As entidades vencem para disposição e entram na(s) fase(s) especificada(s) no planejamento da disposição. Os registros permanecem em uma fase pelo período de tempo que você especifica no período de retenção dessa fase. Quando o período de retenção termina, você precisa iniciar manualmente a ação de disposição associada a essa fase.
Após você associar um planejamento da disposição a uma categoria de registro, pasta de registros ou tipo de registro, o sistema mantém o acompanhamento do evento especificado ou a data que irá acionar a execução da agenda. Quando este evento ocorre ou a data especificada é atingida, o corte dos registros definidos na agenda é acionado. Quando o corte é acionado e o deslocamento (se houver) especificado para os registros terminou, o sistema executa automaticamente a ação de corte especificada na agenda. Após um período de retenção, o sistema ativa o fluxo de trabalho associado com a ação de disposição associada com uma fase e passa entidades para a próxima fase na aprovação de uma pessoa autorizada. Quando você inicia a disposição para uma entidade, a disposição de todas as entidades filhas também são automaticamente iniciadas.
O plano de arquivo também pode ser configurado para excluir o documento original declarado e os metadados do registro (o padrão) ou pode somente excluir o documento original declarado enquanto mantém os metadados do registro. Consulte o Configurando a Retenção de Metadados.
Para iniciar um planejamento da disposição:
Como encontrar entidades que estão prontas para a disposição
Não há nenhuma propriedade única que indica "pronto para disposição," mas é possível procurar usando um conjunto de condições.
Você pode desejar definir um modelo de pesquisa que execute isto em bases regulares. No modelo de pesquisa, deixe a data de execução da fase atual em branco e assegure que seja editável para que o usuário possa preencher a data atual ao usar a pesquisa.
Outra opção é a de criar eventos COM personalizados para enviar um correio para que o destinatário saiba que está pronta para a disposição. Pressuponto-se que o usuário esteja familiarizado com a estrutura do plano de arquivo, ele deve ser capaz de procurar a entidade.
Finalmente, você também pode usar métodos API para criar um código personalizado que inicia a disposição, caso seja apropriado para seus registros administrativos.
Para visualizar propriedades de disposição:
Você pode visualizar as propriedades de disposição como o nome da disposição, data de corte da entidade, data de execução da fase atual, data da disposição atual, data de decisão da fase atual, nome da ação da fase atual, decisão de revisão da data atual e a data da última varredura.
Agendas de disposição conflitantes (DOD)
Pode haver um planejamento da disposição para um container e um planejamento da disposição diferente para um tipo de registro que se aplica a um registro nesse contêiner. O registro não pode ser destruído ou exportado até a data mais tardia.