Un enlace representa una relación entre dos entidades. Las propiedades Encabezado y Cola del enlace definen la relación. Puede crear enlaces entre entidades de IBM® Enterprise
Records
y otros objetos de Content Engine
en Application Engine o Workplace XT. Un registro puede compartir enlaces con otros registros, documentos y carpetas de registros. Del mismo modo, una carpeta de registros puede compartir enlaces con registros y carpetas de registros
en IBM Enterprise
Records y Application Engine o Workplace XT.
Al crear enlaces, se puede hacer referencia o asociar registros relacionados
o información; por ejemplo, notas, archivos adjuntos y recibos de devoluciones de correo
electrónico con un registro determinado. Los enlaces y asociaciones solo los pueden modificar o eliminar usuarios autorizados.IBM Enterprise
Records admite los siguientes tipos de
enlace:
- Enlace Extraer Este enlace establece una
asociación entre una extracción y el registro del que se origina. Las extracciones sirven para que determinados usuarios puedan acceder a una sección de un documento. El enlace Extraer puede crearse entre registros, y entre un registro y un documento. Este enlace se usa para hacer referencia a una parte seleccionada del contenido del registro en lugar de todo el contenido. Por ejemplo, si desea que determinados usuarios puedan acceder a algunas partes de un documento de gran tamaño, cree un documento con fragmentos seleccionados del documento principal, declare como registro el documento secundario y, a continuación, cree un enlace Extraer entre el registro principal y el secundario.
- Enlace Carpeta híbrida Este enlace establece una
relación entre una carpeta híbrida y una carpeta física o electrónica. Es útil en el modelo de datos PRO porque IBM Enterprise
Records utiliza una sola carpeta en la que puede haber registros
electrónicos y marcadores físicos.
- Enlace Copia de registroEnlace exclusivamente de uso
interno; establece una asociación entre el registro original y las distintas copias. El sistema crea automáticamente este enlace para un registro al crear una copia de dicho registro. Cuando se crea una copia de un registro, no se copian los enlaces asociados con el registro.
- Enlace Ver también carpetas de registros Este enlace establece una asociación
entre dos carpetas relacionadas. El enlace Ver también carpetas de registros puede establecerse entre carpetas de registros de IBM Enterprise
Records o cualquier otra carpeta que no esté en IBM Enterprise
Records.
Además, este enlace se puede crear entre un registro y una carpeta de registros. Por ejemplo, es apto para asociar un registro con detalles de Nómina con una carpeta de registros Cuentas.
- Enlace Ver también registro Este enlace establece
una asociación entre registros que tienen contenido relacionado. Por ejemplo, al crear un registro que contiene las entradas de Cuentas por cobrar, también puede crearse un enlace Ver también con el registro Cuentas por pagar. Al examinar el registro Cuentas por cobrar, existe la opción de ver también el registro Cuentas por pagar. Esta clase de enlace se puede establecer con registros o documentos.
- Enlace Referencia Este enlace establece una asociación
entre un registro y sus referencias. Esta clase de enlace se puede crear con otros registros, documentos o carpetas de registros con contenido asociado. Referencia y Ver también son enlaces distintos. Un enlace Referencia proporciona enlaces a registros o documentos con contenido asociado como referencia a temas; por su parte, un enlace Ver también alude a todos los registros o documentos con información que tiene contenido relacionado.
- Enlace Representación Este enlace establece una
asociación entre un registro y sus representaciones. Una representación se refiere a una instancia de un registro generada en otro formato de software sin pérdida de contenido. El contenido y casi todos los metadatos son idénticos.
Utilice representaciones por motivos de conservación o de acceso y visualización.
La representación de un documento puede crearse mediante otra aplicación. Por ejemplo, tiene un documento de MS Word ya declarado como registro. Desea convertir dicho documento a uno en formato PDF. Por lo tanto, cree un documento en formato PDF a partir del documento de Word y, a continuación, declare el documento en PDF como registro. Posteriormente, puede establecer un enlace Representación entre ambos registros. Los usuarios pueden ver las representaciones que tiene este único registro.
Atención: - Si se elimina un registro con enlaces, también se eliminan todos sus enlaces asociados.
- Si se cambia la ubicación, transfiere o exporta registros, se conservan todos los enlaces entre registros.