Cada entidade do
IBM®
Enterprise Records dispõe
de um conjunto de páginas de informações associado, ao qual
poderá aceder fazendo clique no ícone Obter
informações
().
As páginas de informações de uma entidade facultam
informações sobre propriedades nas vistas. Com um acesso de
segurança apropriado, pode ver e modificar os valores de
propriedade das entidades. A partir das páginas de
informações, pode executar diferentes acções na entidade
que estiver a ver. Estas acções correspondem, geralmente,
ao menu contextual da entidade no separador
Procurar.
Ver e modificar propriedades de uma entidade:
Se tiver modificado propriedades numa vista específica mas não as aplicar antes de se deslocar para outra página de propriedades, a página modificada é assinalada com um ícone de lápis. Se não fizer clique em Aplicar em cada página à medida que as modificar, regresse às páginas com um ícone de lápis e faça clique em Aplicar. Caso contrário, as alterações perder-se-ão quando sair das páginas de informações. As propriedades são apresentadas como itens só de leitura ou editáveis, com base nos direitos funcionais disponíveis para a sua função.
Imprimir propriedades de uma entidade:
A ligação Vista imprimível, no canto superior direito de algumas páginas de informações, faculta uma lista exclusiva de propriedades num formato imprimível. Para uma entidade, a lista Vista imprimível é geralmente a mesma, independentemente da página de informações a partir da qual acede ao relatório. O conteúdo do relatório varia em função do tipo de entidade.
A tabela que se segue descreve as vistas disponíveis nas páginas de informações. Cada tipo de entidade tem um conjunto de vistas exclusivo.
Vista | Descrição |
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Propriedades | A vista Propriedades é a vista predefinida quando abrir a página Informação de uma entidade. Esta vista apresenta as propriedades associadas à entidade actual. Um asterisco vermelho indica que é necessário uma valor de propriedade. Pode utilizar esta vista para rever e modificar as propriedades da entidade. |
Classificação de segurança | Esta vista apresenta propriedades de classificação de segurança. Pode utilizar a vista Classificação de segurança para editar propriedades de metadados para o registo classificado, depois de o registo ser arquivado. Para obter mais informações, consulte o tópico Ver e modificar as propriedades de classificação de segurança. |
Eliminação | Através da vista Eliminação, pode alterar a agenda de eliminação actualmente associada à entidade. Esta vista permite-lhe herdar a agenda de eliminação da entidade ascendente ou associar outra agenda de eliminação. Pode também alterar o utilizador ou grupo designado para a eliminação da entidade. Para obter mais informações sobre como associar uma agenda de eliminação diferente a uma entidade, consulte o tópico Alterar a agenda de eliminação associada a uma entidade. |
Registo vital | Através da vista Registo vital pode especificar se a categoria/pasta contém registos vitais. Nesta vista, seleccione o evento que irá activar a revisão periódica ou actualizar registos vitais, bem como a acção que deve ser iniciada quando ocorrer o evento de revisão. Para obter mais informações, consulte o tópico Definir registos vitais. |
Condição | Através da vista Condição pode especificar os critérios de activação para um evento interno. Pode seleccionar os operadores de condição, especificar valores de propriedade e criar condições de tipo de associação para activar o evento interno. Pode também definir mais propriedades para o tipo de entidade seleccionado. Para obter mais informações, consulte o tópico Adicionar um evento interno. |
Segurança | Através da vista Segurança, pode ver ou editar as definições de segurança de uma entidade (dependendo das permissões de segurança). As definições de segurança determinam os utilizadores e grupos que podem aceder à entidade e controlam as permissões de segurança dos mesmos. Pode também aplicar uma política de segurança para controlar as definições de segurança. Para obter mais informações sobre como especificar a segurança de uma entidade, consulte o tópico Definir ou modificar a segurança do objecto. |
Arquivado em | A vista Arquivado em apenas é apresentada para registos. Pode utilizar esta vista para apresentar uma lista das entidades em que o registo actualmente seleccionado está arquivado. Pode ver:
Para obter mais informações, consulte o tópico Ver os contentores onde está arquivado um registo. |
Detalhe | Através da vista Detalhe pode rever as propriedades só de leitura de uma entidade/objecto associado e respectivos valores. Numa categoria de registo, pasta de registos, volume e
registo, a vista Detalhe apresenta
as propriedades categorizadas em diferentes grupos como,
por exemplo, Geral, Eliminação, Vital, Físico e Detalhes de
registos adicionais. Pode apresentar e ocultar propriedades
que pertençam a um determinado grupo, fazendo clique no
