Para controlar la retención y disposición de registros, defina una programa de disposición asociado con contenedores de registros y tipos de registros. En un programa de disposición se especifican las reglas de retención de registros, así como las instrucciones de disposición una vez finalizado el periodo de retención.
Las instrucciones de disposición son:
- Revisión
- Transferir a un archivo para la conservación permanente
- Exportar a otra ubicación
- Destrucción
Define diferentes fases a través de las cuales pasa un registro en un programa de disposición. Cada fase tiene un periodo de retención definido. Al final de cada fase, la acción especificada se efectúa en registros; a continuación, los registros pasan a la fase siguiente. El programa de disposición se interrumpe para las entidades en las que se coloca una retención. Se resume después de retirar todas las retenciones.
Para calcular el momento en que los registros son aptos para la disposición, ejecute un barrido de disposiciones. Para obtener más información, consulte el tema procesos de barrido. Los programas de disposición se importan y exportan al utilizar la herramienta Importar y exportar plan de archivos.
Parámetros de programas de disposición
Un programa de disposición incluye cualquiera de los siguientes parámetros:
- Suceso activa el inicio de un corte. El límite de corte supone el cierre de entidades para poder iniciar su disposición. El límite de corte finaliza el uso activo de registros antiguos.
- Acción de corte Acción realizada automáticamente en las entidades después de activar el corte y transcurre cualquier tiempo de desplazamiento especificado.
- Desplazamiento brecha de tiempo entre el inicio del corte y el lanzamiento de la acción de corte.
- Fases de disposición fases definidas para controlar la retención de registros en un estado específico por un tiempo determinado.
- Acción/instrucción de disposición de fase Acción que se debe iniciar manualmente cuando el período de retención de una fase ha terminado. Cada fase tiene asociada una acción de disposición. Las acciones de disposición de fase pueden ser revisar, transferir a un archivo para una conservación permanente, exportar o destruir.
- Flujos de trabajo de disposición Cada acción de disposición tiene un flujo de trabajo asociado. Cuando se inicia una acción, el sistema ejecuta el flujo de trabajo asociado para realizar un conjunto predefinido de instrucciones en los registros.
Herencia de programas de disposición
Un programa de disposición puede asociarse con una categoría de registro, una carpeta de registros o un tipo de registro. Una carpeta de registros puede tener un programa de disposición propio o heredar el que está asociado con una categoría de registro superior.
De forma predeterminada, un registro hereda el programa de disposición de la carpeta en la que se ha declarado. Sin embargo, si desea asociar un programa de disposición diferente con el registro, entonces puede crear un tipo de registro. Entonces asocie el programa de disposición requerido con este tipo de registro y asigne este tipo de registro al registro. Cuando se asocian diferentes programas de disposición con la categoría y el tipo de un registro, el registro hereda el programa de disposición del tipo de registro. Si un registro se crea directamente en una categoría de registro, el registro hereda el programa de disposición de la categoría de registro.
En general, el programa de disposición de nivel inferior en una jerarquía de un registro es aplicable. El diagrama siguiente ilustra la herencia de programas de disposición según distintas entidades en condiciones diferentes:

Si mueve una categoría o carpeta de registro, asigne un programa de disposición al contenedor.
Además, especifique qué entidades en el contenedor están afectadas por su asignación. Para obtener más información sobre trasladar entidades, consulte el tema reubicar.
Si al cambiar la ubicación de un contenedor no asigna un programa de disposición, sucede lo siguiente:
- Si el contenedor hereda el programa de disposición de la entidad superior, hereda el programa de disposición de la nueva entidad superior tras colocarse en la nueva ubicación.
- Si el contenedor tiene un programa de disposición propio, distinto del de la entidad superior, después de cambiar de ubicación sigue manteniendo su programa.
Proceso de disposición
Tras asociar un programa de disposición con una categoría de registro o una carpeta de registros, todos los registros creados en ese contenedor heredan el programa de disposición de forma predeterminada. Si la acción de límite de corte se efectúa en registros, quedan pendientes de disposición y pasan a la fase de disposición. Las entidades identificadas como listas para disposición están marcadas con el icono listo para disposición:
.
Los usuarios autorizados pueden iniciar la disposición. Tras obtener la aprobación por parte del gestor de registros, el sistema ejecuta en las entidades aprobadas las acciones de disposición asociadas. Puede asignar una de las siguientes acciones de disposición a una fase del programa de disposición:
- Revisar: una persona autorizada revisa el estado de disposición de las entidades para determinar si pueden pasar al paso siguiente. La acción Revisar se puede asignar las veces que convenga.
- Exportar: las entidades se copian o exportan a un sistema o almacén de objetos diferente. Posteriormente, en otra acción, puede eliminar los registros de la ubicación anterior.
- Exportar con asignación: las entidades con propiedades personalizadas se copian o exportan a una organización que usa el esquema DoD V3,
como Archivo Nacional de Administración de Registros. En otra acción, puede eliminar los registros de la ubicación anterior.
- Transferencia de dos pasos: las entidades se transfieren a una ubicación especificada al final del período de retención. Después de la transferencia tiene lugar la destrucción, una vez el gestor de registros confirma la correcta transferencia de las entidades y su validez para ser destruidas.
- Transferencia de dos pasos con asignación: las entidades con propiedades personalizadas se transfieren a una organización que utiliza el esquema DoD V3 al final del período de retención. Archivo Nacional de Administración de Registros (NARA) es un ejemplo de una de estas organizaciones.
Después de la transferencia tiene lugar la destrucción, una vez el gestor de registros confirma la correcta transferencia de las entidades y su validez para ser destruidas.
- Destruir: las entidades se eliminan permanentemente del repositorio. Puede asignar esta acción a una entidad solo una vez.
Los enlaces asociados con un registro se eliminan junto con el registro.
- Transferencia temporal con asignación:las entidades con propiedades personalizadas se transfieren temporalmente a una organización que utiliza el esquema DoD V3.
Si un flujo de trabajo de destrucción falla por algún motivo, la entidad permanece en el estado Disposición en progreso. Se debe iniciar de nuevo la disposición de la entidad. Para obtener más información, consulte el tema iniciar un programa de disposición.
Propiedades de barrido
Los barridos de disposición actualizan dinámicamente algunas propiedades. Si estas propiedades se utilizan como la base de retención para las retenciones alternas, una actualización de barrido de disposición está en un período de retención más largo. No utilice ninguna de estas propiedades como base de retención de una retención alternativa.
- Fecha de ejecución de la fase actual
- Acción de fase actual
- Fecha de último barrido
- Fecha de decisión de fase actual
- Decisión de la revisión de la fase actual
- ID de fase actual
- Recalcular retención de fase
- Estado de ejecución de la fase actual
- DisposalPhases
- CycleYears
- CycleMonths
- CycleDays
- CurrentActionType
- VitalWorkflowStatus
- VitalSweepDate
- VitalRecordReviewDate
- Fecha de siguiente revisión de registro vital
- CurrentPhaseId
- AlternateRetentions
- RetentionBase
- RetentionPeriodYears
- RetentionPeriodMonths
- RetentionPeriodDays
- CurrentPhaseExportFormat
- ExportFormat
- CurrentPhaseDecisionDate