IBM® Enterprise Records アプリケーションではさまざまなタブが使用できます。これらの各タブから開くことができるページでは、レコード管理に関するさまざまなタスクを実行できます。
メイン・パネルの左側のツリー・ビュー構造では、カテゴリーやサブカテゴリーの表示/非表示を切り替えることができます。ツリー・ビュー構造を表示するには、「カテゴリー・ツリーの表示」をクリックします。ツリー・ビュー構造の表示中は、次の操作が可能です。
パス内のいずれかのアイテムをクリックすると、ファイル・プランの中でそれに対応するレベルにジャンプできます。
各エンティティーには、その情報ページを表示するための「情報の取得」アイコン () が用意されています。情報ページには、そのエンティティーに関連付けられたさまざまなメタデータが表示されます。
エンティティーのチェック・ボックスを少なくとも 1 つ選択し、「複数選択アクション」メニューをクリックすると、選択したすべてのエンティティーに適したアクションを選択できます。アクションのリストは、選択したエンティティーが 1 つか複数か、あるいは選択したエンティティーの種類が複数あるかどうかによって、内容が異なります。メニューには、選択したすべてのエンティティーに適用できるアクションのみが表示されます。「ヘルプ」に記載されている手順は、そのほとんどが、複数を選択した場合についての手順です。ただ 1 つのエンティティーに対してアクションを実行する場合は、その名前を右クリックし、コンテキスト・メニューからアクションを選択した方が効率的です。また、エンティティーの情報ページから「情報の取得」を使用してアクションを実行することもできます。この方法は、複数のアクションを実行する場合や、アクションを実行する前に情報を確認する必要がある場合に有効です。
例えば、レコードに対して「コピー」または「削除」を複数選択できます。これにより、そのアクション用のウィザードが呼び出されます。
フィルタリングを使用する場合は、表示するエンティティーの名前または ID に含まれるテキストを入力し、「次へ」をクリックします。指定したテキストを含まないエンティティーはすべてリストから除去され、それらの代わりに、指定したテキストを含むエンティティーが表示されます。「リセット」をクリックして「フィルター」ボックス内のテキストを削除し「次へ」をクリックすると、フィルタリングされていないリストに戻ります。
リストに表示されるエンティティーの数は、カスタム・オブジェクトおよびフォルダーに対して Workplace のユーザー設定で指定する「最大結果数」の値により決まります。
ページに移動し、レコードに対する値を表示してリセットします。サイト管理者は、「サイト設定」の「一般」ページの「一般設定」領域で、カスタム・オブジェクトを有効にする必要があります。エンティティーによっては、レコードと他のコンテナーを同時に含むことができるため、フォルダーに対しても最大結果数の値を指定することができます。この場合、リストに表示できる結果数は、フォルダーとレコードの各最大結果数の合計数となります。カスタム・オブジェクトとフォルダーのそれぞれに対する最大結果数が 50 である場合、リストには最大で 100 アイテム (レコードとフォルダーはそれぞれ 50 まで) を表示することができます。「検索」タブを選択すると、指定した基準に基づいて、さまざまなタイプの IBM Enterprise Records エンティティーを検索することができます。表示したいエンティティーがすべて同じ親コンテナー内に存在する場合は、親エンティティーを表示した上で、そのリストをフィルタリングするのが適切です。一方、さまざまな親コンテナーにあるエンティティーや、さまざまなタイプのエンティティーを対象にする場合、それらを 1 つの場所にリスト表示するには、検索を行うしかありません。それらのエンティティーをリスト表示し、「複数選択アクション」メニューからアクションを実行する場合もあります。詳しくは、エンティティーの検索と取得を参照してください。
「廃棄」タブを選択すると、廃棄スケジュール、保留、およびレコード・タイプの管理を行うことができます。
廃棄タイプの処理が完了した後にメインの「廃棄」ページに戻るには、パスの中から「廃棄」を選択し、「廃棄」タブを再度クリックします。
「物理」タブには、次のような物理エンティティー専用のリンクがあります。
「レポート」タブを使用すると、IBM Enterprise Records のさまざまな処理の統計情報が記載されているレポートをリストから選択することができます。レポート・タイプを選択し、入力条件を入力すると、生成されたレポートが表示されます。詳しくは、レポートの生成 を参照してください。
「構成」タブにあるリンクを使用すると、次のような対象の作成や管理を行うことができます。