هناك الكثير من المعلومات عن الحاويات المتاحة في IBM® Enterprise Records. وتتضمن هذه الحاويات تصنيفات السجلات، وحافظات السجل، والحافظات الالكترونية، والحافظات الفعلية، والصناديق، والحافظات المختلطة، ووحدات التخزين، والحاويات الفعالة والغير فعالة، والحاويات المفتوحة والمغلقة.
للحصول على المزيد من المعلومات عن ادارة الحاويات الفعلية، أنظر موضوع العناصر الفعلية.
تصنيف السجل هو عبارة عن حاوية تقوم بتصنيف مجموعة من السجلات المتعلقة في مخطط الحفظ. وكذلك، يتم استخدام تصنفات السجل لتصنيف السجلات بناء على تصنيفات الوظائف. ويمكن أن يتضمن تصنيف السجل تصنيفات فرعية وحافظات سجلات. ولكن، لن يمكنك تكوين تصنيف السجل وحافظة السجل على نفس المستوى في التسلسل الهرمي. في نماذج بيانات Base و DoD، يمكن بيان السجلات مباشرة في التصنيفات. لا يسمح نموذج بيانات PRO بهذا التصرف. وبصفة مفترضة، تقوم العناصر الفرعية باكتساب السرية والجدول الزمني للتخلص من الحاوية الرئيسية الخاصة بهم. للحصول على المزيد من المعلومات عن توارث عمليات السرية والتخلص، ارجع الى موضوعات الجدول الزمني للسرية والتخلص.
تصنيف السجل يكون له اسم وكود تعريف. ويتم عرض كلاهما في المسار، ويتم فصلها بشرطة. يجب أن يكون كل من الاسم والكود متفردين في الحاوية الرئيسية.
حافظة السجل هي عبارة عن مجموعة من السجلات المتعلقة. يمكنك استخدام حافظات السجلات لادارة السجلات طبقا لفترة البقاء المحددة وأحداث التخلص. وبصفة مفترضة، تقوم العناصر الفرعية لحافظة السجل اكتساب السرية والجدول الزمني للتخلص من حافظة السجل. ويمكن تكوين الحافظات الالكترونية والفعلية والصناديق وحافظات السجلات المختلطة تحت تصنيف السجل لادارة السجلات الالكترونية والفعلية.
حافظة السجل يكون له اسم وكود تعريف. ويتم عرض كلاهما في المسار، ويتم فصلها بشرطة. يجب أن يكون كل من الاسم والكود متفردين في الحاوية الرئيسية.
تستخدم الحافظة الالكترونية لتخزين السجلات الالكترونية، وتتضمن واحد أو أكثر من وحدات التخزين. الحافظة الالكترونية يمكن أيضا أن تقوم بتخزين السجلات الفعلية (البنود الورقية والفعلية الأخرى).
تقوم الحافظة الفعلية بتخزين السجلات الفعلية، وتتضمن واحد أو أكثر من وحدات التخزين. الحافظة الفعلية هي عبارة عن ادخال ظاهري لحافظة ورقية. بناءا على هيكل مساحة التخزين الفعلية للمؤسسة الخاصة بك، يمكنك تكوين نموذج للتسلسل الهرمي للحافظات الفعلية في IBM Enterprise Records.
الصندوق هو عبارة عن حاوية للسجلات الفعلية ويتيح آلية لوضع نماذج للعناصر الفعلية التي تتضمن عناصر فعلية أخرى. على سبيل المثال، يمكنك تكوين "مخزن" يتضمن "أرفف" تتضمن "صناديق" تتضمن "حافظات فعلية." وبخلاف الأنواع الأخرى من الحافظات، يمكن أن يتضمن الصندوق حافظات أخرى. وهذه العناصر تعد حافظات وصناديق فعلية، ولكنها ليست حافظات وسجلات الكترونية أو مختلطة. ولكن، لا يقوم الصندوق باستخدام وحدات التخزين.
الحافظة المختلطة يمكن أن تتضمن كلا من السجلات الفعلية والالكترونية، وتتضمن واحد أو أكثر من وحدات التخزين. ليست هناك اختلافات في طريقة التصرف بين الحافظات الالكترونية والحافظة المختلطة. ولكن، الحافظة المختلطة يكون لها بيانات تعريف اضافية تقوم بوصف العناصر الفعلية بما في ذلك المكان الرئيسي. للحصول على المزيد من المعلومات عن أحد الأماكن الرئيسية، أنظر موضوع الأماكن.
وحدة التخزين تعمل كتقسيم فرعي منطقي لحافظة السجل الى وحدات أصغر يسهل ادارتها. وحدة التخزين ليس لها وجود مستقل عن الحافظة. ودائما ما تتضمن حافظة السجل وحدة تخزين واحدة على الأقل، فيما عدا الصناديق. ويتم تكوين وحدة التخزين هذه آليا من خلال النظام عند تكوين حافظة السجل. وعلى ذلك، يمكنك تكوين أي عدد من وحدات التخزين في حافظة السجلات الواحدة. ملحوظة، في أي وقت، تبقى وحدة تخزين واحدة فقط مفتوحة في الحافظة. وبصفة مفترضة، تبقى وحدة التخزين الحالية مفتوحة. يتم اغلاق وحدة التخزين آليا عندما تقوم باضافة أحد وحدات التخزين عند استيفاء المعيار المحدد. على سبيل المثال، يمكن أن يتم اغلاق أحد وحدات التخزين التي تتضمن سنة تقويم محددة آليا في نهاية سنة التقويم هذه.
وحدة التخزين هي من نفس نوع حافظة السجل الرئيسي (الالكتروني، أو الفعلي، أو المختلط) ويمكن أن تتضمن نفس النوع الخاص بالسجلات الرئيسية لها. ولكن، يمكن أن تتضمن وحدة التخزين حافظة فرعية أو وحدة تخزين أخرى. تكتسب وحدة التخزين الجدول الزمني للتخلص لحافظة السجل التي يتم تكوينها تحتها. لن يمكن تعريف الجدول الزمني للتخلص الذي يعتبر مستقبل عن حافظة السجل الرئيسي.
عند تكوين أحد فئات السجلات أو أحد حافظات السجلات، فسيتم تعليمها كفعالة. ولكن، يمكن أن تقوم بتعليم الحاوية كغير فعالة بعد تكوين هذه الحاوية. وعند تعليم الحاوية بعدم الفعالية، فان النظام سيمنع تكوين العناصر الجديدة أو نقلها أو نسخها أو حذفها في هذه الحاوية. ويتم أيضا تعليم أي حاويات فرعية بعدم الفعالية. بالاضافة الى ذلك، لن يشاهد المستخدم الحاويات الغير فعالة عند توضيح أحد السجلات. بتعليم أحد الحاويات كغير فعال يفيد عندما تكون هناك حاجة الى مراجعة واعتماد الحاوية قبل جعلها متاحة للاستخدام العام.
عندما تقوم بتكوين أحد عناصر الحاويات، فانه يتم فتحها بصفة مفترضة. للحد من تكوين العناصر الفرعية في أحد الحاويات مع الاستمرار في السماح باسترجاع السجلات منه، قم باغلاق هذه الحاوية في أي وقت بعد أن يتم تكوينها. ويتم أيضا تعليم أي حاويات فرعية بالاغلاق.