IBM Enterprise Records, 5.1.2-es változat    

Rekordmappa hozzáadása

Rekordmappát csak a rekordkategória legalacsonyabb szintje alatt adhat hozzá. Ha egy rekordkategória alkategóriát tartalmaz, akkor nem adhat hozzá rekordmappát. Ezen felül csak aktív rekordkategóriához adhat rekordmappát. Nem hozhat létre almappát egy rekordmappában. Egy rekordmappa csak köteteket vagy rekordokat tartalmazhat. Az IBM® Enterprise Records négyféle rekordmappával kerül szállításra: elektronikus mappával, fizikai mappával, fizikai dobozzal és hibrid mappával. A webhelye további egyéni mappákat is létrehozhat.

Erről a feladatról

Az IBM Enterprise Records PRO telepítése esetén csak Rekordkezelő vagy Rekordadminisztrátor adhat hozzá rekordmappát. A DoD és az alapszintű telepítések esetén a Rekordkezelőn és Rekordadminisztrátoron felül a Jogosult felhasználók is hozzáadhatnak rekordmappát. Ha nem rendelkezik rekordmappa létrehozásához szükséges jogosultsággsl, akkor a Rekordmappa létrehozása munkafolyamatot a Workplace segítségével indíthatja el. A munkafolyamat indításakor a rekordmappa létrehozási kérés a Rekordkezelőhöz kerül továbbításra jóváhagyás céljából. További információkért tanulmányozza a rekordmappa létrehozása munkafolyamat segítségével témakört. Alapértelmezésben az új rekordmappa örökli a szülő egyed összes tulajdonságát, a Név, Azonosító és Megnyitás dátuma kivételével. Ezek az örökölt értékek módosíthatók.
Figyelem: A fájlterv egyik szintjén sem hozzon létre 100-nál több rekordkategóriát és rekordmappát. A fájltervekkel kapcsolatos további információkért tanulmányozza a fájltervek témakört.

Eljárás

Rekordmappa hozzáadásához:

