IBM Enterprise Records, Versão 5.1.+            

Dar saída de entidades físicas

Uma vez que as entidades físicas não podem ser visualizadas online, é necessário solicitar que os itens lhe sejam enviados. Este processo, denominado dar saída, inicia também o fluxo de trabalho PRM (Physical Records Management) que mantém um registo da localização das entidades em cada passo. Pode dar saída de registos individuais (um de cada vez) ou de qualquer dos contentores que incluem itens físicos.

O fluxo de trabalho PRM abrange todos o ciclo de reserva, recepção e publicação da entidade para o utilizador seguinte. O fluxo de trabalho também controla os atrasos na recepção ou publicação da entidade. Adicionalmente, controla as entidades extraviadas em trânsito ou com o utilizador actualmente indicado como estando na posse da entidade. O seguimento de uma entidade no fluxo de trabalho PRM requer que todos os participantes registem de modo rigoroso a localização da entidade, de forma constante, respondendo às tarefas nas respectivas caixas de entrada atempadamente.

Pode dar saída de entidades físicas com o Application Engine, com o Workplace XT, ou com o IBM® Enterprise Records. Se efectuar esta acção a partir do Workplace, aceda ao FPOS e abra a pasta Records Management. Em seguida, abra a pasta do plano de ficheiros e aceda ao objecto na localização do plano de ficheiros adequada.

Para obter informações sobre o estado de saída de uma entidade, seleccione o respectivo ícone Obter informações e seleccione a página Detalhe. Na secção Físico desta página, pode aceder à localização da entidade, localização inicial e estado de saída, bem como, o utilizador que deu saída da mesma. Se a entidade tiver um código de barras, também pode verificar o estado de saída utilizando a opção Digitalizar itens físicos no separador Físico. Consulte o tópico Digitalizar uma entidade física. Pode seleccionar o botão Estado no passo do fluxo de trabalho PRM para obter o estado através da aplicação do controlador.

Caixas de entrada utilizadas pelo fluxo de trabalho PRM

À medida que a entidade se desloca e os utilizadores recebem e enviam a mesma, são criados itens de trabalho. Alguns destes itens são apresentados na caixa de entrada do utilizador e alguns são apresentados nas caixas de entrada públicas. As definições de segurança de utilizador e de grupo determinam quem pode aceder às caixas de entrada públicas, abrir um passo de fluxo de trabalho e ver o estado de saída de uma entidade utilizando a opção Digitalizar itens físicos. O fluxo de trabalho PRM pode preencher as caixas de entrada seguintes com itens de trabalho.

Procedimento para dar saída

Dar saída de uma entidade tem início ao seleccionar Iniciar / Dar saída no menu contextual. Em seguida, os itens de trabalho são apresentados nas caixas de entrada pessoais dos participantes ou os itens de trabalho são enviados para as caixas de entrada públicas. Quando é dada saída de uma entidade pela primeira vez, o sistema mostra que o utilizador que efectuou o pedido deu saída da mesma para a localização especificada. Contudo, o guardião tem de publicar o item antes que o utilizador que faz o pedido efectivamente o receba.

Iniciar Fluxo de Trabalho

Para dar saída de um objecto físico:
  1. No Application Engine, Workplace XT, ou no IBM Enterprise Records, faça clique com o botão direito do rato no nome da entidade física e seleccione Iniciar / Dar saída.
  2. Faça clique em Iniciar sob o nome da subscrição do fluxo de trabalho que pretende utilizar. Uma subscrição predefinida é fornecida para cada tipo de entidade física.
  3. Conclua o passo Iniciar / Dar saída.
  4. Após concluir o passo Iniciar / Dar saída, feche a janela que indica as subscrições de fluxo de trabalho.
Os vários passos do fluxo de trabalho partilham alguns itens comuns.
Tabela 1. Passos do fluxo de trabalho
Itens de Passos de fluxo de trabalho Descrição
Instruções Na parte superior da janela devem constar instruções para concluir o passo. Estas são indicadas pelo designer do fluxo de trabalho. Se as instruções não forem apresentadas, faça clique na seta junto à palavra Instruções.
Nome da entidade Se a entidade for um contentor, pode fazer clique no nome para abrir o contentor e ver os seus conteúdos. Se a entidade for um único registo físico, não tem conteúdo, pelo que será apresentada uma mensagem.
Comentários Pode introduzir comentários directamente na caixa Comentários ou fazer clique no ícone amarelo na parte inferior da caixa de texto, para visualizar uma janela maior na qual pode escrever ou ler comentários mais extensos sem ter de percorrer a janela.
Menu Acção Os itens no menu variam conforme o passo. Consulte as informações abaixo para cada tipo de passo. As instruções na parte superior da janela do fluxo de trabalho também poderão ajudar a determinar o que seleccionar.
Localização Faça clique em Localização para ver uma lista de localizações. Faça clique em Seleccionar sob a localização onde pretende que a entidade seja entregue.
Data da reserva Faça clique no ícone de calendário para seleccionar a data que pretende reservar para a entidade. Se a entidade não tiver saída dada, terá de seleccionar a data actual. Se a entidade tiver saída dada, pode seleccionar a data actual ou uma data posterior, mas o sistema não irá necessariamente apresentar a data que seleccionar. O sistema determina as datas de reservar à medida que a entidade avança de uma localização para outra.
Coluna de informações Passos diferentes podem demonstrar quem estava na posse do item, onde está localizado, as datas de reserva e de pedido e quem deverá ser o próximo utilizador a receber o item.
Botões Aplicar e Fechar É possível alterar informações, Aplicar as mesmas e, em seguida, Fechar a janela sem executar quaisquer acções adicionais. O item de trabalho permanece na mesma caixa de entrada. Este procedimento é útil quando pretende declarar que um item está extraviado, mas que mas que poderá conseguir localizar. Deste modo, não é aplicada a acção mais permanente que seria criada utilizando o botão Concluir.
Botão Alterar atribuição Este botão abre uma janela onde poderá seleccionar outro utilizador para executar o passo. Introduza os primeiros caracteres do nome e faça clique em Pesquisar. Seleccione o utilizador e faça clique em Continuar.
Botão Estado Abre a aplicação do controlador.
Botão Concluir O botão Concluir conclui o passo do fluxo de trabalho e é a opção comum.

Passo Iniciar

Para concluir o passo Iniciar:
  1. Faça clique em Localização para seleccionar a localização em que a entidade deve ser entregue.
  2. Faça clique no ícone de calendário para definir uma Data da reserva. Se a entidade não tiver saída dada, tem de seleccionar a data actual. Se a entidade tiver saída dada, pode seleccionar a data actual ou uma data posterior. A data de reserva é utilizada para definir prioridades nos vários pedidos.
  3. Faça clique em Iniciar para iniciar o fluxo de trabalho ou em Fechar para fechar a janela sem iniciar.

Passo de receber

Um passo Receber é listado como um passo de aprovação na caixa de entrada, mas ao abrir o mesmo, o título da página é Passo de receber. O passo Receber é apresentado a um utilizador quando o utilizador anterior (ou o guardião) publica o item e o utilizador é o próximo a receber o item. Se ainda não recebeu o mesmo, pode verificar qual o utilizador que irá proceder à entrega, onde foi identificado pela última vez e como será entregue. Se não receber o item após aguardar algum tempo, pode indicar que ainda recebeu o mesmo. Tal cria um item de trabalho para a fila de localizar itens perdidos. Se for guardião, irá receber um passo Receber quando o último utilizador publica o item. Para concluir o passo Receber:
  1. Seleccione a acção adequada. Se tiver recebido a entidade, seleccione Recebido; caso contrário, seleccione Não recebido.
  2. Conclua o passo seleccionando o botão apropriado. Pode consultar as opções no tópico Iniciar Fluxo de Trabalho.
Atenção: É possível que não tenha recebido a entidade, devido a um atraso causado pelo serviço de entrega, ou pelo utilizador que deu saída da entidade. É também possível que a entidade se tenha extraviado em trânsito. Nesses casos, irá receber um item de trabalho que apresenta uma mensagem a notificar o estado da entidade.

Passo de publicação

Um passo de publicação é listado como um passo de aprovação na caixa de entrada, mas ao abrir o mesmo, o título da página é Passo de publicação. O passo de publicação tem de ser concluído pelo detentor actual da entidade, que pode ser o guardião ou o utilizador que deu saída do item. O método de entrega, se existem atrasos na entrega ou se o item se extraviou são informações indicadas pelo utilizador. O item deve ser entregue ao utilizador que efectuou o pedido na localização de saída. Para concluir o passo de publicação:
  1. Se adequado, introduza o Tempo de atraso em horas para indicar o nível de atraso na publicação da entidade.
  2. Introduza os comentários adequados, como por exemplo, uma explicação para o atraso.
  3. Seleccione a opção adequada na lista de acções.
    • Entrega manual significa que irá entregar manualmente a entidade ao próximo utilizador.
    • Seleccione Perdido, se não souber onde a entidade se encontra. Um item de trabalho é enviado para a caixa de entrada pública PhysicalEntitiesFindLostQueue.
    • Seleccione Serviço de entrega se pretender utilizar um serviço de entrega. Um item de trabalho é enviado para a caixa de entrada pública PhysicalEntitiesDeliveryQueue.
    • Seleccione Atraso se tiver introduzido um tempo de atraso. É enviada uma notificação de atraso a todos os utilizadores na fila de espera.
  4. Conclua o passo seleccionando o botão apropriado. Pode consultar as opções no tópico Iniciar Fluxo de Trabalho.

Passo Fila de espera

Quando um utilizador reserva uma entidade e é o próximo utilizador a receber a mesma, o item de trabalho na fila de espera apresenta esse nome de utilizador como o utilizador que efectuou o pedido. Os utilizadores autorizados a aceder a esta fila podem ver informações, mas não há qualquer acção a efectuar. Para ver o passo Fila de espera:
  1. Faça clique no item de trabalho na fila pública PhysicalEntitiesWaitQueue.
  2. Após rever o item de trabalho, faça clique em Fechar.

Passo Fila de reserva

A caixa de entrada pública PhysicalEntitiesReserveQueue contém itens de trabalho para cada utilizador que aguarda a entrega. Os utilizadores autorizados podem abrir cada item de trabalho para ver quem solicitou a entidade, as datas de pedido e as localizações solicitadas. Pode modificar as datas de reserva para alterar as prioridades dos utilizadores. Para concluir o passo Fila de reserva:
  1. Faça clique no item de trabalho na caixa de entrada pública PhysicalEntitiesReserveQueue.
  2. Em opção, modifique a Data da reserva para alterar a prioridade dos utilizadores que aguardam o item.
  3. Faça clique em Aplicar e em Fechar.

Passo Localizar um item perdido

Quando uma entidade é declarada como extraviada, o sistema envia um item de trabalho para a caixa de entrada pública PhysicalEntitiesFindLostQueue. Se estiver autorizado a aceder a esta caixa de entrada, pode fazer clique no item de trabalho para ver a página Localizar passo perdido e actualizar o estado. Pode localizar e entregar a entidade ou terá de declarar a mesma como permanentemente extraviada. Deste modo, todos os utilizadores afectados são notificados e os fluxos de trabalho PRM iniciados para essa entidade são terminados. Adicionalmente, quando um utilizador tenta iniciar um fluxo de trabalho para essa entidade, o sistema envia automaticamente uma notificação sobre o estado de extravio da entidade. Para concluir o passo Localizar um item perdido:
  1. Introduza os seus comentários.
  2. No menu Acção, seleccione Perdido se pretender declarar que a entidade está permanentemente extraviada. Seleccione Entregue se tiver localizado a entidade e entregue a mesma ao utilizador cujo nome é apresentado no campo Pedido por.
  3. Conclua o passo seleccionando o botão apropriado. Pode consultar as opções no tópico Iniciar Fluxo de Trabalho.
Após uma entidade ser marcada como permanentemente extraviada, não existe forma de indicar que foi posteriormente encontrada. Qualquer utilizador que, no futuro, tente dar saída da entidade irá receber a mensagem que a entidade se extraviou. Se o item extraviado for um contentor encontrado posteriormente, não pode ser dada saída dos seus conteúdos. Qualquer utilizador que tente dar saída de itens de um contentor previamente extraviado irá receber uma mensagem em como foi dada saída do ascendente.

Passo Serviço de entrega

Quando um utilizador selecciona o serviço de entrega para enviar uma entidade física, o sistema envia um item de trabalho para a caixa de entrada pública PhysicalEntitiesDeliveryQueue. Se estiver autorizado a aceder a esta caixa de entrada pública, pode fazer clique no item de trabalho para concluir a página Passo de entrega. Para concluir o passo de entrega:
  1. Introduza quaisquer comentários apropriados.
  2. Na lista Acção, seleccione Perdido se não for possível localizar e entregar a entidade. É enviado um item de trabalho para a caixa de entrada pública PhysicalEntitiesFindLostQueue. Se necessário, esse grupo irá indicar que a entidade está permanentemente extraviado. Seleccione Entregue se tiver entregue a entidade ao utilizador que solicitou a mesma.
  3. Conclua o passo seleccionando o botão apropriado. Pode consultar as opções no tópico Iniciar Fluxo de Trabalho.

Passo de mensagem

A página Passo de mensagem notifica o utilizador do estado da entidade física para a qual iniciou o fluxo de trabalho PRM. Esta página é enviada como um item de trabalho para a caixa de entrada do utilizador. Irá receber este item em qualquer uma das situações seguintes: Para concluir o Passo de mensagem, faça clique em Concluir.


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Última actualização: Agosto de 2011


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