Digite uma ou mais palavras (as palavras ou frases que melhor descrevem as informações que você deseja localizar) no campo Documento Contém e clique em Procurar. É possível procurar palavras ou frases específicas em um documento ou em propriedades de cadeia que foram configurados para indexação de texto completo.
Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a maximizar a eficácia de sua pesquisa.
Coincidir uma palavra ou frase exata | Se você deseja coincidir uma frase exata, coloque a frase entre aspas duplas. Em um aplicativo integrado do Office, clique em Opções e selecione Corresponder Frase Exata. Corresponder uma frase exata é especialmente útil para nomes próprios ou frases comuns. Por exemplo, a procura por John Adams retornaria documentos que contêm os presidentes dos EUA John Adams e John Quincy Adams. A procura por "John Adams" retornará apenas os documentos que contêm John Adams. Termos de procura e palavras que são semelhantes a esses termos também são localizados. Por exemplo, a procura pela palavra mês retornará documentos que contêm as palavras mês ou meses. Para excluir as variações de uma palavra única, coloque a palavra entre aspas duplas; para excluir as variações de todos seus termos de procura, é possível selecionar a opção de procura Coincidir palavras exatas. |
Coincidir maiúscula e minúscula | Ao excluir variações da palavra especificando a opção de procura Corresponder Palavras Exatas, também é possível escolher corresponder maiúsculas e minúsculas selecionando a opção de procura Distinção entre Maiúsculas e Minúsculas. Observe que colocar uma palavra-chave com letras maiúsculas entre aspas duplas não força que os resultados da procura coincidam maiúsculas e minúsculas. |
Pesquisar por palavras comuns | É comum configurar uma procura para ignorar palavras comuns como o/a, em ou e. Para pesquisar por palavras comuns como parte da frase, coloque-as entre aspas. |
Usar caracteres curinga | Se você não tem certeza da ortografia ou outra variação usada no documento em que está procurando, poderá usar uma caractere curinga em seu termo de procura.
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Pesquisar por qualquer ou todas as palavras-chave | Você pode procurar por qualquer ou todas as palavras ou frases que digitar. Por exemplo, se você procurar FileNet P8 e escolher Qualquer, a procura retorna documentos que contêm FileNet ou P8. Se você escolher Tudo, a procura retorna apenas os documentos que contêm ambas as palavras. |
Pesquisar por palavras-chave com base na proximidade | Você pode procurar por palavras-chave com base na proximidade de uma com a outra. (Quando você escolhe esta opção, a procura automaticamente pesquisa todas as palavras-chave). Você pode especificar o grau de proximidade das palavras-chave para que resulte em uma coincidência. Se você não especificar um intervalo (ou se inserir 0), a pesquisa será semelhante a pesquisar todas as palavras-chave; somente a classificação dos resultados será diferente. Por exemplo, para pesquisar documentos relativos ao FileNet P8 Platform, você poderia digitar FileNet P8 Platform, e pesquisar todas as palavras. Isto poderá retornar documentos que discutem outros produtos FileNet ou documentos que discutem outras plataformas. Ao selecionar Próxima ao invés de Todas, é possível assegurar que a procura retorne documentos contendo plataforma somente quando encontrada próxima a FileNet e P8. |
Você pode limitar ou expandir sua procura ao selecionar quais versões do documento devem ser procuradas. Por padrão, a procura retorna a versão mais atual do documento, que poderia ser uma versão secundária. Se você seleciona Liberado, a procura retorna somente a versão principal mais recente. Se você selecionar Todas, a procura retornará todas as versões de um documento.
Você pode selecionar uma ou mais propriedades para serem usadas como condições para sua procura. As propriedades e as listas de escolha associadas disponíveis são as que estão associadas com a classe de documento ou pasta que você seleciona. As propriedades que estão ocultadas ou não procuráveis não estão incluídas. Se você decidir incluir estas subclasses, as propriedades e as listas de escolha de todas as subclasses também estarão disponíveis. Se você especificar condições e a seguir subseqüentemente alterar a classe do documento ou pasta, as propriedades ou os valores que não são válidos para a nova classe serão automaticamente descartados da lista de condições.
Ao adicionar condições em sua pesquisa, você precisa escolher se os objetos encontrados precisam coincidir com todas ou quaisquer das condições.
Use as seguintes dicas básicas para ajudar você ao adicionar condições em sua pesquisa.
Incluir e remover condiçõesÉ possível usar caracteres curinga para valores de propriedades com base em sequência ao usar os operadores inicia com, termina com e contém .
As colunas exibidas nos resultados da procura são uma combinação de propriedades usadas em suas condições de procura e as propriedades especificadas nas preferências do site para o armazenador de objeto selecionado. Você pode exibir propriedades adicionais nos resultados da procura ao incluir uma propriedade como uma condição e deixando o valor em branco. A partir do FileNet Integration for Microsoft Office, clique em Selecionar Colunas e, em uma lista, escolha nomes de colunas que deseja incluir ou remover dos resultados da procura.
Definir a ordem de classificaçãoÉ possível classificar a ordem dos resultados da procura.
Se você deseja procurar por mais de um valor para a mesma propriedade, precisa listar a propriedade múltiplas vezes como uma condição, uma vez para cada valor que deseja procurar. Por exemplo, você pode ter uma propriedade de valores múltiplos chamada Raças. Para procurar Collie ou Poodle, selecione um critério semelhante a este:
Localizar itens em que qualquer das seguintes condições sejam atendidas: Breeds = Collie Breeds = Poodle
Listas de escolhas filtradasAlgumas listas de escolhas de propriedade permitem filtrar as escolhas baseadas nas entradas do usuário. A lista de escolhas exibe todas as escolhas que iniciam com o texto digitado pelo usuário. Além disso, você pode utilizar um asterisco (*) como caractere curinga. Por exemplo, digitando-se *Cla é possível encontrar classes chamadas Auto Claims e Claim Processing. (Existe sempre um asterisco subentendido no final do texto digitado.)
Você pode limitar ou expandir sua procura ao selecionar uma ou mais opções de procura. As opções de procura têm base nas propriedades de uso comum ao procurar por documentos ou pastas.
As opções são atalhos para os critérios comuns selecionados, como a propriedade ("Criado por mim") ou a data de modificação ("Incluído no último mês"), ou tipos de documento, como documentos PDF. A seleção de uma ou mais opções limita os resultados da procura.
Por padrão, a procura retorna a versão mais atual do documento, que poderia ser uma versão secundária. Se você seleciona Liberado, a procura retorna somente a versão principal mais recente. Se você selecionar Todas, a procura retornará todas as versões de um documento.
Salvar configurações de pesquisaSe você pesquisa com frequencia determinadas propriedades ou valores, pode salvá-los como seus padrões de pesquisa ou como uma pesquisa nomeada em Pesquisas Salvas.
No FileNet Integration for Microsoft Office, digite um nome para a procura e clique em Salvar. Vá para Procuras Salvas e realce o nome da procura que você salvou. Clique com o botão direito do mouse e escolha Configurar como Padrão. Da próxima vez que você abrir a procura, pode utilizar sua procura padrão.