IBM Enterprise Records, バージョン 5.1.+            

IBM Enterprise Records タブの使用

IBM® Enterprise Records アプリケーションではさまざまなタブが使用できます。これらの各タブから開くことができるページでは、レコード管理に関するさまざまなタスクを実行できます。

参照

参照」タブのメイン・パネルには、現在のエンティティー内にあるエンティティーのリストが表示されます。左端の列にはチェック・ボックスがあります。これらを使用すると、処理の対象となるエンティティーを 1 つ以上選択することができます。リスト内にあるエンティティーの選択または選択解除をまとめて行う場合は、ヘッダー行のチェック・ボックスを選択します。その他のアイコンはエンティティー名の左側にあります。エンティティー名のすぐ左にあるアイコンは、エンティティーのタイプを表しています。名前またはアイコンのいずれかをクリックすると、それに対応するエンティティーを開くことができます。その他に、「保留中」や「非アクティブ」など、エンティティーのステータスを表すアイコンが表示されることもあります。アイコンの上にカーソルを置くと、そのアイコンの役割を表すツールチップが表示されます。

カテゴリー・ツリー

メイン・パネルの左側のツリー・ビュー構造では、カテゴリーやサブカテゴリーの表示/非表示を切り替えることができます。ツリー・ビュー構造を表示するには、「カテゴリー・ツリーの表示」をクリックします。ツリー・ビュー構造の表示中は、次の操作が可能です。

パス

タブの直下には、ファイル・プランにおける現在の場所を示すパスが表示されます。パス内のいずれかのアイテムをクリックすると、別の場所にジャンプできます。以下のサンプル・パスでは、「CSPRO」はファイル・プラン、「企業」は CSPRO の下位にあるレコード・カテゴリー、「利益」は「企業」レコード・カテゴリーの下位にあるサブカテゴリーまたはレコード・フォルダーです。

パス: CSPRO > 企業 > 利益

パス内のいずれかのアイテムをクリックすると、ファイル・プランの中でそれに対応するレベルにジャンプできます。

各エンティティーには、その情報ページを表示するための「情報の取得」アイコン (「情報」アイコン) が用意されています。情報ページには、そのエンティティーに関連付けられたさまざまなメタデータが表示されます。

「複数選択アクション」メニュー

複数選択アクション」メニューからは、複数のエンティティーに対して同じアクションを同時に実行することができます。これにより、複数のエンティティーが、同じ方法によって同時に更新されることが保証されます。このメニューは、「参照」ページから使用できる他、検索結果に対しても使用できます。

エンティティーのチェック・ボックスを少なくとも 1 つ選択し、「複数選択アクション」メニューをクリックすると、選択したすべてのエンティティーに適したアクションを選択できます。アクションのリストは、選択したエンティティーが 1 つか複数か、あるいは選択したエンティティーの種類が複数あるかどうかによって、内容が異なります。メニューには、選択したすべてのエンティティーに適用できるアクションのみが表示されます。「ヘルプ」に記載されている手順は、そのほとんどが、複数を選択した場合についての手順です。ただ 1 つのエンティティーに対してアクションを実行する場合は、その名前を右クリックし、コンテキスト・メニューからアクションを選択した方が効率的です。また、エンティティーの情報ページから「情報の取得」を使用してアクションを実行することもできます。この方法は、複数のアクションを実行する場合や、アクションを実行する前に情報を確認する必要がある場合に有効です。

例えば、レコードに対して「コピー」または「削除」を複数選択できます。これにより、そのアクション用のウィザードが呼び出されます。

フィルター機能

フィルター機能は、リストに表示するエンティティーの数を減らす場合や、結果の数がリストに表示できる数 (指定した最大結果数) を超えているために、確認したいエンティティーがリストに表示されない場合に使用します。このような場合は、さらに多くのアイテムがあることを示すメッセージが表示されます。エンティティーは、Content Engine によって検出された順に一定数が表示されますが、それらを特定の順序で表示することはできません。

フィルタリングを使用する場合は、表示するエンティティーの名前または ID に含まれるテキストを入力し、「次へ」をクリックします。指定したテキストを含まないエンティティーはすべてリストから除去され、それらの代わりに、指定したテキストを含むエンティティーが表示されます。「リセット」をクリックして「フィルター」ボックス内のテキストを削除し「次へ」をクリックすると、フィルタリングされていないリストに戻ります。

リストに表示されるエンティティーの数は、カスタム・オブジェクトおよびフォルダーに対して Workplace のユーザー設定で指定する「最大結果数」の値により決まります。「検索」- > 「カスタム・オブジェクト」ページに移動し、レコードに対する値を表示してリセットします。サイト管理者は、「サイト設定」の「一般」ページの「一般設定」領域で、カスタム・オブジェクトを有効にする必要があります。エンティティーによっては、レコードと他のコンテナーを同時に含むことができるため、フォルダーに対しても最大結果数の値を指定することができます。この場合、リストに表示できる結果数は、フォルダーとレコードの各最大結果数の合計数となります。カスタム・オブジェクトとフォルダーのそれぞれに対する最大結果数が 50 である場合、リストには最大で 100 アイテム (レコードとフォルダーはそれぞれ 50 まで) を表示することができます。

廃棄

廃棄」タブを選択すると、廃棄スケジュール、保留、およびレコード・タイプの管理を行うことができます。

廃棄タイプの処理が完了した後にメインの「廃棄」ページに戻るには、パスの中から「廃棄」を選択し、「廃棄」タブを再度クリックします。

物理

物理」タブには、次のような物理エンティティー専用のリンクがあります。

レポート

レポート」タブを使用すると、IBM Enterprise Records のさまざまな処理の統計情報が記載されているレポートをリストから選択することができます。レポート・タイプを選択し、入力条件を入力すると、生成されたレポートが表示されます。詳しくは、レポートの生成 を参照してください。

構成

構成」タブにあるリンクを使用すると、次のような対象の作成や管理を行うことができます。



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最終更新日: 2011 年 8 月


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