Podczas dodawania lub wprowadzania wyszukiwania można przeglądać lub aktualizować ustawienia zabezpieczeń. W przypadku pominięcia tego ustawienia na potrzeby nowych wyszukiwań stosowane są domyślne zabezpieczenia systemu. W przypadku wyszukiwania pobranego, zmodyfikowanego i wprowadzanego używane są jego poprzednie ustawienia zabezpieczeń.
Wszelkie domyślne zabezpieczenia oferowane przez system są widoczne dla użytkownika. Istnieje możliwość wyboru dowolnej wymienionej nazwy aktywującej przyciski Usuń oraz Modyfikuj.
Istnieje możliwość ustawienia uprawnień zabezpieczeń na wartości Zezwalaj lub Odmów, odpowiednio do potrzeb. Pełne omówienie ustawień zabezpieczeń zawiera sekcja Zabezpieczenia programu IBM® FileNet P8.
Każdy użytkownik ma unikalną nazwę użytkownika służącą do identyfikacji praw dostępu do obiektów, ostatniego użytkownika, który zmodyfikował obiekt, osoby tworzącej lub właściciela obiektu, oraz konta użytkownika użytego obecnie do zalogowania się do systemu. Po utworzeniu nazwy użytkownika przez administratora nazwie tej jest przypisywana długa oraz skrócona wersja.
Wersja skrócona to nazwa użytkownika, której można użyć do zalogowania się. Na przykład abrown.
uid=JDoe,uid=pwtest995,ou=Shared,ou=Engineering,dc=filenet,dc=com
.W celu zalogowania się możesz użyć nazwy skróconej lub długiej nazwy. Zarówno nazwa długa jak i nazwa skrócona są wyświetlane w oknie dialogowym Zabezpieczenia. Podczas wyszukiwania użytkownika lub grupy nazwy skrócone są zwracane, zaś długie nazwy pojawiają się jako wskazówki narzędzi.
Istnieje możliwość utworzenia powielonych skróconych nazw użytkowników. Długa nazwa jest z kolei zawsze unikalna.
#AUTHENTICATED-USERS pojawia się teraz jako wartość domyślna dla wszystkich użytkowników w grupie. Poprzednio używana była wartość EVERYONE.
Tekst zastępczy pojawia się po wskazaniu myszą dowolnej nazwy skróconej lub nazwy wyświetlanej dowolnego użytkownika lub grupy. Tekst ten prezentuje długą nazwę lub pełną nazwę systemową użytkownika lub grupy.
Jeśli używany jest serwer eDirectory lub SunOne LDAP, oraz jeśli brak jest powielonej krótkiej nazwy, istnieje możliwość zalogowania się z użyciem krótkiej lub długiej nazwy.
W przypadku występowania powielonych krótkich nazw konieczne jest zalogowanie się z użyciem długiej nazwy.
W przypadku korzystania z serwera LDAP Active Directory, jeśli użytkownik należy do domeny domyślnej silnika treści oraz silnika procesów, można zalogować się z użyciem skróconej lub długiej nazwy; jeśli użytkownik nie należy do domeny domyślnej silnika treści i silnika procesów, musi on zalogować się z użyciem długiej nazwy.
Więcej informacji na ten temat zawiera sekcja Zabezpieczenia programu IBM FileNet P8.