IBM Enterprise Records sisältää useita raportteja, joiden avulla IBM Enterprise Records -ohjelman eri toimintoja voidaan tarkastella tilastollisesti. Voit esimerkiksi luoda raportteja, joissa näkyvät tiettynä aikana luodut sähköiset kansiot tai yksiköille tehdyt arviointipäätökset. Ennalta määritettyjen raporttien lisäksi voit luoda ja käyttää mukautettuja raportteja.
Lisätietoja mukautetun raportin luonnista on ohjeaiheessa Raportin luonti.
Kaikki IBM Enterprise Records -käyttäjät voivat ajaa raportteja, mutta raporteissa näkyvät tiedot vaihtelevat sen mukaan, millaiset käyttöoikeudet kullakin käyttäjällä on raporteissa lueteltuihin yksiköihin. Raporttia luotaessa on määritettävä raportin syöte-ehdot. Ehdot sisältävät raportin mukaan vaihtelevia parametreja. Jos esimerkiksi haluat luoda raportin asiakirjalajeista, jotka poistoaikatauluun on liitetty, sinun on määritettävä poistoaikataulun nimi, arkistonmuodostussuunnitelman osa, josta haluat raportin, ja tarkasteltavan raportin tyyppi (tiedot). Lisätietoja syöte-ehdoista ja raporttien edellytyksistä on ohjeaiheessa Raportin kokoonpano ja edellytykset.
Mitä laajemmat hakuehdot määritetään, sitä enemmän haku vaikuttaa raporttipalvelimen suorituskykyyn. Kaikki raportit antavat käyttäjälle varoituksen, jos arkistonmuodostussuunnitelman osaa ei määritetä, kun kyseistä tietoa pyydetään. Tällöin raportin kohteena olisi koko arkistonmuodostussuunnitelma. Suorituskykyä voivat heikentää myös muut hakuehdot. Esimerkiksi Käyttäjän tiettynä aikana luomat sähköiset asiakirjat -raportissa voidaan määrittää päivämääräalue sekä yksi käyttäjä tai useita käyttäjiä. Jos määritetty ajanjakso on pitkä tai käyttäjätunnuksia on annettu useita, suorituskyky voi heikentyä.
Voit luoda raportin seuraavasti: