Kun asiakirjalla ei enää ole merkitystä, voit korvata sen toisella asiakirjalla. Voit esimerkiksi korvata työntekijöiden henkilötietoja sisältävän asiakirjan vuoden 2006 joulukuulta asiakirjalla, joka koskee vuoden 2007 huhtikuuta. Voit myös korvata asiakirjan saman dokumentin uusimmalla asiakirjaversiolla. Kun korvattavan ja korvaavan asiakirjan välinen korvausyhteys on määritetty, kummassakin asiakirjassa on linkki toiseen asiakirjaan.
Asiakirjan korvaaminen ei rajoita asiakirjan käyttöoikeuksia.
Asiakirjan korvaaminen vahvistamisen yhteydessä
Kun vahvistat asiakirjaa, voit osoittaa, että uusi asiakirja korvaa aiemmin luodun asiakirjan.
Kun luokittelemattoman asiakirjan vahvistaminen on vielä kesken, voit muuttaa valintaasi napsauttamalla vaihtoehtoa Muuta arvoa. Napsauta sitten näkyviin tulevassa ikkunassa vaihtoehtoa Poista objekti, jos haluat tyhjentää kentän tiedot. Jos taas haluat valita toisen asiakirjan, napsauta vaihtoehtoa Valitse objekti. Jos vahvistat luokiteltua asiakirjaa, voit muuttaa arvoa napsauttamalla vaihtoehtoa Korvaa tai poistaa arvon napsauttamalla vaihtoehtoa Tyhjennä.
Jos et valinnut Korvaa-vaihtoehtoa uuden asiakirjan vahvistamisen yhteydessä, voit myöhemmin määrittää asiakirjan korvaamaan vanhemman asiakirjan.
Asiakirjan korvaaminen vahvistamisen jälkeen
IBM Enterprise Records -sovelluksen ominaisuuksia koskeva tietosivu
Kun tarkastelet vanhan korvattavan asiakirjan tietosivua, korvaavan uuden asiakirjan nimi näkyy Korvaavat asiakirjat -kentässä. Kun tarkastelet uuden asiakirjan tietosivuja, korvatun vanhan asiakirjan nimi näkyy Korvaa-kentässä. Napsauta vaihtoehtoa Korvaa, jos haluat vaihtaa korvattavan tiedoston. Napsauta vaihtoehtoa Tyhjennä, jos haluat poistaa asiakirjan nimen.