IBM Enterprise Records, Verze 5.1.+            

Zahájení plánu odebrání

Entity jsou připraveny k odebrání a vstupují do fáze určené v plánu odebrání. Záznamy zůstávají v určité fázi po dobu, kterou určíte jako období uchování této fáze. Jakmile období uchování uplyne, musíte ručně zahájit akci odebrání přidruženou k této fázi.

Jakmile přidružíte plán odebrání ke kategorii záznamu, složce záznamů nebo typu záznamu, systém sleduje určenou událost nebo datum, které spustí provedení plánu. Když tato událost nebo určené datum nastanou, je spuštěno uzavření objektů záznamů definovaných v plánu. Když je spuštěno uzavření objektu a uplyne posunutí (pokud bylo nastaveno) určené pro záznamy, systém automaticky provede akci uzavření objektu určenou v plánu. Po uplynutí období uchování systém spustí sled prací přidružený k akci odebrání přidružené k dané fázi a po schválení autorizované osoby postoupí entity do další fáze. Když pro danou entitu zahájíte odebrání, je automaticky zahájeno rovněž odebrání všech jejích podřízených entit.

Plán souborů je možné konfigurovat tak, aby odstranil původní deklarovaný dokument i metadata záznamu (výchozí nastavení), případně může odstranit pouze původní deklarovaný dokument a metadata záznamu uchovat. Viz Konfigurace uchovávání metadat.

Chcete-li zahájit plán odebrání, postupujte takto:

  1. Přejděte na entity, které jsou připraveny k odebrání, případně je vyhledejte. Vedle entit, které jsou připraveny k odebrání, se zobrazí ikona připravenosti: připraveno k odebrání.
  2. Zaškrtněte políčka vlevo od názvů. Můžete rovněž klepnout pravým tlačítkem myši na jednotlivou entitu a použít nabídku.
  3. V nabídce Akce s vícenásobným výběrem vyberte položku Zahájit odebrání: ikona Zahájit odebrání
  4. Klepnutím na tlačítko OK potvrďte zprávu o úspěšné inicializaci plánu odebrání. Pokud však dojde k nějakému problému při inicializaci plánu odebrání, zobrazí se zpráva o selhání. Chcete-li zobrazit příčinu selhání, klepněte na červenou hvězdičku vedle názvu entity.

Způsob nalezení entit, které jsou připravené k odebrání

Neexistuje žádná jednotlivá vlastnost, která označuje "připraveno k odebrání," ale je možné takovou entitu vyhledávat s použitím sady podmínek.

Je vhodné vytvořit šablonu vyhledávání, která bude toto vyhledávání provádět pravidelně. V šabloně vyhledávání ponechejte datum provedení aktuální fáze prázdné a zkontrolujte, zda je upravitelné, aby uživatel mohl při použití vyhledávání vyplnit aktuální datum.

Další možností je vytvořit vlastní události COM pro odeslání e-mailu, aby se příjemce dozvěděl, co je připravené k odebrání. Za předpokladu, že uživatel je obeznámen se strukturou plánu souborů, by měl být schopen přejít na příslušnou entitu.

Konečně, může být žádoucí použít metody rozhraní API pro vytvoření vlastního kódu, který zahájí odebrání, pokud je to vhodné pro vaše obchodní záznamy.

Chcete-li zobrazit vlastnosti odebrání, postupujte takto:

Můžete zobrazit vlastnosti odebrání, například název odebrání, datum uzavření objektu entity, aktuální datum provedení fáze, aktuální datum odebrání, aktuální datum rozhodnutí o fázi, aktuální název akce fáze, aktuální rozhodnutí o kontrole fáze a datum posledního procházení.

  1. Klepněte na ikonu entity Získat informace.
  2. Klepněte na odkaz Podrobnosti v levém podokně.

Konfliktní plány odebrání (DOD)

Může existovat plán odebrání pro kontejner a jiný plán odebrání pro typ záznamu, který se vztahuje na záznam uvnitř tohoto kontejneru. Tento záznam nelze do posledního data zničit ani exportovat.



Zpětná vazba

Poslední aktualizace: Srpen 2011


© Copyright IBM Corp. 2011.
Toto Informační centrum využívá technologii Eclipse. (http://www.eclipse.org)