Przyjęcia zwykle śledzą użytkowników, którzy są posiadaczami kopii akt sklasyfikowanych, chociaż możliwe jest również
utworzenie przyjęcia akt niesklasyfikowanych. Przyjęcie śledzi lokalizację dokumentu sklasyfikowanego, ale samo przyjęcie zwykle
nie jest sklasyfikowane.
Jeśli przyjęcie jest dokumentem papierowym, wówczas można je zadeklarować jako akta fizyczne. Więcej informacji zawiera sekcja
Deklarowanie akt fizycznych. Można zeskanować przyjęcie i zadeklarować zeskanowany obraz jako akta
elektroniczne lub utworzyć elektroniczny dokument tekstowy i zadeklarować go jako akta. Informacje na temat deklarowania
przyjęcia jako akt sklasyfikowanych zawiera sekcja Deklarowanie akt klasyfikowanych.
W przypadku zadeklarowania przyjęcia jako akt można powiązać przyjęcie z aktami przeznaczonymi do śledzenia.
Aby zadeklarować przyjęcie jako akta:
- Rozpocznij deklarowanie przyjęcia jako akt tak samo, jak w przypadku innych dokumentów.
- W kroku Ustaw właściwości kliknij opcję Przyjęcie.
- Przejdź do sklasyfikowanych akt, których przyjęcie będzie śledzone.
- Zakończ proces deklarowania akt, jak w przypadku innych dokumentów.
Po zadeklarowania przyjęcia w postaci akt widok Właściwości przyjęcia, w polu Przyjęcie, będzie zawierał
nazwę akt, które są śledzone.
W celu zmiany wartości można kliknąć opcję Przyjęcie lub skasować przypisanie, klikając opcję
Wyczyść.
W widoku szczegółów akt sekcja Dodatkowe szczegóły dot. akt zawiera pole Status przyjęcia, które
zawiera jedną z poniższych wartości:
- Brak - akta nie zostały ustawione jako przyjęcie innych akt.
- Dołączone - status akt, do których przyjęcie jest dołączone, nie uległ zmianie; przyjęcie jest nadal
dołączone do śledzonych akt.
- Przeniesione przez nadrzędne - powiązane akta zostały przeniesione przez normalny proces
rozporządzenia.
- Zniszczone przez nadrzędne - powiązane akta zostały usunięte przez normalny proces
rozporządzenia.
- Klasyfikacja anulowana przez nadrzędne - klasyfikacja powiązanych akt została anulowana przez
autoryzowanego użytkownika. Informacje zawiera trzecia uwaga poniżej.
- Starsza wersja przywrócona przez nadrzędne - autoryzowany użytkownik przywrócił starszą wersję
powiązanych akt. Informacje zawiera trzecia uwaga poniżej.
- Usunięte przez nadrzędne - powiązane akta zostały usunięte ręcznie.
Termin "nadrzędne" dotyczy akt powiązanych z przyjęciem, a nie folderu.
Ostrzeżenie: Pole
Status przyjęcia zawiera wartość "Brak", jeśli żadne akta nie są przyjęciem. Widok
Właściwość sklasyfikowanych tak zawiera nazwy przyjęć, które zostały dołączone do akt (jeśli istnieją). Pole Status przyjęcia
sklasyfikowanych akt zawiera wartość "Brak", ponieważ akta, do których dołączone są przyjęcia, nie mogą być przyjęciami innych
akt. Dla akt (pojedynczych) może istnieć wiele przyjęć, ale przyjęcie może być dołączone tylko do jednych akt.
- Nie można rozporządzać przyjęciem, które jest dołączone do aktywnych sklasyfikowanych akt.
- Przejście na starszą wersję akt lub anulowanie klasyfikacji akt powoduje usunięcie dowiązania do przyjęcia. Jeśli wymagane
jest dalsze śledzenie akt, należy zadeklarować nowe akta jako przyjęcie dla akt, dla których przywrócono starszą wersję lub których klasyfikacja została anulowana.