IBM Enterprise Records, Version 5.1.+            

Löschen eines Schriftstücks

Mit dem Löschen einer Akte wird das Dokument gelöscht, das als Akte deklariert wurde. Die Schriftstückmetadaten werden in der Regel zur selben Zeit gelöscht. Sie können die Schriftstückmetadaten jedoch auch beibehalten. Möglicherweise wollen Sie die Schriftstückmetadaten beibehalten, um sie in eine XML-Datei zu exportieren und die Schriftstückmetadaten dann später zu löschen. Zur Aufbewahrung der Metadaten muss der Aktenplan entsprechend konfiguriert sein.

Details finden Sie in Konfigurieren der Beibehaltung von Metadaten. Ein Schriftstück wird vernichtet, wenn das Ende seines Aufbewahrungszeitraums erreicht wird und es vom System ausgesondert wird. Bei Bedarf kann ein Schriftstückadministrator sie auch manuell löschen. Gemäß DoD-Standards ist auch ein Schriftstückmanager zum Löschen von Akten befugt. Im Gegensatz dazu darf ein Schriftstückmanager nach PRO-Standard keine Akten aus dem Objektspeicher löschen.

So löschen Sie ein einzelnes Schriftstück:

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen der Akte und wählen Sie "Löschen".
  2. Klicken Sie auf "Akzeptieren", um den Löschvorgang zu bestätigen, oder auf"Beenden", wenn Sie die Akte doch nicht löschen wollen.
So löschen Sie mehrere Schriftstücke:
  1. Durchsuchen Sie die Aktenplanhierarchie, um auf die zu löschenden Schriftstücke zuzugreifen.
  2. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Schriftstücken, die Sie löschen wollen.
  3. Wählen Sie im Menü Mehrfachauswahlaktionen die Option Löschen aus.
  4. Überprüfen Sie im Fenster Löschen, ob die zu löschenden Schriftstücke ausgewählt sind, und klicken Sie auf Löschen. Ihre Schriftstücke werden ohne weitere Warnung gelöscht.
  5. Nachdem Bestätigungsnachricht angezeigt wird, die den Abschluss des Löschvorgangs meldet, klicken Sie auf OK, um zur Seite Durchsuchen zurückzukehren.


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Letzte Aktualisierung: August 2011


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