A l'aide de l'onglet Sous-dossiers, vous pouvez limiter une recherche à un ou plusieurs dossiers dans un ou plusieurs conteneurs d'objets.
Remarque : Vous pouvez également décider d'autoriser ou non un utilisateur à modifier un dossier lors de l'exécution d'une recherche. Cette option est uniquement disponible lorsque vous sélectionnez un seul conteneur d'objets lors de la création d'un modèle de recherche. Lorsque l'utilisateur sélectionne le dossier de remplacement, seuls les dossiers situés dans le conteneur d'objets spécifié peuvent être sélectionnés.
Sélectionner un dossier signifie limiter la recherche à ce dossier. Par exemple, si vous avez sélectionné plusieurs conteneurs d'objets, puis que vous sélectionnez un dossier dans l'un d'entre eux, la recherche s'effectuera uniquement dans ce dossier de ce conteneur d'objets. Tous les autres conteneurs d'objets sélectionnés seront ignorés.
Si vous sélectionnez plus d'un dossier, la relation entre les dossiers est toujours OR.
En d'autres termes, un élément sera toujours trouvé s'il est dans l'un des dossiers sélectionnés.
Lorsque les utilisateurs exécutent la recherche, elle peut renvoyer des documents situés dans des dossiers auxquels l'utilisateur n'a pas accès. Par conséquent, la recherche peut fournir aux utilisateurs un moyen de trouver des documents lorsque la sécurité du dossier ne leur permet pas d'accéder aux documents.
Pour sélectionner un ou plusieurs dossiers dans chaque conteneur d'objets :
- Cliquez sur l'onglet Sous-dossiers pour sélectionner des dossiers.
- Cliquez sur l'icône Sélectionner un dossier pour accéder aux dossiers de chaque conteneur d'objets (sélectionné) comme vous le feriez pour ceux de votre disque local.
Dans la fenêtre qui s'affiche, vous pouvez utiliser les icônes situées en haut :
Tableau 1. Ce tableau représente les icônes concernées et décrit leurs fonctions.Icône |
Description |
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Permet de se déplacer d'un niveau vers le haut dans la structure de répertoire. |
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Renvoie au niveau racine du conteneur d'objets. |
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Permet de passer à la vue de liste. |
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Permet de passer à la vue de détail. |
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Permet d'ajouter un nouveau dossier. |
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Affiche les propriétés. |
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Permet d'actualiser la liste des dossiers. |
Dans la vue de détail, faites glisser le curseur entre les en-têtes des colonnes pour redimensionner celles-ci.
Le chemin complet s'affiche lorsque vous cliquez sur le menu Explorer dans. Vous pouvez revenir à n'importe quel niveau en sélectionnant son nom dans la zone Explorer dans.

- Cliquez sur Sélectionner lorsque le dossier correct est
mis en évidence. Le programme vous renvoie à la fenêtre précédente où le nom du dossier sélectionné apparaît dans la colonne Sous-dossiers.
Pour limiter la recherche au seul niveau de ce dossier, désélectionnez la case dans la colonne Inclure les sous-dossiers. Si vous laissez cette case cochée, cela signifie que la recherche doit également s'effectuer dans tous les sous-dossiers à l'intérieur du dossier sélectionné.
- Après avoir sélectionné un dossier, vous pouvez en sélectionner un autre.
Cliquez d'abord sur la ligne vide suivante, puis sur l'icône Sélectionner un dossier. Pour accéder à un autre conteneur d'objets, sélectionnez Conteneurs d'objets dans la case Explorer dans, puis sélectionnez-le. Seuls les conteneurs d'objets sélectionnés apparaissent dans la liste.
Pour choisir un dossier qui peut ou non être modifié lors de l'exécution d'une recherche :
- Effectuez l'une des opérations suivantes :
- Si vous souhaitez que les utilisateurs changent de dossier, assurez-vous de sélectionner un seul conteneur d'objets. Dans la colonne Affichage,
sélectionnez Modifiable.
Si vous sélectionnez plus d'un conteneur d'objets, la colonne Affichage est inaccessible.
- Si vous ne souhaitez pas que les utilisateurs changent de dossier, sélectionnez Masqué.
Pour saisir un nom au lieu de le sélectionner :
Si vous entrez le nom du dossier ou copiez et collez un nom de dossier, celui-ci est validé.
Si le nom du dossier contient un nom de conteneur d'objets, ce nom est d'abord validé avant le nom.
- Une fois que vous avez entré un nom de dossier, puis cliqué n'importe où dans la grille, le nom du dossier est immédiatement validé.
- Une fois que vous avez entré un nom de dossier, puis cliqué sur l'onglet Critères de recherche, Conteneurs d'objets ou Mise en forme des résultats, le nom du dossier n'est pas immédiatement validé. Il l'est dès que vous cliquez de nouveau sur l'onglet Sous-dossiers ou restituez une recherche.
- Tous les dossiers qui n'ont pas été validés le sont avant le processus de restitution.
Remarque : Si le nom de conteneur d'objets n'est pas valide, un avertissement vous le signale. Il en est de même si le nom du dossier n'est pas valide. Si vous avez saisi le nom du dossier à l'aide du clavier, l'entrée non valide est effacée. Si vous avez copié et collé un nom de dossier, l'entrée non valide n'est pas effacée et le nom de dossier copié et collé s'affiche dans la cellule.
- Entrez le nom de conteneur d'objets suivi du signe deux points, puis / ou \ et le
nom du dossier. Par exemple :
MonConteneurdObjets:\MonDossier
- Si le dossier est un sous-dossier, entrez le chemin complet comme ci-dessous :
MonConteneurdObjets:/MonDossier/MonSousDossier
- Pour modifier un nom existant, cliquez deux fois sur la cellule afin de la rendre modifiable.
Pour sélectionner le même nom de dossier pour tous les conteneurs d'objets :
Si plusieurs conteneurs d'objets sont configurés avec les mêmes noms de dossier aux mêmes emplacements (chemins identiques), vous pouvez entrer uniquement le nom du dossier (et son chemin) sans le nom de conteneur d'objets pour effectuer la recherche dans tous les conteneurs d'objets (sélectionnés).
- Si vous connaissez l'orthographe correcte du nom du dossier et de son chemin, il vous suffit de cliquer sur la cellule Sous-dossiers, dans la grille,
et de faire votre saisie (par exemple: \NNF Folder\Search Stuff). Vous pouvez également copier et coller du texte dans ces cellules.
- Si vous n'êtes pas sûr du chemin complet ou de l'orthographe, suivez les étapes
1 et 2 ci-dessus pour sélectionner le dossier dans l'un des conteneurs d'objets, puis cliquez deux fois sur la cellule Sous-dossiers et supprimez le nom de conteneur d'objets. Supprimez les deux points (:) suivant le nom de conteneur d'objets mais conservez le caractère \ précédant le nom du dossier.
- Le concepteur de recherche ne valide pas les noms de dossiers sauf s'ils sont précédés d'un nom de conteneur d'objets comme indiqué dans la rubrique précédente. Si un nom de dossier est mal orthographié ou si le dossier n'existe dans aucun conteneur d'objets, aucun document ne sera renvoyé pour ce dossier lors de la recherche.
Pour supprimer un dossier de la liste :
- Mettez en évidence un nom de dossier et cliquez sur l'icône Supprimer une ligne pour le supprimer de la liste des dossiers où la recherche s'effectuera. Vous pouvez également sélectionner Supprimer dans le menu Editer
ou appuyer sur Ctrl+D.
Pour remplacer un dossier de la liste :
- Mettez la ligne en évidence et sélectionnez un nouveau dossier.
Pour réorganiser les noms de dossier :
- Il n'y a aucune raison de mettre les noms de dossier dans un ordre en particulier.
Cependant, si vous souhaitez ajouter un nom de dossier au-dessus d'un nom existant, utilisez l'icône d'insertion d'une ligne pour insérer une ligne vide au-dessus du nom de dossier sélectionné.
Et si l'utilisateur n'a pas accès aux conteneurs d'objets et dossiers que je sélectionne ?
Les utilisateurs souhaitant accéder à des recherches enregistrées ou à des modèles de recherche verront les recherches dans les conteneurs d'objets et les dossiers auxquels ils ont accès. Lorsqu'ils exécutent une recherche conçue pour s'exécuter dans des conteneurs d'objets et des dossiers auxquels ils n'ont pas accès, les résultats incluent tous les documents auxquels ils ont accès, même s'ils se trouvent dans un conteneur d'objets ou dossier qui leur est inaccessible.