「ユーザー設定」ページで設定を指定することで、E メール以外の設定を設定すること、およびさまざまなプロセス・イベントの E メール通知の受信を選択することができます。
E メール・アドレスを入力し、通知を受け取るイベントのタイプを指定することにより、さまざまなプロセス・イベントの E メール通知の受信を選択することができます。割り当てられたワークの E メール通知を受け取る場合は、E メール・メッセージとプロセス受信トレイの両方からワーク・アイテムを開くことができます。
E メール以外の設定を変更することもできます。例えば、受信トレイ、トラッカー・キュー、およびワーク・キューで一度に表示できるワーク・アイテム数を設定することができます。ユーザーが外出する時間帯およびその時間帯にユーザーのワークを代行する担当者を指定します。
ワーク・アイテムを完了するか、それを別の参加者に再割り当てすると、ワーク・アイテムはプロセス受信トレイから自動的に削除されます。ただし、E メール・メッセージは、手動で削除するまで E メール受信トレイに保管されています。完了したワーク・アイテムを E メールから開こうとすると、アイテムが見つからないことを示すシステム・メッセージが表示されます。
トラッカー・アイテムおよび到達したマイルストーンを、それに対応するキュー (トラッカー、マイルストーン・トラッキング) から削除した場合は、そのトラッカー・アイテムおよび到達したマイルストーンに関連する E メール・メッセージも手動で削除する必要があります。
「一般」タブ
E メール・アドレス: 「通知」で選択したイベントを通知するメッセージがこのアドレスに送信されます。
セットごとに返される最大行数: プロセス受信トレイ、トラッカー・キュー、またはワーク・キューで一度に表示できるワーク・アイテムの最大数を指定します。デフォルト値は 50 です。キュー内の次のアイテム・セットを表示するには、「パーソナル・ワーク・マネージャー」ツールバーで「次へ」ボタンを使用します。
デフォルトの Web アプリケーション: E メール通知からアクセスする Web アプリケーションを選択します。これにより、E メール通知を開いたときに表示されるステップ・プロセッサー、マイルストーン表示、およびプロセス・トラッカーのアプリケーションが定義されます。
「一般」タブ
E メール・アドレス: 「通知」で選択したイベントを通知するメッセージがこのアドレスに送信されます。
セットごとに返される最大行数: プロセス受信トレイ、トラッカー・キュー、またはワーク・キューで一度に表示できるワーク・アイテムの最大数を指定します。デフォルト値は 50 です。キュー内の次のアイテム・セットを表示するには、「パーソナル・ワーク・マネージャー」ツールバーで「次へ」ボタンを使用します。
デフォルトの Web アプリケーション: E メール通知からアクセスする Web アプリケーションを選択します。これにより、E メール通知を開いたときに表示されるステップ・プロセッサー、マイルストーン表示、およびプロセス・トラッカーのアプリケーションが定義されます。
「通知」タブ
「ステップ」、「オリジネーター」、および「トラッカー」セクションで、E メール・メッセージをトリガーさせたいイベントを次のように指定します。
「不在設定」タブ
ユーザーが外出する時間帯およびその外出中にユーザーのワークを代行する担当者を指定します。割り当てられた担当者も外出中である場合は、その担当者にワークを割り当てるかどうかを確認するメッセージがユーザーに通知されます。
ユーザーが外出から戻ったら、担当するワークを再開できるようにこの設定をクリアする必要があります。設定をクリアするまでは、指名された担当者がワークを代行します。