Mediante el separador Subcarpetas puede limitar una búsqueda a una o varias
carpetas de uno o varios almacenes de objetos.
Nota: También puede especificar
si un usuario puede cambiar una carpeta cuando se ejecuta una búsqueda. Esta opción sólo
está disponible cuando se selecciona un almacén de objetos al crear una plantilla de
búsqueda. Cuando el usuario selecciona la carpeta de sustitución, sólo pueden
seleccionarse las carpetas que se encuentran en el almacén de objetos especificado.
Al seleccionar una carpeta, está limitando la búsqueda a dicha carpeta. Por
ejemplo, si ha seleccionado varios almacenes de objetos y luego selecciona una carpeta de
uno de ellos, la búsqueda sólo examinará esa carpeta de ese almacén de objetos. Ignorará
todos los demás almacenes de objetos seleccionados.
Si selecciona varias carpetas, la relación entre ellas siempre es OR. Es
decir, un elemento se encontrará si se encuentra en alguna de las carpetas
seleccionadas.
Cuando los usuarios ejecutan la búsqueda, ésta puede devolver documentos que
se encuentran en carpetas a las que el usuario no tiene acceso. Por tanto, la búsqueda
puede suministrar un procedimiento para que los usuarios encuentren documentos aunque
su seguridad de carpeta no les permita desplazarse a ellos.
Para seleccionar una o varias carpetas
en cada almacén de objetos:
- Haga clic en el separador Subcarpetas para seleccionar carpetas.
- Haga clic en el icono Seleccionar carpeta para
desplazarse a las carpetas de cada almacén de objetos (seleccionado), del mismo modo
que navegaría a las carpetas del disco local.
En la ventana resultante, puede utilizar los iconos de la parte superior del
siguiente modo:
Tabla 1. Esta tabla muestra los iconos pertinentes y describe su función.Icono |
Descripción |
|
Subir un nivel en la estructura de directorios. |
|
Volver al nivel raíz del almacén de objetos. |
 |
Cambiar a vista de lista. |
 |
Cambiar a vista de detalles. |
 |
Añadir una carpeta nueva. |
 |
Ver las propiedades. |
 |
Renovar la lista de carpetas. |
En la vista de detalles, arrastre las cabeceras de columna para
redimensionar las columnas.
También se muestra la vía de acceso completa al pulsar el menú
Buscar en. Puede retroceder a cualquier nivel
seleccionando su nombre en el cuadro Buscar en.

- Haga clic en Seleccionar cuando la carpeta
adecuada esté resaltada. Volverá a la pantalla anterior, en la que el nombre de la
carpeta aparecerá en la columna Subcarpetas. Para limitar
la búsqueda a sólo ese nivel de carpeta, deseleccione la casilla de verificación de
la columna Incluir subcarpetas. Si deja seleccionada
la casilla, indicará que también desea buscar en todas las subcarpetas situadas dentro de
la carpeta seleccionada.
- Después de seleccionar una carpeta, puede seleccionar otra. En primer
lugar, pulse sobre la próxima fila vacía y luego pulse de nuevo el icono
Seleccionar carpeta. Para desplazarse a otro almacén de
objetos, seleccione Almacenes de objetos en el cuadro
Buscar en y luego seleccione el almacén de objetos. Únicamente los almacenes de objetos seleccionados aparecen en la
lista.
Para especificar una carpeta que puede o no cambiarse cuando se ejecuta una búsqueda:
- Realice una de las siguientes acciones:
- Si desea que los usuarios puedan cambiar las carpetas, asegúrese de
seleccionar sólo un almacén de objetos. En la
columna Vista, pulse
Editable. Si selecciona más de un almacén de objetos, no
podrá acceder a la columna Vista.
- Si no desea que los usuarios cambien las carpetas, seleccione
Oculta en la columna Vista.
Para especificar un nombre en
lugar de seleccionarlo:
Si especifica el nombre de la carpeta o copia y pega un nombre de carpeta,
éste se validará. Si el nombre de carpeta contiene un nombre de almacén de objetos, éste
se validará en primer lugar, y luego se validará el nombre de carpeta.
