文件的文件類別有訂閱 配置記錄的自動宣告 的事件動作,且會在「移入」事件上觸發事件動作。
如果 IS 文件可透過 Image Services 應用程式或 API 存取,則沒有任何 CE 機制可防止文件遭到變更或刪除,即使將其宣告為記錄也一樣。因此,您應該使用 IS 系統管理者來確保已為 IS 文件修改和刪除,設定適當的 IS 安全。
IS 文件類別包括用於指定何時刪除文件的保留參數。 IBM Enterprise Records 不會與這些 IS 保留設定互動。 因此,您應該使用 IS 系統管理者來確保這些保留設定都有適當地設定,以使宣告為記錄的 IS 文件不會因為 IS 保留設定而遭到刪除。
您可以利用任何可用的宣告機制(例如,從 Workplace、MS Office、MS Outlook、事件動作、工作流程及 IBM Enterprise Records Java API),來宣告 CE 中編目的 IS 文件。不過,請注意,您無法將多元素文件的單一元素選取為記錄。 如果多元素文件已宣告為記錄,則所有元素會視為記錄的一部分。
在「記錄」使用者將文件宣告為「記錄」之後,具有文件存取權的非「記錄」使用者即無法存取該文件的資訊頁面。 對於非「記錄」使用者存取權的這項限制是設計好的。
如果在 IS 伺服器上啟用編目,則對映至 CE 文件內容的 IS 文件內容會儲存在 IS 和 CE 伺服器上,且任何 IS 文件內容更新項目會自動傳播到相關的 CE 文件。 不過,CE 文件內容更新項目並不影響與文件相關聯的記錄內容。
如果文件是 CE-IS Type A 文件,當文件所在的物件儲存庫中已配置 CBR 時,內容型搜尋會尋找與該文件相關聯的記錄。 不過,如果文件是 CE-IS Type B 文件,則內容型搜尋不會尋找該文件。
當刪除記錄時,也會刪除該記錄的對應 CE 文件。 如果 CE 文件的內容是儲存在 IS 伺服器的永久快取而不是儲存媒體中,則刪除作業會將 IS 文件從快取中移除。 不過,如果 CE 文件的內容是儲存在 IS 伺服器的儲存媒體中,則刪除記錄並不會將內容從媒體中移除。如需如何從 IS 伺服器中刪除文件資料的相關資訊,包括消除 IS 儲存媒體(假設您使用可消除媒體)的資訊,請參閱 IBM FileNet Image Services System Administrator's Handbook 的「資料庫維護概觀」一節中的「過期文件和資料夾」。
當您複製記錄時,該記錄及其相關的 CE 文件(及其相關的 IS 文件)會一起複製。 無論如何,記錄複製作業都會產生 CE-IS Type A 文件,即使原始文件為 CE-IS Type B 文件也一樣。
當您匯入記錄時也是如此;所匯入記錄的相關文件一律會是 CE-IS Type A 文件,即使其匯出時為 CE-IS Type B 文件也一樣。
在開發週期期間,您會想要監視系統效能,以確保實作能夠儘可能有效率地執行。建議您使用 IBM System Dashboard for Enterprise Content Management 工具,它提供一個集中式機制來收集和配送所安裝之 FileNet 軟體產品的效能資料,而不受作業系統影響。 收集的效能資料也可在管理主控台上,供預設的 IBM System Dashboard for Enterprise Content Management 功能用於未標準化的網站。 如需使用 IBM System Dashboard for Enterprise Content Management 的相關資訊,請參閱../../../com.ibm.p8.sysmgr.admin.doc/overview.htm。