IBM Enterprise Records version 5.1.2    

Enregistrements

Les enregistrements sont une référence aux informations et fournissent des métadonnées pour gérer ces informations. Un enregistrement peut hériter du conteneur où l'enregistrement a été créé. Il peut s'agir par exemple du planning d'élimination du conteneur parent. Les enregistrements peuvent être électroniques ou physiques. Les enregistrements électroniques et physiques peuvent être catalogués comme référents ou marqués comme enregistrements permanents. Le modèle de données défini au chapitre 4 du standard DoD permet de déclarer des enregistrements avec une classification de sécurité (Top Secret, Secret, Confidentiel ou Non classifié). Le modèle de données PRO permet la classification d'enregistrements en Top Secret, Secret, Confidentiel, Restreint ou Non classifié.

Dans les modèles de données Base et DoD, les enregistrements peuvent être déclarés dans des catégories d'enregistrement, des dossiers d'enregistrement et des volumes. Dans les modèles de données PRO, les enregistrements peuvent être déclarés dans des dossiers d'enregistrement et des volumes.

Avertissement : Si vous effectuez une mise à niveau d'un enregistrement déclassifié vers une classification supérieure, telle que Secret, plusieurs propriétés nécessaires à l'enregistrement mis à niveau peuvent manquer. Pour vous assurer que vous affectez les propriétés correctes à l'enregistrement, allez à la page d'informations de l'enregistrement. Cliquez sur Classification de sécurité. Terminez toutes les propriétés "nécessaires" manquantes pour la classification de cet enregistrement. Cliquez sur Appliquer.

Enregistrements électroniques

Un enregistrement électronique pointe vers un document électronique, par exemple un document Content Platform Engine ou un courrier électronique. Pour les documents Content Platform Engine, vous pouvez créer des enregistrements distincts pour chaque version d'un document ou un enregistrement unique pour un ensemble de versions d'un document. Les enregistrements électroniques peuvent être stockés dans des dossiers électroniques ou hybrides.

La suppression ou l'élimination d'un enregistrement efface uniquement la version du document vers lequel l'enregistrement dirige. S'il n'existe qu'une seule version du document, la totalité de la liste de versions du document est supprimée. Par exemple, lorsqu'un document a plusieurs versions et qu'une version est déclarée en tant qu'enregistrement, seule la version déclarée en tant qu'enregistrement est supprimée avec l'enregistrement. Toute autre version qui n'est pas déclarée en tant qu'enregistrement ou qui est déclarée à l'aide d'un enregistrement différent, n'est pas supprimée.

Enregistrements physiques

Un enregistrement physique, parfois appelé un marqueur, correspond à des métadonnées relatives à un document physique ou à un autre objet, comme des enregistrements papier, des bandes ou des microfilms. Les enregistrements physiques peuvent être stockés dans tout type de dossier d'enregistrements. Toutefois, à l'exception des dossiers électroniques, un enregistrement physique ne peut être déclaré que dans un seul conteneur. Ce conteneur peut être un dossier hybride, un dossier physique ou une case. Une fois qu'un enregistrement physique est déclaré dans un conteneur, vous ne pouvez classer l'enregistrement dans un autre conteneur, à moins qu'il s'agisse d'un dossier électronique. Cette contrainte reproduit le stockage physique des enregistrements. Si par exemple vous n'avez qu'une seule bande de sauvegarde, vous ne pourrez la stocker physiquement que dans une seule boîte.

Pour plus d'informations sur la gestion des enregistrements physiques, voir la rubrique relative aux entités physiques.

Enregistrements classifiés

Dans les modèles de données DoD classifiés, les enregistrements sont classifiés Top Secret, Secret, Confidentiel ou non classifié. Vous pouvez accéder uniquement aux enregistrements qui correspondent à votre niveau d'habilitation de sécurité. Pour plus d'informations sur la déclaration des enregistrements classifiés, consultez la rubrique sur la déclaration d'un enregistrement physique et la rubrique sur les propriétés de classification de sécurité.

Enregistrements référents

Les enregistrements référents sont des enregistrements essentiels permettant de faire face aux responsabilités opérationnelles au cours d'une urgence ou d'une catastrophe. Afin de garantir la révision régulière de ces événements, marquez une catégorie d'enregistrement, un dossier d'enregistrement ou un volume comme référent. Tous les enregistrements créés dans ces conteneurs sont alors automatiquement classés comme étant référents.

Lors du marquage d'un conteneur comme référent, vous sélectionnez l'événement récurrent déclenchant la révision ou la mise à jour régulière des enregistrements référents. Sélectionnez également l'action qui démarre lorsque l'événement de révision a lieu. A chaque occurrence de l'événement récurrent de révision, le flux de travaux de révision des enregistrements référents associé à l'événement est démarré. Pour plus d'informations, voir la rubrique sur les enregistrements référents.

IBM® Enterprise Records comprend un rapport, intitulé Enregistrements référents en attente de suppression, qui affiche les enregistrements électroniques référents marqués en vue de leur élimination au cours d'une période donnée. Pour plus d'informations sur les rapports, voir la rubrique dédiée à la Génération de rapports.

Enregistrements permanents

Il s'agit d'enregistrements ayant une valeur suffisante pour garantir leur conservation par l'organisation au-delà du temps normalement requis. Pour marquer un enregistrement comme permanent, affectez à sa propriété Indicateur Enregistrement permanent la valeur True. Par défaut, cette propriété ne s'affiche pas dans IBM Enterprise Records pour l'assistant d'installation de déclaration. Lorsque vous créez une catégorie ou un dossier, la propriété Indicateur Enregistrement permanent s'affichent par défaut. Si vous ne souhaitez pas que la propriété s'affiche dans ces cas-là, passez la propriété sur hidden par le biais d'IBM Datacap Taskmaster Capture Connector for EMC Documentum. Pour plus d'informations sur l'affichage de la propriété Indicateur Enregistrement permanent dans Content Platform Engine, voir la rubrique sur la personnalisation de l'affichage des propriétés.

Notez que la propriété Indicateur Enregistrement permanent n'a pas de comportement associé. Cette propriété est fournie à titre d'information uniquement, et bien que la valeur de Indicateur Enregistrement permanent soit Vrai, l'enregistrement peut tout de même être supprimé.



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Dernière mise à jour : Novembre 2013
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