Met de sitevoorkeuren van Integratie voor Microsoft Office wordt het gedrag bepaald voor specifieke functies van Integratie voor Microsoft Office.
Opties voor Ontwerpen
Met de opties voor ontwerpen worden verschillende soorten gedrag wanneer u een document toevoegt, incheckt of uitcheckt.
- Met Standaard invoersjabloon afbeelden wordt bepaald of gebruikers de standaard invoersjabloon kunnen selecteren bij het toevoegen of inchecken van een document. De standaard invoersjabloon vereist dat de gebruiker de locatie van het document, de documentklasse en door de klasse aangegeven eigenschappen opgeeft. Schakel deze optie uit als u gebruikers wilt beperken voor invoersjablonen die u hebt gemaakt.
- Met Uitchecken bij het openen van document wordt bepaald of een document automatisch wordt uitgecheckt wanneer de gebruiker dubbelklikt op het document in het takenvenster. De gebruiker moet de juiste toegangsmachtigingen hebben om het document uit te checken. Deze optie is niet van toepassing op het openen van het document met de menuopties.
- Met Takenvenster sluiten na openen van document wordt bepaald of het venster bladeren of zoeken wordt gesloten nadat een FileNet P8-document is geopend. Wanneer deze optie is ingeschakeld, wordt het takenvenster gesloten wanneer het document wordt geopend. Als het document wordt geopend in een nieuw venster, wordt het takenvenster in het oorspronkelijke venster ook gesloten.
- Met Bestandsnaam gebruiken als titel wordt opgegeven of de bestandsnaam van het Microsoft® Office-document, met extensie, moet worden gebruikt als standaardtitel bij het toevoegen van een nieuwe document. Wanneer deze optie is ingeschakeld, negeert deze de standaardtitel, indien aanwezig, die is opgegeven in de invoersjabloon.
Opties voor lokaal bestand wissen
Met de opties voor het wissen van lokale bestanden wordt bepaald of de lokale kopie van een bestand wordt gewist uit het lokale bestandssysteem na het toevoegen of inchecken van een document vanuit een Office-toepassing. Het is handig om het bestand te wissen als het meerdere auteurs heeft; elke auteur wordt dan geforceerd om uit te checken en de nieuwste versie van het bestand te downloaden, voordat dit opnieuw wordt gewijzigd. De volgende opties zijn beschikbaar:
- Met Wissen na toevoegen wordt bepaald of het lokale bestand wordt gewist wanneer het document juist is toegevoegd.
- Met Wissen na inchecken wordt bepaald of het lokale bestand wordt gewist wanneer het document juist is ingecheckt.
- Met Wissen na opslaan wordt bepaald of het lokale bestand wordt gewist wanneer het bestand is opgeslagen met de actie Opslaan.
- Met Wissen na annuleren van uitchecken wordt bepaald of het lokale bestand wordt gewist wanneer een checkout is geannuleerd.
Opmerking: Het lokale bestand wordt alleen gewist wanneer de Office-toepassing die u gebruikt dezelfde toepassing is als degene die u hebt gebruikt om het bestand te maken. Het bestand moet ook open zijn wanneer u de uitcheckprocedure annuleert. Als het gesloten is, wordt de uitcheckprocedure niet geannuleerd.
Opties van Outlook
Met de Outlook-opties wordt bepaald hoe Microsoft® Outlook zich gedraagt wanneer u e-mailberichten toevoegt aan FileNet P8 en wanneer u FileNet P8-objecten verzendt in een e-mailbericht.
- Met Aanwijzing voor eigenschappen bij toevoegen wordt bepaald of Outlook de gebruiker vraagt om informatie in te voeren bij het toevoegen van een e-mailbericht aan FileNet P8 met behulp van de methode slepen en neerzetten. Wanneer deze optie is uitgeschakeld, kan de gebruiker een e-mailbericht toevoegen aan FileNet
P8 zonder gegevens in te voeren door het te slepen en neer te zetten in de gewenste map. De eigenschappen voor de e-mail worden automatisch gevuld op basis van hoe de eigenschappen zijn toegewezen. ZieEigenschappentoewijzing van Microsoft Outlook configureren voor meer informatie.
- Met E-mail wissen na toevoegen wordt bepaald of het e-mailbericht wordt gewist uit Outlook wanneer het juist is toegevoegd aan FileNet P8.
- Met Bijlage alleen toevoegen als koppeling wordt bepaald wat er gebeurt wanneer gebruikers een FileNet P8-object willen verzenden in een e-mailbericht. Wanneer deze optie is uitgeschakeld, kan de gebruiker ervoor kiezen om het object toe te voegen als kopie van het oorspronkelijke object of als koppeling naar het oorspronkelijke object.
Wanneer deze optie is ingeschakeld, heeft de gebruiker de optie om het object alleen toe te voegen aan de e-mail als koppeling naar het oorspronkelijke object.
Bestandstracering
De opties voor bestandstracering bepalen de standaardlocatie voor bestanden van gebruikers. Om het meeste voordeel te halen uit File Tracker, moeten de opties die u hier selecteert overeenkomen met de opties die u kiest als algemene instellingen voor bestandstracering.
Met de instelling Documentdirectory wordt het pad opgegeven op het systeem van een gebruiker waarin documenten moeten worden geplaatst wanneer en gebruiker een document opent of uitcheckt. De volgende opties zijn beschikbaar:
- Instellingen van Workplace XT gebruiken maakt gebruik van de instellingen voor de documentdirectory en het gekwalificeerde pad vanuit de sitevoorkeuren voor algemene instellingen voor bestandstracering.
- Standaardwaarden van toepassingen maakt gebruik van de standaardlocatie van de toepassing, dit is meestal C:\Documents and Settings\gebruikersnaam\Mijn documenten.
- Basispad maakt gebruik van het pad dat is opgegeven in het gebruikersprofiel, dit is meestal C:\Documents and Settings\gebruikersnaam.
- Met Mijn documenten wordt het directorypad ingesteld op de map "Mijn documenten" van de gebruiker, meestal C:\Documents and Settings\gebruikersnaam\Mijn documenten.
- Exact pad gebruikt het exacte pad dat wordt ingevoerd in het veld Gekwalificeerd pad.
Het veld Gekwalificeerd pad wordt gebruikt om een exact pad of een map op te geven die moet worden toegevoegd aan het pad dat is opgegeven in de instelling Standaardwaarden van toepassingen, Basispad of Mijn documenten.
Het resulterende pad moet bestaan op het systeem van de gebruiker. Dit veld wordt genegeerd als u Instellingen van Workplace XT gebruiken hebt geselecteerd.
Bijvoorbeeld, stel dat de standaardlocatie van de toepassing C:\Documents
and Settings\gebruikersnaam\Mijn documenten is en u MijnMap opgeeft als gekwalificeerd pad. Wanneer gebruikers een document uitchecken of openen vanuit Word, wordt hun document opgeslagen in C:\Documents and Settings\gebruikersnaam\Mijn documenten\MyFolder.
Multiuser-omgeving van Citrix en instellingen voor bestandstracering
Als u geïntegreerde Office-toepassingen gebruikt in een multiuser-omgeving van Citrix®, wordt het aanbevolen dat u het Basispad, Mijn documenten, of Instellingen van Workplace XT gebruiken configureert zodat alle gebruikers een document dat is gedownload vanuit FileNet P8 kunnen openen.
Als u de optie Instellingen van Workplace XT gebruikt, bevestigt u dat instellingen die zijn gerelateerd aan Workplace XT compatibel zijn met de opties Basispad en Mijn documenten.
Gebruik eerst de instelling Exact pad om een gedeelde directory te maken, en geef vervolgens de directorylocatie op. Als u de instelling Standaardwaarden van toepassingen selecteert, bevestigt u dat het opgegeven pad de locatie van de toepassing gebruikt, zoals C:\Documents and Settings\gebruikersnaam\.
Categorieën bestandstypen
U kunt categorieën voor bestandstypen opgeven die moeten worden gebruikt als filters wanneer gebruikers bladeren of zoeken naar documenten. Een categorie voor bestandstypen bevat een lijst met MIME-typen; een bestandstype zonder gedefinieerde MIME-typen is van toepasing op objecten zonder inhoud. Bestandstypen worden gedefinieerd in de sitevoorkeur Categorieën bestandstypen.