IBM FileNet P8, Versione 5.2            

Gestione dei documenti composti

Informazioni sui documenti composti

Il raggruppamento e la creazione di relazioni con documenti implicano l'associazione di un documento principale a uno o più documenti secondari. I documenti principali e secondari vengono creati indipendentemente gli uni dagli altri. Quando si stabilisce il tipo di correlazione dei documenti in un documento composto, questa informazione viene memorizzata in un link creato. Questo è diverso dal link che è possibile creare per collegare diversi tipi di oggetti, ad esempio cartelle, documenti e oggetti personalizzati.

I documenti inclusi in un documento composto possono risiedere in diverse ubicazioni in un solo archivio oggetti. Non è possibile creare un documento composto utilizzando oggetti e cartelle personalizzati né è possibile creare un documento composto che includa documenti residenti in archivi oggetti differenti. Se non esiste una relazione gerarchica ovvia tra documenti, è possibile creare un documento principale privo di contenuti (un file esterno) e specificare che i documenti correlati sono secondari di tale documento.

Creazione di un documento composto

Per creare un documento composto, creare innanzitutto il documento principale, quindi associare gli altri documenti come secondari. Con i documenti principali e secondari si eseguono le stesse operazioni eseguite con i documenti standard. Ad esempio, è possibile visualizzare le pagine di informazioni relative a documenti principali e secondari nonché le informazioni relative ai link che associano i documenti tra loro. È possibile assegnare una versione sia al documento principale che a quello secondario ed è possibile assegnare un nome al link tra principale e secondario. Le impostazioni speciali definite quando si aggiunge, modifica o inserisce un documento secondario consentono di gestire il documento durante l'evento in cui si controlla la versione o si elimina il relativo documento principale.

Modifica ed eliminazione di documenti composti

È possibile, inoltre, modificare l'ordine di visualizzazione dei documenti secondari nell'elenco dei documenti secondari del documento principale, selezionare altri documenti secondari, inserire nuovi documenti e rimuovere i link che collegano i documenti.

Suggerimenti utili

Tabella 1. Questa tabella contiene suggerimenti utili per la creazione di documenti composti e l'utilizzo di tali documenti.
Azione Informazioni
Creazione di un documento principale
  • Quando lo si aggiunge all'archivio oggetti, manualmente o tramite un modello di immissione. I documenti secondari devono già esistere nell'archivio oggetti.
  • Quando si esegue il check-in di una nuova versione.
  • Selezionando Cambia composto dal menu pop-up. Una volta convertito, il documento può essere associato a documenti secondari e ad altri documenti principali. È anche possibile riconvertire un documento composto in un documento standard. Non è possibile, però, riconvertire un documento composto in un documento standard se è stato associato a documenti secondari. In questo caso occorre rimuovere prima i documenti secondari associati.

Questa azione non è disponibile quando si accede:

  • alla pagina di informazioni per un documento che è un oggetto Riserva
  • a un documento da un'applicazione integrata, ad esempio Word o Excel.
Associazione di documenti secondari a un documento principale
  • Quando si aggiunge il documento principale all'archivio oggetti.
  • Quando si esegue il check-in di una nuova versione.
  • Quando si visualizza la relativa pagina di informazioni (Visualizzazione Documenti secondari)
  • Durante l'aggiunta di un documento, utilizzare il link Mostra per visualizzare un elenco di documenti secondari associati al documento principale specifico. Inoltre, è possibile effettuare anche azioni aggiuntive, ad esempio modificare l'ordine di visualizzazione dei documenti quando sono presenti più documenti secondari.
Informazioni link e proprietà del link di un documento composto La visualizzazione delle proprietà del link di un documento composto nella pagina di informazioni è una pagina di sola lettura che fornisce un'istantanea corrente del link di relazione dei componenti tra uno specifico documento secondario e il relativo documento principale. Le informazioni visualizzate consentono di gestire la relazione tra un documento secondario e un documento principale quando, ad esempio, un documento principale viene eliminato o passato a un'altra versione.

Le informazioni sulle proprietà visualizzate vengono create quando si associa per la prima volta un documento secondario a un documento principale. Modificare le proprietà visualizzate in questa pagina durante la modifica del documento secondario.

Anche le proprietà di sistema sono di sola lettura e non possono essere modificate. A seconda delle impostazioni delle Preferenze utente, le proprietà di sistema possono essere compresse (nascoste). Fare clic su Mostra proprietà di sistema o su Nascondi proprietà di sistema per attivare/disattivare la visualizzazione delle proprietà di sistema.

È possibile accedere alla visualizzazione delle proprietà del link del documento composto quando si apre la pagina di informazioni per un documento principale o un documento secondario.

Visualizzazione dei documenti associati ad un documento composto

In Workplace XT, è possibile visualizzare rapidamente i documenti secondari associati a un documento principale specifico. Le informazioni su ciascun documento sono visualizzate nella visualizzazione elenco e per ogni documento è visualizzata la relazione gerarchica.

Fare clic con il pulsante destro del mouse su un documento e selezionare Ulteriori informazioni > Visualizza documento composto per visualizzare un documento composto. È inoltre possibile eseguire azioni specifiche sui documenti.



Feedback

Ultimo aggiornamento: Marzo 2013
wp_document_compound002.htm

© Copyright IBM Corp. 2013.
Questo centro informazioni è una tecnologia Eclipse. (http://www.eclipse.org)