Kategorier, mappar och volymer brukar stängas automatiskt när de uppfyller ett villkor som är definierat i deras avvecklingsschema men du kan även stänga dem manuellt. När du skapar en sådan behållare är den öppen som standard och underordnade entiteter kan läggas till i den. När en behållare stängs startar dess avvecklingsprocess och underordnade entiteter kan inte längre läggas till.
I normalfallet brukar man inte vilja öppna en stängd behållare igen, men detta är tillåtet så att du ska kunna lägga till poster som inte var tillgängliga när behållaren stängdes. Exempel: Om en behållare stängs vid slutet av året men en post för det året ankommer senare, kan du öppna behållaren igen för att lägga till posten och sedan stänga behållaren igen.
- Du kan hämta poster från stängda eller öppna behållare.
- När en entitet stängs, stängs automatiskt alla dess underordnade entiteter.
- Om du öppnar en entitet igen öppnas inte dess underordnade entiteter automatiskt. För att öppna en underordnad entitet igen måste du först öppna dess överordnade entiteter.
- För att lägga till en post till en volym som öppnats igen måste du uttryckligen välja den volymen.
- Postadministratörer och postansvariga kan stänga och öppna postkategorier, postmappar eller volymer igen.
Manuellt stänga en behållare:
- Bläddra eller sök efter de kategorier, mappar eller volymer som du ska stänga.
- Markera kryssrutorna till vänster om namnen. Du kan också högerklicka på en enstaka entitet och använda menyn i stället.
- Välj Stäng från menyn Flervalsåtgärder:

- På sidan Stäng entiteter anger du orsaken till att entiteten stängs och klickar sedan på Stäng eller på Avsluta om du vill lämna entiteten öppen.
- Klicka på OK som bekräftelse på att du vill stänga entiteten i det meddelande som visas. Entiteterna som har stängts är markerade med en stängningsikon.
Öppna en entitet igen:
- Bläddra eller sök efter en kategori, mapp eller volym som du ska öppna igen.
- Högerklicka på namnet och välj Öppna igen:

- Klicka på OK som bekräftelse på att du vill öppna entiteten igen i det meddelande som visas. Entiteter som har stängts och öppnats igen är markerade med en särskild ikon.