L'azione Annulla dichiarazione di un record elimina i metadati del record e imposta
la proprietà RecordInformation del documento su nullo. Durante l'azione Annulla dichiarazione di un
record, è anche possibile conservare i metadati del record.
Per conservare i metadati è necessario che il piano file sia configurato in maniera opportuna.
Un amministratore record o un Records Manager è in grado di annullare la dichiarazione di un
record. Un'operazione di annullamento della dichiarazione eseguita con esito positivo comporta la disconnessione di ciascun
documento associato o versione di documento dal record e ogni azione di eliminazione
del record. Ognuna delle rispettive impostazioni di sicurezza viene ripristinata all'impostazione
di sicurezza del documento prima della sua dichiarazione.
I seguenti stati del record non consentono di annullare la dichiarazione di un
record:
- Un record in attesa, o incluso in un contenitore in attesa.
- Un record contrassegnato come eliminato.
- Un record che è attualmente implicato in un flusso di lavoro attivo (ad esempio, un flusso di lavoro
disposizione).
- Un record con contenuto federato.
- Un record la cui dichiarazione non può essere annullata per alcun motivo (ad esempio, assenza
di sicurezza).
Per annullare la dichiarazione di un record singolo:
- Fare clic con il pulsante destro del mouse sul nome del record e selezionare Annulla dichiarazione.
- Fare clic su Accetta per annullare la dichiarazione di un record o su Esci per conservarlo.
Per annullare la dichiarazione di uno o più record:
- Sfogliare la gerarchia del piano file o ricercare il
piano file per accedere ai record per cui si desidera annullare la dichiarazione.
- Selezionare le caselle di controllo a sinistra dei record per cui si desidera annullare la dichiarazione.
- Dal menu Azioni a più selezioni, selezionare Annulla dichiarazione.
- Nella finestra Annulla dichiarazione, accertarsi che i record per cui si desidera annullare
la dichiarazione siano selezionati e fare clic su Annulla dichiarazione per annullare la dichiarazione
dei record o Esci per interrompere
l'azione. Se si fa clic su Annulla dichiarazione, viene annullata la dichiarazione dei
propri record senza alcun ulteriore avviso.
- Viene visualizzato un messaggio di conferma che chiede di verificare il completamento dell'operazione Annulla dichiarazione. Fare clic su OK per tornare alla pagina Sfoglia.
- I record sono eliminati.
- I documenti di origine ripristinano la relativa impostazione di sicurezza originale e possono essere nuovamente
dichiarati.
- Si accede all'evento RMAudit Undeclare se la verifica è abilitata.