Geralmente, as categorias, pastas e volumes fecham-se de forma automática, em resultado do cumprimento
de uma condição definida pela respectiva agenda de
eliminação associada, mas também poderá fechar estes
contentores manualmente. Quando criar um destes contentores, este está
aberto por predefinição e as entidades descendentes poderão
ser adicionadas ao mesmo. Fechar um contentor faz iniciar o processo de eliminação
deste e, assim, as entidades descendentes já não poderão ser
adicionadas.
Habitualmente, não é recomendável abrir de novo um
contentor fechado, mas este procedimento é permitido para que
possa adicionar registos que não estavam disponíveis
aquando do fecho do contentor. Por exemplo, se um
contentor for fechado no fim do ano mas um registo para
esse ano for recebido mais tarde, poderá abrir de novo o
contentor para adicionar o registo e, em seguida, fechá-lo
de novo.
- Pode obter registos a partir de contentores fechados ou
abertos.
- Quando uma entidade é fechada, todas as entidades
descendentes fecham-se automaticamente.
- Se reabrir uma entidade, as respectivas entidades
descendentes não reabrem automaticamente. Para reabrir uma
entidade descendente, tem de abrir primeiro as respectivas
entidades ascendentes.
- Para adicionar um registo a um volume reaberto, tem de
seleccionar explicitamente esse volume.
- Os administradores e gestores de registos podem fechar
e reabrir categorias de registo, pastas de registo ou
volumes.
Para fechar manualmente um contentor:
- Procure ou pesquise categorias, pastas ou volumes que
pretenda fechar.
- Seleccione as caixas de verificação à esquerda dos
nomes. Em alternativa, faça clique com o botão direito do
rato numa única entidade e utilize o menu.
- No menu Acções multi-selecção,
seleccione Fechar:

- A partir da página Fechar
entidades, especifique o motivo para fechar a
entidade e faça clique em Fechar ou
Sair para manter a entidade aberta.
- Faça clique em OK para
confirmar a mensagem de fecho da entidade. As entidades que foram fechadas estão
assinaladas pelo ícone de fecho.
Para reabrir uma entidade:
- Procure ou pesquise uma categoria, pasta ou volume que
pretende reabrir.
- Faça clique com o botão direito no nome e seleccione
Reabrir:

- Faça clique em OK para confirmar
a mensagem de abertura da entidade. As entidades que tenham
sido fechadas e sejam reabertas são assinaladas pelo ícone
de reabertura.