Jeder Workflow hat eine Workflow-Definition, die eine Verarbeitungsvorlage ist, die Arbeit und Daten, Anhänge sowie andere erforderliche Information an Teilnehmer sendet. Eine Workflow-Definition legt die Reihenfolge der nach dem Start bis zum Abschluss oder Abbruch des Workflows auszuführende Aktivitäten fest. Sie können bestehende Workflow-Definitionen wie erforderlich ändern.
Zu diesem Zweck können Sie Schritte hinzufügen und löschen, die Reihenfolge der Ereignisse ändern und andere Parameter modifizieren. Beispiel: Der Workflow zum Erstellen eines Schriftstückordners wurde für Benutzer erstellt, die nicht die erforderliche Zugriffsberechtigung zum Hinzufügen eines Schriftstückordners in einem Aktenplan haben. Die Standardabfolge des Workflows zum Erstellen eines Schriftstückordners sieht folgendermaßen aus:
- Alice ist eine Benutzerin, die der Gruppe Alle zugeordnet ist.
Sie muss einen Aktenordner einer Kategorie hinzufügen, für die sie nur Anzeigerechte besitzt. Da ein Schriftstückmanager das Hinzufügen eines Schriftstückordner zu einer Kategorie genehmigen muss, startet Alice den Workflow zum Erstellen eines Schriftstückordners und gibt Informationen zum Schriftstückordner an, den sie hinzufügen will.
- Nachdem Alice die Informationen angegeben hat, wird eine Anfrage an Tom, einen Schriftstückmanager, gesendet. Er kann Alices Anforderung zum Erstellen eines Schriftstückordners genehmigen oder ablehnen.
- Bei Bedarf können Sie die Reihenfolge der Aufgaben innerhalb des Workflows ändern. Im obigen Beispiel entschied der Schriftstückmanager, dass der Prozess effizienter ist, wenn die Anforderung an einen Prüfer statt an den Schriftstückmanager gesendet wird. Jane, die Systemadministratorin, ändert die Workflowdefinition des Workflows zum Erstellen eines Schriftstückordners dahingehend, dass die Genehmigungsanfrage an den Prüfer statt an den Schriftstückmanager gesendet wird.
- Wenn Ihre Organisation zusätzliche Workflows zu den Standardworkflowdefinitionen von IBM® Enterprise Records benötigt, können Sie neue Workflowdefinitionen in Process Designer erstellen.
- Der IBM Enterprise Records-Installationsdatenträger enthält einen Musterworkflow, der Schriftstücke unter Verwendung der Komponenten-Warteschlange "RM_Operation" deklariert. Sie können diesen Musterworkflow nicht nur ändern und zum Deklarieren von Schriftstücken benutzen, sondern auch um Workflows für IBM Enterprise Records zu erstellen.
Weitere Informationen zu diesem Musterworkflow finden Sie in der Aufgabe Installieren des Workflows zum Deklarieren von Schriftstücken.