IBM Enterprise Records, Versão 5.1.+            

Ver e modificar propriedades de entidades através das páginas de informações

Cada entidade do IBM® Enterprise Records dispõe de um conjunto de páginas de informações associado, ao qual poderá aceder fazendo clique no ícone Obter informações (ícone obter informações). As páginas de informações de uma entidade facultam informações sobre propriedades nas vistas. Com um acesso de segurança apropriado, pode ver e modificar os valores de propriedade das entidades. A partir das páginas de informações, pode executar diferentes acções na entidade que estiver a ver. Estas acções correspondem, geralmente, ao menu contextual da entidade no separador Procurar.

Ver e modificar propriedades de uma entidade:

  1. Faça clique no ícone Obter informações de qualquer entidade. A vista predefinida da maioria das entidades é a página Propriedade. Para obter mais informações sobre as propriedades apresentadas, consulte o tópico Referência de propriedades.  O campo Nome do volume está pré-preenchido com um nome padrão baseado no padrão seleccionado durante a configuração. Pode introduzir qualquer nome no campo Nome do volume, mas não pode utilizar nomes de volume duplicados. Não pode incluir nenhum dos caracteres seguintes no nome do volume: \ / : * ? " < > |,
  2. Para aceder a outros tipos de informações, faça clique no nome de outra página de informações na parte superior do painel à esquerda. Algumas propriedades são actualizadas através de um varrimento ou retenção de eliminação, para que os valores possam ser alterados após a execução destes processos.
  3. Para alterar os valores de propriedade, seleccione o texto e substitua o mesmo ou seleccione valores nos menus ou outras caixas de diálogo.
  4. Faça clique Aplicar para guardar as alterações.
  5. Faça clique em Sair para fechar a página de informações.

Se tiver modificado propriedades numa vista específica mas não as aplicar antes de se deslocar para outra página de propriedades, a página modificada é assinalada com um ícone de lápis. Se não fizer clique em Aplicar em cada página à medida que as modificar, regresse às páginas com um ícone de lápis e faça clique em Aplicar. Caso contrário, as alterações perder-se-ão quando sair das páginas de informações. As propriedades são apresentadas como itens só de leitura ou editáveis, com base nos direitos funcionais disponíveis para a sua função.

Imprimir propriedades de uma entidade:

A ligação Vista imprimível, no canto superior direito de algumas páginas de informações, faculta uma lista exclusiva de propriedades num formato imprimível. Para uma entidade, a lista Vista imprimível é geralmente a mesma, independentemente da página de informações a partir da qual acede ao relatório. O conteúdo do relatório varia em função do tipo de entidade.

  1. Seleccione o ícone Obter informações da entidade.
  2. Faça clique em Vista imprimível em qualquer página de informações que tenha o ícone de impressora no canto superior direito.
  3. Imprima a página de HTML, utilizando a opção Imprimir no menu Ficheiro.

A tabela que se segue descreve as vistas disponíveis nas páginas de informações. Cada tipo de entidade tem um conjunto de vistas exclusivo.

Vista Descrição
Propriedades A vista Propriedades é a vista predefinida quando abrir a página Informação de uma entidade. Esta vista apresenta as propriedades associadas à entidade actual. Um asterisco vermelho indica que é necessário uma valor de propriedade. Pode utilizar esta vista para rever e modificar as propriedades da entidade.
Classificação de segurança Esta vista apresenta propriedades de classificação de segurança. Pode utilizar a vista Classificação de segurança para editar propriedades de metadados para o registo classificado, depois de o registo ser arquivado. Para obter mais informações, consulte o tópico Ver e modificar as propriedades de classificação de segurança.
Eliminação Através da vista Eliminação, pode alterar a agenda de eliminação actualmente associada à entidade. Esta vista permite-lhe herdar a agenda de eliminação da entidade ascendente ou associar outra agenda de eliminação. Pode também alterar o utilizador ou grupo designado para a eliminação da entidade. Para obter mais informações sobre como associar uma agenda de eliminação diferente a uma entidade, consulte o tópico Alterar a agenda de eliminação associada a uma entidade.
Registo vital Através da vista Registo vital pode especificar se a categoria/pasta contém registos vitais. Nesta vista, seleccione o evento que irá activar a revisão periódica ou actualizar registos vitais, bem como a acção que deve ser iniciada quando ocorrer o evento de revisão. Para obter mais informações, consulte o tópico Definir registos vitais.
Condição Através da vista Condição pode especificar os critérios de activação para um evento interno. Pode seleccionar os operadores de condição, especificar valores de propriedade e criar condições de tipo de associação para activar o evento interno. Pode também definir mais propriedades para o tipo de entidade seleccionado. Para obter mais informações, consulte o tópico Adicionar um evento interno.
Segurança Através da vista Segurança, pode ver ou editar as definições de segurança de uma entidade (dependendo das permissões de segurança). As definições de segurança determinam os utilizadores e grupos que podem aceder à entidade e controlam as permissões de segurança dos mesmos. Pode também aplicar uma política de segurança para controlar as definições de segurança. Para obter mais informações sobre como especificar a segurança de uma entidade, consulte o tópico Definir ou modificar a segurança do objecto.
Arquivado em

A vista Arquivado em apenas é apresentada para registos. Pode utilizar esta vista para apresentar uma lista das entidades em que o registo actualmente seleccionado está arquivado. Pode ver:

  • O caminho completo das entidades em que o registo está arquivado.
  • A data de criação do registo.
  • O utilizador que criou o registo.

Para obter mais informações, consulte o tópico Ver os contentores onde está arquivado um registo.

Detalhe

Através da vista Detalhe pode rever as propriedades só de leitura de uma entidade/objecto associado e respectivos valores.

Numa categoria de registo, pasta de registos, volume e registo, a vista Detalhe apresenta as propriedades categorizadas em diferentes grupos como, por exemplo, Geral, Eliminação, Vital, Físico e Detalhes de registos adicionais. Pode apresentar e ocultar propriedades que pertençam a um determinado grupo, fazendo clique no ícones Mostrar/Ocultar Detalhes junto do nome do grupo: Mostrar Detalhes ocultar detalhes

Ligações Uma ligação representa uma relação entre duas entidades. Através da vista Ligações pode ver as diferentes ligações associadas a uma entidade. A vista Ligações apenas é apresentada na página Informação de pastas de registos e registos. Para obter mais informações, consulte o tópico Ver e modificar ligações.
Histórico Através da vista Histórico pode rastrear as operações executadas em cada entidade do IBM Enterprise Records. Rastrear entidades no IBM Enterprise Records permite-lhe monitorizar as operações que são executadas em entidades do IBM Enterprise Records como, por exemplo, operações de criação, eliminação, acesso, deslocação, cópia e reatribuição de uma agenda de eliminação. Para obter mais informações sobre o rastreio de entidades, consulte o tópico Ver entradas de registos de auditoria.
Prazos de retenção Através da vista Prazos de retenção pode ver, modificar ou eliminar retenções de eliminação aplicadas a uma entidade. Para obter mais informações, consulte o tópico Prazos de retenção de eliminação.
Motivo Quando aceder a páginas de informações de uma agenda de eliminação, a vista predefinida intitula-se Motivo. Se pretender efectuar alterações, introduza um motivo para as alterações. Caso contrário, basta seleccionar a vista adequada.
Agenda Nesta vista, pode alterar o nome da agenda, a descrição e a autoridade da eliminação para a agenda de eliminação seleccionada.
Fases Se a agenda de eliminação que está a ver tiver fases, as mesmas são apresentadas nesta vista. Para remover uma fase, faça clique na respectiva caixa de verificação e, para adicionar mais fases, faça clique em Adicionar novo. Faça clique no título de uma fase para obter informações mais detalhadas ou alterar essas informações.
Entidades em espera Esta vista apresenta entidades nas quais foi aplicada uma determinada retenção. A partir desta vista, pode remover a retenção de uma entidade ou utilizar uma ferramenta de pesquisa para filtrar a apresentação das entidades retidas. Para obter mais informações, consulte o tópico Ver e modificar entidades modificadas em espera.

Acções das páginas de informações

As páginas de informações também incluem acções adequadas ao tipo de entidade. Estas localizam-se na parte inferior do painel à esquerda. A tabela que se segue descreve as acções disponíveis nas páginas de informações.
 Ícones Acções de informação

Ícone Eliminar

Eliminar Utilize a acção Eliminar para eliminar uma entidade. Para obter informações sobre como eliminar várias entidades, consulte os seguintes tópicos:

Ícone Fechar Fechar  Utilize a acção Fechar para restringir a criação de entidades descendentes dentro uma categoria de registo, pasta de registos ou volume. Consulte o tópico Fechar e abrir contentores.
Ícone Recolocar Recolocar  Utilize a acção Recolocar para mover uma categoria de registo ou pasta de registos e todo o conteúdo da mesma para uma outra localização no plano de ficheiros. Consulte o tópico Recolocar uma categoria ou pasta.
Ícone Reabrir Reabrir  Utilize a acção Reabrir para reabrir uma categoria de registo, pasta de registos ou volume fechado. Consulte o tópico Fechar e abrir contentores Fechar e abrir contentores.
Ícone Activar Activar  Utilize a acção Activar para reactivar uma categoria de registo ou pasta de registos inactiva. Consulte o tópico Activar ou desactivar categorias ou pastas.
Ícone Desactivar Desactivar  Utilize a acção Desactivar para desactivar uma categoria de registo ou pasta de registos. Se um contentor estiver inactivo, não é possível criar novas entidades dentro do contentor e os utilizadores não irão ver o contentor inactivo quando declararem um registo. Consulte o tópico Activar ou desactivar categorias ou pastas.
Ícone Colocar em espera Colocar em espera  Utilize a acção Colocar em espera para suspender ou interromper a execução de acções de eliminação numa categoria de registo, pasta de registos, volume ou registo. Além disso, quando uma entidade está retida, não poderá ser eliminada através da acção Eliminar. Consulte o tópico Colocar entidades em espera (manual).
Ícone Iniciar eliminação Iniciar eliminação  Utilize a acção Iniciar eliminação para executar uma agenda de eliminação para uma entidade. Consulte o tópico Iniciar uma agenda de eliminação.
Ícone Ficheiro Ficheiro  Utilize a acção Ficheiro para arquivar uma referência para um registo noutra localização do mesmo plano de ficheiros. Consulte o tópico Arquivar registos.
Ícone Mover Mover  Utilize a acção Mover para mover um registo de uma localização para outra, dentro do mesmo plano de ficheiros. Para obter mais informações, consulte o tópico Mover registos.
Ícone Criar ligação Criar ligação  Utilize a acção Criar ligação para criar uma ligação entre um registo ou pasta de registos e outro objecto. Para obter mais informações, consulte o tópico Criar uma ligação.
Iniciar/Dar saída Iniciar/Dar saída  Utilize a acção Iniciar/Dar saída para iniciar um fluxo de trabalho. Para obter informações gerais sobre fluxos de trabalho, consulte o tópico Fluxos de trabalho.
Ícone Copiar Copiar  Utilize a acção Copiar para copiar um registo para outra localização no mesmo plano de ficheiros. Consulte o tópico Copiar um registo.
Ícone Desclassificar Desclassificar  Utilize a acção Desclassificar para remover qualquer nível de classificação de um registo.
Ícone Actualizar classificação Actualizar classificação  Utilize a acção Actualizar classificação para actualizar a classificação de um registo. Pode utilizar esta ligação para classificar um registo não classificado anteriormente ou para actualizar o nível de classificação de segurança actual (por exemplo, de Secreto para Ultra secreto).