ícones Mostrar/Ocultar Detalhes junto do nome do grupo:
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Ligações | Uma ligação representa uma relação entre duas entidades. Através da vista Ligações pode ver as diferentes ligações associadas a uma entidade. A vista Ligações apenas é apresentada na página Informação de pastas de registos e registos. Para obter mais informações, consulte o tópico Ver e modificar ligações. |
Histórico | Através da vista Histórico pode rastrear as operações executadas em cada entidade do IBM Enterprise Records. Rastrear entidades no IBM Enterprise Records permite-lhe monitorizar as operações que são executadas em entidades do IBM Enterprise Records como, por exemplo, operações de criação, eliminação, acesso, deslocação, cópia e reatribuição de uma agenda de eliminação. Para obter mais informações sobre o rastreio de entidades, consulte o tópico Ver entradas de registos de auditoria. |
Prazos de retenção | Através da vista Prazos de retenção pode ver, modificar ou eliminar retenções de eliminação aplicadas a uma entidade. Para obter mais informações, consulte o tópico Prazos de retenção de eliminação. |
Motivo | Quando aceder a páginas de informações de uma agenda de eliminação, a vista predefinida intitula-se Motivo. Se pretender efectuar alterações, introduza um motivo para as alterações. Caso contrário, basta seleccionar a vista adequada. |
Agenda | Nesta vista, pode alterar o nome da agenda, a descrição e a autoridade da eliminação para a agenda de eliminação seleccionada. |
Fases | Se a agenda de eliminação que está a ver tiver fases, as mesmas são apresentadas nesta vista. Para remover uma fase, faça clique na respectiva caixa de verificação e, para adicionar mais fases, faça clique em Adicionar novo. Faça clique no título de uma fase para obter informações mais detalhadas ou alterar essas informações. |
Entidades em espera | Esta vista apresenta entidades nas quais foi aplicada uma determinada retenção. A partir desta vista, pode remover a retenção de uma entidade ou utilizar uma ferramenta de pesquisa para filtrar a apresentação das entidades retidas. Para obter mais informações, consulte o tópico Ver e modificar entidades modificadas em espera. |
Ícones | Acções de informação |
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Eliminar Utilize a acção Eliminar para eliminar uma entidade. Para obter informações sobre como eliminar várias entidades, consulte os seguintes tópicos: |
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Fechar Utilize a acção Fechar para restringir a criação de entidades descendentes dentro uma categoria de registo, pasta de registos ou volume. Consulte o tópico Fechar e abrir contentores. |
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Recolocar Utilize a acção Recolocar para mover uma categoria de registo ou pasta de registos e todo o conteúdo da mesma para uma outra localização no plano de ficheiros. Consulte o tópico Recolocar uma categoria ou pasta. |
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Reabrir Utilize a acção Reabrir para reabrir uma categoria de registo, pasta de registos ou volume fechado. Consulte o tópico Fechar e abrir contentores Fechar e abrir contentores. |
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Activar Utilize a acção Activar para reactivar uma categoria de registo ou pasta de registos inactiva. Consulte o tópico Activar ou desactivar categorias ou pastas. |
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Desactivar Utilize a acção Desactivar para desactivar uma categoria de registo ou pasta de registos. Se um contentor estiver inactivo, não é possível criar novas entidades dentro do contentor e os utilizadores não irão ver o contentor inactivo quando declararem um registo. Consulte o tópico Activar ou desactivar categorias ou pastas. |
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Colocar em espera Utilize a acção Colocar em espera para suspender ou interromper a execução de acções de eliminação numa categoria de registo, pasta de registos, volume ou registo. Além disso, quando uma entidade está retida, não poderá ser eliminada através da acção Eliminar. Consulte o tópico Colocar entidades em espera (manual). |
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Iniciar eliminação Utilize a acção Iniciar eliminação para executar uma agenda de eliminação para uma entidade. Consulte o tópico Iniciar uma agenda de eliminação. |
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Ficheiro Utilize a acção Ficheiro para arquivar uma referência para um registo noutra localização do mesmo plano de ficheiros. Consulte o tópico Arquivar registos. |
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Mover Utilize a acção Mover para mover um registo de uma localização para outra, dentro do mesmo plano de ficheiros. Para obter mais informações, consulte o tópico Mover registos. |
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Criar ligação Utilize a acção Criar ligação para criar uma ligação entre um registo ou pasta de registos e outro objecto. Para obter mais informações, consulte o tópico Criar uma ligação. |
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Iniciar/Dar saída Utilize a acção Iniciar/Dar saída para iniciar um fluxo de trabalho. Para obter informações gerais sobre fluxos de trabalho, consulte o tópico Fluxos de trabalho. |
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Copiar Utilize a acção Copiar para copiar um registo para outra localização no mesmo plano de ficheiros. Consulte o tópico Copiar um registo. |
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Desclassificar Utilize a acção Desclassificar para remover qualquer nível de classificação de um registo. |
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Actualizar classificação Utilize a acção Actualizar classificação para actualizar a classificação de um registo. Pode utilizar esta ligação para classificar um registo não classificado anteriormente ou para actualizar o nível de classificação de segurança actual (por exemplo, de Secreto para Ultra secreto). |
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Reduzir o nível da classificação Utilize a acção Reduzir o nível da classificação para reduzir o nível de classificação de um registo. Pode utilizar esta ligação para reduzir o nível de classificação de segurança actual como, por exemplo, de Ultra secreto para Secreto. Para passar de um nível de classificação para não classificado, tem de utilizar a opção Desclassificar. |
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Anular a declaração Utilize a opção Anular a declaração para reverter a criação de um registo. Consulte o tópico Anular a declaração de um registo. |
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Iniciar pedido de remoção de prazo de retenção Utilize a opção Iniciar pedido de remoção de prazo de retenção para iniciar a remoção de retenções condicionais. Esta acção remove a retenção das entidades associadas quando o varrimento de retenção seguinte for executado. Consulte o tópico Remover uma retenção de eliminação. |
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Cancelar pedido de remoção de prazo de retenção Utilize a opção Cancelar pedido de remoção de prazo de retenção para cancelar um pedido de remoção de prazo de retenção. Pode cancelar um pedido de remoção de prazo de retenção antes da execução do próximo varrimento de retenção. Consulte o tópico Remover uma retenção de eliminação. |
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Activar processamento de prazo de retenção de varrimento Utilize a opção Activar processamento de prazo de retenção de varrimento para reactivar o processo de retenção. Esta opção define que a retenção será processada aquando da execução do próximo varrimento de retenção. Este é também o método através do qual poderá colocar novamente uma entidade no estado de retenção condicional, durante a execução do próximo varrimento de retenção.Consulte o tópico Remover uma retenção de eliminação. |
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Ver informações do documento Utilize a acção Ver informações do documento para apresentar as páginas de informações do registo do Workplace. Consulte o tópico Ver as informações do documento de um registo. |
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Gerir nível padrão Introduza cadeias-padrão para padrões de atribuição de nomes que atribuem nomes automaticamente a diversas entidades, em vários níveis do plano de ficheiros. |
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Executar Script de Segurança Utilize a acção Executar Script de Segurança para adicionar novos membros aos grupos do IBM Enterprise Records, para definir a totalidade da segurança de todas as classes e pastas relacionadas do IBM Enterprise Records. Consulte o tópico Definir segurança. |
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Importar Modelos Utilize a acção Importar Modelos para importar o Modelo físico do IBM Enterprise Records e o Modelo de pesquisa do IBM Enterprise Records. Consulte o tópico Importar modelos de exemplo. |
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Converter para FPOS e ROS Utilize a acção Converter para FPOS e ROS para adicionar um armazenamento de objectos de plano de ficheiros a um armazenamento de objectos de registo configurado. Consulte o tópico Converter para FPOS e ROS. |
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Incluir Documento Classificado Utilize a acção Incluir Documento Classificado para indicar se pretende que o armazenamento de objectos inclua documentos classificados. Consulte o tópico Adicionar propriedades de documento classificado. |
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Incluir Propriedades NARA Utilize a acção Incluir Propriedades NARA para indicar se pretende que o armazenamento de objectos inclua documentos com propriedades NARA (National Archives and Records Administration). Consulte o tópico Adicionar propriedades de documento NARA. |