Las propiedades definen la información acerca de un objeto. Todos los objetos a los que puede acceder en un almacén de objetos pertenecen a una clase. La clase determina las propiedades y comportamiento del objeto. Por ejemplo, todas las carpetas pertenecen a la clase Carpetas y todos los documentos a la clase Documentos. El comportamiento y propiedades de una carpeta son diferentes del comportamiento y propiedades de un documento. Por ejemplo, puede extraer documentos, pero no puede extraer carpetas.
El administrador del sitio define las propiedades de una clase particular y puede crear nuevas subclases a partir de una clase. Por ejemplo, si su sitio necesitara un código de cuenta de proyecto para todos los documentos, el administrador podría añadir la propiedad "Código de proyecto". Si su sitio necesita aplicar algunas propiedades a algunos tipos de documento pero no a otros, su administrador podría definir una o más subclases para manejar las propiedades adicionales. Por ejemplo, sus documentos de informe de gastos podrían necesitar propiedades para códigos de cuenta, pero sus documentos de marketing podrían necesitar propiedades para códigos de proyecto, fechas de lanzamiento del proyecto y aprobaciones administrativas. Cuando se agrega o se incorpora un documento, se seleccionan las clases apropiadas para el documento, y a continuación rellenan los valores de las propiedades.
Puede modificar propiedades de varios documentos a la vez. Cuando dichos documentos residen en una carpeta con una o varias plantillas de entrada asociadas, Workplace XT le permite trabajar con los documentos seleccionados antes de modificar las propiedades. Por ejemplo, puede eliminar documentos específicos antes de modificar sus propiedades.
Algunos valores de propiedad son creados por el sistema y no pueden ser modificados directamente. Las propiedades visualizadas en la página de propiedades se determinan mediante la preferencia del sitio para la visualización de propiedades. Las propiedades de sistema como el creador del objeto o la fecha de creación se establecen en el momento en el que el objeto es agregado a un almacén de objetos. Otras propiedades, como la fecha de modificación de un objeto y la persona que lo ha modificado, las actualizan el sistema cada vez que el objeto, sus propiedades o su seguridad son modificados.