Podeu gestionar registres utilitzant eines que us ajuden a eliminar i retenir
registres, importar o exportar fitxers des d'altres orígens i declarar registres en
massa. També teniu dues interfícies d'usuari per ajudar a utilitzar el producte IBM® Enterprise
Records.
Podeu instal·lar els component següents de
IBM Enterprise
Records mitjançant el programa
d'instal·lació de IBM Enterprise
Records.
aplicació web de IBM Enterprise
Records
L'aplicació web és la interfície principal per configurar i gestionar el sistema de
gestió de registres.
IBM Enterprise
Records
proporciona dues interfícies d'usuari que podeu utilitzar per completar les tasques
de gestió de registres. Abans d'instal·lar l'
IBM Enterprise
Records, heu de decidir
si voleu instal·lar la interfície d'usuari del client d'administració de
l'
IBM Enterprise
Records o la interfície
d'usuari de client tradicional del producte.
Podeu escollir-ne una o les dues alhora.
- client d'administració deIBM Enterprise
Records
- Si utilitzeu la interfície d'usuari de client d'administració de
IBM Enterprise
Records, heu d'instal·lar l'aplicació web de
IBM Enterprise
Records en el mateix servidor que IBM Content
Navigator.
El client d'administració de IBM Enterprise
Records
s'executa en una instal·lació existent de
IBM Content
Navigator com a connector. Heu de registrar el connector a IBM Content
Navigator.
Important: Heu
d'instal·lar l'IBM Content
Navigator V2.0.2 o posterior
per utilitzar la interfície de connector del client d'administració de l'IBM Enterprise
Records.
Tant el gestor de registres com l'administrador de registres pot utilitzar la
interfície d'usuari connector per a declarar registres, elaborar informes i la gestió
del pla de fitxers.
Podeu afegir i visualitzar documents en un dipòsit de continguts (ROS) en una
instal·lació típica de IBM Content
Navigator. Afegiu la capacitat de declaració directament a aquest
escriptori, que permet als usuaris declarar documents existents com a registres mitjançant
una acció de declaració. Aquesta capacitat és la interfície que habitualment utilitzen
els usuaris que declaren documents com a registres.
Podeu utilitzar el connector per proporcionar una interfície d'administració i gestió
de pla de fitxers. Aquesta interfície substitueix a la interfície tradicional de
IBM Enterprise
Records. Permet als usuaris gestionar dipòsits de pla de fitxers (FPOS) i completar les tasques relacionades amb la gestió de registres. L'administrador i el gestor de
registres poden utilitzar aquesta interfície per gestionar l'estructura del pla de
fitxers i declarar registres.
Les diverses tasques es separen mitjançant la configuració de diversos escriptoris.
Podeu controlar l'accés a aquests escriptoris i configurar el disseny de la
interfície d'usuari. Per defecte, els escriptoris creats amb
IBM Content
Navigator utilitzen el disseny per defecte
que proporcionen les capacitats del dipòsit de continguts. El client d'administració de
IBM Enterprise
Records proporciona un segon
disseny mitjançant una interfície d'administració de pla de fitxers.
La interfície del connector és fàcil de configurar ja que és un fitxer JAR que utilitza
l'arquitectura de connector de IBM Content
Navigator. No necessiteu desplegar per separat un fitxer EAR o
WAR. Heu de configurar el IBM Content
Navigator una
vegada per a la alta disponibilitat, SSL i l'inici de sessió únic. La interfície de connector de
IBM Enterprise
Records hereta automàticament aquestes
capacitats.
- Client IBM Enterprise
Records tradicional
- Si utilitzeu la interfície d'usuari del client tradicional de
IBM Enterprise
Records, heu d'instal·lar l'aplicació web de
IBM Enterprise
Records en el mateix servidor que Application Engine o Workplace XT.
Restricció: No se suporta l'execució de IBM Enterprise
Records configurat tant per a Application Engine com per a Workplace XT en el mateix servidor.
API i API de serveis de declaració massiva de IBM Enterprise
Records
Podeu instal·lar
les API en un ordinador de desenvolupament per crear les vostres pròpies aplicacions personalitzades.
Aquestes aplicacions personalitzades són elements com ara aplicacions de registres de declaració massiva o una
interfície web d'usuari personalitzada.
/API/RM_API i /API/BDS_API són els directoris
on el programa d'instal·lació copia els fitxers JAR.
Els fitxers JAR proporcionen interfícies i classes per crear una aplicació
personalitzada o per personalitzar operacions relacionades amb registres. Per a instal·lacions personalitzades, podeu instal·lar l'API i l'API de serveis de declaració massiva de IBM Enterprise
Records en qualsevol sistema de desenvolupador.
Escombratge de disposició i de retenció de IBM Enterprise
Records
L'escombrat gestiona l'eliminació i retenció de registres basada en una planificació
definida.
Podeu instal·lar els components d'escombratge en qualsevol servidor. Els components es poden col·locar amb l'aplicació web de IBM Enterprise
Records o qualsevol altre component principal de FileNet P8, com ara Content Platform Engine.
Consell: Si
utilitzeu FileNet P8 V5.1 o anterior,
instal·leu els components d'escombrat en el servidor
Content Engine per millorar l'accés al magatzem
d'objectes per als càlculs d'escombrat. Si utilitzeu
FileNet P8 V5.2, instal·leu els components en
el Content Platform Engine.
Eina d'importació i exportació de plans de fitxers
Utilitzeu aquesta eina per importar un pla de fitxers extern o per exportar un pla de
fitxers a un entorn extern.
Consell: Si utilitzeu
FileNet P8 V5.1 o anterior, instal·leu l'eina
Exporta importa pla de fitxers al servidor
Content Engine. La instal·lació ajuda a garantir un accés ràpid al magatzem d'objectes. Si utilitzeu
FileNet P8 V5.2, instal·leu els components en
el Content Platform Engine.
Eina de transferència
Utilitzeu aquesta eina per transferir registres actius i carpetes de registres a un
sistema diferent per al seu arxivament permanent.
Models de dades i conjunts de marcatge
de IBM Enterprise
Records (preinstal·lats amb
l'aplicació web)
Utilitzeu aquests components per suportar els estàndards de gestió de registres
següents:
- Bàsic
- Departament de defensa 5015.2-STD (DoD)
- Departament de defensa 5015.2-STD (DoD Classificat)
- Oficina de registres públics (PRO)(obsolet)
Utilitzeu el gestor de configuració de
IBM Enterprise
Records per instal·lar els models
de dades i els conjunts de marcatge.
Si configureu un magatzem d'objectes amb un model de dades, podeu crear un
pla de fitxers al magatzem d'objectes.
Important: Els conjunts de marcatge són contenidors
de marques que s'associen a una plantilla de propietat que podeu utilitzar
per afegir una propietat a una o més classes. Podeu controlar l'accés a un objecte
associant un conjunt de marques a una plantilla de propietat i afegint aquesta
propietat a la definició de classe de la vostra entitat. Quan apliqueu una marca a un
objecte, els permisos d'accés a aquest objecte són una combinació dels permisos
d'accés originals i la Màscara de restricció per cada marca aplicada. El resultat
d'aquesta combinació és una màscara de seguretat eficaç.
Programa de Configuration Manager (preinstal·lat amb l'aplicació web)
Utilitzeu aquesta eina per completar les tasques següents:
- Configuració i desplegament de Application Engine o
Workplace XT si penseu utilitzar la interfície
d'usuari del client tradicional.
- Configuració de magatzems d'objectes per a
IBM Enterprise
Records
- Actualització de versions anteriors
Restricció: Si utilitzeu
FileNet P8 V5.1 o anterior, podeu utilitzar el
programa de gestor de configuració només després d'instal·lar
IBM Enterprise
Records i executar
els programes d'instal·lació de Content Engine i Process Engine Client.
Si utilitzeu FileNet P8 V5.2, podeu utilitzar
el programa del gestor de configuració només després d'instal·lar
IBM Enterprise
Records i executar el programa
d'instal·lació de Content Platform Engine Client.
IBM Enterprise
Records Workflows
Els fluxos de treball de
IBM Enterprise
Records ajuden a automatitzar la revisió i
l'eliminació de categories de registres, carpetes de registres, volums i registres. Un flux de treball inclou les tasques, els passos en els procediments, el personal, la informació d'entrada i de sortida i les eines per a cada pas del procés empresarial.
Abans
de poder executar fluxos de treball de
IBM Enterprise
Records heu de configurar les regions de
processos i les cues de components. Si utilitzeu
FileNet P8 V5.2 utilitzeu
el gestor de configuració de IBM Enterprise
Records. Si utilitzeu
FileNet P8 V5.1 o anterior, heu de configurar
manualment les regions de processos i les cues de components. A continuació,
transferiu les definicions de flux de treball a la base de dades de flux de treball
utilitzant el gestor de configuració. Las definicions de flux de treball s'importen als
magatzems d'objectes de plans de fitxers mitjançant els passos de configuració de
magatzems d'objectes del gestor de configuració.
IBM Enterprise
Records Crystal Reports
(disponible només en el client tradicional de IBM Enterprise
Records)
Utilitzeu aquesta eina opcional per treballar amb les plantilles de Crystal Reports.
Aquestes plantilles us ajuden a crear informes de les activitats de gestió de
registres.
Estructura millorada d'informes
La instal·lació de
IBM Enterprise
Records us ofereix un
motor de creació d'informes millorat que proporciona les capacitats següents:
- Possibilitat d'executar consultes de
IBM FileNet Content Engine o
Content Platform Engine i col·locar els resultats
en una taula de base de dades
- Les aplicacions d'informes com Cognos poden extreure informació de la base de dades i
generar un informe basat en una plantilla
- Es proporciona un conjunt de plantilles predefinides per a informes estàndard de IBM Enterprise
Records