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檢視和編輯附件

您可以檢視工作項目的附件,必要的話,也可以新增附件物件。 附件可以是單一物件或物件陣列,如文件、資料夾、已儲存的搜尋、搜尋範本、發佈範本,或工作流程定義檔。

如果附件是資料夾,任何處理工作項目的人都可以存取資料夾的完整內容。 資料夾內容不作為附件的一部分,並且不作為附件物件列出。

例如,ExpenseReport 工作流程包括名稱為 ExpenseForm 和 ExpenseReceipts 的 2 個附件。ExpenseForm 是單一物件,工作流程定義將 ExpenseForm.xls 試算表指派給它。 ExpenseReceipts 是預留位置,以便您指派實體回條的最多 5 個掃描影像檔案。

設計工作流程的人決定需要多少附件,以及何時將物件指派給附件。 也就是說,物件是在設計階段指派,您也可以在工作流程進行時,將物件指派給附件。 此外,工作流程設計者還可以將一些附件設定為唯讀,這樣您就無法變更指派給附件的物件。

如果附件是物件集合,您新增的物件可以超出設計者所規劃的數目。 例如,在上例中您可以將 6 個回條(不是 5 個)新增至 ExpenseReceipts 附件。

註: 在發佈作業使用 CE_Operations 的工作流程步驟中,當選取副本發佈時,會立即傳回附件,然後工作流程會繼續下一步驟。 當選取轉換作業(PDF 或 HTML)時,會以 PDF 或 HTML 來發佈新文件,但不會以附件方式傳回(工作流程會繼續下一個步驟,且不會以轉換的文件當作附件)。

如果要檢視和編輯附件,請執行下列動作:

  1. 如果要檢視附件,請執行下列動作:
    1. 在「作業」中導覽至所需的工作項目。
    2. 按一下工作項目名稱來開啟「作業步驟」頁面,或按一下「取得資訊」來開啟資訊頁面。在「作業步驟」頁面中,您可以開啟及編輯附加的物件。 在資訊頁面中,您只能檢視附件資訊。
    3. 按一下標籤列中的「附件」以顯示附件清單。
    4. 按一下清單中的附件「名稱」鏈結,來檢視指派給附件的物件清單。 如果沒有為該附件指派物件,則會為該物件名稱顯示 Unassigned
    5. 可選。如果要開啟及檢視附加的物件,請按一下物件「名稱」鏈結。
      註: 如果您是使用 Netscape 6.0 或更新的版本,且無法開啟 UNC 檔案附件,請聯絡系統管理者。UNC 附件名稱類似於 file:\\machine_name\sharename\directory\file.ext,例如:file:\\D:\JanuaryReports\Region7.xls
    6. 可選。要檢視物件內容,請按一下「取得資訊」。
  2. 如果要將物件指派給附件,請執行下列動作:
    1. 導覽至工作項目的「作業步驟」頁面中的「附件」視圖。
    2. 按一下想要之附件的「名稱」。 系統將顯示附件的說明。
    3. 按一下所需附件物件說明下方的「指派」。將開啟「指派附件 - 選取項目」頁面,您可以在此頁面上瀏覽或搜尋您想要指派給此附件的所需物件。
    4. 導覽至所需物件的物件儲存庫和資料夾。
    5. 執行以下作業之一以選取所需物件:
      • 如果您正在新增資料夾或已儲存的搜尋,請按一下「選取 <名稱>」。
      • 如果您正在新增檔案,請為所需檔案按一下「選取」或「從版本選取」。
      • 如果您按一下「從版本選取」,就必須從清單中選取版本。
    6. 在「作業步驟」頁面中,按一下「套用」。
  3. 如果要移除已指派的附件物件,請執行下列動作:
    1. 導覽至「作業步驟」頁面中的「附件」視圖。
    2. 按一下所需要附件的「名稱」。
    3. 按一下您想要移除的附件說明下方的「取消指派」。
    4. 按一下「套用」。
    5. 依照需要,繼續處理工作項目,然後按一下「離開」來關閉「作業步驟」頁面。
  4. 如果要新增物件至附件集合,請執行下列動作:
    1. 導覽至「作業步驟」頁面中的「附件」視圖。
    2. 按一下「編輯附件」。 將開啟「編輯附件」頁面。
    3. 在頁面底端,按一下「新增」。 這時會開啟簡化的選取頁面,供您瀏覽或搜尋所需要的物件。
    4. 導覽至所需物件的物件儲存庫和種類。
    5. 執行以下作業之一以選取所需物件:
      • 如果您正在新增資料夾或已儲存的搜尋,請按一下「選取 <名稱>」。
      • 如果您正在新增檔案,請為所需檔案按一下「選取」或「從版本選取」。如果您按一下「從版本選取」,就必須從清單中選取版本。
    6. 在「編輯附件」頁面中,按一下「套用」。


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前次更新: 2011 年 7 月


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