IBM FileNet P8, Wersja 5.2            

Zarządzanie dokumentami i aktami

Zarządzanie aktami to proces określania, które dokumenty muszą zostać zachowane przez firmę jako akta korporacyjne, oraz proces tworzenia harmonogramów przechowywania, które określają przyczyny przechowywania dokumentów oraz identyfikują użytkowników, którzy mogą ostatecznie rozporządzać dokumentami. Proces zarządzania aktami zapewnia, że istotne akta pozostaną dostępne przez określony czas i będą z nich mogli korzystać wewnętrzni użytkownicy lub zewnętrzni kontrolerzy. Zarządzanie aktami ponadto umożliwia definiowanie dodatkowych zabezpieczeń dokumentów (oraz ich właściwości), dzięki którym tylko zatwierdzeni użytkownicy będą mieli dostęp do istotnych danych biznesowych. Ponadto zabezpieczenia uniemożliwiają zmianę danych zapisanych jako akta. W większości przypadków wytyczne zapewniania zgodności z przepisami agencji rządowych oraz wytyczne korporacyjne określają, które elementy muszą być aktami oraz określają sposoby porządkowania, klasyfikowania i przechowywania akt.

Administrator serwisu może skonfigurować aplikację Workplace XT w taki sposób, aby współpracowała z opcjonalną aplikacją IBM® InfoSphere Enterprise Records. (Aplikacja IBM InfoSphere Enterprise Records miała poprzednio nazwę IBM FileNet Records Manager). Z aplikacji Workplace XT można zidentyfikować dokument, który powinien być aktami korporacyjnymi. Następnie aplikacja IBM InfoSphere Enterprise Records zastosuje dodatkowe właściwości i zabezpieczenia do dokumentu oraz umieści go w dodatkowych folderach określonych podczas procedury Zadeklaruj jako akta. Gdy dokument stanie się aktami, wówczas pierwotny właściciel oraz inni użytkownicy mogą utracić pewne prawa dostępu dotyczące tego dokumentu.

W celu uproszczenia procesu poprawnego identyfikowania akt administrator może dla serwisu utworzyć szablony wprowadzania Zadeklaruj jako akta. Szablon może udostępniać predefiniowaną kategorię akt lub lokalizację albo wartości właściwości, co znacznie uprości proces identyfikowania akt.

Jeśli dokument ma więcej niż jedną wersję, wówczas istnieje kilka możliwości utworzenia akt dla serii dokumentu:

Jeśli aplikacja IBM InfoSphere Enterprise Records jest skonfigurowana dla serwisu, wówczas użytkownicy, którzy są członkami roli dostępu Zadeklaruj jako akta, widzą przycisk Zadeklaruj jako akta na stronie potwierdzenia podczas dodawania lub wprowadzania/zwracania akt. Działania Zadeklaruj jako akta i Deklaruj wersje jako akta są widoczne na stronie Informacje oraz w menu podręcznym dla wersji dokumentu, które nie został jeszcze zadeklarowane jako akta.

Wersję dokumentu można zadeklarować jako akta tylko jeden raz. Aby określić, czy wersja została już zadeklarowana jako akta, wykonaj jedno z następujących działań:

Uwaga: Jeśli opcja Zadeklaruj jako akta jest widoczna w menu podręcznym właśnie zadeklarowanego dokumentów, wówczas należy odświeżyć menu, klikając ostatni element w ścieżce.


Opinia

Data ostatniej aktualizacji: Marzec 2013
wp_declare_about.htm

© Copyright IBM Corp. 2013.
To centrum informacyjne jest oparte na technologii Eclipse. (http://www.eclipse.org)