IBM Enterprise Records, Version 5.1.+            

Überblick über die IBM Enterprise Records-Konfiguration

Für die Einrichtung einer IBM® Enterprise Records-Umgebung müssen Sie mehrere Aufgaben durchführen.

Führen Sie die folgenden Konfigurationsaufgaben durch, um eine IBM Enterprise Records-Umgebung einzurichten.

Erstellen von ROS-Dokumentklassen

Sie müssen Dokumentklassen für Dokumente erstellen, die als Datensätze deklariert werden.

Konfigurieren des Standardaktenplans

Es kann immer nur eine Aktenplanhierarchie in IBM Enterprise Records angezeigt werden.

Konfigurieren des Dispositions-Sweep-Vorgangs

Ein Administrator konfiguriert den Aussonderungsscanvorgang während der IBM Enterprise Records-Installation und -Konfiguration. Sie sollten jedoch die Richtigkeit der Dispositions-Löschvorgangskonfiguration überprüfen. Wenn Ihr Standort beispielsweise keine Schriftstücktypen verwendet, sollten Sie überprüfen, dass die Option Durchlauf nach Schriftstücktypen auf Falsch gesetzt ist.

Weitere Informationen hierzu finden Sie in Konfigurieren eines Aussonderungsscanvorgangs.

Konfigurieren von Datensatztypen

Aktentypen bieten eine Möglichkeit, eine Akte mit einem Dispositionszeitplan zu verbinden, der verschieden von dem momentan mit der übergeordneten Aktenkategorie oder dem Aktenordner verbundenen Zeitplan ist. Wenn Ihre IBM Enterprise Records-Lösung mit Schriftstücktypen arbeitet, sorgen Sie dafür, dass der Aussonderungsscanvorgang auch Schriftstücktypen verarbeitet. Setzen Sie dazu die Option Durchlauf nach Schriftstücktypen auf Wahr.

Konfigurieren der Option zum Erhalten von Metadaten

Wenn ein Benutzer mit entsprechenden Berechtigungen eine IBM Enterprise Records-Entität löscht, wird sie dauerhaft aus dem Objektspeicher entfernt. Jedoch ist es möglich, die Metadaten auf Aktenplan-Ebene für gelöschte Schriftstückkategorien, Schriftstückordner, Datenträger und Schriftstücke weiterhin aufzubewahren. Wenn ein Administrator die Option Metadaten beibehalten konfiguriert hat, bleiben die oben erwähnten Entitäten im Objektspeicher. Sie sind als "gelöscht" markiert und in der IBM Enterprise Records-Anwendung nicht mehr sichtbar. Auf Wunsch können Sie diese gelöschten Einheiten von Zeit zu Zeit mit ihren Metadaten in eine XML-Datei exportieren (für historische Zwecke) und dann die Einheiten aus dem Objektspeicher löschen. Informationen zum Konfigurieren dieser Option finden Sie in Konfigurieren der Beibehaltung von Metadaten.

Konfigurieren der autom. Deklaration von Akten

Sie können IBM Enterprise Records so konfigurieren, dass ein Dokument automatisch als Schriftstück deklariert wird, sobald ein bestimmtes Ereignis eintritt (etwa die Erstellung des Dokuments). So konfigurieren Sie die automatische Deklarierung:

Konfigurieren der Eigenschaftensynchronisierung

Sie können die Eigenschaftensynchronisierung so konfigurieren, dass Eigenschaftswerte automatisch von einem Dokument auf die zugehörige Akte (oder umgekehrt) angepasst (synchronisiert) werden, sobald die Eigenschaft des Dokuments (oder der Akte) aktualisiert wird. Weitere Informationen hierzu finden Sie in Konfigurieren der Synchronisation von Eigenschaften.

Festlegen der Workflow-Stapelgröße

Standardmäßig speichert IBM Enterprise Records höchstens zehn Arbeitselemente in einem Workflow-Stapel zur Überprüfung oder Genehmigung vor der Aussonderung. Sie können diese Zahl jedoch über eine Konfigurationseinstellung ändern. Weitere Informationen hierzu finden Sie in Konfigurieren der Stapelgröße für Workflows.

Konfigurieren des Workflows zur Abfrage eines Datensatzordners

IBM Enterprise Records enthält den Workflow zum Erstellen eines Schriftstückordners, mit dem Benutzer eine Anfrage zur Erstellung eines Ordners an einen Schriftstückmanager senden können. Die meisten Benutzer haben gewöhnlich keine ausreichenden Rechte, um Ordner zu erstellen. Um diesen Workflow für Benutzer verfügbar zu machen, müssen Sie die Site-Voreinstellung "Anfordern eines Aktenordners" konfigurieren. Diese Einstellung wurde eventuell während der IBM Enterprise Records-Installation und -Konfiguration festgelegt. Weitere Informationen zur Verwendung dieses Workflows finden Sie in Erstellen eines Schriftstückordners mithilfe eines Workflows.

Anweisungen zum Festlegen der Sitevorgabe finden Sie in Festlegen der Sitevorgabe "Schriftstückordner anfordern".

Festlegen der Site-Einstellung "Bearbeitbare Verknüpfungen"

IBM Enterprise Records enthält Links, mit denen Benutzer verwandte Schriftstücke und Ordner verknüpfen können. Zum Erstellen und Verwalten von Links in IBM Enterprise Records müssen Sie in Workplace die Sitevorgabe Bearbeitbare Linkklassen festlegen. Weitere Informationen zu IBM Enterprise Records-Links finden Sie in Links.

Anweisungen zum Festlegen der Sitevorgabe finden Sie in Festlegen der Linkklassen-Sitevorgabe.

Konfigurieren compliance-spezifischer Ereignisse

IBM Enterprise Records enthält eine Reihe von Ereignissen für PRO- oder DoD-Konformität (beispielsweise Ereignisse zum Festlegen von Metadaten). Die Konfiguration dieser Ereignisse ist optional, da ihre Verarbeitung sich nachteilig auf die Performance auswirken kann.

Konfigurieren von CFS-IS-Dokumenten

Wenn Ihre IBM Enterprise Records-Lösung das optionale Feature Content Federation Services for Image Services (CFS-IS) umfasst, sprechen Sie sich mit dem Systemadministrator von IBM FileNet Image Services ab, um sicherzustellen, dass die Image Services-Zugriffsberechtigungen korrekt für die Änderung und Löschung von Image Services-Dokumenten festgelegt sind, und um sicherzustellen, dass die IS-Dokumentklassen-Aufbewahrungsparameter so konfiguriert sind, dass IS-Dokumente, die als Schriftstücke deklariert wurden, nicht aufgrund von IS-Aufbewahrungseinstellungen gelöscht werden. Weitere Informationen hierzu finden Sie in Laufende Wartungs- und Verwaltungsaufgaben.

Konfigurieren von geschützten Speichereinheiten

Wenn Ihre IBM Enterprise Records-Lösung die Verwendung von geschützten Speichereinheiten beinhaltet, z. B. EMC Centera, NetApp SnapLock, Tivoli Storage Manager u. a., ist es wichtig, dass die IBM Enterprise Records-Aufbewahrungseinstellungen nicht in Konflikt zu Aufbewahrungseinstellungen stehen, die für die Speichereinheit konfiguriert sein können. Inaktivieren Sie deshalb die Aufbewahrungseinstellungen für die Speichereinheit und lassen Sie die Aufbewahrung durch IBM Enterprise Records steuern.


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Letzte Aktualisierung: August 2011


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