特定の IBM® Enterprise Records エンティティーの検索には「検索」タブを使用しますが、その他に Workplace で作成した検索テンプレートや保管済み検索を使用することもできます。
検索テンプレートの設計者が検索を <FPOS>:¥Records Management¥Templates ディレクトリーに保存し、アプリケーション名に IBM Enterprise Records と入力すると、「検索」タブにはこの検索が表示されます。「検索テンプレートと保管済み検索」を選択すると、IBM Enterprise Records の「検索」タブに検索のリストが表示されます。 RM で表示されるのは、「アプリケーション名」フィールドの値に IBM Enterprise Records を指定して作成した検索のみです。
Workplace の「IBM Enterprise Records エンティティーを指定したり、検索結果から IBM Enterprise Records エンティティーを除外したりすることができます。次の表は、IBM Enterprise Records エンティティーとそれに対応する値をリストにまとめたものです。
にアクセスできるユーザーは、Search Designer を使用して検索の作成や変更を行うことができます。検索テンプレートを作成する際は、「RM エンティティー・タイプ」プロパティーを使用して、検索結果に表示するRM エンティティーのタイプ | 値 | オブジェクト・タイプ* |
---|---|---|
レコード・カテゴリー | 101 | フォルダー |
レコード・フォルダー | 102 | フォルダー |
電子レコード・フォルダー | 105 | フォルダー |
物理コンテナー | 106 | フォルダー |
ハイブリッド・レコード・フォルダー | 108 | フォルダー |
物理レコード・フォルダー | 110 | フォルダー |
ボリューム | 103 | フォルダー |
電子レコード | 301 | ドキュメント |
E メール・レコード | 302 | ドキュメント |
マーカー | 303 | ドキュメント |
* カスタム・オブジェクトは、アクション、ロケーション、レコード・タイプなどのアイテムです。Search Designer の「オブジェクト・サブクラス」ドロップダウン・メニューを開くと、このリストが表示されます。
検索を設計する際は、検索テンプレートにエンティティー・タイプをチェック・ボックスとしてリスト表示できます。これらのエンティティー・タイプは「オブジェクト・タイプ」ページで指定します。検索テンプレートを使用する場合は、上記の表にあるいずれかの値を入力するか、必要な「選択済みクラスに対して結果をフィルター」チェック・ボックスを選択して特定のエンティティー・タイプを検索します。
保管済み検索および検索テンプレートの作成に関する詳細については、Search Designer のヘルプを参照してください。
保管済み検索には既に、作成者が定義した検索基準がすべて含まれています。必要な操作は、名前をクリックするだけです。この操作で検索が実行され、フォルダーを開いたときと同じように検索結果が表示されます。「保管済み検索」アイコンを次に示します。
検索テンプレートでは通常、検索基準を表示し、独自の値を入力することができます。検索に使用するプロパティーや演算子は変更しません。設計者があらかじめ選択しておいた基準に値を入力するのみです。「検索テンプレート」アイコンを次に示します。
IBM Enterprise Records では、全文検索 (CBR) エレメントを含む検索または検索テンプレートに対して、VQL オプションのみをサポートします。ALL や NONE など、その他の CBR オプションはサポートされません。
VQL は、コンテンツ検索エンジンの基礎となる Autonomy K2 ソフトウェアでサポートされる照会言語です。VQL 構文の詳細については、K2 Master Administration Server にインストールされた Autonomy マニュアル (以下の URL) を参照してください。http://<Master_Administration_Server_hostname>:9990/verity_docs/
検索テンプレートまたは保管済み検索を使用するには、次のようにします。
検索結果は、ページの下部に表示されます。列の見出しをクリックすると結果をソートすることができます。また、「情報の取得」アイコンをクリックする情報ページを開くことができます。さらに、エンティティーのコンテキスト・メニューからは、ドキュメントを表示したり、フォルダーを開いたり、アクションを実行したりすることが可能です。複数のエンティティーに対してアクションを実行する場合は、それらのチェック・ボックスを選択し、「複数選択アクション」メニューからそのアクションを選択します。