Bevor Sie mit der Erstellung einer Suche beginnen, wählen Sie im Menü Extras den Eintrag Optionen aus, um die folgenden Optionen zu definieren:
Die Optionen bleiben solange gültig, bis Sie neue definieren, eine Suche mit anderen Optionen aufrufen oder Search Designer schließen.
Wenn Sie eine Suche mit anderen Einstellungen aufrufen, ändern sich die Optionen. Wollen Sie neue Suchvorgänge mit bestimmten Optionen erstellen, definieren Sie die Optionen und erstellen Sie anschließend, bevor Sie alte Suchvorgänge aufrufen, die mit anderen Optionen arbeiten, die gewünschten Suchvorgänge.
Wenn Sie Search Designer zum ersten Mal aufrufen, gelten die folgenden Standardoptionen.
Nehmen Sie beispielsweise an, Sie wählen die beiden Objektspeicher A und B aus. Beide Objektspeicher verfügen über die folgenden benutzerdefinierten Eigenschaften:
Objektspeicher A |
Objektspeicher B |
---|---|
Hinzugefügt durch Benutzer | Eingecheckt durch Benutzer |
Eincheck-Datum | Eincheck-Datum |
Eingecheckt durch Gruppe | Verfügbarkeitsstatus |
Genehmigungsstatus | Archivierungsdatum |
In Workplace XT wird die Eigenschaftsspaltensortierung komplett ignoriert. Siehe dazu auch den Abschnitt Rangfolge implementieren.
Versionsauswahl aktivieren Wenn Sie diese Option auswählen, können Sie für die Dokumente zwischen den Einträgen Aktuelle Version, Freigegebene Version und Alle Versionen wählen. (Für Ordner oder benutzerdefinierte Objekte gelten keine Versionen.) Bei der aktuellen Version kann es sich um eine untergeordnete Überarbeitung handeln, die nur für bestimmte Autoren verfügbar ist. Bei der freigegebenen Version dagegen handelt es sich um die Hauptversion, die für die meisten Benutzer als offizielle Version verfügbar ist. (Wurden keine untergeordneten Versionen eingecheckt, kann es sich bei der aktuellen Version ebenfalls um die Hauptversion handeln.) Verwenden Sie den Eintrag Alle Versionen, wenn in den Suchergebnissen mehrere Versionen ein und desselben Dokuments ausgegeben werden sollen.
Sollen alle Versionen in den Suchergebnissen berücksichtigt werden, dürfen Sie die Suche nicht auf bestimmte Ordner einschränken, denn ältere Versionen eines Dokuments sind nicht nur in einem bestimmten Ordner zu finden. Wenn Sie allerdings einen Ordner auswählen, wird die Suche nach den Dokumenten auf diesen Ordner eingeschränkt. Ältere Versionen der Dokumente können dann nicht gefunden werden. Wenn Search Designer diese Einstellung vorfindet, wird die folgende Warnung ausgegeben: 'Die Suche nach allen Versionen in Unterordnern wird nicht unterstützt.'
Wird die Option Versionsauswahl aktivieren nicht ausgewählt, können in den Suchergebnissen auch Objekte enthalten sein, die in erster Linie für fortgeschrittene Benutzer oder Programmierer interessant sind. Beispielsweise könnte, wenn Sie diese Option nicht auswählen, nach Reservierungsobjekten gesucht werden. Sie müssten in diesem Falle allerdings auch Suchkriterien mit der Eigenschaft Versionsstatus oder IsReserved definieren. Über diese beiden Eigenschaften wird sichergestellt, dass Ihre Suchergebnisse Reservierungsobjekte enthalten.
Wenn Benutzer diese Objekte anklicken, kommt es zu einem Fehler. Wenn Sie die Option Versionsauswahl aktivieren nicht auswählen, müssen Sie sicherstellen, dass diese Suchvorgänge in einem Ordner mit Sicherheitseinstellungen gespeichert werden, die sich auf Benutzer beziehen, die mit den möglicherweise ausgegebenen Sonderobjekten umgehen können.
Standard innerhalb der einzelnen Raster Standardmäßig basiert die Beziehung zwischen zwei benachbarten Zeilen im Eigenschafts- und Inhaltsraster auf dem Operator AND. Mit dieser Option können Sie entweder den Operator AND oder den Operator OR als Standardwert für die aktuelle Arbeitssitzung auswählen.
Diese Optionen gelten nur für Suchvorlagen.
Operatoren anzeigen Wenn diese Option ausgewählt wird, werden dem Benutzer, der die Suche ausführt, die verwendeten Operatoren (wie beispielweise ist gleich, ist größer als usw.) angezeigt.
AND und OR anzeigen Wenn diese Option ausgewählt wird, wird dem Benutzer, der die Suche ausführt, die Beziehung zwischen Bedingungen (AND oder OR) angezeigt. Diese Option gilt nicht für die Beziehung (AND/OR) zwischen dem Eigenschafts- und Inhaltskriterienraster. Wenn in der Suche sowohl Eigenschafts- als auch Inhaltskriterien verwendet werden, können Sie diese Anzeige nicht inaktivieren.
Maximale Rückgabe anzeigen In der Benutzeroberfläche für Suchvorlagen von Workplace XT wird die Option Maximale Rückgabe anzeigen nicht verwendet, daher wird die Option zum Anzeigen/Ausblenden, falls sie in Search Designer festgelegt wurde, dort nicht berücksichtigt. Dies ist das gewünschte Verhalten.
Je mehr Suchkriterien in Suchvorgängen in einem bestimmten Objekt erfüllt sind, desto höher die Position in der Rangfolge. Wenn Ihre Suchmaschine von Ihrem Administrator anders konfiguriert wurde (sodass Satz und Absatz verwendet werden), richtet sich die Position in der Rangfolge nach der Anzahl der Entsprechungen in Relation zur Länge des Dokuments. Daher ist es möglich, dass ein kleineres Dokument mit weniger Entsprechungen eine höhere Position in der Rangfolge haben kann als ein größeres Dokument mit mehr Entsprechungen.
Denken Sie daran, dass die Ergebnisse bei Verwendung des Operators Nahe entsprechend der räumlichen Nähe der Wörter in der Rangfolge eingestuft werden. Je näher die Wörter beieinander sind, desto höher die Position in der Rangfolge.
Wenn Sie von der Option Union-Verknüpfung zur Option Schnittmenge (oder umgekehrt) wechseln, solange noch ein ungesicherter Suchvorgang geöffnet ist, muss eine neue Liste mit Eigenschaften erstellt werden. Bevor Sie damit beginnen, werden Sie von Search Designer daran erinnert, dass bei dieser Aktion alle von Ihnen ausgewählten Optionen gelöscht werden. Deshalb werden Sie auch gefragt, ob Sie die Einstellungen speichern wollen.
In beiden Fällen ändert sich die Option. Beim Abbrechen dagegen passiert nichts. Alles bleibt so, als sei die Option nie geändert worden.
Wenn bei Ihrer Suche keine Dokumente ausgegeben werden, von denen Sie wissen, dass sie sich im Objektspeicher befinden, überprüfen Sie die Versionstypen. Beispielsweise kommt beim Einchecken eines Dokuments standardmäßig eine untergeordnete (aktuelle) Version zum Einsatz. Standardoption in Search Designer dagegen ist die Suche nach Hauptversionen (freigegebenen Versionen).
Wenn Sie mit einer Suchvorlage arbeiten, richtet sich das Format der ausgegebenen Ergebnisse nach den Optionen, die beim Erstellen der Suchvorlage festgelegt wurden. In Workplace XT jedoch wird dieses Verhalten für gespeicherte Suchvorgänge überschrieben, wenn die Vorgabeeinstellungen für Benutzer oder Standort für die Verwendung der Magazinansicht definiert werden. Das ist darin begründet, dass gespeicherte Suchvorgänge als Ordner behandelt werden. Bei Suchvorlagen wird dieses Verhalten in Workplace XT nicht überschrieben.
Wenn die Standort- oder Benutzervorgabe für die Magazinansicht definiert ist, werden die Dokumente bei Verwendung einer gespeicherten Suche durch einen Benutzer zusammen mit Übersichtsdaten ausgegeben. Wenn die Standort- oder Benutzervorgabe für die Magazinansicht nicht definiert ist, wird bei der Suche selbst dann nur eine Liste der Elemente ausgegeben, die den Suchkriterien entsprechen, wenn die Suche über Dokumentzusammenfassungen mit Suchergebnissen einschließen (nur bei Inhaltssuchvorgängen) gespeichert wurde.