IBM Enterprise Records, 版本 5.1.+            

類別、資料夾和磁區

這會提供 IBM® Enterprise Records 中可用儲存器的相關資訊,包括記錄種類、記錄資料夾、電子資料夾、實體資料夾、產品盒、混合式資料夾、磁區、作用中和非作用中儲存器,以及開啟和關閉的儲存器。

如需管理實體儲存器的其他特定資訊,請參閱實體

記錄類別

記錄種類是將檔案計劃中的一組相關記錄分類的儲存器。您通常使用記錄種類根據功能種類來對記錄進行分類。記錄種類可以包含子種類以及記錄資料夾。但是,您不能在階層的同一層級上建立記錄種類和記錄資料夾。在 Base 和 DoD(國防部)資料模型中,您可以直接將記錄宣告為種類。PRO 資料模型則不允許直接將記錄宣告為種類。依預設,子實體將繼承其母項儲存器的安全和處置排程。 如需安全和處置繼承的相關資訊,請參閱物件安全處置排程

記錄種類具有名稱和 ID。名稱和 ID 均顯示在路徑中,並且用連字號隔開。名稱和 ID 在母項儲存器中必須是唯一的。

記錄資料夾

記錄資料夾是相關記錄的集合。使用記錄資料夾可以根據指定的保留期和處置事件來管理記錄。依預設,記錄資料夾的子實體將繼承記錄資料夾的安全和處置排程。您可以在記錄種類下建立電子、實體、產品盒和混合記錄資料夾以管理電子和實體記錄。

記錄資料夾具有名稱和 ID。名稱和 ID 均顯示在路徑中,並且用連字號隔開。名稱和 ID 在母項儲存器中必須是唯一的。

電子資料夾

電子資料夾用於儲存電子記錄,包含一或多個磁區。電子資料夾也可以儲存實體記錄(紙質或其他實體項目)。

實體資料夾

實體資料夾用於儲存實體記錄,包含一或多個磁區。實體資料夾是紙質資料夾的虛擬項目。 您可以根據組織的實體儲存體結構,在 IBM Enterprise Records 中建立實體資料夾的階層模型。

Box

產品盒是實體記錄的儲存器,並提供為包含其他實體項目的實體項目建立模型的機制。 例如,您可以建立 "Warehouse",其中包含 "Shelves",而 "Shelves" 中包含 "Boxes","Boxes" 中又包含 "Physical Folders"。 與其他類型資料夾不同的是,產品盒可以包含其他資料夾(具體而言,就是實體資料夾和產品盒,但不包含電子或混合式資料夾)和記錄(僅限實體記錄)。但是,產品盒不使用磁區。

混合式資料夾

混合資料夾可以包含電子記錄和實體記錄,包含一或多個磁區。請注意,電子資料夾和混合資料夾之間不存在行為差異。但是,混合資料夾具有描述實體的其他 meta 資料(包括主位置)。 如需起始位置的相關資訊,請參閱位置

磁區

磁區用作將記錄資料夾細分為更小的更易於管理之單位的邏輯子區域。磁區不會獨立於資料夾而存在。記錄資料夾(方框除外)建立後,始終至少包含一個由系統自動建立的磁區。之後,您可以在記錄資料夾內建立任意數量的磁區。但是,請注意,在任何特定的時刻,資料夾中僅有一個磁區保持開啟狀態。依預設,會開啟現行磁區。 磁區將在您新增磁區時以及達到指定的標準時自動關閉。例如,包含特定的行事曆年記錄的磁區可能在行事曆年的結尾自動關閉。

磁區的類型與其母項記錄資料夾(電子、實體或混合)的類型相同,並且可以包含與其母項記錄資料夾類型相同的記錄。但是,磁區不能包含子資料夾或其他磁區。磁區將繼承建立磁區所在記錄資料夾的處置排程。您不能定義獨立於母項記錄資料夾之外的處置排程。

作用中與非作用中儲存器

當建立記錄種類或記錄資料夾後,記錄種類或記錄資料夾將標記為作用中。但是建立儲存器後,您可以將儲存器標記為非作用中。當您將儲存器標記為非作用中後,系統將阻止在此儲存器中建立、移動、複製或存檔新實體。所有子儲存器也將標記為非作用中。此外,當宣告記錄時,使用者將看不到非作用中的儲存器。有必要在儲存器可以用於一般使用之前對此儲存器進行審查和核准時,將儲存器標記為非作用中將非常有用。

已開啟的與已關閉的儲存器

當您建立儲存器實體後,依預設,儲存器將處於開啟狀態。如果您要限制在儲存器內建立子實體,但依然允許從儲存器中擷取記錄,則可以在儲存器建立後的任何時候將其關閉。所有子儲存器也將標記為已關閉。



意見

前次更新: 2011 年 8 月


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