İçeriği ve özellikleri kimlerin görüntüleyebileceğini ya da değiştirebileceğini ya da kimlerin belge yayınlayabileceğini denetlemek için güvenlik ayarları kullanılır. Site ayarlarınıza bağlı olarak yeni belgeler eklerken, bir belgeyi geri verirken, yayınlarken ya da bilgileri görüntülerken güvenlik izinlerini ayarlayabilirsiniz. Güvenliği görüntülemek ya da değiştirmek için uygun erişim izinlerinizin olması gerekir. İzin tanımlarıyla ilgili ek bilgi için Güvenliğin yönetilmesi başlıklı konuya bakın.
Ayrıca, FileNet Integration for Microsoft Office kullanarak tümleştirilmiş bir Microsoft Office uygulamasında belgelere ve klasörelere atanmış güvenlik ayarlarını görüntüleyebilir ve değiştirebilirsiniz. Bir belgenin ya da klasörün ayrıntılarını ya da özelliklerini görüntülediğinizde, belgeye atanmış güvenlik ayarlarını görüntüleyebilir ya da değiştirebilirsiniz.
Genellikle, güvenlik ayarları belgenin sınıfına dayalı olarak yaratılır; ancak, ayarlar bir giriş şablonundan, bir güvenlik ilkesinden, klasör kalıtımından ya da IBM InfoSphere Enterprise Records gibi bir dış kaynaktan da türetilebilir. Örneğin, bir kullanıcı yeni bir belge eklediğinde, belgeye ilişkin güvenlik denetimcinin belge sınıfı için ayarladığı güvenlik ayarlarına dayanır. Site ayarlarınıza bağlı olarak, bir klasöre, özel nesneye, belgeye ya da aramaya ilişkin güvenliği açık olarak ayarlayabilirsiniz. Belgeler, bir belge sınıfının güvenliğini belgenin durumuna dayalı olarak tanımlayan, bir ya da daha fazla güvenlik şablonundan oluşan bir güvenlik ilkesi kullanabilir. Ek bilgi için Güvenlik izinlerini ayarlama başlıklı konuya bakın.
Bir belge için tanımlanan güvenliğe ek olarak, denetimciniz belgenin sınıfıyla ilişkilendirilmiş her bir özellikler için de ek güvenlik tanımlayabilir. Örneğin, bir belgeyi belirli bir klasöre ve belge sınıfına eklemek çin erişim haklarınız olabilir. Belgeye ilişkin özellikleri ayarlarken, özellik erişim maskeleri düzenleyebileceğiniz özellikleri, görebileceğiniz değerleri denetleyebilir ve özellik değerlerine ilişkin bir seçenek listesinden seçim yapabilir. Bu ayarları denetimciniz tanımlar.
Erişim rolleri, görünümlere, ileri düzey araçlara ve işlemlere erişiminizi denetler. Denetimciniz, belirli sayfalara, kiplere ve komutlara erişime izin veren ya da izin vermeyen roller tanımlar. Belirli bir erişim rolünün üyesi değilseniz ve bir özelliğe erişim için belirli bir role izin verilmişse, özelliğe erişemezsiniz.
Örneğin, bölümünüz bir nesne deposuna yeni belgelerin eklenmesiyle ilgili olabilir. Bu durumda, denetimciniz grubunuzun üyeleri için yalnızca Çalışma Yerim'in Göz At kipi ve Yazma kısmını yapılandırabilir. Uygun sihirbazlar ve ikincil sayfalar ile kipler kullanılmaya devam edebilir. Bölümünüzün üyeleri, bilgi sayfalarında ve menülerde kullanılabilecek işlemlerin yalnızca bir altkümesini de görebilir.