Met de sitevoorkeuren voor het profiel wordt het proces bepaald waarin items in Microsoft® Outlook, zoals berichten en kalenderitems, worden toegevoegd aan een objectruimte vanuit Outlook. U kunt een nieuw profiel toevoegen of de bestaande profielen wijzigen. De volgende koppen verwijzen naar de instellingen.
Gebruik de velden Profielnaam en Profielbeschrijving om een label te geven aan een profiel. als u een bestaand profiel bewerkt, voert u de bijgewerkte informatie in in deze velden. De profielnaam die u opgeeft in deze velden wordt afgebeeld in een profielenlijst wanneer gebruikers een e-mailitem toevoegen vanuit Outlook.
Klik op Toegangsrollen selecteren om gebruikersgroepen aan te geven die toegang hebben tot het profiel dat u maakt of bewerkt.
Naast elke optie geeft u op of deze opties kunnen worden gewijzigd tijdens een proces voor toevoegen. Wanneer gebruikers een profiel selecteren bij het toevoegen van een e-mailbericht, worden de opties voor e-mailberichten die u opgeeft afgebeeld in het profiel. De drie opties waarmee wordt bepaald of gebruikers instellingen kunnen wijzigen zijn Bewerkbaar, Alleen lezen of Verbergen:
Outlook-items kunnen worden toegevoegd als type .msg (e-mailindeling) of type .txt (tekstindeling) of beide. U geeft het type bestand op waarin u e-mailberichten wilt toevoegen in een profiel. Selecteer Ja naast de opties E-mail toevoegen als .msg-bestand en E-mail toevoegen als .txt-bestand om op te geven dat e-mailberichten zowel als .msg- en .txt-bestanden moeten worden toegevoegd.
Invoersjablonen
U kunt ervoor kiezen om een invoersjabloon toe te wijzen voor gebruik wanneer u een .msg- en .txt-bestand toevoegt om de taak van een gebruiker te vereenvoudigen. Bepaalde e-mailgegevens, zoals Aan en Onderwerp, worden automatisch toegewezen van de e-mail aan de klasseneigenschappen wanneer het .msg- of .txt-bestand wordt toegevoegd aan een objectruimte.
Als u een invoersjabloon hebt geselecteerd, wordt de naam van de invoersjabloon afgebeeld in een profiel.
Specifieke e-mailgegevens, zoals Van, Aan en CC, kunnen worden afgebeeld met volledig e-mailadres in plaats van alleen een weergavenaam in de eigenschappen van de e-mailklasse of subklasse wanneer een .msg- of .txt-bestand wordt toegevoegd aan een objectruimte. De indeling waarin het e-mailadres wordt afgebeeld wordt bepaald door uw SMTP-adres. Bijvoorbeeld, een volledig e-mailadres dat wordt afgebeeld in het eigenschappenveld From kan zijn JaneD@ibm.com of Doe, Jane[jdoe@ibm.com].Als u geen invoersjabloon kiest of klikt op Verwijderen om een sjabloon te wissen, wordt de wizard Document toevoegen standaard gebruikt.
Ongeacht of de instelling op de e-mailoptie Alleen lezen of Bewerkbaar is, kunnen gebruikers de toegewezen invoersjablonen niet wijzigen. Vertel gebruikers dat ze het proces voor toevoegen moeten afronden bij het toevoegen van meerdere documenten met behulp van de invoersjabloon. Als ze het proces annuleren voordat alle documenten worden toegevoegd, wordt het gehele proces geannuleerd.
Selecteer Ja om een kopie van een Outlook-item te verplaatsen naar de map Gewiste items, wanneer het item wordt toegevoegd aan een objectruimte.
Geef op of de berichten die worden toegevoegd moeten worden gekoppeld. Selecteer Nee, Ja of Ja, trapsgewijs wissen.
Met koppelingen worden uw documenten geordend. Hiermee kunt u objecten van het ene type koppelen aan objecten van een ander type. Bijvoorbeeld, u kunt bijlagen koppelen aan een Outlook-item dat een .msg-bestand is. Als u verschillende e-mails en aanvullende bijlagen hebt die betrekking hebben op een bepaalde vergadering, kunt u ze koppelen om ervoor te zorgen dat alle documenten over die vergadering bij elkaar blijven.
U kunt bijlagen alleen koppelen aan een e-mailbericht met de indeling .msg of .txt. Alle Outlook-items die worden toegevoegd en gekoppeld moeten zich ook in dezelfde objectruimte bevinden.
Trapsgewijs wissen betekent dat als een document wordt gewist waaraan de andere e-mailitems zijn gekoppeld, het koppelingsobject en alle bestanden die aan het document zijn gekoppeld ook worden gewist.
Omdat Outlook-items vaak één of meer bijlagen bevatten met verschillende bestandstypen, kunt u een geheel e-mailbericht toevoegen als enkele eenheid of elke bijlage afzonderlijk toevoegen. In deze sectie staan opties voor het toevoegen van bijlagen als onafhankelijke objecten aan een objectruimte.
Selecteer Ja om bijlagen toe te voegen die zich in een e-mailbericht bevinden tijdens een proces voor toevoegen.
U kunt ook het invoersjabloon kiezen dat moet worden gebruikt bij het toevoegen van bijlagen. Als u een invoersjabloon hebt geselecteerd, wordt de naam van de invoersjabloon afgebeeld. Als gebruikers meerdere bijlagen toevoegen per Outlook-item, kunt u een invoersjabloon toevoegen aan deze optie.
Als u geen invoersjabloon kiest of klikt op Verwijderen om te voorkomen dat een sjabloon wordt gebruikt, wordt de wizard Document toevoegen standaard gebruikt.
Hiermee wordt opgegeven of bijlagen worden toegevoegd met behulp van de e-mailklasse of subklasse.
Selecteer Ja om de klassenselectie te beperken tot de e-mailklasse of subklasse bij het toevoegen van het document. De eigenschappengegevens van het e-mailbericht dat de bijlage bevat worden afgebeeld in de bijbehorende eigenschappen, die zijn gedefinieerd in de e-mailklasse of subklasse, wanneer de bijlage wordt toegevoegd aan een objectruimte.
Het is belangrijk om deze optie in te stellen op Ja als u koppelingen hebt opgegeven die moeten worden gemaakt tussen een Outlook-item en bijlagen.
Selecteer Nee als u de klasse niet wilt beperken wanneer u bijlagen toevoegt.
Deze optie is alleen beschikbaar op systemen die zijn geconfigureerd voor IBM® InfoSphere Enterprise Records.
Selecteer Ja om de optie Declareren als enkel record om een geheel e-mailbericht en de bijlagen te declareren als één record. Het declaratieproces komt voor wanneer het laatste Outlook-item wordt toegevoegd aan een objectruimte.