Els rebuts acostumen a mantenir un registre dels usuaris que tenen una còpia d'un registre classificat,
tot i que podeu crear un rebut també per als registres no classificats. Encara que un rebut manté un registre de la ubicació
d'un document classificat, el mateix rebut normalment no és un document classificat.
Si un rebut és un document imprès, el podeu declarar com a registre
físic. Per obtenir-ne més informació, consulteu Declaració d'un registre físic.
Podeu escanejar un rebut i declarar la imatge escanejada com a registre electrònic o crear un document de text
electrònic i declarar això com a registre. Si no voleu declarar el rebut com a registre classificat, consulteu
Declaració d'un registre classificat.
Quan es declara un rebut com a registre, s'associa el rebut amb el registre del qual es vol fer el seguiment.
Per declarar un rebut com a registre:
- Comenceu declarant el rebut com a registre com ho faríeu per a qualsevol altre document.
- Al pas Configura propietats, feu clic a Rebut de.
- Accediu al registre classificat del qual fa el seguiment el rebut i seleccioneu-lo.
- Completeu el procés de declaració de registres com faríeu per a qualsevol altre document.
Després de declarar un rebut com a registre, la vista Propietats del rebut mostra el nom del registre
del qual fa el seguiment al camp Rebut de.
Teniu en compte que podeu canviar el valor fent clic a Rebut de o
esborreu l'assignació fent clic a Esborra.
A la vista Detall d'un registre, la secció Detalls addicionals del registre inclou un camp
Estat del rebut que mostra un dels elements següents:
- Cap: el registre no s'ha definit com a rebut de cap altre registre.
- $Adjuntat: el registre al qual s'ha adjuntat el rebut no ha tingut cap canvi d'estat;
el rebut encara està adjuntat al registre del qual s'està fent el seguiment.
- Pare transferit: el registre associat s'ha transferit a través del
procés de disposició normal.
- Pare destruït: el registre associat s'ha destruït a través del
procés de disposició normal.
- Pare desclassificat: un usuari autoritzat ha desclassificat
el registre associat. Consulteu la tercera nota que es mostra tot seguit.
- Pare baixat de nivell: un usuari autoritzat ha baixat el nivell
del registre associat. Consulteu la tercera nota que es mostra tot seguit.
- Pare suprimit: el registre associat s'ha suprimit manualment.
El terme "Pare" fa referència al registre associat amb el rebut, no a una carpeta.
Atenció: El camp
Estat del rebut mostra
"Cap" si un registre no és un rebut. La vista Propietats d'un registre classificat mostra els noms
dels rebuts que s'hi adjunten (si n'hi ha). El camp Estat del rebut d'un registre classificat mostra
"Cap" perquè un registre amb rebuts adjuntats no pot ser el rebut
d'un altre registre. Un registre pot tenir diversos rebuts, però un rebut només es pot adjuntar
a un registre.
- No podeu deposar un rebut que encara estigui adjuntat a un registre classificat actiu.
- Quan un registre baixa de nivell o es desclassifica, l'enllaç amb el rebut
se suprimeix. Si voleu continuar fent el seguiment del registre, cal que declareu un registre nou
com a rebut per al registre que ha baixat de nivell o s'ha desclassificat.