Prima di iniziare a creare una ricerca, selezionare Opzioni dal menu Strumenti per impostare le seguenti opzioni:
Le opzioni restano effettive fino a quando non vengono impostate nuove opzioni, non viene aperta una ricerca con opzioni diverse o non viene chiuso Search Designer.
L'apertura di una ricerca in cui vengono utilizzate impostazioni diverse consente di modificare le opzioni. Se si desidera creare nuove ricerche con determinate opzioni, impostare le opzioni, quindi creare tutte le ricerche prima di aprire le ricerche precedenti in cui potrebbero essere utilizzate opzioni diverse.
Quando si apre per la prima volta Search Designer, sono effettive le seguenti opzioni di default.
Ad esempio, si supponga di selezionare due archivi oggetti, A e B. Ciascun archivio oggetti ha le seguenti proprietà definite dall'utente:
Archivio oggetti A |
Archivio oggetti B |
---|---|
Aggiunto dall'utente | Sottoposto a check in dall'utente |
Data del check in | Data del check in |
Sottoposto a check in dal gruppo | Stato disponibilità |
Stato approvazione | Data archiviazione |
In Workplace XT, l'ordinamento delle colonne di proprietà viene ignorato interamente. Vedere In che modo è implementata la classificazione.
Attiva selezione versione Quando questa opzione è selezionata, è possibile scegliere tra la Versione corrente, la Versione rilasciata o Tutte le versioni di documenti. (Le versioni non vengono applicate a cartelle o oggetti personalizzati). La versione corrente può essere una revisione secondaria, disponibile solo per determinati autori. La versione rilasciata è una versione principale concepita per essere la versione ufficiale disponibile per tutti gli utenti. (La versione corrente potrebbe essere inoltre una versione principale, se nessuna versione secondaria è stata sottoposta a check in). Utilizzare Tutte le versioni se si desidera che più versioni dello stesso documento vengano restituite nei risultati della ricerca.
Per includere tutte le versioni nei risultati della ricerca, è necessario non limitare la ricerca a determinate cartelle, in quanto le versioni precedenti di un documento non risiedono in una particolare cartella. Poiché la selezione di una cartella limita i documenti solo a quella cartella, non è possibile trovare le versioni precedenti. Quando Search Designer rileva questa combinazione, viene visualizzato un messaggio di avvertenza: "La ricerca di tutte le versioni con sottocartelle non è supportata".
Quando l'opzione Attiva selezione versione non è selezionata, i risultati della ricerca potrebbero includere alcuni oggetti utili solo ad utenti avanzati o programmatori. Ad esempio, se non si seleziona questa opzione, è possibile ricercare gli oggetti riservati. È necessario inoltre definire criteri di ricerca che specificano la proprietà Stato versione o la proprietà È riservato. Queste due proprietà garantiscono che i risultati della ricerca contengano oggetti riservati.
Se gli utenti fanno clic su questi oggetti, verrà visualizzato un messaggio di errore. Se non si seleziona l'opzione Attiva selezione versione, accertarsi di archiviare queste ricerche in una cartella con la sicurezza appropriata per gli utenti che sanno come utilizzare gli oggetti supplementari che potrebbero essere restituiti.
Valore di default all’interno di ciascuna griglia Per default, la relazione tra due righe contigue nelle griglie di proprietà o di contenuto è AND. Questa opzione consente di scegliere AND o OR come valore di default per la sessione di lavoro corrente.
Queste opzioni vengono applicate solo ai modelli di ricerca.
Mostra operatori Se questa opzione è selezionata, l'utente che esegue la ricerca visualizza gli operatori utilizzati, ad esempio è uguale a, è maggiore di, ecc.
Mostra condizioni AND e OR Se questa opzione è selezionata, l'utente che esegue la ricerca può visualizzare la relazione tra le condizioni (AND o OR). Questa opzione viene applicata alla relazione (AND/OR) tra la griglia di criteri Proprietà e la griglia di criteri Contenuto. Non è possibile disabilitare questa visualizzazione se la ricerca contiene entrambi i criteri Proprietà e Contenuto.
Mostra n. massimo restituito L'interfaccia utente del modello di ricerca di Workplace XT non utilizza l'opzione Mostra n. massimo restituito, per cui non rispetta l'opzione Mostra/Nascondi se impostata in Search Designer. Questo è il comportamento previsto.
Nelle ricerche di contenuto, più criteri di ricerca corrispondono in un determinato oggetto, maggiore è il livello di classificazione. Se l'amministratore ha configurato il motore di ricerca in modo differente (in modo che vengano utilizzati la frase ed il paragrafo), il livello è determinato dal numero di corrispondenze rispetto alla lunghezza del documento. Quindi, un documento più piccolo con un numero minore di corrispondenze può raggiungere un livello di classificazione più elevato di un documento più grande con un numero maggiore di corrispondenze.
L'operatore Accanto classifica i risultati in base alla vicinanza delle parole. Più vicine sono le parole, più elevata è la classificazione.
Se si passa da Unione a Intersezione (o viceversa) con una ricerca non salvata aperta, deve essere creato un nuovo elenco di proprietà. Prima di fare ciò, Search Designer ricorda all'utente che questa azione annullerà le selezioni e chiede all'utente se si desidera salvare.
In entrambi i casi, questa opzione viene modificata. Se si seleziona Annulla non viene eseguita alcuna operazione. È come se questa opzione non fosse mai stata modificata.
Se la ricerca non restituisce documenti presenti nell'archivio oggetti, controllare i tipi di versione. Ad esempio, l'impostazione di default quando si esegue il check in di un documento prevede l'utilizzo di una versione secondaria (corrente). L'opzione di default in Search Designer prevede la ricerca di versioni principali (rilasciate).
Quando si utilizza un modello di ricerca, il formato dei risultati restituiti aderisce alle opzioni impostate al momento della creazione del modello di ricerca. Tuttavia, Workplace XT sostituisce questo comportamento per le ricerche memorizzate, se sono definite le impostazioni delle preferenze utente o sito per l'utilizzo dalla visualizzazione Rivista, in quanto le ricerche memorizzate sono considerate come cartelle. Workplace XT non sostituisce questo comportamento per i modelli di ricerca.
Se è impostata la preferenza utente o sito della visualizzazione Rivista, quando un utente utilizza una ricerca memorizzata, i documenti vengono restituiti insieme alle informazioni di riepilogo. Se la preferenza Utente o Sito della visualizzazione Rivista non è impostata, anche se la ricerca è stata salvata con l'opzione Includi riepiloghi documenti con risultati della ricerca (solo per ricerche di contenuto), la ricerca restituisce solo un elenco di voci che soddisfano i criteri di ricerca.