IBM Enterprise Records, version 5.1.2    

Arbetsflöden

I IBM® Enterprise Records ingår arbetsflöden som hjälper till att automatisera granskning och avveckling av postkategorier, postmappar, volymer och poster. Ett arbetsflöde inbegriper uppgifter, procedursteg, personal, indata- och utdatainformation samt verktyg för varje steg i en affärsprocess.

Du kan ändra befintliga arbetsflöden och skapa nya. De flesta av IBM Enterprise Records-arbetsflödena körs automatiskt. Automatiseringen är resultatet av avvecklingavsökningen eller av en åtgärd som är kopplad till arbetsflödet. Arbetsflödet för hantering av fysiska poster och arbetsflödet för att skapa postmappar måste köras manuellt.

När du skapar en avvecklingsfas i ett avvecklingsschema måste du knyta en avvecklingsåtgärd och ett avvecklingsarbetsflöde till fasen. I slutet av kvarhållningsperioden för en viss fas är entiteterna redo för den avveckling. Du måste manuellt initiera avvecklingsåtgärden som kör det tillhörande avvecklingsarbetsflödet. Mer information om avvecklingsprocessen finns i ämnena om avvecklingsscheman:

Innan du kan börja arbeta med arbetsflöden behöver vissa konfigurationsuppgifter ha utförts. Dessa uppgifter utförs under installationen av IBM Enterprise Records. Mer information finns i ämnet om att konfigurera arbetsflöden i IBM Enterprise Records Installation and Upgrade Guide.

Olika typer av arbetsflöden

Följande arbetsflöden ingår i IBM Enterprise Records.

Arbetsflödesmeddelanden

Systemet visar arbetsflödesmeddelanden med information om status, fel och valideringsfel som påträffas under körningen av det pågående arbetsflödet. Det finns fyra slags meddelanden:

Avskrift

En avskrift är en XML-fil som systemet genererar om avvecklingsåtgärden lyckas för de entiteter som är godkända för avveckling. Filen innehåller information om följande: Systemet skickar automatiskt filen som en bilaga till den postansvarige. Den postansvarige kan visa filen, spara den på en lokal enhet eller öppna filen i en webbläsare.

Varning

IBM Enterprise Records visar ett varningsmeddelande om värdet i olika fält i ett steg i arbetsflödet är felaktiga eller saknas. Om du inte har angett värdet för fältet Plats i steget för fysisk överföring i ett arbetsflöde för tillfällig överföring visar IBM Enterprise Records varningsmeddelandet.

Informations- och statusmeddelanden

IBM Enterprise Records visar informations- och statusmeddelanden för arbetsflödet för hantering av fysiska poster och arbetsflödet för att skapa postmapp. Meddelandena innehåller status för entiteterna eller annan relevant information om dem. Exempel: Om den aktuella innehavaren av en fysisk entitet har fördröjt släppandet av entiteten placerar IBM Enterprise Records meddelandet som arbetsobjekt i inkorgen för den person som är schemalagd att få entiteten. Mer information om informations- och statusmeddelanden finns i ämnet om att skapa postmappar genom att använda ett arbetsflöde.

Fel och undantag

Fel- och undantagsmeddelanden visar de berörda entiteterna och orsaken till att ett arbetsflödessteg misslyckas. Exempel: Du slutförde brytpunktssteget för en batch med tio entiteter och av dessa tio har två öppnats igen. I sådana fall kan inte brytpunktsåtgärden slutföras för de båda entiteterna och orsaken till felet visas.

I meddelandesteget kan du klicka på Slutför om du vill slutföra det arbetsflödessteg som har misslyckats och ta bort arbetsobjektet från inkorgen. Du kan rätta felet och köra arbetsflödet igen om du vill slutföra steget ordentligt. I exemplet ovan kan du stänga de båda entiteterna där brytpunktssteget misslyckades och starta arbetsflödet igen.



Feedback

Senast uppdaterat: November 2013
managing_workflows.htm

© Copyright IBM Corp 2013