Da es nicht möglich ist, physische (analoge) Einheiten online zu sichten, müssen Sie veranlassen, dass Ihnen diese zugesandt werden. Dieser Prozess, der als Entnahme bezeichnet wird, startet auch den Workflow zur Verwaltung physischer Schriftstücke (Physical Records Management - PRM), der überwacht, wo die Entitäten sich in jeder Phase befinden. Es können einzelne Akten (jeweils eine) oder aber ganze Container mit physischen Objekten ausgecheckt werden.
Der PRM-Workflow umfasst den gesamten Zyklus, angegangen von der Reservierung über den Empfang und die Freigabe an den nächsten Benutzer (Leihnehmer). Der Workflow überwacht auch auftretende Verzögerungen bei Zustellung/Empfang und Freigabe. Darüber hinaus überwacht er auch die Einheiten, die während des Transit oder bei ihrem aktuellen Besitzer verloren gehen. Diese Überwachung des Verbleibs von Entitäten anhand des PRM-Workflow erfordert natürlich, dass alle Beteiligten jeweils präzise notieren, wo sich die Einheit befindet, indem sie auf die in ihrem Posteingang eintreffenden Aufgaben prompt reagieren.
Sie können physische Entitäten über Application Engine, Workplace XT oder IBM® Enterprise Records entnehmen. Wenn Sie Workplace dazu verwenden, navigieren Sie zum FPOS und öffnen dort den Records Management-Ordner.
Öffnen Sie dann den Aktenplanordner und navigieren Sie zum Objekt.
Informationen über den Auscheck-Status einer Einheit erfahren Sie über ihr Symbol "Informationen abrufen" und die Seite "Detail". Im Abschnitt "Physisch" dieser Seite können Sie den Standort der Einheit, ihren Ausgangsstandort (Ablageort), den Auscheck-Status und den Leihnehmer sehen.
Falls die Einheit einen Barcode aufweist, können Sie ihren Auscheck-Status auch über die Option "Physische Objekte scannen" auf der Registerkarte "Physisch" überprüfen.
Weitere Informationen finden Sie in Scannen einer physischen Entität. Schließlich können Sie auch die Schaltfläche "Status" im PRM-Workflow klicken, um den Status über die Tracker-Anwendung zu ermitteln.
Posteingänge innerhalb des PRM-Workflow
Während die Entität den Workflow durchläuft und von verschiedenen Benutzern in Empfang genommen und wieder freigegeben wird, werden Arbeitselemente generiert. Manche davon werden im Posteingang eines bestimmten Benutzers, andere in öffentlichen Posteingängen angezeigt. Wer Einblick in öffentlichen Posteingänge hat, wer einen Workflow-Schritt öffnen und wer den Auscheck-Status über die Scanfunktion sehen kann, hängt von den Benutzer- und Gruppen-Sicherheitseinstellungen ab. Der PRM-Workflow kann die folgenden öffentlichen Posteingänge mit Arbeitselementen füllen.
- PhysicalEntitiesKeeperQueue - Standardmäßig ist der "Hüter" der Prüfer des Ablageorts der Einheit, weshalb das Vorgangsobjekt zur Freigabe einer Einheit in seinem Posteingang landet. Wenn der Ablageort keinen Prüfer aufweist, gehen die Vorgangsobjekte dieses Ablageorts an den öffentlichen Posteingang PhysicalEntitiesKeeperQueue.
Benutzer, die Zugriff auf diesen Posteingang haben, können die Vorgangsobjekte zur Freigabe der Einheiten auswählen und sie bei Rückgabe wieder entgegennehmen.
- PhysicalEntitiesWaitQueue - Ein Arbeitselement wird in diese Warteschlange gestellt, um anzuzeigen, welcher Benutzer ein Element angefordert hat und wohin es zugestellt werden soll.
Dieser Status wird nur dem Benutzer angezeigt, der die Einheit als erster in Empfang nehmen soll. Es erfolgt keine Interaktion mit dem Vorgangsobjekt. Es bleibt so lange im Posteingang, bis der Leihnehmer den Empfang des Objekts bestätigt.
