IBM Enterprise Records, Versão 5.1.2    

Adicionar um volume

Pode adicionar novos volumes electrónicos, físicos ou híbridos às pastas de registos. O tipo do volume tem de ser o mesmo que o tipo da pasta respectiva. Não pode adicionar volumes de caixa.

Sobre esta tarefa

Ao criar uma pasta de registos, o sistema cria automaticamente um volume nessa pasta de registos. Os volumes são normalmente utilizados para limitar o número de itens, para criar partições entre os registos, por mês ou ano. Ao abrir um volume novo, o volume antigo é fechado automaticamente. Não são adicionados mais registos automaticamente a um volume fechado, embora possam ser adicionados manualmente, se necessário. Por exemplo, se um registo tiver de ser incluído no volume que se encontra fechado, pode abrir o volume antigo e, em seguida, adicionar o registo manualmente. Em seguida, feche o volume novamente. Um volume herda a agenda de eliminação da pasta de registos em que é criado. Não pode definir uma agenda de eliminação independente da pasta de registo ascendente. Adicionalmente, não pode criar uma subpasta ou volume num volume.

Procedimento

Para adicionar um volume:

  1. Inicie sessão como gestor de registos ou administrador de registos e abra a pasta de registos na qual pretende criar o volume.
  2. Faça clique em Adicionar volume: ícone Adicionar volume

Resultados

Definir propriedades

Para definir propriedades:

  1. Introduza ou modifique os valores de propriedade apresentados. Algumas propriedades podem ser editadas nesta página. Para editar outras é necessário fazer clique no nome da propriedade para editar os valores. O campo Nome do volume será pré-preenchido com um nome de padrão baseado no padrão seleccionado durante a configuração. Pode introduzir qualquer nome no campo Nome do volume, mas não pode utilizar nomes de volume duplicados. Não pode incluir qualquer dos caracteres seguintes no nome do volume: \ / : * ? " < > |. Para obter mais informações sobre as propriedades apresentadas, consulte o tópico "Referência de propriedades".
  2. Faça clique em Seguinte para definir as informações de registo vital ou seleccione outro passo no painel.
    Atenção: Se a definição de visualização nas Preferências de sítio ou Preferências do utilizador para Mostrar o passo de registos vitais ao criar contentores estiver definida como Não, o programa oculta o passo de revisão vital. Avance para a secção Definir segurança deste tópico.
Definir registos vitais

Se todos os registos criados no novo volume necessitarem de revisões e actualizações contínuas, pode marcar o volume como vital. Antes de executar este passo, tem de existir uma ou mais acções de revisão vital. Para obter mais informações sobre como criar esta acção, consulte o tópico "Adicionar uma acção". Também tem que existir um ou mais activadores de eventos periódicos. Para obter informações sobre como criar um evento periódico, consulte o tópico "Adicionar um activador de evento periódico".

Para definir um registo vital:

  1. No menu Indicador para registo vital, seleccione True.
  2. Opcional: Introduza uma descrição do registo vital.
  3. No menu Acção após a revisão do registo vital, seleccione a acção que é iniciada com o ciclo de revisão e actualização periódica dos registos vitais.
  4. No menu Revisão do registo vital e ciclo de actualização, seleccione o evento periódico adequado que irá activar a revisão periódica dos registos vitais neste volume.
  5. Faça clique em Seguinte para definir a segurança do volume.
Definir segurança (Opcional)

As definições de segurança determinam os grupos e os utilizadores que podem aceder ao volume e controlam as permissões concedidas a cada grupo ou utilizador. As definições de segurança especificadas aqui podem ser substituídas pela segurança do FileNet P8 definida na entidade. Para obter mais informações, consulte o tópico sobre segurança.

  1. Adicionar novos utilizadores ou grupos.
    1. Faça clique em Adicionar novo.
    2. Seleccione o domínio no menu Seleccione em.
    3. Seleccione Utilizadores ou Grupos.
    4. Introduza os primeiros caracteres do nome do utilizador ou grupo e faça clique em Pesquisar.
    5. Seleccione um ou mais nomes na lista e faça clique em Aceitar.
  2. Altere as permissões de um utilizador ou grupo, se pretender.
    1. Faça clique no nome do utilizador ou grupo na coluna Título para alterar os direitos de acesso para esse utilizador ou grupo.
    2. Seleccione a caixa de verificação Permitir ou Recusar adequada para cada permissão. A opção Permitir substitui os direitos do grupo para que o utilizador ou grupo possa executar as funções associadas; a opção Recusar substitui os direitos do grupo para impedir que o utilizador ou grupo aceda a essa função.
    3. Faça clique em Aceitar.
  3. Faça clique em Terminar e, em seguida, em OK na página de confirmação.


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Última actualização: Novembro de 2013
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