Al cambiar la ubicación de una entidad, traslada la entidad y todo su contenido a otro lugar del plan de archivos. Puede cambiar la ubicación de categorías de registro y carpetas de registros. Cuando lo hace, todas las subcategorías, carpetas, volúmenes y registros bajo esa categoría o carpeta también se vuelven a ubicar. Las entidades se vuelven a ubicar en el destino especificado en el plan de archivos.
Acerca de esta tarea
Para volver a ubicar los registros, consulte el tema trasladar registros. Los únicos que pueden cambiar la ubicación de categorías o carpetas de registros son los administradores y los gestores de registros. Necesita recordar varios asuntos al volver a ubicar una categoría o carpeta de registros.
- Las categorías de registros solo pueden cambiarse a una categoría que no contenga carpetas de registros.
- Una carpeta de registros no puede reubicarse en otra carpeta de registros porque una carpeta de registros no puede contener una subcarpeta.
- Una carpeta de registros no se puede ubicar en el nivel raíz del plan de archivos. Las carpetas de registros solo pueden estar dentro de categorías de registro, no directamente en el plan de archivos.
- Abra y active la categoría de destino para garantizar la nueva ubicación a esta categoría. No obstante, la entidad de origen desde la que se inicia el cambio de ubicación puede estar cerrada o desactivada.
- Para agregar entidades a la categoría de destino debe contar con los correspondientes derechos de acceso.
Procedimiento
Para cambiar la ubicación de una categoría de registro o carpeta de registros:
- Diríjase a la categoría o carpeta que desea volver a ubicar.
- Con el botón derecho del ratón, haga clic en el nombre y seleccione Cambiar ubicación. A continuación siga estos pasos.
- Para establecer el motivo, especifique la razón por la que desea cambiar
la entidad a otra ubicación.
- Haga clic en Siguiente para acceder al próximo paso, o haga clic en Cancelar para salir del procedimiento del cambio de ubicación de la entidad.
- Para establecer el destino, seleccione la categoría de registro de destino
en la que va a colocar la categoría o carpeta.
- Haga clic en Siguiente si desea definir un programa de disposición.
De lo contrario, haga clic en Cambiar ubicación para colocar la entidad en el destino seleccionado.
- Para establecer la disposición, haga clic en Buscar programa y seleccione el programa de disposición. Haga clic en Seleccionar debajo del nombre del programa. Esta acción añade un menú donde indica cómo propagar el programa de disposición. En este paso se modifica el programa de disposición de la entidad. El programa de disposición que asocia aquí aplica para la entidad después de la reubicación. Para obtener información sobre heredar los programas de disposición, consulte el tema programas de disposición.
- Seleccione una de las siguientes opciones:
- Propagar nuevo programa de disposición a todas las entidades heredades: esta opción afecta todas las subcategorías, carpetas y registros en la categoría que está ubicando de nuevo.
- No propague el nuevo programa de disposición:
esta opción afecta solo al contenedor que se está ubicando de nuevo, pero no a su contenido. Si va a reubicar una subcategoría, las carpetas, volúmenes y registros de la subcategoría no serán afectados.
- Propagar un nuevo programa de disposición a todos los hijos
inmediatos y a todas las subentidades herederas: esta opción
afecta a todos los niveles debajo del contenedor que está ubicando de nuevo. El cambio de ubicación de una carpeta también afecta a
sus volúmenes y registros.
- También se puede especificar la autoridad de disposición en el cuadro de texto.
- Haga clic en Cambiar ubicación.