IBM Enterprise Records on IBM FileNet P8 -tuoteperheen lisäosa. IBM Enterprise Records -ohjelman avulla voidaan luoda ja hallita sekä sähköisiä että fyysisiä tietoja sisältäviä asiakirjoja tarkasti, turvallisesti ja luotettavasti. IBM Enterprise Records -ohjelman avulla voidaan hallita kaikentyyppisiä asiakirjoja riippumatta käytetystä tallennusvälineestä tai tiedostomuodosta. Ohjelman IBM Enterprise Records käytön ymmärtäminen edellyttää, että tiedät, mitä asiakirjat ovat ja minkä takia asiakirjojen hallintajärjestelmää käytetään.
Asiakirjojen hallinta
Asiakirjojen hallinnalla tarkoitetaan hallintatoimia, kuten suunnittelua, valvontaa ja järjestelyä, joita tehdään asiakirjojen luontia, tallennusta, käyttöä, noutoa ja poistoa varten. Toisin sanoen asiakirjojen hallintaan kuuluvat kaikki toiminnot, joita asiakirjoille tehdään niiden ylläpitämiseksi koko asiakirjan elinkaaren (luonnin, aktiivisen käytön, passiivisen säilytyksen ja poiston) ajan.
Asiakirjojen hallinnan tarve
Määrittämällä luotettavan asiakirjojen hallintajärjestelmän varmistat, että organisaation tiedot ovat täsmällisiä, kattavia ja helposti käytettävissä. Muussa tapauksessa työaikaa voi kulua tavattomasti tuottamattomiin toimintoihin, kuten tietojen manuaaliseen etsintään tai puuttuvien tai virheellisesti arkistoitujen asiakirjojen hakuun.
Jos asiakirjojen hallintajärjestelmää ei ole, voi olla vaikeaa löytää ja tulkita asiakirjojen säilytykseen liittyviä lakeja ja asetuksia sekä toimia niiden mukaisesti. Väärin toimiminen voi johtaa ankariin sakkoihin, rangaistuksiin tai muihin laillisiin seuraamuksiin. Jos asiakirjoja ei ylläpidetä ja hallita oikein, riskinä ovat myös oikeusriidat, salassapito-ongelmat ja tärkeiden tietojen suojausongelmat.
Voit vähentää edellä mainittuja riskejä käyttämällä IBM Enterprise Records -ohjelmaa. IBM Enterprise Records -ohjelman avulla voit säilyttää arvokkaita tietoja asiakirjoina, jotka ovat tarvittaessa käytettävissä hakutekniikoiden avulla, kun taas vähemmän tärkeät ja passiiviset asiakirjat tuhotaan tai arkistoidaan.
IBM Enterprise Records -ohjelman rooli asiakirjojen hallinnassa
IBM Enterprise Records -ohjelman avulla voit hallita asiakirjoja koko yrityksen laajuisesti tallennusvälineestä riippumatta.
IBM Enterprise Records -ohjelman tarkoitus on varmistaa, että
- asiakirjat ovat helposti käytettävissä tarvittaessa koko yrityksen laajuisesti
- järjestelmä poistaa arkistosta asiakirjat, joita ei enää tarvita tai joita lain, säännösten tai hallintokäytäntöjen mukaan ei enää tarvitse säilyttää.
IBM Enterprise Records -ohjelman avulla voit tehdä seuraavia toimia:
- Hierarkkisen rakenteen (arkistonmuodostussuunnitelman) luonti ja ylläpito asiakirjojen tallennusta varten.
- Sähköisten ja fyysisten asiakirjojen hallinta.
- Asiakirjoja sisältävien tietovarastojen suojaus.
- Asiakirjojen säilytys- ja poistosääntöjen luonti.
- Asiakirjojen arkistoinnin tai tuhoamisen pakottaminen kyseisten sääntöjen perusteella.
- Asiakirjojen käyttöoikeuksien hallinta.
- Asiakirjojen nouto hakuperusteiden avulla.
- Niiden asiakirjojen tuhoaminen, joita organisaatio ei enää tarvitse.
IBM Enterprise Records -ohjelman ominaisuudet ja edut
Seuraavassa taulukossa on luettelo
IBM Enterprise Records -ohjelman ominaisuuksista sekä niiden mukanaan tuomista eduista.
Ominaisuus |
Etu |
Asiakirjojen keskitetty tietovarasto |
- Tietojen laaja käyttö ja käytettävyys koko yrityksen kattavasti.
- Tehokas päätöksenteko oleellisten tietojen nopean käytettävyyden ansiosta.
|
Virtuaaliset sijainnit ja säilöt sähköisiä ja fyysisiä dokumentteja koskevien asiakirjojen hierarkkista tallennusta varten |
- Tulostettujen dokumenttikokoelmien ja sähköisten tiedostojen hallinta.
- Fyysisen toimistoympäristön simulointi.
- Virtuaaliset sijainnit ja säilöt, joilla mallinnetaan todellisen fyysisen tallennustilan rakennetta.
- Kustannusten hallinta toimitiloihin, laitteistoon sekä asiakirjojen hallinta- ja noutohenkilöstöön liittyvien kustannusten alenemisen myötä.
|
Helppokäyttöiset hakuominaisuudet |
- Tarvittavat tiedot nopeasti ja helposti käytettävissä ilman monimutkaisen kyselysyntaksin käyttöä.
|
Asiakirjojen säilytys- ja poistosäännöt. |
Käyttäjä voi määrittää hallittavaksi seuraavaa: - Asiakirjan säilytysaika.
- Asiakirjan käsittely säilytysajan päättyessä.
- Asiakirjojen arviointi ennen tuhoamista.
|
Asiakirjojen kirjausmenettelyt, säilytysajan automaattinen seuranta ja asiakirjojen poiston aloitus |
- Asiakirjoja ei tuhota, muuteta, käsitellä, vaurioiteta tai menetetä vahingossa.
- Järjestelmä tuhoaa asiakirjoja vain poistoaikataulun mukaisesti tai osana kirjausmenettelyä.
- Tallennustilavaatimukset pienenevät, kun järjestelmä poistaa asiakirjat, joita ei enää tarvita.
|
Asiakirjojen tuonti ja vienti |
- Asiakirjat, joita organisaatio ei tarvitse säännöllisesti mutta jotka on hallinnollisten säädösten takia säilytettävä, voidaan viedä toiseen sijaintiin.
- Asiakirjoja voidaan tuoda muista asiakirjavarastoista.
|
Asiakirjojen asianmukaiset suojausasetukset |
- Asiakirjoja voivat käyttää vain käyttäjät, joilla on käyttöoikeudet.
- Käyttäjät eivät voi poistaa asiakirjoja vahingossa. Arkiston pääkäyttäjä voi poistaa asiakirjoja, tai niitä voidaan poistaa kirjausmenettelyn tuloksena.
- Käyttäjät voivat toteuttaa vain sellaisia asiakirjoihin liittyviä toimintoja, joihin heillä on käyttöoikeudet.
|
Integrointi IBM FileNet P8-, Workplace-, Workplace XT, Microsoft Office- ja Microsoft Outlook -ohjelmiin |
Seuraavien ohjelmien asiakirjojen manuaalinen tai automaattinen vahvistus: - Workplace tai Workplace XT
- Microsoft Outlook, Word, Excel ja Power Point
- Syöttömallit
|
IBM Enterprise Records -ohjelman käyttäjäroolit
IBM Enterprise Records tuo käyttöön rooleihin perustuvan käyttäjien suojausmallin, ja se sisältää roolit Arkiston pääkäyttäjä, Asiakirjojen hallinnoija, Asiakirjojen käyttöoikeuden haltija (DoD ja Base) tai Asiakirjojen arvioija (PRO) ja Asiakirjojen käyttäjä. Roolit määrittävät, mitä tehtäviä kuhunkin rooliin kuuluvat käyttäjät voivat tehdä. Lisätietoja on ohjeaiheessa
FileNet P8 -suojaus.
IBM Enterprise Records -järjestelmien tyypit
Ennen kuin asennat
IBM Enterprise Records -sovelluksen, sinun on valittava asiakirjojen hallintatarpeitasi vastaava asennustyyppi (tietomalli). Käytettävissä ovat seuraavat tietomallit:
- Base: tuo käyttöön asiakirjojen hallinnan perustoiminnot ja -ominaisuudet.
Asiakirjojen hallinnan IBM Enterprise Records -ohjelman Base-asennusvaihtoehto on suositeltu vaihtoehto IBM Enterprise Records -ohjelman yhteydessä, koska se sisältää mahdollisimman vähän ominaisuuksia mutta täyttää kuitenkin useimmat tarpeet. Toiminnoiltaan Base-asennusvaihtoehto tuo käyttöön samat ominaisuudet kuin DoD-asennusvaihtoehto.
- DoD: Täyttää Department of Defense (DoD) 5015.2 -standardin Chapter 2- ja Chapter 4 -lukujen osalta. Kyseiset luvut sisältävät toteutus- ja menettelyohjeita asiakirjojen hallintaan. Lisäksi IBM Enterprise Records -ohjelman DoD-asennusvaihtoehto määrittää erilliset järjestelmän käyttöliittymät ja hakuperusteet sekä kuvaa asiakirjojen hallinnan vähimmäisvaatimukset, joiden on täytyttävä nykyisten National Archives and Records Administration (NARA) -asetusten mukaisesti.
- PRO: Täyttää sähköisten asiakirjojen hallinnan Public Record Office (PRO) -vaatimukset.
IBM Enterprise Records -yksiköiden tyypit
IBM Enterprise Records -ohjelmassa asiakirjat tallennetaan hierarkkiseen rakenteeseen, joka sisältää eri asiakirjojen hallintaan liittyviä yksiköitä. Seuraavassa kuvassa esitetään kyseisten yksiköiden hierarkkinen rakenne sekä lyhyt selite kustakin yksiköstä:

- Objektisäilö: Viittaa objektivarastoon sekä varaston objektien tallennus- ja noutopalvelupakettiin. Objektisäilö voi olla jokin seuraavista:
- FPOS (File Plan Object Store eli arkistonmuodostussuunnitelman objektisäilö): sisältää arkistonmuodostussuunnitelman eli koko luotavien asiakirjojen hallintayksiköiden hierarkian.
- ROS (Records Object Store eli asiakirjojen objektisäilö): sisältää dokumentteja, jotka voidaan vahvistaa asiakirjoiksi FPOS-säilössä.
On suositeltavaa määrittää omat objektisäilönsä asiakirjoille (metatiedoille) ja asiakirjoiksi vahvistettaville dokumenteille. Tällöin FPOS-säilö sisältää arkistonmuodostussuunnitelman rakenteen, kun taas ROS-säilö sisältää dokumentit, joista osa vahvistetaan asiakirjoiksi. Tavallisesti järjestelmässä on useita käyttäjiä, joilla on ROS-säilön käyttöoikeudet mutta joilla ei tulisi olla käyttöoikeuksia FPOS-säilön yksiköihin, joista arkistonmuodostussuunnitelma koostuu. Yhteen FPOS-säilöön voi liittää useita ROS-säilöjä.
- Arkistonmuodostussuunnitelma: Määrittää asiakirjojen järjestyksen. Arkistonmuodostussuunnitelmassa asiakirjat tallennetaan rakenteiseen hierarkiaan, jonka tarkoitus on säilyttää asiakirjojen asiayhteys. Voit esimerkiksi luoda arkistonmuodostussuunnitelmia, jotka kuvaavat organisaation liiketoimintoja. Tämän jälkeen voit luetteloida asiakirjat kyseisiin malleihin liiketoimintojen mukaan. Voit myös liittää arkistonmuodostussuunnitelmaan nimeämismallin. Kaikki arkistonmuodostussuunnitelmaan luotavat yksiköt noudattavat asiakirjojen nimeämismallia.
- Asiakirjaluokka: Luokittelee toisiinsa liittyvien asiakirjojen joukon arkistonmuodostussuunnitelmassa. Asiakirjaluokkien avulla asiakirjoja voidaan luetteloida toiminnallisten luokkien mukaan. Asiakirjaluokka voi sisältää aliluokkia tai asiakirjakansioita, mutta ei molempia. Base- ja DoD-tietomalleissa asiakirjoja voidaan vahvistaa suoraan asiakirjaluokkiin, kun taas PRO-tietomallissa tätä ei ole sallittu. Voit lisäksi liittää kuhunkin luokkaan säilytys- ja poistosääntöjä. Kyseiset säännöt ovat käytössä kaikissa luokkaan luotavissa asiakirjakansioissa ja asiakirjoissa.
- Asiakirjakansio: Toimii toisiinsa liittyvien asiakirjojen säilönä. Kansion avulla asiakirjoja hallitaan määritettyjen säilytysaikojen ja poistotapahtumien mukaisesti. Voit hallita sähköisiä ja fyysisiä asiakirjoja luomalla sähköisiä ja fyysisiä asiakirjakansioita sekä asiakirjojen yhdistelmäkansioita.
- Sähköinen kansio: Käytetään sähköisten asiakirjojen tallennukseen. Sähköinen kansio voi sisältää myös merkkejä. Merkki on fyysisen asiakirjan sähköinen merkintä, jota ei voida tallentaa fyysiseen kansioon. Esimerkkejä tällaisista asiakirjoista ovat laajat rakennuspiirustukset, videonauhat ja tietokannat.
- Fyysinen kansio: tallentaa fyysisiä kohteita, kuten paperiasiakirjoja, koskevia asiakirjoja. Fyysinen kansio on papereita sisältävän kansion virtuaalinen merkintä.
Voit mallintaa fyysisten kansioiden hierarkian IBM Enterprise Records -ohjelmassa organisaatiosi fyysisen tallennustilan rakenteen mukaisesti.
- Laatikko: Laatikoiden avulla voidaan mallintaa fyysisiä yksiköitä, jotka sisältävät toisia fyysisiä yksiköitä. Voit esimerkiksi luoda "Varaston", joka sisältää "Hyllyjä", jotka puolestaan sisältävät "Laatikoita", jotka sisältävät "Fyysisiä kansioita". Laatikko voi sisältää toisen laatikon, fyysisen kansion tai tietueen.
- Yhdistelmäkansio: viittaa kokoelmaan toisiinsa liittyviä sähköisiä ja fyysisiä tietueita.
- Taltio: Toimii loogisena asiakirjakansion pienempiin ja helpommin hallittaviin osiin jakavana yksikkönä. Taltiot liittyvät aina kansioihin. Asiakirjakansio sisältää aina vähintään yhden taltion, jonka järjestelmä luo automaattisesti, kun asiakirjakansio luodaan. Tämän jälkeen taltioita voidaan luoda asiakirjakansioon haluttu määrä.
- Asiakirja: Asiakirja sisältää sellaisen dokumentin tai fyysisen objektin metatietoja, joka on saatettu IBM Enterprise Records -sovelluksen hallintaan. Asiakirja voi periä toimintatapoja asiakirjakansiolta, johon asiakirja luodaan. Asiakirja voi esimerkiksi periä pääasiakirjakansion poistoaikataulun. Asiakirjat voidaan luokitella seuraavasti:
- Sähköinen asiakirja: osoittaa sähköiseen dokumenttiin.
- Merkki: osoittaa fyysiseen objektiin tai paperiasiakirjaan.
- Tärkeä asiakirja: Tärkeä asiakirja, jota operatiivisten vastuiden toteuttaminen koko yrityksen laajuisen hätätilanteen ilmetessä vaatii.
Tärkeitä asiakirjoja arvioidaan ja päivitetään säännöllisesti.
- Pysyvä asiakirja: asiakirja, jolla on katsottu olevan niin paljon historiallista tai muuta arvoa, että organisaation tulisi säilyttää se pidempään kuin hallinnolliset, lailliset tai verotukselliset syyt tavallisesti edellyttäisivät.
- Asiakirjalajit: Asiakirjalaji voidaan liittää asiakirjoihin, joilla on yhteisiä ominaisuuksia. Voit esimerkiksi määrittää yhteisen poistoaikataulun asiakirjoille sekä helpottaa niiden hakua ja noutoa määrittämällä asiakirjalajeja. Asiakirjalajeja käytetään, kun tietyn asiakirjakansion sisältämän asiakirjaryhmän tulisi käyttää muuta poistoaikataulua kuin asiakirjakansioon on liitetty.
Seuraavassa on esimerkki asiakirjojen hallintayksiköiden hierarkiasta
Arkistonmuodostussuunnitelma
Yleinen hallinto (luokka)
Kirjeenvaihtotiedostot (kansio)
Ohjelmien selonteot (kansio)
2006 Johtajakoulutuskonferenssi (taltio)
2007 Johtajakoulutuskonferenssi (taltio)
Tietohallinto (luokka)
Kirjeenvaihtotiedostot (kansio)
Operaattorin numerotaulukot (kansio)