IBM Enterprise Records, Verze 5.1.+            

Přidání vzorku pojmenování

Vzorek pojmenování představuje způsob automatického pojmenovávání kategorií záznamů, složek záznamů a záznamů podle vašich konvencí. Když uživatel vytvoří jednu z těchto entit, ke které je přidružen vzorek pojmenování, jméno se automaticky doplní v kroku Nastavit vlastnosti. Systém nebrání uživateli, aby tento název změnil. Jakmile ze zobrazí krok Nastavit vlastnosti, přiřadí a použijí se přírůstková čísla. Pokud postup před vytvořením entity zrušíte, toto číslo se nikdy nepoužije.

Chcete-li použít automatické pojmenování záznamů, zadejte vzorek pojmenování do pole Vzorek záznamů nadřízeného kontejneru. Vzorek záznamů je vlastností kontejneru. Následně získají záznamy deklarované v tomto kontejneru následující název v posloupnosti vzorku a budou se zvyšovat podle hodnoty, kterou zadáte v poli Zvýšit vzorek záznamů o.

Chcete-li automaticky pojmenovat kategorie a složky, postupujte takto:

  1. Přidejte vzorek pojmenování na kartě Konfigurovat.
  2. Přidejte úrovně vzorků počínaje potvrzovací stránkou nebo později na stránkách s informacemi.
  3. Přiřaďte vzorek pojmenování k plánu souborů.

Informace o syntaxi vzorku pojmenování

Vaše obchodní metoda by mohla například vyžadovat, aby názvy složek začínaly písmenem A, po kterém by následovaly dvě číslice představující rok, potom spojovník a nakonec číslo složky, například A07-000005. Takové názvy vytváří následující vzorek:

A[YY]-[\d\d\d\d\d\d]

V tomto vzorku A je první znak, YY představuje rok a \d je číslice. Systém automaticky doplňuje výchozí hodnoty pro vzorky uzavřené v hranatých závorkách []. YY je tudíž nahrazeno posledními dvěma číslicemi aktuálního roku. \d se nahrazuje vzrůstajícími číslicemi. Hodnotu přírůstku určíte v dalším poli při zadávání řetězce.

V jiném vzorku pojmenování záznamů byste mohli chtít vytvořit pravidlo pojmenování pro složky v řadě KX, za níž by následovalo dvoučíslicové vyjádření roku, tečka, dvoučíslicové vyjádření měsíce, spojovník a dvě sady vzrůstajících čísel, například KX07.06-0004-03. Tento požadavek by splnil následující vzorek:

KX[YY.MM]-[\d\d\d\d]-[\d\d]

K vytváření vzorků vycházejících z metadat můžete rovněž použít vlastní vzorky. Zásady vaší organizace mohou například vyžadovat, aby konvence pojmenování složek záznamů obsahovala rok, mezeru, předmět (metadata) složky záznamů, mezeru a pětimístné číslo, například "2006 Půjčka 00005." Pro tento čel můžete vytvořit vzorek pojmenování s těmito specifikacemi:

[YYYY] [THIS.EmailSubject] [\d\d\d\d\d]

nebo

[YYYY] [Parent.EmailSubject] [\d\d\d\d\d]
Systém doplní výchozí hodnoty pro rok a předmět, protože tyto položky jsou uzavřeny v []. THIS.EmailSubject je vlastní vzor. Systém proto doplní hodnotu pole metadat, vámi určený EmailSubject pro nadřízenou entitu složky záznamů. Při vytváření vlastního vzorku musíte určit symbolický název vlastnosti. Pokud pro určenou vlastnost není k dispozici žádná hodnota, je generována chyba. Tento vlastní vzorek je použitelný pouze pro entity na úrovni 2 nebo nižší (3, 4, atd.) v plánu souborů. Úroveň plánu souborů je další pole, které vyplňujete při přidávání úrovně vzorků.

Nepoužívejte žádné znaky, které jsou v názvech neplatné. Například při začleňování data nepoužívejte znak lomítka /. Neplatné znaky jsou tyto:

\ / : * ? " < > |
Chcete-li zajistit, aby uživatelé nepřekročili počet znaků, který jste určili ve vzorku pojmenování, oddělte vzorek pojmenování pomocí symbolů ^ a $. Například při vytváření vzorku pojmenování \d\d\d připojte symbol ^ na začátek vzorku pojmenování a symbol $ na konec vzorku pojmenování, jak je znázorněno níže:
^\d\d\d$
To zaručí, že když uživatel zadá nějakou hodnotu, zadaný počet znaků nepřekročí počet znaků určený v řetězci vzorku.

Chcete-li přidat vzorek pojmenování, postupujte takto:

  1. Přihlaste se jako administrátor záznamů a vyberte kartu Konfigurovat.
  2. Klepněte na ikonu Vzorky pojmenování.
  3. Klepněte na tlačítko Přidat vzorek pojmenování.
  4. Na stránce Přidat vzorek zadejte název a popis vzorku.
  5. Z nabídky Použít pro název nebo Id vyberte Název nebo Identifikátor. V závislosti na hodnotě, kterou vyberete, bude automaticky generován název nebo identifikátor kategorie záznamu nebo složky záznamů podle přidruženého vzoru.
  6. Klepněte na tlačítko Další.
  7. Nastavte zabezpečení pro vzorek pojmenování a klepněte na tlačítko Dokončit.
  8. Klepnutím na tlačítko Přidat úroveň vzorku na potvrzovací stránce přidejte úrovně ke vzorku pojmenování. Pokud chcete přidat úrovně později, klepnutím na tlačítko OK zavřete stránku Přidat vzorek.
Úroveň vzorků doplňuje podrobnosti vzorku, které se mají použít pro kategorie záznamů a složky záznamů. Určíte jednu nebo více úrovní v plánu souborů a typ entity, pro který každá z nich platí. Když je na určené úrovni vytvořena nová entita tohoto typu, je automaticky pojmenována podle řetězce vzoru a přírůstkového čísla. Tato procedura pokračuje od potvrzovací stránky, jakmile klepnete na tlačítko Přidat úroveň vzorů.

Přidání úrovně vzorů:

  1. Zadejte číslo úrovně plánu souborů. Úroveň v hierarchii plánu souborů je vyjádřena číslem, přičemž první kategorii v plánu souborů odpovídá číslo 1. Její první podkategorie má číslo 2. Pokud tato podkategorie obsahuje složku záznamů, její úroveň je 3.
  2. Jako Odpovídající typ entity vyberte volbu Kategorie záznamu nebo Složka záznamů. Například pokud jako úroveň určíte 3 a jako typ entity určíte kategorii záznamu, všechny kategorie záznamu, které existují na třetí úrovni v plánu souborů, se budou řídit určeným vzorem pojmenování.
  3. Podle kroků uvedených výše určete řetězec vzoru. Řetězec vzoru musí stanovit číselný znak.
  4. Zadejte hodnotu pro volbu Zvýšit vzor záznamů o. Při použití hodnoty 1 se každá nová kategorie nebo složka ovlivněná daným vzorem zvýší na následující vyšší hodnotu. Přírůstek 2 používá každé druhé číslo. Toto pole musí být větší než nula.
  5. Klepněte na tlačítko Přidat. Tato akce vypíše vzor ve spodní části obrazovky a vymaže pole, abyste mohli přidávat další vzory pro ostatní entity a úrovně.
  6. Po dokončení přidávání úrovní vzorků klepněte na tlačítko Ukončit.

Příklad

Chcete-li, aby se podkategoriím kategorie záznamu nejvyšší úrovně automaticky přiřazovaly názvy, vytvořte vzorek pro úroveň 2 a jako jeho typ vyberte Kategorie záznamu. Chcete-li, aby se také složkám záznamů v této podkategorii automaticky přiřazovaly názvy, vytvořte vzorek pro úroveň 3 a jako jeho typ vyberte Složka záznamů. Obsažení obou těchto úrovní vzorů ve vzorku pojmenování má za následek automatické pojmenovávání podkategorií na úrovni 2 a složek záznamů na úrovni 3.

Pozdější přidávání nebo úpravy úrovní vzorů:

  1. Přejděte na vzorek pojmenování (karta Konfigurovat, Vzorek pojmenování) a klepněte na tlačítko Informace.
  2. Vyberte volbu Správa úrovně vzorků na postranním panelu.
  3. Pokud přidáváte úroveň vzorků, vyplňte pole podle pokynů pro o přidávání úrovně vzorků uvedených výše. Pokud chcete upravit existující úroveň vzorků, pokračujte na následující krok.
  4. Vyberte přepínač vzorku. To zkopíruje existující data do příslušných polí.
  5. Podle potřeby změňte pole a klepněte na tlačítko Upravit.
    • Chcete-li po přidání nebo změně úrovně vzorků přidat vzorek na jiné úrovni, klepněte na tlačítko Přidat.
    • Chcete-li upravit další vzorek, klepněte na jeho přepínač, změňte příslušná pole a klepněte na tlačítko Upravit.
    • Chcete-li odstranit existující úroveň vzorků, vyberte její přepínač a klepněte na tlačítko Odstranit.
  6. Po dokončení klepněte na tlačítko Ukončit.

Postup pro přiřazení vzorku pojmenování k plánu souborů (vyžadováno pro aktivaci automatického pojmenovávání):

  1. Přejděte na základní úroveň plánu souborů tak, aby cesta zobrazovala pouze název plánu souborů.
  2. Klepněte na tlačítko Informace příslušného plánu souborů (těsně pod cestou). Pole Vzorek pojmenování je na stránce Vlastnosti.
  3. V nabídce Vzorek pojmenování vyberte název vzorku, který chcete použít.
  4. Klepněte na tlačítko Použít a potom na tlačítko Ukončit.


Zpětná vazba

Poslední aktualizace: Srpen 2011


© Copyright IBM Corp. 2011.
Toto Informační centrum využívá technologii Eclipse. (http://www.eclipse.org)