IBM Enterprise Records, Versión 5.1.+            

Descripción general de la configuración de IBM Enterprise Records

Hay varias tareas que debe completar para configurar un entorno de IBM® Enterprise Records

Para configurar un entorno de IBM Enterprise Records, realice las siguientes tareas de configuración.

Crear clases de documentos de ROS

Debe crear clases de documentos para aquellos documentos que se vayan a declarar como registros.

Configurar plan de archivos predefinido

En cualquier momento dado, en IBM Enterprise Records solo se muestra una jerarquía de plan de archivos.

Configurar barrido de disposiciones

Un administrador configura el proceso de barrido de disposiciones durante el procedimiento de instalación y configuración de IBM Enterprise Records. Ahora bien, para asegurarse de que la configuración sea correcta, compruebe la configuración del barrido de disposiciones. Por ejemplo, si el sitio no utiliza tipos de registros, verifique que Ejecución de tipos de registros se establezca como False.

Para obtener más información, consulte Configurar barrido de disposiciones.

Configurar tipos de registros

Los tipos de registros ofrecen un modo de asociar un registro con un programa de disposición diferente del registro asociado con la categoría de registro o la carpeta de registros superiores del registro. Si la solución de IBM Enterprise Records emplea tipos de registros, el barrido de disposiciones debe configurarse para que ejecute el procesamiento de tipos de registros estableciendo Ejecución de tipos de registros en True.

Configurar la opción de conservar metadatos

Si un usuario con los derechos de acceso pertinentes elimina una entidad IBM Enterprise Records, desaparece definitivamente del almacén de objetos. Sin embargo, la opción puede configurarse para que conserve los metadatos en el nivel del plan de archivos de las categorías de registro, carpetas de registros, volúmenes y registros eliminados. Si un administrador activa la opción de conservar metadatos, las entidades mencionadas permanecerán en el almacén de objetos (marcadas como eliminadas), pero ya no se podrán ver en la aplicación IBM Enterprise Records. Puede exportar periódicamente a un archivo XML estas entidades eliminadas y todos sus metadatos por motivos de historial, y eliminar las entidades del almacén de objetos de manera permanente. Para obtener más información sobre cómo configurar esta opción, consulte Configurar metadatos retenidos.

Configurar autodeclaración de registros

IBM Enterprise Records se puede configurar para que de forma automática declare como registro un documento siempre que un usuario realice una determinada operación; por ejemplo, crear un documento. Para configurar la autodeclaración:

Configurar sincronización de propiedades

Puede configurar la sincronización de propiedades para que de forma automática sincronice valores de propiedades de un documento a su registro asociado (o viceversa), siempre que haya una actualización de propiedades en el documento o el registro. Para obtener más información, consulte Configurar sincronización de propiedades.

Definir el tamaño de lote de flujos de trabajo

De forma predeterminada, IBM Enterprise Records almacena como máximo diez elementos de trabajo de un lote de flujos de trabajo para revisar o aprobar antes de su eliminación. Sin embargo, puede modificar la cantidad máxima de almacenamiento mediante un ajuste en la configuración. Para obtener más información, consulte Configurar el tamaño de lote de flujos de trabajo.

Configurar Solicitar una carpeta de registro

IBM Enterprise Records incluye el flujo de trabajo Crear carpeta de registros, el cual permite a los usuarios enviar una solicitud a un gestor de registros para que se cree una carpeta de registros. Con frecuencia muchos usuarios no tienen suficientes privilegios para crear una carpeta de registros. A fin de que los usuarios dispongan de este flujo de trabajo, debe configurar la preferencia del sitio Solicitar carpeta de registros. Esta preferencia puede haberse configurado durante la instalación y configuración de IBM Enterprise Records. Para obtener más información sobre el uso de este flujo de trabajo, consulte Crear una carpeta de registro mediante un flujo de trabajo.

Para obtener instrucciones sobre cómo configurar esta preferencia de sitio, consulte Definir la preferencia de sitio Solicitar carpeta de registros.

Definir la preferencia del sitio de enlaces editables

IBM Enterprise Records incluye enlaces para que los usuarios puedan unir carpetas y registros relacionados. Para crear y mantener enlaces en IBM Enterprise Records, debe definir la preferencia de sitio Clases de enlaces editables mediante Workplace. Para obtener más información sobre los enlaces de IBM Enterprise Records, consulte Enlaces.

Para obtener instrucciones sobre cómo configurar esta preferencia de sitio, consulte Definir la preferencia de sitio de clase de enlace.

Configurar eventos de cumplimiento

IBM Enterprise Records presenta varios eventos de cumplimiento con PRO y DoD, por ejemplo eventos que definen metadatos. La configuración de estos eventos es opcional, puesto que procesar los eventos puede repercutir en el rendimiento.

Configurar documentos de CFS-IS

Si la solución de IBM Enterprise Records incluye la función opcional Content Federation Services for Image Services (CFS-IS), coordínelo con el administrador del sistema de IBM FileNet Image Services para garantizar que la seguridad de Image Services se configure correctamente respecto a la modificación y eliminación de documentos de Image Services, y para garantizar que los parámetros de retención de clases de documentos de IS se configuren correctamente, de tal forma que los documentos de IS declarados como registros no se eliminen debido a la configuración de retención de IS. Para obtener más información, consulte Mantenimiento continuo y tareas de administración.

Configurar dispositivos de almacenamiento protegidos

Si la solución de IBM Enterprise Records incluye el uso de dispositivos de almacenamiento protegido, como EMC Centera, NetApp SnapLock, Tivoli Storage Manager y otros, es importante que la configuración de retención de IBM Enterprise Records no entre en conflicto con la configuración de retención que pueda configurarse en el dispositivo de almacenamiento. Por lo tanto, desactive la retención en el dispositivo de almacenamiento y deje que IBM Enterprise Records controle la retención.


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Última actualización: Agosto de 2011


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