Al cambiar la ubicación de una entidad, traslada la entidad y todo su contenido a otro lugar del plan de archivos. Puede cambiar la ubicación de categorías de registro y carpetas de registros. Al cambiar la ubicación de una categoría de registro o carpeta de registros, todas las subcategorías, carpetas, volúmenes y registros que tenga esa categoría o carpeta se trasladan también al destino indicado del plan de archivos.
Para cambiar la ubicación de registros, consulte
Trasladar registros.
Los únicos que pueden cambiar la ubicación de categorías o carpetas de registros son los administradores y los gestores de registros. Al cambiar la ubicación de una categoría o carpeta de registros debe recordar:
- Las categorías de registros solo pueden cambiarse a una categoría que no contenga carpetas de registros.
- Una carpeta de registros no puede reubicarse en otra carpeta de registros porque una carpeta de registros no puede contener una subcarpeta.
- Una carpeta de registros no se puede ubicar en el nivel raíz del plan de archivos. Las carpetas de registros solo pueden estar dentro de categorías de registro, no directamente en el plan de archivos.
- La categoría de destino debe estar abierta y activa para garantizar el cambio de ubicación de esta categoría. No obstante, la entidad de origen desde la que se inicia el cambio de ubicación puede estar cerrada o desactivada.
- Para agregar entidades a la categoría de destino debe contar con los correspondientes derechos de acceso.
Para cambiar la ubicación de una categoría de registro o carpeta de registros:
- Acceda a la categoría o carpeta cuya ubicación quiera cambiar.
- Con el botón derecho del ratón, haga clic en el nombre y seleccione Cambiar ubicación. A continuación siga estos pasos.
- Para establecer el motivo, especifique la razón por la que desea cambiar
la entidad a otra ubicación.
- Haga clic en Siguiente para acceder al próximo paso, o haga clic en Cancelar para salir del procedimiento del cambio de ubicación de la entidad.
- Para establecer el destino, seleccione la categoría de registro de destino
en la que va a colocar la categoría o carpeta.
- Haga clic en Siguiente si desea definir un programa de disposición.
De lo contrario, haga clic en Cambiar ubicación para colocar la entidad en el destino seleccionado.
- Para establecer la disposición, haga clic en Examinar programa y
seleccione el programa de disposición. Haga clic en Seleccionar debajo del nombre del programa. De esta forma, se agrega un menú nuevo en el que se indica la manera de propagar el programa de disposición. En este paso se modifica el programa de disposición de la entidad. El programa de disposición que se asocie se aplicará a toda la entidad una vez hecho el cambio de ubicación. Para obtener más información
acerca de la herencia de los programas de disposición, consulte Programas de disposición.
- Seleccione una de las siguientes opciones:
- Propagar nuevo programa de disposición a todas las entidades heredadas - Esta opción afecta a todas las subcategorías, carpetas y registros de la carpeta cuya ubicación cambia.
- No propagar el nuevo programa de disposición - La opción afecta únicamente al contenedor cuya ubicación se cambia, pero no a su contenido. El cambio de ubicación de una subcategoría no afecta a sus carpetas, volúmenes y registros.
- Propagar nuevo programa de disposición a todos los
secundarios inmediatos - Esta opción afecta a todos los niveles inferiores del
contenedor cuya ubicación cambia. El cambio de ubicación de una carpeta también afecta a
sus volúmenes y registros.
- También se puede especificar la autoridad de disposición en el cuadro de texto.
- Haga clic en Cambiar ubicación.