IBM Enterprise Records, Versão 5.1.+            

Fluxos de trabalho

O IBM® Enterprise Records inclui fluxos de trabalho que ajudam a automatizar a revisão e o descarte de categorias de registros, pastas de registro, volumes e registros. Um fluxo de trabalho inclui as tarefas, etapas de procedimento, pessoal, informações de entrada e saída, e ferramentas para cada etapa em um processo administrativo.

Você pode modificar fluxos de trabalho existentes e criar novos fluxos de trabalho. A maioria dos fluxos de trabalho do IBM Enterprise Records é ativada automaticamente como um resultado do processo de Varredura de Disposição ou da execução de uma ação associada com o fluxo de trabalho. No entanto, o fluxo de trabalho Gerenciamento de registro físico e o fluxo de trabalho Criar pasta de registros precisam ser iniciados manualmente.

Quando você cria uma fase de disposição em um planejamento da disposição, deve associar uma ação de disposição e um fluxo de trabalho à fase. Quando o período de retenção de entidades em uma determinada fase chega ao fim, as entidades estão no prazo para disposição. Você deve iniciar manualmente a ação de disposição que inicia o fluxo de trabalho de disposição associado. Para obter mais informações sobre o processo de disposição, consulte:

Antes de começar a usar os fluxos de trabalho, é necessário concluir tarefas de configuração. Estas tarefas geralmente são concluídas durante a instalação do IBM Enterprise Records. Para obter mais informações, consulte Configurando Fluxos de Trabalho no Guia de Instalação e Atualização do IBM Enterprise Records.

Tipos de fluxos de trabalho

A seguir estão os fluxos de trabalho fornecidos no IBM Enterprise Records.

Notificações de fluxo de trabalho

O sistema exibe mensagens de notificação que incluem informações sobre status, falha e erros de validação encontrados enquanto o fluxo de trabalho está em andamento. Há quatro tipos de mensagens de notificação que incluem o que se segue:

Transcrição

Uma transcrição é um arquivo XML que o sistema gera quando a ação disposição é executada com sucesso nas entidades aprovadas para disposição. Este arquivo contém informações sobre: O sistema envia automaticamente este arquivo como um anexo para o gerente de registros. O gerente de registros pode visualizar este arquivo, salvá-lo em uma unidade local ou abri-lo em um navegador.

Aviso

O IBM Enterprise Records exibe uma mensagem de aviso quando o valor especificado para os diversos campos em uma etapa particular de um fluxo de trabalho está incorreto ou ausente nos campos necessários. Se você não tiver especificado o valor do campo Local na etapa Transferência Física do fluxo de trabalho Transferência Temporária, o IBM Enterprise Records exibe a mensagem de aviso.

Informações e mensagens de status

O IBM Enterprise Records exibe mensagens informativas e de status para os fluxos de trabalho Gerenciamento de Registros Físicos e Criar Pasta de Registro. As mensagens contêm o status de entidades ou quaisquer outras informações relevantes sobre as entidades. Por exemplo, se o portador atual de uma entidade física tiver atrasado a liberação da entidade, o IBM Enterprise Records coloca a mensagem como um item de trabalho na Caixa de Entrada da pessoa que está planejada para receber a entidade. Para obter mais informações sobre as mensagens de informações e de status, consulte:

Falhas e exceções

Mensagens de falha e exceção mostram as entidades afetas e os motivos da falha de uma etapa de fluxo de trabalho. Por exemplo, você concluiu a etapa Corte para um lote de dez entidades e dentre essas dez entidades duas foram reabertas. Nesta situação, a mensagem irá indicar que a ação de Corte não pôde ser concluída para as duas entidades e exibirá a causa da falha.

Na etapa Mensagem, você pode clicar em Concluir para concluir a etapa do fluxo de trabalho que falhou e remover o item da caixa de entrada. Você pode corrigir o problema e iniciar novamente o fluxo de trabalho para concluir a etapa apropriadamente. No exemplo acima, você pode fechar as duas entidades para as quais a etapa Cortar falhou e iniciar o fluxo de trabalho novamente.



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Última atualização: Agosto 2011


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