IBM FileNet P8, Versie 5.2            

Document- en recordbeheer

Recordbeheer is het proces van aangeven welke documenten moeten worden behouden door uw bedrijf als bedrijfsrecords en ontwikkelen van bewaarschema's waarmee wordt aangegeven waarom een record wordt behouden, hoe lang het moet worden behouden en wie de uiteindelijke beschikking kan machtigen. Met recordbeheer worden belangrijke records beschikbaar gehouden over geschikte tijdperiodes door uw interne gebruikers of door externe auditors. Met Recordbeheer kan ook aanvullende beveiliging worden gedefinieerd voor de documenten (en hun eigenschappen) om ervoor te zorgen dat alleen goedgekeurde gebruikers toegang hebben tot belangrijke bedrijfsgegevens en om ervoor te zorgen dat de gegevens niet meer kunnen worden gewijzigd wanneer ze zijn vastgelegd in een record. In de meeste gevallen wordt met voorschriften voor naleving van de overheid en bedrijfsrichtlijnen bepaald welke items records moeten zijn en hoe records worden geordend, geclassificeerd en behouden.

Uw sitebeheerder kan Workplace XT configureren om te werken met de optionele toepassing IBM® InfoSphere Enterprise Records. (IBM InfoSphere Enterprise Records heette eerder IBM FileNet Records Manager.) In Workplace XT kunt u een document identificeren dat een bedrijfsrecord moet zijn. IBM InfoSphere Enterprise Records past vervolgens aanvullende eigenschappen en beveiliging toe op documenten en bestanden in aanvullende maplocaties, die u hebt opgegeven tijdens de procedure Declareren als record. De oorspronkelijke eigenaar van eht document en andere gebruikers hebben mogelijk niet meer dezelfde toegangsmachtigingen op het document nadat het een record is geworden.

Om het proces van het juist identificeren van records eenvoudiger te maken, kan uw beheerder invoersjablonen Declareren als record maken voor uw site. Een sjabloon kan een vooraf gedefinieerde recordcategorie of locatie bevatten, alsmede eigenschappenwaarden om het identificeren van record te stroomlijnen.

Als uw document meerdere versies heeft, hebt u verschillende keuzes voor hoe u de record maakt voor de serie documenten:

IBM InfoSphere InfoSphere Enterprise Records is geconfigureerd voor uw site, zien gebruikers die lid zijn van de toegangsrol Declareren als record de knop Declareren als record op de bevestigingspagina wanneer zij een document toevoegen of inchecken. De acties Declareren als record en Versies declareren als record worden afgebeeld op de informatiepagina en in het voorgrondmenu voor documentversies die nog niet zijn gedeclareerd als records.

Een documentversie kan slechts éénmaal als record worden gedeclareerd. Om te bepalen of een versie al is gedeclareerd als record, voert u een van de volgende acties uit:

Opmerking: Als u Declareren als record ziet in het voorgrondmenu van een document dat u zojuist hebt gedeclareerd, vernieuwt u het menu door te klikken op het nieuwste item in het pad.


Feedback

Laatst bijgewerkt: Maart 2013
wp_declare_about.htm

© Copyright IBM Corp. 2013.
Dit informatiecentrum maakt gebruik van Eclipse-technologie. (http://www.eclipse.org)