要设置 IBM® Enterprise
Records 环境,您必须完成一些任务
要设置
IBM Enterprise
Records 环境,请完成下列配置任务。
- 为归档计划结构配置一个归档计划对象库,并为已申报为记录的文档配置另一个已启用记录的对象库。通常,许多有权访问 ROS 的用户却无权访问 FPOS 中归档计划内的实体。您可以将多个 ROS 与一个 FPOS 关联。
- 尽管某些配置任务是在 IBM Enterprise
Records 安装和配置过程中执行的,但您仍然可以在创建归档计划之后以及在为生产环境配置 IBM Enterprise
Records 解决方案时更新配置设置。
- 有关 IBM Enterprise
Records 安装和配置过程的详细信息,请参阅《IBM Enterprise
Records Installation and Upgrade Guide》。
- 有关与创建归档计划关联的任务的配置(例如配置卷名称后缀)信息,请参阅“创建归档计划”主题。
创建 ROS“文档”类
必须为已申报为记录的文档创建“文档”类。
- ROS“文档”类具有“可以申报”属性,IBM Enterprise
Records 将使用此属性来确定是否可以将文档申报为记录。在 IBM Enterprise
Records 安装和配置期间,会将基本“文档”类或者一个或多个“文档”子类的该属性设置为 true。此设置指示可将这些类的实例申报为记录。要准备将 IBM Enterprise
Records 环境用于生产,请验证所有相应 ROS“文档”类的此属性的值是否设置为 true。或者子类从其超类继承此设置。此外,请验证这些类的“缺省实例安全性”是否已设置次版本和主版本权限。此设置使具有相应访问权的用户可以创建类的实例。
配置缺省归档计划
只有一个归档计划层次结构显示在
IBM Enterprise
Records 应用程序中。
- 在 IBM Enterprise
Records 安装和配置过程中,会将一个 Application Engine 或 Workplace XT 站点首选项设置为指定此缺省归档计划。但是,在安装和配置 IBM Enterprise
Records 时,您可能未对您的站点配置归档计划。
- 您可以修改此站点首选项设置以指定您首选的缺省设置。每个 IBM Enterprise
Records 用户都可以设置用户首选项以覆盖这个缺省站点首选项设置。
- 有关更多信息,请参阅“设置缺省归档计划”主题。
配置处理扫描
管理员在
IBM Enterprise
Records 安装和配置过程中配置处理扫描进程。但是,要确保配置正确,请查看处理扫描配置。例如,如果您的站点不使用记录类型,请验证
对记录类型运行是否设置为
false。
有关更多信息,请参阅“配置处理扫描”主题。
配置记录类型
记录类型提供一种方法,将记录与处理调度(不同于与记录的父记录类别或记录文件夹关联的处理调度)关联。如果
IBM Enterprise
Records 解决方案使用记录类型,请确保将
对记录类型运行设置为
true,以便将处理扫描配置为执行记录类型处理。
- 有关更多信息,请参阅“配置处理扫描”主题。
- 另请考虑记录类型与记录关联的方式。缺省情况下,您可以指定将特定记录类的所有记录都分配至特定记录类型。有关更多信息,请参阅“配置缺省记录类型”主题。
- 当记录通过 Application Engine 或 Workplace XT 申报时,您可以查看记录类型元数据,从而允许用户选择记录类型。有关更多信息,请参阅“配置显示记录类型元数据”主题。
- 您也可以结合这两种方法,既指定缺省值,又允许用户通过选择记录类型来覆盖缺省值。
- IBM Enterprise
Records 用户界面未提供用于将复合文档的所有部件申报为单个记录的机制。但是,您可以将各个子文档或父文档申报为记录。另外,以后还可以使已申报为记录的文档成为复合文档的记录部分。某些复合文档设置(例如防止删除或在父代被删除时删除子代)会影响记录的正常处理。如果将复合文档的任何部分申报为记录,那么将使用缺省设置。这些设置为禁止删除菜单中的父代和子代均不选项和删除父代时不删除子代选择。
其他设置不受 IBM Enterprise
Records 支持,并且当记录进行处理时将导致故障或不一致行为。
- 任何使用达尔文信息类型体系结构(DITA)文件的应用程序都会将组件创建为复合文档。因此,先前注意事项中提到的适用于复合文档的差别也适用于 DITA 文件。
配置保留元数据选项
具有足够访问权的用户删除 IBM Enterprise
