レコードを削除すると、レコードとして宣言されたドキュメントが削除されます。通常、レコード・メタデータも同時に削除されますが、そのまま保持することもできます。
レコード・メタデータを XML ファイルにエクスポートし、後でメタデータを削除する場合には、メタデータを保持しておきます。メタデータを保持するには、ファイル・プランをそのように構成しておく必要があります。
メタデータ保持の構成を参照してください。
レコードはその保存期間の終わりに達し、システムによって廃棄されるときに削除されます。必要な場合、レコード管理者はレコードを手動で削除できます。DoD 標準に準拠する場合、レコード・マネージャーにもレコードの削除権限が与えられます。PRO 標準では、レコード・マネージャーはオブジェクト・ストアからレコードを削除できません。
- 保留中のレコード、または保留中のコンテナーに存在するレコードは削除できません。
- パーマネントとしてマークされているレコードは削除できません。
単独のレコードを削除するには、次のようにします。
- レコードの名前を右クリックして、「削除」 を選択します。
- 削除するには 「承認」 を、レコードを保持するには「終了」をクリックします。
複数のレコードを削除するには、次のようにします。
- ファイル・プランの階層を参照して、削除するレコードにアクセスします。
- 削除するレコードの左側にあるチェック・ボックスを選択します。
- 「複数選択アクション」メニューの「削除」を選択します。
- 「削除」ウィンドウで、削除したいレコードが選択されているか確認し、「削除」をクリックします。その後の警告なしでレコードが削除されます。
- 表示される確認メッセージで、「削除」操作が正常に完了したことを確認したら、「OK」をクリックして「参照」ページに戻ります。