W produkcie można skonfigurować automatyczne deklarowanie akt, aby upewnić się, że gdy użytkownik wykonuje operację
(wprowadzanie/zwracanie albo umieszczanie w folderze) względem dokumentu w składnicy obiektów akt (ROS, Records Object
Store), wówczas produkt IBM® Enterprise
Records automatycznie tworzy odpowiednie akta w określonej
składnicy obiektów planu umieszczania w folderach (FPOS, File Plan Object Store).
Na przykład: można wybrać opcję deklarowanie każdego dokumentu umieszczonego w folderze Confidential jako akt. Można również
ustawić deklarowanie każdego dokumentu należącego do klasy dokumentów jako akt, gdy użytkownik wprowadza/zwraca
dokument.
Ważne: Jeśli wymagane jest zadeklarowanie akt już w trakcie tworzenia, wówczas można użyć zdarzenia
Wprowadź/Zwróć zamiast zdarzenia Utwórz.
Zdarzenie RMAutoDeclaration należy skonfigurować w celu korzystania
ze zdarzeń asynchronicznych i INNYCH NIŻ synchroniczne. Aby skonfigurować automatyczne deklarowanie akt, należy wykonać następujące zadania:
- Uruchom skrypt importu na ROS z Enterprise Manager, aby utworzyć czynność zdarzenia. Wykonaj procedurę opisaną w sekcji Praca z procedurami obsługi zdarzeń.
Skrypt importu utworzy czynność zdarzenia w folderze Czynność zdarzenia, w składnicy obiektów, a modułu kodu utworzy w folderze
Moduł kodu.
Informacje zawiera temat Praca z procedurami obsługi zdarzeń.
- Określ lokalizację i inne informacje dot. nowo zadeklarowanych akt, wykonując procedurę edycji pliku konfiguracyjnego
automatycznej deklaracji, która została opisana później w niniejszym temacie.
- Utwórz subskrybcję, która wykorzysta zdarzenie czynności automatycznej deklaracji, wykonując procedurę opisaną później w
niniejszym temacie.
- Przetestuj konfigurację, wykonując procedurę RMAutoDeclare opisaną w dalszej części niniejszego tematu.
Edycja
pliku konfiguracyjnego deklaracji automatycznej
Aby edytować plik konfiguracyjny RMAutoDeclaration (RMAutoDeclare.properties), wykonaj
następujące czynności:
- W produkcie Enterprise Manager utwórz (wyznacz) właściwość String (na przykład:
AutoDeclareFolderSymName) w klasie lub podklasie dokumentu źródłowego, aby określić ścieżkę folderu albo identyfikator GUID
folderu, w którym zostaną umieszczone akta. Skonfiguruj właściwość w taki sposób, aby jej długość nie przekraczała 256 znaków.
- (Opcjonalnie) W produkcie Enterprise Manager utwórz (wyznacz) inną właściwość String (na
przykład AutoDeclareRecordClassSymName) w klasie lub podklasie dokumentu źródłowego, aby określić nazwę klasy
akt. Jeśli nazwa klasy akt nie zostanie określona, wówczas domyślna ustawiona zostanie wartość domyślna ElectronicRecordInfo.
Pierwsze dwa kroki tworzą właściwości dla zdarzenia RMAutoDeclare.
- Użyj produktu Application Engine, Workplace XT lub
Enterprise Manager, aby pobrać plik RMAutoDeclare.properties.
- Przeprowadź edycję pliku RMAutoDeclare.properties, wykorzystując następujące informacje:
rmevent.declare.RecordClassPropertySymname=AutoDeclareRecordClassSymName
rmevent.declare.RecordFiledInFolderPropertySymname=AutoDeclareFolderSymName
(Jeśli właściwość nie istnieje, wówczas procedura obsługi zdarzeń rejestruje błąd.)
rmevent.declare.FPOSObjectStoreName=TargetObjectStoreName
- Użyj produktu Application Engine, Workplace XT lub
Enterprise Manager, aby wprowadzić/zwrócić nową wersję pliku RMAutoDeclare.properties z treścią
określoną powyżej.
Utwórz subskrypcję, która będzie wykorzystywać czynność zdarzenia RMAutoDeclaration
Można utworzyć
jedną lub więcej subskrybcji, które będą uruchamiane przy każdej okazji zdarzenia zasubskrybowanego (Wprowadź/zwróć lub Plik
dodany).
To spowoduje uruchomienie czynności zdarzenia powiązanego z subskrypcją.
W przypadku zdarzenia
wprowadzania/zwracania powiązanego z dokumentem można utworzyć subskrybcję w klasie lub podklasie Dokument. W przypadku
zdarzenia powiązanego z folderem (plik dodany) można utworzyć subskrybcję w klasie lub podklasie folderu albo w konkretnej
instancji obiektu folderu. Można utworzyć dowolną liczbę subskrybcji. Na przykład: można utworzyć subskrybcje dotyczące kilku
różnych podklas dokumentów.
- W produkcie Enterprise Manager rozszerz składnicę obiektów ROS, która będzie zawierała
dokumenty przeznaczone do automatycznego zadeklarowania w postaci akt.
- Aby utworzyć subskrybcję dla klasy lub podklasy dokumentu, kliknij prawym przyciskiem myszy opcję Klasa
dokumentu (albo podklasa dokumentu) i wybierz opcję Dodaj subskrybcję. -lub- Aby utworzyć
subskrypcję dla klasy lub podklasy folderu, rozwiń folder Inne klasy, kliknij prawym przyciskiem myszy opcję
Folder (lub podklasę folderu), a następnie wybierz opcję Dodaj subskrybcję. -lub- Aby utworzyć
subskrybcję dla konkretnego folderu, rozwiń folder główny, przejdź do folderu, dla którego zamierzasz ustawić subskrypcję, kliknij
prawym przyciskiem myszy folder, a następnie wybierz opcję Dodaj subskrybcję.
- W kreatorze tworzenia subskrybcji kliknij opcję Dalej.
- Określ znaczącą, unikalną nazwę i opis dla subskrypcji, a następnie kliknij przycisk Dalej.
- W przypadku subskrybcji klasy (nie instancji) upewnij się, że zaznaczony jest przełącznik Zastosuj do wszystkich
instancji klasy <nazwa klasy>, a następnie kliknij przycisk Dalej.
- Na ekranie określania wyzwalaczy określ wyzwalacze, które powinny aktywować subskrybcję
(Wprowadź/zwróć w przypadku subskrybcji dokumentu; Umieść w przypadku subskrybcji
folderu).
Kliknij przycisk Dalej.
- Na ekranie , w menu rozwijanym , wybierz czynność zdarzenia RMAutoDeclare utworzoną poprzednio i
kliknij przycisk Dalej.
- Upewnij się, że pole wyboru Synchroniczne nie jest zaznaczone. Pozostałe pola wyboru pozostaw
zaznaczone lub niezaznaczone, a następnie kliknij przycisk Dalej.
- Kliknij przycisk Zakończ.
RMAutoDeclare
Aby przetestować konfigurację
RMAutoDeclare, wykonaj następujące czynności:
- Utwórz dokument w ROS klasy, która została skonfigurowana w celu automatycznego deklarowania.
- Określ nazwę klasy akt we właściwości String dokumentu źródłowego.
Jest to właściwość (AutoDeclareRecordClassSymName)
poprzednio wprowadzona do pliku RMAutoDeclare.properties.
(Informacje zawiera krok 2 w procedurze Edycja pliku konfiguracyjnego deklaracji automatycznej, która znajduje się we
wcześniejszej sekcji niniejszego tematu). W przypadku tworzenia dokumentu użytkownik wprowadza nazwę klasy akt do tej właściwości. Jeśli nie zostanie określona nazwa symboliczna, wówczas domyślną nazwą klasy będzie ElectronicRecordInfo.
- W innej właściwości String określ ścieżkę folderu, w którym akta zostały umieszczone.
Jest to druga właściwość
(AutoDeclareFolderSymName) obok aktualnie używanej w pliku RMAutoDeclare.properties. (Informacje zawiera
krok 1 w procedurze Edycja pliku konfiguracyjnego deklaracji automatycznej, która znajduje się we wcześniejszej sekcji
niniejszego tematu). W przypadku tworzenia dokumentu użytkownik wprowadza do tej właściwości ścieżkę folderu, w którym folder
został umieszczony, albo identyfikator GUID. Jeśli wartość jest niepoprawna, wówczas procedura obsługi zdarzeń rejestruje błąd. Nazwa ścieżki folderu akt powinna zaczynać się od sekcji "/<Nazwa planu umieszczania w folderach>/..." (na przykład: "/File Plan/Category1/Folder1").
Użytkownik może również wprowadzić identyfikator GUID folderu.
Gdy użytkownik utworzy dokument, wówczas zdarzenie
RMAutoDeclare zadeklaruje dokument do określonego folderu w FPOS, wykorzystując określoną klasę akt.