- Después de especificar un nombre de carpeta y pulsar en cualquier lugar
de la cuadrícula, el nombre de carpeta se validará inmediatamente.
- Después de especificar un nombre de carpeta y pulsar los separadores
Criterios de búsqueda, Almacenes de objetos o Formato de resultados, el nombre de carpeta
no se valida inmediatamente. Una vez que pulse de nuevo el separador Subcarpetas o
incorpore una búsqueda, el nombre de carpeta se validará.
- Todas las subcarpetas que no se hayan validado se validarán antes del
proceso de incorporación.
Nota: Si el nombre del almacén de objetos no es válido, recibirá un
aviso que indica "Nombre de almacén de objetos no válido". Si el nombre de carpeta no es válido,
recibirá un aviso que indica "Nombre de carpeta no válido". Si ha especificado el nombre de la carpeta, la entrada no válida se borra.
Si ha copiado y pegado un nombre de carpeta, la entrada no válida se convierte otra vez
en el nombre de carpeta que ha copiado y pegado en la casilla.
- Especifique el nombre de almacén de objetos seguido de un signo de dos
puntos, luego / o \ y finalmente el nombre de carpeta. Por ejemplo:
MyObjStore:\MyFolder
- Si la carpeta es una subcarpeta, especifique la vía de acceso completa como
en el ejemplo siguiente:
MyObjStore:/MyTopFolder/MySubfolder
- Para editar un nombre existente, efectúe una doble pulsación sobre la
casilla para convertirla en editable.
Para seleccionar el mismo nombre de carpeta para todos
los almacenes de objetos:
Si varios almacenes de objetos están configurados con los mismos nombres de
carpeta en los mismo lugares (vías de acceso idénticas), puede especificar sólo el nombre
de carpeta (y su vía de acceso) sin el nombre de almacén de objetos para buscar en todos
los
almacenes de objetos (seleccionados).
- Si conoce la ortografía correcta del nombre de carpeta y su vía de acceso,
puede pulsar simplemente la casilla Subcarpetas de la
cuadrícula y escribir (por ejemplo: \Carpeta NNF\Material de búsqueda). También puede
copiar y pegar texto en estas casillas.
- Si no está seguro de la vía de acceso completa o de la ortografía, siga los
pasos 1 2 anteriores para seleccionar la carpeta en uno de los
almacenes de objetos, luego efectúe una doble pulsación en la casilla
Subcarpetas y suprima el nombre de almacén de objetos
de la entrada. Suprima el signo de dos puntos situado a continuación del nombre de
almacén de objetos, pero conserve el carácter \ situado antes del nombre de carpeta.
- El Diseñador de búsquedas no valida los nombres de carpeta a menos que
vayan precedidos de un nombre de almacén de objetos, como se muestra en el tema
anterior. Si la ortografía de un nombre de carpeta es incorrecta o la carpeta no existe
en ninguno de los almacenes de objetos, no se devolverán documentos para dicha carpeta al
ejecutar la búsqueda.
Para eliminar una carpeta de la lista:
- Resalte un nombre de carpeta y pulse el icono
Suprimir una fila para eliminarla de la lista de carpetas
en las que se realizará la búsqueda. También puede seleccionar Suprimir en el
menú Editar o pulsar Control+Supr.
Para sustituir una carpeta de la lista:
- Resalte la fila y elija una carpeta nueva.
Para reorganizar nombres de carpeta:
- No hay ninguna razón para colocar los nombres de carpeta en un orden
determinado. Sin embargo, si desea añadir un nombre de carpeta encima de un nombre
existente, utilice el icono Insertar una fila para
insertar una fila vacía encima del nombre de carpeta seleccionado.
¿Qué ocurre si el
usuario no tiene acceso a los almacenes de objetos y carpetas seleccionados?
Los usuarios que examinen búsquedas almacenadas o
plantillas de búsqueda visualizarán las búsquedas de los almacenes de objetos y carpetas
a los que tienen acceso. Cuando ejecuten una búsqueda diseñada para buscar en los
almacenes de objetos y carpetas a los que no pueden desplazarse, los
resultados mostrarán los
documentos a los que tengan acceso, aunque dichos documentos se encuentren en un almacén
de objetos o carpeta a la que no puedan desplazarse.