IBM Enterprise Records, Versió 5.1.+            

Càrrega d'entitats físiques

Com que les entitats físiques no es poden veure en línia, heu de fer de manera que se us enviïn els elements. Aquest procés, anomenat càrrega, també inicia el flux de treball de gestió de registres físics (PRM) que fa el seguiment de la ubicació de les entitats a cada pas. Podeu carregar registres individuals (d'un en un) o qualsevol dels contenidors que contenen elements físics.

El flux de treball de la PRM abasta tot el cicle de reserva, recepció i alliberament de l'entitat a l'usuari següent. El flux de treball també fa el seguiment dels retards en la recepció o l'alliberament de l'entitat. A més a més, també fa el seguiment de les entitats perdudes pel camí o que ha perdut l'usuari que es llista com a posseïdor actual de l'entitat. Evidentment, fer el seguiment d'una entitat a través del flux de treball de la PRM exigeix que tots els participants prenguin nota de forma acurada d'on és una entitat en tot moment responent a les tasques que arriben a les seves safates d'entrada de manera puntual.

Podeu carregar entitats físiques a través de l'Application Engine, el Workplace XT o l'IBM® Enterprise Records. Si ho feu des del Workplace, aneu al FPOS i obriu la carpeta Gestió de registres. Tot seguit, obriu la carpeta de pla de fitxers i aneu a l'objecte a la ubicació de pla de fitxers adequada.

Per obtenir informació sobre l'estat de càrrega d'una entitat, seleccioneu-ne la icona Obtenir informació i seleccioneu la pàgina Detall. A la secció Físic d'aquesta pàgina, podreu veure la ubicació de l'entitat, la ubicació inicial, el seu estat de càrrega i qui l'ha carregat. Si l'entitat té un codi de barres, també podeu comprovar el seu estat de càrrega mitjançant Escaneja elements físics a la pestanya Físic. Consulteu Escanejament d'una entitat física. Finalment, podeu seleccionar el botó Estat al flux de treball de la PRM per obtenir-ne l'estat a través de l'aplicació Rastrejador.

Safates d'entrada que utilitza el flux de treball de la PRM

A mesura que l'entitat avança pel flux i els usuaris la reben i l'alliberen, es generen elements de treball. Alguns apareixen a la safata d'entrada d'un usuari i altres a safates d'entrada públiques. Els paràmetres de seguretat d'usuari i de grup determinen qui pot veure les safates d'entrada públiques, obrir un pas de flux de treball i veure l'estat de càrrega d'una entitat mitjançant Escaneja elements físics. El flux de treball de la PRM pot omplir les safates d'entrada públiques següents amb elements de treball.

Procediment de càrrega

La càrrega d'un entitat comença seleccionant Inicia / Carrega al menú contextual. A partir d'aleshores, els elements de treball que apareguin a les safates d'entrada personals dels participants o dels elements de treball van a les safates d'entrada públiques. Quan es carrega per primera vegada una entitat, el sistema mostra que l'usuari sol·licitant l'ha carregat a la ubicació especificada. Tot i això, la persona que el manté ha d'alliberar l'element abans que l'usuari sol·licitant el tingui realment.

Execució del flux de treball

Per carregar un objecte físic:
  1. A Application Engine, el Workplace XT o IBM Enterprise Records, feu clic amb el botó dret al nom de l'entitat física i seleccioneu Inicia / Carrega.
  2. Feu clic a Inicia sota el nom de la subscripció del flux de treball que vulgueu utilitzar. Es proporciona una subscripció per defecte per a cada tipus d'entitat física.
  3. Completeu la resta del pas de Inicia / Carrega.
  4. Després de completar el pas Inicia / Carrega, tanqueu la finestra que llista les subscripcions de flux de treball.
Els diversos passos del flux de treball comparteixen alguns elements comuns.
Taula 1. Passos del flux de treball
Elements del pas de flux de treball Descripció
Instruccions A la part superior de la finestra, hi ha d'haver unes instruccions per completar el pas. Aquestes instruccions les redacta el dissenyador del flux de treball. Si no veieu les instruccions, feu clic a l'extrem de la fletxa al costat de la paraula Instruccions.
Nom de l'entitat Si l'entitat és un contenidor, podeu fer clic al nom per obrir el contenidor i veure què conté. Si l'entitat és un registre físic individual, no té cap contingut i obtindreu un missatge a aquest efecte.
Comentaris Podeu introduir comentaris directament al quadre Comentaris o podeu fer clic a la icona groga a la part inferior del quadre de text per obtenir una finestra més gran on pugueu escriure o llegir els comentaris amb un format més gran sense haver de desplaçar-vos.
Menú d'accions Els elements del menú varien segons el pas. Consulteu la informació que s'ofereix tot seguit sobre cada tipus de pas. A més a més, les instruccions a la part superior de la finestra del flux de treball han de servir com a guia del que cal seleccionar.
Ubicació Feu clic a Ubicació per veure una llista de les ubicacions. Feu clic a Selecciona sota la ubicació on vulgueu es lliuri una entitat.
Data de reserva Feu clic a la icona del calendari per seleccionar la data en la qual voleu reservar una entitat. Si l'entitat no està carregada actualment, cal que seleccioneu la data actual. Si l'entitat està carregada, podeu seleccionar la data actual o una altra de futura, però el sistema no mostrarà necessàriament la data que seleccioneu. El sistema determina les dates de reserva a mesura que l'entitat es mou d'una ubicació a una altra.
Columnes d'informació Hi ha diferents passos que poden mostrar qui ha tingut l'element, on és, les dates de reserva i sol·licitud i qui l'ha de rebre a continuació.
Botons Aplica i Tanca. Podeu canviar la informació, aplicar-la, i, tot seguit, tancar la finestra sense efectuar cap altra acció més. L'element de treball roman a la mateixa safata d'entrada. Això és útil quan es vol declarar que un element està perdut actualment, però es pensa que es pot trobar. Això evita efectuar l'acció més permanent que suposa utilitzar el botó Complet.
Botó Reassigna Obre una finestra on podeu seleccionar un altre usuari per seguir el pas. Introduïu els primers caràcters del nom i feu clic a Cerca. Seleccioneu l'usuari i feu clic a Continua.
Botó Estat Obre l'aplicació Rastrejador.
Botó Complet El botó Complet completa el pas de flux de treball i és l'opció habitual.

Pas d'execució

Per completar el pas d'execució:
  1. Feu clic a Ubicació per seleccionar la ubicació on s'ha de lliurar l'entitat.
  2. Feu clic a la icona de calendari per establir una data de reserva. Si l'entitat no està carregada, cal que seleccioneu la data actual. Si l'entitat està carregada, seleccioneu la data actual o una de futura. La data de reserva s'utilitza per prioritzar diverses sol·licituds.
  3. Feu clic a Executa per iniciar el flux de treball o Tanca per tancar la finestra sense executar.

Pas de recepció

Els passos de recepció es llisten com a passos d'aprovació a la safata d'entrada, però quan s'obren, el títol de la pàgina és Pas de recepció. Obtindreu el pas de recepció si l'usuari anterior (o qui manté l'article) allibera l'element i sou el següent a la cua per rebre'l. Si encara no l'heu rebut, podeu veure qui el lliurarà, quina era la seva darrera ubicació i com es lliurarà. Si no rebeu l'element després d'esperar una quantitat de temps raonable, podeu indicar que no l'heu rebut. Això genera un element de treball per a la cua d'objectes perduts. Si sou la persona que manté l'element, rebreu un pas de recepció quan el darrer usuari alliberi l'element. Per completar la cua de recepció:
  1. Seleccioneu l'acció adequada. Si heu rebut l'entitat, seleccioneu Rebut; si no, seleccioneu No rebut.
  2. Acabeu el pas seleccionant el botó adequat. Consulteu les opcions de Execució del flux de treball.
Atenció: És possible que no hàgiu rebut l'entitat a causa d'un retard del servei de lliurament o de l'usuari que tingui l'entitat carregada actualment. També és possible que l'entitat s'hagi perdut pel camí. En aquest tipus de situacions, rebreu un element de treball que mostra un missatge que us notifica l'estat de l'entitat.

Pas d'alliberament

Els passos d'alliberament es llisten com a passos d'aprovació a la safata d'entrada, però quan s'obren, el títol de la pàgina és Pas d'alliberament. El pas d'alliberament l'ha de completar el titular actual de l'entitat, que pot ser la persona que la manté o un usuari que ha carregat l'element. L'usuari indica el mètode de lliurament, si hi ha cap retard al lliurament o si s'ha perdut l'element. Lliuri l'element a l'usuari sol·licitant a la ubicació carregada. Per completar el pas d'alliberament:
  1. Si escau, introduïu el Temps de retard en hores per indicar l'abast d'un retard en l'alliberament de l'entitat.
  2. Introduïu els comentaris que escaiguin, com ara una explicació del retard.
  3. Seleccioneu l'opció adequada a la llista d'accions.
    • Lliurament manual significa que lliurareu l'entitat manualment a l'usuari que sigui el següent a la cua.
    • Seleccioneu Perdut, si no sabeu on és l'entitat. S'envia un element de treball a la safata d'entrada pública PhysicalEntitiesFindLostQueue.
    • Seleccioneu Servei de lliurament si voleu utilitzar un servei de lliurament. S'envia un element de treball a la safata d'entrada pública PhysicalEntitiesDeliveryQueue.
    • Seleccioneu Retard si heu introduït un temps de retard. S'enviarà una notificació de retard a tots els usuaris que en espera a la cua.
  4. Acabeu el pas seleccionant el botó adequat. Consulteu les opcions de Execució del flux de treball.

