IBM Enterprise Records, Versão 5.1.2    

Registros

Um registro é uma referência a informações e fornece metadados para gerenciar as informações. Um registro pode herdar do contêiner em que o registro foi criado. Por exemplo, o registro pode herdar a agenda de disposição do contêiner pai. Os registros podem ser eletrônicos ou físicos. Tanto registros eletrônicos quanto registros físicos podem ser catalogados como vitais e marcados como registros permanentes. O modelo de dados DoD Chapter 4 permite declarar registros com a classificação de segurança (Altamente Secreto, Secreto, Confidencial ou Não Classificado). O modelo de dados PRO permite classificar os registros como Altamente Secretos, Secretos, Confidencial, Restrito ou Não Classificado.

Os modelos de dados Base e DoD permite a declaração de registros em categorias de registros, pastas de registros e volumes. O modelo de dados PRO permite a declaração de registros em pastas de registros e volumes.

Atenção: Se você estiver atualizando um registro Não Classificado para uma classificação superior, como Secreto, muitas das propriedades obrigatórias para o registro atualizado poderão ficar ausentes. Para certificar-se de designar as propriedades corretas aos registros, acesse a página de informações do registro. Clique em Classificação de Segurança. Conclua todas as propriedades "obrigatórias" ausentes para a classificação desse registro. Clique em Aplicar.

Registros eletrônicos

Um registro eletrônico aponta para um documento eletrônico, como um email ou documento do Content Platform Engine. Para documentos do Content Platform Engine, é possível criar um registro separado para cada versão de um documento ou um registro único para uma coleção de versões de documentos. Você pode armazenar registros eletrônicos em pastas eletrônicas e híbridas.

Uma exclusão ou disposição de registro exclui apenas a versão do documento para a qual o registro aponta. Se houver apenas uma versão do documento, então a série de versões de documentos inteira será excluída. Por exemplo, se um documento tiver várias versões e uma versão for declarada como um registro, apenas a versão declarada como registro será excluída com o registro. Qualquer outra versão que não seja declarada como um registro, ou que seja declarada usando um registro diferente, não será excluída.

Registros físicos

Um registro físico, às vezes chamado de marcador, são metadados sobre um documento físico ou outro objeto, como registros em papel, fita ou microfilme. Você pode armazenar registros físicos em qualquer tipo de pasta de registros. No entanto, exceto para pastas eletrônicas, um registro físico pode ser declarado em apenas um contêiner. Esse contêiner pode ser uma pasta híbrida, uma pasta física ou uma caixa. Após um registro físico ser declarado em um contêiner, não será possível arquivar o registro em outro contêiner, a menos que o contêiner seja uma pasta eletrônica. Essa restrição modela o armazenamento físico para o registro. Por exemplo, se você tiver uma fita de backup única, você pode apenas armazenar fisicamente a fita em uma caixa.

Para obter mais informações sobre como gerenciar registros físicos, consulte o tópico sobre entidades físicas.

Registros classificados

Nos modelos de dados DoD Classified, os registros são classificados como Altamente Secreto, Secreto, Confidencial ou Não Classificado. É possível acessar apenas os registros que correspondem ao seu nível de autorização de segurança. Para obter mais informações sobre como declarar registros classificados, consulte o tópico sobre declaração de um registro físico e o tópico sobre propriedades de classificação de segurança.

Registros vitais

Registros vitais são registros essenciais da agência necessários para atender responsabilidades operacionais durante uma emergência ou desastre. Para assegurar as revisões periódicas desses registros, marque uma categoria de registro, pasta de registro ou volume como Vital, e todos os registros criados sob esses contêineres serão automaticamente classificados como Vitais.

Ao marcar um contêiner como Vital, selecione o evento recorrente que aciona a revisão periódica ou atualização de registros vitais. Além disso, selecione a ação que é iniciada quando ocorre o evento de revisão. Sempre que o evento de revisão recorrente ocorrer, o fluxo de trabalho de revisão de registros vitais associado ao evento será iniciado. Para obter mais informações, consulte o tópico sobre registros vitais.

IBM® Enterprise Records inclui um relatório, Registros Vitais Vencidos para Descarte, que mostra registros vitais eletrônicos para disposição dentro de um período específico. Para obter mais informações sobre relatórios, consulte o tópico sobre geração de relatórios.

Registros permanentes

Um registro permanente é identificado como tendo valor suficiente que requer preservação por parte de sua organização além do tempo normalmente necessário. É possível marcar um registro como Permanente ao configurar o valor da propriedade Indicador de Registro Permanente como Verdadeiro. Por padrão, esta propriedade não é exibida no IBM Enterprise Records para o assistente de instalação de declaração. Durante a criação de uma categoria ou pasta, a propriedade Indicador de Registro Permanente é exibida por padrão. Se você não quiser que a propriedade seja exibida nesses casos, altere-a para oculto por meio do IBM Datacap Taskmaster Capture Connector for EMC Documentum. Para obter informações sobre a exibição da propriedade Indicador de Registro Permanente no Content Platform Engine, consulte o tópico sobre customização da exibição de propriedades.

Não há um comportamento associado com a propriedade Indicador de Registro Permanente. A propriedade é apenas informativa, e embora o Indicador de Registro Permanente seja configurado como Verdadeiro, o registro ainda pode ser excluído.



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Última atualização: novembro de 2013
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