Jos järjestelmässäsi jotkin objektisäilöt on määritetty käyttämään DoD-luokiteltua
tietomallia, sinun on osoitettava, onko fyysinen asiakirja luokiteltu vai
luokittelematon. Tämä prosessi on luokittelemattomille fyysisille asiakirjoille.
Lisätietoja luokiteltujen fyysisten asiakirjojen asiakirjaksi vahvistuksesta on kohdassa
Luokitellun fyysisen asiakirjan asiakirjaksi vahvistus. Voit käyttää
syöttömallia vahvistaessasi fyysisen asiakirjan asiakirjaksi
IBM Enterprise Records -ohjelmassa. Jos syöttömalli sisältää
arkistonmuodostussuunnitelman sijainnin, fyysinen asiakirja vahvistetaan asiakirjaksi siinä
sijainnissa, jossa käyttäjä kutsui asiakirjaksi vahvistustoimintoa, sekä kaikissa mallissa
määritetyissä sijainneissa. Asiakirjojen hallinnoija tai arkiston pääkäyttäjä voi luoda fyysisen
asiakirjan asiakirjaksi vahvistuksen malleja
Application Engine-
tai
Workplace XT -ohjelmassa tai muuttaa niitä. Lisätietoja syöttömalleista
on kohdassa
Syöttömallin luonti fyysisten asiakirjojen asiakirjaksi vahvistusta varten. Seuraavassa prosessissa
oletetaan, että käytät
IBM Enterprise Records -ohjelman fyysisen
asiakirjan asiakirjaksi vahvistuksen mallia.
Voit vahvistaa fyysisen asiakirjan asiakirjaksi
IBM Enterprise Records -ohjelmassa seuraavasti:
- Siirry IBM Enterprise Records -ohjelmassa oikeaan kohtaan
arkistonmuodostussuunnitelmassa ja valitse Vahvista asiakirjaksi fyysinen asiakirja.
- Jos Valitse ohjattu toiminto -sivulla näkyy Vahvista asiakirjaksi luokittelematon
asiakirja -valintanappi, napsauta sitä ja valitse
Seuraava.
- Valitse haluamasi syöttömallin nimen alapuolella oleva
Valitse-vaihtoehto.
Voit asettaa ominaisuudet seuraavasti:
- Anna tarvittavat tiedot ominaisuuskenttiin. Kentät vaihtelevat sen mukaan, mitä luokkaa olet
käyttänyt. Esimerkiksi Merkkiasiakirja-oletusluokassa pakolliset kentät ovat seuraavat:
- Tietovälinetyyppi: Esimerkiksi CD-levy tai videokasetti.
- Muoto: esimerkiksi CDR tai VHS.
- Tekijä/alkuperä: Fyysisen asiakirjan laatijan tai omistajan nimi.
- Aihe: fyysisen asiakirjan lyhyt kuvaus.
- Julkaisupäivä: Fyysisen asiakirjan luontipäivämäärä.
- Kotisivun sijainti: Fyysisen asiakirjan nykyinen sijainti. Kun
napsautat tätä linkkiä, ohjattu toiminto avaa sivun, jossa näkyy sijaintien luettelo. Valitse haluamasi sijainnin alapuolella oleva
Valitse-vaihtoehto. Ohjattu toiminto
sulkee sivun ja palaa Määritä ominaisuudet -vaiheeseen.
- Jos asiakirjaksi vahvistettava asiakirja on luokitellun asiakirjan kuittaus, valitse
ReceiptOf ja selaa sitten siihen luokiteltuun asiakirjaan, johon kuittaus
viittaa. Lisätietoja on kohdassa Kuittaukset.
- Kun olet antanut tarvittavat tiedot, valitse Valmis.
- Jos sinulla on lisää asiakirjaksi vahvistettavia asiakirjoja, valitse syöttömalli uudelleen. Jos
olet lopettanut, valitse Lopeta.
Voit vahvistaa fyysisen
asiakirjan asiakirjaksi Application Engine- tai
Workplace XT -ohjelmassa seuraavasti:
- Lisää uusi dokumentti. Valitse tiedosto -vaiheessa valitse tiedostolajiksi Ei
mitään.
- Valitse vahvistussivulla Vahvista asiakirjaksi -vaihtoehto.
- Valitse luokittelemattoman asiakirjan vaihtoehto. Lisätietoja luokitelluista asiakirjoista on
kohdassa Luokitellun fyysisen asiakirjan asiakirjaksi vahvistus.
- Jos käytät ohjattua toimintoa, valitse Hyväksy, tai käytä syöttömallia ja
valitse Valitse.
- Jos haluat käyttää syöttömalleja, siirry FPOS-objektisäilöön
Records Management/Templates -kansiossa ja valitse syöttömalli.
Valitse sittenHyväksy. Sinun on valittava pääkäyttäjän suunnittelema
syöttömalli. Et voi käyttää
IBM Enterprise Records -ohjelmassa käytettyä oletusmallia
Application Engine- tai
Workplace XT -ohjelmassa, koska siinä oletetaan
arkistonmuodostussuunnitelman sijainti jo valituksi.
- Voit käyttää ohjattua luetteloasiakirjatoimintoa seuraavien vaiheiden
viimeistelemiseen.
- Valitse Valitse luokka -vaihtoehto ja valitse sitten haluamasi
luokka. Oletusasetuksen mukaan kaikissa FPOS-objektisäilöissä on Merkkiasiakirja-luokka. Pääkäyttäjät
ovat voineet määrittää muitakin vaihtoehtoja.
- Valitse Valitse arkistonmuodostussuunnitelman sijainti ja siirry
sopivaan yksikköön. Koska fyysinen asiakirja voi sijaita vain fyysisessä sijainnissa, valitaan
yleensä vain yksi arkistonmuodostussuunnitelman sijainti, esimerkiksi yhdistelmäkansio, laatikko
tai fyysinen asiakirjakansio.
- Valitse haluamasi yksikön valintaruutu ja valitse Lisää valintaan.
- Oletusselausnäkymän käytön sijasta voit valita minkä tahansa aiemmin luodun
pikakuvakkeen. Valitse vasemmasta sivupalkista Pikakuvakkeet.
- Voit myös etsiä luokkaa tai kansiota nimen perusteella. Valitse vasemmasta sivupalkista
Haku.
- Kun olet lisännyt yksikön valittuihin arkistonmuodostussuunnitelman sijainteihin, voit
tulevaa tarvetta varten valita Lisää pikakuvakkeisiin -vaihtoehdon.
- Kun olet lopettanut sopivan sijainnin valinnan, valitse Hyväksy.
- Jatka Määritä ominaisuudet -vaiheeseen valitsemalla Seuraava.
Voit asettaa ominaisuudet seuraavasti:
- Anna tarvittavat tiedot ominaisuuskenttiin. Kentät vaihtelevat sen mukaan, mitä luokkaa olet
käyttänyt. Esimerkiksi Merkkiasiakirja-oletusluokassa pakolliset kentät ovat seuraavat:
- Tietovälinetyyppi: Esimerkiksi CD-levy tai videokasetti.
- Muoto: CDR tai VHS.
- Tekijä/alkuperä: Fyysisen asiakirjan laatijan tai omistajan nimi.
- Aihe: fyysisen asiakirjan lyhyt kuvaus.
- Julkaisupäivä: Fyysisen asiakirjan luontipäivämäärä.
- Kotisivun sijainti: Fyysisen asiakirjan nykyinen sijainti. Kun
napsautat tätä linkkiä, ohjattu toiminto avaa sivun, jossa näkyy sijaintien luettelo. Valitse haluamasi sijainnin alapuolella oleva
Valitse-vaihtoehto. Ohjattu toiminto
sulkee sivun ja palaa Määritä ominaisuudet -vaiheeseen.
- Jos asiakirjaksi vahvistettava asiakirja on luokitellun asiakirjan kuittaus, valitse
ReceiptOf ja selaa sitten siihen luokiteltuun asiakirjaan, johon kuittaus
viittaa. Lisätietoja on kohdassa Kuittaukset.
- Kun olet antanut tarvittavat tiedot, valitse Valmis.
Tietoja
viivakoodeista
Jos sinulla on viivakoodien lukuun tarvittava laitteisto ja ohjelmisto,
voit skannata viivakoodin suoraan aktiiviseen kenttään tai voit kopioida sen paikallisesta
tietokoneesta ja liittää sen IBM Enterprise Records -ohjelman
asianmukaisiin kenttiin. Jos haluat käyttää Skannaa fyysiset kohteet
-välilehteä, voit kirjoittaa minkä tahansa merkkijonon viivakoodikenttään.