IBM FileNet P8, Versión 5.2            

Declaración de documentos como registros

Al declarar un documento, tenga presente que si el documento forma parte de un documento compuesto puede haber problemas. Al agregar documentos secundarios a principales, puede especificarse valores que interfieran con el programa de eliminación estándar de documentos relacionados. Una opción que impide la eliminación de cualquier documento (principal o secundario) puede interferir con la planificación habitual de la supresión de elementos en el momento previsto de su eliminación. Asimismo, especificar la eliminación de un documento secundario cuando se elimina su superior puede interferir con el proceso normal de eliminación del documento secundario. Consulte Configurar IBM® InfoSphere Enterprise Records para obtener información sobre las consecuencias de distintas opciones de configuración.

Nota: Cualquier aplicación que haga uso de la funcionalidad de archivos DITA crea los componentes como documentos compuestos; por lo tanto, las reglas aplicables a los documentos compuestos también se aplican a los archivos DITA.

Como el documento principal compuesto tiene un icono especial, se identifica fácilmente, lo que permite examinar sus documentos secundarios y vínculos antes de declararlos como registros. Si se dispone de los pertinentes derechos para modificar propiedades, se puede agregar otros documentos secundarios a uno principal una vez se haya declarado como registro. También se puede modificar las opciones asociadas con un documento secundario. (Para ello, en el procedimiento siguiente seleccione Modificar secundario en lugar de Información del vínculo.)

Los documentos secundarios no tienen iconos especiales. Para prevenir consecuencias imprevistas, se recomienda lo siguiente:
  1. Haga clic en el icono Obtener información de otros documentos antes de declararlos como registros.
  2. Seleccione la vista Documentos principales.
  3. Si hay un documento principal, haga clic en su icono Obtener información.
  4. Seleccione la vista Documentos secundarios.
  5. En el menú de acciones del documento secundario que prevé declarar como registro, seleccione Información del vínculo.
  6. Tenga en cuenta las opciones de Eliminar al eliminar documento principal y Evitar eliminación.
  7. Consulte Configurar IBM InfoSphere Enterprise Records para decidir si este documento debe declararse o no como registro.

Para declarar un documento como un registro:

  1. Realice una de estas acciones para iniciar el asistente para Declarar como registro:
    • En la página Confirmación al final del asistente para Agregar documento o Registrar, haga clic en Declarar como registro.
    • Utilice Examinar o realice una búsqueda para localizar el documento. Con el botón derecho, haga clic en el nombre del documento para abrir el menú emergente. A continuación, seleccione Declarar como registro o Declarar versiones como registro.
    • Desde la página de información de un documento, haga clic en Declarar como registro o Declarar versiones como registro en la lista de acciones.
  2. Haga clic en Ayuda a su conveniencia en los pasos sucesivos.


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Última actualización: Marzo de 2013
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