Le entità che devono essere soggette alla disposizione e entrano nella fase o fasi specificate nella pianificazione di disposizione. I record rimangono in una determinata fase per il periodo temporale specificato nel periodo di contenimento di tale fase. Al termine del periodo di contenimento, è necessario iniziare manualmente l'azione di disposizione associata alla fase.
Dopo aver associato una pianificazione di disposizione a una categoria record, cartella record o tipo di record, il sistema tiene traccia della data o dell'evento specificato che comporta l'attivazione dell'esecuzione della pianificazione. Quando si verifica l'evento o in corrispondenza della data specificata, viene attivato il limite dei record definito nella pianificazione. Quando si attiva il limite e trascorso (l'eventuale) offset per i record, il sistema esegue automaticamente l'azione limite specificata nella pianificazione. Dopo un periodo di contenimento, il sistema avvia il flusso di lavoro associato all'azione di disposizione relativa ad una fase e trasferisce le entità alla fase successiva una volta ottenuta l'approvazione da parte di una persona autorizzata. Quando si inizia la disposizione di un'entità, ha luogo automaticamente anche la disposizione di tutte le entità figlio.
Il piano file può essere configurato per l'eliminazione sia del documento dichiarato originale sia dei metadati del record (impostazione predefinita) o solo per l'eliminazione del documento dichiarato originale e la conservazione dei metadati. Vedere Configurazione della conservazione dei metadati.
Per iniziare una pianificazione di disposizione:
Come trovare le entità pronte per la disposizione
Non esiste un'unica proprietà che indica quando un'entità è "pronta per la disposizione" ma è possibile eseguire una ricerca utilizzando un insieme di condizioni.
È consigliabile creare un modello di ricerca per eseguire periodicamente questa operazione. Nel modello di ricerca, non impostare alcun valore per la data esecuzione fase corrente e assicurarsi che il campo sia modificabile per consentire all'utente di inserire la data corrente in occasione dell'utilizzo della ricerca.
Un'altra possibilità consiste nel creare eventi COM personalizzati per inviare un messaggio e notificare al destinatario quali entità sono pronte per la disposizione. Nell'ipotesi che l'utente sia a conoscenza della struttura del piano file, sarà in grado di selezionare l'entità.
Infine, è anche possibile utilizzare i metodi API per creare codice personalizzato che inizia la disposizione qualora ciò sia opportuno per i propri record aziendali.
Per visualizzare le proprietà disposizione:
È possibile visualizzare le proprietà disposizione quali nome della disposizione, data limite dell'entità, data esecuzione fase corrente, data disposizione corrente, data decisione fase corrente, nome azione fase corrente, decisione revisione fase corrente e data pulitura più recente.
Pianificazioni di disposizioni in conflitto (DOD)
Può verificarsi il caso in cui siano presenti una pianificazione di disposizione per un contenitore e una diversa pianificazione di disposizione per un tipo di record valida per un record incluso nel contenitore. Il record non può essere distrutto o esportato sino alla data più avanzata.