「宣告為記錄項目範本」精靈的第二步是指定記錄內容值,以及哪些內容為隱藏、可編輯或唯讀。可用的內容視上一步選取的記錄類別而定。
內容對映
為了加速宣告記錄的程序,「宣告為記錄」精靈和「宣告為記錄」項目範本,均支援將內容值從文件類別自動對映到記錄類別內容。也就是說,當文件宣告為記錄時,文件類別內容符號式名稱會與記錄類別內容符號式名稱相比較。如果名稱相符,則文件內容的值會自動指派為相符的記錄內容的值。例如,若所使用的文件類別有顏色內容,記錄類別也有顏色內容,則文件內容的值會自動對映到記錄內容。
這些規則決定內容對映:
- 如果文件類別內容有值,則文件類別值會對映到記錄類別內容。
- 如果文件類別內容不是必要的,而記錄類別內容是必要的,則文件類別內容會變更為必要的。
- 如果文件類別內容是空的(未定義的),但記錄類別內容含有值,則會使用記錄類別內容的值。
不論項目範本是否顯示「設定記錄內容」步驟,內容對映都會發生。
註: 內容可從一個物件儲存庫別名化至另一個物件儲存庫。也就是說,對於管理者定義用來將一個物件儲存庫的內容對映到另一個物件儲存庫的設定,任何內容對映都會將其納入考量。
下表顯示文件類別和內容類別中,名稱為顏色的內容對映。
表 1. 本表顯示文件和記錄之間的內容值對映之範例。文件和記錄內容值 |
值 1 |
值 2 |
值 3 |
文件類別內容值 |
藍色 |
空白 |
藍色 |
範本的記錄類別內容值 |
黃色 |
黃色 |
空白 |
結果 |
文件物件內容值 |
藍色 |
空白 |
藍色 |
記錄物件內容值 |
藍色 |
黃色 |
藍色 |
評估內容名稱
如果文件類別有不止一個內容具有相同的符號式名稱,則會依此順序評估內容,並使用符合記錄類別內容之符號式名稱的第一個內容:
- 會先檢查系統內容是否有相符項目。
- 接下來會檢查繼承的類別內容,例如來自基本文件類別的內容。
- 最後評估此類別特定的內容。
如果選取文件的多個版本來宣告,則內容對映會根據針對宣告動作選取之文件的最新版本。也就是說,文件的不同版本可以有不同的類別和內容。內容一律根據文件最新版本的內容對映。
如需文件類別和內容的相關資訊,請參閱「Content Engine 管理的說明」。
如何定義記錄的內容
- 選用。如果您想要變更內容列示在頁面上的順序,請按一下「排列類別內容」。這時會開啟「組織內容」頁面。
- 從清單中選取一或多個內容。(使用 Shift-click 或 Ctrl-click 來選取多個內容)。
- 按一下向上或向下三角形(標示為 shuffle up 和 shuffle down),在清單中向上或向下移動內容。
- 按一下「接受」以儲存您對內容順序的變更,並繼續設定內容。
- 如有必要,請對使用者必須輸入值的每一個內容,選取其左邊的「必填」勾選框。部分內容可能已由記錄類別定義為必填。
- 如有必要,請輸入每一個內容的「預設值」。
- 如有必要,請設定每一個內容的「存取層次」。
- 如果要容許使用者變更內容值,請選取「可編輯」。這是預設值。
- 如果要防止使用者變更內容值,請選取「唯讀」。
- 如果要防止使用者檢視內容值,請選取「隱藏」。
- 如果要隱藏內容但容許程式化變更,請選取「隱藏/可編輯」。
- 指定是否對一般使用者顯示「記錄內容」步驟。
- 如果要容許使用者檢視或編輯內容,請選取「顯示設定記錄內容步驟」。如果您未指定每一個必填內容的預設值,則必須選取這個選項,以容許使用者設定值。
- 如果要防止使用者檢視內容,請選取「隱藏設定記錄內容步驟」。