"Abgrenzung" bedeutet das Schließen von Akten nach einer bestimmten Frist und Beginn der Disposition und Aussonderung. Die Stilllegung wird zum Beenden der aktiven Nutzung von Schriftstücken verwendet. Ausgelöst wird die Abgrenzung durch ein Ereignis oder das entsprechende Datum im Dispositionszeitplan. Bei Auslösung der Abgrenzung führt das System automatisch die festgelegte Abgrenzungsaktion durch und startet den Abgrenzungs-Workflow.
Der Zweck des Abgrenzungs-Workflows besteht darin, sicherzustellen, dass der Schriftstückmanager die Einheit nach dem Abgrenzungsauslöser überprüft und das Abgrenzungsdatum genehmigt. Der Genehmigungsschritt führt Einheiten auf, die zur Abgrenzung fällig sind. Die verschiedenen Phasen des Dispositionszeitplans starten erst nach der Genehmigung des Abgrenzungsdatums.