IBM Enterprise Records, Versio 5.1.+            

Raportin kokoonpano ja edellytykset

IBM Enterprise Records -raportteja käsiteltäessä voidaan kerätä luettelo kaikista käytettävissä olevista IBM Enterprise Records -raporteista, kunkin raportin kokoonpanoehtoja koskevista tiedoista ja raportin luonnin edellytyksistä.

Ennen kuin raportti voidaan luoda, raportin alla luetellut edellytykset on toteutettava. Lisäksi raporttipalvelimen kokoonpano on määritettävä IBM Enterprise Records -ohjelman asennuksen yhteydessä. Lisätietoja on kohteessa IBM Enterprise Records -ohjelman asennus ja päivitys -opas.

IBM Enterprise Records -raportit

Seuraavat raportit perustuvat tällä hetkellä valittuna olevaan oletusarvoiseen arkistonmuodostussuunnitelmaan, jonka pääkäyttäjä on määrittänyt. Voit luoda raportin valitsemalla ensin IBM Enterprise Records -ohjelman Raportit-välilehden ja antamalla sitten raportin perustana toimivat kokoonpanon tarkat ehdot noudattamalla näyttöön tulevia kehotteita.

Käyttäjän toteuttamat toiminnot

Toteuta seuraavat edellytykset, ennen kuin ajat tämän raportin: Raportin luettelossa näkyvät vain toiminnot, jotka on toteutettu sen jälkeen, kun kirjaus on otettu käyttöön. Lisätietoja on ohjeaiheessa Kirjaus.
Rajoitus: Poistotapahtumat näkyvät raportissa vain, kun
  • Säilytä metatiedot -asetus on käytössä (muussa tapauksessa metatiedot häviävät, kun asiakirja poistetaan)
  • asiakirjan on yrittänyt poistaa käyttäjä, jolla ei ole poisto-oikeuksia.
Taulukko 1. Käyttäjän toteuttamat toiminnot -raportissa käytössä olevat parametrit
Ominaisuus Kuvaus
Määritä arkistonmuodostussuunnitelman osa Napsauta Selaa-painiketta ja valitse arkistonmuodostussuunnitelman osa, jossa haluat ajaa raportin. Jos osaa ei määritetä, järjestelmä käyttää koko arkistonmuodostussuunnitelmaa.
Käyttäjätunnus Kirjoita käyttäjätunnus tai napsauta Valitse käyttäjä -painiketta ja etsi ja valitse käyttäjä, jonka toiminnoista haluat tehdä kyselyn.
Aloituspäivämäärä Napsauta kalenterikuvaketta ja valitse ensimmäinen toimintopäivämäärä, jolta järjestelmä kerää tiedot raporttiin.
Lopetuspäivämäärä Napsauta kalenterikuvaketta ja valitse viimeinen toimintopäivämäärä, jolta järjestelmä kerää tiedot raporttiin.
RM-yksikön tyyppi Valitse luettelosta ainakin yksi RM-yksikkö napsauttamalla sitä (voit valita useita yksiköitä pitämällä vaihto- tai Ctrl-näppäintä painettuna ja napsauttamalla sitten valittavia yksiköitä).
Raportin tyyppi

Valitse tyypiksi Tarkka, jos haluat nähdä Tapahtuman nimi-, Yksikön tyyppi-, Käyttäjätunnus-, Toiminnon päivämäärä-, Yksikön nimi- ja Yksiköitä yhteensä -kentät.

Valitse tyypiksi Yhteenveto, jos haluat nähdä Tapahtuman nimi-, Yksikön tyyppi- ja Yksiköitä yhteensä -kentät.

Luokat ja kansiot arkistostapoistotoimintojen mukaan

Tässä raportissa näkyy, mihin luokkiin ja kansioihin tietty arkistosta poiston toiminto on vaikuttanut. Luokkiin ja kansioihin on ennalta määritettävä poistoaikataulut. Näet uusimmat tiedot ajamalla arkistosta poiston tarkistuksen. Lisätietoja on aiheissa Toiminnon lisäys, Poistoaikataulun liittäminen yksikköön ja Arkistosta poiston tarkistuksen ajaminen.
Taulukko 2. Luokat ja kansiot arkistostapoistotoimintojen mukaan -raportissa käytössä olevat parametrit
Ominaisuus Kuvaus
Poistotoiminto Valitse poistotoiminto valikon luettelosta, joka sisältää toiminnot Arviointi, Vie, Siirrä, Tuhoa, Väliaikainen siirto, Katkaisu ja Tärkeän asiakirjan arviointi.
Aloituspäivämäärä Napsauta kalenterikuvaketta ja valitse raportin aloituspäivämäärä. Tämä määrittää sen ajanjakson alun, jonka aikana arkistosta poiston toimintoa toteutettiin.
Lopetuspäivämäärä Napsauta kalenterikuvaketta ja valitse raportin lopetuspäivämäärä. Tämä määrittää sen ajanjakson lopun, jonka aikana arkistosta poiston toimintoa toteutettiin. .
Raportin tyyppi

Valitse tyypiksi Tarkka, jos haluat nähdä kentät Vaiheen poikkeuspäivämäärä, Poistoaikataulun nimi, Yksikön tyyppi, Luontipäivämäärä, Laatija ja Yksikön nimi.

Valitse tyypiksi Yhteenveto, jos haluat nähdä kentät Vaiheen poikkeuspäivämäärä, Poistoaikataulun nimi, Yksikön tyyppi ja Yksiköitä yhteensä.

Arkistonmuodostussuunnitelmassa määritetyt poistoaikataulut

Tässä raportissa luetellaan arkistonmuodostussuunnitelman poistoaikataulut. Lisätietoja poistoaikatauluista on ohjeaiheessa Poistoaikataulut.
Taulukko 3. Arkistonmuodostussuunnitelmassa määritetyt poistoaikataulut -raportissa käytössä olevat parametrit
Ominaisuus Kuvaus
Raportin tyyppi

Valitse tyypiksi Tarkka, jos haluat nähdä kentät Poistoaikataulun nimi, Toiminnon nimi, Yksikön tyyppi ja Yksikön nimi.

Valitse tyypiksi Yhteenveto, jos haluat nähdä kentät Poistoaikataulun nimi, Yksikön tyyppi ja Yksiköitä yhteensä.

Asiakirjalajeille määritetyt poistoaikataulut

Toteuta seuraavat edellytykset, ennen kuin ajat tämän raportin:
Taulukko 4. Asiakirjalajeille määritetyt poistoaikataulut -raportissa käytössä olevat parametrit
Ominaisuus Kuvaus
Määritä arkistonmuodostussuunnitelman osa Napsauta Selaa-painiketta ja valitse arkistonmuodostussuunnitelman osa, jossa haluat ajaa raportin. Jos osaa ei määritetä, järjestelmä käyttää koko arkistonmuodostussuunnitelmaa.
Poistoaikataulun nimi Napsauta Valitse poistoaikataulut -painiketta ja valitse poistoaikataulu näyttöön tulleesta luettelosta tai kirjoita poistoaikataulun nimi. Huomaa, että jos valittu tai kirjoitettu teksti esiintyy muiden aikataulujen nimissä, myös kyseiset aikataulut tulevat valituiksi.
Raportin tyyppi

Valitse tyypiksi Tarkka, jos haluat nähdä kentät Aikataulun nimi, Yksikön nimi, Luontipäivämäärä ja Käyttäjän luoma sekä asiakirjojen kokonaismäärän.

Valitse tyypiksi Yhteenveto, jos haluat nähdä kentän Aikataulun nimi ja asiakirjojen kokonaismäärän.

Sähköiset luokat ja kansiot, joihin liittyy arkistostapoistoaikataulu

Tässä raportissa näkyy, mitkä luokat ja kansiot tiettyyn poistoaikatauluun on liitetty. Lisätietoja on ohjeaiheessa Poistoaikataulun liittäminen yksikköön.
Taulukko 5. Sähköiset luokat ja kansiot, joihin liittyy arkistostapoistoaikataulu -raportissa käytössä olevat parametrit
Ominaisuus Kuvaus
Poistoaikataulun nimi Napsauta Valitse poistoaikataulut -painiketta ja valitse poistoaikataulu näyttöön tulleesta luettelosta tai kirjoita poistoaikataulun nimi. Huomaa, että jos valittu tai kirjoitettu teksti esiintyy muiden aikataulujen nimissä, myös kyseiset aikataulut tulevat valituiksi.
RM-yksikön tyyppi Valitse luettelosta ainakin yksi RM-yksikkö napsauttamalla sitä (voit valita useita yksiköitä pitämällä vaihto- tai Ctrl-näppäintä painettuna ja napsauttamalla sitten valittavia yksiköitä).
Raportin tyyppi

Valitse tyypiksi Tarkka, jos haluat nähdä kentät Aikataulun nimi, Toiminnon nimi, RM-yksikön tyyppi, Luontipäivämäärä, Käyttäjän luoma ja RM-yksikön nimi.

