يقوم تصرف الغاء توضيح سجل بحذف بيانات تعريف السجل وتحديد خاصية RecordInformation للوثيقة بقيمة صفرية. أثناء اجراء تصرف الغاء توضيح سجل، يمكنك أيضا الاحتفاظ ببيانات تعريف السجل.
للاحتفاظ ببيانات التعريف، يجب توصيف مخطط الحفظ للقيام بذلك.
يمكن أن يقوم موجه السجلات أو مدير السجلات بالغاء توضيح سجل. عملية الغاء التوضيح الناجحة تعني قطع اتصال كل من الوثائق المرافقة أو نسخة الوثيقة من السجل وتصرف الحذف الخاص بالسجل. تقوم كل من محددات السرية المتعلقة بمحددات السرية تقوم باعادة محددات السرية الخاصة بالوثيقة الى ما كانت عليه قبل أن يتم توضيحها.
حالات السجل الحالية لا تسمح بالغاء توضيح سجل:
- السجل الذي يوجد بحالة ايقاف مؤقت، أو يوجد بحاوية توجد بحالة ايقاف مؤقت.
- سجل تم تعليمه كتم حذفه.
- سجل متضمن حاليا في مسار عمل فعال (على سبيل المثال، مسار عمل التخلص).
- سجل يحتوي على محتويات متحدة.
- سجل لا يمكن الغاء توضيحه لأي سبب آخر (على سبيل المثال، نقص السرية).
لالغاء توضيح سجل منفرد:
- اضغط بمفتاح الفأرة الأيمن على اسم السجل وحدد الغاء نشر.
- اضغط قبول لالغاء التوضيح أو خروج للاحتفاظ بالسجل.
لالغاء توضيح واحد أو أكثر من السجلات:
- قم بالتصفح خلال تسلسل مخطط الحفظ أو قم ببحث مخطط الحفظ للتوصل الى السجلات التي تريد الغاء توضيحها.
- حدد مربعات الاختيار التي توجد بجانب السجلات التي تريد الغاء توضيحها.
- من خلال قائمة تصرفات متعدد التحديد، حدد الغاء نشر.
- في نافذة الغاء التوضيح، تأكد من تحديد السجلات التي تريد الغاء توضيحها ثم اضغط الغاء توضيح لالغاء توضيح السجلات أو خروج لايقاف التصرف. اذا قمت بضغط الغاء توضيح، سيتم الغاء توضيح السجلات الخاصة بك بدون أي تحذير.
- بعد عرض رسالة التأكيد للتحقق من اتمام تصرف الغاء اتاحة، اضغط حسنا أو قم بالعودة الى صفحة الاستعراض.
- سيتم حذف السجلات.
- ستقوم الوثيقة الأصلية باستئناف محددات السرية الأصلية الخاصة بها ويمكن أن يتم توضيحها مرة أخرى.
- سيتم تسجيل التصرف الغاء توضيح RMAudit اذا تم تشغيل المراجعة.