O IBM®
Enterprise Records é um componente de
suplemento do conjunto de programas do
IBM FileNet P8. O IBM Enterprise
Records permite criar e manter registos
precisos, seguros e fiáveis para informações electrónicas e físicas. Pode utilizar o
IBM Enterprise
Records para gerir registos de qualquer
tipo, independentemente do suporte ou formato. A compreensão do
IBM Enterprise
Records está dependente da compreensão daquilo em que
consiste um registo e do motivo pelo qual é utilizado um sistema de gestão de registos.
Gestão de registos
A gestão de
registos refere-se às actividades de gestão, como por exemplo, planeamento, controlo
e organização para a criação, armazenamento, utilização, obtenção e eliminação dos
registos. Por outras palavras, a gestão de registos inclui todas as actividades
realizadas para manter os registos ao longo do seu ciclo de vida de criação, utilização
activa, armazenamento inactivo e eliminação.
A necessidade da gestão de registos
Para garantir que as informações da organização são precisas, completas e facilmente
acessíveis é necessário preparar um sistema de gestão de registos fiável. Caso
contrário, poderá estar a despender bastante tempo em actividades improdutivas, como
por exemplo, localizar informações manualmente ou procurar registos em falta ou
incorrectamente arquivados.
Na ausência de um sistema de gestão de registos, pode
tornar-se difícil localizar, interpretar e cumprir a legislação e regulamentos de
manutenção de registos. Tal pode resultar em multas avultadas, penalizações e outras
consequências legais. Também poderá deparar-se com os riscos associados a litígios,
confidencialidade e segurança de informação vital e crítica, se não efectuar a manutenção
e gestão adequada dos registos.
Utilize o
IBM Enterprise
Records para mitigar estes riscos. Pode
utilizar o IBM Enterprise
Records para manter as
informações importantes, como registos, disponíveis quando necessário, utilizando técnicas
de pesquisa, enquanto os registos inactivos ou de menor relevância são destruídos ou
arquivados.
A função do
IBM Enterprise
Records na gestão de registos
O
IBM Enterprise
Records permite efectuar a gestão de
registos em toda a empresa, independentemente do suporte de armazenamento. O objectivo
do
IBM Enterprise
Records é garantir que:
- Os registos estão facilmente acessíveis quando necessário a toda a empresa
- Os registos são eliminados quando já não são necessários ou quando não são requeridos
por directivas legais, administrativas ou regulamentos
Utilizando o
IBM Enterprise
Records, pode:
- Criar e manter uma estrutura hierárquica (plano de ficheiros) para armazenar os
registos.
- Gerir registos electrónicos e físicos.
- Proteger os repositórios que contêm registos.
- Criar regras de retenção e de eliminação para os registos.
- Forçar o arquivo ou a destruição dos registos com base nessas regras.
- Controlar o acesso aos registos.
- Obter registos com base em critérios de pesquisa.
- Destruir os registos que já não são necessários para a organização.
Funcionalidades e
benefícios do IBM Enterprise
Records
A tabela
seguinte indica as funcionalidades do
IBM Enterprise
Records e os benefícios de cada
funcionalidade.
Funcionalidade |
Benefício |
Repositório centralizado de registos |
- Utilização e disponibilidade generalizada da informação em toda a empresa.
- Tomada de decisões eficaz devido a disponibilização em tempo útil da
informação relevante.
|
Localizações virtuais e contentores para armazenar registos para documentos
electrónicos e físicos numa hierarquia |
- Controlo sobre conjuntos de documentos impressos e ficheiros electrónicos.
- Simulação do ambiente de escritório real.
- Localizações virtuais e contentores formam a estrutura de armazenamento físico real.
- Controlo de custos com a redução de despesas em espaço de escritório, equipamento e
colaboradores necessários para a gestão e obtenção de registos.
|
Funcionalidades de pesquisa de fácil utilização |
- Acesso simples e em tempo útil às informações necessárias sem a utilização de sintaxe
de consulta complexa.
|
Regras de retenção e eliminação para registos |
Controlo definido pelo utilizador relativamente à: - Duração da retenção do registo.
- Forma de tratamento do registo no fim da agenda de retenção.
- Revisão dos registos antes de serem destruídos.
|
Procedimentos de auditoria para registos, registo automático do período de
retenção e início do processo de eliminação para registos |
- Os registos não são acidentalmente destruídos, alterados, manipulados, danificados, ou extraviados.
- Os registos são destruídos apenas de acordo com a agenda de eliminação ou como parte
de um procedimento de auditoria
- Os registos que deixam de ser necessários são eliminados para reduzir os requisitos de armazenamento.
|
Importar e exportar registos |
- Os registos de que a organização não necessita com regularidade, mas que têm de ser
mantidos para cumprir os regulamentos governamentais, podem ser exportados para outra
localização.
- Os registos podem ser importados de outros repositórios de registos.
|
Controlos de segurança adequados aos registos |
- Os utilizadores não autorizados não podem aceder aos registos.
- Os utilizadores não podem acidentalmente eliminar registos. Os registos podem ser
eliminados por um administrador de registos ou em resultado de um procedimento de
auditoria.
- Os utilizadores podem realizar apenas as operações relacionadas com registos para as
quais têm os direitos de acesso adequados.
|
Integração com o IBM FileNet P8
Workplace,
Workplace XT, Microsoft Office, e Microsoft
Outlook |
Declaração de registos manual ou automática a partir do: - Workplace ou Workplace XT
- Microsoft Outlook, Word, Excel, e Power Point
- Modelos de entrada
|
Funções de utilizador no
IBM Enterprise
Records
O
IBM Enterprise
Records inclui um modelo de segurança de
utilizador baseado em funções e inclui funções para administrador de registos, gestor de
registos, utilizador privilegiado (DoD e Base) ou revisor de registos (PRO), e utilizador
de registos. Cada função determina quais as tarefas que um utilizador com essa função
pode executar. Para obter mais informações, consulte o tópico
Segurança do FileNet P8.
Tipos de instalação do
IBM Enterprise
Records
Antes de instalar a
aplicação
IBM Enterprise
Records, tem de seleccionar o tipo
de instalação (modelo de dados) mais adequada às suas necessidades de gestão de registos. Estão disponíveis os seguintes modelos de dados:
- Base: Fornece as principais funcionalidades e propriedades de gestão de registos.
A instalação Base de registos do IBM Enterprise
Records é a instalação
recomendada para o IBM Enterprise
Records, uma vez que
disponibiliza o número mínimo de propriedades e é adequado à maioria das necessidades. A
nível de funcionalidades, a instalação Base fornece as mesmas capacidades que a instalação DoD.
- DoD: Cumpre as normas do Department of Defense (DoD) 5015.2 Capítulo 2 e Capítulo 4,
que fornece orientações para a implementação e procedimentos da gestão de registos no
DoD. Adicionalmente, a instalação DoD do
IBM Enterprise
Records define interfaces de sistema e
critérios de pesquisa específicos e descreve os requisitos mínimos de gestão de registos
que têm de ser cumpridos, com base nos regulamentos NARA (National Archives and Records
Administration).
- PRO: Cumpre os requisitos do Public Record Office (PRO) para a gestão de registos electrónicos.
Tipos de entidades do
IBM Enterprise
Records
No
IBM Enterprise
Records, os registos são armazenados numa
estrutura hierárquica que contém diferentes entidades de gestão de registos. A imagem
seguinte ilustra a estrutura hierárquica destas entidades seguida por uma breve
explicação de cada entidade:

- Armazenamento de objectos: Refere-se a um repositório de objectos e a um conjunto de
serviços de armazenamento e obtenção incluídos para estes objectos. Um armazenamento de objectos pode ser:
- Armazenamento de objectos de Plano de ficheiros (FPOS, File Plan Object Store):
Contém o plano de ficheiros, ou seja, toda a hierarquia das entidades de gestão de
registos criadas.
- Armazenamento de objectos de registo (ROS, Records Object Store): Contém documentos
que podem ser declarados como registos num FPOS.
Deverá configurar
armazenamentos de objectos de registos separados para registos (metadados) e documentos
declarados como registos. Assim, o FPOS contém a estrutura do plano de ficheiros enquanto
que o ROS contém documentos, alguns dos quais declarados como registos.
Normalmente, vários dos utilizadores com acesso ao ROS, não deveriam ter acesso
às entidades que constituem o plano de ficheiros no FPOS. Pode ter mais de um ROS associado a um FPOS.
- Plano de ficheiros: Define a organização dos registos. Num plano de ficheiros são
armazenados registos numa hierarquia estruturada, concebida para manter o contexto dos registos. Por exemplo, pode criar planos de ficheiros que reflectem as funções de negócio da organização. Pode catalogar os registos nestes esquemas com base nestas funções de negócio. Também
pode associar um padrão de atribuição de nomes a um plano de ficheiros. Todas as
entidades criadas no plano de ficheiros seguirão o mesmo padrão de atribuição de nomes.
- Categoria de registo: Categoriza um conjunto de registos relacionados a um plano de ficheiros. As categorias de registo são criadas para catalogar registos com base em categorias
funcionais. Uma categoria de registo pode conter subcategorias ou pastas de registos (mas não ambas). Os modelos de dados Base e DoD permitem declarar registos directamente numa categoria de
registo; o modelo de dados PRO não o permite. Adicionalmente, pode associar regras de
retenção e eliminação a cada categoria. Estas regras são aplicáveis a todas as pastas de
registos e registos criados na categoria.
- Pasta de registo: Funciona como contentor para os registos relacionados. É utilizada
para gerar registos de acordo com os períodos de retenção especificados e eventos de
eliminação. Pode criar pastas de registos electrónicas, físicas e híbridas numa categoria
para gerir registos electrónicos e físicos.
- Pasta electrónica: Utilizada para armazenar registos electrónicos. Uma pasta electrónica também pode conter marcadores. Um marcador é uma entrada electrónica para um registo físico que não pode ser armazenado
num ficheiro físico. Entre os exemplos deste tipo de registos incluem-se plantas de
grandes dimensões, cassetes de vídeo ou uma base de dados.
- Pasta física: Armazena os registos dos itens físicos, como por exemplo, registo em papel. Uma pasta física é uma entrada virtual de uma pasta em papel.
Com base na estrutura de armazenamento físico da sua organização, pode estruturar a
hierarquia das pastas físicas no IBM Enterprise
Records.
- Caixa: Uma caixa fornece um mecanismo para modelar entidades físicas que contêm
outras entidades físicas. Por exemplo, pode criar um "Armazém" que contém
"Prateleiras" que contêm "Caixas" que contêm "Pastas físicas". Uma caixa pode conter outra caixa, uma pasta física ou um registo.
- Pasta híbrida: Refere-se a um conjunto de registos electrónicos e físicos relacionados.
- Volume: É utilizado como uma sub-divisão lógica de uma pasta de registo em unidades
mais pequenas e de gestão mais fácil. Um volume não tem existência independente da pasta. Uma pasta de registo irá sempre conter pelo menos um volume, que é criado automaticamente
pelo sistema quando uma pasta de registo é criada. Posteriormente, pode criar qualquer número de volumes numa pasta de registos.
- Registo: Um registo fornece os metadados sobre um documento ou objecto físico,
colocado sob o controlo da aplicação IBM Enterprise
Records. Um registo pode herdar algum do comportamento da pasta ascendente no qual é criado. Por
exemplo, pode herdar a agenda de eliminação da pasta de registos ascendente. Pode categorizar os registos em:
- Registo electrónico: Remete para um documento electrónico.
- Marcador: Remete para um objecto físico ou documento em papel.
- Registo vital: Um registo essencial que é necessário para cumprir as
responsabilidades operacionais durante uma emergência ao nível de toda a empresa.
Os registo vitais são revistos e actualizados periodicamente.
- Registo permanente: Um registo identificado como tendo valor histórico, ou outro, para ser mantido
permanentemente pela organização, além do tempo normalmente necessário para
finalidades administrativas, legais ou fiscais.
- Tipos de registo: Pode associar um tipo de registo a registos com características comuns. Por exemplo, pode definir um tipo de registo para especificar uma agenda de eliminação
comum para registos e para auxiliar na pesquisa e obtenção de registos. Pode utilizar
tipos de registos quando um grupo de registos incluídos numa pasta de registos deve ter
uma agenda de eliminação diferente da agenda actualmente associada à pasta de registos.
É indicado em seguida um exemplo da hierarquia das entidades de gestão de registos
Plano de ficheiros
Gestão geral (categoria)
Ficheiros de correspondência (pasta)
Apresentações de programas (pasta)
Conferência de formação de gestão 2006 (volume)
Conferência de formação de gestão 2007 (volume)
Gestão de informação (categoria)
Ficheiros de correspondência (pasta)
Folhas de número de operador (pasta)