IBM Enterprise Records, Versão 5.1.+            

Gestão de registos

O IBM® Enterprise Records é um componente de suplemento do conjunto de programas do IBM FileNet P8. O IBM Enterprise Records permite criar e manter registos precisos, seguros e fiáveis para informações electrónicas e físicas. Pode utilizar o IBM Enterprise Records para gerir registos de qualquer tipo, independentemente do suporte ou formato. A compreensão do IBM Enterprise Records está dependente da compreensão daquilo em que consiste um registo e do motivo pelo qual é utilizado um sistema de gestão de registos.

Registos e metadados

No contexto do IBM Enterprise Records, um registo é constituído por metadados: um ficheiro que referencia e contém informações sobre outro ficheiro electrónico (documento) ou objecto físico. Os registos são criados para colocar o documento ou o objecto físico sob controlo da empresa ou do governo, o qual especifica a forma como o documento ou o objecto deve ser armazenado, acedido e, eventualmente, eliminado. Os metadados têm a forma de propriedades do registo, como por exemplo, tipo de suporte, formato, autor, assunto, revisor, localização e data de publicação. Os registos são colocados sob este controlo conforme requerido pelas normas governamentais e directrizes para o tipo de registo. A imagem seguinte ilustra a criação de registos de origens diferentes. Cada registo remete para a informação que é gerida pelo sistema.

A figura seguinte ilustra a forma como os registos podem ser armazenados em repositórios diferentes, incluindo um repositório que pode incluir conteúdo da Web, documentos do MS Office, ficheiros de áudio; outro que pode conter correio electrónico; e um terceiro que pode conter cassetes de vídeo, microfilme e CD-ROMs; e ainda um outro que pode conter contratos, patentes e autorizações. Cada registo remete para a informação gerida pelo sistema

Gestão de registos

A gestão de registos refere-se às actividades de gestão, como por exemplo, planeamento, controlo e organização para a criação, armazenamento, utilização, obtenção e eliminação dos registos. Por outras palavras, a gestão de registos inclui todas as actividades realizadas para manter os registos ao longo do seu ciclo de vida de criação, utilização activa, armazenamento inactivo e eliminação.

A necessidade da gestão de registos

Para garantir que as informações da organização são precisas, completas e facilmente acessíveis é necessário preparar um sistema de gestão de registos fiável. Caso contrário, poderá estar a despender bastante tempo em actividades improdutivas, como por exemplo, localizar informações manualmente ou procurar registos em falta ou incorrectamente arquivados.

Na ausência de um sistema de gestão de registos, pode tornar-se difícil localizar, interpretar e cumprir a legislação e regulamentos de manutenção de registos. Tal pode resultar em multas avultadas, penalizações e outras consequências legais. Também poderá deparar-se com os riscos associados a litígios, confidencialidade e segurança de informação vital e crítica, se não efectuar a manutenção e gestão adequada dos registos.

Utilize o IBM Enterprise Records para mitigar estes riscos. Pode utilizar o IBM Enterprise Records para manter as informações importantes, como registos, disponíveis quando necessário, utilizando técnicas de pesquisa, enquanto os registos inactivos ou de menor relevância são destruídos ou arquivados.

A função do IBM Enterprise Records na gestão de registos

O IBM Enterprise Records permite efectuar a gestão de registos em toda a empresa, independentemente do suporte de armazenamento. O objectivo do IBM Enterprise Records é garantir que: Utilizando o IBM Enterprise Records, pode:

Funcionalidades e benefícios do IBM Enterprise Records

A tabela seguinte indica as funcionalidades do IBM Enterprise Records e os benefícios de cada funcionalidade.
Funcionalidade Benefício
Repositório centralizado de registos
  • Utilização e disponibilidade generalizada da informação em toda a empresa.
  • Tomada de decisões eficaz devido a disponibilização em tempo útil da informação relevante.
Localizações virtuais e contentores para armazenar registos para documentos electrónicos e físicos numa hierarquia
  • Controlo sobre conjuntos de documentos impressos e ficheiros electrónicos.
  • Simulação do ambiente de escritório real.
  • Localizações virtuais e contentores formam a estrutura de armazenamento físico real.
  • Controlo de custos com a redução de despesas em espaço de escritório, equipamento e colaboradores necessários para a gestão e obtenção de registos.
Funcionalidades de pesquisa de fácil utilização
  • Acesso simples e em tempo útil às informações necessárias sem a utilização de sintaxe de consulta complexa.
Regras de retenção e eliminação para registos Controlo definido pelo utilizador relativamente à:
  • Duração da retenção do registo.
  • Forma de tratamento do registo no fim da agenda de retenção.
  • Revisão dos registos antes de serem destruídos.
Procedimentos de auditoria para registos, registo automático do período de retenção e início do processo de eliminação para registos
  • Os registos não são acidentalmente destruídos, alterados, manipulados, danificados, ou extraviados.
  • Os registos são destruídos apenas de acordo com a agenda de eliminação ou como parte de um procedimento de auditoria
  • Os registos que deixam de ser necessários são eliminados para reduzir os requisitos de armazenamento.
Importar e exportar registos
  • Os registos de que a organização não necessita com regularidade, mas que têm de ser mantidos para cumprir os regulamentos governamentais, podem ser exportados para outra localização.
  • Os registos podem ser importados de outros repositórios de registos.
Controlos de segurança adequados aos registos
  • Os utilizadores não autorizados não podem aceder aos registos.
  • Os utilizadores não podem acidentalmente eliminar registos. Os registos podem ser eliminados por um administrador de registos ou em resultado de um procedimento de auditoria.
  • Os utilizadores podem realizar apenas as operações relacionadas com registos para as quais têm os direitos de acesso adequados.
Integração com o IBM FileNet P8 Workplace, Workplace XT, Microsoft Office, e Microsoft Outlook Declaração de registos manual ou automática a partir do:
  • Workplace ou Workplace XT
  • Microsoft Outlook, Word, Excel, e Power Point
  • Modelos de entrada

Funções de utilizador no IBM Enterprise Records

O IBM Enterprise Records inclui um modelo de segurança de utilizador baseado em funções e inclui funções para administrador de registos, gestor de registos, utilizador privilegiado (DoD e Base) ou revisor de registos (PRO), e utilizador de registos. Cada função determina quais as tarefas que um utilizador com essa função pode executar. Para obter mais informações, consulte o tópico Segurança do FileNet P8.

Tipos de instalação do IBM Enterprise Records

Antes de instalar a aplicação IBM Enterprise Records, tem de seleccionar o tipo de instalação (modelo de dados) mais adequada às suas necessidades de gestão de registos. Estão disponíveis os seguintes modelos de dados:

Tipos de entidades do IBM Enterprise Records

No IBM Enterprise Records, os registos são armazenados numa estrutura hierárquica que contém diferentes entidades de gestão de registos. A imagem seguinte ilustra a estrutura hierárquica destas entidades seguida por uma breve explicação de cada entidade:

O gráfico seguinte ilustra uma estrutura hierárquica de registos em que o armazenamento de objectos de plano de ficheiros se encontra no nível principal.

É indicado em seguida um exemplo da hierarquia das entidades de gestão de registos

Plano de ficheiros

Gestão geral (categoria)
     Ficheiros de correspondência (pasta)
     Apresentações de programas (pasta)
          Conferência de formação de gestão 2006 (volume)
          Conferência de formação de gestão 2007 (volume)
Gestão de informação (categoria)
     Ficheiros de correspondência (pasta)
     Folhas de número de operador (pasta)


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Última actualização: Agosto de 2011


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