IBM Enterprise Records, Versão 5.1.2    

Resolução de Problemas da Ferramenta Importação/Exportação de Plano de Arquivos

Você precisar conhecer as informações sobre causas de erros comuns que podem ser encontrados durante o uso da ferramenta Importação e Exportação de Planejamento de Arquivos do IBM® Enterprise Records. Também é preciso saber como reduzir a probabilidade de encontrar erros.

Causas Comuns dos Erros

Você pode encontrar um erro ao importar um plano de arquivo. Na maioria dos casos, o processo de importação para após encontrar um erro e você não vê nenhuma mensagem. A causa do erro pode ser qualquer um dos problemas a seguir: A ferramenta Importação e Exportação de Planejamento de Arquivos inclui opções que podem ser usadas para abordar possíveis erros. Saiba mais sobre essas opções nas seções a seguir.

Criando Manualmente um Arquivo XML

Criar um arquivo XML manualmente significa criar um arquivo XML sem usar a ferramenta Importação e Exportação de Planejamento de Arquivos. Por exemplo, usando macros ou outros meios programáticos de se criar um arquivo XML. Antes de poder importar um planejamento de arquivos, crie um arquivo XML que seja compatível com o padrão XML e compatível com o esquema XML.

Se você criar manualmente um arquivo XML para usar na importação de um plano de arquivo, será necessário basear o arquivo no esquema XML fornecido pela IBM.

Importante: A maioria dos erros que ocorre durante a importação de um planejamento de arquivos é causada por arquivos XML incompatíveis e inconformes. Portanto, tome cuidado se você criar um arquivo XML manualmente.

Após criar um arquivo XML manualmente, execute a ferramenta Importação e Exportação de Planejamento de Arquivos no modo de validação. A ferramenta no modo de validação lê um arquivo XML e verifica se o arquivo não contém algum erro ou problemas de incompatibilidade. Para obter detalhes sobre o modo de validação, consulte o tópico sobre o uso da ferramenta de planejamento de arquivos.

Algumas das opções que estão disponíveis quando você cria manualmente um arquivo XML estão incluídas nas seções Herança do Planejamento da Subcategoria e Propriedade ConditionXML deste tópico da ajuda.

Observando as Funções da Ferramenta Importação e Exportação de Planejamento de Arquivos

Para criar manualmente um arquivo XML para importar um grande planejamento de arquivos com classes e objetos customizados, primeiro crie um pequeno planejamento de arquivos e metadados relacionados. Em seguida, execute a ferramenta no modo de exportação. Esse exercício é útil antes de você criar manualmente um arquivo XML para planejamentos de arquivos com suspensões condicionais, acionadores de evento interno e objetos de retenção alternativa. Todas essas ações contêm o Propriedade ConditionXML complexo. Mesmo se você criar um arquivo com o formato XML correto, o arquivo XML poderá ter sintaxe ou valores de propriedade incorretos. Essas informações incorretas podem causar erro durante a importação. É possível revisar o arquivo XML que a ferramenta cria quando você exporta um pequeno planejamento de arquivos. Revise o arquivo XML para ver a sintaxe e os valores de propriedade no arquivo XML.

Usando a Opção de Metadados de Escopo

Se seu plano de arquivo contém classes ou propriedades customizadas, você deve usar a opção de metadados de escopo durante o processo de exportação. A opção de metadados de escopo cria um arquivo XML separado para classes e propriedades customizadas. Portanto, quando um plano de arquivo contém classes ou propriedades customizadas, os processos de exportação e importação consistem em duas etapas cada um: uma etapa para as classes e propriedades customizadas, e outra para o restante do plano de arquivo. Para obter informações sobre os procedimentos para uso da opção de metadados de escopo, consulte o tópico sobre o uso da ferramenta de planejamento de arquivos.

Usando a Opção de Reimportação

A opção de reimportação é usada para especificar o comportamento da ação de inclusão no arquivo XML. A opção de reimportação tem três parâmetros: Durante a importação inicial de um grande planejamento de arquivos, talvez você queira usar a opção Ignorar. Durante a segunda tentativa de importação do mesmo planejamento de arquivos, use a opção Ignorar para evitar reimportar entidades que são importadas com sucesso. No entanto, se a segunda tentativa de importação requerer pequenas modificações nas entidades que são importadas com sucesso na primeira vez, você pode usar a opção Substituir.

Durante importações subsequentes de pequenas modificações em algumas entidades, especifique Action="Modify" no arquivo XML para as entidades em vez de alterar o arquivo XML original. Além disso, usar o modo Atualizar permite que você identifique mais facilmente as atualizações subsequentes das importações iniciais integrais.

Herança do Planejamento da Subcategoria

Ao criar uma subcategoria, você pode usar a interface com o usuário do IBM Enterprise Records para especificar que a subcategoria herde o planejamento da disposição pai. Se você criar manualmente o arquivo XML para importar o planejamento de arquivos no qual a subcategoria está contida, especifique que essa subcategoria não herdará o planejamento do pai. Especifique que a subcategoria fornecerá um planejamento diferente.

No arquivo XML criado, use a propriedade DisposalScheduleInheritedFrom para indicar se a categoria de registro herda o planejamento de descarte do pai. Por exemplo:

<RecordCategory Name="myCat2" Level="2" ParentPath="/myCat1">
    <Properties>
        <Property Name="AGGREGATION" Value="RecordCategory" />
        <Property Name="IsPermanentRecord" Value="false" />
        <Property Name="IsVitalRecord" Value="false" />
        <Property Name="CurrentPhaseExportFormat"></Property>
        <Property Name="IsDeleted" Value="false" />
        <Property Name="HomeLocation"></Property>
        <Property Name="VitalRecordReviewAction"></Property>
        <Property Name="IncrementedBy" Value="1" />
        <Property Name="RecordCategoryName" Value="myCat2" />
        <Property Name="DisposalScheduleInheritedFrom" Value="/myCat1" />
        <Property Name="Reviewer" Value="ylin" />
        <Property Name="RecordCategoryIdentifier" Value="myCat2" />
        <Property Name="VitalRecordDisposalTrigger"></Property>
        <Property Name="Inactive" Value="false" />
        <Property Name="Location"></Property>
        <Property Name="DateOpened" Value="2006-03-07T14:16:00-08:00" />
        <Property Name="DisposalSchedule">
                <ObjectRef ClassId="DisposalSchedule" ObjectId="myDispSchedule" />
        </Property>
    </Properties>
</RecordCategory>
Há quatro cenários nos quais é possível usar a propriedade DisposalScheduleInheritedFrom:
<Property Name="DisposalScheduleInheritedFrom" Value="/myCat1" />

Propriedade ConditionXML

Quando criar manualmente um arquivo XML para importar um planejamento de arquivos, você terá a opção de especificar valores para a propriedade ConditionXML. A ferramenta Importação de Planejamento de Arquivos usa essa propriedade para importar os itens a seguir: Para as entidades Retenções Alternativas, Acionadores de Eventos Internos e Suspensões Dinâmicas (condicionais), a propriedade ConditionXML armazena condições de procura no formato XML. A tag de propriedades no ConditionXML armazena o nome/valor/operador da propriedade para a interface com o usuário do IBM Enterprise Records. A tag sql no ConditionXML armazena a instrução SQL. Quando você insere o valor da propriedade de ConditionXML para a importação de plano de arquivos, os caracteres especiais (< > & " ') precisam ser convertidos na representação padrão. A representação padrão é &lt;, &gt;, &amp;, &quot; e &apos;. Consulte os XMLs de entidades de amostra contendo a propriedade ConditionXML para Importação e Exportação de Planejamento de Arquivos nas seções a seguir.

Amostra de ConditionXML para Retenção Alternativa

<Phases>
  <RMEntity Type="Phase" Name="myPhase1">
    <Properties>
        <Property Name="PhaseAction"></Property>
        <Property Name="RetentionPeriodDays" Value="0" />
        <Property Name="RetentionPeriodYears" Value="10" />
        <Property Name="RMEntityDescription"> Value="my phase 1" />
        <Property Name="RetentionPeriodMonths" Value="0" />
        <Property Name="PhaseNumber" Value="1" />
        <Property Name="ExportFormat"></Property>
        <Property Name="IsScreeningRequired" Value="true" />
        <Property Name="DisposalSchedulePtr">
          <ObjectRef ClassId="DisposalSchedule" ObjectId="myDispSchedule" />
        </Property>
        <Property Name="PhaseName" Value="myPhase1" />
          <ObjectValue Type="AlternateRetention">
            <Properties>
              <Property Name="RetentionBase" Value="CutoffDate" />
              <Property Name="ConditionXML" Value="&lt;response
xmlns=&quot;http://www.ibm.com/namespaces
              /wcm/apps/1.0&quot;&gt;&ltobjectset&gt;&ltcount&gt;1&lt
              /count&gt;&ltcustomobject&gt;&ltproperties&gt;&ltproperty&gt;&ltsymname&gt;ClosedBy&lt
              /symname&gt;&ltoperator&gt;IEQUAL&lt;/perator&gt;&ltvalue&gt;Administrator&lt/value>
              </property></properties><aggregation></aggregation><sql>
AND ([ClosedBy] = 'Administrator')
              </sql> </customobject></objectset></response>"
/>
              <Property Name="RetentionPeriodMonths" Value="0" />
              <Property Name="RetentionPeriodYears" Value="5" />
              <Property Name="RetentionPeriodDays" Value="0" />
            </Property>
          </ObjectValue>
          <ObjectValue Type="AlternateRetention">
            <Properties>
              <Property Name="RetentionBase" Value="DateClosed" />
              <Property Name="ConditionXML" Value="&lt;response
xmlns=&quot;http://www.ibm.com/namespaces
              /wcm/apps/1.0&quot;&gt;&ltobjectset&gt;&ltcount&gt;1&lt
              /count&gt;&ltcustomobject&gt;&ltproperties&gt;&ltproperty&gt;&ltsymname&gt;
              RMEntityDescription&lt/symname&gt;&ltoperator&gt;LKE&lt;/perator&gt;&ltvalue&gt;something&lt
              /value></property></properties><aggregation></aggregation><sql>
AND ([RMEntityDescription] 
              LIKE '%something%')</sql>
</customobject></objectset></response>" />
              <Property Name="RetentionPeriodMonths" Value="0" />
              <Property Name="RetentionPeriodYears" Value="5" />
              <Property Name="RetentionPeriodDays" Value="0" />
            </Properties>
          </ObjectValue>
        </Property
      </Properties>
     <RMEntity>
</Phases>

Amostra do Acionador de Descarte com ConditionXML:

<DisposalTriggers>
  <RMEntity Type="DisposalTrigger" Name="Date Created">
   <Properties>
     <Property Name="DisposalTriggerName" Value="Date Created" />
     <Property Name="EventType" Value="3" />
     <Property Name="CycleYears" Value="0" />
     <Property Name="CycleDays" Value="0" />
     <Property Name="AGGREGATION" Value="RecordInfo" />
     <Property Name="ConditionXML" Value="&lt;response
      xmlns=&quot;http://www.ibm.com/namespaces/wcm/apps/1.0&quot;&gt;&lt;objectset&gt;&lt;count&gt;1&lt;
      /count&gt;&lt;customobject&gt;&lt;properties&gt;&lt;property&gt;&lt;symname&gt;DateCreated&lt;
      /symname&gt;&lt;displayname&gt;Date
Created&lt;/displayname&gt;&lt;propertytype&gt;3&lt;
      /propertytype&gt;&lt;value/&gt;&lt;operator&gt;IS NOT
NULL&lt;/operator&gt;&lt;jointype&gt;AND&lt;
      /jointype&gt;&lt;/property&gt;&lt;/properties&gt;&lt;aggregation&gt;RecordInfo&lt;
      /aggregation&gt;&lt;sql&gt; SELECT OIID , ID , RMENTITYTYPE FROM
RecordInfo WHERE ( DateCreated IS 
      NOT NULL
)&lt;/sql&gt;&lt;/customobject&gt;&lt;/objectset&gt;&lt;/response&gt;"/>
     <Property Name="CycleMonths" Value="0" />
   </Properties>
  </RMEntity>
</DisposalTriggers>

Amostra da Suspensão Dinâmica com ConditionXML:

<Holds>
  <RMEntity Type="RecordHold" Name="dynamic Hold">
   <Properties>
     <Property Name="Active" Value="true" />
     <Property Name="HoldName" Value="dynamic Hold" />
     <Property Name="HoldReason" Value="dynamic Hold" />
     <Property Name="ConditionXML" Value="&lt;response
      xmlns=&quot;http://www.ibm.com/namespaces/wcm/apps/1.0&quot;&gt;&lt;objectset&gt;&lt;count&gt;
      2&lt;/count&gt;&lt;customobject&gt;&lt;properties&gt;&lt;property&gt;&lt;symname&gt;
      RecordCategoryName&lt;/symname&gt;&lt;displayname&gt;Record
Category Name&lt;
      /displayname&gt;&lt;propertytype&gt;8&lt;/propertytype&gt;&lt;selectable&gt;true&lt;
      /selectable&gt;&lt;value&gt;dynamic&lt;/value&gt;&lt;operator&gt;like&lt;
      /operator&gt;&lt;jointype&gt;AND&lt;/jointype&gt;&lt;/property&gt;&lt;
      /properties&gt;&lt;aggregation&gt;RecordCategory&lt;/aggregation&gt;&lt;sql&gt; 
      SELECT ro.[RecordCategoryName] , ro.[RecordCategoryName] FROM RecordCategory
ro 
      Where ro.[RecordCategoryName] like &apos;%dynamic%&apos;
&lt;/sql&gt;&lt;
      /customobject&gt;&lt;customobject&gt;&lt;properties&gt;&lt;property&gt;&lt;symname&gt;
      RecordFolderName&lt;/symname&gt;&lt;displayname&gt;Record
Folder Name&lt;
      /displayname&gt;&lt;propertytype&gt;8&lt;/propertytype&gt;&lt;selectable&gt;true&lt;
      /selectable&gt;&lt;value&gt;dynamic&lt;/value&gt;&lt;operator&gt;like&lt;
      /operator&gt;&lt;jointype&gt;AND&lt;/jointype&gt;&lt;/property&gt;&lt;
      /properties&gt;&lt;aggregation&gt;RecordFolder&lt;/aggregation&gt;&lt;sql&gt; 
      SELECT ro.[RecordFolderName] , ro.[RecordFolderName] FROM RecordFolder ro 
      Where ro.[RecordFolderName] like &apos;%dynamic%&apos;
&lt;/sql&gt;&lt;/customobject&gt;&lt;
      /objectset&gt;&lt;/response&gt;" />
     <Property Name="HoldType" Value="Audit" />
   </Properties>
  </RMEntity>
</Holds>

Atualização do Período de Retenção

Para atualizar o período de retenção de uma fase existente para nulo, as propriedades do período de retenção (RetentionPeriodYears, RetentionPeriodMonths e RetentionPeriodDays) precisarão ser incluídas no arquivo XML sem valor. Consulte um XML de amostra de uma entidade de fase para a ferramenta Importação e Exportação de Planejamento de Arquivos no exemplo a seguir:
<RMEntity Type="Phase" Name="phase 1">
          <Properties>
             <Property Name="PhaseAction"></Property>
             <Property Name="PhaseNumber" Value="1" />
             <Property Name="ExportFormat"></Property>
             <Property Name="IsScreeningRequired" Value="false" />
             <Property Name="DisposalSchedulePtr">
                <ObjectRef ClassId="DisposalSchedule" ObjectId="mySchedule" />
             </Property>
             <Property Name="PhaseName" Value="phase 1" />
             <Property Name="RMEntityDescription" />
             <Property Name="RetentionPeriodMonths" />
             <Property Name="RetentionPeriodYears" />
             <Property Name="RetentionPeriodDays" />
             <Property Name="AlternateRetentions">
                <ObjectValue Type="AlternateRetention">
                   <Properties>
                      <Property Name="RetentionBase" Value="CutoffDate" />
                      <Property Name="ConditionXML" Value="&lt;response
xmlns=&quot;
                          http://www.ibm.com/namespaces/wcm/apps/1.0&quot;&gt;&lt;objectset&gt;
                          &lt;count&gt;1&lt;/count&gt;&lt;customobject&gt;&lt;properties&gt;&lt;
                          property&gt;&lt;symname&gt;CurrentActionType&lt;
                          /symname&gt;&lt;operator&gt;IS
EQUAL&lt;/operator&gt;&lt;value&gt;6&lt;
                          /value&gt;&lt;/property&gt;&lt;/properties&gt;&lt;aggregation&gt;&lt;
                          /aggregation&gt;&lt;sql&gt; AND
([CurrentActionType] = 6)&lt;/sql&gt; &lt;
                          /customobject&gt;&lt;/objectset&gt;&lt;/response&gt;" />
                      <Property Name="RetentionPeriodMonths" Value="0" />
                      <Property Name="RetentionPeriodYears" Value="2" />
                      <Property Name="RetentionPeriodDays" Value="0" />
                   </Properties>
                </ObjectValue>
             </Property>
          </Properties>
       </RMEntity>


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Última atualização: novembro de 2013
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