IBM Enterprise Records, Версия 5.1.2    

Конфигурация отчетов и предварительные условия

Работая с отчетами IBM® Enterprise Records, можно собрать список всех доступных отчетов IBM Enterprise Records. Можно также просмотреть подробности о критериях конфигурации для каждого отчета и предварительные условия, которые должны выполняться перед его генерированием.

Для возможности генерирования отчета сначала нужно выполнить все предварительные требования для этого отчета. Нужно также сконфигурировать сервер отчетов при установке IBM Enterprise Records. Более подробная информация приведена в IBM Enterprise Records Installation and Upgrade Guide.

Отчеты IBM Enterprise Records

Следующие отчеты основаны на выбранном в текущий момент плане размещения по умолчанию, определенном администратором. Чтобы сгенерировать отчет, выберите вкладку Отчеты в IBM Enterprise Records. Следуя подсказкам, введите конкретные критерии конфигурации, которые послужат основой для отчета.

Выполненные пользователем действия

Перед запуском этого отчета надо выполнить следующие предварительные требования: В этом отчете выводятся только действия, выполненные после включения поддержки аудита. Дополнительную информацию смотрите в разделе Аудит.
Ограничение: Отчет показывает события удаления, только если:
  • Включена поддержка сохранения метаданных (в противном случае метаданные после удаления записи исчезают).
  • Пользователь без прав на удаление попытался удалить запись.
Связанные с этим отчетом предложения по производительности смотрите в теме по настройке производительности отчетов.
Табл. 1. Параметры, используемые в отчете "Выполненные пользователем действия"
Свойство Описание
Задать раздел плана размещения Нажмите кнопку Обзор, чтобы выбрать часть плана размещения, для которого вы хотите запустить отчет. Если не задать раздел, то будет использоваться весь план размещения.
Имя пользователя Введите имя пользователя или нажмите кнопку Выбрать пользователя, чтобы найти и выбрать пользователя, действия которого вы хотите запросить.
Дата начала Щелкните по значку календаря и выберите самую раннюю дату действия в качестве основы для отчета.
Дата завершения Щелкните по значку календаря и выберите самую позднюю дату действия в качестве основы для отчета.
Тип объекта RM Выберите в списке один или несколько объектов, щелкнув по ним при нажатой клавише Shift или Ctrl.
Тип отчета

Выберите Подробный, чтобы вывести имя события, тип объекта, имя пользователя, дату действия, имя объекта и общее число объектов.

Выберите Сводный, чтобы вывести имя события, тип объекта и общее число объектов.

Категории и папки по действиям утилизации

Этот отчет показывает, какие категории были затронуты указанным действием утилизации. Предварительно нужно назначить расписания утилизации для категорий и папок. Чтобы посмотреть самую свежую информацию, выполните очистку утилизации. Дополнительную информацию смотрите в темах по добавлению действия, связыванию расписания утилизации и выполнению очистки утилизации.
Табл. 2. Параметры, используемые в отчете "Категории и папки по действиям утилизации"
Свойство Описание
Действие утилизации Выберите действие утилизации в списке меню (в это меню входит проверка, экспорт, передача, уничтожение, промежуточная передача, отсечение и пересмотр важных записей).
Дата начала Щелкните по значку календаря и выберите дату начала отчета. Это свойство определяет начало периода, в течение которого выполнялось выбранное действие утилизации.
Дата завершения Щелкните по значку календаря и выберите дату окончания отчета. Это свойство определяет окончание периода, в течение которого выполнялось выбранное действие утилизации.
Тип отчета

Выберите Подробный, чтобы вывести дату выполнения фазы, имя расписания утилизации, тип объекта, дату выполнения фазы, дату создания, автора и имя объекта.

Выберите Сводный, чтобы вывести дату выполнения фазы, имя расписания утилизации, тип объекта и общее число объектов.

