Krok Definiuj szablony umożliwia definiowanie szablonów zabezpieczeń do stosowania na każdym z etapów dokumentu.
Stany dokumentu są powiązane z kontrolą wersji dokumentu. W trakcie, gdy wersja dokumentu zmienia się, dokument stale pozostaje w jednym z czterech możliwych stanów. Strategia bezpieczeństwa definiuje automatyczne zabezpieczenie stosowane do dokumentu w miarę jego wprowadzania do repozytorium, pobierania, awansowania i degradowania. Domyślne stany dokumentu to:
Administrator serwisu może zmienić nazwy stanów dokumentów dla serwisu.
Można zdefiniować szablon zabezpieczeń dla każdego z tych czterech stanów. W zależności od wymagań biznesowych może okazać się niepotrzebne definiowanie szablonu dla każdego ze stanów. W przypadku braku szablonu zabezpieczeń dla określonego stanu dokumentu istniejące zabezpieczenie dla dokumentu jest przekazywane do następnego stanu.
Możliwe jest także utworzenie nowych niestandardowych szablonów aplikacji. Szablon aplikacji można zastosować wyłącznie za pośrednictwem niestandardowego oprogramowania. Ponadto wymaga on wsparcia w zakresie tworzenia oprogramowania.
Istnieje możliwość zdefiniowania szablonu dla określonego stanu, a następnie wyłączenia tego szablonu. Szablon jest zapisywany w składnicy obiektów na potrzeby przyszłego pobierania, lecz nie jest możliwe jego stosowanie do dokumentów, gdy jest on wyłączony.
Aby zdefiniować szablon zabezpieczeń:
Aby usunąć istniejący szablon zabezpieczeń: