Vous pouvez ajouter une catégorie d'enregistrement à un plan de fichiers dans la hiérarchie des entités de gestion des enregistrements. Vous pouvez également ajouter une catégorie d'enregistrement à une autre en créant une sous-catégorie. Notez toutefois que vous ne pouvez ajouter une sous-catégorie à une catégorie d'enregistrement que si celle-ci est active.
Seul un gestionnaire ou un administrateur d'enregistrements peut ajouter une catégorie d'enregistrement.
La toute nouvelle catégorie d'enregistrement héritera par défaut de toutes les propriétés de sa catégorie d'enregistrement parent, hormis les Nom, Identificateur et Date d'ouverture. Ces valeurs héritées sont modifiables.
Avertissement : Vous ne devez pas créer plus de 100 catégories et dossiers d'enregistrement à un niveau du plan de fichiers (pour plus d'informations, voir
Plans de fichiers for more information).
Pour ajouter une catégorie d'enregistrement :
- Connectez-vous en tant que gestionnaire ou administrateur d'enregistrements et trouvez le plan de fichiers sous lequel vous souhaitez créer une catégorie d'enregistrement. Si c'est une sous-catégorie que vous souhaitez créer, ouvrez la catégorie d'enregistrement appropriée.
- Pour ouvrir l'assistant, cliquez sur Ajouter une catégorie d'enregistrement:
. Passez ensuite aux étapes suivantes.- Dans le champ Définir les propriétés, entrez ou modifiez les valeurs de propriété affichées. Certaines propriétés peuvent être modifiées directement dans cette page, alors que pour modifier la valeur d'autres propriétés, vous devrez cliquer sur leur nom. Un astérisque rouge indique que vous devez spécifier une valeur pour cette propriété. Pour plus d'informations sur les propriétés affichées, voir Références de propriétés. Si vous souhaitez entrer un Modèle d'enregistrement pour nommer automatiquement les enregistrements ajoutés à la catégorie, saisissez directement le modèle dans ce champ. Pour plus d'informations sur la construction d'un modèle, voir Ajout d'un modèle de nommage.
- Cliquez sur Suivant pour établir un plan d'élimination pour la catégorie d'enregistrement ou sélectionnez une autre étape à partir du panneau de gauche.
- Cliquez sur Annuler pour sortir de l'assistant Ajouter une catégorie d'enregistrement.
- Pour le champ Définir l'élimination, il existe trois possibilités. Un planning d'élimination peut déjà avoir été présélectionné (la case Hériter est cochée). Un planning d'élimination peut déjà être listé sans que la case Hériter soit cochée. Pour l'utiliser, cliquez sur Hériter.
Il peut n'y avoir aucune information d'élimination. Dans tous les cas, cliquez sur Parcourir le planning afin de sélectionner un planning ou de le modifier. Cliquez sur Effacer le planning pour laisser l'option d'élimination vierge pour le moment. Vous pouvez vérifier les pages d'information d'un planning assigné en cliquant sur son icône Obtenir des informations.
- Lorsque vous recherchez un planning, cliquez sur Sélectionner sous le nom du planning d'élimination que vous souhaitez affecter à cette catégorie.
- Spécifiez si nécessaire l'Autorité d'élimination choisie pour éliminer la catégorie d'enregistrement lorsqu'elle devra l'être. L'autorité d'élimination spécifiée par défaut pour le planning d'élimination choisi sera automatiquement affectée en tant qu'autorité d'élimination de la catégorie d'enregistrement. Si aucune autorité d'élimination n'est définie pour le planning choisi, c'est l'autorité d'élimination que vous définissez pour cette catégorie qui s'applique. Si vous choisissez de spécifier l'autorité d'élimination à ce stade et de définir le planning d'élimination ultérieurement, l'autorité d'élimination définie pour ce planning passera outre l'autorité d'élimination que vous avez choisie précédemment pour la catégorie d'enregistrement.
Avertissement : Si le paramètre d'affichage dans vos préférences de site ou préférences utilisateur pour l'option Afficher l'étape des enregistrements référents lors de la création de conteneurs a pour valeur Non, le programme masque l'étape Définir l'enregistrement vital, de sorte que vous puissiez passer directement à la sous-étape 1.
- Si le paramètre des préférences de site ou utilisateur est défini de sorte que l'étape Définir l'enregistrement vital est affichée, cliquez sur Suivant pour définir l'enregistrement référent ou sélectionnez une autre étape à partir du panneau de gauche. Pour plus d'informations, voir les liens Préférence utilisateur et Préférence de site à la fin de cette rubrique.
- Pour spécifier que les enregistrements de cette catégorie sont des enregistrements référents, sélectionnez Vrai dans le menu Indicateur Enregistrement référent. Si les enregistrements créés dans la catégorie d'enregistrement demandent des révisions et des mises à jour permanentes, vous pouvez, à cette étape, désigner la catégorie d'enregistrement comme Référente.
Tous les enregistrements créés dans cette catégorie sont donc automatiquement classés comme étant Référents.
- Si vous le souhaitez, vous pouvez saisir une description des enregistrements référents qui seront ajoutés dans cette catégorie d'enregistrement.
- Dans le menu Action de révision de l'enregistrement référent, sélectionnez l'action qui sera initialisée avec les révisions périodiques et les cycles de mise à jour des enregistrements référents. Le menu répertorie les actions de révision des éléments référents préalablement créées selon la procédure décrite dans Ajout d'une action.
- Dans le menu Cycle de révision et de mise à jour de l'enregistrement référent, sélectionnez l'événement qui déclenchera les révisions périodiques ou les cycles de mise à jour des enregistrements référents de cette catégorie. Le menu répertoire les événements récurrents préalablement créés en suivant la procédure décrite dans Ajout d'un déclencheur d'événement récurrent.
- Cliquez surSuivant pour établir les paramètres de sécurité et terminer les étapes de cette catégorie d'enregistrement.
- Pour définir les paramètres de sécurité, passez en revue les paramètres existants.
Pour plus d'informations sur les droits d'accès, voir Spécification des paramètres de sécurité. Les paramètres de sécurité déterminent les groupes et les utilisateurs qui peuvent accéder à la catégorie d'enregistrement et contrôlent les autorisations octroyées à chaque groupe ou utilisateur. Les paramètres de sécurité que vous spécifiez ici peuvent être annulés par les paramètres de Sécurité FileNet P8 choisis pour l'entité.
- Si vous souhaitez modifier les droits d'accès à un utilisateur ou à un groupe spécifique figurant dans la page, cliquez sur son nom dans la colonne Titre. La page Paramètres de sécurité s'affiche. Elle permet d'indiquer les autorisations de sécurité des divers utilisateurs et groupes.
- Pour ajouter de nouveaux utilisateurs ou groupes à la liste, cliquez sur Ajouter nouveau. Pour retirer un utilisateur ou un groupe existant de la liste, sélectionnez l'option Supprimer pour cet utilisateur ou groupe. Pour plus d'informations, voir Ajout d'utilisateurs ou de groupes à un objet.
- Pour enregistrer les modifications apportées aux paramètres de sécurité et compléter la création du plan de fichiers, cliquez sur Terminer.
- Cliquez sur OK pour valider le message vous indiquant que l'ajout d'une catégorie d'enregistrement est réussi et pour quitter l'Assistant.