有大量关于可在 IBM® Enterprise Records 中使用的容器的信息。这些容器包括记录类别、记录文件夹、电子文件夹、物理文件夹、框、混合文件夹、卷、活动和不活动的容器以及打开和关闭的容器。
有关管理物理容器的更多信息,请参阅“物理实体”主题。
记录类别是可以对归档计划内一组相关记录进行分类的容器。通常,您可以根据功能类别使用记录类别对记录进行分类。记录类别可以包含子类别和记录文件夹。但是,您无法在层次结构中的同一级别创建记录类别和记录文件夹。在 Base 和 DoD 数据模型中,您可以直接将记录申报到类别内。PRO 数据模型不允许执行此操作。缺省情况下,子实体继承它们的父容器的安全性和处理调度。有关安全性和处理继承的更多信息,请参阅“对象安全性”和“处理调度”主题。
记录类别有名称和标识。两者都显示在路径中,由连字符分隔。名称和标识在父容器内都必须唯一。
记录文件夹是相关记录的集合。根据指定的保留期和处理事件使用记录文件夹管理记录。缺省情况下,记录文件夹的子实体将继承记录文件夹的安全性和处理调度。您可以在记录类别下创建电子、物理、框和混合记录文件夹以管理电子和物理记录。
记录文件夹有名称和标识。两者都显示在路径中,由连字符分隔。名称和标识在父容器内都必须唯一。
电子文件夹用于存储电子记录,并且包含一个或多个卷。电子文件夹还可以存储物理记录(纸或其他物理项)。
物理文件夹可以存储物理记录,并且包含一个或多个卷。物理文件夹是纸质文件夹的虚拟条目。在 IBM Enterprise Records 中,您可以根据贵组织的物理存储结构来模仿物理文件夹层次结构。
框是适用于物理记录的容器,并且可以提供模仿物理实体(包含其他物理实体)的机制。例如,您可以创建一个“仓库”,“仓库”中包含“隔板”,“隔板”中包含“框”,而“框”中包含“物理文件夹”。 与其他类型的文件夹不同,框可以包含其他文件夹。这些实体包含物理文件夹和框,但不包含电子文件夹或混合文件夹及记录。但是,框不使用卷。
混合文件夹可以存储电子记录和物理记录,并且包含一个或多个卷。电子文件夹和混合文件夹之间没有行为的差异。但是,混合文件夹含有描述物理实体的其他元数据,包括初始位置。有关起始位置的信息,请参阅“位置”主题。
卷可以将记录文件夹的逻辑子部分用于更小且更容易管理的单元。卷不能独立于文件夹而存在。记录文件夹(框除外)始终至少包含一个卷。 当创建记录文件夹时,系统会自动创建此卷。之后,您可以在记录文件夹内创建任意数量的卷。但是,请注意,在任何时候文件夹中仅有一个卷可以保持打开状态。缺省情况下,将打开当前卷。当您添加卷和满足特定条件时,卷将自动关闭。例如,包含特定历年记录的卷可能在该历年结束时自动关闭。
卷与其父记录文件夹类型(电子、物理或混合)相同且可以包含与其父代相同类型的记录。但是,卷不能包含子文件夹或其他卷。卷可继承记录文件夹(此卷在该记录文件夹下创建)的处理调度。您无法定义独立于父记录文件夹的处理调度。
当您创建记录类别或记录文件夹时,会将其标记为“活动”。但是,您可以在创建该容器后将其标记为“不活动”。当您将一个容器标记为“不活动”时,系统将禁止在该容器中创建、移动、复制或归档新实体。所有子容器也标记为“不活动”。此外,用户在申报记录时看不到不活动的容器。在将容器用于一般用途之前,需要进行审阅和核准的情况下,将容器标记为“不活动”非常有用。
当您创建容器实体时,其在缺省情况下是打开的。要限制容器内子实体的创建(但仍允许从其中检索记录),请在创建子实体后随时关闭该容器。所有子容器也标记为“关闭”。