Uma ligação representa uma relação entre duas
entidades.
As propriedades iniciais e finais da ligação definem a
relação.
Pode criar ligações entre as entidades do
IBM®
Enterprise Records
e outros objectos do
Content Engine
no Application Engine ou
Workplace XT. Um registo pode partilhar ligações
com outros registos, documentos e pastas de registos. Da mesma forma, uma pasta de registos pode partilhar
ligações com registos e pastas de registos no
IBM Enterprise
Records e no
Application Engine, ou
Workplace XT.
Ao criar ligações, pode criar referências ou associar
registos relacionados e informações, como notas, anexos e
recibos de entrega de correio electrónico, a um registo
especificado. Apenas os utilizadores autorizados têm
permissão para alterar ou eliminar ligações e associações. O IBM Enterprise
Records
suporta os seguintes tipos de ligações:
- Ligação da extracção Esta ligação
estabelece uma associação entre uma extracção e o registo
na qual esta teve origem. Pode utilizar extracções para
disponibilizar uma parte de um documento a utilizadores
específicos. Uma ligação de extracção pode ser criada entre
registos e entre um registo e um documento. A Ligação da extracção é utilizada para criar
uma referência para uma parte seleccionada do conteúdo do registo e não para todo o
conteúdo. Por exemplo, se pretender disponibilizar
determinadas partes de um documento de grandes dimensões a
utilizadores específicos, poderá criar um novo documento
que contenha detalhes seleccionados do documento
ascendente, declarar o documento descendente como um
registo e, em seguida, criar uma Ligação da extracção entre o
registo ascendente e o registo descendente.
- Ligação para a pasta de registo
híbrido Esta ligação estabelece uma relação
entre uma pasta híbrida e uma pasta física ou
electrónica. A ligação é útil para o modelo de dados PRO,
uma vez que o
IBM Enterprise
Records
utiliza uma única pasta que pode conter registos
electrónicos e marcadores físicos.
- Ligação para a cópia do registo
Esta ligação destina-se apenas a utilização interna e
estabelece uma associação entre o registo original e
diferentes cópias do original. O sistema cria
automaticamente esta ligação para um registo quando o
utilizador criar uma cópia desse registo. Tenha em atenção
que, quando é criada uma cópia de um registo, as ligações
associadas ao registo não são copiadas.
- Ligação Ver também de Pasta de registo Esta ligação estabelece uma associação entre
duas pastas relacionadas. A Ligação Ver também de Pasta de registo pode ser
estabelecida entre as pastas de registo do
IBM Enterprise
Records ou qualquer outra pasta
fora do IBM Enterprise
Records.
Além disso, esta ligação pode ser criada entre um registo e
uma pasta de registos. Por exemplo, pode utilizar a Ligação Ver também de Pasta
de registo para associar um registo com detalhes de folha de pagamentos a uma
pasta de registos Contas.
- Ligação Ver também de registos Esta
ligação estabelece uma associação entre registos com
conteúdo relacionado. Por exemplo, quando criar um registo
que contenha as entradas para Contas a pagar, pode ser
criada uma ligação Ver também correspondente para o registo
Contas a pagar. Quando procurar o registo Contas a pagar
tem a possibilidade de ver também este registo. Pode
estabelecer este tipo de ligação com registos ou documentos.
- Ligação de referência Esta ligação
estabelece uma associação entre um registo e as
respectivas referências. Uma ligação de referências pode ser criada com outros
registos, documentos ou pastas de registos com conteúdo associado. Uma Ligação de referência
é diferente de uma ligação Ver também. Uma Ligação de
referência faculta ligações para registos ou documentos que
tenham conteúdo associado como referência para um tópico,
enquanto que a ligação Ver também apresenta todos os registos
ou documentos que contêm informações com conteúdo
relacionado.
- Ligação de representação Esta ligação estabelece uma associação entre
um registo e as respectivas representações. Uma
representação consiste numa instância de um registo
apresentada noutro formato de software sem perda de
conteúdo. O conteúdo e a maior parte dos metadados são
idênticos.
As representações são utilizadas com a
finalidade de preservação, acesso ou visualização. Uma
representação de um documento pode ser criada utilizando
outra aplicação.
Tenha como exemplo um documento do Microsoft Word que já foi
declarado como um registo. Pretende converter este
documento do Word num documento PDF. Deve criar um novo
documento PDF através deste documento do Word e, em
seguida, declarar o documento PDF como um registo. Posteriormente,
estabeleça uma Ligação de representação entre os dois registos. Os utilizadores poderão ver as representações
existentes para este registo único.
Atenção: - Quando um registo com ligação é eliminado, todas as
ligações associadas desse registo são também eliminadas.
- Quando relocalizar, transferir ou exportar registos todas
as ligações entre os registos serão mantidas.