- PhysicalEntitiesReserveQueue - Vorgangsobjekte, die durch Anforderungen von weiteren Benutzern (nach dem ersten Benutzer) generiert werden, gehen in die Reserve-Warteschlange. Nachdem der Benutzer in der Warteschlange das Objekt freigibt, kommt als nächster derjenige mit dem frühesten Reservierungsdatum an die Reihe.
- PhysicalEntitiesDeliveryQueue - Wenn der aktuelle Entitätsinhaber beim Freigeben einer Entität "Zustelldienst" als Zustellmodus auswählt, wird ein Arbeitselement an den öffentlichen Posteingang "PhysicalEntitiesDeliveryQueue" gesendet. Benutzer mit Zugriffsrecht auf diesen Posteingang sind dann für die Zustellung der Einheit an den nächsten Benutzer verantwortlich.
- PhysicalEntitiesFindLostQueue - Wenn der aktuelle Entitätsinhaber auf einen Empfangsschritt mit Nicht erhalten antwortet oder wenn der Zustellservice angibt, dass eine Entität verloren ging, wird ein Arbeitselement an den öffentlichen Posteingang "PhysicalEntitiesFindLostQueue" gesendet. Benutzer, die Zugriff auf diesen Posteingang haben, können auf das Vorgangsobjekt klicken und seinen Status angeben. Wenn der Benutzer oder die Gruppe die Einheit nicht finden kann und ihren Status als "permanent verloren" angibt, dann werden die Benutzer in der PhysicalEntitiesWaitQueue und der PhysicalEntitiesReserveQueue davon in Kenntnis gesetzt, dass die Einheit nunmehr den Status "Verloren" aufweist.
Außerdem werden alle für die betroffene Einheit gestarteten Workflows beendet.
Nachdem eine Entität als permanent verloren markiert wurde, gibt es keine Möglichkeit anzugeben, dass sie später wieder gefunden wurde. Das heißt: Jeder Versuch, die verlorene Einheit in Zukunft auszuchecken, wird mit der Nachricht quittiert, dass sie verloren sei.
Auscheck-Verfahren
Die Entnahme einer Entität beginnt mit der Auswahl der Option
Starten/Entnehmen im Kontextmenü. Danach tauchen Vorgangsobjekte in den persönlichen Posteingängen der Teilnehmer oder in den öffentlichen Posteingängen auf. Beim erstmaligen Auschecken einer Einheit zeigt das System, dass der Benutzer, der die Einheit anfordert, sie vom angegebenen Standort ausgecheckt hat. Jedoch muss der Hüter das Objekt erst freigeben, bevor es vom Leihnehmer in Empfang genommen werden kann.
- Wenn ein Element bereits entnommen wurde, können weitere anfordernde Benutzer ein Reservierungsdatum festlegen. Das Reservierungsdatum dient der Priorisierung mehrfacher Anforderungen. Die Weitergabe der Einheit an andere Benutzer erfolgt nach dem Reservierungsdatum, das bei den Vorgangsobjekten in der PhysicalEntitiesReserveQueue vermerkt ist.
Das System wartet nicht bis zum Reservierungsdatum, bis es neue Vorgangsobjekte erstellt.
- Wenn der Hüter oder der momentane Besitzer einen Zustelldienst anfordert statt einer manuellen Lieferung, dann wird ein Vorgangsobjekt in die Lieferwarteschlange gestellt. Der Zustelldienst liefert dann die Einheit aus oder meldet sie als verloren. Wenn der Hüter oder der Zustelldienst die Zustellung des Objekts meldet, erhält der Leihnehmer ein Vorgangsobjekt "Empfangen". Wenn der Zustelldienst das Objekt als verloren meldet, geht ein Vorgangsobjekt in die Find Lost-Warteschlange.
- Wenn der anfordernde Benutzer das Vorgangsobjekt "Empfangen" abschließt, indem er meldet, dass es eingegangen ist, dann tritt ein Vorgangsobjekt "Freigeben" an die Stelle des Objekts "Empfangen". Wenn der Benutzer meldet, dass das Objekt nicht empfangen wurde, geht ein Vorgangsobjekt in die Find Lost-Warteschlange.
- Die Find-Lost-Gruppe findet dann das Objekt und stellt es zu - oder sie meldet es also permanent verloren. Das Auffinden und die Zustellung des Objekts generiert ein Vorgangsobjekt "Empfangen" im Posteingang des Benutzers. Die Nachricht über den Verlust des Objekts sendet eine Nachricht an die betroffenen Teilnehmer (Benutzer in den Warte- und Reserve-Warteschlangen). Alle verbleibenden Vorgangsobjekte werden beendet. Eine permanente Verlustanzeige sollte nur erstattet werden, wenn auszuschließen ist, dass das Objekt irgendwann wieder gefunden wird. Denn, wie bereits erwähnt, kann ein als verloren gemeldetes Objekt später nichts als "wiedergefunden" erklärt werden. Das heißt: Jeder Versuch, die verlorene Einheit in Zukunft auszuchecken, wird mit der Nachricht quittiert, dass sie verloren sei.
- Wenn der aktuelle Besitzer der Einheit seine Arbeit an dem Objekt beendet hat, schließt er oder sie das Vorgangsobjekt "Freigabe" ab und stellt die Einheit der nächsten Person oder dem Hüter zu, der dann das Vorgangsobjekt "Empfangen" abschließt.
- Wenn Sie versuchen, eine Einheit auszuchecken, deren übergeordneter Container ausgecheckt ist, erhalten Sie eine entsprechende Nachricht. Sie können dann nichts anderes tun als das Startschritt-Fenster zu schließen. Sie können dann entweder den übergeordneten Container auschecken, womit Sie sich in die Warteschlange einreihen, oder Sie können zu einem späteren Zeitpunkt nochmals versuchen, die Einheit auszuchecken.
- Wenn Sie umgekehrt versuchen, einen Container auszuchecken, bei dem ein oder mehr untergeordnete Einheiten ausgecheckt sind, erhalten Sie eine ähnliche Nachricht. Auch in diesem Fall bleibt Ihnen nichts andres übrig, als es später wieder zu versuchen.
Workflow starten
So entnehmen Sie ein physisches Objekt:
- Klicken Sie in Application Engine, Workplace XT oder IBM Enterprise Records mit der rechten Maustaste auf den Namen der physischen Entität und wählen Sie Starten/Entnehmen aus.
- Klicken Sie auf Starten unter dem Namen des Workflow-Abonnements, das Sie verwenden wollen. Mit jedem physischen Einheitentyp wird ein Standardabonnement geliefert.
- Führen Sie den restlichen Schritt Starten/Entnehmen aus.
- Nach Abschluss des Schritts Starten/Entnehmen schließen Sie das Fenster, in dem die Workflowsubskriptionen aufgelistet sind.
Die verschiedenen Schritte des Workflows haben einige Objekte gemein.
Tabelle 1. WorkflowschritteElemente von Workflowschritten |
Beschreibung |
Anweisungen |
Am oberen Rand des Fensters sollten Anleitungen zum Abschließen des jeweiligen Schritts angegeben sein. Dieser werden vom Workflow-Designer zusammengestellt.
Wenn Sie keine Anweisungen sehen, klicken Sie auf den Pfeil neben der Bezeichnung "Anweisungen". |
Entitätsname |
Wenn die Einheit ein Container ist, können Sie auf den Namen klicken, um den Container zu öffnen und seinen Inhalt anzuzeigen. Ist die Einheit eine einzelne physische Akte, so verfügt sie über keinen Inhalt und beim Klicken auf ihren Namen wird eine entsprechende Nachricht angezeigt. |
Kommentare |
Sie können einen Kommentar direkt in das Kommentarfeld eingeben oder auf das gelbe Symbol unten im Textfeld klicken, um ein größeres Fenster zum Eingeben oder Lesen von längeren Kommentaren ohne Betätigung der Bildlaufleiste zu öffnen. |
Menü "Aktion" |
Die Einträge in diesem Menü variieren je nach Schritt.
