IBM Enterprise Records, Verze 5.1.+            

Zapůjčení fyzických entit

Jelikož fyzické entity nelze zobrazit online, je nutné zařídit, aby vám tyto položky byly odeslány. Tento proces zvaný zapůjčení také spustí sled prací Správa fyzických záznamů (PRM), který sleduje, kde se entity v jednotlivých krocích nacházejí. Zapůjčit si můžete jednotlivé záznamy (po jednom) nebo kterýkoli z kontejnerů, který obsahuje fyzické položky.

Sled prací PRM pokrývá celý cyklus vyhrazení, přijetí a uvolnění entity pro dalšího uživatele. Sled prací také sleduje zpoždění v příjmu nebo uvolnění entity. Sleduje také entity ztracené na cestě nebo uživatelem, který je aktuálně uveden jako osoba, která entitu vlastní. Sledování entity pomocí sledu prací PRM samozřejmě vyžaduje, aby všichni účastníci vždy přesně uváděli, kde entita je, což mohou zajistit včasnou reakcí na úlohy ve svých schránkách.

Fyzické entity si můžete zapůjčit pomocí aplikací Application Engine, Workplace XT nebo IBM® Enterprise Records. Pokud to chcete provést z pracovní oblasti, přejděte do úložiště objektů plánu souborů a otevřete složku Správa záznamů. Poté otevřete složku plánu záznamů a přejděte k objektu v umístění příslušného plánu souborů.

Informace o stavu zapůjčení entity získáte klepnutím na ikonu Získat informace a výběrem stránky Podrobnosti. Na této stránce v části Fyzická je zobrazeno umístění entity a její domovské stránky, stav zapůjčení a osoba, která si ji zapůjčila. Pokud má entita čárový kód, můžete její stav zapůjčení zkontrolovat také pomocí volby Procházet fyzické položky na kartě Fyzická. Viz Vyhledání fyzické entity. A konečně pomocí tlačítka Stav ve sledu prací PRM můžete zobrazit stav aplikace Sledování.

Schránky používané sledem prací PRM

Jak se entita pohybuje a uživatelé ji přijímají a uvolňují, generují se pracovní položky. Některé z nich se objevují ve schránkách uživatelů a některé ve veřejných schránkách. Nastavení zabezpečení uživatele a skupin určují, kdo má do veřejných schránek přístup, kdo může otevřít krok sledu prací a zobrazit stav zapůjčení entity pomocí volby Procházet fyzické položky. Sled prací PRM může odesílat položky do následujících veřejných schránek.

Postup zapůjčení

Zapůjčení entity začíná výběrem příkazu Spustit / Zapůjčit z kontextové nabídky. Poté se pracovní položky zobrazí v osobních schránkách účastníků nebo ve veřejných schránkách. Když je entita poprvé zapůjčena, systém zobrazí, že uživatel, který ji požaduje, si ji zapůjčil do určeného umístění. Než však uživatel, který entitu požaduje, entitu získá, musí ji její držitel uvolnit.

Spustit sled prací

Zapůjčení fyzického objektu:
  1. V aplikaci Application Engine, Workplace XT nebo IBM Enterprise Records klepněte pravým tlačítkem na název fyzické entity a vyberte příkaz Spustit / Zapůjčit.
  2. Klepněte na příkaz Spustit pod názvem odběru sledu prací, který chcete použít. U každého typu fyzické entity je uveden výchozí odběr.
  3. Dokončete zbytek kroku Spustit / Zapůjčit.
  4. Po dokončení kroku Spustit / Zapůjčit zavřete okno, které uvádí seznam odběrů sledů prací.
Různé kroky sledu prací sdílí některé společné položky.
Tabulka 1. Kroky sledu prací
Položky kroku sledu prací Popis
Instrukce V horní části okna by měly být uvedeny instrukce k dokončení daného kroku. Ty jsou sepsány návrhářem sledu prací. Pokud instrukce nejsou zobrazeny, klepněte na šipku vedle slova Instrukce.
Název entity Pokud je entitou kontejner, můžete klepnutím na její název kontejner otevřít a zobrazit jeho obsah. Pokud je entitou jednotlivý fyzický záznam, nemá žádný obsah, takže o tom obdržíte zprávu.
Komentáře Komentáře můžete zadávat přímo do rámečku Komentáře, nebo můžete klepnutím na žlutou ikonu v dolní části textového pole zobrazit větší okno, ve kterém můžete psát nebo číst delší komentáře bez posouvání.
Nabídka akcí Položky v nabídce se u různých kroků liší. Informace k jednotlivým typům kroků jsou uvedeny dále. S výběrem položek by vám také měly pomoci instrukce v horní části okna sledu prací.
Umístění Klepnutím na tlačítko Umístění zobrazíte seznam umístění. Klepněte na tlačítko Vybrat pod umístěním, kam chcete entitu doručit.
Datum rezervace Klepněte na ikonu kalendáře a vyberte datum, do kterého chcete entitu rezervovat. Pokud není entita aktuálně zapůjčena, musíte vybrat dnešní datum. Pokud je entita zapůjčena, můžete vybrat dnešní datum nebo budoucí datum, systém však nemusí zobrazit datum, které vyberete. Systém určuje data rezervace podle pohybu entity z jednoho umístění do jiného.
Sloupce informací Různé kroky mohou zobrazovat, kdo danou položku má, kde je umístěna, data rezervace a požadavku a osobu, která by ji měla dostat jako další.
Tlačítka Použít a Zavřít Informace můžete změnit, Použít je a poté okno Zavřít, aniž byste provedli jakoukoli další akci. Pracovní položka zůstane ve stejné schránce. To je užitečné, když chcete deklarovat položku jako aktuálně ztracenou, ale myslíte si, že ji dokážete najít. Tím se vyhnete trvalým akcím, které by byly generovány pomocí tlačítka Hotovo.
Tlačítko Opakovaně přiřadit Umožňuje otevřít okno, ve kterém můžete vybrat jiného uživatele, který má provést tento krok. Zadejte prvních několik znaků jména a klepněte na tlačítko Vyhledat. Vyberte uživatele a klepněte na tlačítko Pokračovat.
Tlačítko Stav Tímto tlačítkem otevřete aplikaci Sledování.
Tlačítko Hotovo Tlačítko Hotovo dokončí krok sledu prací a představuje obvyklou volbu.

Spouštěcí krok

Postup dokončení spouštěcího kroku:
  1. Klepnutím na tlačítko Umístění vyberte umístění, kam chcete entitu doručit.
  2. Klepněte na ikonu kalendáře a nastavte datum rezervace. Pokud není entita aktuálně zapůjčena, musíte vybrat dnešní datum. Pokud je entita zapůjčena, můžete vybrat dnešní datum nebo budoucí datum. Datum rezervace slouží k řazení priorit více požadavků.
  3. Klepnutím na tlačítko Spustit zahájíte sled prací nebo klepnutím na tlačítko Zavřít okno zavřete bez spuštění kroku.

Krok Přijmout

Krok Přijmout je ve vaší schránce uveden jako krok schválení, ale když jej otevřete, má stránka název Krok Přijmout. Krok Přijmout obdržíte, když předchozí uživatel (nebo držitel) uvolní položku a vy jste další osoba, která ji má obdržet. Pokud jste položku ještě neobdrželi, můžete zobrazit, kdo ji má doručit, kde byla naposledy umístěna a jak bude doručena. Pokud položku neobdržíte ani poté, co počkáte přiměřenou dobu, můžete označit, že jste položku neobdrželi. Tím vygenerujete pracovní položku ve frontě nalezení ztracených položek. Pokud jste držitel, získáte krok Přijmout, jakmile poslední uživatel položku uvolní. Postup dokončení kroku Přijmout:
  1. Vyberte příslušnou akci. Pokud jste entitu přijali, vyberte akci Přijatá, jinak vyberte akci Nepřijatá.
  2. Dokončete krok klepnutím na příslušné tlačítko. Viz volby v tématu Spustit sled prací.
Upozornění: Je možné, že jste entitu neobdrželi kvůli zpoždění způsobenému službou doručení nebo uživatelem, který si aktuálně položku zapůjčil. Je také možné, že entita se ztratila. V takové situaci obdržíte pracovní položku, která zobrazuje zprávu s upozorněním na stav entity.

Krok Uvolnit

Krok Uvolnit je ve vaší schránce uveden jako krok schválení, ale když jej otevřete, má stránka název Krok Uvolnit. Krok Uvolnit musí dokončit aktuální vlastník entity, který může být jejím držitelem nebo uživatelem, který si ji zapůjčil. Pokud nastalo zpoždění doručení, uvedete způsob doručení nebo označíte, že je položka ztracená. Doručte položku uživateli, který o ni požádal, do umístění pro zapůjčení. Postup dokončení kroku Uvolnit:
  1. V případě potřeby zadejte Čas zpoždění v hodinách, který označuje délku zpoždění při uvolnění entity.
  2. Zadejte příslušné komentáře, například vysvětlení zpoždění.
  3. Vyberte příslušnou volbu ze seznamu akcí.
    • Volba Doručit ručně znamená, že entitu doručíte ručně uživateli, který je další v pořadí.
    • Volbu Ztracená vyberte, pokud nevíte, kde entita je. Do veřejné schránky PhysicalEntitiesFindLostQueue je odeslána pracovní položka.
    • Pokud chcete použít službu doručení, vyberte volbu Služba doručení. Do veřejné schránky PhysicalEntitiesDeliveryQueue je odeslána pracovní položka.
    • Pokud chcete zadat zpoždění, vyberte položku Zpoždění. Všem uživatelům, kteří čekají ve frontě, je odesláno upozornění.
  4. Dokončete krok klepnutím na příslušné tlačítko. Viz volby v tématu Spustit sled prací.

