由于无法在联机状况下看见物理实体,因此您需要进行安排以便将项发送给您。这个称为退出的过程,还会启动记录每一步时实体位于何处的“物理记录管理”(PRM)工作流程。您可以逐个退出记录(一次一个)或任意容纳物理实体的容器。
PRM 工作流程跨越保留、接收以及将实体释放至下一用户的整个周期。工作流程还将记录接收或释放实体时的延迟。此外,其将记录在传送中丢失的实体,或由当前被列为拥有某实体的用户丢失的该实体。当然,通过 PRM 工作流程记录实体需要所有参与者通过及时地在他们的收件箱中响应任务来始终准确地记录实体的位置。
您可以通过 Application Engine、Workplace XT 或 IBM® Enterprise Records 来退出物理实体。如果您从 Workplace 中执行此操作,请浏览至 FPOS 并打开记录管理文件夹。然后打开归档计划文件夹并浏览至位于相应归档计划位置的对象。
有关实体的退出状态的信息,请选择其“获取信息”图标并选择详细信息页面。在此页面的“物理”部分,您可以看到实体的位置、主页位置、其退出状态及将其退出的人员。如果实体有条形码,您也可以使用“物理”选项卡中的扫描物理项来检查其退出状态。请参阅扫描物理实体。最后,您可以在 PRM 工作流程步骤中选择状态按钮,以便通过跟踪器应用程序获取状态。
PRM 工作流程所使用的收件箱
实体传播且用户接收并释放它时,将生成工作项。其中某些工作项显示在用户的收件箱中,而某些显示在公用收件箱中。用户和组安全性设置将确定谁可以看到公用收件箱、打开工作流程步骤和使用“扫描物理项”来查看实体的退出状态。PRM 工作流程可以用工作项填充以下公用收件箱。
退出步骤
要退出实体,请首先从其上下文菜单中选择
启动/退出。之后,工作项显示在参与者的个人收件箱中或转至公用收件箱。实体第一次被退出时,系统将显示请求的用户已将其退出到指定的位置。但是,保管者必须在请求的用户实际上执行之前释放项。
- 项退出后,其他发出请求的用户将设置“保留日期”。保留日期用于区分多个请求的优先级。实体根据最早的保留日期传递给其他用户,如 PhysicalEntitiesReserveQueue 中的工作项所示。系统不会等到保留日期到来以后才生成新工作项。
- 如果保管者或其他当前实体占用者请求传递服务而非手动传递,那么传递队列将获取工作项。传递服务传递项或指示其已丢失。保管者或传递服务指示项已传递,请求的用户获取“接收”工作项。如果传递服务指示项已丢失,那么工作项会转至“查找丢失”队列。
- 当请求的用户通过指示项已接收而完成“接收”工作项后,“释放”工作项将在个人收件箱中替换“接收”工作项。如果请求的用户指示未接收项,那么会将工作项发送至“查找丢失”队列。
- “查找丢失”组将查找并传递项或指示项永久丢失。查找并传递项将在用户的收件箱中生成一个“接收”工作项。指示项已丢失将向受影响的参与者(“等待”和“保留”队列中的用户)发送消息,且所有其他工作项都终止。请仅在您确保以后不会再找到实体的情况下才将项指示为永久丢失。在此之后无法指示找到了丢失的实体。以后所有尝试退出实体的用户都将收到关于丢失状态的消息。
- 当前实体占用者使用项完成时,他或她将完成“释放”工作项并将实体传递给完成“接收”工作项的下一个人或保管者。
- 如果您尝试退出其父容器已退出的实体,您将收到消息且您的唯一选择是关闭“启动步骤”窗口。您可以退出父容器,这会将您放入队列中(可能有其他人在等待),或者您可以尝试稍后退出子实体。
- 同样地,如果您尝试在容器的一个或多个项已退出时退出该容器,您将收到“子代退出”的消息。您将需要稍后进行重试。
启动工作流程
如何退出物理对象:
- 在 Application Engine、Workplace XT 或 IBM Enterprise Records 中,右键单击物理实体名称,然后选择启动/退出。
- 单击您要使用的工作流程订阅的名称下的启动。系统为每种物理实体类型都提供了缺省订阅。
- 完成剩余启动/退出步骤。
- 完成启动/退出步骤后,请关闭列示工作流程订阅的窗口。
工作流程的各个步骤共享某些通用项。
表 1. 工作流程步骤工作流程步骤项目 |
描述 |
指示信息 |
在窗口顶部,应该有关于完成步骤的指示信息。这些由工作流程设计人员进行编写。如果您没有看到指示信息,请单击“指示信息”这个词旁边的箭头。 |
实体名称 |
如果实体是容器,您可以单击名称打开容器并查看其包含的内容。如果实体是单个物理记录,那么它没有内容,因此您将收到表示这个意思的消息。 |
注释 |
您可以直接在“注释”框中输入注释,或可以单击文本框底部的黄色图标以打开较大的窗口,以便向其中写入或从其中读取较长的注释而无需滚动。 |
操作菜单 |
菜单中的项随步骤的不同而不同。对于每种类型的步骤,请参阅下面的信息。此外,工作流程窗口顶部的指示信息应该提供有关如何选择的指导。 |
位置 |
单击位置以查看位置列表。单击您要传递实体的位置下方的选择。 |
保留日期 |
单击日历图标以选择您要保留实体的日期。如果实体当前未退出,那么您必须选择今天的日期。如果实体已退出,您可以选择今天或以后的日期,但系统未必显示您选择的日期。系统在实体从一个位置移至另一个位置时确定保留日期。 |
信息列 |
不同的步骤可能会显示挂起项的人员、项的位置、保留和请求日期以及接下来应该接收项的人员。 |
应用和关闭按钮 |
您可以更改信息、应用信息,然后关闭窗口而不执行任何进一步操作。工作项仍留在同一个收件箱内。这在您要申报某个项当前已丢失,但您认为可以找到它时非常有用。这可以避免执行使用“完成”按钮而生成的更多永久操作。 |
重新分配按钮 |
这会打开一个窗口,您可以在该窗口中选择其他用户来执行步骤。输入名称开头的几个字符,然后单击搜索。选择用户,然后单击继续。 |
状态按钮 |
该按钮将打开跟踪器应用程序。 |
完成按钮 |
完成按钮将完成工作流程步骤,是常用的选择。 |
启动步骤
如何完成启动步骤:
- 单击位置以选择应该传递实体的位置。
- 单击日历图标以设置保留日期。如果实体未退出,那么您必须选择今天的日期。如果实体已退出,那么您可以选择今天或以后的日期。保留日期用于区分多个请求的优先级。
- 单击启动以启动工作流程或单击关闭以关闭窗口而不启动。
接收步骤
接收步骤在您的收件箱中被列为核准步骤,但当您打开它时,页面标题为
“接收步骤”。当上一个用户(或保管者)释放项且您是下一个接收项的人员,您将获取接收步骤。如果您尚未接收项,那么您可以看到将要传递它的人员、它原来的位置及它的传递方式。如果等待相当长的时间后仍未接收到项,那么可以指示您尚未接收到项。这将为“查找丢失”队列生成一个工作项。如果您是保管者,那么当上一个用户释放项时您将获取接收步骤。如何完成接收步骤:
- 选择相应的操作。如果您已接收到实体,请选择已接收,否则请选择未接收。
- 通过选择相应的按钮来完成步骤。请参阅启动工作流程中的选项。
注意: 您未接收到实体的原因可能是,传递服务或当前退出实体的用户引起了延迟。也可能是实体在传送中丢失。在这种情况下,您将收到一个工作项,其显示通知您实体状态的消息。
发行步骤
发行步骤在您的收件箱中被列为核准步骤,但当您打开它时,页面标题为
“发行步骤”。发行步骤必须由当前实体占用者(可以是保管者,也可以是退出项的用户)完成。如果传递中有任何延迟,或者如果项丢失,您可以指示传递的方法。在退出位置将项传递给请求的用户。如何完成发行步骤:
- 如适用,请输入延迟时间(以小时为单位)以指示释放实体时延迟的程度。
- 输入相应的注释,例如对于延迟的说明。
- 从“操作”列表中选择相应的选项。
- 手动传递意味着您要将实体手动传递给下一个用户。
- 如果您不知道实体的位置,请选择丢失。工作项会发送至 PhysicalEntitiesFindLostQueue 公用收件箱。
- 如果您要使用传递服务,请选择传递服务。工作项会发送至 PhysicalEntitiesDeliveryQueue 公用收件箱。
- 如果您输入了延迟时间,请选择延迟。延迟通知将发送给在队列中等待的所有用户。
- 通过选择相应的按钮来完成步骤。请参阅启动工作流程中的选项。
等待队列步骤
当某个用户保留实体并且是下一个接收它的人员,等待队列中的工作项会将该用户的名称显示为请求的用户。经授权访问该队列的用户可以查看信息,但没有要完成的内容。如何查看等待队列步骤:
- 单击 PhysicalEntitiesWaitQueue 公共队列中的工作项。
- 审阅工作项之后,单击关闭。
保留队列步骤
PhysicalEntitiesReserveQueue 公用收件箱包含每个正在等待传递的用户的工作项。经授权的用户可以打开每个工作项以查看谁请求了实体、他们的请求日期以及请求的位置。您可以修改保留日期以更改用户的优先级。如何完成保留队列步骤:
- 单击 PhysicalEntitiesReserveQueue 公用收件箱中的工作项。
- (可选)修改保留日期以更改正在等待项的用户的优先级。
- 单击应用和关闭。
查找丢失项步骤
当实体被申报为“丢失”后,系统会将工作项发送至 PhysicalEntitiesFindLostQueue 公用收件箱。如果您经授权访问该收件箱,那么可以单击工作项来查看
“查找丢失步骤”页面并更新状态。您将找到并传递实体,或者将其申报为永久丢失。这将通知所有受影响的用户,并终止为该实体启动的所有 PRM 工作流程。此外,当用户尝试为该实体启动工作流程时,系统会立即发送关于实体丢失状态的通知。如何完成查找丢失项步骤:
- 输入您的注释。
- 如果您要申报实体永久丢失,请从操作菜单中选择丢失。如果您已找到实体并将其传递给了名称显示在请求者字段中的用户,请选择已传递。
- 通过选择相应的按钮来完成步骤。请参阅启动工作流程中的选项。
一旦将实体标记为永久丢失,以后就无法指示找到该实体。任何尝试以后退出实体的人都将收到实体已丢失的消息。如果丢失的项是随后被找到的容器,那么无法退出其内容。任何尝试从先前丢失的容器中退出项的人都将收到父代已退出的消息。
传递服务步骤
当用户选择传递服务来发送物理实体后,系统会将工作项发送至 PhysicalEntitiesDeliveryQueue 公用收件箱。如果您经授权访问该公用收件箱,那么可以单击工作项来完成
“传递步骤”页面。如何完成传递步骤:
- 输入相应的注释。
- 如果您无法找到并传递实体,请从操作列表中选择丢失。这会将工作项发送至 PhysicalEntitiesFindLostQueue 公用收件箱。如有必要,该组将指示实体永久丢失。如果您已将实体传递给请求它的用户,那么请选择已传递。
- 通过选择相应的按钮来完成步骤。请参阅启动工作流程中的选项。
消息步骤
“消息步骤”页面将通知您已为其启动 PRM 工作流程的物理实体的状态。该页面作为工作项被发送到您的收件箱。您将在以下任意情况下收到它:
- 当前实体占用者已延迟实体的释放。
- 实体已被传递服务或当前实体占用者丢失。
- 在 PRM 工作流程中出现错误。
- 请求的实体的父实体或子实体已退出,且没有工作项发送到任何队列。(仅当实体匹配时才使用“等待”和“保留”队列。)
- 您为其启动工作流程的实体不是物理实体。
要完成消息步骤,请单击
完成。