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Profile hinzufügen oder bearbeiten

Mit den Sitevorgaben für Profile wird das Verfahren festgelegt, mit dem Microsoft® Outlook-Objekte, wie beispielsweise Nachrichten und Kalenderobjekte, in einem Objektspeicher abgelegt werden. Sie haben die Möglichkeit, neue Profile hinzuzufügen oder vorhandene Profile zu ändern. Die folgenden Überschriften beziehen sich auf die Einstellungen.

Allgemein

Verwenden Sie die Felder Profilname und Profilbeschreibung, um ein Profil zu bezeichnen. Wenn Sie ein vorhandenes Profil bearbeiten, geben Sie die aktualisierten Informationen in diese Felder ein. Der Profilname, den Sie in diese Felder eintragen, wird in einer Profilliste angezeigt, wenn Benutzer ein E-Mail-Objekt über Outlook hinzufügen.

Klicken Sie auf Zugriffsrolle auswählen, um festzulegen, welche Benutzergruppen Zugriff auf die Profile erhalten, die von Ihnen erstellt oder bearbeitet werden.

Neben den einzelnen Optionen können Sie festlegen, ob diese Optionen während des Hinzufügens geändert werden können. Wenn Benutzer ein Profil auswählen, während eine E-Mail-Nachricht hinzugefügt wird, werden die von Ihnen festgelegten Optionen für E-Mail-Nachrichten im Profil angezeigt. Die drei Optionen, mit denen festgelegt wird, ob Benutzer Einstellungen ändern können, sind Bearbeitbar, Schreibgeschützt undAusblenden:

E-Mail-Nachrichtenoptionen

Optionen für Anlagen

Da Outlook-Objekte oft eine oder mehrere Anlagen enthalten, bei denen es sich um unterschiedliche Dateitypen handelt, können Sie eine komplette E-Mail-Nachricht als Ganzes oder jede Anlage separat hinzufügen. Dieser Bereich bietet Optionen, die es ermöglichen, Anlagen als unabhängige Objekte in einem Objektspeicher abzulegen.

Schriftstückoptionen deklarieren

Diese Option ist nur auf Systemen verfügbar, die für IBM® InfoSphere Enterprise Records konfiguriert wurden.

Wählen Sie Ja, wenn Sie die Option Als einzelnes Schriftstück deklarieren verwenden wollen, um eine komplette E-Mail-Nachricht und ihre Anlagen als einzelnes Schriftstück zu deklarieren. Der Deklarationsvorgang wird ausgeführt, wenn das letzte Outlook-Objekt erfolgreich in einem Objektspeicher abgelegt wurde.

Anmerkung:
  • Wenn Sie Ja und Ausblenden wählen, ist die Einstellung für Benutzer nicht sichtbar und die Benutzer haben möglicherweise keine Kenntnis davon, dass die komplette E-Mail-Nachricht sowie Anlagen als einzelnes Schriftstück deklariert werden können.
  • Wenn Sie ein Erfassungsvorlage einem Outlook-Objekt (.msg-, .txt-Datei oder Anlagen) zuweisen und diese Option aktivieren, verwenden Sie keine Erfassungsvorlage mit der Festlegung Obligatorisch deklarieren. Wenn dies geschieht, wird die Option Als einzelnes Schriftstück deklarieren inaktiviert. Sie müssen für die Erfassungsvorlage ein optionales Deklarationsverhalten für die Nachricht festlegen, falls diese hinzugefügt wird, da es sich hierbei um die letzte Komponente handelt, die in einem Objektspeicher abgelegt wird. Wenn Sie alle Outlook-Objekte als .txt-Dateien und nicht als .msg-Dateien hinzufügen, haben Sie auch die Möglichkeit, das Deklarationsverhalten für das Textobjekt festzulegen.


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Letzte Aktualisierung: Juli 2011


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