Les retencions de disposició es poden aplicar a entitats
mitjançant el procés d'escombratge de retenció quan les retencions són condicionals,
però també podeu aplicar retencions de disposició manualment.
Una retenció interromp el procés de disposició normal,
normalment per a litigis o auditories. Les entitats retingudes tampoc no es poden
suprimir manualment. Podeu aplicar retencions a un o més categories de registres, carpetes
de registres, volums o registres. Podeu aplicar una retenció de
abans de la data de tall o durant qualsevol de les fases posteriors a la data de tall.
Només el gestor de registres o l'administrador de registres pot aplicar retencions
a les entitats. Per permetre que altres usuaris apliquin retencions, han de tenir els privilegis
següents. Consulteu
seguretat del FileNet P8 per obtenir-ne més informació.
- L'usuari o el grup ha de tenir drets de control de propietari a l'entitat.
- Per als models de dades DoD i base, l'usuari o el grup ha de tenir drets per afegir senyalització
o eliminar senyalització a la senyalització per evitar la supressió d'entitats de l'RM al valor
per impedir la supressió i utilitzar objectes senyalitzar al valor per defecte. Per al model de dades PRO, l'usuari o el
grup ha de tenir drets per afegir senyalització o eliminar senyalització a la senyalització per evitar la supressió
d'entitats de l'RM.
- L'usuari o el grup ha de tenir drets per crear instàncies a les classes d'enllaç de retenció de carpetes
i d'enllaç de retenció de registres de l'RM.
Al procediment següent es descriu com afegir
aplicar una retenció a una disposició. Per poder
completar aquest procediment, cal que hàgiu afegir les retencions de disposició al sistema.
Per aplicar una retenció de disposició:
- Aneu a o cerqueu les entitats que vulgueu posar en retenció manualment.
- Seleccioneu el quadre de selecció que hi ha al costat d'una o més entitats.
(També podeu fer clic amb el botó dret del ratolí en una entitat i utilitzar el menú contextual).
- Al menú Accions de selecció múltiple
(o al menú contextual), seleccioneu Col·loca en retenció. Apareix la pàgina Col·loca les entitats en retenció.
- A la llista de retencions disponibles, seleccioneu un o més quadres de selecció
que representin les retencions que vulgueu aplicar a l'entitat. Podeu veure els detalls d'una retenció fent-ne clic a la icona Obtenir informació.
- Feu clic a Retén per aplicar les retencions seleccionades o feu clic a
Surt per cancel·lar el procediment i tancar la pàgina.
- Feu clic a D'acord a la pàgina de confirmació.
Després d'haver aplicat correctament una retenció a una entitat (o que ho hagi fet el procés
d'escombratge de retenció), la icona
Retenció apareix al costat del nom de l'entitat
a la pàgina
Navega.
La icona
Retenció té aquest aspecte:

.
Si la icona
Retenció no es mostra immediatament, feu clic a l'enllaç
final al camí d'accés per refrescar la pàgina d'exploració.
Important: Si apliqueu manualment una retenció condicional a una entitat que coincideixi amb les condicions de la retenció,
el següent escombratge de retenció es tornarà a aplicar a la retenció i la definirà com a retenció
condicional que només pot eliminar l'escombratge de retenció. Per eliminar la retenció, haureu de seleccionar
Inicia sol·licitud d'eliminació de retenció al menú contextual de
l'entitat. La retenció s'eliminarà durant la següent execució d'escombratge de retenció.