Las preferencias de sitio de Integration for
Microsoft Office determinan el comportamiento
de características específicas de Integration for Microsoft Office.
Opciones de creación
Las opciones de creación determinan distintos comportamientos al añadir,
incorporar o extraer un documento.
- Mostrar plantilla de entrada predeterminada
determina si los usuarios pueden seleccionar la plantilla de entrada
predeterminada al añadir o incorporar un documento. La plantilla de entrada
predeterminada obliga al usuario especificar la ubicación del documento, la clase de
documento y las propiedades especificadas por la clase. Inhabilite esta opción si
desea limitar los usuarios a las plantillas de entrada que ha creado.
- Extraer al abrir documento determina si
se extrae automáticamente un documento cuando el usuario efectúa dobles
pulsaciones en el documento en el panel de tareas. El usuario debe tener los derechos de
acceso adecuados para extraer el documento. Esta opción no es aplicable al abrir el
documento utilizando las opciones de menú.
- Cerrar panel de tareas después de abrir documento determina si el panel de
exploración o búsqueda se cierra después de que se abra un documento de FileNet P8. Cuando se habilita esta opción, se cierra el
panel de tareas cuando se abre el documento. Si el documento se abre en una ventana
nueva, el panel de tareas de la ventana original también se cierra.
- Utilizar nombre de archivo como título especifica si se debe utilizar el nombre de archivo del documento Microsoft® Office,
con extensión, como título predeterminado cuando se añade un documento nuevo.
Cuando se
habilita esta opción, altera temporalmente el título predeterminado, si existe,
especificado en la plantilla de entrada.
Opciones de suprimir archivo local
Las opciones de suprimir archivo local determinan si se suprime la copia local
de un documento del sistema de archivos local después de añadir o incorporar un documento
desde una aplicación de Office. La supresión del archivo es una buena práctica
cuando el archivo tiene varios autores; cada autor, por tanto, se ve obligado a
extraer y descargar la versión más reciente del archivo antes de volver a
modificarlo. Las opciones disponibles son:
Opciones de Outlook
Las opciones de Outlook determinan el comportamiento de
Microsoft® Outlook cuando se añaden mensajes de correo electrónico a FileNet P8 y cuando se envían
objetos FileNet P8 en un mensaje de correo electrónico.
- Solicitar propiedades al añadir determina si Outlook pide al usuario que
escriba información al añadir un mensaje de correo electrónico a FileNet P8 utilizando el método de
arrastrar y soltar. Cuando se inhabilita esta opción, el usuario puede simplemente añadir un mensaje de
correo electrónico a FileNet P8 sin especificar información alguna, arrastrando y soltando el mensaje en
la carpeta deseada. Las propiedades del correo electrónico se llenan automáticamente en
función de la correlación de las propiedades. Consulte
Configurar la correlación de propiedades de Microsoft Outlook para obtener más información.
- Suprimir correo electrónico después de añadir determina si se suprime el
mensaje de correo electrónico de Outlook después de que se añada correctamente a FileNet P8.
- Añadir archivo adjunto sólo como enlace determina lo que sucede cuando el
usuario desea enviar un objeto de FileNet P8 en un mensaje de correo electrónico. Cuando se inhabilita esta opción, el usuario puede
elegir si se añade el objeto como una copia del original o como un enlace al original. Cuando se habilita esta opción, el usuario tiene la opción de añadir el objeto al correo
electrónico sólo como un enlace al objeto original.
Rastreo de archivos
Las opciones del rastreo de archivos determinan la ubicación predeterminada de
los archivos de los usuarios. Para obtener el máximo beneficio de File Tracker, las
opciones que seleccione aquí deben coincidir con las opciones que elija para los
valores generales del rastreo de
archivos.
El valor Directorio de documentos especifica la
vía de acceso en el sistema del usuario en la que se colocarán los documentos cuando un
usuario abre o extrae un documento. Las opciones disponibles son:
- Utilizar valores de Workplace XT utiliza los
valores de directorio de documentos y vía de acceso cualificada de los valores generales
para el rastreo de archivos.
- Valores predeterminados de aplicación utiliza la ubicación predeterminada de
la aplicación, generalmente C:\Documents and Settings\nombre_usuario\Mis
documentos.
- Vía de acceso inicial utiliza la vía de acceso
de directorio especificada en el perfil de usuario, generalmente
C:\Documents and Settings\nombre_
usuario.
- Mis documentos establece la vía de acceso de directorio en la carpeta "Mis
documentos", generalmente C:\Documents and
Settings\nombre_usuario\Mis documentos.
- Vía de acceso exacta utiliza la vía de acceso exacta especificada en el campo
Vía de acceso calificada.
El campo Vía de acceso calificada se utiliza para
especificar una vía de acceso exacta o una carpeta que se añadirá a la vía de acceso
especificada en el valor Valores predeterminados de
aplicación, Vía de acceso inicial o
Mis documentos. La vía de acceso resultante debe existir
en el sistema del usuario. Este campo se ignora si ha seleccionado
Utilizar valores de Workplace XT.
Por ejemplo, supongamos que la ubicación predeterminada de la aplicación es
C:\Documents and Settings\nombre_usuario\Mis
documentos y especifica MiCarpeta como vía
de acceso calificada. Cuando el usuario extraiga o abra un documento en Word, el
documento se guardará en C:\Documents and
Settings\nombre_usuario\Mis documentos\MiCarpeta.
Entorno multiusuario Citrix y valores de rastreo de archivos
Si utiliza
aplicaciones integradas Office en un entorno multiusuario Citrix®, se recomienda configurar las opciones
de Vía de acceso a página de inicio, Mis documentos o Utilizar valores de Workplace XT para asegurarse
de que todos los usuarios pueden acceder a un documento descargado desde FileNet P8. Si configura la
opción Utilizar valores de Workplace XT, confirme que la configuración relacionada con
Workplace XT están en conformidad con las opciones de Vía de acceso a página de inicio y
Mis documentos.
Utilice el valor Vía de acceso exacta para crear primero un directorio
compartido y, a continuación, especifique la ubicación del directorio. Se selecciona el
valor Valores predeterminados de aplicación, confirme que la vía de acceso especificada
utiliza la ubicación de la aplicación, por ejemplo
C:\Documents and Settings\nombre_usuario\.
Categorías de tipo de archivo
Puede especificar las categorías de tipo de archivo que se utilizarán como
filtros cuando los usuarios exploren o busquen documentos. Una categoría de tipo de
archivo contiene una lista de tipos MIME; un tipo de archivo sin un tipo MIME definido se
aplica a objetos sin contenido. Los tipos de archivo se definen en las preferencias de
sitio de Categorías de tipo de archivo.