IBM Enterprise Records, Version 5.1.+            

Suchen nach Schriftstücken mithilfe von gespeicherten Suchen und Vorlagen

Neben der Suche nach bestimmten IBM® Enterprise Records-Entitäten über die Registerkarte Suchen können auch in Workplace erstellte Suchvorlagen oder gespeicherte Suchvorgänge verwendet werden.

Wenn ein Suchvorlagenentwickler eine Suche im Verzeichnis <FPOS>:\Records Management\Templates speichert und IBM Enterprise Records als Anwendungsnamen eingibt, wird die Suche auf der Registerkarte Suchen angezeigt. Wählen Sie Suchvorlagen und gespeicherte Suchen aus, um eine Liste der Suchen auf der Registerkarte Suchen von IBM Enterprise Records anzuzeigen. Nur Suchvorgänge, bei denen im Feld Anwendungsname der Eintrag "RM" eingefügt wurde, werden auch in IBM Enterprise Records angezeigt.

Benutzer mit Zugriff auf Autor > Erweiterte Tools in Workplace können Suchvorgänge mithilfe von Search Designer erstellen und ändern. Beim Erstellen von Suchvorlagen können Sie mithilfe der Eigenschaft RM - Entitätstyp für IBM Enterprise Records spezifische Entitäten in den Suchergebnissen angeben oder herausfiltern. In der folgenden Tabelle werden die IBM Enterprise Records-Entitäten zusammen mit ihren entsprechenden Werten aufgelistet:

Tabelle 1. IBM Enterprise Records-Entitäten und entsprechende Werte
RMEntityType Wert Objekttyp*
Aktenkategorie 101 Ordner
Aktenordner 102 Ordner
Elektronischer Aktenordner 105 Ordner
Physischer Container 106 Ordner
Hybrid-Aktenordner 108 Ordner
Physischer Aktenordner 110 Ordner
Band 103 Ordner
Elektronisches Schriftstück 301 Dokument
E-Mail-Schriftstück 302 Dokument
Marker 303 Dokument

* Benutzerdefinierte Objekte wie Aktionen, Speicher- bzw. Standorte, Aktentypen usw. Zum Anzeigen dieser Liste klicken Sie im Suchvorgangs-Designer auf das Dropdown-Menü "Objektunterklasse".

Beim Entwerfen der Suche können Sie Entitätstypen auflisten, die als Kontrollkästchen in der Suchvorlage angezeigt werden. Diese legen Sie auf der Seite Objekttypen fest. Wenn Sie die Suchvorlage verwenden, geben Sie die Werte der Tabelle oben ein oder aktivieren Sie die erforderlichen Kontrollkästchen Ergebnisse nach den ausgewählten Klassen filtern:, um nach einem bestimmten Entitätstyp zu suchen.

Nähere Informationen zum Erstellen von Suchvorlagen und Speichern von Suchvorgängen erhalten Sie in der Hilfe zum Suchvorgangs-Designer.

Gespeicherte Suche

Bei einer gespeicherter Suche sind bereits alle Kriterien vom Ersteller festgelegt. Sie müssen lediglich auf den Namen der Suche klicken. Die Suche wird ausgeführt und eine Liste der Ergebnisse angezeigt, so als hätten Sie einfach einen Ordner geöffnet. Ein Symbol für eine gespeicherte Suche sieht folgendermaßen aus: Symbol für gespeicherte Suche

Suchvorlage

Bei einer Suchvorlage haben Sie im Allgemeinen die Möglichkeit, die bestehenden Suchkriterien anzuzeigen und eigene Werte einzugeben. Was nicht geändert wird, sind die Eigenschaften, anhand derer gesucht wird, sowie die Operatoren. Sie geben lediglich die Werte ein, die den vom Ersteller im Vorhinein ausgewählten Kriterien entsprechen. Ein Symbol für eine Suchvorlage sieht folgendermaßen aus: Symbol für Suchvorlage

IBM Enterprise Records unterstützt nur die VQL-Option für eine Suche oder eine Suchvorlage, die ein CBR-Element (Content-Based Retrieval - inhaltsbasiertes Abrufen) enthält. Andere CBR-Optionen wie ALL und NONE werden nicht unterstützt.

VQL ist die Abfragesprache, die von der Autonomy K2-Software unterstützt wird, die der Content Search Engine zugrunde liegt. Weitere Informationen zur VQL-Syntax finden Sie in der Autonomy-Dokumentation, die auf dem K2 Master Administration Server installiert ist: http://<Hostname_des_Masteradministrationservers>:9990/verity_docs/

So verwenden Sie eine Suchvorlage oder gespeicherte Suche:

  1. Öffnen Sie die Registerkarte "Suchen" und klicken Sie auf "Suchvorlagen und gespeicherte Suchen".
  2. Wählen Sie in den aufgelisteten Suchvorlagen oder gespeicherten Suchvorgängen einen beliebigen Eintrag.
  3. Wenn Sie eine Suchvorlage geöffnet haben, legen Sie die Werte für die Suchkriterien fest und klicken Sie auf "Suchen". (Gespeicherte Suchen werden bei der Auswahl ohne weitere Benutzereingaben direkt ausgeführt.)
  4. Klicken Sie auf Standard wiederherstellen (Restore Defaults), um alle Suchkriterien der Vorlage zu löschen. Um einen einzelnen Wert aus einem Dropdown-Menü zu löschen, wählen Sie den Leereintrag am Anfang der Liste. Anschließend klicken Sie rechts neben dem Kalendersymbol auf die Verknüpfung "Leeren", um das Datum zu löschen. Markieren Sie den Text und drücken Sie zum Löschen die Rücktaste.

Die Suchergebnisse werden im unteren Teil der Seite angezeigt. Sie können durch Klicken auf die Spaltenüberschriften die Ergebnisse neu sortieren, über das Symbol "Informationen abrufen" zusätzliche Informationsseiten aufrufen, Dokumente anzeigen, Ordner öffnen und über das Kontextmenü einer Einheit weitere Aktionen durchführen. Um dieselbe Aktion für mehrere Einheiten auszuführen, aktivieren Sie die dazugehörigen Kontrollkästchen und wählen die Aktion im Menü "Mehrfachauswahlaktionen".

 



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Letzte Aktualisierung: August 2011


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