Folder akt można dodać tylko poniżej najniższego poziomu kategorii akt. Jeśli kategoria akt zawiera
podkategorię, wówczas nie można dodać do niej folderu akt. Ponadto folder akt można dodać do aktywnej kategorii akt. Nie można
utworzyć podkategorii w folderze akt. Folder akt może zawierać tylko woluminy lub akta. Produkt IBM® Enterprise
Records
udostępnia cztery typy folderów akt: folder elektroniczny, folder fizyczny, pudełko fizyczne i folder hybrydowy. W ośrodku można utworzyć dodatkowe foldery niestandardowe.
O tym zadaniu
W instalacji PRO produktu
IBM Enterprise
Records tylko menedżera akt lub administrator akt
może dodać folder akt. W instalacjach DoD i Base foldery akt mogą również dodawać użytkownicy uprzywilejowani (a także
menedżerowie akt i administrator akt). Jeśli użytkownik nie posiada uprawnień wymaganych do tworzenia folderu akt, wówczas można uruchomić przepływ pracy tworzenia folderu akt z aplikacji
Workplace. Po uruchomieniu tego przepływu pracy do menedżera akt
wysyłane jest żądanie utworzenia folderu akt, które menedżer może zatwierdzić. Więcej informacji zawiera temat dotyczący tworzenia folderu akt za pomocą przepływu pracy. Domyślnie nowy folder akt dziedziczy wszystkie właściwości - z wyjątkiem właściwości Nazwa, Identyfikator i Data otwarcia - z nadrzędnej kategorii akt. Dziedziczone wartości można zmienić.
Ostrzeżenie: Na żadnym poziomie kartoteki akt nie należy tworzyć więcej niż 100 kategorii akt i folderów akt. Więcej informacji o kartotekach akt zawiera temat dotyczący kartotek akt.