IBM Enterprise Records, Versio 5.1.+            

IBM Enterprise Records -ohjelmiston kokoonpanon yleiskuvaus

IBM Enterprise Records -ympäristön määritys edellyttää useiden tehtävien tekemistä loppuun

IBM Enterprise Records -ympäristön määritys edellyttää seuraavien tehtävien tekemistä loppuun.

ROS-dokumenttiluokan luonti

Asiakirjoina vahvistettavia dokumentteja varten on luotava dokumenttiluokkia.

Määritä oletusarkistonmuodostussuunnitelma

Vain yksi arkistonmuodostussuunnitelman hierarkia näkyy IBM Enterprise Records -sovelluksessa tiettynä hetkenä.

Arkistosta poiston tarkistuksen määritys

Järjestelmänvalvoja määrittää arkistosta poiston tarkistusprosessin IBM Enterprise Records -ohjelmiston asennus- ja määritystoimintojen aikana. Jos haluat kuitenkin varmistaa, että arkistosta poiston tarkistus on määritetty oikein, tarkasta arkistosta poiston tarkistuksen kokoonpano. Jos esimerkiksi sivustossa ei käytetä asiakirjalajeja, tarkista, että Aja asiakirjalajeille -kohdan arvona on Epätosi.

Lisätietoja on kohdassa Arkistosta poiston tarkistuksen määritys.

Asiakirjalajien määritys

Asiakirjalajit antavat mahdollisuuden liittää asiakirja poistoaikatauluun, joka ei ole sama kuin tällä hetkellä asiakirjan pääasiakirjaluokkaan tai asiakirjakansioon liitetty poistoaikataulu. Jos IBM Enterprise Records -ratkaisusi käyttää asiakirjalajeja, määritä arkistosta poiston tarkistus asiakirjalajin käsittelyä varten määrittämällä Aja asiakirjalajeille -kohdan arvoksi Tosi.

Säilytä metatiedot -asetuksen määritys

Kun käyttäjä, jolla on asianmukaiset käyttöoikeudet, poistaa IBM Enterprise Records -yksikön, se poistetaan pysyvästi objektisäilöstä. Voit kuitenkin määrittää asetuksen, jonka mukaan poistettujen asiakirjaluokkien, asiakirjakansioiden, taltioiden ja asiakirjojen metatiedot säilytetään arkistonmuodostussuunnitelman tasolla. Jos pääkäyttäjä ottaa metatietojen säilytysasetuksen käyttöön, aiemmin mainitut yksiköt säilyvät objektisäilössä (merkitty poistetuiksi), mutta eivät näy enää IBM Enterprise Records -sovelluksessa. Voit viedä nämä poistetut yksiköt ja kaikki niihin liittyvät metatiedot XML-tiedostoon säännöllisin väliajoin historiallisia tarkoituksia varten ja poistaa sen jälkeen yksiköt pysyvästi objektisäilöstä. Lisätietoja tämän asetuksen määrityksestä on kohdassa Metatietojen säilytyksen määritys.

Asiakirjojen automaattisen vahvistuksen määritys

Voit määrittää IBM Enterprise Records -ohjelmiston vahvistamaan dokumentin asiakirjaksi automaattisesti aina, kun käyttäjä suorittaa loppuun tietyn toiminnon, kuten dokumentin luonnin. Voit määrittää automaattisen asiakirjaksi vahvistuksen seuraavasti:

Ominaisuuksien synkronoinnin määritys

Voit synkronoida ominaisuuksien arvot automaattisesti dokumentista siihen liitettyyn asiakirjaan (tai päinvastoin) aina, kun dokumentissa tai asiakirjassa ilmenee ominaisuuden päivitys, määrittämällä ominaisuuksien synkronoinnin. Lisätietoja on kohdassa Ominaisuuksien synkronoinnin määritys.

Käsittelyreitin erän koon määritys

Oletusarvon mukaan IBM Enterprise Records -ohjelmassa on tallennettu enintään kymmenen työkohdetta käsittelyreitin erään poistoa edeltävää arviointia tai hyväksyntää varten. Voit kuitenkin muuttaa tallennettujen työkohteiden enimmäismäärää kokoonpanoasetuksen kautta. Lisätietoja on kohdassa Käsittelyreitin erän koon määritys.

Asiakirjakansion pyyntö -käsittelyreitin määritys

IBM Enterprise Records sisältämän Asiakirjakansion luonti -käsittelyreitin avulla käyttäjät voivat lähettää pyynnön asiakirjojen hallinnoijalle asiakirjakansion luontia varten. Useilla käyttäjillä ei yleensä ole asiakirjakansion luontioikeuksia. Jos haluat määrittää tämän käsittelyreitin käyttäjien käyttöön, Asiakirjakansion pyyntö -sivuston asetus on määritettävä. Tämä asetus on ehkä määritetty IBM Enterprise Records -ohjelman asennuksen ja kokoonpanon määrityksen aikana. Lisätietoja tämän käsittelyreitin käytöstä on kohdassa Asiakirjakansion luonti käsittelyreitin avulla.

Ohjeita sivuston asetuksen määritykseen on kohdassa Pyydä asiakirjan kansio -sivuston asetusten määritys.

Muokattavat linkit -sivuston asetuksen määritys

IBM Enterprise Records sisältää linkkejä, joiden avulla käyttäjät voivat linkittää aiheeseen liittyviä asiakirjoja ja kansioita. Linkkien luonti ja ylläpito IBM Enterprise Records -ohjelmassa edellyttää Muokattavat linkkiluokat -sivuston asetuksen määritystä Workplacen avulla. Lisätietoja IBM Enterprise Records -linkeistä on kohdassa Linkit.

Ohjeita sivuston asetuksen määritykseen on kohdassa Linkkiluokan sivuston asetusten määritys.

Standardin noudattamiseen liittyvien tapahtumien määritys

IBM Enterprise Records sisältää useita PRO- tai DoD-standardeja noudattavia tapahtumia, kuten metatiedot määrittäviä tapahtumia. Näiden tapahtumien määritys on valinnaista, koska tapahtumien käsittely voi vaikuttaa tehoon.

CFS-IS-dokumenttien määritys

Jos IBM Enterprise Records -ratkaisusi sisältää valinnaiset Content Federation Services -palvelut Image Services (CFS-IS) -ominaisuutta varten, varmista IBM FileNet Image Services -järjestelmän pääkäyttäjältä, että Image Services -suojaus on määritetty asianmukaisesti Image Services -dokumenttien muokkausta ja poistoa varten. Varmista lisäksi, että IS-dokumenttiluokan säilytysparametrit on määritetty asianmukaisesti, esimerkiksi, ettei asiakirjoiksi vahvistettuja IS-dokumentteja ole poistettu IS-säilytysasetusten takia. Lisätietoja on kohdassa Säännölliset ylläpito- ja hallintatehtävät.

Suojattujen muistilaitteiden määritys

Jos IBM Enterprise Records -ratkaisusi käyttää suojattuja muistilaitteita, kuten EMC Centera-, NetApp SnapLock- ja Tivoli Storage Manager -laitteita sekä muita laitteita, on tärkeää, etteivät IBM Enterprise Records -ohjelman säilytysasetukset ole ristiriidassa muistilaitteessa mahdollisesti määritetyn säilytysasetusten kanssa. Poista tämän takia tallennuslaitteen säilytys käytöstä ja anna IBM Enterprise Records -ohjelman ohjata säilytystä.


Palaute

Päivitetty viimeksi: Elokuu 2011


© Copyright IBM Corp. 2011.
Tämä Information Center -sivusto perustuu Eclipse-tekniikkaan. (http://www.eclipse.org).