Vedlegg
Et vedlegg er en link til informasjon som en deltaker bruker for å fullføre et trinn i en arbeidsflyt. I en arbeidsflyt for behandling av forsikringskrav kan vedleggene for eksempel være skademeldingsskjemaet og tilknyttede medisinske rapporter.
I arbeidsflytdefinisjonen definerer forfatteren vedlegg og angir i hvilke trinn hvert vedlegg skal brukes. I eksemplet for behandling av forsikringskrav, brukes pasientjournalene i trinnet for medisinsk gjennomgang, men ikke i trinnet for verifisering av polise.
For arbeidsflytsystemet blir det spesifikke elementet som et vedlegg kobles til, kalt for et mål. Det vanligste målet er et dokument som er lagret i et Content Platform Engine-objektlager eller i et Content Services-biblioteket (CS) eller Image Services-bibliotek (IS). Dokumentmatriser, lagrede søk, mapper, URLer eller filer som finnes på en delt disk, kan imidlertid også være mål.
Tildele et mål til et vedlegg
Forfatteren av arbeidsflyten kan tildele et mål til et vedlegg når arbeidsflyten defineres, eller tillate tildeling av mål når arbeidsflyten startes eller mens den utføres for å oppnå mer fleksibilitet. Følgende scenarier illustrerer hvert tilfelle:
- Arbeidsflytforfatteren tildeler et mål til et vedlegg når det
samme målet skal brukes hver gang arbeidsflyten kjører.
I en arbeidsflyt for godkjenning av reiseforespørsler kan for eksempel reglene for reisegodtgjørelse tas med som referansemateriale. Ettersom de samme reglene gjelder for alle medarbeidere, oppretter forfatteren et vedlegg med navnet Regler for reisegodtgjørelse og tildeler dokumentet med reglene til vedlegget i arbeidsflytdefinisjonen.
- Arbeidsflytforfatteren definerer et vedlegg i en arbeidsflytdefinisjon,
men tildeler ikke et mål. Dette alternativet er hensiktsmessig når forskjellige mål brukes hver gang arbeidsflyten utføres.
Hvis for eksempel arbeidsflytforfatteren definerer en arbeidsflyt som sender rundt pressemeldinger for godkjenning, definerer vedkommende et vedlegg kalt Pressemel. Forfatteren tildeler ikke et bestemt mål til vedlegget Pressemel, men plasserer i stedet instruksjoner i starttrinnet slik at personen som starter arbeidsflyten, blir bedt om å tildele målet.
Oppgi deltakerens tilgang til et vedlegg
For hvert trinn i en arbeidsflyt oppgir arbeidsflytforfatteren følgende:
- Hvilke vedlegg deltakeren skal ha tilgang til i trinnet mens arbeidsflyten utføres.
- Om deltakeren kan tildele et annet mål til vedlegget.
Legg merke til forskjellen mellom tilgang til et vedlegg og tilgang til et mål. Deltakerens tilgangsrettigheter for målet fastslår operasjonene vedkommende kan utføre på målet (for eksempel åpne eller endre). Tilgangsrettigheter på målet er ikke del av arbeidsflytdefinisjonen. Hvis målet er et dokument i for eksempel et objektlager eller bibliotek, er brukerens tilgang til dette dokumentet oppgitt i objektlageret eller biblioteket.