IBM Enterprise Records, Versão 5.1.+            

Incluindo ou Modificando uma Suspensão de Disposição

É possível incluir uma suspensão de disposição no sistema ou modificá-la posteriormente. Ao criar uma suspensão de disposição, você pode definir condições para categorias de registros, pastas de registros, volumes e registros. Um processo de varredura de suspensão planejada determina se quaisquer entidades atendem as condições das suspensões. Se atender, a suspensão é automaticamente aplicada. Uma suspensão de disposição sem nenhuma condição pode somente ser aplicada manualmente. Você também pode aplicar manualmente uma suspensão condicional, mas talvez não seja possível removê-la manualmente.

Consulte o Removendo uma Suspensão de Disposição. As suspensões condicionais também são conhecidas como suspensões dinâmicas. Novas entidades que atendam as condições de uma suspensão serão colocadas em suspensão de forma dinâmica durante a próxima execução de Varredura de suspensão. Você deve considerar com cuidado o critério a ser usado para suspensões condicionais para que um grande número de entidades não seja colocado em suspensão não intencionalmente. Ao definir as condições para uma suspensão, use o link Visualizar para ver as entidades que serão afetadas. O link Visualizar usa o modo de procura Estático e os resultados retornados a você podem não ser completos. Consulte Customizando a Página de Procura para obter informações adicionais sobre a definição de Resultados Máx. para procuras estatísticas.

Para incluir uma suspensão de disposição:

  1. Efetue o login como o Gerenciador de Registros ou o Administrador de registros e acesse o FPOS no qual deseja criar uma suspensão.
  2. Selecione a guia Disposição.
  3. Clique em Suspensões:Ícone Suspensões
  4. Clique em Incluir Suspensão:Ícone Incluir Suspensão
Para configurar as propriedades de suspensão:
  1. Insira um nome para a suspensão.
  2. Especifique um motivo para adicionar esta suspensão.
  3. Selecione o tipo de suspensão.
  4. No menu Ativo, selecione Verdadeiro se desejar tornar ativa a suspensão imediatamente. A suspensão precisa estar ativa para ser colocada em uma entidade através da Varredura de suspensão ou ao colocá-la manualmente. Selecione Falso (o padrão) para deixá-la inativa no momento.
  5. Clique em Avançar para configurar condições que irão colocar suspensões através da Varredura de Suspensão ou clique em Concluir (ou Cancelar). Se concluir sem definir uma condição, esta suspensão pode somente ser colocada manualmente. A Varredura de suspensão irá ignorá-la.

Configurar condições (opcional)

Você pode definir condições para registros, categorias, pastas de registros ou volumes. Em cada caso, você especifica uma ou mais propriedades, um operador, um valor, e o tipo de união, para especificar os relacionamentos entre múltiplas propriedades. Para registros, você também pode especificar uma pesquisa de conteúdo. Se definir condições e a suspensão estiver ativa, a Varredura de suspensão irá automaticamente aplicar a suspensão nas entidades que atendem o critério.

Para selecionar um conjunto de propriedades:

  1. Clique no botão Alterar para a entidade na qual deseja especificar condições.
  2. Nos menus, escolha as propriedades que deseja usar.
  3. Quando as configurações forem concluídas, clique em Aceitar Mudanças.

Todos os tipos de entidades funcionam da mesma forma. Após selecionar o conjunto de propriedades com o qual deseja trabalhar, use os seguintes procedimentos. Para configurar critérios de propriedade:

  1. Para cada propriedade, selecione um operador no menu. Os operadores disponíveis mudam dependendo do tipo de propriedade.
  2. Para cada propriedade, especifique um valor. Insira texto de formato livre, selecione em um menu ou selecione uma data. (Consulte abaixo).
  3. Defina o relacionamento (tipo de união) entre duas propriedades. AND significa que ambas têm que ser verdadeiras; OR significa que uma delas pode ser verdadeira.

Se deixar o valor da propriedade em branco, ele não será usado como critério, a não ser que você selecione o operador IS NOT NULL.

Restrição: O filtro que configura estas condições não suporta os caracteres de percentual (%) ou de e comercial (&).

Para selecionar uma data:

  1. Clique no ícone do calendário.
  2. Clique no dia que deseja selecionar. O padrão é o dia de hoje.
    1. Clique em << ou >> para alterar o ano, um ano de cada vez ou clique e mantenha o botão pressionado para exibir uma lista de anos. Se o ano desejado não estiver na lista, selecione o ano mais próximo e a seguir clique e mantenha pressionado de novo o botão para obter uma nova lista.
    2. Clique em < ou > para alterar o mês, um mês de cada vez, ou clique e mantenha o botão pressionado para exibir uma lista de meses.

Para remover informações de datas previamente especificadas, clique em Limpar.

Atenção: Para o código do idioma dos Estados Unidos, o formato de data curta é mm/dd/aa. Se o ano for maior que 29, o aplicativo usa o ano 19XX. Se o ano for 29 ou menos, o aplicativo armazena a data como 20XX. Isso pode ser um problema para os modelos de dados DoD Classified, porque a data de desclassificar em pode estar a 25 anos da data atual. Em 2008, isso faria com que o ano 2033 fosse armazenado como 1933. Portanto, para o DoD Classified, o formato de data curta é modificado para mm/dd/yyyy. Essa alteração é visível no Assistente de Classificação, na página Informações de classificação e nas páginas de ações. Os outros formatos, como Médio, Longo e Completo, continuam a funcionar como antes. Para evitar qualquer confusão de dados, considere configurar suas preferências do Application Engine ou do Workplace XT para usar o formato de ano longo. É necessário sair do IBM® Enterprise Records e conectar-se novamente para que a preferência seja ativada imediatamente.

Para especificar o conteúdo (apenas registros):

  1. Na caixa de texto Conteúdo contém, insira o texto a ser incluído na pesquisa. Consulte Definindo e Executando uma Procura para obter dicas adicionais.
  2. No menu em, selecione Metadados (para encontrar o texto nas propriedades de registro) ou Conteúdo (para encontrar o texto no documento declarado).
  3. Defina o operador para AND para indicar que a entidade precisa conter o texto que você inseriu E quaisquer propriedades (acima especificadas) também precisam ser verdadeiras. Defina o operador como OR se o conteúdo OU as condições da propriedade precisam ser verdadeiras.

Para remover uma propriedade, execute um dos seguintes procedimentos:

Para visualizar entidades para uma condição:

  1. Para cada tipo de entidade que possui valores condicionais, clique em seu link Visualizar para visualizar uma lista de entidades que qualificam o uso das condições especificadas.
  2. Marque a visualização para certificar-se de que está colocando suspensões apenas nas entidades necessárias. O número total de entidades exibidas pode ser a quantidade configurada nas preferências do site do Application Engine ou Workplace XT para o número Máximo de itens retornados por procuras.
  3. Se necessário, insira o texto na caixa Filtro e clique em Ir para reduzir o número de entidades exibidas ou para visualizar um conjunto específico de entidades. O filtro tem base no nome da entidade. Os nomes das entidades que contêm os caracteres inseridos serão retidos na lista; todos os outros serão desconsiderados.
  4. Clique em Reconfigurar para remover os caracteres inseridos e, então, clique em Ir novamente para visualizar a lista completa.
  5. Clique no link Fechar quando terminar.

Modifique uma suspensão de disposição

Você somente pode editar ou remover condições de suspensão antes que a Varredura de suspensão aplique uma suspensão em uma entidade. Para modificar uma suspensão de disposição:

  1. Selecione a guia Disposição.
  2. Clique em Suspensões e localize a suspensão. Para obter uma lista mais curta, é possível digitar os primeiros caracteres do nome na caixa Filtro e clicar em Ir.
  3. Selecione Obter Informações para a suspensão que deseja modificar.
  4. Na lista de páginas de informações, selecione a página a ser modificada e use os procedimentos acima. Se estiver modificando a segurança, consulte Especificar configurações de segurança.
  5. Clique em Aplicar quando terminar.


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Última atualização: Agosto 2011


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