Pode adicionar uma retenção de eliminação ao sistema ou modificar a mesma posteriormente.
Ao criar uma retenção de eliminação pode definir condições para as categorias de registo,
volumes, pastas de registo e registos. Um processo de varrimento de prazo de retenção agendado
determina se alguma das entidades cumpre as condições das retenções. Em caso afirmativo, a retenção é aplicada automaticamente. Uma retenção de eliminação sem quaisquer condições só pode ser aplicada manualmente. Também pode aplicar uma retenção condicional manualmente, mas poderá não ser possível
remover a mesma manualmente.
Consulte o tópico
Remover uma retenção de eliminação. As retenções condicionais também são referidas como retenções dinâmicas. As novas
entidades que cumprem as condições de uma retenção serão colocadas em retenção de modo
dinâmico durante a execução de Varrimento de prazo de retenção. Deverá definir
cuidadosamente os critérios utilizados para as retenções condicionais de forma a não
colocar acidentalmente várias entidades em retenção. Ao definir as condições da retenção,
utilize a ligação de pré-visualização para ver quais as entidades afectadas. A ligação
Pré-visualizar utilizar o modo de pesquisa Estático e os
resultados devolvidos podem não ser completos. Consulte o tópico
Personalizar a página de pesquisa para obter informações adicionais sobre
como definir resultados máximos para pesquisas estáticas.
Para adicionar uma retenção de eliminação:
- Inicie sessão como Gestor de registos ou Administrador de registos e aceda ao FPOS
no qual pretende criar uma retenção.
- Seleccione o separador
Eliminação.
- Faça clique em Prazos de
retenção:

- Faça clique em Adicionar Espera:

Para definir as propriedades da retenção:
- Introduza um nome para a retenção.
- Especifique um motivo para adicionar esta retenção.
- Seleccione o tipo de retenção.
- No menu Activo seleccione True se
pretender activar a retenção imediatamente. É necessário que a retenção esteja activa
para ser colocada numa entidade manualmente com a opção Varrimento de prazo de retenção. Seleccione False (a predefinição) para manter o estado inactivo.
- Faça clique em Seguinte para definir as condições que irão
colocar as retenções no Varrimento de prazo de retenção, ou faça clique em
Terminar (ou Cancelar).
Se terminar sem definir quaisquer condições, esta retenção só poderá ser colocada
manualmente. O Varrimento de prazo de retenção irá ignorar a retenção.
Definir condições (opcional)
Pode definir condições para registos, categorias, pastas de registos ou volumes.
Em cada um dos casos, pode especificar uma ou mais propriedades, um operador, um valor e
um tipo de associação para especificar as relações entre as várias propriedades.
Para os registos, também pode especificar uma pesquisa de conteúdo. Se definir condições
e a retenção estiver activa, o Varrimento de prazo de retenção irá aplicar
automaticamente a retenção às entidades que cumprem os critérios.
Para seleccionar um conjunto de propriedades:
- Faça clique no botão Alterar na entidade para a qual pretende
especificar condições.
- Nos menus, seleccione as propriedades que pretende utilizar.
- Quando concluir as definições, faça clique em Aceitar alterações.
Todos os tipos de entidades funcionam do mesmo modo. Após seleccionar o conjunto de propriedade com as quais pretende trabalhar utilize os
procedimentos seguintes.
Para definir critérios de propriedades:
- Em cada propriedade, seleccione um operador no menu. Os operadores disponíveis
alteram conforme o tipo de propriedade.
- Em cada propriedade, especifique um valor. Introduza texto livre, seleccione a partir
do menu ou seleccione uma data. (Consulte abaixo.)
- Defina a relação (tipo de associação) entre as duas propriedades. AND significa que
ambas têm de ser verdadeiras; OR significa que qualquer uma pode ser verdadeira.
Se não indicar o valor da propriedade este não será utilizado como critério, excepto se
seleccionar o operador IS NOT NULL.
Restrição: O filtro que define
estas condições não suporta os caracteres de percentagem (%)
ou E comercial (&).
Para seleccionar uma data:
- Faça clique no ícone de calendário.
- Faça clique no dia que pretende seleccionar. A predefinição é o dia actual.
- Faça clique em << ou em >> para alterar o ano, um
ano de cada vez, ou faça clique sem soltar para apresentar uma lista de anos.
Se o ano pretendido não for apresentado na lista, seleccione o ano mais próximo e, em
seguida, faça clique sem soltar novamente para obter uma nova lista.
- Faça clique em < ou > para alterar o mês, um mês de cada
vez, ou faça clique sem soltar para apresentar uma lista de meses.
Para remover informações de data previamente especificadas, faça clique em Limpar.
Atenção: Para os E.U.A o formato de data abreviado é mm/dd/aa.
Se o ano for superior a 29, a aplicação utiliza o ano 19XX.
Se o ano for 29 ou inferior, a aplicação guarda a data como 20XX.
Este aspecto pode ser problemático para os modelos de dados DoD Classified, uma vez
que a data de anulação da classificação pode ser 25 anos posterior à data actual. Em
2008, tal seria equivalente ao ano 2033 que seria guardado como 1933. Assim, para os
dados DoD Classified, o formato de data abreviado é alterado para mm/dd/yyyy. Esta alteração
é visível no assistente de classificação, na página de informações de classificação e na
páginas de acções. Os restantes formatos como Médio, Longo e Cheio continuam disponíveis. Para evitar problemas com datas, defina as preferências do
Application Engine ou do
Workplace XT para utilizar o formato de ano
completo. Tem de terminar sessão no IBM®
Enterprise Records e
iniciar sessão novamente para que a preferência seja aplicada imediatamente.
Para especificar conteúdo (apenas registos):
- Na caixa de texto Conteúdo inclui, introduza o texto a incluir na pesquisa. Consulte
o tópico Definir e executar uma pesquisa para obter sugestões adicionais.
- No menu em, seleccione Metadados (para
localizar texto nas propriedades do registo) ou Conteúdo (para
localizar texto no documento declarado).
- Defina o operador como AND para indicar que a entidade tem de
conter o texto introduzido E quaisquer propriedades (especificado acima) também têm de ser verdadeiras. Defina o operador como OR se as condições do conteúdo OU da propriedade tiverem de ser verdadeiras.
Para remover uma propriedade, execute um dos procedimentos seguintes:
- Faça clique em Alterar, seleccione a área em branco na parte
superior da lista de propriedades e faça clique em Aceitar
alterações para remover a propriedade imediatamente.
- Faça clique na caixa de verificação na coluna Remover para que a propriedade seja
removida quando terminar de adicionar ou actualizar a retenção.
Para
pré-visualizar as entidades de uma condição:
- Em cada tipo de entidade com valores condicionais, faça clique na respectiva ligação
Pré-visualizar para ver uma lista de entidades com as quais podem ser utilizadas as condições especificadas.
- Assinale a pré-visualização para se certificar de que está a colocar as retenções
apenas nas entidades requeridas. O número total de entidades apresentadas pode ser
equivalente às entidades definidas nas preferências de sítio do
Application Engine ou do
Workplace XT para o número máximo de itens
devolvidos nas pesquisas.
- Se necessário, introduza texto na caixa Filtro e faça clique em
Ir para reduzir o número de entidades apresentadas ou para ver um
conjunto de entidades específico. O filtro é baseado no nome da entidade. Os nomes de
entidades que contêm os caracteres introduzidos são mantidos na lista; os nomes restantes
não serão guardados.
- Faça clique em Repor para remover os caracteres introduzidos
e, em seguida, faça clique em Ir novamente para visualizar a lista completa.
- Faça clique na ligação Fechar quando concluir.
Modificar uma retenção de eliminação
Só pode editar ou remover condições de
retenção antes de o Varrimento de prazo de retenção aplicar uma retenção a uma entidade. Para modificar uma retenção de eliminação:
- Seleccione o separador
Eliminação.
- Faça clique em Prazos de retenção e localize a retenção. Para
obter uma lista com menos resultados, pode escrever os primeiros caracteres do nome
na caixa Filtro e faça clique em Ir.
- Seleccione Obter informações na retenção que pretende modificar.
- Na lista de páginas de informação, seleccione a página que pretende modificar e
utilize os procedimentos anteriores. Se modificar a segurança, consulte o tópico
Especificar definições de segurança.
- Faça clique em Aplicar quando terminar.