IBM Enterprise Records, 版本 5.1.+            

新增命名型樣

命名型樣提供了一種符合您的習慣的,自動命名記錄種類、記錄資料夾以及記錄的方法。如果使用者建立的某一個實體具有關聯的命名型樣,則會在「設定屬性」步驟自動命名該實體。系統不會阻止使用者變更此名稱。已指派遞增數,並於「設定屬性」步驟出現時用完。如果您在建立實體之前將其取消,則永不會使用該數字。

如果要自動命名記錄,請在母項儲存器的「記錄型樣」欄位中輸入一個命名型樣。記錄型樣是儲存器的一個屬性。然後,所有宣告到儲存器中的記錄將按照型樣的順序取得下一個名稱並將根據您在「記錄型樣遞增數」欄位中輸入的值遞增。

如果要自動命名種類和資料夾,請執行下列動作:

  1. 在「配置」標籤中新增命名型樣。
  2. 從確認頁面新增型樣層級,或之後在資訊頁面新增型樣層級。
  3. 為檔案計劃指定命名型樣。

關於命名型樣語法

您的商業程序可能要求資料夾名稱以字母 A 開頭,後接代表年份的兩個數字、一個連字號,然後是資料夾編號,例如 A07-000005。下列型樣可建立這類名稱:

A[YY]-[\d\d\d\d\d\d]

在此型樣中,A 是第一個字元,YY 代表年份,\d 是一個數字。 系統會自動為方括弧 [] 所括住的型樣提供預設值。 因此,YY 會取代為現行年份的最後兩個數字。\d 會取代為增量數字。 輸入字串時在其他欄位中指定了遞增值。

在另一種記錄命名型樣中,您可能想要為一系列資料夾建立命名規則,該規則以 KX 為開頭,後接 2 位數年份、句點、2 位數月份、連字號,以及兩組增量數字,例如 KX07.06-0004-03。下列型樣可滿足這項需求:

KX[YY.MM]-[\d\d\d\d]-[\d\d]

您還可以使用自訂型樣建立基於 meta 資料的型樣。 例如,您的組織原則可能會要求記錄資料夾命名慣例應為年份、空格、記錄資料夾的主旨(meta 資料)、空格以及 5 位數數字,例如 "2006 Loan 00005"。 因此,您可以利用下列規格來建立命名型樣:

[YYYY] [THIS.EmailSubject] [\d\d\d\d\d]

[YYYY] [Parent.EmailSubject] [\d\d\d\d\d]
由於年份和主旨已用 [] 括住,因此系統會為其提供預設值。THIS.EmailSubject 是一個自訂型樣。因此,系統將提供 meta 資料欄位的值 - 您為記錄資料夾的母項指定的 EmailSubject。建立自訂型樣過程中,您需要指定屬性的符號名稱。另外,如果無法找到適用於指定屬性的值,將會產生錯誤。此自訂型樣僅適用於檔案計劃中層級為 2 或更低層級(3、4 等)的實體。「檔案計劃層級」是您在新增型樣層級時完成的另一個欄位。

請勿在名稱中使用任何無效的字元。 例如,併入日期時請勿使用斜線 / 字元。無效的字元有︰

\ / : * ? " < > |
為了確保使用者輸入的字元數目不超出您在命名型樣中指定的字元數目,請利用 ^$ 符號來區隔命名型樣。 比方說,如果您建立命名型樣 \d\d\d,請在命名型樣開頭加上 ^ 符號,並在命名型樣結尾加上 $ 符號,如下所示:
^\d\d\d$
此作業可確保使用者輸入值時,輸入的字元的數目不會超出在型樣字串中指定的字元數目。

如果要新增命名型樣,請執行下列動作:

  1. 以記錄管理者身分登入,然後選取「配置」標籤。
  2. 按一下「命名型樣」。
  3. 按一下「新增命名型樣」。
  4. 在「新增型樣」頁面上輸入型樣的名稱和說明。
  5. 從「套用至名稱或 ID」功能表中,選取「名稱」或「ID」。取決於您選取的值,記錄種類或記錄資料夾的名稱或識別符號將根據關聯型樣自動產生。
  6. 按「下一步」。
  7. 為命名型樣設定安全,然後按一下「完成」。
  8. 請按一下確認頁面上的「新增型樣層級」以新增層級到命名型樣。如果您想稍後新增層級,請按一下「確定」以關閉「新增型樣」頁面。
型樣層級將提供要套用至記錄種類和記錄資料夾之型樣的詳細資料。在檔案計劃中指定一或多個層級并指定每個層級套用至的實體類型。當於指定的層級下建立此類型的新實體後,會根據型樣字串和遞增數自動命名實體。在您按一下「新增型樣層級」後,此程序將從確認頁面繼續執行。

如果要新增型樣層級,請執行下列動作:

  1. 請輸入一個檔案計劃層級編號。檔案計劃階層中的層級將用數字表示,其中,檔案計劃中的第一個種類層級為 1。其子種類層級為 2。如果該子種類包含記錄資料夾,則其層級為 3。
  2. 對於相符實體類型,請選取「記錄種類」或「記錄資料夾」。例如,如果您將層級指定為 3,並將實體類型指定為「記錄種類」,則存在於檔案計劃中第三層級下的所有記錄種類將遵循指定的命名型樣。
  3. 如上所述指定型樣字串。型樣字串必須提供一個數字字元。
  4. 請為「記錄型樣遞增數」輸入值。使用 1 作為值,型樣所影響的每個新種類或資料夾均將以下一個最高值的遞增數遞增。遞增數為 2 時使用相隔的數字。此欄位必須大於零。
  5. 按一下「新增」。此作業將使型樣列示在螢幕的底部,並會清除欄位以便您為其他實體和層級新增其他型樣。
  6. 完成新增型樣層級後,按一下「離開」。

範例

如果您希望自動命名最高層級記錄種類的子種類,請建立一個層級為 2 的型樣並選取「記錄種類」作為類型。如果您還希望自動命名此子種類中的記錄資料夾,請建立一個層級為 3 的型樣並選取「記錄資料夾」作為類型。將所有這些型樣級別放在命名型樣中,將會使級別為 2 的子種類和級別為 3 的記錄資料夾自動命名。

如果要稍後新增或修改型樣層級,請執行下列動作:

  1. 導覽至命名型樣(「配置」標籤、命名型樣),然後按一下其「取得資訊」按鈕。
  2. 選取邊列中的「管理型樣層級」。
  3. 如果要新增型樣層級,請完成上述關於新增型樣層級的欄位。如果要修改現有的型樣層級,請繼續下一個步驟。
  4. 請選取型樣的圓鈕。此作業將複製既有資料到欄位中。
  5. 依需要變更欄位,然後按一下「編輯」。
    • 如果要在新增或變更型樣層級後新增一個其他層級的型樣,請按一下「新增」。
    • 如果要修改其他型樣,請按一下其圓鈕,變更欄位,然後按一下「編輯」。
    • 如果要刪除既有型樣層級,請選取其圓鈕並按一下「刪除」。
  6. 完成後,按一下「離開」。

如果要將命名型樣指派給檔案計劃(啟動自動命名時所需),請執行下列動作:

  1. 導覽至檔案計劃的根層級,使路徑將僅顯示檔案計劃的名稱。
  2. 針對檔案計劃按一下「取得資訊」(就位於路徑的下方)。「命名型樣」欄位是在「內容」頁面中。
  3. 從「命名型樣」功能表中,選取要使用的型樣名稱。
  4. 按一下「套用」,然後按一下「離開」。


意見

前次更新: 2011 年 8 月


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