IBM® Enterprise Records include una serie di report che offrono una vista statistica delle varie attività eseguite con IBM Enterprise Records. Ad esempio, è possibile generare report per visualizzare le cartelle elettroniche create durante un determinato periodo di tempo o le decisioni di revisione prese per le entità durante un intervallo di tempo specificato. Oltre a utilizzare report preconfigurati, è possibile creare report personalizzati.
Per informazioni sulla creazione di un report personalizzato, vedere Creazione di un report.
Mentre tutti gli utenti IBM Enterprise Records possono eseguire i report, la visibilità dei dati nei report varia a seconda dell'accesso di sicurezza di ogni utente alle entità elencate nei report. Quando si genera un report, è necessario specificarne i criteri di input. Questi criteri includono parametri che variano a seconda del report. Ad esempio, per generare un report sui tipi di record associati a una pianificazione di disposizione, è necessario specificare il nome della pianificazione di disposizione, la sezione del piano file per il quale si intende generare il report e il tipo di report (dettagli) che si intende visualizzare. Informazioni dettagliate sui criteri di input e sui prerequisiti per i report sono riportate nell'argomento Configurazione dei report e prerequisiti.
Più estesi sono i criteri di ricerca, maggiore è l'impatto sulle prestazioni da parte del server di report. Ogni report genera un avviso se non si specifica una sezione del piano file quando viene richiesta tale informazione, in quanto in tal caso viene selezionata l'impostazione predefinita, ovvero l'intero piano file. Tuttavia, vi sono altri criteri che possono contribuire a rallentare le prestazioni. Ad esempio, il report Record elettronici creati da un utente in un periodo specifico consente di immettere un'intervallo di date e uno o più utenti. L'immissione di un lungo periodo di tempo e di molti utenti può rallentare notevolmente le prestazioni.
Per generare un report: