IBM FileNet P8, Versie 5.1.+            

Samengestelde documenten beheren

Informatie over samengestelde documenten

Het groeperen en tot stand brengen van relaties met documenten betekent dat een bovenliggend document moet worden gekoppeld aan één of meer onderliggende documenten. Bovenliggende en onderliggende documenten worden onafhankelijk van elkaar gemaakt. Wanneer u instelt hoe de documenten zijn gerelateerd aan elkaar in een samengesteld document, wordt de informatie opgeslagen in een koppeling die wordt gemaakt. Dit is anders dan de koppeling die u kunt maken om verschillende soorten objecten te koppelen zoals mappen, documenten en aangepaste objecten.

De documenten in een samengesteld document kunnen zich bevinden op verschillende locaties in één objectruimte. U kunt geen samengesteld document maken met behulp van aangepaste objecten en mappen, en u kunt ook geen samengesteld document maken dat documenten bevat in verschillende objectruimtes. Als er geen duidelijke hiërarchische relatie is tussen documenten, kunt u een bovenliggend document maken dat geen inhoud heeft (dit is een extern bestand) en opgeven dat de gerelateerde documenten onderliggende documenten zijn van dat document.

Een samengesteld document maken

U maakt eerst het bovenliggende document en koppelt vervolgens aanvullende documenten als onderliggende documenten wanneer u een samengesteld document maakt. U voert vergelijkbare procedures uit op bovenliggende en onderliggende documenten zoals u die zou uitvoeren met standaard documenten. Bijvoorbeeld, u kunt informatiepagina's bekijken over bovenliggende en onderliggende documenten, en ook informatie over koppelingen waarmee de documenten aan elkaar worden gekoppeld. Zowel bovenliggende als onderliggende documenten kunnen versies hebben en u kunt een naam toewijzen aan de koppeling tussen het bovenliggende en onderliggende document. Met speciale instellingen wanneer u een onderliggend document toevoegt, wijzigt of invoegt kunt u dat document beheren wanneer het bovenliggende document een versie krijgt of wordt gewist.

Samengestelde documenten wijzigen en wissen

Daarnaast kunt u de volgorde aanpassen waarin onderliggende documenten worden afgebeeld in de bovenliggende lijst met onderliggende documenten, aanvullende onderliggende documenten selecteren, nieuwe documenten invoegen en koppelingen verwijderen waarmee de documenten worden gekoppeld.

Nuttige tips

Tabel 1. In deze tabel worden nuttige tips afgebeeld voor het maken van samengestelde documenten en het werken met deze documenten.
Actie Informatie
Een bovenliggend document maken
  • Bij het toevoegen aan de objectruimte (handmatig of via een invoersjabloon). De onderliggende documenten moeten reeds bestaan in de objectruimte.
  • Bij het inchecken van een nieuwe versie.
  • Door Samenstelling wijzigen te kiezen in het voorgrondmenu. Wanneer het document is geconverteerd, kan het worden gekoppeld aan onderliggende documenten en andere bovenliggende documenten. U kunt ook een samengesteld document terugzetten naar een standaarddocument. U kunt een samengesteld document niet terugzetten in een standaard document als er onderliggende documenten aan zijn gekoppeld. U moet eerst de bijbehorende onderliggende documenten verwijderen.

Deze actie is niet beschikbaar wanneer u het volgende opent:

  • de informatiepagina voor een document dat een reserveringsobject is.
  • een document vanuit een geïntegreerde toepassing, zoals Word of Excel.
Onderliggende documenten koppelen aan een bovenliggend document
  • Bij het toevoegen van een bovenliggend document aan de objectruimte
  • Bij het inchecken van een nieuwe versie
  • Bij het bekijken van de informatiepagina (weergave Onderliggende documenten)
  • Gebruik de koppeling Afbeelden bij het toevoegen van een document om een lijst met onderliggende documenten te bekijken die zijn gekoppeld aan een bepaald bovenliggend document. Daarnaast kunt u ook aanvullende acties uitvoeren, zoals het wijzigen van de volgorde waarin de documenten worden afgebeld, als u meer dan één onderliggend document hebt.
Koppelingsinfo en eigenschappen van koppelingen in samengestelde documenten De weergave eigenschappen van koppelingen in samengestelde documenten op de informatiepagina is een pagina voor alleen-lezen waarmee een huidige momentopname wordt gemaakt van de koppeling componentrelatie tussen een bepaald onderliggend document en het bovenliggende document. Met de afgebeelde informatie kunt u de relatie tussen een onderliggend en bovenliggend document beheren wanneer, bijvoorbeeld een bovenliggend document een versie krijgt of wordt gewist.

De informatie over de eigenschap die wordt afgebeeld, wordt gemaakt wanneer u een onderliggend document voor het eerst koppelt aan een bovenliggend document. Wijzig de eigenschappen die worden afgebeeld op deze pagina wanneer u het onderliggende documentwijzigt.

Systeemeigenschappen zijn ook alleen-lezen en kunnen niet worden gewijzigd. Afhankelijk van uw instellingen voor Gebruikersvoorkeuren kunnen de systeemeigenschappen samengevouwen (verborgen) zijn. Klik op Systeemeigenschappen afbeelden of Systeemeigenschappen verbergen om het afbeelden van de systeemeigenschappen over te schakelen.

U kunt de weergave eigenschappen van koppelingen voor samengesteld documenten openen wanneer u de informatiepagina voor een bovenliggend document of onderliggend document opent.

Bekijk de documenten die zijn gekoppeld aaneen samengesteld document

In Workplace XT kunt u snel de onderliggende documenten bekijken die zijn gekoppeld aan een bepaald bovenliggend document. Informatie over elk document wordt afgebeeld in de lijstweergave en u ziet de hiërarchische relatie voor elk document.

Klik met de rechtermuisknop op een document en selecteer Meer informatie > Samengesteld document bekijken om een samengesteld document te bekijken. U kunt ook specifieke acties uitvoeren op de documenten.



Feedback

Laatste keer bijgewerkt: Juli 2011


© Copyright IBM Corp. 2011.
Dit informatiecentrum wordt mede mogelijk gemaakt door technologie van Eclipse. (http://www.eclipse.org)