Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie ein Administrator IBM® Enterprise Records im Hinblick auf Workflows, Erfassungsvorlagen für die Schriftstückdeklaration, Suchvorgänge und Berichte anpassen kann.
Anpassen von Klassen und Eigenschaften
IBM Enterprise Records unterstützt die Unterteilung gewisser Entitätsklasse in Unterklassen. Die nachstehenden Klassen können durch Unterklassen ergänzt werden:
- Elektronischer Schriftstückordner
- Hybrid-Schriftstückordner
- Physischer Container
- Box
- Physischer Schriftstückordner
Es gibt einige Gründe für das Erstellen von Unterklassen. Ein Grund ist der Bedarf an zusätzlichen (benutzerdefinierten) Eigenschaften, die nur für eine Untermenge einer
IBM Enterprise Records-Klasse gelten.
Ein anderer Grund ist die Beschränkung bestimmter Vorgänge auf eine Untermenge (etwa das Subskribieren von Ereignissen oder Prüfereignissen).
Sie können benutzerdefinierte Eigenschaften auch vorhandenen Klassen hinzufügen. Sie können die Art und Weise ändern, in der Eigenschaften in IBM Enterprise Records angezeigt werden.
Sie können beispielsweise einen Anzeigenamen einer Eigenschaft ändern und Sie können vordefinierte Eigenschaftswerte angeben. Weitere Informationen finden Sie in den zugehörigen Themen.
Anpassen von Workflows
IBM Enterprise Records beinhaltet Workflows zur Automatisierung verschiedener Aufgaben im Zusammenhang mit der Schriftgutverwaltung, wie etwa die Überprüfung von Entitäten, bevor sie gelöscht werden. Diese Workflows können Sie bei Bedarf ändern, um sie auf die Arbeitsabläufe innerhalb Ihres Unternehmens anzupassen.
So können Sie z. B. Schritte hinzufügen, überflüssige Schritte löschen oder die Reihenfolge der Ereignisse in einem Workflow ändern. Ändern Sie die Reihenfolge, indem Sie die Definition dieses Workflows ändern. Wenn die Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens zusätzliche Workflows erforderlich machen, die nicht in IBM Enterprise Records enthalten sind, können Sie auch gänzlich neue einrichten.
Weitere Informationen finden Sie in "Erstellen und Ändern von Workflows".
Anpassen von Erfassungsvorlagen für Aktendeklaration
Für die Optimierung des Prozesses zum Deklarieren von Schriftstücken können Sie eine oder mehr Erfassungsvorlagen eigens für diesen Zweck erstellen. In Vorlagen legen Sie die Standardinformationen, etwa die Schriftstückklassen, den Aktenplan-Speicherort und die Eigenschaften fest. Außerdem können Sie mit Vorlagen bestimmte Seiten des Assistenten ausblenden, um so die Erfassung zu beschleunigen oder dafür zu sorgen, dass der Benutzer bestimmte Voreinstellungen gar nicht sieht. IBM Enterprise Records enthält eine Erfassungsvorlage zum Deklarieren von physischen Schriftstücken. Diese Vorlage können Sie ändern. Ebenso können Sie neue Vorlagen für die Deklaration von physischen und von elektronischen Schriftstücken erstellen. Stellen Sie beim Speichern einer Erfassungsvorlage zum Deklarieren von physischen Schriftstücken sicher, dass Sie die Datei im Ordner Aktenplan-Objektspeicher\RecordsManagement\Templates speichern, damit die Vorlage in der IBM Enterprise Records-Anwendung sichtbar ist. Weitere Informationen finden Sie im Thema über das Erstellen einer Erfassungsvorlage.
Anpassen von Suchvorgängen
IBM Enterprise Records enthält die Registerkarte Suchen, mit der Benutzer sehr schnell Entitäten im Aktenplan finden können. Zusätzlich können Sie aber auch gespeicherte Suchen und Suchvorlagen erstellen, mit deren Hilfe Sie komplexere Suchvorgänge durchführen können. Gespeicherte Suchen sind komplexe Suchvorgänge, die automatisch ausgeführt werden können. Suchvorlagen sind teilweise ausgefüllte Suchanfragen mit Benutzerinteraktion. IBM Enterprise Records stellt eine Suchvorlage bereit, die Suchkriterien für einige allgemeine Entitätsmerkmale enthält, die für IBM Enterprise Records spezifisch sind. Wenn Sie eine gespeicherte Suche oder eine Suchvorlage zur Verwendung mit IBM Enterprise Records speichern, müssen Sie den Wert für den Anwendungsnamen auf IBM Enterprise Records einstellen.
Anpassen von Berichten
IBM Enterprise Records enthält eine Reihe von Berichten mit statistischen Ansichten der verschiedenen mit IBM Enterprise Records durchgeführten Aktivitäten. Sie können diese Berichte anpassen. Sie können beispielsweise Felder hinzufügen und löschen oder die Berichtsparameter ändern. Sie können auch neue Berichte erstellen, die in der IBM Enterprise Records-Anwendung angezeigt werden.
Weitere Informationen finden Sie in den Themen über das Anpassen und Erstellen von Berichten.