Det här avsnittet innehåller en beskrivning av hur du använder avvecklingsarbetsflöden.
Avvecklingsarbetsflöden ser ganska lika ut. De visas i din Workplace-inkorg eller i den gemensamma inkorgen RecordsManagerApproval.
Starta ett arbetsflöde:
Följande fält och knappar finns i de flesta arbetsflöden. Fler fält beskrivs i ämnet för respektive typ av arbetsflödessteg.
Instruktioner
Överst i fönstret finns instruktioner för att slutföra steget. Instruktionerna skrivs av den som utformar arbetsflödet. Klicka på Instruktioner om du inte ser instruktionerna så öppnas en ruta med dem.
Entitetsnamn
En eller flera entiteter listas. Om entiteten är en elektronisk post eller behållare, kan du klicka på namnet för att se posten eller öppna mappen för att se dess innehåll. Om entiteten är en fysisk post har den inget innehåll. Du kan också klicka på ikonen Hämta information för att se entitetens informationssidor.
Överföringsmappning
En överföringsmappning är ett IBM® Enterprise Records-objekt som avbildar Content Engine-egenskapsnamn till XML-egenskapsnamn som IBM Enterprise Records-verktyget Överför använder till att generera en XML-fil när IBM Enterprise Records-entiteter exporteras. Du kan välja ett överföringsmappningsobjekt från listrutan Överföringsmappning. I Överföringsmappningar finns mer information om överföringsmappningsobjekt.
Mer information om IBM Enterprise Records-verktyget Överför finns i IBM Enterprise Records-verktyget Överför.
Granskningskommentarer
Du kan ange kommentarer direkt i kommentarsrutan eller så kan du klicka på den gula ikonen längst ned i textfältet för att få ett större fönster där du kan läsa eller skriva längre kommentarer utan att bläddra. Klicka på Uppdatera och sedan på Stäng om du har använt det större textfältet.
Granskningsbeslut
Välj Godkänn för varje entitet, om du godkänner arbetsflödesåtgärden.
Välj Avvisa om åtgärden inte ska genomföras nu. Om du avvisar åtgärden bör du ange orsaken i kommentarerna.
Välj Spärra om entiteten ska spärras. Du måste sedan tillämpa spärren utanför arbetssteget så som anges i det meddelande som visas när du slutför arbetsflödet. Entiteten återställs sedan till det läge den var i innan avvecklingen initierades. I Spärra entiteter (manuellt) finns mer information om att spärra entiteter.
Välj Ändra schema om ett annat avvecklingsschema ska användas för entiteten. Du måste sedan tilldela det nya avvecklingsschemat utanför arbetsflödessteget. Entiteten återställs sedan till det läge den var i innan avvecklingen initierades. I Ändra avvecklingsschema för entiteter finns mer information om att ändra ett avvecklingsschema.
Informationskolumner
I de olika stegen visas varierande information om entiteten som inte kräver några användarindata.
Knapparna Tillämpa och Stäng
Du kan ändra informationen, tillämpa den och sedan stänga fönstret utan att vidta några ytterligare åtgärder. Arbetsobjektet finns kvar i samma inkorg. Tillämpa krävs också innan arbetsflödet slutförs om du valt att spärra en entitet.
Knappen Omtilldela
Öppnar ett fönster där du väljer en annan användare som ska utföra steget. Skriv de första tecknen i namnet och klicka på Sök. Välj användaren och klicka på Fortsätt.
Knappen Status
Öppnar spårningsprogrammet.
Knappen Slutför
Knappen Slutför avslutar arbetsflödessteget och flyttar entiteten till nästa steg i avvecklingen.