Vedlegg
Et vedlegg er en link til informasjon som en deltaker bruker for å fullføre et trinn i en arbeidsflyt. I en arbeidsflyt for behandling av forsikringskrav kan vedleggene for eksempel være skademeldingsskjemaet og tilknyttede medisinske rapporter.
I arbeidsflytdefinisjonen definerer forfatteren vedlegg og angir i hvilke trinn hvert vedlegg skal brukes. I eksemplet for behandling av forsikringskrav, brukes pasientjournalene i trinnet for medisinsk gjennomgang, men ikke i trinnet for verifisering av polise.
For arbeidsflytsystemet blir det spesifikke elementet som et vedlegg kobles til, kalt for et mål. Det vanligste målet er et dokument som er lagret i et Content Platform Engine-objektlager eller i et Content Services-biblioteket (CS) eller Image Services-bibliotek (IS). Dokumentmatriser, lagrede søk, mapper, URLer eller filer som finnes på en delt disk, kan imidlertid også være mål.
Tildele et mål til et vedlegg
- Arbeidsflytforfatteren tildeler et mål til et vedlegg når det
samme målet skal brukes hver gang arbeidsflyten kjører.
I en arbeidsflyt for godkjenning av reiseforespørsler kan for eksempel reglene for reisegodtgjørelse tas med som referansemateriale. Ettersom de samme reglene gjelder for alle medarbeidere, oppretter forfatteren et vedlegg med navnet Regler for reisegodtgjørelse og tildeler dokumentet med reglene til vedlegget i arbeidsflytdefinisjonen.
- Arbeidsflytforfatteren definerer et vedlegg i en arbeidsflytdefinisjon,
men tildeler ikke et mål. Dette alternativet er hensiktsmessig når forskjellige mål brukes hver gang arbeidsflyten utføres.
Hvis for eksempel arbeidsflytforfatteren definerer en arbeidsflyt som sender rundt pressemeldinger for godkjenning, definerer vedkommende et vedlegg kalt Pressemelding. Forfatteren tildeler ikke et bestemt mål til vedlegget Pressemelding, men plasserer i stedet instruksjoner i starttrinnet slik at personen som starter arbeidsflyten, blir bedt om å tildele målet.
Oppgi deltakerens tilgang til et vedlegg
- Hvilke vedlegg deltakeren skal ha tilgang til i trinnet mens arbeidsflyten utføres.
- Om deltakeren kan tildele et annet mål til vedlegget.
Merk forskjellen mellom tilgang til et vedlegg og tilgang til et mål. Deltakerens tilgangsrettigheter til et mål bestemmer hvilke handlinger han eller hun kan utføre på målet (for eksempel åpne eller endre). Tilgangsrettigheter til målet er ikke en del av arbeidsflytdefinisjonen. Hvis målet for eksempel er et dokument i et objektlager eller bibliotek, vil brukerens tilgang til dette dokumentet være oppgitt i objektlageret eller biblioteket.