授權使用者可以定義處置排程,以及將排程與記錄種類、記錄資料夾或記錄類型相關聯。處置排程可由記錄管理員或記錄管理者定義。在 PRO 資料模型中,記錄管理員、記錄管理者或檢閱人員可將處置排程指派給實體。在 Base 和 DoD 資料模型中,記錄管理員或記錄管理者將處置排程指派給實體。
處置排程可具有多個階段,在這些階段中,將對受影響的實體執行處置步驟(例如審查、匯出、傳送或毀損)。雖然處置排程不需要多個階段,但排程通常包括兩個階段:
- 用於結束實體的使用週期的中斷階段。
- 中斷後用於指定最終處置的階段。
如果在
使用者喜好設定中,您的
處置排程精靈顯示設定設為
簡式(請參閱
IBM Enterprise Records 使用者喜好設定和
IBM Enterprise Records 網站喜好設定),排程就預設為使用自動毀損動作而不保留的一個階段。
如果要定義處置排程,請執行下列動作:
- 選取「處置」標籤。
- 按一下「處置排程」。
- 按一下「新增處置排程」。
限制: 如果在使用者喜好設定中,您的處置排程精靈顯示設定設為簡式,步驟畫面不會顯示設定階段。
- 輸入排程的名稱和說明。 說明是選用的。
- 輸入負責實體處置的權限名稱,然後按「下一步」。 這是一個選用的欄位。
- 按一下相應的選取按鈕,以選取啟動中斷的觸發程式。 如果在使用者或網站喜好設定中,您的處置排程精靈顯示設定設為簡式,內部事件觸發程式是唯一可能的觸發程式。
- 對於行事曆日期,您可以輸入日期或使用行事曆控制項。這適用於一般處置排程。
- 對於「預先定義的日期」、「內部事件」、「外部事件」或「循環事件」,請從功能表中選取項目。
這些項目是先前在 IBM Enterprise
Records 的「配置」標籤中建立的。
按一下「顯示明細」以顯示觸發程式的詳細資料。
如需新增觸發程式的相關資訊,請參閱新增預先定義的日期、新增內部事件、新增外部事件
或新增循環事件觸發程式。
- 設定中斷偏移。 請參閱這個主題稍後的「設定中斷和中斷偏移」一節。
- 設定觸發實體中斷的條件。 中斷可以自動進行,也可以在核准後觸發。如果要在核准後觸發,請指定處置中斷動作。對於自動進行的中斷,請勿指定處置中斷動作。如果在使用者和網站喜好設定中,您的處置排程精靈顯示設定設為簡式,就不會顯示處置中斷動作。
- 每個中斷動作都是先前在 IBM Enterprise
Records 的「配置」標籤中新增的,且都具有相關聯的工作流程。處置清理會在中斷後(加上所有偏移)自動啟動此工作流程。如果是一般處置排程,處置中斷動作功能表只包含屬於中斷動作類型的動作。
如需動作的相關資訊,請參閱動作。
- 必要的話,請修改「中斷基準」來指定中斷基準日期。 「中斷基準」功能表會提供一組 IBM Enterprise
Records
日期內容,根據個別的 IBM Enterprise
Records 實體內容來計算中斷日期。
設定中斷偏移。請參閱這個主題稍後的「設定中斷和中斷偏移」一節。
- 如果在使用者或網站喜好設定中,您的處置排程精靈顯示設定設為詳細,請按下一步,針對現行排程來建立一或多個稱為階段的保留期。
如果按一下「完成」,則與處置排程相關聯的實體將不具有特定的保留期。如果在使用者喜好設定中,您的處置排程精靈顯示設定設為簡式,請按一下完成,只有一個階段會使用「自動毀損」動作 RMAutoDestroyAction,需要畫面會設為 False,「預設保留」是 0 年 0 月 0 日,不會自動建立「替代保留」。
設定中斷和中斷偏移
在 IBM Enterprise
Records 中,您可以設定階段的保留或中斷偏移,以定義保留期。
當沒有指定中斷偏移,且在階段上設定了保留期時,只要符合事件條件,清理就會在實體上執行中斷。
如果中斷的實體是儲存器,這個儲存器也會關閉,防止新增新的記錄。
之後,會計算保留,它是中斷日期加上對階段所定義的保留期。
下列規則適用於中斷日期的計算,會隨著不同的排程配置而不同:
- 使用內部事件觸發程式,中斷基準日期設為實體內容 -
中斷日期就是中斷基準日期值。
- 使用事件觸發程式的日期類型(外部事件、預先定義的日期),中斷基準日期設為事件日期 -
中斷日期是事件觸發程式的日期。
- 使用內部事件觸發程式,中斷基準日期設為事件日期 -
中斷日期是清理的執行日期。
- 事件觸發程式的日期類型(外部事件、預先定義的日期),以及設為實體內容的中斷基準日期,兩者兼用 -
中斷日期是兩個日期中較遲的日期。
當使用中斷事件偏移時,在這個偏移期間結束之前,實體不會中斷。
因此,在保留期,儲存器會保持開啟狀態。
下列規則適用於中斷日期的計算,會隨著不同的排程配置而不同:
- 使用內部事件觸發程式,中斷基準日期設為實體內容 -
中斷日期是中斷基準日期值加上中斷偏移。
- 使用事件觸發程式的日期類型(外部事件、預先定義的日期),中斷基準日期設為事件日期 -
中斷日期是事件觸發程式的日期加上中斷偏移。
- 使用內部事件觸發程式,中斷基準日期設為事件日期 -
中斷日期是清理的執行日期加上中斷偏移。
重要: 不建議您使用這最後一個配置,因為排程的任何更新(例如名稱)都會觸發中斷日期的清理重新計算,新的清理執行日期加上偏移會延後中斷。
如果沒有可用於中斷基準日期的記錄內容,最好在階段上使用保留。
如果在「使用者或網站喜好設定」中,您的「處置排程精靈」顯示設定設為簡式,排程就預設為階段不保留,且會改成利用偏移機制來定義保留。
設定階段
將階段與處置排程相關聯可讓您以不同間隔對實體執行不同的作業。每個階段都為實體指定了處置動作和保留期。例如,如果要在處置前審查實體,請在處置排程中新增兩個階段。第一個階段指定實體的審查,第二個階段指定實體的處置。
IBM Enterprise
Records 會依照您將階段新增到排程的順序,來執行處置排程中的多個階段。
您還可以在一個階段內定義多個替代保留期。替代保留期可根據屬性值提供可變的保留期。
當不符合任何替代保留期條件時,IBM Enterprise
Records 會使用預設的保留期。
當符合多個替代保留期條件時,IBM Enterprise
Records 會套用保留期最長的替代保留期。
重要: 替代保留期的數量或其準則的複雜程度,將影響計算保留期的效能。
IBM Enterprise
Records 在某個實體上套用中斷動作之後,會將處置排程的第一階段套用於該實體。在第一階段的保留期結束階段,對實體執行與該階段關聯的處置動作。
IBM Enterprise
Records 會完成相關聯的處置動作,在授權使用者核准之後,便會開始排程中的下一階段。
如果要在處置排程中新增階段,請執行下列動作:
- 按一下「新增」,以開啟「階段內容」頁面。
- 輸入階段的名稱和說明。
- 從功能表中選取「階段動作」。
- 動作是先前在 IBM Enterprise
Records 的「配置」標籤中建立的。
- 階段結束時,IBM Enterprise
Records 會在實體上完成動作。
- 每個動作都包含一個預先定義的工作流程,IBM Enterprise
Records
會針對該動作而啟動。
限制: 傳送或毀損實體的階段為最後階段。您無法在這些類型的動作後新增其他階段。
- 在「是否需要檢測」欄位中,選取 True,以要求在啟動與階段相關聯的工作流程前審查實體。如果不需要檢測,請選取「False」。
- 如果您為階段選取「傳送」、「匯出」或「臨時傳送」動作,請在「匯出目的地」欄位中輸入位置。
該位置可以:
- 在遠端伺服器上。例如,\\server name\folder
name。
- 是本端磁碟機上的資料夾。例如,本端磁碟機:\資料夾名稱。
- 在此階段中指定實體的預設保留期。如果您沒有指定替代保留期,則需要輸入一個值。
- 如果要設定實體可根據屬性在階段中保留更長或更短時間的條件,請完成以下步驟以建立替代保留期。
- 按一下「新增」,以顯示「替代保留期」視窗。
- 從功能表中選取內容名稱。
- 從清單中選取運算子。
- 指定屬性值。您輸入的值取決於屬性。
- 選取作為保留期開始日期的「保留基準」。
- 以年、月和日的形式指定「保留期天數」。
IBM Enterprise
Records 會將這裡指定的值新增到「保留基準」中。
在產生的日期,IBM Enterprise
Records 會在實體上套用階段動作。
- 按一下「接受」,將此替代保留期新增至現行排程,然後回到「階段內容」視窗。
- 透過按一下「新增」繼續為每個條件新增替代保留期。
IBM Enterprise
Records 會在所有欄位中移入先前的替代保留期資料,以便您變更必要欄位。
必要的話,您可以選取某個替代保留期的「移除」勾選框,並按一下「套用」以移除此條件。
- 按一下「接受」完成此階段。IBM Enterprise
Records
會將階段和詳細資料新增到排程的階段清單中。
- 如果要新增更多階段,請按一下「新增」。否則,按一下「完成」以完成處置排程。