Rekordmappákhoz új elektronikus, fizikai vagy hibrid köteteket
adhat hozzá. A kötet típusának meg kell egyeznie a mappájának a
típusával. Doboz kötetek nem adhatók hozzá.
Erről a feladatról
Rekordmappa létrehozásakor a rendszer automatikusan létrehoz
egy kötetet az adott mappában. A kötetek jellemzően az elemek számának
korlátozását szolgálják, vagy rekordok csoportosítását hónap vagy
év szerint. Új kötet megnyitásakor a régi automatikusan be lesz
zárva. A bezárt kötethez nem kerül hozzáadásra több rekord, bár szükség
esetén saját kezűleg hozzáadhat. Például ha egy rekordnak egy bezárt
kötetben kell lennie, akkor megnyithatja a régi kötetet, és saját kezűleg
hozzáadhatja a rekordot. Ezután újra bezárhatja a kötetet. A kötet örökli annak a rekordmappának
a selejtezési ütemezését, amely alatt létre lett hozva. Nem határozhat meg olyan selejtezési ütemezést, amely független a
szülő rekordmappától. Ezen felül kötetben nem hozhat létre almappát vagy kötetet.
Eljárás
Kötet hozzáadásához:
- Jelentkezzen be Rekordkezelőként vagy Rekordadminisztrátorként,
majd nyissa meg azt a rekordmappát, amelyben a kötetet létre kívánja hozni.
- Kattintson a Kötet hozzáadása lehetőségre:

Eredmények
Tulajdonságok beállítása
Tulajdonságok beállításához:
- Adja meg vagy módosítsa a megjelenített tulajdonságértékeket. Néhány tulajdonság
szerkeszthető ezen az oldalon. Mások esetében a tulajdonság nevére kattintva
kell azt szerkeszteni. A Kötet neve mező
előre ki van töltve a konfiguráció során kijelölt mintán alapuló
mintanévvel. Bármilyen nevet megadhat a
Kötet neve mezőben, de nem lehetnek
többször szereplő kötetnevek. Kötet nevében nem használhatja a
következő karaktereket: \ / : * ? " < > |. A megjelenített tulajdonságokkal
kapcsolatos további információkért tanulmányozza a tulajdonságok leírását.
- A létfontosságú rekord információk beállításához kattintson a Tovább
gombra, vagy válasszon másik lépést a panelen.
Figyelem: Ha a Létfontosságú rekordok lépés megjelenítése tárolók létrehozásakor lehetőség számára a Webhely beállítások vagy Felhasználói beállítások keretében megadott megjelenítési beállítás Nem,
akkor a program elrejti a Létfontosságú rekordok áttekintése lépést. Térjen át témakör Biztonság beállítása részéhez.
Létfontosságú rekord beállítása
Ha az új kötetben létrehozott összes rekord
folyamatos áttekintésére és frissítésére van szükség, akkor
Létfontosságúnak jelölheti a kötetet.
A lépés végrehajtása előtt legalább egy létfontosságú áttekintés műveletnek
léteznie kell. A művelet létrehozásával kapcsolatos további információkért tanulmányozza a művelet hozzáadása témakört. Legalább egy ismétlődő esemény aktiválónak szintén léteznie kell. Az ismétlődő esemény létrehozásáról további információkért tanulmányozza az ismétlődő esemény aktiváló hozzáadása témakört.
Létfontosságú rekord beállításához tegye a következőket:
- A Létfontosságú rekord jelző menüben válassza ki a True lehetőséget.
- Nem kötelező: Adja meg a létfontosságú rekord leírását.
- A Létfontosságú rekordok áttekintése művelet menüben
válassza ki azt a műveletet, amely a létfontosságú rekordok periodikus áttekintési és frissítési ciklusával indításra kerül.
- A Létfontosságú rekord áttekintési és frissítési ciklus menüben
válassza ki azt a megfelelő ismétlődő eseményt, amely a köteten belül aktiválja a létfontosságú rekordok
periodikus áttekintését.
- Kattintson a Tovább gombra a kötet biztonságának
beállításához.
Biztonság beállítása (nem kötelező)
A biztonsági beállítások meghatározzák, hogy
mely csoportok és felhasználók érhetik el a kötetet, valamint szabályozzák
az egyes csoportok vagy felhasználók számára megadott engedélyeket. A megadott biztonsági beállításokat
az egyedre beállított FileNet P8 biztonsági beállítások felülbírálhatják. További információkért tanulmányozza a biztonság témakört.
- Vegyen fel új felhasználókat vagy csoportokat.
- Kattintson az Új hozzáadása gombra.
- Válassza ki a tartományt a Kiválasztás a következőben menüben.
- Válassza ki a Felhasználók vagy a
Csoportok elemet.
- Adja meg a felhasználó vagy csoport nevének első néhány karakterét, majd kattintson a Keresés gombra.
- Válasszon ki legalább egy nevet a listából, majd kattintson az Elfogad gombra.
- Módosítsa felhasználó vagy csoport engedélyeit, ha szükséges.
- Kattintson a Cím oszlopban a felhasználó vagy csoport nevére,
ha módosítani kívánja adott felhasználó vagy csoport hozzáférési
jogait.
- Jelölje be az összes engedély megfelelő Engedélyezés vagy Tiltás
jelölőnégyzetét. Az Engedélyezés felülbírálja a csoportjogokat, így a felhasználó
vagy csoport el tudja végezni a kapcsolatos funkciókat; a Tiltás felülbírálja a
csoportjogokat, megakadályozva, hogy a felhasználó vagy csoport el tudja érni az adott funkciót.
- Kattintson az Elfogad gombra.
- Kattintson a Befejezés, majd az OK gombra a jóváhagyási oldalon.