Les entitats passen estar pendents de disposició i entren a les fases especificades a la planificació de disposició. Els registres romanen en un fase durant el període de temps que s'especifiqui al període de retenció d'aquesta fase. Un cop acabat el període de retenció, cal iniciar manualment l'acció de disposició associada amb aquesta fase.
Després d'associar una planificació de disposició amb una categoria de registres, carpeta de registres o tipus de registre, el sistema fa el seguiment de la incidència especificada o la data que activarà l'execució de la planificació. Quan té lloc aquesta incidència o arriba la data especificada, s'activa el tall dels registres definits a la planificació. Quan s'activa el tall i s'ha superat el marge (si n'hi ha) per als registres, el sistema duu a terme de forma automàtica l'acció de tall especificada a la planificació. Després d'un període de retenció, el sistema inicia el flux de treball associat amb l'acció de disposició associada amb una fase i passa les entitats a la fase següent després de l'aprovació de la persona autoritzada. Quan s'inicia la disposició d'una entitat, la disposició de totes les entitats fill també s'inicia automàticament.
El pla de fitxers es pot configurar per suprimir tant el document declarat original com les metadades de registre (el valor per defecte) o pot suprimir només el document declarat original mentre conserva les metadades de registre. Consulteu Configuració de la retenció de metadades.
Per iniciar una planificació de disposició:
Com trobar les entitats que estan preparades per a disposició
No hi ha cap propietat que indiqui "preparat per a disposició", però podeu fer cerca utilitzant un conjunt de condicions.
Per fer això de forma periòdica us serà útil configurar una plantilla de cerca. En una plantilla de cera, deixeu la data d'execució de fase actual en blanc i assegureu-vos que es pugui editar perquè l'usuari pugui emplenar la data actual quan utilitzi la cerca.
Una altra opció és crear incidències COM personalitzades per enviar correu de manera que el destinatari sàpiga què està preparat per a disposició. Sempre que l'usuari estigui familiaritzat amb l'estructura del pla de fitxers, podrà accedir a l'entitat.
Finalment, és possible que també vulgueu utilitzar mètodes d'API per crear codi personalitzat que iniciï la disposició si és convenient per als registres de l'empresa.
Per veure les propietats de disposició:
Podeu veure propietats de disposició com ara el nom de la disposició, la data de tall de l'entitat, la data d'execució de fase actual, la data de disposició actual, la data de decisió de fase actual, el nom de l'acció de fase actual, la decisió de revisió de fase actual i la darrera data d'escombratge.
Conflicte entre planificacions de disposició (DOD)
És possible que hi hagi una planificació de disposició per a un contenidor i una altra planificació de disposició per a un tipus de registre que s'apliqui a un registre dins el contenidor. El registre no es pot destruir ni exportar fins a la data més recent.