Preferencje serwisu Filtr folderu ograniczają liczbę dokumentów lub obiektów definiowanych zwracanych z silnika treści do wyświetlenia podczas przeglądania folderu na stronie dodatkowej aplikacji Workplace XT.
Preferencja Zawsze pokazuj filtr folderu działa z ustawieniami filtru folderu. Jeśli ta preferencja została ustawiona na Nie, kryteria filtrowania folderu zostaną wyświetlone tylko wtedy, gdy przed ustawieniem filtrowania folder zawiera więcej obiektów niż maksymalna liczba. Jeśli preferencja została ustawiona na Tak, kryteria filtrowania folderu będą zawsze wyświetlane .
Ustawienia filtrowania folderu określają maksymalną liczbę dokumentów obiektów definiowanych zwracanych ze składnicy obiektów do wyświetlania w aplikacji. Jeśli folder zawiera więcej elementów niż wartość maksymalna, te elementy nigdy nie zostaną wyświetlone. Aby powiadomić użytkownika o istnieniu większej liczby elementów, zostanie wyświetlony komunikat ostrzegawczy.
Na przykład, jeśli folder zawiera więcej jak 3000 elementów i ustawienia filtrowania folderu ograniczają wyświetlanie do 100 dokumentów, wówczas z silnika treści zostanie odczytanych jedynie 100 pierwszych dokumentów. Użytkownik końcowy nigdy nie wyświetli elementu 101. i kolejnych. Aby ułatwić lokalizowanie elementów w folderze, użytkownik końcowy może wprowadzić kryteria filtrowania, takie jak słowa w tytule lub elementy dodane przez konkretnego użytkownika.
Kryteria filtrowania można stosować do dokumentów oraz do obiektów definiowanych. Poniższy rysunek przedstawia proste kryteria sterujące filtrowaniem dokumentów.
Preferencja Maksymalna liczba dokumentów przed filtrowaniem ustawia próg dla wyświetlania ostrzeżenia informującego o tym, że nie wszystkie dokumenty zostały wyświetlone i o konieczności włączenia filtrowania folderu, jeśli jeszcze nie zostało ono włączone. Wartością domyślną jest 100 dokumentów. Można wprowadzić wartość z zakresu od 50 do 5000.
Aplikacje Workplace XT i Projektant wyszukiwania odwołują się do tego ustawienia preferencji.
W tych aplikacjach filtr jest stosowany tylko do szablonów wyszukiwania, a nie do zapisanych wyszukiwań. Zapisane wyszukiwania są traktowane jak foldery i nie są filtrowane.
Projektant wyszukiwania filtruje zarówno szablony wyszukiwania, jak i zapisane wyszukiwania. Dlatego, jeśli liczba zwróconych dokumentów przekroczy ustawienie zdefiniowane dla tej preferencji, filtrowane wyniki wyświetlane w tej aplikacji mogą być inne niż wyniki wyświetlane w Projektancie wyszukiwania.
Narzędzia projektantów używają wspólnego okna dialogowego wyświetlanego dla wykonywania procedur wprowadzania/zwracania, pobierania i zapisywania. To okno dialogowe odwołuje się do tego ustawienia preferencji. Jeśli dla ustawienia nie zostanie wprowadzony limit, wartością domyślną będzie 100 dokumentów. Jeśli liczba dokumentów w folderze wyniesie więcej niż liczba zdefiniowana w tym ustawieniu preferencji, wspólne okno dialogowe odfiltruje te dokumenty.