La création d'un plan de fichiers dans IBM® Enterprise
Records requiert l'exécution de diverses tâches dans les domaines suivants : sécurité, modèles de nommage, noms de volumes, workflows, actions, événements, dates, plannings d'élimination, personnalisation des classes et des propriétés, ajout d'emplacements, de plans de fichiers et de dossiers.
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Les tâches sont listées dans l'ordre général de leur exécution. Certaines tâches, comme l'ajout d'actions et d'événements doivent être exécutées avant d'autres, comme la définition de plannings d'élimination.
- Passez en revue vos besoin de sécurité en termes de gestion d'enregistrements et effectuez les ajustements éventuellement nécessaires. L'ajustement des réglages de sécurité par défaut devient complexe une fois que le système est en cours d'utilisation. En général, affectez des réglages de sécurité plutôt à des groupes qu'à des utilisateurs individuels ; votre système sera ainsi plus facilement gérable par nature. Pour plus d'informations, voir Sécurité FileNet P8.
- Vous pouvez éventuellement ajouter un modèle de nommage (Ajout d'un modèle de nommage) définissant les règles de dénomination à appliquer aux différentes entités, telles que les catégories et dossiers d'enregistrement créés dans un plan de fichiers. Définissez ces règles de modèle de nommage et associez le modèle de nommage au plan de fichiers avant de commencer l'ajout des entités auxquelles s'appliquent les règles.
- Vous pouvez également changer la configuration du suffixe du nom de volume, lequel est un nombre incrémentiel. (Par défaut, la valeur du suffixe est "00000".) Il est recommandé d'effectuer cette configuration avant de commencer l'ajout de dossiers, les volumes étant automatiquement créés à la suite de l'ajout d'un type quelconque de dossier d'enregistrements, à l'exception des boîtes. Voir Configuration du suffixe de nom de volume.
- Créez si nécessaire de nouveaux workflows d'élimination ou personnalisez les workflows existants avant de les transférer vers le serveur Process Engine.
Tout workflow à associer à des actions doit être disponible avant la création de ces actions. Voir Création et modification de workflows.
- Ajoutez des actions, correspondant aux actions d'élimination exécutées sur les entités (telles que détruire ou déplacer vers l'entrepôt). Ces actions doivent être ajoutées avant la définition de plannings d'élimination. Si vous souhaitez marquer certains conteneurs ou dossiers d'enregistrements comme conteneurs référents (contenant des enregistrements référents à réviser régulièrement), assurez-vous d'ajouter une ou plusieurs actions du type Révision des éléments référents. Bien que ce ne soit pas obligatoire, vous pouvez marquer un conteneur comme référent lors de sa création, ce qui implique de spécifier l'action de Révision des éléments référents et l'événement récurrent.
Voir Ajout d'une action.
- Ajoutez des événements, qui sont l'occurrence de conditions spécifiées (comme la fin du trimestre fiscal, par exemple) sur la base desquelles le système déclenche certaines actions sur les entités. Ces événements doivent être ajoutés avant la définition des plannings d'élimination qui les utilisent. Si vous souhaitez marquer certains conteneurs ou dossiers d'enregistrement comme conteneurs référents, assurez-vous d'ajouter un ou plusieurs événements récurrents. Voir Déclencheurs d'événements.
- Si nécessaire, ajoutez des dates prédéfinies (généralement des événements uniques), dates sur la base desquelles le système déclenche certaines actions sur les entités. Ces dates prédéfinies doivent être ajoutées avant la définition des plannings d'élimination qui les utilisent. Voir Ajout d'une date prédéfinie.
- Définissez des plannings d'élimination. Bien que ce ne soit pas obligatoire, vous pouvez associer un planning d'élimination à une entité lors de la création de cette entité. Par ailleurs, si vous utilisez des types d'enregistrement au sein de votre solution IBM Enterprise
Records, vous devez définir un planning d'élimination avant de pouvoir créer son type d'enregistrement associé. Voir Définition d'un planning d'élimination.
- Si nécessaire, ajoutez des types d'enregistrement permettant d'associer un enregistrement avec un planning d'élimination différent de celui actuellement associé à la catégorie ou au dossier parent de l'enregistrement. Voir Ajout, modification ou suppression d'un type d'enregistrement.
- Personnalisez si nécessaire les classes ou propriétés, en créant des sous-classes au sein des classes d'IBM Enterprise
Records, en ajoutant des propriétés à ces classes ou en personnalisant l'affichage des propriétés dans l'interface utilisateur. Voir Création de sous-classes, Ajout de propriétés à des classes et Personnalisation de l'affichage des propriétés.
- Si vous gérez également des enregistrements physiques au sein de votre solution IBM Enterprise
Records, ajoutez des emplacements. Lors de l'ajout d'une entité physique, telle qu'un dossier d'enregistrement physique, vous devez spécifier son emplacement. Voir Ajout d'un emplacement.
- Ajoutez votre plan de fichiers. Voir Ajout d'un plan de fichiers.
- Créez votre hiérarchie de plans de fichiers, y compris par l'ajout de catégories et de dossiers d'enregistrement. Voir Ajout d'une catégorie d'enregistrement et Ajout d'un dossier d'enregistrement.
- Après la création de votre plan de fichiers, il est recommandé de revoir les paramètres de configuration d'IBM Enterprise
Records existants et d'effectuer certaines tâches de configuration supplémentaires. Pour plus d'informations, voir Présentation de la configuration d'IBM Enterprise Records.
- Pour obtenir des informations sur la migration d'un plan de fichiers d'une librairie à l'autre (pour déplacer, par exemple, un plan de fichiers d'un environnement de test ou de développement vers un environnement de production), voir Utilisation de l'outil d'exportation et d'importation de plan de fichiers.