IBM Enterprise Records, Versão 5.1.2    

Agendas de disposição

Para controlar a retenção e a disposição de registros, você define e associa uma agenda de disposição a contêineres de registros e tipos de registros. Em uma agenda de disposição, você especifica as regras de retenção e as instruções para dispor deles no fim do período de retenção.

As instruções de disposição incluem:

Você define diferentes fases por meio das quais um registro passa em um planejamento da disposição. Cada fase tem um período de retenção definido. No fim de cada fase, a ação especificada é executada nos registros, então os registros passam para a próxima fase. O planejamento da disposição é interrompido para entidades nas quais uma suspensão é colocada. Ele continua após todas as suspensões serem removidas.

Para calcular quando os registros estão prontos para a disposição, execute a Varredura de disposição. Para obter mais informações, consulte o tópico sobre processos de varredura. Planejamentos da disposição são importados e exportados durante o uso da ferramenta Importação e Exportação de Planejamentos de Arquivos.

Parâmetros de agenda de disposição

Um planejamento da disposição inclui qualquer um dos seguintes parâmetros:

Herança de agenda de disposição

Você pode associar uma agenda de disposição a uma categoria de registro, uma pasta de registros ou um tipo de registro. Uma pasta de registros pode ter sua própria agenda de disposição ou pode herdar a agenda de disposição associada a uma categoria de registro pai.

Por padrão, um registro herda a agenda de disposição da pasta em que é declarado. No entanto, se quiser associar um planejamento da disposição diferente ao registro, crie um tipo de registro. Em seguida, associe o planejamento da disposição necessário a esse tipo de registro e designe esse tipo de registro ao registro. Quando planejamentos da disposição diferentes são associados à categoria, à pasta e ao tipo de um registro, o registro herda o planejamento da disposição do tipo de registro. Se um registro for criado diretamente sob uma categoria de registro, o registro herdará a agenda de disposição da categoria de registro.

Geralmente o planejamento da disposição de nível mais baixo na hierarquia de um registro é aplicável. O diagrama a seguir ilustra a herança de agendas de disposição por diferentes entidades sob diferentes condições:

O diagrama a seguir ilustra a herança de planejamentos de disposição por diferentes entidades sob diferentes condições.

Se você mover uma pasta ou categoria de registro, designe um planejamento da disposição ao contêiner. Além disso, especifique quais entidades no contêiner são afetadas por sua designação. Para obter mais informações sobre a movimentação de entidades, consulte o tópico sobre relocalização.

Se você não atribuir uma agenda de disposição ao realocar um contêiner, o seguinte será verdadeiro:

Processo de disposição

Após você associar uma agenda de disposição a uma categoria ou pasta de registros, todos os registros criados naquele contêiner irão herdar essa agenda de disposição por padrão. Quando a ação de corte é executada nos registros, eles entram no prazo para disposição e são movidos para a fase de disposição. Entidades identificadas como prontas para disposição são marcadas com o ícone pronto para disposição: ícone Pronto para Disposição.

Os usuários autorizados podem iniciar a disposição. Após obter aprovação do Gerenciador de Registros, o sistema executa as ações de disposição associadas nas entidades aprovadas. Você pode atribuir uma das seguintes ações de disposição em uma fase na agenda de disposição:

Se um fluxo de trabalho de destruição falhar por algum motivo, a entidade permanecerá no status Disposição em Andamento. Você precisa iniciar novamente a disposição na entidade. Para obter mais informações, consulte o tópico sobre como iniciar um planejamento da disposição.

Propriedades de Varredura

Algumas propriedades são atualizadas de forma dinâmica pela Varredura de disposição. Se essas propriedades forem usadas como base de retenção para retenções alternativas, uma Varredura de Disposição de atualização estará em um período de retenção mais longo. Não use quaisquer dessas propriedades como a base de retenção para uma retenção alternativa.
  • Data de execução da fase atual
  • Ação da fase atual
  • Última data de varredura
  • Data da decisão da fase atual
  • Decisão da revisão da fase atual
  • ID da fase atual
  • Recalcular a retenção da fase
  • Status de execução da fase atual
  • DisposalPhases
  • CycleYears
  • CycleMonths
  • CycleDays
  • CurrentActionType
  • VitalWorkflowStatus
  • VitalSweepDate
  • VitalRecordReviewDate
  • Data da próxima revisão do registro vital
  • CurrentPhaseId
  • AlternateRetentions
  • RetentionBase
  • RetentionPeriodYears
  • RetentionPeriodMonths
  • RetentionPeriodDays
  • CurrentPhaseExportFormat
  • ExportFormat
  • CurrentPhaseDecisionDate


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Última atualização: novembro de 2013
retention_and_disposal.htm

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