IBM Enterprise Records, Versão 5.1.2    

Pesquisar registos utilizando pesquisas guardadas e modelos

Além de pesquisar entidades do IBM® Enterprise Records específicas no separador Pesquisar, também pode utilizar modelos de pesquisa ou pesquisas guardadas criadas no Application Engine ou no Workplace XT.

Quando um designer de pesquisa de modelos guarda uma pesquisa no directório <FPOS>:\Records Management\Templates e introduz RM como nome da aplicação, a pesquisa é apresentada no separador Pesquisar. Seleccione Modelos de pesquisa e pesquisas guardadas para ver a lista de pesquisas no separador de pesquisa do IBM Enterprise Records. Apenas as pesquisas criadas com RM como o valor no campo Nome da aplicação são apresentados no IBM Enterprise Records.

Importante: As procuras criadas e guardadas no cliente de administração do IBM Enterprise Records não podem ser utilizadas se utilizar a interface do utilizador do IBM Enterprise Records tradicional. As procuras no cliente de administração do IBM Enterprise Records são guardadas com um valor ApplicationName diferente. Este valor não é apresentado na interface do utilizador do IBM Enterprise Records tradicional.

Os utilizadores com acesso a Autor > Ferramentas avançadas no Application Engine ou no Workplace XT podem criar e modificar pesquisas utilizando o Designer de pesquisa. Ao criar modelos de pesquisa, pode utilizar a propriedade Tipo de entidade RM para especificar ou filtrar as entidades específicas do IBM Enterprise Records nos resultados da pesquisa. A tabela seguinte apresenta a lista de entidades do IBM Enterprise Records juntamente com os respectivos valores correspondentes:

Tabela 1. Entidades do IBM Enterprise Records e valores correspondentes
RMEntityType Valor Tipo de objecto*
Categoria de registo 101 Pasta
Pasta de registo 102 Pasta
Pasta de registo electrónico 105 Pasta
Contentor físico 106 Pasta
Pasta de registo híbrido 108 Pasta
Pasta de registo físico 110 Pasta
Volume 103 Pasta
Registo electrónico 301 Documento
Registo de correio electrónico 302 Documento
Marcador 303 Documento

*Os objectos personalizados são itens como acções, localizações e tipos de registos. Pode visualizar a lista ao abrir o menu Subclasse de objectos no Designer de pesquisa.

Ao criar a pesquisa, pode elaborar uma lista dos tipos de entidade apresentados como caixas de verificação no modelo de pesquisa. Especifique estes tipos na página Tipos de objectos. Se utilizar o modelo de pesquisa, introduza os valores na tabela anterior ou seleccione a caixa de verificação Filtrar resultados nas classes seleccionadas requerida para pesquisar um determinado tipo de entidade.

Para obter mais informações sobre criar pesquisas guardadas e modelos de pesquisa, consulte a ajuda do Designer de pesquisa.

Pesquisa guardada

Uma pesquisa guardada já contém todos os critérios definidos pelo criador. Basta fazer clique no nome. Esta acção executa a pesquisa e apresenta os resultados com uma pasta aberta. Um ícone de pesquisa guardada: Ícone de pesquisa guardada

Modelo de pesquisa

Normalmente, um modelo de pesquisa permite ver os critérios de pesquisa e introduzir os valores pretendidos. O utilizador não altera as propriedades que pretende pesquisar, nem os operadores. Pode introduzir valores para os critérios pré-seleccionados pelo designer. Um ícone de modelo de pesquisa: Ícone de modelo de pesquisa

O IBM Enterprise Records suporta apenas a opção None para uma pesquisa guardada ou para um modelo de pesquisa que inclui um elemento de obtenção baseada em conteúdo (CBR). Outras opções de CBR, como ALL, não são suportadas.

O Modelo de pesquisa do IBM Enterprise Records procura apenas palavras-chave CBR no conteúdo de um documento declarado num armazenamento de objectos de registo. O modelo de pesquisa não procura o texto das propriedades de registo, como os metadados num armazenamento de objectos de plano de ficheiros.

VQL é o idioma de consulta suportado pelo software Autonomy K2, subjacente ao Content Search Engine. Para obter mais informações sobre a sintaxe VQL, consulte a documentação do Autonomy instalada no K2 Master Administration Server: http://<Master_Administration_Server_hostname>:9990/verity_docs/

Para utilizar um modelo de pesquisa ou uma pesquisa guardada:

  1. Seleccione o separador Pesquisa e faça clique em Modelos de pesquisa e pesquisas guardadas.
  2. Seleccione qualquer um dos modelos de pesquisa ou pesquisas guardadas apresentados na lista.
  3. Especifique os critérios de pesquisa no modelo de pesquisa seleccionado e faça clique em Pesquisar. (As pesquisas guardadas são executadas imediatamente sem intervenção do utilizador.)
  4. Faça clique em Restaurar predefinições para limpar todos os critérios de pesquisa do modelo. Para limpar um valor individual de um menu, seleccione a área em branco no início da lista. Faça clique na ligação Limpar de um ícone de calendário para limpar a data. Seleccione o texto e prima a tecla de retrocesso para eliminar o mesmo.

Os resultados da pesquisa são apresentados na página. Pode ordenar os resultados fazendo clique no título da coluna. Pode aceder a páginas de informações fazendo clique nos ícones Obter informações. Pode apresentar documentos, abrir pastas, e executar acções utilizando o menu contextual de uma entidade. Para executar acções em várias entidades, seleccione as respectivas caixas de verificação e seleccione a acção no menu Acções multi-selecção.



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Última actualização: Novembro de 2013
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