IBM Enterprise Records, versio 5.1.2    

Luokitellun fyysisen asiakirjan asiakirjaksi vahvistus

Kun selaat arkistonmuodostussuunnitelman objektisäilöä IBM® Enterprise Records -ohjelmassa, aja ohjattu asiakirjaksi vahvistustoiminto valitsemalla Vahvista asiakirjaksi fyysinen asiakirja -vaihtoehto.

Tietoja tästä tehtävästä

Tässä ohjatussa toiminnossa on kolme vaihetta:

Toimintaohjeet

Luetteloasiakirjan vahvistus asiakirjaksi:

  1. Valitse Valitse luokka -vaihtoehto. Ohjattu toiminto avaa Asiakirjaluokan valinta -sivun.
  2. Oletusarvon mukaan vain Merkkiasiakirja-luokka on käytettävissä. Jos sivusto on lisännyt muita luokkia, valitse sopiva luokka ja valitse Hyväksy.
  3. Määritä arkistonmuodostussuunnitelman sijainti.
    1. Valitse IBM Enterprise Records -ohjelmassa Lisää uusi. Voit poistaa arkistonmuodostussuunnitelman sijainnin valitsemalla sen kuvauksen alapuolella olevan Poista-vaihtoehdon. Valitse Application Engine -ohjelmassa Valitse arkistonmuodostussuunnitelman sijainti -vaihtoehto.
    2. Siirry sopivalle tasolle sijainnissa ja valitse valintaruutu.

      Jos olet luonut pikakuvakkeita, voit valita ensin Pikakuvakkeet-vaihtoehdon ja valita sen jälkeen kohteet luettelosta. Valitse ensin haluamasi sijainnin valintaruutu ja valitse sitten Lisää valintaan.

      Voit hakea sijaintia valitsemalla Haku. Valitse joko Otsikko tai Arkistonmuodostussuunnitelman tunnus. Oletusoperaattori on "like", jonka avulla voit hakea nimen osaa. Kirjoita tekstimerkkijono ja valitse Haku.

    3. Kun olet valinnut sijainnin, valitse Lisää valintaan.
    4. Valitse usein käytettyjä sijainteja varten Lisää pikakuvakkeisiin -vaihtoehto. Tulevissa asiakirjaksi vahvistuksissa voit valita sijainnit Pikakuvakkeet-näkymässä siirtymättä Selaa-näkymään.
    5. Valitse Hyväksy.
  4. Jatka Määritä ominaisuudet -vaiheeseen valitsemalla Seuraava.

Tulokset

Tee Määritä ominaisuudet -vaihe valmiiksi seuraavasti:

  1. Anna tarvittavat tiedot ominaisuuskenttiin. Pakolliset kentät vaihtelevat valitsemasi luokan mukaan. Merkkiasiakirja-oletusluokassa pakolliset kentät ovat seuraavat:
    • Tietovälinetyyppi: Anna tietovälinetyyppi, esimerkiksi CD, videokasetti, valokuva.
    • Muoto: Kirjoita muoto, esimerkiksi CDR, VHS, paperi.
    • Tekijä/alkuperä: Kirjoita Fyysisen asiakirjan laatijan tai omistajan nimi.
    • Aihe: Kirjoita fyysisen asiakirjan lyhyt kuvaus.
    • Julkaisupäivä: Kirjoita fyysisen asiakirjan luontipäivämäärä.
    • Kotisivun sijainti: Kirjoita fyysisen asiakirjan pysyvä sijainti, kun asiakirjaa ei ole kuitattu ulos. Valitse haluamasi sijainnin alapuolella oleva Valitse-vaihtoehto. Ohjattu toiminto sulkee sivun ja palaa Määritä ominaisuudet -vaiheeseen.
  2. Jos olet vahvistamassa asiakirjaa toisen asiakirjan kuittauksena, valitse ReceiptOf -vaihtoehto. Selaa sitten sen luokitellun asiakirjan kohdalle, joka on kuittauksen lähde, ja valitse se. Kuittaukset jäljittävät luokiteltuja asiakirjoja, mutta kuittausta ei ole luokiteltu. Lisätietoja on kuittauksia käsittelevässä ohjeaiheessa.
  3. Valitse Seuraava.

Tee Määritä luokitusominaisuudet -vaihe valmiiksi seuraavasti:

  1. Voit valita turvaluokitusoppaan (SCG) tai lähdedokumentin valitsemalla Johdettu mistä -vaihtoehdon. Tämä vaihe on valinnainen.
    • Voit valita turvaluokitusoppaan, sen osan tai sen aiheen valitsemalla Turvaluokitusoppaat-alueella Lisää uusi - vaihtoehdon ja valitsemalla haluamasi turvaluokitusoppaan elementin. Turvaluokitusoppaan elementin valinta täyttää sen asiakirjan Johdettu mistä -ominaisuuden, joka sisältää turvaluokitusoppaan tiedot. Nämä tiedot sisältävät turvaluokitusoppaan nimen, julkaisupäivämäärän ja laatijan.
    • Voit valita lähdedokumentin valitsemalla Lähdedokumentit-alueella Lisää uusi -vaihtoehdon ja kirjoittamalla lähdedokumentin kuvauksen tekstikenttään. Lähdedokumentti ei sisällä lisätietoja, joten täytä pakolliset kentät Määritä luokitusominaisuudet -vaiheessa.
    • Voit poistaa turvaluokitusoppaan tai lähdedokumentin napsauttamalla vastaavaa ruutua Poista-sarakkeessa ja valitsemalla sitten Poista.
    • Kun olet lopettanut tarvittavien luokitusoppaan elementtien ja lähdedokumenttien lisäyksen tai poiston, valitse Hyväksy.
    Tärkeää: Kun valitset Johdettu mistä -sivulta Hyväksy-vaihtoehdon, IBM Enterprise Records kopioi tiedot (tyhjät mukaan lukien) kaikista yhteenvedossa näkyvistä kentistä vastaaviin kenttiin Määritä luokitusominaisuudet -vaiheessa. Jos olet kirjoittanut kyseisiin kenttiin muita tietoja ja nyt vain tarkastelet Johdettu mistä -sivun tietoja, säilytä manuaalisesti syöttämäsi tiedot valitsemalla Peruuta.
  2. Määritä arvo Aloitusluokitus-kenttään valitsemalla valikosta vaihtoehto Erittäin salainen, Salainen tai Luottamuksellinen.
    Tärkeää: Nykyinen luokitus -kentässä on oletusarvona sama arvo kuin Aloitusluokitus-kentässä, jos suojausluokitus mahdollistaa kohteiden näkyvyyden aloitusluokitustasolla. Muussa tapauksessa sinun on määritettävä arvo suojausluokituksesi tasolla.
  3. Valitse Luokitussyy. IBM Enterprise Records -sovelluksessa avautuu Valitse arvot -sivu, jossa voit lisätä ja poistaa luokitussyitä.
    1. Voit lisätä luokitussyyn valitsemalla Lisää uusi arvo -vaihtoehdon ja valitsemalla sitten joko vaihtoehdon Aktiivinen uusille asiakirjoille tai vaihtoehdon Vanhentunut vanhoille asiakirjoille.
    2. Valitse syy luettelosta ja valitse sitten Hyväksy.
    3. Syitä voi lisätä niin monta kuin on tarpeen.
    4. Voit poistaa syyn korostamalla sen ja napsauttamalla Poista valitut kohteet -kuvaketta: Poista valitut kohteet -kuvake.
    5. Kun olet valmis, valitse Hyväksy.
  4. Kirjoita Luokittelutaho -kenttään sen tahon nimi, joka hallitsee fyysistä asiakirjaa, esimerkiksi puolustusministeriö.
  5. Täytä lopuista valinnaisista kentistä haluamasi.
    • Voit vaihtaa Poista luokitus - päivämäärästä -asetusta napsauttamalla kalenterikuvaketta ja valitsemalla päivämäärän. Poista luokitus - päivämäärästä perustuu johonkin seuraavista arvoista:
      • Luokituksen poiston oletusajanjakso -arvo, joka on määritetty järjestelmän kokoonpanossa. Lisätietoja on järjestelmän kokoonpanoa käsittelevässä ohjeaiheessa.
      • Turvaluokitusoppaan elementti, jos valitsit turvaluokitusoppaan elementin Johdettu mistä -kenttään.
    • Valitse Poista luokitus - tapahtumista tai Laske luokitusta -tapahtumista. IBM Enterprise Records -sovelluksessa avautuu Valitse arvot -sivu, jossa voit lisätä ja poistaa haluamiasi arvoja.
      • Valitse arvo luettelosta ja valitse sitten Hyväksy.
      • Lisää tarvittava määrä arvoja.
      • Voit poistaa arvon korostamalla sen ja napsauttamalla Poista valitut kohteet -kuvaketta: Poista valitut kohteet -kuvake.
      • Kun olet valmis, valitse Hyväksy.
    • Tietojen lisäys tai muutto voi muuttaa toisten kenttien tarvitsemia tietoja. Jos esimerkiksi muutat Poista luokitus - päivämäärästä -kenttää, sinun on kirjoitettava poikkeus. Jos kirjoitat arvon Laske luokitusta -tapahtumista -kenttään, sinun on annettava ohjeet luokituksen laskuun.
  6. Kun olet antanut tarvittavat tiedot, valitse Valmis.


Palaute

Päivitetty viimeksi: Marraskuu 2013
declare_classified_physical_record.htm

© Copyright IBM Corp. 2013