توجد العديد من المهام التي يجب اتمامها لاعداد بيئة تشغيل IBM® Enterprise Records
لاعداد بيئة تشغيل
IBM Enterprise Records، قم بتنفيذ مهام التوصيف التالية.
- ويجب أن يتم توصيف تخزين عنصر واحد (تخزين عنصر مخطط الحفظ أو FPOS) لهيكل مخطط الحفظ و (ROS) آخر للوثائق التي يتم نشرها كسجلات. وكذلك، قد يكون لدى العديد من المستخدمين امكانية توصل الى ROS والذين لا يجب أن يتوافر لديهم امكانية توصل للعناصر التي تشكل مخطط الحفظ في FPOS. يمكن أن يكون لديك أكثر من واحد من
ROS الخاصة بواحد من FPOS.
- وبالرغم من أن مهام التوصيف قد تم تنفيذها أثناء عملية تركيب وتوصيف IBM Enterprise Records، فانه يمكنك اعادة تحديد محددات التوصيف بعد أن تقوم بتكوين مخططات الحفظ وتقوم بتوصيف حلول IBM Enterprise Records الخاصة بك لبيئة التشغيل للانتاج.
- للحصول على المزيد من المعلومات عن اجراءات تركيب وتوصيف IBM Enterprise Records، أنظر تركيب وتحديث IBM Enterprise Records.
- للحصول على المزيد من المعلومات عن توصيف المهام الخاصة بتكوين مخطط الحفظ (مثل توصيف لاحقة اسم وحدة التخزين) أنظر تكوين مخطط الحفظ.
تكوين فئات وثيقة ROS
يجب أن تقوم بتكوين فئات الوثيقة لكل الوثائق التي سيتم نشرها كسجلات.
- فئات وثائق ROS يتم تحديد الخاصية "يمكن النشر" لها، والتي يقوم IBM Enterprise Records باستخدامها لتحديد ما اذا كانت الوثيقة يمكن نشرها كسجل أم لا. وأثناء تركيب وتوصيف IBM Enterprise Records، الخاصية لفئة الوثيقة الأساسية أو لواحد أو أكثر من فئات الوثائق يتم تحديدها بالقيمة True، مما يشير الى أن نسخ هذه الفئات يمكن نشرها كسجلات. لاعداد بيئة تشغيل IBM Enterprise Records للانتاج الخاصة بك، تأكد من أن قيمة هذه الخاصية تم تحديدها بالقيمة True (أو أن الفئة الفرعية تتوارث هذه المحددات من الفئات الفرعية لها) بالنسبة الى كل فئات وثائق ROS المناسبة. بالاضافة الى ذلك، تحقق من أن Default Instance Security لهذه الفئات لها الصلاحيات Minor versioning و Major versioning بحيث يمكن للمستخدم (الذي تتوافر لديه حقوق التوصل المناسبة) تكوين نسخ من الفئات.
توصيف مخطط الحفظ المفترض
يتم عرض التسلسل الهرمي لمخطط حفظ واحد في تطبيق
IBM Enterprise Records في المرة الواحدة.
- وكجزء من عملية تركيب وتوصيف IBM Enterprise Records، يتم تحديد تفضيلات الوقع Application Engine أو Workplace XT لتحديد مخطط الحفظ المفترض هذا. ولكن، أثناء تركيب وتوصيف IBM Enterprise Records فمن غير المرجح أن يتم اعداد واحد أو أكثر من مخططات الحفظ للموقع الخاص بك.
- ويمكنك تعديل محددات تفضيلات الموقع هذه، اذا كنت تريد، بحيث تحدد التفضيلات المفترضة لك. كل من مستخدمي IBM Enterprise Records يمكنهم تحديد أحد تفضيلات المستخدم لتقوم باحلال محددات تفضيلات الموقع المفترضة هذه.
- للحصول على المزيد من المعلومات، أنظر تحديد مخطط الحفظ المفترض.
توصيف Disposition Sweep
يقوم موجه النظام بتوصيف عمليات
Disposition Sweep أثناء اجراءات تركيب وتوصيف
IBM Enterprise Records. ولكن، للتأكد من أنه قد تم توصيفه بطريقة صحيحة، يجب مراجعة توصيف Disposition Sweep. على سبيل المثال، اذا كان الموقع الخاص بك لا يقوم باستخدام أنواع السجل، تأكد من تحديد
تشغيل على أنواع السجل بالقيمة
False.
للحصول على المزيد من المعلومات، أنظر توصيف Disposition Sweep.
توصيف أنواع السجل
أنواع السجلات تتيح طريقة لارفاق السجل مع الجدول الزمني للتخلص الذي يختلف عن المرفق حاليا مع تصنيف السجل الرئيسي أو حافظة السجلات. اذا كان حل
IBM Enterprise Records الخاص بك يقوم باستخدام أنواع السجلات، تأكد من توصيف Disposition Sweep لتنفيذ عمليات التشغيل الخاصة بنوع السجل من خلال تحديد
تشغيل على أنواع السجل بالقيمة
True.
- للحصول على المزيد من المعلومات، أنظر توصيف Disposition Sweep.
- وكذلك، يجب الأخذ في الاعتبار الطريقة التي سيتم بها ارفاق نوع السجل مع السجل.
يمكنك تحديد أن يتم تخصيص كل السجلات من فئة سجل محددة الى نوع سجل معين بصفة مفترضة. للحصول على المزيد من المعلومات، أنظر توصيف نوع السجل المفترض.
- وبدلا من ذلك، يمكنك عرض بيانات التعريف لنوع السجل عند نشر أحد السجلات من خلال Application Engine أو Workplace XT، مما يسمح للمستخدم بتحديد نوع السجل. للحصول على المزيد من المعلومات، أنظر توصيف عرض بيانات التعريف لنوع السجل أثناء النشر.
- يمكنك أيضا دمج هذين المبدئية، حيث يمكنك تحديد قيمة مفترضة وأيضا السماح للمستخدم باحلال المفترضات من خلال تحديد نوع السجل.
- ليس لواجهة تعامل مستخدم IBM Enterprise Records أي آلية لنشر كل أجزاء الوثيقة المركبة كسجل واحد. ولكن، يمكنك نشر وثائق رئيسية أو فرعية منفردة كسجلات. ويمكن أيضا عمل الوثائق التي تم نشرها بالفعل كسجلات كجزي من الوثيقة المركبة فيما بعد. قد تؤثر محددات معينة من الوثيقة المركبة، مثل منع الحذف أو حذف التفرعات عند حذف الوثيقة الرئيسية، على طريقة التخلص من السجل المعتادة. اذا تم نشر أي من أجزاء الوثيقة المركبة (الرئيسية أو التفرعات أو كلاهما) كسجلات، فيجب أن يتم استخدام المحددات المفترضة. هذه المحددات هي الاختيار لا العنصر الرئيسي ولا التفرع في القائمة منع الحذف والاختيار عدم حذف التفرع عند حذف العنصر الرئيسي.
لا يتم دعم المحددات الأخرى من خلال IBM Enterprise Records وسينتج عنها فشل أو طريقة عمل غير متسقة عند تمرير السجلات في عملية التخلص منها.
- أي تطبيق يقوم باستخدام الوظيفة Darwin Information Typing Architecture (DITA) سيقوم بتكوين عناصر مركبة مثل الوثائق المركبة. وعلى ذلك، فان الاختلافات التي تنظبق على الوثائق المركبة الموضحة في الملحوظة السابقة ستنطبق على ملفات DITA أيضا.
توصيف اختيار الاحتفاظ ببيانات التعريف
عند قيام مستخدم بصلاحيات مناسبة بحذف عنصر
IBM Enterprise Records، فسيتم ازالته بصفة دائمة من تخزين العنصر. ولكن، يمكنك توصيف اختيار للاحتفاظ ببيانات التعريف على مستوى مخطط الحفظ لتصنيفات السجل الذي تم حذفه وحافظات السجلات ووحدات التخزين والسجلات. اذا قام موجه النظام باتاحة اختيار الاحتفاظ ببيانات التعريف، ستبقة العناصر السابق ذكرها في تخزين العنصر(الذي تم تعليمه كمفترض) ولكنها لن تكون مرئية في تطبيق
IBM Enterprise Records بعد ذلك.
ويمكن تصدير هذه العناصر التي يتم حذفها بصفة دورية وكل بيانات التعريف الخاصة بها الى ملف XML للأغراض التاريخية، ثم حذفها بصفة دائمة بعد ذلك من تخزين العنصر. للحصول على معلومات عامة عن كيفية توصيف هذا الاختيار، أنظر
توصيف بيانات التعريف المتبقية.
توصيف النشر الآلي للسجلات
يمكنك توصيف
IBM Enterprise Records بحيث يقوم آليا بنشر الوثائق كسجلات عند قيام المستخدم باتمام عمليات معينة، مثل تكوين أحد الوثائق. لتوصيف النشر الآلي:
- قم بتعديل ملف التوصيف المزود لتحديد أين سيقوم IBM Enterprise Records بحفظ السجلات التي يتم نشرها
- قم بتكوين تصرف حدث AutoDeclare.
- قم بتكوين اشتراك لفئات وثيقة ROS (مثل فئة الوثيقة الأساسية أو فئات فرعية محددة) لتصرف الحجث الذي يقوم بتحديد الأحداث التي ستقوم باطلاق الحدث. للحصول على المزيد من المعلومات، أنظر توصيف النشر الآلي للسجلات.
توصيف مزامنة الخاصية
يمكنك توصيف كيفية مزامنة الخاصية بحيث يتم مزامنة قيم الخاصية آليا من الوثيقة الى السجل الخاص بها (أو العكس) عندما يتم تحديث الخاصية سواء كان بالوثيقة أو السجل. للحصول على المزيد من المعلومات، أنظر
توصيف تزامن الخاصية.
تحديد حجم دفعة مسار العمل
بصفة مفترضة، يقوم
IBM Enterprise Records بتخزين عشرة من بنود العمل بحد أقصى في دفعة مسار العمل للمراجعة أو الاعتماد قبل التخلص منها، ولكن يمكنك تغيير الحد الأقصى لعدد ما يتم تخزينه من خلال محددات التوصيف. للحصول على المزيد من المعلومات، أنظر
توصيف حجم الدفعة لمسار العمل.
توصيف مسار العمل لطلب حافظة السجل
IBM Enterprise Records يتضمن مسار العمل لتكوين حافظة السجل، للسماح للمستخدمين بارسال طلب الى القائم بادارة السجلات لتكوين حافظة السجل. ليس للعديد من المستخدمين الصلاحيات الكاقية لتكوين حافظة السجلات. ولجعل مسار العمل هذا متاحا للمستخدمين، يجب أن تقوم بتوصيف تفضيلات الموقع لطلب حافظة السجلات.
ويمكن أن يتم تحديد هذه التفضيلات أثناء تركيب وتوصيف
IBM Enterprise Records.
للحصول على المزيد من المعلومات عن استخدام مسار العمل هذا، أنظر
تكوين حافظة السجل باستخدام مسار العمل.
للتعرف على الارشادات الخاصة بكيقية تحديد تفضيلات الموقع، أنظر تحديد تفضيلات موقع طلب حافظة السجل.
تحديد تفضيلات الموقع للوصلات القابلة للتحرير
يتضمن
IBM Enterprise Records وصلات تسمح للمستخدم بالتوصل الى السجلا والحافظات المتعلقة. لتكوين وتعديل الوصلات في
IBM Enterprise Records، يجب أن تقوم بتحديد مسار العمل لاستخدام تفضيلات الموقع للفئات القابلة للتحرير.
للحصول على المزيد من المعلومات عن وصلات
IBM Enterprise Records، أنظر
الوصلات.
للتعرف على الارشادات الخاصة بكيقية تحديد تفضيلات الموقع، أنظر تحديد تفضيلات موقع فئة الربط.
توصيف أحداث بتوافق محدد
يتضمن
IBM Enterprise Records أحداث متعددة لتوافق PRO أو DoD، مثل الأحداث التي تقوم بتحديد بيانات التعريف. توصيف هذه الأحداث يعتبر اختياري حيث أن تشغيل الأحداث يمكن أن يؤثر على الأداء.
- للحصول على أفضل أداء، يجب توصيف الأحداث التي تتعلق بعمليات ادارة السجلات الخاصة بك. للحصول على المزيد من المعلومات عن توصيف هذه الأحداث، أنظر اتاحة والاشتراك في الأحداث.
- كل من نماذج البيانات DoD و PRO تتطلب أن يتم توصيف تخزين الملف لاستخدام طرق الازالة الخاصة بحذف الوثائق. سيتم بعد ذلك احلال محتويات الوثيقة بمسافات خالية ثلاثة مرات قبل حذف الملف. وعلى ذلك، لن يمكن استعادة الملف. أنظر تحديد درجة الالتزام بحالة الحروف للبحث.
توصيف وثائق CFS-IS
اذا كان حل
IBM Enterprise Records الخاص بك يتضمن استخدام
Content Federation Services اختياريا لخاصية Image Services (CFS-IS)، ف يجب التنسيق مع موجه النظام الى
IBM FileNet Image Services لتأكيد أنه قد تم تحديد سرية Image Services بطريقة مناسبة لتعديلات وحذف وثيقة Image Services، ولتأكيد أن معاملات فترة البقاء لفئة الوثيقة IS قد تم اعدادها بطريقة مناسبة بحيث لا يتم حذف وثائق IS التي تم نشرها كسجلات بسبب محددات فترة بقاء IS. للحصول على المزيد من المعلومات، أنظر
مهام الصيانة والادارة المستمرة.
توصيف أجهزة التخزين المؤمنة
اذا كان حل
IBM Enterprise Records الخاص بك يتضمن استخدام أجهزة تخزين مؤمنة، مثل
EMC Centera و NetApp SnapLock و
Tivoli Storage
Manager وغيرها، فمن المهم أن تكون محددات فترة بقاء
IBM Enterprise Records لا تتعارض مع محددات فترة البقاء التي يمكن توصيفها على أجهزة التخزين الأخرى. وعلى ذلك، يجب ايقاف فعالية فترة البقاء لأجهزة التخزين وترك
IBM Enterprise Records يتحكم في فترة البقاء.
- في أجهزة Tivoli Storage
Manager، يتم التحكم في فترة البقاء من خلال معاملات متعددة.
- عندما يكون النظام IBM Enterprise Records بكامل التوصيف، سيبقى التطبيق IBM Enterprise Records هو المتحكم في فترة البقاء والحذف.