När du avdeklarerar en post raderas postens metadata och dokumentets egenskap RecordInformation får värdet null. Under avdeklarationen av en post kan du också välja att behålla postens metadata.
Det kräver dock att arkiveringsplanen är konfigurerad för att bevara metadata.
Postadministratörer och postansvariga kan avdeklarera poster. Avdeklaration gör att alla dokument och dokumentversioner frigörs från posten, vilket gör att de inte kommer att beröras om posten tas bort. Deras säkerhetsinställningar återställs till de som fanns ursprungligen innan posten deklarerades.
I följande postlägen kan en post inte avdeklareras:
- En post som är spärrad, eller finns i en behållare som är spärrad.
- En post som är markerad för borttagning.
- En post som ingår i ett pågående arbetsflöden (t.ex. ett avvecklingsarbetsflöde).
- En post som har förenat innehåll.
- En post som inte kan avdeklareras av något annat skäl (t.ex. bristande behörighet).
Avdeklarera en enda post:
- Högerklicka på postens namn och välj Avdeklarera.
- Klicka på Acceptera om du vill avdeklarera posten eller på Avsluta om du vill behålla posten.
Avdeklarera en eller flera poster:
- Bläddra genom arkiveringsplanens hierarki eller sök efter posterna du ska avdeklarera.
- Markera kryssrutorna till vänster om de poster som ska avdeklareras.
- Välj Avdeklarera från menyn Flervalsåtgärder.
- I fönstret Avdeklarera kontrollerar du att de poster som ska avdeklareras är valda och klickar på Avdeklarera så avdeklareras posterna eller på Avsluta om du vill avbryta åtgärden. Om du klickar på Avdeklarera avdeklareras posterna utan någon ytterligare varning.
- Klicka på OK i det bekräftelsemeddelande som visas för att verifiera att åtgärden Avdeklarera ska utföras så kommer du tillbaka till sidan Bläddra.
- Posterna tas bort.
- Källdokumenten återfår sin ursprungliga säkerhetsinställning och kan deklareras igen.
- Händelsen RMAudit Undeclare loggas om spårning är på.