Preferencje serwisu dla ustawień ogólnych dotyczących autora określają domyślne zachowanie dla działania dodawania lub wprowadzania/zwracania dokumentów oraz wyświetlanie strony zabezpieczeń.
Preferencja serwisu Dodaj jako wersję główną określa ustawienie domyślne dla opcji Dodaj jako wersję główną podczas dodawania nowego dokumentu. Wartość domyślna to Nie (dodawanie dokumentu jako wersji podrzędnej). Użytkownik może nadpisać ustawienie preferencji podczas dodawania dokumentu.
Preferencja serwisu Wprowadź/zwróć jako wersję główną określa ustawienie domyślne dla opcji Wprowadź/zwróć jako wersję główną podczas wprowadzania/zwracania dokumentu. Wartość domyślna to Nie (wprowadzanie/zwracanie dokumentu jako wersji podrzędnej). Użytkownik może nadpisać ustawienie preferencji podczas wprowadzania/zwracania dokumentu.
Dawniej treść była zorganizowana w strukturze folderów, a użytkownicy przeglądali foldery w celu wyszukania treści. Taka forma wymaga od użytkowników znajomości struktury folderów w celu wyszukania dokumentów. Ponieważ technologia wyszukiwania rozwinęła się, nowy nacisk położono na indeksowanie całej treści oraz ustawianie kryterium wyszukiwania zamiast nawigacji w strukturach folderów. W takim przypadku nie jest wymagane, aby foldery zawierały dokumenty lub obiekty definiowane.
Silnik treści umożliwia dodawanie dokumentów lub obiektów definiowanych do składnicy obiektów bez określania folderu, w którym mają być przechowywane. Z tego składnika można skorzystać, ustawiając preferencję serwisu Wymagany jest wybór folderu na Nie. Użytkownicy mogą następnie dodać nowe dokumenty, bez określania folderu, które je będzie zawierał.
Preferencja serwisu Wyświetlanie strony zabezpieczeń określa, czy strona Zabezpieczenia jest wyświetlana w czasie pewnych operacji. Wartością domyślną jest Pokaż.
Jeśli preferencja jest ustawiona na Ukryj, użytkownik nie może wyświetlać ani ustawiać zabezpieczeń w czasie wykonywania następujących operacji:
Nowe obiekty uzyskują domyślne zabezpieczenia zdefiniowane w menedżerze Enterprise Manager. Analogicznie nowe wersje dokumentów dziedziczą zabezpieczenia z poprzedniej wersji.
Bez względu na ustawienie preferencji użytkownik może wyświetlić stronę Informacje o zabezpieczeniach podczas wyświetlania właściwości dokumentu oraz edytować właściwości zabezpieczeń, jeśli prawa dostępu dokumentu zezwalają na to.
Ustawienie tej preferencji na Ukryj nie wpływa na kreatory i aplety, do których można uzyskać dostęp za pomocą Narzędzi zaawansowanych aplikacji Workplace XT.
Preferencja serwisu Wyświetlanie strony tworzenia określa działania dostępne dla użytkowników aplikacji Workplace XT podczas tworzenia dokumentu lub folderu bądź podczas wyświetlania/edycji właściwości dokumentu lub folderu. Kilka działań tworzenia w aplikacji Workplace XT ma dwa konteksty: działania dokonywane za pomocą usprawnionego interfejsu mają mniejszą liczbę opcji ("Workplace XT"), a działania dokonywane za pomocą interfejsu podobnego do interfejsu Workplace zawierają wszystkie możliwe opcje ("Workplace"). Użytkownik może wybrać użycie kreatorów Workplace XT i Workplace lub jedynie kreatorów aplikacji Workplace. Domyślnie można korzystać z obu zestawów działań.
Działania aplikacji Workplace XT mają następujące ograniczenia:
Poniższa tabela opisuje działania dostępne dla każdej opcji.
Opcja | Dostępne działania i wyniki | Użyj tej opcji w przypadku następujących okoliczności |
---|---|---|
Workplace XT i Workplace | Działanie Dodaj dokument uruchomia kreator Dodaj
dokument. Działanie Zaawansowane dodawanie dokumentu
uruchomia kreator Zaawansowane dodawanie dokumentu (taka sama sytuacja
ma miejsce w przypadku działania Dodaj dokument dla opcji
Tylko aplikacja Workplace). Działanie Dodaj folder uruchomia kreator Dodaj folder. Działanie Zaawansowane dodawanie folderu uruchomia kreator Zaawansowane dodawanie folderu (taka sama sytuacja ma miejsce w przypadku działania Dodaj folder dla opcji Tylko aplikacja Workplace). Działanie Wprowadź/zwróć uruchomia kreator Wprowadź/zwróć w trybie Szybkie wprowadzenie z możliwością określenia dodatkowych opcji w razie konieczności. Działanie Zaawansowane wprowadzanie/zwracanie uruchomia kreator Zaawansowane wprowadzanie/zwracanie (taka sama sytuacja ma miejsce w przypadku opcji Tylko aplikacja Workplace). Działanie Właściwości otwiera arkusz właściwości, na którym są wyświetlane właściwości niestandardowe. Działanie Wszystkie właściwości otwiera arkusz właściwości, na którym są wyświetlane właściwości systemowe z odsyłaczami do widoków i powiązanych działań (taka sama sytuacja ma miejsce w przypadku działania Właściwości w opcji Tylko aplikacja Workplace). Działanie Otwórz w szablonie wprowadzania dodaje dokument za pomocą usprawnionego szablonu wprowadzania. Ten szablon wprowadzania jest używany domyślnie do dodawania dokumentu za pomocą szablonu wprowadzania. Działanie Zaawansowane otwieranie w szablonie wprowadzania dodaje dokument za pomocą szablonu wprowadzania podobnego do Workplace (taka sama sytuacja ma miejsce w przypadku działania Otwórz w opcji Tylko aplikacja Workplace). |
Użytkownik chce, aby opcja używała usprawnionego interfejsu podczas dodawania lub wprowadzania/zwracania dokumentów. Można nadal używać działań Workplace w razie potrzeby. |
Tylko aplikacja Workplace | Działanie Dodaj dokument uruchomia kreator
Zaawansowane dodawanie dokumentu (taka sama sytuacja ma miejsce w
przypadku działania Zaawansowane dodawanie dokumentu dla opcji
Workplace XT i Workplace). Szablony wprowadzania powiązane z folderem za pomocą działania Powiąż szablony
wprowadzania są ignorowane. Działanie Dodaj folder uruchomia kreator Zaawansowane dodawanie folderu (taka sama sytuacja ma miejsce w przypadku działania Zaawansowane dodawanie folderu dla opcji Workplace XT i Workplace). Działanie Wprowadź/zwróć uruchomia kreator Wprowadź/zwróć, umożliwiając użytkownikowi wprowadzenie/zwrócenie dokumentu za pomocą wartości właściwości oraz praw dostępu z poprzedniej wersji. Działanie Zaawansowane wprowadzanie/zwracanie uruchomia kreator Zaawansowane wprowadzanie/zwracanie (taka sama sytuacja ma miejsce w przypadku opcji Workplace XT i Workplace). Działanie Właściwości otwiera arkusz właściwości, na którym są wyświetlane właściwości systemowe z odsyłaczami do widoków i powiązanych działań (taka sama sytuacja ma miejsce w przypadku działania Wszystkie właściwości w opcji Workplace XT i Workplace). Działanie Otwórz dodaje dokument za pomocą szablonu wprowadzania podobnego do Workplace (taka sama sytuacja ma miejsce w przypadku działania Zaawansowane otwieranie w opcji Workplace XT i Workplace). Ten szablon wprowadzania jest używany domyślnie do dodawania dokumentu za pomocą szablonu wprowadzania. |
Aby mieć pewność, że użytkownicy będą używali działań Workplace z opcjami, które nie są dostępne w działaniach Workplace XT, np. ustawianie zabezpieczeń lub wprowadzanie/zwracanie zapisanej treści. |