Arbeiten mit vordefinierten Suchen
IBM FileNet Connector for SharePoint Web Parts unterstützt zwei Typen vordefinierter Suchen: gespeicherte Suchen und Suchvorlagen. Eine gespeicherte Suche enthält eine vollständige Suche, die Sie sofort ausführen können. Eine Suchvorlage erfordert die Angabe von Werten für einige oder alle der Suchkriterien, bevor Sie die Suche ausführen können.
Diese Suchen werden von Suchdesignern oder Administratoren mit Zugriffsberechtigungen für Search Designer erstellt und verwaltet. Search Designer ist in Workplace oder Workplace XT verfügbar. Die Suchdesigner bestimmen die Kriterien, die für die Suchen verwendet werden sollen, sowie die Sortierreihenfolge der zurückgegebenen Ergebnisse.
Verfügbare gespeicherte Suchen und Suchvorlagen werden als Dokumente im Webpart "IBM FileNet Durchsuchen" angezeigt. Sie können mit diesen Suchen nach Inhalten suchen, die in einem IBM FileNet P8-Objektspeicher abgelegt sind.
Ausführen einer gespeicherten Suche
Um eine gespeicherte Suche auszuführen, klicken Sie im Webpart "Durchsuchen" den auf Namen der gespeicherten Suche.
Die Suchergebnisse werden im Webpart "Durchsuchen" angezeigt. Weitere Informationen finden Sie in Arbeiten mit Suchergebnissen.
Ausführen einer Suchvorlage
Gehen Sie wie folgt vor, um eine Suchvorlage auszuführen:
- Klicken Sie im Webpart "IBM FileNet Durchsuchen" auf den Namen der Suchvorlage.
- Überprüfen Sie die Suchkriterien auf der Seite "Suchvorlage".
- Geben Sie Werte für die Eigenschaften an, auf die Sie zugreifen und die Sie ändern können. Weitere Informationen finden Sie in "Angeben von Suchkriterien.
- Klicken Sie auf Suchen.
Die Ergebnisse werden auf der Seite "Suchvorlage" angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche "+" oder "–" neben "Sucheinstellungen", um die Suchkriterien ein- oder auszublenden. Weitere Informationen finden Sie in Arbeiten mit Suchergebnissen.
Angeben von Suchkriterien
Der Suchdesigner bestimmt, welche Eigenschaften in die Suche eingeschlossen werden sollen und welche Bedingungen der Suche Sie anzeigen oder ändern können. Dies können folgende Bedingungen sein:
- Erforderlich: Sie müssen einen Wert für diese Eigenschaft angeben. Der Suchdesigner kann einen Standardwert angegeben haben, den Sie ändern können. Ein roter Stern, das Symbol "Erforderlich", wird rechts neben den Kriterien angezeigt, für die eine Eingabe erforderlich ist.
- Bearbeitbar: Sie können optional einen Wert für diese Eigenschaft angeben. Wenn Sie die Bedingung leer lassen, wird sie beim Ausführen der Suche ignoriert.
- Schreibgeschützt: Sie können diese Suchbedingung anzeigen, aber nicht ändern.
- Ausgeblendet: Sie können diese Suchbedingung nicht sehen. Eine ausgeblendete Bedingung beeinflusst die Suchergebnisse, kann aber nicht angezeigt oder geändert werden.
Auf der Seite "Suchvorlage" werden die nicht ausgeblendeten Suchbedingungen angezeigt.
Tipp Klicken Sie auf "Zurücksetzen", um alle Bedingungen auf die ursprünglichen Werte dieser Suche zurückzusetzen.
Tipp für Sprachausgabeprogramme Bei einer komplexen Gruppe verschachtelter Bedingungen müssen Sie die Bedingungen zeilenweise lesen.
Auswählen eines Suchordners
Wenn die Suchordner bearbeitbar sind, klicken Sie auf die Auswahlschaltfläche neben einem Ordnerfeld und navigieren Sie zu dem Ordner, den Sie durchsuchen wollen.
Auswählen einer Objektwerteigenschaft
Wenn eine Suchvorlage eine Objektwert-Eigenschaftsbedingung enthält, bei der die Ansicht als bearbeitbar und der Operator "ist gleich" (=) angegeben ist, können Sie ein Objekt für die Objektwerteigenschaft auswählen. Wenn Sie keinen Wert auswählen, wird die Bedingung beim Ausführen der Suchvorlage verworfen.
Auswählen einer Klasse
Wenn Sie die Suchvorlage auswählen, werden alle anzeigbaren vorausgewählten Klassen angezeigt; wurden jedoch keine Klassen vorausgewählt oder sind alle vorausgewählten Klassen ausgeblendet, ist die Option "Klasse" nicht verfügbar.
Optional können Sie die Auswahl der anzeigbaren vorausgewählten Klassen aufheben:
- Klicken Sie im Feld "Klasse" auf den Pfeil, um die Liste der Klassen anzuzeigen, die in die Suche eingeschlossen werden können.
- Zum Ein- oder Ausschließen einer Klasse wählen Sie das entsprechende Kontrollkästchen aus oder ab.
Hinweis Für eine Klasse, die der Suchvorlagendesigner als schreibgeschützt angegeben hat, können Sie das Kontrollkästchen nicht abwählen.
Die verbleibenden Klassen, einschließlich der ausgeblendeten Klassen, bestimmen die Eigenschaften, die Sie zum Festlegen von Suchbedingungen verwenden können. Da Eigenschaften global definiert oder für einzelne Klassen angepasst werden können, sind Konflikte zwischen Eigenschaftsdefinitionen möglich, wenn mehrere Klassen ausgewählt werden. Wenn zwischen den ausgewählten Klassen keine Konflikte auftreten, wird die Eigenschaftsdefinition für die entsprechende Klasse verwendet. Wenn keine Klassen ausgewählt werden oder die ausgewählten Klassen zu Konflikten führen, wird die Eigenschaftsdefinition aus der globalen Eigenschaftsdefinition verwendet.
Hinweis wenn die Suchvorlage ausgeblendete Klassen enthält, können Ihre Suchergebnisse Elemente enthalten, die mit anderen als den angezeigten Klassen übereinstimmen.
Angeben von Dokument- und Ordnerbedingungen
Für bearbeitbare Suchbedingungen geben Sie Werte für alle erforderlichen Bedingungen und für alle ausgewählten optionalen Bedingungen ein.
Ein Suchdesigner kann eine Eigenschaft angeben, die sowohl für Dokumente als auch für Ordner gemeinsam gilt. In diesem Fall wird die Bedingung in der Suchvorlage im Abschnitt für Dokumente und im Abschnitt für Ordner angezeigt. Beim Eingeben eines Werts in einem Abschnitt wird der Wert der entsprechenden Eigenschaft im anderen Abschnitt automatisch aktualisiert. Gemeinsame Bedingungen werden durch entsprechende Symbole angezeigt; die für Dokumente und Ordner geltenden Eigenschaften verwenden gemeinsam denselben Namen und dieselbe relative Position in der Liste der Suchbedingungen.
Verwenden von Platzhalterzeichen
Für zeichenfolgebasierte Eigenschaftswerte, die die Optionen "beginnt mit", "endet mit" und "enthält" verwenden, wird beim Ausführen der Suche automatisch das Platzhalterzeichen (%) an der entsprechenden Position (am Anfang, am Ende oder beides) eingefügt. Sie können bei Bedarf weitere Platzhalterzeichen einschließen.
- Verwenden Sie ein Prozentzeichen (%), um null oder mehr Zeichen darzustellen. Wenn beispielsweise eine Suche mit dem Suchtext FileNet P8%Guide mit der Option "enthält" durchgeführt wird, werden Dokumente mit den Namen FileNet P8 Troubleshooting Guide und FileNet P8 Security Guide 4.0.0 gefunden.
