Записи можно объявить, используя Application Engine, Workplace XT, IBM® Enterprise
Records, интеграцию программ или автоматически.
Объявить записи можно многими способами, например через:
- Application Engine или Workplace XT (электронные и физические записи).
- IBM Enterprise
Records (только физические записи), о чем рассказано в теме об объявлении физической записи.
- Microsoft Outlook, Word, Excel, Power Point (требует установки интеграции программ).
- Автоматическое объявление записей с использованием событий, о чем рассказано в теме об автоматическом объявлении записей.
Для базовой установки или установки DoD объявите запись в томе, папке записей или в категории записей. Для установки PRO объявите запись в папке записей или в томе. Для объявления записи убедитесь, что объект, в котором вы объявляете запись, открыт.
Если вы объявляете запись в папке записей, эта запись автоматически назначается активному тому, который существует в этой папке. Последний созданный том - это всегда активный том, пока он не закрыт. Если нужно объявить запись в закрытом томе, повторно откройте этот том и вручную выберете для назначения этот повторно открытый том.
Важное замечание: Можно создать шаблоны ввода для упрощения объявления записей. IBM Enterprise
Records включает в себя образец шаблона ввода для объявления записей электронной почты.
Этот шаблон можно использовать для объявления записей электронной почты из Application Engine. (Информацию об импорте шаблона ввода для объявления электронной почты смотрите в файле readme
для программного пакета IBM Enterprise
Records). IBM Enterprise
Records включает в себя также образец рабочего потока для объявления записей. Этот рабочий поток показывает профессиональным разработчикам программного обеспечения, как можно объявить документ, используя API и рабочий поток. Более подробную информацию смотрите в разделе Установка образца рабочего потока в публикации Руководство по установке и обновлению IBM Enterprise
Records).
Как объявить документы записями
Если в качестве записи вы объявляете документ с несколькими версиями, на выбор есть несколько вариантов создания записи для ряда документов.
Ограничение: После объявления пользователем записей документа в качестве записи, у остальных пользователей (не пользователей записей) нет доступа к странице информации о документе. Это ограничение структуры системы.
Для ускорения процесса объявления записей мастер Объявить как запись и шаблоны ввода Объявить как запись поддерживают автоматическое отображение значений свойств из документа на запись. Когда документ объявлен как запись, символические имена свойств класса документа сравниваются с символическими именами свойств класса записи. Если эти имена совпадают, значение свойства документа автоматически назначается значению совпадающего свойства записи. Например, если у класса документа есть свойство Color, и у класса записи тоже есть свойство Color, значение из свойства документа автоматически отображается на свойство записи. Аналогично, если вы объявляете сообщение электронной почты из Outlook с помощи класса записей электронной почты по умолчанию, такие значения как Тема и Кому отображаются автоматически.
Отображение свойств происходит независимо от того, выводятся ли шаблоны ввода на этапе Задать свойства записи. Когда вы объявляете несколько версий документа, отображение свойства основывается на новейшей версии документа, выбранного для действия объявления. У различных версий документов может быть несколько различных классов и свойств. Эти свойства всегда отображаются на основе свойств самой новой версии документа.
Следующие правила описывают, как отображение свойств работает для свойства, общего для классов документов и записей:
- Если у свойства документа есть значение, это значение будет автоматически показано как значение по умолчанию для записи.
- Если свойство документа пусто (не определено), никакое значение по умолчанию для записи не выводится. Если вы вводите некоторое значение для этой записи, данное значение остается только значением для записи, а у документа по-прежнему не будет значения этого свойства.
- Если свойство для некоторого класса документов - необязательное, а для класса записей - обязательное, администратор изменяет данное свойство для класса документов на обязательное. Это изменение выполняется в IBM Administration
Console for Content Platform Engine и обеспечивает обязательное свойство автоматически.
Важное замечание: Можно создавать алиасы свойств из одного склада объектов в другом. Каждое отображение свойств учитывает определенные администратором параметры отображения свойств из одного склада объектов на другой склад объектов.