Wenn Sie ein physisches Schriftstück deklarieren, geben Sie an, wo das Objekt aufbewahrt wird. Dies wird als Ablageort bezeichnet. Da physische Objekte an andere Orte bewegt werden müssen, damit mit ihnen gearbeitet werden kann, weisen solche Akten auch ein Feld "Standort" auf, das Auskunft über ihren gegenwärtigen Ort gibt. Sie erstellen Standorte auf der Registerkarte Physisch, bevor Sie physische Schriftstücke deklarieren.
- Um ein physisches Objekt einsehen zu können, muss es ausgecheckt werden. Dadurch wird ein Workflow gestartet, der überwacht, wo das Objekt sich befindet, und der Benutzer, die auf dasselbe Objekt zugreifen wollen, in eine Warteschlange stellt. Wenn ein angefordertes Objekt schon ausgecheckt ist, können Sie es reservieren lassen. Ein "Hüter" erhält eine Anforderung für eine Akte und führt den Workflow-Schritt durch, der die Zustellung besorgt. Der Benutzer bestätigt den Erhalt des (leihweise zur Verfügung gestellten) Objekts und organisiert dessen Rückgabe (Check-In) in einem weiteren Schritt desselben Workflow.
- Wenn physische Schriftstücke mit Barcodes versehen sind, können Benutzer mithilfe der Option Physische Elemente scannen auf der Registerkarte Physisch sehen, ob diese entnommen wurden. Die gleiche Option kann auch anzeigen, welche physischen Einheiten sich an einem bestimmten Standort befinden. Geben Sie zu diesem Zweck den Barcode oder die Beschreibung des Standorts ein.
- Physische Schriftstücke können in IBM® Enterprise Records und in Application Engine oder Workplace XT deklariert werden. IBM Enterprise Records erfordert eine Erfassungsvorlage. Eine Standardvorlage wird zusammen mit dem System geliefert. Sie können weitere Erfassungsvorlagen zur Verwendung in IBM Enterprise Records oder in Application Engine oder Workplace XT erstellen.