IBM Enterprise Records, Version 5.1.+            

Catégories, dossiers et volumes

Cette rubrique contient des informations sur les conteneurs disponibles dans IBM® Enterprise Records, en particulier les catégories d'enregistrements, les dossiers d'enregistrements, les dossiers électroniques, les dossiers physiques, les boîtes, les dossiers hybrides, les volumes, les conteneurs actif et inactifs, ainsi que les conteneurs fermés et ouverts.

Pour plus d'informations sur la gestion des conteneurs physiques, voir Entités physiques.

Catégories d'enregistrement

Une catégorie d'enregistrement est un conteneur qui catégorise un ensemble d'enregistrements liés, à l'intérieur d'un plan de fichiers. Les catégories d'enregistrement sont en général employées pour effectuer une classification des enregistrements selon les catégories fonctionnelles. Une catégorie d'enregistrement peut comporter plusieurs sous-catégories et dossiers d'enregistrement. Il vous est néanmoins impossible de créer une catégorie d'enregistrement et un dossier d'enregistrement d'un même niveau hiérarchique. Dans les modèles de données de base et DoD, vous pouvez déclarer les enregistrements directement dans les catégories. Le modèle de données PRO ne vous le permet pas. Par défaut, les entités enfant héritent de la sécurité et du planning d'élimination de leur conteneur parent. Pour plus d'informations sur la propagation de la sécurité et du planning d'élimination, voir Sécurité des objets et Plannings d'élimination.

Une catégorie d'enregistrement porte un nom et un identifiant. Tous deux apparaissent dans le chemin d'accès, séparés par un trait d'union. Le nom et l'identifiant doivent tous deux être uniques dans le conteneur parent.

Dossiers d'enregistrements

Un dossier d'enregistrement est en fait un regroupement d'enregistrements liés. Les dossiers d'enregistrement sont utilisés pour gérer les enregistrements selon les périodes de conservation et les événements d'élimination spécifiés. Par défaut, les entités enfant d'un dossier d'enregistrement héritent de la sécurité et du planning d'élimination du dossier d'enregistrement. Vous pouvez créer des dossiers d'enregistrement électroniques, physiques, boîtes et hybrides sous une catégorie d'enregistrement pour gérer les enregistrements électroniques et physiques.

Un dossier d'enregistrement porte un nom et un identifiant. Tous deux apparaissent dans le chemin d'accès, séparés par un trait d'union. Le nom et l'identifiant doivent tous deux être uniques dans le conteneur parent.

Dossier électronique

Un dossier électronique sert à sauvegarder des enregistrements électroniques et il contient un ou plusieurs volumes. Un dossier électronique peut également servir à sauvegarder des enregistrements physiques (sur papier ou tout autre support physique).

Dossier physique

Un dossier physique sert à sauvegarder des enregistrements physiques et contient un ou plusieurs volumes. Un dossier physique est l'entrée virtuelle d'un dossier papier. Vous pouvez organiser la hiérarchie des dossiers physiques dans IBM Enterprise Records sur le modèle de structure de stockage physique de votre organisation.

Boîte

Une boîte est un conteneur d'enregistrements physiques qui offre un mécanisme permettant de modéliser les entités physiques contenant d'autres entités physiques. Par exemple, vous pouvez créer un "entrepôt de données" qui contient des "étagères" contenant elles-mêmes des "boîtes" qui contiennent des "dossiers physiques". Contrairement à d'autres types de dossiers, une boîte peut contenir d'autres dossiers (en particulier, des boîtes et des dossiers physiques, mais pas de dossiers électroniques ou hybrides), ainsi que des enregistrements (physiques uniquement). Cependant, une boîte n'utilise pas de volumes.

Dossier hybride

Un dossier hybride peut contenir des enregistrements électroniques et physiques, et il contient un ou plusieurs volumes. Notez qu'il n'existe aucune différence de comportement entre un dossier électronique ou un dossier hybride. Un dossier hybride comprend néanmoins des métadonnées supplémentaires qui décrivent une entité physique, emplacement d'origine inclus. Pour plus d'informations sur l'emplacement d'origine, voir Emplacements.

Volumes

Un volume constitue une subdivision logique d'un dossier d'enregistrement en unités plus petites et plus faciles à manipuler. Un volume n'existe qu'en lien avec le dossier. Un dossier d'enregistrement (à l'exception d'une boîte) contient toujours au moins un volume, qui est créé automatiquement par le système lors de la création d'un dossier d'enregistrement. Par la suite, vous pouvez créer le nombre de volumes souhaité au sein d'un dossier d'enregistrement. Notez, toutefois, qu'un seul volume à la fois peut rester ouvert dans un dossier. Par défaut, le volume en cours est ouvert. Un volume est automatiquement fermé lors de l'ajout d'un nouveau volume et lorsque le critère spécifié est rempli. Par exemple, un volume comportant les enregistrements d'une année calendaire spécifique peut se fermer automatiquement à la fin de cette année calendaire.

Un volume sera du même type que son dossier d'enregistrement parent (électronique, physique ou hybride) et peut contenir le même type d'enregistrement que son parent. Un volume ne peut cependant pas contenir de sous-dossier ou un autre volume. Un volume hérite du planning d'élimination du dossier d'enregistrement dans lequel il a été créé. Il n'est pas possible de définir un planning d'élimination indépendant de celui du dossier d'enregistrement parent.

Conteneurs actifs et conteneurs inactifs

Lorsque vous créez une catégorie ou un dossier d'enregistrement, il/elle est désigné(e) comme étant activé(e). Vous pouvez cependant désigner le conteneur comme étant inactif après la création de ce conteneur. Lorsqu'un conteneur est désigné comme étant inactif, le système empêche que de nouvelles entités soient créées, déplacées, copiées ou classées dans ce conteneur. Tous les conteneurs enfant sont également désignés comme étant inactifs. En outre, les conteneurs inactifs ne seront pas visibles pour les utilisateurs lors de la déclaration d'un enregistrement. Désigner une conteneur comme étant inactif peut s'avérer utile lorsque vous avez besoin de revoir et d'approuver le conteneur avant de le rendre disponible pour une utilisation plus générale.

Conteneurs ouverts et conteneurs fermés

Lorsque vous créez une entité conteneur, elle est ouverte par défaut. Si vous souhaitez limiter la création d'entités enfant à l'intérieur d'un conteneur mais permettre l'extraction d'enregistrements de ce conteneur, vous pouvez le fermer à tout moment après sa création. Tous les conteneurs enfant sont également désignés comme étant fermés.



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Dernière mise à jour : Août 2011


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