IBM Enterprise Records, Versio 5.1.+            

Tärkeiden asiakirjojen arvioiminen ja hyväksyminen

Tärkeiden asiakirjojen arvioiminen on jatkuva prosessi, joka tapahtuu asiaan liittyvän toistuvan tapahtuman yhteydessä. Toistuva tapahtuma määrittää, kuinka usein tärkeät asiakirjat tulee arvioida. Kun toistuva tapahtuma ilmenee, tapahtumaan liittyvä tärkeiden asiakirjojen arvioimisen käsittelyreitti käynnistyy. Arvioitavat tärkeät asiakirjat näkyvät työkohteina arvioijan Saapuneet-postilaatikossa tai yleisessä Saapuneet-postin RecordsManagerApproval-postilaatikossa. Kun työkohde valitaan, Hyväksyntä-vaihe tulee näkyviin.

Arviointi-vaihe

Käsittelyreitin loppuun tekemistä koskevia yleistietoja on ohjeaiheessa Arkistosta poisto -käsittelyreittien käyttö.

Arviointi-vaihe-sivulla näkyvät arvioinnin kohteeksi joutuneet yksiköt, arvioijan nimi ja tapahtuma, joka käynnisti käsittelyreitin. Sivulle voi kirjoittaa arvioijan huomautuksia sekä nykyisen arvioimisen päivämäärän, jota voi muuttaa.

Voit arvioida tärkeät asiakirjat seuraavasti:

  1. Kirjoita haluamasi huomautukset Arvioinnin huomautukset -kenttään.
  2. Napsauta halutessasi kalenterikuvaketta ja valitse päivämäärä, jolloin yksikkö arvioidaan.
  3. Tee työ loppuun käsittelyreittien yleisohjeissa kuvatulla tavalla.

Hyväksyntä-vaihe

Tee tärkeiden asiakirjojen arvioimisen hyväksyntä loppuun Hyväksyntä-vaihe -sivun avulla. Sivulla näkyvät sekä asiakirjojen arvioija että arviointitapahtuma, joka käynnisti käsittelyreitin. Hyväksy-sivun avulla asiakirjojen hallinnoija voi muuttaa arvioijan arviointihuomautuksia.

Voit hyväksyä arvioidut tärkeät asiakirjat seuraavasti:

  1. Muuta tarvittaessa Tärkeän asiakirjan arviointihuomautukset-kenttään merkittyjä huomautuksia ja muuta tärkeiden asiakirjojen seuraavaa arvioimispäivämäärää kirjoittamalla haluamasi päivämäärä Seuraava tärkeän asiakirjan arvioinnin päivämäärä -kenttään.
  2. Tee työ loppuun käsittelyreittien yleisohjeissa kuvatulla tavalla.

Kun asiakirjojen hallinnoija hyväksyy tärkeitä asiakirjoja, arviointihuomautukset ja asiakirjojen seuraava arvioimispäivämäärä päivitetään järjestelmään. Tärkeiden asiakirjojen seuraava arvioiminen tapahtuu määritettynä arvioimispäivämääränä.



Palaute

Päivitetty viimeksi: Elokuu 2011


© Copyright IBM Corp. 2011.
Tämä Information Center -sivusto perustuu Eclipse-tekniikkaan. (http://www.eclipse.org).