IBM® Enterprise
Records -ympäristön määritys edellyttää useiden tehtävien tekemistä loppuun
IBM Enterprise
Records -ympäristön määritys edellyttää seuraavien tehtävien tekemistä loppuun.
- Määritä yksi arkistonmuodostussuunnitelman objektisäilö arkistonmuodostussuunnitelman rakennetta varten ja toinen asiakirjojen käytössä oleva objektisäilö asiakirjoina vahvistettuja dokumentteja varten. Tavallisesti järjestelmässä on useita käyttäjiä, joilla on ROS-säilön käyttöoikeudet mutta joilla ei ole käyttöoikeuksia FPOS-säilön arkistonmuodostussuunnitelman yksiköihin. Yhteen FPOS-säilöön voi liittää useita ROS-säilöjä.
- Vaikka osa kokoonpanon määritystehtävistä toteutetaan IBM Enterprise
Records -ohjelmiston asennus- ja määritystoimintojen aikana, voit päivittää kokoonpanoasetukset, kun olet luonut arkistonmuodostussuunnitelmat ja määrität IBM Enterprise
Records -ratkaisua tuotantoympäristöä varten.
- Lisätietoja IBM Enterprise
Records -ohjelmiston asennus- ja määritystoiminnoista on kohdassa IBM Enterprise
Records Installation and Upgrade Guide.
- Lisätietoja arkistonmuodostussuunnitelman luontiin liittyvien tehtävien määrityksestä (kuten taltion nimen liitteen määrityksestä), on arkistonmuodostussuunnitelman luontia käsittelevässä ohjeaiheessa.
ROS-dokumenttiluokan luonti
Asiakirjoina vahvistettuja dokumentteja varten on luotava dokumenttiluokkia.
- ROS-dokumenttiluokissa on Voi vahvistaa asiakirjaksi -ominaisuus, jonka avulla IBM Enterprise
Records -ohjelmisto määrittää, voidaanko dokumentti vahvistaa asiakirjaksi. IBM Enterprise
Records -ohjelmiston asennuksen ja kokoonpanon määrityksen aikana perusdokumenttiluokan tai usean dokumenttialiluokan ominaisuudeksi on määritetty tosi. Tämä asetus ilmaisee, että kyseisten luokkien esiintymät voidaan vahvistaa asiakirjana. Voit valmistella IBM Enterprise
Records -ympäristön tuotantoa varten tarkistamalla, että tämän ominaisuuden arvoksi on asetettu tosi kaikissa asianmukaisissa ROS-dokumenttiluokissa. Voit tarkistaa vaihtoehtoisesti, että aliluokka perii tämän asetuksen yliluokaltaan. Tarkista myös, että näiden luokkien oletusesiintymäsuojausten aliversio- ja pääversio-oikeudet on määritetty. Tämä asetus on tarkoitettu käyttäjille, joilla on tarvittavat käyttöoikeudet, jotta he voivat luoda luokkien ilmentymiä.
Määritä oletusarkistonmuodostussuunnitelma
Vain yksi arkistonmuodostussuunnitelman hierarkia näkyy
IBM Enterprise
Records -sovelluksessa.
- IBM Enterprise
Records -ohjelmiston asennus- ja määritystoimintojen yhteydessä on määritetty Application Engine- tai Workplace XT -sivuston asetukset tämän oletusarkistonmuodostussuunnitelman määritystä varten. Arkistonmuodostussuunnitelmia ei ehkä ole kuitenkaan määritetty IBM Enterprise
Records -ohjelman asennuksen ja kokoonpanon määrityksen aikana.
- Voit määrittää haluamasi oletusarvon muokkaamalla tätä sivuston asetusta. Kukin IBM Enterprise
Records -käyttäjä voi määrittää käyttäjän asetuksen, joka ohittaa tämän sivuston oletusasetuksen.
- Lisätietoja on oletusarkistonmuodostussuunnitelman määritystä käsittelevässä ohjeaiheessa.
Arkistosta poiston tarkistuksen määritys
Järjestelmänvalvoja määrittää arkistosta poiston tarkistusprosessin
IBM Enterprise
Records -ohjelmiston asennus- ja määritystoimintojen aikana. Jos haluat kuitenkin varmistaa, että arkistosta poiston tarkistus on määritetty oikein, tarkasta arkistosta poiston tarkistuksen kokoonpano. Jos esimerkiksi sivustossa ei käytetä asiakirjalajeja, tarkista, että
Aja asiakirjalajeille -kohdan arvona on
Epätosi.
Lisätietoja on arkistosta poiston tarkistuksen määritystä käsittelevässä ohjeaiheessa.
Asiakirjalajien määritys
Asiakirjalajit antavat mahdollisuuden liittää asiakirja arkistostapoistoaikatauluun, joka ei ole sama kuin asiakirjan pääasiakirjaluokkaan tai asiakirjakansioon liitetty arkistostapoistoaikataulu. Jos
IBM Enterprise
Records -ratkaisusi käyttää asiakirjalajeja, määritä arkistosta poiston tarkistus asiakirjalajin käsittelyä varten määrittämällä
Aja asiakirjalajeille -kohdan arvoksi
Tosi.
- Lisätietoja on arkistosta poiston tarkistuksen määritystä käsittelevässä ohjeaiheessa.
- Määritä myös, miten asiakirjalaji liitetään asiakirjaan.
Voit määrittää, että kaikki tietyn asiakirjaluokan tietueet liitetään tiettyyn asiakirjalajiin oletusarvoisesti. Lisätietoja on oletusasiakirjalajin määritystä käsittelevässä ohjeaiheessa.
- Asiakirjalajin metatiedot tulevat näkyviin, kun asiakirja vahvistetaan Application Engine- tai Workplace XT -ohjelmalla, jolloin käyttäjä voi valita asiakirjalajin. Lisätietoja on ohjeaiheessa Määritys – asiakirjalajin metatietojen näyttö asiakirjaksi vahvistuksen aikana.
- Voit myös yhdistää nämä kaksi lähestymistapaa, jossa määritetään oletusarvo, mutta annetaan myös käyttäjälle mahdollisuus ohittaa oletusarvo valitsemalla asiakirjalaji
- IBM Enterprise
Records -käyttöliittymässä ei ole mekanismia vahvistaa kaikkia yhdistetyn dokumentin osia yhdeksi asiakirjaksi. Voit kuitenkin vahvistaa yksittäiset alidokumentit tai ylätason dokumentit asiakirjoina. Voit myös myöhemmin luoda dokumentteja, jotka on vahvistettu asiakirjoiksi yhdistetyn dokumentin osana. Tietyt yhdistelmädokumentin asetukset, kuten Estä poisto- tai Poista alidokumentti, kun päädokumentti on poistettu, voivat vaikuttaa asiakirjan normaaliin arkistosta poistoon. Jos yhdistelmädokumentin jokin osa vahvistetaan asiakirjaksi, järjestelmä käyttää oletusasetuksia. Nämä asetukset ovat Estä poisto -valikon Ei pää- eikä alidokumenttia -asetus ja Älä poista alidokumenttia, kun päädokumentti on poistettu -valinta.
IBM Enterprise
Records -ohjelma ei tue muita asetuksia, ja ne aiheuttavat virhetilanteen tai ristiriitaisen toimintatavan, kun asiakirjat käyvät läpi arkistosta poiston.
- Mikä tahansa DITA (Darwin Information Typing Architecture) -tiedostoja käyttävä sovellus luo komponentit yhdistelmädokumentteina. Tästä syystä edellisessä huomautuksessa mainitut yhdistelmädokumentteja koskevat erot koskevat myös DITA-tiedostoja.
Säilytä metatiedot -asetuksen määritys
Kun käyttäjä, jolla on asianmukaiset käyttöoikeudet, poistaa IBM Enterprise
Records -yksikön, se poistetaan pysyvästi objektisäilöstä. Voit kuitenkin määrittää asetuksen, jonka mukaan poistettujen asiakirjaluokkien, asiakirjakansioiden, taltioiden ja asiakirjojen metatiedot säilytetään arkistonmuodostussuunnitelman tasolla. Jos pääkäyttäjä ottaa metatietojen säilytysasetuksen käyttöön, aiemmin mainitut yksiköt säilyvät objektisäilössä (merkitty poistetuiksi) mutta eivät näy enää IBM Enterprise
Records -sovelluksessa. Voit viedä nämä poistetut yksiköt ja kaikki niihin liittyvät metatiedot XML-tiedostoon säännöllisin väliajoin historiallisia tarkoituksia varten. Poista sen jälkeen yksiköt pysyvästi objektisäilöstä. Lisätietoja tämän asetuksen määrityksestä on metatietojen säilytystä käsittelevässä ohjeaiheessa.
Asiakirjojen automaattisen vahvistuksen määritys
Voit määrittää
IBM Enterprise
Records -ohjelmiston vahvistamaan dokumentin asiakirjaksi automaattisesti aina, kun käyttäjä suorittaa loppuun tietyn toiminnon, kuten dokumentin luonnin. Voit määrittää automaattisen asiakirjaksi vahvistuksen seuraavasti:
- Määritä, mihin IBM Enterprise
Records arkistoi vahvistetut asiakirjat, muokkaamalla annettua kokoonpanotiedostoa.
- Luo Automaattinen vahvistustapahtuma -toiminto.
- Luo ROS-dokumenttiluokkien tilaus tapahtumatoimintoon, joka määrittää tapahtuman liipaisevat tapahtumat. Lisätietoja on automaattista asiakirjaksi vahvistusta käsittelevässä ohjeaiheessa.
Ominaisuuksien synkronoinnin määritys
Määrittämällä ominaisuuksien synkronoinnin voit synkronoida ominaisuuksien arvot automaattisesti dokumentista siihen liitettyyn asiakirjaan aina, kun dokumentissa tai asiakirjassa ilmenee ominaisuuden päivitys. Lisätietoja on ominaisuuksien synkronointia käsittelevässä ohjeaiheessa.
Käsittelyreitin erän koon määritys
Oletusarvon mukaan IBM Enterprise
Records -ohjelmassa käsittelyreitin erään on tallennettu enintään kymmenen työkohdetta poistoa edeltävää arviointia tai hyväksyntää varten.
Voit muuttaa tallennettujen työkohteiden enimmäismäärää kokoonpanoasetuksen kautta.
Lisätietoja on käsittelyreitin erän kokoa käsittelevässä ohjeaiheessa.
Asiakirjakansion pyyntö -käsittelyreitin määritys
IBM Enterprise
Records sisältämän Asiakirjakansion luonti -käsittelyreitin avulla käyttäjät voivat lähettää pyynnön asiakirjojen hallinnoijalle asiakirjakansion luontia varten. Useilla käyttäjillä ei yleensä ole asiakirjakansion luontioikeuksia. Jos haluat määrittää tämän käsittelyreitin käyttäjien käyttöön, Asiakirjakansion pyyntö -sivuston asetus on määritettävä.
Tämä asetus voidaan määrittää
IBM Enterprise
Records -ohjelman asennuksen ja kokoonpanon määrityksen aikana. Lisätietoja tämän käsittelyreitin käytöstä on asiakirjakansion käsittelyreittiä käsittelevässä ohjeaiheessa.
Ohjeita sivuston asetuksen määritykseen on Pyydä asiakirjan kansio -sivuston asetuksia käsittelevässä ohjeaiheessa.
Muokattavat linkit -sivuston asetuksen määritys
IBM Enterprise
Records sisältää linkkejä, joiden avulla käyttäjät voivat linkittää aiheeseen liittyviä asiakirjoja ja kansioita. Linkkien luonti ja ylläpito
IBM Enterprise
Records -ohjelmassa edellyttää Muokattavat linkkiluokat -sivuston asetuksen määritystä Workplacen avulla.
Lisätietoja
IBM Enterprise
Records -linkeistä on linkkejä käsittelevässä ohjeaiheessa.
Ohjeita sivuston asetuksen määritykseen on linkkiluokan sivuston asetuksia käsittelevässä ohjeaiheessa.
Standardin noudattamiseen liittyvien tapahtumien määritys
IBM Enterprise
Records sisältää useita PRO- tai DoD-standardeja noudattavia tapahtumia, kuten metatiedot määrittäviä tapahtumia. Näiden tapahtumien määritys on valinnaista, koska tapahtumien käsittely voi vaikuttaa suorituskykyyn.
- Jotta suorituskyky olisi optimaalinen, määritä vain tapahtumat, joilla on merkitystä asiakirjojen hallintatoiminnoissa. Lisätietoja näiden tapahtumien määrityksestä on tapahtumien käyttöönottoa ja tilausta käsittelevässä ohjeaiheessa.
- Sekä DoD- että PRO-tietomallit edellyttävät, että tiedostosäilö on määritetty käyttämään dokumenttien poiston poistomenetelmää. Dokumentin sisältö korvautuu tyhjällä kolme kertaa ennen tiedoston poistoa. Näin ollen tiedostoa ei voi palauttaa. Lisätietoja on
kirjainkoosta riippumatonta hakua käsittelevässä ohjeaiheessa.
Content Federation Services -palvelujen määritys Image Services -dokumentteja varten
Jos IBM Enterprise
Records -ratkaisusi sisältää valinnaisten Content Federation Services -palvelujen käytön Image Services -ominaisuutta varten, varmista, että Image Services -suojaus on määritetty asianmukaisesti Image Services -dokumenttien muokkausta ja poistoa varten.
Voit varmistaa tämän kokoonpanon IBM FileNet Image Services -järjestelmän pääkäyttäjältä. Varmista myös, että IBM FileNet Image Services -dokumenttiluokan säilytysparametrit on määritetty asianmukaisesti, jotta asiakirjoiksi vahvistettuja dokumentteja ei poisteta IBM FileNet Image Services -järjestelmän säilytysasetusten vuoksi. Lisätietoja on järjestelmän ylläpito- ja hallintatehtäviä käsittelevässä ohjeaiheessa.
Suojattujen muistilaitteiden määritys
Jos
IBM Enterprise
Records -ratkaisusi käyttää suojattuja muistilaitteita, kuten
EMC Centera-, NetApp SnapLock- ja
Tivoli Storage
Manager -laitteita sekä muita laitteita, on tärkeää, etteivät
IBM Enterprise
Records -ohjelman säilytysasetukset ole ristiriidassa muistilaitteessa mahdollisesti määritetyn säilytysasetusten kanssa. Poista tämän takia tallennuslaitteen säilytys käytöstä ja käytä säilytyksen hallinnassa
IBM Enterprise
Records -ohjelmaa.
- Useat parametrit ohjaavat säilytystä Tivoli Storage
Manager -laitteissa.
- Kun IBM Enterprise
Records -järjestelmä on määritetty,
IBM Enterprise
Records -sovellus ohjaa yksinään säilytystä ja poistoa.