Расписания утилизации, определенные в плане размещения

В этом отчете перечислены расписания утилизации, созданные в плане размещения. Дополнительную информацию о расписаниях утилизации смотрите в теме по расписаниям утилизации.
Табл. 3. Параметры, используемые в отчете "Расписания утилизации, определенные в плане размещения"
Свойство Описание
Тип отчета

Выберите Подробный, чтобы вывести имя расписания утилизации, имя действия, тип объекта и имя объекта.

Выберите Сводный, чтобы вывести имя расписания утилизации, тип объектов и общее число объектов.

Расписания утилизации, приписанные к типам записей

Перед запуском этого отчета надо выполнить следующие предварительные требования:
Табл. 4. Параметры, используемые в отчете "Расписания утилизации, приписанные к типам записей"
Свойство Описание
Задать раздел плана размещения Нажмите кнопку Обзор, чтобы выбрать часть плана размещения, для которого вы хотите запустить отчет. Если не задать раздел, то будет использоваться весь план размещения.
Имя расписания утилизации Нажмите кнопку Выбрать расписания утилизации, чтобы выбрать расписание утилизации в выводящемся списке, либо введите имя. Если выбираемый или вводимый вами текст выводится в имени какого-либо другого расписания, это расписание тоже будет выбрано.
Тип отчета

Выберите Подробный, чтобы вывести поля Имя расписания, Имя объекта, Дата создания, Кем создано и общее число записей.

Выберите Сводный, чтобы вывести имя расписания и общее число записей.

Электронные категории и папки, связанные с расписанием утилизации

Этот отчет показывает, какие категории и папки связаны с указанным расписанием утилизации. Более подробную информацию смотрите в теме про связывание расписания утилизации.
Табл. 5. Параметры, используемые в отчете "Электронные категории и папки, связанные с расписанием утилизации"
Свойство Описание
Имя расписания утилизации Нажмите кнопку Выбрать расписания утилизации, чтобы выбрать расписание утилизации в выводящемся списке, либо введите имя. Если выбираемый или вводимый вами текст выводится в имени какого-либо другого расписания, это расписание тоже будет выбрано.
Тип объекта RM Выберите в списке один или несколько объектов, щелкнув по ним при нажатой клавише Shift или Ctrl.
Тип отчета

Выберите Подробный, чтобы вывести поля Имя расписания, Имя действия, Тип объекта RM, Дата создания, Кем создано и Имя объекта RM.

Выберите Сводный, чтобы вывести имя расписания, имя действия, тип объекта RM и общее число объектов.

Электронные папки и записи по защитным пометкам (только для PRO)

Этот отчет показывает, какие папки и записи были ранее помечены для выбранного ограничения доступа для защиты. Введите ID пользователя и пароль для базы данных, определяющей ваше ограничение доступа. Можно просмотреть информацию на вашем уровне или более низких уровнях ограничения доступа.
Табл. 6. Параметры, используемые в отчете "Электронные папки и записи по защитным пометкам"
Свойство Описание
Категория защиты Выберите одну или несколько категорий защиты (совершенно секретно, секретно, конфиденциально, для служебного пользования и несекретно).
Тип объекта RM Выберите один или несколько типов объектов, для которых вы хотите составить отчет.
Тип отчета

Выберите Подробный, чтобы вывести категорию защиты, тип объекта RM, дату создания, автора и имя объекта RM. Выберите Сводный, чтобы вывести категорию защиты, тип объекта RM и общее число объектов.

Электронные папки, созданные за конкретный период времени

Этот отчет показывает, какие электронные папки были созданы за указанный период времени.
Табл. 7. Параметры, используемые в отчете "Электронные папки, созданные за конкретный период времени"
Свойство Описание
Задать раздел плана размещения Нажмите кнопку Обзор, чтобы выбрать часть плана размещения, для которого вы хотите запустить отчет. Если не задать раздел, то будет использоваться весь план размещения.
Дата начала Щелкните по значку календаря и выберите самую раннюю дату создания в качестве основы для отчета.
Дата завершения Щелкните по значку календаря и выберите самую позднюю дату создания в качестве основы для отчета.
Тип отчета

Выберите Подробный, чтобы вывести дату создания, автора и имя объекта RM.

Выберите Сводный, чтобы вывести дату создания и число созданных папок записей.

Электронные записи, созданные пользователем за конкретный период времени

В этом отчете перечислены электронные записи, созданные указанным пользователем за заданный вами период времени.
Табл. 8. Параметры, используемые в отчете "Электронные записи, созданные за конкретный период времени"
Свойство Описание
Задать раздел плана размещения Нажмите кнопку Обзор, чтобы выбрать часть плана размещения, для которого вы хотите запустить отчет. Если не задать раздел, то будет использоваться весь план размещения.
Дата начала Щелкните по значку календаря и выберите самую раннюю дату создания в качестве основы для отчета.
Дата завершения Щелкните по значку календаря и выберите самую позднюю дату создания в качестве основы для отчета.
Кем создан Введите имя пользователя или нажмите кнопку Выбрать пользователя, чтобы найти и выбрать пользователя, для которого вы хотите сгенерировать отчет.
Тип отчета

Выберите Подробный, чтобы вывести поля Кем создано, Дата создания и Имя объекта RM.

Выберите Сводный, чтобы вывести поля Кем создано, Дата создания и Число созданных объектов.

Электронные записи, просмотренные пользователем за конкретный период времени

Этот отчет показывает, какие записи были просмотрены пользователем IBM Enterprise Records за указанный вами период времени. Перед запуском этого отчета надо выполнить следующие предварительные требования: В этом отчете выводятся только записи, просмотренные после включения поддержки аудита.
Табл. 9. Параметры, используемые в отчете "Электронные записи, просмотренные за конкретный период времени"
Свойство Описание
Задать раздел плана размещения Нажмите кнопку Обзор, чтобы выбрать часть плана размещения, для которого вы хотите запустить отчет. Если не задать раздел, то будет использоваться весь план размещения.
Дата начала Щелкните по значку календаря и выберите самую раннюю дату просмотра в качестве основы для отчета.
Дата завершения Щелкните по значку календаря и выберите самую позднюю дату просмотра в качестве основы для отчета.
Просмотрено пользователем Введите имя пользователя или нажмите кнопку Выбрать пользователя, чтобы найти и выбрать пользователя, для которого вы хотите сгенерировать отчет.
Тип отчета

Выберите Подробный, чтобы вывести поля Кем просмотрено, Дата просмотра, Кем создано, Дата создания, Имя объекта RM и Общее число записей.

Выберите Сводный, чтобы вывести поля Кем просмотрено, Дата просмотра и Общее число объектов.

Электронные тома, открытые и закрытые за конкретный период времени

Этот отчет показывает, какие электронные тома были открыты и закрыты за указанный вами период времени. Для подробного отчета можно запросить и открытые, и закрытые тома; для сводного отчета надо указать либо открытые, либо закрытые. Информацию о способах открытия и закрытия томов смотрите в теме по папкам категорий и томам.

Табл. 10. Параметры, используемые в отчете "Электронные тома, открытые и закрытые за конкретный период времени"
Свойство Описание
Задать раздел плана размещения Нажмите кнопку Обзор, чтобы выбрать часть плана размещения, для которого вы хотите запустить отчет. Если не задать раздел, то будет использоваться весь план размещения.
Дата начала Щелкните по значку календаря и выберите самую раннюю дату открытия/закрытия в качестве основы для отчета.
Дата завершения Щелкните по значку календаря и выберите самую позднюю дату открытия/закрытия в качестве основы для отчета.
Действие Включите переключатели Открытые или Закрытые (как доступные), в зависимости от включаемых в отчет томов.
Тип отчета

Выберите Подробный, чтобы вывести поля Дата открытия или/и Дата закрытия, Кем закрыто, Дата создания, Кем создано, и Имя объекта RM.

Выберите Сводный, чтобы вывести дату открытия (или дату закрытия) и число открытых или закрытых объектов.

Папки и записи, связанные с расписанием утилизации

Этот отчет показывает, какие папки и записи были связаны с указанным расписанием утилизации за заданный период времени.

Табл. 11. Параметры, используемые в отчете "Папки и записи, связанные с расписанием утилизации"
Свойство Описание
Задать раздел плана размещения Нажмите кнопку Обзор, чтобы выбрать часть плана размещения, для которого вы хотите запустить отчет. Если не задать раздел, то будет использоваться весь план размещения.
Имя расписания утилизации Нажмите кнопку Выбрать расписания утилизации, чтобы выбрать расписание утилизации в выводимом списке, либо введите имя. Если выбираемый или вводимый вами текст выводится в имени какого-либо другого расписания, это расписание тоже будет выбрано. В этом поле учитывается регистр.
Дата начала Щелкните по значку календаря и выберите самую раннюю дату связывания в качестве основы для отчета.
Дата завершения Щелкните по значку календаря и выберите самую позднюю дату связывания в качестве основы для отчета.
Тип отчета

Выберите Подробный, чтобы вывести расписание утилизации, тип объекта, имя действия, дату выделения, дату создания, автора и имя объекта.

Выберите Сводный, чтобы вывести дату выделения, расписание утилизации и тип объекта.

Папки и записи по действиям утилизации

Этот отчет содержит список объектов, затронутых указанным действием. Для возможности генерирования этого отчета сначала надо связать действие с одним или несколькими расписаниями утилизации. Кроме того, расписания утилизации надо связать с одной или несколькими категориями или папками. Запустите очистку утилизации, чтобы получить в этом отчете самую свежую информацию.

Ограничение: Этот отчет включает только информацию о папках.
Табл. 12. Параметры, используемые в отчете "Папки и записи по действиям утилизации"
Свойство Описание
Действие утилизации Выберите действие утилизации в списке меню (куда входит проверка, экспорт, передача, уничтожение, промежуточная передача, отсечение и проверка важных).
Дата начала Щелкните по значку календаря и выберите дату начала отчета. Это свойство определяет начало периода, в течение которого выполнялось выбранное действие утилизации.
Дата завершения Щелкните по значку календаря и выберите дату окончания отчета. Это свойство определяет окончание периода, в течение которого выполнялось выбранное действие утилизации.
Тип отчета

Выберите Подробный, чтобы вывести поля Имя действия, Имя объекта, Дата выполнения фазы, Дата объявления/дата размещения, Кем создано, Имя расписания, ID, Положение, Категория записей/идентификатор папки, Тип носителя и Формат.

Выберите Сводный, чтобы вывести имя действия, тип объекта RM и общее число объектов.

Папки и записи на удержании

Этот отчет показывает, какие папки и записи находятся в текущий момент на удержании. Предварительно нужно создать одно или несколько удержаний и применить их к объектам. Дата привязывается при применении удержания.

Связанные с этим отчетом предложения по производительности смотрите в теме по настройке производительности отчетов.
Табл. 13. Параметры, используемые в отчете "Папки и записи на удержании"
Свойство Описание
Задать раздел плана размещения Нажмите кнопку Обзор, чтобы выбрать часть плана размещения, для которого вы хотите запустить отчет. Если не задать раздел, то будет использоваться весь план размещения.
Дата начала Щелкните по значку календаря и выберите самую раннюю дату удержания в качестве основы для отчета.
Дата завершения Щелкните по значку календаря и выберите самую позднюю дату удержания в качестве основы для отчета.
Тип отчета

Выберите Подробный, чтобы вывести поля Тип объекта, Имя объекта, Дата создания, Кем создано, Дата удержания, Имя удержания, ID, Положение, Категория записей/идентификатор папки, Тип носителя и Формат.

Выберите Сводный, чтобы вывести тип объекта и общее число объектов.

Положение электронных записей по типу программ

Этот отчет содержит положения записей по типам прикладных программ, создавших связанные документы. В отчете используются данные из поля Формат для объявленной записи. Поле Формат - это необязательная запись при объявлении электронной записи в базовой модели данных и модели данных PRO. В модели данных DoD поле Формат - обязательное. Запись выбирается для отчета, если значение в поле формат соответствует одному из типов формата для этого отчета.

Табл. 14. Параметры, используемые в отчете "Положение электронных записей по типу программ"
Свойство Описание
Тип программы Нажмите кнопку Выбрать тип прикладных программ и выберите тип прикладных программ в списке. При необходимости нажмите кнопку Далее, чтобы перейти на следующую страницу типов прикладных программ.
Тип отчета

Выберите Подробный, чтобы вывести поля Тип прикладных программ, Кем создано, Дата создания и Имя объекта RM (включает в себя положение).

Выберите Сводный, чтобы вывести тип прикладных программ, положение и число объектов.

Записи для понижения уровня или отмены секретности (только для DoD Classified)

Этот отчет содержит список записей, запланированных для понижения уровня или отмены секретности в указанный период времени. Этот отчет генерирует результаты только по истечении достаточного промежутка времени, чтобы некоторые записи были предложены для указанного изменения уровня секретности. Пользователи увидят только записи с уровнем ограничения доступа для защиты, не превышающим их собственный. Понижение уровня секретности для событий в этом отчете недоступно.

Табл. 15. Параметры, используемые в отчете "Записи для понижения уровня или отмены секретности"
Свойство Описание
Задать раздел плана размещенияn Нажмите кнопку Обзор, чтобы перейти к разделу плана размещения, для которого вы хотите составить отчет. Когда нужный объект появится в конце пути, нажмите кнопку OK. Если не задать раздел, то будет использоваться весь план размещения.
Действие задания уровня секретности Выберите Понижение уровня секретности , чтобы найти записи, перемещаемые с уровня Совершенно секретно или Секретно на более низкий уровень ограничений доступа. Выберите Снятие секретности, чтобы найти записи, перемещаемые с уровня Совершенно секретно, Секретно или Конфиденциально на несекретный уровень.
Дата начала Щелкните по значку календаря и выберите самую раннюю дату в качестве основы для отчета.
Дата завершения Щелкните по значку календаря и выберите самую позднюю дату в качестве основы для отчета.
Тип отчета

Выберите Подробный, чтобы вывести дату понижения уровня, текущий уровень секретности, заголовок записи и инструкции по понижению уровня для опции понижения уровня секретности. Для опции снятия секретности в отчете выводится дата отмены секретности, текущий уровень и заголовок записи.

Выберите Сводный, чтобы вывести дату понижения уровня, текущий уровень секретности и заголовок записи для опции понижения уровня секретности. Для опции отмены секретности в отчете выводится дата отмены секретности, текущий уровень и заголовок записи.

Папки записей без связанного расписания утилизации

Если вы создадите сначала папки записей, а затем связанные с ними расписания утилизации, при помощи данного отчета позднее можно будет найти эти папки. Используйте этот отчет, когда будете готовы назначить для них связанные расписания утилизации. Этот отчет применяется ко всему плану файла.

Табл. 16. Параметры, используемые в отчете "Папки записей без связанного расписания утилизации"
Свойство Описание
Тип отчета

Выберите Подробный, чтобы вывести тип объекта, имя объекта, ID, дату создания/дату размещения, автора, положение, категорию записей/идентификатор папки, тип носителя и формат.

Выберите Сводный, чтобы вывести только число объектов в каждом их типе.

Просмотреть решения, принятые в течение конкретного периода времени

Этот отчет содержит список всех категорий, папок и записей, для которых было принято заданное решение о проверке. Этот отчет применяется ко всему плану файла. Предварительно нужно создать и применить расписания утилизации для соответствующих папок IBM Enterprise Records и выполнить очистку утилизации. Инспекторы должны завершить задачи в своих входящих рабочего потока (или общедоступных входящих RecordsManagerApproval).

