IBM Enterprise Records, Versió 5.1.2    

Fluxos de treball

L'IBM® Enterprise Records inclou fluxos de treball que ajuden a automatitzar la revisió i la disposició de categories de registres, carpetes de registres, volums i registres. Un flux de treball inclou les tasques, els passos de procediment, el personal, la informació d'entrada i sortida i les eines per a cada pas d'un procés empresarial.

Podeu modificar els fluxos de treball existents i crear-ne de nous. Molts dels fluxos de treball de IBM Enterprise Records s'executen automàticament. Aquesta automatització és el resultat del procés d'escombratge de disposició o de l'execució d'una acció associada amb el flux de treball. El flux de treball de gestió de registres físics i el flux de treball de creació de carpeta de registres s'ha d'executar manualment.

Quan es crea una fase de disposició en una planificació de disposició, cal associar una acció de disposició i un flux de treball de disposició amb la fase. Al final del període de retenció d'entitats en una fase concreta, les entitats queden pendents de disposició. Cal iniciar manualment l'acció de disposició que executa el flux de treball de disposició associat. Per obtenir més informació sobre el procés de disposició, consulteu els temes sobre planificació de disposició:

Per poder començar a utilitzar els fluxos de treball, heu de completar les tasques de configuració. Aquestes tasques es completen durant la instal·lació de IBM Enterprise Records. Per obtenir informació, consulteu el tema sobre configuració de fluxos de treball a la guia d'instal·lació i actualització de l'IBM Enterprise Records.

Tipus de fluxos de treball

Els fluxos de treball següents es proporcionen a IBM Enterprise Records.

Notificacions dels fluxos de treball

El sistema mostra missatges de notificació que inclouen informació sobre l'estat, les fallades i els errors de validació que es detecten mentre el flux de treball està en execució. Hi ha quatre tipus de missatges de notificació que inclouen els elements següents:

Transcripció

Una transcripció és un fitxer XML que el sistema genera quan es realitza l'acció de disposició correctament a les entitats aprovades per a disposició. Aquest fitxer conté informació sobre: El sistema envia automàticament aquest fitxer com a fitxer adjunt al gestor de registres. El gestor de registres pot visualitzar aquest fitxer, desar-lo en una unitat local o obrir el fitxer en un navegador.

Avís

L'IBM Enterprise Records mostra un missatge d'avís quan el valor especificat per als diversos camps d'un pas concret d'un flux de treball és incorrecte o no és als camps obligatoris. Si no especifiqueu el valor del camp Ubicació al pas Transferència física de la transferència intermèdia del flux de treball, apareix un missatge d'avís aIBM Enterprise Records.

Missatges informatius i d'estat

L'IBM Enterprise Records mostra informació i missatge d'estat per als fluxos de treball de gestió de registres físics i de creació de carpeta de registres. Els missatges contenen l'estat de les entitats o qualsevol altra informació rellevant sobre les entitats. Per exemple, si el titular d'una entitat física endarrereix l'alliberament de l'entitat, l'IBM Enterprise Records col·loca el missatge com a element de treball a la safata d'entrada de la persona que està previst que rebi l'entitat. Per obtenir més informació sobre els missatges d'informació i estat, consulteu el tema d'entitats físiques i el tema de creació d'una carpeta de registres amb un flux de treball.

Fallades i excepcions

Els missatges d'error i excepció mostren les entitats afectades i els motius de la fallada d'un pas del flux de treball. Per exemple, completeu el pas de tall per a un lot de deu entitats i, d'aquestes deu entitats, dues es reobren. En aquesta situació, aquest missatge indica que l'acció de tall no es completa per a les dues entitats i mostra la causa de l'error.

Al pas de missatge, feu clic a Complet per completar el pas de flux de treball que ha fallat i eliminar l'element de treball de la safata d'entrada. Podeu corregir el problema i tornar a executar el flux de treball per completar el pas correctament. A l'exemple que s'ha ofert anteriorment, podeu tancar les dues entitats per a les quals ha fallat el pas de tall i tornar a executar el flux de treball.



Comentaris

Darrera actualització: Novembre de 2013
managing_workflows.htm

© Copyright IBM Corp. 2013