每一個 IBM® Enterprise
Records 實體都有一組相關聯的資訊頁面,您可以按一下其取得資訊圖示 () 來存取它們。
實體的資訊頁面在視圖中提供內容資訊。當具備適當的安全存取權限時,您可以檢視及修改實體的內容值。
在資訊頁面中,您可以對正在檢視的實體執行不同的動作。這些動作通常對應於瀏覽標籤中實體的相關功能表。
如果要檢視和修改實體的內容,請執行下列動作:
如果您修改視圖中的內容,但在移至另一內容頁面之前,沒有套用它們,系統會標記已修改的頁面。 頁面會出現一個鉛筆圖示。 如果修改之時,您沒有在每個頁面上按一下套用,請回到每個含有鉛筆圖示的頁面,按一下套用。 若不如此,當您離開資訊頁面時,會失去這些變更。 根據您的角色所能使用的功能權限,內容會顯示為唯讀或可編輯。
如果要列印實體的內容,請執行下列動作:
部分資訊頁面中的「可列印視圖」鏈結,提供可列印格式的唯一內容清單。若為實體,不管您從哪個資訊頁面存取報告,可列印視圖清單通常都一樣。報告的內容視實體類型的不同而有所不同。如果要查看「可列印視圖」清單,請執行下列動作:
下表說明了資訊頁面上可用的視圖。每個類型的實體均有其唯一的一組視圖。
視圖 | 說明 |
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內容 | 當您開啟實體的「資訊」頁面時,內容視圖為預設視圖。這個視圖會顯示與現行實體相關聯的內容。 星號表示內容值是必要的。您可以使用該視圖來審查和修改實體的內容。 |
安全分類 | 該視圖可顯示安全分類內容。在存檔記錄之後,您可以使用安全分類視圖來編輯已分類記錄的 meta 資料內容。如需相關資訊,請參閱安全分類內容主題。 |
處置 | 使用處置視圖,您可以變更目前與實體相關聯的處置排程。該視圖允許您繼承母項實體的處置排程,或關聯其他處置排程。您也可以變更為實體的處置指定的使用者或群組。如需將不同的處置排程關聯於實體的相關資訊,請參閱變更與實體相關聯的處置排程主題。 |
重要記錄 | 使用重要記錄視圖,您可以指定種類/資料夾是否包含重要記錄。在這個視圖中,請選取會觸發重要記錄的定期審查或更新的事件。 另外,也請選取發生「審查」事件時所要執行的動作。 如需相關資訊,請參閱重要記錄主題。 |
條件 | 使用條件視圖,您可以指定內部事件的觸發條件。您可以選取條件運算子,指定內容值以及建立觸發內部事件的結合類型條件。您也可以為所選的實體類型定義更多內容。如需相關資訊,請參閱內部事件主題。 |
安全 | 使用安全視圖,您可以檢視或編輯實體的安全設定(取決於您的安全許可權)。安全設定可確定可以存取實體的使用者和群組,並控制他們安全許可權。您還可套用安全原則,以控制安全設定。如需指定實體安全的相關資訊,請參閱物件安全主題。 |
存檔位置 | 存檔位置視圖只會針對記錄來顯示。 您可以利用這個視圖來查看目前選取的記錄存檔所在的實體清單。 您可以檢視:
如需相關資訊,請參閱檢視儲存器主題。 |
詳細資訊 | 您可以利用詳細資料視圖來檢閱實體/關聯物件的唯讀內容與其值。 對於記錄種類、記錄資料夾、磁區和記錄,詳細資料視圖會顯示分類至不同群組的內容。
這些群組的名稱有「一般」、「處置」、「重要」、「實體」和「其他記錄詳細資料」。
您可以按一下群組名稱旁邊的顯示和隱藏明細圖示,來顯示與隱藏屬於特定群組的內容: |
鏈結 | 鏈結表示兩個實體之間的關係。 使用鏈結視圖,您可以查看與實體相關聯的不同鏈結。您只會在記錄資料夾和記錄的「資訊」頁面上看到鏈結視圖。 如需相關資訊,請參閱檢視和修改鏈結主題。 |
歷程 | 當使用歷程視圖時,您可以追蹤在每個 IBM Enterprise Records 實體上執行的作業。請追蹤 IBM Enterprise Records 中的實體來監視 IBM Enterprise Records 實體上所執行的作業。 這些作業有建立、處置、存取、移動、複製及重新配置處置排程。 如需追蹤實體的相關資訊,請參閱檢視審核日誌項目主題。 |
保留 | 使用保留視圖,您可以檢視、修改或刪除放置在實體上的處置保留。如需相關資訊,請參閱有關處置保留的主題。 |
原因 | 當您檢視處置排程的資訊頁面時,預設視圖為「原因」。如果您要進行任何變更,請輸入變更的原因。否則,請選取適當的視圖。 |
排程 | 在該視圖中,您可以變更所選處置排程的排程名稱、說明和處置權限。 |
階段 | 如果您要檢視的處置排程有多個階段,則這些階段將在該視圖中列出。您可以透過按一下階段的勾選框來移除階段,並且您可以透過按一下新增來新增更多階段。按一下階段的標題以取得更多詳細資訊或變更該資訊。 |
保留的實體 | 這個視圖顯示特定保留所在的實體。 在這個視圖中,您可以移除實體的保留,或使用搜尋來過濾顯示保留的實體。如需相關資訊,請參閱檢視保留實體主題。 |
圖示 | 資訊動作 |
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刪除使用「刪除」動作,可以刪除實體。如需如何刪除各種實體的相關資訊,請參閱與刪除相關的說明主題,以及建立和管理安全分類指南主題。 |
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關閉請利用「關閉」動作,在記錄種類、記錄資料夾或磁區內,限制子項實體的建立。 請參閱關閉和開啟儲存器主題。 |
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重新定位請利用「重新定位」動作,將記錄種類或記錄資料夾及其所有內容移至檔案計劃中的其他位置。 請參閱重新定位種類或資料夾主題。 |
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重新開啟請利用「重新開啟」動作來重新開啟已關閉的記錄種類、記錄資料夾或磁區。 請參閱關閉和開啟儲存器主題。 |
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啟動使用「啟動」動作,可以重新啟動非作用中的記錄種類或記錄資料夾。請參閱啟用或停用種類或資料夾主題。 |
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停用請利用「停用」動作來停用記錄種類或記錄資料夾。 如果儲存器是非作用中,您無法在儲存器內建立新的實體。 當宣告記錄時,您看不到非作用中的儲存器。 請參閱啟用或停用種類或資料夾主題。 |
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放置在保留使用「放置在保留」動作,可以暫停或停止執行記錄種類、記錄資料夾、磁區或記錄的處置動作。同樣,當實體位於保留時,無法使用「刪除」動作將其刪除。請參閱將實體放置在保留主題。 |
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起始處置請利用「起始處置」動作來執行實體的處置排程。 請參閱起始處置排程主題。 |
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存檔使用「存檔」動作,可以將參照資料存檔至相同檔案計劃內其他位置的記錄。請參閱檔案記錄主題。 |
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移動請利用「移動」動作,在相同檔案計劃內,將記錄從一個位置移至另一個位置。 如需相關資訊,請參閱移動記錄主題。 |
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建立鏈結使用「建立鏈結」動作,可以建立從記錄或記錄資料夾到其他物件的鏈結。如需相關資訊,請參閱建立鏈結主題。 |
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啟動/簽出請利用「啟動/簽出」來執行工作流程。 如需有關工作流程的一般資訊,請參閱工作流程主題。 |
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複製使用「複製」動作,可以將記錄複製到相同檔案計劃內的其他位置。請參閱複製記錄主題。 |
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取消分類使用「取消分類」,可以從記錄移除任何層級的分類。 |
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升級分類使用「升級分類」可以升級記錄的分類。您可以使用這個鏈結對先前未分類的記錄進行分類,或者升級現行的安全分類層級,例如從「秘密」到「最高秘密」。 |
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降級分類使用「降級分類」可以降級記錄的分類。您可以使用該鏈結降級目前安全分類層級,例如從「最高秘密」到「秘密」。如果要從任何分類層級移動至未分類,您必須使用「取消分類」。 |
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取消宣告請利用「取消宣告」來回復建立記錄。 請參閱取消宣告記錄的相關主題。 |
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起始移除保留要求請利用「起始移除保留要求」來起始移除條件保留。 這個動作會在下次執行「保留清理」時,從相關聯的實體中移除保留。 請參閱移除處置保留主題。 |
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取消移除保留要求請利用「取消移除保留要求」來取消移除保留的要求。 您可以在下次執行「保留清理」之前,取消移除保留的要求。 請參閱移除處置保留主題。 |
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為保留清理程序啟動請利用「為保留清理程序啟動」來反應保留程序。 這個動作設定將在下次執行「保留清理」時進行處理的保留。 您也可以利用這個動作,在下次執行「保留清理」時,將實體放回條件式保留。 請參閱移除處置保留主題。 |
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檢視文件資訊請利用「檢視文件資訊」來顯示記錄的 Workplace 資訊頁面。 請參閱檢視記錄的文件資訊主題。 |
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管理型樣層級輸入型樣字串來命名型樣,型樣字串可自動命名檔案計劃中各個層級上不同的實體。 |
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執行安全 Script請利用「執行安全 Script」,將新成員加到 IBM Enterprise Records 群組中,以設定 IBM Enterprise Records 相關類別和資料夾的所有安全性。 請參閱設定安全主題。 |
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匯入範本請利用「匯入範本」來匯入「IBM Enterprise Records 實體範本」和「IBM Enterprise Records 搜尋範本」。 請參閱匯入範例範本主題。 |
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轉換為 FPOS 和 ROS請利用「轉換為 FPOS 和 ROS」,將檔案計劃物件儲存庫新增到已配置的記錄物件儲存庫中。 請參閱轉換為 FPOS 和 ROS 主題。 |
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包括已分類的文件請利用「包括已分類的文件」,指出物件儲存庫是否包含已分類的文件。 請參閱新增已分類的文件內容主題。 |
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包括 NARA 內容請利用「包括 NARA 內容」,指出物件儲存庫是否包含具有「美國國史檔案紀錄管理局 (NARA)」內容的文件。 請參閱新增 NARA 文件內容主題。 |