Vous pouvez rechercher des enregistrements, des volumes et des dossiers et catégories d'enregistrement. Les options de recherche sélectionnables dépendent du mode de recherche, dynamique ou statique. Vous avez également accès aux modèles de recherche et aux recherches enregistrées.
Pour plus d'informations sur le mode de recherche, voir
Personnalisation de votre page de recherche. Après avoir sélectionné le type de recherche, vous pouvez affiner la recherche en indiquant les critères suivants :
- Recherche par propriété : Recherche d'entités basée sur des propriétés, par exemple le titre d'un document, son créateur, la date de conservation de son contenu ou la date de révision de la phase en cours.
- Recherche par contenu : Recherche basée sur des mots ou des expressions dans le contenu du document déclaré ou dans ses propriétés d'enregistrement (appelées métadonnées). La recherche par contenu n'est disponible que pour les enregistrements.
- Recherche par entité parent : Recherche d'enregistrements basée sur le type et les propriétés de l'entité parent. Un dossier d'enregistrement peut, par exemple, contenir deux volumes, Vol1 et Vol2, chacun contenant un ensemble d'enregistrements bien distincts. Si vous indiquez Vol1 comme type de parent, seuls les enregistrements de ce volume correspondant aux autres critères de recherche s'affichent dans les résultats de la recherche.
Vous pouvez modifier les critères de recherche par défaut sur chaque page. L'onglet
Recherche comporte un lien vers les modèles de recherche et les recherches enregistrées. Les concepteurs de recherche créent ces recherches prédéfinies dans
Application Engine ou
Workplace XT et les activent pour
IBM® Enterprise
Records. Vous trouverez certains critères de recherche dans les Modèles de recherches, mais quelques champs ont été laissés libres afin que vous puissiez personnaliser votre recherche. Une recherche enregistrée n'inclut que des critères de recherche non éditables. Lorsque vous cliquez sur le nom d'une recherche enregistrée, seuls les résultats s'affichent comme si vous aviez ouvert un dossier.
Spécification de propriétés
La définition des critères de recherche d'entités s'effectue sur la base de sept propriétés au maximum. Il vous est possible de saisir les valeurs pour n'importe quelle propriété. Vous pouvez, pour les enregistrements classifiés, saisir les critères de recherche selon leur classification courante ou initiale, leur mise à niveau inférieure, leur mise à jour, leurs événements ou dates de déclassification, ou d'autres marqueurs.
Vous pouvez aussi laisser à blanc les valeurs de propriété et faire la recherche d'entité sur la base d'autres critères.
Pour sélectionner un ensemble de propriétés :
- Cliquez sur Modifier.
- Dans la zone Paramètres des critères de propriété, sélectionnez un nom de propriété dans le ou les menus Nom de propriété.
- Cliquez sur le bouton d'option de la propriété en fonction de laquelle vous voulez trier les résultats.
- Sélectionnez un opérateur. La disponibilité des opérateurs dépend de la propriété.
- Cliquez sur Accepter les modifications.
Pour plus d'informations sur les paramètres de cette page, voir Personnalisation de votre page de recherche.
Saisie des valeurs et définition des opérateurs
Pour chaque opérateur que vous souhaitez inclure dans une recherche, vous devez indiquer une valeur en saisissant du texte, en la sélectionnant à partir d'un menu ou d'une autre page ou en sélectionnant une date dans un calendrier. Seules les propriétés comprenant des valeurs seront prises en compte lors de la recherche.
- Vérifiez l'opérateur pour chaque propriété. Vous pouvez sélectionner un opérateur dans un menu ou accepter l'opérateur par défaut.
- Saisissez une valeur pour chaque propriété à utiliser.
- Sélectionnez AND ou OR pour indiquer la relation entre deux propriétés. L'opérateur AND ne renvoie des résultats que lorsque les deux valeurs sont vérifiées. L'opérateur OR renvoie des résultats si l'une ou l'autre des valeurs de propriété est vérifiée. Si vous avez par exemple la propriété à valeur multiple Ressources humaines et que vous voulez rechercher dans la Paie et le Recrutement, entrez les critères suivants :
Ressources humaines = Paie OR
Ressources humaines = Recrutement
Vous pouvez également entrer les critères de recherche sous la forme :Ressources humaines = Paie, Recrutement
Important : Si vous utilisez la propriété Classification initiale sur un modèle de données Classifié DoD, une chaîne doit être saisie dans la zone de classification. Toutes les comparaisons utilisant des opérateurs, tels que supérieur à (>) ou inférieur ou égal à (< or =), sont basées sur le texte entré. Ainsi, Non classifié est supérieur à Classifié car N est la quatorzième lettre de l'alphabet et C la troisième.
