Puede navegar por una jerarquía de almacenes de objetos y favoritos que son
contenedores de primer nivel de elementos como documentos, carpetas y búsquedas
predeterminadas.
- Los documentos pueden ser cualquier tipo de archivo electrónico como, por ejemplo,
un archivo de procesamiento de texto o una hoja de cálculo. Los documentos también pueden
ser un elemento externo que no esté almacenado electrónicamente, pero que pueda
representarse y rastrearse a través de un conjunto de propiedades. Por ejemplo, un "documento" externo
podría ser un CD, un DVD, un libro u otro dispositivo físico.
Consejo: Para ver un documento,
localícelo y, a continuación, haga doble clic en él para verlo.
- Las carpetas contienen elementos con una relación lógica, por ejemplo subcarpetas,
documentos o búsquedas predefinidas.
- Aparece una carpeta Todas las búsquedas bajo cada almacén de objetos. La carpeta
Todas las búsquedas es un modo práctico de ver y utilizar
las búsquedas predefinidas a las que se dispone de acceso. En la carpeta
Todas las búsquedas o en cualquier parte del árbol de
carpetas puede efectuar búsquedas predefinidas y, una vez encontradas, seleccionarlas y
ejecutarlas de inmediato.
Si utiliza aplicaciones integradas Microsoft Office 2007 mediante
Integration for Microsoft Office, puede hacer clic en Examinar o buscar un
almacén de objetos haciendo clic en Buscar, en la ficha ECM de
IBM en la cinta de opciones de Microsoft Office 2007. En Outlook, haga clic
en Examinar en el menú IBM ECM. También puede abrir un nuevo mensaje de correo electrónico y hacer clic en
Examinar en la ficha IBM
ECM.
Las búsquedas predefinidas contienen algunos o todos los criterios de búsqueda
necesarios para localizar documentos. Una búsqueda predefinida que
no requiere entrada recibe el nombre de búsqueda almacenada. Cuando se selecciona una
búsqueda almacenada, los resultados aparecen inmediatamente. Una búsqueda predefinida que
requiere entrada recibe el nombre de plantilla de búsqueda. Consulte
Utilizar una plantilla de búsqueda para obtener
instrucciones detalladas sobre el uso de una plantilla de búsqueda.
Puede trabajar con documentos
en los resultados de búsqueda utilizando las opciones disponibles de la barra de menús,
el botón Acciones, el menú emergente y el menú Herramientas
de Workplace XT. Si está utilizando una aplicación de Office
integrada, puede hacer clic con el botón secundario del ratón en el documento y
seleccionar una opción.
Consejo: Para crear búsquedas por propiedades o por palabras
clave propias, seleccione el modo de búsqueda de la
barra de herramientas.
- Aparecerá una carpeta Lista de extracciones debajo
de cada almacén de objetos en la que aparecen todos los documentos que se ha extraído
actualmente. Tenga en cuenta que los documentos de la lista sólo se encuentran en el
almacén de objetos bajo el que aparece la carpeta Lista de
extracciones. Puede trabajar con estos documentos mediante las opciones
disponibles en la barra de herramientas, el botón
Acciones, el menú emergente y el menú
Herramientas.
Si utiliza aplicaciones Office integradas mediante Integration
for Microsoft Office, puede hacer clic en Extracciones para visualizar una lista
de los documentos que usted ha extraído. Los documentos enumerados residen en todos los almacenes de
objetos a los que el usuario tiene acceso. Extracciones se encuentra bajo la
ficha IBM ECM de Microsoft®
Office Ribbon.
- La carpeta
Favoritos contienen
una lista con los documentos, carpetas y búsquedas predefinidas que se utilizan con mayor
frecuencia. Si utiliza aplicaciones integradas Office mediante Integration for Microsoft Office y
utiliza la carpeta Favoritos de Integration for Microsoft Office, no puede acceder a las búsquedas
predefinidas.