IBM Enterprise Records, Versio 5.1.+            

Säännölliset ylläpito- ja hallintatehtävät

IBM Enterprise Records -ohjelmaan liittyvistä säännöllisistä ylläpito- ja hallintatehtävistä on saatavilla runsaasti tietoa.

Lisätietoja hallinnasta on seuraavissa FileNet P8 Administration Help -ohjetoiminnoissa:

Enterprise Manager -ohjelman käyttöön liittyviä ohjeita

Pääkäyttäjä voi tehdä useita tehtäviä Enterprise Manager (EM) -ohjelman avulla. Nämä tehtävät (esimerkiksi kirjauksen määritys) kuvataan tässä käytönaikaisessa ohjeessa. Joitakin tehtäviä ei kuitenkaan pidä tehdä Enterprise Manager -ohjelman avulla, koska tiedot saattavat vioittua tai voi ilmetä muita vakavia ongelmia. Erityisesti seuraavia tehtäviä ei saa tehdä Enterprise Manager -ohjelman avulla:

Luettelo ei ole tyhjentävä. Tee vain tehtäviä, jotka kuvataan käytönaikaisessa ohjeessa. Muiden toimien tekeminen Enterprise Manager -ohjelman kautta voi vioittaa tietoja tai aiheuttaa muita vakavia ongelmia.

Huomaa kuitenkin, että IBM Enterprise Records -ohjelman asennus ja päivitys -oppaassa voi olla ohjeita, joissa neuvotaan pääkäyttäjää käyttämään Enterprise Manager -ohjelmaa vain asennuksen tai päivityksen aikana tehtävissä toimissa. Esimerkkejä:

Objektisäilön kokoonpanon määritys

Arkistonmuodostussuunnitelmalle ja asiakirjoiksi vahvistettaville dokumenteille tulee määrittää erilliset objektisäilöt. Tällöin toinen objektisäilö (arkistonmuodostussuunnitelman objektisäilö, FPOS) sisältää arkistonmuodostussuunnitelman rakenteen ja toinen (asiakirjojen objektisäilö, ROS) sisältää dokumentit, joista osa on vahvistettu asiakirjoiksi. Tavallisesti monilla käyttäjillä on käyttöoikeus ROS-säilöön, mutta heillä ei tule olla käyttöoikeutta yksiköihin, jotka muodostavat FPOS-säilössä olevan arkistonmuodostussuunnitelman. Yhteen FPOS-säilöön voi liittää useita ROS-säilöjä.

Objektisäilön poisto

Kun arkistonmuodostussuunnitelma on määritetty ja dokumenttien vahvistus asiakirjoiksi on aloitettu, tuotantokäytössä olevan objektisäilön muutokset tulee rajoittaa minimiin. Jos objektisäilö on pakko poistaa sen jälkeen, kun asiakirjoiksi vahvistus on aloitettu, on noudatettava tiettyä menettelyä, jotta vältetään ongelmat vahvistettaessa asiakirjoja uuteen objektisäilöön. Menettelyssä Workplace -asetukset tyhjennetään ennen objektisäilön poistoa.

  1. Kirjaudu Workplace-komponenttiin järjestelmän pääkäyttäjänä ja valitse vasemmanpuoleisesta sivupalkista Pääkäyttäjä-vaihtoehto.
  2. Valitse Sivuston asetukset -vaihtoehto.
  3. Valitse vasemmanpuoleisesta sivupalkista Objektisäilöt-vaihtoehto ja valitse poistettava objektisäilö.
  4. Palauta alkuperäiset asetukset napsauttamalla ensin Palauta-vaihtoehtoa ja sitten Käytä-vaihtoehtoa.
  5. Voit nyt poistaa vanhan objektisäilön.

Jos objektisäilö poistetaan ennen kuin samat sivuston ja käyttäjän asetukset määritetään toiselle objektisäilölle, objektisäilön käyttöä yrittävä käyttäjä saa sanoman, jossa selitetään, mikä FPOS-säilö on valittu ja miksi. Sanomassa on myös linkki, jonka avulla voi määrittää kyseisen arkistonmuodostussuunnitelman objektisäilön kokoonpanon. Järjestelmä valitsee objektisäilön seuraavien periaatteiden mukaisesti:

Jos poistat objektisäilön ennen asetusten tyhjennystä, kaikki asetukset on tyhjennettävä. Poista, nimeä uudelleen tai siirrä bootstrap.properties-tiedosto. Järjestelmä luo sen uudelleen.

Järjestelmän ylläpitotehtävät

Seuraavia IBM Enterprise Records -järjestelmän ylläpitotehtäviä tehdään tavallisesti useimmissa käyttöpaikoissa. Voit käyttää seuraavassa taulukossa olevaa tarkistusluetteloa ohjenuorana selvittäessäsi, milloin tietyt IBM Enterprise Records -järjestelmän ylläpitotehtävät on toteutettava.

