IBM Enterprise Records, Versão 5.1.+            

Registros

Um registro é uma referência a informações e fornece metadados para gerenciar as informações. Um registro pode herdar do contêiner em que o registro foi criado. Por exemplo, o registro pode herdar a agenda de disposição do contêiner pai. Os registros podem ser eletrônicos ou físicos. Os registros eletrônicos e físicos podem ser catalogados como vitais e marcados como registros permanentes. O modelo de dados DoD Chapter 4 permite declarar registros com a classificação de segurança (Altamente Secreto, Secreto, Confidencial ou Não Classificado). O modelo de dados PRO permite classificar os registros como Altamente Secretos, Secretos, Confidencial, Restrito ou Não Classificado.

Os modelos de dados Base e DoD permite a declaração de registros em categorias de registros, pastas de registros e volumes. O modelo de dados PRO permite a declaração de registros em pastas de registros e volumes.

Atenção: Se você estiver atualizando um registro Não Classificado para uma classificação superior como Confidencial, Secreto ou Altamente Secreto, muitas das propriedades necessárias para o registro recentemente atualizado podem estar ausentes. Para certificar-se de ter designado as propriedades corretas para o registro, acesse a página de informações do registro, clique em Classificação de Segurança, conclua todas as propriedades "necessárias" ausentes para essa classificação de registro e clique em Aplicar.

Registros eletrônicos

Um registro eletrônico aponta para um documento eletrônico, tal como um documento do Content Engine (CE) ou uma mensagem de e-mail. Para documentos do Content Engine, é possível criar um registro separado para cada versão de um documento ou um registro único para uma coleção de versões de documentos. Você pode armazenar registros eletrônicos em pastas eletrônicas e híbridas.

Uma exclusão ou disposição de registro exclui apenas a versão do documento para a qual este registro aponta. Se houver apenas uma versão do documento, então a série de versões de documentos inteira será excluída. Por exemplo, se um documento tiver diversas versões e uma versão for declarada como um registro, então apenas a versão que é declarada como um registro será excluída com o registro. Qualquer outra versão que não seja declarada como um registro, ou que seja declarada usando um registro diferente, não será excluída.

Registros físicos

Um registro físico, algumas vezes referido como marcador, é um metadados sobre um documento físico ou outro objeto, como registros de papel, fitas, ou microfilme. Você pode armazenar registros físicos em qualquer tipo de pasta de registros. Entretanto, com a exceção de pastas eletrônicas, um registro físico pode ser declarado em apenas um contêiner (uma pasta híbrida, uma pasta física, ou uma caixa). Quando um registro físico é declarado em uma pasta híbrida, pasta física, ou caixa, você não pode arquivar o registro em outro contêiner, a não ser que seja uma pasta eletrônica. Essa restrição modela o armazenamento físico para o registro. Por exemplo, se você tiver uma fita de backup única, você pode apenas armazenar fisicamente a fita em uma caixa.

Consulte Entidades físicas para obter informações adicionais sobre o gerenciamento de registros físicos.

Registros classificados

Nos modelos de dados DoD Classified, registros são classificados como sendo altamente secretos, secretos, confidenciais ou não classificados. Um usuário pode acessar apenas aqueles registros que correspondem ao seu nível de acesso de segurança. Para obter mais informações sobre a declaração de registros classificados, consulte:

Registros vitais

Registros vitais são registros essenciais da agência necessários para atender responsabilidades operacionais durante uma emergência ou desastre. Para assegurar revisões periódicas desses registros, marque uma categoria de registro, pasta de registros, ou volume como Vital, e todos os registros criados nesses contêineres serão automaticamente classificados como Vitais.

Quando você marca um contêiner como Vital, selecione o evento recorrente que aciona a revisão periódica ou atualização dos registros vitais, e a ação que deve ser iniciada quando o evento de revisão ocorrer. Sempre que o evento da revisão recorrente ocorrer, o fluxo de trabalho de revisão dos registros vitais associado com o evento é iniciado. Para obter informações adicionais, consulte Definir registros vitais.

O IBM Enterprise Records inclui um relatório, Registros Vitais Vencidos para Descarte, que exibe os registros vitais eletrônicos vencidos para disposição dentro de um período específico. Para obter informações adicionais sobre relatórios, consulte Geração de relatório.

Registros permanentes

Um registro permanente é identificado como tendo valor suficiente que requer preservação por parte de sua organização além do tempo normalmente necessário. É possível marcar um registro como Permanente ao configurar o valor da propriedade Indicador de Registro Permanente como Verdadeiro. Por padrão, esta propriedade não é exibida no IBM Enterprise Records para o assistente de instalação de declaração. Ao criar uma categoria ou pasta, a propriedade Indicador de Registro Permanente aparece por padrão. Se não desejar que a propriedade apareça nesses casos, altere a propriedade para oculta por meio do Enterprise Manager. Para obter informações sobre a exibição da propriedade Indicador de Registro Permanente no Content Engine, consulte Customizando a Exibição das Propriedades.

Não há um comportamento associado com a propriedade Indicador de Registro Permanente. A propriedade é apenas informativa, e embora o Indicador de Registro Permanente seja configurado como Verdadeiro, o registro ainda pode ser excluído.



Feedback

Última atualização: Agosto 2011


© Copyright IBM Corporation 2011.
Este centro de informações é desenvolvido com tecnologia Eclipse. (http://www.eclipse.org)