Vous pouvez déclarer un enregistrement en utilisant Application Engine, Workplace XT, IBM® Enterprise Records, la fonction d'intégrations d'applications ou en le faisant de façon automatique.
Vous pouvez déclarer des enregistrements de multiples façons :
Sur une installation DoD ou de Base, vous pouvez déclarer un enregistrement dans un volume, un dossier d'enregistrement ou une catégorie d'enregistrement ; sur une installation PRO, vous pouvez déclarer un enregistrement dans un dossier d'enregistrement ou un volume. Pour déclarer un enregistrement, il vous faut être sûr que l'entité dans laquelle vous le déclarez est ouverte.
Si un enregistrement est déclaré dans un dossier d'enregistrement, il est automatiquement assigné au volume actif existant dans ce dossier. Jusqu'à ce qu'il soit fermé, c'est toujours le dernier volume créé qui est actif. Si vous devez déclarer un enregistrement dans un volume fermé, rouvrez celui-ci et sélectionnez-le manuellement.
Si vous déclarez un document disposant de plusieurs versions en tant qu'enregistrement, vous aurez plusieurs choix quant à la création de l'enregistrement pour cette série de documents. Notez toutefois que vous pouvez déclarer jusqu'à seize versions du document dans un seul enregistrement.
Afin d'accélérer le processus de déclaration d'enregistrements, l'assistant Déclarer en tant qu'enregistrements et les modèles d'entrée de type Déclarer en tant qu'enregistrement prennent en charge le mappage automatique des valeurs de propriété du document vers l'enregistrement. Lorsqu'un document est déclaré en tant qu'enregistrement, les noms symboliques de propriété de classe de ce document sont comparés aux noms symboliques de propriété de classe de l'enregistrement. Si les noms correspondent, alors la valeur des propriétés du document est automatiquement assignée comme valeur des propriétés de l'enregistrement correspondant. Par exemple, si la classe de document possède la propriété Color (couleur) que la classe d'enregistrement possède également cette propriété, alors la valeur de la propriété du document est mappée automatiquement sur celle de l'enregistrement. Il en va de même si vous déclarez un message électronique d'Outlook à l'aide de la classe d'enregistrement d'e-mail par défaut. Les valeurs des propriétés Objet, Á, CC, De, Envoyé le et Reçu seront mappées automatiquement.
Le mappage des propriétés se produit, que le modèle d'entrée affiche ou non l'étape Définir les propriétés d'enregistrement. Dans les cas où plusieurs versions d'un document sont choisies pour être déclarées, le mappage des propriétés se base sur la version la plus récente parmi celles qui ont été sélectionnées pour l'action de déclaration. Les différentes versions d'un document peuvent avoir différentes classes et propriétés. Les propriétés sont toujours mappées en fonction des propriétés de la version la plus récente du document.
Les règles suivantes décrivent le fonctionnement du mappage des propriétés communes aux classes de document et d'enregistrement :