In IBM® Enterprise Records stehen zahlreiche Informationen zu den Containern zur Verfügung. Diese Container umfassen Schriftstückkategorien, Schriftstückordner, elektronische Ordner, physische Ordner, Boxen, Hybridordner, Datenträger, aktive und inaktive Container sowie offene und geschlossene Container.
Weitere Informationen zur Verwaltung von physischen Containern finden Sie in "Physische Entitäten".
Eine Schriftstückkategorie ist ein Container, der einen Satz zusammengehöriger Schriftstücke innerhalb eines Aktenplans zusammenfasst. Schriftstückkategorien dienen der Katalogisierung von Schriftstücken auf der Basis von Funktionskategorien. Eine Schriftstückkategorie kann Unterkategorien oder Schriftstückordner enthalten. Jedoch ist es nicht möglich, eine Schriftstückkategorie und einen Schriftstückordner auf der gleichen hierarchischen Ebene anzulegen. In den Basis- und DoD-Datenmodellen können Sie Schriftstücke direkt in Kategorien deklarieren. Das PRO-Datenmodell lässt diese Aktion nicht zu. Standardmäßig erben die untergeordneten Einheiten die Sicherheits- und die Dispositionszeitpläne ihres übergeordneten Containers. Weitere Informationen zu Zugriffsberechtigungen und zur Aussonderungsübernahme finden Sie in "Objekt-Zugriffsberechtigungen" und "Aussonderungszeitpläne".
Eine Schriftstückkategorie hat einen Namen und eine ID, die beide im Pfad angezeigt werden (getrennt durch einen Bindestrich). Sowohl der Name als auch die ID müssen innerhalb des übergeordneten Containers eindeutig sein.
Ein Schriftstückordner ist eine Sammlung von zusammengehörenden Schriftstücken. Verwenden Sie Schriftstückordner, um Schriftstücke nach den gesetzlich festgelegten Aufbewahrungsfristen und Dispositionsereignissen zu verwalten. Standardmäßig erben die untergeordneten Einheiten eines Schriftstückordners die Sicherheitsberechtigungen und den Dispositionszeitplan des Schriftstückordners. Sie können elektronische, physische und Hybrid-Schriftstückordner und Boxen innerhalb einer Kategorie einrichten, um elektronische und physische Records zu verwalten.
Ein Schriftstückordner hat einen Namen und eine ID, die beide im Pfad angezeigt werden (getrennt durch einen Bindestrich). Sowohl der Name als auch die ID müssen innerhalb des übergeordneten Containers eindeutig sein.
Ein elektronischer Ordner dient zur Ablage von elektronischen Schriftstücken und enthält ein oder mehrere Datenträger. Ein elektronischer Ordner kann auch physische Schriftstücke (Schriftgut oder andere physische Objekte) speichern.
Ein physischer Ordner speichert physische Schriftstücke und enthält ein oder mehrere Datenträger. Ein physischer Ordner ist ein virtueller Eintrag für einen Ordner aus Pappe. Sie können die Hierarchie der physischen Ordner in IBM Enterprise Records genau der Ablagestruktur in Ihrer Organisation nachempfinden.
Eine Box ist ein Container für physische Schriftstücke. Sie dient der Abbildung physischer Einheiten, die weitere physische Einheiten enthalten. Sie könnten beispielsweise ein "Warenlager" erstellen, das "Regale" enthält, die "Boxen" enthalten, die wiederum "Physische Ordner" enthalten. Im Gegensatz zu anderen Typen von Ordnern kann eine Box andere Ordner enthalten. Diese Entitäten sind physische Ordner und Boxen, jedoch keine elektronischen Ordner oder Hybridordner. Eine Box enthält jedoch keine Datenträger.
Ein Hybridordner speichert sowohl elektronische als auch physische Schriftstücke und enthält einen oder mehrere Datenträger. Zwischen einem elektronischen Ordner und einem Hybridordner bestehen keine Unterschiede im Verhalten. Hingegen besitzt ein Hybridordner zusätzliche Metadaten, die eine physische Einheit beschreiben, einschließlich des Basisverzeichnisses. Weitere Informationen zu einem Ablageort finden Sie in "Positionen".
Ein Datenträger dient der logischen Unterteilung eines Schriftstückordners in kleinere, leichter zu handhabende Einheiten. Ein Datenträger existiert nicht unabhängig vom Ordner. Ein Schriftstückordner enthält mit Ausnahme einer Box immer mindestens einen Datenträger. Dieser Datenträger wird beim Erstellen eines Schriftstückordners automatisch vom System erstellt. Danach können beliebig viele Datenträger in einem Schriftstückordner angelegt werden. In jedem Moment kann jedoch immer nur ein Datenträger innerhalb eines Ordners geöffnet sein. Standardmäßig ist der aktuelle Datenträger geöffnet. Ein Datenträger wird automatisch geschlossen, wenn ein neuer hinzufügt wird und wenn das angegebene Kriterium erfüllt ist. Beispielsweise kann ein Datenträger mit Schriftstücken eines bestimmten Kalenderjahrs automatisch am Schluss des Jahres geschlossen werden.
Ein Datenträger ist immer vom gleichen Typ wie sein übergeordneter Schriftstückordner (elektronisch, physisch oder Hybrid) und kann dieselben Arten von Schriftstücken enthalten wie dieser. Jedoch kann ein Datenträger weder einen Unterordner noch einen weiteren Datenträger enthalten. Ein Datenträger erbt den Dispositionszeitplan seines übergeordneten Schriftstückordners. Das Erstellen eines Dispositionszeitplans unabhängig vom übergeordneten Schriftstückordner ist nicht möglich.
Schriftstückkategorien und Schriftstückordner sind direkt nach der Erstellung als aktiv markiert. Danach können Sie sie jedoch als inaktiv markieren. Wenn ein Container als inaktiv markiert wurde, verhindert das System das Erstellen, Verschieben, Kopieren oder Ablegen neuer Einheiten in diesen Container. Dabei werden auch die untergeordneten Container als inaktiv markiert. Ferner sind inaktive Container für Benutzer, die ein Schriftstück deklarieren, nicht sichtbar. Die Markierung eines Containers als inaktiv ist nützlich, wenn der Container überprüft und genehmigt werden muss, bevor er zur allgemeinen Nutzung freigegeben wird.
Beim Erstellen einer Container-Einheit ist diese standardmäßig geöffnet. Wenn Sie die Erstellung von untergeordneten Entitäten innerhalb eines Containers einschränken wollen, ohne jedoch das Abrufen von Schriftstücken zu unterbinden, können Sie den Container jederzeit schließen. Dabei werden auch die untergeordneten Container als geschlossen markiert.