L'étape de définition des modèles définit le modèle de sécurité à utiliser pour chaque état possible d'un document.
Les états d'un document sont liés à la gestion des versions de celui-ci. Lorsqu'un document est soumis aux différents cycles de traitement, de la version secondaire à la version principale, il se trouve toujours dans l'un des quatre états possibles. Les règles de sécurité définissent les paramètres de sécurité appliqués automatiquement au document lorsqu'il est restitué, réservé, promu ou rétrogradé. Les états par défaut d'un document sont :
Votre administrateur peut modifier les noms des états de document pour votre site.
Vous pouvez définir un modèle de sécurité pour chacun de ces quatre états. En fonction des exigences de votre entreprise, il se peut que vous n'ayez pas à affecter un modèle pour chaque état. S'il n'y a pas de modèle de sécurité pour un état spécifique de document, alors les paramètres de sécurité existants pour le document sont propagés à l'état suivant.
Vous pouvez également créer des modèles d'application personnalisés. Un modèle d'application ne peut être appliqué que par un logiciel personnalisé et requiert un support de développement logiciel.
Vous pouvez définir un modèle pour un état particulier, puis le désactiver. Le modèle est alors stocké dans un conteneur d'objets dont il sera extrait ultérieurement, mais ne sera pas appliqué aux documents tant qu'il est désactivé.
Pour définir un modèle de sécurité :
Pour supprimer un modèle de sécurité existant :