Valitse tyypiksi Yhteenveto, jos haluat nähdä kentät Aikataulun nimi, Toiminnon nimi, RM-yksikön tyyppi ja Yksiköitä yhteensä.

Sähköiset kansiot ja asiakirjat suojausmerkintöjen mukaan (vain PRO)

Tässä raportissa näkyy, mitkä kansiot ja asiakirjat on aiemmin merkitty valittuun suojausluokitukseen. Käyttäjän on annettava sen tietokannan käyttäjätunnus ja salasana, joka tuo luokituksen käyttöön. Käyttäjä näkee oman luokituksensa ja sitä alempien luokitusten mukaiset tiedot.
Taulukko 6. Sähköiset kansiot ja asiakirjat suojausmerkintöjen mukaan -raportissa käytössä olevat parametrit
Ominaisuus Kuvaus
Suojausluokka Valitse ainakin yksi suojausluokka (Erittäin salainen, Salainen, Luottamuksellinen, Rajoitettu tai Luokittelematon).
RM-yksikön tyyppi Valitse yksi yksikön tyyppi, josta haluat raportin, tai valitse molemmat yksikön tyypit.
Raportin tyyppi

Valitse tyypiksi Tarkka, jos haluat nähdä kentät Suojausluokka, RM-yksikön tyyppi, Luontipäivämäärä, Laatija ja RM-yksikön nimi. Valitse tyypiksi Yhteenveto, jos haluat nähdä kentät Suojausluokka, RM-yksikön tyyppi ja Yksiköitä yhteensä.

Tiettynä aikana luodut sähköiset kansiot

Tässä raportissa näkyy, mitkä sähköiset kansiot on luotu tietyn ajanjakson aikana.
Taulukko 7. Tiettynä aikana luodut sähköiset kansiot -raportissa käytössä olevat parametrit
Ominaisuus Kuvaus
Määritä arkistonmuodostussuunnitelman osa Napsauta Selaa-painiketta ja valitse arkistonmuodostussuunnitelman osa, jossa haluat ajaa raportin. Jos osaa ei määritetä, järjestelmä käyttää koko arkistonmuodostussuunnitelmaa.
Aloituspäivämäärä Napsauta kalenterikuvaketta ja valitse ensimmäinen luontipäivämäärä, jolta järjestelmä kerää tiedot raporttiin.
Lopetuspäivämäärä Napsauta kalenterikuvaketta ja valitse viimeinen luontipäivämäärä, jolta järjestelmä kerää tiedot raporttiin.
Raportin tyyppi

Valitse tyypiksi Tarkka, jos haluat nähdä kentät Luontipäivämäärä, Laatija ja RM-yksikön nimi.

Valitse tyypiksi Yhteenveto, jos haluat nähdä kentät Luontipäivämäärä ja Luotujen asiakirjakansioiden määrä.

Käyttäjän tiettynä aikana luomat sähköiset asiakirjat

Tässä raportissa luetellaan tietyn käyttäjän määritettynä aikana luomat sähköiset asiakirjat.
Taulukko 8. Tiettynä aikana luodut sähköiset asiakirjat -raportissa käytössä olevat parametrit
Ominaisuus Kuvaus
Määritä arkistonmuodostussuunnitelman osa Napsauta Selaa-painiketta ja valitse arkistonmuodostussuunnitelman osa, jossa haluat ajaa raportin. Jos osaa ei määritetä, järjestelmä käyttää koko arkistonmuodostussuunnitelmaa.
Aloituspäivämäärä Napsauta kalenterikuvaketta ja valitse ensimmäinen luontipäivämäärä, jolta järjestelmä kerää tiedot raporttiin.
Lopetuspäivämäärä Napsauta kalenterikuvaketta ja valitse viimeinen luontipäivämäärä, jolta järjestelmä kerää tiedot raporttiin.
Käyttäjän luoma Kirjoita käyttäjätunnus tai napsauta Valitse käyttäjä -painiketta ja valitse käyttäjä, josta haluat luoda raportin.
Raportin tyyppi

Valitse tyypiksi Tarkka, jos haluat nähdä kentät Käyttäjän luoma, Luontipäivämäärä ja RM-yksikön nimi.

