IBM Enterprise Records, Versio 5.1.+            

Arkistostapoistoaikataulun aloitus

Yksiköt vanhenevat ja siirtyvät arkistostapoistoaikataulussa määritettyihin vaiheisiin. Asiakirjat säilyvät vaiheessa sille määritetyn säilytysajan. Kun säilytysaika on kulunut, vaiheeseen liittyvä arkistosta poiston toiminto on aloitettava manuaalisesti.

Kun olet liittänyt arkistostapoistoaikataulun asiakirjaluokkaan, asiakirjakansioon tai asiakirjalajiin, järjestelmä pitää kirjaa määritetystä tapahtumasta tai päivämäärästä, joka liipaisee aikataulun toteutuksen. Kun tämä tapahtuma ilmenee tai määritetty päivämäärä saavutetaan, aikataulussa määritetty asiakirjojen katkaisu liipaistaan. Kun katkaisu liipaistaan ja asiakirjoihin määritetty (mahdollinen) siirtymä on kulunut, järjestelmä toteuttaa automaattisesti aikataulussa määritetyn katkaisutoiminnon. Säilytysajan jälkeen järjestelmä käynnistää vaiheen arkistosta poiston toimintoon liitetyn käsittelyreitin ja siirtää yksiköt seuraavaan vaiheeseen, kun valtuutettu henkilö antaa siihen hyväksynnän. Kun aloitat yksikön arkistosta poiston, kaikkien yksikön aliyksiköiden arkistosta poisto aloitetaan automaattisesti.

Arkistonmuodostussuunnitelma voidaan määrittää poistamaan sekä alkuperäinen vahvistettu asiakirja että asiakirjan metatiedot (oletus). Arkistonmuodostussuunnitelma voi myös poistaa vain alkuperäisen vahvistetun asiakirjan ja säilyttää asiakirjan metatiedot. Lisätietoja on kohdassa Metatietojen säilytyksen määritys.

Voit aloittaa arkistostapoistoaikataulun seuraavasti:

  1. Selaa tai hae yksiköitä, jotka ovat valmiina arkistosta poistoon. Valmis poistettavaksi arkistosta -kuvake tulee näkyviin valmiiden yksiköiden viereen: Valmis poistettavaksi arkistosta.
  2. Valitse nimien vasemmalla puolella olevat valintaruudut. Voit myös napsauttaa hiiren kakkospainikkeella yhtä yksikköä ja käyttää valikkoa.
  3. Valitse Monivalintatoiminnot-valikosta Aloita arkistosta poisto: Aloita arkistosta poisto -kuvake
  4. Kuittaa onnistuneen arkistostapoistoaikataulun aloituksen sanoma valitsemalla OK. Jos arkistostapoistoaikataulun aloituksessa ilmenee ongelmia, näkyviin tulee häiriösanoma. Jos haluat nähdä häiriön syyn, napsauta yksikön nimen vieressä olevaa punaista tähteä.

Niiden yksiköiden etsiminen, jotka ovat valmiita poistettavaksi arkistosta

Järjestelmässä ei ole yhtä ominaisuutta, joka osoittaisi, että yksikkö on "valmis poistettavaksi arkistosta", mutta voit etsiä yksiköitä käyttämällä ehtojoukkoa.

Haluat ehkä määrittää hakumallin säännöllistä käyttöä varten. Jätä hakumallissa nykyisen vaiheen toteutuspäivä tyhjäksi ja varmista, että kenttä on muokattavissa, jotta käyttäjä voi täyttää siihen nykyisen päivämäärän haun yhteydessä.

Toinen vaihtoehto on luoda mukautettuja COM-tapahtumia, joilla voit lähettää sähköpostia, jotta vastaanottaja tietää, mitkä yksiköt ovat valmiina poistettavaksi arkistosta. Olettaen, että käyttäjä tuntee arkistonmuodostussuunnitelman rakenteen, hän voi etsiä yksikön selaamalla.

Lopuksi, haluat ehkä luoda sellaisen mukautetun koodin API-menetelmien avulla, joka aloittaa arkistosta poiston, jos se on mahdollista liiketoiminta-asiakirjojen osalta.

Voit tarkastella arkistosta poiston ominaisuuksia seuraavasti:

Voit tarkastella arkistosta poiston ominaisuuksia, kuten arkistosta poiston nimeä, yksikön katkaisupäivämäärää, nykyisen vaiheen toteutuspäivää, nykyistä arkistostapoistopäivää, nykyisen vaiheen päätöspäivämäärää, nykyisen vaiheen toiminnon nimeä, nykyisen vaiheen arviointipäätöstä ja viimeisimmän tarkistuksen päivämäärää.

  1. Napsauta yksikön Nouda tiedot -kuvaketta.
  2. Napsauta Tiedot-linkkiä vasemmanpuoleisessa ruudussa.

Ristiriitaiset arkistostapoistoaikataulut (DOD)

Säilöllä voi olla oma arkistostapoistoaikataulu ja asiakirjalajilla toinen arkistostapoistoaikataulu, joka koskee säilössä olevaa asiakirjaa. Asiakirjaa ei voi tuhota tai viedä ennen viimeisintä päivämäärää.



Palaute

Päivitetty viimeksi: Elokuu 2011


© Copyright IBM Corp. 2011.
Tämä Information Center -sivusto perustuu Eclipse-tekniikkaan. (http://www.eclipse.org).