La fase Definizione di modelli definisce il modello di sicurezza da utilizzare in ciascuno stato possibile del documento.
Gli stati dei documenti sono correlati alla gestione delle versioni dei documenti. Quando un documento passa da una versione secondaria a una principale, il documento si trova sempre in uno di quattro stati possibili. I criteri di sicurezza definiscono le impostazioni di sicurezza che vengono automaticamente applicate ai documenti in seguito a operazioni quali check in, check out e innalzamento o abbassamento di livello. Gli stati di default dei documenti sono:
L'amministratore del sito può modificare i nomi degli stati del documento per il proprio sito.
È possibile definire un modello di sicurezza diverso per ciascuno dei quattro stati. In base alle esigenze di business, potrebbe non essere necessario definire un modello per ciascuno stato. Se non esiste alcun modello di sicurezza per uno stato specifico del documento, la sicurezza esistente del documento viene trasmessa allo stato successivo.
È anche possibile creare nuovi modelli di applicazione personalizzati. Un modello di applicazione può essere applicato solo dal software personalizzato e richiede il supporto di sviluppo software.
È possibile definire un modello per un particolare stato, quindi disattivare il modello. Il modello viene memorizzato nell'archivio oggetti per un richiamo futuro, ma non verrà applicato ai documenti mentre è disattivato.
Per definire un modello di sicurezza:
Per eliminare un modello di sicurezza esistente: