Si vous envoyez un message électronique à partir d'une application Microsoft Office intégrée utilisant FileNet Integration for Microsoft Office, vous pouvez envoyer le lien hypertexte d'un document ou de la copie d'un document. Vous pouvez également faire glisser un ou plusieurs documents d'un conteneur d'objets vers un message électronique ouvert dans une application Outlook intégrée. Ces documents sont des copies des documents originaux et sont ajoutés sous forme de pièces jointes ou de lien hypertexte.
Vous pouvez faire glisser des documents vers des applications autres que des applications Microsoft. Toutefois, FileNet Integration for Microsoft Office ne les reconnaît pas.
Les destinataires qui reçoivent des messages électroniques avec un lien hypertexte doivent se connecter avant d'ouvrir l'élément lié, ils doivent également disposer de droits d'accès pour l'affichage de l'élément. Les destinataires du message électronique contenant une pièce jointe peuvent ouvrir le document joint sans se connecter.
Conseil : Lorsque vous envoyez un lien hypertexte à un document à partir d'une vue de liste, le lien hypertexte ouvre la version mise à jour ou en cours du document même si le document est mis à jour ultérieurement.
Dans une application Outlook intégrée utilisant Integration for Microsoft Office, vous pouvez ouvrir la liste des versions d'un document spécifique et faire glisser une copie de la version choisie dans un message électronique sous forme de pièce jointe. Vous pouvez faire glisser un seul document à la fois si vous sélectionnez une version spécifique.
Lorsque vous envoyez un objet sous la forme de lien hypertexte, le nom de document ou de dossier à l'exclusion des caractères spéciaux s'affiche en tant que lien hypertexte. Par exemple, si le nom du document est MonDocument, MonDocument s'affiche.
Lorsque vous envoyez un document sous forme de pièce jointe, le titre du document est utilisé comme description de la pièce jointe.
Toutefois, le titre peut être différent lorsqu'il utilise un autre ensemble de caractères que celui défini par vos paramètres régionaux et de langue. Par exemple, si vous envoyez un document dont le titre est en anglais, ce titre est utilisé comme description de la pièce jointe. Toutefois, lorsque vous utilisez Lotus Notes, si votre environnement local client est l'anglais et si vous envoyez un document avec un titre en japonais, une description en anglais, telle que WorkplaceXT1234.doc, est utilisée pour la pièce jointe du message électronique.
Remarque : Pour utiliser l'action Envoyer un message, vous devez choisir Microsoft Outlook ou Lotus Notes comme client de messagerie par défaut de votre navigateur Web.
Pour envoyer un lien ou une pièce jointe :
Tableau 1. Ce tableau répertorie les options disponibles lorsque vous utilisez des applications Office intégrées. Applications Office utilisant FileNet Integration for Microsoft Office |
Applications Office |
Outlook |
- Ouvrez une application.
- Recherchez l'onglet IBM ECM et cliquez sur Parcourir.
- Cliquez à l'aide du bouton droit sur les documents à transmettre par message et sélectionnez une des options suivantes :
- Cliquez sur Envoyer le fichier en tant que lien pour envoyer un lien hypertexte pour le document sélectionné. Si le paramètre Ajouter une pièce jointe est activé en tant que lien uniquement dans les préférences de site, c'est alors la seule option disponible.
- Cliquez sur Envoyer le fichier en tant que copie pour envoyer une copie du document sélectionné.
Lorsque vous faites glisser des documents vers un message électronique ouvert, les documents peuvent être ajoutés sous forme de pièces jointes ou de liens. Sélectionnez les documents, appuyez sur la touche Alt et faites glisser les documents.
- Remplissez les zones du message électronique avant d'envoyer ce dernier.
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- Ouvrez un nouveau message électronique.
- Recherchez l'onglet IBM ECM et cliquez sur Parcourir.
- Suivez une des procédures ci-après.
Envoi de plusieurs documents : Sélectionnez un ou plusieurs documents à envoyer sous forme de pièces jointes et faites-les glisser dans le message électronique.
Envoi d'un seul document : Cliquez à l'aide du bouton droit de la souris sur le document à transmettre par message électronique et sélectionnez l'une des options suivantes :
- Cliquez sur Attacher le fichier comme lien pour envoyer un lien hypertexte pour le document sélectionné. Si le paramètre Ajouter une pièce jointe est activé en tant que lien uniquement dans les préférences de site, c'est alors la seule option disponible.
- Cliquez sur Associer le fichier en tant que copie pour envoyer une copie du document sélectionné.
- Remplissez les zones du message électronique avant d'envoyer ce dernier.
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