Taulukko 1. Järjestelmän ylläpitotehtävät
Päivittäin Viikoittain Kuukausittain Tarpeen mukaan
Tarkistuksen lokin valvonta ../../../com.ibm.p8.ier.admin.doc/backup_restore/config_records_manager.htm Tapahtumalokien vienti Tarkistuksen lokin arkistointi/poisto Vianmääritys Lokiin kirjauksen määritys

IS (Image Services) -dokumenttien hallinta asiakirjoina

Content Engine (CE) -palvelin voidaan määrittää käyttämään FileNet Image Services (IS) -palvelinta kiinteän sisällön muistilaitteena tai suurten tietomäärien sieppauslaitteena. (Käytännössä tämä tarkoittaa, että Content Engine -dokumentin sisältö voidaan tallentaa IS-palvelimeen IS-dokumenttina.) Valinnainen ominaisuus, jolla toiminto saadaan käyttöön, on nimeltään Content Federation Servicesfor Image Services (CFS-IS).

Jos IBM Enterprise Records -ohjelmassa on käytössä CFS-IS-järjestelmä, FileNet Image Services -järjestelmään tallennetuille dokumenteille ei tule määrittää vanhentumispäivämäärää. FileNet Image Services -järjestelmän CFS-IS-pääkäyttäjällä ei ole käytettävissään mitään automaattista tapaa erotella pidossa olevia IBM Enterprise Records -dokumentteja, joita ei voi poistaa, niistä IBM Enterprise Records -dokumenteista, jotka voi poistaa.

Joissakin tapauksissa dokumenteille tehtävät toiminnot (eli toimintojen odotetut lopputulokset) vaihtelevat sen mukaan, miten FileNet Image Services -dokumentti on lisätty järjestelmään ja välittyvätkö FileNet Image Services -dokumentin ominaisuudet Content Engine -palvelimeen. Kun IS-palvelinta käytetään kiinteän sisällön muistilaitteena, dokumentin sisällön lisäys IS-palvelimeen tapahtuu CE-sovellusten välityksellä. Jäljempänä tässä tekstissä näistä dokumenttityypeistä käytetään lyhyttä nimitystä tyypin A CE-IS-dokumentti. Jos IS-palvelinta käytetään suurten tietomäärien sieppauslaitteena, dokumenttien sisällön lisäys IS-palvelimeen tapahtuu IS-sovellusten välityksellä. Tämäntyyppisiä dokumentteja kutsutaan tässä tyypin B CE-IS-dokumenteiksi.

IBM Enterprise Records -ohjelmaa käytettäessä näitä dokumentteja voi hallita asiakirjoina pitkälti samaan tapaan kuin muitakin CE-dokumentteja hallitaan asiakirjoina. Tässä jaksossa kuvataan joitakin IBM Enterprise Records -ohjelman toimintatavan eroja tilanteissa, joissa käsitellään tämäntyyppisiä dokumentteja. Jaksossa on myös muita tietoja, jotka on syytä tietää tämäntyyppisiä dokumentteja hallittaessa.

Kokoonpanossa huomioon otettavaa

Automaattinen asiakirjoiksi vahvistus

Voit määrittää tilauksen niin, että IS-dokumentit vahvistuvat automaattisesti asiakirjoiksi, kun ne siirretään objektisäilöön. Tämä edellyttää, että siirrettyjen dokumenttien dokumenttiluokkaan on määritetty Automaattisen asiakirjoiksi vahvistuksen määritys -tapahtumatoiminnon tilaus ja että tapahtumatoiminto liipaisee sisäänkuittaustapahtuman.

IS-dokumenttien suojaus

Jos IS-dokumentti on käytettävissä Image Services -sovellusten tai -sovellusohjelmaliittymien välityksellä, mikään CE-mekanismi ei estä dokumentin muuttamista tai poistoa, vaikka se olisi vahvistettu asiakirjaksi. Siksi tulee yhdessä IS-järjestelmän pääkäyttäjän kanssa varmistaa, että IS-dokumenttien muokkauksen ja poiston IS-suojaus on määritetty asianmukaisesti.

IS-dokumenttien säilytys

IS-dokumenttiluokat sisältävät säilytyksen parametrit, jotka määrittävät dokumenttien poistoajankohdan. Nämä säilytysasetukset eivät ulotu IBM Enterprise Records -ohjelmaan. Siksi tulee yhdessä IS-järjestelmän pääkäyttäjän kanssa varmistaa säilytysasetusten asianmukaisuus eli se, että asiakirjoiksi vahvistettuja IS-dokumentteja ei poisteta IS-asetusten vuoksi.

Muuta huomioon otettavaa

Vahvistus asiakirjoiksi

CE-komponenttiin luetteloituja IS-dokumentteja voi vahvistaa asiakirjoiksi millä tahansa käytettävissä olevalla asiakirjaksi vahvistuksen tavalla (esimerkiksi Workplace-komponentin, MS Office- ja MS Outlook -ohjelman, tapahtumatoimintojen, käsittelyreittien ja IBM Enterprise Records -ohjelman Java-sovellusohjelmaliittymän avulla). Huomaa kuitenkin, että monielementtisen dokumentin yksittäistä elementtiä ei voi valita vahvistuskohteeksi. Jos monielementtinen dokumentti vahvistetaan asiakirjaksi, kaikki elementit ovat tällöin asiakirjan osia.

Dokumentin käyttöoikeuden omistava muu kuin asiakirjojen käyttäjä ei saa käyttöönsä dokumentin tietosivua enää sen jälkeen, kun asiakirjojen käyttäjä on vahvistanut dokumentin asiakirjaksi. Tämä muita kuin asiakirjojen käyttäjiä koskeva rajoitus on tarkoituksellinen.

Asiakirjojen ominaisuuksien päivitykset

Jos IS-palvelimessa on otettu käyttöön luettelointi, ne IS-dokumenttien ominaisuudet, jotka on määritetty vastaamaan CE-dokumenttien ominaisuuksia, tallentuvat sekä IS- että CE-palvelimeen. Tällöin myös kaikki IS-dokumenttien ominaisuuksien päivitykset välittyvät automaattisesti vastaavaan CE-dokumenttiin. CE-dokumentin ominaisuuksien päivitykset eivät kuitenkaan vaikuta dokumenttiin liittyvän asiakirjan ominaisuuksiin.

Asiakirjan haku sisällön perusteella

Jos dokumentti on tyypin A CE-IS-dokumentti, sisältöperustainen haku löytää dokumenttiin liittyvän asiakirjan, jos dokumentin sijainnin objektisäilöön on määritetty sisältöön perustuva noutotoiminto (CBR). Jos dokumentti on tyypin B CE-IS-dokumentti, sisältöperustainen haku ei löydä sitä.

Asiakirjan poisto

Kun asiakirja poistetaan, myös sitä vastaava CE-dokumentti poistuu järjestelmästä. Jos CE-dokumentin sisältö on tallennettu tallennusvälineen sijasta IS-palvelimen pysyvään välimuistiin, poiston yhteydessä IS-dokumentti poistuu välimuistista. Jos CE-dokumentin sisältö on tallennettu IS-palvelimen tallennusvälineeseen, sisältö ei poistu välineestä asiakirjan poiston yhteydessä. Lisätietoja siitä, miten dokumentin tiedot poistetaan IS-palvelimesta ja miten IS-tallennusvälineet tyhjennetään (jos käytössä on tyhjennettävissä oleva tietoväline), on julkaisun IBM FileNet Image Services System Administrator's Handbook jaksossa Database Maintenance Overview olevassa ohjeaiheessa Expired Documents and Folders.

Asiakirjojen kopiointi ja tuonti

Kun asiakirja kopioidaan, sen lisäksi kopioituu myös vastaava CE-dokumentti (ja vastaava IS-dokumentti). Kaikissa tapauksissa asiakirjan kopioinnin tuloksena on tyypin A CE-IS-dokumentti, vaikka alkuperäinen dokumentti olisi tyypin B CE-IS-dokumentti.

Sama pätee asiakirjan tuontiin: tuotuun asiakirjaan liittyvä dokumentti on aina tyypin A CE-IS-dokumentti, vaikka vientikohteena olisi tyypin B CE-IS-dokumentti.

Järjestelmän suorituskyvyn valvonta

Kehitysvaiheen aikana on syytä valvoa järjestelmän suorituskykyä, jotta voi varmistua käyttöönotettavan version mahdollisimman tehokkaasta toiminnasta. IBM System Dashboard for Enterprise Content Management on tarkoitukseen hyvä työkalu, jossa voi keskitetysti kerätä ja jaella asennettujen IBM FileNet -ohjelmistotuotteiden suorituskykytietoja käytössä olevasta käyttöjärjestelmästä riippumatta. Kerätyt suorituskykytiedot ovat IBM System Dashboard for Enterprise Content Management -oletustoimintojen käytettävissä käyttöpaikoissa, joita ei ole vakioitu hallintaohjauspäätteen käyttöä varten. Lisätietoja IBM System Dashboard for Enterprise Content Management -työkalun käytöstä on ohjeaiheessa ../../../com.ibm.p8.sysmgr.admin.doc/overview.htm.

Vianmääritys

Julkaisussa IBM FileNet P8 Troubleshooting Guide on P8-ympäristön vianmääritysohjeita komponenteille IBM Enterprise Records, Content Engine, Application Engine, Process Engine ja Workplace. Lisätietoja ohjeiden noudosta IBM:n tukisivulta saat tämän ohjeaiheen lopussa olevan ulkoisen linkin kautta.



Palaute

Päivitetty viimeksi: Elokuu 2011


© Copyright IBM Corp. 2011.
Tämä Information Center -sivusto perustuu Eclipse-tekniikkaan. (http://www.eclipse.org).