Mit der Aktion Erfassungsvorlagen zuordnen können Sie einem Ordner eine oder mehrere Erfassungsvorlagen zuordnen. Wenn Sie ein Objekt in einen Ordner mit einer zugeordneten Vorlage einfügen, wird die Erfassungsvorlage automatisch anstatt des Standardassistenten verwendet. Wenn dem Ordner mehrere Erfassungsvorlage zugeordnet sind, können Sie die gewünschte auswählen. Sie können festlegen, in welcher Reihenfolge die Vorlagen dem Benutzer angezeigt werden. Wenn ein Benutzer über keine Zugriffsrechte für eine bestimmte zugeordnete Erfassungsvorlage verfügt, wird die Erfassungsvorlage nicht angezeigt.
Sie müssen die Sitevorgaben (Allgemeine Einstellungen > Autor > Anzeige der Authoring-Seite) auf Workplace XT oder Workplace setzen, damit die Funktion Erfassungsvorlagen Ordnern zuordnen verwendet werden kann. Für einige Produkte (beispielsweise IBM® Enterprise Records) muss die Sitevorgabe auf Nur Workplace gesetzt sein. Wenn Sie die Sitevorgabe nicht in Workplace XT oder Workplace ändern, wird Erfassungsvorlagen Ordnern zuordnen weiter angezeigt und kann auch geändert werden, aber die Funktion hat nicht das gewünschte Verhalten.
Sie können Erfassungsvorlagen einem Ordner explizit zuordnen oder den Ordner und seine Unterordner Zuordnungen von Erfassungsvorlagen von einem übergeordneten Ordner oder Objektspeicher erben lassen. Wenn keine direkten oder geerbten Zuordnungen vorhanden sind, wird stattdessen der Standardassistent verwendet.
Nach dem Hinzufügen eines Dokuments zu einem beliebigen Unterordner wird die im übergeordneten Ordner definierte Erfassungsvorlage verwendet. Hierbei gibt es allerdings eine Ausnahme. Wenn Sie Hinzufügen für den Unterordner verwenden, aber keine Anzeigezugriffsrechte für den übergeordneten Ordner oder dessen übergeordneten Ordner haben, für den die Zuordnung der Erfassungsvorlage definiert wurde, wird die Erfassungsvorlage nicht verwendet. Stattdessen wird der Standardassistent zum Hinzufügen von Dokumenten angezeigt.
Dies ist ebenfalls der Fall, wenn Sie keinen Anzeigezugriff auf einen Ordner mittlerer Ebene im Vererbungspfad haben. In diesem Fall sucht die Erfassungsvorlage von unten nach oben und die für einen beliebigen Ordner im Vererbungspfad fehlenden Anzeigezugriffsrechte bewirken, dass die Suche fehlschlägt.