IBM Enterprise Records, Version 5.1.+            

Schriftgutverwaltung

IBM® Enterprise Records ist eine Zusatzkomponente der IBM FileNet P8-Produktsuite. Mithilfe von IBM Enterprise Records können Sie präzise, sichere und zuverlässige Schriftstücke für in elektronischer und in physischer Form vorliegende Informationen erstellen und verwalten. IBM Enterprise Records dient zur Verwaltung von Schriftstücken beliebiger Art, unabhängig vom Speichermedium oder Format. Für das Arbeiten mit IBM Enterprise Records ist es wichtig, dass Sie wissen, was ein Schriftstück ist und wozu ein Schriftgutverwaltungssystem eingesetzt wird.

Akten und Metadaten

Im Kontext von IBM Enterprise Records sind Schriftstücke Metadaten, also Dateien, die Informationen zu einer anderen elektronischen Datei (Dokument) oder einem physischen Objekt (Schriftgut, Unterlagen) enthalten und darauf verweisen. Akten dienen dazu, Dokumente oder physische Objekte innerhalb von Unternehmen, Organisationen oder öffentlich-rechtlichen Körperschaften zu erfassen, zu speichern, zu bearbeiten, zu verwalten - und auch zu vernichten. Die Metadaten sind Attribute wie Medientyp, Format, Autor, Gegenstand, Prüfer, Lagerort (Standort) und Veröffentlichungsdatum. Je nach ihrer Art und Funktion unterliegen Akten und Schriftgut möglicherweise gesetzlichen Normen und Richtlinien. Die folgende Abbildung veranschaulicht die Erstellung von Akten aus verschiedenen Quellen. Jede Akte verweist auf die vom System verwalteten Informationen.

In der folgenden Abbildung wird dargestellt, wie Schriftstücke in verschiedenen Repositorys gespeichert werden können, beispielsweise ein Repository mit Webinhalten, MS Office-Dokumenten und Audiodateien, ein weiteres mit E-Mails, ein drittes mit Videobändern, Mikrofilmen und CD-ROMs sowie ein Repository mit Verträgen, Patenten und Genehmigungen. Jedes Schriftstück verweist auf die vom System verwalteten Informationen.

Aktenverwaltung (Records Management)

Unter "Aktenverwaltung" oder "Records Management" verstehen wir verwaltungstechnische Aktivitäten, also Planen, Ordnen, Aufbewahren, Nutzen, Wiederauffinden (Retrieval) und Aussondern von Akten. Mit anderen Worten umfasst das Records Management sämtliche Aktivitäten, die während des gesamten Lebenszyklus einer Akte anfallen - von der Erstellung bis zur Vernichtung.

Records Management - ein notwendiges Übel

Um sicherzustellen, dass die in einem Unternehmen gespeicherten Informationen richtig, aktuell, vollständig und leicht zugänglich sind, ist ein zuverlässiges Records Management-System unerlässlich. Fehlt ein solches, wird möglicherweise viel Zeit mit unproduktiven Tätigkeiten vergeudet, etwa mit aufwändigen Suchen nach Daten, Schriftstücken usw., die falsch oder gar nicht abgelegt wurden.

In Abwesenheit eines Record-Management-Systems kann es sehr mühsam, ja unmöglich sein, die einschlägigen Rechtsvorschriften über die Verwahrung von Akten einzuhalten. Dies kann Bußen, Strafen und andere juristische Konsequenzen nach sich ziehen. Außerdem besteht die Gefahr der Nichteinhaltung einschlägiger Verordnungen und Gesetze im Zusammenhang mit Verschwiegenheitspflicht, Datenschutz und Schutz der Privatsphäre und Geheimhaltung vertraulicher Informationen.

Verwenden Sie IBM Enterprise Records, um die oben genannten Risiken zu vermeiden. Mithilfe von IBM Enterprise Records können Sie wertvolle Informationen als Schriftstücke speichern, die bei Bedarf über Suchfunktionen verfügbar sind, während unwichtige oder inaktive Schriftstücke entweder vernichtet oder archiviert werden.

Rolle von IBM Enterprise Records bei der Schriftgutverwaltung

Mit IBM Enterprise Records können Sie Schriftstücke unabhängig vom Speichermedium im gesamten Unternehmen verwalten. Mit IBM Enterprise Records soll Folgendes sichergestellt werden: Mithilfe von IBM Enterprise Records können Sie die folgenden Aufgaben erledigen:

Funktionen und Vorteile von IBM Enterprise Records

In der folgenden Tabelle finden Sie eine Zusammenstellung der verschiedenen Funktionen von IBM Enterprise Records zusammen mit den Vorteilen, die sich daraus ergeben.
Funktion Vorteil
Zentrales Repository für Akten
  • Unternehmensweite Nutzung und Verfügbarkeit der Informationen
  • Effektive Entscheidungsfindung dank sofortigem Zugriff auf relevante Informationen
Virtuelle Ablage und Containers zur Ablage von Akten für elektronische und physische Dokumente innerhalb einer Hierarchie
  • Verwalten von Schriftgut (Papierakten) und elektronischen Dateien
  • Simulation einer Büroumgebung in der realen Welt
  • Virtuelle Ablagen und Container, die die tatsächliche "Aktenschrank"-Struktur widerspiegeln
  • Einsparungen beim Platzbedarf, bei den Einrichtungen, beim Personal für die Aktenverwaltung und die Recherche
Intuitive Suchfunktionen
  • Sofortiger, müheloser Zugriff auf Informationen ohne eine komplizierte Abfragesyntax
Erstellen von Aufbewahrungs- und Aussonderungsregeln für Akten Benutzerdefinierte Kontrolle über folgende Aspekte:
  • Aufbewahrungsfrist für Akten
  • Behandlung der Akte nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist
  • Prüfung der Akten vor ihrer Vernichtung
Audit-Verfahren, automatische Überwachung der Aufbewahrungsfrist und Einleitung des Aussonderungsverfahrens für Akten
  • Keine versehentliche Vernichtung, Änderung, Manipulation, Beschädigung und kein Verlust von Akten
  • Vernichtung von Akten nur nach Vernichtungsplan oder als Teil eines Audit-Verfahrens
  • Nicht länger benötigte Akten werden vernichtet, so dass Platz frei wird
Importieren/Exportieren von Akten
  • Akten, auf die nicht häufig zugegriffen wird, die jedoch noch der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unterliegen, können an einen anderen Ort exportiert werden
  • Akten lassen sich aus anderen Repositorys importieren
Geeignete Sicherheitsmechanismen für Akten
  • Verhinderung der Einsichtnahme durch Unbefugte (Zugriffskontrolle)
  • Kein versehentliches Löschen durch Benutzer Löschen der Akten durch einen Administrator oder als Ergebnis eines Audit-Verfahrens
  • Benutzer können nur Vorgänge ausführen, für die sie die erforderlichen Rechte besitzen
Einbindung in IBM FileNet P8 Workplace, Workplace XT, Microsoft Office und Microsoft Outlook Manuelle oder automatische Deklaration von Akten von diesen Stellen aus:
  • Workplace oder Workplace XT
  • Microsoft Outlook, Word, Excel und Power Point
  • Eingabevorlagen

Benutzerrollen in IBM Enterprise Records

IBM Enterprise Records verwendet ein rollenbasiertes Sicherheitsmodell mit folgenden Rollen: Schriftgutadministrator, Schriftstückmanager, Privilegierter Schriftstückbenutzer (DoD und Basis) oder Schriftgutprüfer (PRO) und Schriftstückbenutzer. Jede Rolle bestimmt, welche Aufgaben der betreffende Benutzer ausführen kann. Weitere Informationen hierzu finden Sie in FileNet P8-Zugriffsberechtigungen.

Arten von IBM Enterprise Records-Installationen

Wählen Sie vor der Installation von IBM Enterprise Records die Art der Installation (Datenmodell) aus, die Ihren Anforderungen für die Schriftgutverwaltung am besten entspricht. Die folgenden Modelle stehen zur Verfügung:

Typen von IBM Enterprise Records-Entitäten

In IBM Enterprise Records werden Schriftstücke in einer hierarchischen Struktur gespeichert, die unterschiedliche Entitäten für die Schriftgutverwaltung enthält. Die folgende Abbildung beschreibt die hierarchische Struktur dieser Einheiten, gefolgt von einer kurzen Beschreibung:

In der folgenden Abbildung wird eine hierarchische Aktenstruktur dargestellt, in der sich Aktenplan-Objektspeicher auf der höchsten Ebene befinden.

Es folgt ein Beispiel von hierarchisch aufgebauten Aktenverwaltungseinheiten.

Aktenplan

Geschäftsleitung (Kategorie)
     Korrespondenzdateien (Ordner)
     Programmbesprechungen (Ordner)
          2006 Management-Schulungskonferenz (Band)
          2007 Management-Schulungskonferenz (Band)
Informationsmanagement (Kategorie)
     Korrespondenzdateien (Ordner)
     Bediener-Nummernblätter (Ordner)


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Letzte Aktualisierung: August 2011


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