IBM Enterprise Records, Versão 5.1.+            

Declarar um registo

Pode declarar registos utilizando o Application Engine, Workplace XT, IBM® Enterprise Records, Application Integration, ou automaticamente.

Pode declarar registos de diversas formas, como por exemplo com as aplicações:

Numa instalação Base ou DoD, pode declarar um registo num volume, pasta de registos ou categoria de registo; numa instalação PRO, pode declarar um registo numa pasta de registos ou volume. Para declarar um registo, tem de se certificar de que a entidade onde está a declarar o registo está aberta.

Se declarar um registo numa pasta de registos, o registo é atribuído automaticamente ao volume activo existente nessa pasta. O último volume criado é sempre o volume activo até ser fechado. Se for necessário declarar um registo num volume fechado, volte a abrir o volume e seleccione manualmente o volume reaberto.

Importante: Pode criar modelos de entrada para facilitar a declaração de registos. O IBM Enterprise Records inclui um modelo de entrada de exemplo para declarar registos de correio electrónico. Pode utilizar este modelo para declarar registos de correio electrónico do Application Engine. (Para obter informações sobre como importar o modelo de exemplo de declaração de correio electrónico, consulte o ficheiro readme do pacote de software do IBM Enterprise Records.) O IBM Enterprise Records também inclui um fluxo de trabalho de exemplo para declarar registos. Este fluxo de trabalho demonstra aos profissionais de programação de software como um documento pode ser declarado utilizando a API e o fluxo de trabalho. Para obter mais informações, consulte a secção "Instalar o fluxo de trabalho de exemplo" (no Manual de Instalação e Actualização do IBM Enterprise Records).

Declarar documentos como registos

Se estiver a declarar um documento como um registo e o documento tiver mais de uma versão, existem várias formas para criar o registo para a série de documentos. Contudo, pode declarar apenas dezasseis versões de documento como um único registo.

Restrição: Após um utilizador de registos declarar um documento como um registo, os restantes utilizadores que não são utilizadores do registo (como tipo de acesso mínimo) deixam de poder aceder à página de informações do documento. Esta limitação corresponde ao funcionamento previsto do programa.

Para tornar o processo de declarar registos mais rápido, o assistente Declarar como registo e os modelos de entrada Declarar como registo suportam o mapeamento automático dos valores de propriedade do documento para o registo. Quando um documento é declarado como um registo, os nomes simbólicos da propriedade da classe do documento são comparados com os nomes simbólicos da propriedade da classe do registo. Se os nomes corresponderem, o valor da propriedade do documento é atribuído automaticamente como o valor para a propriedade de registo correspondente. Por exemplo, se a classe de documento incluir a propriedade "Cor" e a classe de registo incluir também a propriedade "Cor", o valor da propriedade do documento é mapeado automaticamente para a propriedade do registo. Do mesmo modo, se declarar uma mensagem de correio electrónico do Outlook utilizando a classe de registos de correio electrónico predefinida, os valores das propriedades Assunto, Para, CC, De, Enviada a e Recebida a são mapeados automaticamente.

O mapeamento da propriedade ocorre quer o modelo de entrada apresente ou não o passo Definir propriedades de registo. Nos casos em que mais de uma versão de um documento é seleccionada para ser declarada, o mapeamento da propriedade é baseado na versão mais recente do documento seleccionado para a acção de declaração. Diferentes versões de um documento podem ter classes e propriedades diferentes. As propriedades são sempre mapeadas com base nas propriedades da versão mais recente do documento.

As regras seguintes descrevem o funcionamento do mapeamento de propriedades para uma propriedade que é comum ao documento e às classes de registos:

Importante: As propriedades podem assumir nomes alternativos de armazenamento de objectos para outro. Qualquer mapeamento de propriedade tem em conta as definições do administrador para o mapeamento de propriedade de um armazenamento de objectos para outro.


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Última actualização: Agosto de 2011


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