IBM FileNet P8, Versie 5.2            

De recordklasse en locaties voor archiefplannen instellen

De eerste stap in het maken van een invoersjabloon Declareren als record is om de recordklasse en locaties voor archiefplannen in te stellen voor het record. De eindgebruiker kan de geselecteerde recordklasse niet wijzigen.

Als u wilt dat gebruikers de vooraf ingestelde locaties voor archiefplannen kunnen wijzigen, moet u de optie Stap Locaties van recordarchiefplannen afbeelden selecteren. Als u de optie stap Locaties van recordarchiefplannen afbeelden selecteert, wordt de wizardpagina Record catalogiseren niet afgebeeld wanneer de gebruiker een record declareert met behulp van de sjabloon.

De recordklasse en locaties voor archiefplannen definiëren

  1. Stel het toegangsniveau in voor de recordklasse.
    • Om te voorkomen dat de gebruiker de recordklasse kan wijzigen, selecteert u Alleen lezen. Dit is de standaardinstelling.
    • Om te voorkomen dat de gebruiker de recordklasse kan bekijken, selecteert u Verbergen.
  2. Klik op Klasse selecteren om de recordklasse op te geven. De pagina met boomstructuurselectie Klasse selecteren wordt geopend.
    1. Als deze nog niet is uitgebreid, klikt u op de +-tekens om de objectruimte en recordklasseniveaus te openen.
    2. Navigeer naar en selecteer de klassennaam uit de juiste objectruimte. De boomstructuur wordt gesloten wanneer u een klasse selecteert.
  3. Stel het toegangsniveau in voor de locaties van de archiefplannen.
    • Om toe te staan dat de gebruiker de locatie van de archiefplannen kan wijzigen, selecteert u Bewerkbaar.
    • Om de locaties van de archiefplannen af te beelden voor de gebruiker maar te voorkomen dat gebruikers wijzigingen kunnen maken, selecteert u Alleen lezen.
    • Om te voorkomen dat de gebruiker de locaties van de archiefplannen kan bekijken, selecteert u Verbergen.
  4. Optioneel. Geef de vooraf ingestelde locaties van de archiefplannen op, indien nodig. Als u het toegangsniveau instelt op Alleen lezen of Verbergen, moet u één of meer locaties van de archiefplannen opgeven voor het record.
    1. Klik op Locatie archiefplan selecteren om de categorie of map te selecteren waar het record moet worden gedeclareerd. De pagina Records declareren - Locaties van archiefplannen selecteren wordt geopend in de weergave Bladeren.
    2. Selecteer, indien nodig, de weergave Zoeken of Snelkoppelingen om de gewenste categorieën te vinden. Anders bladert u naar de juiste categorie of map.
    3. Schakel de selectievakjes voor de gewenste archiefplanlocaties in. Sommige categorieën of mappen hebben mogelijk geen selectievakje omdat ze niet kunnen worden geselecteerd, maar u kunt ze openen om te zoeken naar selecteerbare onderliggende mappen.
    4. Klik op Toevoegen aan selectie. Uw keuzes worden afgebeeld onder Geselecteerde locaties van archiefplannen.
    5. Navigeer, indien nodig, naar andere locaties die niet eerder zichtbaar waren en schakel de selectievakjes van deze locaties in.
    6. Klik op Accepteren om uw selecties op te slaan en keren ze terug naar de pagina Sjabloon voor declaratierecord toevoegen.
  5. Klik indien nodig op Nieuwe toevoegen om aanvullende archiefplanlocaties te selecteren en stap 4 te herhalen. U kunt ook op Verwijderen klikken onder een geselecteerde map om deze te verwijderen uit de lijst.
  6. Optioneel. Als u toestaat dat gebruikers locaties van archiefplannen selecteren, kunt u een startlocatie selecteren.
    1. Klik op Locatie van archiefplan selecteren. De pagina Records declareren - Locaties van archiefplannen selecteren wordt geopend.
    2. Selecteer het keuzerondje van de begincategorie of navigeer naar een map op een lager niveau en selecteer deze.
    3. Klik op Accepteren wanneer u de beginlocatie van het archiefplan hebt geselecteerd.
    4. Klik op Verwijderen als u de geselecteerde beginlocatie van het archiefplan niet meer wilt gebruiken.
    5. Selecteer Beperken tot geselecteerde map of submappen als u de classificatie wilt beperken tot de opgegeven map of de submappen ervan. Gebruikers kunnen de beginmap of een lager niveau selecteren, maar niet een hoger niveau.
      Opmerking: Als u geen beginmap opgeeft, wordt het standaardarchiefplan dat is opgegeven in de sitevoorkeur van de objectruimte (weergave Objectruimten) gebruikt. Als dit niet is ingesteld, wordt de beginlocatie voor het bladeren overgenomen uit de sitevoorkeur Algemeen (algemene instellingen, Recordbeheer).
  7. Geef op of de stap Archiefplanlocaties wordt afgebeeld voor de eindgebruiker.
    • Als u wilt toestaan dat de gebruiker de selecties bekijkt of bewerkt, selecteert u stap Locaties van recordarchiefplannen afbeelden. Als u geen archiefplanlocaties hebt opgegeven, moet u deze optie selecteren om toe te staan dat de gebruiker ten minste één archiefplanlocatie selecteert.
    • Om te voorkomen dat de gebruiker de geselecteerde locaties van de archiefplannen kan bekijken, kiest u stap Locaties van recordarchiefplannen verbergen.


Feedback

Laatst bijgewerkt: Maart 2013
et_define_rm_template_step1classify.htm

© Copyright IBM Corp. 2013.
Dit informatiecentrum maakt gebruik van Eclipse-technologie. (http://www.eclipse.org)