IBM Enterprise Records, Version 5.1.+            

Konfigurieren der automatischen Deklaration von Schriftstücken

Sie können die automatische Deklaration von Schriftstücken konfigurieren, um sicherzustellen, dass IBM® Enterprise Records automatisch ein entsprechendes Schriftstück im angegebenen Aktenplan-Objektspeicher erstellt, wenn ein Benutzer eine Operation (Einchecken oder Ablegen in einem Ordner) an einem Dokument im Objektspeicher für Schriftstücke ausführt. Sie können z. B. angeben, dass jedes im vertraulichen Ordner abgelegte Dokument als Schriftstück deklariert werden soll. Sie können auch angeben, dass jedes Dokument, das zu einer bestimmten Dokumentklasse gehört, als Schriftstück deklariert wird, wenn ein Benutzer das Dokument eincheckt.

Wichtig: Sie müssen das Ereignis Einchecken anstelle des Ereignisses Erstellen verwenden, wenn ein Schriftstück zur Erstellungszeit deklariert werden soll.
Beachten Sie, dass RMAutoDeclaration zur Verwendung von asynchronen und NICHT von synchronen Ereignissen konfiguriert werden muss. Zur Konfiguration der automatischen Deklaration von Schriftstücken führen Sie die folgenden Aufgaben durch:

Bearbeiten der Konfigurationsdatei für die automatische Deklaration

So bearbeiten Sie die RMAutoDeclaration-Konfigurationsdatei (RMAutoDeclare.properties)

  1. Erstellen Sie in Enterprise Manager eine Zeichenfolgeeigenschaft (z. B. AutoDeclareFolderSymName) in der Quellendokumentklasse oder -unterklasse, um den Ablageordnerpfad für das Schriftstück oder die GUID anzugeben. Konfigurieren Sie eine Länge von 256 Zeichen für die Eigenschaft.
  2. (Optional) Erstellen Sie in Enterprise Manager eine weitere Zeichenfolgeeigenschaft (z. B. AutoDeclareRecordClassSymName) in der Quellendokumentklasse oder -unterklasse, um den Namen der Schriftstückklasse anzugeben. Wenn Sie keinen Namen für die Schriftstückklasse angeben, übernimmt die Schriftstückklasse standardmäßig den Wert "ElectronicRecordInfo".

    Die ersten beiden Schritte erstellen Eigenschaften für das Ereignis "RMAutoDeclare".

  3. Checken Sie die Datei RMAutoDeclare.properties mit Application Engine, Workplace XT oder Enterprise Manager aus.
  4. Bearbeiten Sie die Datei RMAutoDeclare.properties mit den entsprechenden Informationen:
    rmevent.declare.RecordClassPropertySymname=AutoDeclareRecordClassSymName
    rmevent.declare.RecordFiledInFolderPropertySymname=AutoDeclareFolderSymName
      (Wenn die Eigenschaft nicht vorhanden ist, protokolliert der Ereignishandler einen Fehler.)
    rmevent.declare.FPOSObjectStoreName=TargetObjectStoreName
  5. Checken Sie die neue Version von RMAutoDeclare.properties mit Application Engine, Workplace XT oder Enterprise Manager mit den oben angegebenen Inhalten wieder ein.

Erstellen einer Subskription, die die RMAutoDeclaration-Ereignisaktion nutzt

Sie können eine oder mehrere Subskriptionen erstellen, die gestartet werden, wenn das subskribierte Ereignis (Einchecken oder Dateihinzufügung) eintritt. Dadurch wird die Ereignisaktion ausgelöst, die der Subskription zugeordnet ist.

Beim Dokumentereignis (Einchecken) erstellen Sie die Subskription in einer Dokumentklasse oder -unterklasse. Beim Ordnerereignis (Dateihinzufügung) können Sie die Subskription entweder in einer Ordnerklasse oder -unterklasse oder in einer bestimmten Ordnerobjektinstanz erstellen. Sie können beliebig viele Subskriptionen erstellen. Beispielsweise können Sie Subskriptionen in mehreren unterschiedlichen Dokumentunterklassen erstellen.

  1. Erweitern Sie aus Enterprise Manager den Objektspeicher für Schriftstücke, der die Dokumente enthalten soll, die automatisch als Schriftstücke deklariert werden sollen.
  2. Zum Erstellen einer Subskription für eine Dokumentklasse oder -unterklasse klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Dokumentklasse (oder auf eine Dokumentunterklasse) und wählen Sie Subskription hinzufügen aus. Zum Erstellen einer Subskription für eine Ordnerklasse oder -unterklasse, erweitern Sie den Ordner Weitere Klassen (Other Classes), klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ordner (oder auf eine Ordnerunterklasse) und wählen Sie Subskription hinzufügen aus. Zum Erstellen einer Subskription für einen bestimmten Ordner erweitern Sie den Stammordner, navigieren Sie zu dem Ordner, für den Sie die Subskription festlegen wollen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner und wählen Sie Subskription hinzufügen aus.
  3. Klicken Sie im Assistenten zum Erstellen einer Subskription auf Weiter.
  4. Geben Sie einen aussagekräftigen, eindeutigen Namen und eine Beschreibung für die Subskription an und klicken Sie auf Weiter.
  5. Bei einer Klassensubskription (nicht jedoch bei einer Instanzsubskription) stellen Sie sicher, dass das Optionsfeld Auf alle Instanzen der Klasse<Klassenname> anwenden (Apply to all instances of class) aktiviert ist, und klicken Sie auf Weiter.
  6. Wählen Sie aus dem Fenster Auslöser angeben (Specify Triggers) die Auslöser aus, die die Subskription aktivieren sollen (Einchecken bei einer Dokumentsubskription; Ablegen bei einer Ordnersubskription). Klicken Sie auf Weiter.
  7. Wählen Sie im Fenster aus dem Dropdown-Menü die zuvor erstellte Ereignisaktion RMAutoDeclare aus und klicken Sie auf Weiter.
  8. Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Synchron (Synchronous) abgewählt ist. Lassen Sie die übrigen Kontrollkästchen je nach Bedarf aktiviert bzw. abgewählt und klicken Sie auf Weiter.
  9. Klicken Sie auf Fertig stellen.

RMAutoDeclare

So testen Sie die Konfiguration von "RMAutoDeclare":

  1. Erstellen Sie ein Dokument im Objektspeicher für Schriftstücke der Klasse, für die die automatische Deklaration konfiguriert wurde.
  2. Geben Sie den Namen der Schriftstückklasse in einer Zeichenfolgeeigenschaft des Quellendokuments an.

    Dies ist die Eigenschaft (AutoDeclareRecordClassSymName), die zuvor in die Datei RMAutoDeclare.properties eingegeben wurde. (Siehe Schritt 2 in der oben beschriebenen Prozedur Bearbeiten der Konfigurationsdatei für die automatische Deklaration.) Beim Erstellen eines Dokuments gibt der Benutzer den Namen der Schriftstückklasse in diese Eigenschaft ein. Wenn Sie nicht den symbolischen Namen angeben, wird der Standardklassenname "ElectronicRecordInfo" verwendet.

  3. Geben Sie den Ablageordnerpfad für das Schriftstück in einer anderen Zeichenfolgeeigenschaft an.

    Dies ist die andere Eigenschaft (AutoDeclareFolderSymName), die derzeit in der Datei RMAutoDeclare.properties verwendet wird. (Siehe Schritt 1 in der oben beschriebenen Prozedur Bearbeiten der Konfigurationsdatei für die automatische Deklaration. Beim Erstellen eines Dokuments gibt der Benutzer den Ablageordnerpfad oder die GUID in diese Eigenschaft ein. Wenn der Wert ungültig ist, protokolliert der Ereignishandler einen Fehler. Der Schriftstückordnerpfad sollte mit "/<Aktenplanname>/..." beginnen (z. B. "/Aktenplan/Kategorie1/Ordner1"). Der Benutzer kann auch die GUID des Ordners eingeben.

Nachdem der Benutzer das Dokument erstellt hat, deklariert das Ereignis RMAutoDeclare dieses mit der angegebenen Schriftstückklasse im angegebenen Ordner im Aktenplan-Objektspeicher.



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Letzte Aktualisierung: August 2011


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