Dział zarządzania może wymagać uruchamiania raportów, które są zależne od konkretnych informacji zawartych w polu Format. Pole Format jest wymagane dla modelu danych DoD, ale jest opcjonalne w przypadku modeli danych Base i PRO. Poniższa lista przedstawia dokładnie, co należy wprowadzić w przypadku raportu, aby zwrócić poprawne wyniki. Wprowadzane dane są zależne od typu deklarowanego dokumentu. Na przykład: jeśli jest to dokument Word, wówczas należy wprowadzić application/msword. Jeśli jest to plik Acrobat PDF, wówczas należy wprowadzić application/pdf.
Dział zarządzania powinien poinformować użytkowników o tym, jakie informacje należy wprowadzać dla wszystkich typów dokumentów, które są deklarowane jako akta. Dla niektórych typów dokumentów, np. takich jak Powerpoint, istnieje wiele opcji, ale istotne jest, aby każdy w organizacji korzystał z tej samej opcji. Osoba uruchamiająca raport musi wybrać jedną z tych opcji; raport zwróci tylko te akta, które zawierają odpowiednią opcję w polu Format.
application/msword
application/mspowerpoint
application/powerpoint
application/excel
application/vnd.ms-excel
application/x-excel
application/pdf
application/xml
application/octet-stream
text/plain
text/html
text/xml
image/jpeg
image/pjpeg
image/gif
image/bmp
image/x-windows-bmp
video/avi