Sie können einem Aktenplan in der Hierarchie der Schriftgutverwaltungsentitäten eine Schriftstückkategorie hinzufügen. Ebenso können Sie eine Schriftstückkategorie einer anderen Schriftstückkategorie hinzufügen, d. h. eine Unterkategorie erstellen. Sie können eine Unterkategorie jedoch nur einer aktiven Schriftstückkategorie hinzufügen. Nur der Schriftgutmanager oder ein Schriftgutadministrator kann eine Schriftstückkategorie hinzufügen.
Informationen zu diesem Vorgang
Standardmäßig übernimmt die neue Schriftstückkategorie alle Eigenschaften mit Ausnahme des Namens, der ID und des Öffnungsdatums von seiner übergeordneten Schriftstückkategorie.
Sie können diese geerbten Werte auf Wunsch ändern.
Achtung: Erstellen Sie auf jeder Ebene des Aktenplans maximal 100 Schriftstückkategorien und Schriftstückordner. Weitere Informationen zu Aktenplänen finden Sie in "Aktenpläne".
Vorgehensweise
So fügen Sie eine Schriftstückkategorie hinzu:
- Melden Sie sich als Schriftgutmanager oder als Schriftgutadministrator an und durchsuchen Sie den Aktenplan, dem Sie eine neue Schriftstückkategorie hinzufügen wollen. Wenn Sie eine Unterkategorie erstellen möchten, öffnen Sie die entsprechende Kategorie.
- Zum Öffnen des Assistenten klicken Sie auf Schriftstückkategorie hinzufügen
. Führen Sie anschließend die folgenden Schritte aus. - Zum Festlegen von Eigenschaften geben Sie die angezeigten Eigenschaftswerte ein oder ändern Sie sie. Manche Eigenschaften können direkt auf der Seite bearbeitet werden, bei anderen müssen Sie zunächst auf den Namen klicken und können die Werte erst dann ändern. Ein roter Stern bedeutet, dass Sie für diese Eigenschaft einen Wert angeben müssen. Weitere Informationen zu angezeigten Eigenschaften finden Sie in "Eigenschaftsreferenz". Bei Eingabe eines Schriftstückmusters, das Schriftstücke, die der Kategorie hinzugefügt werden, automatisch benennt, geben Sie das Muster direkt in dieses Feld ein. Informationen zum Erstellen des Musters finden Sie in "Hinzufügen eines Benennungsmusters".
- Klicken Sie auf "Weiter", um den Aussonderungszeitplan für die Schriftstückkategorie festzulegen, oder wählen Sie in der Anzeige einen weiteren Schritt aus.
- Klicken Sie auf Abbrechen, um den Assistenten für das Hinzufügen von Schriftstückkategorien zu beenden.
- Es gibt drei Möglichkeiten zum Festlegen der Aussonderung. Ein Aussonderungszeitplan wurde möglicherweise bereits vorausgewählt.
Das Feld "Übernehmen" ist aktiviert. Unter Umständen ist ein Aussonderungszeitplan aufgeführt, aber das entsprechende Kästchen ist nicht aktiviert. Um es zu verwenden, klicken Sie auf "Erben". Möglicherweise sind keine Aussonderungsinformationen vorhanden. Klicken Sie in jedem Fall auf Zeitplansuche, um einen Plan auszuwählen oder zu ändern. Klicken Sie auf "Planinhalt löschen", wenn Sie die Aussonderung im Moment leer lassen wollen.
Sie können die Informationsseiten jedes zugewiesenen Zeitplans überprüfen, indem Sie auf das Symbol "Informationen abrufen" klicken.
- Wenn Sie nach einem Plan suchen, klicken Sie auf Auswählen unterhalb des Namens des Aussonderungszeitplans, den Sie dieser Kategorie zuordnen wollen.
- Geben Sie erforderlichenfalls die Aussonderungsberechtigung ein, die für die Aussonderung der Schriftstückkategorie zuständig ist. Standardmäßig wird die für den ausgewählten Aussonderungszeitplan festgelegte Aussonderungsberechtigung automatisch als Aussonderungsberechtigung für die Schriftstückkategorie zugewiesen. Wenn keine Aussonderungsberechtigung für den ausgewählten Zeitplan eingestellt wird, gilt die für die Kategorie festgelegte Aussonderungsberechtigung. Wenn Sie die Aussonderungsberechtigung zu diesem Zeitpunkt festlegen wollen, den Aussonderungszeitplan jedoch erst später, dann ersetzt die Aussonderungsberechtigung, die für den Zeitplan festgelegt wird, die Aussonderungsberechtigung der Schriftstückkategorie.
Achtung: Wenn Ihre Anzeigeeinstellung in Ihren Site- oder Benutzervorgaben für Schritt für notwendige Schriftstücke beim Erstellen von Containern anzeigen auf Nein gesetzt ist, blendet das Programm den Schritt Notwendiges Schriftstück festlegen aus. Fahren Sie mit Unterschritt 1 fort.
- Wenn in der Benutzer- oder Sitevorgabeneinstellung festgelegt ist, dass der Schritt Notwendiges Schriftstück festlegen angezeigt werden soll, klicken Sie auf Weiter, um das notwendige Schriftstück festzulegen. Sie können in der Anzeige auch einen anderen Schritt auswählen. Weitere Informationen erhalten Sie über die Links zu den Benutzervorgaben und den Sitevorgaben am Ende dieses Abschnitts.
- Wenn Sie angeben wollen, dass Schriftstücke in dieser Kategorie notwendige Schriftstücke sind, wählen Sie Wahr aus dem Menü Indikator für notwendiges Schriftstück aus. Markieren Sie die Schriftstückkategorie als "Notwendig", um das notwendige Schriftstück festzulegen, wenn die in der Schriftstückkategorie erstellten Schriftstücke fortlaufende Überprüfungen und Aktualisierungen erfordern. Alle in dieser Kategorie erstellten Schriftstücke werden automatisch als "kritisch" kategorisiert.
- Geben Sie bei Bedarf eine Beschreibung der notwendigen Schriftstücke ein, die dieser Schriftstückkategorie hinzugefügt werden sollen.
- Wählen Sie im Menü Prüfungsaktivität für notwendiges Schriftstück die Aktion aus, die zusammen mit der regelmäßigen Prüfung oder Aktualisierung notwendiger Schriftstücke gestartet wird. Das Menü listet die zuvor erstellten notwendigen Prüfaktionen auf. Weitere Informationen finden Sie in "Hinzufügen einer Aktion".
- Wählen Sie aus dem Menü Prüfungs- und Aktualisierungszyklus für notwendiges Schriftstück das Ereignis aus, das die regelmäßige Prüfung oder Aktualisierung von notwendigen Schriftstücken in dieser Kategorie auslöst. Das Menü listet wiederkehrende Ereignisse auf, die zuvor erstellt wurden. Weitere Informationen finden Sie im Thema über das Hinzufügen eines wiederkehrenden Ereignisses.
- Klicken Sie auf "Weiter", um die Berechtigungen einzustellen und die Schriftstückkategorie abzuschließen.
- Prüfen Sie zum Festlegen der Zugriffsberechtigungen die vorhandenen Zugriffsberechtigungseinstellungen.
Weitere Informationen zu den einzelnen Zugriffsbereichen finden Sie in "Festlegen der Zugriffsberechtigungseinstellungen". Sicherheitseinstellungen legen fest, welche Gruppen und Benutzer auf die Schriftstückkategorie zugreifen können und welche Berechtigungen jeder Gruppe und jedem Benutzer erteilt werden. Die hier festgelegten Zugriffsberechtigungseinstellungen können von den für die Entität festgelegten FileNet P8-Zugriffsberechtigungen außer Kraft gesetzt werden. Weitere Informationen finden Sie im Thema über Zugriffsberechtigungen.
- Klicken Sie auf den Benutzer- oder Gruppennamen in der Spalte Titel, um die Zugriffsrechte für einen bestimmten Benutzer oder eine Gruppe auf der Seite zu ändern. Die Seite Zugriffsberechtigungseinstellungen wird angezeigt. Hier können Sie die Zugriffsberechtigungen für verschiedene Benutzer und Gruppen festlegen.
- Zum Hinzufügen neuer Benutzer oder Gruppen klicken Sie auf Neue hinzufügen. Zum Entfernen eines vorhandenen Benutzers oder einer vorhandenen Gruppe aus der Liste wählen Sie die Option Entfernen für diesen Benutzer bzw. diese Gruppe aus. Weitere Informationen zu Benutzern und Gruppen finden Sie in "Hinzufügen von Benutzern und Gruppen zu einem Objekt".
- Zum Speichern von Änderungen an den Sicherheitseinstellungen und zum Fertigstellen der Schriftstückkategorie klicken Sie auf "Fertig stellen".
- Klicken Sie auf OK, um die Nachricht über das Hinzufügen der Schriftstückkategorie zu bestätigen und den Assistenten zu beenden.