IBM Enterprise Records, wersja 5.1.+            

Wysyłka obiektów fizycznych

Obiekty fizyczne nie są widoczne online, ale użytkownik może przygotować proces wysyłki tych elementów do siebie. Ten proces nazywany wysyłką uruchamia również przepływ pracy zarządzania aktami fizycznymi (PRM), który śledzi położenie obiektów w każdym kroku. Istnieje możliwość wysłania poszczególnych akt (pojedynczo) lub dowolnych kontenerów, które zawierają elementy fizyczne.

Przepływ pracy PRM obejmuje cały cykl rezerwowania, przyjmowania i wydawania obiektu do następnego użytkownika. Ten przepływ pracy śledzi również przyjmowanie i wydawanie obiektu. Ponadto śledzi obiekty zgubione podczas transportu lub śledzi je wg użytkownika, który aktualnie jest określony jako właściciel obiektu. W celu śledzenia obiektów za pośrednictwem przepływu pracy PRM niezbędne jest, aby wszyscy uczestnicy poprawnie rejestrowali położenie obiektu, wykonując zadania ze skrzynek odbiorczych w odpowiednim czasie.

Wysyłkę obiektów fizycznych można przeprowadzić za pomoc aplikacji Application Engine, Workplace XT lub IBM® Enterprise Records. Jeśli ta operacja zostanie przeprowadzona z aplikacji Workplace, wówczas należy przejść do FPOS i otworzyć folder Zarządzanie aktami. Następnie należy otworzyć folder planu umieszczania w folderach i przejść do obiektu w odpowiedniej lokalizacji planu umieszczania w folderach.

W celu uzyskania informacji na temat statusu wysyłki obiektu należy wybrać ikonę Uzyskaj inf., a następnie wybrać stronę Szczegóły. W sekcji Fizyczne na stronie widoczna jest lokalizacja obiektu, jego lokalizacja główna, status wysyłki i nazwa użytkownika, który zainicjował wysyłkę. Jeśli obiekt jest wyposażony w kod paskowy, wówczas można sprawdzić jego status wysyłki za pomocą opcji Skanuj elementy fizyczne na karcie Fizyczne. Informacje zawiera sekcja Skanowanie obiektu fizycznego. Na koniec można wybrać przycisk Status w kroku przepływu pracy PRM, aby uzyskać status w aplikacji Śledzenie.

Skrzynki odbiorcze używane przez przepływ pracy PRM

Podczas transportu obiektu, w trakcie gdy użytkownicy przyjmują obiekt i wydają go, generowane są elementy pracy. Niektóre z nich pojawiają się w skrzynce odbiorczej użytkownika, a niektóre w publicznych skrzynkach odbiorczych. Ustawienia zabezpieczeń użytkownika i grupy określają kto może wyświetlać publiczne skrzynki odbiorcze, kto może otwierać krok przepływu pracy, a także wyświetlać status wysyłki obiektu za pomocą opcji Skanuj elementy fizyczne. Przepływ pracy PRM może wprowadzać elementy pracy do następujących publicznych skrzynek odbiorczych.

Procedura wysyłki

Wysyłka obiektu rozpoczyna się od wybrania opcji Uruchom / Pobierz opłatę z menu kontekstowego. Następnie elementy pracy pojawią się w osobistych skrzynkach odbiorczych uczestników lub elementy pracy trafiają do publicznych skrzynek odbiorczych. Po wysyłce obiektu system wyświetli informację o tym, że żądający użytkownik zainicjował wysyłkę do określonej lokalizacji. Jednak użytkownik utrzymujący musi wydać element zanim użytkownik żądający rzeczywiście go otrzyma.

