IBM Enterprise Records, Versão 5.1.+            

Gerenciamento de registros

IBM® Enterprise Records é um componente complementar do conjunto de produtos do IBM FileNet P8. O IBM Enterprise Records permite criar e manter registros precisos, seguros e confiáveis para informações eletrônicas e físicas. É possível usar o IBM Enterprise Records para gerenciar registros de qualquer tipo, independente do formato ou da mídia de armazenamento. A compreensão do IBM Enterprise Records depende da compreensão do que é um registro e do porque você usa um sistema de gerenciamento de registros.

Registros e metadados

No contexto do IBM Enterprise Records, um registro são metadados--um arquivo que referencia e contém informações sobre outro arquivo eletrônico (documento) ou objeto físico. Você pode criar um registro para colocar o documento ou objeto físico sob controle corporativo ou governamental, que especifica como o documento será armazenado, acessado e eventualmente descartado. Os metadados estão na forma de propriedades do registro, como o tipo de mídia, formato, autor, assunto, revisor, local e data de publicação. Você coloca os registros sob este controle como requerido pelas normas governamentais e diretrizes para o tipo de registro. A figura a seguir exibe a criação de registros a partir de diferentes origens. Cada registro aponta para as informações que são gerenciadas pelo sistema.

A figura a seguir ilustra como os registros podem ser armazenados em diferentes repositórios, incluindo um que pode conter conteúdo da Web, documentos MS Office, arquivos de áudio; outro de que pode conter e-mail; um terceiro que pode conter fitas de vídeos, microfilme e CD-ROMs; e outro que pode conter contratos, patentes e permissões. Cada registro aponta para as informações que são gerenciadas pelo sistema

Gerenciamento de registros

O gerenciamento de registros se refere às atividades gerenciais, como o planejamento, controle e organização para a criação, armazenamento, uso, recuperação e disposição de registros. Em outras palavras, o gerenciamento de registros inclui todas as atividades que você executa para manter os registros através de seu ciclo de vida de criação, uso ativo, armazenamento inativo e disposição.

Necessidade de gerenciamento de registros

Para assegurar que as informações organizacionais sejam precisas, completas e facilmente acessíveis, você precisa configurar um sistema confiável de gerenciamento de registros. Caso contrário, você pode investir um significativo montante de tempo em atividades não produtivas, como a localização manual de informações ou a pesquisa por registros faltantes ou erroneamente arquivados.

Na ausência de um sistema de gerenciamento de registros, pode ser difícil localizar, interpretar e estar em conformidade com as leis e regulamentos de manutenção de registros. Isto pode resultar em multas pesadas, penalidades e outras consequências legais. Você também pode correr riscos associado com ações judiciais, confidencialidade e a segurança de informações críticas e vitais, se não mantiver e gerenciar apropriadamente os registros.

Use o IBM Enterprise Records para minimizar os riscos mencionados acima. É possível usar o IBM Enterprise Records para preservar informações valiosas como registros, disponíveis quando necessário usando técnicas de procura, enquanto registros não essenciais ou inativos são destruídos ou arquivados.

Função do IBM Enterprise Records no Gerenciamento de Registros

O IBM Enterprise Records permite que você gerencie registros na empresa, independente da mídia de armazenamento. O propósito do IBM Enterprise Records é garantir que: Usando o IBM Enterprise Records, é possível:

Recursos e Benefícios do IBM Enterprise Records

A tabela a seguir lista os recursos do IBM Enterprise Records junto com benefícios fornecidos por tais recursos.
Recurso Benefício
Repositório centralizado para registros
  • Uso e disponibilidade amplamente disperso por informações no âmbito da empresa.
  • Tomada de decisão eficaz devido à disponibilidade em tempo de informações relevantes.
Localizações e containeres virtuais para armazenar registros para documentos eletrônicos e físicos em uma hierarquia.
  • Controle sobre coleções de documentos impressos e arquivos eletrônicos.
  • Simulação do ambiente de escritório no mundo real.
  • Localizações e contêineres virtuais modelam a estrutura real de armazenamento físico.
  • Controle de custo através do gasto reduzido em espaço de escritório, equipamentos e pessoal, necessários para o gerenciamento e recuperação de registros.
Funções de pesquisa de fácil uso
  • Acesso no prazo é fácil às informações requeridas sem o uso de sintaxe complicada de consulta.
Regras de retenção e disposição para registros Controle definido pelo usuário sobre:
  • Duração da retenção de um registro.
  • Tratamento do registro no fim da agenda de retenção.
  • Revisão dos registros antes de serem destruídos.
Procedimento de auditoria para registros, rastreamento automático do período de retenção e a inicialização do processo de disposição para registros.
  • Os registros não são acidentalmente destruídos, alterados, manipulados, danificados ou perdidos.
  • Os registros somente são destruídos de acordo com a agenda de disposição ou como parte de um procedimento de auditoria.
  • Os registros quando não mais são requeridos são descartados para reduzir os requisitos de armazenamento.
Importação e exportação de registros
  • Os registros que não são requeridos com frequência pela empresa, mas precisam ser retidos para estar em conformidade com regulamentos governamentais, podem ser exportados para algum outro local.
  • Os registros podem ser importados de outros repositórios de registros.
Controle de segurança apropriada para os registros
  • Os usuários não autorizados não podem acessar os registros.
  • Os usuários não podem acidentalmente excluir registros. Os registros podem ser excluídos por um Administrador de registros ou como resultado de um procedimento de auditoria.
  • Os usuários somente podem executar as operações relativas aos registros, para as quais tenham os direitos apropriados de acesso.
Integração com o IBM FileNet P8 Workplace, Workplace XT, Microsoft Office e Microsoft Outlook Declaração manual ou automática de registros do:
  • O Workplace ou o Workplace XT
  • Microsoft Outlook, Word, Excel e Power Point
  • Modelos de entrada

Funções de Usuário no IBM Enterprise Records

O IBM Enterprise Records fornece um modelo de segurança de usuário baseado em função e inclui funções para Administrador de Registros, Gerenciador de Registros, Usuário Privilegiado (DoD e Base) ou Revisor de Registros (PRO) e Usuário de Registros. Cada função determina quais tarefas um usuário que pertence àquela função pode executar. Para obter informações adicionais, consulte Segurança do FileNet P8.

Tipos de Instalações do IBM Enterprise Records

Antes de instalar o aplicativo IBM Enterprise Records, você deve escolher o tipo de instalação (modelo de dados) que atende às suas necessidades de gerenciamento de registros. Os seguintes modelos de dados estão disponíveis:

Tipos de Entidades do IBM Enterprise Records

No IBM Enterprise Records, os registros são armazenados em uma estrutura hierárquica que contém diferentes entidades de gerenciamento de registros. A figura a seguir ilustra a estrutura hierárquica destas entidades seguida por uma breve explicação de cada entidade:

O gráfico a seguir descreve a estrutura hierárquica de registros onde um armazenamento de objetos de plano de arquivos fica no nível superior.

Segue-se um exemplo da hierarquia de entidades de gerenciamento de registros

Plano de arquivo

Gerenciamento geral (categoria)
     Arquivos de correspondência (pasta)
     Resumos do programa (pasta)
          Conferência de treinamento em gerenciamento 2006 (volume)
          Conferência de Treinamento em Gerenciamento 2007 (volume)
Gerenciamento de informações (categoria)
     Arquivos de correspondência (pasta)
     Folhas de número do operador (pasta)


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Última atualização: Agosto 2011


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