För att styra kvarhållningen och avvecklingen av poster definierar du ett avvecklingsschema som du knyter till postbehållare och posttyper. I avvecklingsschemat anger du kvarhållningsregler för poster och instruktioner för avvecklingen av dem vid kvarhållningsperiodens utgång.
Avvecklingsintruktioner är bland annat:
- granska
- överför till ett arkiv för permanent bevarande
- exportera till annan plats
- destruktion
Du definierar olika faser som en post ska passera igenom i ett avvecklingsschema. Varje fas har en definierad kvarhållningsperiod.
I slutet av varje fas utförs den angivna åtgärden på posterna, som därefter går vidare till nästa fas. Avvecklingsschemat avbryts för entiteter som har spärrats. Schemat återupptas när alla spärrar har tagits bort.
Du kan köra avvecklingsavsökningen för att beräkna när poster är redo för avveckling. Se Avsökningsprocesser. Avvecklingsscheman importeras och exporteras med hjälp av verktyget för import/export av arkiveringsplaner.
Parametrar för avvecklingsscheman
Ett avvecklingsschema innehåller något av följande:
- Händelse Utlöser en brytpunkt. Den innebär att entiteterna stängs så att du kan starta avvecklingen av dem. Brytpunkten avslutar den aktiva användningen av gamla poster.
- Brytpunktsåtgärd Åtgärden utförs automatiskt på entiteter när brytpunkten utöses och eventuell fördröjningstid har passerats.
- Förskjutning Tiden mellan brytpunktsstarten och inledandet av brytpunktsåtgärden.
- Avvecklingsfaser Faser definieras för att styra kvarhållningen av poster i ett visst läge för en angiven tidsperiod.
- Fasavvecklingsinstruktion/åtgärd Åtgärd som behöver initieras manuellt när avvecklingsperioden för en fas är över. Varje fas har en tillhörande avvecklingsåtgärd. Fasavvecklingsåtgärder kan vara granskning, överföring till ett arkiv för permanent bevarande, export eller destruktion.
- Avvecklingsarbetsflöden Varje avvecklingsåtgärd har ett tillhörande arbetsflöde. När en åtgärd initieras, startar systemet motsvarande arbetsflöde och utför en rad fördefinierade instruktioner på posterna.
Arv av avvecklingsscheman
Ett avvecklingsschema kan knytas till en postkategori, en postmapp eller en posttyp. En postmapp kan ha sitt eget avvecklingsschema eller så kan det ärva ett avvecklingschema från sin överordnade postkategori.
Som standard ärver en post avvecklingsschemat från den mapp där den är deklarerad. Om du vill knyta ett annat avvecklingsschema till posten kan du skapa en posttyp, knyta önskat avvecklingsschema till posttypen och tilldela den till posten. När olika avvecklingsscheman hör till postkategorin, postmappen och posttypen för en post, ärver posten avvecklingsschemat från posttypen. Om posten skapas direkt under en postkategori, ärver posten avvecklingsschemat från postkategorin.
Som allmän regel är avvecklingsschemat på den lägsta nivån i en posts hierarki tillämplig. Följande diagram illustrerar hur olika entiteter ärver avvecklingsschemat under olika omständigheter:

Om du flyttar en postkategori eller mapp, kan du tilldela ett avvecklingsschema till behållaren och ange vilka entiteter i behållaren som berörs av tilldelningen. I Flytta kategorier eller mappar finns mer information om att flytta entiteter.
Om du inte tilldelar ett avvecklingsschema när du flyttar en behållare gäller följande:
- Om behållaren ärver avvecklingsschemat från den överordnade entiteten, ärver behållaren avvecklingsschemat från sin nya överordnade efter flytten.
- Om behållaren har ett annat avvecklingsschema än sin överordnade entitet, behåller den sitt eget schema efter flytten.
Avvecklingsprocess
När du har lagt till ett avvecklingsschema till en postkategori eller mapp, kommer alla poster som skapas i den behållaren att ärva det avvecklingsschemat som standard. När brytpunktsåtgärden utförs på poster, blir de redo för avveckling och flyttas till avvecklingsfasen. Entiteter som nått avvecklingsfasen märks med ikonen redo för avveckling:
.
Behöriga användare kan initiera avveckling.
Efter godkännande från den postansvarige, utför systemet avvecklingsåtgärderna på de godkända entiteterna. Du kan tilldela någon av följande avvecklingsåtgärder till en fas i avvecklingsschemat:
- Granska En behörig person granskar entiteternas avvecklingsstatus för att bedöma om de kan fortsätta till nästa steg.
Du kan tilldela åtgärden Granska så många gånger som behövs.
- Exportera Entiteterna kopieras eller exporteras till ett annat system eller objektlager. I en separat åtgärd tar du senare bort posterna från deras tidigare plats.
- Exportera med mappning Entiteter med anpassade egenskaper kopieras eller exporteras till en organisation som använder DoD V3-schemat, t.ex. NARA (National Archives and Records Administration).
I en separat åtgärd kan du ta bort posterna från deras tidigare plats.
- Tvåstegsöverföring Entiteterna överförs till en angiven plats vid kvarhållningsperiodens utgång. Efter överföringen förstörs posterna när den postansvarige har bekräftat att entiteterna har överförts och att posterna är redo för destruktion.
- Tvåstegsöverföring med mappning Entiteter med anpassade egenskaper överförs till en organisation som använder DoD V3-schemat, t.ex. NARA (National Archives and Records Administration), vid kvarhållningsperiodens utgång. Efter överföringen förstörs posterna när den postansvarige har bekräftat att entiteterna har överförts och att posterna är redo för destruktion.
- Förstör Entiteterna tas bort permanent från lagret. Du kan tilldela den här åtgärden till en entitet en enda gång.
Länkar för posten förstörs tillsammans med den.
- Tillfällig överföring med mappning Entiteter med anpassade egenskaper överförs tillfälligt till en organisation som använder DoD V3-schemat.
Om ett destruktionsarbetsflöde av någon anledning misslyckas behåller entiteten statusen Avveckling pågår. Du måste initiera avvecklingen av entiteten igen. Se Initiera avvecklingsscheman.
Bästa praxis
Vissa egenskaper uppdateras dynamiskt av avvecklingsavsökningen. Om dessa egenskaper används som grund för alternativa kvarhållningar kan en avvecklingsavsökning med uppdatering leda till en längre kvarhållningsperiod. Använd inte sådana egenskaper som grund för alternativa kvarhållningar:
- Kördatum för aktuell fas
- Aktuell fasåtgärd
- Datum för senaste avsökning
- Beslutsdatum för aktuell fas
- Granskningsbeslut för aktuell fas
- ID för aktuell fas
- Omberäkna faskvarhållning
- Körstatus för aktuell fas
- DisposalPhases
- CycleYears
- CycleMonths
- CycleDays
- CurrentActionType
- VitalWorkflowStatus
- VitalSweepDate
- VitalRecordReviewDate
- Nästa granskningsdatum för vital post
- CurrentPhaseId
- AlternateRetentions
- RetentionBase
- RetentionPeriodYears
- RetentionPeriodMonths
- RetentionPeriodDays
- CurrentPhaseExportFormat
- ExportFormat
- CurrentPhaseDecisionDate