O Gerenciamento de registros é um processo completo de identificação de quais documentos devem ser mantidos pela empresa, como registros corporativos, de desenvolvimento de programas de retenção, que identificam os motivos para que um registro seja mantido, por quanto tempo ele deve ser mantido e quem pode autorizar seu descarte final. O Gerenciamento de registros assegura que registros importantes sejam disponibilizados em períodos apropriados para a consulta dos usuários internos ou dos auditores externos. O Gerenciamento de registros também pode definir uma segurança extra dos documentos (e suas propriedades) que asseguram que somente usuários aprovados tenham acesso a dados fundamentais dos negócios e que os dados não podem ser alterados depois de se tornarem um registro. Na maioria dos casos, as regulamentações de conformidade do governo e as diretivas corporativas determinam quais itens devem ser registros e como os registros são organizados e mantidos.
O administrador do seu site pode configurar o Workplace XT para funcionar com o aplicativo opcional IBM® InfoSphere Enterprise Records. (O IBM InfoSphere Enterprise Records era chamado anteriormente de IBM FileNet Records Manager.) No Workplace XT, é possível identificar um documento que deveria ser um registro corporativo. O IBM InfoSphere Enterprise Records aplica então propriedades e segurança adicionais ao documento e o arquivo em locais de pasta adicionais especificados durante o procedimento Declarar como Registro. O proprietário original do documento e outros usuários não terão mais os mesmos direitos de acesso sobre o documento depois que ele se tornar um registro.
Para simplificar o processo da identificação correta dos registros, o administrador pode criar modelos de entrada Declarar como registro no site. Um modelo pode fornecer uma categoria ou local de registro predefinido e valores de propriedades para simplificar o processo de identificar registros.
Se o documento tiver mais de uma versão, haverá várias opções de como criar o registro na série de documentos:
Quando o IBM InfoSphere Enterprise Records tiver sido configurado para seu site, os usuários que forem membros da função de acesso Declarar como Registro verão o botão Declarar como Registro na página de confirmação ao incluírem ou efetuarem registro de entrada de um documento. As ações Declarar como Registro e Declarar Versões como Registro estão listadas na página Informações e o menu pop-up para as versões de documento que ainda não foram declaradas como registros.
Uma versão de documento só pode ser declarada como um registro uma vez. Para determinar se uma versão já foi declarada como um registro, execute uma das seguintes ações: