Aby wprowadzić kryteria wyszukiwania, kliknij kartę Kryteria wyszukiwania. Dostępne są dwie tabele (zwane siatkami), w których można wprowadzać własne kryteria wyszukiwania. Przeciągnięcie paska rozdzielającego między siatki pozwala zwolnić więcej miejsca w pionie na tę czy inną siatkę.
Pole Bieżący widok umożliwia wybór typu obiektu oraz powiązanych z nim ustawień kryteriów wyszukiwania. Na przykład, w przypadku wybrania opcji Folder wyświetlane są wyłącznie kryteria wyszukiwania mające zastosowanie do folderów. Tylko typy obiektów określone przez użytkownika na karcie Typy obiektów są wyświetlane w polu Bieżący widok.
Wspólny nie jest typem obiektu, lecz może być wyświetlany w polu Bieżący widok.
Istnieje możliwość wprowadzenia warunków dotyczących treści w dowolnym widoku, lecz warunki dotyczące treści mają zastosowanie tylko do obiektów typu Dokument.
Kolejność, w jakiej użytkownik wprowadza kryteria wyszukiwania, to:
Aby wybrać bieżący widok:
Aby wprowadzić warunki dla właściwości:
Kolumna Wartość może zawierać wartości do wyboru, lub może okazać się konieczne wprowadzenie danych w polu tekstowym. Jeśli ta właściwość to data, można wybrać datę z podręcznego kalendarza.
W przypadku projektowania szablonu wyszukiwania wartość może być pusta (jeśli Widok ma wartość Wymagany lub Dostępne do edycji). W przypadku wprowadzenia lub wyboru wartości w szablonie wyszukiwania staje się ona wartością domyślną, z możliwością zmiany przez użytkownika.
Aby wprowadzić warunki treści;
Aby wprowadzić wyniki maksymalną liczbę wyników:
Wyszukiwanie może składać się z następujących elementów:
Domyślnie relacja między dwiema siatkami ma wartość AND. Aby zmienić relację, wybierz opcję OR z menu rozwijanego między dwiema siatkami. AND oznacza, że dokument musi spełniać oba rodzaje kryteriów. W przypadku wybrania operatora OR kwalifikacja dokumentów będzie odbywać się na podstawie spełnienia kryterium treści lub kryterium właściwości.
Aby wyszukiwać z zastosowaniem wyłącznie kryteriów treści (dolna siatka), należy upewnić się, że operator definiujący relację między siatkami ustawiono na wartość AND. Jeśli nie zdefiniowano właściwości, zaś operator ustawiono na wartość OR, wówczas wyszukiwanie zwróci wszystkie dokumenty w wybranych składnicach treści lub folderach. Aby zrozumieć, w jaki sposób się to odbywa, należy zapoznać się z sekcją Wyszukiwanie tylko treści.
Jeśli kryteria wyszukiwania są kompletne, w dolnej części okna wyświetlany jest komunikat o statusie „Gotowe”. Do chwili, gdy kryteria staną się kompletne, komunikat brzmi „Kryteria niepełne”. Status komunikatu umożliwia także potwierdzenie, że wyszukiwania zostały pomyślnie dodane, zapisane, wprowadzone/zwrócone itp.
W dowolnej chwili istnieje możliwość skasowania wszystkich wpisów na wszystkich kartach przez wybranie opcji Nowy z menu Plik. Jeśli bieżące wyszukiwanie jest kompletne, użytkownik zostanie zachęcony do jego zapisania. Odpowiedź Tak spowoduje dodanie wyszukiwania do składnicy obiektów, odpowiedź Nie odrzucenie kryteriów, odpowiedź Anuluj kontynuowanie pracy tak, jakby nie naciśnięto przycisku Nowy.
Jeśli wyszukiwanie nie jest kompletne, istnieje możliwość odrzucenia wyszukiwania lub kontynuowania związanych z nim prac.
Rozpoczęcie nowego wyszukiwania powoduje skasowanie wszystkich wpisów, w tym wybranych składnic obiektów, oraz ustawienie operatora logicznego między siatkami właściwości i treści na wartość AND.
Wyszukiwanie treści to opcja dostępna wyłącznie w przypadku, jeśli wyszukiwane składnice obiektów skonfigurowano wcześniej na potrzeby wyszukiwania treści. Należy zapytać administratora systemu IBM® FileNet, które składnice obiektów zostały w ten sposób skonfigurowane.
Jeśli w siatce właściwości nie określono żadnych kryteriów, zostaną zwrócone wszystkie dokumenty w wybranych składnicach obiektów i folderach. Wybór operatora AND między siatkami powoduje nałożenie dodatkowych ograniczeń na ten pełny zestaw dokumentów, również wymuszając ich określoną zawartość.
Operator OR ułatwia kwalifikację dokumentów, ponieważ warunek, właściwość lub treść mogą mieć wartość True. Jeśli warunek dotyczący właściwości umożliwia kwalifikację wszystkich dokumentów, wówczas nie jest istotne, jakie kryteria dotyczące treści zostaną wprowadzone, ponieważ operator OR powoduje w tej sytuacji zwrócenie wszystkich dokumentów. Wyszukiwania należy projektować z uwagą, ponieważ te z nich, które zwracają duży zestaw wyników, mają ujemny wpływ na wydajność systemu.