Un registre és una referència a informació i proporciona metadades per gestionar la informació. Un registre pot heretar del contenidor on s'ha creat el registre. Per exemple, el registre pot heretar la planificació de disposició del contenidor pare. Els registres poden ser electrònics o físics. Tant els registres electrònics com els físics es poden catalogar com a vitals i marcar com a registres permanents. El capítol 4 del model de dades DoD permet la declaració de registres con una classificació de seguretat que inclou màxima confidencialitat, secret, confidencial o desclassificat. El model de dades PRO permet la classificació de registres com de màxima confidencialitat, secrets, confidencials, restringits o desclassificats.
Els models de dades base i DoD permeten la declaració de registres en categories de registres, carpetes de registres i volums. El model de dades PRO permet la declaració de registres a carpetes de registres i volums.
La supressió o disposició d'un registre suprimeix només la versió del document a la qual apunta aquest registre. Si només hi ha una versió del document, se suprimeix tota la cadena de versions del document. Per exemple, si un document té diverses versions i es declara una versió com a registre, l'única versió que es declara com a registre se suprimeix amb el registre. Qualsevol altra versió que no es declari com a registre o que es declari amb un altre registre, no se suprimeix.
Per obtenir més informació sobre la gestió de registres físics, consulteu el tema d'entitats físiques.
Quan marqueu un contenidor com a vital, seleccioneu la incidència recurrent que activi la revisió o l'actualització periòdica dels registres vitals. Seleccioneu també l'acció que inicia quan es produeix la incidència de revisió. Sempre que tingui lloc la incidència de revisió recurrent, s'executa el flux de treball de revisió dels registres vitals associat amb la incidència. Per obtenir més informació, consulteu el tema sobre registres vitals.
L'IBM® Enterprise Records inclou un informe, Registres vitals pendents de disposició, que mostra els registres electrònics vitals pendents de disposició en un període específic. Per obtenir més informació sobre informes, consulteu el tema de generació d'informes.
Un registre permanent és un registre que té prou valor perquè l'organització l'hagi de conservar més enllà del temps que cal habitualment. Podeu marcar un registre com a permanent definint el valor de la seva propietat Indicador de registre permanent com a Cert. Per defecte, aquesta propietat no es mostra a l'IBM Enterprise Records per a l'assistent de declaració d'instal·lació. Quan es crea una categoria o una carpeta, la propietat Indicador de registre permanent apareix per defecte. Si no voleu que la propietat aparegui en aquests casos, canvieu la propietat a Oculta mitjançant l'IBM Datacap Taskmaster Capture Connector for EMC Documentum. Per obtenir informació sobre la visualització de la propietat Indicador de registre permanent al Content Platform Engine, consulteu el tema sobre personalització de visualització de propietats.
La propietat Indicador de registre permanent no té cap comportament associat. La propietat només és informativa i, encara que Indicador de registre permanent es defineixi com a Cert, el registre encara es pot suprimir.