IBM Enterprise Records, Versão 5.1.+            

Visualizando e Modificando as Propriedades da Entidade através das Páginas de Informações

Cada entidade do IBM® Enterprise Records possui um conjunto associado de páginas de informações que você pode acessar ao clicar no seu ícone Obter Informações (ícone obter informações). As páginas de informações para uma entidade fornecem informações de propriedade nas visualizações. Com o acesso apropriado de segurança, você pode visualizar e modificar os valores das propriedades da entidade. Nas páginas de informações, é possível executar diferentes ações na entidade que você está visualizando. Estas ações geralmente correspondem ao menu de contexto da entidade na guia Procurar.

Para visualizar e modificar propriedades de uma entidade:

  1. Clique no ícone Obter Informações de qualquer entidade. A visualização padrão para a maioria das entidades é a página Propriedade. Para obter informações adicionais sobre as propriedades exibidas, consulte Referência de Propriedades. O campo Nome do Volume é previamente preenchido com um nome padrão que é baseado no padrão selecionado durante a configuração. É possível inserir qualquer nome no campo Nome do Volume, mas não é possível ter nomes de volume duplicados. Não é possível incluir nenhum dos caracteres a seguir como parte do nome do volume: \ / : * ? " < > |,
  2. Para acessar outros tipos de informações, clique no nome de qualquer outra página de informações na parte superior do painel esquerdo. Algumas propriedades são atualizadas pela Varredura de disposição ou pela Suspensão de Disposição; portanto, os valores podem mudar após a execução destes processos.
  3. Para alterar os valores da propriedade, selecione texto e o substitua ou selecione valores nos menus ou outras caixas de diálogo.
  4. Clique em Aplicar para salvar quaisquer alterações.
  5. Clique em Sair para fechar a página Informações.

Se você modificou alguma propriedade em uma visualização específica, mas não a aplicar antes de mover para outra página de propriedades, a página modificada será mascarada com um ícone de lápis. Se você não clicar em Aplicar em cada página conforme as modificar, certifique-se de retornar a cada página com um ícone de lápis e clicar em Aplicar ou tais mudanças serão perdidas quando você sair das páginas de informações. As propriedades são exibidas como de somente leitura ou editáveis, com base nos direitos funcionais disponíveis para sua função.

Para imprimir propriedades de uma entidade:

O link Visualização de Impressão no canto superior direito de algumas páginas de informações fornece uma lista exclusiva de propriedades no formato de impressão. Para uma entidade, a lista de visualização de impressão é a mesma, independente da página de informações da qual você acessa o relatório. O conteúdo do relatório varia dependendo do tipo de entidade.

  1. Selecione o ícone Obter Informações da entidade.
  2. Clique em Visualização imprimível em qualquer página de informações que tenha o ícone de impressora no canto superior direito.
  3. Imprima a página HTML usando a opção Imprimir no menu Arquivo.

A tabela a seguir descreve as visualizações disponíveis na página de informações. Cada tipo de entidade tem seu conjunto único de visualizações.

Visualizar Descrição
Propriedades A visualização Propriedades é a visualização padrão quando você abre a página Informações de uma entidade. Esta visualização exibe as propriedades associadas com a entidade atual. Um asterisco vermelho indica que é necessário um valor da propriedade. Você pode usar esta visualização para rever e modificar as propriedades da entidade.
Classificação de segurança Esta visualização exibe as propriedades de classificação de segurança. Você pode usar a visualização Classificação de segurança para editar propriedades de metadados para o registro classificado, após o registro ter sido arquivado. Para obter informações adicionais, consulte Visualizar e modificar as propriedades de classificação de segurança.
Disposição Com o uso da visualização Disposição, você pode alterar a agenda de disposição atualmente associado à entidade. Esta visualização permite herdar a agenda de disposição da entidade pai ou associar outra agenda de disposição. Você também pode alterar o usuário ou grupo que está designado para a disposição da entidade. Para obter informações adicionais sobre a associação de um planejamento da disposição diferente com uma entidade, consulte Alterando o Planejamento da Disposição Associado com uma Entidade.
Registro vital Com o uso da visualização Registro vital, você pode especificar se a categoria/pasta contém registros vitais. Nesta visualização, selecione o evento que acionará a revisão periódica ou atualização dos registros vitais, e a ação que deverá ser iniciada quando o evento de revisão ocorrer. Para obter informações adicionais, consulte Definir registros vitais.
Condição Com o uso da visualização Condição, você pode especificar o critério de acionamento para um evento interno. Você pode selecionar os operadores da condição, especificar valores de propriedades, e criar condições de tipo de união que acionam o evento interno. Você também pode definir mais propriedades para o tipo de entidade selecionado. Para obter informações adicionais, consulte Incluindo um Evento Interno.
Segurança Com o uso da visualização Segurança, você pode visualizar ou editar as configurações de segurança de uma entidade (dependendo de suas permissões de segurança). As configurações de segurança determinam os usuários e grupos que podem acessar a entidade e controlam suas permissões de segurança. Também é possível aplicar uma diretiva de segurança para controlar as configurações de segurança. Para obter informações adicionais sobre especificação de segurança de uma entidade, consulte Definir ou modificar segurança de objeto.
Arquivado em

A visualização Arquivado em é exibida apenas para registros. Você pode usar esta visualização para exibir uma lista de entidades nas quais o registro atualmente selecionado está arquivado. Você pode visualizar:

  • O caminho completo das entidades onde o registro está arquivado.
  • A data da criação do registro.
  • O usuário que criou o registro.

Para obter informações adicionais, consulte Visualizar os contêineres onde um registro é arquivado.

Detalhe

Usando a visualização Detalhe, você pode revisar as propriedades somente leitura de uma entidade/objeto associado e seus valores.

Para uma categoria de registro, pasta de registros, volume e registro, a visualização Detalhes exibe as propriedades categorizadas em diferentes grupos, como Geral, Disposição, Vital, Físico e Detalhes adicionais do registro. É possível mostrar e ocultar propriedades que pertencem a um grupo específico ao clicar nos ícones mostrar e ocultar detalhes ao lado do nome do grupo: Mostrar detalhes Ocultar detalhes

Links Um link representa um relacionamento entre duas entidades. Com o uso da visualização Links , você pode visualizar os diferentes links associados a uma entidade. A visualização Links é exibida na página Informações apenas das pastas de registro e registros. Para obter informações adicionais, consulte Visualizar e modificar links.
Histórico Usando a visualização Histórico, é possível controlar as operações executadas em cada entidade do IBM Enterprise Records. O rastreamento das entidades no IBM Enterprise Records permite que você monitore as operações que são executadas nas entidades do IBM Enterprise Records, tais como criação, descarte, acesso, movimentação, cópia e realocação de um planejamento da disposição. Para obter informações adicionais sobre o rastreamento de uma entidade, consulte Visualizando Entradas do Log de Auditoria.
Suspensões Com o uso da visualização Suspensões, você pode visualizar, modificar ou excluir suspensões de disposição colocadas na entidade. Para obter informações adicionais, consulte Suspensão de disposição.
Motivo Quando você visualiza as páginas de informações de um planejamento de disposição, a visualização padrão é Motivo. Se você for alterar alguma coisa, insira o motivo da alteração. Caso contrário, basta selecionar a visualização apropriada.
Planejamento Nesta visualização, você pode alterar o nome da agenda, descrição e autoridade de disposição para a agenda de disposição selecionada.
Fases Se a agenda de disposição que você está visualizando tiver fases, elas são listadas nesta visualização. Você pode remover uma fase ao clicar em sua caixa de seleção e pode adicionar mais fases ao clicar em Adicionar novo. Clique no título da fase para obter informações mais detalhadas ou para alterar tais informações.
Entidades em Suspensão Esta visualização exibe as entidades nas quais é colocada uma determinada suspensão. Nesta visualização, é possível remover a suspensão em uma entidade ou usar uma procura para filtrar a exibição das entidades em suspensão. Para obter informações adicionais, consulte Visualizando e Modificando Entidades em Suspensão.

Ações de páginas de informações

As páginas de informações também incluem ações apropriadas para o tipo de entidade. Estas estão localizadas na parte inferior do painel esquerdo. A tabela a seguir descreve as ações disponíveis na página de informações.
Ícones Ações de informações

Ícone Excluir

Excluir  Use a ação Excluir para excluir uma entidade. Para obter informações sobre como excluir diversas entidades, consulte os seguintes tópicos:

Ícone Fechar Fechar  Use a ação Fechar para restringir a criação de entidades-filhas dentro de uma categoria de registro, pasta de registro ou volume. Consulte o Fechar e abrir contêineres.
Ícone Relocalizar Relocalizar  Use a ação Relocalizar para mover uma categoria de registro ou pasta de registro e todos os seus conteúdos para um local diferente no plano de arquivos. Consulte o Realocar uma categoria ou pasta.
Ícone Reabrir Reabrir  Use a ação Reabrir para reabrir uma categoria de registro, pasta de registro ou volume fechado. Consulte o Fechar e abrir contêineres Fechar e abrir contêineres.
Ícone Ativar Ativar  Use a ação Ativar para reativar uma categoria de registro ou pasta de registro inativa. Consulte o Ativando ou Desativando Categorias ou Pastas.
Ícone Desativar Desativar  Use a ação Desativar para desativar uma categoria de registro ou pasta de registro. Se um contêiner está inativo, novas entidades não podem ser criadas dentro do contêiner e os usuários não irão visualizar o contêiner inativo ao declarar um registro. Consulte o Ativando ou Desativando Categorias ou Pastas.
Ícone Colocar em Suspensão Colocar em Suspensão  Use a ação Colocar em Suspensão para suspender ou parar a execução das ações de disposição em uma categoria de registro, pasta de registro, volume ou registro. Também, quando uma entidade está suspensa, ela não pode ser excluída usando a ação Declarar. Consulte o Colocando Entidades em Suspensão (Manual).
Ícone Iniciar Disposição Iniciar Disposição  Use a ação Iniciar Disposição para executar um planejamento da disposição para uma entidade. Consulte o Iniciando um Planejamento da Disposição.
Ícone Arquivar Arquivar  Use a ação Arquivar para arquivar uma referência para um registro em outro local no mesmo plano de arquivos. Consulte o Registros de arquivos.
Ícone Mover Mover  Use a ação Mover para mover um registro de um local para outro dentro do mesmo plano de arquivos. Para obter informações adicionais, consulte Mover registros.
Ícone Criar Link Criar Link  Use a ação Criar um Link para criar um link de um registro ou pasta de registro para outro objeto. Para obter informações adicionais, consulte Criando um Link.
Ícone Iniciar/Descarregar Iniciar/Descarregar  Use Iniciar/Descarregar para ativar um fluxo de trabalho. Para obter informações gerais sobre fluxos de trabalho, consulte Fluxos de trabalho.
Ícone Copiar Copiar  Use a ação Copiar para copiar um registro para outro local no mesmo plano de arquivos. Consulte o Copiar um registro.
Ícone Desclassificar Desclassificar  Use Desclassificar para remover qualquer nível de classificação de um registro.
Ícone Atualizar Classificação Atualizar Classificação  Use Atualizar Classificação para atualizar a classificação de um registro. Você pode usar este link para classificar um registro anteriormente desclassificado, ou para atualizar o nível atual de classificação de segurança, tal como de Secreto para Altamente secreto.
Ícone Fazer Downgrade da Classificação Fazer Downgrade da Classificação  Use Fazer Downgrade da Classificação para fazer downgrade da classificação de um registro. Você pode usar este link para rebaixar o nível atual de classificação de segurança, tal como de Altamente secreto para Secreto. Para mover de qualquer nível de classificação para Não classificado, você precisa usar Desclassificar.
Ícone remover a declaração Remover a Declaração Use Remover a Declaração para reverter a criação de um registro. Consulte o Remover a Declaração de um Registro.
Ícone Iniciar Solicitação para Remover Suspensão Iniciar Solicitação para Remover Suspensão Use Iniciar Solicitação para Remover Suspensão para iniciar a remoção das suspensões condicionais. Esta ação remove a suspensão das entidades associadas quando a próxima Varredura da Suspensão é executada. Consulte o Removendo uma Suspensão de Disposição.
Ícone Cancelar Solicitação para Remover Suspensão Cancelar Solicitação para Remover Suspensão Use Cancelar Solicitação para Remover Suspensão para cancelar uma solicitação para remover suspensão. É possível cancelar uma solicitação para remover suspensão antes da próxima execução da Varredura da Suspensão. Consulte o Removendo uma Suspensão de Disposição.
Ícone Ativar para Processamento de Varredura da Suspensão Ativar para Processamento de Varredura da Suspensão Use Ativar para Processamento de Varredura da Suspensão para reativar o processar de suspensão. Isso configura a suspensão para ser processada quando a próxima Varredura da Suspensão for executada. Esta também é a forma para que você possa colocar uma entidade de volta na suspensão condicional quando a próxima Varredura da Suspensão for executada. Consulte o Removendo uma Suspensão de Disposição.
Ícone Visualizar Informações do Documento Visualizar Informações do Documento  Use Visualizar Informações do Documento para exibir as páginas de informações do Workplace do registro. Consulte o Visualizar as Informações de Documento de um Registro.
Ícone Gerenciar Nível Padrão Gerenciar Nível Padrão  Insira sequências padrão para padrões de nomenclatura que automaticamente nomeiam diversas entidades em diversos níveis no plano de arquivos.
Ícone Executar Script de Segurança Executar Script de Segurança  Use Executar Script de Segurança para incluir novos membros nos grupos do IBM Enterprise Records para configurar toda a segurança para classes e pastas relacionadas ao IBM Enterprise Records. Consulte o Configurando a Segurança.
Ícone Importar Modelos Importar Modelos  Use Importar Modelos para importar o Modelo Físico do IBM Enterprise Records e o Modelo de Procura do IBM Enterprise Records. Consulte o Importando Modelos de Amostra.
Ícone Converter em FPOS e ROS Converter para FPOS e ROS Use Converter para FPOS e ROS para incluir um armazenamento de objetos de plano de arquivos em um armazenamento de objetos de registros configurados. Consulte o Convertendo para FPOS e ROS.
Ícone Incluir Documento Classificado Incluir Documento Classificado Use Incluir Documento Classificado para indicar se o armazenamento de objetos irá conter documentos classificados. Consulte o Incluindo Propriedades do Documento Classificado.
Ícone Incluir Propriedades NARA Incluir Propriedades NARA Use Incluir Propriedades NARA para indicar se o armazenamento de objetos irá conter documentos com propriedades National Archives and Records Administration (NARA). Consulte o Adicionar propriedades de documento NARA.


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Última atualização: Agosto 2011


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