IBM Enterprise Records, Versione 5.1.+            

Dichiarazione di un record fisico

Se uno degli archivi oggetti del sistema utilizza il modello dati Classificato DoD, è necessario indicare innanzitutto se il record fisico deve essere classificato o non classificato. La seguente procedura riguarda i record fisici non classificati.

Per dichiarare un record fisico, vedere Dichiarazione di un record fisico classificato. Per dichiarare un record fisico in IBM Enterprise Records, è possibile utilizzare un modello di immissione. Se il modello di immissione include una posizione piano file, il record fisico viene dichiarato nella posizione in cui è stata invocata l'azione di dichiarazione e in tutte le posizioni specificate nel modello. Un Records Manager o un amministratore record può creare o modificare i modelli di dichiarazione record fisico mediante lo strumento Aggiungi modello immissione in Application Engine o Workplace XT. Per ulteriori informazioni sui modelli di immissione, vedere Creazione di un modello di immissione per la dichiarazione dei record fisici. La seguente procedura presume che si stia utilizzando il modello dichiarazione record fisico IBM Enterprise Records predefinto.

Per dichiarare un record fisico in IBM Enterprise Records:

  1. In IBM Enterprise Records, selezionare il percorso opportuno nel piano file e fare clic su Dichiara record fisico.
  2. Se visualizzato nella pagina Procedura guidata selezione, fare clic sul pulsante di opzione Dichiara record non classificato e fare clic su Avanti.
  3. Fare clic su Seleziona sotto il nome del modello di immissione che si desidera utilizzare.

Per impostare le proprietà:

  1. Fornire le informazioni richieste nei campi delle proprietà. I campi variano in base alla classe utilizzata. Ad esempio, i campi obbligatori della classe Record di contrassegno predefinita sono i seguenti:
    • Tipo elemento multimediale: ad esempio: CD, video cassetta
    • Formato: ad es., CDR, VHS
    • Autore/Originatore: nome della persona che ha creato o possiede il record fisico
    • Argomento: breve descrizione del record fisico
    • Data pubblicazione: data in cui è stato creato il record fisico.
    • Posizione iniziale: posizione corrente del record fisico. Facendo clic su questo collegamento, la procedura guidata apre una pagina che visualizza un elenco di posizioni. Fare clic su Seleziona sotto la posizione desiderata. La procedura guidata chiude la pagina e ritorna alla fase Imposta proprietà.
  2. Se il record da dichiarare è una ricevuta di un record classificato, fare clic su Ricevuta di, quindi individuare e selezionare il record classificato al quale fa riferimento la ricevuta. Per informazioni, vedere Ricevute.
  1. Fare clic su Fine dopo avere immesso le informazioni richieste.
  2. Se è necessario dichiarare altri record, selezionare nuovamente un modello di immissione. Al termine, fare clic su Esci.

Per dichiare un record fisico in Application Engine o Workplace XT:

  1. Aggiungere un nuovo documento. Nella fase Selezione file, scegliere Nessuno come tipo di file.
  2. Nella pagina di conferma, fare clic su Dichiara come record.
  3. Selezionare l'opzione record non classificato. Per informazioni sui record classificati, vedere Dichiarazione di un record fisico classificato.
  4. Fare clic su Accetta per utilizzare la procedura guidata o su Seleziona per utilizzare un modello di immissione.
    • Nel caso dei modelli di immissione, passare all'archivio oggetti FPOS, cartella Records Management/Modelli, selezionare il modello di immissione, quindi fare clic su Accetta. È necessario selezionare un modello sviluppato dagli amministratori; il modello predefinito usato in IBM Enterprise Records non può essere utilizzato in Application Engine o Workplace XT poiché prevede che la posizione piano file sia già stata selezionata.
    • Per utilizzare la procedura guidata Record di catalogo, completare i seguenti passi.
  5. Fare clic su Seleziona classe e selezionare la classe opportuna. Per impostazione predefinita, gli archivi oggetti FPOS forniscono la classe Record di contrassegno. Gli amministratori possono mettere a disposizione dell'utente altre opzioni.
  6. Fare clic su Seleziona posizione piano file e selezionare l'entità opportuna. Poiché un record fisico può trovarsi in una sola posizione fisica, in genere è necessario selezionare una sola posizione piano file, per esempio una cartella ibrida, una scatola o una cartella record fisici.
  7. Selezionare la casella di controllo dell'entità desiderata e fare clic su Aggiungi a selezione.
    • Anziché utilizzare la visualizzazione Sfoglia predefinita, è possibile eseguire la selezione utilizzando i collegamenti creati in precedenza. Fare clic su Collegamenti nella barra laterale sinistra.
    • È inoltre possibile eseguire la ricerca della categoria o della cartella in base al nome. Fare clic su Ricerca nella barra laterale sinistra.
    • Una volta aggiunta l'entità a Posizioni piano file selezionate, è possibile fare clic su Aggiungi ai collegamenti per utilizzarla in futuro.
  8. Dopo aver selezionato la posizione desiderata, fare clic su Accetta.
  9. Fare clic su Avanti per passare alla fase Imposta proprietà.

Per impostare le proprietà

  1. Fornire le informazioni richieste nei campi delle proprietà. I campi variano in base alla classe utilizzata. Ad esempio, i campi obbligatori della classe Record di contrassegno predefinita sono i seguenti:
    • Tipo elemento multimediale: ad esempio: CD, video cassetta
    • Formato: CDR, VHS
    • Autore/Originatore: nome della persona che ha creato o possiede il record fisico
    • Argomento: breve descrizione del record fisico
    • Data pubblicazione: data in cui è stato creato il record fisico.
    • Posizione iniziale: posizione corrente del record fisico. Facendo clic su questo collegamento, la procedura guidata apre una pagina che visualizza un elenco di posizioni. Fare clic su Seleziona sotto la posizione desiderata. La procedura guidata chiude la pagina e ritorna alla fase Imposta proprietà.
  2. Se il record da dichiarare è una ricevuta di un record classificato, fare clic su Ricevuta di, quindi individuare e selezionare il record classificato al quale fa riferimento la ricevuta. Per informazioni, vedere Ricevute.
  3. Fare clic su Fine dopo avere immesso le informazioni richieste.

Informazioni sui codici a barre

Se si dispone di hardware e software che forniscono dati di codici a barre, è possibile eseguire una scansione del codice a barre direttamente nel campo attivo oppure copiarlo dal computer locale e incollarlo nei campi pertinenti in IBM Enterprise Records. Al fine di utilizzare Esegui scansione voci fisiche nella scheda Fisico, è possibile immettere qualsiasi stringa di testo in un campo codice a barre.



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Ultimo aggiornamento: Agosto 2011


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