Workplace XT を使用する場合、ドキュメントやフォルダーへのハイパーリンクを送信したり、ドキュメントを E メール添付として送信することができます。
ハイパーリンクを含む E メールの受信者は、リンクされたアイテムを開く前にログインする必要があります。また、そのアイテムを表示するためのアクセス権が必要になります。添付ファイル付きの E メールを受信した場合、受信者は、ログインしなくても添付されたドキュメントを開くことができます。
ヒント: ドキュメントへのハイパーリンクをリスト・ビューから送信する場合、そのドキュメントが送信後に更新されている場合でも、ハイパーリンクでは、
リリース済みまたは
最新のバージョンでドキュメントが開きます。Workplace XT では、ドキュメントの特定のバージョンへのリンクを送信するのに「
メール送信」の代わりに「
ハイパーリンクの表示」を使用します。詳細については、「
オブジェクトのハイパーリンクの表示」を参照してください。
オブジェクトをハイパーリンクとして送信すると、ドキュメント名またはフォルダー名が、特殊文字を省いたハイパーリンクとして表示されます。例えば、ドキュメント名が MyDocument である場合、MyDocument と表示されます。
ドキュメントを E メールの添付として送信すると、ドキュメントのタイトルが E メール添付の記述として使用されます。ただし、リージョンおよび言語設定で指定したものと異なる文字セットが Workplace XT で使用されている場合に、別のタイトルが使用される場合があります。例えばドキュメント・タイトルが英語のドキュメントを送信すると、E メール添付の記述にはドキュメント・タイトルが使用されます。しかし、Lotus Notes® を使用していてクライアント・ロケールが英語の場合、ドキュメント・タイトルが日本語のドキュメントを送信すると、WorkplaceXT1234.doc のような英語が E メール添付の記述として使用されます。
注: - 「メール送信」アクションを使用するには、使用している Web ブラウザーのデフォルト E メール・クライアントを Microsoft Outlook または Lotus Notes のいずれかに設定する必要があります。
- Windows Vista で Internet Explorer を使用して Workplace XT にアクセスする場合は、Workplace XT URL を信頼サイトとして Internet Explorer のセキュリティー設定に追加する必要があります。
- Outlook を開いたときにログインを要求するプロンプトが出される場合は、「メール送信」機能を動作させるために、Outlook にログインする必要があります。
リンクまたは添付を送信するには:
- ドキュメントまたはフォルダーを選択します。
- 選択したアイテムを右クリックし、以下のいずれかのオプションを選択します。
- 「メール送信」>「ハイパーリンクとして」をクリックして、選択した各ドキュメントまたはフォルダーのハイパーリンクを送信します。ハイパーリンクとして送信する複数のアイテムを選択すると、選択したアイテムごとに 1 つのリンクを含む 1 つの E メール・メッセージが作成されます。
- 「メール送信」>「添付として」 をクリックして、選択したドキュメントを添付として送信します。複数のドキュメント添付を 1 つの圧縮ファイルで送信することもできます。「メール (一般設定)」サイト設定で、「複数のファイルに圧縮を使用」設定を有効にしてください。この圧縮ファイルにはすべての添付が含まれ、ファイル名はリスト内の最初のアイテムから取られます。ドキュメントに複数のコンテンツ・エレメントが含まれる場合、主要ドキュメントのみが圧縮ファイルに含まれます。
- Workplace XT では、使用している Web ブラウザーのデフォルト E メール・クライアントを使用して E メール・メッセージが開かれます。メッセージを送信する前に、必要に応じてメール・メッセージの各フィールドを入力します。