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Seleccionar subcarpetas

Mediante el separador Subcarpetas puede limitar una búsqueda a una o varias carpetas de uno o varios almacenes de objetos.

Nota: También puede especificar si un usuario puede cambiar una carpeta cuando se ejecuta una búsqueda. Esta opción sólo está disponible cuando se selecciona un almacén de objetos al crear una plantilla de búsqueda. Cuando el usuario selecciona la carpeta de sustitución, sólo pueden seleccionarse las carpetas que se encuentran en el almacén de objetos especificado.

Al seleccionar una carpeta, está limitando la búsqueda a dicha carpeta. Por ejemplo, si ha seleccionado varios almacenes de objetos y luego selecciona una carpeta de uno de ellos, la búsqueda sólo examinará esa carpeta de ese almacén de objetos. Ignorará todos los demás almacenes de objetos seleccionados.

Si selecciona varias carpetas, la relación entre ellas siempre es OR. Es decir, un elemento se encontrará si se encuentra en alguna de las carpetas seleccionadas.

Cuando los usuarios ejecutan la búsqueda, ésta puede devolver documentos que se encuentran en carpetas a las que el usuario no tiene acceso. Por tanto, la búsqueda puede suministrar un procedimiento para que los usuarios encuentren documentos aunque su seguridad de carpeta no les permita desplazarse a ellos.

Para seleccionar una o varias carpetas en cada almacén de objetos:
  1. Haga clic en el separador Subcarpetas para seleccionar carpetas.
  2. Haga clic en el icono Seleccionar carpeta para desplazarse a las carpetas de cada almacén de objetos (seleccionado), del mismo modo que navegaría a las carpetas del disco local.

    En la ventana resultante, puede utilizar los iconos de la parte superior del siguiente modo:

    Tabla 1. Esta tabla muestra los iconos pertinentes y describe su función.
    Icono Descripción
    Subir un nivel Subir un nivel en la estructura de directorios.
    inicio Volver al nivel raíz del almacén de objetos.
    lista Cambiar a vista de lista.
    detalles Cambiar a vista de detalles.
    añadir nueva carpeta Añadir una carpeta nueva.
    Propiedades Ver las propiedades.
    renovar Renovar la lista de carpetas.

    En la vista de detalles, arrastre las cabeceras de columna para redimensionar las columnas.

    También se muestra la vía de acceso completa al pulsar el menú Buscar en. Puede retroceder a cualquier nivel seleccionando su nombre en el cuadro Buscar en.

    desplegable

  3. Haga clic en Seleccionar cuando la carpeta adecuada esté resaltada. Volverá a la pantalla anterior, en la que el nombre de la carpeta aparecerá en la columna Subcarpetas. Para limitar la búsqueda a sólo ese nivel de carpeta, deseleccione la casilla de verificación de la columna Incluir subcarpetas. Si deja seleccionada la casilla, indicará que también desea buscar en todas las subcarpetas situadas dentro de la carpeta seleccionada.
  4. Después de seleccionar una carpeta, puede seleccionar otra. En primer lugar, pulse sobre la próxima fila vacía y luego pulse de nuevo el icono Seleccionar carpeta. Para desplazarse a otro almacén de objetos, seleccione Almacenes de objetos en el cuadro Buscar en y luego seleccione el almacén de objetos. Únicamente los almacenes de objetos seleccionados aparecen en la lista.

Para especificar una carpeta que puede o no cambiarse cuando se ejecuta una búsqueda:

Para especificar un nombre en lugar de seleccionarlo:

Si especifica el nombre de la carpeta o copia y pega un nombre de carpeta, éste se validará. Si el nombre de carpeta contiene un nombre de almacén de objetos, éste se validará en primer lugar, y luego se validará el nombre de carpeta.

Nota: Si el nombre del almacén de objetos no es válido, recibirá un aviso que indica "Nombre de almacén de objetos no válido". Si el nombre de carpeta no es válido, recibirá un aviso que indica "Nombre de carpeta no válido". Si ha especificado el nombre de la carpeta, la entrada no válida se borra. Si ha copiado y pegado un nombre de carpeta, la entrada no válida se convierte otra vez en el nombre de carpeta que ha copiado y pegado en la casilla.
  1. Especifique el nombre de almacén de objetos seguido de un signo de dos puntos, luego / o \ y finalmente el nombre de carpeta. Por ejemplo:

    MyObjStore:\MyFolder

  2. Si la carpeta es una subcarpeta, especifique la vía de acceso completa como en el ejemplo siguiente:

    MyObjStore:/MyTopFolder/MySubfolder

  3. Para editar un nombre existente, efectúe una doble pulsación sobre la casilla para convertirla en editable.
Para seleccionar el mismo nombre de carpeta para todos los almacenes de objetos:

Si varios almacenes de objetos están configurados con los mismos nombres de carpeta en los mismo lugares (vías de acceso idénticas), puede especificar sólo el nombre de carpeta (y su vía de acceso) sin el nombre de almacén de objetos para buscar en todos los almacenes de objetos (seleccionados).

Para eliminar una carpeta de la lista: Para sustituir una carpeta de la lista: Para reorganizar nombres de carpeta:

¿Qué ocurre si el usuario no tiene acceso a los almacenes de objetos y carpetas seleccionados?

Los usuarios que examinen búsquedas almacenadas o plantillas de búsqueda visualizarán las búsquedas de los almacenes de objetos y carpetas a los que tienen acceso. Cuando ejecuten una búsqueda diseñada para buscar en los almacenes de objetos y carpetas a los que no pueden desplazarse, los resultados mostrarán los documentos a los que tengan acceso, aunque dichos documentos se encuentren en un almacén de objetos o carpeta a la que no puedan desplazarse.



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Última actualización: Julio de 2011


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