Pode adicionar uma categoria de registo a um plano de ficheiros na hierarquia
das entidades de gestão de registos. Também pode adicionar uma categoria de registo a
outra categoria de registo, criando uma subcategoria. Contudo, só pode adicionar uma
subcategoria a uma categoria de registo activa.
Apenas os gestores de registos ou os administradores de registos podem adicionar uma categoria de registo.
Por predefinição, a categoria de registo criada herda todas as propriedades,
excepto as propriedades Nome, Identificador e Data de abertura da categoria de registo
ascendente. Pode alterar estes
valores herdados.
Atenção: Em qualquer nível do plano de ficheiros, não
deve criar mais de 100 categorias de registo e pastas de registos (consulte o tópico
Planos de ficheiros para obter mais informações).
Para adicionar uma categoria de registo:
- Inicie sessão como gestor de registos ou administrador de registos e aceda ao plano
de ficheiros no qual pretende criar uma categoria de registo. Se pretender criar uma
subcategoria, abra a categoria de registo apropriada.
- Para abrir o assistente, faça clique em Adicionar categoria de
registos:
. Em seguida, execute os passos seguintes.- Para Definir propriedades, introduza ou modifique os valores das propriedades apresentadas. Algumas propriedades podem ser editadas directamente nesta página, mas para editar
outras é necessário fazer clique no nome da propriedade para editar os valores. Um asterisco vermelho indica que tem de especificar um valor para essa propriedade. Para obter mais informações sobre as propriedades apresentadas, consulte o tópico Referência de propriedades. Se introduzir um Padrão do registo que automaticamente atribui nomes aos registos
adicionados à categoria, introduza o padrão directamente neste campo. Para obter mais
informações sobre a criação de padrões, consulte o tópico
Adicionar um padrão de atribuição de nomes.
- Faça clique em Seguinte para definir a agenda de eliminação
para a categoria de registo ou seleccione outro passo no painel à esquerda.
- Faça clique em Cancelar para sair do assistente Adicionar categoria de registos.
- Para Definir eliminação, existem três
possibilidades. Uma
agenda de eliminação pode já ter sido pré-seleccionada (a caixa Herdar está assinalada). Uma agenda de eliminação pode ser indica mas a caixa Herdar não estar assinalada. Para a
utilizar, faça clique em Herdar.
Podem não existir informações de eliminação. Em todos os casos, faça clique em
Procurar agenda para seleccionar ou alterar uma agenda. Faça
clique em Limpar agenda para deixar a eliminação em branco temporariamente. Pode consultar as páginas de informação de qualquer agenda atribuída fazendo clique no
ícone Obter informações.
- Ao procurar uma agenda, faça clique em Seleccionar sob o
nome da agenda de eliminação que pretende atribuir a esta categoria.
- Se necessário, especifique a Autoridade da eliminação designada para a eliminação da
categoria de registo quando se aproximar a data de eliminação. Por predefinição, a autoridade de eliminação especificada para a
agenda de eliminação seleccionada será atribuída automaticamente como a autoridade de eliminação para a categoria de registo. Se não estiver definida uma autoridade de eliminação para a agenda seleccionada, será aplicável a autoridade de eliminação definida
para a categoria. Se decidir especificar a autoridade de eliminação agora e definir a
agenda de eliminação mais tarde, a autoridade de eliminação definida para a agenda irá
substituir a agenda de eliminação definida previamente para a categoria de registo.
Atenção: Se a definição de visualização nas Preferências de
sítio ou Preferências do utilizador para
Mostrar o passo de registos vitais ao criar contentores estiver
definida como Não, o programa oculta o passo Definir
registo vital, para que possa ignorar o sub-passo l.
- Se a definição de preferência de sítio ou de utilizador estiver definida para
apresentar o passo Definir registo vital, faça clique em
Seguinte para definir o Registo vital ou seleccione outro passo
no painel à esquerda. Para obter mais informações, consulte as ligações Preferências do utilizador e Preferências de sítio no fim deste tópico.
- Para especificar que os registos nesta categoria são vitais, seleccione
True no menu Indicador para registo vital. Para definir o registo vital se os registos criados na categoria de registo
requerem revisões e actualizações contínuas, poder marcar a categoria de registo como
Vital neste passo.
Todos os registos criados na categoria são automaticamente classificados como vitais.
- Se necessário, introduza uma descrição dos registos vitais a serem adicionados a esta categoria de registo.
- No menu Acção após a revisão do registo vital, seleccione a
acção que irá ser iniciada com a revisão ou actualização periódica dos registos vitais. O menu indica as acções de revisão vital criadas previamente conforme descrito no
tópico Adicionar uma acção.
- No menu Revisão do registo vital e ciclo de actualização,
seleccione o evento que irá activar a revisão ou actualização periódica dos registos
vitais na categoria. O menu indica os eventos recorrentes criados previamente conforme
descrito no tópico Adicionar um activador de evento periódico.
- Faça clique em Seguinte para definir a segurança e concluir a
categoria de registo.
- Para definir a segurança, consulte as definições de segurança existentes.
Consulte o tópico Especificar definições de segurança para obter mais
informações sobre cada tipo de acesso. As definições de segurança determinam os grupos e os utilizadores que podem aceder
à categoria de registo e controlam as permissões concedidas a cada grupo ou utilizador. As definições de segurança que especificar podem ser substituídas pela
Segurança do FileNet P8 definida na entidade.
- Se pretender alterar os direitos de acesso para um grupo ou utilizador específico
indicado na página, faça clique no nome do utilizador ou do grupo na coluna
Título. É apresentada a página Definições de Segurança, onde pode
especificar as permissões de segurança de diferentes utilizadores e grupos.
- Para adicionar novos utilizadores ou grupos à lista, faça clique em Adicionar novo. Para remover um grupo ou utilizador existente da lista, seleccione a opção
Remover correspondente a esse utilizador ou grupo. Para obter mais informações consulte o tópico Adicionar utilizadores e grupos a um objecto.
- Para guardar as alterações às definições de segurança e concluir a criação da
categoria de registo, faça clique em Terminar.
- Faça clique em OK para confirmar a mensagem de criação com
êxito de uma categoria de registo e sair do assistente.