IBM Enterprise Records, Versió 5.1.+            

Addició d'una carpeta de registres

Només podeu afegir una carpeta de registres per sota del nivell inferior d'una categoria de registres. Això significa que si una categoria de registres conté una subcategoria, no hi podeu afegir una carpeta de registres. A més a més, només podeu afegir una carpeta de registres a una categoria de registres activa. No podeu crear una subcarpeta sota una carpeta de registres. Una carpeta de registres només pot contenir volums o registres. L'IBM® Enterprise Records es lliura amb quatre tipus de carpetes de registres: carpeta electrònic, carpeta física, caixa física i carpeta híbrida. És possible que a la seva ubicació s'hagin creat carpetes personalitzades addicionals.

En una instal·lació PRO de l'IBM Enterprise Records, només un gestor de registres o un administrador de registres pot afegir una carpeta de registres. A les instal·lacions DoD i Base, a més d'un gestor de registres o un administrador de registres, els usuaris privilegiats poden afegir una carpeta de registres. Si no teniu els permisos de seguretat necessaris per crear una carpeta de registres, podeu llançar el flux de treball de creació d'una carpeta de registres des del Workplace. Quan es llança aquest flux de treball, s'envia una sol·licitud de creació de carpeta de registres a la gestor de registres perquè l'aprovi. Per obtenir-ne més informació, consulteu Creació d'una carpeta de registres utilitzant un flux de treball. Per defecte, la carpeta de registres acabada de crear hereta totes les propietats, tret del nom, l'identificador i la data d'obertura de la seva entitat pare. Podeu canviar aquests valors heretats.
Atenció: A qualsevol nivell del pla de fitxers, no heu de crear més de 100 categories de registres i carpetes de registres (consulteu Plans de fitxers per obtenir-ne més informació).

Per afegir una carpeta de registres:

  1. Inicieu sessió com a gestor de registres o administrador de registres i accediu al pla de fitxers per anar a la categoria de registres on voleu crear una carpeta de registres.
  2. Feu clic a Afegeix carpeta de registres i seguiu aquests passos.
    1. Per definir la classe, feu clic al tipus de carpeta de registres que vulgueu crear i, tot seguit, feu clic a Següent per continuar amb el pas de definició de propietats.
      • Les carpetes de registres electrònics poden emmagatzemar registres electrònics i físics.
      • Les carpetes de registres físics poden emmagatzemar registres físics.
      • Les caixes són per a registres físics i es poden configurar per modelar un magatzem.
      • Les carpetes de registres híbrids poden emmagatzemar registres electrònics i físics.
      Per obtenir més informació sobre els tipus de carpetes, consulteu Categories, carpetes i volums.
    2. Per definir les propietats, introduïu o modifiqueu els valors de propietat que es mostren. Algunes propietats es poden editar directament en aquesta pàgina, mentre que altres exigeixen que feu clic al nom de propietat per editar els valors. Un asterisc vermell indica que cal especificar un valor per a aquesta propietat. Per obtenir més informació sobre les propietats que es mostren, consulteu Referència de propietats. Si introduïu un patró de registre que assigni automàticament un nom als registres que s'afegeixen a la carpeta, introduïu el patró directament en aquest camp. Per obtenir ajuda per crear el patró, consulteu Addició d'un patró de nomenclatura.
    3. Feu clic a Següent per definir la planificació de disposició per a la carpeta de registres o seleccioneu un altre pas al panell esquerre. Feu clic a Cancel·la per sortir de l'assistent Afegeix carpeta de registres.
    4. Per definir la disposició, hi ha tres possibilitats. És possible que s'hagi preseleccionat una planificació de disposició (el quadre Hereta està seleccionat). És possible que es llisti una planificació de disposició, però el quadre Hereta no està seleccionat. Per utilitzar-la, feu clic a Hereta. És possible que no hi hagi informació de disposició. En tots els casos, feu clic a Explora planificació per seleccionar una planificació o canviar-la. Feu clic a Esborra la planificació per deixar de moment la disposició en blanc. Podeu revisar les pàgines d'informació de qualsevol planificació assignada fent clic a la seva icona Obtenir informació.
    5. Quan cerqueu una planificació, feu clic a Selecciona a sota del nom de la planificació de disposició que vulgueu assignar a aquesta categoria.
    6. Si cal, especifiqueu l'autorització de disposició designada per a la disposició de la carpeta de registres quan està pendent de disposició. Per defecte, l'autorització de disposició especificada per a la planificació de disposició seleccionada s'assignarà automàticament com a autorització de disposició per la carpeta de registres. Si no s'ha definit una autorització de disposició per a la planificació seleccionada, s'aplicarà l'autorització de disposició que hàgiu definit per a la carpeta. Si decidiu especificar l'autorització de disposició ara i definir la planificació de disposició més endavant, l'autorització de disposició definida per a la planificació sobreescriurà l'autorització de disposició que hàgiu definit anteriorment per a la carpeta de registres.
      Atenció: Si la configuració de visualització a les Preferències de lloc o a les Preferències d'usuari per a Mostra el pas de registres vitals quan creeu contenidors es defineix com a No, el programa oculta el pas Configura el registre vital, amb la qual cosa podeu anar al subpàs 1.
    7. Si la configuració de preferències d'usuari o de lloc s'ha definit per mostrar el pas Configura el registre vital, feu clic a Següent per definir el registre vital per a la carpeta de registres o seleccioneu un altre pas al panell esquerre. Per obtenir-ne més informació, consulteu els enllaços Preferència d'usuari i Preferència de lloc al final d'aquest tema.
    8. Per especificar que els registres d'aquesta carpeta són vitals, seleccioneu Cert al menú Indicador de registre vital. Si els registres creats a la carpeta de registres necessiten revisions i actualitzacions contínues, podeu marcar la carpeta de registres com a vital en aquest pas. Tots els registres creats en aquest tipus de carpeta es classifiquen automàticament com a vitals.
    9. Si voleu, introduïu una descripció dels registres vitals que s'han d'afegir a aquesta carpeta de registres.
    10. Al menú Acció de revisió de registre vital, seleccioneu l'acció que s'iniciarà amb la revisió periòdica o el cicle d'actualització dels registres vitals. El menú llista les accions de revisió vital creades anteriorment com es descriu a Addició d'una acció.
    11. Al menú Revisió i cicle d'actualització de registre vital, seleccioneu la incidència que activarà la revisió periòdica o l'actualització dels registres vitals dins la carpeta. El menú llista les incidències recurrents creades anteriorment com es descriu a Addició d'un activador d'incidències recurrents.
    12. Feu clic a Següent per definir la seguretat i acabar la carpeta.
    13. Per definir la seguretat, reviseu els paràmetres de seguretat existents. Consulteu Especificació dels paràmetres de seguretat per obtenir informació sobre cada dret d'accés. Els paràmetres de seguretat determinen els grups i els usuaris que poden accedir a la carpeta de registres i controlen els permisos atorgats a cada grup o usuari. Els paràmetres de seguretat que especifiqueu aquí els pot sobreescriure la seguretat del FileNet P8 definida a l'entitat.
    14. Si voleu canviar els drets d'accés per a un usuari o grup concret llistat a la pàgina, feu clic al nom de l'usuari o el grup a la columna Títol. Es mostra la pàgina Configuració de seguretat, on podeu especificar els permisos de seguretat de diferents usuaris i grups.
    15. Per afegir usuaris o grups nous a la llista, feu clic a Afegeix nou. Per eliminar un usuari o un grup existent de la llista, seleccioneu l'opció Elimina per a aquest usuari o grup. Per obtenir-ne més informació, consulteu Addició d'usuaris i grups a un objecte.
    16. Per desar les modificacions als paràmetres de seguretat i acabar de crear la carpeta de registres, feu clic a Finalitza.
    17. Feu clic a D'acord per confirmar el missatge sobre l'addició correcta d'una carpeta de registres i sortiu de l'assistent.


Comentaris

Darrera actualització: Agost de 2011


© Copyright IBM Corp. 2011.
Aquest Information Center està basat en tecnologia Eclipse. (http://www.eclipse.org)