您的日常工作可能包括与多种类型的文档进行交互的工作。例如,您可以创建文档、查看文档、归档文档、将文档移动至不同的文件夹、更新文档或删除文档。您处理的文档可能是字处理文件、电子表格文件、表单或任何类型的电子文件。文档还可以是有关要跟踪项的文档属性的集合(例如 CD、DVD、书籍或其他物理设备)。
在很大范围上,您执行的操作类型与文档相关联,例如添加新文档或检出现有文档,无论为何种类型的文档均以相同的方式工作。但是,某些类型的文件设计为使用特殊功能。例如,发布模板是一种高级用户可以使用发布设计器应用程序创建的特殊类文档。发布设计器应用程序可以执行添加、检入和检出发布模板文件,并且您无法直接在文件上执行这些操作。但是,您可以使用“浏览”或“搜索”查找文件,并且如果您拥有适当的访问权则可以查看其属性信息。
表单数据是另一种特殊类型的文档。如果站点已安装并启用了 eForms,那么除其他类型文档之外,您还可以使用表单。您无法直接对表单数据执行添加、检出、检入、下载或保存操作。相反,当您打开一个表单数据文档时,将自动为您检出文档。有关详细信息,请参阅使用 FileNet P8 eForms。
Workplace XT 提供了很多可以帮助您管理文档、文档属性及文档安全性的工具。例如:
后面的主题将为您介绍如何使用各种工具轻松灵活地管理文档。