记录类型是基于记录之间通用功能的记录类别。当存在于记录类别或记录文件夹中的一组记录应该拥有一个处理调度(该处理调度跟当前与记录类别或记录文件夹关联的处理调度不同)时,您可以使用记录类型。例如,出于计帐或薪资册的需要,可能有必要将员工记录文件保存 12 年。但是,对于仅需要保存 7 年的性能评估记录,您可以创建带有不同处理调度的记录类型。您可以将性能评估记录与该记录类型关联以确保在员工记录文件之前销毁评估记录。
有关处理调度如何与记录关联的详细信息,请参阅
处理调度。
请注意,您可以根据记录的记录类型搜索和检索它们。可以使用以下方式将记录类型应用到记录:
- 您可以将记录类型与记录类关联(实际上是将记录类型作为该类的缺省项)。请参阅配置缺省记录类型。
- 您可以将系统配置为在申报过程中显示记录类型元数据,以供用户从 Workplace 或 Workplace XT 中申报记录时用于记录类型。请参阅配置在申报期间显示记录类型元数据。
如果您为某个类配置了缺省记录类型,但是申报期间不显示记录类型元数据,那么该缺省记录类型将始终用于该类(用户不会意识到某个记录类型正在使用,并且不必选择记录类和记录类型)。或者,您可以配置某个缺省记录类型,但是可以让用户选择不同的记录类型,或者您可以仅给予用户选项以选择记录类型而无需配置缺省记录类型。