Tässä ohjeaiheessa kuvataan, kuinka Arkistosta poisto -käsittelyreittejä käytetään.
Arkistosta poisto -käsittelyreitit ovat ulkoasultaan samankaltaisia. Käsittelyreitit ovat nähtävissä omassa Workplace-järjestelmän Saapuneet-postilaatikossasi tai yleisessä Saapuneet-kansion RecordsManagerApproval-postilaatikossa.
Käsittelyreitti käynnistetään seuraavasti:
Seuraavat kentät ja painikkeet ovat yleisesti käytössä useimmissa käsittelyreiteissä. Lisäkentät on kuvattu ohjeaiheissa, joissa perehdytään käsittelyreittien vaiheiden eri tyyppeihin.
Ohjeet
Ikkunan yläreunassa on vaiheen suorittamista koskevia ohjeita. Ohjeet on kirjoittanut käsittelyreitin suunnittelija. Jos ohjeet eivät ole näkyvissä, voit avata ohjeikkunan napsauttamalla vaihtoehtoa Ohjeet.
Yksikön nimi
Luettelossa on vähintään yksi yksikkö. Jos yksikkö on sähköinen asiakirja tai säilö, napsauttamalla sen nimeä voit tarkastella asiakirjaa tai avata kansion ja tarkastella sen sisältöä. Jos yksikkö on fyysinen asiakirja, yksiköllä ei ole sisältöä. Voit halutessasi myös tarkastella yksikön tietosivuja napsauttamalla vaihtoehtoa Nouda tiedot.
Siirtovastaavuus
Siirtovastaavuus on IBM Enterprise Records -objekti, joka määrittää Content Engine -ominaisuuksien nimien vastaavuudet XML-ominaisuuksien nimiin. Vastaavuuksien avulla IBM Enterprise Records -siirtotyökalu luo XML-tiedoston IBM Enterprise Records -yksiköiden viennin yhteydessä. Voit valita siirtovastaavuusobjektin avattavasta Siirtovastaavuus-valikosta. Lisätietoja siirtovastaavuusobjekteista on ohjeaiheessa Siirtovastaavuudet.
Lisätietoja IBM Enterprise Records -sovelluksen siirtotyökalusta on ohjeaiheessa IBM Enterprise Records -siirtotyökalu.
Arvioinnin huomautukset
Voit kirjoittaa huomautuksia suoraan tekstiruutuun tai napsauttaa tekstiruudun alareunassa olevaa keltaista kuvaketta. Tällöin näkyviin tulee suurempi ikkuna, johon voit kirjoittaa pidempiä kommentteja ja jossa voit lukea pitkiä kommentteja ilman tekstin vierittämistä. Jos käytät suurempaa tekstiruutua, napsauta ensin vaihtoehtoa Päivitä ja sitten vaihtoehtoa Sulje.
Arvioinnin päätös
Valitse jokaiselle yksikölle vaihtoehto Hyväksy , jos hyväksyt käsittelyreitin toiminnon.
Valitse vaihtoehto Hylkää, jos et halua käyttää toimintoa kyseisellä hetkellä. Jos hylkäät toiminnon, kirjoita hylkäämisen syy kommentteihin.
Valitse vaihtoehto Pito, jos haluat osoittaa, että yksikkö tulee asettaa pitoon. Pito on asetettava käsittelyreitin vaiheen ulkopuolella, kuten näyttöön tulevassa viestissä ilmoitetaan, kun suoritat käsittelyreitin loppuun. Järjestelmä palauttaa yksikön tämän jälkeen siihen tilaan, joka sille oli määritetty ennen arkistosta poiston aloittamista. Lisätietoja yksikön asettamisesta pitoon on ohjeaiheessa Yksiköiden asettaminen pitoon (manuaalinen).
Valitse vaihtoehto Muuta aikataulua, jos haluat käyttää yksikön käsittelyyn toista arkistostapoistoaikataulua. Uusi arkistostapoistoaikataulu on määritettävä käsittelyreitin vaiheen ulkopuolella. Yksikkö palautetaan tämän jälkeen siihen tilaan, joka sille oli määritetty ennen arkistosta poiston aloittamista. Lisätietoja arkistostapoistoaikataulun muuttamisesta on ohjeaiheessa Yksikköön liitetyn poistoaikataulun muutto.
Tietosarakkeet
Eri vaiheissa näkyy erilaisia yksikköä koskevia tietoja, jotka eivät vaadi käyttäjän toimia.
Käytä- ja Sulje-painike
Voit muuttaa tietoja, käyttää niitä ja sulkea lopuksi ikkunan tekemättä mitään lisätoimia. Työkohde pysyy samassa Saapuneet-kansiossa. Käsittelyreitin suorittaminen loppuun edellyttää Käytä-toimintoa, jos olet määrittänyt yksikön pitoon.
Määritä uudelleen -painike
Tätä painiketta napsauttamalla voit avata ikkunan, jossa valitaan toinen käyttäjä toteuttamaan kyseinen vaihe. Kirjoita nimen ensimmäiset merkit ja napsauta Hae-painiketta. Valitse käyttäjä ja napsauta vaihtoehtoa Jatka.
Tila-painike
Tällä painikkeella avataan jäljityssovellus.
Valmis-painike
Valmis-painike suorittaa käsittelyreitin vaiheen loppuun ja siirtää yksiköt arkistostapoistoprosessin seuraavaan vaiheeseen.