U kunt documenten toevoegen die lokaal zijn opgeslagen op uw computer, of u kunt een document toevoegen dat zich buiten uw omgeving bevindt, zoals een webpagina, door een pad op te geven. Let op dat als het pad dat u invoert naar een document leidt, een document zonder inhoud wordt toegevoegd. U kunt ook een extern item toevoegen dat niet elektronisch kan worden opgeslagen, maar dat kan worden vertegenwoordigd en bijgehouden door een verzameling eigenschappen. Een set met DVD's met videocursussen is een voorbeeld van dit type document.
Lokaal bestand wissen wordt afgebeeld wanneer uw document wordt bijgehouden. Selecteer deze optie als u wilt dat de lokale kopie van het document dat u incheckt wordt gewist van uw werkstation nadat de procedure voor toevoegen is voltooid. Sla de lokale kopie op en sluit deze voordat u het wissen voltooit. Uw sitebeheerder bepaalt of u de standaardinstelling voor deze optie wel of niet kunt negeren.
Mogelijk komt u versies tegen waarbij een bestand wordt gewist terwijl deze nog steeds open is. Dit kan voorkomen nadat u opgeeft dat u wilt dat het lokale bestand wordt gewist.
U kunt een document toevoegen aan een map waaraan meerdere invoersjablonen zijn gekoppeld. U moet vervolgens de invoersjabloon die u wilt gebruiken kiezen in de lijst Invoersjabloon. Als u meerdere documenten tegelijk toevoegt en de categorie Bestandstype is ingesteld, selecteert u geen invoersjabloon. In plaats daarvan worden de documenten gegroepeerd op categorie voor bestandstypen en kunt u de documenten kiezen die u wilt toevoegen.
Met eigenschappen wordt informatie gedefinieerd over het document dat u toevoegt, zoals de locatie in een objectruimte en de klasse en waarden van eigenschappen die zijn toegewezen aan het document. Als u een document toevoegt met behulp van een invoersjabloon, zijn voor u mogelijk sommige of alle eigenschappen vooraf gedefinieerd. U kunt documenten toevoegen aan een bepaalde map of direct aan een objectruimte, afhankelijk van de instelling voor de sitevoorkeur Mapselectie vereisen. Met de klasse van het document worden de eigenschappen beheerd die worden toegewezen aan het document. Raadpleeg Werken met eigenschappen voor meer informatie.
U hebt de optie om het toegevoegde document in te stellen als het bovenliggende document van een samengesteld document. Daarnaast kunt u onderliggende documenten koppelen aan het bovenliggende document. De optie samengesteld document is niet beschikbaar als u een document toevoegt met behulp van slepen.
Standaard wordt het document toegevoegd als hoofdversie. Een hoofdversie is meestal beschikbaar voor alle gebruikers.
U kunt optioneel de toegangsmachtigingen voor beveiliging wijzigen voor het toegevoegde document door de sectie beveiliging uit te breiden. Deze optie is niet beschikbaar als u een document toevoegt met behulp van de actie Document toevoegen wanneer de actie Document toevoegen geavanceerd ook beschikbaar is; in plaats daarvan ontvangt het document de standaard toegangsmachtigingen voor beveiliging en machtigingen die worden gekoppeld aan de documentklasse of de invoersjabloon die wordt gebruikt om het document toe te voegen.
Als Records Manager is geïnstalleerd, kunt u geclassificeerde documenten toevoegen aan een objectruimte van een record door een geclassificeerde documentklasse te selecteren. Werk de classificatiewaarden naar behoefte bij.