Hay varias tareas que debe completar para configurar un entorno de IBM® Enterprise
Records
Para configurar un entorno de
IBM Enterprise
Records,
realice las siguientes tareas de configuración.
- Debe configurar un almacén de objetos (almacén de objetos del plan de archivos o FPOS) para la estructura del plan de archivos, y otro (almacén de objetos habilitados por registro o ROS) para los documentos declarados como registros. En general, muchos usuarios con acceso al almacén de objetos de registros no disponen de acceso a las entidades que conforman el plan de archivos del almacén objetos del plan de archivos. Puede asociar varios almacenes de objetos de registros con un almacén de objetos del plan de archivos.
- A pesar de que algunas tareas de configuración ya se han realizado durante el procedimiento de instalación y de configuración de IBM Enterprise
Records, puede repasar los parámetros de configuración tras haber creado los planes de archivos y mientras configura la solución de IBM Enterprise
Records para un entorno de producción.
- Para obtener más información sobre los procedimientos de instalación y configuración de IBM Enterprise
Records,
consulte el documento Instalación y actualización de IBM Enterprise Records.
- Para obtener información sobre la configuración de tareas asociadas con la creación de un plan de archivos (como es el caso de la configuración de un sufijo de nombres de volumen), consulte Crear un plan de archivos.
Crear clases de documentos de ROS
Debe crear clases de documentos para aquellos documentos que se vayan a declarar como registros.
- Las clases Documento de ROS pueden tener la propiedad Puede declarar, que IBM Enterprise
Records emplea para determinar si un documento puede declararse como registro. Durante la instalación y configuración de IBM Enterprise
Records, la propiedad de la clase Documento básica de una o más subclases Documento se estableció en True. Ello indica que las instancias de esas clases se pueden declarar como registro. Para preparar el entorno de IBM Enterprise
Records para producción, verifique que el valor de esta propiedad se establezca en True (o que una subclase herede esta opción de su clase superior) en todas las clases Documento de ROS que proceda. Además, compruebe que la seguridad de instancia predeterminada de estas clases disponga de derechos de versión mayor y menor para que los usuarios (con los pertinentes derechos de acceso) puedan crear versiones de instancias de las clases.
Configurar plan de archivos predefinido
En cualquier momento dado, en
IBM Enterprise
Records solo se muestra una jerarquía de plan de archivos.
- Durante el procedimiento de instalación y configuración de IBM Enterprise
Records, se estableció un Application Engine o una
preferencia del sitio de Workplace XT para especificar este plan de archivos predeterminado. Sin embargo, en
el momento de instalar y configurar IBM Enterprise
Records, es improbable que haya configurado uno o más planes de archivos del sitio.
- Si lo desea, modifique esta opción de la preferencia del sitio e indique su propio valor predeterminado. Cada usuario de IBM Enterprise
Records puede establecer una preferencia de usuario que anule este valor predeterminado
de preferencia del sitio.
- Para obtener más información, consulte Definir el plan de archivos predeterminado.
Configurar barrido de disposiciones
Un administrador configura el proceso de barrido de disposiciones durante el procedimiento de instalación y configuración de
IBM Enterprise
Records. Ahora bien, para asegurarse de que la configuración sea correcta, compruebe la configuración del barrido de disposiciones. Por ejemplo, si el sitio no utiliza tipos de registros, verifique que
Ejecución de tipos de registros se establezca
como
False.
Para obtener más información, consulte Configurar barrido de disposiciones.
Configurar tipos de registros
Los tipos de registros ofrecen un modo de asociar un registro con un programa de disposición diferente del registro asociado con la categoría de registro o la carpeta de registros superiores del registro.
Si la solución de
IBM Enterprise
Records emplea tipos de registros, el barrido de disposiciones debe configurarse para que ejecute el procesamiento de tipos de registros estableciendo
Ejecución de tipos de registros en
True.
- Para obtener más información, consulte Configurar barrido de disposiciones.
- También se debe plantear la forma en que un tipo de registro se asociará con un registro. Puede especificar que todos los registros de una determinada clase se asignen a un tipo de registro particular de forma predeterminada. Para obtener más información, consulte Configurar un tipo de registro predeterminado.
- Asimismo, puede mostrar los metadatos del tipo de registro al declarar un registro mediante Application Engine o Workplace XT. Así, permite que el usuario seleccione un tipo de registro. Para obtener más información, consulte Configurar visualización de metadatos de tipos de registro durante la declaración..
- También puede combinar ambos planteamientos: especificar un valor predeterminado, pero con la opción de que el usuario lo pueda anular si selecciona otro tipo de registro.
- La interfaz de usuario de IBM Enterprise
Records no tiene mecanismos
para declarar todas las partes de un documento compuesto como registro único. No obstante, puede declarar documentos principales o secundarios individuales como
registros. También puede hacer que los documentos que ya se hayan declarado como
registros formen parte posteriormente de un documento compuesto. Ciertas configuraciones
de documento compuesto, como Impedir suprimir o Suprimir
secundario cuando se suprima el primario, pueden afectar a la disposición normal
de un registro. Si se desea declarar alguna parte de un documento compuesto (los padres,
los secundarios, o ambos) como registro, es necesario utilizar los
valores predeterminados. Estos valores son la opción Ni padres
ni hijos del menú Evitar eliminación
y la selección No eliminar hijo cuando se elimina el padre.
Otros valores no son compatibles con IBM Enterprise
Records y producirán un error o un
comportamiento incoherente cuando los registros se sometan a eliminación.
- Cualquier aplicación que utilice funcionalidad de archivo Darwin Information
Typing Architecture (DITA) crea los componentes como documentos compuestos. Por
lo tanto, las diferencias aplicables a los documentos compuestos mencionadas en
la nota anterior también se aplican a los archivos DITA.
Configurar la opción de conservar metadatos
Si un usuario con los derechos de acceso pertinentes elimina una entidad
IBM Enterprise
Records, desaparece definitivamente del almacén de objetos. Sin embargo, la opción puede configurarse para que conserve los metadatos en el nivel del plan de archivos de las categorías de registro, carpetas de registros, volúmenes y registros eliminados. Si un administrador activa la opción de conservar metadatos, las entidades mencionadas permanecerán en el almacén de objetos (marcadas como eliminadas), pero ya no se podrán ver en la aplicación
IBM Enterprise
Records.
Puede exportar periódicamente a un archivo XML estas entidades eliminadas y todos sus metadatos por motivos de historial, y eliminar las entidades del almacén de objetos de manera permanente.
Para obtener más información sobre cómo configurar esta opción, consulte
Configurar metadatos retenidos.
Configurar autodeclaración de registros
IBM Enterprise
Records se puede configurar para que de forma automática declare como registro un documento siempre que un usuario realice una determinada operación; por ejemplo, crear un documento. Para configurar la autodeclaración:
- Modifique el archivo de configuración proporcionado para especificar la ubicación en que IBM Enterprise
Records debe archivar los registros declarados
- Cree una acción Evento AutoDeclare.
- Cree una suscripción para las clases de documentos de ROS (por ejemplo, la clase básica Documento o solo determinadas subclases) a la acción de evento que especifica los eventos que activarán el evento.
Para obtener más información, consulte Configurar declaración automática de registros.
Configurar sincronización de propiedades
Puede configurar la sincronización de propiedades para que de forma automática sincronice valores de propiedades de un documento a su registro asociado (o viceversa), siempre que haya una actualización de propiedades en el documento o el registro. Para obtener más información, consulte
Configurar sincronización de propiedades.
Definir el tamaño de lote de flujos de trabajo
De forma predeterminada,
IBM Enterprise
Records almacena como máximo diez elementos de trabajo de un lote de flujos de trabajo para
revisar o aprobar antes de su eliminación. Sin embargo, puede modificar la cantidad máxima de almacenamiento mediante un ajuste
en la configuración. Para obtener más información, consulte
Configurar el tamaño de lote de flujos de trabajo.
Configurar Solicitar una carpeta de registro
IBM Enterprise
Records incluye
el flujo de trabajo Crear carpeta de registros, el cual permite a los usuarios enviar una solicitud a un gestor de registros para que se cree una carpeta de registros. Con frecuencia muchos usuarios no tienen
suficientes privilegios para crear una carpeta de registros. A fin de que los usuarios dispongan de este flujo de trabajo, debe configurar la preferencia del sitio Solicitar carpeta de registros. Esta preferencia puede haberse configurado durante la instalación y configuración de
IBM Enterprise
Records.
Para obtener más información sobre el uso de este flujo de trabajo, consulte
Crear una carpeta de registro mediante un flujo de trabajo.
Para obtener instrucciones sobre cómo configurar esta preferencia de sitio, consulte Definir la preferencia de sitio Solicitar carpeta de registros.
Definir la preferencia del sitio de enlaces editables
IBM Enterprise
Records incluye enlaces para que los usuarios puedan unir carpetas y registros relacionados. Para crear y mantener enlaces en
IBM Enterprise
Records, debe definir la preferencia de sitio Clases de enlaces editables mediante Workplace.
Para obtener más información sobre los enlaces de
IBM Enterprise
Records,
consulte
Enlaces.
Para obtener instrucciones sobre cómo configurar esta preferencia de sitio, consulte Definir la preferencia de sitio de clase de enlace.
Configurar eventos de cumplimiento
IBM Enterprise
Records presenta varios eventos
de cumplimiento con PRO y DoD, por ejemplo eventos que definen metadatos. La configuración de estos eventos es opcional, puesto que procesar los eventos puede repercutir en el rendimiento.
- Para obtener un rendimiento óptimo, configure solo los eventos relativos a sus operaciones de administración de registros. Para obtener más información sobre la configuración de estos sucesos, consulte Habilitación y suscripción a sucesos.
- En los modelos de datos DoD y PRO, el almacenamiento de archivos debe configurarse para utilizar el método de purga de eliminación de documentos. Eso hace que el contenido del documento se sobrescriba con espacios en blanco tres veces antes de eliminar el archivo. Por lo tanto, no se puede recuperar el archivo. Consulte Configurar búsquedas con distinción entre mayúsculas y minúsculas.
Configurar documentos de CFS-IS
Si la solución de
IBM Enterprise
Records incluye la función opcional
Content Federation Services for
Image Services (CFS-IS), coordínelo con el administrador del sistema de
IBM FileNet Image Services para garantizar que la seguridad de Image Services se configure correctamente respecto a la modificación y eliminación de documentos de Image Services, y para garantizar que los parámetros de retención de clases de documentos de IS se configuren correctamente, de tal forma que los documentos de IS declarados como registros no se eliminen debido a la configuración de retención de IS. Para obtener más información, consulte
Mantenimiento continuo y tareas de administración.
Configurar dispositivos de almacenamiento protegidos
Si la solución de
IBM Enterprise
Records incluye el uso de dispositivos de almacenamiento
protegido, como
EMC Centera, NetApp SnapLock,
Tivoli Storage
Manager y otros, es
importante que la configuración de retención de
IBM Enterprise
Records no entre en conflicto con
la configuración de retención que pueda configurarse en el dispositivo de almacenamiento. Por
lo tanto, desactive la retención en el dispositivo de almacenamiento y deje que
IBM Enterprise
Records controle la retención.
- En dispositivos de Tivoli Storage
Manager,
la retención se controla mediante varios parámetros.
- Cuando el sistema IBM Enterprise
Records está totalmente configurado, la
aplicación IBM Enterprise
Records conserva el pleno control de la retención
y la eliminación.