當您建立了一個記錄種類或記錄資料夾後,它將被標記為「使用中」。但您可以在建立某實體後,專門標記該實體為「非作用中」。
您無法新增實體至非作用中的種類或資料夾,且您在宣告記錄時亦看不到非作用中的種類或資料夾。
如果需要先審查並核准記錄種類或資料夾,再使其可供一般性使用,將實體標示為「非作用中」非常有用。
當標記某實體為「非作用中」時,它所有的子儲存器也自動標記為「非作用中」。您可在任何時候將「非作用中」的實體標記為「作用中」,但請注意它的子儲存器不會自動標記成「作用中」。您需要明確地將這些實體標記為「作用中」。您可對非作用中的實體執行其他所有作業,例如搜尋、擷取、使用或重新定位實體。您還可以對非作用中的實體開始實施處置動作。
如果要將一或多個儲存器標示為「作用中」,請執行下列動作:
- 瀏覽或搜尋您想標記為「作用中」的種類或資料夾。
- 選取名稱左側的勾選框。(您也可以用滑鼠右鍵按一下單一實體,改為使用功能表。)
- 從「複選動作」功能表中,選取「啟動」:

- 按一下「確定」,以確認成功啟動實體的訊息。
如果要將儲存器標示為「非作用中」,請執行下列動作:
- 瀏覽或搜尋您想標記為「非作用中」的種類或資料夾。
- 選取名稱左側的勾選框。(您也可以用滑鼠右鍵按一下單一實體,改為使用功能表。)
- 從「複選動作」功能表中,選取「停用」:
。
這個圖示會顯示在標示為非作用中的實體上。
- 輸入停用原因。
- 按一下「確定」,以確認成功停用實體的訊息。