IBM Enterprise Records, Versión 5.1.+            

Crear una carpeta de registro mediante un flujo de trabajo

Si no dispone de permisos de seguridad para crear una carpeta de registros que necesite, puede enviar una solicitud para crearla. Después de ofrecer detalles sobre la carpeta, se inicia un flujo de trabajo para un gestor de registros (u otro usuario autorizado si se ha cambiado el flujo de trabajo predeterminado). Haga esta solicitud en Application Engine o Workplace XT.

 El administrador instala opcionalmente la función del flujo de trabajo Crear carpeta de registros, y puede que no esté disponible en su entorno. Cuando se inicia el flujo de trabajo Crear carpeta de registros, aparece la solicitud de creación de la carpeta de registros como elemento de trabajo en la bandeja de entrada pública RecordsManagerApproval de Application Engine o Workplace XT. Si el gestor de registros aprueba la solicitud, la carpeta se crea y recibe un mensaje de flujo de trabajo 'creado correctamente' en la bandeja de entrada. Si no se aprueba la solicitud, recibirá un mensaje sobre el rechazo. Haga clic en el botón Completar para eliminar el flujo de trabajo de su bandeja de entrada.

Para solicitar la solicitar de una carpeta de registro e iniciar el flujo de trabajo Crear carpeta de registros:

  1. En Application Engine, vaya a la vista Autor y seleccione Herramientas generales. En Workplace XT, vaya al modo Examinar y seleccione el enlace Herramientas.
  2. Haga clic en Solicitar carpeta de registros.
  3. Seleccione el tipo de carpeta que desee crear.
  4. Especifique un nombre para la carpeta.
  5. Seleccione la categoría o carpeta donde desee crear la nueva carpeta.
  6. Haga clic en Iniciar.
Importante: El enlace Herramientas sólo está disponible si lo ha configurado en Preferencias del sitio > Integración de herramientas.

Aprobar creación de una carpeta de registros

La página Paso Aprobar ayuda al gestor de registros a aprobar o rechazar la solicitud de creación de carpetas de registros e introducir los motivos para la aprobación o el rechazo. Esta página también muestra el nombre de la carpeta y la ruta donde el usuario ha solicitado que se cree la carpeta. En la parte superior de la página puede ver las instrucciones para completar el paso Aprobar del flujo de trabajo. Si el texto de las instrucciones no es visible, haga clic en: icono Instrucción

Para aprobar o rechazar la creación de una carpeta de registros:

  1. En Application Engine o Workplace XT, vaya a la vista Tareas y seleccione Bandejas de entrada públicas.
  2. Seleccione RecordsManagerApproval.
  3. Si aprueba la creación de la carpeta de registros, haga clic en CreateFolder. De este modo, se abre la página Agregar carpeta de registros de la aplicación IBM® Enterprise Records que le permitirá crear la carpeta de registros solicitada en la ubicación especificada del plan de archivos. Para obtener más información sobre la creación de carpetas de registros, consulte Agregar una carpeta de registros.
  4. Después de crear la carpeta de registros, seleccione Aprobado en el menú Aprobar decisión. Si no la aprueba, haga clic en Rechazar en el menú Aprobar decisión.
  5. Introduzca el motivo para el rechazo de la solicitud de creación de la carpeta de registros en el cuadro de texto Motivo.
  6. Haga clic en Aplicar para guardar los cambios necesarios o bien haga clic en Salir para ignorar los cambios. De este modo, se cierra la página Paso Aprobar y el elemento de trabajo queda en la bandeja de entrada.
  7. Haga clic en Reasignar para asignar la tarea de aprobar la creación de la carpeta de registros a otro usuario.
  8. Haga clic en Estado para comprobar el estado del flujo de trabajo Crear carpeta de registros.
  9. Cuando haya terminado haga clic en Completar.


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Última actualización: Agosto de 2011


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