Ein autorisierter Benutzer definiert einen Dispositionszeitplan und verbinden diesen dann mit einer Datensatzkategorie, einem Datensatzordner oder einem Datensatztyp.
Ein Dispositionszeitplan kann durch einen Records Manager oder Schriftgutadministrator definiert werden. Im PRO-Datenmodell ist dies Records Managern, Schriftgutadministratoren und Prüfern vorbehalten. Die Basis- und DoD-Datenmodelle räumen dieses Recht Records Managern und Schriftgutadministratoren ein.
Informationen zu diesem Vorgang
Dispositionszeitpläne können in mehrere Phasen untergliedert sein, etwa: Überprüfung, Export, Übertragung und Vernichtung. Obwohl Dispositionszeitpläne nicht mehrere Phasen erfordern, enthält der Zeitplan gewöhnlich zwei Phasen:
- Eine Abgrenzungsphase, um eine aktive Einheit zu beenden.
- Eine Phase zum Bestimmen der endgültigen Disposition nach der Abgrenzung.
Wenn Ihre Anzeigeeinstellung für
Aussonderungszeitplanassistent in Ihren Benutzervorgaben auf
Einfach gesetzt ist, verwendet der Zeitplan standardmäßig eine Phase mit der automatischen Vernichtungsaktion ohne Aufbewahrung. Weitere Informationen finden Sie in den Themen über Benutzer- und Sitevorgaben.
Vorgehensweise
So definieren Sie einen Aussonderungszeitplan:
- Wählen Sie die Registerkarte "Disposition".
- Klicken Sie auf Aussonderungszeitpläne.
- Klicken Sie auf Aussonderungszeitplan hinzufügen.
Einschränkung: Wenn Ihre Anzeigeeinstellung für Aussonderungszeitplanassistent in Ihren Benutzervorgaben auf Einfach gesetzt ist, zeigt der Fensterbereich Schritte nicht den Schritt Phasen festlegen an.
- Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung für den Zeitplan ein. Die Beschreibung ist optional.
- Geben Sie den Namen der Stelle, die zuständig ist für die Disposition von Einheiten und klicken Sie auf "Weiter". Dieses Feld ist optional.
- Aktivieren Sie die entsprechende Optionsschaltfläche, um den gewünschten Abgrenzungsauslöser auszuwählen. Wenn Ihre Anzeigeeinstellung für Aussonderungszeitplanassistent in Ihren Benutzer- oder Sitevorgaben auf Einfach gesetzt ist, ist der einzige mögliche Auslöser der Auslöser Internes Ereignis.
- Zum Festlegen Eingabe des Kalenderdatum können Sie das Datum eingeben oder die Kalendersteuerung verwenden. Diese Aktion gilt für einen normalen Aussonderungszeitplan.
- Wählen Sie für Vordefiniertes Datum, Internes Ereignis, Externes Ereignis oder Wiederkehrendes Ereignis eine Option aus dem Menü aus. Diese Einträge wurden zuvor in IBM® Enterprise Records auf der Registerkarte Konfigurieren erstellt. Klicken Sie auf "Details anzeigen", um die Details des gewünschten Auslösers zu sehen. Informationen zum Hinzufügen von Auslösern finden Sie in den Themen zum Hinzufügen von Datumsangaben und Ereignissen.
- Legen Sie den Aufschub der Stilllegung fest. Ausführlichere Informationen finden Sie im Abschnitt Festlegen der Stilllegung und des Aufschubs der Stilllegung weiter unten.
- Definieren Sie die Bedingung, die eine Stilllegung von Entitäten auslöst. Die Stilllegung kann automatisch erfolgen oder einer Genehmigung bedürfen. Um eine Genehmigung erforderlich zu machen, legen Sie eine Stilllegungsaktion für die Aussonderung fest. Für eine automatische Abgrenzung müssen Sie keine Stilllegungsaktion für die Aussonderung festlegen. Wenn Ihre Anzeigeeinstellung für Aussonderungszeitplanassistent in Ihren Benutzer- oder Sitevorgaben auf Einfach gesetzt ist, wird Stilllegungsaktion für Aussonderung nicht angezeigt.
- Jede Stilllegungsaktion wurde zuvor in IBM Enterprise Records auf der Registerkarte Konfigurieren hinzugefügt und hat einen zugeordneten Workflow. Der Aussonderungsscanvorgang startet diesen Workflow automatisch nach der Stilllegung (plus einen etwaigen Aufschub). Bei einem normalen Aussonderungszeitplan enthält das Menü Stilllegungsaktion für Aussonderung nur die Aktionen, die zum Aktionstyp Stilllegung gehören. Weitere Informationen zu Aktionen finden Sie in "Aktionen".
- Ändern Sie bei Bedarf die Stilllegungsbasis, um das Stilllegungsbasisdatum anzugeben. Das Menü Stilllegungsbasis stellt eine Reihe von IBM Enterprise Records-Datumseigenschaften bereit, mit denen die Stilllegungsdaten basierend auf einzelnen Entitätseigenschaften von IBM Enterprise Records berechnet werden.
Legen Sie den Aufschub der Stilllegung fest. Ausführlichere Informationen finden Sie im Abschnitt Festlegen der Stilllegung und des Aufschubs der Stilllegung weiter unten.
- Wenn Ihre Anzeigeeinstellung für Aussonderungszeitplanassistent in Ihren Benutzer- oder Sitevorgaben auf Detailliert gesetzt ist, klicken Sie auf Weiter. Mit dieser Aktion wird mindestens eine Aufbewahrungsfrist (auch "Phase" genannt) für den aktuellen Zeitplan erstellt. Wenn Sie auf "Fertig stellen" klicken, haben mit dem Dispositionszeitplan verbundene Einheiten keine spezifische Aufbewahrungsperiode. Wenn Ihre Anzeigeeinstellung für Aussonderungszeitplanassistent in Ihren Benutzergaben auf Einfach gesetzt ist, klicken Sie auf Fertig stellen. Es gibt nur eine Phase, in der die automatische Vernichtungsaktion (RMAutoDestroyAction) verwendet wird. Ist Erfassung erforderlich ist auf Falsch gesetzt. Der Standardaufbewahrungszeitraum beträgt 0 Jahre, 0 Monate und 0 Tage. Es werden keine alternativen Aufbewahrungen automatisch erstellt.
Ergebnisse
Festlegen der Stilllegung und des Aufschubs der Stilllegung
In IBM Enterprise Records können Sie einen Aufbewahrungszeitraum definieren, indem Sie eine Aufbewahrung für eine Phase oder den Aufschub der Stilllegung festlegen.
Wenn kein Aufschub der Stilllegung festgelegt ist und der Aufbewahrungszeitraum für die Phase festgelegt ist, führt der Scanvorgang eine Stilllegung für die Entität durch, wenn die Ereignisbedingung wahr wird. Wenn die stillgelegte Entität ein Container ist, wird auch dieser Container geschlossen, was das Hinzufügen eines neuen Schriftstücks verhindert.
Die Aufbewahrung wird dann als das Stilllegungsdatum plus der für die Phase definierte Aufbewahrungszeitraum berechnet. Die folgenden Regeln gelten für die Berechnung des Stilllegungsdatums entsprechend den unterschiedlichen Zeitplankonfigurationen:
- Ein Auslöser für interne Ereignisse wird verwendet und ein Stilllegungsbasisdatum ist auf eine Entitätseigenschaft gesetzt
Das Stilllegungsdatum ist der Wert des Stilllegungsbasisdatums.
- Ein Ereignisauslöser mit einem Datumstyp (externes Ereignis, vordefiniertes Datum) wird verwendet und ein Stilllegungsbasisdatum ist auf Ereignisdatum gesetzt
Das Stilllegungsdatum ist das Datum des Ereignisauslösers.
- Ein Auslöser für interne Ereignisse wird verwendet und ein Stilllegungsbasisdatum ist auf Ereignisdatum gesetzt
Das Stilllegungsdatum ist das Datum der Ausführung des Scanvorgangs.
- Ein Ereignisauslöser mit einem Datumstyp (externes Ereignis, vordefiniertes Datum) wird verwendet und ein Stilllegungsbasisdatum ist auf eine Entitätseigenschaft gesetzt
Das Stilllegungsdatum ist das spätere der beiden Daten.
Wenn ein Aufschub des Stilllegungsereignisses verwendet wird, wird die Entität erst stillgelegt, wenn das Ende dieses Aufschubzeitraums erreicht ist. Daher bleibt der Container während des Aufbewahrungszeitraums offen. Die folgenden Regeln gelten für die Berechnung des Stilllegungsdatums entsprechend den unterschiedlichen Zeitplankonfigurationen:
- Ein Auslöser für interne Ereignisse wird verwendet und ein Stilllegungsbasisdatum ist auf eine Entitätseigenschaft gesetzt
Das Stilllegungsdatum ist der Wert des Stilllegungsbasisdatums plus der Aufschub der Stilllegung.
- Ein Ereignisauslöser mit einem Datumstyp (externes Ereignis, vordefiniertes Datum) wird verwendet und ein Stilllegungsbasisdatum ist auf Ereignisdatum gesetzt
Das Stilllegungsdatum ist das Datum des Ereignisauslösers plus der Aufschub der Stilllegung.
- Ein Auslöser für interne Ereignisse wird verwendet und ein Stilllegungsbasisdatum ist auf Ereignisdatum gesetzt
Das Stilllegungsdatum ist das Datum der Ausführung des Scanvorgangs plus der Aufschub der Stilllegung.
Wichtig: Verwenden Sie diese letzte Konfiguration nicht, da jede Aktualisierung des Zeitplans, beispielsweise seines Namens, eine Neuberechnung des Stilllegungsdatums für den Scanvorgang sowie des neuen Ausführungsdatums für den Scanvorgang plus Aufschub auslöst, wodurch die Stilllegung zurückgestellt wird. Wenn keine Schriftstückeigenschaft für das Stilllegungsbasisdatum verwendet werden kann, ist die Verwendung eines Aufbewahrungszeitraums für die Phase vorzuziehen.
Wenn Ihre Anzeigeeinstellung für den Aussonderungszeitplanassistenten in Ihren Benutzer- oder Sitevorgaben auf Einfach gesetzt ist, verwendet der Zeitplan standardmäßig keine Aufbewahrung für die Phase. Der Zeitplan nutzt stattdessen den Aufschubmechanismus, um die Aufbewahrung festzulegen.
Festlegen von Phasen
Das Verbinden von Phasen mit einem Dispositionszeitplan erlaubt es Ihnen, verschiedene Vorgänge an einer Einheit in verschiedenen Zeitabständen durchzuführen. Jede Phase legt eine Dispositionsaktion und eine Aufbewahrungsperiode für eine Einheit fest.
Zum Überprüfen einer Einheit vor dem Aussondern fügen Sie beispielsweise zwei Phasen zum Dispositionszeitplan hinzu. Die erste Phase enthält die Prüfung und die zweite die Aussonderung der Einheit. IBM Enterprise Records führt mehrere Phasen in einem Aussonderungszeitplan in der Reihenfolge aus, in der sie dem Zeitplan hinzugefügt wurden.
Innerhalb einer Phase können Sie auch mehrfache alternative Aufbewahrungsoptionen definieren. Diese sind nützlich, wenn je nach Eigenschaftswerten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen gelten sollen. Wenn keine der Bedingungen für die alternative Aufbewahrung zutrifft, verwendet IBM Enterprise Records den Standardaufbewahrungszeitraum. Wenn mehrere Bedingungen für die alternative Aufbewahrung zutreffen, wendet IBM Enterprise Records die alternative Aufbewahrung mit dem längsten Aufbewahrungszeitraum an.
Wichtig: Die Anzahl von alternativen Aufbewahrungszeiträumen oder die Komplexität ihrer Kriterien beeinflussen die Leistung bei der Berechnung der Aufbewahrungszeit.
Nachdem IBM Enterprise Records die Stilllegungsaktion auf einer Entität anwendet, wird die erste Phase eines Aussonderungszeitplans auf diese Entität angewendet. Am Ende der Aufbewahrungsfrist der ersten Phase sind die Einheiten fällig für die Dispositionsaktion, die zu der betreffenden Phase gehört. Nachdem IBM Enterprise Records die zugehörige Aussonderungsaktion durchgeführt hat, beginnt die nächste Phase im Zeitplan nach der Genehmigung durch einen berechtigten Benutzer.
