Lorsque vous parcourez une librairie de plans de fichiers dans IBM® Enterprise
Records, cliquez sur Déclarer un enregistrement physique pour lancer l'Assistant de déclaration d'enregistrement.
Cet assistant comprend trois étapes :
- Enregistrement de catalogue
- Définition des propriétés
- Définition des propriétés de classification
Pour déclarer un enregistrement de catalogue :
- Cliquez sur Sélectionner une classe. L'assistant ouvre la page Sélection de la classe d'enregistrement.
- Par défaut, seule la classe Marker Record (Enregistrement de marqueur) est disponible. Si votre site a ajouté d'autres classes, sélectionnez-les et cliquez sur Accepter.
- Indiquez un emplacement du plan de fichiers.
- Dans IBM Enterprise
Records,
cliquez sur Ajouter nouveau. Pour supprimer un emplacement de plan de fichiers, cliquez sur Supprimer sous sa description. Dans Application Engine, cliquez sur Sélectionnez l'emplacement du plan de fichiers.
- Allez au niveau approprié d'un emplacement et cochez la case associée.
Si vous avez déjà créé des raccourcis, vous pouvez sélectionner Raccourcis et faire votre choix à partir de cette liste. Cochez la case de l'emplacement que vous souhaitez utiliser et cliquez sur Ajouter à la sélection.
Vous pouvez cliquer sur Rechercher pour rechercher un emplacement. Sélectionnez soit Titre soit ID de plan de fichiers. L'opérateur par défaut est LIKE. Il vous permet de rechercher une partie du nom. Saisissez ensuite une chaîne de texte et cliquez surRechercher.
- Une fois que vous avez choisi un emplacement, cliquez sur Ajouter à la sélection.
- Cliquez sur Ajouter aux raccourcis pour les emplacements utilisés fréquemment. Lors des déclarations suivantes, vous pourrez choisir les emplacements dans la vue Raccourcis au lieu de naviguer jusqu'à la vue Parcourir.
- Cliquez sur Accepter.
- Cliquez sur Suivant pour poursuivre l'étape Définir les propriétés.
Pour définir les propriétés :
- Dans les champs des propriétés, saisissez les informations nécessaires. Les champs diffèrent selon la classe choisie. Les champs requis dans la classe Enregistrement de marqueur sont les suivants :
- Type de support : Entrez le type de support (par exemple CD, cassette vidéo, photos sur papier).
- Format : Entrez le format (par exemple,
CDR, VHS ou papier).
- Auteur/Créateur : Entrez le nom de la personne qui a créé l'enregistrement physique ou qui en est propriétaire.
- Objet : Entrez une brève description de l'enregistrement physique.
- Date de publication : Entrez la date de création de l'enregistrement physique.
- Emplacement d'origine : Entrez l'emplacement permanent de l'enregistrement physique lorsqu'il n'est pas emprunté. Cliquez sur Sélectionner sous l'emplacement souhaité. L'assistant ferme la page et retourne à l'étape Définir les propriétés.
- Si l'enregistrement que vous déclarez est un accusé de réception d'un autre enregistrement, cliquez sur ReceiptOf, puis allez jusqu'à l'enregistrement classifié qui est à la source de cet accusé de réception. Les accusés de réception gardent la trace des enregistrements classifiés mais ne sont généralement pas classifiés.
Pour plus d'informations sur les accusés de réception, voir Reçus.
- Cliquez sur Suivant.
Pour définir les propriétés de classification :
- Pour sélectionner un guide de classification de sécurité (SCG) ou un document source, cliquez sur Dérivé de. Cette étape est facultative.
- Pour sélectionner un SCG, une section SCG ou une rubrique SCG, cliquez sur Ajouter nouveau dans la zone des guides de classification de sécurité et sélectionnez l'élément SCG souhaité. La sélection d'un élément SCG permettra de renseigner la propriété de l'enregistrement Dérivé de avec le nom du SCG, la date à laquelle ce SCG a été émis et le créateur du SCG.
- Pour sélectionner un document source, cliquez sur Ajouter nouveau dans la zone Documents source, puis saisissez une description du document source dans la zone de saisie. Un document source ne vous apporte aucune information supplémentaire. Il vous faudra donc remplir les champs nécessaires dans l'étape Définir les propriétés de classification.
- Pour supprimer un guide de classification de sécurité ou un document source, cochez la case qui lui correspond dans la colonne Supprimer, puis cliquez sur Supprimer.
- Une fois que vous avez ajouté ou supprimé les éléments de guide de classification et les documents source souhaités, cliquez sur Accepter.
Important : Lorsque vous cliquez sur Accepter dans la page Dérivé de, IBM Enterprise
Records copie les données de tous les champs affichés dans le résumé, y compris les zones vierges, dans les champs correspondants de l'étape Définir les propriétés de classification.
Si vous aviez déjà entré d'autres données dans ces champs et que vous consultez simplement les informations figurant sur la page Dérivé de, cliquez sur Annuler (au lieu d'Accepter) pour conserver les données saisies manuellement.
- Indiquez une valeur pour le champ Classification initiale en sélectionnant Top Secret, Secret ou Confidentiel dans le menu.
Important : Les valeurs par défaut de la classification actuelle
sont les mêmes que celles de la classification initiale si vous êtes habilité à voir les éléments de ce niveau. Dans le cas contraire, vous devez spécifier une valeur pour le niveau auquel vous êtes autorisé.
- Cliquez sur Motifs de la classification. IBM Enterprise
Records ouvre la page Sélectionnez des valeurs dans laquelle vous pouvez ajouter ou supprimer les motifs de la classification.
- Pour ajouter un motif de classification, cliquez sur Ajouter la nouvelle valeur et sélectionnez Actif pour les nouveaux enregistrements ou Obsolète pour les enregistrements existants.
- Sélectionnez un motif dans la liste proposée et cliquez sur Accepter.
- Continuez d'ajouter autant de motifs que nécessaire.
- Pour supprimer un motif, mettez-le en surbrillance et cliquez sur l'icône Supprimer les éléments sélectionnés :

- Lorsque vous êtes satisfait de vos sélections, cliquez sur Accepter.
- Dans le champ Agence de classification, entrez le nom de l'agence qui est actuellement chargée de gérer l'enregistrement physique (par exemple, Département de la défense).
- Renseignez les champs facultatifs restants.
- Pour modifier le champ Déclassifier - Date, cliquez sur l'icône de calendrier et sélectionnez une date. La valeur de Déclassifier - Date est basée sur l'un des éléments suivants :
- Cliquez sur Déclassifier - Evénements ou Diminuer le niveau - Evénements. IBM Enterprise
Records ouvre la page Sélectionnez des valeurs dans laquelle vous pouvez ajouter ou supprimer les valeurs appropriées.
- Sélectionnez une valeur dans la liste proposée et cliquez sur Accepter.
- Continuez d'ajouter autant de valeurs que nécessaire.
- Pour supprimer une valeur, mettez-la en surbrillance et cliquez sur l'icône Supprimer les éléments sélectionnés :

- Lorsque vous êtes satisfait de vos sélections, cliquez sur Accepter.
- La saisie ou la modification de certaines informations peuvent être requises pour d'autres champs. Par exemple, si vous modifiez le champ Déclassifier - Date, vous devez alors saisir une dispense. Si vous entrez une valeur dans le champ Diminuer le niveau - Evénements, vous devez fournir les instructions de diminution de niveau.
- Une fois que vous avez saisi toutes les informations requises, cliquez sur Terminer.