IBM Enterprise Records -ohjelmaan liittyvistä säännöllisistä ylläpito- ja hallintatehtävistä on saatavilla runsaasti tietoa.
Lisätietoja hallinnasta on seuraavissa FileNet P8 Administration Help -ohjetoiminnoissa:
Pääkäyttäjä voi tehdä useita tehtäviä IBM Administration Console for Content Platform Engine -ohjelman avulla. Nämä tehtävät (esimerkiksi kirjauksen määritys) kuvataan tässä käytönaikaisessa ohjeessa. IBM Administration Console for Content Platform Engine -ohjelmaa ei kuitenkaan voi käyttää muihin toimiin, koska käyttö voi vioittaa tietoja ja aiheuttaa muita vakavia ongelmia. Etenkään seuraavia tehtäviä ei saa tehdä IBM Administration Console for Content Platform Engine -ohjelman avulla:
Luettelo ei ole tyhjentävä. Tee vain tehtäviä, jotka kuvataan käytönaikaisessa ohjeessa. Muiden toimien tekeminen IBM Administration Console for Content Platform Engine -ohjelman kautta voi vioittaa tietoja tai aiheuttaa muita vakavia ongelmia.
IBM Enterprise Records -ohjelman asennus ja päivitys -oppaassa voi olla ohjeita, joissa neuvotaan pääkäyttäjää käyttämään IBM Administration Console for Content Platform Engine -ohjelmaa asennuksen tai päivityksen aikana tehtävissä toimissa. Esimerkkejä:
Arkistonmuodostussuunnitelmalle ja asiakirjoiksi vahvistettaville dokumenteille on määritettävä erilliset objektisäilöt. Toinen arkistonmuodostussuunnitelman objektisäilö sisältää arkistonmuodostussuunnitelman rakenteen ja asiakirjojen objektisäilö sisältää dokumentit, joista osa on vahvistettu asiakirjoiksi. Järjestelmässä on useita käyttäjiä, joilla on ROS-säilön käyttöoikeudet mutta joilla ei ole käyttöoikeuksia FPOS-säilön yksiköihin, joista arkistonmuodostussuunnitelma koostuu. Yhteen FPOS-säilöön voi liittää useita ROS-säilöjä.
Kun arkistonmuodostussuunnitelma on määritetty ja dokumenttien vahvistus asiakirjoiksi on aloitettu, tuotantokäytössä olevan objektisäilön muutokset rajoittuvat minimiin. Jos objektisäilö on pakko poistaa sen jälkeen, kun asiakirjoiksi vahvistus on aloitettu, on noudatettava tiettyä menettelyä, jotta vältetään ongelmat vahvistettaessa asiakirjoja uuteen objektisäilöön. Menettelyssä Workplace -asetukset tyhjennetään ennen objektisäilön poistoa.
Jos objektisäilö poistetaan ennen kuin samat sivuston ja käyttäjän asetukset määritetään toiselle objektisäilölle, objektisäilön käyttöä yrittävä käyttäjä saa sanoman. Siinä selitetään, mikä FPOS-säilö on valittu ja miksi. Sanomassa on myös linkki, jonka avulla voi määrittää kyseisen arkistonmuodostussuunnitelman objektisäilön kokoonpanon. Järjestelmä valitsee objektisäilön seuraavien periaatteiden mukaisesti:
Jos poistat objektisäilön ennen asetusten tyhjennystä, kaikki asetukset on tyhjennettävä. Poista, nimeä uudelleen tai siirrä bootstrap.properties-tiedosto. Järjestelmä luo sen automaattisesti uudelleen.
Seuraavia IBM Enterprise Records -järjestelmän ylläpitotehtäviä tehdään tavallisesti useimmissa käyttöpaikoissa. Voit käyttää seuraavassa taulukossa olevaa tarkistusluetteloa ohjenuorana selvittäessäsi, milloin tietyt IBM Enterprise Records -järjestelmän ylläpitotehtävät on toteutettava.
Päivittäin | Viikoittain | Kuukausittain | Tarpeen mukaan |
---|---|---|---|
Pidon tarkistuksen lokin valvonta | Tapahtumalokien vienti | Tarkistuksen lokin arkistointi/poisto | Vianmääritys Lokiin kirjauksen määritys |
Content Platform Engine -palvelin voidaan määrittää käyttämään FileNet Image Services -palvelinta kiinteän sisällön muistilaitteena tai suurten tietomäärien sieppauslaitteena. Tämä tarkoittaa sitä, että Content Platform Engine -dokumentin sisältö voidaan tallentaa FileNet Image Services -palvelimeen FileNet Image Services -dokumenttina. Valinnainen ominaisuus, jolla toiminto saadaan käyttöön, on nimeltään Content Federation Servicesfor Image Services (CFS-IS).
Jos IBM Enterprise Records -ohjelmassa on käytössä CFS-IS-järjestelmä, FileNet Image Services -järjestelmään tallennetuille dokumenteille ei tule määrittää vanhentumispäivämäärää. FileNet Image Services -järjestelmän CFS-IS-pääkäyttäjällä ei ole käytettävissään mitään automaattista tapaa erotella pidossa olevia IBM Enterprise Records -dokumentteja, joita ei voi poistaa, niistä dokumenteista, jotka voi poistaa.
Joissakin tapauksissa dokumenteille tehtävät toiminnot vaihtelevat sen mukaan, miten FileNet Image Services -dokumentti on lisätty järjestelmään ja välittyvätkö FileNet Image Services -dokumentin ominaisuudet Content Platform Engine -palvelimeen. Kun FileNet Image Services -palvelinta käytetään kiinteän sisällön muistilaitteena, dokumentin sisällön lisäys FileNet Image Services -palvelimeen tapahtuu CE-sovellusten välityksellä. Näitä dokumentteja kutsutaan tässä ohjeaiheessa tyypin A CE-IS-dokumenteiksi. Kun FileNet Image Services -palvelinta käytetään suurten tietomäärien sieppauslaitteena, dokumentin sisällön lisäys FileNet Image Services -palvelimeen tapahtuu FileNet Image Services -sovellusten välityksellä. Näitä dokumentteja kutsutaan tyypin B CE-IS-dokumenteiksi.
IBM Enterprise Records -ohjelmaa käytettäessä näitä dokumentteja voi hallita asiakirjoina pitkälti samaan tapaan kuin muitakin CE-dokumentteja hallitaan asiakirjoina. Tässä jaksossa kuvataan joitakin IBM Enterprise Records -ohjelman toimintatavan eroja tilanteissa, joissa käsitellään tämäntyyppisiä dokumentteja. Jaksossa on myös muita tietoja, jotka on syytä tietää tämäntyyppisiä dokumentteja hallittaessa.
Voit määrittää tilauksen niin, että FileNet Image Services -dokumentit vahvistuvat automaattisesti asiakirjoiksi, kun ne siirretään objektisäilöön. Tämä automaattinen asiakirjoiksi vahvistus edellyttää, että siirrettyjen dokumenttien dokumenttiluokkaan on määritetty tapahtumatoiminnon tilaus ja että tapahtumatoiminto liipaisee sisäänkuittaustapahtuman. Lisätietoja on ohjeaiheessa, jossa käsitellään automaattista asiakirjoiksi vahvistuksen määritystä.
Jos FileNet Image Services -dokumentti on käytettävissä Image Services -sovellusten tai -sovellusohjelmaliittymien välityksellä, mikään CE-mekanismi ei estä dokumentin muuttamista tai poistoa. Tämä pätee, vaikka dokumentti olisi vahvistettu asiakirjaksi. Siksi tulee varmistaa yhdessä FileNet Image Services -järjestelmän pääkäyttäjän kanssa, että FileNet Image Services -dokumenttien muokkauksen ja poiston IS-suojaus on määritetty asianmukaisesti.
FileNet Image Services -dokumenttiluokat sisältävät säilytyksen parametrit, jotka määrittävät dokumenttien poistoajankohdan. Nämä säilytysasetukset eivät ulotu IBM Enterprise Records -ohjelmaan. Siksi tulee varmistaa yhdessä FileNet Image Services -järjestelmän pääkäyttäjän kanssa säilytysasetusten asianmukaisuus eli se, että asiakirjoiksi vahvistettuja FileNet Image Services -dokumentteja ei poisteta säilytysasetusten vuoksi.
CE-komponenttiin luetteloituja FileNet Image Services -dokumentteja voi vahvistaa asiakirjoiksi millä tahansa käytettävissä olevalla asiakirjaksi vahvistuksen tavalla. Vahvistus voidaan toteuttaa esimerkiksi Workplace-komponentin, MS Office- ja MS Outlook -ohjelman, tapahtumatoimintojen, käsittelyreittien ja IBM Enterprise Records -ohjelman Java-ohjelmointirajapinnan avulla. Monielementtisen dokumentin yksittäistä elementtiä ei voi valita vahvistuskohteeksi. Jos monielementtinen dokumentti vahvistetaan asiakirjaksi, kaikki elementit ovat tällöin asiakirjan osia.
