Com que les entitats físiques no es poden veure en línia, heu de fer de manera que
se us enviïn els elements. Aquest procés, anomenat càrrega,
també inicia el flux de treball de gestió de registres físics (PRM) que fa el seguiment
de la ubicació de les entitats a cada pas. Podeu carregar registres individuals
(d'un en un) o qualsevol dels contenidors que contenen elements físics.
El flux de treball de la PRM abasta tot el cicle de reserva, recepció i alliberament de l'entitat
a l'usuari següent. El flux de treball també fa el seguiment dels retards en la recepció o l'alliberament
de l'entitat. A més a més, també fa el seguiment de les entitats perdudes pel camí o que ha perdut l'usuari
que es llista com a posseïdor actual de l'entitat. Evidentment, fer el seguiment d'una entitat a través
del flux de treball de la PRM exigeix que tots els participants prenguin nota de forma acurada d'on és
una entitat en tot moment responent a les tasques que arriben a les seves safates d'entrada de manera puntual.
Podeu carregar entitats físiques a través de l'Application Engine, el Workplace XT o
l'IBM® Enterprise
Records. Si ho feu des del Workplace,
aneu al FPOS i obriu la carpeta Gestió de registres.
Tot seguit, obriu la carpeta de pla de fitxers i aneu a l'objecte a la ubicació de pla de fitxers adequada.
Per obtenir informació sobre l'estat de càrrega d'una entitat, seleccioneu-ne la icona Obtenir informació
i seleccioneu la pàgina Detall. A la secció Físic d'aquesta pàgina, podreu veure la ubicació de l'entitat,
la ubicació inicial, el seu estat de càrrega i qui l'ha carregat.
Si l'entitat té un codi de barres, també podeu comprovar el seu estat de càrrega mitjançant
Escaneja elements físics a la pestanya Físic.
Consulteu
Escanejament d'una entitat física. Finalment, podeu seleccionar el botó
Estat al flux de treball de la PRM per obtenir-ne l'estat a través de l'aplicació
Rastrejador.
Safates d'entrada que utilitza el flux de treball de
la PRM
A mesura que l'entitat avança pel flux i els usuaris la reben i l'alliberen,
es generen elements de treball. Alguns apareixen a la safata d'entrada d'un usuari i altres
a safates d'entrada públiques. Els paràmetres de seguretat d'usuari i de grup determinen qui pot
veure les safates d'entrada públiques, obrir un pas de flux de treball i veure l'estat de càrrega
d'una entitat mitjançant Escaneja elements físics. El flux de treball de la PRM pot omplir les safates
d'entrada públiques següents amb elements de treball.
Procediment de càrrega
La càrrega d'un entitat comença seleccionant
Inicia / Carrega al menú contextual.
A partir d'aleshores, els elements de treball que apareguin a les safates d'entrada personals dels
participants o dels elements de treball van a les safates d'entrada públiques. Quan es carrega per primera vegada
una entitat, el sistema mostra que l'usuari sol·licitant l'ha carregat a la ubicació especificada.
Tot i això, la persona que el manté ha d'alliberar l'element abans que l'usuari sol·licitant el tingui realment.
- Quan es carrega un element, els altres usuaris sol·licitants estableixen una data de reserva.
La data de reserva s'utilitza per prioritzar diverses sol·licituds. L'entitat es passa a altres usuaris
segons la data de reserva, segons mostren els elements de treball de PhysicalEntitiesReserveQueue.
El sistema no espera fins a la data de reserva per generar elements de treball nous.
- Si la persona que manté les entitats o un altre titular actual de l'entitats sol·licita
un servei de lliurament en lloc del lliurament manual, la cua de lliurament obté un element de treball.
El servei de lliurament lliura l'element o indica que s'ha perdut. Quan la persona que el manté
o el servei de lliurament indica que l'element s'ha alliberat, l'usuari sol·licitant obté un
element de treball de recepció. Si el servei de lliurament indica que l'element s'ha perdut,
un element de treball va a la cua d'objectes perduts.
- Quan l'usuari sol·licitant completa l'element de treball de recepció indicant
que l'element s'ha rebut, un element de treball d'alliberament reemplaça l'element de treball
de recepció a la safata d'entrada personal. Si l'usuari sol·licitant indica que l'element no s'ha rebut,
s'envia un element de treball a la cua d'objectes perduts.
- El grup d'objectes trobats cerca i lliura l'element o indica que s'ha
perdut permanentment. Cercar i lliurar l'element genera un element de treball de
recepció a la safata d'entrada de l'usuari. En indicar que l'element s'ha perdut
s'envien missatges als participants afectats per això (els usuaris de les cues d'espera
i de reserva) i tots els elements de treball restants es donen per acabats. Indicar que un
element s'ha perdut de forma permanent només s'hauria de fer si esteu segur que l'entitat
no es trobarà més endavant. No hi ha manera d'indicar més endavant que s'ha trobat
una entitat perduda. Tots els usuaris que intentin carregar l'entitat més endavant
rebran un missatge sobre l'estat perdut.
- Quan el titular actual de l'entitat acaba d'utilitzar l'element,
completa l'alliberament de l'element de treball i lliura l'entitat a la següent persona
o a la persona que el matí, qui, tot seguit, completa l'element de treball de recepció.
- Si mireu de carregar una entitat el contingut pare de la qual s'ha carregat,
obtindreu un missatge i l'única opció serà tancar la finestra
del pas d'execució. Podeu carregar el contenidor pare, cosa que us col·locarà a la cua amb altres persones
que poden estar esperant o podeu intentar carregar l'entitat filla més endavant.
- De la mateixa manera, si intenteu carregar un contenidor quan un o més dels seus elements de contingut
s'ha carregat, obtindreu un missatge que hi ha una càrrega filla. Ho haureu de tornar a provar més endavant.
Execució del flux de treball
Per carregar un objecte físic:
- A Application Engine, el Workplace XT o
IBM Enterprise
Records, feu clic amb el botó dret al nom de l'entitat física i seleccioneu
Inicia / Carrega.
- Feu clic a Inicia sota el nom de la subscripció del flux de treball que vulgueu
utilitzar. Es proporciona una subscripció per defecte per a cada tipus d'entitat física.
- Completeu la resta del pas de Inicia / Carrega.
- Després de completar el pas Inicia / Carrega,
tanqueu la finestra que llista les subscripcions de flux de treball.
Els diversos passos del flux de treball comparteixen alguns elements comuns.
Taula 1. Passos del flux de treballElements del pas de flux de treball |
Descripció |
Instruccions |
A la part superior de la finestra, hi ha d'haver unes instruccions
per completar el pas. Aquestes instruccions les redacta el dissenyador del flux de treball.
Si no veieu les instruccions, feu clic a l'extrem de la fletxa al costat de la paraula Instruccions. |
Nom de l'entitat |
Si l'entitat és un contenidor, podeu fer clic
al nom per obrir el contenidor i veure què conté. Si l'entitat és un registre físic individual,
no té cap contingut i obtindreu un missatge a aquest efecte. |
Comentaris |
Podeu introduir comentaris directament al quadre Comentaris
o podeu fer clic a la icona groga a la part inferior del quadre de text per obtenir una finestra més gran
on pugueu escriure o llegir els comentaris amb un format més gran sense haver de desplaçar-vos. |
Menú d'accions |
Els elements del menú varien segons el pas.
Consulteu la informació que s'ofereix tot seguit sobre cada tipus de pas. A més a més,
les instruccions a la part superior de la finestra del flux de treball han de servir com a guia
del que cal seleccionar. |
Ubicació |
Feu clic a Ubicació per veure una
llista de les ubicacions. Feu clic a Selecciona sota la ubicació on vulgueu
es lliuri una entitat. |
Data de reserva |
Feu clic a la icona del calendari per seleccionar la data
en la qual voleu reservar una entitat. Si l'entitat no està carregada actualment, cal
que seleccioneu la data actual. Si l'entitat està carregada, podeu seleccionar la data actual
o una altra de futura, però el sistema no mostrarà necessàriament la data que seleccioneu.
El sistema determina les dates de reserva a mesura que l'entitat es mou d'una ubicació a una altra. |
Columnes d'informació |
Hi ha diferents passos que poden mostrar qui ha tingut l'element,
on és, les dates de reserva i sol·licitud i qui l'ha de rebre a continuació. |
Botons Aplica i Tanca. |
Podeu canviar la informació, aplicar-la,
i, tot seguit, tancar la finestra sense efectuar cap altra acció més.
L'element de treball roman a la mateixa safata d'entrada. Això és útil quan es vol declarar que un element
està perdut actualment, però es pensa que es pot trobar. Això evita efectuar l'acció més permanent
que suposa utilitzar el botó Complet. |
Botó Reassigna |
Obre una finestra on podeu seleccionar un altre usuari
per seguir el pas. Introduïu els primers caràcters del nom i feu clic a Cerca.
Seleccioneu l'usuari i feu clic a Continua. |
Botó Estat |
Obre l'aplicació Rastrejador. |
Botó Complet |
El botó Complet
completa el pas de flux de treball i és l'opció habitual. |
Pas d'execució
Per completar el pas d'execució:
- Feu clic a Ubicació per seleccionar la ubicació on s'ha de lliurar l'entitat.
- Feu clic a la icona de calendari per establir una data de reserva. Si l'entitat no està carregada, cal
que seleccioneu la data actual. Si l'entitat està carregada,
seleccioneu la data actual o una de futura.
La data de reserva s'utilitza per prioritzar diverses sol·licituds.
- Feu clic a Executa per iniciar el flux de treball o Tanca per tancar
la finestra sense executar.
Pas de recepció
Els passos de recepció es llisten com a passos d'aprovació a la safata d'entrada,
però quan s'obren, el títol de la pàgina és
Pas de recepció.
Obtindreu el pas de recepció si l'usuari anterior (o qui manté l'article) allibera l'element
i sou el següent a la cua per rebre'l.
Si encara no l'heu rebut, podeu veure qui el lliurarà, quina era la seva darrera ubicació
i com es lliurarà. Si no rebeu l'element després d'esperar una quantitat de temps raonable, podeu
indicar que no l'heu rebut. Això genera un element de treball per a la cua
d'objectes perduts. Si sou la persona que manté l'element, rebreu un pas de recepció
quan el darrer usuari alliberi l'element. Per completar la cua de recepció:
- Seleccioneu l'acció adequada. Si heu rebut l'entitat, seleccioneu
Rebut; si no, seleccioneu No rebut.
- Acabeu el pas seleccionant el botó adequat. Consulteu les opcions de Execució del flux de treball.
Atenció: És possible que no hàgiu rebut l'entitat a causa d'un retard del servei de lliurament o de l'usuari
que tingui l'entitat carregada actualment. També és possible que l'entitat s'hagi
perdut pel camí. En aquest tipus de situacions, rebreu un element de treball que mostra un missatge
que us notifica l'estat de l'entitat.
Pas d'alliberament
Els passos d'alliberament es llisten com a passos d'aprovació a la safata d'entrada,
però quan s'obren, el títol de la pàgina és
Pas d'alliberament.
El pas d'alliberament l'ha de completar el titular actual de l'entitat, que pot ser la persona que la manté
o un usuari que ha carregat l'element. L'usuari indica el mètode de lliurament, si hi ha cap retard al lliurament o
si s'ha perdut l'element. Lliuri l'element a l'usuari sol·licitant a la ubicació
carregada. Per completar el pas d'alliberament:
- Si escau, introduïu el Temps de retard en hores
per indicar l'abast d'un retard en l'alliberament de l'entitat.
- Introduïu els comentaris que escaiguin, com ara una explicació del retard.
- Seleccioneu l'opció adequada a la llista d'accions.
- Lliurament manual significa que lliurareu l'entitat manualment a l'usuari
que sigui el següent a la cua.
- Seleccioneu Perdut, si no sabeu
on és l'entitat. S'envia un element de treball a la safata d'entrada pública PhysicalEntitiesFindLostQueue.
- Seleccioneu Servei de lliurament si voleu utilitzar
un servei de lliurament. S'envia un element de treball a la safata d'entrada pública PhysicalEntitiesDeliveryQueue.
- Seleccioneu Retard si heu introduït un temps de retard.
S'enviarà una notificació de retard a tots els usuaris que en espera a la cua.
- Acabeu el pas seleccionant el botó adequat. Consulteu les opcions de Execució del flux de treball.
Pas de cua de espera
Quan un usuari reserva una entitat i és el següent a la cua per rebre-la, l'element de treball
de la cua d'espera mostra el nom d'aquest usuari com a usuari sol·licitant.
Els usuaris autoritzats a accedir a aquesta cua poden veure la informació, però no tenen
cap tasca a completar. Per veure el pas de cua d'espera:
- Feu clic a l'element de treball a la cua pública PhysicalEntitiesWaitQueue.
- Després de revisar l'element de treball, feu clic a Tanca.
Pas de cua de reserva
La safata d'entrada pública
PhysicalEntitiesReserveQueue conté elements de treball per a cada usuari que espera
un lliurament. Els usuaris autoritzats poden obrir cada element de treball per veure qui ha sol·licitat l'entitat,
les seves dates de sol·licitud i les ubicacions sol·licitades. Podeu modificar les dates de reserva per canviar
les prioritats dels usuaris. Per completar el pas de cua de reserva:
- Feu clic a l'element de treball a la safata d'entrada pública PhysicalEntitiesReserveQueue.
- Opcionalment podeu modificar la Data de reserva per canviar la prioritat dels usuaris
que esperen l'element.
- Feu clic a Aplica i Tanca.
Pas de d'element d'objectes perduts
Quan es declara una entitat com a perduda, el sistema envia un element de treball a la safata d'entrada pública
PhysicalEntitiesFindLostQueue. Si teniu autorització per accedir a aquesta safata d'entrada, podeu
fer clic a l'element de treball per veure la pàgina
Pas d'objectes perduts
i actualitzar l'estat. Trobareu i lliurareu l'entitat o la declarareu com a perduda permanentment.
Això notifica a tots els usuaris afectats i dóna per acabats tots els fluxos de la
PRM executats per a aquesta entitat. A més a més, quan un usuari mira d'executar un flux de treball per a aquesta entitat,
el sistema envia immediatament una notificació sobre l'estat perdut de l'entitat. Per completar el pas d'element d'objectes perduts:
- Introduïu els comentaris que vulgueu afegir.
- Al menú Acció, seleccioneu Perdut si voleu declarar
que l'entitat s'ha perdut permanentment. Seleccioneu Lliurat si heu trobat l'entitat
i l'heu lliurat a l'usuari el nom del qual apareix al camp Sol·licitat per.
- Acabeu el pas seleccionant el botó adequat. Consulteu les opcions de Execució del flux de treball.
Quan es marca una entitat com a perduda permanentment, no hi ha cap manera d'indicar
que més endavant s'ha trobat. Tothom que intenti carregar l'entitat en el futur rebrà el missatge
que l'entitat s'ha perdut. Si l'element perdut és un contenidor que s'ha trobat més tard,
no se'n pot carregar el contingut. Tothom que intenti carregar elements d'un contenidor perdut
anteriorment obtindrà un missatge indicant que l'element pare està carregat.
Pas de servei de lliurament
Quan un usuari selecciona el servei de lliurament per enviar
una entitat física, el sistema envia un element de treball a la safata d'entrada pública
PhysicalEntitiesDeliveryQueue. Si teniu autorització per accedir a aquesta safata d'entrada pública, podeu
fer clic a l'element de treball per completar la pàgina
Pas de lliurament.
Per completar el pas de lliurament:
- Introduïu els comentaris que vulgueu afegir.
- A la llista Acció, seleccioneu Perdut si
no podeu trobar ni lliurar l'entitat. Això envia un element de treball a la safata d'entrada pública
PhysicalEntitiesFindLostQueue. Si cal, aquest grup indicarà que l'entitat
s'ha perdut permanentment. Seleccioneu Lliurat si heu lliurar l'entitat
a l'usuari que l'ha sol·licitada.
- Acabeu el pas seleccionant el botó adequat. Consulteu les opcions de Execució del flux de treball.
Pas de missatge
La pàgina del pas de missatge
us notifica l'estat de l'entitat física per a la qual heu executat el
flux de treball del PRM. Aquesta pàgina s'envia com a element de treball a
la safata d'entrada. La rebreu en qualsevol de les situacions següents:
- El titular actual de l'entitat ha retardat l'alliberament de l'entitat.
- El servei de lliurament o el titular actual de l'entitat ha perdut l'entitat.
- Hi ha hagut un error en el flux de treball de la PRM.
- L'entitat pare o fill de l'entitat sol·licitada ja s'ha carregat i
no s'ha enviat cap element de treball a cap cua. (Les cues d'espera i reserva s'utilitzen només
quan les entitats coincideixen).
- L'entitat per a la qual heu executat el flux de treball
no és una entitat física.
Per completar el pas de missatge, feu clic a
Complet.