W przypadku wysyłania poczty elektronicznej ze zintegrowanej aplikacji Microsoft
Office, która korzysta z narzędzia FileNet Integration for Microsoft Office, można wysłać
odsyłacz hipertekstowy do dokumentu lub do kopii dokumentu. Można również przeciągnąć jeden albo większą liczbę dokumentów ze składnicy obiektów do otwartej wiadomości e-mail w
zintegrowanej aplikacji Outlook. Te dokumenty są kopiami oryginalnych dokumentów i są dodawane jako załączniki e-mail lub jako
odsyłacze hipertekstowe.
Dokumenty można przeciągać do aplikacji innych niż Microsoft; jednak aplikacja FileNet
Integration for Microsoft Office nie rozpoznaje tych dokumentów.
Odbiorcy wiadomości e-mail zawierającej odsyłacz hipertekstowy muszą zalogować się, zanim będą mogli otworzyć element wskazywany
przez odsyłacz i muszą mieć prawa dostępu do wyświetlania elementu. Odbiorcy wiadomości e-mail z załącznikiem mogą otwierać załączony dokument
bez konieczności logowania się.
Wskazówka: Po przesłaniu odsyłacza hipertekstowego do dokumentu z widoku listy jego kliknięcie powoduje
otwarcie wersji released lub current dokumentu, nawet jeśli dokument zostanie następnie zaktualizowany. W zintegrowanej aplikacji Outlook (korzystającej z Integration for
Microsoft Office) można otworzyć serię wersji konkretnego dokumentu i przeciągnąć
kopię konkretnej wersji do wiadomości e-mail jako załącznik. W przypadku wybierania konkretnej wersji jednocześnie można przeciągać
tylko jeden dokument.
Podczas wysyłania obiektu jako odsyłacza
hipertekstowego nazwa dokumentu lub folderu, z wyłączeniem znaków specjalnych, jest wyświetlana jako tekst odsyłacza hipertekstowego. Na
przykład, jeśli nazwa dokumentu brzmi MyDocument, wyświetlany jest tekst MyDocument.
Po wysłaniu dokumentu jako
załącznika wiadomości e-mail tytuł dokumentu jest używany jako opis załącznika wiadomości e-mail.
Tytuł może być jednak inny, jeśli
używany jest zestaw znaków inny niż określony ustawieniami regionalnymi i językowymi. Na przykład, w przypadku wysłania dokumentu z angielskim
tytułem jest on używany jako opis załącznika wiadomości e-mail. Z kolei w przypadku użycia programu
Lotus Notes, jeśli wybrano angielskie ustawienia narodowe klienta i wysłano dokument z japońskim
tytułem dokumentu, jako opis załącznika wiadomości e-mail zostanie użyty opis angielski, np. WorkplaceXT1234.doc.
Uwaga: Aby użyć działania Wyślij e-mail, musisz ustawić program Microsoft
Outlook lub Lotus Notes jako domyślnego klienta poczty elektronicznej dla przeglądarki WWW.
Aby wysłać odsyłacz hipertekstowy lub załącznik:
Tabela 1. Ta tabela przedstawia opcje menu dostępne podczas korzystania ze zintegrowanych aplikacji Office. Aplikacje Office korzystające z FileNet Integration for Microsoft Office |
Aplikacje Office |
Outlook |
- Otwórz aplikację.
- Znajdź kartę IBM ECM i kliknij przycisk Przeglądaj.
- Kliknij prawym przyciskiem myszy dokumenty, które zamierzasz wysłać pocztą, a następnie wybierz jedną z następujących opcji:
- Kliknij opcję Wyślij plik jako odsyłacz, aby wysłać odsyłacz hipertekstowy dla wybranego dokumentu. Jeśli
ustawienie Dodaj załącznik tylko jako odsyłacz jest włączone w preferencji serwisu, wówczas jest to jedyna dostępna
opcja.
- Kliknij opcję Wyślij plik jako kopię, aby wysłać kopię wybranego dokumentu.
W przypadku
przeciągania dokumentów do otwartej wiadomości e-mail dokumenty mogą być dodawane jako załączniki lub jako odsyłacze
hipertekstowe. Wybierz dokumenty, naciśnij klawisz Alt i przeciągnij dokumenty.
- Przed
wysłaniem wiadomości należy wypełnić pola wiadomości.
|
- Otwórz nową wiadomość e-mail.
- Znajdź kartę IBM ECM i kliknij przycisk Przeglądaj.
- Wykonaj jedną z następujących czynności:
Wyślij wiele dokumentów: wybierz co najmniej jeden dokument do wysłania jako
załączniki e-mail, a następnie przeciągnij
je do wiadomości e-mail.
Wyślij jeden dokument: kliknij prawym przyciskiem myszy jeden dokument, który zamierzasz wysłać, a
następnie wybierz jedną z poniższych opcji:
- Kliknij opcję Załącz plik jako odsyłacz, aby wysłać odsyłacz hipertekstowy dla wybranego dokumentu. Jeśli
ustawienie Dodaj załącznik tylko jako odsyłacz jest włączone w preferencji serwisu, wówczas jest to jedyna dostępna
opcja.
- Kliknij opcję Załącz plik jako kopię, aby wysłać kopię wybranego dokumentu.
- Przed
wysłaniem wiadomości należy wypełnić pola wiadomości.
|