Typy záznamů slouží ke kategorizaci záznamů na základě jejich společných vlastností. Typy záznamů použijete, pokud by skupina záznamů existující v kategorii záznamů nebo složce záznamů měla mít plán odebrání, který se odlišuje od plánu, který je dané kategorii záznamů nebo složce záznamů aktuálně přidružen. Soubor se záznamem o zaměstnanci například můžete potřebovat uchovat pro účely účetnictví a mezd po dobu 12 let. Máte-li ale záznamy o hodnoceních výkonu, které stačí uchovat pouze po dobu 7 let, můžete vytvořit typ záznamu s jiným plánem odebrání. Jestliže tento typ záznamu přidružíte k záznamům o hodnoceních výkonu, zajistíte tím, aby záznamy o hodnoceních byly zničeny dříve než samotný soubor se záznamem o zaměstnanci.