Um padrão de nomeação fornece uma forma para nomear automaticamente categorias de registros e os registros para atender suas normas. Quando um usuário cria uma destas entidades que tem um padrão de nomeação associado, o nome é automaticamente fornecido na etapa Definir propriedades. O sistema não impede que o usuário altere aquele nome. Números incrementais são atribuídos e usados assim que a etapa Definir propriedades aparece. Se você cancelar antes de criar a entidade, esse número nunca será usado.
Para nomear automaticamente categorias e pastas:
Sobre a sintaxe do padrão de nomeação
Seu processo de negócios requer que os nomes de pasta iniciem com a letra A, seguida por dois dígitos representando o ano, um hífen, e então, um número de pasta, tal como A07-000005. O padrão a seguir cria nomes como os seguintes:
A[YY]-[\d\d\d\d\d\d]
Neste padrão, A é o primeiro caracteres, YY representa o ano e \d é um numeral. O sistema fornece automaticamente valores-padrão para padrões entre colchetes []. Portanto, YY é substituído pelos dois últimos dígitos do ano atual. \d é substituído por dígitos incrementais. Você especifica o valor incremental em outro campo ao inserir a sequência.
Em outro padrão de nomenclatura de registro, você pode querer criar uma regra de nomenclatura para pastas em séries KX seguidas por um ano com dois dígitos, ponto final, mês com dois dígitos, hífen e dois conjuntos de numerais incrementais, tais como KX07.06-0004-03. O seguinte parâmetro atenderia a este requisito:
KX[YY.MM]-[\d\d\d\d]-[\d\d]
Você também pode usar padrões personalizados para criar parâmetros com base em metadados. Por exemplo, as políticas da sua organização podem requerer que a convenção de nomenclatura de pastas de registro seja ano, espaço, assunto (metadados) da pasta de registro, espaço e um número com cinco dígitos, tal como "2006 Loan 00005." Para isto, é possível criar um padrão de nomenclatura com as seguintes especificações:
[YYYY] [THIS.EmailSubject] [\d\d\d\d\d]O sistema fornecerá os valores-padrão para o ano e assunto porque estes estão entre []. THIS.EmailSubject é um padrão customizado. Portanto, o sistema irá fornecer o valor padrão do campo de metadados, AssuntoEmail, que você especifica para o pai da pasta de registros. Você precisa especificar o nome simbólico da propriedade ao criar um padrão personalizado. Também, se não houver um valor disponível para a propriedade especificada, um erro é gerado. Este padrão personalizado é aplicável somente para as entidades no nível 2 ou abaixo (3, 4, e assim por diante) no plano de arquivo. O Nível do plano de arquivo é outro campo que você completa ao adicionar um nível de padrão.ou
[YYYY] [Parent.EmailSubject] [\d\d\d\d\d]
Não use caracteres que sejam nomes inválidos. Por exemplo, não use um caractere de barra / ao incorporar datas. Os caracteres inválidos são:
\ / : * ? " < > |Para garantir que os usuários não excedam o número de caracteres especificado no padrão de nomenclatura, delimite-o usando os símbolos ^ e $. Por exemplo, se você criar o padrão de nomenclatura, \d\d\d, anexe o símbolo ^ no início do padrão de nomenclatura e o símbolo $ no final dele, conforme mostrado abaixo:
^\d\d\d$Isto irá assegurar que quando o usuário insere um valor, o número de caracteres inseridos não exceda o número de caracteres especificados na sequência do padrão.
Para incluir um padrão de nomenclatura:
Para incluir um nível-padrão:
Exemplo
Se você deseja que as subcategorias na categoria de registro de nível superior sejam automaticamente nomeadas, crie um padrão para o nível 2 e selecione Categoria de registros como o tipo. Se você deseja que as pastas de registros naquela subcategoria sejam automaticamente nomeadas, crie um padrão para o nível 3 e selecione Pasta de registros como o tipo. Tendo ambos estes níveis de padrão no padrão de nomeação, resulta em subcategorias no nível 2 e pastas de registros no nível 3 sendo automaticamente nomeadas.
Para incluir ou modificar níveis-padrão posteriormente:
Para designar um padrão de nomenclatura a um plano de arquivos (necessário para ativar a nomenclatura automática):