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Registros de archivos

Cuando se archiva un registro, se crea una referencia a ese registro en otra ubicación dentro del mismo plan de archivos. El registro no se duplica. Esto significa que en lugar de crear una copia del registro, crea una referencia que apunta al registro en su ubicación original. Puede archivar uno o más registros al mismo tiempo.

Al completar un registro, tenga en cuenta los aspectos siguientes:

Implicaciones de seguridad de registros de archivado

Cuando se declara un registro en más de un contenedor, puede especificar su superior de seguridad durante la declaración. Si se archiva el registro en otra carpeta después de la declaración no se cambia el superior de seguridad, siempre que el contenedor se mantenga y el registro permanezca archivado en ese contenedor. Puede ver qué contenedor es el superior de seguridad si selecciona la página de información Archivado. Para conocer los detalles adicionales, consulte Seguridad de FileNet P8 en el tema Seguridad.

Implicaciones de disposición de registros de archivado

Cuando un registro se archiva en contenedores superiores que tienen programas de disposición diferentes, el puntero al registro se ve afectado por el programa de disposición de su superior. De este modo, si un contenedor superior tiene un programa de 5 años y otro superior tiene un programa de 2 años, después de dos años el registro no aparecerá más en el superior con el registro de 2 años, sino que aparecerá todavía en el superior con el programa de 5 años.

Para archivar uno o varios registros:

  1. Busque los registros que necesite archivar.
  2. Seleccione la casilla de verificación que aparece a la izquierda de los nombres.
  3. En el menú Acciones de multiselección, seleccione Archivar. También puede hacer clic con el botón derecho del ratón en un único registro y seleccionar Archivar en el menú contextual.
  4. Vaya a la ubicación adecuada del plan de archivos donde desee archivar los registros y haga clic en Archivar.
  5. Aparece un mensaje de confirmación para comprobar que se haya terminado el archivado. Haga clic en Aceptar para volver al plan de archivos.
Atención: Para ver dónde se archiva una entidad, seleccione la vista Archivado de las páginas de información.

 



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Última actualización: Agosto de 2011


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