Kuittausten avulla seurataan tavallisesti, kenen käyttäjän hallussa luokitellun asiakirjan kopio on. Kuittauksia voidaan luoda myös luokittelemattomille asiakirjoille. Vaikka kuittaus seuraa luokitellun dokumentin sijaintia, itse kuittausta ei tavallisesti luokitella.
Jos kuittaus on paperiasiakirja, se voidaan vahvistaa fyysiseksi asiakirjaksi. Lisätietoja on ohjeaiheessa Fyysisen asiakirjan vahvistus asiakirjaksi. Voit lukea kuittauksen kuvanlukijalla ja vahvistaa luetun kuvan sähköiseksi asiakirjaksi tai luoda sähköisen tekstidokumentin ja vahvistaa sen asiakirjaksi. Jos haluat vahvistaa kuittauksen luokitelluksi asiakirjaksi, katso lisätietoja aiheesta Luokitellun asiakirjan vahvistus asiakirjaksi.
Kun kuittaus vahvistetaan asiakirjaksi, kuittaus liitetään seurattavaan asiakirjaan.
Voit vahvistaa kuittauksen asiakirjaksi seuraavasti:
- Aloita kuittauksen vahvistus asiakirjaksi samalla tavalla kuin muita dokumentteja asiakirjaksi vahvistettaessa.
- Napsauta Määritä ominaisuudet -vaiheessa ReceiptOf-painiketta.
- Etsi kuittauksen seuraama luokiteltu asiakirja selaamalla ja valitse se.
- Tee asiakirjaksi vahvistus loppuun samalla tavalla kuin muita dokumentteja asiakirjaksi vahvistettaessa.
Kun olet vahvistanut kuittauksen asiakirjaksi, kuittauksen Ominaisuudet-näkymän Kuittaus kohteelle -kentässä näkyy sen asiakirjan nimi, jota kuittaus seuraa.
Huomaa, että voit muuttaa kyseistä arvoa napsauttamalla Kuittaus kohteelle -painiketta tai tyhjentää määrityksen napsauttamalla Tyhjennä-painiketta.
Asiakirjan Tiedot-näkymän Asiakirjan lisätiedot -osassa on Kuittauksen tila -kenttä, jossa näkyy jokin seuraavista tiedoista:
- Ei mitään: asiakirjaa ei ole määritetty minkään muun asiakirjan kuittaukseksi.
- Liitetty: sen asiakirjan tila ei ole muuttunut, johon kuittaus on liitetty; kuittaus on edelleen liitettynä seurattavaan asiakirjaan.
- Pääobjekti siirretty: liitetty asiakirja on siirretty käyttämällä normaalia arkistosta poistoa.
- Pääobjekti tuhottu: liitetty asiakirja on tuhottu käyttämällä normaalia arkistosta poistoa.
- Pääobjektin luokitus poistettu: Valtuutettu käyttäjä on poistanut liitetyn asiakirjan luokituksen. Lisätietoja on kolmannessa huomautuksessa seuraavassa.
- Pääobjektin luokitusta laskettu: Valtuutettu käyttäjä on laskenut liitetyn asiakirjan luokitusta. Lisätietoja on kolmannessa huomautuksessa seuraavassa.
- Pääobjekti poistettu: liitetty asiakirja on poistettu manuaalisesti.
Pääobjekti viittaa tässä yhteydessä kuittaukseen liitettyyn asiakirjaan, ei kansioon.
Huomautus: Kuittauksen tila -kentässä näkyy arvo Ei mitään, jos asiakirja ei ole kuittaus. Luokitellun asiakirjan Ominaisuudet-näkymässä näkyvät asiakirjaan liitettyjen kuittausten nimet (jos liitettyjä kuittauksia on). Luokitellun asiakirjan Kuittauksen tila -kentässä näkyy arvo Ei mitään, koska asiakirja, johon on liitetty kuittauksia, ei voi olla toisen asiakirjan kuittaus. Asiakirjalla voi olla useita kuittauksia, mutta kuittaus voidaan liittää vain yhteen asiakirjaan.
- Aktiiviseen luokiteltuun asiakirjaan liitettyä kuittausta ei voi poistaa arkistosta.
- Kun asiakirjan luokitusta lasketaan tai luokitus poistetaan, järjestelmä poistaa kuittaukseen osoittavan linkin. Jos haluat jatkaa asiakirjan seurantaa, sinun on vahvistettava uusi asiakirja sen asiakirjan kuittaukseksi, jonka luokitusta on laskettu tai jonka luokitus on poistettu.