Pode declarar registos utilizando o Application Engine, Workplace XT, IBM® Enterprise Records, Application Integration, ou automaticamente.
Pode declarar registos de diversas formas, como por exemplo com as aplicações:
Numa instalação Base ou DoD, pode declarar um registo num volume, pasta de registos ou categoria de registo; numa instalação PRO, pode declarar um registo numa pasta de registos ou volume. Para declarar um registo, tem de se certificar de que a entidade onde está a declarar o registo está aberta.
Se declarar um registo numa pasta de registos, o registo é atribuído automaticamente ao volume activo existente nessa pasta. O último volume criado é sempre o volume activo até ser fechado. Se for necessário declarar um registo num volume fechado, volte a abrir o volume e seleccione manualmente o volume reaberto.
Se estiver a declarar um documento como um registo e o documento tiver mais de uma versão, existem várias formas para criar o registo para a série de documentos. Contudo, pode declarar apenas dezasseis versões de documento como um único registo.
Para tornar o processo de declarar registos mais rápido, o assistente Declarar como registo e os modelos de entrada Declarar como registo suportam o mapeamento automático dos valores de propriedade do documento para o registo. Quando um documento é declarado como um registo, os nomes simbólicos da propriedade da classe do documento são comparados com os nomes simbólicos da propriedade da classe do registo. Se os nomes corresponderem, o valor da propriedade do documento é atribuído automaticamente como o valor para a propriedade de registo correspondente. Por exemplo, se a classe de documento incluir a propriedade "Cor" e a classe de registo incluir também a propriedade "Cor", o valor da propriedade do documento é mapeado automaticamente para a propriedade do registo. Do mesmo modo, se declarar uma mensagem de correio electrónico do Outlook utilizando a classe de registos de correio electrónico predefinida, os valores das propriedades Assunto, Para, CC, De, Enviada a e Recebida a são mapeados automaticamente.
O mapeamento da propriedade ocorre quer o modelo de entrada apresente ou não o passo Definir propriedades de registo. Nos casos em que mais de uma versão de um documento é seleccionada para ser declarada, o mapeamento da propriedade é baseado na versão mais recente do documento seleccionado para a acção de declaração. Diferentes versões de um documento podem ter classes e propriedades diferentes. As propriedades são sempre mapeadas com base nas propriedades da versão mais recente do documento.
As regras seguintes descrevem o funcionamento do mapeamento de propriedades para uma propriedade que é comum ao documento e às classes de registos: