Kvitton spårar vilka användare som har en kopia av en klassificerad post, men du kan även skapa ett kvitto för oklassificerade poster. Även om ett kvitto spårar platsen för ett klassificerat dokument, brukar inte själva kvittot vara klassificerat.
Om ett kvitto är ett pappersdokument kan du deklarera det som en fysisk post. I Deklarera fysiska poster finns mer information. Du kan skanna kvittot och deklarera den skannade bilden som en elektronisk post eller skapa ett elektroniskt textdokument och deklarera det som en post. Om du ska deklarera posten som en klassificerad post läser du Deklarera klassificerade poster.
När du deklarerar kvittot som en post kan du knyta det till den post som du ska spåra.
Deklarera ett kvitto som en post:
- Starta deklarationen av kvittot som en post på samma sätt som för andra dokument.
- Klicka på ReceiptOf i steget Ange egenskaper.
- Bläddra till och välj den klassificerade posten som kvittot spårar.
- Slutför postdeklarationen precis som för andra dokument.
När du har deklarerat ett kvitto som post, visar fältet ReceiptOf i kvittots egenskapsvy namnet på den post som spåras.
Observera att du kan ändra värdet genom att klicka på ReceiptOf eller rensa tilldelningen genom att klicka på Rensa.
I fältet Status i avsnittet Ytterligare postdetaljer i en posts detaljvy visas något av följande:
- Ingen - posten har inte ställts in som kvitto för någon annan post.
- Attached - statusen för den post som kvittot är knutet till har inte ändrats. Kvittot är fortfarande knutet till den post som spåras.
- Parent Transferred - den tillhörande posten har överförts via den normala avvecklingsprocessen.
- Parent Destroyed - den tillhörande posten har förstörts via den normala avvecklingsprocessen.
- Parent Declassified - en behörig användare har avklassificerat posten. Se den tredje anmärkningen nedan.
- Parent Downgraded - en behörig användare har nedgraderat posten. Se den tredje anmärkningen nedan.
- Parent Deleted - den tillhörande posten har tagits bort manuellt.
Med "Parent" avses en post som är knuten till kvittot, inte en mapp.
Obs: I fältet
Receipt Status visas alltid None om en post inte är ett kvitto. I egenskapsvyn för en klassificerad post visas namnen på eventuella kvitton som är knutna till posten. I fältet Receipt Status för en klassificerad post visas None eftersom en post med tillhörande kvitton inte själv kan vara kvitto för en annan post. En post kan ha flera kvitton, men ett kvitto kan bara vara knutet till en post.
- Du kan inte ta bort ett kvitto som fortfarande är knutet till en aktiv klassificerad post.
- När en post nedgraderas eller avklassificeras, tas länken till kvittot bort. Om du vill fortsätta att spåra posten måste du deklarera en ny post som kvitto för den nedgraderade eller avklassificerade posten.