IBM Enterprise Records, Version 5.1.+            

Erstellen und Verwalten von Klassifikationshandbüchern

Richtlinien für Sicherheitsklassifikationen sind ausschließlich in den Datenmodellen "DoD Classified" des US-Verteidigungsministeriums (Department of Defense, DoD) enthalten. Benutzer mit "Original Classification Authority", der (höchsten) Klassifikationsvollmacht, können so genannte "Authorized Derivative Classifiers" mit der Klassifikation von Akten beauftragen und dafür Richtlinien vorgeben. Nur Benutzer mit der Sicherheitsrolle "Classification Guide Administrator" dürfen Richtlinien für Sicherheitsklassifikationen erstellen und ändern.

Informationen zum Klassifikationshandbuch-Administrator (Classification Guide Administrator - CGA) und anderen Sicherheitsrollen finden Sie in FileNet P8-Zugriffsberechtigungen. Auf der Seite Sicherheitsklassifikationshandbücher haben Sie folgende Möglichkeiten: Zum Anzeigen der Seite Sicherheitsklassifikationshandbücher wählen Sie die Registerkarte Konfigurieren und anschließend Sicherheitsklassifikationshandbücher aus.

Erstellen einer Richtlinie für Sicherheitsklassifikationen

So erstellen Sie ein neues Sicherheitsklassifikationshandbuch:

  1. Klicken Sie auf der Seite Sicherheitsklassifikationshandbücher auf Klassifikationshandbuch hinzufügen.
  2. Geben Sie im Schritt Eigenschaften festlegen die folgenden Informationen ein und klicken Sie auf Weiter:
    • Richtlinienname, z. B. "B1 Aircraft On Board Countersurveillance Radar Systems Software". Der Zeichenfolgewert muss den IBM Enterprise Records-Konventionen für Ordnernamen entsprechen.
    • Beschreibung
    • Ausgegeben am
    • Ausgegeben von
    • Genehmigt von
    Nur die Angabe des Richtliniennamens ist erforderlich.
  3. Ändern Sie bei Bedarf die Zugriffsrechte der bestehenden Gruppen und klicken Sie auf "Fertig stellen".
  4. Fügen Sie der Richtlinie nach Bedarf Themen und Abschnitte hinzu. Ausführliche Informationen zum Hinzufügen von Themen und Abschnitten finden Sie in "Ändern einer Richtlinie für Sicherheitsklassifikationen" unten.

Ändern einer Richtlinie für Sicherheitsklassifikationen

Eine Richtlinie für Sicherheitsklassifikationen (Security Classification Guide, SCG) dient als Platzhalter und Rahmen, in den Sie Abschnitte und Themen einfügen bzw. bearbeiten können. Diese können auch wieder gelöscht werden. Wenn Sie eine SCG löschen, werden alle Abschnitte und Themen ebenfalls gelöscht. Abschnitte sind Ordner, die Themen enthalten. Abschnitte enthalten dieselben Eigenschaften wie Themen. Von Seiten des US-Verteidigungsministeriums wird den Autoren von Richtlinien für Sicherheitsklassifikationen kein bestimmtes Format vorgeschrieben. Die Vielzahl von Richtlinien, die von verschiedenen Autoren verfasst wurden, führt dazu, dass sich Richtlinien für Sicherheitsklassifikationen generell in Format, Herangehensweise und Genauigkeit deutlich voneinander abheben. Je nach Richtlinie kann ein Richtlinienabschnitt oder -thema unterschiedlich bezeichnet sein: So fügen Sie Abschnitte oder Themen hinzu oder bearbeiten sie:
  1. Klicken Sie auf der Seite Sicherheitsklassifikationshandbücher auf den Namen des Sicherheitsklassifikationshandbuchs, in dem Sie einen Abschnitt oder ein Thema hinzufügen oder ändern wollen.
  2. Zum Hinzufügen eines Abschnitts oder Themas klicken Sie auf "Richtlinienabschnitt hinzufügen" bzw. "Richtlinienthema hinzufügen".
  3. Zum Ändern eines vorhandenen Abschnitts oder Themas klicken Sie auf das Symbol Informationen abrufen Symbol "Informationen abrufen".
  4. Geben Sie den Wert für Code ein oder ändern Sie ihn. Dies ist die einzige verpflichtende Eingabe.
  5. Geben Sie den Wert für Thema ein oder ändern Sie ihn.
    Wichtig: Die Werte Code und Thema müssen den Namenskonventionen für Ordnernamen entsprechen.
  6. Geben Sie den Wert für Ursprüngliche Klassifikation an oder ändern Sie ihn, indem Sie einen Wert aus dem Menü auswählen.
  7. Klicken Sie auf Gründe für Klassifizierung. IBM Enterprise Records öffnet die Seite Werte auswählen, auf der Sie Ursachen für die Klassifikation dieses Abschnitts oder Themas hinzufügen oder entfernen können.
    1. Um einen Grund für Klassifizierung hinzuzufügen, klicken Sie auf "Neuen Wert hinzufügen" und wählen dann entweder "Aktiv" (für neue Datensätze) oder "Veraltet" (für alte Datensätze).
    2. Wählen Sie den gewünschten Grund in der Auswahlliste aus und klicken Sie auf Akzeptieren.
    3. Fügen Sie beliebig viele Gründe hinzu. Informationen zum Hinzufügen weiterer Gründe, die ein Benutzer auswählen kann, finden Sie in "Auswahllisten" unten.
    4. Zum Entfernen eines Grundes markieren Sie ihn und klicken Sie auf das Symbol Ausgewählte Elemente entfernen: Symbol 'Ausgewählte Elemente entfernen'
    5. Wenn Sie mit der Auswahl fertig sind, klicken Sie auf Akzeptieren.
  8. Um einen Wert für "Klassifikation aufheben bei Datum" einzugeben, klicken Sie auf das Kalendersymbol. Bei Schriftstücken, die dieses SCG-Element verwenden, füllt IBM Enterprise Records das Feld Deklassifizierung an-Datum mit dem hier eingegebenen Wert aus.
  9. Wenn Sie Ereignisse für die Deklassifikation hinzufügen oder entfernen wollen, klicken Sie auf Deklassifizierung an-Ereignisse.
    1. Wenn Sie einen Wert hinzufügen wollen, geben Sie eine Textzeichenfolge in das Feld Wert eingeben ein und klicken Sie auf das Symbol Element hinzufügen Symbol "Element hinzufügen".
    2. Zum Entfernen eines Wert wählen Sie einen Wert aus der Liste Aktuelle Werte aus und klicken Sie auf das Symbol Ausgewählte Elemente entfernen Symbol "Ausgewählte Elemente entfernen".
    3. Zum Schluss klicken Sie auf Akzeptieren.
  10. Zum Hinzufügen oder Entfernen von Ausnahmen, klicken Sie auf "Ausnahmen".
    1. Um eine Ausnahme hinzuzufügen, klicken Sie auf "Neuen Wert hinzufügen" und wählen dann entweder "Aktiv" (für neue Datensätze) oder "Veraltet" (für alte Datensätze).
    2. Wählen Sie den gewünschten Wert in der Auswahlliste aus und klicken Sie auf "Akzeptieren".
    3. Fügen Sie beliebig viele Werte hinzu. Informationen zum Hinzufügen weiterer Auswahlmöglichkeiten, die ein Benutzer auswählen kann, finden Sie in "Auswahllisten" unten.
    4. Zum Entfernen einer Ausnahme markieren Sie diese und klicken Sie auf das Symbol Ausgewählte Elemente entfernen Symbol "Ausgewählte Elemente entfernen".
    5. Wenn Sie mit der Auswahl fertig sind, klicken Sie auf Akzeptieren.
  11. Geben Sie Anmerkungen in das Textfeld ein.
  12. Wenn Sie eine zusätzliche Markierung hinzufügen oder entfernen wollen, klicken Sie auf Ergänzende Markierung.
    1. Zum Hinzufügen einer ergänzenden Markierung wählen Sie einen Wert aus der Liste "Verfügbare Werte" und klicken auf den Pfeil nach rechts.
    2. Zum Entfernen einer ergänzenden Markierung wählen Sie einen Wert aus der Liste "Aktuelle Werte" und klicken auf den Pfeil nach links.
      Wichtig: Durch Klicken auf den Doppelpfeil nach rechts fügen Sie alle ergänzenden Markierungen hinzu, mit dem Doppelpfeil nach links entfernen Sie alle.
    3. Wenn Sie mit der Auswahl fertig sind, klicken Sie auf "Akzeptieren" und "Fertig stellen".
Wenn ein Benutzer einen Abschnitt oder ein Thema während des Klassifikationsschritts im Assistenten zum Deklarieren von Schriftstücken auswählt, füllt IBM Enterprise Records das Feld Abgeleitet von mit dem Namen des SCG, dem Ausgabedatum des SCG und dem Initiator des SCG aus.

