Aan een document met multi-inhoud zijn meerdere document-ID's toegewezen, maar het document bestaat uit meer dan een elektronisch bestand. Bijvoorbeeld, mogelijk hebt u een voorstel dat zowel een tekstverwerkingsdocument als een spreadsheetdocument bevat. Voor bijhouden en de bewaartermijn wilt u dezelfde naam, dezelfde eigenschappen en dezelfde locatie gebruiken voor dit document, terwijl het uit twee bestanden bestaat. U kunt dit doen door een document met multi-inhoud te gebruiken om de bestanden te groeperen. Wanneer u werkt met een document met multi-inhoud, hebt u toegang tot alle bestanden (onderhevig aan uw beveiligingsmachtigingen).
U kunt inhoudselementen toevoegen en verwijderen indien nodig, en elke versie van een document kan andere bestanden hebben als inhoudselementen. Met andere woorden, de bestanden met inhoudselementen worden gekoppeld aan een specifieke versie van het document. U moet een document uitchecken om inhoudselementen toe te voegen of te verwijderen. Wanneer u een document met multi-inhoud uitcheckt, wordt een reserveringsobject gemaakt voor de nieuwe versie van het document. Dit reserveringsobject bevat de gegevens over multi-inhoud niet. Met andere woorden, de elementen voor multi-inhoud worden niet automatisch doorgegeven van de ene versie aan de volgende. Wanneer u de nieuwe versie van het document incheckt, moet u elk inhoudselement handmatig toevoegen aan de nieuwe documentversie.
Uw sitebeheerder bepaalt welke gebruikers de inhoud van een document met multi-inhoud kunnen bekijken en welke gebruikers inhoudselementen uit het document kunnen opslaan of wissen. Als u niet de geschikte toegang hebt, kunt u alleen het eerste element bekijken in het document. Met andere woorden, u zou dan niet weten dat het document andere elementen bevat.
Documenten met multi-inhoud beheren: