Para crear un documento principal al agregar el documento |
- Agregue un documento a un almacén de objetos y seleccione Sí en el campo Documento compuesto.
- Para agregar un documento secundario, haga clic en Agregar secundario. Después de hacer clic en Seleccionar, acceda al documento.
(Puede añadir un documento secundario posteriormente desde las páginas de información.)
- Seleccione las opciones pertinentes.
- En Mantener la nueva versión del documento principal, seleccione Sí (valor predeterminado) para mantener la relación principal-secundario si se modifica el documento principal y se registra como versión nueva. Seleccione No para cancelar esta relación si el documento principal se registra como versión nueva.
- En Eliminar al eliminar el documento principal, seleccione Sí para eliminar el documento secundario cuando se suprima el principal. Seleccione No para mantener el documento secundario en el almacén de objetos aunque se elimine el documento principal.
- En Evitar eliminación, seleccione la opción pertinente, en función de lo que desee evitar que se elimine.
- Opcional - Asigne un nombre al vínculo. Se muestra en la columna Nombre del vínculo en la página de información del documento principal (vista Documentos secundarios).
- Finalice la adición del documento.
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Convertir un documento en documento principal mediante la acción Cambiar
compuesto. |
- Pulse el botón derecho y pulse Más acciones > Cambiar compuesto en
el menú.
- Acepte el cambio.
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Documentos secundarios |
Procedimiento |
Mostrar los documentos secundarios asociados a un documento principal |
- Examine los documentos secundarios existentes o haga clic en Agregar secundario para agregar un nuevo documento secundario.
- Si tiene más de un documento secundario, puede llevar a cabo acciones adicionales.
- Continúe hasta completar el proceso de agregación o modificación.
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Agregación o modificación de un documento secundario |
- Localice la página de información del documento principal, vista de documentos secundarios, antes de proceder a agregar o modificar un documento secundario.
- Realice una de las siguientes acciones:
- Si va a agregar un nuevo documento secundario, haga clic en Agregar secundario.
- Si va a insertar un documento secundario en un conjunto existente de documentos secundarios
asociados a un documento principal, haga clic en la opción
Insertar
secundario del menú Acciones.
- Si está modificando un documento secundario existente, seleccione el documento y haga clic en la
opción
Modificar
secundario del menú Acciones.
- En Documento secundario, lleve a cabo una de las siguientes acciones:
- Seleccione Documento para identificar un documento que desee agregar como documento secundario. Haga clic en Seleccionar para localizar el archivo. Una vez localizado el documento, indique si desea vincular la versión liberada, la versión actual o la versión del documento secundario. Si desea más información sobre la selección de estas versiones, consulte Seleccionar objeto.
En función del documento y la versión que haya seleccionado, es posible que deba especificar una etiqueta de unión de componentes y seleccionarla. La etiqueta está determinada por la clase de documento asignada al documento secundario que vaya a agregar.
La etiqueta garantiza que los documentos específicos que va a agregar o modificar son incluidos en un documento compuesto. Además de asignar la etiqueta, debe también marcar la casilla que aparece al lado de la etiqueta para activar la opción.
- Seleccione Archivo externo para indicar la URL de un archivo que resida fuera del entorno de su aplicación.
- En Configuración, lleve a cabo una de las siguientes acciones:
- En la opción Mantener la nueva versión del documento principal, seleccione Sí para mantener una relación de documento principal-secundario una vez el documento principal se haya añadido a un almacén de objetos.
- En la opción Eliminar al eliminar documento principal, seleccione Sí para que el elemento secundario sea eliminado cuando su documento principal asociado sea a su vez eliminado.
- En la opción Evitar eliminación,
seleccione el valor adecuado para evitar que un determinado documento secundario o
principal sea eliminado. Las opciones principales disponibles para los archivos externos son De ambos y Del documento principal.
- Haga clic en Cambiar clase para seleccionar una clase de vínculo para el documento principal que va a agregar o indique los valores de las propiedades de la clase de vínculo.
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Para modificar las opciones de documentos secundarios más adelante |
- Pulse el documento principal con el botón derecho del ratón y pulse Más información
> Documentos secundarios en el menú.
- Seleccione el documento secundario que desea modificar.
- En el menú Acciones, seleccione Modificar secundario.
- Cambie los campos que desee.
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Para ver el contenido de documentos relacionados |
- A partir de la vista Documentos secundarios de un documento principal, haga clic en el título de un documento secundario de la lista.
- Haga clic en Seleccionar secundario para obtener una jerarquía de relaciones. Para ver el contenido de un documento secundario en un nivel inferior, seleccione el documento principal. El secundario se colocará en lista y podrá hacer clic en su título.
- Tras seleccionar el documento secundario en la jerarquía Seleccionar secundario, puede retroceder en la ruta de documentos secundarios a otro documento principal. Esta acción muestra su documento secundario y se puede hacer clic en un título para visualizar el contenido.
Nota: Si utiliza IBM® InfoSphere Enterprise Records, tenga cuidado al seleccionar las opciones de
configuración. Una opción que impide la eliminación de cualquier documento puede interferir con la planificación habitual de la supresión de elementos en el momento previsto de su eliminación. Asimismo, especificar la eliminación de un documento secundario cuando se elimina su superior puede interferir con el proceso normal de eliminación del documento secundario. Consulte la visión general
de configuración de IBM InfoSphere Enterprise Records para más información.
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Para modificar el orden de los documentos secundarios |
- Seleccione un documento secundario en Vista de documento
secundario o cuando esté visualizando los documentos secundarios relacionados con
un determinado documento principal utilizando el vínculo Mostrar durante un proceso de agregación o de modificación.
- En el menú de acciones, haga clic en Modificar orden.
- Realice una de las siguientes acciones:
- Haga clic en Mover al principio para mover el documento especificado al principio de la lista de documentos secundarios.
- Haga clic en Mover hacia arriba para subir el documento especificado una posición en la lista de documentos secundarios.
- Haga clic en Mover hacia abajo para bajar el documento especificado una posición en la lista de documentos secundarios.
- Haga clic en Mover al final para mover el documento especificado al final de la lista de documentos secundarios.
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Para eliminar un documento secundario |
- Acceda a la vista Vista de documentos secundarios. Seleccione el documento que quiere eliminar y pulse Menú Acciones para ver las acciones disponibles.
- Haga clic en Eliminar secundario y, a continuación, Eliminar
para completar la acción. Se elimina el vínculo entre un documento principal específico y un documento secundario. Sin embargo, el documento secundario permanece en un almacén de objetos después de cerrar el proceso.
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Gestión de las propiedades del vínculo de documento compuesto |
- Para acceder a las propiedades de vínculo de un documento principal o de un
documento secundario, lleve a cabo las siguientes acciones:
- Seleccione el documento secundario y haga clic en el vínculo del documento principal relacionado. Ubicado junto al valor de las propiedades de vínculo, por ejemplo, en la columna Nombre de vínculo, haga clic en el botón Información para acceder a la página Información del vínculo.
- Seleccione el documento principal y haga clic en el vínculo del documento secundario relacionado. Seleccione el documento secundario con propiedades de información de vínculo que desea visualizar. Haga clic en Información de vínculo en el menú Acciones para acceder a la página Información de vínculo.
- Examine la información del vínculo actual que define la relación entre los documentos principal y secundario específicos.
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