IBM Enterprise Records, Versio 5.1.+            

Fyysisen asiakirjan vahvistus asiakirjaksi

Jos järjestelmässäsi jotkin objektisäilöt on määritetty käyttämään DoD-luokiteltua tietomallia, sinun on osoitettava, onko fyysinen asiakirja luokiteltu vai luokittelematon. Tämä prosessi on luokittelemattomille fyysisille asiakirjoille.

Lisätietoja luokiteltujen fyysisten asiakirjojen asiakirjaksi vahvistuksesta on kohdassa Luokitellun fyysisen asiakirjan asiakirjaksi vahvistus. Voit käyttää syöttömallia vahvistaessasi fyysisen asiakirjan asiakirjaksi IBM Enterprise Records -ohjelmassa. Jos syöttömalli sisältää arkistonmuodostussuunnitelman sijainnin, fyysinen asiakirja vahvistetaan asiakirjaksi siinä sijainnissa, jossa käyttäjä kutsui asiakirjaksi vahvistustoimintoa, sekä kaikissa mallissa määritetyissä sijainneissa. Asiakirjojen hallinnoija tai arkiston pääkäyttäjä voi luoda fyysisen asiakirjan asiakirjaksi vahvistuksen malleja Application Engine- tai Workplace XT -ohjelmassa tai muuttaa niitä. Lisätietoja syöttömalleista on kohdassa Syöttömallin luonti fyysisten asiakirjojen asiakirjaksi vahvistusta varten. Seuraavassa prosessissa oletetaan, että käytät IBM Enterprise Records -ohjelman fyysisen asiakirjan asiakirjaksi vahvistuksen mallia.

Voit vahvistaa fyysisen asiakirjan asiakirjaksi IBM Enterprise Records -ohjelmassa seuraavasti:

  1. Siirry IBM Enterprise Records -ohjelmassa oikeaan kohtaan arkistonmuodostussuunnitelmassa ja valitse Vahvista asiakirjaksi fyysinen asiakirja.
  2. Jos Valitse ohjattu toiminto -sivulla näkyy Vahvista asiakirjaksi luokittelematon asiakirja -valintanappi, napsauta sitä ja valitse Seuraava.
  3. Valitse haluamasi syöttömallin nimen alapuolella oleva Valitse-vaihtoehto.

Voit asettaa ominaisuudet seuraavasti:

  1. Anna tarvittavat tiedot ominaisuuskenttiin. Kentät vaihtelevat sen mukaan, mitä luokkaa olet käyttänyt. Esimerkiksi Merkkiasiakirja-oletusluokassa pakolliset kentät ovat seuraavat:
    • Tietovälinetyyppi: Esimerkiksi CD-levy tai videokasetti.
    • Muoto: esimerkiksi CDR tai VHS.
    • Tekijä/alkuperä: Fyysisen asiakirjan laatijan tai omistajan nimi.
    • Aihe: fyysisen asiakirjan lyhyt kuvaus.
    • Julkaisupäivä: Fyysisen asiakirjan luontipäivämäärä.
    • Kotisivun sijainti: Fyysisen asiakirjan nykyinen sijainti. Kun napsautat tätä linkkiä, ohjattu toiminto avaa sivun, jossa näkyy sijaintien luettelo. Valitse haluamasi sijainnin alapuolella oleva Valitse-vaihtoehto. Ohjattu toiminto sulkee sivun ja palaa Määritä ominaisuudet -vaiheeseen.
  2. Jos asiakirjaksi vahvistettava asiakirja on luokitellun asiakirjan kuittaus, valitse ReceiptOf ja selaa sitten siihen luokiteltuun asiakirjaan, johon kuittaus viittaa. Lisätietoja on kohdassa Kuittaukset.
  1. Kun olet antanut tarvittavat tiedot, valitse Valmis.
  2. Jos sinulla on lisää asiakirjaksi vahvistettavia asiakirjoja, valitse syöttömalli uudelleen. Jos olet lopettanut, valitse Lopeta.

Voit vahvistaa fyysisen asiakirjan asiakirjaksi Application Engine- tai Workplace XT -ohjelmassa seuraavasti:

  1. Lisää uusi dokumentti. Valitse tiedosto -vaiheessa valitse tiedostolajiksi Ei mitään.
  2. Valitse vahvistussivulla Vahvista asiakirjaksi -vaihtoehto.
  3. Valitse luokittelemattoman asiakirjan vaihtoehto. Lisätietoja luokitelluista asiakirjoista on kohdassa Luokitellun fyysisen asiakirjan asiakirjaksi vahvistus.
  4. Jos käytät ohjattua toimintoa, valitse Hyväksy, tai käytä syöttömallia ja valitse Valitse.
    • Jos haluat käyttää syöttömalleja, siirry FPOS-objektisäilöön Records Management/Templates -kansiossa ja valitse syöttömalli. Valitse sittenHyväksy. Sinun on valittava pääkäyttäjän suunnittelema syöttömalli. Et voi käyttää IBM Enterprise Records -ohjelmassa käytettyä oletusmallia Application Engine- tai Workplace XT -ohjelmassa, koska siinä oletetaan arkistonmuodostussuunnitelman sijainti jo valituksi.
    • Voit käyttää ohjattua luetteloasiakirjatoimintoa seuraavien vaiheiden viimeistelemiseen.
  5. Valitse Valitse luokka -vaihtoehto ja valitse sitten haluamasi luokka. Oletusasetuksen mukaan kaikissa FPOS-objektisäilöissä on Merkkiasiakirja-luokka. Pääkäyttäjät ovat voineet määrittää muitakin vaihtoehtoja.
  6. Valitse Valitse arkistonmuodostussuunnitelman sijainti ja siirry sopivaan yksikköön. Koska fyysinen asiakirja voi sijaita vain fyysisessä sijainnissa, valitaan yleensä vain yksi arkistonmuodostussuunnitelman sijainti, esimerkiksi yhdistelmäkansio, laatikko tai fyysinen asiakirjakansio.
  7. Valitse haluamasi yksikön valintaruutu ja valitse Lisää valintaan.
    • Oletusselausnäkymän käytön sijasta voit valita minkä tahansa aiemmin luodun pikakuvakkeen. Valitse vasemmasta sivupalkista Pikakuvakkeet.
    • Voit myös etsiä luokkaa tai kansiota nimen perusteella. Valitse vasemmasta sivupalkista Haku.
    • Kun olet lisännyt yksikön valittuihin arkistonmuodostussuunnitelman sijainteihin, voit tulevaa tarvetta varten valita Lisää pikakuvakkeisiin -vaihtoehdon.
  8. Kun olet lopettanut sopivan sijainnin valinnan, valitse Hyväksy.
  9. Jatka Määritä ominaisuudet -vaiheeseen valitsemalla Seuraava.

Voit asettaa ominaisuudet seuraavasti:

  1. Anna tarvittavat tiedot ominaisuuskenttiin. Kentät vaihtelevat sen mukaan, mitä luokkaa olet käyttänyt. Esimerkiksi Merkkiasiakirja-oletusluokassa pakolliset kentät ovat seuraavat:
    • Tietovälinetyyppi: Esimerkiksi CD-levy tai videokasetti.
    • Muoto: CDR tai VHS.
    • Tekijä/alkuperä: Fyysisen asiakirjan laatijan tai omistajan nimi.
    • Aihe: fyysisen asiakirjan lyhyt kuvaus.
    • Julkaisupäivä: Fyysisen asiakirjan luontipäivämäärä.
    • Kotisivun sijainti: Fyysisen asiakirjan nykyinen sijainti. Kun napsautat tätä linkkiä, ohjattu toiminto avaa sivun, jossa näkyy sijaintien luettelo. Valitse haluamasi sijainnin alapuolella oleva Valitse-vaihtoehto. Ohjattu toiminto sulkee sivun ja palaa Määritä ominaisuudet -vaiheeseen.
  2. Jos asiakirjaksi vahvistettava asiakirja on luokitellun asiakirjan kuittaus, valitse ReceiptOf ja selaa sitten siihen luokiteltuun asiakirjaan, johon kuittaus viittaa. Lisätietoja on kohdassa Kuittaukset.
  3. Kun olet antanut tarvittavat tiedot, valitse Valmis.

Tietoja viivakoodeista

Jos sinulla on viivakoodien lukuun tarvittava laitteisto ja ohjelmisto, voit skannata viivakoodin suoraan aktiiviseen kenttään tai voit kopioida sen paikallisesta tietokoneesta ja liittää sen IBM Enterprise Records -ohjelman asianmukaisiin kenttiin. Jos haluat käyttää Skannaa fyysiset kohteet -välilehteä, voit kirjoittaa minkä tahansa merkkijonon viivakoodikenttään.



Palaute

Päivitetty viimeksi: Elokuu 2011


© Copyright IBM Corp. 2011.
Tämä Information Center -sivusto perustuu Eclipse-tekniikkaan. (http://www.eclipse.org).