Vi sono diversi modi in cui un amministratore può personalizzare IBM® Enterprise
Records in relazione ai flussi di lavoro, ai modelli di immissione per la dichiarazione
dei record, alle ricerche e ai report.
Personalizzazione di classi e proprietà
IBM Enterprise
Records supporta la suddivisione in sottoclassi di alcune classi di entità. È possibile aggiungere sottoclassi delle seguenti classi:
- Cartella record elettronici
- Cartella record ibridi
- Contenitore fisico
- Box
- Cartella record fisici
Le sottoclassi vengono create nel caso in cui siano necessarie proprietà aggiuntive (personalizzate)
applicabili solo a un sottoinsieme di una classe fornita da
IBM Enterprise
Records o qualora sia necessario operare solo su un
sottoinsieme (ad esempio nel caso della sottoscrizione a eventi o a eventi di verifica per una sottoclasse).
È possibile inoltre aggiungere proprietà personalizzate a classi esistenti e modificare le modalità di visualizzazione delle proprietà nell'applicazione IBM Enterprise
Records (ad esempio, è possibile modificare il nome di visualizzazione di una proprietà e specificarne i valori predefiniti). Per informazioni, vedere Creazione di sottoclassi, Aggiunta di proprietà alle classi e Personalizzazione della visualizzazione delle proprietà.
Personalizzazione dei flussi di lavoro
IBM Enterprise
Records fornisce flussi di lavoro che automatizzano l'esecuzione di attività di gestione dei record, quali la revisione delle entità prima della loro distruzione. I flussi di lavoro possono essere personalizzati in base ai processi della propria organizzazione.
Ad esempio, è possibile aggiungere una nuova fase, eliminarne una esistente o modificare la sequenza degli eventi di un flusso di lavoro modificandone la definizione. Se i processi aziendali della propria organizzazione richiedono flussi di lavoro diversi da quelli inclusi in
IBM Enterprise
Records, è possibile crearne di nuovi.
Per informazioni, vedere
Creazione e modifica dei flussi di lavoro.
Personalizzazione dei modelli di immissione per la dichiarazione dei record
Per rendere più efficiente il processo di dichiarazione dei record, è possibile creare modelli di immissione per tale processo. I modelli possono contenere informazioni predefinite, quali classi di record, posizione del piano file e proprietà, nonché nascondere alcune pagine della procedura guidata per accelerare il processo di immissione o impedire che altri utenti visualizzino i valori preimpostati.
IBM Enterprise
Records include un modello di immissione per la dichiarazione dei record fisici. È possibile modificare questo modello e crearne di nuovi per la dichiarazione dei record fisici e dei record elettronici. Quando
si salva un modello di immissione per la dichiarazione dei record fisici, accertarsi di collocare il relativo file nella cartella
FPOS\RecordsManagement\Templates in modo da renderlo visibile
nell'applicazione
IBM Enterprise
Records. Vedere
Creazione di un modello di immissione per la dichiarazione dei record fisici e
Creazione di un modello di immissione per la dichiarazione dei record.
Personalizzazione delle ricerche
L'applicazione IBM Enterprise
Records include la scheda Ricerca che consente agli utenti di trovare rapidamente le entità all'interno di un piano file. Per consentire agli utenti finali di eseguire ricerche più complesse, è possibile tuttavia creare sia ricerche memorizzate che modelli di ricerca. Le ricerche memorizzate sono ricerche complete che vengono eseguite automaticamente se selezionate da un utente.
I modelli di ricerca sono ricerche parzialmente completate che consentono l'interazione dell'utente. In IBM Enterprise
Records è disponibile un modello di ricerca che include criteri di ricerca per
alcune caratteristiche comuni di un'entità specifiche di IBM Enterprise
Records. Quando si salva una ricerca memorizzata o un modello di ricerca da utilizzare in IBM Enterprise
Records, accertarsi di impostare il valore della proprietà Nome applicazione su IBM Enterprise
Records.
Personalizzazione dei report
IBM Enterprise
Records include una serie di report che offrono una visione statistica delle varie attività eseguite con
IBM Enterprise
Records. I report possono essere personalizzati, ad esempio aggiungendo o eliminando campi o modificandone i parametri, oppure è possibile creare nuovi report che verranno visualizzati nell'applicazione
IBM Enterprise
Records.
Per ulteriori informazioni, consultare
Personalizzazione di un report e
Creazione di un report.