IBM Enterprise Records Version 5.1.2    

Verwenden der Aussonderungsworkflows

Bei der Verwendung von Aussonderungsworkflows müssen Sie folgende Informationen beachten.

Informationen zu diesem Vorgang

Die verschiedenen Aussonderungsworkflows sind sich in Form und Aussehen sehr ähnlich. Die Workflows befinden sich in Ihrem Workplace- oder Workplace XT-Posteingang oder im öffentlichen Posteingang "RecordsManagerApproval".

Vorgehensweise

So führen Sie einen Workflow aus:

  1. Öffnen Sie Ihren persönlichen Posteingang
    1. Klicken Sie in Workplace in der Seitenleiste auf Tasks.
    2. Klicken Sie in Workplace XT auf das Symbol "Tasks".
  2. Wenn sich der gewünschte Workflow nicht in Ihrem Posteingang befindet, klicken Sie auf "Öffentliche Posteingänge" und anschließend auf "RecordsManagerApproval".
  3. Klicken Sie auf den Namen des gewünschten Workflow.

Ergebnisse

Die folgenden Felder und Optionen kommen in den meisten Workflows vor. Zusätzliche Felder werden in der Beschreibung der einzelnen Typen von Workflow-Schritten erläutert.

Anweisungen

Im Fenster werden Anweisungen zum Abschließen des Schritts angezeigt. Diese Anleitungen werden vom Workflow-Designer zusammengestellt. Wenn sie nicht angezeigt werden, klicken Sie auf "Anweisungen", um das Feld mit den Anweisungen zu öffnen.

Einheitenname

Hier finden Sie eine Liste von Einheiten mit mindestens einem Eintrag. Wenn es sich bei der Entität um eine elektronische Entität handelt, klicken Sie auf den Namen, um das Schriftstück anzuzeigen, oder öffnen Sie den Ordner, um dessen Inhalt einzusehen. Wenn die Einheit ein physisches Schriftstück ist, hat sie keinen Inhalt. Sie können auch auf das Symbol "Informationen abrufen" klicken, um die Informationsseiten der Entität anzuzeigen.

Übertragungszuordnung

Eine Übertragungszuordnung ist ein IBM® Enterprise Records-Objekt, das Content Engine-Eigenschaftennamen XML-Eigenschaftennamen zuordnet, die das IBM Enterprise Records-Übertragungstool zum Erstellen einer XML-Datei beim Export von IBM Enterprise Records-Entitäten verwendet. Sie können im Menü "Übertragungszuordnung" ein Übertragungszuordnungsobjekt auswählen. Informationen zu Übertragungszuordnungsobjekten finden Sie in "Übertragungszuordnungen".

Weitere Informationen zum IBM Enterprise Records-Übertragungstool finden Sie im Thema über das Übertragungstool.

Prüfungskommentare

Sie können Kommentare direkt in das Textfeld eingeben. Sie können auch auf das Symbol im Textfeld klicken, um ein größeres Fenster zu öffnen. Verwenden Sie dieses Fenster, um längere Kommentare ohne Blättern zu schreiben oder zu lesen. Wenn Sie das größere Textfeld verwenden, klicken Sie auf Aktualisieren und anschließend auf Schließen.

Prüfungsbescheid

Wenn Sie die Workflowaktion genehmigen, wählen Sie für jede Entität Genehmigen aus.

Wählen Sie "Zurückweisen", um die Aktion zu diesem Zeitpunkt nicht auszuführen. Geben Sie bei einer Ablehnung einen Grund als Kommentar ein.

Wählen Sie Zurückstellen aus, um die Rückstellung der Entität zu veranlassen. Nehmen Sie die Rückstellung außerhalb des Workflowschritts vor. Beim Abschluss des Workflows erhalten Sie eine diesbezügliche Nachricht. Die Einheit wird in den Status zurückgeführt, in dem Sie sich vor der Aussonderung befunden hat. Weitere Informationen zum Anwenden einer Rückstellung auf eine Entität finden Sie in "Manuelles Zurückstellen von Entitäten".

Wählen Sie "Plan ändern", um für die Einheit einen anderen Aussonderungszeitplan einzusetzen. Weisen Sie den neuen Aussonderungszeitplan außerhalb des Workflowschritts zu. Die Einheit wird in den Status zurückgeführt, in dem Sie sich vor der Aussonderung befunden hat. Weitere Informationen zum Ändern eines Aussonderungszeitplans finden Sie im Thema über das Ändern des Aussonderungszeitplans.

Informationsspalten

Je nach Schritt werden verschiedene entitätsbezogene Informationen angezeigt, die keine Benutzereingabe erfordern.

"Anwenden" und "Schließen"

Sie können Informationen ändern, diese Änderungen anwenden und anschließend das Fenster schließen, ohne weitere Aktionen durchzuführen. Die Vorgangsobjekte verbleiben im selben Posteingang. Der Vorgang "Anwenden" ist auch zum Abschließen eines Workflows erforderlich, in dem eine Entität zurückgestellt wurde.

Neu zuweisen

Diese Option öffnet ein Fenster, in dem Sie einen anderen Benutzer zur Ausführung des Schritts bestimmen können. Geben Sie die Anfangsbuchstaben des Namens ein und klicken Sie auf Suchen. Wählen Sie den Benutzer aus und klicken Sie auf Fortfahren.

Status

Mit dieser Option wird die Tracker-Anwendung geöffnet.

Abgeschlossen

Diese Option schließt den Workflowschritt ab und verschiebt Entitäten in den nächsten Schritt des Aussonderungsprozesses.



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Letzte Aktualisierung: November 2013
use_disposition_workflows.htm

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