Pode pesquisar registos, volumes, pastas de registos e categorias de registos. As opções de pesquisa disponíveis dependem se o modo de pesquisa é Dinâmico ou Estático. Também pode aceder a modelos de pesquisa e a pesquisas guardadas.
Para obter mais informações sobre o modo de pesquisa, consulte o tópico
Personalizar a página de pesquisa. Após seleccionar o tipo de pesquisa, pode
aperfeiçoar a pesquisa especificando os tipos seguintes de critérios de pesquisa:
- Pesquisa baseada em propriedades: Pesquisa as entidades com base nos valores das
propriedades, como por exemplo, Título de documento, Criador, Data de retenção do
conteúdo, e Decisão da revisão da fase actual.
- Pesquisa baseada em conteúdo: Pesquisa os registos com base em frases e palavras
específicas incluídas no conteúdo do documento declarado ou nas propriedades do registo
(denominado metadados). A pesquisa por conteúdo está disponível apenas para registos.
- Pesquisa baseada na entidade ascendente: Pesquisa os registos com base no tipo e
propriedades da entidade ascendente. Por exemplo, uma pasta de registos pode incluir dois
volumes, Vol1 e Vol2, em que cada um contém um conjunto de registos distinto. Se
especificar Vol1 no tipo ascendente, apenas os registos neste volume que correspondem a
outros critérios são apresentados nos resultados da pesquisa.
Pode modificar os
critérios de pesquisa predefinidos em cada página. O separador
Pesquisar inclui uma ligação para Modelos de pesquisa e pesquisas guardadas. Os designers de pesquisa criam estas pesquisas pré-concebidas no
Application Engine ou no
Workplace XT, e marcam as mesmas para utilização
pelo
IBM®
Enterprise Records. Os modelos de pesquisa
especificam alguns dos critérios de pesquisa e mantêm alguns campos disponíveis para
edição para que possa personalizar a pesquisa. Uma Pesquisa guardada é uma pesquisa que
inclui todos os critérios de pesquisa que não pode editar. Ao fazer clique no nome de uma
pesquisa guardada, são apresentados apenas os resultados como se tivesse aberto uma pasta.
Especificar propriedades
Ao definir os critérios de pesquisa, pode
pesquisar entidades com base em até sete propriedades. Pode introduzir valores para uma
ou para todas estas propriedades. Nos registos classificados, pode introduzir critérios
de pesquisa com base na classificação actual ou inicial, redução de nível, actualização,
datas ou eventos de desclassificação ou marcações suplementares.
Também pode deixar os valores das propriedades em branco e pesquisar a entidade com base
noutros critérios de pesquisa.
Para seleccionar o conjunto de propriedades:
- Faça clique em Alterar.
- Na área Definições de critérios de propriedade, seleccione um
nome de propriedade para um ou mais menus Nome da propriedade.
- Faça clique no selector de opção da propriedade pela qual pretende que os resultados
sejam ordenados.
- Seleccione um operador. Os operadores disponíveis dependem da propriedade.
- Faça clique em Aceitar alterações.
Para obter mais
informações sobre as definições nesta página, consulte o tópico
Personalizar a página de pesquisa.
Introduzir valores e definir operadores
Em cada operador que pretender incluir numa pesquisa, tem de especificar um valor
introduzindo texto, seleccionando um valor num menu ou noutra página ou seleccionando uma
data num calendário. Apenas as propriedades com valores serão utilizadas na pesquisa.
- Verifique o operador de cada propriedade. Pode seleccionar um operador no menu ou aceitar a predefinição.
- Introduza um valor em cada propriedade que pretende utilizar.
- Seleccione AND ou OR para indicar a
relação entre as duas propriedades. O operador AND devolve
resultados apenas quando ambos os valores se verificam. O operador
OR devolve resultados se qualquer um dos valores da propriedade se verificar. Por exemplo, se tiver uma propriedade com vários valores com o nome Human Resources e
pretender pesquisar Payroll ou Recruitments, introduza os critérios
seguintes:
Human Resources = Payroll OR
Human Resources = Recruitments
Também pode introduzir os critérios de pesquisa
como:Humsn Resources = Payroll, Recruitments
Importante: Se utilizar a propriedade Classificação inicial num modelo de
dados DoD Classified, o campo de entrada de classificação é um campo de cadeia. Todas as
comparações que utilizam operadores, como maior do que (>) ou menor ou igual a (<
or =), baseiam-se no texto que introduzir. Ou seja, Unclassified é maior que Classified
porque o U é a vigésima letra do alfabeto e C é a terceira letra.
Especificar conteúdo
Se estiver à procura de um registo, pode especificar uma palavra ou
frase incluída no conteúdo do documento declarado (no armazenamento de objectos de
registo) ou o texto das propriedades do registo (metadados no armazenamento de objectos de plano de ficheiros). O administrador do sítio tem de configurar o motor de pesquisa para indexar propriedades.
Pode combinar uma pesquisa de propriedades com uma pesquisa de conteúdo utilizando o
operador AND ou OR.
Se o modo de
pesquisa for Estático e utilizar o operador OR, a pesquisa processa primeiro a pesquisa de propriedades. Se o número de resultados devolvidos for igual ou exceder o valor em Máx
resultados, a pesquisa é interrompida e a pesquisa de conteúdo não é efectuada. Assim, os resultados podem não incluir quaisquer documentos com o conteúdo solicitado. Para obter mais informações sobre o modo de pesquisa, consulte o tópico Personalizar a página de pesquisa.
Quando o modo de pesquisa é Dinâmico, esse modo continua a processar a pesquisa de
conteúdo primeiro seguida pela pesquisa de propriedades, e o modo Dinâmico devolve todos
os resultados.
Para pesquisar conteúdo:
- Na caixa de texto Conteúdo inclui, introduza o texto a incluir na pesquisa.
- No valor in, seleccione Metadados para
localizar o texto nas propriedades ou Conteúdo para localizar o
texto no documento declarado. Quando especifica Conteúdo na
pesquisa, a página de resultados da pesquisa inclui uma coluna Classificação que
apresenta a percentagem de relevância em relação aos critérios da pesquisa. A coluna
Classificação é a coluna de ordenação predefinida e inicialmente apresenta uma ordenação descendente. A coluna Classificação está disponível apenas quando o Modo de pesquisa é Dinâmico.
- Defina o operador como AND para especificar que a entidade tem
de incluir o texto introduzido e as propriedades também têm ser verdadeiras. Defina o
operador como OR se as condições do conteúdo ou da propriedade
tiverem de ser verdadeiras.
Atenção: - Ao introduzir uma palavra, a pesquisa de conteúdo procura todas as formas da palavra no texto do documento. Se procurar texto nas propriedades (metadados), apenas as correspondências exactas são devolvidas. Assim, se introduzir mês quando pesquisar conteúdo do documento,
pode obter documentos que incluem mês e meses. Se introduzir mês
numa pesquisa de propriedades, irá obter apenas os documentos que incluem um valor de propriedade de mês.
- Quando introduz mais de uma palavra, todas as palavras têm de ocorrer no documento. Por exemplo, se introduzir relatório
mensal, serão apresentados apenas os documentos que incluem as palavras
mensal e relatório.
- Para procurar uma frase com palavras por numa ordem específica, inclua a frase entre aspas.
Por exemplo, "mão direita" devolve apenas os documentos que contêm
a frase mão direita.
- Utilize aspas para pesquisar a utilização de maiúsculas e minúsculas ou ortografia especifica.
Por exemplo, "estrela" apresenta nos resultados estrela, mas não
estrelado ou Estrela.
- Utilize um asterisco (*) como carácter global para os
caracteres zero ou mais, letras, números ou sublinhado ( _ ). Por exemplo,
mu*o devolve mundo, Mundo, mundano e mudo. Utilize um
(?) para substituir um único carácter alfanumérico como por
exemplo, ?ar, que devolve lar, par, dar e bar.
- Se o sistema utilizar Oracle, a pesquisa é sensível a maiúsculas e minúsculas,
excepto se o administrador tiver alterado esta definição, conforme descrito no tópico
Definir uma pesquisa sensível a maiúsculas e minúsculas.
- Quando pesquisa uma base de dados MS SQL com o operador LIKE e
os critérios de pesquisa incluem o carácter de parêntesis recto inicial ([) tem de
incluir o carácter [ entre parêntesis. Por exemplo, se for necessário introduzir
[[] no campo.
Trata-se de uma especificidade do fornecedor de MS SQL. Consulte a documentação de MS SQL
para obter mais informações.
