IBM FileNet P8, Versión 5.1.+            

Acceso y actualización de las propiedades asignadas a un documento o carpeta

Puede acceder y actualizar propiedades asignadas a un documento o carpeta cuando los agregue a un almacén de objetos o modifique los objetos, como por ejemplo al incorporar un documento o guardar el contenido de un documento extraído. La plantilla de entrada que utilice para agregar un documento determina si se puede seleccionar una clase o asignar una clase al documento. Puede modificar las propiedades asignadas a un documento, pero no la clase; no obstante, se pueden modificar las propiedades y la clase asignada a una carpeta.

Al guardar el contenido, puede hacer clic en Guardar con propiedades para modificar las propiedades del documento además de guardar el nuevo contenido antes de volver a incorporar el documento a un almacén de objetos.

Utilice el mandato Ver/Modificar propiedades de la ficha IBM ECM o seleccione Propiedades en un menú emergente. También puede hacer clic en Mostrar detalles en la parte inferior del panel Examinar después de seleccionar un documento o carpeta. La información sobre el objeto se muestra en el panel Detalles y puede ver y modificar información de cualquier objeto que seleccione después de hacer clic en Modificar.

Ciclos de vida de los documentos

Es posible que el administrador haya asignado propiedades que contengan un ciclo de vida a algunos de sus documentos. Un ciclo de vida de documento engloba los diferentes estados que recorre el documento durante su vida. Por ejemplo, el ciclo de vida de una aplicación de créditos puede tener los siguientes estados:

Los estados reflejan el orden en que las peticiones de crédito reales pasan de un proceso a otro. A medida que el documento pasa de un estado al siguiente, el estado de ciclo de vida se actualiza. Por ejemplo, al aprobarse, el documento se asciende a su segundo estado (Aprobación). Una vez el banco financia el préstamo, el documento asciende de nuevo a su estado de Dotación.

Algunas propiedades pueden asignarse a la política de ciclo de vida de documento. Una política de ciclo de vida de documento se asigna a una clase de documento y la utiliza el administrador. Se muestra el estado de ciclo de vida y se puede modificar el ciclo de vida cuando se asignen los permisos adecuados.

Marcas

El administrador puede asignar marcas a algunas de las propiedades de documentos y carpetas. Las marcas se basan en valores de propiedad específicos y permiten acceder a documentos y carpetas. Cuando se aplica una marca a un objeto, los permisos de acceso resultantes del objeto son una combinación de los valores de sus permisos de acceso originales y los valores de las marcas. Los valores de las marcas pueden determinan quiénes tienen acceso al objeto al que se asigna la marca y quién puede modificar o eliminar las marcas asignadas.

Ver o modificar propiedades desde aplicaciones de Office y Outlook

Seleccione una de las siguientes opciones en función de la aplicación:

Tabla 1. Esta tabla describe los procedimientos para acceder a las propiedades de un documento desde aplicaciones Microsoft Office. Los procedimientos difieren ligeramente y dependen de la aplicación que se utilice para integrar las aplicaciones Office.
Aplicaciones Integrated Office que utilizan FileNet Integration for Microsoft Office
Aplicaciones de Office Outlook
  1. Pulse con el botón derecho del ratón el documento o carpeta que desee modificar y seleccione Propiedades.
  2. Modifique las propiedades y confirme los cambios.
  1. Pulse con el botón derecho del ratón el mensaje de correo electrónico que desee modificar y seleccione Propiedades.
  2. Modifique las propiedades y confirme los cambios. Si asigna propiedades al mensaje antes de agregarlo a un almacén de objetos, es posible que deba especificar las propiedades si se habilita Solicitar propiedades al agregar en la preferencia de sitio.


Comentarios

Última actualización: Julio de 2011


© Copyright IBM Corp. 2011.
Este centro de información utiliza tecnología Eclipse. (http://www.eclipse.org)