IBM Enterprise Records, Versione 5.1.+            

Dichiarazione di un record fisico classificato

Durante la ricerca in un archivio oggetti di un piano file in IBM® Enterprise Records, fare clic su Dichiara record fisico per avviare la procedura guidata Dichiara record.

Questa procedura guidata consiste di tre fasi:

Per dichiarare un Record di catalogo:

  1. Fare clic su Seleziona classe. La procedura guidata apre la pagina Selezione classe record.
  2. Per impostazione predefinita è disponibile solo la classe Record di contrassegno. Se nel sito sono state aggiunte altre classi, selezionare quella appropriata, quindi fare clic su Accetta.
  3. Specificare la posizione di un piano file.
    1. In IBM Enterprise Records, fare clic su Aggiungi nuovo. Per rimuovere la posizione di un piano file, fare clic su Rimuovi sotto la relativa descrizione. In Application Engine, fare clic su Seleziona posizione piano file.
    2. Selezionare il livello appropriato di una posizione, quindi fare clic sulla casella di controllo corrispondente.

      Se in precedenza sono stati creati dei collegamenti, è possibile scegliere Collegamenti, quindi selezionarne uno dall'elenco. Selezionare la casella di controllo della posizione da utilizzare, quindi fare clic su Aggiungi a selezione.

      Per cercare una posizione, è possibile fare clic su Ricerca. Selezionare Titolo oppure Identificatore piano file. L'operatore predefinito "like" consente di cercare parte del nome. Immettere una stringa di testo, quindi fare clic su Ricerca.

    3. Dopo avere selezionato una posizione, fare clic su Aggiungi a selezione.
    4. Fare clic su Aggiungi ai collegamenti per le posizioni utilizzate di frequente. Nelle dichiarazioni future è possibile selezionare le posizioni dalla visualizzazione Collegamenti invece di selezionare la visualizzazione Sfoglia.
    5. Fare clic su Accetta.
  4. Fare clic su Avanti per passare alla fase Imposta proprietà.

Per completare Imposta proprietà:

  1. Fornire le informazioni richieste nei campi delle proprietà. I campi obbligatori variano a seconda della classe selezionata. Di seguito sono riportati i campi obbligatori della classe Record di contrassegno di default.
    • Tipo elemento multimediale: immettere il tipo elemento multimediale, ad esempio CD, videocassetta o fotografia.
    • Formato: immettere il formato, ad esempio CDR, VHS, foglio.
    • Autore/Originatore: immettere il nome della persona che ha creato o possiede il record fisico.
    • Argomento: immettere una breve descrizione del record fisico.
    • Data di pubblicazione: immettere la data in cui è stato creato il record fisico.
    • Posizione iniziale:: immettere la posizione permanente del record fisico quando il record non è sottoposto a check out. Fare clic su Seleziona sotto la posizione desiderata. La pagina viene chiusa e viene visualizzata nuovamente la fase Imposta proprietà.
  2. Se il record da dichiarare è una ricevuta di un altro record, fare clic su ReceiptOf, quindi individuare e selezionare il record classificato da cui ha avuto origine la ricevuta. Le ricevute tengono traccia dei record classificati, ma solitamente non vengono classificate. Per ulteriori informazioni sugli eventi, vedere Ricevute.
  3. Fare clic su Avanti.

Per completare Imposta proprietà classificazione:

  1. Per selezionare una guida alla classificazione di sicurezza (SCG) o un documento di origine, fare clic su Derivato/a da. Questa fase è facoltativa.
    • Per selezionare una SCG, una sezione SCG o un argomento SCG, fare clic su Aggiungi nuovo nell'area Security Classification Guides (SGS) e selezionare l'elemento SCG richiesto. Selezionando un elemento SCG, la proprietà del record Derivato/a da verrà riempita con il nome, la data di pubblicazione e l'originatore SCG.
    • Per selezionare un documento di origine, fare clic su Aggiungi nuovo nell'area Documenti di origine, quindi immettere la descrizione del documento nella casella di testo. Poiché un documento di origine non fornisce informazioni aggiuntive, è necessario completare i campi obbligatori nella fase Imposta proprietà classificazione.
    • Per rimuovere una guida alla classificazione di sicurezza o un documento di origine, fare clic sulla casella corrispondente nella colonna Rimuovi, quindi fare clic su Rimuovi.
    • Dopo avere aggiunto o rimosso gli elementi della guida alla classificazione e i documenti di origine desiderati, fare clic su Accetta.
    Importante: Quando si fa clic su Accetta nella pagina Derivato/a da, IBM Enterprise Records copia i dati dai campi mostrati nel riepilogo, inclusi i campi vuoti, nei campi corrispondenti nella fase Imposta proprietà classificazione. Se precedentemente sono stati immessi altri dati in questi campi e si stanno esaminando solo le informazioni della pagina Derivato/a da, fare clic su Annulla (invece di Accetta) per conservare i dati inseriti manualmente.
  2. Specificare un valore per Classificazione iniziale selezionando dal menu Segreto, Riservato oppure Confidenziale.
    Importante: Classificazione corrente assume per impostazione predefinita lo stesso valore di Classificazione iniziale se si dispone di un'autorizzazione di sicurezza che consente di visualizzare gli elementi al livello della classificazione iniziale. In caso contrario è necessario specificare un valore adeguato all'autorizzazione di sicurezza di cui si dispone.
  3. Fare clic su Motivi della classificazione. IBM Enterprise Records apre la pagina Seleziona Valori nella quale è possibile aggiungere e rimuovere i motivi della classificazione.
    1. Per aggiungere un motivo della classificazione, fare clic su Aggiungi nuovo valore e selezionare Attivo per i nuovi record oppure Obsoleto per i record precedenti.
    2. Selezionare un motivo dall'elenco di scelte, quindi fare clic su Accetta.
    3. Continuare ad aggiungere i motivi a seconda delle esigenze.
    4. Per rimuovere un motivo, evidenziarlo, quindi fare clic sull'icona Rimuovi voci selezionate: Icona Rimuovi voci selezionate.
    5. Al termine della selezione fare clic su Accetta.
  4. Nel campo Ente di classificazione, immettere il nome dell'ente che gestisce il record fisico, ad esempio Dipartimento della Difesa.
  5. Compilare gli altri campi facoltativi.
    • Per modificare Declassa in data, fare clic sull'icona del calendario e selezionare una data. Declassa in data si basa su uno dei seguenti elementi:
    • Fare clic su Eventi declassamento o Retrocedi agli eventi. IBM Enterprise Records apre la pagina Seleziona valori nella quale è possibile aggiungere e rimuovere i valori appropriati.
      • Selezionare un valore dall'elenco di scelte e fare clic su Accetta.
      • Continuare ad aggiungere i valori a seconda delle esigenze.
      • Per rimuovere un valore, evidenziarlo, quindi fare clic sull'icona Rimuovi voci selezionate: Icona Rimuovi voci selezionate
      • Al termine della selezione fare clic su Accetta.
    • L'immissione o la modifica di alcune informazioni potrebbero modificare l'obbligo di immettere informazioni in altri campi. Ad esempio, se si modifica il campo Declassa in data, bisogna immettere un'esenzione. Se si inserisce un valore nel campo Retrocedi agli eventi, è necessario fornire le istruzioni di retrocessione.
  6. Fare clic su Fine dopo avere immesso le informazioni richieste.


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Ultimo aggiornamento: Agosto 2011


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