IBM Enterprise Records Version 5.1.2    

Ablegen von Schriftstücken

Wenn Sie ein Schriftstück ablegen, erstellen Sie eine Referenz auf dieses Schriftstück an einem anderen Speicherort im selben Aktenplan. Dabei wird das Schriftstück nicht etwa dupliziert. Statt einer Kopie des Schriftstücks wird lediglich eine Referenz (ein Verweis) angelegt. Diese Referenz verweist auf das Schriftstück an seiner ursprünglichen Position. Sie können gleichzeitig ein oder mehr Schriftstücke ablegen.

Beim Ablegen eines Schriftstücks gelten folgende Einschränkungen:

Auswirkungen auf die Sicherheit beim Ablegen von Schriftstücken

Wenn ein Schriftstück in mehr als einem Container deklariert wird, legen Sie die übergeordnete Einheit für die Sicherheit während der Deklaration fest. Durch das Ablegen des Schriftstücks in einem anderen Ordner nach der Deklaration wird die übergeordnete Sicherheit nicht geändert. Diese Sicherheitsfunktion gilt nur, wenn der Container beibehalten wird und das Schriftstück in diesem Container abgelegt bleibt. Sie können sehen, welche Einheit in Bezug auf Sicherheit übergeordnet ist, indem Sie die Informationsseite "Abgelegt in" aufrufen. Ausführlichere Informationen finden Sie im Abschnitt zu FileNet P8-Zugriffsberechtigungen im Thema über Zugriffsberechtigungen.

Auswirkungen auf die Aussonderung beim Ablegen von Schriftstücken

Wenn ein Schriftstück in übergeordneten Containern abgelegt wird, die unterschiedliche Aussonderungszeitpläne aufweisen, ist der Zeiger auf das Schriftstück vom übergeordneten Aussonderungszeitplan betroffen. Wenn z. B. ein übergeordneter Container einen 5-Jahres-Zeitplan aufweist und ein anderer einen 2-Jahres-Zeitplan, sehen Sie die Auswirkung. Das Schriftstück wird nach zwei Jahren nicht mehr im übergeordneten Container mit dem 2-Jahres-Zeitplan angezeigt, jedoch nach wie vor im Container mit dem 5-Jahres-Zeitplan.

So legen Sie mehrere Schriftstücke ab:

  1. Suchen Sie die Schriftstücke, die abgelegt werden müssen.
  2. Wählen Sie jeweils das Kontrollkästchen neben den Namen aus.
  3. Wählen Sie im Menü Mehrfachauswahlaktionen die Aktion Ablegen aus. Sie können auch mit der rechten Maustaste auf ein einzelnes Schriftstück klicken und Ablegen aus dem Menü auswählen.
  4. Navigieren Sie zu der Stelle im Aktenplan, an der Sie die Schriftstücke ablegen wollen, und klicken Sie auf Ablegen.
  5. Eine Bestätigungsnachricht wird angezeigt, die den Abschluss des Ablegevorgangs meldet. Klicken Sie auf OK, um wieder zum Aktenplan zurückzukehren.
Achtung: Zum Anzeigen der Ablageposition einer Entität wählen Sie die Ansicht Abgelegt in der zugehörigen Informationsseiten aus.


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Letzte Aktualisierung: November 2013
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