IBM Enterprise Records, Versão 5.1.+            

Configurando Declaração Automática de Registros

É possível configurar a declaração automática de registros para garantir que quando um usuário execute uma operação (registro de entrada ou arquivo em uma pasta) em um documento em um Armazenamento de Objetos de Registros (ROS), o IBM® Enterprise Records automaticamente crie um registro correspondente em um Armazenamento de Objetos de Plano de Arquivos (FPOS) especificado. Por exemplo, é possível escolher ter cada documento que é arquivado na pasta Confidencial declarado como um registro. Também é possível escolher ter cada documento que pertence a uma classe de documento específica declarado como um registro quando um usuário efetua o registro de entrada do documento.

Importante: Você deve usar o evento Registro de Entrada ao invés do evento Criar quando quiser que um registro seja declarado no momento da criação.
Você deve perceber que RMAutoDeclaration deve ser configurado para usar eventos assíncronos e NÃO síncronos. Para configurar a declaração automática de registros, você executa as seguintes etapas:

Editando o arquivo de configuração de Declaração Automática

Para editar o arquivo de configuração RMAutoDeclaration (RMAutoDeclare.properties), faça o seguinte:

  1. No Enterprise Manager, crie (designe) uma propriedade de Sequência (por exemplo: AutoDeclareFolderSymName) na classe ou subclasse do documento de origem para especificar o caminho de pasta ou GUID arquivado no registro. Configure a propriedade para ter um comprimento de 256 caracteres.
  2. (Opcional) No Enterprise Manager, crie (designe) outra propriedade de Sequência (por exemplo, AutoDeclareRecordClassSymName) na classe ou subclasse do documento de origem para especificar o nome da classe de registro. Se você não especificar um nome de classe de registro, a classe de registro será definida por padrão como ElectronicRecordInfo.

    As primeiras duas etapas criam propriedades para o evento RMAutoDeclare.

  3. Use Application Engine, Workplace XT ou Enterprise Manager para efetuar o registro de saída do arquivo RMAutoDeclare.properties.
  4. Edite RMAutoDeclare.properties com as informações apropriadas:
    rmevent.declare.RecordClassPropertySymname=AutoDeclareRecordClassSymName
    rmevent.declare.RecordFiledInFolderPropertySymname=AutoDeclareFolderSymName
      (Se a propriedade não existir, o manipulador de eventos registra um erro.)
    rmevent.declare.FPOSObjectStoreName=TargetObjectStoreName
  5. Use Application Engine, Workplace XT ou Enterprise Manager para efetuar o registro de entrada da nova versão do RMAutoDeclare.properties com os conteúdos especificados acima.

Crie uma assinatura que use a ação de evento RMAutoDeclaration

É possível criar uma ou mais assinaturas que são ativadas sempre que o evento assinado (Registro de Entrada ou Arquivo Incluído) ocorrer. Isto aciona a ação de evento associada com a assinatura.

Para o evento de Registro de Entrada relacionado ao documento, você cria a assinatura em uma classe ou subclasse de Documento. Para o evento relacionado à pasta (Arquivo Incluído), você pode criar a assinatura em uma classe ou subclasse de pasta ou em uma instância de objeto de pasta específica. É possível criar quantas assinaturas forem necessárias. Por exemplo, você pode criar assinaturas em diversas subclasses de documento diferentes.

  1. No Enterprise Manager, expanda o armazenamento de objetos ROS que irá conter os documentos a serem automaticamente declarados como registros.
  2. Para criar uma assinatura para uma classe ou subclasse de documento, clique com o botão direito do mouse em Classe do Documento (ou em uma subclasse do documento) e selecione Incluir Assinatura. -ou- Para criar uma assinatura para uma classe ou subclasse de Pasta, expanda a pasta Outras Classes, clique com o botão direito do mouse em Pasta (ou em uma subclasse de pasta) e selecione Incluir Assinatura. -ou- Para criar uma assinatura para uma pasta específica, expanda a pasta Pasta Raiz, navegue até a pasta na qual deseja configurar a assinatura, clique com o botão direito do mouse na pasta e selecione Incluir Assinatura.
  3. No assistente Criar uma Assinatura, clique em Avançar.
  4. Especifique um nome e uma descrição exclusivos e significativos para a assinatura e clique em Avançar.
  5. Para uma assinatura de classe (mas não uma instância), certifique-se de que o botão de opções Aplicar em Todas as Instâncias da Classe <class name> esteja selecionado e clique em Avançar.
  6. Na tela Especificar Acionadores, selecione os acionadores que devem ativar a assinatura (Registro de Entrada para uma assinatura de documento; Arquivo para uma assinatura de pasta). Clique em Avançar.
  7. Na tela, no menu suspenso, selecione a ação de evento RMAutoDeclare criada anteriormente e clique em Avançar.
  8. Certifique-se de que a caixa de seleção Síncrono não esteja selecionada. Deixe as caixas de seleção restantes selecionadas ou não selecionadas, conforme apropriado, e clique em Avançar.
  9. Clique em Concluir.

RMAutoDeclare

Para testar a configuração de RMAutoDeclare, faça o seguinte:

  1. Crie um documento no ROS da classe que foi configurada com declaração automática.
  2. Especifique o nome da classe de registro em uma propriedade de Cadeia do documento de origem.

    Esta é a propriedade (AutoDeclareRecordClassSymName) anteriormente inserida no arquivo RMAutoDeclare.properties. (Consulte a Etapa 2 no procedimento do arquivo de configuração Editando a Declaração Automática anteriormente neste tópico). Ao criar um documento, o usuário insere o nome da classe de registro nesta propriedade. Se você não especificar o nome simbólico, o nome de classe padrão será ElectronicRecordInfo.

  3. Especifique o caminho da pasta arquivada no registro em outra propriedade de Sequência.

    Esta é a outra propriedade (AutoDeclareFolderSymName) atualmente usada no arquivo RMAutoDeclare.properties. (Consulte a Etapa 1 no procedimento do arquivo de configuração Editando a Declaração Automática anteriormente neste tópico). Ao criar um documento, o usuário insere o caminho ou GUID da pasta arquivada no registro nesta propriedade. Se o valor for inválido, o manipulador de eventos registra um erro. O caminha da pasta de registro deve iniciar com "/<File Plan Name>/..." (por exemplo, "/File Plan/Category1/Folder1"). O usuário também pode inserir o GUID da pasta.

Após o usuário criar o documento, o evento RMAutoDeclare o declara na pasta especificada no FPOS, usando a classe de registro especificada.



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Última atualização: Agosto 2011


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