IBM Enterprise Records, النسخة 5.1.+            

ادارة السجلات

IBM® Enterprise Records هو أحد البرامج المساعدة المكونة لمجموعة برامج IBM FileNet P8. ويسمح لك IBM Enterprise Records بتكوين والمحافظة على السجلات بشكل دقيق وآمن ومضمون وذلك بالنسبة الى المعلومات الفعلية والالكترونية. ويمكنك استخدام IBM Enterprise Records لادارة السجلات من أي نوع، بصرف النظر عن وسط التخزين أو النسق الخاص بها. تفهم IBM Enterprise Records يتوقف على تفهم ما هو السجل وما هو الغرض من استخدام نظام ادارة السجلات.

السجلات وبيانات التعريف

في سياق IBM Enterprise Records، السجل هو بيانات التعريف--وهو عبارة عن ملف يشير الى ويتضمن المعلومات الخاصة بملف الكتروني آخر (وثيقة) أو عنصر فعلي. يمكنك تكوين وثيقة أو عنصر فعلي تحت التحكم الحكومي أو التعاوني، والذي يقوم بتحديد كيفية تخزين والتوصل الى الوثيقة أو العنصر أو التخلص منهم في النهاية. بيانات التعريف تكون موجودة على هيئة خصائص سجل، مثل نوع وسط التخزين، والنسق، والمؤلف، والموضوع، والقائم بالمراجعة، والمكان، وتاريخ النشر. عند وضع سجلات تحت هذا التحكم كما هو مطلوب من خلال المعايير والارشادات الحكومية لنوع السجل. الشكل التالي يوضح تكوين السجلات من مصادر مختلفة. يقوم كل من السجلات بالاشارة الى المعلومات التي يتم ادارتها من خلال النظام.

الشكل التالي يوضح كيفية تخزين السجلات في مستودعات التخزين المختلفة، بما في ذلك ما يمكن أن يتضمن محتويات من الانترنت، أو وثائق MS Office، أو ملفات صوتية؛ وآخر يمكن أن يتضمن بريد الكتروني؛ وثالث يتضمن شرائط فيديو، أو ميكروفيلم وأقراص مدمجة؛ وأخرى تتضمن العقود وبراءات الاختراع. يقوم كل من السجلات بالاشارة الى المعلومات التي يتم ادارتها من خلال النظام

ادارة السجلات

تشير ادارة السجلات الى الأنشطة الادارية مثل التخطيط أو التحكم أو تنظيم عملية التكوين أو التخزين أو الاستخدام أو الاسترجاع أو التخلص من السجلات. وبمعنى آخر، تتضمن ادارة السجلات كل الأنشطة التي يمكن القيام بها للتعامل مع السجلات خلال دورة الحياة من التكوين والاستخدام الفعال والتخزين الغير فعال والتخلص.

الحاجة الى ادارة السجلات

لتأكيد دقة وتمام وسهولة التوصل الىالمعلومات الادارية، ستحتاج الى اعداد نظام ادارة سجلات موثوق به. خلاف ذلك، قد يؤدي الى الى قضاء الكثير الوقت المهم في بعض الأنشطة الغير منتجة، مثل البحث يدويا عن المعلومات أو محالة ايجاد السجلات التي لم يتم حفظها بطريقة صحيحة.

وفي غياب نظام ادارة السجلات، فقد يصعب ايجاد وترجمة والتوافق مع قواعد وقوانين حفظ السجلات. وهذا قد يؤدي الى غرامات وجزاءات والتبعات القانونية الأخرى. قد تواجه أيضا مخاطر تتعلق بدعاوى قضائية والسرية وأمان المعلومات المهمة والحيوية اذا كنت لا تقوم بصيانة وادارة السجلات بطريقة صحيحة.

يمكنك استخدام IBM Enterprise Records لتخفيف آثار المخاطر السابق ذكرها. ويمكن استخدام IBM Enterprise Records للاحتفاظ بالمعلومات القيمة كسجلات، تكون متاحة عند الحاجة اليها باستخدام تقنيات البحث، أثناء تخزين أو اتلاف السجلات الغير فعالة أو الغير مهمة.

وظيفة IBM Enterprise Records في ادارة السجلات

يتيح IBM Enterprise Records لك ادارة السجلات في أوساط التخزين المستقلة للمشروعات. الغرض من IBM Enterprise Records هو التأكد من أن: باستخدام IBM Enterprise Records، يمكنك:

خصائص وفوائد IBM Enterprise Records

الجدول التالي يعرض خصائص IBM Enterprise Records مع الفوائد التي يتم تقديمها من خلال هذه الخاصية.
الخاصية الفوائد
مستودع تخزين مركزي للسجلات
  • اتساع نطاق الاستخدام واتاحة المعلومات عبر المشروع.
  • اتخاذ القرارات الفعالة في ضوء اتاحة المعلومات المناسبة في الوقت المناسب.
أماكن وحاويات ظاهرية لتخزين السجلات للوثائق الالكترونية والفعلية في تسلسل هرمي
  • احكام التحكم على تجميعات الوثائق الورقية والملفات الالكترونية.
  • محاكاة بيئة النظام المكتبة الفعلي.
  • نماذج ظاهرية للأماكن والحاويات تحاكي هيكل التخزين الفعلي.
  • التحكم في التكاليف من خلال تقليل المصروفات في مساحة المكتب، والأجهزة، والأشخاص المطلوبة لادارة السجلات والاسترجاع.
خصائص بحث سهلة الاستخدام
  • امكانية توصل سهلة ودورية للمعلومات المطلوبة بدون استخدام صيغة استعلام معقدة.
قواعد للاحتفاظ بالسجلات والتخلص منها امكانية تحكم يتم تعريفها من خلال المستخدم على:
  • الفترة التي يجب الاحتفاظ فيها بالسجل.
  • معالجة السجل في نهاية الجدول الزمني للاحتفاظ الخاص به.
  • مراجعة السجلات قبل أن يتم اتلافها.
اجراءات المراقة للسجلات والتتبع الآلي لفترة البقاء وبدء عملية التخلص من السجلات.
  • لا يتم اتلاف السجلات أو تبديلها أو معالجتها أو الاضرار بها بطريق الخطأ.
  • يتم اتلاف السجلات طبقا للجدول الزمني للتخلص كجزء من اجراء المراجعة
  • يتم اتلاف السجلات التي لم تعد مطلوبة لتقليل متطلبات التخزين.
استقبال وتصدير السجلات
  • السجلات التي لم تعد مطلوبة بصفة متكررة من خلال الشركة ولكنها تحتاج الى أن يتم الاحتفاظ بها لتتوافق مع القوانين الحكومية يمكن أن يتم تصديرها الى أماكن أخرى.
  • يمكن استقبال السجلات من مستودعات التخزين الأخرى.
تحكمات السرية المناسبة للسجلات
  • لا يمكن للمستخدمين الغير مصرح لهم بالتوصل الى السجلات.
  • لن يمكن للمستخدمين حذف السجلات بطريق الخطأ. يمكن حذف السحلات من خلال موجه النظام للسجلات أو كنتيجة لاجراء المراجعة.
  • مكن أن يقوم المستخدمين بتنفيذ هذه الوظائف التي تتعلق بالسجلات التي لديك امكانية توصل مناسبة لها.
التكامل مع IBM FileNet P8 مساحة العمل و Workplace XT و Microsoft Office و Microsoft Outlook نشر آلي أو يدوي للسجلات من:
  • مساحة العمل أو Workplace XT
  • Microsoft Outlook و Word و Excel و Power Point
  • قوالب الادخال

وظائف المستخدم في IBM Enterprise Records

يتيح IBM Enterprise Records وظائف بناء على نموذج السرية الخاص بالمستخدم، ويتضمن وظائف للمستخدمين بصلاحيات موجه النظام للسجلات وادارة السجلات ومستخدم بامتيازات (DoD و Base) ومراجعة السجلات (PRO) ومستخدم السجلات. كل من الوظائف تحدد المهام التي يمكن للمستخدم القيام بها. للحصول على المزيد من المعلومات، أنظر سرية FileNet P8.

أنواع عمليات تركيب IBM Enterprise Records

قبل تركيب تطبيق IBM Enterprise Records، يجب أن تقوم بتحديد نوع التركيب (نموذج البيانات) الذي يفي بمتطلبات ادارة السجلات الخاصة بك. يتم اتاحة نماذج البيانات التالية:

أنواع عناصر IBM Enterprise Records

في IBM Enterprise Records، يتم تخزين السجلات في هيكل متسلسل هرميا يتضمن عناصر مختلفة لادارة السجلات. الشكل التالي يوضح هيكل التسلسل الهرمي لهذه العناصر متبوع بوصف مختصر لكل من العناصر:

الرسم البيانئ التالي يوضح هيكل التسلسل الهرمي للسجلات حيث يتم تخزين مخطط الحفظ في أعلى مستوى.

فيما يلي مثال للتسلسل الهرمي لعناصر ادارة السجلات

مخطط الحفظ

الادارة العامة (التصنيف)
     الملفات المقابلة (الحافظة)
     تلخيص البرنامج (الحافظة)
          مؤتمر تدريب الادارة لعام 2006 (وحدة التخزين)
          مؤتمر تدريب الادارة لعام 2007 (وحدة التخزين)
ادارة المعلومات (التصنيف)
     الملفات المقابلة (الحافظة)
     جداول أرقام المعاملات (الحافظة)


التعليق التقييمي

آخر تحديث: August 2011


© .IBM حقوق النشر لشركة 2011.
يتم تشغيل مركز المعلومات هذا من خلال تقنيات Eclipse. ( http://www.eclipse.org )