Der IBM Enterprise Records-Installationsvorgang erstellt den ergänzenden Markierungssatz in Content Engine. Weitere Informationen zu ergänzenden Markierungen finden Sie in FileNet P8-Zugriffsberechtigungen.

Löschen einer Richtlinie für Sicherheitsklassifikationen

Wenn Sie ein SCG löschen, ist es nicht mehr zur Auswahl im Feld "Abgeleitet von" verfügbar, wenn Sie einen klassifizierten Datensatz deklarieren. Sie bleiben jedoch in den klassifizierten Akten, für die sie verwendet wurden, erhalten und werden im Feld "Abgeleitet von" angezeigt. Auch alle anderen von dieser Richtlinie abgeleiteten Werte für Eigenschaften wie Ereignisse, Ausnahmen, Gründe für Klassifizierung oder ursprüngliche Klassifikation bleiben in den entsprechenden Feldern bestehen.

Auswahllisten

Bei der Angabe von Werten für die Eigenschaften "Gründe für Klassifizierung" und "Ausnahmen" in einem Abschnitt oder einem Thema können Sie diese in den Listen "Aktiv" und "Veraltet" auswählen. Bei der ersten Installation von IBM Enterprise Records werden die Auswahllisten Aktiv installiert. Ihr Inhalt steht damit umgehend zur Verfügung. Die Auswahllisten "Veraltet" werden hingegen üblicherweise von einem Administrator auf eine Verordnung oder ein anderes Befugnis hin zu einem späteren Zeitpunkt hinzugefügt.
So fügen Sie ein Element zu einer Auswahlliste hinzu:
  1. Melden Sie sich als Administrator an Enterprise Manager (EM) an.
  2. Suchen Sie im Aktenplan-Objektspeicher, in dem die Klassifikationsrichtlinie enthalten ist, nach dem Ordner "Choice Lists" (Auswahllisten) und öffnen Sie ihn.
  3. Klicken Sie im rechten Fensterbereich auf die Eigenschaft "Gründe für Klassifizierung" oder "Ausnahmen".
  4. Klicken Sie auf "Eigenschaften".
  5. Öffnen Sie die Registerkarte "Auswahlobjekte".
  6. Wählen Sie entweder "Aktiv" oder "Veraltet" und klicken Sie auf "Objekt hinzufügen".
  7. Geben Sie in das Feld Anzeigename (Display Name) einen Wert ein, der in IBM Enterprise Records angezeigt werden soll (z. B. 1.1).
  8. Im Wertfeld geben Sie eine Beschreibung des Objekts ein (z. B. "Daten von ausländischer Regierung").
  9. Klicken Sie auf Hinzufügen.
  10. Wiederholen Sie für jedes hinzuzufügende Element Schritt 7 bis 9 und klicken Sie auf OK, um zur Registerkarte Auswahlobjekte zurückzukehren.

So ändern Sie eine Auswahlliste:

  1. Navigieren Sie wie oben beschrieben zur Registerkarte Auswahlobjekte.
  2. Auf der Registerkarte Auswahlobjekte haben Sie folgende Möglichkeiten:
    • Um ein Objekt zu entfernen, wählen Sie es aus und klicken auf "Entfernen".
    • Um ein Objekt zu bearbeiten, wählen Sie es aus und klicken auf "Bearbeiten".
    • Um die Objektreihenfolge zu ändern, wählen Sie ein Objekt aus und klicken auf "Nach oben" oder "Nach unten".
Wichtig: Wenn Sie eine komplette Auswahlliste Aktiv als veraltet deklarieren wollen, müssen Sie zuerst jedes Element manuell zur Liste nicht mehr unterstützter Elemente hinzufügen (siehe Schritt 7 bis 10 des Abschnitts "Auswahllisten" oben) und dann jedes Element aus der Auswahlliste Aktiv entfernen.


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Letzte Aktualisierung: August 2011


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