- Quando efectuar uma pesquisa de propriedades com o operador OR
com a pesquisa de texto completo no modo Dinâmico, por predefinição, os resultados são
ordenados por classificação. Tenha em atenção que os resultados podem incluir entradas
duplicadas. Por exemplo, um item pode ser apresentado duas vezes nos resultados, uma vez
no resultado da pesquisa por propriedades e outra no resultado da pesquisa de texto
completo ou de conteúdo. Adicionalmente, quando faz clique noutra coluna na lista de
resultados para ordenar os resultados, como por exemplo, ordenar por Título de documento
em vez de ordenar por classificação, a duplicação inicial poderá ser removida. Deste
modo, o número total de registos pode ser diferente na pesquisa ordenada por Título de
documento do número total dos registos devolvidos quando a ordenação é efectuada por
classificação. Se for necessário ter a indicação da relevância dos resultados da
pesquisa, deve ordenar os resultados por classificação, que corresponde à ordenação
predefinida. Caso seja relevante eliminar as eventuais entradas duplicadas, efectue a
ordenação por metadados.
Filtrar por tipo ascendente
Pode procurar um registo com base no tipo e propriedades da respectiva entidade
ascendente. Para seleccionar a entidade ascendente:
- Faça clique em Seleccionar à direita da opção
Filtrar por tipo ascendente.
- Seleccione o tipo de elemento ascendente no qual o registo deve ser pesquisado.
- Faça clique em Aceitar para voltar à página de pesquisa.
- Introduza um operador e um valor e faça clique em Alterar para
especificar outras propriedades. Quaisquer alterações aos critérios de pesquisa da
entidade ascendente são reflectidas na página A minha pesquisa desse tipo de entidade. Por exemplo, se seleccionar uma pasta de registos como o elemento ascendente, e alterar
as respectivas propriedades, os mesmos valores de propriedades serão definidos para as
pastas de registos quando pesquisar novamente os mesmos directamente.
Quando
terminar de especificar os critérios de pesquisa, faça clique em Pesquisar.
Resultados da pesquisa
Se modo de pesquisa for Estático, o número de
resultados devolvidos está limitado pelo valor de Máx resultados. Se o modo de pesquisa for Dinâmico, os resultados devolvidos não estão sujeitos ao valor
de Máx resultados. Para obter mais informações sobre
Máx resultados e Modo de pesquisa, consulte
o tópico Personalizar a página de pesquisa.
Os resultados da pesquisa
incluem o nome da entidade e todos os valores de propriedade especificados nos critérios
de pesquisa. Se uma propriedade como
Marcação suplementar incluir
vários valores, é apresentada uma ligação
Mostrar Detalhes nessa coluna.
Ao fazer clique nessa ligação, são apresentados todos os valores da propriedade.
Pode aplicar as operações seguintes aos resultados da pesquisa:
- Criar uma versão de impressão.
- Pode seleccionar várias entidades e fazer clique em Acções
multi-selecção para seleccionar uma acção para aplicar às entidades
seleccionadas.
- Ver a página de informações de uma entidade fazendo clique no ícone Obter
informações.
- Percorrer os resultados fazendo clique num número de página ou em Seguinte.
Importante: O valor de Tamanho da página da vista lista (Definições
gerais no Application Engine ou Preferências
do utilizador no Workplace XT)
determina o número de entidades dos resultados da pesquisa apresentados em cada
página.
Se existirem 100 entidades nos resultados da pesquisa e o valor de Tamanho da
página da vista lista for 20, os resultados da pesquisa serão constituídos
por 5 páginas de 20 entidades.
- Ordenar os resultados fazendo clique numa coluna. Conforme as predefinições de
pesquisa, pode actualizar a pesquisa de modo dinâmico e ordenar os resultados. Para obter
mais informações, consulte a descrição do campo Modo de pesquisa no tópico Personalizar a página de pesquisa.
- Ordenar os resultados por relevância fazendo clique na coluna Classificação.
- Tem de especificar Conteúdo nos critérios da pesquisa para activar a coluna Classificação. Consulte o tópico Definir e executar uma pesquisa.
- A coluna Classificação está disponível apenas para Registos e para o modo de pesquisa Dinâmico. Para obter mais informações sobre o modo de pesquisa, consulte o tópico
Personalizar a página de pesquisa.
- Ver todos os valores das propriedades com vários valores. Para obter mais
informações, consulte a descrição do campo Propriedade multi-valor
no tópico Personalizar a página de pesquisa.
Se fizer clique
no ícone Obter informações de uma subcategoria e não tiver
permissão de acesso à categoria ascendente, o
IBM
Enterprise Records apresenta um erro.
Erros de pesquisa
Se a hierarquia do plano de ficheiros incluir um número elevado de categorias de registo,
pastas de registos e registos a pesquisa pode produzir erros, incluindo erros de tempo
limite. Para obter informações sobre as definições que pode modificar para eliminar estes erros,
consulte o IBM FileNet P8 Troubleshooting Guide.