Puede que haya situaciones en que necesite suspender el programa de disposición normal de una o más entidades, para asegurar su disponibilidad más allá del período de retención aprobado. Un ejemplo de esta situación puede ser un caso en los tribunales o una investigación durante la cual no puede disponer de registros, independientemente de su programa de disposición. En estas situaciones puede situar una retención de disposición en los registros o en un contenedor que retenga los registros. Posteriormente puede eliminar la retención de disposición si desea reanudar las acciones de disposiciones.
- Puede colocar una retención de disposición en una categoría de registro, carpeta de registros, volumen o registro, y puede colocar la retención antes de la fecha de límite de corte o durante alguna de las fases después de la fecha del límite de corte. Cuando la retención se coloca en un contenedor, se aplica a todas las entidades del contenedor. Mientras las retenciones se apliquen, el sistema no iniciará el flujo de trabajo adjunto a la acción de disposición aplicable a esa entidad. En otras palabras, el programa de disposición asociado no se aplica de forma temporal. Asimismo, nadie puede eliminar manualmente una entidad que esté retenida.
- Puede situar más de una retención de disposición en una entidad. Las retenciones se pueden colocar manual o condicionalmente, según los criterios que especifique. En el caso de retenciones condicionales, un proceso de barrido busca entidades que
satisfagan los criterios y coloca las retenciones
automáticamente. Las retenciones condicionales se aplican dinámicamente. Las entidades que satisfagan los criterios de la retención se pueden agregar en cualquier momento y la retención se colocará en esas entidades durante el próximo barrido de retenciones programado.
- Cuando coloque una entidad en retención, deberá especificar qué retención de disposición se debe utilizar.
Por ello, debe agregar retenciones de disposición al sistema para configurarlas. Las retenciones pueden ser activas o inactivas. Sólo las retenciones activas se pueden colocar en las entidades.