受領書は、通常、分類されたレコードのコピーを所有しているユーザーを追跡するためのものですが、分類されていないレコードに対しても同様に作成することができます。受領書では、分類されたドキュメントのロケーションが追跡されますが、受領書それ自体は通常分類されません。
受領書が紙の文書である場合は、それを物理レコードとして宣言することができます。詳しくは、物理レコードの宣言を参照してください。受領書をスキャンし、スキャンした画像を電子レコードとして宣言することができる他、電子テキスト・ドキュメントを作成し、それをレコードとして宣言することもできます。受領書を分類されたレコードとして宣言する場合は、分類されたレコードの宣言を参照してください。
受領書をレコードとして宣言する場合は、追跡するレコードにその受領書を関連付けます。
受領書をレコードとして宣言するには、次のようにします。
- その他のドキュメントと同じようにして、受領書をレコードとして宣言するプロセスを開始します。
- プロパティーの設定ステップで、「ReceiptOf」を選択します。
- 受領書で追跡する分類されたレコードを参照して選択します。
- その他のドキュメントと同じようにして、レコードの宣言プロセスを終了します。
受領書をレコードとして宣言すると、受領書の「プロパティー」ビューの「ReceiptOf」フィールドに、追跡されるレコードの名前が表示されます。値を変更する場合は「ReceiptOf」をクリックします。また、割り当てをクリアする場合は「クリア」をクリックします。
レコードの「詳細」ビューの「追加レコードの詳細」セクションには「受領書の状況」フィールドがあり、次のいずれかが表示されます。
- 「なし」: レコードは、他のどのレコードの受領書としても設定されていません。
- 「添付済み」: 受領書が添付されているレコードの状況は変更されていません。つまりこの受領書は依然、追跡されているレコードに添付されています。
- 「親が転送済み」: 関連付けられているレコードは、通常の廃棄プロセスにより転送されています。
- 「親が破棄済み」: 関連付けられているレコードは、通常の廃棄プロセスにより破棄されています。
- 「親が分類解除済み」: 関連付けられているレコードは、権限を持つユーザーにより分類が解除されています。下記の 3 番目の注を参照してください。
- 「親がダウングレード済み」: 関連付けられているレコードは、権限を持つユーザーによりダウングレードされています。下記の 3 番目の注を参照してください。
- 「親が削除済み」: 関連付けられているレコードは、手動で削除されています。
「親」という用語は、フォルダーではなく、受領書に関連付けられたレコードを表しています。
重要: レコードが受領書でない場合、「
受領書の状況」フィールドには「なし」が表示されます。分類されているレコードの「プロパティー」ビューには、そのレコードに添付されている受領書の名前 (添付されている場合) が表示されます。分類されているレコードの「受領書の状況」フィールドには「なし」が表示されます。これは、受領書が添付されているレコードは、他のレコードの受領書にはなりえないためです。各レコードには複数の受領書を添付することが可能ですが、各受領書を添付できるレコードはただ 1 つです。
- 分類されたアクティブなレコードに添付されている受領書は、廃棄できません。
- レコードがダウングレードまたは分類解除されると、その受領書へのリンクは削除されます。レコードの追跡を続行する場合は、ダウングレードまたは分類解除されたレコードの受領書として、新規のレコードを宣言する必要があります。