Le impostazioni generali per le preferenze Autore determinano il comportamento di default per l'aggiunta o il check-in di documenti e la visualizzazione o meno della pagina di sicurezza.
La preferenza Aggiungi come versione principale determina l'impostazione di default dell'opzione Aggiungi come versione principale per l'aggiunta di un nuovo documento. Il valore di default è No (il documento viene aggiunto come versione secondaria). L'utente può ignorare tale impostazione durante l'aggiunta di un documento.
La preferenza Check-in per versione principale determina l'impostazione di default dell'opzione Check-in per versione principale per il check-in di un documento. Il valore di default è No (il documento viene sottoposto a check-in come versione secondaria). L'utente può ignorare tale impostazione durante il check-in di un documento.
In passato i dati sono stati organizzati in strutture di cartelle e gli utenti sfogliano le cartelle per trovare i dati. Per fare questo, devono comprendere la struttura delle cartelle. Con l'evoluzione della tecnologia di ricerca, si tende a indicizzare tutto il contenuto e a definire criteri di ricerca anziché esplorare le strutture di cartelle. Non c'è quindi la necessità di richiedere documenti e oggetti personalizzati da archiviare nelle cartelle.
Content Engine consente di aggiungere un documento o un oggetto personalizzato a un archivio oggetti senza dover specificare la cartella in cui archiviarlo. Per trarre vantaggio da tale funzione, impostare la preferenza Richiedi selezione cartella su No. Gli utenti possono quindi aggiungere nuovi documenti senza dover specificare la cartella in cui inserirli.
La preferenza sito Visibilità pagina sicurezza determina se la pagina Sicurezza viene visualizzata durante l'esecuzione di determinate operazioni. Il valore di default è Mostra.
Quando la preferenza è impostata su Nascondi, l'utente non può visualizzare o definire le impostazioni di sicurezza durante l'esecuzione delle seguenti operazioni:
I nuovi oggetti acquisiscono le impostazioni di sicurezza di default definite in Enterprise Manager. Analogamente, le nuove versioni dei documenti acquisiscono le impostazioni di sicurezza della versione precedente.
Indipendentemente dall'impostazione della preferenza, un utente può visualizzare la pagina delle informazioni sulla sicurezza durante la visualizzazione delle proprietà di un documento e modificare le proprietà di sicurezza se i diritti di accesso per il documento lo consentono.
L'impostazione della preferenza su Nascondi non ha alcun effetto sulle procedure guidate e le applet a cui è possibile accedere mediante Strumenti avanzati di Workplace XT.
La preferenza sito Visualizzazione pagina Creazione determina le azioni disponibili per gli utenti di Workplace XT durante la creazione di un documento o cartella oppure la visualizzazione o la modifica delle proprietà relative al documento o alla cartella. Varie azioni di creazione di Workplace XT sono suddivise in due gruppi: azioni con un'interfaccia semplificata e un numero minore di opzioni ("Workplace XT") e azioni con un'interfaccia simile a quella di Workplace e tutte le opzioni possibili ("Workplace"). È possibile scegliere di utilizzare le procedure guidate di Workplace XT e Workplace, oppure solo quelle di Workplace. Per default, sono attivati entrambi i gruppi di azioni.
La azioni Workplace XT presentano le seguenti limitazioni:
La tabella seguente descrive le azioni disponibili per ogni opzione.
Opzione | Azioni disponibili e risultati | Utilizzare questa opzione nei seguenti casi |
---|---|---|
Workplace XT e Workplace | L'azione Aggiungi documento avvia la Procedura guidata di aggiunta documento. L'azione Aggiungi documento (modalità avanzata) avvia la Procedura guidata di aggiunta documento avanzata (analogamente all'azione Aggiungi documento nell'opzione Solo Workplace). L'azione Aggiungi cartella avvia la Procedura guidata di aggiunta cartella. L'azione Aggiungi cartella (modalità avanzata) avvia la Procedura guidata di aggiunta cartella avanzata (analogamente all'azione Aggiungi cartella nell'opzione Solo Workplace). L'azione Check in avvia la Procedura guidata di check in in modalità di check in rapida, con la possibilità di specificare ulteriori opzioni. L'azione Check in avanzato avvia la Procedura guidata di check in avanzato (analogamente all'opzione Solo Workplace). L'azione Proprietà apre il foglio proprietà in cui sono visualizzate le proprietà personalizzate. L'azione Tutte le proprietà apre il foglio proprietà in cui sono visualizzate le proprietà personalizzate e di sistema, con link ad altre visualizzazioni e azioni correlate (analogamente all'azione Proprietà nell'opzione Solo Workplace). L'azione Apri su un modello di immissione aggiunge un documento utilizzando un modello di immissione semplificato. Questo modello di immissione è utilizzato per default ogni volta che si aggiunge un documento utilizzando un modello di immissione. L'azione Apri (modalità avanzata) su un modello di immissione aggiunge un documento utilizzando il modello di immissione stile Workplace (lo stesso dell'azione Apri nell'opzione Solo Workplace). |
Si desidera utilizzare un'interfaccia semplificata durante l'aggiunta o il check in di documenti. È sempre possibile utilizzare le azioni di Workplace quando necessario. |
Solo Workplace | L'azione Aggiungi documento avvia la Procedura guidata di aggiunta documento avanzata (analogamente all'azione Aggiungi documento (modalità avanzata) nell'opzione Workplace XT e Workplace). I modelli di immissione associati a una cartella tramite l'azione Associa modelli di immissione vengono ignorati. L'azione Aggiungi cartella avvia la Procedura guidata di aggiunta cartella avanzata (analogamente all'azione Aggiungi cartella (modalità avanzata) nell'opzione Workplace XT e Workplace). L'azione Check in avvia la Procedura guidata di check in consentendo il check in di un documento con i valori delle proprietà e i diritti di accesso della versione precedente. L'azione Check in avanzato avvia la Procedura guidata di check in avanzato (analogamente all'opzione Workplace XT e Workplace). L'azione Proprietà apre il foglio proprietà in cui sono visualizzate le proprietà personalizzate e di sistema, con link ad altre visualizzazioni e azioni correlate (analogamente all'opzione Tutte le proprietà nell'opzione Workplace XT e Workplace). L'azione Apri aggiunge un documento utilizzando il modello di immissione stile Workplace (analogamente all'azione Apri (modalità avanzata) nell'opzione Workplace XT e Workplace). Questo modello di immissione è utilizzato per default ogni volta che si aggiunge un documento utilizzando un modello di immissione. |
Gli utenti devono utilizzare le azioni di Workplace con opzioni non disponibili nelle azioni di Workplace XT, ad esempio l'impostazione della sicurezza o il check in di contenuto salvato. |