権限のあるユーザーは、レコード・カテゴリーまたはレコード・フォルダーに廃棄スケジュールをいつでも関連付けることができます。 権限のあるユーザーは、PRO 標準の場合はレコード・マネージャー、レコード管理者、レビューアー、DoD または Base の場合はレコード・マネージャーまたはレコード管理者です。
子コンテナーは、廃棄スケジュールを継承します。 廃棄スケジュールは、レコード・カテゴリーまたはレコード・フォルダーの作成時または作成後に関連付けできます。
このタスクについて
レコード・カテゴリーまたはレコード・フォルダーの作成後に初めて廃棄スケジュールを関連付けるには、次のようにします。
- レコード・カテゴリーについては、レコード・カテゴリーの追加に関するトピックを参照してください。
- レコード・フォルダーについては、レコード・フォルダーの追加に関するトピックを参照してください。
手順
廃棄スケジュールを後で関連付けるには、次のようにします。
- 廃棄スケジュールを割り当てるコンテナーを選択し、「情報の取得」アイコンをクリックします。
- 「廃棄」をクリックします。
- 「スケジュールの参照」をクリックして、廃棄スケジュールを選択します。
- 「廃棄スケジュールの選択」ウィンドウで、選択するスケジュール名の下にある「選択」をクリックします。
- 新しいメニューで適切なオプションを選択して、新しい廃棄スケジュールを子コンテナーに伝搬する方法を指定します。 異なる廃棄スケジュールを関連付ける際は、次の方法でスケジュールを子コンテナーに伝搬できます。
- 前の廃棄スケジュールを継承しているかどうかに関係なく、直接の子コンテナーと継承サブコンテナーのすべてにスケジュールを伝搬します。 この状況に対応するオプションは、「すべての直接の子と、すべての継承するサブディレクトリーに新しい廃棄スケジュールを反映する (Propagate new disposition schedule to all immediate children, and all inherited sub-directories)」です。 この状況は、初めて適用されるスケジュールにも適用されます。
- 前の廃棄スケジュールを継承した子コンテナーにのみスケジュールを伝搬します。 この場合、親エンティティーの廃棄スケジュールを継承しない子コンテナーの廃棄スケジュールは変更されません。 このオプションは、前にスケジュールを継承したことがある場合、新規スケジュールのみを継承します。 この状況に対応するオプションは、「継承するすべてのエンティティーに新しい廃棄スケジュールを反映する」です。
- どの子コンテナーにもスケジュールを伝搬しません。 この場合、古い廃棄スケジュールを継承した子コンテナーは、引き続きそのスケジュールに関連付けられますが、継承エンティティーとして分類されません。 この状況に対応するオプションは、「新しい廃棄スケジュールを反映しない」です。
- 必要に応じて、所属する組織のコンプライアンス規則で規定されている廃棄権限の情報を入力します。
重要: デフォルトでは、選択した廃棄スケジュールに指定した廃棄権限が、コンテナーの廃棄権限として自動的に割り当てられます。 選択したスケジュールの廃棄権限が設定されていない場合、コンテナーに対して設定された廃棄権限が適用されます。 コンテナーの作成時に廃棄権限が設定されるが、廃棄スケジュールが割り当てられない場合、以前に設定した廃棄権限はスケジュールの廃棄権限によってオーバーライドされます。
- 「適用」をクリックして、変更内容を保存します。
- 「終了」をクリックしてページを閉じます。
タスクの結果
重要: レコード・タイプに関連付けられたレコードの廃棄スケジュールは、その親コンテナーの廃棄スケジュールと異なる場合があります。
この場合、コンテナーの廃棄スケジュールよりも、レコード・タイプに関連付けられた廃棄スケジュールが優先されます。 ただし、スイープを実行する際に、廃棄の競合に関する警告メッセージがスイープのログ・ファイルに記録されます。
この警告メッセージは、親コンテナーに関連付けられたスケジュールのカットオフの保存期間が、レコード・タイプに関連付けられたスケジュールよりも短い場合に表示されます。
既存のスケジュールの変更について詳しくは、廃棄スケジュールの変更に関するトピックを参照してください。