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Dokumente mit mehreren Inhaltselementen verwalten

Einem Dokument mit mehreren Inhaltselementen ist eine Dokument-ID zugewiesen, das Dokument besteht jedoch aus mehreren elektronischen Dateien. Sie verfügen beispielsweise über ein Angebot, das sowohl ein Textverarbeitungsdokument als auch ein Tabellenkalkulationsdokument enthält. Für Überwachungs- und Aufbewahrungszwecke wollen Sie denselben Namen, dieselben Eigenschaften und denselben Speicherort für dieses Dokument verwenden, obwohl es zwei Dateien umfasst. Sie können dazu ein Dokument mit mehreren Inhaltselementen zum Gruppieren der Dateien verwenden. Beim Arbeiten mit einem Dokument mit mehreren Inhaltselementen haben Sie Zugriff auf alle Dateien (abhängig von Ihren Sicherheitsberechtigungen).

Sie können Inhaltselemente je nach Bedarf hinzufügen oder entfernen und jede Version eines Dokuments kann als Inhaltselemente unterschiedliche Versionen aufweisen. Dies bedeutet, dass die Inhaltselementdateien einer speziellen Version des Dokuments zugeordnet werden. Sie müssen ein Dokument auschecken, um Inhaltselemente hinzufügen oder entfernen zu können. Wenn Sie ein Dokument mit mehreren Inhaltselementen auschecken, wird ein Reservierungsobjekt für die neue Version des Dokuments erstellt. Dieses Reservierungsobjekt enthält nicht die Informationen mit mehreren Inhaltselementen. Das heißt, dass die Elemente des Dokuments mit mehreren Inhaltselementen nicht automatisch von einer Version zur nächsten übertragen werden. Wenn Sie die neue Version des Dokuments einchecken, müssen Sie der neuen Dokumentversion manuell alle Inhaltselemente hinzufügen.

Der Administrator Ihres Standorts legt fest, welche Benutzer den Inhalt eines Dokuments mit mehreren Inhaltselementen anzeigen können und welche Benutzer zum Speichern oder Löschen von Inhaltselementen für das Dokument berechtigt sind. Wenn Sie nicht über die entsprechenden Zugriffsrechte verfügen, können Sie nur das erste im Dokument enthaltene Element anzeigen. Sie wüssten jedoch, dass das Dokument andere Elemente enthält.

So verwalten Sie Dokumente mit mehreren Inhaltselementen:

  1. So erstellen Sie ein Dokument mit mehreren Inhaltselementen:
    1. Fügen Sie das erste Element für das Dokument mit dem Assistenten zum Hinzufügen oder über eine Erfassungsvorlage hinzu.
    2. Checken Sie das Dokument aus.
    3. Verwenden Sie die Aktion Inhalt speichern, um das erste Element des Dokuments zu speichern.
      1. Navigieren Sie zum Dokument. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen des Dokuments und klicken Sie auf Weitere Aktionen > Inhalt speichern.
      2. Klicken Sie auf Durchsuchen, die Datei für das erste Element zu suchen.
      3. Nachdem Sie diese erste Datei akzeptiert haben, wird sie als erstes Inhaltselement festgelegt.
    4. Verwenden Sie die Aktion Inhalt speichern, um das nächste Inhaltselement hinzuzufügen.
      1. Navigieren Sie zum Dokument. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen des Dokuments und klicken Sie auf Weitere Aktionen > Inhalt speichern.
      2. Stellen Sie sicher, dass die Option Als neue Sekundärdatei speichern ausgewählt ist.
        Tipp: Sie können ein bestimmtes Inhaltselement bei Bedarf auch durch eine andere Datei ersetzen, indem Sie die Datei in der Liste auswählen.
      3. Klicken Sie auf Durchsuchen, um nach der Datei zu suchen.
      4. Nachdem Sie diese zweite Datei akzeptiert haben, wird sie als nächstes Inhaltselement festgelegt.
    5. Wiederholen Sie Schritt 4 bei Bedarf, um weitere Dateien als zusätzliche Elemente hinzuzufügen.
    6. Checken Sie die Datei ein.
      Anmerkung: Wenn Sie den Auscheckvorgang abbrechen (anstatt die Datei einzuchecken), geht der gesamte Inhalt verloren, der seit dem letzten Einchecken gespeichert wurde.
    7. Stellen Sie im Schritt Datei auswählen sicher, dass die Option Gespeicherter Inhalt ausgewählt ist, und klicken Sie auf Fertigstellen.
  2. So löschen Sie ein vorhandenes Inhaltselement:
    1. Das Dokument muss bereits ausgecheckt sein und mindestes 2 Inhaltselemente enthalten. Das heißt, Sie haben mit der Aktion Inhalt speichern mindestens 2 Inhaltselemente dem Dokument hinzugefügt, das Dokument aber noch nicht eingecheckt.
    2. Navigieren Sie zu dem Dokument mit mehreren Inhaltselementen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokument und klicken Sie auf Weitere Aktionen > Inhalt löschen.
    3. Wählen Sie die Dateinamen aus, die Sie aus dem Dokument löschen wollen.
  3. So laden Sie ein Dokument mit mehreren Inhaltselementen herunter:
    Anmerkung: Bei Auswahl von zwei oder mehr Dokumenten mit mehreren Inhaltselementen wird nur das erste Element jedes dieser Dokumente heruntergeladen.
    1. Navigieren Sie zum vorhandenen Dokument mit mehreren Inhaltselementen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf, um das Popup-Menü zu öffnen oder öffnen Sie die Informationsseite für das Dokument.
    2. Klicken Sie auf Download. Die Seite Inhalt herunterladen wird geöffnet.
    3. Wählen Sie die Dateinamen aus, die Sie herunterladen wollen. Zum Auswählen aller Objekte aktivieren Sie das Kontrollkästchen in der ersten Zeile (Spaltenüberschrift).
    4. Klicken Sie auf Akzeptieren. Wenn Sie mehrere Dateien ausgewählt haben, wird eine komprimierte Datei mit dem Namen der ersten Datei auf den lokalen Computer heruntergeladen.

    Dateien mit mehreren Inhaltselementen anzeigen:

    Wenn alle Inhaltselemente Bilder sind, können Sie die Dateien mit mehreren Inhaltselementen vollständig im Image Viewer anzeigen. Beachten Sie Folgendes beim Arbeiten mit Dateien mit mehreren Inhaltselementen, die eine Mischung aus Bildern und anderen Elementen enthalten:

    • Handelt es sich beim ersten Element um ein Bild und sind die weiteren Elementen keine Bilder, wird keine Dateiliste angezeigt und Image Viewer zeigt die darauffolgenden Elemente nicht korrekt an.
    • Ist das erste Element kein Bild, wird eine Dateiliste angezeigt.


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Letzte Aktualisierung: März 2013
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