Informationen zu den einzelnen Schritt-Typen finden Sie unten. Außerdem sollten die Anweisungen im oberen Bereich des Workflow-Fensters Ihnen bei der Auswahl helfen. |
Speicherort |
Klicken Sie auf Speicherort, um eine diesbezügliche Liste einzublenden. Klicken Sie auf "Auswählen" unterhalb des Orts, an den eine Einheit zugestellt werden soll. |
Reservierungsdatum |
Klicken Sie auf das Kalendersymbol, um das Datum auszuwählen, für das Sie eine Einheit reservieren wollen. Wenn die Einheit momentan nicht ausgecheckt ist, müssen Sie das heutige Datum wählen. Ist sie ausgecheckt, können Sie das heutige oder ein Datum in der Zukunft wählen. Allerdings zeigt das System nicht notwendigerweise das von Ihnen gewählte Datum an. Das System legt Reservierungsdaten fest, wenn die Einheit von einem Ort zum anderen wechselt. |
Informationsspalten |
Verschiedene Schritte können anzeigen, wer das Objekt hatte, wo es sich befindet, die Reservierungs- und Anforderungsdaten und wer es als nächstes bekommen soll. |
Schaltflächen Anwenden und Schließen |
Sie können Informationen ändern, diese Änderungen anwenden und anschließend das Fenster schließen, ohne weitere Aktionen durchzuführen. Die Vorgangsobjekte verbleiben im selben Posteingang. Dies ist nützlich, wenn Sie ein Objekt als vorübergehend verloren melden wollen, jedoch meinen, dass es wieder auftauchen wird. Dies verhindert eine "permanentere" Aktion, die mit der Schaltfläche "Abschließen" ausgelöst würde. |
Schaltfläche Neu zuweisen |
Diese Schaltfläche öffnet ein Fenster, in dem Sie einen anderen Benutzer zur Ausführung des Schritts bestimmen können. Geben Sie die Anfangsbuchstaben des Namens ein und klicken Sie auf Suchen. Wählen Sie den Benutzer aus und klicken Sie auf Fortfahren. |
Schaltfläche Status |
Diese Schaltfläche öffnet die Tracker-Anwendung. |
Schaltfläche Abgeschlossen |
Die Schaltfläche Abgeschlossen schließt den Workflowschritt ab. Dies ist die Standardauswahl. |
Der Startschritt
So führen Sie den Startschritt aus:
- Klicken Sie auf "Speicherort" unterhalb des Orts, an den eine Einheit zugestellt werden soll.
- Klicken Sie zum Einstellen des Datums auf das Kalendersymbol. Wenn die Einheit momentan nicht ausgecheckt ist, müssen Sie das heutige Datum wählen. Wenn die Einheit ausgecheckt ist, können Sie das heutige oder ein künftiges Datum wählen. Das Reservierungsdatum dient der Priorisierung mehrfacher Anforderungen.
- Klicken Sie auf "Starten", um den Workflow anzustoßen, oder auf "Schließen", um das Fenster zu schließen.
Der Empfangsschritt
Ein Empfangsschritt ist als Genehmigungsschritt in Ihrem Posteinfang aufgeführt, doch beim Öffnen lautet der Seitentitel
Empfangsschritt. Sie erhalten diesen Schritt, wenn der frühere Benutzer (bzw. der Hüter) das Objekt freigibt und Sie der Nächste in der Reihe sind.
Wenn Sie das Objekt noch nicht erhalten haben, können Sie sehen, wer es zustellen wird, wo es zuletzt gewesen ist, und wie es geliefert wird. Wenn das Objekt nach einer vernünftigen Zeit nicht bei Ihnen eintrifft, können Sie diesen Umstand melden. Dies generiert dann ein Vorgangsobjekt für die Find-Lost-Warteschlange. Wenn Sie der Hüter sind, erhalten Sie einen Schritt "Empfangen", sobald der letzte Besitzer das Objekt freigibt. So führen Sie den Empfangsschritt aus:
- Wählen Sie die entsprechende Aktion. Wenn Sie die Einheit erhalten haben, wählen Sie Erhalten aus und andernfalls Nicht erhalten.
- Schließen Sie den Schritt durch Auswahl der entsprechenden Schaltfläche ab. Weitere Informationen finden Sie in den Optionen unter Workflow starten.
Achtung: Möglicherweise haben Sie die Entität nicht erhalten, weil der Zustellservice eine Verzögerung verursacht hat oder weil ein Benutzer die Entität zurzeit entnommen hat. Es ist auch möglich, dass die Entität bei der Übertragung verloren gegangen ist. In einer solchen Situation erhalten Sie ein Vorgangsobjekt mit einer Nachricht über den Status.
Der Freigabeschritt
Ein Freigabeschritt ist als Genehmigungsschritt in Ihrem Posteinfang aufgeführt, doch beim Öffnen lautet der Seitentitel
Freigabeschritt. Der Freigabeschritt muss vom aktuellen Besitzer abgeschlossen werden. Dies kann entweder der Hüter sein oder aber der Benutzer, der das Objekt ausgecheckt hat. Sie geben die Zustellmethode an sowie eine etwaige Verzögerung in der Zustellung oder den Verlust des Objekts. Zustellen des Objekts an den anfordernden Benutzer am Auscheck-Ort. So führen Sie den Freigabeschritt aus:
- Geben Sie bei der Freigabe der Entität gegebenenfalls die Verzögerung in
Stunden ein.
- Geben Sie einen Kommentar ein, etwa den Grund für die Verzögerung.
- Geben Sie die entsprechende Option aus der Aktionsliste ein.
- "Manuell zustellen": Die Einheit wird dem nächsten Benutzer manuell zugestellt.
- Wählen Sie "Verloren", wenn Sie nichts über den Verbleib der Einheit wissen. Ein Vorgangsobjekt wird an den öffentlichen Posteingang PhysicalEntitiesFindLostQueue gesandt.
- Wählen Sie "Zustelldienst", wenn Sie einen Zustelldienst verwenden wollen. Ein Vorgangsobjekt wird an den öffentlichen Posteingang PhysicalEntitiesDeliveryQueue gesandt.
- Wählen Sie "Verzögerung", wenn Sie eine Verzögerungszeit eingegeben haben.
Eine Verzögerungsnachricht wird an alle Benutzer in der Warteschlange gesandt.
- Schließen Sie den Schritt durch Auswahl der entsprechenden Schaltfläche ab. Weitere Informationen finden Sie in den Optionen unter Workflow starten.
Warteschlangenschritt
Wenn ein Benutzer eine Einheit reserviert hat und als Nächster an der Reihe ist, zeigt das Vorgangsobjekt in der Warteschlange seinen Namen als den anfordernden Benutzer.
Benutzer mit Zugriffsrecht auf diese Warteschlange können die Informationen sehen, aber es gibt nichts abzuschließen. So zeigen Sie den Warteschlangenschritt an:
- Klicken Sie auf das Vorgangsobjekt im öffentlichen Posteingang PhysicalEntitiesWaitQueue.
- Nachdem Sie das Arbeitselement überprüft haben, klicken Sie auf Schließen.
Reservewarteschlangenschritt
Der öffentliche Posteingang PhysicalEntitiesReserveQueue enthält Vorgangsobjekte für jeden Benutzer, der auf eine Lieferung wartet. Autorisierte Benutzer können jedes Vorgangsobjekt öffnen, um zu sehen, wer die Entität angefordert hat, ihre Anforderungsdaten und die angeforderten Standorte. Sie können die Reservierungsdaten ändern - und somit die Priorität der Benutzer. So führen Sie den Reservewarteschlangenschritt aus:
- Klicken Sie auf das Vorgangsobjekt im öffentlichen Posteingang PhysicalEntitiesReserveQueue.
- Optional können Sie das Reservierungsdatum ändern und damit die Priorität der Benutzer, die auf das Objekt warten.
- Klicken Sie auf "Anwenden" und dann auf "Schließen".
