Potvrzení obecně pomáhají sledovat, kteří uživatelé mají v držení kopii klasifikovaného záznamu. Lze však také vytvářet potvrzení pro neklasifikované záznamy. Přestože potvrzení sleduje umístění klasifikovaného dokumentu, samo klasifikované není.
Pokud je potvrzením papírový dokument, můžete jej deklarovat jako fyzický záznam. Další informace naleznete v tématu deklarace fyzického záznamu. Potvrzení můžete naskenovat a deklarovat naskenovaný obrázek jako elektronický záznam nebo můžete vytvořit elektronický textový dokument a deklarovat jako záznam tento dokument. Jestliže chcete deklarovat potvrzení jako klasifikovaný záznam, přečtěte si informace v tématu deklarace klasifikovaného záznamu.
Jakmile deklarujete potvrzení jako záznam, přidružíte potvrzení k záznamu, který chcete sledovat.
Deklarace potvrzení jako záznamu:
- Začněte deklarovat potvrzení jako záznam stejným postupem jako u libovolného jiného dokumentu.
- V kroku Nastavte vlastnosti klepněte na volbu Potvrzení.
- Vyhledejte a vyberte klasifikovaný záznam, který bude potvrzením sledován.
- Dokončete proces deklarace záznamu stejným postupem jako u libovolného jiného dokumentu.
Jakmile deklarujete potvrzení jako záznam, bude název záznamu, který je potvrzením sledován, zobrazen ve vlastnostech potvrzení v poli Potvrzení.
Tuto hodnotu lze změnit klepnutím na odkaz Potvrzení nebo lze přiřazení vymazat klepnutím na volbu Vymazat.
V zobrazení podrobností o záznamu obsahuje sekce Další podrobnosti o záznamu pole Stav potvrzení, které zobrazuje jednu z následujících hodnot:
- Žádné: Záznam nebyl nastaven jako potvrzení žádného jiného záznamu.
- Přiloženo: U záznamu, ke kterému je potvrzení přiloženo, nedošlo ke změně stavu. Potvrzení je stále přiloženo ke sledovanému záznamu.
- Nadřízený záznam převeden: Přidružený záznam byl převeden prostřednictvím normálního procesu odebrání.
- Nadřízený záznam zničen: Přidružený záznam byl odstraněn prostřednictvím normálního procesu odebrání.
- Nadřízený záznam deklasifikován: Přidružený záznam byl deklasifikován autorizovaným uživatelem.
- Snížena úroveň nadřízeného záznamu: Úroveň přidruženého záznamu byla snížena autorizovaným uživatelem.
- Nadřízený záznam odstraněn: Přidružený záznam byl ručně odstraněn.
Termín „nadřízený záznam“ odkazuje na záznam přidružený k potvrzení, nikoli na složku.
Upozornění: Pole
Stav potvrzení zobrazuje hodnotu Žádné, pokud záznam není potvrzením. V zobrazení vlastností klasifikovaného záznamu se zobrazují názvy potvrzení, které jsou k němu přiloženy (pokud nějaká existují). Pole Stav potvrzení klasifikovaného záznamu zobrazuje hodnotu Žádné, protože záznam s přiloženými potvrzeními nemůže být potvrzením jiného záznamu. Záznam může mít více potvrzení, ale každé potvrzení může být přiloženo pouze k jednomu záznamu.
- Nelze odstranit potvrzení, které je stále přiloženo k aktivnímu klasifikovanému záznamu.
- Při snížení úrovně nebo deklasifikování záznamu je odstraněn odkaz na potvrzení. Pokud chcete záznam nadále sledovat, je třeba pro záznam se sníženou úrovní nebo deklasifikovaný záznam deklarovat jako potvrzení nový záznam.