Um padrão de atribuição de nomes permite atribuir nomes automaticamente a categorias de registos, pastas de registos e registos em conformidade com as convenções definidas. Quando um utilizador cria um destas entidades com um padrão de atribuição de nomes associado, o nome é automaticamente indicado no passo Definir propriedades. O sistema não impede o utilizador de alterar esse nome. São atribuídos e utilizados números incrementais assim que o passo Definir propriedades é apresentado. Se cancelar antes de criar a entidade, esse número nunca será utilizado.
Para atribuir nomes a categorias e pastas automaticamente:
Acerca da sintaxe de padrão de atribuição de nomes
O seu processo empresarial pode requer que os nomes das pastas sejam iniciados pela letra A, seguida por dois dígitos que representam o ano, um hífen, e em seguida, um número de pastas, como por exemplo A07-000005. O padrão seguinte cria os nomes:
A[YY]-[\d\d\d\d\d\d]
Neste padrão, A é o primeiro carácter, YY representa o ano e \d é um numeral. O sistema indica automaticamente valores predefinidos para os padrões incluídos em parênteses rectos []. Assim, YY é substituído pelos últimos dois dígitos do ano actual. \d é substituído por dígitos em incrementos. O valor de incremento é especificado noutro campo ao introduzir a cadeia.
Noutro padrão de atribuição de nomes de registos, poderá criar uma regra de atribuição de nomes para pastas em séries como KX seguido pelos dois dígitos do ano, e por dois conjuntos de numerais incrementais, como por exemplo KX07.06-0004-03. O padrão seguinte cumpre este requisito:
KX[YY.MM]-[\d\d\d\d]-[\d\d]
Também pode utilizar padrões personalizados para criar padrões baseados em metadados. Por exemplo, as políticas da organização podem requerer que a convenção de atribuição de nomes da pasta de registos deve ser: ano, espaço, assunto (metadados) da pasta de registos, espaço e um número de cinco dígitos, como "2006 Loan 00005." Para este requisito, pode criar um padrão de atribuição de nome com as especificações seguintes:
[YYYY] [THIS.EmailSubject] [\d\d\d\d\d]O sistema irá indicar os valores predefinidos para o ano e assunto, uma vez que estes estão entre []. THIS.EmailSubject é um padrão personalizado. Assim, o sistema irá indicar o valor do campo de metadados, EmailSubject que especificar para o ascendente da pasta de registos. Tem de especificar o nome simbólico da propriedade ao criar um padrão personalizado. Se não existir um valor disponível para a propriedade especificada, é gerado um erro. Este padrão personalizado é aplicável apenas para as entidades no nível 2 ou inferior (3, 4, etc.) no plano de ficheiros. O Nível do plano de ficheiros é outro campo que é preenchido ao adicionar um nível padrão.ou
[YYYY] [Parent.EmailSubject] [\d\d\d\d\d]
Não utilize caracteres não válidos em nomes. Por exemplo, não utilize o carácter de barra / ao incluir datas. Os caracteres não válidos são:
\ / : * ? " < > |Para garantir que os utilizadores não excedem o número de caracteres especificado no padrão de atribuição de nomes, pode delimitar padrão de atribuição de nome utilizando os símbolos ^ e $. Por exemplo, se criar o padrão de atribuição de nome, \d\d\d, acrescente o símbolo ^ no início do padrão de atribuição de nomes e o símbolo $ no fim do padrão de atribuição de nomes, conforme demonstrado abaixo:
^\d\d\d$Deste modo, quando o utilizador introduzir um valor, o número de caracteres introduzido não irá exceder o número de caracteres especificado na cadeia do padrão.
Para adicionar um padrão de atribuição de nomes:
Para adicionar um nível do padrão:
Exemplo
Se pretender que o nome das subcategorias de uma categoria de registos de nível superior seja automaticamente atribuído, crie um padrão para o nível 2 e seleccione o tipo Categoria de registo. Se também pretender que o nome das pastas de registos nessa subcategoria seja automaticamente atribuído, crie um padrão para o nível 3 e seleccione o tipo Pasta de registo. Incluir ambos os níveis de padrão no padrão de atribuição de nomes permite atribuir o nome automaticamente a subcategorias no nível 2 e pastas de registos no nível 3.
Para adicionar ou modificar os níveis dos padrões posteriormente:
Para atribuir um padrão de atribuição de nomes a um plano de ficheiros (requeridos para activar a atribuição de nomes automática):