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Incluindo um Padrão de Nomenclatura

Um padrão de nomeação fornece uma forma para nomear automaticamente categorias de registros e os registros para atender suas normas. Quando um usuário cria uma destas entidades que tem um padrão de nomeação associado, o nome é automaticamente fornecido na etapa Definir propriedades. O sistema não impede que o usuário altere aquele nome. Números incrementais são atribuídos e usados assim que a etapa Definir propriedades aparece. Se você cancelar antes de criar a entidade, esse número nunca será usado.

Para nomear automaticamente os registros, insira um padrão de nomeação no campo Padrão de registro do contêiner pai. O padrão de registro é uma propriedade desse contêiner. Portanto, todos os registros declarados naquele container irão adquirir o próximo nome na sequência do padrão e serão incrementados de acordo com o valor inserido no campo Incrementar padrão de registro por.

Para nomear automaticamente categorias e pastas:

  1. Adicionar um padrão de nomeação na guia Configurar.
  2. Adicione os níveis de padrão a partir da página de confirmação ou mais tarde nas páginas de informações.
  3. Atribuir um padrão de nomeação para um plano de arquivo.

Sobre a sintaxe do padrão de nomeação

Seu processo de negócios requer que os nomes de pasta iniciem com a letra A, seguida por dois dígitos representando o ano, um hífen, e então, um número de pasta, tal como A07-000005. O padrão a seguir cria nomes como os seguintes:

A[YY]-[\d\d\d\d\d\d]

Neste padrão, A é o primeiro caracteres, YY representa o ano e \d é um numeral. O sistema fornece automaticamente valores-padrão para padrões entre colchetes []. Portanto, YY é substituído pelos dois últimos dígitos do ano atual. \d é substituído por dígitos incrementais. Você especifica o valor incremental em outro campo ao inserir a sequência.

Em outro padrão de nomenclatura de registro, você pode querer criar uma regra de nomenclatura para pastas em séries KX seguidas por um ano com dois dígitos, ponto final, mês com dois dígitos, hífen e dois conjuntos de numerais incrementais, tais como KX07.06-0004-03. O seguinte parâmetro atenderia a este requisito:

KX[YY.MM]-[\d\d\d\d]-[\d\d]

Você também pode usar padrões personalizados para criar parâmetros com base em metadados. Por exemplo, as políticas da sua organização podem requerer que a convenção de nomenclatura de pastas de registro seja ano, espaço, assunto (metadados) da pasta de registro, espaço e um número com cinco dígitos, tal como "2006 Loan 00005." Para isto, é possível criar um padrão de nomenclatura com as seguintes especificações:

[YYYY] [THIS.EmailSubject] [\d\d\d\d\d]

ou

[YYYY] [Parent.EmailSubject] [\d\d\d\d\d]
O sistema fornecerá os valores-padrão para o ano e assunto porque estes estão entre []. THIS.EmailSubject é um padrão customizado. Portanto, o sistema irá fornecer o valor padrão do campo de metadados, AssuntoEmail, que você especifica para o pai da pasta de registros. Você precisa especificar o nome simbólico da propriedade ao criar um padrão personalizado. Também, se não houver um valor disponível para a propriedade especificada, um erro é gerado. Este padrão personalizado é aplicável somente para as entidades no nível 2 ou abaixo (3, 4, e assim por diante) no plano de arquivo. O Nível do plano de arquivo é outro campo que você completa ao adicionar um nível de padrão.

Não use caracteres que sejam nomes inválidos. Por exemplo, não use um caractere de barra / ao incorporar datas. Os caracteres inválidos são:

\ / : * ? " < > |
Para garantir que os usuários não excedam o número de caracteres especificado no padrão de nomenclatura, delimite-o usando os símbolos ^ e $. Por exemplo, se você criar o padrão de nomenclatura, \d\d\d, anexe o símbolo ^ no início do padrão de nomenclatura e o símbolo $ no final dele, conforme mostrado abaixo:
^\d\d\d$
Isto irá assegurar que quando o usuário insere um valor, o número de caracteres inseridos não exceda o número de caracteres especificados na sequência do padrão.

Para incluir um padrão de nomenclatura:

  1. Efetue o login como um Administrador de registros e selecione a guia Configurar .
  2. Clique em Padrões de nomeação.
  3. Clique em Adicionar padrão de nomeação.
  4. Na página Adicionar padrão, insira um nome e descrição para o padrão.
  5. Selecione Nome ou Identificador no menu Aplicar ao Nome ou ID. Dependendo do valor selecionado, o nome ou identificador da categoria de registros ou pasta de registros, será automaticamente gerada de acordo com o padrão associado.
  6. Clique em Avançar.
  7. Defina a segurança para o padrão de nomeação e clique em Concluir.
  8. Na página de confirmação, clique em Adicionar nível de padrão para adicionar níveis ao padrão de nomeação. Se você deseja adicionar níveis mais tarde, clique em OK para fechar a página Adicionar padrão .
Um nível de padrão fornece os detalhes do padrão a serem aplicados nas categorias de registros e pastas de registros. Você especifica um ou mais níveis no plano de arquivo e o tipo de entidade à qual ele se aplica. Quando uma nova entidade daquele tipo é criada no nível especificado, ela é automaticamente nomeada de acordo com a sequência do padrão e do número incremental. Este procedimento continua da página de confirmação após você clicar em Adicionar nível de padrão.

Para incluir um nível-padrão:

  1. Insira um Número de nível de plano de arquivo. O nível na hierarquia do plano de arquivo é representado por um número, onde a primeira categoria no plano de arquivo é 1. Sua primeira subcategoria é 2. Se aquela subcategoria tem uma pasta de registros, seu nível é 3.
  2. Para Tipo de entidade coincidente, selecione Categoria de registros ou Pasta de registros. Por exemplo, se você especifica 3 como o nível e a Categoria de registros como o tipo de entidade, todas as categorias de registros que existam no terceiro nível no plano de arquivo irão seguir o padrão de nomeação especificado.
  3. Especifique a Sequência do padrão, como acima descrito. A sequência do padrão precisa aceitar caracteres numéricos.
  4. Insira um valor para Incrementar padrão de registro por. Usando um valor de 1, cada nova categoria ou pasta afetada pelo padrão será incrementada no próximo nível mais alto. Um incremento de 2 usa cada outro número. Este campo deve ser maior do que zero.
  5. Clique em Incluir. Isto lista o padrão na parte inferior de tela e limpa os campos para que você possa adicionar padrões adicionais para outras entidades e níveis.
  6. Clique em Sair quando terminar de adicionar níveis de padrões.

Exemplo

Se você deseja que as subcategorias na categoria de registro de nível superior sejam automaticamente nomeadas, crie um padrão para o nível 2 e selecione Categoria de registros como o tipo. Se você deseja que as pastas de registros naquela subcategoria sejam automaticamente nomeadas, crie um padrão para o nível 3 e selecione Pasta de registros como o tipo. Tendo ambos estes níveis de padrão no padrão de nomeação, resulta em subcategorias no nível 2 e pastas de registros no nível 3 sendo automaticamente nomeadas.

Para incluir ou modificar níveis-padrão posteriormente:

  1. Navegue até o padrão de nomenclatura (guia Configurar, Padrão de Nomenclatura) e clique em seu botão Obter Informações.
  2. Selecione Gerenciar nível de padrão na barra lateral.
  3. Se estiver incluindo um nível-padrão, preencha os campos conforme descrito acima sobre a inclusão de um nível-padrão. Se estiver modificando um nível-padrão existente, continue com a próxima etapa.
  4. Selecione o botão do padrão. Isto copia os dados existentes para os campos.
  5. Altere os campos como necessário e clique em Editar.
    • Para adicionar um padrão em um outro nível após adicionar ou alterar um nível de padrão, clique em Adicionar.
    • Para modificar outros padrões, clique em seu botão, altere os campos, e clique em Editar.
    • Para excluir um nível de padrão existente, selecione seu botão, e clique em Excluir.
  6. Quando terminar, clique em Sair

Para designar um padrão de nomenclatura a um plano de arquivos (necessário para ativar a nomenclatura automática):

  1. Navegue para o nível raiz do plano de arquivo, para que o caminho exiba somente o nome do plano de arquivo.
  2. Clique em Obter informações para o plano de arquivo (justo abaixo do caminho). O campo Padrão de Nomenclatura está na página Propriedades.
  3. No menu Padrão de Nomenclatura, selecione o nome do padrão que deseja usar.
  4. Clique em Aplicar e em seguida em Sair.


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Última atualização: Agosto 2011


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