IBM Enterprise Records, wersja 5.1.2    

Tworzenie folderu akt za pomocą przepływu pracy

Użytkownik, który nie posiada uprawnień odpowiednich do utworzenia folderu akt, może wysłać żądanie dotyczące utworzenia folderu. Po udostępnieniu szczegółów nt. folderu uruchamiany jest przepływ pracy dla menedżera akt lub innego autoryzowanego użytkownika, o ile domyślny przepływ pracy został zmieniony. Żądanie należy utworzyć w produkcie Application Engine lub w produkcie Workplace XT.

O tym zadaniu

Przepływ pracy Tworzenie folderu akt jest opcjonalnie instalowany przez administratora i może nie być dostępny w konkretnym środowisku. Po uruchomieniu przepływu pracy Tworzenie folderu akt w skrzynkach odbiorczych RecordsManagerApproval w produktach Application Engine lub Workplace XT wyświetlane jest żądanie utworzenia folderu akt. Jeśli menedżer akt zatwierdzi żądanie, wówczas zostanie utworzony folder, a w skrzynce odbiorczej wyświetlony zostanie komunikat dotyczący pomyślnego utworzenia przepływu pracy. Jeśli żądanie nie zostanie zatwierdzone, wówczas wyświetlany jest komunikat z informacją o odrzuceniu. Kliknij przycisk Zakończone, aby usunąć przepływ pracy ze skrzynki odbiorczej.

Procedura

Aby zażądać utworzenia folderu akt i uruchomić przepływ pracy Tworzenie folderu akt:

  1. W produkcie Application Engine przejdź do widoku Autor i wybierz opcję Narzędzia ogólne. W produkcie Workplace XT przejdź do trybu Przeglądaj i wybierz odsyłacz Narzędzia.
  2. Kliknij opcję Folder akt żądania.
  3. Wybierz typ folderu, który zamierzasz utworzyć.
  4. Określ nazwę dla folderu.
  5. Wybierz kategorię lub folder, w którym nowy folder zostanie utworzony.
  6. Kliknij opcję Uruchom.

Wyniki

Ważne: Odsyłacz Narzędzia jest dostępny tylko wówczas, jeśli zostanie skonfigurowany w obszarze Preferencje ośrodka > Integracja narzędzi.

Zatwierdzanie tworzenia folderu akt

Strona Zatwierdź krok ułatwia menedżerowi akt zatwierdzanie i odrzucanie żądania tworzenia folderu akt i umożliwia wprowadzanie przyczyn zatwierdzenia lub odrzucenia. Na tej stronie widoczna jest również nazwa folderu i ścieżka, w której użytkownik żąda utworzenia folderu. Na początku strony można wyświetlić instrukcje przeznaczone do zakończenia kroku zatwierdzania przepływu pracy. Jeśli tekst instrukcji jest niewidoczny, wówczas kliknij ikonę ikona Instrukcja

Aby zatwierdzić lub odrzucić tworzenie folderu akt:

  1. W produkcie Application Engine lub Workplace XT przejdź do widoku Zadania i wybierz opcję Publiczne skrzynki odbiorcze.
  2. Wybierz opcję RecordsManagerApproval.
  3. Po zatwierdzeniu tworzenia folderu akt kliknij opcję Utwórz folder. Ta czynność spowoduje otwarcie strony Dodaj folder akt z aplikacji IBM® Enterprise Records. Za pośrednictwem tego panelu można utworzyć żądany folder akt w określonej lokalizacji w kartotece akt. Więcej informacji o tworzeniu folderów akt zawiera temat dotyczący dodawania folderu akt.
  4. Po utworzeniu folderu akt wybierz opcję Zatwierdzone z menu Zatwierdź decyzję. W przypadku braku zatwierdzenia kliknij opcję Odrzuć z menu Zatwierdź decyzję.
  5. Wprowadź przyczynę odrzucenia żądania tworzenia folderu akt do pola tekstowego Przyczyna.
  6. Kliknij przycisk Zastosuj, aby zapisać wymagane zmiany, lub kliknij opcję Zakończ, aby zignorować zmiany. Wybór opcji Zakończ spowoduje zamknięcie strony kroku Zatwierdź i pozostawienie elementu pracy w skrzynce odbiorczej.
  7. Kliknij opcję Przypisz ponownie, aby przypisać zadanie zatwierdzania tworzenia folderu akt do innego użytkownika.
  8. Kliknij opcję Status, aby sprawdzić status przepływu pracy Tworzenie folderu akt.
  9. Po zakończeniu kliknij opcję Zakończone.


Opinia

Ostatnia aktualizacja: Listopad 2013
create_record_folder_workflow.htm

© Copyright IBM Corp. 2013