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Agendas de eliminação

Para controlar a retenção e eliminação de registos, tem de definir e associar uma agenda de eliminação a contentores de registos e a tipos de registos. Numa agenda de eliminação, especifique as regras da retenção de registos e as instruções para os eliminar no final do período de retenção.

As instruções de eliminação incluem:

Defina as diferentes fases pelas quais um registo deve passar numa agenda de eliminação. Cada fase tem um período de retenção definido. No fim de cada fase, a acção especificada é executada nos registos e, em seguida, os registos passam para a fase seguinte. A agenda de eliminação é interrompida nas entidades em que tenha sido aplicada uma retenção. A agenda é retomada depois de terem sido removidas todas as retenções.

Para calcular quando é que os registos estão prontos para a eliminação, execute o Varrimento de eliminação. Consulte o tópico Processos de varrimento. As agendas de eliminação são importadas e exportadas através da Ferramenta de importação e exportação do plano de ficheiros.

Parâmetros da agenda de eliminação

Uma agenda de eliminação inclui qualquer um dos seguintes itens:

Herança de agendas de eliminação

Pode associar uma agenda de eliminação a uma categoria de registo, pasta de registos ou tipo de registo. Uma pasta de registos pode ter uma agenda de eliminação própria ou herdar a agenda de eliminação associada a uma categoria de registo ascendente.

Por predefinição, um registo herda a agenda de eliminação da pasta em que foi declarado. No entanto, se pretender associar uma agenda de eliminação diferente ao registo, poderá criar um tipo de registo, associar a agenda de eliminação requerida a este tipo de registo e atribuir este tipo de registo ao registo. Quando forem associadas diferentes agendas de eliminação à categoria de registo, pasta de registos e tipo de registo de um registo, o registo irá herdar a agenda de eliminação do tipo de registo. Se um registo for criado directamente numa categoria de registo, o registo irá herdar a agenda de eliminação da categoria de registo.

Regra geral, aplica-se a agenda de eliminação de nível mais baixo existente na hierarquia de um registo. O diagrama que se segue descreve a herança de agendas de eliminação por diferentes entidades, sob diferentes condições:

O diagrama que se segue descreve a herança de agendas de eliminação por diferentes entidades, sob diferentes condições.

Se mover uma categoria de registo ou pasta, poderá atribuir uma agenda de eliminação ao contentor e especificar quais as entidades no contentor que serão afectadas por esta atribuição. Para obter mais informações sobre como mover entidades, consulte o tópico Recolocar uma categoria ou pasta.

Se não atribuir uma agenda de eliminação aquando da recolocação de um contentor, verifica-se o seguinte:

Processo de eliminação

Depois de associar uma agenda de eliminação a uma categoria de registo ou pasta, todos os registos criados nesse contentor irão herdar a agenda de eliminação por predefinição. Quando a acção de suspensão for executada em registos, estes passam a destinar-se a eliminação e são movidos para a fase de eliminação. As entidades identificadas estão prontas para eliminação e são assinaladas com o ícone Pronto para a eliminação: ícone pronto para a eliminação.

Os utilizadores autorizados podem iniciar a eliminação. Depois de obter a aprovação do Records Manager, o sistema executa as acções de eliminação associadas nas entidades aprovadas. Pode atribuir uma das seguintes acções de eliminação a uma fase na agenda de eliminação:

 Se, por algum motivo, ocorrer uma falha num fluxo de trabalho de destruição, a entidade permanece no estado Eliminação em curso. Tem de reiniciar a eliminação da entidade. Consulte o tópico Iniciar uma agenda de eliminação.

Melhores práticas

Algumas propriedades são actualizadas dinamicamente pelo varrimento de eliminação. Se estas propriedades forem utilizadas como base de retenção para retenções alternativas, um varrimento de eliminação de actualização pode ter um período de retenção maior. Não utilize nenhuma destas propriedades como base de retenção para uma retenção alternativa:
  • Data da execução da fase actual
  • Acção da fase actual
  • Data do último varrimento
  • Data da decisão da fase actual
  • Decisão da revisão da fase actual
  • ID da fase actual
  • Recalcular a retenção da fase
  • Estado de execução da fase actual
  • DisposalPhases
  • CycleYears
  • CycleMonths
  • CycleDays
  • CurrentActionType
  • VitalWorkflowStatus
  • VitalSweepDate
  • VitalRecordReviewDate
  • Data da próxima revisão do registo vital
  • CurrentPhaseId
  • AlternateRetentions
  • RetentionBase
  • RetentionPeriodYears
  • RetentionPeriodMonths
  • RetentionPeriodDays
  • CurrentPhaseExportFormat
  • ExportFormat
  • CurrentPhaseDecisionDate


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Última actualização: Agosto de 2011


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