레코드 관리는 회사에서 회사 레코드로 보관해야 할 문서를 식별하고, 레코드가 보존되는 이유, 레코드 보존 기간 및 최종 처리를 할 수 있는 사용자를 식별하기 위한 보존 스케줄을 개발하는 프로세스입니다. 레코드 관리는 내부 사용자 또는 외부 감사자가 참조를 위해 적절한 기간 동안 중요한 레코드를 사용할 수 있도록 해줍니다. 또한 레코드 관리는 문서(및 문서의 특성)에 대한 추가적인 보안을 정의하여 승인된 사용자만 핵심 비즈니스 데이터에 대한 액세스를 가지도록 하고 일단 데이터가 레코드로 되면 데이터를 더 이상 변경할 수 없게 합니다. 대부분의 경우 정부 준수 규정 및 회사 지침에 따라 레코드가 될 항목과 레코드의 구성, 분류 및 보존 방식이 판별됩니다.
사이트 관리자는 Workplace XT가 선택적 IBM® InfoSphere® Enterprise Records 애플리케이션에 대해 작동하도록 구성할 수 있습니다 (IBM InfoSphere Enterprise Records를 이전에는 IBM FileNet® Records Manager라고 했습니다.) Workplace XT에서 회사 레코드인 문서를 식별할 수 있습니다. 이 경우 IBM InfoSphere Enterprise Records는 문서에 추가 특성 및 보안을 적용하고 레코드로 선언 프로시저 중에 지정된 추가 폴더 위치에 문서를 보관합니다. 문서가 레코드로 되고 나면 문서의 원래 소유자 및 다른 사용자들은 더 이상 해당 문서에 대해 동일한 액세스 권한을 가질 수 없습니다.
레코드를 올바르게 식별하는 프로세스를 더 간단하게 하기 위해 관리자는 사이트의 '레코드로 선언' 입력 템플리트를 작성할 수 있습니다. 이 템플리트는 사전 정의된 레코드 카테고리나 위치 및 특성 값을 제공하여 레코드를 식별하는 프로세스를 능률화할 수 있습니다.
문서에 두 개 이상의 버전이 있는 경우 다음과 같이 문서 시리즈에 대한 레코드를 작성하는 방법에 관한 몇 가지 선택사항이 있습니다.
사이트에 대해 IBM InfoSphere Enterprise Records가 구성되면 레코드로 선언 액세스 역할의 구성원인 사용자에게는 문서를 추가하거나 체크인할 때 확인 페이지에 레코드로 선언 단추가 표시됩니다. 레코드로 선언 및 버전을 레코드로 선언 수행은 레코드로 선언되지 않은 문서 버전에 대한 정보 페이지와 팝업 메뉴에 나열됩니다.
문서 버전은 한 번만 레코드로 선언될 수 있습니다. 버전이 이미 레코드로 선언되었는지 여부를 확인하려면 다음 중 하나를 수행합니다.