IBM Enterprise Records, Version 5.1.+            

Überprüfen und Genehmigen kritischer Schriftstücke

Die Überprüfung der kritischen Akten ist ein ein fortwährender Prozess in Verbindung mit einem wiederkehrenden Ereignis. Dieses Ereignis bestimmt die Häufigkeit der Prüfung von kritischen Akten. Bei jedem Eintritt des wiederkehrenden Ereignisses wird der entsprechende Prüfungs-Workflow für kritischen Akten ausgelöst. Die kritischen Akten, die für eine Überprüfung vorgesehen sind, erscheinen als Vorgangsobjekte im Posteingang des Prüfers und im öffentlichen Posteingang "RecordsManagerApproval". Hinweise zur Auswahl des Vorgangsobjekts finden Sie im Abschnitt "Genehmigungsschritt" weiter unten.

Prüfschritt

Allgemeine Informationen zum Abschließen dieses Workflow finden Sie in Verwenden der Aussonderungsworkflows.

Die Seite Prüfschritt enthält die Namen der betreffenden Entitäten, den Namen des Prüfers und das Ereignis, durch das der Workflow ausgelöst wurde. Hier können Sie Prüfungskommentare und das aktuelle Datum eingeben, das später geändert werden kann.

So überprüfen Sie notwendige Schriftstücke:

  1. Geben Sie Kommentare in das Feld Prüfungskommentare ein.
  2. Klicken Sie bei Bedarf auf das Kalendersymbol und wählen Sie das Datum, an dem die Einheit tatsächlich überprüft wird.
  3. Führen Sie Ihre Arbeit gemäß den allgemeinen Anweisungen zum Workflow durch.

Genehmigungsschritt

Führen Sie die Genehmigung der Überprüfung notwendiger Schriftstücke auf der Seite Genehmigungsschritt durch. Die Seite enthält den Namen des Prüfers, der die Akten überprüft hat, sowie das Ereignis, durch das der Workflow ausgelöst wurde. Auf der Seite Genehmigen kann der Schriftstückmanager die vom Prüfer eingegebenen Prüfkommentare ändern.

So genehmigen Sie die überprüften notwendigen Schriftstücke:

  1. Ändern Sie bei Bedarf die Anmerkungen im Feld "Prüfungskommentare" und geben Sie das Datum der nächsten Überprüfung in das Feld "Kritische Akte - Nächstes Prüfungsdatum" ein.
  2. Führen Sie Ihre Arbeit gemäß den allgemeinen Anweisungen zum Workflow durch.

Nach der Genehmigung kritischer Akten durch den Schriftstückmanager werden die Prüfungskommentare und das nächste Prüfungsdatum im System aktualisiert. Die nächste Prüfung wird dann für das angegebene Datum geplant.



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Letzte Aktualisierung: August 2011


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