IBM® Enterprise Records es el componente de complementos de la suite de productos de IBM FileNet P8 . Puede utilizar IBM Enterprise Records para crear y mantener registros precisos, seguros y fiables para la información electrónica y física.
Además, puede crear un registro para colocar el documento u objeto físico bajo control corporativo o gubernamental. El detalle de este control especifica la forma en que los documentos u objetos se almacenan, cómo se accede a los mismos y cómo se eliminan finalmente. El término registro se utiliza para hacer referencia informalmente al archivo de metadatos o al documento u objeto que se ha declarado como registro. Los metadatos describen las propiedades del registro, tales como el tipo de soporte, formato, autor, asunto, revisor, ubicación y fecha de publicación. Coloque los registros bajo este control, según lo requieran los estándares gubernamentales y las directrices para el tipo de registro.
Si no se dispone de un sistema de administración de registros, la búsqueda, interpretación y cumplimiento de la legislación sobre archivado de documentos puede resultar una cuestión complicada. Este incumplimiento puede suponer multas y penalizaciones graves y también otras consecuencias legales. Puede enfrentarse a riesgos asociados con litigios, confidencialidad y seguridad de la información crítica y vital si no mantiene y gestiona correctamente los registros.
Para asegurarse de que la información de la organización sea precisa, completa y fácilmente accesible, debe configurar un sistema de gestión de registros fiable. De lo contrario, es posible que invierta una importante cantidad de tiempo en actividades no productivas, tales como la localización manual de la información o la búsqueda de archivos que faltan o que se han archivado erróneamente.
Puede utilizar IBM Enterprise Records para gestionar registros de cualquier tipo, independientemente del soporte de almacenamiento o formato.