- Verwenden Sie den Unterstrich (_) als Platzhalter für ein einzelnes Zeichen. Die Suche nach r_n mit der Option "enthält" beispielsweise ergibt Dokumente oder Ordner, deren Namen ran oder run enthalten, nicht jedoch rain. Sie können jedoch im Suchtext keinen Unterstrich als Literalzeichen verwenden, weil er automatisch als Platzhalterzeichen interpretiert wird. Beispielweise würde eine Suche mit der Option "beginnt mit" nach Ordnern, deren Name mit Ordner_ beginnt, Ergebnisse wie OrdnerA sowie Ordner_1 und Ordner_2 zurückgeben.
Ausführen von Inhaltssuchen
Eine Inhaltssuche gibt Dokumente zurück, die den Text enthalten, den Sie in ihrem Inhalt oder in den Indexeigenschaften angeben. Wenn eine Suche eine inhaltsbasierte Bedingung enthält, werden Sie aufgefordert, den zu suchenden Text einzugeben.
Hinweis Falls der zu durchsuchende Objektspeicher nicht für inhaltsbasierte Suchen indiziert ist, werden die zugeordneten Bedingungen nicht angezeigt.
Eingabeaufforderung der Suchvorlage: | Suche nach Dokumenten, deren Inhalt mit Folgendem übereinstimmt: |
---|---|
Inhalt enthält (nur einzelnes Wort oder einzelner Ausdruck) | Ein einzelnes Wort bzw. ein einzelner Ausdruck. Verwenden Sie ein Ausrufezeichen (!), um das Wort oder den Ausdruck aus den Suchergebnissen auszuschließen. Zum Beispiel werden bei einer Suche nach !music alle Dokumente ausgeschlossen, die das Wort music enthalten. Normalerweise wird dies in Verbindung mit einer weiteren inhaltsbasierten Bedingung verwendet. Wenn Sie z. B. für eine Bedingung bass angeben und music ausschließen, können bei einer Suche in englischsprachigen Inhalten Dokumente zum Thema "Angelsport" angezeigt werden, während Dokumente über Bassquartette ausgeschlossen werden. |
Inhalt enthält (alle) | Alle Wörter oder Ausdrücke in beliebiger Reihenfolge. Sie müssen mindestens ein Wort eingeben. |
Inhalt enthält (beliebige) | Beliebige Wörter oder Ausdrücke. Sie müssen mindestens ein Wort eingeben. |
Inhalt enthält (in der Nähe) | Die Wörter oder Ausdrücke sortiert und in der Nähe voneinander. Eine verknüpfte Suche sucht nach allen angegebenen Wörtern und sortiert die Ergebnisse nach der Nähe der Übereinstimmungen. Sie müssen zwei oder mehr Wörter oder Ausdrücke eingeben. |
Inhalt enthält (im selben Absatz) | Alle Wörter oder Ausdrücke in demselben Absatz. Sie müssen zwei oder mehr Wörter oder Ausdrücke eingeben. |
Inhalt enthält (im selben Satz) | Alle Wörter oder Ausdrücke in demselben Satz. Sie müssen zwei oder mehr Wörter oder Ausdrücke eingeben. |
HTML/XML-Tag <tagname> | Alle Wörter oder Ausdrücke, die innerhalb des angegebenen HTML- oder XML-Tags enthalten sind. Sie müssen mindestens ein Wort eingeben. |
Inhaltsübereinstimmung mit VQL-Abfrage | Eine strukturierte Abfrage, bei der die Abfragesprache Autonomy K2 verwendet wird. Weitere Informationen zu strukturierten Abfragen finden Sie in der Dokumentation zu Autonomy K2. Dies ist spezifisch für das traditionelles Produkt Content Search Engine. Suchvorlageen, die IBM Content Search Services verwenden, haben diesen Feldtyp nicht. |
Es folgen einige Tipps zum Maximieren der Effektivität Ihrer Inhaltssuche.
Suchen eines genauen Worts oder eines Ausdrucks | Um einen genauen Ausdruck zu finden, schließen Sie diesen in doppelte Anführungszeichen ein. Dies ist vor allem für Eigennamen und für Redewendungen nützlich. Wenn Sie beispielsweise nach "John Adams" suchen, bekommen Sie als Ergebnis die amerikanischen Präsidenten John Adams und John Quincy Adams. Eine Suche nach "John Adams" gibt nur Dokumente zurück, die John Adams enthalten. Eine Inhaltssuche sucht nicht nur nach Ihren Suchbegriffen, sondern auch nach ähnlichen Wörtern. Zum Beispiel gibt eine Suche nach dem Wort Monat Dokumente zurück, die die Wörter Monat oder Monate enthalten. Zum Ausschließen von Variationen eines einzelnen Worts können Sie das Wort in Anführungszeichen setzen. |
Übereinstimmende Groß-/Kleinschreibung | Setzen Sie ein Wort oder einen Ausdruck in Anführungszeichen, damit nur Suchergebnisse mit übereinstimmender Groß-/Kleinschreibung zurückgegeben werden. |
Suchen nach häufig vorkommenden Wörtern | Standardmäßig ignoriert eine Inhaltssuche automatisch häufig vorkommende Wörter, wie z. B. der, in oder und. Zum Suchen nach häufig vorkommenden Wörtern als Teil eines Ausdrucks setzen Sie sie in Anführungszeichen. |
Verwenden von Platzhalterzeichen | Wenn Sie nicht sicher sind, wie ein bestimmtes Wort geschrieben wird, oder wenn Sie nach Wörtern mit unterschiedlicher Schreibweise suchen, können Sie im Suchbegriff ein Platzhalterzeichen verwenden.
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Auswählen von zu durchsuchenden Versionen
Wenn die Suchvorlage eine bearbeitbare Versionsbedingung enthält, können Sie die Version wie folgt ändern:
- Klicken Sie auf "Dokumentversionen".
- Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:
- Aktuell: Die neueste Version eines Dokuments. Dies kann auch eine Nebenversion sein.
- Freigegeben: Die neueste Hauptversion.
- Alle: Alle Versionen eines Dokuments.
Arbeiten mit Suchergebnissen
Der Suchdesigner gibt mindestens eine Spalte an, nach der die Ergebnisse sortiert werden sollen. Für eine Suche nach eigenschaftsbasierten Bedingungen können Sie die Ergebnisse umsortieren, indem Sie auf eine Spaltenüberschrift klicken. Klicken Sie erneut auf die Überschrift, um die Sortierreihenfolge umzukehren. Zum Wiederherstellen der Standardsortierreihenfolge von Suchergebnissen, die nach mehreren Spalten sortiert wurden, müssen Sie die Suche erneut ausführen. Wenn Sie für die Suche kein Ziel angeben, werden die Suchergebnisse verworfen; zur Neuanzeige müssen Sie die Suche erneut ausführen.
Die Ergebnisse einer Suche, die eine inhaltsbasierte Bedingung einschließt, werden anders angezeigt. Beachten Sie, dass eine Suche eine inhaltsbasierte Bedingung enthalten kann, die durch den Benutzer ausgeblendet wurde, der die Suche entworfen hat. Sie können erkennen, ob eine inhaltsbasierte Bedingung vorhanden ist, da die Suchergebnisse auf der Basis angeordnet werden, wie gut sie mit den inhaltsbasierten Bedingungen übereinstimmen. Die Dokumente mit der höchsten Rangfolge werden oben angeordnet.
Wenn die Suche eine Kombination aus inhaltsbasierten und eigenschaftsbasierten Bedingungen einschließt und nach einer oder der anderen Gruppe sucht, werden zuerst die Dokumente angezeigt, die mit den Inhaltsbedingungen übereinstimmen. Danach werden ohne Rangfolge die Dokumente angezeigt, die mit den Eigenschaftsbedingungen übereinstimmen. Wenn die Suche eine Kombination aus inhaltsbasierten und eigenschaftsbasierten Bedingungen einschließt und nach einer und der anderen Gruppe sucht und die Suchergebnisse nicht mehr als 200 Elemente enthalten, können Sie die Ergebnisse umsortieren, indem Sie auf eine Spaltenüberschrift klicken. Klicken Sie erneut auf die Überschrift, um die Sortierreihenfolge umzukehren.
Sie können mindestens ein Dokument zum Anzeigen oder zum Ausführen verschiedener Aktionen auswählen. Sie können die verfügbaren Aktionen im Kontextmenü anzeigen.
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