IBM Enterprise Records, النسخة 5.1.+            

التصنيفات والحافظات ووحدات التخزين

هذا سيقدم معلومات عن الحاويات المتاحة في IBM® Enterprise Records، بما يتضمن تصنيفات السجل وحافظات السجل والحافظات الالكترونية والحافظات الفعلية والصناديق والحافظات المختلطة ووحدات التخزين والحاويات الفعالة والغير فعالة والحاويات المفتوحة والمغلقة.

للحصول على المزيد من المعلومات عن ادارة الحاويات الفعلية، أنظر العناصر الفعلية.

تصنيفات السجلات

تصنيف السجل هو عبارة عن حاوية تقوم بتصنيف مجموعة من السجلات المتعلقة في مخطط الحفظ. وكذلك، يتم استخدام تصنفات السجل لتصنيف السجلات بناء على تصنيفات الوظائف. ويمكن أن يتضمن تصنيف السجل تصنيفات فرعية وحافظات سجلات. ولكن، لن يمكنك تكوين تصنيف السجل وحافظة السجل على نفس المستوى في التسلسل الهرمي. في نماذج بيانات Base و DoD، يمكن بيان السجلات مباشرة في التصنيفات. ولا يقوم نموذج البيانات PRO بالسماح بذلك. وبصفة مفترضة، تقوم العناصر الفرعية باكتساب السرية والجدول الزمني للتخلص من الحاوية الرئيسية الخاصة بهم. للحصول على المزيد من المعلومات عن توارث التخلص والسرية، أنظر سرية العنصر و الجدول الزمني للتخلص.

تصنيف السجل يكون له اسم وكود تعريف. يتم عرض كلاهما في المسار، ويتم الفصل بينهم بعلامة الشرطة "-". يجب أن يكون كل من الاسم والكود متفردين في الحاوية الرئيسية.

حافظات السجلات

حافظة السجل هي عبارة عن مجموعة من السجلات المتعلقة. يمكنك استخدام حافظات السجلات لادارة السجلات طبقا لفترة البقاء المحددة وأحداث التخلص. وبصفة مفترضة، تقوم العناصر الفرعية لحافظة السجل اكتساب السرية والجدول الزمني للتخلص من حافظة السجل. ويمكن تكوين الحافظات الالكترونية والفعلية والصناديق وحافظات السجلات المختلطة تحت تصنيف السجل لادارة السجلات الالكترونية والفعلية.

حافظة السجل يكون له اسم وكود تعريف. يتم عرض كلاهما في المسار، ويتم الفصل بينهم بعلامة الشرطة "-". يجب أن يكون كل من الاسم والكود متفردين في الحاوية الرئيسية.

الحافظة الالكترونية

تستخدم الحافظة الالكترونية لتخزين السجلات الالكترونية، وتتضمن واحد أو أكثر من وحدات التخزين. الحافظة الالكترونية يمكن أيضا أن تقوم بتخزين السجلات الفعلية (البنود الورقية والفعلية الأخرى).

الحافظة الفعلية

تقوم الحافظة الفعلية بتخزين السجلات الفعلية، وتتضمن واحد أو أكثر من وحدات التخزين. الحافظة الفعلية هي عبارة عن ادخال ظاهري لحافظة ورقية. وبناء على هيكل التخزين الفعلي للمؤسسة الخاصة بك، يمكنك وضع نموذج للتسلسل الهرمي للحافظات الفعلية في IBM Enterprise Records.

صندوق

الصندوق هو عبارة عن حاوية للسجلات الفعلية ويتيح آلية لوضع نماذج للعناصر الفعلية التي تتضمن عناصر فعلية أخرى. على سبيل المثال، يمكنك تكوين "مخزن" يتضمن "أرفف" تتضمن "صناديق" تتضمن "حافظات فعلية." وبخلاف أنواع الحافظات الأخرى، الصندوق يمكن أن يتضمن حافظات أخرى (وبالتحديد، الحافظات الفعلية والصناديق، ولكن ليس الحافظات الالكترونية أو المختلطة) بالاضافة الى السجلات (السجلات الفعلية فقط). ولكن، لا يقوم الصندوق باستخدام وحدات التخزين.

