Hay información que debe conocer al utilizar los flujos de trabajo de disposición.
Los flujos de trabajo de disposición tienen un aspecto parecido. Observa los flujos de trabajo en su buzón de entrada Workplace o Workplace XT en el buzón de entrada público RecordsManagerApproval.
Para ejecutar un flujo de trabajo:
Los siguientes campos y opciones son comunes en la mayoría de flujos de trabajo. Los campos adicionales se describen en los temas de cada tipo distinto de paso de flujo de trabajo.
Instrucciones
En la ventana, hay instrucciones para completar este paso. El diseñador de flujos de trabajo escribe las instrucciones. Si las instrucciones no aparecen en pantalla, haga clic en Instrucciones para abrir el cuadro que contiene las instrucciones.
Nombre de entidad
Aparecen una o varias entidades. Si la entidad es una entidad electrónica, haga clic en el nombre para ver el registro o abrir la carpeta para ver el contenido de la carpeta. Si la entidad es un registro físico, no tiene contenido. También puede hacer clic en el icono Obtener información para ver las páginas de información si la entidad.
Asignación de transferencias
Una asignación de transferencia es un objeto IBM® Enterprise Records que asigna los nombres de propiedades del Motor de contenido a nombres de propiedades de XML.IBM Enterprise Records La herramienta de transferencia utiliza estos nombres de propiedad XML para generar un archivo XML al exportar entidades IBM Enterprise Records. Puede seleccionar un objeto de asignación de transferencia del menú Asignación de transferencia. Para obtener información sobre los objetos de asignaciones de transferencia, consulte el tema asignaciones de transferencia.
Para obtener más información sobre la herramienta de transferencia IBM Enterprise Records, consulte el tema Herramienta de transferencia.
Comentarios de revisión
Usted puede introducir los comentarios directamente en el cuadro de texto. También puede hacer clic sobre el icono del cuadro de texto para ver una ventana más grande. Use esta ventana para escribir o para leer comentarios más largos sin desplazarse. Si utiliza el cuadro de texto más largo, haga clic en Actualizar y a continuación Cerrar.
Decisión de revisión
si aprueba la acción del flujo de trabajo, seleccione Aprobar, para cada entidad.
Si no desea aplicar la acción en este momento, seleccione Rechazar. Si la rechaza, proporcione una razón en los comentarios.
Seleccione Retener para indicar que la entidad está en retención. Aplique la retención fuera del paso del flujo de trabajo ya que el mensaje indica cuando completa el flujo de trabajo. Así, la entidad recupera el estado anterior al del inicio de la disposición. Para obtener más información sobre aplicar una retención a una entidad, consulte el tema colocar entidades en retención.
Seleccione Cambiar programa para aplicar a la entidad otro programa de disposición. Asigne el nuevo programa de disposición fuera del paso del flujo de trabajo. Así, la entidad recupera el estado anterior al del inicio de la disposición. Para obtener más información sobre cambiar un programa de disposición, consulte el tema cambiar el programa de disposición.
Columnas informativas
Los pasos diferentes muestran diferente información relacionada con la entidad y no requieren entrada.
Aplicar y cerrar
Puede cambiar información, elegir la opción Aplicar y después hacer clic en el botón Cerrar; la ventana se cierra sin más. El elemento de trabajo permanece en la misma bandeja de entrada. Aplicar también se requiere antes de completar un flujo de trabajo si selecciona Retener para una entidad.
Reasignar
Esta opción abre una ventana donde selecciona otro usuario para realizar el paso. Introduzca los primeros caracteres del nombre y haga clic en Buscar. Seleccione el usuario y haga clic en Continuar.
Estado
Esta opción abre la aplicación Rastreador.
Completo
Esta opción completa el paso del flujo de trabajo y mueve las entidades al paso siguiente en el proceso de disposición.