Istnieje kilka kroków, które należy wykonać w celu skonfigurowania środowiska IBM® Enterprise Records
W celu skonfigurowania środowiska
IBM Enterprise Records należy wykonać poniższe kroki
konfiguracji.
- Należy skonfigurować jedną składnicę obiektów (składnica obiektów planu umieszczania w folderach (FPOS)) dla struktury planu
umieszczania w folderach, a drugą (składnica obiektów aktywna dla akt (ROS)) dla dokumentów zadeklarowanych jako akta. Zwykle z systemu korzysta wielu
użytkowników z dostępem do składnicy ROS, którzy nie powinni mieć
dostępu do obiektów tworzących plan umieszczania w
folderach zapisany w składnicy FPOS. Z jedną składnicą FPOS może
być skojarzona więcej niż jedna składnica ROS.
- Niektóre zadania konfiguracji zostały wykonane podczas procedury instalowania i konfigurowania
IBM Enterprise Records, ale po utworzeniu planów umieszczania w folderach i podczas konfigurowania
rozwiązania
IBM Enterprise Records dla środowiska produkcyjnego można ponownie sprawdzić ustawienia
konfiguracji.
- Szczegółowe informacje na temat procedur instalowania i konfigurowania produktu
IBM Enterprise Records zawiera sekcja
Instalowanie i aktualizacja produktu IBM Enterprise Records.
- Informacje na temat konfiguracji zadań powiązanych z tworzeniem planu umieszczania w folderach (np. na temat konfiguracji
przyrostka nazwy woluminu) zawiera sekcja Tworzenie planu umieszczania w folderach.
Tworzenie klas dokumentów ROS
Dla dokumentów, które zostaną zadeklarowane jako klasy, należy utworzyć
klasy Dokument.
- Klasy Dokument ROS mają właściwość Może deklarować, którą produkt
IBM Enterprise Records wykorzystuje w celu określania, czy dokument można zadeklarować jako akta.
Podczas instalowania i konfigurowania produktu IBM Enterprise Records ta właściwość - dla bazowej
klasy Dokument lub dla jednej albo większej ilości podklas Dokument - została ustawiona na wartość Prawda, co oznacza, że
instancje tych klas mogą być deklarowane jako akta. W celu przygotowania środowiska
IBM Enterprise Records do produkcji należy upewnić się, że wartość tej właściwości jest ustawiona
na wartość Prawda (lub że podklasa dziedziczy to ustawienie od jej podklasy) dla wszystkich klas Dokument odpowiedniej składnicy
obiektów ROS. Ponadto należy się upewnić, czy domyślne zabezpieczenia instancji dla tych klas obejmują drugorzędne i główne
uprawnienia do kontroli wersji - tylko wówczas użytkownicy (posiadający odpowiednie uprawnienia) będą mogli kontrolować wersje
instancji tych klas.
Konfigurowanie domyślnego planu umieszczania w folderach
W dowolnym momencie w aplikacji
IBM Enterprise Records wyświetlana jest tylko jedna hierarchia planu umieszczania w folderach.
- W ramach procedury instalacji i konfiguracji produktu IBM Enterprise Records ustawiono
preferencję serwisu Application Engine lub Workplace XT
w celu określenia tego domyślnego planu umieszczania w folderach. Jednak bardzo możliwe, że podczas instalowania i konfigurowania
produktu IBM Enterprise Records użytkownik nie miał dostępu do odpowiednich dla serwisu i
skonfigurowanych planów umieszczania w folderach.
- W razie potrzeby to ustawienie preferencji serwisu można zmodyfikować, aby określić preferowaną wartość domyślną. Każdy
użytkownik produktu IBM Enterprise Records może skonfigurować preferencję użytkownika, która
zastąpi tę domyślną preferencję serwisu.
- Więcej informacji zawiera sekcja Ustawianie domyślnego planu umieszczania w folderach.
Konfigurowanie przeglądania z rozporządzeniem
Administrator konfiguruje proces przeglądania z
rozporządzeniem podczas instalowania i konfigurowania produktu
IBM Enterprise Records. Jednak w celu
zapewnienia poprawności konfiguracji należy sprawdzić konfigurację przeglądania z rozporządzeniem. Na przykład: jeśli w serwisie
nie są używane typy akt, należy sprawdzić, czy dla opcji
Uruchom dla typów akt ustawiona jest wartość
Fałsz.
Więcej informacji zawiera sekcja Konfigurowanie przeglądania z rozporządzaniem.
Konfigurowanie typów akt
Dzięki typom akt możliwe jest powiązanie akt z
harmonogramem rozporządzenia innym niż aktualnie powiązany z kategorią lub folderem obiektu nadrzędnego akt. Jeśli w rozwiązaniu
IBM Enterprise Records wykorzystywane są typy akt, należy skonfigurować harmonogram rozporządzenia
w celu przetwarzania typów akt - w tym celu dla opcji
Uruchom dla typów akt ustawić wartość
Prawda.
- Więcej informacji zawiera sekcja Konfigurowanie przeglądania z rozporządzaniem.
- Ponadto należy rozważyć, w jaki sposób typ akt zostanie powiązany z aktami.
Można określić, że wszystkie akta określonej klasy akt zostaną domyślnie przypisane do konkretnego typu akt. Więcej informacji zawiera sekcja Konfigurowanie domyślnego typu akt.
- Alternatywnie można wyświetlić metadane typu akt w przypadku deklarowania akt za pomocą
Application Engine lub
Workplace XT, dzięki czemu użytkownik będzie mógł wybrać typ akt. Więcej informacji zawiera sekcja Konfigurowanie wyświetlania metadanych typu akt podczas deklarowania.
- Można również połączyć obydwa te podejścia, a więc określić wartość domyślną, ale również umożliwić użytkownikowi
zastępowanie wartości domyślnej poprzez wybieranie typu akt.
- Interfejs użytkownika produktu IBM Enterprise Records nie zawiera mechanizmu deklarowania
wszystkich części złożonego dokumentu w postaci akt (pojedynczo). Jednak jako akta można zadeklarować poszczególne dokumenty
podrzędne lub nadrzędne. Ponadto dokumenty zadeklarowane jako akta można ustawić później jako część dokumentu złożonego. Niektóre
ustawienia dokumentu złożonego, takie jak Zapobiegaj usuwaniu lub Usuń obiekt podrzędny,
gdy usunięty jest obiekt nadrzędny, mogą wpłynąć na normalne rozporządzenie akt. Jeśli dowolna część dokumentu
złożonego (obiekty nadrzędne i/lub podrzędne) zostanie zadeklarowana jako akta, wówczas konieczne będzie użycie ustawień domyślnych.
Do tych ustawień należy opcja Ani nadrzędne ani podrzędne w menu Zapobiegaj
usuwaniu oraz opcja Nie usuwaj obiektu nadrzędnego w przypadku usunięcia obiektu nadrzędnego.
Inne ustawienia nie są obsługiwane przez produkt IBM Enterprise Records i spowodują błąd lub
niespójne zachowanie w przypadku rozporządzania akt.
- Każda aplikacja, która korzysta z architektury DITA (Darwin Information Typing Architecture), tworzy komponenty jako
dokumenty złożone. Dlatego różnice dotyczące dokumentów złożonych, określone w poprzedniej uwadze, dotyczą również plików DITA.
Konfigurowanie opcji zachowywania metadanych
Gdy użytkownik posiadający wystarczające uprawnienia usunie
obiekt
IBM Enterprise Records, wówczas ten obiekt zostanie trwale usunięty ze składnicy obiektów.
Jednak można skonfigurować opcję zachowywania metadanych na poziomie planu umieszczania w folderach dla usuniętych kategorii akt,
folderów akt, woluminów i akt. Jeśli administrator włączy opcję zachowywania akt, wówczas poprzednio wspomniane obiekty pozostaną
w składnicy obiektów (oznaczone jako usunięte) ale nie będą widoczne w aplikacji
IBM Enterprise Records.
Co pewien czas można eksportować te usunięte obiekty i wszystkie ich metadane do pliku XML w celach historycznych, a następnie
na stałe usuwać te obiekty ze składnicy obiektów. Informacje na temat sposobów konfigurowania tej opcji zawiera
sekcja
Konfigurowanie zachowywania metadanych.
Konfigurowanie automatycznego deklarowania akt
Produkt
IBM Enterprise Records można skonfigurować w taki sposób, aby automatycznie deklarował dokument
jako akta, gdy tylko użytkownik wykona konkretną operację, taką jak utworzenie dokumentu. Aby skonfigurować automatyczne
deklarowanie:
- Zmodyfikuj określony plik konfiguracyjny, aby określić miejsce, w którym produkt
IBM Enterprise Records umieści zadeklarowane akta
- Utwórz czynność zdarzenia AutoDeclare.
- Utwórz subskrybcję klas dokumentów ROS (np. klasę bazową ROS lub tylko konkretne podklasy) dla czynności zdarzenia, która
określa, jakie zdarzenia spowodują uruchomienie zdarzenia. Więcej informacji zawiera sekcja Konfigurowanie automatycznego deklarowania akt.
Konfigurowanie synchronizowania właściwości
W produkcie można skonfigurować synchronizację właściwości w
celu automatycznego synchronizowania wartości właściwości z dokumentu do powiązanych z nim akt (lub na odwrót) przy każdej
okazji, gdy dojdzie do zaktualizowania właściwości w dokumencie lub w aktach. Więcej informacji zawiera sekcja
Konfigurowanie synchronizowania właściwości.
Konfigurowanie wielkości zadania wsadowego przepływu pracy
Domyślnie
produkt
IBM Enterprise Records zapisuje maksymalnie dziesięć elementów pracy w zadaniu wsadowym
przepływu pracy w celu dokonania przeglądu lub zatwierdzenia przed rozporządzeniem, ale możliwa jest zmiana maksymalnej liczby
zapisanej poprzez ustawienie konfiguracji. Więcej informacji zawiera sekcja
Konfigurowanie wielkości zadania wsadowego przepływu pracy.
Konfigurowanie przepływu pracy żądania folderu akt
Produkt
IBM Enterprise Records
zawiera przepływ pracy tworzenia folderu akt, który umożliwia użytkownikom wysłanie żądania do menedżera akt w celu utworzenia
folderu akt. Wielu użytkowników zwykle ma niewystarczające uprawnienia do utworzenia folderu akt. Aby ustawić ten przepływ pracy
jako dostępny dla użytkowników, należy skonfigurować preferencję serwisu Folder akt żądania.
Możliwe, że ta preferencja została ustawiona podczas instalowania i konfigurowania produktu
IBM Enterprise Records.
Więcej informacji na temat korzystania z tego przepływu pracy zawiera sekcja
Tworzenie folderu akt za pomocą przepływu pracy.
Instrukcje na temat sposobu ustawiania tej preferencji serwisu zawiera
sekcja Ustawianie preferencji serwisu Folder akt żądania.
Ustawianie preferencji ośrodka dla dowiązań dostępnych do edycji
Produkt
IBM Enterprise Records
zawiera dowiązania, które umożliwiają użytkownikom dowiązywanie powiązanych akt i folderów. W celu tworzenia i obsługiwania
dowiązań w produkcie
IBM Enterprise Records, należy ustawić preferencję ośrodka Klasy dowiązań
dostępne do edycji, korzystając z aplikacji Workplace.
Więcej informacji na temat dowiązań produktu
IBM Enterprise Records zawiera sekcja
Dowiązania.
Instrukcje na temat sposobu ustawiania tej preferencji ośrodka zawiera sekcja Ustawianie preferencji serwisu dla klasy dowiązania.
Konfigurowanie zdarzeń niezbędnych do zachowania zgodności
Produkt
IBM Enterprise Records zawiera kilka zdarzeń niezbędnych do zachowania zgodności z wymaganiami PRO
lub DoD - należą do nich na przykład zdarzenia, które ustawiają metadane. Skonfigurowanie tych zdarzeń jest opcjonalne, ponieważ
przetwarzanie tych zdarzeń może wpłynąć na wydajność produktu.
- W celu zapewnienia optymalnej wydajności należy skonfigurować tylko te zdarzenia, które są istotne dla operacji zarządzania
aktami. Więcej informacji na temat konfigurowania tych zdarzeń zawiera sekcja Aktywowanie i subskrybowanie zdarzeń.
- Modele danych DoD i PRO wymagają, aby konfiguracja składnicy obiektów umożliwiała stosowanie metody Purge jako metody
usuwania. W takim przypadku treść dokumentu zostanie trzykrotnie zastąpiona odstępami przed usunięciem pliku. W rezultacie nie
będzie możliwości odtworzenia tego pliku. Informacje zawiera sekcja Ustawianie rozróżniania wielkości liter dla wyszukiwania.
Konfigurowanie dokumentów CFS-IS
Jeśli rozwiązanie
IBM Enterprise Records
uwzględnia korzystanie z opcjonalnej funkcji
Content Federation Services for Image Services (CFS-IS),
wówczas należy skontaktować się z administratorem systemu
IBM FileNet Image Services, aby upewnić się,
że zabezpieczenia Image Services są poprawnie ustawione na potrzeby modyfikowania i usuwania dokumentów Image Services, oraz w
celu zapewnienia, że parametry zachowywania klas dokumentów IS są poprawnie ustawione (np. dokumenty IS zadeklarowane jako akta
nie mogą być usuwane, ponieważ uniemożliwiają to ustawienia zachowywania IS). Więcej informacji zawiera sekcja
Zadania konserwacji i administracji o charakterze ciągłym.
Konfigurowanie chronionych urządzeń pamięci masowej
Jeśli rozwiązanie
IBM Enterprise Records obejmuje stosowanie chronionych urządzeń pamięci masowej, takich jak
EMC Centera, NetApp SnapLock,
Tivoli Storage
Manager i
inne, wówczas ustawienia zachowywania
IBM Enterprise Records nie mogą powodować konfliktów z
ustawieniami zachowywanymi, które można skonfigurować na urządzeniu pamięci masowej. Dlatego zachowywanie należy wyłączyć w
urządzeniu pamięci masowej i pozwolić produktowi
IBM Enterprise Records na kontrolowanie
zachowywania.
- Na urządzeniach Tivoli Storage
Manager zachowywanie jest kontrolowane przez kilka parametrów.
- Gdy system IBM Enterprise Records jest w pełni skonfigurowany, wówczas aplikacja
IBM Enterprise Records zachowuje pełną kontrolę nad zachowywaniem i usuwaniem.