Eftersom fysiska entiteter inte kan ses online måst du se till att objekten skickas dig. Processen, som kallas för checka ut, startar också arbetsflödet för Physical Records Management (PRM) som spårar var entiteterna finns i varje steg. Du kan checka ut enskilda poster (en i taget) eller någon av de behållare som innehåller fysiska objekt.
PRM-arbetsflödet fortsätter under hela cykeln av att reservera, ta emot och släppa entiteten till nästa användare. Arbetsflödet spårar också förseningar i mottagandet och släppandet av entiteten. Dessutom spåras entiteter som försvinner under hanteringen eller den användare som för närvarande anges vara den som har entiteten. För att spåra entiteten via PRM-arbetsflödet att alla deltagare alltid korrekt registrerar var en entitet finns genom att punktligt svara på uppgifter i sina inkorgar.
Du kan checka ut fysiska entiteter via Application Engine, Workplace XT eller IBM® Enterprise
Records. Om du gör detta från arbetsytan går du sedan till FPOS och öppnar mappen Posthantering.
Öppna sedan arkiveringsplanmappen och navigera till objektet på dess plats i arkiveringsplanen.
Klicka på ikonen Hämta information och välj sidan Detaljer om du vill ha informationen om entitetens utcheckningsstatus. I avsnittet Fysiskt på sidan ser du entitetens plats, hemplats, utcheckningsstatus och vem som har checkat ut den.
Om entiteten har en streckkod kan du även kontrollera dess utcheckningsstatus genom att använda Avsök fysiska objekt på fliken Fysiskt.
Se Skanna fysiska entiteter. Slutligen kan du klicka på knappen Status i PRM-arbetsflödet för att hämta status via spårningsprogrammet.
Inkorgar som används i PRM-arbetsflödet
Alltefter som entiteten förflyttas i arbetsflödet och användare tar emot och släpper dem genereras arbetsobjekt. En del av dem visas i en användares inkorg medan andra visas i gemensamma inkorgar. Inställningarna för användare- och gruppsäkerhet bestämmer vilka som kan se gemensamma inkorgar, öppna ett arbetsflödessteg och se utcheckningsstatusen för en entitet genom att använda Avsök fysiska objekt. PRM- arbetsflödet kan fylla följande gemensamma inkorgar med arbetsobjekt.
Utcheckningsprocedur
Utcheckningen av en entitet börjar med att användaren väljer
Aktivera/Checka ut från kontextmenyn. Arbetsobjekt hamnar därefter i deltagarnas personliga inkorgar eller i de gemensamma inkorgarna. När en entitet checkas ut första gången visar systemet att den användaren har checkat ut entiteten till den angivna platsen. Förvaltare måste dock släppa objekten innan beställaren faktiskt får det.
- När ett objekt redan har checkats ut ställer andra användare som begär det in ett reservationsdatum. Reservationsdatumet används för prioritering om det finns flera beställningar. Entiteten lämnas vidare till andra användare i turordning efter det tidigaste reservationsdatumet, som framgår av arbetsobjekten i PhysicalEntitiesReserveQueue.
Systemet väntar inte med att generera nya arbetsobjekt tills reservationsdatumet infaller.
- Om förvaltaren eller annan aktuell innehavare begär en leveranstjänst i stället för manuell leverans, skickas ett arbetsobjekt till leveranskön. Leveranstjänsten levererar objektet eller anger att det är förlorat. När förvaltaren eller leveranstjänsten anger att objektet levererats får den användare som begärt objektet ett mottagningsarbetsobjekt. Om leveranstjänsten anger att objektet är förlorat skickas ett arbetsobjekt till kön Hitta försvunna.
- När den beställande användaren slutför mottagningsarbetsobjektet genom att ange att objektet är mottaget, ersätts mottagningsarbetsobjektet av ett releasearbetsobjekt i den privata inkorgen. Om den beställande användaren anger att objektet inte har tagits emot, skickas ett arbetsobjekt till kön Hitta försvunnen.
- Gruppen för Sök förlorat antingen hittar och levererar objektet eller anger att det är permanent förlorat. Sökandet och leveransen av objektet genererar ett mottagningsarbetsobjekt i användarens inkorg. Angivelsen att objektet är förlorat skickar meddelanden till berörda deltagaren (användare i vänte- och mottagningsköerna) och alla återstående arbetsobjekt avbryts. Du bör bara ange ett objekt som förlorat om du är säker på att entiteten inte kommer att hittas i framtiden. Det finns inget sätt att senare ange att en förlorad entitet har hittats. Alla användare som försöker checka ut entiteten i framtiden får ett meddelande om att det är förlorat.
- När den aktuella innehavaren är klar med objektet slutför han eller hon releasearbetsobjektet och levererar entiteten till nästa person eller till förvaltaren, som i sin tur slutför mottagningsarbetsobjektet.
- Om du försöker checka ut en entitet vars överordnade behållare är utcheckat, får du ett meddelande och ditt enda alternativ är att stänga aktiveringsfönstret. Du kan antingen checka ut den överordnade behållaren, vilket gör att du ställs i kön med andra som kanske också väntar, eller så kan du försöka checka ut den underordnade entiteten vid ett senare tillfälle.
- Om du försöker checka ut en behållare när ett eller flera av dess objekt är utcheckade, får du också ett meddelande om att ett underordnat objekt är utcheckat. Då får du försöka igen vid ett senare tillfälle.
Aktivera arbetsflöde
Checka ut ett fysiskt objekt:
- Från Application Engine, Workplace XT eller IBM Enterprise
Records högerklickar du på namnet på den fysiska entiteten och väljer Starta/Checka ut.
- Klicka på Aktivera under namnet på den arbetsflödesprenumeration som du vill använda. En standardprenumeration tillhandahålls för varje fysisk entitetstyp.
- Slutför resten av steget Aktivera/Checka ut.
- Efter att ha slutfört steget Aktivera/Checka ut stänger du fönstret med arbetsflödesprenumerationerna.
Olika steg i arbetsflödet har vissa gemensamma objekt.
Tabell 1. ArbetsflödesstegObjekt i arbetsflödessteget |
Beskrivning |
Instruktioner |
Överst i fönstret finns instruktioner för att slutföra steget. Instruktionerna skrivs av den som utformar arbetsflödet.
Klicka på pilspetsen vid ordet Instruktioner om du inte ser instruktionerna. |
Entitetsnamn |
Om entiteten är en behållare kan du klicka på namnet så öppnas behållaren och du ser innehållet. Om entiteten är en enda fysisk post har den inte något innehåll, och det får du ett meddelande om. |
Kommentarer |
Du kan ange kommentarer direkt i kommentarsrutan eller så kan du klicka på den gula ikonen längst ned i textfältet för att få ett större fönster där du kan läsa eller skriva längre kommentarer utan att bläddra. |
Åtgärdsmeny |
Objekten i menyn varierar med steget.
Se informationen nedan för varje typ av steg. Instruktionerna längst upp i arbetsflödesfönstret ger också vägledning om vad som är valt. |
Plats |
Klicka på Plats så visas en platslista. Klicka på Välj nedanför platsen där en entitet ska levereras. |
Reservationsdatum |
Klicka på kalenderikonen och välj det datum som du vill reservera entiteten för. Om entiteten inte är utcheckad för närvarande måste du välja dagens datum. Om entiteten är utcheckad kan du välja dagens datum eller ett framtida datum, men systemet visar inte nödvändigtvis det datum du väljer. Systemet bestämmer reservationsdatum alltefter som entiteten flyttas från en plats till en annan. |
Informationskolumner |
Olika steg kan visa vem som har objektet, var det finns, reservations- och beställningsdatum och vem som ska få det härnäst. |
Knapparna Tillämpa och Stäng |
Du kan ändra informationen, tillämpa den och sedan stänga fönstret utan att vidta några ytterligare åtgärder. Arbetsobjektet finns kvar i samma inkorg. Detta är praktiskt om du vill deklarera ett objekt som förlorat, men du tror att du kan hitta det. På så sätt undviker du att en permanent åtgärd vidtas, så som skulle bi fallet om du använder knappen Slutför. |
Knappen Omtilldela |
Öppnar ett fönster där du väljer en annan användare som ska utföra steget. Skriv de första tecknen i namnet och klicka på Sök. Välj användaren och klicka på Fortsätt. |
Knappen Status |
Öppnar spårningsprogrammet. |
Knappen Slutför |
Knappen Slutför slutför arbetsflödessteget och är det vanligaste valet. |
Aktiveringssteg
Slutföra aktiveringssteget:
- Klicka på Plats och välj den plats där entiteten ska levereras.
