與文件和資料夾互動
您可以對 IBM FileNet P8 物件儲存庫中的文件和資料夾執行以下動作。
建立資料夾和新增文件
您可以為 FileNet P8 物件儲存庫建立資料夾和新增文件。您可以新增儲存在本端電腦的文件,或透過指定路徑來新增位於您的環境之外的文件(例如網頁)。您還可以新增無法以電子方式儲存但可由屬性集合表示和追蹤的外部項目。一套培訓 DVD 即為此類型文件的範例。
在建立資料夾和文件後,為其分配類別。請參閱下面的檢視或編輯屬性,以取得有關屬性的相關資訊。
您可以建立作為主要版本或次要版本的文件。請參閱下面的檢視版本歷程,以取得有關版本的相關資訊。
移入和移出文件
您可以移入物件儲存庫的文件,以新增或變更內容。將文件移出後,其他使用者不能改變該文件的內容,除非他們具有相應管理者層次的帳戶權限方可執行此作業。完成變更後,您可以移入文件。如果您決定不對文件進行任何變更,則您可以取消移出,文件將回復至其舊版本狀態。
您可以將文件作為主要版本或次要版本移入。請參閱下面的檢視版本歷程,以取得有關版本的相關資訊。
檢視或編輯屬性
您可以檢視物件儲存庫中項目的屬性,並變更可編輯屬性。與項目相關聯的特定屬性由其類別定義。(類別類似於 SharePoint 內容類型。)例如,存在文件的基本文件類別。物件儲存庫中還存在由管理者建立的其他文件類別。當您新增任何種類的項目時,程序中的關鍵步驟是選取要分配給項目的類別。您選取的類別可確定與您的新項目相關聯的特定屬性。
系統屬性列在類別的自訂屬性之後。無法編輯系統屬性。
管理權限
您可以檢視指派給 FileNet P8 文件或資料夾的權限。視您對文件或資料夾所擁有的權限而定,您可以授權或拒絕該文件或資料夾的權限。
下表描述了與文件相關的權限。文件權限是階層式的。擁有最高層次權限會自動授予您所有較低權限。(「發佈」權限例外;可以將其授予較高權限層次。)
文件權限 | 說明 |
---|---|
完整控制 | 「完整控制」權限可讓您完全控制文件。您可以刪除文件以及為文件設定安全性。 依預設,第一個將文件新增至物件儲存庫的使用者擁有該文件的「完整控制」權限。除「完整控制」權限之外,還會列示「發佈」權限(如適用)。 |
升級版本 |
「升級版本」使您可以移出文件、將文件作為主要版本簽回或取消移出文件。除「升級版本」之外,還會列示「發佈」權限(如適用)。 |
修改內容 |
「修改內容」使您可以移出文件、將文件作為次要版本簽回或取消移出。除「修改內容」之外,還會列示「發佈」權限(如適用)。 |
修改屬性 | 「修改屬性」使您可以變更文件的屬性。 |
檢視內容 |
「檢視內容」使您可以檢視文件的內容。例如,如果物件是試算表文件,則您可以開啟並檢視該試算表。 |
檢視屬性 | 「檢視屬性」使您可以檢視文件的屬性。 |
發佈 | 「發佈」權限使您可以使用 Workplace 應用程式發佈現有文件 |
下表描述了與資料夾相關的權限。部分資料夾權限是階層式的。擁有最高層次權限會授予您較低權限。(「建立子資料夾」和「存檔於資料夾」權限例外,這兩種權限可以獨立地從「修改屬性」權限層次調用。)
資料夾權限 | 說明 |
---|---|
完整控制 | 「完整控制」權限可讓您完全控制資料夾。您可以刪除資料夾以及為資料夾設定安全性。 依預設,第一個將資料夾新增至物件儲存庫的使用者擁有該資料夾的「完整控制」權限。 |
修改屬性 | 「修改屬性」使您可以變更資料夾的屬性。除「修改屬性」之外,還會列示「建立子資料夾」和「存檔於資料夾」權限(如適用)。 |
建立子資料夾 | 「建立子資料夾」使您可以將子資料夾新增到現有的資料夾。 附註 「建立子資料夾」和「存檔於資料夾」權限在權限階層中同處於同一層次。 |
項目數 |
「存檔於資料夾」使您可以將文件新增到資料夾。 |
檢視屬性 | 「檢視屬性」使您可以檢視資料夾的屬性。 |
附註 您對資料夾和文件的存取層次是根據為 FileNet P8 使用者帳戶配置的權限。 雖然您需要適當的 SharePoint 權限,才能檢視及存取 SharePoint 網站中的「瀏覽」Web 組件,但是與 FileNet P8 使用者帳戶相關聯的存取權,會決定當您使用在「瀏覽」Web 組件中檢視的資料夾和文件時,所能執行的動作。
檢視版本歷程
您可以檢視文件的版本歷程,開啟並檢視文件的舊版,以及刪除文件版本。移入和移出文件時建立了文件版本。當版本在其記錄的特定時間存在時,它代表文件,並且在物件儲存庫中單獨儲存和維護。同時執行時,文件的不同版本會成為該文件的版本系列。移出文件時,您永遠移出目前版本(版本系列中的最新版本)。
版本可以是主要版本,也可以是次要版本。
- 主要版本是已核准作為已發行的版本,或過去已經發行但現在已由更新的已發行版本取代的版本。已發行的主要版本通常設計為可供各類使用者使用。存取被取代的主要版本通常會受到更多限制,例如僅限於作者和審查者的選取群組。主要文件永遠擁有等於零的次要編號。例如,主要版本編號為 2 並且次要版本編號為 0(有時以 2.0 的形式一起顯示)的文件即是主要版本。
- 次要版本是尚未核准並發行為主要版本的版本。最近移入的次要版本標記為處理中。在版本系列中,僅可以存在一個處理程序中版本。較舊的次要版本標記為被取代,可以存在多個被取代版本。對次要版本的存取通常僅限於作者和審查者的選取群組。保留文件(因移出而建立的可編輯文件版本)永遠是次要文件。如果文件的次要編號為 1 或者更大(即不等於零),則此文件是次要版本。例如,編號為 2.1 的文件即是次要版本。
檢視存檔於資料夾
您可以使用「於資料夾中存檔」動作來檢視在其中將文件存檔的資料夾清單。
顯示超鏈結
您可以顯示已選取文件或資料夾的完整網址。您可以將網址複製到您瀏覽器的位址方框,或用網址來建立瀏覽器書籤或我的最愛。您可以複製網址,然後再將其貼到文件或電子郵件中。
如果是文件,這個動作會顯示已發行版本的網址,或者現行版本的網址(如果沒有已發行版本的話)。如果要顯示不同版本的網址,請從「URL」清單中選取適當的版本。
如果是資料夾,這個動作會顯示資料夾屬性頁面的網址。
啟動工作流程
您可以從與文件或資料夾類別相關聯的訂閱清單中啟動工作流程。如果沒有已定義的訂閱,則不會列出任何內容,並且您無法啟動工作流程。
選取工作流程後,您可以依需要輸入啟動步驟的資訊。您可以新增註解、修改主題,以及設定為此步驟定義的任何參數。例如,您可以新增和編輯附件、編輯資料欄位值或編輯工作流程群組成員(如果已將這些在啟動步驟中定義為可用)。(自訂步驟處理器可能不會提供所有這些選項。)
啟動後,您可以處理在您的個人收件匣或公共收件匣中指派給您的作業。請分別參閱處理您的個人收件匣中的作業或處理公共收件匣中的作業。
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