每个 IBM® Enterprise Records 实体都有一组相关联的信息页面,您可以通过单击该实体的获取信息图标()来访问这些页面。
实体的这些信息页面在视图中提供属性信息。根据相应的安全访问权,您可以查看和编辑实体的属性值。在信息页面中,可以对您所查看的实体执行不同的操作。这些操作通常与浏览选项卡中实体的上下文菜单相对应。
如何查看和修改实体的属性:
如果您在特定视图中修改了任何属性,但是在转到另一属性页面之前未应用更改,那么修改过的页面将带有铅笔图标。如果您修改页面后未单击应用,请确保返回到每个带有铅笔图标的页面并单击应用,否则在退出信息页面时,那些更改将丢失。根据您的角色所具有的功能权限不同,属性将显示为只读属性或可编辑属性。
如何打印实体的属性:
某些信息页面右上角的“可打印视图”链接以可打印格式提供独特的属性列表。对于一个实体,无论您从哪个信息页面中访问报告,可打印视图列表通常相同。报告的内容根据实体类型的不同而不同。
下表描述信息页面上提供的视图。每个类型的实体均有其唯一的一组视图。
视图 | 描述 |
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属性 | 当您打开实体的“信息”页面时,属性视图是缺省视图。该视图将显示与当前实体关联的属性。红色星号表示需要属性值。您可以使用该视图来查看和修改实体的属性。 |
安全性分类 | 该视图将显示安全性分类属性。在对记录进行归档之后,您可以使用安全性分类视图来编辑已分类记录的元数据属性。有关更多信息,请参阅查看和修改安全性分类属性。 |
处理 | 使用处理视图,您可以更改当前与实体关联的处理调度。该视图允许您继承父实体的处理调度,或关联其他处理调度。您也可以更改指定给实体处理的用户或组。有关将其他处理调度与实体进行关联的更多信息,请参阅更改与实体关联的处理调度。 |
重要记录 | 使用重要记录视图,您可以指定类别/文件夹是否包含重要记录。在该视图中,您应选择将会触发重要记录的定期审阅或更新的事件,以及当“审阅”事件发生时应该启动的操作。有关更多信息,请参阅设置重要记录。 |
条件 | 使用条件视图,您可以指定内部事件的触发条件。您可以选择条件运算符,指定属性值以及创建可以触发内部事件的连接类型条件。您也可以为选定的实体类型定义更多属性。有关更多信息,请参阅添加内部事件。 |
安全性 | 使用安全性视图,您可以查看或编辑实体的安全性设置(取决于您的安全许可权)。安全性设置确定可以访问实体以及控制其安全许可权的用户和组。您还可应用安全策略,以控制安全性设置。有关指定实体的安全性的更多信息,请参阅设置或修改对象安全性。 |
归档位置 | 仅对于记录,才会显示归档位置视图。您可以使用此视图来显示已在其中对当前所选记录进行归档的实体的列表。您可以查看:
有关更多信息,请参阅查看在其中对记录进行归档的容器。 |
详细信息 | 通过使用详细信息视图,可以查看实体/相关对象的只读属性以及它们的值。 对于记录类别、记录文件夹、卷和记录,详细信息视图将显示归类至不同组(例如“常规”、“处理”、“重要”、“物理”和“其他记录详细信息”)的属性。您可以通过单击组名旁边的“显示详细信息”和“隐藏详细信息”图标: |
链接 | 链接表示两个实体之间的关系。使用链接视图,您可以查看与实体关联的不同链接。链接视图仅显示在记录文件夹和记录的“信息”页面上。有关更多信息,请参阅查看和修改链接。 |
历史记录 | 通过使用历史记录视图,您可以跟踪对每个 IBM Enterprise Records 实体执行的操作。通过跟踪 IBM Enterprise Records 中的实体,您能够监视对 IBM Enterprise Records 实体执行的操作,例如对处理调度执行的创建、处理、访问、移动、复制和重新分配。 有关跟踪实体的更多信息,请参阅查看审计日志条目。 |
挂起 | 使用挂起视图,您可以查看、修改或删除对实体应用的处理挂起。有关更多信息,请参阅处理挂起。 |
原因 | 在查看处理调度的信息页面时,缺省视图为“原因”。如果您要进行更改,请输入更改的原因。否则,请仅选择适当的视图。 |
调度 | 在该视图中,您可以更改所选处理调度的调度名称、描述和处理权限。 |
阶段 | 如果您要查看的处理调度拥有多个阶段,那么这些阶段将在该视图中列示。您可以通过单击阶段的复选框来除去阶段,并且您可以通过单击添加新项来添加更多阶段。单击阶段的标题可获取更多详细信息或更改该信息。 |
处于挂起状态的实体 | 此视图显示已对其应用特定挂起的实体。在此视图中,可以除去对实体应用的挂起,也可以使用搜索功能对显示的处于挂起状态的实体进行过滤。有关更多信息,请参阅查看和修改处于挂起状态的实体。 |
图标 | 信息操作 |
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删除 使用“删除”操作可删除实体。有关如何删除各种实体的信息,请参阅下列主题: |
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关闭 使用“关闭”操作可禁止在记录类别、记录文件夹或中创建子实体。请参阅关闭和打开容器。 |
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重新定位 使用“重新定位”操作可将记录类别或记录文件夹及其所有内容移动至归档计划中的其他位置。请参阅重新定位类别或文件夹。 |
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重新打开 使用“重新打开”操作可以重新打开已关闭的记录类别、记录文件夹或卷。请参阅关闭和打开容器 关闭和打开容器。 |
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激活 使用“激活”操作可以重新激活不活动的记录类别或记录文件夹。请参阅激活或停用类别或文件夹。 |
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停用 使用“停用”操作可以停用记录类别或记录文件夹。如果容器处于不活动状态,那么无法在该容器内创建新的实体,并且当申报记录时用户将看不到不活动的容器。请参阅激活或停用类别或文件夹。 |
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置于挂起状态 使用“置于挂起状态”操作可以暂挂或停止执行对记录类别、记录文件夹、卷或记录执行的处理操作。同样,当实体处于挂起状态时,无法使用“删除”操作将其删除。请参阅将实体置于挂起状态(手动)。 |
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启动处理 使用“启动处理”操作可以对实体执行处理调度。 请参阅启动处理调度。 |
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归档 使用“归档”操作可以将对记录的引用归档在同一归档计划中的另一个位置。请参阅对记录进行归档。 |
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移动 使用“移动”操作可以将记录从一个位置移动至同一归档计划中的另一个位置。有关更多信息,请参阅移动记录。 |
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创建链接 使用“创建链接”操作可以创建从记录或记录文件夹到另一个对象的链接。 有关更多信息,请参阅创建链接。 |
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启动/退出 使用“启动/退出”可以启动工作流程。有关工作流程的一般信息,请参阅工作流程。 |
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复制 使用“复制”操作可以将记录复制到同一归档计划中的另一个位置。请参阅复制记录。 |
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解密 使用“解密”可以从记录中除去任何级别的分类。 |
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升级分类 使用“升级分类”可以将记录的分类升级。您可以使用此链接对先前未分类的记录进行分类或者将当前安全性分类级别升级,例如从“机密”升级到“最高机密”。 |
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降级分类 使用“降级分类”可以将记录的分类降级。您可以使用该链接降级当前安全性分类级别,例如从“最高机密”到“机密”。要从任何分类级别移动至未分类,您必须使用“解密”。 |
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取消申报 可使用“取消申报”来恢复回记录的创建。请参阅取消申报记录。 |
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启动除去挂起请求 可使用“启动除去挂起请求”来启动除去条件挂起。在下次运行挂起扫描时,此操作会除去关联的实体中的挂起。请参阅除去处理挂起。 |
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取消除去挂起请求 可使用“取消除去挂起请求”来取消除去挂起请求。可在下次运行挂起扫描之前取消除去挂起请求。请参阅除去处理挂起。 |
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激活以进行挂起扫描处理 可使用“激活以进行挂起扫描处理”来重新激活挂起处理。这会将挂起设置为在下次运行挂起扫描时处理。通过这种方法,也可在下次运行挂起扫描时将实体重新置于条件挂起状态。请参阅除去处理挂起。 |
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查看文档信息 使用“查看文档信息”可以显示记录的 Workplace 信息页面。请参阅查看记录的文档信息。 |
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管理模式级别 输入命名模式的模式字符串,用于自动地对归档计划中不同级别的各种实体进行命名。 |
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运行安全性脚本 使用“运行安全性脚本”可向 IBM Enterprise Records 组添加新成员,以便设置 IBM Enterprise Records 相关类和文件夹的所有安全性。请参阅设置安全性。 |
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导入模板 使用“导入模板”可以导入 IBM Enterprise Records 物理模板和 IBM Enterprise Records 搜索模板。请参阅导入样本模板。 |
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转换为 FPOS 和 ROS 使用“转换为 FPOS 和 ROS”可以将归档计划对象库添加到已配置的记录对象库。请参阅转换为 FPOS 和 ROS。 |
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包括已分类文档 使用“包括已分类文档”可以指示对象库是否将包含已分类的文档。请参阅添加已分类文档属性。 |
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包括 NARA 属性 使用“包括 NARA 属性”可以指示对象库是否将包含具有美国国家文件与档案局 (NARA) 属性的文档。请参阅添加 NARA 文档属性。 |