IBM Enterprise Records, wersja 5.1.+            

Korzystanie z kart produktu IBM Enterprise Records

W aplikacji IBM® Enterprise Records dostępnych jest kilka kart. Każda z tych kart powoduje otwarcie strony, na której można wykonywać zadania związane z zarządzaniem aktami.

Przeglądaj

Karta Przeglądaj zawiera panel główny, który zawiera listę obiektów w bieżącym obiekcie. W lewej skrajnej kolumnie znajdują się pola wyboru, które można wykorzystać w celu wybrania jednego lub większej liczby obiektów do przetwarzania. W celu zaznaczenia lub usunięcia zaznaczenia wszystkich pól wyboru na liście należy zaznaczyć pole wyboru w wierszu nagłówka. Po lewej stronie nazw elementów znajdują się dodatkowe ikony. Ikona znajdująca się bezpośrednio po lewej stronie nazwy obiektu identyfikuje typ obiektu. Aby otworzyć obiekt, kliknij nazwę lub ikonę. Mogą pojawić się dodatkowe ikony w celu wskazania stanu obiektu, np. takiego jak wstrzymanie lub brak aktywności. W celu wyświetlenia podpowiedzi do narzędzia, która określa znaczenie ikony, należy zatrzymać wskaźnik myszy nad ikoną.

Drzewo kategorii

Po lewej stronie panelu głównego znajduje się struktura drzewa, w której można wyświetlać lub ukrywać kategorie i podkategorie. Kliknij opcję Pokaż drzewo kategorii, aby wyświetlić drzewo. Po wyświetleniu drzewa można:

Ścieżka

Pod kartami widoczna jest ścieżka przedstawiająca bieżącą lokalizację w planie umieszczania w folderach. Kliknij dolny element na ścieżce, aby przejść co innej lokalizacji. W poniższej ścieżce przykładowej CSPRO to plan umieszczania w folderach, Corporate to kategoria akt w CSPRO, a Benefits mogą być folderem akt w kategorii akt Corporate.

Ścieżka: CSPRO > Corporate > Benefits

Kliknij element na planie, aby przejść do odpowiedniego poziomu planu umieszczania w folderach.

Dla wszystkich obiektów istnieje ikona Uzyskaj inf. przeznaczona do wyświetlania stron informacji (ikona informacji), które zawierają różne typy metadanych powiązanych z obiektem.

Menu Czynności dla wielu obiektów

Menu Czynności dla wielu obiektów służy do wykonywania niektórych czynności względem jednego lub większej liczby obiektów jednocześnie. Dzięki temu możliwe jest jednoczesne aktualizowanie zestawu obiektów, w ten sam sposób. Menu jest dostępne z wynikami wyszukiwania oraz na stronie Przeglądaj.

Należy zaznaczyć pola wyboru jednego lub większej liczby obiektów, a następnie kliknąć menu Czynności dla wielu obiektów, aby wybrać czynność odpowiednią dla wszystkich wybranych obiektów. Lista czynności jest zależna od tego, czy wybrano jeden albo więcej obiektów oraz czy wybrano różne rodzaje obiektów. W menu pojawią się tylko czynności, które można wykonać względem wszystkich wybranych obiektów. Większość procedur w pomocy jest zapisanych na potrzeby wielokrotnego wyboru. W przypadku wykonywania czynności względem tylko jednego obiektu szybszym sposobem wybrania czynności jest kliknięcie prawym przyciskiem myszy, a następnie wybranie czynności. Za pomocą czynności Uzyskaj inf. można również wykonywać czynności na stronie informacji w obiekcie. Jest to użyteczne, gdy konieczne jest wykonanie więcej niż jednej czynności lub planowane jest znalezienie informacji przed wykonaniem czynności.

Przykładem jest wybór wielu opcji Kopiuj lub Usuń dla rekordów. To spowoduje wyzwolenie kreatora dla tej czynności.

Funkcja filtru

Istnieją dwie przyczyny stosowania filtrowania: w celu zmniejszenia liczby obiektów do wyświetlenia na liście, a także w celu sprawdzenia, jakich obiektów nie zawiera lista (gdy liczba obiektów przekracza pojemność listy), przy uwzględnieniu określonej maksymalnej liczby wyników do wyświetlenia. W takiej sytuacji pojawi się komunikat z informacją o tym, że istnieje więcej elementów. Należy pamiętać o tym, że zwrócone obiekty to pierwsze wprowadzone przez produkt Content Engine i dlatego nie muszą być prezentowane w konkretnej kolejności.

W celu korzystania z filtrowania należy wprowadzić tekst, jaki pojawi się w nazwach lub identyfikatorach obiektów, jakie zamierzasz wyświetlić, a następnie kliknąć opcję Przejdź. Wszystkie obiekty, które nie zawierają tekstu, zostaną usunięte z listy i zrobią miejsce dla innych obiektów zawierających określony tekst. Kliknij opcję Resetuj, aby usunąć tekst z pola filtru, a następnie kliknij opcję Przejdź, aby powrócić do niefiltrowanej listy.

Liczba obiektów widocznych na liście jest zależna od wartości maksymalnej liczby wyników dla niestandardowych obiektów i folderów w preferencjach użytkownika aplikacji Workplace. Aby wyświetlić i zmienić tę wartość dla akt, należy przejść do strony Wyszukiwanie > Obiekty definiowane. Administrator serwisu musi włączyć obiekty niestandardowe dla obszaru ustawień ogólnych na stronie Ogólne, w preferencjach ośrodka. Niektóre obiekty mogą zawierać akta i inne kontenery, dlatego wartość maksymalnej liczby wyników można również określić dla akt. W takim przypadku lista może zawierać nie więcej niż maksymalną liczbę folderów i akt. Jeśli maksymalna liczba wyników dla obiektów niestandardowych i akt wynosi 50, wówczas lista może zawierać maksymalnie 100 elementów: 50 akt i 50 folderów.

Rozporządzenie

Na karcie Rozporządzenie można zarządzać harmonogramami rozporządzenia, wstrzymaniami i typami akt.

Po powrocie do strony Rozporządzenie po zakończeniu pracy z jednym z typów rozporządzenia można wybrać opcję Rozporządzenie w ścieżce lub kliknąć ponownie kartę Rozporządzenie.

Fizyczne

Karta Fizyczne zawiera odsyłacze charakterystyczne dla obiektów fizycznych, np.:

Raporty

Na karcie Raporty dostępna jest lista raportów, które stanowią widok statystyczny listy różnych działań IBM Enterprise Records. Można wybrać typ raportu, wprowadzić kryteria wejściowe, a następnie wyświetlić wygenerowany raport. Więcej informacji zawiera sekcja Generowanie raportów.

Skonfiguruj

Karta Skonfiguruj zawiera odsyłacze umożliwiające tworzenie następujących elementów i zarządzanie nimi:

 



Opinia

Ostatnia aktualizacja: sierpień 2011


© Copyright IBM Corp. 2011.
To Centrum informacyjne jest oparte na technologii Eclipse. (http://www.eclipse.org)