IBM FileNet P8, Version 5.2            

E-Mail senden

Wenn Sie Mails mithilfe von FileNet Integration for Microsoft Office über eine integrierte Microsoft Office-Anwendung senden, können Sie einen Hyperlink zu einem Dokument oder eine Kopie eines Dokuments senden. Sie können auch mindestens ein Dokument aus einem Objektspeicher in eine geöffnete E-Mail in einer integrierten Outlook-Instanz ziehen. Diese Dokumente sind Kopien der Originaldokumente und werden als E-Mail-Anlage oder als Hyperlink hinzugefügt. Sie können Dokumente in Nicht-Microsoft-Anwendungen ziehen; FileNet Integration for Microsoft Office erkennt diese Dokumente jedoch nicht.

Die Empfänger einer E-Mail mit einem Hyperlink müssen sich vor dem Öffnen des Links anmelden und über die Zugriffsberechtigung zum Anzeigen des betreffenden Objekts verfügen. Personen, die eine E-Mail mit einem Anhang erhalten, können das angehängte Dokument ohne Anmelden öffnen.

Tipp: Beim Senden eines Hyperlinks zu einem Dokument aus einer Listenansicht öffnet der Hyperlink die freigegebene oder aktuelle Version des Dokuments, selbst wenn das Dokument später aktualisiert wird. In einer integrierten Outlook-Instanz können Sie unter Verwendung von Integration for Microsoft Office die Versionsserie für ein bestimmtes Dokument öffnen und eine Kopie der bestimmten Version als Anlage in eine E-Mail ziehen. Wenn Sie eine bestimmte Version auswählen, können Sie nur jeweils ein Dokument ziehen.

Beim Senden eines Objekts als Hyperlink wird der Name des Dokuments oder Ordners, mit Ausnahme der Sonderzeichen, als Hyperlinktext angezeigt. Wenn der Name Ihres Dokuments beispielsweise MeinDokument lautet, wird es als MeinDokument angezeigt.

Beim Senden eines Dokuments als E-Mail-Anlage wird der Dokumenttitel als Beschreibung der Anlage verwendet. Der Titel kann allerdings auch anders lauten, wenn in ihm ein anderer Zeichensatz als der verwendet wird, der in Ihren Gebietseinstellungen und Spracheinstellungen festgelegt ist. Wenn Sie beispielsweise ein Dokument mit einem englischen Titel senden, wird dieser als Beschreibung der E-Mail-Anlage verwendet. Wenn Sie jedoch Lotus Notes verwenden und die Clientländereinstellung auf Deutsch oder Englisch gesetzt ist, Sie aber ein Dokument mit einem japanischen Titel senden, wird dieser nicht als Beschreibung angezeigt. Stattdessen wird ein Titel wie WorkplaceXT1234.doc verwendet.

Anmerkung: Damit Sie die Aktion Mail senden verwenden können, müssen Sie Microsoft Outlook oder Lotus Notes als Standard-E-Mail-Client Ihres Web-Browsers angeben.

So senden Sie einen Hyperlink oder eine Anlage:

Tabelle 1. In dieser Tabelle sind die bei der Verwendung von integrierten Office-Anwendungen verfügbaren Menüoptionen aufgelistet.
Office-Anwendungen bei Verwendung von FileNet Integration for Microsoft Office
Office-Anwendungen Outlook
  1. Öffnen Sie eine Anwendung.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte IBM ECM auf Durchsuchen.
  3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Dokumente, die Sie senden wollen, und wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:
    • Klicken Sie auf Datei als Link senden, um einen Hyperlink für das ausgewählte Dokument zu senden. Wenn Anlage nur als Link hinzufügen in der Sitevorgabe aktiviert ist, ist dies die einzige verfügbare Option.
    • Klicken Sie auf Datei als Kopie senden, um eine Kopie des ausgewählten Dokuments zu senden.

    Wenn Sie Dokumente in eine geöffnete E-Mail ziehen, können die Dokumente als Anlage oder als Link hinzugefügt werden. Wählen Sie die Dokumente aus, drücken Sie die Taste Alt und ziehen Sie die Dokumente.

  4. Füllen Sie die Felder der Nachricht aus und senden Sie die E-Mail an den gewünschten Empfänger.
  1. Öffnen Sie eine neue E-Mail-Nachricht.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte IBM ECM auf Durchsuchen.
  3. Führen Sie eine der folgenden Aufgaben aus:

    Mehrere Dokumente per E-Mail senden: Wählen Sie die Dokumente aus, die als E-Mail-Anlage gesendet werden sollen und ziehen Sie sie in die E-Mail.

    Einzelnes Dokument per E-Mail senden: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokument, das Sie senden wollen, und wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:

    • Klicken Sie auf Datei als Link anhängen, um einen Hyperlink für das ausgewählte Dokument zu senden. Wenn Anlage nur als Link hinzufügen in der Sitevorgabe aktiviert ist, ist dies die einzige verfügbare Option.
    • Klicken Sie auf Datei als Kopie anhängen, um eine Kopie des ausgewählten Dokuments zu versenden.
  4. Füllen Sie die Felder der Nachricht aus und senden Sie die E-Mail an den gewünschten Empfänger.


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Letzte Aktualisierung: März 2013
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