Interaktion mit Dokumenten und Ordnern

Sie können folgende Aktionen für Dokumente und Ordner in einem IBM FileNet P8-Objektspeicher ausführen.

Erstellen von Ordnern und Hinzufügen von neuen Dokumenten

Sie können Ordner erstellen und dem FileNet P8-Objektspeicher Dokumente hinzufügen. Sie können Dokumente hinzufügen, die lokal auf Ihrem Computer gespeichert sind, oder (durch Angabe eines Pfads) auch solche, die außerhalb Ihrer Umgebung liegen, etwa auf einer Webseite. Sie können auch ein externes Objekt hinzufügen, das nicht elektronisch gespeichert werden kann, das jedoch repräsentiert und anhand einer Sammlung von Eigenschaften überwacht werden kann. Ein Beispiel hierfür wäre ein Satz von Schulungs-DVDs.

Sie können Ordnern und Dokumenten eine Klasse hinzufügen, wenn sie erstellt werden. Weitere Informationen zu Eigenschaften finden Sie nachstehend unter Anzeigen oder Bearbeiten von Eigenschaften.

Sie können ein Dokument als Haupt- oder Nebenversion erstellen. Weitere Informationen zu Versionen finden Sie nachstehend unter Anzeigen des Versionsverlaufs.

Ein- und Auschecken von Dokumenten

Sie können Dokumente eines Objektspeichers auschecken, um Inhalt hinzuzufügen oder zu ändern. Ist ein Dokument ausgecheckt, kann sein Inhalt nur von Benutzern ausgecheckt oder geändert werden, die über die entsprechenden Zugriffsrechte auf Administratorebene verfügen. Wenn Sie mit Ihren Änderungen fertig sind, können Sie das Dokument einchecken. Wenn Sie keine Änderungen vornehmen möchten, können Sie das Auschecken abbrechen. Das Dokument wird dann auf den vorherigen Zustand zurückgesetzt.

Sie können ein Dokument als Haupt- oder Nebenversion einchecken. Weitere Informationen zu Versionen finden Sie nachstehend unter Anzeigen des Versionsverlaufs.

Anzeigen oder Bearbeiten von Eigenschaften

Sie können die Eigenschaften von Elementen im Objektspeicher anzeigen und bearbeitbare Eigenschaften ändern. Die Eigenschaften, die einem Element zugeordnet sind, sind durch die Klasse des Elements definiert. (Eine Klasse ist einem SharePoint-Inhaltstyp ähnlich.) So gibt es zum Beispiel eine Basisdokumentklasse für Dokumente. Objektspeicher können auch weitere, vom Administrator erstellte Dokumentklassen enthalten. Wenn Sie ein neues Element irgendeines Typs hinzufügen, besteht ein wichtiger Schritt darin, die dem Element zuzuweisende Klasse auszuwählen. Die Auswahl einer Klasse bestimmt die spezifischen Eigenschaften des neuen Elements.

Systemeigenschaften werden nach den benutzerdefinierten Eigenschaften der Klasse aufgelistet. Systemeigenschaften können nicht bearbeitet werden.

Verwalten von Berechtigungen

Sie können die Berechtigungen anzeigen, die einem FileNet P8-Dokument oder Ordner zugewiesen sind. Abhängig von den Berechtigungen, die Sie für ein Dokument oder einen Ordner haben, können Sie Berechtigungen für dieses Dokument bzw. diesen Ordner gewähren oder verweigern.

In der folgenden Tabelle werden die Berechtigungen für Dokumente beschrieben. Berechtigungen für Dokumente sind hierarchisch. Wenn Sie über die höchste Berechtigungsstufe verfügen, werden Ihnen automatisch alle untergeordneten Berechtigungen gewährt. (Die Berechtigung Veröffentlichen ist eine Ausnahme; sie kann höheren Berechtigungsstufen gewährt werden.)

