Aktentypen dienen der Einteilung von Akten auf Grundlage von gemeinsamen Funktionen. Sie kommen dann zum Einsatz, wenn eine Gruppe von Akten in einer Aktenkategorie oder einem Aktenordner einem Dispositionszeitplan zugeordnet werden soll, der nicht dem der Kategorie oder des Ordners entspricht. Beispiel: Ein Mitarbeiterverzeichnis muss etwa zu Buchhaltungs- und Gehaltsabrechungszwecken eine gewisse, gesetzlich geregelte Zeit lang aufbewahrt werden. Für die dazugehörigen Leistungsbeurteilungen ist jedoch keine so lange Aufbewahrungsfrist vorgesehen. Daher können Sie einen Aktentyp mit einem anderen Dispositionszeitplan erstellen und den Leistungsbeurteilungen zuweisen, sodass diese vor dem Mitarbeiterverzeichnis vernichtet werden.
Weitere Informationen zur Zuordnung von Aussonderungszeitplänen zu einem Schriftstück finden Sie in
Aussonderungszeitpläne.
Beachten Sie, dass Akten anhand ihres Aktentyps gesucht und abgerufen werden können. Die Verbindung eines Aktentyps mit einer Akte kann auf folgende Arten erfolgen:
Wenn Sie einen Standard-Aktentyp für eine Klasse konfigurieren, aber die Anzeige der Aktentyp-Metadaten bei der Deklaration nicht festlegen, so wird der Standard-Aktentyp für die betreffende Klasse immer verwendet. Der Benutzer bemerkt nicht, dass ein Aktentyp angewendet wird, und muss nicht sowohl Aktenklasse als auch Aktentyp auswählen. Sie können aber auch einen Standard festlegen und dem Benutzer trotzdem die Möglichkeit der Wahl eines Aktentyps geben oder auf einen Standard verzichten und die Wahl des Aktentyps ganz dem Benutzer überlassen.