IBM® Enterprise Records enthält Workflows zur Automatisierung der Überprüfung und Aussonderung von Schriftstückkategorien, Schriftstückordnern, Datenträgern und Schriftstücken. Ein Workflow enthält Aufgaben, Verfahrensschritte, Personen, Ein- und Ausgabeinformationen sowie Tools für jeden Schritt in einem Geschäftsvorgang.
Sie können bestehende Workflows bearbeiten und neue Workflows erstellen. Die meisten der IBM Enterprise Records-Workflows werden automatisch gestartet, entweder als Resultat des Aussonderungsscanvorgangs oder bei Ausführung einer mit dem Workflow verbundenen Aktion.
Die beiden Workflows "Physical Record Management (PRM)" und "Erstellen eines Aktenordners" müssen manuell gestartet werden.
Beim Erstellen einer Dispositionsphase in einem Dispositionszeitplan, müssen eine Dispositionsaktion und ein Dispositions-Workflow verbunden werden. Wenn die Aufbewahrungsfrist von Einheiten in einer bestimmten Phase abläuft, beginnt die Disposition. Sie müssen die Dispositionsaktion manuell starten und diese löst dann den damit verbundenen Dispositions-Workflow aus. Weitere Informationen zum Dispositionsvorgang finden Sie in:
Bevor Sie Workflows starten können, müssen Sie einige Konfigurationsaufgaben ausführen. Diese Aufgaben werden gewöhnlich während der IBM Enterprise Records-Installation durchgeführt. Weitere Informationen finden Sie in Konfigurieren von Workflows im Handbuch IBM Enterprise Records Installation and Upgrade Guide.
Arten von Workflows
Die folgenden Workflows werden in
IBM Enterprise Records bereitgestellt.
Workflow-Benachrichtigungen
Das System zeigt Nachrichten mit Informationen zum Status, Fehlern und Prüffehlern an, die während der Durchführung eines Workflows auftreten. Es gibt vier verschiedene Nachrichtentypen:
Transkript
Ein Transkript ist eine XML-Datei, die vom System generiert wird, wenn die Dispositionsaktion erfolgreich auf Einheiten angewendet wird, deren Disposition genehmigt wurde. Diese Datei enthält Informationen über:
- Erfolg oder Fehlschlagen der Aussonderungsaktion, die an jeder Entität im Stapel durchgeführt wurde.
- Status der einzelnen Schritte im Workflow sowie Grund für den Status.
Das System sendet diese Datei automatisch als eine Anlage an den Schriftstückmanager. Der Schriftstückmanager kann diese Datei anzeigen, sie auf einem lokales Laufwerk speichern oder sie in einem Browser öffnen.
Warnung
IBM Enterprise Records zeigt eine Warnung an, wenn der angegebene Wert für die verschiedenen Felder eines bestimmten Workflowschritts falsch ist oder in erforderlichen Feldern fehlt. Wenn Sie keinen Wert für das Feld Position im physischen Übertragungsschritt des Zwischenübertragungsworkflows angegeben haben, zeigt IBM Enterprise Records die Warnung an.
Informations- und Statusnachrichten
IBM Enterprise Records zeigt Informations- und Statusnachrichten für die Workflows zur Verwaltung physischer Schriftstücke und zum Erstellen eines Schriftstückordners an. Die Nachrichten enthalten den Status oder andere relevante Informationen zu den Einheiten. Wenn beispielsweise der aktuelle Besitzer einer physischen Entität deren Freigabe verzögert hat, dann zeigt
IBM Enterprise Records die Nachricht als Arbeitselement im Posteingang des Benutzers an, der die Entität als nächstes empfangen soll. Weitere Informationen zu Informations- und Statusnachrichten finden Sie in:
Fehler und Ausnahmen
Fehler- und Ausnahmenachrichten zeigen die betroffenen Einheiten sowie den Grund für den Fehler im Workflow-Schritt. Beispiel: Sie haben den Abgrenzungsschritt einen Stapel von zehn Einheiten abgeschlossen und zwei dieser Einheiten wurden erneut geöffnet. In diesem Fall zeigt die Nachricht an, dass die Abgrenzungsaktion für die beiden geöffneten Einheiten nicht beendet werden konnte.
Klicken Sie im Nachrichtenschritt auf Abgeschlossen, um den fehlgeschlagenen Workflowschritt abzuschließen und das Arbeitselement aus dem Posteingang zu entfernen. Sie können dann das Problem berichtigen und den Workflow erneut starten, um den Schritt ordnungsgemäß abzuschließen. Im obigen Beispiel können Sie die beiden Einheiten, für die der Abgrenzungsschritt misslang, schließen und den Workflow erneut starten.