管理者が、ワークフロー、レコード宣言入力テンプレート、検索、およびレポートに関連して IBM® Enterprise
Records をカスタマイズする方法がいくつかあります。
クラスとプロパティーのカスタマイズ
IBM Enterprise
Records は、一部のエンティティー・クラスのサブクラス化をサポートしています。以下のクラスのサブクラスを追加できます。
- 電子レコード・フォルダー
- ハイブリッド・レコード・フォルダー
- 物理コンテナー
- ボックス
- 物理レコード・フォルダー
サブクラスを作成する理由には、
IBM Enterprise
Records で提供されるクラスのサブセットにだけカスタム・プロパティーを追加する必要がある場合や、サブセットだけに操作 (サブクラス用のイベントまたは監査イベントへのサブスクライブなど) を行う必要がある場合が含まれます。
カスタム・プロパティーは既存のクラスにも追加でき、IBM Enterprise
Records アプリケーションでのプロパティーの表示方法を変更できます (プロパティーの表示名の変更や定義済みプロパティー値の指定など)。詳しくは、サブクラスの作成、クラスへのプロパティーの追加、およびプロパティーの表示のカスタマイズを参照してください。
ワークフローのカスタマイズ
IBM Enterprise
Records には、レコード管理タスク (エンティティーをレビューしてから廃棄など) を実現するための作業の流れを自動化するワークフローが用意されています。これらのワークフローを変更して、組織の目的に合わせてカスタマイズできます。例えば、新しいステップを追加したり、既存のステップを削除したり、ワークフローの定義を変更してワークフローのイベント・シーケンスを変更したりできます。組織のビジネス・プロセスで
IBM Enterprise
Records 標準ワークフロー以外のワークフローが必要な場合、新しいワークフローを作成できます。
ワークフローの作成と変更を参照してください。
レコード宣言エントリー・テンプレートのカスタマイズ
レコード宣言プロセスを効率化するために、レコード宣言用のエントリー・テンプレートを作成できます。テンプレートでは、デフォルトの情報 (レコード・クラス、ファイル・プラン・ロケーション、プロパティーなど) を指定し、一部のウィザード・ページを非表示にして入力プロセスを高速化し、設定済みの値が表示されないようにできます。
IBM Enterprise
Records には、物理レコードを宣言するためのエントリー・テンプレートが用意されています。このテンプレートを変更することも、物理レコード宣言用の新しいテンプレートを作成することも、電子レコード宣言用のテンプレートを作成することもできます。物理レコード宣言用のエントリー・テンプレートを保存する場合、
IBM Enterprise
Records アプリケーションでそのテンプレートを表示するには
FPOS¥RecordsManagement¥Templates フォルダーに格納してください。
物理レコード宣言用エントリー・テンプレートの作成と
レコード宣言用エントリー・テンプレートの作成を参照してください。
検索のカスタマイズ
IBM Enterprise
Records アプリケーションには、ファイル・プランに含まれるエンティティーを素早く見つけるための「検索」タブが用意されています。しかし、保管済み検索と検索テンプレートの両方を作成すれば、エンド・ユーザーはより複雑な検索を実行できます。保管済み検索は、ユーザーが選択すると自動的に実行される、単体で完結した検索です。検索テンプレートは、一部ユーザーの操作も可能な、部分的に完結した検索です。IBM Enterprise
Records には、エンティティーの一般的な IBM Enterprise
Records に固有の特性に関する検索基準が定義された検索テンプレートが用意されています。IBM Enterprise
Records で使用する保管済み検索または検索テンプレートを保存する場合、アプリケーション名プロパティーの値を IBM Enterprise
Records に設定してください。
レポートのカスタマイズ
IBM Enterprise
Records には、
IBM Enterprise
Records を使用して実行するさまざまなアクティビティーの統計的なビューを提供するレポートがいくつか用意されています。これらのレポートをカスタマイズする (フィールドの追加と削除、レポート・パラメーターの変更など) ことも、
IBM Enterprise
Records アプリケーションで表示される新しいレポートを作成することもできます。
詳しくは、
レポートのカスタマイズと
レポートの作成を参照してください。