Schritt "Nach verlorenem Objekt suchen"
Wenn eine Einheit als verloren erklärt wird, sendet das System ein Vorgangsobjekt an den öffentlichen Posteingang PhysicalEntitiesFindLostQueue. Wenn Sie berechtigt sind, auf diesen Posteingang zuzugreifen, können Sie auf das Arbeitselement klicken, um die Seite
Fehlenden Schritt suchen anzuzeigen und den Status zu aktualisieren. Entweder Sie finden die Einheit und liefern Sie aus, oder Sie erklären sie als permanent verloren. Dies benachrichtigt alle betroffenen Benutzer und beendet alle für diese Einheit gestarteten PRM-Workflows. Wenn ein Benutzer versucht, für diese Einheit einen Workflow zu starten, sendet das System automatisch eine Benachrichtigung über den Status "Verloren". So führen Sie den Schritt
Nach verlorenem Objekt suchen aus:
- Geben Sie Ihre Kommentare ein.
- Wählen Sie im Menü Aktion den Eintrag Verloren aus, wenn Sie die Entität als permanent verloren deklarieren wollen. Wählen Sie "Zugestellt", wenn Sie die Einheit gefunden und sie an den Benutzer im Feld "Angefordert von" zugestellt haben.
- Schließen Sie den Schritt durch Auswahl der entsprechenden Schaltfläche ab. Weitere Informationen finden Sie in den Optionen unter Workflow starten.
Nachdem eine Entität als permanent verloren markiert wurde, gibt es keine Möglichkeit anzugeben, dass sie später wieder gefunden wurde. Jeder weitere Versuch, die verlorene Entität zu entnehmen, wird mit der Nachricht quittiert, dass sie verloren sei. Wenn es sich bei dem verlorenen Objekt um einen Container handelt, der später gefunden wurde, kann sein Inhalt nicht ausgecheckt werden. Jeder Benutzer, der versucht, Objekte aus einem früher verlorenen Container auszuchecken, erhält eine Nachricht, dass die übergeordnete Einheit ausgecheckt ist.
Zustelldienst-Schritt
Wenn ein Benutzer den Zustelldienst zum Versenden einer physischen Einheit auswählt, sendet das System ein Vorgangsobjekt an den öffentlichen Posteingang PhysicalEntitiesDeliveryQueue. Wenn Sie berechtigt sind, auf diesen öffentlichen Posteingang zuzugreifen, können Sie auf das Arbeitselement klicken, um den
Bereitstellungsschritt auszuführen. So führen Sie den Bereitstellungsschritt aus:
- Geben Sie etwaige Kommentare ein.
- Wählen Sie aus der Liste Aktion die Option Verloren aus, wenn Sie die Entität nicht finden und bereitstellen können. Ein Vorgangsobjekt wird an den öffentlichen Posteingang PhysicalEntitiesFindLostQueue gesandt. Gegebenenfalls meldet diese Gruppe, dass die Einheit permanent verloren ist. Wählen Sie "Zugestellt", wenn Sie die Einheit dem Benutzer, der sie angefordert hat, zugestellt haben.
- Schließen Sie den Schritt durch Auswahl der entsprechenden Schaltfläche ab. Weitere Informationen finden Sie in den Optionen unter Workflow starten.
Der Nachrichtsschritt
Die Seite mit dem Nachrichtsschritt benachrichtigt Sie über den Status der physischen Einheit, für die Sie den PRM-Workflow gestartet haben. Diese Seite wird als ein Vorgangsobjekt in Ihren Posteingang versandt. Sie erhalten sie in den folgenden Situationen:
- Der aktuelle Besitzer der Einheit hat ihre Freigabe verzögert.
- Die Einheit wurde vom Zustellservice oder vom aktuellen Besitzer verlegt
- Im PRM-Workflow ist ein Fehler aufgetreten.
- Die über- oder untergeordnete Einheit der angeforderten Einheit ist schon ausgecheckt worden und es wurden keine Vorgangsobjekte an eine Warteschlange gesandt. (Die Warte- und Reservewarteschlangen werden nur verwendet, wenn die Einheiten übereinstimmen.)
- Die Einheit, für den Sie den Workflow gestartet haben, ist keine physische Einheit.
Zum Abschließen des Meldungsschritts klicken Sie auf
"Abschließen".