IBM Enterprise Records, Versão 5.1.+            

Usando as Guias do IBM Enterprise Records

Diversas guias estão disponíveis no aplicativo IBM® Enterprise Records. Cada uma destas guias abre um página que permite executar diferentes tarefas relativas ao gerenciamento de registros.

Procurar

A guia Procurar possui um painel principal que lista entidades dentro da entidade atual. Na coluna à extrema esquerda há caixas de verificação que você pode usar para selecionar uma ou mais entidades para processamento. Para selecionar ou cancelar a seleção de todas as entidades na lista, clique na caixa de opção na linha de cabeçalho. Os ícones adicionais estão à esquerda dos nomes da entidade. O ícone imediatamente à esquerda do nome da entidade identifica o tipo da entidade. Clique no nome ou no ícone para abrir aquela entidade. Ícones adicionais podem aparecer para indicar o estado da entidade, como em suspensão ou inativa. Pause o cursor sobre qualquer ícone para visualizar uma dica de ferramenta que identifica o significado do ícone.

Árvore de categorias

Você pode exibir ou ocultar categorias e subcategorias na estrutura de visualização em árvore na esquerda do painel principal. Clique em Exibir árvore de categorias para exibi-la. Enquanto estiver exibida, você pode:

Caminho

Abaixo das guias, um caminho exibe seu local atual no plano de arquivo. Você pode clicar em qualquer item no caminho para pular para outro local. No caminho de amostra a seguir, CSPRO é um plano de arquivo, Corporate é uma categoria de registro sob CSPRO e Benefits poderia ser uma subcategoria ou pasta de registros sob a categoria de registro Corporate.

Caminho: CSPRO > Corporate > Benefits

Clique em qualquer item no caminho para pular para aquele nível no plano de arquivo.

Todas as entidades possuem um ícone Obter Informações (ícone informações) para visualizar suas páginas de Informações, que exibem diversos tipos de metadados associados com essa entidade.

Menu Ações de Multisseleção

Use o menu Ações de Multisseleção para executar a mesma ação em mais de uma entidade a cada vez. Isto assegura que o conjunto de entidades é atualizado da mesma forma e no mesmo momento. O menu está disponível com seus resultados de Procura e na página Navegar.

Selecione a caixa de seleção de uma ou mais entidades, e a seguir clique no menu Ações de multisseleção para escolher uma ação apropriada para todas as entidades selecionadas. A lista de ações depende se você selecionou uma ou mais entidades e se selecionou diferentes tipos de entidades. Apenas ações que podem ser aplicadas a todas as entidades selecionadas aparecem no menu. A maioria dos procedimentos na Ajuda são escritos para múltiplas seleções. Se você estiver executando uma ação em somente uma entidade, é mais rápido clicar com o botão direito do mouse em seu nome e selecionar a ação no menu de contexto. Também é possível usar Obter Informações para executar ações nas páginas de Informações de uma entidade. Isto é útil quando você deseja executar mais de uma ação ou precisa verificar as informações antes de executar uma ação.

Um exemplo é que você pode selecionar várias vezes Copiar ou Excluir para registros. Isso invocará um assistente para essa ação.

Recurso de Filtragem

Existem duas razões para usar a filtragem: para reduzir o número de entidades que aparecem em uma lista e para ver quais entidades não estão listadas porque existem mais entidades do que podem ser listadas, considerando os resultados máximos que você especificou. Se isso acontecer, será mostrada uma mensagem de que existem mais itens. Observe que entidades retornadas são as primeiras encontradas pelo Content Engine, que podem não estar em uma ordem específica.

Para usar a filtragem, insira o texto que aparece nos nomes ou IDs das entidades que deseja visualizar e clique em Ir. Todas as entidades que não tenham esse texto são removidos da lista, criando espaço para diferentes entidades que contêm o texto especificado. Clique em Reinicializar para remover o texto da caixa Filtro e clique em Ir para retornar para uma lista não filtrada.

O número de entidades que aparecem na lista é determinado pelo valor de Máximo de resultados de objetos personalizados e pastas nas preferências do usuário de seu Workplace. Acesse a página Procurar > Objetos Customizados para visualizar e reconfigurar o valor para os registros. Seu administrador do site precisa ativar objetos personalizados na área Configurações Gerais na página Geral das Preferências do Site. Como algumas entidades podem conter registros e outros contêiners, você também pode especificar um valor de resultados máximos para as pastas. Portanto, a lista poderia conter até o número máximo de pastas e registros. Se o seu máximo de resultados para objetos e pastas customizados for 50, então até 100 itens podem aparecer na lista: 50 registros e 50 pastas.

Disposição

Selecione a guia Disposição para gerenciar planejamentos de disposição, suspensões e tipos de registro.

Para retornar para a página principal Disposição quando terminar de trabalhar com um dos tipos de disposição, selecione Disposição no caminho ou clique novamente na guia Disposição.

Físico

A guia Físico contém os links que são específicos para entidades físicas, tais como:

Relatórios

Use a guia Relatórios para selecionar em uma lista de relatórios que fornecem uma visualização estatística das diversas atividades do IBM Enterprise Records. Quando você seleciona um tipo de registro, insira o critério de entrada, e a seguir visualize o relatório gerado. Para obter informações adicionais, consulte Geração de relatório.

Configurar

A guia Configurar contém links para criar e gerenciar os seguintes itens:

 



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Última atualização: Agosto 2011


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