  1. Jelentkezzen be Rekordkezelőként vagy Rekordadminisztrátorként. A fájltervben tallózva keresse meg azt a rekordkategóriát, amelyben rekordmappát kíván létrehozni.
  2. Kattintson a Rekordmappa hozzáadása lehetőségre, és hajtsa végre az alábbi lépéseket.
    1. Osztály beállításához kattintson a létrehozni kívánt rekordmappa típusára, majd kattintson a Tovább gombra, mellyel továbbhalad a Tulajdonságok beállítása lépéshez.
      • Az elektronikus rekordmappák elektronikus és fizikai rekordokat is tárolhatnak
      • A fizikai rekordmappák fizikai rekordokat tárolhatnak
      • A doboz a fizikai rekordokat tárolja, és beállítható egy raktár modellezésére
      • A hibrid rekordmappák elektronikus és fizikai rekordokat is tárolhatnak
      A mappatípusokkal kapcsolatos további információkért tanulmányozza a kategóriák, mappák és kötetek témakört.
    2. Tulajdonságok beállítása érdekében adja meg vagy módosítsa a megjelenített tulajdonságértékeket. Néhány tulajdonság szerkeszthető közvetlenül ezen az oldalon, míg mások esetében a tulajdonság nevére kell kattintani az értékek szerkesztéséhez. A vörös csillag azt jelzi, hogy kötelező értéket megadnia az adott tulajdonság számára. A megjelenített tulajdonságokkal kapcsolatos további információkért tanulmányozza a tulajdonságok leírását. Ha olyan Rekordmintát ad meg, amely automatikusan elnevezi a mappához hozzáadandó rekordokat, akkor írja be a mintát közvetlenül a mezőbe. A minta összeállításával kapcsolatos információkért tanulmányozza az elnevezési minta hozzáadása témakört.
    3. A rekordmappa selejtezési ütemezésének beállításához kattintson a Tovább gombra, vagy válasszon másik lépést a panelen. Kattintson a Mégse gombra a Rekordmappa hozzáadása varázslóból történő kilépéshez.
    4. A Selejtezés beállításához három lehetőség áll a rendelkezésére. Egy selejtezési ütemezés már előre kiválasztott lehet. Az Öröklés jelölőnégyzet be van jelölve. Egy selejtezési ütemezés fel van sorolva. de az Öröklés jelölőnégyzet nincs bejelölve. A használatához kattintson az Öröklés lehetőségre. Lehet, hogy nincsenek selejtezési információk. Bármelyik esetben kattintson az Ütemterv tallózása lehetőségre ütemezés választása vagy módosítása érdekében. A selejtezés üresen hagyásához kattintson az Ütemezés törlése lehetőségre. A hozzárendelt ütemezések információs oldalainak áttekintéséhez kattintson annak Információk lekérése ikonjára.
    5. Ütemezés keresése során kattintson a Kiválasztás lehetőségre a mappához hozzárendelni kívánt selejtezési ütemezés neve alatt.
    6. Ha szükséges, adja meg a rekordmappa selejtezéséhez a Selejtezési jogosultságot, amikor esedékes a selejtezés. Alapértelmezésben a kijelölt selejtezési ütemezéshez megadott selejtezési jogosultság automatikusan hozzárendelésre kerül a rekordmappa selejtezési jogosultságaként. Ha a kijelölt ütemezéshez nincs beállítva selejtezési jogosultság, akkor a mappa számára beállított selejtezési jogosultság megfelelő. Ha a selejtezési jogosultságot most, a selejtezési ütemezést pedig később adja meg, akkor az ütemezés számára beállított selejtezési jogosultság felülbírálja a selejtezési jogosultságot.
      Figyelem: Ha a Létfontosságú rekordok lépés megjelenítése tárolók létrehozásakor lehetőség számára a Webhely beállítások vagy Felhasználói beállítások keretében megadott megjelenítési beállítás Nem, akkor a program elrejti a Létfontosságú rekordok beállítása lépést. Térjen át az l. allépésre.
    7. Ha a felhasználói vagy webhely beállítás a Létfontoságú rekord beállítása lépés megjelenítésére van megadva, akkor kattintson a Tovább gombra a rekordmappa Létfontosságú rekordjának a beállításához. Ennek alternatívájaként válasszon egy másik lépést a panelen. További információkért tekintse meg a témakör végén található Felhasználói beállítás és Webhely beállítás hivatkozást.
    8. Annak megadásához, hogy a mappa rekordjai létfontosságúak, válassza ki a True értéket a Létfontosságú rekord jelző menüben. Ha a rekordmappában létrehozott rekordok folyamatos áttekintésére és frissítésére van szükség, akkor ebben a lépésben megjelölheti Létfontosságúnak a rekordmappát. Az ilyen mappán belül létrehozott összes rekord automatikusan a Létfontosságú osztályozást kapja.
    9. Ha szükséges, akkor adja meg a létfontosságú rekordok leírását a rekordmappához.
    10. A Létfontosságú rekordok áttekintése művelet menüben válassza ki azt a műveletet, amely a létfontosságú rekordok periódikus áttekintési vagy frissítési ciklusával indításra kerül. A menü felsorolja a korábban létrehozott Létfontosságú áttekintés műveleteket. További információkért tanulmányozza a művelet hozzáadása témakört.
    11. A Létfontosságú rekord áttekintési és frissítési ciklus menüben válassza ki azt az eseményt, amely a mappán belül aktiválja a létfontosságú rekordok periodikus áttekintését vagy frissítését. A menü felsorolja a korábban létrehozott ismétlődő műveleteket. További információkért tanulmányozza az ismétlődő esemény hozzáadása témakört.
    12. Kattintson a Tovább gombra a biztonság beállításához és a mappa befejezéséhez.
    13. A biztonság beállítása érdekében tekintse át a meglévő biztonsági beállításokat. Az egyes hozzáférési területekkel kapcsolatos további információkért tanulmányozza a biztonsági beállítások megadása témakört. A biztonsági beállítások meghatározzák, hogy mely csoportok és felhasználók érhetik el a rekordmappát, valamint szabályozzák az egyes csoportok vagy felhasználók számára megadott engedélyeket. A megadott biztonsági beállításokat az egyedre beállított FileNet P8 biztonsági beállítások felülbírálhatják. További információkért tanulmányozza a biztonság témakört.
    14. Az oldalon felsorolt adott felhasználó vagy csoport hozzáférési jogainak módosításához kattintson a felhasználó vagy csoport nevére a Cím oszlopban. Megjelenik a Biztonsági beállítások oldal, ahol megadhatja a különböző felhasználók és csoportok biztonsági engedélyeit.
    15. A listához az Új hozzáadása gombbal vehet fel új felhasználókat vagy csoportokat. A listából egy meglévő felhasználó vagy csoport eltávolításához válassza ki az adott felhasználóhoz vagy csoporthoz tartozó Eltávolítás lehetőséget. A felhasználókkal és csoportokkal kapcsolatos további információkért tanulmányozza a felhasználók és csoportok hozzáadása objektumhoz témakört.
    16. A biztonsági beállítások módosításainak mentéséhez és a rekordmappa létrehozásának befejezéséhez kattintson a Befejezés gombra.
    17. Kattintson az OK gombra, mellyel nyugtázza a rekordmappa sikeres hozzáadását, és kilép a varázslóból.


Visszajelzés

Legutóbbi frissítés: 2013 november
create_a_record_folder.htm

© Copyright IBM 2013