IBM Enterprise Records, Versio 5.1.+            

Nimeämismallin lisäys

Nimeämismallilla voi nimetä asiakirjaluokkia, asiakirjakansioita ja asiakirjoja automaattisesti nimeämiskäytäntöjen mukaisesti. Kun käyttäjä luo jonkin näistä yksiköistä, joihin on liitetty nimeämismalli, ohjelma antaa nimen automaattisesti Määritä ominaisuudet -vaiheessa. Järjestelmä ei estä käyttäjää vaihtamasta nimeä. Kasvavia lukuja määritetään ja niitä käytetään heti Määritä ominaisuudet -vaiheen alussa. Jos peruutat toiminnon ennen yksikön luontia, annettua lukua ei käytetä koskaan.

Voit nimetä asiakirjoja automaattisesti kirjoittamalla nimeämismallin pääsäilön Asiakirjamalli-kenttään. Asiakirjamalli on säilön ominaisuus. Siksi kaikki kyseiseen säilöön asiakirjaksi vahvistetut asiakirjat saavat mallisarjan seuraavan nimen ja nimet kasvavat Asiakirjamallin lisäys -kenttään määrittämäsi arvon verran.

Voit nimetä luokkia ja kansioita automaattisesti seuraavasti:

  1. Lisää nimeämismalli Määritä kokoonpano -välilehdessä.
  2. Lisää mallin tasot vahvistussivusta tai myöhemmistä tietosivuista lähtien.
  3. Määritä nimeämismalli arkistonmuodostussuunnitelmaan.

Tietoja nimeämismallin syntaksista

Liiketoiminnan prosessit voivat vaatia esimerkiksi, että kansioiden nimet alkavat kirjaimella A, seuraavaksi tulee kaksi numeroa, jotka tarkoittavat vuotta, sitten yhdysmerkki ja kansion numero A07-000005. Tällaisia nimiä luo seuraavaa malli:

A[YY]-[\d\d\d\d\d\d]

Tässä mallissa A on ensimmäinen merkki, YY tarkoittaa vuotta ja \d on lukusana. Järjestelmä antaa automaattisesti oletusarvot hakasulkeitten [] väliin kirjoitetuille malleille. Siten kohta YY korvataan meneillään olevan vuoden kahdella viimeisellä numerolla. \d korvataan kasvavalla luvulla. Määrität lisäysarvon toisessa kentässä, kun annat merkkijonon.

Toisessa asiakirjan nimeämismallissa haluat esimerkiksi luoda nimisäännön kansioille sarjassa KX, jota seuraa vuosiluku 2-numeroisena, piste, kuukausi 2-numeroisena, yhdysmerkki ja kaksi sarjaa kasvavia lukusanoja, kuten tässä KX07.06-0004-03. Nämä vaatimukset täyttää seuraava malli:

KX[YY.MM]-[\d\d\d\d]-[\d\d]

Voit käyttää myös mukautettuja malleja ja luoda metatietoihin perustuvia malleja. Organisaatiosi käytännöt voivat esimerkiksi edellyttää, että asiakirjakansion nimeämiskäytäntö on vuosi, väli, asiakirjakansion aihe (metatieto), väli ja 5-numeroinen luku, esimerkiksi näin "2006 Laina 00005." Voit luoda tälle nimeämismallin, jossa on seuraavat määrittelyt:

[YYYY] [THIS.EmailSubject] [\d\d\d\d\d]

tai

[YYYY] [Parent.EmailSubject] [\d\d\d\d\d]
Järjestelmä antaa oletusarvot vuodelle (Y) ja aiheelle (Subject), koska ne ovat hakasulkeissa []. THIS.EmailSubject on mukautettu malli. Siksi järjestelmä antaa metatietokentän EmailSubject (sähköpostiviestin aihe) arvon, jonka määrität asiakirjakansion pääobjektille. Ominaisuuden symbolinen nimi on määritettävä mukautettua ominaisuutta luotaessa. Silloinkin, kun määritetyllä ominaisuudella ei ole arvoa, ilmenee virhe. Mukautettu malli on käytettävissä vain tasolla 2 tai sen alapuolella (eli tasolla 3, 4 ja niin edelleen) olevissa arkistonmuodostussuunnitelman yksiköissä. Arkistonmuodostussuunnitelman taso on toinen kenttä, jonka täytät antaessasi mallin tason.

Älä käytä merkkejä, jotka eivät kelpaa nimissä. Älä esimerkiksi käytä vinoviivaa / päivämäärissä. Kelpaamattomia merkkejä ovat:

\ / : * ? " < > |
Varmista, että käyttäjät eivät ylitä nimeämismallissa määrittämääsi merkkimäärää, rajaamalla nimeämismalli ^- ja $-symboleilla. Jos esimerkiksi luot nimeämismallin \d\d\d, liitä symboli ^ nimeämismallin alkuun ja symboli $ nimeämismallin loppuun seuraavasti:
^\d\d\d$
Tämä varmistaa sen, että kun käyttäjä antaa arvon, merkkimäärä ei ylitä mallin merkkijonossa määritettyjen merkkien määrää.

Voit lisätä nimeämismallin seuraavasti:

  1. Kirjaudu sisään arkiston pääkäyttäjänä ja valitse Määritä kokoonpano -välilehti.
  2. Valitse Nimeämismallit.
  3. Valitse Lisää nimeämismalli.
  4. Kirjoita Lisää malli -sivulle mallin nimi ja kuvaus.
  5. Valitse Käytä nimeen tai tunnukseen -valikosta vaihtoehto Nimi tai Tunnus. Valitsemasi arvon mukaan asiakirjaluokan tai asiakirjakansion nimi tai tunnus luodaan liitetyn mallin mukaan automaattisesti.
  6. Valitse Seuraava.
  7. Aseta nimeämismallin suojaus ja valitse Valmis-vaihtoehdon.
  8. Lisää tasot nimeämismalleihin valitsemalla vahvistussivulla Lisää mallitaso. Jos haluat lisätä tasot myöhemmin, sulje Lisää malli -sivu valitsemalla OK.
Mallitasolla on malin yksityiskohdat, joita käytetään asiakirjaluokissa ja asiakirjakansioissa. Määritä vähintään yksi taso arkistonmuodostussuunnitelmassa ja yksikkötyyppi, jossa kutakin käytetään. Kun kyseistä tyyppiä oleva yksikkö luodaan määritetylle tasolle, se nimetään automaattisesti mallimerkkijonon mukaisesti ja lisäämällä kasvava luku. Tämä prosessi jatkuu vahvistussivulta sen jälkeen, kun olet valinnut Lisää mallitaso -vaihtoehdon.

Voit lisätä mallitason seuraavasti:

  1. Kirjota arkistonmuodostussuunnitelman tason numero. Arkistonmuodostussuunnitelman hierarkian tasoa edustaa luku, jossa arkistonmuodostussuunnitelman ensimmäinen luokka on 1. Sen ensimmäinen aliluokka on 2. Jos aliluokalla on asiakirjakansio, sen taso on 3.
  2. Valitse Vastaava yksikkötyyppi -kohtaan joko Asiakirjaluokka tai Asiakirjakansio. Jos esimerkiksi määrität tasoksi 3 ja yksikkötyypiksi vaihtoehdon Asiakirjaluokka, kaikki asiakirjaluokat, jotka ovat arkistonmuodostussuunnitelman kolmannella tasolla, noudattavat määritettyä nimeämismallia.
  3. Määritä mallimerkkijono edellä kuvatulla tavalla. Mallimerkkijonossa on oltava luku.
  4. Kirjoita arvo Asiakirjamallin lisäys -kohtaan. Jos käytät arvoa 1, jokainen uusi mallin mukaan nimetty luokka tai kansio saa seuraavaksi suuremman arvon. Jos lisäyksenä on kaksi, käytetään joka toista lukua. Kentän arvon on oltava suurempi kuin nolla.
  5. Valitse Lisää. Malli tulee näkyviin näytön alareunaan, ja kentät tyhjennetään, jotta voit lisätä muita malleja muille yksiköille ja tasoille.
  6. Kun olet lopettanut mallien tasojen lisäyksen, valitse Lopeta.

Esimerkki

Jos haluat ylimmän tason asiakirjaluokan aliluokat nimettäväksi automaattisesti, luo malli tasolle 2 ja valitse lajiksi asiakirjaluokka. Jos haluat kyseisen aliluokan asiakirjakansiot automaattisesti nimettäviksi, luo malli tasolle kolme ja valitse lajiksi Asiakirjakansio. Kun nämä mallin tasot ovat molemmat nimeämismallissa, tason 2 aliluokat ja tason 3 asiakirjakansiot nimetään automaattisesti.

Voit lisätä tai muokata mallitasoja myöhemmin seuraavasti:

  1. Siirry nimeämismalliin (Määritä kokoonpano -välilehti, Nimeämismalli) ja valitse sen Nouda tiedot -painike.
  2. Valitse sivupalkista Hallitse mallitasoa.
  3. Jos olet lisäämässä mallitasoa, täytä kentät edellä annettujen ohjeiden mukaisesti. Jos muokkaat aiemmin määritettyä mallitasoa, jatka seuraavaan vaiheeseen.
  4. Valitse mallin valintanappi. Silloin aiemmin määritetyt tiedot kopioituvat kenttiin.
  5. Muuta kenttien tietoja tarvittaessa ja valitse Muokkaa.
    • Kun olet lisännyt mallitason tai muuttanut sitä, voit lisätä mallin toiselle tasolle valitsemalla Lisää-vaihtoehdon.
    • Voit muokata toista mallia valitsemalla sen valintanapin, muuttamalla kenttiä ja valitsemalla lopuksi Muokkaa-vaihtoehdon.
    • Voit poistaa aiemmin määritetyn tason valitsemalla sen valintanapin ja valitsemalla Poista-vaihtoehdon.
  6. Napsauta lopuksi Lopeta-vaihtoehtoa.

Voit määrittää nimeämismallin arkistonmuodostussuunnitelmaan (pakollinen automaattisen nimeämisen aktivoimiseksi) seuraavasti:

  1. Siirry arkistonmuodostussuunnitelman päätasolle niin, että polussa näkyy vain arkistonmuodostussuunnitelman nimi.
  2. Valitse aivan polun alapuolella oleva arkistonmuodostussuunnitelman Nouda tiedot -vaihtoehto. Nimeämismalli-kenttä on Ominaisuudet-sivulla.
  3. Valitse Nimeämismalli-valikosta sen mallin nimi, jota haluat käyttää.
  4. Valitse ensin Käytä ja sitten Lopeta.


Palaute

Päivitetty viimeksi: Elokuu 2011


© Copyright IBM Corp. 2011.
Tämä Information Center -sivusto perustuu Eclipse-tekniikkaan. (http://www.eclipse.org).