Bij het werken met lijsten van items kunt u de inhoud ervan sorteren, door de lijst bladeren, een of meer items selecteren en de lijst van items exporteren naar een specifiek CSV-bestand (comma separated value) van Microsoft Excel en dit lokaal opslaan.
Inhoud sorterenDe inhoud kan worden gesorteerd binnen een lijst, maar de lijst kan op een bepaald moment maar op één kolom zijn gesorteerd. De inhoud kan ook worden gesorteerd door de toepassing waaraan documenten zijn gekoppeld op basis van hun MIME-type. U kunt bijvoorbeeld een lijst van Microsoft Word-documenten sorteren op basis van het MIME-type voor Word. Om op MIME-type te sorteren, beweegt u de cursor over de eerste kolom vóór de eerste kolomnaam en klikt u op het eerste driehoekje.
Alle unieke MIME-typen worden gesorteerd op alfabet. Aan identieke toepassingen kunnen verschillende MIME-typen zijn toegewezen. Daardoor ziet u tijdens het sorteren mogelijk een aantal groepjes van dezelfde toepassing.
Om op een kolom te sorteren, klikt u op de titel van de kolom. Er verschijnt een driehoekje na de kolomnaam dat de kolom aangeeft waarop de lijst is gesorteerd, en de volgorde ervan. Een driehoekje dat omhoog wijst, geeft aan dat de sorteervolgorde oplopend is, bijvoorbeeld van A naar Z of van 0 naar 9; wijst het driehoekje omlaag, dan is de sorteervolgorde aflopend. De namen van kolomkoppen zijn door de beheerder geconfigureerd. Deze namen kunnen dus variëren. Er kunnen ook gevallen zijn waar u niet kunt sorteren op bepaalde kolommen omdat de toegewezen namen voor specifieke kolommen mogelijk niet aanwezig zijn in een objectruimte die u gebruikt.
Er gelden een aantal uitzonderingen bij het sorteren van uw inhoud:
Als u met behulp van integratie voor Microsoft Office items sorteert op gebruikersnaam in een lijst binnen een geïntegreerde Office-toepassing, wordt de lijst op de korte naam gesorteerd die aan de gebruiker is toegewezen; de toegewezen weergavenaam wordt echter afgebeeld in de kolom die u sorteert.
BladerenDe items in een lijst en een hiërarchie kunnen worden geordend in groepen en u kunt door opeenvolgende groepen bladeren. Het aantal items dat is aangegeven voor een groep wordt gedefinieerd door de beheerder van uw locatie. Een groep van 15 items kan bijvoorbeeld worden toegewezen aan pagina 1 in een maphiërarchie. Als u op de eerste pagina niet vindt wat u zoekt in de groep van 15 items, klikt u op het volgende paginanummer of op de navigatiepijlen om naar de vorige of volgende groep te gaan.
Als u echter een andere pagina dan de eerste pagina kiest tijdens het bekijken van een lijst en de lijst daarna sorteert, wordt de lijst weliswaar gesorteerd, maar keert u terug naar de eerste pagina met items, niet naar de pagina waarop u de sorteeractie begon.
Selecteren van meerdere itemsDoor meerdere items te selecteren, kunt u dezelfde actie tegelijkertijd op alle items toepassen. U kunt bijvoorbeeld hetzelfde beveiligingsbeleid toepassen op alle geselecteerde documenten.
Om meerdere items in een lijst te selecteren, houdt u de Ctrl-toets ingedrukt en klikt u met linker muisknop op elk item dat u wilt selecteren.
Om een rij opeenvolgende documenten te selecteren, selecteert u het eerste document van de rij, houdt u Shift ingedrukt en selecteert u het laatste document van de rij.