IBM Enterprise Records, Version 5.1.+            

Manuelles Zurückstellen von Entitäten

Dispositions-Rückstellungen können vom Rückstellungs-Sweep-Vorgang auf Einheiten angewandt werden, wenn die Rückstellungen bedingter Natur sind. Aber es ist auch möglich, Dispositions-Rückstellungen von Hand vorzunehmen. Eine Rückstellung unterbricht den normalen Dispositions-Vorgang, meist im Zusammenhang mit Gerichtsverfahren oder mit Audit-Prüfungen. In Rückstellung befindliche Einheiten können nicht manuell gelöscht werden. Sie können Rückstellungen auf eine oder mehr Aktenkategorien, Aktenordner, Bände oder Akten anwenden. Sie können eine Dispositions-Rückstellung vor dem Abgrenzungsdatum oder während einer der Phasen nach dem Abgrenzungsdatum vornehmen.

Allein der Schriftstückmanager und der Schriftstückadministrator können Einheiten zurückstellen. Um dieses Vorrecht anderen Benutzern einzuräumen, sind die folgenden Rechte erforderlich: Weitere Informationen finden Sie in FileNet P8-Zugriffsberechtigungen. Das folgende Verfahren beschreibt, wie eine Dispositions-Rückstellung vorgenommen wird. Bevor Sie dieses Verfahren abschließen können, müssen Sie dem System Dispositions-Rückstellungen hinzugefügt haben.

So wenden Sie eine Rückstellung der Aussonderung an:

  1. Navigieren Sie zu den oder suchen Sie nach den Einheiten, die Sie manuell zurückstellen wollen.
  2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben einer oder mehreren Einheiten. (Oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine einzelne Einheit und verwenden Sie das Kontextmenü.)
  3. Wählen Sie aus dem Menü Mehrfachauswahlaktionen die Option Zurückstellen aus. Die Seite "Elemente zurückstellen" wird angezeigt.
  4. Aktivieren Sie in der Liste der verfügbaren Rückstellungen ein oder mehrere Kontrollkästchen für die Rückstellungen, die Sie auf die Entität anwenden wollen. Sie können die Details einer Rückstellung anzeigen, indem Sie auf das zugehörige Symbol Informationen abrufen klicken.
  5. Klicken Sie auf "Rückstellen", um die ausgewählten Rückstellungen zu aktivieren, oder klicken Sie auf "Beenden", um das Verfahren abzubrechen und die Seite zu schließen.
  6. Klicken Sie auf der Bestätigungsseite auf "OK".
Nachdem Sie (oder der Rückstellungsscanvorgang) erfolgreich eine Rückstellung der Aussonderung für eine Entität angewendet haben, wird das Symbol Zurückstellen neben dem Entitätsnamen auf der Seite Durchsuchen angezeigt. Das Symbol Zurückstellen sieht folgendermaßen aus: Symbol "Zurückstellen". Wenn das Symbol Zurückstellen nicht sofort angezeigt wird, klicken Sie auf den letzten Link im Pfad, um die Seite Durchsuchen zu aktualisieren.
Wichtig: Wenn Sie eine bedingte Rückstellung manuell auf eine Entität anwenden, die mit den Bedingungen der Rückstellung übereinstimmt, wird die Rückstellung bei der nächsten Ausführung des Rückstellungsscanvorgangs erneut angewendet und dabei als bedingte Rückstellung definiert, die nur durch den Rückstellungsscanvorgang entfernt werden kann. Zum Entfernen der Rückstellung müssen Sie "Anforderung 'Rückstellung entfernen' auslösen" aus dem Kontextmenü der Einheit auswählen. Die Rückstellung wird dann während des nächsten Rückstellungs-Sweep-Vorgangs entfernt.


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Letzte Aktualisierung: August 2011


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