IBM® Enterprise Records ist eine Zusatzkomponente der IBM FileNet P8-Produktsuite. Mithilfe von IBM Enterprise Records können Sie präzise, sichere und zuverlässige Schriftstücke für in elektronischer und in physischer Form vorliegende Informationen erstellen und verwalten. IBM Enterprise Records dient zur Verwaltung von Schriftstücken beliebiger Art, unabhängig vom Speichermedium oder Format. Für das Arbeiten mit IBM Enterprise Records ist es wichtig, dass Sie wissen, was ein Schriftstück ist und wozu ein Schriftgutverwaltungssystem eingesetzt wird.
Aktenverwaltung (Records Management)
Unter "Aktenverwaltung" oder "Records Management" verstehen wir verwaltungstechnische Aktivitäten, also Planen, Ordnen, Aufbewahren, Nutzen, Wiederauffinden (Retrieval) und Aussondern von Akten. Mit anderen Worten umfasst das Records Management sämtliche Aktivitäten, die während des gesamten Lebenszyklus einer Akte anfallen - von der Erstellung bis zur Vernichtung.
Records Management - ein notwendiges Übel
Um sicherzustellen, dass die in einem Unternehmen gespeicherten Informationen richtig, aktuell, vollständig und leicht zugänglich sind, ist ein zuverlässiges Records Management-System unerlässlich. Fehlt ein solches, wird möglicherweise viel Zeit mit unproduktiven Tätigkeiten vergeudet, etwa mit aufwändigen Suchen nach Daten, Schriftstücken usw., die falsch oder gar nicht abgelegt wurden.
In Abwesenheit eines Record-Management-Systems kann es sehr mühsam, ja unmöglich sein, die einschlägigen Rechtsvorschriften über die Verwahrung von Akten einzuhalten. Dies kann Bußen, Strafen und andere juristische Konsequenzen nach sich ziehen. Außerdem besteht die Gefahr der Nichteinhaltung einschlägiger Verordnungen und Gesetze im Zusammenhang mit Verschwiegenheitspflicht, Datenschutz und Schutz der Privatsphäre und Geheimhaltung vertraulicher Informationen.
Verwenden Sie IBM Enterprise Records, um die oben genannten Risiken zu vermeiden. Mithilfe von IBM Enterprise Records können Sie wertvolle Informationen als Schriftstücke speichern, die bei Bedarf über Suchfunktionen verfügbar sind, während unwichtige oder inaktive Schriftstücke entweder vernichtet oder archiviert werden.
Rolle von IBM Enterprise Records bei der Schriftgutverwaltung
Mit
IBM Enterprise Records können Sie Schriftstücke unabhängig vom Speichermedium im gesamten Unternehmen verwalten. Mit
IBM Enterprise Records soll Folgendes sichergestellt werden:
- Die Akten sind bei Bedarf leicht und von überall her im Unternehmen zugänglich
- Die Akten werden ausgesondert bzw. vernichtet, wenn sie nicht mehr benötigt werden oder wenn die gesetzliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist
Mithilfe von
IBM Enterprise Records können Sie die folgenden Aufgaben erledigen:
- Erstellen und Pflegen einer hierarchischen Struktur (Aktenplan) zur Aufbewahrung von Akten
- Verwalten von elektronischen und physischen Akten
- Sicherung von Repositorys mit Akten
- Erstellen von Regeln zur Aufbewahrung und Aussonderung
- Durchführen der Archivierung bzw. der Vernichtung auf Grund dieser Regeln
- Zugriffsteuerung und -kontrolle
- Wiederauffinden von Akten anhand von Suchkriterien
- Vernichtung von Akten, die im Unternehmen nicht mehr benötigt werden
Funktionen und Vorteile von IBM Enterprise Records
In der folgenden Tabelle finden Sie eine Zusammenstellung der verschiedenen Funktionen von
IBM Enterprise Records zusammen mit den Vorteilen, die sich daraus ergeben.
Funktion |
Vorteil |
Zentrales Repository für Akten |
- Unternehmensweite Nutzung und Verfügbarkeit der Informationen
- Effektive Entscheidungsfindung dank sofortigem Zugriff auf relevante Informationen
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Virtuelle Ablage und Containers zur Ablage von Akten für elektronische und physische Dokumente innerhalb einer Hierarchie |
- Verwalten von Schriftgut (Papierakten) und elektronischen Dateien
- Simulation einer Büroumgebung in der realen Welt
- Virtuelle Ablagen und Container, die die tatsächliche "Aktenschrank"-Struktur widerspiegeln
- Einsparungen beim Platzbedarf, bei den Einrichtungen, beim Personal für die Aktenverwaltung und die Recherche
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Intuitive Suchfunktionen |
- Sofortiger, müheloser Zugriff auf Informationen ohne eine komplizierte Abfragesyntax
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Erstellen von Aufbewahrungs- und Aussonderungsregeln für Akten |
Benutzerdefinierte Kontrolle über folgende Aspekte: - Aufbewahrungsfrist für Akten
- Behandlung der Akte nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist
- Prüfung der Akten vor ihrer Vernichtung
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Audit-Verfahren, automatische Überwachung der Aufbewahrungsfrist und Einleitung des Aussonderungsverfahrens für Akten |
- Keine versehentliche Vernichtung, Änderung, Manipulation, Beschädigung und kein Verlust von Akten
- Vernichtung von Akten nur nach Vernichtungsplan oder als Teil eines Audit-Verfahrens
- Nicht länger benötigte Akten werden vernichtet, so dass Platz frei wird
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Importieren/Exportieren von Akten |
- Akten, auf die nicht häufig zugegriffen wird, die jedoch noch der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unterliegen, können an einen anderen Ort exportiert werden
- Akten lassen sich aus anderen Repositorys importieren
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Geeignete Sicherheitsmechanismen für Akten |
- Verhinderung der Einsichtnahme durch Unbefugte (Zugriffskontrolle)
- Kein versehentliches Löschen durch Benutzer Löschen der Akten durch einen Administrator oder als Ergebnis eines Audit-Verfahrens
- Benutzer können nur Vorgänge ausführen, für die sie die erforderlichen Rechte besitzen
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Einbindung in IBM FileNet P8 Workplace, Workplace XT, Microsoft Office und Microsoft Outlook |
Manuelle oder automatische Deklaration von Akten von diesen Stellen aus: - Workplace oder Workplace XT
- Microsoft Outlook, Word, Excel und Power Point
- Eingabevorlagen
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Benutzerrollen in IBM Enterprise Records
IBM Enterprise Records verwendet ein rollenbasiertes Sicherheitsmodell mit folgenden Rollen: Schriftgutadministrator, Schriftstückmanager, Privilegierter Schriftstückbenutzer (DoD und Basis) oder Schriftgutprüfer (PRO) und Schriftstückbenutzer. Jede Rolle bestimmt, welche Aufgaben der betreffende Benutzer ausführen kann. Weitere Informationen hierzu finden Sie in
FileNet P8-Zugriffsberechtigungen.
Arten von IBM Enterprise Records-Installationen
Wählen Sie vor der Installation von
IBM Enterprise Records die Art der Installation (Datenmodell) aus, die Ihren Anforderungen für die Schriftgutverwaltung am besten entspricht. Die folgenden Modelle stehen zur Verfügung:
- Base: Bietet die Kernfunktionen und -eigenschaften für das Records Management.
Die Basisinstallation ist die empfohlene Installation für IBM Enterprise Records, da sie die wenigsten Eigenschaften hinzufügt und die meisten Anforderungen erfüllt. Die Funktionalität der Basis-Installation ist dieselbe wie bei der DoD-Installation.
- DoD: Erfüllt die Anforderungen der Vorschriften des US-Verteidigungsministerium (Department of Defense - DoD) 5015.2 Chapter 2 und Chapter, welche Implementierungs- und Verfahrensrichtlinien für die Verwaltung von Schriftstücken im US-Verteidigungsministerium enthalten. Darüber hinaus definiert die DoD-Installation von IBM Enterprise Records spezifische Systemschnittstellen und Suchkriterien und beschreibt die Mindestanforderungen für die Schriftgutverwaltung, die auf der Grundlage der geltenden Vorschriften des US-amerikanischen Nationalarchivs (National Archives and Records Administration - NARA) einzuhalten sind.
- PRO: Erfüllt die Anforderungen der englischen Nationalarchive (Public Record Office - PRO) für elektronische Schriftgutverwaltung.
Typen von IBM Enterprise Records-Entitäten
In
IBM Enterprise Records werden Schriftstücke in einer hierarchischen Struktur gespeichert, die unterschiedliche Entitäten für die Schriftgutverwaltung enthält. Die folgende Abbildung beschreibt die hierarchische Struktur dieser Einheiten, gefolgt von einer kurzen Beschreibung:

- Objektspeicher: Bezeichnet ein Repository mit Objekten und einen Satz von Speicher- und Retrieval-Services für diese Objekte. Es gibt die folgenden Objektspeicher:
- Aktenplan-Objektspeicher (File Plan Object Store, FPOS): Enthält den Aktenplan, also die gesamte Hierarchie (Ordnungsstruktur) der verwendeten Aktenverwaltungseinheiten.
- Objektspeicher für Schriftstücke (Records Object Store, ROS): Enthält die Dokumente, die in einem FPOS als Akten deklariert werden können.
Sie sollten für Akten (Metadaten) und Dokumente, die als Akten deklariert wurden, separate Objektspeicher einrichten. Auf diese Weise enthält der FPOS die Aktenplanstruktur, der ROS hingegen die Dokumente, darunter auch die, die als Akten deklariert wurden. In der Regel wird der Zugriff auf den ROS zahlreichen Benutzern gewährt, während nur eine kleine Auswahl von ihnen auch Zugriff auf die Einheiten innerhalb des FPOS besitzt. Mit einem einzigen FPOS können mehrere ROS verbunden sein.
- Aktenplan: Legt die Organisation der Akten fest. Der Aktenplan enthält Akten in einer strukturierten Hierarchie, die so ausgelegt ist, dass der Zusammenhang zwischen den Akten erhalten bleibt. Beispielsweise kann der Aktenplan die Geschäftsfunktionen innerhalb der Organisation abbilden. Dies ermöglicht die Katalogisierung der Akten auf der Grundlage der verschiedenen Geschäftsfunktionen. Es kann auch sinnvoll sein, ein Benennungsschema für den Aktenplan zu verwenden. Alle Einheiten, die unter dem Aktenplan erstellt werden, befolgen die Schriftstücknamensmusterregeln.
- Aktenkategorie: Dient zur Gruppierung eines Satzes von miteinander verbundenen Akten innerhalb eines Aktenplans. Aktenkategorien dienen der Katalogisierung von Akten auf der Basis von Funktionskategorien. Eine Aktenkategorie kann Unterkategorien oder Aktenordner enthalten (aber nicht beides). Das Basis- und das DoD-Datenmodell gestatten die Deklaration von Akten direkt innerhalb einer Aktenkategorie. Im PRO-Datenmodell ist dies nicht möglich. Außerdem können Sie für jede Kategorie eigene Aufbewahrungs- und Dispositionsregeln festlegen. Diese Regeln gelten dann für alle Aktenordner und Akten innerhalb der Kategorie.
- Aktenordner: Dient als Container (Behältnis) für zusammengehörige Akten. Dient dazu, Akten nach den gesetzlich festgelegten Aufbewahrungsfristen und Dispositionsereignissen zu verwalten. Sie können elektronische, physische und Hybrid-Aktenordner innerhalb einer Kategorie einrichten, um elektronische und physische Akten zu verwalten.
