Järjestelmän käytössä saattaa olla tilanteita, joissa yhden tai useamman yksikön käytettävyys hyväksytyn säilytysajan jälkeen on varmistettava lykkäämällä normaalia poistoaikataulua. Esimerkkejä tällaisista tilanteista ovat
oikeusjuttu tai tutkimus, jonka aikana asiakirjoja ei voi poistaa arkistosta poistoaikataulusta huolimatta.
Näissä tilanteissa asiakirjat tai asiakirjat sisältävä säilö voidaan asettaa arkistosta poiston pitoon. Voit poistaa arkistosta poiston pidon myöhemmin, kun haluat jatkaa arkistosta poiston toimintoja.
- Voit asettaa arkistosta poiston pidon asiakirjaluokkaan, asiakirjakansioon tai asiakirjaan ja asettaa pidon ennen
katkaisupäivämäärää tai missä tahansa vaiheessa katkaisupäivämäärän jälkeen. Kun pito on asetettu säilöön, se koskee kaikkia säilön yksiköitä. Vaikka pidot ovat voimassa, järjestelmä ei aloita kyseisen yksikön sopivaan arkistosta poiston toimintoon liitettyä käsittelyreittiä. Toisin sanoen, liitetty poistoaikataulu ei ole tilapäisesti voimassa. Kukaan ei voi myöskään poistaa pidossa olevia yksiköitä manuaalisesti.
- Yksikköön voi asettaa useita arkistosta poiston pitoja. Pidot voidaan
asettaa manuaalisesti tai ehdollisesti määritettyjen ehtojen perusteella. Ehdollisissa pidoissa tarkistusprosessi etsii ehdot täyttäviä yksiköitä ja asettaa pidot automaattisesti. Ehdollisia pitoja käytetään dynaamisesti. Yksiköt, jotka täyttävät pidon ehdot, voidaan lisätä milloin tahansa ja pito asetetaan yksiköihin seuraavan ajoitetun pidon tarkistuksen aikana.
- Kun asetat yksikön pitoon, sinun on määritettävä käytettävä arkistosta poiston pito. Siksi arkistosta poiston pidot on määritettävä ensin lisäämällä ne järjestelmään. Pidot voivat olla aktiivisia tai passiivisia.
Vain aktiivisia pitoja voi asettaa yksiköihin.