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Déchargement d'entités physiques

Les entités physiques ne pouvant être consultées en ligne, vous devez vous faire transmettre les éléments. Ce processus nommé déchargement lance également le workflow de gestion des enregistrements physiques (PRM) qui assure le suivi de l'emplacement des entités à chaque étape. Vous pouvez décharger des enregistrements individuels (un par un) ou tout conteneur contenant des éléments physiques.

Le workflow PRM comprend l'intégralité du cycle de réservation, réception et émission de l'entité pour un autre utilisateur. Le workflow assure également le suivi des retards de réception ou d'émission de l'entité. Par ailleurs, il assure le suivi des entités perdues en cours de transport ou par l'utilisateur actuellement listé en possession de l'entité. Bien entendu, le suivi des entités par l'intermédiaire du workflow PRM n'est possible que si l'ensemble des participants note précisément l'emplacement des entités en permanence, en répondant rapidement aux tâches de leur boîte de réception.

Le déchargement d'entités peut être réalisé à l'aide d'Application Engine, de Workplace XT ou d'IBM® Enterprise Records. Dans Workplace, accédez à la librairie de plans de fichiers et ouvrez le dossier Gestion des enregistrements. Ouvrez ensuite le dossier du plan de fichiers et accédez à l'objet à l'emplacement approprié du plan de fichiers.

Pour obtenir des informations sur l'état de déchargement d'une entité, cliquez sur son icône Obtenir des informations et sélectionnez la page Détails. Dans la section Physique de cette page, vous pouvez afficher l'emplacement de l'entité, son emplacement d'origine, son état de déchargement et l'utilisateur à l'origine du déchargement. Si l'entité dispose d'un code à barres, vous pouvez également vérifier son état de déchargement grâce à la fonction Analyser des éléments physiques de l'onglet Physique. Voir Analyse d'une entité physique. Enfin, vous pouvez sélectionner le bouton État dans l'étape du workflow PRM pour obtenir l'état par l'intermédiaire de l'application Contrôleur de suivi.

Boîtes de réception utilisées par le workflow PRM

Des éléments de travail sont créés au fur et à mesure du déplacement de l'entité et de sa réception/émission par des utilisateurs. Certains de ces éléments s'affichent la boîte de réception d'un utilisateur, d'autres dans des boîtes de réception partagées. Les paramètres de sécurité utilisateur et groupe définissent les personnes autorisées à consulter les boîtes de réception partagées, ouvrir une étape du workflow et afficher l'état d'une entité grâce à la fonction Analyse des éléments physiques. Le workflow PRM peut créer des éléments de travail dans les boîtes de réception partagées suivantes :

Procédure de déchargement

Le déchargement d'une entité commence par la sélection de l'option Lancer / Décharger dans son menu contextuel. Ensuite, des éléments de travail s'affichent dans les boîtes de réception des participants ou sont dirigés vers les boîtes de réception partagées. Lors du premier déchargement d'une entité, le système indique son déchargement vers l'emplacement spécifié par l'utilisateur demandeur. Le conservateur doit toutefois libérer l'élément avant la réception effective par l'utilisateur demandeur.

Lancement d'un workflow

Pour décharger un objet physique:
  1. A partir d'Application Engine, de Workplace XT ou d'IBM Enterprise Records, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le nom de l'entité physique et sélectionnez Lancer / Décharger.
  2. Cliquez sur Lancer sous le nom de la souscription workflow souhaitée. Une souscription par défaut est proposée pour chaque type d'entité physique.
  3. Terminez le reste de l'étape Lancer / Décharger.
  4. Une fois l'étape Lancer / Décharger terminée, fermez la fenêtre de recensement des souscriptions de workflows.
Les différentes étapes du workflow ont certains éléments en commun.
Tableau 1. Étapes de workflow
Eléments des étapes de workflow Description
Instructions Dans la partie supérieure de la fenêtre figurent des instructions pour terminer l'étape. Elles sont rédigées par le concepteur du workflow. Si les instructions ne s'affichent pas, cliquez sur la flèche figurant à côté du mot Instructions.
Nom de l'entité S'il s'agit d'un conteneur, vous pouvez cliquer sur le nom pour ouvrir le conteneur et afficher son contenu. S'il s'agit d'un enregistrement physique unique, un message vous signalera l'absence de contenu.
Commentaires Vous pouvez saisir des commentaires directement dans la zone de commentaires ou cliquer sur l'icône jaune en bas de la zone de saisie pour afficher une fenêtre plus grande, permettant de rédiger ou de lire des commentaires plus longs sans les faire défiler.
Menu Action Ce menu comporte des éléments différents en fonction de l'étape. Vous trouverez des informations sur les différents types d'étapes plus loin dans le texte. Par ailleurs, les instructions figurant en haut de la fenêtre du workflow devraient vous guider dans la sélection.
Emplacement Cliquez sur Emplacement pour afficher une liste d'emplacements. Cliquez sur Sélectionner sous l'emplacement de livraison souhaité d'une entité.
Date de réservation Cliquez sur l'icône de calendrier pour sélectionner la date de réservation souhaitée d'une entité. Si l'entité n'est pas actuellement déchargée, vous devez choisir la date en cours. Si l'entité est déchargée, vous pouvez choisir la date en cours ou une date ultérieure, mais le système n'affichera pas nécessairement la date sélectionnée. Le système détermine les dates de réservation au fur et à mesure du déplacement de l'entité d'un emplacement à l'autre.
Colonnes d'information Différentes étapes permettent d'afficher les détenteurs précédents d'un élément, son emplacement, les dates de réservation et de demande, ainsi que le prochain destinataire.
Boutons Appliquer et Fermer Vous pouvez modifier des informations, Appliquer les changements, puis Fermer la fenêtre sans rien faire de plus. L'élément de travail reste dans la même boîte de réception. Ceci vous permet de déclarer un élément comme actuellement perdu, si vous pensez pouvoir le retrouver. Ainsi, vous évitez l'action plus permanente déclenchée par le bouton Terminer.
Bouton Réattribuer Il ouvre la fenêtre lorsque vous sélectionnez un autre utilisateur qui doit effectuer l'étape. Entrez les premiers caractères du nom, puis cliquez sur Rechercher. Sélectionnez l'utilisateur et cliquez sur Continuer.
Bouton Etat Ouvre l'application Contrôleur de suivi.
Bouton Terminer Le bouton Terminer est le choix habituel ; il permet d'achever l'étape du workflow.

Etape de lancement

Pour exécuter l'étape de lancement :
  1. Cliquez sur Emplacement pour sélectionner l'emplacement de livraison de l'entité.
  2. Cliquez sur l'icône de calendrier pour définir une date de réservation. Si l'entité n'est pas déchargée, vous devez choisir la date en cours. Si l'entité est déchargée, vous pouvez choisir la date actuelle ou une date future. La date de réservation permet de prioriser les requêtes multiples.
  3. Cliquez sur Lancer pour démarrer le workflow ou sur Fermer pour fermer la fenêtre sans lancement.

Etape de réception

L'étape de réception s'affiche dans votre boîte de réception comme étape d'approbation, mais le titre de la page qu'elle ouvre est Etape de réception. Vous recevez une étape de réception lorsque l'utilisateur précédent (ou le conservateur) libère l'élément et que vous êtes le prochain récepteur dans la file. Si vous ne l'avez pas encore reçu, vous pouvez consulter l'identité du livreur, son dernier emplacement et son mode de livraison. Si vous ne recevez pas l'élément après écoulement d'un délai raisonnable, vous pouvez indiquer que vous ne l'avez pas reçu. Un élément de travail sera alors transmis à la file des objets perdus. Si vous êtes le conservateur, vous recevez une étape de réception lorsque le dernier utilisateur libère l'élément. Pour exécuter l'étape de réception :
  1. Sélectionnez l'action appropriée. Si vous avez reçu l'entité, sélectionnez Reçu ; sinon, sélectionnez Non reçu.
  2. Terminez l'étape en sélectionnant le bouton approprié. Pour connaître les options, voir Lancement d'un workflow.
Avertissement : Vous pouvez ne pas avoir reçu l'entité en raison d'un retard dû au service de livraison ou à l'utilisateur ayant actuellement déchargé l'objet. Il est également possible que l'entité ait été perdue en cours de transport. Dans ces cas, vous recevez un élément de travail qui affiche un message de notification d'état de l'entité.

Etape d'émission

L'étape d'émission s'affiche dans votre boîte de réception comme étape d'approbation, mais le titre de la page qu'elle ouvre est Etape d'émission. L'étape d'émission doit être effectuée par le détenteur actuel de l'entité, soit le conservateur ou un utilisateur ayant déchargé l'entité. Indiquez la méthode de livraison, le retard de livraison éventuel ou la perte de l'entité. Livrez l'entité à l'utilisateur demandeur à l'emplacement de déchargement. Pour exécuter l'étape d'émission :
  1. Si nécessaire, saisissez un retard en heures dans Retard (h) pour indiquer la durée d'un retard d'émission de l'entité.
  2. Saisissez tout commentaire éventuel, tel qu'une explication pour le retard, par exemple.
  3. Sélectionnez l'action appropriée dans la liste Action.
    • Livraison manuelle indique que vous assurez une livraison manuelle de l'entité au prochain utilisateur dans la file.
    • Sélectionnez Perdu si vous ne savez pas où est l'entité. Un élément de travail est alors transmis à la boîte de réception partagée PhysicalEntitiesFindLostQueue.
    • Sélectionnez Service de livraison si vous souhaitez faire appel à un service de livraison. Un élément de travail est alors transmis à la boîte de réception partagée PhysicalEntitiesDeliveryQueue.
    • Sélectionnez Retard si vous avez saisi un retard. Une notification de retard sera alors transmise à l'ensemble des utilisateurs de la file d'attente.
  4. Terminez l'étape en sélectionnant le bouton approprié. Pour connaître les options, voir Lancement d'un workflow.

