IBM® Enterprise
Records zahrnuje sledy prací, které pomáhají automatizovat kontrolu a odebrání kategorií záznamů, složek záznamů, svazků a záznamů. Sled prací zahrnuje úlohy, kroky postupu, zaměstnance, vstupní a výstupní informace a nástroje pro jednotlivé kroky obchodního procesu.
Můžete upravovat existující sledy prací a vytvářet nové sledy prací. Většina sledů prací v systému IBM Enterprise
Records je spouštěna automaticky jako výsledek procesu odebrání objektu nebo provedení akce přidružené ke sledu prací.
Sledy prací Správa fyzických záznamů a Vytvoření složky záznamů je nutné spustit ručně.
Jakmile v plánu odebrání vytvoříte fázi odebrání, je nutné k fázi přidružit akci odebrání a sled prací odebrání. Na konci období uchování entit v určité fázi jsou entity připraveny k odebrání. Akci odebrání, která spustí přidružený sled prací odebrání, je nutné zahájit ručně. Další informace o procesu odebrání naleznete v části:
Než začnete používat sledy prací, je nutné dokončit úlohy konfigurace. Tyto úlohy se obvykle provádí během instalace systému IBM Enterprise
Records. Další informace naleznete v tématu Konfigurace sledů prací v příručce pro instalaci a upgrade produktu IBM Enterprise
Records.
Typy sledů prací
V systému
IBM Enterprise
Records jsou k dispozici následující sledy prací.
Upozornění sledu prací
Systém zobrazuje upozornění, která zahrnují informace o stavu, selhání a chybách ověření platnosti, ke kterým došlo v průběhu sledu prací. Existují čtyři typy upozornění, které zahrnují následující upozornění:
Transkripce
Transkripce je soubor ve formátu XML, který systém generuje po úspěšném provedení akce odebrání nebo u entit schválených k odebrání. Tento soubor obsahuje informace o následujících faktech:
- Úspěchu nebo selhání akce odebrání provedené u jednotlivých entit v dávce.
- Stavu jednotlivých kroků sledu prací a důvodu tohoto stavu.
Systém tento soubor automaticky odesílá jako přílohu správci záznamů. Správce záznamů si tento soubor může prohlédnout, uložit jej na lokální jednotku nebo jej otevřít v prohlížeči.
Varování
Systém IBM Enterprise
Records zobrazí varování, když hodnota zadaná v různých polích v určitém kroku sledu prací není správná nebo není u povinných polí zadána. Pokud jste nezadali hodnotu pole Umístění v kroku Fyzický přenos ve sledu prací Dočasný přenos, zobrazí systém IBM Enterprise
Records varování.
Informační a stavové zprávy
Systém
IBM Enterprise
Records zobrazuje informační a stavové zprávy u sledů prací Správa fyzických záznamů a Vytvořit složku záznamů. Zpráva obsahuje stav entit nebo jakékoli jiné relevantní informace o entitách. Pokud například aktuální držitel fyzické entity zdržel vydání entity, umístí systém
IBM Enterprise
Records zprávu jako položku schránky osoby, která má entitu podle plánu přijmout. Další informace o informačních a stavových zprávách naleznete v části:
Selhání a výjimky
Zprávy o selháních a výjimkách zobrazují příslušné entity a důvody selhání kroku sledu prací, například když dokončíte krok uzavření objektu u dávky deseti entit a dvě z těchto deseti entit byly znovu otevřeny. V takové situaci tato zpráva naznačuje, že akci uzavření objektu nebylo možné u dvou entit dokončit, a zobrazí příčinu selhání.
V kroku Zpráva můžete klepnutím na tlačítko Hotovo dokončit krok sledu prací, ve kterém došlo k selhání, a odebrat pracovní položku ze schránky. Problém můžete odstranit a spustit sled prací znovu, aby byl krok řádně dokončen. Ve výše uvedeném příkladu můžete obě entity, u kterých selhal krok uzavření objektu, zavřít a spustit sled prací znovu.