- Elektronischer Ordner: Dient zum Speichern elektronischer Akten. Ein elektronischer Ordner kann auch Marker enthalten. Ein Marker ist ein elektronischer Vermerk für eine physische Akte, die nicht in einer physischen Datei abgelegt werden kann. Beispiele solcher Akten sind große Baupläne, Videobänder oder Datenbanken.
- Physischer Ordner: Dient zur Ablage von physischen Akten, also Schriftgut. Ein physischer Ordner ist ein virtueller Eintrag für einen Ordner aus Pappe.
Sie können die Hierarchie der physischen Ordner in IBM Enterprise Records genau der Ablagestruktur in Ihrer Organisation nachempfinden.
- Box: Eine Box wird verwendet, um physische Einheiten abzubilden, die als Behältnis für weitere physische Einheiten dienen. Sie könnten beispielsweise ein "Warenlager" erstellen, das "Regale" enthält, die "Boxen" enthalten, die wiederum "Physische Ordner" enthalten. Eine Box kann eine weitere Box, einen physischen Ordner oder ein Schriftstück enthalten.
- Hybrid-Ordner: Bezeichnet eine Sammlung von zusammengehörigen elektronischen und physischen Akten.
- Band: Dient der logischen Unterteilung eines Aktenordners in kleinere, leichter zu handhabende Einheiten. Ein Band existiert nicht unabhängig vom Ordner. Ein Aktenordner enthält immer wenigstens einen Band, der beim Erstellen des Ordners automatisch eingerichtet wird. Danach können beliebig viele Bände in einem Aktenordner angelegt werden.
- Schriftstück: Ein Schriftstück enthält Metadaten über ein Dokument oder ein physisches Objekt, das unter der Kontrolle von IBM Enterprise Records steht. Eine Akte erbt möglicherweise bestimmte Verhaltensweisen vom Aktenordner, in dem er erstellt wurde, beispielsweise den Dispositionsplan des übergeordneten Aktenordners. Akten können wie folgt kategorisiert werden:
- Elektronische Akte: Verweist auf ein elektronisches Dokument.
- Marker: Verweist auf ein physisches Objekt oder eine Akte (Schriftgut, Papierdokument).
- Kritische Akte: Eine kritische Akte (engl. vital record) ist eine Akte, die für die Weiterführung des Betriebs oder Unternehmens in einem Krisenfall unentbehrlich ist.
Unentbehrliche Akten müssen von Zeit zu Zeit überprüft und aktualisiert werden.
- Permanente Akte: Eine Akte, deren historischer, kultureller oder anderer Wert eine dauerhafte Aufbewahrung über die normalerweise gesetzlich geregelte Aufbewahrungsfrist für verwaltungstechnische, juristische oder steuerliche Zwecke hinaus rechtfertigt.
- Aktentypen: Akten, die gemeinsame Merkmale aufweisen, können zu Aktentypen zusammengefasst werden. So könnten Sie beispielsweise einen Typ definieren, der alle Akten mit einem gemeinsamen Dispositionsplan enthält. Dies kann bei Recherchen- und Retrieval-Operationen hilfreich sein. Wenn dann ein anderer Dispositionsplan angewendet werden soll, können Sie diese Änderung auf alle Akten desselben Typs anwenden.
Es folgt ein Beispiel von hierarchisch aufgebauten Aktenverwaltungseinheiten.
Aktenplan
Geschäftsleitung (Kategorie)
Korrespondenzdateien (Ordner)
Programmbesprechungen (Ordner)
2006 Management-Schulungskonferenz (Band)
2007 Management-Schulungskonferenz (Band)
Informationsmanagement (Kategorie)
Korrespondenzdateien (Ordner)
Bediener-Nummernblätter (Ordner)