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Criando uma Pasta de Registro Usando um Fluxo de Trabalho

Se você não tem permissões de segurança para criar uma pasta de registros que precisa, poderá enviar uma solicitação para sua criação. Após fornecer os detalhes sobre a pasta, um fluxo de trabalho é iniciado para um Gerenciador de Registros ou outro usuário autorizado se o fluxo de trabalho padrão foi alterado. Você faz esta solicitação no Application Engine ou Workplace XT.

O recurso do fluxo de trabalho Criar Pasta de Registro é opcionalmente instalado pelo administrador e pode não estar disponível em seu ambiente. Quando o fluxo de trabalho Criar Pasta de Registro for ativado, a solicitação de criação de pasta de registro é exibida como um item de trabalho nas Caixas de Entrada Públicas RecordsManagerApproval no Application Engine ou Workplace XT. Se o Gerenciador de Registros aprova a solicitação, a pasta é criada e você recebe uma mensagem de fluxo de trabalho 'criada com sucesso' em sua caixa de entrada. Se a solicitação não foi aprovada, você receberá uma mensagem sobre a rejeição. Clique no botão Concluir para remover o fluxo de trabalho de sua caixa de entrada.

Para solicitar a criação de uma pasta de registro e ativar o fluxo de trabalho Criar Pasta de Registro:

  1. No Application Engine, acesse a visualização Autor e selecione Ferramentas Gerais. No Workplace XT, acesse o modo Navegar e selecione o link Ferramentas.
  2. Clique em Solicitar pasta de registros.
  3. Selecione o tipo de pasta que deseja criar.
  4. Especifique um nome para a pasta.
  5. Selecione a categoria ou pasta na qual deseja criar a nova pasta.
  6. Clique em Iniciar.
Importante: O link Ferramentas está disponível apenas se você o tiver configurado em Preferências do Site > Integração de Ferramentas.

Aprovar a criação de uma pasta de registros

A página Aprovar Etapa ajuda o gerenciador de registros a aprovar ou rejeitar a solicitação de criação de pasta de registro e inserir os motivos para aprovação ou rejeição. Esta página também exibe o nome e caminho da pasta onde o usuário solicitou a criação da pasta. No topo da página, você pode visualizar as instruções para completar a etapa Aprovar do fluxo de trabalho. Se o texto de instrução não estiver visível, clique no: ícone Instrução

Para aprovar ou rejeitar a criação de uma pasta de registro:

  1. No Application Engine ou Workplace XT, acesse a visualização Tarefas e selecione Caixas de Entrada Públicas.
  2. Selecione RecordsManagerApproval.
  3. Se você aprovar a criação da pasta de registros, clique em Criar pasta. Isto abre a página Incluir Pasta de Registro do aplicativo IBM® Enterprise Records que permite que você crie a pasta de registro solicitada no local especificado no plano de arquivos. Para obter informações adicionais sobre criação de pastas de registro, consulte Incluindo uma Pasta de Registro.
  4. Após ter criado a pasta de registro, selecione Aprovado no menu Aprovar Decisão. Se você não aprovar, clique em Rejeitar no menu Aprovar Decisão.
  5. Insira o motivo para rejeição da solicitação de criação de pasta de registro na caixa de texto Motivo.
  6. Clique em Aplicar para salvar as alterações solicitadas ou clique em Sair para ignorar as alterações. Isto fecha a página da etapa Aprovar, deixando o item de trabalho na caixa de entrada.
  7. Clique em Reatribuir para atribuir a tarefa de aprovação da criação da pasta de registros para algum outro usuário.
  8. Clique em Status para verificar o status do fluxo de trabalho Criar Pasta de Registro.
  9. Quando terminar, clique em Completo.


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Última atualização: Agosto 2011


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