Záznam je odkaz na informácie a poskytuje metaúdaje pre spravovanie informácií. Záznam môže dediť od kontajnera, v ktorom bol záznam vytvorený. Záznam napríklad môže zdediť plán dostupnosti rodičovského kontajnera. Záznamy môžu byť elektronické alebo fyzické. Elektronické záznamy aj fyzické záznamy môžete katalogizovať ako nevyhnutné a označiť ich ako trvalé záznamy. DoD Chapter 4 Data Model umožňuje deklarovať záznamy s bezpečnostnou klasifikáciou, vrátane Top Secret (prísne tajné), Secret (tajné), Confidential (dôverné) alebo Unclassified (neutajované). Dátový model PRO umožňuje utajovanie záznamov ako Top Secret (prísne tajné), Secret (tajné), Confidential (dôverné), Restricted (len pre služobnú potrebu) alebo Unclassified (neutajované).
Dátové modely Base a DoD umožňujú deklaráciu záznamov do kategórií záznamov, priečinkov záznamov a zväzkov. Dátový model PRO umožňuje deklaráciu záznamov do priečinkov záznamov a zväzkov.
Odstránenie alebo likvidácia záznamu odstráni len verziu dokumentu, na ktorý záznam ukazuje. Ak existuje len jedna verzia dokumentu, bude odstránená celá séria verzií dokumentov. Ak má dokument napríklad viaceré verzie a jedna verzia je deklarovaná ako záznam, spolu so záznamom bude odstránená len tá verzia, ktorá bola deklarovaná ako záznam. Všetky ostatné verzie, ktoré nie sú deklarované ako záznam alebo sú deklarované s použitím iného záznamu, nebudú odstránené.
Bližšie informácie o spravovaní fyzických záznamov, nájdete v téme Fyzické entity.
Keď kontajner označíte ako Vital, vyberte opakujúcu sa udalosť, ktorá spúšťa pravidelnú kontrolu alebo aktualizáciu nevyhnutných záznamov. Vyberte aj akciu, ktorá sa spustí pri výskyte udalosti kontroly. Pri každom výskyte opakujúcej sa udalosti kontroly sa spustí pracovný tok kontroly nevyhnutných záznamov, ktorý je priradený k udalosti. Bližšie informácie nájdete v téme Nevyhnutné záznamy.
IBM® Enterprise Records obsahuje zostavu Vital Records Due for Disposal, v ktorej sa zobrazujú elektronické nevyhnutné záznamy pripravené na likvidáciu v rámci zadanej periódy. Bližšie informácie o zostavách nájdete v téme Generovanie zostáv.
Trvalý záznam je identifikovaný ako majúci dostatočnú hodnotu, ktorá si vyžaduje zo strany vašej organizácie dlhodobejšiu ochranu, ako je bežné. Záznam označíte ako Permanent, keď hodnotu jeho vlastnosti Permanent Record Indicator nastavíte na True. Predvolene sa táto vlastnosť nezobrazí v IBM Enterprise Records pre sprievodcu inštaláciou deklarácie. Keď vytvárate kategóriu alebo priečinok, vlastnosť Permanent Record Indicator sa vám predvolene nezobrazí. Ak nechcete, aby sa vlastnosť v takýchto prípadoch zobrazovala, zmeňte vlastnosť na hidden prostredníctvom IBM Datacap Taskmaster Capture Connector for EMC Documentum. Informácie o zobrazovaní vlastnosti Permanent Record Indicator v Content Platform Engine nájdete v téme Prispôsobovanie zobrazenia vlastností.
K vlastnosti Permanent Record Indicator nie je priradené žiadne správanie. Vlastnosť je len informačná a aj keď bude mať vlastnosť Permanent Record Indicator hodnotu True, záznam budete môcť stále odstrániť.