IBM Enterprise Records, バージョン 5.1.+            

レポートの構成と必要条件

IBM® Enterprise Records レポートを処理するときに、使用可能なすべての IBM Enterprise Records レポートのリスト、各レポートの構成条件に関する詳細、およびレポート生成前に必要な前提条件を収集できます。

レポートを生成する前に、そのレポートの要件を以下に示す通りに実行する必要があります。また、IBM Enterprise Records のインストール時にレポート・サーバーを構成しておく必要もあります。詳しくは、IBM Enterprise Records Installation and Upgrade Guide を参照してください。

IBM Enterprise Records のレポート

次の各種レポートは、管理者が決定した現在選択されているデフォルトのファイル・プランが基になります。レポートを生成するには、IBM Enterprise Records の「レポート」タブを選択し、画面表示に従って、レポートのベースとなる構成基準を入力します。

ユーザーが実行したアクション

このレポートを実行する前に、次の事前の準備が必要です。 このレポートには、監査を有効にした後に実行されたアクションのみが表示されます。詳しくは、監査を参照してください。
制約事項: 次に該当する場合、このレポートには削除イベントのみ表示されます。
  • メタデータの保持が有効になっている (無効の場合、レコードが削除されるとメタデータも削除されます)。
  • 削除権限を持たないユーザーがレコードを削除しようとした。
表 1. 「ユーザーが実行したアクション」レポートで使用されるパラメーター
プロパティー 説明
ファイル・プランのセクションの指定 参照」をクリックして、レポートの実行対象となるファイル・プランのセクションを選択します。セクションを指定しない場合は、ファイル・プラン全体が使用されます。
ユーザー名 ユーザー名を入力するか、または「ユーザーの選択」をクリックして、照会対象のアクションを実行したユーザーを選択します。
開始日 カレンダー・アイコンをクリックして、レポートの基準にするアクションの最初の日付を選択します。
終了日 カレンダー・アイコンをクリックして、レポートの基準にするアクションの最後の日付を選択します。
RM エンティティー・タイプ リストから 1 つまたは複数の RM エンティティーをクリックして選択します (Shift キーを押しながらクリック、または Ctrl キーを押しながらクリックします)。
レポート・タイプ

詳細」を選択すると、イベント名、エンティティー・タイプ、ユーザー名、アクションの日付、エンティティー名、およびエンティティーの総数が表示されます。

要約」を選択すると、イベント名、エンティティー・タイプ、およびエンティティーの総数が表示されます。

廃棄アクションごとのカテゴリーとフォルダー

このレポートには、特定の廃棄アクションによって影響を受けたカテゴリーとフォルダーが表示されます。あらかじめカテゴリーとフォルダーに廃棄スケジュールを割り当てておく必要があります。最新の情報を表示するには廃棄スイープを実行します。詳しくは、アクションの追加エンティティーへの廃棄スケジュールの関連付け、および廃棄スイープの実行を参照してください。
表 2. 「廃棄アクションごとのカテゴリーとフォルダー」レポートで使用されるパラメーター
プロパティー 説明
廃棄アクション メニュー・リストから、廃棄アクション (レビュー、エクスポート、転送、破棄、暫定転送、カットオフ、または重要レビュー) を選択します。
開始日 カレンダー・アイコンをクリックして、レポートの開始日を選択します。これは、選択した廃棄アクションが実行された期間の開始日となります。
終了日 カレンダー・アイコンをクリックして、レポートの終了日を選択します。これは、選択した廃棄アクションが実行された期間の終了日となります。
レポート・タイプ

詳細」を選択すると、フェーズ実行日、廃棄スケジュール名、エンティティー・タイプ、フェーズ実行日、作成日、作成者、およびエンティティー名が表示されます。

要約」を選択すると、フェーズ実行日、廃棄スケジュール名、エンティティー・タイプ、およびエンティティーの総数が表示されます。

ファイル・プランで定義された廃棄スケジュール

このレポートには、ファイル・プラン内の廃棄スケジュールが表示されます。廃棄スケジュールについて詳しくは、廃棄スケジュールを参照してください。
表 3. 「ファイル・プランで定義された廃棄スケジュール」レポートで使用されるパラメーター
プロパティー 説明
レポート・タイプ

詳細」を選択すると、廃棄スケジュール名、アクション名、エンティティー・タイプ、およびエンティティー名が表示されます。

要約」を選択すると、廃棄スケジュール名、エンティティー・タイプ、およびエンティティーの総数が表示されます。

レコード・タイプに割り振られた廃棄スケジュール

このレポートを実行する前に、次の事前の準備が必要です。
表 4. 「レコード・タイプに割り振られた廃棄スケジュール」レポートで使用されるパラメーター
プロパティー 説明
ファイル・プランのセクションの指定 参照」をクリックして、レポートの実行対象となるファイル・プランのセクションを選択します。セクションを指定しない場合は、ファイル・プラン全体が使用されます。
廃棄スケジュール名 廃棄スケジュールの選択」をクリックして、表示されたリストから廃棄スケジュールを選択するか、またはスケジュール名を入力します。選択または入力したテキストが別のスケジュール名で表示された場合は、そのスケジュールも選択されます。
レポート・タイプ

詳細」を選択すると、スケジュール名、エンティティー名、作成日、作成者、およびレコードの総数が表示されます。

要約」を選択すると、スケジュール名およびエンティティーの総数が表示されます。

廃棄スケジュールに関連付けられた電子カテゴリーとフォルダー

このレポートには、特定の廃棄スケジュールに関連付けられているカテゴリーとフォルダーが表示されます。詳しくは、エンティティーへの廃棄スケジュールの関連付けを参照してください。
表 5. 「廃棄スケジュールに関連付けられている電子カテゴリーとフォルダー」レポートで使用されるパラメーター
プロパティー 説明
廃棄スケジュール名 廃棄スケジュールの選択」をクリックして、表示されたリストから廃棄スケジュールを選択するか、またはスケジュール名を入力します。選択または入力したテキストが別のスケジュール名で表示された場合は、そのスケジュールも選択されます。
RM エンティティー・タイプ リストから 1 つまたは複数の RM エンティティーをクリックして選択します (Shift キーを押しながらクリック、または Ctrl キーを押しながらクリックします)。
レポート・タイプ

詳細」を選択すると、スケジュール名、アクション名、RM エンティティー・タイプ、作成日、作成者、および RM エンティティー名が表示されます。

要約」を選択すると、スケジュール名、アクション名、RM エンティティー・タイプ、およびエンティティーの総数が表示されます。

保護マーキングごとの電子フォルダーとレコード (PRO のみ)

このレポートには、選択したセキュリティー分類に対して以前にマークされたフォルダーおよびレコードが表示されます。分類を設定しているデータベースのユーザー ID とパスワードを入力する必要があります。自身の分類またはそれよりも下位の分類の情報を表示できます。
表 6. 「保護マーキングごとの電子フォルダーとレコード」レポートで使用されるパラメーター
プロパティー 説明
セキュリティー・カテゴリー 1 つまたは複数のセキュリティー・カテゴリー (最高機密、機密、社外秘、部外秘、未分類) を選択します。
RM エンティティー・タイプ レポートの対象とするエンティティー・タイプを 1 つまたは両方選択します。
レポート・タイプ

詳細」を選択すると、セキュリティー・カテゴリー、RM エンティティー・タイプ、作成日、作成者、および RM エンティティー名が表示されます。「要約」を選択すると、セキュリティー・カテゴリー、RM エンティティー・タイプ、およびエンティティーの総数が表示されます。

特定の期間内に作成された電子フォルダー

このレポートには、特定の期間内に作成された電子フォルダーが表示されます。
表 7. 「特定の期間内に作成された電子フォルダー」レポートで使用されるパラメーター
プロパティー 説明
ファイル・プランのセクションの指定 参照」をクリックして、レポートの実行対象となるファイル・プランのセクションを選択します。セクションを指定しない場合は、ファイル・プラン全体が使用されます。
開始日 カレンダー・アイコンをクリックして、レポートの基準にする最初の作成日を選択します。
終了日 カレンダー・アイコンをクリックして、レポートの基準にする最後の作成日を選択します。
レポート・タイプ

詳細」を選択すると、作成日、作成者、および RM エンティティー名が表示されます。

要約」を選択すると、作成日および作成されたレコード・フォルダーの数が表示されます。

特定の期間内にユーザーによって作成された電子レコード

このレポートには、特定の期間内に特定のユーザーによって作成された電子レコードが表示されます。
表 8. 「特定の期間内に作成された電子レコード」レポートで使用されるパラメーター
プロパティー 説明
ファイル・プランのセクションの指定 参照」をクリックして、レポートの実行対象となるファイル・プランのセクションを選択します。セクションを指定しない場合は、ファイル・プラン全体が使用されます。
開始日 カレンダー・アイコンをクリックして、レポートの基準にする最初の作成日を選択します。
終了日 カレンダー・アイコンをクリックして、レポートの基準にする最後の作成日を選択します。
ユーザーが作成 ユーザー名を入力するか、または「ユーザーの選択」をクリックして、レポート生成対象のユーザーを検索して選択します。
レポート・タイプ

詳細」を選択すると、作成者、作成日、および RM エンティティー名が表示されます。

要約」を選択すると、作成者、作成日、作成されたエンティティーの数が表示されます。

特定の期間内にユーザーによって表示された電子レコード

このレポートは、特定の期間内に IBM Enterprise Records ユーザーによって表示されたレコードを表示します。このレポートを実行する前に、次の事前の準備が必要です。 このレポートには、監査を有効にした後に表示されたレコードのみが表示されます。
表 9. 「特定の期間内に表示された電子レコード」レポートで使用されるパラメーター
プロパティー 説明
ファイル・プランのセクションの指定 参照」をクリックして、レポートの実行対象となるファイル・プランのセクションを選択します。セクションを指定しない場合は、ファイル・プラン全体が使用されます。
開始日 カレンダー・アイコンをクリックして、レポートの基準にする最初に表示された日付を選択します。
終了日 カレンダー・アイコンをクリックして、レポートの基準にする最後に表示された日付を選択します。
ユーザーが表示 ユーザー名を入力するか、または「ユーザーの選択」をクリックして、レポート生成対象のユーザーを検索して選択します。
レポート・タイプ

詳細」を選択すると、表示したユーザー、表示された日付、作成者、作成日、RM エンティティー名、およびレコードの総数が表示されます。

要約」を選択すると、表示したユーザー、表示された日付、およびエンティティーの総数が表示されます。

特定の期間内に開かれた/閉じられた電子ボリューム

このレポートには、特定の期間内に開かれた、または閉じられた電子ボリュームが表示されます。詳細レポートでは両方の電子ボリュームを確認できます。要約レポートの場合は、開かれた電子ボリュームと閉じられた電子ボリュームのいずれかを指定します。ボリュームが開くまたは閉じる仕組みについては、カテゴリー、フォルダー、ボリュームを参照してください。

表 10. 「特定の期間内に開かれた/閉じられた電子ボリューム」レポートで使用されるパラメーター
プロパティー 説明
ファイル・プランのセクションの指定 参照」をクリックして、レポートの実行対象となるファイル・プランのセクションを選択します。セクションを指定しない場合は、ファイル・プラン全体が使用されます。
開始日 カレンダー・アイコンをクリックして、レポートの基準にする最初に開かれた/閉じられた日付を選択します。
終了日 カレンダー・アイコンをクリックして、レポートの基準にする最後に開かれた/閉じられた日付を選択します。
アクション 「開かれた」または「閉じられた」チェック・ボックスのいずれか、または両方 (選択できる場合) を選択して、レポートの対象を指定します。
レポート・タイプ

詳細」を選択すると、開かれた日付または閉じられた日付 (あるいは両方)、閉じたユーザー、作成日、作成者、および RM エンティティー名が表示されます。

要約」を選択すると、開かれた日付 (または閉じられた日付)、および開かれた (または閉じられた) エンティティーの数が表示されます。

廃棄スケジュールに関連付けられたフォルダーとレコード

このレポートには、特定の期間内に特定の廃棄スケジュールに関連付けられたフォルダーとレコードが表示されます。

表 11. 「廃棄スケジュールに関連付けられたフォルダーとレコード」レポートで使用されるパラメーター
プロパティー 説明
ファイル・プランのセクションの指定 参照」をクリックして、レポートの実行対象となるファイル・プランのセクションを選択します。セクションを指定しない場合は、ファイル・プラン全体が使用されます。
廃棄スケジュール名 廃棄スケジュールの選択」をクリックして、表示されたリストから廃棄スケジュールを選択するか、またはスケジュール名を入力します。選択または入力したテキストが別のスケジュール名で表示された場合は、そのスケジュールも選択されます。このフィールドでは大文字と小文字が区別されます。
開始日 カレンダー・アイコンをクリックして、レポートの基準にする最初に関連付けされた日付を選択します。
終了日 カレンダー・アイコンをクリックして、レポートの基準にする最後に関連付けされた日付を選択します。
レポート・タイプ

詳細」を選択すると、廃棄スケジュール、エンティティー・タイプ、アクション名、割振日、作成日、作成者、およびエンティティー名が表示されます。

要約」を選択すると、割振日、廃棄スケジュール、およびエンティティー・タイプが表示されます。

廃棄アクションごとのフォルダーとレコード

このレポートでは、特定のアクションによって影響を受けたエンティティーが表示されます。このレポートは、アクションと 1 つ以上の廃棄スケジュール、および廃棄スケジュールと 1 つ以上のカテゴリーまたはフォルダーの関連付けを行った後に生成できます。レポート内に最新の情報を取得するには、廃棄スイープを実行します。

制約事項: このレポートにはフォルダーの情報のみが含まれます。
表 12. 「廃棄アクションごとのフォルダーとレコード」レポートで使用されるパラメーター
プロパティー 説明
廃棄アクション メニュー・リストから、廃棄アクション (レビュー、エクスポート、転送、破棄、暫定転送、カットオフ、または重要レビュー) を選択します。
開始日 カレンダー・アイコンをクリックして、レポートの開始日を選択します。これは、選択した廃棄アクションが実行された期間の開始日となります。
終了日 カレンダー・アイコンをクリックして、レポートの終了日を選択します。これは、選択した廃棄アクションが実行された期間の終了日となります。
レポート・タイプ

詳細」を選択すると、アクション名、エンティティー名、フェーズ実行日、宣言日/ファイリング日、作成者、スケジュール名、ID、場所、レコード・カテゴリー/フォルダー識別子、メディア・タイプ、およびフォーマットが表示されます。

要約」を選択すると、アクション名、RM エンティティー・タイプ、およびエンティティーの総数が表示されます。

保留中のフォルダーとレコード

このレポートには、現在保留中のフォルダーとレコードが表示されます。あらかじめ 1 つ以上の保留を作成し、エンティティーに適用しておく必要があります。表示される日付は、保留が適用された日を表します。

表 13. 「保留中のフォルダーとレコード」レポートで使用されるパラメーター
プロパティー 説明
ファイル・プランのセクションの指定 参照」をクリックして、レポートの実行対象となるファイル・プランのセクションを選択します。セクションを指定しない場合は、ファイル・プラン全体が使用されます。
開始日 カレンダー・アイコンをクリックして、レポートの基準にする最初の保留日を選択します。
終了日 カレンダー・アイコンをクリックして、レポートの基準にする最後の保留日を選択します。
レポート・タイプ

詳細」を選択すると、エンティティー・タイプ、エンティティー名、作成日、作成者、保留日、保留名、ID、場所、レコード・カテゴリー/フォルダー識別子、メディア・タイプ、およびフォーマットが表示されます。

要約」を選択すると、エンティティー・タイプおよびエンティティーの総数が表示されます。

アプリケーション・タイプごとの電子レコードのロケーション

このレポートでは、関連するドキュメントの作成元アプリケーションのタイプ別でレコードの場所が表示されます。レポートで使用されるデータは、宣言されたレコードのフォーマット・フィールドのデータです。フォーマット・フィールドは、Base および PRO データ・モデルで電子レコードを宣言する場合は任意のエントリーですが、DoD データ・モデルでは必須フィールドです。フォーマット・フィールドの値が、このレポートに対して選択可能ないずれかのフォーマット・タイプの値と一致する場合、レポートに使用されるレコードが選択されます。

表 14. 「アプリケーション・タイプごとの電子レコードの場所」レポートで使用されるパラメーター
プロパティー 説明
アプリケーション・タイプ アプリケーション・タイプの選択」をクリックして、表示されたリストからアプリケーション・タイプを選択します。必要な場合は、「次へ」をクリックして次のページにあるアプリケーション・タイプを選択します。
レポート・タイプ

詳細」を選択すると、アプリケーション・タイプ、作成者、作成日、および RM エンティティー名 (場所を含む) が表示されます。

要約」を選択すると、アプリケーション・タイプ、場所、およびエンティティーの数が表示されます。

ダウングレードまたは分類解除の期限を迎えるレコード (DoD 分類のみ)

このレポートには、特定の期間内にダウングレードまたは分類解除される予定となっているレコードが表示されます。十分な期間が経過し、こうした分類変更の期限を迎えるレコードがいくつか存在する場合に限り、レポート結果が生成されます。ユーザーは、各自のセキュリティー分類と同じまたは下位の分類のレコードのみ参照できます。「ダウングレード - イベント」はこのレポートでは使用できません。

表 15. 「ダウングレードまたは分類解除の期限を迎えるレコード」レポートで使用されるパラメーター
プロパティー 説明
ファイル・プランのセクションの指定 参照」をクリックして、レポート対象のファイル・プランのセクションを選択します。目的のエンティティーがパスの最後に表示されている場合、「OK」をクリックします。セクションを指定しない場合は、ファイル・プラン全体が使用されます。
分類アクション 最高機密または機密から下位の分類に移動されるレコードを表示するには、「ダウングレード中」を選択します。最高機密、機密、または社外秘から未分類に移動されるレコードを表示するには、「分類解除」を選択します。
開始日 カレンダー・アイコンをクリックして、レポートの基準にする最初の日付を選択します。
終了日 カレンダー・アイコンをクリックして、レポートの基準にする最後の日付を選択します。
レポート・タイプ

詳細」を選択すると、ダウングレードの実行日、現在の分類、レコード・タイトル、およびダウングレード・オプションに対するダウングレード・インストラクションが表示されます。分類解除オプションの場合は、分類解除の実行日、現在の分類、およびレコード・タイトルが表示されます。

要約」を選択すると、ダウングレードの実行日、現在の分類、およびダウングレード・オプションのレコード・タイトルが表示されます。分類解除オプションの場合は、分類解除の実行日、現在の分類、およびレコード・タイトルが表示されます。

関連付けられた廃棄スケジュールを持たないレコード・フォルダー

廃棄スケジュールを作成する前にレコード・フォルダーを作成する場合、後で廃棄スケジュールを割り当てる用意ができたときに、このレポートを使用して該当するフォルダーを確認できます。このレポートはファイル・プラン全体に適用されます。

表 16. 「関連付けられた廃棄スケジュールを持たないレコード・フォルダー」レポートで使用されるパラメーター
プロパティー 説明
レポート・タイプ

詳細」を選択すると、エンティティー・タイプ、エンティティー名、ID、作成日/ファイリング日、作成者、場所、レコード・カテゴリー/フォルダー識別子、メディア・タイプ、およびフォーマットが表示されます。

要約」を選択すると、各エンティティー・タイプのエンティティーの数のみが表示されます。

特定の期間内に下されたレビュー判断

このレポートには、特定のレビュー判断が下されたすべてのカテゴリー、フォルダー、レコードが表示されます。このレポートはファイル・プラン全体に適用されます。 事前に廃棄スケジュールを作成して適切な IBM Enterprise Records フォルダーに適用し、廃棄スイープを実行する必要があります。また、レビューアーはワークフローの受信トレイ (または RecordsManagerApproval パブリック受信トレイ) 内のタスクを完了しておくことが必要です。