Uruchamianie przepływu pracy

Aby przeprowadzić wysyłkę obiektu fizycznego:
  1. W aplikacji Application Engine, Workplace XT lub IBM Enterprise Records kliknij prawym przyciskiem myszy nazwę obiektu fizycznego i wybierz opcję Uruchom / Pobierz opłatę.
  2. Kliknij opcję Uruchom pod nazwą subskrypcji przepływu pracy, którego zamierzasz użyć. Dla każdego typu obiektu fizycznego dostępna jest domyślna subskrypcja.
  3. Wykonaj pozostałą część kroku Uruchom / Pobierz opłatę.
  4. Po wykonaniu kroku Uruchom / Pobierz opłatę zamknij okno, które zawiera listę subskrypcji przepływów pracy.
Różne kroki tego przepływu pracy mają niektóre elementy wspólne.
Tabela 1. Kroki przepływu pracy
Elementy kroku przepływu pracy Opis
Instrukcje U góry okna powinny być widoczne instrukcje dotyczące realizacji danego kroku. Instrukcje pisze projektant przepływu pracy. Jeśli instrukcje nie są widoczne, wówczas należy kliknąć grot strzałki obok słowa Instrukcje.
Nazwa obiektu Jeśli obiekt jest kontenerem, wówczas można kliknąć jego nazwę, aby otworzyć kontener i sprawdzić, co zawiera. Jeśli obiekt jest pojedynczym rekordem fizycznym, wówczas nie ma treści, zatem pojawi się komunikat ze stosowną informacją.
Komentarze Komentarze można wprowadzać bezpośrednio do pola Komentarze lub można kliknąć żółtą ikonę u dołu pola tekstowego, aby wyświetlić większe okno, w którym można zapisywać i odczytywać dłuższe komentarze bez konieczności przewijania.
Menu Czynność Elementy w tym menu są różne w zależności od kroku. Poniżej przedstawiono informacje o poszczególnych typach kroków. Ponadto instrukcje u góry okna przepływu pracy powinny zawierać informacje o tym, co można wybrać.
Lokalizacja Kliknij opcję Lokalizacja, aby wyświetlić listę lokalizacji. Kliknij przycisk Wybierz poniżej lokalizacji, do której obiekt ma zostać dostarczony.
Data rezerwacji Kliknij ikonę kalendarza, aby wybrać datę rezerwacji obiektu. Jeśli obiekt nie podlega aktualnie wysyłce, wówczas konieczne jest wybranie daty dzisiejszej. Jeśli obiekt podlega wysyłce, wówczas można określić datę dzisiejszą lub datę z przyszłości, ale system nie wyświetli wybranej daty. System będzie określał daty rezerwacji w miarę przesuwania obiektu z jednej lokalizacji do następnej.
Kolumny informacji W niektórych krokach mogą pojawiać się informacje o właścicielu elementu, o lokalizacji elementu, o dacie rezerwacji i datach zadań oraz o tym, kto powinien otrzymać element w następnej kolejności.
Przyciski Zastosuj i Zamknij Informacje można zmieniać, stosować (Zastosuj), a następnie można zamknąć (Zamknij) okno dialogowe bez wykonywania dalszych czynności. Element pracy pozostanie w tej samej skrzynce odbiorczej. Jest to użyteczne, gdy konieczne jest zadeklarowanie elementu, który jest aktualnie zgubiony (utracony), ale możliwe jest jego znalezienie. W ten sposób można uniknąć wykonania bardziej trwałej czynności, która zostałaby wygenerowana po użyciu przycisku Zakończone.
Przycisk Przypisz ponownie Ten przycisk otwiera okno, w którym można wybrać innego użytkownika w celu wykonania tego kroku. Wprowadź kilka pierwszych znaków nazwy, a następnie kliknij opcję Wyszukaj. Wybierz użytkownika i kliknij opcję Kontynuuj.
Przycisk Status Kliknięcie tego przycisku powoduje otwarcie aplikacji Śledzenie.
Przycisk Zakończone Kliknięcie przycisku Zakończone powoduje zakończenie kroku przepływu pracy i zwykle ten przycisk jest wybierany.

Krok Uruchom

Aby zakończyć krok Uruchom:
  1. Kliknij opcję Lokalizacja, aby wybrać lokalizację, do której obiekt powinien zostać dostarczony.
  2. Kliknij ikonę kalendarza, aby ustawić datę rezerwacji. Jeśli obiekt nie podlega wysyłce, wówczas konieczne jest wybranie daty dzisiejszej. Jeśli obiekt podlega wysyłce, wówczas można wybrać datę dzisiejszą lub przyszłą datę. Data rezerwacji jest wykorzystywana w celu określania priorytetów wielu żądań.
  3. Kliknij przycisk Uruchom, aby zainicjować przepływ pracy, lub przycisk Zamknij, aby zamknąć okno bez uruchamiania.

Krok Odbierz

Krok Odbierz jest widoczny w skrzynce odbiorczej użytkownika jako krok Zatwierdź, ale po jego otwarciu strona ma tytuł Odbierz krok. Krok Odbierz pojawia się, gdy poprzedni użytkownik (lub użytkownik utrzymujący) wyda element, a właściciel skrzynki odbiorczej jest następny w kolejce do odebrania elementu. Jeśli element nie został jeszcze odebrany, wówczas pojawi się informacja o tym, kto dostarczy element, informacja o poprzednich lokalizacjach elementu oraz o metodzie dostarczenia. Jeśli po oczekiwaniu przez pewien czas użytkownik nie otrzyma elementu, wówczas może wskazać, że go nie otrzymał. To spowoduje wygenerowanie elementu pracy dla kolejki FindLost. Użytkownik utrzymujący otrzymuje krok Odbierz, gdy ostatni użytkownik wyda element. Aby zakończyć krok Odbierz:
  1. Wybierz odpowiednią czynność. Jeśli obiekt został odebrany, wybierz opcję Odebrane; w przeciwnym wypadku wybierz opcję Nieodebrane.
  2. Zakończ krok, wybierając odpowiedni przycisk. Informacje zawiera część poświęcona opcjom w sekcji Uruchamianie przepływu pracy.
Ostrzeżenie: Możliwe, że obiekt nie został odebrany z powodu opóźnienia wywołanego przez usługę dostarczania lub przez użytkownika, który aktualnie zainicjował wysyłkę obiektu. Możliwe jest również, że obiekt został zgubiony (utracony) w transporcie. W takiej sytuacji użytkownik otrzyma element pracy z komunikatem powiadamiającym o statusie obiektu.

Krok Zwolnij

Krok Zwolnij jest widoczny w skrzynce odbiorczej użytkownika jako krok Zatwierdź, ale po jego otwarciu strona ma tytuł Zwolnij krok. Krok Zwolnij musi zostać zakończony przez aktualnego posiadacza obiektu, którym może być użytkownik utrzymujący lub użytkownik, który zainicjował wysyłkę. Jeśli występuje opóźnienie w dostawie lub doszło do zgubienia (utraty) obiektu, wówczas należy wskazać metodę dostarczenia. Dostarcz element do użytkownika żądającego w lokalizacji, z której zainicjowano wysyłkę. Aby zakończyć krok Zwolnij:
  1. W razie potrzeby wprowadź Czas opóźnienia w godzinach, aby wskazać zakres opóźnienia zwalniania obiektu.
  2. Wprowadź odpowiednie komentarze, np. wyjaśnienie opóźnienia.
  3. Wybierz odpowiednią opcję z listy czynności.
    • Dostarcz ręcznie oznacza, że zamierzasz ręcznie dostarczyć obiekt do następnego użytkownika.
    • Jeśli nie wiadomo, gdzie znajduje się obiekt, wówczas należy wybrać opcję Utracone. Element pracy zostanie wysłany do publicznej skrzynki odbiorczej PhysicalEntitiesFindLostQueue.
    • Jeśli zamierzasz skorzystać z usługi dostarczania, wybierz opcję Usługa dostarczania. Element pracy zostanie wysłany do publicznej skrzynki odbiorczej PhysicalEntitiesDeliveryQueue.
    • W przypadku wprowadzenia czasu opóźnienia wybierz opcję Opóźnienie. Powiadomienie o opóźnieniu zostanie wysłane do wszystkich użytkowników, którzy oczekują w kolejce.
  4. Zakończ krok, wybierając odpowiedni przycisk. Informacje zawiera część poświęcona opcjom w sekcji Uruchamianie przepływu pracy.

Krok kolejki oczekiwania

Jeśli użytkownik zarezerwował obiekt i jest następny w kolejności do otrzymania obiektu, wówczas element pracy w kolejce oczekiwania zawiera nazwę użytkownika żądającego. Użytkownicy posiadający prawa dostępu do tej kolejki mogą wyświetlać informacje, ale w tym kroku nie ma niczego do zakończeni. Aby wyświetlić krok kolejki oczekiwania:
  1. Kliknij element pracy w kolejce publicznej PhysicalEntitiesWaitQueue.
  2. Po przejrzeniu elementu pracy kliknij przycisk Zamknij.

