1 つ以上のエンティティーを承認された保存期間を超えて使用できるようにするために、通常の廃棄スケジュールを一時停止しなければならない場合があります。 こうした状況の例としては、廃棄スケジュールに基づいてレコードを廃棄できない裁判や調査などがあります。 このような状況では、レコードまたはレコードを保持するコンテナーに対して廃棄保留を設定できます。
廃棄保留は、廃棄アクションを再開するときに解除できます。
- 廃棄保留をレコード・カテゴリー、レコード・フォルダー、ボリューム、またはレコードに設定します。 また保留は、カットオフ日付より前、またはカットオフ日付より後のいずれかのフェーズの中で設定します。 コンテナーに保留を設定すると、コンテナー内のすべてのエンティティーに保留が適用されます。
保留が有効である間、そのエンティティーの廃棄アクションに関連付けられているワークフローはシステムで実行されません。 つまり、関連付けられている廃棄スケジュールが一時的に無効になります。 また、保留中のエンティティーは誰も手動で削除できません。
- 1 つのエンティティーに対して、複数の廃棄保留を設定できます。 保留は、指定した条件に従って手動または条件的に設定されます。
条件付き保留の場合、スイープ・プロセスでは条件を満たすエンティティーを検索し、保留を自動的に設定します。 条件保留は、動的に適用されます。 保留の条件を満たすエンティティーはいつでも追加できます。 保留は予定されている次の保留スイープ中にこれらのエンティティーに設定されます。
- エンティティーを保留にする場合、使用する廃棄保留を指定する必要があります。 このため、廃棄保留をシステムに追加することによってそれらを構成する必要があります。 保留は、アクティブまたは非アクティブです。 アクティブな保留だけをエンティティーに設定できます。