Heu de conèixer la informació sobre les causes comunes dels errors que es poden trobar quan s'utilitza l'Eina d'importació i exportació de plans de fitxers de l'IBM® Enterprise Records, així com reduir la probabilitat de trobar errors.
Si creeu manualment un fitxer XML per utilitzar-lo en importar un pla de fitxers, cal que baseu el fitxer en l'esquema XML que proporciona IBM.
Després de crear manualment un fitxer XML, és molt recomanable executar l'Eina d'importació i exportació de plans de fitxer en mode de validació. L'eina en mode de validació llegeix un fitxer XML i verifica que el fitxer no contingui errors o problemes de no compliment. (Consulteu Utilització de l'Eina d'importació i exportació de plans de fitxers per obtenir informació detallada sobre el mode de validació).
Algunes de les opcions que estan disponibles quan es crea manualment un fitxer XML es detallen als apartats Herència de planificacions de subcategoria i Propietat ConditionXML.
Durant les importacions de modificacions menors en un nombre petit d'entitats, recomanem especificar Action="Modify" al fitxer XML per a les entitats, en lloc de fer canvis al fitxer XML original. A més a més, si s'utilitza el mode Update es podrà identificar més fàcilment les actualitzacions posteriors a partir de les importacions inicials completes.
Al fitxer XML que creeu, utilitzeu la propietat DisposalScheduleInheritedFrom per indicar si la categoria de registres hereta la planificació de disposició del pare: Per exemple:
<RecordCategory Name="myCat2" Level="2" ParentPath="/myCat1"> <Properties> <Property Name="AGGREGATION" Value="RecordCategory" /> <Property Name="IsPermanentRecord" Value="false" /> <Property Name="IsVitalRecord" Value="false" /> <Property Name="CurrentPhaseExportFormat"></Property> <Property Name="IsDeleted" Value="false" /> <Property Name="HomeLocation"></Property> <Property Name="VitalRecordReviewAction"></Property> <Property Name="IncrementedBy" Value="1" /> <Property Name="RecordCategoryName" Value="myCat2" /> <Property Name="DisposalScheduleInheritedFrom" Value="/myCat1" /> <Property Name="Reviewer" Value="ylin" /> <Property Name="RecordCategoryIdentifier" Value="myCat2" /> <Property Name="VitalRecordDisposalTrigger"></Property> <Property Name="Inactive" Value="false" /> <Property Name="Location"></Property> <Property Name="DateOpened" Value="2006-03-07T14:16:00-08:00" /> <Property Name="DisposalSchedule"> <ObjectRef ClassId="DisposalSchedule" ObjectId="myDispSchedule" /> </Property> </Properties> </RecordCategory>Hi ha quatre situacions en les quals es pot utilitzar la propietat DisposalScheduleInheritedFrom, com s'indica tot seguit:
<Property Name="DisposalScheduleInheritedFrom" Value="/myCat1" />
<Phases> <RMEntity Type="Phase" Name="myPhase1"> <Properties> <Property Name="PhaseAction"></Property> <Property Name="RetentionPeriodDays" Value="0" /> <Property Name="RetentionPeriodYears" Value="10" /> <Property Name="RMEntityDescription"> Value="my phase 1" /> <Property Name="RetentionPeriodMonths" Value="0" /> <Property Name="PhaseNumber" Value="1" /> <Property Name="ExportFormat"></Property> <Property Name="IsScreeningRequired" Value="true" /> <Property Name="DisposalSchedulePtr"> <ObjectRef ClassId="DisposalSchedule" ObjectId="myDispSchedule" /> </Property> <Property Name="PhaseName" Value="myPhase1" /> <ObjectValue Type="AlternateRetention"> <Properties> <Property Name="RetentionBase" Value="CutoffDate" /> <Property Name="ConditionXML" Value="<response xmlns="http://filenet.com/namespaces/wcm/apps/1.0"><objectset><count>1</count><customobject><properties><property><symname>ClosedBy</symname><operator>IEQUAL</perator><value>Administrator</value></property></properties><aggregation></aggregation><sql> AND ([ClosedBy] = 'Administrator')</sql> </customobject></objectset></response>" /> <Property Name="RetentionPeriodMonths" Value="0" /> <Property Name="RetentionPeriodYears" Value="5" /> <Property Name="RetentionPeriodDays" Value="0" /> </Property> </ObjectValue> <ObjectValue Type="AlternateRetention"> <Properties> <Property Name="RetentionBase" Value="DateClosed" /> <Property Name="ConditionXML" Value="<response xmlns="http://filenet.com/namespaces/wcm/apps/1.0"><objectset><count>1</count><customobject><properties><property><symname>RMEntityDescription</symname><operator>LKE</perator><value>something</value></property></properties><aggregation></aggregation><sql> AND ([RMEntityDescription] LIKE '%something%')</sql> </customobject></objectset></response>" /> <Property Name="RetentionPeriodMonths" Value="0" /> <Property Name="RetentionPeriodYears" Value="5" /> <Property Name="RetentionPeriodDays" Value="0" /> </Properties> </ObjectValue> </Property </Properties> <RMEntity> </Phases>
