IBM Enterprise Records, Version 5.1.+            

Zuordnen eines Aussonderungszeitplans zu einer Entität

Berechtigte Benutzer (Schriftstückmanager, Schriftstückadministrator oder Prüfer bei PRO-Standard; Schriftstückmanager oder Schriftstückadministrator bei DoD oder Basis) können jederzeit einen Aussonderungszeitplan einer Schriftstückkategorie oder einem Schriftstückordner zuordnen. Untergeordnete Container übernehmen den Aussonderungszeitplan. Sie können einen Aussonderungszeitplan einer Schriftstückkategorie oder einem Schriftstückordner während der Erstellung oder auch später zuordnen.

So ordnen Sie einen Aussonderungszeitplan einer Schriftstückkategorie oder einem Schriftstückordner zum ersten Mal nach der Erstellung zu:

  1. Informationen zu Schriftstückkategorien finden Sie in Hinzufügen einer Schriftstückkategorie.
  2. Informationen zu Schriftstückordnern finden Sie in Hinzufügen eines Schriftstückordners.

So ordnen Sie einen Aussonderungszeitplan zu einem späteren Zeitpunkt zu:

  1. Navigieren Sie zum Container, dessen Dispositionszeitplan Sie zuweisen möchten, und klicken Sie auf das Symbol Informationen abrufen.
  2. Klicken Sie im linken Bereich auf Aussonderung.
  3. Klicken Sie auf "Plan suchen", um einen Dispositionszeitplan auszuwählen.
  4. Klicken Sie im Fenster Aussonderungszeitplan auswählen unter dem Namen eines der Zeitpläne auf Auswählen.
  5. Wählen Sie im neuen Menü die gewünschte Option aus, um festzulegen, wie der neue Aussonderungszeitplan an seine untergeordneten Container weitergegeben werden soll. Wenn Sie einen anderen Aussonderungszeitplan zuordnen, können Sie den Zeitplan folgendermaßen an seine untergeordneten Container weitergeben:
    • Weitergabe an alle direkt untergeordneten Container und alle erbenden Untercontainer unabhängig davon, ob sie den früheren Aussonderungszeitplan geerbt haben. Dies entspricht der Option Neuen Aussonderungszeitplan an alle unmittelbar untergeordneten Elemente und alle erbenden Unterentitäten weitergeben. Dies gilt auch für Zeitpläne, die zum ersten Mal angewendet werden.
    • Weitergabe nur an die untergeordneten Container, die den früheren Aussonderungszeitplan geerbt haben. In dieser Situation bleibt der Aussonderungszeitplan der untergeordneten Container, die den Zeitplan nicht erben, unverändert. Diese Option übernimmt nur dann einen neuen Zeitplan, wenn zuvor ein Zeitplan übernommen wurde. Dies entspricht der Option "Neuen Aussonderungszeitplan an alle Erbelemente übertragen".
    • Weitergabe des Zeitplans an keinen der untergeordneten Container. In dieser Situation bleiben die untergeordneten Container, die den alten Aussonderungszeitplan geerbt haben, weiterhin mit diesem Zeitplan verbunden. Sie werden jedoch nicht als "Erben" kategorisiert. Dies entspricht der Option "Neuen Aussonderungszeitplan nicht übertragen".
  6. Auf Wunsch können Sie hier die einschlägigen Vorschriften Ihres Unternehmens eingeben.
    Achtung: Standardmäßig wird die für den ausgewählten Aussonderungszeitplan festgelegte Aussonderungsberechtigung automatisch als Aussonderungsberechtigung für den Container zugewiesen. Wenn keine Aussonderungsberechtigung für den ausgewählten Zeitplan eingestellt wird, gilt die für den Container festgelegte. Wenn beim Erstellen des Containers eine Aussonderungsberechtigung festgelegt wurde, jedoch kein Aussonderungszeitplan zugeordnet wurde, ersetzt die Aussonderungsberechtigung des Zeitplans die vorher festgelegte Aussonderungsberechtigung.
  7. Klicken Sie auf "Anwenden", um Ihre Änderungen zu speichern.
  8. Klicken Sie auf Beenden, um die Seite zu schließen.
Wichtig: Schriftstücke, denen ein Schriftstücktyp zugeordnet wurde, haben möglicherweise einen anderen Aussonderungszeitplan als ihr übergeordneter Container. Der Aussonderungszeitplan, der dem Schriftstücktyp zugeordnet ist, hat Vorrang vor dem Zeitplan des Containers. Wenn Sie jedoch einen Scanvorgang ausführen, wird eine Aussonderungskonfliktwarnung in der Protokolldatei des Scanvorgangs aufgezeichnet, wenn der dem übergeordneten Container zugeordnete Zeitplan eine kürzere Stilllegungs-Aufbewahrungsdauer hat als der Zeitplan, der dem Schriftstücktyp zugeordnet ist.
Informationen zum Ändern eines vorhandenen Zeitplans finden Sie in Ändern des Aussonderungszeitplans einer Entität.


Feedback

Letzte Aktualisierung: August 2011


© Copyright IBM Corp. 2011.
Dieses Information Center basiert auf Eclipse-Technologie. (http://www.eclipse.org)