IBM Enterprise Records, Versão 5.1.+            

Visão Geral da Configuração do IBM Enterprise Records

Há diversas tarefas que você deve concluir para configurar um ambiente do IBM® Enterprise Records

Para configurar um ambiente do IBM Enterprise Records, conclua as seguintes tarefas de configuração.

Criar classes de documento ROS

Você deve criar classes de documento para os documentos que serão declarados como registros.

Configurar plano de arquivos padrão

Apenas uma hierarquia de plano de arquivos é exibida no aplicativo IBM Enterprise Records em um determinado momento.

Configurar a varredura de disposição

Um administrador configura o processo de Varredura de Disposição durante o procedimento de instalação e configuração do IBM Enterprise Records. No entanto, para garantir que seja configurado corretamente, revise a configuração da Varredura de disposição. Por exemplo, se seu site não usa tipos de registro, verifique se Executar para Tipos de Registros está configurado como False.

Para obter informações adicionais, consulte Configurando a Varredura de Disposição.

Configurar tipos de registro

Os tipos de registro fornecem uma forma de associar um registro com um planejamento de disposição que seja diferente do que está no momento associado com a categoria de registro ou pasta de registros pai do registro. Se sua solução IBM Enterprise Records usar tipos de registros, certifique-se de configurar a Varredura de Disposição para executar o processamento de tipo de registro configurando Executar para Tipos de Registro como True.

Configurar a opção de reter metadados

Quando um usuário com direitos de acesso adequados exclui uma entidade do IBM Enterprise Records, ela é permanentemente removida do armazenamento de objetos. No entanto, você pode configurar a opção para reter metadados no nível do plano de arquivo para categorias de registros, pastas de registros, volumes e registros excluídos. Se um administrador ativa a opção de retenção de metadados, as entidades mencionadas anteriormente permanecem no armazenamento de objetos (marcadas como excluídas), mas não ficam mais visíveis no aplicativo IBM Enterprise Records. Você pode exportar periodicamente estas entidades excluídas e todos os seus metadados para um arquivo XML para fins históricos, e a seguir excluir permanentemente as entidades de um armazenamento de objetos. Para obter informações sobre como configurar esta opção, consulte Configurando a Retenção de Metadados.

Configurar a declaração automática de registros

É possível configurar o IBM Enterprise Records para automaticamente declarar um documento como um registro sempre que um usuário concluir uma operação específica, tal como a criação de um documento. Para configurar uma declaração automática:

Configurar a sincronização de propriedades

Você configura a sincronização de propriedade para sincronizar automaticamente os valores de propriedade de um documento com seu registro associado (ou vice-versa) sempre que ocorrer uma atualização de propriedade no documento ou registro. Para obter informações adicionais, consulte Configurando a Sincronização de Propriedades.

Definir tamanho do lote do fluxo de trabalho

Por padrão, o IBM Enterprise Records armazena um máximo de dez itens de trabalho em um lote de fluxos de trabalho para revisão ou aprovação antes do descarte, mas é possível alterar o número máximo armazenado por meio de uma definição de configuração. Para obter informações adicionais, consulte Configurando o Tamanho do Lote do Fluxo de Trabalho.

Configurar o fluxo de trabalho Solicitar uma pasta de registros

O IBM Enterprise Records inclui o fluxo de trabalho Criar Pasta de Registro, permitindo que os usuários enviem uma solicitação para um gerenciador de registros para criar uma pasta de registro. Muitos usuários, geralmente, possuem privilégios insuficientes para criar uma pasta de registros. Para tornar disponível este fluxo de trabalho para os usuários, você precisa configurar a preferência do site Solicitar pasta de registros. Esta preferência pode ter sido configurada durante a instalação e configuração do IBM Enterprise Records. Para obter informações adicionais sobre o uso deste fluxo de trabalho, consulte Criando uma Pasta de Registro Usando um Fluxo de Trabalho.

Para obter instruções sobre como configurar a preferência do site, consulte Definir o site de preferências Solicitação de pasta de registros.

Configurar Preferência do Site de Links Editáveis

O IBM Enterprise Records inclui links que permitem que os usuários vinculem registros e pastas relacionados. Para criar e manter links no IBM Enterprise Records, você deve configurar a preferência do site Classes de Link Editáveis usando o Workplace. Para obter informações adicionais sobre links do IBM Enterprise Records, consulte Links.

Para obter instruções sobre como configurar a preferência do site, consulte Configurando a Preferência do Site de Classe do Link.

Configurar eventos específicos de conformidade

O IBM Enterprise Records inclui diversos eventos para conformidade PRO ou DoD, tal como eventos que configuram metadados. A configuração destes eventos é opcional, já que o processamento dos eventos pode impactar o desempenho.

Configurar documentos CFS-IS

Se sua solução IBM Enterprise Records incluir o uso do Content Federation Services opcional para o recurso Image Services (CFS-IS), coordene com o administrador do sistema do IBM FileNet Image Services para garantir que a segurança do Image Services seja configurada apropriadamente para modificação e exclusão de documentos do Image Services e para garantir que os parâmetros de retenção de classe de documentos do IS sejam configurados apropriadamente, de forma que os documentos do IS que foram declarados como registros não sejam excluídos devido às configurações de retenção do IS. Para obter informações adicionais, consulte Tarefas de Manutenção e Administração Contínuas.

Configurar Dispositivos de Armazenamento Protegidos

Se sua solução IBM Enterprise Records incluir o uso de dispositivos de armazenamento protegidos, tais como EMC Centera, NetApp SnapLock, Tivoli Storage Manager e outros, é importante que as configurações de retenção do IBM Enterprise Records não entrem em conflito com as configurações de retenção que podem estar configuradas no dispositivo de armazenamento. Portanto, desative a retenção para o dispositivo de armazenamento e permita que o IBM Enterprise Records controle a retenção.


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Última atualização: Agosto 2011


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