Berechtigungen für Dokumente Beschreibung
Vollständige Steuerung

Die Berechtigung "Vollständige Steuerung" gewährt Ihnen die vollständige Kontrolle über das Dokument. Sie können das Objekt löschen und Berechtigungen für das Dokument festlegen. Standardmäßig erhält der Benutzer, der dem Objektspeicher ein Dokument hinzufügt, zunächst die Berechtigung "Vollständige Steuerung" für dieses Dokument. Die Berechtigung "Veröffentlichen" wird gegebenenfalls zusätzlich zur Berechtigung "Vollständige Steuerung" aufgelistet.

Version höher stufen

Die Option "Version höher stufen" ermöglicht das Auschecken eines Dokuments, das Wiedereinchecken des Dokuments als Hauptversion und das Abbrechen des Auscheckvorgangs. Die Berechtigung Veröffentlichen wird gegebenenfalls zusätzlich zu der Option "Version höher stufen" aufgelistet.

Inhalt ändern

Die Option "Inhalt ändern" ermöglicht das Auschecken eines Dokuments, das Einchecken des Dokuments als Nebenversion und das Abbrechen des Auscheckvorgangs. Die Berechtigung Veröffentlichen wird gegebenenfalls zusätzlich zu der Option "Inhalt ändern" aufgelistet.

Eigenschaften ändern

Die Option "Eigenschaften ändern" ermöglicht es Ihnen, die Eigenschaften für ein Dokument zu ändern.

Inhalt anzeigen

Die Option "Inhalt anzeigen" ermöglicht es Ihnen, den Inhalt eines Dokuments anzuzeigen. Wenn es sich bei dem Objekt z. B. um eine Tabellenkalkulation handelt, können Sie die Tabellenkalkulation öffnen und anzeigen.

Eigenschaften anzeigen

Die Option "Eigenschaften anzeigen" ermöglicht es Ihnen, die Eigenschaften eines Dokuments anzuzeigen.

Veröffentlichen

Wenn Sie über die Berechtigung Veröffentlichen verfügen, können Sie ein vorhandenes Dokument über die Workplace-Anwendung veröffentlichen.

In der folgenden Tabelle werden die Berechtigungen für Ordner beschrieben. Berechtigungen für Ordner sind teilweise hierarchisch. Wenn Sie über die höchste Berechtigungsstufe verfügen, werden Ihnen die untergeordneten Berechtigungen gewährt. (Die Berechtigungen "Unterordner erstellen" und "In Ordner ablegen" sind Ausnahmen, beide Berechtigungen können unabhängig von der Berechtigungsstufe "Eigenschaften ändern" entzogen werden.)

Berechtigungen für Ordner Beschreibung
Vollständige Steuerung

Die Berechtigung "Vollständige Steuerung" gewährt Ihnen die vollständige Kontrolle über den Ordner. Sie können den Ordner löschen und Berechtigungen für den Ordner festlegen. Standardmäßig erhält der Benutzer, der dem Objektspeicher einen Ordner hinzufügt, zunächst die Berechtigung "Vollständige Steuerung" für diesen Ordner.

Eigenschaften ändern

Die Option "Eigenschaften ändern" ermöglicht es Ihnen, die Eigenschaften für einen Ordner zu ändern. Die Berechtigungen "Unterordner erstellen" und "In Ordner ablegen" werden gegebenenfalls zusätzlich zu der Option "Eigenschaften ändern" aufgelistet.

Unterordner erstellen

Mit "Unterordner erstellen" können Sie einem vorhandenen Ordner einen Unterordner hinzufügen.

Hinweis  Die Berechtigungen "Unterordner erstellen " und "In Ordner ablegen" stehen auf derselben Stufe in der Hierarchie der Berechtigungen.

In Ordner ablegen

Mit "In Ordner ablegen" können Sie einem Ordner Dokumente hinzufügen.

Eigenschaften anzeigen

Die Option "Eigenschaften anzeigen" ermöglicht es Ihnen, die Eigenschaften eines Ordners anzuzeigen.

