O IBM® Enterprise Records suporta a gestão, controlo e rastreio de objectos físicos ou informativos como, por exemplo, registos e pastas em papel, cassetes de vídeo e livros. No IBM Enterprise Records, estes objectos são representados por um registo físico. Este objecto é um ficheiro electrónico que contém os metadados que descrevem o objecto físico e a respectiva localização.
Pode configurar pastas que representem o seu sistema de armazenamento físico utilizando caixas, pastas de registo físico ou pastas de registo híbrido. O registo que representa o item físico pode ser arquivado em qualquer uma dessas pastas de registo ou numa pasta electrónica. Os tópicos que se seguem contêm informações sobre a criação e gestão destas entidades e localizações físicas.