IBM Enterprise Records, Versió 5.1.+            

Visió general de la configuració de l'IBM Enterprise Records

Hi ha diverses tasques que cal completar per configurar l'entorn de l'IBM® Enterprise Records.

Per configurar un entorn de l'IBM Enterprise Records, completeu les tasques de configuració següents.

Creació de classes de document de ROS

Cal que creeu classes de document per als documents que declarareu com a registres.

Configuració del pla de fitxers per defecte

Només es mostra una jerarquia de pla de fitxers a l'aplicació IBM Enterprise Records en un moment concret.

Configuració de l'escombratge de disposició

Un administrador configura el procés d'escombratge de disposició durant el procediment d'instal·lació i configuració de l'IBM Enterprise Records. Per garantir, però, que està ben configurat, reviseu la configuració de l'escombratge de disposició. Per exemple, si el lloc no utilitza tipus de registre, verifiqueu que Executa per a tipus de registre s'ha definit com a Fals.

Per obtenir-ne més informació, consulteu Configuració de l'escombratge de disposició.

Configuració dels tipus de registre

Els tipus de registre proporcionen una manera d'associar un registre amb una planificació de disposició diferent de la que està associada actualment amb la categoria de registres o la carpeta de registres pare del registre. Si la solució IBM Enterprise Records utilitza tipus de registre, assegureu-vos de configurar l'escombratge de disposició perquè efectuï el procés de tipus de registres definint Executa per a tipus de registre com a Cert.

Configuració de l'opció de retenció de metadades

Quan un usuari amb els drets d'accés adequats suprimeix una entitat de l'IBM Enterprise Records, l'entitat s'elimina permanentment del magatzem d'objectes. Podeu configurar, però, l'opció per retenir metadades a nivell de pla de fitxers per a les categories de registres, les carpetes de registres, els volums i els registres suprimits. Si un administrador habilita l'opció de retenció de metadades, les entitats esmentades anteriorment romanen al magatzem d'objectes (marcades com a suprimides) però ja no estan visibles a l'aplicació IBM Enterprise Records. Podeu exportar periòdicament aquestes entitats suprimides i totes les seves metadades a un fitxer XML per mantenir un historial i, aleshores, suprimir permanentment les entitats del magatzem d'objectes. Per obtenir informació sobre com configurar aquesta opció, consulteu Configuració de la retenció de metadades.

Configuració de la declaració automàtica de registres

Podeu configurar l'IBM Enterprise Records perquè declari automàticament un document com a registre sempre que un usuari completi una operació específica, com ara crear un document. Per configurar la declaració automàtica:

Configuració de la sincronització de propietats

Podeu configurar la sincronització de propietats per sincronitzar automàticament els valors de propietat d'un document amb el seu registre associat (o vice versa) sempre que té lloc una actualització de propietats al document o al registre. Per obtenir-ne més informació, consulteu Configuració de la sincronització de propietats.

Definició de la mida de lot de flux de treball

Per defecte, l'IBM Enterprise Records emmagatzema un màxim de deu elements de treball en un lot de flux de treball per a revisió i aprovació abans de la disposició, però podeu canviar el nombre màxim emmagatzemat mitjançant un paràmetre de configuració. Per obtenir-ne més informació, consulteu Configuració de la mida de lot de flux de treball.

Configuració d'una sol·licitud d'un flux de treball de carpeta de registres

L'IBM Enterprise Records inclou el flux de treball Crea carpetes de registres, que permet als usuaris enviar una sol·licitud a un gestor de registres per crear una carpeta de registres. Molts usuaris normalment no tenen prou privilegis per crear una carpeta de registres. Perquè aquest flux de treball estigui disponible per als usuaris, cal que configureu la preferència de lloc Carpeta de registre sol·licitada. És possible que aquesta preferència s'hagi definit durant la instal·lació i la configuració de l'IBM Enterprise Records. Per obtenir més informació sobre la utilització d'aquest flux de treball, consulteu Creació d'una carpeta de registres utilitzant un flux de treball.

Per obtenir instruccions sobre com definir la preferència de lloc, consulteu Definició de la preferència de lloc Carpeta de registre sol·licitada.

Definició de la preferència de lloc d'enllaços editables

L'IBM Enterprise Records inclou enllaços que permeten als usuaris enllaçar registres i carpetes relacionades. Per crear i mantenir enllaços a l'IBM Enterprise Records, cal que definiu la preferència de lloc Classes d'enllaç editable amb el Workplace. Per obtenir més informació sobre els enllaços de l'IBM Enterprise Records, consulteu Enllaços.

Per obtenir instruccions sobre com definir la preferència de lloc, consulteu Definició de la preferència de lloc de classe d'enllaç.

Configuració d'incidències específiques de compliment

L'IBM Enterprise Records inclou diverses incidències per al compliment amb els estàndards PRO o DoD, com ara incidències que defineixen metadades. La configuració d'aquestes incidències és opcional perquè el procés de les incidències pot afectar el rendiment.

Configuració de documents CFS-IS

Si la solució IBM Enterprise Records inclou l'ús de dels Content Federation Services opcionals per a la característica Image Services (CFS-IS), coordineu-vos amb l'administrador del sistema de l'IBM FileNet Image Services per assegurar-vos que la seguretat de l'Image Services s'hagi configurat correctament per a la modificació i la supressió de documents de l'Image Services i per assegurar-vos que els paràmetres de retenció de classe de document de l'IS estiguin ben configurats perquè els documents de l'IS que s'hagin declarat com a registres no se suprimeixin a causa dels paràmetres de retenció de l'IS. Per obtenir-ne més informació, consulteu Tasques de manteniment i d'administració constants.

Configuració dels dispositius d'emmagatzematge protegit

Si la solució IBM Enterprise Records inclou l'ús de dispositius d'emmagatzematge protegit, com ara EMC Centera, NetApp SnapLock, Tivoli Storage Manager i altres, és important que els paràmetres de retenció de l'IBM Enterprise Records no entrin en conflicte amb els paràmetres de retenció que es poden configurar al dispositiu d'emmagatzematge. Per tant, desactiveu la retenció per al dispositiu d'emmagatzematge i deixeu que l'IBM Enterprise Records controli la retenció.


Comentaris

Darrera actualització: Agost de 2011


© Copyright IBM Corp. 2011.
Aquest Information Center està basat en tecnologia Eclipse. (http://www.eclipse.org)