Estão disponíveis vários separadores na aplicação IBM® Enterprise Records. Cada um destes separadores abre uma página que permite executar diferentes tarefas relacionadas com a gestão de registos.
Pode apresentar ou ocultar categorias e subcategorias numa estrutura de vista em árvore, à esquerda do painel principal. Faça clique em Mostrar árvore de categorias para apresentar a árvore. Quando a árvore estiver visível, poderá:
Faça clique em qualquer item no caminho para ir para esse nível no plano de ficheiros.
Todas as entidades têm um
ícone Obter informações
() para ver as respectivas páginas
de informações, as quais apresentam diversos tipos de
metadados associados a essa entidade.
Seleccione a caixa de verificação de uma ou mais entidades e, em seguida, faça clique no menu Acções multi-selecção para seleccionar uma acção adequada a todas as entidades seleccionadas. A lista de acções varia em função da quantidade de entidades seleccionada (uma ou mais) e se tiver seleccionado diferentes tipos de entidades. No menu, apenas são apresentadas as acções que podem ser aplicadas a todas as entidades seleccionadas. A maioria dos procedimentos da Ajuda foram escritos para selecções múltiplas. Se estiver a executar uma acção em apenas uma entidade, o método mais rápido consiste em fazer clique com o botão direito do rato no nome da entidade e, em seguida, seleccionar a acção a partir do menu contextual. Pode também utilizar a opção Obter informações para executar acções nas páginas de informações de uma entidade. Este procedimento é útil quando pretender executar mais de uma acção ou necessitar de consultar informações antes de executar uma acção.
Por exemplo, pode seleccionar em simultâneo acções Copiar ou Eliminar para registos. Este procedimento invoca um assistente para essa acção.
Para utilizar o filtro, introduza texto que faça parte dos nomes ou IDs das entidades que pretende apresentar e faça clique em Ir. Todas as entidades que não tenham esse texto serão removidas da lista, libertando espaço para entidades diferentes que contenham o texto especificado. Faça clique em Repor para remover o texto na caixa Filtro e faça clique em Ir para regressar a uma lista não filtrada.
O número máximo de entidades apresentadas numa lista é determinado pelo valor Máx resultados dos objectos e pastas personalizadas, nas preferências do utilizador do Workplace. Aceda à página
para ver e repor o valor para registos. O administrador do sítio tem de activar a opção de objectos personalizados, na área Definições gerais, na página Geral das Preferências de sítio. Uma vez que algumas entidades podem conter quer registos quer outros contentores, poderá também especificar o valor Máx resultados para as pastas. Assim, a lista poderia conter um número máximo de itens igual ao número máximo de pastas e registos. Se o máximo de resultados para objectos e pastas personalizadas for 50, poderão ser apresentados até 100 itens na lista: 50 registos e 50 pastas.Seleccione o separador Pesquisar para pesquisar diferentes tipos de entidades do IBM Enterprise Records, com base nos critérios que especificou. Se todas as entidades que pretender apresentar fizerem parte do mesmo contentor ascendente, deve apresentar essa entidade ascendente e filtrar a lista. No entanto, se as entidades estiverem em contentores ascendentes diferentes ou forem de tipos diferentes, efectuar uma pesquisa é a única forma de as apresentar no mesmo local. Pode pretender apresentar essas entidades para executar uma acção no menu Acções multi-selecção. Para obter mais informações, consulte o tópico Pesquisar e obter entidades.
Seleccione o separador Eliminação para gerir agendas de eliminação, prazos de retenção e tipos de registos.
Para regressar à página principal de Eliminação quando tiver terminado as tarefas num dos tipos de eliminação, seleccione Eliminação no caminho ou faça novamente clique no separador Eliminação.
O separador Físico contém ligações específicas para entidades físicas, tais como:
Utilize o separador Relatórios para efectuar uma selecção a partir de uma lista de relatórios que faculta uma vista estatística das diversas actividades do IBM Enterprise Records. Seleccione um tipo de relatório, introduza os critérios de entrada e, em seguida, apresente o relatório gerado. Para obter mais informações, consulte o tópico Gerar relatórios.
O separador Configurar contém ligações para criar e gerir os seguintes itens: