Per controlar la retenció i disposició de registres,
es defineix i s'associa una planificació de disposició amb contenidors de registres
i tipus de registres. En una planificació de disposició, s'especifiquen les regles de retenció
per a registres i instruccions per deposar-les al final del període de retenció.
Les instruccions de disposició són:
- Revisió
- Transferència a un arxiu per a conservació permanent
- Exportació a una altra ubicació
- Destrucció
Es defineixen les diferents fases per les quals ha de passar un registre
en una planificació de disposició. Cada fase té un període de retenció definit.
Al final de cada fase, l'acció especifica es realitza als registres i, tot seguit,
els registres passen a la fase següent. La planificació de disposició s'interromp per a les entitats
a les quals s'ha posat una retenció. Es reprendrà després que s'eliminin totes les retencions.
Per calcular quan estan preparats per a la disposició els registres, s'executa l'escombratge de disposició. Consulteu
Processos d'escombratge. Les planificacions de disposició s'importen i exporten quan s'utilitza l'Eina d'importació
i exportació de plans de fitxers.
Paràmetres de planificació de disposició
Una planificació de disposició inclou qualsevol dels elements següents:
- Incidència: activa el començament del tall. Un tall designa el tancament
de les entitats perquè pugueu iniciar-ne la disposició. El tall finalitza l'ús actiu dels
registres antics.
- Acció de tall: acció que es realitza automàticament a les entitats una vegada que
el tall s'ha activat i ha passat el temps de marge.
- Marge: espai de temps entre l'inici del tall i el llançament de l'acció de tall.
- Fases de la disposició: fases definides per controlar la retenció de registres
en un estat concret durant un període de temps especificat.
- Instrucció/Acció de disposició de fase: acció que s'ha d'iniciar manualment
quan ha acabat el període de retenció d'una fase.
Cada fase té una acció de disposició associada. Les accions de fase de disposició poden ser
revisió, transferència a un arxiu per a conservació permanent, exportació o destrucció.
- Flux de treball de disposició: cada acció de disposició té un
flux de treball associat. Quan s'inicia una acció, el sistema llança el flux de treball associat
per realitzar un conjunt predefinit d'instruccions als registres.
Herència de les planificació de
disposició
Podeu associar una planificació de disposició
amb una categoria de registres, una carpeta de registres o un
tipus de registre. Un carpeta de registres poden tenir una planificació de disposició pròpia
o pot heretar la planificació de disposició associada amb una categoria de registres pare.
Per defecte, un registre hereta la planificació de disposició de la carpeta
on s'ha declarat. Tot i això, si voleu associar una altra planificació de disposició amb el registre,
podeu crear un tipus de registre, associar la planificació de disposició obligatòria amb aquest tipus
de registre i assignar aquest tipus de registre al registre. Quan hi ha diferents planificacions de disposició
associades amb la categoria de registres, la carpeta de registres i el tipus d'un registre, el registre
hereta la planificació de disposició del tipus de registre. Si es crea un registre directament sota una categoria de registres,
el registre hereta la planificació de disposició de la categoria de registres.
Com a regla general, la planificació de disposició del nivell més baix en la jerarquia
d'un registre és aplicable. Al diagrama següent es mostra l'herència de planificacions de disposició
per part de diferents entitats en diferents condicions:

Si moveu una categoria o carpeta de registres,
podeu assignar una planificació de disposició al contenidor i especificar les entitats del contenidor
afectades per l'assignació. Per obtenir més informació sobre com moure entitats, consulteu
Reubicació d'una categoria o una carpeta.
Si no assigneu una planificació de disposició
en reubicar un contenidor, passa el següent:
- Si el contenidor hereta la planificació de disposició de l'entitat pare, el contenidor heretarà
la planificació de disposició del pare nou després de la reubicació.
- Si el contenidor té una planificació de disposició que és diferent de l'entitat pare, el contenidor
continua tenint la mateixa planificació pròpia després de la reubicació.
Procés de disposició
Després d'associar una planificació de disposició amb una categoria o carpeta de registres,
tots els registres creats en aquest contenidor hereten la planificació de disposició per defecte.
Quan l'acció de tall es realitza a registres, queden pendents de disposició i
es mouen a la fase de disposició. Les entitats identificades com a preparades per a la disposició es marquen amb la
icona Preparat per a disposició:
.
Poden iniciar una disposició
els usuaris autoritzats.
Després d'obtenir l'aprovació del Gestor de registres, el sistema realitza les accions de disposició
associades a les entitats aprovades. Podeu assignar una de les accions de disposició següents a una fase
de la planificació de disposició:
- Revisió: una persona autoritzada revisa l'estat de disposició de les entitats
per determinar si poden continuar amb el pas següent.
Podeu assignar l'acció de revisió tants cops com calgui.
- Exportació: les entitats es copiaran o s'exportaran un altre sistema
o magatzem d'objectes. Més endavant, en una acció independent, podeu eliminar els registres
de la ubicació anterior.
- Exportació amb mapatge: les entitats amb propietats de personalitzades es copiaran
o s'exportaran a una organització que utilitzi l'esquema DoD V3, com ara la
National Archives and Records Administration (NARA).
En una acció independent, podeu eliminar els registres
de la ubicació anterior.
- Transferència de dos passos: les entitats es transferiran a una ubicació especificada
al final del període de retenció. La transferència va seguida de la destrucció quan el gestor de registres confirma
que les entitats s'han transferit correctament i estan preparades per destruir-se.
- Transferència de dos passos amb mapatge: les entitats amb propietats personalitzades
es transferiran a una organització que utilitzi l'esquema DoD
V3, com ara la National Archives and Records Administration (NARA),
al final del període de retenció. La transferència va seguida de la destrucció quan el gestor de registres confirma
que les entitats s'han transferit correctament i estan preparades per destruir-se.
- Destrucció: les entitats se suprimiran permanentment del
dipòsit. Només podeu assignar aquesta acció a una entitat una vegada.
Els enllaços associats amb un registre es destrueixen amb el registre.
- Transferència intermèdia amb mapatge: les entitats amb propietats personalitzades es transfereixen
temporalment a una organització que utilitza l'esquema DoD V3.
Si un flux de treball de destrucció falla per algun motiu, l'entitat continua en estat
Disposició en progrés. Heu de tornar a iniciar la disposició
en l'entitat. Consulteu
Inici d'una planificació de disposició.
Millors pràctiques
Algunes propietats s'actualitzen dinàmicament
amb l'escombratge de disposició. Si aquestes propietats s'utilitzen com a base de retenció
per a retencions alternatives, un escombratge de disposició d'actualització pot generar
un període de retenció més llarg. No utilitzeu cap d'aquestes propietats com a base de retenció
per a una retenció alternativa:
- Data d'execució de fase actual
- Acció de fase actual
- Data del darrer escombratge
- Data de decisió de fase actual
- Decisió de revisió de fase actual
- ID de fase actual
- Retenció de fase de recàlcul
- Estat d'execució de fase actual
- DisposalPhases
- CycleYears
- CycleMonths
- CycleDays
- CurrentActionType
- VitalWorkflowStatus
- VitalSweepDate
- VitalRecordReviewDate
- Vital Record Next Review Date
- CurrentPhaseId
- AlternateRetentions
- RetentionBase
- RetentionPeriodYears
- RetentionPeriodMonths
- RetentionPeriodDays
- CurrentPhaseExportFormat
- ExportFormat
- CurrentPhaseDecisionDate