Um registro é uma referência a informações e fornece metadados para gerenciar as informações. Um registro pode herdar do contêiner em que o registro foi criado. Por exemplo, o registro pode herdar a agenda de disposição do contêiner pai. Os registros podem ser eletrônicos ou físicos. Os registros eletrônicos e físicos podem ser catalogados como vitais e marcados como registros permanentes. O modelo de dados DoD Chapter 4 permite declarar registros com a classificação de segurança (Altamente Secreto, Secreto, Confidencial ou Não Classificado). O modelo de dados PRO permite classificar os registros como Altamente Secretos, Secretos, Confidencial, Restrito ou Não Classificado.
Os modelos de dados Base e DoD permite a declaração de registros em categorias de registros, pastas de registros e volumes. O modelo de dados PRO permite a declaração de registros em pastas de registros e volumes.
Uma exclusão ou disposição de registro exclui apenas a versão do documento para a qual este registro aponta. Se houver apenas uma versão do documento, então a série de versões de documentos inteira será excluída. Por exemplo, se um documento tiver diversas versões e uma versão for declarada como um registro, então apenas a versão que é declarada como um registro será excluída com o registro. Qualquer outra versão que não seja declarada como um registro, ou que seja declarada usando um registro diferente, não será excluída.
Consulte Entidades físicas para obter informações adicionais sobre o gerenciamento de registros físicos.
Quando você marca um contêiner como Vital, selecione o evento recorrente que aciona a revisão periódica ou atualização dos registros vitais, e a ação que deve ser iniciada quando o evento de revisão ocorrer. Sempre que o evento da revisão recorrente ocorrer, o fluxo de trabalho de revisão dos registros vitais associado com o evento é iniciado. Para obter informações adicionais, consulte Definir registros vitais.
O IBM Enterprise Records inclui um relatório, Registros Vitais Vencidos para Descarte, que exibe os registros vitais eletrônicos vencidos para disposição dentro de um período específico. Para obter informações adicionais sobre relatórios, consulte Geração de relatório.
Um registro permanente é identificado como tendo valor suficiente que requer preservação por parte de sua organização além do tempo normalmente necessário. É possível marcar um registro como Permanente ao configurar o valor da propriedade Indicador de Registro Permanente como Verdadeiro. Por padrão, esta propriedade não é exibida no IBM Enterprise Records para o assistente de instalação de declaração. Ao criar uma categoria ou pasta, a propriedade Indicador de Registro Permanente aparece por padrão. Se não desejar que a propriedade apareça nesses casos, altere a propriedade para oculta por meio do Enterprise Manager. Para obter informações sobre a exibição da propriedade Indicador de Registro Permanente no Content Engine, consulte Customizando a Exibição das Propriedades.
Não há um comportamento associado com a propriedade Indicador de Registro Permanente. A propriedade é apenas informativa, e embora o Indicador de Registro Permanente seja configurado como Verdadeiro, o registro ainda pode ser excluído.