IBM Enterprise Records Version 5.1.2    

Verwenden der IBM Enterprise Records-Registerkarten

In IBM® Enterprise Records stehen mehrere Registerkarten zur Verfügung. Über jede dieser Registerkarten wird eine Seite geöffnet, auf der Sie verschiedene Aufgaben in Bezug auf die Aktenverwaltung ausführen können.

Durchsuchen

Die Registerkarte Durchsuchen enthält eine Hauptanzeige, die Entitäten innerhalb der aktuellen Entität auflistet. In der ersten Spalte befinden sich Kontrollkästchen, über die Sie eine oder mehrere Entitäten zur Verarbeitung auswählen können. Wenn Sie alle Entitäten in der Liste aus- oder abwählen wollen, verwenden Sie das Kontrollkästchen in der Kopfzeile. Neben den Entitätsnamen befinden sich weitere Symbole. Das Symbol neben einem Entitätsnames gibt den Entitätstyp an. Zum Öffnen der Einheit können Sie auf das Symbol oder auf den Namen klicken. Im Bedarfsfall werden auch weitere Symbole zur Kennzeichnung des Status der Entität angezeigt, etwa Symbole für Rückstellung oder Inaktivität. Halten Sie den Mauszeiger über das Symbol, um eine QuickInfo mit Erklärungen zur Symbolbedeutung zu öffnen.

Kategorie-Verzeichnisstruktur

Sie können Kategorien und Unterkategorien in einer Navigationsbaumstruktur ein- und ausblenden. Zum Anzeigen der Struktur klicken Sie auf "Kategorie-Verzeichnisstruktur einblenden". In der eingeblendeten Verzeichnisstruktur können Sie Folgendes ausführen:

Pfad

Unterhalb der Registerkarten gibt ein Pfad die aktuelle Position im Aktenplan an. Klicken Sie auf ein beliebiges Element im Pfad, um an eine andere Position zu wechseln. Im folgenden Musterpfad ist "CSPRO" ein Aktenplan. "Firmendaten" ist eine Schriftstückkategorie unter CSPRO. "Leistungen" ist eine Unterkategorie oder ein Schriftstückordner der Schriftstückkategorie "Firmendaten".

Pfad: CSPRO > Firmendaten > Leistungen

Klicken Sie auf eines der Pfadelemente, um auf die entsprechende Ebene im Aktenplan zu springen.

Alle Entitäten haben ein Symbol Informationen abrufen (Symbol 'Informationen abrufen') zum Anzeigen der zugehörigen Informationsseiten, auf denen verschiedene Arten von Metadaten zu der jeweiligen Entität angezeigt werden.

Menü "Mehrfachauswahlaktionen"

Das Menü Mehrfachauswahlaktionen dient dazu, dieselbe Aktion an mehreren Entitäten gleichzeitig auszuführen. Dieser Schritt gewährleistet eine einheitliche Aktualisierung des ganzen Entitätssatzes. Das Menü ist in den Suchergebnissen und auf der Seite Durchsuchen verfügbar.

Zum Ausführen einer Aktion aktivieren Sie die Kontrollkästchen der betreffenden Einheiten, öffnen das Menü "Mehrfachauswahlaktionen" und wählen die gewünschte Aktion. Die Liste der verfügbaren Aktionen hängt davon ab, ob Sie nur eine oder mehrere Entitäten auswählen und ob diese desselben oder verschiedenen Typs sind. Es werden nur die Aktionen im Menü aufgelistet, die für alle ausgewählten Entitäten durchgeführt werden können. Die meisten der in der Hilfe beschriebenen Verfahren sind für die Mehrfachauswahl konzipiert. Wenn eine Aktion nur für eine einzige Entität ausgeführt werden soll, geht es schneller, wenn Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen der Entität klicken und die gewünschte Aktion im Menü auswählen. Über das Symbol Informationen abrufen haben Sie außerdem Zugriff auf Aktionen auf den Informationsseiten einer Entität. Diese Aktion ist besonders dann nützlich, wenn Sie mehrere Aktionen ausführen oder vor deren Ausführung relevante Informationen einsehen möchten.

Ein Beispiel ist die Mehrfachauswahl der Aktion Kopieren oder Löschen für Schriftstücke. Durch diese Aktion wird ein Assistent für die jeweilige Aktion gestartet.

Filterfunktion

Es gibt zwei Gründe für die Verwendung der Filterfunktion:

Geben Sie zum Filtern einen Teil des Namens oder der ID der gewünschten Entitäten ein und klicken Sie auf Los. Alle Entitäten, die diesen Text nicht enthalten, werden aus der Liste entfernt, um Raum für andere Entitäten zu schaffen, die den angegebenen Text enthalten. Klicken Sie auf "Zurücksetzen", um den Text aus dem Feld "Filtern" zu entfernen. Zum Anzeigen einer ungefilterten Liste klicken Sie anschließend erneut auf "Los".

Die Anzahl der Entitäten in einer Liste wird vom Wert "Max. Ergebnisanzahl" für benutzerdefinierte Objekte und Ordner in Ihren Workplace-Benutzereinstellungen festgelegt. Rufen Sie die Seite Suchen > Benutzerdefinierte Objekte auf, um den Wert für Schriftstücke anzuzeigen und zurückzusetzen. Ihr Siteadministrator muss benutzerdefinierte Objekte im Bereich Allgemeine Einstellungen auf der Seite Allgemein der Sitevorgaben aktivieren. Da einige Entitäten sowohl Schriftstücke als auch andere Container enthalten können, können Sie auch einen Wert für die maximale Ergebnisanzahl für Ordner festlegen. Die Liste kann Ordner und Schriftstücke jeweils bis zur maximalen Anzahl enthalten. Wenn Sie für die maximale Ergebnisanzahl für benutzerdefinierte Objekte und Ordner den Wert 50 festgelegt haben, kann die Liste bis zu 100 Elemente enthalten: 50 Schriftstücke und 50 Ordner.

Aussonderung

Wählen Sie die Registerkarte Aussonderung aus, um Aussonderungszeitpläne, Rückstellungen und Schriftstücktypen zu verwalten.

Wenn Sie mit einem der Aussonderungstypen fertig sind und zur Hauptseite "Aussonderung" zurückkehren wollen, wählen Sie Aussonderung im Pfad aus oder klicken Sie erneut auf die Registerkarte Aussonderung.

Physisch

Die Registerkarte Physisch enthält die Links, die für physische Entitäten spezifisch sind. Dazu gehören folgende Links:

Berichte

Verwenden Sie die Registerkarte Berichte, um aus einer Liste Berichte auszuwählen, die eine statistische Ansicht der verschiedenen IBM Enterprise Records-Aktivitäten bieten. Hier wählen Sie den Berichtstyp, legen die Kriterien fest und zeigen den erstellten Bericht an. Weitere Informationen finden Sie in "Erstellen von Berichten".

Konfigurieren

Die Registerkarte Konfigurieren enthält Links zum Erstellen und Verwalten der folgenden Elemente:



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Letzte Aktualisierung: November 2013
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