為多內容文件指派一個文件 ID,但文件包括多個電子檔案。例如,您可能會建議同時使用文字處理文件和試算表文件。為了追蹤和保留,您可能要為該文件使用相同的名稱、內容和位置,即使它包括兩個檔案。透過使用多內容文件來群組檔案,您可以執行上述作業。使用多內容文件時,您有權存取所有檔案(依您的安全性存取權限而定)。
如果需要,您可以新增和移除內容元素,並且文件的每個版本均包含不同的檔案作為內容元素。即,內容元素檔案與文件的特定版本相關聯。您必須移出文件以新增或移除內容元素。移出多內容文件時,將為文件的新版本建立保留物件。該保留物件不包含多內容資訊。即,不會自動將多內容元素從一個版本傳送到下一個版本。移入文件的新版本時,您必須手動將每個內容元素新增到新文件版本。
您的網站管理者可決定哪些使用者可以檢視多內容文件的內容,以及哪些使用者可以儲存或刪除文件的內容元素。如果您沒有相應的存取權限,您僅可以檢視文件中包含的第一個元素。換言之,您不會知道文件包含的其他元素。
如果要管理多內容文件,請執行下列動作: