En général, les reçus assurent le suivi des utilisateurs détenteurs d'une copie d'un enregistrement classifié ; il peut néanmoins exister des reçus d'enregistrements non classifiés. Bien qu'il assure le suivi de l'emplacement d'un document classifié, le reçu proprement dit n'est normalement pas classifié.
S'il s'agit d'un document papier, le reçu peut être déclaré comme enregistrement. Pour plus d'informations, voir Déclaration d'un enregistrement physique. Vous pouvez scanner un reçu et déclarer l'image comme enregistrement électronique ou créer un document texte électronique et le déclarer comme enregistrement. Pour déclarer un reçu comme enregistrement classifié, voir Déclaration d'un enregistrement classifié.
Lors de la déclaration d'un reçu comme enregistrement, ce reçu est associé à l'enregistrement dont il assure le suivi.
Pour déclarer un reçu comme enregistrement :
- Déclarez tout d'abord le reçu comme enregistrement en procédant comme pour un document classique.
- À l'étape Définir les propriétés, cliquez sur ReceiptOf (Reçu de).
- Naviguez jusqu'à l'enregistrement classifié dont le reçu assure le suivi et sélectionnez-le.
- Poursuivez le processus de déclaration en procédant comme pour un document classique.
Après la déclaration du reçu comme enregistrement, sa page de propriétés affiche le nom de l'enregistrement dont il assure le suivi dans le champ Reçu de.
Notez que vous pouvez modifier cette valeur en cliquant sur Reçu de ou effacer l'affectation en cliquant sur Effacer.
Dans la vue Détails de l'enregistrement, la section Détails supplémentaires sur l'enregistrement contient un champ Etat du reçu (Receipt Status) dont le contenu est l'un des éléments suivants :
- None (Aucun) - l'enregistrement n'a été défini comme reçu d'aucun autre enregistrement.
- Attached (Joint) - l'enregistrement auquel le reçu est joint n'a pas changé d'état ; le reçu est encore joint à l'enregistrement dont il assure le suivi.
- Parent Transferred (Parent transféré) - l'enregistrement associé a été transféré à l'aide du processus d'élimination habituel.
- Parent Destroyed (Parent détruit) - l'enregistrement associé a été détruit à l'aide du processus d'élimination habituel.
- Parent Declassified (Parent déclassifié) - un utilisateur autorisé a déclassifié l'enregistrement associé. Consultez la troisième remarque ci-dessous.
- Parent Downgraded (Parent abaissé) - un utilisateur autorisé a abaissé le niveau de classification de l'enregistrement associé. Consultez la troisième remarque ci-dessous.
- Parent Deleted (Parent supprimé) - l'enregistrement associé a été supprimé manuellement.
Le terme "Parent" fait référence à un enregistrement associé au reçu, non à un dossier.
Avertissement : Le champ
Receipt Status (Etat du reçu) affiche "Aucun" si l'enregistrement n'est pas un reçu. L'affichage des propriétés d'un enregistrement classifié affiche les noms de ses reçus joints (s'ils existent). Le champ Etat du reçu d'un enregistrement classifié affiche "Aucun" car un enregistrement auquel sont attachés des reçus ne peut pas être lui-même le reçu d'un autre enregistrement. Un enregistrement peut disposer de plusieurs reçus, mais un reçu ne peut être joint qu'à un seul enregistrement.
- Il est impossible d'éliminer un reçu joint à un enregistrement classifié actif.
- Le lien vers le reçu est supprimé lors de l'abaissement ou de la déclassification de l'enregistrement. Pour poursuivre le suivi de l'enregistrement, vous devez déclarer un nouvel enregistrement comme reçu de l'enregistrement abaissé ou déclassifié.