Quando você cria uma categoria de registros ou uma pasta de registros, ela será marcada como Ativa. No entanto, é possível marcar especificamente uma entidade como Inativa após criá-la. Não é possível incluir novas
entidades em uma categoria ou pasta inativa e você não visualiza
categorias ou pastas inativas ao declarar um registro. Marcar uma entidade
como Inativa é útil quando você precisa revisar e aprovar a categoria ou
pasta de registro antes de torná-la disponível para uso geral.
Quando você marca uma entidade como Inativa, todos os contêineres filhos também são automaticamente marcados como Inativos. É possível marcar a qualquer momento uma entidade Inativa como Ativa, mas observe que os contêineres filhos não se tornam automaticamente Ativos. É necessário marcar explicitamente essas entidades como Ativas. Em uma entidade inativa, é possível executar todas as outras operações, tais como pesquisa, recuperação, uso ou realocação de uma entidade. É também possível iniciar ações de disposição em uma entidade inativa.
Para marcar um ou mais contêineres como Ativos:
- Procure ou pesquise as categorias ou pastas que deseja marcar como Ativas.
- Selecione as caixas de seleção à esquerda dos nomes. (Também é possível clicar com o
botão direito do mouse em uma única entidade e usar o menu ao invés disso).
- A partir do menu Ações de Multisseleção, selecione Ativar:

- Clique em OK para confirmar a mensagem na ativação bem-sucedida da entidade.
Para marcar um contêiner como Inativo:
- Procure ou pesquise as categorias ou pastas que deseja marcar como Inativas.
- Selecione as caixas de seleção à esquerda dos nomes. (Também é possível clicar com o
botão direito do mouse em uma única entidade e usar o menu ao invés disso).
- No menu Ações de Multisseleção, selecione Desativar:
.
Este ícone é exibido em entidades marcadas como inativas.
- Insira o motivo para a desativação.
- Clique em OK para confirmar a mensagem na desativação bem-sucedida da entidade.