當您要同時修改一或多份文件時,必須先將它們移出。移出文件是指開啟文件以進行編輯,並且將它們鎖在物件儲存庫中,直到您移入新的版本為止。 根據物件儲存庫的網站喜好設定,會在協同模式或專用模式下移出文件。協同移出是指在擁有必要的權限時,您可以移入文件,即使此文件目前已由他人移出。獨佔移出是指文件是由特定的使用者移出,只有該使用者才可以簽回這份文件。
完成變更之後,您可以將文件簽回到物件儲存庫。移入一或多份文件時,文件的版本資訊會更新。這時候其他使用者就可以移出這些文件了。不管是否移出文件,其他使用者一律可以檢視及下載文件的副本。您可以直接從 Workplace XT 中移入文件,或是從使用 Application Integration 整合的 Microsoft Office 應用程式中移入文件。
您可以同時修改多重文件。如果這些文件位於有一或多個關聯項目範本的資料夾中,Workplace XT 可讓您先處理所選的文件,再將它移入或移出物件儲存庫。比方說,您可以先移除特定的文件,再移入您的文件。
文件被追蹤時,Workplace XT 可以在您從物件儲存庫移出文件之後,在您的本端機器上找到這些文件。 如果您要取消移出、儲存或移入該文件時,都可以輕鬆找到。在您完成移入程序或取消移出程序之後,您也可以從本端機器自動刪除文件的本端副本。 刪除功能由您的網站管理者確定。
您可以在 Workplace XT 中同時移出或是移出並下載一或多份文件。 如果您移出文件,您可以在移出文件之後,選擇性地下載您要移出的文件。「簽出和下載」動作可讓您同時簽出並下載文件。您可以先改寫本端機器上現有的文件,再從物件儲存庫下載文件。如果是移出並下載一份文件,則可以開啟該檔案。
在您要移出並下載的文件當中,有些可能已經歸檔在多個資料夾中了。如果您的管理者針對下載資料夾結構網站喜好設定,指定了「階層式資料夾」設定,Workplace XT 就無法處理這些文件。 此設定會重建資料夾階層,其中的文件已儲存在本端機器的物件儲存庫中。比方說,如果您的文件是儲存在名為 My Object Store\my folders\ 的物件儲存庫中,則會在本端機器上建立與 C:\My Object Store\my folders 相同的資料夾結構。請使用「選取資料夾」來指定文件存檔所在的其中一個資料夾。接著 Workplace XT 即可在本端機器上下載並追蹤那些文件。
您可以使用舊版的內容值和存取權,同時移入一或多份文件。 您可以使用下列任一方式來移入文件:
如需指定內容值的相關資訊,請參閱使用內容。
您可以取消移出一或多份文件,讓其他人得以移出這些文件。例如,您可能已經移出文件等著變更,但稍後又決定不需要變更。當您取消移出時,文件會回到它移出之前的舊版狀態和號碼。