Les préférences de site du profil déterminent le processus qui permet d'ajouter des éléments Microsoft Outlook (tels que des messages et des éléments de calendrier) à un conteneur d'objets à partir d'Outlook. Vous pouvez ajouter un nouveau profil ou modifier des profils existants. Les en-têtes suivants font référence aux paramètres.
Utilisez les zones Nom du profil et Description du profil pour étiqueter un profil. Si vous modifiez un profil existant, saisissez les informations mises à jour dans ces zones. Le nom de profil que vous indiquez dans ces zones s'affiche dans la liste des profils lorsque les utilisateurs ajoutent un élément de messagerie Outlook.
Cliquez sur Sélectionner des rôles d'accès pour spécifier les groupes d'utilisateurs qui auront accès au profil que vous créez ou modifiez.
A côté de chaque option, vous indiquez si ces options peuvent être modifiées au cours d'un processus d'ajout. Lorsque les utilisateurs sélectionnent un profil lors de l'ajout d'un message électronique, les options du message spécifiées apparaissent dans le profil. Trois options déterminent si les utilisateurs peuvent modifier les paramètres : Modifiable, Lecture seule ou Masquer :
Des éléments Outlook peuvent être ajoutés sous la forme de fichiers .msg (format de messagerie), .txt (format de texte) ou les deux. Utilisez un profil pour spécifier le type de fichier auquel vous voulez ajouter les messages électroniques. Sélectionnez Oui en regard des options Ajouter le message en tant que fichier .msg et Ajouter le message en tant que fichier .txt pour indiquer que vous voulez ajouter les messages électroniques en tant que fichiers .msg et .txt.
Modèles d'entrée
Vous pouvez choisir d'affecter un modèle d'entrée qui sera utilisé lors de l'ajout d'un fichier .msg et .txt afin de simplifier la tâche de l'utilisateur. Des informations spécifiques de message électronique, telles que A et Objet, sont automatiquement mappées aux propriétés de classe lorsque le fichier .msg ou .txt est ajouté à un conteneur d'objets.
Après que vous sélectionnez un modèle d'entrée, son nom apparaît dans un profil.
Des propriétés spécifiques de message électronique, telles que De, A et CC, peuvent s'afficher avec une adresse électronique complète à la place du nom d'affichage dans les propriétés de classe de message électronique ou de sous-classe de message électronique lorsqu'un fichier .msg ou .txt est ajouté à un conteneur d'objets. Le format d'affichage de l'adresse électronique est déterminé par votre adresse SMTP. Par exemple, l'adresse électronique complète apparaissant dans la zone de propriété De peut être JulietteD@ibm.com ou Durand, Juliette[jdurand@ibm.com].Si vous ne sélectionnez pas de modèle d'entrée ou que vous ne cliquez pas sur Supprimer pour en supprimer un, l'assistant d'ajout de document est utilisé par défaut.
Peu importe que le paramètre de l'option de messagerie soit défini sur Lecture seule ou Modifiable, les utilisateurs ne peuvent pas modifier le modèle d'entrée affecté. Informez les utilisateurs qu'ils doivent terminer le processus d'ajout lorsqu'ils ajoutent plusieurs documents au moyen d'un modèle d'entrée. S'ils annulent le processus avant l'ajout de tous les documents, tout le processus est annulé.
Sélectionnez Oui pour déplacer la copie d'un élément Outlook vers le dossier Eléments supprimés une fois que l'élément est ajouté à un conteneur d'objets.
Indiquez si les messages ajoutés doivent comporter un lien. Sélectionnez Non, Oui ou Oui, Supprimer en cascade.
Liens pour organiser vos documents. Ils vous permettent de lier des objets d'un certain type à d'autres objets. Par exemple, vous pouvez lier des pièces jointes à un élément (par exemple, un fichier .msg) Outlook. Si vous disposez de plusieurs messages électroniques et pièces jointes concernant une réunion spécifique, vous pouvez les lier afin de regrouper tous les documents relatifs à cette réunion.
Vous pouvez uniquement lier des pièces jointes à un message électronique possédant le format .msg ou .txt. Tous les éléments Outlook que vous allez ajouter et lier doivent également être présents dans le même conteneur d'objets.
Supprimer en cascade signifie que si un document comportant des liens vers d'autres éléments de messagerie est supprimé, le lien et tous les fichiers liés au document sont également supprimés.
Parce que les éléments Outlook contiennent souvent une ou plusieurs pièces jointes de différents types, vous pouvez ajouter tout le message électronique en tant qu'unité ou ajouter chaque pièce jointe séparément. Cette section fournit des options permettant d'ajouter des pièces jointes sous la forme d'objets individuels à un conteneur d'objets.
Sélectionnez Oui pour ajouter les pièces jointes d'un message électronique au cours du processus d'ajout.
Vous pouvez également choisir le modèle d'entrée à utiliser lors de l'ajout de pièces jointes. Lorsque vous sélectionnez un modèle d'entrée, son nom s'affiche. Si les utilisateurs ajoutent plusieurs pièces jointes par élément Outlook, pensez à assigner un modèle d'entrée à cette option.
Si vous ne sélectionnez pas de modèle d'entrée ou que vous ne cliquez pas sur Supprimer pour empêcher l'utilisation d'un modèle, l'assistant d'ajout de document est utilisé par défaut.
Indique si les pièces jointes sont ajoutées à l'aide de la classe ou de la sous-classe de message électronique.
Sélectionnez Oui pour limiter la sélection à la classe ou sous-classe de message électronique lors de l'ajout du document. Les informations de propriété du message électronique, contenant la pièce jointe, apparaissent dans les propriétés correspondantes, définies dans la classe ou sous-classe de message électronique, lorsque la pièce jointe est ajoutée à un conteneur d'objets.
Il est important de définir cette option sur Oui si vous avez indiqué que des liens seront créés entre un élément Outlook et les pièces jointes.
Sélectionnez Non si vous ne voulez pas limiter la classe utilisée lors de l'ajout de pièces jointes.
Cette option n'est disponible que sur les systèmes configurés pour IBM® InfoSphere Enterprise Records.
Sélectionnez Oui pour utiliser l'option Déclarer en tant qu'enregistrement unique afin de déclarer le message et ses pièces jointes en tant qu'enregistrement unique. Le processus de déclaration se produit lorsque le dernier élément Outlook est ajouté à un conteneur d'objets.