Podem ocorrer situações em que é necessário suspender a agenda de eliminação
normal para uma ou mais entidades para garantir a sua disponibilidade além do período de
retenção aprovado. Exemplos de tais situações incluem um caso em tribunal ou uma
investigação durante a qual não pode eliminar registos, independentemente das respectivas
agendas de eliminação.
Nesses casos, pode colocar um prazo de retenção de eliminação nos registos ou num
contentor que retém os registos. Posteriormente, pode remover o prazo de retenção de
eliminação quando pretender retomar as acções de eliminação.
- Pode aplicar uma retenção de eliminações a uma categoria de registos, pasta de
registos, volume, ou registos e pode colocar a retenção antes da data de corte ou durante
qualquer uma das fases posteriores à data de corte. Quando a retenção é aplicada a um
contentor, é aplicável a todas as entidades no contentor. Enquanto a retenção permanece
em vigor, o sistema não irá iniciar o fluxo de trabalho associado à acção de eliminação
aplicável para essa entidade. Por outras palavras, a agenda de eliminação associada fica temporariamente desactivada. Nenhum utilizador pode eliminar manualmente quaisquer entidades que se encontrem em prazo de retenção.
- Pode aplicar mais de um prazo de retenção de eliminação a uma entidade. Os prazos de
retenção podem ser aplicados manualmente ou condicionalmente, conforme os critérios
especificados pelo utilizador. Nos prazos de retenção condicionais, um processo de
varrimento localiza entidades que correspondem aos critérios e a retenção é aplicada
automaticamente. Os prazos de retenção condicionais são aplicados dinamicamente. As entidades que correspondem aos critérios da retenção podem ser adicionadas em qualquer altura e a retenção é aplicada a essas entidades durante o próximo varrimento de retenção agendado.
- Ao aplicar uma entidade em retenção, será necessário especificar que prazo de retenção de eliminação utilizar. Assim, é necessário configurar primeiro os prazos de retenção de eliminação adicionando
os mesmos ao sistema. Os prazos de retenção podem ser activos ou inactivos.
Apenas os prazos de retenção activos podem ser aplicados às entidades.