IBM FileNet P8, Versione 5.2            

Invio di un messaggio

Se si inviano messaggi di e-mail da un'applicazione Microsoft Office integrata che utilizza FileNet Integration per Microsoft Office, è possibile inviare un collegamento ipertestuale ad un documento o ad una copia di un documento. È possibile anche trascinare uno o più documenti da un archivio oggetti in un'e-mail aperta in un'applicazione Outlook integrata. Questi documenti sono copie dei documenti originali e sono aggiunti come allegati e-mail o come collegamenti ipertestuali. È possibile trascinare i documenti in applicazioni diverse dalle applicazioni Microsoft; tuttavia, FileNet Integration per Microsoft Office non riconosce tali documenti.

I destinatari che ricevono e-mail con un collegamento ipertestuale devono eseguire l'accesso prima di aprire l'elemento collegato e devono disporre dei diritti di accesso per visualizzare l'elemento. I destinatari che ricevono l'e-mail con un allegato possono aprire il documento senza accedere.

Suggerimento: Quando si invia un collegamento ipertestuale a un documento da una visualizzazione elenco, il collegamento ipertestuale apre la versione rilasciata o corrente del documento, anche se il documento viene aggiornato successivamente. In un'applicazione Outlook integrata che utilizza Integration per Microsoft Office, è possibile aprire la serie versione per uno specifico documento e trascinare una copia della specifica versione nell'e-mail come allegato. È possibile trascinare solo un documento alla volta, se è stata selezionata una specifica versione.

Quando si invia un oggetto come collegamento, il nome del documento o della cartella, a parte eventuali caratteri speciali, viene visualizzato come testo del collegamento. Ad esempio, se il nome del documento è MyDocument, viene visualizzato MyDocument.

Quando si invia un documento come un allegato e-mail, il titolo del documento viene utilizzato come descrizione dell'allegato e-mail. Tuttavia, il titolo potrebbe essere diverso quando utilizza una serie di caratteri diversa da quella specificata nelle impostazioni internazionali e della lingua. Ad esempio, se si invia un documento con un titolo in inglese, il titolo viene utilizzato come descrizione dell'allegato e-mail. Tuttavia, quando si utilizza Lotus Notes, se le impostazioni internazionali del client sono impostate su inglese e si invia un documento con un titolo giapponese, per l'allegato e-mail verrà utilizzata una descrizione inglese, ad esempio WorkplaceXT1234.doc.

Nota: Per utilizzare l'azione Invia messaggio, è necessario impostare il client di e-mail di default del browser Web su Microsoft Outlook o Lotus Notes.

Per inviare un collegamento ipertestuale o allegato:

Tabella 1. Questa tabella elenca le opzioni di menu disponibili quando si utilizzano applicazioni Office integrate.
Applicazioni Office che utilizzano FileNet Integration per Microsoft Office
Applicazioni Office Outlook
  1. Aprire un'applicazione.
  2. Individuare la scheda IBM ECM e fare clic su Sfoglia.
  3. Fare clic con il pulsante destro del mouse sui documenti da inviare per posta e selezionare una delle opzioni seguenti:
    • Fare clic su Invia file come link per inviare un collegamento per il documento selezionato. Se l'impostazione Aggiungi allegato solo come collegamento è abilitata nella preferenza sito, questa è la sola opzione disponibile.
    • Fare clic su Invia file come copia per inviare una copia del documento selezionato.

    Quando si trascinano documenti in un'e-mail aperta, i documenti possono essere aggiunti come allegati o come link. Selezionare i documenti, premere Alt e trascinarli.

  4. Compilare i campi del messaggio e-mail prima di inviare il messaggio.
  1. Aprire un nuovo messaggio e-mail.
  2. Individuare la scheda IBM ECM e fare clic su Sfoglia.
  3. Eseguire una delle seguenti attività:

    Invio di più documenti: selezionare uno o più documenti che si desidera inviare come allegati di e-mail e trascinarli nell'e-mail.

    Invio di un singolo documento: fare clic con il pulsante destro del mouse sul singolo documento che si desidera inviare e selezionare una delle seguenti opzioni:

    • Fare clic su Allega file come collegamento per inviare un collegamento ipertestuale per il documento selezionato. Se l'impostazione Aggiungi allegato solo come collegamento è abilitata nella preferenza sito, questa è la sola opzione disponibile.
    • Selezionare Allega file come copia per inviare una copia del documento selezionato.
  4. Compilare i campi del messaggio e-mail prima di inviare il messaggio.


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Ultimo aggiornamento: Marzo 2013
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