レコードとして宣言する必要があるドキュメントのテンプレートを作成する場合、レコードの宣言動作とレコードの宣言エントリー・テンプレートを指定できます。「オーサー・レコード・エントリー・テンプレート・アクセス - サイト設定」によって、このステップが表示されるユーザーが決まります。
レコードの宣言設定を指定するには:
- 宣言プロセスをエントリー・テンプレートの制御下で行う場合は、「レコードの宣言テンプレートの参照/検索 (Browse/Search for Declare Record Template)」をクリックします。
- エントリー・テンプレートがあるオブジェクト・ストアを選択します。
- レコードとして宣言エントリー・テンプレートにナビゲートし、エントリー・テンプレートの名前の下にある「選択」をクリックします。
- 次のような、ユーザーにレコード宣言オプションを提供する方法を指定します。
- 分類されていないレコードを常に宣言します - ユーザーがエントリー・テンプレートを使用したドキュメントの追加を終了すると、ドキュメントは分類されていないレコードとして自動的に宣言され、ユーザーはそれ以上何も入力する必要はありません。
- 必要に応じて分類されていないレコードを宣言 - ドキュメントを追加すると、ユーザーには、「ドキュメントの追加」の確認ページで「レコードとして宣言」のプロンプトが出されます。ユーザーの選択に応じて、「レコードとして宣言」ウィザードが開始します。
- 必要に応じて分類されたレコードを宣言 - ドキュメントを追加すると、ユーザーには、「ドキュメントの追加」の確認ページで「レコードとして宣言」のプロンプトが出されます。ユーザーの選択に応じて、レコード宣言と分類を管理する IBM® InfoSphere® Enterprise Records のセキュリティー分類ウィザードが開始します。
- 必要に応じて分類ありまたは分類なしでレコードを宣言 - ドキュメントを追加すると、ユーザーには、「ドキュメントの追加」の確認ページで「レコードとして宣言」のプロンプトが出されます。ユーザーの選択に応じて、ユーザーは分類されていないレコードまたは分類されたレコードのいずれかを宣言できます。ユーザーが、分類されていないレコードの宣言を選択した場合は、「レコードとして宣言」ウィザードが開始します。ユーザーが、分類されたレコードの宣言を選択した場合は、IBM InfoSphere Enterprise Records のセキュリティー分類ウィザードが開始します。
- 常にレコードを宣言しない - ドキュメントを追加しても、ユーザーには、「ドキュメントの追加」の確認ページで「レコードとして宣言」のプロンプトは出されません。
注: 「プロパティーの設定」ステップで「はい、チェックインにエントリー・テンプレートを使用します (Yes, use entry template for checkin)」チェック・ボックスを選択した場合、ドキュメントの以降のチェックインにもこのテンプレートが使用されます。ドキュメントのメジャー・バージョンとマイナー・バージョンを使用する場合、ユーザーは、マイナー・バージョンがレコードとして宣言されることを望まない可能性があります。したがって、そのような場合は「常に宣言する (Always declare)」より「必要に応じて宣言する (Optionally declare)」を選択することをお勧めします。後者では、ユーザーが、チェックインするバージョンを宣言するかどうかを選択できます。