<DisposalTriggers> <RMEntity Type="DisposalTrigger" Name="Date Created"> <Properties> <Property Name="DisposalTriggerName" Value="Date Created" /> <Property Name="EventType" Value="3" /> <Property Name="CycleYears" Value="0" /> <Property Name="CycleDays" Value="0" /> <Property Name="AGGREGATION" Value="RecordInfo" /> <Property Name="ConditionXML" Value="<response xmlns="http://filenet.com/namespaces/wcm/apps/1.0"><objectset><count>1</count><customobject><properties><property><symname>DateCreated</symname><displayname>Date Created</displayname><propertytype>3</propertytype><value/><operator>IS NOT NULL</operator><jointype>AND</jointype></property></properties><aggregation>RecordInfo</aggregation><sql> SELECT OIID , ID , RMENTITYTYPE FROM RecordInfo WHERE ( DateCreated IS NOT NULL )</sql></customobject></objectset></response>"/> <Property Name="CycleMonths" Value="0" /> </Properties> </RMEntity> </DisposalTriggers>
<Holds> <RMEntity Type="RecordHold" Name="dynamic Hold"> <Properties> <Property Name="Active" Value="true" /> <Property Name="HoldName" Value="dynamic Hold" /> <Property Name="HoldReason" Value="dynamic Hold" /> <Property Name="ConditionXML" Value="<response xmlns="http://filenet.com/namespaces/wcm/apps/1.0"><objectset><count>2</count><customobject><properties><property><symname>RecordCategoryName</symname><displayname>Record Category Name</displayname><propertytype>8</propertytype><selectable>true</selectable><value>dynamic</value><operator>like</operator><jointype>AND</jointype></property></properties><aggregation>RecordCategory</aggregation><sql> SELECT ro.[RecordCategoryName] , ro.[RecordCategoryName] FROM RecordCategory ro Where ro.[RecordCategoryName] like '%dynamic%' </sql>< /customobject><customobject><properties><property><symname>RecordFolderName</symname><displayname>Record Folder Name</displayname><propertytype>8</propertytype><selectable>true</selectable><value>dynamic</value><operator>like</operator><jointype>AND</jointype></property></properties><aggregation>RecordFolder</aggregation><sql> SELECT ro.[RecordFolderName] , ro.[RecordFolderName] FROM RecordFolder ro Where ro.[RecordFolderName] like '%dynamic%' </sql></customobject></objectset></response>" /> <Property Name="HoldType" Value="Audit" /> </Properties> </RMEntity> </Holds>
<RMEntity Type="Phase" Name="phase 1"> <Properties> <Property Name="PhaseAction"></Property> <Property Name="PhaseNumber" Value="1" /> <Property Name="ExportFormat"></Property> <Property Name="IsScreeningRequired" Value="false" /> <Property Name="DisposalSchedulePtr"> <ObjectRef ClassId="DisposalSchedule" ObjectId="mySchedule" /> </Property> <Property Name="PhaseName" Value="phase 1" /> <Property Name="RMEntityDescription" /> <Property Name="RetentionPeriodMonths" /> <Property Name="RetentionPeriodYears" /> <Property Name="RetentionPeriodDays" /> <Property Name="AlternateRetentions"> <ObjectValue Type="AlternateRetention"> <Properties> <Property Name="RetentionBase" Value="CutoffDate" /> <Property Name="ConditionXML" Value="<response xmlns="http://filenet.com/namespaces/wcm/apps/1.0"><objectset><count>1</count><customobject><properties><property><symname>CurrentActionType</symname><operator>IS EQUAL</operator><value>6</value></property></properties><aggregation></aggregation><sql> AND ([CurrentActionType] = 6)</sql> </customobject></objectset></response>" /> <Property Name="RetentionPeriodMonths" Value="0" /> <Property Name="RetentionPeriodYears" Value="2" /> <Property Name="RetentionPeriodDays" Value="0" /> </Properties> </ObjectValue> </Property> </Properties> </RMEntity>