Voordat u begint met het maken van een zoekactie, selecteert u Opties in het menu Extra om de volgende opties in te stellen:
Uw opties blijven van kracht totdat u nieuwe opties instelt, een zoekactie opent met verschillende opties, of Zoekacties ontwerpen sluit.
Door een zoekactie te openen die verschillende instellingen gebruikt worden de opties gewijzigd. Als u nieuwe zoekacties wilt starten met bepaalde opties, stelt u de opties in en maakt u vervolgens alle zoekacties voordat u oude zoekacties opent die andere opties kunnen gebruiken.
Wanneer u voor het eerst Zoekacties ontwerpen opent, zijn de volgende standaardopties van kracht.
Bijvoorbeeld, stel dat u twee objectruimtes selecteert, A en B. Elke objectruimte heeft de volgende door de gebruiker gedefinieerde eigenschappen:
Objectruimte A |
Objectruimte B |
---|---|
Toegevoegd door gebruiker | Ingecheckt door gebruiker |
Incheckdatum | Incheckdatum |
Ingecheckt door groep | Status beschikbaarheid |
Status goedkeuring | Archiefdatum |
In Workplace XT wordt het sorteren van eigenschappenkolommen geheel genegeerd. Raadpleeg Hoe wordt classificatie geïmplementeerd.
Versieselectie inschakelen Wanneer dit is geselecteerd, kunt u kiezen uit de Huidige versie, de Releaseversie of Alle versies van documenten. (Versies zijn niet van toepassing op mappen of aangepaste objecten.) De huidige versie kan een kleine revisie zijn, die alleen beschikbaar is voor bepaalde auteurs. De releaseversie is een hoofdversie die is bedoeld als de officiële versie die beschikbaar is voor de meeste gebruikers. (De huidige versie kan ook een hoofdversie zijn als er geen lagere versies zijn ingecheckt.) Gebruik Alle versies als u wilt dat meerdere versies van hetzelfde document worden geretourneerd in de zoekresultaten.
Om alle versies op te nemen in de zoekresultaten, dient u de zoekactie niet te beperken tot bepaalde mappen omdat eerdere versies van een document zich niet in een bepaalde map bevinden. Omdat het selecteren van een map documenten beperkt tot alleen de map, kunnen eerdere versies niet worden gevonden. Wanneer Zoekacties ontwerpen deze combinatie vindt, wordt een waarschuwingsbericht weergegeven: "Zoeken naar alle versies met submappen wordt niet ondersteund."
WanneerVersieselectie inschakelen niet is geselecteerd, kunnen de zoekresultaten objecten bevatten die alleen nuttig zijn voor geavanceerde gebruikers of programmeurs. Bijvoorbeeld, u kunt zoeken naar reserveringsobjecten als u deze optie niet selecteert. Maar u moet ook zoekcriteria definiëren die de eigenschap Versiestatus of Is gereserveerd opgeven. Met deze twee eigenschappen wordt ervoor gezorgd dat uw zoekcriteria reserveringsobjecten bevatten.
Als gebruikers op deze objecten klikken, krijgen ze een foutmelding. Als u de optie Versieselectie inschakelen niet selecteert, zorgt u ervoor dat u deze zoekacties in een map plaatst met beveiliging die geschikt is voor gebruikers die weten hoe ze moeten omgaan met de extra objecten die kunnen worden geretourneerd.
Standaard binnen elk raster Standaard is de relatie tussen twee aaneengesloten rijen in de eigenschappen- of inhoudrasters AND. Met deze optie kunt u kiezen voor AND of OR als standaardwaarde voor de huidige werksessie.
Deze opties zijn alleen van toepassing op zoeksjablonen.
Operators afbeelden Als deze optie wordt geselecteerd, ziet de gebruiker die de zoekactie uitvoert de gebruikte operators (bijv. is equal to, is greater than, etc.).
AND's en OR's afbeelden Als deze optie wordt geselecteerd, kan de gebruiker die de zoekactie uitvoert de relatie zien tussen voorwaarden (AND of OR). Deze optie is niet van toepassing op de relatie (AND/OR) tussen het raster Eigenschappencriteria en het raster Inhoudcriteria. U kunt deze weergave niet uitschakelen als de zoekactie zowel Eigenschappen- als Inhoudcriteria bevat.
Maximumaantal geretourneerd afbeelden De gebruikersinterface van de zoeksjabloon in Workplace XT maakt geen gebruik van de optie Maximumaantal geretourneerd afbeelden en let daarom niet op de optie Afbeelden/verbergen als deze is ingesteld in Zoekacties ontwerpen. Dit is opzettelijk gedrag.
In zoeken in inhoud geldt dat als er meer zoekcriteria overeenkomen in een bepaald object, de classificatiescore hoger wordt. Als uw beheerder uw zoekmachine anders heeft geconfigureerd (zodat sentence en paragraph worden gebruikt), wordt de score bepaald door het aantal overeenkomsten dat relatief is aan de lengte van het document. Daarom kan een kleiner document met minder overeenkomsten een hogere classificatie krijgen dan een groter document met meer overeenkomsten.
Denk eraan dat de operator Near de resultaten classificeert op nabijheid van de woorden. Hoe dichter de woorden bij elkaar staan, hoe hoger de classificatie.
Als u Union wijzigt in Intersectie (of andersom) met een niet-opgeslagen zoekactie geopend, moet een nieuwe lijst met eigenschappen worden gemaakt. Voordat u dat doet, herinnert Zoekacties ontwerpen u eraan dat deze actie uw selecties wist en wordt u gevraagd of u wilt opslaan.
In beide gevallen wordt de optie gewijzigd. Met Annuleren gebeurt er niets. Het is dan alsof u de optie niet hebt gewijzigd.
Als uw zoekactie geen documenten retourneert waarvan u weet dat ze zich in de objectruimte bevinden, controleert u de versietypes. Bijvoorbeeld, de standaardwaarde bij het inchecken van een document is om een lagere (huidige) versie te gebruiken. De standaardoptie in Zoekacties ontwerpen is zoeken naar hoofdversies (releaseversies).
Wanneer u een zoeksjabloon gebruikt, volgt de indeling van de geretourneerde resultaten de opties die zijn ingesteld bij het maken van de zoeksjabloon. Workplace XT negeert dit gedrag echter voor opgeslagen zoekacties als de instelling voor het gebruik van Magazijnweergave in gebruikers- of sitevoorkeuren ingeschakeld is omdat opgeslagen zoekacties worden beschouwd als mappen. Workplace XT vervangt het gedrag voor zoeksjablonen niet.
Als de site- of gebruikersvoorkeur Magazijnweergave wordt ingesteld en een gebruiker een opgeslagen zoekactie gebruikt, worden de documenten geretourneerd samen met samenvattingsgegevens. Als de site- of gebruikersvoorkeur Magazijnweergave niet is ingesteld, retourneert de zoekactie alleen een lijst met items die voldoen aan de zoekcriteria, zelfs als de zoekactie is opgeslagen met deze optie Documentsamenvattingen opnemen in zoekresultaten (alleen voor Zoeken in inhoud).