IBM Enterprise Records, Versão 5.1.+            

Manutenção contínua e tarefas de administração

Existem várias informações disponíveis sobre algumas das tarefas de administração e manutenção contínua específicas para o IBM® Enterprise Records.

Consulte os sistemas de ajuda seguintes de administração do FileNet P8 para obter informações adicionais sobre administração:

Directrizes para utilizar o Enterprise Manager

Existem várias tarefas que um administrador pode executar utilizando o Enterprise Manager (EM). Estas tarefas (como configurar auditorias) estão documentadas neste sistema de ajuda online. Contudo, existem outras acções que não devem ser executadas utilizando o Enterprise Manager, uma vez que pode ocorrer corrupção de dados e outros problemas graves. Especificamente, não deve executar as acções seguintes utilizando o Enterprise Manager:

Esta lista não é exaustiva. Execute apenas as tarefas que se encontram documentadas na ajuda online. Executar outras acções com o Enterprise Manager pode danificar os dados ou causar outros problemas graves.

Contudo, tenha em atenção que o Manual de Instalação e Actualização do IBM Enterprise Records pode incluir instruções para utilizar o Enterprise Manager para executar operações que um administrador só deve executar durante uma instalação ou actualização. Exemplos:

Configuração do armazenamento de objectos

Deve configurar armazenamentos de objectos separados para o plano de ficheiros e documentos que estão declarados como registos. Assim, um armazenamento de objectos (armazenamento de objectos de plano de ficheiros ou FPOS) contém a estrutura do plano de ficheiros, enquanto que outros (armazenamento de objectos activado para registos ou ROS) contém documentos, alguns dos quais declarados como registos. Normalmente, vários dos utilizadores com acesso ao ROS, não deveriam ter acesso às entidades que constituem o plano de ficheiros no FPOS. Pode ter mais de um ROS associado a um FPOS.

Eliminar um armazenamento de objectos

Após ter configurado o plano de ficheiros e ter começado a declarar registos, as alterações num armazenamento de objectos de produtos deverão ser mínimas. Se for necessário eliminar um armazenamento de objectos após o início da declaração de registos, existe um procedimento específico que tem de utilizar para evitar problemas a declarar registos num armazenamento de objectos novo. Tal consiste em limpar as preferências do Workplace antes de eliminar o armazenamento de objectos.

  1. Inicie sessão no Workplace como administrador de sistema e seleccione Admin na barra lateral esquerda.
  2. Seleccione Preferências de sítio.
  3. Seleccione Armazenamentos de objectos na barra lateral esquerda e seleccione o armazenamento de objectos que pretende eliminar.
  4. Faça clique em Restaurar seguido de Aplicar para repor as predefinições das preferências.
  5. Pode agora eliminar o armazenamento de objectos antigo.

Se um armazenamento de objectos for eliminado antes de repor as preferências do sítio e do utilizador para outro armazenamento de objectos, é apresentada uma mensagem ao utilizador que tente aceder ao armazenamento de objectos que explica qual o FPOS eliminado e porquê. É também incluída uma ligação para configurar o FPOS requerido. O sistema irá seleccionar um armazenamento de objectos de acordo com as directrizes seguintes.

Se eliminar o armazenamento de objectos antes de limpar as preferências, terá de suprimir todas as preferências. Elimine, mude o nome ou mova o bootstrap.properties. Este será reconstruído automaticamente.

Tarefas de manutenção do sistema

As seguintes tarefas de manutenção do sistema do IBM Enterprise Records são as tarefas normalmente executadas na maioria dos sítios. Utilize a lista de verificação no gráfico seguinte, como referência para determinar quando é necessário executar tarefas específicas de manutenção do sistema para o IBM Enterprise Records.

Tabela 1. Tarefas de manutenção do sistema
Diariamente Semanalmente Mensalmente Conforme necessário
Registo de varrimento de supervisão ../../../com.ibm.p8.ier.admin.doc/backup_restore/config_records_manager.htm Exportar registos de auditoria Registo de varrimento de arquivo/eliminação Resolução de problemas do Configurar a criação de registos

Gerir documentos do IS como registos

O servidor do Content Engine (CE) pode utilizar um servidor do FileNet Image Services (IS) como um dispositivo de armazenamento de conteúdo fixo ou como um dispositivo de captura de volume elevado. (Em termos práticos, significa que o conteúdo de um documento do Content Engine pode ser armazenado num servidor do IS como um documento de IS.) A funcionalidade opcional que permite esta função é denominada Content Federation Services for Image Services (CFS-IS).

Quando utilizar um sistema CFS-IS com o IBM Enterprise Records, não defina uma data de validade para os documentos armazenados num sistema do FileNet Image Services. Não existe uma forma automatizada de o utilizador administrativo do FileNet Image Services no sistema IS distinguir entre os documentos do IBM Enterprise Records que estão colocados em retenção e que não podem ser eliminados dos documentos que podem ser eliminados.

Em alguns casos, as operações que pode executar nestes documentos (ou o resultado esperado destas operações) depende da forma como o documento do FileNet Image Services foi introduzido no sistema e se as propriedades do documento do FileNet Image Services estão propagadas no servidor do Content Engine. Quando o servidor do IS é utilizado como um dispositivo de armazenamento de conteúdo fixo, o conteúdo do documento é adicionado ao servidor do IS através de aplicações do CE. Estes tipos de documento serão referidos como documentos CE-IS de Tipo A no texto abaixo. Quando o servidor do IS é utilizado como um dispositivo de captura de volume elevado, o conteúdo é adicionado ao servidor do IS através das aplicações do IS; este tipos de documentos serão referidos como documentos CE-IS de Tipo B.

Utilizando o IBM Enterprise Records, pode gerir estes documentos como registos praticamente da mesma forma que efectua a gestão de outros documentos do CE como registos. Esta secção descreve algumas diferenças de comportamento do IBM Enterprise Records ao trabalhar com estes tipos de documentos e inclui outras informações que deve ter em atenção ao gerir estes tipos de documentos.

Considerações sobre configuração

Declaração automática de registos

Pode definir uma subscrição de forma a que quando os documentos do IS são migrados para o armazenamento de objectos, estes são automaticamente declarados como registos. Para tal, certifique-se de que a classe de documento dos documentos migrados subscreve a acção de evento para o Configurar a declaração automática dos registos, e que a acção de evento activa o evento de dar entrada.

Segurança de documentos do IS

Se um documento do IS for acessível através das aplicações do Image Services ou APIs, não existem mecanismos do CE para impedir que o documento seja alterado ou eliminado, mesmo que seja declarado como registo. Por isso, deve colaborar com o administrador de sistema do IS para garantir que a segurança do IS está definida adequadamente para permitir a modificação e eliminação de documentos do IS.

Retenção de documentos do IS

As classes de documento do IS incluem parâmetros de retenção que especificam quando os documentos devem ser eliminados. O IBM Enterprise Records não interage com estas definições de retenção do IS. Por isso, deve colaborar com o administrador de sistema do IS para garantir que estas definições de retenção estão definidas adequadamente de forma a que os documentos do IS que foram declarados como registos não são eliminados devido às definições de retenção do IS.

Outras considerações

Declarar registos

Pode declarar documentos do IS catalogados no CE utilizando qualquer dos mecanismos de declaração disponíveis (por exemplo do Workplace, MS Office, MS Outlook, acções de evento, fluxos de trabalho e a API de Java do IBM Enterprise Records). Contudo, tenha em atenção que não pode seleccionar apenas um elemento de um documento de vários elementos para ser um registo. Se um documento de vários elementos for declarado como um registo, todos os elementos são considerados parte do registo.

Um utilizador sem registo, com acesso a um documento, não pode aceder à página de informações do documento após um utilizador do registo declarar esse documento como um registo. Esta limitação de acesso de utilizadores sem registo é predefinida.

Actualizações de propriedades de registos

Se a catalogação estiver activada no servidor do IS, as propriedades de documento do IS mapeadas nas propriedades de documento do CE são armazenadas nos servidores do IS e do CE, e quaisquer actualizações de propriedades de documentos do IS são automaticamente propagadas ao documento do CE associado. Contudo, as actualizações de propriedades de documento do CE não irão afectar as propriedades do registo associado ao documento.

Executar uma pesquisa de registo baseada em conteúdo

Se um documento for um documento CE-IS de Tipo A, uma pesquisa baseada em conteúdo irá localizar o registo associado ao documento, desde que CBR esteja configurado no armazenamento de objectos em que o documento existe. Contudo, se o documento for um documento CE-IS de Tipo B, uma pesquisa baseada em conteúdo não irá localizar o documento.

Eliminar um registo

Quando elimina um registo, o documento de CE correspondente também é eliminado. Se o conteúdo do documento do CE for armazenado na cache permanente do servidor do IS e não num suporte de armazenamento, ao eliminar o documento do IS é removido da cache. Contudo, se o conteúdo do documento do CE for armazenado no suporte de armazenamento do servidor do IS, eliminar um registo não remove o conteúdo do suporte. Para obter mais informações sobre a forma como os dados de documento são eliminados de um servidor do IS, incluindo obter informações sobre como eliminar suportes de armazenamento do IS (caso sejam utilizados suportes que podem ser eliminados), consulte o tópico "Expired Documents and Folders" na secção de descrição geral da manutenção da base de dados do IBM FileNet Image Services System Administrator's Handbook.

Copiar e importar registos

Quando copia um registo, o registo e o documento do CE associado (e o respectivo documento IS associado) serão copiados. Em todos os casos, a operação de copia do registo resulta num documento CE-IS de Tipo A, mesmo que o documento original seja um documento CE-IS de Tipo B.

O mesmo se verifica quando importa um registo; o documento associado ao registo importado será sempre um documento CE-IS de Tipo A, mesmo que seja um documento CE-IS de Tipo B quando foi exportado.

Monitorizar o desempenho do sistema

Durante o ciclo de desenvolvimento, poderá pretender monitorizar o desempenho do sistema para se certificar de que a implementação decorre de forma eficiente. É sugerido utilizar o IBM System Dashboard for Enterprise Content Management, que fornece um mecanismo centralizado para recolher e distribuir dados de desempenho em produtos de software IBM FileNet instalados, independentemente do sistema operativo. Os dados de desempenho recolhidos podem ser disponibilizados para as funções predefinidas do IBM System Dashboard for Enterprise Content Management para utilização em sítios sem normalização numa consola de gestão. Para obter mais informações sobre a utilização do IBM System Dashboard for Enterprise Content Management, consulte o tópico ../../../com.ibm.p8.sysmgr.admin.doc/overview.htm.

Resolução de problemas do

O IBM FileNet P8 Troubleshooting Guide contém informações sobre resolução de problemas com os componentes da plataforma do P8, incluindo o IBM Enterprise Records, Content Engine, Application Engine, Process Engine, e o Workplace. Para descarregar a documentação da página de suporte IBM, consulte a ligação externa no fim deste tópico.



Comentários

Última actualização: Agosto de 2011


© Copyright IBM Corp. 2011.
Este Information Center é baseado na tecnologia Eclipse. (http://www.eclipse.org)