Toisinaan yksikköön liitetty poistoaikataulu ei palvele tarkoitustaan. Tällöin voit liittää yksikköön jonkin toisen poistoaikataulun.
Kun yksikkö on perinyt poistoaikataulun päätason yksiköltä, haluat ehkä liittää
siihen jonkin muun ylätason yksikön aikataulun. Tai haluat ehkä poistaa nykyisen
poistoaikataulun toistaiseksi.
Tietoja tästä tehtävästä
Jos toinen poistoaikataulu määritetään silloin, kun
yksiköt, joihin poistoaikataulu vaikuttaa, on jo katkaistu, määritys muuttaa
yksikköjen edellistä arkistosta poistoa. Arkistosta poiston tarkistus hylkää aiemmat
laskelmat ja alkaa alusta käyttämällä uutta poistoaikataulua. Valtuutetut käyttäjät voivat liittää uuden poistoaikataulun yksikköön. Tällaisia käyttäjiä ovat asiakirjojen hallinnoijat ja arkiston pääkäyttäjät DoD:ssä tai Basessa ja arvioijat Pro-standardissa.
Toimintaohjeet
Voit muuttaa säilöön liitettyä poistoaikataulua seuraavasti:
- Siirry yksikköön, jonka poistoaikataulua haluat muuttaa, ja napsauta sen
Nouda tiedot -kuvaketta.
- Valitse Arkistosta poisto -vaihtoehto.
- Vaihtoehtoja on kolme. Voit tarkastella minkä tahansa määritetyn aikataulun tietosivuja
napsauttamalla Nouda tiedot -kuvaketta.
- Poistoaikataulu voi olla peritty. Peri-valintaruutu on valittuna. Voit katkaista
periytymislinkin ja asettaa uuden aikataulun valitsemalla Selaa aikataulua
tai Tyhjennä aikataulu.
- Arkistostapoistoaikataulu voi näkyä luettelossa, mutta Peri-valintaruutua ei ole valittu. Voit
käyttää arkistostapoistoaikataulua ja asettaa periytymislinkin pää- ja aliyksikön välille
valitsemalla Peri-valintaruudun. Voit määrittää toisen aikataulun valitsemalla Selaa
aikataulua tai Tyhjennä aikataulu.
- Arkistostapoistotietoja ei ehkä ole. Voit asettaa arkistostapoistoaikataulun valitsemalla Selaa aikataulua.
- Valitse Valitse poistoaikataulu -ikkunasta poistoaikataulun nimen alapuolella oleva
Valitse-vaihtoehto.
- Valitse näkyviin tulevasta valikosta haluamasi vaihtoehto, joka ilmaisee, kuinka haluat
välittää uuden poistoaikataulun alisäilöihin. Kun määrität toisen poistoaikataulun, voit välittää
aikataulun sen alisäilöihin seuraavilla tavoilla:
- Välitä aikataulu kaikkiin suoriin alisäilöihin ja kaikkiin periviin alisäilöihin siitä
riippumatta, ovatko ne perineet aiemman arkistostapoistoaikataulun. Tämä toiminto vastaa Lisää
uusi arkistostapoistoaikataulu kaikkiin suoriin aliyksiköihin ja kaikkiin perittyihin alihakemistoihin -vaihtoehtoa. Tämä toiminto koskee myös ensimmäistä kertaa käytettäviä aikatauluja.
- Välitä aikataulu vain niihin alisäilöihin, jotka ovat perineet aiemman
arkistostapoistoaikataulun. Tässä tapauksessa niiden alisäilöjen poistoaikataulu jää muuttumatta, jotka eivät peri
päätason yksikön poistoaikataulua. Tällä vaihtoehdolla uusi aikataulu periytyy vain, jos olet aiemmin perinyt aikataulun. Tämä toiminto vastaa Lisää uusi arkistostapoistoaikataulu kaikkiin periviin yksiköihin -vaihtoehtoa.
Tärkeää: Poistoaikataulun määritys alisäilölle, joka on aiemmin perinyt saman aikataulun,
katkaisee pää- ja alisäilön välisen linkin perinnän suhteen. Tällaista säilöä ei määritetä uuteen aikatauluun, jonka määrität sen pääsäilölle.
- Älä välitä aikataulua mihinkään alisäilöön. Tässä tilanteessa vanhan arkistostapoistoaikataulun perineet alisäilöt ovat edelleen liitettyinä aikatauluun, mutta niitä ei
luokitella periviksi yksiköiksi. Tämä toiminto vastaa Älä välitä uutta
arkistostapoistoaikataulua -vaihtoehtoa.
- Voit halutessasi kirjoittaa arkistosta poiston valtuustiedot organisaatiosi
yhteensopivuussääntöjen edellyttämällä tavalla.
Huomautus: Valitulle arkistostapoistoaikataululle määritetty arkistosta poiston valtuus määritetään
oletusarvon mukaan automaattisesti säilön arkistosta poiston valtuudeksi. Jos valitulle
aikataululle ei ole asetettu arkistosta poiston valtuutta, säilölle määrittämääsi arkistosta
poiston valtuutta käytetään. Jos arkistosta poiston valtuus on asetettu säilön luonnin
yhteydessä, mutta arkistostapoistoaikataulua ei ole määritetty, aikataulun arkistosta poiston
valtuus ohittaa aiemmin asetetun arkistosta poiston valtuuden.
- Tallenna muutokset valitsemalla Käytä.
Tulokset
Voit muuttaa asiakirjalajiin liitettyä poistoaikataulua seuraavasti:
- Siirry asiakirjalajiin (Arkistosta poisto -välilehdessä) ja napsauta sen Nouda
tiedot -kuvaketta.
- Valitse ensin Arkistosta poiston ohjeet ja sitten
poistoaikataulu (napsauta nimen alapuolella olevaa
Valitse-painiketta).
- Napsauta Käytä-painiketta.