IBM FileNet P8, Version 5.2            

Sélection d'un document

Vous pouvez ajouter les documents enregistrés localement sur votre ordinateur ou un document extérieur à votre environnement, par exemple une page Web, en indiquant un chemin. Si le chemin entré mène à un document, un document sans contenu est ajouté. Vous pouvez également ajouter un élément externe ne pouvant pas être stocké sur support informatique mais pouvant être représenté et suivi par un ensemble de propriétés (par exemple un ensemble de cassettes vidéo de formation).

Conseil : Lorsque vous sélectionnez un autre type dans la liste Type, les options de la page sont modifiées.

Supprimer le fichier local s'affiche lorsque votre document est suivi. Sélectionnez cette option si vous souhaitez que la copie locale du document que vous restituez soit supprimée de votre poste de travail une fois votre procédure d'ajout terminée. Sauvegardez et fermez la copie locale avant de terminer la suppression. Votre administrateur de site choisit si vos paramètres remplacent les paramètres par défaut pour cette option.

Il peut exister des instances dans lesquelles un fichier est supprimé alors qu'il est toujours ouvert. Cette situation peut survenir une fois que vous avez indiqué que vous souhaitez que le fichier local soit supprimé.

Sélection d'un modèle d'entrée

Vous pouvez ajouter un document à un dossier ayant plusieurs modèles d'entrée associés. Vous devez ensuite sélectionner le modèle d'entrée à utiliser dans la zone Modèle d'entrée. Si vous ajoutez plusieurs documents en même temps, et si la catégorie Type de fichier a été définie, vous ne sélectionnez pas de modèle d'entrée. A la place, les documents sont regroupés par catégorie de type de fichier et vous pouvez choisir les documents à ajouter.

Attribution de propriétés

Les propriétés définissent les informations sur le document que vous ajoutez, telles son emplacement dans un conteneur d'objets et les valeurs de classe et de propriété attribuées au document. Si vous ajoutez un document à l'aide d'un modèle d'entrée, certaines ou toutes les propriétés peuvent être prédéfinies pour vous. Vous pouvez ajouter des documents à un document spécifique ou directement à un conteneur d'objets en fonction de la configuration des préférences de site Nécessite la sélection d'un dossier. La classe de document contrôle les propriétés attribuées au document. Pour plus d'informations, voir Utilisation de propriétés.

Remarque :
  • Lorsque vous faites glisser un seul document, vous pouvez entrer un type pour le document. Toutefois, lorsque vous faites glisser plusieurs documents, chaque nom de fichier de document est attribué en tant que titre de chaque document.
  • Si vous ajoutez un message Outlook ou le texte issu d'un message Outlook, seules la classe de courrier électronique de base et ses sous-classes sont affichées. Si vous ajoutez des pièces jointes, toutes les classes sont disponibles sauf si le profil attribué est défini pour utiliser uniquement la classe de message électronique.

Documents composés

Vous avez la possibilité de faire en sorte que le document ajouté soit le document parent d'un document composé. De plus, vous pouvez associer des documents enfant au document parent. L'option de document composé n'est pas disponible si vous ajoutez le document en le faisant glisser.

Versions

Par défaut, le document est ajouté en tant que version principale. Une version principale est généralement disponible pour tous les utilisateurs.

Sécurité

Vous pouvez également modifier les droits d'accès de sécurité pour le document ajouté en développant la section de sécurité. Cette option n'est pas disponible si vous ajoutez un document à l'aide de l'action Ajouter un document lorsque l'action Ajouter un document (options avancées) est également disponible. A la place, le document reçoit les droits d'accès de sécurité par défaut associés à sa classe de document ou au modèle d'entrée utilisé pour ajouter le document.

Documents classés

Si Records Manager est installé, vous pouvez ajouter des documents classés à un conteneur d'objets d'enregistrements en sélectionnant une classe de document. Mettez à jour les valeurs de classement.



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Dernière mise à jour : Mars 2013
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