IBM Enterprise Records, versio 5.1.2    

Arkistonmuodostussuunnitelman tuonti- ja vientityökalun vianmääritys

IBM® Enterprise Records -ohjelman arkistonmuodostussuunnitelman tuonti- ja vientityökalun käytössä mahdollisesti vastaan tulevien virheiden yleiset syyt on hyvä tietää. On hyödyllistä tietää myös, miten voit pienentää virheiden todennäköisyyttä.

Virheiden yleiset syyt

Saatat havaita virheen, kun tuot arkistonmuodostussuunnitelman. Useimmissa tapauksissa tuontiprosessi keskeytyy, kun virhe havaitaan, eikä näkyviin tule yhtään sanomaa. Virheen syy voi olla jokin seuraavista ongelmista: Arkistonmuodostussuunnitelman tuonti- ja vientityökalu sisältää asetuksia, joiden avulla voit ratkaista mahdolliset virheet. Lisätietoja näistä asetuksista on seuraavissa jaksoissa.

XML-tiedoston luonti manuaalisesti

XML-tiedoston luonti manuaalisesti tarkoittaa XML-tiedoston luontia ilman arkistonmuodostussuunnitelman tuonti- ja vientityökalua. XML-tiedoston luonnissa käytetään esimerkiksi makroja tai muita ohjelmallisia keinoja. Ennen kuin voit tuoda arkistonmuodostussuunnitelman, sinun on luotava XML-tiedosto, joka noudattaa XML-standardia ja on yhteensopiva XML-skeeman kanssa.

Jos luot arkistonmuodostussuunnitelman tuonnissa käytettävän XML-tiedoston manuaalisesti, tiedoston perustana on oltava IBM:n toimittama XML-skeema.

Tärkeää: Useimpien arkistonmuodostussuunnitelman tuonnin aikana ilmenevien virheiden syynä on yhteensopimaton tai standardia noudattamaton XML-tiedosto. Tästä syystä XML-tiedoston manuaalisessa luonnissa on oltava huolellinen.

Kun XML-tiedosto on luotu manuaalisesti, aja arkistonmuodostussuunnitelman tuonti- ja vientityökalu tarkistustilassa. Tarkistustilassa ajettava työkalu lukee XML-tiedoston ja tarkistaa, ettei tiedosto sisällä virheitä tai standardin noudattamiseen liittyviä ongelmia. Lisätietoja tarkistustilasta on arkistonmuodostussuunnitelman työkalun käyttöä käsittelevässä ohjeaiheessa.

Osa XML-tiedoston manuaalisen luonnin aikana käytettävissä olevista asetuksista on käsitelty tämän ohjeaiheen osissa Aliluokan aikataulun periytyminen ja ConditionXML-ominaisuus.

Arkistonmuodostussuunnitelman tuonti- ja vientityökalun toimintojen tutkiminen

Jos haluat luoda manuaalisesti mukautettuja luokkia ja objekteja sisältävän suuren arkistonmuodostussuunnitelman tuonnissa käytettävän XML-tiedoston, luo ensin pieni arkistonmuodostussuunnitelma sekä siihen liittyvät metatiedot. Aja sen jälkeen työkalu vientitilassa. Tällaisesta kokeilusta on hyötyä silloin, kun luot manuaalisesti XML-tiedoston sellaisia arkistonmuodostussuunnitelmia varten, joissa on ehdollisia pitoja, sisäisten tapahtumien liipaisimia ja vaihtoehtoisia säilytysobjekteja. Kaikki nämä toiminnot sisältävät monimutkaisen ConditionXML-ominaisuus -ominaisuuden. Vaikka luot tiedoston, jonka XML-muoto on oikea, XML-tiedosto voi sisältää virheellisiä ominaisuusarvoja tai virheellisen syntaksin. Nämä virheelliset tiedot saattavat aiheuttaa virheen tuonnin aikana. Voit arvioida työkalun luoman XML-tiedoston, kun viet pienen arkistonmuodostussuunnitelman. Arvioi XML-tiedosto, jotta näet XML-tiedoston syntaksin ja ominaisuusarvot.

Alueen metatietoasetuksen käyttö

Jos arkistonmuodostussuunnitelma sisältää mukautettuja luokkia tai ominaisuuksia, vientiprosessissa on käytettävä alueen metatietoasetusta. Alueen metatietoasetus luo erillisen XML-tiedoston mukautettuja luokkia ja ominaisuuksia varten. Tästä syystä, kun arkistonmuodostussuunnitelma sisältää mukautettuja luokkia tai ominaisuuksia, sekä vienti- että tuontiprosessi koostuu kahdesta vaiheesta: yksi vaihe mukautettuja luokkia ja ominaisuuksia varten ja toinen arkistonmuodostussuunnitelman loppuosaa varten. Lisätietoja alueen metatietoasetuksen käytön toimintavaiheista on arkistonmuodostussuunnitelman työkalun käyttöä käsittelevässä ohjeaiheessa.

Uudelleentuontiasetuksen käyttö

Uudelleentuontiasetuksen avulla voit määrittää lisäystoiminnon toimintatavan XML-tiedostossa. Uudelleentuontiasetuksella on kolme parametria: Suuren arkistonmuodostussuunnitelman ensimmäisen tuonnin aikana voit käyttää Ohita-vaihtoehtoa. Saman arkistonmuodostussuunnitelman toisen tuontiyrityksen aikana voit välttää jo tuotujen yksiköiden uudelleentuonnin käyttämällä Ohita-vaihtoehtoa. Jos toinen tuontiyritys edellyttää kuitenkin ensimmäisellä kerralla jo tuotujen yksiköiden vähäistä muokkausta, voit käyttää Korvaa-vaihtoehtoa.

Kun tuot peräkkäin muutamien yksiköiden vähäisiä muutoksia, määritä yksiköiden XML-tiedostoon määritys Action="Modify" alkuperäisen XML-tiedoston muokkauksen sijasta. Käyttämällä Päivitä-tilaa voit myös tunnistaa helpommin peräkkäiset päivitykset ensimmäisten täysien tuontien joukosta.

Aliluokan aikataulun periytyminen

Kun luot aliluokan, IBM Enterprise Records -käyttöliittymän avulla voit määrittää, että aliluokka perii päätason arkistostapoistoaikataulun. Jos luot manuaalisesti sen arkistonmuodostussuunnitelman tuonnissa käytettävän XML-tiedoston, johon aliluokka sisältyy, määritä, ettei aliluokka peri päätason aikataulua. Määritä, että aliluokka sisältää toisen aikataulun.

Käytä luotavassa XML-tiedostossa DisposalScheduleInheritedFrom-ominaisuutta, kun haluat osoittaa, periikö asiakirjaluokka päätason poistoaikataulun. Esimerkiksi:

<RecordCategory Name="myCat2" Level="2" ParentPath="/myCat1">
    <Properties>
        <Property Name="AGGREGATION" Value="RecordCategory" />
        <Property Name="IsPermanentRecord" Value="false" />
        <Property Name="IsVitalRecord" Value="false" />
        <Property Name="CurrentPhaseExportFormat"></Property>
        <Property Name="IsDeleted" Value="false" />
        <Property Name="HomeLocation"></Property>
        <Property Name="VitalRecordReviewAction"></Property>
        <Property Name="IncrementedBy" Value="1" />
        <Property Name="RecordCategoryName" Value="myCat2" />
        <Property Name="DisposalScheduleInheritedFrom" Value="/myCat1" />
        <Property Name="Reviewer" Value="ylin" />
        <Property Name="RecordCategoryIdentifier" Value="myCat2" />
        <Property Name="VitalRecordDisposalTrigger"></Property>
        <Property Name="Inactive" Value="false" />
        <Property Name="Location"></Property>
        <Property Name="DateOpened" Value="2006-03-07T14:16:00-08:00" />
        <Property Name="DisposalSchedule">
                <ObjectRef ClassId="DisposalSchedule" ObjectId="myDispSchedule" />
        </Property>
    </Properties>
</RecordCategory>
Voit käyttää DisposalScheduleInheritedFrom-ominaisuutta neljässä tilanteessa:
<Property Name="DisposalScheduleInheritedFrom" Value="/myCat1" />

ConditionXML-ominaisuus

Kun luot XML-tiedoston manuaalisesti arkistonmuodostussuunnitelman tuontia varten, voit määrittää ConditionXML-ominaisuuden arvot. Arkistonmuodostussuunnitelman tuonti- ja vientityökalu käyttää tätä ominaisuutta seuraavien kohteiden tuonnissa: Hakuehdot on tallennettu XML-muodossa ConditionXML-ominaisuuteen vaihtoehtoisten säilytysten, sisäisten tapahtumien liipasimien ja dynaamisten (ehdollisten) pitojen yksiköissä. ConditionXML-ominaisuuden ominaisuustunnisteeseen on tallennettu IBM Enterprise Records -käyttöliittymän ominaisuuden nimi, arvo tai operaattori. SQL-käsky on tallennettu ConditionXML-ominaisuuden sql-tunnisteeseen. Kun kirjoitat ConditionXML-ominaisuuden arvon arkistonmuodostussuunnitelman tuontia varten, erikoismerkit (< > & " ') on muunnettava normaaliin esitysmuotoon. Normaali esitysmuoto on &lt;, &gt;, &amp;, &quot; ja &apos;. Alla olevissa jaksoissa on esimerkkejä ConditionXML-ominaisuuden sisältävien yksiköiden XML-koodista arkistonmuodostussuunnitelman tuontia ja vientiä varten.

Vaihtoehtoisen säilytyksen ConditionXML-esimerkki

<Phases>
  <RMEntity Type="Phase" Name="myPhase1">
    <Properties>
        <Property Name="PhaseAction"></Property>
        <Property Name="RetentionPeriodDays" Value="0" />
        <Property Name="RetentionPeriodYears" Value="10" />
        <Property Name="RMEntityDescription"> Value="my phase 1" />
        <Property Name="RetentionPeriodMonths" Value="0" />
        <Property Name="PhaseNumber" Value="1" />
        <Property Name="ExportFormat"></Property>
        <Property Name="IsScreeningRequired" Value="true" />
        <Property Name="DisposalSchedulePtr">
          <ObjectRef ClassId="DisposalSchedule" ObjectId="myDispSchedule" />
        </Property>
        <Property Name="PhaseName" Value="myPhase1" />
          <ObjectValue Type="AlternateRetention">
            <Properties>
              <Property Name="RetentionBase" Value="CutoffDate" />
              <Property Name="ConditionXML" Value="&lt;response xmlns=&quot;http://www.ibm.com/namespaces
              /wcm/apps/1.0&quot;&gt;&ltobjectset&gt;&ltcount&gt;1&lt
              /count&gt;&ltcustomobject&gt;&ltproperties&gt;&ltproperty&gt;&ltsymname&gt;ClosedBy&lt
              /symname&gt;&ltoperator&gt;IEQUAL&lt;/perator&gt;&ltvalue&gt;Administrator&lt/value>
              </property></properties><aggregation></aggregation><sql> AND ([ClosedBy] = 'Administrator')
              </sql> </customobject></objectset></response>" />
              <Property Name="RetentionPeriodMonths" Value="0" />
              <Property Name="RetentionPeriodYears" Value="5" />
              <Property Name="RetentionPeriodDays" Value="0" />
            </Property>
          </ObjectValue>
          <ObjectValue Type="AlternateRetention">
            <Properties>
              <Property Name="RetentionBase" Value="DateClosed" />
              <Property Name="ConditionXML" Value="&lt;response xmlns=&quot;http://www.ibm.com/namespaces
              /wcm/apps/1.0&quot;&gt;&ltobjectset&gt;&ltcount&gt;1&lt
              /count&gt;&ltcustomobject&gt;&ltproperties&gt;&ltproperty&gt;&ltsymname&gt;
              RMEntityDescription&lt/symname&gt;&ltoperator&gt;LKE&lt;/perator&gt;&ltvalue&gt;something&lt
              /value></property></properties><aggregation></aggregation><sql> AND ([RMEntityDescription] 
              LIKE '%something%')</sql> </customobject></objectset></response>" />
              <Property Name="RetentionPeriodMonths" Value="0" />
              <Property Name="RetentionPeriodYears" Value="5" />
              <Property Name="RetentionPeriodDays" Value="0" />
            </Properties>
          </ObjectValue>
        </Property
      </Properties>
     <RMEntity>
</Phases>

Poistoliipaisinesimerkki, jossa on käytetty ConditionXML-ominaisuutta:

<DisposalTriggers>
  <RMEntity Type="DisposalTrigger" Name="Date Created">
   <Properties>
     <Property Name="DisposalTriggerName" Value="Date Created" />
     <Property Name="EventType" Value="3" />
     <Property Name="CycleYears" Value="0" />
     <Property Name="CycleDays" Value="0" />
     <Property Name="AGGREGATION" Value="RecordInfo" />
     <Property Name="ConditionXML" Value="&lt;response
      xmlns=&quot;http://www.ibm.com/namespaces/wcm/apps/1.0&quot;&gt;&lt;objectset&gt;&lt;count&gt;1&lt;
      /count&gt;&lt;customobject&gt;&lt;properties&gt;&lt;property&gt;&lt;symname&gt;DateCreated&lt;
      /symname&gt;&lt;displayname&gt;Date Created&lt;/displayname&gt;&lt;propertytype&gt;3&lt;
      /propertytype&gt;&lt;value/&gt;&lt;operator&gt;IS NOT NULL&lt;/operator&gt;&lt;jointype&gt;AND&lt;
      /jointype&gt;&lt;/property&gt;&lt;/properties&gt;&lt;aggregation&gt;RecordInfo&lt;
      /aggregation&gt;&lt;sql&gt; SELECT OIID , ID , RMENTITYTYPE FROM RecordInfo WHERE ( DateCreated IS 
      NOT NULL )&lt;/sql&gt;&lt;/customobject&gt;&lt;/objectset&gt;&lt;/response&gt;"/>
     <Property Name="CycleMonths" Value="0" />
   </Properties>
  </RMEntity>
</DisposalTriggers>

Dynaamisen pidon esimerkki, jossa on käytetty ConditionXML-ominaisuutta:

<Holds>
  <RMEntity Type="RecordHold" Name="dynamic Hold">
   <Properties>
     <Property Name="Active" Value="true" />
     <Property Name="HoldName" Value="dynamic Hold" />
     <Property Name="HoldReason" Value="dynamic Hold" />
     <Property Name="ConditionXML" Value="&lt;response
      xmlns=&quot;http://www.ibm.com/namespaces/wcm/apps/1.0&quot;&gt;&lt;objectset&gt;&lt;count&gt;
      2&lt;/count&gt;&lt;customobject&gt;&lt;properties&gt;&lt;property&gt;&lt;symname&gt;
      RecordCategoryName&lt;/symname&gt;&lt;displayname&gt;Record Category Name&lt;
      /displayname&gt;&lt;propertytype&gt;8&lt;/propertytype&gt;&lt;selectable&gt;true&lt;
      /selectable&gt;&lt;value&gt;dynamic&lt;/value&gt;&lt;operator&gt;like&lt;
      /operator&gt;&lt;jointype&gt;AND&lt;/jointype&gt;&lt;/property&gt;&lt;
      /properties&gt;&lt;aggregation&gt;RecordCategory&lt;/aggregation&gt;&lt;sql&gt; 
      SELECT ro.[RecordCategoryName] , ro.[RecordCategoryName] FROM RecordCategory ro 
      Where ro.[RecordCategoryName] like &apos;%dynamic%&apos; &lt;/sql&gt;&lt;
      /customobject&gt;&lt;customobject&gt;&lt;properties&gt;&lt;property&gt;&lt;symname&gt;
      RecordFolderName&lt;/symname&gt;&lt;displayname&gt;Record Folder Name&lt;
      /displayname&gt;&lt;propertytype&gt;8&lt;/propertytype&gt;&lt;selectable&gt;true&lt;
      /selectable&gt;&lt;value&gt;dynamic&lt;/value&gt;&lt;operator&gt;like&lt;
      /operator&gt;&lt;jointype&gt;AND&lt;/jointype&gt;&lt;/property&gt;&lt;
      /properties&gt;&lt;aggregation&gt;RecordFolder&lt;/aggregation&gt;&lt;sql&gt; 
      SELECT ro.[RecordFolderName] , ro.[RecordFolderName] FROM RecordFolder ro 
      Where ro.[RecordFolderName] like &apos;%dynamic%&apos; &lt;/sql&gt;&lt;/customobject&gt;&lt;
      /objectset&gt;&lt;/response&gt;" />
     <Property Name="HoldType" Value="Audit" />
   </Properties>
  </RMEntity>
</Holds>

Säilytysajan päivitys

Jos haluat päivittää aiemmin luodun vaiheen säilytysajan null-arvoiseksi, säilytysajan ominaisuudet (RetentionPeriodYears, RetentionPeriodMonths ja RetentionPeriodDays) on sisällytettävä XML-tiedostoon ilman arvoa. Seuraavassa on esimerkki vaiheyksikön XML-koodista arkistonmuodostussuunnitelman tuonti- ja vientityökalua varten:
<RMEntity Type="Phase" Name="phase 1">
          <Properties>
             <Property Name="PhaseAction"></Property>
             <Property Name="PhaseNumber" Value="1" />
             <Property Name="ExportFormat"></Property>
             <Property Name="IsScreeningRequired" Value="false" />
             <Property Name="DisposalSchedulePtr">
                <ObjectRef ClassId="DisposalSchedule" ObjectId="mySchedule" />
             </Property>
             <Property Name="PhaseName" Value="phase 1" />
             <Property Name="RMEntityDescription" />
             <Property Name="RetentionPeriodMonths" />
             <Property Name="RetentionPeriodYears" />
             <Property Name="RetentionPeriodDays" />
             <Property Name="AlternateRetentions">
                <ObjectValue Type="AlternateRetention">
                   <Properties>
                      <Property Name="RetentionBase" Value="CutoffDate" />
                      <Property Name="ConditionXML" Value="&lt;response xmlns=&quot;
                          http://www.ibm.com/namespaces/wcm/apps/1.0&quot;&gt;&lt;objectset&gt;
                          &lt;count&gt;1&lt;/count&gt;&lt;customobject&gt;&lt;properties&gt;&lt;
                          property&gt;&lt;symname&gt;CurrentActionType&lt;
                          /symname&gt;&lt;operator&gt;IS EQUAL&lt;/operator&gt;&lt;value&gt;6&lt;
                          /value&gt;&lt;/property&gt;&lt;/properties&gt;&lt;aggregation&gt;&lt;
                          /aggregation&gt;&lt;sql&gt; AND ([CurrentActionType] = 6)&lt;/sql&gt; &lt;
                          /customobject&gt;&lt;/objectset&gt;&lt;/response&gt;" />
                      <Property Name="RetentionPeriodMonths" Value="0" />
                      <Property Name="RetentionPeriodYears" Value="2" />
                      <Property Name="RetentionPeriodDays" Value="0" />
                   </Properties>
                </ObjectValue>
             </Property>
          </Properties>
       </RMEntity>


Palaute

Päivitetty viimeksi: Marraskuu 2013
file_plan_import_export_tips.htm

© Copyright IBM Corp. 2013