IBM Enterprise Records tukeutuu luokkien, aliluokkien, objektien ja ominaisuuksien hierarkkiseen rakenteeseen salliessaan käyttäjän tekemät asiakirjojen hallintatoimet.
Kaikki IBM Enterprise Records -ohjelman luokat johdetaan kansioluokasta, joka on IBM Enterprise Records -objektisäilössä. Kansioluokkaa käytetään kaikkien IBM Enterprise Records -säilöluokkien johtamiseen. RM-kansioluokka on kansioluokan aliluokka. RM-kansioluokka sisältää luokkia ja aliluokkia, joiden avulla asiakirjoja ylläpidetään IBM Enterprise Records -ohjelmassa. Voit luoda ja lisätä haluamasi määrän aliluokkia luokkiin sähköinen asiakirjakansio, yhdistelmäasiakirjan kansio, fyysinen säilö, laatikko ja fyysinen asiakirjakansio.
Voit tarkastella objektisäilön IBM Enterprise Records -luokkahierarkian rakennetta Enterprise Manager -ohjelmassa.
Seuraavassa luettelossa ovat IBM Enterprise Records -luokat ja aliluokat lyhyine kuvauksineen:
Kansioluokka on kaikkien muiden IBM Enterprise Records -luokkien pääluokka. IBM Enterprise Records -ohjelman perustoiminnot ovat riippuvaisia tästä kansioluokasta, jossa ovat kaikki asiakirjojen hallintaa helpottavat ominaisuudet.
RM-kansio on kaikkien IBM Enterprise Records -sovelluksessa luotujen kansioluokkien perusluokka. RM-kansioluokka on johdettu kansiopääluokasta. Seuraavat alla kuvatut säilöluokat ovat RM-kansioluokan aliluokkia: luokitusskeemojen päähakemisto, arkistonmuodostussuunnitelma, sijainnin säilö, asiakirjaluokat, asiakirjakansiot ja taltio.
Luokitusskeemojen kantaluokka on IBM Enterprise Records -ohjelman arkistonmuodostussuunnitelman objektien pääkansio. Objektisäilössä on vain yksi objekti luokitusskeemaobjektia varten. Kaikki luokitusskeemojen objektit arkistoidaan luokitusskeemojen pääkansioon.
Arkistonmuodostussuunnitelman luokka tuo käyttöön arkistonmuodostussuunnitelmaan sisältyvien useiden kansiotyyppien hierarkkisen ryhmittelyn. Tyyppejä ovat esimerkiksi asiakirjaluokat ja asiakirjakansiot. Arkistonmuodostussuunnitelman alaisuuteen voi luoda monia asiakirjaluokkia ja asiakirjakansioita.
Sijainnin säilöluokkaa käytetään lainatun asiakirjan käyttöoikeuksien ja käytön jäljitykseen. Tämän luokan avulla voi luoda useita sijainteja.
Asiakirjaluokka on tavallisesti järjestetty hierarkkiseen rakenteeseen organisaation liiketoimintojen mukaisesti ja niitä tukemaan. Luokan alikansioina voi olla asiakirjakansio ja asiakirjaluokkia. Asiakirjaluokan luokka toimii säilönä, jossa voi olla lähimpänä alitasona asiakirjaluokka tai asiakirjakansio, mikä täyttää PRO-vaatimukset. DoD-vaatimuksen mukaisesti myös asiakirjan tietojen luokka voidaan kuitenkin sisällyttää asiakirjaluokan lähimmäksi alitasoksi.
Asiakirjakansion luokkaa käytetään aliluokkien luontiin. Näitä voivat olla esimerkiksi sähköinen asiakirjakansio, fyysinen säilö, fyysinen asiakirjakansio ja yhdistelmäasiakirjan kansio. Seuraavassa on lyhyt kuvaus asiakirjakansion luokasta johdetuista luokista:
Taltio on asiakirjojen säilytyspaikkana toimiva luokka.
Edellä mainittujen luokkien ohella IBM Enterprise Records käyttää myös dokumenttiluokkaa ja sen aliluokkia, asiakirja- ja transkriptioluokkaa. Sähköinen asiakirja- ja merkkiasiakirja on johdettu asiakirjaluokasta. Seuraava kuva esittää dokumentti- ja asiakirjaluokan hierarkiaa.
