Vous pouvez ajouter les documents enregistrés localement sur votre ordinateur ou un document extérieur à votre environnement, par exemple une page Web, en indiquant un chemin. Si le chemin entré mène à un document, un document sans contenu est ajouté. Vous pouvez également ajouter un élément externe ne pouvant pas être stocké sur support informatique mais pouvant être représenté et suivi par un ensemble de propriétés (par exemple un ensemble de cassettes vidéo de formation).
Supprimer le fichier local s'affiche lorsque votre document est suivi. Sélectionnez cette option si vous souhaitez que la copie locale du document que vous restituez soit supprimée de votre poste de travail une fois votre procédure d'ajout terminée. Sauvegardez et fermez la copie locale avant de terminer la suppression. Votre administrateur de site choisit si vos paramètres remplacent les paramètres par défaut pour cette option.
Il peut exister des instances dans lesquelles un fichier est supprimé alors qu'il est toujours ouvert. Cette situation peut survenir une fois que vous avez indiqué que vous souhaitez que le fichier local soit supprimé.
Vous pouvez ajouter un document à un dossier ayant plusieurs modèles d'entrée associés. Vous devez ensuite sélectionner le modèle d'entrée à utiliser dans la zone Modèle d'entrée. Si vous ajoutez plusieurs documents en même temps, et si la catégorie Type de fichier a été définie, vous ne sélectionnez pas de modèle d'entrée. A la place, les documents sont regroupés par catégorie de type de fichier et vous pouvez choisir les documents à ajouter.
Les propriétés définissent les informations sur le document que vous ajoutez, telles son emplacement dans un conteneur d'objets et les valeurs de classe et de propriété attribuées au document. Si vous ajoutez un document à l'aide d'un modèle d'entrée, certaines ou toutes les propriétés peuvent être prédéfinies pour vous. Vous pouvez ajouter des documents à un document spécifique ou directement à un conteneur d'objets en fonction de la définition de la préférence de site Nécessite la sélection d'un dossier. La classe de document contrôle les propriétés attribuées au document. Pour plus d'informations, voir Utilisation de propriétés.
Vous avez la possibilité de faire en sorte que le document ajouté soit le document parent d'un document composé. De plus, vous pouvez associer des documents enfant au document parent. L'option de document composé n'est pas disponible si vous ajoutez le document en le faisant glisser.
Par défaut, le document est ajouté en tant que version principale. Une version principale est généralement disponible pour tous les utilisateurs.
Vous pouvez également modifier les droits d'accès de sécurité pour le document ajouté en développant la section de sécurité. Cette option n'est pas disponible si vous ajoutez un document à l'aide de l'action Ajouter un document lorsque l'action Ajouter un document (options avancées) est également disponible. A la place, le document reçoit les droits d'accès de sécurité par défaut associés à sa classe de document ou au modèle d'entrée utilisé pour ajouter le document.
Si Records Manager est installé, vous pouvez ajouter des documents classés à un conteneur d'objets d'enregistrements en sélectionnant une classe de document. Mettez à jour les valeurs de classement.