IBM FileNet P8, V5.2            

文档和记录管理

记录管理是一个处理程序,用于标识您的公司需要作为公司记录保留的文件,规划用于识别保留记录的原因、保留时间以及谁有权可以对其进行最终处理。记录管理可以确保重要的记录在适当的时间阶段内可用,以供内部用户或外部审计员参考。记录管理还可以为文档(及其属性)定义附加的安全性以确保只有已核准的用户才能访问重要的业务数据,并且确保数据变为记录后便无法更改。大多数情况下,政府法规和公司指导方针将确定必须记录的项以及组织、分类和保留记录的方式。

站点管理员可以将 Workplace XT 配置为与可选的 IBM® InfoSphere® Enterprise Records 应用程序配合使用。(IBM InfoSphere Enterprise Records 以前称为 IBM FileNet® Records Manager。)在 Workplace XT 中,您可以确定应作为公司记录的文档。然后,IBM InfoSphere Enterprise Records 将其他属性和安全性应用于该文档,并将它归档到您在“声明为记录”步骤中指定的其他文件夹位置。文档成为记录之后,文档的原始所有者和其他用户可能不再拥有对其原有的访问权。

要使正确标识记录的过程更为简单,您站点的管理员可以为站点创建“声明为记录”条目模板。模板可以提供预定义的记录类别或位置和属性值以简化标识记录的过程。

如果文档有多个版本,那么对于如何为文档系列创建记录,您有多种选择:

为站点配置了 IBM InfoSphere Enterprise Records 之后,作为“声明为记录”访问角色成员的用户在添加或检入文档时会在确认页面上看到“声明为记录”按钮。“信息”页面和尚未声明为记录的文档版本的弹出菜单中列出了“声明为记录”和“将版本声明为记录”操作。

仅可以将文档版本声明为记录一次。要确定是否已将某个版本声明为记录,请执行以下操作之一:

注: 如果您在刚声明的文档的弹出菜单中看到了“声明为记录”,请单击路径中的最后一项来刷新菜单。


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最近一次更新时间: 2013 年 3 月
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