يمكن أن يتم اضافة تصنيف السجل الى مخطط الحفظ في التسلسل الهرمي لعناصر ادارة السجلات. ويمكن أن تقوم أيضا باضافة تصنيف السجل الى تصنيف سجل آخر، من خلال تكوين تصنيف فرعي. ويجب ملاحظة، أنه يمكن أن تقوم باضافة تصنيف فرعي الى أحد تصنيفات السجل الفعالة فقط.
ويمكن اضافة تصنيف السجل من خلال مستخدم بصلاحيات ادارة السجلات أو موجه النظام للسجلات.
وبصفة مفترضة، يقوم تصنيف السجل الذي يتم تكوينها حديثا بتوارث كل الخصائص ماعدا الاسم وكود التعريف وتاريخ الفتح من تصنيف السجل الرئيسي الخاص به. يمكنك تغيير هذه القيم المتوارثة.
تنبيه: وفي أي مستوى من مخطط الحفظ، يجب عدم تكوين أكثر من 100 من تصنيفات السجل وحافظات السجل (أنظر
مخطط الحفظ للتعرف على المزيد من المعلومات).
لاضافة تصنيف السجل:
- قم ببدء الاتصال بصلاحيات ادارة السجلات أو موجه النظام للسجلات وقم باستعراض مخطط الحفظ الذي تريد تكوين تصنيف السجل تحته. اذا كنت تريد تكوين تصنيف فرعي، قم بفتح تصنيف السجل المناسب.
- لفتح برنامج المعالجة، اضغط اضافة تصنيف السجل:
. ثم قم بتنفيذ الخطوات التالية.- لتحديد الخصائص، قم بتحديد أو تعديل قيم الخاصية التي يتم عرضها. يمكن تحرير بعض هذه الخصائص مباشرة في هذه الصفحة، بينما الأخرى تتطلب أن تقوم بالضغط على اسم الخاصية لتحرير القيم. العلامة النجمية الحمراء توضح أنه يجب أن تقوم بتحديد قيمة لهذه الخاصية. للحصول على المزيد من المعلومات عن الخائص التي يتم عرضها، ارجع الى مرجع الخصائص. اذا كان يتم ادخال نموذج سجل يقوم آليا بتسمية السجلات التي يتم اضافتها الى التصنيف، قم بادخال النموذج مباشرة في هذا المجال. للحصول على مساعدة عن كيفية تكوين هيكل النموج، قم بالرجوع الى اضافة نموذج التسمية.
- اضغط تالي لتحديد الجدول الزمني للتخلص لتصنيف السجل أو حدد خطوة أخرى من اللوحة اليمنى.
- اضغط الغاء للخروج من برنامج المعالجة اضافة تصنيف السجل.
- ولتحديد التخلص، توجد ثلاثة احتمالات. قد يكون الجدول الزمني للتخلص محدد بصفة مسبقة بالفعل (يتم تعليم مربع الاختيار التوارث). يمكن عرض الجدول الزمني للتخلص ولكن لم يتم تعليم مربع التوارث. ولاستخدامه، اضغط توارث.
قد لا تكون هناك معلومات للتخلص. وفي كل الحالات، اضغط استعراض الجدول الزمني لتحديد جدول زمني أو لتغييره. اضغط محو الجدول الزمني لترك مجال التخلص خاليا الآن. يمكنك مراجعة صفحات المعلومات الخاصة بأي من الجداول الزمنية المخصصة من خلال الضغط على شارة الحصول على المعلومات.
- عند الانتقال الى أحد الجداول الزمنية، اضغط اختيار بجانب اسم الجدول الزمني للتخلص الذي تريد تحديده لهذا التصنيف.
- واذا لزم الأمر، قم بتحديد صلاحية التخلص المحددة للتخلص من تصنيف السجل عند استحقاق التخلص منها. وبصفة مفترضة، سيتم آليا تخصيص صلاحية التخلص المحددة للجدول الزمني للتخلص مثل تلك الخاصة بتصنيف السجل. اذا كان لم يتم تحديد صلاحية التخلص للجدول الزمني المحدد، ستكون صلاحية التخلص التي قمت بتحديدها للتصنيف قابلة للتطبيق. اذا كنت تريد تحديد صلاحية التخلص الجديدة الآن، وتحديد الجدول الزمني للتخلص فيما بعد، فقد تقوم صلاحية التخلص المحددة للجدول الزمني بالاحلال صلاحية التخلص التي قمت بتحديدها من قبل لتصنيف السجل.
تنبيه: اذا كانت محددات العرض الخاصة بك في تفضيلات الموقع أو تفضيلات المستخدم تحدد عرض خطوة السجلات النشطة عند تكوين الحاويات بالقيمة لا، فسيقوم البرنامج باخفاء الخطوة تحديد سجل نشط، فيمكنك التخطي الى الخطوة الفرعية l.
- اذا كان قد تم تحديد تفضيلات الموقع أو المستخدم لعرض الخطوة تحديد سجل نشط، اضغط تالي لتحديد السجل النشط أو حدد خطوة أخرى من اللوحة اليمين. للحصول على المزيد من المعلومات، أنظر الوصلات الخاصة بتفضيلات المستخدم وتفضيلات الموقع في نهاية هذا الموضوع.
- لتحديد هذه السجلات بهذا التصنيف بالنشطة، حدد True من القائمة مؤشر السجل النشط. لتحديد السجل النشط اذا كان قد تم تكوين السجلات في تصنيف سجل يتطلب مراجعات وتحديثات مستمرة، فيمكن أن تقوم بتعليم تصنيف السجل كنشط في هذه الخطوة.
سيتم تصنيف كل السجلات التي تم تكوينها في هذا التصنيف كنشطة.
- واذا تطلب الأمر، قم بادخال وصف للسجلات النشطة ليتم اضافته الى تصنيف السجل هذا.
- من خلال قائمة تصرف مراجعة السجل النشط، حدد التصرف الذي سيتم عرضه في المراجعة الدورية أو تحديث الدورة للسجلات النشطة. تقوم القائمة بعرض تصرفات تصرفات المراجعة النشطة التي تم تكوينها من قبل كما هو موضح في اضافة تصرف.
- من خلال قائمة دورة تحديث ومراجعة السجل النشط، حدد الحدث الذي سيقوم باطلاق المراجعة الدورية للسجلات النشطة في التصنيف. تقوم القائمة بعرض الأحداث المتكررة التي تم تكوينها من قبل كما هو موضح في اضافة برنامج اطلاق حدث متكرر.
- اضغط تالي لتحديد السرية وانتهاء تصنيف السجل.
- لتحديد السرية ومراجعة محددات السرية الموجودة.
أنظر تحديد محددات السرية للحصول على معلومات عن كل من حقوق التوصل. محددات السرية تحدد المجموعات والمستخدمين الذين يمكنهم التوصل الى تصنيف السجل، والتحكم في التصاريح التي يتم منحها لكل من المستخدمين والمجموعات. يمكن احلال محددات السرية التي تقوم بتحديدها هنا من خلال تحديد سرية FileNet P8 في العنصر.
- اضغط على اسم المستخدم أو المجموعة في عمود العنوان اذا كنت تريد تغيير حقوق التوصل لمستخدم أو مجموعة محددة يتم عرضها بالصفحة. سيتم عرض صفحة محددات السرية، والتي يمكن من خلالها تحديد تصاريح السرية لمستخدمين ومجموعات مختلفة.
- لاضافة مستخدمين أو مجموعات جديدة الى الكشف، اضغط اضافة جديد. لازالة أحد المستخدمين أو المجموعات الموجودة من الكشف، حدد الاختيار ازالة الخاص بهذا المستخدم أو المجموعة. للحصول على المزيد من المعلومات، أنظر اضافة المستخدمين والمجموعات الى أحد العناصر.
- لحفظ التعديلات في محددات السرية والانتهاء من تكوين تصنيف السجل، اضغط انتهاء.
- اضغط حسنا لاستلام اشعار برسالة نجاح الاضافة لتصنيف السجل والخروج من برنامج المعالجة.