الحافظة المختلطة

الحافظة المختلطة يمكن أن تتضمن كلا من السجلات الفعلية والالكترونية، وتتضمن واحد أو أكثر من وحدات التخزين. ويجب ملاحظة أنه لا توجد اختلافات في طريقة التشغيل بين الحافظات الالكترونية والحافظات المختلطة. ولكن، الحافظة المختلطة يكون لها بيانات تعريف اضافية تقوم بوصف العناصر الفعلية بما في ذلك المكان الرئيسي. للحصول على المزيد من المعلومات عن المكان الرئيسي، أنظر الأماكن.

وحدات التخزين

وحدات التخزين تمثل أقسام فرعية منطقية من حلافظات السجلات في وحدات أصغر وأسهل في الادارة. وحدة التخزين ليس لها وجود مستقل عن الحافظة. ودائما ما تتضمن حافظة السجلات (باستثناء الصناديق) واحد على الأقل من وحدات التخزين، والتي يتم تكوينها آليا من خلال النظام عند تكوين حافظة السجلات. وعلى ذلك، يمكنك تكوين أي عدد من وحدات التخزين في حافظة السجلات الواحدة. ويجب ملاحظة أنه في أي وقت، تبقى وحدة تخزين واحدة مفتوحة في الحافظة. وبصفة مفترضة، تبقى وحدة التخزين الحالية مفتوحة. ويتم اغلاق وحدة التخزين آليا عند القيام باضافة أحد وحدات التخزين الجديدة وعند استيفاء المعيار المحدد. على سبيل المثال، يمكن أن يتم اغلاق أحد وحدات التخزين التي تتضمن سنة تقويم محددة آليا في نهاية سنة التقويم هذه.

وستكون وحدة التخزين من نفس نوع حافظة السجل الرئيسية الخاصة بها (الالكترونية أو الفعلية أو المختلطة) ويمكن أن تتضمن نفس نوع السجلات الخاصة بمثيلتها الرئيسية. ولكن، يمكن أن تتضمن وحدة التخزين حافظة فرعية أو وحدة تخزين أخرى. تكتسب وحدة التخزين الجدول الزمني للتخلص لحافظة السجل التي يتم تكوينها تحتها. لن يمكن تعريف الجدول الزمني للتخلص الذي يعتبر مستقبل عن حافظة السجل الرئيسي.

فعالية ‏‎vs.‎‏ تشير الى الحاويات

عند تكوين أحد فئات السجلات أو أحد حافظات السجلات، فسيتم تعليمها كفعالة. ولكن، يمكن أن تقوم بتعليم الحاوية كغير فعالة بعد تكوين هذه الحاوية. وعند تعليم الحاوية بعدم الفعالية، فان النظام سيمنع تكوين العناصر الجديدة أو نقلها أو نسخها أو حذفها في هذه الحاوية. ويتم أيضا تعليم أي حاويات فرعية بعدم الفعالية. بالاضافة الى ذلك، لن يشاهدة المستخدم الحاويات الغير فعالة عند نشر أحد السجلات. ويفيد تعليم الحاويات بعدم الفعالية عند الحاجة الى مراجعة واعتماد الحاوية قبل جعلها متاحة للاستخدام العام.

فتح حاويات ‏‎vs.‎‏ المغلقة

عندما تقوم بتكوين أحد عناصر الحاويات، فانه يتم فتحها بصفة مفترضة. واذا كنت تريد الحد من تكوين العناصر الفرعية في أحد الحاويات مع الاستمرار في اتاحة استرجاع السجلات منها، فيمكن أن تقوم باغلاق هذه الحاوية في أي وقت بعد تكوينها. ويتم أيضا تعليم أي حاويات فرعية بالاغلاق.



التعليق التقييمي

آخر تحديث: August 2011


© .IBM حقوق النشر لشركة 2011.
يتم تشغيل مركز المعلومات هذا من خلال تقنيات Eclipse. ( http://www.eclipse.org )