Sie können Dokumente hinzufügen, die lokal auf Ihrem Computer gespeichert sind oder außerhalb Ihrer Umgebung liegen (etwa auf einer Webseite), indem Sie einen Pfad angeben. Wenn der eingegebene Pfad auf ein Dokument verweist, wird ein Dokument ohne Inhalt hinzugefügt. Sie können auch ein externes Objekt hinzufügen, das nicht elektronisch gespeichert werden kann, das jedoch durch eine Gruppe von Eigenschaften dargestellt und überwacht werden kann. Ein Beispiel hierfür wäre ein Satz von Schulungs-DVDs.
Lokale Datei löschen wird angezeigt, wenn Ihr Dokument überwacht wird. Wählen Sie diese Option aus, wenn die lokale Kopie des Dokuments, das Sie einchecken, nach Abschluss des Hinzufügevorgangs von Ihrem Computer gelöscht werden soll. Speichern und schließen Sie vor Abschluss des Löschvorgangs die lokale Kopie. Ihr Siteadministrator bestimmt, ob Sie die Standardeinstellung für diese Option überschreiben können oder nicht.
Es kann vorkommen, dass eine Datei gelöscht wird, solange sie noch geöffnet ist. Dies kann der Fall sein, nachdem Sie angegeben haben, dass die lokale Datei gelöscht werden soll.
Sie können ein Dokument einem Ordner hinzufügen, dem mehrere Erfassungsvorlagen zugewiesen sind. Sie müssen die gewünschte Erfassungsvorlage in der Liste Erfassungsvorlagen auswählen. Wenn Sie mehrere Dokumente gleichzeitig hinzufügen und die Dateitypkategorie festgelegt wurde, wählen Sie keine Erfassungsvorlage aus. Stattdessen werden die Dokumente nach Dateitypkategorie gruppiert und Sie können die hinzuzufügenden Dokumente auswählen.
Eigenschaften sind Informationen zum Dokument, etwa sein Ablageort in einem Objektspeicher sowie die Klasse und die Eigenschaftswerte. Beim Hinzufügen eines Dokuments über eine Erfassungsvorlage kann es sein, dass einige oder alle Eigenschaften bereits vordefiniert sind. Dokumente können je nach der Sitevorgabe Ordnerauswahl erforderlich einem bestimmten Ordner oder direkt einem Objektspeicher hinzugefügt werden. Die Klasse bestimmt, welche Eigenschaften dem Dokument zugewiesen werden. Weitere Informationen finden Sie in Mit Eigenschaften arbeiten.
Es besteht auch die Möglichkeit, das Dokument zum übergeordneten Dokument eines zusammengesetzten Dokuments zu erklären, und Sie können untergeordnete Dokumente dem übergeordneten zuweisen. Die Option für ein zusammengesetztes Dokument ist nicht verfügbar, wenn Sie ein Dokument per Drag-and-drop hinzufügen.
Standardmäßig wird das Dokument als eine Hauptversion hinzugefügt. Eine Hauptversion wird im Allgemeinen allen Benutzern zugänglich gemacht.
Sie können auch die Zugriffsberechtigungen für das Dokument ändern, indem Sie den Sicherheitsabschnitt erweitern. Diese Option ist nicht verfügbar, wenn Sie ein Dokument mit der Aktion Dokument hinzufügen hinzufügen, während die Aktion Erweitertes Hinzufügen von Dokumenten ebenfalls verfügbar ist. Stattdessen erhält des Dokument die Zugriffsrechte und Berechtigungen, die seiner Dokumentklasse oder der bei seiner Hinzufügung verwendeten Erfassungsvorlage standardmäßig zugeordnet sind.
Wenn Records Manager auf Ihrem Computer installiert ist, können Sie einem Objektspeicher für Schriftstücke klassifizierte Dokumente hinzufügen, indem Sie eine Klasse für das jeweilige klassifizierte Dokument wählen. Die Klassifizierungswerte können nach Bedarf aktualisiert werden.