Typ een of meer woorden (de woorden of zinnen die het beste de gegevens beschrijven die u wilt vinden) in het veld Trefwoorden en klik op Zoeken. U kunt zoeken naar specifieke woorden of woordcombinaties in een document of in tekenreekseigenschappen die zijn geconfigureerd voor volledige-tekstindexering.
Hieronder volgen een aantal tips die u helpen bij het optimaliseren van de effectiviteit van uw zoekopdracht.
Overeenkomsten met exacte woord of woordcombinatie | Om een overeenkomst te zoeken met een exacte woordcombinatie, gebruikt u dubbele aanhalingstekens voor en na de woordcombinatie. Zoeken naar een exacte woordcombinatie is met name zeer handig als u zoekt naar eigennamen of algemene uitdrukkingen. Als u bijvoorbeeld zoekt naar John Adams, vindt u documenten met de Amerikaanse presidenten John Adams en John Quincy Adams. Als u zoekt naar "John Adams" krijgt u alleen de documenten die John Adams bevatten. Zoektermen en woorden die lijken op deze termen worden ook gevonden. Als u bijvoorbeeld zoekt naar het woord maand vindt u documenten met de woorden maand of maanden. Om variaties van een enkel woord uit te sluiten, kunt u het woord in dubbele aanhalingstekens aangeven; om woordvariaties van al uw zoektermen uit te sluiten, selecteert u de zoekoptie Exacte overeenkomst. |
Zoeken naar algemene woorden | Het is gebruikelijk om in een zoekopdracht aan te geven dat algemene woorden, zoals de, in of en worden genegeerd. Als u wilt zoeken naar algemene woorden als onderdeel van een woordcombinatie, moet u deze omsluiten met dubbele aanhalingstekens. |
Jokertekens gebruiken | Als u niet zeker bent van de spelling of andere variaties die worden gebruikt in het document dat u zoekt, kunt u een jokerteken gebruiken in uw zoekterm.
|
Zoeken naar een aantal of alle trefwoorden | U kunt zoeken naar overeenkomsten voor alle of alleen bepaalde woorden of woordcombinaties die u typt. Als u bijvoorbeeld zoekt naar FileNet P8 en de optie Een of meer keist, worden er documenten geleverd met FileNet of P8. Als u kiest voor Alle, worden alleen documenten gevonden die beide woorden bevatten. |
Zoeken naar trefwoorden op basis van nabijheid | U kunt zoeken naar trefworden op basis van hoe nauw ze met elkaar in verband staan. (Als u deze optie kiest, wordt er automatisch naar alle trefwoorden gezocht.) U kunt aangeven hoe verwant de trefwoorden moeten zijn om te resulteren in een overeenkomst. Als u geen bereik opgeeft, is het standaardbereik 1024. |
U kunt uw zoekopdracht verder beperken of uitbreiden door aan te geven welke documentversies moeten worden doorzocht. Standaard levert een zoekactie de meest actuele versie van een overeenkomend document; dit kan een lagere versie zijn. Als u Vrijgegeven selecteert, levert de zoekfunctie alleen de meest actuele hogere versie op. Als u Alle selecteert, worden alle versies van een document geretourneerd.
U kunt een of meer eigenschappen selecteren om die te gebruiken als voorwaarden bij uw zoekactie. De eigenschappen en bijbehorende keuzelijsten die voor u beschikbaar zijn, zijn degene die horen bij de document- of mapklasse die u selecteert. Eigenschappen die verborgen of niet doorzoekbaar zijn, worden niet opgenomen. Als u ervoor kiest subklassen op te nemen, komen de eigenschappen en keuzelijsten van alle subklassen ook beschikbaar. Als u voorwaarden aangeeft en vervolgens een andere document- of mapklasse selecteert, worden eigenschappen of waarden die niet geldig zijn voor de nieuwe klasse automatisch verwijderd uit uw lijst met voorwaarden.
Bij het toevoegen van voorwaarden aan uw zoekopdracht moet u kiezen of de gevonden objecten overeen moeten komen met alle of een aantal van de voorwaarden.
Met de volgende tips kunt u nagaan of het zinvol is om voorwaarden aan uw zoekopdracht toe te voegen.
Voorwaarden toevoegen en verwijderenU kunt jokertekens gebruiken voor eigenschappen die uit tekenreeksen bestaan bij het gebruik van de opties begint met, eindigt met en bevat.
De kolommen die worden afgebeeld in het zoekresultaat zijn een combinatie van de eigenschappen die worden gebruikt in uw zoekvoorwaarden en de eigenschappen die zijn opgegeven in de voorkeuren voor de site van de geselecteerde objectruimte. U kunt extra eigenschappen afbeelden in het zoekresultaat door een eigenschap toe te voegen als zoekvoorwaarde en de waarde blanco te laten.
De sorteervolgorde instellenU kunt in Workplace XT voordat u gaat zoeken een eigenschap instellen waarop het zoekresultaat wordt gesorteerd. U kunt in oplopende en aflopende volgorde sorteren. Als u een andere eigenschap selecteert voor sorteren, wordt hierdoor automatisch de sorteervolgorde van de eerder geselecteerde eigenschap opgeheven.
Als u wilt zoeken naar meer dan één waarde voor dezelfde eigenschap, moet u de eigenschap meerdere malen als voorwaarde opgeven - een keer voor elke waarde waarnaar u wilt zoeken. u hebt bijvoorbeeld een eigenschap met meerdere waarden genaamd Rassen. Om te zoeken naar Collie of Poedel, selecteert u criteria zoals:
Zoeken naar items waarbij aan een of meer van de volgende voorwaarden is voldaan: Rassen = Collie Rassen = Poedel
Gefilterde keuzelijstenSommige keuzelijsten van eigenschappen kunt u filteren op basis van uw invoer. De keuzelijst beeldt alle keuzen af die starten met de tekst die u typt. Daarnaast kunt u een sterretje (*) gebruiken als jokerteken. Als u bijvoorbeeld *Cla typt, vindt u klassen met de naam Auto Claims en Claimverwerking. (Er bevindt zich altijd een impliciet sterretje aan het eind van de tekst die u typt.)
In Workplace XT kunt u ervoor kiezen overzichtsinformatie voor elk document op te nemen en deze te bekijken in het zoekresultaat.
Aanvullende zoekopties selecterenU kunt uw zoekopdracht verder beperken of uitbreiden door een of meer zoekopties te selecteren. De zoekopties zijn gebaseerd op eigenschappen die algemeen worden gebruikt bij het zoeken naar documenten of mappen.
Opties zijn snelkoppelingen naar algemeen geselecteerde criteria, zoals eigendom ("Gemaakt door mij") of wijzigingsdatum ("Toegevoegd gedurende laatste maand"), of documenttypen, zoals PDF-documenten. Door een of meer opties te selecteren, beperkt u het zoekresultaat.
Standaard levert een zoekactie de meest actuele versie van een overeenkomend document; dit kan een lagere versie zijn. Als u Vrijgegeven selecteert, levert de zoekfunctie alleen de meest actuele hogere versie op. Als u Alle selecteert, worden alle versies van een document geretourneerd.
Instellingen voor zoeken opslaanAls u vaak zoekt naar bepaalde eigenschappen of waarden, kunt u die opslaan als uw standaardwaarden voor zoeken of als zoekopdracht met naam in Mijn zoekacties.