IBM Enterprise Records, versio 5.1.2    

Asiakirjojen arkistointi

Kun arkistoit asiakirjan, luot kyseisen asiakirjan viitteen toiseen sijaintiin samassa arkistonmuodostussuunnitelmassa. Asiakirjasta ei luoda kaksoiskappaletta. Asiakirjan kopion luonnin sijasta luodaan toisin sanoen asiakirjan viite. Tämä viite osoittaa alkuperäisessä sijainnissa olevaan asiakirjaan. Voit arkistoida useita asiakirjoja samanaikaisesti.

Asiakirjan arkistoinnissa on seuraavat rajoitukset:

Asiakirjojen arkistoinnin suojaukseen liittyvät seuraukset

Kun asiakirja on vahvistettu useaan säilöön, määritä asiakirjan suojauksen päätaso asiakirjaksi vahvistamisen aikana. Asiakirjan arkistointi toiseen kansioon asiakirjaksi vahvistuksen jälkeen ei muuta suojauksen päätasoa. Tämä suojausominaisuus on tosi vain, jos säilöä ylläpidetään ja asiakirja säilyy arkistoituna kyseisessä säilössä. Voit selvittää suojauksen päätason säilön valitsemalla Arkistoitu kohteeseen -tietosivun. Lisätietoja on Suojaus-ohjeaiheen suojausjaksossa FileNet P8.

Asiakirjojen arkistoinnin arkistosta poistoon liittyvät seuraukset

Kun yksi asiakirja on arkistoitu pääsäilöihin, joiden arkistostapoistoaikataulut ovat erilaiset, asiakirjan päätason arkistostapoistoaikataulu vaikuttaa asiakirjan osoittimeen. Jos esimerkiksi yhdessä pääsäilössä on viiden vuoden arkistostapoistoaikataulu ja toisessa pääsäilössä on kahden vuoden arkistostapoistoaikataulu, näet vaikutuksen. Kahden vuoden kuluttua et enää näe asiakirjaa kahden vuoden arkistostapoistoaikataulun sisältävässä pääsäilössä. Näet asiakirjan kuitenkin edelleen viiden vuoden arkistostapoistoaikataulun sisältävässä pääsäilössä.

Voit arkistoida useita asiakirjoja seuraavasti:

  1. Selaa tai hae arkistoitavia asiakirjoja.
  2. Valitse nimien vieressä olevat valintaruudut.
  3. Valitse Monivalintatoiminnot-valikosta Arkistoi. Voit myös napsauttaa hiiren kakkospainikkeella yhtä asiakirjaa ja valita valikosta Arkistoi-vaihtoehdon.
  4. Siirry sopivaan sijaintiin arkistonmuodostussuunnitelmassa, johon haluat arkistoida asiakirjat, ja valitse Arkistoi.
  5. Näkyviin tulee vahvistussanoma, jolla vahvistetaan Arkistoi-toiminnon päättyminen. Palaa arkistonmuodostussuunnitelmaan valitsemalla OK.
Huomautus: Jos haluat nähdä, mihin yksikkö on arkistoitu, valitse yksikön tietosivuilta Arkistoitu kohteeseen -näkymä.


Palaute

Päivitetty viimeksi: Marraskuu 2013
file_record.htm

© Copyright IBM Corp. 2013