IBM Enterprise Records, Version 5.1.+            

Konfigurera autodeklaration av poster

Du kan konfigurera automatisk deklaration av poster som gör att när en användare utför en åtgärd (checkar in eller arkiverar i en mapp) på ett dokument i ett ROS (Records Object Store) skapar IBM® Enterprise Records automatiskt en motsvarande post i ett FPOS (File Plan Object Store). Exempel: Du kan välja att låta alla dokument som arkiveras i en konfidentiell mapp deklareras som en post. Du kan också välja att låta varje dokument som tillhör en viss dokumentklass deklareras som en post när en användare checkar in dokumentet.

Viktigt: Du måste använda händelsen Checka in i stället för händelsen Skapa om en post ska deklareras vid tillkomsten.
Du bör vara medveten om att RMAutoDeclaration måste konfigureras för att använda asynkrona och INTE synkrona händelser. När du ska konfigurera autodeklaration av poster utför du följande uppgifter:

Redigera konfigurationsfilen för autodeklaration

Redigera konfigurationsfilen för RMAutoDeclaration (RMAutoDeclare.properties):

  1. Ange den mappsökväg eller det GUID där posten ska arkiveras genom att skapa (utse) en strängegenskap i Enterprise Manager (t.ex. AutoDeclareFolderSymName) i källdokumentklassen eller en underordnad klass. Ange att egenskapen har längden 256 tecken.
  2. (Valfritt) Ange postklassnamnet genom att skapa (utse) en annan strängegenskap iEnterprise Manager (t.ex. AutoDeclareRecordClassSymName) i källdokumentklassen eller en underordnad klass. Om du inte anger något postklassnamn används standardnamnet ElectronicRecordInfo.

    Med de två första stegen skapar du egenskaperna för RMAutoDeclare-händelsen.

  3. Använd Application Engine, Workplace XT eller Enterprise Manager och checka ut filen RMAutoDeclare.properties.
  4. Redigera RMAutoDeclare.properties med lämplig information:
    rmevent.declare.RecordClassPropertySymname=AutoDeclareRecordClassSymName
    rmevent.declare.RecordFiledInFolderPropertySymname=AutoDeclareFolderSymName
      (Om egenskapen inte finns loggar händelsehanteraren ett fel.)
    rmevent.declare.FPOSObjectStoreName=TargetObjectStoreName
  5. Använd Application Engine, Workplace XT eller Enterprise Manager och checka in den nya versionen av RMAutoDeclare.properties med ovannämnda innehåll.

Skapa en prenumeration som använder händelseåtgärden RMAutoDeclaration

Du kan skapa en eller flera prenumerationer som startas när prenumerationshändelsen (incheckning eller filtillägg) inträffar. Då utlöses händelseåtgärden för prenumerationen.

För en dokumentrelaterad incheckningshändelse skapar du prenumerationen på en dokumentklass eller underordnad klass. För mapprelaterade händelser (filtillägg) kan du skapa prenumerationen på en mappklass eller underordnad klass till en viss mappobjektsförekomst. Du kan skapa så många prenumerationer som behövs. Exempel: Du kan skapa prenumerationer på flera olika dokumentunderklasser.

  1. I Enterprise Manager expanderar du det ROS-objektlager som ska innehålla de dokument som kommer att deklareras som poster automatiskt.
  2. Högerklicka på Dokumentklass (eller en underordnad dokumentklass) och välj Lägg till prenumeration om du ska skapa en prenumeration för en dokumentklass eller underordnad dokumentklass. -eller- Expandera mappen Andra klasser och högerklicka på Mapp (eller en underordnad mappklass) och välj Lägg till prenumeration om du ska skapa en prenumeration för en mappklass eller underordnad mappklass. -eller- Expandera mappen Rotmapp, navigera till den mapp som du ska ställa in prenumeration för och högerklicka på den mappen och välj Lägg till prenumeration.
  3. Klicka på Nästa i guiden för att skapa en prenumeration.
  4. Ange ett upplysande, unikt namn och en beskrivning för prenumerationen och klicka på Nästa.
  5. För en prenumeration för en klass (men inte en förekomst) kontrollerar du att alternativknappen Apply to all instances of class <klassnamn> är vald och klickar sedan på Nästa.
  6. I fönstret Specify Triggers anger du alla utlösare som ska aktivera prenumerationen (incheckning för en dokumentprenumeration, arkivering för en mapprenumeration). Klicka på Nästa.
  7. Som händelseåtgärd väljer du RMAutoDeclare från listrutan och klickar på Nästa.
  8. Kontrollera att kryssrutan Synchronous inte är markerad. Lämna övriga kryssrutor markerade eller omarkerade beroende på vad som är lämpligt. Klicka sedan på Nästa.
  9. Klicka på Slutför.

RMAutoDeclare

Testa konfigurationen av RMAutoDeclare:

  1. Skapa ett dokument i ROS av den klass som konfigurerats för autodeklaration.
  2. Ange postklassnamnet i en strängegenskap för källdokumentet.

    Detta är den egenskap (AutoDeclareRecordClassSymName) som du tidigare angav i filen RMAutoDeclare.properties. (Se steg 2 i proceduren för att redigera konfigurationsfilen för autodeklaration tidigare i det här ämnet.) När en användare skapar ett dokument anger användaren postklassnamnet i den här egenskapen. Om du inte anger det symboliska namnet används standardkassnamnet ElectronicRecordInfo.

  3. Ange arkiveringsmappen för posten i en annan strängegenskap.

    Detta är den andra egenskapen (AutoDeclareFolderSymName) som används i filen RMAutoDeclare.properties. (Se steg 1 i proceduren för att redigera konfigurationsfilen för autodeklaration tidigare i det här ämnet.) När en användare skapar ett dokument anger användaren sökvägen till postens arkiveringsmapp eller GUID i den här egenskapen. Om värdet är ogiltigt loggar händelsehanteraren ett fel. Sökvägen till postmappen ska inledas med "/<arkiveringsplansnamn>/..." (t.ex. "/File Plan/Category1/Folder1"). Användaren kan också ange mappens GUID.

När användaren skapar dokumentet deklarerar händelsen RMAutoDeclare dokumentet i den angivna mappen i FPOS och använder den angivna postklassen.



Feedback

Senast uppdaterat: Augusti 2011


© Copyright IBM Corp 2011.
Detta Informationscenter bygger på Eclipse-teknik. (http://www.eclipse.org)