È possibile spostarsi all'interno di una gerarchia di archivi oggetti e preferiti che sono contenitori di primo livello per elementi che comprendono documenti, cartelle e ricerche predefinite.
- I documenti possono essere un tipo qualsiasi di file elettronico, ad esempio un file di elaborazione testi o un foglio di calcolo, e
possono anche rappresentare un elemento esterno che non può essere archiviato elettronicamente, ma
semplicemente rappresentato da una raccolta di proprietà documento. Tale "documento" esterno può essere un CD, un DVD, un libro o altro dispositivo fisico.
Suggerimento: Per visualizzare un documento, individuarlo e fare doppio clic sullo stesso.
- Le cartelle contengono elementi che hanno una relazione logica, ad esempio sottocartelle, documenti e ricerche predefinite.
- Una cartella Tutte le ricerche viene visualizzata in ogni archivio oggetti. La cartella Tutte le ricerche consente di visualizzare e utilizzare agevolmente le ricerche predefinite a cui si ha accesso. È possibile individuare una ricerca predefinita nella cartella Tutte le ricerche o in un'altra posizione nella struttura di cartelle, quindi selezionarla ed eseguirla immediatamente.
Se si utilizzano applicazioni Microsoft Office integrate mediante Integration per Microsoft Office, è possibile
fare clic su Sfoglia o effettuare una ricerca nell'archivio oggetti facendo clic su
Cerca nella scheda IBM ECM del Ribbon di Microsoft Office. In Outlook, è possibile scegliere Sfoglia dal menu IBM ECM. È anche possibile aprire un nuovo messaggio e-mail e fare clic su Sfoglia nella scheda IBM ECM.
Le ricerche predefinite contengono alcuni o tutti i criteri di ricerca richiesti per individuare i documenti. Le ricerche predefinite che non richiedono un'immissione da parte dell'utente vengono dette ricerche memorizzate. Quando si seleziona una ricerca memorizzata, i risultati vengono visualizzati immediatamente. Le ricerche predefinite che richiedono un'immissione da parte dell'utente vengono dette modelli di ricerca. Per istruzioni dettagliate sull'uso di un modello di ricerca, vedere Utilizzo
dei modelli di ricerca.
È possibile gestire i documenti contenuti nei risultati della ricerca
utilizzando le opzioni disponibili dalla barra degli strumenti, il pulsante
Azioni, il menu pop-up e il menu Strumenti
in Workplace XT.
Se si utilizza un'applicazione Office integrata, è possibile fare clic con il pulsante destro del mouse sul documento e selezionare opzione.
Suggerimento: Per creare una ricerca per parola chiave o per proprietà, selezionare la modalità di ricerca nella
barra degli strumenti.
- Una cartella Elenco check out viene visualizzata in ogni archivio oggetti e contiene tutti i documenti di cui è stato eseguito il check out. Da notare che i documenti elencati si trovano solo nell'archivio oggetti contenente la cartella Elenco check out.
È possibile gestire questi documenti mediante le opzioni disponibili dalla barra degli strumenti, il
pulsante Azioni, il menu pop-up e il menu
Strumenti.
Se si utilizzano applicazioni Office integrate mediante Integration per Microsoft Office, è possibile fare clic su Check out per visualizzare un elenco di
documenti che sono stati sottoposti a check out. I documenti elencati risiedono in tutti gli archivi oggetti a cui si ha accesso. Check out si trova nella scheda IBM ECM sul Ribbon di Microsoft®
Office.
- La cartella Preferiti elenca i documenti, le cartelle e le ricerche predefinite utilizzate più spesso. Se si utilizzano applicazioni Office integrate mediante Integration per Microsoft Office e
si utilizza la cartella Preferiti in Integration per Microsoft Office, non è possibile accedere a ricerche
predefinite.