Preferencje serwisu dotyczące produktu Integration for Microsoft Office określają
działanie konkretnych funkcji produktu Integration for Microsoft Office.
Opcje tworzenia
Opcje tworzenia określają różne działania podczas dodawania, wprowadzania/zwracania
oraz pobierania dokumentu.
- Opcja Pokaż domyślny szablon wprowadzania określa, czy użytkownicy mogą wybierać domyślny szablon
wprowadzania podczas dodawania albo wprowadzania/zwracania dokumentu. Domyślny szablon wprowadzania wymaga, aby użytkownik
określił lokalizację dokumentu, klasę dokumentu oraz dowolne właściwości określone przez klasę. Wyłączenie tej opcji spowoduje
ograniczenie użytkowników do szablonów wprowadzania utworzonych przez bieżącego użytkownika.
- Opcja Pobierz podczas otwierania dokumentu określa, czy dokument jest pobierany automatycznie, gdy
użytkownik kliknie dwukrotnie dokument w panelu zadań. W celu pobierania dokumentu użytkownik musi mieć odpowiednie prawa dostępu. Ta opcja nie ma zastosowania w przypadku otwierania dokumentu za pomocą opcji menu.
- Opcja Po otwarciu dokumentu zamknij panel zadań określa, czy po otwarciu dokumentu
FileNet P8 następuje zamknięcie panelu przeglądania lub panelu wyszukiwania. Włączenie tej opcji powoduje zamykanie panelu zadań po otwarciu
dokumentu.
Jeśli dokument zostanie otwarty w nowym oknie, wówczas panel zadań w pierwotnym oknie również zostanie zamknięty.
- Opcja Użyj nazwy pliku jako tytułu określa, czy podczas dodawania nowego dokumentu nazwa
pliku dokumentu Microsoft® Office z rozszerzeniem jest używana jako domyślny tytuł. Jeśli ta opcja jest włączona, wówczas
dochodzi do zastąpienia domyślnego tytułu (jeśli taki istnieje), który został określony w szablonie wprowadzania.
Opcje usuwania pliku lokalnego
Opcje usuwania pliku lokalnego określają, czy kopia lokalna dokumentu
jest usuwana z lokalnego systemu plików po dodaniu lub wprowadzeniu/zwróceniu dokumentu z aplikacji Office. Usunięcie pliku jest
dobrym rozwiązaniem, jeśli plik ma wielu autorów; wówczas przed ponowną modyfikacją pliku każdy autor zostaje zmuszony do pobrania i
ściągnięcia najnowszej wersji pliku. Dostępne są następujące opcje:
- Usuń po dodaniu - określa, czy lokalny plik jest usuwany po pomyślnym dodaniu dokumentu.
- Usuń po wprowadzeniu/zwróceniu - określa, czy lokalny plik jest usuwany po pomyślnym wprowadzeniu/zwróceniu dokumentu.
- Usuń po zapisaniu - określa, czy lokalny plik jest usuwany po zapisaniu pliku za pomocą działania
Zapisz.
- Usuń po anulowaniu pobierania - określa, czy lokalny plik jest usuwany po pomyślnym anulowaniu pobierania.
Uwaga: Plik
lokalny jest usuwany tylko wówczas, gdy używana aplikacja Office to ta sama aplikacja, która była używana w celu utworzenia tego
pliku. W przypadku anulowania pobierania plik musi być również otwarty. Jeśli jest zamknięty, wówczas pobieranie nie zostanie
anulowane.
Opcje programu Outlook
Opcje programu Outlook określają zachowanie programu Microsoft® Outlook podczas dodawania
wiadomości e-mail do programu FileNet P8 oraz podczas wysyłania obiektów FileNet P8 w wiadomości e-mail.
- Opcja Podczas dodawania przypominaj o właściwościach określa, czy program Outlook przypomina użytkownikowi o
konieczności wpisywania informacji w trakcie dodawania wiadomości e-mail do FileNet P8 metodą przeciągania i upuszczania.
Jeśli ta opcja nie jest zaznaczona, wówczas użytkownik może po prostu dodać wiadomość e-mail do FileNet P8 bez konieczności wprowadzania
informacji poprzez przeciąganie i upuszczanie ich do żądanego folderu. Właściwości dla
wiadomości e-mail są zapełniane automatycznie w zależności od tego, w jaki sposób odwzorowane zostały właściwości. Więcej informacji
zawiera sekcja Konfigurowanie odwzorowania właściwości programu Microsoft Outlook.
- Usuń wiadomość e-mail po dodaniu określa, czy wiadomość e-mail jest usuwana po jej pomyślnym dodaniu do
platformy FileNet P8.
- Dodaj załącznik tylko jako odsyłacz określa, co się stanie, gdy użytkownik zechce wysłać obiekt platformy
FileNet P8 w wiadomości e-mail. Wyłączenie tej opcji
oznacza, że użytkownik może dodać obiekt jako kopię oryginału bądź jako odsyłacz do obiektu oryginału. Włączenie tej opcji oznacza, że użytkownik może dodać obiekt do wiadomości e-mail tylko jako
odsyłacz do obiektu oryginału.
Śledzenie pliku
Opcje śledzenia pliku określają domyślne położenie
plików użytkowników. Aby uzyskać najwięcej korzyści ze składnika File Tracker, opcje wybrane w
tym miejscu powinny być zgodne z opcjami wybranymi dla
ustawień ogólnych dotyczących śledzenia
plików.
Ustawienie Katalog dokumentów określa ścieżkę w
systemie użytkownika, w której dokumenty powinny być umieszczane w przypadku otwierania lub
pobierania dokumentu. Dostępne są następujące opcje:
- Opcja Użyj ustawień Workplace XT używa katalogu dokumentów i
ustawień kwalifikowanej ścieżki z preferencji serwisu dla ustawień ogólnych dotyczących
śledzenia plików.
- Opcja Ustawienia domyślne aplikacji używa domyślnego położenia
aplikacji; zwykle: C:\Documents and Settings\nazwa_użytkownika\Moje
dokumenty.
- Opcja Ścieżka katalogu głównego używa ścieżki katalogu głównego
określonej w profilu użytkownika; zwykle C:\Documents and
Settings\nazwa_użytkownika.
- Opcja Moje dokumenty ustawia ścieżkę katalogu na folder „Moje
dokumenty” użytkownika, który zwykle ma następujące położenie: C:\Documents and
Settings\nazwa_użytkownika\Moje dokumenty.
- Dokładna ścieżka - wykorzystuje dokładną ścieżkę wprowadzoną do
pola Kwalifikowana ścieżka.
Pole Kwalifikowana
ścieżka służy do określania dokładnej ścieżki lub folderu, która zostanie
dołączona do ścieżki określonej przez ustawienie Ustawienia domyślne
aplikacji, Ścieżka katalogu głównego lub Moje
dokumenty.
Wynikowa ścieżka musi istnieć w systemie użytkownika. To pole jest
ignorowane, jeśli użytkownik wybrał opcję Użyj ustawień Workplace XT.
Przyjmijmy na przykład, że domyślnym położeniem aplikacji jest C:\Documents and
Settings\nazwa_użytkownika\Moje dokumenty i jako kwalifikowaną ścieżkę
określono MojFolder. Gdy użytkownik pobierze lub otworzy dokument z programu
Word, jego dokument zostanie zapisany w ścieżce C:\Documents and
Settings\nazwa_użytkownika\Moje dokumenty\MojFolder.
Wielodostępowe środowisko Citrix oraz ustawienia śledzenia plików
W przypadku korzystania ze zintegrowanych
aplikacji Office w wielodostępowym środowisku Citrix® zalecane jest skonfigurowanie opcji Ścieżka katalogu głównego, Moje dokumenty i Użyj
ustawień Workplace XT w celu zapewnienia wszystkim użytkownikom dostępu do dokumentu, który zostanie ściągnięty z platformy FileNet P8. Jeśli zostanie skonfigurowana opcja Użyj ustawień Workplace
XT, wówczas należy potwierdzić, że ustawienia związane z aplikacją Workplace XT są zgodne z
opcjami Ścieżka katalogu głównego i Moje dokumenty.
Użyj ustawienia Dokładna ścieżka,
aby najpierw utworzyć współużytkowany katalog, a następnie określić położenie katalogu. W
przypadku wybrania ustawienia Ustawienia domyślne aplikacji, potwierdź, że określona ścieżka
używa położenia aplikacji, np. C:\Documents and
Settings\nazwa_użytkownika\.
Kategorie typów plików
Można określić kategorie typów plików, które
będą służyły jak filtry, gdy użytkownicy przeglądają lub wyszukują dokumenty. Kategoria typów
plików zawierać listę typów MIME. Typ pliku bez zdefiniowanych typów MIME dotyczy obiektów,
które nie zawierają treści. Typy plików są definiowane w preferencji serwisu
Kategorie typów plików.