開始建立搜尋之前,請從「工具」功能表中選取「選項」,以設定下列選項:
您的選項會保持有效,直到您設定新選項、以不同選項開啟搜尋或關閉 「搜尋設計程式」為止。
開啟使用不同設定的搜尋會變更選項。如果您想要以特定選項建立新搜尋,請設定選項,然後在開啟可能使用不同選項的舊搜尋之前建立所有搜尋。
當您第一次開啟「搜尋設計程式」時,下列預設選項有效。
例如,假設您選取 A 和 B 兩個物件儲存庫。每一個物件儲存庫含有下列使用者定義的內容:
物件儲存庫 A |
物件儲存庫 B |
---|---|
由使用者新增 | 由使用者移入 |
移入日期 | 移入日期 |
由群組移入 | 可用性狀態 |
核准狀態 | 保存日期 |
在 Workplace XT 中,完全忽略內容直欄排序。請參閱如何實作等級。
「啟用版本選擇」選取此選項時,您可以選擇文件的「現行版本」、「已發行的版本」或「所有版本」。 (版本不套用至資料夾或自訂物件)。現行版本可以是次要修訂版,僅特定作者可以使用。 已發行的版本是主要版本,預期作為大部分使用者可用的正式版本。 (如果未移入次要版本,則現行版本也可以是主要版本)。 如果您想要在搜尋結果中傳回同一份文件的多個版本,請使用「所有版本」。
如果要在搜尋結果中包含所有版本,您不可以將搜尋限制為特定資料夾,因為文件的舊版不在特定資料夾內。由於選取資料夾會使文件只限於該資料夾,所以會找不到舊版。當「搜尋設計程式」偵測到此組合時,它會顯示警告訊息:「不支援搜尋含子資料夾的所有版本。」
若未選取「啟用版本選擇」,搜尋結果可能包括只對進階使用者或程式設計師有用的一些物件。例如,如果您未選取這個選項,您可以搜尋保留物件。但是您也必須定義搜尋準則,來指定「版本狀態」內容或「已保留」內容。這兩個內容可確保搜尋結果包含保留物件。
如果使用者按一下這些物件,會出現錯誤。 如果您未選取「啟用版本選擇」選項,務必將這些搜尋存檔在具有安全性設定的資料夾內,這些安全性設定適合知道如何處理可傳回之額外物件的使用者。
「每一個方格內的預設值」依預設,在內容 (Property) 或內容 (Content) 方格中,兩個連續列之間的關係是 AND。這個選項可讓您選擇 AND 或 OR 作為現行工作階段作業的預設值。
這些選項只適用於搜尋範本。
「顯示運算子」如果選取這個選項,執行搜尋的使用者就會看到所使用的運算子(例如:is equal to、is greater than 等)。
「顯示 AND 和 OR」如果選取這個選項,執行搜尋的使用者就可以看到各條件之間的關係(AND 或 OR)。這個選項不適用於 「內容 (Property)」準則方格和「內容 (Content)」準則方格之間的關係 (AND/OR)。如果搜尋同時 包含「內容 (Property)」和「內容 (Content)」準則,則您無法停用此顯示。
顯示傳回的上限 Workplace XT 搜尋範本使用者介面不使用「顯示傳回的上限」選項,因此不允許使用設定在「搜尋設計程式」中的「顯示/隱藏」選項。 這是原設計行為。
在內容搜尋中,給定的物件有越多的搜尋準則符合,等級評分就越高。 如果您的管理者配置的搜尋引擎不同(故使用句子和段落), 則評分取決於與文件長度相對的相符項數目。因此,具有較少相符項的小型文件,可得到比具有較多相符項的大型文件更高的等級。
請記住,Near 運算子將視單字近似性來排列結果等級。 單字越接近,等級越高。
當未儲存的搜尋開啟時,如果您從「聯集」變更為「交集」(反之亦然),則必須建立新的內容清單。 在這麼做之前,「搜尋設計程式」會提醒您此動作將清除您的選擇,並詢問您是否要儲存。
在這兩種情況下,都會變更選項。「取消」不會有任何作用。就好像您從未變更過選項一樣。
如果搜尋未傳回您知道位於物件儲存庫中的文件,請檢查版本類型。 例如,移入文件時的預設值是使用次要(現行)版本。 「搜尋設計程式」中的預設選項是搜尋主要(已發行)版本。