Strona Zadania oferuje dostęp do przepływów pracy oraz elementów pracy, do wyświetlania których lub do pracy z którymi użytkownik ma uprawnienia. Z chwilą uruchomienia przepływów pracy (ręcznie lub automatycznie) elementy pracy są kierowane do kolejek w celu przetwarzania przez odpowiednie osoby w dziale lub firmie użytkownika. Definicja przepływu pracy determinuje miejsce i czas kierowania elementów pracy. Jeśli użytkownik dysponuje właściwymi prawami dostępu, może użyć projektanta procesów w menu Narzędzia zaawansowane w aplikacji Workplace XT do utworzenia przepływu pracy.
Widok Moja skrzynka odbiorcza zawiera kolejki i elementy pracy przypisane bezpośrednio do użytkownika. Każdy użytkownik ma własną kolejkę w skrzynce odbiorczej, zaś administrator może utworzyć dla użytkownika dodatkowe osobiste skrzynki odbiorcze. Można wybrać dowolny element pracy w skrzynce odbiorczej i wyświetlić jego właściwości, lub otworzyć go w procesorze kroków w celu zakończenia elementu, przypisania go do innej osoby lub wyświetlenia jego załączników, pól danych, kamieni milowych i historii.
W widoku Publiczne skrzynki odbiorcze wyświetlane są skrzynki odbiorcze i elementy pracy przypisane do grupy osób. Dowolna osoba w grupie może wybrać element pracy z publicznej skrzynki odbiorczej, a także może przenieść element pracy z publicznej skrzynki odbiorczej oraz może przenieść element pracy z publicznej skrzynki odbiorczej do własnej skrzynki odbiorczej w celu przetwarzania. Dostęp do skrzynki odbiorczej, elementu pracy lub przepływu pracy określa osoba, która utworzyła przepływ pracy. Dlatego wyświetlenie specyficznej skrzynki odbiorczej lub elementu pracy może nie być możliwe.
W widoku Moje aktywne przepływy pracy wyświetlane są dowolne przepływy pracy uruchomione przez użytkownika. W przypadku wybrania uruchomionego przepływu pracy obejmującego kamienie milowe możliwe jest wyświetlenie listy kamieni milowych. Można także śledzić status przepływu pracy i wyświetlać bieżąco wykonywany krok. Po przypisaniu użytkownika jako osoby śledzącej na stronie Moje aktywne przepływy pracy dostępny jest odsyłacz do narzędzia śledzącego.
W kolumnie Nazwa kroku wyświetlany jest wielokropek wskazujący, że dany przepływ pracy obejmuje wiele kroków. Po wyświetleniu strony informacyjnej dla przepływu pracy, obejmującej wiele kroków, można wyświetlić nazwy kroków na stronie informacyjnej. Użytkownik musi w tym celu dysponować odpowiednimi prawami dostępu do wyświetlania nazw kroków dla konkretnego przepływu pracy. Jeśli jednak użytkownik został przypisany jako osoba śledząca dla elementu pracy, ma on nadal wgląd do szczegółów przepływu pracy ze strony informacyjnej.
Widok Narzędzie śledzenia zadań przedstawia elementy pracy, do których monitorowania użytkownik jest wyznaczony, mimo że może nie być on osobą odpowiedzialną za wykonanie wszystkich kroków. Można kliknąć nazwę elementu pracy w celu otwarcia go w aplikacji Śledzenie procesu.
Po uruchomieniu przepływu pracy po raz pierwszy element pracy jest otwierany w procesorze Krok uruchomienia. Po zakończeniu kroku Uruchom element pracy jest przenoszony do procesora kroku w celu realizacji dalszych kroków. Aplikacja Workplace XT obsługuje standardowy procesor uruchamiania, procesor kroku oraz procesor formularzy HTML (w przypadku, gdy zainstalowano opcjonalne formularze elektroniczne programu FileNet P8). Aplikacje niestandardowe mogą korzystać z niestandardowego procesora kroku.
Procesor kroku udostępnia odsyłacze i przyciski umożliwiające wykonywanie następujących zadań:
Z procesora kroku można także uzyskać dostęp do następujących widoków: zadanie, kroki milowe i historia.