Application Engine、Workplace XT、IBM® Enterprise
Records、アプリケーション統合を使用してレコードを宣言するか、または自動的にレコードを宣言することができます。
レコードの宣言は、以下のようないくつかの方法で行うことができます。
- Application Engine または Workplace XT (電子レコードおよび物理レコード)
- IBM Enterprise
Records (物理レコードのみ)。物理レコードの宣言に関するトピックを参照してください。
- Microsoft Outlook、Word、Excel、および Power Point (Application Integration のインストールが必要)。
- イベントを使用したレコードの自動宣言。レコードの自動宣言に関するトピックを参照してください。
Base または DoD インストールの場合は、ボリューム、レコード・フォルダー、またはレコード・カテゴリーにレコードを宣言します。 PRO インストールの場合は、レコード・フォルダーまたはボリュームにレコードを宣言します。 レコードを宣言するには、そのレコードが含まれているエンティティーが開いていることを確認します。
レコードをレコード・フォルダーに宣言する場合、そのレコードはそのフォルダーに存在するアクティブなボリュームに自動的に割り当てられます。 最後に作成されたボリュームが常にアクティブ・ボリュームです (閉じられるまで)。 レコードを閉じたボリュームに宣言する必要がある場合、そのボリュームを再び開いて手動で選択します。
重要: エントリー・テンプレートを作成すると、レコードの宣言が簡単になります。 IBM Enterprise
Records には、E メール・レコード用のサンプル・エントリー・テンプレートが用意されています。 このテンプレートを使用すると、Application Engine から E メール・レコードを宣言できます。 (サンプル E メール宣言テンプレートのインポートの詳細については、IBM Enterprise
Records ソフトウェア・パッケージの Readme ファイルを参照してください。) IBM Enterprise
Records には、レコード宣言用のサンプル・ワークフローも用意されています。 このワークフローには、ソフトウェア開発者向けに、API とワークフローを使用してドキュメントを宣言する方法が示されています。 詳しくは、「IBM Enterprise
Records インストールおよびアップグレードのガイド」の『サンプル・ワークフローのインストール (Install a sample workflow)』を参照してください。
ドキュメントのレコードとしての宣言
複数のバージョンを持つドキュメントを 1 つのレコードとして宣言する場合、一連のドキュメント用のレコードを作成するにはいくつかの方法があります。
制約事項: レコード・ユーザーがドキュメントをレコードとして宣言した後、レコード・ユーザー以外の他のユーザーはそのドキュメントの情報ページにアクセスできなくなります。 これは、設計上の制限です。
レコード宣言プロセスを高速化するために、「レコードとして宣言」ウィザードと「レコードとして宣言」エントリー・テンプレートはドキュメントからレコードへのプロパティー値の自動マッピングをサポートしています。 ドキュメントをレコードとして宣言する場合、ドキュメント・クラス・プロパティーのシンボル名がレコード・クラス・プロパティーのシンボル名と比較されます。 名前が合致した場合、ドキュメント・プロパティーの値が対応するレコード・プロパティーの値として自動的に割り当てられます。 例えば、ドキュメント・クラスに Color というプロパティーが存在し、レコード・クラスにも Color というプロパティーが存在する場合、ドキュメント・プロパティーの値がレコード・プロパティーに自動的にマップされます。
同様に、デフォルトの E メール・レコード・クラスを使用して Outlook の E メール・メッセージを宣言する場合、「件名」や「宛先」などの値が自動的にマップされます。
プロパティー・マッピングは、エントリー・テンプレートに「レコードのプロパティーの設定」ステップが表示されるかどうかに関係なく行われます。 ドキュメントの複数のバージョンを宣言する場合、プロパティー・マッピングは宣言アクションに対して選択されたドキュメントの最新バージョンに基づいて行われます。
ドキュメントのバージョンによっては異なるクラスとプロパティーを備えている場合があります。 プロパティーは、常にドキュメントの最新バージョンのプロパティーに基づいてマッピングされます。
以下に、ドキュメントとレコード・クラスに共通のプロパティーのマッピングについてのルールを示します。
- ドキュメント・プロパティーに値がある場合、その値はレコードのデフォルト値として自動的に表示される。
- ドキュメント・プロパティーが空 (未定義) である場合、レコードのデフォルト値は表示されない。 レコードの値を入力する場合、その値はレコードの値となるが、ドキュメントにはそのプロパティーの値は存在しない。
- ドキュメント・クラス・プロパティーが必須ではなく、レコード・クラス・プロパティーが必須である場合、管理者はドキュメント・クラス・プロパティーをドキュメントに対して必須に変更する必要がある。 この変更は IBM Administration
Console for Content Platform Engine で行われ、必須プロパティーが自動的に提供される。
重要: プロパティーは別のオブジェクト・ストアへと別名化される可能性があります。 別のオブジェクト・ストアにプロパティーをマッピング場合、管理者が定義した設定を考慮する必要があります。