Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie ein Administrator IBM® Enterprise Records im Hinblick auf Workflows, Erfassungsvorlagen für die Schriftstückdeklaration, Suchvorgänge und Berichte anpassen kann.
Anpassen von Klassen und Eigenschaften
IBM Enterprise Records unterstützt die Unterteilung gewisser Entitätsklasse in Unterklassen. Die nachstehenden Klassen können durch Unterklassen ergänzt werden:
- Elektronischer Aktenordner
- Hybrid-Aktenordner
- Physischer Container
- Box
- Physischer Aktenordner
Gründe zur Einrichtung von Unterklassen sind: Bedarf für zusätzliche (benutzerdefinierte) Eigenschaften, die nur für eine Untermenge einer
IBM Enterprise Records-Klasse gelten, oder Beschränkung bestimmter Vorgänge auf eine Untermenge (etwa das Subskribieren von Ereignissen oder Prüfereignissen).
Sie können aber auch bestehenden Klassen benutzerdefinierte Eigenschaften hinzufügen und die Art und Weise ändern, wie die Eigenschaften in IBM Enterprise Records angezeigt werden (Ändern des angezeigten Namens, Festlegen von vordefinierten Eigenschaftswerten). Weitere Informationen finden Sie in Erstellen von Unterklassen, Hinzufügen von Eigenschaften zu Klassen und Anpassen der Anzeige von Eigenschaften.
Anpassen von Workflows
IBM Enterprise Records beinhaltet Workflows zur Automatisierung verschiedener Aufgaben im Zusammenhang mit der Schriftgutverwaltung, wie etwa die Überprüfung von Entitäten vor ihrer Vernichtung. Diese Workflows können Sie bei Bedarf ändern, um sie auf die Arbeitsabläufe innerhalb Ihres Unternehmens anzupassen.
So können Sie zusätzliche Schritte hinzufügen, überflüssige Schritte löschen oder die Reihenfolge der Aufgaben ändern. Wenn die Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens zusätzliche Workflows erforderlich machen, die nicht in
IBM Enterprise Records enthalten sind, können Sie auch gänzlich neue einrichten.
Weitere Informationen finden Sie in
Erstellen und Ändern von Workflows.
Anpassen von Erfassungsvorlagen für Aktendeklaration
Für die Optimierung des Prozesses zum Deklarieren von Akten können Sie eine oder mehr Erfassungsvorlagen eigens für diesen Zweck erstellen. In einer solchen Vorlage legen Sie die Standardinformationen (etwa Aktenklassen, Aktenplan-Speicherort und Eigenschaften) fest. Außerdem können Sie bestimmte Seiten des Assistenten "verstecken", um so die Erfassung zu beschleunigen oder dafür zu sorgen, dass der Benutzer bestimmte Voreinstellungen gar nicht sieht.
IBM Enterprise Records enthält eine Erfassungsvorlage zum Deklarieren von physischen Schriftstücken. Diese Vorlage können Sie ändern. Ebenso können Sie neue Vorlagen für die Deklaration von physischen und von elektronischen Akten erstellen. Stellen Sie beim Speichern einer Erfassungsvorlage zum Deklarieren von physischen Schriftstücken sicher, dass Sie die Datei im Ordner
Aktenplan-Objektspeicher\RecordsManagement\Templates speichern, damit die Vorlage in der
IBM Enterprise Records-Anwendung sichtbar ist. Weitere Informationen finden Sie in
Erstellen einer Erfassungsvorlage zum Deklarieren von physischen Schriftstücken und
Erstellen einer Erfassungsvorlage zum Deklarieren von Akten.
Anpassen von Suchvorgängen
IBM Enterprise Records enthält die Registerkarte Suchen, mit der Benutzer sehr schnell Entitäten im Aktenplan finden können. Zusätzlich können Sie aber auch gespeicherte Suchen und Suchvorlagen erstellen, mit deren Hilfe die Benutzer komplexere Suchvorgänge durchführen können. Gespeicherte Suchen sind komplexe Suchvorgänge, die automatisch ausgeführt werden können.
Suchvorlagen sind teilweise ausgefüllte Suchanfragen mit Benutzerinteraktion. IBM Enterprise Records stellt eine Suchvorlage bereit, die Suchkriterien für einige allgemeine Entitätsmerkmale enthält, die für IBM Enterprise Records spezifisch sind. Wenn Sie eine gespeicherte Suche oder eine Suchvorlage zur Verwendung mit IBM Enterprise Records speichern, müssen Sie den Wert für den Anwendungsnamen auf IBM Enterprise Records einstellen.
Anpassen von Berichten
IBM Enterprise Records enthält eine Reihe von Berichten mit statistischen Ansichten der verschiedenen mit
IBM Enterprise Records durchgeführten Aktivitäten. Diese Berichte können Sie an Ihre speziellen Anforderungen anpassen, etwa durch Hinzufügen und Löschen von Feldern oder durch Ändern der Berichtsparameter. Sie können auch neue Berichte erstellen, die in der
IBM Enterprise Records-Anwendung angezeigt werden.
Weitere Informationen finden Sie in
Anpassen eines Berichts und
Erstellen eines Berichts.