Puede declarar registros mediante Application Engine, Workplace XT, IBM® Enterprise Records, Integración de la aplicación, o de forma automática.
Puede declarar registros de diversos modos, como por ejemplo:
En el caso de una instalación DoD o básica puede declarar un registro de un volumen, una carpeta de registros o una categoría de registro; en una instalación PRO puede declarar un registro en una carpeta de registros o un volumen. Para declarar un registro necesita asegurar que la entidad donde declara el registro está abierta.
Si declara un registro en una carpeta de registros, aquél se asigna automáticamente al volumen activo que existe en esa carpeta. El último volumen creado siempre es el volumen activo hasta que se cierra. Si necesita declarar un registro en un volumen cerrado, vuelva a abrir el volumen y seleccione manualmente el volumen reabierto.
Si declara un documento como registro y el documento tiene más de una versión, tiene varias opciones para la creación del registro de la serie de documentos. Sin embargo, sólo puede declarar un máximo de 16 versiones de documento como registro único.
Para agilizar el proceso de declarar registros, el asistente Declarar como registro y las plantillas de entrada Declarar como registro admiten la asignación automática de valores de propiedades del documento al registro. Si un documento se declara como registro, los nombres simbólicos de la propiedad de clase de documento se comparan con los nombres simbólicos de la propiedad de clase de registro. Si los nombres coinciden, el valor de la propiedad de documento se asigna automáticamente como valor a la propiedad de registro coincidente. Por ejemplo, si la clase de documento tiene la propiedad "Color" y la clase de registro también tiene la propiedad "Color", el valor de la propiedad de documento se asignará automáticamente a la propiedad de registro. De igual modo, si declara un mensaje de correo electrónico de Outlook mediante la clase de registro de correo electrónico predeterminado, los valores de las propiedades Asunto, A, CC, De, Enviado el y Recibido el se asignarán automáticamente.
La asignación de propiedades se produce independientemente de si la plantilla de entrada muestra el paso Definir propiedades de registro. En los casos en que se seleccione la declaración de más de una versión de un documento, la asignación de propiedades se basa en la versión más reciente del documento que se haya seleccionado para la acción de declarar. Las versiones diferentes de un documento pueden tener clases y propiedades diferentes. Las propiedades siempre se asignan según las propiedades de la versión más reciente del documento.
Las reglas siguientes describen cómo funciona la asignación para una propiedad que es común para las clases de registro y el documento: