Förutom att söka efter specifika IBM® Enterprise Records-entiteter på fliken Sökning kan du även använda sökmallar och lagrade sökningar som skapats i Workplace.
När den som utformar en sökmall har sparat en sökning i katalogen <FPOS>:\Records Management\Templates och angett IBM Enterprise Records som programnamn visas sökningen på fliken Sökning. Välj Sökmallar och lagrade sökningar så ser du en lista över sökningar på IBM Enterprise Records-fliken Sökning. Endast sökningar som skapats med RM som värde i fältet Programnamn visas i IBM Enterprise Records.
Användare med åtkomst till IBM Enterprise Records-specifika poster i sökresultaten. I följande tabell listas IBM Enterprise Records-entiteterna tillsammans med sina värden:
i Workplace kan skapa och ändra sökningar med Sökdesign. När du skapar sökmallar kan du använda egenskapen RM-entitetstyp till att ange eller filtrera bortRMEntityType | Värde | Objekttyp* |
---|---|---|
Postkategori | 101 | Mapp |
Postmapp | 102 | Mapp |
Mapp för elektronisk post | 105 | Mapp |
Fysisk behållare | 106 | Mapp |
Hybridpostmapp | 108 | Mapp |
Fysisk postmapp | 110 | Mapp |
Volym | 103 | Mapp |
Elektronisk post | 301 | Dokument |
E-postpost | 302 | Dokument |
Markör | 303 | Dokument |
*Anpassade objekt är objekt som åtgärder, platser, posttyper osv. Du kan se dem i listan när du visar listrutan Objektunderklass i Sökdesign.
När du utför en sökning kan du lista entitetstyper som visas som kryssrutor i sökmallen. Det gör du på sidan Objekttyper. När du använder sökmallen anger du värden i tabellen ovanför eller markerar kryssrutan Filtrera resultat mot utvalda klasser: om du vill söka efter en viss entitetstyp.
I hjälpen till Sökdesign finns mer information om att skapa lagrade sökningar och sökmallar.
En lagrad sökning har redan en del kriterier fördefinierade. Allt du behöver göra är att klicka på namnet. Då körs sökningen och resultaten visas som om du hade öppnat en mapp. Ikonen för en lagrad sökning ser ut så här:
I en sökmall brukar du kunna se sökvillkoren och ange egna värden. Du ändrar inte sådana egenskaper som du vill söka efter eller operatorerna. Du behöver bara ange värden för förvalda villkor. Ikonen för en sökmall ser ut så här:
IBM Enterprise Records hanterar enbart VQL-alternativet för en sökning eller sökmallar som ingår i ett CBR-element för innehållsbaserad hämtning. Andra CBR-alternativ, t.ex. ALL och NONE, hanteras inte.
VQL är frågespråket som används i Autonomy K2-programmet, som underbygger Content Search Engine. Mer information om VQL-syntax, finns i Autonomy-dokumentationen som installeras på K2 Master Administration Server: http://<Master_Administration_Server_hostname>:9990/verity_docs/
Använda en sökmall eller en lagrad sökning:
Sökresultaten visas längst ned på sidan. Du kan sortera resultaten genom att klicka på kolumnrubrikerna, öppna informationssidor genom att klicka på ikonerna Hämta information, visa dokument, öppna mappar och utföra åtgärder med hjälp av en entitets kontextmeny. Om du ska utföra åtgärder på flera entiteter markerar du deras kryssrutor och väljer åtgärden från menyn Flervalsåtgärder.