Sie können Schriftstücke mit Application Engine, Workplace XT, IBM® Enterprise Records, Application Integration oder automatisch deklarieren.
Die Deklaration einer Akte kann auf verschiedene Weise erfolgen:
Für eine Basis- oder eine DoD-Installation können Sie eine Akte in einem Band, einem Aktenordner oder einer Aktenkategorie erstellen; für eine PRO-Installation geschieht dies in einem Aktenordner oder einem Band. Für die Deklaration einer Akte müssen Sie sicherstellen, dass die Einheit, in der die Akte deklariert werden soll, offen ist.
Wenn Sie eine Akte in einem Aktenordner deklarieren, wird die Akte automatisch dem aktiven Band in diesem Ordner zugewiesen. Der aktive Band ist stets das zuletzt erstellte. Es bleibt so lange aktiv, bis es geschlossen wird. Wenn Sie eine Akte in einem geschlossenen Band deklarieren wollen, müssen Sie den Band erneut öffnen und die Auswahl manuell vornehmen.
Wenn Sie ein Dokument als Schriftstück deklarieren und das Dokument mehrere Versionen hat, haben Sie mehrere Möglichkeiten zum Erstellen des Schriftstücks für die Dokumentserie. Sie können jedoch nur maximal 16 Dokumentversionen als ein einziges Schriftstück deklarieren.
Zur Beschleunigung der Schriftstückdeklaration unterstützen der Assistent für die Schriftstückdeklaration und die Erfassungsvorlagen für die Schriftstückdeklaration die automatische Zuordnung von Eigenschaftswerten aus dem Dokument zum Schriftstück. Wenn ein Dokument als eine Akte deklariert wird, werden die symbolischen Namen der Dokumentklasseneigenschaft mit den symbolischen Namen der Aktenklasseneigenschaft verglichen. Besteht eine Übereinstimmung, wird der Wert der Dokumenteigenschaft automatisch als der Wert für die entsprechende Akteneigenschaft zugewiesen. Wenn die Dokumentklasse beispielsweise die Eigenschaft "Farbe" hat und wenn die Schriftstückklasse ebenfalls diese Eigenschaft hat, wird der Wert aus der Dokumenteigenschaft automatisch der Schriftstückeigenschaft zugeordnet. Analog dazu verhält es sich, wenn Sie eine E-Mail-Nachricht aus Outlook mit der Standard-Email-Aktenklasse deklarieren: In diesem Fall werden die Eigenschaftswerte Betreff, An, CC, Von, Datum und Erhalten am automatisch zugewiesen.
Die Eigenschaftszuordnung erfolgt unabhängig davon, ob die Erfassungsvorlage den Schritt Schriftstückeigenschaften festlegen anzeigt. Wenn mehrere Versionen eines Dokuments für die Deklaration ausgewählt werden, basiert die Eigenschaftenzuordnung auf der neuesten Version des Dokuments. Verschiedene Versionen eines Dokuments können unterschiedliche Klassen und Eigenschaften aufweisen. Die Zuweisung der Eigenschafte richtet sich jedoch immer nach der neuesten Version des Dokuments.
Die folgenden Regeln beschreiben, wie die Eigenschaftszuordnung für eine Eigenschaft gehandhabt wird, die der Dokument- und der Schriftstückklasse gemeinsam ist: