与文档和文件夹交互
您可以在 IBM FileNet P8 对象库中执行以下有关文档和文件夹的操作。
创建文件夹和添加新文档
您可以创建文件夹并将文档添加到 FileNet P8 对象库。您可以通过指定路径添加存储在本地计算机上的文档或添加位于您的环境之外的文档(例如 Web 页面)。您也可以添加无法以电子方式存储,但可由属性集合表示和跟踪的外部项目。一套视频培训 DVD 即是此类型文档的一个示例。
创建文件夹和文档时,请为文件夹和文档分配类。有关属性的更多信息,请参阅下面的查看或编辑属性。
您可以将文档创建为主版本或副版本。有关版本的更多信息,请参阅下面的查看版本历史记录。
检入和检出文档
您可以检出对象库的文档来添加或更改内容。文档检出后,其他用户不能修改该文档的内容,除非这些用户具有与执行该操作相应的管理员级别的帐户许可权。更改完成后,您可以检入该文档。如果您决定不对文档进行任何更改,那么可以取消检出,文档将还原至其先前的版本状态。
您可以将文档检入为主版本或副版本。有关版本的更多信息,请参阅下面的查看版本历史记录。
查看或编辑属性
您可以查看对象库中项目的属性以及对可编辑的属性进行更改。与项目相关联的特定属性由项目的类来定义。(类与 SharePoint 内容类型相似。)例如,存在文档的基本文档类。由管理员创建的其他文档类,也存在于对象库中。当您添加任何类型的新项目时,该过程中的关键步骤是选择分配给项目的类。所选择的类将确定与新项目相关联的特定属性。
系统属性列在类的定制属性之后。系统属性无法编辑。
管理许可权
您可以查看分配给 FileNet P8 文档或文件夹的许可权。根据您对文档或文件夹具有的许可权,您可以授予或拒绝对该文档或文件夹的许可权。
下表介绍了文档的相关许可权。文档许可权是层次性的。如果具有最高级许可权,那么会自动授予您所有较低的许可权。(“发布”许可权是一个例外,该许可权可被授予更高的许可权级别。)
文档许可权 | 描述 |
---|---|
完全控制 | “完全控制”许可权使您可以完全控制文档。您可以删除文档并设置文档的安全性。缺省情况下,最初将文档添加到对象库的用户拥有该文档的“完全控制”许可权。除“完全控制”外,还会列出“发布”许可权(如果适用)。 |
升级版本 |
“升级版本”使您可以检出文档、作为主版本再次检入或取消文档检出。除“升级版本”外,还会列出“发布”许可权(如果适用)。 |
修改内容 |
“修改内容”使您可以检出文档、作为副版本再次检入或取消检出。除“修改内容”外,还会列出“发布”许可权(如果适用)。 |
修改属性 | “修改属性”使您可以更改文档的属性。 |
查看内容 |
“查看内容”使您可以查看文档的内容。例如,如果对象是电子表格文档,那么您可以打开并查看该电子表格。 |
查看属性 | “查看属性”使您可以查看文档的属性。 |
发布 | “发布”许可权使您可以使用 Workplace 应用程序发布现有文档 |
下表介绍了文件夹的相关许可权。文件夹许可权是部分层次性的。如果具有最高级许可权,那么会授予您较低的许可权。(“创建子文件夹”和“在文件夹中归档”许可权是例外,这两个许可权均可从“修改属性”许可权级别独立地撤销。)
文件夹许可权 | 描述 |
---|---|
完全控制 | “完全控制”许可权使您可以完全控制文件夹。您可以删除文件夹并设置文件夹的安全性。缺省情况下,最初将文件夹添加到对象库的用户具有该文件夹的“完全控制”许可权。 |
修改属性 | “修改属性”使您可以更改文件夹的属性。除“修改属性”外,还会列出“创建子文件夹”和“在文件夹中归档”许可权(如果适用)。 |
创建子文件夹 | “创建子文件夹”使您可以将子文件夹添加至现有文件夹。 注意 “创建子文件夹”和“在文件夹中归档”许可权在许可权层次中具有相同的级别。 |
在文件夹中归档 |
“在文件夹中归档”使您可以将文档添加到文件夹。 |
查看属性 | “查看属性”使您可以查看文件夹的属性。 |
注意 您对文件夹和文档的访问级别基于为您的 FileNet P8 用户帐户配置的许可权。虽然您需要适当的 SharePoint 许可权才能查看和访问 SharePoint 站点中的“浏览”Web 组件,但与您的 FileNet P8 用户帐户相关联的访问权确定您在处理“浏览”Web 组件中查看的文件夹和文档时能够执行的操作。
查看版本历史记录
您可以查看某个文档的版本历史记录、打开和查看文档的先前版本以及删除文档的版本。检入或检出文档时会创建文档版本。版本表示文档在其历史记录中的某个特定时间存在,且单独保存并保持在对象库中。同时执行时,文档的不同版本会成为文档的版本系列。检出文档时,请始终检出当前版本(版本系列中最新的版本)。
版本可以是主版本或副版本。
- 主版本是已批准为已发布或之前曾被发布但现在已被更新的发布版本所替换的版本。已发布的主版本通常被设计为适用于大范围的用户。访问替换主版本通常会有更多的限制,例如限于选择的一组作者和审阅者。主文档的副版本号始终为零。例如,主版本号为 2 且副版本号为 0(有时会将这两个版本号放在一起显示为 2.0)的文档是主版本文档。
- 副版本是尚未被批准发布为主版本的版本。最新检入的副版本会被标记为“正在处理”。在一个版本系列中,仅能有一个正在处理的版本。较旧的副版本会被标记为“已替换”,可以有许多已替换版本。访问副版本通常仅限于选择的一组作者和审阅者。“保留”文档(检出所创建的可编辑文档版本)始终是副版本文档。若文档的副版本号为 1 或更大的数字(即不等于零),则该文档是副版本。例如,编号为 2.1 的文档即为副版本。
查看已在其中归档的文件夹
您可以使用“已在其中归档的文件夹”操作来查看某个文档已在其中归档的文件夹列表。
显示超链接
您可以显示所选文档或文件夹的完整 Web 地址。可以将 Web 地址复制到浏览器的地址框,也可以使用该地址来创建浏览器书签或收藏夹。可以复制 Web 地址并将它粘贴到文档或电子邮件中。
对于文档,此操作显示已发布版本或(如果没有已发布版本)当前版本的 Web 地址。要显示不同版本的 Web 地址,请从 URL 列表中选择适当的版本。
对于文件夹,此操作显示文件夹的“属性”页面的 Web 地址。
启动工作流程
您可以从与文档或文件夹类相关联的预订列表启动工作流程。如果未定义预订,那么将列出空表,而您将无法启动工作流程。
选择工作流程后,您可以根据需要输入启动步骤的信息。您可以添加注释、修改主题,以及设置为此步骤定义的参数。例如,您可以添加和编辑附件、编辑数据字段值或编辑工作流程组成员(如果在启动步骤中将这些操作定义为可用)。(定制步骤处理器可能无法提供所有这些选项。)
启动后,您可以处理您的个人收件箱或公共收件箱中分配给您的任务。请分别参阅处理您的“个人收件箱”中的任务和处理“公共收件箱”中的任务。
反馈