Aby zapewnić możliwość płynnego działania przepływów pracy i monitorowania postępu przepływów pracy, do każdej definicji przepływu pracy należy przypisać jednego/jedną lub większą liczbę użytkowników/grup jako narzędzia śledzące. Narzędzie śledzące ułatwia rozwiązywanie problemów podczas działania przepływu pracy.
Na przykład: jeśli autor przepływu pracy przypisał użytkownika jako narzędzie śledzące dla przepływu pracy, wówczas można wyświetlić graficzną reprezentację przepływu pracy, który jest aktualnie w toku - w tym wartości z aktualnie aktywnych kroków oraz informacje historyczne odczytane z dzienników zdarzeń. Można również wyświetlić kroki, które zostały zakończone, czas ich zakończenia i kroki aktualnie aktywne. Możliwe jest monitorowanie postępu, zarządzanie uczestnikami i modyfikowanie pól danych, załączników i grup przepływu pracy używanych w przepływie pracy.
W celu przypisania lub zmiany narzędzi przepływu pracy dla przepływu pracy należy użyć narzędzia projektanta procesów. Więcej informacji nt. przypisywania użytkownika jako narzędzia śledzącego dla przepływu pracy zawiera temat dotyczący przypisywania narzędzi śledzących w pomocy Process Engine.
Użytkownik przypisany jako narzędzie śledzące dla przepływu pracy może korzystać z elementów kolejki/elementów pracy narzędzia śledzącego, jakie są dostępne w kolejkach pracy na stronie Zadania w aplikacji Workplace.
Więcej informacji nt. przepływów pracy zawiera temat dotyczący wyświetlania statusu przepływu pracy w pomocy dla Application Engine.