IBM Enterprise Records, Versão 5.1.+            

Artefactos de consulta comuns do IBM Enterprise Records

Este tópico descreve as classes e propriedades do IBM® Enterprise Records mais utilizadas com consultas relacionadas com relatórios do IBM Enterprise Records.

São indicados em seguida os itens mais utilizados em cenários de criação de relatórios típicos, embora possam ser utilizadas outras classes e propriedades nas consultas de relatório.

As secções seguintes referem-se a estas classes e propriedades utilizando o respectivo nome simbólico neutro local por oposição ao nome de apresentação na interface. Tem de utilizar o nome simbólico de uma classe do P8 CM RM ou da propriedade do P8 CM RM como tabela e identificadores de coluna nas instruções SQL de consulta de relatório do P8 CM RM.

Propriedades comuns

A tabela seguinte descreve vários tipos de propriedades do IBM Enterprise Records que são comuns a várias classes do IBM Enterprise Records e que são úteis para criar relatórios.

Tabela 1. Tipos de propriedades comuns do IBM Enterprise Records
Nome simbólico Tipo de dados Descrição
ID ID Identidade única de cada objecto de instância do P8 CM
Aggregation Cadeia Indica o tipo geral de um objecto do IBM Enterprise Records. Os valores permitidos são "RecordInfo", "ClassificationScheme", "RecordCategory", "RecordFolder" e "Volume".
DateCreated Data Hora Data de criação original da instância
Creator Cadeia Nome de utilizador do criador
DateLastModified Data Hora Data da última modificação da instância
LastModifier Cadeia Nome de utilizador do último modificador da instância
IsDeleted booleano "True" se o objecto do IBM Enterprise Records foi eliminado de forma lógica. Normalmente incluindo como verificação de "False" numa cláusula WHERE
Location, HomeLocation Objecto [Location] É normalmente aplicável a registos físicos e contentores físicos. Este valor de propriedade é frequentemente utilizando numa cláusula LEFT OUTER JOIN com a tabela Location para determinar o valor de LocationName do objecto Location.
RMEntityType
Um valor exclusivo e apenas de leitura atribuído a cada classe OOTB do IBM Enterprise Records. Os valores comuns são:
100
ClassificationScheme (plano de ficheiros)
101
RecordCategory
102
RecordFolder
103
Volume
105
ElectronicRecordFolder
106
PhysicalBox, Box
108
HybridRecordFolder
110
PhysicalRecordFolder
301
ElectronicRecordInfo
302
EmailRecordInfo
303
Markers (registo físico)
Utilizado mais frequentemente numa cláusula WHERE para especificar um subtipo específico.

Contentores de registos

A tabela seguinte descreve os vários tipos de propriedades do IBM Enterprise Records comuns a classes de contentores de registos prontas a utilizar (OOTB, out-of-the-box), como por exemplo RecordCategory, RecordFolder, Volume, e que são úteis para criar relatórios.

Tabela 2. Propriedades relacionadas com a classe de contentor de registos
Nome simbólico Tipo de dados Descrição
PathName Cadeia Nome completo do caminho em ObjectStore.
DateOpened Data Hora Representa a data inicial em que o contentor foi aberto pela primeira vez.
DateClosed Data Hora Representa a data em que o contentor foi fechado pela última vez.
ReOpenedDate Data Hora Representa a data em que um contentor fechado foi reaberto.
Inactive booleano "True" se o contentor já não estiver activo.
DisposalSchedule Object [Disposal Schedule] O agendamento, caso exista, atribuído ao contentor.
DisposalSchedule AllocationDate Data Hora A data em que DispositionSchedule foi associado a esta instância.
CurrentPhaseAction Object [Action1] A instância da acção associada à fase de eliminação actual.
CurrentPhase ReviewDecision Cadeia Comentários de revisão para a fase de eliminação actual.
CurrentPhase DecisionDate Data Hora

A data da decisão da revisão da fase actual.

Especificar a relação de contenção numa consulta

A sintaxe utilizada para especificar um sub-contentor descendente depende do nível de pesquisa efectuado pela consulta na hierarquia do contentor.

Regra geral, para pesquisar em qualquer nível da hierarquia, pode ser utilizado o operador SQL "INSUBFOLDER" do P8 CM. Por exemplo:
SELECT ... FROM RecordFolder rf 
WHERE rf.This INSUBFOLDER '/...'
No caso específico de um sub-contentor descendente imediato, pode utilizar o operador "INFOLDER":
SELECT ... FROM RecordFolder rf 
WHERE rf.This INFOLDER '/...'
Contudo, a propriedade “parent” da classe do contentor é mais eficiente:
SELECT ... FROM RecordFolder rf 
WHERE rf.Parent = OBJECT('/...')
Quando a relação de contenção é estabelecida entre um contentor e um registo descendente imediato/objecto de documento, é mais eficaz utilizar a tabela ReferentialContainmentRelationship do que utilizar o operador "INFOLDER":
SELECT ... FROM RecordInfo ri INNER JOIN ReferentialContainmentRelationship rcr ON ri.This = rcr.Head 
WHERE rcr.Tail = OBJECT('/...')
Tabela 3. Propriedades de classe de ReferentialContainmentRelationship
Nome simbólico Tipo de dados Descrição
Head Object [RecordInfo] Referência ao objecto contido
Tail Object [Folder] Referência ao objecto contentor
ContainmentName Cadeia Nome exclusivo para o item contido no contentor.

Registos

A tabela seguinte descreve vários tipos de propriedades do IBM Enterprise Records comuns às classes de registo OOTB (por exemplo, ElectronicRecord, MarkerRecord, ...) e que são úteis para criar relatórios.

Tabela 4. Propriedades relacionadas com a classe de registos
Nome simbólico Tipo de dados Descrição
DocumentTitle Cadeia Nome do registo. Não é necessariamente o mesmo nome do que o containmentName do registo no contentor.
Associated RecordType Object [RecordType] A instância de RecordType, caso exista, associada a uma instância de registo.
CutOffInherited From ID O Id do objecto através do qual um registo está associado a uma Agenda de eliminação. O Id corresponde ao contentor do registo ou ao RecordType.
CurrentPhaseAction Objecto [Action1] A instância da acção associada à fase de eliminação actual.
CurrentPhase ReviewDecision Cadeia Comentários de revisão para a fase de eliminação actual.
CurrentPhase DecisionDate Data Hora A data da decisão da revisão da fase actual.
IsVitalRecord booleano "True" se o registo for do tipo vital.
VitalRecord ReviewDate Data Hora A data da última revisão de registo vital.
VitalRecord NextReviewDate Data Hora A data da revisão seguinte de registo vital.
CurrentClassification Cadeia (DoD Classified) Valor definido na marca de segurança actual.
DowngradeOnDate Data Hora (DoD Classified) Data de desactualização de registo agendada.
Downgrade Instructions Cadeia (DoD Classified) Instruções de desactualização.
DeclassifyOnDate Data Hora

(DoD Classified) Data da desclassificação de registos agendada.

Classes relacionadas com eliminação

Tabela 5. Propriedades relacionadas com agendas de eliminação aplicáveis
Nome simbólico Tipo de dados Descrição
DisposalSchedule Name Cadeia Nome do agendamento.
CutoffDisposal Trigger Objecto [Disposal Trigger] O activador associado a este agendamento.
Tabela 6. Propriedades relacionadas com agendas de eliminação aplicáveis
Nome simbólico Tipo de dados Descrição
DisposalTrigger Name Cadeia Nome do activador.
EventType número inteiro
Utiliza a lista de opções "EventType":
  1. Predefinido
  2. Externo
  3. Metadados
  4. Cíclico
Tabela 7. Propriedades relacionadas com fases aplicáveis
Nome simbólico Tipo de dados Descrição
PhaseName Cadeia Nome da fase.
PhaseAction Objecto [Action1]
Tabela 8. Propriedades relacionadas com Action1 aplicáveis
Nome simbólico Tipo de dados Descrição
ActionName Cadeia Nome da acção.
ActionType número inteiro Utiliza a lista de opções "ActionType":
  1. Revisão
  2. Exportar
  3. Transferência
  4. Destruir
  5. Transferência interina
  6. Cut Off
  7. Revisão vital
  8. Destruição Automática
Tabela 9. Propriedades relacionadas com tipos de registos
Nome simbólico Tipo de dados Descrição
RecordTypeName Cadeia O nome RecordType.
DisposalSchedule Object [Disposal Schedule] A instância de agenda de eliminação associada à instância de RecordType
DisposalSchedule AllocationDate Data Hora A data em que DispositionSchedule foi associado a esta instância.

Localização

Os objectos de classe de localização estão associados a registos físicos e classes de contentor de registos físicos. Essas classes têm normalmente uma propriedade Localização do tipo de objecto que aceita instâncias da classe Localização. Em algumas instâncias, também existe uma propriedade HomeLocation com o mesmo tipo.

Tabela 10. Propriedades relacionadas com a localização
Nome simbólico Tipo de dados Descrição
LocationName Cadeia Nome da localização.
BarcodeID Cadeia Representa um valor de código de barras digitalizado de um contentor físico.

Registo retido

Uma retenção do IBM Enterprise Records pode ser aplicada a registos individuais ou a contentores de registos. As instâncias da classe RecordHold representam situações de retenção distintas que são aplicadas a nenhum item ou a vários. A classe RecordHold é utilizada para registos e para contentores de registos. Existe uma relação de muitos para muitos entre retenções e itens retidos: uma determinada instância RecordHold pode ser aplicada a mais de um registo/contentor de registos e qualquer registo/contentor de registo pode ser associado a mais de um RecordHold em simultâneo. Estas relações são instituídas pelas classes RecordHoldLink ou RMFolderHoldLink.

Tabela 11. Propriedades relacionadas com registos retidos
Nome simbólico Tipo de dados Descrição
HoldName Cadeia Nome do prazo de retenção.
HoldType Cadeia Associado à lista de opção "HoldTypeList"
Activo booleano "True" indica que a instância retida está actualmente activa.
Tabela 12. Propriedades relacionadas com a classe HoldLink
Nome simbólico Tipo de dados Descrição
Head Objecto [RecordInfo] ou [RMFolder] O item retido membro desta ligação
Tail Objecto [RecordHold] O membro retido desta ligação.
DateCreated Data Hora Representa a data em que este item retido foi "colocado em retenção".
IsDynamicHold Booleano "True" para indicar que esta relação de retenção foi estabelecida pelo serviço de varrimento do prazo de retenção do IBM Enterprise Records, por oposição à aplicação manual.

Eventos RMAudit

Se a auditoria de IBM Enterprise Records estiver activada, pode utilizar instâncias da classe RMAudit para reportar acções dos utilizadores em várias instâncias de classe do IBM Enterprise Records (Por exemplo, registos, contentores de registos e outras entidades).

Tabela 13. Propriedades relacionadas com a classe RMAudit
Nome simbólico Tipo de dados Descrição
SourceObjectID ID O Id do objecto preparado para activar o evento de auditoria.
Último modificador Cadeia O nome abreviado do utilizador que preparou o objecto de origem
InitiatingUser Cadeia O nome do utilizador sob a forma de nome principal ou nome exclusivo.
DateLastModified Data Hora A data em que o evento ocorreu.
AuditActionType Cadeia O nome da acção, por exemplo, Desclassificar, Eliminar, Destruir, Desactualizar, Exportar, Recolocar, Transferir, Actualizar, Prazo de retenção, Remover prazo de retenção, Anular a declaração.


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Última actualização: Agosto de 2011


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