As retenções de eliminação podem ser aplicadas
em entidades pelo processo Varrimento de prazo de retenção. Uma
retenção interrompe o processo de eliminação normal,
geralmente para efeitos de litígio ou auditoria As entidades em espera também não podem
ser eliminadas manualmente. Pode aplicar retenções em uma ou mais
categorias de registo, pastas de registo, volumes ou
registos. Pode aplicar uma retenção de eliminações antes da
data de corte ou durante qualquer uma das fases após a data
de corte.
Apenas o Records Manager e o Administrador de
Registos podem colocar entidades em espera. Para permitir
que outros utilizadores coloquem itens em espera, estes
necessitam dos seguintes privilégios. Consulte o tópico
Segurança do FileNet P8 para obter mais
informações.
- O utilizador ou grupo tem de ter direitos de Controlo de
proprietário na entidade.
- Para modelos de dados DoD e Base, o utilizador ou
grupo tem de ter direitos Adicionar marca e Remover marca
sobre a marca Evitar a eliminação da entidade RM, no valor
Evitar a eliminação, e utilizar Objectos marcados no Valor
predefinido. Para o modelo de dados PRO, o utilizador ou
grupo tem de ter direitos Adicionar marca e Remover marca
sobre a marca PRO Evitar a eliminação da entidade RM .
- O utilizador ou grupo tem de ter direitos de criação de
instâncias sobre as classes Ligação para a pasta RM retida
e Ligação para o registo retido.
O procedimento que se segue descreve como aplicar
uma retenção de eliminação. Antes de executar este procedimento, tem de adicionar
retenções de eliminação ao sistema.
Para aplicar uma retenção de eliminação:
- Pesquise ou aceda às entidades que pretende colocar em
espera manualmente.
- Seleccione a caixa de verificação junto de uma ou mais
entidades. (Também pode fazer clique com o botão direito do
rato apenas numa entidade e utilizar o menu contextual.)
- A partir do menu Acções
multi-selecção
(ou menu contextual), seleccione
Colocar em espera. É apresentada a página Colocar entidades em
espera.
- A partir da lista de retenções disponíveis,
seleccione uma mais caixas de verificação que representem
as retenções que pretende aplicar à entidade. Para ver os detalhes de uma retenção, faça
clique no ícone Obter informações.
- Faça clique em Em espera para
aplicar as retenções seleccionadas ou faça clique em
Sair para cancelar o procedimento e
fechar a página.
- Faça clique em OK na página de
confirmação.
Depois de o utilizador (ou o processo Varrimento de prazo de retenção) terem
aplicado com êxito uma retenção de eliminação numa entidade, o ícone
Prazo de
retenção é apresentado junto do nome da entidade na página
Procurar.
O ícone
Prazo de retenção tem o
seguinte
aspecto:

.
Se o ícone
Prazo de retenção não for
apresentado de imediato, faça clique na ligação final no
caminho para actualizar a página de procura.
Importante: Se
aplicar manualmente uma retenção condicional numa entidade
que corresponda às condições da retenção, o varrimento
de retenção seguinte irá aplicar novamente a retenção,
definindo-a como uma retenção condicional que apenas pode
ser removida pelo Varrimento de prazo de retenção. Para
remover a retenção tem de seleccionar
Iniciar pedido de remoção de prazo
de retenção a
partir do menu contextual da entidade. A retenção será
removida durante a próxima execução do Varrimento de prazo
de retenção.