Como as entidades físicas não podem ser vistas on-line, você precisa se organizar para que os itens lhe sejam enviados. Este processo, denominado descarregar, também inicia o fluxo de trabalho Gerenciamento de registros físicos (PRM) que mantém o acompanhamento de onde as entidades estão em cada etapa. Você pode descarregar registros individuais (um de cada vez) ou quaisquer contêineres que armazenam itens físicos.
O fluxo de trabalho PRM estende todo o ciclo de reservar, receber e liberar a entidade para o próximo usuário. O fluxo de trabalho também acompanha os atrasos no recebimento ou liberação da entidade. Além disso, ele acompanha as entidades perdidas em trânsito ou pelo usuário que está no momento listado como estando de posse da entidade. Com certeza, acompanhar uma entidade via fluxo de trabalho PRM requer que todos os participantes anotem onde uma entidade está todo o tempo, ao responder tarefas em suas caixa de entrada de forma rápida.
É possível remover entidades físicas através do
Application Engine,
Workplace XT ou
IBM® Enterprise
Records. Se você fizer isto a partir do Workplace, navegue para o FPOS e abra a pasta Gerenciamento de Registros.
A seguir, abra a pasta de plano de arquivo e navegue para o objeto no local adequado do plano de arquivo.
Para obter informações sobre o status de descarregamento de uma entidade, selecione seu ícone Obter informações e selecione a página Detalhes. Na seção Física desta página, é possível visualizar o local da entidade, o local principal de seu status de descarregamento e quem a descarregou.
Se a entidade tem um código de barras, também é possível verificar seu status de descarregamento usando Varrer itens físicos na guia Física.
Consulte o Varrendo uma Entidade Física. Finalmente, você pode selecionar o botão Status na etapa do fluxo de trabalho PRM para obter o status através do aplicativo Rastreador.
Caixas de entrada usadas pelo fluxo de trabalho PRM
Quando a entidade viaja e os usuários a recebem e a liberam, itens de trabalho são gerados. Alguns destes aparecem na caixa de entrada de um usuário e alguns aparecem em caixas de entrada públicas. As configurações de segurança do usuário e grupo determinam quem pode visualizar as caixas de entrada públicas, abrir uma etapa de fluxo de trabalho e visualizar o status de descarregamento de um entidade usando Varrer itens físicos. O fluxo de trabalho PRM pode popular as seguintes caixas de entrada públicas com itens de trabalho.
Procedimento para descarregar
Remover uma entidade inicia ao
selecionar
Ativar / Remover de seu menu de
contexto. Após isto, o itens de trabalho são exibidos nas caixas de entrada pessoais dos participantes ou os itens de trabalho vão para as caixas de entrada físicas. Quando uma entidade é descarregada pela primeira vez, o sistema exibe que o usuário requisitante a descarregou para o local especificado. No entanto, o mantenedor precisa liberar o item antes que o usuário requisitante o tenha de fato.
- Quando um item já está descarregado, outros usuários requisitantes definem uma Data de Reserva. A data de reserva é usada para priorizar solicitações múltiplas. A entidade é passada para outros usuários com base na data de reserva mais cedo, como mostrado por itens de trabalho na FilaReservaEntidadesFísicas.
O sistema não espera que a data de reserva seja atingida para gerar novos itens de trabalho.
- Se o mantenedor ou outro mantenedor da entidade atual solicita um serviço de entrega ao invés da entrega manual, então a fila de entrega recebe um item de trabalho. O serviço de entrega, entrega o item ou indica que ele está perdido. Quando o mantenedor ou o serviço de entrega indica que o item está entregue, o usuário solicitante recebe um item de trabalho Receber. Se o serviço de entrega indica que o item está perdido, um item de trabalho vai para a fila Achados Perdidos.
- Quando o usuário solicitante completa o item de trabalho Receber ao indicar que o item foi recebido, um item de trabalho Liberar substitui o item de trabalho Receber na caixa de entrada pessoal. Se o usuário solicitante indica que o item não foi recebido, isto envia um item de trabalho para a fila Achados Perdidos.
- O grupo Achados Perdidos ou encontra e entrega o item ou indica que está permanentemente perdido. Encontrar e entregar o item gera um fluxo de trabalho Receber na caixa de entrada do usuário. A indicação de que o item foi perdido envia mensagens aos participantes (usuários na fila de Espera e Reserva) e todos os itens de trabalho remanescentes são terminados. A indicação de que um item está permanentemente perdido somente deve ser feito se você estiver certo de que a entidade não será encontrada no futuro. Não há uma forma para indicar mais tarde de que uma entidade perdida foi encontrada. Todos os usuários que tentam descarregar a entidade no futuro irão receber uma mensagem sobre o status de perda.
- Quando o mantenedor da entidade atual termina de usar o item, ele ou ela completa o item de trabalho Liberar e entrega e entidade para a próxima pessoa ou para o mantenedor, o (a) qual então completa o item de trabalho Receber.
- Se você tenta descarregar uma entidade cujo contêiner pai está descarregado, receberá uma mensagem e sua única opção é fechar a janela da etapa Iniciar. Você pode descarregar o contêiner pai, o que o coloca na fila com outros que podem estar esperando, ou pode tentar descarregar a entidade filha em outro momento.
- De forma similar, se você tenta descarregar um container quando um ou mais de seus itens de conteúdo estão descarregados, receberá uma mensagem de que há um Filho descarregado. Você precisa tentar novamente mais tarde.
Iniciar fluxo de trabalho
Para remover um
objeto físico:
- No Application Engine, Workplace XT ou IBM Enterprise
Records, clique com o
botão direito do mouse no nome da entidade física e selecione
Ativar / Remover.
- Clique em Iniciar sob o nome da subscrição do fluxo de trabalho que deseja usar. Uma subscrição padrão é fornecida para cada tipo de entidade física.
- Conclua o resto da etapa Ativar / Remover.
- Após concluir a etapa Ativar / Remover, feche a janela
que lista as inscrições de fluxo de trabalho.
As diversas etapas de fluxo de trabalho compartilham itens comuns.
Tabela 1. Etapas do Fluxo de TrabalhoItens de Etapa do Fluxo de Trabalho |
Descrição |
Instruções |
No topo da janela, deverá constar as instruções para completar a etapa. Estas são redigidas pelo projetista do fluxo de trabalho.
Se você não visualizar as instruções, clique na seta junto à palavra Instruções. |
Nome da entidade |
Se a entidade é um contêiner, você pode clicar no nome para abrir o contêiner e ver o que ele contém. Se a entidade é um registro físico único, ela não tem conteúdo, e você receberá uma mensagem para este efeito. |
Comentários |
Você pode inserir comentários diretamente na caixa Comentários, ou pode clicar no ícone amarelo na parte inferior da caixa de texto para obter uma janela maior na qual escrever ou ler comentários mais longos sem ter que percorrer a caixa. |
Menu Ações |
Itens no menu variam com a etapa.
Consulte as informações abaixo para cada tipo de etapa. Também, as instruções no topo da janela do fluxo de trabalho deveriam oferecer um guia sobre o que selecionar. |
Local |
Clique em Local para visualizar uma lista de localizações. Clique em Selecionar abaixo do local onde deseja que uma entidade seja entregue. |
Data da reserva |
Clique no ícone do calendário para selecionar a data em que deseja reservar uma entidade. Se a entidade não está no momento descarregada, você precisa selecionar a data de hoje. Se a entidade está descarregada, você pode selecionar a data de hoje ou uma data futura, mas o sistema não necessariamente exibe a data que tiver selecionado. O sistema determina as datas de reserva na medida em que a entidade se move de um local para outro. |
Colunas de informações |
Diferentes etapas podem exibir quem tinha o item, onde está localizado, as datas de reserva e solicitação e quem deveria ser o próximo a recebê-lo. |
Botões Aplicar e Fechar |
Você pode alterar as informações, Aplicar , e a seguir Fechar a janela sem efetuar nenhuma outra ação. O item de trabalho permanece na mesma caixa de entrada. Isto é útil quando você deseja declarar que um item está perdido, mas acha que pode encontrá-lo. Isto evita executar a ação mais permanente que seria gerada ao usar o botão Completar. |
Botão Redesignar |
Isto abre uma janela onde você seleciona outro usuário para executar a etapa. Insira os primeiros poucos caracteres do nome e clique em Pesquisar. Selecione o usuário e clique em Continuar. |
Botão Status |
Isto abre o aplicativo Rastreador. |
Botão Concluir |
O botão Concluir conclui a
etapa do fluxo de trabalho e é a opção usual. |
Iniciar etapa
Para concluir a etapa Ativar:
- Clique em Local para selecionar o local onde a entidade deveria ser entregue.
- Clique no ícone de calendário para definir uma Data de reserva. Se a entidade não está descarregada, você precisa selecionar a data de hoje. Se a entidade está descarregada, você pode selecionar a data de hoje ou uma data futura. A data de reserva é usada para priorizar solicitações múltiplas.
- Clique em Iniciar para iniciar o fluxo de trabalho ou em Fechar para fechar a janela sem iniciar.
Etapa Receber
Uma etapa Receber é listada como uma etapa Aprovar
em sua caixa de entrada, mas quando você a abre, o título da página é
Etapa
Receber. Você obtém a etapa receber quando o usuário anterior (ou mantenedor) libera o item e você é o próximo da linha para recebê-lo.
Se você ainda não o recebeu, poderá ver quem o estará entregando, onde estava localizado por último e como será entregue. Se você não receber o item após aguardar por um montante razoável de tempo, poderá indicar que não o recebeu. Isto gera um item de trabalho para a fila Achados Perdidos. Se você é o mantenedor, obterá uma etapa Receber quando o último usuário liberar o item. Para concluir a etapa
Receber:
- Selecione a ação apropriada. Se você tiver recebido a entidade, selecione Recebido; caso contrário, selecione Não recebido.
- Complete a etapa ao selecionar o botão apropriado. Consulte as opções em Iniciar fluxo de trabalho.
Atenção: É possível que você não tenha recebido a entidade
devido a um atraso causado pelo serviço de entrega ou pelo usuário que
atualmente descarregou a entidade. Também é possível que a entidade esteja perdida no trânsito. Em tal situação, você receberá um item de trabalho que exibe uma mensagem notificando-lhe do status da entidade.
Etapa Liberar
Uma etapa Liberar é listada como
uma etapa Aprovar em sua caixa de entrada, mas quando você a abre, o título da página é
Etapa Liberar. A etapa Liberar precisa ser completada pelo mantenedor atual da entidade, que pode ser o mantenedor ou um usuário que descarregou o item. Você indica o método de entrega, se há um atraso na entrega, ou se o item está perdido. Entregue o item ao usuário solicitante no local do descarregamento. Para concluir a etapa Liberar:
- Se apropriado, insira o Tempo de Atraso em horas para indicar a
extensão de um atraso na liberação da entidade.
- Insira quaisquer comentários apropriados, como uma explicação para um atraso.
- Selecione a opção apropriada na lista Ações.
- Entrega manual significa que você irá entregar manualmente a entidade para o usuário que seja o próximo na linha.
- Selecione Perdido, se não souber onde se encontra a entidade. Um item de trabalho é enviado para a caixa de entrada pública FilaAchadosPerdidosEntidadesFísicas.
- Selecione Serviço de entrega se desejar usar um serviço de entrega. Um item de trabalho é enviado para a caixa de entrada pública FilaEntregaEntidadesFísicas.
- Selecione Atraso se você inseriu um tempo de atraso.
Uma notificação de atraso será enviada para todos os usuários que estão esperando na fila.
- Complete a etapa ao selecionar o botão apropriado. Consulte as opções em Iniciar fluxo de trabalho.
Etapa Fila de espera
Quando um usuário reserva uma entidade e é o próximo na linha para recebê-la, o item de trabalho na fila Espera exibe aquele nome de usuário como o usuário solicitante.
Os usuários autorizados a acessar esta fila podem visualizar as informações, mas não há nada a ser completado. Para visualizar a etapa Fila de Espera:
- Clique no item de trabalho na fila pública FilaEsperaEntidadesPúblicas.
- Após revisar o item de trabalho, clique em Fechar.
Etapa Fila de reserva
A caixa de entrada pública FilaReservaEntidadesPúblicas contém itens de trabalho para cada usuário que está aguardando a entrega. Os usuários autorizados podem abrir cada item de trabalho para ver quem solicitou a entidade, suas datas de solicitações e as localizações solicitadas. Você pode modificar as datas de reserva para alterar as prioridades dos usuários. Para concluir a etapa Fila de Reserva:
- Clique no item de trabalho na caixa de entrada pública FilaReservaEntidadesFísicas.
- Opcionalmente, modifique a Data da Reserva para alterar a
prioridade de usuários aguardando pelo item.
- Clique em Aplicar e emFechar.
Etapa Encontrar item perdido
Quando uma entidade é declarada como Perdida, o sistema envia um item de trabalho para a caixa de entrada pública FilaAchadosPerdidosEntidadesFísicas. Se você estiver autorizado a acessar esta caixa de entrada, é
possível clicar no item de trabalho para visualizar a
página
Etapa Localizar Perdido e atualizar o status. Ou você encontra e entrega a entidade ou irá declarar que ela está permanentemente perdida. Isto notifica todos os usuários afetados e termina os fluxos de trabalho PRM iniciados para aquela entidade. Além disso, quando um usuário tenta iniciar um fluxo de trabalho para aquela entidade, o sistema imediatamente envia uma notificação sobre o status de perdido para a entidade. Para concluir a etapa Localizar Item Perdido:
- Insira seus comentários.
- No menu Ação, selecione Perdido se
desejar declarar que a entidade está permanentemente perdida. Selecione Entregue se você tiver encontrado e entregue a entidade ao usuário cujo nome aparece no campo Requisitado por.
- Complete a etapa ao selecionar o botão apropriado. Consulte as opções em Iniciar fluxo de trabalho.
Uma vez
que uma entidade é marcada como permanentemente perdida, não há como indicar que
ela foi localizada em uma data posterior. Qualquer pessoa que tenta descarregar a entidade no futuro irá receber a mensagem de que a entidade está perdida. Se o item perdido é um contêiner que foi encontrado mais tarde, seu conteúdo não pode ser descarregado. Qualquer pessoa que tente descarregar itens de um container anteriormente perdido, irá receber uma mensagem de que o pai está descarregado.
Etapa Serviço de entrega
Quando um usuário seleciona o serviço de entrega para enviar uma entidade física, o sistema envia um item de trabalho para a caixa de entrada pública FilaEntregaEntidadesFísicas. Se você estiver autorizado
a acessar esta caixa de entrada pública, é possível clicar no item de trabalho
para concluir a página
Etapa Entregar. Para concluir a etapa
Entregar:
- Insira quaisquer comentários apropriados.
- Na lista Ação, selecione Perdido se não
for possível localizar e entregar a entidade. Isto envia um item de trabalho para a caixa de entrada pública FilaAchadosPerdidosEntidadesFísicas. Se necessário, aquele grupo irá indicar que a entidade está permanentemente perdida. Selecione Entregue se você tiver entregado a entidade para o usuário que a solicitou.
- Complete a etapa ao selecionar o botão apropriado. Consulte as opções em Iniciar fluxo de trabalho.
Etapa Mensagem
A página Etapa Mensagem lhe notifica do status da entidade física para a qual você iniciou o fluxo de trabalho PRM. Esta página é enviada como um item de trabalho para sua caixa de entrada. Você a receberá em quaisquer das seguintes situações:
- O mantenedor atual da entidade atrasou a liberação da entidade.
- A entidade foi perdida pelo serviço de entrega ou pelo mantenedor atual da entidade.
- Houve um erro no fluxo de trabalho PRM.
- A entidade pai ou filha da entidade solicitada já foi descarregada e nenhum item de trabalho foi enviado para qualquer fila. (As filas Espera e Reserva são somente usadas quando as entidades coincidem).
- A entidade para a qual você iniciou o fluxo de trabalho não é uma entidade física.
Para completar a etapa Mensagem, clique em
Completar