Pas de cua de espera

Quan un usuari reserva una entitat i és el següent a la cua per rebre-la, l'element de treball de la cua d'espera mostra el nom d'aquest usuari com a usuari sol·licitant. Els usuaris autoritzats a accedir a aquesta cua poden veure la informació, però no tenen cap tasca a completar. Per veure el pas de cua d'espera:
  1. Feu clic a l'element de treball a la cua pública PhysicalEntitiesWaitQueue.
  2. Després de revisar l'element de treball, feu clic a Tanca.

Pas de cua de reserva

La safata d'entrada pública PhysicalEntitiesReserveQueue conté elements de treball per a cada usuari que espera un lliurament. Els usuaris autoritzats poden obrir cada element de treball per veure qui ha sol·licitat l'entitat, les seves dates de sol·licitud i les ubicacions sol·licitades. Podeu modificar les dates de reserva per canviar les prioritats dels usuaris. Per completar el pas de cua de reserva:
  1. Feu clic a l'element de treball a la safata d'entrada pública PhysicalEntitiesReserveQueue.
  2. Opcionalment podeu modificar la Data de reserva per canviar la prioritat dels usuaris que esperen l'element.
  3. Feu clic a Aplica i Tanca.

Pas de d'element d'objectes perduts

Quan es declara una entitat com a perduda, el sistema envia un element de treball a la safata d'entrada pública PhysicalEntitiesFindLostQueue. Si teniu autorització per accedir a aquesta safata d'entrada, podeu fer clic a l'element de treball per veure la pàgina Pas d'objectes perduts i actualitzar l'estat. Trobareu i lliurareu l'entitat o la declarareu com a perduda permanentment. Això notifica a tots els usuaris afectats i dóna per acabats tots els fluxos de la PRM executats per a aquesta entitat. A més a més, quan un usuari mira d'executar un flux de treball per a aquesta entitat, el sistema envia immediatament una notificació sobre l'estat perdut de l'entitat. Per completar el pas d'element d'objectes perduts:
  1. Introduïu els comentaris que vulgueu afegir.
  2. Al menú Acció, seleccioneu Perdut si voleu declarar que l'entitat s'ha perdut permanentment. Seleccioneu Lliurat si heu trobat l'entitat i l'heu lliurat a l'usuari el nom del qual apareix al camp Sol·licitat per.
  3. Acabeu el pas seleccionant el botó adequat. Consulteu les opcions de Execució del flux de treball.
Quan es marca una entitat com a perduda permanentment, no hi ha cap manera d'indicar que més endavant s'ha trobat. Tothom que intenti carregar l'entitat en el futur rebrà el missatge que l'entitat s'ha perdut. Si l'element perdut és un contenidor que s'ha trobat més tard, no se'n pot carregar el contingut. Tothom que intenti carregar elements d'un contenidor perdut anteriorment obtindrà un missatge indicant que l'element pare està carregat.

Pas de servei de lliurament

Quan un usuari selecciona el servei de lliurament per enviar una entitat física, el sistema envia un element de treball a la safata d'entrada pública PhysicalEntitiesDeliveryQueue. Si teniu autorització per accedir a aquesta safata d'entrada pública, podeu fer clic a l'element de treball per completar la pàgina Pas de lliurament. Per completar el pas de lliurament:
  1. Introduïu els comentaris que vulgueu afegir.
  2. A la llista Acció, seleccioneu Perdut si no podeu trobar ni lliurar l'entitat. Això envia un element de treball a la safata d'entrada pública PhysicalEntitiesFindLostQueue. Si cal, aquest grup indicarà que l'entitat s'ha perdut permanentment. Seleccioneu Lliurat si heu lliurar l'entitat a l'usuari que l'ha sol·licitada.
  3. Acabeu el pas seleccionant el botó adequat. Consulteu les opcions de Execució del flux de treball.

Pas de missatge

La pàgina del pas de missatge us notifica l'estat de l'entitat física per a la qual heu executat el flux de treball del PRM. Aquesta pàgina s'envia com a element de treball a la safata d'entrada. La rebreu en qualsevol de les situacions següents: Per completar el pas de missatge, feu clic a Complet.


Comentaris

Darrera actualització: Agost de 2011


© Copyright IBM Corp. 2011.
Aquest Information Center està basat en tecnologia Eclipse. (http://www.eclipse.org)