Einem Dokument mit mehreren Inhaltselementen ist eine Dokument-ID zugewiesen, das Dokument besteht jedoch aus mehreren elektronischen Dateien. Sie verfügen beispielsweise über ein Angebot, das sowohl ein Textverarbeitungsdokument als auch ein Tabellenkalkulationsdokument enthält. Für Überwachungs- und Aufbewahrungszwecke wollen Sie denselben Namen, dieselben Eigenschaften und denselben Speicherort für dieses Dokument verwenden, obwohl es zwei Dateien umfasst. Sie können dazu ein Dokument mit mehreren Inhaltselementen zum Gruppieren der Dateien verwenden. Beim Arbeiten mit einem Dokument mit mehreren Inhaltselementen haben Sie Zugriff auf alle Dateien (abhängig von Ihren Sicherheitsberechtigungen).
Sie können Inhaltselemente je nach Bedarf hinzufügen oder entfernen und jede Version eines Dokuments kann als Inhaltselemente unterschiedliche Versionen aufweisen. Dies bedeutet, dass die Inhaltselementdateien einer speziellen Version des Dokuments zugeordnet werden. Sie müssen ein Dokument auschecken, um Inhaltselemente hinzufügen oder entfernen zu können. Wenn Sie ein Dokument mit mehreren Inhaltselementen auschecken, wird ein Reservierungsobjekt für die neue Version des Dokuments erstellt. Dieses Reservierungsobjekt enthält nicht die Informationen mit mehreren Inhaltselementen. Das heißt, dass die Elemente des Dokuments mit mehreren Inhaltselementen nicht automatisch von einer Version zur nächsten übertragen werden. Wenn Sie die neue Version des Dokuments einchecken, müssen Sie der neuen Dokumentversion manuell alle Inhaltselemente hinzufügen.
Der Administrator Ihres Standorts legt fest, welche Benutzer den Inhalt eines Dokuments mit mehreren Inhaltselementen anzeigen können und welche Benutzer zum Speichern oder Löschen von Inhaltselementen für das Dokument berechtigt sind. Wenn Sie nicht über die entsprechenden Zugriffsrechte verfügen, können Sie nur das erste im Dokument enthaltene Element anzeigen. Sie wüssten jedoch, dass das Dokument andere Elemente enthält.
So verwalten Sie Dokumente mit mehreren Inhaltselementen: