IBM Enterprise Records, 5.1.2-es változat    

Selejtezési ütemezés meghatározása

Egy jogosult felhasználó selejtezési ütemezést határoz meg, és az ütemezést rekordkategóriával, rekordmappával vagy rekordtípussal társítja. A selejtezési ütemezést Rekordkezelő vagy Rekordadminisztrátor határozhatja meg. Az PRO adatmodellben Rekordkezelő, Rekordadminisztrátor vagy Áttekintő rendelhet selejtezési ütemezést egyedhez. Az Alap és a DoD adatmodellben Rekordkezelő vagy Rekordadminisztrátor rendelhet selejtezési ütemezést egyedhez.

Erről a feladatról

A selejtezési ütemezések több fázissal rendelkezhetnek, ahol az érintett egyedekre selejtezési lépések valósulnak meg, úgymint áttekintés, exportálás, átvitel vagy megsemmisítés. Bár a selejtezési ütemezés nem igényel több fázist, az ütemezés általában két fázist tartalmaz: Ha a Selejtezési ütemezés varázsló megjelenítési beállítása a Felhasználói beállítások között Egyszerű, akkor az ütemezés alapértelmezése egy fázis lesz, az automatikus megsemmisítés használatával megtartás nélkül. További információkért tanulmányozza a felhasználói- és webhely beállítások témakört.

Eljárás

Selejtezési ütemezés meghatározásához:

  1. Válassza a Selejtezés lapot.
  2. Kattintson a Selejtezési ütemezések elemre.
  3. Kattintson a Selejtezési ütemezés hozzáadása gombra.
    Korlátozás: Ha a Selejtezési ütemezés varázsló beállítása a Felhasználói beállítások között Egyszerű, akkor a Lépések panel nem jeleníti meg a Fázisok beállítása lehetőséget.
    1. Adja meg az ütemezés nevét és leírását. A leírás nem kötelező.
    2. Adja meg az egyedek selejtezéséért felelős jogosultság nevét, majd kattintson a Tovább gombra. Ez a mező nem kötelező.
    3. Kattintson a megfelelő választógombra a kikapcsolást kezdeményező aktiváló kiválasztásához. Ha a Selejtezési ütemezés varázsló beállítása a Felhasználói- vagy webhely beállítások között Egyszerű, akkor az egyetlen lehetséges aktiváló a Belső esemény aktiváló.
      • A naptári dátum esetén beírhatja a dátumot, vagy használhatja a naptár vezérlőelemet. Ez a szokásos selejtezési ütemezés művelete.
      • Az Előre meghatározott dátum, Belső esemény, Külső esemény vagy Ismétlődő esemény esetén válasszon egy elemet a menüből. Ezek az elemek előzőleg a IBM® Enterprise Records Konfigurálás lapon lettek létrehozva. Kattintson a Részletek megjelenítése lehetőségre az aktiváló adatainak megjelenítéséhez. Az aktiválók hozzáadásával kapcsolatos információkért tanulmányozza a dátumok és események hozzáadása témakört.
    4. Kikapcsolás ofszet beállítása. További részletekért tekintse meg ebben a témakörben később a Kikapcsolás és kikapcsolás ofszet beállítása részt.
    5. Állítsa be az egyedek kikapcsolását aktiváló feltételt. A kikapcsolás lehet automatikus, vagy igényelhet jóváhagyást. Jóváhagyás igényléséhez válasszon ki egy selejtezési kikapcsolás műveletet. Az automatikus kikapcsoláshoz ne adjon meg selejtezési kikapcsolás műveletet. Ha a Selejtezési ütemezés varázsló beállítása a Felhasználói- és webhely beállítások között Egyszerű, akkor a Selejtezés kikapcsolás művelet nem jelenik meg.
      • Minden egyes kikapcsolás művelet korábban került hozzáadásra a IBM Enterprise Records Konfigurálás lapon, és társított munkafolyamattal rendelkezik. A selejtezés előkészítő folyamat automatikusan elindítja ezt a munkafolyamatot a kikapcsolás plusz valamennyi ofszet után. A normál selejtezési ütemezés esetén a Selejtezés kikapcsolás művelet menüje csak azokat a műveleteket tartalmazza, amelyek a Kikapcsolás művelettípushoz tartoznak. A műveletekkel kapcsolatos további információkért tanulmányozza a műveletek témakört.
    6. Ha szükséges, módosítsa a Kikapcsolás alapot a kikapcsolás alap dátumának megadásához. A Kikapcsolás alap menü olyan IBM Enterprise Records dátum tulajdonságok készletét tartalmazza, amelyek a kikapcsolási dátumokat egyéni IBM Enterprise Records egyedtulajdonságok alapján számítják ki.

      Kikapcsolás ofszet beállítása. További részletekért tekintse meg ebben a témakörben később a Kikapcsolás és kikapcsolás ofszet beállítása részt.

    7. Ha a Selejtezési ütemezés varázsló beállítása a Felhasználói- vagy webhely beállítások között Részletes, akkor kattintson a Tovább gombra. Ez a művelet legalább egy megtartási időtartamot, vagyis fázist hoz létre az aktuális ütemezéshez. Ha a Befejezés gombra kattint, akkor a selejtezési ütemezéssel társított egyedek nem rendelkeznek specifikus megtartási időtartammal. Ha a Selejtezési ütemezés varázsló beállítása a Felhasználói beállítások között Egyszerű, akkor kattintson a Befejezés gombra. Csak egy fázis használja az RMAutoDestroyAction Automatikus megsemmisítés műveletet. A Felmérés szükséges beállítás értéke False. Az alapértelmezett megtartás 0 év 0 hónap 0 nap. Nem kerül létrehozásra Alternatív megtartás.

Eredmények

Állítsa be a kikapcsolást és kikapcsolás ofszetet

Az IBM Enterprise Records alkalmazásban megtartási időtartamot egy fázisra megtartás beállításával vagy a kikapcsolási ofszet beállításával határozhat meg.

Ha nincs megadva kikapcsolás ofszet, és a fázis megtartási időtartam be van állítva, akkor az előkészítő folyamat kikapcsolást végez az egyedre még akkor is, ha az eseményfeltétel igaz lesz. Ha a kikapcsolás alatt álló egyed egy tároló, akkor ez a tároló be is lesz zárva, megelőzve az új rekordok hozzáadását. A megtartás azután a kikapcsolási dátum plusz a fázisra meghatározott megtartási időtartam lesz. A következő szabályok vonatkoznak a kikapcsolási dátum számítására, a különböző ütemezési konfigurációktól függően:
  • Belső eseményaktiváló használata, és egy egyed tulajdonságához megadott kikapcsolási alap dátum

    A kikapcsolási dátum a kikapcsolási alap dátum értéke.

  • Eseményaktiváló típusú dátum használata (külső esemény, előre meghatározott dátum), és Esemény dátum beállítású kikapcsolási alap dátum

    A kikapcsolási dátum az eseményaktiváló dátuma.

  • Belső eseményaktiváló használata, és Esemény dátum beállítású kikapcsolási alap dátum

    A kikapcsolási dátum az előkészítő folyamat futásának a dátuma.

  • Eseményaktiváló típusú dátum használata (külső esemény, előre meghatározott dátum), valamint egy egyed tulajdonságához megadott kikapcsolási alap dátum

    A kikapcsolási dátum a két dátum közül a legújabb.

Kikapcsolási esemény ofszet használata esetén az egyed nem kerül kikapcsolásra, amíg az ofszet időtartam el nem telik. Ezért a tároló megnyitva marad a megtartási időtartam során. A következő szabályok vonatkoznak a kikapcsolási dátum számítására, a különböző ütemezési konfigurációktól függően:
  • Belső eseményaktiváló használata, és egy egyed tulajdonságához megadott kikapcsolási alap dátum

    A kikapcsolási dátum a kikapcsolási alap dátum értéke plusz a kikapcsolási ofszet.

  • Eseményaktiváló típusú dátum használata (külső esemény, előre meghatározott dátum), és Esemény dátum beállítású kikapcsolási alap dátum

    A kikapcsolási dátum az eseményaktiváló dátuma plusz a kikapcsolási ofszet.

  • Belső eseményaktiváló használata, és Esemény dátum beállítású kikapcsolási alap dátum

    A kikapcsolási dátum az előkészítő folyamat futásának a dátuma plusz a kikapcsolási ofszet.

Fontos: Ne használja a legutolsó konfigurációt, mert az ütemezés bármilyen (például a neve) frissítése a kikapcsolási dátum, egyúttal az új előkészítő folyamat futási dátum plusz az ofszet újraszámítását eredményezi, elhalasztva a kikapcsolást. Ha nincs a kikapcsolási alap dátumhoz használható rekordtulajdonság, akkor elfogadható megtartást alkalmazni a fázisra.

Ha a Selejtezési ütemezés varázsló megjelenítési beállításai Egyszerű a felhasználói beállításaiban vagy a webhely beállításaiban, akkor az ütemezés nem használ megtartást a fázisra. Az ütemezés ehelyett szintén az ofszet mechanizmust használja a megtartás meghatározásához.

Fázisok beállítása

Selejtezési ütemezéshez fázisok társítása lehetővé teszi a különböző műveleteket egy egyeden különböző időszakokban. Mindegyik fázis meghatároz egy selejtezési műveletet és megtartási időtartamot egy egyedre. Például egy egyed selejtezés előtti áttekintéséhez két fázist vegyen fel a selejtezési ütemezésbe. Az első fázis meghatározza az egyed áttekintését, a második fázis pedig megadja az egyed selejtezését. Az IBM Enterprise Records egy selejtezési ütemezésben több fázist futtat abban a sorrendben, amelyben hozzáadja a fázisokat az ütemezéshez.

