A página Tarefas fornece acesso aos fluxos de trabalho e aos itens de trabalho cuja permissão para exibir ou trabalhar você detém. Quando os fluxos de trabalho são iniciados (manual ou automaticamente), os itens de trabalho são direcionados para as filas de processamento pelas pessoas adequadas de seu departamento ou empresa. A definição de fluxo de trabalho determina onde e quando os itens de trabalho são direcionados. Se você tiver direitos de acesso adequados, é possível usar o Designer de Processo no menu Ferramentas Avançadas no Workplace XT para criar um fluxo de trabalho.
A visualização Minha caixa de entrada mostra as filas e os itens de trabalho que são designados diretamente a você. Cada usuário possui uma fila de caixa de entrada e o administrador pode criar outras caixas de entrada pessoais. É possível selecionar um item de trabalho da caixa de entrada e visualizar suas propriedades ou abri-lo no Processador de etapas para concluir o item, atribuí-lo novamente a alguém ou visualizar seus anexos, campos de dados, marcos e histórico.
A visualização Caixas de entrada públicas mostra as caixas de entrada e os itens de trabalho que são designados a um grupo de pessoas. Qualquer pessoa no grupo pode selecionar um item de trabalho de uma caixa de entrada pública para trabalhar e você também pode mover um item de trabalho da caixa de entrada pública para sua própria caixa de entrada para o processamento. O acesso à uma caixa de entrada, item de trabalho ou fluxo de trabalho é determinado pela pessoa que criou o fluxo de trabalho. Portanto, talvez você não consiga visualizar uma caixa de entrada pública específica ou um item de trabalho.
A visualização Meus Fluxos de Trabalho Ativos exibe todos os fluxos de trabalho que você ativou. Se você selecionar um fluxo de trabalho iniciado que tiver marcos, será possível exibir a lista de marcos. Também é possível rastrear o status de seu fluxo de trabalho e visualizar a etapa na qual ele está no momento. Quando você for designado como um rastreador, um link do rastreador estará disponível a você na página Informações Sobre Meus Fluxos de Trabalho Ativos.
A coluna Nome da Etapa exibe uma elipse para indicar que um fluxo de trabalho específico inclui várias etapas. Quando você visualizar a página de informações para um fluxo de trabalho que inclua múltiplas etapas, é possível visualizar os nomes das etapas na página de informações. Você deve ter os direitos de acesso apropriados para visualizar os nomes das etapas para um fluxo de trabalho específico. Todavia, se você estiver designado como um rastreador para um item de trabalho, você poderá continuar a visualizar os detalhes do fluxo de trabalho a partir da página de informações.
A exibição Rastreador de tarefas mostra os itens de trabalho que você designou para monitorar, embora você talvez não seja o responsável pela conclusão de todas as etapas. É possível clicar no nome de um item de trabalho para abri-lo no aplicativo do Rastreador de processos.
Quando um fluxo de trabalho for iniciado pela primeira vez, o item de trabalho será aberto no Processador da etapa iniciar. Depois que a Etapa iniciar for concluída, o item de trabalho passará para as etapas seguintes no Processador de etapas. O Workplace XT suporta o processador de ativação padrão, o processador de etapa e um processador de formulários HTML (se o FileNet P8 eForms estiver instalado). Os aplicativos customizados podem usar um processador de etapas customizado.
O processador de etapas fornece links e botões para realizar as tarefas a seguir:
Também é possível acessar as seguintes visualizações a partir de um processador de etapa: tarefa, marcos e histórico.