Kun yksikkö sijoitetaan uudelleen, yksikkö ja sen koko sisältö siirretään toiseen arkistonmuodostussuunnitelman sijaintiin. Voit sijoittaa uudelleen asiakirjaluokkia ja -kansioita. Kun asiakirjaluokka tai -kansio sijoitetaan uudelleen, järjestelmä sijoittaa uudelleen myös kaikki kyseiseen luokkaan tai kansioon kuuluvat aliluokat, kansiot, taltiot ja asiakirjat määritettyyn arkistonmuodostussuunnitelman sijaintiin.
Lisätietoja asiakirjojen uudelleensijoituksesta on ohjeaiheessa
Asiakirjojen siirto.
Vain asiakirjojen hallinnoija tai arkiston pääkäyttäjä voi sijoittaa uudelleen asiakirjaluokkia tai -kansioita. Sijoitettaessa uudelleen asiakirjaluokkaa tai -kansiota tulisi muistaa seuraavat asiat:
- Asiakirjaluokka voidaan sijoittaa uudelleen vain luokkaan, jossa ei ole asiakirjakansioita.
- Asiakirjakansiota ei voida sijoittaa uudelleen toiseen asiakirjakansioon, koska asiakirjakansioissa ei saa olla alikansioita.
- Asiakirjakansiota ei voida sijoittaa uudelleen arkistonmuodostussuunnitelman päätasolle.
Asiakirjakansioita voi olla järjestelmässä vain asiakirjaluokkien alla – ei suoraan arkistonmuodostussuunnitelman alla.
- Kohdeluokan tulisi olla avoin ja aktiivinen, jotta uudelleensijoitus kyseiseen luokkaan onnistuisi. Lähdeyksikkö, josta uudelleensijoitus aloitetaan, voi kuitenkin olla passiivinen tai suljettu.
- Varmista, että käyttöoikeutesi riittävät yksiköiden lisäykseen kohdeluokkaan.
Voit sijoittaa asiakirjaluokan tai -kansion uudelleen seuraavasti:
- Siirry luokkaan tai kansioon, jonka haluat sijoittaa uudelleen.
- Napsauta luokan tai kansion nimeä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Sijoita uudelleen -vaihtoehto. Tee sitten seuraavat vaiheet.
- Voit määrittää syyn kirjoittamalla syyn yksikön uudelleensijoitukselle toiseen kohteeseen.
- Siirry seuraavaan vaiheeseen napsauttamalla Seuraava-painiketta tai lopeta yksikön uudelleensijoitus napsauttamalla Peruuta-painiketta.
- Voit määrittää kohteen valitsemalla kohdeasiakirjaluokan, johon haluat sijoittaa uudelleen valitun luokan tai kansion.
- Napsauta Seuraava-painiketta, jos haluat määrittää poistoaikataulun. Muussa tapauksessa sijoita yksikkö uudelleen valittuun kohteeseen napsauttamalla Sijoita uudelleen -painiketta.
- Voit määrittää arkistosta poiston napsauttamalla Selaa aikataulua -painiketta ja valitsemalla poistoaikataulun. (Napsauta aikataulun nimen alapuolella olevaa Valitse-painiketta.) Tällöin näyttöön tulee uusi valikko, jossa voit määrittää, miten järjestelmä välittää poistoaikataulun. Tässä vaiheessa voit vaihtaa yksikön nykyisen poistoaikataulun. Tässä vaiheessa liitettävä poistoaikataulu tulee käyttöön yksikössä uudelleensijoituksen jälkeen. Lisätietoja poistoaikataulujen periytymisestä on ohjeaiheessa Poistoaikataulut.
- Valitse jokin seuraavista vaihtoehdoista:
- Lisää uusi arkistostapoistoaikataulu kaikkiin periviin yksiköihin: tämä asetus vaikuttaa kaikkiin uudelleen sijoitettavan luokan aliluokkiin, kansioihin ja asiakirjoihin.
- Älä välitä uutta arkistostapoistoaikataulua: Tämä asetus vaikuttaa vain uudelleen sijoitettavaan säilöön mutta ei vaikuta säilön sisältöön. Jos uudelleen sijoitettavana on aliluokka, uudelleensijoitus ei vaikuta sen kansioihin, taltioihin ja asiakirjoihin.
- Lisää uusi arkistostapoistoaikataulu kaikkiin suoriin aliyksiköihin: Tämä asetus vaikuttaa kaikkiin uudelleen sijoitettavan säilön alapuolisiin tasoihin. Jos uudelleen sijoitettavana on kansio, uudelleensijoitus vaikuttaa myös kansion taltioihin ja asiakirjoihin.
- Voit halutessasi määrittää Arkistosta poiston valtuus -arvon tekstikenttään.
- Napsauta Sijoita uudelleen -painiketta.