Hinweis  In welchem Umfang Sie auf die Ordner und Dokumente zugreifen können, hängt von den Zugriffsrechten ab, die für Ihr FileNet P8-Benutzerkonto festgelegt wurden. Obwohl Sie die entsprechenden SharePoint-Berechtigungen benötigen, um in einer SharePoint-Site das Webpart "Durchsuchen" anzeigen und darauf zugreifen zu können, bestimmen die mit Ihrem FileNet P8-Benutzerkonto verknüpften Zugriffsrechte, wie Sie mit den im Webpart "Durchsuchen" angezeigten Ordnern und Dokumenten arbeiten können.

Anzeigen des Versionsverlaufs

Sie können den Versionsverlauf eines Dokuments anzeigen, frühere Versionen eines Dokuments öffnen und anzeigen sowie Versionen eines Dokuments löschen. Dokumentversionen werden erstellt, wenn Sie ein Dokument ein- und auschecken. Eine Version ist eine Form eines Dokuments, die zu einem bestimmten Zeitpunkt in der Vergangenheit vorlag. Eine Version wird individuell in einem Objektspeicher gespeichert und verwaltet. Zusammen genommen bilden die unterschiedlichen Versionen eines Dokuments die Versionsserie für das Dokument. Wenn Sie ein Dokument auschecken, wird immer die aktuelle Version des Dokuments (die neueste Version in der Versionsserie) ausgecheckt.

Eine Version kann eine Haupt- oder Nebenversion sein.

Ordner abgelegt in

Mit der Aktion "Ordner abgelegt in" können Sie eine liste der Ordner anzeigen, in denen ein Dokument abgelegt ist.

Hyperlink anzeigen

Sie können die vollständige Webadresse eines ausgewählten Dokuments oder Ordners anzeigen. Sie können die Webadresse in das Adressfeld Ihres Browsers kopieren oder Sie können Sie verwenden, um ein Lesezeichen bzw. einen Favoriten im Browser zu erstellen. Sie können die Webadresse kopieren und in ein Dokument oder eine E-Mail einfügen.

Für ein Dokument zeigt diese Aktion die freigegebene Version oder die aktuelle Version (falls keine freigegebene Version vorhanden ist) an. Zum Anzeigen der Webadresse für eine andere Version wählen Sie die entsprechende Version in der Liste URL für aus.

Für einen Ordner zeigt diese Aktion die Webadresse für die Eigenschaftenseite des Ordners an.

Starten von Workflows

Sie können einen Workflow aus der Liste der Verknüpfungen starten, die mit einer Dokument- oder Ordnerklasse verbunden sind. Wenn keine Verknüpfungen definiert sind, ist die Liste leer und Sie können keinen Workflow starten.

Nachdem Sie einen Workflow ausgewählt haben, können Sie nach Bedarf Informationen für den Startschritt eingeben. Sie können Kommentare hinzufügen, das Thema ändern und sämtliche für diesen Schritt definierten Parameter einstellen. Sie können beispielsweise Anlagen hinzufügen und bearbeiten, Datenfeldwerte bearbeiten oder die Workflow-Gruppenmitglieder bearbeiten, wenn diese für den Startschritt als verfügbar definiert wurden. (Benutzerdefinierte Schrittprozessoren stellen unter Umständen nicht alle dieser Optionen bereit.)

Sobald der Start erfolgt ist, können Sie mit Aufgaben arbeiten, die Ihnen in Ihrem persönlichen Posteingang oder in einem öffentlichen Posteingang zugewiesen wurden. Siehe Arbeiten mit Aufgaben in Ihrem persönlichen Posteingang bzw. Arbeiten mit Aufgaben in einem öffentlichen Posteingang.



Feedback

© Copyright IBM Corporation 2013.
Dieses Information Center basiert auf Eclipse-Technologie. (http://www.eclipse.org)