IBM FileNet P8, Versie 5.2            

E-mail verzenden

Als u e-mail verzendt vanuit een geïntegreerde Microsoft Office-toepassing met behulp van FileNet Integration for Microsoft Office, kunt u een hyperlink verzenden naar een document of een kopie van een document. U kunt ook één of meer documenten slepen vanuit een objectruimte naar een open e-mail in een geïntegreerde Outlook. Deze documenten zijn kopieën van de oorspronkelijke documenten en worden toegevoegd als e-mailbijlagen of als hyperlink. U kunt documenten naar andere toepassingen dan Microsoft-toepassingen slepen; FileNet Integration for Microsoft Office herkent deze documenten echter niet.

Ontvangers die e-mail ontvangen met een hyperlink moeten zich aanmelden voordat zij het gekoppelde item openen en moeten toegangsmachtigingen hebben om het item te bekijken. Ontvangers die e-mail ontvangen met een bijlage kunnen het bijgesloten document openen zonder zich aan te melden.

Tip: Wanneer u een hyperlink naar een document verstuurt vanuit een lijstweergave, opent de hyperlink de releaseversie of huidige versie van het document, zelfs als het document later wordt bijgewerkt. In een geïntegreerde Outlook die Integration for Microsoft Office gebruikt, kunt u de versiereeks openen voor een bepaald document en een kopie van de specifieke versie naar een e-mail slepen als bijlage. U kunt slechts één document tegelijk slepen als u een bepaalde versie selecteert.

Wanneer u een object verzendt als hyperlink, wordt de naam van het document of de map, exclusief speciale tekens, afgebeeld als de tekst van de hyperlink. Bijvoorbeeld, als de naam van uw document MyDocument, wordt MyDocument afgebeeld.

Wanneer u een document verzendt als e-mailbijlage, wordt de documenttitel gebruikt als de beschrijving voor de e-mailbijlage. De titel kan echter anders zijn wanneer het een andere tekenset gebruikt die is opgegeven door us regionale instellingen en taalinstellingen. Bijvoorbeeld, als u een document verzendt met een Engelse documenttitel, wordt de documenttitel gebruikt als beschrijving voor de e-mailbijlage. Als u echter Lotus Notes gebruikt, als uw clientlocale is ingesteld op Engels en u een document verzendt met een Japanse documenttitel, wordt een Engelse beschrijving zoals WorkplaceXT1234.doc gebruikt als beschrijving voor de e-mailbijlage.

Opmerking: Om de actie E-mail verzenden te gebruiken, moet u de standaard e-mailclient van uw webbrowser instellen op Microsoft Outlook of Lotus Notes.

Een hyperlink of bijlage verzenden:

Tabel 1. In deze tabel worden de menuopties afgebeeld die beschikbaar zijn wanneer u geïntegreerde Office-toepassingen gebruikt.
Office-toepassingen die gebruik maken van FileNet Integration for Microsoft Office
Office-toepassingen Outlook
  1. Open een toepassing.
  2. Zoek het tabblad IBM ECM en klik op Bladeren.
  3. Klik met de rechtermuisknop op de documenten die u wilt e-mailen en selecteer één van de volgende opties:
    • Klik op Bestand verzenden als koppeling om een hyperlink te verzenden voor het geselecteerde document. Als de instelling Bijlage alleen toevoegen als koppeling wordt ingeschakeld in de sitevorkeur, is het de enige beschikbare optie.
    • Klik op Bestand verzenden als kopie om een kopie van het geselecteerde document te verzenden.

    Wanneer u documenten naar een open e-mail sleept, kunnen de documenten worden toegevoegd als bijlagen of als koppelingen. Selecteer de documenten, druk op Alt en sleep de documenten.

  4. Vul de velden voor e-mailberichten naar behoefte in voordat u het bericht verzendt.
  1. Open een nieuw e-mailbericht.
  2. Zoek het tabblad IBM ECM en klik op Bladeren.
  3. Voer een van de volgende taken uit:

    Meerdere documenten e-mailen: Selecteer één of meer documenten die u wilt verzenden als e-mailberichten en sleep ze naar de e-mail.

    E-mail een enkel document: Klik met de rechtermuisknop op het enkele document dat u wilt e-mailen en selecteer één van de volgende opties:

    • Klik op Bestand bijvoegen als koppeling om een hyperlink te verzenden voor het geselecteerde document. Als de instelling Bijlage alleen toevoegen als koppeling wordt ingeschakeld in de sitevoorkeur, is het de enige beschikbare optie.
    • Klik op Bestand bijvoegen als koppeling om een kopie van het geselecteerde document te verzenden.
  4. Vul de velden voor e-mailberichten naar behoefte in voordat u het bericht verzendt.


Feedback

Laatst bijgewerkt: Maart 2013
fimo_wpxt_send_mail.htm

© Copyright IBM Corp. 2013.
Dit informatiecentrum maakt gebruik van Eclipse-technologie. (http://www.eclipse.org)