W aplikacji obiekty stają się gotowe do rozporządzenia, a następnie przechodzą do fazy określonej w harmonogramie rozporządzenia. Akta pozostają w tej fazie przez czas określony w okresie przechowywania dla tej fazy. Po zakończeniu okresu przechowywania należy ręcznie zainicjować czynność rozporządzenia powiązaną z tą fazą.
Po zainicjowaniu harmonogramu rozporządzenia z kategorią akt, folderem akt lub typem akt system śledzi określone zdarzenie lub datę. System śledzi również datę, która spowoduje wywołanie harmonogramu. Jeśli dojdzie do tego zdarzenia lub nadejdzie określona data, wówczas nastąpi odcięcie akt zdefiniowanych w harmonogramie. Jeśli odcięcie zostanie uruchomione, a przesunięcie (jeśli istnieje) określone dla akt zostanie zakończone, wówczas system automatycznie wykona czynność odcięcia określoną w harmonogramie. Po okresie przechowywania system uruchamia przepływ pracy powiązany z czynnością rozporządzenia powiązaną z fazą. Następnie przepływ pracy przekazuje obiekty do następnej fazy po uzyskaniu zatwierdzenia przez autoryzowaną osobę. Po zainicjowaniu rozporządzenia dla obiektu rozporządzenie wszystkich obiektów podrzędnych zostanie również zainicjowane automatycznie.
Kartotekę akt można skonfigurować w celu usunięcia pierwotnie zadeklarowanego dokumentu i metadanych akt (działanie domyślne). Możliwe jest usunięcie tylko pierwotnie zadeklarowanego dokumentu z zachowaniem metadanych akt. Informacje zawiera temat dotyczący konfigurowania metadanych.
Aby zainicjować harmonogram rozporządzenia:
W jaki sposób znaleźć obiekty gotowe do rozporządzenia
Nie istnieje żadna pojedyncza właściwość oznaczająca gotowość do rozporządzenia, ale możliwe jest wyszukiwanie z wykorzystaniem zestawu warunków.
Jeśli takie wyszukiwanie będzie często wykonywane, wówczas można skonfigurować szablon wyszukiwania. W szablonie wyszukiwania pole daty wykonania aktualnej fazy należy pozostawić puste. Należy się upewnić, że użytkownik przeprowadzający wyszukiwanie będzie mógł wprowadzić bieżącą datę (możliwa edycja pola).
Inną opcją jest utworzenie niestandardowych zdarzeń COM w celu wysyłania wiadomości, aby poinformować odbiorcę o tym, jakie obiekty są gotowe do rozporządzenia. Jeśli założymy, że użytkownik zna strukturę kartoteki akt, wówczas powinien mieć możliwość przejścia do obiektu.
Jeśli jest to odpowiednie dla akt biznesowych, można użyć metod API w celu utworzenia niestandardowego kodu, który zainicjuje rozporządzenie.
Wyświetl właściwości rozporządzenia, takie jak nazwa rozporządzenia, data odcięcia obiektu, data wykonania aktualnej fazy i inne właściwości.
Skonfliktowane harmonogramy rozporządzenia (DOD)
W aplikacji może istnieć harmonogram rozporządzenia dla kontenera oraz inny harmonogram rozporządzenia dla typu akt, który dotyczy akt w kontenerze. W takim przypadku niemożliwe będzie usunięcie ani wyeksportowanie akt do czasu upływu ostatniej daty.