Özelliğin önceden atanmış değerleri varsa, Değer kolonundaki açılan listeden bunları seçebilirsiniz. Çoğu durumda, bu alanda değeri yazmanız gerekir. Tarih özellikleri beliren takvimden ve kullanıcılar beliren iletişim kutusundan seçilir.
Şu kurallara uymak koşuluyla, değer girerken genel arama karakterleri kullanabilirsiniz:
A%, A ile başlayan değerleri bulur. %B, B ile biten karakterleri bulur. Bu örnekte kullanılan %, Workplace XT aramasındaki bununla biter ve bununla başlar işleçleri gibi yorumlanır.
%AB%, AB karakterlerini içeren değerleri bulur. Bu örnekte kullanılan %, Workplace XT aramasındaki bunu içerir işleci gibi yorumlanır.
Bazı ek genel arama karakteri biçimi örnekleri:
han_ yazılırsa han1 ve hant bulunur, ancak han bulunmaz; m_hal_ yazılırsa muhal1 ve m2hala bulunur; han% yazılırsa han, hant, hantal bulunur; %rhan yazılırsa erhan, serhan, eserhan bulunur; m%an% yazılırsa mhan, m45han, mocanlar, mercanlı bulunur; %est_ yazılırsa dest1, aheste bulunur; %u_la_ yazılırsa turlar, uluslar bulunur.
Değer kolonuna metin yapıştırabilirsiniz. Yapıştırılan metnin kaynağı başka bir metin alanı ya da işletim sisteminin panosu olabilir. Metin alanı verileri Search Designer'dan kopyalanarak diğer uygulamalara yapıştırılabilir.
Satırların tamamını metin alanlarına ya da işletim sisteminin panosuna yapıştıramazsınız; ancak, arama ölçütlerinde bir satırı başka bir satıra yapıştırabilirsiniz.
Değer kolonundan Tarihler ya da Kullanıcılar seçerken, Değer kolonundaki bir hücreyi tıklatmanız gerekir. Değer kolonunda üç nokta simgesi görüntülenir ve Takvim iletişim kutusunu ya da Arama Ölçütleri - Kullanıcı Seç iletişim kutusunu görüntülemenizi sağlar. Her iletişim kutusu, arama ölçütlerinize eklemek istediğiniz tarihleri ya da kullanıcıları uyarlamak için kullanabileceğiniz ek seçenekler sağlar.
Değer kolonunda kullanıcı belirtmek için Arama Ölçütleri - Kullanıcı Seç kullanılır. Bu iletişim kutusu, kullanıcıların hızla bulunacağı arama ölçütleri belirtmenizi sağlar. Böylece, kullanıcı eklenirken birçok ad boyunca kaydırma yapmak gibi zaman alan bir işleme gerek kalmaz. Bu iletişim kutusunu görüntülemek için Üç nokta simgesini tıklatın.
Tarih belirtmek için
Bir tarih özelliği belirtirken tarihi beliren takvimden seçmeniz gerekir. Değer kolonunda Üç nokta simgesini tıklatarak tarihi görüntüleyin. Takvim, saati göstermeksizin yürürlükteki tarihle açılır.
Tümünü Temizle düğmesini tıklatarak baştan başlayabilirsiniz (ya da önceki bir tarihi ve saati silebilirsiniz). Tarihi temizledikten sonra, tarih alanının yanındaki yukarı ya da aşağı bakan üçgenleri tıklatarak yürürlükteki tarihi ayarlayabilirsiniz.
Seçtiğiniz özelliğin birden çok değeri olabiliyorsa ve bu değerlerin birden fazlası için arama yapmak istiyorsanız, her değer için yeni bir özellik koşulu girin.
Belirli bir günde yaratılan ya da değiştirilen belgeleri aramak istiyorsanız saat alanını boş bırakın. Saat girerseniz (ve eşittir işlecini kullanıyorsanız), arama yalnızca, seçilen günün tam olarak o saatinde yaratılan ya da değiştirilen belgeleri döndürür.
Saat girilmesi henüz desteklenmemektedir. Arama şablonunuzun değer alanında bir saat varsa, kullanıcı bu saati değiştiremez. Böyle bir şablon kullanıldığında, Workplace XT belge ararken tarihleri kullanır, saatleri dikkate almaz.
Saklanmış bir arama tarih ve saat kullanıyorsa, yalnızca o saat ve tarihe dayalı olarak belge aranır.
Çeşitli alanlar arasında ileriye doğru hareket etmek için Sekme tuşunu kullanın; geriye doğru hareket etmek için Üst Karakter+Sekme tuş birleşimini kullanın.
Takvimi açtığınızda imleç saat alanında olur. Sekme tuşuna basarak tarihin gün alanına geçersiniz. Oradan Sağ ve Sol Ok tuşlarını kullanarak diğer tarih alanlarına gidebilirsiniz. Değeri değiştirmek için Yukarı ya da Aşağı Ok tuşuna basın. Örneğin, gün alanında Yukarı Ok tuşuna basılırsa sonraki gün görüntülenir. Yıl alanında Aşağı Ok tuşuna basılırsa önceki yıl görüntülenir.
Tarihi girdikten sonra Sekme tuşuna basarsanız, pencerenin alt kısmındaki düğmelere gidersiniz. Sekme tuşuyla gidip Ara Çubuğu'na basarak düğmeyi seçebilirsiniz. Ya da Alt tuşunu basılı tutarken "o" girerek Tamam (OK) düğmesini, "c" girerek İptal (Cancel) düğmesini ya da "a" girerek Tümünü Temizle (Clear All) düğmesini seçin. Temizledikten sonra, günün tarihini yeni başlangıç tarihi olarak ayarlamak için Yukarı ya da Aşağı Ok tuşuna basın.