Les utilisateurs autorisés (responsables ou administrateurs d'enregistrements, réviseurs en version PRO, responsables ou administrateurs d'enregistrements en version DoD ou Base) peuvent associer à tout moment un planning d'élimination à une catégorie d'enregistrement ou à un dossier d'enregistrement. Les conteneurs enfant héritent du planning d'élimination. Il vous est possible d'associer un planning d'élimination à une catégorie ou à un dossier d'enregistrement au moment de sa création ou ultérieurement.
Pour associer un planning d'élimination à une catégorie d'enregistrement ou à un dossier d'enregistrement pour la première fois après sa création :
- Pour les catégories d'enregistrement, voir Ajout d'une catégorie d'enregistrement.
- Pour les dossiers d'enregistrement, voir Ajout d'un dossier d'enregistrement.
Pour associer un planning d'élimination ultérieurement :
- Naviguez jusqu'au conteneur dont vous voulez assigner le planning d'élimination et cliquez sur son icône Obtenir des informations.
- Cliquez sur Suppression dans le panneau gauche.
- Cliquez sur Parcourir le planning afin de sélectionner un planning d'élimination.
- Dans la fenêtre Sélectionner un planning d'élimination, cliquez sur Sélectionner sous le nom de l'un des plannings.
- Dans le nouveau menu qui s'affiche, sélectionnez l'option appropriée afin d'indiquer le mode de propagation du nouveau planning d'élimination aux conteneurs enfant. Lorsque vous affectez un autre planning d'élimination, vous pouvez le propager à ses conteneurs enfant en procédant comme suit :
- Propager le planning à tous les conteneurs enfant directs et à tous les sous-conteneurs héritiers, qu'ils aient ou non hérité du planning d'élimination précédent. Cela correspond à l'option Propager le nouveau planning d'élimination à tous les enfants immédiats et à toutes les sous-entités ciblées par l'héritage. Cette option concerne également les plannings appliqués pour la première fois.
- Ne propager le planning qu'aux conteneurs enfant ayant hérité du précédent planning d'élimination. Dans ce cas, le planning d'élimination des conteneurs enfant n'héritant pas du planning d'élimination de l'entité parent demeure inchangé. Cette option hérite d'une nouvelle planification uniquement si vous avez précédemment hérité d'un planning. Cela correspond à l'option Propager le nouveau planning d'élimination vers toutes les entités ciblées par l'héritage.
- Ne propager le planning à aucun des conteneurs enfant. Dans ce cas, les conteneurs enfant ayant hérité de l'ancien planning d'élimination continueront à être associés à ce planning mais ne seront pas rangés dans la catégorie des entités ciblées par l'héritage. Cela correspond à l'option Ne pas propager le nouveau planning d'élimination.
- Si besoin, entrez les informations d'Autorité d'élimination conformément aux règles de votre organisation.
Avertissement : Par défaut, l'autorité d'élimination spécifiée pour le planning d'élimination choisi sera automatiquement assignée comme autorité d'élimination du conteneur. Si aucune autorité d'élimination n'est définie pour le planning choisi, c'est l'autorité d'élimination que vous établissez pour ce conteneur qui s'applique. Si une autorité d'élimination a été définie lors de la création du conteneur sans qu'un planning d'élimination ne lui soit assigné, l'autorité d'élimination du planning prendra le pas sur l'autorité d'élimination établie antérieurement.
- Cliquez sur Appliquer pour enregistrer vos modifications.
- Pour fermer la page, cliquez sur Quitter.
Important : Les enregistrements associés à un type d'enregistrement peuvent avoir un planning d'élimination différent de celui du conteneur parent.
Le planning d'élimination associé au type d'enregistrement a la priorité sur le planning du conteneur. Cependant, en cas de balayage, un message d'avertissement de conflit d'élimination est consigné dans le fichier journal de balayage si le planning associé au conteneur parent comporte des périodes de conservation limites plus courtes que celles du planning associé au type d'enregistrement.
Pour modifier un planning existant, voir
Modification du planning d'élimination associé à une entité.