Yksiköt vanhenevat ja siirtyvät arkistostapoistoaikataulussa määritettyihin vaiheisiin. Asiakirjat säilyvät vaiheessa sille määritetyn säilytysajan. Kun säilytysaika on kulunut, vaiheeseen liittyvä arkistosta poiston toiminto on aloitettava manuaalisesti.
Kun olet liittänyt arkistostapoistoaikataulun asiakirjaluokkaan, asiakirjakansioon tai asiakirjalajiin, järjestelmä pitää kirjaa määritetystä tapahtumasta tai päivämäärästä, joka liipaisee aikataulun toteutuksen. Kun tämä tapahtuma ilmenee tai määritetty päivämäärä saavutetaan, aikataulussa määritetty asiakirjojen katkaisu liipaistaan. Kun katkaisu liipaistaan ja asiakirjoihin määritetty (mahdollinen) siirtymä on kulunut, järjestelmä toteuttaa automaattisesti aikataulussa määritetyn katkaisutoiminnon. Säilytysajan jälkeen järjestelmä käynnistää vaiheen arkistosta poiston toimintoon liitetyn käsittelyreitin ja siirtää yksiköt seuraavaan vaiheeseen, kun valtuutettu henkilö antaa siihen hyväksynnän. Kun aloitat yksikön arkistosta poiston, kaikkien yksikön aliyksiköiden arkistosta poisto aloitetaan automaattisesti.
Arkistonmuodostussuunnitelma voidaan määrittää poistamaan sekä alkuperäinen vahvistettu asiakirja että asiakirjan metatiedot (oletus). Arkistonmuodostussuunnitelma voi myös poistaa vain alkuperäisen vahvistetun asiakirjan ja säilyttää asiakirjan metatiedot. Lisätietoja on kohdassa Metatietojen säilytyksen määritys.
Voit aloittaa arkistostapoistoaikataulun seuraavasti:
Niiden yksiköiden etsiminen, jotka ovat valmiita poistettavaksi arkistosta
Järjestelmässä ei ole yhtä ominaisuutta, joka osoittaisi, että yksikkö on "valmis poistettavaksi arkistosta", mutta voit etsiä yksiköitä käyttämällä ehtojoukkoa.
Haluat ehkä määrittää hakumallin säännöllistä käyttöä varten. Jätä hakumallissa nykyisen vaiheen toteutuspäivä tyhjäksi ja varmista, että kenttä on muokattavissa, jotta käyttäjä voi täyttää siihen nykyisen päivämäärän haun yhteydessä.
Toinen vaihtoehto on luoda mukautettuja COM-tapahtumia, joilla voit lähettää sähköpostia, jotta vastaanottaja tietää, mitkä yksiköt ovat valmiina poistettavaksi arkistosta. Olettaen, että käyttäjä tuntee arkistonmuodostussuunnitelman rakenteen, hän voi etsiä yksikön selaamalla.
Lopuksi, haluat ehkä luoda sellaisen mukautetun koodin API-menetelmien avulla, joka aloittaa arkistosta poiston, jos se on mahdollista liiketoiminta-asiakirjojen osalta.
Voit tarkastella arkistosta poiston ominaisuuksia seuraavasti:
Voit tarkastella arkistosta poiston ominaisuuksia, kuten arkistosta poiston nimeä, yksikön katkaisupäivämäärää, nykyisen vaiheen toteutuspäivää, nykyistä arkistostapoistopäivää, nykyisen vaiheen päätöspäivämäärää, nykyisen vaiheen toiminnon nimeä, nykyisen vaiheen arviointipäätöstä ja viimeisimmän tarkistuksen päivämäärää.
Ristiriitaiset arkistostapoistoaikataulut (DOD)
Säilöllä voi olla oma arkistostapoistoaikataulu ja asiakirjalajilla toinen arkistostapoistoaikataulu, joka koskee säilössä olevaa asiakirjaa. Asiakirjaa ei voi tuhota tai viedä ennen viimeisintä päivämäärää.