È possibile utilizzare l'azione Associa modelli di immissione per associare uno o più modelli di immissione a una cartella specifica. Quando si aggiunge un oggetto a una cartella a cui è associata un modello di immissione, questo viene automaticamente utilizzato al posto della procedura guidata standard. Se alla cartella sono associati più modelli di immissione, è possibile scegliere quello che si desidera utilizzare. È possibile specificare l'ordine di visualizzazione dei modelli di immissione. Se l'utente non dispone di diritti di accesso a un modello di immissione associato alla cartella, questo non viene mostrato all'utente.
È necessario impostare le preferenze sito (Impostazioni generali > Autore > Creazione di una visualizzazione pagina) su Workplace XT o Workplace affinché la funzione Associa modelli di immissione a cartelle funzioni correttamente. Alcuni prodotti (come, ad esempio, IBM® Enterprise Records) richiedono che le preferenze sito siano impostate su Solo Workplace. Se le preferenze sito non vengono impostate su Workplace XT o Workplace, è possibile visualizzare e modificare Associa modelli di immissione a cartelle, ma la funzione non si comporterà nel modo previsto.
È possibile associare in modo esplicito modelli di immissione a una cartella, oppure lasciare che la cartella e le relative sottocartelle ereditino associazioni modello di immissione da una cartella padre o un archivio oggetti. Se non esiste alcuna associazione esplicita o ereditata, verrà utilizzata la procedura guidata standard.
Dopo aver aggiunto un documento a una qualsiasi sottocartella, viene utilizzato il modello di immissione definito nella cartella principale, con una sola eccezione. Se si utilizza l'opzione Aggiungi nella sottocartella ma non si dispone dei diritti di accesso alla cartella principale o alla cartella padre della cartella principale su cui è stata definita l'associazione del modello di immissione, il modello di immissione non viene utilizzato. Al contrario, viene visualizzata la procedura guidata per l'aggiunta del documento.
Questa condizione si verifica anche se non si dispone dell'accesso di visualizzazione a nessuna delle cartelle di livello medio nel percorso di ereditarietà. In questo caso, il modello di immissione ricerca dal basso verso l'alto e i diritti di accesso di visualizzazione mancanti per qualsiasi cartella nel percorso di ereditarietà determinano l'interruzione della ricerca.