Attraverso l'uso di una struttura gerarchica composta da classi, sottoclassi, oggetti e proprietà, IBM® Enterprise Records consente di effettuare attività di gestione dei record.
Tutte le classi contenute in IBM Enterprise Records sono derivate dalla classe Cartella ubicata nell'archivio oggetti di IBM Enterprise Records. La classe Cartella è utilizzata per derivare tutte le classi del contenitore di IBM Enterprise Records. La classe Cartella RM è una sottoclasse della classe Cartella. La classe Cartella RM contiene classi e sottoclassi che assistono nella gestione dei record in IBM Enterprise Records. È possibile aggiungere un numero illimitato di sottoclassi alle classi cartella record elettronici, cartella record ibridi, contenitore fisico e cartella record fisici.
È possibile utilizzare Enterprise Manager per visualizzare la struttura gerarchica della classe IBM Enterprise Records di un archivio oggetti.
Il seguente elenco riporta le classi di IBM Enterprise Records con una breve descrizione di ciascuna classe e sottoclasse:
La classe Cartella è la classe padre di tutte le altre classi contenute in IBM Enterprise Records. Le funzionalità di base di IBM Enterprise Records dipendono dalla classe Cartella, che ha tutte le proprietà necessarie all'elaborazione della gestione dei record.
La Cartella RM rappresenta la classe di base di tutte le classi Cartella create nell'applicazione IBM Enterprise Records. Essa deriva dalla classe padre Cartella. Le classi del contenitore descritte di seguito sono sottoclassi della classe Cartella RM: Radice schema classificazione, Piano file, Contenitore posizione, Categorie record, Cartelle record e Volume.
La classe Radice schema classificazione rappresenta gli oggetti piano file di IBM Enterprise Records della cartella principale. Esiste un solo oggetto per l'oggetto schema classificazione nell'archivio oggetti. Tutti gli oggetti dello schema classificazione sono archiviati nella cartella radice schemi di classificazione.
La classe Piano file consente di raggruppare gerarchicamente i vari tipi di cartelle all'interno di un piano file, come ad esempio le categorie record e le cartelle record. In un piano file è possibile creare più categorie record e cartelle record.
La classe Contenitore posizione viene utilizzata per tracciare gli accessi e l'utilizzo di un record assegnato. Questa classe consente di creare più posizioni.
La classe Categoria record è solitamente organizzata con una struttura gerarchica, in modo da riflettere e supportare le attività di business di un'organizzazione. Essa potrà avere, come sottocartelle, delle Cartelle record e delle Categorie record. La classe Categoria record viene impostata come un contenitore in grado di avere una Categoria record o una Cartella record come sottoclassi di primo livello, attenendosi ai requisiti PRO. Tuttavia, in base ai requisiti DoD, anche RecordInfo può essere inclusa come sottoclasse di primo livello della classe Categoria record.
La cartella Record viene utilizzata per creare sottoclassi, quali ElectronicRecordFolder, PhysicalContainer, PhysicalRecordFolder e HybridRecordFolder. La seguente è una breve descrizione delle classi derivati dalla classe RecordFolder:
La classe Volume agisce come blocco per i record.
Oltre ad utilizzare le classi precedentemente elencate, IBM Enterprise Records utilizza anche la classe Documento e le sue sottoclassi, quella Record e le classi Trascrizione. Il record Elettronico ed il record di Contrassegno sono derivati dalla classe Record. La seguente figura illustra la gerarchia della classe Record e della classe Documento.
Il seguente elenco descrive le classi IBM Enterprise Records utilizzate per stabilire una gerarchia documento e record, con una breve descrizione di ciascuna classe e sottoclasse:
Una classe Documento è la classe padre di tutti i documenti in Application Engine o Workplace XT. È possibile dichiarare documenti come record. I metadati RecordInformation del documento e DeletionAction della proprietà vengono impostati su Impedisci eliminazione, che significa che il documento non viene eliminato finché il record a cui punta la proprietà RecordInformation non viene eliminato. La classe Documento è la classe di base da cui derivano tutte le altre sottoclassi relative al documento (Record, Record elettronico, Record di e-mail, Record di contrassegno e Trascrizione).
Record rappresenta la classe di base di tutti i tipi di record nel piano file. La classe Record è una sottoclasse della classe Documento. Tutti i record nel piano file sono rappresentati come documenti. Una proprietà RecordedDocuments del documento ha una OVP (object-valued property) dove l'oggetto referenziato da tale proprietà ha i propri metadati DeletionAction impostati su Cascata, il che significa che se un record viene eliminato, anche il documento a cui punta la proprietà RecordedDocuments verrà eliminato.
La classe Record elettronico eredita le proprie proprietà dalla classe Record. Tutti i documenti con origine elettronica vengono dichiarati come record elettronici utilizzando questa classe. È possibile dichiarare un documento elettronico come un record utilizzando Application Engine o Workplace XT.
La classe Record fotografia digitale eredità dalla classe Record elettronico. La classe Record fotografia digitale contiene ulteriori metadati per i record fotografia digitale.
La classe Record di e-mail eredità dalla classe Record elettronico. La classe Record di e-mail contiene ulteriori metadati per i record di e-mail.
La classe Record di contrassegno eredità dalla classe Record. I record di contrassegno hanno metadati indicanti la posizione fisica del record. I record di contrassegno possono essere archiviati nelle cartelle record elettronici o nelle cartelle record fisici. I record di contrassegno possono essere assegnati.
La classe Record PDF eredità dalla classe Record elettronico. La classe Record PDF contiene ulteriori metadati per i record PDF.
La classe Record elementi scansionati eredità dalla classe Record elettronico. La classe Record elementi scansionati contiene ulteriori metadati per i record elementi scansionati.
La classe Trascrizione è una sottoclasse della classe Documento. Contiene un XML della transazione, aggiornato tramite un flusso di lavoro, esso funge da certificato di smaltimento sotto forma di file .xml archiviato nel CE dopo la disposizione finale. Con il file è possibile risalire ai metadati relativi all'entità smaltita.
La classe Record Web eredità dalla classe Record elettronico. La classe Record web contiene ulteriori metadati per i record Web.
In IBM Enterprise Records è possibile creare link tra entità IBM Enterprise Records e altri oggetti Content Engine in Application Engine o Workplace XT. Un record può condividere link con altri record, documenti e cartelle record. Analogamente, una cartella record può condividere link con record e con cartelle record sia in IBM Enterprise Records che in Application Engine o Workplace XT. Creando link, è possibile fare riferimento a o associare a un record specifico informazioni e record correlati, quali note, allegati e ricevute di ritorno via email. Tutti i link disponibili in IBM Enterprise Records sono link deboli. Ad esempio, se due entità sono collegate ed una di esse viene eliminata, l'altra non sarà eliminata. È possibile creare classi di link personalizzate ed impostarle in modo che si comportino da link forti. Quando le entità sono collegate da un link forte, l'eliminazione di una delle entità collegate comporta l'eliminazione anche dell'altra.
La classe Link RM deriva dalla classe padre Link. La classe Link RM si estende con altre sottoclassi in modo da poter rappresentare ulteriori sottoclassi. La seguente figura illustra la classe Link RM e le relative sottoclassi.
Il seguente elenco descrive le sottoclassi secondarie della classe padre Link RM, assieme ad una loro breve descrizione:
La classe Link RM è una sottoclasse della classe Link, che verrà utilizzata nelle relazioni N-N della classe Link RM.
Link di estrazione è una sottoclasse della classe Link RM. Essa stabilisce un'associazione tra un'estrazione e il record da cui ha avuto origine. Un Link di estrazione può essere creato tra record e tra un record e un documento. Il Link di estrazione viene utilizzato per fare riferimento a porzioni selezionate di contenuto del record e non al suo intero contenuto.
Link cartella ibrida è una sottoclasse della classe Link RM. Essa stabilisce una associazione tra cartelle record ibride ed elettroniche.
Link copia di record è una sottoclasse della classe Link RM. Stabilisce un'associazione tra il record originale e le sue diverse copie. Il sistema crea automaticamente questo link per un record quando si crea una copia di tale record. Link copia di record è un link debole. Quando due record sono collegati e si ne elimina una copia, le copie collegate del record non vengono eliminate.
Il Link Vedi anche cartella record è una sottoclasse della classe Link RM. Essa stabilisce una associazione tra due cartelle correlate. Un Link Vedi anche cartella record può essere stabilito tra cartelle record IBM Enterprise Records oppure tra una cartella record IBM Enterprise Records e qualsiasi altra cartella esterna a IBM Enterprise Records.
Il Link attesa di record è una sottoclasse della classe Link RM. Stabilisce un'associazione tra un'entità record bloccata ed il blocco stesso. Questo link viene utilizzato per elaborazione interna e non è visibile nella UI di IBM Enterprise Records.
Il Link Vedi anche record è una sottoclasse della classe Link RM. Stabilisce un'associazione tra record con contenuti correlati.
Link di presentazione è una sottoclasse della classe Link RM. Questo link crea un'associazione tra un record e la sue presentazioni. Una presentazione fa riferimento a un'istanza di un record convertita in un formato compatibile con un altro software senza perdita di contenuti. I contenuti e la maggior parte dei metadati sono identici. È possibile utilizzare le presentazioni per conservare o accedere/visualizzare i record.
Link di riferimento è una sottoclasse della classe Link RM. Questo link crea un'associazione tra un record e i suoi riferimenti. È possibile creare un Link di riferimento con altri record, documenti o cartelle record che hanno contenuti associati.
Il Link Blocco cartella RM è una sottoclasse della classe Link RM. Questo link stabilisce un'associazione tra un'entità cartella IBM Enterprise Records bloccata ed il blocco stesso. Questo link viene utilizzato per elaborazione interna e non è visibile nella UI di IBM Enterprise Records.