Krok Fronta čekání

Když si uživatel rezervuje entitu a je další v řadě, kdo ji má obdržet, zobrazí pracovní položka ve frontě čekání jméno daného uživatele jako uživatele, který položku požaduje. Uživatelé autorizovaní pro přístup k této frontě mohou informace zobrazit, ale není zde žádná akce k dokončení. Postup zobrazení kroku fronty čekání:
  1. Klepněte na pracovní položku ve veřejné frontě PhysicalEntitiesWaitQueue.
  2. Po kontrole pracovní položky klepněte na tlačítko Zavřít.

Krok Vyhradit frontu

Veřejná schránka PhysicalEntitiesReserveQueue obsahuje pracovní položky pro jednotlivé uživatele, kteří čekají na doručení. Autorizovaní uživatelé mohou jednotlivé pracovní položky otevřít a zobrazit, kdo o entitu požádal, datum požadavku a požadovaná umístění. Data rezervace můžete změnit, a změnit tak prioritu uživatelů. Postup dokončení kroku Vyhradit frontu:
  1. Klepněte na pracovní položku ve veřejné schránce PhysicalEntitiesReserveQueue.
  2. Volitelně můžete upravit datum rezervace tak, abyste změnili prioritu uživatelů, kteří na položku čekají.
  3. Klepněte na tlačítko Použít a Zavřít.

Krok Najít ztracenou položku

Když je entita deklarovaná jako ztracená, odešle systém pracovní položku do veřejné schránky PhysicalEntitiesFindLostQueue. Pokud jste autorizováni pro přístup k této schránce, můžete klepnutím na pracovní položku zobrazit stránku kroku Najít ztracenou položku a aktualizovat její stav. Položku můžete najít a doručit nebo ji můžete deklarovat jako trvale ztracenou. Tím odešlete upozornění všem příslušným uživatelům a ukončíte všechny sledy prací PRM spouštěné pro danou entitu. Dále pokud se některý uživatel pokusí spustit sled prací pro danou entitu, systém okamžitě odešle upozornění o tom, že je entita ztracená. Postup dokončení kroku Najít ztracenou položku:
  1. Zadejte své komentáře.
  2. Z nabídky Akce vyberte příkaz Ztracený, pokud chcete entitu deklarovat jako trvale ztracenou. Pokud jste entitu našli a chcete ji doručit uživateli, jehož jméno je zobrazeno v poli Požadoval, vyberte příkaz Doručená.
  3. Dokončete krok klepnutím na příslušné tlačítko. Viz volby v tématu Spustit sled prací.
Jakmile je entita označena jako trvale ztracená, neexistuje žádný způsob, jak později uvést, že byla nalezena. Kdokoli, kdo se entitu pokusí v budoucnosti zapůjčit, obdrží zprávu, že je entita ztracená. Pokud je ztracená entita kontejner, který je později nalezen, nelze jeho obsah zapůjčit. Kdokoli, kdo se pokusí zapůjčit si položky z kontejneru, který byl ztracený, obdrží zprávu, že nadřízený objekt je zapůjčen.

Krok Služba doručení

Když uživatel vybere službu doručení k odeslání fyzické entity, odešle systém pracovní položku do veřejné schránky PhysicalEntitiesDeliveryQueue. Pokud jste autorizováni pro přístup k této veřejné schránce, můžete klepnutím na pracovní položku dokončit stránku Krok doručení. Postup dokončení kroku doručení:
  1. Zadejte příslušné komentáře.
  2. V seznamu Akce vyberte volbu Ztracená, pokud entitu nemůžete najít a doručit. Tím odešlete pracovní položku do veřejné schránky PhysicalEntitiesFindLostQueue. V případě potřeby bude tato skupina označovat entitu jako trvale ztracenou. Pokud jste entitu doručili uživateli, který ji požadoval, vyberte volbu Doručená.
  3. Dokončete krok klepnutím na příslušné tlačítko. Viz volby v tématu Spustit sled prací.

Krok Zpráva

Stránka Zpráva vás upozorní na stav fyzické entity, u které jste spustili sled prací PRM. Tato stránka se odešle jako pracovní položka do vaší schránky. Obdržíte ji v některé z následujících situacích: K dokončení kroku Zpráva klepněte na tlačítko Hotovo.


Zpětná vazba

Poslední aktualizace: Srpen 2011


© Copyright IBM Corp. 2011.
Toto Informační centrum využívá technologii Eclipse. (http://www.eclipse.org)