IBM® Enterprise
Records är en tilläggskomponent i IBM FileNet P8-produktserien. Med IBM Enterprise
Records kan du skapa och underhålla korrekta, säkra och tillförlitliga poster för både elektronisk och fysisk information. Du kan använda IBM Enterprise
Records till att hantera poster av valfri typ, oberoende av lagringsmedier eller format. För att förstå IBM Enterprise
Records behöver du förstå vad en post är och varför du använder ett posthanteringssystem.
Posthantering
Posthantering är olika aktiviteter som planering, styrning och organisering för att skapa, lagra, använda, hämta och avveckla poster. Med andra ord inbegriper posthantering alla aktiviteter som du utför för att hantera posterna under deras livscykel av skapande, aktiv användning, inaktiv lagring och avveckling.
Behovet av posthantering
För att se till att organisationsinformationen är korrekt, fullständig och lättillgänglig behöver du konfigurera ett tillförlitligt system för posthantering. Annars kan du komma att ägna mycket tid åt improduktiva aktiviteter som att manuellt lokalisera information eller söka efter saknade eller felarkiverade poster.
Om det inte finns ett ordentligt posthanteringssystem kan det bli svårt att hitta, tolka och följa lagar och förordningar om bevarande och arkivering. Detta kan leda till böter och andra rättsliga konsekvenser. Det kan också innebära risk för tvister och konfidentialiteten och säkerheten för kritisk och vital information om inte posterna hanteras på rätt sätt.
Genom att använda IBM Enterprise
Records kan du minska dessa risker. Du kan använda IBM Enterprise
Records till att bevara värdefull information som poster, som vid behov är tillgängliga med söktekniker, medan oviktiga eller inaktiva poster förstörs eller arkiveras.
Vilken roll spelar IBM Enterprise
Records i posthanteringen
Med
IBM Enterprise
Records kan du hantera poster i hela företaget, oberoende av lagringsmedier. Poängen med
IBM Enterprise
Records är följande:
- Poster är lätt tillgängliga i hela företaget när de behövs.
- Poster förstörs när de inte längre är till nytta eller när den lagstadgade lagringstiden har gått ut
Med hjälp av
IBM Enterprise
Records kan du göra följande:
- Skapa och underhålla en hierarkisk struktur (arkiveringsplan) för lagring av poster.
- Hantera både elektroniska och fysiska poster.
- Skydda behållare som innehåller poster.
- Skapa regler som styr om poster ska behållas eller förstöras.
- Tvinga poster till arkivering eller destruktion baserat på dessa regler.
- Styra åtkomsten till poster.
- Hämta poster enligt sökvillkor.
- Förstöra poster som inte längre krävs i organisationen.
Funktioner och fördelar med IBM Enterprise
Records
I följande tabell finns en lista med funktionerna i
IBM Enterprise
Records tillsammans med de fördelar som respektive funktion ger.
Funktion |
Fördel |
Centraliserat lager för poster |
- Informationen är tillgänglig och kan användas i hela företaget.
- Effektivt beslutsfattande tack vare att rätt information finns tillgänglig i rätt tid.
|
Virtuella platser och behållare för lagring av poster för elektroniska och fysiska dokument i en hierarki. |
- Kontroll över samlingar av pappersdokument och elektroniska filer.
- En simulerad verklig kontorsmiljö.
- Virtuella platser och behållare är en modell av den fysiska lagringsstrukturen.
- Kontroll över kostnaderna genom minskade utgifter för kontorsutrymme, utrustning och personal för hantering och hämtning av poster.
|
Lättanvända sökfunktioner |
- Punktlig och enkel åtkomst till nödvändig information utan användning av komplicerad frågesyntax.
|
Regler för kvarhållning och förstöring av poster |
Användardefinierad styrning av följande: - Hur länge en post ska behållas.
- Hur posten ska behandlas vid slutet av sitt kvarhållningsschema.
- Hur posterna ska granskas innan de förstörs.
|
Granskningsprocedurer för poster, automatiserad spårning av kvarhållningsperioder, automatiserad spårning av kvarhållningsperioden samt initiering av avvecklingsprocessen för poster. |
- Det finns ingen risk för att poster av misstag förstörs, ändras, manipuleras, skadas eller går förlorade.
- Poster förstörs endast enligt avvecklingsschemat eller som ett led i ett granskningsförfarande.
- Poster som inte längre behövs förstörs för att hushålla med lagringsutrymmet.
|
Importera och exportera poster |
- Poster som inte behövs särskilt ofta i organisationen men som måste bevara för att följa gällande bestämmelser kan exporteras till annan plats.
- Poster kan importeras från andra postlager.
|
Lämpliga säkerhetskontroller för poster |
- Obehöriga användare får inte åtkomst till poster.
- Användare kan inte ta bort poster av misstag. Poster kan tas bort av postadministratören eller till följd av ett granskningsförfarande.
- Användare kan bara utföra postrelaterade åtgärder som de har rätt åtkomstbehörighet för .
|
Integrering med IBM FileNet P8 Workplace, Workplace XT, Microsoft Office och
Microsoft Outlook |
Manuell eller automatisk deklaration av poster från: - Workplace eller Workplace XT
- Microsoft Outlook, Word, Excel och Power Point
- Inmatningsmallar
|
Användarroller i IBM Enterprise
Records
IBM Enterprise
Records tillhandahåller en rollbaserad säkerhetsmodell, som innehåller roller för postadministratörer, postansvariga, privilegierade användare (DoD och Base) eller postgranskare
(PRO) samt postanvändare. Varje roll bestämmer vilka uppgifter en användare med den rollen kan utföra. I
Säkerhet i FileNet P8 finns mer information.
Typer av IBM Enterprise
Records-installationer
Innan du installerar
IBM Enterprise
Records-programmet måste du välja typen av installation (datamodell) som uppfyller dina posthanteringskrav. Följande datamodeller är tillgängliga:
- Bas: Ger kärnan av funktioner och egenskaper för posthantering.
Basinstallationen av Records IBM Enterprise
Records är den rekommenderade installationen för IBM Enterprise
Records eftersom den lägger till en minimiuppsättning med egenskaper och tillgodoser de flesta behov. Funktionerna i basinstallationen ger samma kapacitet som DoD-installationen.
- DoD: Motsvarar den amerikanska standarden Department of Defense (DoD) 5015.2 Chapter 2
and Chapter 4, som implementerar och ger vägledning för posthantering i DoD. Dessutom definierar
DoD-installationen av IBM Enterprise
Records särskilda systemgränssnitt och sökvillkor och beskriver minimikraven för posthantering som måste uppfyllas enligt gällande amerikanska NARA-bestämmelserna (National Archives and Records Administration).
- PRO: Uppfyller de amerikanska PRO-kraven (Public Record Office) för posthantering.
Typer av IBM Enterprise
Records-entiteter
I
IBM Enterprise
Records lagras poster i en hierarkisk struktur som innehåller olika posthanteringsentiteter. Följande bild visar den hierarkiska strukturen för dessa entiteter med en kort förklaring av respektive entitet:

- Objektlager: Kan vara en behållare med objekt och en rad tjänster för lagring och hämtning av objekten. Ett objektlager kan vara något av följande:
- Objektlager för arkiveringsplan (File Plan Object Store, FPOS): Innehåller arkiveringsplanen, dvs. hela hierarkin av posthanteringsentiteter som du skapar.
- Postobjektlager (Records Object Store, ROS): Innehåller dokument som kan deklareras som poster i ett FPOS.
Vi rekommenderar att du konfigurerar separata objektlager för poster
(metadata) och dokument som deklarerats som poster. FPOS innehåller således arkiveringsplansstrukturen, medan ROS innehåller dokumenten (varav vissa har deklarerats som poster). Det brukar finnas många användare som har åtkomst till ROS som inte bör få tillgång till entiteterna som utgör arkiveringsplanen i FPOS. Du kan ha flera
ROS kopplade till samma FPOS.
- Arkiveringsplan: Definierar organisationen av poster. I en arkiveringsplan lagrar du poster i en strukturerad hierarki som bevarar posternas kontext. Exempel: Du kan skapa arkiveringsplaner som avspeglar organisationens affärsfunktioner. Sedan kan du klassificera poster under dessa scheman enligt deras affärsfunktion. Du kan också lägga till ett namngivningsmönster till en arkiveringsplan. Alla entiteter som skapas under arkiveringsplanen kommer att följa det namngivningsmönstret.
- Postkategori: Klassificerar en grupp relaterade poster inom en arkiveringsplan. Postkategorier skapas för att klassificera poster enligt funktionella kategorier. En postkategori kan innehålla underkategorier eller postmappar (men inte båda). Bas- och DoD-datamodellerna gör det möjligt att deklarera poster direkt i en postkategori, men det går inte med PRO-datamodellen. Dessutom kan du lägga till kvarhållnings- och avvecklingsregler för varje kategori. Dessa regler gäller för alla postmappar och poster som kan skapas inom kategorin.
- Postmapp: Fungerar som behållare för relaterad poster. Det används för att hantera poster enligt de angivna kvarhållningsperioderna och avvecklingshändelserna. Du kan skapa elektroniska, fysiska mappar och hybridpostmappar under en kategori som hanterar elektroniska och fysiska poster.
- Elektronisk mapp: Används för lagring av elektroniska poster. En elektronisk mapp kan också innehålla visar markeringar. En markör är en elektronisk post för en fysisk post som inte kan lagras i en fysisk fil. Exempel på sådana poster är byggnadsritningar, videoband eller en databas.
- Fysisk mapp: Lagrar poster för fysiska objekt som t.ex. pappersdokument. En fysisk mapp är en virtuell post för en pappersmapp.
Du kan modellera en hierarki av fysiska mappar i IBM Enterprise
Records utifrån din organisations fysiska lagringsstruktur.
- Låda: En låda är en modell av fysiska entiteter som innehåller andra fysiska entiteter. Du kan till exempel skapa ett "lager" som innehåller "hyllor" som innehåller "lådor" som innehåller "fysiska mappar". En låda kan innehålla en annan låda, en fysisk mapp eller en post.
- Hybridmapp: En samling av relaterade elektroniska och fysiska poster.
- Volym: Fungerar som en logisk underuppdelning av en postmapp i mindre och mer lätthanterliga enheter. En volym existerar inte oberoende av mappen. En postmapp innehåller alltid minst en volym, som automatiskt skapas av systemet när en postmapp skapas. Du kan alltså skapa ett antal volymer inom en postmapp.
- Post: En post tillhandahåller metadata om ett dokument eller ett fysiskt objekt som är placerat under kontroll av IBM Enterprise
Records-programmet. En post kan ärva en del av sitt beteende från den postmapp där den skapas. Den kan till exempel ärva avvecklingsschemat från den överordnade postmappen. Poster kan vara av följande kategorier:
- Elektronisk post: Pekar på ett elektroniskt dokument.
- Markör: Pekar på ett fysiskt objekt eller pappersdokument.
- Vital post: En viktig post som krävs för att fullgöra verksamhetens skyldigheter under ett nödsituation i företaget.
Vitala poster granskas och uppdateras regelbundet.
- Permanent post: En post som har identifierats som så intressant av historiska eller andra skäl att den bör bevaras länge än vad som normalt krävs för administrativa, juridiska eller skattemässiga ändamål.
- Posttyper: Du kan knyta en posttyp till poster som har gemensamma drag. Du kan till exempel definiera en posttyp för att ange att posttyperna har samma avvecklingsschema, vilket gör det lättare att söka efter och hämta posterna. Du använder posttyper när det finns grupposter i en postmapp som ska ha ett avvecklingsschema som skiljer sig från det som för närvarande hör till den postmappen.
Här följer ett exempel på en hierarki av posthanteringsentiteter
Arkiveringsplan
Allmän administration (kategori)
Korrespondensfiler (mapp)
Programinformation (mapp)
2006 Utbildningskonferens (volym)
2007 Utbildningskonferens (volym)
Informationshantering (kategori)
Korrespondensfiler (mapp)
Operatörsark (mapp)