IBM Enterprise Records, バージョン 5.1.+            

レコード・カテゴリーの追加

レコード管理エンティティー階層のファイル・プランにレコード・カテゴリーを追加できます。また、別のレコード・カテゴリーにレコード・カテゴリーを追加してサブカテゴリーを作成することもできます。ただし、サブカテゴリーはアクティブなレコード・カテゴリーにのみ追加できます。レコード・カテゴリーは、レコード・マネージャーまたはレコード管理者だけが追加できます。

デフォルトでは、新しく作成されたレコード・カテゴリーは、親レコード・カテゴリーからすべてのプロパティーを継承します (名前、ID、開かれた日付を除く)。継承されたこれらの値は変更できます。
重要: どのファイル・プラン・レベルでも、100 を超えるレコード・カテゴリーとレコード・フォルダーは作成しないでください (詳しくは、ファイル・プランを参照してください)。

レコード・カテゴリーを追加するには、次のようにします。

  1. レコード・マネージャーまたはレコード管理者としてサインインし、レコード・カテゴリーの作成先となるファイル・プランを参照します。サブカテゴリーを作成する場合、適切なレコード・カテゴリーを開きます。
  2. ウィザードを開くには、「レコード・カテゴリーの追加レコード・カテゴリーの追加アイコン をクリックします。 続いて次の手順を実行します。
    1. プロパティーを設定するには、プロパティー値を入力するか、表示されているプロパティー値を変更します。 一部のプロパティーはこのページで直接編集できます。直接編集できないプロパティーについては、プロパティー名をクリックして値を編集します。赤いアスタリスクは、そのプロパティーの値を指定する必要があることを示しています。表示されるプロパティーの詳細については、プロパティーのリファレンス を参照してください。このカテゴリーに追加されるレコードに自動的に名前を付ける「レコード・パターン」を入力する場合、このフィールドに直接入力します。命名パターンの作成については、命名パターンの追加を参照してください。
    2. 次へ」をクリックしてレコード・カテゴリーの廃棄スケジュールを設定するか、または左パネルから別のステップを選択します。
    3. キャンセル」をクリックすると、「レコード・カテゴリーの追加」ウィザードが終了します。
    4. 廃棄を設定する場合、3 通りの可能性があります。廃棄スケジュールが既に選択されている場合 (継承ボックスがチェックされている)。廃棄スケジュールが表示されているが、継承ボックスがチェックされていない場合。そのスケジュールを使用するには、「継承」をクリックします。廃棄情報がまったく存在しない場合。いずれの場合も、スケジュールを選択または変更するには「スケジュールの参照」をクリックします。廃棄を空白のままにしておくには、「スケジュールのクリア」をクリックします。「情報の取得」アイコンをクリックすると、割り当てられているスケジュールの情報ページを参照できます。
    5. スケジュールを参照する場合、このカテゴリーに割り当てる廃棄スケジュール名の下の「選択」をクリックします。
    6. 必要な場合、廃棄期日を迎えたときにレコード・カテゴリーを廃棄するための廃棄権限を指定します。 デフォルトでは、選択した廃棄スケジュールに対して指定された廃棄権限がレコード・カテゴリーの廃棄権限として自動的に割り当てられます。選択したスケジュールの廃棄権限が設定されていない場合、カテゴリーに対して設定された廃棄権限が適用されます。廃棄権限を今すぐに指定し、廃棄スケジュールを後で設定する場合、廃棄スケジュールに対して設定される廃棄権限によってレコード・カテゴリーに対して設定された廃棄権限が上書きされます。
      重要:サイト設定」または「ユーザー設定」の表示設定で、「コンテナー作成時の重要レコードのステップを表示」が「いいえ」に設定されている場合、プログラムによって「重要レコードの設定」ステップが非表示にされるため、サブステップ 1 までスキップできます。
    7. ユーザー設定またはサイト設定が「重要レコードの設定」ステップを表示するように設定されている場合は、「次へ」をクリックして重要レコードを設定するか、または左パネルから別のステップを選択します。 詳しくは、このトピック末尾の『ユーザー設定』および『サイト設定』のリンクを参照してください。
    8. このカテゴリーのレコードを重要として指定するには、重要レコード・インジケーターのメニューから「True」を選択します。 レコード・カテゴリーに作成されるレコードを継続的にレビューおよび更新する必要がある場合に重要レコードを設定するには、このステップでレコード・カテゴリーを重要として指定できます。 このカテゴリーに作成されるすべてのレコードが重要として分類されます。
    9. 必要な場合、このレコード・カテゴリーに追加する重要レコードの説明を入力します。
    10. 重要レコード・レビュー・アクション」メニューで、重要レコードの定期レビューまたは更新サイクルと一緒に起動するアクションを選択します。 このメニューには、アクションの追加の説明に従って作成された重要レビュー・アクションがリストされます。
    11. 重要レコード・レビューと更新サイクル」メニューで、このカテゴリーの重要レコードの定期レビューまたは更新をトリガーするイベントを選択します。このメニューには、繰り返しイベント・トリガーの追加の説明に従って作成された繰り返しイベントがリストされます。
    12. 次へ」をクリックしてセキュリティーを設定し、レコード・カテゴリーを完成させます。
    13. セキュリティーを設定するには、既存のセキュリティー設定を確認します。 各アクセス権限については、セキュリティー設定の指定を参照してください。 セキュリティー設定では、レコード・カテゴリーにアクセスできるグループとユーザーを設定し、各グループとユーザーに付与する権限を制御します。ここで指定するセキュリティー設定は、エンティティーに対して設定されたFileNet P8 セキュリティーによって上書きされる場合があります。
    14. ページに表示されている特定のユーザーまたはグループのアクセス権を変更する場合、「タイトル」列のユーザー名またはグループ名をクリックします。セキュリティー設定」ページで、ユーザーとグループのセキュリティー権限を指定します。
    15. 新しいユーザーまたはグループをリストに追加するには、「追加」をクリックします。既存のユーザーまたはグループをリストから削除するには、そのユーザーまたはグループの「削除」オプションを選択します。 詳しくは、オブジェクトへのユーザーおよびグループの追加を参照してください。
    16. セキュリティー設定の変更内容を保存し、レコード・カテゴリーの作成を完了するには、「終了」をクリックします。
    17. レコード・カテゴリーが正常に追加されたことを示すメッセージが表示されたら「OK」をクリックしてウィザードを終了します。


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最終更新日: 2011 年 8 月


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