Du kan inte ta bort en postkategori som innehåller andra postkategorier, postmappar, volymer eller poster. Du kan dock ta bort en postmapp eller volym som innehåller poster. Du kan inte heller ta bort en behållarentitet där du har spärrat avvecklingen. I bas- och DoD-datamodellerna kan en kategori tas bort av den postansvarige och av postadministratören. I PRO-datamodellen kan en postkategori däremot bara tas bort av postadministratören.
Du kan ta bort en behållarentitet på följande sätt:
- Använd åtgärden Ta bort på behållarens kontextmeny (eller på dess informationssida).
Det är bara postadministratörer som kan ta bort en entitet manuellt med den här metoden.
- Använd avvecklingsmekanismen, dvs. när kvarhållningsperioden för en entitet är över och avvecklingsåtgärden är Förstör förstörs posten efter godkännande från den postansvarige.
Mer information om att avveckla entiteter genom att använda åtgärden Förstör finns i Destruktionsarbetsflöde.
Med båda metoderna förstörs raderas posten logiskt, dvs. du kan inte längre komma åt den från IBM Enterprise
Records-programmen, men den finns kvar i objektlagret eller tas bort permanent från objektlagret. Hur entiteten tas bort beror på om arkiveringsplanen är konfigurerad att behålla metadata eller inte. Se Konfigurera kvarhållning av metadata.
Ta bort en enda behållare manuellt:
- Bläddra i arkiveringsplanen till den entitet du ska ta bort.
- Högerklicka på entitetens namn och välj Ta bort.
- Klicka på Acceptera som bekräftelse eller på Avsluta om du vill stänga utan att ta bort.
Ta bort flera mappar och flera poster, flera kategorier eller flera volymer manuellt från samma sida:
- Bläddra till de entiteter som ska tas bort.
- Markera kryssrutorna till vänster om entiteterna som du ska ta bort.
- Välj Ta bort från menyn Flervalsåtgärder.
- I fönstret Ta bort kontrollerar du att de entiteter som du ska ta bort är markerade och klickar på Ta bort.
- På beskräftelsesidan klickar du på asterisken vid varje entitet som inte gick att ta bort så får du mer information om entiteten.
- Klicka på OK så kommer du tillbaka till sidan Bläddra.