Vous pouvez utiliser l'action Associer les modèles d'entrée pour associer un ou plusieurs modèles à un dossier spécifique. Lorsque les utilisateurs ajoutent un objet à un dossier ayant un modèle d'entrée associé, le modèle d'entrée est automatiquement utilisé à la place de l'assistant standard. Si plusieurs modèles d'entrée sont associés au dossier, les utilisateurs peuvent sélectionner le modèle d'entrée à utiliser. Vous pouvez définir l'ordre dans lequel les modèles d'entrée sont affichés pour l'utilisateur. Si l'utilisateur ne dispose pas de droits d'accès pour un modèle d'entrée associé au dossier, le modèle d'entrée ne s'affiche pas.
Vous devez définir les préférence de site (Paramètres généraux > Auteur > Affichage de la page Création) pour Workplace XT ou Workplace afin que la fonction Associer des modèles d'entrée à des dossiers fonctionne. Certains produits (tels que IBM® Enterprise Records) exigent que les préférences de site soient définies sur Workplace uniquement. Si vous ne modifiez pas la préférence de site en Workplace XT ou Workplace, vous pouvez tout de même voir et modifier Associer des modèles d'entrée à des dossiers, mais la fonction ne fonctionnera pas comme prévu.
Vous pouvez explicitement associer des modèles d'entrée à un dossier ou vous pouvez laisser le dossier et ses sous-dossiers hériter des associations de modèle d'entrée d'un conteneur d'objets ou d'un dossier parent. Lorsqu'aucune association héritée ou explicite n'existe, l'assistant standard est utilisé à la place.
Une fois un document ajouté à un sous-dossier, le modèle d'entrée défini sur le dossier parent est utilisé avec une exception. Si vous utilisez Add on the subfolder mais que vous ne disposez pas des droits d'accès au dossier parent ou grand-parent sur lequel l'association de modèle d'entrée a été définie, le modèle d'entrée n'est pas utilisé. L'assistant d'ajout de document par défaut s'affiche à la place.
C'est également le cas lorsque vous ne disposez pas d'un accès de visualisation aux dossier de mi-niveau dans le chemin d'héritage. Dans ce cas, le modèle d'entrée effectue une recherche à partir du haut et les droits d'accès de visualisation manquants pour un dossier du chemin d'héritage provoque l'échec de la recherche.