Puede agregar documentos almacenados localmente en el equipo o puede indicar una ruta de acceso para agregar un documento que esté fuera del entorno, por ejemplo una página Web. Tenga en cuenta que si la ruta de acceso se refiere a un documento, se agregará un documento sin contenido. También puede agregar un elemento externo que no esté almacenado electrónicamente pero que puede representarse y rastrearse por un conjunto de propiedades. Un ejemplo de este tipo de documentos sería un conjunto de DVD de vídeo de formación.
Suprimir archivo local aparece cuando se rastrea el documento. Seleccione esta opción si desea que se elimine de la estación de trabajo la copia local del documento que está registrando una vez finalizado el procedimiento de adición. Guarde y cierre la copia local antes de finalizar la eliminación. El administrador de su sitio es el que determina si puede o no ignorar los ajustes predeterminados para esta opción.
Es posible que encuentre situaciones en las que un archivo se elimina mientras sigue abierto. Esto puede ocurrir después de especificar que desea eliminar el archivo local.
Puede añadir un documento a una carpeta con más de una plantilla de entrada asociada a ella. En este caso, debe seleccionar la plantilla de entrada que desea utilizar, en la lista de Plantilla de entrada. Si añade más de un documento a la vez y se ha establecido la categoría Tipo de archivo, no seleccione una plantilla de entrada. En su lugar, los documentos se agrupan por categoría de tipo de archivo y podrá elegir los documentos que desea añadir.
Las propiedades definen información sobre el documento que se añade, por ejemplo su ubicación en el almacén de objetos y los valores de clase y propiedad asignados. Si agrega un documento utilizando una plantilla de entrada, algunas o todas las propiedades pueden predefinirse. Puede agregar documentos a una carpeta específica o directamente a un almacén de objetos, según la configuración de la preferencia de sitio Exigir selección de carpeta. La clase de documento controla las propiedades asignadas a éste. Para obtener más información, consulte Trabajar con propiedades.
También puede hacer que el documento agregado se convierta en el documento principal de un documento compuesto. Asimismo, puede asociar los documentos secundarios con el principal. La opción de documento compuesto no está disponible si para agregar un documento se usa el método de arrastrar.
De forma predeterminada, el documento se añade como versión mayor. Una versión mayor suele estar a disposición de todos los usuarios.
Si lo desea, puede modificar los permisos y derechos de acceso de seguridad del documento agregado expandiendo la sección de seguridad. Esta opción no está disponible si para agregar un documento se usa la acción Agregar documento cuando también está disponible la acción Agregar documento avanzada. En este caso, el documento recibe los derechos de acceso y los permisos predeterminados asociados con esa clase de documentos o la plantilla de entrada utilizada para agregar el documento.
Si está instalado Records Manager, puede agregar documentos clasificados a un almacén de objetos de registro mediante la selección de una clase de documentos clasificados. Actualice los valores de clasificación según sea necesario.