IBM Enterprise Records, 版本 5.1.+            

定義並執行搜尋

您可以搜尋記錄、磁區、記錄資料夾和記錄種類。您可以選擇的搜尋選項會隨著搜尋模式(「動態」或「靜態」)而不同。 您還可以存取搜尋範本和已儲存的搜尋。

如需關於搜尋模式的詳細資料,請參閱自訂搜尋頁面。選取搜尋類型之後,您可以指定下列類型的搜尋準則來縮小搜尋範圍: 您可以在每一個頁面上修改預設搜尋準則。 「搜尋」標籤包括「搜尋範本和已儲存的搜尋」的鏈結。「搜尋設計程式」會在 Application EngineWorkplace XT 中建立這些預先設計的搜尋,並將它們標示為由 IBM® Enterprise Records 使用。「搜尋範本」指定一些搜尋準則,並留下一些可編輯的欄位以便您自訂搜尋。「已儲存的搜尋」是內含您無法編輯之所有搜尋準則的搜尋。當您按一下已儲存搜尋的名稱時,您只會看到結果(就如同您開啟了一個資料夾)。

如果要定義並執行搜尋,請執行下列動作:

  1. 選取「搜尋」標籤。
  2. 根據您要搜尋的實體的類型(記錄種類記錄資料夾磁區記錄)按一下適當的搜尋鏈結,或選取搜尋範本和已儲存的搜尋
    • 對於搜尋範本和已儲存的搜尋,按一下搜尋的名稱。
    • 對於搜尋範本,在範本允許您變更的欄位輸入值。
    • 對於所有其他搜尋,完成適合您搜尋的搜尋準則。
  3. 當您輸入所有的搜尋準則時,請按一下搜尋。如果要指定搜尋的位置,請使用「搜尋位置」欄位,它會顯示搜尋的預設位置。您可以依照下列方式來加以變更:
    1. 按一下「選取資料夾」。
    2. 導覽至並選取來限制搜尋的種類、子種類或資料夾。路徑末尾顯示目前選取的資料夾。
    3. 按一下「接受」。
    4. 在「依類別過濾」欄位中,您可以將傳回的結果限制為僅包括特定類別的實體。 比方說,如果您選取記錄作為實體類型,則可以透過指定類別類型(電子、電子郵件、標記或其他自訂類別)縮小搜尋範圍。
    5. 按一下「選取類別」。
    6. 從「選取過濾類別」頁面中選取類別類型。
    7. 按一下「選取過濾類別」選取類別類型。
    8. 如果要傳回所選類別之子類別中的實體,請選取「包括子類別」勾選框。
    9. 在「結果數上限」欄位中,輸入要在結果中傳回的最大實體數。(範圍為 50 到 5000。) 只有當「搜尋模式」為「靜態」時,才能使用「結果數上限」欄位。 如需詳細資料,請參閱自訂搜尋頁面

指定屬性

定義搜尋準則時,您最多可以根據七個屬性來搜尋實體。您可以為這些屬性中的任意屬性或所有屬性輸入值。對於已分類的記錄,您可以根據目前或初始分類、降級、升級、取消日期或事件分類或補充的標記輸入搜尋準則。您也可以將屬性值保留為空白,並根據其他搜尋準則搜尋實體。

如果要選取內容集,請執行下列動作:

  1. 按一下「變更」。
  2. 在「內容準則設定」區域中,從一或多個「內容名稱」功能表中選取內容名稱。
  3. 按一下對應排序結果所依據之屬性的圓鈕。
  4. 選取運算子。屬性決定了可用的運算子。
  5. 按一下「接受變更」。

如需此頁面之設定的相關資訊,請參閱自訂搜尋頁面

輸入值和設定運算子

對於要包括在搜尋中的每個運算子,您必須透過輸入文字、從功能表或其他頁面選取值,或從日曆選取日期來指定值。僅具有值的屬性才可用在搜尋中。

  1. 為每個屬性勾選運算子。您可以從功能表中選取運算子或接受預設值。
  2. 為要使用的每個屬性輸入值。
  3. 選取「AND」或「OR」來表示兩個屬性之間的關係。 只有當兩個值都為 true 時,AND 運算子才會傳回結果。 如果任一內容值為 true,OR 運算子就會傳回結果。比方說,如果您有名稱為 Human Resources 的多值屬性,而且想搜尋 Payroll 或 Recruitments,請輸入下列準則:
    Human Resources = Payroll    OR
    Human Resources = Recruitments
    您也可以輸入如下的搜尋準則:
    Humsn Resources = Payroll, Recruitments
重要: 如果您在「DoD 已分類」資料模型上使用「初始分類」內容,則分類輸入欄位為字串欄位。所有使用運算子,如大於 (>)、小於或等於(< 或 =)的比較,均根據您所輸入的文字而定。因此,Unclassified 大於 Classified,因為 U 是英文字母的第十七個字母,C 是第三個字母。

指定內容

如果要搜尋記錄,您可以指定宣告文件(在記錄物件儲存庫中)的內容,或記錄屬性(檔案計劃物件儲存庫中的 meta 資料)文字中的單字或片語。您的網站管理者必須配置搜尋引擎以編製屬性的索引。 您可以使用 ANDOR 運算子來結合屬性搜尋與內容搜尋。

如果搜尋模式是「靜態」,且您使用 OR 運算子,搜尋會先處理屬性搜尋。 如果傳回的結果數目等於或超出「結果數上限」值,搜尋會停止,不會搜尋內容。因此,結果可能不包括任何具有所要求的內容之文件。 如需關於搜尋模式的詳細資料,請參閱自訂搜尋頁面。 當搜尋模式是「動態」時,這個模式仍會先處理內容搜尋,後面接著屬性搜尋,而「動態」模式會傳回所有項目。

如果要搜尋內容,請執行下列動作:

  1. 在「內容包含」文字框中,輸入要包含在搜尋中的文字。
  2. 對「位於」值,選取「meta 資料」以尋找屬性中的文字,或選取「內容」以尋找宣告文件中的文字。在您的搜尋中指定內容時,搜尋結果頁面會包含「等級」直欄,顯示相對於搜尋準則的百分比。「等級」是預設的排序直欄,初始是以降冪排序。只有當「搜尋模式」為「動態」時才有「等級」直欄。
  3. 將運算子設定為 AND,以指定實體必須包含您輸入的文字,並且屬性也必須為 true。 如果內容或屬性條件之一必須為 true,請將運算子設定為 OR
小心:
  • 當您輸入單字時,內容搜尋將在文件文字中尋找所有形式的該單字。如果在屬性(meta 資料)中搜尋文字,則僅傳回完全相符的文字。因此,如果您在搜尋文件內容時輸入 month,則會收到包含 month、months 和 monthly 的文件。如果您在屬性搜尋中輸入 month,只會收到具有屬性值為 month 的文件。
  • 當您輸入多個單字時,文件中必須包含所有這些單字。比方說,如果您輸入 monthly report,則僅傳回同時包含 monthly 和 report 的文件。
  • 如果要搜尋由特定順序的單字組成的片語,請將片語用引號括起來。例如,"right hand" 只會傳回包含片語 right hand 的文件。
  • 使用引號來搜尋特定大寫或拼字。例如,"star" 會傳回 star,而不是 starship 或 Star。
  • 使用星號 (*) 作為萬用字元,表示零或多個字母、數字或底線 ( _ ) 字元。例如,wo*d 會傳回 wooden、word、World、wordsmith 和 would。使用 (?) 代表一個英數字元,例如 ?an,會傳回 ran、pan、can 和 ban。
  • 如果系統使用 Oracle,則搜尋要區分大小寫,除非您的管理者依照 設定搜尋區分大小寫 中的說明變更了此配置。
  • 當您利用 LIKE 運算子來搜尋 MS SQL 資料庫,且搜尋準則包含左方括弧 ([) 字元時,您必須將 [ 字元放在它自己的一組方括弧中。例如,您必須在欄位中輸入 [[]。 這是一個 MS SQL 供應商問題。 請參閱 MS SQL 說明文件,以取得詳細資訊。
  • 當您在「動態」模式中利用 OR 運算子和全文檢索來執行屬性搜尋時,結果集的預設順序是依等級進行排序。您需要留意結果集可能會有重複的項目。例如,同一個項目可能會在結果集中顯示兩次,一次是依屬性的搜尋,另一次是全文或內容型擷取搜尋。另外,當您按一下結果集中的不同直欄來排序結果(例如依「文件標題」而非等級進行排序)時,可能會過濾掉初始重複項目。這會導致依「文件標題」排序的搜尋記錄總數,不同於依等級排序時所傳回的記錄總數。 如果您需要知道搜尋結果的相關性,則應該依等級排序,這是預設值。如果刪除可能重複的項目對您而言很重要,請依 meta 資料排序。

依親項類型過濾

您可以根據記錄之母項實體的類型和屬性來搜尋記錄。 如果要選取母項實體,請執行下列動作:

  1. 按一下「並依親項類型過濾」右側的「選取」。
  2. 選取在其中必須找到記錄的親項類型。
  3. 按一下「接受」以返回至搜尋頁面。
  4. 輸入運算子和值或按一下「變更」指定其他屬性。對母項實體搜尋準則的任何變更,都會反映在此實體類型的「我的搜尋」頁面。例如,如果您選取將記錄資料夾作為母項,並且變更此處的屬性集,則會在下次搜尋時直接為記錄資料夾設定相同的屬性值。

指定搜尋準則完成後,請按一下「搜尋」。

搜尋結果

如果搜尋模式是「靜態」,「最大結果數」值會限制傳回的結果數。 如果搜尋模式是「動態」,傳回的結果數不會受「結果數上限」值的限制。 如需「結果數上限」和「搜尋模式」的相關資訊,請參閱自訂搜尋頁面

搜尋結果包含實體名稱和您在搜尋準則中指定的所有屬性值。 如果屬性(例如「補充標記」)有多個值,則會在此直欄中顯示「顯示明細」鏈結。 按一下此鏈結會顯示此屬性的所有值。您可以對搜尋結果執行下列作業:
  • 產生可列印版本。
  • 選取多個實體,然後按一下「複選動作」以選擇要套用至所選實體的動作。
  • 按一下「取得資訊」圖示,以檢視實體的「資訊」頁面。
  • 按一下頁碼或下一頁來瀏覽結果。
    重要:清單視圖頁面大小」值(Application EngineWorkplace XT 使用者喜好設定中的一般設定)決定「搜尋結果」在每頁顯示的實體數。 如果搜尋結果有 100 個實體,且「清單視圖頁面大小」值是 20,則搜尋結果會有 5 頁,每頁 20 個實體。
  • 按一下直欄以排序結果。視您如何定義搜尋預設值而定,可以動態重新整理搜尋和排序結果。如需詳細資料,請參閱自訂搜尋頁面中「搜尋模式」欄位的說明。
  • 按一下「等級」直欄,依相關性來排序結果。
    • 您必須在搜尋準則中指定「內容」,才能啟用「等級」直欄。請參閱定義並執行搜尋
    • 只有當搜尋模式為「記錄」和「動態」時,才能使用「等級」直欄。 如需關於搜尋模式的詳細資料,請參閱自訂搜尋頁面
  • 檢視「多個值」屬性的所有值。如需詳細資料,請參閱自訂搜尋頁面中「多值屬性」欄位的說明。

如果您按一下子種類的「取得資訊」圖示,但沒有母項種類的存取權,則 IBM Enterprise Records 會顯示一則錯誤。

搜尋錯誤

如果檔案計劃階層包含大量的記錄種類、記錄資料夾和記錄,則「搜尋」可能會導致錯誤,包括逾時錯誤。 如需您可以修改來消除這些錯誤的設定,請參閱 IBM FileNet® P8 Troubleshooting Guide



意見

前次更新: 2011 年 8 月


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