Nimeämismallilla voi nimetä asiakirjaluokkia, asiakirjakansioita ja asiakirjoja
automaattisesti nimeämiskäytäntöjen mukaisesti.
Kun käyttäjä luo jonkin näistä yksiköistä, joihin on liitetty nimeämismalli, ohjelma antaa nimen
automaattisesti Määritä ominaisuudet -vaiheessa. Järjestelmä ei estä käyttäjää vaihtamasta
nimeä.
Kasvavia lukuja määritetään ja niitä käytetään heti Määritä ominaisuudet -vaiheen alussa. Jos
peruutat toiminnon ennen yksikön luontia, annettua lukua ei käytetä koskaan.
Tietoja tästä tehtävästä
Voit nimetä asiakirjoja automaattisesti kirjoittamalla nimeämismallin pääsäilön
Asiakirjamalli-kenttään. Asiakirjamalli on säilön ominaisuus. Kaikki kyseiseen
säilöön asiakirjaksi vahvistetut asiakirjat saavat mallisarjan seuraavan nimen ja nimet kasvavat
Asiakirjamallin lisäys -kenttään määrittämäsi arvon verran.
Tulokset
Tietoja nimeämismallin syntaksista
Määritä päivämäärämerkinnät käyttämällä merkkijonoja YY (vuosi kaksinumeroisena),
YYYY (vuosi nelinumeroisena), MM (kuukausi) ja DD (päivä). Kirjoita arvot
hakasulkeisiin erikseen [YY] tai yhdessä pisteillä erotettuina [YY.MM.DD].
Liiketoiminnan prosessit voivat vaatia esimerkiksi, että kansioiden nimet alkavat kirjaimella A, seuraavaksi tulee kaksi tai neljä numeroa, jotka
tarkoittavat vuotta, sitten yhdysmerkki ja lopuksi kansion numero. Esimerkki: A07-000005 tai A2007-000005.
Seuraavien mallien avulla voit luoda tuollaisia nimiä: A[YY]-[\d\d\d\d\d\d] , A[YYYY]-[\d\d\d\d\d\d]
Tässä mallissa
A on ensimmäinen merkki, YY tai YYYY tarkoittaa vuotta ja
\d on lukusana. Järjestelmä antaa automaattisesti oletusarvot hakasulkeitten
[] väliin kirjoitetuille malleille.
Siten kohta YY korvataan meneillään olevan vuoden kahdella viimeisellä numerolla. \d
korvataan kasvavalla luvulla.
Määrität lisäysarvon toisessa kentässä, kun annat merkkijonon.
Toinen mahdollinen asiakirjan
nimeämismalli on luoda kansioiden sarjaan perustuva nimisääntö. Tällainen sääntö on esimerkiksi KX,
jota seuraa vuosiluku 2- tai 4-numeroisena, piste, kuukausi 2-numeroisena, yhdysmerkki ja kaksi sarjaa
kasvavia lukusanoja. Esimerkki: KX07.06.22-0004. Nämä vaatimukset täyttää
seuraava malli: KX[YY.MM.DD]-[\d\d\d\d]
Voit käyttää myös
mukautettuja malleja ja luoda metatietoihin perustuvia malleja. Organisaatiosi käytännöt voivat esimerkiksi edellyttää, että asiakirjakansion nimeämiskäytäntö on vuosi, väli, pääluokan
aihe (metatieto), väli ja 5-numeroinen luku, esimerkiksi näin 2006 Laina 00005. Voit luoda tälle nimeämismallin, jossa on seuraavat määrittelyt: [YYYY] [Parent.Emailsubject] [\d\d\d\d\d]
Tärkeää: Parent-määrityksessä vain merkkijonon ensimmäinen kirjain
on kirjoitettava isona kirjaimena.
Järjestelmä antaa oletusarvot vuodelle (Y) ja aiheelle (Subject), koska
ne ovat hakasulkeissa
[].
Parent.Emailsubject on
mukautettu malli. Siksi järjestelmä antaa metatietokentän
Emailsubject (sähköpostiviestin aihe) arvon,
jonka määrität asiakirjakansion pääobjektille. Ominaisuuden symbolinen nimi on määritettävä
mukautettua ominaisuutta luotaessa. Silloinkin, kun määritetyllä ominaisuudella ei ole arvoa,
ilmenee virhe. Mukautetut mallit ovat käytössä tiedostosuunnitelman tasolla 1. Arkistonmuodostussuunnitelman
taso on toinen kenttä, jonka täytät antaessasi mallin tason.
Määritä käyttäjätunnus seuraavan mallin avulla: KX[YYYY.MM.DD] [username] [\d\d\d\d\d].
Esimerkki: KX2011.10.22
username 00005
Älä käytä merkkejä, jotka eivät
kelpaa nimissä. Älä esimerkiksi käytä vinoviivaa / päivämäärissä.
Virheellisiä merkkejä ovat: \ / : * ? " < > |
Tärkeää: Jos käytät
mallia, jota järjestelmä ei tunnista, järjestelmä lisää sen nimeen
sellaisenaan. Esimerkiksi mallimääritys [xyz] luo nimen [xyz].
Voit lisätä nimeämismallin seuraavasti:
- Kirjaudu sisään arkiston pääkäyttäjänä ja valitse Määritä kokoonpano
-välilehti.
- Valitse Nimeämismallit.
- Valitse Lisää nimeämismalli.
- Kirjoita Lisää malli -sivulle mallin nimi ja kuvaus.
- Valitse Käytä nimeen tai tunnukseen -valikosta vaihtoehto
Nimi tai Tunnus. Valitsemasi arvon mukaan
asiakirjaluokan tai asiakirjakansion nimi tai tunnus luodaan liitetyn mallin
mukaan automaattisesti.
- Valitse Seuraava.
- Aseta nimeämismallin suojaus ja valitse
Valmis-vaihtoehdon.
- Lisää tasot nimeämismalleihin valitsemalla vahvistussivulla Lisää
mallitaso. Jos haluat lisätä tasot myöhemmin, sulje Lisää malli
-sivu valitsemalla OK.
Mallitasolla on malin
yksityiskohdat, joita käytetään asiakirjaluokissa ja asiakirjakansioissa. Määritä vähintään yksi
taso arkistonmuodostussuunnitelmassa ja yksikkötyyppi, jossa kutakin käytetään. Kun kyseistä
tyyppiä oleva yksikkö luodaan määritetylle tasolle, se nimetään automaattisesti mallimerkkijonon
mukaisesti ja lisäämällä kasvava luku. Tämä prosessi jatkuu vahvistussivulta sen jälkeen, kun olet
valinnut Lisää mallitaso -vaihtoehdon.
Voit lisätä mallitason seuraavasti:
- Kirjota arkistonmuodostussuunnitelman tason numero. Arkistonmuodostussuunnitelman hierarkian
tasoa edustaa luku, jossa arkistonmuodostussuunnitelman ensimmäinen luokka on 1. Sen ensimmäinen
aliluokka on 2. Jos aliluokalla on asiakirjakansio, sen taso on 3.
- Valitse Vastaava yksikkötyyppi -asetukseksi
Asiakirjaluokka tai Asiakirjakansio. Jos esimerkiksi
määrität tasoksi 3 ja yksikkötyypiksi vaihtoehdon Asiakirjaluokka, kaikki asiakirjaluokat, jotka
ovat arkistonmuodostussuunnitelman kolmannella tasolla, noudattavat määritettyä nimeämismallia.
- Määritä mallimerkkijono edellä kuvatulla tavalla. Mallimerkkijonossa on oltava luku.
- Kirjoita arvo Asiakirjamallin lisäys -kohtaan.
Jos käytät arvoa 1, jokainen uusi mallin mukaan nimetty luokka tai kansio saa seuraavaksi suuremman
arvon. Jos lisäyksenä on kaksi, käytetään joka toista lukua. Kentän arvon on oltava suurempi kuin
nolla.
- Valitse Lisää. Malli tulee näkyviin näytön alareunaan, ja kentät
tyhjennetään, jotta voit lisätä muita malleja muille yksiköille ja tasoille.
- Kun olet lopettanut mallien tasojen lisäyksen, valitse Lopeta.
Esimerkki
Jos haluat asiakirjaluokan aliluokat nimettäväksi automaattisesti, luo malli tasolle 2 ja valitse lajiksi asiakirjaluokka. Jos haluat kyseisen aliluokan asiakirjakansiot automaattisesti
nimettäviksi, luo malli tasolle kolme ja valitse lajiksi Asiakirjakansio. Kun nämä mallin tasot
ovat molemmat nimeämismallissa, tason 2 aliluokat ja tason 3 asiakirjakansiot nimetään
automaattisesti.
Voit lisätä tai muokata mallitasoja myöhemmin seuraavasti:
- Siirry nimeämismalliin () ja valitse sitten
Nouda tiedot.
- Valitse sivupalkista Hallitse mallitasoa.
- Jos olet lisäämässä mallitasoa, täytä kentät edellä annettujen ohjeiden mukaisesti. Jos
muokkaat aiemmin määritettyä mallitasoa, jatka seuraavaan vaiheeseen.
- Valitse malli. Silloin aiemmin määritetyt tiedot kopioituvat kenttiin.
- Muuta kenttien tietoja tarvittaessa ja valitse Muokkaa.
- Kun olet lisännyt mallitason tai muuttanut sitä, voit lisätä mallin toiselle tasolle
valitsemalla Lisää-vaihtoehdon.
- Voit muokata toista mallia napsauttamalla sitä, muuttamalla kenttiä ja valitsemalla
lopuksi Muokkaa.
- Voit poistaa aiemmin määritetyn tason valitsemalla sen ja valitsemalla sitten
Poista.
- Napsauta lopuksi Lopeta-vaihtoehtoa.
Voit määrittää nimeämismallin
arkistonmuodostussuunnitelmaan (pakollinen automaattisen nimeämisen aktivoimiseksi)
seuraavasti:
- Siirry arkistonmuodostussuunnitelman päätasolle niin, että polussa näkyy vain
arkistonmuodostussuunnitelman nimi.
- Valitse aivan polun alapuolella oleva arkistonmuodostussuunnitelman Nouda
tiedot -vaihtoehto. Nimeämismalli-kenttä on
Ominaisuudet-sivulla.
- Valitse Nimeämismalli-valikosta sen mallin nimi, jota haluat käyttää.
- Valitse ensin Käytä ja sitten Lopeta.