Il lavoro giornaliero comporta probabilmente l'interazione con molti tipi di documenti. Ad esempio, si possono creare, rivedere, archiviare, spostare in una cartella diversa, aggiornare o eliminare documenti. I documenti gestiti possono essere file di elaborazione testi, file di fogli di calcolo, moduli o qualsiasi tipo di file elettronico. I documenti possono inoltre essere semplicemente una raccolta di proprietà di documenti riferita a una voce che si desidera registrare, ad esempio un CD, DVD, libro o altro dispositivo fisico.
Nella maggior parte dei casi, i tipi di azioni correlati ai documenti, quale l'aggiunta di un nuovo documento o il check-out di un documento esistente, funzionano allo stesso modo, indipendentemente dal tipo di documento. Alcuni tipi di file, tuttavia, sono progettati per utilizzare funzioni speciali.
I dati del modulo sono un tipo di documento speciale. Se sul sito è stato installato e attivato eForms, è possibile utilizzare i moduli oltre ad altri tipi di documenti. Non è possibile eseguire direttamente le azioni di aggiunta, check-out, check-in, scaricamento o salvataggio dei dati del modulo. Quando si apre un documento dati modulo, questo viene sottoposto automaticamente a check-out. Per ulteriori informazioni, vedere Uso di FileNet P8 eForms.
In Workplace XT sono disponibili molti strumenti per gestire i documenti e le relative proprietà e sicurezza. Esempio:
Gli argomenti che seguono hanno lo scopo di illustrare le caratteristiche e le modalità di impiego dei vari strumenti, al fine di rendere la gestione dei documenti il più possibile semplice e flessibile.