毎日の作業では、多くの種類のドキュメントを処理する必要があります。例えば、ドキュメントの作成、ドキュメントのレビュー、ドキュメントのファイリング、別のフォルダーへのドキュメントの移動、ドキュメントの更新、またはドキュメントの削除を実行できます。処理するドキュメントは、ワープロで作成したファイル、スプレッドシート・ファイル、またはその他の任意の電子ファイルが可能です。また、ドキュメントは、CD、DVD、書籍、その他の物理的なデバイスなど、追跡するアイテムを表すドキュメントのプロパティーの集合の場合もあります。
ほとんどの場合、新しいドキュメントの追加または既存のドキュメントのチェックアウトなど、ドキュメントに関連して実行するアクションは、ドキュメントのタイプに関わりなく同様に機能します。ただし、いくつかのタイプのファイルでは特定の機能を使用します。
フォーム・データは、特別なタイプのドキュメントです。サイトに eForms がインストール済みで有効になっている場合、その他のタイプのドキュメント以外にもフォームを使用して作業できます。フォーム・データに対して追加、チェックアウト、チェックイン、ダウンロード、または保存の各アクションを直接実行することはできません。その代わりに、フォーム・データのドキュメントを開くときに、ドキュメントが自動的にチェックアウトされます。詳しくは、『FileNet® P8 eForms に関する作業』を参照してください。
Workplace XT では、ドキュメントおよびそのプロパティーとセキュリティーを管理するための多くのツールがあります。次に例を示します。
以下のトピックでは、ドキュメント管理を簡潔かつ柔軟にするためのさまざまなツールの使用法について説明します。