IBM Enterprise Records, Version 5.1.+            

Tâches d'administration et de maintenance

De nombreuses informations sont disponibles sur certaines des tâches d'administration et de maintenance qui sont propres à IBM® Enterprise Records.

Pour plus d'informations sur l'administration, voir les rubriques d'aide suivantes dans le système d'aide FileNet P8 Administration :

Instructions d'utilisation d'Enterprise Manager

Il existe un grand nombre de tâches pouvant être effectuées par un administrateur à l'aide d'Enterprise Manager (EM). Ces tâches (par exemple, configuration de la fonction d'audit) sont décrites dans le présent système d'aide en ligne. Cependant, certaines actions ne doivent pas être effectuées à l'aide d'Enterprise Manager, car elles peuvent entraîner des altérations de données et d'autres problèmes graves. Vous ne devez pas effectuer les tâches suivantes à l'aide d'Enterprise Manager :

Cette liste n'est pas exhaustive. Effectuez uniquement les tâches décrites dans l'aide en ligne. L'exécution d'autres tâches via Enterprise Manager peut entraîner des altérations de données ou d'autres problèmes graves.

Cependant, notez que le manuel IBM Enterprise Records Installation and Upgrade Guide peut inclure des instructions vous indiquant d'utiliser Enterprise Manager pour effectuer des opérations qu'un administrateur doit uniquement effectuer lors d'une installation ou d'une mise à niveau. En voici quelques exemples :

Configuration de librairie

Vous devez configurer des librairies distinctes pour le plan de fichiers et les documents déclarés comme enregistrements. Ainsi, une librairie (libraire de plans de fichiers ou FPOS) contient la structure de plan de fichiers, alors que l'autre (librairie des enregistrements ou ROS) contient des documents, dont certains sont déclarés en tant qu'enregistrements. Classiquement, de nombreux utilisateurs ayant accès à la ROS ne devraient pas pouvoir accéder aux entités qui constituent votre plan de fichiers dans la FPOS. Plusieurs ROS peuvent être associées à une FPOS.

Suppression d'une librairie

Une fois que vous avez configuré le plan de fichiers et que vous avez démarré la déclaration des enregistrements, vous ne devez apporter que peu de modifications à une librairie de production. S'il s'avère nécessaire de supprimer une librairie après le début de la déclaration des enregistrements, vous devez appliquer une procédure particulière afin d'éviter des problèmes lors de la déclaration d'enregistrements sur une nouvelle librairie. Cela consiste à effacer les préférences Workplace avant de supprimer la librairie.

  1. Ouvrez une session sur Workplace en tant qu'administrateur système et sélectionnez Admin dans la barre d'options latérale gauche.
  2. Sélectionnez Préférences de site.
  3. Sélectionnez Librairies dans la barre d'options latérale gauche et sélectionnez la librairie à supprimer.
  4. Cliquez sur Restaurer puis sur Appliquer pour remplacer les préférences par les préférences d'origine définies en usine.
  5. Vous pouvez alors supprimer la librairie.

Si une librairie est supprimée avant que les préférences de site et les préférences utilisateur n'aient été redéfinies sur une autre librairie, l'utilisateur qui tente d'accéder à la librairie reçoit un message qui lui explique quelle libraire de plans de fichiers a été sélectionnée et pourquoi. Il existe aussi un lien pour configurer la librairie de plans de fichiers requise. Le système sélectionne une librairie en fonction des règles suivantes :

Si vous supprimez la librairie avant d'avoir effacé les préférences, vous devez purger toutes les préférences. Ajoutez, supprimez ou déplacez le fichier bootstrap.properties. Il est ensuite récréé automatiquement.

Tâches de maintenance système

Les tâches de maintenance système IBM Enterprise Records suivantes sont les tâches les plus couramment effectuées sur la plupart des sites. La liste de contrôle présente dans le tableau suivant vous aidera à déterminer le moment auquel vous devrez effectuer des tâches de maintenance système spécifiques pour IBM Enterprise Records.

Tableau 1. Tâches de maintenance système
Quotidien Hebdomadaire Mensuel En fonction des besoins
Contrôle du journal de balayage Backing up InfoSphere Enterprise Records configuration files Exportation de journaux d'audit Archivage/suppression du journal de balayage Identification et résolution des problèmes Configuration de l'ouverture de session

Gestion des documents IS (Image Services) sous forme d'enregistrements

Le serveur Content Engine (CE) peut être activé pour utiliser un serveur FileNet Image Services (IS) comme périphérique de stockage à contenu fixe ou comme périphérique de capture de fort volume. (En termes clairs, cela signifie que le contenu d'un document Content Engine peut être stocké sur un serveur IS sous forme de document IS). La fonction facultative qui active cette possibilité s'appelle Content Federation Services for Image Services (CFS-IS).

Lorsque vous utilisez un système CFS-IS avec IBM Enterprise Records, ne définissez pas de date d'expiration pour les documents stockés sur un système FileNet Image Services. Il n'existe aucune méthode automatisée permettant à l'administrateur CFS-IS sur le système FileNet Image Services de faire la différence entre les documents IBM Enterprise Records placés en attente et ne pouvant pas être supprimés et ceux pouvant l'être.

Dans certains cas, les opérations que vous effectuez sur ces documents (ou la sortie attendue de ces opérations) dépendent de la façon dont le document FileNet Image Services a été entré dans le système et de la propagation des propriétés du document FileNet Image Services sur le serveur Content Engine. Lorsque le serveur IS est utilisé comme périphérique de stockage à contenu fixe, le contenu du document est ajouté au serveur IS via les applications CE. Dans un souci de concision, nous ferons référence à ce type de document en tant que documents CE-IS de type A dans la suite du texte. Lorsque le serveur IS est utilisé comme périphérique de capture à fort volume, le contenu du document est ajouté au serveur IS via les applications IS. Nous ferons référence à ce type de document en tant que documents CE-IS de type B.

IBM Enterprise Records vous permet de gérer ces documents de la même façon que vous gérez les autres documents CE en tant qu'enregistrements. Cette section décrit certaines différences comportementales d'IBM Enterprise Records lors de l'utilisation de ces types de document et fournit d'autres informations que vous devez connaître dans le cadre de la gestion de ces types de document.

Considérations relative à la configuration

Déclaration automatique d'enregistrements

Vous pouvez définir une souscription provoquant la déclaration automatique en tant qu'enregistrements des documents IS qui font l'objet d'une migration vers la librairie. Pour cela, veillez à ce que la classe des documents migrés souscrive à l'action d'événement relative à la Configuration de la déclaration automatique des enregistrements et à ce que cette action déclenche l'événement Checkin (Restituer).

Sécurité des documents IS

Lorsqu'un un document IS est accessible via des applications Image Services ou des interfaces de programme d'application, il n'existe aucun mécanisme CE permettant d'empêcher la modification ou la suppression du document, même s'il est déclaré comme enregistrement. Vous devez donc travailler en étroite collaboration avec l'administrateur système IS afin que la sécurité IS soit configurée de manière adéquate pour la modification et la suppression des documents IS.

Conservation des documents IS

Les classes de document IS comportent des paramètres de conservation qui définissent le moment auquel les documents doivent être supprimés. IBM Enterprise Records n'interagit pas avec ces paramètres de conservation IS. Vous devez donc travailler en étroite collaboration avec l'administrateur système IS afin que ces paramètres de conservation soient configurés de manière à ce que les documents IS qui ont été déclarés en tant qu'enregistrements ne soient pas supprimés en raison de paramètres de conservation IS.

Autres considérations

Déclaration d'enregistrements

Vous pouvez déclarer des documents IS catalogués dans CE en utilisant n'importe lequel des mécanismes de déclaration disponibles (par exemple, à partir de Workplace, de MS Office, de MS Outlook, d'actions d'événement, de workflows et de l'interface de programme d'application Java IBM Enterprise Records). Notez cependant que vous ne pouvez pas sélectionner un élément unique dans un document à multiples éléments pour en faire un enregistrement. Lorsqu'un document à multiples éléments est déclaré en tant qu'enregistrement, tous les éléments sont considérés comme faisant partie de l'enregistrement.

