Eine Akte ist eine Referenz auf Informationen und bietet Metadaten zum Verwalten der Informationen. Eine Akte kann Einstellungen von dem Container übernehmen, in dem Sie erstellt wurde. Beispielsweise kann die Akte den Dispositionszeitplan des übergeordneten Containers übernehmen. Akten können elektronisch oder physisch sein. Sowohl elektronische als auch physische Akten können als kritisch, d. h. besonders wichtig, eingestuft und als permanente Akten gekennzeichnet werden. Das DoD Chapter 4-Datenmodell ermöglicht die Deklaration von Akten mit einer Sicherheitsklassifikation (Streng geheim, Geheim, Vertraulich und Nicht klassifiziert.) Im PRO-Datenmodell können Akten mit den folgenden Klassifikationsstufen deklariert werden: Streng geheim, Geheim, Vertraulich, Beschränkt zugänglich und Nicht klassifiziert.
Basis- und DoD-Datenmodelle ermöglichen die Deklarierung von Akten, Akten in Kategorien, Aktenordnern und Bänden. Das PRO-Datenmodell ermöglicht die Deklarierung von Akten in Aktenordnern und Bänden.
Eine Schriftstücklöschung oder -aussonderung löscht nur die Version des Dokuments, auf die dieses Schriftstück verweist. Wenn es nur eine Dokumentversion gibt, wird die gesamte Dokumentversionsserie gelöscht. Wenn ein Dokument beispielsweise mehrere Versionen hat und eine Version als Schriftstück deklariert ist, wird zusammen mit dem Schriftstück nur die als Schriftstück deklarierte Version gelöscht. Andere Versionen, die nicht als Schriftstück deklariert sind oder die für ein anderes Schriftstück deklariert sind, werden nicht gelöscht.
Weitere Informationen zum Verwalten physischer Schriftstücke finden Sie in Physische Entitäten.
Dabei wählen Sie das wiederkehrende Ereignis, das die periodische Überprüfung oder Aktualisierung der kritischen Akten auslöst, sowie die Aktion, die bei Eintritt des Überprüfungsereignisses ausgeführt wird. Bei jedem Eintritt des wiederkehrenden Ereignisses wird der entsprechende Prüfungs-Workflow für kritischen Akten ausgelöst. Weitere Informationen hierzu finden Sie in Festlegen notwendiger Schriftstücke.
IBM Enterprise Records stellt einen Bericht namens "Zur Aussonderung anstehende notwendige Schriftstücke" bereit, in dem die notwendigen elektronischen Schriftstücke aufgelistet werden, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums für die Aussonderung vorgesehen sind. Weitere Informationen zu Berichten finden Sie in Erstellen von Berichten.
Permanente Akten sind Akten, deren Wert eine dauerhafte Aufbewahrung über die normale Aufbewahrungsfrist für Ihre Organisation hinaus rechtfertigt. Sie kennzeichnen ein Schriftstück als permanent, indem Sie die Eigenschaft Ständiger Schriftstückindikator auf Wahr setzen. Standardmäßig wird diese Eigenschaft für den Assistenten zum Deklarieren der Installation in IBM Enterprise Records nicht angezeigt. Wenn Sie eine Kategorie oder einen Ordner erstellen, wird die Eigenschaft Ständiger Schriftstückindikator standardmäßig angezeigt. Wenn in diesen Fällen die Eigenschaft nicht angezeigt werden soll, ändern Sie die Eigenschaft über Enterprise Manager in Ausgeblendet. Informationen zur Anzeige der Eigenschaft Ständiger Schriftstückindikator in Content Engine finden Sie in Anpassen der Anzeige von Eigenschaften.
Beachten Sie, dass mit der Eigenschaft Ständiger Schriftstückindikator kein bestimmtes Verhalten verbunden ist. Die Eigenschaft dient nur zu Informationszwecken. Das Schriftstück kann also auch gelöscht werden, wenn Ständiger Schriftstückindikator auf Wahr gesetzt ist.