Podczas przeglądania składnicy obiektów planu umieszczania w folderach w produkcie
IBM® Enterprise Records kliknij opcję Zadeklaruj akta fizyczne, aby uruchomić kreatora deklarowania akt.
Ten kreator obejmuje trzy kroki:
- Akta katalogu
- Ustaw właściwości
- Ustaw właściwości klasyfikacji
Aby zadeklarować akta katalogu:
- Kliknij opcję Wybierz klasę. W kreatorze pojawi się strona Wybór klasy akt.
- Domyślnie dostępna jest tylko klasa Akta znacznika. Jeśli w serwisie dodano inne klasy, wówczas należy
wybrać odpowiednią klasę i kliknąć opcję Akceptuj.
- Określ lokalizację planu umieszczania w folderach.
- W produkcie IBM Enterprise Records kliknij opcję Dodaj nowe. Aby usunąć
lokalizację planu umieszczania w folderach, kliknij opcję Usuń poniżej opisu lokalizacji. W produkcie
Application Engine kliknij opcję Wybierz lokalizację planu umieszczania w folderach.
- Przejdź do odpowiedniego poziomu w lokalizacji i zaznacz pole wyboru.
Jeśli wcześniej utworzono skróty, wówczas można wybrać opcję Skróty, a następnie wybrać z listy. Zaznacz
pole wyboru lokalizacji, której zamierzasz użyć, a następnie kliknij opcję Dodaj do wybranych.
W celu znalezienia lokalizacji można kliknąć opcję Wyszukaj. Wybierz opcję Tytuł
albo Identyfikator planu umieszczania w folderach. Operatorem domyślnym jest "podobne", który umożliwia
wyszukiwanie części nazwy. Wprowadź łańcuch tekstowy i kliknij opcję Wyszukaj.
- Po wybraniu lokalizacji kliknij opcję Dodaj do wybranych.
- Jeśli lokalizacja jest często używana, wówczas kliknij opcję Dodaj do skrótów. W przyszłych
deklaracjach możliwe będzie wybranie lokalizacji z widoku Skróty zamiast przechodzenie do widoku
Przeglądaj.
- Kliknij opcję Akceptuj.
- Kliknij przycisk Dalej, aby przejść do kroku ustawiania właściwości.
Aby zakończyć krok Ustaw właściwości:
- Udostępnij wymagane informacje w polach właściwości. Wymagane pola mogą być różne w zależności od wybranej klasy. Pola
wymagane w domyślnej klasie Akta znacznika są następujące:
- Typ nośnika: wprowadź typ nośnika, np. CD, kaseta wideo, zdjęcie na papierze.
- Format: wprowadź format, na przykład CDR, VHS, papier.
- Autor: wprowadź nazwę osoby, która utworzyła akta fizyczne lub jest ich posiadaczem.
- Temat: wprowadź krótki opis akt fizycznych
- Data publikacji: wprowadź datę utworzenia akt fizycznych.
- Lokalizacja główna: wprowadź lokalizację główną akt fizycznych, które nie zostały pobrane. Kliknij opcję Wybierz w wymaganej lokalizacji.
Kreator zamknie stronę i wróci do kroku Ustaw właściwości.
- Jeśli deklarowane akta stanowią przyjęcie innych akt, wówczas kliknij opcję Przyjęcie, a następnie
wybierz sklasyfikowane akta, które są źródłem przyjęcia. Przyjęcia śledzą sklasyfikowane akta, ale przyjęcie zwykle nie jest
sklasyfikowane.
Więcej informacji o przyjęciach zawiera sekcja Przyjęcia.
- Kliknij przycisk Dalej.
Aby zakończyć krok Ustaw właściwości klasyfikacji:
- Aby wybrać podręcznik klasyfikacji zabezpieczeń (SCG) lub dokument źródłowy, kliknij opcję Pochodzi z. Ten
krok jest opcjonalny.
- Aby wybrać SCG, sekcję SCG lub temat SCG, kliknij opcję Dodaj nowe w obszarze Podręczniki klasyfikacji
zabezpieczeń, a następnie wybierz wymagany element SCG. Wybranie elementu SCG spowoduje wprowadzenie do właściwości
Pochodzi z nazwy SCG, daty wydania SCG oraz autora SCG.
- Aby wybrać dokument źródłowy, kliknij opcję Dodaj nowe w obszarze Dokumenty źródłowe i wprowadź opis
dokumentu źródłowego do pola tekstowego. Dokument źródłowy nie udostępnia dodatkowych informacji, zatem konieczne będzie
wypełnienie wymaganych pól w kroku Ustaw właściwości klasyfikacji.
- Aby usunąć podręcznik klasyfikacji zabezpieczeń lub dokument źródłowy, kliknij odpowiednie pole w kolumnie Usuń, a następnie
kliknij opcję Usuń.
- Po zakończeniu dodawania lub usuwania wymaganych elementów podręcznika klasyfikacji i dokumentów źródłowych, kliknij opcję
Akceptuj.
Ważne: Po kliknięciu przycisku Akceptuj na
stronie Pochodzi z produkt IBM Enterprise Records skopiuje dane z wszystkich
pól w kroku Ustaw właściwości klasyfikacji.
Jeśli poprzednio wprowadzono inne dane do tych pól i wymagane jest tylko przejrzenie informacji na stronie
Pochodzi z, kliknij przycisk Anuluj (zamiast Akceptuj), aby
zachować ręcznie wprowadzone dane.
- Określ wartość Klasyfikacja początkowa, wybierając opcję Ściśle tajne,
Tajne lub Poufne z menu.
Ważne: Jeśli użytkownik ma uprawnienia
do wyświetlania elementów na poziomie klasyfikacji początkowe, wówczas wartość Bieżąca klasyfikacja
zostanie domyślnie ustawiona na tę samą wartość, co klasyfikacja początkowa. W przeciwnym wypadku należy określić wartość na
poziomie odpowiadającym uprawnieniom.
- Kliknij opcję Przyczyny klasyfikowania. W produkcie
IBM Enterprise Records zostanie otwarta strona Wybierz wartości, na której
można dodawać i usuwać przyczyny klasyfikowania.
- Aby dodać przyczynę klasyfikowania, kliknij opcję Dodaj nową wartość, a następnie wybierz
Aktywne dla nowych akt lub Nieaktualne dla wcześniejszych akt.
- Wybierz przyczynę z listy opcji i kliknij opcję Akceptuj.
- W razie potrzeby kontynuuj dodawanie przyczyn.
- W celu usunięcia przyczyny podświetl przyczynę i kliknij ikonę Usuń wybrane elementy:

- Po zakończeniu wybierania kliknij przycisk Akceptuj.
- Do pola Agencja klasyfikująca wprowadź nazwę agencji, która aktualnie zarządza aktami fizycznymi, np.
Ministerstwo Obrony.
- Wypełnij pozostałe pola opcjonalne.
- Aby zmienić wartość Anuluj klasyfikację - Data, kliknij ikonę kalendarza i wybierz datę. Wartość
Anuluj klasyfikację - Data jest oparta na jednym z poniższych elementów:
- Kliknij opcję Zdarzenia przy anulowaniu klasyfikacji lub Zdarzenia przy przejściu
na starszą wersję. Produkt IBM Enterprise Records otworzy stronę
Wybierz wartości, na której można dodać i usuwać odpowiednie wartości.
- Wybierz wartość z listy opcji i kliknij opcję Akceptuj.
- W razie potrzeby kontynuuj dodawanie wartości.
- W celu usunięcia wartości podświetl wartość i kliknij ikonę Usuń wybrane elementy:

- Po zakończeniu wybierania kliknij przycisk Akceptuj.
- Wprowadzenie lub zmiana niektórych informacji może spowodować zmianę wymagania dotyczącego informacji w innych polach. Na
przykład: jeśli zostanie zmodyfikowane pole Anuluj klasyfikację - Data, wówczas należy wprowadzić
wyłączenie. Jeśli zostanie wprowadzona wartość do pola Zdarzenia przy przejściu na starszą wersję,
wówczas należy udostępnić instrukcje przechodzenia na starszą wersję.
- Po wprowadzeniu wymaganych informacji kliknij przycisk Zakończ.