Podeu configurar la declaració automàtica de registres per garantir
que, quan un usuari realitza una operació (ingrés o arxivament en una carpeta) en un document d'un magatzem d'objectes de registres (ROS),
l'IBM® Enterprise
Records creï automàticament un registre corresponent
en un magatzem d'objectes de pla de fitxers (FPOS). Per exemple, podeu triar que cada document arxivat
a la carpeta Confidencial es declari com a registre. També podeu triar que cada document que pertanyi a una classe de document
concreta es declari com a registre quan un usuari ingressa el document.
Important: Cal que utilitzeu la incidència Ingressa de la incidència Crea
quan vulgueu que un registre es declari durant la creació.
Heu de tenir en compte que
RMAutoDeclaration s'ha de configurar per utilitzar incidències asíncrones i NO síncrones. Per configurar la declaració
automàtica de registres, cal que realitzeu les tasques següents:
- Executeu l'script d'importació al ROS des de l'Enterprise Manager per crear l'acció
d'incidència. Seguiu el procediment de l'apartat Treballar amb gestors d'incidències.
L'script d'importació crea l'acció d'incidència a la carpeta Acció d'incidència del magatzem d'objectes
i el mòdul de codi a la carpeta Mòdul de codi. Consulteu el tema Treballar amb gestors d'incidències.
- Especifiqueu la ubicació i altra informació per a un registre acabat de declarar
completant el procediment de l'apartat Edició del fitxer de configuració de declaració
automàtica més endavant en aquest tema.
- Creeu una subscripció que utilitzi l'acció d'incidència de declaració automàtica,
completant aquest procediment més endavant en aquest tema.
- Proveu la configuració completant el procediment RMAutoDeclare més endavant en aquest tema.
Edició
del fitxer de configuració de declaració automàtica
Per editar el fitxer de configuració d'RMAutoDeclaration (RMAutoDeclare.properties),
feu el següent:
- A l'Enterprise Manager,
creeu (designeu) una propietat de cadena (per exemple: AutoDeclareFolderSymName)
a la classe o la subclasse de document d'origen per especificar el camí d'accés de la carpeta
d'arxivament de registres o el GUID. Configureu la propietat perquè tingui 256 caràcters.
- (Opcional) A l'Enterprise Manager,
creeu (designeu) una altra propietat de cadena (per exemple, AutoDeclareRecordClassSymName)
a la classe o la subclasse de document d'origen per especificar el nom
de classe de registre. Si no especifiqueu un nom de classe de registre, la classe de registre
es defineix per defecte com a ElectronicRecordInfo.
Els primers dos passos creen propietats per a la incidència
RMAutoDeclare.
- Utilitzeu l'Application Engine,
el Workplace XT o l'Enterprise Manager
per alliberar el fitxer RMAutoDeclare.properties.
- Editeu RMAutoDeclare.properties amb la informació adequada:
rmevent.declare.RecordClassPropertySymname=AutoDeclareRecordClassSymName
rmevent.declare.RecordFiledInFolderPropertySymname=AutoDeclareFolderSymName
(Si la propietat no existeix, el gestor d'incidència registra un error).
rmevent.declare.FPOSObjectStoreName=TargetObjectStoreName
- Utilitzeu l'Application Engine,
el Workplace XT o l'Enterprise Manager
per ingressar la nova versió del fitxer RMAutoDeclare.properties amb el contingut especificat més amunt.
Creació d'una subscripció que utilitza l'acció d'incidència RMAutoDeclaration.
Podeu crear una o més subscripcions que s'executin sempre que tingui lloc la incidència
de subscripció a (Ingressa o Fitxer afegit).
Això activa l'acció d'incidència associada amb la subscripció.
Per
a la incidència Ingressa relacionada amb documents, la subscripció es crea
en una classe o subclasse de document. Per a la incidència relacionada amb carpetes (Fitxer afegit),
podeu crear la subscripció en una classe o subclasse de carpeta o en instància d'objecte de carpeta
específica. Podeu crear tantes subscripcions com calgui. Per exemple, podeu crear subscripcions
a diverses subclasses de document diferents.
- Des de l'Enterprise Manager, expandiu el magatzem d'objectes
ROS que contindrà els documents que es declararan automàticament com a registres.
- Per crear una subscripció per a una classe o subclasse de document, feu clic amb el botó dret
a Classe de document (o una subclasse de document) i seleccioneu
Afegeix subscripció. O bé, per crear una subscripció per a una classe o subclasse
de carpeta, expandiu la carpeta Altres classes, feu clic amb el botó dret a Carpeta (o
una subclasse de carpeta) i seleccioneu Afegeix subscripció. O bé, per crear una subscripció
per a una carpeta específica, expandiu la Carpeta arrel, accediu a la carpeta per a la qual
vulgueu definir la subscripció, feu clic amb el botó dret a la carpeta i seleccioneu
Afegeix subscripció.
- A l'assistent Crea una subscripció, feu clic a Següent.
- Especifiqueu un nom exclusiu amb sentit i una descripció per a la subscripció i feu clic a
Següent.
- Per a una subscripció de classe (no una instància), assegureu-vos que el botó d'opció
S'aplica a totes les instàncies de la classe <nom classe>
estigui seleccionat i feu clic Següent.
- A la pantalla Especifica activadors, seleccioneu els activadors que han d'activar la subscripció
(Ingressa per a una subscripció de document; Fitxer
per a una subscripció de carpeta).
Feu clic a Següent.
- A la pantalla, seleccioneu, al menú desplegable, l'acció d'incidència RMAutoDeclare
creada anteriorment i feu clic a Següent.
- Assegureu-vos que el quadre de selecció Síncron no
estiguin seleccionat. Deixeu els quadres de selecció restants seleccionats o no seleccionats, segons convingui,
i feu clic a Següent.
- Feu clic a Finalitza.
RMAutoDeclare
Per provar la configuració d'RMAutoDeclare, feu el següent:
- Creeu un document al ROS de la classe que s'ha configurat per a la declaració automàtica.
- Especifiqueu el nom de classe de registre en una propietat de cadena
del document d'origen.
És la propietat (AutoDeclareRecordClassSymName)
introduïda anteriorment al fitxer RMAutoDeclare.properties.
(Consulteu el pas 2 del procediment Edició el fitxer de configuració de declaració automàtica
que es detalla anteriorment en aquest tema). Quan es crea un document,
l'usuari introdueix el nom de classe de registre en aquesta propietat.
Si no especifiqueu el nom simbòlic, el nom de classe per defecte és ElectronicRecordInfo.
- Especifiqueu el camí d'accés de la carpeta d'arxivament de registres en una altra propietat de cadena.
És l'altra propietat (AutoDeclareFolderSymName) segons com s'utilitza actualment al fitxer
RMAutoDeclare.properties. (Consulteu el pas 1 del procediment Edició el fitxer de configuració de declaració automàtica
que es detalla anteriorment en aquest tema). Quan es crea un document,
l'usuari introdueix el camí d'accés de la carpeta d'arxivament de registres o el GUID en aquesta propietat.
Si el valor no és vàlid, el gestor d'incidències registra un error. El camí d'accés de la carpeta de registres
ha de començar per "/<Nom pla fitxers>/..." (Per exemple, "/Pla fitxers/Categoria1/Carpeta1").
L'usuari pot introduir el GUID de la carpeta.
Després que l'usuari creï el document,
la incidència RMAutoDeclare el declara a la carpeta especificada de l'FPOS, utilitzant la classe de registre especificada.