Existuje několik akcí, které nutné provést při vytváření plánu souborů v produktu IBM® Enterprise
Records.
Týkají se zabezpečení, vzorků pojmenování, názvů svazků, sledů prací, akcí, událostí, dat, plánů odebrání, přizpůsobení tříd a vlastností. Souvisejí také s přidáváním umístění, plány souborů a složkami.
Proveďte úlohy v následujícím seznamu v pořadí, v jakém jsou uvedeny.
Některé úlohy, například přidávání akcí a událostí, musíte například provádět
dříve, než provedete jiné úlohy, příkladem může být definování plánů odebrání.
- Zkontrolujte své požadavky na zabezpečení při správě záznamů a proveďte veškeré požadované změny. Upravovat výchozí nastavení zabezpečení až po
zahájení využívání systému je složité. Obecně platí, že byste měli přiřazovat nastavení zabezpečení spíše skupinám než jednotlivým uživatelům; takový postup podstatně zlepšuje údržbu systému.
Další informace o zabezpečení naleznete v tématu zabezpečení.
- Volitelně prostudujte téma vzorků pojmenování, které definuje pravidla pro vzorky pojmenování, která
budete chtít používat u různých entit. Můžete například definovat vzorky pro kategorie záznamu a složky vytvořené v rámci plánu souborů. Definujte tato pravidla a přidružte příslušné vzorky pojmenování k plánu souborů. Dokončete toto přidružení předtím, než začnete přidávat entity, pro které chcete tato
pravidla používat.
- Volitelně změňte konfiguraci přípony názvu svazku, což je přírůstkové číslo, které se používá jako přípona v názvu svazku. Při výchozím nastavení je hodnota přípony "00000". Tuto příponu názvu svazku konfigurujte dříve než začnete přidávat složky záznamů. Tato konfigurace je důležitá, protože svazek
se automaticky vytváří v důsledku přidání libovolného typu složky záznamů s výjimkou pole. Další informace naleznete v tématu přípony názvu svazku.
- Volitelně vytvořte nové nebo upravte existující sledy prací odebrání a přeneste je na server Content Platform Engine.
Libovolné sledy prací, které budou přidruženy k akcím, musí být dostupné ještě předtím, než vytvoříte přidružené akce. Další informace o sledech prací naleznete v tématu tvorby sledů prací.
- Přidejte akce, které spadají do akcí odebrání (například zničení nebo přesun do úložiště) provedených u jednotlivých entit. Přidejte akce před
definováním plánů odebrání. Pokud chcete označit libovolné kontejnery
záznamů nebo složky záznamů jako závažné kontejnery, ujistěte se, že přidáváte přinejmenším jednu akci typu Kontrola závažných záznamů. Tyto kontejnery obsahují závažné záznamy, které je nutné pravidelně kontrolovat.
Přestože to není povinné, můžete označit entitu kontejneru jako závažnou při její tvorbě. Tato akce vyžaduje určení akce Kontrola závažných záznamů a opakující se události. Další informace o akcích naleznete v tématu přidání akce.
- Přidejte události, které představují výskyty určených podmínek (například konec fiskálního čtvrtletí) a na jejichž základě systém spouští určité akce u
příslušných entit. Události přidejte před definováním plánů odebrání, které využívají tyto události. Pokud chcete označit libovolné kontejnery
záznamů nebo složky záznamů jako závažné kontejnery, ujistěte se, že přidáváte přinejmenším jednu opakující se událost. Další informace o událostech naleznete v tématu spouštěčů událostí.
- Volitelně přidejte libovolná předdefinovaná data, což jsou data (obvykle jednorázových událostí), na jejichž základě systém spouští u
příslušných entit určité akce. Předdefinovaná kalendářní data přidejte před definováním plánů odebrání, které využívají tato kalendářní data. Další informace o předem definovaných kalendářních datech naleznete v tématu přidání předem definovaného data.
- Definujte plány odebrání. Přestože to není povinné, můžete přidružit plán odebrání k entitě během vytvoření této entity. Rovněž platí, že pokud vaše
řešení produktu IBM Enterprise
Records zahrnuje použití typů záznamů, musíte definovat plán odebrání ještě předtím, než
můžete vytvořit jeho přidružený typ záznamu. Další informace o plánech odebrání najdete v tématu definování plánu odebrání.
- Volitelně přidejte typy záznamů. Tato akce umožňuje přidružení záznamu k plánu odebrání. Tato metoda se liší té aktuálně přidružené ke kategorii nadřízeného záznamu nebo složce záznamů. Další informace o typech záznamů naleznete v tématu souvisejícím s typy záznamů.
- Volitelně proveďte libovolné přizpůsobení třídy a vlastnosti, například vytvořte podtřídy pro třídy produktu
IBM Enterprise
Records, přidejte vlastnosti k třídám a přizpůsobení způsobu, jakým se v uživatelském rozhraní
zobrazují vlastnosti. Další informace o třídách a vlastnostech naleznete v tématech tvorby podtříd, přidávání vlastností ke třídám a přizpůsobení zobrazení vlastností.
- Pokud vaše řešení produktu IBM Enterprise
Records zahrnuje správu fyzických záznamů, přidejte příslušná umístění. Pokud přidáte fyzickou entitu, například složku fyzických záznamů, musíte zadat její umístění. Další informace o umístěních naleznete v tématu přidání umístění.
- Přidejte svůj plán souborů. Další informace naleznete v tématu přidání plánu souborů.
- Vytvořte hierarchii svého plánu souborů, což zahrnuje přidání kategorií záznamu a složek záznamů. Další informace o hierarchii plánu souborů naleznete v tématech o přidávání kategorií záznamu a složek záznamů.
- Po vytvoření plánu souborů upravte znovu existující nastavení konfigurace produktu IBM Enterprise
Records a
proveďte některé další konfigurační úlohy. Souhrnné informace o konfiguraci naleznete v tématu přehledu konfigurace.
- Informace o migraci plánu souborů z jednoho úložiště objektů do druhého naleznete v tématu nástroje pro import a export plánu souborů. Příkladem migrace je přesun plánu souborů z vývojového nebo testovacího prostředí do
výrobního prostředí.