Hi ha molta informació disponible per a l'usuari sobre les tasques de manteniment i d'administració constants que específiques de IBM® Enterprise Records.
Consulteu els sistemes d'ajuda sobre l'administració del FileNet P8 per obtenir informació d'administració addicional:
Hi ha diverses tasques que un administrador pot realitzar mitjançant l'Enterprise Manager (EM). Aquestes tasques (com ara la configuració de l'auditoria) es documenten en aquest sistema d'ajuda en línia. Tot i això, hi ha altres acciones que no s'han de realitzar mitjançant l'Enterprise Manager perquè es podrien malmetre les dades i es podrien produir altres problemes seriosos. En concret, no heu de realitzar les accions següents amb l'Enterprise Manager:
Aquesta llista no és exhaustiva. Realitzeu només les tasques que es document a l'ajuda en línia. Si es realitzen altres accions mitjançant l'Enterprise Manager, es poden malmetre les dades i es poden produir altres problemes seriosos.
Teniu en compte, però, que la publicació IBM Enterprise Records Installation and Upgrade Guide pot incloure instruccions per utilitzar l'Enterprise Manager per efectuar operacions que un administrador només ha d'efectuar durant una instal·lació/actualització. En són exemples:
Heu de configurar magatzems d'objectes independents per al pla de fitxers i documents que es declaren com a registres. Per tant, un magatzem d'objectes (magatzem d'objectes de pla de fitxers o FPOS) conté l'estructura del pla de fitxers, mentre que l'altre (magatzem d'objectes habilitat per a registres o ROS) conté documents, alguns dels quals declarats com a registres. Normalment, hi hauria molts usuaris amb accés al ROS que haurien de tenir accés a les entitats que conformen el pla de fitxers a l'FPOS. Podeu tenir més d'un ROS associat amb un FPOS.
Un cop configurat el pla de fitxers i iniciada la declaració de registres, hi ha d'haver canvis mínims en un magatzem d'objectes de producció. Si cal suprimir un magatzem d'objectes després que s'hagi iniciat la declaració de registres, hi ha un procediment específic que s'ha d'utilitzar per evitar problemes en declarar registres en un magatzem d'objectes nou. Això consisteix a esborrar les preferències del Workplace abans de suprimir el magatzem d'objectes.
Si se suprimeix un magatzem d'objectes abans de restablir el lloc i les preferències d'usuari en un altre magatzem d'objectes, es mostra un missatge als usuaris que intentin accedir al magatzem d'objectes que indica quin FPOS s'ha seleccionat i per què. També hi ha un enllaç per configurar l'FPOS necessari. El sistema seleccionarà un magatzem d'objectes segons les directrius següents.
Si suprimiu el magatzem d'objectes abans d'esborrar les preferències, cal que depureu totes les preferències. Suprimiu, reanomeneu o moveu el fitxer bootstrap.properties. Es tornarà a crear automàticament.
Les següents tasques de manteniment del sistema de l'IBM Enterprise Records són les que es realitzen habitualment a la majoria de llocs. Utilitzeu la llista de comprovació del gràfic següent com a guia per determinar quan cal realitzar tasques de manteniment del sistema específiques per a l'IBM Enterprise Records.
Diària | Setmanal | Mensual | Segons calgui |
---|---|---|---|
Registre de supervisió d'escombratge ../../../com.ibm.p8.ier.admin.doc/backup_restore/config_records_manager.htm | Exportació dels registres d'auditoria | Registre d'arxivament/supressió d'escombratge | Resolució de problemes Configuració del registre |
El servidor del Content Engine (CE) es pot habilitar per utilitzar un servidor de l'FileNet Image Services (IS) com a disposició d'emmagatzematge de contingut fix o com a dispositiu de captura de volums alts. (A la pràctica, això significa que el contingut d'un document del Content Engine es pot emmagatzemar en un servidor dels IS com a document de l'IS). La característica opcionals que habilita aquesta prestació s'anomena Content Federation Services for Image Services (CFS-IS).
Quan utilitzeu un sistema CFS-IS amb l'IBM Enterprise Records, no definiu una data de caducitat als documents que s'emmagatzemen en un sistema amb l'FileNet Image Services. No hi ha cap forma automatitzada que l'usuari administratiu de CFS-IS al sistema amb l'FileNet Image Services pugui distingir entre els documents de l'IBM Enterprise Records que es posen en retenció i no es poden suprimir i els que es poden suprimir.
En alguns casos, les operacions que es poden realitzar en aquests documents (o la sortida esperada d'aquestes operacions) depèn de com s'hagi introduït el document de l'FileNet Image Services al sistema i de si les propietats del document de l'FileNet Image Services es propaguen al servidor del Content Engine. En el cas que el servidor de l'IS s'utilitzi com a dispositiu d'emmagatzematge de contingut fix, el contingut del document s'afegeix al servidor de l'IS a través de les aplicacions del CE. Per abreujar, anomenarem aquests tipus de documents CE-IS de tipus A al text següent. En el cas que el servidor de l'IS s'utilitzi com a dispositiu de captura de volums alts, el contingut del document s'afegeix al servidor de l'IS a través de les aplicacions de l'IS; anomenarem aquests tipus de documents CE-IS de tipus B.
