Vous pouvez configurer la déclaration automatique des enregistrements afin que, lorsqu'un utilisateur effectue une opération (restitution ou classement dans un dossier) sur un document de la librairie des enregistrements (ROS), IBM® Enterprise
Records crée automatiquement un enregistrement correspondant dans une librairie de plans de fichiers.
Par exemple, vous pouvez faire en sorte que tout document classé dans le dossier Confidentiel soit déclaré en tant qu'enregistrement. Vous pouvez aussi faire en sorte que tout document appartenant à une classe de document spécifique soit déclaré en tant qu'enregistrement lorsqu'un utilisateur restitue le document.
Important : Si vous souhaitez qu'un enregistrement soit déclaré au moment de sa création, vous devez utiliser l'événement Check In (restitution) au lieu de l'événement Create (création).
l'action d'événement de déclaration automatique RM doit être configurée pour utiliser des événements asynchrones et non des événements synchrones. Pour configurer la déclaration automatique des enregistrements, procédez comme suit :
- Exécutez le script d'importation sur la librairie des enregistrements (ROS) à partir d'Enterprise Manager pour créer l'action d'événement.
Suivez la procédure décrite dans Utilisation des gestionnaires d'événements.
Le script d'importation crée l'action d'événement sous le dossier d'action d'événement (Event Action) de la librairie d'objets et le module de code sous le dossier Code Module (module de code).
Pour plus d'informations, voir Utilisation des gestionnaires d'événements.
- Définissez l'emplacement et les autres informations nécessaires pour un enregistrement nouvellement déclaré en exécutant la procédure de modification du fichier de configuration de déclaration automatique dans la suite de cette rubrique.
- Créez une souscription qui utilise l'action d'événement de déclaration automatique en exécutant la procédure correspondante dans la suite de cette rubrique.
- Testez la configuration en exécutant la procédure Déclaration automatique RM dans la suite de cette rubrique.
Modification du fichier de configuration de déclaration automatique
Pour modifier le fichier de configuration de l'action d'événement de déclaration automatique RM (RMAutoDeclare.properties), procédez comme suit :
- Dans Enterprise Manager, créez (désignez) une propriété de chaîne (par exemple, AutoDeclareFolderSymName) dans la classe ou sous-classe du document source pour spécifier le chemin du dossier d'enregistrement classé ou son identificateur global unique.
Configurez la propriété afin qu'elle ait une longueur de 256 caractères.
- (Facultatif) Dans Enterprise Manager,
créez (désignez) une autre propriété de chaîne (par exemple, AutoDeclareRecordClassSymName) dans la classe ou la sous-classe du document source pour désigner le nom de la classe d'enregistrement. Si vous n'indiquez pas de nom de classe d'enregistrement, c'est la classe d'enregistrement Info enregistrement électronique qui sera utilisée par défaut.
Les deux premières étapes créent les propriétés de l'événement RMAutoDeclare.
- Pour extraire le fichier RMAutoDeclare.properties, utilisez Application Engine, Workplace XT ou Enterprise Manager.
- Modifiez le fichier RMAutoDeclare.properties en ajoutant les informations adéquates :
rmevent.declare.RecordClassPropertySymname=AutoDeclareRecordClassSymName
rmevent.declare.RecordFiledInFolderPropertySymname=AutoDeclareFolderSymName
(Si la propriété n'existe pas, le gestionnaire d'événements consigne une erreur.)
rmevent.declare.FPOSObjectStoreName=TargetObjectStoreName
- Utilisez Application Engine, Workplace XT ou Enterprise Manager pour restituer la nouvelle version
du fichier RMAutoDeclare.properties après l'avoir complété comme indiqué précédemment.
Créer une souscription qui utilise l'action d'événement RMAutoDeclaration
Vous pouvez créer une ou plusieurs souscriptions qui sont lancées chaque fois que l'événement auquel vous avez souscrit (Check In (restitution) ou File Added (fichier ajouté) se produit.
Dans ce cas, l'action d'événement associée à la souscription est déclenchée.
Pour l'événement Check In relatif au document, vous créez la souscription sur une classe ou sous-classe Document. Pour l'événement relatif au dossier (File Added), vous pouvez créer la souscription sur une classe ou sous-classe de dossier ou sur une instance d'objet de dossier spécifique. Vous pouvez créer autant de souscriptions que nécessaire. Par exemple, il est possible de créer des souscriptions sur plusieurs sous-classes de document différentes.
- A partir de Enterprise Manager, développez la librairie des enregistrements qui contiendra les documents devant être déclarés automatiquement en tant qu'enregistrements.
- Pour créer une souscription pour une classe ou une sous-classe de document, cliquez avec le bouton droit de la souris sur Classe de document (ou une sous-classe de document) et sélectionnez Ajouter une souscription. -ou- Pour créer une souscription pour une classe ou une sous-classe de dossier, développez le dossier Autres classes, cliquez avec le bouton droit de la souris sur Dossier (ou une sous-classe de dossier) et sélectionnez Ajouter une souscription. -ou- Pour créer une souscription pour un dossier spécifique, développez le dossier Dossier racine,
naviguez jusqu'au dossier pour lequel vous souhaitez créer la souscription, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier et sélectionnez Ajouter une souscription.
- Dans l'assistant de création d'une souscription, cliquez sur Suivant.
- Indiquez un nom unique et significatif, ainsi qu'une description pour la souscription, puis cliquez sur Suivant.
- Dans le cas d'une souscription de classe (et non d'instance), veillez à ce que le bouton d'option Appliquer à toutes les instances de la classe <nom_classe> soit sélectionné et cliquez sur Suivant.
- A partir de l'écran Spécifier des déclencheurs, sélectionnez les déclencheurs qui devront activer la souscription (Restituer pour une souscription de document ; Fichier pour une souscription de dossier).
Cliquez sur Suivant.
- Dans l'écran qui s'affiche, dans le menu déroulant, sélectionnez l'action d'événement de déclaration automatique RM (RMAutoDeclare) créée précédemment et cliquez sur Suivant.
- Veillez à ce que la case Synchrone ne soit pas cochée. Laissez les autres cases cochées ou décochées, selon vos besoins, et cliquez sur Suivant.
- Cliquez sur Terminer.
RMAutoDeclare
Pour tester la configuration de la déclaration automatique RM, procédez comme suit :
- Créez un document dans la librairie des enregistrements de la classe configurée pour la déclaration automatique.
- Indiquez le nom de la classe d'enregistrement dans un propriété de chaîne du document source.
Il s'agit de la propriété (AutoDeclareRecordClassSymName) précédemment entrée dans le fichier RMAutoDeclare.properties.
(voir l'étape 2 de la procédure Modification du fichier de configuration de déclaration automatique plus haut dans cette rubrique.) Lors de la création d'un document, l'utilisateur entre le nom de la classe d'enregistrement dans cette propriété. Si vous n'indiquez pas le nom symbolique, le nom de la classe par défaut est Info enregistrement électronique (ElectronicRecordInfo).
- Indiquez le chemin du dossier d'enregistrement classé dans une autre chaîne de propriété.
Il s'agit de l'autre propriété (AutoDeclareFolderSymName) utilisée dans le fichier RMAutoDeclare.properties. (voir l'étape 1 de la procédure Modification du fichier de configuration de déclaration automatique plus haut dans cette rubrique.) Lors de la création d'un document, l'utilisateur entre le chemin du dossier d'enregistrement classé ou son identificateur global unique dans cette propriété. Si la valeur est incorrecte, le gestionnaire d'événements consigne une erreur. Le chemin du dossier d'enregistrement doit commencer par "/<Nom_plan_de_fichiers>/..." (par exemple, "/File Plan/Category1/Folder1").
L'utilisateur peut aussi entrer l'identificateur global unique du dossier.
Une fois que l'utilisateur a créé le document, l'événement de déclaration automatique RM (RMAutoDeclare) le déclare dans le dossier spécifié sur la librairie de plans de fichiers à l'aide de la classe d'enregistrement spécifiée.