Para controlar a retenção e a disposição de registros, você define e associa uma agenda de disposição a contêineres de registros e tipos de registros. Em uma agenda de disposição, você especifica as regras de retenção e as instruções para dispor deles no fim do período de retenção.
As instruções de disposição incluem:
- revisar
- transferir para um arquivo para preservação permanente
- exportar para outr local
- destruir
Você define diferentes fases através das quais um registro deveria passar em uma agenda de disposição. Cada fase tem um período de retenção definido.
No fim de cada fase, a ação especificada é executada nos registros, então os registros passam para a próxima fase. A agenda de disposição é interrompida para as entidades nas quais uma suspensão foi colocada. Ele será reiniciado após a remoção das suspensões.
Para calcular quando os registros estão prontos para a disposição, execute a Varredura de disposição. Consulte o Processos de varredura. As agendas de disposição são importadas e exportadas usando a ferramenta Exportação e importação de plano de arquivo.
Parâmetros de agenda de disposição
Uma agenda de disposição inclui quaisquer dos seguintes:
- Evento Aciona o começo do corte. O corte significa fechar entidades para que você possa iniciar sua disposição. O corte termina o uso ativo de registros antigos.
- Ação de Corte Ação executada automaticamente em
entidades assim que o corte é acionado e qualquer tempo de
deslocamento especificado tenha decorrido.
- Deslocamento Diferença de tempo entre o início do
corte e a ativação da ação de corte.
- Fases de Descarte Fases definidas para controlar a retenção de
registros em um estado específico para um período de tempo especificado.
- Fase de Instrução/Ação de Disposição Ação que precisa
ser iniciada manualmente quando o período de retenção de uma fase
termina. Cada fase tem uma ação de disposição associada. As ações de disposição de fase podem ser revistas, transferidas para um arquivo para a preservação permanente, exportadas ou destruídas.
- Fluxos de Trabalho de Disposição Cada ação de disposição
possui um fluxo de trabalho associado. Quando uma ação é iniciada, o sistema inicia o fluxo de trabalho associado para executar um conjunto predefinido de instruções nos registros.
Herança de agenda de disposição
Você pode associar uma agenda de disposição a uma categoria de registro, uma pasta de registros ou um tipo de registro. Uma pasta de registros pode ter sua própria agenda de disposição ou pode herdar a agenda de disposição associada a uma categoria de registro pai.
Por padrão, um registro herda a agenda de disposição da pasta em que é declarado. No entanto, se você desejar associar uma agenda de disposição diferente ao registro, crie um tipo de registro, associe a agenda de disposição requerida a este tipo de registro, e atribua este tipo de registro ao registro. Quando diferentes agendas de disposição são associadas à categoria de registro, à pasta de registros e ao tipo de registro de um registro, o registro herda a agenda de disposição do tipo de registro. Se um registro for criado diretamente sob uma categoria de registro, o registro herdará a agenda de disposição da categoria de registro.
Como regra geral, a agenda de disposição de menor nível na hierarquia do registro é aplicável. O diagrama a seguir ilustra a herança de agendas de disposição por diferentes entidades sob diferentes condições:

Se você mover uma categoria ou pasta de registros, poderá atribuir uma agenda de disposição para o contêiner e especificar quais entidades no contêiner serão afetadas pela atribuição. Para obter informações adicionais sobre entidades de movimentação, consulte
Realocar uma categoria ou pasta.
Se você não atribuir uma agenda de disposição ao realocar um contêner, o seguinte será verdadeiro:
- Se o contêiner herdar a agenda de disposição da entidade pai, ele irá herdar a agenda de disposição do novo pai após a realocação.
- Se o contêiner tiver uma agenda de disposição diferente da da entidade pai, o contêiner continuará a ter a mesma agenda após a realocação.
Processo de disposição
Após você associar uma agenda de disposição a uma categoria ou pasta de registros, todos os registros criados naquele contêiner irão herdar essa agenda de disposição por padrão. Quando a ação de corte é executada nos registros, eles entram no prazo para disposição e são movidos para a fase de disposição. Entidades identificadas como prontas para disposição são marcadas com o ícone pronto para disposição:
.
Os usuários autorizados podem iniciar a disposição.
Após obter aprovação do Gerenciador de Registros, o sistema executa
as ações de disposição associadas nas entidades aprovadas. Você pode atribuir uma das seguintes ações de disposição em uma fase na agenda de disposição:
- Revisão Uma pessoa autorizada revisa o status de disposição
das entidades para determinar se elas podem continuar na próxima etapa.
Você pode atribuir a ação Revisão quantas vezes for necessária.
- Exportar Entidades serão copiadas ou exportadas para um sistema ou
armazenamento de objetos diferente. Mais tarde, em uma ação separada, você pode remover os registros do local anterior.
- Exportar com Mapeamento Entidades com propriedades customizadas serão
copiadas ou exportadas para uma organização que usa o esquema DoD V3, tal como National
Archives and Records Administration (NARA).
Em uma ação separada, você pode remover os registros do local anterior.
- Transferência em Duas Etapas Entidades serão transferidas para um
local especificado no final do período de retenção. A transferência é seguida pela destruição quando o Gerente de registros confirma que as entidades foram transferidas com êxito e estão prontas para destruição.
- Transferência em Duas Etapas com Mapeamento Entidades com propriedades
customizadas serão transferidas para uma organização que usa o esquema DoD V3, tal como National Archives and Records Administration (NARA),
no final do período de retenção. A transferência é seguida pela destruição
quando o Gerente de registros confirma que as entidades foram transferidas
com êxito e estão prontas para destruição.
- Destruir Entidades serão permanentemente excluídas do
repositório. Você pode atribuir esta ação somente uma vez em uma entidade.
Os links associados com um registro são destruídos junto com o registro.
- Transferência Temporária com Mapeamento Entidades com
propriedades customizadas serão temporariamente transferidas para uma
organização que usa o esquema DoD V3.
Se um fluxo de trabalho de destruição falhar por algum motivo, a entidade permanece no status
Disposição em Andamento. Você precisa iniciar novamente a disposição na entidade. Consulte o Iniciando um Planejamento da Disposição.
Melhores práticas
Algumas propriedades são atualizadas de forma dinâmica pela Varredura de disposição. Se essas propriedades forem usadas como a base de retenção para retenções alternativas, uma atualização de Varredura de disposição poderia ser feita em um período de retenção mais longo. Não use quaisquer dessas propriedades como a base de retenção para uma retenção alternativa.
- Data de execução da fase atual
- Ação da fase atual
- Última data de varredura
- Data da decisão da fase atual
- Decisão da revisão da fase atual
- ID da fase atual
- Recalcular a retenção da fase
- Status de execução da fase atual
- DisposalPhases
- CycleYears
- CycleMonths
- CycleDays
- CurrentActionType
- VitalWorkflowStatus
- VitalSweepDate
- VitalRecordReviewDate
- Data da próxima revisão do registro vital
- CurrentPhaseId
- AlternateRetentions
- RetentionBase
- RetentionPeriodYears
- RetentionPeriodMonths
- RetentionPeriodDays
- CurrentPhaseExportFormat
- ExportFormat
- CurrentPhaseDecisionDate