Ao percorrer um armazenamento de objectos de plano de ficheiros no
IBM®
Enterprise Records, faça clique em Declarar
registos físicos para iniciar o Assistente de Declaração de Registos.
Este assistente é constituído por três passos:
- Registo de catálogo
- Definir propriedades
- Definir Propriedades de classificação
Para declarar um Registo de catálogo:
- Faça clique em Seleccionar classe. O assistente abre a página
Selecção de classe de registo.
- Por predefinição, apenas a classe Registo de marcador está disponível. Se o seu sítio incluir outras classes, seleccione a classe apropriada e faça clique em
Aceitar.
- Especifique uma localização de planos de ficheiros.
- No IBM Enterprise
Records, faça clique em
Adicionar novo. Para remover uma localização de plano de
ficheiros, faça clique em Remover sob a respectiva descrição. No
Application Engine, faça clique em
Seleccionar Localização do Plano de ficheiros.
- Aceda ao nível adequado numa localização e seleccione a caixa de verificação.
Se já tiver criado atalhos, pode seleccionar Atalhos e
seleccionar a partir da lista. Assinale a caixa de verificação da localização que
pretende utilizar e faça clique em Adicionar à selecção.
Pode fazer clique em Pesquisar para procurar uma localização.
Seleccione Título ou o Identificador do
Plano de ficheiros. O operador predefinido é "like" o que permite pesquisar parte do nome. Introduza uma
cadeia de texto e faça clique em Pesquisar.
- Após seleccionar uma localização, faça clique em Adicionar à selecção.
- Faça clique em Adicionar a atalhos para as localizações utilizadas frequentemente. Em declarações posteriores, pode seleccionar as localizações na vista
Atalhos em vez de percorrer a vista Procurar.
- Faça clique em Aceitar.
- Faça clique em Seguinte para avançar para o passo Definir propriedades.
Para concluir o passo Definir propriedades:
- Indique as informações requeridas nos campos de propriedade. Os campos obrigatórios
variam conforme a classe seleccionada. Os campos obrigatórios na classe Registo de marcador predefinida são:
- Tipo de suporte: Introduza o tipo de suporte, por exemplo, CD,
cassete de vídeo, papel fotográfico.
- Formato: Introduza o formato, por exemplo, CDR, VHS, papel.
- Autor/Criador: Introduza o nome do utilizador que criou ou que
é proprietário do registo físico.
- Assunto: Introduza uma breve descrição do registo físico.
- Data da publicação: Introduza a data em que o registo físico foi criado.
- Localização da página inicial: Introduza a localização
permanente do registo físico quando ainda não tiver sido dada saída do registo. Faça
clique em Seleccionar na localização pretendida. O assistente
fecha a página e volta ao passo Definir propriedades.
- Se o registo que está a declarar é um Recibo de outro registo, faça clique em
ReceiptOf e, em seguida, procure e seleccione o registo
classificado que é a origem do recibo. Os registos mantém um registo dos registos
classificados mas os recibos não são normalmente classificados.
Para obter mais informações sobre recibos, consulte o tópico Recibos.
- Faça clique em Seguinte.
Para concluir o passo
Definir Propriedades de classificação:
- Para seleccionar um guia de classificação de segurança (SCG, security classification
guide) ou um documento de origem, faça clique em Derivado de. Este passo é opcional.
- Para seleccionar um SCG, uma secção SCG, ou tópico SCG, faça clique em
Adicionar novo na área Guias de classificação de segurança e
seleccione o elemento SCG requerido. Seleccionar um elemento SCG irá preencher a
propriedade Derivado de do registo com o nome do SCG, a data em
que o SCG foi emitido e o utilizador que originou o SCG.
- Para seleccionar um documento de origem, faça clique em Adicionar
novo na área Documentos de origem e introduza uma descrição do documento de
origem na caixa de texto. Um documento de origem não indica informação adicional, pelo
que terá de preencher os campos obrigatórios no passo Definir Propriedades de
classificação.
- Para remover um guia de classificação de segurança ou documento de origem, faça
clique na caixa correspondente na coluna Remover, e faça clique em
Remover.
- Após concluir a adição ou remoção dos elementos de guia de classificação requeridos e
os documentos de origem, faça clique em Aceitar.
Importante: Ao fazer clique em Aceitar na página Derivado
de, o IBM Enterprise
Records copia os dados de
todos os campos apresentados no resumo, incluindo os campos em branco, para os campos
correspondentes no passo Definir Propriedades de classificação.
Se introduziu previamente outros dados nesses campos e está apenas a rever a informação
na página Derivado de, faça clique em
Cancelar (em vez de fazer clique em
Aceitar) para manter os dados introduzidos manualmente.
- Especifique um valor para Classificação inicial seleccionando
Ultra secreto, Secreto, ou
Confidencial no menu.
Importante: A Classificação
actual assume a predefinição com o mesmo valor que a Classificação inicial se tiver
permissão para ver os itens no nível da classificação inicial. Caso contrário, terá de
especificar um valor para o nível da sua permissão de segurança.
- Faça clique em Razões para classificação. O
IBM Enterprise
Records abre a página Seleccionar
valores onde pode adicionar ou remover Razões para classificação.
- para adicionar Razões para classificação, faça clique em Adicionar novo
valor e seleccione Activo, para os novos registos ou
Descontinuado para os registos anteriores.
- Seleccione uma razão a partir da lista de opções e faça clique em
Aceitar.
- Continue a adicionar todas as razões pretendidas.
- Para remover uma razão, destaque a mesma e faça clique no ícone
Remover itens seleccionados:

- Quando concluir, faça clique em Aceitar.
- No campo Agência de classificação, introduza o nome da agência
que gere actualmente o registo físico, como por exemplo, o Department of
Defense.
- Preencha quaisquer campos restantes opcionais.
- Para alterar a data de Desclassificar-Na data, faça clique no ícone de agenda e seleccione uma data. A data de Desclassificar-Na data baseia-se num dos aspectos seguintes:
- Faça clique em Desclassificar-Nos eventos ou Desactualizar nos eventos. O IBM Enterprise
Records abre a página
Seleccionar valores onde pode adicionar e remover os valores apropriados.
- Seleccione um valor na lista de selecção e faça clique em Aceitar.
- Continue a adicionar os valores necessários.
- Para remover um valor, seleccione o valor e faça clique no ícone Remover
itens seleccionados:

- Quando concluir, faça clique em Aceitar.
- Introduzir ou alterar informações pode alterar o requisito ou informações noutros campos. Por exemplo, se modificar o campo Desclassificar-Na data, tem de
introduzir uma isenção. Se introduzir um valor para o campo Desactualizar nos
eventos, tem de indicar as instruções de desactualização.
- Faça clique em Terminar após introduzir a informação requerida.