IBM® Enterprise Records は、レコード・カテゴリー、レコード・フォルダー、ボリューム、およびレコードのレビューと廃棄を容易に自動化できるワークフローを備えています。 ワークフローには、タスク、手続きのステップ、ワークフローの参加者、入力情報、出力情報、そしてビジネス・プロセス内のステップごとのツールが含まれます。
既存のワークフローの変更や新しいワークフローの作成を行うことができます。 IBM Enterprise Records のワークフローのほとんどは、自動的に実行されます。 この自動化は、「廃棄スイープ」処理、またはワークフローに関連付けられたアクションの実行の結果です。 「物理レコード管理」ワークフローと「レコード・フォルダーの作成」ワークフローは手動で実行する必要があります。
廃棄スケジュールに廃棄フェーズを作成する場合は、廃棄フェーズに廃棄アクションと廃棄ワークフローを関連付ける必要があります。 特定のフェーズでは、エンティティーの保存期間の終了時にエンティティーが廃棄されます。 関連付けられた廃棄ワークフローを開始する廃棄アクションは手動で実行する必要があります。 廃棄処理の詳細については、廃棄スケジュールに関するトピックを参照してください。
ワークフローの使用を開始する前に、構成タスクを完了する必要があります。 このタスクは IBM Enterprise Records インストールの間に完了します。 詳しくは、「IBM Enterprise Records インストールおよびアップグレードのガイド」の『ワークフローの構成』トピックを参照してください。
廃棄ワークフローの完了方法に関する全般的な情報については、廃棄ワークフローに関するトピックを参照してください。
ワークフローの特定のステップで各種フィールドに指定された値が不適切な場合や、必須フィールドが未指定の場合、IBM Enterprise Records により警告メッセージが表示されます。 「暫定転送」ワークフローの「物理転送」ステップで「場所」フィールドに値を指定しなかった場合、IBM Enterprise Records により警告メッセージが表示されます。
「メッセージ」ステップで「完了」をクリックして、失敗したワークフロー・ステップを完了し、受信トレイからワーク・アイテムを削除します。 問題を修正しワークフローを再び実行すると、適切にステップを完了することができます。 上記の例の場合、「カットオフ」ステップが失敗した 2 つのエンティティーを閉じ、ワークフローを再び実行することができます。