IBM Enterprise Records, Versão 5.1.+            

Incluindo uma Pasta de Registro

É possível adicionar uma pasta de registro no nível mais baixo da categoria de registro. Isto significa que se uma categoria de registro contém uma subcategoria, você não pode adicionar uma pasta de registros nela. Também somente é possível adicionar uma pasta de registros em uma categoria ativa de registro. Você não pode criar uma subpasta sob uma pasta de registros. Uma pasta de registro somente pode conter volumes ou registros. O IBM® Enterprise Records é fornecido com quatro tipos de pastas de registro: pasta eletrônica, pasta física, caixa física e pasta híbrida. Seu local pode ter criado pastas adicionais personalizadas.

Na instalação PRO do IBM Enterprise Records, apenas um Gerenciador de Registros ou Administrador de Registros pode incluir uma pasta de registro. Nas instalações Dob e Base, além do Gerente de registros ou do Administrador de registros, usuários privilegiados podem adicionar uma pasta de registros. Se você não tem as permissões de segurança requeridas para criar uma pasta de registros, poderá iniciar o fluxo de trabalho Criar pasta de registros no Workplace. Quando você inicia este fluxo de trabalho, uma solicitação de criação de pasta de registro é enviada para o Gerente de registros para aprovação. Para obter informações adicionais, consulte Criando uma Pasta de Registro Usando um Fluxo de Trabalho. Por padrão, a nova pasta de registros recém criada herda todas as propriedades, exceto o Nome, Identificador e Data aberta, de sua entidade pai. Você pode alterar os valores herdados.
Atenção: Em qualquer nível de plano de arquivos, você não deve criar mais de 100 categorias de registro e pastas de registro (consulte Planos de arquivos para obter informações adicionais).

Para incluir uma pasta de registro:

  1. Efetue o login como o Gerenciador de Registros ou o Administrador de registros e navegue para o plano de arquivo para acessar a categoria de registro na qual deseja criar a pasta de registros.
  2. Clique em Incluir Pasta de Registro e execute as etapas a seguir.
    1. Para configurar a Classe, clique no tipo de pasta de registro que deseja criar, em seguida, clique em Avançar para continuar com a etapa Configurar Propriedades.
      • As pasta de registros eletrônicos pode armazenar registros eletrônicos e registros físicos.
      • As pastas de registros físicos podem armazenar registros físicos.
      • Caixa é para registros físicos e pode ser definida para modelar um depósito
      • As pastas de registros híbridos podem armazenar registros eletrônicos e registros físicos.
      Para obter informações adicionais sobre tipos de pasta, consulte Categorias, pastas e volumes.
    2. Para configurar Propriedades, insira ou modifique os valores de propriedade exibidos. Algumas propriedades podem ser editadas diretamente nessa página, enquanto outras exigem que você clique no nome da propriedade para editar os valores. Um asterisco vermelho indica que você precisa especificar um valor para aquela propriedade. Para obter mais informações sobre propriedades de exibição, consulte Referência de Propriedades. Se estiver inserindo um Padrão de registro que nomeia automaticamente os registros a serem adicionados na pasta, insira o padrão diretamente neste campo. Para obter ajuda na construção do padrão, consulte Incluindo um Padrão de Nomenclatura.
    3. Clique em Avançar para definir a agenda de disposição para a pasta de registros ou selecione outra etapa no painel esquerdo. Clique em Cancelar para sair do assistente Adicionar pasta de registros.
    4. Para configurar a Disposição, há três possibilidades. Uma agenda de disposição pode já ter sido pré-selecionada (a caixa Herdar está marcada). Uma agenda de disposição pode estar listada, mas a caixa Herdar não está marcada. Para usá-la, clique em Herdar. Pode não haver informações de disposição. Em todos os casos, clique em Procurar agenda para selecionar uma agenda ou alterá-la. Clique em Limpar agenda para deixar a disposição em branco por agora. Você pode rever as páginas de informações de qualquer agenda atribuída ao clicar no ícone Obter informações.
    5. Quando você procura uma agenda, clique em Selecionar abaixo do nome da agenda de disposição que deseja atribuir a esta pasta.
    6. Se necessário, especifique a Autoridade de disposição designada para o descarte da pasta de registros quando está estiver no prazo de descarte. Por padrão, a autoridade de disposição especificada para a agenda de disposição selecionada será automaticamente atribuída como a autoridade de disposição para a pasta de registros. Se uma autoridade de disposição não for definida para a agenda selecionada, a autoridade de disposição que você define para a pasta será aplicável. Se você decidir especificar agora a autoridade de disposição, e definir mais tarde o planejamento de disposição, a autoridade de disposição definida para a agenda irá sobrepor a autoridade de disposição que foi anteriormente definida para a pasta de registros.
      Atenção: Se a configuração de exibição em Preferências do Site ou Preferências do Usuário para Mostrar etapa dos registros vitais ao criar contêineres estiver configurada como Não, o programa ocultará a etapa Configurar Registro Vital, por isso, será possível ignorar a subetapa l.
    7. Se a configuração de preferência do site ou do usuário estiver configurada para mostrar a etapa Configurar Registro Vital, clique em Avançar para configurar o Registro Vital para a pasta de registro ou selecione outra etapa no painel esquerdo. Para obter mais informações, consulte os links Preferência do Usuário e Preferências do Site no final deste tópico.
    8. Para especificar que registros nesta pasta são vitais, selecione True no menu Indicador de Registro Vital. Se os registros criados na categoria de registro requerem revisões e atualizações contínuas, você pode marcar a pasta de registros como Vital nesta etapa. Todos os registros criados na pasta serão automaticamente classificados como Vitais.
    9. Se desejado, insira uma descrição dos registros vitais a serem adicionados nesta pasta de registro.
    10. No menu Ação de Revisão de Registro Vital, selecione a ação que será ativada com o ciclo de revisão ou atualização periódica dos registros vitais. O menu lista ações de Revisão Vital anteriormente criadas, conforme descrito no Incluindo uma Ação.
    11. No menu Ciclo de Revisão e Atualização do Registro Vital, selecione o evento que acionará a revisão ou atualização periódica dos registros vitais dentro da pasta. O menu lista eventos recorrentes anteriormente criados, conforme descrito no Incluindo um Acionador de Eventos Recorrentes.
    12. Clique em Avançar para definir a segurança e concluir a pasta.
    13. Para configurar a Segurança, revise as configurações de segurança existentes. Consulte Especificar configurações de segurança para obter informações sobre cada direito de acesso. As configurações de segurança determinam os grupos e usuários que podem acessar a pasta de registros e controlar as permissões concedidas a cada grupo ou usuário. As configurações de segurança especificadas aqui podem ser substituídas pelo Segurança do FileNet P8 configurado na entidade.
    14. Se você deseja alterar os direitos de acesso para um usuário ou grupo específico listado na página, clique no nome do usuário ou grupo na coluna Título. A página Configurações de Segurança é exibida, na qual é possível especificar as permissões de segurança de diferentes usuários e grupos.
    15. Para adicionar novos usuários ou grupos, clique em Adicionar novo. Para remover um usuário ou grupo existente da lista, selecione a opção Remover para aquele usuário ou grupo. Para obter informações adicionais, consulte Incluindo Usuários e Grupos em um Objeto.
    16. Para salvar as modificações nas configurações de segurança e concluir a criação da pasta de registros, clique em Concluir.
    17. Clique em OK para reconhecer a mensagem sobre a adição com êxito de uma pasta de registros e sair do assistente.


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Última atualização: Agosto 2011


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