IBM® Enterprise
Records è un componente
aggiuntivo della suite di prodotti IBM FileNet P8. IBM Enterprise
Records consente di creare e gestire record accurati, sicuri e affidabili per informazioni sia elettroniche che fisiche. IBM Enterprise
Records può essere utilizzato per gestire record di qualsiasi tipo, a prescindere dal supporto o dal formato di storage. Per conoscere IBM Enterprise
Records occorre capire la nozione di record e il motivo per cui si utilizza un sistema di gestione dei record.
Gestione dei record
Il termine gestione dei record fa riferimento ad attività dirigenziali, quali la pianificazione, il controllo e l'organizzazione ai fini della creazione, della memorizzazione, dell'utilizzo, del recupero e dell'eliminazione di record. In altri termini, la gestione dei record comprende tutte le attività da eseguire per gestire i record durante le fasi del loro ciclo di vita (creazione, utilizzo attivo, archiviazione inattiva e disposizione).
Importanza della gestione dei record
Per garantire che le informazioni dell'organizzazione siano precise, complete e facilmente accessibili, è necessario impostare un sistema affidabile di gestione dei record. In assenza di un sistema di questo tipo, è possibile investire una notevole quantità di tempo in attività non produttive, come l'individuazione manuale delle informazioni o la ricerca di record mancanti o archiviati in modo errato.
Senza un sistema di gestione dei record, può risultare difficile individuare, interpretare e conformarsi alle norme e ai regolamenti specifici in materia. Ciò può portare a severe multe, penali e altre conseguenze di natura legale. Se i record non vengono gestiti correttamente, si possono verificare inoltre rischi associati a dispute o cause legali, nonché problemi di riservatezza e sicurezza delle informazioni critiche e vitali.
Utilizzare IBM Enterprise
Records per contenere i rischi summenzionati. IBM Enterprise
Records può essere utilizzata per conservare informazioni importanti sotto forma di record disponibili all'occorrenza mediante tecniche di ricerca, mentre i record non essenziali o inattivi vengono distrutti o archiviati.
Ruolo di IBM Enterprise
Records nella gestione dei record
IBM Enterprise
Records consente di gestire i record all'interno dell'azienda, indipendentemente dal supporto di memorizzazione. Lo scopo
di
IBM Enterprise
Records è garantire
che:
- i record siano facilmente accessibili all'occorrenza all'interno dell'azienda,
- i record siano eliminati quando non sono più necessari o richiesti per legge, dallo statuto aziendale o da direttive amministrative.
Con
IBM Enterprise
Records, è possibile:
- creare e gestire una struttura gerarchica (piano file) per la memorizzazione dei record,
- gestire record sia elettronici che fisici,
- proteggere gli archivi contenenti i record,
- creare regole di conservazione ed eliminazione dei record,
- forzare l'archiviazione o la distruzione dei record in base a tali regole,
- controllare l'accesso ai record,
- richiamare record sulla base di criteri di ricerca,
- distruggere i record non più richiesti dall'organizzazione.
Funzioni e vantaggi
di IBM Enterprise
Records
La tabella seguente riporta le caratteristiche di
IBM Enterprise
Records e i relativi vantaggi.
Caratteristica |
Vantaggio |
Archivio centralizzato per i record |
- Utilizzo diffuso e ampia disponibilità delle informazioni all'interno dell'azienda.
- Decisioni efficaci grazie alla disponibilità immediata delle informazioni importanti.
|
Luoghi e contenitori virtuali per l'archiviazione dei record relativi a documenti elettronici e fisici in una struttura gerarchica |
- Controllo sulle raccolte di documenti stampati e sui file elettronici.
- Simulazione di un ambiente di ufficio reale.
- I luoghi e i contenitori virtuali modellano l'effettiva struttura di archiviazione fisica.
- Controllo dei costi tramite la riduzione delle spese sostenute per lo spazio da adibire a uffici, per le attrezzature e per il personale richiesti per la gestione e il recupero dei record.
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Funzioni di ricerca di facile utilizzo |
- Accesso facile e immediato alle informazioni richieste senza l'uso di una complicata sintassi di ricerca.
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Regole di conservazione ed eliminazione dei record |
Controllo definito dall'utente su: - Tempo di conservazione di un record.
- Trattamento del record al termine del piano di conservazione.
- Analisi dei record prima della loro distruzione.
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Procedure di verifica per record, monitoraggio automatizzato del periodo di conservazione e avvio del processo di eliminazione dei record |
- I record non vengono accidentalmente distrutti, modificati, manipolati, danneggiati o perduti.
- I record vengono distrutti solo in base alla pianificazione di disposizione o nell'ambito di una procedura di verifica.
- I record non più necessari vengono eliminati per ridurre i requisiti di archiviazione.
|
Importazione ed esportazione dei record |
- I record non frequentemente richiesti dall'organizzazione ma che devono essere conservati ai fini della conformità alle leggi della Pubblica amministrazione possono essere esportati in un'altra posizione.
- I record possono essere importati da altri archivi di record.
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Controlli di sicurezza appropriati per i record |
- Gli utenti non autorizzati non possono accedere ai record.
- Gli utenti non possono eliminare accidentalmente i record. I record possono essere eliminati da un amministratore dei record o in seguito a una procedura di verifica.
- Gli utenti possono eseguire solo le operazioni correlate ai record per le quali possiedono i diritti di accesso appropriati.
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Integrazione con IBM FileNet P8 Workplace, Workplace XT, Microsoft Office e Microsoft Outlook |
Dichiarazione manuale o automatica dei record da: - Workplace o Workplace XT
- Microsoft Outlook, Word, Excel e Power Point
- Modelli di immissione
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Ruoli utente in IBM Enterprise
Records
IBM Enterprise
Records fornisce un modello di sicurezza utente basato su ruolo e include ruoli per amministratore dei record, manager dei record, utente con privilegi (DoD e Base) o autore delle revisioni dei record (PRO) e utente dei record. Ciascun ruolo determina le attività che possono essere eseguite da un utente ad esso appartenente. Per ulteriori informazioni, vedere
Sicurezza di FileNet P8.
Tipi di installazioni IBM Enterprise
Records
Prima di installare l'applicazione
IBM Enterprise
Records, occorre scegliere il tipo di installazione (modello di dati) che risponde alle proprie esigenze di gestione dei record. Sono disponibili i seguenti modelli di dati:
- Base: offre funzionalità e proprietà di gestione dei record di base. L'installazione base di Records IBM Enterprise
Records è l'installazione consigliata per
IBM Enterprise
Records, in quanto aggiunge il numero minimo di proprietà
e si adatta a gran parte delle esigenze. Da un punto di vista funzionale, l'installazione base offre le stesse funzionalità dell'installazione DoD.
- DoD: è conforme agli standard DoD (Department of Defense) 5015.2 Chapter 2
e Chapter 4, che forniscono informazioni procedurali e di implementazione della gestione
dei record nel modello DoD. Inoltre, l'installazione
DoD di IBM Enterprise
Records definisce interfacce di sistema e criteri di ricerca specifici e descrive i requisiti minimi di gestione dei record imposti dalle normative NARA (National Archives and Records Administration) in vigore.
- PRO: è conforme ai requisiti fissati dal PRO (Public Record Office) per la gestione
dei record elettronici.
Tipi di entità IBM Enterprise
Records
In
IBM Enterprise
Records, i record sono memorizzati in una struttura gerarchica che contiene diverse entità di gestione dei record. La seguente figura mostra la struttura gerarchica di queste entità, seguita da una breve descrizione di ciascuna di esse:

- Archivio oggetti: si riferisce a un repository di oggetti e a una suite di servizi di
archiviazione e recupero di tali oggetti. Un archivio oggetti può essere:
- FPOS (File Plan Object Store): contiene il piano file, ossia l'intera gerarchia di entità di
gestione record creata.
- ROS (Records Object Store): contiene documenti che possono essere dichiarati come record in un
FPOS.
FileNet consiglia di configurare archivi di dati separati per i record (metadati) e per i documenti dichiarati record. Pertanto, FPOS contiene la struttura del piano file, mentre ROS contiene i documenti, alcuni dei quali sono dichiarati record. Di norma, molti utenti con accesso al ROS non dovrebbero avere accesso alle entità che costituiscono il piano file in FPOS. A ogni FPOS è possibile associare più di un ROS.
