Há diversas coisas que você precisa fazer ao criar um plano
de arquivos no IBM® Enterprise
Records com
relação a segurança, padrões de nomenclatura, nomes de volume, fluxos de
trabalho, ações, eventos, datas, planejamentos de disposição,
customização de classes e propriedades e inclusão de locais, planos de
arquivos e pastas.
Abaixo estão links para outros tópicos que fornecem informações detalhadas.
As tarefas estão listadas na ordem geral na qual você deve
executá-las. Por exemplo,
você deve executar algumas tarefas, tais como inclusão de ações e eventos, antes de
executar outras tarefas, tais como definição de planejamentos de disposição.
- Reveja seus requisitos de segurança para o gerenciamento de registros e faça os ajustes necessários. O ajuste das configurações padrão de segurança após o sistema estar em uso é complexo. Em geral, atribua configurações de segurança para grupos, e não a de usuários individuais; isso fará com que seu sistema seja mais facilmente mantido. Consulte Segurança do FileNet P8 para obter mais
informações.
- Opcionalmente, o Incluindo um Padrão de Nomenclatura,
que define as regras de padrão de nomenclatura que você deseja impingir em
diferentes entidades, tais como categorias de registro e pastas criadas sob um
plano de arquivos. Você deve definir estas regras de padrões de nomeação e a seguir associar o padrão de nomeação ao plano de arquivo, antes de começar a adicionar entidades para as quais deseja tornar obrigatórias as regras.
- Opcionalmente, altere a configuração do sufixo do nome do volume, que é um número incremental que age como um sufixo no nome do volume. Por padrão, o valor do sufixo é "00000". Você deve configurar o sufixo antes de começar a adicionar pastas de registros, já que um volume é automaticamente criado como resultado da adição de qualquer tipo de pasta de registros, exceto para uma caixa. Consulte o Configurando o Sufixo de Nome de Volume.
- Opcionalmente, crie novos fluxos de trabalho de disposição ou customize os existentes e
transfira-os para o servidor Process Engine.
Quaisquer fluxos de trabalho que serão associados com ações, precisam estar disponíveis antes de você criar as ações associadas. Consulte o Criar e modificar fluxos de trabalho.
- Adicione ações, que são ações de disposição (como destruir ou mover para o depósito) executadas em entidades. Você precisa adicionar ações antes de definir as agendas de disposição. Se você irá marcar qualquer contêiner de registro ou
pasta de registro como contêineres vitais (ou seja, os registros que eles
contêm são registros vitais que devem ser periodicamente revisados),
certifique-se de incluir uma ou mais ações do tipo Revisão
Vital. Embora não seja obrigatório, você pode marcar uma
entidade de contêiner como Vital no momento de sua criação, o que requer
a especificação da ação Revisão Vital e o evento recorrente.
Consulte o Incluindo uma Ação.
- Adicione eventos, que são ocorrências de condições especificadas (como o fim do trimestre fiscal), com base nas quais o sistema aciona determinadas ações em entidades. Você precisa adicionar eventos antes de definir as agendas de disposição para usar estes eventos. Se você for marcar qualquer contêiner de registros ou pasta de registro como contêineres vitais, certifique-se de adicionar um ou mais eventos recorrentes. Consulte o Acionadores de evento.
- Adicione opcionalmente quaisquer datas predefinidas, que são datas (tipicamente eventos de uma só ocorrência) com base nas quais o sistema aciona determinadas ações em entidades. Você precisa adicionar datas predefinidas antes de definir as agendas de disposição para usar estas datas. Consulte o Incluindo uma Data Predefinida.
- Defina as agendas de disposição. Embora não seja obrigatório, você pode associar um planejamento da disposição a uma entidade no momento em que cria essa entidade. Além disso, se sua solução
IBM Enterprise
Records incluir o uso de tipos de registros,
você deve definir um planejamento da disposição antes de poder criar seu tipo de registro
associado. Consulte o Definindo um Planejamento da Disposição.
- Adicione opcionalmente tipos de registro, que fornecem uma forma de associar um registro a um planejamento da disposição que seja diferente do que está no momento associado à categoria de registro ou pasta de registros pai do registro. Consulte o Incluindo, Modificando ou Excluindo um Tipo de Registro.
- Opcionalmente execute qualquer customização de classe e propriedade, tal como definir como
subclasses as classes do IBM Enterprise
Records, incluindo
propriedades nas classes e customizando a forma de exibição das propriedades na interface com o usuário. Consulte Criando Subclasses, Incluindo Propriedades nas Classes, e Customizando a Exibição das Propriedades.
- Se sua solução IBM Enterprise
Records incluir o
gerenciamento de registros físicos, então inclua locais. Quando você adiciona uma entidade física, como uma pasta de registros físicos, precisa fornecer seu local. Consulte o Incluindo um Local.
- Adicione seu plano de arquivo. Consulte o Incluindo um Plano de Arquivos.
- Crie sua hierarquia de plano de arquivo, que inclui a adição de categorias de registros e a adição de pastas de registros. Consulte Incluindo uma Categoria de Registro e Incluindo uma Pasta de Registro.
- Após criar seu plano de arquivos, você deve revisitar as definições de
configuração existentes do IBM Enterprise
Records
e também executar algumas tarefas de configuração adicionais. Consulte Visão Geral da Configuração do IBM Enterprise Records para obter um resumo.
- Para obter informações sobre a migração de um plano de arquivos de um armazenamento
de objetos para outro (por exemplo, para mover um plano de arquivos de um ambiente de
desenvolvimento ou teste para um ambiente de produção), consulte Usando a Ferramenta de Importação e Exportação de Planos de Arquivos.