エントリー・テンプレートを 1 つ以上のファイル・タイプ・カテゴリーと関連付け、特定の種類のドキュメントが追加された場合にのみ使用されるよう設定できます。「ファイル・タイプ・カテゴリー」サイト設定を使用して、MIME タイプのリストを含むファイル・タイプ・カテゴリーを作成します。それぞれの MIME タイプはドキュメント・タイプに対応します。
次のセクションではファイル・タイプ・カテゴリーが指定された際に Workplace XT がどのように適切なエントリー・テンプレートを決定するかを、単一のドキュメントを追加する場合と、ドラッグ・メソッドを使用して複数のドキュメントを追加する場合に分けて説明します。
単一のドキュメントが追加される場合、フォルダーに関連付けられたエントリー・テンプレートは次のプロセスで決定されます。
ユーザーが追加するドキュメント | フォルダーには、これらのエントリー・テンプレートが関連付けられています。エントリー・テンプレートを次の形式で表記します。エントリー・テンプレート名: ファイル・タイプ・カテゴリー (MIME タイプによって参照される拡張子) | 結果の説明 |
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example.doc | ET1: office (.doc, .xls) ET3: images (.jpg) ET4: books (.pdf) ET5: | ET1 を使用してドキュメントが追加されます。 ET1 は、.doc 拡張子のドキュメントと関連付けられている唯一のエントリー・テンプレートです。 |
example.doc | ET3: images (.jpg) ET4: books (.pdf) ET5: ET6: | ユーザーは、ET5 と ET6 のいずれかのエントリー・テンプレートを選択できます。 ファイル・タイプ・カテゴリーと関連付けられたエントリー・テンプレート (ET3 と ET4) は、.doc 拡張子のドキュメントに関連付けられていません。Workplace XT はファイル・タイプ・カテゴリーのないエントリー・テンプレートを検索し、ET5 と ET6 を見つけます。 |
example.doc | ET1: office (.doc, .xls) ET2: docs (.doc) ET3: images (.jpg) ET4: books (.pdf) ET5: | ユーザーは、ET1 と ET2 のいずれかのエントリー・テンプレートを選択できます。 ET1 および ET2 は、両方とも .doc 拡張子のドキュメントと関連付けられています。ET5 はこのドキュメントに対して使用できません。エントリー・テンプレートはファイル・タイプ・カテゴリーを指定しませんが、ドキュメントは既に ET1 と ET2 にマッチしています。 |
example.doc | ET3: images (.jpg) ET4: books (.pdf) | このフォルダーにドキュメントを追加できません。フォルダーにはエントリー・テンプレートが関連付けられていますが、このドキュメント・タイプが指定されていないためです。 |
example.doc | このフォルダーにはエントリー・テンプレートが関連付けられていないため、ドキュメントは標準のドキュメントの追加ウィザードによって追加されます。 | |
example | ET1: office (.doc, .xls) ET5: ET7: no content () | ET7 を使用してドキュメントが追加されます。 ET7 は、コンテンツのないドキュメント (すなわち MIME タイプがないドキュメント) に関連付けられた唯一のエントリー・テンプレートです。 |
example | ET1: office (.doc, .xls) ET5: | ET5 を使用してドキュメントが追加されます。 ファイル・タイプ・カテゴリーと関連付けられたエントリー・テンプレート (ET1) は、MIME タイプのないドキュメントと関連付けられていません。Workplace XT はファイル・タイプ・カテゴリーのないエントリー・テンプレートを検索し、ET5 を見つけます。 |
ユーザーが複数のドキュメントを一度に追加すると、そこにはいくつかのドキュメント・タイプが含まれる場合があります。この場合、あるドキュメント・タイプに適用されるエントリー・テンプレートは、他のドキュメント・タイプには適用されない場合があります。追加するドキュメントのタイプすべてに適用できる 1 つ以上のエントリー・テンプレートを Workplace XT が識別できない場合、ユーザーはドキュメントを選び直し、再実行する必要があります。
ただし、1 つ以上のエントリー・テンプレートが関連付けられているフォルダーに一度に複数のドキュメントを追加する場合、Workplace XT は、ドキュメントをファイル・タイプ・カテゴリー別にグループ化します。ドキュメントのプロパティーの割り当ておよび更新の前に、ファイル・タイプ・カテゴリー・グループまたはそのグループ内のドキュメントを除去できます。それらのドキュメントは追加されません。
一度に複数のドキュメントを追加する場合、ワークフローを起動するエントリー・テンプレートは使用できません。ワークフローを起動するエントリー・テンプレートをユーザーが選択すると、エラーが発生します。ユーザーは、他のエントリー・テンプレートを選択するか、一度に 1 つのドキュメントを追加する必要があります。
複数のドキュメントが追加される場合、フォルダーに関連付けられたエントリー・テンプレートは、次のプロセスで決定されます。
ユーザーが追加するドキュメント | フォルダーには、これらのエントリー・テンプレートが関連付けられています。 エントリー・テンプレートを次の形式で表記します。エントリー・テンプレート名: ファイル・タイプ・カテゴリー (MIME タイプによって参照される拡張子) | ユーザーは以下の結果を得ます。 |
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example.doc example.xls | ET1: office (.doc, .xls) ET2: docs (.doc) ET3: images (.jpg) ET4: books (.pdf) ET5: | ET1 を使用してドキュメントが追加されます。 |
example.jpg example.pdf | ET1: office (.doc, .xls) ET2: docs (.doc) ET5: | ET5 を使用してドキュメントが追加されます。 |
example.doc example.xls | ET3: images (.jpg) ET4: books (.pdf) | このフォルダーにドキュメントを追加できません。フォルダーにはエントリー・テンプレートが関連付けられていますが、これらのドキュメント・タイプが指定されていないためです。 |
example.doc example.xls example.jpg | ET1: office (.doc, .xls) ET2: docs (.doc) ET3: images (.jpg) ET5: | このフォルダーにはドキュメントを追加できません。追加するドキュメントのすべてのタイプに一致するファイル・タイプ指定を含む、単一のエントリー・テンプレートが存在しないためです。 ET5 は使用できません。追加する 1 つ以上のドキュメントのタイプが、ファイル・タイプを指定する 1 つ以上のエントリー・テンプレートと一致するためです。 |