Veľa informácií o kontajneroch je k dispozícii v dokumente IBM® Enterprise Records. Tieto kontajnery, zahrňujú kategórie záznamov, priečinky záznamov, elektronické priečinky, fyzické priečinky, boxy, zväzky, aktívne a neaktívne kontajnery a otvorené a zatvorené kontajnery.
Bližšie informácie o správe fyzických kontajneroch nájdete v téme o fyzických entitách.
Záznam kategórie je kontajner, ktorý kategorizuje množinu súvisiacich záznamov v rámci plánu súborov. Bežne používate kategórie záznamov na klasifikáciu záznamov na základe funkčných kategórií. Kategória záznamov môže obsahovať podkategórie a priečinky záznamov. Nemôžete však vytvoriť kategóriu záznamov a priečinok záznamov na tej istej úrovni v hierarchii. V údajových modeloch Base a DoD môžete deklarovať záznamy priamo do kategórií. Údajový model PRO tento úkon neumožňuje. Dcérske entity štandardne zdedia bezpečnosť a plán dostupnosti svojho rodičovského kontajnera. Bližšie informácie o dedení bezpečnosti a dostupnosti nájdete v témach o bezpečnosti objektov a pláne dostupnosti.
Kategória záznamu má názov a ID. Oba sú zobrazené na ceste, oddelené pomlčkou. Tak názov ako aj ID musia byť v rámci rodičovského kontajnera jedinečné.
Priečinok záznamov je kolekcia súvisiacich záznamov. Pomocou priečinkov záznamov môžete spravovať záznamy podľa špecifikovaných periód uchovávania a udalostí dostupnosti. Štandardne dcérske entity priečinku záznamov dedia bezpečnosť a plán dostupnosti priečinku záznamov. Môžete vytvárať elektronické, fyzické a hybridné priečinky záznamov pod kategóriou záznamov a spravovať tak elektronické a fyzické záznamy.
Priečinok záznamov má názov a ID. Oba sú zobrazené na ceste, oddelené pomlčkou. Tak názov ako aj ID musia byť v rámci rodičovského kontajnera jedinečné.
Elektronický priečinok sa používa na ukladanie elektronických záznamov a obsahuje jeden alebo viac zväzkov. Elektronický priečinok môže obsahovať aj fyzické záznamy (papierové alebo iné fyzické položky).
Fyzický priečinok sa používa na ukladanie fyzických záznamov a obsahuje jeden alebo viac zväzkov. Fyzický priečinok je virtuálna položka pre papierový zakladač. Na základe štruktúry fyzického úložného priestoru vašej organizácie môžete modelovať hierarchiu fyzických priečinkov v IBM Enterprise Records.
Box je kontajner na fyzické záznamy a zabezpečuje mechanizmus na modelovanie fyzických entít, ktoré obsahujú iné fyzické entity. Napríklad môžete vytvoriť "Dátový sklad" ktorý obsahuje "Police" ktoré obsahujú "Krabice" ktoré obsahujú "Fyzické priečinky". Na rozdiel od iných typov priečinkov môže box obsahovať iné priečinky. Tieto entity sú fyzické priečinky a boxy, ale nie elektronické či hybridné priečinky a záznamy. Box však nepoužíva zväzky.
Hybridný priečinok môže obsahovať elektronické aj fyzické záznamy a obsahuje jeden alebo viac zväzkov. Z hľadiska správania nie sú žiadne rozdiely medzi elektronickým priečinkom a hybridným priečinkom. Hybridný priečinok má ďalšie metaúdaje, ktoré popisujú fyzickú entitu, vrátane domovského umiestnenia. Informácie domovskom umiestnení nájdete v téme o umiestneniach.
Jednotka slúži ako logický ďalšie rozdelenie priečinka záznamov na menšie a jednoduchšie ovládateľné časti. Zväzok nemôže existovať nezávisle na priečinku. Priečinok záznamov, okrem boxu, vždy obsahuje najmenej jeden zväzok. Tento zväzok automaticky vytvorí systém pri vytvorení priečinka záznamov. Potom môžete vytvoriť ľubovoľný počet zväzkov v rámci priečinka záznamov. Všimnite si však, že v ľubovoľnom momente ostáva otvorená len jeden zväzok v priečinku. Štandardne je otvorený aktuálny zväzok. Zväzok sa automaticky zatvorí, keď pridáte zväzok a keď sa splní zadané kritérium. Napríklad, zväzok obsahujúci záznamy určitého kalendárneho roka by sa mohol zatvoriť automaticky na konci tohto kalendárneho roka.
Zväzok je rovnakého typu ako jeho rodičovský priečinok záznamov (elektronický, fyzický alebo hybridný) a môže obsahovať rovnaký typ záznamov ako jeho rodič. Zväzok však môže obsahovať podpriečinok alebo inú jednotku. Zväzok zdedí plán dostupnosti priečinka záznamov, pod ktorým bol vytvorený. Nemôžete definovať plán dostupnosti, ktorý je nezávislý na rodičovskom priečinku záznamov.
Keď vytvoríte kategóriu záznamov alebo priečinok záznamov, označia sa ako aktívne. Môžete však označiť kontajner ako neaktívny po jeho vytvorení. Keď označíte kontajner ako neaktívny, systém zabráni vytváraniu, presúvaniu, kopírovaniu alebo vypĺňaniu nových entít v tomto kontajneri. Všetky dcérske kontajnery sa tiež označia ako neaktívne. Okrem toho užívatelia nevidia neaktívne kontajnery pri deklarovaní záznamu. Označením kontajnera za neaktívny ja užitočné, keď je potrebné prezrieť a schváliť kontajner pred jeho sprístupnením na všeobecné použitie.
Keď vytvoríte entitu kontajnera, štandardne je otvorený. Ak chcete obmedziť vytváranie dcérskych entít v kontajneri, ale súčasne povoliť načítavanie záznamov z neho, zatvorte tento kontajner kedykoľvek po jeho vytvorení. Všetky dcérske kontajnery sa tiež označia ako zatvorené.