Wenn Sie eine Schriftstückkategorie oder einen Schriftstückordner erstellen, wird die entsprechende Entität als aktiv markiert. Bei Bedarf können Sie eine solche Einheit jedoch auch als inaktiv markieren. In inaktive Kategorien oder Ordner können keine neuen Entitäten hinzugefügt werden. Inaktive Kategorien oder Ordner werden Ihnen beim Deklarieren eines Schriftstücks mehr nicht angezeigt. Eine Entität als "Inaktiv" zu kennzeichnen, ist nützlich, wenn Sie die Schriftstückkategorie oder den Schriftstückordner überprüfen und genehmigen müssen, bevor Sie sie/ihn zur allgemeinen Nutzung freigeben.
Wenn Sie eine Entität als inaktiv markieren, werden auch alle ihre untergeordneten Behältnisse automatisch als inaktiv markiert. Sie können eine inaktive Entität jederzeit wieder aktiv machen, wobei jedoch ihre untergeordneten Behältnisse (Container) nicht automatisch ebenfalls aktiv werden. Vielmehr müssen Sie diese ausdrücklich ebenfalls als aktiv markieren. Vorgänge wie Suchen, Wiederauffinden, Nutzen und Verschieben lassen sich auch auf inaktive Einheiten anwenden. Dasselbe gilt auch für Dispositionsaktionen.
So markieren Sie einen oder mehrere Container als "Aktiv":
- Identifizieren Sie die Kategorien oder Ordner, die als aktiv markiert werden sollen.
- Aktivieren Sie die Kontrollkästchen links neben den Namen. (Oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine einzelne Entität und verwenden Sie das Kontextmenü.)
- Wählen Sie im Menü Mehrfachauswahlaktionen die Option Aktivieren
aus:
- Klicken Sie auf OK, um die Aktivierungsnachricht zu bestätigen.
So markieren Sie einen Container als "Inaktiv":
- Identifizieren Sie die Kategorien oder Ordner, die als inaktiv markiert werden sollen.
- Aktivieren Sie die Kontrollkästchen links neben den Namen. (Oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine einzelne Entität und verwenden Sie das Kontextmenü.)
- Wählen Sie im Menü Mehrfachauswahlaktionen die Option Deaktivieren
aus.
Das Symbol wird bei Entitäten angezeigt, die als "Inaktiv" markiert sind.
- Geben Sie den Grund für die Deaktivierung ein.
- Klicken Sie auf OK, um die Deaktivierungsnachricht zu bestätigen.