Un utilisateur n'utilisant pas d'enregistrements et ayant accès à un document ne peut pas accéder à la page d'information du document une fois qu'un utilisateur d'enregistrements a déclaré ce document en tant qu'enregistrement. Cette limitation sur l'accès des utilisateurs n'utilisant pas d'enregistrements est structurelle.

Mises à jour des propriétés d'enregistrement

Si le catalogage est activé sur le serveur IS, les propriétés d'un document IS mappées sur les propriétés d'un document CE sont stockées à la fois sur les serveurs IS et CE, et toute mise à jour des propriétés du document IS est automatiquement propagée au document CE associé. Cependant, les mises à jour des propriétés d'un document CE n'affecteront pas les propriétés de l'enregistrement associé au document.

Exécution d'une recherche avec extraction par le contenu pour un enregistrement

Dans le cas d'un document CE-IS de type A, une recherche avec extraction par le contenu trouvera l'enregistrement associé au document, à condition que la fonction d'extraction par le contenu soit configurée sur la librairie d'objets contenant le document. Par contre, dans le cas d'un document CE-IS de type B, une recherche avec extraction par le contenu ne trouvera pas le document.

Suppression d'un enregistrement

Lorsque vous supprimez un enregistrement, le document CE correspondant à l'enregistrement est également supprimé. Si le contenu du document CE est stocké dans le cache permanent du serveur IS et non sur un support de stockage, cette suppression entraîne la suppression du document IS en cache. Par contre, si le contenu du document CE est stocké sur un support de stockage du serveur IS, la suppression d'un enregistrement ne provoque pas celle du contenu présent sur le support. Pour plus d'informations sur la suppression des données de document sur un serveur IS et en particulier sur l'effacement des supports de stockage IS (à condition que vous utilisiez des supports effaçables), voir la rubrique intitulée "Expired Documents and Folders" dans la section relative à la maintenance de base de données dans le manuel IBM FileNet Image Services System Administrator's Handbook.

Copie et importation d'enregistrements

Lorsque vous copiez un enregistrement, ce dernier ainsi que le document CE associé (et le document IS associé) sont également copiés. Dans tous les cas, l'opération de copie de l'enregistrement donnera naissance à un document CE-IS de type A, même si le document d'origine était un document CE-IS de type B.

Il en est de même lorsque vous importez un enregistrement : le document associé à l'enregistrement importé sera toujours un document CE-IS de type A, même s'il s'agissait d'un document CE-IS de type B lorsque vous l'avez exporté.

Gestion des performances du système

Durant le cycle de développement, vous souhaitez généralement gérer les performances du système afin d'être sûr que vos mises en oeuvre s'exécuteront aussi efficacement que possible. Nous vous suggérons d'utiliser IBM System Dashboard for Enterprise Content Management, qui fournit un mécanisme centralisé de collecte et de répartition des données de performance sur les produits logiciels IBM FileNet installés, quel que soit le système d'exploitation utilisé. Les données de performance collectées peuvent alors être mises à la disposition des fonctions IBM System Dashboard for Enterprise Content Management par défaut en vue de leur utilisation sur des sites ne disposant pas d'une console de gestion en standard. Pour plus d'informations sur l'utilisation d'IBM System Dashboard for Enterprise Content Management, voir Using the IBM System Dashboard for Enterprise Content Management.

Identification et résolution des problèmes

Le manuel IBM FileNet P8 Troubleshooting Guide contient des informations sur l'identification et la résolution des problèmes avec des composants de la plateforme P8, notamment IBM Enterprise Records, Content Engine, Application Engine, Process Engine et Workplace. Pour télécharger la documentation à partir de la page de support IBM, voir le lien externe situé à la fin de cette rubrique.



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Dernière mise à jour : Août 2011


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