Une action d'élimination est une action exécutée sur les entités à la date limite ou lorsque leur période de conservation dans une phase d'élimination est écoulée. Vous devez affecter un workflow par défaut à chaque action que vous créez, sauf dans le cas d'une action Autodestruction. Lorsque le système exécute l'action, il lance le workflow associé sur confirmation d'un utilisateur autorisé.
Lors de la définition d'un planning d'élimination, vous affectez une action au déclencheur d'élimination défini pour la limitation. Vous affectez également une action à chaque phase d'élimination créée dans un planning d'élimination.
A faire : Seul un administrateur d'enregistrements (ou un gestionnaire d'enregistrements pour les versions Base et DoD) peut créer, modifier ou supprimer une action.
Types d'actions
Dans
IBM® Enterprise
Records, vous pouvez créer les types d'actions suivants, prédéfinis dans le système :
- Révision permet d'extraire les enregistrements révisés par une personne autorisée. La révision implique une vérification de l'état d'élimination de l'entité, afin de déterminer si elle peut être éliminée.
- Exportation exporte ou copie les enregistrements dans un référentiel différent.
- Transfert transfère les enregistrements vers un lieu d'archivage institutionnel en vue d'une conservation permanente.
- Destruction supprime ou détruit les enregistrements de façon définitive.
- Transfert temporaire transfère temporairement les enregistrements vers un autre emplacement.
- Limite ferme les entités une fois leur date limite de conservation atteinte.
- Révision des éléments référents permet de planifier des révisions périodiques d'entités référentes.
- Autodestruction supprime ou détruit les enregistrements de façon définitive sans avoir recours à un workflow. L'élimination de l'enregistrement est effectuée dès qu'il a atteint le fin du planning de conservation.