Per record si intende un riferimento a un'informazione, dotato di metadati per la gestione dell'informazione stessa. Un record può ereditare impostazioni dal contenitore nel quale è stato creato. Ad esempio, può ereditare la pianificazione di disposizione del contenitore padre. Esistono due tipi di record: elettronico o fisico. Entrambi possono essere classificati come vitali e contrassegnati come record permanenti. Il modello di dati DoD capitolo 4 consente di dichiarare record con una classificazione di sicurezza (Segreto, Riservato, Confidenziale o Non classificato). Il modello di dati PRO consente di classificare record come Segreto, Riservato, Confidenziale, Restricted o Non classificato.
I modelli di dati Base e DoD consentono la dichiarazione dei record in categorie di record, cartelle di record e volumi. I modelli di dati PRO consentono la dichiarazione dei record in categorie di record e volumi.
Una eliminazione o disposizione record elimina solo la versione del documento a cui fa riferimento questo record. Se esiste solo una versione del documento, viene eliminata l'intera serie della versione del documento. Ad esempio, se un documento presenta più versioni e una versione è dichiarata come record, solo la versione dichiarata come record viene eliminata con il record. Tutte le altre versioni non dichiarate come record o che sono dichiarate utilizzando record diversi, non vengono eliminate.
Per ulteriori informazioni sulla gestione di record fisici, vedere Entità fisiche.
Quando si contrassegna un contenitore come vitale, si seleziona l'evento ricorrente che genera la verifica o l'aggiornamento periodico di record vitali, nonché l'azione da avviare durante l'evento di revisione. Ogni volta che si verifica l'evento di revisione ricorrente, viene eseguito il flusso di lavoro di revisione di record vitali associato all'evento. Per ulteriori informazioni, vedere Impostazione di record vitali.
IBM Enterprise Records include un report, Record vitali dovuti per disposizione, che visualizza i record vitali elettronici da utilizzare per la disposizione entro un periodo specifico. Per ulteriori informazioni sui report, vedere Generazione di report.
Per definizione, un record permanente ha un valore tale da richiedere un mantenimento nell'azienda superiore al limite normalmente richiesto. È possibile rendere permanente un record impostando il valore della relativa proprietà Indicatore record permanente su True. Per impostazione predefinita, questa proprietà non viene visualizzata in IBM Enterprise Records per la procedura guidata di installazione della dichiarazione. Durante la creazione di una categoria o cartella, la proprietà Indicatore record permanente non viene visualizzata per impostazione predefinita. Se non si desidera che la proprietà venga visualizzata in questi casi, modificare la proprietà in nascosto mediante Enterprise Manager. Per informazioni sulla visualizzazione della proprietà Indicatore record permanente in Content Engine, consultare Personalizzazione della visualizzazione delle proprietà.
Notare che alla proprietà Indicatore record permanente non è associato alcun comportamento. La proprietà rappresenta solo un'informazione e, anche quando l'Indicatore record permanente è impostato su True, è comunque possibile eliminare il record.