Cuando utiliza Workplace XT, puede enviar un hiperenlace a un documento o una carpeta o enviar un documento como un archivo adjunto de correo electrónico.
Los destinatarios que reciben un correo electrónico con un hiperenlace deben
iniciar
sesión antes de abrir el elemento con el vínculo y, además, deben disponer de derechos de
acceso para ver el elemento. Los destinatarios que reciben un correo electrónico con datos adjuntos pueden abrir el documento adjunto sin iniciar sesión.
Consejo: Al enviar un hiperenlace a un documento desde una vista
de lista, el hiperenlace abre la versión
publicada
o
actual
del documento, aunque el documento se actualice posteriormente. En Workplace XT, para enviar un vínculo a una versión específica del documento, utilice
Mostrar hipervínculo en lugar de
Enviar correo.
Para obtener más información, consulte
Mostrar hiperenlace de un
objeto.
Al enviar un objeto como un hiperenlace, el nombre de documento o carpeta, excepto
los caracteres especiales, aparece como texto de hiperenlace. Por ejemplo, si el nombre del documento es
MiDocumento, se muestra MiDocumento.
Cuando se envía un documento en forma de archivo adjunto a un correo electrónico, el
título del documento se emplea para la descripción del archivo adjunto al correo. No obstante, el título puede ser diferente si se emplea un juego de caracteres
diferente al especificado en su configuración regional y de idioma. Por ejemplo, si envía
un documento con el título en inglés, el título del documento se utiliza como descripción
de archivo adjunto de correo electrónico. Sin embargo, si al utilizar Lotus Notes, la configuración
regional del cliente está establecida en inglés y se envía un documento con un título en japonés, se
utilizará una descripción en inglés como, por ejemplo, WorkplaceXT1234.doc.
Nota: - Para utilizar la acción Enviar correo, debe establecer el cliente de correo
electrónico predeterminado de su explorador Web en Microsoft
Outlook o Lotus Notes.
- Si accede a Workplace XT mediante Internet Explorer en Windows Vista, debe añadir el URL de
Workplace XT como sitio de confianza en los valores de seguridad de Internet Explorer.
Para enviar un hiperenlace o un archivo adjunto
- Seleccione los documentos o carpetas.
- Haga clic con el botón derecho en los elementos seleccionados y elija una de las siguientes opciones:
- Haga clic en Enviar correo > Como
hiperenlace para enviar un hiperenlace para cada documento o carpeta que se
hayan seleccionado. Si selecciona varios elementos para enviarlos como hiperenlace, se
creará un mensaje de correo electrónico con un vínculo para cada uno de los elementos
seleccionados.
- Haga clic en Enviar correo > Como datos
adjuntos para enviar los documentos como datos adjuntos. También puede enviar
varios archivos adjuntos de documentos en un archivo comprimido. En las preferencias de
sitio de Valores generales para el
correo, habilite el valor Varios archivos utilizan la
compresión. El archivo comprimido contiene todos los archivos adjuntos y recibe
el nombre del primer elemento de la lista. Si un documento contiene varios elementos de contenido, sólo se incluye el
documento principal en el archivo comprimido.
- Workplace XT abre un mensaje de correo utilizando el cliente de correo
electrónico predeterminado del navegador web. Antes de enviar el mensaje, complete los campos del mensaje de correo según sea
necesario.