IBM Enterprise Records, Versió 5.1.+            

Utilització de les pestanyes de l'IBM Enterprise Records

Hi ha diverses pestanyes disponibles a l'aplicació IBM® Enterprise Records. Cadascuna d'aquestes pestanyes obre una pàgina que permet efectuar diferents tasques relacionades amb la gestió de registres.

Navega

La pestanya Navega té un panell principal que llista les entitats dins l'entitat actual. A la columna de l'esquerra hi ha quadres de selecció que es poden utilitzar per seleccionar una o més entitats per processar-les. Per seleccionar o deseleccionar totes les entitats de la llista, seleccioneu el quadre de selecció a la fila de la capçalera. A l'esquerra dels noms d'entitat hi ha icones addicionals. La icona que hi ha immediatament a l'esquerra d'un nom d'identitat identifica el tipus d'entitat. Feu clic al nom o a la icona per obrir aquesta entitat. És possible que apareguin icones addicionals per indicar l'estat de l'entitat, com ara retinguda o inactiva. Deixeu descansar el cursor sobre qualsevol icona per veure una indicació de funció que identifica el significat de la icona.

Arbre de categories

Podeu mostrar o ocultar les categories i subcategories en una estructura de vistes en arbre a l'esquerra del panell principal. Feu clic a Mostra l'arbre de categories perquè es mostri. Mentre es visualitza, podeu:

Camí

A sota de les pestanyes, un camí d'accés mostra la ubicació actual del pla de fitxers. Feu clic a qualsevol element del camí d'accés per saltar a una altra ubicació. Al camí d'accés d'exemple següent, CSPRO és un pla de fitxers, Corporate és una categoria de registres sota CSPRO i Benefits podria ser una subcategoria o una carpeta de registres sota la categoria de registres Corporate.

Camí: CSPRO > Corporate > Benefits

Feu clic a qualsevol element del camí d'accés per saltar a aquest nivell del pla de fitxers.

Totes les entitats tenen una icona Obtenir informació (icona Informació) per veure'n les pàgines d'informació, que mostren diversos tipus de metadades associades amb aquesta entitat.

Menú Accions de selecció múltiple

Utilitzeu el menú Accions de multiselecció per efectuar la mateixa acció a més d'una entitat alhora. Això garanteix que el conjunt d'entitats s'actualitzi de la mateixa manera i al mateix temps. El menú està disponible amb els resultats de la cerca i a la pàgina Navega.

Seleccioneu el quadre de selecció d'una o més entitats i, tot seguit, feu clic al menú Acciones de multiselecció per triar una acció adequada a totes les entitats seleccionades. La llista d'accions depèn de si s'han seleccionat una o més entitats i si s'han seleccionat diferents tipus d'entitats. Només apareixen al menú les accions que es poden aplicar a totes les entitats seleccionades. La majoria dels procediments de l'ajuda s'escriuen per a seleccions múltiples. Si efectueu una acció només en una entitat, és més ràpid fer-ne clic amb el botó dret al nom i seleccionar l'acció al menú contextual. Podeu utilitzar també Obtenir informació per realitzar accions a les pàgines d'informació d'una entitat. Això és útil quan vulgueu efectuar més d'una acció o hàgiu d'examinar la informació abans d'efectuar una acció.

Un exemple és que poden fer una selecció múltiple de Copia o Suprimeix per a registres. Això implica un assistent per a aquesta acció.

Característica de filtre

Hi ha dos motius per utilitzar filtres: reduir el nombre d'entitats que apareixen en una llista i veure quines entitats no apareixen a la llista perquè hi ha més de les que es poden llistar, atesos els resultats màxims que heu especificat. Si passa això, es mostra un missatge que indica que hi ha més elements. Teniu en compte que les entitats que es tornen són les primeres que el Content Engine ha trobat, cosa que pot haver fet en un ordre qualsevol.

Per utilitzar els filtres, introduïu text que aparegui als noms o ID de les entitats que vulgueu veure i feu clic a Vés. Totes les entitats que no tenen aquest text s'eliminen de la llista, amb la qual cosa es fa espai per a les diferents entitats que contenen el text especificat. Feu clic a Restableix per eliminar el text del quadre Filtre i feu clic a Vés per tornar a una llista sense filtrar.

El nombre d'entitats que apareixen en una llista queda determinat pel valor de Resultats màxims dels objectes i les carpetes personalitzades a les preferències d'usuari del Workplace. Aneu a la pàgina Cerca > Objectes personalitzats per veure i restablir el valor per als registres. L'administrador del lloc ha d'habilitar els objectes personalitzats a l'àrea Configuració general de la pàgina General de Preferències de lloc. Com que algunes entitats poden contenir tots dos registres i altres contenidors, també podeu especificar el valor de resultats màxims per a les carpetes. Per tant, la llista podria contenir fins al nombre màxim de carpetes i registres. Si els resultats màxims tant per als objectes personalitzats com per a les carpetes personalitzades és 50, poden aparèixer un màxim de 100 elements a la llista: 50 registres i 50 carpetes.

Disposició

Seleccioneu la pestanya Disposició per gestionar les planificacions de disposició, les retencions i els tipus de registres.

Per tornar a la pàgina de disposició principal quan hàgiu acabat de treballar amb un dels tipus de disposició, seleccioneu Disposició al camí d'accés o torneu a fer clic a la pestanya Disposició.

Físic

La pestanya Físic conté els enllaços que són específics de les entitats físiques, com ara:

Informes

Utilitzeu la pestanya Informes per seleccionar entre una llista d'informes que proporcionen una vista estadística de les diverses activitats de l'IBM Enterprise Records. Seleccioneu un tipus d'informe, introduïu els criteris d'entrada i, tot seguit, visualitzeu l'informe generat. Per obtenir-ne més informació, consulteu Generació d'informes.

Configura

La pestanya Configura conté enllaços per crear i gestionar els elements següents:

 



Comentaris

Darrera actualització: Agost de 2011


© Copyright IBM Corp. 2011.
Aquest Information Center està basat en tecnologia Eclipse. (http://www.eclipse.org)