Declarando Documentos como Registros

Sobre Esta Tarefa

Ao declarar um documento, esteja ciente de que podem haver questões se o documento faz parte de um documento composto. Ao incluir documentos filhos aos pais, podem ser especificadas configurações que interferem com o programa de disposição normal dos documentos relacionados. Uma configuração que previne que qualquer documento (pai ou filho) seja excluído, pode interferir com o programa normal de exclusão de documentos que estavam no prazo de exclusão. De forma similar, a especificação de um documento-filho para exclusão quando seu pai é excluído, pode interferir com o processo de disposição normal do documento filho. Consulte Configurando o IBM® InfoSphere Enterprise Records para obter detalhes sobre as consequências de diversas configurações.

Nota: Qualquer aplicativo utilizando a funcionalidade de arquivo DITA cria os componentes como documentos compostos. Assim, as regras que se aplicam aos documentos compostos também se aplicam aos arquivos DITA.

Como o documento composto pai tem um ícone especial, você pode identificá-lo com facilidade e analisar seus filhos e seus links antes de declará-los como registros. Observe que com os direitos apropriados para modificar propriedades, filhos adicionais podem ser adicionados em um documento-pai em outro momento, após você ter declarado-o como um registro. Você também pode alterar as configurações associadas com o documento filho. (Para fazer isto, selecione Modificar filho ao invés de Info de link no procedimento a seguir).

Documentos filho não têm um ícone especial. Para prevenir conseqüências não intencionadas, sugerimos que:
  1. Clique no ícone Obter Informações de outros documentos existentes antes de declará-los como registros.
  2. Selecione a visualização Documentos pais .
  3. Se houver um pai, clique em seu ícone Obter informações.
  4. Selecione a visualização Documentos filhos .
  5. No menu de ação para o documento-filho que você está planejando declarar como um registro, selecione Info de link.
  6. Observe as configurações para Excluir quando o pai for excluído e Prevenir exclusão.
  7. Consulte Configurando o IBM InfoSphere Enterprise Records para decidir se você deve declarar esse documento como um registro.

Procedimento

Para declarar um documento como um registro:

  1. Execute uma das seguintes ações para iniciar o assistente Declarar como Registro:
    • Na página Confirmação no final do assistente Incluir documento ou Dar entrada, clique em Declarar como registro.
    • Use Procurar ou Procurar para localizar o documento. Clique com o botão direito do mouse no nome do documento para abrir o menu pop-up e, em seguida, selecione Declarar como Registro ou Declarar Versões como Registro.
    • Na página de informações para um documento, clique em Declarar como Registro ou Declarar Versões como Registro na lista de ações.
  2. Clique em Ajuda como necessário nas etapas seguintes.