IBM Enterprise Records, wersja 5.1.2    

Deklarowanie akt

Akta można deklarować za pomocą produktów Application Engine, Workplace XT, IBM® Enterprise Records, za pomocą opcji Integracja aplikacji lub automatycznie.

Akta można deklarować na wiele sposobów, między innymi:

W przypadku instalacji Base lub DoD akta można zadeklarować w woluminie, folderze akt lub kategorii akt. W przypadku instalacji PRO akta można zadeklarować w folderze akt lub w woluminie. Aby zadeklarować akta, należy się upewnić, że obiekt, w którym akta będą deklarowane, jest otwarty.

Jeśli akta zostaną zadeklarowane w folderze akt, wówczas akta zostaną automatycznie przypisane do aktywnego woluminu, który istnieje w tym folderze. Aktywnym woluminem jest zawsze wolumin utworzony jako ostatni, aż do czasu jego zamknięcia. Jeśli wymagane jest zadeklarowanie akt w zamkniętym woluminie, wówczas należy ponownie otworzyć i ręcznie wybrać ponownie otwarty wolumin.

Ważne: W produkcie można tworzyć szablony wprowadzania, które ułatwiają deklarowanie akt. Produkt IBM Enterprise Records zawiera przykładowy szablon wprowadzania przeznaczony do deklarowania akt e-mail. Za pomocą tego szablonu można deklarować akta e-mail z produktu Application Engine. (Informacje na temat importowania przykładowego szablonu deklarowania e-mail zawiera plik readme dla pakietu oprogramowania IBM Enterprise Records). IBM Enterprise Records zawiera również przykładowy przepływ pracy przeznaczony do deklarowania akt. Ten przepływ pracy prezentuje programistom sposobów deklarowania dokumentów za pomocą API i przepływu pracy. Więcej informacji zawiera sekcja Instalowanie przykładowego przepływu pracy w Podręczniku instalowania i aktualizowania IBM Enterprise Records).

Deklarowanie dokumentów jako akt

Jeśli dokument w wielu wersjach deklarowany jest jako akta, wówczas istnieje kilka możliwości utworzenia akt dla serii dokumentów.

Ograniczenie: Jeśli użytkownik akt zadeklaruje dokument jako akta, wówczas inni użytkownicy, którzy nie są użytkownikami akt nie będą mogli uzyskać dostępu do strony informacji o dokumencie. To ograniczenie wynika z projektu oprogramowania.

W celu przyspieszenia procesu deklarowania akt kreator Deklaruj jako akta i szablon wprowadzania Deklaruj jako akta obsługują automatyczne odwzorowanie wartości właściwości z dokumentu do akt. Podczas deklarowania dokumentu jako akt nazwy symboliczne właściwości klasy dokumentu są porównywane z nazwami symbolicznymi właściwości klasy akt. Jeśli nazwy są zgodne, wówczas wartość z właściwości dokumentu jest automatycznie przypisywana jako wartość dla zgodnej właściwości akt. Na przykład: jeśli klasa dokumentu zawiera właściwość Kolor, a klasa akt również zawiera właściwość Kolor, wartość z właściwości dokumentu zostaje automatycznie odwzorowana na właściwość akt. I podobnie - w przypadku deklarowania wiadomości e-mail z programu Outlook za pomocą domyślnej klasy akt e-mail wartości, takie jak Temat i Do zostaną automatycznie odwzorowane.

Do odwzorowania właściwości dochodzi bez względu na to, czy szablon wprowadzania zawiera krok Ustaw właściwości akt. W przypadku deklarowania więcej niż jednej wersji dokumentu odwzorowanie właściwości jest oparte na najnowszej wersji dokumentu wybranego dla czynności deklarowania. Różne wersje dokumentu mogą zawierać różne klasy i właściwości. Właściwości są zawsze odwzorowywane na podstawie właściwości najnowszej wersji dokumentu.

Poniższe reguły opisują działanie odwzorowania właściwości dla właściwości, która jest wspólna dla klas dokumentów i klas akt:

Ważne: Między składnicami obiektów można tworzyć aliasy dla właściwości. Każde odwzorowanie właściwości uwzględnia ustawienia zdefiniowane przez administratora dla właściwości odwzorowania z jednej składnicy obiektów do drugiej.


Opinia

Ostatnia aktualizacja: Listopad 2013
declare_a_record.htm

© Copyright IBM Corp. 2013