如果使用的是 Workplace XT,那么可发送指向文档或文件夹的超链接,或将文档作为电子邮件附件进行发送。
接收到带有超链接的电子邮件的收件人在打开所链接的项之前必须登录,并且必须具有查看该项的访问权。接收带有附件的电子邮件的收件人无需登录即可打开附加的文档。
提示: 从列表视图发送文档的超链接时,该超链接将打开文档的
已发布的版本或
当前版本,即使稍后更新了文档也是如此。在 Workplace XT 中,如果要发送指向文档特定版本的链接,请使用
显示超链接而不是
发送邮件。有关更多信息,请参阅
显示对象的超链接。
当您将对象作为超链接发送时,文档或文件夹名称(特殊字符除外)会显示为超链接文本。例如,如果文档的名称为
MyDocument,那么会显示 MyDocument。
将文档作为电子邮件附件发送时,文档标题将用作电子邮件附件描述。但是,如果标题使用的字符集不同于您的区域和语言设置所指定的字符集,那么标题可能会不同。例如,如果您发送具有英语文档标题的文档,那么文档标题将用作电子邮件附件描述。但是,当使用
Lotus Notes® 时,如果客户机语言环境已设置为英语,而您发送具有日语文档标题的文档,那么会将英语描述(例如
WorkplaceXT1234.doc)用于电子邮件附件描述。
注: - 要使用发送邮件操作,必须将
Web 浏览器的缺省电子邮件客户机设置为 Microsoft Outlook
或 Lotus Notes。
- 如果在 Windows Vista
上使用 Internet Explorer 来访问 Workplace XT,那么必须针对 Internet Explorer 中的安全性设置将 Workplace XT URL 添加为可信站点。
- 如果在打开 Outlook 时它提示您登录,那么必须登录 Outlook 以使发送邮件功能正常工作。
要发送超链接或附件,请完成下列步骤:
- 选择文档或文件夹。
- 右键单击所选项目,然后选择下列其中一个选项:
- 单击发送邮件 > 作为超链接,以发送每个选定文档或文件夹的超链接。当您选择多个项以便以超链接的形式发送时,将为每个所选项创建一个带有链接的电子邮件消息。
- 单击发送邮件 > 作为附件,将选定文档作为附件发送。您也可以压缩文件形式发送多个文档附件。在邮件常规设置站点首选项中,启用多个文件使用压缩设置。该压缩文件包含所有附件,并且以列表中的第一个项目命名。如果某个文档包含多个内容元素,那么只有主文档会包含在压缩文件中。
- Workplace XT 会使用 Web 浏览器的缺省电子邮件客户机打开邮件消息。根据需要填写邮件消息字段,然后发送邮件。