IBM FileNet P8, Version 5.2            

E-Mail senden

Wenn Sie Workplace XT verwenden, können Sie einen Hyperlink zu einem Dokument oder einem Ordner senden oder ein Dokument als E-Mail-Anlage senden.

Die Empfänger einer E-Mail mit einem Hyperlink müssen sich vor dem Öffnen des Links anmelden und über die Zugriffsberechtigung zum Anzeigen des betreffenden Objekts verfügen. Personen, die eine E-Mail mit einem Anhang erhalten, können das angehängte Dokument ohne Anmelden öffnen.

Tipp: Beim Senden eines Hyperlinks zu einem Dokument aus einer Listenansicht öffnet der Link die freigegebene oder aktuelle Version des Dokuments, selbst wenn das Dokument später aktualisiert wird. Wenn Sie in Workplace XT einen Link zu einer bestimmten Version eines Dokuments senden wollen, verwenden Sie die Aktion Hyperlink anzeigen anstatt Mail senden. Weitere Informationen finden Sie in Hyperlink zu Objekt anzeigen.

Beim Senden eines Objekts als Hyperlink wird der Name des Dokuments oder Ordners, mit Ausnahme der Sonderzeichen, als Hyperlinktext angezeigt. Wenn der Name Ihres Dokuments beispielsweise MeinDokument lautet, wird es als MeinDokument angezeigt.

Beim Senden eines Dokuments als E-Mail-Anlage wird der Dokumenttitel als Beschreibung der Anlage verwendet. Der Titel kann allerdings auch anders lauten, wenn in ihm ein anderer Zeichensatz als der verwendet wird, der in Ihren Gebietseinstellungen und Spracheinstellungen festgelegt ist. Wenn Sie beispielsweise ein Dokument mit einem englischen Titel senden, wird dieser als Beschreibung der E-Mail-Anlage verwendet. Wenn Sie jedoch Lotus Notes verwenden und die Clientländereinstellung auf Deutsch oder Englisch gesetzt ist, Sie aber ein Dokument mit einem japanischen Titel senden, wird dieser nicht als Beschreibung angezeigt. Stattdessen wird ein Titel wie WorkplaceXT1234.doc verwendet.

Anmerkung:
  • Damit Sie die Aktion Mail senden verwenden können, müssen Sie Microsoft Outlook oder Lotus Notes als Standard-E-Mail-Client Ihres Web-Browsers angeben.
  • Wenn Sie mit Internet Explorer unter Windows Vista auf Workplace XT zugreifen, müssen Sie die Workplace XT-URL in den Sicherheitseinstellungen von Internet Explorer als vertrauenswürdige Site hinzufügen.
  • Wenn Sie Outlook öffnen und zur Anmeldung aufgefordert werden, müssen Sie sich in Outlook anmelden, damit Sie das Feature Mail senden verwendet werden können.

So senden Sie einen Hyperlink oder eine Anlage:

  1. Wählen Sie die Dokumente oder Ordner aus.
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die ausgewählten Objekte und wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:
    • Klicken Sie auf Mail senden > Als Hyperlink, um einen Hyperlink für jedes ausgewählte Dokument bzw. jeden ausgewählten Ordner zu senden. Wenn Sie mehrere Elemente zum Senden als Hyperlink auswählen, wird eine E-Mail-Nachricht mit einem Link zu jedem ausgewählten Element erstellt.
    • Klicken Sie auf Mail senden > Als Anlage, um die ausgewählten Dokumente als Anlage zu senden. Außerdem können Sie mehrere Dokumentanhänge in einer komprimierten Datei senden. Aktivieren Sie in der Sitevorgabe Allgemeine Einstellungen für Mail die Einstellung Mehrere Dateien verwenden Kompression. Die komprimierte Datei enthält alle Anlagen und wird nach dem ersten Element in der Liste benannt. Wenn ein Dokument mehrere Inhaltselemente enthält, wird nur das Hauptdokument in die komprimierte Datei aufgenommen.
  3. Workplace XT öffnet eine E-Mail-Nachricht mit dem Standard-E-Mail-Client für Ihren Web-Browser. Füllen Sie die Felder der Nachricht aus und senden Sie die E-Mail an den gewünschten Empfänger.


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Letzte Aktualisierung: März 2013
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