Det finns flera saker som du behöver göra när du ska skapa en arkiveringsplan i IBM® Enterprise
Records, vilket bland annat handlar om säkerhetsinställningar, namngivningsmönster, volymnamn, arbetsflöden, åtgärder, händelser, datum, avvecklingsscheman, klass- och egenskapsanpassning samt tillägg av platser, arkiveringsplaner och mappar.
Nedan finns länkar till andra ämnen som ger detaljerad information.
Uppgifterna förtecknas i den allmänna ordning som du bör utföra dem i. Exempel: Du måste utföra vissa uppgifter, t.ex. tilläggsåtgärder och händelser, innan du kan utföra andra uppgifter, t.ex. definiera avvecklingsscheman.
- Granska dina säkerhetskrav för posthanteringen och gör de justeringar som behövs. Det är komplicerat att justera standardsäkerhetsinställningarna när systemet väl har tagits i bruk. I allmänhet är det bättre att tilldela säkerhetsinställningar till grupper och inte till enskilda användare. Det gör det lättare att underhålla arvet av säkerhet i systemet. I Säkerhet i FileNet P8 finns mer information.
- Valfritt: Lägga till namngivningsmönster, som definierar de namngivningsregler som ska användas för olika entiteter, t.ex. postkategorier och mappar som skapas under en arkiveringsplan. Du bör definiera dessa namngivningsregler och sedan knyta namngivningsmönstret till arkiveringsplanen innan du börjar lägga till de entiteter som reglerna ska gälla för.
- Valfritt: Ändra konfigurationen av volymnamnsuffixet, som är ett löpnummer som fungerar som suffix i volymnamnet. Standardvärdet för suffixet är "00000". Du bör konfigurera detta innan du börjar lägga till postmappar, eftersom volymer skapas automatiskt vid tillägg av alla slags postmappar utom lådor. Se Konfigurera volymnamnssuffix.
- Valfritt: Skapa nya eller anpassa befintliga avvecklingsarbetsflöden och överför dem till Process Engine-servern.
Alla arbetsflöden för åtgärder måste finnas på plats innan du skapar själva åtgärderna. Se Skapa och ändra arbetsflöden.
- Lägg till åtgärder, dvs. avvecklingsåtgärder (t.ex. förstör eller flytta till ett externt arkiv), som ska utföras på entiteter. Du måste lägga till åtgärder innan du kan definiera avvecklingsscheman. Om du ska märka postbehållare eller postmappar som vitala (dvs. att de poster som de innehåller är vitala och måste granskas regelbundet), ska du se till att lägga till en eller flera åtgärder av typen Vital granskning. Det är visserligen inte obligatoriskt men du kan märka en behållarentitet som vital samtidigt som du skapar den, vilket gör att du måste ange åtgärden Vital granskning och den återkommande händelsen.
Se Lägga till åtgärder.
- Lägg till händelser, som är förekomster av angivna villkor (t.ex. slutet av ett redovisningskvartal) baserat på vilka systemet utlöser vissa åtgärder på entiteter. Du måste lägga till händelserna innan du definierar avvecklingsscheman som använder händelserna. Om du ska märka postbehållare eller postmappar som vitala, ska du komma ihåg att lägga till en eller flera återkommande händelser. Se Händelseutlösare.
- Valfritt: Lägg till eventuella fördefinierade datum då systemet ska utlösa vissa åtgärder på entiteter (oftast engångshändelser). Du måste lägga till fördefinierade datum innan du definierar avvecklingsscheman som använder dessa datum. Se Lägga till fördefinierade datum.
- Definiera avvecklingsscheman. Det är visserligen inte obligatoriskt men du kan knyta ett avvecklingsschema till en entitet samtidigt som du skapar entiteten. Om posttyper används i din IBM Enterprise
Records-lösning måste du också definiera ett avvecklingsschema innan du kan skapa dess tillhörande posttyp. Se Definiera avvecklingsscheman.
- Valfritt: Lägg till posttyper, som är ett sätt att knyta en post till ett annat avvecklingsschema än det som är knutet till postens överordnade postkategori eller postmapp. Se Lägga till, ändra eller ta bort posttyper.
- Valfritt: Utför eventuell klass- och egenskapsanpassning, t.ex. att skapa underklasser till IBM Enterprise
Records-klasser, lägga till egenskaper till klasser och anpassa hur egenskaperna visas i användargränssnittet. Se Skapa underklasser, Lägga till egenskaper till klasser och Anpassa visningen av egenskaper.
- Om fysiska poster hanteras i din IBM Enterprise
Records-lösning ska du också lägga till platser. När du lägger till en fysisk entitet, t.ex. en fysisk postmapp, måste du ange dess plats. Se Lägga till platser.
- Lägg till arkiveringsplanen. Se Lägga till arkiveringsplaner.
- Skapa arkiveringsplanshierarkin, dvs. lägg till postkategorier och postmappar. Se Lägga till postkategorier and Lägga till postmappar.
- När du har skapat arkiveringsplanen bör du gå igenom befintliga IBM Enterprise
Records-konfigurationsinställningar på nytt och utföra vissa ytterligare konfigurationsuppgifter. Se översikten i IBM Enterprise Records - konfigurationsöversikt.
- I Använda verktyget för import/export av arkiveringsplaner finns mer information om att migrera en arkiveringsplan från ett objektlager till ett annat (t.ex. att flytta planen från en utvecklings- eller testmiljö till en produktionsmiljö).