Se non si dispone delle autorizzazioni di sicurezza per creare una cartella record di cui si necessita, è possibile inviare una richiesta per ottenerne la creazione. Dopo aver fornito i dettagli sulla cartella, viene avviato un flusso di lavoro per un Records Manager o un altro utente autorizzato, se il flusso di lavoro predefinito è stato modificato. Questa richiesta viene inserita in Application Engine or Workplace XT.
Il flusso di lavoro Crea cartella record è una funzione facoltativa che può essere installata o meno dall'amministratore e che potrebbe non essere disponibile nel proprio ambiente. Quando viene avviato il flusso di lavoro Crea cartella record, la richiesta di creazione della cartella record viene visualizzata come voce di lavoro in Caselle di posta in arrivo pubbliche RecordsManagerApproval all'interno di
Application Engine o Workplace XT. Se il Records Manager
approva la richiesta, la cartella viene creata e viene ricevuto un messaggio di conferma della corretta creazione nella propria casella di posta in arrivo. Se la richiesta non viene approvata, viene ricevuto un messaggio che comunica il rifiuto. Fare clic sul pulsante Completa per rimuovere il flusso di lavoro dalla propria casella di posta in arrivo.
Per richiedere la creazione di una cartella record e avviare il flusso di lavoro Creazione cartella record:
- In Application Engine, passare alla visualizzazione di Autore e selezionare Strumenti generali. In Workplace XT, passare alla modalità Sfoglia e selezionare il link Strumenti.
- Fare clic su Richiedi cartella record.
- Selezionare il tipo di cartella da creare.
- Specificare un nome per la cartella.
- Selezionare la categoria o la cartella in cui si desidera creare la nuova cartella.
- Fare clic su Avvia.
Importante: Il link Strumenti è disponibile solo se è stato configurato in
.
Approvazione della creazione di una cartella record
La pagina Fase approvazione consente al Records Manager di approvare o rifiutare la richiesta di creazione di una cartella record e di inserire i motivi dell'approvazione o del rifiuto. In questa pagina vengono inoltre visualizzati il nome della cartella e il percorso in cui l'utente ha richiesto che la cartella venga creata. Nella parte superiore della pagina è possibile visualizzare le istruzioni per il completamento dalla fase di approvazione del flusso di lavoro. Se il testo delle istruzioni non è visibile, fare clic su:

Per approvare o rifiutare la creazione di una cartella record:
- In Application Engine o Workplace XT, passare alla visualizzazione di Attività e selezionare Caselle di posta in arrivo pubbliche.
- Selezionare RecordsManagerApproval.
- Se viene approvata la creazione della cartella record, fare clic su CreateFolder.
Si apre la pagina Aggiungi cartella record dell'applicazione IBM® Enterprise
Records che consente di creare la cartella record richiesta nella posizione specificata all'interno del piano file. Per ulteriori informazioni sulla creazione di cartelle record, fare riferimento a Aggiunta di una cartella record.
- Dopo aver creato la cartella record, selezionare Approvato dal menu Decisione approvazioni. Se la creazione non viene approvata, fare clic su Rifiuta dal menu Decisione approvazioni.
- Immettere il motivo del rifiuto della richiesta di creazione della cartella record nella casella di testo Motivo.
- Fare clic su Applica per salvare le modifiche apportate oppure su Esci per ignorarle. Viene quindi chiusa la pagina della fase Approva lasciando l'elemento di lavoro nella posta in arrivo.
- Fare clic su Riassegna per assegnare a un altro utente l'attività di approvazione della creazione della cartella record.
- Fare clic su Stato per verificare lo stato del flusso di lavoro Crea cartella record.
- Al termine, fare clic su Completa.