Każdy przepływ pracy zawiera definicję będącą szablonem przetwarzania, która wysyła pracę do uczestników, a ponadto
zawiera dane, załączniki i inne informacje wymagane do zakończenia pracy. Definicja przepływu pracy określa sekwencję czynności
do wykonania po uruchomieniu przepływu pracy aż do czasu zakończenia lub anulowania przepływu pracy. Istniejące definicje
przepływów pracy można modyfikować i dostosowywać do potrzeb konkretnych organizacji.
Możliwe jest dodawanie lub usuwanie kroków, modyfikowanie kolejności zdarzeń, a także zmienianie innych parametrów. Na
przykład: przepływ pracy
Tworzenie folderu akt jest przeznaczony dla użytkowników, którzy nie posiadają
uprawnień wymaganych do dodania folderu akt do planu umieszczania w folderach. Domyślna sekwencja przepływu pracy
Utwórz folder akt jest następująca:
- Alicja jest użytkownikiem przypisanym do grupy Każdy.
Musi dodać folder akt do kategorii, ale jej uprawnienia zezwalają tylko na wyświetlanie właściwości. Menedżer akt musi
zatwierdzić dodawanie folderu akt do kategorii, dlatego Alicja uruchamia przepływ pracy Tworzenie folderu
akt i określa informacje o folderze akt, który zamierza dodać.
- Gdy Alicja wprowadzi szczegóły, do Tomasza zostanie wysłane żądanie. Tomasz jest menedżerem akt. Może zatwierdzić lub
odrzucić żądanie Alicji dotyczące utworzenia folderu akt.
- Kolejność zadań w przepływie pracy można zmienić. Menedżer akt podjął decyzję, że proces będzie bardziej efektywny, jeśli
żądanie zostanie wysłane do recenzenta zamiast do menedżera akt. Joanna - administrator systemu - modyfikuje istniejącą definicję
przepływu pracy Tworzenie folderu akt w taki sposób, aby żądanie zatwierdzenia zostało wysłane do
recenzenta zamiast do menedżera akt.
- Jeśli organizacja wymaga innych przepływów pracy oprócz domyślnych definicji przepływu pracy
IBM® Enterprise Records, wówczas można utworzyć nową definicję przepływu pracy za pomocą projektanta
procesów.
- Nośnik instalacyjny produktu IBM Enterprise Records zawiera przykładowy przepływ pracy, który
deklaruje akta za pomocą kolejki komponentów RM_Operation. Oprócz modyfikowania i korzystania z tego przykładowego przepływu prac
w celu deklarowania akt można odwołać się do przykładowego przepływu prac w celu tworzenia przepływów pracy dla produktu
IBM Enterprise Records.
Więcej informacji na temat tego przykładowego przepływu pracy zawiera sekcja
Instalowanie przepływu pracy deklarowania akt.