Aplikacja IBM® Enterprise Records obsługuje zarządzanie, sterowanie i śledzenie obiektów fizycznych i informacyjnych, takich jak akta papierowe, foldery, taśmy wideo i książki. W aplikacji IBM Enterprise Records te obiekty są reprezentowane przez akta fizyczne. Jest to plik elektroniczny zawierający metadane, które opisują obiekt fizyczny i jego lokalizację.
W celu skonfigurowania folderów reprezentujących system fizycznej pamięci masowej można wykorzystać pudełka, foldery akt fizycznych i foldery akt hybrydowych. Akta, które reprezentują element fizyczny, można umieszczać w dowolnych folderach akt lub w folderze elektronicznym. W kolejnych tematach dostępne są informacje na temat tworzenia i zarządzania tymi obiektami i lokalizacjami fizycznymi.