IBM® Enterprise Records には、IBM Enterprise Records にさまざまなアクティビティーの統計的なビューを提供するレポートがいくつか用意されています。例えば、特定の期間内に作成された電子フォルダーを表示するレポートや、特定の期間内にエンティティーに対して下されたレビュー判断を表示するレポートを生成できます。あらかじめ定義されているレポートを利用するだけでなく、独自のレポートを作成することもできます。
独自のレポートの作成については、レポートの作成を参照してください。
すべての IBM Enterprise Records ユーザーがレポートを実行できますが、レポートにデータが表示されるかどうかは、レポートに記載されたエンティティーに対する各ユーザーのセキュリティー・アクセスによって異なります。 レポートを生成する場合、そのレポートの入力基準を指定する必要があります。入力基準とは、レポートに応じて異なるパラメーターなどです。例えば、特定の廃棄スケジュールと関連付けられたレコード・タイプに関するレポートを生成するには、その廃棄スケジュールの名前、レポート対象のファイル・プランのセクション、表示するレポートのタイプ (詳細) を指定する必要があります。レポートの入力基準および要件については、レポートの構成と必要条件を参照してください。
検索基準の範囲が広いほど、レポート・サーバーのパフォーマンスに対する影響も大きくなります。ファイル・プランのセクションを指定する必要がある場合に指定がなされていないと警告が表示され、デフォルト (ファイル・プラン全体) に設定されます。ただし、パフォーマンスの低下を引き起こす条件は他にもあります。例えば、「特定の期間内にユーザーによって作成された電子レコード」というレポートでは、日付範囲と 1 人以上のユーザーを入力することができます。期間を広くしたり、多数のユーザー名を入力した場合は、パフォーマンスが低下する可能性があります。
レポートを生成するには、次のようにします。