IBM Enterprise Records, Version 5.1.+            

Löpande underhåll och administrationsuppgifter

Det finns gott om information tillgänglig om löpande underhåll och administrationsuppgifter som är specifika IBM® Enterprise Records.

Du hittar ytterligare administrationsinformation i följande hjälpsystem för administration av FileNet P8:

Riktlinjer för att använda Enterprise Manager

Det finns en rad uppgifter som administratören kan utföra med hjälp av Enterprise Manager (EM). Dessa uppgifter (t.ex. att konfigurera granskning) dokumenteras i detta online-hjälpsystem. Det finns dock andra åtgärder som inte bör utföras med Enterprise Managereftersom det kan leda till skadade data och andra allvarliga problem. Du bör inte utföra följande åtgärder med Enterprise Manager:

Listan är inte uttömmande. Utför bara de uppgifter som är dokumenterade i online-hjälpen. Att utföra andra åtgärder via Enterprise Manager kan orsaka datafel eller andra allvarliga problem.

Däremot kan det i IBM Enterprise Records Installation and Upgrade Guide finnas anvisningar om att använda Enterprise Manager för åtgärder som en administratör endast kan utföra under en installation eller uppgradering. Exempel:

Konfigurera objektlager

Du bör konfigurera separata objektlager för arkiveringsplanen och dokument som deklareras som poster. Det gör att ett objektlager (FPOS) innehåller arkiveringsplansstrukturen, medan det andra (ROS) innehåller dokument, varav vissa har deklarerats som poster. Det brukar finnas många användare som har åtkomst till ROS som inte bör få tillgång till entiteterna som utgör arkiveringsplanen i FPOS. Du kan ha flera ROS kopplade till samma FPOS.

Ta bort objektlager

När du har konfigurerat arkiveringsplanen och börjat deklarera poster, bör ett produktionsobjektlager ändras så lite som möjligt. Om det blir nödvändigt att ta bort ett objektlager när postdeklarationen har börjat, finns det en särskild procedur du måst använda för att undvika problem med att deklarera poster i ett nytt objektlager. Den består i att rensa Workplace-inställningar innan du tar bort objektlagret.

  1. Logga in till Workplace som systemadministratör och välj Admin i det vänstra sidofältet.
  2. Välj Platsinställningar.
  3. Välj Objektlager i det vänstra sidofältet och det objektlager som du ska ta bort.
  4. Klicka på Återställ och sedan på Tillämpa så återställs de ursprungliga fabriksinställningarna.
  5. Nu kan du ta bort det gamla objektlagret.

Om ett objektlager tas bort innan plats- och användarinställningarna återställts till ett annat objektlager, visas ett meddelande för användare som försöker att accessa objektlagret med en förklaring av vilket FPOS som har valts och varför. Det finns också en länk för att konfigurera önskat FPOS. Systemet väljer ett objektlager enligt följande principer.

Om du tar bort objektlagret innan inställningarna har rensats måste du tömma alla inställningar. Ta bort, byta namn på eller flytta filen bootstrap.properties. Den kommer att byggas om automatiskt.

Uppgifter för systemunderhåll

Följande IBM Enterprise Records-systemunderhållsuppgifter brukar utföras på de flesta platser. Använd checklistan i följande diagram som vägledning när du bestämmer om du kanske behöver utföra vissa systemunderhållsuppgifter för IBM Enterprise Records.

Tabell 1. Uppgifter för systemunderhåll
Varje dag Varje vecka Varje månad Vid behov
Övervaka avsökningsloggen ../../../com.ibm.p8.ier.admin.doc/backup_restore/config_records_manager.htm Exportera granskningsloggar Arkivera/ta bort avsökningsloggen Felsökning Konfigurera loggning

Hantera IS-dokument som poster

Content Engine-servern (CE) kan ställas in att använda en FileNet Image Services-server (IS) som lagringsenhet för fast innehåll eller som en enhet för höga volymer. (Praktiskt sett innebär detta att ett Content Engine-dokuments innehåll kan lagras på en IS-server som ett IS-dokument.) Den valfria funktionen för detta är Content Federation Services for Image Services (CFS-IS).

När ett CFS-IS-system används med IBM Enterprise Records ska du inte ställa in något slutdatum för dokument som lagras i ett FileNet Image Services-system. Det finns inte något automatiserat sätt för CFS-IS-administratören i FileNet Image Services-systemet att göra skillnad mellan IBM Enterprise Records-dokument som är spärrade och inte kan tas bort och sådana som kan tas bort.

I vissa fall beror de åtgärder som kan utföras på dessa dokument (eller det förväntade resultatet av dessa åtgärder) på hur FileNet Image Services-dokumentet togs in i systemet och om FileNet Image Services-dokumentets egenskaper sprids till Content Engine-servern. Om IS-servern används som lagringsenhet för fast innehåll, läggs dokumentinnehållet till till IS-servern via CE-program. Vi refererar till dokument av detta slag som CE-IS-dokument av typ A i texten nedan. Om IS-servern används som enhet för hög volym, läggs dokumentinnehåll till till servern via IS-program. Vi refererar till dokument av detta slag som CE-IS-dokument av typ B.

