ادارة السجلات هي عملية تعريف الوثائق التي سيتم الاحتفاظ بها بواسطة الشركة الخاصة بك كسجلات مشتركة، وتطوير الجداول الزمنية للاحتفاظ التي تقوم بتعريف أسباب الاحتفاظ بالسجل والفترة الزمنية للاحتفاظ به والمسئول عن التصريح لعملية التخلص النهائية الخاصة بها. تقوم عملية ادارة السجلات بضمان أنه يتم الاحتفاظ بالسجلات الهامة خلال الفترات الزمنية المناسبة للرجوع اليها بواسطة المستخدمين الداخليين أو المراجعين الخارجيين. يمكنك أن تقوم أيضا عملية ادارة السجلات بتعريف السرية الاضافية للوثائق (والخصائص المتعلقة بها) لضمان أن المستخدمين المعتمدين فقط يتوافر لديهم امكانية التوصل الى بيانات الأعمال الأساسية ولضمان أنه لا يمكن تغيير البيانات بمجرد أن تصبح سجل. في معظم الحالات، تحدد القوانين الحكومية والخطوط الارشادية للشركة ما هي البنود التي يجب أن تكون سجلات وكيفية تنظيم وتصنيف والاحتفاظ بالسجلات.
يستطيع موجه نظام الموقع توصيف Workplace XT للتعامل مع تطبيق IBM® InfoSphere Enterprise Records الاختياري. (IBM InfoSphere Enterprise Records كان يسمى بالاسم IBM FileNet Records Manager فيما سبق.) من Workplace XT، يمكنك تعريف الوثيقة التي يجب أن تكون عبارة عن سجل مشترك. عندئذ يقوم IBM InfoSphere Enterprise Records بتطبيق الخصائص الاضافية والسرية على الوثيقة وحفظها في أماكن الحافظة الاضافية التي قمت بتحديدها أثناء الاجراء توضيح كسجل. قد لا يتوافر لدى المالك الأصلي للوثيقة والمستخدمين الآخرين نفس صلاحيات التوصل للوثيقة بعد أن تصبح سجل.
لجعل عملية تعريف السجلات بطريقة صحيحة أبسط، يستطيع موجه النظام تكوين قوالب الادخال توضيح كسجل للموقع الخاص بك. يمكن أن يقدم القالب تصنيف سجل تم تعريفه مسبقا أو مكان أو قيم الخاصية لتنظيم عملية تعريف السجلات.
اذا كانت الوثيقة الخاصة بك تحتوي على أكثر من نسخة واحدة، فسيكون لديك عدة اختيارات لكيفية تكوين السجل لسلاسل الوثائق:
بمجرد توصيف IBM InfoSphere Enterprise Records للموقع الخاص بك، يستطيع المستخدمين الذين يعدون أعضاء لوظيفة التوصل توضيح كسجل مشاهدة الاختيار توضيح كسجل في صفحة التأكيد عند اضافة أو انهاء تخصيص وثيقة. يتم عرض التصرفات توضيح كسجل وتوضيح النسخ كسجل في صفحة المعلومات والقائمة المنبثقة لنسخ الوثيقة التي لم يتم توضيحها كسجلات بالفعل.
يمكن توضيح نسخة الوثيقة كسجل مرة واحدة. لتحديد ما اذا كان قد تم توضيح النسخة كسجل، قم بتنفيذ أحد التصرفات التالية: