Application Engine, Workplace XT 또는 IBM® Enterprise Records, Application Integration을 사용하거나 자동으로 레코드를 선언할 수 있습니다.
다음과 같은 다양한 방법으로 레코드를 선언할 수 있습니다.
Base 또는 DoD 설치의 경우 볼륨, 레코드 폴더 또는 레코드 카테고리에 레코드를 선언할 수 있고, PRO 설치인 경우에는 레코드 폴더 또는 볼륨에 레코드를 선언할 수 있습니다. 레코드를 선언하려면 레코드를 선언하는 엔티티가 열려 있는지 확인해야 합니다.
레코드 폴더에 레코드를 선언할 경우 레코드는 자동으로 해당 폴더에 있는 활성 볼륨에 할당됩니다. 마지막으로 작성된 볼륨은 닫힐 때까지 항상 활성 볼륨입니다. 닫힌 볼륨에 레코드를 선언해야 하는 경우에는 볼륨을 다시 열고 다시 연 볼륨을 수동으로 선택하십시오.
문서를 레코드로 선언할 때 문서에 두 개 이상의 버전이 있으면 문서 시리즈에 대한 레코드를 작성하는 방법에 대한 몇 가지 선택사항이 있습니다. 그러나, 최대 16개의 문서 버전을 단일 레코드로 선언할 수 있습니다.
레코드 선언 프로세스를 가속화하기 위해 레코드로 선언 마법사 및 레코드로 선언 입력 템플리트에서 문서에서 레코드로 자동 특성 값 맵핑을 지원합니다. 문서가 레코드로 선언될 때 문서 클래스 특성 기호 이름은 레코드 클래스 특성 기호 이름과 비교됩니다. 두 이름이 일치하면 문서 특성의 값이 자동으로 일치하는 레코드 특성의 값으로 할당됩니다. 예를 들어, 문서 클래스에 "색상" 특성이 있고 레코드 클래스에도 "색상" 특성이 있으면 문서 특성의 값이 레코드 특성에 자동으로 맵핑됩니다. 마찬가지로, 기본 이메일 레코드 클래스를 사용하여 Outlook에서 이메일 메시지를 선언하면 제목, 수신, 참조, 발신, 보낸 날짜 및 수신 날짜 특성 값이 자동으로 맵핑됩니다.
특성 맵핑은 입력 템플리트가 레코드 특성 설정 단계를 표시하는지에 관계없이 발생합니다. 두 개 이상의 문서 버전이 선언 대상으로 선택된 경우, 특성 맵핑은 선언 조치를 위해 선택된 문서의 최신 버전을 기반으로 합니다. 문서의 여러 버전은 서로 다른 클래스 및 특성을 가질 수 있습니다. 특성은 항상 문서의 최신 버전에 대한 특성을 기반으로 하여 맵핑됩니다.
다음 규칙은 문서 및 레코드 클래스에 공통적인 특성에 대해 특성 맵핑이 작동하는 방식을 기술합니다.