Arkistonmuodostussuunnitelman luontiin IBM Enterprise Records -ohjelmistossa liittyy useita suojaukseen, nimeämismalleihin, taltioiden nimiin, käsittelyreitteihin, toimintoihin, tapahtumiin, päivämääriin, poistoaikatauluihin, luokkien ja ominaisuuksien mukautukseen sekä sijaintien, arkistonmuodostussuunnitelmien ja kansioiden lisäykseen liittyviä tehtäviä.
Alla on linkkejä muihin aiheisiin, joissa on lisätietoja.
Tehtävät on lueteltu siinä järjestyksessä, jossa ne tulee toteuttaa. Osa tehtävistä, kuten toimintojen ja tapahtumien lisäys, on toteutettava ennen toisia tehtäviä, kuten poistoaikataulujen määritys.
- Tarkista asiakirjojen hallinnan suojausvaatimukset ja tee tarvittavat muutokset. Oletussuojausasetusten muuttaminen sen jälkeen, kun järjestelmä on käytössä, on monimutkaista. Suojausasetukset määritetään yleensä ryhmille eikä yksittäisille käyttäjille. Näin järjestelmän ylläpito on luontaisesti helpompaa. Lisätietoja on ohjeaiheessa FileNet P8 -suojaus.
- Voit vaihtoehtoisesti tehdä kohdassa Nimeämismallin lisäys määritetyt toimet, jotka määrittävät eri yksiköissä, kuten arkistonmuodostussuunnitelmassa luoduissa asiakirjaluokissa ja -kansioissa, käytettävät nimeämismallin säännöt. Nimeämismallin säännöt on ensin luotava ja sen jälkeen liitettävä arkistonmuodostussuunnitelmaan ennen niiden yksiköiden lisäystä, joissa haluat käyttää sääntöjä.
- Vaihtoehtoisesti voit muuttaa sen taltion nimen liitteen määritystä, joka on taltion nimen loppuliitteenä toimiva kasvava numero. Oletusarvon mukaan liitteen arvo on "00000". Liite on määritettävä, ennen kuin aloitat asiakirjakansioiden lisäyksen, koska taltio luodaan automaattisesti laatikkoa lukuun ottamatta minkä tahansa asiakirjakansiolajin lisäyksen seurauksena. Lisätietoja on kohdassa Taltion nimen liitteen määritys.
- Voit vaihtoehtoisesti luoda uusia tai mukauttaa aiemmin luotuja Arkistosta poisto -käsittelyreittejä ja siirtää ne Process Engine -palvelimeen.
Kaikkien toimintoihin liitettyjen käsittelyreittien on oltava käytettävissä ennen liittyvien toimintojen luontia. Lisätietoja on kohdassa Käsittelyreittien luonti ja muutto.
- Lisää yksiköissä toteutettavia arkistosta poiston toimintoja (kuten poisto tai siirto tallennushuoneeseen). Toiminnot on lisättävä ennen poistoaikataulujen määritystä. Jos aiot merkitä asiakirjasäilöjä tai asiakirjakansioita tärkeiksi säilöiksi (toisin sanoen säilöiksi, joiden sisältämät asiakirjat ovat tärkeitä ja jotka on arvioitava säännöllisin väliajoin), varmista, että lisäät vähintään yhden Tärkeän asiakirjan arviointi -lajia olevan toiminnon. Voit merkitä säilön tärkeäksi luonnin yhteydessä, vaikka se ei ole pakollista. Merkintä edellyttää Tärkeän asiakirjan arviointi -toiminnon ja toistuvan tapahtuman määritystä.
Lisätietoja on kohdassa Toiminnon lisäys.
- Lisää tapahtumia, jotka ovat sellaisten määritettyjen ehtojen (kuten tilivuoden neljännesvuoden loppu) esiintymiä, joiden perusteella järjestelmä liipaisee tiettyjä yksiköiden toimintoja. Tapahtumat on lisättävä ennen näitä tapahtumia käyttävien poistoaikataulujen määritystä. Jos aiot merkitä asiakirjasäilöjä tai asiakirjakansioita tärkeiksi säilöiksi, varmista, että lisäät vähintään yhden toistuvan tapahtuman. Lisätietoja on kohdassa Tapahtuman liipaisimet.
- Voit vaihtoehtoisesti lisätä ennalta määritettyjä päivämääriä, jotka ovat päivämääriä (yleensä kertatapahtumia), joiden perusteella järjestelmä liipaisee tiettyjä yksiköiden toimintoja. Ennalta määritetyt päivämäärät on lisättävä ennen näitä päivämääriä käyttävien poistoaikataulujen määritystä. Lisätietoja on kohdassa Ennalta määritetyn päivämäärän lisäys.
- Määritä poistoaikataulut. Voit liittää poistoaikataulun yksikköön sen luonnin yhteydessä, vaikka se ei ole pakollista. Samoin, jos IBM Enterprise Records -ratkaisusi sisältää asiakirjalajien käytön, poistoaikataulu on määritettävä ennen siihen liittyvän asiakirjalajin luontia. Lisätietoja on kohdassa Arkistostapoistoaikataulun määritys.
- Voit vaihtoehtoisesti lisätä asiakirjalajeja, joiden avulla voit liittää asiakirjan poistoaikatauluun, joka ei ole sama kuin tällä hetkellä asiakirjan pääasiakirjaluokkaan tai asiakirjakansioon liitetty poistoaikataulu. Lisätietoja on kohdassa Asiakirjalajin lisäys, muokkaus tai poisto.
- Voit vaihtoehtoisesti toteuttaa luokka- ja ominaisuusmukautuksia, kuten IBM Enterprise Records -luokkien muuttamista aliluokiksi, ominaisuuksien lisäyksiä luokkiin ja tapaa, jolla ominaisuudet näkyvät käyttöliittymässä. Lisätietoja on kohdissa Aliluokkien luonti, Ominaisuuksien lisäys luokkiin ja Ominaisuuksien näytön mukautus.
- Jos IBM Enterprise Records -ratkaisusi sisältää fyysisten asiakirjojen hallinnan, lisää sijainnit. Kun lisäät fyysisen yksikön, kuten fyysisen asiakirjakansion, määritä sen sijainti. Lisätietoja on kohdassa Sijainnin lisäys.
- Lisää arkistonmuodostussuunnitelma. Lisätietoja on kohdassa Arkistonmuodostussuunnitelman lisäys.
- Luo arkistonmuodostussuunnitelman hierarkia, mikä sisältää asiakirjaluokkien ja asiakirjakansioiden lisäyksen. Lisätietoja on kohdassa Asiakirjaluokan lisäys ja Asiakirjakansion lisäys.
- Kun arkistonmuodostussuunnitelma on luotu, tarkista aiemmin luodut IBM Enterprise Records -kokoonpanon asetukset ja toteuta muutamia kokoonpanon lisämääritystehtäviä. Lisätietoja yhteenvedosta on kohdassa IBM Enterprise Records -ohjelmiston kokoonpanon yleiskuvaus.
- Lisätietoja arkistonmuodostussuunnitelman siirrosta objektisäilöstä toiseen (esimerkiksi arkistonmuodostussuunnitelman siirrosta kehitys- tai testiympäristöstä tuotantoympäristöön) on kohdassa Arkistonmuodostussuunnitelman tuonti- ja vientityökalun käyttö.