Per controlar la retenció i disposició de registres,
es defineix i s'associa una planificació de disposició amb contenidors de registres
i tipus de registres. En una planificació de disposició, s'especifiquen les regles de retenció
per a registres i instruccions per deposar-les al final del període de retenció.
Les instruccions de disposició són:
- Review
- Transferència a un fitxer per a la conservació permanent
- Exportació a una altra ubicació
- Destrucció
Definiu fases diferents mitjançant les quals un registra passa a una
planificació de disposició. Cada fase té un període de retenció definit.
Al final de cada fase, l'acció especifica es realitza als registres i, tot seguit,
els registres passen a la fase següent. La planificació de disposició s'interromp per a les entitats
a les quals es posa una retenció. Es reprèn
quan s'eliminen totes les retencions.
Per calcular quan estan preparats per a la disposició els registres, s'executa l'escombratge de disposició. Per obtenir més informació, consulteu el tema sobre processos d'escombratge.Les planificacions
de disposició s'importen i s'exporten quan s'utilitza l'eina d'importació i exportació
de pla de fitxers.
Paràmetres de planificació de disposició
Una planificació de disposició inclou qualsevol dels paràmetres següents:
- Incidència activa l'inici del tall. Un tall designa el tancament
de les entitats perquè pugueu iniciar-ne la disposició. El tall finalitza l'ús actiu dels
registres antics.
- Acció de tall acció que es realitza automàticament a les entitats
quan s'activa el tall i ha passat el temps de marge especificat.
- Marge espai de temps entre l'inici del tall i el llançament
de l'acció de tall.
- Fases de disposició fases definides per controlar la retenció de registres
en un estat concret durant un període de temps especificat.
- Instrucció/Acció de disposició de fase acció que s'ha d'iniciar manualment
quan ha acabat el període de retenció d'una fase.
Cada fase té una acció de disposició associada. Les accions de fase de disposició poden ser
revisió, transferència a un arxiu per a conservació permanent, exportació o destrucció.
- Flux de treball de disposició cada acció de disposició té un
flux de treball associat. Quan s'inicia una acció, el sistema executa el flux de treball associat
per realitzar un conjunt predefinit d'instruccions als registres.
Herència de les planificació de
disposició
Podeu associar una planificació de disposició
amb una categoria de registres, una carpeta de registres o un
tipus de registre. Un carpeta de registres poden tenir una planificació de disposició pròpia
o pot heretar la planificació de disposició associada amb una categoria de registres pare.
Per defecte, un registre hereta la planificació de disposició de la carpeta
on s'ha declarat. Tot i això, si voleu associar una altra planificació de disposició amb el registre,
podeu crear un tipus de registre. A continuació, associeu la planificació de disposició obligatòria amb aquest tipus
de registre i assigneu aquest tipus de registre al registre. Quan altres planificacions de
disposició s'associen amb la categoria, carpeta i tipus de registre,
el registre hereta la planificació de disposició del tipus de registre. Si es crea un registre directament sota una categoria de registres,
el registre hereta la planificació de disposició de la categoria de registres.
Normalment,
s'aplica la planificació de disposició del nivell més baix d'un registre
registre. Al diagrama següent es mostra l'herència de planificacions de disposició
per part de diferents entitats en diferents condicions:

Si moveu una categoria
o carpeta de registres, assigneu una planificació de disposició al contenidor.
Especifiqueu també quines entitats del contenidor es veuen afectades per aquesta
assignació. Per obtenir més informació sobre el moviment d'entitats, consulteu el tema sobre
reubicació.
Si no assigneu una planificació de disposició
en reubicar un contenidor, passa el següent:
- Si el contenidor hereta la planificació de disposició de l'entitat pare, el contenidor heretarà
la planificació de disposició del pare nou després de la reubicació.
- Si el contenidor té una planificació de disposició que és diferent de l'entitat pare, el contenidor
continua tenint la mateixa planificació pròpia després de la reubicació.
Procés de disposició
Després d'associar una planificació de disposició amb una categoria o carpeta de registres,
tots els registres creats en aquest contenidor hereten la planificació de disposició per defecte.
Quan l'acció de tall es realitza a registres, queden pendents de disposició i
es mouen a la fase de disposició. Les entitats identificades com a preparades per a la disposició es marquen amb la
icona Preparat per a disposició:
.
Poden iniciar una disposició
els usuaris autoritzats.
Després d'obtenir l'aprovació del Gestor de registres, el sistema realitza les accions de disposició
associades a les entitats aprovades. Podeu assignar una de les accions de disposició següents a una fase
de la planificació de disposició:
- Revisió una persona autoritzada revisa l'estat de disposició de les entitats
per determinar si poden continuar amb el pas següent.
Podeu assignar l'acció de revisió tants cops com calgui.
- Exportació les entitats es copien o s'exporten a un altre sistema
o magatzem d'objectes. Més endavant, en una acció independent, podeu eliminar els registres
de la ubicació anterior.
- Exportació amb mapatge: les entitats amb propietats personalitzades
es copien o s'exporten a una organització que utilitza l'esquema DoD V3,
com ara National Archives and Records Administration. En una acció independent, podeu eliminar els registres
de la ubicació anterior.
- Transferència de dos passos: les entitats es transfereixen a una ubicació especificada
al final del període de retenció. La transferència va seguida de la destrucció quan el gestor de registres confirma
que les entitats s'han transferit correctament i estan preparades per destruir-se.
- Transferència de dos passos amb mapatge: les entitats amb propietats personalitzades
es transfereixen a una organització que utilitzi l'esquema DoD
V3. Un exemple d'aquestes organitzacions és National Archives and Records
Administration (NARA).
La transferència va seguida de la destrucció quan el gestor de registres confirma
que les entitats s'han transferit correctament i estan preparades per destruir-se.
- Destrucció: les entitats se suprimeixen permanentment del
dipòsit. Només podeu assignar aquesta acció a una entitat una vegada.
Els enllaços associats amb un registre se suprimeixen amb el registre.
- Transferència intermèdia amb mapatge: les entitats amb propietats personalitzades es transfereixen
temporalment a una organització que utilitza l'esquema DoD V3.
Si un flux de treball de destrucció falla per algun motiu, l'entitat continua en estat
Disposició en progrés. Heu de tornar a iniciar la disposició
en l'entitat. Per obtenir més informació,
consulteu el tema sobre iniciació d'una planificació de disposició.
Propietats d'escombratge
Algunes propietats s'actualitzen dinàmicament
amb l'escombratge de disposició. Si aquestes propietats s'utilitzen com a base de retenció
per a retencions alternatives, un escombratge de disposició d'actualització es troba en
un període de retenció més llarg. No utilitzeu cap d'aquestes propietats com a base de retenció
per a una retenció alternativa:
- Current Phase Execution Date
- Current Phase Action
- Last Sweep Date
- Current Phase Decision Date
- Current Phase Review Decision
- Current Phase ID
- Recalculate Phase Retention
- Current Phase Execution Status
- DisposalPhases
- CycleYears
- CycleMonths
- CycleDays
- CurrentActionType
- VitalWorkflowStatus
- VitalSweepDate
- VitalRecordReviewDate
- Vital Record Next Review Date
- CurrentPhaseId
- AlternateRetentions
- RetentionBase
- RetentionPeriodYears
- RetentionPeriodMonths
- RetentionPeriodDays
- CurrentPhaseExportFormat
- ExportFormat
- CurrentPhaseDecisionDate