Järjestelmänvalvoja voi mukauttaa IBM Enterprise Records -ohjelman käsittelyreittejä,
asiakirjaksi vahvistuksen syöttömalleja, hakuja ja raportteja useilla tavoilla.
Luokkien ja ominaisuuksien mukautus
IBM Enterprise Records -ohjelmisto tukee joidenkin yksikköluokkien määritystä aliluokiksi. Voit lisätä seuraavien luokkien aliluokkia:
- Sähköinen asiakirjakansio
- Yhdistelmäasiakirjan kansio
- Fyysinen säilö
- Laatikko
- Fyysinen asiakirjakansio
Aliluokkien luonnin syynä voi olla sellaisten lisäominaisuuksien (mukautettujen ominaisuuksien) tarve, jotka koskevat vain tiettyä
IBM Enterprise Records -ohjelmiston toimittamien luokkien osajoukkoa, tai tarve käsitellä vain osajoukkoa (kuten aliluokan tapahtumien tai jäljitystapahtumien tilaus).
Voit myös lisätä mukautettuja ominaisuuksia aiemmin luotuihin luokkiin ja muokata tapaa, jolla ominaisuudet näkyvät IBM Enterprise Records -sovelluksessa (voit muokata esimerkiksi ominaisuuden näyttönimeä ja määrittää ennalta määritettyjä ominaisuusarvoja). Lisätietoja on kohdissa Aliluokkien luonti, Ominaisuuksien lisäys luokkiin ja Ominaisuuksien näytön mukautus.
Käsittelyreittien mukautus
IBM Enterprise Records sisältää käsittelyreittejä, jotka automatisoivat asiakirjojen hallintatehtävien (kuten yksiköiden arviointi ennen niiden tuhoamista) edellyttämää työn kulkua. Voit muokata näitä käsittelyreittejä mukauttamalla niitä organisaation prosesseja varten.
Voit esimerkiksi lisätä uuden vaiheen, poistaa aiemmin luodun vaiheen tai muokata käsittelyreitin tapahtumien järjestystä muokkaamalla käsittelyreitin määritystä. Jos organisaatiosi liiketoimintaprosessit edellyttävät muita kuin
IBM Enterprise Records -ohjelmiston sisältämiä käsittelyreittejä, voit luoda uusia käsittelyreittejä.
Lisätietoja on kohdassa
Käsittelyreittien luonti ja muutto.
Asiakirjaksi vahvistuksen syöttömallien mukautus
Voit tehostaa asiakirjojen vahvistusprosessia luomalla asiakirjaksi vahvistuksen syöttömalleja. Mallit voivat määrittää oletustietoja (kuten asiakirjaluokkia, arkistonmuodostussuunnitelman sijainnin ja ominaisuuksia) sekä nopeuttaa syöttöprosessia tai estää käyttäjiä näkemästä ennalta määritettyjä arvoja piilottamalla osan ohjatun toiminnon sivuista.
IBM Enterprise Records sisältää syöttömallin fyysisten asiakirjojen asiakirjaksi vahvistusta varten. Voit muokata tätä mallia ja voit luoda uusia malleja fyysisten asiakirjojen sekä sähköisten asiakirjojen asiakirjaksi vahvistusta varten. Kun tallennat syöttömallin fyysisten asiakirjojen asiakirjaksi vahvistusta varten, varmista, että tiedosto tallentuu
FPOS\RecordsManagement\Templates-hakemistoon, jotta malli näkyy
IBM Enterprise Records -sovelluksessa. Lisätietoja on kohdassa
Syöttömallin luonti fyysisten asiakirjojen asiakirjaksi vahvistusta varten ja
Syöttömallin luonti asiakirjaksi vahvistusta varten.
Hakujen mukautus
IBM Enterprise Records -sovellus sisältää Haku-välilehden, jolla käyttäjät voivat etsiä nopeasti yksiköitä arkistonmuodostussuunnitelmasta. Voit kuitenkin luoda sekä tallennettuja hakuja että hakumalleja, joiden avulla peruskäyttäjät voivat toteuttaa monimutkaisempia hakuja. Tallennetut haut ovat valmiita hakuja, jotka ajetaan automaattisesti, kun käyttäjä valitsee haun.
Hakumallit ovat osittain valmiita hakuja, joiden toimintaan käyttäjät voivat vaikuttaa. IBM Enterprise Records -ohjelmassa on hakumalli, joka sisältää hakuperusteita yksikön IBM Enterprise Records -ohjelmistoon liittyvien joidenkin yleisten ominaisuuksien hakua varten. Kun tallennat IBM Enterprise Records -ohjelmistossa käytettävän tallennetun haun tai hakumallin, varmista, että määrität Sovelluksen nimi -ominaisuuden arvoksi IBM Enterprise Records -ohjelmiston.
Raporttien mukautus
IBM Enterprise Records sisältää joukon raportteja, jotka ovat tilastollisia näkymiä
IBM Enterprise Records -ohjelmistossa toteutettavista toiminnoista. Voit mukauttaa näitä raportteja (voit esimerkiksi lisätä ja poistaa kenttiä tai muokata raportin parametreja) ja luoda uusia raportteja, jotka näkyvät
IBM Enterprise Records -sovelluksessa.
Lisätietoja on kohdissa
Raportin mukautus ja
Raportin luonti.