Voit lisätä asiakirjakansion vain asiakirjaluokan alimman tason alle. Tämä tarkoittaa,
että jos asiakirjaluokka sisältää aliluokan, siihen ei voi lisätä asiakirjakansiota. Asiakirjakansion
voi lisätä vain aktiiviseen asiakirjaluokkaan. Asiakirjakansioon ei voi luoda alikansiota. Asiakirjakansio
voi sisältää vain taltioita tai asiakirjoja. IBM Enterprise Records
-ohjelman mukana toimitetaan neljänlajisia asiakirjakansioita. Niitä ovat sähköinen kansio, fyysinen kansio,
fyysinen laatikko ja yhdistelmäkansio. Toimipaikkasi on ehkä luonut muita mukautettuja kansioita.
IBM Enterprise Records -ohjelman PRO-version asennuksessa
vain asiakirjojen hallinnoija tai arkiston pääkäyttäjä voi lisätä asiakirjakansion. DoD- ja
Base-asennuksissa asiakirjojen hallinnoijan ja arkiston pääkäyttäjän lisäksi käyttöoikeuden haltijat
voivat lisätä asiakirjakansion. Jos sinulla ei ole asiakirjakansion luontiin vaadittavaa
suojausoikeutta, voit aloittaa Luo asiakirjakansio -käsittelyreitin Workplace-komponentista. Kun
käynnistät tämän käsittelyreitin, asiakirjakansion luontipyyntö lähetetään asiakirjojen hallinnoijalle hyväksyttäväksi. Lisätietoja on kohdassa
Asiakirjakansion luonti käsittelyreitin avulla. Oletusarvon mukaan äskettäin luotu
asiakirjakansio perii kaikki ominaisuudet paitsi nimen, tunnuksen ja avauspäivämäärän päätason
yksiköstä. Voit muuttaa näitä perittyjä arvoja.
Huomautus: Millekään
arkistonmuodostussuunnitelman tasolle ei saa luoda yli sataa asiakirjaluokkaa ja asiakirjakansiota
(katso lisätietoja kohdasta
Arkistonmuodostussuunnitelmat ).
Voit lisätä asiakirjakansion seuraavasti:
- Kirjaudu sisään asiakirjojen hallinnoijana tai arkiston pääkäyttäjänä ja selaa
arkistonmuodostussuunnitelmaa, jotta saat sen asiakirjaluokan käyttöösi, johon haluat luoda
asiakirjakansion.
- Valitse Lisää asiakirjakansio ja tee seuraavat
toimet.
- Voit asettaa luokan napsauttamalla sen lajin asiakirjakansiosta, jonka haluat luoda, ja siirry
sitten Määritä ominaisuudet -vaiheeseen valitsemalla Seuraava.
- Sähköisiin asiakirjakansioihin voidaan tallentaa sekä sähköisiä että fyysisiä asiakirjoja.
- Fyysisin asiakirjakansioihin voidaan tallentaa fyysisiä asiakirjoja.
- Laatikko on fyysisille asiakirjoille ja se voidaan määrittää mallintamaan varastoa.
- Yhdistelmäasiakirjakansioihin voidaan tallentaa sekä sähköisiä että fyysisiä asiakirjoja.
Lisätietoja
kansiolajeista on kohdassa Luokat, kansiot ja taltiot.
- Voit asettaa ominaisuudet antamalla ominaisuuksien arvoja tai muokkaamalla näkyvissä olevia ominaisuuksien
arvoja. Joitakin ominaisuuksia voi muokata suoraan tällä sivulla. Toisien arvojen muokkaus
edellyttää, että napsautat ominaisuuden nimeä. Punainen tähti osoittaa, että kyseiselle
ominaisuudelle on määritettävä arvo. Lisätietoja näkyvissä olevista ominaisuuksista on kohdassa
Ominaisuuksiin liittyvä viiteaineisto. Jos olet kirjoittamassa asiakirjamallia, joka
nimeää kansioon lisättävät asiakirjat automaattisesti, kirjoita malli suoraan tähän kenttään.
Lisätietoja mallin muodostuksesta on kohdassa
Nimeämismallin lisäys.
- Aseta asiakirjakansion poistoaikataulu valitsemalla
Seuraava
tai valitse toinen vaihe vasemmasta ruudusta. Lopeta ohjattu asiakirjakansion lisäys valitsemalla
Peruuta.
- On kolme tapaa asettaa arkistosta poisto. Arkistostapoistoaikataulu on ehkä jo valittu
etukäteen (Peri-valintaruutu on valittu). Poistoaikataulu voi näkyä luettelossa, mutta
Peri-valintaruutua ei ole valittu. Voit ottaa sen käyttöön valitsemalla
Peri.
Arkistostapoistotietoja ei ehkä ole. Kaikissa tapauksissa valitse poistoaikataulu tai muuta sitä
valitsemalla Selaa aikataulua. Jätä arkistosta poisto tyhjäksi toistaiseksi
valitsemalla Tyhjennä aikataulu. Voit tarkastella minkä tahansa määritetyn aikataulun tietosivuja
napsauttamalla Nouda tiedot -kuvaketta.
- Kun etsit aikataulua selaamalla, valitse Valitse-vaihtoehto sen
poistoaikataulun nimen alapuolelta, jonka haluat määrittää tähän kansioon.
- Määritä tarvittaessa arkistosta poiston valtuus, joka on määritetty asiakirjakansion
poistoa varten, kun on sen poistoaika. Valitulle arkistostapoistoaikataululle määritetty arkistosta poiston valtuus määritetään
oletusarvon mukaan automaattisesti asiakirjakansion arkistosta poiston valtuudeksi. Jos valitulle
aikataululle ei ole asetettu arkistosta poiston valtuutta, kansiolle määrittämääsi arkistosta
poiston valtuutta käytetään. Jos päätät määrittää arkistosta poiston valtuuden nyt ja asettaa
poistoaikataulun myöhemmin, aikataululle asetettu arkistosta poiston valtuus ohittaa
asiakirjakansiolle aiemmin asettamasi arkistosta poiston valtuuden.
Huomautus: Jos Näytä tärkeiden asiakirjojen vaihe, kun luot säilöjä -kohdan Sivuston asetukset- tai Käyttäjän asetukset -näyttöasetukseksi on määritetty Ei,
ohjelma piilottaa Määritä tärkeä asiakirja -vaiheen, jotta voit siirtyä alivaiheeseen 1.
- Jos käyttäjän tai sivuston asetusten mukaan Määritä tärkeä asiakirja -vaihe on määritetty näkymään, määritä asiakirjakansion tärkeä asiakirja valitsemalla Seuraava tai valitse toinen vaihe vasemmasta ruudusta. Saat lisätietoja napsauttamalla tämän ohjeaiheen lopussa olevia Käyttäjän asetukset- ja Sivuston asetukset -linkkejä.
- Voit määrittää tämän kansion asiakirjat tärkeiksi valitsemalla Tärkeän asiakirjan
ilmaisin -valikosta vaihtoehdonTosi. Jos asiakirjakansioon luodut asiakirjat edellyttävät
jatkuvaa arviointia ja päivitystä, voit merkitä asiakirjakansion tärkeäksi tässä vaiheessa.
Kaikki kyseisessä kansiossa luodut asiakirjat luokitellaan silloin automaattisesti tärkeiksi.
- Kirjoita halutessasi tässä asiakirjakansiossa lisättävien tärkeiden asiakirjojen kuvaus.
- Valitse Tärkeän asiakirjan arviointitoiminto -valikosta toiminto,
joka käynnistetään tärkeiden asiakirjojen jaksollisella arvioiti- tai päivitysjaksolla. Valikossa on
luettelo aiemmin luoduista tärkeisiin asiakirjoihin liittyvistä toiminnoista, kuten kerrotaan
kohdassa Toiminnon lisäys.
- Valitse Tärkeän asiakirjan arviointi- ja päivitysjakso -valikosta se
tapahtuma, joka käynnistää kansiossa tärkeiden asiakirjojen jaksollisen arvioinnin tai päivityksen. Valikossa on luettelo aiemmin luoduista toistuvista tapahtumista, kuten kerrotaan kohdassa Toistuvan tapahtuman liipaisimen lisäys.
- Aseta suojaus ja lopeta kansion määritys valitsemalla Seuraava.
- Jos haluat asettaa suojauksen, arvioi nykyisiä suojausasetuksia. Lisätietoja kaikista käyttöoikeuksista on kohdassa
Suojausasetusten määritys. Suojausasetukset määrittävät ryhmät ja
käyttäjät, jotka voivat käyttää asiakirjakansiota, ja ne valvovat kullekin ryhmälle tai
käyttäjälle
myönnettyjä käyttöoikeuksia. Yksikössä asetetut suojausasetukset (FileNet P8 -suojaus) voivat ohittaa tässä määrittämäsi
suojausasetukset.
- Jos haluat muuttaa sivun luettelossa näkyvän käyttäjän tai ryhmän käyttöoikeuksia, napsauta
käyttäjän tai ryhmän nimeä Otsikko-sarakkeessa. Suojausasetukset-sivu näkyy. Siinä voit määrittää eri käyttäjien ja
ryhmien suojausasetukset.
- Voit lisätä uusia käyttäjiä tai ryhmiä luetteloon valitsemalla Lisää
uusi -vaihtoehdon. Voit poistaa aiemmin määritetyn käyttäjän tai ryhmän luettelosta valitsemalla
kyseiselle käyttäjälle tai ryhmälle Poista-vaihtoehdon. Lisätietoja on kohdassa Käyttäjien ja ryhmien lisäys objektiin.
- Voit tallentaa suojausasetusten muutokset ja tehdä asiakirjakansion luonnin valmiiksi
valitsemalla Valmis-vaihtoehdon.
- Kuittaa asiakirjakansion lisäyksen onnistumisesta kertova sanoma valitsemalla
OK ja lopeta ohjattu toiminto.