Plusieurs onglets sont disponibles dans l'application IBM® Enterprise Records. Chacun de ces onglets affiche une page permettant d'exécuter différentes tâches liées à la gestion des enregistrements.
Vous pouvez afficher ou masquer les catégories et sous-catégories de la structure d'arborescence à gauche du panneau principal. Pour l'afficher, cliquez sur Afficher l'arborescence des catégories. Vous pouvez dès lors :
Cliquez sur un élément du chemin pour accéder au niveau correspondant du plan de fichiers.
Toutes les entités ont une icône Obtenir des informations associée () qui permet d'afficher les pages d'informations de l'entité (ces pages présentent toutes sortes de métadonnées associées à l'entité).
Cochez les cases d'une ou plusieurs entités, puis cliquez sur le menu Actions de sélection multiple pour choisir une action appropriée pour l'ensemble des entités sélectionnées. La liste d'actions est différente si vous avez sélectionné une ou plusieurs entités et si vous avez sélectionné différents types d'entités. Seules les actions pouvant être appliquées à l'ensemble des entités sélectionnées apparaissent dans le menu. La plupart des procédures de l'aide sont adaptées aux sélections multiples. Si vous exécutez une action sur une entité unique, il est plus rapide de cliquer sur son nom avec le bouton droit de la souris et de sélectionner l'action dans le menu contextuel. En cliquant sur Obtenir des informations, vous pouvez également exécuter des actions sur les pages d'informations d'une entité. Ceci permet d'exécuter plusieurs actions différentes ou de consulter les informations avant d'exécuter une action.
Vous pouvez par exemple sélectionner plusieurs enregistrements et les copier ou les supprimer. Un assistant s'ouvre alors pour l'action demandée.
Pour utiliser le filtrage, entrez du texte compris dans le nom ou l'ID des entités à afficher et cliquez sur OK. Toutes les entités qui ne contiennent pas ce texte sont effacées de la liste, faisant place à d'autres entités le contenant. Cliquez sur Réinitialiser pour supprimer le texte du champ de filtrage, puis sur OK pour revenir à une liste non filtrée.
Le nombre d'entités affichées dans une liste dépend de la valeur du Nombre maximal de résultats des objets et dossiers personnalisés dans vos paramètres utilisateur Workplace. Accédez à la page
pour afficher et réinitialiser cette valeur pour les enregistrements. Votre administrateur de site doit activer les objets personnalisés dans la zone Paramètres généraux de la page Généralités des Préférences du site. Certaines entités pouvant contenir à la fois des enregistrements et des conteneurs, vous pouvez également indiquer un nombre maximal de résultats pour les dossiers. Ainsi la liste peut contenir le nombre maximal de dossiers et le nombre maximal d'enregistrements. Si le nombre maximal est 50 pour les enregistrements et pour les dossiers, 100 éléments au plus peuvent figurer dans la liste : 50 enregistrements et 50 dossiers.L'onglet Rechercher permet de rechercher différents types d'entités IBM Enterprise Records en fonction des critères spécifiés. Si toutes les entités à afficher sont situées dans le même conteneur parent, il est alors recommandé d'afficher l'entité parent et de filtrer la liste. Par contre, si les entités sont situés dans différents conteneurs parent ou appartiennent à des types distincts, la recherche est le seul moyen pour les afficher ensemble. Vous pouvez lister ces entités pour effectuer une même action à partir du menu Actions de sélection multiple. Pour plus d'informations, voir Recherche et extraction d'entités.
L'onglet Suppression permet de gérer les plannings d'élimination, les mises en attente et les types d'enregistrement.
Pour retourner à la page principale d'élimination après avoir terminé vos travaux sur un type d'enregistrement, sélectionnez Suppression dans le chemin ou cliquez à nouveau sur l'onglet Suppression.
L'onglet Physique contient les liens spécifiques aux entités physiques, par exemple :
L'onglet Rapports vous permet de choisir dans une liste des rapports qui affichent des données statistiques sur les différentes activités liées à IBM Enterprise Records. Pour ce faire, sélectionnez un type de rapport, saisissez les critères d'entrée et affichez le rapport généré. Pour plus d'informations, voir Génération de rapports.
L'onglet Configurer contient des liens pour créer et gérer les éléments suivants :