Le ricevute in genere servono per tenere traccia di quali utenti sono in possesso di una copia di un record classificato, nonostante sia possibile creare una ricevuta anche per i record non classificati. Benché una ricevuta tenga traccia della posizione di un documento classificato, la ricevuta stessa in genere non è classificata.
Se una ricevuta è un documento cartaceo, è possibile dichiararla come record fisico. Per ulteriori informazioni, vedere Dichiarazione di un record fisico. È possibile eseguire la scansione di una ricevuta e dichiarare l'immagine scansionata come un record elettronico o creare un documento di testo elettronico e dichiararlo come un record. Se si desidera dichiarare la ricevuta come record classificato, vedere Dichiarazione di un record classificato.
Quando si dichiara una ricevuta come record, si associa la ricevuta al record da monitorare.
Per dichiarare una ricevuta come record:
- Iniziare a dichiarare la ricevuta come un record come si farebbe per qualsiasi altro documento.
- Nella fase Imposta proprietà, fare clic su ReceiptOf.
- Individuare e selezionare il record classificato che viene monitorato dalla ricevuta.
- Completare il processo di dichiarazione come si farebbe per qualsiasi altro documento.
Dopo che una ricevuta è stata dichiarata come record, nella visualizzazione Proprietà della ricevuta compare il nome del record monitorato nel campo ReceiptOf.
Tenere presente che è possibile modificare il valore facendo clic su ReceiptOf o cancellare l'assegnazione facendo clic su Cancella.
Nella visualizzazione Dettaglio di un record, la sezione Dettagli record supplementari include un campo Stato ricevuta in cui viene visualizzata una delle seguenti
opzioni:
- Nessuno - il record non è stato impostato come la ricevuta di un qualsiasi altro record.
- Allegato - il record a cui è allegata la ricevuta non ha subito un cambiamento di stato; la ricevuta è ancora allegata al record monitorato.
- Padre trasferito - il record associato è stato trasferito tramite il normale processo di disposizione.
- Padre distrutto - il record associato è stato distrutto tramite il normale processo di disposizione.
- Padre declassato - un utente autorizzato ha declassato il record associato. Vedere la terza nota riportata sotto.
- Padre retrocesso - un utente autorizzato ha retrocesso il record associato. Vedere la terza nota riportata sotto.
- Padre eliminato - il record associato è stato eliminato manualmente.
Il termine "Padre" fa riferimento al record associato alla ricevuta, non a una cartella.
Attenzione: Nel campo
Stato ricevuta è visualizzato
"Nessuno" se un record non è una ricevuta. Nella visualizzazione Proprietà di un record classificato compaiono i nomi delle ricevute ad essa allegate (se presenti). Nel campo Stato ricevuta di un record classificato è visualizzato "Nessuno" perché un record con ricevute allegate non può essere la ricevuta di un altro record. Un record può avere più ricevute, ma una ricevuta può essere allegata solamente a un record.
- Non è possibile eliminare una ricevuta che è ancora allegata a un record classificato attivo.
- Quando un record viene retrocesso o declassato, il link alla ricevuta viene eliminato. Se si desidera continuare a monitorare il record, è necessario dichiarare un nuovo record come una ricevuta per il record retrocesso o declassato.