IBM Enterprise Records, Versio 5.1.+            

Asiakirjojen haku tallennettujen hakujen ja mallipohjien avulla

Haku-välilehdessä voit hakea IBM Enterprise Records -yksiköitä, minkä lisäksi voit käyttää myös hakumalleja tai Workplace-järjestelmässä luotuja tallennettuja hakuja.

Kun hakumallin suunnittelija tallentaa haun hakemistoon <FPOS>:\Asiakirjojen hallinta\Mallit ja kirjoittaa sovelluksen nimeksi IBM Enterprise Records, haku tulee näkyviin Haku-välilehdellä. Valitse vaihtoehto Hakumallit ja tallennetut haut, jos haluat tarkastella IBM Enterprise Records -sovelluksen Haku-välilehden hakuluetteloa. IBM Enterprise Records -sovelluksessa näkyvät vain haut, joiden luonnin yhteydessä Sovelluksen nimi -kenttään on merkitty arvo RM.

Käyttäjät, jotka voivat käyttää Workplace-järjestelmän toimintoa Tekijä > Lisätyökalut, voivat luoda ja muokata hakuja Hakusuunnittelu-ohjelmassa. Kun luot hakumalleja, voit käyttää RM-yksikön tyyppi -ominaisuutta IBM Enterprise Records -sovelluskohtaisten yksiköiden määrittämiseen tai suodattamiseen hakutuloksissa. Seuraavassa taulukossa ovat IBM Enterprise Records -yksiköt ja niitä vastaavat arvot:

Taulukko 1. IBM Enterprise Records -yksiköt ja niitä vastaavat arvot
RM-yksikön tyyppi Arvo Objektityyppi*
Asiakirjaluokka 101 Kansio
Asiakirjakansio 102 Kansio
Sähköinen asiakirjakansio 105 Kansio
Fyysinen säilö 106 Kansio
Yhdistelmäasiakirjan kansio 108 Kansio
Fyysinen asiakirjakansio 110 Kansio
Taltio 103 Kansio
Sähköinen asiakirja 301 Dokumentti
Sähköpostiasiakirja 302 Dokumentti
Merkki 303 Dokumentti

*Mukautetut objektit ovat toimintojen, sijaintien, asiakirjalajien ja vastaavien kaltaisia kohteita. Voit tarkastella luetteloa, kun avaat avattavan Objektien aliluokka -valikon Hakusuunnittelu-ohjelmassa.

Kun suunnittelet hakua, voit määrittää yksikön tyypit, jotka näkyvät hakumallissa valintaruutuina. Tyypit määritetään Objektityypit-sivulla. Jos käytät hakumallia, kirjoita joko edellä olevan taulukon arvot tai valitse pakollinen valintaruutu Suodata tulokset valittujen luokkien mukaan:, jos haluat hakea tiettyä yksikön tyyppiä.

Lisätietoja tallennettujen hakujen ja hakumallien luomisesta on Hakusuunnittelu-ohjelman ohjeissa.

Tallennettu haku

Tallennettu haku sisältää kaikki haun laatijan määrittämät hakuehdot. Käyttäjän tarvitsee vain napsauttaa haun nimeä, jolloin järjestelmä ajaa haun ja haun tulokset tulevat näkyviin samalla tavalla kuin jos käyttäjä olisi avannut kansion. Tallennetun haun kuvake näyttää seuraavalta: Tallennettu haku -kuvake.

Hakumalli

Hakumallin avulla voit tarkastella hakuehtoja ja kirjoittaa omat arvosi. Hakumallia käyttäessäsi haettavia ominaisuuksia tai operaattoreita ei muuteta. Käyttäjä kirjoittaa haun suunnittelijan valitsemien hakuehtojen arvot. Hakumallin kuvake näyttää seuraavalta: Hakumalli-kuvake.

IBM Enterprise Records tukee vain VQL-vaihtoehtoa niissä hauissa tai hakumalleissa, jotka sisältävät sisältöön perustuvan noutamiselementin (CBR). Muita CBR-vaihtoehtoja, kuten ALL tai NONE, ei tueta.

VQL on kyselykieli, jota sisältöhakuohjelman pohjana toimiva Autonomy K2 -ohjelmisto tukee. Lisätietoja VQL-syntaksista on Autonomy-käyttöohjeissa, jotka on asennettu K2 Master Administrator Server -palvelimelle: http://<Master_Administrator_Server_-palvelimen_nimi>:9990/verity_docs/

Voit käyttää hakumallia tai tallennettua hakua seuraavasti:

  1. Valitse Haku-välilehti ja napsauta vaihtoehtoa Hakumallit ja tallennetut haut.
  2. Valitse haluamasi hakumalli tai tallennettu haku.
  3. Määritä valitun hakumallin hakuehdot ja napsauta vaihtoehtoa Haku. (Järjestelmä suorittaa tallennetut haut välittömästi ilman lisätietojen pyytämistä.)
  4. Napsauta vaihtoehtoa Palauta oletukset, jos haluat tyhjentää kaikki hakumallin hakuehdot. Jos haluat tyhjentää yksittäisen arvon avattavasta valikosta, valitse luettelon yläosassa oleva tyhjä alue. Jos haluat poistaa päivämäärän, napsauta kalenterikuvakkeen oikealla puolella olevaa Tyhjennä-linkkiä. Voit poistaa tekstin korostamalla sen ja painamalla askelpalautinta.

Hakutulokset näkyvät sivun alaosassa. Voit lajitella tuloksia napsauttamalla sarakkeiden otsikoita, käyttää tietosivuja napsauttamalla Nouda tiedot -kuvaketta sekä tuoda dokumentteja näkyviin, avata kansioita ja suorittaa toimintoja käyttämällä yksikön pikavalikkoja. Jos haluat suorittaa toimintoja useissa yksiköissä, merkitse haluamiesi yksikköjen valintaruutu ja valitse sitten haluamasi toiminto Monivalintatoiminnot-valikosta.

 



Palaute

Päivitetty viimeksi: Elokuu 2011


© Copyright IBM Corp. 2011.
Tämä Information Center -sivusto perustuu Eclipse-tekniikkaan. (http://www.eclipse.org).