多内容文档已分配一个文档标识,但文档由多个电子文件组成。例如,您可能拥有包含字处理文档和电子表格文档的提案。为了跟踪和保留,您可能要为该文档使用相同的名称、属性和位置,即使文档由两个文件组成。您可以通过使用多内容文档分组这些文件来达到目的。当使用多内容文档时,您会拥有访问所有这些文件的权限(依安全性访问权而定)。
如有需要,您可添加或除去内容元素,并且文档的每个版本均可拥有不同的文件作为内容元素。即内容元素文件与文档的特定版本相关联。您必须检出文档以添加或除去内容元素。当您检出多内容文档时,将为文档的新版本创建保留对象。此保留对象不包含多内容信息。即多内容元素不会自动从一个版本转到下一个版本。当您检入文档的新版本时,必须手动将每个内容元素添加至新文档版本。
您站点的管理员将确定哪些用户可以查看多内容文档的内容,以及哪些用户可以从文档保存或删除内容元素。如果没有适当的访问权,您只能查看文档中包含的第一个元素。换言之,您将不会知道文档包含其他元素。
要管理多内容文档,请完成下列步骤: