O IBM®
Enterprise Records
inclui fluxos de trabalho que ajudam a automatizar a
revisão e eliminação de categorias de registo, pastas de
registos, volumes e registos. Um fluxo de trabalho inclui
as tarefas, etapas, pessoal, informações de
entrada e saída
e ferramentas para cada passo um processo empresarial.
Pode modificar os fluxos de trabalho existentes e criar
novos fluxos de trabalho. A maior parte dos fluxos de
trabalho do
IBM Enterprise
Records é
iniciada automaticamente em resultado do processo de
varrimento de eliminação ou da execução de uma acção
associada ao fluxo de trabalho.
Os fluxos de trabalho Gestão de Registos Físicos e Criar Pasta de Registos têm de ser iniciados
manualmente.
Quando criar uma fase de eliminação numa agenda de
eliminação, tem de associar uma acção de eliminação e um
fluxo de trabalho de eliminação a essa fase. No final do
período de retenção de entidades, numa determinada fase, as
entidades ficam a aguardar a eliminação. Tem de iniciar
manualmente a acção de eliminação que inicia o fluxo de
trabalho de eliminação associado. Para obter mais
informações sobre o processo de eliminação, consulte:
Antes de começar a utilizar estes fluxos de trabalho,
tem de executar tarefas de configuração. Estas tarefas são
geralmente executadas durante a instalação do
IBM Enterprise
Records. Para obter mais informações,
consulte o tópico Configurar fluxos de trabalho no
Manual de Instalação e Actualização do
IBM
Enterprise Records.
Tipos de fluxos de trabalho
No
IBM Enterprise
Records são
disponibilizados os fluxos de trabalho que se seguem.
Notificações de fluxo de trabalho
O
sistema apresenta mensagens de notificação que incluem
informações sobre os erros de estado, falha e validação
detectados enquanto o fluxo de trabalho estava em curso. Existem quatro tipos de mensagens de notificação que
incluem o seguinte:
Transcrição
Um ficheiro de
transcrições é um ficheiro XML gerado pelo sistema quando a
acção de eliminação for executada correctamente em
entidades aprovadas para eliminação. Este ficheiro contém informações sobre:
- O êxito ou a falha da acção de eliminação executada em
cada entidade no lote.
- O estado de cada passo no fluxo de trabalho e o motivo
para esse estado.
O sistema envia automaticamente
este ficheiro como um anexo para o Records Manager. O
Records Manager pode ver este ficheiro, guardá-lo
numa unidade local ou abri-lo num navegador.
Aviso
O
IBM Enterprise
Records
apresenta uma mensagem de aviso quando o valor especificado
para os diversos campos num determinado passo de um
fluxo de trabalho estiver incorrecto ou em falta nos
campos requeridos. Se não tiver especificado o valor do
campo Localização no passo
Transferência física do fluxo de
trabalho Transferência interina, o
IBM Enterprise
Records
apresenta a mensagem de aviso.
Mensagens informativas e de estado
O
IBM Enterprise
Records
apresenta mensagens de estado para os fluxos de trabalho
Gestão de Registos Físicos e Criar Pasta de Registos. As
mensagens contêm o estado das entidades ou outras
informações relevantes sobre as entidades. Por exemplo, se
o actual detentor de entidade física tiver atrasado a
libertação da entidade, o
IBM Enterprise
Records coloca
a mensagem na Caixa de entrada da
pessoa que tem agendada a recepção da entidade, sob a
forma de item
de trabalho. Para obter mais informações sobre as mensagens
informativas e de estado, consulte:
Falhas e excepções
As mensagens de
falha e excepção indicam as entidades afectadas e os
motivos da falha de um passo do fluxo de trabalho. Por
exemplo, concluiu o passo Corte para um lote de dez
entidades e duas destas entidades foram novamente abertas. Neste caso, a mensagem indica que não foi possível
concluir
a acção Corte para as duas entidades e apresenta o motivo da
falha.
No Passo de mensagem, faça clique em
Concluir para concluir o passo do
fluxo de trabalho em que ocorreu a falha e remover o item
de trabalho da Caixa de entrada. Pode corrigir o problema e
iniciar de novo o fluxo de trabalho para concluir o passo
correctamente. No exemplo anterior, é possível fechar as
duas entidades em que ocorreu a falha do passo Corte e
iniciar novamente o fluxo de trabalho.