IBM Enterprise Records, Versio 5.1.+            

Kuittaukset

Kuittausten avulla seurataan tavallisesti, kenen käyttäjän hallussa luokitellun asiakirjan kopio on. Kuittauksia voidaan luoda myös luokittelemattomille asiakirjoille. Vaikka kuittaus seuraa luokitellun dokumentin sijaintia, itse kuittausta ei tavallisesti luokitella.

Jos kuittaus on paperiasiakirja, se voidaan vahvistaa fyysiseksi asiakirjaksi. Lisätietoja on ohjeaiheessa Fyysisen asiakirjan vahvistus asiakirjaksi. Voit lukea kuittauksen kuvanlukijalla ja vahvistaa luetun kuvan sähköiseksi asiakirjaksi tai luoda sähköisen tekstidokumentin ja vahvistaa sen asiakirjaksi. Jos haluat vahvistaa kuittauksen luokitelluksi asiakirjaksi, katso lisätietoja aiheesta Luokitellun asiakirjan vahvistus asiakirjaksi.

Kun kuittaus vahvistetaan asiakirjaksi, kuittaus liitetään seurattavaan asiakirjaan.

Voit vahvistaa kuittauksen asiakirjaksi seuraavasti:

  1. Aloita kuittauksen vahvistus asiakirjaksi samalla tavalla kuin muita dokumentteja asiakirjaksi vahvistettaessa.
  2. Napsauta Määritä ominaisuudet -vaiheessa ReceiptOf-painiketta.
  3. Etsi kuittauksen seuraama luokiteltu asiakirja selaamalla ja valitse se.
  4. Tee asiakirjaksi vahvistus loppuun samalla tavalla kuin muita dokumentteja asiakirjaksi vahvistettaessa.

Kun olet vahvistanut kuittauksen asiakirjaksi, kuittauksen Ominaisuudet-näkymän Kuittaus kohteelle -kentässä näkyy sen asiakirjan nimi, jota kuittaus seuraa. Huomaa, että voit muuttaa kyseistä arvoa napsauttamalla Kuittaus kohteelle -painiketta tai tyhjentää määrityksen napsauttamalla Tyhjennä-painiketta.

Asiakirjan Tiedot-näkymän Asiakirjan lisätiedot -osassa on Kuittauksen tila -kenttä, jossa näkyy jokin seuraavista tiedoista:

Pääobjekti viittaa tässä yhteydessä kuittaukseen liitettyyn asiakirjaan, ei kansioon.

Huomautus: Kuittauksen tila -kentässä näkyy arvo Ei mitään, jos asiakirja ei ole kuittaus. Luokitellun asiakirjan Ominaisuudet-näkymässä näkyvät asiakirjaan liitettyjen kuittausten nimet (jos liitettyjä kuittauksia on). Luokitellun asiakirjan Kuittauksen tila -kentässä näkyy arvo Ei mitään, koska asiakirja, johon on liitetty kuittauksia, ei voi olla toisen asiakirjan kuittaus. Asiakirjalla voi olla useita kuittauksia, mutta kuittaus voidaan liittää vain yhteen asiakirjaan.


Palaute

Päivitetty viimeksi: Elokuu 2011


© Copyright IBM Corp. 2011.
Tämä Information Center -sivusto perustuu Eclipse-tekniikkaan. (http://www.eclipse.org).