É necessário efectuar vários passos ao criar um plano de ficheiros
no IBM®
Enterprise Records relacionados com
segurança, padrões de atribuição de nomes, nomes de volumes, fluxos de
trabalho, acções, eventos, datas, agendas de eliminação, personalização de
classes e propriedades e adicionar localizações, planos de ficheiros e pastas.
São indicadas em seguida ligações para outros tópicos que fornecem
informações detalhadas.
As tarefas são indicadas na ordem em que devem ser realizadas. Por exemplo,
terá de realizar algumas tarefas, como por exemplo, acções de adicionar e
ventos, antes de executar outras tarefas, como por exemplo, definir agendas de
eliminação.
- Reveja os requisitos de segurança da gestão de registos e efectue os
ajustes necessários. Alterar as predefinições de segurança depois de o
sistema estar em utilização é complexo. Em geral, atribua definições de
segurança a grupos e não a utilizadores individuais; deste modo, o sistema será
mais sustentável. Consulte o tópico
Segurança do FileNet P8 para obter mais
informações.
- Pode também consultar o tópico
Adicionar um padrão de atribuição de nomes, que define as
regras de padrão de atribuição de nomes que pretende aplicar em diferentes
entidades, como por exemplo, categorias de registos e pastas criados num plano
de ficheiros. Deve definir as regras de padrão de atribuição de nomes e, em
seguida, associar o padrão de atribuição de nomes ao plano de ficheiros
antes de começar a adicionar as entidades nas quais pretender aplicar as
regras.
- Pode alterar a configuração do sufixo do nome do volume, que é um número
incremental que funciona como um sufixo no nome do volume. Por predefinição, o
valor do sufixo é "00000". Deve configurar este valor antes de adicionar pastas
de registos, uma vez que um volume é criado automaticamente, em resultado da
adição de qualquer tipo de pasta de registos, excepto para caixas. Consulte o tópico
Configurar o sufixo do nome do volume.
- Pode criar fluxos de trabalho de eliminação novos ou
personalizar os existentes e transferir os mesmos para o servidor do
Process Engine.
Todos os fluxos de trabalho associados a acções têm de estar disponíveis
antes de criar as acções associadas. Consulte o tópico
Criar e modificar fluxos de trabalho.
- Adicione acções, que são as acções de eliminação (como destruir ou mover
para sala de armazenamento) realizadas nas entidades. Tem de adicionar acções
antes de definir agendas de eliminação. Se marcar contentores de registos ou
pastas de registos como contentores vitais (ou seja, os registos que contêm são
registos vitais que têm de ser revistos periodicamente), certifique-se de que
adiciona uma ou mais acções do tipo Revisão vital. Embora
não seja obrigatório, pode marcar uma entidade de contentor como Vital quando
cria a mesma, o que requer especificar a acção Revisão
vital e o evento periódico.
Consulte o tópico Adicionar uma acção.
- Adicione eventos, que são as ocorrências de condições especificadas (como o
fim de um trimestre fiscal) que o sistema utiliza como referência para activar
determinadas acções para as entidades. Tem de adicionar eventos antes de
definir agendas de eliminação que utilizam estes eventos. Se marcar contentores
de registos ou pastas de registos como contentores vitais, certifique-se de que
adiciona um ou mais eventos recorrentes. Consulte o tópico
Activadores de eventos.
- Pode adicionar datas predefinidas, que são datas
(normalmente eventos temporizados) que o sistema utiliza como referência
para activar determinadas acções para as entidades. Tem de adicionar datas
predefinidas antes de definir agendas de eliminação que utilizem essas datas. Consulte o tópico
Adicionar uma data predefinida.
- Defina agendas de eliminação. Embora não seja obrigatório, pode
associar uma agenda de eliminação a uma entidade quando cria a entidade. Se a sua solução do oIBM Enterprise
Records
incluir a utilização de tipos de registos, tem de definir uma agenda de
eliminação antes de criar o tipo de registo associado. Consulte o tópico
Definir uma agenda de eliminação.
- Pode adicionar tipos de registos, que facultam uma
forma de associar um registo a uma agenda de eliminação diferente da
agenda actualmente associada à categoria de registo ascendente ou pasta de
registos do registo. Consulte o tópico Adicionar, modificar ou eliminar um tipo de registo.
- Pode também personalizar classes e propriedades, como por exemplo converter
as classes do IBM Enterprise
Records em
subclasses, adicionar propriedades a classes e personalizar a forma como as
propriedades são apresentadas na interface do utilizador. Consulte o tópico
Criar subclasses,
Adicionar propriedades a classes, e
Personalizar a visualização das propriedades.
- Se a sua solução do IBM Enterprise
Records
incluir a gestão de registos físicos, pode adicionar localizações. Quando
adiciona uma entidade física, como por exemplo, uma pasta de registo físico,
tem de fornecer a respectiva localização. Consulte o tópico Adicionar uma localização.
- Adicione o seu plano de ficheiros. Consulte o tópico
Adicionar um plano de ficheiros.
- Crie a hierarquia do plano de ficheiros, o que inclui adicionar
categorias de registos e adicionar pastas de registos. Consulte o tópico
Adicionar uma categoria de registo e
Adicionar uma pasta de registos.
- Após criar o plano de ficheiros, deve rever as definições de
configurações existentes do
IBM Enterprise
Records, bem como realizar algumas
tarefas de configuração adicionais. Consulte o tópico
Descrição geral da configuração do IBM Enterprise Records para obter um resumo.
- Para obter mais informações sobre a migração de um plano de ficheiros de um
armazenamento de objectos para outro (por exemplo, mover um plano de ficheiros
de um ambiente de desenvolvimento ou teste para um ambiente de produção)
consulte o tópico Utilizar a ferramenta de importação e exportação do plano de ficheiros.