Un modèle de nommage permet de nommer automatiquement les catégories d'enregistrement, dossiers d'enregistrement et enregistrements en respectant vos conventions. Lorsqu'un utilisateur crée l'une de ces entités en l'associant à un modèle de nommage, le nom est automatiquement fourni à l'étape Définir les propriétés. Le système n'empêche en aucun cas l'utilisateur de modifier ce nom. Des nombres incrémentiels sont assignés et utilisés dès l'apparition de l'étape Définir les propriétés. Si vous annulez avant la création de l'entité, ce nombre ne sera jamais utilisé.
Pour nommer automatiquement les catégories et les dossiers :
Syntaxe des modèles de nommage
Vos processus métier peuvent nécessiter des noms de dossier commençant par la lettre A, suivie de deux chiffres pour marquer l'année, d'un trait d'union et d'un numéro de dossier (par exemple, A07-000005). Le modèle suivant permet de créer des noms de ce type :
A[AA]-[\d\d\d\d\d\d]
Dans ce modèle, A est la première lettre, AA représente l'année et \d représente un chiffre. Le système fournit automatiquement des valeurs par défaut pour les modèles entre crochets []. AA est ainsi remplacé par les deux derniers chiffres de l'année en cours. \d est remplacé par des chiffres incrémentiels. Vous spécifiez la valeur incrémentielle dans un autre champ lorsque vous saisissez la chaîne.
Dans un autre modèle de nommage d'enregistrement, vous pouvez créer une règle de nommage pour des dossiers en KX, suivis d'un nombre à deux chiffres pour l'année, un point, 2 chiffres pour le mois, un trait d'union et deux suites de chiffres incrémentiels (par exemple, KX07.06-0004-03). Le modèle suivant serait conforme à la règle précédemment définie :
KX[AA.MM]-[\d\d\d\d]-[\d\d]
Vous pouvez également utiliser des modèles personnalisés pour créer des modèles basés sur les métadonnées. Les règles de votre organisation, peuvent, par exemple, exiger que la convention de nommage du dossier d'enregistrement soit : année, espace, objet (métadonnées) du dossier d'enregistrement, espace et un nombre à 5 chiffres, tel que "2006 Loan 00005". Dans ce cas, vous pouvez créer un modèle de nommage comme celui-ci :
[AAAA] [THIS.EmailSubject] [\d\d\d\d\d]Le système donnera les valeurs par défaut pour ce qui est de l'année et de l'objet car ces données sont entre crochets []. THIS.EmailSubject est un modèle personnalisé. Le système donnera cependant la valeur du champ de métadonnées, EmailSubject, que vous spécifierez pour le parent du dossier d'enregistrement. Vous devez spécifier le nom symbolique de la propriété lors de la création du modèle personnalisé. Un erreur est créée s'il n'y a aucune valeur disponible pour la propriété spécifiée. Ce modèle personnalisé ne s'applique qu'aux entités de niveau 2 ou de niveau inférieur (3, 4, et ainsi de suite) du plan de fichiers. Le champ Niveau du plan de fichiers est un autre champ qu'il vous faut remplir lorsque vous ajoutez un niveau de modèle.ou
[AAAA] [Parent.EmailSubject] [\d\d\d\d\d]
N'utilisez aucun caractère invalide dans les noms. Par exemple, n'utilisez pas une barre oblique / lors de la saisie des dates. Les caractères invalides sont :
\ / : * ? " < > |Afin de vous assurer que les utilisateurs ne dépassent pas le nombre de caractères spécifiés dans le modèle de nommage, vous pouvez délimiter le modèle de nommage à l'aide des symboles ^ et $. Si, par exemple, vous créez le modèle de nommage \d\d\d, ajoutez le symbole ^ au début du modèle de nommage et le symbole $ à la fin, comme illustré ci-dessous :
^\d\d\d$Vous serez ainsi assuré que lorsqu'un utilisateur saisit une valeur, le nombre de caractères saisis ne dépasse pas le nombre de caractères spécifiés dans la chaîne de modèle.
Pour ajouter un modèle de nommage :
Pour ajouter un niveau de modèle :
Exemple
Si vous souhaitez voir les sous-catégories d'une catégorie d'enregistrement de niveau supérieur nommées automatiquement, créez un modèle pour le niveau 2 et sélectionnez Catégorie d'enregistrement comme type. Si vous souhaitez également que les dossiers d'enregistrement de cette sous-catégorie soient nommés automatiquement, créez un modèle pour le niveau 3 et sélectionnez Dossier d'enregistrement comme type. Ces deux niveaux de modèle étant intégrés dans le modèle de nommage, les sous-catégories de niveau 2 et les dossiers d'enregistrement de niveau 3 seront donc automatiquement nommés.
Pour ajouter ou modifier les niveaux de modèle ultérieurement :
Pour affecter un modèle de nommage à un plan de fichiers (nécessaire pour activer le nommage automatique) :