So fügen Sie eine Phase im Aussonderungszeitplan hinzu:
- Klicken Sie auf Neu hinzufügen, um die Seite Phaseneigenschaften zu öffnen.
- Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung für die Phase ein.
- Wählen Sie eine Phasenaktion aus dem Menü aus.
- Aktionen wurden vorab in IBM Enterprise Records auf der Registerkarte Konfigurieren erstellt.
- IBM Enterprise Records führt die Aktion an Entitäten am Ende der Phase aus.
- Jede Aktion enthält einen vordefinierten Workflow, den IBM Enterprise Records für diese Aktion startet.
Einschränkung: Phasen, die Entitäten übertragen oder vernichten, sind Schlussphasen. Im Anschluss an diese können keine weiteren Phasen angehängt werden.
- Wählen Sie im Feld Ist Erfassung erforderlich die Option Wahr aus, wenn die Entitäten geprüft werden sollen, bevor der mit der jeweiligen Phase verbundene Workflow gestartet wird. Ist kein Screening erforderlich, wählen Sie False.
- Wenn Sie die Aktion Übertragen, Export oder Übergangstransfer für die Phase auswählen, geben Sie eine Position in das Feld Exportziel ein. Folgende Speicherorte sind möglich:
- Auf einem fernen Server: Beispiel: \\Servername\Ordnername.
- Ein Ordner auf der lokalen Festplatte: Beispiel: lokales_Laufwerk:\Ordnername.
- Geben Sie eine Standardaufbewahrungsfrist für Einheiten in dieser Phase ein.
Wenn Sie keine alternativen Aufbewahrungszeiträume zuweisen, müssen Sie hier einen Wert eingeben.
- Wenn Sie Bedingungen definieren müssen, damit Einheiten in Abhängigkeit von einer Eigenschaft kürzere oder längere Zeit in der Phase verbleiben, führen Sie die folgenden Schritte aus. Mit diesen Schritten werden alternative Aufbewahrungsfristen festgelegt.
- Klicken Sie auf Neu hinzufügen, um das Fenster Alternative Aufbewahrung zu öffnen.
- Wählen Sie einen Eigenschaftennamen aus dem Menü aus.
- Wählen Sie einen Operator aus der Liste aus.
- Geben Sie den Eigenschaftswert ein. Der eingegebene Wert hängt von der gewählten Eigenschaft ab.
- Wählen Sie Aufbewahrungsbasis als Startdatum für den Aufbewahrungszeitraum aus.
- Geben Sie Aufbewahrungszeiten - Tage in Jahren, Monaten und Tagen an. IBM Enterprise Records fügt den hier angegebenen Wert zur Aufbewahrungsbasis hinzu. An dem betreffenden Datum wendet IBM Enterprise Records dann die Phasenaktion auf die Entität an.
- Klicken Sie auf Akzeptieren, um diese alternative Aufbewahrung dem aktuellen Zeitplan hinzuzufügen und zur Seite Phaseneigenschaften zurückzukehren.
- Fügen Sie weitere alternative Aufbewahrungsfristen für jede Bedingung hinzu, indem Sie auf "Neu hinzufügen" klicken. Die Daten aus der früheren alternativen Aufbewahrung werden von IBM Enterprise Records in alle Felder übernommen, sodass Sie nur die erforderlichen Felder ändern müssen. Sie können gegebenenfalls das Kontrollkästchen Entfernen einer alternativen Aufbewahrung aktivieren und auf Anwenden klicken, um diese Bedingung zu entfernen.
- Schließen Sie diese Phase ab, indem Sie auf "Akzeptieren" klicken. IBM Enterprise Records fügt die Phase und Details zur Phasenliste im Zeitplan hinzu.
- Um weitere Phasen hinzuzufügen, klicken Sie auf "Neu hinzufügen". Klicken Sie andernfalls auf Fertig stellen, um den Dispositionszeitplan abzuschließen.