IBM FileNet P8, バージョン 5.1.+            

検索の保存

検索をユーザーが使用できるようにするには、検索をオブジェクト・ストア内のフォルダーに追加する必要があります。使用したいフォルダーがまだ存在しない場合は、検索を追加する前または追加するときに作成することができます。下記の『新しいフォルダーを追加するには』または『検索を作成する前にフォルダーを追加するには』を参照してください。

注: 「アプリケーション名」プロパティーを使用して、保管済み検索または検索テンプレートが特定のアプリケーションで使用されることを示します。例えば、RM を「アプリケーション名」のプロパティー値として使用できます。このプロパティーで定義された保管済み検索または検索テンプレートは、Records Manager のみで使用されるようになります。

このプロパティー値が空白のままである場合は、保管済み検索または検索テンプレートに Workplace XT からアクセスできます。

  1. ファイル」メニューから「追加」を選択するか、「追加」ボタンをクリックします。
  2. デフォルトの (最後に使用した) オブジェクト・ストアおよびフォルダーを変更する必要がある場合は、「参照」ボタンをクリックして、検索の新規ロケーションを選択します。ドキュメントを検索する場所がどこであるかに関わらず、任意のオブジェクト・ストアを選択できます。対象ユーザーがアクセス権を持っているロケーションを選択します。ユーザーが、検索を参照し、ショートカット・ページで検索を見つけてそれを選択できるようにする必要があります。
  3. 検索を入れるフォルダーにナビゲートします。 リスト内の項目をダブルクリックするか、項目を選択した状態で「開く」ボタンをクリックすることができます。「選択」ボタンをクリックして、強調表示されたフォルダーを選択します。上のレベルに戻りたい場合は「検索」ボックス内のドロップダウン・メニューか、ウィンドウ上部のアイコンを使用します。「新規フォルダーの追加 (Add New Folder)」ボタンを使用して、検索用の新規フォルダーを作成することもできます。 下記の『新しいフォルダーを追加するには』を参照してください。アイコンの詳細については、『サブフォルダーの選択 (Select subfolders)』を参照してください。
  4. フォルダーの選択後 (選択すると前の画面に戻るため、そこで「次へ」をクリックします)、ユーザーが後から検索を見つけるために役立つように、タイトル、説明、およびアプリケーション名を入力します。変更された検索を保存するときに、プロパティーを確認し、必要な場合はプロパティーを更新してから、「次へ」をクリックします。
  5. 「ドキュメント・タイトル」、「説明」、および「アプリケーション名」はオプションです。ただし、「ドキュメント・タイトル」を入力しない場合、ユーザーに対して「undefined name」が表示されます。後からその検索をチェックアウトしようとしたユーザーには、名前のないアイコンが表示されます。
  6. 次へ」をクリックしてセキュリティー設定を指定するか、「終了」をクリックしてデフォルトのセキュリティー設定を受け入れ、保存を完了します。
  7. セキュリティー設定を指定する場合は、デフォルトの設定を確認し、必要な場合は設定を更新してから、「終了」をクリックします。これらのセキュリティー設定は、検索自体に対するアクセスを制御しますが、検索により検出されるドキュメントへのアクセスは制御しません。
  8. 状況表示行に「正常に保存されました (Successfully Saved)」というメッセージが表示されたら、「起動」オプションを使用して、または検索を使用するユーザーとしてログオンすることによって、検索をプレビューできます。

新しいフォルダーを追加するには:

検索を保存するときに、検索を格納するための新規フォルダーを作成できます。

  1. フォルダーの追加先のオブジェクト・ストアまたはサブフォルダーの追加先のフォルダーに移動します。(必要な場合は「参照」をクリックします。)
  2. 新規フォルダーの追加 (Add New Folder)」ボタンをクリックします。
  3. フォルダーのクラスを選択します。(「クラス」フィールドにさらに選択肢があるかどうかを調べるには、「参照」ボタンをクリックします。より多くのクラスを表示するには、Windows では上向きの三角をクリックし、Mac では右向きの三角をクリックします。) 異なるフォルダー・クラスでは、異なるプロパティーが表示される場合があります。
  4. 少なくとも必須プロパティー・データ (赤いアスタリスクで示される) を入力し、「次へ」 (セキュリティーを設定する場合) または「終了」をクリックします。
  5. フォルダーのセキュリティーを確認または更新し (「次へ」をクリックした場合)、「終了」をクリックします。

これで、このページの上部で説明した検索の保存 (ステップ 4) を完了できます。

検索を作成する前にフォルダーを追加するには:

  1. 参照」で、オブジェクト・ストアを選択します。
  2. 新規フォルダーを作成するフォルダーに移動するか、オブジェクト・ストアのルート・レベルにとどまります。
  3. 新規フォルダーの追加 (Add New Folder)」ボタンをクリックします。
  4. 上記のステップ 3 からステップ 5 までを繰り返して新規フォルダーを追加します。


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最終更新: 2011 年 7 月


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