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Gerenciar documentos compostos

Sobre documentos compostos

Aprupar e estabilizar relações com documentos envolve associar um documento-pai com um ou mais documentos filho. Documentos pai e filho são criados independentemente um do outro. Quando você estabelece como os documentos se relacionam uns aos outros em um documento composto, as informações são armazenadas em um link que é automaticamente criado. Este não é o mesmo tipo de link que você cria (se ativado) para vincular diferentes tipos de objetos como pastas, documentos e objetos customizados.

Os documentos incluídos em um documento composto podem residir em diferentes locais em um armazenamento de objetos. Não é possível criar um documento composto usando objetos customizados e pastas, e nem criar um documento composto que inclua documentos que estão em armazenamentos de objetos diferentes. Se não houver um relacionamento de hierarquia óbvia entre documentos, você pode criar um documento-pai que não tem conteúdo (este é um arquivo externo) e especificar que os documentos relacionados são filhos daquele documento.

Criando um documento composto

Para criar um documento composto, primeiro você cria o pai e a seguir associa documentos adicionais como filhos ao criar um documento composto. Você realiza procedimentos similares em documentos pai e filho, da mesma forma que faria com documentos padrão. Por exemplo, você pode visualizar páginas de informações para documentos-pai e filho assim como as informações para links que associam os documentos uns com os outros. Os documentos pai e filho pode ter a versão criada e você pode designar um nome ao link entre o pai e o filho. As configurações especiais ao adicionar, mover ou inserir um documento-filho permitem gerenciá-lo caso o documento-pai apresente versões ou seja excluído.

Modificar e excluir documentos compostos.

Além disso, você pode modificar a ordem na qual documentos filho aparecem na lista pai de documentos filho, selecionar documentos filho adicionais, inserir novos documentos e remover links conectando os documentos.

Sugestões úteis

Tabela 1. Esta tabela lista sugestões úteis para criar documentos compostos e trabalhar com estes documentos.
Ação Informações
Criar um documento-pai
  • Ao adicioná-lo no armazenamento de objetos (manualmente ou por meio de um modelo de entrada). Os documentos filho já precisam existir no armazenamento do objeto.
  • Ao dar entrada em uma nova versão.
  • Ao selecionar Alterar Composto em seu menu pop-up. Quando o documento estiver convertido, poderá ser associado a documentos filho e a outros documentos pai. Você também pode reverter um documento composto em um documento padrão. Mas você não pode reverter um documento composto em um documento padrão se ele estiver associado a documentos filho. É necessário remover primeiro os documentos filho associados.

Esta ação não está disponível ao acessar:

  • a página de informações para um documento que é um objeto de Reserva.
  • um documento de um aplicativo integrado, assim como Word ou Excel.
Associar documentos filho com um documento-pai
  • Ao incluir o documento-pai no armazenamento de objetos
  • Ao dar entrada em uma nova versão
  • Quando estiver visualizando sua página de informações (visualização Documentos-Filhos)
  • Use o link Mostrar ao incluir um documento para visualizar uma lista de documentos-filhos associados a um documento-pai específico. Além disso, você pode executar ações adicionais, como modificar a ordem em que os documentos são exibidos quando há mais de um documento filho.
Propriedades do link de informação e de documento composto A visualização de propriedades de link do documento composto na página de informações é uma página somente leitura que fornece uma captura instantânea atual do link de relacionamento de componente entre um filho específico e seu documento-pai. A página Informações exibida permite que você gerencie o relacionamento entre um documento-filho e o documento-pai quando, por exemplo, um documento-pai é excluído ou recebe nova versão.

As informações de propriedade exibidas são definidas no momento da associação de um documento-filho com um documento-pai. Altere as propriedades exibidas nessa página quando você modificar o documento filho.

As propriedades do sistema são somente para leitura e não podem ser editadas. Dependendo de suas configurações de Preferências do usuário, as propriedades do sistema podem ser retraídas (ocultas). Clique em Mostrar propriedades do sistema ou Ocultar propriedades do sistema para alternar a exibição das propriedades do sistema.

É possível acessar as propriedades de link do documento composto quando você abre a página de informações para um documento-pai ou um documento-filho.

Visualizar os documentos associado a um documento composto

No Workplace XT, é possível visualizar rapidamente os documentos-filhos associados a um documento-pai específico. As informações sobre cada documento sã exibidas na visualização de lista e você vê o relacionamento hierárquico para cada documento.

Clique com o botão direito do mouse em um documento e selecione Informações Adicionais > Visualizar Documentos Composto para ver um documento composto. Também é possível executar ações específicas nos documentos.



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Última atualização: Julho de 2011


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