Ícone Reduzir o nível da classificação Reduzir o nível da classificação  Utilize a acção Reduzir o nível da classificação para reduzir o nível de classificação de um registo. Pode utilizar esta ligação para reduzir o nível de classificação de segurança actual como, por exemplo, de Ultra secreto para Secreto. Para passar de um nível de classificação para não classificado, tem de utilizar a opção Desclassificar.
Ícone Anular a declaração Anular a declaração Utilize a opção Anular a declaração para reverter a criação de um registo. Consulte o tópico Anular a declaração de um registo.
Ícone Iniciar pedido de remoção de prazo de retenção Iniciar pedido de remoção de prazo de retenção Utilize a opção Iniciar pedido de remoção de prazo de retenção para iniciar a remoção de retenções condicionais. Esta acção remove a retenção das entidades associadas quando o varrimento de retenção seguinte for executado. Consulte o tópico Remover uma retenção de eliminação.
Ícone Cancelar pedido de remoção de prazo de retenção Cancelar pedido de remoção de prazo de retenção Utilize a opção Cancelar pedido de remoção de prazo de retenção para cancelar um pedido de remoção de prazo de retenção. Pode cancelar um pedido de remoção de prazo de retenção antes da execução do próximo varrimento de retenção. Consulte o tópico Remover uma retenção de eliminação.
Ícone Activar processamento de prazo de retenção de varrimento Activar processamento de prazo de retenção de varrimento Utilize a opção Activar processamento de prazo de retenção de varrimento para reactivar o processo de retenção. Esta opção define que a retenção será processada aquando da execução do próximo varrimento de retenção. Este é também o método através do qual poderá colocar novamente uma entidade no estado de retenção condicional, durante a execução do próximo varrimento de retenção.Consulte o tópico Remover uma retenção de eliminação.
Ícone Ver informações do documento Ver informações do documento  Utilize a acção Ver informações do documento para apresentar as páginas de informações do registo do Workplace. Consulte o tópico Ver as informações do documento de um registo.
Ícone Gerir nível padrão Gerir nível padrão  Introduza cadeias-padrão para padrões de atribuição de nomes que atribuem nomes automaticamente a diversas entidades, em vários níveis do plano de ficheiros.
Ícone Executar Script de Segurança Executar Script de Segurança  Utilize a acção Executar Script de Segurança para adicionar novos membros aos grupos do IBM Enterprise Records, para definir a totalidade da segurança de todas as classes e pastas relacionadas do IBM Enterprise Records. Consulte o tópico Definir segurança.
Ícone Importar Modelos Importar Modelos  Utilize a acção Importar Modelos para importar o Modelo físico do IBM Enterprise Records e o Modelo de pesquisa do IBM Enterprise Records. Consulte o tópico Importar modelos de exemplo.
Ícone Converter para FPOS e ROS Converter para FPOS e ROS Utilize a acção Converter para FPOS e ROS para adicionar um armazenamento de objectos de plano de ficheiros a um armazenamento de objectos de registo configurado. Consulte o tópico Converter para FPOS e ROS.
Ícone Incluir Documento Classificado Incluir Documento Classificado Utilize a acção Incluir Documento Classificado para indicar se pretende que o armazenamento de objectos inclua documentos classificados. Consulte o tópico Adicionar propriedades de documento classificado.
Ícone Incluir Propriedades NARA Incluir Propriedades NARA Utilize a acção Incluir Propriedades NARA para indicar se pretende que o armazenamento de objectos inclua documentos com propriedades NARA (National Archives and Records Administration). Consulte o tópico Adicionar propriedades de documento NARA.


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Última actualização: Agosto de 2011


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