W przypadku tworzenia planu umieszczania w folderach w aplikacji IBM® Enterprise Records
należy wykonać pewne czynności powiązane z zabezpieczeniami, wzorcami nazewnictwa, nazwami woluminów, czynnościami, zdarzeniami,
datami, harmonogramami rozporządzania, operacjami dostosowywania klas i właściwości, a także z dodawaniem lokalizacji, planów
umieszczania w folderach oraz folderów.
Poniżej znajdują się odsyłacze do tematów, które zawierają szczegółowe informacje.
Zadania są przedstawione w ogólnej kolejności, w której należy je wykonywać. Na przykład: niektóre zadania, np. takie jak
dodawanie czynności i zdarzeń, należy wykonywać przed wykonaniem innych zadań, takich jak definiowanie harmonogramów
rozporządzenia.
- Zapoznaj się z wymaganiami zabezpieczeń dot. zarządzania aktami, a następnie wprowadź wymagane zmiany. Wprowadzanie zmian do
domyślnych ustawień zabezpieczeń po użyciu systemu jest złożonym zadaniem. Zwykle należy przypisywać ustawienia zabezpieczeń do
grup, a nie do poszczególnych użytkowników; dzięki temu system stanie się łatwiejszy w obsłudze. Więcej informacji zawiera sekcja
Zabezpieczenia aplikacji FileNet P8.
- Opcjonalnie należy utworzyć wzorzec schematu klasyfikowania
(Dodawanie wzorca nazewnictwa), który definiuje reguły wzorca nazewnictwa, jakie można
wprowadzać dla różnych obiektów, np. kategorii akt i folderów utworzonych w planie umieszczania w folderach. Najpierw należy
zdefiniować reguły wzorca nazewnictwa, a następnie powiązać wzorzec z planem umieszczania w folderach. Dopiero wówczas można
rozpocząć dodawanie obiektów, dla których reguły będą obowiązywać.
- Opcjonalnie zmień konfigurację przyrostka nazwy woluminu, który jest przyrostowym numerem pełniącym rolę przyrostka w nazwie
woluminu. Domyślnie przyrostek ma wartość "00000". Ten przyrostek należy skonfigurować przed rozpoczęciem dodawania folderów akt,
ponieważ wolumin jest automatycznie tworzony w wyniku dodawania dowolnego typu folderu akt z wyjątkiem pudełka. Informacje
zawiera sekcja Konfigurowanie przyrostka nazwy woluminu.
- Opcjonalnie utwórz nowe lub dostosuj istniejące przepływy pracy rozporządzania, a następnie przenieś je na serwer Process Engine.
Wszelkie przepływy pracy, które zostaną powiązane z czynnościami, muszą być dostępne przed przystąpieniem do tworzenia
powiązanych czynności. Informacje zawiera sekcja Tworzenie i modyfikowanie przepływów pracy.
- Dodaj czynności, które są czynnościami rozporządzania (takimi jak niszczenie lub przenoszenie do magazynu) wykonywanymi
względem obiektów. Czynności należy dodać przed przystąpieniem do definiowania harmonogramów rozporządzenia. Jeśli zamierzasz
oznaczyć kontenery akt lub foldery akt jako kontenery istotne (oznacza to, że akta, jakie zawierają, są istotne i muszą być
okresowo przeglądane), wówczas dodaj jedną lub większą liczbę czynności typu Przegląd danych istotnych. Obiekt
kontenera można podczas tworzenia oznaczyć jako istotny (chociaż nie jest to obowiązkowe), co wymaga określenia czynności
Przegląd danych istotnych i zdarzenia okresowego.
Informacje zawiera sekcja Dodawanie czynności.
- Dodaj zdarzenia, które są wystąpieniami określonych warunków (takich jak koniec kwartału podatkowego), na podstawie których
system wywołuje konkretne czynności dotyczące obiektów. Narzędzia należy dodać przed zdefiniowaniem harmonogramów rozporządzania,
które korzystają z tych zdarzeń. Jeśli planowane jest oznaczenie kontenerów akt lub folderów akt jako kontenerów istotnych,
wówczas należy dodać co najmniej jedno zdarzenie okresowe. Informacje zawiera sekcja Wyzwalacze zdarzeń.
- Opcjonalnie dodaj daty predefiniowane, które są datami (zwykle są zdarzeniami jednorazowymi), na podstawie których system
uruchamia konkretne czynności dotyczące obiektów. Predefiniowane daty należy dodać przed zdefiniowaniem harmonogramów
rozporządzania, które korzystają z tych dat. Informacje zawiera sekcja Dodawanie predefiniowanej daty.
- Zdefiniuj harmonogramy rozporządzania. Harmonogram rozporządzania można powiązać z obiektem podczas tworzenia obiektu,
chociaż nie jest to obowiązkowe. Ponadto jeśli rozwiązanie IBM Enterprise Records obejmuje
korzystanie z typów akt, wówczas należy zdefiniować harmonogram rozporządzenia przed utworzeniem powiązanego z nim typu akt. Informacje zawiera sekcja Definiowanie harmonogramu rozporządzania.
- Opcjonalnie dodaj typy akt, dzięki czemu możliwe będzie powiązanie akt z harmonogramem rozporządzenia innym niż aktualnie
powiązany z kategorią lub folderem obiektu nadrzędnego akt. Informacje zawiera sekcja
Dodawanie, modyfikowanie i usuwanie typów akt.
- Opcjonalnie wykonaj wymagane czynności dostosowywania klas i właściwości, takie jak tworzenie klas pochodnych dla klas
IBM Enterprise Records, dodawanie właściwości do klas i dostosowywanie sposobów wyświetlania
właściwości w interfejsie użytkownika. Informacje zawierają sekcje Tworzenie podklas,
Dodawanie właściwości do klas i Dostosowywanie wyświetlania właściwości.
- Jeśli rozwiązanie IBM Enterprise Records obejmuje zarządzanie aktami fizycznymi, wówczas dodaj
lokalizacje. W przypadku dodania obiektu fizycznego, takiego jak folder akt fizycznych, należy określić jego lokalizację. Informacje zawiera sekcja Dodawanie lokalizacji.
- Dodaj plan umieszczania w folderach. Informacje zawiera sekcja Dodawanie planu umieszczania w folderach.
- Utwórz hierarchię planu umieszczania w folderach, co obejmuje dodawanie kategorii akt i dodawanie folderów akt. Informacje
zawierają sekcje
Dodawanie kategorii akt i Dodawanie folderu akt.
- Po utworzeniu planu umieszczania w folderach należy ponownie sprawdzić wszelkie ustawienia konfiguracji
IBM Enterprise Records, a także wykonać dodatkowe zadania konfigurowania. Podsumowanie zawiera
sekcja
Przegląd konfiguracji produktu IBM Enterprise Records.
- Informacje na temat migrowania planu umieszczania w folderach z jednej składnicy akt do następnej (np. w celu przeniesienia
planu umieszczania w folderach ze środowiska programistycznego lub testowego do produkcyjnego) zawiera sekcja
Korzystanie z narzędzia do importowania i eksportowania planu umieszczania w folderach.