このレポートは、次の手順を実施してカスタム・オブジェクトを作成してから実行する必要があります。

  1. Enterprise Manager (EM) で、「FPOS」 > 「レコード管理」 > 「RM マスター」 > 「システム構成」の順に移動します。
  2. クリックして、「新規」 > 「カスタム・オブジェクト」の順に選択します。
  3. カスタム・オブジェクトの名前を入力し、「次へ」をクリックします。
  4. 非表示クラスをリスト表示」チェック・ボックスを選択します。
  5. リストから、「システム構成」クラスを選択します。
  6. 「プロパティー名」フィールドに、「Disposal Phase Required」と入力します。
  7. 「プロパティー値」フィールドに、「1」を入力します。
  8. オブジェクトの作成を完了します。
  9. オブジェクト・ストアを更新します。
表 17. 「特定の期間内に下されたレビュー判断」レポートで使用されるパラメーター
プロパティー 説明
レビュー判断 メニューからレビュー判断 (承認、拒否、保留、またはスケジュールの変更) を選択します。
開始日 カレンダー・アイコンをクリックして、レポートの基準にする最初のレビューの日付を選択します。
終了日 カレンダー・アイコンをクリックして、レポートの基準にする最後の日付を選択します。
レポート・タイプ

詳細」を選択すると、フェーズ判断日 (月)、スケジュール名、エンティティー・タイプ、フェーズ判断日 (日付と時間)、レビュー・コメント、作成日、および作成者が表示されます。

要約」を選択すると、フェーズ判断日 (月)、スケジュール名、エンティティー・タイプ、および総数が表示されます。

ファイル・プランの構造化ビュー

このレポートには、ファイル・プランの選択したセクションに含まれるカテゴリーまたはフォルダー (またはその両方) が表示されます。表示される日付は、エンティティーが作成された日を表します。

表 18. 「ファイル・プランの構造化ビュー期間」レポートで使用されるパラメーター
プロパティー 説明
ファイル・プランのセクションの指定 参照」をクリックして、レポートの実行対象となるファイル・プランのセクションを選択します。セクションを指定しない場合は、ファイル・プラン全体が使用されます。
RM エンティティー・タイプ リストから 1 つまたは複数の RM エンティティーをクリックして選択します (Shift キーを押しながらクリック、または Ctrl キーを押しながらクリックします)。
開始日 カレンダー・アイコンをクリックして、レポートの基準にする最初の作成日を選択します。
終了日 カレンダー・アイコンをクリックして、レポートの基準にする最後の作成日を選択します。
レポート・タイプ

詳細」を選択すると、エンティティー・タイプ、作成者、作成日、エンティティー名、およびこのエンティティー・タイプの総数が表示されます。

要約」を選択すると、このエンティティー・タイプの数のみが表示されます。

廃棄期日になる重要レコード

このレポートには、特定の期間内にレビュー (またはその他の構成済みアクション) の期限を迎える重要レコードが表示されます。重要レビュー・アクション、およびこのアクションが定期的に起動される繰り返しの日付を設定しておく必要があります。レコードの重要インジケーターを true に設定しておきます。このレポートを実行するときは、事前に廃棄スイープを実行してレコードを更新します。詳しくは、重要レコードの設定を参照してください。

表 19. 「廃棄期日になる重要レコード」レポートで使用されるパラメーター
プロパティー 説明
ファイル・プランのセクションの指定 参照」をクリックして、レポートの実行対象となるファイル・プランのセクションを選択します。セクションを指定しない場合は、ファイル・プラン全体が使用されます。
開始日 カレンダー・アイコンをクリックして、重要レコード・レビューの開始日を選択します。
終了日 カレンダー・アイコンをクリックして、重要レコード・レビューの終了日を選択します。
レポート・タイプ

詳細」を選択すると、レビュー日、作成日、作成者、およびエンティティー名が表示されます。

要約」を選択すると、レビュー日およびレコードの総数が表示されます。



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最終更新日: 2011 年 8 月


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