IBM FileNet P8, Versione 5.2            

Dichiarazione di documenti come record

Quando si dichiara un documento possono sorgere dei problemi se esso fa parte di un documento composto. Quando si aggiungono documenti secondari ai principali, si potrebbero specificare impostazioni che interferiscono con la pianificazione della normale collocazione dei documenti correlati. Un'impostazione che impedisce l'eliminazione di un documento (principale o secondario) può interferire con la normale pianificazione di eliminazione di documenti che devono essere eliminati. Analogamente, specificare che un documento secondario deve essere eliminato quando viene eliminato il relativo documento principale può interferire con la normale pianificazione di eliminazione del documento secondario. Consultare Configurazione di IBM® InfoSphere Enterprise Records per i dettagli relativi alle conseguenze delle diverse impostazioni.

Nota: Un'applicazione che utilizza la funzionalità file DITA crea i componenti come documenti composti, per cui le regole che valgono per i documenti composti si applicano anche ai file DITA.

Dal momento che il documento principale del documento composto è caratterizzato da un'icona particolare, è possibile identificarlo ed esplorare con facilità i relativi link e documenti secondari prima di dichiararli come record. Tenere presente che con i diritti appropriati di modifica delle proprietà, è possibile aggiungere ulteriori documenti secondari a un documento principale anche in un secondo momento, dopo che lo si è già dichiarato come record. È anche possibile modificare le impostazioni associate a un documento secondario. A tal fine, selezionare Modifica secondario invece di Informazioni link nella procedura descritta di seguito.

I documenti secondari non hanno una icona particolare. Per prevenire conseguenze indesiderate, si suggerisce di attenersi alla seguente procedura.
  1. Fare clic sull'icona Ottieni informazioni di altri documenti esistenti prima di dichiararli come record.
  2. Selezionare la visualizzazione Documenti principali.
  3. Se esiste un documento principale, fare clic sulla relativa icona Ottieni informazioni.
  4. Selezionare la relativa visualizzazione Documenti secondari.
  5. Dal menu Azione del documento secondario che si intende dichiarare come record, selezionare Informazioni link.
  6. Si notino le impostazioni per Elimina quando viene eliminato/a Principale e Evita eliminazione.
  7. Fare riferimento a Configurazione di IBM InfoSphere Enterprise Records per decidere se dichiarare questo documento come record.

Per dichiarare un documento come record:

  1. Per avviare la procedura guidata Dichiara come record, eseguire una delle seguenti operazioni:
    • Dalla pagina Conferma al termine della procedura guidata di aggiunta documento o di check-in, fare clic su Dichiara come record.
    • Utilizzare Sfoglia o Cerca per trovare il documento. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul nome del documento per aprire il menu pop-up, quindi selezionare Dichiara come record o Dichiara versioni come record.
    • Dalla pagina di informazioni di un documento, fare clic su Dichiara come record o Dichiara versioni come record nell'elenco di azioni.
  2. Se necessario, fare clic su ? nelle fasi successive.


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Ultimo aggiornamento: Marzo 2013
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