Z każdym obiektem IBM® Enterprise Records powiązany jest zestaw stron informacyjnych, do
których można uzyskiwać dostęp poprzez kliknięcie ikony Uzyskaj inf. ().
Strony informacyjne dla obiektu zawierają informacje o właściwościach, które są prezentowane w widokach. Użytkownik posiadający
odpowiednie prawa dostępu może wyświetlać i modyfikować wartości właściwości obiektów. Ze stron informacji można wykonywać różne
czynności względem wyświetlanego obiektu. Te czynności zwykle są dostępne w menu kontekstowym obiektu na karcie Przeglądaj.
Aby wyświetlić lub zmodyfikować właściwości obiektu:
Jeśli właściwości zostały zmodyfikowane w widoku, ale modyfikacje nie zostały zastosowane przez przejściem do innej strony właściwości, wówczas zmodyfikowana strona zostanie oznaczona ikoną ołówka. Jeśli przycisk Zastosuj nie zostanie kliknięty na każdej modyfikowanej stronie, wówczas należy wrócić do każdej strony z ikoną ołówka i należy kliknąć przycisk Zastosuj - w przeciwnym wypadku zmiany zostaną utracone po zamknięciu stron informacji. Właściwości są wyświetlane jako tylko do odczytu lub dostępne do edycji w zależności od uprawnień funkcjonalnych, które są dostępne dla konkretnej roli użytkownika.
Aby wydrukować właściwości obiektu:
Kliknięcie odsyłacza Widok do druku w prawym górnym narożniku niektórych stron informacji powoduje wyświetlenie unikalnej listy właściwości w formacie do drukowania. W przypadku obiektu lista Widok do druku jest zwykle taka sama bez względu na to, z jakiej strony informacji uzyskano dostęp do raportu. Zawartość raportu jest zależna od typu obiektu.
W poniższej tabeli opisano widoki dostępne na stronach informacji. Dla każdego typu obiektu istnieje unikalny zestaw widoków.
Widok | Opis |
---|---|
Właściwości | Widok Właściwości jest domyślnym widokiem po otwarciu strony informacji obiektu. Ten widok zawiera właściwości powiązane z bieżącym obiektem. Czerwona gwiazdka informuje o tym, że wartość właściwości jest wymagana. Za pomocą tego widoku można przeglądać i modyfikować właściwości obiektu. |
Klasyfikacja zabezpieczeń | Ten widok przedstawia właściwości klasyfikacji zabezpieczeń. Za pomocą widoku Klasyfikacja zabezpieczeń można edytować właściwości metadanych dla sklasyfikowanych akt, po umieszczeniu akt w folderach. Więcej informacji zawiera sekcja Wyświetlanie i modyfikowanie właściwości klasyfikacji zabezpieczeń. |
Rozporządzenie | Za pomocą widoku Rozporządzenie można zmienić harmonogram rozporządzenia, który jest aktualnie powiązany z obiektem. Ten widok umożliwia ustawienie dziedziczenia harmonogramu rozporządzenia obiektu nadrzędnego lub powiązanie innego harmonogramu rozporządzenia. W tym widoku można również zmienić użytkownika lub grupę wyznaczonego/wyznaczoną do rozporządzenia obiektu. Więcej informacji na temat powiązania innego harmonogramu rozporządzenia z obiektem zawiera sekcja Zmiana harmonogramu rozporządzenia powiązanego z obiektem. |
Akta istotne | W widoku Akta istotne można określić, czy kategoria/folder zawiera akta istotne. W tym widoku można wybrać zdarzenie, które uruchomi okresowy przegląd lub aktualizację akt istotnych, a także czynność, jaka zostanie uruchomiona po zdarzeniu przeglądu. Więcej informacji zawiera sekcja Ustawianie akt istotnych. |
Warunek | Za pomocą widoku Warunek można określić kryteria uruchamiania dla zdarzenia wewnętrznego. Można określić operatory warunkowe, określić wartości właściwości, a także utworzyć warunki typu połączenia, które uruchomią zdarzenie wewnętrzne. Można również zdefiniować więcej właściwości dla wybranego typu obiektu. Więcej informacji zawiera sekcja Dodawanie zdarzenia wewnętrznego. |
Zabezpieczenia | W widoku Zabezpieczenia można wyświetlać oraz edytować ustawienia zabezpieczeń obiektu (w zależności od uprawnień). Ustawienia zabezpieczeń określają użytkowników i grupy, którzy/które mogą uzyskiwać dostęp do obiektu, a także kontrolują ich uprawnienia. W celu kontrolowania ustawień zabezpieczeń można również zastosować strategię zabezpieczeń. Więcej informacji na temat określania zabezpieczeń obiektu zawiera sekcja Ustawianie i modyfikowanie zabezpieczeń obiektów. |
Umieszczone w | Widok Umieszczone w jest wyświetlany tylko dla akt. W tym widoku można wyświetlić listę obiektów, w których umieszczony są aktualnie wybrane akta. Można wyświetlić:
Więcej informacji zawiera sekcja Wyświetlanie kontenerów, w których umieszczono akta. |
Szczegóły | Za pomocą widoku Szczegóły można przeglądać właściwości tylko do odczytu obiektu/powiązanego obiektu oraz ich wartości. W przypadku akt, kategorii akt, folderów akt i woluminów widok Szczegóły
zawiera właściwości podzielone na różne grupy, takie jak Ogólne, Rozporządzenie, Istotne, Fizyczne i Dodatkowe szczegóły dot. akt. W celu wyświetlania i ukrywania właściwości należących do konkretnej grupy należy klikać ikonę wyświetlania lub ukrywania
szczegółów obok nazwy grupy: |
Dowiązania | Dowiązanie reprezentuje relację między dwoma obiektami. W widoku Dowiązania widoczne są różne dowiązania powiązane z obiektem. Widok Dowiązania jest wyświetlany na stronie Informacje, ale tylko dla akt i folderów akt. Więcej informacji zawiera sekcja Wyświetlanie i modyfikowanie dowiązań. |
Historia | Za pomocą widoku Historia można śledzić operacje wykonywane względem poszczególnych obiektów IBM Enterprise Records. Śledzenie obiektów w produkcie IBM Enterprise Records umożliwia monitorowanie operacji wykonywanych względem obiektów IBM Enterprise Records, np. operacji tworzenia, rozporządzania, uzyskiwania dostępu, przenoszenia, kopiowania i przemieszczania harmonogramu rozporządzenia. Więcej informacji na temat śledzenia obiektu zawiera sekcja Wyświetlanie wpisów dziennika kontroli. |
Wstrzymania | W widoku Wstrzymania można wyświetlać, modyfikować i usuwać wstrzymania z rozporządzeniem dotyczące obiektów. Więcej informacji zawiera sekcja Wstrzymania rozporządzenia. |
Przyczyna | Podczas wyświetlania stron informacji dla harmonogramu rozporządzenia widokiem domyślnym jest Przyczyna. Jeśli użytkownik zamierza zmienić cokolwiek, wówczas musi wprowadzić przyczynę zmiany. W przeciwnym wypadku wystarczy wybrać odpowiedni widok. |
Harmonogram | W tym widoku można zmienić nazwę harmonogramu, rozporządzenie i uprawnienie do rozporządzenia dla wybranego harmonogramu rozporządzenia. |
Fazy | Jeśli wyświetlany harmonogram rozporządzenia zawiera fazy, ten widok będzie zawierał listę tych faz. W celu przeniesienia fazy należy kliknąć jej pole wyboru, a następnie można dodać więcej faz, klikając opcję Dodaj nowe. Aby uzyskać bardziej szczegółowe informacje lub zmienić te informacje, kliknij tytuł fazy. |
Wstrzymane obiekty | Ten widok zawiera obiekty objęte konkretnym wstrzymaniem. Z tego widoku można usunąć wstrzymanie obiektu lub można użyć opcji wyszukiwania w celu odfiltrowania wstrzymanych obiektów. Więcej informacji zawiera sekcja Wyświetlanie i modyfikowanie wstrzymanych obiektów. |
Ikony | Czynności dotyczące informacji |
---|---|
|
Usuń - za pomocą czynności Usuń można usunąć obiekt. Informacje na temat sposobów usuwania różnych obiektów zawierają następujące tematy: |
![]() |
Zamknij - za pomocą czynności Zamknij można ograniczyć tworzenie obiektów podrzędnych w kategorii akt, folderze akt lub woluminie. Informacje zawiera sekcja Zamykanie i otwieranie kontenerów. |
![]() |
Przemieść - za pomocą czynności Przemieść można przenieść kategorię akt lub folder akt i całą zawartość do innego miejsca w planie umieszczania w folderach. Informacje zawiera sekcja Przemieszczanie kategorii lub folderu. |
![]() |
Otwórz ponownie - za pomocą czynności Otwórz ponownie można ponownie otworzyć zamkniętą kategorię akt, folder akt lub wolumin. Informacje zawiera sekcja Zamykanie i otwieranie kontenerów Zamykanie i otwieranie kontenerów. |
![]() |
Aktywuj - za pomocą czynności Aktywuj można reaktywować nieaktywną kategorię akt lub folder akt. Informacje zawiera sekcja Aktywowanie i dezaktywowanie kategorii lub folderów. |
![]() |
Dezaktywuj - za pomocą czynności Dezaktywuj można dezaktywować kategorię akt lub folder akt. Jeśli kontener jest nieaktywny, wówczas w kontenerze nie można tworzyć nowych obiektów, a dla użytkowników nieaktywny kontener nie będzie widoczny podczas deklarowania akt. Informacje zawiera sekcja Aktywowanie i dezaktywowanie kategorii lub folderów. |
![]() |
Wstrzymaj - za pomocą czynności Wstrzymaj można zawiesić lub zatrzymać wykonywanie czynności rozporządzenia względem kategorii akt, folderu akt, woluminu lub akt. Ponadto jeśli obiekt jest wstrzymany, nie można go sunąć za pomocą czynności Usuń. Informacje zawiera sekcja Wstrzymywanie obiektów (ręcznie). |
![]() |
Zainicjuj rozporządzenie - za pomocą czynności Zainicjuj rozporządzenie można wykonać harmonogram rozporządzenia względem obiektu. Informacje zawiera sekcja Inicjowanie harmonogramu rozporządzania. |
![]() |
Umieść - za pomocą czynności Umieść można umieścić odniesienie do akt w innej lokalizacji w tym samym planie umieszczania w folderach. Informacje zawiera sekcja Umieszczanie akt w folderach. |
![]() |
Przenieś - za pomocą czynności Przenieś można przenieść akta z jednej lokalizacji do innej w tym samym planie umieszczania w folderach. Więcej informacji zawiera sekcja Przenoszenie akt. |
![]() |
Utwórz dowiązanie - za pomocą czynności Utwórz dowiązanie można utworzyć dowiązanie z akt lub folderu akt do innego obiektu. Więcej informacji zawiera sekcja Tworzenie dowiązania. |
![]() |
Uruchom/Pobierz opłatę - za pomocą czynności Uruchom/Pobierz opłatę można uruchomić przepływ pracy. Ogólne informacje na temat przepływów pracy zawiera sekcja Przepływy pracy. |
![]() |
Kopiuj - za pomocą czynności Kopiuj można skopiować akta do innej lokalizacji w tym samym planie umieszczania w folderach. Informacje zawiera sekcja Kopiowanie akt. |
![]() |
Anuluj klasyfikację - za pomocą czynności Anuluj klasyfikację można usunąć dowolny poziom klasyfikacji akt. |
![]() |
Aktualizuj klasyfikację - za pomocą czynności Aktualizuj klasyfikację można zaktualizować klasyfikację akt. Za pomocą tego dowiązania można sklasyfikować akta, których klasyfikację poprzednio usunięto albo zaktualizować aktualny poziom klasyfikacji, np. zmienić klasyfikację Tajne na Ściśle tajne. |
![]() |
Obniż klasyfikację - za pomocą czynności Obniż klasyfikację można obniżyć klasyfikację akt. Za pomocą tego dowiązania można obniżyć aktualny poziom klasyfikacji, np. Ściśle tajne na Tajne. W celu przejścia z poziomu klasyfikacji na brak klasyfikacji, należy wybrać opcję Anuluj klasyfikację. |
![]() |
Cofnięcie deklaracji Użyj opcji Cofnięcie deklaracji, aby cofnąć tworzenie akt. Informacje zawiera sekcja Anulowanie deklaracji akt. |
![]() |
Zainicjuj żądanie usunięcia wstrzymania Użyj opcji Zainicjuj żądanie usunięcia wstrzymania, aby zainicjować usuwanie wstrzymań warunkowych. Ta czynność spowoduje usunięcie wstrzymania powiązanych obiektów przy następnym uruchomieniu przeglądania ze wstrzymywaniem. Informacje zawiera sekcja Usuwanie wstrzymania rozporządzenia. |
![]() |
Anuluj żądanie usunięcia wstrzymania Użyj czynności Anuluj żądanie usunięcia wstrzymania w celu anulowania żądania usunięcia wstrzymania. Żądanie usunięcia wstrzymania można anulować przed uruchomieniem następnego przeglądania ze wstrzymywaniem. Informacje zawiera sekcja Usuwanie wstrzymania rozporządzenia. |
![]() |
Aktywuj przetwarzanie przeglądania ze wstrzymywaniem Użyj czynności Aktywuj przetwarzanie przeglądania ze wstrzymywaniem w celu ponownego aktywowania procesu wstrzymania. Ta czynność powoduje ustawienie wstrzymania do przetwarzania przy następnym uruchomieniu przeglądania ze wstrzymywaniem. Jest to również sposób na ponowne warunkowe wstrzymanie obiektu przy następnym przeglądaniu ze wstrzymywaniem. Informacje zawiera sekcja Usuwanie wstrzymania rozporządzenia. |
![]() |
Wyświetl informacje o dokumencie - za pomocą czynności Wyświetl informacje o dokumencie można wyświetlić strony informacji Workplace dla akt. Informacje zawiera sekcja Wyświetlanie informacji o dokumencie akt. |
![]() |
Zarządzaj poziomem wzorca - należy wprowadzić łańcuchy wzorcowe dla wzorców nazewnictwa, które automatycznie nazywają różne obiekty na różnych poziomach w planie umieszczania w folderach. |
![]() |
Uruchom skrypt zabezpieczeń - za pomocą czynności Uruchom skrypt zabezpieczeń można dodawać nowych członków do grup IBM Enterprise Records w celu ustawienia wszystkich zabezpieczeń dla klas i folderów powiązanych z IBM Enterprise Records. Informacje zawiera sekcja Ustawianie zabezpieczeń. |
![]() |
Importuj szablony - za pomocą czynności Importuj szablony można importować szablony fizyczne IBM Enterprise Records i szablony wyszukiwania IBM Enterprise Records. Informacje zawiera sekcja Importowanie szablonów przykładowych. |
![]() |
Konwertuj na FPOS i ROS - za pomocą czynności Konwertuj na FPOS i ROS można dodać składnicę obiektów planu umieszczania w folderach do skonfigurowanej składnicy obiektów akt. Informacje zawiera sekcja Przekształcanie składnicy FPOS w składnicę ROS. |
![]() |
Uwzględnij dokument sklasyfikowany - za pomocą czynności Uwzględnij dokument sklasyfikowany można wskazać, czy składnica obiektów będzie zawierać dokumenty sklasyfikowane. Informacje zawiera sekcja Dodawanie właściwości sklasyfikowanych dokumentów. |
![]() |
Uwzględnij właściwości NARA - za pomocą czynności Uwzględnij właściwości NARA można wskazać, czy składnica obiektów będzie zwierać dokumenty z właściwościami NARA (National Archives and Records Administration). Informacje zawiera sekcja Dodawanie właściwości NARA do dokumentów. |