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Participantes en flujos de trabajo

Un participante en un flujo de trabajo es cualquier usuario o grupo al cual se le ha asignado la realización de una tarea en un flujo de trabajo.

Los autores, administradores o rastreadores de flujos de trabajo pueden designar cualquier usuario o grupo como participante de un determinado paso de un flujo de trabajo. Cuando el flujo de trabajo se está ejecutando, la tarea asignada al participante aparece en la bandeja de entrada de dicho participante.

Un autor puede también definir grupos de flujo de trabajo en el contexto de una definición de flujo de trabajo específica. Estos grupos son marcadores de posición de uno o más usuarios o grupos. Los miembros de un grupo de flujo de trabajo suelen desempeñar una determinada tarea en un flujo de trabajo; por ejemplo, liquidadores de reclamaciones o supervisores. Un grupo de flujo de trabajo puede ser el participante asignado a cualquiera de los pasos.

Para una mayor flexibilidad a la hora de definir el flujo de datos, el autor puede optar por asignar uno o más participantes concretos a un grupo de flujo de trabajo, o bien permitir que los participantes puedan ser asignados más adelante, ya sea durante el proceso de inicio o en un determinado paso cuando el flujo de trabajo está ya en ejecución. Esta técnica de incluir grupos de flujo de trabajo no especificados en la definición del flujo de trabajo es útil cuando el participante de un paso pueda ser diferente cada vez que el flujo de trabajo se ejecute. Por ejemplo, en el flujo de trabajo de una autorización de viajes con un paso de aprobación por parte del supervisor, el supervisor en cuestión podría ser distinto cada vez que se ejecuta el flujo de trabajo. En la definición del flujo de trabajo, el autor crea un grupo de flujo de trabajo denominado Supervisor, y asigna este grupo como participante del paso correspondiente a la aprobación de viajes. Cada usuario que envíe una petición de viaje e inicie el flujo de trabajo indica qué usuario (su supervisor) es asignado al grupo de flujo de trabajo Supervisor.

Nota: En tiempo de ejecución, si un paso se asigna a un participante que no existe en el sistema actual o a un grupo de flujo de trabajo que no contiene por lo menos un participante, el paso no podrá ejecutarse y el flujo de trabajo se detendrá. Por lo tanto, un autor que deja un grupo de flujo de trabajo sin especificar en la definición del flujo de trabajo debe asegurarse de solicitar al usuario la designación de por lo menos un miembro del grupo de flujo de trabajo antes de que ningún paso sea enviado a ese grupo.
Consejo: Un grupo de flujo de trabajo se define dentro de una determinada definición de grupo de trabajo, lo que significa que el mismo nombre de grupo de flujo de trabajo puede constar de diferentes usuarios en diferentes definiciones de grupos de trabajo.
En cualquier paso, el autor puede:
  • Permitir a los participantes del flujo de trabajo ver qué usuarios están asignados a los grupos de flujo de trabajo.
  • Permitir a los participantes del flujo de trabajo asignar diferentes usuarios a los grupos de flujo de trabajo.

Los administradores y los rastreadores pueden también asignar usuarios, grupos y grupos de flujo de trabajo a cualquier paso en un flujo de trabajo en ejecución.

Nota: En los sistemas que utilizan Active Directory, si se ha establecido un grupo base por encima de Usuarios y grupos, los miembros de ese grupo incorporado estarán disponibles para su selección en las listas de usuarios y grupos. Estos usuarios no deberían utilizarse como participantes de flujos de trabajo.


Last updated: October 2015
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