Una pauta de asignación de nombres ofrece un modo de asignar nombres automáticamente a categorías de registros, carpetas de registros y registros para que satisfagan sus convenciones. Si un usuario crea una de estas entidades que tiene una pauta de asignación de nombres asociada, el nombre se proporciona automáticamente en el paso Definir propiedades. El sistema no impide que el usuario cambie ese nombre. Los números incrementales se asignan y se acaban tan pronto aparece el paso Establecer propiedades. Si cancela antes de crear la entidad, ese número nunca
se usa.
Acerca de esta tarea
Para asignar nombres a registros automáticamente, introduzca una pauta de asignación de nombres en el campo Patrón de registro del contenedor superior. La pauta de registro es una propiedad del contenedor. Todos los registros declarados en ese contenedor adquieren
el siguiente nombre en la secuencia del patrón y se incrementa de acuerdo con
el valor que escribe en el campo
Registrar incrementos en el patrón
por.
Resultados
Acerca de la sintaxis de la pauta de asignación de nombres
Utilice los valores AA o
AAAA, MM, y DD para las fechas. Cada uno de estos valores puede ser un par de delimitadores [YY], o se pueden combinar cuando se separan por puntos [AA.MM.DD].
Es posible que el proceso empresarial requiera que los nombres de las carpetas comiencen por la letra
A, seguidas de dos dígitos o cuatro dígitos que representan el año,
un guión y luego un número de carpeta. Por ejemplo, el nombre es A07-000005 o A2007-000005.
Los siguientes patrones crean dichos nombres: A[YY]-[\d\d\d\d\d\d] , A[YYYY]-[\d\d\d\d\d\d]
En
estos patrones, A es el primer carácter, AA o AAAA representa
el año y \d es un numeral. El sistema proporciona automáticamente valores predeterminados para los patrones incluidos entre corchetes [].
Así, YY se sustituye por los dos últimos dígitos del
año en curso. \d se sustituye por dígitos incrementales.
Debe especificar el valor del incremento en otro campo al introducir la cadena.
En otro patrón de asignación de nombres de registro, es posible que desee crear una regla de asignación de nombres para las carpetas en una serie. Por ejemplo, KX seguido de
un año de dos dígitos o cuatro dígitos, punto, mes de dos dígitos, punto,
día de dos dígitos, guión y un conjunto de números. Por ejemplo, el nombre
es KX07.06.22-0004. El siguiente patrón cumple este requisito: KX[YY.MM.DD]-[\d\d\d\d]
También puede utilizar pautas personalizadas para crear pautas basadas en metadatos. Por ejemplo, es posible que las políticas de su organización requieran que la convención de asignación de nombres de la carpeta de registros sea año, espacio, asunto (metadatos) de la categoría que lo contiene, espacio y un número de cinco dígitos, como 2006
LOAN 00005. Por ejemplo, cree una pauta de nomenclatura con las siguientes especificaciones: [YYYY] [Parent.Emailsubject] [\d\d\d\d\d]
Importante: Cuando
especifica Padre, ponga en mayúscula solamente la primera letra
de la cadena.
El sistema proporciona los valores predeterminados
del año y el asunto porque estos valores están encerrados entre
[].
Parent.Emailsubject es
un patrón personalizado. Por lo tanto, el sistema proporciona el valor del campo de
metadatos,
CorreoAsunto, que especifique
para el padre de la carpeta de registro. Especifique el nombre simbólico de
la propiedad mientras crea un patrón personalizado. Asimismo, si no hay valores disponibles para la propiedad especificada, se genera un error. Los patrones personalizados se aplican en el nivel 1 en el plan de archivos. Nivel de plan de archivos es otro campo que se completa al agregar un nivel de pauta.
Especifique un nombre de usuario utilizando el siguiente patrón: KX[YYYY.MM.DD] [username] [\d\d\d\d\d].
Por ejemplo, KX2011.10.22
nombre de usuario 00005
No utilice caracteres que no sean válidos para los nombres. Por ejemplo, no utilice una barra inclinada / al incorporar las fechas. Los caracteres no válidos son: \ / : * ? " < > |
Importante: Si utiliza un patrón
que no se reconoce, se añade al nombre como se
muestra. Por ejemplo [xyz] generaría un nombre de [xyz].
Para agregar una pauta de asignación de nombres:
- Inicie la sesión como administrador de registros y seleccione la ficha Configurar.
- Haga clic en Pautas de asignación de nombres.
- Haga clic en Agregar pauta de asignación de nombres.
- En la página Agregar pauta, introduzca un nombre y una descripción para la pauta.
- Seleccione Nombre o Identificador en el menú
Aplicar a nombre o ID. Dependiendo del valor que
seleccione, el nombre o identificador de la categoría de registros o
carpeta de registros se genera automáticamente de acuerdo con el patrón
asociado.
- Haga clic en Siguiente.
- Configure la seguridad para la pauta de asignación de nombres y haga clic en Finalizar.
- En la página de confirmación, haga clic en Agregar nivel de pauta para agregar niveles a la pauta de asignación de nombres. Si desea agregar niveles posteriormente, haga clic en Aceptar para cerrar la página Agregar pauta.
Un nivel de pauta ofrece los detalles de la pauta que se aplicarán a las categorías de registros y las carpetas de registros. Especifique uno o más niveles del plan de archivos y el tipo de entidad al que se aplica cada uno. Si se crea una nueva entidad de ese tipo en el nivel especificado, automáticamente se le asigna un nombre de acuerdo con la cadena de pauta y el número incremental. Este procedimiento continúa a partir de la página de confirmación después de hacer clic en Agregar nivel de pauta.
Para agregar un nivel de pauta:
- Introduzca un número de nivel de plan de archivos. El nivel de la jerarquía del plan de archivo está representado por un número donde la primera categoría del plan de archivos es 1. Su primera subcategoría es 2. Si esta subcategoría tiene una carpeta de registros, el nivel es 3.
- Para el tipo de entidad coincidente, seleccione Categoría de registro o Carpeta
de registro. Por ejemplo, si especifica 3 como el nivel y
Categoría de registro como el tipo de entidad, todas las categorías de registro que existen
en el tercer nivel en el plan de archivos siguen el patrón de asignación de nombres especificado.
- Especifique la cadena del patrón, según se describió anteriormente. La cadena de pauta debe ofrecer un carácter numérico.
- Introduzca un valor para Incrementar pauta de registros en.
Usando un valor de 1, cada nueva categoría o carpeta afectada por el patrón
se incrementa en el siguiente valor más alto. Un incremento de 2 utiliza cada dos números. Este campo debe ser mayor que cero.
- Haga clic en Agregar. Esta opción muestra el patrón en la parte de abajo de la pantalla y borra los campos de manera que pueda añadir patrones adicionales para otras entidades y niveles.
- Haga clic en Salir cuando termine de agregar niveles de pautas.
Ejemplo
Si desea que las subcategorías de una categoría de registro se nombren de forma automática, cree un patrón para el nivel 2 y seleccione
Categoría de registro como el tipo. Si también desea que las carpetas de registros de esa subcategoría reciban un nombre de forma automática, cree una pauta para el nivel 3 y seleccione Carpeta de registros como tipo. Si se cuenta con estos dos niveles en la pauta de asignación de nombres, se produce la asignación automática de nombre de las subcategorías del nivel 2 y las carpetas de registros del nivel 3.
Para agregar
o modificar niveles de pauta posteriormente:
- Vaya al patrón de asignación de nombres () y haga clic en Obtener
información .
- Seleccione Gestionar nivel de pauta en la barra lateral.
- Si se agrega un nivel de patrón, complete los campos como se describió anteriormente
sobre cómo añadir un nivel de patrón. Si se modifica un nivel de pauta existente, continúe
con el siguiente paso.
- Seleccione el patrón. De este modo se copian los datos en los campos.
- Cambie los campos según sea necesario y haga clic en Editar.
- Para agregar una pauta a otro nivel después de agregar o cambiar un nivel de pauta, haga clic en Agregar.
- Para modificar otro patrón, haga clic en el patrón, cambie los campos y haga clic
en Editar.
- Para eliminar un nivel de patrón existente,seleccione el patrón y haga clic en Eliminar.
- Cuando concluya, haga clic en Salir.
Para asignar una pauta de asignación de nombres a un plan de archivos (necesario para activar la
denominación automática):
- Vaya al nivel de raíz del plan de archivos de manera que la ruta muestre solamente
el nombre del plan de archivos.
- Haga clic en Obtener información para el plan de archivos (justo bajo la ruta).
El campo Pauta de asignación de nombres está en la página Propiedades.
- En el menú Pauta de asignación de nombres, seleccione el nombre
de la pauta que desee utilizar.
- Haga clic en Aplicar y después en Salir.