Le impostazioni di sicurezza vengono utilizzate per controllare gli utenti che possono visualizzare o modificare il contenuto e le proprietà e gli utenti che possono pubblicare i documenti. In base alle impostazioni del sito, è possibile impostare le autorizzazioni di sicurezza quando si aggiungono nuovi documenti, quando si esegue il check-in di un documento, quando si pubblica un documento o quando vengono visualizzate le informazioni. È necessario disporre delle autorizzazioni di accesso appropriate per visualizzare o modificare la sicurezza. Per ulteriori informazioni sulle descrizioni delle autorizzazioni, vedere Gestione della sicurezza.
Generalmente, le impostazioni di sicurezza vengono create in base alla classe del documento, ma possono derivare anche da un modello di immissione, dal criterio di sicurezza, dall'eredità proveniente da una cartella o da un'origine esterna, quale IBM® InfoSphere Enterprise Records. Ad esempio, quando un utente aggiunge un nuovo documento, la sicurezza del documento si basa sulle impostazioni di sicurezza specificate dall'amministratore per la classe del documento. A seconda delle impostazioni del sito, è possibile configurare esplicitamente la sicurezza per una cartella, un oggetto personalizzato, un documento o una ricerca. I documenti possono utilizzare un criterio di sicurezza costituito da uno o più modelli di sicurezza che definiscono la sicurezza per una classe documento in base allo stato del documento. Per ulteriori informazioni, vedere Impostazione delle autorizzazioni di sicurezza.
Oltre alla sicurezza definita per un documento, l'amministratore può definire impostazioni di sicurezza ulteriori per le singole proprietà associate alla classe del documento. Si potrebbe disporre, ad esempio, di diritti di accesso per aggiungere un documento a una cartella e una classe documento specifica. Quando si impostano le proprietà per il documento, le maschere di accesso alle proprietà possono controllare le proprietà che è possibile modificare e i valori che possono essere visualizzati e selezionati in un elenco di scelta per i valori delle proprietà. Queste impostazioni sono definite dall'amministratore.
I ruoli di accesso controllano l'accesso alle visualizzazioni, agli strumenti avanzati e alle azioni. L'amministratore definisce i ruoli che consentono o meno l'accesso a pagine, modalità e comandi specifici. Se l'utente non è un membro di un ruolo di accesso specifico e l'accesso a una funzione è impostato su un ruolo specifico, non può accedere alla funzione.
Ad esempio, il proprio reparto può avere bisogno solo di aggiungere nuovi documenti a un archivio oggetti. In tal caso, l'amministratore può configurare solo la modalità Sfoglia e la sezione Creazione di Il mio Workplace per i membri del proprio gruppo. Le procedure guidate e le pagine secondarie o le modalità relative saranno sempre disponibili. I membri del dipartimento potrebbero anche visualizzare solo un sottoinsieme delle azioni disponibili nelle pagine di informazioni e nei menu.