يمكن للمستخدمين ذوي الصلاحيات أو بوظائف المراجعين على الأقل فقط نسخ سجل الى مكان آخر في نفس مخطط الحفظ. عند قيام المستخدم ذو صلاحيات أو بحقوق المراجعة بنسخ أحد السجلات، IBM® Enterprise Records نسخ الوثائق الموضحة في (ROS) على نفس الملف الرئيسي باسم حاوية مختلف. وباستثناء الاسم والوصف والسرية ومعلومات التخلص، يقوم IBM Enterprise Records بنسخ بيانات التعريف للسجل الى الحافظة الجديدة في FPOS بوصلة الى الوثيقة التي يتم نسخها في ROS.
متضمنات نسخ السجلات.
- متضمنات السرية للسجلات التي يتم نسخها - بعد نسخ أحد السجلات، سيقوم السجل الجديد بتوارث السرية من الحاوية الرئيسية الجديدة.
- متضمنات التخلص لنسخ السجلات - تقوم السجلات التي يتم نسخا بتوارث الجدول الزمني للتخلص من الحاوية الرئيسية الجديدة، فيما عدا السجل الذي يكتسب التخلص كنتيجة لنوع السجل.
اذا كان السجل الأصلي متوقف بالفعل، فان السجل المنسوخ لن يكون قد تم ايقافه بعد. ويجب أن يقوم المستخدم المرخص ببدء التخلص على السجل الذي يتم نسخه عندما يكون للسجل المنسوخ جدول زمني للتخلص كنتيجة لنوع السجل.
لنسخ سجل واحد:
- قم بالانقتال الى التسلسل الهرمي لمخطط الحفظ للتوصل الى السجل المراد نسخه.
- اضغط بمفتاح الفأرة الأيمن على اسم السجل وحدد نسخ من القائمة السياقية.
- يجب ملاحظة أن مجال عنوان الوثيقة يكون مملوء بسجل باسم بالبادءة "نسخة من".
- أدخل الوصف لنسخة السجل، واضغط تالي.
- انتقل الى المكان الذي سيتم تخزين النسخة به من مخطط الحفظ واضغط نسخ.
- بعد عرض رسالة التأكيد للتحقق من اتمام تصرف النسخ، اضغط حسنا أو قم بالعودة الى صفحة الاستعراض. يجب ملاحظة ما يلي:
- السجل الالكتروني لا يمكن أن يتم نسخه الى حافظة فعلية.
- السجل يمكن نسخه الى الحافظة المستهدفة التي تكون مفتوحة وفعالة فقط.
لفتح واحد أو أكثر من السجلات
- قم بالانتقال الى التسلسل الهرمي لمخطط الحفظ للتوصل الى السجلات المراد نسخها.
- قم بتعليم مربع الاختيار الموجود بجانب السجل الذي تريد نسخه.
- من خلال قائمة تصرفات متعدد التحديد، حدد نسخ.
- في النافذة نسخ، حدد مكان مخطط الحفظ الذي تريد نسخ السجلات اليه من الكشف.
يمكنك استخدام مجال الترشيح للحد من عدد البنود التي ستظهر في كشف اسم العنصر. على سبيل المثال، اذا كنت تعرف أن مكان مخطط الحفظ الخاص بك يحتوي على الحرف x في اسمه، فيمكن أن تقوم بادخال x في مجال الترشيح، اضغط بدء، بذلك سيتم تجديد الكشف بأسماء أماكن مخطط الحفظ ذات أسماء بالحرف x. اضغط ارجاع لتجديد الكشف مرة أخرة ليعرض كشف كامل بمخططات الحفظ بترتيب أبجدي.
- انتقل الى المكان الذي سيتم تخزين النسخة به من مخطط الحفظ واضغط نسخ.
- بعد عرض رسالة التأكيد للتحقق من اتمام تصرف النسخ، اضغط حسنا أو قم بالعودة الى صفحة الاستعراض.