Les enregistrements sont une référence aux informations et fournissent des métadonnées pour gérer ces informations. Un enregistrement peut hériter du conteneur où l'enregistrement a été créé. Il peut s'agir par exemple du planning d'élimination du conteneur parent. Les enregistrements peuvent être électroniques ou physiques. Par ailleurs, les enregistrements électroniques ou physiques peuvent être classés comme référents ou marqués comme enregistrements permanents. Le modèle de données défini au chapitre 4 du standard DoD permet de déclarer des enregistrements avec une classification de sécurité (Top Secret, Secret, Confidentiel ou Non classifié). Le modèle de données PRO permet la classification d'enregistrements en Top Secret, Secret, Confidentiel, Restreint ou Non classifié.
Dans les modèles de données Base et DoD, les enregistrements peuvent être déclarés dans des catégories d'enregistrement, des dossiers d'enregistrement et des volumes. Dans les modèles de données PRO, les enregistrements peuvent être déclarés dans des dossiers d'enregistrement et des volumes.
La suppression ou l'élimination d'un enregistrement entraîne uniquement la suppression de la version du document vers laquelle pointe l'enregistrement. S'il n'existe qu'une seule version du document, la totalité de la liste de versions du document est supprimée. Par exemple, lorsqu'un document a plusieurs versions et que l'une d'elles est déclarée en tant qu'enregistrement, seule cette version est supprimée avec l'enregistrement. Toute autre version qui n'est pas déclarée en tant qu'enregistrement ou qui est déclarée à l'aide d'un enregistrement différent, n'est pas supprimée.
Pour plus d'informations sur la gestion des enregistrements physiques, voir Entités physiques.
Lors du marquage d'un conteneur comme référent, vous sélectionnez l'événement récurrent déclenchant la révision ou la mise à jour régulière des enregistrements référents, ainsi que l'action lancée lors de l'occurrence de l'événement de révision. Chaque occurrence de l'événement récurrent de révision déclenche le lancement du workflow de révision des enregistrements référents associé à l'événement. Pour plus d'informations, voir Définition d'enregistrements référents.
IBM Enterprise Records comprend un rapport, Enregistrements référents en attente d'élimination, qui liste les enregistrements électroniques référents marqués en vue de leur élimination au cours d'une période donnée. Pour plus d'informations sur les rapports, voir Génération de rapports.
Il s'agit d'enregistrements ayant une valeur suffisante pour garantir leur conservation par l'organisation au-delà du temps normalement requis. Pour marquer un enregistrement comme permanent, affectez à sa propriété Indicateur Enregistrement permanent la valeur True. Par défaut, cette propriété ne s'affiche pas dans IBM Enterprise Records pour l'assistant d'installation de déclaration. Lorsque vous créez une catégorie ou un dossier, la propriété Indicateur Enregistrement permanent ne s'affiche pas par défaut. Si vous ne souhaitez pas que la propriété s'affiche dans ces situations, remplacez la valeur de la propriété par hidden dans Enterprise Manager. Pour plus d'informations sur l'affichage de la propriété Indicateur Enregistrement permanent dans Content Engine, voir Personnalisation de l'affichage des propriétés.
Notez que la propriété Indicateur Enregistrement permanent n'a pas de comportement associé. Cette propriété est fournie à titre d'information uniquement, et bien que la valeur de Indicateur Enregistrement permanent soitTrue, l'enregistrement peut tout de même être supprimé.