Se si dispone dei diritti di accesso appropriati, è possibile definire sottoscrizioni per associare una classe documento, cartella, modulo o oggetto personalizzati a una definizione di flusso di lavoro per l'avvio manuale o automatico. Se si verifica un evento specifico in corrispondenza di un oggetto appartenente alla classe selezionata, il flusso di lavoro viene avviato automaticamente oppure un utente viene sollecitato ad avviare il flusso di lavoro. Ad esempio, un dipartimento aziendale potrebbe richiedere l'avvio di flusso di lavoro di report spese ogni volta che un utente inserisce un nuovo documento di report spese. Si potrebbe creare una sottoscrizione in per la classe documento RapportoSpese che definisca gli eventi di attivazione e il flusso di lavoro da avviare. Un'altra sottoscrizione potrebbe definire un altro flusso di lavoro da avviare quando viene eseguito il check-in del report spese modificato.
La definizione della sottoscrizione determina quali eventi daranno avvio al flusso di lavoro. Ad esempio, un flusso di lavoro di approvazione può essere avviato quando viene aggiunto un nuovo documento o quando viene eseguito il check-in di una nuova versione del documento. Se la sottoscrizione è configurata per l'avvio manuale del flusso di lavoro, all'utente (o al proprietario del documento) verrà chiesto di avviare il flusso di lavoro quando si verifica l'evento di attivazione.
L'amministratore del sito determina se si dispone dell'accesso a Strumenti avanzati in Workplace XT e alle azioni del menu pop-up. L'amministratore del sito può creare e gestire sottoscrizioni anche tramite altri strumenti.
Per avviare la Procedura guidata di sottoscrizione flusso di lavoro: