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Zusammengesetzte Dokumente verwalten

Informationen zu zusammengesetzten Dokumenten

Um Dokumente zu gruppieren und Beziehungen zwischen Dokumenten herzustellen, wird ein übergeordnetes Dokument einem oder mehreren untergeordneten Dokumenten zugeordnet. Übergeordnete und untergeordnete Dokumente werden unabhängig voneinander erstellt. Wenn Sie das Verhältnis der Dokumente in einem zusammengesetzten Dokument festlegen, werden diese Informationen in einem erstellten Link gespeichert. Dieser Link unterscheidet sich von dem Link, den Sie für andere Objekte wie Ordner, Dokumente und benutzerdefinierte Objekte erstellen können.

Die in einem zusammengesetzten Dokument enthaltenen Dokumente können sich in einem Objektspeicher an verschiedenen Speicherorten befinden. Es ist nicht möglich, ein zusammengesetztes Dokument mithilfe benutzerdefinierter Objekte und Ordner oder basierend auf Dokumenten zu erstellen, die sich in unterschiedlichen Objektspeichern befinden. Ist keine offensichtliche Hierarchie zwischen den Dokumenten vorhanden, können Sie ein übergeordnetes Dokument ohne Inhalt erstellen (eine externe Datei) und festlegen, dass die verwandten Dokumente diesem Dokument untergeordnet sein sollen.

Zusammengesetzten Dokument erstellen

Wenn Sie ein zusammengesetztes Dokument erstellen, erstellen Sie zunächst das übergeordnete Dokument, und anschließend ordnen Sie andere Dokumente als untergeordnete Dokumente zu. Auf über- und untergeordnete Dokumente können Sie dieselben Aktionen wie auf Standarddokumente anwenden. Sie können beispielsweise die Informationsseiten für über- und untergeordnete Dokumente sowie die Informationen zu Links anzeigen, über die Dokumente einander zugeordnet werden. Sowohl die übergeordneten als auch die untergeordneten Dokumente können versioniert werden und Sie können dem Link zwischen beiden einen Namen zuweisen. Über Sondereinstellungen beim Hinzufügen, Ändern oder Einfügen eines untergeordneten Dokuments können Sie das jeweilige Dokument verwalten, wenn das dazugehörige übergeordnete Dokument mit einer Version versehen oder gelöscht wird.

Zusammengesetzte Dokumente ändern und löschen

Außerdem können Sie die Reihenfolge ändern, in der die untergeordneten Dokumente in der zum übergeordneten Dokument gehörigen Liste untergeordneter Dokumente aufgeführt werden, weitere untergeordnete Dokumente wählen, neue Dokumente einfügen und Links zwischen den Dokumenten entfernen.

Hilfreiche Hinweise

Tabelle 1. Diese Tabelle enthält nützliche Hinweise zum Erstellen zusammengesetzter Dokumente und zum Arbeiten mit diesen Dokumenten.
Aktion Informationen
Übergeordnetes Dokument erstellen
  • Beim Hinzufügen des Dokuments zum Objektspeicher (manuell oder mithilfe einer Erfassungsvorlage). Die untergeordneten Dokumente müssen bereits im Objektspeicher vorhanden sein.
  • Beim Einchecken einer neuen Version.
  • Durch Wählen von Zusammengesetztes Dokument ändern aus dem dazugehörigen Popup-Menü. Nach der Konvertierung kann das Dokument unter- und anderen übergeordneten Dokumenten zugeordnet werden. Sie können ein zusammengesetztes Dokument auch wieder in ein Standarddokument rückkonvertieren. Dies ist nicht möglich, wenn dem Dokument untergeordnete Dokumente zugeordnet sind. Sie müssen zuerst die zugeordneten untergeordneten Dokumente entfernen.

Diese Aktion ist nicht verfügbar, wenn Sie auf Folgendes zugreifen:

  • die Informationsseite für ein Dokument, das ein Reservierungsobjekt ist
  • ein Dokument aus einer integrierten Anwendung wie Word oder Excel
Untergeordnete Dokumente mit einem übergeordneten Dokument zuordnen
  • Beim Hinzufügen des übergeordneten Dokuments zum Objektspeicher
  • Beim Einchecken einer neuen Version
  • Beim Anzeigen der zugehörigen Informationsseite (Ansicht 'Untergeordnete Dokumente')
  • Klicken Sie beim Hinzufügen eines Dokuments auf den Link Anzeigen, um eine Liste untergeordneter Dokumente anzuzeigen, die mit einem bestimmten übergeordneten Dokument verbunden sind. Darüber hinaus können Sie auch weitere Aktionen durchführen, z. B. die Anzeigereihenfolge der Dokumente ändern, wenn mehrere untergeordnete Dokumente vorhanden sind.
Linkinformationen und Linkeigenschaften eines zusammengesetzten Dokuments Die Ansicht der Linkeigenschaften eines zusammengesetzten Dokuments auf der Informationsseite ist eine schreibgeschützte Seite mit einer aktuellen Momentaufnahme der Komponentenbeziehung zwischen einem bestimmten untergeordneten Dokument und seinem übergeordneten Dokument. Anhand der angezeigten Informationen können Sie die Beziehung zwischen einem untergeordneten Dokument und übergeordneten Dokument verwalten, wenn beispielsweise ein übergeordnetes Dokument gelöscht oder seine Version verändert wird.

Die angezeigten Eigenschaftsinformationen werden erstellt, wenn Sie ein untergeordnetes Dokument erstmals einem übergeordneten Dokument zuordnen. Ändern Sie die auf dieser Seite angezeigten Eigenschaften, wenn Sie das untergeordnete Dokument ändern.

Systemeigenschaften sind ebenfalls schreibgeschützt und können deshalb nicht bearbeitet werden. Je nach Ihren Benutzervorgabeeinstellungen sind Systemeigenschaften ausgeblendet. Klicken Sie auf Systemeigenschaften anzeigen oder Systemeigenschaften ausblenden, um die Anzeige der Systemeigenschaften umzuschalten.

Sie können auf die Ansicht Linkeigenschaften eines zusammengesetzten Dokuments zugreifen, wenn Sie die Informationsseite eines übergeordneten oder untergeordneten Dokuments öffnen.

Zu einem zusammengesetzten Dokument gehörige Dokumente anzeigen

In Workplace XT können Sie die zu einem bestimmten übergeordneten Dokument gehörigen untergeordneten Dokumente schnell anzeigen. In der Listenansicht werden Informationen zu den einzelnen Dokumenten angezeigt und Sie können die hierarchische Beziehung für jedes Dokument erkennen.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Dokument und wählen Sie Weitere Informationen > Zusammengesetztes Dokument anzeigen aus, um ein zusammengesetztes Dokument anzuzeigen. Sie können auch bestimmte Aktionen für die Dokumente ausführen.



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Letzte Aktualisierung: Juli 2011


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