I det här avsnittet får du information om de behållare som är tillgängliga i IBM® Enterprise Records, bland annat postkategorier, postmappar, elektroniska mappar, fysiska mappar, lådor, hybridmappar, volymer, aktiva och inaktiva behållare samt öppna och stängda behållare.
I Fysiska entiteter finns mer information om att hantera fysiska behållare.
En postkategori är en behållare som klassificerar en grupp relaterade poster inom en arkiveringsplan. Postkatgorier brukar klassificera poster enligt funktionella kategorier. En postkategori kan innehålla underkategorier och postmappar. Du kan dock inte skapa en postkategori och postmapp på samma nivå i hierarkin. I bas- och DoD-datamodellerna kan du deklarera poster direkt i kategorier. Det är inte tillåtet i PRO-datamodellen. Underordnade entiteter ärver som standard säkerhets- och avvecklingsschemat från sin överordnade behållare. Mer information om säkerhets- och avvecklingsarv finns i Objektsäkerhet och Avvecklingsscheman.
En postkategori har ett namn och ett ID. Båda visas i sökvägen separerade av ett bindestreck. Både namnet och IDt måste vara unika inom den överordnade behållaren.
En postmapp är en samling av relaterade poster. Använd postmappar om du vill hantera poster enligt de angivna kvarhållningsperioderna och avvecklingshändelserna. Som standard ärver underordnade entiteter i en postmapp säkerheten och avvecklingsschemat från postmappen. Du kan skapa elektroniska och fysiska poster, lådor och hybridpostmappar under en postkategori för hantering av elektroniska och fysiska poster.
En postmapp har ett namn och ett ID. Båda visas i sökvägen separerade av ett bindestreck. Både namnet och IDt måste vara unika inom den överordnade behållaren.
En elektronisk mapp används för lagring av elektroniska poster och innehåller en eller flera volymer. En elektronisk mapp kan också lagra fysiska poster (pappersobjekt eller andra fysiska objekt).
En fysisk mapp lagrar fysiska poster och behållare i en eller flera volymer. En fysisk mapp är en virtuell post för en pappersmapp. Du kan modellera en hierarki av fysiska mappar i IBM Enterprise Records utifrån din organisations fysiska lagringsstruktur.
En låda är en behållare för fysiska poster och är en modell av fysiska poster som innehåller andra fysiska entiteter. Du kan till exempel skapa ett "lager" som innehåller "hyllor" som innehåller "lådor" som innehåller "fysiska mappar". Till skillnad från andra typer av mappar kan en låda innehålla andra mappar (oftast fysiska mappar och lådor, men inte elektroniska mappar eller hybridmappar) samt poster (endast fysiska poster). Volymer används dock inte i lådor.
En hybridmapp kan innehålla både elektroniska och fysiska poster och en eller flera volymer. Det finns ingen beteendeskillnad mellan en elektronisk mapp och en hybridmapp. En hybridmapp kan dock ha fler metadata som beskriver en fysisk entitet, inklusive dess hemplats. I Platser finns mer information om hemplatser.
En volym fungerar som en logisk underuppdelning av en postmapp i mindre och mer lätthanterliga enheter. En volym existerar inte oberoende av mappen. En postmapp (utom lådor) innehåller alltid minst en volym, som automatiskt skapas av systemet när en postmapp skapas. Du kan alltså skapa ett antal volymer inom en postmapp. Vid en viss tidpunkt är det dock bara en volym i mappen som är öppen. Som standard är den aktuella volymen öppen. En volym stängs automatiskt när du lägger till en ny volym och när det angivna villkoret är uppfyllt. Exempel: En volym som innehåller poster för ett visst kalenderår kan stängas automatiskt vid kalenderårets slut.
En volym är av samma typ som sin överordnade postmapp (elektronisk, fysisk eller hybrid) och kan innehålla samma typ av poster som sin överordnade. En volym kan inte innehålla en undermapp eller annan volym. En volym ärver avvecklingsschemat från den postmapp under vilken den skapas. Du kan inte definiera ett avvecklingsschema som är oberoende av den överordnade postmappen.
När du skapar en postkategori eller postmapp markeras den som aktiv. Du kan dock markera behållaren som inaktiv efter att ha skapat den. När du markerar en behållare som inaktiv förhindrar systemet att nya entiteter skapas, flyttas, kopieras eller arkiveras i den behållaren. Alla underordnade behållare markeras också som inaktiva. Dessutom ser inte användarna inaktiva behållare när de deklarerar en post. Det kan vara bra att markera en behållare som inaktiv om det är nödvändigt att granska och godkänna behållaren innan den görs tillgänglig för allmän användning.
När du skapar en behållarentitet är den öppen som standard. Om du vill begränsa skapandet av underordnade entiteter inom en behållare men fortfarande vill tillåta att poster hämtas från den kan du stänga behållaren när som helst efter det att den har skapats. Alla underordnade behållare markeras också som stängda.