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Selezione di un documento

È possibile aggiungere documenti memorizzati localmente nel computer oppure, specificando un percorso, un documento che risiede al di fuori dell'ambiente, ad esempio una pagina Web. È importante considerare che se il percorso immesso fa riferimento ad un documento, viene aggiunto un documento senza contenuto. È anche possibile aggiungere un elemento esterno che non può essere archiviato elettronicamente, ma viene semplicemente rappresentato da una raccolta di proprietà. Ad esempio, una serie di DVD relativi a un corso di formazione.

Suggerimento: Quando si seleziona un tipo diverso dall'elenco Tipo, le opzioni sulla pagina cambiano.

L'opzione Elimina file locale viene visualizzata quando il documento è tracciato. Selezionare l'opzione se si desidera che la copia locale del documento di cui si esegue il check in venga eliminata dalla workstation al termine della procedura di aggiunta. Salvare e chiudere la copia locale prima di completare l'eliminazione. L'amministratore del sito stabilisce se sia possibile o meno ignorare l'impostazione di default di questa opzione.

Potrebbero verificarsi casi in cui un file viene eliminato mentre è ancora aperto. Ciò si può verificare se viene indicato che il file locale deve essere eliminato.

Selezione di un modello di immissione

È possibile aggiungere un documento a una cartella a cui sono associati più modelli di immissione. È necessario selezionare il modello di immissione da utilizzare dall'elenco Modello di immissione. Se si aggiungono più documenti contemporaneamente ed è stata impostata la categoria Tipo di file, non selezionare un modello di immissione. I documenti sono invece raggruppati per categoria tipo file ed è possibile scegliere i documenti da aggiungere.

Assegnazione di proprietà

Le proprietà definiscono le informazioni relative al documento aggiunto, quali il percorso in un archivio oggetti e i valori delle proprietà assegnati al documento. Se si aggiunge un documento utilizzando un modello di immissione, è possibile che alcune o tutte le proprietà siano predefinite. È possibile aggiungere documenti a una specifica cartella oppure direttamente a un archivio oggetti in base all'impostazione di preferenza sito Richiedi selezione cartella. La classe del documento controlla le proprietà assegnate al documento. Per ulteriori informazioni, vedere Uso delle proprietà.

Nota:
  • Quando si trascina un singolo documento, è possibile immettere un titolo per il documento; mentre quando si trascinano più documenti viene assegnato come titolo di ciascun documento il nome del relativo file.
  • Se si aggiunge un messaggio di Outlook o un testo da un messaggio di Outlook, viene visualizzata solo la classe e-mail di base con le relative sottoclassi. Se si aggiungono allegati, sono disponibili tutte le classi a meno che il profilo assegnato non sia impostato per l'utilizzo della sola classe e-mail.

Documenti composti

È possibile definire il documento aggiunto come documento principale di un documento composto. Inoltre, è possibile associare i documenti secondari al documento principale. L'opzione relativa al documento composto non è disponibile se si aggiunge un documento utilizzando il metodo di trascinamento.

Versioni

Per default, il documento viene aggiunto come versione principale. Una versione principale è in genere disponibile per tutti gli utenti.

Sicurezza

Se lo si desidera, è possibile modificare i diritti di accesso e le autorizzazioni di sicurezza per il documento aggiunto espandendo la relativa sezione. Questa opzione non è disponibile se si aggiunge un documento mediante l'azione Aggiungi documento quando è disponibile anche l'azione Aggiungi documento (modalità avanzata). In questo caso, il documento riceve i diritti di accesso e le autorizzazioni di sicurezza di default associati alla classe del documento o al modello di immissione utilizzato per aggiungere il documento.

Documenti classificati

Se Records Manager è installato, è possibile aggiungere documenti classificati a un archivio oggetti record selezionando una classe documento classificato. Aggiornare i valori di classificazione come necessario.



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Ultimo aggiornamento: Luglio 2011


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