Nimeämismalliin perustuvien yksiköiden oletusarvoisten nimien automaattinen luonti on tuettua IBM Enterprise Records -ohjelmassa. Voit lisäksi määrittää suurenevan luvun taltion nimen loppuliitteeksi.
Nimeämismallit
Nimeämismallissa määritetään sääntöjä, joiden perusteella järjestelmä luo nimiä automaattisesti, kun arkistonmuodostussuunnitelmaan lisätään uusia yksiköitä.
- Arkiston muodostussuunnitelmaan määritetään tiettyjen tasojen asiakirjaluokkia ja -kansioita koskevia malleja.
- Asiakirjoja koskevat mallit määritetään asiakirjan pääsäilöön.
- Kun nimeämismalli on liitetty arkistonmuodostussuunnitelmaan, järjestelmä nimeää uudet luokat, kansiot ja asiakirjat automaattisesti niin, että niiden nimet vastaavat seuraavaa arkistonmuodostussuunnitelman yksikkötyypin ja -tason mukaista käytettävissä olevaa nimeä. Käyttäjä, joka luo yksikön, voi kuitenkin muuttaa oletusarvon mukaista nimeä lisäyksen aikana tai sen jälkeen.
Taltion nimen loppuliite
Taltion nimen loppuliite on suureneva luku, joka toimii taltion nimen loppuliitteenä.
- Järjestelmä luo taltioiden nimet automaattisesti.
- Taltion nimi koostuu asiakirjakansion nimestä, jonka perässä on yhdysmerkki (-) ja taltiomallin tunniste. Jos asiakirjakansion nimi on esimerkiksi RFLegal ja taltiomallin tunniste on 00 (tämä määrittää numeroiden määrän), ensimmäisen taltion nimi on RFLegal-01. Jos edelliseen lukuun lisätään arvo 2, seuraavan taltion nimi on RFLegal-03.
- Loppuliitteen (tunnisteen) arvo on oletusarvon mukaan 00000 ja siihen lisätään arvo 1.