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将条目模板与文件夹相关联

文件类型类别

您可以将条目模板与一个或多个文件类型类别关联,以便只有在添加特定类型的文档时才使用该条目模板。可以使用文件类型类别站点首选项创建包含 MIME 类型列表的文件类型类别,其中每种 MIME 类型对应于一种文档类型。

以下各节介绍了指定文件类型类别后,Workplace XT 如何根据您使用拖动方法添加单个文档还是添加多个文档来确定相应的条目模板。

添加单个文档

以下流程可确定添加单个文档时应用文件夹的哪个关联条目模板。

  1. Workplace XT 可识别指定与文档类型匹配的文件类型的条目模板。
    • 如果只有一个匹配项,那么会使用匹配的条目模板添加文档。
    • 如果有多个匹配项,那么用户可从匹配的条目模板列表中进行选择。
  2. 如果指定文件类型的条目模板与文档类型都不匹配,那么 Workplace XT 会查找没有指定文件类型的条目模板。
    • 如果找到一个条目模板,那么会使用该条目模板添加文档。
    • 如果找到多个条目模板,那么用户可从条目模板列表中进行选择。
表 1. 添加单个文档时的方案示例。
用户想要添加此文档。 文件夹具有这些与其关联的条目模板。这些条目模板显示如下:条目模板名称:文件类型类别(MIME 类型引用的扩展名) 结果说明。
example.doc ET1:office(.doc 和 .xls)ET3:图像 (.jpg) ET4:书籍 (.pdf) ET5: 文档使用 ET1 添加。

ET1 是与扩展名为 .doc 的文档相关联的唯一条目模板。

example.doc ET3:图像 (.jpg) ET4:书籍 (.pdf) ET5:ET6: 用户可选择下列其中一个条目模板:ET5 ET6

由于具有文件类型类别关联(ET3 和 ET4)的条目模板不与扩展名为 .doc 的文档相关联,因此 Workplace XT 会查找没有文件类型类别的条目模板,并找到 ET5 和 ET6。

example.doc ET1:office(.doc 和 .xls)ET2:文档 (.doc) ET3:图像 (.jpg) ET4:书籍 (.pdf) ET5: 用户可选择下列其中一个条目模板:ET1 ET2

ET1 和 ET2 都与扩展名为 .doc 的文档相关联。即使条目模板不指定文件类型类别,ET5 也无法用于此文档,因为此文档已经与 ET1 和 ET2 相匹配。

example.doc ET3:图像 (.jpg) ET4:书籍 (.pdf) 无法将文档添加到此文件夹,因为该文件夹具有关联的条目模板,但条目模板未指定此文档类型。
example.doc   由于没有条目模板与此文件夹相关联,因此会使用标准的“添加文档”向导添加文档。
示例 ET1:office(.doc 和 .xls)ET5:ET7:无内容 () 文档使用 ET7 添加。

ET7 是与无内容文档(即没有 MIME 类型的文档)相关联的唯一条目模板。

示例 ET1:office(.doc 和 .xls)ET5: 文档使用 ET5 添加。

由于具有文件类型类别关联 (ET1) 的条目模板不与没有 MIME 类型的文档相关联,因此 Workplace XT 会查找没有文件类型类别的条目模板,并找到 ET5。

使用拖动方法添加多个文档

当用户一次添加多个文档时,选定文档可能包括多个文档类型。出现这种情况时,适用于一种文档类型的条目模板可能不适用于其他文档类型。如果 Workplace XT 无法识别一个或多个适用于正在添加的所有文档类型的条目模板,那么用户必须更改对文档所作的选择并重新开始。

然而,当同时将文档添加到与一个或多个条目模板关联的文件夹时,Workplace XT 会按文件类型类别对文档进行分组。在指定和更新文档属性之前,可从该组中除去文件类型类别组或文档。那些文档不会被添加。

当一次添加多个文档时,无法使用启动工作流程的条目模板。如果用户选择启动工作流程的条目模板,那么会发生错误,用户必须选择其他条目模板或通过一次添加一个文档的方式来添加这些文档。

以下流程可确定添加多个文档时应用文件夹的哪个关联条目模板。

  1. Workplace XT 可识别指定包含正在添加的文档类型之文件类型类别的条目模板。
    • 如果只有一个匹配项,那么会使用匹配的条目模板添加文档。如果所有条目模板都启动工作流程,那么用户必须单独添加文档。
    • 如果有多个匹配项,那么用户可从匹配的条目模板列表中进行选择。
    • 如果存在部分匹配,即至少一个条目模板指定的文件类型类别包含某些文档类型,那么无法同时添加选定文件。
  2. 如果指定文件类型类别的条目模板不指定任一文档的类型,那么 Workplace XT 会查找没有指定文件类型类别的条目模板,结果如下:
    • 如果找到一个条目模板,那么会使用该条目模板添加文档。
    • 如果找到多个条目模板,那么用户可从列表中选择其中一个条目模板。
表 2. 此表描述了使用拖放方法添加多个文档时的若干个方案。
用户想要添加这些文档。 文件夹具有这些与其关联的条目模板。这些条目模板显示如下:条目模板名称:文件类型类别(MIME 类型引用的扩展名) 用户会获得这些结果。
example.doc 和 example.xls ET1:office(.doc 和 .xls)ET2:文档 (.doc) ET3:图像 (.jpg) ET4:书籍 (.pdf) ET5: 文档使用 ET1 添加。
example.jpg 和 example.pdf ET1:office(.doc 和 .xls)ET2:文档 (.doc) ET5: 文档使用 ET5 添加。
example.doc 和 example.xls ET3:图像 (.jpg) ET4:书籍 (.pdf) 无法将文档添加到此文件夹,因为该文件夹具有关联的条目模板,但条目模板未指定这些文档类型。
example.doc、example.xls 和 example.jpg ET1:office(.doc 和 .xls)ET2:文档 (.doc) ET3:图像 (.jpg) ET5: 未添加文档,因为没有一个条目模板指定的文件类型与正在添加的文档的所有类型相匹配。

无法使用 ET5,因为正在添加的一个或多个文档的类型与指定的一个或多个条目模板文件类型相匹配。



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最近一次更新时间: 2011 年 7 月


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