IBM Enterprise Records, Versão 5.1.+            

Fluxos de trabalho

O IBM® Enterprise Records inclui fluxos de trabalho que ajudam a automatizar a revisão e eliminação de categorias de registo, pastas de registos, volumes e registos. Um fluxo de trabalho inclui as tarefas, etapas, pessoal, informações de entrada e saída e ferramentas para cada passo um processo empresarial.

Pode modificar os fluxos de trabalho existentes e criar novos fluxos de trabalho. A maior parte dos fluxos de trabalho do IBM Enterprise Records é iniciada automaticamente em resultado do processo de varrimento de eliminação ou da execução de uma acção associada ao fluxo de trabalho. Os fluxos de trabalho Gestão de Registos Físicos e Criar Pasta de Registos têm de ser iniciados manualmente.

Quando criar uma fase de eliminação numa agenda de eliminação, tem de associar uma acção de eliminação e um fluxo de trabalho de eliminação a essa fase. No final do período de retenção de entidades, numa determinada fase, as entidades ficam a aguardar a eliminação. Tem de iniciar manualmente a acção de eliminação que inicia o fluxo de trabalho de eliminação associado. Para obter mais informações sobre o processo de eliminação, consulte:

Antes de começar a utilizar estes fluxos de trabalho, tem de executar tarefas de configuração. Estas tarefas são geralmente executadas durante a instalação do IBM Enterprise Records. Para obter mais informações, consulte o tópico Configurar fluxos de trabalho no Manual de Instalação e Actualização do IBM Enterprise Records.

Tipos de fluxos de trabalho

No IBM Enterprise Records são disponibilizados os fluxos de trabalho que se seguem.

Notificações de fluxo de trabalho

O sistema apresenta mensagens de notificação que incluem informações sobre os erros de estado, falha e validação detectados enquanto o fluxo de trabalho estava em curso. Existem quatro tipos de mensagens de notificação que incluem o seguinte:

Transcrição

Um ficheiro de transcrições é um ficheiro XML gerado pelo sistema quando a acção de eliminação for executada correctamente em entidades aprovadas para eliminação. Este ficheiro contém informações sobre: O sistema envia automaticamente este ficheiro como um anexo para o Records Manager. O Records Manager pode ver este ficheiro, guardá-lo numa unidade local ou abri-lo num navegador.

Aviso

O IBM Enterprise Records apresenta uma mensagem de aviso quando o valor especificado para os diversos campos num determinado passo de um fluxo de trabalho estiver incorrecto ou em falta nos campos requeridos. Se não tiver especificado o valor do campo Localização no passo Transferência física do fluxo de trabalho Transferência interina, o IBM Enterprise Records apresenta a mensagem de aviso.

Mensagens informativas e de estado

O IBM Enterprise Records apresenta mensagens de estado para os fluxos de trabalho Gestão de Registos Físicos e Criar Pasta de Registos. As mensagens contêm o estado das entidades ou outras informações relevantes sobre as entidades. Por exemplo, se o actual detentor de entidade física tiver atrasado a libertação da entidade, o IBM Enterprise Records coloca a mensagem na Caixa de entrada da pessoa que tem agendada a recepção da entidade, sob a forma de item de trabalho. Para obter mais informações sobre as mensagens informativas e de estado, consulte:

Falhas e excepções

As mensagens de falha e excepção indicam as entidades afectadas e os motivos da falha de um passo do fluxo de trabalho. Por exemplo, concluiu o passo Corte para um lote de dez entidades e duas destas entidades foram novamente abertas. Neste caso, a mensagem indica que não foi possível concluir a acção Corte para as duas entidades e apresenta o motivo da falha.

No Passo de mensagem, faça clique em Concluir para concluir o passo do fluxo de trabalho em que ocorreu a falha e remover o item de trabalho da Caixa de entrada. Pode corrigir o problema e iniciar de novo o fluxo de trabalho para concluir o passo correctamente. No exemplo anterior, é possível fechar as duas entidades em que ocorreu a falha do passo Corte e iniciar novamente o fluxo de trabalho.



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Última actualização: Agosto de 2011


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