IBM Enterprise Records -ympäristössä käytettävissä oleviin kirjausominaisuuksiin, -tapahtumiin ja -lokeihin liittyviä tietoja on saatavilla runsaasti. Saatavilla on myös tietoja siitä, miten nämä ominaisuudet, tapahtumat ja lokit määritetään kokoonpanoon ja miten niitä käytetään.
Lisätietoja yksikön kirjaushistorian tarkastelusta on kirjauslokin merkintöjen tarkastelua käsittelevässä ohjeaiheessa. Lisätietoja kirjauksesta on erityisesti Help for Content Platform Engine Administration -ohjeen, kirjauskäsitteitä käsittelevässä ohjeessa.
Automaattinen tuhoaminen -toiminnon yhteydessä tulee käyttää Content Platform Engine -komponentin vakiokirjaustapaa etenkin, jos halutaan säilyttää kirjaustapahtuma niin, että tuhoamisen historiatiedot säilyvät. Lisätietoja on lokikirjauksen käsitteeseen liittyvissä Content Platform Engine -ohjeissa.
IBM Enterprise Records -ohjelman kirjausominaisuuksien avulla voi
Content Platform Engine -komponenttiin sisältyy joukko järjestelmätapahtumia, jotka järjestelmä kirjaa automaattisesti tapahtumalokiin tapahtuman ilmetessä, jos kyseiset tapahtumat on määritetty kirjattaviksi. Tällaisia tapahtumia ovat esimerkiksi objektin luonti ja objektin arkistointi kansioon. IBM Enterprise Records lisää objektisäilöön mukautetun tapahtuman nimeltä RMAudit, joka kirjaa IBM Enterprise Records -tapahtumat, esimerkiksi yksikön uudelleensijoituksen ja tuhoamisen.
Jokainen kirjattu tapahtuma tallennetaan Content Platform Engine -palvelimeen objektina. Näihin kirjattuihin tapahtumaobjekteihin voi kohdistaa toimintoja, joista esimerkkeinä haku, vienti ja ominaisuuksien tutkiminen.
Kun IBM Enterprise Records -tietomalli tuodaan objektisäilöön, järjestelmä lisää säilöön RMAudit-tapahtuman. Lisäksi tapahtumasta luodaan automaattisesti arkistonmuodostussuunnitelman objektisäilön RecordCategory-, RecordFolder- ja Volume-luokan tilaus. Tapahtuman voi määrittää manuaalisesti Record-luokkaa varten. (Ota huomioon, että kirjaus ei ole objektisäilössä automaattisesti käytössä.)
RMAudit-tapahtuma kirjaa lokiin merkinnän aina, kun yksikölle tehdään jokin seuraavista toimista:
Edellä mainittuihin IBM Enterprise Records -toimintoihin liittyvän tapahtumien kirjauksen lisäksi voit määrittää kirjauksen seuraaville järjestelmätapahtumille, jotka tulevat Content Platform Engine -komponentin mukana. Seuraavassa taulukossa on luettelo käytettävissä olevien järjestelmätapahtumien osajoukosta. Luettelo sisältää tapahtumat, jotka todennäköisesti ovat eniten hyödyksi IBM Enterprise Records -kirjauksessa.
Tapahtuma | Lokiinkirjauksen ajankohta | Sovellettavuus |
---|---|---|
Creation (luonti) | Luokan ilmentymä luodaan (sisältää asiakirjaksi vahvistuksen: määritä tapahtuma Record-luokkaa varten arkistonmuodostussuunnitelman objektisäilössä). | Tämän tapahtuman kirjausta voi käyttää missä tahansa luokassa, myös arkistonmuodostussuunnitelman objektisäilön luokissa RecordCategory, RecordFolder, Volume ja Record sekä asiakirjojen objektisäilön Document-luokassa. |
Deletion (poisto) | Objekti poistetaan objektisäilöstä. | Tämän tapahtuman kirjausta voi käyttää missä tahansa luokassa. |
File (arkistointi) | Objekti arkistoidaan kansioon (sisältää alikansion luonnin sekä asiakirjaksi vahvistuksen yhteydessä tapahtuvan automaattisen arkistoinnin). | Tämän tapahtuman kirjausta voi käyttää missä tahansa Folder-luokassa (ja aliluokassa), myös arkistonmuodostussuunnitelman objektisäilön luokissa RecordCategory, RecordFolder ja Volume. |
GetContent (sisällön nouto) | Sisältöobjektien sisältö noudetaan (esimerkiksi silloin, kun käyttäjä tarkastelee asiakirjan sisältöä). | Tämän tapahtuman kirjausta voi käyttää missä tahansa Document-luokassa (ja aliluokissa). Jos haluat kirjata tilanteet, joissa käyttäjä tuo dokumentin sisällön näkyviin, ota tämä tapahtuma käyttöön asiakirjojen objektisäilössä. |
GetObject (objektin nouto) | Objekti noudetaan Content Platform Engine -komponentista (sisältää IBM Enterprise Records -sovelluksen tekemät noutoyritykset). | Tämän tapahtuman kirjausta voi käyttää missä tahansa luokassa. |
Query (kysely) | Kysely tehdään (sisältää kyselyt, jotka IBM Enterprise Records -sovellus tekee osana käsittelytoimiaan). | Tämän tapahtuman kirjausta voi käyttää missä tahansa luokassa (paitsi VersionSeries-luokassa). |
Unfile (arkistosta poisto) | Objekti poistetaan kansiosta eli poistetaan arkistosta (sisältää myös alikansion poiston). | Tämän tapahtuman kirjausta voi käyttää missä tahansa Folder-luokassa (ja aliluokassa), myös arkistonmuodostussuunnitelman objektisäilön luokissa RecordCategory, RecordFolder ja Volume. |
Update (päivitys) | Objektin ominaisuuksia muutetaan (sisältää säilön merkitsemisen tärkeäksi sekä säilön aktivoinnin ja aktivoinnin poiston). | Tämän tapahtuman kirjausta voi käyttää missä tahansa luokassa. |
UpdateSecurity (suojauksen päivitys) | Objektin suojausta muutetaan. Järjestelmä ei kirjaa lokiin epäonnistumista tilanteissa, joissa käyttäjä yrittää poistaa objektin IBM Enterprise Records -sovelluksesta. Yritys epäonnistuu, koska poisto on suojattu merkinnällä. (Tämä koskee joitakin IBM Enterprise Records -objekteja.) | Tämän tapahtuman kirjausta voi käyttää missä tahansa luokassa (paitsi ReferentialContainmentRelationship- ja VersionSeries-luokissa). |
Kun otat käyttöön ja määrität objektisäilön lokikirjauksen, järjestelmä luo tapahtumalokiin merkintöjä. Merkinnät ovat tietokantataulukkona objektisäilössä. Jos haluat kohdistaa lokiin toimia, hae ensin haluamasi tapahtumat kyselyn avulla ja suorita toimi. Kohdista toimi sitten tarvittaessa kyselyn tulosjoukkoon. Kirjaustapahtumat säilyvät tapahtumalokissa, vaikka kirjauksen kohde-objekti poistetaan. Lisätietoja tapahtumalokeista (muun muassa tietoja tarpeettomien lokimerkintöjen poistosta ja lokin koon hallinnasta) on Help for Content Platform Engine Administration -ohjeen kirjauskäsitteitä käsittelevässä ohjeaiheessa.
Tapahtumalokiin tallentuvat seuraavat tiedot:
Jotkin tapahtumalokin merkinnät saattavat sisältää lisätietoja. Tähän vaikuttaa ilmenneen kirjaustapahtuman tyyppi. Esimerkiksi onnistuneen kyselytapahtuman yhteydessä lokiin kirjautuu kyselyn luontilähteenä olleen alkuperäisen kyselyn teksti. Lokiin kirjautuu myös sen objektin luokan tunnus, johon kirjaustapahtuma liittyy.
Seuraavassa on luettelo kirjaustapahtumissa käytettävissä olevien ominaisuuksien symbolisista nimistä ja lyhyistä kuvauksista. Vain RMAudit-tapahtumalle tarkoitetut ominaisuudet ovat AuditActionType, ReasonForAction, Reviewer ja RMEntityDescription.
AuditActionType Määrittää RMAudit-tapahtumaan liittyvän kirjaustapahtuman tyypin, joka voi olla esimerkiksi poisto, uudelleensijoitus, tuhoaminen, siirto, väliaikainen siirto, vienti, arviointi, asiakirjaksi vahvistuksen peruutus, pito tai pidon poisto.
AuditLevel Määrittää AuditConfiguration-tapahtuman kirjaustason (kirjaus poissa käytöstä = 0, kirjaus käytössä = 1).
ContainmentName Määrittää File- ja Unfile-tapahtumassa säilöobjektiin lisätyn tai siitä poistetun objektin nimen.
Creator Määrittää kaikissa tapahtumissa tapahtuman (eli tapahtumaobjektin) luoneen käyttäjän lyhyen nimen.
DateCreated Sisältää kaikissa tapahtumissa tapahtuman (eli tapahtumaobjektin) luontipäivämäärän ja -kellonajan. Content Engine tallentaa päivämäärät ja kellonajat koordinoidun maailmanajan (coordinated universal time, UTC) mukaisina.
DateLastModified Sisältää kaikissa tapahtumissa tapahtuman (eli tapahtumaobjektin) edellisen muokkauspäivämäärän ja -kellonajan.
EventStatus Ilmaisee kaikissa tapahtumissa sen, onko tapahtuman luonut toiminto onnistunut (0) vai epäonnistunut (sisäinen virhekoodi).
LastModifier Sisältää kaikissa tapahtumissa tapahtumaobjektia viimeksi muokanneen käyttäjän lyhyen nimen.
LifecycleOperation Määrittää ChangeState-tapahtumassa lähdeobjektiin kohdistetun elinkaaritoiminnon.
ModifiedProperties Määrittää luettelona niiden ominaisuuksien symboliset nimet, joita kirjauksen kohteena oleva toiminto on muokannut. Ominaisuus koskee seuraavia tapahtumia: ChangeClass, ChangeState, Checkin, Checkout, ClassifyComplete, Custom, DemoteVersion, Freeze, Lock, PromoteVersion, RMAudit, Unlock, Update ja UpdateSecurity.
ObjectType Määrittää kaikissa tapahtumissa numeron, joka ilmaisee objektin peruslajin. Tapahtumaobjektien arvo on aina 1180.
QueryText Määrittää Query-tapahtumassa alkuperäisen tekstin, jonka perusteella kysely on luotu.
ReasonForAction Määrittää RMAudit-tapahtumaan liittyvän toiminnon syyn. Järjestelmä täyttää tähän kenttään arvon, jonka käyttäjä on antanut Arvioinnin huomautukset -kenttään käsittelyreittiä viimeistellessään.
Reviewer Määrittää RMAudit-tapahtumassa sen käyttäjän nimen, jonka tekemä toiminto on luonut tapahtuman (eli käyttäjä, joka on aloittanut IBM Enterprise Records -käsittelyreitin jonon).
RMEntityDescription Määrittää tarvittaessa RMAudit-tapahtumassa kirjatun toiminnon kuvauksen. Esimerkiksi uudelleensijoitustoiminnon kuvaus voisi olla RM-yksikkö Oma_asiakirjakansio on siirretty lähteestä /Records Management/Oma arkistonmuodostussuunnitelma/Oma asiakirjaluokka kohteeseen /Records Management/Oma arkistonmuodostussuunnitelma/Toinen asiakirjaluokka.
SourceClassId Määrittää kirjaustapahtuman kohteena olevan objektin luokkatunnuksen. Ominaisuus koskee seuraavia tapahtumia: CancelCheckout, ChangeClass, ChangeState, Checkin, Checkout, ClassifyComplete, Creation, Custom, Deletion, DemoteVersion, File, Freeze, GetContent, GetObject, Lock, PromoteVersion, Query, RMAudit, Unfile, Unlock, Update ja UpdateSecurityEvent.
SourceObject Määrittää tapahtuman ilmenemisajankohdan mukaisen tilannevedoksen kirjaustapahtuman lähdeobjektista. Ominaisuus koskee seuraavia tapahtumia: CancelCheckout, ChangeClass, ChangeState, Checkin, Checkout, ClassifyComplete, Creation, Custom, Deletion, DemoteVersion, File, Freeze, Lock, PromoteVersion, RMAudit, Unfile, Unlock, Update ja UpdateSecurity. Tämän ominaisuuden sisältämä objektiviite edustaa objektia siinä tilassa, jossa objekti oli tapahtuman ilmetessä. Tila voi siis poiketa objektin nykytilasta.
SourceObjectId Määrittää kirjaustapahtuman kohteena olevan objektin tunnuksen. Ominaisuus koskee seuraavia tapahtumia: CancelCheckout, ChangeClass, ChangeState, Checkin, Checkout, ClassifyComplete, Creation, Custom, Deletion, DemoteVersion, File, Freeze, GetContent, GetObject, Lock, PromoteVersion, RMAudit, Unfile, Unlock, Update ja UpdateSecurity.
VersionSeriesId Määrittää lähdeobjektin versiosarjan tilanteissa, joissa tieto on merkityksellinen. Ominaisuus koskee seuraavia tapahtumia: CancelCheckout, ChangeClass, ChangeState, Checkin, Checkout, ClassifyComplete, Creation, Custom, Deletion, DemoteVersion, Freeze, Lock, PromoteVersion, RMAudit, Unlock, Update ja UpdateSecurity.