Gdy akta utracą znaczenie, wówczas można je zastąpić innymi aktami. Na przykład: można zastąpić akta zawierające szczegóły osobowe pracowników z grudnia 2006 na akta z kwietnia 2007. Lub można zastąpić akta innymi aktami najnowszej wersji tego samego dokumentu. Jeśli między aktami zastępowanymi a zastępującymi zostanie utworzone powiązanie zastąpienia, wówczas w każdym pojawi się odsyłacz do drugiego.
Zastąpienie akt nie ogranicza dostępu do nich.
Aby zastąpić akta podczas deklarowania
Podczas deklarowania akt można wskazać, że te nowe akta zastąpią akta istniejące.
Przed zakończeniem deklarowania akt niesklasyfikowanych można kliknąć opcję Zmień wartość, aby zmodyfikować wybór. To spowoduje otwarcie okna, w którym można kliknąć przycisk Usuń obiekt w celu skasowania pola lub przycisk Wybierz obiekt w celu wybrania innych akt. W przypadku deklarowania akt sklasyfikowanych kliknij opcję Zastępuje, aby zmienić wartość, lub opcję Wyczyść, aby usunąć.
Jeśli nowe akta zostały już zadeklarowane i nie wybrano opcji Zastępuje, wówczas później można określić, że akta zastąpią akta starsze.
Aby zastąpić akta po zadeklarowaniu
Strona informacji o właściwościach IBM® Enterprise Records
Na stronie informacji nt. starszych zastąpionych akt, w polu akt zastąpionych, widoczna będzie nazwa nowszych akt, które zastępują starsze. Na stronie informacji nt. nowszych akt, w polu Zastępuje, widoczna będzie nazwa starszych akt zastąpionych. Można kliknąć opcję Zastępuje, aby zmienić akta, jakie zastępuje, lub przycisk Wyczyść, aby usunąć nazwę akt.