Kopiowanie akt do innej lokalizacji w tym samym planie umieszczania w folderach może przeprowadzić tylko użytkownik
posiadający co najmniej rolę Użytkownik uprzywilejowany lub rolę Recenzent. Gdy
użytkownik uprzywilejowany lub recenzent kopiuje rekord, wówczas produkt IBM® Enterprise Records
kopiuje zadeklarowany dokument w składnicy obiektów akt z tego samego pliku źródłowego z inną nazwą zawierania się. Produkt
IBM Enterprise Records kopiuje metadane akt do nowego folderu w składnicy obiektów planu
umieszczania w folderach (FPOS) z odsyłaczem do dokumentu skopiowanego w ROS (nie kopiuje nazwy, opisu, zabezpieczeń ani
informacji o rozporządzeniu).
Skutki kopiowania akt.
- Wpływ kopiowania akt na zabezpieczenia - po skopiowaniu akt nowe akt dziedziczą zabezpieczenia z nowego kontenera nadrzędnego.
- Wpływ kopiowania akt na rozporządzenia - kopiowane akta dziedziczą harmonogram rozporządzenia z nowego kontenera nadrzędnego,
chyba że akta zawierają rozporządzenie wynikające z typu akt.
Jeśli akta oryginalne są już odcięte, wówczas akta skopiowane nie są jeszcze odcięte. Autoryzowany użytkownik musi zainicjować
rozporządzenie względem akt skopiowanych, pod warunkiem że dla skopiowanych akt istnieje harmonogram rozporządzenia wynikający
z typu akt.
Aby skopiować akta (pojedyncze):
- Wyszukaj w hierarchii planu umieszczania w folderach, aby uzyskać dostęp do akt przeznaczonych do skopiowania.
- Kliknij prawym przyciskiem myszy nazwę akt i wybierz opcję Kopiuj z menu kontekstowego.
- Do pola Tytuł dokumentu zostanie wprowadzona nazwa akt z przedrostkiem Kopia.
- Wprowadź opis kopii akt i kliknij przycisk Dalej.
- Przejdź do lokalizacji w planie umieszczania w folderach, w której zostanie zapisana kopia, a następnie kliknij przycisk
Kopiuj.
- Po wyświetleniu komunikatu z potwierdzeniem w celu sprawdzenia zakończenia czynności kopiowania kliknij przycisk
OK, aby wrócić do strony Przeglądaj. Uwaga:
- Akta elektroniczne nie mogą być kopiowane do akt fizycznych.
- Akta nie mogą być kopiowane do folderu docelowego, który jest aktywny lub otwarty.
Aby skopiować więcej akt:
- Wyszukaj w hierarchii planu umieszczania w folderach, aby uzyskać dostęp do akt przeznaczonych do skopiowania.
- Zaznacz pola wyboru po lewej stronie akt, które zamierzasz skopiować.
- W menu Czynności dla wielu obiektów wybierz opcję Kopiuj.
- W oknie Kopiuj wybierz lokalizację w planie umieszczania w folderach, do której zamierzasz skopiować
akta z listy.
W celu ograniczenia liczby elementów, jaka pojawi się na liście Nazwa obiektu, można użyć pola Filtr. Na
przykład: jeśli wiadomo, że lokalizacja planu umieszczania w folderach zawiera w nazwie literę x, wówczas można wpisać x do pola
filtru, kliknąć przycisk Przejdź, a lista zostanie odświeżona z uwzględnieniem nazw lokalizacji planu
umieszczania w folderach z literą x. Kliknij przycisk Resetuj, aby na liście ponownie wyświetlić pełną
listę planów umieszczania w folderach, w porządku alfabetycznym.
- Przejdź do lokalizacji w planie umieszczania w folderach, w której zostanie zapisana kopia, a następnie kliknij przycisk
Kopiuj.
- Po wyświetleniu komunikatu z potwierdzeniem w celu sprawdzenia zakończenia czynności Kopiuj kliknij
przycisk OK, aby wrócić do strony Przeglądaj.