Se si inviano messaggi di e-mail da un'applicazione Microsoft Office integrata che utilizza FileNet Integration
per Microsoft Office,
è possibile inviare un collegamento ipertestuale ad un documento o ad una copia di un documento. È possibile anche trascinare uno o più documenti da un archivio oggetti in un'e-mail
aperta in un'applicazione Outlook integrata. Questi documenti sono copie dei documenti originali e sono aggiunti come
allegati e-mail o come collegamenti ipertestuali.
È possibile trascinare i documenti in applicazioni diverse dalle applicazioni Microsoft; tuttavia, FileNet Integration
per Microsoft Office non riconosce tali documenti.
I destinatari che ricevono e-mail con un collegamento ipertestuale devono eseguire l'accesso prima di aprire
l'elemento collegato e devono disporre dei diritti di accesso per visualizzare l'elemento. I destinatari che ricevono l'e-mail con un allegato possono aprire il documento senza accedere.
Suggerimento: Quando si invia un collegamento ipertestuale a un documento da una visualizzazione
elenco, il collegamento ipertestuale apre la versione
rilasciata
o corrente
del documento, anche se il documento viene aggiornato successivamente.
In un'applicazione Outlook integrata che utilizza Integration
per Microsoft Office, è possibile aprire la serie versione per uno
specifico documento e trascinare una copia della specifica versione nell'e-mail come allegato. È possibile
trascinare solo un documento alla volta, se è stata selezionata una specifica versione.
Quando si invia un oggetto come collegamento, il nome del documento o della cartella, a parte eventuali caratteri speciali, viene visualizzato come testo del collegamento. Ad esempio, se il nome del documento è MyDocument, viene visualizzato MyDocument.
Quando si invia un documento come un allegato e-mail, il titolo del documento viene utilizzato come descrizione dell'allegato e-mail.
Tuttavia, il titolo potrebbe essere diverso quando utilizza una serie di caratteri diversa da quella
specificata nelle impostazioni internazionali e della lingua. Ad esempio, se si invia un documento con un titolo in inglese, il titolo viene utilizzato come descrizione dell'allegato e-mail. Tuttavia, quando si utilizza Lotus Notes, se le impostazioni internazionali del client sono impostate su inglese e si invia un documento con un titolo giapponese, per l'allegato e-mail verrà utilizzata una descrizione inglese, ad esempio WorkplaceXT1234.doc.
Nota: Per utilizzare l'azione Invia messaggio, è necessario impostare il
client di e-mail di default del browser Web su Microsoft Outlook o Lotus Notes.
Per inviare un collegamento ipertestuale o allegato:
Tabella 1. Questa tabella elenca le opzioni di menu disponibili quando si utilizzano applicazioni Office integrate. Applicazioni Office che utilizzano FileNet Integration
per Microsoft Office |
Applicazioni Office |
Outlook |
- Aprire un'applicazione.
- Individuare la scheda IBM ECM e fare clic su Sfoglia.
- Fare clic con il pulsante destro del mouse sui documenti da inviare per posta e
selezionare una delle opzioni seguenti:
- Fare clic su Invia file come link per inviare un collegamento per il documento selezionato. Se l'impostazione Aggiungi allegato solo come collegamento è abilitata nella preferenza sito, questa è la sola opzione disponibile.
- Fare clic su Invia file come copia per inviare una copia
del documento selezionato.
Quando si trascinano documenti in un'e-mail aperta, i documenti possono essere aggiunti come
allegati o come link. Selezionare i documenti, premere Alt e trascinarli.
- Compilare i campi del messaggio e-mail prima di inviare il messaggio.
|
- Aprire un nuovo messaggio e-mail.
- Individuare la scheda IBM ECM e fare clic su Sfoglia.
- Eseguire una delle seguenti attività:
Invio di più documenti: selezionare uno o più documenti che si desidera inviare come allegati di e-mail e trascinarli nell'e-mail.
Invio di un singolo documento: fare clic con il pulsante destro del mouse sul singolo documento che si desidera inviare e selezionare una delle seguenti opzioni:
- Fare clic su Allega file come collegamento per inviare un collegamento ipertestuale per il documento selezionato. Se l'impostazione Aggiungi allegato solo come collegamento è abilitata nella preferenza sito, questa è la sola opzione disponibile.
- Selezionare Allega file come copia per inviare una copia del documento selezionato.
- Compilare i campi del messaggio e-mail prima di inviare il messaggio.
|