IBM Enterprise Records, Version 5.1.+            

Posthantering

IBM® Enterprise Records är en tilläggskomponent i IBM FileNet P8-produktserien. Med IBM Enterprise Records kan du skapa och underhålla korrekta, säkra och tillförlitliga poster för både elektronisk och fysisk information. Du kan använda IBM Enterprise Records till att hantera poster av valfri typ, oberoende av lagringsmedier eller format. För att förstå IBM Enterprise Records behöver du förstå vad en post är och varför du använder ett posthanteringssystem.

Poster och metadata

I IBM Enterprise Records är en post metadata, en fil som refererar till och innehåller information om en annan elektronisk fil (dokument) eller fysiskt objekt. Du skapar en post när du vill placera dokumentet eller det fysiska objektet under företags- eller myndighetskontroll, som anger hur dokumentet eller objektet ska lagras, accessas och till sist förstörs. Metadata är postegenskaper, t.ex. medietyp, format, författare, ämne, granskare, plats och publiceringsdatum. Du placerar poster under den kontroll som krävs enligt offentliga regler och riktlinjer för posttypen. Följande bild visar hur poster skapas från olika källor. Vare post pekar på information som hanteras av systemet.

I följande bild visas hur poster kan hanteras i olika behållare, inklusive en som kan innehålla webbmaterial, MS Office-dokument, ljudfiler. En annan behållare kan innehålla e-post, en tredje videoband, mikrofilm och CD-skivor. Och ännu en kan innehålla kontrakt, patent och tillstånd. Varje post pekar på den information som hanteras av systemet

Posthantering

Posthantering är olika aktiviteter som planering, styrning och organisering för att skapa, lagra, använda, hämta och avveckla poster. Med andra ord inbegriper posthantering alla aktiviteter som du utför för att hantera posterna under deras livscykel av skapande, aktiv användning, inaktiv lagring och avveckling.

Behovet av posthantering

För att se till att organisationsinformationen är korrekt, fullständig och lättillgänglig behöver du konfigurera ett tillförlitligt system för posthantering. Annars kan du komma att ägna mycket tid åt improduktiva aktiviteter som att manuellt lokalisera information eller söka efter saknade eller felarkiverade poster.

Om det inte finns ett ordentligt posthanteringssystem kan det bli svårt att hitta, tolka och följa lagar och förordningar om bevarande och arkivering. Detta kan leda till böter och andra rättsliga konsekvenser. Det kan också innebära risk för tvister och konfidentialiteten och säkerheten för kritisk och vital information om inte posterna hanteras på rätt sätt.

Genom att använda IBM Enterprise Records kan du minska dessa risker. Du kan använda IBM Enterprise Records till att bevara värdefull information som poster, som vid behov är tillgängliga med söktekniker, medan oviktiga eller inaktiva poster förstörs eller arkiveras.

Vilken roll spelar IBM Enterprise Records i posthanteringen

Med IBM Enterprise Records kan du hantera poster i hela företaget, oberoende av lagringsmedier. Poängen med IBM Enterprise Records är följande: Med hjälp av IBM Enterprise Records kan du göra följande:

Funktioner och fördelar med IBM Enterprise Records

I följande tabell finns en lista med funktionerna i IBM Enterprise Records tillsammans med de fördelar som respektive funktion ger.
Funktion Fördel
Centraliserat lager för poster
  • Informationen är tillgänglig och kan användas i hela företaget.
  • Effektivt beslutsfattande tack vare att rätt information finns tillgänglig i rätt tid.
Virtuella platser och behållare för lagring av poster för elektroniska och fysiska dokument i en hierarki.
  • Kontroll över samlingar av pappersdokument och elektroniska filer.
  • En simulerad verklig kontorsmiljö.
  • Virtuella platser och behållare är en modell av den fysiska lagringsstrukturen.
  • Kontroll över kostnaderna genom minskade utgifter för kontorsutrymme, utrustning och personal för hantering och hämtning av poster.
Lättanvända sökfunktioner
  • Punktlig och enkel åtkomst till nödvändig information utan användning av komplicerad frågesyntax.
Regler för kvarhållning och förstöring av poster Användardefinierad styrning av följande:
  • Hur länge en post ska behållas.
  • Hur posten ska behandlas vid slutet av sitt kvarhållningsschema.
  • Hur posterna ska granskas innan de förstörs.
Granskningsprocedurer för poster, automatiserad spårning av kvarhållningsperioder, automatiserad spårning av kvarhållningsperioden samt initiering av avvecklingsprocessen för poster.
  • Det finns ingen risk för att poster av misstag förstörs, ändras, manipuleras, skadas eller går förlorade.
  • Poster förstörs endast enligt avvecklingsschemat eller som ett led i ett granskningsförfarande.
  • Poster som inte längre behövs förstörs för att hushålla med lagringsutrymmet.
Importera och exportera poster
  • Poster som inte behövs särskilt ofta i organisationen men som måste bevara för att följa gällande bestämmelser kan exporteras till annan plats.
  • Poster kan importeras från andra postlager.
Lämpliga säkerhetskontroller för poster
  • Obehöriga användare får inte åtkomst till poster.
  • Användare kan inte ta bort poster av misstag. Poster kan tas bort av postadministratören eller till följd av ett granskningsförfarande.
  • Användare kan bara utföra postrelaterade åtgärder som de har rätt åtkomstbehörighet för .
Integrering med IBM FileNet P8 Workplace, Workplace XT, Microsoft Office och Microsoft Outlook Manuell eller automatisk deklaration av poster från:
  • Workplace eller Workplace XT
  • Microsoft Outlook, Word, Excel och Power Point
  • Inmatningsmallar

Användarroller i IBM Enterprise Records

IBM Enterprise Records tillhandahåller en rollbaserad säkerhetsmodell, som innehåller roller för postadministratörer, postansvariga, privilegierade användare (DoD och Base) eller postgranskare (PRO) samt postanvändare. Varje roll bestämmer vilka uppgifter en användare med den rollen kan utföra. I Säkerhet i FileNet P8 finns mer information.

Typer av IBM Enterprise Records-installationer

Innan du installerar IBM Enterprise Records-programmet måste du välja typen av installation (datamodell) som uppfyller dina posthanteringskrav. Följande datamodeller är tillgängliga:

Typer av IBM Enterprise Records-entiteter

I IBM Enterprise Records lagras poster i en hierarkisk struktur som innehåller olika posthanteringsentiteter. Följande bild visar den hierarkiska strukturen för dessa entiteter med en kort förklaring av respektive entitet:

Följande bild visar en hierarkisk poststruktur där ett objektlager för en arkiveringsplan finns på den översta nivån.

Här följer ett exempel på en hierarki av posthanteringsentiteter

Arkiveringsplan

Allmän administration (kategori)
     Korrespondensfiler (mapp)
     Programinformation (mapp)
          2006 Utbildningskonferens (volym)
          2007 Utbildningskonferens (volym)
Informationshantering (kategori)
     Korrespondensfiler (mapp)
     Operatörsark (mapp)


Feedback

Senast uppdaterat: Augusti 2011


© Copyright IBM Corp 2011.
Detta Informationscenter bygger på Eclipse-teknik. (http://www.eclipse.org)