Para controlar a retenção e eliminação de
registos, tem de definir e associar uma agenda de
eliminação a contentores de registos e a tipos de registos. Numa agenda de eliminação, especifique as regras da
retenção de registos e as instruções para os eliminar no
final do período de retenção.
As instruções de eliminação incluem:
- revisão
- transferência para um arquivo para conservação
permanente
- exportação para outra localização
- destruição
Defina as diferentes fases pelas quais um registo deve
passar numa agenda de eliminação. Cada fase tem um período
de retenção definido.
No fim de cada fase, a acção especificada é executada nos
registos e, em seguida, os registos passam para a fase
seguinte. A agenda de eliminação é interrompida nas
entidades em que tenha sido aplicada uma retenção. A agenda
é retomada depois de terem sido removidas todas as
retenções.
Para calcular quando é que os registos estão prontos
para a eliminação, execute o Varrimento de eliminação. Consulte o tópico Processos de varrimento. As
agendas de eliminação são importadas e exportadas através
da Ferramenta de importação e exportação do plano de ficheiros.
Parâmetros
da agenda de eliminação
Uma agenda de eliminação inclui qualquer um dos
seguintes itens:
- Evento Activa o início da suspensão. "Cortar"
significa fechar entidades para que possa iniciar a
respectiva eliminação. A suspensão termina a utilização
activa
de registos antigos.
- Acção de corte Acção executada
automaticamente em entidades logo que a suspensão seja activado
e tenha decorrido um período de offset especificado.
- Offset Intervalo de tempo entre o início
da suspensão e o início da acção de suspensão.
- Fases de eliminação Fases definidas para
controlar a retenção de registos num determinado estado,
durante um período de tempo específico.
- Acção/instrução de eliminação de fase
Acção que tem de ser iniciada manualmente quando o período
de retenção de uma fase terminar. Cada fase tem uma acção de
eliminação associada. As acções de eliminação de fases
podem ser de revisão, de transferência para um arquivo, para
efeitos de conservação permanente, de exportação ou
destruição.
- Fluxos de trabalho de eliminação Cada
acção de eliminação tem um fluxo de trabalho associado. Quando
uma acção é iniciada, o sistema inicia o fluxo de trabalho
associado de forma a executar um conjunto pré-definido de
instruções nos registos.
Herança
de agendas de eliminação
Pode associar uma agenda de
eliminação a uma categoria de registo, pasta de registos ou
tipo de registo. Uma pasta de registos pode ter uma agenda
de eliminação própria ou herdar a agenda de eliminação
associada a uma categoria de registo ascendente.
Por
predefinição, um registo herda a agenda de eliminação da
pasta em que foi declarado. No entanto, se pretender
associar uma agenda de eliminação diferente ao registo,
poderá criar um tipo de registo, associar a agenda de
eliminação requerida a este tipo de registo e atribuir este
tipo de registo ao registo. Quando forem associadas
diferentes agendas de eliminação à categoria de registo,
pasta de registos e tipo de registo de um registo, o
registo irá herdar a agenda de eliminação do tipo de
registo. Se um registo for criado directamente numa
categoria de registo, o registo irá herdar a agenda de
eliminação da categoria de registo.
Regra geral,
aplica-se a agenda de eliminação de nível mais baixo
existente na hierarquia de um registo. O diagrama que se
segue descreve a herança de agendas de eliminação por
diferentes entidades, sob diferentes condições:

Se mover uma categoria de
registo ou pasta, poderá atribuir uma agenda de eliminação
ao contentor e especificar quais as entidades no contentor
que serão afectadas por esta atribuição. Para obter mais
informações sobre como mover entidades, consulte o tópico
Recolocar uma categoria ou pasta.
Se não
atribuir uma agenda de eliminação aquando da recolocação
de um contentor, verifica-se o seguinte:
- Se o contentor herdar a agenda de eliminação da
entidade ascendente, o contentor irá herdar a agenda de
eliminação do novo ascendente após a recolocação.
- Se o contentor tiver uma agenda de eliminação diferente
da entidade ascendente, o contentor continuará a ter a
mesma agenda após a recolocação.
Processo de
eliminação
Depois de associar uma agenda de
eliminação a uma categoria de registo ou pasta, todos os
registos criados nesse contentor irão herdar a agenda de
eliminação por predefinição. Quando a acção de suspensão for
executada em registos, estes passam a destinar-se a
eliminação e são movidos para a fase de eliminação. As entidades identificadas estão prontas para eliminação e
são assinaladas com o ícone Pronto para a eliminação:
.
Os utilizadores autorizados podem iniciar a eliminação.
Depois de obter a aprovação do Records Manager, o sistema
executa as acções de eliminação associadas nas entidades
aprovadas. Pode atribuir uma das seguintes acções de
eliminação a uma fase na agenda de eliminação:
- Revisão Uma utilizador autorizado pode
rever o estado de eliminação das entidades para determinar
se estas podem avançar para o próximo passo.
Pode atribuir a acção de revisão as vezes que forem
necessárias.
- Exportação As entidades são copiadas ou
exportadas para uma sistema ou armazenamento de objectos
diferente. Posteriormente, numa acção em separado, pode
remover os registos da localização anterior.
- Exportar com Mapeamento As entidades
com propriedades personalizadas são copiadas ou
exportadas para uma organização que utilize o esquema
DoD v3 como, por exemplo, a NARA (National Archives and Records Administration).
Numa acção em separado, pode remover os
registos da localização anterior.
- Transferência de dois passos As
entidades são transferidas para uma localização específica
no fim do período de retenção. A transferência é seguida de
uma destruição quando o Records Manager confirmar o sucesso
da transferência das entidades e que as mesmas estão
prontas para destruição.
- Transferência de dois passos com
Mapeamento No
fim do período de retenção, as entidades com propriedades
personalizadas são transferidas para uma organização que
utilize o esquema DoD V3 como, por exemplo, a NARA
(National Archives and Records Administration). A
transferência é seguida de uma destruição quando o Records
Manager confirmar o sucesso da transferência das entidades
e que as mesmas estão prontas para destruição.
- Destruição As entidades são eliminadas de
forma permanente do repositório. Pode atribuir esta acção a
uma entidade apenas uma vez.
As ligações associadas a um registo são destruídas em
conjunto com o registo.
- Transferência interina com Mapeamento As
entidades com propriedades personalizadas são transferidas
temporariamente para uma organização que utilize o esquema
DoD V3.
Se, por algum motivo, ocorrer uma falha
num fluxo de trabalho de destruição, a
entidade permanece no estado
Eliminação em curso. Tem de
reiniciar a eliminação da entidade. Consulte o tópico
Iniciar uma agenda de eliminação.
Melhores práticas
Algumas
propriedades são actualizadas dinamicamente pelo varrimento
de eliminação. Se estas propriedades forem utilizadas como
base de retenção para retenções alternativas, um varrimento
de eliminação de actualização pode ter um período de
retenção maior. Não utilize nenhuma destas propriedades
como base de retenção para uma retenção alternativa:
- Data da execução da fase actual
- Acção da fase actual
- Data do último varrimento
- Data da decisão da fase actual
- Decisão da revisão da fase actual
- ID da fase actual
- Recalcular a retenção da fase
- Estado de execução da fase actual
- DisposalPhases
- CycleYears
- CycleMonths
- CycleDays
- CurrentActionType
- VitalWorkflowStatus
- VitalSweepDate
- VitalRecordReviewDate
- Data da próxima revisão do registo vital
- CurrentPhaseId
- AlternateRetentions
- RetentionBase
- RetentionPeriodYears
- RetentionPeriodMonths
- RetentionPeriodDays
- CurrentPhaseExportFormat
- ExportFormat
- CurrentPhaseDecisionDate