Van néhány információ, amelyet ismernie kell a selejtezési munkafolyamatok használatakor.
A selejtezési munkafolyamatok megjelenése hasonló. A munkafolyamatok a Workplace vagy Workplace XT beérkezett üzenetek között vagy a RecordsManagerApproval nyilvános beérkezett üzenetek között láthatók.
Munkafolyamat futtatásához:
A következő mezők és beállítások a legtöbb munkafolyamatban általánosak. A további mezők az egyes különböző munkafolyamat lépés típusok témaköreiben kerülnek leírásra.
Utasítások
Az ablakban a lépés végrehajtására vonatkozó utasítások találhatók. Az utasításokat a munkafolyamat tervezője írta. Ha az utasítás nem jelennek meg, kattintson az Utasítások lehetőségre az utasításokat tartalmazó mező megnyitásához.
Egyed neve
Fel van sorolva néhány egyed. Ha az egyed elektronikus egyed, akkor kattintson a nevére a rekord megjelenítéséhez, vagy nyissa meg a mappát a mappa tartalmának megtekintéséhez. Ha az egyed egy fizikai rekord, akkor az egyednek nincs tartalma. Az Információk lekérdezése ikonra kattintva megjelenítheti az egyed információs oldalait.
Átvitel leképezés
Az átvitel leképezés egy IBM® Enterprise Records objektum, amely Content Engine tulajdonságneveket képez le XML tulajdonságnevekre. Az IBM Enterprise Records átvitel eszköz ezekkel az XML tulajdonságnevekkel állítja elő az XML fájlt az IBM Enterprise Records egyedek exportálásakor. Kiválaszthat egy átvitel leképezés objektumot az Átvitel leképezés menüből. Az átvitel leképezés objektumokkal kapcsolatos információkat az átvitel leképezés témakör tartalmaz.
További információkat az IBM Enterprise Records átvitel eszközről az átvitel eszköz témakör tartalmaz.
Áttekintési megjegyzések
Megjegyzéseket adhat meg közvetlenül a szövegdobozban. Rákattinthat a szövegmezőben az ikonra is nagyobb ablak érdekében. A nagyobb ablak segítségével görgetés nélkül írhat vagy olvashat hosszabb megjegyzéseket. Ha a nagyobb szövegmezőt használja, kattintson a Frissítés, majd a Bezárás lehetőségre.
Áttekintési döntés
Ha jóváhagyja a munkafolyamat műveletet, akkor válassza ki a Jóváhagyás beállítást minden egyed esetében.
Válassza a Visszautasítás lehetőséget, ha jelenleg nem kívánja alkalmazni a műveletet. A visszautasítja, akkor adjon meg egy okot a megjegyzésekben.
A Felfüggesztés lehetőséget választva jelezheti, hogy az egyed fel van függesztve. Alkalmazza a felfüggesztést a munkafolyamat lépésen kívül, mivel az üzenet jelzi, hogy mikor fejezi be a munkafolyamatot. Az egyed ezt követően visszakerül a selejtezés kezdeményezése előtti állapotába. A felfüggesztés egyeden való alkalmazásával kapcsolatos információkat az egyedek felfüggesztése témakör tartalmaz.
Válassza ki az Ütemezés módosítása lehetőségez eltérő selejtezés használatához az egyed esetében. Rendelje hozzá az új selejtezési ütemezést a munkafolyamat lépésen kívül. Az egyed ezt követően visszakerül a selejtezés kezdeményezése előtti állapotába. A selejtezési ütemezés módosításával kapcsolatos további információkat a selejtezési ütemezés módosítása témakör tartalmaz.
Információs oszlopok
A különböző lépések az egyedre vonatkozó különböző információkat jelenítenek meg, és nem igényelnek bemenetet.
Alkalmazás és bezárás
Módosíthatja az információkat, Alkalmazhatja azokat, majd a Bezárás gombra kattintva bezárhatja az ablakot további műveletek elvégzése nélkül. A munkaelemek ugyanabban a bejövő üzenetek mappában maradnak. Az alkalmazás akkor is szükséges egy munkafolyamat befejezése előtt, ha az egyed esetében a Felfüggesztés lehetőséget választja.
Újrahozzárendelés
A beállítás megnyit egy ablakot, ahol kiválaszthat egy másik felhasználót a lépés végrehajtására. Írja be a név első néhány karakterét, és kattintson a Keresés gombra. Válassza ki a felhasználót, majd kattintson a Folytatás gombra.
Állapot
Ez a beállítás megnyitja a Nyomkövetés alkalmazást.
Kész
Ez a beállítás befejezi a munkafolyamatot, és áthelyezi az egyedeket a selejtezési folyamat következő lépésébe.