IBM Enterprise Records, Version 5.1.+            

Affichage et modification des propriétés d'entité par les pages d'informations

A chaque entité IBM® Enterprise Records est associé un ensemble de pages d'informations accessibles par l'icône Obtenir des informations (icône Obtenir des informations). Les pages d'informations des entités présentent des informations sur leurs propriétés sous forme de vues. Des droits d'accès appropriés vous permettent d'afficher et de modifier les valeurs de propriété de l'entité. A partir des pages d'informations, il est possible d'effectuer différentes actions sur l'entité affichée. Ces actions correspondent en général au menu contextuel de l'entité dans l'onglet Parcourir.

Pour afficher et modifier les propriétés d'une entité :

  1. Cliquez sur l'icône Obtenir des informations d'une entité. La vue par défaut de la plupart des entités est la page Propriété. Pour plus d'informations sur les propriétés affichées, voir Références de propriétés. Le champ Nom du volume est pré-rempli avec un nom de modèle basé sur le modèle que vous avez choisi pendant la configuration. Vous pouvez entrer n'importe quel nom dans le champ Nom du volume, à condition qu'il n'existe pas déjà. Vous ne pouvez pas utiliser les caractères suivants dans le nom du volume : \ / : * ? " < > |,
  2. Pour accéder à d'autres types d'informations, cliquez sur le nom d'une page d'informations différente dans la partie supérieure du panneau de gauche. Certaines propriétés sont mises à jour par le balayage d'élimination ou la mise en attente d'élimination. Leurs valeurs peuvent donc changer à la suite de l'un des ces processus.
  3. Les valeurs de propriété sont modifiables par sélection et remplacement de texte, ou par choix de valeurs dans des menus ou des boîtes de dialogue.
  4. Cliquez sur Appliquer pour enregistrer les modifications.
  5. Pour fermer la page d'informations, cliquez sur Quitter.

Si vous modifiez des valeurs dans une vue, puis passez à une autre page sans les avoir appliquées, la page modifiée sera marquée d'une icône en forme de crayon. Si vous ne cliquez pas sur Appliquer au fur et à mesure que vous modifiez des pages, pensez à le faire sur chaque page marquée d'un crayon avant de quitter les pages d'informations, sinon vos modifications seront perdues. En fonction des droits fonctionnels attachés à votre rôle, les propriétés sont affichées en lecture seule ou éditables.

Pour imprimer les propriétés d'une entité :

L'icône Vue imprimable qui s'affiche dans le coin supérieur droit de certaines pages d'informations fournit une liste unique des propriétés dans un format imprimable. Pour une entité donnée, la liste imprimable est généralement la même, quelle que soit la page d'informations affichée. Le contenu du rapport change en fonction du type d'entité.

  1. Cliquez sur l'icône Obtenir des informations associée à l'entité.
  2. Cliquez sur Vue imprimable sur une page d'information qui affiche l'icône d'imprimante dans le coin supérieur droit.
  3. Imprimez la page HTML à l'aide de l'option Imprimer du menu Fichier.

Le tableau suivant décrit les vues disponibles dans les pages d'informations. Chaque type d'entité dispose d'un jeu de vues particulier.

Vue Description
Propriétés La vue Propriétés est la vue qui s'affiche par défaut lors de l'ouverture de la page d'informations d'une entité. Cette vue affiche les propriétés associées à l'entité en cours. Un astérisque rouge signale qu'une valeur fait défaut. Cette vue permet de réviser et de modifier les propriétés d'une entité.
Classification de sécurité Cette vue affiche les propriétés de classification de sécurité. La vue Classification de sécurité permet de modifier les propriétés de métadonnées des enregistrements classifiés, après leur classement. Pour plus d'informations, voir Visualisation et modification des propriétés de classification de sécurité.
Suppression La vue Suppression permet de modifier le planning d'élimination actuellement associé à l'entité. Cette vue vous permet soit d'hériter du planning d'élimination de l'entité parent, soit d'associer un planning d'élimination différent. Vous pouvez également modifier l'utilisateur ou le groupe chargé de l'élimination de l'entité. Pour plus d'informations sur l'association d'un planning d'élimination différent à une entité, voir Modification du planning d'élimination associé à une entité.
Enregistrement référent Dans la vue Enregistrement référent, vous pouvez indiquer si la catégorie ou le dossier contient des enregistrements référents. Dans cette vue, vous sélectionnez l'événement déclenchant la révision ou la mise à jour régulière des enregistrements référents, ainsi que l'action lancée lors de l'occurrence de l'événement de révision. Pour plus d'informations, voir Définition d'enregistrements référents.
Condition Dans la vue Condition, vous pouvez indiquer les critères de déclenchement d'un événement interne. Vous pouvez sélectionner les opérateurs des critères, spécifier les valeurs de propriétés et créer des conditions de type de liaison déclenchant l'événement interne. Vous pouvez également définir plus de propriétés pour le type d'entité sélectionné. Pour plus d'informations, voir Ajout d'un événement interne.
Sécurité Dans la vue Sécurité, vous pouvez afficher ou modifier les paramètres de sécurité des entités (en fonction des autorisations de sécurité dont vous disposez). Les paramètres de sécurité permettent de définir les utilisateurs et les groupes pouvant accéder à l'entité et de maîtriser leurs autorisations de sécurité. Vous pouvez également appliquer une règle de sécurité pour contrôler les paramètres de sécurité. Pour plus d'informations sur la définition de la sécurité d'une entité, voir Définition ou modification de la sécurité d'un objet.
Classé dans

La vue Classé dans n'est disponible que pour les enregistrements. Vous pouvez utiliser cette vue pour afficher la liste des entités dans lesquelles l'enregistrement sélectionné est classé. Vous pouvez afficher :

  • Le chemin complet des entités dans lesquelles l'enregistrement est classé
  • La date de création de l'enregistrement
  • Le nom de l'utilisateur ayant créé l'enregistrement

Pour plus d'informations, voir Visualisation des conteneurs dans lesquels un enregistrement est classé.

Détail

La vue Détail permet de revoir en lecture seule les propriétés d'une entité ou d'un objet associé et leurs valeurs.

Pour les catégories ou dossiers d'enregistrements, les volumes et les enregistrements, la vue Détail regroupe les propriétés par catégories, telles que Général, Suppression, Référent, Physique et Détails supplémentaires sur l'enregistrement. Vous pouvez afficher ou masquer les propriétés d'un groupe spécifique en cliquant sur les icônes d'affichage et de masquage des détails situées à côté du nom du groupe : Afficher les détails Masquer les détails

Liens Un lien représente une relation entre deux entités. La vue Liens permet d'afficher les différents liens associés à une entité. La vue Liens ne s'affiche que sur la page Document des dossiers d'enregistrement et des enregistrements. Pour plus d'informations, voir Affichage et modification des liens.
Historique La vue Historique vous permet de suivre les opérations effectuées sur chaque entité IBM Enterprise Records. Grâce au suivi des entités dans IBM Enterprise Records, il est possible de surveiller les opérations réalisées sur les entités IBM Enterprise Records, telles que la création, l'élimination, les droits d'accès, le déplacement, la copie et la réallocation d'un planning d'élimination. Pour plus d'informations sur le suivi d'une entité, voir Affichage des entrées du journal d'audit.
Mises en attente La vue Mises en attente permet d'afficher, de modifier ou de supprimer les mises en attente d'élimination appliquées aux entités. Pour plus d'informations, voir Mises en attente d'élimination.
Motif Lorsque vous consultez les pages d'informations d'un planning d'élimination, la vue par défaut s'intitule Motif. Si vous effectuez une modification, saisissez un motif. Sinon, sélectionnez la vue souhaitée.
Planning Cette vue permet de modifier le nom et la description du planning, ainsi que l'autorité d'élimination du planning d'élimination sélectionné.
Phases Si le planning d'élimination affiché comporte des phases, elles sont listées dans cette vue. Vous pouvez supprimer les phases en cochant leur case associée et ajouter des phases supplémentaires en cliquant sur Ajouter nouveau. Cliquez sur le titre d'une phase pour obtenir plus d'informations ou pour apporter des modifications.
Entités en attente Cette vue affiche les entités spécifiquement mises en attente. A partir de cette vue, vous pouvez supprimer la mise en attente d'une entité ou utiliser une recherche pour filtrer l'affichage des entités en attente. Pour plus d'informations, voir Affichage et modification des entités en attente.

Actions de pages d'informations

Les pages d'information comprennent également des actions adaptées au type d'entité consultée. Elles figurent dans la partie inférieure du panneau de gauche. Le tableau ci-dessous décrit les actions disponibles dans les pages d'informations.
Icônes Actions d'informations

icône Supprimer

Supprimer Supprime une entité. Pour d'avantage d'informations sur la suppression des différentes entités, reportez-vous aux rubriques suivantes :

icône Fermer Fermer  Empêche la création d'entités enfant pour une catégorie d'enregistrement, un dossier d'enregistrement ou un volume. Voir Fermeture et ouverture des conteneurs.
icône Relocaliser Relocaliser Déplace une catégorie ou un dossier d'enregistrement ainsi que tout son contenu vers un autre emplacement du plan de fichiers. Voir Relocalisation d'une catégorie ou d'un dossier.
icône Rouvrir Rouvrir Rouvre une catégorie d'enregistrement, un dossier d'enregistrement ou un volume fermé. Voir Fermeture et ouverture des conteneurs Fermeture et ouverture des conteneurs.
icône Activer Activer Réactive une catégorie ou un dossier d'enregistrement inactif. Voir Activation ou désactivation de catégories ou de dossiers.
icône Désactiver Désactiver Désactive une catégorie ou un dossier d'enregistrement. Un conteneur inactif n'accepte pas de nouvelles entités et ne s'affiche pas lors de la déclaration d'enregistrements. Voir Activation ou désactivation de catégories ou de dossiers.
icône Mettre en attente Mettre en attente Interrompt ou suspend l'exécution des actions d'élimination sur une catégorie ou un dossier d'enregistrement, un volume ou un enregistrement. De plus, lorsqu'une entité est en attente, elle ne peut être supprimée à l'aide de l'action Supprimer. Voir Mise en attente d'entités (manuellement).
icône Lancer l'élimination Lancer l'élimination Lance un planning d'élimination pour une entité. Voir Lancement d'un planning d'élimination.
icône Classer Classer Classe une référence à un enregistrement à un autre emplacement du même plan de fichiers. Voir Enregistrements de fichiers.
icône Déplacer Déplacer Déplace un enregistrement ailleurs dans le plan de fichiers. Pour plus d'informations, voir Déplacement d'enregistrements.
icône Créer un lien Créer un lien Crée un lien entre un enregistrement ou un dossier d'enregistrement et un autre objet. Pour plus d'informations, voir Création d'un lien.
icône Lancer/Décharger Lancer/Décharger Lance un workflow. Pour plus d'informations sur les workflows, voir Workflows.
icône Copier Copier Copie un enregistrement à un autre emplacement du même plan de fichiers. Voir Copie d'un enregistrement.
icône Déclassifier Déclassifier Supprime le niveau de classification d'un enregistrement.
icône Augmenter le niveau de classification Augmenter le niveau de classification Augmente le niveau de classification d'un enregistrement. Vous pouvez par exemple classifier un enregistrement qui ne l'était pas ou le faire passer de Secret à Top Secret.
icône Diminuer le niveau de classification Diminuer le niveau de classification Diminue le niveau de classification d'un enregistrement. Ce lien permet d'abaisser le niveau de classification de sécurité actuel, de Top Secret à Secret par exemple. Pour passer d'un niveau de classification quelconque à Non classifié, vous devez utiliser l'action Déclassifier.
Icône Annuler la déclaration Annuler la déclaration Utilisez l'option Annuler la déclaration pour revenir à la création d'un enregistrement. Voir Annulation de la déclaration d'un enregistrement.
Icône Lancer la requête de suppression de la mise en attente Lancer la requête de suppression de la mise en attente Utilisez l'option Lancer la requête de suppression de la mise en attente pour lancer la suppression des mises en attente conditionnelles. Cette action supprime la mise en attente sur les entités associées lors du prochain balayage des mises en attente. Voir Suppression d'une mise en attente d'élimination.
Icône Annuler la requête de suppression de la mise en attente Annuler la requête de suppression de la mise en attente Utilisez l'option Annuler la requête de suppression de la mise en attente pour annuler une requête de suppression de mise en attente. Vous pouvez annuler une requête de suppression de mise en attente avant l'exécution du prochain balayage des mises en attente. Voir Suppression d'une mise en attente d'élimination.
Icône Activer le traitement du balayage des mises en attente Activer le traitement du balayage des mises en attente Utilisez l'option Activer le traitement du balayage des mises en attente pour réactiver le processus de mise en attente. Ceci permet d'activer le traitement de la mise en attente lors de l'exécution du prochain balayage des mises en attente. Vous pourriez aussi utiliser cette méthode pour remettre une entité en attente conditionnelle lors de l'exécution du prochain balayage des mises en attente. Voir Suppression d'une mise en attente d'élimination.
icône Afficher les informations sur le document Afficher les informations sur le document Affiche les pages d'informations Workplace de l'enregistrement. Voir Affichage des informations de document d'un enregistrement.
icône Gérer le niveau de modèle Gérer le niveau de modèle Saisissez des chaînes de modèle de nommage pour le nommage automatique des différentes entités à tous les niveaux du plan de fichiers.
icône Exécuter le script de sécurité Exécuter le script de sécurité Ajoute de nouveaux membres aux groupes IBM Enterprise Records pour définir la sécurité des classes et dossiers IBM Enterprise Records. Voir Définition de la sécurité.
icône Importer les modèles Importer les modèles Importe le modèle physique et le modèle de recherche IBM Enterprise Records. Voir Importation d'échantillons de modèles.
icône Convertir aux formats FPOS et ROS Convertir aux formats FPOS et ROS Ajoute une librairie de plans de fichiers (FPOS) à une librairie d'enregistrements (ROS) configurée. Voir Conversion aux formats FPOS et ROS.
icône Inclure le document classifié Inclure le document classifié Indique si la librairie contiendra des documents classifiés. Voir Ajout des propriétés d'un document classifié.
icône Inclure les propriétés NARA Inclure les propriétés NARA Indique si la librairie contiendra des documents avec des propriétés NARA (National Archives and Records Administration). Voir Ajout des propriétés de document NARA.


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Dernière mise à jour : Août 2011


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