Pidon tarkistus voi asettaa yksiköitä arkistosta poiston pitoon, jos pidot ovat ehdollisia, mutta arkistosta poiston pitoja voidaan asettaa myös manuaalisesti. Pito keskeyttää normaalin arkistosta poiston tavallisesti oikeudellisista tai kirjaukseen liittyvistä syistä. Pitoon asetettuja yksiköitä ei voi poistaa manuaalisesti. Voit asettaa pitoon ainakin yhden asiakirjaluokan, asiakirjakansion, taltion tai asiakirjan. Arkistosta poiston pito voidaan asettaa ennen katkaisupäivää tai missä tahansa vaiheessa katkaisupäivän jälkeen.
Vain asiakirjojen hallinnoija ja arkiston pääkäyttäjä voivat asettaa yksiköitä pitoon. Muut käyttäjät tarvitsevat seuraavia valtuuksia, jotta he voisivat asettaa pitoja. Lisätietoja on ohjeaiheessa
FileNet P8 -suojaus.
- Käyttäjällä tai ryhmällä on oltava yksikön Omistajan hallinta -käyttöoikeudet.
- DoD- ja Base-tietomalleissa käyttäjällä tai ryhmällä on oltava merkinnän lisäys- ja poisto-oikeudet Estä poisto -arvon Estä RM-yksikön poisto -merkintään, ja oletusarvoksi on oltava määritetty Merkityt objektit. PRO-tietomallissa käyttäjällä tai ryhmällä on oltava merkinnän lisäys- ja poisto-oikeudet Estä RM-yksikön poisto -PRO-merkintään.
- Käyttäjällä tai ryhmällä on oltava RM-kansion pidon linkki- ja Asiakirjan pidon linkki -luokkien ilmentymän luontioikeudet.
Seuraava toimintosarja kuvaa, miten arkistosta poiston pito asetetaan. Ennen kuin voit toteuttaa toimintosarjan, järjestelmässä on jo oltava arkistosta poiston pitoja.
Voit asettaa arkistosta poiston pidon seuraavasti:
- Siirry niihin yksiköihin tai hae ne yksiköt, jotka haluat asettaa pitoon manuaalisesti.
- Valitse ainakin yhden yksikön viereinen valintaruutu. (Voit asettaa yksittäisen yksikön pitoon myös napsauttamalla yksikköä hiiren kakkospainikkeella ja käyttämällä yksikön pikavalikkoa.)
- Valitse Monivalintatoiminnot-valikosta (tai pikavalikosta) Aseta pitoon -vaihtoehto. Aseta yksikköjä pitoon -sivu tulee näyttöön.
- Valitse käytettävissä olevien pitojen luettelosta ainakin yksi niitä pitoja kuvaava valintaruutu, joihin haluat asettaa yksikön. Voit tarkastella pidon lisätietoja napsauttamalla pidon Nouda tiedot -kuvaketta.
- Voit asettaa valitut pidot napsauttamalla Pito-painiketta tai peruuttaa toimintosarjan ja sulkea sivun napsauttamalla Lopeta-painiketta.
- Napsauta vahvistussivun OK-painiketta.
Kun olet asettanut yksikön arkistosta poiston pitoon (tai pidon tarkistustoiminto on tehnyt tämän),
Pito-kuvake näkyy yksikön nimen vierellä
Selaa-sivulla.
Pito-kuvake on

.
Jos
Pito-kuvake ei tule heti näkyviin, päivitä selaussivu napsauttamalla polun Lopullinen-linkkiä.
Tärkeää: Jos asetat manuaalisesti ehdolliseen pitoon yksikön, joka vastaa pidon ehtoja, seuraava pidon tarkistus asettaa pidon uudelleen, jolloin pidosta tulee ehdollinen pito ja se voidaan poistaa vain pidon tarkistustoiminnon avulla. Voit poistaa pidon valitsemalla vaihtoehdon Aloita Poista pito -pyyntö yksikön pikavalikosta. Järjestelmä poistaa pidon seuraavan pidon tarkistuksen ajon yhteydessä.