IBM Enterprise Records, Versione 5.1.+            

Configurazione dell'autodichiarazione di record

È possibile configurare l'autodichiarazione dei record per assicurarsi che quando un utente effettua un'operazione su un documento (check in o archivia in una cartella) in un archivio oggetti record (ROS), IBM® Enterprise Records crei automaticamente un record corrispondente in un archivio oggetti di un piano file (FPOS). Ad esempio, è possibile decidere che tutti i documenti che vengono archiviati nella cartella Confidenziale siano dichiarati come record. Si può inoltre decidere che tutti i documenti appartenenti ad una classe documento specifica siano dichiarati come record quando l'utente effettua il check-in del documento.

Importante: se si vuole che un record venga dichiarato al momento della creazione è necessario utilizzare un evento Check In invece di un evento Crea.
Tenere presente che RMAutoDeclaration deve essere configurato per utilizzare eventi asincroni e NON sincroni. Per effettuare l'autodichiarazione dei record, si effettuano le seguenti attività:

Modifica del file di configurazione dell'autodichiarazione

Per modificare il file di configurazione RMAutoDeclaration (RMAutoDeclare.properties), procedere come segue:

  1. In Enterprise Manager, creare (designare) una proprietà Stringa (ad esempio: AutoDeclareFolderSymName) nella classe o nella sottoclasse del documento di origine per specificare il percorso della cartella di archiviazione del record o GUID. Configurare la proprietà in modo che abbia una lunghezza di 256 caratteri.
  2. (Opzionale) In Enterprise Manager, creare (designare) un'altra proprietà Stringa (ad esempio, AutoDeclareRecordClassSymName) nella classe o nella sottoclasse del documento di origine per specificare il nome della classe record. Se non si specifica un nome della classe record, la classe record, per impostazione predefinita, sarà ElectronicRecordInfo.

    Le prime due fasi creano le proprietà per l'evento RMAutoDeclare.

  3. Utilizzare Application Engine, Workplace XT o Enterprise Manager per effettuare il check out del file RMAutoDeclare.properties.
  4. Modificare RMAutoDeclare.properties con le informazioni pertinenti:
    rmevent.declare.RecordClassPropertySymname=AutoDeclareRecordClassSymName
    rmevent.declare.RecordFiledInFolderPropertySymname=AutoDeclareFolderSymName
      (Se la proprietà non esiste, il gestore di eventi registra un errore)
    rmevent.declare.FPOSObjectStoreName=TargetObjectStoreName
  5. Utilizzare Application Engine, Workplace XT o Enterprise Manager per effettuare il check in della nuova versione di RMAutoDeclare.properties con i contenuti specificati precedentemente.

Creare una sottoscrizione che utilizzi l'azione dell'evento RMAutoDeclaration

È possibile creare una o più sottoscrizioni che vengono avviate che si verifica l'evento sottoscritto-a (Check In o File Aggiunto). Ciò attiva l'azione dell'evento associato con la sottoscrizione.

Per l'evento Check In correlato al documento, si crea la sottoscrizione in un classe o sottoclasse Documento. Per l'evento correlato alla cartella (File Aggiunto), è possibile creare la sottoscrizione sia in una classe o sottoclasse cartella che su una specifica istanza oggetto della cartella. È possibile creare tante sottoscrizioni quante ne sono necessarie. Ad esempio, è possibile creare sottoscrizioni su più sottoclassi documento differenti.

  1. Da Enterprise Manager, espandere l'archivio oggetti ROS che conterrà i documenti da dichiarare automaticamente come record.
  2. Per creare una sottoscrizione per una classe o sottoclasse documento, fare clic con il tasto destro del mouse su Classe documento (o una sottoclasse documento) e selezionare Aggiungi sottoscrizione. In alternativa per creare una sottoscrizione per una classe o sottoclasse Cartella, espandere la cartella Altre classi, fare clic con il tasto destro del mouse su Cartella (o una sottoclasse cartella) e selezionare Aggiungi sottoscrizione. Oppure, per creare una sottoscrizione per una cartella specifica, espandere la cartella Cartella principale, spostarsi sulla cartella per la quale si desidera impostare la sottoscrizione, fare clic con il tasto destro del mouse e selezionare Aggiungi sottoscrizione.
  3. Nella procedura guidata Crea una sottoscrizione fare clic su Avanti.
  4. Specificare un nome univoco ed una descrizione pertinenti per la sottoscrizione e fare clic su Avanti.
  5. Per la sottoscrizione di una classe (ma non di un'istanza) assicurarsi che il pulsante di opzione Applica a tutte le istanze della classe <nome classe> sia selezionato e fare clic su Avanti.
  6. Dalla finestra Specifica trigger, selezionare i trigger che devono attivare la sottoscrizione (Checkin per una sottoscrizione documento; Archivia per una sottoscrizione cartella). Fare clic su Avanti.
  7. Nella finestra , dal menu a discesa , selezionare l'azione dell'evento RMAutoDeclare precedentemente creata e fare clic su Avanti.
  8. Verificare che la casella di controllo Sincrono non sia selezionata. Lasciare le rimanenti caselle di controllo selezionate o meno, a seconda delle esigenze, e fare clic su Avanti.
  9. Fare clic su Fine.

RMAutoDeclare

Per verificare la configurazione di RMAutoDeclare, procedere come segue:

  1. Per creare un documento sul ROS della classe che è stata configurata su auto dichiara.
  2. Specificare il nome classe record in una proprietà Stringa del documento di origine.

    Questa è la proprietà immessa precedentemente (AutoDeclareRecordClassSymName) nel file RMAutoDeclare.properties. (Vedere la fase 2 nella procedura Modifica del file di configurazione dell'autodichiarazione precedentemente descritta in questo argomento). Quando crea un documento, l'utente immette il nome classe record in questa proprietà. Se non si specifica il nome simbolico, il nome classe predefinito è ElectronicRecordInfo.

  3. Specificare il percorso della cartella di archiviazione del record in un'altra proprietà Stringa.

    Questa è l'altra proprietà (AutoDeclareFolderSymName) che viene attualmente utilizzata nel file RMAutoDeclare.properties. (Vedere la fase 1 nella procedura Modifica del file di configurazione dell'autodichiarazione precedentemente descritta in questo argomento). Quando crea un documento, l'utente immette il percorso della cartella di archiviazione del record o GUID in questa proprietà. Se il valore non è valido, il gestore di eventi registra un errore. Il percorso della cartella record deve iniziare con "/<File Plan Name>/..." (ad esempio, "/File Plan/Category1/Folder1"). L'utente potrà anche immettere la cartella GUID.

Dopo che l'utente ha creato il documento, l'evento RMAutoDeclare lo dichiara nella cartella specificata nel FPOS, utilizzando la classe record specificata.



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Ultimo aggiornamento: Agosto 2011


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