Gràcies a una estructura jeràrquica de classes, subclasses, objectes i propietats, l'IBM® Enterprise Records permet realitzar activitats de gestió de registres.
Totes les classes de l'IBM Enterprise Records es deriven de la classe Carpeta que hi ha a sota del magatzem d'objectes de l'IBM Enterprise Records. La classe Carpeta s'utilitza per derivar totes les classes de contenidor de l'IBM Enterprise Records. La classe Carpeta de l'RM és una subclasse de la classe Carpeta. La classe Carpeta de l'RM conté classes i subclasses que ajuda a mantenir registres a l'IBM Enterprise Records. Podeu crear i afegir qualsevol nombre de subclasses a les classes Carpeta de registres electrònics, Carpeta de registres híbrids, Contenidor físic, Caixa i Carpeta de registres físics.
Podeu utilitzar l'Enterprise Manager per veure l'estructura de la jerarquia de classes de l'IBM Enterprise Records d'un magatzem d'objectes.
A la llista següent es descriuen les classes de l'IBM Enterprise Records amb descripcions breus de cada classe i subclasse:
La classe Carpeta és la classe pare de totes les altres classes de l'IBM Enterprise Records. La funció bàsica de l'IBM Enterprise Records depèn d'aquesta classe Carpeta, que té totes les propietats que ajuden en el procés de gestió de registres.
La carpeta de l'RM és la classe base per a totes les classes de carpetes creades a l'aplicació IBM Enterprise Records. La classe Carpeta de l'RM es deriva de la classe pare Carpeta. Las classes de contenidor que es descriuen tot seguit són subclasses de la classe Carpeta de l'RM: Arrel d'esquema de classificació, Pla de fitxers, Contenidor d'ubicacions, Categories de registres, Carpetes de registres i Volum.
La classe Arrel d'esquema de classificació representa els objectes de pla de fitxers de l'IBM Enterprise Records de la carpeta arrel. Només hi ha un objecte per a l'objecte d'esquema de classificació al magatzem d'objectes. Tots els objectes d'esquema de classificació s'omplen sota la carpeta arrel d'esquemes de classificació.
La classe Pla de fitxers habilita un agrupament jeràrquic de diversos tipus de carpetes, com ara categories de registres i carpetes de registres, dins un pla de fitxers. Podeu crear moltes categories de registres i carpetes de registres en un pla de fitxers.
La classe Contenidor d'ubicacions s'utilitza per fer el seguiment de l'accés i l'ús d'un registre carregat. Podeu crear moltes ubicacions amb aquesta classe.
La classe Categoria de registres s'organitza, normalment en una estructura jeràrquica, per reflectir i permetre les activitats empresarials d'una organització. Pot tenir Carpeta de registres i Categoria de registres com a subcarpetes. La classe Categoria de registres actua com a contenidor que pot contenir una categoria de registres o una carpeta de registres com a filla de primer nivell, amb la qual cosa es compleixen els requisits de PRO. Tot i això, d'acord amb el requisit de DoD, també es pot incloure RecordInfo com a fill de primer nivell de la classe Categoria de registres.
La classe Carpeta de registres s'utilitza per crear subclasses, com ara ElectronicRecordFolder, PhysicalContainer, PhysicalRecordFolder i HybridRecordFolder. Tot seguit es descriuen breument les classes derivades de la classe RecordFolder:
La classe Volum actua com a titular dels registres.
A banda d'utilitzar les classes esmentades anteriorment, l'IBM Enterprise Records també utilitza la classe Document i les seves subclasses, la classe Registre i Transcripció. Registre electrònic i Registre de marcador es deriven de la classe Registre. A la figura següent s'il·lustra la jerarquia de classes de Document i Registre.
La llista següent descriu les classes de l'IBM Enterprise Records que s'utilitzen per establir una jerarquia de documents i registres amb descripcions breus de cada classe i subclasse.
La classe Document és la classe pare per a tots els documents del Application Engine o el Workplace XT. Podeu declarar documents com a registres. Les metadades de DeletionAction de la propietat RecordInformation d'un document es defineixen com a Impedeix supressió, cosa que significa que el document no se suprimeix fins que no se suprimeix el registre al qual apunta la propietat RecordInformation. La classe Document és la classe base de la qual es deriven tota la resta de subclasses relacionades amb documents (Registre, Registre electrònic, Registre de correu electrònic, Registre de marcador i Transcripció).
Registre és la classe base per a tots els tipus de registres del pla de fitxers. La classe Registre és una subclasse de la classe Document. Tots els registres del pla de fitxers es representen com a documents. La propietat RecordedDocuments d'un registre té una propietat amb valor d'objecte on l'objecte al qual fa referència aquesta propietat té les seves metadades DeletionAction definides com a Cascade, cosa que significa que si se suprimeix un registre, el document al qual apunta la propietat RecordedDocuments també se suprimirà.
La classe Electronic Record hereta les seves propietats de la classe Registre. Tots els documents que tenen origen electrònic es declaren com a registres electrònics mitjançant aquesta classe. Podeu declarar un document electrònic com a registre amb el Application Engine o el Workplace XT.
La classe Registre de fotografia digital hereta de la classe Registre electrònic. La classe Registre de fotografia digital conté metadades addicionals per a registres de fotografia digital.
La classe Registre de correu electrònic hereta de la classe Registre electrònic. La classe Registre de correu electrònic conté metadades addicionals per a registres de correu electrònic.
La classe Registre de marcador hereta de la classe Registre. Els registres de marcador tenen metadades que indiquen la ubicació física del registre. Els registres de marcador es poden omplir a les carpetes de registres electrònics o a les carpetes de registres físics. Es poden carregar registres de marcador.
La classe Registre de PDF hereta de la classe Registre electrònic. La classe Registre de PDF conté metadades addicionals per a registres de PDF.
La classe Registre escanejat hereta de la classe Registre electrònic. La classe Registre escanejat conté metadades addicionals per a registres escanejats.
La classe Transcripció és una subclasse de la classe Document. Conté un XML de transacció, que s'actualitza mitjançant un flux de treball i actua com a certificat de disposició en format de fitxer .xml que s'emmagatzema al CE després de la disposició final. Amb aquest fitxer podeu veure les metadades relacionades amb l'entitat deposada.
La classe Registre web hereta de la classe Registre electrònic. La classe Registre web conté metadades addicionals per a registres web.
A l'IBM Enterprise Records, podeu crear enllaços entre les entitats de l'IBM Enterprise Records i altres objectes del Content Engine a l'Application Engine o el Workplace XT. Un registre pot compartir enllaços amb altres registres, documents i carpetes de registres. De forma similar, una carpeta de registres pot compartir enllaços amb registres i carpetes de registres tant a l'IBM Enterprise Records com a l'Application Engine o el Workplace XT. Creant enllaços es poden referenciar o associar registres relacionats i informació, com ara notes, fitxers adjunts i rebuts de devolució de correu electrònic, a un registre especificat. Tots els enllaços disponibles a l'IBM Enterprise Records també són enllaços febles. Per exemple, si s'enllacen dues entitats i se suprimeix una entitat, l'altra entitat no se suprimeix amb la primera. Podeu crear classes d'enllaç personalitzades i definir-les perquè es comportin com a enllaços forts. Quan les entitats s'enllacen mitjançant un enllaç fort, si se'n suprimeix una, l'entitat enllaçada també se suprimeix.
La classe Enllaç de l'RM es deriva de la classe pare Enllaç. La classe Enllaç de l'RM té més subclasses que representen altres subclasses. A la figura següent s'il·lustra les classes i subclasses d'Enllaç de l'RM.
A la llista següent es descriuen les subclasses filles de la classe pare Enllaç de l'RM, amb les seves descripcions breus:
La classe Enllaç de l'RM és una subclasse de la classe d'enllaç, que s'utilitzarà per a relacions N-N per a la classe d'enllaç de l'RM.
Enllaç d'extracció és una subclasse de la classe Enllaç de l'RM. Estableix una associació entre una extracció i el registre des d'on s'ha originat. Es pot crear un enllaç d'extracció entre registres i entre un registre i un document. L'enllaç d'extracció s'utilitza per referenciar les parts seleccionades del contingut del registre i no tot el contingut del registre.
Enllaç de carpeta híbrida és una subclasse de la classe Enllaç de l'RM. Estableix una associació entre les carpetes de registres híbrids o electrònics.
Enllaç de còpia de registre és una subclasse de la classe Enllaç de l'RM. Estableix una associació entre el registre original i les seves diferents còpies. El sistema crea automàticament aquest enllaç per a un registre quan es crea una còpia d'aquest registre. L'enllaç de còpia de registre és un enllaç feble. Quan dos registres estan enllaçats i se suprimeix una còpia del registre, les còpies enllaçades del registre no se suprimeixen amb el registre.
Enllaç per consultar també la carpeta de registres és una subclasse de la classe Enllaç de l'RM. Estableix una associació entre dues carpetes relacionades. Un Enllaç per consultar també la carpeta de registres es pot establir entre les carpetes de registres de l'IBM Enterprise Records o entre una carpeta de registres de l'IBM Enterprise Records i qualsevol altra carpeta fora de l'IBM Enterprise Records.
Enllaç de retenció de registre és una subclasse de la classe Enllaç de l'RM. Estableix una associació entre una entitat de registre que està retinguda i la mateixa retenció. Aquest enllaç s'utilitza per a processos interns i no està visible a la interfície d'usuari de l'IBM Enterprise Records.
Enllaç per consultar també un registre és una subclasse de la classe Enllaç de l'RM. Estableix una associació entre registres que tenen contingut relacionat.
Enllaç de representació és una subclasse de la classe Enllaç de l'RM. Estableix una associació entre un registre i les seves representacions. Representació fa referència a una instància d'un registre representat en un altre format de programari sense que es perdi contingut. El contingut i la majoria de les metadades són idèntiques. Les representacions s'utilitzen per a finalitats de preservació o accés/visualització.
Enllaç de referència és una subclasse de la classe Enllaç de l'RM. Estableix una associació entre un registre i les seves referències. Es pot crear un enllaç de referència amb altres registres, documents o carpetes de registres que tenen contingut associat.
Enllaç de retenció de carpeta de l'RM és una subclasse de la classe Enllaç de l'RM. Estableix una associació entre una carpeta de l'IBM Enterprise Records que està retinguda i la mateixa retenció. Aquest enllaç s'utilitza per a processos interns i no està visible a la interfície d'usuari de l'IBM Enterprise Records.