IBM Enterprise Records, Versió 5.1.+            

Addició d'una categoria de registres

Podeu afegir una categoria de registres a un pla de fitxers de la jerarquia d'entitats de gestió de registres. També podeu afegir una categoria de registres a una altra categoria de registres, amb la qual cosa es crea una subcategoria. Teniu en compte, però, que només podeu afegir una subcategoria a una categoria de registres activa. Només un gestor de registres o un administrador de registres pot afegir una categoria de registres.

Per defecte, la categoria de registres acabada de crear hereta totes les propietats, tret del nom, l'identificador i la data d'obertura de la seva categoria de registres pare. Podeu canviar aquests valors heretats.
Atenció: A qualsevol nivell del pla de fitxers, no heu de crear més de 100 categories de registres i carpetes de registres (consulteu Plans de fitxers per obtenir-ne més informació).

Per afegir una categoria de registres:

  1. Inicieu sessió com a gestor de registres o administrador de registres i accediu al pla de fitxers al qual voleu crear una categoria de registres. Si voleu crear una subcategoria, obriu la categoria de registres adequada.
  2. Per obrir l'assistent, feu clic a Afegeix categoria de registres: icona Afegeix categoria de registres. A continuació, seguiu aquests passos:
    1. Per definir les propietats, introduïu o modifiqueu els valors de propietat que es mostren. Algunes propietats es poden editar directament en aquesta pàgina, mentre que altres exigeixen que feu clic al nom de propietat per editar els valors. Un asterisc vermell indica que cal especificar un valor per a aquesta propietat. Per obtenir més informació sobre les propietats que es mostren, consulteu Referència de propietats. Si introduïu un patró de registre que assigni automàticament un nom als registres que s'afegeixen a la categoria, introduïu el patró directament en aquest camp. Per obtenir ajuda per crear el patró, consulteu Addició d'un patró de nomenclatura.
    2. Feu clic a Següent per definir la planificació de disposició per a la categoria de registres o seleccioneu un altre pas al panell esquerre.
    3. Feu clic a Cancel·la per sortir de l'assistent Afegeix categoria de registres.
    4. Per definir la disposició, hi ha tres possibilitats. És possible que s'hagi preseleccionat una planificació de disposició (el quadre Hereta està seleccionat). És possible que es llisti una planificació de disposició, però el quadre Hereta no està seleccionat. Per utilitzar-la, feu clic a Hereta. És possible que no hi hagi informació de disposició. En tots els casos, feu clic a Explora planificació per seleccionar una planificació o canviar-la. Feu clic a Esborra la planificació per deixar de moment la disposició en blanc. Podeu revisar les pàgines d'informació de qualsevol planificació assignada fent clic a la seva icona Obtenir informació.
    5. Quan cerqueu una planificació, feu clic a Selecciona a sota del nom de la planificació de disposició que vulgueu assignar a aquesta categoria.
    6. Si cal, especifiqueu l'autorització de disposició designada per a la disposició de la categoria de registres quan està pendent de disposició. Per defecte, l'autorització de disposició especificada per a la planificació de disposició seleccionada s'assignarà automàticament com a autorització de disposició per la categoria de registres. Si no s'ha definit una autorització de disposició per a la planificació seleccionada, s'aplicarà l'autorització de disposició que hàgiu definit per a la categoria. Si decidiu especificar l'autorització de disposició ara i definir la planificació de disposició més endavant, l'autorització de disposició definida per a la planificació sobreescriurà l'autorització de disposició que hàgiu definit anteriorment per a la categoria de registres.
      Atenció: Si la configuració de visualització a les Preferències de lloc o a les Preferències d'usuari per a Mostra el pas de registres vitals quan creeu contenidors es defineix com a No, el programa oculta el pas Configura el registre vital, amb la qual cosa podeu anar al subpàs 1.
    7. Si la configuració de preferències d'usuari o de lloc s'ha definit per mostrar el pas Configura el registre vital, feu clic a Següent per definir el registre vital o seleccioneu un altre pas al panell esquerre. Per obtenir-ne més informació, consulteu els enllaços Preferència d'usuari i Preferència de lloc al final d'aquest tema.
    8. Per especificar que els registres d'aquesta categoria són vitals, seleccioneu Cert al menú Indicador de registre vital. Per definir el registre vital si els registres creats a la categoria de registres exigeixen revisions i actualitzacions contínues, podeu marcar la categoria de registres com a vital en aquest pas. Tots els registres creats a la categoria es classifiquen automàticament com a vitals.
    9. Si voleu, introduïu una descripció dels registres vitals que s'han d'afegir a aquesta categoria de registres.
    10. Al menú Acció de revisió de registre vital, seleccioneu l'acció que s'iniciarà amb la revisió periòdica o el cicle d'actualització dels registres vitals. El menú llista les accions de revisió vital creades anteriorment com es descriu a Addició d'una acció.
    11. Al menú Revisió i cicle d'actualització de registre vital, seleccioneu la incidència que activarà la revisió periòdica o l'actualització dels registres vitals dins la categoria. El menú llista les incidències recurrents creades anteriorment com es descriu a Addició d'un activador d'incidències recurrents.
    12. Feu clic a Següent per definir la seguretat i acabar la categoria de registres.
    13. Per definir la seguretat, reviseu els paràmetres de seguretat existents. Consulteu Especificació dels paràmetres de seguretat per obtenir informació sobre cada dret d'accés. Els paràmetres de seguretat determinen els grups i els usuaris que poden accedir a la categoria de registres i controlen els permisos atorgats a cada grup o usuari. Els paràmetres de seguretat que especifiqueu aquí els pot sobreescriure la seguretat del FileNet P8 definida a l'entitat.
    14. Si voleu canviar els drets d'accés per a un usuari o grup concret llistat a la pàgina, feu clic al nom de l'usuari o el grup a la columna Títol. Es mostra la pàgina Configuració de seguretat, on podeu especificar els permisos de seguretat de diferents usuaris i grups.
    15. Per afegir usuaris o grups nous a la llista, feu clic a Afegeix nou. Per eliminar un usuari o un grup existent de la llista, seleccioneu l'opció Elimina per a aquest usuari o grup. Per obtenir-ne més informació, consulteu Addició d'usuaris i grups a un objecte.
    16. Per desar les modificacions als paràmetres de seguretat i acabar de crear la categoria de registres, feu clic a Finalitza.
    17. Feu clic a D'acord per confirmar el missatge sobre l'addició correcta d'una categoria de registres i sortiu de l'assistent.


Comentaris

Darrera actualització: Agost de 2011


© Copyright IBM Corp. 2011.
Aquest Information Center està basat en tecnologia Eclipse. (http://www.eclipse.org)