Akta stanowią odniesienie do informacji i udostępniają metadane przeznaczone do zarządzania tymi informacjami. Akta mogą dziedziczyć z kontenera, w którym utworzono akta. Na przykład: akta mogą dziedziczyć harmonogram rozporządzenia kontenera nadrzędnego. Akta mogą być elektroniczne lub fizyczne. Akta elektroniczne i fizyczne mogą być katalogowane jako istotne i oznaczone jako trwałe. Model danych DoD (rozdział 4) umożliwia deklarowanie akt z wykorzystaniem klasyfikacji zabezpieczeń, takich jak Ściśle tajne, Tajne, Poufne lub Niesklasyfikowane. Model danych PRO umożliwia sklasyfikowanie akt jako Ściśle tajne, Tajne, Poufne, Ograniczone lub Niesklasyfikowane.
Modele danych Base i DoD umożliwiają deklarowanie akt w kategoriach akt, folderach akt i woluminach. Model danych PRO umożliwia deklarowanie akt w folderach akt i woluminach.
Usunięcie lub rozporządzenie akt powoduje usunięcie tylko tej wersji dokumentu, na którą wskazują akta. Jeśli istnieje tylko jedna wersja dokumentu, wówczas zostanie usunięta cała seria wersja dokumentu. Na przykład: jeśli istnieje wiele wersji dokumentu i jedna z tych wersji została zadeklarowana jako akta, wówczas z akt usuwana jest tylko wersja zadeklarowana jako akta. Wszelkie pozostałe wersje, które nie są zadeklarowane jako akta, lub które zostały zadeklarowane za pomocą innych akt, nie są usuwane.
Więcej informacji o zarządzaniu aktami fizycznymi zawiera temat Obiekty fizyczne.
Jeśli kontener zostanie oznaczony jako istotny, wówczas należy wybrać zdarzenie okresowe, które będzie wywoływać przegląd okresowy lub aktualizację okresową akt istotnych. Należy również wybrać czynność, która będzie uruchamiana po wystąpieniu zdarzenia przeglądu. Przy każdej okazji wystąpienia cyklicznego zdarzenia przeglądania uruchamiany jest przepływ pracy przeglądu akt istotnych, który jest powiązany z tym zdarzeniem. Więcej informacji zawiera temat dotyczący akt istotnych.
IBM® Enterprise Records zawiera raport Akta istotne do rozporządzenia, w którym wyświetlane są elektroniczne akta istotne gotowe do rozporządzenia w konkretnym okresie. Więcej informacji o raportach zawiera temat dotyczący generowania raportów.
Akta trwałe to akta zawierające o wystarczającej wartości, które muszą zostać zachowane przez organizację przez czas dłuższy niż normalnie wymagany. Akta można oznaczyć jako trwałe, ustawiając właściwość Trwały indykator akt na wartość Prawda. Domyślnie ta właściwość nie jest wyświetlana w produkcie IBM Enterprise Records dla kreatora deklarowania instalacji. Podczas tworzenia kategorii lub folderu właściwość Trwały indykator akt jest wyświetlana domyślnie. Jeśli nie jest wymagane wyświetlanie właściwości w takich przypadkach, właściwość należy zmienić na Ukryte, korzystając do tego celu z produktu IBM Datacap Taskmaster Capture Connector for EMC Documentum. Informacje o wyświetlaniu właściwości Trwały indykator akt w produkcie Content Platform Engine zawiera temat dotyczący dostosowywania właściwości wyświetlania.
Z właściwością Trwały indykator akt nie jest powiązane żadne działanie. Ta właściwość ma charakter wyłącznie informacyjny i ustawienie właściwości Trwały indykator akt na wartość Prawda nie zapobiega usuwaniu akt.