W przypadku deklarowania dokumentów należy pamiętać o tym, że jeśli dokument jest częścią dokumentu złożonego, wówczas mogą pojawić się problemy. W przypadku dodawania dokumentów podrzędnych do nadrzędnych mogą istnieć ustawienia, które będą zakłócać normalny harmonogram rozporządzenia powiązanych dokumentów. Ustawienie uniemożliwiające usunięcie jakiegokolwiek dokumentu (nadrzędnego lub podrzędnego) może zakłócać standardowy harmonogram usuwania dokumentów. Podobnie określenie, że dokument podrzędny ma być usuwany wraz z dokumentem nadrzędnym, może zakłócać standardowy proces rozporządzania dokumentami podrzędnymi. Więcej informacji o konsekwencjach wyboru różnych ustawień zawiera sekcja Konfigurowanie produktu IBM® InfoSphere Enterprise Records.
Dla elementu nadrzędnego dokumentu złożonego istnieje specjalna ikona, która umożliwia jego łatwe zidentyfikowanie oraz eksplorowanie jego elementów podrzędnych i ich odsyłaczy przed zadeklarowaniem tych elementów jako akt. Użytkownik posiadający odpowiednie uprawnienia może dodać dodatkowe elementy podrzędne do dokumentu nadrzędnego później - po zadeklarowaniu ich jako akt. Można również zmienić ustawienia powiązane z dokumentem podrzędnym. (W tym celu należy użyć opcji Modyfikuj podrzędne zamiast opcji Informacje o odsyłaczu w poniższej procedurze).
Aby zadeklarować dokument jako akta: