IBM Enterprise Records, Versio 5.1.+            

Asiakirjakansion lisäys

Voit lisätä asiakirjakansion vain asiakirjaluokan alimman tason alle. Tämä tarkoittaa, että jos asiakirjaluokka sisältää aliluokan, siihen ei voi lisätä asiakirjakansiota. Asiakirjakansion voi lisätä vain aktiiviseen asiakirjaluokkaan. Asiakirjakansioon ei voi luoda alikansiota. Asiakirjakansio voi sisältää vain taltioita tai asiakirjoja. IBM Enterprise Records -ohjelman mukana toimitetaan neljänlajisia asiakirjakansioita. Niitä ovat sähköinen kansio, fyysinen kansio, fyysinen laatikko ja yhdistelmäkansio. Toimipaikkasi on ehkä luonut muita mukautettuja kansioita.

IBM Enterprise Records -ohjelman PRO-version asennuksessa vain asiakirjojen hallinnoija tai arkiston pääkäyttäjä voi lisätä asiakirjakansion. DoD- ja Base-asennuksissa asiakirjojen hallinnoijan ja arkiston pääkäyttäjän lisäksi käyttöoikeuden haltijat voivat lisätä asiakirjakansion. Jos sinulla ei ole asiakirjakansion luontiin vaadittavaa suojausoikeutta, voit aloittaa Luo asiakirjakansio -käsittelyreitin Workplace-komponentista. Kun käynnistät tämän käsittelyreitin, asiakirjakansion luontipyyntö lähetetään asiakirjojen hallinnoijalle hyväksyttäväksi. Lisätietoja on kohdassa Asiakirjakansion luonti käsittelyreitin avulla. Oletusarvon mukaan äskettäin luotu asiakirjakansio perii kaikki ominaisuudet paitsi nimen, tunnuksen ja avauspäivämäärän päätason yksiköstä. Voit muuttaa näitä perittyjä arvoja.
Huomautus: Millekään arkistonmuodostussuunnitelman tasolle ei saa luoda yli sataa asiakirjaluokkaa ja asiakirjakansiota (katso lisätietoja kohdasta Arkistonmuodostussuunnitelmat ).

Voit lisätä asiakirjakansion seuraavasti:

