ワークフロー参加者とは、ワークフローで作業の処理に割り当てられているユーザーまたはグループを示します。
ワークフロー開発者、管理者、またはトラッカーは、ワークフローの特定のステップに、任意のユーザーまたはグループを参加者として割り当てることができます。ワークフローの実行中は、参加者に割り当てられている作業が参加者の受信トレイに表示されます。
また、オーサーは特定のワークフロー定義内にワークフロー・グループを定義することもできます。このワークフロー・グループは、1 人以上のユーザーまたはグループのプレースホルダーとなります。通常、ワークフロー・グループのメンバーはワークフロー内で特定の職務を遂行します。例えば、クレーム担当者やスーパーバイザーなどのグループがあります。ワークフロー・グループを任意のステップの参加者として割り当てることができます。
オーサーは、ワークフローを定義するときに 1 人以上の特定の参加者をワークフロー・グループに割り当てることも、後で参加者が割り当てられるようにすることもできます。割り当ては、起動プロセスの一部として実行したり、ワークフローの実行中に特定のステップに対して実行したりできるので、柔軟に対応できます。ワークフロー定義に参加者が割り当てられていないワークフロー・グループを含めるこの手法は、ワークフローを実行するたびにステップの参加者が変わる可能性がある場合に便利です。例えば、Supervisor Approval (スーパーバイザー承認) ステップがある Travel Authorization (出張認可) ワークフローでは、ワークフローを実行するたびに担当のスーパーバイザーが異なることがあります。このワークフロー定義では、ワークフロー開発者は Supervisor というワークフロー・グループを作成し、Travel Authorization ステップの参加者として Supervisor を割り当てます。出張申請を提出してワークフローを起動するユーザーは、どのユーザー (ワークフローを起動したユーザーのスーパーバイザー) を Supervisor ワークフロー・グループに割り当てるかを指定します。
また、管理者およびトラッカーは実行中のワークフロー内にある任意のステップに、ユーザー、グループ、およびワークフロー・グループを割り当てることもできます。