Kategorie, foldery i woluminy zwykle zamykane są automatycznie w wyniku spełnienia warunku zdefiniowanego przez
powiązany z nimi harmonogram rozporządzenia. Można je również zamknąć ręcznie. Po utworzeniu jednego z takich kontenerów jest
on domyślnie otwarty i można dodawać do niego obiekty podrzędne. Zamknięcie kontenera powoduje rozpoczęcie procesu jego
rozporządzenia i wówczas nie można dodawać obiektów podrzędnych.
O tym zadaniu
Zwykle nie ma potrzeby ponownego otwierania zamkniętego kontenera.
Jest to jednak dozwolone i umożliwia dodawanie akt, które nie były
dostępne w czasie, gdy kontener był zamykany. Na przykład: kontener został zamknięty na koniec roku, ale akta dla tego roku nadeszły później. Można wówczas ponownie otworzyć kontener, aby dodać akta, a następnie zamknąć go ponownie.
- Akta można odczytywać z kontenerów zamkniętych i otwartych.
- Jeśli nastąpi zamknięcie obiektu, wykonywane jest automatyczne zamknięcie wszystkich obiektów podrzędnych.
- Jeśli obiekt zostanie ponownie otwarty, nastąpi ponowne i automatyczne otwarcie jego obiektów podrzędnych. Aby ponownie
otworzyć obiekt podrzędny, należy najpierw otworzyć jego obiekty nadrzędne.
- Aby dodać akta do ponownie otwartego woluminu należy jawnie wybrać ten wolumin.
- Administratorzy akt i menedżerowie akt mogą zamykać i ponownie otwierać kategorie akt, foldery akt lub woluminy.
Procedura
Aby ręcznie zamknąć kontener:
- Przejdź do lub wyszukaj kategorie, foldery lub woluminy, które zamierzasz zamknąć.
- Zaznacz pola wyboru obok nazw. Można również kliknąć prawym przyciskiem myszy pojedynczy obiekt, a następnie
użyć menu.
- W menu Czynności dla wielu obiektów wybierz ikonę Zamknij:

- Na stronie Zamknij obiekty określ przyczynę zamykania obiektu, a następnie kliknij opcję
Zamknij lub Wyjście, aby pozostawić obiekt otwarty.
- Kliknij przycisk OK, aby potwierdzić komunikat przy zamykaniu obiektu. Obiekty, które zostały zamknięte, są oznaczane ikoną zamknięcia.
Wyniki
Aby ponownie otworzyć obiekt:
- Przejdź do lub wyszukaj kategorię, folder lub wolumin, który zamierzasz ponownie otworzyć.
- Kliknij prawym przyciskiem myszy nazwę i wybierz ikonę Otwórz ponownie:

- Kliknij przycisk OK, aby potwierdzić komunikat dotyczący ponownego otwierania obiektu. Obiekty, które
zostały zamknięte i ponownie otwarte, są oznaczane ikoną ponownego otwarcia.