IBM Enterprise Records, Version 5.1.+            

Enregistrements

Les enregistrements sont une référence aux informations et fournissent des métadonnées pour gérer ces informations. Un enregistrement peut hériter du conteneur où l'enregistrement a été créé. Il peut s'agir par exemple du planning d'élimination du conteneur parent. Les enregistrements peuvent être électroniques ou physiques. Par ailleurs, les enregistrements électroniques ou physiques peuvent être classés comme référents ou marqués comme enregistrements permanents. Le modèle de données défini au chapitre 4 du standard DoD permet de déclarer des enregistrements avec une classification de sécurité (Top Secret, Secret, Confidentiel ou Non classifié). Le modèle de données PRO permet la classification d'enregistrements en Top Secret, Secret, Confidentiel, Restreint ou Non classifié.

Dans les modèles de données Base et DoD, les enregistrements peuvent être déclarés dans des catégories d'enregistrement, des dossiers d'enregistrement et des volumes. Dans les modèles de données PRO, les enregistrements peuvent être déclarés dans des dossiers d'enregistrement et des volumes.

Avertissement : Si vous faites passer un enregistrement du niveau déclassifié à une classification supérieure comme Confidentiel, Secret ou Top Secret, beaucoup des propriétés nécessaires pour la nouvelle classification de l'enregistrement peuvent manquer. Pour être sur d'avoir défini les propriétés nécessaires à l'enregistrement, allez à la page d'informations de l'enregistrement, cliquez sur Classification de sécurité, remplissez toutes les propriétés nécessaires manquantes pour cette classe d'enregistrement et cliquez sur Appliquer.

Enregistrements électroniques

Un enregistrement électronique pointe vers un document électronique, par exemple un document Content Engine (CE) ou un courrier électronique. Pour les documents Content Engine, vous pouvez créer des enregistrements distincts pour chaque version d'un document ou un enregistrement unique pour un ensemble de versions d'un document. Les enregistrements électroniques peuvent être stockés dans des dossiers électroniques ou hybrides.

La suppression ou l'élimination d'un enregistrement entraîne uniquement la suppression de la version du document vers laquelle pointe l'enregistrement. S'il n'existe qu'une seule version du document, la totalité de la liste de versions du document est supprimée. Par exemple, lorsqu'un document a plusieurs versions et que l'une d'elles est déclarée en tant qu'enregistrement, seule cette version est supprimée avec l'enregistrement. Toute autre version qui n'est pas déclarée en tant qu'enregistrement ou qui est déclarée à l'aide d'un enregistrement différent, n'est pas supprimée.

Enregistrements physiques

Les enregistrements physiques (parfois appelés marqueurs) correspondent à des métadonnées relatives à un document physique ou un autre objet (des archives papier, des bandes ou des microfilms). Les enregistrements physiques peuvent être stockés dans tout type de dossier d'enregistrements. Néanmoins, à l'exception des dossiers électroniques, les enregistrements ne peuvent être déclarés que dans un seul conteneur (un dossier hybride, un dossier physique ou une boîte). Ainsi, une fois l'enregistrement physique déclaré dans un dossier hybride, un dossier physique ou une boîte, vous ne pouvez classer l'enregistrement dans un autre conteneur, à moins qu'il s'agisse d'un dossier électronique. Cette contrainte reproduit le stockage physique des enregistrements. Si par exemple vous n'avez qu'une seule bande de sauvegarde, vous ne pourrez la stocker physiquement que dans une seule boîte.

Pour plus d'informations sur la gestion des enregistrements physiques, voir Entités physiques.

Enregistrements classifiés

Dans les modèles de données DoD classifié, les enregistrements sont classifiés en top secret, secret, confidentiel ou non classifié. Chaque utilisateur n'a accès qu'aux enregistrements correspondant à son niveau d'autorisation. Pour plus d'informations sur la déclaration des enregistrements classifiés, consultez :

Enregistrements référents

Les enregistrements référents sont des enregistrements essentiels permettant de faire face aux responsabilités opérationnelles au cours d'une urgence ou d'une catastrophe. Afin de s'assurer de la révision régulière de ces événements, la catégorie d'enregistrement, le dossier d'enregistrement ou le volume est marqué comme référent, ce qui implique la classification automatique comme référent de l'ensemble des enregistrements créés dans ces conteneurs.

Lors du marquage d'un conteneur comme référent, vous sélectionnez l'événement récurrent déclenchant la révision ou la mise à jour régulière des enregistrements référents, ainsi que l'action lancée lors de l'occurrence de l'événement de révision. Chaque occurrence de l'événement récurrent de révision déclenche le lancement du workflow de révision des enregistrements référents associé à l'événement. Pour plus d'informations, voir Définition d'enregistrements référents.

IBM Enterprise Records comprend un rapport, Enregistrements référents en attente d'élimination, qui liste les enregistrements électroniques référents marqués en vue de leur élimination au cours d'une période donnée. Pour plus d'informations sur les rapports, voir Génération de rapports.

Enregistrements permanents

Il s'agit d'enregistrements ayant une valeur suffisante pour garantir leur conservation par l'organisation au-delà du temps normalement requis. Pour marquer un enregistrement comme permanent, affectez à sa propriété Indicateur Enregistrement permanent la valeur True. Par défaut, cette propriété ne s'affiche pas dans IBM Enterprise Records pour l'assistant d'installation de déclaration. Lorsque vous créez une catégorie ou un dossier, la propriété Indicateur Enregistrement permanent ne s'affiche pas par défaut. Si vous ne souhaitez pas que la propriété s'affiche dans ces situations, remplacez la valeur de la propriété par hidden dans Enterprise Manager. Pour plus d'informations sur l'affichage de la propriété Indicateur Enregistrement permanent dans Content Engine, voir Personnalisation de l'affichage des propriétés.

Notez que la propriété Indicateur Enregistrement permanent n'a pas de comportement associé. Cette propriété est fournie à titre d'information uniquement, et bien que la valeur de Indicateur Enregistrement permanent soitTrue, l'enregistrement peut tout de même être supprimé.



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Dernière mise à jour : Août 2011


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