La gestione dei record è il processo di identificazione dei documenti che devono essere conservati dall'azienda come record aziendali e di sviluppo di programmi di conservazione che identificano i motivi della conservazione di un record, per quanto tempo deve essere conservato e chi può autorizzarne la collocazione finale. La gestione dei record garantisce che i record importanti vengano mantenuti disponibili durante periodi di tempo appropriati, consentendone la consultazione agli utenti interni o ai revisori esterni. Con la gestione dei record, inoltre, è possibile definire un'ulteriore aggiuntiva per i documenti (e relative proprietà), per garantire che solo gli utenti autorizzati accedano ai dati aziendali critici e che i dati non possano essere modificati una volta inclusi in un record. Nella maggior parte dei casi, precise normative statali e linee guida aziendali determinano il tipo di voci che devono essere trasformate in record e il metodo di organizzazione, classificazione e mantenimento dei record.
L'amministratore del sito può configurare Workplace XT in modo che utilizzi l'applicazione IBM® InfoSphere Enterprise Records opzionale. (IBM InfoSphere Enterprise Records era precedentemente denominato IBM FileNet Records Manager.) Da Workplace XT, è possibile identificare un documento che deve essere un record aziendale. IBM InfoSphere Enterprise Records, quindi, applica proprietà aggiuntive e la sicurezza al documento e lo archivia in ulteriori percorsi di cartella specificati durante la procedura Dichiara come record. È possibile che il proprietario originale del documento e altri utenti non dispongano più degli stessi diritti di accesso sul documento dopo che questo è diventato un record.
Per semplificare il processo di identificazione corretta dei record, l'amministratore può creare modelli di immissione Dichiara come record per il sito. Un modello può fornire una categoria di record, un'ubicazione e valori di proprietà predefiniti che semplificano il processo di identificazione dei record.
Se un documento ha più di una versione, sono disponibili diverse scelte per creare il record per la serie di documenti:
Una volta configurato IBM InfoSphere Enterprise Records per il proprio sito, gli utenti membri del ruolo di accesso Dichiara come record visualizzano il pulsante Dichiara come record nella pagina di conferma durante le operazioni di aggiunta o check in di un documento. Le azioni Dichiara come record e Dichiara versioni come record vengono elencate nella pagina Informazioni e nel menu pop-up per le versioni dei documenti che non sono ancora state dichiarate come record.
Una versione di un documento può essere dichiarata come record una sola volta. Per stabilire se una versione è già stata dichiarata come record, effettuare una delle seguenti azioni: