IBM Enterprise Records, Versio 5.1.+            

Asiakirjan kopiointi

Vain käyttäjä, jolla on vähintään käyttöoikeuden haltijan tai arvioijan roolin valtuudet, voi kopioida asiakirjan toiseen sijaintiin samassa arkistonmuodostussuunnitelmassa. Kun käyttöoikeuden haltija tai arvioija kopioi asiakirjan, IBM Enterprise Records kopioi asiakirjaksi vahvistetun dokumentin samassa lähdearkistossa olevaan asiakirjojen objektisäilöön (ROS) eri sisällytysnimellä. IBM Enterprise Records kopioi asiakirjan metatiedot (lukuun ottamatta nimeä, kuvausta, suojaus- ja arkistostapoistotietoja) uuteen arkistonmuodostussuunnitelman objektisäilön kansioon ja luo linkin kopioituun asiakirjaan asiakirjan objektisäilössä (ROS).

Asiakirjojen kopioinnin seuraukset.

Voit kopioida yksittäisen asiakirjan seuraavasti:

  1. Selaa arkistonmuodostussuunnitelman hierarkiaa ja etsi kopioitava asiakirja.
  2. Napsauta asiakirjan nimeä hiiren kakkospainikkeella ja valitse pikavalikosta Kopioi.
  3. Huomaa, että Dokumentin otsikko -kentässä on asiakirjan nimi, jonka etuliitteenä on Kopio kohteesta.
  4. Kirjoita asiakirjan kopion kuvaus ja valitse Seuraava.
  5. Siirry siihen paikkaan arkistonmuodostussuunnitelmassa, johon haluat tallentaa kopion, ja valitse Kopioi.
  6. Kun saat vahvistusanoman, joka vahvistaa kopioinnin valmistumisen, palaa Selaa-sivulle valitsemalla OK. Huomaa seuraavat seikat:
    • Sähköistä asiakirjaa ei voi kopioida fyysiseen kansioon.
    • Kansion voi kopioida vain aktiiviseen ja avoinna olevaan kohdekansioon.

Voit kopioida asiakirjoja seuraavasti:

  1. Selaa arkistonmuodostussuunnitelman hierarkiaa ja etsi kopioitavat asiakirjat.
  2. Valitse kopioitavien asiakirjojen vasemmalla puolella olevat valintaruudut.
  3. Valitse Monivalintatoiminnot-valikosta vaihtoehto Kopioi.
  4. Valitse Kopioi-ikkunasta se arkistonmuodostussuunnitelman sijainti, johon haluat kopioida asiakirjat luettelosta.

    Voit Suodatin-kentän avulla rajoittaa Yksikön nimi -luettelossa näkyvien kohteiden määrää. Jos esimerkiksi tiedät, että arkistonmuodostussuunnitelman sijainnin nimessä on kirjain x, voit kirjoittaa kirjaimen x suodatinkenttään ja valita Siirry. Luettelo päivittyy ja näkyviin tulevat vain ne arkistonmuodostussuunnitelman sijaintien nimet, joissa on x-kirjain. Voit päivittää arkistonmuodostussuunnitelmien koko luettelon näkyviin aakkosjärjestyksessä valitsemalla Palauta.

  5. Siirry siihen paikkaan arkistonmuodostussuunnitelmassa, johon haluat tallentaa kopion, ja valitse Kopioi.
  6. Kun saat vahvistusanoman, joka vahvistaa Kopioi-toiminnon valmistumisen, palaa Selaa-sivulle valitsemalla OK.


Palaute

Päivitetty viimeksi: Elokuu 2011


© Copyright IBM Corp. 2011.
Tämä Information Center -sivusto perustuu Eclipse-tekniikkaan. (http://www.eclipse.org).