Pour entrer des critères de recherche, cliquez sur l'onglet de critères de recherche. Vous pouvez les saisir dans deux tableaux (appelés grilles). Faites glisser la barre de division entre les grilles pour donner davantage d'espace vertical à l'une ou à l'autre.
Utilisez la zone de la vue actuelle pour sélectionner un type d'objet et ses critères de recherche associés. Par exemple, si vous sélectionnez Dossier, seuls les critères de recherche applicables aux dossiers sont affichés. Seuls les types d'objet spécifiés sur l'onglet Types d'objet apparaissent dans la zone de la vue actuelle.
Commun n'est pas un type d'objet mais peut être affiché dans la zone de la vue actuelle.
Vous pouvez entrer les conditions de contenu dans n'importe quelle vue mais celles-ci s'appliquent uniquement aux objets Document.
L'ordre de saisie des critères de recherche est le suivant :
Pour sélectionner une vue en cours :
Pour entrer les conditions de propriété :
La colonne Valeur comporte parfois des valeurs que vous pouvez sélectionner. Dans le cas contraire, vous devez entrer des données dans une zone de texte. Si la propriété est une date, vous pouvez sélectionner une date dans un agenda contextuel.
Si vous concevez un modèle de recherche, la valeur peut être vide (vue Obligatoire ou Modifiable). Si vous entrez ou sélectionnez une valeur dans un modèle de recherche, elle devient une valeur par défaut modifiable par l'utilisateur.
Pour entrer les conditions de contenu :
Pour entrer les valeurs de résultat maximales :
Une recherche peut comprendre les éléments suivants :
Par défaut, la relation entre les deux grilles est définie sur AND. Pour modifier la relation, sélectionnez l'option OR dans le menu déroulant. AND signifie qu'un document doit répondre aux deux types de critères. Si vous sélectionnez OR, les documents répondant aux critères de contenu ou de propriété seront renvoyés.
Pour effectuer des recherches uniquement avec les critères de contenu (grille inférieure), assurez-vous que l'opérateur qui définit la relation entre les grilles est définie sur AND. Lorsqu'aucune propriété n'est définie et que cet opérateur est défini sur OR, la recherche renvoie tous les documents des conteneurs d'objets et dossiers sélectionnés. Pour comprendre pourquoi cela se produit, voir Recherches de contenu uniquement.
En bas de la fenêtre, le message d'état indique que le système est prêt lorsque les critères de recherche sont complets. Sinon, ce message indique que les critères sont incomplets. Le message d'état confirme également que les recherches ont bien été ajoutées, enregistrées, restituées etc.
A tout moment, vous pouvez effacer toutes les entrées de tous les onglets en sélectionnant Nouveau dans le menu Fichier. Si votre recherche en cours est terminée, vous serez invité à l'enregistrer. Répondez Oui pour ajouter la recherche à un conteneur d'objets, Non pour supprimer les critères ou Annuler pour continuer comme si vous n'aviez pas cliqué sur le bouton Nouveau.
Si la recherche n'est pas terminée, vous pouvez l'annuler ou la poursuivre.
Si vous démarrez une nouvelle recherche, le système efface toutes les entrées y compris les conteneurs d'objets sélectionnés et définit sur AND l'opérateur logique entre les grilles de contenu et de propriétés.
La recherche de contenu est une option uniquement si les conteneurs d'objets où vous l'effectuez ont été configurés pour ce type de recherche. Demandez à votre administrateur IBM® FileNet quels sont les conteneurs d'objets qui ont été configurés dans ce but.
Lorsqu'aucun critère n'est spécifié dans la grille de propriétés, le programme renvoie tous les documents du conteneur d'objets et des dossiers sélectionnés. Si vous sélectionnez AND entre les grilles, des restrictions supplémentaires s'appliquent à l'ensemble complet de documents, lesquels doivent donc avoir un certain contenu.
L'opérateur OR facilite la conformité des documents aux critères car il suffit qu'une des conditions, propriété ou contenu, soit vraie. Lorsque la condition de propriété est telle que tous les documents sont conformes, les critères de contenu entrés n'ont aucune importance car OR permet au programme de recherche de renvoyer tous les documents. Concevez vos recherches avec beaucoup de précaution ; les recherches renvoyant des ensembles de résultats volumineux ayant un impact sur la performance du système.