يمكنك نشر السجلات باستخدام Application Engine أو Workplace XT أو IBM® Enterprise Records أو Application Integration أو آليا.
ويمكن نشر السجلات بعدة طرق، مثل:
بالنسبة الى تركيب Base أو DoD، يمكنك نشر أحد السجلات في أحد وحدات التخزين، أو حافظة السجلات، أو تصنيف السجل؛ بالنسبة الى تركيب PRO، يمكن نشر السجل في حافظة السجلات أو وحدة التخزين. لنشر أحد السجلات، يجب أن تقوم بتأكيد أن العنصر الذي يتم نشر السجل به مفتوحا.
اذا كنت تقوم بنشر أحد السجلات في حافظة السجلات، سيتم تخصيص السجل آليا الى وحدة التخزين الفعالة التي توجد بهذه الحافظة. آخر وحدة تخزين يتم تكوينها هي دائما وحدة التخزين الفعالة حتى تقوم باغلاقها. اذا كنت تريد نشر أحد السجلات في وحدة تخزين مغلقة، أعد فتح وحدة التخزين وحدد وحدة التخزين التي تم اعادة فتحها يدويا.
اذا كنت تقوم بنشر أحد الوثائق كسجل وكانت الوثيقة لها أكثر من نسخة واحدة، فسيكون لك عدة اختيارات لكيفية تكوين السجل لسلسلة من الوثائق. ولكن، يمكنك نشر حتى ستة عشرة فقط من نسخ الوثائق كسجل واحد.
لتسريع عملية نشر السجلات، يقوم برنامج المعالجة نشر كأحد السجلات وقوالب ادخال نشر كأحد السجلات بدعم المناظرة الآلية لقيم الخاصية من الوثيقة الى السجل. عند نشر أحد السجلات كسجل، سيتم مقارنة الأسماء الرمزية لخاصية فئة الوثيقة مع الأسماء الرمزية لخاصية فئة السجل. اذا كانت الأسماء متطابقة، فسيتم تخصيص القيمة من خاصية الوثيقة آليا كقيمة خاصية السجل المطابقة. على سبيل المثال، اذا كانت فئة الوثيقة لها الخاصية "لون،" وكان لفئة السجل الخاصية "لون" أيضا، فسيتم مناظرة القيمة الخاصة بخاصية الوثيقة آليا مع تلك لخاصية السجل. وكذلك، اذا كنت تقوم بنشر أحد رسائل البريد الالكتروني من Outlook باستخدام فئة سجل البريد الالكتروني المفترضة، فسيتم مناظرة قيم خاصية الموضوع، والى، ونسخة كربونية، ومن، ومرسل في، ومستلم في آليا.
تتم مناظرة الخاصية سواء كان قالب الادخال يقوم بعرض الخطوة تحديد خصائص السجل. في الحالات التي يتم فيها تحديد أكثر من واحدة من نسخ الوثيقة للنشر، تتم مناظرة الخاصية على أساس أحدث نسخة من الوثيقة تم تحديدها لتصرف النشر. النسخ المختلفة من الوثيقة يمكن أن يكون لها فئات وخصائص مختلفة. ودائما ما يتم مناظرة الخصائص على أساس خصائص أحدث نسخة من الوثيقة.
القواعد التالية توضح كيف تتم مناظرة الخصائص التي تعتبر عامة للوثيقة وفئات السجل: