工作流程参与者是指分配至工作流程中来处理工作的任何用户或组。工作流程作者、管理员或跟踪者都可以将任何用户或组分配为工作流程中特定步骤的参与者。当工作流程运行时,分配给参与者的工作将显示在参与者的收件箱中。
作者还可以在指定的工作流程定义内定义工作流程组(为一个或多个用户或组的占位符)。工作流程组中的成员通常在工作流程中执行特定功能;例如,理赔调解员或主管。工作流程组可以是为任何步骤分配的参与者。
为了实现定义工作流程中的灵活性,在启动流程的过程中或工作流程运行时的特定步骤中,作者可以将一个或多个指定的参与者分配给工作流程组,也可以允许稍后再分配参与者。在每次工作流程运行中可能要更改某一步骤中的参与者时,在工作流程定义中包括未指定工作流程组的技术很有用。例如,在“旅行授权”工作流程的“主管审批”步骤中,实际主管在工作流程每次运行时,可能均会不同。在工作流程定义中,工作流程作者创建了名为“主管”的工作流程组,并且将主管作为参与者分配给旅行审批步骤。提交了旅行申请并启动了工作流程的每位用户均可指出分配给名为“主管”的工作流程组的用户(其主管)。
管理员和跟踪者也可以将用户、组和工作流程组分配给正在运行的工作流程的任意步骤。