Введите одно или несколько слов (слов или словосочетаниq, лучше всего описывающие информацию, которую нужно найти) в поле Документ содержит и нажмите на кнопку Поиск. Можно искать конкретные слова или словосочетания в документе или в строчных свойствах, для которых сконфигурирован полнотекстовый индекс.
Ниже представлены некоторые советы, которые помогут вам максимально повысить эффективность поиска.
Точное вхождение слова или словосочетания | Чтобы найти точное вхождение словосочетания, заключите это словосочетание в двойные кавычки. В интегрированном приложении Office щелкните по Опции и выберите Точное вхождение фразы. Поиск точного вхождения фразы особенно полезен для имен собственных или общих фраз. Например, при поиске строки John Adams будут возвращены документы, содержащие имена президентов США John Adams и John Quincy Adams. При поиске строки "John Adams" будут возвращены только те документы, в которых содержится имя John Adams. Будут найдены искомые термины и слова, аналогичные этим терминам. Например, при поиске слова месяц будут возвращены документы, содержащие слова месяц или месяцы. Чтобы исключить варианты отдельного слова, можно заключить это слово в двойные кавычки; чтобы исключить варианты слов для всех условий поиска, можно выбрать опцию поиска Точное вхождение слов. |
С учетом регистра символов | Если исключить варианты слов, задав опцию поиска Точное вхождение слов, можно также выбрать опцию поиска с учетом регистра символов, С учетом регистра. Имейте в виду, что заключив в двойные кавычки ключевое слово, введенное с использованием символов верхнего регистра, вы не добьетесь того, чтобы в результатах поиска регистр символов был таким же, как в искомых словах. |
Поиск общих слов | Обычно при конфигурировании поиска игнорируются общие слова, например, это, в, и. Чтобы выполнить поиск общих слов, входящих в словосочетание, заключите их в двойные кавычки. |
Использование символов подстановки | Если вы не уверены в правильности правописания или в варианте написания, используемого в документе, который вы ищете, в искомом термине можно использовать символ подстановки.
|
Поиск любого или всех ключевых слов | Можно искать вхождения любого из введенных вами ключевых слов или словосочетаний или всех введенных вами ключевых слов или словосочетаний. Например, если вы хотите найти FileNet P8 и выберете опцию Любой, поиск возвратит документы, в которых встречается строка FileNet или P8. Если выбрать опцию Все, при поиске будут возвращены только те документы, в которых есть оба эти слова. |
Поиск ключевых слов на основе близости | Можно выполнять поиск ключевых слов в соответствии с тем, насколько близко они расположены друг к другу. (При выборе этой опции будет автоматически производиться поиск всех ключевых слов). Вы можете указать, насколько близко друг к другу должны находиться ключевые слова, чтобы это считалось вхождением. Если вы не зададите диапазон (или введете значение 0), поиск будет производиться так же, как и при поиске всех ключевых слов; только расстановка результатов поиска по рангу будет другой. Например, чтобы найти документы, относящиеся к платформе FileNet P8, можно ввести Платформа FileNet P8 и искать все слова. В результате, могут быть возвращены документы, в которых обсуждаются другие продукты FileNet или другие платформы. Если вы выберете Вблизи вместо Все, поиск обязательно возвратит документы, содержащие слово платформа, только если это слово будет находиться рядом со словами FileNet и P8. |
Вы можете дополнительно ограничить или расширить поиск, указав, в каких версиях документов нужно производить поиск. По умолчанию, поиск возвратит самую последнюю версию подходящего документа, которая может быть дополнительной версий. Если вы выберете Выпущен, поиск возвратит только самую последнюю основную версию. Если выбрать опцию Все, поиск возвратит все версии документа.
В качестве условий для поиска можно выбрать одно или несколько свойств. Вам будут доступны те свойства и соответствующие списки вариантов, которые связаны с выбранным вами классом документов или папок. Свойства, которые скрыты или не доступны для поиска, не будут включены в поиск. Если включить в поиск подклассы, также будут доступны свойства и списки вариантов для всех подклассов. Если задать условия, а затем выбрать другой класс документов или папок, свойства или значения, неприменимые к новому классу, автоматически будут исключены из списка условий.
При добавлении условий поиска вы должны указать, должны ли найденные объекты соответствовать всем условиям или любому из заданных условий.
При добавлении условий поиска используйте следующие базовые рекомендации.
Добавление и удаление условийПри использовании опций начинается с, заканчивается на и содержит можно задавать значения строчных свойств с использованием символов подстановки.
Столбцы, показанные в результатах поиска - это комбинация свойств, используемых в качестве условий поиска, и свойств, заданных в предпочтениях сайта для выбранного хранилища объектов. Вы сможете увидеть в результатах поиска дополнительные свойства, добавив свойство в качестве условия поиска и оставив поле значения пустым. В FileNet Integration for Microsoft Office щелкните по Выбрать столбцы и выберите в списке имена столбцов, которые вы хотите добавить в результаты поиска или удалить из них.
Как задать порядок сортировкиРезультаты поиска можно упорядочить путем сортировки.
Чтобы выполнить поиск нескольких значений для одного и того же свойства, нужно задать это свойство в качестве условия несколько раз: по одному разу для каждого значения, которое вы хотите искать. Например, у вас есть свойство с несколькими значениями, Породы. Чтобы найти породу Колли или Пудель, выберите критерии следующего вида:
Найти элементы, соответствующие любому из следующих условий: Породы = Колли Породы = Пудель
Применение фильтров к спискам вариантовНекоторые списки вариантов свойств позволяют применять фильтр к вариантам в соответствии с введенными вами данными. В списке вариантов показаны все варианты, начинающиеся с введенного вами текста. Кроме того, можно использовать звездочку (*) в качестве символа подстановки. Например, если ввести строку *заявл, могут быть найдены классы с именами Поданные заявления и Обработка заявлений. (В конце вводимого вами текста всегда подразумевается звездочка).
Вы можете дополнительно ограничить или расширить поиск, выбрав одну или несколько опций поиска. Опции поиска основаны на свойствах, которые обычно используются при поиске документов или папок.
Опции - это ярлыки для таких часто выбираемых критериев, как владелец ("Создано мною"), дата изменения ("Добавлен в прошлом месяце") или тип документов, например, документы PDF. При выборе одной или нескольких опций результаты поиска будут ограничены.
По умолчанию, поиск возвратит самую последнюю версию подходящего документа, которая может быть дополнительной версий. Если вы выберете Выпущен, поиск возвратит только самую последнюю основную версию. Если выбрать опцию Все, поиск возвратит все версии документа.
Сохранить параметры поискаЕсли вы часто выполняете поиск на основе каких-то определенных свойств или значений, вы можете их сохранить как значения по умолчанию для поиска или в виде именованного поиска в разделе Сохраненные поиски.
В FileNet Integration for Microsoft Office введите имя поиска и нажмите на кнопку Сохранить. Перейдите в список Сохраненные поиски и выделите имя сохраненного вами поиска. Щелкните правой кнопкой мыши и выберите Задать по умолчанию. В следующий раз при открытии поиска можно будет использовать поиск по умолчанию.