L'action Annuler la déclaration d'un enregistrement supprime les métadonnées de l'enregistrement et définit la propriété RecordInformation du document sur null. Lors de l'action Annuler la déclaration d'un enregistrement, vous avez la possibilité de conserver les métadonnées de l'enregistrement. Pour conserver les métadonnées, le plan de fichiers doit être correctement configuré.
Pourquoi et quand exécuter cette tâche
Seul un gestionnaire ou un administrateur d'enregistrements peut annuler la déclaration d'un enregistrement. Pour qu'une annulation de déclaration d'enregistrement aboutisse, il faut déconnecter chaque document ou version de document associé de l'enregistrement et de l'action de suppression de l'enregistrement. Chacun de leurs paramètres de sécurité est rétabli sur le paramètre de sécurité du document avant qu'il ait été déclaré.
Les états d'enregistrement suivants interdisent toute annulation de la déclaration de l'enregistrement :
- Un enregistrement en attente ou situé dans un conteneur en attente.
- Un enregistrement marqué comme étant supprimé.
- Un enregistrement impliqué dans un flux de travaux actif (par exemple, flux de travaux d'élimination).
- Un enregistrement avec un contenu fédéré.
- Un enregistrement qui ne peut bénéficier d'une annulation de déclaration pour toute autre raison (par exemple, sécurité insuffisante).
Procédure
Pour annuler la déclaration d'un enregistrement unique :
- Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le nom de l'enregistrement, puis sélectionnez Annuler la déclaration.
- Cliquez sur Accepter pour annuler la déclaration ou sur Quitter pour conserver l'enregistrement.
Résultats
Pour annuler la déclaration d'un ou plusieurs enregistrements :
- Utilisez l'option Parcourir pour naviguer dans la hiérarchie du plan de fichiers ou effectuez une recherche dans le plan de fichiers pour accéder aux enregistrements dont vous souhaitez annuler la déclaration.
- Cochez les cases situées en regard des enregistrements dont vous souhaitez annuler la déclaration.
- A partir du menu Actions de sélection multiple, sélectionnez Annuler la déclaration.
- Dans la fenêtre Annuler la déclaration, vérifiez que les enregistrements dont vous souhaitez annuler la déclaration sont bien sélectionnés et cliquez sur Annuler la déclaration pour annuler la déclaration des enregistrements ou sur Quitter pour annuler l'action. Si vous cliquez sur Annuler la déclaration, la déclaration des enregistrements est annulée sans aucun autre avertissement.
- Après avoir vu le message de confirmation qui vérifie l'exécution de l'action Annuler la déclaration, cliquez sur OK pour revenir à la page Parcourir.
Que faire ensuite
- Les enregistrements sont supprimés.
- Les documents source reprennent leurs paramètres de sécurité d'origine et peuvent à nouveau être déclarés.
- L'événement RMAudit Undeclare est consigné si la fonction d'audit est activée.