Tato část poskytuje informace o kontejnerech, které jsou k dispozici v produktu IBM® Enterprise Records, včetně kategorií záznamu, složek záznamů, elektronických složek, fyzických složek, polí, hybridních složek, svazků, aktivních i neaktivních kontejnerů a otevřených i zavřených kontejnerů.
Další informace specifické pro správu fyzických kontejnerů naleznete v části Fyzické entity.
Kategorie záznamu je kontejner, který kategorizuje sadu souvisejících záznamů v rámci plánu souborů. Kategorii záznamů lze obvykle využít ke klasifikaci záznamů podle funkčních kategorií. Kategorie záznamu může obsahovat podkategorie a složky záznamů. Nelze však vytvořit kategorii záznamu i složku záznamů na stejné úrovni hierarchie. V datových modelech Base a DoD můžete deklarovat záznamy přímo do kategorií. Datový model PRO to neumožňuje. Při výchozím nastavení dědí podřízené entity zabezpečení a plán odebrání od svého nadřízeného kontejneru. Další informace o zabezpečení a dědičnosti odebrání naleznete v částech Zabezpečení objektů a Plány odebrání.
Kategorie záznamu je označena názvem a ID. Obě položky jsou uvedeny v cestě a jsou od sebe odděleny spojovníkem. Název i ID musí být v rámci nadřízeného kontejneru jedinečné.
Složka záznamů je kolekce souvisejících záznamů. Složky záznamů lze použít ke správě záznamů podle určených období uchování a událostí odebrání. Podřízené entity složky záznamů při výchozím nastavení dědí zabezpečení a plán odebrání složky záznamů. V rámci kategorie záznamu můžete vytvářet pole i elektronické, fyzické nebo hybridní složky záznamů a s jejich pomocí provádět správu elektronických a fyzických záznamů.
Složka záznamů má název a ID. Obě položky jsou uvedeny v cestě a jsou od sebe odděleny spojovníkem. Název i ID musí být v rámci nadřízeného kontejneru jedinečné.
Elektronická složka se používá pro ukládání elektronických záznamů a obsahuje přinejmenším jeden svazek. Elektronická složka může rovněž uchovávat fyzické záznamy (papír nebo jiné fyzické položky).
Fyzická složka uchovává fyzické záznamy a obsahuje přinejmenším jeden svazek. Fyzická složka je virtuální položka zastupující papírovou složku. Podle struktury fyzického úložiště vaší organizace můžete modelovat hierarchii fyzických složek v produktu IBM Enterprise Records.
Pole je kontejner pro fyzické záznamy a představuje mechanismus pro modelování fyzických entit obsahujících další fyzické entity. Například můžete vytvořit "Skladiště," které obsahuje "Police," které obsahují "Pole," která obsahují "Fyzické složky." Na rozdíl od jiných typů složek může pole obsahovat jiné složky (konkrétně fyzické složky a pole, ale nikoli elektronické nebo hybridní složky) i záznamy (pouze fyzické záznamy). Pole však nepoužívá svazky.
Hybridní složka může obsahovat elektronické i fyzické záznamy a obsahuje přinejmenším jeden svazek. Povšimněte si, že neexistují žádné rozdíly v chování mezi elektronickou složkou a hybridní složkou. Hybridní složka však obsahuje další metadata popisující fyzickou entitu včetně domovského umístění. Další informace o domovském umístění najdete v části Umístění.
Svazek slouží jako logické podružné rozdělení složky záznamů na menší a snadněji spravovatelné jednotky. Svazek nemůže existovat samostatně nezávisle na složce. Složka záznamů (s výjimkou pole) bude vždy obsahovat přinejmenším jeden svazek, který bude automaticky vytvořen systémem při vytváření složky záznamů. Následně můžete uvnitř složky záznamů vytvořit libovolný počet svazků. Povšimněte si však, že v libovolném okamžiku zůstává v rámci dané složky otevřený pouze jeden svazek. Při výchozím nastavení je otevřený aktuální svazek. Svazek se zavírá automaticky, když přidáte nový svazek a když je splněna určená podmínka. Například svazek obsahující záznamy určitého kalendářního roku se může automaticky zavřít na konci příslušného kalendářního roku.
Tento svazek bude stejného typu jako jeho nadřízená složka záznamů (elektronický, fyzický nebo hybridní) a může obsahovat stejný typ záznamů jako jeho nadřízený element. Svazek však nemůže obsahovat podsložku nebo jiný svazek. Svazek dědí plán odebrání od složky záznamů, v jejímž rámci byl vytvořen. Nelze definovat plán odebrání, který je nezávislý na nadřízené složce záznamů.
Kategorie záznamu a složka záznamů jsou po svém vytvoření označeny jako aktivní. Kontejner však můžete po vytvoření označit jako neaktivní. Když označíte kontejner jako neaktivní, systém zabrání vytváření, přesouvání nebo zakládání nových entit v tomto kontejneru. Veškeré podřízené kontejnery jsou rovněž označeny jako neaktivní. Kromě toho se uživatelům nebudou zobrazovat neaktivní kontejnery při deklaraci záznamu. Označení kontejneru za neaktivní je vhodné, pokud je nutné zkontrolovat a schválit kontejner před jeho zpřístupněním pro obecné použití.
Kontejnerová entita je při výchozím nastavení po svém vytvoření otevřená. Pokud chcete omezit vytváření podřízených entit v rámci kontejneru, ale chcete z tohoto kontejneru umožňovat načítání záznamů, můžete jej kdykoli po jeho vytvoření zavřít. Veškeré podřízené kontejnery jsou rovněž označeny jako zavřené.