IBM FileNet P8, Versión 5.2            

Guardar búsqueda

Para poner una búsqueda a disposición de los usuarios, debe añadirla a una carpeta de un almacén de objetos. Si la carpeta que desea utilizar aún no existe, puede crearla antes o durante la adición de la búsqueda. Consulte las secciones Para añadir una carpeta nueva o Para añadir una carpeta antes de crear una búsqueda que figuran más adelante.

Nota: Utilice la propiedad Nombre de aplicación para indicar una búsqueda almacenada o una plantilla de búsqueda que debe utilizarse con una aplicación específica. Por ejemplo, RM podría ser el valor de propiedad para Nombre de aplicación. La búsqueda almacenada o la plantilla de búsqueda definida con esta propiedad sólo se utilizará en Record Manager.

Si este valor de propiedad se deja vacío, podrá accederse a la búsqueda almacenada o a la plantilla de búsqueda desde Workplace XT.

  1. Seleccione Añadir nuevo en el menú Archivo o pulse el botón Añadir nuevo.
  2. Si el almacén de objetos y la carpeta predeterminados (utilizados por última vez) deben cambiarse, pulse el botón Examinar para elegir una ubicación nueva para la búsqueda. Puede elegir cualquier almacén de objetos independientemente del lugar en el que la búsqueda busque los documentos. Elija una ubicación a la que los usuarios previstos tengan acceso. Éstos deberán poder desplazarse a la búsqueda o localizarla en una página de accesos directos para seleccionarla.
  3. Desplácese a la carpeta en la que desee colocar la búsqueda. Puede efectuar una doble pulsación sobre un elemento de la lista o pulsar el botón Abrir cuando un elemento esté seleccionado. Haga clic en el botón Seleccionar para seleccionar una carpeta resaltada. Si desea retroceder a un nivel superior, utilice el menú desplegable del recuadro Buscar en o los iconos de la parte superior de la ventana. También puede crear una carpeta para la búsqueda mediante el botón Añadir carpeta nueva. Consulte la sección Para agregar una carpeta nueva que figura más adelante. Para obtener más detalles acerca de los iconos, consulte la sección Seleccionar subcarpetas.
  4. Después de seleccionar una carpeta (con lo cual volverá a la pantalla anterior, en la que pulsará Siguiente), especifique un título, una descripción y un nombre de aplicación para que los usuarios puedan localizar la búsqueda más adelante. Al guardar una búsqueda modificada, compruebe las propiedades y actualícelas si es necesario antes de pulsar Siguiente.
  5. El título del documento, la descripción y el nombre de aplicación son opcionales. Sin embargo, si no especifica un título de documento, el usuario visualizará nombre sin definir. Cualquiera que más adelante intente extraer la búsqueda visualizará un icono sin nombre.
  6. Haga clic en Siguiente para especificar valores de seguridad o Finalizar para aceptar los valores de seguridad predeterminados y completar la operación de guardar.
  7. Si especifica valores de seguridad, compruebe los valores predeterminados y actualícelos si es necesario antes de pulsar Finalizar. Estos valores de seguridad controlan el acceso a la búsqueda en sí, no a los documentos que la búsqueda debe localizar.
  8. Cuando haya aparecido el mensaje Guardado satisfactoriamente en la línea de estado, puede previsualizar la búsqueda por medio de la opción Lanzar o iniciando la sesión como usuario que va a utilizar la búsqueda.

Para agregar una carpeta nueva:

Al guardar una búsqueda, puede crear una carpeta en la que almacenarla.

  1. Navegue al almacén de objetos al que desee añadir una carpeta o a la carpeta a la que desee añadir una subcarpeta. (Haga clic en Examinar si es necesario).
  2. Haga clic en el botón Añadir carpeta nueva.
  3. Elija una clase para la carpeta. (Haga clic en el botón Examinar para ver si hay opciones adicionales para el campo Clase.). Pulse el triángulo que apunta hacia arriba en Windows o el triángulo que apunta hacia la derecha en Mac para mostrar más clases). Diferentes clases de carpeta pueden visualizar propiedades diferentes.
  4. Especifique cómo mínimo los datos de propiedad obligatorios (indicados con un asterisco rojo) y pulse Siguiente (para establecer la seguridad) o Finalizar.
  5. Revise o actualice la seguridad de la carpeta (si ha pulsado Siguiente) y luego pulse Finalizar.

Ahora puede terminar la operación de guardar la búsqueda según se describe al principio de esta página (Paso 4).

Para añadir una carpeta antes de crear una búsqueda:

  1. En Examinar, seleccione el almacén de objetos.
  2. Desplácese a la carpeta en la que desee crear una carpeta o permanezca en el nivel raíz del almacén de objetos.
  3. Haga clic en el botón Añadir carpeta nueva.
  4. Complete los pasos 3 a 5 anteriores para añadir una carpeta nueva.


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Última actualización: Marzo de 2013
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