Zur Steuerung der Aufbewahrung und Disposition von Akten werden Dispositionszeitpläne definiert und Aktencontainern sowie Aktentypen zugewiesen. Bei der Definition eines Zeitplans legen Sie die Regeln für die Aufbewahrung der Akten und deren Aussonderung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist fest.
Die Dispositionsanweisungen umfassen Folgendes:
- Prüfung
- Übertragung in ein Archiv zur permanenten Aufbewahrung
- Export an einen anderen Ort
- Vernichtung
Die verschiedenen Phasen, die eine Akte durchläuft, werden ebenfalls in einem Dispositionszeitplan definiert. Für jede Phase ist eine Aufbewahrungsfrist festgelegt.
Am Ende jeder Phase wird die angegebene Aktion in der Akte ausgeführt und die Akte in die nächste Phase überstellt. Bei der Rückstellung einer Akte wird der ihr zugewiesene Dispositionszeitplan ausgesetzt. Nach der Aufhebung der Rückstellung wird er automatisch wieder aufgenommen.
Um zu ermitteln, ob eine Akte zur Disposition bereit ist, führen Sie einen Dispositions-Sweep aus. Weitere Informationen finden Sie in Scanvorgänge. Dispositionszeitpläne können mithilfe des Aktenplan-Import/Export-Tools importiert und exportiert werden.
Dispositionszeitplan-Parameter
Ein Dispositionszeitplan kann folgende Parameter enthalten:
- Ereignis: Löst den Beginn der Stilllegung aus. Abgrenzung bedeutet, dass Einheiten geschlossen und die Disposition eingeleitet werden kann. Dadurch endet die aktive Nutzung älterer Akten.
- Stilllegungsaktion: Aktion, die automatisch an Entitäten durchgeführt wird, sobald die Stilllegung ausgelöst wurde und eine definierte Vorlaufzeit verstrichen ist.
- Offset: Zeitspanne zwischen dem Start der Stilllegung und dem Start der Stilllegungsaktion.
- Aussonderungsphasen: Phasen, die definiert wurden, um die Aufbewahrung von Schriftstücken in einem bestimmten Status über einen definierten Zeitraum zu steuern.
- Aussonderungsanweisung/-aktion für Phase: Aktion, die manuell ausgelöst werden muss, wenn der Aufbewahrungszeitraum der Phase abgelaufen ist. Jeder Phase ist eine Dispositionsaktion zugewiesen. Diese sind Prüfung, Übertragung in ein Archiv zur permanenten Aufbewahrung, Export und Vernichtung.
- Aussonderungsworkflows: Jeder Aussonderungsaktion ist ein Workflow zugeordnet. Bei der Einleitung einer Aktion wird der entsprechende Workflow gestartet, der eine Reihe von vordefinierten Anweisungen in den Akten ausführt.
Erben von Dispositionszeitplänen
Dispositionszeitpläne können mit einer Aktenkategorie, einem Aktenordner oder einem Aktentyp verbunden werden. Aktenordner können über einen eigenen Dispositionszeitplan verfügen oder den mit der übergeordneten Aktenkategorie verbundenen Zeitplan erben.
Standardmäßig erbt eine Akte immer den Dispositionszeitplan ihres übergeordneten Aktenordners. Möchten Sie der Akte jedoch einen eigenen Zeitplan zuweisen, können Sie einen Aktentyp erstellen, mit dem gewünschten Dispositionszeitplan verbinden und den Aktentyp anschließend der Akte zuordnen. Wenn für Kategorie, Ordner und Typ einer Akte unterschiedliche Dispositionszeitpläne festgelegt sind, so erbt die Akte jenen des Aktentyps. Wird eine Akte direkt in einer Aktenkategorie erstellt, übernimmt die Akte den Dispositionszeitplan der Kategorie.
Im Allgemeinen gilt, dass der Dispositionszeitplan auf der niedrigsten Ebene in der Aktenhierarchie übernommen wird. Das folgende Diagramm veranschaulicht die Vererbung von Dispositionszeitplänen bei verschiedenen Einheiten unter unterschiedlichen Bedingungen:

Beim Verschieben einer Aktenkategorie oder eines Aktenordners können Sie den Container mit einem Dispositionszeitplan verbinden und angeben, auf welche Einheiten im Container sich diese Zuweisung auswirken soll. Weitere Informationen zum Verschieben von Entitäten finden Sie in Verschieben einer Kategorie oder eines Ordners.
Weisen Sie bei der Verschiebung eines Containers keinen Dispositionszeitplan zu, so tritt Folgendes ein:
- Wenn dem Container der Dispositionszeitplan der übergeordneten Einheit zugewiesen ist, erbt er bei der Verschiebung jenen der neuen übergeordneten Einheit.
