設定檔網站喜好設定可決定將 Microsoft® Outlook 項目(例如訊息和行事曆項目)從 Outlook 新增到物件儲存庫的程序。您可以新增設定檔,也可以修改現有設定檔。以下標頭是指設定。
使用「設定檔名稱」和「設定檔說明」欄位可以為設定檔建立標籤。如果要編輯現有設定檔,請在這些欄位中輸入更新的資訊。使用者從 Outlook 新增電子郵件項目時,您在這些欄位中指定的設定檔名稱會出現在設定檔清單中。
按一下「選取存取角色」可以指定對您要建立或編輯的設定檔具有權限的使用者群組。
在每個選項旁邊,可以指定在新增過程中是否可以修改這些選項。如果使用者在新增電子郵件訊息時選取設定檔,則您指定的電子郵件訊息選項會顯示在設定檔中。「可編輯」、「唯讀」和「隱藏」三個選項可決定使用者是否可以修改設定:
可將 Outlook 項目新增為 .msg 類型(電子郵件格式)及/或 .txt 類型(文字格式)。您可以在設定檔中指定要將電子郵件訊息新增為哪種類型的檔案。選取「將電子郵件新增為 .msg 檔」和「將電子郵件新增為 .txt 檔」選項旁的「是」,以指定將電子郵件訊息新增為 .msg 和 .txt 檔。
項目範本
您可以選擇指派新增 .msg 和 .txt 檔案時使用的項目範本以簡化使用者的作業。在將 .msg 或 .txt 檔新增至物件儲存庫後,特定電子郵件資訊(例如收件人和主旨)會自動從電子郵件對映至類別內容。
選取項目範本之後,將在設定檔中顯示該項目範本的名稱。
將 .msg 或 .txt 檔新增至物件儲存庫之後,特定電子郵件資訊(例如寄件人、收件人和複本抄送)會顯示完整電子郵件位址,而非只是「電子郵件」類別或子類別內容中的顯示名稱。電子郵件位址的顯示格式是由 SMTP 位址決定。例如,「寄件人」內容欄位中顯示的完整電子郵件位址,可以為 JaneD@ibm.com 或 Doe, Jane[jdoe@ibm.com]。如果您不選取項目範本,或按一下「移除」移除範本,則依預設將使用「新增文件」精靈。
不管電子郵件選項的設定是「唯讀」或「可編輯」,使用者均無法變更已指派的項目範本。請讓使用者瞭解,使用項目範本新增多重文件時,必須完成新增程序。如果他們在新增所有文件之前取消程序,則會取消整個程序。
選取「是」可以在將 Outlook 項目新增至物件儲存庫之後,將其副本移至「已刪除的項目」資料夾。
可指定是否應為要新增的訊息建立鏈結。可以選取「否」、「是」或「是,串聯刪除」。
鏈結可以組織您的文件。鏈結可以讓您將一種類型的物件鏈結至另一種類型。例如,您可以將附件鏈結至為 .msg 檔案的 Outlook 項目。如果您的特定會議具有各種相關的電子郵件和附件,您可以加以鏈結,以確保將該會議的所有相關文件都放在一起。
您只能將附件鏈結至 .msg 或 .txt 檔的電子郵件訊息。所有要新增和鏈結的 Outlook 項目還必須位於同一物件儲存庫中。
「連鎖刪除」表示如果刪除從其鏈結到其他電子郵件項目的文件,該文件的鏈結物件和所有已鏈結的檔案也會被刪除。
由於 Outlook 項目通常包含一或多個不同檔案類型的附件,因此您可以將整個電子郵件訊息當作一個整體進行新增,也可以個別新增每個附件。本節提供了用於將附件作為獨立物件新增至物件儲存庫的選項。
選取「是」可以在新增程序期間新增併入電子郵件訊息的附件。
您也可以選擇在新增附件時使用的項目範本。選取項目範本之後,將顯示項目範本的名稱。如果使用者按照 Outlook 項目逐個新增多個附件,則請考慮為此選擇指派項目範本。
如果您不選取項目範本,或按一下「移除」阻止使用範本,則依預設將使用「新增文件」精靈。
指定是使用「電子郵件」類別或子類別來新增附件。
選取「是」可將新增文件時的選取類別限制為「電子郵件」類別或子類別。將附件新增至物件儲存庫後,電子郵件訊息(包含附件)的內容資訊會顯示在「電子郵件」類別或子類別中定義的對應內容中。
如果已指定 Outlook 項目和附件之間將要建立的鏈結,請務必將此選項設定為「是」。
如果不想限制新增附件時使用的類別,請選取「否」。
只有在 IBM® InfoSphere® Enterprise Records 所配置的系統上,才能使用這個選項。
選取「是」可以使用「宣告為單一記錄」選項,將整個電子郵件訊息和其附件宣告為一筆記錄。將最後一個 Outlook 項目成功新增至物件儲存庫後,將執行宣告程序。