Вы можете добавить документы, которые хранятся на вашем локальном компьютере, или добавить документ, который находится вне вашей среды, например, на веб-странице, указав соответствующий путь. Имейте в виду, что если введенный вами путь указывает на документ, будет добавлен документ без содержимого. Можно также добавить внешний элемент, который не храниться в электронном виде, но который можно представить и отслеживать, используя собрание свойств. Примером такого типа документа является набор учебных DVD-дисков.
При отслеживании документа появляется строка Удалить локальный файл. Выберите эту опцию, если вы хотите удалить локальную копию активируемого документа со своей рабочей станции по завершении процедуры добавления. Перед тем как завершить удаление, сохраните и закройте локальную копию. То, можете ли вы переопределить значение по умолчанию для этой опции, решает администратор сайта.
Возможны ситуации, когда удаляется файл, который все еще открыт. Это может произойти после того, как вы указали, что хотите удалить локальный файл.
Вы можете добавить документ в папку, с которой связано более одного шаблона ввода. В этом случае вы должны выбрать нужный шаблон ввода из списка Шаблон ввода. Если вы добавляете более одного документа одновременно и задана категория типа файлов, вы не выбираете шаблон ввода. Вместо этого документы группируются по категории типа файлов, и вы можете выбрать документы, которые хотите добавить.
Свойства задают такую информацию о добавляемом вами документе, как расположение в хранилище объектов и значения класса и свойств, заданных для этого документа. При добавлении документа с использованием шаблона ввода некоторые из свойств или все свойства могут быть уже заданы автоматически. Вы можете добавить документы в конкретную папку или непосредственно в хранилище объектов в зависимости от параметра предпочтения сайта Требовать выбор папки. Свойствами, задаваемыми для документа, управляет класс документа. Дополнительную информацию смотрите в разделе Работа со свойствами.
Вы можете сделать добавляемый документ родительским документом составного документа. Кроме того, вы можете связать дочерние документы с родительским документом. Если вы добавляете документ с использованием метода перетаскивания, опция составного документа будет недоступна.
По умолчанию, документ добавляется как основная версия. Основная версия, как правило, доступна для всех пользователей.
Вы можете (это необязательно) изменить параметры защиты и разрешения для добавленного документа, развернув раздел защиты. Эта опция недоступна при добавлении документа с использованием действия Добавить документ в случае, если также доступно действие Добавить документ - Дополнительно; вместо этого для документа будут назначены права доступа и разрешения, связанные с его классом документов или шаблоном ввода, используемым для добавления документа.
Если установлен компонент Records Manager, вы можете добавлять классифицированные документы в хранилище объектов записей, выбрав класс классифицированныхо документов. При необходимости обновите значения классификации.