Получение доступа к свойствам, назначенным для документа или папки, и обновление этих свойств

Вы можете получать доступ к свойствам, назначенным для документа или папки, и обновлять эти свойства при добавлении документа или папки в хранилище объектов или при таких изменениях объектов, как активация документа или сохранение содержимого зарезервированного документа. То, можете ли выбрать класс или назначить класс для документа, определяется шаблоном ввода, используемым для добавления документа. Вы можете изменить свойства, назначенные для документа, но не его класс; однако вы можете изменить свойства и класс, назначенные для папки.

При сохранении содержимого вы можете щелкнуть по Сохранить со свойствами, чтобы изменить свойства документа, а также сохранить новое содержимое перед активацией документа в хранилище объектов.

Используйте команду Просмотреть/Изменить свойства на вкладке IBM ECM или выберите пункт Свойства во всплывающем меню. Вы также можете щелкнуть по Показать сведения в нижней части панели Обзор, после того как выберете документ или папку. Информация об объекте появится в панели Сведения, и вы сможете просмотреть и изменить информацию для любого объекта, выбранного вами после того, как вы щелкнули по Изменить.

Жизненный цикл документов

Некоторым документам администратор мог назначить свойства, содержащие жизненный цикл. Жизненный цикл документа охватывает разные состояния, через которые проходит документ в течение своего срока действия. Например, заявление о выдаче кредита может проходить состояния жизненного цикла в следующем порядке:

Эти состояния отражают порядок, в котором фактическое заявление о выдаче кредита проходит одну стадию за другой. При переходе документа из одного состояния в другое состояние жизненного цикла обновляется. Например, после согласования документ переходит в свое второе состояние (Согласование). После того как банк выделит средства для предоставления кредита, документ перейдет в состояние "Выделение средств".

Для некоторых свойств может быть назначена политика жизненного цикла документа. Политика жизненного цикла документа назначается для класса документов и используется администратором. Вы увидите состояние жизненного цикла и сможете его изменить, если вам назначат соответствующие разрешения.

Пометки

Для некоторых свойств документов и папок администратор может задавать пометки. Пометки основаны на конкретных значениях свойств и позволяют разрешить доступ к документам или папкам. Если к объекту применена пометка, окончательные разрешения на доступ к объекту будут представлять собой комбинацию первоначальных параметров разрешений на доступ и параметров, заданных пометками. Параметры пометок могут определять то, кто сможет получить доступ к объекту, для которого задана пометка, и кто сможет изменить или удалить назначенную пометку.

Просмотр и изменение свойств в приложениях Office и Outlook

Выберите одну из следующих опций, в зависимости от того, какое приложение вы используете:

Табл. 1. В этой таблице описаны процедуры доступа к свойствам документа в приложениях Microsoft Office. Процедуры могут немного отличаться друг от друга; это зависит от того, какое приложение использовалось для интеграции с приложениями Office.
Приложения Office, интегрированные с использованием FileNet Integration for Microsoft Office
Приложения Office Outlook
  1. Щелкните правой кнопкой мыши по документу или папке, которые вы хотите изменить, и выберите Свойства.
  2. Измените свойства и подтвердите изменения.
  1. Щелкните правой кнопкой мыши по сообщению электронной почты, которое вы хотите изменить, и выберите Свойства.
  2. Измените свойства и подтвердите изменения. Если вы назначаете свойства для сообщения перед его добавлением в хранилище объектов, вам могут предложить ввести свойства, если в предпочтениях сайта включен параметр При добавлении запрашивать свойства.