IBM Enterprise Records, Verze 5.1.+            

Definování a spouštění vyhledávání

Je možné vyhledávat záznamy, složky záznamů a kategorie záznamů. Dostupné volby vyhledávání jsou závislé na režimu vyhledávání, který může být dynamický nebo statický. Rovněž je možné získat přístup k šablonám vyhledávání a uloženým vyhledáváním.

Další informace o režimu vyhledávání naleznete v tématu Úprava stránky vyhledávání. Jakmile vyberete typ vyhledávání, můžete zpřesnit vyhledávání určením vyhledávacího kritéria výběrem z následujících typů: Na každé stránce můžete upravit výchozí vyhledávací kritéria. Karta Vyhledávání obsahuje odkaz na šablony vyhledávání a uložená vyhledávání. Návrháři vyhledávání vytvořili tyto předpřipravená vyhledávání v produktu Application Engine nebo Workplace XT a označili je pro použití v rámci produktu IBM® Enterprise Records. Šablony vyhledávání určují některé z vyhledávacích kritérií a ponechávají některá pole upravitelná, aby bylo možné přizpůsobit vyhledávání. Uložené vyhledávání je vyhledávání, které obsahuje všechna vyhledávací kritéria, která nelze upravit. Klepnete-li na název uloženého vyhledávání, zobrazí se pouze výsledky, jako byste otevřeli složku.

Chcete-li definovat a spustit vyhledávání, postupujte takto:

  1. Vyberte kartu Vyhledávání.
  2. Klepněte na příslušný vyhledávací odkaz, který je založen na typu entity, pro který chcete vyhledávat (kategorie záznamu, složka záznamů, svazek nebo záznam), případně vyberte Šablony vyhledávání a uložená vyhledávání.
    • Chcete-li použít šablony vyhledávání a uložená vyhledávání, klepněte na název vyhledávání.
    • V případě šablon vyhledávání zadejte hodnoty v polích, které šablona umožňuje změnit.
    • U všech ostatních typů vyhledávání zadejte vyhledávací kritéria podle konkrétní situace vašeho vyhledávání.
  3. Po zadání všech vyhledávacích kritérií klepněte na tlačítko Vyhledat. Chcete-li určit umístění vyhledávání, použijte pole Vyhledat v, které zobrazuje výchozí umístění pro vyhledávání. Toto umístění můžete změnit následujícím způsobem:
    1. Klepněte na volbu Vybrat složku.
    2. Přejděte ke kategorii, podkategorii nebo složce, na kterou chcete omezit vyhledávání, a vyberte ji. Na konci cesty se zobrazí aktuálně vybraná složka.
    3. Klepněte na tlačítko Přijmout.
    4. Pomocí pole Filtrovat podle třídy můžete vrácené výsledky omezit tak, aby zahrnovaly pouze entity ve specifické třídě. Pokud jste například jako typ entity vybrali záznamy, můžete zpřesnit vyhledávání určením typu třídy (elektronický záznam, email, značka nebo jiná vlastní třída).
    5. Klepněte na tlačítko Vybrat třídu.
    6. Na stránce Vybrat třídu filtru vyberte požadovaný typ třídy.
    7. Vyberte třídu filtru klepnutím na volbu Vybrat třídu filtru.
    8. Pokud chcete vrátit entity, které jsou obsaženy v podtřídách vybrané třídy, zaškrtněte zaškrtávací políčko Včetně podtříd.
    9. V poli Maximální počet výsledků zadejte maximální počet entit vrácených ve výsledcích (rozsah je od 50 do 5000). Pole Maximální počet výsledků je dostupné pouze tehdy, pokud je režim vyhledávání statický. Podrobnosti najdete v tématu Úprava stránky vyhledávání.

Specifikujte vlastnosti

Při definování vyhledávacích kritérií můžete vyhledávat entity na základě sedmi vlastností. Přitom můžete zadávat hodnotu pro kteroukoli z těchto vlastností nebo pro všechny z nich. U klasifikovaných záznamů můžete zadávat vyhledávací kritérium na základě aktuální nebo počáteční klasifikace, snížit nebo zvýšit úroveň, deklasifikovat data či události nebo dodatečné značení. Můžete rovněž ponechat hodnoty vlastností prázdné a vyhledávat entitu na základě jiných vyhledávacích kritérií.

Chcete-li vybrat sadu vlastností, postupujte takto:

  1. Klepněte na tlačítko Změnit.
  2. V oblasti Nastavení kritérií vlastnosti vyberte název vlastnosti přinejmenším z jedné nabídky Název vlastnosti.
  3. Klepněte na přepínač vlastnosti, podle níž chcete výsledky řadit.
  4. Vyberte operátor. Dostupné operátory závisejí na dané vlastnosti.
  5. Klepněte na tlačítko Přijmout změny.

Další informace o nastavení na této stránce naleznete v části Úprava stránky vyhledávání.

Zadejte hodnoty a nastavte operátory

Pro každý operátor, který chcete zahrnout do vyhledávání, musíte určit hodnotu vepsáním textu, výběrem hodnoty z nabídky nebo jiné stránky, případně výběrem data z kalendáře. Ve vyhledávání budou použity pouze vlastnosti, které mají nějakou hodnotu.

  1. Zaškrtněte operátor pro každou vlastnost. Můžete vybrat operátor z nabídky nebo přijmout výchozí hodnotu.
  2. Zadejte hodnotu pro každou vlastnost, kterou chcete použít.
  3. Výběrem operátoru AND nebo OR určete vztah mezi dvěma vlastnostmi. Operátor AND vrací výsledky pouze v případě, že jsou obě hodnoty pravdivé. Operátor OR vrací výsledky, pokud kterákoli z hodnot vlastnosti je pravdivá. Pokud máte například vlastnost s více hodnotami nazvanou Lidské zdroje a chcete vyhledat entity Mzda nebo Nábor, zadejte následující kritéria:
    Lidské zdroje = Mzda    OR
    Lidské zdroje = Nábor
    Můžete rovněž například zadat následující vyhledávací kritéria takto:
    Lidské zdroje = Mzda, Nábor
Důležité: Pokud v datovém modelu klasifikovaných záznamů použijete vlastnost Počáteční klasifikace, vstupní pole klasifikace je pole řetězce. Všechna srovnávání, která používají operátory, například větší než (>), menší než nebo rovnající se (< nebo =), vycházejí z textu, který zadáte. Proto například platí, že Neklasifikovaný je větší než Klasifikovaný, protože N je čtrnácté písmeno anglické abecedy, zatímco K je jedenácté písmeno.

Určení obsahu

Pokud vyhledáváte záznam, můžete zadat slovo nebo frázi, které jsou obsaženy v deklarovaném dokumentu (v úložišti objektů záznamu), nebo text vlastností záznamu (metadata v úložišti objektů plánu souborů). Váš správce serveru musí konfigurovat vyhledávací stroj tak, aby indexoval vlastnosti. Vyhledávání vlastností a vyhledávání obsahu lze zkombinovat s použitím operátorů AND nebo OR.

Pokud je režim vyhledávání statický a používáte operátor OR, vyhledávání zpracuje nejprve prohledávání vlastností. Pokud je počet vrácených výsledků rovný nebo větší než hodnota Maximální počet výsledků, vyhledávání se zastaví a nevyhledává obsah. Ve výsledcích proto nemusí být obsaženy žádné dokumenty s požadovaným obsahem. Další informace o režimu vyhledávání naleznete v tématu Úprava stránky vyhledávání. Když je režim vyhledávání dynamický, tento režim zpracovává rovněž nejprve vyhledávání obsahu a až potom prohledávání vlastností, avšak dynamický režim vrátí vše.

Chcete-li vyhledávat obsah, postupujte takto:

  1. Do textového pole Obsah obsahuje zadejte text, který chcete zahrnout do vyhledávání.
  2. Pro hodnotu v vyberte buď Metadata, pokud chcete vyhledat text ve vlastnostech, nebo Obsah, chcete-li vyhledat text v deklarovaném dokumentu. Pokud ve vyhledávání určíte Obsah, stránka s výsledky vyhledávání obsahuje sloupec Hodnocení, který zobrazuje procentní část příslušící k zadanému vyhledávacímu kritériu. Hodnocení je výchozí sloupec řazení a je zpočátku řazeno v sestupném pořadí. Sloupec Hodnocení je dostupný, pouze když je režim vyhledávání dynamický.
  3. Chcete-li určit, že entita musí obsahovat zadaný text a přitom musí být vlastnosti také pravdivé, nastavte operátor na hodnotu AND. Pokud má být podmínka pravdivá buď pro obsah, nebo pro vlastnosti, nastavte operátor na hodnotu OR.
Upozornění:
  • Když zadáte slovo, vyhledávání obsahu hledá všechny formy slova v textu dokumentu. Pokud hledáte text ve vlastnostech (metadatech), vrátí se pouze přesné shody. Pokud tedy zadáte slovo den, když prohledáváte obsah dokumentu, obdržíte dokumenty, které obsahují slovo den, denně i denní. Pokud zadáte slovo den při prohledávání vlastností, obdržíte pouze dokumenty, které mají hodnotu vlastnosti den.
  • Když zadáte více než jedno slovo, v dokumentu se musí nalézt všechna slova. Například, pokud zadáte výraz denní zpráva, vrátí se dokumenty, které obsahují slovo denní i slovo zpráva.
  • Chcete-li vyhledat frázi se slovy v určitém pořadí, uzavřete frázi do uvozovek. Například "pravá ruka" vrátí pouze dokumenty, které obsahují frázi pravá ruka.
  • Uvozovky můžete použít také pro hledání specificky zapsaných velkých písmen nebo určitého zápisu. Například "nos" vrátí nos, ale nikoli nosník nebo Nos.
  • Hvězdička (*) se používá jako zástupný znak nulového nebo většího počtu písmen, číslic nebo pdtržítek ( _ ). Například po*d vrátí pod, pohled, poklad, podchod, pondělí, poškodit atd. Znak otazníku (?) zastupuje jediný alfanumerický znak, jako např. ve vyhledávání ?ak, kde vrátí jak, lak, pak, rak, sak, tak, vak.
  • Pokud váš systém používá Oracle, vyhledávání rozlišuje velká a malá písmena, pokud administrátor tuto možnost nezměnil tak, jak je popsáno v části Nastavení rozlišování malých a velkých písmen při vyhledávání.
  • Když prohledáváte databázi MS SQL s využitím operátoru LIKE a vyhledávací kritéria obsahují znak levé hranaté závorky ([), musíte umístit znak [ dovnitř jeho vlastní sady hranatých závorek. Například musíte do příslušného pole vložit [[]. Jde o problém dodavatele MS SQL. Další informace získáte v dokumentaci MS SQL.
  • Pokud provádíte prohledávání vlastností s operátorem OR v dynamickém režimu fulltextového vyhledávání, výchozí pořadí sady výsledků je řazeno podle hodnocení. Je třeba pamatovat na to, že sada výsledků může obsahovat duplicitní položky. Například jedna položka se může v sadě výsledků zobrazovat dvakrát, jednou ve vyhledávání podle vlastnosti a podruhé ve fulltextovém vyhledávání nebo ve vyhledávání pro načítání obsahu. Dále nezapomínejte, že když se klepnutím na jiný sloupec v sadě výsledků pokoušíte řadit výsledky, například chcete výsledky řadit podle názvu dokumentu namísto podle hodnocení, počáteční duplicity se mohou odfiltrovat. To má za následek odlišný celkový počet záznamů ve vyhledávání řazeném podle názvu v porovnání s celkovým počtem záznamů vrácených při řazení podle hodnocení. Pokud potřebujete znát závažnost výsledků hledání, měli byste řadit podle hodnocení, což je výchozí nastavení. Pokud je pro vás důležité vyloučit možné duplicitní položky, použijte řazení podle metadat.

Filtrování podle typu nadřízené položky

Můžete vyhledávat záznamy na základě typu a vlastností jejich nadřízené entity. Chcete-li vybrat nadřízenou entitu, postupujte takto:

  1. Klepněte na tlačítko vybrat vpravo od textu Přidat filtr podle typu nadřízené položky.
  2. Vyberte typ nadřízené položky, ve které se má záznam hledat.
  3. Klepnutím na tlačítko Přijmout se vraťte zpět na stránku vyhledávání.
  4. Zadejte operátor a hodnotu nebo po klepnutí na tlačítko Změnit určete další vlastnosti. Veškeré změny vyhledávacích kritérií se promítnou do stránky Moje hledání příslušného typu entity. Pokud například jako nadřízenou položku vyberete složku záznamů a zde změníte sadu vlastností, tytéž hodnoty vlastností budou nastaveny pro složky záznamů při jejich přímém vyhledávání.

Po určení vyhledávacích kritérií klepněte na tlačítko Vyhledat.

Výsledky vyhledávání

Pokud je režim vyhledávání statický, počet vrácených výsledků je omezen hodnotou Maximální počet výsledků. Pokud je režim vyhledávání dynamický, počet vrácených výsledků není podmíněn hodnotou Maximální počet výsledků. Další informace o Maximálním počtu výsledků a Režimu vyhledávání naleznete v části Úprava stránky vyhledávání.

Výsledky vyhledávání obsahují název entity a všechny hodnoty vlastnosti, které jste určili ve vyhledávacích kritériích. Pokud má vlastnost, např. Dodatečné značení, více hodnot, zobrazuje se v tomto sloupci odkaz Zobrazit podrobnosti. Když na tento odkaz klepnete, zobrazí se všechny hodnoty této vlastnosti. S výsledky vyhledávání můžete provádět následující operace:
  • Generovat tisknutelnou verzi.
  • Vybírat více entit a po klepnutí na tlačítko Akce hromadného výběru vybrat akci, kterou chcete použít pro vybrané entity.
  • Prohlížet stránku informací příslušné entity po klepnutí na ikonu Získat informace.
  • Procházet výsledky po klepnutí na číslo stránky nebo na tlačítko Další.
    Důležité: Hodnota Velikost stránky se seznamem (Obecná nastavení v uživatelských předvolbách aplikace Application Engine nebo Workplace XT) určuje počet entit, který Výsledky vyhledávání zobrazují na každé stránce. Pokud výsledky vyhledávání obsahují 100 entit a hodnota Velikost stránky se seznamem je 20, výsledky vyhledávání budou sestávat z 5 stránek s 20 entitami.
  • Seřaďte výsledky klepnutím na sloupec. V závislosti na způsobu definování výchozích nastavení vyhledávání můžete dynamicky aktualizovat vyhledávání a řadit výsledky. Další podrobné informace naleznete v popisu pole Režim vyhledávání v tématu Úprava stránky vyhledávání.
  • Seřaďte výsledky podle významnosti klepnutím na sloupec Hodnocení.
  • Prohlédněte si všechny hodnoty vlastností s vícenásobnými hodnotami. Další podrobné informace naleznete v popisu pole Vícehodnotová vlastnost v části Úprava stránky vyhledávání.

Pokud u určité podkategorie klepnete na ikonu Získat informace a nemáte přístupové oprávnění k nadřízené kategorii, produkt IBM Enterprise Records zobrazí chybu.

Chyby vyhledávání

Pokud hierarchie vašeho plánu souborů obsahuje velký počet kategorií záznamů, složek záznamů a záznamů, vyhledávání by mohlo vést k chybám, včetně chyb časového limitu. Popis nastavení, jejichž změnou můžete vyloučit tyto chyby, naleznete v části IBM FileNet P8 Troubleshooting Guide.



Zpětná vazba

Poslední aktualizace: Srpen 2011


© Copyright IBM Corp. 2011.
Toto Informační centrum využívá technologii Eclipse. (http://www.eclipse.org)