Det finns flera sätt för en administratör att anpassa IBM® Enterprise
Records bland annat arbetsflöden, inmatningsmallar för postdeklarationer, sökningar och rapporter.
Anpassa klasser och egenskaper
IBM Enterprise
Records hanterar underklasser till vissa av entitetsklasserna. Du kan lägga till underklasser till följande klasser:
- Elektronisk postmapp
- Hybridpostmapp
- Fysisk behållare
- Låda
- Fysisk postmapp
Anledningar till att skapa underordnade klasser kan vara att det behövs fler (anpassade) egenskaper som ska tillämpas på enbart en delmängd av de klasser som följer med
IBM Enterprise
Records, eller som bara behöver tillämpas på en delmängd (t.ex. att prenumerera på händelser eller granskningshändelser för den underordnade klassen).
Du kan också lägga till anpassade egenskaper till befintliga klasser och du kan ändra hur egenskaperna visas i IBM Enterprise
Records-programmet (t.ex. kan du ändra en egenskaps visningsnamn och du kan ange fördefinierade egenskapsvärden). I Skapa underklasser, Lägga till egenskaper till klasser och Anpassa visningen av egenskaper finns mer information.
Anpassa arbetsflöden
IBM Enterprise
Records tillhandahåller arbetsflöden som automatiserar arbetet med posthanteringen, t.ex. att granska entiteter innan dessa förstörs. Du kan ändra dessa arbetsflöden och anpassa dem till din organisations processer.
Du kan t.ex. lägga till ett nytt steg, ta bort ett befintligt steg eller ändra ordningen mellan händelser i ett arbetsflöde genom att ändra dess definition. Om organisationens affärsprocesser kräver andra arbetsflöden än de som ingår i
IBM Enterprise
Records kan du skapa nya arbetsflöden.
I
Skapa och ändra arbetsflöden finns mer information.
Anpassa inmatningsmallar för postdeklaration
Du kan effektivisera arbetet med att deklarera poster genom att skapa inmatningsmallar för postdeklarationen. Mallar kan innehålla standardinformation (t.ex. postklasser, arkiveringsplanens plats och egenskaper) och även dölja vissa guider för att påskynda inmatningsprocessen eller förhindra att användare ser förinställda värden.
IBM Enterprise
Records innehåller inmatningsmall för deklaration av fysiska poster. Du kan ändra mallen och du kan skapa nya mallar för deklaration av fysiska poster och elektroniska poster. När du sparar en inmatningsmall för deklaration av fysiska mallar måste du se till att filen placeras i mappen
FPOS\RecordsManagement\Templates så att mallen syns i
IBM Enterprise
Records-programmet. Se
Skapa inmatningsmallar för att deklarera fysiska poster and
Skapa inmatningsmallar för att deklarera poster.
Anpassa sökningar
I IBM Enterprise
Records-programmet finns fliken Sökning som erbjuder användarna ett snabbt sätt att hitta entiteter i arkiveringsplanen. Du kan dock skapa både lagrade sökningar och sökmallar som hjälper användarna att utföra mer komplexa sökningar. Lagrade sökningar är fullständiga sökningar som kör automatiskt när användaren väljer dem.
Sökmallar är delvis färdiga sökningar som medger användarinteraktion. I IBM Enterprise
Records ingår en sökmall med sökvillkor för vissa vanliga egenskaper som är specifika för en IBM Enterprise
Records-entitet. När du sparar en lagrad sökning eller sökmall som ska användas i IBM Enterprise
Records ska du se till att ange IBM Enterprise
Records som värde för egenskapen programnamn.
Anpassa rapporter
I
IBM Enterprise
Records ingår en rad olika rapporten som ger en statistisk bild av olika aktiviteter som utförs med hjälp av
IBM Enterprise
Records. Du kan anpassa dessa rapporter (t.ex. lägga till och ta bort fält eller ändra rapportparametrar) och du kan skapa nya rapporter som visas i
IBM Enterprise
Records-programmet.
I
Anpassa rapporter och
Skapa rapporter finns mer information.