프로파일 사이트 환경 설정은 메시지, 달력 항목과 같은 Microsoft® Outlook 항목이 Outlook에서 오브젝트 저장소로 추가되는 프로세스를 결정합니다. 새 프로파일을 추가하거나 기존 프로파일을 수정할 수 있습니다. 다음 제목은 설정을 나타냅니다.
프로파일 이름 및 프로파일 설명 필드를 사용하여 프로파일의 레이블을 지정합니다. 기존 프로파일을 편집할 경우 이 필드에 업데이트된 정보를 입력합니다. 이 필드에서 지정한 프로파일 이름은 사용자가 Outlook에서 이메일 항목을 추가할 때 프로파일 목록에 표시됩니다.
액세스 역할 선택을 클릭하여 작성하거나 편집 중인 프로파일에 대한 액세스 권한을 부여할 사용자 그룹을 지정합니다.
각 옵션의 옆에서 추가 프로세스 중에 해당 옵션을 수정할 수 있는지 여부를 지정합니다. 사용자가 이메일 메시지를 추가하는 동안 프로파일을 선택하면 지정된 이메일 메시지 옵션이 프로파일에 표시됩니다. 사용자가 설정을 수정할 수 있는지 여부를 결정하는 옵션은 편집 가능, 읽기 전용, 숨기기의 세 가지가 있습니다.
Outlook 항목을 .msg(이메일 형식) 유형 또는 .txt(텍스트 형식) 유형 또는 두 유형 모두로 추가할 수 있습니다. 프로파일에서 이메일 메시지를 추가할 파일 유형을 지정합니다. 이메일 메시지를 .msg 및 .txt 파일 모두로 추가하도록 지정하려면 이메일을 .msg 파일로 추가 및 이메일을 .txt 파일로 추가 옵션 옆에 있는 예를 선택하십시오.
입력 템플리트
.msg 및 .txt 파일을 추가할 때 사용할 입력 템플리트를 지정하여 사용자의 작업을 간소화하도록 선택할 수 있습니다. .msg 또는 .txt 파일이 오브젝트 저장소에 추가되면 받는 사람 및 제목과 같은 특정 이메일 정보가 이메일에서 클래스 특성으로 자동 맵핑됩니다.
입력 템플리트를 선택하면 입력 템플리트의 이름이 프로파일에 표시됩니다.
.msg 또는 .txt 파일이 오브젝트 저장소에 추가되면 보낸 사람, 받는 사람 및 참조와 같은 특정 이메일 정보가 이메일 클래스 또는 서브클래스 특성에 표시 이름 대신 전체 이메일 주소와 함께 표시될 수 있습니다. 이메일 주소를 표시하는 형식은 SMTP 주소로 결정됩니다. 예를 들어 보낸 사람 특성 필드에 표시되는 전체 이메일 주소는 JaneD@ibm.com 또는 Doe, Jane[jdoe@ibm.com]일 수 있습니다.입력 템플리트를 선택하지 않거나 제거를 클릭하여 템플리트를 삭제하는 경우 문서 추가 마법사가 기본적으로 사용됩니다.
이메일 옵션의 설정이 읽기 전용인지 또는 편집 가능인지 여부에 관계없이 사용자는 지정된 입력 템플리트를 변경할 수 없습니다. 사용자는 입력 템플리트를 사용하여 여러 문서를 추가할 때 추가 프로세스를 완료해야 합니다. 사용자가 문서를 모두 추가하기 전에 프로세스를 취소하면 전체 프로세스가 취소됩니다.
항목이 오브젝트 저장소에 추가되면 Outlook 항목의 사본을 삭제된 항목 폴더로 이동하려면 예를 선택합니다.
추가할 메시지를 연결할지 여부를 지정합니다. 아니오, 예 또는 예, 계단식 삭제를 선택합니다.
링크는 문서를 구성합니다. 링크를 사용하여 특정 유형의 오브젝트를 다른 유형의 오브젝트에 연결할 수 있습니다. 예를 들어, 첨부항목을 .msg 파일 형식의 Outlook 항목에 연결할 수 있습니다. 특정 회의에 관련된 다양한 이메일 및 추가 첨부 파일이 있는 경우, 이러한 파일을 링크하여 해당 회의에 대한 모든 문서를 함께 보관할 수 있습니다.
.msg 또는 .txt 파일인 이메일 메시지에만 첨부를 링크할 수 있습니다. 추가 및 연결할 모든 Outlook 항목은 또한 동일한 오브젝트 저장소에 있어야 합니다.
계단식 삭제에서는 다른 이메일 항목이 링크되어 있는 문서가 삭제될 경우 링크 오브젝트와 문서에 링크된 모든 파일이 함께 삭제됩니다.
Outlook 항목에 파일 유형이 다른 하나 이상의 첨부 파일이 포함되어 있는 경우가 종종 있으므로 전체 이메일 메시지를 단일 단위로 추가하거나 각 첨부 파일을 별도로 추가할 수 있습니다. 이 섹션에서는 첨부항목을 오브젝트 저장소에 독립적인 오브젝트로 추가하는 옵션에 대해 설명합니다.
추가 프로세스 중에 이메일 메시지에 포함된 첨부 파일을 추가하려면 예를 선택하십시오.
첨부항목을 추가할 때 사용할 입력 템플리트를 선택할 수도 있습니다. 입력 템플리트를 선택하면 입력 템플리트의 이름이 표시됩니다. Outlook 항목별로 여러 첨부항목을 추가할 경우 이 옵션에 입력 템플리트를 지정하는 것이 좋습니다.
입력 템플리트를 선택하지 않거나 제거를 클릭하여 템플리트를 사용하지 못하게 할 경우 문서 추가 마법사가 기본적으로 사용됩니다.
이메일 클래스 또는 서브클래스를 사용하여 첨부 파일을 추가할지 여부를 지정합니다.
문서를 추가할 때 클래스 선택을 이메일 클래스 또는 서브클래스로 제한하려면 예를 선택하십시오. 첨부 파일이 오브젝트 저장소에 추가될 때 첨부 파일이 포함된 이메일 메시지의 특성 정보가 이메일 클래스 또는 서브클래스에 정의된 해당 특성에 표시됩니다.
Outlook 항목과 첨부항목 사이에 링크를 작성하도록 지정한 경우 이 옵션을 예로 설정해야 합니다.
첨부항목을 추가할 때 사용되는 클래스를 제한하지 않으려면 아니오를 선택합니다.
이 옵션은 IBM® InfoSphere® Enterprise Records에 대해 구성된 시스템에서만 사용할 수 있습니다.
단일 레코드로 선언 옵션을 사용하여 전체 이메일 메시지 및 해당 첨부 파일을 하나의 레코드로 선언하려면 예를 선택하십시오. 선언 프로세스는 마지막 Outlook 항목이 오브젝트 저장소에 성공적으로 추가되면 발생합니다.