Du kan söka efter poster, volymer, postmappar och postkategorier. De sökalternativ du kan välja beror på sökläget: dynamiskt eller statiskt. Du kan också söka efter mallar och lagrade sökningar.
I
Anpassa söksidan finns mer information. När du valt söktyp kan du förfina sökningen genom att ange följande sökvillkor:
- Egenskapssökning: Söker efter entiteter baserat på egenskapsvärden. Exempel: dokumentnamn, författare, innehållskvarhållningsdatum och granskningsbeslut i aktuell fas.
- Innehållssökning: Söker efter poster baserat på särskilda ord och fraser som förekommer i innehållet i det deklarerade dokumentet eller i postegenskaper (kallade metadata). Innehållssökning kan bara användas för poster.
- Sökning baserat på överordnad entitet: Söker efter poster baserat på den överordnade entitetens typ och egenskaper. Exempel: En postmapp kan innehålla två volymer, Vol1 och Vol2, som vardera innehåller en särskild uppsättning poster. Om du anger Vol1 i den överordnade typen, kommer endast poster i den volymen som matchar andra kriterier att visas i sökresultaten.
Du kan ändra standarsökvillkoren på varje sida. På fliken
Sökning finns en länk till Sökmallar och lagrade sökningar. Det här är fördefinierade sökningar i
Application Engine eller
Workplace XT som markerats för användning i
IBM® Enterprise
Records. I sökmallar är vissa sökvillkor förifyllda och vissa sökfält redigerbara så att användarna kan anpassa sina sökningar. En lagrad sökning är en sökning där alla sökvillkor kan redigeras. När du klickar på namnet på en lagrad sökning ser du resultaten bara om du har öppnat en mapp.
Definiera och köra en sökning:
- Välj flikenSökning.
- Klicka på lämplig söklänk beroende på vilken typ av entitet du ska söka efter (postkategori, postmapp, volym, eller post)
eller välj Sökmappar och lagrade sökningar.
- Klicka på namnet på sökmallen eller den lagrade sökningen.
- Sökmallar: Skriv värden i de fält som är redigerbara.
- Övriga typer av sökningar: Fyll i lämpliga sökvillkor.
- Klicka på Sök när du har fyllt i alla sökvillkoren.
Ange en plats för sökningen i fältet Sök i, som visar den förvalda platsen för sökningen. Du kan ändra det på följande sätt:
- Klicka på Välj mapp.
- Navigera till och välj den kategori, underkategori eller mapp som du vill begränsa sökningen till. Slutet av sökvägen visar vilken mapp som är vald.
- Klicka på Acceptera.
- I fältet Filtrera efter klass kan du begränsa de returnerade resultaten till enbart entiteter i en viss klass. Exempel: Om du valde poster som entitetstyp kan du förfina sökningen genom att ange klasstypen (elektronisk, e-post, markör eller annan anpassad klass).
- Klicka på Välj klass.
- Välj klasstypen från sidan Välj filterklass.
- Klicka på Välj filterklass så väljs klasstypen.
- Markera kryssrutan Ta med underklasser om entiteter i underordnade klasser till den valda klassen ska returneras.
- I fältet Maxresultat anger du en gräns för hur många entiteter som kan returneras. (Intervallet är
50 till 5000.) Fältet Maxresultat är bara tillgängligt i statiskt sökläge. I Anpassa söksidan finns mer information.
Ange egenskaper
När du definierar sökvillkor kan du ange upp till sju egenskaper. Du kan ange värden för några eller samtliga dessa egenskaper. För klassificerade poster kan du ange sökvillkor baserat på aktuella eller ursprunglig klassificering, nedgradering, uppgradering, avklassificeringsdatum eller -händelse, eller kompletterande märkningar.
Du kan också lämna egenskapsvärdena tomma och söka efter entiteten enligt andra sökvillkor.
Välja egenskapsuppsättningen:
- Klicka på Ändra.
- I området Villkorsinställningar för egenskap väljer du ett egenskapsnamn från en eller flera av menyerna med Egenskapsnamn.
- Klicka på alternativknappen för den egenskap som resultaten ska sorteras efter.
- Välj en operator. Vilka operatorer som är tillgängliga beror på egenskapen.
- Klicka på Acceptera ändringar.
I Anpassa söksidan finns mer information om inställningarna på sidan.
Ange värden och välj operatorer
För varje operator som du tar med i en sökning måste du ange ett värde genom att skriva text, välja ett värde från en meny eller annan sida eller välja ett datum från en kalender. Endast egenskaper som har värden används i en sökning.
- Kontrollera operatorn för varje egenskap. Du kan välja en operator från menyn eller acceptera standardoperatorn.
- Ange ett värde för varje egenskap som du ska använda.
- Välj AND eller OR som relation mellan två egenskaper. Operatorn AND returnerar resultat endast om båda värdena är sanna. Operatorn OR returnerar resultat om ettdera av egenskapsvärdena är sant. Exempel: Om du har egenskapen Personalresurser som kan ha flera värden och vill söka efter Lönelista eller Rekryteringar anger du följande villkor:
Personalresurser = Lönelista OR
Personalresurser = Rekryteringar
Du kan också ange sökvillkor som:Personalresurser = Lönelista, Rekryteringar
Viktigt: Om du använder egenskapen Ursprunglig klassificering i en datamodell för DoD-klassificerade poster är fältet för klassificeringsindata ett strängfält. Alla jämförelser med hjälp av operatorer, till exempel större än (>), mindre än eller lika med (< eller =), bygger på den text som du anger. Ett värde som börjar på en bokstav i slutet av alfabetet är större än ett värde som börjar på en bokstav i början på alfabetet.
Ange innehåll
Om du söker efter en post kan du ange ett ord eller en fras som finns i innehållet i det deklarerade dokumentet (i postobjektlagret, ROS) eller text i postegenskaperna (metadata i arkiveringsplansobjektlagret, FPOS).
Platsadministratören måste konfigurera sökmotorn att indexera egenskaper. Du kan kombinera en egenskapssökning med en innehållssökning genom att använda operatorn AND ellerOR.
Om sökläget är statiskt och du använder operatorn OR genomförs egenskapssökningen först. Om antalet returnerade resultat är lika med eller större än värdet i Maxresultat stoppar sökningen och innehållssökningen genomförs inte. Det kan innebära att resultaten inte innehåller några dokument med det begärda innehållet. I Anpassa söksidan finns mer information. När sökläget är dynamiskt sker innehållssökningen först och därefter egenskapssökningen. I det här läget returneras allt.
Söka efter innehåll:
- I textfältet Innehållet innehåller skriver du den text du ska söka efter.
- Som värde föri väljer du Metadata om du ska söka efter text i egenskaperna, eller Innehåll om du ska söka efter text i det deklarerade dokumentet. När du anger Innehåll i sökningen innehåller sökresultatsidan kolumnen Rangordningar som visar ett procenttal som är relevant för sökvillkoren. Rangordningar är standardsorteringskolumn och är inledningsvis sorterad i fallande ordning. Kolumnen Rangordningar finns bara med i dynamiskt sökläge.
- Välj operatorn AND om entiteten måste innehålla den text du har skrivet och om egenskaperna måste vara sanna. Välj operatorn OR om innehålls- eller egenskapsvillkoren måste vara sanna.
Obs: - När du skriver ett ord sker sökningen efter alla former av ordet i dokumenttexten. Om du söker efter text i egenskaper (metadata) returneras endast exakta träffar. Exempel: Om du anger month när du söker i dokumentinnehåll får du alltså dokument som innehåller month, months och monthly. Om du anger month i en egenskapssökning får du endast dokument som har month som egenskapsvärde.
- Om du skriver flera sökord måste samtliga ord finnas i dokumentet. Exempel: Om du anger monthly report returneras endast dokument som innehåller båda orden monthly och report.
