Participation à un flux de travaux
Le rôle d'un participant à un flux de travaux est de traiter le travail qui lui a été affecté et remis.
Le cas échéant, vous pouvez également récupérer et traiter un travail placé dans une file d'attente des travaux à laquelle vous avez accès. Lorsque vous terminez un élément de travail, le système transfère le travail au participant désigné pour traiter l'étape suivante dans le flux de travaux. Le travail collectif de tous les participants du flux de travaux ne s'arrête que lorsque tous les travaux spécifiés dans la définition du flux de travaux sont terminés.
Ouverture d'un travail affecté
Le travail qui vous est affecté apparaît dans votre boîte de réception Process et, dans certaines conditions, dans les files d'attente du contrôleur de suivi (Tracker) et de suivi des jalons (Milestone Tracking).
Dans Workplace, sélectionnez le mode Tâches pour accéder à votre boîte de réception, aux files d'attente de contrôleur de suivi et aux jalons.
Boîte de réception : Les éléments de travail contenus dans votre boîte de réception correspondent aux étapes du flux de travaux qui vous sont assignées pour que vous les traitiez. Quand vous ouvrez un élément de travail dans votre boîte de réception, un processeur d'étapes affiche les instructions, les données les pièces jointes (documents ou autres types d'éléments), les options de réponse, le statut et les autres ressources dont vous avez besoin pour réaliser le travail.
Eléments de contrôleur de suivi : Les éléments présents dans la file d'attente de votre contrôleur de suivi indiquent que vous avez été chargé de suivre l'avancée d'un flux de travaux. Vous recevez un élément de contrôleur de suivi au démarrage de chaque flux de travaux dont vous devez assurer le suivi. Quand vous ouvrez un élément de contrôleur de suivi, l'état en cours du flux de travaux s'affiche. Vous pouvez examiner l'historique du flux de travaux, les informations sur les étapes et les jalons, et modifier les zones accessibles.
Jalons : Les éléments de suivi de jalon correspondent aux flux de travaux que vous avez lancés et qui contiennent au moins un jalon de niveau 1. Ouvrez un élément pour afficher le nom, le message et l'heure à laquelle le jalon a été atteint.
Le cas échéant, vous pouvez configurer vos préférences utilisateur pour recevoir une notification par courrier électronique quand certains événements se produisent dans le flux de travaux, par exemple l'apparition d'un nouvel élément de travail ou un rappel de l'échéance d'une étape. Vous pouvez ouvrir un élément de travail directement depuis ce courrier électronique. L'effet est le même que d'ouvrir l'élément de travail depuis votre boîte de réception ou le dossier du contrôleur de suivi.
Ouverture d'un travail non affecté
Certaines étapes d'un flux de travaux peuvent être affectées à des files d'attente de travaux au lieu de participants. Si vous avez accès à une file d'attente de travaux, vous pouvez y sélectionner des éléments de travail et les ouvrir dans ce contexte.
Quand vous ouvrez un élément de travail dans une file d'attente des travaux, un processeur d'étapes affiche les instructions, les données les pièces jointes (documents ou autres types d'éléments), les options de réponse et les autres ressources dont vous avez besoin pour réaliser le travail.