当在 IBM® Enterprise Records 中创建与以下内容相关的归档计划时需要完成一些操作:安全性、命名模式、卷名、工作流程、操作、事件、日期、处理调度、类和属性定制,以及添加位置、归档计划和文件夹。
以下链接中的其他主题提供了详细信息。
任务按照您应该执行的常规顺序列示。例如,在完成诸如定义处理调度的某些任务前,必须先完成诸如添加操作和事件的其他任务。
- 审阅记录管理的安全性要求并进行必要的调整。系统投入使用之后调整缺省安全性设置很复杂。通常,将安全性设置分配到组而不是单个用户,这将使您的系统本质上更便于维护。有关更多信息,请参阅FileNet P8 安全性。
- (可选)添加命名模式,此模式将定义您要在不同实体(例如在归档计划下创建的记录类别和文件夹)上实施的命名模式规则。在开始添加您要针对其实施规则的实体之前,您应该定义这些命名模式规则,然后将命名模式与归档计划关联。
- (可选)更改卷名称后缀的配置,其是一个作为卷名称中的后缀的递增数。缺省情况下,后缀的值为“00000”。由于添加任何类型的记录文件夹(框除外)都会自动创建卷,因此在开始添加记录文件夹之前您应该配置该卷名称后缀。请参阅配置卷名称后缀。
- (可选)创建新的或定制现有的处理工作流程并将它们转移到 Process Engine 服务器。
将与操作关联的所有工作流程必须可用才能创建关联的操作。请参阅创建和修改工作流程。
- 添加在实体上执行的处理操作(例如销毁或移至存储空间)。定义处理调度之前您必须添加操作。如果您要将记录容器或记录文件夹标记为重要容器(即它们包含的记录是必须定期审阅的重要记录),请确保添加一个或多个重要审阅类型的操作。虽然这不是强制的,但您可以在创建容器实体时将其标记为“重要”,这要求您指定重要审阅操作和重现事件。
请参阅添加操作。
- 添加发生指定条件(例如财政季度的末尾)的事件,系统根据这些条件在实体上触发特定操作。定义使用这些事件的处理调度之前您必须添加事件。如果您要将记录容器或记录文件夹标记为重要容器,请确保添加一个或多个重现事件。请参阅事件触发器。
- (可选)添加任意预定义的日期,这些日期是系统在实体上触发特定操作的日期(通常为一次性事件)。定义使用这些日期的处理调度之前您必须添加预定义的日期。请参阅添加预定义的日期。
- 定义处理调度。虽然这不是强制的,但您可以在创建实体时将处理调度与实体关联。并且,如果您的 IBM Enterprise Records 解决方案包括使用记录类型,那么必须先定义处理调度,然后才能创建与其相关联的记录类型。请参阅定义处理调度。
- (可选)添加记录类型,这些记录类型提供一种方法,将记录与处理调度(不同于当前与记录的父记录类别或记录文件夹关联的处理调度)关联。请参阅添加、修改或删除记录类型。
- (可选)执行任何类和属性定制工作,例如对 IBM Enterprise Records 类添加子类、对类添加属性以及定制属性在用户界面中的显示方式。请参阅创建子类、将属性添加至类和定制属性的显示。
- 如果您的 IBM Enterprise Records 解决方案包括管理物理记录,请添加位置。当您添加物理实体(例如物理记录文件夹)时,您必须提供其位置。请参阅添加位置。
- 添加您的归档计划。请参阅添加归档计划。
- 创建您的归档计划层次结构,其包括添加记录类别和添加记录文件夹。请参阅添加记录类别和添加记录文件夹。
- 在创建归档计划之后,您应该重新访问现有的 IBM Enterprise Records 配置设置并执行其他一些配置任务。有关摘要信息,请参阅IBM Enterprise Records 配置概述。
- 有关将归档计划从一个对象库迁移到另一个对象库(例如,要将归档计划从开发或测试环境移到生产环境)的信息,请参阅使用“归档计划导入和导出工具”。