IBM Enterprise Records, wersja 5.1.2    

Umieszczanie akt w folderach

Umieszczanie akt w folderach powoduje tworzenie odniesienia do tych akt w innej lokalizacji w tej samej kartotece akt. Akta nie są duplikowane. Oznacza to, że zamiast tworzenia kopii akt tworzone jest odniesienie do akt. Odniesienie to wskazuje na akta w ich pierwotnej lokalizacji. Jednocześnie akta w folderach można umieszczać pojedynczo lub grupowo.

Podczas umieszczania akt w folderach należy pamiętać o następujących ograniczeniach:

Zagadnienia bezpieczeństwa związane z umieszczaniem akt w folderach

Jeśli akta zostaną zadeklarowane do więcej niż jednego kontenera, podczas deklarowania należy określić obiekt nadrzędny zabezpieczeń akt. Umieszczenie akt w innym folderze po zadeklarowaniu nie spowoduje zmiany obiektu nadrzędnego zabezpieczeń. Ta funkcja zabezpieczeń obowiązuje, jeśli kontener zostanie zachowany, a akta pozostaną umieszczone w tym kontenerze. Aby sprawdzić, który kontener jest obiektem nadrzędnym zabezpieczeń, wybierz stronę informacji Umieszczone w. Dodatkowe informacje zawiera sekcja FileNet P8 w temacie Zabezpieczenia.

Zagadnienia rozporządzenia związane z umieszczaniem akt w folderach

Jeśli akta (jedna sztuka) zostaną umieszczone w kontenerach nadrzędnych, dla których istnieją harmonogramy rozporządzenia, harmonogram rozporządzenia obiektu nadrzędnego wpłynie na wskaźnik do akt. Na przykład: wpływ można zaobserwować jeśli dla jednego kontenera nadrzędnego istnieje harmonogram na 5 lat, a dla drugiego na 2 lata. Po dwóch latach akta nie będą widoczne w obiekcie nadrzędnym z aktami 2-letnimi. Jednak obiekt nadrzędny z harmonogramem na 5 lat będzie nadal widoczny.

Aby umieścić w folderze akta (pojedynczo lub większą liczbę):

  1. Przejdź do akt lub wyszukaj akta, które zamierzasz umieścić w folderach.
  2. Zaznacz pole wyboru obok nazw.
  3. W menu Czynności dla wielu obiektów wybierz opcję Plik. Można również kliknąć akta prawym przyciskiem myszy i wybrać opcję Umieść z menu.
  4. Przejdź do odpowiedniego miejsca w kartotece akt, gdzie zostaną umieszczone akta, a następnie kliknij przycisk Umieść.
  5. Zostanie wyświetlony komunikat z potwierdzeniem zakończenia czynności umieszczania w folderach. Kliknij przycisk OK, aby wrócić do kartoteki akt.
Ostrzeżenie: Aby sprawdzić, gdzie obiekt został umieszczony, wybierz widok Umieszczone w na stronach informacji.


Opinia

Ostatnia aktualizacja: Listopad 2013
file_record.htm

© Copyright IBM Corp. 2013