IBM Enterprise Records, Version 5.1.+            

Hinzufügen eines Datenträgers

Sie können neue elektronische, physische oder Hybriddatenträger zu Schriftstückordnern hinzufügen. Der Datenträger muss denselben Typ haben wie der entsprechende Ordner. Sie können keine Boxdatenträger hinzufügen.

Beim Erstellen eines Aktenordners erstellt das System automatisch auch einen untergeordneten Band. Bände dienen im Allgemeinen dazu, die Anzahl der Objekte einzuschränken und sie zum Beispiel nach Monat oder Jahr einzuordnen. Beim Öffnen eines neuen Bands wird der vorherige automatisch geschlossen. Einem geschlossenen Band werden automatisch keine weiteren Bände hinzugefügt, hingegen ist ein manuelles Hinzufügen durchaus möglich. Wenn ein Schriftstück sich z. B. in einem jetzt geschlossenen Datenträger befinden soll, können Sie den alten Datenträger öffnen und das Schriftstück manuell hinzufügen. Schließen Sie dann den Band wieder. Ein Band erbt den Dispositionszeitplan seines übergeordneten Aktenordners. Das Erstellen eines Dispositionszeitplans unabhängig vom übergeordneten Aktenordner ist nicht möglich. Auch können Sie unterhalb eines Bands keinen Unterordner und keinen weiteren Band anlegen.

So fügen Sie einen Datenträger hinzu:

  1. Melden Sie sich als Schriftstückmanager oder als Schriftstückadministrator an und öffnen Sie den Schriftstückordner, unter dem der Datenträger erstellt werden soll.
  2. Klicken Sie auf Datenträger hinzufügen Symbol "Datenträger hinzufügen".
Eigenschaften festlegen
  1. Geben Sie die gezeigten Eigenschaftswerte ein oder ändern Sie sie. Einige Eigenschaften können auf dieser Seite bearbeitet werden. Bei anderen müssen Sie auf den Eigenschaftsnamen klicken, um die Werte bearbeiten zu können. In das Feld Datenträgername wird automatisch ein Mustername eingetragen, der auf dem bei der Konfiguration ausgewählten Muster basiert. Sie können einen beliebigen Namen in das Feld Datenträgername eingeben. Doppelte Datenträgernamen sind jedoch nicht zulässig. Die folgenden Zeichen dürfen nicht im Datenträgernamen enthalten sein: \ / : * ? " < > |. Weitere Informationen zu den angezeigten Eigenschaften finden Sie in Eigenschaftsreferenz.
  2. Klicken Sie auf "Weiter", um die kritische Akte festzulegen, oder wählen Sie aus dem linken Bereich einen weiteren Schritt.
    Achtung: Wenn Ihre Anzeigeeinstellung in Ihren Site- oder Benutzervorgaben für Schritt für notwendige Schriftstücke beim Erstellen von Containern anzeigen auf Nein gesetzt ist, blendet das Programm den Schritt für die notwendige Prüfung aus, sodass Sie mit dem Abschnitt Zugriffsberechtigungen festlegen fortfahren können.
Kritische Akte festlegen

Wenn die in dem neuen Band erstellten Akten ständige Überprüfungen und Aktualisierungen erfordern, können Sie den Band als "kritisch" kennzeichnen. Vor Durchführung dieses Schritts muss jedoch mindestens eine kritische Überprüfungsaktion vorhanden sein. Die Anleitung zum Erstellen einer solchen Aktion finden Sie in Hinzufügen einer Aktion. Außerdem muss auch mindestens schon ein Auslöser (wiederkehrendes Ereignis) definiert sein. Die Anleitung zum Erstellen eines wiederkehrenden Ereignisses finden Sie in Hinzufügen eines Auslösers für wiederkehrende Ereignisse.

  1. Wählen Sie im Menü Indikator für notwendiges Schriftstück die Option Wahr aus.
  2. Optional: Geben Sie eine Beschreibung für das notwendige Schriftstück ein.
  3. Wählen Sie im Menü Prüfungsaktivität für notwendiges Schriftstück die Aktion aus, die zusammen mit der periodischen Überprüfung oder Aktualisierung notwendiger Schriftstücke gestartet werden soll.
  4. Wählen Sie aus dem Menü Prüfungs- und Aktualisierungszyklus für notwendiges Schriftstück das wiederkehrende Ereignis aus, das die periodische Überprüfung von notwendigen Schriftstücken in diesem Datenträger auslöst.
  5. Klicken Sie auf "Weiter", um die Sicherheitseinstellungen für den Band vorzunehmen.
Zugriffsberechtigungen festlegen - optional

Sicherheitseinstellungen legen fest, welche Gruppen und Benutzer auf den Band zugreifen können und welche Berechtigungen jeder Gruppe und jedem Benutzer erteilt werden. Die hier festgelegten Zugriffsberechtigungseinstellungen können von den für die Entität festgelegten FileNet P8-Zugriffsberechtigungen außer Kraft gesetzt werden.

  1. Fügen Sie neue Benutzer oder Gruppen hinzu.
    1. Klicken Sie auf "Neu hinzufügen".
    2. Wählen Sie die Domäne im Menü Auswählen in aus.
    3. Wählen Sie "Benutzer" oder "Gruppen"..
    4. Geben Sie die Anfangsbuchstaben des Benutzer- oder Gruppennamens ein und klicken Sie auf "Suchen".
    5. Wählen Sie einen oder mehrere Namen in der Liste aus und klicken Sie auf Akzeptieren.
  2. Ändern Sie die Berechtigungen eines Benutzers oder einer Gruppe, wenn Sie dies wünschen.
    1. Klicken Sie auf den betreffenden Benutzer- oder Gruppennamen, um die Zugriffsrechte zu ändern.
    2. Aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen Erteilen oder Verweigern für die einzelnen Berechtigungen. "Erteilen" und "Verweigern" übersteuern bereits vorhandene Benutzer- oder Gruppenrechte in Bezug auf die betreffenden Funktionen.
    3. Klicken Sie auf Akzeptieren.
  3. Klicken Sie auf der Bestätigungsseite auf Fertigstellen und dann auf OK.


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Letzte Aktualisierung: August 2011


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