Arkistonmuodostussuunnitelma on säilöjen sekä asiakirjaluokkien ja aliluokkien, asiakirjakansioiden ja taltioiden hierarkia, joka määrittää asiakirjojen järjestyksen. IBM Enterprise Records tukee yhden tai useamman arkistonmuodostussuunnitelman käyttöä FPOSissa, ja sivustossa voi olla useita FPOSeja.
IBM Enterprise Records -sovelluksessa näkyy vain yksi arkistonmuodostussuunnitelman hierarkia kerrallaan.
- Kohdassa Asiakirjojen hallinta on hierarkian graafinen esitys.
- Arkistonmuodostussuunnitelma määrittää asiakirjojen suojauksen ja arkistosta poiston.
Oletusarvon mukaan aliyksiköt perivät pääsäilön suojaus- ja poistoaikataulun. Lisätietoja suojauksen ja arkistosta poiston periytymisestä on kohdissa Objektien suojaus ja Poistoaikataulut.
- Arkistonmuodostussuunnitelmaan voi myös liittyä nimeämismalleja.
Kaikki arkistonmuodostussuunnitelmassa luodut yksiköt noudattavat arkistonmuodostussuunnitelmalle määritettyjä nimeämismallin sääntöjä. Lisätietoja nimeämismallin säännöistä on kohdassa Nimeämiskäytännöt.
- Kun käyttäjä käyttää sovellusta ensimmäisen kerran, sivuston asetuksen määrittämä oletusarvoinen arkistonmuodostussuunnitelma tulee näkyviin. Kukin käyttäjä voi ohittaa tämän oletusarvon määrittämällä käyttäjän asetuksen. Lisätietoja on kohdassa Oletusarkistonmuodostussuunnitelman määritys.
- IBM Enterprise Records sisältää arkistonmuodostussuunnitelman tuonti- ja vientityökalun, jonka avulla voit viedä arkistonmuodostussuunnitelman ulkoiseen ympäristöön, kuten käyttöönoton testiympäristöstä tuotantoympäristöön. Lisätietoja tästä työkalusta on kohdassa Arkistonmuodostussuunnitelman tuonti- ja vientityökalun käyttö.