Une fois qu'un enregistrement a perdu son importance, vous pouvez le remplacer par un autre. Par exemple, vous pouvez décider de remplacer un enregistrement contenant les informations personnelles concernant les employés de décembre 2006 par un enregistrement correspondant à avril 2007. Vous pouvez également remplacer un enregistrement par un autre correspondant à la dernière version du même document. Lorsqu'une association de remplacement est établie entre les enregistrements obsolètes et les enregistrements de remplacement, chacun contient un lien avec l'autre sur lequel on peut cliquer.
Le remplacement d'un enregistrement ne limite pas l'accès à ce dernier.
Pour remplacer un enregistrement pendant la déclaration
Lors de la déclaration d'un enregistrement, vous pouvez indiquer qu'il doit remplacer un enregistrement existant.
Avant de finir de déclarer un enregistrement non classifié, vous pouvez cliquer sur Changer la valeur pour modifier votre sélection. Cela ouvre une fenêtre dans laquelle vous pouvez cliquer sur Supprimer un objet pour vider le champ ou Sélectionner un objet pour sélectionner un autre enregistrement. Si vous déclarez un enregistrement classifié, cliquez sur Remplacer pour changer la valeur ou sur Effacer pour la supprimer.
Si vous avez déjà déclaré le nouvel enregistrement sans sélectionner l'option Remplacer, vous pouvez préciser plus tard qu'il doit remplacer un enregistrement plus ancien.
Pour remplacer un enregistrement après la déclaration
Page d'informations sur les propriétés IBM® Enterprise Records
Lorsque vous affichez la page d'information de l'ancien enregistrement obsolète, le nom du nouvel enregistrement qui le remplace s'affiche dans le champ Remplacer un enregistrement. Lorsque vous affichez la page d'information du nouvel enregistrement, le nom de l'ancien enregistrement qu'il remplace s'affiche dans la zone Remplacer. Vous pouvez cliquer sur Remplacer pour changer l'enregistrement qu'il remplace ou sur Effacer pour supprimer le nom de l'enregistrement.