Nastavení prostředí produktu IBM® Enterprise
Records vyžaduje splnění několika úkolů
Chcete-li nastavit prostředí produktu
IBM Enterprise
Records, proveďte následující konfigurační úlohy.
- Jedno úložiště objektů (úložiště objektů plánu souborů neboli FPOS) musíte konfigurovat pro strukturu plánu souborů a další (úložiště objektů s
povoleným ukládáním záznamů neboli ROS) pro dokumenty deklarované jako záznamy. Obvykle je to tak, že je mnoho uživatelů s přístupem k úložišti ROS, kteří by neměli mít přístup k entitám tvořícím plán souborů v úložišti FPOS. K úložišti FPOS může být přidruženo více než jedno úložiště ROS.
- Ačkoli některé konfigurační úlohy byly provedeny během procedury instalace a konfigurace produktu
IBM Enterprise
Records, nastavení konfigurace můžete znovu upravit po vytvoření plánů souborů, když konfigurujete produkt
IBM Enterprise
Records pro provozní prostředí.
- Další informace o procedurách instalace a konfigurace produktu IBM Enterprise
Records naleznete v části
Instalace a upgrade produktu IBM Enterprise Records.
- Informace o konfiguraci úloh přidružených k tvorbě plánu souborů (například konfigurace přípony názvu svazku) naleznete v části
Vytvoření plánu souborů.
Vytvoření tříd dokumentů ROS
Pro dokumenty, které budou deklarovány jako záznamy, musíte vytvořit třídy dokumentů.
- Třídy dokumentů ROS mají vlastnost Can Declare, kterou produkt IBM Enterprise
Records používá k určení, zda je možné
dokument deklarovat jako záznam. Během instalace a konfigurace produktu IBM Enterprise
Records byla vlastnost pro základní třídu dokumentu nebo přinejmenším
pro jednu podtřídu dokumentů nastavena na hodnotu Pravda, což označuje, že instance těchto tříd mohou být deklarovány jako záznam. Chcete-li připravit své prostředí produktu IBM Enterprise
Records pro provoz, ověřte, že hodnota této vlastnosti je
nastavena na Pravda (nebo že podtřída dědí toto nastavení od své supertřídy) pro všechny příslušné třídy dokumentů ROS. Kromě toho ověřte, že výchozí zabezpečení instance pro tyto třídy má práva pro vedlejší i hlavní verze nastavená tak, aby uživatelé (kteří mají příslušná
přístupová práva) mohli získat přístup k instancím verzí těchto tříd.
Konfigurovat výchozí plán souborů
V aplikaci
IBM Enterprise
Records se v libovolnou dobu zobrazuje
pouze jedna hierarchie plánu souborů.
- V rámci procedury instalace a konfigurace produktu IBM Enterprise
Records byla nastavena předvolba webového serveru
Application Engine nebo Workplace XT tak, aby určovala tento výchozí plán
souborů. Je však nepravděpodobné, že jste měli v době instalace a konfigurace produktu IBM Enterprise
Records vytvořený přinejmenším
jeden plán souborů vašeho serveru.
- V případě potřeby můžete změnit tuto předvolbu webového serveru, a určit tak své upřednostňované výchozí nastavení. Každý uživatel produktu IBM Enterprise
Records může nastavit uživatelské předvolby, které potlačí toto výchozí nastavení
předvolby webového serveru.
- Další informace naleznete v tématu Nastavení výchozího plánu souborů.
Konfigurace procesu odebrání objektu
Administrátor konfiguruje proces odebrání objektu v průběhu procedury instalace a konfigurace
produktu
IBM Enterprise
Records. Chcete-li však zajistit, že je konfigurováno správně, přezkoumejte konfiguraci procesu
odebrání objektu. Například pokud váš server nepoužívá typy záznamů, ověřte, zda je volba
Spustit pro RecordTypes (typy záznamů) nastavena na hodnotu
Nepravda.
Další informace naleznete v tématu Konfigurace procesu odebrání objektu.
Konfigurace typů záznamů
Typy záznamů poskytují způsob přidružení záznamu k plánu odebrání, který je odlišný od plánu odebrání
aktuálně přidruženého ke kategorii nadřízeného záznamu nebo složce záznamů. Pokud vaše řešení produktu
IBM Enterprise
Records používá typy záznamů, je nutné konfigurovat proces odebrání objektu, aby provádělo zpracování typu
záznamu, nastavením volby
Spustit pro RecordTypes (typy záznamů) na hodnotu
Pravda.
