W aplikacji obiekty stają się gotowe do rozporządzenia, a następnie przechodzą do fazy określonej w harmonogramie rozporządzenia. Akta pozostają w tej fazie przez czas określony w okresie przechowywania dla tej fazy. Po zakończeniu okresu przechowywania należy ręcznie zainicjować czynność rozporządzenia powiązaną z tą fazą.
Po zainicjowaniu harmonogramu rozporządzenia z kategorią akt, folderem akt lub typem akt system śledzi określone zdarzenie lub datę, które(a) spowoduje wywołanie harmonogramu. Jeśli dojdzie do tego zdarzenia lub nadejdzie określona data, wówczas nastąpi odcięcie akt zdefiniowanych w harmonogramie. Jeśli odcięcie zostanie uruchomione, a przesunięcie (jeśli istnieje) określone dla akt zostanie zakończone, wówczas system automatycznie wykona czynność odcięcia określoną w harmonogramie. Po okresie przechowywania system uruchomi przepływ pracy powiązany z czynnością rozporządzenia powiązaną z fazą, a następnie przekaż obiekty do następnej fazy po uzyskaniu zatwierdzenia przez autoryzowaną osobę. Po zainicjowaniu rozporządzenia dla obiektu rozporządzenie wszystkich obiektów podrzędnych zostanie również zainicjowane automatycznie.
Plan umieszczania w folderach można skonfigurować w celu usunięcia pierwotnie zadeklarowanego dokumentu j metadanych akt (działanie domyślne) lub w celu usunięcia tylko pierwotnie zadeklarowanego dokumentu z zachowaniem metadanych akt. Informacje zawiera sekcja Konfigurowanie zachowywania metadanych.
Aby zainicjować harmonogram rozporządzenia:
W jaki sposób znaleźć obiekty gotowe do rozporządzenia
Nie istnieje żadna pojedyncza właściwość oznaczająca "gotowość do rozporządzenia", ale możliwe jest wyszukiwanie z wykorzystaniem zestawu warunków.
Jeśli takie wyszukiwanie będzie często realizowane, wówczas można skonfigurować odpowiedni szablon wyszukiwania. W szablonie wyszukiwania pole daty wykonania aktualnej fazy należy pozostawić puste i należy się upewnić, że użytkownik przeprowadzający wyszukiwanie będzie mógł wprowadzić bieżącą datę.
Inną opcją jest utworzenie niestandardowych zdarzeń COM w celu wysyłania wiadomości, aby poinformować odbiorcę o tym, jakie obiekty są gotowe do rozporządzenia. Jeśli założymy, że użytkownik zna strukturę planu umieszczania w folderach, wówczas powinien mieć możliwość przejścia do obiektu.
Na koniec można użyć metod API w celu utworzenia niestandardowego kodu, który zainicjuje rozporządzenie, jeśli okaże się to odpowiednie dla akt biznesowych.
Aby wyświetlić właściwości rozporządzenia:
W produkcie można wyświetlać właściwości rozporządzenia, takie jak nazwa rozporządzenia, data odcięcia obiektu, data wykonania aktualnej fazy, data bieżącego rozporządzenia, data decyzji o bieżącej fazie, nazwa czynności bieżącej fazy, data decyzji o przeglądzie bieżącej fazy i data ostatniego przeglądania.
Skonfliktowane harmonogramy rozporządzenia (DOD)
W aplikacji może istnieć harmonogram rozporządzenia dla kontenera oraz inny harmonogram rozporządzenia dla typu akt, który dotyczy akt w kontenerze. W takim przypadku niemożliwe będzie zniszczenie ani wyeksportowanie akt do czasu upływu ostatniej daty.