W aplikacji IBM® Enterprise Records dostępnych jest kilka kart. Każda z tych kart powoduje otwarcie strony, na której można wykonywać zadania związane z zarządzaniem aktami.
Po lewej stronie panelu głównego znajduje się struktura drzewa, w której można wyświetlać lub ukrywać kategorie i podkategorie. Kliknij opcję Pokaż drzewo kategorii, aby wyświetlić drzewo. Po wyświetleniu drzewa można:
Kliknij element na planie, aby przejść do odpowiedniego poziomu planu umieszczania w folderach.
Dla wszystkich obiektów
istnieje ikona Uzyskaj inf. przeznaczona do wyświetlania stron informacji
(), które zawierają różne typy metadanych
powiązanych z obiektem.
Należy zaznaczyć pola wyboru jednego lub większej liczby obiektów, a następnie kliknąć menu Czynności dla wielu obiektów, aby wybrać czynność odpowiednią dla wszystkich wybranych obiektów. Lista czynności jest zależna od tego, czy wybrano jeden albo więcej obiektów oraz czy wybrano różne rodzaje obiektów. W menu pojawią się tylko czynności, które można wykonać względem wszystkich wybranych obiektów. Większość procedur w pomocy jest zapisanych na potrzeby wielokrotnego wyboru. W przypadku wykonywania czynności względem tylko jednego obiektu szybszym sposobem wybrania czynności jest kliknięcie prawym przyciskiem myszy, a następnie wybranie czynności. Za pomocą czynności Uzyskaj inf. można również wykonywać czynności na stronie informacji w obiekcie. Jest to użyteczne, gdy konieczne jest wykonanie więcej niż jednej czynności lub planowane jest znalezienie informacji przed wykonaniem czynności.
Przykładem jest wybór wielu opcji Kopiuj lub Usuń dla rekordów. To spowoduje wyzwolenie kreatora dla tej czynności.
W celu korzystania z filtrowania należy wprowadzić tekst, jaki pojawi się w nazwach lub identyfikatorach obiektów, jakie zamierzasz wyświetlić, a następnie kliknąć opcję Przejdź. Wszystkie obiekty, które nie zawierają tekstu, zostaną usunięte z listy i zrobią miejsce dla innych obiektów zawierających określony tekst. Kliknij opcję Resetuj, aby usunąć tekst z pola filtru, a następnie kliknij opcję Przejdź, aby powrócić do niefiltrowanej listy.
Liczba obiektów widocznych na liście jest zależna od wartości maksymalnej liczby wyników dla niestandardowych obiektów i folderów w preferencjach użytkownika aplikacji Workplace. Aby wyświetlić i zmienić tę wartość dla akt, należy przejść do strony
. Administrator serwisu musi włączyć obiekty niestandardowe dla obszaru ustawień ogólnych na stronie Ogólne, w preferencjach ośrodka. Niektóre obiekty mogą zawierać akta i inne kontenery, dlatego wartość maksymalnej liczby wyników można również określić dla akt. W takim przypadku lista może zawierać nie więcej niż maksymalną liczbę folderów i akt. Jeśli maksymalna liczba wyników dla obiektów niestandardowych i akt wynosi 50, wówczas lista może zawierać maksymalnie 100 elementów: 50 akt i 50 folderów.Za pomocą karty Szukaj można wyszukiwać różne typy obiektów IBM Enterprise Records odpowiednio do określonych kryteriów. Jeśli wszystkie obiekty wybrane do wyświetlania znajdują się w tym samym kontenerze nadrzędnym, wówczas możliwe jest wyświetlenie obiektu nadrzędnego i odfiltrowanie listy. Jeśli jednak obiekty znajdują się w innych kontenerach nadrzędnych lub mają inne typy, wówczas wyszukiwanie jest jedynym sposobem na wyświetlenie wszystkich w jednym miejscu. Wyświetlenie listy obiektów umożliwia np. wykonanie czynności z menu Czynności dla wielu obiektów. Więcej informacji zawiera sekcja Wyszukiwanie i odczytywanie obiektów.
Na karcie Rozporządzenie można zarządzać harmonogramami rozporządzenia, wstrzymaniami i typami akt.
Po powrocie do strony Rozporządzenie po zakończeniu pracy z jednym z typów rozporządzenia można wybrać opcję Rozporządzenie w ścieżce lub kliknąć ponownie kartę Rozporządzenie.
Karta Fizyczne zawiera odsyłacze charakterystyczne dla obiektów fizycznych, np.:
Na karcie Raporty dostępna jest lista raportów, które stanowią widok statystyczny listy różnych działań IBM Enterprise Records. Można wybrać typ raportu, wprowadzić kryteria wejściowe, a następnie wyświetlić wygenerowany raport. Więcej informacji zawiera sekcja Generowanie raportów.
Karta Skonfiguruj zawiera odsyłacze umożliwiające tworzenie następujących elementów i zarządzanie nimi: