Asiakirjaksi vahvistus voi tapahtua Application Engine-, Workplace XT- tai, IBM Enterprise Records -ohjelman tai sovelluksen integroinnin avulla tai automaattisesti.
Asiakirjaksi vahvistus voit tapahtua monilla tavoilla:
Base- tai DoD-asennusta varten voit vahvistaa asiakirjaksi taltiossa, asiakirjakansiossa tai asiakirjaluokassa olevan asiakirjan. PRO-asennusta varten voit vahvistaa asiakirjaksi asiakirjakansiossa tai taltiossa olevan asiakirjan. Asiakirjaksi vahvistus edellyttää, että yksikkö, jossa asiakirjaksi vahvistus tapahtuu, on auki.
Jos asiakirjaksi vahvistus tapahtuu asiakirjakansiossa, asiakirja määritetään automaattisesti kansiossa olevaan aktiiviseen taltioon. Viimeksi luotu taltio on aina aktiivisena, kunnes se suljetaan. Jos haluat vahvistaa asiakirjaksi suljetussa taltiossa olevan asiakirjan, avaa taltio uudelleen ja valitse uudelleen avattu taltio manuaalisesti.
Jos olet vahvistamassa dokumenttia asiakirjaksi ja dokumentista on useita versioita, käytettävissäsi on useita vaihtoehtoja luoda asiakirja dokumenttisarjasta. Voit kuitenkin vahvistaa enintään kuusitoista dokumentin versiota yhdeksi asiakirjaksi.
Asiakirjojen vahvistusprosessin nopeuttamiseksi ohjattu asiakirjaksi vahvistustoiminto ja Vahvista asiakirjaksi -syöttömallit tukevat ominaisuuden arvojen automaattista vastaavuusmääritystä dokumentista asiakirjaan. Kun dokumentti on vahvistettu asiakirjaksi, dokumentin luokan ominaisuuksien symbolisia nimiä verrataan asiakirjan luokan ominaisuuksien symbolisiin nimiin. Jos nimet vastaavat, dokumentin ominaisuuden arvo määritetään automaattisesti vastaavan asiakirjan ominaisuuden arvoksi. Jos esimerkiksi dokumenttiluokassa on Väri-ominaisuus ja myös asiakirjaluokassa on Väri-ominaisuus, silloin dokumentin ominaisuuden arvo määritetään automaattisesti vastaamaan asiakirjan ominaisuuden arvoa. Samoin, jos olet vahvistamassa Outlookin sähköpostiviestiä asiakirjaksi käyttämällä oletussähköpostiasiakirjaluokkaa, Aihe-, Vastaanottaja-, Kopio-, Lähettäjä-, Lähetetty- ja Vastaanotettu-ominaisuuksien arvot määritetään automaattisesti vastaaviksi.
Ominaisuuden vastaavuusmääritys tapahtuu siitä riippumatta, näkyykö syöttömallissa Määritä asiakirjan ominaisuudet -vaihe. Jos dokumentin useita versioita valitaan vahvistettavaksi asiakirjaksi, ominaisuuden vastaavuusmääritys perustuu asiakirjaksi vahvistustoimintoon valitun dokumentin uusimpaan versioon. Dokumentin eri versioilla voi olla erilaisia luokkia ja ominaisuuksia. Ominaisuuksien vastaavuusmääritys tapahtuu aina dokumentin uusimman version ominaisuuksien perusteella.
Seuraavat säännöt kuvaavat, kuinka ominaisuuden vastaavuusmääritys toimii dokumentti- ja asiakirjaluokalle yhteisen ominaisuuden kohdalla: