Typ akt stanowi klasyfikację akt na podstawie wspólnych cech akt. Typy akt stosuje się w sytuacji, gdy grupa akt
istniejących w folderze akt powinna mieć harmonogram rozporządzania inny niż skojarzony obecnie z kategorią akt lub z folderem akt. Na przykład: konieczne może być zachowanie pliku akt pracownika przez 12 lat dla celów związanych z księgowaniem i wypłatami. Jednak dla akt oceny wydajności, które muszą być zachowywane przez tylko 7 lat, można utworzyć typ akt z innym harmonogramem
rozporządzenia. Akta oceny wydajności można powiązać z typem akt w celu zapewnienia, że akta oceny będą niszczone wcześniej niż
plik akt pracownika.
Więcej informacji na temat kojarzenie harmonogramów rozporządzenia z aktami zawiera sekcja
Harmonogramy rozporządzania.
Akta można wyszukiwać i odczytywać na podstawie ich typów. Typ akt można zastosować do akt na następujące sposoby:
Jeśli dla klasy zostanie skonfigurowany domyślny typ akt
, ale podczas deklaracji nie będą wyświetlane metadane typu akt, wówczas dla tej klasy zawsze wykorzystywany będzie domyślny typ
akt (użytkownik nie wie, że typ akt jest używany i nie musi wybierać klasy akt ani typu akt). Alternatywnie można skonfigurować
domyślny typ, ale można pozostawić użytkownikowi możliwość wybrania innego typu akt lub użytkownik może po prostu wybrać typ akt
(bez konfigurowania typu domyślnego).