Neben der Suche nach bestimmten IBM® Enterprise Records-Entitäten über die Registerkarte Suchen können auch in Workplace erstellte Suchvorlagen oder gespeicherte Suchvorgänge verwendet werden.
Wenn ein Suchvorlagenentwickler eine Suche im Verzeichnis <FPOS>:\Records Management\Templates speichert und IBM Enterprise Records als Anwendungsnamen eingibt, wird die Suche auf der Registerkarte Suchen angezeigt. Wählen Sie Suchvorlagen und gespeicherte Suchen aus, um eine Liste der Suchen auf der Registerkarte Suchen von IBM Enterprise Records anzuzeigen. Nur Suchvorgänge, bei denen im Feld Anwendungsname der Eintrag "RM" eingefügt wurde, werden auch in IBM Enterprise Records angezeigt.
Benutzer mit Zugriff auf IBM Enterprise Records spezifische Entitäten in den Suchergebnissen angeben oder herausfiltern. In der folgenden Tabelle werden die IBM Enterprise Records-Entitäten zusammen mit ihren entsprechenden Werten aufgelistet:
in Workplace können Suchvorgänge mithilfe von Search Designer erstellen und ändern. Beim Erstellen von Suchvorlagen können Sie mithilfe der Eigenschaft RM - Entitätstyp fürRMEntityType | Wert | Objekttyp* |
---|---|---|
Aktenkategorie | 101 | Ordner |
Aktenordner | 102 | Ordner |
Elektronischer Aktenordner | 105 | Ordner |
Physischer Container | 106 | Ordner |
Hybrid-Aktenordner | 108 | Ordner |
Physischer Aktenordner | 110 | Ordner |
Band | 103 | Ordner |
Elektronisches Schriftstück | 301 | Dokument |
E-Mail-Schriftstück | 302 | Dokument |
Marker | 303 | Dokument |
* Benutzerdefinierte Objekte wie Aktionen, Speicher- bzw. Standorte, Aktentypen usw. Zum Anzeigen dieser Liste klicken Sie im Suchvorgangs-Designer auf das Dropdown-Menü "Objektunterklasse".
Beim Entwerfen der Suche können Sie Entitätstypen auflisten, die als Kontrollkästchen in der Suchvorlage angezeigt werden. Diese legen Sie auf der Seite Objekttypen fest. Wenn Sie die Suchvorlage verwenden, geben Sie die Werte der Tabelle oben ein oder aktivieren Sie die erforderlichen Kontrollkästchen Ergebnisse nach den ausgewählten Klassen filtern:, um nach einem bestimmten Entitätstyp zu suchen.
Nähere Informationen zum Erstellen von Suchvorlagen und Speichern von Suchvorgängen erhalten Sie in der Hilfe zum Suchvorgangs-Designer.
Bei einer gespeicherter Suche sind bereits alle Kriterien vom Ersteller festgelegt. Sie müssen lediglich auf den Namen der Suche klicken. Die Suche wird ausgeführt und eine Liste der Ergebnisse angezeigt, so als hätten Sie einfach einen Ordner geöffnet. Ein Symbol für eine gespeicherte Suche sieht folgendermaßen aus:
Bei einer Suchvorlage haben Sie im Allgemeinen die Möglichkeit, die bestehenden Suchkriterien anzuzeigen und eigene Werte einzugeben. Was nicht geändert wird, sind die Eigenschaften, anhand derer gesucht wird, sowie die Operatoren. Sie geben lediglich die Werte ein, die den vom Ersteller im Vorhinein ausgewählten Kriterien entsprechen. Ein Symbol für eine Suchvorlage sieht folgendermaßen aus:
IBM Enterprise Records unterstützt nur die VQL-Option für eine Suche oder eine Suchvorlage, die ein CBR-Element (Content-Based Retrieval - inhaltsbasiertes Abrufen) enthält. Andere CBR-Optionen wie ALL und NONE werden nicht unterstützt.
VQL ist die Abfragesprache, die von der Autonomy K2-Software unterstützt wird, die der Content Search Engine zugrunde liegt. Weitere Informationen zur VQL-Syntax finden Sie in der Autonomy-Dokumentation, die auf dem K2 Master Administration Server installiert ist: http://<Hostname_des_Masteradministrationservers>:9990/verity_docs/
So verwenden Sie eine Suchvorlage oder gespeicherte Suche:
Die Suchergebnisse werden im unteren Teil der Seite angezeigt. Sie können durch Klicken auf die Spaltenüberschriften die Ergebnisse neu sortieren, über das Symbol "Informationen abrufen" zusätzliche Informationsseiten aufrufen, Dokumente anzeigen, Ordner öffnen und über das Kontextmenü einer Einheit weitere Aktionen durchführen. Um dieselbe Aktion für mehrere Einheiten auszuführen, aktivieren Sie die dazugehörigen Kontrollkästchen und wählen die Aktion im Menü "Mehrfachauswahlaktionen".