Krok kolejki rezerwacji

Skrzynka odbiorcza PhysicalEntitiesReserveQueue zawiera elementy pracy dla każdego użytkownika, który oczekuje na dostarczenie. Użytkownicy posiadający odpowiednie uprawnienia mogą otwierać poszczególne elementy pracy w celu sprawdzenia, kto żąda obiektu, sprawdzenia dat żądań i żądanych lokalizacji. Aby zmienić priorytety użytkowników, można zmodyfikować daty rezerwacji. Aby zakończyć krok Rezerwuj kolejkę:
  1. Kliknij element pracy w publicznej skrzynce odbiorczej PhysicalEntitiesReserveQueue.
  2. Opcjonalnie zmodyfikuj wartość Data rezerwacji, aby zmienić priorytet użytkowników oczekujących na element.
  3. Kliknij przycisk Zastosuj i przycisk Zamknij.

Krok znajdowania utraconego elementu

Jeśli obiekt zostanie zadeklarowany jako utracony, system wyśle element pracy do publicznej skrzynki odbiorczej PhysicalEntitiesFindLostQueue. Użytkownik posiadający prawa dostępu do tej skrzynki odbiorczej może kliknąć element pracy, aby wyświetlić stronę Znajdź utracony krok i zaktualizować status. Obiekt można znaleźć i dostarczyć albo zadeklarować jako trwale utracony. To spowoduje powiadomienie wszystkich odpowiednich użytkowników i zakończenie wszystkich przepływów pracy PRM uruchomionych dla tego obiektu. Ponadto gdy użytkownik podejmie próbę uruchomienia przepływu pracy dla tego obiektu, system natychmiast wyśle powiadomienie o tym, że obiekt ma status Utracone. Aby zakończyć krok znajdowania utraconego elementu:
  1. Wprowadź komentarze.
  2. W menu Czynność wybierz Utracone, jeśli zamierzasz zadeklarować, że obiekt został na stałe utracony. Jeśli obiekt został znaleziony i dostarczony do użytkownika, którego nazwa jest widoczna w polu Autor żądania, wówczas wybierz opcję Dostarczone.
  3. Zakończ krok, wybierając odpowiedni przycisk. Informacje zawiera część poświęcona opcjom w sekcji Uruchamianie przepływu pracy.
Po oznaczeniu obiektu jako utraconego na stałe nie ma sposobu na wskazanie, że obiekt został znaleziony. Każdy, kto w przyszłości podejmie próbę zainicjowania wysyłki obiektu, otrzyma informację o tym, że obiekt został utracony. Jeśli utracony element jest kontenerem, który został później znaleziony, wówczas nie będzie można zainicjować wysyłki jego zawartości. Każdy, kto podejmie próbę zainicjowania wysyłki elementu z kontenera poprzednio utraconego, otrzyma komunikat o tym, że obiekt nadrzędny podlega wysyłce.

Krok usługi dostarczania

Gdy użytkownik wybierze usługę dostarczania w celu wysłania obiektu fizycznego, system wyśle element pracy do publicznej skrzynki odbiorczej PhysicalEntitiesDeliveryQueue. Użytkownik posiadający prawa dostępu do tej publicznej skrzynki odbiorczej może kliknąć element pracy, aby zamknąć stronę Krok dostarczania. Aby zakończyć krok dostarczania:
  1. Wprowadź odpowiednie komentarze.
  2. Jeśli nie można znaleźć i dostarczyć elementu, na liście Czynność wybierz opcję Utracone. To spowoduje wysłanie elementu pracy do publicznej skrzynki odbiorczej PhysicalEntitiesFindLostQueue. W razie potrzeby ta grupa wygeneruje informację o tym, że obiekt został na stałe utracony. Jeśli obiekt został dostarczony do użytkownika, który go żądał, wybiera opcję Dostarczone.
  3. Zakończ krok, wybierając odpowiedni przycisk. Informacje zawiera część poświęcona opcjom w sekcji Uruchamianie przepływu pracy.

Krok komunikatu

Strona Krok komunikatu zawiera informację o statusie obiektu fizycznego, dla którego użytkownik uruchomił przepływ pracy PRM. Ta strona jest wysyłana jako element pracy do skrzynki odbiorczej. Użytkownik otrzyma ją w następujących sytuacjach: Aby zakończyć krok komunikatu, kliknij przycisk Zakończone.


Opinia

Ostatnia aktualizacja: sierpień 2011


© Copyright IBM Corp. 2011.
To Centrum informacyjne jest oparte na technologii Eclipse. (http://www.eclipse.org)