نوع السجل هو تصنيف للسجلات مبني على أساس الخصائص العامة عبر السجلات. يمكنك استخدام أنواع السجلات عندما تتطلب مجموعة سجلات موجودة في تصنيف السجل أو حافظة السجل وجود جدول زمني للتخلص مختلف عن المرفق حاليا مع تصنيف السجل أو حافظة السجل. على سبيل المثال، قد يتطلب الاحتفاظ بملف سجل العاملين لمدة 12 سنة لأغراض تتعلق بالمحاسبة ومرتبات العاملين. لكن، بالنسبة لسجلات تقييم الأداء التي تتطلب الاحتفاظ بها لمدة 7 سنوات، يمكنك تكوين نوع سجل بجدول زمني للتخلص مختلف. يمكنك ارفاق سجلات تقييم الأداء مع نوع السجل هذا لضمان اتلاف سجلات تقييم الأداء قبل ملف سجل العاملين.
للحصول على المزيد من المعلومات عن كيفية ارفاق الجداول الزمنية للتخلص مع سجل، ارجع الى
الجدول الزمني للتخلص.
يجب ملاحظة أنه يمكنك البحث عن واسترجاع السجلات بناءا على نوع السجل الخاص بها. يمكن تطبيق نوع السجل على أحد السجلات بالطرق التالية:
اذا قمت بتوصيف نوع السجل المفترض لفئة، لكن لم تقم بعرض بيانات تعريف نوع السجل أثناء التوضيح، فانه عادة ما يتم استخدام نوع السجل للفئة (المستخدم لا يعلم أنه يتم استخدام نوع السجل ولا يتطلب منه تحديد كلا من فئة السجل ونوع السجل). تبادليا، يمكنك توصيف ما هو مفترض، لكن تقوم بمنح المستخدم الاختيار لتحديد نوع سجل مختلف أو يمكنك منح المستخدم الاختيار لتحديد نوع السجل بدون توصيف المفترض.