En behörig användare definierar ett avvecklingsschema och kopplar schemat till en postkategori, postmapp eller posttyp.
Ett avvecklingsschema kan definieras av en postansvarig eller postadministratör. I PRO-datamodellen kan en postansvarig, postadministratör eller granskare tilldela ett avvecklingsschema till en entitet. I bas- och DoD-datamodellen tilldelar en postansvarig eller postadministratör ett avvecklingsschema till en entitet.
Den här uppgiften
Avvecklingsscheman kan ha flera faser, där de berörda entiteterna passerar igenom avvecklingssteg som granskning, export, överföring eller destruktion. Även om ett avvecklingsschema inte kräver flera faser innehåller schemat två faser:
- En brytpunktsfas som avslutar entitetens aktiva liv.
- En fas för att definiera den slutliga avvecklingen efter brytpunkten.
Om visningsinställningen för
Guide för avvecklingsschema i
Användar- eller Platsinställningar är inställd på
Enkel används en fas med åtgärden autodestruktion utan kvarhållning.
Mer information finns i ämnena om användar- och platsinställningar.
Arbetsordning
Definiera ett avvecklingsschema:
- Välj fliken Avveckling.
- Klicka på Avvecklingsscheman.
- Klicka på Lägg till avvecklingsschema.
Begränsning: Om visningsinställningarna för guiden Avvecklingsschema i dina Användarinställningar är inställda på Enkel visas inte Ange faser i panelen Steg.
- Ange namnet och beskrivningen för schemat. Beskrivningen är valfri.
- Ange namnet på den myndighet som ansvarar för avvecklingen av entiteter och klicka på Nästa. Fältet är valfritt.
- Klicka på alternativknappen för den utlösare som ska starta brytpunkten. Om visningsinställningen för Guide för avvecklingsschema i Användar- eller Platsinställningar är inställd på Enkel är den enda möjliga utlösaren Intern händelse.
- För datum kan du skriva det eller välja det från kalendern. Åtgärden är för ett normalt avvecklingsschema.
- Välj ett alternativ från menyn Fördefinierat datum, Intern händelse, Extern händelse eller Återkommande händelse. Dessa alternativ har skapats tidigare på fliken IBM® Enterprise
Records Konfigurera.
Klicka på Visa detaljer så visas detaljerna för utlösaren. Information om att lägga till utlösare finns i ämnen om att lägga till datum och händelser.
- Ange brytpunktsförskjutning. Se avsnittet Ange brytpunkt och brytpunktsförskjutning längre fram i detta ämne.
- Ange villkoret som utlöser en brytpunkt för entiteterna. En brytpunkt kan vara automatisk eller kräva godkännande. Ange en brytpunktsåtgärd om godkännande krävs. För en automatisk brytpunkt behöver du inte ange en brytpunkt för avvecklingen. Om visningsinställningen för Guide för avvecklingsschema i Användar- och platsinställningar är inställd på Enkel visas inte åtgärden Avvecklingsbrytpunkt.
- Varje brytpunktsåtgärd har tidigare lagts till på fliken IBM Enterprise
Records Konfigurera och har ett motsvarande arbetsflöde. Avvecklingsavsökningen startar automatiskt arbetsflödet efter brytpunkten plus eventuell fördröjning. För ett normalt avvecklingsschema innehåller åtgärdsmenyn Avvecklingsbrytpunkt endast åtgärder av typen Brytpunkt. Mer information om åtgärder finns i ämnet om åtgärder.
- Ändra Brytpunktsbas om du ska ange ett nytt basdatum. I menyn Brytpunktsbas finns en rad IBM Enterprise
Records-datumegenskaper som beräknar brytpunktsdatum baserat på enskilda IBM Enterprise
Records-entitetsegenskaper.
Ange brytpunktsförskjutning. Se avsnittet Ange brytpunkt och brytpunktsförskjutning längre fram i detta ämne.
- Om visningsinställningarna för guiden Avvecklingsschema i dina Användar- eller platsinställningar är inställd på Detaljerad, klickar du på Nästa.
Åtgärden skapar en eller flera kvarhållningsperioder, kallade faser, för det aktuella schemat. Om du klickar på Slutför får de entiteter som är knutna till avvecklingsschemat inte någon bestämd kvarhållningsperiod. Om visningsinställningarna för guiden Avvecklingsschema i dina Användarinställningar är inställd på Enkel, klickar du på Slutför.
Det finns bara en fas för åtgärden Autodestruktion: RMAutoDestroyAction. Kräver kontroll är inställd på False.
Standardkvarhållning är 0 år 0 månader 0 dagar. Inga alternativa kvarhållningar skapas automatiskt.
Resultat
Ange brytpunkt och brytpunktsförskjutning
I IBM Enterprise
Records kan du definiera en kvarhållningsperiod genom att ange en kvarhållning i en fas eller en brytpunktsförskjutning.
När det inte finns någon angiven brytpunktsförskjutning och kvarhållningsperioden är inställd, utförs brytpunkten på entiteten vid en avsökning om händelsevillkoret blir true. Om entiteten för brytpunkten är en behållare, stängs också behållaren vilket förhindrar tillägg av en ny post.
Kvarhållningen beräknas sedan som brytpunktsdatumet plus den kvarhållningsperiod som definierats för fasen. Följande regler är tillämpliga för beräkningen av brytpunktsdatumet, beroende på de olika schemakonfigurationerna:
- Använd en utlösare för intern händelseutlösare och ett brytpunktsbasdatum som är inställt på en entitetsegenskap
Brytpunktsdatumet är värdet för brytpunktsbasdatumet.
- Använd en händelseutlösare av datumtyp (extern händelse, fördefinierat datum) och ett brytpunktsbasdatum som är inställt på Händelsedatum
Brytpunktsdatumet är datumet för händelseutlösaren.
- Använd en intern händelse som utlösare och ett brytpunktsbasdatum som är inställt på Händelsedatumet
Brytpunktsdatumet är det datum då avsökningen körs.
- Använd en händelseutlösare av datumtyp (extern händelse, fördefinierat datum) och ett brytpunktsbasdatum som är inställt på en entitetsegenskap
Brytpunktsdatumet är det senaste av de båda datumen.
När du använder en brytpunktshändelseförskjutning, utförs inte brytpunkten för entiteten förrän när slutet av förskjutningsperioden har nåtts. Behållaren fortsätter därför att vara öppen under kvarhållningsperioden. Följande regler är tillämpliga för beräkningen av brytpunktsdatumet, beroende på de olika schemakonfigurationerna:
- Använd en utlösare för intern händelseutlösare och ett brytpunktsbasdatum som är inställt på en entitetsegenskap
Brytpunktsdatumet är värdet för brytpunktsbasdatumet plus brytpunktsförskjutningen.
- Använd en händelseutlösare av datumtyp (extern händelse, fördefinierat datum) och ett brytpunktsbasdatum som är inställt på Händelsedatum
Brytpunktsdatumet är datumet för händelseutlösaren plus brytpunktsförskjutningen.
- Använd en intern händelse som utlösare och ett brytpunktsbasdatum som är inställt på Händelsedatumet
Brytpunktsdatumet är datumet då avsökningen körs plus brytpunktsförskjutningen.
Viktigt: Använd inte den sistnämnda konfigureringen eftersom alla uppdateringar av schemat, t.ex. av dess namn, utlöser en omberäkning av brytpunktsdatumet och av ett nytt körningsdatum för avsökningen plus förskjutningen, vilket senarelägger brytpunkten. Om ingen postegenskap kan användas för brytpunktsbasdatumet bör du hellre använda en kvarhållning i fasen.
Om visningsinställningarna för guiden avvecklingsschema är inställt på Enkel i dina användar- eller platsinställningar är standarden för schemat ingen kvarhållning i fasen. I stället används förskjutningsschemat för kvarhållning för schemat.
Ange faser
Genom att knyta faser till ett avvecklingsschema ser du till att olika åtgärder utförs på en entitet med olika intervall. Varje fas anger en avvecklingsåtgärd och kvarhållningsperiod för en entitet.
Exempel: Om en entitet ska granskas innan den avvecklas lägger du till två faser i avvecklingsschemat. Den första fasen anger en granskning av entiteten och den andra fasen att entiteten ska avvecklas. IBM Enterprise
Records kör flera faser i ett avvecklingsschema i den ordning som du lägger till faserna i schemat.
Du kan också definiera flera alternativa kvarhållningar inom en fas. Det gör att kvarhållningsperioden kan variera beroende på ett egenskapsvärde. Om ingen av villkoren för alternativ kvarhållning är sant använder IBM Enterprise
Records standardkvarhållningsperioden. Om flera villkor för alternativa kvarhållningsperioder är sanna tillämpar IBM Enterprise
Records den längsta kvarhållningsperioden.
Viktigt: Antalet alternativa kvarhållningar och komplexiteten i kriterierna påverkar prestanda för kvarhållningsberäkningen.
När IBM Enterprise
Records har tillämpat brytpunktsåtgärden för en entitet tillämpas den första fasen i avvecklingsschemat på den entiteten. I slutet av kvarhållningsperiodens första fas är entiteterna redo för den avvecklingsåtgärd som har angetts för den fasen. IBM Enterprise
Records slutför avvecklingsåtgärden och den nästa fasen i schemat startas efter godkännande av en behörig användare.
Lägga till en fas i ett avvecklingsschema:
- Klicka på Lägg till ny så öppnas sidan Fasegenskaper.
- Ange ett namn och en beskrivning av fasen.
- Välj en fasåtgärd från menyn.
- Åtgärderna har tidigare skapats på fliken IBM Enterprise
Records Konfigurera.
- IBM Enterprise
Records slutför åtgärderna på entiteterna i slutet av fasen.
- Varje åtgärd innehåller ett fördefinierat arbetsflöde som IBM Enterprise
Records startar för åtgärden.
Begränsning: Faser som överför eller förstör entiteter är slutfaser. Du kan inte lägga till en annan fast efter dessa åtgärdstyper.
- I fältet Kräver kontroll väljer du True om granskning ska krävas innan fasarbetsflödet startas. Välj False om krontroll krävs.
- Om du väljer åtgärden Överför, Export eller Tillfällig överföring för fasen anger du en plats i fältet Exportmål.
Platsen kan vara något av följande:
- På en fjärrserver. Exempel: \\servernamn\mappnamn.
- En mapp på en lokal enhet. Exempel: lokal enhet:\mappnamn.
- Ange en standardkvarhållningsperiod för entiteterna i denna fas.
Ett värde krävs om du inte tilldelar alternativa kvarhållningsperioder.
- Utför följande steg för att ställa in villkor i fasen för längre eller kortare tider baserat på en egenskap. Stegen skapar alternativa kvarhållningsperioder.
- Klicka på Lägg till ny så öppnas fönstret Alternativ kvarhållning.
- Välj ett egenskapsnamn från menyn.
- Välj en operator från listan.
- Ange egenskapsvärdet. Värdet beror på egenskapen.
- Välj Kvarhållningsbas som startdatum för kvarhållningsperioden.
- Ange Kvarhållningsperiod i dagar i år, månader och dagar. IBM Enterprise
Records lägger till det angivna värdet i kvarhållningsbasen. På det angivna datumet tillämpar IBM Enterprise
Records åtgärden på entiteten.
- Klicka på Acceptera så läggs den alternativa kvarhållningen till till det aktuella schemat och du kommer tillbaka till fönstret Fasegenskaper.
- Fortsätt att lägga till alternativa kvarhållningar genom att klicka på Lägg till ny för varje villkor. IBM Enterprise
Records fyller i data från föregående alternativa kvarhållning alla fält så att du bara behöver ändra de nödvändiga fälten. Du kan också markera kryssrutan Ta bort om det behövs för en alternativ kvarhållning och klicka på Tillämpa så tas villkoret bort.
- Slutför fasen genom att klicka på Acceptera. IBM Enterprise
Records lägger till fasen och detaljerna i schemats faslista.
- Klicka på Lägg till ny om du ska lägga till fler faser. Klicka annars på Slutför så slutförs avvecklingsschemat.