Afin de maîtriser la conservation et l'élimination des enregistrements, vous devez définir et associer des plannings d'élimination aux conteneurs et aux types d'enregistrement. Dans le cadre d'un planning d'élimination, vous indiquez les règles de conservation des enregistrements et les instructions pour leur élimination à l'issue de la période de conservation.
Les instructions d'élimination comprennent notamment :
- La révision
- Le transfert vers une archive pour conservation définitive
- L'exportation vers un autre emplacement
- La destruction
Vous indiquez également différentes phases qu'un enregistrement doit traverser au sein d'un planning d'élimination. Chaque phase a une période d'expiration définie.
A la fin de chaque phase, une action spécifiée est exécutée sur les enregistrements, puis ils sont dirigés vers la phase suivante. Le planning d'élimination est interrompu pour les entités mises en attente. Il est repris dès lors que toutes les mises en attente ont été supprimées.
Le balayage de mise en attente permet de calculer quand les entités sont prêtes à l'élimination. Voir Processus de balayage. Les plannings d'élimination sont importés et exportés lors de l'utilisation de l'outil d'importation/exportation de plans de fichiers.
Paramètres de planning d'élimination
Un planning d'élimination peut comprendre les éléments suivants :
- Evénement Déclenche le début de la limitation. La limitation désigne la fermeture des entités, permettant de lancer leur élimination. La limitation met un terme à l'utilisation d'enregistrements périmés.
- Action limite Action exécutée automatiquement sur les entités une fois la limitation déclenchée et tout décalage dépassé.
- Décalage Période entre le début d'une limitation et le lancement d'une action limite.
- Phases d'élimination Phases définies pour gérer la conservation d'enregistrements dans un état particulier et pour une durée particulière.
- Instruction/action d'élimination de phase Action qui doit être lancée manuellement lorsque la période de conservation d'une phase est terminée. Chaque phase dispose d'une action d'élimination associée. Les actions d'élimination de phase peuvent correspondre à une révision, à un transfert vers une archive pour conservation définitive, à une exportation ou à une destruction.
- Workflows d'élimination Un workflow est associé à chaque action d'élimination. Lorsqu'une action est lancée, le système lance le workflow associé pour appliquer aux enregistrements un ensemble d'instructions prédéfinies.
Héritage de planning d'élimination
Les plannings d'élimination peuvent être associés à des catégories d'enregistrement, à des dossiers d'enregistrement ou à des types d'enregistrement. Un dossier d'enregistrement peut disposer de son propre planning d'élimination ou peut hériter de celui associé à une catégorie d'enregistrement parent.
Par défaut, un enregistrement hérite du planning d'élimination du dossier dans lequel il a été déclaré. Si toutefois vous souhaitez associer à l'enregistrement un planning d'élimination différent, vous pouvez créer un type d'enregistrement, associer le planning d'élimination souhaité à ce type et affecter le type d'enregistrement à l'enregistrement. Si un enregistrement est affecté à une catégorie d'enregistrement, à un dossier d'enregistrement et à un type d'enregistrement disposant tous de plannings d'élimination associés différents, alors l'enregistrement hérite du planning d'élimination du type d'enregistrement. Si un enregistrement est directement créé dans une catégorie d'enregistrement, alors il hérite du planning d'élimination de cette catégorie.
En règle générale, c'est le planning d'élimination du niveau hiérarchique le plus proche de l'enregistrement qui s'applique. Le diagramme ci-dessous décrit l'héritage des plannings d'élimination par différentes entités dans des conditions différentes :

Si vous déplacez une catégorie ou dossier d'enregistrement, vous pouvez attribuer un planning d'élimination au conteneur et indiquer quelles entités du conteneur sont affectées. Pour plus d'informations sur le déplacement des entités, voir Relocalisation d'une catégorie ou d'un dossier.
En l'absence d'affectation d'un planning d'élimination lors de la relocalisation d'un conteneur, les règles suivantes s'appliquent :
- Si le conteneur hérite du planning d'élimination de l'entité parente, le conteneur héritera du planning d'élimination du nouveau parent après déplacement.
- Si le conteneur a un planning d'élimination différent de celui de l'entité parente, le conteneur conserve son planning après déplacement.
Processus d'élimination
Dès lors qu'un planning d'élimination a été associé à une catégorie ou à un dossier d'enregistrement, tous les enregistrements créés dans ce conteneur hériteront de ce planning par défaut. Lorsque l'action limite est exécutée sur les enregistrements, ils sont marqués en vue de leur élimination et dirigés vers la phase d'élimination. Les entités identifiées comme prêtes à être éliminées sont marquées de l'icône Prêt pour l'élimination :
.
Les utilisateurs autorisés peuvent lancer l'élimination.
Sur approbation du gestionnaire d'enregistrements, le système exécute les actions d'élimination associées sur les entités approuvées. Vous pouvez affecter aux phases du planning d'élimination l'une des actions d'élimination suivantes :
- Révision Une personne autorisée révise l'état d'élimination des entités pour déterminer si l'étape suivante peut être engagée.
L'étape de révision peut être réaffectée autant de fois que nécessaire.
- Exportation Les entités sont copiées ou exportées vers un autre système ou une autre librairie. Vous pouvez ensuite supprimer les enregistrements de l'emplacement précédent, par une action distincte.
- Exportation avec mappage Les entités avec des propriétés personnalisées sont copiées ou exportées vers une entreprise qui utilise le schéma DoD V3, telle que l'agence américaine National Archives and Records Administration (NARA).
Vous pouvez ensuite supprimer les enregistrements de l'emplacement précédent, par une action distincte.
- Transfert en deux étapes Les entités sont transférées vers un emplacement défini à l'issue de la période de conservation. Si le gestionnaire d'enregistrements confirme que le transfert des entités a réussi et qu'elles sont prêtes à la destruction, le transfert est suivi par la destruction.
- Transfert en deux étapes avec mappage Les entités avec des propriétés personnalisées sont transférées vers une entreprise qui utilise le schéma DoD V3, telle que l'agence américaine National Archives and Records Administration (NARA), à la fin de la période de conservation. Si le gestionnaire d'enregistrements confirme que le transfert des entités a réussi et qu'elles sont prêtes à la destruction, le transfert est suivi par la destruction.
- Destruction Les entités sont supprimées du référentiel de façon permanente. Cette action ne peut être affectée qu'une seule fois à une entité donnée.
La destruction de l'enregistrement implique également la destruction de ses liens associés.
- Transfert temporaire avec mappage Les entités avec des propriétés personnalisées sont temporairement transférées vers une entreprise qui utilise le schéma DoD V3.
Si un workflow de destruction échoue pour une raison quelconque,
l'entité reste dans l'état Elimination en cours. L'élimination de l'entité doit alors être relancée. Voir Lancement d'un planning d'élimination.
Pratiques recommandées
Certaines propriétés sont mises à jour dynamiquement par le balayage d'élimination. Si ces propriétés sont utilisées comme base de conservation pour d'autres conservations, un balayage d'élimination peut résulter en une période de conservation plus longue. N'utilisez pas les propriétés suivantes comme base de conservation d'une autre conservation :
- Date d'exécution de la phase actuelle
- Action de la phase actuelle
- Date de dernier balayage
- Date de décision de la phase actuelle
- Décision de révision de la phase actuelle
- ID de la phase actuelle
- Recalculer la conservation de la phase
- Etat d'exécution de la phase actuelle
- Phases d'élimination
- Cycle - Années
- Cycle - Mois
- Cycle - Jours
- Type d'action actuel
- Etat de la procédure des éléments référents
- Date de balayage des éléments référents
- Date de révision de l'enregistrement référent
- Date de prochaine révision de l'enregistrement référent
- ID de la phase actuelle
- Autres conservations
- Base de conservation
- Période de conservation - Années
- Période de conservation - Mois
- Période de conservation - Jours
- Format d'exportation de la phase actuelle
- Format d'exportation
- Date de décision de la phase actuelle