Um participante de um fluxo de trabalho é um usuário ou um grupo designado para processar trabalhos em um fluxo de trabalho.
Um autor, administrador ou rastreador de um fluxo de trabalho pode designar qualquer usuário ou grupo como participante de uma etapa específica de um fluxo de trabalho. Quando o fluxo de trabalho está sendo executado, o trabalho designado a um participante aparece na Caixa de entrada do participante.
Um autor também pode definir grupos de fluxos de trabalho na definição de um fluxo de trabalho específico, que são considerados espaços reservados para um ou mais usuários ou grupos. Os membros de um grupo de fluxos de trabalho normalmente executam uma função de trabalho específica em um fluxo de trabalho; por exemplo, avaliadores ou supervisores de reivindicações. Um grupo de fluxos de trabalho pode ser também o participante designado para cada etapa.
Para obter flexibilidade na definição de um fluxo de trabalho, o autor pode designar um ou mais participantes específicos para um grupo de fluxos de trabalho ou permitir que os participantes sejam designados mais tarde, como parte do processo de inicialização ou em uma etapa específica quando o fluxo de trabalho estiver sendo executado. Essa técnica de incluir grupos de fluxos de trabalho não especificados na definição do fluxo de trabalho é útil quando o participante de uma etapa pode vir a ser alterado toda vez que o fluxo de trabalho for executado. Por exemplo, em um fluxo de trabalho Autorização de viagens, com uma etapa de aprovação do supervisor, o supervisor real pode ser diferente cada vez que o fluxo de trabalho é executado. Na definição do fluxo de trabalho, o autor do fluxo de trabalho cria um grupo de fluxos de trabalho chamado Supervisor e designa o Supervisor como o participante da etapa Aprovação de viagens. Todo usuário que submete a solicitação de viagem e inicia o fluxo de trabalho indica qual usuário (seu supervisor) está designado para o grupo de fluxos de trabalho chamado Supervisor.
Os administradores e os rastreadores também podem designar usuários, grupos e grupos de fluxos de trabalho em qualquer etapa de um fluxo de trabalho em execução.