Mentre s'explora un magatzem d'objectes de pla de fitxers a l'IBM® Enterprise
Records,
feu clic a Declara registre físic per iniciar l'Assistent de
declaració de registres.
Aquest assistent consta de tres passos:
- Registre de catàleg
- Definir les propietats
- Definir les propietats de classificació
Per declarar un registre de catàleg:
- Feu clic a Selecciona classe. L'assistent obre la pàgina
Selecció de classe de registre.
- Per defecte, només hi ha disponible la classe Registre de
marcador. Si el lloc ha afegit altres classes, seleccioneu la classe adequada
i feu clic a Accepta.
- Especifiqueu una ubicació de pla de fitxers.
- A l'IBM Enterprise
Records,
feu clic a Afegeix nou. Per eliminar una ubicació de pla de fitxers,
feu clic a Elimina a sota de la seva descripció. A l'Application Engine,
feu clic a Selecciona ubicació de pla de fitxers.
- Aneu al nivell adequat d'una ubicació i seleccioneu el quadre de selecció.
Si ha creat anteriorment dreceres, podeu seleccionar
Dreceres i seleccionar-ne a la llista. Seleccioneu el quadre de selecció
de la ubicació que vulgueu utilitzar i feu clic a Afegeix a la selecció.
Podeu fer clic a Cerca per cercar una ubicació.
Seleccioneu Títol o Identificador de pla de fitxers.
L'operador per defecte és "like", que permet cercar part del nom. Introduïu una cadena de text i feu clic a
Cerca.
- Un cop que seleccioneu una ubicació, feu clic a Afegeix a la selecció.
- Feu clic a Afegeix a dreceres per obtenir les
ubicacions que s'utilitzen sovint. A declaracions futures, podeu seleccionar les ubicacions a la vista
Dreceres, en lloc de navegar a la vista
Navega.
- Feu clic a Accepta.
- Feu clic a Següent per continuar amb el pas Configura propietats.
Per completar Configura propietats:
- Proporcioneu la informació necessària als camps de propietat. Els camps necessaris varien
en funció de la classe que hàgiu seleccionat. Els camps necessaris de la classe Registre de marcador
per defecte són:
- Tipus de suport: introduïu el tipus de suport, per exemple,
CD, cinta de vídeo o fotografia impresa.
- Format: introduïu el format, per exemple,
CDR, VHS, paper.
- Autor/Originador: introduïu el nom de la persona que ha creat o que
és el propietari del registre físic.
- Assumpte: introduïu una descripció breu del registre físic.
- Data de publicació: introduïu la data en què s'ha creat el registre físic.
- Ubicació inicial: introduïu la ubicació permanent del registre físic
quan el registre no estigui alliberat. Feu clic a Selecciona sota la ubicació
necessària. L'assistent tanca la pàgina i torna al pas
Configura les propietats.
- Si el registre que declareu és un rebut d'un altre registre, feu clic a
Rebut de i, tot seguit, accediu i seleccioneu
el registre classificat que és l'origen del rebut. Els rebuts fan el seguiment
dels registres classificats, però el rebut normalment no està classificat.
Per obtenir més informació sobre els rebuts, consulteu
Rebuts.
- Feu clic a Següent.
Per completar Configura propietats de classificació:
- Per seleccionar una guia de classificació de seguretat (SCG) o un document d'origen, feu clic a
Derivat des de. Aquest pas és opcional.
- Per seleccionar una SCG, una secció d'SCG o un tema d'SCG, feu clic a Afegeix nou
a l'àrea Guies de classificació de seguretat i seleccioneu l'element d'SCG necessari.
En seleccionar un element d'SCG s'omplirà la propietat
Derivat des de del registre amb el nom de
l'SCG, la data en què s'ha emès l'SCG i l'originador de l'SCG.
- Per seleccionar un document d'origen, feu clic a Afegeix nou a l'àrea
Documents d'origen i introduïu una descripció del document d'origen al quadre de text.
Un document d'origen no proporciona informació addicional, per la qual cosa haurà de completar els camps necessaris
al pas Configura propietats de classificació.
- Per eliminar una guia de classificació de seguretat o un document d'origen, feu clic al quadre corresponent
a la columna Elimina i feu clic a Elimina.
- En acabat d'afegir o eliminar els elements de guia de classificació necessaris i els documents d'origen,
feu clic a Accepta.
Important: Quan es fa clic a Accepta a la pàgina
Derivat des de, l'IBM Enterprise
Records copia les dades
de tots els camps que es mostren al resum, incloent-hi els espais en blanc, als camps corresponents del pas
Configura propietats de classificació.
Si heu introduït anteriorment altres dades en aquests camps i només reviseu la informació de la pàgina
Derivat des de, feu clic a Cancel·la (en lloc d'Accepta)
per conservar les dades que heu introduït manualment.
- Especifiqueu un valor per a Classificació inicial seleccionant
Màxima confidencialitat, Secret,
o Confidencial al menú.
Important: La classificació actual es defineix per defecte amb el mateix valor que la
classificació inicial si teniu autorització per veure elements al nivell de
la classificació inicial. Si no, cal que especifiqueu un valor segons el nivell
d'autorització de seguretat de què disposeu.
- Feu clic a Motius de la classificació.
L'IBM Enterprise
Records obre la pàgina Selecciona valors
on podeu afegir i eliminar motius de classificació.
- Per afegir un motiu de classificació, feu clic a Afegeix valor nou i
seleccioneu Actiu per als registres nous o En desús per als registres
heretats.
- Seleccioneu un motiu a la llista d'opcions i feu clic a Accepta.
- Continueu afegint tants motius com calgui.
- Per eliminar un motiu, ressalteu el motiu i feu clic a la icona Elimina elements
seleccionats:

- Quan hàgiu acabat amb les seleccions, feu clic a Accepta.
- Al camp Agència de classificació, introduïu el nom de l'agència
que gestiona actualment el registre físic, com ara el Departament de defensa dels EUA.
- Empleneu la resta dels camps opcionals.
- Per canviar Desclassifica segons data, feu clic a la icona de calendari
i seleccioneu una data. Desclassifica segons data es basa en un dels elements següents:
- Feu clic a Desclassifica segons incidències o Davallada de nivell
segons incidències.
L'IBM Enterprise
Records obre la pàgina Selecciona valors
on podeu afegir i eliminar els valors adequats.
- Seleccioneu un valor a la llista d'opcions i feu clic a Accepta.
- Continueu afegint tants valors com calgui.
- Per eliminar un valor, ressalteu el valor i feu clic a la icona Elimina elements
seleccionats:

- Quan hàgiu acabat amb les seleccions, feu clic a Accepta.
- La introducció o el canvi de part de la informació pot canviar la necessitat
d'informació a altres camps. Per exemple, si modifiqueu el camp Desclassifica segons data, cal que introduïu una exempció. Si introduïu un valor per al camp
Davallada de nivell segons incidències, cal que proporcioneu
les instruccions de davallada de nivell.
- Feu clic a Finalitza després d'introduir la informació necessària.