Poistotoiminto on toiminto, joka toteutetaan yksiköille, kun niiden katkaisupäivämäärä on ohitettu tai kun yksiköiden poistovaiheeseen määritetty säilytysaika on kulunut. Jokaiseen luotavaan toimintoon on määritettävä oletusarvoinen käsittelyreitti, paitsi Automaattinen tuhoaminen -toimintoon. Kun järjestelmä toteuttaa toiminnon, järjestelmä aloittaa toimintoon liitetyn käsittelyreitin, kun se vastaanottaa vahvistuksen valtuutetulta käyttäjältä.
Poistoaikataulua määritettäessä määritetään toiminto, jonka katkaisuun määritetty poistoliipaisin aloittaa. Voit myös määrittää toiminnon jokaiseen poistoaikatauluun luotavaan poistovaiheeseen.
Muistutus: Vain arkiston pääkäyttäjä tai asiakirjojen hallinnoija (Base- ja DoD-tietomalleissa) voi luoda, muokata tai poistaa toimintoja.
Toimintojen tyypit
IBM Enterprise Records -ohjelmassa voidaan luoda seuraavia järjestelmään ennalta määritettyjä toimintotyyppejä:
- Arviointi: Tämän toimintotyypin avulla voit noutaa valtuutetun käyttäjän arvioimia asiakirjoja. Arvioinnissa järjestelmä tutkii yksikön arkistosta poiston tilan ja selvittää, voidaanko yksikkö poistaa arkistosta.
- Vienti: tämä toimintotyyppi vie tai kopioi asiakirjat toiseen tietovarastoon.
- Siirto: tämä toimintotyyppi siirtää asiakirjat arkistoon pysyvästi säilytettäviksi.
- Tuhoaminen: tämä toimintotyyppi poistaa tai tuhoaa asiakirjat pysyvästi.
- Väliaikainen siirto: tämä toimintotyyppi siirtää asiakirjat väliaikaisesti johonkin toiseen sijaintiin.
- Katkaisu: tämä toimintotyyppi sulkee yksiköt, kun niiden katkaisupäivä on ohitettu.
- Tärkeän asiakirjan arviointi: tämän toimintotyypin avulla voit ajoittaa tärkeiden asiakirjojen säännölliset arvioinnit.
- Automaattinen tuhoaminen: Poistaa tai tuhoaa asiakirjat pysyvästi ilman käsittelyreittiä. Järjestelmä poistaa asiakirjat heti, kun niiden säilytysaikataulu on päättynyt.