IBM Enterprise Records, Versió 5.1.2    

Addició d'una categoria de registres

Podeu afegir una categoria de registres a un pla de fitxers de la jerarquia d'entitats de gestió de registres. També podeu afegir una categoria de registres a una altra categoria de registres, amb la qual cosa es crea una subcategoria. Tanmateix, només podeu afegir una subcategoria a una categoria de registre activa. Només un gestor de registres o un administrador de registres pot afegir una categoria de registres.

Quant a aquesta tasca

Per defecte, la categoria de registres nova hereta totes les propietats de la categoria de registres pare tret del nom, l'identificador i la data d'obertura. Podeu canviar aquests valors heretats.
Atenció: A qualsevol nivell del pla de fitxers, no creeu més de 100 categories de registres i carpetes de registres. Per obtenir més informació sobre plans de fitxers, consulteu el tema de plans de fitxers.

Procediment

Per afegir una categoria de registres:

  1. Inicieu sessió com a gestor de registres o administrador de registres i accediu al pla de fitxers al qual voleu crear una categoria de registres. Si voleu crear una subcategoria, obriu la categoria de registres adequada.
  2. Per obrir l'assistent, feu clic a Afegeix categoria de registres: icona Afegeix categoria de registres. A continuació, seguiu aquests passos:
    1. Per definir les propietats, introduïu o modifiqueu els valors de propietat que es mostren. Algunes propietats es poden editar directament en aquesta pàgina, mentre que altres exigeixen que feu clic al nom de propietat per editar els valors. Un asterisc vermell indica que cal especificar un valor per a aquesta propietat. Per obtenir més informació sobre les propietats que apareixen, consulteu el tema de referència de propietats. Si introduïu un patró de registres que dóna nom automàticament als registres que s'afegeixen a la categoria, introduïu el patró en aquest camp directament. Per obtenir informació sobre la construcció de patrons, consulteu el tema sobra addició d'un patró de nomenclatura.
    2. Feu clic a Següent per definir la planificació de disposició per a la categoria de registres o seleccioneu un altre pas al panell.
    3. Feu clic a Cancel·la per sortir de l'assistent Afegeix categoria de registres.
    4. Per definir la disposició, hi ha tres possibilitats. És possible que ja s'hagi preseleccionat una planificació de disposició. S'ha marcat el quadre d'herència. És possible que es llisti una planificació de disposició, però el quadre Hereta no està seleccionat. Per utilitzar-la, feu clic a Hereta. Pot ser que no hi hagi informació de disposició. En tots els casos, feu clic a Explora planificació per seleccionar una planificació o canviar-la. Feu clic a Esborra la planificació per deixar de moment la disposició en blanc. Podeu revisar les pàgines d'informació de qualsevol planificació assignada fent clic a la seva icona Obtenir informació.
    5. Quan cerqueu una planificació, feu clic a Selecciona a sota del nom de la planificació de disposició que vulgueu assignar a aquesta categoria.
    6. Si cal, especifiqueu l'autorització de disposició designada per a la disposició de la categoria de registres quan està pendent de disposició. Per defecte, l'autorització de disposició especificada per a la planificació de disposició seleccionada s'assigna automàticament com a autorització de disposició per la categoria de registres. Si no s'ha definit una autorització de disposició per a la planificació seleccionada, s'aplica l'autorització de disposició que hàgiu definit per a la categoria. Si especifiqueu l'autorització de disposició ara i definir la planificació de disposició més endavant, l'autorització de disposició definida per a la planificació sobreescriu l'autorització de disposició.
      Atenció: Si la configuració de visualització a les Preferències de lloc o a les Preferències d'usuari per a Mostra el pas de registres vitals quan creeu contenidors es defineix com a No, el programa oculta el pas Configura el registre vital. Omet el subpas 1.
    7. Si els paràmetres de preferència d'usuari o de lloc estan definides per mostrar el pas Defineix registre vital, feu clic a Següent per definir el registre vital. Si no, seleccioneu un altre pas del panell. Per obtenir-ne més informació, consulteu els enllaços Preferència d'usuari i Preferència de lloc al final d'aquest tema.
    8. Per especificar que els registres d'aquesta categoria són vitals, seleccioneu Cert al menú Indicador de registre vital. Per definir el registre vital si els registres creats a una categoria de registres necessiten revisions i actualitzacions contínues, marqueu la categoria de registres com a vital. Tots els registres creats a la categoria es classifiquen automàticament com a vitals.
    9. Si voleu, introduïu una descripció dels registres vitals que s'afegiran a aquesta categoria de registres.
    10. Al menú Acció de revisió de registre vital, seleccioneu l'acció que comença amb una revisió periòdica o un cicle d'actualització dels registres vitals. El menú llista les accions de revisió vitals creades prèviament. Per obtenir més informació, consulteu el tema sobre l'addició d'una acció.
    11. Al menú Revisió i cicle d'actualització de registre vital, seleccioneu la incidència que activa la revisió periòdica o l'actualització dels registres vitals dins la categoria. El menú llista les incidències recurrents creades prèviament. Per obtenir més informació, consulteu el tema sobre l'addició d'una incidència recurrent.
    12. Feu clic a Següent per definir la seguretat i acabar la categoria de registres.
    13. Per definir la seguretat, reviseu els paràmetres de seguretat existents. Per obtenir més informació sobre cadascuna de les árees d'accés, consulteu el tema d'especificació de paràmetres de seguretat. Els paràmetres de seguretat determinen els grups i els usuaris que poden accedir a la categoria de registres i controlen els permisos atorgats a cada grup o usuari. Els paràmetres de seguretat que especifiqueu aquí els pot sobreescriure la seguretat de FileNet P8 definida a l'entitat. Per obtenir més informació, consulteu el tema de seguretat.
    14. Per canviar els drets d'accés d'un usuari o grup específic llistat a la pàgina, feu clic al nom de l'usuari o del grup a la columna Títol. Es mostra la pàgina Configuració de seguretat, on podeu especificar els permisos de seguretat de diferents usuaris i grups.
    15. Per afegir usuaris o grups nous a la llista, feu clic a Afegeix nou. Per eliminar un usuari o un grup existent de la llista, seleccioneu l'opció Elimina per a aquest usuari o grup. Per obtenir més informació sobre usuaris i grups, consulteu el tema sobre l'addició d'usuaris i grups a un objecte.
    16. Per desar les modificacions als paràmetres de seguretat i acabar de crear la categoria de registres, feu clic a Finalitza.
    17. Feu clic a D'acord per descobrir el missatge sobre l'addició correcta d'una categoria de registres i sortiu de l'assistent.


Comentaris

Darrera actualització: Novembre de 2013
create_a_record_category.htm

© Copyright IBM Corp. 2013