IBM Enterprise Records, verzia 5.1.2    

Odhlásiť fyzické entity

Keďže fyzické entity nie sú viditeľné online, musíte zariadiť, aby vám boli položky posielané. Tento proces, ktorý sa nazýva odhlásenie, spúšťa aj pracovný tok správy fyzických záznamov (PRM), ktorý sleduje, kde sa entity v každom kroku nachádzajú. Odhlásiť môžete jednotlivé záznamy (po jednom) alebo ľubovoľný z kontajnerov, ktoré držia fyzické položky.

Pracovný tok PRM pokrýva celý cyklus rezervovania, prijatia a uvoľnenia entity nasledujúcemu užívateľovi. Pracovný tok sleduje aj oneskorenia v prijatí alebo uvoľnení entity. Okrem toho sleduje entity, ktoré sa stratili v prechode alebo ktoré stratil užívateľ momentálne uvedený, že patrí entite. Sledovanie entity pomocou pracovného toku PRM vyžaduje, aby si všetci účastníci presne zaznamenali, kde sa entita v každom čase nachádza. Účastníci včas reagujú na úlohy vo svojich schránkach prijatej pošty.

Fyzické entity môžete odhlásiť prostredníctvom Application Engine, Workplace XT alebo IBM® Enterprise Records. Ak fyzické entity odhlásite z Workplace, prejdite do skladu FPOS a otvorte priečinok Records Management. Následne otvorte priečinok plánu súborov a prejdite na objekt v príslušnom umiestnení plánu súborov.

Ak chcete získať informácie o stave odhlásenia entity, vyberte jej ikonu Get Info a vyberte stránku Detail. Vo fyzickej časti tejto stránky je zobrazené umiestnenie, domovské umiestnenie a stav odhlásenia entity. Vidíte tiež kto ju odhlásil. Ak má entita čiarový kód, môžete skontrolovať aj jej stav odhlásenia pomocou Scan Physical Items v záložke Physical. Bližšie informácie nájdete v téme o skenovaní fyzickej entity. Nakoniec vyberte Status v kroku pracovného toku PRM a získate stav pomocou aplikácie Tracker.

Schránky prijatých správ použité pracovným tokom PRM

Počas toho ako sa entita presúva a užívatelia ju prijímajú a uvoľňujú, sa generujú položky. Doručená pošta užívateľa zobrazuje niektoré položky a niektoré sú zobrazené vo verejnej schránke došlých správ. Nastavenia bezpečnosti užívateľa a skupiny určujú, kto vidí verejné schránky došlých správ. Tieto nastavenia určujú, kto môže otvoriť krok pracovného toku. Tieto nastavenia určujú, kto uvidí stav odhlásenia entity pomocou Scan Physical Items. Pracovný tok PRM môže zaplniť nasledovné verejné schránky došlých správ pracovnými položkami.

Odhlásiť procedúru

Odhlásenie entity začína výberom Launch / Charge out z jej ponuky. Pracovné položky sa potom zobrazia v osobných schránkach prijatých správ účastníkov alebo idú do verejných schránok prijatých správ. Keď je entita odhlásená po prvý raz, systém zobrazí, že užívateľ odosielajúci požiadavku ju odhlásil na určené umiestnenie. Strážca však položku musí uvoľniť ešte skôr ako ju užívateľ odosielajúci požiadavku má.

Spustiť pracovný tok

Ak chcete odhlásiť fyzický objekt, postupujte takto:
  1. Z Application Engine, Workplace XT alebo IBM Enterprise Records, kliknite pravým tlačidlom myši na názov fyzickej entity a vyberte Launch / Charge Out.
  2. Kliknite na Launch pod názvom registrácie pracovného toku, ktorú chcete použiť. Pre každý typ fyzickej entity je dodané predvolené predplatné.
  3. Dokončite zvyšok kroku Launch / Charge Out.
  4. Po dokončení kroku Launch / Charge Out zatvorte okno, ktoré vypisuje zoznam registrácií pracovného toku.
Rôzne kroky pracovného toku zdieľajú niektoré spoločné položky.
Tabuľka 1. Kroky pracovného toku
Položky kroku pracovného toku Popis
Pokyny Na začiatku okna sa nachádzajú pokyny na vykonanie kroku. Tieto pokyny píše dizajnér pracovného toku. Ak tieto pokyny neuvidíte, kliknite na šípku vedľa slova Instructions.
Názov entity Ak je entita kontajner, kliknite na názov, otvorte kontajner a uvidíte, čo obsahuje. Ak je entita jeden fyzický záznam, nemá obsah, a vy dostanete správu v tomto zmysle.
Komentáre Komentáre zadajte priamo do poľa komentárov. Prípadne kliknite na ikonu v textovom okienku pre získanie väčšieho okna.
Ponuka Akcia Položky v ponuke sa v kroku rôznia. Informácie o type kroku si pozrite neskôr. Rovnako, pokyny na začiatku okna pracovného toku ponúkajú radu, čo sa má vybrať.
Miesto Kliknite na Location a zobrazí sa zoznam umiestnení. Kliknite na Select na mieste, kam chcete mať doručenú entitu.
Dátum rezervácie Kliknite na ikonu kalendára a vyberte dátum, na ktorý chcete rezervovať entitu. Ak entita nie je momentálne odhlásená, vyberte dnes. Ak je entita odhlásená, vyberte dnes alebo dátum v budúcnosti, ale systém nemusí nevyhnutne zobraziť dátum, ktorý vyberiete. Systém určí dátumy rezervácie počas presunu entity z jedného umiestnenia na druhé.
Stĺpce informácií Rôzne kroky môžu zobrazovať kto mal položku, kde je umiestnená, dátum rezervácie a požiadavky a kto ju najbližšie dostane.
Apply a Close Ak zmeníte informácie, kliknite na Apply a potom na Close, čím zatvoríte okno bez vykonania ďalších akcií. Pracovná položka ostáva v tej istej schránke prijatých správ. Tento krok je užitočný, keď chcete deklarovať, že položka je aktuálne stratená, ale myslíte si, že ju dokážete nájsť. Tento krok predchádza tomu, aby ste podnikli trvalejšiu akciu, ktorá by bola vygenerovaná voľbou Complete.
Znova priradiť Tento krok otvára okno, v ktorom vyberiete iného užívateľa, aby vykonal daný krok. Zadajte niekoľko prvých znakov názvu a kliknite na Search. Vyberte užívateľa a kliknite na Continue.
Stav Tento krok otvorí aplikáciu sledovača.
Kompletné Complete dokončí krok pracovného toku a je obvyklou voľbou.

Krok spustenia

Ak chcete dokončiť krok spustenia, postupujte takto:
  1. Kliknite na Location a vyberte umiestnenie, do ktorého je doručená entita.
  2. Kliknite na ikonu kalendára a nastavte dátum rezervácie. Ak entita nie je odhlásená, musíte vybrať dnešok. Ak je entita odhlásená, môžete vybrať dnešok alebo dátum v budúcnosti. Dátum rezervácie slúži na určenie priorít viacerých požiadaviek.
  3. Kliknite na Launch a iniciujte pracovný tok alebo Close, čím zatvoríte okno bez spustenia.

Krok prijatia

Krok prijatia je vo vašej schránke prijatých správ uvedený ako krok schválenia, ale keď ho otvoríte, nadpis stránky je Receive Step. Krok prijatia dostanete, keď predchádzajúci užívateľ (alebo strážca) uvoľní položku a vy ste v poradí, nasledujúci užívateľ, ktorý ju dostane. Ak ste ju ešte neprijali, vidíte, kto ju doručuje, kde bola naposledy umiestnená a ako má byť doručená. Ak položku nedostanete ani po istej dobe čakania, môžete indikovať, že ste ju neprijali. Táto odpoveď vygeneruje pracovnú položku pre front na nájdenie stratených položiek. Ak ste strážca, krok prijatia dostanete, keď posledný užívateľ uvoľní položku. Ak chcete dokončiť krok prijatia, postupujte takto:
  1. Vyberte príslušnú akciu. Ak ste prijali entitu, vyberte Received. V opačnom prípade vyberte Not Received.
  2. Dokončite krok výberom príslušnej voľby. Pozrite si voľby v inej časti tejto témy: Spustiť pracovný tok.
Varovanie: Je možné, že entitu ste neprijali kvôli oneskoreniu. Toto oneskorenie môže byť spôsobené službou doručenia alebo tým, že s entitou momentálne pracuje užívateľ. Možné je aj to, že entita je stratená v presune. V tomto prípade dostanete správu, ktorá vás informuje o stave entity.

Krok uvoľnenia

Krok uvoľnenia je vo vašej schránke prijatých správ uvedený ako krok schválenia, ale keď ho otvoríte, nadpis stránky je Release Step. Krok uvoľnenia musí byť dokončený aktuálnym držiteľom entity, čo môže byť strážca alebo užívateľ, ktorý odhlásil položku. Indikujte metódu doručenia, ak je v doručení nejaké oneskorenie alebo ak je položka stratená. Položku doručte užívateľovi odosielajúcemu požiadavku v umiestnení odhlásených položiek. Ak chcete dokončiť krok uvoľnenia, postupujte takto:
  1. V prípade potreby zadajte Delay Time v hodinách, čím indikujete rozsah oneskorenia pri uvoľňovaní entity.
  2. Zadajte príslušné komentáre, napríklad vysvetlenie oneskorenia.
  3. Zo zoznamu akcií vyberte príslušnú voľbu.
    • Deliver Manually znamená, že entitu idete manuálne doručiť užívateľovi, ktorý nasleduje v poradí.
    • Vyberte Lost, ak neviete, kde sa entita nachádza. Do verejnej schránky došlých správ PhysicalEntitiesFindLostQueue je odoslaná pracovná položka.
    • Vyberte Delivery Service, ak chcete použiť službu doručenia. Do verejnej schránky došlých správ PhysicalEntitiesDeliveryQueue je odoslaná pracovná položka.
    • Vyberte Delay, ak ste zadali dobu oneskorenia. Hlásenie oneskorenia je odoslané všetkým užívateľom, ktorí čakajú vo fronte.
  4. Dokončite krok výberom príslušnej voľby. Pozrite si voľby v inej časti tejto témy: Spustiť pracovný tok.

Krok frontu čakania

Keď si rezervujete entitu a ste prví v poradí na jej prijatie, pracovná položka vo fronte čakania zobrazí vaše meno ako užívateľa odosielajúceho požiadavku. Užívatelia s autorizáciou pristupovať k tomuto frontu môžu zobraziť informácie, ale nie je čo dokončiť. Ak chcete zobraziť krok frontu čakania, postupujte takto:
  1. Kliknite na pracovnú položku vo verejnom fronte PhysicalEntitiesWaitQueue.
  2. Po kontrole pracovnej položky kliknite na Close.

Krok frontu rezervácie

Verejná schránka došlých správ PhysicalEntitiesReserveQueue obsahuje pracovné položky pre každého užívateľa, ktorý čaká na doručenie. Autorizovaní užívatelia môžu otvoriť každú pracovnú položku. Uvidia, kto si vyžiadal entitu, dátumy požiadavky a vyžadované umiestnenia. Dátumy rezervácie môžete upraviť a zmeniť tak priority užívateľov. Ak chcete dokončiť krok frontu rezervácie, postupujte takto:
  1. Kliknite na pracovnú položku vo verejnej schránke došlých správ PhysicalEntitiesReserveQueue.
  2. Prípadne upravte Reservation Date a zmeňte tak prioritu užívateľov čakajúcich na položku.
  3. Kliknite na Apply a Close.

Krok nájdenia stratenej položky

Keď je entita deklarovaná ako stratená, systém odošle pracovnú položku do verejnej schránky došlých správ PhysicalEntitiesFindLostQueue. Ak máte autorizáciu na prístup k tejto schránke prijatých správ, môžete kliknúť na pracovnú položku, čím sa zobrazí stránka Find Lost Step a aktualizuje stav. Buď nájdete a doručíte entitu alebo deklarujete, že je trvalo stratená. Táto akcia informuje všetkých ovplyvnených užívateľov a ukončí všetky pracovné toky PRM spustené pre danú entitu. Okrem toho, keď sa užívateľ pokúsi spustiť pracovný tok pre danú entitu, systém okamžite odošle oznámenie o stave entity, ktorý je stratený. Ak chcete dokončiť krok nájdenia stratenej entity, postupujte takto:
  1. Zadajte svoje komentáre.
  2. Z ponuky Action vyberte Lost, ak chcete deklarovať, že entita je trvalo stratená. Vyberte Delivered, ak entitu nájdete a doručíte ju užívateľovi, ktorého meno je v poli Requested By.
  3. Dokončite krok výberom príslušnej voľby. Pozrite si voľby v inej časti tejto témy: Spustiť pracovný tok.
Po tom, čo je entita označená ako trvalo stratená, neexistuje spôsob ako indikovať, že bude neskôr nájdená. Každý, kto sa v budúcnosti pokúsi odhlásiť entitu, dostane správu, že entita je stratená. Ak je stratená položka kontajner, ktorý sa neskôr nájde, jeho obsah nemožno odhlásiť. Každý, kto sa pokúsi odhlásiť položky z kontajnera, ktorý bol stratený, dostane správu, že rodič je odhlásený.

Krok služby doručenia

Keď užívateľ vyberie službu doručenia na odoslanie fyzickej entity, systém odošle do verejnej schránky došlých správ PhysicalEntitiesDeliveryQueue pracovnú položku. Ak máte autorizáciu na prístup k tejto verejnej schránke došlých správ, môžete kliknúť na pracovnú položku a dokončiť stránku Delivery Step. Ak chcete dokončiť krok doručenia, postupujte takto:
  1. Zadajte všetky príslušné komentáre.
  2. Zo zoznamu Action vyberte Lost, ak neviete nájsť a doručiť entitu. Táto akcia odošle pracovnú položku do verejnej schránky došlých správ PhysicalEntitiesFindLostQueue. V prípade potreby táto skupina indikuje, že entita je trvalo stratená. Vyberte Delivered, ak entitu doručíte užívateľovi, ktorý o to požiadal.
  3. Dokončite krok výberom príslušnej voľby. Pozrite si voľby v inej časti tejto témy: Spustiť pracovný tok.

Krok správy

Stránka kroku správy informuje o stave fyzickej entity, pre ktorú spúšťate pracovný tok PRM. Táto stránka je odoslaná ako pracovná položka do vašej schránky prijatých správ. Dostanete ju v prípade ktorejkoľvek z nasledovných situácií: Ak chcete dokončiť krok správy, kliknite na Complete.


Spätná väzba

Posledná aktualizácia: November 2013
launching_and_completing_the_prm_workflow.htm

© Copyright IBM Corp. 2013