- Om du vill söka efter en fras med ord i en bestämd ordning ska du omge frasen med citattecken. Exempel: "right hand" returnerar endast dokument som innehåller frasen right hand.
- Använd citattecken också om du ska söka skiftberoende eller efter ord med en viss stavning.
Exempel: "star" returnerar star, men inte starship
eller Star.
- Använd en asterisk (*) som jokertecken för noll eller flera bokstäver, siffror eller understreck ( _ ). Exempel: wo*d returnerar wooden, word, World,
wordsmith och would. Använd ett frågetecken (?) som jokertecken för ett enda alfanumeriskt tecken. Exempel: ?an, som returnerar ran, pan, can och ban.
- Om Oracle används i systemet är sökningen skiftberoende, förutsatt att administratören inte har ändrat inställningen enligt beskrivningen i Ange skiftlägesberoende för sökningar.
- Om du söker i en MS SQL-databas med operatorn LIKE och sökvillkoren innehåller tecknet vänster hakparentes ([) måste du skriva [ inom egna hakparenteser. Exempel: Skriv [[] i fältet.
Detta är ett MS SQL-beroende problem. Se efter i MS SQL-dokumentationen om du behöver mer information.
- När du gör en egenskapssökning med operatorn OR med fulltextsökning i dynamiskt läge, sorteras resultaten i rangordning som standard. Resultaten kan innehålla dubblettposter. Ett objekt kan förekomma två gånger i resultaten: en gång från egenskapssökningen och en gång från fulltextsökningen i innehållet. När du klickar på en annan kolumn i resultaten, t.ex. sorterar efter dokumentnamnet i stället för rangordningen, kan det hända att de ursprungliga dubbletterna filtreras bort. Det totala antalet poster i resultaten blir annorlunda om du sortera efter dokumentnamn i stället för rangordning. Om du behöver veta sökresultatens relevans bör du sortera efter rangordning, som är standardsorteringen. Om det är viktigt att eliminera eventuella dubblettposter ska du sortera efter metadata.
Filtrera efter överordnad typ
Du kan söka efter en post baserat på den överordnade entitetens typ och egenskaper.
Välja den överordnade egenskapen:
- Klicka på Välj till höger om Och filtrera efter överordnad typ.
- Välj i vilken typ av överordnad posten måste finnas.
- Klicka på Acceptera så kommer du tillbaka till söksidan.
- Ange en operator och ett värde eller klicka på Ändra om du ska ange andra egenskaper. Alla ändringar av sökvillkoren för den överordnade entiteten avspeglas på sidan Min sökning för den entitetstypen. Exempel: Om du valde postmapp som överordnad och väljer en uppsättning egenskaper här, kommer samma egenskapsvärden att ställas in för postmappar nästa gång du söker efter dem direkt.
Klicka på Sök när du har angett alla sökvillkoren.
Sökresultat
Om sökläget är statiskt begränsas antalet returnerade resultat av värdet Maxresultat. Om sökläget är dynamiskt returneras resultaten oberoende av inställningen Maxresultat. Mer information om Maxresultat och Sökläge finns i Anpassa söksidan.
Sökresultaten innehåller namnet på entiteten och alla egenskapsvärden som du angav som sökvillkor. Om en egenskap som
Kompletterande märkning har flera värden finns länken
Visa detaljer i den kolumnen.
När du klickar på länken visas alla värden för den egenskapen.
Du kan utföra följande på sökresultaten:
Om du klickar på ikonen Hämta information för en underkategori och du inte har åtkomst till den överordnade kategorin visar IBM Enterprise
Records ett fel.
Sökfel
Om arkiveringsplanshierarkin innehåller ett stort antal postkategorier, postmappar och poster kan sökningen leda till fel, bland annat därför att tidsgränser överskrids.
I IBM FileNet P8 Troubleshooting Guide finns information om vilka ändringar som kan ändras för att eliminera dessa fel.