每個工作流程均具有工作流程定義,該定義是可將工作傳送至參與者的處理範本,包括資料、附件以及完成工作所需的其他資訊。工作流程定義指定從啟動工作流程直到完成或取消工作流程期間完成活動的順序。您可以根據組織的需要修改既有的工作流程定義。
您可以新增或刪除步驟、修改事件順序或變更其他參數。
例如,「
建立記錄資料夾」工作流程是專為沒有必要安全許可權,而無法在檔案計劃中新增記錄資料夾的使用者所設計。
「
建立記錄資料夾」工作流程的預設工作流程順序如下:
- Alice 是指派給「每個人」群組的使用者。
她需要將記錄資料夾新增至種類,但她僅具有檢視屬性的權限。由於將記錄資料夾新增至種類必須由記錄管理員進行核准,因此 Alice 啟動「建立記錄資料夾」工作流程,並指定所要新增之記錄資料夾的相關資訊。
- Alice 輸入詳細資料之後,系統便會將要求傳給記錄管理員 Tom。他可以選擇核准或拒絕 Alice 建立記錄資料夾的要求。
- 您可以在工作流程中變更作業的順序。就上述範例的說明,記錄管理員認為將要求傳送給檢閱人員,可能比傳送給記錄管理員處理更有效。
系統管理者 Jane 修改了「建立記錄資料夾」工作流程的現有工作流程定義,以便將核准要求傳送給檢閱人員(而非記錄管理員)。
- 如果您的組織除了預設的 IBM® Enterprise
Records 工作流程定義之外,還需要工作流程,您可以透過「流程設計程式 (Process Designer)」來建立新的工作流程定義。
- IBM Enterprise
Records 安裝媒體包含一個利用 RM_Operation 元件佇列,來宣告記錄的範例工作流程。除了修改這個範例工作流程及利用它來宣告記錄之外,您還可以參照範例工作流程來建立
IBM Enterprise
Records 的工作流程。
如需這個工作流程範例的相關資訊,請參閱安裝宣告記錄工作流程作業。