IBM FileNet P8, Version 5.2            

Spécification du texte de recherche

Entrez un ou deux mots (les mots ou expressions qui décrivent le mieux les informations que vous souhaitez trouver) dans la zone Mots clés, et cliquez sur Rechercher. Vous pouvez rechercher des mots ou des expressions spécifiques dans un document ou dans des propriétés de chaîne qui ont été configurées pour une indexation plein texte.

Vous trouverez ci-dessous des conseils vous permettant d'optimiser votre recherche.

Tableau 1. Ce tableau fournit des conseils vous permettant d'optimiser l'efficacité de vos recherches.
Concordance exacte avec un mot ou une expression

Pour trouver une expression précise, placez-la entre des guillemets doubles. Cette option est particulièrement utile pour les noms propres ou les expressions communes. Par exemple, en recherchant John Adams vous obtenez les documents contenant les présidents américains John Adams et John Quincy Adams. La recherche de "John Adams" renvoie uniquement les documents contenant John Adams.

Les termes et expressions de recherche similaires à ces expressions sont également trouvés. Par exemple, la recherche du mot année renvoie les mots année ou années.

Pour exclure les variations d'un mot, vous pouvez placer le mot entre guillemets, pour exclure les variations d'un mot de tous les termes de recherche, vous pouvez sélectionner l'option de recherche Respecter exactement les mots.

Recherche des mots communs

Il est fréquent de configurer une recherche de telle sorte qu'elle ignore les mots communs, tels le, dans ou et. Pour rechercher des mots communs comme partie d'une expression, placez-les entre guillemets.

Utilisation de caractères génériques

Si vous n'êtes pas sûr de l'orthographe ou des variantes utilisées dans le document, vous pouvez insérer un caractères générique dans le texte à rechercher.

  • Utilisez un astérisque (*) pour remplacer aucun ou plusieurs nombres, lettres ou traits de soulignement ( _ ). Par exemple, la recherche de po*e trouve les documents incluant poire, poche, Pointe ou polie.
  • Utilisez un point d'interrogation (?) pour remplacer une (et une seule) lettre ou un seul nombre. Par exemple, si vous recherchez ?ame, les documents trouvés contiennent rame ou lame, mais pas trame.
Recherche d'un ou de tous les mots clés

Vous pouvez rechercher des correspondances pour les mots ou les expressions saisis. Par exemple, si vous recherchez FileNet P8 et que vous sélectionnez Tout élément, la recherche renvoie les documents contenant FileNet ou P8. Si vous choisissez Tous, la recherche renvoie uniquement les documents contenant les deux mots.

Recherche de mots clés en fonction de la proximité

Vous pouvez rechercher des mots clés en fonction de leur proximité. (Lorsque vous choisissez cette option, tous les mots clés sont automatiquement recherchés.) Vous pouvez spécifier la proximité des mots clés à renvoyer dans les résultats d'une recherche. Si vous n'indiquez pas de plage, la plage par défaut est 1024.

Vous pouvez ensuite limiter ou restreindre la recherche en sélectionnant les versions de document dans lesquelles effectuer la recherche. Par défaut, la recherche s'oriente vers la dernière version d'un document, qui peut être une version secondaire. Si vous sélectionnez Mise à jour, la recherche s'oriente uniquement vers la version principale la plus récente. Si vous sélectionnez Toutes, la recherche examine toutes les versions d'un document.

Remarque : La recherche par mot clé dans Workplace XT ne prend pas en charge les requêtes VQL. Pour effectuer une requête VQL, vous devez utiliser un modèle de recherche ou une recherche enregistrée.
Ajout de conditions de recherche

Vous pouvez sélectionner une ou plusieurs propriétés à utiliser en tant que conditions pour votre recherche. Les propriétés et les listes de choix associées auxquelles vous pouvez accéder sont celles associées à la classe de document ou de dossier sélectionnée. Les propriétés qui sont masquées ou dans lesquelles la recherche n'est pas possible ne sont pas incluses. Si vous choisissez d'inclure des sous-classes, les propriétés et les listes de choix de toutes les sous-classes sont également disponibles. Si vous spécifiez des conditions et que vous sélectionnez ensuite une autre classe de document ou de dossier, les propriétés ou les valeurs qui ne sont pas valides pour la nouvelle classe sont automatiquement ignorées de la liste des conditions.

Lors de l'ajout de conditions à votre recherche, vous devez choisir si les objets trouvés doivent correspondre à une ou à toutes les conditions.

Suivez les conseils de base suivants lors de l'ajout de conditions à votre recherche.

Ajout et suppression de conditions
Utilisez les icônes + et - pour ajouter ou retirer des conditions. Le fait de cliquer sur + ajoute une nouvelle condition immédiatement sous la condition actuellement sélectionnée.
Conseil : Certaines valeurs de zone dans Workplace XT doivent être sélectionnées dans une liste à l'aide du bouton .... (Il s'agit du bouton utilisé pour sélectionner une valeur dans une liste au lieu de la saisir.) Pour désélectionner une valeur sélectionnée ainsi (à l'exception des zones Rechercher dans ou Classe), sélectionnez le bouton ... et appuyez sur la touche Suppr.
Utilisation de caractères génériques

Vous pouvez utiliser des caractères génériques pour les valeurs de propriété de type chaîne lors de l'utilisation des options commence par, se termine par et contient.

Gestion de l'affichage de la colonne

Les colonnes affichées dans les résultats de la recherche sont une association des propriétés utilisées dans les conditions de recherche et des propriétés indiquées dans les préférences de site pour le conteneur d'objets sélectionné. Vous pouvez afficher des propriétés supplémentaires dans les résultats de la recherche en ajoutant une propriété en tant que condition de recherche et en laissant la valeur vide.

Définition de l'ordre de tri

Dans Workplace XT et avant d'effectuer la recherche, vous pouvez sélectionner une propriété à utiliser pour trier les résultats de la recherche. Vous pouvez effectuer le tri par ordre croissant ou décroissant. La sélection d'une autre propriété pour effectuer le tri efface automatiquement le tri effectué en fonction de la propriété précédemment sélectionnée.

Remarque : Si la recherche inclut un mot clé, vous ne pouvez pas sélectionner de propriété pour le tri. A la place, les résultats de la recherche sont automatiquement triés à l'aide d'un système d'évaluation de données s'appuyant sur la pertinence. Les éléments les plus pertinents s'affichent dans la partie supérieure des résultats de la recherche.
Recherche de plusieurs valeurs

Pour rechercher plusieurs valeurs pour la même propriété, vous devez répertorier cette dernière en tant que condition plusieurs fois, une fois pour chaque valeur à rechercher. Par exemple, vous pouvez avoir une propriété ayant plusieurs valeurs, nommée Races. Pour rechercher Colley ou Caniche, sélectionnez des critères de la manière suivante :

Cherche des éléments dans lesquels une des conditions suivantes est respectée : Races = Colley  Races = Caniche

Listes de choix filtrés

Certaines listes de choix de propriété vous permettent de filtrer les choix en fonction de votre entrée. La liste de choix affiche tous les choix commençant par le texte entré. De plus, vous pouvez utiliser un astérisque (*) en tant que caractère générique. Par exemple, si vous entrez *cla, la recherche trouve les classes appelées Réclamations automatiques et Traitement des réclamations. (Un astérisque est toujours supposé à la fin du texte entré.)

Conseil : Entrez "*" pour afficher l'intégralité de la liste.
Inclusion d'informations récapitulatives

Dans Workplace XT, vous pouvez choisir d'inclure des informations récapitulatives pour chaque document et les afficher dans les résultats de la recherche.

Sélection d'options de recherche supplémentaires

Vous pouvez limiter votre recherche en sélectionnant une ou plusieurs options de recherche. Les options de recherche sont basées sur des propriétés utilisées couramment dans la recherche de documents ou de dossiers.

Les options sont des raccourcis vers les critères couramment sélectionnés, tels que la propriété ("Créé par moi"), la date de modification ("Ajouté le mois dernier") ou les types de document, comme les documents PDF. Sélectionner une ou plusieurs options limite les résultats de la recherche.

Par défaut, la recherche s'oriente vers la dernière version d'un document, qui peut être une version secondaire. Si vous sélectionnez Mise à jour, la recherche s'oriente uniquement vers la version principale la plus récente. Si vous sélectionnez Toutes, la recherche examine toutes les versions d'un document.

Enregistrement des paramètres de recherche

Si vous recherchez souvent certaines propriétés ou valeurs, vous pouvez les sauvegarder en tant que recherches par défaut ou en tant que recherches nommées dans Mes recherches.



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Dernière mise à jour : Mars 2013
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