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管理多内容文档

多内容文档已分配一个文档标识,但文档由多个电子文件组成。例如,您可能拥有包含字处理文档和电子表格文档的提案。为了跟踪和保留,您可能要为该文档使用相同的名称、属性和位置,即使文档由两个文件组成。您可以通过使用多内容文档分组这些文件来达到目的。当使用多内容文档时,您会拥有访问所有这些文件的权限(依安全性访问权而定)。

如有需要,您可添加或除去内容元素,并且文档的每个版本均可拥有不同的文件作为内容元素。即内容元素文件与文档的特定版本相关联。您必须检出文档以添加或除去内容元素。当您检出多内容文档时,将为文档的新版本创建保留对象。此保留对象不包含多内容信息。即多内容元素不会自动从一个版本转到下一个版本。当您检入文档的新版本时,必须手动将每个内容元素添加至新文档版本。

您站点的管理员将确定哪些用户可以查看多内容文档的内容,以及哪些用户可以从文档保存或删除内容元素。如果没有适当的访问权,您只能查看文档中包含的第一个元素。换言之,您将不会知道文档包含其他元素。

要管理多内容文档,请完成下列步骤:

  1. 要创建多内容文档,请完成下列步骤:
    1. 使用“添加”向导或条目模板添加第一个文档元素。
    2. 检出文档。
    3. 使用保存内容操作保存文档的第一个元素。
      1. 浏览至文档。右键单击文档名称,然后单击更多操作 > 保存内容
      2. 单击浏览以查找作为第一个元素的文件。
      3. 您接收这第一个文件后,此文件将成为第一个内容元素。
    4. 使用保存内容操作添加下一个内容元素。
      1. 浏览至文档。右键单击文档名称,然后单击更多操作 > 保存内容
      2. 确保已选定另存为新的辅助文件选项。
        提示: 如有需要,您也可以在列表中选择其他文件,用该文件替换特定的内容元素。
      3. 单击浏览以查找文件。
      4. 您接收这第二个文件后,此文件将成为下一个内容元素。
    5. 根据需要,重复步骤 4 以将其他文件添加为其他元素。
    6. 检入文件。
      注: 如果您取消检出(而不是检入该文件),那么将废弃从上次检入后保存的所有内容。
    7. 在“选择文件”步骤中,请确保已选定“保存的内容”单选按钮并单击完成
  2. 要删除现有内容元素,请完成下列步骤:
    1. 文档必须已检出,并且至少包含两个内容元素。即您已使用保存内容操作将至少两个内容元素添加至文档,但尚未检入该文档。
    2. 浏览至包含多内容元素的文档。右键单击该文档,然后单击更多操作 > 删除内容
    3. 选择您要从文档中删除的每个文件的名称。
  3. 要下载多内容元素文档,请完成下列步骤:
    注: 如果您选择了两个或更多个多内容文档,那么仅会下载每个多内容文档的第一个元素。
    1. 浏览至现有多内容文档。单击鼠标右键以打开弹出菜单,或打开该文档的信息页面。
    2. 单击下载。系统将打开“下载内容”页面。
    3. 选择您要下载的每个文件名称。要选择所有对象,请在第一行(列标题)处选中复选框。
    4. 单击接受。如果您选择了多个文件,那么以第一个文件命名的压缩文件将下载到您的本地计算机。

    查看多内容文件:

    如果所有内容元素都是图像,那么可在 Image Viewer 中完整地查看多内容文件。但是在您使用包含混合元素(图像和非图像)的多内容文件时,请注意以下行为:

    • 如果第一个元素是图像,而后续元素不是图像,那么不会显示文件列表,并且 Image Viewer 不会正确地再现后续元素。
    • 如果第一个元素不是图像,那么会显示文件列表。


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最近一次更新时间: 2011 年 7 月


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