IBM Enterprise Records, Version 5.1.+            

Deklarera fysiska poster

Om systemet har objektlager som är konfigurerat för att använda datamodellen DoD-klassificerad måste du först ange om den fysiska posten ska vara klassificerad eller oklassificerad. Den här proceduren är till för oklassificerade fysiska poster.

Anvisningar för deklaration av en klassificerad fysisk post finns i Deklarera klassificerade fysiska poster. När du deklarerar en fysisk post i IBM Enterprise Records kan du använda en inmatningsmall. När en inmatningsmall innehåller en arkiveringsplansplats, deklareras den fysiska posten på den plats där användaren anropar deklarationsåtgärden och på alla platser som anges i mallen. En postansvarig eller postadministratör kan skapa eller ändra mallarna för deklaration av fysiska poster genom att använda verktyget Lägg till inmatningsmall i Application Engine eller Workplace XT. I Skapa inmatningsmallar för att deklarera fysiska poster finns mer information om inmatningsmallar. I följande procedur antar vi att du använder IBM Enterprise Records-standardmallen för deklaration av fysiska poster.

Deklarera en fysisk post i IBM Enterprise Records:

  1. I IBM Enterprise Records navigerar du till rätt plats i arkiveringsplanen och klickar på Deklarera fysisk post.
  2. Klicka på alternativknappen Deklarera oklassificerad post om den visas i guiden och klicka därefter på Nästa.
  3. Klicka på Välj nedanför namnet på den inmatningsmall som du ska använda.

Ange egenskaper:

  1. Ange nödvändig information i egenskapsfälten. Fälten varierar beroende på den klass som du använde. De obligatoriska fälten för standardklassen för markörposter är t.ex. följande:
    • Medietyp: CD, videokassett etc.
    • Format: CDR, VHS etc.
    • Författare/initierare: namnet på den person som skapade eller äger den fysiska posten
    • Ärende: en kort beskrivning av den fysiska posten
    • Publiceringsdatum: Datum då den fysiska posten skapades.
    • Hemplats: Aktuell plats för den fysiska posten. När du klickar på länken öppnar guiden en sida med platslänkar. Klicka på Välj nedanför önskad plats. Guiden stänger sidan och du kommer tillbaka till steget Ange egenskaper.
  2. Om den post som du deklarerar är ett kvitto för en klassificerad post klickar du på ReceiptOf och bläddrar sedan till och väljer den klassificerade post som kvittot pekar på. I Kvitton finns mer information.
  1. Klicka på Slutför när du har angett den nödvändiga informationen.
  2. Om du ska deklarera fler poster väljer du en inmatningsmall igen. Klicka på Avsluta.

Deklarera en fysisk post i Application Engine eller Workplace XT:

  1. Lägg till ett nytt dokument. I steget Välj fil väljer du Ingen som filtyp.
  2. Klicka på Deklarera som post på bekräftelsesidan.
  3. Välj alternativet för oklassificerad post. Mer information om klassificerade poster finns i Deklarera klassificerade fysiska poster.
  4. Klicka på Acceptera om du vill använda guiden eller på Välj om du vill använda en inmatningsmall.
    • För inmatningsmallar navigerar du till FPOS-objektlagret, mappen Posthantering/Mallar där du väljer inmatningsmallen. Klicka sedan på Acceptera. Du måste välja en mall som administratören har utsett. Den standardmall som används i IBM Enterprise Records kan inte användas i Application Engine eller Workplace XT eftersom den förutsätter att arkiveringsplanens plats redan har valts.
    • Om du använder guiden Katalogpost utför du följande steg.
  5. Klicka på Välj klass och välj lämplig klass. Som standard innehåller alla FPOS-objektlager klassen för markörpost. Administratören kan också ha lagt till andra alternativ.
  6. Klicka på Välj plats för arkiveringsplan och navigera till lämplig entitet. Eftersom en fysisk post bara kan finnas på en enda fysisk plats väljer du i de flesta vall bara en arkiveringsplansplats, t.ex. en hybridmapp, låda eller en fysisk postmapp.
  7. Markera kryssrutan för lämplig entitet och klicka på Lägg till i urval.
    • I stället för att använda den vanliga bläddringsvyn kan du välja någon av de tidigare skapade genvägarna. Klicka på Genvägar i vänster sidofält.
    • Du kan också söka efter kategori- eller mappnamnet. Klicka på Sök i vänster sidofält.
    • När du har lagt till entiteten till Valda arkiveringsplansplatser kan du klicka på Lägg till genvägar för framtida bruk.
  8. Klicka på Acceptera när du är klar med platsvalet.
  9. Klicka på Nästa och fortsätt till steget Ange egenskaper.

Ange egenskaper

  1. Ange nödvändig information i egenskapsfälten. Fälten varierar beroende på den klass som du använde. De obligatoriska fälten för standardklassen för markörposter är t.ex. följande:
    • Medietyp: CD, videokassett etc.
    • Format: CDR, VHS etc.
    • Författare/initierare: namnet på den person som skapade eller äger den fysiska posten
    • Ärende: en kort beskrivning av den fysiska posten
    • Publiceringsdatum: Datum då den fysiska posten skapades.
    • Hemplats: Aktuell plats för den fysiska posten. När du klickar på länken öppnar guiden en sida med platslänkar. Klicka på Välj nedanför önskad plats. Guiden stänger sidan och du kommer tillbaka till steget Ange egenskaper.
  2. Om den post som du deklarerar är ett kvitto för en klassificerad post klickar du på ReceiptOf och bläddrar sedan till och väljer den klassificerade post som kvittot pekar på. I Kvitton finns mer information.
  3. Klicka på Slutför när du har angett den nödvändiga informationen.

Om streckkoder

Om du har maskin- och programvara för streckkodsdata kan du skanna in en streckkod direkt till det aktiva fältet eller kopiera den från din dator och sedan klistra in den i fälten i IBM Enterprise Records. För användning av fliken Avsök fysiska objekt kan du ange valfri text i streckkodsfältet.



Feedback

Senast uppdaterat: Augusti 2011


© Copyright IBM Corp 2011.
Detta Informationscenter bygger på Eclipse-teknik. (http://www.eclipse.org)