Si tiene los derechos de acceso adecuados, puede definir suscripciones para asociar una clase de documento, una clase de carpeta, una clase de formulario o una clase de objeto personalizado con una definición de flujo de trabajo para que se inicie de forma manual o automática. Cuando se produce un evento determinado para un objeto de la clase seleccionada, el flujo de trabajo se iniciará automáticamente o se le pedirá al usuario que inicie el flujo del trabajo. Por ejemplo, el departamento puede que necesite iniciar un flujo de trabajo de informe sobre gastos cada vez que un usuario añada un nuevo documento de informe sobre gastos. Puede crearse una suscripción para la clase de documento ExpenseReport que define los eventos activadores y el flujo de trabajo que iniciar. Otra suscripción puede definir un flujo de trabajo distinto que se iniciará cuando el informe sobre gastos se registre con modificaciones.
La definición de la suscripción determina los eventos que harán que se inicie el flujo de trabajo. Por ejemplo, puede iniciarse un flujo de trabajo de aprobación cuando se añada un documento nuevo o cuando se registre una versión nueva del documento. Si la suscripción se configura para iniciar de forma manual el flujo de trabajo, al usuario (o al propietario del documento) se le pedirá que inicie el flujo de trabajo cuando se produzca el evento activador.
El administrador de su sitio determina si el usuario tiene acceso a las Herramientas avanzadas en Workplace XT y a las acciones de menú emergente. El administrador del sitio también puede crear y administrar suscripciones mediante otras herramientas.
Para iniciar el Asistente para subscripciones a flujos de trabajo: