Pode pesquisar registos, volumes, pastas de registos e categorias de registos. As opções de pesquisa disponíveis dependem se o modo de pesquisa é Dinâmico ou Estático. Também pode aceder a modelos de pesquisa e a pesquisas guardadas.
Sobre esta tarefa
Para obter mais informações sobre o modo de pesquisa, consulte o tópico sobre
como personalizar a página de pesquisa. Após seleccionar o tipo de pesquisa, pode
aperfeiçoar a pesquisa especificando os tipos seguintes de critérios de pesquisa:
- Pesquisa baseada em propriedades: Pesquisa as entidades com base nos valores das
propriedades, como por exemplo, Título de documento, Criador, Data de retenção do
conteúdo, e Decisão da revisão da fase actual.
- Pesquisa baseada em conteúdo: Pesquisa os registos com base em frases e palavras
específicas, incluídas no conteúdo do documento declarado ou nas propriedades do
registo (denominadas por metadados). A pesquisa por conteúdo está disponível apenas para registos.
- Pesquisa baseada na entidade ascendente: Pesquisa os registos com base no tipo e
propriedades da entidade ascendente. Por exemplo, uma pasta de registos pode incluir dois
volumes, Vol1 e Vol2, em que cada um contém um conjunto de registos distinto. Se
especificar Vol1 no tipo ascendente, apenas os registos neste volume que correspondem
a outros critérios são apresentados nos resultados da pesquisa.
Pode modificar os
critérios de pesquisa predefinidos em cada página. O separador
Pesquisar inclui uma ligação para Modelos de pesquisa e pesquisas guardadas. Os designers de pesquisa criam estas pesquisas pré-concebidas no
Application Engine ou no
Workplace XT, e marcam as mesmas para utilização
pelo
IBM® Enterprise
Records. Os modelos de pesquisa
especificam alguns dos critérios de pesquisa e mantêm alguns campos disponíveis para
edição para que possa personalizar a pesquisa. Uma Pesquisa guardada é uma pesquisa que
inclui todos os critérios de pesquisa que não pode editar. Ao fazer clique no nome de
uma pesquisa guardada, são apresentados apenas os resultados como se tivesse aberto
uma pasta.
Resultados
Especificar propriedades
Ao definir os critérios de pesquisa, pode
pesquisar entidades com base em até sete propriedades. Pode introduzir valores para uma
ou para todas estas propriedades. Nos registos classificados, pode introduzir critérios
de pesquisa com base na classificação actual ou inicial, redução de nível, actualização,
datas ou eventos de desclassificação ou marcações suplementares.
Também pode deixar os valores das propriedades em branco e pesquisar a entidade com
base noutros critérios de pesquisa.
Para seleccionar o conjunto de propriedades:
- Faça clique em Alterar.
- Na área Definições de critérios de propriedade, seleccione um
nome de propriedade para um ou mais menus Nome da propriedade.
- Faça clique no selector de opção da propriedade pela qual pretende que os resultados
sejam ordenados.
- Seleccione um operador. Os operadores disponíveis dependem da propriedade.
- Faça clique em Aceitar alterações.
Para obter
mais informações sobre as definições nesta página, consulte o tópico sobre como
personalizar a página de pesquisa.
Introduzir valores e definir operadores
Para cada operador que pretende
incluir numa pesquisa, especifique um valor. Pode especificar este valor introduzindo
texto, seleccionando um valor
num menu ou noutra página ou seleccionando uma data num calendário.
Apenas as
propriedades com valores serão utilizadas na pesquisa.
Para definir
operadores:
- Verifique o operador de cada propriedade. Pode seleccionar um operador no menu ou aceitar a predefinição.
- Introduza um valor em cada propriedade que pretende utilizar.
- Seleccione AND ou OR para indicar a
relação entre as duas propriedades. O operador AND devolve
resultados apenas quando ambos os valores se verificam. Se algum dos valores de
propriedade se verificar, o operador OR devolve resultados.
Por exemplo, se tiver uma propriedade com vários valores com o nome Human Resources e
pretender pesquisar Payroll ou Recruitments, introduza os critérios
seguintes:
Human Resources = Payroll OR
Human Resources = Recruitments
Também pode introduzir os critérios de pesquisa
como:Humsn Resources = Payroll, Recruitments
Importante: Se utilizar a propriedade Classificação inicial num modelo de
dados DoD Classified, o campo de entrada de classificação é um campo de cadeia. Todas as
comparações que utilizam operadores, como maior do que (>) ou menor ou igual a (<
or =), baseiam-se no texto que introduzir. Ou seja, Unclassified é maior que
Classified porque o U é a 20ª letra do alfabeto e C é a terceira letra.
Especificar conteúdo
Se estiver a pesquisar um registo, poderá especificar uma palavra ou expressão
utilizando um de dois métodos. Um das formas consiste em utilizar uma palavra ou
expressão que faça parte do conteúdo do documento declarado, no armazenamento de
objectos de registos.
Outra forma consiste em utilizar uma palavra ou expressão que faça parte do texto das
propriedades de registo em metadados, no armazenamento de objectos de plano de
ficheiros. O administrador do sítio tem de configurar o motor de pesquisa para indexar propriedades. Pode combinar uma pesquisa de propriedades com uma pesquisa de conteúdo utilizando o
operador AND ou OR.
Se o modo de
pesquisa for Estático e utilizar o operador OR, a pesquisa processa primeiro a pesquisa de propriedades. Se o número de resultados devolvidos for igual ou exceder o valor em Máx
resultados, a pesquisa é interrompida e a pesquisa de conteúdo não é efectuada. Assim, os resultados podem não incluir quaisquer documentos com o conteúdo solicitado. Para obter informações sobre o modo de pesquisa, consulte o tópico sobre como
personalizar a página de pesquisa. Quando o modo de pesquisa é Dinâmico, esse modo continua a processar a pesquisa de
conteúdo primeiro seguida pela pesquisa de propriedades, e o modo Dinâmico devolve todos
os resultados.
Para pesquisar conteúdo:
- Na caixa de texto Conteúdo inclui, introduza o texto a incluir na pesquisa.
- No valor em, seleccione Metadados para
localizar o texto nas propriedades ou Conteúdo para localizar o
texto no documento declarado. Quando especifica Conteúdo na
pesquisa, a página de resultados da pesquisa inclui uma coluna Classificação que
apresenta a percentagem de relevância em relação aos critérios da pesquisa. A coluna
Classificação é a coluna de ordenação predefinida e inicialmente apresenta uma ordenação descendente. A coluna Classificação está disponível apenas quando o Modo de pesquisa é Dinâmico.
- Defina o operador como AND para especificar que a entidade tem
de incluir o texto introduzido e as propriedades também têm ser verdadeiras. Defina o
operador como OR se as condições do conteúdo ou da propriedade
tiverem de ser verdadeiras.
Atenção: - Ao introduzir uma palavra, a pesquisa de conteúdo procura todas as formas da palavra no texto do documento. Se procurar texto nas propriedades (metadados), apenas as correspondências exactas são devolvidas. Assim, se introduzir mês quando pesquisar conteúdo do documento,
pode obter documentos que incluem mês e meses. Se introduzir mês
numa pesquisa de propriedades, irá obter apenas os documentos que incluem um valor de propriedade de mês.
- Quando introduz mais de uma palavra, todas as palavras têm de ocorrer no documento. Por exemplo, se introduzir relatório
mensal, serão apresentados apenas os documentos que incluem as palavras
mensal e relatório.
- Para procurar uma frase com palavras por numa ordem específica, inclua a frase entre aspas. Por exemplo, "mão direita" devolve apenas
os documentos que contêm a frase mão direita.
- Utilize aspas para pesquisar a utilização de maiúsculas e minúsculas ou ortografia especifica.
Por exemplo, "estrela" apresenta nos resultados estrela, mas não
estrelado ou Estrela.
- Utilize um asterisco (*) como carácter global para os
caracteres zero ou mais, letras, números ou sublinhado ( _ ). Por exemplo,
mu*o devolve mundo, Mundo, mundano e mudo. Utilize um
(?) para substituir um único carácter alfanumérico como por
exemplo, ?ar, que devolve lar, par, dar e bar.
- Se o sistema utilizar o Oracle, a pesquisa será sensível a maiúsculas e
minúsculas, excepto se o administrador tiver alterado esta definição, conforme definido
no tópico sobre pesquisa sensível a maiúsculas e minúsculas.
- Quando procura uma base de dados MS SQL com o operador LIKE e os critérios de procura incluem o carácter de parêntesis recto de abertura ([), coloque o [ entre parêntesis. Por
exemplo, introduza [[] no campo. Trata-se de uma especificidade
do fornecedor de MS SQL. Para obter mais informações, consulte a documentação do MS SQL.
- Quando executar uma pesquisa de propriedades com o operador
OR com a pesquisa de texto completo no modo Dinâmico, por
predefinição, os resultados são ordenados por classificação. Tenha em atenção que os
resultados podem incluir entradas duplicadas. Um item pode ser
apresentado duas vezes nos resultados, uma vez nos resultados da pesquisa de
propriedades e outra nos resultados da pesquisa de texto completo ou de conteúdo. Se
fizer clique numa coluna diferente no conjunto de resultados para, por exemplo,
ordenar por Título de documento e não por Classificação, a duplicação inicial poderá
ser removida. Este comportamento faz com que o número total de registos seja diferente
na pesquisa ordenada por Título de documento, em comparação com o número total de
registos devolvidos
quando a ordenação é efectuada por classificação. Se for necessário ter a indicação da
relevância dos resultados da pesquisa, deve ordenar os resultados por classificação,
o que corresponde à predefinição. Caso seja relevante eliminar as eventuais entradas duplicadas, efectue a
ordenação por metadados.
Filtrar por tipo ascendente
Pode procurar um registo com base no tipo e propriedades da respectiva entidade
ascendente. Para seleccionar a entidade ascendente:
- Faça clique em Seleccionar junto a Filtrar por tipo ascendente.
- Seleccione o tipo de elemento ascendente no qual o registo deve ser pesquisado.
- Faça clique em Aceitar para voltar à página de pesquisa.
- Introduza um operador e um valor e faça clique em Alterar para
especificar outras propriedades. Quaisquer alterações aos critérios de pesquisa da
entidade ascendente são reflectidas na página A minha pesquisa desse tipo de entidade. Por exemplo, se seleccionar uma pasta de registos como o elemento ascendente, e
alterar as respectivas propriedades, os mesmos valores de propriedades serão definidos
para as pastas de registos quando pesquisar de novo os mesmos directamente.
Quando
terminar de especificar os critérios de pesquisa, faça clique em Pesquisar.
Resultados da pesquisa
Se modo de pesquisa for Estático, o número de
resultados devolvidos está limitado pelo valor de Máx resultados. Se o modo de pesquisa for Dinâmico, os resultados devolvidos não estão sujeitos ao valor
de Máx resultados. Para obter mais informações sobre
Máx resultados e Modo de pesquisa,
consulte o tópico sobre como personalizar a página de pesquisa.
Os resultados da pesquisa
incluem o nome da entidade e todos os valores de propriedade especificados nos critérios
de pesquisa. Se uma propriedade como
Marcação suplementar incluir
vários valores, é apresentada uma ligação
Mostrar Detalhes nessa coluna.
Ao fazer clique nessa ligação, são apresentados todos os valores da propriedade.
Pode aplicar as operações seguintes aos resultados da pesquisa:
- Criar uma versão de impressão.
- Pode seleccionar várias entidades e fazer clique em Acções
multi-selecção para seleccionar uma acção para aplicar às entidades
seleccionadas.
- Consulte a página de informações de uma entidade, fazendo clique em Obter informações.
- Percorrer os resultados fazendo clique num número de página ou em Seguinte.
Importante: O valor de Tamanho da página da vista lista (Definições
gerais no Application Engine ou Preferências
do utilizador no Workplace XT)
determina o número de entidades dos resultados da pesquisa apresentados em cada
página.
Se existirem 100 entidades nos resultados da pesquisa e o valor de Tamanho
da página da vista lista for 20, os resultados da pesquisa serão
constituídos por cinco páginas de 20 entidades.
- Ordene os resultados fazendo clique numa coluna. Conforme as predefinições de
pesquisa, pode actualizar a pesquisa de modo dinâmico e ordenar os resultados. Para
obter mais informações, consulte a descrição do campo Modo de
pesquisa no tópico sobre como personalizar a página de pesquisa.
- Ordene os resultados por relevância, fazendo clique na coluna
Classificação.
- Tem de especificar Conteúdo nos critérios de pesquisa para
a activar a coluna
Classificação.
- A coluna Classificação está disponível apenas para Registos e para o modo de pesquisa Dinâmico. Para obter mais informações sobre o modo de pesquisa, consulte o tópico sobre como
personalizar a página de pesquisa.
- Ver todos os valores das propriedades com vários valores. Para obter mais
informações, consulte a descrição do campo Propriedade
multi-valor no
tópico sobre como personalizar a página de pesquisa.
Se fizer clique em Obter informações numa subcategoria e
não tiver permissão de acesso à categoria ascendente, o IBM Enterprise
Records apresenta um erro.
Erros de pesquisa
Se a
hierarquia do plano de ficheiros incluir um número elevado de categorias de registo,
pastas de registo e registos, a pesquisa pode produzir erros, incluindo erros de tempo
limite. Para obter informações sobre as definições que pode modificar para eliminar estes erros,
consulte o IBM FileNet P8 Troubleshooting Guide.