Valtuutettu käyttäjä määrittää arkistostapoistoaikataulun ja liittää aikataulun
asiakirjaluokkaan, asiakirjakansioon tai asiakirjalajiin.
Asiakirjojen hallinnoija tai arkiston pääkäyttäjä voi määrittää arkistostapoistoaikataulun. PRO-tietomallissa
asiakirjojen hallinnoija, arkiston pääkäyttäjä tai arvioija voi määrittää arkistostapoistoaikataulun
yksikölle. Base- ja DoD-tietomallissa asiakirjojen hallinnoija tai arkiston pääkäyttäjä määrittää arkistostapoistoaikataulun yksikölle.
Tietoja tästä tehtävästä
Arkistostapoistoaikatauluissa voi olla useita vaiheita, joissa kyseiset yksiköt käyvät läpi
arkistosta poiston vaiheet, kuten arvioinnin, viennin, siirron ja tuhoamisen. Vaikka arkistostapoistoaikataulussa ei tarvitse olla useita vaiheita, siinä yleensä on kaksi vaihetta:
- Katkaisu-vaihe, joka lopettaa yksikön aktiivisen toiminnan.
- Lopullisen arkistosta poiston määritysvaihe katkaisun jälkeen.
Jos
Arkistostapoistoaikataulun ohjattu toiminto -asetuksen arvoksi
Käyttäjän asetukset -kohdassa on määritetty
Yksinkertainen, aikataulun oletusarvona on yksi automaattista tuhoamistoimintoa käyttävä vaihe ilman säilytystä. Lisätietoja on käyttäjän ja sivuston asetuksia käsittelevässä ohjeaiheessa.
Toimintaohjeet
Voit määrittää arkistostapoistoaikataulun seuraavasti:
- Valitse Arkistosta poisto -välilehti.
- Valitse Poistoaikataulut.
- Valitse Lisää arkistostapoiston aikataulu.
Rajoitus: Jos Arkistostapoistoaikataulun ohjattu toiminto -asetuksen arvoksi Käyttäjän tai sivuston asetukset -kohdassa on määritetty Yksinkertainen, Vaiheet-ruudussa ei näy Määritä vaiheet -vaihtoehtoa.
- Kirjoita aikataulun nimi ja kuvaus. Kuvaus on valinnainen.
- Kirjoita yksiköiden arkistosta poistosta vastuussa olevan käyttäjän nimi ja valitse
Seuraava. Tämä kenttä on valinnainen.
- Valitse liipaisin, joka aloittaa katkaisun, valitsemalla sen valintanappi. Jos Arkistostapoistoaikataulun ohjattu toiminto -asetuksen arvoksi Käyttäjän tai sivuston asetukset -kohdassa on määritetty Yksinkertainen, ainoa mahdollinen liipaisin on Sisäinen tapahtuma.
- Kalenteripäivä-kohtaan voit kirjoittaa päivämäärän, tai voit käyttää kalenterin valitsinta. Tämä toiminto on tarkoitettu tavallista arkistostapoistoaikataulua varten.
- Valitse valikon vaihtoehto kohtiin Ennalta määritetty päivämäärä,
Sisäinen tapahtuma, Ulkoinen tapahtuma tai
Toistuva tapahtuma. Nämä kohteet luotiin aiemmin
IBM® Enterprise
Records -ohjelman Määritä kokoonpano -välilehdessä. Saat liipaisimen tiedot näkyviin valitsemalla Näytä tiedot. Lisätietoja liipaisinten lisäyksestä on päivämäärien ja tapahtumien lisäystä käsittelevissä ohjeaiheissa.
- Määritä katkaisun siirtymä. Lisätietoja on tämän ohjeaiheen lopussa olevissa Katkaisun määritys- ja Katkaisun siirtymä -jaksoissa.
- Määritä ehto, joka käynnistää yksiköiden katkaisun. Katkaisu voi olla automaattinen tai se voi vaatia hyväksynnän. Jos haluat sen
vaativan hyväksynnän, määritä poiston katkaisutoiminto. Jos haluat automaattisen katkaisun, älä
määritä poiston katkaisutoimintoa. Jos Arkistostapoistoaikataulun ohjattu toiminto -asetuksen arvoksi Käyttäjän ja sivuston asetukset -kohdassa on määritetty Yksinkertainen, Poiston katkaisu -toimintoa ei näy.
- Kukin katkaisutoiminto on aikaisemmin lisätty
IBM Enterprise
Records -ohjelman
Määritä kokoonpano -välilehteen ja siihen on liitetty käsittelyreitti. Arkistosta
poiston tarkistus aloittaa tämän käsittelyreitin automaattisesti katkaisun ja mahdollisen
siirtymän jälkeen. Normaalissa arkistostapoistoaikataulussa Poiston katkaisutoiminto -valikko sisältää vain ne
toiminnot, jotka kuuluvat Katkaisu-toiminnon lajiin. Lisätietoja toiminnoista on toimintoja käsittelevässä ohjeaiheessa.
- Määritä halutessasi katkaisuperustepäivämäärä muokkaamalla Katkaisuperuste-kohtaa. Katkaisuperuste-valikko sisältää joukon
IBM Enterprise
Records -ohjelman päivämääräominaisuuksia, jotka
laskevat katkaisupäivät yksittäisten IBM Enterprise
Records
-yksikköominaisuuksien perusteella.
Määritä katkaisun siirtymä. Lisätietoja on tämän ohjeaiheen lopussa olevissa Katkaisun määritys- ja Katkaisun siirtymä -jaksoissa.
- Jos Arkistostapoistoaikataulun ohjattu toiminto -asetuksen arvoksi Käyttäjän tai sivuston asetukset -kohdassa on määritetty Tarkka, valitse Seuraava-vaihtoehto. Tämä toiminto luo nykyiselle aikataululle vähintään yhden säilytysajan, jota kutsutaan vaiheeksi. Jos valitset Valmis-vaihtoehdon, arkistostapoistoaikatauluun
liitetyillä yksiköillä ei ole erityistä säilytysaikaa. Jos Arkistostapoistoaikataulun ohjattu toiminto -asetuksen arvoksi Käyttäjän tai sivuston asetukset -kohdassa on määritetty Yksinkertainen, valitse Valmis-vaihtoehto. Vain yksi vaihe käyttää Automaattinen tuhoaminen -toimintoa: RMAutoDestroyAction. Tarvitaanko seulonta -asetuksen arvoksi on määritetty Epätosi. Oletussäilytysaika on 0 vuotta, 0 kuukautta ja 0 päivää. Vaihtoehtoisia säilytysaikoja ei luoda automaattisesti.
Tulokset
Katkaisun määritys ja katkaisun siirtymä
IBM Enterprise
Records -ohjelmassa voit määrittää säilytysajan määrittämällä vaiheen säilytyksen tai katkaisun siirtymän.
Kun katkaisun siirtymää ei ole määritetty, mutta vaiheen säilytysaika on määritetty, tarkistus katkaisee yksikön, kun tapahtuman ehto on tosi. Jos katkaistava yksikkö on säilö, se suljetaan myös. Näin voidaan estää uuden asiakirjan lisäys.
Säilytys lasketaan sen jälkeen lisäämällä katkaisupäivämäärään vaiheen perusteella määritetty säilytysaika. Seuraavat säännöt koskevat katkaisupäivämäärän laskentaa erilaisten aikataulumääritysten mukaan:
- Sisäisen tapahtuman liipaisimen ja yksikön ominaisuudessa määritetyn katkaisuperustepäivämäärän käyttö
Katkaisupäivämäärä on katkaisuperustepäivämäärän arvo.
- Tapahtuman liipaisimen (ulkoinen tapahtuma, ennalta määritetty päivämäärä) päivämäärälajin ja Tapahtuman päivämäärä -kohdassa määritetyn katkaisuperustepäivämäärän käyttö
Katkaisupäivämäärä on tapahtuman liipaisimen päivämäärä
- Sisäisen tapahtuman liipaisimen ja Tapahtuman päivämäärä -kohdassa määritetyn katkaisuperustepäivämäärän käyttö
Katkaisupäivämäärä on tarkistuksen ajopäivämäärä.
- Tapahtuman liipaisimen (ulkoinen tapahtuma, ennalta määritetty päivämäärä) päivämäärälajin ja yksikön ominaisuudessa määritetyn katkaisuperustepäivämäärän käyttö
Katkaisupäivämäärä on viimeisin kahdesta päivämäärästä.
Katkaisutapahtuman siirtymää käytettäessä yksikköä ei katkaista, ennen kuin siirtymäaika on kulunut. Siksi säilö säilyy avoinna koko säilytysajan. Seuraavat säännöt koskevat katkaisupäivämäärän laskentaa erilaisten aikataulumääritysten mukaan:
- Sisäisen tapahtuman liipaisimen ja yksikön ominaisuudessa määritetyn katkaisuperustepäivämäärän käyttö
Katkaisupäivämäärä on katkaisuperustepäivämäärän arvon ja katkaisun siirtymän summa.
- Tapahtuman liipaisimen (ulkoinen tapahtuma, ennalta määritetty päivämäärä) päivämäärälajin ja Tapahtuman päivämäärä -kohdassa määritetyn katkaisuperustepäivämäärän käyttö
Katkaisupäivämäärä on tapahtuman liipaisimen päivämäärän ja katkaisun siirtymän summa.
- Sisäisen tapahtuman liipaisimen ja Tapahtuman päivämäärä -kohdassa määritetyn katkaisuperustepäivämäärän käyttö
Katkaisupäivämäärä on tarkistuksen ajopäivämäärän ja katkaisun siirtymän summa.
Tärkeää: Älä käytä tätä viimeistä määritystä, koska mikä tahansa aikataulun päivitys, kuten nimen päivitys, liipaisee katkaisupäivämäärän ja uuden tarkistuksen ajopäivämäärän sekä siirtymän tarkistuksen uudelleenlaskennan ja lykkää katkaisua. Jos katkaisuperustepäivämäärässä ei voi käyttää asiakirjan ominaisuutta, on suositeltavampaa käyttää vaiheen säilytystä.
Jos Arkistostapoistoaikataulun ohjattu toiminto-asetuksen arvoksi Käyttäjän tai sivuston asetukset -kohdassa on määritetty Yksinkertainen, aikataulun oletusarvona käytetään arvoa, jonka mukaan vaiheen tietoja ei säilytetä. Aikataulussa voidaan käyttää myös vaihtoehtoisesti siirtymämekanismia säilytysajan määrityksessä.
Määritä vaiheet
Vaiheiden
liittäminen arkistostapoistoaikatauluun sallii eri toiminnot yksikölle eri aikavälein. Kukin vaihe
määrittää arkistosta poiston toiminnon ja säilytysajan yksikölle.
Jos haluat tarkastella yksikköä ennen sen arkistosta poistoa, lisää arkistostapoistoaikatauluun kaksi vaihetta. Ensimmäinen
vaihe määrittää yksikön tarkastelun, ja toinen vaihe määrittää yksikön arkistosta poiston. IBM Enterprise
Records
ajaa useita vaiheita arkistostapoistoaikataulussa siinä järjestyksessä, jossa lisäät vaiheet
aikatauluun.
Voit lisätä myös useita vaihtoehtoisia säilytyksiä vaiheeseen. Vaihtoehtoiset säilytykset
mahdollistavat vaihtelevia säilytysaikoja, jotka perustuvat ominaisuuden arvolle. Jos mikään
vaihtoehtoinen säilytysehto ei ole tosi, IBM Enterprise
Records
käyttää oletussäilytysaikaa. Kun yhtä useampi vaihtoehtoinen säilytysehto on tosi,
IBM Enterprise
Records käyttää sitä vaihtoehtoa, jossa säilytysaika
on pisin.
Tärkeää: Vaihtoehtoisten säilytysten määrä tai niiden ehtojen
monitahoisuus vaikuttaa säilytyksen laskennan suorituskykyyn.
Kun
IBM Enterprise
Records on käyttänyt katkaisutoimintoa yksikköön, arkistostapoistoaikataulun ensimmäistä vaihetta käytetään kyseiseen yksikköön. Ensimmäisen vaiheen
säilytysajan lopussa yksiköille on määritetty arkistosta poiston toiminto vaiheen yhteydessä. IBM Enterprise
Records toteuttaa liittyvän
arkistosta poiston toiminnon, seuraava aikataulun vaihe alkaa valtuutetun käyttäjän antaman
hyväksynnän jälkeen.
Voit lisätä vaiheen arkistostapoistoaikatauluun seuraavasti:
- Avaa Vaiheen ominaisuudet -sivu valitsemalla Lisää uusi.
- Kirjoita vaiheen nimi ja kuvaus.
- Valitse valikosta Vaiheen toiminto.
- Aiemmin toiminnot luotiin IBM Enterprise
Records -ohjelman
Määritä kokoonpano -välilehdessä.
- IBM Enterprise
Records tekee yksiköitä koskevan toiminnon
loppuun vaiheen lopussa.
- Kukin toiminto sisältää ennalta määritetyn käsittelyreitin, jonka
IBM Enterprise
Records aloittaa toiminnolle.
Rajoitus: Vaiheet,
jotka siirtävät tai tuhoavat yksiköitä, ovat lopullisia vaiheita. Näiden toimintojen jälkeen et
voi lisätä muita vaiheita.
- Valitse Tarvitaanko seulonta -kenttään vaihtoehto
Tosi, jos haluat arvioida yksiköt, ennen kuin aloitat vaiheeseen
liittyvän käsittelyreitin. Jos seulonta ei ole pakollista, valitse
Epätosi.
- Jos valitset vaiheelle Siirrä-,
Vie- tai Väliaikainen siirto -toiminnon, kirjoita
sijainti Vientikohde-kenttään. Sijainti voi olla jokin seuraavista:
- Etäpalvelin, esimerkiksi \\palvelimen nimi\kansion nimi.
- Paikallisessa asemassa oleva kansio, esimerkiksi paikallinen
asema:\kansion nimi.
- Määritä yksiköiden oletussäilytysaika tässä vaiheessa.
Arvo on pakollinen, ellet määritä vaihtoehtoisia säilytysaikoja.
- Jos haluat asettaa ehdot niin, että yksiköt jäävät vaiheeseen pidemmäksi tai lyhemmäksi
aikaa ominaisuuden perusteella, tee seuraavat toimet. Näillä toimilla voit luoda vaihtoehtoisia säilytysaikoja.
- Tuo Vaihtoehtoinen säilytys -ikkuna näkyviin valitsemalla
Lisää uusi.
- Valitse ominaisuuden nimi valikosta.
- Valitse operaattori luettelosta.
- Määritä ominaisuuden arvo. Määritettävät arvot vaihtelevat ominaisuuden mukaan.
- Valitse säilytysajan aloituspäivämääräksi Säilytyskanta.
- Määritä säilytysaika Säilytysaika päivää -kenttään vuosina, kuukausina
ja päivinä. IBM Enterprise
Records lisää tässä määritetyn arvon
säilytyskantaan. Tulokseksi saatavana päivänä
IBM Enterprise
Records toteuttaa vaiheen toiminnon yksikölle.
- Lisää tämä vaihtoehtoinen säilytys nykyiseen aikatauluun valitsemalla
Hyväksy ja palaa Vaiheen ominaisuudet -ikkunaan.
- Jatka lisäämällä vaihtoehtoiset säilytykset kullekin ehdolle valitsemalla Lisää
uusi. IBM Enterprise
Records täyttää tiedot edellisestä
vaihtoehtoisesta säilytyksestä kaikkiin kenttiin niin, että voit muuttaa tarvittavia kenttiä. Voit
tarvittaessa poistaa ehdon valitsemalla ensin vaihtoehtoisen säilytyksen
Poista-valintaruudun ja valitsemalla sitten Käytä.
- Lopeta vaihe valitsemalla Hyväksy. IBM Enterprise
Records
lisää vaiheen ja tiedot aikataulun vaiheiden luetteloon.
- Voit lisätä muita vaiheita valitsemalla Lisää uusi. Muussa
tapauksessa tee arkistostapoistoaikataulu valmiiksi valitsemalla Valmis.