IBM Enterprise Records, Version 5.1.+            

Anpassen der Anzeige von Eigenschaften

Die Benutzerschnittstelle dient als Schnittstelle zwischen dem Endbenutzer und der IBM® Enterprise Records-Anwendung. Möglicherweise müssen Sie die Benutzerschnittstelle möglicherweise Ihren Geschäftsprozessen entsprechend anpassen. Sie können die einer Entität zugeordneten Metadatenfelder anpassen; diese Felder werden auf der Informationsseite der jeweiligen Entität angezeigt. Sie können beispielsweise den Anzeigenamen eines Metadatenfelds von "Entitätsbeschreibung" in "Entitätsdetails" ändern.

Wenn Sie ändern wollen, wie diese Metadatenfelder in der Benutzerschnittstelle angezeigt werden, ändern Sie die den verschiedenen Klassen und Objekten zugeordneten Eigenschaftsvorlagen mithilfe von Enterprise Manager. In kontextabhängigen Hilfedateien sind nicht die angepassten Namen und das angepasste Verhalten angegeben.

Im Folgenden sind die Anpassungsaufgaben aufgeführt, die Sie durchführen können, um anzugeben, wie Metadatenfelder in der Benutzerschnittstelle dargestellt werden sollen.

Jede der unten aufgeführten Aufgaben setzt voraus, dass Sie die folgenden Schritte ausgeführt haben:

So geben Sie an, wie Metadatenfelder dargestellt werden sollen:

  1. Melden Sie sich als Systemadministrator an Enterprise Manager an.
  2. Wählen Sie den Objektspeicher aus, dessen Eigenschaft Sie ändern müssen, und erweitern Sie den Knoten Eigenschaftsvorlagen.
    Wichtig:
    • Jedes Mal, wenn Sie eine Eigenschaftsvorlage ändern, müssen Sie sie erneut den entsprechenden Klassen zuordnen, damit die Änderungen an die Klassen weitergegeben werden. Weitere Informationen finden Sie in ../../../com.ibm.p8.ce.admin.doc/properties/pr_assign_properties_to_a_class.htm in der Content Engine-Hilfe.
    • Löschen Sie nicht mehr benötigte Eigenschaften nicht, wenn Sie mit IBM Enterprise Records mitgelieferte Klassen wie "Markerschriftstück", "Elektronisches Schriftstück" oder "E-Mail-Schriftstück" ändern. Markieren Sie sie statt dessen als ausgeblendet und geben Sie Standardwerte für diese Eigenschaften an. Wenn Sie die Eigenschaften aus der Klasse löschen, funktionieren die Erfassungsvorlagen erst wieder korrekt, nachdem sie intern geändert wurden.

Die Sichtbarkeit von Eigenschaften in IBM Enterprise Records hängt von der Beschreibung und von den Ausblendparametern der jeweiligen Eigenschaft ab. Eigenschaften werden auf Informationsseiten und in Assistentenschritten angezeigt. Ähnliche Eigenschaften werden unter bestimmten Informationsseiten (so genannten Sichten) gruppiert. Beispielsweise werden alle Eigenschaften, die zu einem notwendigen Schriftstück gehören, auf der Informationsseite Notwendiges Schriftstück der Entität angezeigt. Das Beschreibungsfeld einer Eigenschaft legt die Informationssicht fest, in der die Eigenschaft gruppiert wird. Wenn Sie das Beschreibungsfeld ändern wollen, wählen Sie die Registerkarte Allgemein des Eigenschaftenblatts für die Eigenschaft aus. Wenn Sie z. B. eine neue Eigenschaft "Zeitplan zum Initiieren der Aussonderung" erstellen und "RMDisposal" im Beschreibungsfeld angeben, wird die Eigenschaft zur Aussonderungsansicht hinzugefügt.

In der folgenden Tabelle werden die unterschiedlichen Werte aufgelistet, die Sie für eine Eigenschaftsbeschreibung angeben können:

