عندما تريد تعديل وثيقة أو أكثر في نفس الوقت، يجب أن تقوم بتخصيص الوثائق أولا. حيث يتم فتح الوثيقة ليتم تحريرها واقفاها في ملف تخزين العناصر حتى تقوم بانهاء تخصيص نسخة جديدة. بناءا على تفضيلات الموقع لملف تخزين العناصر، يتم تخصيص الوثيقة في نمط مشترك أو حصري. تعني عملية التخصيص المشترك أنه مع وجود التصريح اللازم، يمكنك انهاء تخصيص وثيقة حتى اذا كان قد تم تخصيص الوثيقة لشخص ما. ويعني التخصيص الحصري أنه يتم تخصيص الوثيقة بواسطة مستخدم معين ويستطيع هذا المستخدم فقط انهاء تخصيص الوثيقة مرة أخرى.
بعد استكمال التغييرات الخاصة بك، يمكنك انهاء تخصيص الوثيقة بملف التخزين مرة أخرى. عند انهاء تخصيص وثيقة أو أكثر، سيتم تحديث معلومات الوثيقة للوثيقة التي تم تحديثها. ستكون الوثائق عندئذ متاحة للمستخدمين الآخرين لتخصيصها. يستطيع المستخدمين الآخرين عادة مشاهدة وتحميل نسخة من الوثيقة، بصرف النظر عن ما اذا كان قد تم تخصيصها. يمكنك انهاء تخصيص الوثائق من Workplace XT مباشرة أو تطبيقات Microsoft Office المتكاملة باستخدام Application Integration.
يمكنك تعديل عدة وثائق في نفس الوقت. عندما تكون هذه الوثائق موجودة في حافظة تحتوي على قالب ادخال أو أكثر تم ارفاقه بها، سيسمح لك Workplace XT بالتعامل مع الوثائق المحددة الخاصة بك قبل تخصيصها أو انهاء تخصيصها لملف تخزين العناصر. على سبيل المثال، يمكنك ازالة وثائق معينة قبل انهاء تخصيص الوثائق الخاصة بك.
عند تتبع الوثائق الخاصة بك، يستطيع Workplace XT ايجاد الوثائق على الجهاز المحلي الخاص بك بعد تخصيصها من ملف تخزين العناصر. يمكنك عندئذ ايجاد الوثيقة بسهولة اذا كنت تريد الغاء تخصيصها أو حفظها أو انهاء تخصيصها. يمكنك أيضا حذف النسخة المحلية للوثيقة آليا من الجهاز الخاص بك بعد استكمال اجراء انهاء التخصيص أو الغاء اجراء التخصيص. يتم تحديد امكانية الحذف بواسطة موجه نظام الموقع.
يمكنك تخصيص أو تخصيص وتحميل وثيقة أو أكثر في نفس الوقت في Workplace XT. اذا قمت بتخصيص وثيقة، يمكنك اختياريا تحميل الوثيقة التي تقوم بتخصيصها بعد تخصيص الوثيقة. يسمح لك التصرف تخصيص وتحميل بتخصيص وتحميل الوثائق في نفس الوقت. يمكنك احلال الوثائق الحالية على الجهاز المحلي الخاص بك قبل تحميل الوثائق الخاصة بك من ملف تخزين العناصر. اذا قمت بتخصيص وتحميل وثيقة، يمكنك فتح الملف.
قد يكون تم حفظ بعض الوثائق التي تريد تخصيصها وتحميلها في عدة حافظات. لا يستطيع Workplace XT تشغيل الوثائق اذا قام موجه النظام بتحديد محددات الحافظة المتسلسلة هرميا لتفضيلات الموقع تحميل هيكل الحافظة. تقوم هذه المحددات باعادة تكوين التسلسل الهرمي للحافظة التي تم تخزين الوثائق بها في ملف تخزين العناصر على الجهاز المحلي الخاص بك. على سبيل المثال، اذا كان قد تم تخزين الوثائق الخاصة بك في ملف تخزين للعناصر بالاسم My Object Store\my folders\، سيتم تكوين نفس هيكل الحافظة على الجهاز المحلي الخاص بك بالاسم C:\My Object Store\my folders. استخدم تحديد حافظة لتحديد أحد الحافظات التي تم تخزين الوثائق بها. يمكن عندئذ أن يقوم Workplace XT بتحميل وتتبع هذه الوثائق على الجهاز المحلي الخاص بك.
يمكنك انهاء تخصيص وثيقة أو أكثر في نفس الوقت باستخدام قيم الخاصية وصلاحيات التوصل من النسخة السابقة. يمكنك انهاء تخصيص وثائق بأي من الطرق التالية:
ارجع الى التعامل مع الخصائص للحصول على المزيد من المعلومات عن تحديد قيم الخاصية.
يمكنك الغاء تخصيص وثيقة أو أكثر لاتاحتها للآخرين لتخصيصها. على سبيل المثال، قد تقوم بتخصيص وثيقة لاجراء تغييرات وتحدد فيما بعد أن هذه التغييرات لم تكن مطلوبة. عند قيامك بالغاء التخصيص، يتم ارجاع الوثيقة الى حالة النسخة السابقة ورقم النسخة السابق لها قبل تخصيصها.