IBM Enterprise Records, Versão 5.1.+            

Configurar a declaração automática dos registos

Pode configurar a declaração automática dos registos para garantir que quando um utilizador realiza uma operação (dar entrada de um ficheiro numa pasta) num documento num armazenamento de objectos de registos (ROS), o IBM® Enterprise Records cria automaticamente um registo correspondente num armazenamento de objectos de plano de ficheiros (FPOS) especificado. Por exemplo, pode optar que todos os documentos arquivados na pasta Confidencial sejam declarados como um registo. Também pode definir que todos os documentos pertencentes a uma classe de documento especifica sejam declarados como um registo quando um utilizador dá entrada do documento.

Importante: Tem de utilizar o evento Dar entrada no evento Criar quando pretende que um registo seja declarado na data de criação.
Tenha em atenção que RMAutoDeclaration deve ser configurada para utilizar eventos assíncronos e NÃO síncronos. Para configurar a declaração automática de registos, pode efectuar as tarefas seguintes:

Editar o ficheiro de configuração de declaração automática

Para editar o ficheiro de configuração RMAutoDeclaration (RMAutoDeclare.properties), proceda do seguinte modo:

  1. No Enterprise Manager, crie (designe) uma propriedade String (por exemplo: AutoDeclareFolderSymName) na classe ou subclasse do documento de origem, para especificar o caminho da pasta arquivada no registo ou GUID. Configure a propriedade para ter um comprimento de 256 caracteres.
  2. (Opcional) No Enterprise Manager, crie (designe) outra propriedade String (por exemplo, AutoDeclareRecordClassSymName) na classe ou subclasse do documento de origem para especificar o nome de classe do registo. Se não especificar um nome de classe de registo, a classe do registo assume a predefinição de ElectronicRecordInfo.

    Os dois primeiros passos criam propriedades para o evento RMAutoDeclare.

  3. Utilize o Application Engine, o Workplace XT, ou o Enterprise Manager para dar saída do ficheiro RMAutoDeclare.properties.
  4. Edite o ficheiro RMAutoDeclare.properties com as informações adequadas:
    rmevent.declare.RecordClassPropertySymname=AutoDeclareRecordClassSymName
    rmevent.declare.RecordFiledInFolderPropertySymname=AutoDeclareFolderSymName
      (Se a propriedade não existir a rotina de tratamento de eventos adiciona um erro no registo.)
    rmevent.declare.FPOSObjectStoreName=TargetObjectStoreName
  5. Utilize o Application Engine, o Workplace XT, ou o Enterprise Manager para dar entrada da nova versão do ficheiro RMAutoDeclare.properties com os conteúdos especificados acima.

Criar uma subscrição que utiliza a acção de evento RMAutoDeclaration

Pode criar uma ou mais subscrições que são iniciadas sempre que o evento subscrito (Dar entrada ou Ficheiro adicionado) ocorra. Tal activa a acção de evento associada à subscrição.

Para o evento de Dar entrada relativo ao documento, pode criar a subscrição numa classe ou subclasse de Documento. Para o evento relativo à pasta (adição de ficheiro), pode criar a subscrição numa classe ou subclasse de pasta ou numa instância de objecto de pasta específica. Pode criar o número de subscrições necessárias. Por exemplo, pode criar subscrições em várias subclasses de documentos diferentes.

  1. No Enterprise Manager, expanda o armazenamento de objecto ROS que irá conter os documentos que serão declarados automaticamente como registos.
  2. Para criar uma subscrição para uma classe ou subclasse de documento, faça clique com o botão direito do rato em Classe de documento (ou na subclasse de um documento) e seleccione Adicionar subscrição. -ou- Para criar uma subscrição para uma classe ou subclasse de pasta, expanda a pasta Outras classes, faça clique com o botão direito do rato em Pasta (ou na subclasse da pasta) e seleccione Adicionar subscrição. -ou- Para criar uma subscrição para uma pasta específica, expanda a pasta raiz, avance até à pasta na qual pretende criar a subscrição, faça clique com o botão direito do rato na pasta e seleccione Adicionar subscrição.
  3. No assistente Criar uma subscrição, faça clique em Seguinte.
  4. Especifique um nome único e com significado e uma descrição para a subscrição e faça clique em Seguinte.
  5. Para uma subscrição de classe (mas não para uma instância), certifique-se de que selecciona Aplicar a todas as instâncias da classe <nome da classe> e faça clique em Seguinte.
  6. No ecrã para especificar activadores, seleccione os activadores que devem activar a subscrição (Dar entrada da subscrição de documento; Ficheiro para uma subscrição de pasta). Faça clique em Seguinte.
  7. No ecrã, no menu pendente, seleccione a acção de evento RMAutoDeclare criada previamente e faça clique em Seguinte.
  8. Certifique-se de que a caixa de verificação Síncrono não está seleccionada. Seleccione ou não as caixas de verificação restantes, conforme adequado, e faça clique em Seguinte.
  9. Faça clique em Terminar.

RMAutoDeclare

Para testar a configuração de RMAutoDeclare, proceda do seguinte modo:

  1. Crie um documento no ROS da classe configurada com declaração automática.
  2. Especifique o nome da classe de registo numa propriedade String do documento de origem.

    Esta é a propriedade (AutoDeclareRecordClassSymName) introduzida previamente no ficheiro RMAutoDeclare.properties. (Consulte o Passo 2 no procedimento de ficheiro de configuração da declaração automática indicado previamente neste tópico.) Ao criar um documento, o utilizador introduz o nome da classe do registo nesta propriedade. Se não especificar o nome simbólico, o nome de classe predefinido é ElectronicRecordInfo.

  3. Especifique o caminho da pasta do registo arquivado noutra propriedade String.

    Esta é a outra propriedade (AutoDeclareFolderSymName) conforme utilizado no ficheiro RMAutoDeclare.properties. (Consulte o Passo 1 no procedimento de ficheiro de configuração da declaração automática indicado previamente neste tópico.) Ao criar um documento, o utilizador introduz o caminho da pasta arquivado no registo ou GUID nesta propriedade. Se o valor não for válido, a rotina de tratamento de eventos regista um erro. O caminho da pasta do registo deve começar com "/<File Plan Name>/..." (por exemplo, "/File Plan/Category1/Folder1"). O utilizador também pode introduzir o GUID da pasta.

Depois de o utilizador criar o documento, o evento RMAutoDeclare declara o mesmo na pasta especificada do FPOS, utilizando a classe de registo especificada.



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Última actualização: Agosto de 2011


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