IBM FileNet P8, Version 5.2            

Dokumente als Schriftstücke deklarieren

Beachten Sie beim Deklarieren von Dokumenten, dass es zu Problemen kommen kann, wenn das betreffende Dokument Teil eines zusammengesetzten Dokuments ist. Wenn Sie einem übergeordneten Dokument untergeordnete Dokumente hinzufügen, können die dabei vorgenommenen Einstellungen die normale Planung für die Behandlung abgelaufener Dokumente stören. Einstellungen, die das Löschen von übergeordneten oder untergeordneten Dokumenten verhindern, können den normalen Zeitplan zum Löschen von Dokumenten stören. Auch die Einstellung zum Löschen untergeordneter Dokumente zusammen mit den dazugehörigen übergeordneten Dokumenten kann die normale Behandlung abgelaufener Dokumente stören. Unter Konfigurieren von IBM® InfoSphere Enterprise Records finden Sie weitere Einzelheiten darüber, welche Folgen verschiedene Einstellungen haben.

Anmerkung: Anwendungen, die die DITA-Dateifunktionalität (Darwin Information Typing Architecture) verwenden, erstellen die Komponenten als zusammengesetzte Dokumente. Daher gelten die Regeln für zusammengesetzte Dokumente auch für DITA-Dateien.

Da das übergeordnete Dokument in einem zusammengesetzten Dokument mit einem speziellen Symbol gekennzeichnet ist, können Sie es leicht identifizieren und seine untergeordneten Dokumente und die dazugehörigen Links anzeigen, bevor Sie sie als Schriftstücke deklarieren. Wenn Sie über die nötigen Berechtigungen zum Ändern von Eigenschaften verfügen, können Sie auch einem übergeordneten Dokument weitere untergeordnete Dokumente hinzufügen, nachdem Sie das übergeordnete Dokument als Schriftstück deklariert haben. Sie können auch die zu einem untergeordneten Dokument gehörigen Einstellungen ändern. (Wählen Sie dazu im folgenden Vorgang Untergeordnetes Dokument ändern anstelle von Linkinformationen.)

Für untergeordnete Dokumente ist kein spezielles Symbol vorhanden. Wir empfehlen, wie folgt vorzugehen, um unerwünschte Auswirkungen zu vermeiden:
  1. Klicken Sie auf das Symbol Informationen abrufen für andere bestehende Dokumente, bevor Sie sie als Schriftstücke deklarieren.
  2. Wählen Sie die Ansicht Übergeordnete Dokumente aus.
  3. Ist ein übergeordnetes Dokument vorhanden, klicken Sie auf das dazugehörige Symbol Informationen abrufen.
  4. Wählen Sie die dazugehörige Ansicht Untergeordnete Dokumente aus.
  5. Wählen Sie im Aktionsmenü des untergeordneten Dokuments, das als Schriftstück deklariert werden soll, die Option Linkinformationen.
  6. Überprüfen Sie die Einstellungen für Löschen beim Löschen des übergeordneten Dokuments und Löschen verhindern.
  7. Entscheiden Sie mithilfe der Informationen in Konfigurieren von IBM InfoSphere Enterprise Records, ob Sie das Dokument als Schriftstück deklarieren wollen.

So deklarieren Sie ein Dokument als Schriftstück:

  1. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus, um den Assistenten zum Deklarieren von Schriftstücken zu starten:
    • Klicken Sie am Ende im Assistenten zum Hinzufügen von Dokumenten oder zum Einchecken auf der Seite Bestätigung auf Als Schriftstück deklarieren.
    • Suchen Sie das Dokument über die Funktion Durchsuchen oder Suchen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen des Dokuments, um das Popup-Menü zu öffnen, und wählen Sie Als Schriftstück deklarieren oder Versionen als Schriftstück deklarieren aus.
    • Klicken Sie auf der Informationsseite für ein Dokument in der Liste der Aktionen auf Als Schriftstück deklarieren oder auf Versionen als Schriftstück deklarieren.
  2. Klicken Sie auf Hilfe, wenn Sie sie für die weiteren Schritte benötigen.


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Letzte Aktualisierung: März 2013
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