L'IBM® Enterprise
Records inclou fluxos de treball
que ajuden a automatitzar la revisió i la disposició de categories de registres, carpetes de registres, volums
i registres. Un flux de treball inclou les tasques, els passos de procediment, el personal, la informació
d'entrada i sortida i les eines per a cada pas d'un procés empresarial.
Podeu modificar els fluxos de treball existents i crear-ne de nous.
La majoria dels fluxos de treball de l'IBM Enterprise
Records
s'inicien automàticament com a resultat del procés d'escombratge de disposició o
l'execució d'una acció associada amb el flux de treball.
El flux de treball de gestió de registres físics i el flux de treball de creació de carpeta
de registres s'ha d'iniciar manualment.
Quan es crea una fase de disposició en una planificació de disposició, cal
associar una acció de disposició i un flux de treball de disposició
amb la fase. Al final del període de retenció d'entitats en una fase concreta,
les entitats queden pendents de disposició. Cal iniciar manualment l'acció de disposició
que llança el flux de treball de disposició associat. Per obtenir més informació sobre el
procés de disposició, consulteu:
Per poder començar a utilitzar els fluxos de treball, heu de completar les tasques
de configuració. Aquestes tasques se solen dur a terme durant la instal·lació de l'IBM Enterprise
Records. Per obtenir-ne més informació, consulteu Configuració de fluxos de treball a
la publicació IBM Enterprise
Records Installation
and Upgrade Guide.
Tipus de fluxos de treball
Els fluxos de treball següents
són els que es proporcionen a l'
IBM Enterprise
Records.
Notificacions dels fluxos de treball
El sistema mostra missatges de notificació que inclouen informació sobre l'estat,
les fallades i els errors de validació que es detecten mentre el flux de treball
està en execució. Hi ha quatre tipus de missatges de notificació que
inclouen el següent:
Transcripció
Una transcripció és un fitxer XML que el sistema genera
quan es realitza l'acció de disposició correctament a les entitats aprovades
per a disposició. Aquest fitxer conté informació sobre:
- L'execució correcta o no de l'acció de disposició realitzada a cada entitat del lot.
- L'estat de cada pas del flux de treball i el motiu de l'estat.
El sistema envia automàticament aquest fitxer com a fitxer adjunt
al gestor de registres. El gestor de registres pot visualitzar aquest fitxer,
desar-lo en una unitat local o obrir el fitxer en un navegador.
Avís
L'IBM Enterprise
Records
mostra un missatge d'avís quan el valor especificat per als diversos camps d'un pas concret
d'un flux de treball és incorrecte o no és als camps obligatoris. Si no heu especificat
el valor del camp Ubicació al pas de transferència física del flux de treball
de transferència intermèdia, l'IBM Enterprise
Records mostra el
missatge d'avís.
Missatges informatius i d'estat
L'
IBM Enterprise
Records mostra informació i missatge d'estat per als fluxos de treball
de gestió de registres físics i de creació de carpeta de registres.
Els missatges contenen l'estat de les entitats o qualsevol altra informació rellevant
sobre les entitats. Per exemple, si el titular d'una entitat física ha endarrerit
l'alliberament de l'entitat, l'
IBM Enterprise
Records col·loca el missatge
com a element de treball a la safata d'entrada de la persona que està previst que rebi l'entitat.
Per obtenir més informació sobre els missatges informatius i d'estat, consulteu:
Fallades i excepcions
Els missatges de fallada i excepció
mostren les entitats afectades i els motius de la fallada d'un pas de flux de treball.
Per exemple, heu completat el pas de tall per a un lot de deu entitats i, d'aquests deu entitats,
dos s'han reobert. En aquesta situació, aquest missatge indica que l'acció de tall no es pot
completar per a les dues entitats i mostra la causa de la fallada.
Al pas de missatge,
podeu fer clic a Complet per completar el pas de flux de treball que ha fallat
i eliminar l'element de treball de la safata d'entrada. Podeu corregir el problema i tornar a iniciar el flux de treball
per completar el pas correctament. A l'exemple que s'ofereix més amunt, podeu tancar les dues entitats
per a les quals ha fallat el pas de tall i tornar a llançar el flux de treball.