Per immettere i criteri di ricerca, fare clic sulla scheda Criteri di ricerca. Esistono due tabelle (chiamate griglie) in cui è possibile immettere i criteri di ricerca. Trascinare la barra di divisione tra le griglie per fornire uno spazio verticale maggiore ad una o all'altra griglia.
Utilizzare la casella Visualizzazione corrente per selezionare un tipo di oggetto e le impostazioni relative ai criteri di ricerca correlate. Ad esempio, se si seleziona Cartella, vengono visualizzati solo i criteri di ricerca applicabili alle cartelle. Solo i tipi di oggetti specificati nella scheda Tipi di oggetti vengono visualizzati nella casella Visualizzazione corrente.
Comune non è un tipo di oggetto, ma può essere visualizzato nella casella Visualizzazione corrente.
È possibile immettere condizioni di contenuto in qualsiasi visualizzazione, ma le condizioni di contenuto vengono applicate solo agli oggetti Documento.
L'ordine in cui vengono immessi i criteri di ricerca è:
Per selezionare una visualizzazione corrente:
Per immettere condizioni di proprietà:
La colonna Valore potrebbe contenere i valori che è possibile scegliere oppure potrebbe essere necessario immettere i dati in un campo di testo. Se la proprietà è una data, è possibile scegliere una data da un calendario pop-up.
Se si desidera progettare un modello di ricerca, il valore può non essere specificato (se il campo Visualizza è Richiesto o Modificabile). Se si immette o si seleziona un valore in un modello di ricerca, tale valore diventa un valore di default che l'utente può modificare.
Per immettere condizioni di contenuto:
Per immettere il numero massimo di risultati:
Una ricerca può essere costituita da:
Per default, la relazione tra le due griglie è impostata su AND. Per modificare la relazione, scegliere l'opzione OR dal menu a discesa tra le due griglie. AND indica che un documento deve soddisfare entrambi i tipi di criteri. Se si seleziona OR, i documenti vengono qualificati se soddisfano i criteri contenuto o proprietà.
Per eseguire la ricerca solo con i criteri di contenuto (griglia inferiore), accertarsi che l'operatore che definisce la relazione tra le griglie sia impostato su AND. Quando non è definita nessuna proprietà e questo operatore è impostato su OR, la ricerca restituisce tutti i documenti presenti negli archivi oggetti o nelle cartelle selezionate. Per comprendere il motivo di ciò, vedere Ricerche di solo contenuto.
Nella parte inferiore della finestra, il massaggio di stato indica "Pronto" quando i criteri di ricerca sono completi. Fino a quando i criteri non sono completi, nel messaggio viene visualizzato "Criteri incompleti." Il messaggio di stato conferma inoltre che le ricerche sono state correttamente aggiunte, salvate, sottoposte a check in e così via.
In qualsiasi momento è possibile cancellare tutte le voci presenti nelle schede scegliendo Nuovo dal menu File. Se la ricerca corrente è completa, l'utente verrà invitato a salvarla. Rispondere Sì per aggiungere la ricerca ad un archivio oggetti, No per eliminare i criteri o Annulla per continuare come se fosse stato fatto clic sul pulsante Nuovo.
Se la ricerca non è completa, è possibile eliminare la ricerca o continuare ad utilizzarla.
Se viene avviata una nuova ricerca, tutte le voci vengono cancellate, inclusi gli archivi oggetti selezionati e l'operatore logico tra le griglie proprietà e contenuto viene impostato su AND.
La ricerca di contenuto è un'opzione possibile solo se gli archivi oggetti in cui viene eseguita la ricerca sono stati configurati per la ricerca di contenuto. Chiedere all'amministratore di IBM® FileNet quali archivi oggetti sono stati configurati in questo modo.
Quando nella griglia delle proprietà non è specificato alcun criterio, vengono restituiti tutti i documenti presenti negli archivi oggetti e nelle cartelle selezionate. Se si seleziona AND tra le griglie, vengono poste ulteriori limitazioni sull'insieme completo di documenti e viene richiesto che i documenti abbiano anche un determinato contenuto.
L'operatore OR semplifica la qualificazione dei documenti in quanto sia condizione, che proprietà o contenuto possono essere impostati su true. Quando la condizione proprietà consente la qualificazione di tutti i documenti, non esiste alcuna differenza su ciò che viene immesso come criterio di contenuto, in quanto OR consente la restituzione di tutti i documenti. Progettare le proprie ricerche attentamente, in quanto le ricerche che restituiscono un insieme grande di risultati influiscono sulle prestazioni del sistema.