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Workflowteilnehmer

Ein Workflowteilnehmer ist ein beliebiger Benutzer bzw. eine Gruppe, der bzw. die mit der Ausführung von Arbeiten in einem Workflow betraut wurden.

Der Autor, Administrator oder Tracker eines Workflows kann einen Benutzer oder eine beliebige Gruppe als Teilnehmer für einen bestimmten Schritt in einem Workflow festlegen. Bei der Ausführung des Workflows werden die einem Teilnehmer zugewiesenen Arbeitselemente im Posteingang des Teilnehmers angezeigt.

Der Autor kann auch Workflowgruppen innerhalb einer speziellen Workflowdefinition definieren. Dabei handelt es sich um Platzhalter für einen oder mehrere Benutzer oder Gruppen. Die Mitglieder einer Workflowgruppe haben normalerweise einen bestimmten Aufgabenbereich innerhalb eines Workflows inne. Sie sind beispielsweise Regulierer oder Supervisoren. Eine Workflowgruppe kann der zugewiesene Teilnehmer jedes Schritts sein.

Beim Definieren eines Workflows kann der Autor aus Flexibilitätsgründen einen oder mehrere bestimmte Teilnehmer einer Workflowgruppe zuordnen oder zulassen, dass die Teilnehmerauswahl später, als Teil des Startprozesses oder als separater Schritt, bei der Ausführung des Workflows erfolgt. Die Einbeziehung nicht spezifizierter Workflowgruppen in der Workflowdefinition ist nützlich, wenn sich der Teilnehmer eines Schritts wahrscheinlich bei jeder Ausführung des Workflows ändert. Bei einem Reisegenehmigungsworkflow mit einem Schritt für die Genehmigung durch den Supervisor kann der Supervisor bei jeder Ausführung des Workflows eine andere Person sein. In der Workflowdefinition erstellt der Workflowautor eine Workflowgruppe namens "Supervisor" und weist "Supervisor" als Teilnehmer für den Reisegenehmigungsschritt zu. Jeder Benutzer, der einen Antrag auf Reisegenehmigung einreicht und den Workflow startet, gibt an, welcher Benutzer (sein Supervisor) der Workflowgruppe "Supervisor" zugeordnet ist.

Anmerkung: Zur Ausführungszeit kann ein Schritt, der einem im aktuellen System nicht vorhandenen Teilnehmer bzw. einer Workflowgruppe zugewiesen ist, die nicht über mindestens einen Teilnehmer verfügt, nicht ausgeführt werden, und der Workflow wird angehalten. Daher muss ein Autor, der keine Workflowgruppe in der Workflowdefinition angibt, dafür sorgen, dass der Benutzer aufgefordert wird, mindestens ein Mitglied der Workflowgruppe zuzuweisen, bevor Schritte an diese Gruppe weitergeleitet werden.
Tipp: Da eine Workflowgruppe innerhalb einer bestimmten Workflowdefinition erstellt wird, kann ein Workflowgruppenname in verschiedenen Workflowdefinitionen aus unterschiedlichen Benutzern bestehen.
Für jeden Schritt hat der Autor folgende Möglichkeiten:
  • Er kann es den Workflowteilnehmern ermöglichen, die Benutzer anzuzeigen, die den Workflowgruppen zugewiesen wurden.
  • Er kann es den Workflowteilnehmern ermöglichen, den Workflowgruppen unterschiedliche Benutzer zuzuweisen.

Auch Administratoren und Tracker können Benutzer, Gruppen und Workflowgruppen beliebigen Schritten eines aktuell ausgeführten Workflows zuweisen.

Anmerkung: Wenn für Systeme, die mit Active Directory arbeiten, eine Basisgruppe oberhalb von "Benutzer" und "Gruppen" eingerichtet wurde, sind Mitglieder dieser integrierten Gruppe in den Benutzer- und Gruppenlisten zur Auswahl verfügbar. Solche Benutzer sollten nicht als Workflowteilnehmer verwendet werden.


Letzte Aktualisierung: Oktober 2015
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