Du kan lägga till en postkategori i en arkiveringsplan i hierarkin med posthanteringsentiteter. Du kan också lägga till en postkategori till en annan postkategori så att det skapas en underkategori. Observera dock att du bara kan lägga till en underkategori i en aktiv postkategori.
Det är bara postansvariga och postadministratörer som kan lägga till en postkategori.
Som standard ärver nyskapade postkategorier alla egenskaper utom Namn, Identifierare och Öppningsdatum från sin överordnade entitet. Du kan ändra dessa ärvda värden.
Obs: Du bör inte skapa fler än 100 postkategorier och postmappar på någon nivå i arkiveringsplanen (se
Arkiveringsplaner om du vill ha mer information).
Lägga till en postkategori:
- Logga in som postansvarig eller postadministratör och öppna arkiveringsplanen där du ska skapa en postkategori. Öppna lämplig postkategori om du ska skapa en underkategori.
- Öppna guiden genom att klicka på Lägg till postkategori:
. Utför sedan följande steg.- Ställ in egenskaper genom att ange eller ändra de visade egenskapsvärdena. Vissa egenskaper kan redigeras direkt på sidan, medan andra kräver att du klickar på egenskapsnamnet och redigerar värdena. En röd asterisk betyder att du måste ange ett värde för den egenskapen. I Egenskapsreferenser finns mer information om visade egenskaper. Om du ska ange ett postmönster som automatiskt namnger poster som läggs till i kategorin skriver du detta mönster i det här fältet. Se Lägga till namngivningsmönster om du vill ha hjälp med att konstruera mönstret.
- Klicka på Nästa för att ställa in avvecklingsschemat för postkategorin eller välj ett annat steg från den vänstra panelen.
- Klicka på Avbryt om du vill lämna guiden Lägg till postkategori.
- För inställning av avvecklingen finns det tre möjligheter. Ett avvecklingsschema kanske redan är förvalt (kryssrutan Ärv är markerad). Ett avvecklingsschema kanske visas men kryssrutan Ärv är inte markerad. Klicka på Ärv om du vill använda schemat.
Det kanske inte finns någon avvecklingsinformation. Klicka i så fall på Bläddra efter schema för att välja ett schema eller ändra det. Klicka på Radera schema om du vill lämna tomt för avvecklingen så länge. Du kan granska informationssidorna för ett eventuellt tilldelat schema genom att klicka på dess ikon Hämta information.
- Om du ska bläddra efter ett schema klickar på Välj nedanför namnet på det avvecklingsschema du vill tilldela till kategorin.
- Om det behövs anger du avvecklingsbehörigheten för avvecklingen av postkategorin när det är dags att ta bort den. Som standard tilldelas postkategorin automatiskt den avvecklingsbehörighet som angetts för det valda avvecklingsschemat. Om ingen avvecklingsbehörighet är inställd för det valda schemat, tillämpas den avvecklingsbehörighet som du anger för kategorin. Om du bestämmer dig för att ange avvecklingsbehörigheten nu och ange avvecklingsschemat senare, kommer avvecklingsbehörigheten för schemat att åsidosätta den avvecklingsbehörighet som du angett för postkategorin.
Obs: Om visningsinställningen i Platsinställningar eller Användarinställningar för Visa vitala poststeg när du skapar behållare har värdet Nej, döljs steget Ange vital post så att du kan gå vidare till understeg l.
- Om användar- eller platsinställningen är inställd på att visa steget Ange vital post klickar du på Nästa och anger den vitala posten eller väljer ett annat steg från den vänstra panelen. Följ länkarna Användarinställningar och Platsinställningar i slutet av ämnet om du vill ha mer information.
- Välj True från
menyn Indikator för vital post om du ska ange att poster i kategorin är vitala. Om poster som skapas in den nya postmappen behöver kontinuerliga granskningar och uppdateringar kan du markera postkategorin som Vital i det här steget.
Alla poster som skapas i en kategorin klassificeras automatiskt som vitala.
- Ange om så behövs en beskrivning av de vitala poster som ska läggas till i postkategorin.
- Från menyn Åtgärd för granskning av vital post väljer du den åtgärd som ska startas med cykeln för periodisk granskning eller uppdatering av vitala poster. I menyn listas åtgärder för vital granskning som tidigare skapats enligt beskrivningen i Lägga till åtgärder.
- Från menyn Granskning av och uppdateringscykel för vital post väljer du lämplig återkommande händelse som ska utlösa den periodiska granskningen eller uppdateringen av vitala poster i kategorin. Menyn innehåller återkommande händelser som tidigare skapats enligt beskrivningen i Lägga till utlösare för återkommande händelser.
- Klicka på Nästa för att ställa in säkerheten och slutföra skapandet av kategorin.
- Granska befintliga säkerhetsinställningar. Läs Ange säkerhetsinställningar om du vill ha information om de olika åtkomstbehörigheterna. Säkerhetsinställningar bestämmer hur grupper och användare kan accessa postkategorin och styr de behörigheter som respektive grupp eller användare har. De säkerhetsinställningar som du gör här kan åsidosättas av Säkerhet i FileNet P8-inställningar på entiteten.
- Om du ska ändra åtkomstbehörigheterna för en grupp eller användare som listas på sidan klickar du på användarens eller gruppens namn i kolumnen Namn. Sidan Säkerhetsinställningar visas, där du kan ange behörigheter för olika användare och grupper.
- Klicka på Lägg till ny om du ska lägga till nya användare eller grupper till listan.
Om du ska ta bort en användare eller grupp från listan markerar du den och väljer alternativet Ta bort för den användaren eller gruppen. I Lägga till användare och grupper till objekt finns mer information.
- Klicka på Slutför så sparas ändringarna av säkerhetsinställningar och postkategorin skapas.
- Klicka på OK i meddelandet om att postkategorin har lagts till och avsluta sedan guiden.