IBM FileNet P8, Version 5.2            

Suchbegriff angeben

Geben Sie einen oder mehr Begriffe (Wörter oder Wortgruppen, die die gewünschte Informationen am besten beschreiben) in das Feld Dokument enthält ein und klicken Sie auf Suchen. Sie können nach bestimmten Wörtern oder Ausdrücken in einem Dokument oder in Zeichenfolgeeigenschaften suchen, die für die Volltextindizierung konfiguriert wurden.

Es folgen einige Tipps zum Maximieren der Effektivität der Suche.

Tabelle 1. Diese Tabelle enthält Tipps zum Maximieren der Effektivität Ihrer Suchen.
Mit genauem Wort oder Ausdruck abgleichen

Wenn Sie einen genauen Ausdruck finden wollen, schließen Sie ihn in doppelte Anführungszeichen ein. Klicken Sie in einer integrierten Office-Anwendung auf Optionen und wählen Sie Exakter Ausdruck aus. Der genaue Abgleich mit einem Ausdruck ist vor allem bei Eigennamen oder allgemeinen Ausdrücken sinnvoll. Wenn Sie beispielsweise nach John Adams suchen, bekommen Sie als Ergebnis die amerikanischen Präsidenten John Adams und John Quincy Adams. Eine Suche nach John Adams gibt nur Dokumente zurück, die 'John Adams' enthalten.

Suchbegriffe und Wörter, die diesen Begriffen ähneln, werden ebenfalls gefunden. Zum Beispiel gibt eine Suche nach dem Wort Monat Dokumente zurück, die die Wörter Monat oder Monate enthalten.

Zum Ausschließen von Variationen eines einzelnen Worts können Sie das Wort in Anführungszeichen setzen. Wählen Sie die Suchoption Exakte Wortübereinstimmung aus, um Wortvariationen aller Suchbegriffe auszuschließen.

Übereinstimmende Groß-/Kleinschreibung

Wenn Sie Wortableitungen durch Angabe der Option Exakte Wortübereinstimmung ausschließen, können Sie die Suche zusätzlich auch auf Groß- oder Kleinschreibung einschränken, indem Sie die Suchoption Groß-/Kleinschreibung muss beachtet werden auswählen.

Zur Beachtung: Wenn Sie ein Wort in Großbuchstaben in doppelte Anführungszeichen setzen, wird die Suche nicht auf die Großschreibung beschränkt.

Nach häufigen Wörtern suchen

In der Regel wird eine Suche so konfiguriert, dass häufig vorkommende Wörter wie der, in oder und ignoriert werden. Zum Suchen nach häufig vorkommenden Wörtern als Teil eines Ausdrucks setzen Sie sie in Anführungszeichen.

Platzhalterzeichen verwenden

Wenn Sie nicht sicher sind, wie ein bestimmtes Wort geschrieben wird, oder wenn Sie nach Wörtern mit unterschiedlicher Schreibweise suchen, können Sie im Suchbegriff ein Platzhalterzeichen verwenden.

  • Ein Stern (*) steht für null oder mehr Buchstaben, Ziffern oder Unterstriche ( _ ). Die Suche nach we*t beispielsweise ergibt Dokumente mit Welt, Wert, West oder wendet.
  • Ein Fragezeichen (?) steht für genau einen Buchstaben oder genau eine Ziffer. Die Suche nach ?eber beispielsweise ergibt Dokumente mit Weber, Leber usw., aber nicht lieber.
Nach einem, mehreren oder allen Schlüsselwörtern suchen

Sie können nach Übereinstimmungen mit einem oder mehreren oder mit allen eingegebenen Schlüsselwörtern oder Wortgruppen suchen. Wenn Sie beispielsweise nach FileNet P8 suchen und Beliebig auswählen, gibt die Suche alle Dokumente zurück, in denen FileNet und/oder P8 vorkommt. Wenn Sie Alle auswählen, gibt die Suche nur Dokumente zurück, die beide Wörter enthalten.

Nach Schlüsselwörtern auf der Basis der Nähe suchen

Sie können nach Schlüsselwörtern suchen, die eine bestimmte Nähe zueinander aufweisen müssen. (Bei Auswahl dieser Option berücksichtigt die Suche automatisch alle Schlüsselwörter.) Sie können festlegen, wie nahe die Wörter beieinander sein müssen. Fehlt eine solche Angabe (oder geben Sie 0 ein), ist die Suche ähnlich wie eine Suche nach allen Schlüsselwörtern, lediglich die Rangfolge der Suchergebnisse ist eine andere.

Wenn Sie beispielsweise nach Dokumenten im Zusammenhang mit FileNet P8 Platform suchen, können Sie FileNet P8 Platform eingeben und nach allen Schlüsselwörtern suchen. Sie erhalten dann möglicherweise Dokumente, die auch andere FileNet-Produkte oder Plattformen betreffen. Wenn Sie jedoch Nahe statt Alle eingeben, stellen Sie sicher, dass nur die Dokumente zurückgegeben werden, bei denen das Wort Platform in der Nähe von FileNet und P8 vorkommt.

Sie können die Suche weiter einschränken oder ausdehnen, indem Sie die Dokumentversion festlegen. Standardmäßig gibt die Suche die aktuelle Version eines übereinstimmenden Dokuments zurück. Dies könnte auch eine Nebenversion des Dokuments sein. Wenn Sie Freigegeben auswählen, gibt die Suche nur die aktuelle Hauptversion zurück. Wenn Sie Alle auswählen, gibt die Suche alle Versionen eines Dokuments zurück.

Suchbedingungen hinzufügen

Auf Wunsch können Sie Ihrer Suche eine oder mehr Eigenschaften als Bedingungen hinzufügen. Die Eigenschaften und die dazugehörigen Auswahllisten hängen von der ausgewählten Dokument- oder Ordnerklasse ab. Ausgeblendete oder der Suche nicht zugängliche Eigenschaften werden nicht eingeschlossen. Wenn Sie Unterklassen einschließen, sind auch die Eigenschaften und Auswahllisten aller Unterklassen verfügbar. Wenn Sie Bedingungen eingeben und danach die Dokument- oder Ordnerklasse ändern, werden Eigenschaften oder Werte, die nicht für die neue Klasse gültig sind, automatisch aus der Liste der Bedingungen entfernt.

Wenn Sie Ihrer Suche Bedingungen hinzufügen, müssen Sie auswählen, ob die gefundenen Objekten mit allen Bedingungen oder beliebigen der Bedingungen übereinstimmen müssen.

Befolgen Sie die folgenden Hinweise zur Verwendung von Suchbedingungen.

Bedingungen hinzufügen und entfernen
Verwenden Sie die Symbole + und - zum Hinzufügen und Entfernen von Bedingungen. Durch Klicken auf + fügen Sie eine neue Bedingung direkt unterhalb der aktuell ausgewählten Bedingung ein.
Tipp: Einige Feldwerte in Workplace XT müssen mithilfe der Schaltfläche ... aus einer Liste ausgewählt werden. (Mithilfe dieser Schaltfläche wählen Sie einen Wert aus einer Liste aus anstatt ihn über die Tastatur einzugeben.) Versetzen Sie den Fokus auf die Schaltfläche ... und drücken Sie Löschen, um einen so ausgewählten Wert zu löschen (mit Ausnahme der Felder Suchen in oder Klasse).
Platzhalter verwenden

Sie können Platzhalter für Eigenschaftswerte auf Zeichenfolgenbasis In Kombination mit den Operatoren beginnt mit, endet mit und enthält verwenden.

Spaltenanzeige verwalten

Die bei den Suchergebnissen angezeigten Spalten sind eine Kombination aus den in den Suchbedingungen verwendeten Eigenschaften und den Eigenschaften, die bei den Sitevorgaben für den ausgewählten Objektspeicher angegeben wurden. Sie können zusätzliche Eigenschaften anzeigen, indem Sie eine Eigenschaft als eine Bedingung hinzufügen und den Wert leer lassen. Klicken Sie in FileNet Integration for Microsoft Office auf Spalten auswählen und wählen Sie in einer Liste die Namen der Spalten aus, die in den Suchergebnissen enthalten sein oder daraus ausgeschlossen werden sollen.

Sortierreihenfolge festlegen

Sie können die Reihenfolge der Suchergebnisse sortieren.

Anmerkung: Wenn die Suche ein Schlüsselwort enthält, kann keine Eigenschaft für die Sortierung ausgewählt werden; stattdessen werden die Ergebnisse automatisch nach Relevanz sortiert. Die Elemente mit der höchsten Relevanz werden oben in den Suchergebnissen angezeigt.
Nach mehreren Werten suchen

Wenn Sie nach mehreren Werten für die gleiche Eigenschaft suchen wollen, muss die Eigenschaft mehrmals als Bedingung aufgeführt werden - genau einmal für jeden gesuchten Wert. Beispiel: Sie haben eine Eigenschaft Rassen, die mehrere Werte annehmen kann. Wenn Sie nach Collie oder Pudel suchen wollen, wählen Sie die Kriterien wie folgt aus:

Objekte suchen, bei denen eine oder mehrere der folgenden Bedingungen zutreffen: Rassen = Collie  Rassen = Pudel

Gefilterte Auswahllisten

Einige Auswahllisten für Eigenschaften ermöglichen es Ihnen, die Auswahlen entsprechend den Eingaben zu filtern, die Sie vorgenommen haben. Die Auswahlliste zeigt alle Auswahlen an, die mit dem von Ihnen eingegeben Text beginnen. Außerdem können Sie einen Stern (*) als Platzhalterzeichen verwenden. Wenn Sie beispielsweise *Leist eingeben, werden Klassen wie Leistungssteigerung und Bearbeitung von Leistungsansprüchen gefunden. (Am Ende des von Ihnen eingegebenen Texts ist immer ein impliziter Stern vorhanden.)

Tipp: Geben Sie '*' ein, um die gesamte Liste anzuzeigen.
Zusätzliche Suchoptionen auswählen

Sie können Ihre Suche weiter einschränken oder ausdehnen, indem Sie eine oder mehr Suchoptionen auswählen. Die Suchoptionen basieren auf Eigenschaften, die beim Suchen nach Dokumenten und Ordnern häufig verwendet werden.

Optionen sind Direktaufrufe häufig ausgewählter Kriterien, etwa Eigentümer ('Von mir erstellt') oder Änderungsdatum ('Vom letzten Monat') oder Dokumenttypen wie PDF-Dateien. Durch die Auswahl einer oder mehrerer Option(en) können Sie die Suchergebnisse einschränken.

Standardmäßig gibt die Suche die aktuelle Version eines übereinstimmenden Dokuments zurück. Dies könnte auch eine Nebenversion des Dokuments sein. Wenn Sie Freigegeben auswählen, gibt die Suche nur die aktuelle Hauptversion zurück. Wenn Sie Alle auswählen, gibt die Suche alle Versionen eines Dokuments zurück.

Sucheinstellungen speichern

Wenn Sie oft nach bestimmten Eigenschaften oder Werten suchen, können Sie diese in Ihren Standardsucheinstellungen oder als Suche mit einem Namen in Gespeicherte Suchen speichern.



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Letzte Aktualisierung: März 2013
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