Genom att använda IBM Enterprise Records kan du hantera dessa dokument som poster ungefär på samma sätt som du hanterar andra CE-dokument som poster. I detta avsnitt beskrivs vissa skillnader i funktionen hos IBM Enterprise Records när man arbetar med dokument av dessa slag, och dessutom får du veta vad du bör tänka på när du hanterar dokumenten.

Konfigurationsråd

Automatisk deklaration av poster

Du kan definiera en prenumeration så att IS-dokument som migreras till objektlagret automatiskt deklareras som poster. Se i så fall till att dokumentklassen för migrerade dokument prenumererar på händelseåtgärden för Konfigurera autodeklaration av poster och att händelseåtgärden utlöses vid incheckning.

IS-dokumentsäkerhet

Om ett IS-dokument är tillgängligt via Image Services-program eller APIer finns det ingen CE-mekanism för att förhindra att dokumentet ändras eller tas bort även om det har deklarerats som en post. Du bör därför tillsammans med IS-systemadministratören se till att IS-säkerheten är konfigurerad på rätt sätt för ändring och borttagning av IS-dokument.

Kvarhållning av IS-dokument

IS-dokumentklasser innehåller kvarhållningsparametrar som anger när dokument ska tas bort. IBM Enterprise Records interagerar inte med dessa IS-kvarhållningsinställningar. Du bör därför tillsammans med IS-systemadministratören se till att IS-säkerheten är konfigurerad på rätt sätt så att IS-dokument som är deklarerade som poster inte tas bort på grund av IS-kvarhållningsinställningarna.

Andra råd

Deklarera poster

Du kan deklarera IS-dokument som katalogiseras i CE med hjälp av de tillgängliga deklarationsmekanismerna (t.ex. från Workplace, MS Office, MS Outlook, händelseåtgärder, arbetsflöden och IBM Enterprise Records Java API). Observera dock att du inte kan välja ett enda element i ett flerelementsdokument som en post. Om ett flerelementsdokument deklareras som en post, betraktas alla element sedan som en del av posten.

En icke-postanvändare som har åtkomst till ett dokument kan inte accessa dokumentets informationssida när en postanvändare har deklarerat dokumentet som en post. Detta är en avsiktlig begränsning av icke-postanvändares åtkomst.

Uppdateringar av postegenskaper

Om katalogisering är aktiverad på IS-servern lagras IS-dokumentegenskaper som avbildas till CE-dokumentegenskaper på både IS- och CE-servrar, och alla uppdaterade IS-dokumentegenskaper sprids automatiskt till motsvarande CE-dokument. Uppdateringen av CE-dokumentegenskaperna påverkar dock inte egenskaperna för den post som hör till dokumentet.

Utföra en innehållsbaserad sökning för en post

Om ett dokument är ett CE-IS-dokument av typ A hittar en innehållsbaserad sökning posten för dokumentet, förutsatt att CBR är konfigurerat på det objektlager där dokumentet finns. Om ett dokument är ett CE-IS-dokument av typ B hittas dock inte dokumentet av en innehållsbaserad sökning.

Ta bort poster

När du tar bort en post försvinner också postens motsvarande CE-dokument. Om CE-dokumentinnehållet lagras i IS-serverns permanenta cache, inte på lagringsmedier, tas IS-dokumentet även bort från cache. Om CE-dokumentets innehåll lagras på IS-serverns lagringsmedier, innebär borttagningen av posten inte att innehållet tas bort från medierna. Mer information om hur dokumentdata tas bort från en IS-server, inklusive information om att radera IS-lagringsmedier (förutsatt att du använder raderingsbara medier), finns i "Expired Documents and Folders" i avsnittet Database Maintenance Overview i IBM FileNet Image Services System Administrator's Handbook.

Kopiera och importera poster

När du kopierar en post kopieras posten samt dess CE-dokument (och dess IS-dokument). Under alla omständigheter leder postkopieringen till ett CE-IS-dokument av typ A, även om det ursprungliga dokumentet var ett CE-IS-dokument av typ B.

Samma sak gäller om du importerar en post. Den importerade postens dokument blir alltid ett CE-IS-dokument av typ A, även om det var ett CE-IS-dokument av typ B när du exporterade det.

Övervaka systemprestanda

Under utvecklingscykeln bör du övervaka systemprestanda för att försäkra dig om att implementeringen körs så effektivt som möjligt. Vi föreslår att du använder verktyget IBM System Dashboard for Enterprise Content Management, som är en centraliserad mekanism för insamling och distribuering av prestandadata på installerade FileNet-programprodukter och är operativsystemoberoende. Insamlade prestandadata kan göras tillgängliga för IBM System Dashboard for Enterprise Content Management-funktioner för användning på platser som inte är standardiserade i en hanteringskonsol. Mer information om att använda IBM System Dashboard for Enterprise Content Management, finns i ../../../com.ibm.p8.sysmgr.admin.doc/overview.htm.

Felsökning

IIBM FileNet P8 Troubleshooting Guide finns information om felsökning av problem med komponenter i P8-plattformen, inklusive IBM Enterprise Records, Content Engine, Application Engine, Process Engine och Workplace. Det finns en extern länk för hämtning av dokumentation från IBMs supportsida i slutet av det här ämnet.



Feedback

Senast uppdaterat: Augusti 2011


© Copyright IBM Corp 2011.
Detta Informationscenter bygger på Eclipse-teknik. (http://www.eclipse.org)