Existem várias formas para um administrador personalizar o
IBM®
Enterprise Records ao nível de fluxos de
trabalho, modelos de entrada de declaração de registos, pesquisas e relatórios.
Personalizar classes e propriedades
O
IBM Enterprise
Records suporta a criação
de subclasses de algumas classes de entidades. Pode adicionar subclasses das
classes seguintes:
- Pasta de registo electrónico
- Pasta de registo híbrido
- Contentor físico
- Caixa
- Pasta de registo físico
Os motivos para criar subclasses
incluem a necessidade de propriedades adicionais (personalizadas)
aplicáveis apenas a um subconjunto de classes fornecidas pelo
IBM Enterprise
Records, ou a necessidade de
operar apenas num subconjunto (como por exemplo, subscrever eventos ou eventos
de auditoria para a sua subclasse).
Também pode adicionar propriedades
personalizadas às classes existentes e pode modificar a forma de apresentação
das propriedades na aplicação
IBM Enterprise
Records (por exemplo, pode
modificar o nome de apresentação de uma propriedade e pode especificar valores
de propriedade predefinidos). Para obter mais informações, consulte o tópico
Criar subclasses,
Adicionar propriedades a classes, e
Personalizar a visualização das propriedades.
Personalizar fluxos de trabalho
O
IBM Enterprise
Records fornece fluxos de
trabalho que automatizam o fluxo do trabalho para realizar tarefas de
gestão de registos, como por exemplo, rever entidades antes da respectiva
destruição. Pode modificar estes fluxos de trabalho, personalizar os mesmos
para os processos da sua organização.
Por exemplo, pode adicionar um novo passo, eliminar um passo existente, ou
modificar a sequência de eventos num fluxo de trabalho, modificando a
definição desse fluxo de trabalho. Se os processos empresariais da sua
organização necessitarem de fluxos de trabalho diferentes dos fornecidos no
IBM Enterprise
Records, pode criar fluxos de
trabalho novos.
Para obter mais informações, consulte o tópico
Criar e modificar fluxos de trabalho.
Personalizar modelos de entrada de declaração de registos
Para tornar o processo de declaração de registos mais eficiente, pode criar
modelos de entrada para declarar registos. Os modelos podem especificar
informações predefinidas, como por exemplo (classes de registos, localização do
plano de ficheiros, e propriedades), bem como ocultar algumas páginas do
assistente para tornar o processo de introdução mais rápido ou para impedir que
os utilizadores consultem os valores predefinidos. O
IBM Enterprise
Records inclui um modelo de
entrada para declarar registos físicos. Pode modificar este modelo e pode
criar modelos novos para declarar registos físicos, bem como para declarar
registos electrónicos. Quando guarda um modelo de entrada para declarar
registos físicos, certifique-se de que coloca o ficheiro na pasta
FPOS\RecordsManagement\Templates para
que o modelo seja visível para a aplicação
IBM Enterprise
Records. Consulte o tópico
Criar um modelo de entrada para declarar registos físicos e
Criar um modelo de entrada para declarar registos.
Personalizar pesquisas
A aplicação
IBM Enterprise
Records inclui o separador
Pesquisar que fornece uma forma rápida para os
utilizadores localizarem entidades num plano de ficheiros. Contudo, pode
criar pesquisas guardadas e modelos de pesquisa que ajudam os
utilizadores a realizar pesquisas mais complexas. As pesquisas guardadas são
pesquisas completas que são executadas automaticamente quando são seleccionadas
por um utilizador.
Os modelos de pesquisa são pesquisas parcialmente completas que permitem
interacção do utilizador. O
IBM Enterprise
Records inclui um modelo de
pesquisa com critérios de pesquisa para algumas características comuns
específicas do IBM Enterprise
Records para uma
entidade. Quando guarda uma pesquisa guardada ou um modelo de pesquisa para ser
utilizado no IBM Enterprise
Records,
certifique-se de que define o valor da propriedade Nome da aplicação como IBM Enterprise
Records.
Personalizar relatórios
O
IBM Enterprise
Records inclui vários relatórios
que fornecem uma visão estatística das diferentes actividades realizadas
utilizando o
IBM Enterprise
Records. Pode
personalizar estes relatórios (por exemplo, pode adicionar e eliminar campos ou
modificar os parâmetros do relatório) e pode criar relatórios novos que são
apresentados na aplicação
IBM Enterprise
Records.
Para obter mais informações, consulte os tópicos
Personalizar um relatório e
Criar um relatório.