Если вы хотите изменить один или несколько документов одновременно, необходимо сначала зарезервировать эти документы. Документ будет открыт для изменений и заблокирован в хранилище объектов до тех пор, пока вы не активируете новую версию. В зависимости от предпочтений сайта для хранилища объектов, документ будет зарезервирован в совместном или монопольном режиме. Совместное резервирование означает, что при наличии необходимых разрешений вы можете активировать документ, даже если этот документ в настоящий момент зарезервирован для кого-то еще. Монопольное резервирование означает, что документ зарезервирован конкретным пользователем, и только этот пользователь может снова активировать этот документ.
После того как вы завершите внесение изменений, вы можете снова активировать документ в хранилище объектов. При активации одного или нескольких документов информация о версии документа обновляется. После этого документы будут доступны для резервирования другими пользователями. Другие пользователи всегда могут просмотреть и загрузить копию документа, независимо от того, зарезервирован этот документ или нет. Вы можете активировать документы непосредственно из Workplace XT или из интегрированных приложений Microsoft Office, использующих Application Integration.
Вы можете изменить несколько документов одновременно. Если эти документы находятся в папке, с которой связан один или несколько шаблонов ввода, Workplace XT позволит вам работать с выбранными документами до того, как вы активируете их или зарезервируете в хранилище объектов. Например, можно удалить какие-то документы перед активацией документов.
Если ваши документы отслеживаются, Workplace XT сможет находить документы на вашем локальном компьютере, после того как вы зарезервируете их и скопируете из хранилища объектов. Тогда вам будет просто найти документ, если нужно отменить резервирование, сохранить или активировать документ. Вы также можете автоматически удалить локальную копию документа с локального компьютера после завершения процедуры активации или отмены резервирования. То, можно ли удалять документы, решает администратор сайта.
Вы можете зарезервировать и загрузить в Workplace XT один или несколько документов одновременно. Если вы резервируете документ, вы можете (по желанию) загрузить резервируемый документ после того как его зарезервируете. Действие Зарезервировать и загрузить позволяет резервировать и загружать документы одновременно. Вы можете перезаписать существующие документы на своем локальном компьютере до загрузки документов из хранилища объектов. Если вы зарезервируете и загрузите один документ, вы сможете открыть файл.
Некоторые из документов, которые вы хотите зарезервировать и загрузить, можно разместить в нескольких папках. Workplace XT не сможет обрабатывать такие документы, если администратор задал параметр Иерархическая папка для предпочтения сайта Загрузить структуру папок. Этот параметр указыает, что нужно создавать на локальном компьютере иерархию папок, в которой документы хранились в хранилище объектов. Например, если документы находятся в хранилище объектов Мое хранилище объектов\мои папки\, на вашем локальном компьютере будет создана такая же структура папок вида C:\Мое хранилище объектов\мои папки. Используйте опцию Выбрать папку, чтобы указать одну из папок, в которой размещены документы. Workplace XT сможет загружать такие документы на ваш локальный компьютер и отслеживать их.
Вы можете активировать один или несколько документов одновременно, используя значения свойств и права доступа предыдущей версии. Можно активировать документы любым из следующих способов:
Дополнительную информацию о том, как задать значения свойств смотрите в разделе Работа со свойствами.
Вы можете отменить резервирование одного или нескольких документов, чтобы другие пользователи смогли их зарезервировать. Например, бывают случаи, когда вы уже зарезервировали документ, чтобы внести в них изменения, а потом решили, что изменения не нужны. Если вы отмените резервирование, документ вернентся к состоянию предыдущей версии и номеру версии, который у него был до резервирования.