IBM Enterprise Records, 版本 5.1.+            

使用 IBM Enterprise Records 標籤

IBM® Enterprise Records 應用程式中提供了數個標籤。每個標籤均可以開啟一個頁面,在頁面中您可以執行各種不同的與記錄管理相關的工作。

瀏覽

瀏覽」標籤有一個主畫面,其中列出了現行實體所包含的實體。最左側的直欄中是勾選框,您可以使用這些勾選框來選取一或多個實體以進行處理。如果要選取或取消選取清單中的所有實體,請按一下標頭列中的勾選框。其他圖示是在實體名稱的左側。緊靠實體名稱左側的圖示可標識實體的類型。按一下名稱或圖示均可開啟該實體。可能會顯示其他圖示以表明實體的狀態,例如暫存狀態或非作用中狀態。將游標停在任意圖示上可以檢視標識圖示含義的工具提示。

種類樹狀目錄

您可以在主畫面左側的樹狀視圖結構中顯示或隱藏種類和子種類。按一下「顯示種類樹狀目錄」以將其顯示。在顯示該種類樹狀目錄時,您可以:

路徑

在標籤下方,路徑將顯示檔案計畫中您的目前位置。按一下路徑中的任意項目可以跳轉至其他位置。在下列的範例路徑中,CSPRO 是檔案計畫,Corporate 是 CSPRO 下的記錄種類,Benefits 可以是 Corporate 記錄種類下的子種類或記錄資料夾。

路徑:CSPRO > Corporate > Benefits

按一下路徑中的任意項目可以跳轉至檔案計畫的該層級。

所有實體均有「取得資訊」圖示(資訊圖示)可以檢視其「資訊」頁面,而這些頁面會顯示與該實體相關聯的各種 meta 資料。

「複選動作」功能表

使用「複選動作」功能表,可以一次對多個實體執行相同的動作。這可以確保以相同的方式並在同一時間更新實體的設定。 您的「搜尋結果」和「瀏覽」頁面可使用該功能表。

選取一或多個實體的勾選框,然後按一下「複選動作」功能表可以選擇適合於所有所選實體的動作。該動作清單取決於您是否選取了一或多個實體以及是否選取了不同種類的實體。 功能表中只會顯示可以套用到所有選定實體的動作。「說明」中的大多數程序均編寫為多重選項。如果您僅對一個實體執行動作,則較快的方法是在其名稱上按一下滑鼠右鍵並從快速功能表中選取動作。 您也可以使用「取得資訊」來執行實體的「資訊」頁面上的動作。這在您要執行多個動作或在執行動作前需要查看資訊時會很有用。

例如,你可以複選「複製」或「刪除」記錄。這將會呼叫該動作的精靈。

過濾特性

有兩項原因要使用過濾特性:為了要減少出現在清單中的實體數,以及假設您已指定最大結果數,卻由於實體數目超過可列出數目,因而要查看未列出的實體。如果是這個情況,會顯示尚有其他項目的訊息。 請注意,傳回的實體是 Content Engine 遇到的首批實體,它們可能沒有按特定順序排列。

如果要使用過濾,請輸入您要查看的實體名稱或實體 ID 內顯示的文字,然後按一下「執行」。沒有該文字的所有實體會從清單中移除,以便為包含指定文字的不同實體留出空間。按一下「重設」可以移除「過濾」框中的文字,按一下「執行」可以返回至未過濾的清單。

清單內顯示的實體數目由您的 Workplace 使用者喜好設定中的自訂物件和資料夾的「最大結果數」值來確定。 請移至「搜尋 > 自訂物件」頁面,以查看並重設記錄的值。您的網站管理員必須在「網站喜好設定」之「一般」頁面中的「一般設定」區域內,啟用自訂物件。由於部分實體可以包含記錄和其他儲存器,因此您也可以指定資料夾的最大結果數值。因為,清單最多會包含資料夾和記錄的最大數。如果自訂物件和資料夾的最大結果數均為 50,則清單上最多可顯示 100 個項目:50 個記錄和 50 個資料夾。

處置

選取「處置」標籤可以管理處置排程、暫存區和記錄類型。

使用完其中一種處置類型後,如果要返回至「處置」主頁面,請選取路徑中的「處置」或再按一下「處置」標籤。

實體

實體」標籤包含實體的特定鏈結,例如,

報告

使用「報告」標籤,可以從提供各種 IBM Enterprise Records 活動之統計視圖的報告清單中選取。 您可以選取報告類型,再輸入輸入標準,然後檢視產生的報告。如需相關資訊,請參閱報告產生

配置

配置」標籤包含建立和管理下列項目的鏈結:

 



意見

前次更新: 2011 年 8 月


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