Digitare una o più parole chiave (parole o frasi che meglio descrivono le informazioni da cercare) nel campo Il documento contiene e fare clic su Cerca. È possibile cercare parole o frasi specifiche in un documento o nelle proprietà string configurate per l'indicizzazione Full Text.
Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti per ottimizzare l'efficacia della ricerca.
Corrispondenza esatta di una parola o frase | Per impostare la corrispondenza esatta di una frase, racchiudere la frase tra virgolette doppie. In un'applicazione Office integrata, fare clic su Opzioni e selezionare Corrispondenza frase esatta. La corrispondenza con una frase esatta è particolarmente utile per nomi propri o frasi comuni. Ad esempio, la ricerca di Mario Rossi restituisce documenti contenenti Mario Rossi e Mario Rossi Lavezzi. La ricerca di "Mario Rossi" restituisce solo i documenti contenenti Mario Rossi. Sono individuate anche parole e termini di ricerca simili a tali termini. Ad esempio, la ricerca della parola mare restituisce documenti contenenti le parole mare o marea. Per escludere variazioni di una singola parola, racchiudere la parola tra virgolette doppie; per escludere variazioni di tutti i termini di ricerca, selezionare l'opzione di ricerca Corrispondenza esatta parole. |
Maiuscole/minuscole | Quando si escludono le variazioni di parola specificando l'opzione di ricerca Corrispondenza esatta parole, e anche possibile scegliere di impostare la corrispondenza per maiuscole/minuscole selezionando l'opzione di ricerca Maiuscole/minuscole. Racchiudere una parola chiave in lettere maiuscole tra virgolette doppie non forza la corrispondenza maiuscole/minuscole dei risultati della ricerca. |
Ricerca di parole comuni | Generalmente la ricerca è configurata per ignorare parole comuni quali il, in o e. Per eseguire la ricerca di parole comuni come parte di una frase, racchiuderle tra virgolette doppie. |
Utilizzo dei caratteri jolly | Se non si è certi dell'ortografia o di altre variazioni utilizzate nel documento in cui si esegue la ricerca, è possibile utilizzare un carattere jolly nel termine di ricerca.
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Ricerca per una o tutte le parole chiave | È possibile cercare corrispondenze per alcune o tutte le parole o frasi immesse. Ad esempio, se si cerca FileNet P8 e si sceglie Qualsiasi, la ricerca restituisce documenti contenenti FileNet o P8. Se si sceglie Tutto, la ricerca restituisce solo i documenti contenenti entrambe le parole. |
Ricerca di parole chiave in base alla vicinanza | È possibile ricercare parole chiave in base alla loro vicinanza. Quando si sceglie questa opzione vengono automaticamente ricercate tutte le parole chiave. È possibile specificare la vicinanza delle parole chiave per ottenere una corrispondenza. Se non si specifica un intervallo (o si immette 0), la ricerca è simile a una ricerca di tutte le parole chiave; solo la categoria dei risultati della ricerca è diversa. Ad esempio, per ricercare documenti correlati alla piattaforma FileNet P8, è possibile immettere Piattaforma FileNet P8 ed eseguire la ricerca di tutte le parole. Potrebbero venire restituiti documenti che trattano degli altri prodotti FileNet o di altre piattaforme. Se si seleziona Vicino anziché Tutto, è possibile garantire che la ricerca restituisca i documenti contenenti piattaforma solo quando questo termine è vicino a FileNet e P8. |
È possibile limitare o espandere ulteriormente la ricerca selezionando la versione del documento da ricercare. Per default, la ricerca restituisce la versione più recente del documento corrispondente, che potrebbe essere una versione secondaria. Se si seleziona Rilasciato, la ricerca restituisce solo la versione principale più recente. Se si seleziona Tutte, la ricerca restituisce tutte le versioni di un documento.
Aggiunta di condizioni di ricercaÈ possibile selezionare una o più proprietà da utilizzare come condizioni per la ricerca. Le proprietà e le scelte associate disponibili sono quelle assegnate alla classe documento o cartella selezionata. Le proprietà nascoste non supportano la ricerca e non verranno incluse. Se si sceglie di includere sottoclassi, anche le proprietà e gli elenchi di scelta di tutte le sottoclassi diventano disponibili. Se si specificano delle condizioni e in seguito si seleziona una classe di documento o di cartella differente, le proprietà o i valori che non sono validi per la nuova classe verranno automaticamente rimossi dall'elenco delle condizioni.
Se si aggiungono condizioni alla ricerca, è necessario stabilire se gli oggetti trovati devono soddisfare tutte o alcune delle condizioni.
Utilizzare i suggerimenti di base seguenti per semplificare l'aggiunta di condizioni alla ricerca.
Aggiunta e rimozione di condizioniÈ possibile utilizzare i caratteri jolly per i valori di proprietà basati su stringa utilizzando le opzioni inizia con, termina con e contiene.
Le colonne visualizzate nei risultati della ricerca sono una combinazione delle proprietà usate nelle condizioni di ricerca e di quelle specificate nelle preferenze sito per l'archivio oggetti selezionato. È possibile visualizzare proprietà aggiuntive nei risultati della ricerca aggiungendo una proprietà come una condizione di ricerca senza specificarne il valore. Da FileNet Integration per Microsoft Office, fare clic su Seleziona colonne e selezionare dall'elenco i nomi colonna da aggiungere o rimuovere dai risultati della ricerca.
Impostazione del criterio di ordinamentoÈ possibile ordinare i risultati della ricerca.
Per cercare più valori di una stessa proprietà, è necessario elencare più volte la proprietà come condizione, una per ogni valore da ricercare. Ad esempio, è stata impostata una proprietà a più valori denominata Razze. Per ricercare i valori Collie o Barboncino, è necessario selezionare criteri simili ai seguenti:
Trova elementi che soddisfano una delle condizioni seguenti: Razze = Collie Razze = Barboncino
Elenchi di scelte filtratiAlcuni elenchi di scelte di proprietà consentono di filtrare le scelte in base all'input. L'elenco di scelte visualizza tutte le scelte che iniziano con il testo immesso. Inoltre è possibile utilizzare un asterisco (*) come carattere jolly. Ad esempio, se si immette *Inden, vengono individuate le classi Richieste di indennizzo automatiche ed Elaborazione richieste di indennizzo. (Alla fine del testo immesso è sempre sottinteso un asterisco.)
È possibile limitare o espandere ulteriormente la ricerca selezionando una o più opzioni di ricerca. Le opzioni di ricerca sono basate su proprietà usate comunemente nella ricerca di documenti o cartelle.
Le opzioni sono collegamenti a criteri normalmente selezionati, come proprietà ("Creato dall'utente") o data di modifica ("Aggiunto nell'ultimo mese"), o tipi di documento, come documenti Word o PDF. La selezione di una o più opzioni limita i risultati della ricerca.
Per default, la ricerca restituisce la versione più recente del documento corrispondente, che potrebbe essere una versione secondaria. Se si seleziona Rilasciato, la ricerca restituisce solo la versione principale più recente. Se si seleziona Tutte, la ricerca restituisce tutte le versioni di un documento.
Salvataggio delle impostazioni di ricercaSe si esegue spesso la ricerca di determinate proprietà o valori, è possibile salvarli come impostazioni predefinite di ricerca o come una ricerca denominata in Ricerche salvate.
In FileNet Integration per Microsoft Office, immettere un nome per la ricerca e fare clic su Salva. Andare in Ricerche salvate e evidenziare il nome della ricerca salvata. Fare clic con il pulsante destro del mouse e scegliere Imposta come predefinito. Alla successiva apertura della ricerca, sarà possibile utilizzare la ricerca di default.