IBM FileNet P8, Versão 5.2            

Selecionar um documento

Ao especificar um caminho, você pode incluir documentos que estão armazenados localmente em sua máquina ou incluir documentos que residem fora de seu ambiente, como uma página da Web. Esteja ciente de que se o caminho inserido direciona a um documento, será incluído um documento sem nenhum conteúdo. Você também pode incluir um item externo que não pode ser armazenado eletronicamente, mas que pode ser representado e rastreado por um conjunto de propriedades. Um conjunto de DVDs de vídeo de treinamento é um exemplo deste tipo de documento.

Dica: Ao selecionar um tipo diferente na lista Tipo, as opções na página são alteradas.

Excluir Arquivo Local aparece quando seu documento é rastreado. Selecione esta opção se desejar que a cópia local do documento à qual estiver dando entrada seja excluída da estação de trabalho após concluir o procedimento de adição. Salve e feche a cópia local antes de concluir a exclusão. O administrador do site determina se é possível sobrepor ou não a configuração padrão dessa opção.

É possível encontrar casos onde um arquivo é excluído enquanto ainda estiver aberto. Isso pode ocorrer depois de você ter especificado o arquivo local a ser excluído.

Selecionar um modelo de entrada

É possível incluir um documento em uma pasta com mais de um modelo de entrada associado com ela. Você deve então selecionar o modelo de entrada para utilizar a partir da lista de Modelos de Entrada. Se estiver incluindo mais de um documento ao mesmo tempo, e a categoria Tipo de Arquivo tiver sido configurada, você não seleciona um modelo de entrada. Em vez disso, os documentos são agrupados por categoria de tipo de arquivo e é possível escolher os documentos que deseja incluir.

Atribuir propriedades

Propriedades definem informações sobre o documento que você está incluindo, como sua localização em um armazenador de objetos e a classe e os valores de propriedade atribuídas ao documento. Se incluir um documento usando um modelo de entrada, algumas ou todas as propriedades poderão ser predefinidas para você. É possível incluir documentos em uma pasta específica ou diretamente em um armazenamento de objeto, dependendo da configuração da preferência do site Exige a seleção de pasta. A classe do documento controla as propriedades atribuídas ao documento. Consulte Trabalhar com Propriedades para obter informações adicionais.

Nota:
  • Ao arrastar um único documento, é possível digitar um título para o documento. No entanto, ao arrastar múltiplos documentos, o nome de arquivo de cada documento é atribuído como o título de cada documento.
  • Se estiver adicionando uma mensagem do Outlook ou um texto de uma mensagem do Outlook, somente a classe-base do email e suas subclasses serão exibidas. Se estiver incluindo anexos, todas as classes estarão disponíveis, a não ser que o perfil designado esteja configurado para usar apenas a classe de e-mail.

Documentos compostos

Você tem a opção de tornar o documento incluído o documento pai de um documento composto. Além disso, pode associar documentos-filhos ao documento pai. A opção de documento composto não estará disponível se você estiver incluindo um documento usando o método de arrastar.

Versões

Por padrão, o documento é adicionado como uma versão principal. Uma versão principal é geralmente disponibilizada para todos os usuários.

Segurança

Opcionalmente, é possível modificar os direitos de acesso de segurança e permissões para o documento incluído expandindo a seção de segurança. Esta opção não estará disponível se você estiver incluindo um documento usando a ação Incluir Documento quando a ação Inclusão Avançada de Documento também estiver disponível; em vez disso, o documento receberá os direitos de acesso de segurança padrão e as permissões associadas com sua classe de documento ou o modelo de entrada usado para incluir o documento.

Documentos confidenciais

Se o Records Manager estiver instalado, é possível incluir documentos confidenciais para um armazenador de objetos do registro ao selecionar a classe de documento confidencial. Atualize os valores de classificação como necessário.



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Última atualização: Março de 2013
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