Un patró de nomenclatura proporciona un mode d'anomenar automàticament categories de registres, carpetes de registres i registres perquè compleixin els convenis aplicables. Quan un usuari crea una d'aquestes entitats que té un patró de nomenclatura associat, el nom es proporciona de forma automàtica al pas Configura les propietats. El sistema no impedeix a l'usuari canviar aquest nom. S'assignen números creixents que s'utilitzen tan bon punt apareix el pas Configura les propietats. Si cancel·leu l'operació abans de crear l'entitat, aquest número no s'utilitzarà mai.
Per anomenar de forma automàtica categories i carpetes:
Quant a la sintaxi dels patrons de nomenclatura
És possible que el procés empresarial exigeixi que els noms de les carpetes comencin per la lletra A i, tot seguit, dos dígits que representin l'any, un guionet i, finalment, un número de carpeta, com ara A07-000005. El patró següent crea aquests noms:
A[YY]-[\d\d\d\d\d\d]
En aquesta patró, A és el primer caràcter, YY representa l'any i \d és un numeral. El sistema proporciona automàticament els valors per defecte especificats entre claudàtors []. Per tant, YY es reemplaça amb els darrers dos dígits de l'any actual. \d es reemplaça amb dígits creixents. El valor d'increment s'especifica en un altre camp en introduir la cadena.
En un altre patró de nomenclatura de registres, és possible que vulgueu crear una regla de nomenclatura per a les carpetes en sèries KX seguides d'un any de dos dígits, un punt, un mes de dos dígits, un guionet i dos conjunts de numerals creixents, com ara KX07.06-0004-03. El patró següent compliria aquesta necessitat:
KX[AA.MM]-[\d\d\d\d]-[\d\d]
També podeu utilitzar patrons personalitzats per crear patrons basats en metadades. Per exemple, és possible que les polítiques de l'organització exigeixin que el conveni de nomenclatura de carpetes de registres sigui any, espai, assumpte (metadades) de la carpeta de registres, espai i un número de 5 dígits, com ara "2006 Crèdit 00005." Per a això, podeu crear un patró de nomenclatura amb les especificacions següents:
[AAAA] [AQUEST.AssumpteCorreuElectrònic] [\d\d\d\d\d]El sistema proporcionarà els valors per defecte per a l'any i l'assumpte perquè s'han especificat entre []. AQUEST.AssumpteCorreuElectrònic és un patró personalitzat. Per tant, el sistema proporcionarà el valor del camp de metadades, AssumpteCorreuElectrònic, que especifiqueu per al pare de la carpeta de registres. Heu d'especificar el nom simbòlic de la propietat mentre creeu un patró personalitzat. A més a més, si no hi ha cap valor disponible per a la propietat especificada, es genera un error. Aquest patró personalitzat només es aplicable a les entitats de nivell 2 o inferiors (3, 4, etc.) al pla de fitxers. El nivell de pla de fitxers és un altre camp que s'emplena quan s'afegeix un nivell de patró.O bé
[AAAA] [Pare.AssumpteCorreuElectrònic] [\d\d\d\d\d]
No utilitzeu cap caràcter que no sigui vàlid per als noms. Per exemple, no utilitzeu un caràcter de barra inclinada / quan incorporeu dates. Els caràcters no vàlids són:
\ / : * ? " < > |Per garantir que els usuaris no superin el nombre de caràcters que heu especificat al patró de nomenclatura, delimiteu el patró de nomenclatura utilitzant els símbols ^ i $. Per exemple, si creeu el patró de nomenclatura \d\d\d, afegiu el símbol ^ al començament del patró de nomenclatura i el símbol $ al final del patró de nomenclatura, com es mostra tot seguit:
^\d\d\d$Això garantirà que, quan un usuari introdueixi un valor, el nombre de caràcters introduïts no superi el nombre de caràcters especificats a la cadena del patró.
Per afegir un patró de nomenclatura:
Per afegir un nivell de patró:
Exemple
Si voleu que les subcategories d'una categoria de registres de nivell superior rebin un nom automàticament, creeu un patró per al nivell 2 i seleccioneu Categoria de registres com a tipus. Si també voleu que les carpetes de registres d'aquesta subcategoria rebi un nom de forma automàtica, creeu un patró per al nivell 3 i seleccioneu Carpeta de registres com a tipus. Si aquests dos nivells de patró són al patró de nomenclatura, les subcategories del nivell 2 i les carpetes de registres del nivell 3 reben un nom automàticament.
Per afegir o modificar nivells de patró més endavant:
Per assignar un patró de nomenclatura a un pla de fitxers (necessari per activar la nomenclatura automàtica):