Spécification du contenu
Lors de la recherche d'un enregistrement, vous pouvez indiquer un mot ou une expression contenu dans le document déclaré (dans la librairie d'enregistrements) ou dans le texte des propriétés de l'enregistrement (métadonnées dans la librairie de plans de fichiers). Votre administrateur de site doit configurer le moteur de recherche pour que les propriétés soient indexées.
Vous pouvez combiner une recherche de propriété et une recherche de contenu à l'aide des opérateurs AND et OR.
En mode statique, lorsque vous utilisez l'opérateur OR, la recherche traite la recherche des propriétés en premier lieu. Si le nombre de résultats renvoyés est égal ou supérieur au nombre maximal de résultats (champ Résultats maximum), la recherche s'arrête et abandonne la recherche de contenu. Les résultats ne comprendront donc pas de documents ayant le contenu souhaité. Pour plus d'informations sur le mode de recherche, voir Personnalisation de votre page de recherche.
En mode dynamique, la recherche de contenu est effectuée avant la recherche de propriété et tous les résultats sont pris en compte.
Pour rechercher du contenu :
- Dans la zone de saisie Paramètres de contenu, entrez le texte à inclure dans la recherche.
- Pour la valeur Dans, choisissez soit Métadonnées pour chercher le texte dans les propriétés, soit Contenu pour chercher le texte dans le document déclaré. Lorsque vous indiquez Contenu dans la recherche, la page de résultats affiche une colonne Classement qui présente le pourcentage de pertinence des critères de recherche. Classement est la colonne de tri par défaut. Elle est classée initialement par ordre décroissant. La colonne Classement n'est disponible qu'en mode de recherche dynamique.
- Sélectionnez l'opérateur AND pour indiquer que l'entité doit contenir le texte que vous avez entré et que les propriétés doivent être vérifiées. Sélectionnez l'opérateur OR si le contenu ou les conditions de propriétés doivent être vérifiés.
Avertissement : - Lorsque vous entrez un mot, la recherche de contenu traite toutes les formes de ce mot dans le texte du document. Lorsque vous recherchez du texte dans les propriétés (métadonnées), seules les correspondances exactes sont retenues. Ainsi, si vous entrez jour dans la recherche par contenu, celle-ci recensera les documents contenant jour, jours, journellement et journalier. En revanche, si vous saisissez jour dans une recherche par propriété, seuls les documents comprenant la propriété jour seront trouvés.
- Si vous entrez plusieurs mots, tous ces mots doivent figurer dans le document. Si, par exemple, vous tapez rapport mensuel, seuls les documents contenant à la fois les mots " rapport" et " mensuel " sont renvoyés en tant que résultats.
- Pour chercher une expression contenant des mots dans un ordre précis, encadrez l'expression par de guillemets. Par exemple, si vous effectuez une recherche sur "main droite", seuls les documents contenant l'expression "main droite" sont renvoyés.
- Utilisez les guillemets pour rechercher une casse ou une orthographe particulière.
Par exemple, une recherche sur "lune" renvoie lune, mais pas lunaire ou Lune.
- Utilisez un astérisque (*) comme caractère générique pour des chiffres, des lettres, des nombres ou des traits de soulignement ( _ ). Par exemple, ja*in donne jardin et jasmin. Utilisez un point d'interrogation (?) pour remplacer un seul caractère alphanumérique. Par exemple, ?eux donne deux, jeux et feux.
- Si votre système utilise Oracle, la recherche est sensible à la casse, sauf si votre administrateur a modifié ce paramètre comme indiqué dans la rubrique Définition du respect de la casse pour la recherche.
- Lors de recherches dans une base de données MS SQL en utilisant l'opérateur de recherche LIKE, si les critères de recherche contiennent un crochet gauche ([), ce caractère doit lui-même être encadré par des crochets. Par exemple, vous devez entrer [[] dans le champ.
Il s'agit d'une restriction due à MS SQL. Pour plus d'informations, consultez la documentation MS SQL.
