Al declarar un registro físico, debe especificarse el lugar
donde se almacena el objeto, que se denomina su ubicación de inicio. Debido a que los objetos físicos deben trasladarse a otras ubicaciones para utilizarse, el registro también dispone un campo de ubicación para designar su ubicación actual. Las ubicaciones
se crean en la pestaña Físico antes de declarar los registros físicos.
- Si los usuarios quieren ver un objeto físico, lo extraen. Esta acción inicia un flujo de trabajo que rastrea en dónde se encuentra el objeto y proporciona colas para varios usuarios que deseen usar el mismo objeto. Si el registro está extraído, resérvelo. El guardián pertinente recibe la solicitud de un registro y completa el paso del flujo de trabajo que lo prepara para la entrega. El prestatario acusa recibo del elemento y lo prepara para su devolución mediante otro paso del mismo flujo de trabajo.
- Si los registros físicos utilizan códigos de barras, los usuarios pueden ver si han sido extraídos
mediante el uso de la opción Escanear elementos físicos en la
pestaña Físicos. Esta misma opción puede mostrar
qué entidades físicas se encuentran en una ubicación en particular al ingresar
el código de barras o la descripción de la ubicación.
- Los registros físicos se pueden declarar en IBM® Enterprise
Records y Application Engine o Workplace XT. IBM Enterprise
Records precisa
una plantilla de entrada. El sistema dispone de una predeterminada. Puede crear otras plantillas de entrada para utilizarlas en IBM Enterprise
Records, o bien en
Application Engine o Workplace XT.