IBM Enterprise Records, Versio 5.1.+            

Haun määritys ja ajo

Voit hakea asiakirjoja, taltioita, asiakirjakansioita ja asiakirjaluokkia. Hakutila, dynaaminen tai staattinen, vaikuttaa valittavana oleviin hakuasetuksiin. Voit käyttää myös hakumalleja ja tallennettuja hakuja.

Lisätietoja hakutilasta on kohdassa Hakusivun mukautus. Kun hakutyyppi on valittu, hakua voi tarkentaa määrittämällä seuraavat hakuehdot: Oletushakuperusteita voi muokata jokaisella sivulla. Haku-välilehdessä on linkki hakumalleihin ja tallennettuihin hakuihin. Hakusuunnittelu luo ennalta suunniteltuja hakuja Application Engine- tai Workplace XT -ohjelmassa ja merkitsee ne IBM Enterprise Records -ohjelman käyttöön. Hakumalleissa jotkut näistä hakuperusteista on määritetty, ja jotkut kentät ovat muokattavissa, joten käyttäjä voi muokata hakua. Tallennettu haku sisältää kaikki hakuperusteet, joita ei voi muokata. Kun napsautat tallennetun haun nimeä, vain hakutulokset tulevat näkyviin, aivan kuin olisit aukaissut kansion.

Voit määrittää ja ajaa haun seuraavasti:

  1. Valitse Haku-välilehti.
  2. Napsauta sitä hakulinkkiä, joka perustuu haettavaan yksikkötyyppiin (asiakirjaluokkaan, asiakirjakansioon, taltioon tai asiakirjaan), tai valitse Hakumallit ja tallennetut haut.
    • Hakumalleihin ja tallennettuihin hakuihin perustuvassa haussa napsauta haun nimeä.
    • Kirjoita hakumalleissa arvot niihin kenttiin, jotka hakumallin mukaan ovat muutettavissa.
    • Kaikissa muissa hauissa kirjoita haluamasi hakuperusteet.
  3. Kun olet kirjoittanut kaikki hakuperusteet, valitse Haku. Voit määrittää haun kohteen Haku kohteesta -kentän avulla. Voit vaihtaa kohteen seuraavasti:
    1. Valitse Valitse kansio.
    2. Siirry haluamaasi luokkaan, aliluokkaan tai kansioon, johon haluat rajoittaa haun, ja valitse se. Polun lopussa näkyy valittuna oleva kansio.
    3. Valitse Hyväksy.
    4. Suodata luokan mukaan -kentässä voit rajoittaa palautettavia tuloksia niin, että ne sisältävät vain tiettyyn luokkaan kuuluvia yksiköitä. Jos esimerkiksi valitsit yksikön tyypiksi asiakirjat, voit tarkentaa hakua määrittämällä luokan tyypin (sähköinen asiakirja, sähköposti, merkkiasiakirja tai muu mukautettu luokka).
    5. Valitse Valitse luokka.
    6. Valitse luokan tyyppi Valitse suodatinluokka -sivulta.
    7. Valitse luokan tyyppi valitsemalla Valitse suodatinluokka -vaihtoehto.
    8. Valitse Sisällytä aliluokat -valintaruutu, jos haluat palauttaa yksiköt, jotka ovat valitun luokan aliluokissa.
    9. Kirjoita Enimmäistulokset-kenttään tuloksissa palautettavien yksiköiden enimmäismäärä. (Arvoalue on 50 - 5000.) Enimmäistulokset -kenttä on käytettävissä vain silloin, kun Hakutila-vaihtoehtona on Staattinen. Lisätietoja on kohdassa Hakusivun mukautus.

Määritä ominaisuudet

Määrittämällä hakuperusteita voit hakea yksiköitä seitsemän ominaisuuden perusteella. Voit kirjoittaa arvot kaikille näille ominaisuuksille. Luokitelluille asiakirjoille voit kirjoittaa hakuperusteet, jotka perustuvat nykyiseen luokitukseen tai aloitusluokitukseen, luokituksen laskuun, luokituksen nostoon, luokituksen poistopäivämääriin tai -tapahtumiin tai lisämerkintöihin. Voit myös jättää ominaisuusarvot tyhjiksi ja etsiä yksikköä hakuperusteiden avulla.

Voit valita ominaisuusjoukon seuraavasti:

  1. Valitse Muuta.
  2. Valitse Ominaisuusehtojen asetukset -alueelta ominaisuuden nimi vähintään yhdestä Ominaisuuden nimi -valikosta.
  3. Napsauta sen ominaisuuden valintanappia, jonka tulokset haluat lajitella.
  4. Valitse operaattori. Käytettävissä olevat operaattorit määräytyvät ominaisuuden mukaan.
  5. Valitse Hyväksy muutokset.

Lisätietoja tämän sivun asetuksista on kohdassa Hakusivun mukautus.

Kirjoita arvot ja aseta operaattorit

Jokaiselle hakuun sisällytettävälle operaattorille on annettava arvo kirjoittamalla teksti, valitsemalla arvo valikosta tai toiselta sivulta tai valitsemalla päivämäärä kalenterista. Haussa käytetään vain niitä operaattoreita, joilla on arvo.

  1. Tarkista kunkin ominaisuuden operaattori. Voit valita operaattorin valikosta tai hyväksyä oletusarvon.
  2. Kirjoita arvo kullekin operaattorille, jota haluat käyttää.
  3. Osoita kahden ominaisuuden välinen suhde valitsemalla AND tai OR. AND-operaattori palauttaa tulokset vain silloin, kun molemmat arvot ovat tosia. OR-operaattori palauttaa tulokset, jos ominaisuuksien arvoista jompikumpi on tosi. Jos sinulla on esimerkiksi moniarvoinen ominaisuus henkilökunta ja haluat hakea palkkamenoja (Payroll) tai rekrytoituja (Recruitments), kirjoita seuraava hakuehto:
    Human Resources = Payroll    OR
    Human Resources = Recruitments
    Voit kirjoittaa hakuperusteet myös seuraavasti:
    Human Resources = Payroll, Recruitments
Tärkeää: Jos käytät Aloitusluokitus-ominaisuutta DoD-luokitellussa tietomallissa, luokituksen syötekenttä on merkkijonokenttä. Kaikki vertailut, joissa käytetään sellaisia operaattoreita kuin suurempi kuin (>), pienempi kuin (<) tai yhtä suuri kuin (=), perustuvat kirjoittamaasi tekstiin. Silloin aakkostetun luettelon loppupäässä oleva sana on "suurempi" kuin alkupäässä oleva sana.

Sisällön määritys

Jos haet asiakirjaa, voit määrittää sanan tai lausekkeen, joka on asiakirjaksi vahvistetun dokumentin sisällössä (asiakirjan objektisäilössä) tai asiakirjan ominaisuuksien tekstissä (Arkistonmuodostussuunnitelman objektisäilön metatiedoissa). Sivuston pääkäyttäjän on määritettävä hakuohjelma, jolla ominaisuudet indeksoidaan. Voit yhdistää ominaisuushaun ja sisältöhaun käyttämällä AND- tai OR-operaattoria.

Jos hakutilana on Staattinen ja käytät OR-operaattoria, haku käsittelee ominaisuushaun ensin. Jos palautettujen tulosten määrä on yhtä suuri tai suurempi kuin Enimmäistulokset-kentän arvo, haku keskeytyy, eikä sisällöstä haeta. Siksi hakutuloksissa ei ehkä ole dokumentteja, joissa on pyydetty sisältö. Lisätietoja hakutilasta on kohdassa Hakusivun mukautus. Kun hakutilana on Dynaaminen, sisältöhaku suoritetaan ensin ja ominaisuushaku sitten, jolloin Dynaaminen-tila palauttaa kaikki tulokset.

Voit hakea sisältöä seuraavasti:

  1. Kirjoita haettava teksti Sisältö sisältää -tekstikenttään.
  2. Valitse kohdassa-kentän arvoksi joko Metatiedot, jolloin haku kohdistuu ominaisuuksien tekstiin, tai Sisältö, jolloin haku kohdistuu asiakirjaksi vahvistetun dokumentin tekstiin. Kun määrität arvon Sisältö-kenttään, hakutuloksien sivulla on Luokitus-sarake, joka näyttää tulosten olennaisuuden hakuperusteiden suhteen prosentteina. Luokitus-sarake on lajittelussa oletussarake, ja aluksi se lajitellaan laskevaan järjestykseen. Luokitus-sarake on käytettävissä vain silloin, kun Hakutila-vaihtoehtona on Dynaaminen.
  3. Aseta operaattoriksi AND, joka määrittää, että kirjoittamasi tekstin on sisällyttävä yksikköön ja ominaisuuksien on oltava tosia. Määritä operaattoriksi OR, jos sisältö- tai ominaisuusehdon on oltava tosi.
Huomautus:
  • Kun kirjoitat sanan, sisältöhaku etsii sanan kaikki muodot asiakirjan tekstistä. Jos etsit tekstiä ominaisuuksista (metatiedoista), haku palauttaa vain tarkat vastineet. Jos siis hakiessasi dokumentin sisällöstä kirjoitat sanan kuukausi, saat tulokseksi dokumentit, jotka sisältävät kuukausi-sanoja, kuten kuukausi, kuukausien, kuukausittain. Jos kirjoitat ominaisuushakuun sanan kuukausi, saat tulokseksi vain ne dokumentit, joissa on ominaisuuden arvo kuukausi.
  • Jos kirjoitat useita sanoja, kaikkien sanojen on löydyttävä dokumentista. Jos esimerkiksi kirjoitat myynti kuukausittain ohjelma palauttaa vain dokumentit, joissa on molemmat sanat.
  • Jos haluat hakea lauseketta, jossa sanat ovat tietyssä järjestyksessä, kirjoita lauseke lainausmerkkien väliin. Esimerkiksi "oikea käsi" palauttaa vain dokumentit, joissa on sanapari oikea käsi.
  • Lainausmerkkien avulla voit hakea tiettyä kirjainkokoa tai kirjoitusasua. Esimerkiksi "tähti" palauttaa sanan tähti, mutta ei sanoja tähtitaivas tai Tähti.
  • Käytä tähteä (*) yleismerkkinä haluamallesi määrälle (nollasta lähtien) kirjaimia, numeroita tai alaviivoja ( _ ). Esimerkiksi merkkijono ma*a palauttaa sanat maha, Marja, maailma, mallintaa ja maksukausi. Käytä kysymysmerkkiä (?) yhden aakkosnumeerisen merkin sijasta, jolloin merkkijono ?alo palauttaa sanat talo, valo, Salo, salo.
  • Jos Oracle on käytössä järjestelmässä, haussa erotellaan isot ja pienet kirjaimet, ellei pääkäyttäjä ole vaihtanut asetusta kohdan Haun määritys kirjainkoosta riippumattomaksi ohjeiden mukaan.
  • Kun haet MS SQL -tietokannasta LIKE-operaattorin avulla ja hakuperusteissa on vasen hakasulje([), [-merkki on asetettava hakasulkeiden väliin. Silloin kenttään on kirjoitettava merkkijono [[]. MS SQL -toimittajan ongelma. Katso lisätietoja MS SQL -käyttöohjeista.
  • Kun teet ominaisuushaun käyttämällä OR-operaattoria yhdessä koko tekstin haun kanssa Dynaaminen-tilassa, tulosjoukon oletusjärjestyksenä on lajittelu luokituksen mukaan. On huomattava, että tulosjoukossa saattaa olla kaksoismerkintöjä. Esimerkiksi yksi kohde voi näkyä tulosjoukossa kahdesti, kerran ominaisuuden mukaan tehdyn haun perusteella ja toisen kerran tekstihaun tai sisältöperustaisen haun perusteella. Lisäksi, kun napsautat eri saraketta tulosjoukossa ja lajittelet tulokset esimerkiksi dokumentin otsikon mukaan luokituksen sijasta, alkuperäinen kaksoisesiintymä voi tulla suodatetuksi pois. Tämän vuoksi palautettujen asiakirjojen kokonaismäärä voi olla erilainen, kun hakutulokset lajitellaan dokumentin otsikon mukaan tai luokituksen mukaan. Jos tarvitset tietoa hakutulosten olennaisuudesta, silloin kannattaa käyttää luokituksen mukaista lajittelua, joka on oletusarvo. Jos on tärkeää poistaa mahdolliset kaksoismerkinnät, lajittele metatietojen mukaan.

Suodatus päätason tyypin mukaan

Voit hakea asiakirjaa sen päätason yksikön lajin ja ominaisuuksien perusteella. Voit valita päätason yksikön seuraavasti:

  1. Valitse Ja suodata päätason tyypin mukaan -kohdan oikealla puolella oleva Valitse-vaihtoehto.
  2. Valitse päätason tyyppi, jonkalainen asiakirjan on oltava.
  3. Palaa hakusivulle valitsemalla Hyväksy.
  4. Anna operaattori ja arvo tai määritä muita ominaisuuksia valitsemalla Muuta. Päätason yksikön hakuehtoihin tehdyt muutokset heijastuvat kyseisen yksikkölajin Oma haku -sivulle. Jos esimerkiksi valitset tietyn asiakirjakansion päätason kansioksi ja vaihdat siinä ominaisuusjoukkoa, samat ominaisuuksien arvot asetetaan asiakirjakansioille, kun seuraavan kerran etsit niitä suoraan.

Kun olet määrittänyt kaikki hakuperusteet, valitse Haku.

Hakutulokset

Jos hakutilana on Staattinen, Enimmäistulokset-kentän arvo rajoittaa palautettavien tulosten määrää. Jos hakutilana on Dynaaminen, Enimmäistulokset-kentän arvo ei vaikuta palautettaviin tuloksiin. Lisätietoja Enimmäistulokset- ja Hakutila-vaihtoehdoista on kohdassa Hakusivun mukautus.

Hakutulokset sisältävät yksikön nimen ja kaikki ominaisuusarvot, jotka määritit hakuperusteissa. Jos esimerkiksi Lisämerkintä-ominaisuudella on useita arvoja, tuossa sarakkeessa näkyy Näytä tiedot -linkki. Kun napsautat tätä linkkiä, kaikki ominaisuuden arvot tulevat näkyviin. Voit tehdä seuraavat toiminnot hakutuloksille:
  • Luo tulostettava versio.
  • Valitse useita yksikköjä ja valitse toiminto, jota käytetään valituissa merkinnöissä, valitsemalla Monivalintatoiminnot.
  • Näytä yksikön tietosivu napsauttamalla Nouda tiedot -kuvaketta.
  • Selaa tuloksia napsauttamalla sivunumeroa tai valitsemalla Seuraava.
    Tärkeää: Luettelonäkymän sivukoko -arvo (yleiset asetukset Application Engine -ohjelmassa tai käyttäjän asetukset Workplace XT -ohjelmassa) määrittää, kuinka monta hakutulosta näkyy kullakin sivulla. Jos halutuloksissa on 100 yksikköä ja Luettelonäkymän sivukoko -kentän arvo on 20, hakutulokset sisältävät viisi kahdenkymmenen merkinnän sivua.
  • Lajittele tulokset napsauttamalla saraketta. Sen mukaan, kuinka määrität haun oletusasetukset, voit päivittää haku- ja lajittelutuloksia dynaamisesti. Lisätietoja on Hakutila-kentän kuvauksessa kohdassa Hakusivun mukautus.
  • Lajittele tulokset olennaisuuden mukaan napsauttamalla Luokitus-saraketta.
    • Luokitus-sarakkeen käyttö edellyttää, että olet määrittänyt Sisältö-vaihtoehdon hakuperusteisiin. Lisätietoja on kohdassa Haun määritys ja ajo.
    • Luokitus-sarake on käytettävissä vain asiakirjoissa ja vain Dynaaminen-hakutilassa. Lisätietoja hakutilasta on kohdassa Hakusivun mukautus.
  • Tarkastele kaikkia moniarvoisia ominaisuuksia. Lisätietoja on Moniarvoinen ominaisuus -kentän kuvauksessa kohdassa Hakusivun mukautus.

Jos napsautat aliluokan Nouda tiedot -kuvaketta eikä sinulla ole käyttöoikeutta ylätason luokkaan, IBM Enterprise Records -ohjelmassa ilmenee virhe.

Hae virheitä

Jos arkistonmuodostussuunnitelman hierarkia sisältää suuren määrän asiakirjaluokkia, asiakirjakansioita ja asiakirjoja, haku voi saada aikaan virheen, myös aikakatkaisuvirheen. Lisätietoja asetuksista, joita voit muokata näiden virheiden estämiseksi, on kohdassa IBM FileNet P8 Troubleshooting Guide.



Palaute

Päivitetty viimeksi: Elokuu 2011


© Copyright IBM Corp. 2011.
Tämä Information Center -sivusto perustuu Eclipse-tekniikkaan. (http://www.eclipse.org).