IBM FileNet P8, Versión 5.1.+            

Administrar un documento multicontenido

Un documento multicontenido tiene una ID de documento asignada, pero el documento consta de más de un archivo electrónico. Por ejemplo, puede tener una propuesta que contenga un documento de proceso de texto y un documento de hoja de cálculo. Con fines de rastreo y retención, preferiría utilizar el mismo nombre, las mismas propiedades y la misma ubicación para este documento, aunque esté compuesto por dos archivos. Puede hacerlo utilizando un documento multicontenido para agrupar los archivos. Cuando trabaja con un documento multicontenido, tiene acceso a todos los archivos (en función de su acceso de seguridad).

Puede agregar o eliminar elementos del contenido según convenga, y cada versión del documento puede tener diferentes archivos como elementos de contenido. Es decir, los archivos de elementos de contenido están asociados a una versión específica del documento. Para poder agregar o eliminar elementos de contenido, primero debe extraer el documento. Cuando extrae un documento multicontenido, se crea un objeto de reserva para la nueva versión del documento. Este objeto de reserva no conlleva información del multicontenido. Es decir, los distintos elementos de contenido no se transfieren automáticamente de una versión a la siguiente. Cuando registra la nueva versión del documento, debe agregar manualmente cada uno de los elementos de contenido en la nueva versión del documento.

El administrador del sitio es quien determina qué usuarios pueden ver los contenidos de un documento multicontenido y qué usuarios pueden guardar o eliminar elementos de contenido de un documento. Si no dispone del acceso correspondiente, sólo podrá ver el primer elemento contenido en el documento. En otras palabras, no sabrá que el documento contiene otros elementos.

Para gestionar los documentos multicontenido:

  1. Para crear un documento multicontenido:
    1. Añada el primer elemento de documento utilizando el asistente para agregar o una plantilla de entrada.
    2. Extraiga el documento.
    3. Utilice la acción Guardar contenido para guardar el primer elemento del documento.
      1. Vaya hasta el documento. Haga clic con el botón derecho en el nombre del documento y haga clic en Más acciones > Guardar contenido.
      2. Haga clic en Examinar para localizar el archivo para el primer elemento.
      3. Una vez aceptado, este primer archivo se convierte en el primer elemento de contenido.
    4. Utilice la acción Guardar contenido para agregar el siguiente elemento de contenido.
      1. Vaya hasta el documento. Haga clic con el botón derecho en el nombre del documento y haga clic en Más acciones > Guardar contenido.
      2. Asegúrese de que la opción Guardar como archivo secundario nuevo está seleccionada.
        Consejo: Si es necesario, también puede sustituir un determinado elemento de contenido con otro archivo seleccionando el archivo de la lista.
      3. Haga clic en Examinar para localizar el archivo.
      4. Una vez aceptado, este segundo archivo se convierte en el siguiente elemento de contenido.
    5. Repita el paso 4 tantas veces como sea necesario para agregar más archivos como elementos adicionales.
    6. Registre el archivo.
      Nota: Si cancela la extracción (en lugar de registrar el archivo), se omitirá todo el contenido guardado desde el último registro.
    7. En el paso correspondiente a Seleccionar archivo, asegúrese de que el botón de opción Contenido guardado está seleccionado, y haga clic en Finalizar.
  2. Para eliminar un elemento de contenido existente:
    1. El documento debe estar extraído y contener al menos dos elementos de contenido. Es decir, ha utilizado la acción Guardar contenido para agregar al menos dos elementos de contenido al documento, pero aún no ha registrado el documento.
    2. Vaya hasta el documento que contiene los elementos multicontenido. Pulse el documento con el botón derecho del ratón y pulse Más acciones > Suprimir contenido.
    3. Seleccione el nombre de cada archivo que desea borrar del documento.
  3. Para descargar un documento de elementos multicontenido:
    Nota: Si selecciona dos o más documentos multicontenido, sólo se descarga el primer elemento de cada documento multicontenido.
    1. Vaya hasta el documento multicontenido existente. Pulse con el botón derecho del ratón para abrir el menú emergente, o abra la página de información del documento.
    2. Haga clic en Descargar. Se abrirá la página Descargar contenido.
    3. Seleccione el nombre de cada archivo que desea descargar. Para seleccionar todos los objetos, marque la casilla de verificación de la primera fila (encabezado de columna).
    4. Haga clic en Aceptar. Si selecciona más de un archivo, se descargará en el equipo local un archivo comprimido con el nombre del primer archivo.

    Ver archivos multicontenido:

    Si todos los elementos de contenido son imágenes, los archivos multicontenido se pueden ver completamente en el visor de imágenes. Sin embargo, se debe tener en cuenta el comportamiento siguiente al trabajar con archivos multicontenido que incluyen imágenes junto con otros elementos:

    • Si el primer elemento es una imagen y los que le siguen no, no se mostrará una lista de archivos y el visor de imágenes no representará correctamente los elementos subsiguientes.
    • Si el primer elemento no es una imagen, se mostrará una lista de archivos.


Comentarios

Última actualización: Julio de 2011


© Copyright IBM Corp. 2011.
Este centro de información utiliza tecnología Eclipse. (http://www.eclipse.org)