- Další informace naleznete v tématu Konfigurace procesu odebrání objektu.
- Rovněž zvažte, jak bude typ záznamu přidružen k záznamu.
Můžete určit, že všechny záznamy specifické třídy záznamů budou při výchozím nastavení přiřazeny k určitému typu záznamu. Další informace naleznete v tématu Konfigurace výchozího typu záznamu.
- Případně můžete zobrazit metadata typu záznamu, když je záznam deklarován pomocí produktu Application Engine nebo
Workplace XT, a umožnit tak uživateli, aby mohl vybrat typ záznamu. Další informace naleznete v tématu Konfigurace zobrazování metadat typu záznamu během deklarace.
- Tyto dva přístupy lze rovněž kombinovat - určit výchozí nastavení, ale umožnit rovněž uživateli, aby mohl potlačit toto výchozí nastavení výběrem typu
záznamu.
- Uživatelské rozhraní produktu IBM Enterprise
Records neobsahuje žádný mechanismus, pomocí kterého by bylo možné
deklarovat všechny části složeného dokumentu jako jediný záznam. Můžete však deklarovat jednotlivé podřízené nebo nadřízené dokumenty jako záznamy. Později můžete rovněž dokumenty, které již byly deklarovány jako záznamy, začlenit jako součásti složeného dokumentu. Určitá nastavení složeného
dokumentu, například Zabránit odstranění nebo Odstranit podřízenou položku při odstranění nadřízené položky,
může ovlivnit normální odebrání záznamu. Pokud bude libovolná část složeného dokumentu (nadřízené položky nebo podřízené položky, případně obojí)
deklarována jako záznam, je nutné, aby byla použita výchozí nastavení. Tato nastavení představuje volba Nadřízená ani podřízená položka v nabídce
Zabránit odstranění a výběr Neodstraňovat podřízenou položku při odstranění nadřízené položky.
Další nastavení nejsou produktem IBM Enterprise
Records podporována a povedou k selhání nebo nekonzistentnímu chování při
odebírání záznamů.
- Libovolná aplikace používající funkčnost souboru DITA (Darwin Information Typing Architecture) vytváří komponenty jako složené dokumenty. Rozdíly, které platí pro složené dokumenty zmíněné v předchozí poznámce, platí rovněž pro soubory DITA.
Konfigurace volby uchování metadat
Jakmile uživatel s odpovídajícími přístupovými právy odstraní entitu produktu
IBM Enterprise
Records, je tato entita trvale odebrána z úložiště objektů. Je však možné konfigurovat volbu pro uchování
metadat na úrovni plánu souborů u odstraněných kategorií záznamů, složek záznamů, svazků a záznamů. Pokud administrátor povolí volbu uchovávání metadat,
výše uvedené entity zůstávají v úložišti objektů (označené jako odstraněné), ale nejsou již viditelné v aplikaci
IBM Enterprise
Records.
Tyto odstraněné entity a všechna jejich metadata můžete pravidelně exportovat do souboru XML za účelem shromažďování historických dat, a potom trvale
odstranit tyto entity z úložiště objektů. Další informace o způsobu konfigurace této volby naleznete v části
Konfigurace uchovávání metadat.
Konfigurace automatické deklarace záznamů
Produkt
IBM Enterprise
Records můžete konfigurovat tak, aby
automaticky deklaroval dokument jako záznam, kdykoli uživatel dokončí specifickou operaci, například vytvoření dokumentu. Chcete-li konfigurovat automatickou deklaraci, postupujte takto:
- Upravte dodaný konfigurační soubor tak, aby určoval, kam má produkt IBM Enterprise
Records založit deklarované záznamy.
- Vytvořte akci Událost AutoDeclare.
- Vytvořte odběr pro třídy dokumentů ROS (například pro základní třídu dokumentu nebo pouze specifické podtřídy) pro akci události, která určuje, které
události spustí danou událost. Další informace naleznete v tématu Konfigurace autodeklarace záznamů.
Konfigurace synchronizace vlastnosti
Produkt umožňuje konfigurovat synchronizaci vlastnosti tak, aby se automaticky spustila
synchronizace hodnot vlastností mezi dokumentem a jeho přidruženým záznamem (nebo naopak), kdykoli dojde k aktualizaci vlastnosti v dokumentu nebo
záznamu. Další informace naleznete v tématu
Konfigurace synchronizace vlastností.
Nastavení velikosti dávky sledu prací
Při výchozím nastavení produkt
IBM Enterprise
Records uchovává
v dávce sledu prací nejvýše deset pracovních položek pro kontrolu nebo schválení před odebráním, tento maximální uložený počet však můžete změnit pomocí
nastavení konfigurace. Další informace naleznete v tématu
Konfigurace velikosti dávky sledu prací.
Konfigurace sledu prací požadavku na složku záznamů
Produkt
IBM Enterprise
Records zahrnuje sled prací
Vytvořit složku záznamů, který umožňuje uživatelům odeslat Records Managerovi požadavek na vytvoření složky záznamů. Obvykle platí, že mnoho uživatelů má
nedostatečná oprávnění pro vytvoření složky záznamů. Chcete-li tento sled prací zpřístupnit uživatelům, musíte konfigurovat předvolby webového serveru pro
požadavek na složku záznamů.
Je možné, že tato předvolba byla nastavena již během instalace a konfigurace produktu
IBM Enterprise
Records.
Další informace o použití tohoto sledu prací naleznete v části
Vytvoření složky záznamů s použitím sledu prací.
Chcete-li získat informace o
způsobu nastavení předvoleb webového serveru, prostudujte si část Nastavení předvolby webového serveru Požadavek na složku záznamů.
Nastavení předvolby webového serveru pro upravitelné odkazy
Produkt
IBM Enterprise
Records zahrnuje
odkazy, které umožňují uživatelům odkazovat na související záznamy a složky. Chcete-li vytvořit a udržovat odkazy v produktu
IBM Enterprise
Records, musíte nastavit předvolbu webového serveru pro třídy
upravitelných odkazů s použitím aplikace Workplace.
Další informace o odkazech produktu
IBM Enterprise
Records naleznete v části
Odkazy.
Chcete-li získat informace o způsobu nastavení předvoleb webového serveru, prostudujte si část Nastavení tříd odkazů v předvolbách webového serveru.
Konfigurace událostí specifických pro shodu
Produkt
IBM Enterprise
Records zahrnuje několik událostí
pro shodu s modely PRO nebo DoD, například události, které nastavují metadata. Konfigurace těchto událostí je nepovinná, protože zpracování
událostí může ovlivnit výkon.
- Chcete-li dosáhnout optimálního výkonu, konfigurujte pouze události, které jsou důležité pro vaše operace při správě záznamů. Další informace o konfiguraci těchto událostí naleznete v tématu Povolování a odběr událostí.
- Datové modely DoD i PRO vyžadují, aby úložiště souborů bylo konfigurováno pro použití metody vymazání při odstraňování dokumentů. Obsah dokumentu bude v takovém případě před odstraněním souboru třikrát přepsán prázdnými znaky. Soubor je tak neobnovitelný. Viz Nastavení rozlišování malých a velkých písmen při vyhledávání.
Konfigurace dokumentů CFS-IS
Pokud vaše řešení produktu
IBM Enterprise
Records zahrnuje použití
volitelných služeb
Content Federation Services pro funkci Image Services (CFS-IS), obraťte se na administrátora systému
IBM FileNet Image Services a zkontrolujte, zda je zabezpečení funkce Image Services náležitě nastaveno pro úpravy a odstraňování
dokumentů pomocí funkce Image Services, a zda jsou parametry uchování tříd dokumentů IS náležitě nastaveny, aby dokumenty IS, které byly deklarovány jako
záznamy, nebyly odstraněny v důsledku nastavení uchování IS. Další informace naleznete v tématu
Úlohy průběžné údržby a administrace.
Konfigurace chráněných úložných zařízení
Pokud vaše řešení produktu
IBM Enterprise
Records zahrnuje
použití chráněných úložných zařízení, například
EMC Centera, NetApp SnapLock,
Tivoli Storage
Manager a dalších, je důležité, aby nedošlo ke konfliktu mezi nastavením uchování v produktu
IBM Enterprise
Records a nastavením uchování, které mohlo být konfigurováno v úložném zařízení. Proto vypněte uchování pro úložné zařízení a nastavte, aby uchování řídil produkt
IBM Enterprise
Records.
- U zařízení Tivoli Storage
Manager je uchování řízeno několika parametry.
- Jakmile je systém IBM Enterprise
Records plně konfigurován, aplikace
IBM Enterprise
Records si podrží úplné řízení uchovávání a odstraňování.