Das Verschieben von Kategorien und Ordnern bezeichnet das Einfügen einer Einheit samt Inhalt an eine andere Position im Aktenplan. Dabei muss zwischen dem Verschieben von Containern, d. h. Aktenkategorien und Aktenordnern, und dem Verschieben von einzelnen Akten unterschieden werden. Das Verschieben von Kategorien und Ordnern betrifft auch alle Unterkategorien, Ordner, Bände und Akten, die sich darin befinden; diese werden ebenfalls an die neue Position verschoben.
Informationen zum Verschieben von Schriftstücken finden Sie in
Verschieben von Schriftstücken.
Allein der Schriftstückmanager oder ein Schriftstückadministrator kann eine Aktenkategorie oder einen Aktenordner verschieben. Beachten Sie folgende Regeln:
- Eine Aktenkategorie kann nur in eine andere Kategorie verschoben werden, wenn diese keine Aktenordner aufweist.
- Aktenordner können nicht in andere Aktenordner verschoben werden, weil diese keine Unterordner enthalten dürfen.
- Aktenordner können nicht auf die Basisebene des Aktenplans verschoben werden.
Sie müssen in Kategorien enthalten sein.
- Die Zielkategorie muss offen und aktiv sein, um das Verschieben zu ermöglichen. Die Quelle kann allerdings inaktiv und geschlossen sein.
- Sie müssen über die erforderlichen Berechtigungen verfügen, um der Zielkategorie Einheiten hinzufügen zu können.
So verschieben Sie eine Schriftstückkategorie oder einen Schriftstückordner:
- Gehen Sie zur Kategorie oder dem Ordner, die bzw. der verschoben werden soll.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen und wählen Sie Verschieben aus. Führen Sie anschließend die folgenden Schritte aus.
- Zur Angabe des Grunds geben Sie an, warum die Entität an eine andere Position verschoben wurde.
- Klicken Sie auf "Weiter", um zum nächsten Schritt überzugehen, oder auf "Abbrechen", um den Vorgang vorzeitig zu beenden.
- Zum Festlegen des Ziels wählen Sie die gewünschte Schriftstückkategorie aus, in die Sie die ausgewählte Kategorie oder den ausgewählten Ordner verschieben wollen.
- Klicken Sie auf "Weiter", wenn Sie einen Dispositionszeitplan angeben möchten. Andernfalls klicken Sie auf "Verschieben" und fügen die Einheit in das ausgewählte Ziel ein.
- Zum Festlegen der Aussonderung klicken Sie auf Zeitplansuche und wählen Sie den Aussonderungszeitplan aus. (Dazu klicken Sie unterhalb des Namens eines Zeitplans auf "Auswählen"). Dadurch wird ein neues Menü hinzugefügt, in dem Sie angeben können, wie der Aussonderungszeitplan weitergegeben wird. In diesem Schritt können Sie den aktuellen Dispositionszeitplan der Einheit ändern. Der hier festgelegte Zeitplan wird nach der Verschiebung auf die Einheit angewendet. Informationen zum Übernehmen von Aussonderungszeitplänen finden Sie in Aussonderungszeitpläne.
- Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:
- Neuen Dispositionszeitplan an alle Erbelemente übertragen: Diese Option betrifft alle Unterkategorien, Ordner und Akten in der verschobenen Kategorie.
- Neuen Dispositionszeitplan nicht übertragen: Diese Option wirkt sich nur auf den verschobenen Container, nicht aber seinen Inhalt aus. Beim Verschieben einer Unterkategorie hat diese Option keine Auswirkungen auf die darin enthaltenen Ordner, Bände und Akten.
- Neuen Dispositionszeitplan an alle unmittelbar untergeordneten Elemente weitergeben: Diese Option betrifft alle Ebenen unterhalb des Containers, den Sie verlagern. Wenn Sie einen Ordner verlagern, sind die zugehörigen Datenträger und Akten ebenfalls betroffen.
- Die Angabe der Dispositions-Autorität im entsprechenden Textfeld ist optional.
- Klicken Sie auf "Verschieben".