Tabelle 1. Werte, die Sie für eine Eigenschaftsbeschreibung angeben können
Beschreibungswert Bedeutung
RMDisposal Zeigt die Eigenschaft in der Aussonderungssicht einer Schriftstückkategorie oder eines Schriftstückordners an.
RMVital Zeigt die Eigenschaft auf der Informationsseite eines notwendigen Schriftstücks an.
RMCutoff Zeigt die Eigenschaft im Schritt Auslöser festlegen beim Hinzufügen eines Aussonderungszeitplans an.
RMSystem Verbirgt die Eigenschaft von der Benutzerschnittstelle, zeigt sie jedoch auf der Informationsseite der Klasse an, der sie zugeordnet ist.
declare Zeigt die Eigenschaft im Workplace-Assistenten zum Deklarieren von Schriftstücken an.
RMGroupDisposition Eigenschaften mit dieser Zeichenfolge in der Beschreibung werden im Bereich Aussonderung der Detailsicht der Informationsseite der Entität angezeigt.
RMGroupGeneral Eigenschaften mit dieser Zeichenfolge in der Beschreibung werden im Bereich Allgemein der Detailsicht der Informationsseite der Entität angezeigt.
RMGroupPhysical Eigenschaften mit dieser Zeichenfolge in der Beschreibung werden im Bereich Physisch der Detailsicht der Informationsseite der Entität angezeigt.
RMGroupVital Eigenschaften mit dieser Zeichenfolge in der Beschreibung werden im Bereich Notwendig der Detailsicht der Informationsseite der Entität angezeigt.

Eigenschaften, die nicht RMDisposal, RMVital, RMCutoff oder RMSystem in der Beschreibung enthalten, werden automatisch der Eigenschaftsinformationsseite zugeordnet.

Definieren einer obligatorischen Eigenschaft

Sie können eine optionale Eigenschaft zu einer obligatorischen Eigenschaft machen. Beispielsweise ist die Eigenschaft für das Empfangsdatum standardmäßig als optional definiert. Mit Enterprise Manager können Sie diese Eigenschaft als obligatorisch definieren.

So machen Sie eine optionale Eigenschaft zu einer obligatorischen Eigenschaft:

  1. Wählen Sie die Eigenschaft aus, die Sie zu einer obligatorischen Eigenschaft machen wollen.
  2. Wählen Sie Eigenschaften im Menü Aktion aus.
  3. Wählen Sie die Registerkarte Mehr aus.
  4. Aktivieren Sie das Feld Wert erforderlich (Value Required) und klicken Sie auf Anwenden, um die Änderungen zu speichern.
  5. Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu akzeptieren und das Eigenschaftenblatt zu schließen.

Nachdem Sie die Einstellungen geändert haben, zeigt die Benutzerschnittstelle automatisch einen roten Stern neben dem Eigenschaftsnamen an, um anzugeben, dass für diese Eigenschaft ein Wert eingegeben werden muss.

Wenn Sie eine optionale Eigenschaft zu einer obligatorischen Eigenschaft machen, müssen Sie prüfen, ob das System automatisch ein Objekt für die Klasse generiert, der sie zugeordnet ist. Wenn dies der Fall ist, definieren Sie einen Standardwert für diese Eigenschaft. Beispielsweise wird beim Erstellen eines Schriftstückordners automatisch ein Datenträger erstellt. Wenn Sie eine obligatorische Eigenschaft der Datenträgerklasse zuordnen, definieren Sie einen Standardwert für diese Eigenschaft.

Definieren einer optionalen Eigenschaft

Sie können eine obligatorische Eigenschaft zu einer optionalen Eigenschaft machen. Beispielsweise ist die Eigenschaft ID der Schriftstückkategorie standardmäßig als obligatorisch definiert. Mit Enterprise Manager können Sie diese Eigenschaft als optional definieren.

So machen Sie eine obligatorische Eigenschaft zu einer optionalen Eigenschaft:

  1. Wählen Sie die Eigenschaft aus, die Sie zu einer optionalen Eigenschaft machen wollen.
  2. Wählen Sie Eigenschaften aus dem Menü Aktion aus.
  3. Wählen Sie die Registerkarte Mehr aus.
  4. Wählen Sie das Feld Wert erforderlich (Value Required) ab und klicken Sie auf Anwenden, um die Änderungen zu speichern.
  5. Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu akzeptieren und das Eigenschaftenblatt zu schließen.

Nachdem Sie die Einstellungen geändert haben, ist der rote Stern, der bisher neben dem Eigenschaftsname angezeigt wurde, nicht mehr sichtbar.

Ausblenden einer Eigenschaft

Eine ausgeblendete Eigenschaft ist eine Eigenschaft, die in der Benutzerschnittstelle nicht sichtbar ist, jedoch im Datenmodell bestehen bleibt und intern vom System genutzt wird. Es empfiehlt sich, eine nicht erforderliche Eigenschaft auszublenden, statt sie aus dem Datenmodell zu löschen.

Wichtig: Blenden Sie keine obligatorischen Eigenschaften aus.

So blenden Sie eine sichtbare optionale Eigenschaft aus:

  1. Wählen Sie die Eigenschaft aus, die Sie ausblenden wollen.
  2. Wählen Sie Eigenschaften im Menü Aktion aus.
  3. Wählen Sie die Registerkarte Mehr aus.
  4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Ausgeblendet und klicken Sie auf Anwenden, um die Änderungen zu speichern.
  5. Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu akzeptieren und das Eigenschaftenblatt zu schließen.

Neben der oben aufgeführten Prozedur können Sie auch "RMSystem" in der Beschreibung der Eigenschaft angeben, um die Eigenschaft von der Benutzerschnittstelle auszublenden. Beachten Sie jedoch, dass hiermit die Eigenschaft aus allen Benutzerschnittstellen von IBM Enterprise Records mit Ausnahme der Informationsseite einer Entität ausgeblendet wird.

So ändern Sie die Eigenschaftsbeschreibung:

  1. Wählen Sie die Eigenschaft aus, die Sie ausblenden wollen.
  2. Wählen Sie Eigenschaften im Menü Aktion aus.
  3. Wählen Sie die Registerkarte "Allgemein" aus.
  4. Geben Sie "RMSystem" in Beschreibung ein und klicken Sie auf Anwenden, um die Änderungen zu speichern.
  5. Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu akzeptieren und das Eigenschaftenblatt zu schließen.

Ändern des Anzeigenamens einer Eigenschaft

Sie können den Anzeigenamen einer Eigenschaft ändern, um deren Darstellung in der Benutzerschnittstelle anzupassen. Beispielsweise können Sie "ID der Schriftstückkategorie" in "Kennung der Schriftstückkategorie" ändern.

So ändern Sie den Anzeigenamen einer Eigenschaft:

  1. Wählen Sie die Eigenschaft aus, deren Anzeigenamen Sie ändern wollen.
  2. Wählen Sie Eigenschaften im Menü Aktion aus.
  3. Wählen Sie die Registerkarte "Allgemein" aus.
  4. Ändern Sie den vorhandenen Anzeigenamen und klicken Sie auf Anwenden, um die Änderungen zu speichern.
  5. Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu akzeptieren und das Eigenschaftenblatt zu schließen.

Stellen Sie sicher, dass Sie nur den Anzeigenamen und nicht den symbolischen Namen der Eigenschaft ändern.

Definieren eines Deskriptorbereichs einer Eigenschaft

Sie können die Größe des Deskriptorbereichs, der in der Benutzerschnittstelle von IBM Enterprise Records neben einer Eigenschaft angezeigt wird, über den Wert Max. Zeichenfolgelänge (Maximum String Length) der Eigenschaft angeben. Die Größe des Deskriptorbereichs bestimmt, ob es sich um einen Textbereich oder ein Textfeld handelt. (Bei einem Textfeld läuft ein Teil der Informationen aus dem Feld hinaus. Bei einem Textbereich erlaubt eine Bildlaufleiste eine bessere Lesbarkeit langer Textzeichenfolgen.)

Der Deskriptorbereich kann nur für Eigenschaften vom Typ "Zeichenfolge" definiert werden.

So definieren Sie die maximale Zeichenfolgelänge einer Eigenschaft:

  1. Wählen Sie die Eigenschaft aus, deren Deskriptorbereich Sie angeben wollen.
  2. Wählen Sie Eigenschaften im Menü Aktion aus.
  3. Wählen Sie die Registerkarte Mehr aus.
  4. Geben Sie einen Wert für Max. Zeichenfolgelänge (Maximum String Length) ein. Wenn dieser Wert 255 übersteigt, wird der Deskriptorbereich automatisch in einen Textbereich umgewandelt; andernfalls zeigt die Benutzerschnittstelle den Deskriptorbereich als Textfeld an.
  5. Klicken Sie auf "Anwenden", um Ihre Änderungen zu speichern.
  6. Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu akzeptieren und das Eigenschaftenblatt zu schließen.

Angeben vordefinierter Eigenschaftswerte

Sie können die möglichen Werte einer Eigenschaft vom Typ "Zeichenfolge" oder "Ganzzahl" definieren, sodass ein Endbenutzer eine Auswahl aus einer Liste vordefinierter Werte treffen kann und die Werte nicht manuell eingeben muss. Dadurch wird die Eingabe falscher Werte verhindert. Zur Erstellung einer Liste vordefinierter Werte erstellen Sie eine Auswahlliste und ordnen Sie diese der entsprechenden Eigenschaft zu. Eine Auswahlliste wird in der Benutzerschnittstelle als Dropdown-Liste angezeigt.

So erstellen Sie eine neue Auswahlliste:

  1. Melden Sie sich als Systemadministrator an Enterprise Manager an.
  2. Wählen Sie den Knoten Auswahlliste (Choice List) aus der Baumstruktur aus.
  3. Wählen Sie Neue Auswahlliste (New Choice List) aus dem Menü Aktion aus und führen Sie die Schritte des Assistenten aus.

Nachdem Sie die Auswahlliste erstellt haben, müssen Sie sie der entsprechenden Eigenschaftsvorlage zuordnen. (Weitere Informationen finden Sie in ../../../com.ibm.p8.ce.admin.doc/choicelists/chl_assign_choice_list_to_property_template.htm in der Content Engine-Hilfe.) Die Benutzerschnittstelle von IBM Enterprise Records zeigt die neue Auswahlliste neben dem Anzeigenamen der Eigenschaft an.

Angeben maximaler und minimaler Eigenschaftswerte

Sie können die maximalen und minimalen Werte angeben, die ein Endbenutzer für Eigenschaften vom Typ "Ganzzahl" eingeben kann. Sie können beispielsweise angeben, dass die Mindestaufbewahrungsdauer nicht unter 2 Jahren und nicht über 100 Jahren liegen darf. Wenn ein Endbenutzer einen kleineren Wert als 2 oder einen größeren Wert als 100 eingibt, wird eine Fehlernachricht generiert.

So geben Sie den minimalen und den maximalen Wert für eine ganzzahlige Eigenschaft an:

  1. Wählen Sie die Eigenschaft aus, deren Minimal- und Maximalwerte Sie angeben wollen.
  2. Wählen Sie Eigenschaften im Menü Aktion aus.
  3. Wählen Sie die Registerkarte Mehr aus.
  4. Geben Sie die relevanten Werte für Mindestwert (Minimum Value) und Maximalwert (Maximum Value) ein.
  5. Klicken Sie auf "Anwenden", um Ihre Änderungen zu speichern.
  6. Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu akzeptieren und das Eigenschaftenblatt zu schließen.

Anpassen der Detailinformationsseite

Die Detailinformationsseite einer Entität bietet eine schreibgeschützte Ansicht der Eigenschaftswerte der Entität, organisiert in Gruppen wie Allgemein, Aussonderung, Notwendig, Physisch und Sonstige. Sie können eine Eigenschaft in eine andere Gruppe verschieben oder eine neue Gruppe dafür erstellen. Die Detailansicht kann für die folgenden Entitäten angepasst werden:

Wenn Sie eine Eigenschaft einer anderen vorhandenen Gruppe oder einer neuen Gruppe zuordnen wollen, müssen Sie den Parameter "RMGroup" ändern, der im Beschreibungsfeld der Eigenschaft definiert ist. Der Text, der direkt auf den Parameter "RMGroup" folgt, gibt die Gruppe an, unter der die Eigenschaft angezeigt wird. Wenn Sie "RMGroupGeneral" in "RMGroupDisposition" ändern, wird die Eigenschaft aus der Gruppe Allgemein in die Gruppe Aussonderung verschoben. Wenn Sie "RMGroupPattern" für eine Eigenschaft angeben, haben Sie eine neue Gruppe erstellt, unter der die Eigenschaft angezeigt wird. Wenn nach "RMGroup" kein Text steht oder wenn die Eigenschaftsbeschreibung keinen Parameter "RMGroup" enthält, wird die Eigenschaft in der Gruppe Sonstige angezeigt.

Das Beschreibungsfeld kann mehrere Parameter enthalten. Stellen Sie sicher, dass Sie nur den Parameter "RMGroup" ändern und die anderen Parameter unverändert lassen. Wenn Sie den Parameter "RMGroup" hinzufügen, trennen Sie ihn mit einem Komma von anderen Parametern ab.

So ordnen Sie eine Eigenschaft einer Gruppe zu:

  1. Wählen Sie die entsprechende Eigenschaft aus.
  2. Wählen Sie Eigenschaften im Menü Aktion aus.
  3. Wählen Sie die Registerkarte "Allgemein" aus.
  4. Hängen Sie den erforderlichen Gruppennamen im Beschreibungsfeld an "RMGroup" an.
  5. Klicken Sie auf Anwenden, um die Änderungen an der Eigenschaftsbeschreibung zu speichern.
  6. Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu akzeptieren und das Eigenschaftenblatt zu schließen.


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Letzte Aktualisierung: August 2011


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