少なくとも権限ユーザー・ロールまたはレビューアー・ロールの権限に割り当てられているユーザーのみが、同じファイル・プラン内にある別の場所にレコードをコピーできます。特権ユーザーまたはレビューアーがレコードをコピーすると、IBM® Enterprise
Records では、異なるコンテナー名を持つ同一ソース・ファイル上のレコード・オブジェクト・ストア (ROS) に、宣言されたドキュメントがコピーされます。IBM Enterprise
Records では、ROS でコピーしたドキュメントへのリンクとともに、レコードのメタデータ (名前、説明、セキュリティー、および廃棄情報を除く) がファイル・プラン・オブジェクト・ストア (FPOS) 内の新しいフォルダーにコピーされます。
レコードのコピーによる影響を次に示します。
- レコードのコピーによるセキュリティーへの影響 - レコードがコピーされると、新しいレコードは新しい親コンテナーからセキュリティーを継承します。
- レコードのコピーによる廃棄への影響 - コピーされたレコードは、新しい親コンテナーから廃棄スケジュールを継承します。ただし、レコード・タイプの結果として、そのレコードに廃棄が含まれる場合は除きます。
元のレコードが既にカットオフされていても、コピーしたレコードはカットオフされていません。権限のあるユーザーは、廃棄を含むレコード・タイプのレコードをコピーした場合、そのレコードに対して廃棄を開始する必要があります。
単独のレコードをコピーするには、次のようにします。
- ファイル・プランの階層を参照して、コピーするレコードにアクセスします。
- レコード名を右クリックし、コンテキスト・メニューから「コピー」を選択します。
- 「ドキュメント・タイトル」フィールドで、レコード名の接頭部に「コピー」と表示される点に注意してください。
- レコードのコピーの説明を入力し、「次へ」をクリックします。
- ファイル・プラン内のコピーの保存先に移動し、「コピー」をクリックします。
- 表示される確認メッセージで、コピー操作が正常に完了したことを確認したら、「OK」をクリックして「参照」ページに戻ります。 次の事項に注意してください。
- 電子レコードを物理フォルダーにコピーすることはできません。
- レコードはアクティブで開いているフォルダーにのみコピーすることができます。
複数のレコードをコピーするには
- ファイル・プランの階層を参照して、コピーするレコードにアクセスします。
- コピーするレコードの左側にあるチェック・ボックスを選択します。
- 「複数選択アクション」メニューの「コピー」を選択します。
- 「コピー」ウィンドウで、リストからレコードのコピー先となるファイル・プラン・ロケーションを選択します。
「フィルター」フィールドを使用して、「エンティティー名」リストに表示されるアイテム数を制限できます。
例えば、ファイル・プラン・ロケーションの名前に文字「x」が含まれることがわかっている場合、「フィルター」フィールドに「x」と入力して「移動」をクリックすると、名前に文字「x」が含まれるファイル・プラン・ロケーションのみでリストがリフレッシュされます。「リセット」をクリックすると、ファイル・プランをアルファベット順に並べた完全リストに戻ります。
- ファイル・プラン内のコピーの保存先に移動し、「コピー」をクリックします。
- 表示される確認メッセージで、「コピー」操作が正常に完了したことを確認したら、「OK」をクリックして「参照」ページに戻ります。