U kunt door een hiërarchie van objectruimten en favorieten navigeren die het basisniveau vormen voor items zoals documenten, mappen en
vooraf gedefinieerde zoekopdrachten.
- Documenten kunnen elk type elektronisch bestand zijn, zoals bestanden voor tekstverwerking, of spreadsheets. Documenten kunnen ook een extern item
vertegenwoordigen dat niet elektronisch kan worden opgeslagen maar kan worden
vertegenwoordigd door een verzameling van documenteigenschappen. Een dergelijk extern "document" kan
een CD, DVD, boek of een apparaat zijn.
Tip: Om een
document te bekijken, zoekt u het op en dubbelklikt u er daarna op.
- Mappen bevatten items met een logische relatie, bijvoorbeeld
submappen, documenten en vooraf gedefinieerde zoekopdrachten.
- In elke objectruimte is er een map met de naam Alle zoekacties.
De map Alle zoekacties biedt een handige manier voor het bekijken en
gebruiken van vooraf gedefinieerde zoekopdrachten waartoe u toegang hebt.
U kunt naar een vooraf gedefinieerde zoekopdracht bladeren in de map Alle zoekacties of elders in de mapstructuur. U kunt hem dan
selecteren en meteen uitvoeren.
Als u gebruik maakt van geïntegreerde Microsoft Office-toepassingen met behulp van Integration for Microsoft Office, kunt u op
Bladeren klikken of zoeken in een objectruimte door op Zoeken te klikken op de tab IBM ECM in de Microsoft Office-werkbalk. In Outlook kunt u op Bladeren klikken in het menu IBM
ECM. U kunt ook een nieuw e-mailbericht openen en op Bladeren klikken
op de tab IBM ECM.
Vooraf gedefinieerde zoekopdrachten
bevatten een aantal of alle zoekcriteria die nodig zijn voor het vinden van documenten.
Een vooraf gedefinieerde zoekopdracht waarvoor geen invoer nodig is, wordt een opgeslagen zoekactie genoemd.
Als u een opgeslagen zoekactie selecteert, worden de resultaten onmiddellijk afgebeeld.
Een vooraf gedefinieerde zoekopdracht waarvoor wel invoer nodig is, wordt een zoeksjabloon genoemd.
Zie Een zoeksjabloon gebruiken voor nadere instructies
voor het gebruik van een zoeksjabloon.
U kunt in het zoekresultaat met
documenten werken middels opties die beschikbaar zijn in de werkbalk,
de knop Acties, via voorgrondmenu's en via het menu Functies.
Als u een geïntegreerde Office-toepassing gebruikt, kunt u met de
rechter muisknop op het document klikken en een optie kiezen.
Tip: Als u uw eigen zoekopdracht met trefwoorden of eigenschappen wil maken, selecteert u de zoekmodus in de
werkbalk.
- Er wordt een map met de naam Uitchecklijst afgebeeld onder elke
objectruimte en daarin ziet u alle documenten die momenteel door u zijn uitgecheckt.
Let wel: de documenten in de lijst zijn alleen aanwezig in de objectruimte
waaronder de Uitchecklijst is afgebeeld.
U kunt met deze
documenten werken middels opties die beschikbaar zijn in de werkbalk,
de knop Acties, via voorgrondmenu's en via het menu Functies.
Als u gebruik maakt van geïntegreerde
Office-toepassingen met behulp van Integration for Microsoft Office, kunt u op Uitgecheckte documenten klikken om een lijst van
documenten te zien die door u zijn uitgecheckt. De documenten in de lijst
bevinden zich in alle objectruimten waartoe u toegang hebt. Uitgecheckte documenten bevindt
zich op de tab IBM ECM in de Microsoft®
Office-werkbalk.
- In de map Favorieten ziet u de meest gebruikte
documenten, mappen en vooraf gedefinieerde zoekacties.
Als u gebruik maakt van geïntegreerde
Office-toepassingen met behulp van Integration for Microsoft Office en u de map Favorieten gebruikt in Integration for Microsoft Office, kunt u geen vooraf gedefinieerde zoekacties gebruiken.