記錄管理是一個處理程序,包括標識您的公司需要作為公司記錄保留的文件,規劃用於識別保留記錄的原因、保留時間以及記錄最終處理的授權者的保留排程。記錄管理可以確保重要的記錄在適當的時間段內保持可用,以備內部使用者或外部審核員參照。記錄管理也可以為文件(及其內容)定義其他安全性,以確保只有已核准的使用者才具有存取重要業務資料的權限,並確保該資料一旦成為記錄便無法變更。在大多數情況下,政府遵循規定和公司指導方針將決定必須記錄的項目以及組織、分類和保留記錄的方式。
網站管理者可以配置 Workplace XT 來,使用選用的 IBM® InfoSphere® Enterprise Records 應用程式。(IBM InfoSphere Enterprise Records 先前稱為 IBM FileNet® Records Manager。)從 Workplace XT,您可以識別應該是公司記錄的文件。之後,IBM InfoSphere Enterprise Records 會將其他內容和安全性套用至文件,並將它存檔於您在「宣告為記錄」程序期間所指定的其他資料夾位置。在文件成為記錄之後,文件的原始所有者和其他使用者可能不再具有對此文件的原有存取權。
如果要使正確標識記錄的處理程序更簡單,您的管理者可以為您的網站建立「宣告為記錄」項目範本。範本可提供預先定義的記錄種類或位置和內容值,以簡化識別記錄的程序。
如果您的文件有多個版本,則對於如何為文件系列建立記錄,您可有數種選擇:
對網站配置 IBM InfoSphere Enterprise Records 之後,屬於「宣告為記錄」存取角色成員的使用者在新增或移入文件時,會在確認頁面上看到「宣告為記錄」按鈕。「宣告為記錄」和「將版本宣告為記錄」動作列示在資訊頁面和尚未宣告為記錄之文件版本的蹦現功能表中。
僅可以將文件版本宣告為記錄一次。如果要決定文件版本是否已經宣告為記錄,請執行下列其中一個動作: