Interagir com documentos e pastas
É possível executar as seguintes ações em documentos e pastas em um armazenador de objetos do IBM FileNet P8.
Criar pastas e adicionar novos documentos
É possível criar pastas e incluir documentos no armazenamento de objeto FileNet P8. É possível adicionar documentos que são armazenados localmente na sua máquina ou que residem fora do seu ambiente, como páginas da web, ao especificar um caminho. Você também pode adicionar um item externo que não pode ser armazenado eletronicamente, mas que pode ser representado e rastreado por um conjunto de propriedades. Um conjunto de DVDs de vídeo de treinamento é um exemplo deste tipo de documento.
É possível atribuir uma classe para pastas e documentos quando eles são criados. Consulte Exibir ou editar propriedades abaixo para obter mais informações sobre propriedades.
É possível criar um documento como uma versão principal ou secundária. Consulte Visualização Histórico da Versão a seguir para obter informações adicionais sobre as versões.
Dar entrada ou retirar documentos
É possível dar entrada em documento de um armazenador de objetos para adicionar ou modificar conteúdo. Uma vez retirado, o conteúdo do documento não pode ser modificado por outros usuários, a não ser que tenham as permissões apropriadas de conta no nível de administrador para efetuar isso. Uma vez que tiver terminado de efetuar as modificações, é possível dar entrada no documento. Se decidir não fazer alterações no documento, você pode cancelar a retirada e o documento reverte para o seu estado de versão anterior.
É possível dar entrada em um documento como uma versão principal ou secundária. Consulte Visualização Histórico da Versão a seguir para obter informações adicionais sobre as versões.
Visualizar ou Editar Propriedades
É possível exibir as propriedades dos itens no armazenador de objetos e fazer alterações em propriedades editáveis. As propriedades específicas associadas a um item são definidas pela sua classe. (Uma classe é similar a um tipo de conteúdo do SharePoint.) Por exemplo, existe uma classe básica para documentos. Classes de documento adicionais, criadas por um administrador, também existem em um armazenador de objetos. Quando você adiciona um novo item de qualquer tipo, uma etapa chave no processo é a opção de uma classe a ser atribuída ao item. Sua opção de classe determina as propriedades específicas associadas ao seu novo item.
As propriedades do sistema são listadas após as propriedades personalizadas da classe. As propriedades do sistema não podem ser editadas.
Gerenciar Permissões
É possível visualizar as permissões designadas para um documento ou pasta do FileNet P8. Dependendo das permissões que você tem para um documento ou pasta, poderá conceder ou negar permissão para esse documento ou pasta.
A tabela abaixo descreve as permissões relacionadas aos documentos. As permissões do documento são hierárquicas. Possuir o maior nível de permissão automaticamente garante a você todas as outras permissões inferiores. (A permissão Publicar é uma exceção. Ela pode ser concedida a níveis de permissão superiores.)
Permissões do Documento | Descrição |
---|---|
Controle Integral | A permissão de Controle Completo concede o controle completo do documento. É possível excluir o documento e definir a segurança para o documento. Por padrão, o usuário que inclui um documento no armazenamento de objeto tem inicialmente permissão do Controle Completo para esse documento. A permissão Publicar, se aplicável, é listada em acréscimo ao Controle Completo. |
Promover Versão |
Promover versão permitir retirar um documento, dar entrada novamente como uma versão principal, ou cancelar a retirada do documento. A permissão Publicar, se aplicável, é listada junto a Promover versão. |
Modificar Conteúdo |
Modificar conteúdo permite retirar um documento, dar entrada novamente como uma versão inferior, ou cancelar a retirada. A permissão Publicar, se aplicável, é listada junto a Modificar conteúdo. |
Modificar Propriedades | Modificar propriedades permite modificar as propriedades de um documento. |
Visualizar Conteúdo |
Exibir conteúdo permite exibir o conteúdo de um documento. Por exemplo, se o objeto for um documento de planilha, é possível abrir e visualizar a planilha. |
Visualizar Propriedades | Exibir propriedades permite exibir as propriedades de um documento. |
Publicar | A permissão Publicar permite publicar um documento existente utilizando o aplicativo Workplace |
A tabela a seguir descreve as permissões relacionadas as pastas. As permissões da Pasta são parcialmente hierárquicas. Possuir o maior nível de permissão automaticamente garante as permissões inferiores. (As permissões Criar subpasta e Arquivar em pasta são exceções, ambas as permissões podem ser revogadas independentemente do nível de permissão Modificar propriedades.)
Permissões da Pasta | Descrição |
---|---|
Controle Integral | A permissão Controle Completo concede o controle completo da pasta. É possível excluir a pasta e definir a segurança para a pasta. Por padrão, o usuário que inclui uma pasta no armazenamento de objeto tem inicialmente a permissão Controle Completo para essa pasta. |
Modificar Propriedades | Modificar propriedades permite modificar as propriedades de uma pasta. As permissões Criar subpastas e Arquivar em pasta, se aplicáveis, são listadas junto a Modificar propriedades. |
Criar Subpasta | Criar subpasta permite adicionar uma subpasta à uma pasta existente. NOTA As permissões Criar Subpasta e Arquivar em Pasta estão em um nível igual na hierarquia de permissões. |
Arquivar em Pasta |
Arquivar em pasta permite adicionar documentos em uma pasta. |
Visualizar Propriedades | Exibir propriedades permite exibir as propriedades de uma pasta. |
NOTA O nível de acesso que você tem a pastas e documentos é baseado nas permissões configuradas para a conta do usuário FileNet P8. Embora você precise das permissões apropriadas do SharePoint para visualizar e acessar a parte da Web Navegar em um site do SharePoint, os direitos de acesso associados à conta do usuário do FileNet P8 determinam o que você pode fazer ao trabalhar com pastas e documentos visualizados na parte da Web Navegar.
Visualizar Histórico da Versão
É possível visualizar o histórico da versão de um documento, abrir e visualizar versões anteriores de um documento e excluir versões de um documento. As versões dos documentos são criadas ao dar entrada e realizar a retirada de um documento. Um versão representa o documento como existia em um momento particular no seu histórico, e é salvo individualmente e mantido em um armazenador de objetos. Ao serem reunidas, as diferentes versões de um documento se tornam o conjunto de versões do documento. Ao retirar um documento, sempre retire a versão atual (a versão mais recente na série de versões).
Uma versão pode ser uma versão principal ou inferior.
- Uma Versão Principal é aquela que foi aprovada como Liberada ou foi liberada no passado, mas agora foi Substituída por uma versão liberada mais recente. Versões principais lançadas são tipicamente projetadas para estarem disponíveis a uma ampla gama de usuários. Acesso a versões principais substituídas é tipicamente mais restrito, como para um seleto grupo de autores e revisores. Documentos principais sempre possuem um número inferior igual a zero. Por exemplo, um documento com um número da versão principal de 2, e um número da versão secundária de 0 (às vezes exibida junto como na 2.0) é uma versão principal.
- Uma Versão Secundária é aquela que não foi aprovada e liberada como uma versão principal. A versão secundária registrada mais recentemente é marcada No Processo. Somente pode haver uma versão em processo em uma série de versões. Versões inferiores mais antigas são marcadas como substituídas, e podem haver diversas versões substituídas. Acesso a versões inferiores é tipicamente mais restrito a um grupo seleto de autores e revisores. Um documento de reserva (a versão do documento editável criada por um registro de saída) é sempre um documento secundário. Um documento é uma versão inferior se o seu número inferior é 1 ou superior (isso é, diferente de zero). Por exemplo, um documento numerado 2.1 é uma versão inferior.
Visualizar Pastas Arquivadas
É possível usar a ação Pastas Arquivadas Em para visualizar uma lista das pastas nas quais um documento é arquivado.
Mostrar Hyperlink
É possível exibir o endereço da Web completo para um documento ou pasta selecionada. É possível copiar o endereço da Web na caixa de endereços do navegador ou usá-lo para criar um indicador ou favorito do navegador. É possível copiar o endereço da Web e colá-lo em um documento ou e-mail.
Para um documento, essa ação exibe o endereço da Web para a versão liberada ou, se não houver nenhuma versão liberada, para a versão atual. Para exibir o endereço da Web para uma versão diferente, selecione a versão apropriada da lista URL para.
Para uma pasta, essa ação exibe o endereço da Web para a página de propriedades da pasta.
Iniciar um fluxo de trabalho
É possível iniciar um fluxo de trabalho a partir da lista de assinaturas associada com uma classe de documento ou pasta. Se não houver assinaturas definidas, não haverá nada listado e não será possível iniciar um fluxo de trabalho.
Após selecionar um fluxo de trabalho, é possível inserir informações para a etapa de inicialização como necessário. É possível adicionar comentários, modificar o assunto e definir parâmetros determinados para essa etapa. Por exemplo, é possível adicionar e editar anexos, editar valores do campo de dados ou editar os membros do grupo do fluxo de trabalho, caso estejam definidos como disponíveis na etapa iniciar. (Processadores de etapa personalizadas podem não fornecer todas essas opções.)
Uma vez lançado, é possível trabalhar com tarefas atribuídas em sua caixa de entrada pessoal ou em uma caixa de entrada pública. Consulte Trabalhar com tarefas em sua Caixa de entrada Pessoal ou Trabalhar com Tarefas em um Caixa de entrada Pública, respectivamente.
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