IBM Enterprise Records, Version 5.1.+            

Recherche d'enregistrements à l'aide de recherches enregistrées et de modèles

Outre la recherche d'entités IBM® Enterprise Records spécifiques sous l'onglet Rechercher, vous pouvez utiliser les modèles de recherche ou les recherches enregistrées créés dans Workplace.

Lorsqu'un concepteur de modèles de recherche sauvegarde une recherche dans le répertoire <FPOS>:\Records Management\Templates et choisit IBM Enterprise Records comme nom d'application, la recherche apparaît dans l'onglet Rechercher. Sélectionnez Modèles de recherche et recherches stockées pour afficher la liste des recherches sous l'onglet Rechercher d'IBM Enterprise Records. Seules les recherches créées avec RM comme valeur du champ Nom de l'application s'affichent dans IBM Enterprise Records.

Les utilisateurs ayant accès à Auteur > Outils avancés dans Workplace peuvent créer et modifier des recherches à l'aide du concepteur de recherche. Lors de la création de modèles de recherche, vous pouvez utiliser la propriété Type d'entité RM pour préciser ou filtrer les entités spécifiques d'IBM Enterprise Records dans les résultats de recherche. Le tableau suivant répertorie les entités IBM Enterprise Records, ainsi que les valeurs correspondantes :

Tableau 1. Entités IBM Enterprise Records et valeurs correspondantes
Type d'entité RM Valeur Type d'objet*
Catégorie d'enregistrement 101 Dossier
Dossier d'enregistrement 102 Dossier
Dossier d'enregistrement électronique 105 Dossier
Conteneur physique 106 Dossier
Dossier d'enregistrement hybride 108 Dossier
Dossier d'enregistrement physique 110 Dossier
Volume 103 Dossier
Enregistrement électronique 301 Document
Enregistrement d'e-mail 302 Document
Marqueur 303 Document

*Les objets personnalisés sont des éléments tels que des actions, des emplacements, des types d'enregistrement, etc. Vous pouvez en visualiser la liste lorsque vous affichez le menu déroulant Sous-classe d'objet dans le concepteur de recherche.

Lors de la conception d'une recherche, vous pouvez faire une liste de tous les types d'entité qui apparaissent sous forme de case à cocher dans le modèle de recherche. Vous pouvez les préciser dans la page Types d'objets. Si vous utilisez le modèle de recherche, entrez les valeurs du tableau ci-dessus ou cochez la case appropriée dans Filtrer les résultats en fonction des classes sélectionnées pour rechercher un type d'entité particulier.

Reportez-vous à l'aide du concepteur de recherche pour plus d'informations sur la création de recherches enregistrées et de modèles de recherche.

Recherche enregistrée

Tous les critères d'une recherche enregistrée sont définis par le créateur. Il ne vous reste plus qu'à cliquer sur son nom. La recherche s'exécute et présente les résultats de la même façon que si vous aviez ouvert un dossier. Voici une icône de recherche enregistrée : icône de recherche enregistrée

Modèle de recherche

En général, un modèle de recherche vous permet d'afficher les critères de recherche et de saisir vos propres valeurs. Vous ne modifiez pas les propriétés sur lesquelles vous voulez effectuer une recherche, ni même les opérateurs. Il vous suffit d'entrer des valeurs pour les critères que le concepteur a présélectionnés. Voici une icône de modèle de recherche : icône de modèle de recherche

IBM Enterprise Records prend uniquement en charge l'option VQL pour une recherche ou un modèle de recherche comprenant un élément d'extraction basée sur le contenu (élément CBR). D'autres options CBR, telles que ALL et NONE, ne sont pas supportées.

VQL est le langage de requête supporté par le logiciel Autonomy K2, sous-jacent à Content Search Engine. Pour plus d'informations sur la syntaxe VQL, voir la documentation Autonomy installée sur le serveur K2 Master Administration : http://<nom_hôte_serveur_Master_Administration>:9990/verity_docs/

Pour utiliser un modèle de recherche ou une recherche enregistrée :

  1. Cliquez sur l'onglet Rechercher, puis sur Modèles de recherche et recherches stockées.
  2. Sélectionnez l'un des modèles de recherche ou l'une des recherches enregistrées dans la liste.
  3. Précisez les critères de recherche dans le modèle de recherche sélectionné, puis cliquez sur Rechercher. (Les recherches enregistrées sont exécutées immédiatement, sans saisie de la part de l'utilisateur.)
  4. Cliquez sur Restaurer les valeurs par défaut pour effacer tous les critères de recherche du modèle. Pour supprimer une valeur individuelle d'un menu déroulant, sélectionnez la zone vide en haut de la liste. Cliquez sur le lien Effacer à droite de l'icône de calendrier pour effacer la date. Mettez le texte en surbrillance et appuyez sur la touche de Retour arrière pour le supprimer.

Les résultats de recherche s'affichent en bas de la page. Vous pouvez trier les résultats en cliquant sur les en-têtes de colonne, accéder aux pages d'informations en cliquant sur l'icône Obtenir des informations, afficher des documents, ouvrir des dossiers et effectuer des actions grâce au menu contextuel d'une entité. Pour effectuer des actions sur plusieurs entités, cochez les cases correspondantes et sélectionnez l'action dans le menu Actions de sélection multiple.

 



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Dernière mise à jour : Août 2011


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