Hi ha diverses tasques que cal completar per configurar l'entorn de l'IBM® Enterprise
Records.
Per configurar un entorn de l'
IBM Enterprise
Records, completeu
les tasques de configuració següents.
- Configureu un magatzem d'objectes de pla de fitxers per a l'estructura de pla de fitxers i un altre magatzem d'objectes habilitat per a registres
per als documents declarats com a registres. Normalment, hi hauria molts usuaris amb accés al ROS que no tenen
accés a les entitats que conformen el pla de fitxers a l'FPOS. Podeu tenir més d'un
ROS associat amb un FPOS.
- Tot i que s'han realitzat algunes tasques de configuració durant
el procés d'instal·lació i configuració de l'IBM Enterprise
Records,
podeu actualitzar els paràmetres de configuració després de crear els plans de fitxers i
configurar la solució de l'IBM Enterprise
Records per a un entorn de producció.
- Per obtenir informació detallada sobre els procediments de configuració i instal·lació de l'IBM Enterprise
Records,
consulteu la publicació IBM Enterprise
Records Installation and Upgrade Guide.
- Per obtenir informació sobre la configuració de tasques associades a la creació d'un pla de fitxers( com ara la configuració d'un sufix de nom de volum), consulteu el tema sobre
creació d'un pla de fitxers.
Creació de classes de document de ROS
Cal que creeu classes de document per als documents que declareu com a registres.
- Les classes de document de ROS tenen una propietat Can Declare,
que l'IBM Enterprise
Records utilitza per determinar
si un document es pot declarar com a registre.
Durant la instal·lació i la configuració de l'IBM Enterprise
Records,
la propietat per a la classe Document bàsica o per a una o diverses subclasses
Document es defineix com a certa. Aquest paràmetre indica que les instàncies d'aquestes
classes es poden declarar com a registre. Per preparar l'entorn de IBM Enterprise
Records per a producció,
verifiqueu que el valor de la propietat es defineix com a certa per a totes les classes de document ROS adequades. O que totes les subclasses hereten aquest paràmetre de les seves
classes superiors. Verifiqueu també que la Seguretat d'instància per defecte per a aquestes classes
tingui drets de creació de versions menors i majors definits. Aquest
paràmetre serveix perquè els usuaris que tinguin els drets d'accés adequats puguin crear
instàncies de les classes.
Configuració del pla de fitxers per defecte
Només es mostra una jerarquia de pla de fitxers a l'aplicació
IBM Enterprise
Records en un moment concret.
- Com a part del procediment d'instal·lació i configuració de l'IBM Enterprise
Records,
s'ha definit una preferència de lloc de l'Application Engine o del
Workplace XT per especificar aquest
pla de fitxers per defecte. Tot i això, és poc probable que quan s'hagi instal·lat i configurat l'IBM Enterprise
Records
hi hagués els plans de fitxers del lloc configurats.
- Podeu modificar aquest paràmetre de preferència del lloc per especificar el valor
per defecte preferit. Cada usuari de l'IBM Enterprise
Records
pot definir una preferència d'usuari que sobreescrigui aquest paràmetre
de preferència de lloc.
- Per obtenir més informació, consulteu el tema sobre paràmetres per defecte del pla de fitxers.
Configuració de l'escombratge de disposició
Un administrador configura el procés d'escombratge de disposició durant
el procediment d'instal·lació i configuració
de l'
IBM Enterprise
Records.
Per garantir, però, que està ben configurat, reviseu la configuració
de l'escombratge de disposició. Per exemple, si el lloc no utilitza tipus de registre,
verifiqueu que
Executa per a tipus de registre s'ha definit com a
Fals.
Per obtenir més informació, consulteu
el tema sobre configuració d'escombratge de disposició.
Configuració dels tipus de registre
Els tipus de registre proporcionen una manera
d'associar un registre amb una planificació de disposició diferent de la que està associada
amb la categoria de registres pare del registre o la carpeta de registres.
Si la solució
IBM Enterprise
Records utilitza tipus de registre,
assegureu-vos de configurar l'escombratge de disposició perquè efectuï el procés de tipus de registres
definint
Executa per a tipus de registre com a
Cert.
- Per obtenir més informació, consulteu
el tema sobre configuració d'escombratge de disposició.
- A més a més, teniu en compte com s'associa un tipus de registre amb un registre.
Podeu especificar que tots els registres d'una classe de registre específica s'assignin
a un tipus de registre específic per defecte. Per obtenir més informació, consulteu
el tema sobre configuració d'un tipus de registre per defecte.
- Podeu visualitzar les metadades de tipus de registre quan es declari un registre
mitjançant l'Application Engine o el
Workplace XT, la qual cosa permet a l'usuari
seleccionar un tipus de registre. Per obtenir més informació, consulteu
el tema sobre la visualització de metadades de tipus de registre.
- També podeu combinar aquests dos enfocaments, on especifiqueu un valor per defecte, però
també es permet a l'usuari sobreescriure el valor per defecte seleccionant un tipus de registre.
- La interfície d'usuari de l'IBM Enterprise
Records no té
cap mecanisme per declarar totes les parts d'un document compost com a registre individual.
Tot i això, podeu declarar documents fill o pare individuals com a registres.
També podeu crear documents que ja s'han declarat com a registres que formen part d'un document
compost més endavant. Alguns paràmetres de document compost, com ara Impedeix supressió o
Elimina fill quan s'elimina el pare, poden afectar la disposició normal d'un registre. Si part d'un document compost es declara com a registre,
s'utilitzen els paràmetres per defecte. Aquests paràmetres són l'opció Ni pare ni fill
del menú Impedeix supressió i la selecció
No suprimeixis el fill quan se suprimeixi el pare.
L'IBM Enterprise
Records no admet altres paràmetres i si s'utilitzen
es genera un error o un comportament incoherent quan els registres passin per la disposició.
- Les aplicacions que utilitzen fitxers Darwin Information Typing Architecture (DITA)
creen els components com a documents composts. Per tant, les diferències que s'apliquen als documents composts
esmentades a la nota anterior també s'apliquen als fitxers DITA.
Configuració de l'opció de retenció de metadades
Quan un usuari amb els drets d'accés adequats suprimeix una entitat de l'IBM Enterprise
Records,
l'entitat s'elimina permanentment del magatzem d'objectes. Podeu configurar, però, l'opció
per retenir metadades a nivell de pla de fitxers per a les categories de registres, les carpetes de registres, els volums
i els registres suprimits. Si un administrador habilita l'opció de retenció de metadades, les entitats esmentades
anteriorment romanen al magatzem d'objectes, marcades com a suprimides, però ja no estan visibles a l'aplicació
IBM Enterprise
Records.
Podeu exportar de forma periòdica
aquestes entitats eliminades i totes les seves metadades a un fitxer XML amb finalitats d'historial. A continuació, elimineu permanentment les entitats del magatzem d'objectes. Per obtenir informació sobre com configurar
aquesta opció, consulteu el tema sobre retenció de metadades.
Configuració de la declaració automàtica de registres
Podeu configurar
l'
IBM Enterprise
Records perquè declari automàticament
un document com a registre sempre que un usuari completi una operació específica,
com ara crear un document. Per configurar la declaració automàtica:
- Modifiqueu el fitxer de configuració proporcionat per especificar on
ha d'arxivar l'IBM Enterprise
Records els registres declarats.
- Creeu una acció AutoDeclare event.
- Creeu una subscripció per a les classes de document de ROS document a l'acció
d'incidència que especifica quines incidències activen la incidència. Per obtenir més informació,
consulteu el tema sobre declaració automàtica.
Configuració de la sincronització de propietats
Podeu configurar la sincronització de propietats per sincronitzar automàticament els valors
de propietat d'un document amb el seu registre associat, sempre que té lloc
una actualització de propietats al document o al registre. Per obtenir més informació,
consulteu el tema sobre sincronització de propietats.
Definició de la mida de lot de flux de treball
Per defecte, l'IBM Enterprise
Records emmagatzema un màxim
de deu elements de treball en un lot de flux de treball per a revisió i aprovació abans de la disposició. Podeu canviar el nombre màxim d'elements emmagatzemats mitjançant els paràmetres de configuració.
Per obtenir més informació, consulteu el tema de mida del pedaç de flux de treball
Configuració d'una sol·licitud d'un flux de treball de carpeta de registres
L'
IBM Enterprise
Records inclou el flux de treball Crea carpetes de registres,
que permet als usuaris enviar una sol·licitud a un gestor de registres per crear
una carpeta de registres. Molts usuaris normalment no tenen prou privilegis
per crear una carpeta de registres. Perquè aquest flux de treball estigui disponible per als usuaris,
cal que configureu la preferència de lloc Carpeta de registre sol·licitada.
És possible que aquesta preferència s'hagi definit durant la instal·lació i la configuració de l'
IBM Enterprise
Records.
Per obtenir més informació sobre
la utilització d'aquest flux de treball, consulteu el tema flux de treball de carpeta de registres.
Per
conèixer les instruccions de configuració de les preferències de lloc, consulteu el tema sobre
preferència de lloc de carpeta de registres de sol·licitud.
Definició de la preferència de lloc d'enllaços editables
L'
IBM Enterprise
Records inclou enllaços que permeten als usuaris
enllaçar registres i carpetes relacionades. Per crear i mantenir enllaços a
l'
IBM Enterprise
Records, cal que definiu la preferència de lloc
Classes d'enllaç editable amb el Workplace.
Per obtenir més informació sobre els enllaços de
IBM Enterprise
Records,
consulteu el tema d'enllaços.
Per conèixer les instruccions de configuració de les preferències de lloc,
consulteu el tema sobre preferències de lloc de la classe enllaços.
Configuració d'incidències específiques de compliment
L'
IBM Enterprise
Records inclou diverses incidències per al compliment amb els estàndards
PRO o DoD, com ara incidències que defineixen metadades. La configuració d'aquestes
incidències és opcional perquè el procés de les incidències pot afectar el rendiment.
- Per obtenir un rendiment òptim, configureu només les incidències rellevants per a les operacions de gestió
de registres. Per obtenir més informació sobre la configuració d'aquestes incidències, consulteu el tema sobre habilitació i substitució a incidències.
- Tant el model de dades DoD com el model de dades PRO exigeix que el magatzem de dades es configuri
per utilitzar el mètode de depuració de supressió de documents. El contingut del document se sobreescriu amb espais
en blanc tres vegades abans de suprimir el fitxer. D'aquesta manera el fitxer és irrecuperable. Per obtenir més informació,
consulteu el tema sobre cerca que distingeix entre majúscules i minúscules.
Configureu Content Federation Services per als documents
Image Services
Si la solució IBM Enterprise
Records inclou l'ús
dels Content Federation Services opcionals
per a l'element Image Services, assegureu-vos que la seguretat d'Image Services security es
configuri correctament per a la modificació i supressió del document d'Image Services.
Podeu assegurar aquesta configuració coordinant-la amb IBM FileNet Image Services de l'administrador del sistema. Assegureu-vos
també que els paràmetres de retenció de la classe de document IBM FileNet Image Services
s'han configurat de forma adequada perquè els documents que es declarin als registres
no se suprimeixin a causa dels paràmetres de retenció de IBM FileNet Image Services. Per obtenir més informació,
consulteu el tema sobre tasques de manteniment i administració
del sistema.
Configuració dels dispositius d'emmagatzematge protegit
Si la solució
IBM Enterprise
Records inclou l'ús de dispositius d'emmagatzematge protegit,
com ara
EMC Centera, NetApp SnapLock,
Tivoli Storage
Manager
i altres, és important que els paràmetres de retenció de l'
IBM Enterprise
Records no entrin en conflicte amb
els paràmetres de retenció que es poden configurar al dispositiu d'emmagatzematge. Per tant,
desactiveu la retenció per al dispositiu d'emmagatzematge i utilitzeu l'
IBM Enterprise
Records
per controlar la retenció.
- Als dispositius amb el Tivoli Storage
Manager,
la retenció es controla mitjançant diversos paràmetres.
- Quan el sistema IBM Enterprise
Records està totalment configurat, l'aplicació
IBM Enterprise
Records té tot el control de retenció i supressió.