IBM Enterprise Records -raportteja käsiteltäessä voidaan kerätä luettelo kaikista käytettävissä olevista IBM Enterprise Records -raporteista, kunkin raportin kokoonpanoehtoja koskevista tiedoista ja raportin luonnin edellytyksistä.
Ennen kuin raportti voidaan luoda, raportin alla luetellut edellytykset on toteutettava. Lisäksi raporttipalvelimen kokoonpano on määritettävä IBM Enterprise Records -ohjelman asennuksen yhteydessä. Lisätietoja on kohteessa IBM Enterprise Records -ohjelman asennus ja päivitys -opas.
Ominaisuus | Kuvaus |
---|---|
Määritä arkistonmuodostussuunnitelman osa | Napsauta Selaa-painiketta ja valitse arkistonmuodostussuunnitelman osa, jossa haluat ajaa raportin. Jos osaa ei määritetä, järjestelmä käyttää koko arkistonmuodostussuunnitelmaa. |
Käyttäjätunnus | Kirjoita käyttäjätunnus tai napsauta Valitse käyttäjä -painiketta ja etsi ja valitse käyttäjä, jonka toiminnoista haluat tehdä kyselyn. |
Aloituspäivämäärä | Napsauta kalenterikuvaketta ja valitse ensimmäinen toimintopäivämäärä, jolta järjestelmä kerää tiedot raporttiin. |
Lopetuspäivämäärä | Napsauta kalenterikuvaketta ja valitse viimeinen toimintopäivämäärä, jolta järjestelmä kerää tiedot raporttiin. |
RM-yksikön tyyppi | Valitse luettelosta ainakin yksi RM-yksikkö napsauttamalla sitä (voit valita useita yksiköitä pitämällä vaihto- tai Ctrl-näppäintä painettuna ja napsauttamalla sitten valittavia yksiköitä). |
Raportin tyyppi | Valitse tyypiksi Tarkka, jos haluat nähdä Tapahtuman nimi-, Yksikön tyyppi-, Käyttäjätunnus-, Toiminnon päivämäärä-, Yksikön nimi- ja Yksiköitä yhteensä -kentät. Valitse tyypiksi Yhteenveto, jos haluat nähdä Tapahtuman nimi-, Yksikön tyyppi- ja Yksiköitä yhteensä -kentät. |
Ominaisuus | Kuvaus |
---|---|
Poistotoiminto | Valitse poistotoiminto valikon luettelosta, joka sisältää toiminnot Arviointi, Vie, Siirrä, Tuhoa, Väliaikainen siirto, Katkaisu ja Tärkeän asiakirjan arviointi. |
Aloituspäivämäärä | Napsauta kalenterikuvaketta ja valitse raportin aloituspäivämäärä. Tämä määrittää sen ajanjakson alun, jonka aikana arkistosta poiston toimintoa toteutettiin. |
Lopetuspäivämäärä | Napsauta kalenterikuvaketta ja valitse raportin lopetuspäivämäärä. Tämä määrittää sen ajanjakson lopun, jonka aikana arkistosta poiston toimintoa toteutettiin. . |
Raportin tyyppi | Valitse tyypiksi Tarkka, jos haluat nähdä kentät Vaiheen poikkeuspäivämäärä, Poistoaikataulun nimi, Yksikön tyyppi, Luontipäivämäärä, Laatija ja Yksikön nimi. Valitse tyypiksi Yhteenveto, jos haluat nähdä kentät Vaiheen poikkeuspäivämäärä, Poistoaikataulun nimi, Yksikön tyyppi ja Yksiköitä yhteensä. |
Ominaisuus | Kuvaus |
---|---|
Raportin tyyppi | Valitse tyypiksi Tarkka, jos haluat nähdä kentät Poistoaikataulun nimi, Toiminnon nimi, Yksikön tyyppi ja Yksikön nimi. Valitse tyypiksi Yhteenveto, jos haluat nähdä kentät Poistoaikataulun nimi, Yksikön tyyppi ja Yksiköitä yhteensä. |
Ominaisuus | Kuvaus |
---|---|
Määritä arkistonmuodostussuunnitelman osa | Napsauta Selaa-painiketta ja valitse arkistonmuodostussuunnitelman osa, jossa haluat ajaa raportin. Jos osaa ei määritetä, järjestelmä käyttää koko arkistonmuodostussuunnitelmaa. |
Poistoaikataulun nimi | Napsauta Valitse poistoaikataulut -painiketta ja valitse poistoaikataulu näyttöön tulleesta luettelosta tai kirjoita poistoaikataulun nimi. Huomaa, että jos valittu tai kirjoitettu teksti esiintyy muiden aikataulujen nimissä, myös kyseiset aikataulut tulevat valituiksi. |
Raportin tyyppi | Valitse tyypiksi Tarkka, jos haluat nähdä kentät Aikataulun nimi, Yksikön nimi, Luontipäivämäärä ja Käyttäjän luoma sekä asiakirjojen kokonaismäärän. Valitse tyypiksi Yhteenveto, jos haluat nähdä kentän Aikataulun nimi ja asiakirjojen kokonaismäärän. |
Ominaisuus | Kuvaus |
---|---|
Poistoaikataulun nimi | Napsauta Valitse poistoaikataulut -painiketta ja valitse poistoaikataulu näyttöön tulleesta luettelosta tai kirjoita poistoaikataulun nimi. Huomaa, että jos valittu tai kirjoitettu teksti esiintyy muiden aikataulujen nimissä, myös kyseiset aikataulut tulevat valituiksi. |
RM-yksikön tyyppi | Valitse luettelosta ainakin yksi RM-yksikkö napsauttamalla sitä (voit valita useita yksiköitä pitämällä vaihto- tai Ctrl-näppäintä painettuna ja napsauttamalla sitten valittavia yksiköitä). |
Raportin tyyppi | Valitse tyypiksi Tarkka, jos haluat nähdä kentät Aikataulun nimi, Toiminnon nimi, RM-yksikön tyyppi, Luontipäivämäärä, Käyttäjän luoma ja RM-yksikön nimi. Valitse tyypiksi Yhteenveto, jos haluat nähdä kentät Aikataulun nimi, Toiminnon nimi, RM-yksikön tyyppi ja Yksiköitä yhteensä. |
Ominaisuus | Kuvaus |
---|---|
Suojausluokka | Valitse ainakin yksi suojausluokka (Erittäin salainen, Salainen, Luottamuksellinen, Rajoitettu tai Luokittelematon). |
RM-yksikön tyyppi | Valitse yksi yksikön tyyppi, josta haluat raportin, tai valitse molemmat yksikön tyypit. |
Raportin tyyppi | Valitse tyypiksi Tarkka, jos haluat nähdä kentät Suojausluokka, RM-yksikön tyyppi, Luontipäivämäärä, Laatija ja RM-yksikön nimi. Valitse tyypiksi Yhteenveto, jos haluat nähdä kentät Suojausluokka, RM-yksikön tyyppi ja Yksiköitä yhteensä. |
Ominaisuus | Kuvaus |
---|---|
Määritä arkistonmuodostussuunnitelman osa | Napsauta Selaa-painiketta ja valitse arkistonmuodostussuunnitelman osa, jossa haluat ajaa raportin. Jos osaa ei määritetä, järjestelmä käyttää koko arkistonmuodostussuunnitelmaa. |
Aloituspäivämäärä | Napsauta kalenterikuvaketta ja valitse ensimmäinen luontipäivämäärä, jolta järjestelmä kerää tiedot raporttiin. |
Lopetuspäivämäärä | Napsauta kalenterikuvaketta ja valitse viimeinen luontipäivämäärä, jolta järjestelmä kerää tiedot raporttiin. |
Raportin tyyppi | Valitse tyypiksi Tarkka, jos haluat nähdä kentät Luontipäivämäärä, Laatija ja RM-yksikön nimi. Valitse tyypiksi Yhteenveto, jos haluat nähdä kentät Luontipäivämäärä ja Luotujen asiakirjakansioiden määrä. |
Ominaisuus | Kuvaus |
---|---|
Määritä arkistonmuodostussuunnitelman osa | Napsauta Selaa-painiketta ja valitse arkistonmuodostussuunnitelman osa, jossa haluat ajaa raportin. Jos osaa ei määritetä, järjestelmä käyttää koko arkistonmuodostussuunnitelmaa. |
Aloituspäivämäärä | Napsauta kalenterikuvaketta ja valitse ensimmäinen luontipäivämäärä, jolta järjestelmä kerää tiedot raporttiin. |
Lopetuspäivämäärä | Napsauta kalenterikuvaketta ja valitse viimeinen luontipäivämäärä, jolta järjestelmä kerää tiedot raporttiin. |
Käyttäjän luoma | Kirjoita käyttäjätunnus tai napsauta Valitse käyttäjä -painiketta ja valitse käyttäjä, josta haluat luoda raportin. |
Raportin tyyppi | Valitse tyypiksi Tarkka, jos haluat nähdä kentät Käyttäjän luoma, Luontipäivämäärä ja RM-yksikön nimi. Valitse tyypiksi Yhteenveto, jos haluat nähdä kentät Käyttäjän luoma, Luontipäivämäärä ja Luotujen yksiköiden määrä. |
Ominaisuus | Kuvaus |
---|---|
Määritä arkistonmuodostussuunnitelman osa | Napsauta Selaa-painiketta ja valitse arkistonmuodostussuunnitelman osa, jossa haluat ajaa raportin. Jos osaa ei määritetä, järjestelmä käyttää koko arkistonmuodostussuunnitelmaa. |
Aloituspäivämäärä | Napsauta kalenterikuvaketta ja valitse ensimmäinen tarkastelupäivämäärä, jolta järjestelmä kerää tiedot raporttiin. |
Lopetuspäivämäärä | Napsauta kalenterikuvaketta ja valitse viimeinen tarkastelupäivämäärä, jolta järjestelmä kerää tiedot raporttiin. |
Käyttäjän tarkastelema | Kirjoita käyttäjätunnus tai napsauta Valitse käyttäjä -painiketta ja valitse käyttäjä, josta haluat luoda raportin. |
Raportin tyyppi | Valitse tyypiksi Tarkka, jos haluat nähdä kentät Käyttäjän tarkastelema, Tarkastelupäivämäärä, Käyttäjän luoma, Luontipäivämäärä, RM-yksikön nimi ja Asiakirjojen kokonaismäärä. Valitse tyypiksi Yhteenveto, jos haluat nähdä kentät Käyttäjän tarkastelema, Tarkastelupäivämäärä ja Yksiköitä yhteensä. |
Tässä raportissa näkyy, mitä sähköisiä taltioita on avattu ja suljettu määrittämäsi ajanjakson aikana. Tarkassa raportissa voidaan tehdä kysely, jossa pyydetään sekä avattuja ja suljettuja taltioita, kun taas yhteenvetoraportissa pyydetään joko avattuja tai suljettuja taltioita. Lisätietoja taltioiden avaamisesta ja sulkemisesta on ohjeaiheessa Luokat, kansiot ja taltiot.
Ominaisuus | Kuvaus |
---|---|
Määritä arkistonmuodostussuunnitelman osa | Napsauta Selaa-painiketta ja valitse arkistonmuodostussuunnitelman osa, jossa haluat ajaa raportin. Jos osaa ei määritetä, järjestelmä käyttää koko arkistonmuodostussuunnitelmaa. |
Aloituspäivämäärä | Napsauta kalenterikuvaketta ja valitse ensimmäinen avaus- tai sulkemispäivämäärä, jolta järjestelmä kerää tiedot raporttiin. |
Lopetuspäivämäärä | Napsauta kalenterikuvaketta ja valitse viimeinen avaus- tai sulkemispäivämäärä, jolta järjestelmä kerää tiedot raporttiin. |
Toiminto | Valitse käytettävissä olevat Avattu- ja Suljettu-valintaruudut sen mukaan, mitkä taltiot haluat sisällyttää raporttiin. |
Raportin tyyppi | Valitse tyypiksi Tarkka, jos haluat nähdä kentät Avauspäivämäärä ja Sulkemispäivämäärä (näistä jompikumpi tai molemmat) sekä Käyttäjän sulkema, Luontipäivämäärä, Käyttäjän luoma ja RM-yksikön nimi. Valitse tyypiksi Yhteenveto, jos haluat nähdä kentät Avauspäivämäärä (tai Sulkemispäivämäärä) sekä avattujen tai suljettujen yksiköiden määrän. |
Tässä raportissa näkyy, mitkä kansiot ja asiakirjat määritettyyn poistoaikatauluun on liitetty määritetyn ajanjakson aikana.
Ominaisuus | Kuvaus |
---|---|
Määritä arkistonmuodostussuunnitelman osa | Napsauta Selaa-painiketta ja valitse arkistonmuodostussuunnitelman osa, jossa haluat ajaa raportin. Jos osaa ei määritetä, järjestelmä käyttää koko arkistonmuodostussuunnitelmaa. |
Poistoaikataulun nimi | Napsauta Valitse poistoaikataulut -painiketta ja valitse poistoaikataulu näyttöön tulleesta luettelosta tai kirjoita poistoaikataulun nimi. Jos valittu tai kirjoitettu teksti esiintyy muiden aikataulujen nimissä, myös kyseiset aikataulut tulevat valituiksi. Kirjainkoko on merkitsevä tässä kentässä. |
Aloituspäivämäärä | Napsauta kalenterikuvaketta ja valitse ensimmäinen liittämispäivämäärä, jolta järjestelmä kerää tiedot raporttiin. |
Lopetuspäivämäärä | Napsauta kalenterikuvaketta ja valitse viimeinen liittämispäivämäärä, jolta järjestelmä kerää tiedot raporttiin. |
Raportin tyyppi | Valitse tyypiksi Tarkka, jos haluat nähdä kentät Poistoaikataulu, Yksikön tyyppi, Toiminnon nimi, Varauspäivämäärä, Luontipäivämäärä, Laatija ja Yksikön nimi. Valitse tyypiksi Yhteenveto, jos haluat nähdä kentät Varauspäivämäärä, Poistoaikataulu ja Yksikön tyyppi. |
Tässä raportissa näkyvät yksiköt, joihin määritetty toiminto on vaikuttanut. Ennen kuin raportti voidaan luoda, toiminto on liitettävä ainakin yhteen poistoaikatauluun ja poistoaikataulut on liitettävä ainakin yhteen luokkaan tai kansioon. Saat raportin uusimmat tiedot ajamalla arkistosta poiston tarkistuksen.
Ominaisuus | Kuvaus |
---|---|
Poistotoiminto | Valitse poistotoiminto valikon luettelosta, joka sisältää toiminnot Arviointi, Vie, Siirrä, Tuhoa, Väliaikainen siirto, Katkaisu ja Tärkeän asiakirjan arviointi. |
Aloituspäivämäärä | Napsauta kalenterikuvaketta ja valitse raportin aloituspäivämäärä. Tämä määrittää sen ajanjakson alun, jonka aikana arkistosta poiston toimintoa toteutettiin. |
Lopetuspäivämäärä | Napsauta kalenterikuvaketta ja valitse raportin lopetuspäivämäärä. Tämä määrittää sen ajanjakson lopun, jonka aikana arkistosta poiston toimintoa toteutettiin. |
Raportin tyyppi | Valitse tyypiksi Tarkka, jos haluat nähdä kentät Toiminnon nimi, Yksikön nimi, Poistoaikataulun nimi, Vaiheen poikkeuspäivämäärä, Asiakirjaksi vahvistuksen päivämäärä tai Arkistointipäivämäärä, Käyttäjän luoma, Aikataulun nimi, Tunnus, Sijainti, Asiakirjaluokka tai Kansiotunnus, Tietovälinetyyppi ja Muoto. Valitse tyypiksi Yhteenveto, jos haluat nähdä kentät Toiminnon nimi, RM-yksikön tyyppi ja Yksiköitä yhteensä. |
Tässä raportissa näkyy, mitkä kansiot ja asiakirjat ovat tällä hetkellä pidossa. Järjestelmässä on oltava ainakin yksi aiemmin luotu, yksiköissä käyttöön otettu pito. Päivämäärä viittaa ajankohtaan, jolloin pito on otettu käyttöön.
Ominaisuus | Kuvaus |
---|---|
Määritä arkistonmuodostussuunnitelman osa | Napsauta Selaa-painiketta ja valitse arkistonmuodostussuunnitelman osa, jossa haluat ajaa raportin. Jos osaa ei määritetä, järjestelmä käyttää koko arkistonmuodostussuunnitelmaa. |
Aloituspäivämäärä | Napsauta kalenterikuvaketta ja valitse ensimmäinen pitopäivämäärä, jolta järjestelmä kerää tiedot raporttiin. |
Lopetuspäivämäärä | Napsauta kalenterikuvaketta ja valitse viimeinen pitopäivämäärä, jolta järjestelmä kerää tiedot raporttiin. |
Raportin tyyppi | Valitse tyypiksi Tarkka, jos haluat nähdä kentät Yksikön tyyppi, Yksikön nimi, Luontipäivämäärä, Käyttäjän luoma, Pidon päivämäärä, Pidon nimi, Tunnus, Sijainti, Asiakirjaluokka tai Kansiotunnus, Tietovälinetyyppi ja Muoto. Valitse tyypiksi Yhteenveto, jos haluat nähdä kentät Yksikön tyyppi ja Yksiköitä yhteensä. |
Tässä raportissa näkyvät niiden asiakirjojen sijainnit sovellustyypin mukaan, jotka ovat luoneet liitetyn dokumentin. Raportti käyttää vahvistetun asiakirjan Muoto-kentän tietoja. Muoto-kenttä on valinnainen merkintä, kun sähköinen asiakirja vahvistetaan Base- ja PRO-tietomalleissa, mutta se on pakollinen kenttä DoD-tietomallissa. Jos Muoto-kentän arvo vastaa jotakin raportissa valittavissa olevaa muotoilutyyppiä, järjestelmä valitsee asiakirjan raporttiin.
Ominaisuus | Kuvaus |
---|---|
Sovelluksen tyyppi | Napsauta Valitse sovelluksen tyyppi -painiketta ja valitse tämän jälkeen näyttöön tulevasta luettelosta sovelluksen tyyppi. Voit tarvittaessa siirtyä seuraavalle sovellustyyppien sivulle napsauttamalla Seuraava-painiketta. |
Raportin tyyppi | Valitse tyypiksi Tarkka, jos haluat nähdä kentät Sovelluksen tyyppi, Käyttäjän luoma, Luontipäivämäärä ja RM-yksikön nimi (sisältää sijainnin). Valitse tyypiksi Yhteenveto, jos haluat nähdä kentät Sovelluksen tyyppi, Sijainti ja Yksiköiden määrä. |
Tässä raportissa näkyy luettelo asiakirjoista, joiden luokitus on ajoitettu laskettavaksi tai poistettavaksi määritetyn ajanjakson aikana. Tämä raportti tuottaa tuloksia vain, kun aikaa on kulunut tarpeeksi siihen, että joissakin asiakirjoissa on määrä tapahtua kyseinen luokituksen muutos. Käyttäjät näkevät vain asiakirjat, joiden suojausluokitus on sama tai alempi kuin käyttäjän luokitus. Luokituksen lasku tapahtumien perusteella ei ole käytettävissä raportissa.
Ominaisuus | Kuvaus |
---|---|
Määritä arkistonmuodostussuunnitelman osa | Napsauta Selaa-painiketta ja siirry arkistonmuodostussuunnitelman osaan, josta haluat luoda raportin. Napsauta Ok-painiketta, kun haluamasi yksikkö näkyy polun lopussa. Jos osaa ei määritetä, järjestelmä käyttää koko arkistonmuodostussuunnitelmaa. |
Luokitustoiminto | Valitse vaihtoehto Lasketaan, jos haluat etsiä asiakirjoja, joiden luokitus muuttuu Erittäin salainen- tai Salainen-luokituksesta alempaan luokitukseen. Valitse vaihtoehto Luokituksen poisto, jos haluat etsiä asiakirjoja, joiden luokitus muuttuu Erittäin salainen-, Salainen- tai Luottamuksellinen-luokituksesta Luokittelematon-luokitukseen. |
Aloituspäivämäärä | Napsauta kalenterikuvaketta ja valitse ensimmäinen päivämäärä, jolta järjestelmä kerää tiedot raporttiin. |
Lopetuspäivämäärä | Napsauta kalenterikuvaketta ja valitse viimeinen päivämäärä, jolta järjestelmä kerää tiedot raporttiin. |
Raportin tyyppi | Valitse tyypiksi Tarkka, jos haluat nähdä kentät Luokituksen laskupäivämäärä, Nykyinen luokitus, Asiakirjan otsikko ja Luokituksen laskuohjeet (kun valittuna on vaihtoehto Lasketaan). Jos valittuna on vaihtoehto Luokituksen poisto, raportissa näkyvät kentät Luokituksen poistopäivämäärä, Nykyinen luokitus ja Asiakirjan otsikko. Valitse tyypiksi Yhteenveto, jos haluat nähdä kentät Luokituksen laskupäivämäärä, Nykyinen luokitus ja Asiakirjan otsikko (kun valittuna on vaihtoehto Lasketaan). Jos valittuna on vaihtoehto Luokituksen poisto, raportissa näkyvät kentät Luokituksen poistopäivämäärä, Nykyinen luokitus ja Asiakirjan otsikko. |
Jos luot asiakirjakansioita ennen kuin luot niiden poistoaikataulut, voit etsiä kansiot myöhemmin tämän raportin avulla, kun olet valmis määrittämään kansioiden poistoaikataulut. Raportti koskee koko arkistonmuodostussuunnitelmaa.
Ominaisuus | Kuvaus |
---|---|
Raportin tyyppi | Valitse tyypiksi Tarkka, jos haluat nähdä kentät Yksikön tyyppi, Yksikön nimi, Tunnus, Luontipäivämäärä tai Arkistointipäivämäärä, Laatija, Sijainti, Asiakirjaluokka tai Kansiotunnus, Tietovälinetyyppi ja Muoto. Valitse tyypiksi Yhteenveto, jos haluat nähdä vain kunkin yksikkötyypin yksiköiden määrän. |
Tässä raportissa on luettelo kaikista luokista, kansioista ja asiakirjoista, joille on tehty määritetty arviointipäätös. Raportti koskee koko arkistonmuodostussuunnitelmaa. Asianmukaisiin IBM Enterprise Records -kansioihin on aiemmin luotava ja niissä käyttöön otettava poistoaikataulut. Tämän lisäksi on ajettava arkistosta poiston tarkistus. Arvioijien on tehtävä tehtävät valmiiksi käsittelyreitin Saapuneet-kansiossaan (tai julkisessa Saapuneet-kansiossa RecordsManagerApproval).
Ennen kuin tämä raportti ajetaan, on luotava mukautettu objekti toteuttamalla seuraava toimintosarja:
Ominaisuus | Kuvaus |
---|---|
Arvioinnin päätös | Valitse arviointipäätös valikosta, jonka vaihtoehdot ovat Hyväksy, Hylkää, Pito ja Muuta aikataulua. |
Aloituspäivämäärä | Napsauta kalenterikuvaketta ja valitse ensimmäinen arviointipäivämäärä, jolta järjestelmä kerää tiedot raporttiin. |
Lopetuspäivämäärä | Napsauta kalenterikuvaketta ja valitse viimeinen päivämäärä, jolta järjestelmä kerää tiedot raporttiin. |
Raportin tyyppi | Valitse tyypiksi Tarkka, jos haluat nähdä kentät Vaiheen päätöspäivämäärä (kuukausi), Aikataulun nimi, Yksikön tyyppi, Vaiheen päätöspäivämäärä (päivä ja kellonaika), Arvioinnin huomautukset, Luontipäivämäärä ja Laatija. Valitse tyypiksi Yhteenveto, jos haluat nähdä kentät Vaiheen päätöspäivämäärä (kuukausi), Aikataulun nimi, Yksikön tyyppi ja Yksiköitä yhteensä. |
Tässä raportissa on luettelo arkistonmuodostussuunnitelman valitun osan luokista tai kansioista (tai molemmista). Päivämäärät ovat yksiköiden luontipäivämääriä.
Ominaisuus | Kuvaus |
---|---|
Määritä arkistonmuodostussuunnitelman osa | Napsauta Selaa-painiketta ja valitse arkistonmuodostussuunnitelman osa, jossa haluat ajaa raportin. Jos osaa ei määritetä, järjestelmä käyttää koko arkistonmuodostussuunnitelmaa. |
RM-yksikön tyyppi | Valitse luettelosta ainakin yksi RM-yksikkö napsauttamalla sitä (voit valita useita yksiköitä pitämällä vaihto- tai Ctrl-näppäintä painettuna ja napsauttamalla sitten valittavia yksiköitä). |
Aloituspäivämäärä | Napsauta kalenterikuvaketta ja valitse ensimmäinen luontipäivämäärä, jolta järjestelmä kerää tiedot raporttiin. |
Lopetuspäivämäärä | Napsauta kalenterikuvaketta ja valitse viimeinen luontipäivämäärä, jolta järjestelmä kerää tiedot raporttiin. |
Raportin tyyppi | Valitse tyypiksi Tarkka, jos haluat nähdä kentät Yksikön tyyppi, Käyttäjän luoma, Luontipäivämäärä, Yksikön nimi sekä tämän tyyppisten yksiköiden kokonaismäärän. Valitse tyypiksi Yhteenveto, jos haluat nähdä vain tämän tyyppisten yksiköiden määrän. |
Tässä raportissa näkyy, mitkä tärkeät asiakirjat on määritetty arvioitavaksi (tai jonkin muun määritetyn toiminnon kohteeksi) määritetyn ajanjakson aikana. Tärkeän asiakirjan arviointitoiminto on määritettävä etukäteen. Lisäksi on määritettävä toistuva päivämäärä, jos toiminto toteutetaan säännöllisin väliajoin. Asiakirjan tärkeysilmaisimen arvoksi on määritettävä true (tosi). Päivitä asiakirjat ajamalla arkistosta poiston tarkistus, ennen kuin ajat tämän raportin. Lisätietoja on ohjeaiheessa Tärkeiden asiakirjojen määritys.
Ominaisuus | Kuvaus |
---|---|
Määritä arkistonmuodostussuunnitelman osa | Napsauta Selaa-painiketta ja valitse arkistonmuodostussuunnitelman osa, jossa haluat ajaa raportin. Jos osaa ei määritetä, järjestelmä käyttää koko arkistonmuodostussuunnitelmaa. |
Aloituspäivämäärä | Napsauta kalenterikuvaketta ja valitse tärkeiden asiakirjojen arviointien ensimmäinen päivämäärä. |
Lopetuspäivämäärä | Napsauta kalenterikuvaketta ja valitse tärkeiden asiakirjojen arviointien viimeinen päivämäärä. |
Raportin tyyppi | Valitse tyypiksi Tarkka, jos haluat nähdä kentät Arviointipäivämäärä, Luontipäivämäärä, Käyttäjän luoma ja Yksikön nimi. Valitse tyypiksi Yhteenveto, jos haluat nähdä kentän Arviointipäivämäärä ja asiakirjojen kokonaismäärän. |