Ein Schriftstück ist eine Referenz auf Informationen und bietet Metadaten zum Verwalten der Informationen. Ein Schriftstück kann Einstellungen von dem Container übernehmen, in dem es erstellt wurde. Beispielsweise kann das Schriftstück den Aussonderungszeitplan des übergeordneten Containers übernehmen. Schriftstücke können elektronisch oder physisch sein. Sowohl elektronische als auch physische Schriftstücke können als notwendig eingestuft und als permanente Schriftstücke gekennzeichnet werden. Das DoD Chapter 4-Datenmodell ermöglicht die Deklaration von Schriftstücken mit einer Sicherheitsklassifikation (Streng geheim, Geheim, Vertraulich und Nicht klassifiziert.) Im PRO-Datenmodell können Schriftstücke mit den folgenden Klassifikationsstufen deklariert werden: Streng geheim, Geheim, Vertraulich, Beschränkt zugänglich und Nicht klassifiziert.
Basis- und DoD-Datenmodelle ermöglichen die Deklarierung von Schriftstücken in Schriftstückkategorien, Schriftstückordnern und Bänden. Das PRO-Datenmodell ermöglicht die Deklarierung von Schriftstücken in Schriftstückordnern und Bänden.
Eine Schriftstücklöschung oder -aussonderung löscht nur die Version des Dokuments, auf die das Schriftstück verweist. Wenn es nur eine Dokumentversion gibt, wird die gesamte Dokumentversionsserie gelöscht. Wenn ein Dokument beispielsweise mehrere Versionen hat und eine Version als Schriftstück deklariert ist, wird zusammen mit dem Schriftstück nur die als Schriftstück deklarierte Version gelöscht. Andere Versionen, die nicht als Schriftstück deklariert sind oder die für ein anderes Schriftstück deklariert sind, werden nicht gelöscht.
Weitere Informationen zur Verwaltung physischer Schriftstücke finden Sie in "Physische Entitäten".
Dabei wählen Sie das wiederkehrende Ereignis aus, das die regelmäßige Prüfung oder Aktualisierung der notwendigen Schriftstücke auslöst. Wählen Sie auch die Aktion aus, die bei Eintritt des Überprüfungsereignisses ausgeführt wird. Bei jedem Eintritt des wiederkehrenden Ereignisses wird der entsprechende Prüfworkflow für notwendige Schriftstücke ausgelöst. Weitere Informationen finden Sie im Thema über notwendige Schriftstücke.
IBM® Enterprise Records stellt einen Bericht namens "Zur Aussonderung anstehende notwendige Schriftstücke" bereit, in dem die notwendigen elektronischen Schriftstücke aufgelistet werden, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums für die Aussonderung vorgesehen sind. Weitere Informationen zu Berichten finden Sie in "Erstellen von Berichten".
Permanente Schriftstücke sind Schriftstücke, deren Wert eine dauerhafte Aufbewahrung über die normale Aufbewahrungsfrist für Ihre Organisation hinaus rechtfertigt. Sie kennzeichnen ein Schriftstück als permanent, indem Sie die Eigenschaft Ständiger Schriftstückindikator auf Wahr setzen. Standardmäßig wird diese Eigenschaft für den Assistenten zum Deklarieren der Installation in IBM Enterprise Records nicht angezeigt. Wenn Sie eine Kategorie oder einen Ordner erstellen, wird die Eigenschaft Ständiger Schriftstückindikator standardmäßig angezeigt. Wenn in diesen Fällen die Eigenschaft nicht angezeigt werden soll, ändern Sie die Eigenschaft über IBM Datacap Taskmaster Capture Connector for EMC Documentum in Ausgeblendet. Informationen zur Anzeige der Eigenschaft Ständiger Schriftstückindikator in Content Platform Engine finden Sie in "Anpassen der Anzeige von Eigenschaften".
Beachten Sie, dass mit der Eigenschaft Ständiger Schriftstückindikator kein bestimmtes Verhalten verbunden ist. Die Eigenschaft dient nur zu Informationszwecken. Das Schriftstück kann also auch gelöscht werden, wenn Ständiger Schriftstückindikator auf Wahr gesetzt ist.