IBM Enterprise Records, Version 5.1.+            

Anzeigen und Ändern von Entitätseigenschaften über Informationsseiten

Jeder IBM® Enterprise Records-Entität ist eine Gruppe von Informationsseiten zugeordnet, auf die Sie über das entsprechende Symbol Informationen abrufen (Symbol "Informationen abrufen") zugreifen können. Die Informationsseiten einer Entität stellen Eigenschaftsinformationen in Ansichten dar. Benutzer mit ausreichenden Zugriffsberechtigungen können die Eigenschaftswerte der Einheit anzeigen und ändern. Über die Informationsseiten können Sie unterschiedliche Aktionen an der angezeigten Entität durchführen. Diese Aktionen entsprechen in der Regel dem Kontextmenü der Entität auf der Registerkarte Durchsuchen.

So zeigen Sie die Eigenschaften einer Entität an und ändern sie:

  1. Klicken Sie auf das Symbol Informationen abrufen einer Entität. Die Standardansicht der meisten Entitäten ist die Seite Eigenschaften. Weitere Informationen zu den angezeigten Eigenschaften finden Sie in Eigenschaftsreferenz. Das Feld Datenträgername wird mit einem Musternamen ausgefüllt, der auf dem bei der Konfiguration ausgewählten Muster basiert. Sie können einen beliebigen Namen in das Feld Datenträgername eingeben. Doppelte Datenträgernamen sind jedoch nicht zulässig. Die folgenden Zeichen dürfen nicht im Datenträgernamen enthalten sein: \ / : * ? " < > |,
  2. Zur Anzeige weiterer Informationen klicken Sie einfach im oberen Teil des linken Fensterbereichs auf den Namen der entsprechenden Informationsseite. Einige Eigenschaften werden vom Aussonderungsscanvorgang oder von der Rückstellung der Aussonderung aktualisiert. Nach der Ausführung dieser Prozesse können sich die Werte also ändern.
  3. Zum Ändern von Eigenschaftswerten wählen Sie Text aus und ersetzen Sie ihn oder wählen Sie Werte aus Menüs oder anderen Dialogfeldern aus.
  4. Klicken Sie auf "Anwenden", um Ihre Änderungen zu speichern.
  5. Zum Schließen der Informationsseite klicken Sie auf "Beenden".

Wenn Sie Eigenschaften in einer bestimmten Ansicht geändert, sie jedoch vor dem Wechsel zu einer anderen Eigenschaftenseite nicht angewendet haben, wird die geänderte Seite mit einem Stiftsymbol markiert. Wenn Sie beim Ändern nicht auf jeder Seite auf Anwenden klicken, müssen Sie zu jeder mit einem Stiftsymbol gekennzeichneten Seite zurückkehren und auf Anwenden klicken, da sonst diese Änderungen beim Verlassen der Informationsseiten verloren gehen. Eigenschaften werden je nach funktionellen Rechten, die für Ihre Rolle verfügbar sind, schreibgeschützt oder bearbeitbar angezeigt.

So drucken Sie Eigenschaften einer Entität aus:

Der Link Druckbare Ansicht in der oberen rechten Ecke einiger Informationsseiten stellt eine eindeutige Liste von Eigenschaften in einem druckbaren Format bereit. Für eine Entität sieht die Liste Druckbare Ansicht in der Regel gleich aus, unabhängig von der Informationsseite, von der Sie auf den Bericht zugreifen. Sie fallen jedoch je nach Einheitentyp unterschiedlich aus.

  1. Wählen Sie das Symbol Informationen abrufen der Entität aus.
  2. Klicken Sie auf einer beliebigen Seite, die rechts oben das Druckersymbol aufweist, auf "Druckbare Ansicht".
  3. Wählen Sie im Menü "Datei" die Option "Drucken". Die HTML-Seite wird gedruckt.

Die folgende Tabelle beschreibt die Ansichten, die auf den Informationsseiten verfügbar sind. Jeder Einheitentyp verfügt über einen eigenen Satz von Ansichten.

Ansicht Beschreibung
Eigenschaften Die Ansicht "Eigenschaften" wird beim Öffnen der Informationsseiten einer Einheit standardmäßig angezeigt. Hier finden Sie alle mit der betreffenden Einheit verbundenen Eigenschaften. Ein roter Stern gibt an, dass ein Eigenschaftswert erforderlich ist. Diese Ansicht dient hauptsächlich dazu, die Eigenschaften einer Einheit zu überprüfen und bei Bedarf zu ändern.
Sicherheitsklassifikation Diese Ansicht enthält die Eigenschaften zum Thema Sicherheitsklassifikation. In der Ansicht "Sicherheitsklassifikation" können Sie die Metadaten-Eigenschaften von klassifizierten Akten nach deren Ablage bearbeiten. Weitere Informationen hierzu finden Sie in Anzeigen und Ändern von Sicherheitsklassifikations-Eigenschaften.
Disposition In der Ansicht "Disposition" ändern Sie den derzeit mit der Einheit verbundenen Dispositionszeitplan. Dazu können Sie entweder den Dispositionszeitplan der übergeordneten Einheit übernehmen ("erben") oder der Einheit einen anderen Zeitplan zuordnen. Außerdem können Sie den Benutzer oder die Gruppe ändern, die für die Disposition der Einheit zuständig ist. Weitere Informationen zum Zuordnen eines anderen Aussonderungszeitplans zu einer Entität finden Sie in Ändern des Aussonderungszeitplans einer Entität.
Kritische Akte In der Ansicht "Kritische Akte" können Sie angeben, ob die Kategorie bzw. der Ordner kritische Akten enthält. Außerdem wählen Sie hier das Ereignis, das die periodische Überprüfung oder Aktualisierung der kritischen Akten auslöst, sowie die Aktion, die bei Eintritt der Überprüfung ausgeführt wird. Weitere Informationen hierzu finden Sie in Festlegen notwendiger Schriftstücke.
Bedingung In der Ansicht "Bedingung" werden die Auslösekriterien für ein internes Ereignis definiert. Dazu wählen Sie Bedingungsoperatoren, legen Eigenschaftswerte fest und erstellen Bedingungen mit einem Verbindungsoperator. Darüber hinaus können Sie auch zusätzliche Eigenschaften für den ausgewählten Einheitentyp definieren. Weitere Informationen hierzu finden Sie in Hinzufügen eines internen Ereignisses.
Sicherheit In der Ansicht "Sicherheit" können Sie die Sicherheitseinstellungen einer Einheit anzeigen und ändern (vorausgesetzt, Sie verfügen über die erforderlichen Zugriffsrechte). Die Sicherheitseinstellungen legen fest, welche Benutzer und Gruppen auf die Einheit zugreifen dürfen, und steuern deren Berechtigungen. Außerdem können Sie den Einstellungen eine Sicherheitsstrategie zuweisen. Weitere Informationen zum Angeben der Zugriffsberechtigungen einer Entität finden Sie in Festlegen oder Ändern der Objektsicherheit.
Abgelegt in

Die Ansicht Abgelegt in wird nur für Schriftstücke angezeigt. Mit dieser Ansicht können Sie eine Liste von Entitäten anzeigen, in denen das derzeit ausgewählte Schriftstück abgelegt ist. Die Ansicht enthält Folgendes:

  • den vollständigen Pfad der Einheiten in der Ablage der Akte
  • das Erstellungsdatum der Akte
  • den Benutzer, der die Akte erstellt hat

Weitere Informationen hierzu finden Sie in Anzeigen der Container, in denen ein Schriftstück abgelegt wurde.

Details

Mit der Ansicht Detail können Sie die schreibgeschützten Eigenschaften einer Entität bzw. eines zugehörigen Objekts sowie deren Werte anzeigen.

Bei einer Schriftstückkategorie, einem Schriftstückordner, einem Datenträger und einem Schriftstück zeigt die Ansicht Detail die Eigenschaften gegliedert in unterschiedliche Gruppen wie Allgemein, Aussonderung, Notwendig, Physisch und Zusätzliche Schriftstückdetails an. Sie können Eigenschaften, die zu einer bestimmten Gruppe gehören, durch Anklicken der Einblend- (Symbol "Details einblenden") und Ausblendsymbole (Symbol "Details ausblenden") neben dem Gruppennamen anzeigen und ausblenden.

Verknüpfungen Eine Verknüpfung stellt eine Beziehung zwischen zwei Einheiten dar. In der Ansicht "Verknüpfungen" werden die verschiedenen Verknüpfungen einer Einheit angezeigt. Die Ansicht Links wird nur auf der Informationsseite von Schriftstückordnern und Schriftstücken angezeigt. Weitere Informationen hierzu finden Sie in Anzeigen und Ändern von Links.
Verlauf Mit der Ansicht Verlauf können Sie die an jeder IBM Enterprise Records-Entität durchgeführten Operationen verfolgen. Durch das Verfolgen von Entitäten in IBM Enterprise Records können Sie die Operationen überwachen, die an IBM Enterprise Records-Entitäten durchgeführt werden, wie z. B. Erstellen, Aussondern, Zugriff, Verschieben, Kopieren und erneutes Zuordnen eines Aussonderungszeitplans. Weitere Informationen zum Verfolgen einer Entität finden Sie in Anzeigen von Prüfprotokolleinträgen.
Rückstellungen In der Ansicht "Rückstellungen" können Sie die Dispositions-Rückstellungen einer Einheit anzeigen, ändern und löschen. Weitere Informationen hierzu finden Sie in Rückstellungen der Aussonderung.
Grund Wenn Sie Informationsseiten für einen Aussonderungszeitplan anzeigen, wird standardmäßig die Ansicht Grund angezeigt. Wenn Sie eine Änderung vornehmen, sollten Sie einen Grund dafür angeben. Andernfalls wählen Sie die gewünschte Ansicht.
Zeitplan In dieser Ansicht ändern Sie den Namen, die Beschreibung und die Dispositions-Autorität des ausgewählten Dispositions-Zeitplans.
Phasen Wenn der angezeigte Dispositionszeitplan Phasen aufweist, so werden diese in dieser Ansicht aufgelistet. Zum Entfernen einer Phase klicken Sie auf das dazugehörige Kontrollkästchen, zum Hinzufügen weiterer Phasen wählen Sie "Neu hinzufügen". Um nähere Informationen zu einer Phase zu erhalten oder diese Informationen zu ändern, klicken Sie auf den Namen der Phase.
Zurückgestellte Entitäten Diese Ansicht zeigt Entitäten an, auf die eine bestimmte Rückstellung angewendet wurde. Aus dieser Ansicht können Sie die Rückstellung einer Entität entfernen oder mittels einer Suche die Anzeige der zurückgestellten Entitäten filtern. Weitere Informationen hierzu finden Sie in Anzeigen und Ändern zurückgestellter Entitäten.

Aktionen auf den Informationsseiten

Auf den Informationsseiten können auch dem jeweiligen Einheitentyp entsprechende Aktionen ausgeführt werden. Diese befinden sich im unteren Teil des linken Fensterbereichs. Die folgende Tabelle beschreibt die Aktionen, die auf den Informationsseiten verfügbar sind.
Symbole Aktionen auf den Informationsseiten

Symbol "Löschen"

Löschen: Verwenden Sie die Löschaktion, um eine Entität zu löschen. Informationen zum Löschen der verschiedenen Entitäten finden Sie in den folgenden Themen:

Symbol "Schließen" Schließen: Verwenden Sie diese Aktion, um die Erstellung von untergeordneten Entitäten in einer Schriftstückkategorie, in einem Schriftstückordner oder in einem Datenträger einzuschränken. Weitere Informationen finden Sie in Schließen und Öffnen von Containern.
Symbol "Verschieben" Verschieben: Verwenden Sie diese Aktion, um eine Schriftstückkategorie oder einen Schriftstückordner und den gesamten Inhalt an eine andere Position im Aktenplan zu verschieben. Weitere Informationen finden Sie in Verschieben einer Kategorie oder eines Ordners.
Symbol "Erneut öffnen" Erneut öffnen: Verwenden Sie diese Aktion, um eine geschlossene Schriftstückkategorie, einen geschlossenen Schriftstückordner oder einen geschlossenen Datenträger erneut zu öffnen. Weitere Informationen finden Sie in Schließen und Öffnen von Containern.
Symbol "Aktivieren" Aktivieren: Verwenden Sie diese Aktion, um eine inaktive Schriftstückkategorie oder einen inaktiven Schriftstückordner erneut zu aktivieren. Weitere Informationen finden Sie in Aktivieren oder Inaktivieren von Kategorien und Ordnern.
Symbol "Deaktivieren" Deaktivieren: Verwenden Sie diese Aktion, um eine Schriftstückkategorie oder einen Schriftstückordner zu inaktivieren. In inaktiven Containern können keine neue Einheiten erstellt werden, und sie werden den Benutzern beim Deklarieren einer Akte auch nicht angezeigt. Weitere Informationen finden Sie in Aktivieren oder Inaktivieren von Kategorien und Ordnern.
Symbol "Zurückstellen" Zurückstellen: Verwenden Sie diese Aktion, um die Ausführung von Aussonderungsaktionen an einer Schriftstückkategorie, einem Schriftstückordner, einem Datenträger oder einem Schriftstück auszusetzen oder zu stoppen. Zurückgestellte Einheiten können mithilfe der Aktion "Löschen" nicht entfernt werden. Weitere Informationen finden Sie in Manuelles Zurückstellen von Entitäten.
Symbol "Aussonderung initiieren" Aussonderung initiieren: Verwenden Sie diese Aktion, um einen Aussonderungszeitplan für eine Entität auszuführen. Weitere Informationen finden Sie in Initiieren eines Aussonderungszeitplans.
Symbol "Ablegen" Ablegen: Verwenden Sie diese Aktion, um einen Verweis auf ein Schriftstück an einer anderen Position im selben Aktenplan abzulegen. Weitere Informationen finden Sie in Ablegen von Schriftstücken.
Symbol "Verschieben" Verschieben: Verwenden Sie diese Aktion, um ein Schriftstück innerhalb desselben Aktenplans von einer Position an eine andere zu verschieben. Weitere Informationen hierzu finden Sie in Verschieben von Schriftstücken.
Symbol "Link erstellen" Link erstellen: Verwenden Sie diese Aktion, um einen Link von einem Schriftstück oder einem Schriftstückordner zu einem anderen Objekt zu erstellen. Weitere Informationen hierzu finden Sie in Erstellen eines Links.
Symbol "Starten/Entnehmen" Starten/Entnehmen: Verwenden Sie diese Aktion, um einen Workflow zu starten. Allgemeine Informationen zu Workflows finden Sie in Workflows.
Symbol "Kopieren" Kopieren: Verwenden Sie diese Aktion, um ein Schriftstück an eine andere Position im selben Aktenplan zu kopieren. Weitere Informationen finden Sie in Kopieren eines Schriftstücks.
Symbol "Freigeben" Freigeben: Verwenden Sie diese Aktion, um jegliche Klassifizierung eines Schriftstücks zu entfernen.
Symbol "Upgradeklassifikation" Upgradeklassifikation: Verwenden Sie diese Aktion, um die Klassifizierung eines Schriftstücks hochzustufen. Mit diesem Link können Sie ein zuvor nicht klassifiziertes Schriftstück klassifizieren oder die aktuelle Sicherheitsklassifikationsstufe beispielsweise von "Geheim" in "Streng geheim" hochstufen.
Symbol "Downgradeklassifikation" Downgradeklassifikation: Verwenden Sie diese Aktion, um die Klassifizierung eines Schriftstücks herabzustufen. Mit dieser Verknüpfung können Sie die aktuelle Klassifikationsstufe herabsetzen, z. B. von "Streng geheim" auf "Geheim". Das Herabstufen von einer beliebigen Klassifikationsstufe auf "Nicht klassifiziert" ist nur über die Aktion "Klassifikation aufheben" möglich.
Symbol "Deklaration aufheben" Deklaration aufheben: Verwenden Sie diese Aktion, um zur Erstellung eines Schriftstücks zurückzukehren. Weitere Informationen finden Sie in Aufheben einer Schriftstückdeklaration.
Symbol "Anforderung zur Rückstellungsaufhebung auslösen" Anforderung zur Rückstellungsaufhebung auslösen: Verwenden Sie diese Aktion, um die Aufhebung bedingter Rückstellungen zu initiieren. Diese Aktion entfernt bei der nächsten Ausführung des Rückstellungsscanvorgangs die Rückstellung von den zugehörigen Entitäten. Weitere Informationen finden Sie in Aufheben einer Rückstellung der Aussonderung.
Symbol "Entfernen von Rückstellungsanforderung abbrechen" Entfernen von Rückstellungsanforderung abbrechen: Verwenden Sie diese Aktion, um eine Anforderung zum Aufheben einer Rückstellung abzubrechen. Sie können eine Anforderung zum Aufheben einer Rückstellung vor der nächsten Ausführung des Rückstellungsscanvorgangs abbrechen. Weitere Informationen finden Sie in Aufheben einer Rückstellung der Aussonderung.
Symbol "Für Verarbeitung des Rückstellungsscanvorgangs aktivieren" Für Verarbeitung des Rückstellungsscanvorgangs aktivieren: Verwenden Sie diese Aktion, um den Rückstellungsvorgang zu reaktivieren. Dadurch wird die Rückstellung bei der nächsten Ausführung des Rückstellungsscanvorgangs verarbeitet. Auf diese Weise könnten Sie bei der nächsten Ausführung des Rückstellungsscanvorgangs eine Entität wieder bedingte zurückstellen. Weitere Informationen finden Sie in Aufheben einer Rückstellung der Aussonderung.
Symbol "Dokumentinformationen anzeigen" Dokumentinformationen anzeigen: Verwenden Sie diese Aktion, um die Workplace-Informationsseiten des Schriftstücks anzuzeigen. Weitere Informationen finden Sie in Anzeigen der Dokumentinformationen eines Schriftstücks.
Symbol "Musterebene verwalten" Musterebene verwalten: Geben Sie Musterzeichenfolgen für Benennungsmuster ein, die automatisch verschiedene Entitäten auf verschiedenen Ebenen im Aktenplan benennen.
Symbol "Sicherheitsscript ausführen" Sicherheitsscript ausführen: Verwenden Sie diese Aktion, um neue Mitglieder zu den IBM Enterprise Records-Gruppen hinzuzufügen, um alle Zugriffsberechtigungen für IBM Enterprise Records-Klassen und -Ordner festzulegen. Weitere Informationen finden Sie in Festlegen von Zugriffsberechtigungen.
Symbol "Vorlagen importieren" Vorlagen importieren: Verwenden Sie diese Aktion, um die physische IBM Enterprise Records-Vorlage und die IBM Enterprise Records-Suchvorlage zu importieren. Weitere Informationen finden Sie in Importieren von Mustervorlagen.
Symbol "In FPOS und ROS konvertieren" In FPOS und ROS konvertieren: Verwenden Sie diese Aktion, um einen Aktenplan-Objektspeicher zu einem konfigurierten Objektspeicher für Schriftstücke hinzuzufügen. Weitere Informationen finden Sie in Konvertieren in FPOS und ROS.
Symbol "Klassifiziertes Dokument einbeziehen" Klassifiziertes Dokument einbeziehen: Verwenden Sie diese Aktion, um anzugeben, ob der Objektspeicher klassifizierte Dokumente enthalten soll. Weitere Informationen finden Sie in Hinzufügen von Einstellungen für klassifizierte Dokumente.
Symbol "NARA-Eigenschaften einbeziehen" NARA-Eigenschaften einbeziehen: Verwenden Sie diese Aktion, um anzugeben, ob der Objektspeicher Dokumente mit NARA-Eigenschaften (National Archives and Records Administration) enthalten soll. Weitere Informationen finden Sie in NARA-Dokumenteigenschaften hinzufügen.


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Letzte Aktualisierung: August 2011


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