附件是参与者完成工作流程步骤时使用的信息的链接。例如,在处理保险索赔的工作流程中,提交的索赔表单和相关的医疗报告就属于附件。
在工作流程定义中,作者可定义附件并指明在其中使用每个附件的步骤。在该保险索赔处理示例中,医疗报告将用于医疗审查步骤中,而非政策验证步骤中。
对于工作流程系统,将附件链接的特定项称为目标。最常用的目标是存储在 Content Platform Engine 对象存储库、Content Services (CS) 或 Image Services (IS) 库中的文档;但位于共享磁盘上的文档数组、存储的搜索、文件夹、URL 或文件也可以为目标。
在定义工作流程定义时,工作流程作者可以将特定目标分配给附件;或者为了更加灵活,允许在启动工作流程或正在进行工作流程操作时分配目标。以下方案可以说明每种具体情况:
例如,在批准旅行申请的工作流程中,旅行费用报销的政策手册可作为参考资料包括在内。因为相同的政策适用于所有员工,所以工作流程作者创建了名为 TravelPolicyManual 的附件,并在工作流程定义中将实际的政策文档分配给该附件。
例如,在定义轮流审批新闻稿的工作流程时,工作流程作者定义一个名为 PressRel 的附件。作者不会将特定目标分配给 PressRel 附件,而是在启动步骤中放置具体说明,提示启动工作流程的人员进行目标的分配。
对于工作流程中的每个步骤,工作流程作者会指定以下内容:
请注意访问附件和访问目标的不同。参与者对目标的访问权决定他/她可以对目标执行的操作(例如打开或修改)。对目标的访问权并不包含在工作流程定义中。例如,如果目标是对象存储库或库中的文档,则用户对该文档的访问权是在对象存储库或库中指定的。