Seuraavassa on lyhyet luokkien ja aliluokkien kuvaukset sisältävä luettelo IBM Enterprise Records -luokista, joita käytetään dokumentti- ja asiakirjahierarkian perustamisessa:
Dokumenttiluokka on kaikkien Application Engine- tai Workplace XT -dokumenttien pääluokka. Dokumentit voi vahvistaa asiakirjoiksi. Dokumentin RecordInformation-ominaisuuden DeletionAction-metatietojen arvoksi on asetettu Prevent Delete. Tämä tarkoittaa, että dokumentti poistetaan vasta, kun RecordInformation-ominaisuuden avulla osoitettu asiakirja on poistettu. Dokumenttiluokka on perusluokka, josta johdetaan kaikki muut dokumentteihin liittyvät aliluokat (asiakirja, sähköinen asiakirja, sähköpostiasiakirja, merkkiasiakirja ja transkriptio).
Asiakirja on arkistonmuodostussuunnitelman kaikkien asiakirjatyyppien perusluokka. Asiakirjaluokka on dokumenttiluokan aliluokka. Kaikki arkistonmuodostussuunnitelman asiakirjat esitetään dokumentteina. Asiakirjaluokan RecordedDocuments-ominaisuudessa on objektiarvoinen ominaisuus, jossa ominaisuuden viittauskohteena olevan objektin DeletionAction-metatietojen arvona on Cascade. Tämä tarkoittaa, että jos asiakirja poistetaan, poistetaan myös dokumentti, johon RecordedDocuments-ominaisuus viittaa.
Sähköisen asiakirjan luokka perii ominaisuudet asiakirjaluokalta. Kaikki dokumentit, joiden alkuperä on sähköinen, vahvistetaan sähköisiksi asiakirjoiksi tämän luokan avulla. Sähköisiä dokumentteja voi vahvistaa asiakirjoiksi Application Engine- tai Workplace XT -ohjelmassa.
Digitaalinen valokuva -asiakirjaluokka perii ominaisuudet sähköisen asiakirjan luokalta. Digitaalinen valokuva -asiakirjaluokka sisältää digitaalisille valokuva-asiakirjoille soveltuvia lisämetatietoja.
Sähköpostiasiakirjaluokka perii ominaisuudet sähköisen asiakirjan luokalta. Sähköpostiasiakirjaluokka sisältää sähköpostiasiakirjoille soveltuvia lisämetatietoja.
Merkkiasiakirjaluokka perii ominaisuudet asiakirjaluokalta. Merkkiasiakirjoissa on metatietoja, jotka ilmaisevat asiakirjan fyysisen sijainnin. Merkkiasiakirjoja voi arkistoida sähköisiin asiakirjakansioihin tai fyysisiin asiakirjakansioihin. Merkkiasiakirjoja voi lainata.
PDF-asiakirjaluokka perii ominaisuudet sähköisen asiakirjan luokalta. PDF-asiakirjaluokka sisältää PDF-asiakirjoille soveltuvia lisämetatietoja.
Skannattu asiakirja -luokka perii ominaisuudet sähköisen asiakirjan luokalta. Skannattu asiakirja -luokka sisältää skannatuille asiakirjoille soveltuvia lisämetatietoja.
Transkriptioluokka on dokumenttiluokan aliluokka. Se sisältää tapahtumien XML-koodin, joka päivittyy käsittelyreitin etenemisen myötä ja on poistotodistus, joka tallentuu .xml-tiedostona CE-järjestelmään lopullisen arkistosta poiston jälkeen. Tiedoston avulla voi tarkastella poistettuun yksikköön liittyviä metatietoja.
Web-asiakirjaluokka perii ominaisuudet sähköisen asiakirjan luokalta. Web-asiakirjaluokka sisältää Web-asiakirjoille soveltuvia lisämetatietoja.
IBM Enterprise Records -ohjelmassa voit luoda linkkejä IBM Enterprise Records -yksiköiden välille sekä muiden Application Engine- tai Workplace XT -ohjelman Content Engine -objektien välille. Asiakirjan linkkejä voidaan määrittää yhteiskäyttöön muiden asiakirjojen, dokumenttien ja asiakirjakansioiden kanssa. Asiakirjakansion linkkejä voidaan vastaavasti määrittää yhteiskäyttöön asiakirjojen ja asiakirjakansioiden kanssa sekä IBM Enterprise Records- että Application Engine- tai Workplace XT -ohjelmissa. Linkkien avulla voi luoda viittaus- tai liitossuhteita toisiinsa liittyvien asiakirjojen ja tietojen sekä tietyn asiakirjan välille. Tällaisia kohteita ovat esimerkiksi huomautukset, liitteet ja sähköpostin vastaanottokuittaukset. Kaikki IBM Enterprise Records -ohjelmassa käytössä olevat linkit ovat heikkoja linkkejä. Jos esimerkiksi kaksi yksikköä on linkitetty toisiinsa ja toinen yksikkö poistetaan, toinen yksikkö ei poistu toisen mukana. Voit luoda mukautettuja linkkiluokkia ja määrittää ne toimimaan vahvojen linkkien tavoin. Kun yksiköt on linkitetty vahvan linkin välityksellä, toisen yksikön poiston myötä myös toinen poistuu.
RM-linkkiluokka johdetaan linkkien pääluokasta. RM-linkkiluokka jakautuu edelleen muiksi aliluokiksi. Seuraava kuva esittää RM-linkkiluokkia ja sen aliluokkia.
Seuraavassa luettelossa on esitelty RM-linkkipääluokan aliluokat sekä niiden lyhyet kuvaukset:
RM-linkkiluokka on linkkiluokan aliluokka. Linkkiluokkaa käytetään RM-linkkiluokan N-N-suhteissa.
Otteen linkki on RM-linkkiluokan aliluokka. Se luo liitännän otteen ja sen lähteenä olevan asiakirjan välille. Otteen linkin voi luoda asiakirjojen välille sekä asiakirjan ja dokumentin välille. Otteen linkkiä käytetään viittauksessa asiakirjan sisällön tiettyyn osaan, ei asiakirjan koko sisältöön.
Yhdistelmäkansion linkki on RM-linkkiluokan aliluokka. Se luo liitännän yhdistelmäkansion ja sähköisen asiakirjakansion välille.
Asiakirjan kopion linkki on RM-linkkiluokan aliluokka. Se luo liitännän alkuperäisen asiakirjan ja sen eri kopioiden välille. Järjestelmä luo tämän linkin automaattisesti, kun asiakirjasta luodaan kopio. Asiakirjan kopion linkki on heikko linkki. Kun asiakirjat on linkitetty ja kopio poistetaan, asiakirjan linkitetyt kopiot eivät poistu samalla.
Asiakirjakansion Katso myös -linkki on RM-linkkiluokan aliluokka. Se luo liitännän kahden toisiinsa liittyvän kansion välille. Asiakirjakansion Katso myös -linkin voi luoda IBM Enterprise Records -asiakirjakansioiden välille tai IBM Enterprise Records -asiakirjakansion ja minkä tahansa IBM Enterprise Records -ohjelman ulkopuolisen kansion välille.
Asiakirjan pidon linkki on RM-linkkiluokan aliluokka. Se luo liitännän pidossa olevan asiakirjayksikön ja itse pidon välille. Tätä linkkiä käytetään sisäiseen käsittelyyn, eikä se näy IBM Enterprise Records -käyttöliittymässä.
Asiakirjan Katso myös -linkki on RM-linkkiluokan aliluokka. Se luo liitännän sellaisten asiakirjojen välille, joissa on toisiinsa liittyvää sisältöä.
Toteutuslinkki on RM-linkkiluokan aliluokka. Se luo liitännän asiakirjan ja sen eri toteutusten välille. Toteutus viittaa asiakirjan ilmentymään, joka on muunnettu toisen ohjelman muotoon niin, ettei sisältöä ole kadonnut. Sisältö ja valtaosa metatiedoista ovat identtiset. Eri toteutuksia käytetään säilytykseen tai käyttöön ja tarkasteluun.
Viitelinkki on RM-linkkiluokan aliluokka. Se luo liitännän asiakirjan ja sen eri viittauskohteiden välille. Viitelinkin voi luoda viittaamaan muihin asiakirjoihin tai dokumentteihin ja asiakirjakansioihin, joissa on viittauslähteeseen liittyvää sisältöä.
RM-kansion pidon linkki on RM-linkkiluokan aliluokka. Se luo liitännän pidossa olevan IBM Enterprise Records -kansioyksikön ja itse pidon välille. Tätä linkkiä käytetään sisäiseen käsittelyyn, eikä se näy IBM Enterprise Records -käyttöliittymässä.