O IBM® Enterprise Records consiste num componente de suplementos do conjunto de produtos do IBM FileNet P8. Pode utilizar o IBM Enterprise Records para criar e manter registos precisos, seguros e fiáveis de informações electrónicas e físicas.
Além disso, um registo é criado para colocar o documento ou objecto físico sob o controlo empresarial ou governamental. O detalhe deste controlo especifica de que forma o documento ou objecto será armazenado, acedido e, eventualmente, eliminado. O termo registo é utilizado para fazer referência informal ao ficheiro de metadados ou ao documento ou objecto que foi declarado como registo. Os metadados descrevem propriedades de registo, como o tipo de suporte, formato, autor, assunto, revisor, localização e data de publicação. O utilizador coloca registos sob este controlo, conforme requerido por normas e directrizes governamentais relativamente ao tipo de registo.
Na ausência de um sistema de gestão de registos, poderá tornar-se difícil localizar, interpretar e cumprir as leis e regulamentos de manutenção de registos. Esta deficiência pode resultar em multas pesadas, sanções e outras consequências legais. Poderá deparar-se com riscos associados a litígio, confidencialidade e segurança de informações cruciais e vitais, se não mantiver e gerir registos convenientemente.
Para assegurar que as informações organizacionais são precisas, completas e facilmente acessíveis, é necessário configurar um sistema de gestão de registos fiável. Caso contrário, poderá investir muito tempo em actividades não produtivas, como, por exemplo, localizar manualmente informações ou procurar registos em falta ou incorrectamente arquivados.
Pode utilizar o IBM Enterprise Records para gerir registos de qualquer tipo, independentemente do suporte ou formato de armazenamento.