Szablony wprowadzania umożliwiają skrócenie czasu pracy, ponieważ udostępniają domyślne informacje, które upraszczają proces dodawania nowych obiektów. Szablon może określać lokalizację, klasę, wartości właściwości oraz zabezpieczenia nowego elementu. W celu przyspieszenia procesu wprowadzania szablon może ukryć konkretne strony kreatora i zastosować wartości domyślne z definicji szablonu. Szablon może również uruchomić przepływ pracy po dodaniu elementu. Za pomocą szablonu wprowadzania można dodawać dokumenty i foldery. Osoba projektująca szablon określa, jakie informacje należy wprowadzić oraz które strony kreatora będą widoczne dla użytkownika.
Na przykład: dział Marii często dodaje raporty o statusie do składnicy obiektów Prognozy. Te dokumenty są zawsze umieszczane w tym samym folderze, korzystają z tej samej klasy dokumentów oraz tych samych zabezpieczeń. Jedyną zmienną są wartości właściwości dla nazwy projektu oraz daty raportu. Maria może zaprojektować szablon wprowadzania, który będzie automatycznie udostępniał takie informacje dla składnicy obiektów, będzie określał folder, domyślne (niezmienne) wartości właściwości oraz zabezpieczenia. W celu dodania dokumentu za pomocą nowego szablonu Lucjan będzie musiał tylko ustawić wartości właściwości dla nazwy projektu oraz daty raportu, a ponadto będzie musiał odszukać plik lokalny do dodania.
W aplikacji Workplace XT szablon wprowadzania można powiązać z konkretnym folderem. W przypadku dodania obiektu do folderu o powiązanym szablonie wprowadzania szablon wprowadzania jest używany automatycznie zamiast standardowego kreatora. Jeśli z folderem jest powiązany więcej niż jeden szablon wprowadzania, wówczas można wybrać szablon wprowadzania, który będzie używany. Więcej informacji na temat powiązania szablonów wprowadzania zawiera sekcja Tworzenie powiązań szablonów wprowadzania z folderami.
Szablon wprowadzania używany podczas dodawania dokumentu określa, czy szablon wprowadzania jest również używany w kolejnych operacjach wprowadzania/zwracania. W przypadku wprowadzania/zwracania dokumentu pod kontrolą szablonu wprowadzania projektant tego szablonu określa, czy użytkownik może wyświetlać albo zmieniać właściwości dokumentu i ustawienia zabezpieczeń. Zawsze używana jest najnowsza wersja szablonu wprowadzania, dlatego klasa dokumentów używana przez ten szablon wprowadzania może ulegać zmianie po początkowym dodaniu dokumentu.
Jeśli zainstalowano produkt IBM InfoSphere Enterprise Records, wówczas można użyć szablonu wprowadzania Zadeklaruj jako akta w celu przyspieszenia procesu deklarowania dokumentu jako akt. Więcej informacji można znaleźć w sekcji Zarządzanie dokumentami i aktami.