Több alternatív megtartás is meghatározható egy fázison belül. Az alternatív megtartások egy tulajdonságérték alapján változó megtartási időtartamokat biztosítanak. Ha egyik alternatív megtartási feltétel sem teljesül, akkor az IBM Enterprise Records az alapértelmezett megtartási időtartamot használja. Ha több alternatív megtartási feltétel teljesül, akkor az IBM Enterprise Records a leghosszabb megtartási időtartammal rendelkező alternatív megtartást alkalmazza.

Fontos: Az alternatív megtartások száma, vagy azok feltételeinek komplexitása a megtartási számításra teljesítmény hatással bír.

Miután az IBM Enterprise Records egy egyedre kikapcsolási műveletet alkalmaz, az adott egyedre egy selejtezési ütemezés első fázisa kerül alkalmazásra. Az első fázis megtartási időtartama végén az egyedek készen állnak a fázishoz tartozó selejtezési műveletre. Az IBM Enterprise Records végrehajtja a társított selejtezési műveletet, az ütemezés következő fázisa elkezdődik egy jogosult felhasználó jóváhagyása után.

A selejtezési ütemezéshez fázis hozzáadása:

  1. Kattintson az Új hozzáadása lehetőségre a Fázis tulajdonságai lapon.
  2. Adja meg a fázis nevét és leírását.
  3. Válasszon egy Fázis műveletet a menüből.
    • A műveletek előzőleg létre lettek hozva az IBM Enterprise Records Konfigurálás lapján.
    • Az IBM Enterprise Records a műveletet az egyedeken a fázis végén hajtja végre.
    • Minden művelet előre meghatározott munkafolyamatot tartalmaz, melyet az IBM Enterprise Records indít az adott műveletre.
    Korlátozás: Az egyedek átvitele vagy megsemmisítése a végső fázis. Az ilyen művelettípusok után nem vehet fel további fázist.
  4. A Felmérés szükséges mezőben válassza ki a True értéket, hogy kötelező legyen az egyedek áttekintése a fázishoz tartozó munkafolyamat indulása előtt. Ha nem szükséges felmérés, akkor válassza a False értéket.
  5. Ha a fázishoz az Átvitel, Exportálás vagy Köztes átvitel műveletet választja, akkor adja meg a helyet a Exportálási cél mezőben. A hely lehet:
    • Távoli kiszolgálón. Például: \\kiszolgáló neve\mappa neve.
    • Helyi meghajtó mappája. Például: helyi meghajtó:\mappa neve.
  6. Adjon meg egy Alapértelmezett megtartási időtartamot a fázis egyedeire. Kötelező értéket megadnia, ha nem rendel hozzá alternatív megtartási időtartamokat.
  7. Feltételek beállításához úgy, hogy az egyedek a fázisban egy tulajdonság alapján hosszabb vagy rövidebb ideig maradjanak, tegye a következőket. Ezekkel a lépésekkel alternatív megtartási időtartamok kerülnek létrehozásra.
    1. Kattintson az Új hozzáadása lehetőségre az Alternatív megtartás ablak megjelenítéséhez.
    2. Válassza ki egy tulajdonság nevét a menüből.
    3. Válasszon ki egy műveleti jelet a listából.
    4. Adja meg a tulajdonság értékét. A megadott érték függ a tulajdonságtól.
    5. Válassza ki a Megtartás alap értéket a megtartási időtartam kezdeti dátumaként.
    6. Adja meg a megtartási időtartam - napok értéket év, hó és nap egységekben. Az IBM Enterprise Records az itt megadott értéket hozzáadja a Megtartás alapjához. Az eredményül kapott dátum napján az IBM Enterprise Records alkalmazza a fázis műveletét az egyedre.
    7. Kattintson az Elfogad gombra az alternatív megtartás felvételéhez az aktuális ütemezésbe, és a Fázis tulajdonságai ablakhoz visszatéréshez.
    8. Folytassa az alternatív megtartások hozzáadását az egyes feltételekhez az Új hozzáadása gombra kattintva. Az IBM Enterprise Records az összes mezőt feltölti az előző alternatív megtartás adataival, így elegendő módosítania a szükséges mezőket. Ha szükséges, bejelölheti egy alternatív megtartás Eltávolítás jelölőnégyzetét, majd az Alkalmaz gombra kattintva eltávolíthatja az adott feltételt.
  8. Az Elfogad gombra kattintva fejezze be a fázist. Az IBM Enterprise Records hozzáadja a fázist és az adatokat az ütemezés fázisainak listájához.
  9. További fázisok hozzáadásához kattintson az Új hozzáadása gombra. Ha már nem ad hozzá újat, akkor kattintson a Befejezés gombra a selejtezési ütemezés befejezéséhez.


Visszajelzés

Legutóbbi frissítés: 2013 november
define_a_disposal_schedule.htm

© Copyright IBM 2013