Les entitats passen estar pendents de disposició i entren a les fases especificades a la planificació de disposició. Els registres romanen en un fase durant el període de temps que s'especifiqui al període de retenció d'aquesta fase. Després d'acabar el període de retenció, cal iniciar manualment l'acció de disposició associada amb aquesta fase.
Després d'associar una planificació de disposició amb una categoria de registres, carpeta de registres o tipus de registre, el sistema fa el seguiment de la incidència especificada. El sistema també fa el seguiment de la data que activa l'execució de la planificació. Quan té lloc aquesta incidència o arriba la data especificada, s'activa el tall dels registres definits a la planificació. Quan s'activa el tall i s'ha superat el marge (si n'hi ha) per als registres, el sistema duu a terme de forma automàtica l'acció de tall especificada a la planificació. Després d'un període de retenció, el sistema executa el flux de treball associat amb l'acció de disposició associada amb una fase. El flux de treball associat passa les entitats a la fase següent després de l'aprovació de la persona autoritzada. Quan s'inicia la disposició d'una entitat, la disposició de totes les entitats fill també s'inicia automàticament.
El pla de fitxers es pot configurar per suprimir tant el document declarat original com les metadades de registre (el valor per defecte). És possible que suprimeixi només el document declarat original mentre conserva les metadades de registre. Consulteu el tema sobre configuració de metadades.
Per iniciar una planificació de disposició:
Com trobar les entitats que estan preparades per a disposició
No hi ha cap propietat que indiqui preparat per a disposició, però podeu fer cerca utilitzant un conjunt de condicions.
Per completar aquesta cerca de forma periòdica us serà útil configurar una plantilla de cerca. En una plantilla de cera, deixeu la data d'execució de fase actual en blanc. Assegureu-vos que es pugui editar perquè l'usuari pugui introduir la data actual quan utilitzi la cerca.
Una altra opció és crear incidències COM personalitzades per enviar correu de manera que el destinatari sàpiga què està preparat per a disposició. Sempre que estigueu familiaritzats amb l'estructura del pla de fitxers, podreu accedir a l'entitat.
És possible que també vulgueu utilitzar mètodes d'API per crear codi personalitzat que iniciï la disposició, si és convenient per als registres de l'empresa.
Visualitzeu les propietats de disposició com nom de disposició, data de tall de l'entitat, data actual d'execució de la fase, entre d'altres.
Conflicte entre planificacions de disposició (DOD)
És possible que hi hagi una planificació de disposició per a un contenidor i una altra planificació de disposició per a un tipus de registre que s'apliqui a un registre dins el contenidor. El registre no es pot suprimir ni exportar fins a la data més recent.