Voit määrittää automaattisen asiakirjoiksi vahvistuksen ja näin varmistaa, että kun käyttäjä kohdistaa toiminnon
(sisäänkuittauksen tai arkistoinnin kansioon)
dokumenttiin, joka on asiakirjojen objektisäilössä (ROS), IBM Enterprise Records luo automaattisesti
vastaavan asiakirjan määritettyyn arkistonmuodostussuunnitelman objektisäilöön (FPOS).
Voit valita esimerkiksi, että jokainen Luottamuksellinen-kansioon arkistoitu dokumentti tulee vahvistaa asiakirjaksi. Voit myös valita, että
jokainen tiettyyn dokumenttiluokkaan kuuluva dokumentti tulee
vahvistaa asiakirjaksi, kun käyttäjä kuittaa dokumentin sisään.
Tärkeää: Jos haluat asiakirjaksi vahvistuksen tapahtuvan luonnin yhteydessä, sinun tulee käyttää Kuittaa sisään -tapahtumaa Luo-tapahtuman sijasta.
Huomaa, että RMAutoDeclaration on määritettävä käyttämään asynkronisia tapahtumia, ei synkronisia tapahtumia.
Voit määrittää automaattisen asiakirjoiksi vahvistuksen
tekemällä seuraavat tehtävät:
- Luo tapahtumatoiminto ajamalla asiakirjojen objektisäilössä tuonnin komentosarja Enterprise Manager -ohjelman avulla.
Toimi ohjeessa Tapahtumankäsittelijöiden käyttö kuvatulla tavalla.
Tuonnin komentosarja luo
objektisäilön Event Action -kansioon tapahtumatoiminnon ja
Code Module -kansioon koodimoduulin.
Lisätietoja on ohjeaiheessa Tapahtumankäsittelijöiden käyttö.
- Määritä juuri vahvistetun asiakirjan sijaintitiedot ja muut tiedot
tekemällä toimet, jotka kuvataan jäljempänä kohdassa Automaattisen asiakirjaksi vahvistuksen kokoonpanotiedoston muokkaus.
- Luo automaattisen asiakirjaksi vahvistuksen tapahtumatoimintoa käyttävä tilaus
tekemällä toimet, jotka kuvataan jäljempänä tässä ohjeaiheessa.
- Testaa kokoonpano tekemällä jäljempänä tässä ohjeaiheessa kuvatut RMAutoDeclare-toimet.
Automaattisen asiakirjaksi vahvistuksen kokoonpanotiedoston muokkaus
Voit muokata RMAutoDeclaration-kokoonpanotiedostoa (RMAutoDeclare.properties)
toimimalla seuraavasti:
- Määritä asiakirjan arkistointikohdekansion polku tai GUID-tunnus luomalla (ja nimeämällä) Enterprise Manager -ohjelmassa Merkkijono-ominaisuus (esimerkiksi AutoDeclareFolderSymName)
lähdedokumenttiluokkaan tai -aliluokkaan. Määritä ominaisuudelle 256 merkin pituus.
- (Valinnainen) Määritä asiakirjaluokan nimi Enterprise Manager -ohjelmassa
luomalla (ja nimeämällä) toinen Merkkijono-ominaisuus (esimerkiksi AutoDeclareRecordClassSymName)
lähdedokumenttiluokkaan tai -aliluokkaan. Jos et määritä asiakirjaluokan nimeä, se saa oletusnimen ElectronicRecordInfo.
Ensimmäisessä kahdessa vaiheessa luodaan
RMAutoDeclare-tapahtuman ominaisuuksia.
- Kuittaa RMAutoDeclare.properties-tiedosto ulos Application Engine-, Workplace XT- tai Enterprise Manager -ohjelmassa.
- Muokkaa RMAutoDeclare.properties-tiedostoa asianmukaisesti:
rmevent.declare.RecordClassPropertySymname=AutoDeclareRecordClassSymName
rmevent.declare.RecordFiledInFolderPropertySymname=AutoDeclareFolderSymName
(Jos ominaisuutta ei ole, tapahtumankäsittelijä kirjaa lokiin virheen.)
rmevent.declare.FPOSObjectStoreName=TargetObjectStoreName
- Kuittaa edellä kuvatun sisällön sisältävä RMAutoDeclare.properties-tiedoston uusi versio sisään Application Engine-, Workplace XT- tai Enterprise Manager -ohjelmassa.
RMAutoDeclaration-tapahtumatoimintoa käyttävän tilauksen luonti
Voit luoda yhden tai useamman tilauksen, jotka käynnistyvät, kun tilattu tapahtuma (Kuittaa sisään tai Tiedosto lisätty)
ilmenee.
Tämä liipaisee tilaukseen liittyvän tapahtumatoiminnon.
