IBM Enterprise Records, 版本 5.1.+            

透過「資訊」頁面來檢視和修改實體屬性

每一個 IBM® Enterprise Records 實體都有一組相關聯的資訊頁面,您可以按一下其「取得資訊」圖示 (取得資訊圖示) 來存取它們。 實體的資訊頁面在視圖中提供屬性資訊。具有相應的安全存取權限,您可以檢視和修改實體的屬性值。在資訊頁面中,您可以對正在檢視的實體執行不同的動作。 這些動作通常會對應於「瀏覽」標籤中實體的快速功能表。

如果要檢視和修改實體的內容,請執行下列動作:

  1. 按一下任何實體的「取得資訊」圖示。 大部分實體的預設視圖為「內容」頁面。 如需所顯示內容的相關資訊,請參閱內容參照。 「磁區名稱」欄位會根據您在配置期間所選取的型樣,預先填入型樣名稱。 您可以在「磁區名稱」欄位中輸入任何名稱,但是磁區名稱不能重複。 您不能將下列任何字元加入磁區名稱中:\ / : * ? " < > |,
  2. 如果要存取其他類型的資訊,請按一下左側畫面上部的任何其他資訊頁面的名稱。 部分的屬性是由「處置清理」或「處置暫存區」進行更新,因此在執行這些處理程序之後,值可能會變更。
  3. 如果要變更屬性值,請選取文字並取代,或者從功能表或其他對話框選取值。
  4. 按一下「套用」以儲存所做的任何變更。
  5. 按一下「離開」以關閉資訊頁面。

如果您修改了特定視圖中任何屬性,但是在移至其他屬性頁面之前並未套用它們,系統會以鉛筆圖示來標記已修改的頁面。 如果您沒有在所修改的每個頁面上按一下「套用」,請務必回到具有鉛筆圖示的每個頁面,然後按一下「套用」,否則當您離開資訊頁面時會遺失這些變更。根據角色可用的功能權限,屬性會顯示為唯讀或可編輯。

如果要列印實體的內容,請執行下列動作:

部分資訊頁面右上角的「可列印視圖」鏈結,提供可列印格式的唯一屬性清單。若為實體,不管您從哪個資訊頁面存取報告,可列印視圖清單通常都一樣。報告的內容視實體類型的不同而有所不同。

  1. 選取實體的「取得資訊」圖示。
  2. 按一下任何其右上角帶有印表機圖示的資訊頁面上的「可列印視圖」。
  3. 使用「檔案」功能表中的「列印」選項來列印 HTML 頁面。

下表說明了資訊頁面上可用的視圖。每個類型的實體均有其唯一的一組視圖。

視圖 說明
內容 當您開啟實體的「資訊」頁面時,「屬性」視圖為預設視圖。該視圖可顯示與目前實體相關聯的屬性。紅色星號表示屬性值是必要的。你可以使用該視圖來審查和修改實體的屬性。
安全分類 該視圖可顯示安全分類屬性。在存檔記錄之後,您可以使用「安全分類」視圖來編輯已分類記錄的 meta 資料屬性。 如需相關資訊,請參閱檢視並修改安全分類屬性
處置 使用「處置」視圖,您可以變更目前與實體相關聯的處置排程。該視圖允許您繼承母項實體的處置排程,或關聯其他處置排程。您也可以變更為實體的處置指定的使用者或群組。 如需將其他處置排程與實體進行關聯的相關資訊,請參閱變更與實體相關聯的處置排程
重要記錄 使用「重要記錄」視圖,您可以指定種類/資料夾是否包含重要記錄。在該視圖中,您應選取將會觸發重要記錄的定期審查或更新的事件,以及當「審查」事件發生時應該啟動的動作。 如需相關資訊,請參閱設定重要記錄
條件 使用「條件」視圖,您可以指定內部事件的觸發條件。您可以選取條件運算子,指定屬性值以及建立觸發內部事件的結合類型條件。您也可以為所選的實體類型定義更多屬性。 如需相關資訊,請參閱新增內部事件
安全 使用「安全」視圖,您可以檢視或編輯實體的安全設定(取決於您的安全權限)。安全設定可確定可以存取實體的使用者和群組,並控制他們安全權限。您還可套用安全原則,以控制安全設定。 如需指定實體安全的相關資訊,請參閱設定或修改物件安全
存檔位置

僅針對記錄顯示「存檔位置」視圖。您可以使用這個視圖來顯示實體清單,其中已存檔目前所選的記錄。您可以檢視:

  • 在其中存檔記錄的實體的完整路徑。
  • 建立記錄的日期。
  • 建立記錄的使用者。

如需相關資訊,請參閱檢視將記錄存檔至其中的儲存器

詳細資訊

您可以利用「詳細資料」視圖來檢閱實體/關聯物件的唯讀屬性與其值。

對於記錄種類、記錄資料夾、磁區和記錄,「詳細資料」視圖將顯示分類至不同群組(例如「一般」、「處置」、「重要」、「實體」和「其他記錄詳細資料」)的屬性。 您可以按一下群組名稱旁邊的顯示和隱藏明細圖示,來顯示或隱藏屬於特定群組的內容:顯示明細 隱藏明細

鏈結 鏈結表示兩個實體之間的關係。使用「鏈結」視圖,您可以查看與實體相關聯的不同鏈結。 「鏈結」視圖只會顯示在記錄資料夾和記錄的「資訊」頁面上。如需相關資訊,請參閱檢視並修改鏈結
歷程 當使用「歷程」視圖時,您可以追蹤在每個 IBM Enterprise Records 實體上執行的作業。 在 IBM Enterprise Records 中追蹤實體,可讓您監視在 IBM Enterprise Records 實體上執行的作業,如建立、處置、存取、移動、複製及重新配置處置排程。 如需追蹤實體的相關資訊,請參閱檢視審核日誌項目
暫存區 使用「暫存區」視圖,您可以檢視、修改或刪除放置在實體上的處置暫存區。 如需相關資訊,請參閱處置暫存區
原因 當您檢視處置排程的資訊頁面時,預設視圖為「原因」。如果您要進行任何變更,請輸入變更的原因。否則,請僅選取相應的視圖。
排程 在該視圖中,您可以變更所選處置排程的排程名稱、說明和處置權限。
階段 如果您要檢視的處置排程有多個階段,則這些階段將在該視圖中列出。您可以透過按一下階段的勾選框來移除階段,並且您可以透過按一下「新增」來新增更多階段。按一下階段的標題以取得更多詳細資訊或變更該資訊。
暫存區的實體 這個視圖顯示特定暫存區所在的實體。在這個視圖中,您可以移除實體的暫存區,或使用搜尋來過濾顯示暫存區的實體。 如需相關資訊,請參閱檢視和修改暫存區的實體

資訊頁面動作

資訊頁面還包括適用於實體類型的動作。這些動作位於左側畫面的底部。下表說明了資訊頁面上可用的動作。
圖示 資訊動作

刪除圖示

刪除 使用「刪除」動作,可以刪除實體。如需刪除各種實體的相關資訊,請參閱下列主題:

關閉圖示 關閉 使用「關閉」動作,可以限制在記錄種類、記錄資料夾或磁區內建立子項實體。請參閱關閉和開啟儲存器
重新定位圖示 重新定位 使用「重新定位」動作,可以將記錄種類或記錄資料夾及其所有內容,移至檔案計劃中的其他位置。請參閱重新定位種類或資料夾
重新開啟圖示 重新開啟 使用「重新開啟」動作,可以重新開啟已關閉的記錄種類、記錄資料夾或磁區。請參閱關閉和開啟儲存器 關閉和開啟儲存器
啟動圖示 啟動 使用「啟動」動作,可以重新啟動非作用中的記錄種類或記錄資料夾。請參閱啟動或停用種類或資料夾
停用圖示 停用 使用「停用」動作,可以停用記錄種類或記錄資料夾。如果儲存器處於非作用中狀態,則無法在該儲存器內建立新的實體,並且當宣告記錄時使用者將看不到非作用中的儲存器。請參閱啟動或停用種類或資料夾
放置在暫存區圖示 放置在暫存區 使用「放置在暫存區」動作,可以暫停或停止執行記錄種類、記錄資料夾、磁區或記錄的處置動作。同樣,當實體位於暫存區時,無法使用「刪除」動作將其刪除。請參閱將實體放置在暫存區中(手動)
起始處置圖示 起始處置 使用「起始處置」動作,可以執行實體的處置排程。 請參閱起始處置排程
存檔圖示 存檔 使用「存檔」動作,可以將參照資料存檔至相同檔案計劃內其他位置的記錄。請參閱檔案記錄
移動圖示 移動 使用「移動」動作,可以在相同檔案計劃內,將記錄從一個位置移至另一個位置。 如需相關資訊,請參閱移動記錄
建立鏈結圖示 建立鏈結 使用「建立鏈結」動作,可以建立從記錄或記錄資料夾到其他物件的鏈結。 如需相關資訊,請參閱建立鏈結
啟動/簽出圖示 啟動/簽出 使用「啟動/簽出」可以啟動工作流程。如需工作流程的一般資訊,請參閱工作流程
複製圖示 複製 使用「複製」動作,可以將記錄複製到相同檔案計劃內的其他位置。請參閱複製記錄
取消分類圖示 取消分類 使用「取消分類」,可以從記錄移除任何層級的分類。
升級分類圖示 升級分類 使用「升級分類」可以升級記錄的分類。您可以使用這個鏈結對先前未分類的記錄進行分類,或者升級現行的安全分類層級,例如從「秘密」到「最高秘密」。
降級分類圖示 降級分類 使用「降級分類」可以降級記錄的分類。您可以使用該鏈結降級目前安全分類層級,例如從「最高秘密」到「秘密」。如果要從任何分類層級移動至未分類,您必須使用「取消分類」。
「取消宣告」圖示 取消宣告 請利用「取消宣告」來回復建立的記錄。請參閱取消宣告記錄
「啟動移除暫存區要求」圖示 啟動移除暫存區要求 請利用「啟動移除暫存區要求」來起始移除條件暫存區。 這個動作會在下次執行「暫存區清理」時,從相關聯的實體中移除暫存區。 請參閱移除處置暫存區
「取消移除暫存區要求」圖示 取消移除暫存區要求 請利用「取消移除暫存區要求」來取消移除暫存區的要求。 您可以在下次執行「暫存區清理」之前,取消移除暫存區的要求。 請參閱移除處置暫存區
「啟動執行暫存區清理程序」圖示 啟動執行暫存區清理程序 請利用「啟動執行暫存區清理程序」來反應暫存區程序。 這會設定下次執行「暫存區清理」時,處理暫存區。 在這個方式之下,在下次執行「暫存區清理」時,您也可以將實體放回條件暫存區。 請參閱移除處置暫存區
檢視文件資訊圖示 檢視文件資訊 使用「檢視文件資訊」,可以顯示記錄的 Workplace 資訊頁面。請參閱檢視記錄的文件資訊
管理型樣層級圖示 管理型樣層級 輸入型樣字串來命名型樣,型樣字串可自動命名檔案計劃中各個層級上不同的實體。
執行安全 Script圖示 執行安全 Script 使用「執行安全 Script」,可以將新成員加入 IBM Enterprise Records 群組,以設定 IBM Enterprise Records 相關類別和資料夾的所有安全性。請參閱設定安全
匯入範本圖示 匯入範本 使用「匯入範本」,可以匯入「IBM Enterprise Records 實體範本」和 「IBM Enterprise Records 搜尋範本」。請參閱匯入範例範本
轉換為 FPOS 和 ROS圖示 轉換為 FPOS 和 ROS 使用「轉換為 FPOS 和 ROS」,可以將檔案計劃物件儲存庫新增到配置的記錄物件儲存庫。請參閱轉換為 FPOS 和 ROS
包括已分類的文件圖示 包括已分類的文件 使用「包括已分類的文件」,以指示物件儲存庫是否要包含已分類的文件。請參閱新增已分類的文件內容
包括 NARA 屬性圖示 包括 NARA 內容 使用「包括 NARA 內容」,以指示物件儲存庫是否要包含具有「國家檔案和記錄管理局 (NARA)」內容的文件。請參閱新增 NARA 文件屬性


意見

前次更新: 2011 年 8 月


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