يمكنك تجول التسلسل الهرمي لملفات تخزين العناصر والتفضيلات التي تعد الحاويات الرئيسية للبنود التي تتضمن وثائق وحافظات وعمليات بحث تم تعريفها مسبقا.
- يمكن أن تكون الوثائق أي نوع للملف الالكتروني، مثل ملف معالجة النصوص أو جدول حسابي. يمكن أن تمثل الوثائق أيضا بند خارجي لا يمكن تخزينه الكترونيا، لكن يمكن أن يتم تمثيلها بواسطة مجموعة خصائص الوثيقة. مثل "الوثيقة" الخارجية يمكن أن تكون قرص مدمج أو قرص رقمي أو وحدة تخزين book أو أية أجهزة فعلية أخرى.
تلميح: لمشاهدة وثيقة، قم بايجاد الوثيقة ثم اضغط مرتين على الوثيقة لمشاهدتها.
- تحتوي الحافظات على بنود تتضمن علاقة منطقية، مثل الحافظات الفرعية والوثائق وعمليات البحث التي تم تعريفها مسبقا.
- يتم عرض حافظة كل عمليات البحث تحت كل ملف تخزين عناصر. تقدم حافظة كل عمليات البحث طريقة يدوية لمشاهدة واستخدام عمليات البحث التي تم تعريفها مسبقا والتي يتوافر لديك امكانية التوصل اليها. يمكنك الاستعراض لايجاد عملية بحث تم تعريفها مسبقا في حافظة كل عمليات البحث أو في أي مكان آخر في تسلسل الحافظة، ثم تحديدها وتشغيلها مباشرة.
اذا كنت تقوم باستخدام تطبيقات Microsoft Office المتكاملة باستخدام Integration for Microsoft Office، فانه يمكنك الضغط على الاختيار استعراض أو البحث عن ملف تخزين عناصر بالضغط على بحث أسفل علامةالتبويب IBM ECM في Microsoft Office Ribbon. من Outlook، يمكنك الضغط على استعراض من القائمة IBM
ECM. يمكنك أيضا فتح رسالة بريد الكتروني جديدة والضغط على استعراض تحت علامة التبويب IBM ECM.
تحتوي عمليات البحث التي تم تعريفها مسبقا على بعض أو كل معايير البحث المطلوبة لايجاد وثائق. عملية البحث التي تم تعريفها مسبقا والتي لا تتطلب أية مدخلات تسمى عملية بحث تم تخزينها. عند تحديد عملية بحث تم تخزينها، سيتم عرض النتائج مباشرة. عملية البحث التي تم تعريفها مسبقا والتي تتطلب مدخلات تسمى قالب البحث. ارجع الى استخدام قالب البحث للحصول على تعليمات تفصيلية عن استخدام قالب البحث.
يمكنك التعامل مع الوثائق التي توجد في نتائج البحث باستخدام الاختيارات المتاحة من خط الأدوات، الاختيار التصرفات، القائمة المنبثقة، قائمة الأدوات في Workplace XT.
اذا كنت تقوم باستخدام تطبيق Office متكامل، يمكنك الضغط بمفتاح الفأرة الأيمن على الوثيقة وتحديد اختيار.
تلميح: لتكوين عملية البحث عن الكلمة المرشدة أو الخاصية الخاصة بك، حدد نمط البحث من
خط الأدوات.
- سيتم عرض حافظة كشف عمليات التخصيص تحت كل ملف تخزين ويتم عرض كل الوثائق التي تم تخصيصها من خلالك. يجب ملاحظة أن الوثائق المعروضة توجد فقط في ملف تخزين العناصر الذي يتم عرض حافظة كشف عمليات التخصيص به.
يمكنك التعامل مع هذه الوثائق باستخدام الاختيارات المتاحة من خط الأدوات، الاختيار التصرفات، القائمة المنبثقة، قائمة الأدوات.
اذا كنت تقوم باستخدام تطبيقات Office المتكاملة باستخدام Integration for
Microsoft Office، يمكنك الضغط على عمليات التخصيص لمشاهدة كشف بالوثائق التي تم تخصيصها من خلالك. توجد الوثائق المعروضة في كل ملفات تخزين العناصر التي يتوافر لديك امكانية التوصل اليها. توجد عمليات التخصيص تحت علامة التبويب IBM ECM في Microsoft®
Office Ribbon.
- تقوم حافظة التفضيلات بعرض الوثائق والحافظات وعمليات البحث التي تم تعريفها مسبقا الأكثر استخداما بالنسبة لك. اذا كنت تقوم باستخدام تطبيقات Office المتكاملة باستخدام Integration
for Microsoft Office وتقوم باستخدام حافظات التفضيلات في Integration
for Microsoft Office، فانه لا يمكنك التوصل الى عمليات البحث التي تم تعريفها مسبقا.