خطوة تعريف القوالب تقوم بتعريف قالب السرية الذي سيتم استخدامه بكل من حالات الوثيقة الممكنة.
حالات الوثيقة تتعلق باستنساخ الوثيقة. حيث تتقدم الوثيقة عبر دورات تبدأ من النسخة الثانوية وحتى النسخة الرئيسية، عادة ما تكون الوثيقة بأحد الأربعة حالات المحتملة. تقوم سياسة السرية بتعريف السرية الآلية التي تم تطبيقها على الوثيقة عند انهاء تخصيصها، وتخصيصها وترقيتها وتخفيضها. حالة الوثيقة المفترضة هي:
ويمكن أن يقوم موجه نظام للموقع بتغيير الأسماء الخاصة بحالة الوثيقة للموقع.
ويمكنك تعريف قالب السرية لكل من الحالات الأربعة. وبناء على متطلبات الأعمال الخاصة بك، قد لا تحتاج الة تعريف قالب لكل من الحالات. اذا لم يكن هناك قوالب للسرية لحالة وثيقة محددة، فان السرية الموجودة للوثيقة سيتم نقلها الى الحالة التالية.
يمكنك أيضا تكوين قوالب التطبيق المهيأة. ويمكن تطبيق قالب التطبيق من خلال برنامج مهيأ ويتطلب دعم تطوير البرمجيات.
يمكنك تعريف قالب لحالة معينة، ثم الغاء اتاحة القالب. يتم تخزين القالب في ملف تخزين العناصر لاسترجاعه لاحقا، لكن لن يتم تطبيقه على الوثائق أثناء الغاء اتاحتها.
لتعريف قالب السرية:
لحذف أحد قوالب السرية الموجودة: