IBM Enterprise Records, Versión 5.1.2    

Asociar un programa de disposición con una entidad

Los usuarios autorizados pueden asociar un programa de disposición con una categoría de registro o una carpeta de registros en cualquier momento. Los usuarios autorizados son Records Manager, Administrador de registros o Inspector en Pro estándar; Records Manager o Administrador de registros en DoD o Base. Los contenedores secundarios heredan el programa de disposición. Puede asociar un programa de disposición con una categoría de registro o una carpeta de registros en el momento de la creación o posteriormente.

Acerca de esta tarea

Puede asociar un programa de disposición con una categoría de registro o una carpeta de registros por primera vez tras su creación.

Procedimiento

Para asociar un programa de disposición posteriormente:

  1. Vaya al contenedor cuyo programa de disposición desea asignar y haga clic en su icono Obtener información.
  2. Haga clic en Disposición.
  3. Haga clic en Examinar programa para seleccionar un programa de disposición.
  4. En la ventana Seleccionar programa de disposición, haga clic en Seleccionar bajo el nombre de uno de los programas de disposición.
  5. En el nuevo menú, seleccione la opción adecuada para indicar cómo desea propagar el nuevo programa de disposición a contenedores secundarios. Si asigna un programa de disposición diferente, puede propagar el programa a sus contenedores secundarios de los siguientes modos:
    • Propague el programa a todos los contenedores secundarios inmediatos y a todos los subcontenedores heredados independientemente de si heredaron el programa de disposición anterior. Esta situación corresponde a la opción Propagar el nuevo programa de disposición a todos los secundarios inmediatos y a todos los sub-directorios heredados. Esta situación también aplica a los programas que se están aplicando por primera vez.
    • Propagar el programa solo a los contenedores secundarios que han heredado el programa de disposición anterior. En esta situación, el programa de disposición de contenedores secundarios que no heredan el programa de disposición de la entidad superior permanece sin cambios. Esta opción hereda solamente un nuevo programa si hereda anteriormente un programa. Esta situación corresponde a la opción Propagar nuevo programa de disposición a todas las entidades heredadas.
    • No propagar el programa a ninguno de los contenedores secundarios. En esta situación, los contenedores secundarios que heredaron el programa de disposición anterior continúan asociándose con ese programa pero no se incluyen en la categoría de entidades heredadas. Esta situación corresponde a la opción No propagar el nuevo programa de disposición.
  6. Si lo desea, escriba la información de Autoridad de disposición según lo requieren las reglas de cumplimiento de su organización.
    Atención: De forma predeterminada, la autoridad de disposición especificada para el programa de disposición seleccionado se asigna de forma automática como la autoridad de disposición del contenedor. Si no se establece una autoridad de disposición para el programa seleccionado, aplica la autoridad de disposición que establezca para el contenedor. Si se establece una autoridad de disposición cuando se crea el contenedor pero no se asigna ningún programa de disposición, la autoridad de disposición del programa anula la autoridad de disposición establecida anteriormente.
  7. Haga clic en Aplicar para guardar las modificaciones.
  8. Haga clic en Salir para cerrar la página.

Resultados

Importante: Los registros asociados con un tipo de registro podrían tener un programa de disposición distinto que su contenedor principal. El programa de disposición asociado con el tipo de registro tiene prioridad sobre el programa del contenedor. Sin embargo, cuando ejecuta un barrido, se registra un mensaje de advertencia de conflicto en las disposiciones en el archivo de registro de barrido. Verá este mensaje de advertencia cuando el programa asociado con el contenedor principal tiene un período de retención de límite de corte menor que el programa asociado con el tipo de registro.
Para obtener más información sobre el cambio de un programa existente, consulte el tema cambiar un programa de disposición.


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Última actualización: Noviembre 2013
associate_disposition_schedule.htm

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