Valitse tyypiksi Yhteenveto, jos haluat nähdä kentät Käyttäjän luoma, Luontipäivämäärä ja Luotujen yksiköiden määrä.

Käyttäjän tiettynä aikana tarkastelemat sähköiset asiakirjat

Tässä raportissa näkyy, mitä asiakirjoja IBM Enterprise Records -käyttäjä on tarkastellut määritetyn ajanjakson aikana. Toteuta seuraavat edellytykset, ennen kuin ajat tämän raportin: Raportin luettelossa näkyvät vain ne asiakirjat, joita on tarkasteltu sen jälkeen, kun kirjaus on otettu käyttöön.
Taulukko 9. Tiettynä aikana tarkastellut sähköiset asiakirjat -raportissa käytössä olevat parametrit
Ominaisuus Kuvaus
Määritä arkistonmuodostussuunnitelman osa Napsauta Selaa-painiketta ja valitse arkistonmuodostussuunnitelman osa, jossa haluat ajaa raportin. Jos osaa ei määritetä, järjestelmä käyttää koko arkistonmuodostussuunnitelmaa.
Aloituspäivämäärä Napsauta kalenterikuvaketta ja valitse ensimmäinen tarkastelupäivämäärä, jolta järjestelmä kerää tiedot raporttiin.
Lopetuspäivämäärä Napsauta kalenterikuvaketta ja valitse viimeinen tarkastelupäivämäärä, jolta järjestelmä kerää tiedot raporttiin.
Käyttäjän tarkastelema Kirjoita käyttäjätunnus tai napsauta Valitse käyttäjä -painiketta ja valitse käyttäjä, josta haluat luoda raportin.
Raportin tyyppi

Valitse tyypiksi Tarkka, jos haluat nähdä kentät Käyttäjän tarkastelema, Tarkastelupäivämäärä, Käyttäjän luoma, Luontipäivämäärä, RM-yksikön nimi ja Asiakirjojen kokonaismäärä.

Valitse tyypiksi Yhteenveto, jos haluat nähdä kentät Käyttäjän tarkastelema, Tarkastelupäivämäärä ja Yksiköitä yhteensä.

Tiettynä aikana avatut ja suljetut sähköiset taltiot

Tässä raportissa näkyy, mitä sähköisiä taltioita on avattu ja suljettu määrittämäsi ajanjakson aikana. Tarkassa raportissa voidaan tehdä kysely, jossa pyydetään sekä avattuja ja suljettuja taltioita, kun taas yhteenvetoraportissa pyydetään joko avattuja tai suljettuja taltioita. Lisätietoja taltioiden avaamisesta ja sulkemisesta on ohjeaiheessa Luokat, kansiot ja taltiot.

Taulukko 10. Tiettynä aikana avatut ja suljetut sähköiset taltiot -raportissa käytössä olevat parametrit
Ominaisuus Kuvaus
Määritä arkistonmuodostussuunnitelman osa Napsauta Selaa-painiketta ja valitse arkistonmuodostussuunnitelman osa, jossa haluat ajaa raportin. Jos osaa ei määritetä, järjestelmä käyttää koko arkistonmuodostussuunnitelmaa.
Aloituspäivämäärä Napsauta kalenterikuvaketta ja valitse ensimmäinen avaus- tai sulkemispäivämäärä, jolta järjestelmä kerää tiedot raporttiin.
Lopetuspäivämäärä Napsauta kalenterikuvaketta ja valitse viimeinen avaus- tai sulkemispäivämäärä, jolta järjestelmä kerää tiedot raporttiin.
Toiminto Valitse käytettävissä olevat Avattu- ja Suljettu-valintaruudut sen mukaan, mitkä taltiot haluat sisällyttää raporttiin.
Raportin tyyppi

Valitse tyypiksi Tarkka, jos haluat nähdä kentät Avauspäivämäärä ja Sulkemispäivämäärä (näistä jompikumpi tai molemmat) sekä Käyttäjän sulkema, Luontipäivämäärä, Käyttäjän luoma ja RM-yksikön nimi.

Valitse tyypiksi Yhteenveto, jos haluat nähdä kentät Avauspäivämäärä (tai Sulkemispäivämäärä) sekä avattujen tai suljettujen yksiköiden määrän.

Kansiot ja asiakirjat, joihin liittyy poistoaikataulu

Tässä raportissa näkyy, mitkä kansiot ja asiakirjat määritettyyn poistoaikatauluun on liitetty määritetyn ajanjakson aikana.

Taulukko 11. Kansiot ja asiakirjat, joihin liittyy poistoaikataulu -raportissa käytössä olevat parametrit
Ominaisuus Kuvaus
Määritä arkistonmuodostussuunnitelman osa Napsauta Selaa-painiketta ja valitse arkistonmuodostussuunnitelman osa, jossa haluat ajaa raportin. Jos osaa ei määritetä, järjestelmä käyttää koko arkistonmuodostussuunnitelmaa.
Poistoaikataulun nimi Napsauta Valitse poistoaikataulut -painiketta ja valitse poistoaikataulu näyttöön tulleesta luettelosta tai kirjoita poistoaikataulun nimi. Jos valittu tai kirjoitettu teksti esiintyy muiden aikataulujen nimissä, myös kyseiset aikataulut tulevat valituiksi. Kirjainkoko on merkitsevä tässä kentässä.
Aloituspäivämäärä Napsauta kalenterikuvaketta ja valitse ensimmäinen liittämispäivämäärä, jolta järjestelmä kerää tiedot raporttiin.
Lopetuspäivämäärä Napsauta kalenterikuvaketta ja valitse viimeinen liittämispäivämäärä, jolta järjestelmä kerää tiedot raporttiin.
Raportin tyyppi

Valitse tyypiksi Tarkka, jos haluat nähdä kentät Poistoaikataulu, Yksikön tyyppi, Toiminnon nimi, Varauspäivämäärä, Luontipäivämäärä, Laatija ja Yksikön nimi.

Valitse tyypiksi Yhteenveto, jos haluat nähdä kentät Varauspäivämäärä, Poistoaikataulu ja Yksikön tyyppi.

Kansiot ja asiakirjat poistotoimintojen mukaisesti

Tässä raportissa näkyvät yksiköt, joihin määritetty toiminto on vaikuttanut. Ennen kuin raportti voidaan luoda, toiminto on liitettävä ainakin yhteen poistoaikatauluun ja poistoaikataulut on liitettävä ainakin yhteen luokkaan tai kansioon. Saat raportin uusimmat tiedot ajamalla arkistosta poiston tarkistuksen.

Rajoitus: Tämä raportti sisältää vain kansioita koskevia tietoja.
Taulukko 12. Kansiot ja asiakirjat poistotoimintojen mukaisesti -raportissa käytössä olevat parametrit
Ominaisuus Kuvaus
Poistotoiminto Valitse poistotoiminto valikon luettelosta, joka sisältää toiminnot Arviointi, Vie, Siirrä, Tuhoa, Väliaikainen siirto, Katkaisu ja Tärkeän asiakirjan arviointi.
Aloituspäivämäärä Napsauta kalenterikuvaketta ja valitse raportin aloituspäivämäärä. Tämä määrittää sen ajanjakson alun, jonka aikana arkistosta poiston toimintoa toteutettiin.
Lopetuspäivämäärä Napsauta kalenterikuvaketta ja valitse raportin lopetuspäivämäärä. Tämä määrittää sen ajanjakson lopun, jonka aikana arkistosta poiston toimintoa toteutettiin.
Raportin tyyppi

Valitse tyypiksi Tarkka, jos haluat nähdä kentät Toiminnon nimi, Yksikön nimi, Poistoaikataulun nimi, Vaiheen poikkeuspäivämäärä, Asiakirjaksi vahvistuksen päivämäärä tai Arkistointipäivämäärä, Käyttäjän luoma, Aikataulun nimi, Tunnus, Sijainti, Asiakirjaluokka tai Kansiotunnus, Tietovälinetyyppi ja Muoto.

Valitse tyypiksi Yhteenveto, jos haluat nähdä kentät Toiminnon nimi, RM-yksikön tyyppi ja Yksiköitä yhteensä.

Kansiot ja asiakirjat pidossa

Tässä raportissa näkyy, mitkä kansiot ja asiakirjat ovat tällä hetkellä pidossa. Järjestelmässä on oltava ainakin yksi aiemmin luotu, yksiköissä käyttöön otettu pito. Päivämäärä viittaa ajankohtaan, jolloin pito on otettu käyttöön.

Taulukko 13. Kansiot ja asiakirjat pidossa -raportissa käytössä olevat parametrit
Ominaisuus Kuvaus
Määritä arkistonmuodostussuunnitelman osa Napsauta Selaa-painiketta ja valitse arkistonmuodostussuunnitelman osa, jossa haluat ajaa raportin. Jos osaa ei määritetä, järjestelmä käyttää koko arkistonmuodostussuunnitelmaa.
Aloituspäivämäärä Napsauta kalenterikuvaketta ja valitse ensimmäinen pitopäivämäärä, jolta järjestelmä kerää tiedot raporttiin.
Lopetuspäivämäärä Napsauta kalenterikuvaketta ja valitse viimeinen pitopäivämäärä, jolta järjestelmä kerää tiedot raporttiin.
Raportin tyyppi

Valitse tyypiksi Tarkka, jos haluat nähdä kentät Yksikön tyyppi, Yksikön nimi, Luontipäivämäärä, Käyttäjän luoma, Pidon päivämäärä, Pidon nimi, Tunnus, Sijainti, Asiakirjaluokka tai Kansiotunnus, Tietovälinetyyppi ja Muoto.

Valitse tyypiksi Yhteenveto, jos haluat nähdä kentät Yksikön tyyppi ja Yksiköitä yhteensä.

Sähköisten asiakirjojen sijainti sovellustyypin mukaan

Tässä raportissa näkyvät niiden asiakirjojen sijainnit sovellustyypin mukaan, jotka ovat luoneet liitetyn dokumentin. Raportti käyttää vahvistetun asiakirjan Muoto-kentän tietoja. Muoto-kenttä on valinnainen merkintä, kun sähköinen asiakirja vahvistetaan Base- ja PRO-tietomalleissa, mutta se on pakollinen kenttä DoD-tietomallissa. Jos Muoto-kentän arvo vastaa jotakin raportissa valittavissa olevaa muotoilutyyppiä, järjestelmä valitsee asiakirjan raporttiin.

Taulukko 14. Sähköisten asiakirjojen sijainti sovellustyypin mukaan -raportissa käytössä olevat parametrit
Ominaisuus Kuvaus
Sovelluksen tyyppi Napsauta Valitse sovelluksen tyyppi -painiketta ja valitse tämän jälkeen näyttöön tulevasta luettelosta sovelluksen tyyppi. Voit tarvittaessa siirtyä seuraavalle sovellustyyppien sivulle napsauttamalla Seuraava-painiketta.
Raportin tyyppi

Valitse tyypiksi Tarkka, jos haluat nähdä kentät Sovelluksen tyyppi, Käyttäjän luoma, Luontipäivämäärä ja RM-yksikön nimi (sisältää sijainnin).

Valitse tyypiksi Yhteenveto, jos haluat nähdä kentät Sovelluksen tyyppi, Sijainti ja Yksiköiden määrä.

Asiakirjat, joille on määritetty luokituksen lasku tai luokituksen poisto (vain DoD-luokitukset)

Tässä raportissa näkyy luettelo asiakirjoista, joiden luokitus on ajoitettu laskettavaksi tai poistettavaksi määritetyn ajanjakson aikana. Tämä raportti tuottaa tuloksia vain, kun aikaa on kulunut tarpeeksi siihen, että joissakin asiakirjoissa on määrä tapahtua kyseinen luokituksen muutos. Käyttäjät näkevät vain asiakirjat, joiden suojausluokitus on sama tai alempi kuin käyttäjän luokitus. Luokituksen lasku tapahtumien perusteella ei ole käytettävissä raportissa.

Taulukko 15. Asiakirjat, joille on määritetty luokituksen lasku tai luokituksen poisto -raportissa käytössä olevat parametrit
Ominaisuus Kuvaus
Määritä arkistonmuodostussuunnitelman osa Napsauta Selaa-painiketta ja siirry arkistonmuodostussuunnitelman osaan, josta haluat luoda raportin. Napsauta Ok-painiketta, kun haluamasi yksikkö näkyy polun lopussa. Jos osaa ei määritetä, järjestelmä käyttää koko arkistonmuodostussuunnitelmaa.
Luokitustoiminto Valitse vaihtoehto Lasketaan, jos haluat etsiä asiakirjoja, joiden luokitus muuttuu Erittäin salainen- tai Salainen-luokituksesta alempaan luokitukseen. Valitse vaihtoehto Luokituksen poisto, jos haluat etsiä asiakirjoja, joiden luokitus muuttuu Erittäin salainen-, Salainen- tai Luottamuksellinen-luokituksesta Luokittelematon-luokitukseen.
Aloituspäivämäärä Napsauta kalenterikuvaketta ja valitse ensimmäinen päivämäärä, jolta järjestelmä kerää tiedot raporttiin.
Lopetuspäivämäärä Napsauta kalenterikuvaketta ja valitse viimeinen päivämäärä, jolta järjestelmä kerää tiedot raporttiin.
Raportin tyyppi

Valitse tyypiksi Tarkka, jos haluat nähdä kentät Luokituksen laskupäivämäärä, Nykyinen luokitus, Asiakirjan otsikko ja Luokituksen laskuohjeet (kun valittuna on vaihtoehto Lasketaan). Jos valittuna on vaihtoehto Luokituksen poisto, raportissa näkyvät kentät Luokituksen poistopäivämäärä, Nykyinen luokitus ja Asiakirjan otsikko.

Valitse tyypiksi Yhteenveto, jos haluat nähdä kentät Luokituksen laskupäivämäärä, Nykyinen luokitus ja Asiakirjan otsikko (kun valittuna on vaihtoehto Lasketaan). Jos valittuna on vaihtoehto Luokituksen poisto, raportissa näkyvät kentät Luokituksen poistopäivämäärä, Nykyinen luokitus ja Asiakirjan otsikko.

Asiakirjakansiot, joihin ei liity arkistostapoistoaikataulua

Jos luot asiakirjakansioita ennen kuin luot niiden poistoaikataulut, voit etsiä kansiot myöhemmin tämän raportin avulla, kun olet valmis määrittämään kansioiden poistoaikataulut. Raportti koskee koko arkistonmuodostussuunnitelmaa.

Taulukko 16. Asiakirjakansiot, joihin ei liity arkistostapoistoaikataulua -raportin käytössä olevat parametrit
Ominaisuus Kuvaus
Raportin tyyppi

Valitse tyypiksi Tarkka, jos haluat nähdä kentät Yksikön tyyppi, Yksikön nimi, Tunnus, Luontipäivämäärä tai Arkistointipäivämäärä, Laatija, Sijainti, Asiakirjaluokka tai Kansiotunnus, Tietovälinetyyppi ja Muoto.

Valitse tyypiksi Yhteenveto, jos haluat nähdä vain kunkin yksikkötyypin yksiköiden määrän.

Tiettynä aikana tehdyt arviointipäätökset

Tässä raportissa on luettelo kaikista luokista, kansioista ja asiakirjoista, joille on tehty määritetty arviointipäätös. Raportti koskee koko arkistonmuodostussuunnitelmaa. Asianmukaisiin IBM Enterprise Records -kansioihin on aiemmin luotava ja niissä käyttöön otettava poistoaikataulut. Tämän lisäksi on ajettava arkistosta poiston tarkistus. Arvioijien on tehtävä tehtävät valmiiksi käsittelyreitin Saapuneet-kansiossaan (tai julkisessa Saapuneet-kansiossa RecordsManagerApproval).

Ennen kuin tämä raportti ajetaan, on luotava mukautettu objekti toteuttamalla seuraava toimintosarja:

  1. Siirry ohjelman Enterprise Manager (EM), kohtaan FPOS > Asiakirjojen hallinta > RM-pääsivu > Järjestelmän kokoonpano.
  2. Valitse vaihtoehdot Uusi > Mukautettu objekti.
  3. Kirjoita mukautetun objektin nimi ja napsauta Seuraava-painiketta.
  4. Valitse Näytä piilotettujen luokkien luettelo -valintaruutu.
  5. Valitse Järjestelmän kokoonpano -luokka luettelosta.
  6. Kirjoita Ominaisuuden nimi -kenttään tarkalleen seuraava merkkijono: Poistovaihe on pakollinen
  7. Kirjoita Ominaisuuden arvo -kenttään arvo 1
  8. Tee objektin luonti loppuun.
  9. Päivitä objektisäilö.
Taulukko 17. Tiettynä aikana tehdyt arviointipäätökset -raportissa käytössä olevat parametrit
Ominaisuus Kuvaus
Arvioinnin päätös Valitse arviointipäätös valikosta, jonka vaihtoehdot ovat Hyväksy, Hylkää, Pito ja Muuta aikataulua.
Aloituspäivämäärä Napsauta kalenterikuvaketta ja valitse ensimmäinen arviointipäivämäärä, jolta järjestelmä kerää tiedot raporttiin.
Lopetuspäivämäärä Napsauta kalenterikuvaketta ja valitse viimeinen päivämäärä, jolta järjestelmä kerää tiedot raporttiin.
Raportin tyyppi

Valitse tyypiksi Tarkka, jos haluat nähdä kentät Vaiheen päätöspäivämäärä (kuukausi), Aikataulun nimi, Yksikön tyyppi, Vaiheen päätöspäivämäärä (päivä ja kellonaika), Arvioinnin huomautukset, Luontipäivämäärä ja Laatija.

Valitse tyypiksi Yhteenveto, jos haluat nähdä kentät Vaiheen päätöspäivämäärä (kuukausi), Aikataulun nimi, Yksikön tyyppi ja Yksiköitä yhteensä.

Arkistonmuodostussuunnitelman rakennenäkymä

Tässä raportissa on luettelo arkistonmuodostussuunnitelman valitun osan luokista tai kansioista (tai molemmista). Päivämäärät ovat yksiköiden luontipäivämääriä.

Taulukko 18. Arkistonmuodostussuunnitelman rakennenäkymän jakso -raportissa käytössä olevat parametrit
Ominaisuus Kuvaus
Määritä arkistonmuodostussuunnitelman osa Napsauta Selaa-painiketta ja valitse arkistonmuodostussuunnitelman osa, jossa haluat ajaa raportin. Jos osaa ei määritetä, järjestelmä käyttää koko arkistonmuodostussuunnitelmaa.
RM-yksikön tyyppi Valitse luettelosta ainakin yksi RM-yksikkö napsauttamalla sitä (voit valita useita yksiköitä pitämällä vaihto- tai Ctrl-näppäintä painettuna ja napsauttamalla sitten valittavia yksiköitä).
Aloituspäivämäärä Napsauta kalenterikuvaketta ja valitse ensimmäinen luontipäivämäärä, jolta järjestelmä kerää tiedot raporttiin.
Lopetuspäivämäärä Napsauta kalenterikuvaketta ja valitse viimeinen luontipäivämäärä, jolta järjestelmä kerää tiedot raporttiin.
Raportin tyyppi

Valitse tyypiksi Tarkka, jos haluat nähdä kentät Yksikön tyyppi, Käyttäjän luoma, Luontipäivämäärä, Yksikön nimi sekä tämän tyyppisten yksiköiden kokonaismäärän.

Valitse tyypiksi Yhteenveto, jos haluat nähdä vain tämän tyyppisten yksiköiden määrän.

Tärkeät asiakirjat, joille on määritetty arkistosta poisto

Tässä raportissa näkyy, mitkä tärkeät asiakirjat on määritetty arvioitavaksi (tai jonkin muun määritetyn toiminnon kohteeksi) määritetyn ajanjakson aikana. Tärkeän asiakirjan arviointitoiminto on määritettävä etukäteen. Lisäksi on määritettävä toistuva päivämäärä, jos toiminto toteutetaan säännöllisin väliajoin. Asiakirjan tärkeysilmaisimen arvoksi on määritettävä true (tosi). Päivitä asiakirjat ajamalla arkistosta poiston tarkistus, ennen kuin ajat tämän raportin. Lisätietoja on ohjeaiheessa Tärkeiden asiakirjojen määritys.

Taulukko 19. Tärkeät asiakirjat, joille on määritetty arkistosta poisto -raportissa käytössä olevat parametrit
Ominaisuus Kuvaus
Määritä arkistonmuodostussuunnitelman osa Napsauta Selaa-painiketta ja valitse arkistonmuodostussuunnitelman osa, jossa haluat ajaa raportin. Jos osaa ei määritetä, järjestelmä käyttää koko arkistonmuodostussuunnitelmaa.
Aloituspäivämäärä Napsauta kalenterikuvaketta ja valitse tärkeiden asiakirjojen arviointien ensimmäinen päivämäärä.
Lopetuspäivämäärä Napsauta kalenterikuvaketta ja valitse tärkeiden asiakirjojen arviointien viimeinen päivämäärä.
Raportin tyyppi

Valitse tyypiksi Tarkka, jos haluat nähdä kentät Arviointipäivämäärä, Luontipäivämäärä, Käyttäjän luoma ja Yksikön nimi.

Valitse tyypiksi Yhteenveto, jos haluat nähdä kentän Arviointipäivämäärä ja asiakirjojen kokonaismäärän.



Palaute

Päivitetty viimeksi: Elokuu 2011


© Copyright IBM Corp. 2011.
Tämä Information Center -sivusto perustuu Eclipse-tekniikkaan. (http://www.eclipse.org).