Dokumentin käyttöoikeuden omistava muu kuin asiakirjojen käyttäjä ei saa käyttöönsä dokumentin tietosivua enää sen jälkeen, kun asiakirjojen käyttäjä on vahvistanut dokumentin asiakirjaksi. Tämä muita kuin asiakirjojen käyttäjiä koskeva rajoitus on tarkoituksellinen.
Jos FileNet Image Services -palvelimessa on otettu käyttöön luettelointi, ne FileNet Image Services -dokumenttien ominaisuudet, jotka on määritetty vastaamaan CE-dokumenttien ominaisuuksia, tallentuvat sekä FileNet Image Services- että CE-palvelimeen. Tällöin myös kaikki FileNet Image Services -dokumenttien ominaisuuksien päivitykset välittyvät automaattisesti vastaavaan CE-dokumenttiin. CE-dokumentin ominaisuuksien päivitykset eivät kuitenkaan vaikuta dokumenttiin liittyvän asiakirjan ominaisuuksiin.
Jos dokumentti on tyypin A CE-IS-dokumentti, sisältöperustainen haku löytää siihen liittyvän asiakirjan. Tämä ominaisuus pätee, jos dokumentin sijainnin objektisäilöön on määritetty sisältöön perustuva noutotoiminto (CBR). Jos dokumentti on tyypin B CE-IS-dokumentti, sisältöperustainen haku ei löydä sitä.
Kun asiakirja poistetaan, myös sitä vastaava CE-dokumentti poistuu järjestelmästä. Jos CE-dokumentin sisältö on tallennettu tallennusvälineen sijasta FileNet Image Services-palvelimen pysyvään välimuistiin, poiston yhteydessä FileNet Image Services -dokumentti poistuu välimuistista. Jos CE-dokumentin sisältö on tallennettu FileNet Image Services -palvelimen tallennusvälineeseen, sisältö ei poistu välineestä asiakirjan poiston yhteydessä. Lisätietoja siitä, miten dokumentin tiedot poistetaan FileNet Image Services -palvelimesta ja miten FileNet Image Services -ohjelman tallennusvälineet tyhjennetään, on julkaisun IBM FileNet Image Services System Administrator's Handbook jaksossa Database Maintenance Overview olevassa ohjeaiheessa Expired Documents and Folders.
Kun asiakirja kopioidaan, sen lisäksi kopioituu myös vastaava CE-dokumentti ja vastaava IS-dokumentti. Kaikissa tapauksissa asiakirjan kopioinnin tuloksena on tyypin A CE-IS-dokumentti, vaikka alkuperäinen dokumentti olisi tyypin B CE-IS-dokumentti.
Sama pätee asiakirjan tuontiin. Tuotuun asiakirjaan liittyvä dokumentti on aina tyypin A CE-IS-dokumentti, vaikka vientikohteena olisi tyypin B CE-IS-dokumentti.
Kehitysvaiheen aikana on syytä valvoa järjestelmän suorituskykyä, jotta voi varmistua käyttöönotettavan version mahdollisimman tehokkaasta toiminnasta. Käytä IBM System Dashboard for Enterprise Content Management -työkalua, jossa voi keskitetysti kerätä ja jaella asennettujen IBM FileNet -ohjelmistotuotteiden suorituskykytietoja käytössä olevasta käyttöjärjestelmästä riippumatta. Kerätyt suorituskykytiedot ovat IBM System Dashboard for Enterprise Content Management -oletustoimintojen käytettävissä käyttöpaikoissa, joita ei ole vakioitu hallintaohjauspäätteen käyttöä varten. Lisätietoja IBM System Dashboard for Enterprise Content Management -ohjelman käytöstä on IBM System Dashboard for Enterprise Content Management -ohjelman käyttöä käsittelevässä ohjeaiheessa.
Julkaisussa IBM FileNet P8 Troubleshooting Guide on FileNet P8 -ympäristön vianmääritysohjeita komponenteille IBM Enterprise Records, Content Platform Engine, Application Engine ja Workplace. Lisätietoja ohjeiden noudosta IBM:n tukisivulta saat tämän ohjeaiheen lopussa olevan ulkoisen linkin kautta.