يتم اتاحة الكثير من المعلومات عن بعض مهام الصيانة والادارة المستمرة المحددة في IBM® Enterprise Records.
يمكن الرجوع الى أنظمة المساعدة الى FileNet P8 للحصول على المزيد من المعلومات عن الادارة:
هناك عدد من المهام التي يمكن لموجه النظام القيام بها باستخدام Enterprise Manager (EM). يتم توثيق هذه المهام (مثل توصيف المراجعة) في نظام المساعدة المباشرة هذا. ولكن، هناك تصرفات أخرى يجب عدم القيام بها باستخدام Enterprise Manager حيث قد ينشأ عنها تلف في البيانا ومشاكل أخرى خطيرة. وبالتحديد، يجب أن تقوم بتنفيذ التصرفات التالية باستخدام Enterprise Manager:
هذا الكشف ليس شاملا. ويمكنك تنفيذ المهام الموثقة في المساعدة المباشرة فقط. تنفيذ تصرفات أخرى من خلال Enterprise Manager يمكن أن يؤدي الى تلف في البيانات أو مشاكل خطيرة أخرى.
ويجب ملاحظة، أن الدليل IBM Enterprise Records Installation and Upgrade Guide يمكن أن يتضمن تعليمات عن استخدام Enterprise Manager لتنفيذ العمليات التي يجب أن يقوم بها موجه النظام أثناء عمليات التركيب/تطوير النسخة. الأمثلة تتضمن:
يجب أن يتم توصيف تخزين عنصر منفصل لمخطط الحفظ والوثائق التي يتم نشرها كسجلات. وعلى ذلك، يكون هناك تخزين عنصر (تخزين عنصر مخطط الحفظ أو FPOS) ويتضمن هيكل مخطط الحفظ، بينما الأخر (ROS) يتضمن الوثائق، التي يتم نشرها كسجلات. وكذلك، قد يكون لدى العديد من المستخدمين امكانية توصل الى ROS والذين لا يجب أن يتوافر لديهم امكانية توصل للعناصر التي تشكل مخطط الحفظ في FPOS. يمكن أن يكون لديك أكثر من واحد من ROS الخاصة بواحد من FPOS.
بمجرد أن يتم توصيف مخطط الحفظ وبدء نشر السجلات، يجب أن يكون هناك حد أدنى من التغييرات التي يمكن القيام بها في تخزين العنصر ببيئة الانتاج. وعندما يكون من الضروري حذف تخزين العنصر بعد البدء في نشر السجل، يكون هناك اجراء محدد يجب استخدامه لتفادي مشاكل نشر السجلات على تخزين عنصر جديد. وهذا يتكون من اخلاء تفضيلات مساحة العمل قبل حذف تخزين العنصر.
اذا كان تخزين العنصر قد تم حذف قبل ارجاع الموقع وتفضيلات المستخدم الى تخزين عنصر آخر، وسيتم اصدار رسالة للمستخدم الذي يحاول التوصل الى تخزين العنصر والذي يقوم بشرح FPOS الذي تم تحديده ولماذا. كما أن هناك وصلة لتوصيف FPOS المطلوب. سيقوم النظام بتحديد تخزين العنصر طبقا للخطوات الارشادية التالية.
اذا قمت بحذف تخزين العنصر قبل اخلاء التفضيلات، فيجب أن تقوم بازالة كل التفضيلات. ويجب حذف أو اعادة تسمية أو نقل الملف bootstrap.properties. وسيتم اعادة بناءه آليا.
مهام صيانة نظام IBM Enterprise Records التالية تشبه تلك التي يتم تنفيذها على أغلب المواقع. ويمكنك استخدام كشف اختيارات للمخططات التالية كخطوات ارشادية لتحديد متى يجب القيام بمهام صيانة محددة للنظام في IBM Enterprise Records.
يوميا | أسبوعيا | شهريا | كما يلزم |
---|---|---|---|
سجل Monitor Sweep ../../../com.ibm.p8.ier.admin.doc/backup_restore/config_records_manager.htm | تصدير سجلات المراجعة | سجل عملية المسح للتخزين/الحذف | تصحيح الأخطاء توصيف التسجيل |
يمكن اتاحة وحدة خدمة Content Engine (CE) لاستخدام وحدة خدمة FileNet Image Services (IS) كجهاز تخزين بمكونات ثابتة أو كجهاز التقاط بحجم كبير. (وفي حالات معينة، هذا يعني أن محتويات وثيقة Content Engine يمكن تخزينها على وحدة خدمة IS كوثيقة IS.) الخاصية الاختيارية التي تتيح هذه الامكانية تسمى Content Federation Services for Image Services (CFS-IS).
وعند استخدام نظام CFS-IS مع IBM Enterprise Records، يجب عدم تحديد تاريخ انتهاء على الوثائق التي تم تخزينها على نظام FileNet Image Services، وليس هناك طريقة آلية لمستخدم CFS-IS الاداري على النظام FileNet Image Services للتفرقة بين وثائق IBM Enterprise Records الموجودة قيد التعليق ولا يمكن حذفها والأخرى التي يمكن حذفها.
في بعض الحالات، تتوقف العمليات التي يمكن تنفيذها على هذه الوثائق (أو المخرجات المتوقعة من هذه العمليات) على الطريقة التي تم من خلالها ادخال وثيقة FileNet Image Services الى النظام وما اذا كانت خصائص وثيقة FileNet Image Services سيتم نشرها على وحدة خدمة Content Engine. حيث يتم استخدام وحدة خدمة IS كجهاز تخزين بمحتويات ثابتة، وما اذا كان سيتم اضافة محتويات الوثيقة الى وحدة خدمة IS من خلال تطبيق CE. وللايجاز، سنقوم بالاشارة الى هذه الأنواع كوثائق CE-IS Type A في النص التالي. حيث يتم استخدام وحدة خدمة IS كجهاز التقاط بأحجام كبيرة، ويتم اضافة محتويات الوثيقة الى وحدة خدمة IS من خلال تطبيقات IS؛ وسنقوم بالاشارة الى هذه الأنواع من الوثائق كوثائق CE-IS Type B.
باستخدامIBM Enterprise Records، يمكنك ادارة هذه الوثائق كسجلات بطريقة تشبه ادارة وثائق CE الأخرى كسجلات. ويقوم هذا القسم بتوضيح بعض الاختلافات في طريقة عمل IBM Enterprise Records عند التعامل مع هذه الأنواع من الوثائق، ويتضمن معلومات أخرى يجب ان تكون على دراية بها عند ادارة هذه الأنواع من الوثائق.
يمكنك تعريف اشتراك بحيث يتم نشر وثائق IS عند انتقالها الى تخزين العنصر آليا. لتنفيذ ذلك، يجب التأكد من أن فئة الوثيقة التي يتم انتقالها مشتركة في تصرف الحدث الى توصيف النشر الآلي للسجلات، وأن تصرف الحدث يتم اطلاقه عند انهاء التخصيص.
اذا كانت وثيقة IS يمكن التوصل اليها من خلال تطبيقات Image Services أو برامج API، فليست هناك آلية على CE تمنع من تغيير أو حذف الوثيقة حتى اذا تم نشرها لتكون حدث. وعلى ذلك، يجب أن تقوم بالتعامل مع موجه نظام IS للتأكد من اعداد سرية IS بطريقة مناسبة لتعديلات وحذف وثائق IS.
فئات وثائق IS تتضمن معاملات فترة البقاء والتي تحدد متى يجب أن يتم حذف الوثيقة. ولا يقوم IBM Enterprise Records بالتعامل مع محددات فترة بقاء IS هذه. وعلى ذلك، يجب أن تقوم بالتعامل مع موجه نظام IS للتأكد من اعداد محددات فترة البقاء هذه بطريقة مناسبة بحيث لا يتم حذف وثائق IS التي يتم نشرها كسجلات بسبب محددات فترة بقاء IS.
يمكنك نشر وثائق IS التي يتم نشرها في CE باستخدام أي من أليات النشر المتاحة (على سبيل المثال، من Workplace أو MS Office أو MS Outlook أو تصرفات الحدث أو مسارات العمل و IBM Enterprise Records Java API). ويجب ملاحظة، أنه بالرغم من ذلك، لن يمكنك تحديد عنصر واحد من وثيقة متعددة العناصر لتكون سجل. عند نشر أحد الوثائق متعددة العناصر كأحد كسجل، فسيتم اعتبار كل العناصر جزءا من السجل.
المستخدم بدون-سجلات، هو المستخدم الذي له امكانية توصل للوثيقة، ولا يمكنه التوصل الى صفحة معلومات الوثيقة بعد قيام مستخدم السجل بنشر الوثيقة كسجل. ويتم تحديد هذه القيود من خلال امكانية توصل المستخدم بدون-سجلات وذلك طبقا للتصميم.
اذا كان يتم اتاحة الفهرسة على وحدة خدمة IS، فانه يتم تخزين خصائص وثيقة IS المناظرة لخصائص وثيقة CE على كل من وحدات الخدمة IS و CE، ويتم نشر تحديثات خاصية وثيقة IS آليا الى وثيقة CE المقابلة. ولكن، لن تؤثر تحديثات خاصية وثيقة CE على خصائص السجل المقابل للوثيقة.
اذا كانت الوثيقة من النوع CE-IS Type A، فستقوم عملية البحث على أساس المحتويات بايجاد السجل المقابل للوثيقة، وذلك بافتراض أن CBR قم تم توصيفه على تخزين العنصر الذي توجد الوثيقة عليه. ولكن، اذا كانت الوثيقة من النوع CE-IS Type B، فلن تقوم عملية البحث على أساس المحتويات بايجاد الوثيقة.
عند القيام بحذف أحد السجلات، سيتم السجل المقابل لوثيقة CE أيضا. واذا كانت محتويات وثيقة CE مخزنة في ذاكرة التخزين الدائم لوحدة خدمة IS بدلا من وسط تخزين، فان عملية الحذف تؤدي الى ازالة وثيقة IS من ذاكرة التخزين. ولكن، اذا كانت محتويات وثيقة CE مخزنة على وسط تخزين لوحدة خدمة IS، فان حذف السجل لن يؤدي الى حذف المحتويات من وسط التخزين. للحصول على المزيد من المعلومات عن كيفية حذف بيانات الوثيقة من وحدة خدمة IS، بما في ذلك المعلومات على وسط تخزين IS قابل للازالة (بافتراض أنك تقوم باستخدام وسط تخزين قابل للازالة)، أنظر "الوثائق والحافظات المنتهية" في القسم مقدمة عن صيانة قاعدة البيانات من الدليل IBM FileNet Image Services System Administrator's Handbook.
عندما تقوم بنسخ أحد السجلا، فانه يتم نسخ السجل بالاضافة الى وثيقة CE المقابلة له (ووثيقة IS المقابلة). وفي كل الحالات، سينتج عن عملية النسخ وثيقة من النوع CE-IS Type A، حتى اذا كانت الوثيقة الأصلية من النوع CE-IS Type B.
ونفس الحالة عند استقبال سجل؛ فان السجل الذي يتم استقباله الخاص بالوثيقة سيكون دائما وثيقة من النوع CE-IS Type A، حتى اذا كانت وثيقة من النوع CE-IS Type B عند تصديرها.
أثناء دورة التطوير، ستحتاج الى متابعة أداء النظام للتأكد من تشغيل التجهيزات بالكفائة المطلوبة. ونحن نقترح أن يتم استخدام الأداة IBM System Dashboard for Enterprise Content Management، والتي تتيح آلية مركزية لفهرسة وتوزيع بيانات الأداء عند تركيب منتجات برامج FileNet، بشكل مستقل عن نظام التشغيل. ويمكن أن تكون بيانات الأداء التي يتم تجميعها متاحة لوظائف IBM System Dashboard for Enterprise Content Management ليتم استخدامها على المواقع الغير موحدة على شاشة التحكم الرئيسية للادارة. للحصول على المزيد من المعلومات عن استخدامIBM System Dashboard for Enterprise Content Management، يمكنك الرجوع الى ../../../com.ibm.p8.sysmgr.admin.doc/overview.htm.
يتضمن IBM FileNet P8 Troubleshooting Guide معلومات عن مشاكل تصحيح الأخطاء في مكونات بيئة تشغيل P8، بما يتضمن IBM Enterprise Records، و Content Engine، و Application Engine، و Process Engine، و مساحة العمل. لتحميل المطبوعات الفنية من صفحة دعم IBM، أنظر الوصلة الخارجية الموجودة في نهاية هذا الموضوع.