在 IBM® Enterprise
Records 中建立與安全、命名型樣、磁區名稱、工作流程、動作、事件、日期、處置排程、類別和內容自訂作業等相關的檔案計劃,以及新增位置、檔案計劃和資料夾時,您必須執行若干事項。
以下是提供詳細資訊的其他主題鏈結。
這些作業會依照您應該執行的一般順序列出。例如,您必須先執行某些作業(例如新增動作和事件),然後才能執行其他作業(例如定義處置排程)。
- 審查記錄管理的安全需求並進行必要的調整。系統投入使用之後,調整預設安全設定是很複雜的。通常,將安全設定指派到群組而不是單個使用者,這將使您的系統在本質上更便於維護。如需相關資訊,請參閱FileNet P8 安全。
- 選擇性地新增命名型樣,其定義您要在不同實體(例如在檔案計劃下建立的記錄種類和資料夾)上實施的命名型樣規則。在開始新增您要對其實施規則的實體之前,您應該先定義這些命名型樣規則,然後將命名型樣與檔案計劃相關聯。
- 也可以變更磁區名稱字尾(是一個作為磁區名稱中的字尾的遞增值)的配置。依預設,字尾的值為 "00000"。由於新增任何類型的記錄資料夾(方框除外)都會自動建立磁區,因此您應該在開始新增記錄資料夾之前配置該磁區名稱字尾。請參閱配置磁區名稱字尾。
- 選擇性地建立新的處置工作流程或自訂現有的處置工作流程,並將它們傳送到 Process Engine 伺服器。
將與動作相關聯的任何工作流程均必須可用才能建立相關聯的動作。請參閱建立並修改工作流程。
- 新增在實體上執行的處置動作(例如毀損或移至儲存空間)。您必須在定義處置排程之前新增動作。
如果您要將任何記錄儲存器或記錄資料夾標記為重要儲存器(即它們包含的記錄是必須定期審查的重要記錄),請務必新增一或多個「重要審查」類型的動作。雖然這不是強制的,但您可以在建立儲存器實體時將其標記為「重要」,即會要求您指定「重要審查」動作和循環事件。
請參閱新增動作。
- 新增在指定條件(例如財政季度結束)下發生的事件,系統根據這些條件在實體上觸發特定動作。定義使用這些事件的處置排程之前您必須新增事件。如果您要將記錄儲存器或記錄資料夾標記為「重要」儲存器,請務必要新增一或多個循環事件。請參閱事件觸發程式。
- 也可以新增任意預先定義的日期,這些日期是系統在實體上觸發特定動作的日期(通常為一次性事件)。定義使用這些日期的處置排程之前您必須新增預先定義的日期。請參閱新增預先定義的日期。
- 定義處置排程。雖然這不是強制的,但您可以在建立實體時將處置排程與實體相關聯。另外,如果您的 IBM Enterprise
Records 解決方案包括使用記錄類型,您必須先定義好處置排程,才能建立它的相關記錄類型。請參閱定義處置排程。
- 也可以新增記錄類型,這些記錄類型提供一種將記錄與處置排程(不同於目前與記錄的母項記錄種類或記錄資料夾相關聯的處置排程)相關聯的方法。請參閱新增、修改或刪除記錄類型。
- 選擇性地執行任何類別和內容自訂作業,例如,建立 IBM Enterprise
Records
類別的子類別、新增內容至類別中,以及自訂內容在使用者介面中的顯示方式。請參閱建立子類別、新增內容至類別和自訂內容的顯示方式。
- 如果您的 IBM Enterprise
Records 解決方案包括管理實體記錄,請新增位置。當您新增實體(例如實體記錄資料夾)時,您必須提供其位置。請參閱新增位置。
- 新增您的檔案計劃。請參閱新增檔案計劃。
- 建立您的檔案計劃階層,其中包括新增記錄種類和新增記錄資料夾。
請參閱新增記錄種類和新增記錄資料夾。
- 建立好檔案計劃之後,您應該重新檢視現有的 IBM Enterprise
Records
配置設定,以及執行一些其他配置作業。如需摘要資訊,請參閱IBM Enterprise Records 配置概觀。
- 如需將檔案計劃從一個物件儲存庫移轉到另一個物件儲存庫的相關資訊(例如,將檔案計劃從開發或測試環境移到正式作業環境),請參閱使用檔案計劃匯入和匯出工具。