Avant de commencer à créer une recherche, sélectionnez Options dans le menu Outils pour définir les options suivantes :
Vos options restent appliquées jusqu'à ce que vous en définissiez de nouvelles, que vous ouvriez une recherche avec plusieurs options ou que vous fermiez le concepteur de recherche.
L'ouverture d'une recherche utilisant plusieurs paramètres permet de modifier les options. Si vous souhaitez créer de nouvelles recherches avec certaines options, définissez les options, puis créez toutes les recherches avant d'en ouvrir d'anciennes qui pourraient utiliser des options différentes.
La première fois que vous ouvrez le concepteur de recherche, les options par défaut suivantes sont appliquées.
Par exemple, supposons que vous sélectionniez deux conteneurs d'objets A et B. Chaque conteneur d'objets contient les propriétés suivantes définies par l'utilisateur :
Conteneurs d'objets A |
Conteneurs d'objets B |
---|---|
Ajouté par l'utilisateur | Restitué par l'utilisateur |
Date de restitution | Date de restitution |
Restitué par le groupe | Etat de disponibilité |
Etat d'approbation | Date d'archivage |
Dans Workplace XT, le tri des colonnes de propriétés est complètement ignoré. Pour plus d'informations, voir Mise en oeuvre du classement.
Option d'activation de la sélection de la version Avec cette option, vous pouvez sélectionner la version actuelle, la version mise à jour ou toutes les versions des documents. (Les versions ne s'appliquent pas aux dossiers ou aux objets personnalisés.) La version actuelle peut être une révision secondaire, uniquement disponible pour certains auteurs. La version mise à jour est une version principale destinée à être la version officielle à la disposition de la plupart des utilisateurs. (La version actuelle pourrait aussi être une version principale si aucune version secondaire n'a été restituée.) Utilisez Toutes les versions si plusieurs versions du même document doivent être renvoyées dans les résultats de la recherche.
Pour inclure toutes les versions dans les résultats de la recherche, vous ne devez pas limiter la recherche à certains dossiers car les anciennes versions d'un document ne résident pas d'un dossier en particulier. Puisque la sélection d'un dossier limite les documents à celui-ci, les anciennes versions sont introuvables. Lorsque le concepteur de recherche détecte cette combinaison, il affiche un message d'avertissement : "La recherche de toutes les versions avec sous-dossiers n'est pas prise en charge".
Lorsque l'option d'activation de la sélection de la version n'est pas sélectionnée, les résultats de la recherche peuvent inclure des objets utiles uniquement pour les utilisateurs avancés ou les programmeurs. Par exemple, vous pouvez rechercher des objets de réservation si vous ne sélectionnez pas cette option. Cependant, vous devez également définir des critères de recherche indiquant la propriété d'état de la version ou d'état réservé. Ces deux propriétés vous permettent de vous assurer que les résultats de la recherche contiennent des objets de réservation.
Si les utilisateurs cliquent sur ces objets, ils obtiendront une erreur. Si vous ne sélectionnez pas l'option d'activation de la sélection de la version, veillez à classer ces recherches dans un dossier avec une sécurité approprié aux utilisateurs qui savent comment faire face aux objets supplémentaires susceptibles d'être renvoyés.
Option de valeur par défaut dans chaque grille Par défaut, la relation entre deux lignes contiguës dans les grilles de propriété ou de contenu est AND. Cette option vous permet de sélectionner AND ou OR comme valeur par défaut pour la session de travail en cours.
Ces options s'appliquent uniquement aux modèles de recherche.
Option d'affichage des opérateurs Si cette option est sélectionnée, le système de l'utilisateur qui exécute la recherche affiche les opérateurs utilisés (par exemple, égal à, supérieur à, et ainsi de suite).
Option d'affichage des AND et des OR Si cette option est sélectionnée, le système de l'utilisateur qui exécute la recherche affiche la relation entre les conditions (AND ou OR). Cette option ne s'applique pas à la relation (AND/OR) entre la grille de critères Propriétés et Contenu. Vous ne pouvez pas désactiver cet affichage si la recherche contient les critères Propriété et Contenu.
Afficher le nombre maximal renvoyé L'interface utilisateur du modèle de recherche Workplace XT n'utilise pas l'option Afficher le nombre maximal renvoyé et n'applique donc pas l'option Show/Hide si elle est définie dans le concepteur de recherche. Il s'agit d'un comportement prévu lors de la conception.
Dans les recherches de contenu, plus les critères de recherche correspondent dans un objet donné, plus le classement est élevé. Si votre administrateur a configuré différemment le moteur de recherche (de sorte que les phrases et les paragraphes sont utilisés), le score est déterminé par le nombre de correspondances par rapport à la longueur du document. Par conséquent, un document plus petit avec moins de correspondances peut être mieux classé qu'un document plus volumineux avec davantage de correspondances.
N'oubliez pas que l'opérateur Proches classe les résultats en fonction de la proximité des mots. Plus les mots sont proches, plus le classement est élevé.
Si vous passez de l'option Union à Intersection (ou vice versa) avec une recherche non enregistrée ouverte, une nouvelle liste de propriétés doit être créée. Avant d'effectuer cette action, le concepteur de recherche vous rappelle que cette action efface vos sélections et vous demande si vous voulez enregistrer la recherche.
Dans les deux cas, l'option est modifiée. L'option Annuler n'a aucun effet. C'est comme si vous n'aviez jamais modifié l'option.
Si votre recherche ne renvoie pas de documents dont vous savez qu'ils se trouvent dans le conteneur d'objets, vérifiez les types de version. Par exemple, lors de la restitution d'un document, une version secondaire (actuelle) est utilisée par défaut. Dans le concepteur de recherche, la recherche des versions principales (mises à jour) est sélectionnée par défaut.
Lorsque vous utilisez un modèle de recherche, le format des résultats renvoyés utilise toutes les options définies lors de la création de ce modèle. Cependant, Workplace XT remplace ce comportement pour les recherches enregistrées si le paramètre de l'utilisateur ou des préférences de site pour l'utilisation de la vue synthétique est défini car les recherches enregistrées sont traitées comme des dossiers. Workplace XT ne remplace pas ce comportement pour les modèles de recherche.
Si le site de vue synthétique ou la préférence utilisateur est défini, lorsqu'un utilisateur se sert d'une recherche enregistrée, les documents sont renvoyés avec les informations récapitulatives. Si le site de vue synthétique ou la préférence utilisateur n'est pas défini, même si la recherche a été enregistrée avec cette option Inclure les résumés des documents aux résultats de recherche (recherche de contenu uniquement), la recherche renvoie uniquement une liste des éléments qui satisfont aux critères de recherche.