IBM Enterprise Records -sovelluksen suojausroolit määrittävät käyttäjien ja ryhmien toiminnalliset käyttöoikeudet. Käyttöoikeudet saattavat vaihdella tietomallin mukaan.
IBM Enterprise Records -suojausroolit määritetään FPOS-tasolla. Roolit määritetään käyttäjille ja ryhmille ajamalla ohjattu suojauskomentosarjan toiminto FPOS-säilön luomisen yhteydessä.
Roolien määrittämisen seurauksena järjestelmä päivittää IBM Enterprise Records -sovellukseen liittyvien luokkien ilmentymien oletussuojaukset. Kun suojausroolit on määritetty, voit ajaa ohjatun suojauskomentosarjan toiminnon uudelleen. Ohjatun toiminnon ajamisella uudelleen on kuitenkin seurauksensa. Lisätietoja on IBM Enterprise Records -ohjelman asennus ja päivitys -oppaan kohdassa Arkistonmuodostussuunnitelman objektisäilön (FPOS) suojauksen määritys.
Määritä käyttäjälle vain yksi IBM Enterprise Records -suojausrooli. Jos käyttöoikeudet nimenomaisesti estetään käyttäjältä, usean roolin määritys samalle käyttäjälle johtaa tilanteeseen, jossa käyttäjän oikeuksina käytetään rajoittuneimpia käyttöoikeuksia. Samasta syystä käyttäjää ei tule määrittää useisiin ryhmiin, joilla on erilaiset IBM Enterprise Records -suojausroolit.
Taulukko 1. Käytettävissä olevat IBM Enterprise Records -suojausroolit Rooli |
Tehtävät |
Luokitusoppaan pääkäyttäjä |
- DoD Chapter 4 -turvaluokitusoppaiden luominen, muuttaminen ja ylläpitäminen
|
Arkiston pääkäyttäjä |
- IBM Enterprise Records -sovelluksen asentaminen, mukaan lukien IBM Enterprise Records -sovelluksen eri komponenttien asentaminen ja kokoonpanon määritys
- Suojauksen määritys
- Käyttäjien ja ryhmien käyttöoikeuksien määritys
- Suojausmerkintöjen määritys ja muuttaminen
- Kirjauksen kokoonpanon määritys
- Arkistonmuodostussuunnitelmien, luokkien ja asiakirjojen poistaminen
- Asiakirjojen tuonti ja vienti
- Arkistonmuodostussuunnitelmien ja asiakirjojen varmistuskopioiminen ja palauttaminen
- Kaikkien alemman tason rooleille määritettyjen tehtävien tekeminen
|
Records Manager |
- Arkistonmuodostussuunnitelmien ja hierarkiatasojen, kuten asiakirjaluokkien, kansioiden ja taltioiden, luominen ja muuttaminen
- Muiden liittyvien objektien luominen: näitä objekteja ovat esimerkiksi nimeämismallit, asiakirjalajit, toiminnot, vaiheet ja pidot
- Yksiköiden säilytyksen ja tuhoamisen hallintaan liittyvien poistoaikataulujen määritys ja hallinnoiminen
- Poistoaikataulujen liittäminen asiakirjaluokkiin, asiakirjakansioihin ja asiakirjalajeihin
- Asiakirjojen hallinnointitoimien tekeminen: näitä toimia ovat esimerkiksi luokkien ja kansioiden siirtäminen, tärkeiden asiakirjojen määritys ja asiakirjojen aktivointi
- Yksiköiden arkistosta poisto -toimien aloittaminen, hyväksyminen ja hylkääminen
- Raporttien ajaminen
- Kaikkien alemman tason rooleille määritettyjen tehtävien tekeminen
|
Asiakirjan arvioija (PRO) / käyttöoikeuden haltija (DoD ja Base) |
- Arkistosta poistettavien yksiköiden arvioiminen
- Asiakirjoihin liittyvien perustoimintojen suorittaminen: näitä toimintoja ovat esimerkiksi asiakirjojen arkistoiminen ja kopioiminen
- Asiakirjojen, kansioiden ja luokkien hakeminen ja näyttäminen
- Asiakirjojen vahvistaminen
|
Asiakirjojen käyttäjä |
- Asiakirjan arkistoiminen
- Asiakirjojen, kansioiden ja luokkien hakeminen ja näyttäminen
- Asiakirjojen vahvistaminen
|