通过使用包含类、子类、对象和属性的分层结构,IBM® Enterprise Records 使您能够执行记录管理活动。
IBM Enterprise Records 中的所有类均派生于位于 IBM Enterprise Records 对象库下的“文件夹”类。“文件夹”类用于派生 IBM Enterprise Records 的所有容器类。“RM 文件夹”类是“文件夹”类的子类。“RM 文件夹”类包含帮助维护 IBM Enterprise Records 中的记录的类和子类。您可以创建任意数量的子类并添加到“电子记录文件夹”、“混合记录文件夹”、“物理容器”、“框”和“物理记录文件夹”类中。
可使用 Enterprise Manager 来查看对象库的 IBM Enterprise Records 类层次结构。
以下列表描述了 IBM Enterprise Records 类,以及每个类和子类的简要描述。
“文件夹”类是 IBM Enterprise Records 中所有其他类的父类。 IBM Enterprise Records 的基本功能取决于此“文件夹”类,该文件夹具有帮助记录管理处理的所有属性。
“RM 文件夹”是在 IBM Enterprise Records 应用程序中创建的所有文件夹类的基类。“RM 文件夹”类是从“文件夹”父类派生的。下述容器类是“RM 文件夹”类的子类:分类方案根、归档计划、位置容器、记录类别、记录文件夹和卷。
“分类方案根”类代表 IBM Enterprise Records 归档计划对象的根文件夹。对象库中只有一个对象作为分类方案对象。所有分类方案对象均归档在分类方案根文件夹下。
“归档计划”类启用对不同类型的文件夹按分层分组,例如,归档计划中的记录类别和记录文件夹。您可在归档计划下创建多个记录类别和记录文件夹。
“位置容器”类用于跟踪对已推出记录的访问和使用。 您可使用此类创建多个位置。
“记录类别”类通常以分层结构进行组织,以反映并支持组织的业务活动。它可以包含“记录文件夹”和“记录类别”作为其子文件夹。“记录类别”类充当可保存作为其一级子代的记录类别或记录文件夹的容器,以满足 PRO 需求。而根据 DoD 需求,还可在“记录类别”类中包含充当其一级子代的 RecordInfo。
“记录文件夹”类用于创建子类,例如,ElectronicRecordFolder、PhysicalContainer、PhysicalRecordFolder 和 HybridRecordFolder。以下是 RecordFolder 类的派生类的简述:
“卷”类用于充当记录的保存容器。
除了使用以上提及的类,IBM Enterprise Records 还会使用“文档”类及其子类、“记录”类和“抄本”类。“电子记录”类和“标记记录”类派生于“记录”类。下图描述了“文档”类和“记录”类的层次结构。
以下列表描述了 IBM Enterprise Records 类,这些类用于通过每个类及子类的简短描述来建立文档和记录层次结构:
“文档”类是 Application Engine 或 Workplace XT 中所有文档的父类。您可以将文档申报为记录。文档的 RecordInformation 属性的 DeletionAction 元数据设置为“防止删除”,这意味着只有先删除了 RecordInformation 属性所指向的记录,才能删除该文档。“文档”类是派生出所有其他文档相关子类(记录、电子记录、电子邮件记录、标记记录和抄本)的基类。
记录是归档计划中所有记录类型的基类。“记录”类是“文档”类的子类。归档计划中的所有记录都显示为文档。记录的 RecordedDocuments 属性具有对象值属性,其中该属性引用的对象将其 DeletionAction 元数据设置为“级联”,这就表示如果删除了某条记录,那么其 RecordedDocuments 属性所指向的文档也将被删除。
“电子记录”类和“标记记录”类继承了“记录”类的属性。所有具有电子源的文档都使用该类申报为电子记录。可使用 Application Engine 或 Workplace XT 来将电子文档申报为记录。
“数字照片记录”类继承自“电子记录”类。“数字照片记录”类中包含数字照片记录的其他元数据。
“电子邮件记录”类继承自“电子记录”类。“电子邮件记录”类中包含电子邮件记录的其他元数据。
“标记记录”类继承自“记录”类。标记记录中包含指示记录物理位置的元数据。标记记录可归档至电子记录文件夹或物理记录文件夹中。标记记录不可出借。
“PDF 记录”类继承自“电子记录”类。“PDF 记录”类中包含 PDF 记录的其他元数据。
“已扫描记录”类继承自“电子记录”类。“已扫描记录”类中包含已扫描记录的其他元数据。
“抄本”类是“文档”类的子类。其中包含事务 XML,它通过工作流程进行更新并充当 .xml 文件形式的处理证书,此证书将在最终处理完成后存储在 CE 上。 您可以使用此文件查看与所处理实体相关的元数据。
“Web 记录”类继承自“电子记录”类。“Web 记录”类中包含 Web 记录的其他元数据。
在 IBM Enterprise Records 中,可在 Application Engine 或 Workplace XT 中创建 IBM Enterprise Records 实体与其他 Content Engine 对象之间的链接。记录可以与其他记录、文档和记录文件夹共享链接。类似地,记录文件夹可与 IBM Enterprise Records 和 Application Engine 或 Workplace XT 中的记录及记录文件夹共享链接。通过创建链接,您可以将相关记录和信息(例如注释、附件和电子邮件返回回执)引用或关联至指定的记录。IBM Enterprise Records 中的所有链接都是弱链接。例如,如果删除了两个相互链接的实体中的其中一个,那么另一个实体并不会随之删除。您可以创建“定制链接”类并将其设置成用作强链接。如果删除了由强链接进行链接的其中一个实体,那么与之相连的另一个实体也将随之删除。
“RM 链接”类继承自“链接”父类。“RM 链接”类将进一步派生子类以表示其他子类。 下图描述了“RM 链接”类和子类。
以下列表描述了“RM 链接”父类的子级子类及这些子类的简短描述:
“RM 链接”类是链接类的子类,将用于“RM 链接”类的 N-N 关系。
“摘录链接”是“RM 链接”类的子类。此链接在摘录与其源记录之间建立关联。“摘录链接”可以在记录与记录之间创建,也可以在记录与文档之间创建。“摘录链接”用于引用记录内容的选定部分,而不是全部内容。
“混合记录文件夹链接”是“RM 链接”类的子类。此链接在混合记录文件夹或电子记录文件夹之间建立关联。
“记录副本链接”是“RM 链接”类的子类。此链接在原始记录与其各副本间建立关联。当您创建记录的副本时,系统将自动为该记录创建此链接。“记录副本链接”是弱链接。删除两个相互链接的记录的其中一个副本时,另一个相连副本并不会随之删除。
“记录文件夹另请参阅链接”是“RM 链接”类的子类。此链接在两个相关文件夹之间建立关联。“记录文件夹另请参阅链接”可以在 IBM Enterprise Records 记录文件夹之间或 IBM Enterprise Records 记录文件夹与 IBM Enterprise Records 外部的任何其他文件夹之间建立。
“记录挂起链接”是“RM 链接”类的子类。此链接在挂起的记录实体与挂起本身之间建立关联。此链接用于内部处理,且在 IBM Enterprise Records UI 中不可见。
“记录另请参阅链接”是“RM 链接”类的子类。此链接在具有相关内容的记录之间建立关联。
“再现链接”是“RM 链接”类的子类。此链接在记录与其再现版本之间建立关联。再现指将记录再现为其他软件格式而不丢失内容的情况。内容及大部分元数据都相同。您可以将再现用于保存或访问/查看目的。
“参考链接”是“RM 链接”类的子类。此链接在记录与其参考之间建立关联。“参考链接”可以用有关联内容的其他记录、文档或记录文件夹建立。
“RM 文件夹挂起链接”是“RM 链接”类的子类。此链接在挂起的 IBM Enterprise Records 文件夹实体与挂起本身之间建立关联。此链接用于内部处理,且在 IBM Enterprise Records UI 中不可见。