Do planu umieszczania w folderach w hierarchii obiektów zarządzania aktami można dodać kategorię akt. Kategorię akt
można również dodać do innej kategorii akt, tworząc w ten sposób podkategorię. Należy jednak pamiętać, że podkategorię można
dodać tylko do aktywnej kategorii akt.
Kategorię akt może dodać tylko menedżer akt lub administrator akt.
Domyślnie nowo utworzona kategoria akt dziedziczy wszystkie właściwości - z wyjątkiem właściwości Nazwa, Identyfikator i
Data otwarcia - z nadrzędnej kategorii akt. Dziedziczone wartości można zmienić.
Ostrzeżenie: Na żadnym poziomie planu
umieszczania w folderach nie należy tworzyć więcej niż 100 kategorii akt i folderów akt (więcej informacji zawiera sekcja
Plany umieszczania w folderach).
Aby dodać kategorię akt:
- Zaloguj się jako menedżer akt albo administrator akt i przejdź do planu umieszczania w folderach, w którym zamierzasz
utworzyć kategorię akt. Jeśli zamierzasz utworzyć podkategorię, otwórz odpowiednią kategorię akt.
- Aby otworzyć kreator, kliknij ikonę Dodaj kategorię akt:
. Następnie wykonaj następujące kroki.- Aby ustawić właściwości, wprowadź lub zmodyfikuj wyświetlane wartości właściwości. Niektóre właściwości można edytować bezpośrednio na tej stronie, a inne wymagają kliknięcia nazwy właściwości w celu
edytowania wartości. Czerwona gwiazdka oznacza, ze należy określić wartość dla danej właściwości. Więcej informacji o
wyświetlanych właściwościach zawiera sekcja Odniesienia do właściwości. W przypadku wprowadzania wzorca akt,
który automatycznie nazywa akta dodawane do kategorii, wprowadź wzorzec bezpośrednio do tego pola. Informacje pomocne przy
tworzeniu wzorca zwiera sekcja Dodawanie wzorca nazewnictwa.
- Kliknij przycisk Dalej, aby ustawić harmonogram rozporządzenia dla kategorii akt lub wybierz inny
krok z panelu po lewej stronie.
- Kliknij opcję Anuluj, aby zamknąć kreator Dodaj kategorię akt.
- Istnieją trzy możliwości ustawiania rozporządzenia. Harmonogram rozporządzenia może zostać wstępnie
wybrany (gdy zaznaczone jest pole wyboru Dziedzicz). Harmonogram rozporządzenia może znajdować się na liście, ale bez
zaznaczonego pola Dziedzicz. W celu
użycia tego harmonogramu kliknij opcję Dziedzicz.
Możliwe, że nie będą dostępne żadne informacje o rozporządzeniu. We wszystkich przypadkach można kliknąć opcję
Przeglądaj harmonogram, aby wybrać harmonogram lub zmienić go. Jeśli zamierzasz pozostawić rozporządzenie
puste, kliknij opcję Skasuj harmonogram. W celu przejrzenia stron informacji dowolnego przypisanego
harmonogramu należy kliknąć ikonę Uzyskaj inf.
- Podczas przeglądania harmonogramu kliknij opcję Wybierz pod nazwą harmonogramu rozporządzenia, który
zamierzasz przypisać do danej kategorii.
- W razie potrzeby określ uprawnienie do rozporządzenia wyznaczone dla rozporządzania kategorią akt gotową do rozporządzenia. Domyślnie uprawnienie do rozporządzenia określone dla wybranego harmonogramu rozporządzenia zostanie automatycznie
przypisane jako uprawnienie dla kategorii akt. Jeśli uprawnienie do rozporządzenia nie jest ustawione dla wybranego harmonogramu,
wówczas zostanie zastosowane uprawnienie ustawione dla kategorii. Jeśli na tym etapie zamierzasz określić uprawnienie do
rozporządzenia, a harmonogram rozporządzenia później, wówczas uprawnienie do rozporządzenia ustawione dla harmonogramu zastąpi
uprawnienie poprzednio ustawione dla kategorii akt.
Ostrzeżenie: Jeśli ustawienie wyświetlania w Preferencjach serwisu lub Preferencjach
użytkownika dla opcji Podczas tworzenia kontenerów pokaż krok akt istotnych jest ustawione na
Nie, wówczas program ukrywa krok Ustaw akta istotne, więc można przejść do podkroku
1.
- Jeśli ustawienie preferencji użytkownika lub serwisu powoduje, że widoczny jest krok Ustaw akta
istotne, kliknij przycisk Dalej, aby ustawić akta istotne, lub wybierz inny krok z panelu po
lewej stronie. Więcej informacji można uzyskać po kliknięciu dowiązań Preferencje użytkownika i Preferencje serwisu na końcu tego tematu.
- Aby określić, że akta w danej kategorii są istotne, wybierz opcję Prawda z menu Indykator
istotnych akt. Aby ustawić akta istotne, gdy akta utworzone w kategorii akt wymagają ciągłych kontroli i aktualizacji, można oznaczyć
kategorię akt jako istotną w tym kroku
Wszystkie akta utworzone w tej kategorii zostaną automatycznie sklasyfikowane jako istotne.
- W razie potrzeby wprowadź opis akt istotnych do dodania do danej kategorii akt.
- W menu Czynność przeglądu istotnych akt wybierz czynność, która będzie realizowana podczas okresowego
przeglądu lub cyklu aktualizacji istotnych akt. Menu zawiera listę czynności przeglądu danych istotnych, które zostały utworzone poprzednio, zgodnie z opisem w Dodawanie czynności.
- W menu Cykl aktualizacji i przeglądu istotnych akt wybierz zdarzenie, które wywoła okresowy przegląd
lub aktualizację istotnych akt w kategorii. Menu zawiera zdarzenia powtarzalne poprzednio utworzone zgodnie z opisem w sekcji Dodawanie wyzwalacza zdarzenia okresowego.
- Kliknij przycisk Dalej, aby ustawić zabezpieczenia i zakończyć kategorię akt.
- Aby ustawić zabezpieczenia, przejrzyj istniejące ustawienia zabezpieczeń.
Informacje o odpowiednich prawach dostępu zawiera sekcja Określanie ustawień zabezpieczeń. Ustawienia zabezpieczeń określają grupy i użytkowników, które/którzy mogą uzyskiwać dostęp do kategorii akt, a ponadto
kontrolują uprawnienia nadawane poszczególnym grupom lub użytkownikom. Ustawienia zabezpieczeń określone w tym obszarze mogą
zostać zastąpione przez Zabezpieczenia aplikacji FileNet P8 ustawione w obiekcie.
- Jeśli zamierzasz zamienić prawa dostępu dla konkretnego użytkownika lub grupy ze strony, kliknij nazwę grupy lub użytkownika
w kolumnie Tytuł. Zostanie wyświetlona strona Ustawienia zabezpieczeń, na której można określić ustawienia
zabezpieczeń różnych użytkowników i grup.
- W celu dodania nowych użytkowników lub grup do listy kliknij opcję Dodaj nowe. Aby usunąć istniejącego użytkownika lub grupę z listy, wybierz opcję Usuń dla danego użytkownika lub grupy. Więcej informacji zawiera sekcja Dodawanie użytkowników i grup do obiektu.
- Aby zapisać modyfikacje dotyczące ustawień zabezpieczeń i zakończyć tworzenie kategorii akt, kliknij opcję
Zakończ.
- Kliknij przycisk OK, aby zatwierdzić komunikat po pomyślnym dodaniu kategorii akt i
zamknąć kreator.