命名型樣提供了一種符合您的習慣的,自動命名記錄種類、記錄資料夾以及記錄的方法。如果使用者建立的某一個實體具有關聯的命名型樣,則會在「設定屬性」步驟自動命名該實體。系統不會阻止使用者變更此名稱。已指派遞增數,並於「設定屬性」步驟出現時用完。如果您在建立實體之前將其取消,則永不會使用該數字。
如果要自動命名種類和資料夾,請執行下列動作:
關於命名型樣語法
您的商業程序可能要求資料夾名稱以字母 A 開頭,後接代表年份的兩個數字、一個連字號,然後是資料夾編號,例如 A07-000005。下列型樣可建立這類名稱:
A[YY]-[\d\d\d\d\d\d]
在此型樣中,A 是第一個字元,YY 代表年份,\d 是一個數字。 系統會自動為方括弧 [] 所括住的型樣提供預設值。 因此,YY 會取代為現行年份的最後兩個數字。\d 會取代為增量數字。 輸入字串時在其他欄位中指定了遞增值。
在另一種記錄命名型樣中,您可能想要為一系列資料夾建立命名規則,該規則以 KX 為開頭,後接 2 位數年份、句點、2 位數月份、連字號,以及兩組增量數字,例如 KX07.06-0004-03。下列型樣可滿足這項需求:
KX[YY.MM]-[\d\d\d\d]-[\d\d]
您還可以使用自訂型樣建立基於 meta 資料的型樣。 例如,您的組織原則可能會要求記錄資料夾命名慣例應為年份、空格、記錄資料夾的主旨(meta 資料)、空格以及 5 位數數字,例如 "2006 Loan 00005"。 因此,您可以利用下列規格來建立命名型樣:
[YYYY] [THIS.EmailSubject] [\d\d\d\d\d]由於年份和主旨已用 [] 括住,因此系統會為其提供預設值。THIS.EmailSubject 是一個自訂型樣。因此,系統將提供 meta 資料欄位的值 - 您為記錄資料夾的母項指定的 EmailSubject。建立自訂型樣過程中,您需要指定屬性的符號名稱。另外,如果無法找到適用於指定屬性的值,將會產生錯誤。此自訂型樣僅適用於檔案計劃中層級為 2 或更低層級(3、4 等)的實體。「檔案計劃層級」是您在新增型樣層級時完成的另一個欄位。或
[YYYY] [Parent.EmailSubject] [\d\d\d\d\d]
請勿在名稱中使用任何無效的字元。 例如,併入日期時請勿使用斜線 / 字元。無效的字元有︰
\ / : * ? " < > |為了確保使用者輸入的字元數目不超出您在命名型樣中指定的字元數目,請利用 ^ 和 $ 符號來區隔命名型樣。 比方說,如果您建立命名型樣 \d\d\d,請在命名型樣開頭加上 ^ 符號,並在命名型樣結尾加上 $ 符號,如下所示:
^\d\d\d$此作業可確保使用者輸入值時,輸入的字元的數目不會超出在型樣字串中指定的字元數目。
如果要新增命名型樣,請執行下列動作:
如果要新增型樣層級,請執行下列動作:
範例
如果您希望自動命名最高層級記錄種類的子種類,請建立一個層級為 2 的型樣並選取「記錄種類」作為類型。如果您還希望自動命名此子種類中的記錄資料夾,請建立一個層級為 3 的型樣並選取「記錄資料夾」作為類型。將所有這些型樣級別放在命名型樣中,將會使級別為 2 的子種類和級別為 3 的記錄資料夾自動命名。
如果要稍後新增或修改型樣層級,請執行下列動作:
如果要將命名型樣指派給檔案計劃(啟動自動命名時所需),請執行下列動作: