Poderá ser necessário suspender a agenda de eliminação normal para uma ou
mais entidades, para garantir a disponibilidade das mesmas para além do período de
retenção aprovado. Exemplos de tais situações incluem um caso em tribunal ou uma
investigação durante a qual não pode eliminar registos, independentemente das respectivas
agendas de eliminação. Nesses casos, pode colocar um prazo de retenção de eliminação nos registos ou num
contentor que retém os registos.
Posteriormente, pode remover o prazo de retenção de
eliminação quando pretender retomar as acções de eliminação.
- Coloque uma retenção de eliminação numa categoria de registo, pasta de registos, volume ou registo. Além disso, aplique a retenção antes da data de corte ou durante
qualquer uma das fases após a data de corte. Quando a retenção é aplicada a um
contentor, é aplicável a todas as entidades no contentor.
Enquanto as retenções
permanecerem em vigor, o sistema não irá executar o fluxo de trabalho associado à
acção de
eliminação aplicável a essa entidade. Por outras palavras, a agenda de eliminação associada fica temporariamente desactivada. Nenhum utilizador pode eliminar manualmente quaisquer entidades que se encontrem em prazo de retenção.
- Coloque mais do que uma retenção de eliminação numa entidade. Os prazos de
retenção podem ser aplicados manualmente ou condicionalmente, conforme os critérios
especificados pelo utilizador.
Nos prazos de retenção condicionais, um processo de
varrimento localiza entidades que correspondem aos critérios e a retenção é aplicada
automaticamente. Os prazos de retenção condicionais são aplicados dinamicamente. As
entidades que cumpram os requisitos da retenção podem ser adicionadas em qualquer
altura. A retenção é aplicada nessas entidades durante o próximo varrimento de prazo de
retenção agendado.
- Se colocar uma entidade em retenção, é necessário especificar qual o prazo de
retenção de eliminação a utilizar. Assim, é necessário configurar primeiro os prazos de retenção de eliminação adicionando
os mesmos ao sistema. Os prazos de retenção podem ser activos ou inactivos. Apenas os prazos de retenção activos podem ser aplicados às entidades.