Vos tâches quotidiennes incluent probablement la manipulation de différents types de document. Par exemple, vous pouvez créer, réviser, classer des documents, déplacer des documents vers un autre dossier, mettre à jour ou supprimer des documents. Il peut s'agir de fichiers de traitement de texte, de feuilles de calcul, de formulaires ou de tout type de fichier électronique. Les documents peuvent également n'être qu'un rassemblement de propriétés de document qui se réfèrent à un élément que vous voulez suivre comme un CD, un DVD, une brochure ou un autre périphérique physique.
Généralement, le type des actions que vous exécutez sur un document, comme l'ajout d'un nouveau document ou la réservation d'un document existant, est le même, quel que soit le type de document en question. Toutefois, certains types de fichier requièrent l'utilisation de fonctions spéciales. Par exemple, un modèle de publication constitue une classe spéciale de document que les utilisateurs expérimentés peuvent créer à l'aide du concepteur de publication. Cette application exécute l'ajout, la réservation et la restitution du fichier modèle de publication. Vous ne pouvez pas exécuter ces actions directement sur le fichier. Toutefois, vous pouvez localiser le fichier à l'aide de la fonction de navigation ou de recherche et afficher ses informations de propriété si vous disposez des droits d'accès appropriés.
Les données de formulaire constituent un autre type de document spécifique. Si eForms est installé et activé sur votre site, vous pouvez travailler avec des formulaires en sus des différents types de document. Vous ne pouvez pas directement exécuter les opérations d'ajout, de réservation ou de restitution, de téléchargement ou d'enregistrement sur les données de formulaire. En effet, lorsque vous ouvrez un document de données de formulaire, la réservation s'effectue automatiquement. Pour plus d'informations, voir Utilisation des FileNet P8 eForms.
Workplace XT fournit de nombreux outils qui permettent de gérer les documents, leurs propriétés et leurs paramètres de sécurité. Par exemple :
Les rubriques suivantes expliquent comment utiliser tous les outils pour faciliter et assouplir la gestion de documents.