Las entidades quedan pendientes de disposición y entran en las fases especificadas en el programa de disposición. Los registros quedan en una fase durante el tiempo que especifique en el período de retención de esa fase. Cuando el período de retención haya terminado, debe iniciar manualmente la acción de disposición asociada con esa fase.
Después de asociar un programa de disposición con una categoría de registro, carpeta de registros o tipo de registro, el sistema hace un seguimiento del evento especificado o la fecha que activará la ejecución del programa. Cuando se produce este evento o llega la fecha especificada, se activa el límite de corte de los registros definidos en el programa. Cuando se activa el límite de corte y el desplazamiento especificado (si lo hay) para registros se ha terminado, el sistema efectúa automáticamente la acción de límite de corte especificado en el programa. Después de un periodo de retención, el sistema inicia el flujo de trabajo asociado con la acción de disposición asociada con una fase y pasa las entidades a la fase siguiente tras la aprobación por parte de una persona autorizada. Cuando inicia la disposición de una entidad, la disposición de todas sus entidades secundarias también se inicia automáticamente.
Se puede configurar el plan de archivos para que elimine el documento original declarado y los metadatos de registros (predeterminado); o bien puede eliminar solamente el documento original declarado mientras retiene los metadatos de registros. Consulte Configurar metadatos retenidos.
Para iniciar un programa de disposición:
Cómo encontrar entidades preparadas para la disposición
No hay una única propiedad que indique "preparado para disposición", pero puede efectuar la búsqueda mediante un conjunto de condiciones.
Deseará configurar una plantilla de búsqueda para hacerlo regularmente. En una plantilla de búsqueda, deje la fecha de la ejecución de fase actual en blanco y compruebe que se pueda editar, para que el usuario pueda completar la fecha actual al realizar la búsqueda.
Otra opción es crear eventos COM personalizados para enviar correo para que el destinatario sepa qué hay preparado para la disposición. Se supone que el usuario está familiarizado con la estructura del plan de archivos y que podrá ir a la entidad.
Finalmente, también puede utilizar métodos API para crear un código personalizado que inicie la disposición si es adecuado para los registros de su empresa.
Para ver propiedades de disposición:
Puede ver propiedades de disposición como el nombre, la fecha de límite de corte de la entidad, la fecha de ejecución de la fase actual, la fecha de disposición actual, la fecha de decisión de fase actual, el nombre de acción de la fase actual, la decisión de revisión de la fase actual y la fecha del último barrido.
Conflicto de programas de disposición (DOD)
Puede haber un programa de disposición para un contenedor y un programa de disposición diferente para un tipo de registro que se aplique a un registro en el contenedor. El registro no se puede destruir ni exportar hasta la fecha más reciente.