Geralmente, os recebimentos mantêm o acompanhamento de quais usuários estão de posse de uma cópia de um registro classificado, embora você também possa criar um recebimento para registros não classificados. Apesar de um recebimento manter o acompanhamento do local de um documento classificado, o próprio recebimento usualmente é não classificado.
Se um recebimento for um documento em papel, você pode declará-lo com um registro físico. Para obter informações adicionais, consulte Declarando um Registro Físico. Você pode varrer um recebimento e declarar a imagem digitalizada como um registro eletrônico ou criar um documento de texto eletrônico e declará-lo como um registro. Se você quiser declarar o recebimento como um registro classificado, consulte Declarar um registro classificado.
Quando você declara um recebimento como um registro, associa o recebimento com o registro que deseja acompanhar.
Para declarar um recebimento como um registro:
- Inicie a declaração do recebimento como um registro da mesma forma que faria com um documento.
- Na etapa Definir propriedades, clique em ReceiptOf.
- Procure por e selecione o registro classificado que o recebimento acompanha.
- Complete o processo de declaração de registro da mesma forma que faria com qualquer outro documento.
Após declarar um recebimento como um registro, a visualização Propriedades do recebimento
mostra o nome do registro que ele controla no campo ReceiptOf.
Observe que você pode alterar o valor ao clicar em ReceiptOf ou limpar a atribuição ao clicar em Limpar.
Na visualização Detalhes de um registro, a seção Detalhes Adicionais do Registro
inclui um campo Status do Recebimento que exibe
um dos seguintes:
- Nenhum - o registro não foi configurado como
o recebimento de qualquer outro registro.
- Anexado - o registro ao qual o recebimento
está anexado não teve mudança de status; o recebimento ainda está
anexado ao registro sendo controlado.
- Pai Transferido - o registro associado foi
transferido por meio do processo de disposição normal.
- Pai Destruído - o registro associado foi
destruído por meio do processo de disposição normal.
- Pai Desclassificado - um usuário autorizado
desclassificou o registro associado. Consulte a terceira Nota abaixo.
- Pai com Downgrade - um usuário autorizado fez
downgrade do registro associado. Consulte a terceira Nota abaixo.
- Pai Excluído - o registro associado foi
excluído manualmente.
O termo "Pai" se refere ao registro associado com o recebimento, não
a uma pasta.
Atenção: O campo
Status do Recebimento
exibe "Nenhum" se um registro não for um recebimento. A visualização Propriedades
de um registro classificado exibe os nomes dos recebimentos que estão anexados (se houver). O campo Status de Recebimento de um registro classificado
exibe "Nenhum" porque um registro com recebimentos anexados não
pode ser o recebimento de outro registro. Um registro pode ter múltiplos recebimentos, mas um recebimento somente pode ser anexado a um registro.
- Você não pode dispor de um recebimento que ainda está anexado a um registro classificado ativo.
- Quando um registro é rebaixado ou desclassificado, o link para o recebimento é excluído. Se você deseja continuar a acompanhar o registro, precisa declarar um novo registro como um recebimento para o registro rebaixado ou desclassificado.