L'IBM® Enterprise
Records és un component
complementari del paquet de productes IBM FileNet P8.
IBM Enterprise
Records permet crear i mantenir registres acurats, segurs i fiables
per a informació tant electrònica com física. Podeu utilitzar l'IBM Enterprise
Records
per gestionar registres de qualsevol tipus, independentment del suport d'emmagatzematge o el format.
Per comprendre el funcionament de l'IBM Enterprise
Records s'ha de comprendre
què és un registre i per què s'utilitza un sistema de gestió de registres.
Gestió de registres
La gestió de registres designa les activitats
de gestió, com ara la planificació, el control i l'organització per crear, emmagatzemar, utilitzar, recuperar
i deposar registres. Dit d'una altra manera, la gestió de registres inclou totes les activitats que
es realitzen per mantenir registres al llarg del seu cicle de vida de creació, ús actiu, emmagatzematge
inactiu i disposició.
Necessitat de gestió de registres
Per garantir que la informació de l'organització sigui acurada, completa i s'hi pugui accedir fàcilment,
cal que configureu un sistema de gestió de registres fiable. Si no, és possible que invertiu
un quantitat considerable de temps en activitats no productives, com ara la ubicació manual d'informació
o la cerca de registres que falten o que s'han arxivat incorrectament.
Si no hi ha cap sistema de gestió
de registres, és possible que sigui difícil localitzar, interpretar i complir amb la legislació i les regulacions
sobre manteniment de registres. Això pot generar importants sancions, multes i
altres conseqüències legals. També es poden trobar riscs associats amb litigacions, la confidencialitat i la seguretat
de la informació vital si no es mantenen i es gestionen els registres correctament.
Utilitzeu l'IBM Enterprise
Records per minimitzar els
riscs esmentats. Podeu utilitzar l'IBM Enterprise
Records per conservar informació
valuosa com a registres, disponibles quan cal mitjançant tècniques de cerca, mentre que els registres que no són
imprescindibles o els inactius es destrueixen o s'arxiven.
Funció de l'IBM Enterprise
Records en la gestió de registres
IBM Enterprise
Records
permet gestionar registres de tota l'empresa, independentment del suport d'emmagatzematge. La finalitat de
l'
IBM Enterprise
Records és garantir que:
- Es pugui accedir fàcilment als registres quan calgui des de tota l'empresa.
- Els registres es deposin quan ja no siguin útils o no calguin per obligació legal,
reguladora o administrativa.
Amb l'
IBM Enterprise
Records es pot:
- Crear i mantenir una estructura jeràrquica (pla de fitxers) per emmagatzemar registres.
- Gestionar registres tant electrònics com físics.
- Protegir dipòsits que contenen registres.
- Crear regles de retenció i disposició per als registres.
- Forçar l'arxivament o la destrucció de registres segons aquestes regles.
- Controlar l'accés a registres.
- Recuperar registres segons els criteris de cerca.
- Destruir registres que ja l'organització ja no necessita.
Característiques i avantatges de
l'IBM Enterprise
Records
A la taula següent es llisten les característiques
de l'
IBM Enterprise
Records i els avantatges que proporciona aquesta característica.
Característica |
Avantatge |
Dipòsit centralitzat per als registres |
- Ampli ús i disponibilitat de la informació a tota l'empresa
- Presa de decisions efectiva gràcies a la disponibilitat puntal de la informació rellevant
|
Ubicacions virtuals i contenidors per emmagatzemar registres per a documents electrònics i físics en una jerarquia |
- Control sobre les recopilacions de documents en còpia impresa i els fitxers electrònics
- Simulació d'un entorn d'oficina real
- Ubicacions virtuals i contenidors que donen forma a l'estructura d'emmagatzematge física real
- Control de costs gràcies a la reducció de la despesa destinada a l'espai d'oficina, els equips i el personal
necessaris per a la gestió i la recuperació de registres
|
Característiques de cerca fàcils d'utilitzar |
- Accés puntual i fàcil a informació necessària sense utilitzar una sintaxi de consulta complicada
|
Regles de retenció i disposició per a registres |
Control definit per l'usuari sobre: - El temps durant el qual s'ha de retenir un registre
- El tractament del registre al final de la seva planificació de retenció
- La revisió de registres abans que es destrueixin
|
Procediments d'auditoria per als registres, seguiment automatitzat del període de retenció
i iniciació del procés de disposició de registres |
- Els registres no es destrueixen, s'alteren, es manipulen, es malmeten o es perden per accident.
- Els registres es destrueixen només d'acord amb la planificació de disposició o com a part d'un procediment d'auditoria.
- Els registres que ja no calen es deposen per reduir les necessitats d'emmagatzematge.
|
Importació i exportació de registres |
- Els registres que no l'organització no necessita amb una certa freqüència, però
que cal retenir per complir les regulacions oficials es poden exportar a una altra ubicació.
- Els registres es poden importar d'altres dipòsits de registres.
|
Controls de seguretat adequats per als registres |
- Els usuaris no autoritzats no poden accedir als registres.
- Els usuaris no poden suprimir els registres per accident. Els registres el pot suprimir
un administrador de registres o es poden suprimir com a resultat d'un procediment d'auditoria.
- Els usuaris només poden efectuar les operacions relacionades amb registres per a les quals tenen
els drets d'accés adequats.
|
Integració amb l'IBM FileNet P8 Workplace, el Workplace XT, el Microsoft Office i
el Microsoft Outlook |
Declaració manual o automàtica dels registres des de: - L'Workplace o el Workplace XT
- El Microsoft Outlook, Word, Excel i Power Point
- Plantilles d'entrada
|
Rols d'usuari a l'IBM Enterprise
Records
IBM Enterprise
Records proporciona un model de seguretat d'usuari basat en rols i
inclou els rols d'administrador de registres, gestor de registres, usuari privilegiat (DoD i base) o revisor de registres
(PRO) i usuari de registres. Cada rol determina les tasques que pot efectuar un usuari que
pertany a aquest rol. Per obtenir-ne més informació, consulteu
seguretat del FileNet P8.
Tipus d'instal·lacions de l'IBM Enterprise
Records
Abans d'instal·lar l'aplicació
IBM Enterprise
Records,
cal que trieu el tipus d'instal·lació (model de dades) que compleixi les necessitats que tingueu
de gestió de registres. Hi ha disponibles els models de dades següents:
- Base: proporciona funcions i propietats de gestió de registres bàsiques.
La instal·lació base de l'IBM Enterprise
Records és la instal·lació recomanada
per a l'IBM Enterprise
Records perquè afegeix el nombre mínim de propietats
i s'ajusta a la majoria de necessitats. Funcionalment, la instal·lació base proporciona la mateixa prestació
que la instal·lació DoD.
- DoD: compleix les normes del Departament de Defensa dels EUA (DoD), 5015.2 Capítol 2
i Capítol 4, que proporciona una guia d'implementació i procediments sobre la gestió
de registres al DoD. A més, la instal·lació DoD de l'IBM Enterprise
Records defineix
interfícies del sistema i criteris de cerca específics i descriu els requisits de gestió de registres mínims que s'han
de complir segons les regulacions de la National Archives and Records Administration (NARA, organisme oficial dels EUA per a l'administració
d'arxius i registres nacionals).
- PRO: compleix els requisits de la Public Record Office (PRO, oficina de registres públics dels EUA) per a la gestió
de registres electrònics.
Tipus d'entitats de l'IBM Enterprise
Records
A l'
IBM Enterprise
Records,
s'emmagatzemen registres en una estructura jeràrquica que conté diferents entitats de gestió de registres.
La figura següent mostra l'estructura jeràrquica d'aquestes entitats i, tot seguit, s'ofereix una descripció
de cada entitat:

- Magatzem d'objectes: fa referència a un dipòsit d'objectes i un paquet de serveis d'emmagatzematge i recuperació
complementari per a aquests objectes. Un magatzem d'objectes pot ser:
- Magatzem d'objectes de pla de fitxers (FPOS): conté el pla de fitxers, és a dir, tota la jerarquia d'entitats
de gestió de registres que es creen.
- Magatzem d'objectes de registre (ROS): conté els documents que es poden declarar com a registres
en un FPOS.
Es recomana configurar magatzems d'objectes independents per als registres
(metadades) i als documents que es declaren com a registres. Per tant, l'FPOS
conté l'estructura del pla de fitxers, mentre que el ROS conté documents, alguns dels quals
es declaren com a registres. Normalment, hi hauria molts usuaris amb accés al ROS que haurien de tenir
accés a les entitats que conformen el pla de fitxers a l'FPOS. Podeu tenir més d'un
ROS associat amb un FPOS.
- Pla de fitxers: defineix l'organització de registres. En un pla de fitxers
s'emmagatzemen els registres en una jerarquia estructurada dissenyada per conservar
el context dels registres. Per exemple, podeu crear plans de fitxers que reflecteixin
funcions empresarials de l'organització. Tot seguit, podeu catalogar els registres
sota aquests esquemes segons aquestes funcions empresarials. També podeu associar
un patró de nomenclatura amb una pla de fitxers. Totes les entitats creades
segons el pla de fitxers seguiran el patró de nomenclatura de registres.
- Categoria de registres: classifica un conjunt de registres relacionats dins un
pla de fitxers. Les categories de registres es creen per catalogar registres
segons categories funcionals. Una categoria de registres pot contenir subcategories o carpetes
de registres (però no totes dues coses). Els models de dades base i DoD permeten la declaració de
registres directament en una categoria de registres, però el model de dades PRO no. A més a més, podeu
associar regles de retenció i disposició amb cada categoria. Aquestes regles s'apliquen a totes les carpetes
de registres i els registres que es creen dins la categoria.
- Carpeta de registres: serveix com a contenidor per als registres relacionats.
S'utilitza per gestionar registres segons els períodes de retenció especificats
i les incidències de disposició. Podeu crear carpetes de registres electrònics, físics i
híbrids sota una categoria per gestionar registres electrònics i físics.
- Carpeta electrònica: s'utilitza per emmagatzemar registres electrònics.
Una carpeta electrònica també pot contenir marcadors. Un marcador és una entrada electrònica
per a un registre físic que no es pot emmagatzemar en un fitxer físic. Exemples d'aquests registres
són plànols de construcció grans, cintes de vídeo o una base de dades.
- Carpeta física: emmagatzema registres d'elements físics com ara registres en paper. Una carpeta física és una entrada virtual d'una carpeta en paper.
Segons l'estructura d'emmagatzematge físic de l'organització, podeu modelar la jerarquia de carpetes
físiques a l'IBM Enterprise
Records.
- Caixa: una caixa proporciona un mecanisme per modelar
entitats físiques que contenen altres entitats físiques. Per exemple, podeu crear un "Magatzem"
que contingui "Prestatges" que continguin "Caixes" que continguin "Carpetes físiques". Una caixa
pot contenir una altra caixa, una carpeta física o un registre.
- Carpeta híbrida: fa referència a una recopilació de registres electrònics i físics relacionats.
- Volum: serveix com a subdivisió lògica d'una carpeta de registres en unitats més petites i
fàcils de gestionar. Un volum no existeix de forma independent fora
de la carpeta. Una carpeta de registres sempre contindrà, com a mínim, un volum, que crea
automàticament el sistema quan es crea una carpeta de registres. Més tard, podeu crear
qualsevol nombre de volums dins una carpeta de registres.
- Registre: un registre proporciona metadades sobre un document o objecte físic que es posa sota el control
de l'aplicació IBM Enterprise
Records. Un registre pot heretar part del comportament
de la carpeta de registres on s'ha creat. Per exemple, pot heretar la planificació de disposició de la carpeta
de registres pare. Podeu classificar els registres com a:
- Registres electrònics: apunten a un document electrònic.
- Marcadors: apunten a un objecte físic o document en paper.
- Registre vital: és un registre imprescindible necessari per complir les
responsabilitats operatives durant una emergència a tota l'empresa.
Els registres vitals es revisen i s'actualitzen periòdicament.
- Registre permanent: un registre que s'ha identificat com que té prou valor històric
o d'un altre tipus per garantir-ne la conservació continuada per part de l'organització durant
més temps del que cal normalment per a finalitats administratives, legals o fiscals.
- Tipus de registres: podeu associar un tipus de registre amb registres que
tenen característiques comunes. Per exemple, podeu definir un tipus de registre per especificar
una planificació de disposició comuna per als registres i per facilitar la cerca i
la recuperació de registres. Els tipus de registres s'utilitzen quan un grup de registres existent
en una carpeta de registres ha de tenir una planificació de disposició diferent de l'associada actualment
amb la carpeta de registres.
Tot seguit es mostra un exemple de la
jerarquia d'entitats de gestió de registres:
Pla de fitxers
Gestió general (categoria)
Fitxers de correspondència (carpeta)
Sessions informatives de programes (carpeta)
Conferència de formació de gestió de 2006 (volum)
Conferència de formació de gestió de 2007 (volum)
Gestió d'informació (categoria)
Fitxers de correspondència (carpeta)
Fulls de números de l'operador (carpeta)