IBM Enterprise Records, wersja 5.1.+            

Dodawanie wzorca nazewnictwa

Wzorzec nazewnictwa umożliwia automatyczne nazywanie kategorii akt, folderów akt i akt w celu zapewnienia zgodności z konwencjami. Gdy użytkownik utworzy jeden z obiektów, z którymi powiązany jest wzorzec nazewnictwa, wówczas nazwa zostanie automatycznie udostępniona w kroku Ustaw właściwości. System nie zapobiega zmianie nazwy. Po pojawieniu się kroku Ustaw właściwości następuje przypisanie wzrastających numerów, które są stopniowo wykorzystywane. Jeśli użytkownik anuluje przed utworzeniem obiektu, wówczas konkretna liczba nigdy nie zostanie wykorzystana.

W celu automatycznego nazywania akt należy wprowadzić wzorzec nazewnictwa do pola Wzorzec akt w kontenerze nadrzędnym. Wzorzec akt jest właściwością kontenera. Dlatego wszystkie akta zadeklarowane do tego kontenera będą uzyskiwały kolejną nazwę z sekwencji wzorca, a nazwa będzie stopniowo zwiększania zgodnie z wartością wprowadzoną do pola Wzorzec akt powiększony o.

Aby automatycznie nazywać kategorie i foldery:

  1. Dodaj wzorzec nazewnictwa do karty Skonfiguruj.
  2. Dodaj poziom wzorca począwszy od strony potwierdzenia lub później na stronach informacji.
  3. Przypisz wzorzec nazewnictwa do planu umieszczania w folderach.

Informacje o składni wzorca nazewnictwa

Konkretny proces biznesowy może wymagać, aby nazwy folderów zaczynały się od litery A, po której znajdują się: dwie cyfry reprezentujące rok, łącznik oraz numer folderu, np. A07-000005. Następujący wzorzec tworzy takie nazwy:

A[RR]-[\d\d\d\d\d\d]

W tym wzorcu A jest pierwszym znakiem, RR reprezentuje rok, a \d jest cyfrą. System automatycznie udostępni wartości domyślne dla wzorców umieszczonych w nawiasach kwadratowych []. Z tego powodu fragment RR jest zastępowany przez ostatnie dwie cyfry bieżącego roku. Fragment \d jest zastępowany przez wzrastające cyfry. Podczas wprowadzania łańcucha należy określić wartość wzrastającą w innym polu.

W innym wzorcu nazewnictwa można utworzyć regułę nazewnictwa dla folderów w serii KX, za którą będą się znajdowały: 2-cyfrowe oznaczenie roku, okres, 2-cyfrowe oznaczenie miesiąca, łącznik i dwa zestawy numerów wzrastających, na przykład: KX07.06-0004-03. To wymaganie spełni następujący wzorzec:

KX[RR.MM]-[\d\d\d\d]-[\d\d]

W celu tworzenia wzorców opartych na metadanych można wykorzystywać również wzorce niestandardowe. Na przykład: strategie organizacji mogą wymagać, aby nazwy folderów akt zawierały następujące informacje: rok, obszar, temat (metadane) folderu akt, obraz i liczby pięciocyfrowa, np. "2006 Loan 00005". W celu spełnienia tych wymagań można utworzyć wzorzec nazewnictwa spełniający następujące specyfikacje:

[RRRR] [THIS.EmailSubject] [\d\d\d\d\d]

lub

[RRRR] [Parent.EmailSubject] [\d\d\d\d\d]
System udostępni wartości domyślne dla roku i tematu, ponieważ są umieszczone w nawiasach []. THIS.EmailSubject jest wzorcem definiowanym. Dlatego system udostępni wartość pola metadanych EmailSubject, które zostanie określone dla obiektu nadrzędnego folderu akt. Podczas tworzenia wzorca definiowanego należy określić nazwę symboliczną właściwości. Ponadto jeśli dla określonej właściwości nie ma żadnej wartości, zostanie wygenerowany błąd. Ten wzorzec definiowany jest dostępny tylko dla obiektów na poziomie 2 lub poniżej (3, 4 itd.) w planie umieszczania w folderach. Poziom w planie umieszczania w folderach jest kolejnym polem, do którego należy wprowadzić wartość podczas dodawania wzorca nazewnictwa.

Nie należy stosować żadnych znaków, które są niepoprawne w nazwach. Na przykład: nie w przypadku stosowania dat nie należy stosować znaku ukośnika /. Niepoprawne znaki:

\ / : * ? " < > |
Aby zapobiec przekraczaniu liczby znaków we wzorcu nazewnictwa, należy ograniczyć wzorzec za pomocą symboli ^ i $. Na przykład: w przypadku tworzenia wzorca nazewnictwa \d\d\d należy dołączyć symbol ^ na początku wzorca nazewnictwa, a symbol $ na końcu wzorca nazewnictwa, jak poniżej:
^\d\d\d$
Dzięki temu gdy użytkownik wprowadzi wartość liczba znaków wprowadzonych nie przekroczy liczby znaków określonych w łańcuchu wzorca.

Aby dodać wzorzec nazewnictwa:

  1. Zaloguj się jako administrator akt i wybierz kartę Skonfiguruj.
  2. Kliknij opcję Wzorce nazewnictwa.
  3. Kliknij opcję Dodaj wzorzec nazewnictwa.
  4. Na stronie dodawania wzorca wprowadź nazwę i opis wzorca.
  5. Wybierz opcję Nazwa lub Identyfikator z menu Zastosuj do nazwy lub identyfikatora. W zależności od tego, jaka wartość zostanie wybrana, nastąpi automatyczne wygenerowanie nazwy lub identyfikatora kategorii akt - zgodnie z powiązanym wzorcem.
  6. Kliknij przycisk Dalej.
  7. Ustaw zabezpieczenia dla wzorca nazewnictwa i kliknij przycisk Zakończ.
  8. Na stronie potwierdzenia kliknij opcję Dodaj poziom wzorca, aby dodać poziomy do wzorca nazewnictwa. Jeśli wymagane jest dodawanie poziomów, kliknij przycisk OK w celu zamknięcia strony Dodaj wzorzec.
Wzorzec poziomu określa szczegóły wzorca do zastosowania względem kategorii i folderów akt. Należy określić jeden lub większą liczbę poziomów w planie umieszczania w folderach, a także typ obiektu, którego dotyczy poziom. Jeśli nowy obiekt danego typu zostanie utworzony na określonym poziomie, wówczas zostanie nazwany automatycznie zgodnie z łańcuchem wzorcowym i numerem przyrostowym. Ta procedura jest kontynuowana ze strony potwierdzenia po kliknięciu opcji Dodaj poziom wzorca.

Aby dodać poziom wzorca:

  1. Wprowadź numer poziomu planu umieszczania w folderach. Poziom w hierarchii planu umieszczania w folderach jest reprezentowany przez numer, a pierwsza kategoria w planie umieszczania w folderach ma numer 1. Jej pierwsza podkategoria ma numer 2. Jeśli ta podkategoria zawiera folder akt, wówczas jej poziom będzie równy 3.
  2. Jako typ obiektu zgodnego wybierz Kategorię akt lub Folder akt. Na przykład: jeśli określono 3 jako poziom i kategorię akt jako typ obiektu, wówczas wszystkie kategorie akt istniejące na poziomie trzecim w planie umieszczania w folderach będą zgodne z określonym wzorcem nazewnictwa.
  3. Określ łańcuch wzorcowy zgodnie z powyższym opisem. Łańcuch wzorcowy musi zawierać cyfrę.
  4. Wprowadź wartość Wzorzec akt powiększony o. Jeśli zostanie wprowadzona wartość 1, wówczas nazwa każdej kategorii lub każdego folderu, na który wpływa wzorzec, będzie powiększana do następnej najwyższej wartości. W przypadku powiększenia 2 wykorzystywane będą kolejne liczby naprzemiennie. To pole musi zawierać wartość większą niż zero.
  5. Kliknij przycisk Dodaj. To spowoduje dodanie wzorca u dołu ekranu i wyczyszczenie pól, dzięki czemu możliwe będzie dodawanie dodatkowych wzorców dla innych obiektów i poziomów.
  6. Po zakończeniu dodawania poziomów wzorca kliknij przycisk Wyjście.

Przykład

Jeśli wymagane jest automatyczne nazywanie podkategorii kategorii akt najwyższego poziomu, wówczas należy utworzyć wzorzec dla poziomu 2 i wybrać kategorię akt jako typ. Jeśli dodatkowo wymagane jest automatyczne nazywanie folderów akt w tj podkategorii, wówczas należy utworzyć wzorzec dla poziomu 3 i wybrać folder akt jako typ. Ustawienie obydwu tych poziomów we wzorcu nazewnictwa spowoduje, że podkategorie na poziomie 2 i foldery akt na poziomie 3 będą nazywane automatycznie.

Aby później dodawać lub modyfikować poziomy wzorca:

  1. Przejdź do wzorca nazewnictwa (karta Skonfiguruj, Wzorzec nazewnictwa) i kliknij przycisk Uzyskaj inf.
  2. Wybierz opcję Zarządzaj poziomem wzorca na pasku bocznym.
  3. W przypadku dodawania poziomu wzorca należy wypełnić pola zgodnie z powyższym opisem dotyczącym dodawania poziomu. Jeśli modyfikowany jest istniejący poziom wzorca, należy kontynuować od następnego kroku.
  4. Wybierz przełącznik wzorca. To spowoduje skopiowanie istniejących danych do pól.
  5. Zmień pola zgodnie z wymaganiami i kliknij opcję Edycja.
    • Aby dodać wzorzec na kolejnym poziomie po dodaniu lub zmianie poziomu wzorca, kliknij przycisk Dodaj.
    • Aby zmodyfikować inny wzorzec, kliknij jego przełącznik, zmień zawartość pól i kliknij opcję Edycja.
    • Aby usunąć istniejący poziom wzorca, wybierz jego przełącznik i kliknij opcję Usuń.
  6. Po zakończeniu kliknij opcję Wyjście.

Aby przypisać wzorzec nazewnictwa do planu umieszczenia w folderach (wymagane w celu aktywacji wzorca automatycznego):

  1. Przejdź do poziomu głównego w planie umieszczania w folderach, aby w ścieżce znajdowała się tylko nazwa planu umieszczania w folderach.
  2. Kliknij ikonę Uzyskaj inf. dla planu umieszczania w folderach (poniżej ścieżki). Pole Wzorzec nazewnictwa znajduje się na stronie Właściwości.
  3. W menu Wzorzec nazewnictwa wybierz nazwę wzorca, którego zamierzasz użyć.
  4. Kliknij przycisk Zastosuj, a następnie przycisk Wyjście.


Opinia

Ostatnia aktualizacja: sierpień 2011


© Copyright IBM Corp. 2011.
To Centrum informacyjne jest oparte na technologii Eclipse. (http://www.eclipse.org)