IBM Enterprise Records, Versio 5.1.+            

Asiakirjalajit

Asiakirjalaji liittyy asiakirjojen luokitukseen, joka perustuu asiakirjojen yhteisiin ominaisuuksiin. Asiakirjalajeja käytetään, kun tietyn asiakirjaluokan tai -kansion sisältämän asiakirjaryhmän tulisi käyttää muuta poistoaikataulua kuin asiakirjaluokkaan tai -kansioon on liitetty. Esimerkiksi työntekijärekisteritiedostoa ehkä pitää säilyttää 12 vuoden ajan kirjanpidollisista tai palkanlaskennallisista syistä. Vain 7 vuotta säilytettäville suorituskyvyn arviointiasiakirjoille voidaan tällöin luoda asiakirjalaji, jolla on oma poistoaikataulunsa. Voit liittää suorituskyvyn arviointiasiakirjat tähän asiakirjalajiin ja varmistaa näin, että järjestelmä tuhoaa arviointia koskevat asiakirjat ennen työntekijärekisteritiedostoja.

Lisätietoja poistoaikataulujen liittämisestä asiakirjoihin on ohjeaiheessa Poistoaikataulut. Huomaa, että voit hakea ja noutaa asiakirjoja asiakirjalajin perusteella. Asiakirjalajeja voidaan käyttää asiakirjoissa seuraavilla tavoilla: Jos luokalle määritetään oletusarvoinen asiakirjalaji mutta asiakirjalajin metatietoja ei määritetä näkyviin asiakirjan vahvistuksen aikana, järjestelmä käyttää aina luokan oletusarvoista asiakirjalajia (käyttäjä ei näe, että asiakirjalaji on käytössä, eikä hänen tarvitse valita sekä asiakirjaluokkaa että -lajia). Voit vaihtoehtoisesti määrittää oletusarvon mutta antaa käyttäjälle mahdollisuuden valita jonkin toisen asiakirjalajin tai voit antaa käyttäjän valita asiakirjalajin määrittämättä oletusarvoa lainkaan.


Palaute

Päivitetty viimeksi: Elokuu 2011


© Copyright IBM Corp. 2011.
Tämä Information Center -sivusto perustuu Eclipse-tekniikkaan. (http://www.eclipse.org).