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Gestion des documents composés

Documents composés

Pour regrouper des documents et définir ce qui les unit, il est nécessaire d'associer un document parent à un ou plusieurs documents enfant. Les documents enfant et parents sont créés indépendamment les uns des autres. Lorsque vous définissez la relation qui unit les différents documents d'un document composé, les informations sont stockées sous forme d'un lien. Ce type de lien est différent des liens que vous pouvez créer pour relier différents types d'objets tels que des dossiers, des documents ou des objets personnalisés.

Les documents contenus dans un document composé peuvent résider à des emplacements différents dans un même conteneur d'objets. Il est impossible de créer un document composé avec des objets personnalisés et des dossiers, ou de créer un document composé comprenant des documents provenant de conteneurs d'objets différents. S'il n'existe aucune relation hiérarchique particulière entre ces documents, vous pouvez créer un document parent vide (fichier externe) et définir les autres documents en tant qu'enfants de ce document.

Création d'un document composé

Pour créer un document composé, vous devez dans un premier temps créer le document parent, puis lui associer des documents supplémentaires en tant qu'enfants. Les procédures sur les documents parent et enfant sont les mêmes que celles des documents standard. Par exemple, vous pouvez visualiser les pages d'informations des documents parent et enfant de même que les informations sur les liens qui associent les documents entre eux. Vous pouvez créer plusieurs versions de documents parent et enfants et attribuer un nom au lien qui les associe. Lorsque vous ajoutez, modifiez ou insérez un document enfant, des paramètres spéciaux vous permettent de gérer ce document pendant qu'une version du document parent est créée ou supprimée.

Modification et suppression de documents composés

Vous pouvez modifier l'ordre dans lequel les documents enfant apparaissent dans la liste de leur document parent, sélectionner des documents enfant supplémentaires, insérer de nouveaux documents et supprimer les liens qui relient les divers documents.

Suggestions

Tableau 1. Ce tableau répertorie les conseils utiles pour la création de documents composés et l'utilisation de ces documents.
Action Informations
Pour créer un document parent
  • Lors de son ajout à un conteneur d'objets (manuellement ou par le biais d'un modèle d'entrée). Les documents enfant doivent déjà exister dans le conteneur d'objets.
  • Lors de la restitution d'une nouvelle version.
  • En sélectionnant Modifier le composé dans le menu contextuel. Une fois le document converti, il peut être associé à des documents enfant ou d'autres documents parent. Vous pouvez également reconvertir un document composé en document standard. Mais vous ne pouvez pas reconvertir un document composé en document standard si des documents enfant lui sont associés. Vous devez d'abord supprimer les documents enfant associés.

Cette action n'est pas disponible lorsque vous accédez :

  • à la page d'informations d'un document qui est un objet de réservation,
  • à un document provenant d'une application intégrée telle que Word ou Excel.
Pour associer des documents enfant à un document parent
  • lors de l'ajout du document parent au conteneur d'objets ;
  • lors de la restitution d'une nouvelle version du document ;
  • lors de l'affichage de sa page d'informations (vue Documents enfant).
  • Utilisez le lien Afficher lorsque vous ajoutez un document pour afficher la liste des documents enfant associés à un document parent spécifique. De plus, vous pouvez également exécuter d'autres actions, comme la modification de l'ordre dans lequel les documents apparaissent, lorsque vous avez plus d'un document enfant.
Informations sur les liens et propriétés de lien des documents composés La vue des propriétés de lien des documents composés de la page d'informations est une page en lecture seule qui offre un instantané actuel des relations de composants entre un document enfant spécifique et son document parent. Les informations affichées permettent de gérer la relation entre un document enfant et un document parent lorsque, par exemple, une version du document parent est créée ou supprimée.

Les informations de propriété qui apparaissent sont créées lorsque vous associez un premier document enfant à un document parent. Modifiez les propriétés affichées sur cette page lorsque vous modifiez le document enfant.

Les propriétés système sont également en lecture seule et ne peuvent pas être modifiées. Selon vos paramètres de préférences utilisateur, il se peut que les propriétés système soient réduites (masquées). Cliquez sur Afficher les propriétés du système ou Masquer les propriétés du système pour activer ou désactiver l'affichage des propriétés système.

Vous pouvez accéder à la vue des propriétés de lien des documents composés lorsque vous ouvrez la page d'informations d'un document parent ou enfant.

Affichage des documents associés à un document composé

Dans Workplace XT, vous pouvez afficher rapidement les documents enfant associés à un document parent spécifique. Des informations sur chaque document s'affiche dans la vue de liste et vous pouvez voir la relation hiérarchique pour chaque document.

Cliquez à l'aide du bouton droit sur un document et sélectionnez Informations supplémentaires > Afficher le document composé pour voir un document composé. Vous pouvez également effectuer des actions spécifiques sur les documents.



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Dernière mise à jour : Mars 2013
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