Aplikacja IBM® Enterprise Records zawiera przepływy pracy przeznaczone do automatyzacji
przeglądu i rozporządzania kategoriami akt, folderami akt, woluminami i aktami. Przepływ pracy zawiera zadania, kroki
proceduralne, informacje o personelu, informacje wejściowe i wyjściowe, a także narzędzia dla poszczególnych kroków w procesie
biznesowym.
Istniejące przepływy pracy można modyfikować, a ponadto można tworzyć nowe przepływy pracy. W większości przepływy pracy
IBM Enterprise Records są uruchamiane automatycznie w wyniku procesu przeglądania z rozporządzaniem
lub w wyniku wykonania czynności powiązanej z przepływem pracy.
Przepływ pracy zarządzania aktami fizycznymi i przepływ pracy tworzenia folderów akt należy uruchamiać ręcznie.
W przypadku tworzenia fazy rozporządzenia w harmonogramie rozporządzania należy powiązać czynność rozporządzania i przepływ
pracy rozporządzania z fazą. Na koniec okresu przechowywania obiektów w konkretnej fazie obiekty będą podlegać rozporządzaniu. W
takim przypadku należy zainicjować czynność rozporządzenia, która uruchomi powiązany przepływ pracy rozporządzania. Więcej
informacji nt. procesu rozporządzania zawierają sekcje:
Zanim możliwe będzie korzystanie z przepływów pracy należy zakończyć zadania konfiguracji. Te zadania są zwykle realizowane
podczas instalowania aplikacji
IBM Enterprise Records. Więcej informacji zawiera sekcja
Konfigurowanie przepływów pracy w dokumentacji IBM Enterprise Records Installation and Upgrade Guide.
Typy przepływów pracy
W aplikacji
IBM Enterprise Records dostępne są następujące przepływy pracy.
Powiadomienia o przepływach pracy
System wyświetla komunikaty zawierające
informacje o statusach, niepowodzenia i błędach sprawdzania poprawności, jakie napotkano w trakcie przepływu pracy. Istnieją
cztery typy komunikatów, do których należą następujące:
Transkrypcja
Transkrypcja jest plikiem XML generowanym przez system po pomyślnym wykonaniu czynności rozporządzenia względem obiektów
zatwierdzonych do rozporządzenia. Ten plik zawiera informacje na temat:
- Sukcesu lub niepowodzenia czynności rozporządzenia wykonywanej względem każdego obiektu w partii.
- Statusu każdego kroku w przepływie pracy oraz na temat przyczyny wystąpienia danego statusu.
System automatycznie
wysyła ten plik jako załącznik do menedżera akt. Menedżer akt może wyświetlić ten plik, zapisać go na napędzie lokalnym lub
otworzyć w przeglądarce.
Ostrzeżenie
IBM Enterprise Records wyświetla komunikat ostrzegawczy, gdy wartość określona dla
różnych
pól w konkretnym kroku przepływu pracy jest niepoprawna lub nie istnieje w wymaganych polach. Jeśli nie określono wartości w polu
Lokalizacja w kroku przenoszenia fizycznego step, wówczas system
IBM Enterprise Records wyświetli komunikat ostrzegawczy.
Komunikaty informacyjne i komunikaty o statusach
System
IBM Enterprise Records wyświetla komunikaty informacyjne i komunikaty o statusach dla przepływów
pracy Zarządzanie aktami fizycznymi i Tworzenie folderu akt. Komunikaty zawierają statusy obiektów lub dowolne inne istotne
informacje nt. obiektów. Na przykład: jeśli aktualny posiadacz obiektu fizycznego opóźnij wydanie obiektu, wówczas system
IBM Enterprise Records umieści komunikat jako element pracy w skrzynce odbiorczej osoby, która wg
harmonogramu ma otrzymać obiekt. Więcej informacji o komunikatach informacyjnych oraz komunikatach o statusach zawierają sekcje:
Niepowodzenia i wyjątki
Komunikaty dotyczące niepowodzeń i wyjątków zawierają informacje o poszkodowanych
obiektach, a także przyczyny niepowodzeń kroków przepływu pracy. Na przykład: zakończono krok odcięcia dla partii dziesięciu
obiektów i spośród tych dziesięciu obiektów dwa zostały ponownie otwarte. W takiej sytuacji komunikat zawiera informację o tym,
że czynność odcięcia nie została zakończona dla dwóch obiektów. Komunikat będzie zawierał przyczynę niepowodzenia.
W kroku
komunikatu można kliknąć opcję Zakończone, aby zakończyć krok przepływu pracy, który zakończył się
niepowodzenie, a następnie usunąć element pracy ze skrzynki odbiorczej. W celu poprawnego zakończenia kroku można skorygować
problem i ponownie uruchomić przepływ pracy. W powyższym przykładzie można zamknąć dwa obiekty, dla których krok odcięcie
zakończył się niepowodzenie, a następnie ponownie uruchomić przepływ pracy.