工作流程參與者是獲指派處理工作流程中的工作的任何使用者或群組。
工作流程編寫、管理者或追蹤者可以將任何使用者或群組作為工作流程中特定步驟的參與者進行指派。工作流程正在執行時,指派給參與者的工作將顯示在該參與者的收件匣中。
編寫也可以在特定工作流程定義中定義工作流程群組,這是一或多個使用者或群組的位置保留元。工作流程群組的成員通常會在工作流程中執行特定的工作功能,例如索賠調解人或監督人。工作流程群組可以是指派到任何步驟的參與者。
為了更靈活地定義工作流程,編寫可以將一或多個特定參與者指派給工作流程群組,也可以允許稍後再指派參與者,可以在啟動處理程序中執行,也可以是工作流程正在執行時的特定步驟。在工作流程定義中包括未指定的工作流程群組的技術,在每次工作流程執行中可能需要變更某一步驟的參與者時非常有用。例如,在 Travel Authorization(旅行授權)工作流程中使用 Supervisor Approval(監督人核准)步驟,實際的監督人在每次工作流程執行時會不同。在工作流程定義中,工作流程編寫建立名為 Supervisor(監督人)的工作流程群組,並將 Supervisor(監督人)作為參與者指派給 Travel Approval(旅行核准)步驟。每個提交遠程作業要求並啟動工作流程的使用者指明了將哪個使用者(他的監督人)指派給名為 Supervisor(監督人)的工作流程群組。
管理者和追蹤者也可以將使用者、群組和工作流程群組指派給正在執行的工作流程中的任何步驟。