Typ akt stanowi klasyfikację akt na podstawie wspólnych cech akt. Typy akt stosuje się w sytuacji, gdy grupa akt istniejących w kategorii lub folderze akt ma harmonogram rozporządzania inny niż powiązany z kategorią akt lub z folderem akt.
Na przykład: konieczne może być zachowanie pliku akt pracownika przez 12 lat dla celów związanych z księgowaniem i wypłatami. Jednak dla akt oceny wydajności, które muszą być zachowywane tylko przez siedem lat, można utworzyć typ akt z innym harmonogramem rozporządzenia. Akta oceny wydajności można powiązać z typem akt w celu zapewnienia, że akta oceny będą usuwane wcześniej niż plik akt pracownika.
Informacje o powiązaniu harmonogramów rozporządzenia z aktami zawiera temat dotyczący harmonogramów rozporządzenia.
Akta można wyszukiwać i odczytywać na podstawie ich typów.
Typ akt można zastosować do akt na następujące sposoby:
- Typ akt można powiązać z klasą akt i ustalić typ akt jako domyślny dla klasy. Więcej informacji zawiera temat dotyczący konfigurowania domyślnego typu akt.
- System można skonfigurować w taki sposób, aby podczas deklarowania wyświetlał metadane typu akt, a użytkownik może wybrać typ akt podczas deklarowania akt z produktu Workplace lub
Workplace XT. Więcej informacji zawiera temat dotyczący metadanych typu akt.
Jeśli dla klasy zostanie skonfigurowany domyślny typ akt, ale podczas deklaracji nie będą wyświetlane metadane typu akt, wówczas dla tej klasy zawsze używany będzie domyślny typ
akt. Klasa akt i typ akt przestają być wymagane. Alternatywnie można skonfigurować
domyślny typ, ale można pozostawić użytkownikowi możliwość wybrania innego typu akt. Użytkownik może też po prostu wybrać typ akt bez konfigurowania typu domyślnego.