Akten, die an Bedeutung verloren haben, können durch andere ersetzt werden. Ein Beispiel dafür wäre etwa die Akte der persönlichen Daten Ihrer Mitarbeiter für Oktober 2006, die nun durch die aktuelle für Juni 2007 abgelöst werden soll. Vielleicht aber möchten Sie einfach eine Version eines Dokuments durch die neue Version desselben Dokuments ersetzen. Wenn zwischen Akten eine Ersetzungsrelation definiert wird, werden die beiden Dokumente miteinander verknüpft.
Das Ersetzen einer Akte schränkt den Zugriff in keiner Weise ein.
So ersetzen Sie ein Schriftstück bereits bei der Deklaration:
Sie können bereits bei der Deklaration einer Akte bestimmen, dass diese eine bestehende Akte ersetzen soll.
Solange die Deklaration der nicht klassifizierte Akte nicht abgeschlossen ist, haben Sie die Möglichkeit, die Ersetzung durch Klicken auf "Wert ändern" rückgängig zu machen. Anschließend können Sie über "Objekt entfernen" den Feldinhalt löschen oder mithilfe von "Objekt auswählen" eine andere Akte auswählen. Bei klassifizierten Akten klicken Sie zum Ändern des Werts auf "Ersetzen" oder zum Entfernen auf "Löschen".
Wenn die neue Akte bereits deklariert, die Ersetzungseinstellungen jedoch nicht vorgenommen wurde, können Sie dies auch zu einem späteren Zeitpunkt nachholen.
So ersetzen Sie ein Schriftstück nach der Deklaration:
Informationsseite zu IBM® Enterprise Records-Eigenschaften
Der Informationsseite der alten, ersetzten Akte können Sie entnehmen, durch welche Akte sie ersetzt wurde. Diese Angabe erhalten Sie im Feld "Ersetzte Akten". Im Feld "Ersetzen" auf der Informationsseite der neueren Akte hingegen sehen Sie den Namen des alten Dokuments, das durch die neue Akte abgelöst wurde. Durch Klicken auf "Ersetzen" können Sie den Namen der zu ersetzenden Akte ändern oder diesen über "Löschen" aus dem Feld entfernen.