Amb l'IBM Enterprise Records, podeu gestionar aquests documents com a registres de manera molt semblant a com gestioneu altres documents del CE com a registres. En aquest apartat es descriuen les diferències de comportament de l'IBM Enterprise Records quan es treballa amb aquests tipus de documents i inclou altra informació que s'ha de tenir en compte quan es gestionen aquests tipus de documents.
Podeu definir una subscripció, com ara que quan els documents de l'IS es migrin al magatzem d'objectes, es declarin automàticament com a registres. Per fer això, assegureu-vos que la classe dels documents migrats se subscriu a l'acció d'incidència de Configuració de la declaració automàtica de registres i que l'acció d'incidència s'activa amb la incidència Ingressa.
Si es pot accedir a un document de l'IS a través de les aplicacions o les API, no hi ha cap mecanisme del CE per impedir que el document es canviï o se suprimeixi encara que es declari com a registre. Per tant, no heu de treballar amb l'administrador del sistema de l'IS per garantir que la seguretat de l'IS es configuri de manera adequada per a la modificació i supressió de documents de l'IS.
Les classes de document de l'IS inclouen paràmetres de retenció que especifiquen quan s'han de suprimir els documents. L'IBM Enterprise Records no interactua amb aquests paràmetres de retenció de l'IS. Per tant, heu de treballar amb l'administrador del sistema de l'IS per garantir que aquests paràmetres de retenció estiguin configurats adequadament de manera que els documents de l'IS que s'hagin declarat com a registres no se suprimeixin a causa dels paràmetres de retenció de l'IS.
Podeu declarar els documents de l'IS catalogats al CE mitjançant qualsevol dels mecanismes de declaració disponibles (per exemple, des del Workplace, l'MS Office, l'MS Outlook, accions d'incidència, fluxos de treball i l'API Java de l'IBM Enterprise Records). Teniu en compte, però, que no podeu seleccionar un element individual d'un document de diversos elements perquè sigui un registre. Si es declara un document de diversos elements com a registre, tots els elements es consideren part del registre.
Un usuari que no sigui de registre, que tingui accés a un document, no pot accedir a la pàgina d'informació del document després que un usuari de registre declari aquest document com a registre. Aquesta limitació en l'accés d'un usuari que no sigui de registre està determinada per disseny.
Si s'habilita la catalogació al servidor de l'IS, les propietats del document de l'IS que es mapin amb les propietats dels documents del CE s'emmagatzemen tant als servidors de l'IS com del CE i qualsevol actualització de propietats de documents de l'IS es propaga automàticament al document del CE associat. Les actualitzacions de propietats de documents del CE, però, no afectaran les propietats del registre associat amb el document.
Si un document és un document CE-IS de tipus A, una cerca basada en el contingut cercarà el registre associat amb el document, sempre que s'hagi configurat CBR al magatzem d'objectes on hi ha el document. Tot i això, si el document és un document CE-IS de tipus B, una cerca basada en el contingut no cercarà el document.
Quan se suprimeix un registre, el document del CE corresponent del registre també se suprimeix. Si el contingut del document del CE s'emmagatzema a la memòria cau permanent del servidor de l'IS i no al suport d'emmagatzematge, la supressió elimina el document de l'IS de la memòria cau. Tot i això, si el contingut del document del CE s'emmagatzema al suport d'emmagatzematge del servidor de l'IS, la supressió d'un registre no elimina el contingut del suport. Per obtenir més informació sobre com se suprimeixen dades de document d'un servidor de l'IS, incloent-hi informació sobre com esborrar el suport d'emmagatzematge de l'IS (en el cas que s'utilitzi un suport esborrable), consulteu "Expired Documents and Folders" a l'apartat Database Maintenance Overview de la publicació IBM FileNet Image Services System Administrator's Handbook.
Quan es copia un registre, es copiar el registre i el seu document del CE associat (i el seu document de l'IS associat). En tots els casos, l'operació de còpia de registres generarà un document CE-IS de tipus A, encara que el document original fos un document CE-IS de tipus B.
El mateix passa quan s'importa un registre; el document associat del registre importat sempre serà un document CE-IS de tipus A, encara que sigui un document CE-IS de tipus B quan l'hàgiu exportat.
Durant el cicle de desenvolupament, voldreu supervisar el rendiment del sistema per garantir que la implementació s'executa de la manera més efectiva possible. Se suggereix que utilitzeu l'IBM System Dashboard for Enterprise Content Management, que proporciona un mecanisme centralitzat per recopilar i distribuir dades de rendiment als productes de programari IBM FileNet instal·lats, independentment del sistema operatiu. Les dades de rendiment recopilades es poden posar a disposició de les funcions de l'IBM System Dashboard for Enterprise Content Management per defecte per utilitzar-les als llocs que no s'han estandarditzat en una consola de gestió. Per obtenir informació sobre la utilització de l'IBM System Dashboard for Enterprise Content Management, consulteu ../../../com.ibm.p8.sysmgr.admin.doc/overview.htm.
La publicació IBM FileNet P8 Troubleshooting Guide conté informació sobre la resolució de problemes amb components de plataforma P8, incloent-hi l'IBM Enterprise Records, el Content Engine, l'Application Engine, el Process Engine i el Workplace. Per baixar la documentació de la pàgina de suport d'IBM, consulteu l'enllaç extern al final d'aquest tema.