1 つ以上の単語 (検索する情報を最も良く表す単語または語句) を 「キーワード」フィールドに入力し、「検索」をクリックします。ドキュメント内、またはフルテキスト索引処理用に構成された文字列プロパティー内の特定の単語または語句を検索できます。
検索の有効性を最大化するために役立つヒントを次に示します。
完全一致語または完全一致語句 | 完全に一致する語句を検索するには、語句を二重引用符で囲みます。 完全に一致する語句の検索は、固有名詞や一般的な語句を検索する場合に特に役立ちます。例えば、John Adams を検索すると、アメリカ大統領の John Adams および John Quincy Adams を含むドキュメントが検索結果として表示されます。 この場合、「John Adams」と入力すると、John Adams を含むドキュメントだけが検索結果に表示されます。 検索語に類似する単語も検索されます。例えば、month と入力すると、month または months という単語を含むドキュメントが検索結果として表示されます。 単語の変化形を除外するには、単語を二重引用符で囲みます。すべての検索語の単語の変化形を除外するには、「完全一致語」検索オプションを選択します。 |
一般的な単語の検索 | 通常、the、in、and などの一般的な単語は検索で無視するように構成されます。語句の一部として一般的な単語を検索するには、二重引用符で囲みます。 |
ワイルドカード文字の使用 | 検索対象のドキュメントで使用されているスペルやその他の変化形が不確実な場合は、検索語にワイルドカード文字を使用できます。
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すべてのキーワードの検索 | 入力したすべての単語または語句に一致するものを検索できます。例えば、FileNet® P8 と入力して、「任意」を選択して検索すると、FileNet または P8 という単語を含むドキュメントが返されます。「すべて」を選択すると、両方の単語を含むドキュメントのみが検索されます。 |
近接性を基準にしたキーワードの検索 | キーワード間の近接度を基準にして、キーワードを検索できます(このオプションを選択すると、すべてのキーワードが自動的に検索されます)。検索条件との一致とみなすキーワードの近接度を指定できます。範囲を指定しない場合、デフォルトの範囲は 1024 です。 |
検索するドキュメントのバージョンを選択すると、検索をさらに制限または拡張できます。デフォルトでは、検索結果として最新バージョンのドキュメントが表示されます。ただし、マイナー・バージョンである場合があります。「リリース済み」を選択すると、検索結果として最新のメジャー・バージョンのみが表示されます。「すべて」を選択すると、ドキュメントのすべてのバージョンが検索されます。
1 つ以上のプロパティーを選択して検索条件として使用できます。選択できるプロパティーおよび関連付けられた選択リストは、選択するドキュメントやフォルダー・クラスと関連付けられたものです。これには非表示のプロパティーや検索不可能なプロパティーは含まれません。サブクラスを検索に含める場合は、すべてのサブクラスのプロパティーおよび選択リストを使用することもできます。条件を指定した後でドキュメントまたはフォルダー・クラスを選択した場合、新しいクラスで無効となるプロパティーや値は、条件リストから自動的に破棄されます。
検索条件を追加する場合は、すべての検索条件を満たすオブジェクトを検索するのか、または 1 つ以上の検索条件を満たすオブジェクトを検索するのかを選択する必要があります。
以下に、検索条件を追加する際に役立つ基本的なヒントを示します。
条件の追加と削除「次で始まる」、「次で終わる」、および「次を含む」オプションを使用する場合、文字列ベースのプロパティー値にワイルドカードの文字を使用できます。
検索結果で表示される列は、検索条件で使用されたプロパティーと、選択されたオブジェクト・ストアに対するサイト設定で指定されたプロパティーの組み合わせで構成されています。プロパティーを検索条件として追加し、値を空白にすることで、検索結果に追加したプロパティーを表示できます。
ソート順の設定Workplace XT の場合、検索を実行する前に、検索結果のソート順序を設定するプロパティーを選択できます。昇順または降順でソートすることができます。異なるプロパティーを選択してソート順序を設定すると、それ以前に選択されていたプロパティーでのソート順は自動的に無効となります。
1 つのプロパティーから複数の値を検索する場合、検索する値の数だけ、そのプロパティーをリストして値を選択する必要があります。例えば、Breeds という名前のプロパティーに値が複数あるとします。Collie または Poodle を検索する場合は、次のように検索条件を選択します。
次の条件のうちいずれか を満たすアイテムを検索する場合: Breeds = Collie Breeds = Poodle
フィルタリングされた選択リストいくつかのプロパティー選択リストは、入力内容に基づき選択をフィルターリングすることができます。選択リストには、入力したテキストで始まるすべての選択が表示されます。また、アスタリスク (*) をワイルドカード文字として使用することもできます。例えば、*Cla と入力すると、Auto Claims および Claim Processing というクラスが検索されます。(入力したテキストの最後には、常に暗黙のアスタリスクが存在します。)
Workplace XT の場合、各ドキュメントの要約情報を組み込んで、それを検索結果に表示することを選択できます。
検索の追加オプションの選択検索オプションを 1 つ以上選択すると、検索をさらに制限または拡張できます。検索オプションは、ドキュメントまたはフォルダーの検索で一般的に使用されるプロパティーに基づきます。
オプションは、一般的に選択される条件へのショートカットです。例えば、所有 (「自分の作成分」) や変更日 (「先月追加分」) といった条件、または PDF ドキュメントといったドキュメント・タイプが挙げられます。オプションを 1 つ以上選択すると、検索結果を絞り込むことができます。
デフォルトでは、検索結果として最新バージョンのドキュメントが表示されます。ただし、マイナー・バージョンである場合があります。「リリース済み」を選択すると、検索結果として最新のメジャー・バージョンのみが表示されます。「すべて」を選択すると、ドキュメントのすべてのバージョンが検索されます。
検索設定の保存頻繁に検索するプロパティーや値がある場合は、 それらを検索デフォルトとして、または「マイ・サーチ」で名前付きサーチとして保存できます。