Если вы отправляете почту из интегрированного приложения Microsoft Office с использованием FileNet
Integration for Microsoft Office, вы можете отправить гиперссылку на документ или копию документа. Вы также можете перетащить один или несколько документов из хранилища объектов в открытое сообщение электронной почты в интегрированном приложении Outlook. Эти документы являются копиями исходных документов и добавляются в электронное сообщение в качестве вложений или в виде гиперссылок.
Вы можете перетаскивать документы не только в приложения Microsoft, но и в другие приложения; однако FileNet Integration for Microsoft Office не распознает такие документы.
Получатели электронного сообщения с гиперссылкой, прежде чем открыть связанный элемент, должны войти в систему и у них должны быть права доступа, разрешающие просмотр этого элемента. Получатели электронного сообщения с вложением смогут открыть вложенный документ, не входя в систему.
Совет: Если вы отправляете гиперссылку на документ из представления списка, гиперссылка позволит открыть выпущенную или текущую версию документа, даже если документ позже будет обновлен.
В приложении Outlook, интегрированном с использованием Integration for Microsoft Office, можно открыть серию версий конкретного документа и перетащить в сообщение электронной почты копию отдельной версии в качестве вложения. Если вы выбираете конкретную версию, вы можете перетаскивать документы только по одному.
При отправке объекта в качестве гиперссылки имя документа или папки (за исключением специальных символов) появится на экране в виде текста гиперссылки. Например, если имя документа - MyDocument, появится строка MyDocument.
При отправке документа в виде вложения в сообщении электронной почты заголовок документа служит описанием вложения.
Однако, заголовок может быть другим, если в нем используется другой набор символов, заданный вашими региональными стандартами и параметрами языка. Например, если вы отправляете документ с заголовком на английском языке, этот заголовок будет использоваться в качестве описания вложения электронного сообщения. Однако, если вы используете Lotus Notes и если в качестве локали клиента задан английский язык, а вы отправляете документ с заголовком на японском языке, для описания вложения к электронной почте будет использоваться описание на английском языке, например, WorkplaceXT1234.doc.
Прим.: Чтобы использовать действие Отправить электронную почту, необходимо задать в качестве клиента электронной почты по умолчанию для веб-браузера либо Microsoft Outlook, либо Lotus Notes.
Чтобы отправить гиперссылку или вложение:
Табл. 1. В этой таблице перечислены опции меню, доступные при использовании интегрированных приложений Office. Приложения Office при использовании FileNet
Integration for Microsoft Office |
Приложения Office |
Outlook |
- Откройте приложение.
- Найдите вкладку IBM ECM и щелкните по Обзор.
- Щелкните правой кнопкой мыши по документам, которые вы хотите отправить по почте, и выберите одну из следующих опций:
- Щелкните по Отправить файл как ссылку, чтобы отправить гиперссылку на выбранный документ. Если в предпочтениях сайта включен параметр Добавить вложение только как ссылку, это будет единственной доступной опцией.
- Щелкните по Отправить файл как копию, чтобы отправить копию выбранного документа.
При перетаскивании документов в открытое сообщение электронной почты документы могут добавляться как вложения или ссылки. Выберите документ, нажмите клавишу Alt и перетащите документ.
- Перед отправкой сообщения заполните поля почтового сообщения.
|
- Откройте новое электронное сообщение.
- Найдите вкладку IBM ECM и щелкните по Обзор.
- Выполните одно из следующих действий:
Отправка по почте нескольких документов: Выберите один или несколько документов, которые вы хотите отправить в виде электронных вложений, и перетащите их в почтовый документ.
Отправьте по почте один документ: Щелкните правой кнопкой мыши по документам, которые вы хотите отправить по почте, и выберите одну из следующих опций:
- Щелкните по Вложить файл как ссылку, чтобы отправить гиперссылку на выбранный документ. Если в предпочтениях сайта включен параметр Добавить вложение только как ссылку, это будет единственной доступной опцией.
- Щелкните по Вложить файл как копию, чтобы отправить копию выбранного документа.
- Перед отправкой сообщения заполните поля почтового сообщения.
|