Um utilizador autorizado define uma agenda de eliminação e associa a agenda a
uma categoria de registo, pasta de registos ou tipo de registo.
Uma agenda de eliminação pode ser definida por um gestor de registos ou administrador de registos. No modelo de dados PRO, um gestor de registos, administrador de registos ou revisor pode
atribuir uma agenda de eliminação a uma entidade. No modelo de dados Base e DoD, um
gestor de registos ou administrador de registos atribui uma agenda de eliminação a uma
entidade.
As agendas de eliminação podem ter várias fases, em que as entidades afectadas
passam por passos de eliminação como revisão, exportação, transferência ou destruição. Embora uma agenda de eliminação não necessite de várias fases, a agenda inclui
normalmente duas fases:
- Uma fase de corte para cessar a existência activa da entidade.
- Uma fase para especificar a eliminação final após o corte.
Se a definição de
apresentação para o
Assistente da agenda de eliminação nas
Preferências do utilizador estiver definido como
Simples (consulte o tópico
Preferências de utilizador do IBM Enterprise Records e
Preferências de sítio do IBM Enterprise Records), a agenda assume
a predefinição de uma fase utilizando a acção de destruição automática, sem retenção.
Para definir uma agenda de eliminação:
- Seleccione o separador
Eliminação.
- Faça clique emAgendas de eliminação.
- Faça clique em Adicionar Agenda de eliminação.
Restrição: Se a definição de apresentação para o Assistente da
agenda de eliminação nas Preferências do utilizador
estiver definido como Simples, o painel
Passos não irá apresentar a opção Definir fases.
- Introduza o nome e a descrição da agenda. A descrição é opcional.
- Introduza o nome da autoridade responsável pela eliminação das entidades e faça
clique em Seguinte. Este campo é opcional.
- Faça clique no selector de opção correspondente para seleccionar o activador que inicia a acção de cutoff. Se a definição de apresentação para o Assistente da agenda de
eliminação nas Preferências de sítio ou de utilizador
como Simples, o único activador possível é o activador
Evento interno.
- Defina o offset de cutoff. Consulte a secção sobre definir o cutoff e offset de cutoff neste tópico para obter mais informações.
- Defina a condição que activa um corte de entidades. Um corte pode ser automático ou requerer aprovação. Para requerer aprovação,
especifique uma acção de corte de eliminação. Para efectuar o cutoff automaticamente, não especifique
uma acção de corte de eliminação. Se a definição de apresentação para o
Assistente da agenda de eliminação nas Preferências de
sítio e de utilizador estiver definido como Simples, a
Acção de cutoff da eliminação não é apresentada.
- Cada acção de cutoff foi adicionada previamente no separador
Configurar do IBM Enterprise
Records
e tem um fluxo de trabalho associado. O varrimento de eliminação inicia automaticamente
este fluxo de trabalho após a acção de corte juntamente com qualquer offset. Numa agenda
de eliminação normal, o menu Acção de cutoff da eliminação contém
apenas as acções do tipo Cutoff. Para obter mais informações
sobre acções, consulte o tópico Acções.
- Pode modificar a Base de corte para especificar a data de base de corte, se necessário. O menu Base de corte inclui um conjunto de propriedades de
data do IBM Enterprise
Records que calculam as datas de
cutoff com base em propriedades de entidades do
IBM Enterprise
Records.
Defina o offset de cutoff. Consulte a secção sobre definir o cutoff e offset de cutoff
neste tópico para obter mais informações.
- Se a definição de apresentação para o Assistente da agenda de
eliminação nas Preferências de sítio ou de utilizador
estiver definido como Detalhado, faça clique em
Seguinte para criar um ou mais períodos de retenção, denominados
fases, para a agenda actual. Se fizer clique em
Terminar, as entidades associadas à agenda de eliminação não têm
um período de retenção específico.
Se a definição de apresentação para o Assistente da agenda de
eliminação nas Preferências do utilizador estiver
definida como Simples, faça clique em
Terminar, existe apenas uma fase a utilizar a acção de destruição
automática, RMAutoDestroyAction, e a opção É necessária
visualização está definida como False, a retenção
predefinida é 0 Anos 0 Meses 0 Dias, e não são criadas automaticamente Retenções
alternativas.
Definir cutoff e offset de cutoff
No
IBM Enterprise
Records, pode definir um período de
retenção, definindo uma retenção numa fase ou o offset de cutoff.
Quando não existe
qualquer offset de cutoff especificado e o período de retenção está definido na fase, o
varrimento efectua um cutoff na entidade, quando a condição do evento se verifica. Se a
entidade que está a ser sujeita a cutoff for um contentor, este contentor também é
fechado, impedindo que um novo registo seja adicionado.
A retenção é então processada como a data de cutoff mais o período de retenção
definido na fase. As regras seguintes são aplicáveis ao processamento da data de cutoff,
conforme as diferentes configurações de agenda:
- Utilização de um activador do evento interno e de uma data de base de corte definida
para uma entidade de propriedade -
A data de cutoff é o valor da data de base de corte.
- Utilização de um tipo de data de activador de eventos (evento externo, data
predefinida) e uma data de base de corte definida para a Data do
evento -
A data de corte é a data do activador de evento.
- Utilização de um activador de evento interno e uma data de base de corte definida
para a Data do evento -
A data de corte é a data em que o varrimento é executado.
- Utilização de um tipo de data de activador de evento (evento externo, data
predefinida) e uma data de base de corte definida para uma entidade de
propriedade -
Das duas datas, a data de corte é a mais recente.
Ao utilizar
um offset de evento de corte, a entidade não é sujeita a cutoff até ao fim deste período
de offset. Assim, o contentor permanece aberto durante o período de retenção. As regras seguintes são aplicáveis ao processamento da data de cutoff,
conforme as diferentes configurações de agenda:
- Utilização de um activador do evento interno e de uma data de base de corte definida
para uma entidade de propriedade -
A data de cutoff é o valor da data de base de cutoff
mais o offset de cutoff.
- Utilização de um tipo de data de activador de eventos (evento externo, data
predefinida) e uma data de base de corte definida para a Data do
evento -
A data de cutoff é a data do activador de evento mais o offset de cutoff.
- Utilização de um activador de evento interno e uma data de base de corte definida
para a Data do evento -
A data de cutoff é a data em que o
varrimento é executado mais o offset de cutoff.
Importante: Não é
recomendado utilizar esta última configuração, uma vez que qualquer actualização à
agenda, como por exemplo, o nome, activa um novo processamento de varrimento da data de
cutoff e a nova data de varrimento mais o offset, adiando o cutoff. Se não for possível
utilizar qualquer propriedade de registo para a data de base de cutoff, é preferível
utilizar uma retenção na fase.
Se a definição de apresentação para o
Assistente da agenda de eliminação estiver definida como Simples
nas preferências de sítio ou de utilizador, a agenda assume a predefinição de não ter
retenção na fase, e utiliza o mecanismo de offset para definir a retenção.
Definir fases
Associar
fases a uma agenda de eliminação permite realizar operações diferentes numa entidade em
intervalos diferentes. Cada fase especifica uma acção de eliminação e período de retenção
para uma entidade. Por exemplo, para rever uma entidade antes da eliminação, adicione duas fases à agenda de eliminação. A primeira fase especifica uma revisão da entidade e a segunda fase especifica a eliminação da entidade. O IBM Enterprise
Records executa várias fases numa agenda
de eliminação na sequência utilizada para adicionar fases à agenda.
Também pode
definir várias Retenções alternativas numa fase. As retenções alternativas facultam períodos de retenção variáveis com base num valor da propriedade. Quando nenhuma das condições de retenção alternativas são definidas como true, o
IBM Enterprise
Records utiliza o período de retenção
predefinido. Quando mais de uma condição de retenção alternativa está definida como true,
o IBM Enterprise
Records aplica a retenção alternativa com o período de retenção mais longo.
Importante: O número de retenções alternativas ou a complexidade dos respectivos critérios terá um
impacto no desempenho no cálculo da retenção.
Após o
IBM Enterprise
Records aplicar a acção de cutoff a uma
entidade, a primeira fase de uma agenda de eliminação é aplicada a essa entidade. No
final do período de retenção da primeira fase, será aplicada nas entidades a acção de
eliminação associada à fase. O IBM Enterprise
Records
executa a acção de eliminação associada, a fase seguinte na agenda tem início após a
aprovação por um utilizador autorizado.
Para adicionar uma nova fase na agenda de eliminação:
- Faça clique em Adicionar novo para abrir a página Propriedades da fase.
- Introduza um nome e uma descrição para a fase.
- Seleccione uma Acção da fase no menu.
- As acções foram previamente criadas no separador Configurar do
IBM Enterprise
Records.
- O IBM Enterprise
Records aplica a acção às entidades no fim da fase.
- Cada acção inclui um fluxo de trabalho predefinido que o
IBM Enterprise
Records inicia para essa acção.
Restrição: As fases que transferem ou destroem entidades são fases finais. Não pode adicionar outras fases posteriores a esses tipos de acções.
- No campo É necessária visualização, seleccione
True para solicitar uma revisão das entidades antes de iniciar o
fluxo de trabalho associado à fase. Se não for necessária visualização, seleccione False.
- Se seleccionar a acção Transferência,
Exportar, ou Transferência interina para a
fase, introduza uma localização no campo Destino da exportação.
A localização pode ser:
- Num servidor remoto. Por exemplo, \\nome do servidor\nome da pasta.
- Uma pasta numa unidade local. Por exemplo, unidade
local:\nome de pasta.
- Especificar um período de retenção predefinido para as entidades nesta fase.
É necessário indicar um valor se não atribuir períodos de retenção alternativos.
- Para definir condições de forma a que as entidades permaneçam na fase durante
períodos mais extensos ou mais breves com base numa propriedade, execute os passos
seguintes para criar períodos de retenção alternativos.
- Faça clique em Adicionar novo para apresentar a janela
Retenção alternativa.
- Seleccione um nome de propriedade no menu.
- Seleccione um operador na lista.
- Especifique o valor da propriedade. O valor que introduzir depende da propriedade.
- Seleccione Base de retenção como a data de início do período de retenção.
- Especifique os Dias do período de retenção em anos, meses e dias. O IBM Enterprise
Records adiciona o valor especificado neste campo à Base de retenção. Na data indicada, o IBM Enterprise
Records aplica a acção da fase à entidade.
- Faça clique em Aceitar para adicionar esta retenção
alternativa à agenda actual e para voltar à janela Propriedades da fase.
- Continue a adicionar retenções alternativas a cada condição fazendo clique em Adicionar novo. O IBM Enterprise
Records preenche os dados da retenção
alternativa anterior em todos os campos para que possa alterar os campos requeridos. Se
necessário, pode seleccionar a caixa de verificação Remover de uma
retenção alternativa e fazer clique em Aplicar para remover essa
condição.
- Termine a fase fazendo clique em Aceitar. O
IBM Enterprise
Records adiciona a fase e os detalhes à
lista de fases da agenda.
- Para adicionar mais fases, faça clique em Adicionar novo. Caso
contrário, faça clique em Terminar para concluir a agenda de eliminação.