- Wenn der Container einen anderen Dispositionszeitplan als die übergeordnete Einheit hat, behält der Container nach der Verschiebung weiter seinen eigenen Zeitplan.
Dispositionsprozess
Nachdem Sie einen Dispositionszeitplan mit einer Aktenkategorie oder einem Aktenordner verbunden haben, erben alle darin erstellten Akten standardmäßig diesen Zeitplan. Dadurch wird die Disposition der Akten fällig und die Dispositionsphase beginnt. Entitäten, die als bereit zur Aussonderung angegeben sind, werden mit dem Symbol Bereit für Aussonderung
markiert.
Die Disposition kann nun von autorisierten Benutzern gestartet werden.
Nachdem die Genehmigung durch den Schriftstückmanager eingeholt wurde, führt das System die zugewiesenen Aussonderungsaktionen an genehmigten Entitäten durch. Dazu können Sie einer Phase im Dispositionszeitplan eine der folgenden Dispositionsaktionen zuweisen:
- Überprüfen: Ein berechtigter Benutzer überprüft den Aussonderungsstatus von Entitäten, um zu ermitteln, ob sie mit dem nächsten Schritt fortfahren können.
Die Prüfaktion kann beliebig oft zugewiesen werden.
- Export: Entitäten werden auf ein anderes System oder in einen anderen Objektspeicher kopiert oder exportiert. Später können Sie die Akten in einem separaten Schritt aus dem ursprünglichen Ort entfernen.
- Export mit Zuordnung: Entitäten mit benutzerdefinierten Eigenschaften werden für eine Organisation kopiert oder exportiert, die das DoD-V3-Schema verwendet, wie beispielsweise National Archives and Records Administration (NARA).
Sie können die Akten in einem separaten Schritt aus dem ursprünglichen Ort entfernen.
- Übertragung mit zwei Schritten: Entitäten werden am Ende des Aufbewahrungszeitraums an eine angegebene Position übertragen. Auf die Übertragung folgt die Vernichtung. Dazu muss der Schriftstückmanager bestätigen, dass die Einheiten korrekt übertragen wurden und vernichtet werden dürfen.
- Übertragung in zwei Schritten mit Zuordnung: Entitäten mit benutzerdefinierten Eigenschaften werden am Ende des Aufbewahrungszeitraums für eine Organisation übertragen, die das DoD-V3-Schema verwendet, wie beispielsweise National Archives and Records Administration (NARA). Auf die Übertragung folgt die Vernichtung. Dazu muss der Schriftstückmanager bestätigen, dass die Einheiten korrekt übertragen wurden und vernichtet werden dürfen.
- Vernichten: Entitäten werden permanent aus dem Repository gelöscht. Diese Aktion kann einer Einheit naturgemäß nur einmal zugewiesen werden.
Zusammen mit der Akte werden auch alle entsprechenden Verknüpfungen entfernt.
- Zwischenübertragung mit Zuordnung: Entitäten mit benutzerdefinierten Eigenschaften werden temporär an eine Organisation übertragen, die das DoD-V3-Schema verwendet.
Wenn ein Vernichtungsworkflow aus irgendeinem Grund fehlschlägt, bleibt die Entität im Status Aussonderung läuft. In diesem Fall muss die Disposition der Einheit erneut gestartet werden. Weitere Informationen finden Sie in Initiieren eines Aussonderungszeitplans.
Empfehlungen
Manche Eigenschaften werden von Dispositions-Sweeps dynamisch aktualisiert. Wenn diese Eigenschaften als Aufbewahrungsbasis für alternative Aufbewahrungsfristen verwendet werden, kann ein aktualisierter Disposition-Sweep zu einer längeren Aufbewahrungsfrist führen. Verwenden sie keine der folgenden Eigenschaften als Aufbewahrungsbasis für alternative Aufbewahrungen.
- Aktuelle Phase - Ausführungsdatum
- Aktuelle Vorgangsphase
- Datum des letzten Sweep
- Aktuelles Datum des Phasenbescheids
- Prüfungsentscheidung zur aktuellen Phase
- ID der aktuellen Phase
- Phasenretention erneut kalkulieren
- Aktuelle Phase - Ausführungsstatus
- DisposalPhases
- CycleYears
- CycleMonths
- CycleDays
- CurrentActionType
- VitalWorkflowStatus
- VitalSweepDate
- VitalRecordReviewDate
- Kritische Akte - Nächstes Prüfungsdatum
- CurrentPhaseId
- AlternateRetentions
- RetentionBase
- RetentionPeriodYears
- RetentionPeriodMonths
- RetentionPeriodDays
- CurrentPhaseExportFormat
- ExportFormat
- CurrentPhaseDecisionDate