Dokumenttiin
liittyvää Kuittaa sisään -tapahtumaa varten tilaus luodaan
dokumenttiluokkaan tai -aliluokkaan. Kansioon liittyvää tapahtumaa (Tiedosto lisätty) varten tilaus luodaan kansion luokkaan tai aliluokkaan tai
tiettyyn kansio-objektin ilmentymään. Tilauksia voi luoda tarvittavan
määrän. Niitä voi luoda esimerkiksi useisiin eri dokumenttialiluokkiin.
- Laajenna Enterprise Manager -ohjelmassa
asiakirjojen objektisäilö, jossa automaattisesti asiakirjoiksi vahvistettavat dokumentit ovat.
- Voit luoda tilauksen dokumenttiluokkaa tai -aliluokkaa varten napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella Dokumenttiluokka-kohtaa (tai dokumentin aliluokkaa) ja valitsemalla Lisää tilaus -vaihtoehdon. -TAI- Voit luoda tilauksen kansioluokkaa tai
-aliluokkaa varten laajentamalla Muut luokat -kansion, napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella Kansio-kohtaa (tai
kansion aliluokkaa) ja valitsemalla Lisää tilaus -vaihtoehdon. -TAI- Voit luoda
tilauksen tiettyä kansiota varten laajentamalla Pääkansio-kansion, siirtymällä kansioon, jota varten haluat määrittää tilauksen,
napsauttamalla kansiota hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Lisää tilaus -vaihtoehdon.
- Napsauta ohjatussa Create a Subscription -toiminnossa Next-vaihtoehtoa.
- Anna tilaukselle merkitsevä ja yksilöllinen nimi sekä kuvaus.
Napsauta sitten Next-vaihtoehtoa.
- Varmista, että luokan (mutta ei ilmentymän) tilauksessa on valittuna Apply
to all instances of class <luokan nimi> -valintanappi. Napsauta sitten Next-vaihtoehtoa.
- Valitse Specify Triggers -näytössä liipaisimet, joiden on määrä aktivoida tilaus (dokumentin tilauksessa Checkin- ja
kansion tilauksessa File-vaihtoehto).
Napsauta Next-vaihtoehtoa.
- Valitse näytössä olevasta avattavasta valikosta aiemmin luotu RMAutoDeclare-tapahtumatoiminto.
Napsauta sitten Next-vaihtoehtoa.
- Varmista, ettei Synchronous-valintaruutu ole
valittuna. Valitse muut valintaruudut tai jätä ne valitsematta tarpeen mukaan. Napsauta sitten Next-vaihtoehtoa.
- Napsauta Finish-vaihtoehtoa.
RMAutoDeclare
Voit testata RMAutoDeclare-kokoonpanon toimimalla
seuraavasti:
- Luo dokumentti siihen asiakirjojen objektisäilöön, johon määritettiin automaattinen asiakirjaksi vahvistus.
- Määritä lähdedokumentin Merkkijono-ominaisuudessa oleva asiakirjaluokan nimi.
Kyseessä on ominaisuus (AutoDeclareRecordClassSymName), joka aiemmin määritettiin RMAutoDeclare.properties-tiedostoon.
(Katso edellä olevaa vaihetta 2 tämän ohjeaiheen kohdassa Automaattisen asiakirjaksi vahvistuksen kokoonpanotiedoston muokkaus.) Luodessaan dokumenttia käyttäjä antaa tähän ominaisuuteen
asiakirjaluokan nimen. Jos et määritä symbolista
nimeä, järjestelmä käyttää luokan oletusnimeä ElectronicRecordInfo.
- Määritä toisessa Merkkijono-ominaisuudessa oleva asiakirjan arkistointikohdekansion polku.
Kyseessä on toinen ominaisuus (AutoDeclareFolderSymName),
joka aiemmin määritettiin RMAutoDeclare.properties-tiedostoon. (Katso edellä olevaa vaihetta 1 tämän ohjeaiheen kohdassa Automaattisen asiakirjaksi vahvistuksen kokoonpanotiedoston muokkaus.) Luodessaan dokumenttia käyttäjä antaa tähän ominaisuuteen
asiakirjan arkistointikohdekansion polun tai GUID-tunnuksen. Jos arvo ei kelpaa,
tapahtumankäsittelijä kirjaa lokiin virheen. Asiakirjan kansion polun tulee alkaa
merkkijonolla "/<arkistonmuodostussuunnitelman nimi>/..." (esimerkki: "/arkistonmuodostussuunnitelma/luokka_1/kansio_1").
Käyttäjä voi antaa myös kansion GUID-tunnuksen.
Kun käyttäjä on luonut dokumentin, RMAutoDeclare-tapahtuma vahvistaa sen asiakirjaksi
arkistonmuodostussuunnitelman objektisäilön määritettyyn kansioon käyttäen
määritettyä asiakirjaluokkaa.