廃棄アクションは、カットオフ日付に到達した後、または廃棄フェーズの保存期間が経過したときに、エンティティーに対して実行するアクションです。「自動破棄」アクションの場合を除き、作成するアクションごとに、デフォルトのワークフローを割り当てる必要があります。システムでアクションを実行する場合、権限のあるユーザーからの確認を受信した時点で、関連付けられたワークフローが起動されます。
廃棄スケジュールを定義する際は、カットオフに対して設定した廃棄トリガーにアクションを割り当てます。また、廃棄スケジュールで作成する各廃棄フェーズにもアクションを割り当てます。
要確認: アクションを作成、変更、または削除できるのは、レコード管理者または (Base および DoD の場合は) レコード・マネージャーだけです。
アクションのタイプ
IBM® Enterprise
Records では、システムで事前定義された次のタイプのアクションを作成できます。
- レビュー: 権限のある担当者によってレビューされたレコードを取得できます。レビューでは、エンティティーの廃棄状況を確認し、廃棄可能かどうかを決定します。
- エクスポート: レコードを別のリポジトリーにエクスポートまたはコピーします。
- 転送: レコードを永久保存するために記録保管施設に転送します。
- 破棄: レコードを完全に削除または破棄します。
- 暫定転送: レコードを他の場所に一時的に転送します。
- カットオフ: カットオフに到達した時点でエンティティーを閉じます。
- 重要レビュー: 重要エンティティーの定期的なレビューのスケジュールを設定できます。
- 自動破棄: ワークフローを使用せずに、レコードを完全に削除または破棄します。レコードの削除は、保存スケジュールが終了に到達すると即時に実行されます。