Перед запуском этого отчета нужно создать пользовательский объект. Чтобы создать пользовательский объект:

  1. В продукте IBM Administration Console for Content Platform Engine выберите FPOS > Records Management > RM Master > Конфигурирование системы.
  2. Щелкните и выберите Создать > Пользовательский объект.
  3. Введите имя пользовательского объекта и нажмите кнопку Далее.
  4. Включите переключатель Перечислить скрытые классы.
  5. Выберите в списке класс Конфигурирование системы.
  6. В поле Имя свойства введите следующую точную строку: Disposal Phase Required
  7. В поле Значение свойства введите 1
  8. Завершите создание объекта.
  9. Обновите склад объектов.
Табл. 17. Параметры, используемые в отчете "Просмотр решений, принятых в течение конкретного периода времени"
Свойство Описание
Решение о проверке Выберите решение о проверке в меню (куда входит Утвердить, Отклонить, Удержание и Изменить расписание).
Дата начала Щелкните по значку календаря и выберите самую раннюю дату проверки в качестве основы для отчета.
Дата завершения Щелкните по значку календаря и выберите самую позднюю дату в качестве основы для отчета.
Тип отчета

Выберите Подробный, чтобы вывести дату принятия решения фазы (месяц), имя расписания, тип объекта, дату принятия решения фазы (день и время), комментарии к проверке, дату создания и автора.

Выберите Сводный, чтобы вывести дату принятия решения фазы (месяц), имя расписания, тип объекта и общее количество.

Структурированное представление плана размещения

Этот отчет содержит список категорий или/и папок в выбранном разделе плана размещения. Дата привязывается при создании объектов.

Табл. 18. Параметры, используемые в отчете "Период структурированного представления плана размещения"
Свойство Описание
Задать раздел плана размещения Нажмите кнопку Обзор, чтобы выбрать часть плана размещения, для которого вы хотите запустить отчет. Если не задать раздел, то будет использоваться весь план размещения.
Тип объекта RM Выберите в списке один или несколько объектов RM, щелкнув по ним при нажатой клавише Shift или Ctrl.
Дата начала Щелкните по значку календаря и выберите самую раннюю дату создания в качестве основы для отчета.
Дата завершения Щелкните по значку календаря и выберите последнюю дату создания в качестве основы для отчета.
Тип отчета

Выберите Подробный, чтобы вывести поля Тип объекта, Кем создано, Дата создания, Имя объекта и общее число объектов этого типа.

Выберите Сводный, чтобы вывести только число объектов этого типа.

Важные записи к получению для утилизации

Этот отчет показывает, какие важные записи подлежат проверке (или другому сконфигурированному действию) в указанном вами диапазоне времени. Предварительно нужно задать действие проверки важных записей и регулярную дату его периодического запуска. Для индикатора важных записей должно быть задано значение true. Выполните очистку утилизации, чтобы обновить записи перед запуском этого отчета. Дополнительную информацию смотрите в теме о задании важных записей.

Табл. 19. Параметры, используемые в отчете "Важные записи к получению для утилизации"
Свойство Описание
Задать раздел плана размещения Нажмите кнопку Обзор, чтобы выбрать часть плана размещения, для которого вы хотите запустить отчет. Если не задать раздел, то будет использоваться весь план размещения.
Дата начала Щелкните по значку календаря и выберите самую раннюю дату для проверок важных записей.
Дата завершения Щелкните по значку календаря и выберите самую позднюю дату для проверок важных записей.
Тип отчета

Выберите Подробный, чтобы вывести поля Дата проверки, Дата создания, Кем создано и Имя объекта.

Выберите Сводный, чтобы вывести дату проверки и общее число записей.



Отзыв

Последнее обновление: Ноябрь 2013 г.
report_configuration_and_prerequisites.htm

© Copyright IBM Corp. 2013