IBM FileNet P8, Versie 5.2            

Een document met multi-inhoud beheren

Aan een document met multi-inhoud zijn meerdere document-ID's toegewezen, maar het document bestaat uit meer dan een elektronisch bestand. Bijvoorbeeld, mogelijk hebt u een voorstel dat zowel een tekstverwerkingsdocument als een spreadsheetdocument bevat. Voor bijhouden en de bewaartermijn wilt u dezelfde naam, dezelfde eigenschappen en dezelfde locatie gebruiken voor dit document, terwijl het uit twee bestanden bestaat. U kunt dit doen door een document met multi-inhoud te gebruiken om de bestanden te groeperen. Wanneer u werkt met een document met multi-inhoud, hebt u toegang tot alle bestanden (onderhevig aan uw beveiligingsmachtigingen).

U kunt inhoudselementen toevoegen en verwijderen indien nodig, en elke versie van een document kan andere bestanden hebben als inhoudselementen. Met andere woorden, de bestanden met inhoudselementen worden gekoppeld aan een specifieke versie van het document. U moet een document uitchecken om inhoudselementen toe te voegen of te verwijderen. Wanneer u een document met multi-inhoud uitcheckt, wordt een reserveringsobject gemaakt voor de nieuwe versie van het document. Dit reserveringsobject bevat de gegevens over multi-inhoud niet. Met andere woorden, de elementen voor multi-inhoud worden niet automatisch doorgegeven van de ene versie aan de volgende. Wanneer u de nieuwe versie van het document incheckt, moet u elk inhoudselement handmatig toevoegen aan de nieuwe documentversie.

Uw sitebeheerder bepaalt welke gebruikers de inhoud van een document met multi-inhoud kunnen bekijken en welke gebruikers inhoudselementen uit het document kunnen opslaan of wissen. Als u niet de geschikte toegang hebt, kunt u alleen het eerste element bekijken in het document. Met andere woorden, u zou dan niet weten dat het document andere elementen bevat.

Documenten met multi-inhoud beheren:

  1. Een document met multi-inhoud maken:
    1. Voeg het eerste documentelement toe met behulp van de wizard Toevoegen of een invoersjabloon.
    2. Check het document uit.
    3. Gebruik de actie Inhoud opslaan om het eerste element van het document op te slaan.
      1. Ga naar het document. Klik met de rechtermuisknop op de documentnaam en klik op Meer acties > Inhoud opslaan.
      2. Klik op Bladeren om het bestand te vinden voor het eerste element.
      3. Als u dit eerste bestand hebt geaccepteerd, wordt dit het eerste inhoudselement.
    4. Gebruik de actie Content opslaan om het volgende inhoudselement toe te voegen.
      1. Ga naar het document. Klik met de rechtermuisknop op de documentnaam en klik op Meer acties > Inhoud opslaan.
      2. Zorg ervoor dat de optie Opslaan als nieuw secundair bestand is geselecteerd.
        Tip: U kunt ook een bepaald inhoudselement vervangen door een ander bestand door het bestand te selecteren in de lijst.
      3. Klik op Bladeren om het bestand te vinden.
      4. Als u dit tweede bestand hebt geaccepteerd, wordt dit het eerste inhoudselement.
    5. Herhaal stap 4 indien nodig om aanvullende bestanden toe te voegen als aanvullende elementen.
    6. Check het bestand in.
      Opmerking: Als u de uitcheckprocedure annuleert (in plaats van dat u het bestand incheckt), wordt alle opgeslagen inhoud sinds de laatste incheckprocedure verwijderd.
    7. In de stap Bestand selecteren zorgt u ervoor dat het keuzerondje Opgeslagen inhoud is geselecteerd en klikt u op Voltooien.
  2. Een bestaand inhoudselement wissen:
    1. Het document moet reeds zijn uitgecheckt en ten minste twee inhoudselementen bevatten. Met andere woorden, u hebt de actie Inhoud opslaan gebruikt om ten minste twee inhoudselementen toe te voegen aan het document, maar u hebt het document nog niet ingecheckt.
    2. Ga naar het document dat de elementen voor multi-inhoud bevat. Klik met de rechtermuisknop op het document en klik op Meer acties > Inhoud wissen.
    3. Selecteer elke bestandsnaam die u wilt wissen uit het document.
  3. Een document met elementen voor multi-inhoud downloaden:
    Opmerking: Als u twee of meer documenten met selecteren selecteert, wordt alleen het eerste element van elk document met multi-inhoud gedownload.
    1. Ga naar het bestaande document met multi-inhoud. Klik met de rechtermuisknop om het voorgrondmenu te openen, of open de informatiepagina voor het document.
    2. Klik op Downloaden. De pagina Inhoud downloaden wordt geopend.
    3. Selecteer elke bestandsnaam die u wilt downloaden. Om alle objecten te selecteren, schakelt u het selectievakje in de eerste rij (kolomkop) in.
    4. Klik op Accepteren. Als u meerdere bestanden hebt geselecteerd, wordt een gecomprimeerd bestand dat is genoemd naar het eerste bestand gedownload naar uw lokale computer.

    Bestanden met multi-inhoud bekijken:

    Als alle inhoudselementen afbeeldingen zijn, kunnen de bestanden met multi-inhoud geheel worden bekeken in Image Viewer. Let echter op het volgende gedrag wanneer u werkt met bestanden met multi-inhoud die een combinatie van elementen bevatten die wel en geen afbeeldingen zijn:

    • Als het eerste element een afbeelding is en opeenvolgende elementen niet afbeeldingen zijn, wordt geen bestandslijst afgebeeld en worden de opeenvolgende elementen niet juist weergegeven in Image Viewer.
    • Als het eerste element geen afbeelding is, wordt een bestandslijst afgebeeld.


Feedback

Laatst bijgewerkt: Maart 2013
wp_document_multi_content.htm

© Copyright IBM Corp. 2013.
Dit informatiecentrum maakt gebruik van Eclipse-technologie. (http://www.eclipse.org)