Pokud váš systém obsahuje nějaká úložiště objektů nastavená pro použití datového modelu klasifikovaných záznamů DoD, musíte nejprve určit, zda
by měl být fyzický záznam klasifikovaný nebo neklasifikovaný. Tato procedura se používá pro neklasifikované fyzické záznamy.
Chcete-li deklarovat klasifikovaný fyzický záznam, prostudujte si část
Deklarace klasifikovaného fyzického záznamu. Chcete-li
deklarovat fyzický záznam v produktu
IBM Enterprise
Records, můžete použít šablonu položky. Pokud šablona položky obsahuje
umístění plánu souborů, fyzický záznam se deklaruje v umístění, kde uživatel vyvolal akci deklarace a ve všech umístěních určených v šabloně. Šablony deklarace fyzických záznamů může vytvářet nebo upravovat Records manager nebo administrátor záznamů s použitím nástroje Přidat šablonu položky v
produktu
Application Engine nebo
Workplace XT. Další informace o šablonách
položek naleznete v části
Tvorba šablony položky pro deklaraci fyzických záznamů. Následující procedura předpokládá, že používáte výchozí šablonu pro
deklaraci fyzického záznamu produktu
IBM Enterprise
Records.
Chcete-li deklarovat fyzický záznam v produktu IBM Enterprise
Records, postupujte takto:
- V produktu IBM Enterprise
Records přejděte do příslušného umístění v plánu souborů a klepněte na tlačítko
Deklarovat fyzický záznam.
- Pokud se na stránce Vybrat průvodce zobrazuje přepínač Označit neklasifikovaný záznam, klepněte na něj a potom klepněte na
tlačítko Další.
- Klepněte na tlačítko Vybrat pod názvem šablony položky, kterou chcete použít.
Chcete-li nastavit vlastnosti, postupujte takto:
- Do polí vlastností zadejte požadované informace. Pole se liší v závislosti na třídě, kterou používáte. Například povinná pole ve výchozí třídě Záznam značkovače jsou tato:
- Typ média: například: CD, videokazeta.
- Formát: např. CDR, VHS.
- Autor/Původce: Jméno osoby, která vytvořila nebo vlastní fyzický záznam.
- Předmět: Krátký popis fyzického záznamu.
- Datum publikace: Datum vytvoření tohoto fyzického záznamu.
- Domovské umístění: Aktuální umístění fyzického záznamu. Když klepnete na tento odkaz, průvodce otevře stránku, která zobrazí
seznam umístění. Klepněte na tlačítko Vybrat pod požadovaným umístěním. Průvodce zavře stránku a vrátí se zpět do kroku Nastavte
vlastnosti.
- Pokud záznam, který deklarujete, představuje potvrzení klasifikovaného záznamu, klepněte na tlačítko ReceiptOf a potom přejděte
na klasifikovaný záznam, na který potvrzení ukazuje, a vyberte jej. Další informace naleznete v tématu Potvrzení.
- Po zadání požadovaných informací klepněte na tlačítko Dokončit.
- Pokud chcete deklarovat více záznamů, vyberte znovu šablonu položky. Po dokončení klepněte na tlačítko Ukončit.
Chcete-li deklarovat fyzický záznam v produktu Application Engine nebo
Workplace XT, postupujte takto:
- Přidejte nový dokument. V kroku Vyberte soubor zvolte jako typ souboru Žádný.
- Na potvrzovací stránce klepněte na tlačítko Deklarovat jako záznam.
- Vyberte volbu neklasifikovaného záznamu. Pokud chcete deklarovat klasifikovaný záznam, prostudujte si část
Deklarace klasifikovaného fyzického záznamu.
- Chcete-li použít průvodce, klepněte na tlačítko Přijmout, chcete-li použít šablonu položky, klepněte na tlačítko
Vybrat.
- Pokud zvolíte využití šablon položky, přejděte do úložiště objektů plánu souborů FPOS do složky Správa záznamů/Šablony, vyberte
požadovanou šablonu položky a klepněte na tlačítko Přijmout. Musíte vybrat šablonu navrženou vašimi administrátory, výchozí šablonu
používanou v produktu IBM Enterprise
Records nelze v produktech Application Engine a
Workplace XT použít, protože tato šablona předpokládá, že umístění plánu souborů již bylo vybráno.
- Chcete-li použít průvodce Záznam katalogu, dokončete následující kroky.
- Klepněte na tlačítko Vybrat třídu a vyberte příslušnou třídu. Při výchozím nastavení všechna úložiště objektů FPOS poskytují
třídu Záznam značkovače. Je možné, že máte k dispozici další volby připravené vašimi administrátory.
- Klepněte na tlačítko Vybrat Umístění plánu souboru a přejděte na příslušnou entitu. Protože fyzický záznam se může nacházet
pouze v jednom fyzickém umístění, obvykle vyberete pouze jedno umístění plánu souborů, například hybridní složku, pole nebo složku fyzických záznamů.
- Vyberte zaškrtávací políčko příslušné entity a klepněte na tlačítko Přidat k výběru.
- Namísto použití výchozího zobrazení Procházet si můžete vybrat z libovolných dříve vytvořených zástupců. Klepněte na tlačítko
Zástupci v levém postranním panelu.
- Můžete rovněž vyhledat kategorii nebo složku podle názvu. Klepněte na tlačítko Vyhledat v levém postranním panelu.
- Po přidání entity do vybraných umístění plánů souborů můžete klepnout na tlačítko Přidat k zástupcům a uložit si ji pro budoucí
použití.
- Po dokončení výběru požadovaného umístění klepněte na tlačítko Přijmout.
- Chcete-li pokračovat v kroku Nastavte vlastnosti, klepněte na tlačítko Další.
Nastavení vlastností
- Do polí vlastností zadejte požadované informace. Pole se liší v závislosti na třídě, kterou používáte. Například povinná pole ve výchozí třídě Záznam značkovače jsou tato:
- Typ média: například: CD, videokazeta.
- Formát: CDR, VHS.
- Autor/Původce: Jméno osoby, která vytvořila nebo vlastní fyzický záznam.
- Předmět: Krátký popis fyzického záznamu.
- Datum publikace: Datum vytvoření tohoto fyzického záznamu.
- Domovské umístění: Aktuální umístění fyzického záznamu. Když klepnete na tento odkaz, průvodce otevře stránku, která zobrazí
seznam umístění. Klepněte na tlačítko Vybrat pod požadovaným umístěním. Průvodce zavře stránku a vrátí se zpět do kroku Nastavte
vlastnosti.
- Pokud záznam, který deklarujete, představuje potvrzení klasifikovaného záznamu, klepněte na tlačítko ReceiptOf a potom přejděte
na klasifikovaný záznam, na který potvrzení ukazuje, a vyberte jej. Další informace naleznete v tématu Potvrzení.
- Po zadání požadovaných informací klepněte na tlačítko Dokončit.
O čárových kódech
Pokud používáte hardware a software, který poskytuje data ve formě čárových kódů, můžete skenovat příslušný
čárový kód přímo do aktivního pole nebo jej můžete kopírovat ze svého místního počítače a vložit jej do příslušných polí v produktu
IBM Enterprise
Records. Pro účely použití karty Vyhledat fyzické položky ve fyzickém můžete do pole
čárového kódu zadat libovolný textový řetězec.