Für Implementierungen von IBM® Enterprise Records können Sie das Aktenplan-Import/Export-Tool zum Importieren eines externen Aktenplans oder zum Exportieren eines Aktenplans in eine externe Umgebung verwenden. Für Import- und Exportvorgänge nutzt das Tool eine XML-Datei.
Überblick
Ausführliche Informationen zum Ändern einer exportierten XML-Datei für die Aufnahme der Zeitplanübernahme, alternativen Aufbewahrungen, Aussonderungsauslösern und dynamischen Rückstellungen (bedingte Rückstellungen) finden Sie im Abschnitt zum Aktenplan-Import-/Export-Tool in der Produktdokumentation für FileNet P8 Platform (
http://www-01.ibm.com/support/docview.wss?rs=3247&uid=swg27010422).
Einschränkungen
Das Aktenplan-Import-/Export-Tool führt die Migration von Aktenplänen durch. Nicht unterstützt werden die folgenden Vorgänge:
- Export und -Import zwischen verschiedenen Datenmodellen. Es ist also beispielsweise nicht möglich, Daten von einem PRO-Datenmodell-Objektspeicher zu exportieren und diese dann in einen DoD-Datenmodell-Objektspeicher zu importieren.
- Export/Import von Aktenobjekten, Bänden, Dokumenten, Sicherheitsinformationen und Sicherheitsmarkierungen.
- Rollback-Mechanismus
- Export von Eigenschaften mit Nullwert. Beispielsweise wird beim Exportieren einer Phase eines Dispositionszeitplans ohne Aufbewahrungsfrist dem Import des Dispositionszeitplans in einen anderen Objektspeicher die Aufbewahrungsfrist nicht auf Null aktualisiert. Jedoch ist es möglich, die XML-Datei von Hand zu ändern. Weitere Informationen finden Sie in ftp://ftp.software.ibm.com/software/data/cm/filenet/docs/p8doc/40x/P840_Troubleshooting.pdf.
Außerdem müssen Sie erst die benutzerspezifischen Eigenschaften (etwa Auswahllisten) und Klassen in eine separate XML-Datei exportieren und importieren, ehe Sie den Rest des Aktenplans importieren. Nach dem Importieren eines Aktenplans sind Entitätszustände wie
Geschlossen oder
Bereit für Aussonderung nicht mehr wirksam.
Ausführen des Tool
Sie können das Aktenplan-Import/Export-Tool von einer ausführbaren Java-Datei über die Befehlszeile ausführen oder es mit der Stapeldatei
FilePlanTool.bat bzw.
FilePlanTool.sh starten.
Das Tool kann in einer der folgenden fünf Betriebsarten ausgeführt werden:
- configure: Öffnet ein Dialogfeld, in dem Sie die erforderlichen Informationen wie den Content Engine-Servernamen, den Objektspeichernamen, den Administratornamen und das Administratorkennwort sowie den Modus (Import/Export) eingeben.
- export - erstellt eine vollständig kompatible und konforme XML-Datei, die Sie später in eine andere Umgebung importieren können.
- import/update - importiert eine bestimmte XML-Datei in eine Umgebung.
- validate - liest eine XML-Datei zur Überprüfung der Kompatibilität und Konformität.
Exportieren eines Aktenplans
Wenn der zu exportierende Aktenplan folgende Elemente enthält:
- benutzerdefinierte Klassen oder Eigenschaften
- mehr als 300.000 Ordner
- eine Aktenkategorie, die mehr als 15.000 Ordner enthält
Weitere Informationen finden Sie in
Exportieren eines Aktenplans mit der Option "scope".
Wenn das Tool konfiguriert ist, kann es zum Exportieren des Aktenplans verwendet werden.
Zum Exportieren eines Aktenplans geben Sie diesen Befehl ein:
FilePlanTool -mode export -fileplan Aktenplanname -o Name_der_XML-Datei.xml Dabei ist Aktenplanname der Name des zu exportierenden Aktenplans und erforderlich ist. Wenn der Aktenplanname Leerzeichen oder Sonderzeichen enthält, setzen Sie ihn in Anführungszeichen.
Name_der_XML-Datei ist der Name und Pfad der zu erstellenden Datei. Wenn Sie auf der Befehlszeile keinen Dateinamen eingeben, benutzt das Tool den Standarddateinamen, der im Feld "Ausgabe-Dateiname" im Konfigurationsdialogfeld eingegeben wurde. Ausführliche Informationen zur Angabe des Namens der XML-Standardausgabedatei finden Sie in Konfigurieren des Tools.
Exportieren eines Aktenplans mit der Option "scope"
Verwenden Sie die Option "scope" beim Exportieren von großen Aktenplänen oder von solchen, die benutzerdefinierte Klassen oder Eigenschaften enthalten. Zum Exportieren eines Aktenplans mit der Option "scope" geben Sie diesen Befehl ein:
FilePlanTool -mode export -fileplan Aktenplanname -o Name_der_XML-Datei.xml -scope Parameter
Dabei ist Aktenplanname der Name des zu exportierenden Aktenplans und erforderlich ist. Wenn der Aktenplanname Leerzeichen oder Sonderzeichen enthält, setzen Sie ihn in Anführungszeichen.
Name der XML-Datei steht für den Namen und Pfad der Datei, die angelegt werden soll.
Wenn Sie auf der Befehlszeile keinen Dateinamen eingeben, benutzt das Tool den Standarddateinamen, der im Feld "Ausgabe-Dateiname" im Konfigurationsdialogfeld eingegeben wurde. Bei Verwendung des Tool mit der Option "scope", wird eine XML-Datei für jeden Teil des Aktenplans erstellt.
Folglich müssen Sie bei jeder Verwendung des Tool im Export-Modus einen anderen Namen für die XML-Datei eingeben. Informationen zur Angabe des Namens der XML-Standardausgabedatei finden Sie in Konfigurieren des Tools.
Parameter kann Folgendes sein:
- metadata - Wenn Ihr Aktenplan benutzerspezifische Klassen oder Eigenschaften enthält, ist dieser Parameter erforderlich. Die Parameteroption "metadata" erstellt eine separate XML-Datei für benutzerspezifische Klassen und Eigenschaften. Wenn also ein Aktenplan benutzerspezifische Klassen oder Eigenschaften enthält, bestehen die Export- und Importvorgänge aus je zwei Schritten:
- ein Schritt für benutzerdefinierte Klassen und Eigenschaften
- ein Schritt für den Rest des Aktenplans. Wenn Sie den Parameter "metadata" nicht verwenden, exportiert das Tool den Aktenplan ohne benutzerspezifische Eigenschaften.
- includecategory "Name_der_Schriftstückkategorie": Verwenden Sie diesen Parameter zum Exportieren einer bestimmten Schriftstückkategorie.
Bei Verwendung von "includecategory" exportiert das Tool sämtliche Unterkategorien und Unterordner innerhalb der angegebenen Aktenkategorie. Der Name der Schriftstückkategorie muss den vollständigen Pfad in IBM Enterprise Records enthalten. Wenn Sie z. B. alle untergeordneten Objekte der Schriftstückkategorie "Kat03" exportieren wollen, die sich in "Kat02" befindet, die wiederum in "Kat01" enthalten ist, geben Sie Folgendes ein:
FilePlanTool.bat -mode export -scope includecategory "/Kat01/Kat02/Kat03" -o expfile.xml
- includecategory Datei01: Verwenden Sie diesen Parameter, um nur die Schriftstückkategorien und ihre untergeordneten Elemente zu exportieren, die in der Eingabe-Textdatei Datei01 enthalten sind.
Verwenden Sie den Parameter includecategory zum Exportieren einer großen Anzahl von Schriftstückkategorien in dieselbe Datei, ohne die einzelnen Schriftstückkategorienamen in der Befehlszeile angeben zu müssen. Zur Verwendung dieses Parameters geben Sie diesen Befehl ein:
FilePlanTool.bat -mode export -scope includecategory Datei01.txt -o export01.xml
Datei01.txt enthält:
/KategorieB /KategorieC/UnterkategorieC2 /KategorieA/UnterkategorieA1
Der Name der Kategorie wird durch den vollständigen Pfadnamen und eine Aktenkategorie pro Zeile dargestellt.
- excludecategory "Name_der_ausgeschlossenen_Schriftstückkategorie": Verwenden Sie diesen Parameter zum Ausschließen einer bestimmten Schriftstückkategorie mitsamt der untergeordneten Elemente. Wenn beispielsweise für Name_der_ausgeschlossenen_Schriftstückategorie "Kat01/Kat02/Katgross" angegeben wird, dann exportiert das Tool sämtliche Schriftstückkategorien und Schriftstückordner im Aktenplan, mit Ausnahme der Schriftstückkategorien und Schriftstückordner im Knoten "Kat01/Kat02/Katgross. Dieser Parameter verhält sich ähnlich wie includecategory.
- excludecategory Datei01 Verwenden Sie diesen Parameter, um die untergeordneten Strukturen von in der Textdatei Datei01 genannten Stammverzeichnissen auszuschließen. Dieser Parameter funktioniert ähnlich wie includecategory.
Importieren/Aktualisieren eines Aktenplans
Zum Importieren eines Aktenplans oder eines Segments davon führen Sie das Tool im Importmodus aus und geben die XML-Datei an, die vom Tool im Exportmodus angelegt wurde.
Wenn Ihr Aktenplan benutzerspezifische Klassen oder Eigenschaften enthält, erfordert der Importvorgang zwei Schritte. In einem ersten werden die benutzerspezifischen Klassen und Eigenschaften in den Aktenplan importiert, im zweiten wird der Rest des Aktenplans importiert. Importieren Sie die benutzerspezifischen Klassen und Eigenschaften zuerst, warten Sie dann mindestens fünf Minuten, bevor Sie den Aktenplan importieren (Grund: Die benutzerspezifischen Klassen und Eigenschaften werden als Metadaten im Cache gespeichert). Die Cache time-to-live (TTL) beträgt fünf Minuten - danach wird das Cache geleert.
Zum Importieren/Aktualisieren eines Aktenplans geben Sie diesen Befehl ein:
FilePlanTool -mode import -f Name_der_XML-Datei.xml -reimportoption Option
FilePlanTool -mode update -f Name_der_XML-Datei.xml -reimportoption Option
Name_der_XML-Datei steht für den Namen und Pfad der Datei, die importiert werden soll.
Wenn Sie auf der Befehlszeile keinen Dateinamen eingeben, benutzt das Tool den Standarddateinamen, der im Feld "Ausgabe-Dateiname" im Konfigurationsdialogfeld eingegeben wurde. Informationen zur Angabe des Namens der XML-Standardausgabedatei finden Sie in Konfigurieren des Tools.
Die Option "reimport" bestimmt das Standardverhalten des Tool beim Importieren einer Einheit, die im Aktenplan bereits existiert. Ausführliche Informationen zur Option für erneuten Import finden Sie in Verwenden der Option "reimport".
Im Importmodus verwendet das Tool die Option "scope" nicht, sondern bestimmt anhand des XML-Tag, was zu importieren ist. Sie müssen unterschiedliche XML-Dateinamen für die Metadaten (benutzerspezifische Klassen und Eigenschaften) und für den Aktenplan bereitstellen.
Achtung: Der Tag "ClassificationScheme" in der XML-Datei gibt den Namen des Aktenplans an.
Sie können das Tool im Aktualisieren-Modus ausführen, um geringfügige Änderungen nach dem anfänglichen Import eines Aktenplans vorzunehmen. Nachträgliche Aktualisierungen lassen sich jederzeit von den ursprünglich importieren XML-Dateien unterscheiden. Geben Sie in der XML-Datei update als "InputMode"-Attribut des "FilePlan"-Tag ein. Benutzerspezifische Eigenschaften (wie Auswahllisten) können nicht anhand des Aktualisierungsmodus modifiziert werden.
Falls Sie eine Fehlernachricht erhalten oder wenn der Importvorgang stoppt, finden Sie weitere Informationen im Handbuch IBM FileNet P8 Troubleshooting Guide. In den meisten Fällen hält der Importvorgang nach Entdecken eines Fehlers an, ohne eine Fehlernachricht anzuzeigen.
Führen Sie wenn erforderlich einen Rückstellungs-Sweep durch, um bedingte Rückstellungen nach einem Import auf Einheiten anzuwenden (bedingten Rückstellungen werden vom Tool nicht importiert). Weitere Informationen finden Sie in Einschränkungen.
Validieren eines Aktenplans
Nach der manuellen Erstellung einer XML-Datei, überprüfen Sie die XML-Datei auf Fehler oder Konformitätsprobleme. Diese Validierung kann durch das Aktenplan-Import/Export/Tool erfolgen. Zum Ausführen des Import/Export-Tools im Validierungsmodus geben Sie diesen Befehl ein:
FilePlanTool -mode validate -f Name_der_XML-Datei.xml
Name_der_XML-Datei steht für den Namen und Pfad der Datei, die validiert werden soll. Wenn Sie auf der Befehlszeile keinen Dateinamen eingeben, benutzt das Tool den Standarddateinamen, der im Feld "Ausgabe-Dateiname" im Konfigurationsdialogfeld eingegeben wurde. Informationen zur Angabe des Namens der XML-Standardausgabedatei finden Sie in Konfigurieren des Tools.
Verwenden der Option "reimport"
Die Option "reimport" bestimmt das Standardverhalten des Tool beim Importieren einer Einheit, die im Aktenplan bereits existiert. Die Option "reimport" hat drei Parameter:
- None - Beim Hinzufügen einer Einheit, gibt das Tool eine Warnung im Ausnahmeprotokoll aus, wenn eine Einheit bereits besteht. Diese wird dann nicht hinzugefügt, und der Vorgang läuft weiter.
- Skip - Beim Hinzufügen einer Einheit überspringt das Tool bestehende Einheiten, fährt fort und verzeichnet die Skip-Aktion im Aktivitätsprotokoll.
- Replace - Beim Hinzufügen einer Einheit ersetzt das Tool bestehende Einheiten, fährt fort und verzeichnet die Replace-Aktion im Aktivitätsprotokoll.
Verwenden Sie die Option "Skip" nach einem misslungenen Import eines großen Aktenplans.
Während des zweiten Versuchs zum Importieren desselben Aktenplans überspringt die Skip-Option Einheiten, die bereits vorher erfolgreich importiert wurden.
Wenn jedoch der zweite Importversuch kleinere Änderungen an Einheiten erfordert, die schon beim ersten Mal erfolgreich importiert wurden, ist die Option "Replace" zu verwenden. Bei nachträglichen Importen von kleineren Modifikationen an einer kleinen Anzahl von Entitäten sollten Sie
Action="Modify" (im Abschnitt
RMEntityObjectType der XML-Datei) für die Entitäten angeben, statt Änderungen an der ursprünglichen XML-Datei vorzunehmen. Verwenden Sie auch den Aktualisierungsmodus, um nachträgliche Aktualisierungen von anfänglichen vollständigen Importen unterscheiden zu können. Weitere Informationen finden Sie in
Importieren/Aktualisieren eines Aktenplans.