Antes de iniciar a criação de uma procura, selecione Opções no menu de Ferramentas para configurar as seguintes opções:
Suas opções permanecem em efeito até que você configure novas opções, abra uma procura com opções diferentes ou feche o Search Designer.
Abrir uma procura que use configurações diferentes altera as opções. Para criar novas procuras com determinadas opções, configure as opções e, em seguida, crie todas as procuras antes de abrir procuras antigas que possam usar opções diferentes.
Quando você abrir o Search Designer pela primeira vez, as opções padrão a seguir estarão em efeito.
Por exemplo, suponha que você selecione dois armazenamentos de objetos, A e B. Cada um deles possui as seguintes propriedades definidas pelo usuário:
Armazenamento de Objeto A |
Armazenamento de Objeto B |
---|---|
Incluído pelo Usuário | Registrado pelo Usuário |
Data do Registro de Entrada | Data do Registro de Entrada |
Registrado pelo Grupo | Status de Disponibilidade |
Status de Aprovação | Data do Archive |
No Workplace XT, a classificação das colunas de propriedade é totalmente ignorada. Consulte Como a Classificação É Implementada.
Ativar Seleção de Versão Quando selecionado, é possível escolher entre a Versão Atual, a Versão Liberada ou Todas as Versões de documentos. (Versões não se aplicam a pastas ou objetos customizados). A versão atual pode ser uma revisão secundária, disponível apenas a determinados autores. A versão liberada é uma versão principal planejada para ser a versão oficial disponível à maioria dos usuários. (A versão atual também poderia ser uma versão principal se nenhuma versão secundária tivesse sido registrada.) Use Todas as Versões se quiser que mais de uma versão do mesmo documento seja retornada nos resultados da procura.
Para incluir todas as versões nos resultados da procura, você não deve limitar a procura a determinadas pastas porque versões anteriores de um documento não residem em uma pasta específica. Como a seleção de uma pasta limita os documentos apenas à pasta, versões anteriores não poderão ser localizadas. Quando o Search Designer detecta essa combinação, ele exibe uma mensagem de aviso: "A procura de todas as versões com subpastas não é suportada."
Quando Ativar Seleção de Versão não estiver selecionada, os resultados da procura poderão incluir alguns objetos úteis apenas nos usuários ou programadores avançados. Por exemplo, você poderá procurar objetos de reserva se não selecionar essa opção. Mas também deverá definir os critérios de procura que especificam a propriedade Status da Versão ou a propriedade Está Reservado. Essas duas propriedades garantem que os resultados da procura contenham objetos de reserva.
Se os usuários clicarem nesses objetos, eles receberão um erro. Se você não selecionar a opção Ativar Seleção de Versão, certifique-se de arquivar essas procuras em uma pasta com segurança apropriada para usuários que sabem como lidar com os objetos extras que poderiam ser retornados.
Padrão em cada Grade Por padrão, o relacionamento entre duas linhas contíguas na propriedade ou nas grades de conteúdo é AND. Essa opção permite escolher AND ou OR como o padrão para a sessão de trabalho atual.
Estas opções se aplicam apenas a modelos de procura.
Mostrar Operadores Se essa opção estiver selecionada, o usuário que executa a procura verá os operadores usados (por exemplo, é igual a, é maior que etc.).
Mostrar ANDs e ORs Se essa opção estiver selecionada, o usuário que executa a procura poderá ver o relacionamento entre as condições (AND ou OR). Essa opção não se aplica ao relacionamento (AND/OR) entre a grade de critérios de Propriedade e a grade de critérios de Conteúdo. Não será possível desativar essa exibição se a procura contiver os critérios de Propriedade e de Conteúdo.
Mostrar Máximo Retornado A interface com o usuário do modelo de procura do Workplace XT não usa a opção Mostrar Máximo Retornado e, portanto, não aceitará a opção Mostrar/Ocultar se estiver configurada no Designer de Procura. Esse é um comportamento projetado.
Nas procuras de conteúdo, quanto mais os critérios de procura corresponderem em um determinado objeto, maior a pontuação da classificação. Se o administrador tiver configurado seu mecanismo de procura de modo diferente (para que sentença e parágrafo sejam utilizados), então a pontuação será determinada pelo número de correspondências relativas ao comprimento do documento. Portanto, um documento menor com menos correspondências pode obter uma classificação maior que um documento maior com mais correspondências.
Lembre-se de que o operador Perto classifica os resultados dependendo da proximidade das palavras. Quanto mais próximas as palavras, maior a classificação.
Se você alterar de União para Interseção (ou vice-versa) com uma procura não salva aberta, uma nova lista de propriedades deverá ser criada. Antes de fazer isso, o Search Designer lembrará que essa ação limpará suas seleções e perguntará se você quer salvar.
Nos dois casos, a opção é alterada. Cancelar não faz nada. É como se a opção nunca tivesse sido alterada.
Se a procura não retornar documentos que você sabe que estão no armazenamento de objeto, verifique os tipos de versão. Por exemplo, o padrão ao efetuar o registro de entrada de um documento é usar uma versão secundária (atual). A opção padrão no Search Designer é procurar versões principais (liberadas).
Ao usar um modelo de procura, o formato dos resultados retornados segue qualquer opção configurada quando o modelo de procura foi criado. No entanto, o Workplace XT substituirá esse comportamento para procuras armazenadas se a configuração de preferência de usuário ou de site para usar a visualização de Revista estiver configurada porque as procuras armazenadas são tratadas como pastas. O Workplace XT não substitui o comportamento para modelos de procura.
Se a preferência de Site ou de Usuário da visualização de Revista estiver configurada, quando um usuário usar uma procura armazenada, os documentos serão retornados junto com informações de resumo. Se a preferência de Site ou de Usuário da visualização de Revista não estiver configurada, mesmo que a procura for salva com esta opção Incluir Resumos de Documentos com Resultados da Procura (Apenas para a Procura de Conteúdo), ela retornará apenas uma lista de itens que satisfaça os critérios de procura.