ローカル・コンピュータに保管されたドキュメントを追加したり、システム環境の外部にある Web ページなどをパスで指定して追加できます。 このときドキュメントに指定したパスが存在しなければ、コンテンツのないドキュメントが追加されます。また電子的に直接保管できないためプロパティーの集まりとして表され、追跡される外部アイテムを追加することもできます。例えばビデオ教育用 DVD のセットなどが、このタイプのドキュメントです。
ドキュメントが追跡されている場合、「ローカル・ファイルの削除 (Delete Local File)」が表示されます。チェックイン中のドキュメントの追加完了後にローカル・コンピュータ内のドキュメントのコピーを削除する場合、このオプションを選択してください。 削除の完了前にローカル・コピーを保存し、閉じてください。 サイト管理者は、このオプションのデフォルト設定を上書きできるかどうかを決定します。
ファイルを開いている間に、そのファイルが削除される場合があります。 これは、ファイルを開いた後で、ローカル・ファイルの削除を選択した場合に発生します。
複数のエントリー・テンプレートが関連付けられているフォルダーにドキュメントを追加することができます。その場合、使用するエントリー・テンプレートを「エントリー・テンプレート」リストから選択する必要があります。同時に複数のドキュメントを追加する場合、 ファイル・タイプ・カテゴリーが設定済みであれば、エントリー・テンプレートは選択しないでください。代わりに、ドキュメントはファイル・タイプ・カテゴリーごとにグループ化されるため、追加するドキュメントを選択できます。
プロパティーは、オブジェクト・ストア内での位置や、ドキュメントに割り当てられるクラスやプロパティー値など、ドキュメントに関する情報を定義します。エントリー・テンプレートを使用してドキュメントを追加すると、いくつか、またはすべてのプロパティーが自動で定義されます。 ドキュメントは、「フォルダー選択が必要」サイト設定に基づき、特定のフォルダーまたは直接オブジェクト・ストアに追加できます。ドキュメントのクラスは、ドキュメントに割り当てられたプロパティーを制御します。詳細については、「プロパティーに関する作業」を参照してください。
オプションに寄り、複合ドキュメントの親ドキュメントとして、ドキュメントを追加できます。 さらに子ドキュメントを親ドキュメントに関連付けることもできます。 ドラッグを使用してドキュメントを追加する場合には、複合ドキュメント・オプションを使用できません。
デフォルトでは、ドキュメントはメジャー バージョンとして追加されます。メジャー・バージョンは、通常すべてのユーザーが利用可能です。
必要な場合は、セキュリティー・セクションを展開して、追加されたドキュメントのセキュリティー アクセス権とセキュリティー権限を変更することができます。「詳細 - ドキュメントの追加」アクションが使用可能な場合に「ドキュメントの追加」アクションを 使用してドキュメントを追加する場合には、このオプションは使用できません。ドキュメントには代わりに、 ドキュメント・クラスに関連付けられたか、ドキュメントを追加するときに使用された エントリー・テンプレートに関連付けられたデフォルトのセキュリティーのアクセス権限と 許可が割り当てられます。
Records Manager がインストールされている場合、分類ドキュメント・クラスを選択して、分類ドキュメントをレコード・オブジェクト・ストアに追加できます。 必要に応じて、分類の値を更新してください。