Il raggruppamento e la creazione di relazioni con documenti implicano l'associazione di un documento principale a uno o più documenti secondari. I documenti principali e secondari vengono creati indipendentemente gli uni dagli altri. Quando si stabilisce il tipo di correlazione dei documenti in un documento composto, questa informazione viene memorizzata in un link creato. Questo è diverso dal link che è possibile creare per collegare diversi tipi di oggetti, ad esempio cartelle, documenti e oggetti personalizzati.
I documenti inclusi in un documento composto possono risiedere in diverse ubicazioni in un solo archivio oggetti. Non è possibile creare un documento composto utilizzando oggetti e cartelle personalizzati né è possibile creare un documento composto che includa documenti residenti in archivi oggetti differenti. Se non esiste una relazione gerarchica ovvia tra documenti, è possibile creare un documento principale privo di contenuti (un file esterno) e specificare che i documenti correlati sono secondari di tale documento.
Per creare un documento composto, creare innanzitutto il documento principale, quindi associare gli altri documenti come secondari. Con i documenti principali e secondari si eseguono le stesse operazioni eseguite con i documenti standard. Ad esempio, è possibile visualizzare le pagine di informazioni relative a documenti principali e secondari nonché le informazioni relative ai link che associano i documenti tra loro. È possibile assegnare una versione sia al documento principale che a quello secondario ed è possibile assegnare un nome al link tra principale e secondario. Le impostazioni speciali definite quando si aggiunge, modifica o inserisce un documento secondario consentono di gestire il documento durante l'evento in cui si controlla la versione o si elimina il relativo documento principale.
È possibile, inoltre, modificare l'ordine di visualizzazione dei documenti secondari nell'elenco dei documenti secondari del documento principale, selezionare altri documenti secondari, inserire nuovi documenti e rimuovere i link che collegano i documenti.
Azione | Informazioni |
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Creazione di un documento principale |
Questa azione non è disponibile quando si accede:
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Associazione di documenti secondari a un documento principale |
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Informazioni link e proprietà del link di un documento composto | La visualizzazione delle proprietà del link di un documento composto nella pagina di informazioni è una pagina di sola lettura che fornisce un'istantanea corrente del link di relazione dei componenti tra uno specifico documento secondario e il relativo documento principale. Le informazioni visualizzate consentono di gestire la relazione tra un documento secondario e un documento principale quando, ad esempio, un documento principale viene eliminato o passato a un'altra versione. Le informazioni sulle proprietà visualizzate vengono create quando si associa per la prima volta un documento secondario a un documento principale. Modificare le proprietà visualizzate in questa pagina durante la modifica del documento secondario. Anche le proprietà di sistema sono di sola lettura e non possono essere modificate. A seconda delle impostazioni delle Preferenze utente, le proprietà di sistema possono essere compresse (nascoste). Fare clic su Mostra proprietà di sistema o su Nascondi proprietà di sistema per attivare/disattivare la visualizzazione delle proprietà di sistema. È possibile accedere alla visualizzazione delle proprietà del link del documento composto quando si apre la pagina di informazioni per un documento principale o un documento secondario. |
Visualizzazione dei documenti associati ad un documento composto |
In Workplace XT, è possibile visualizzare rapidamente i documenti secondari associati a un documento
principale specifico. Le informazioni su ciascun documento sono visualizzate nella visualizzazione elenco e
per ogni documento è visualizzata la relazione gerarchica. Fare clic con il pulsante destro del mouse su un documento e selezionare azioni specifiche sui documenti. per visualizzare un documento composto. È inoltre possibile eseguire |