  1. Kirjaudu sisään asiakirjojen hallinnoijana tai arkiston pääkäyttäjänä ja selaa arkistonmuodostussuunnitelmaa, jotta saat sen asiakirjaluokan käyttöösi, johon haluat luoda asiakirjakansion.
  2. Valitse Lisää asiakirjakansio ja tee seuraavat toimet.
    1. Voit asettaa luokan napsauttamalla sen lajin asiakirjakansiosta, jonka haluat luoda, ja siirry sitten Määritä ominaisuudet -vaiheeseen valitsemalla Seuraava.
      • Sähköisiin asiakirjakansioihin voidaan tallentaa sekä sähköisiä että fyysisiä asiakirjoja.
      • Fyysisin asiakirjakansioihin voidaan tallentaa fyysisiä asiakirjoja.
      • Laatikko on fyysisille asiakirjoille ja se voidaan määrittää mallintamaan varastoa.
      • Yhdistelmäasiakirjakansioihin voidaan tallentaa sekä sähköisiä että fyysisiä asiakirjoja.
      Lisätietoja kansiolajeista on kohdassa Luokat, kansiot ja taltiot.
    2. Voit asettaa ominaisuudet antamalla ominaisuuksien arvoja tai muokkaamalla näkyvissä olevia ominaisuuksien arvoja. Joitakin ominaisuuksia voi muokata suoraan tällä sivulla. Toisien arvojen muokkaus edellyttää, että napsautat ominaisuuden nimeä. Punainen tähti osoittaa, että kyseiselle ominaisuudelle on määritettävä arvo. Lisätietoja näkyvissä olevista ominaisuuksista on kohdassa Ominaisuuksiin liittyvä viiteaineisto. Jos olet kirjoittamassa asiakirjamallia, joka nimeää kansioon lisättävät asiakirjat automaattisesti, kirjoita malli suoraan tähän kenttään. Lisätietoja mallin muodostuksesta on kohdassa Nimeämismallin lisäys.
    3. Aseta asiakirjakansion poistoaikataulu valitsemalla Seuraava tai valitse toinen vaihe vasemmasta ruudusta. Lopeta ohjattu asiakirjakansion lisäys valitsemalla Peruuta.
    4. On kolme tapaa asettaa arkistosta poisto. Arkistostapoistoaikataulu on ehkä jo valittu etukäteen (Peri-valintaruutu on valittu). Poistoaikataulu voi näkyä luettelossa, mutta Peri-valintaruutua ei ole valittu. Voit ottaa sen käyttöön valitsemalla Peri. Arkistostapoistotietoja ei ehkä ole. Kaikissa tapauksissa valitse poistoaikataulu tai muuta sitä valitsemalla Selaa aikataulua. Jätä arkistosta poisto tyhjäksi toistaiseksi valitsemalla Tyhjennä aikataulu. Voit tarkastella minkä tahansa määritetyn aikataulun tietosivuja napsauttamalla Nouda tiedot -kuvaketta.
    5. Kun etsit aikataulua selaamalla, valitse Valitse-vaihtoehto sen poistoaikataulun nimen alapuolelta, jonka haluat määrittää tähän kansioon.
    6. Määritä tarvittaessa arkistosta poiston valtuus, joka on määritetty asiakirjakansion poistoa varten, kun on sen poistoaika. Valitulle arkistostapoistoaikataululle määritetty arkistosta poiston valtuus määritetään oletusarvon mukaan automaattisesti asiakirjakansion arkistosta poiston valtuudeksi. Jos valitulle aikataululle ei ole asetettu arkistosta poiston valtuutta, kansiolle määrittämääsi arkistosta poiston valtuutta käytetään. Jos päätät määrittää arkistosta poiston valtuuden nyt ja asettaa poistoaikataulun myöhemmin, aikataululle asetettu arkistosta poiston valtuus ohittaa asiakirjakansiolle aiemmin asettamasi arkistosta poiston valtuuden.
      Huomautus: Jos Näytä tärkeiden asiakirjojen vaihe, kun luot säilöjä -kohdan Sivuston asetukset- tai Käyttäjän asetukset -näyttöasetukseksi on määritetty Ei, ohjelma piilottaa Määritä tärkeä asiakirja -vaiheen, jotta voit siirtyä alivaiheeseen 1.
    7. Jos käyttäjän tai sivuston asetusten mukaan Määritä tärkeä asiakirja -vaihe on määritetty näkymään, määritä asiakirjakansion tärkeä asiakirja valitsemalla Seuraava tai valitse toinen vaihe vasemmasta ruudusta. Saat lisätietoja napsauttamalla tämän ohjeaiheen lopussa olevia Käyttäjän asetukset- ja Sivuston asetukset -linkkejä.
    8. Voit määrittää tämän kansion asiakirjat tärkeiksi valitsemalla Tärkeän asiakirjan ilmaisin -valikosta vaihtoehdonTosi. Jos asiakirjakansioon luodut asiakirjat edellyttävät jatkuvaa arviointia ja päivitystä, voit merkitä asiakirjakansion tärkeäksi tässä vaiheessa. Kaikki kyseisessä kansiossa luodut asiakirjat luokitellaan silloin automaattisesti tärkeiksi.
    9. Kirjoita halutessasi tässä asiakirjakansiossa lisättävien tärkeiden asiakirjojen kuvaus.
    10. Valitse Tärkeän asiakirjan arviointitoiminto -valikosta toiminto, joka käynnistetään tärkeiden asiakirjojen jaksollisella arvioiti- tai päivitysjaksolla. Valikossa on luettelo aiemmin luoduista tärkeisiin asiakirjoihin liittyvistä toiminnoista, kuten kerrotaan kohdassa Toiminnon lisäys.
    11. Valitse Tärkeän asiakirjan arviointi- ja päivitysjakso -valikosta se tapahtuma, joka käynnistää kansiossa tärkeiden asiakirjojen jaksollisen arvioinnin tai päivityksen. Valikossa on luettelo aiemmin luoduista toistuvista tapahtumista, kuten kerrotaan kohdassa Toistuvan tapahtuman liipaisimen lisäys.
    12. Aseta suojaus ja lopeta kansion määritys valitsemalla Seuraava.
    13. Jos haluat asettaa suojauksen, arvioi nykyisiä suojausasetuksia. Lisätietoja kaikista käyttöoikeuksista on kohdassa Suojausasetusten määritys. Suojausasetukset määrittävät ryhmät ja käyttäjät, jotka voivat käyttää asiakirjakansiota, ja ne valvovat kullekin ryhmälle tai käyttäjälle myönnettyjä käyttöoikeuksia. Yksikössä asetetut suojausasetukset (FileNet P8 -suojaus) voivat ohittaa tässä määrittämäsi suojausasetukset.
    14. Jos haluat muuttaa sivun luettelossa näkyvän käyttäjän tai ryhmän käyttöoikeuksia, napsauta käyttäjän tai ryhmän nimeä Otsikko-sarakkeessa. Suojausasetukset-sivu näkyy. Siinä voit määrittää eri käyttäjien ja ryhmien suojausasetukset.
    15. Voit lisätä uusia käyttäjiä tai ryhmiä luetteloon valitsemalla Lisää uusi -vaihtoehdon. Voit poistaa aiemmin määritetyn käyttäjän tai ryhmän luettelosta valitsemalla kyseiselle käyttäjälle tai ryhmälle Poista-vaihtoehdon. Lisätietoja on kohdassa Käyttäjien ja ryhmien lisäys objektiin.
    16. Voit tallentaa suojausasetusten muutokset ja tehdä asiakirjakansion luonnin valmiiksi valitsemalla Valmis-vaihtoehdon.
    17. Kuittaa asiakirjakansion lisäyksen onnistumisesta kertova sanoma valitsemalla OK ja lopeta ohjattu toiminto.


Palaute

Päivitetty viimeksi: Elokuu 2011


© Copyright IBM Corp. 2011.
Tämä Information Center -sivusto perustuu Eclipse-tekniikkaan. (http://www.eclipse.org).