Kun luot asiakirjaluokan tai -kansion, järjestelmä merkitsee
sen aktiiviseksi. Et voi kuitenkaan erikseen merkitä yksikköä
passiiviseksi luonnin jälkeen. Passiiviseen luokkaan tai kansioon ei voi lisätä uusia yksiköitä, eivätkä passiiviset luokat tai kansiot ole näkyvissä, kun asiakirjaksi vahvistus tehdään. Yksikön merkintä passiiviseksi on hyödyksi silloin, kun
asiakirjaluokka tai -kansio on arvioitava ja hyväksyttävä, ennen kuin se luovutetaan yleiseen käyttöön.
Kun merkitset yksikön passiiviseksi, järjestelmä merkitsee automaattisesti passiivisiksi myös kaikki yksikön alisäilöt. Voit milloin tahansa merkitä passiivisen yksikön aktiiviseksi, mutta ota huomioon, että alisäilöt eivät muutu
aktiivisiksi automaattisesti. Ne on erikseen merkittävä
aktiivisiksi. Passiiviseen yksikköön voi kohdistaa kaikkia muita toimintoja. Näitä ovat esimerkiksi haku, nouto, käyttö ja siirto. Myös arkistosta poiston voi aloittaa yksikölle, joka on passiivinen.
Voit merkitä yhden säilön tai useita säilöjä aktiiviseksi seuraavasti:
- Etsi aktiivisiksi merkittävät luokat tai kansiot selaamalla tai hakutoiminnon avulla.
- Valitse nimien vasemmalla puolella olevat valintaruudut. (Voit myös
napsauttaa yksittäistä yksikköä hiiren kakkospainikkeella ja käyttää pikavalikkoa.)
- Valitse Monivalintatoiminnot-valikosta
Aktivoi-vaihtoehto:
.
- Vahvista yksikön aktivoinnin onnistumisesta kertova sanoma napsauttamalla OK-painiketta.
Voit merkitä säilön passiiviseksi seuraavasti:
- Etsi passiivisiksi merkittävät luokat tai kansiot selaamalla tai hakutoiminnon avulla.
- Valitse nimien vasemmalla puolella olevat valintaruudut. (Voit myös
napsauttaa yksittäistä yksikköä hiiren kakkospainikkeella ja käyttää pikavalikkoa.)
- Valitse Monivalintatoiminnot-valikosta
Poista aktivointi -vaihtoehto:
.
Tämä kuvake näkyy passiivisiksi merkityissä yksiköissä.
- Kirjoita aktivoinnin poiston syy.
- Vahvista yksikön aktivoinnin poiston onnistumisesta kertova sanoma napsauttamalla OK-painiketta.