Si envía correo desde una aplicación Microsoft
Office integrada mediante FileNet Integration for Microsoft Office,
puede enviar un hiperenlace a un documento o una copia a un documento. También puede
arrastrar uno o varios documentos de un almacén de objetos a un correo electrónico
abierto en una aplicación Outlook integrada. Estos documentos son copias de los
documentos originales y se añaden como archivos adjuntos de correo electrónico o como
hiperenlaces. También puede arrastrar documentos a otras aplicaciones distintas a las aplicaciones
Microsoft; no obstante, FileNet Integration for
Microsoft Office no reconoce estos documentos.
Los destinatarios que reciben un correo electrónico con un hiperenlace deben
iniciar
sesión antes de abrir el elemento con el vínculo y, además, deben disponer de derechos de
acceso para ver el elemento. Los destinatarios que reciben un correo electrónico con datos adjuntos pueden abrir el documento adjunto sin iniciar sesión.
Consejo: Al enviar un hiperenlace a un documento desde una vista de lista, el hiperenlace abre la versión
publicada o actual del documento, aunque el documento se actualice posteriormente. En un Outlook integrado utilizando
Integration for Microsoft Office, puede abrir la serie de
versión de un documento específico y arrastrar una copia de la versión específica en un correo
electrónico como un archivo adjunto. Sólo puede arrastrar un documento a la vez si
selecciona una versión específica.
Al enviar un objeto como un hiperenlace, el nombre de documento o carpeta, excepto
los caracteres especiales, aparece como texto de hiperenlace. Por ejemplo, si el nombre del documento es
MiDocumento, se muestra MiDocumento.
Cuando se envía un documento en forma de archivo adjunto a un correo electrónico, el
título del documento se emplea para la descripción del archivo adjunto al correo. No obstante, el título puede ser diferente si se emplea un juego de caracteres
diferente al especificado en su configuración regional y de idioma. Por ejemplo, si envía
un documento con el título en inglés, el título del documento se utiliza como descripción
de archivo adjunto de correo electrónico. Sin embargo, si al utilizar Lotus Notes, la configuración
regional del cliente está establecida en inglés y se envía un documento con un título en japonés, se
utilizará una descripción en inglés como, por ejemplo, WorkplaceXT1234.doc.
Nota: Para utilizar la acción Enviar correo, debe establecer el cliente de correo
electrónico predeterminado de su explorador Web en Microsoft
Outlook o Lotus Notes.
Para enviar un hiperenlace o un archivo adjunto
Tabla 1. Esta tabla describe las opciones de menú disponibles al utilizar aplicaciones integradas Office. Aplicaciones Office que utilizan FileNet Integration for
Microsoft Office |
Aplicaciones de Office |
Outlook |
- Abra una aplicación.
- Vaya a la ficha IBM ECM y haga clic en
Examinar.
- Haga clic con el botón derecho en los documentos que desee
enviar un correo electrónico y seleccione una de las opciones siguientes:
- Pulse Enviar archivo como enlace para enviar un hiperenlace al documento
seleccionado.
Si Añadir
archivo adjunto sólo como enlace está habilitado en la preferencia de sitio, será la única
opción disponible.
- Pulse Enviar archivo como copia para
enviar una copia del documento seleccionado.
Cuando arrastra documentos a un correo electrónico abierto, los documentos
se pueden añadir como archivos adjuntos o como enlaces. Seleccione los documentos, pulse la
tecla Alt y arrastre los documentos.
- Antes de enviar el mensaje, complete los campos del mensaje de correo según sea
necesario.
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- Abra un mensaje de correo electrónico nuevo.
- Vaya a la ficha IBM ECM y haga clic en
Examinar.
- Efectúe una de las siguientes tareas:
Enviar varios documentos: Seleccione uno o varios
documentos que desee enviar como archivos adjuntos de correo electrónico y
arrástrelos al
correo electrónico.
Enviar un solo documento: Haga clic con el botón derecho en el documento que
desee enviar un correo electrónico y seleccione una de las opciones siguientes:
- Pulse Adjuntar archivo como vínculo para enviar un hiperenlace al documento
seleccionado.
Si Añadir archivo adjunto sólo como enlace está habilitado en la
preferencia de sitio, será la única opción disponible.
- Haga clic en Adjuntar archivo como copia para
enviar una copia del documento seleccionado.
- Antes de enviar el mensaje, complete los campos del mensaje de correo según sea
necesario.
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