Afin de maîtriser la conservation et l'élimination des enregistrements, vous devez définir et associer des plannings d'élimination aux conteneurs et aux types d'enregistrement. Dans le cadre d'un planning d'élimination, vous indiquez les règles de conservation des enregistrements et les instructions pour leur élimination à l'issue de la période de conservation.
Les instructions d'élimination comprennent notamment :
- Réviser
- Transfert vers une archive pour une conservation permanente
- Exporter vers un autre emplacement
- Destruction
Vous définissez différentes phases via lesquelles un enregistrement passe dans un planning d'élimination. Chaque phase a une période d'expiration définie. A la fin de chaque phase, une action spécifiée est exécutée sur les enregistrements, puis ils sont dirigés vers la phase suivante. Le planning d'élimination est interrompu pour les entités sur lesquelles une mise en attente est placée. Il est rétabli dès que toutes les mises en attente sont supprimées.
Le balayage de mise en attente permet de calculer quand les entités sont prêtes à l'élimination. Pour plus d'informations, voir la rubrique sur les processus de balayage. Les plannings d'élimination sont importés et exportés lors de l'utilisation de l'outil d'importation/exportation de plan de fichiers.
Paramètres de planning d'élimination
Un planning d'élimination inclut l'un des paramètres suivants :
- Evénement Déclenche le début de la limitation. La limitation désigne la fermeture des entités, permettant de lancer leur élimination. La limitation met un terme à l'utilisation d'enregistrements périmés.
- Action de limitation Action exécutée automatiquement sur les entités dès que la limitation est déclenchée et que tout décalage horaire spécifié est écoulé.
- Décalage Période entre le début d'une fermeture et le lancement d'une action de fermeture.
- Phases d'élimination Phases définies pour gérer la conservation d'enregistrements dans un état particulier et pour une durée particulière.
- Instruction/action d'élimination de phase Action qui doit être lancée manuellement lorsque la période de conservation d'une phase est terminée. Chaque phase dispose d'une action d'élimination associée. Les actions d'élimination de phase peuvent correspondre à une révision, à un transfert vers une archive pour conservation définitive, à une exportation ou à une destruction.
- Flux de travaux d'élimination Un flux de travaux est associé à chaque action d'élimination. Lorsqu'une action est lancée, le système exécute le flux de travaux associé pour réaliser un ensemble d'instructions prédéfinies sur les enregistrements.
Héritage de planning d'élimination
Les plannings d'élimination peuvent être associés à des catégories d'enregistrement, à des dossiers d'enregistrement ou à des types d'enregistrement. Un dossier d'enregistrement peut disposer de son propre planning d'élimination ou peut hériter de celui associé à une catégorie d'enregistrement parent.
Par défaut, un enregistrement hérite du planning d'élimination du dossier dans lequel il a été déclaré. Toutefois, si vous souhaitez associer un planning d'élimination différent à l'enregistrement, vous pouvez créer un type d'enregistrement. Ensuite, associez le planning d'élimination souhaité à ce type d'enregistrement et affectez le type d'enregistrement à l'enregistrement. Lorsque des plannings d'élimination différents sont associés à la catégorie, au dossier et au type d'un enregistrement, l'enregistrement hérite du planning d'élimination du type d'enregistrement. Si un enregistrement est directement créé dans une catégorie d'enregistrement, alors il hérite du planning d'élimination de cette catégorie.
En règle générale, le planning d'élimination du niveau le plus bas dans une hiérarchie d'un enregistrement est applicable. Le diagramme ci-dessous décrit l'héritage des plannings d'élimination par différentes entités dans des conditions différentes :

Si vous déplacez une catégorie ou un dossier d'enregistrement, attribuez un planning d'élimination au conteneur.
Indiquez également quelles entités du conteneur sont concernées par votre affectation. Pour plus d'informations sur le déplacement des entités, consultez la rubrique relative à la relocalisation.
En l'absence d'affectation d'un planning d'élimination lors de la relocalisation d'un conteneur, les règles suivantes s'appliquent :
- Si le conteneur hérite du planning d'élimination de l'entité parente, le conteneur héritera du planning d'élimination du nouveau parent après déplacement.
- Si le conteneur a un planning d'élimination différent de celui de l'entité parente, le conteneur conserve son planning après déplacement.
Processus d'élimination
Dès lors qu'un planning d'élimination a été associé à une catégorie ou à un dossier d'enregistrement, tous les enregistrements créés dans ce conteneur hériteront de ce planning par défaut. Lorsque l'action limite est exécutée sur les enregistrements, ils sont marqués en vue de leur élimination et dirigés vers la phase d'élimination. Les entités identifiées comme prêtes à être éliminées sont marquées de l'icône Prêt pour l'élimination :
.
Les utilisateurs autorisés peuvent lancer l'élimination.
Sur approbation du gestionnaire d'enregistrements, le système exécute les actions d'élimination associées sur les entités approuvées. Vous pouvez affecter aux phases du planning d'élimination l'une des actions d'élimination suivantes :
- Révision : une personne autorisée révise l'état d'élimination des entités pour déterminer si elles peuvent passer à l'étape suivante. L'étape de révision peut être réaffectée autant de fois que nécessaire.
- Exportation : les entités sont copiées ou exportées vers un autre système ou une autre librairie. Vous pouvez ensuite supprimer les enregistrements de l'emplacement précédent, par une action distincte.
- Exportation avec mappage : les entités avec des propriétés personnalisées sont copiées ou exportées vers une entreprise qui utilise le schéma DoD V3, tel que la réglementation National Archives and Records Administration. Vous pouvez ensuite supprimer les enregistrements de l'emplacement précédent, par une action distincte.
- Transfert à deux étapes : les entités sont transférées vers un emplacement défini à l'issue de la période de conservation. Si le gestionnaire d'enregistrements confirme que le transfert des entités a réussi et qu'elles sont prêtes à la destruction, le transfert est suivi par la destruction.
- Transfert à deux étapes avec mappage : les entités avec des propriétés personnalisées sont transférées vers une entreprise qui utilise le schéma DoD V3 à la fin de la période de conservation. National Archives and Records Administration (NARA) est un exemple de l'une de ces organisations.
Si le gestionnaire d'enregistrements confirme que le transfert des entités a réussi et qu'elles sont prêtes à la destruction, le transfert est suivi par la destruction.
- Destruction : les entités sont définitivement supprimées du référentiel. Vous ne pouvez affecter cette action à une entité qu'une seule fois.
Les liens associés à un enregistrement sont supprimés en même temps que l'enregistrement.
- Transfert temporaire avec mappage : les entités avec des propriétés personnalisées sont transférées temporairement vers une entreprise qui utilise le schéma DoD V3.
Si un flux de travaux de destruction échoue pour une quelconque raison, l'entité reste avec l'état Elimination en cours. L'élimination de l'entité doit alors être relancée. Pour plus d'informations, voir la rubrique sur le lancement d'un planning d'élimination.
Propriétés du balayage
Certaines propriétés sont mises à jour dynamiquement par le balayage d'élimination. Si ces propriétés sont utilisées comme base de conservation pour d'autres conservations, un balayage d'élimination mis à jour est dans une période de conservation plus longue. N'utilisez pas les propriétés suivantes comme base de conservation d'une autre conservation :
- Date d'exécution de la phase actuelle
- Action de la phase en cours
- Date de dernier balayage
- Date de décision de la phase actuelle
- Décision de révision de la phase actuelle
- ID de la phase actuelle
- Recalculer la conservation de la phase
- Etat d'exécution de la phase actuelle
- Phases d'élimination
- Cycle - Années
- Cycle - Mois
- Cycle - Jours
- Type d'action actuel
- Etat de la procédure des éléments référents
- Date de balayage des éléments référents
- Date de révision de l'enregistrement référent
- Date de prochaine révision de l'enregistrement référent
- ID de la phase actuelle
- Autres conservations
- Base de conservation
- Période de conservation - Années
- Période de conservation - Mois
- Période de conservation - Jours
- Format d'exportation de la phase actuelle
- Format d'exportation
- Date de décision de la phase actuelle