Las plantillas de entrada suponen un ahorro de tiempo ya que proporcionan información predeterminada para agilizar el proceso de adición de nuevos objetos. La plantilla puede especificar la ubicación, clase, valores de propiedad y seguridad del nuevo elemento. Para agilizar el proceso de entrada, la plantilla puede ocultar algunas páginas específicas del asistente y utilizar los valores predefinidos de la definición de la plantilla. La plantilla también puede iniciar un flujo de trabajo cuando se agrega el elemento. Además, puede utilizar una plantilla de entrada para añadir documentos y carpetas. La persona que diseñó la plantilla determina la información que debe suministrarse y las páginas estándares del asistente que puede ver.
Por ejemplo, en el departamento de María se agregan frecuentemente informes de estado al almacén de objetos Previsiones. Estos documentos siempre se archivan en la misma carpeta, utilizando la misma clase de documento y con la misma seguridad. Lo único que cambia son los valores de propiedad del nombre del proyecto y la fecha del informe. María puede diseñar una plantilla de entrada que proporcione automáticamente la información para el almacén de objetos, la carpeta, los valores de propiedad predeterminados (los que no cambian), y la seguridad. Cuando Luis agrega un documento utilizando la nueva plantilla, sólo tiene que definir los valores de propiedad del nombre del proyecto y la fecha del informe, y localizar el archivo local que desea agregar.
En Workplace XT, una plantilla de entrada puede estar asociada a una carpeta específica. Cuando se agrega un objeto a una carpeta con una plantilla de entrada asociada, de manera automática se utiliza esta plantilla de entrada en lugar del asistente estándar. Si existe más de una plantilla de entrada asociada a la carpeta, puede seleccionar la plantilla que desee utilizar. Consulte Asociar plantillas de entrada con carpetas para obtener más información acerca de asociar plantillas de entrada.
La plantilla de entrada utilizada al agregar un documento especifica si esta plantilla también se utilizará en registros posteriores. Cuando se registra un documento de manera controlada por una plantilla de entrada, el diseñador de plantillas de entrada determina si puede ver o cambiar las propiedades y la configuración de seguridad del documento. Dado que siempre se utiliza la última versión de la plantilla de entrada, la clase de documento que utiliza la plantilla puede cambiar después de agregar el documento inicialmente.
Si su sitio tiene instalado IBM InfoSphere Enterprise Records, puede utilizar una plantilla de entrada Declarar como registro para acelerar el proceso de declarar un documento como registro. Si desea más información, consulte Administración de documentos y registros.