IBM Enterprise Records 5.1.2 版    

起始處置排程

實體即將要進行處置,並進入處置排程中指定的階段。記錄保留在您在該階段的保留期內所指定的時間週期的階段。保留期結束後,您必須手動起始與該階段相關聯的處置動作。

關於這項作業

將處置排程與記錄種類、記錄資料夾或記錄類型相關聯後,系統會追蹤指定的事件。系統也會追蹤觸發排程執行的日期。 當該事件發生或指定的日期到來時,將觸發排程中定義的記錄中斷。當中斷被觸發且為記錄指定的偏移(如果有)結束時,系統會自動執行排程中指定的中斷動作。在保留期後,系統會執行與階段相關聯處置動作相關聯的工作流程。 工作流程會在經過授權人員核准後,將實體傳送至下一個階段。 當您啟動實體的處理時,其所有子項實體的處理也將自動啟動。

檔案計劃可以配置為同時刪除原始宣告的文件以及記錄 meta 資料(預設值)。 它可能會只刪除原始宣告的文件,但保留記錄 meta 資料。 請參閱「配置 meta 資料」主題。

程序

如果要起始處置排程,請執行下列動作:

  1. 瀏覽或搜尋準備處理的實體。在準備就緒的實體旁邊會出現備妥可處置的圖示: 備妥可處置
  2. 選取名稱旁邊的勾選框。您也可以用滑鼠右鍵按一下單一實體來使用功能表。
  3. 複選動作功能表中,選取起始處置起始處置圖示
  4. 按一下確定以確認成功啟動處置排程的訊息。 但是,如果啟動處置排程時出現問題,系統將顯示失敗訊息。如果要查看失敗的原因,請按一下實體名稱旁邊的星號。

結果

如何找到準備處理的實體

沒有表示備妥可處置的單一屬性,但是您可以使用一組條件來進行搜尋。

您可能想設定搜尋範本來定期完成此搜尋。 在搜尋範本中,將現行階段執行日期保留空白。 請確定它可供編輯,可讓使用者在使用搜尋時輸入現行日期。

另一個選項是建立自訂 COM 事件以傳送郵件,以便收件者瞭解哪些實體已準備就緒可以處理。如果您熟悉檔案計劃架構,您就可以瀏覽實體。

如果適用於您的商業記錄,您也可能想要使用 API 方法來建立起始處置的自訂程式碼。

檢視處置內容,例如處置名稱、實體的中斷日期和現行階段執行日期及其他內容。

如果要檢視處置內容,請執行下列動作:
  1. 按一下實體的取得資訊
  2. 按一下窗格中的詳細資料

衝突的處置排程 (DOD)

可能有儲存器的處置排程,以及套用到儲存器中記錄之記錄類型的不同處置排程。在最近的日期之前無法刪除或匯出記錄。



意見

前次更新: 2013 年 11 月
execute_a_disposal_schedule.htm

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