「取消宣告記錄」動作會刪除記錄 meta 資料,並將文件的
RecordInformation 內容設為空值。在「取消宣告記錄」動作期間,您也可以保留記錄 meta 資料。
如果要保留 meta 資料,必須將檔案計劃配置為保留 meta 資料。
「記錄管理者」或「記錄管理員」可以取消宣告記錄。成功的取消宣告作業包含:切斷記錄與各相關文件或文件版本的連線,以及刪除記錄的動作。
它們各自的每一個安全設定,都會回復為宣告之前的文件安全設定。
下列記錄狀態不允許取消宣告記錄:
- 位於暫存區內的記錄或位於暫存區內儲存器中的記錄。
- 標示為刪除的記錄。
- 目前涉及作用中工作流程(例如,處置工作流程)的記錄。
- 具有聯合內容的記錄。
- 因為任何其他原因(例如,缺少安全性)而無法取消宣告的記錄。
如果要取消宣告單一記錄,請執行下列動作:
- 在記錄名稱上按一下滑鼠右鍵,並選取「取消宣告」。
- 按一下「接受」來取消宣告,或按一下「結束」保留記錄。
如果要取消宣告一或多個記錄,請執行下列動作:
- 「瀏覽」檔案計劃階層或搜尋檔案計劃,以存取要取消宣告的記錄。
- 選取要取消宣告之記錄左側的勾選框。
- 從「複選動作」功能表中,選取「取消宣告」。
- 在「取消宣告」視窗中,驗證已選取所要取消宣告的記錄,然後按一下「取消宣告」來取消宣告記錄,或按一下「結束」來中斷動作。
如果按一下「取消宣告」,則會在沒有任何進一步警告的情況下將記錄取消宣告。
- 在顯示確認訊息並確認「取消宣告」動作完成後,按一下「確定」,回到「瀏覽」頁面。
- 已刪除記錄。
- 原始文件會回復其原始安全設定且可重新宣告。
- 如果已啟用「審核」,則會記載「RMAudit 取消宣告」事件。