IBM Enterprise Records, Version 5.1.+            

Ajout d'un dossier d'enregistrement

Vous ne pouvez ajouter un dossier d'enregistrement qu'au niveau le plus bas d'une catégorie d'enregistrement. Cela signifie que si une catégorie d'enregistrement contient une sous-catégorie, vous ne pouvez pas lui adjoindre de dossier d'enregistrement. Vous ne pouvez toutefois ajouter un dossier d'enregistrement à une catégorie d'enregistrement que si celle-ci est active. Vous ne pouvez pas créer de sous-dossier dans un dossier d'enregistrement. Un dossier d'enregistrement ne peut contenir que des volumes ou des enregistrements. IBM® Enterprise Records est livré avec quatre types de dossiers d'enregistrement : dossier électronique, dossier physique, boîte physique et dossier hybride. Votre site peut très bien avoir créé d'autres dossiers personnalisés.

Dans la version PRO d'IBM Enterprise Records, seul un gestionnaire ou un administrateur d'enregistrements peut ajouter un dossier d'enregistrement. Dans les versions DoD et de base, outre les gestionnaire ou administrateur d'enregistrements, les utilisateurs privilégiés sont habilités à ajouter un dossier d'enregistrement. Si vous ne disposez pas des autorisations de sécurité nécessaires pour la création d'un dossier d'enregistrement, vous pouvez initialiser le workflow Créer un dossier d'enregistrement à partir de Workplace. Lorsque vous lancez ce workflow, une requête de création de dossier d'enregistrement est envoyée au gestionnaire d'enregistrements pour recevoir son accord. Pour plus d'informations, voir Création d'un dossier d'enregistrement à l'aide d'un workflow. Le tout nouveau dossier d'enregistrement hérite par défaut de toutes les propriétés de son entité parent, hormis les Nom, Identifiant et Date d'ouverture. Ces valeurs héritées sont modifiables.
Avertissement : Vous ne devez pas créer plus de 100 catégories et dossiers d'enregistrement à un niveau du plan de fichiers (pour plus d'informations, voir Plans de fichiers for more information).

Pour ajouter un dossier d'enregistrement :

  1. Connectez-vous en tant que gestionnaire ou administrateur d'enregistrements et parcourez le plan de fichiers pour accéder à la catégorie d'enregistrement sous laquelle vous souhaitez créer un dossier d'enregistrement.
  2. Cliquez sur Ajouter un dossier d'enregistrement et effectuez la procédure suivante.
    1. Pour définir la classe, cliquez sur le type de dossier d'enregistrement à créer, puis cliquez sur Suivant pour passer à l'étape de définition des propriétés.
      • Les Dossiers d'enregistrement électroniques peuvent stocker des enregistrements tant électroniques que physiques.
      • Les Dossiers d'enregistrement physiques peuvent stocker des enregistrements physiques.
      • La boîte sert à stocker les enregistrements physiques et peut être configurée sous la forme d'un entrepôt.
      • Les Dossiers d'enregistrement hybrides peuvent stocker des enregistrements tant électroniques que physiques.
      Pour plus d'informations sur les types de dossiers, voir Catégories, dossiers et volumes.
    2. Pour définir les propriétés, entrez ou modifiez les valeurs de propriété affichées. Certaines propriétés peuvent être modifiées directement dans cette page, alors que pour modifier la valeur d'autres propriétés, vous devrez cliquer sur leur nom. Un astérisque rouge indique que vous devez spécifier une valeur pour cette propriété. Pour plus d'informations sur les propriétés affichées, voir Références de propriétés. Si vous souhaitez entrer un Modèle d'enregistrement pour nommer automatiquement les enregistrements ajoutés au dossier, saisissez directement le modèle dans ce champ. Pour plus d'informations sur la construction d'un modèle, voir Ajout d'un modèle de nommage.
    3. Cliquez sur Suivant pour établir un planning d'élimination pour le dossier d'enregistrement ou sélectionnez une autre étape à partir du panneau de gauche. Cliquez sur Annuler pour sortir de l'assistant Ajouter un dossier d'enregistrement.
    4. Pour définir l'élimination, il existe trois possibilités. Un planning d'élimination peut déjà avoir été présélectionné (la case Hériter est cochée). Un planning d'élimination peut déjà être listé sans que la case Hériter soit cochée. Pour l'utiliser, cliquez sur Hériter. Il peut n'y avoir aucune information d'élimination. Dans tous les cas, cliquez sur Parcourir le planning afin de sélectionner un planning ou de le modifier. Cliquez sur Effacer le planning pour laisser l'option d'élimination vierge pour le moment. Vous pouvez vérifier les pages d'information d'un planning assigné en cliquant sur son icône Obtenir des informations.
    5. Lorsque vous recherchez un planning, cliquez sur Sélectionner situé sous le nom du planning d'élimination que vous souhaitez assigner à ce dossier.
    6. Spécifiez si nécessaire l'Autorité d'élimination choisie pour éliminer le dossier d'enregistrement lorsqu'il devra l'être. L'autorité d'élimination spécifiée par défaut pour le planning d'élimination choisi sera automatiquement assignée en tant qu'autorité d'élimination du dossier d'enregistrement. Si aucune autorité d'élimination n'est établie pour le planning choisi, l'autorité d'élimination que vous établirez pour ce dossier s'applique. Si vous choisissez de spécifier l'autorité d'élimination à ce stade et d'établir le planning d'élimination ultérieurement, l'autorité d'élimination établie pour ce planning passera outre l'autorité d'élimination que vous avez choisie précédemment pour le dossier d'enregistrement.
      Avertissement : Si le paramètre d'affichage dans vos préférences de site ou préférences utilisateur pour l'option Afficher l'étape des enregistrements référents lors de la création de conteneurs a pour valeur Non, le programme masque l'étape Définir l'enregistrement vital, de sorte que vous puissiez passer directement à la sous-étape 1.
    7. Si le paramètre des préférences de site ou utilisateur est défini de sorte que l'étape Définir l'enregistrement vital est affichée, cliquez sur Suivant pour définir l'enregistrement référent pour le dossier d'enregistrement ou sélectionnez une autre étape à partir du panneau de gauche. Pour plus d'informations, voir les liens Préférence utilisateur et Préférence de site à la fin de cette rubrique.
    8. Pour spécifier que les enregistrements de ce dossier sont des enregistrements référents, sélectionnez Vrai dans le menu Indicateur Enregistrement référent. Si les enregistrements créés dans le dossier d'enregistrement demandent des révisions et des mises à jour permanentes, vous pouvez, dans cette étape, désigner le dossier d'enregistrement comme référent. Tous les enregistrements créés dans un tel dossier sont donc automatiquement classés comme étant référents.
    9. Si vous le souhaitez, vous pouvez saisir une description des enregistrements référents qui seront ajoutés dans ce dossier d'enregistrement.
    10. Dans le menu Action de révision de l'enregistrement référent, sélectionnez l'action qui sera initialisée avec les révisions périodiques et les cycles de mise à jour des enregistrements référents. Le menu répertorie les actions de révision des éléments référents préalablement créées selon la procédure décrite dans Ajout d'une action.
    11. Dans le menu Cycle de révision et de mise à jour de l'enregistrement référent, sélectionnez l'événement qui déclenchera les révisions périodiques ou les cycles de mise à jour des enregistrements référents de ce dossier. Le menu répertoire les événements récurrents préalablement créés en suivant la procédure décrite dans Ajout d'un déclencheur d'événement récurrent.
    12. Cliquez sur Suivant pour définir les paramètres de sécurité et terminer les étapes de ce dossier.
    13. Pour définir les paramètres de sécurité, passez en revue les paramètres existants. Pour plus d'informations sur les droits d'accès, voir Spécification des paramètres de sécurité. Les paramètres de sécurité déterminent les groupes et les utilisateurs qui peuvent accéder au dossier d'enregistrement et contrôlent les autorisations octroyées à chaque groupe ou utilisateur. Les paramètres de sécurité que vous spécifiez ici peuvent être annulés par les paramètres de Sécurité FileNet P8 choisis pour l'entité.
    14. Cliquez sur le nom d'utilisateur ou de groupe dans la colonne Titre si vous souhaitez modifier les droits d'accès pour un utilisateur ou groupe spécifique référencé sur la page. La page Paramètres de sécurité s'affiche. Elle permet d'indiquer les autorisations de sécurité des divers utilisateurs et groupes.
    15. Pour ajouter de nouveaux utilisateurs ou groupes à la liste, cliquez sur Ajouter nouveau. Pour retirer un utilisateur ou un groupe existant de la liste, sélectionnez l'option Supprimer pour cet utilisateur ou groupe. Pour plus d'informations, voir Ajout d'utilisateurs ou de groupes à un objet.
    16. Pour enregistrer les modifications apportées aux paramètres de sécurité et compléter la création du dossier d'enregistrement, cliquez sur Terminer.
    17. Cliquez sur OK pour valider le message vous indiquant que l'ajout d'un dossier d'enregistrement est réussi et pour quitter l'Assistant.


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Dernière mise à jour : Août 2011


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