IBM Enterprise Records V5.1.2   

IBM Enterprise Records 组件

IBM® Enterprise Records 中,记录存储在包含记录管理组件(例如数据模型、对象库和归档方案)的分层结构中。

数据模型

安装 IBM Enterprise Records 应用程序之前,必须选择最符合记录管理需要的安装类型(数据模型)。数据模型是符合特定记录管理标准的归档方案对象库的模板。数据模型可包括元数据和安全性功能部件。

这些数据模型包含在您可添加至您所在的环境的附加组件中。您可将对象库配置为使用所选的数据模型。

创建归档方案对象库时,必须选择数据模型。以下数据模型可用:
基本
提供核心记录管理功能和属性。基本数据模型是最常见的安装,因为它添加最少数目的属性,并且可对大部分组织生效。从功能上说,基本数据模型提供的功能与 DoD 基线数据模型相同。基本数据模型足够满足大部分记录管理需求。但是,它不遵循 DoD、DoD 分类或 PRO 标准。
DoD 基线
满足国防部 (DoD) 5015.2 基线标准。此国防部文档描述必须如何按国防部标准管理记录。此外,DoD 基线数据模型定义特定系统界面和搜索条件。此数据模型还描述了基于当前国家档案和记录管理局 (NARA) 规定的最低记录管理要求。
DoD 分类
满足国防部 (DoD) 第 4 章要求,包括分类记录管理。包括用于管理分类记录的 DoD 分类标准 (DoD 5015.2) 版本 2 要求的属性。
英国国家档案馆 (PRO)
满足英国国家档案馆(按英国标准)要求。包括 PRO 2002 标准要求的属性。建议不要使用 PRO 数据模型。

对象库

对象库是对象的存储库以及用于这些对象的一系列附带存储和检索服务。对象库可以是下列其中一个类型:
归档方案对象库 (FPOS)
包含归档方案,即,您创建的记录管理实体的完整层次结构。
启用记录的对象库 (ROS)
包含可在 FPOS 中申报为记录的文档。
为记录(元数据)和申报为记录的文档创建不同对象库。因此,FPOS 包含归档方案结构,ROS 包含文档(其中某些文档申报为记录)。您需要归档方案对象库包含对记录进行分类时所需的记录管理对象。您需要启用记录的对象库存储库以包含可申报为记录的文档。通常,许多用户可对 ROS 具有访问权,但对在 FPOS 中构成归档方案的实体没有访问权。可使多个 ROS 与一个 FPOS 相关联。

必须决定如何存储文档、如何将文档申报为记录及如何安排文档的处置。组织归档方案、对象库、记录类别和记录以最好地满足站点的需求。例如,归档方案是结构化归档模式,记录管理系统使用此模式来支持保留计划。此模式基于业务分类方案。没有适用于所有公司的通用归档方案。每个归档方案都是唯一的,依赖于公司或组织经营的业务。归档方案的目的是供记录管理员管理记录的保留和处置。它用限实施记录管理策略。

下图描述这些实体的分层结构。

图 1. IBM Enterprise Records 分层结构此图形描述归档方案对象库位于顶级的记录分层结构。

归档方案

归档方案定义记录组织。在归档方案中,您将记录存储在保留记录上下文的结构化层次结构中。例如,“LEG100 类别”可有以下定义:与 xxx 相关的法律合同。所以,通过查看 LEG100 类别中某个记录的归档方案位置,可了解该记录的上下文。可创建归档方案以反映组织的业务功能。然后,可在这些归档方案下根据这些业务功能对记录进行编目。可为人力资源或金融组织创建归档方案。

还可使命名模式与归档方案相关联。在归档方案下创建的所有实体都遵循记录命名模式。命名模式允许自动命名记录类别、记录文件夹和记录以符合您的约定。例如,您可能要求记录文件夹命名约定为年份,空格,包含类别的主题(元数据),空格,然后是一个五位数 (2006 LOAN 00005)。要自动命名记录,可使命名模式与父容器相关联。记录模式是容器的一个属性。申报至该容器的所有记录获取模式序列中的下一个名称,并根据您配置的值递增。

以下概要是归档方案层次结构的示例:
General management (category)
     Correspondence files (folder)
     Program briefings (folder)
          2013 Management training conference (volume)
          2014 Management training conference (volume)
Information management (category)
     Correspondence files (folder)
     Operator's number sheets (folder)

记录类别

记录类别对归档方案中的一组相关记录进行分类。创建记录类别是为了根据功能类别对记录进行编目。最常见的归档方案沿功能线对记录进行分类。在归档方案的顶级,具有主要功能,例如,法律、销售和 HR。您应在其中每个功能下进一步对记录分类。如果要使用功能类别,那么您应在归档方案的开头使用这些类别。HR 中的记录是独立于法律的树。因此,如果您有一个合同,那么它根据所属功能区域放在法律树或 HR 树中。记录类别可包含子类别或记录文件夹,但不能同时包含两者。可使保留和处置规则与每个类别相关联。这些规则适用于该类别中创建的所有记录文件夹和记录。

记录文件夹

记录文件夹是相关记录的容器。您可以使用记录文件夹根据指定的保留期和处置事件管理记录。例如,发票归档至发票文件夹。文件夹中始终有一个打开的卷。新卷定期打开(每周、每月或每季度)。创建新卷,旧卷关闭并开始其处置。卷到期时,卷中的所有发票都会删除。所以,您不用根据记录中的信息(例如,ContractClosed)执行处置。指定时间段的所有记录会作为一个单元自动删除。可在一个类别下创建电子、物理和混合记录文件夹以管理电子和物理记录。
电子文件夹
用于存储电子记录。电子文件夹也可以包含标记。标记是无法存储在物理文件中的物理记录的电子条目。这类记录的示例包括大型建筑方案、录像磁带或数据库。在之前的图中见到物理记录时,存储在文件夹中的是指向该记录的标记。
物理文件夹
存储物理项的记录(例如,纸质记录)。物理文件夹是纸质文件夹的虚拟条目。根据组织的物理存储结构,可在 IBM Enterprise Records 中模拟物理文件夹的层次结构。
模拟包含其他物理实体的物理实体。例如,可创建一个仓库,该仓库包含的框架上的箱中包含物理文件夹。一个箱可包含另一个箱、物理文件夹或记录。
混合文件夹
可以包含电子和物理记录,以防您需要此类型的组合集合。混合文件夹还包含一个或多个卷。电子文件夹与混合文件夹之间没有行为差别。但是,混合文件夹包含更多元数据以描述物理实体。此元数据包括起始位置,即物理记录的当前位置。

卷是记录文件夹逻辑细分为易于管理的更小单元。卷只能存在于文件夹中。记录文件夹始终包含至少一个卷,此卷是创建记录文件夹时由系统自动创建的。此后,可在记录文件夹中创建任意数目的卷。

记录

记录提供有关在 IBM Enterprise Records 控制之下的文档或物理对象的元数据。记录可从在其中创建它的记录文件夹继承其某些行为。例如,它继承父记录文件夹的处置计划。可将记录分类为以下类型:
电子记录
电子记录指向电子文档。
标记
标记指向物理对象或纸质文档。
重要记录
重要记录是出现企业范围的紧急情况时实现运营职责所必需的。重要记录需要定期审阅并更新。
永久记录
永久记录具有足够历史价值或其他价值以保证由组织持续保留。此保留持续时间超过管理、法律或财务目的正常所需的保留时间。

记录类型

记录类型是根据记录中的常见功能进行的记录分类。如果一组记录的处置计划与其记录类别或记录文件夹的关联处置计划不同,那么应使用记录类型。

例如,可能需要将员工记录文件保留 12 年以便实现会计或工资单用途。但是,对于只需保留 7 年的绩效评估记录,可创建具有另一处置计划的记录类型。可使绩效评估记录与此记录类型相关联,以确保删除员工记录文件前删除绩效评估记录。



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最近一次更新时间: 2013 年 11 月
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