Etape de file d'attente

Lorsqu'un utilisateur réserve une entité et est le prochain de la file à la recevoir, l'élément de travail de la file d'attente affiche son nom comme utilisateur demandeur. Les utilisateurs disposant de droits d'accès à cette file peuvent afficher des données, mais ne peuvent effectuer aucune action. Pour afficher l'étape de file d'attente :
  1. Cliquez sur l'élément de travail dans la file d'attente partagée PhysicalEntitiesWaitQueue.
  2. Après avoir consulté l'élément de travail, cliquez sur Fermer.

Etape de file de réservation

La boîte de réception partagée PhysicalEntitiesReserveQueue contient un élément de travail pour chaque utilisateur en attente d'une livraison. Les utilisateurs autorisés peuvent ouvrir les éléments de travail pour afficher les utilisateurs demandeurs, leur date de demande et l'emplacement souhaité. Vous pouvez modifier les dates de réservation pour changer la priorité des utilisateurs. Pour exécuter l'étape de file de réservation :
  1. Cliquez sur l'élément de travail dans la boîte de réception partagée PhysicalEntitiesReserveQueue.
  2. Modifiez éventuellement la Date de réservation pour changer la priorité des utilisateurs en attente de l'élément.
  3. Cliquez sur Appliquer, puis sur Fermer.

Etape de recherche d'éléments perdus

Lorsqu'une entité est déclarée perdue, le système transmet un élément de travail à la boîte de réception partagée PhysicalEntitiesFindLostQueue. Si vous disposez des droits d'accès à cette boîte de réception, vous pouvez cliquer sur l'élément de travail pour afficher la page de l'Etape de recherche d'éléments perdus et mettre à jour l'état indiqué. Soit vous trouvez et livrez l'entité, soit vous la déclarez perdue définitivement. Tous les utilisateurs concernés sont alors notifiés et tous les workflows PRM lancés pour cette entité sont interrompus. De plus, lorsqu'un utilisateur tente de lancer un workflow pour cette entité, le système le notifie immédiatement de la perte de l'entité. Pour exécuter l'étape de recherche d'éléments perdus :
  1. Entrez vos commentaires.
  2. Dans le menu Action, sélectionnez Perdu pour déclarer l'entité comme perdue définitivement. Sélectionnez Livré si vous avez retrouvé et livré l'entité à l'utilisateur dont le nom apparaît dans le champ Demandé par.
  3. Terminez l'étape en sélectionnant le bouton approprié. Pour connaître les options, voir Lancement d'un workflow.
Une fois l'entité marquée comme perdue définitivement, il est impossible d'indiquer qu'elle a été retrouvée ultérieurement. Toute personne souhaitant décharger l'entité ultérieurement recevra un message indiquant sa perte. Si l'élément perdu est un conteneur retrouvé par la suite, ses contenus ne peuvent être déchargés. Toute personne souhaitant décharger des éléments d'un conteneur perdu précédemment reçoit un message indiquant que le parent est déchargé.

Etape de service de livraison

Lorsqu'un utilisateur fait appel au service de livraison pour transmettre une entité physique, le système envoie un élément de travail à la boîte de réception partagée PhysicalEntitiesDeliveryQueue. Si vous disposez des droits d'accès à cette boîte de réception partagée, vous pouvez cliquer sur l'élément de travail pour exécuter l'étape de livraison. Pour exécuter l'étape de livraison :
  1. Entrez tout commentaire éventuel.
  2. Dans la liste Action, sélectionnez Perdu si vous ne pouvez retrouver et livrer l'entité. Un élément de travail sera alors transmis à la boîte de réception partagée PhysicalEntitiesFindLostQueue. Si nécessaire, ce groupe indiquera la perte définitive de l'entité. Sélectionnez Livré si vous avez livré l'entité à l'utilisateur demandeur.
  3. Terminez l'étape en sélectionnant le bouton approprié. Pour connaître les options, voir Lancement d'un workflow.

Etape Message

La page de l'étape Message indique l'état de l'entité physique pour laquelle vous avez lancé un workflow PRM. Cette page est transmise à votre boîte de réception comme élément de travail. Vous la recevez dans l'une des situations suivantes : Pour terminer l’étape Message, cliquez sur Terminer.


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Dernière mise à jour : Août 2011


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