Wenn Sie über die entsprechenden Zugriffsrechte verfügen, können Sie Subskriptionen definieren, um eine Dokumentklasse, eine Ordnerklasse, eine Formularklasse oder eine benutzerdefinierte Objektklasse einer Workflowdefinition für den manuellen oder automatischen Start zuordnen. Wenn für ein Objekt in der ausgewählten Klasse ein angegebenes Ereignis eintritt, wird der Workflow automatisch gestartet oder ein Benutzer aufgefordert, den Workflow zu starten. Angenommen, Ihre Abteilung muss jedes Mal, wenn ein Benutzer ein neues Spesenabrechnungsdokument hinzufügt, einen Spesenabrechnungsworkflow starten. In diesem Fall würden Sie eine Subskription für die Dokumentklasse Spesenabrechnung erstellen, in der die Auslöserereignisse und der zu startende Workflow definiert werden. Eine andere Subskription würde einen weiteren Workflow definieren, der gestartet wird, wenn die Spesenabrechnung mit Änderungen eingecheckt wird.
Die Subskriptionsdefinition legt fest, welche Ereignisse den Workflow starten. Ein Genehmigungsworkflow kann beim Hinzufügen eines neuen Dokuments oder beim Einchecken einer neuen Version des Dokuments gestartet werden. Wenn die Subskription so konfiguriert ist, dass der Workflow manuell gestartet wird, werden Sie (bzw. der Eigentümer des Dokuments) aufgefordert, den Workflow zu starten, sobald das Auslöseereignis eintritt.
Der zuständige Administrator legt fest, ob Sie in Workplace XT Zugriff auf die Aktion Erweiterte Tools und auf die Aktionen im Popup-Menü haben. Der zuständige Administrator kann Subskriptionen auch mit anderen Tools erstellen und verwalten.
So starten Sie den Assistenten für Workflowsubskriptionen: