IBM Enterprise Records, Версия 5.1.2    

Инициирование расписания утилизации

Объекты становятся подлежащими утилизации и вступают в фазы, заданные в расписании утилизации. Записи остаются на той или иной фазе в течение периода времени, заданного вами для срока хранения этой фазы. По окончании срока хранения вы должны вручную инициировать связанное с этой фазой действие по утилизации.

Об этой задаче

После того, как вы свяжете расписание утилизации с категорией записей, папкой записей или типом записей, система будет отслеживать заданное событие. Система будет отслеживать также и дату инициации выполнения расписания. Когда произойдет это событие или наступит заданная дата, будет инициировано отсечение записей, определенных в расписании. При инициации отсечения и истечения заданного для записей сдвига по времени (если он есть) система автоматически выполнит указанное в расписании действие отсечения. По истечении срока хранения система запустит рабочий поток, связанный с относящимся к этой фазе действием по отсечению. Этот рабочий поток передает объекты на следующую фазу для утверждения уполномоченным сотрудником. При инициации утилизации для объекта автоматически инициируется также и утилизация всех его дочерних объектов.

Можно сконфигурировать план размещения для удаления и исходного объявленного документа, и метаданных записи (по умолчанию). Возможно удаление только исходного объявленного документа с сохранением метаданных записи. (Смотрите тему по конфигурированию метаданных.)

Процедура

Чтобы инициировать расписание утилизации:

  1. Найдите объекты, готовые к утилизации. Рядом с этими объектами выводится значок готовности к утилизации: Готово к утилизации.
  2. Включите переключатели рядом с именами. Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши по одному объекту и воспользоваться меню.
  3. В меню Действия множественного выбора выберите Инициировать утилизацию: значок Инициировать утилизацию
  4. Нажмите кнопку OK, чтобы подтвердить получение сообщения об успешной инициации расписания утилизации. Однако в случае какой-либо ошибки инициации расписания утилизации появится сообщение о неудачном завершении. Чтобы посмотреть причину неудачного завершения, щелкните по звездочке рядом с именем объекта.

Результаты

Как найти объекты, готовые к утилизации

Единое свойство, указывающее готово к утилизации, отсутствует, но возможен поиск при помощи набора условий.

Возможно, вы захотите сконфигурировать шаблон поиска для выполнения этого поиска на регулярной основе. В шаблоне поиска оставьте дату выполнения текущей фазы пустой. Обеспечьте возможность ее редактирования, чтобы пользователь мог ввести текущую дату при применении поиска.

Другой вариант: можно создать пользовательские объекты COM для отправки электронной почты, чтобы получатель знал, какие объекты готовы для утилизации. Зная структуру плана размещения, можно найти нужный объект.

Если это подходит для ваших бизнес-записей, возможно, вы захотите использовать также и методы API для создания пользовательского кода, инициирующего утилизацию.

(Можно просмотреть такие свойства утилизации, как имя утилизации, дата отсечения объекта, дата выполнения текущей фазы и другие свойства.)

Чтобы просмотреть свойства утилизации:
  1. Щелкните по Получить информацию для объекта.
  2. В панели щелкните по Подробности.

Конфликтующие расписания утилизации

Может существовать расписание утилизации для контейнера и еще одно расписание утилизации для типа записи, применяемого к записи в этом контейнере. Запись нельзя будет ни удалить, ни экспортировать, пока не истечет крайний срок.



Отзыв

Последнее обновление: Ноябрь 2013 г.
execute_a_disposal_schedule.htm

© Copyright IBM Corp. 2013