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Aufgaben verwalten

Aufgaben bearbeiten und abschließen

Bearbeiter erledigen einen Teil einer Aufgabe. Dazu gehört das Ermitteln und Abschließen zugewiesener Arbeit sowie möglicherweise das Verfolgen des Aufgabenstatus als ein Ergebnis eines gestarteten Prozesses. Beim Bearbeiten einer Aufgabe verarbeiten Sie Ihnen zugewiesene und an Sie weitergeleitete Arbeit. Sie können den Status und den Verlauf jeder Ihnen zugewiesenen Aufgabe anzeigen. Wenn Sie eine Aufgabe in einem sequenziellen Prozess abschließen, leitet Integration for Microsoft Office die Arbeit an den Bearbeiter weiter, dem die Verarbeitung des nächsten Schritts der Aufgabe zugewiesen wurde. Wenn ein Bearbeiter die Aufgabe jedoch zurückweist, wird der Arbeitsablauf abhängig von den bei der Prozessdefinition ausgewählten Optionen möglicherweise an den ursprünglichen Prozessautor oder den vorherigen Bearbeiter zurückgegeben.

In einem parallelen Prozess leitet Integration for Microsoft Office die Arbeit an alle Bearbeiter weiter, die dem Prozess zur gleichen Zeit zugewiesen sind. Alle Bearbeiter arbeiten so lange gemeinsam an der Aufgabe, bis die Anzahl der Genehmigungen die in der Prozessdefinition angegebene minimale Anzahl überschreitet.

Lösen von Problemen mit Prozessen und Aufgaben

Es ist möglich, dass Ihre Prozesse und Aufgaben blockiert werden, abgebrochen werden müssen oder dass Fehler auftreten. Ihr Administrator kann Sie beim Lösen von Problemen unterstützen, indem er Process Engine verwendet und Informationen zu Process Administrator und Process Tracker berücksichtigt. Mithilfe von Process Administrator kann Ihr Administrator Prozesse suchen und anzeigen, Prozessdaten und -eigenschaften bearbeiten und Prozesse verwalten. Process Tracker stellt den Status eines Prozesses bereit, der zurzeit in Bearbeitung ist. Außerdem gibt es an, welche Aufgaben abgeschlossen wurden, wann sie abgeschlossen wurden und welche Aufgaben zurzeit aktiv sind.

Mithilfe der folgenden Tabellen können Sie die Begriffe und Bezeichnungen für Prozesse zuordnen, die in integrierten Office-Anwendungen und in Process Engine, Process Administrator sowie Process Tracker verwendet werden. Ihr Administrator kann die Tabelle beim Lösen von Problemen mit Prozessen und Aufgaben verwenden, um die verschiedenen Begriffe und Bezeichnungen zu entschlüsseln, die in den Anwendungen verwendet werden.

Tabelle 1. Diese Tabelle enthält die Begriffe, mit denen der Arbeitsablauf über Process Engine und über integrierte Office-Anwendungen beschrieben wird.
Integration for Microsoft Office-Begriffe Process Engine-Begriffe
Prozess Workflow
Aufgabe Arbeitselement/Schritt
Prüfer Teilnehmer
Tabelle 2. Diese Tabelle enthält die Begriffe, mit denen der Arbeitsablauf über Process Administrator und Process Tracker sowie über integrierte Office-Anwendungen beschrieben wird.
Integration for Microsoft Office-Bezeichnungen für Aufgaben und Prozessfenster Process Administrator- und Process Tracker-Bezeichnungen
Prozess/Prozessname F_Subject/Thema
Aufgabe Schritt
Ersteller/Prüfer/Benutzer Ersteller/Teilnehmer
Tabelle 3. Diese Tabelle enthält die Begriffe, mit denen die Prozesschritte und Aufgaben von Arbeitsabläufen in Integration for Microsoft Office und Process Engine beschrieben werden.
Integration for Microsoft Office-Aufgabenname Prozessschrittname
Start LaunchStep
Genehmigungsbenachrichtigung Final
So starten und definieren Sie einen Prozess:
  1. Öffnen Sie ein Dokument in einem Objektspeicher und klicken Sie zuerst auf die Registerkarte IBM ECM und dann auf Prozess starten oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Dokument und wählen Sie dann Prozess starten aus dem Popup-Menü aus.
  2. Geben Sie die Kriterien für den von Ihnen definierten Prozess an und starten Sie den Prozess.

So bearbeiten Sie eine Aufgabe und schließen sie ab:

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte IBM ECM und anschließend auf Aufgaben, um die Ihnen zugewiesenen Aufgaben anzuzeigen.
  2. Doppelklicken Sie auf die Aufgabe, die Sie verarbeiten wollen, lesen Sie die Anweisungen und bearbeiten Sie die Ihnen zugewiesene und von Ihnen abzuschließende Arbeit.
  3. Speichern Sie Ihre in Bearbeitung befindliche Arbeit und kehren Sie zu einem späteren Zeitpunkt zu der Aufgabe zurück oder schließen Sie diese ab.


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Letzte Aktualisierung: Juli 2011


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