Interaction avec les documents et les dossiers
Vous pouvez exécuter les actions suivantes sur les documents et dossiers d'une librairie IBM FileNet P8.
Création de dossiers et ajout de nouveaux documents
Vous pouvez créer des dossiers et ajouter des documents à la librairie FileNet P8. Il peut s'agir de documents enregistrés localement sur votre ordinateur, mais aussi de documents extérieurs à votre environnement, par exemple des pages Web. Il vous faut alors indiquer un chemin Vous pouvez également ajouter un élément externe ne pouvant pas être stocké sur support informatique, mais pouvant être représenté et suivi par un ensemble de propriétés (par exemple un ensemble de cassettes vidéo de formation).
La classe des dossiers et documents leur est assignée lors de leur création. Pour de plus amples informations sur les propriétés, voir Affichage ou modification des propriétés.
Les documents peuvent être créés en version principale ou secondaire. Pour plus d'informations sur les versions, voir Affichage de l'historique des versions.
Restitution et réservation de documents
Vous pouvez restituer les documents d'une librairie pour y ajouter un contenu ou le modifier. Une fois réservé, le contenu d'un document ne peut être modifié par d'autres utilisateurs, excepté s'ils disposent des droits d'administrateur appropriés. Après avoir introduit les modifications souhaitées, vous pouvez restituer le document. Si vous décidez de ne pas y apporter de modifications, vous pouvez annuler votre réservation. Le document retourne alors à sa version antérieure.
Les documents peuvent être restitués en version principale ou secondaire. Pour plus d'informations sur les versions, voir Affichage de l'historique des versions.
Affichage ou modification des propriétés
Vous pouvez afficher les propriétés des éléments dans la librairie et apporter des changements aux propriétés modifiables. Les propriétés associées à un élément dépendent de la classe à laquelle il appartient (une classe équivaut à un type de contenu SharePoint). Par exemple, il existe une classe de document de base pour les documents. Une librairie contient également d'autres classes de document, créées par un administrateur. Lorsque vous ajoutez un élément quel qu'il soit, le choix de sa classe constitue une étape charnière du processus. Le choix de la classe détermine les propriétés associées à ce nouvel élément.
Les propriétés système sont répertoriées après les propriétés personnalisées de classe. Les propriétés système ne peuvent être modifiées.
Gestion des autorisations
Vous pouvez afficher les autorisations assignées aux documents ou dossiers FileNet P8. En fonction des autorisations dont vous disposez pour un document ou un dossier, vous pouvez accorder ou refuser des autorisations à ces éléments.
Le tableau ci-dessous décrit les autorisations liées aux documents. Ces autorisations sont hiérarchiques. Lorsque vous détenez des autorisations de haut niveau, vous détenez automatiquement toutes les autorisations de niveau inférieur (sauf dans le cas de l'autorisation Publier, qui peut être accordée à des niveaux d'autorisation plus élevés).
Autorisations de document | Description |
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Contrôle complet | Vous permet d'exercer un contrôle total sur le document, de le supprimer et d'en définir la sécurité. Par défaut, lorsqu'un utilisateur ajoute un document dans une librairie, il détient le contrôle pour ce document. Le cas échéant, l'autorisation Publier est listée en supplément du Contrôle complet. |
Promouvoir la version |
Vous permet de réserver un document, de le restituer dans une version principale et d'annuler sa réservation. Le cas échéant, l'autorisation Publier est listée en sus de Promouvoir la version. |
Modifier le contenu |
Vous permet de réserver un document, de le restituer dans une version secondaire ou d'annuler sa réservation. Le cas échéant, l'autorisation Publier est listée en sus de Modifier le contenu. |
Modifier les propriétés | Vous permet de modifier les propriétés pour un document. |
Afficher le contenu |
Vous permet d'afficher le contenu d'un document. Par exemple, si le document est une feuille de calcul, vous pouvez l'ouvrir et l'afficher. |
Afficher les propriétés | Vous permet d'afficher les propriétés d'un document. |
Publier | Vous permet de publier un document existant à l'aide de l'application Workplace. |
Le tableau ci-dessous décrit les autorisations liées aux dossiers. Ces autorisations sont en partie hiérarchiques. Lorsque vous détenez des autorisations de haut niveau, vous détenez aussi les autorisations de niveau inférieur (les autorisations Créer un sous-dossier et Classer dans un dossier sont des exceptions ; elles peuvent être retirées indépendamment du niveau d'autorisation défini dans Modifier les propriétés).
Autorisations de dossier | Description |
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Contrôle complet | Vous permet d'exercer un contrôle total sur le dossier, de le supprimer et d'en définir la sécurité. Par défaut, lorsqu'un utilisateur ajoute un dossier dans une librairie, il détient le Contrôle complet pour ce dossier. |
Modifier les propriétés | Vous permet de modifier les propriétés pour un dossier. Le cas échéant, les autorisations Créer un sous-dossier et Classer dans un dossier sont listées en sus de Modifier les propriétés. |
Créer un sous-dossier | Vous permet d'ajouter un sous-dossier à un dossier existant. REMARQUE Les autorisations Créer un sous-dossier et Classer dans un dossier ont un niveau identique dans la hiérarchie des autorisations. |
Classer dans un dossier |
Vous permet d'ajouter des documents à un dossier. |
Afficher les propriétés | Vous permet d'afficher les propriétés d'un dossier. |
REMARQUE Votre niveau d'accès aux dossiers et aux documents dépend de la configuration des autorisations de votre compte utilisateur FileNet P8. Bien que les autorisations SharePoint adéquates soient nécessaires pour consulter et accéder à la webpart Navigation d'un site SharePoint, ce sont les droits d'accès associés à votre compte utilisateur FileNet P8 qui déterminent ce que vous pouvez faire avec les dossiers et les documents consultés dans la webpart Navigation.
Affichage de l'historique des versions
Vous pouvez consulter l'historique des versions d'un document et ouvrir et afficher les versions antérieures d'un document et supprimer les versions d'un document. Les versions sont créées au fil des différentes opérations de réservation et de restitution d'un document. Chaque version est enregistrée et conservée de façon individuelle dans la libraire et représente le document tel qu'il existait à un moment précis de son histoire. Les différentes versions d'un document constituent la série de versions de celui-ci. Lorsque vous réservez un document, il s'agit toujours de sa version actuelle (la plus récente de la série de versions).
Il existe des versions principales et secondaires.
- Une version principale est une version publiée ou une version qui a été publiée dans le passé, mais est devenue obsolète du fait de l'existence d'une version plus récente. Les versions principales publiées sont généralement conçues pour être mises à disposition d'un grand nombre d'utilisateurs. L'accès aux versions principales obsolètes est généralement plus restreint, par exemple à un groupe choisi d'auteurs et de correcteurs. Les documents principaux ont toujours un numéro de version secondaire égal à zéro. Par exemple, un document dont le numéro de version principale est 2 et le numéro de version secondaire 0 (parfois regroupés sous la forme 2.0) est une version principale.
- Une version secondaire est une version qui n'a été ni approuvée ni publiée en tant que version principale. La version secondaire la plus récemment restituée est marquée en cours. Une série de versions ne peut comporter qu'une seule version en cours. Les versions secondaires antérieures sont marquées obsolètes et peuvent être très nombreuses. L'accès aux versions secondaires est généralement restreint à un groupe choisi d'auteurs et de correcteurs. Un document de réservation (version de document modifiable engendrée par une réservation) est toujours une version secondaire. Un document est une version secondaire si son numéro de version secondaire est 1 ou plus (c'est-à-dire s'il est autre que 0). Par exemple, un document numéroté 2.1 est une version secondaire.
Afficher les dossiers classés dans
Vous pouvez utiliser l'action de classement de dossiers pour afficher une liste de dossiers dans lesquels un document est classé.
Afficher le lien hypertexte
Vous pouvez afficher l'adresse Web complète d'un document ou d'un dossier sélectionné. Vous pouvez copier l'adresse Web dans la zone d'adresse de votre navigateur ou l'utiliser pour créer un signet ou un favori de navigateur. Vous pouvez copier l'adresse Web et la coller dans un document ou dans un message électronique.
Pour un document, cette action affiche l'adresse Web de la version mise à jour ou s'il n'existe aucune version mise à jour, la version en cours. Pour afficher l'adresse Web pour une autre version, sélectionnez la version appropriée dans la liste URL pour.
Pour un dossier, cette action affiche l'adresse Web de la page des propriétés du dossier.
Lancement d'un flux de travaux
Vous pouvez lancer un flux de travaux à partir d'une liste de souscriptions associées à une classe de documents ou de dossiers. Si aucune souscription n'est définie, la liste est vide et vous ne pouvez pas lancer le flux de travaux.
Après avoir sélectionné le flux de travaux, vous pouvez entrer les informations nécessaires à l'étape de lancement. Vous pouvez ajouter des commentaires, modifier l'objet et définir des paramètres pour cette étape. Vous pouvez, par exemple, ajouter et modifier des pièces jointes, modifier les valeurs de champs de données ou modifier les membres d'un groupe de flux de travaux, si ceux-ci sont définis comme étant disponibles dans l'étape de lancement (les processeurs d'étapes personnalisés ne fournissent pas nécessairement toutes ces options).
Le flux de travaux étant lancé, vous pouvez traiter les tâches qui vous ont été assignées dans votre Boîte de réception personnelle ou dans une Boîte de réception partagée. Reportez-vous aux rubriques Traitement des tâches dans une Boîte de réception personnelle et Traitement des tâches dans une Boîte de réception partagée.
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