- Piano file: definisce l'organizzazione dei record. In un piano file, i record vengono memorizzati in una struttura gerarchica designata per conservare il contesto dei record. Ad esempio, è possibile creare piani file che rispecchino le funzioni aziendali dell'organizzazione. Successivamente, è possibile catalogare i record in base a questi schemi a seconda delle funzioni aziendali. È possibile inoltre associare un modello di denominazione a un piano file. Tutte le entità create in un piano
file seguono il modello di denominazione record.
- Categoria record: suddivide in categorie un insieme di record correlati in un piano file. Le categorie record vengono create al fine di catalogare i record in base a categorie funzionali. Una categoria record può contenere sottocategorie o cartelle record (ma non entrambe). A differenza del modello di dati PRO, i modelli di dati Base e DoD consentono la dichiarazione dei record direttamente in una categoria. È inoltre possibile associare a ciascuna categoria regole di conservazione e di disposizione. Tali regole si applicano a tutte le cartelle record e a tutti i record creati nella categoria.
- Cartella record: funge da contenitore per record correlati. Viene utilizzata per gestire i record in base ai periodi di conservazione specificati e agli eventi di disposizione. In una categoria è possibile creare cartelle record elettroniche, fisiche e ibride per gestire i record elettronici e fisici.
- Cartella elettronica: utilizzata per memorizzare record elettronici. Una cartella elettronica contiene anche contrassegni. Un contrassegno è una voce elettronica relativa a un record fisico che non può essere memorizzato in un file fisico. Tra gli esempi di record di questo tipo ci sono le planimetrie di edifici di grandi dimensioni, le videocassette o i database.
- Cartella fisica: contiene i record relativi ad elementi fisici, ad esempio i record
cartacei. Una cartella fisica è una voce virtuale relativa a una cartella cartacea.
In IBM Enterprise
Records è possibile modellare la gerarchia di cartelle fisiche in base alla struttura di archiviazione
fisica dell'organizzazione.
- Scatola: una scatola permette di modellare le entità fisiche che contengono altre entità fisiche. Ad esempio, è possibile creare un "Magazzino" contenente "Scaffali", i quali contengono "Scatole", che a loro volta contengono "Cartelle fisiche". Una scatola può contenere un'altra scatola, una cartella fisica o un record.
- Cartella ibrida: si riferisce a una raccolta di record elettronici e fisici correlati.
- Volume: funge da suddivisione logica di una cartella record in unità più piccole e di più facile
gestione. Un volume non esiste senza una cartella. Una cartella record contiene sempre almeno un volume, che viene automaticamente creato dal sistema al momento della creazione di una cartella record. All'interno di una cartella record, pertanto, è possibile creare il numero di volumi desiderato.
- Record: fornisce metadati relativi a un documento o un oggetto fisico messo sotto controllo
dell'applicazione IBM Enterprise
Records. Un record può ereditare parte del proprio comportamento dalla cartella record in cui viene creato. Ad esempio, può ereditare la pianificazione di disposizione della cartella record padre. I record possono essere classificati come segue:
- Record elettronico: punta a un documento elettronico.
- Contrassegno: punta a un oggetto fisico o a un documento cartaceo.
- Record vitale: un record essenziale richiesto per far fronte a responsabilità operative
nel corso di un'emergenza aziendale. I record vitali sono periodicamente revisionati e aggiornati.
- Record permanente: record con valore storico o di altro tipo sufficiente da garantirne la
conservazione continua da parte dell'organizzazione oltre il normale tempo richiesto a fini amministrativi,
legali o fiscali.
- Tipi di record: è possibile
associare un tipo di record a record con funzioni comuni. Ad esempio, è possibile definire un tipo di record per specificare una pianificazione comune di disposizione per i record e per agevolarne la ricerca e il richiamo. I tipi di record si utilizzano quando un gruppo di record esistente in una cartella record deve essere associato a una pianificazione di disposizione diversa da quella correntemente associata alla cartella record.
Di seguito è riportato un esempio di gerarchia di entità di gestione di record:
Piano file
Gestione generale (categoria)
File di corrispondenza (cartella)
Briefing programma (cartella)
Conferenza 2006 sulla formazione del personale dirigente (volume)
Conferenza 2007 sulla formazione del personale dirigente (volume)
Gestione informazioni (categoria)
File di corrispondenza (cartella)
Fogli numero operatore (cartella)