Du kan lägga till en postmapp bara under den lägsta nivån av en postkategori. Detta innebär att om en postkategori innehåller en underkategori kan du inte lägga till en postmapp till den. Dessutom kan du bara lägga till en postmapp till en aktiv postkategori. Du kan inte skapa en undermapp under en postmapp. En postmapp kan bara innehålla volymer eller poster. IBM® Enterprise
Records levereras med fyra typer av postmappar: elektronisk mapp, fysisk mapp, fysisk låda samt hybridmapp. Din organisation kan ha skapat ytterligare anpassade mappar.
I PRO-installationen för
IBM Enterprise
Records kan bara postansvariga och postadministratörer lägga till postmappar. I DoD- och basinstallationer kan även privilegierade användare lägga till postmappar, förutom postansvariga och postadministratörer. Om du inte har de nödvändiga säkerhetsbehörigheterna för att skapa en postmapp, kan du starta arbetsflödet Skapa postmapp från Workplace. När du startar detta arbetsflöde skickas en begäran om att skapa postmapp till den postansvarige för godkännande. I
Skapa postmappar med hjälp av arbetsflöden finns mer information. Som standard ärver nyskapade postmappar alla egenskaper utom Namn, Identifierare och Öppningsdatum från sin överordnade entitet. Du kan ändra dessa ärvda värden.
Obs: Du bör inte skapa fler än 100 postkategorier och postmappar på någon nivå i arkiveringsplanen (se
Arkiveringsplaner om du vill ha mer information).