Produkt IBM® Enterprise
Records je doplňková komponenta
produktové sady IBM FileNet P8. Produkt IBM Enterprise
Records umožňuje vytvářet a udržovat přesné, zabezpečené a spolehlivé záznamy pro elektronické i
fyzické informace. Pomocí produktu IBM Enterprise
Records můžete spravovat záznamy libovolného typu, bez ohledu na úložné médium nebo formát. Porozumění produktu IBM Enterprise
Records závisí na pochopení toho, co je to záznam a proč používáte systém správy
záznamů.
Správa záznamů
Správa záznamů se vztahuje k řídicím aktivitám, například k plánování, řízení a organizování
pro tvorbu, uchovávání, využívání, načítání a odebírání záznamů. Jinými slovy, správa záznamů zahrnuje všechny aktivity, které provádíte při udržování
záznamů po celou dobu životního cyklu od vytvoření přes aktivní využívání a neaktivní skladování až po odebrání.
Nutnost správy záznamů
Chcete-li zajistit, že organizační informace budou přesné, úplné a snadno
dostupné, musíte vytvořit spolehlivý systém správy záznamů. V opačném případě můžete investovat značnou dobu do neproduktivních činností, například
ručního vyhledávání informací nebo chybějících či chybně zařazených záznamů.
V případě neexistence systému správy záznamů může být značně obtížné vyhledat, interpretovat a splnit zákony a nařízení o uchovávání záznamů. To může vést k bolestným pokutám, penále a dalším právním důsledkům. Pokud náležitým způsobem neudržujete a nespravujete záznamy, můžete rovněž narazit na
rizika spojená se soudními spory, důvěrností údajů a zabezpečením kritických a závažných informací.
Ke zmírnění výše uvedených rizik můžete
použít produkt IBM Enterprise
Records. Pomocí produktu IBM Enterprise
Records můžete uchovávat
cenné informace jako záznamy, které jsou kdykoli k dispozici s pomocí vyhledávacích postupů, zatímco méně důležité nebo neaktivní záznamy se buď ničí, nebo
archivují.
Úloha produktu IBM Enterprise
Records ve správě záznamů
Produkt
IBM Enterprise
Records umožňuje spravovat záznamy v rámci celého podniku, nezávisle na úložném médiu. Účelem produktu
IBM Enterprise
Records je zajistit, že:
- Záznamy budou snadno přístupné v rámci celého podniku, kdykoli jsou potřeba.
- Záznamy budou odebrány, když již nejsou užitečné nebo když již nejsou vyžadovány právními, správními nebo administrativními předpisy.
S
využitím produktu
IBM Enterprise
Records můžete:
- Vytvořit a udržovat hierarchickou strukturu (plán souborů) pro uchovávání záznamů.
- Spravovat elektronické i fyzické záznamy.
- Zabezpečit úložiště obsahující záznamy.
- Vytvořit pravidla pro uchování a odebrání záznamů.
- Vynutit archivování nebo zničení záznamů na základě těchto pravidel.
- Řídit přístup k záznamům.
- Načítat záznamy na základě vyhledávacích kritérií.
- Ničit záznamy, které již organizace nepotřebuje.
Funkce a výhody produktu IBM Enterprise
Records
Následující tabulka
uvádí seznam funkcí produktu
IBM Enterprise
Records spolu s přínosy, které každá tato funkce má.
Funkce |
Přínos |
Centralizované úložiště záznamů |
- Široké využití a dostupnost informací v celém podniku.
- Efektivní rozhodování díky rychlé dostupnosti důležitých informací.
|
Virtuální umístění a kontejnery pro ukládání záznamů pro elektronické a fyzické dokumenty v hierarchii |
- Řízení kolekcí vytištěných kopií dokumentů a elektronických souborů.
- Simulace reálného kancelářského prostředí.
- Virtuální umístění a kontejnery kopírují skutečnou strukturu fyzického úložiště.
- Řízení nákladů prostřednictvím snížených výdajů na prostor v kanceláři, vybavení a pracovníky potřebné pro správu a načítání záznamů.
|
Snadno použitelné vyhledávací funkce |
- Včasný a snadný přístup k požadovaným informacím bez použití složité syntaxe dotazu.
|
Pravidla uchovávání a odebírání záznamů |
Uživatelsky definované řízení: - Doby, po kterou by se měl záznam uchovávat.
- Nakládání se záznamem na konci jeho plánu uchování.
- Kontroly záznamů před jejich zničením.
|
Procedury prověřování záznamů, automatizované sledování období uchování a inicializace procesu odebrání záznamů |
- Nemůže dojít k náhodnému zničení, pozměnění, manipulaci, poškození nebo ztrátě záznamů.
- Záznamy se ničí pouze podle plánu odebrání nebo jako součást prověřovací procedury.
- Záznamy, které již nejsou potřebné, se odebírají, aby se snížily požadavky na úložiště.
|
Import a export záznamů |
- Záznamy, které nejsou v organizaci často vyžadovány, ale je zapotřebí je uchovávat za účelem splnění vládních nařízení, lze exportovat do některého
jiného umístění.
- Záznamy je možné importovat z jiných úložišť záznamů.
|
Přiměřené řízení zabezpečení pro záznamy |
- Neautorizovaní uživatelé nemohou získat k záznamům přístup.
- Uživatelé nemohou náhodně odstranit záznamy. Záznamy mohou být odstraněny administrátorem záznamů nebo v důsledku procedury prověřování.
- Uživatelé mohou provádět pouze takové operace související se záznamy, pro které mají příslušná přístupová práva.
|
Integrace s produkty IBM FileNet P8 Workplace,
Workplace XT, Microsoft Office a Microsoft Outlook |
Ruční nebo automatická deklarace záznamů z těchto produktů: - Workplace nebo Workplace XT
- Microsoft Outlook, Word, Excel a Power Point
- šablony položek
|
Role uživatelů v produktu IBM Enterprise
Records
Produkt
IBM Enterprise
Records poskytuje model zabezpečení uživatele vycházející z rolí a zahrnuje role administrátora záznamů,
Records Managera, privilegovaného uživatele (DoD a Base) nebo kontrolora záznamů (PRO) a uživatele záznamů. Každá role určuje, jaké úlohy může provádět
uživatel náležící do určité role. Další informace naleznete v tématu
Zabezpečení produktu FileNet P8.
Typy instalací produktu IBM Enterprise
Records
Před instalací aplikace
IBM Enterprise
Records si musíte zvolit typ instalace (datový model), která splňuje vaše požadavky na správu záznamů. K dispozici jsou tyto datové modely:
- Základní (Base): Poskytuje hlavní funkce a vlastnosti správy záznamů.
Základní instalace záznamů produktu IBM Enterprise
Records je doporučená instalace pro produkt
IBM Enterprise
Records, protože přidává minimální počet vlastností a splní většinu požadavků. Funkčně poskytuje základní
instalace stejné možnosti jako instalace DoD.
- DoD: Splňuje standardy 5015.2 ministerstva obrany (DoD - Department of Defense), kapitoly 2 a 4, které poskytují vodítko pro implementaci a
procedurální směrnice pro správu záznamů v DoD. Instalace DoD produktu IBM Enterprise
Records navíc definuje specifická
rozhraní systému a vyhledávací kritéria a popisuje minimální požadavky správy záznamů, které musí být splněny podle aktuálních předpisů NARA (National
Archives and Records Administration).
- PRO: Splňuje požadavky PRO (Public Record Office) na správu elektronických záznamů.
Typy entit produktu IBM Enterprise
Records
V produktu
IBM Enterprise
Records se záznamy ukládají v rámci hierarchické struktury obsahující různé entity správy záznamů. Následující obrázek znázorňuje hierarchickou strukturu těchto entit společně se stručným vysvětlením každé entity:

- Úložiště objektů: Vztahuje se k úložišti objektů a sadě doprovodných služeb pro ukládání a načítání těchto objektů. Úložiště objektů může představovat:
- Úložiště objektů plánu souborů (FPOS): Obsahuje plán souborů, to znamená celou hierarchii entit správy záznamů, kterou vytvoříte.
- Úložiště objektu záznamů (ROS): Obsahuje dokumenty, které lze deklarovat jako záznamy v FPOS.
Doporučuje se konfigurovat oddělená
úložiště objektů pro záznamy (metadata) a dokumenty, které jsou deklarovány jako záznamy. FPOS tudíž obsahuje strukturu plánu souborů, zatímco ROS
obsahuje dokumenty, z nichž některé jsou deklarovány jako záznamy. Obvykle je to tak, že je mnoho uživatelů s přístupem k úložišti ROS, kteří by neměli mít přístup k entitám tvořícím plán souborů v úložišti FPOS. K úložišti FPOS může být přidruženo více než jedno úložiště ROS.
- Plán souborů: Definuje uspořádání záznamů. V plánu souborů ukládáte záznamy ve strukturované hierarchii navržené pro uchovávání kontextu záznamů. Můžete například vytvořit plány souborů, které odrážejí obchodní funkce organizace. Podle těchto schémat potom můžete roztřídit záznamy na základě těchto
obchodních funkcí. K plánu souborů můžete také přidružit vzorek pojmenování. Všechny entity vytvořené v rámci plánu souborů se budou řídit vzorkem
pojmenování záznamů.
- Kategorie záznamu: Kategorizuje sadu souvisejících záznamů v rámci plánu souborů. Kategorie záznamů se vytvářejí za účelem zatřídění záznamů na
základě funkčních kategorií. Kategorie záznamu může obsahovat podkategorie nebo složky záznamů (ale nikoli obojí). Datový model Base a datový model DoD
umožňují deklaraci záznamů přímo v kategorii záznamu; datový model PRO to neumožňuje. Ke každé kategorii můžete navíc přidružit pravidla pro uchování
a odebrání. Tato pravidla platí pro všechny složky záznamů a záznamy, které jsou vytvořeny v rámci dané kategorie.
- Složka záznamů: Slouží jako kontejner pro související záznamy. Používá se pro správu záznamů podle určených období uchování a událostí odebrání. V rámci kategorie můžete vytvořit elektronické, fyzické a hybridní složky záznamů a s jejich pomocí provádět správu elektronických a fyzických záznamů.
- Elektronická složka: Používá se pro ukládání elektronických záznamů. Elektronická složka může rovněž obsahovat značkovače. Značkovač je elektronická
položka pro fyzický záznam, který nemůže být uložen ve fyzickém souboru. Příklady takových záznamů jsou plány velkých budov, videokazety nebo databáze.
- Fyzická složka: Uchovává záznamy zastupující fyzické položky, například papírové záznamy. Fyzická složka je virtuální položka zastupující papírovou složku.
Podle struktury fyzického úložiště vaší organizace můžete modelovat hierarchii fyzických složek v produktu
IBM Enterprise
Records.
- Pole: Pole představuje mechanismus pro modelování fyzických entit obsahujících další fyzické entity. Například můžete vytvořit "Skladiště,"
které obsahuje "Police," které obsahují "Pole," která obsahují "Fyzické složky." Pole může obsahovat jiné pole, fyzickou složku nebo záznam.
- Hybridní složka: Vztahuje se ke kolekci souvisejících elektronických a fyzických záznamů.
- Svazek: Slouží jako logické podružné rozdělení složky záznamů na menší snadno spravovatelné jednotky. Svazek nemůže existovat samostatně nezávisle na
složce. Složka záznamů bude vždy obsahovat přinejmenším jeden svazek, který bude automaticky vytvořen systémem při vytváření složky záznamů. Následně můžete uvnitř složky záznamů vytvořit libovolný počet svazků.
- Záznam: Záznam poskytuje metadata o dokumentu nebo fyzickém objektu, který je řízen aplikací IBM Enterprise
Records. Záznam může zdědit některá svá chování od složky záznamů, v níž byl vytvořen. Může například zdědit plán odebrání nadřízené složky záznamů. Záznamy můžete zatřídit do těchto entit:
- Elektronický záznam: Ukazuje na elektronický dokument.
- Značkovač: Ukazuje na fyzický objekt nebo papírový dokument.
- Závažný záznam: Velmi důležitý záznam, který je povinný pro splnění provozních odpovědností během mimořádné situace v celém podniku.
Závažné záznamy se pravidelně kontrolují a aktualizují.
- Trvalý záznam: Záznam, u kterého byla rozpoznána dostatečná historická nebo jiná hodnota, která by odůvodnila trvalé uchovávání v rámci organizace nad
rámec doby, která je normálně povinná pro administrativní, právní nebo finanční účely.
- Typy záznamů: K záznamům, které mají společné vlastnosti, můžete přidružit typ záznamu. Například můžete definovat typ záznamu, chcete-li určit
společný plán odebrání pro záznamy a usnadnit vyhledávání a načítání záznamů. Typy záznamů můžete použít, pokud by skupina záznamů zařazených ve složce
záznamů měla mít plán odebrání odlišný od plánu odebrání, který je k této složce záznamů aktuálně přidružený.
Následující příklad znázorňuje
hierarchii entit správy záznamů
Plán souborů
Obecná správa (kategorie)
Korespondenční soubory (složka)
Instruktáže o programu (složka)
Konference o školení správy 2006 (svazek)
Konference o školení správy 2007 (svazek)
Správa informací (kategorie)
Korespondenční soubory (složka)
Kontrolní listy obsluhy (složka)