IBM Enterprise Records, Versão 5.1.2   

Gestão de registos

A gestão de registos requer tarefas, tais como planeamento, controlo e organização da criação, armazenamento, utilização, obtenção e eliminação de registos.

No contexto do IBM® Enterprise Records, um registo é constituído por metadados. Metadados consiste num ficheiro que faz referência e contém informações sobre outro ficheiro electrónico (documento) ou objecto físico.

São necessárias pessoas qualificadas para administrar os armazenamentos de objectos e preparar correctamente os registos para arquivo e eliminação. Além disso, conceba os armazenamentos de objectos, planos de ficheiros, pastas e registos, de modo a que façam sentido para o fluxo de documentos no seu sítio.

Ficheiros electrónicos
Um documento ou ficheiro electrónico poderá ser um ficheiro único, uma fotografia digital ou um conjunto de ficheiros relacionados que pode ser tratado como um objecto. Por exemplo, um conjunto de ficheiros corresponde a uma mensagem de correio electrónico e respectivos anexos. Os ficheiros electrónicos existem em armazenamentos de objectos e outros repositórios. Ao declarar um documento como um registo, o IBM Enterprise Records gere o documento, incluindo a respectiva segurança e classificação possível. Esta definição de segurança pode alterar o acesso ao documento. Por isso, o autor do documento pode ser impedido de alterar o documento.
Objectos físicos
Objectos físicos poderão ser cassetes de vídeo, microfilme, unidades de disco rígido, amostras de ADN, documentos em papel impressos e fotografias. Poderão ser armazenados em caixas ou arquivos de ficheiros dentro de armazéns e outras instalações de arquivo de segurança. O registo controla a localização do objecto físico.

Os objectos declarados como registos são armazenados num repositório denominado armazenamento de objectos de plano de ficheiros (FPOS). Um repositório que contém documentos que podem ser declarados como registos é denominado repositório de registos ou armazenamento de objectos activado para registos (ROS). A figura que se segue representa a criação de registos de diferentes origens.

Figura 1. Documentos, mensagens de correio electrónico, vídeos e outros objectos declarados como registosA figura representa como os registos podem ser armazenados em diferentes repositórios. Um repositório pode conter conteúdo da Web, documentos do MS Office e ficheiros de áudio. Outro repositório pode conter correio electrónico. Um terceiro repositório pode conter cassetes de vídeo, microfilme e CDs. Um quarto repositório pode conter contratos, patentes e licenças. Cada registo no FPOS remete para as informações geridas pelo sistema.

Um modelo de dados consiste num modelo para um armazenamento de objectos de plano de ficheiros que está em conformidade com determinadas normas de gestão de registos. O modelo de dados pode incluir metadados e funções de segurança. Pode utilizar os modelos de dados Base, DoD e DoD Classified.

Utilize o IBM Enterprise Records para preservar informações importantes como registos, realizando as seguintes tarefas:


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Última actualização: Novembro de 2013
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