IBM Enterprise Records version 5.1.2   

Composants IBM Enterprise Records

Dans IBM® Enterprise Records, les enregistrements sont stockés dans une structure hiérarchique contenant différentes entités de gestion d'enregistrements, telles que des modèles de données, des librairies et des plans de fichiers.

Modèles de données

Avant d'installer l'application IBM Enterprise Records, vous devrez choisir le type d'installation (modèle de données) correspondant le mieux à vos besoins de gestion d'enregistrements. Un modèle de données est un modèle pour une librairie de plans de fichiers conforme avec certaines normes de gestion d'enregistrements. Il peut contenir des métadonnées et des fonctions de sécurité.

Les modèles de données sont contenus dans les modules complémentaires que vous pouvez ajouter à votre environnement. Vous pouvez configurer vos librairies pour utiliser les modèles de données sélectionnés.

Lorsque vous créez une librairie de plans de fichiers, vous devez sélectionner un modèle de données. Voici les modèles de données disponibles :
Base
Propose les principales fonctions et propriétés de gestion d'enregistrements. Le modèle de données Base est l'installation la plus fréquente, car il ajoute le nombre minimum de propriétés et il est adapté à la plupart des entreprises. En termes de fonctionnement, le modèle de données Base fournit les mêmes capacités que le modèle de données DoD Baseline. Le modèle de données de base répond à la plupart des exigences de gestion des enregistrements. Toutefois, il ne respecte pas les normes DoD, DoD Classified et PRO.
DoD Baseline
Satisfait à la norme de base 5015.2 du Département de la défense (DoD), document qui décrit la manière dont les enregistrements doivent être gérés selon les normes du Ministère de la défense des Etats-Unis. De plus, le modèle de données DoD définit des interfaces systèmes spécifiques et des critères de recherche. Le modèle de données décrit les règles de base de gestion d'enregistrements basées sur la réglementation actuelle de l'agence américaine National Archives and Records Administration (NARA).
DoD Classified
Répond aux exigences de gestion des enregistrements classifiés décrit au chapitre 4 du Ministère américain de la Défense. Inclut les propriétés requises par la version 2 de la norme DoD Classified (DoD 5015.2) pour la gestion des enregistrements classifiés.
Public Records Office (PRO)
Répond aux exigences de la norme Public Record Office (Royaume-Uni). Inclut les propriétés requises par la norme PRO 2002. Le modèle de données PRO est obsolète.

Librairies

Une librairie est un référentiel d'objets et une suite de services de stockage et d'extraction associés pour ces objets. Une librairie peut être de l'un des types suivants :
Librairie de plan de fichiers (FPOS)
Contient le plan de fichiers, c'est à dire la hiérarchie complète des entités de gestion d'enregistrements que vous avez créées.
Librairie d'enregistrements (ROS)
Contient des documents pouvant être déclarés comme enregistrements dans une FPOS.
Configurez des librairies distinctes pour les enregistrements (métadonnées) et les documents déclarés comme enregistrements. Par conséquent, la FPOS contient la structure du plan de fichiers, alors que la ROS contient des documents dont certains sont déclarés comme enregistrements. Le référentiel FPOS doit contenir des objets de gestion d'enregistrements pour classifier des enregistrements. Le référentiel ROS doit contenir les documents que vous pouvez déclarer comme enregistrements. En général, de nombreux utilisateurs peuvent accéder à la ROS, mais pas aux entités qui constituent votre plan de fichiers dans la librairie de plan de fichiers. Plusieurs ROS peuvent être associées à une FPOS.

Vous devez décider de la façon dont les documents sont stockés, et déclarés comme enregistrements et de la façon dont leur suppression est planifiée. Organisez vos plans de fichiers, librairies, catégories d'enregistrements et enregistrements pour répondre aux exigences de vos sites. Par exemple, un plan de fichiers est un schéma de classement structuré qu'un système de gestion des enregistrements utilise pour gérer un planning de conservation. Ce schéma est basé sur une structure de classification professionnelle. Il n'existe pas de plan de fichiers valable pour toutes les entreprises. Chaque plan de fichiers est unique et dépend de l'activité de l'entreprise ou de l'organisation. Un plan de fichiers permet aux administrateurs de gérer la conservation et la suppression des enregistrements. Il est utilisé pour mettre en oeuvre les politiques de gestion des enregistrements.

La figure suivante illustre la structure hiérarchique de ces entités.

Figure 1. Structure hiérarchique IBM Enterprise RecordsCe graphique présente une structure hiérarchique d'enregistrements avec une librairie de plans de fichiers au niveau supérieur de la hiérarchie.

Plans de fichiers

Le plan de fichiers définit l'organisation des enregistrements. Un plan de fichiers vous permet de stocker des enregistrements au sein d'une hiérarchie structurée qui préserve le contexte des enregistrements. Par exemple, la catégorie LEG100 peut avoir pour définition Contrats juridiques concernant xxx. L'emplacement du plan de fichiers dans lequel figure un enregistrement de la catégorie LEG100 permet de cerner le contexte de cet enregistrement. Vous pouvez créer des plans de fichier reproduisant les fonctions d'entreprise d'une organisation. Dans ce cas, les enregistrements pourront être classés dans ce plan de fichier sur la base de ces fonctions. Vous pouvez créer un plan de fichiers pour les ressources humaines ou les organismes de financement.

Vous pouvez aussi associer un modèle de nommage à un plan de fichiers. Toutes les entités créées dans le plan de fichiers suivront le modèle de nommage des enregistrements. Un modèle de nommage permet de nommer automatiquement les catégories d'enregistrement, dossiers d'enregistrement et enregistrements en respectant vos conventions. Par exemple, la convention de nommage des dossiers d'enregistrement suivante peut être requise : année, espace, objet (métadonnées) de la catégorie contenante, espace et un nombre à cinq chiffres (telle que 2006 PRET 00005). Pour nommer les enregistrements automatiquement, vous pouvez associer un modèle de nommage au conteneur parent. Le modèle d'enregistrement fait partie des propriétés du conteneur. Tous les enregistrements déclarés dans ce conteneur acquièrent le nom suivant dans la séquence de modèle et progressent en fonction de vos valeurs configurées.

La structure suivante est un exemple de hiérarchie de plan de fichiers :
Gestion générale (catégorie)
     Fichiers de correspondance (dossier)
     Exposés de programme (dossier)
          Conférence de formation à la gestion 2012 (volume)
          Conférence de formation à la gestion 2014 (volume)
Gestion des données (catégorie)
     Fichiers de correspondance (dossier)
     Feuille de chiffres de l'opérateur (dossier)

Catégories d'enregistrements

Une catégorie d'enregistrement catégorise un ensemble d'enregistrements liés, à l'intérieur d'un plan de fichiers. La création de catégories d'enregistrement permet de classer les enregistrements par catégories fonctionnelles. Les plans de fichiers les plus courants créent des catégories d'enregistrement en s'appuyant sur des lignes fonctionnelles. Le niveau supérieur du plan de fichiers concerne les fonctions principales, telles que Juridique, Ventes et RH. Au-delà de ces fonctions, vous pouvez affiner la catégorisation des enregistrements. Si vous utilisez des catégories fonctionnelles, alors vous utilisez les catégories au début du plan de fichiers. Les enregistrement de RH appartiennent à une arborescence distincte de Juridique. Par conséquent, si vous avez un contrat, celui-ci est placé dans l'arborescence Juridique ou l'arborescence RH selon la zone fonctionnelle à laquelle il appartient. Une catégorie peut contenir des sous-catégories ou des dossiers d'enregistrement, mais pas les deux. Vous pouvez associer à chaque catégorie des règles de conservation et d'élimination. Ces règles s'appliquent alors à l'ensemble des enregistrements et dossiers d'enregistrement créés au sein de la catégorie.

Dossiers d'enregistrements

Un dossier d'enregistrement est un conteneur d'enregistrements liés. Il permet de gérer les enregistrements selon les périodes de conservation et les événements d'élimination spécifiés. Par exemple, les factures sont placées dans le dossier Facture. Il y a toujours un volume ouvert dans le dossier. Un nouveau volume est ouvert régulièrement (chaque semaine, mois, trimestre). Quand le nouveau volume est créé, le vieux volume est fermé et commence sa mise au rebut. Toutes les factures dans un volume sont supprimées quand le volume expire. Vous n'effectuez donc pas la suppression basée sur les informations de l'enregistrement, comme ContractClosed. Tous les enregistrements appartenant à une période spécifiée sont automatiquement supprimés comme une seule et même unité. Afin de gérer les enregistrements électroniques ou physiques, vous pouvez créer au sein d'une catégorie des dossiers électroniques, physiques ou hybrides.
Dossier électronique
Permet le stockage des enregistrements électroniques. Ce type de dossier peut également contenir des marqueurs. Un marqueur est une entrée électronique pour un enregistrement physique ne pouvant être stocké dans un fichier physique. Il peut s'agir par exemple de grands plans de bâtiments, de cassettes vidéo ou d'une base de données. Lorsque vous voyez un enregistrement physique plus haut dans le diagramme, un marqueur pointant vers cet enregistrement est effectivement stocké dans le dossier.
Dossier physique
Stocke les enregistrements d'objets physiques, comme les archives papier. Un dossier physique est l'entrée virtuelle d'un dossier papier. IBM Enterprise Records permet de modéliser la hiérarchie des dossiers physiques d'après la structure de la mémoire physique de votre organisation.
Case
Reproduit des entités physiques contenant d'autres entités physiques. Vous pouvez par exemple créer un entrepôt équipé d'étagères contenant des boîtes qui contiennent à leur tour des dossiers physiques. Une boîte peut contenir une autre boîte, un dossier physique ou un enregistrement.
Dossier hybride
Peut contenir des enregistrements électroniques et physiques si vous avez besoin de ce type de collection combinée. Un dossier hybride contient un ou plusieurs volumes. Il n'existe aucune différence de comportement entre un dossier électronique et un dossier hybride. Un dossier hybride comprend néanmoins des métadonnées qui décrivent une entité physique. Celles-ci comprennent l'emplacement d'origine qui est l'emplacement en cours de l'enregistrement physique.

Volumes

Un volume est une sous-classe logique d'un dossier d'enregistrement en unités plus petites faciles à manipuler. Un volume ne peut exister que dans un dossier. Un dossier d'enregistrement contient toujours au moins un volume qui est créé automatiquement par le système lorsqu'un dossier d'enregistrement est créé. Par la suite, vous pouvez créer le nombre de volumes souhaité dans un dossier d'enregistrement.

Enregistrements

Un enregistrement contient les métadonnées d'un document ou d'un objet physique placé sous le contrôle de l'application IBM Enterprise Records. Un enregistrement peut hériter certains comportements du dossier d'enregistrement dans lequel il est créé. Par exemple, il hérite du planning d'élimination du dossier d'enregistrement parent. Vous pouvez classer les enregistrements selon les types suivants :
Enregistrement électronique
Un enregistrement électronique pointe vers un document électronique.
Marqueur
Un marqueur fait référence à un objet physique ou à un document papier.
Enregistrement référant
Un enregistrement référant permet de faire face aux responsabilités opérationnelles au cours d'une urgence à l'échelle de l'ensemble de l'entreprise. Les enregistrements référants doivent être révisés et mis à jour périodiquement.
Enregistrement permanent
Un enregistrement possède un historique suffisant ou une autre valeur pour garantir une conservation continue par l'organisation. Cette conservation dépasse la durée généralement requise aux fins administratives, juridiques ou fiscales.

Types d'enregistrement

Un type d'enregistrement correspond à un regroupement d'enregistrements en fonction de caractéristiques communes. Vous utilisez les types d'enregistrement lorsqu'un groupe d'enregistrements possède un planning d'élimination différent de celui associé à la catégorie d'enregistrement ou au dossier d'enregistrement.

Il peut s'avérer nécessaire par exemple de conserver le fichier du personnel pendant 12 ans pour des raisons comptables ou salariales. Toutefois, pour les enregistrements d'évaluation de rendement qui doivent être conservés pendant sept ans seulement, vous pouvez créer un type d'enregistrement ayant un planning d'élimination différent. Vous pouvez associer les enregistrements d'évaluation de rendement à ce type d'enregistrement afin de garantir que les enregistrements d'évaluation sont supprimés avant un fichier d'enregistrement d'employé.



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Dernière mise à jour : Novembre 2013
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