IBM FileNet P8, Wersja 5.1.+            

Wysyłanie poczty elektronicznej

W przypadku wysyłania poczty elektronicznej ze zintegrowanej aplikacji Microsoft Office, która korzysta z narzędzia FileNet Integration for Microsoft Office, można wysłać odsyłacz hipertekstowy do dokumentu lub do kopii dokumentu. Można również przeciągnąć jeden albo większą liczbę dokumentów ze składnicy obiektów do otwartej wiadomości e-mail w zintegrowanej aplikacji Outlook. Te dokumenty są kopiami oryginalnych dokumentów i są dodawane jako załączniki e-mail lub jako odsyłacze hipertekstowe. Dokumenty można przeciągać do aplikacji innych niż Microsoft; jednak aplikacja FileNet Integration for Microsoft Office nie rozpoznaje tych dokumentów.

Odbiorcy wiadomości e-mail zawierającej odsyłacz hipertekstowy muszą zalogować się, zanim będą mogli otworzyć element wskazywany przez odsyłacz i muszą mieć prawa dostępu do wyświetlania elementu. Odbiorcy wiadomości e-mail z załącznikiem mogą otwierać załączony dokument bez konieczności logowania się.

Wskazówka: Po przesłaniu odsyłacza hipertekstowego do dokumentu z widoku listy jego kliknięcie powoduje otwarcie wersji released lub current dokumentu, nawet jeśli dokument zostanie następnie zaktualizowany. W zintegrowanej aplikacji Outlook (korzystającej z Integration for Microsoft Office) można otworzyć serię wersji konkretnego dokumentu i przeciągnąć kopię konkretnej wersji do wiadomości e-mail jako załącznik. W przypadku wybierania konkretnej wersji jednocześnie można przeciągać tylko jeden dokument.

Podczas wysyłania obiektu jako odsyłacza hipertekstowego nazwa dokumentu lub folderu, z wyłączeniem znaków specjalnych, jest wyświetlana jako tekst odsyłacza hipertekstowego. Na przykład, jeśli nazwa dokumentu brzmi MyDocument, wyświetlany jest tekst MyDocument.

Po wysłaniu dokumentu jako załącznika wiadomości e-mail tytuł dokumentu jest używany jako opis załącznika wiadomości e-mail. Tytuł może być jednak inny, jeśli używany jest zestaw znaków inny niż określony ustawieniami regionalnymi i językowymi. Na przykład, w przypadku wysłania dokumentu z angielskim tytułem jest on używany jako opis załącznika wiadomości e-mail. Z kolei w przypadku użycia programu Lotus Notes, jeśli wybrano angielskie ustawienia narodowe klienta i wysłano dokument z japońskim tytułem dokumentu, jako opis załącznika wiadomości e-mail zostanie użyty opis angielski, np. WorkplaceXT1234.doc.

Uwaga: Aby użyć działania Wyślij e-mail, musisz ustawić program Microsoft Outlook lub Lotus Notes jako domyślnego klienta poczty elektronicznej dla przeglądarki WWW.

Aby wysłać odsyłacz hipertekstowy lub załącznik:

Tabela 1. Ta tabela przedstawia opcje menu dostępne podczas korzystania ze zintegrowanych aplikacji Office.
Aplikacje Office korzystające z FileNet Integration for Microsoft Office
Aplikacje Office Outlook
  1. Otwórz aplikację.
  2. Znajdź kartę IBM ECM i kliknij przycisk Przeglądaj.
  3. Kliknij prawym przyciskiem myszy dokumenty, które zamierzasz wysłać pocztą, a następnie wybierz jedną z następujących opcji:
    • Kliknij opcję Wyślij plik jako odsyłacz, aby wysłać odsyłacz hipertekstowy dla wybranego dokumentu. Jeśli ustawienie Dodaj załącznik tylko jako odsyłacz jest włączone w preferencji serwisu, wówczas jest to jedyna dostępna opcja.
    • Kliknij opcję Wyślij plik jako kopię, aby wysłać kopię wybranego dokumentu.

    W przypadku przeciągania dokumentów do otwartej wiadomości e-mail dokumenty mogą być dodawane jako załączniki lub jako odsyłacze hipertekstowe. Wybierz dokumenty, naciśnij klawisz Alt i przeciągnij dokumenty.

  4. Przed wysłaniem wiadomości należy wypełnić pola wiadomości.
  1. Otwórz nową wiadomość e-mail.
  2. Znajdź kartę IBM ECM i kliknij przycisk Przeglądaj.
  3. Wykonaj jedną z następujących czynności:

    Wyślij wiele dokumentów: wybierz co najmniej jeden dokument do wysłania jako załączniki e-mail, a następnie przeciągnij je do wiadomości e-mail.

    Wyślij jeden dokument: kliknij prawym przyciskiem myszy jeden dokument, który zamierzasz wysłać, a następnie wybierz jedną z poniższych opcji:

    • Kliknij opcję Załącz plik jako odsyłacz, aby wysłać odsyłacz hipertekstowy dla wybranego dokumentu. Jeśli ustawienie Dodaj załącznik tylko jako odsyłacz jest włączone w preferencji serwisu, wówczas jest to jedyna dostępna opcja.
    • Kliknij opcję Załącz plik jako kopię, aby wysłać kopię wybranego dokumentu.
  4. Przed wysłaniem wiadomości należy wypełnić pola wiadomości.


Opinia

Data ostatniej aktualizacji: Lipiec 2011


© Copyright IBM Corp. 2011.
To centrum informacyjne jest oparte na technologii Eclipse. (http://www.eclipse.org)