Pode declarar registos utilizando o
Application Engine,
Workplace XT,
IBM® Enterprise
Records, Application Integration, ou automaticamente.
Pode declarar registos de diversas formas, como por exemplo:
- Application Engine ou
Workplace XT (registos electrónicos e físicos).
- IBM Enterprise
Records (apenas registos físicos),
conforme apresentado no tópico sobre a declaração de um registo físico.
- Microsoft Outlook, Word, Excel, Power Point (requer a instalação do Application Integration).
- Declaração automática de registos através de eventos, conforme apresentado no
tópico sobre a declaração automática de registos.
Para uma instalação Base ou DoD, declare um registo num volume, pasta de registos ou categoria de registo. Para uma instalação PRO, declare um registo numa pasta de registos ou volume. Para declarar um registo, certifique-se de que a entidade em que
está a declarar o registo está aberta.
Se declarar um registo numa pasta de registos, o registo é atribuído automaticamente ao volume activo existente nessa pasta. O último volume criado é sempre o volume activo até ser fechado. Se for necessário
declarar um registo num volume fechado, volte a abrir o volume e seleccione manualmente o volume reaberto.
Importante: Pode criar modelos de entrada para facilitar a declaração de registos. O IBM Enterprise
Records inclui um modelo de entrada de exemplo para declarar registos de correio electrónico.
Pode utilizar este modelo para declarar registos de correio electrónico do
Application Engine. (Para obter informações sobre como importar o modelo de exemplo
de declaração de correio electrónico, consulte o ficheiro readme do pacote de software
do IBM Enterprise
Records.) O
IBM Enterprise
Records também inclui um fluxo de trabalho
de exemplo para declarar registos. Este fluxo de trabalho demonstra aos profissionais de
programação de software como um documento pode ser declarado utilizando a API e o fluxo
de trabalho. Para obter mais informações, consulte a secção Instalar um fluxo de trabalho
de exemplo no Manual de Instalação e Actualização do IBM Enterprise
Records.
Declarar documentos como registos
Se estiver a declarar um
documento com várias versões como um registo, existem diversas opções para criar o
registo para a série de documentos.
Restrição: Após um utilizador de registos declarar um documento como um registo, os restantes
utilizadores que não sejam utilizadores do registo não podem aceder à página de
informações do
documento. Esta limitação corresponde ao funcionamento previsto do programa.
Para tornar o processo de declarar registos mais rápido, o assistente Declarar
como registo e os modelos de entrada Declarar como
registo suportam o mapeamento automático dos valores de propriedade do
documento para o registo. Quando um documento é declarado como um registo, os nomes
simbólicos da propriedade da classe do documento são comparados com os nomes simbólicos
da propriedade da classe do registo. Se os nomes corresponderem, o valor da propriedade
do documento é atribuído automaticamente como o valor para a propriedade de registo
correspondente. Por exemplo, se a classe de documento incluir a propriedade Color e a classe de registo incluir também a propriedade Color, o valor da propriedade do documento é mapeado automaticamente para a propriedade de registo. Do mesmo modo, se
estiver a declarar uma mensagem de correio electrónico do Outlook através da classe de
registo de correio electrónico predefinida, valores como Assunto e Para são
automaticamente mapeados.
O mapeamento da propriedade ocorre quer o
modelo de entrada apresente ou não o passo Definir propriedades de
registo. Quando mais de uma versão de um documento é declarada, o
mapeamento da propriedade é baseado na versão mais
recente do documento seleccionado para a acção de declaração. Diferentes versões de um documento podem ter classes e propriedades diferentes. As propriedades são sempre mapeadas com base nas propriedades da versão mais recente do
documento.
As regras seguintes descrevem o funcionamento do mapeamento de
propriedades para uma propriedade que é comum ao documento e às classes de registos:
- Se a propriedade do documento incluir um valor, o valor é apresentado
automaticamente como o valor predefinido para o registo.
- Se a propriedade do documento estiver em branco (não definida), não é apresentado
qualquer valor predefinido para o registo. Se introduzir um valor para o registo, esse
valor permanece como valor do registo e o documento não terá qualquer valor para essa
propriedade.
- Se a propriedade de classe do documento não for requerida e a propriedade de
classe do registo for requerida, o administrador irá alterar a propriedade de classe
do documento para que seja requerida para o documento. Esta
alteração é efectuada na IBM Administration
Console for Content Platform Engine e
fornece automaticamente a propriedade requerida.
Importante: As propriedades podem assumir nomes alternativos de armazenamento de objectos para outro. Qualquer mapeamento de propriedade tem em conta as definições do administrador para o
mapeamento de propriedade de um armazenamento de objectos para outro.