- Klicka på kalenderikonen och ställ in ett reservationsdatum. Om entiteten inte är utcheckad måste du välja dagens datum. Om entiteten är utcheckad kan du välja dagens datum eller ett framtida datum. Reservationsdatumet används för prioritering om det finns flera beställningar.
- Klicka på Aktivera så initieras arbetsflödet, eller på Stäng om du vill stänga fönstret utan att aktivera.
Mottagningssteg
Ett mottagningssteg listas som ett godkännandesteg i inkorgen när du öppnar den. Sidrubriken är
Mottagningssteg. Du får mottagningssteget när föregående användare (eller förvaltaren) släpper objektet och du står på tur att få det.
Om du inte har fått det ännu kan du se vem som levererar det, var det senast fanns och vem som ska leverera det. Om du inte får objektet efter att ha väntat en rimlig tid kan du ange att du inte har fått det. Detta genererar ett arbetsobjekt för kön Sök förlorad. Om du är förvaltare får du ett mottagningssteg när den sista användaren släpper objektet. Slutföra mottagningssteget:
- Välj lämplig åtgärd. Om du har fått entiteten väljer du Mottagen, i annat fall väljer du Ej mottagen.
- Slutför steget genom att välja lämplig knapp. Se alternativen i Aktivera arbetsflöde.
Obs: Det är möjligt att du inte har fått entiteten på grund av en försening orsakad av leveranstjänsten eller den användare som för närvarande har entiteten utcheckad. Det är också möjligt att entiteten är förlorad. I så fall får du ett arbetsobjekt som visar ett meddelande med entitetens status.
Releasesteg
Ett releasesteg listas som ett godkännandesteg i inkorgen när du öppnar den. Sidrubriken är
Releasesteg. Releasesteget måste slutföras av den aktuella entitetsinnehavaren, som kan vara förvaltaren eller en användare som checkat ut objektet. Du anger leveransmetoden, om leveransen är försenad eller om objektet är förlorat. Leverera objektet till beställaren på utcheckningsplatsen. Slutföra releasesteget:
- Ange Fördröjningstid i timmar för att ange hur lång förseningen är.
- Skriv en lämplig kommentar som förklaring på fördröjningen.
- Välj lämplig åtgärd från åtgärdslistan.
- Leverera manuellt innebär att du kommer att leverera entiteten manuellt till nästa användare i kön.
- Välj Förlorad om du inte vet var entiteten finns. Ett arbetsobjekt skickas till den gemensamma inkorgen PhysicalEntitiesFindLostQueue.
- Välj Leveranstjänst om du vill använda en leveranstjänst. Ett arbetsobjekt skickas till den gemensamma inkorgen PhysicalEntitiesDeliveryQueue.
- Välj Fördröj om du angav en fördröjningstid.
Ett fördröjningsmeddelande skickas till alla användare som väntar i kön.
- Slutför steget genom att välja lämplig knapp. Se alternativen i Aktivera arbetsflöde.
Väntkösteg
När en användare reserverar en entitet och står näst i tur att få det, visar arbetsobjektet i väntekön namnet på den användaren.
Användare med åtkomstbehörighet till kön kan visa informationen, men det finns inget att fylla i. Visa väntkösteget:
- Klicka på arbetsobjektet i kön PhysicalEntitiesWaitQueue.
- Klicka på Stäng när du har fått arbetsobjektet.
Reservationskösteg
Den gemensamma inkorgen
PhysicalEntitiesReserveQueue innehåller arbetsobjekt för varje användare som väntar på leverans. Behöriga användare kan öppna arbetsobjektet och se vem som har beställt entiteten, beställningsdatum och de begärda platserna. Du kan ändra reservationsdatumen om du vill ändra prioriteringen mellan användarna. Slutföra reservationskösteget:
- Klicka på arbetsobjektet i den gemensamma inkorgen PhysicalEntitiesReserveQueue.
- Ändra Reservationsdatumet om du vill ändra prioriteringen av användarna som väntar på objektet.
- Klicka på Tillämpa och Stäng.
Sök-förlorad-steg
När en entitet har deklarerat som förlorad skickar systemet ett arbetsobjekt till den gemensamma inkorgen PhysicalEntitiesFindLostQueue. Om du har åtkomstbehörighet till inkorgen, kan du klicka på arbetsobjektet så visas sidan
Sök förlorad där du kan uppdatera statusen. Antingen hittar du och levererar entiteten eller så deklarerar du den som permanent förlorad. Då underrättas alla berörda användare och alla PRM-arbetsflöden som startats för entiteten avslutas. När en användare försöker aktivera ett arbetsflöde för entiteten skickar systemet ett meddelande om att entiteten är förlorad. Slutföra steget för förlorat objekt:
- Skriv dina kommentarer.
- Välj Förlorad från menyn Åtgärd om du vill deklarera entiteten som permanent förlorad. Välj Levererad om du har hittat entiteten och levererat den till den användaren vara namn visas i fältet Begärd av.
- Slutför steget genom att välja lämplig knapp. Se alternativen i Aktivera arbetsflöde.
När en entitet är markerad som permanent förlorad finns det inget sätt att ange att det har hittats vid ett senare tillfälle. Alla som försöker checka ut entiteten i framtiden får meddelandet om att entiteten är förlorad. Om det förlorade objektet är en behållare som hittats senare kan dess innehåll inte checkas ut. Alla som försöker checka ut objekt från en tidigare försvunnen behållare får ett meddelande om att den överordnade behållaren är utcheckad.
Leveranstjänststeg
Om en användare väljer leveranstjänsten för att skicka en fysisk entitet, skickar systemet ett arbetsobjekt till inkorgen PhysicalEntitiesDeliveryQueue. Om du har åtkomstbehörighet till den gemensamma inkorgen kan du klicka på arbetsobjektet och fylla i sidan
Leveranssteg. Slutföra leveranssteget:
- Skriv lämpliga kommentarer.
- Välj Förlorad från listan Åtgärd om du inte kan hitta och leverera entiteten. Då skickas ett arbetsobjekt till den gemensamma inkorgen PhysicalEntitiesFindLostQueue. Den gruppen anger sedan om det behövs att entiteten är permanent förlorad. Välj Levererad om du har levererat entiteten till den användare som har begärt den.
- Slutför steget genom att välja lämplig knapp. Se alternativen i Aktivera arbetsflöde.
Meddelandesteg
På sidan Meddelandesteg ser du status för den fysiska entitet som du har aktiverat PRM-arbetsflödet för. Sidan skickas som ett arbetsobjekt till inkorgen. Du får arbetsobjektet i följande situationer:
- Den aktuella entitetsinnehavaren har fördröjt släppandet av entiteten.
- Entiteten har tappats bort av leveranstjänsten eller den aktuella innehavaren.
- Det har uppstått ett fel i PRM-arbetsflödet.
- Den överordnade eller underordnade entiteten har redan checkats ut och inget arbetsobjekt har skickats till någon kö. (Vänte- och reservationsköerna används endast om entiteterna matchar.)
- Den entitet som du aktiverade arbetsflödet för är inte en fysisk entitet.
Klicka på
Slutfört så avslutas meddelandesteget.