您可通过使用 Application Engine、Workplace XT、IBM® Enterprise Records 或 Application Integration 申报记录,或自动申报记录。
您可以通过多种方法来申报记录,例如通过:
- Application Engine 或 Workplace XT(电子记录和物理记录)。
- IBM Enterprise Records(仅物理记录);请参阅申报物理记录。
- Microsoft Outlook、Word、Excel、Power Point(需要安装 Application Integration)。
- 使用事件自动申报记录;请参阅配置记录的自动申报。
对于 Base 或 DoD 安装,您可以在卷、记录文件夹或记录类别中申报记录;对于 PRO 安装,您可以在记录文件夹或卷中申报记录。要申报记录,您需要确保要在其中申报记录的实体处于打开状态。
如果您在记录文件夹中申报记录,那么记录将自动分配到位于该文件夹中的活动的卷。最后创建的卷在关闭之前一直为活动的卷。如果您需要在已关闭的卷中申报记录,请重新打开卷并手动选择重新打开的卷。
要点: 您可以创建条目模板,以便于申报记录。IBM Enterprise Records 包括用于申报电子邮件记录的样本条目模板。您可以使用该模板从 Application Engine 申报电子邮件记录。(有关导入样本电子邮件申报模板的信息,请参阅 IBM Enterprise Records 软件包的自述文件。)IBM Enterprise Records 还包括用于申报记录的样本工作流程。该工作流程向软件开发专业人员演示如何使用 API 和工作流程申报文档。有关更多信息,请参阅 IBM Enterprise Records Installation and Upgrade Guide
中的“Install a sample workflow”。)
将文档申报为记录
如果您要将文档申报为记录并且该文档有多个版本,那么您有如何为文档系列创建记录的多种选择。但是,您最多只能将十六个文档版本申报为单个记录。
限制: 一个记录用户将文档申报为记录之后,其他并非记录用户(最低要求)的用户将不再能够访问该文档的信息页面。此限制是特别设计的。
要加速申报记录的流程,申报为记录向导和申报为记录条目模板可支持从文档到记录自动进行属性值映射。当将文档申报为记录时,“文档”类属性符号名称将与记录类属性符号名称进行比较。如果这些名称匹配,那么文档属性中的值将自动指定为匹配的记录属性的值。例如,如果“文档”类具有属性“颜色”,且记录类也具有属性“颜色”,那么文档属性的值将自动映射到记录属性。同样,如果您要使用缺省电子邮件记录类从 Outlook 申报电子邮件,那么“主题”、“收件人”、“抄送”、“发件人”、“发送日期”和“接收日期”值均将被自动映射。
无论条目模板是否显示设置记录属性步骤,属性映射都会发生。如果选择多个文档版本进行申报,那么属性映射取决于为申报操作选定的文档的最新版本。文档的不同版本可能有不同的类和属性。将始终根据文档的最新版本的属性来映射属性。
下列规则描述属性映射如何作用于文档和记录类的公共属性:
- 如果文档属性有一个值,那么该值将自动显示为记录的缺省值。
- 如果文档属性为空(未定义),那么将不为该记录显示缺省值。如果您为记录输入值,那么该值将作为记录的值保留并且文档将不具有该属性值。
- 如果不需要“文档”类属性,但需要记录类属性,那么应该由管理员(在 Enterprise Manager 内)来更改文档也需要的“文档”类属性。这会自动提供所需属性。
要点: 可以在对象库之间对属性设置别名。任何属性映射均会考虑管理员所定义的用于将属性从一个对象库映射到另一对象库的设置。