Wenn Sie nicht berechtigt sind, einen Aktenordner zu erstellen, den Sie brauchen, können Sie eine entsprechende Anforderung einreichen. Nachdem Sie Details zum Ordner eingegeben haben, wird ein Workflow für einen Schriftstückmanager oder einen anderen berechtigten Benutzer gestartet, wenn der Standardworkflow geändert wurde. Diese Anforderung stellen Sie in Application Engine oder Workplace XT.
Der Workflow zum Erstellen eines Schriftstückordners wird optional vom Administrator installiert und ist deshalb in Ihrer Umgebung möglicherweise nicht verfügbar. Wenn der Workflow zum Erstellen eines Schriftstückordners gestartet wird, wird die Anforderung zur Erstellung des Schriftstückordners als Arbeitselement in den öffentlichen Posteingängen "RecordsManagerApproval" in Application Engine oder Workplace XT angezeigt. Wenn der Schriftstückmanager die Anforderung genehmigt, wird der Ordner erstellt und Sie erhalten eine entsprechende Bestätigung in Ihrem Posteingang. Wird die Anforderung zurückgewiesen, erhalten Sie ebenfalls eine Mitteilung. Klicken Sie auf die Schaltfläche Abgeschlossen, um den Workflow aus Ihrem Posteingang zu entfernen.
So fordern Sie die Erstellung eines Schriftstückordners an und starten den Workflow zum Erstellen eines Schriftstückordners:
- Öffnen Sie in Application Engine die Ansicht Autor und wählen Sie Allgemeine Tools aus. Wechseln Sie in Workplace XT in den Modus Durchsuchen und wählen den Link Tools aus.
- Klicken Sie auf "Aktenordner anfordern":
- Wählen Sie den Typ des Ordners, der erstellt werden soll.
- Geben Sie dem Ordner einen Namen.
- Wählen Sie die Kategorie oder den Ordner, in der bzw. in dem der neue Ordner erstellt werden soll.
- Klicken Sie auf "Starten".
Wichtig: Der Link Tools ist nur verfügbar, wenn Sie ihn in (Tools Integration) konfiguriert haben.
Genehmigen der Erstellung eines Aktenordners
Die Seite Genehmigungsschritt hilft dem Schriftstückmanager beim Genehmigen oder Ablehnen der Schriftstückordnererstellung und beim Eingeben der Gründe für die Genehmigung oder Ablehnung. Die Seite zeigt den Ordnernamen und den Pfad, den der Benutzer in seiner Anforderung angegeben hat. Oben auf der Seite sehen Sie die Anweisungen für die Genehmigung. Wenn der Anweisungstext nicht sichtbar ist, klicken Sie auf
.
So genehmigen Sie die Erstellung eines Schriftstückordners oder lehnen diese ab:
- Rufen Sie in Application Engine oder Workplace XT die Ansicht Aufgaben auf und wählen Sie Öffentliche Posteingänge aus.
- Wählen Sie RecordsManagerApproval.
- Zur Genehmigung des Ordners klicken Sie auf "CreateFolder".
Dadurch öffnet sich die Seite Schriftstückordner hinzufügen von IBM® Enterprise Records. Hier können Sie den angeforderten Schriftstückordner an der angegebenen Position im Aktenplan erstellen. Weitere Informationen zum Erstellen von Schriftstückordnern finden Sie in Hinzufügen eines Schriftstückordners.
- Nachdem Sie den Schriftstückordner erstellt haben, wählen Sie Genehmigen aus dem Menü Genehmigungsentscheidung aus. Wenn Sie keine Genehmigung erteilen wollen, klicken Sie im Menü Genehmigungsentscheidung auf Ablehnen.
- Geben Sie den Grund für die Ablehnung der Anforderung zur Erstellung des Schriftstückordners in das Textfeld Grund ein.
- Klicken Sie auf "Anwenden", um die erforderlichen Änderungen zu speichern, oder auf Beenden, wenn die Änderungen verworfen werden sollen. Dadurch wird die Seite Genehmigen geschlossen und das Arbeitselement bleibt im Posteingang.
- Klicken Sie auf "Neu zuweisen", um die Aufgabe der Genehmigung der Erstellung des Aktenordners einem anderen Benutzer zu übertragen.
- Klicken Sie auf Status, um den Status des Workflows zum Erstellen des Schriftstückordners zu prüfen.
- Klicken Sie zum Schluss auf "Abschließen".