エンティティーは廃棄期日を迎え、廃棄スケジュールに指定されたフェーズに入ります。 レコードは、フェーズに指定された保存期間にわたってそのフェーズに存在します。 保存期間が過ぎたら、そのフェーズに関連付けられている廃棄アクションを手動で開始する必要があります。
廃棄スケジュールをレコード・カテゴリー、レコード・フォルダー、またはレコード・タイプに関連付けると、指定されたイベントがシステムにより追跡されます。 また、スケジュールの実行をトリガーする日付も追跡されます。 指定されたイベントが発生するか、または指定された日付に達すると、スケジュールに定義されたレコードのカットオフがトリガーされます。 レコードのカットオフがトリガーされ、オフセット (存在する場合) が過ぎると、廃棄スケジュールに指定されたカットオフ・アクションが自動的に実行されます。 保存期間の経過後、フェーズに関連付けられた廃棄アクションに関連付けられているワークフローがシステムによって実行されます。 権限のあるユーザーの承認を受けて、ワークフローによってエンティティーが次のフェーズに渡されます。 あるエンティティーの廃棄を開始すると、そのすべての子エンティティーの廃棄も自動的に開始されます。
ファイル・プランを構成して、宣言された元のドキュメントとレコード・メタデータの両方を削除するようにできます (デフォルト)。 宣言された元のドキュメントだけを削除し、レコード・メタデータは保持することもできます。 メタデータの構成に関するトピックを参照してください。
廃棄スケジュールを開始するには、次のようにします。
廃棄の準備ができたエンティティーの検索方法
廃棄準備完了を示すプロパティーは存在しませんが、一連の条件を使用することで検索できます。
検索テンプレートを設定してこの検索を定期的に実行できます。 検索テンプレートでは、現在のフェーズの実行日付を空白のままにします。 検索時にユーザーが現在の日付を入力できるよう、編集可能にしておく必要があります。
また、メールを送信するカスタム COM イベントを作成して、受信者に廃棄準備を通知することもできます。 ユーザーがファイル・プラン構造に詳しい場合、エンティティーを参照できます。
ビジネス・レコードに該当する場合に、API メソッドを使用して廃棄を開始するカスタム・コードを作成できます。
廃棄名、エンティティーのカットオフ日、現在のフェーズの実行日付などの廃棄プロパティーを表示します。
廃棄スケジュールの競合 (DOD)
コンテナーの廃棄スケジュールと、そのコンテナー内のレコードに適用されるレコード・タイプの廃棄スケジュールが存在する場合があります。 そのレコードは最近の日付まで削除またはエクスポートできません。