- Lorsque vous effectuez une recherche de propriété avec l'opérateur OR et en utilisant une recherche en texte intégrale en mode dynamique, l'ordre par défaut de l'ensemble de résultats est trié en fonction d'un classement. L'ensemble de résultats peut comporter des entrées en double. Par exemple, une entrée peut être affichée deux fois dans l'ensemble de résultats, une fois à partir de la recherche de propriété et une seconde fois à partir de la recherche de contenu ou en texte intégral. Lorsque vous cliquez sur une autre colonne de l'ensemble de résultats pour trier les résultats (par exemple, tri en fonction du titre du document au lieu du classement), l'entrée en double peut être éliminée. Ainsi, le nombre total d'enregistrements est différent dans la recherche triée par titre de document de celui obtenu dans la recherche par classement. Si vous souhaitez connaître la pertinence des résultats de recherche, vous devez trier par classement (valeur par défaut). Par contre, si l'essentiel est pour vous d'éliminer les entrées en double, triez par métadonnées.
Filtrage par type parent
Vous pouvez chercher un enregistrement à partir du type et des propriétés de son entité parent. Pour sélectionner l'entité parent :
- Cliquez sur Sélectionner à droite de Et filtrer par type de parent.
- Sélectionner le type de parent dans lequel l'enregistrement doit se trouver.
- Cliquez sur Accepter pour revenir à la page de recherche.
- Saisissez un opérateur et une valeur ou cliquez sur Modifier pour spécifier d'autres propriétés. Toutes les modifications apportées aux critères de recherche de l'entité parent sont reflétées sur la page Ma recherche de ce type d'entité. Si, par exemple, vous sélectionnez un dossier d'enregistrement comme parent et que vous en modifiez l'ensemble de propriétés, les mêmes valeurs de propriétés seront définies pour les dossiers d'enregistrement la prochaine fois que vous les rechercherez directement.
Une fois les critères de recherche définis, cliquez sur Rechercher.
Résultats de la recherche
En mode de recherche statique, le nombre de résultat est limité par la valeur du champs Résultat maximum. En mode dynamique, les résultats renvoyés ne prennent pas en compte la valeur Résultats maximum. Pour plus d'informations sur les champs Résultats maximum et Mode de recherche, voir Personnalisation de votre page de recherche.
Les résultats de la recherche comprennent le nom de l'entité et toutes les valeurs de propriétés que vous avez spécifiées dans les critères de recherche. Si une propriété telle que
Marquage supplémentaire possède plusieurs valeurs,
un lien
Afficher les détails s'affiche dans cette colonne.
Lorsque vous cliquez sur ce lien, toutes les valeurs de cette propriété s'affichent.
Vous pouvez exécuter les opérations suivantes sur les résultats de la recherche :
- Générer une version imprimable.
- Sélectionner plusieurs entités et cliquer sur Actions de sélection multiple pour choisir une action applicable aux entités sélectionnées.
- Afficher la page d'information d'une entité en cliquant sur l'icône Obtenir des informations.
- Naviguer dans les résultats en cliquant sur un numéro de page ou sur Suivant.
Important : La valeur Taille de la page pour la vue (Paramètres généraux dans les préférences utilisateur Application Engine ou Workplace XT) détermine le nombre d'entités affichées dans chaque page de résultats de la recherche.
Si les résultats comportent 100 entités et que la valeur de Taille de la page pour la vue est 20, les résultats de la recherche s'afficheront sous la forme de 5 pages de 20 entités.
- Trier les résultats en cliquant sur une colonne. Selon la manière dont vous avez défini la recherche par défaut, vous pouvez rafraîchir la recherche et trier les résultats dynamiquement. Pour plus d'informations, voir la description du champ Mode de recherche dans Personnalisation de votre page de recherche.
- Trier les résultats par pertinence en cliquant sur la colonne Classement.
- Voir toutes les valeurs de propriété à valeurs multiples. Pour plus d'informations, voir la description du champ Propriété à valeurs multiples dans Personnalisation de votre page de recherche.
Si vous cliquez sur l'icône Obtenir des informations d'une sous-catégorie sans avoir de droit d'accès à la catégorie parent, IBM Enterprise
Records affiche une erreur.
Erreurs de recherche
Si la hiérarchie de plans de fichiers contient une grande quantité de catégories d'enregistrement, de dossiers d'enregistrement et d'enregistrements, il se peut qu'une erreur se produise, notamment un dépassement du délai d'attente. Pour connaître les paramètres que vous pouvez modifier pour éliminer ce type d'erreur, voir le manuel IBM FileNet P8 Troubleshooting Guide.