Günlük işlerinizde büyük olasılıkla çok sayıda belge tipiyle etkileşimde bulunmanız gerekir. Örneğin, belge yaratabilir, belgeleri gözden geçirebilir, dosyalayabilir, farklı bir klasöre taşıyabilir, güncelleyebilir ya da silebilirsiniz. İşlediğiniz belgeler sözcük işlem dosyaları, elektronik tablo dosyaları, formlar ya da diğer elektronik dosya tiplerinde olabilir. Belgeler, izlemek istediğiniz bir öğeye (örneğin, CD, DVD, kitap ya da başka bir fiziksel aygıt) gönderme yapan bir belge özellikleri derlemi de olabilir.
Çoğu zaman, yeni bir belge ekleme ya da var olan bir belgeyi dışarı alma gibi belgelerle ilgili gerçekleştirdiğiniz işlem tipleri, belge tipinden bağımsız olarak, aynı şekilde işler. Ancak, bazı dosya tipleri özel özellikler kullanacak şekilde tasarlanmıştır. Örneğin yayınlama şablonu, ileri düzey kullanıcıların Publishing Designer uygulamasını kullanarak yaratabilecekleri, özel bir belge sınıfıdır. Publishing Designer uygulaması, yayınlama şablonu dosyasının eklenmesini, geri verilmesini ve dışarı alınmasını gerçekleştirir ve bu işlemleri doğrudan dosya üzerinde gerçekleştiremezsiniz. Bununla birlikte, Göz At ya da Ara işlevlerini kullanarak dosyanın yerini bulabilir ve uygun erişim haklarına sahipseniz, özellik bilgilerini görüntüleyebilirsiniz.
Form verileri, başka bir özel belge türüdür. Sitenizde eForms kurulu ve etkinse, diğer belge tiplerine ek olarak formlarla da çalışabilirsiniz. Form verilerini ekleme, dışarı alma ya da geri verme, aşağı yükleme ya da saklama işlemlerini doğrudan gerçekleştiremezsiniz. Bunun yerine, bir form verileri belgesini açtığınızda, belge sizin için otomatik olarak dışarı alınır. Daha fazla bilgi için FileNet P8 eForms ile Çalışma başlıklı konuya bakın.
Workplace XT, belgeleri, özelliklerini ve belge güvenliğini yönetmenize yardımcı olacak birçok araç sağlar. Örnek:
Aşağıdaki konularda, belge yönetimini kolay ve esnek hale getirecek tüm bu farklı araçları nasıl kullanacağınız gösterilmektedir.