1 つのワークフローとは、1 つのワークフロー定義の単一の実行単位です。最もシンプルな形式の場合、一連のステップを経て進行する単一のワーク・アイテムを含みます。多少複雑なワークフローになると、1 人以上の参加者によって処理される複数のステップと、並行して実行される複数のセクションがあります。
ワーク・アイテムではなくワークフローを表示している場合は、Process Administrator ではルート・ワーク・アイテムが表示されます。ルート・ワーク・アイテムとは、ワークフローで作成された最初のワーク・アイテムです。後続のステップで行われた変更を反映しないため、表示されるフィールド値が古いものであることがよくあります。
ワークフロー定義によっては、同じワークフローに属している他のワーク・アイテムより前にルート・ワーク・アイテムが完了する可能性があります。ルート・ワーク・アイテムが最初に完了すると、ワークフローはワークフロー・ビューに表示されなくなりますが、そのワークフローを構成している残りのワーク・アイテムがワーク・アイテム・ビューに表示されます。
検索結果の行を変更する場合は、事前に Process Administrator で関連ワーク・アイテムをロックする必要があります。ワーク・アイテムを検索した場合は、それぞれの行が 1 つのワーク・アイテムとして表示されます。ワークフローを検索した場合は、それぞれの行が 1 つのワークフローに対応します。この中には多くの関連ワーク・アイテムが含まれている場合があるため、プロセス・アドミニストレーターでワーク・アイテムの 1 つ 1 つをロックする必要があります。明示的にワークをロックすることもできますが、必要な場合は Process Administrator によってロックを求めるプロンプトが表示されます。
ワークフローやワーク・アイテムは変更可能です。ワークフローを変更した場合は、Process Administrator はそのワークフローを構成しているすべてのワーク・アイテムに対して変更を適用します。1 つの変更をワークフロー全体に対して行う場合にはこの機能は便利です。多数の参加者がいる、すなわち、多数のワーク・アイテムがあるワークフローで作業している場合には支障が出ます。ワーク・アイテムの数が増えるにつれ、すべてのワーク・アイテムをロックする際に競合が発生する可能性が高くなります。場合によっては、ワークフローではなくそれぞれのワーク・アイテムに対して変更を行う方が簡単な場合があります。