只有至少被赋予“特权用户”角色或“审阅员”角色特权的用户才能将记录复制到同一归档计划中的另一位置。当特权用户或审阅员复制记录时,IBM® Enterprise Records 将记录对象库 (ROS) 中的已申报文档复制为具有另一个包含名称的相同源文件。IBM Enterprise Records 将记录元数据(名称、描述、安全性和处理信息除外)复制到归档计划对象库 (FPOS) 中的新文件夹,并通过一个链接指向 ROS 中所复制的文档。
复制记录的含义
- 复制记录的安全性含义 - 记录复制完成后,新纪录会从新父容器继承安全性。
- 复制记录的处理含义 - 除非所复制记录具有根据其记录类型确定的处理,否则该记录将从新的父容器继承处理调度。
原始记录已截止时,复制的记录尚未截止。如果复制的记录有源于其记录类型的处理调度,那么授权用户必须启动该复制的记录上的处理。
如何复制单个记录:
- 浏览归档计划层次结构以访问要复制的记录。
- 右键单击记录名称,然后从上下文菜单中选择复制。
- 注意,文档标题字段将包含前缀为(副本)的记录名称。
- 输入记录副本的“描述”,然后单击下一步。
- 浏览至存放副本的归档计划位置,然后单击复制。
- 系统显示验证“复制”操作完成的确认消息时,单击确定返回“浏览”页面。 请注意以下几点:
- 电子记录无法复制到物理文件夹。
- 记录只能复制到处于活动并打开状态的目标文件夹。
如何复制一个或多个记录
- 浏览归档计划层次结构,以访问所要复制的记录。
- 选择所要复制的记录左边的复选框。
- 从多选操作菜单中选择复制。
- 在“复制”窗口中,从列表中选择要将记录复制到的归档计划位置。
可以使用“过滤器”字段来限制“实体名称”列表中显示的项数。例如,如果您知道归档计划位置的名称包含字母 x,那么可以在“过滤器”字段中输入 x,单击执行,该列表将进行刷新以便只显示包含字母 x 的归档计划位置名称。单击复位可刷新此列表以便按字母顺序重新显示完整的归档计划列表。
- 浏览至归档计划中要用于存储副本的位置,然后单击复制。
- 系统显示验证复制操作完成的确认消息时,单击确定返回“浏览”页面。