Você define um planejamento da disposição e a seguir a associa a uma categoria de registro, pasta de registros ou tipo de registro.
Uma agenda de disposição pode ser definida por um Gerenciador de registros ou um Administrador de registros. No modelo de dados PRO, um Gerente de registros, um Administrador de registros ou um Revisor podem atribuir um planejamento da disposição para uma entidade. No modelo de dados Base e DoD, um Gerente de registros ou um Administrador de registros atribuem um planejamento da disposição para uma entidade.
As agendas de disposição têm várias fases, nas quais as entidades afetadas passam pela disposição em etapas como revisão, exportação, transferência ou destruição. Embora um planejamento da disposição não requeira várias fases, a agenda em geral inclui duas fases:
- Uma fase de corte para encerrar a vida ativa da entidade.
- Uma fase para especificar a disposição final após o corte.
Se a configuração de exibição para
Assistente de planejamento de disposição nas
Preferências do Usuário estiver configurada como
Simples (consulte
Preferências do Usuário do IBM Enterprise Records e
Preferências do Site do IBM Enterprise Records),
o planejamento assume o padrão para uma fase usando a ação de destruição automática sem retenção.
Para definir um planejamento da disposição:
- Selecione a guia Disposição.
- Clique em Planejamentos da Disposição.
- Clique em Incluir Planejamento da Disposição.
Restrição: Se a configuração de exibição para Assistente de planejamento de disposição nas Preferências do Usuário estiver
configurada como Simples, o painel Etapas
não mostrará Configurar Fases.
- Insira o nome e a descrição da agenda. A descrição é opcional.
- Insira o nome da autoridade responsável pela disposição de entidades e clique em Avançar. Este campo é opcional.
- Clique no botão de opção correspondente para selecionar o acionador que inicia o corte. Se a configuração de exibição para Assistente de planejamento de disposição nas Preferências do Usuário ou do Site estiver
configurada como Simples, o único acionador possível é o acionador
Evento Interno.
- Configure o deslocamento de corte. Consulte a seção Configurar corte
e deslocamento de corte posteriormente neste tópico para obter mais detalhes.
- Configure a condição que aciona um corte de entidades. Um corte pode ser automático ou requerer aprovação. Para requerer aprovação, especifique uma ação de corte de disposição. Para um corte automático, não especifique uma ação de corte de disposição. Se a configuração de exibição para Assistente de planejamento de disposição nas Preferências do Usuário e do Site estiver
configurada como Simples, a Ação de
Corte da Disposição não é mostrada.
- Cada ação de corte foi anteriormente incluída na guia
Configurar do IBM Enterprise
Records e
possui um fluxo de trabalho associado. A varredura de disposição automaticamente
inicia este fluxo de trabalho após o corte, mais qualquer deslocamento. Para um planejamento da disposição normal, o menu Ação de Corte de
Disposição contém apenas aquelas ações que pertencem ao tipo de ação de
Corte. Para obter mais informações sobre ações, consulte
Ações.
- Se desejado, modifique Base de Corte para especificar a data base do corte. O menu Base de Corte fornece um conjunto de propriedades
de data do IBM Enterprise
Records que calculam datas
de corte com base em propriedades de entidade individuais do
IBM Enterprise
Records.
Configure o deslocamento de corte. Consulte a seção Configurar corte
e deslocamento de corte posteriormente neste tópico para obter mais detalhes.
- Se a configuração de exibição para Assistente de planejamento de disposição nas Preferências do Usuário ou do Site estiver
configurada como Detalhada, clique em Avançar para criar um ou mais períodos de retenção,
chamados fases, para o planejamento atual. Se clicar em Concluir neste estágio, as entidades associadas à agenda de disposição não têm um período de retenção específico.
Se a configuração de exibição para Assistente de planejamento de disposição nas Preferências do Usuário estiver configurada como Simples,
clique em Concluir, existe apenas uma fase usando a ação Destruição Automática,
RMAutoDestroyAction, É Necessária a Tela está configurada como Falso,
a Retenção Padrão é 0 Anos 0 Meses 0 Dias e nenhuma Retenção Alternativa
é criada automaticamente.
Configurar corte e deslocamento de corte
No IBM Enterprise
Records, é possível definir um período de retenção
configurando uma retenção em uma fase ou o deslocamento de corte.
Quando não há
nenhum deslocamento de corte especificado e o período de retenção está configurado na fase,
o tempo de acesso faz um corte na entidade quando a condição do evento se torna verdadeira. Se a entidade que está sendo cortada for um contêiner, esse contêiner
também será encerrado, evitando a adição de um novo registro.
A retenção é, então, calculada como a data de corte mais o período de retenção
definido na fase. As regras a seguir aplicam-se ao cálculo da data de corte,
dependendo das diferentes configurações de planejamento:
- O uso de um acionador de evento interno e um conjunto de data base de corte para
uma propriedade de entidade -
A data de corte é o valor da data base de corte.
- O uso de um tipo de data do acionador de evento (evento externo, data predefinida)
e um conjunto de data base de corte para Data do Evento -
A data de corte é a data do acionador de evento.
- O uso de um acionador de evento interno e um conjunto de data base de corte para Data do Evento -
A data de corte é a data quando o tempo de acesso executa.
- O uso de um tipo de data do acionador de evento (evento externo, data predefinida)
e um conjunto de data base de corte para uma propriedade de entidade -
A data de corte é a mais recente das duas datas.
Ao usar um deslocamento de evento de corte, a entidade não é cortada
até que o final desse período de deslocamento seja atingido. Por isso, o contêiner
permanece aberto durante o período de retenção. As regras a seguir aplicam-se ao cálculo da data de corte,
dependendo das diferentes configurações de planejamento:
- O uso de um acionador de evento interno e um conjunto de data base de corte para
uma propriedade de entidade -
A data de corte é o valor da data base de corte mais o deslocamento de corte.
- O uso de um tipo de data do acionador de evento (evento externo, data predefinida)
e um conjunto de data base de corte para Data do Evento -
A data de corte é a data do acionador de evento mais o deslocamento de corte.
- O uso de um acionador de evento interno e um conjunto de data base de corte para Data do Evento -
A data de corte é a data quando o tempo de acesso executa mais o deslocamento de corte.
Importante: Não é recomendado o uso dessa última configuração,
pois qualquer atualização no planejamento, como seu nome,
aciona um recálculo do tempo de acesso da data de corte e a nova data da execução do tempo de acesso
mais o deslocamento, adiando o corte. Se nenhuma propriedade de registro puder ser usada
para a data base de corte, é preferível usar uma retenção na
fase.
Se a configuração de exibição para o Assistente de planejamento de disposição
estiver configurada como Simples Simples nas Preferências do Usuário ou do Site,
o planejamento assume o padrão sem retenção na fase
e faz uso do mecanismo de deslocamento para definir a retenção em vez disso.
Configurar fases
A associação de fases com uma agenda de disposição permite executar diferentes operações em uma entidade em diferentes intervalos. Cada fase especifica uma ação de disposição e um período de retenção para uma entidade. Por exemplo, para revisar uma entidade antes da eliminação, adicione duas fases na agenda de disposição. A primeira fase especifica uma revisão da entidade, e a segunda especifica a eliminação da entidade. O IBM Enterprise
Records executa diversas fases
em um planejamento da disposição na sequência que você inclui as fases para o planejamento.
Você também pode definir múltiplas Retenções alternativas em uma fase. As Retenções alternativas fornecem períodos de retenção variável com base em um valor de propriedade. Quando nenhuma das condições de retenção alternativas for verdadeira, o
IBM Enterprise
Records usará o período de retenção
padrão. Quando mais de uma condição de retenção alternativa for verdadeira, então
o IBM Enterprise
Records aplicará a retenção alternativa
com o período de retenção mais longo.
Importante: O número de retenções
alternativas ou a complexidade de seus critérios terá um impacto de desempenho no
cálculo de retenção.
Após o IBM Enterprise
Records
aplicar a ação de corte em uma entidade, a primeira fase de um planejamento da disposição
será aplicada a esta entidade. No fim do período de retenção da primeira fase, as entidades estão no prazo da ação de disposição associada à fase. O IBM Enterprise
Records
conclui a ação de disposição associada, a próxima fase no planejamento é iniciada
após a aprovação de um usuário autorizado.
Para incluir uma nova fase no
planejamento da disposição:
- Clique em Incluir Novo para abrir a
página Propriedades da Fase.
- Insira um nome e descrição para a fase.
- Selecione uma Ação de Fase no menu.
- Ações foram anteriormente criadas na guia Configurar do IBM Enterprise
Records.
- O IBM Enterprise
Records conclui a ação
nas entidades no final da fase.
- Cada ação inclui um fluxo de trabalho predefinido que o
IBM Enterprise
Records ativa para essa ação.
Restrição: Fases que transferem ou destroem entidades são fases finais. Não é possível adicionar outra fase após estes tipos de ações.
- No campo Triagem É Necessária, selecione
True para requerer uma revisão de entidades antes de ativar o
fluxo de trabalho associado com a fase. Se a visualização não for requerida, selecione Falso.
- Se você selecionar a ação Transferir, Exportar
ou Transferência Temporária para a fase, insira um local no
campo Destino de Exportação.
O local pode ser:
- Em um servidor remoto. Por exemplo, \\server name\folder
name.
- Uma pasta em uma unidade local. Por exemplo, local drive:\folder
name.
- Especifique um período de Retenção padrão para entidades nesta fase.
Um valor é necessário se você não estiver atribuindo períodos de retenção alternativa.
- Se definir condições para que as entidades permaneçam na fase por períodos mais longos ou mais curtos com base na propriedade, conclua as etapas a seguir para criar períodos de retenção alternativa.
- Clique em Incluir Novo para exibir a janela
Retenção Alternativa.
- Selecione um nome de propriedade no menu.
- Selecione um operador na lista.
- Especifique o valor da propriedade. O valor a ser inserido depende da propriedade.
- Selecione a Base de Retenção como a data de início
para o período de retenção.
- Especifique os Dias do Período de Retenção em anos,
meses e dias. O IBM Enterprise
Records inclui o
valor especificado aqui para a Base de Retenção. Na data resultante, o IBM Enterprise
Records aplica a ação de fase
para a entidade.
- Clique em Aceitar para incluir esta retenção alternativa
no planejamento atual e retornar para a janela Propriedades da Fase.
- Continue a adicionar retenções alternativas para cada condição ao clicar em Adicionar nova. O IBM Enterprise
Records
preenche os dados da retenção alternativa anterior em todos os campos,
de forma que você possa alterar os campos obrigatórios. Se necessário, é
possível selecionar a caixa de seleção Remover de
uma retenção alternativa e clicar em Aplicar para
remover essa condição.
- Termine a fase ao clicar em Aceitar. O IBM Enterprise
Records inclui a fase e os detalhes
na lista de fases no planejamento.
- Para adicionar mais fases, clique em Incluir novo. Caso contrário, clique em Concluir para completar a agenda de disposição.