Un documento multicontenido tiene una ID de documento asignada, pero el documento consta de más de un archivo electrónico. Por ejemplo, puede tener una propuesta que contenga un documento de proceso de texto y un documento de hoja de cálculo. Con fines de rastreo y retención, preferiría utilizar el mismo nombre, las mismas propiedades y la misma ubicación para este documento, aunque esté compuesto por dos archivos. Puede hacerlo utilizando un documento multicontenido para agrupar los archivos. Cuando trabaja con un documento multicontenido, tiene acceso a todos los archivos (en función de su acceso de seguridad).
Puede agregar o eliminar elementos del contenido según convenga, y cada versión del documento puede tener diferentes archivos como elementos de contenido. Es decir, los archivos de elementos de contenido están asociados a una versión específica del documento. Para poder agregar o eliminar elementos de contenido, primero debe extraer el documento. Cuando extrae un documento multicontenido, se crea un objeto de reserva para la nueva versión del documento. Este objeto de reserva no conlleva información del multicontenido. Es decir, los distintos elementos de contenido no se transfieren automáticamente de una versión a la siguiente. Cuando registra la nueva versión del documento, debe agregar manualmente cada uno de los elementos de contenido en la nueva versión del documento.
El administrador del sitio es quien determina qué usuarios pueden ver los contenidos de un documento multicontenido y qué usuarios pueden guardar o eliminar elementos de contenido de un documento. Si no dispone del acceso correspondiente, sólo podrá ver el primer elemento contenido en el documento. En otras palabras, no sabrá que el documento contiene otros elementos.
Para gestionar los documentos multicontenido: