As preferências do site de perfis determinam o processo no qual os itens do Microsoft® Outlook, como mensagens e itens de calendário, são adicionados para um armazenador de objetos do Outlook. É possível incluir um novo perfil ou modificar os existentes. Os tópicos a seguir se referem a essas configurações.
Utilize os campos Nome do perfil e Descrição da propriedade para legendar um perfil. Se estiver editando um perfil existente, insira as informações atualizadas nestes campos. O nome do perfil que você especifica nesses campos aparece em uma lista de perfis quando os usuários incluem um item de e-mail a partir do Outlook.
Clique em Selecionar funções de acesso para especificar os grupos de usuário que terão acesso ao perfil que você está criando ou editando.
Próximo a cada opção, especifique se as opções podem ser modificadas durante um processo de adição. Quando os usuários selecionam um perfil durante a inclusão de um e-mail, as opções de mensagens de e-mail que você especifica aparecem no perfil. As três opções que determinam se os usuários podem modificar as configurações são Editável, Somente leitura ou Ocultar:
Os itens do Outlook podem ser incluídos como sendo do tipo .msg (formato de e-mail) ou do tipo .txt (formato de texto), ou ambos. Você especifica o tipo do arquivo no qual deseja incluir e-mails em um perfil. Selecione Sim próximo às Incluir e-mail como arquivo .msg e Incluir e-mail como arquivo .txt para especificar a inclusão de e-mails tanto como arquivos .msg quanto .txt.
Modelos de entrada
É possível escolher designar um modelo de entrada a ser utilizado ao incluir um arquivo .msg e .txt para simplificar uma tarefa do usuário. Informações de e-mail específicas, como Para e Assunto, são automaticamente mapeadas a partir do e-mail para as propriedades de classe quando o arquivo .msg ou .txt são incluídos em um armazenamento de objeto.
Após ter selecionado um modelo de entrada, o nome do modelo de entrada aparece em um perfil.
Informações de e-mail específicas, como De, Para e CC, podem aparecer com um endereço de e-mail completo em vez de apenas um nome de exibição nas propriedades de classe ou subclasse de e-mail depois de um arquivo .msg ou .txt ser incluído em um armazenamento de objeto. O formato no qual o endereço de e-mail aparece é determinado por seu endereço SMTP. Por exemplo, um endereço de e-mail completo que aparece no campo de propriedade De poderia ser JaneD@ibm.com ou Doe, Jane[jdoe@ibm.com].Se você não selecionar um modelo de entrada ou clicar em Remover para excluir um modelo, o assistente Incluir documento é utilizado como padrão.
Independentemente de se a configuração da opção de e-mail é Somente Leitura ou Editável, os usuários não podem mudar o modelo de entrada designado. Avise os usuários que eles precisam completrar o processo de adição ao incluir vários documentos utilizando um modelo de entrada. Se eles cancelarem o processo antes de incluir todos os documentos, o processo será cancelado por completo.
Selecione Sim para mover uma cópia de um item do Outlook para a pasta Intens excluídos, uma vez que o item for incluído a um armazenamento de objetos.
Especifique se as mensagens sendo adicionados devem ser vínculadas. Selecione Não, Sim, ou Sim, Excluir em cascata.
Os vínculos organizam os documentos. Eles permitem vincular objetos de um tipo para outro. Por exemplo, é possível vincular anexos para um item do Outlook que é um arquivo .msg. Se você tiver vários e-mails e anexos adicionais pertencentes a uma reunião específica, é possível vinculá-los para assegurar que todos os documentos sobre essa reunião sejam mantidos juntos.
Somente é possível vincular anexos a um e-mail que seja um arquivo .msg ou .txt. Todos os itens do Outlook que serão adicionados e vinculados precisam residir no mesmo armazenamento de objetos.
Exclusão de cascata significa que se um documento a partir do qual outros itens de e-mail estão vinculados for excluído, o objeto do link e todos os arquivos vinculados ao documento também são excluídos.
Como os itens do Outlook frequentemente contêm um ou mais anexos que são tipos de arquivos diferentes, é possível incluir um e-mail inteiro como uma única unidade ou incluir cada anexo separadamente. Esta seção fornece opções para incluir anexos como objetos independentes para um armazenamento de objetos.
Selecione Sim para incluir anexos incluídos em um e-mail durante um processo de inclusão.
Também é possível selecionar o modelo de entrada a ser utilizado ao incluir anexos. Após ter selecionado um modelo de entrada, o nome do modelo de entrada aparece. Se os usuários adicionando vários anexos por item do Outlook, considere designar um modelo de entrada para essa opção.
Se você não selecionar um modelo de entrada ou clicar em Remover para evitar que um modelo seja utilizado, o assistente Incluir documento é utilizado como o padrão.
Especifica se os anexos são incluídos utilizando a classe ou subclasse de E-mail.
Selecione Sim para restringir a seleção de classe para a classe ou subclasse de E-mail ao incluir o documento. As informações de propriedade a partir do e-mail, contendo o anexo, aparecem nas propriedades correspondentes, definidas na classe ou subclasse de E-mail, quando o anexo é incluído em um armazenamento de objeto.
É importante definir esta opção para Sim se você especificou vínculos para serem criados entre um item do Outlook e anexos.
Selecione Não se não desejar restringir a classe utilizada ao incluir anexos.
Essa opção está disponível apenas em sistemas configurados para o IBM® InfoSphere Enterprise Records.
Selecione Sim para utilizar a opção Declarar como registro único para declarar um e-mail inteiro e seus anexos como um registro. O processo de declaração ocorre quando o último item do Outlook é incluído com sucesso para um armazenamento de obejtos.