Управление записями и документами

Управление записями - это процесс определения того, какие документы ваша компания должна хранить как корпоративные записи, а также процесс разработки расписаний хранения информации с указанием причины сохранения записи, срока хранения и пользователя, который может санкционировать окончательное уничтожение документа. Управление записями гарантирует, что важные записи будут доступными в течение определенного периода времени в качестве справочной документации для внутреннего использования и внешнего аудита. Управление записями также позволяет задать дополнительную защиту для документов (и их свойств), чтобы только утвержденные пользователи могли получить доступ к критически важным бизнес-данным и чтобы данные нельзя было изменить после того, как они станут записью. В большинстве случаев то, какие элементы должны быть записями, и как эти записи должны быть организованы, классифицированы и сохранены, определяется правительственными нормативными требованиями и корпоративными правилами.

Администратор сайта может сконфигурировать Workplace XT для работы с дополнительным приложением IBM® InfoSphere Enterprise Records. (Продукт IBM InfoSphere Enterprise Records раньше назывался IBM FileNet Records Manager). В Workplace XT вы можете указать документ, который должен быть корпоративной записью. После этого компонент IBM InfoSphere Enterprise Records применит дополнительные свойства и параметры защиты к документу и запишет его в дополнительные расположения папок, заданные вами в ходе процедуры объявления записью. После того, как документ станет записью, у исходного владельца документа и других пользователей может больше не быть тех же самых прав доступа к документу.

Чтобы упростить процесс правильной идентификации записей, администратор может создать для вашего сайта шаблоны ввода 'Объявить как запись'. Шаблон может содержать предварительно заданную категорию записи или расположение и значения свойств, чтобы оптимизировать процесс идентификации записей.

Если у документа больше одной версии, у вас будет несколько вариантов создания записи для серии документов:

После того, как компонент IBM InfoSphere Enterprise Records будет сконфигурирован для вашего сайта, пользователи, которые являются членами роли доступа 'Объявить как запись', увидят кнопку 'Объявить как запись' на странице подтверждения при добавлении или активации документа. Действия 'Объявить как запись' и 'Объявить версии как записи' будут содержаться на информационной странице и во всплывающем меню для версий документов, которые еще не объявлены как записи.

Версию документа можно объявить как запись только один раз. Чтобы определить, была ли версия уже объявлена как запись, выполните следующие действия:

Прим.: Если вы видите опцию 'Объявить как запись' во всплывающем меню документа, который вы только что объявили, обновите меню, щелкнув по последнему элементу в пути.