Records 实体后,将从对象库中永久除去该实体。但是,您可以配置选项为删除的记录类别、记录文件夹、卷和记录在归档计划级别保留元数据。如果管理员启用了保留元数据选项,那么上面提到的实体仍保留在对象库中(标记为已删除),但不再显示在 IBM Enterprise
Records 应用程序中。
您可以将这些已删除的实体及其所有元数据定期导出到 XML 文件以用作历史数据。然后,从对象库中永久删除这些实体。有关如何配置此选项的信息,请参阅“保留元数据”主题。
配置记录的自动申报
您可以将
IBM Enterprise
Records 配置为,每当用户完成特定操作(例如创建文档)时,自动将文档申报为记录。如何配置自动申报:
- 修改所提供的配置文件,以指定 IBM Enterprise
Records 要将申报的记录归档到什么位置
- 创建 AutoDeclare 事件操作。
- 为 ROS“文档”类创建此事件操作(指定哪些事件会触发该事件)的预订。有关更多信息,请参阅“自动申报”主题。
配置属性同步
每当文档或记录上发生属性更新时,您可以将属性同步配置为从文档到其关联的记录自动同步属性值。有关更多信息,请参阅“属性同步”主题。
设置工作流程批量大小
缺省情况下,IBM Enterprise
Records 最多在工作流程批次中存储 10 个工作项以便在处理前进行审阅或核准。您可以通过配置设置来更改存储的最大数目。
有关更多信息,请参阅“工作流程批量大小”主题。
配置请求记录文件夹工作流程
IBM Enterprise
Records 提供了“创建记录文件夹”工作流程,此工作流程允许用户将请求发送给记录主管以创建记录文件夹。许多用户通常没有足够的特权来创建记录文件夹。要使该工作流程对用户可用,您必须配置“请求记录文件夹”站点首选项。在
IBM Enterprise
Records 安装和配置期间,可能已设置此首选项。
有关使用此工作流程的更多信息,请参阅“记录文件夹工作流程”主题。
有关如何设置站点首选项的指示信息,请参阅“‘请求记录文件夹’站点首选项”主题。
设置可编辑链接站点首选项
IBM Enterprise
Records 提供了一些链接,这些链接允许用户链接相关记录和文件夹。要在
IBM Enterprise
Records 中创建和维护链接,必须使用 Workplace
来设置“可编辑链接类”站点首选项。
有关
IBM Enterprise
Records 链接的更多信息,请参阅“链接”主题。
有关如何设置站点首选项的指示信息,请参阅“链接类站点首选项”主题。
配置符合特定事件
IBM Enterprise
Records 提供了多个用于确保 PRO 或 DoD
一致性的事件,例如用于设置元数据的事件。配置这些事件是可选的,因为处理事件可能影响性能。
- 为获得最佳性能,请仅配置与您的记录管理操作相关的事件。有关配置这些事件的更多信息,请参阅“启用和预订事件”主题。
- DoD 和 PRO 数据模型都要求将文件库配置成使用删除文档的清除方法。在删除文件之前,将使用空白覆盖文档内容三次。因此,档案不可恢复。有关更多信息,请参阅“搜索区分大小写”主题。
配置 Content Federation Services for
Image Services 文档
如果 IBM Enterprise
Records 解决方案包括使用可选的 Content Federation Services for
Image Services 功能,请确保已经为 Image Services 文档修改和删除适当地设置 Image Services 安全性。您可以通过与 IBM FileNet® Image Services 系统管理员协调来确保此配置。此外,请确保已适当地设置 IBM FileNet Image Services 文档类保留参数,以便不会因 IBM FileNet Image Services 保留设置而删除已申报为记录的文档。有关更多信息,请参阅“维护和系统管理任务”主题。
配置受保护的存储设备
如果
IBM Enterprise
Records 解决方案包括使用受保护的存储设备(例如
EMC Centera、NetApp SnapLock、
Tivoli® Storage
Manager 及其他),那么确保
IBM Enterprise
Records 保留设置不与存储设备上配置的保留设置发生冲突至关重要。因此,请对存储设备关闭保留功能,并使用
IBM Enterprise
Records 来控制保留功能。
- 在 Tivoli Storage
Manager 设备上,保留功能由多个参数控制。
- 对 IBM Enterprise
Records 系统进行全面配置之后,IBM Enterprise
Records 应用程序将保持对保留和删除进行完全控制。