Voit lisätä asiakirjaluokan arkistonmuodostussuunnitelmaan asiakirjojen
hallintayksiköiden hierarkiassa. Voit lisätä myös asiakirjaluokan toiseen asiakirjaluokkaan
luomalla aliluokan. Aliluokan voi kuitenkin lisätä vain aktiiviseen asiakirjaluokkaan. Vain asiakirjojen hallinnoija tai arkiston pääkäyttäjä voi lisätä asiakirjaluokan.
Tietoja tästä tehtävästä
Oletusarvon mukaan uusi asiakirjaluokka perii kaikki ominaisuudet paitsi
nimen, tunnuksen ja avauspäivämäärän päätason asiakirjaluokasta.
Voit muuttaa näitä perittyjä
arvoja.
Huomautus: Älä luo millekään
arkistonmuodostussuunnitelman tasolle yli sataa asiakirjaluokkaa ja asiakirjakansiota. Lisätietoja arkistonmuodostussuunnitelmista on Arkistonmuodostussuunnitelmat -ohjeaiheessa.
Toimintaohjeet
Voit lisätä asiakirjaluokan seuraavasti:
- Kirjaudu sisään asiakirjojen hallinnoijana tai arkiston pääkäyttäjänä ja selaa
sen arkistonmuodostussuunnitelman kohdalle, johon haluat luoda asiakirjaluokan. Jos haluat luoda
aliluokan, avaa oikea asiakirjaluokka.
- Voit avata ohjatun toiminnon napsauttamalla Lisää asiakirjaluokka:
-kuvaketta. Tee sitten
seuraavat toimet. - Voit asettaa ominaisuudet kirjoittamalla arvot tai muokkaamalla
näkyvissä olevia arvoja. Joitakin ominaisuuksia voi muokata suoraan tällä sivulla. Toisien arvojen muokkaus
edellyttää, että napsautat ominaisuuden nimeä. Punainen tähti osoittaa, että kyseiselle
ominaisuudelle on määritettävä arvo. Lisätietoja näkyvissä olevista ominaisuuksista on Ominaisuuksiin liittyvä viiteaineisto -ohjeaiheessa. Jos olet kirjoittamassa asiakirjamallia, joka
nimeää luokkaan lisättävät asiakirjat automaattisesti, kirjoita malli suoraan tähän kenttään. Lisätietoja mallin muodostamisesta
on Nimeämismallin lisäys -ohjeaiheessa.
- Aseta asiakirjaluokan poistoaikataulu valitsemalla
Seuraava tai valitsemalla toinen vaihe näytöstä.
- Lopeta Ohjattu asiakirjaluokan lisäys valitsemalla
Peruuta.
- On kolme tapaa asettaa arkistosta poisto. Poistoaikataulu voi olla
valittuna valmiiksi.
Peri-valintaruutu on valittuna. Arkistostapoistoaikataulu voi näkyä luettelossa, mutta Peri-valintaruutua ei ole valittu. Voit ottaa sen käyttöön valitsemalla
Peri. Arkistostapoistotietoja ei ehkä ole. Kaikissa tapauksissa valitse poistoaikataulu tai muuta sitä
valitsemalla Selaa aikataulua. Jätä arkistosta poisto tyhjäksi toistaiseksi
valitsemalla Tyhjennä aikataulu.
Voit tarkastella minkä tahansa määritetyn aikataulun tietosivuja
napsauttamalla Nouda tiedot -kuvaketta.
- Kun etsit aikataulua selaamalla, valitse Valitse-vaihtoehto sen poistoaikataulun nimen alapuolelta, jonka haluat määrittää tähän luokkaan.
- Määritä tarvittaessa arkistosta poiston valtuus, joka on määritetty asiakirjaluokan
poistoa varten, kun on sen poistoaika. Valitulle arkistostapoistoaikataululle määritetty arkistosta poiston valtuus määritetään
oletusarvon mukaan automaattisesti asiakirjaluokan arkistosta poiston valtuudeksi. Jos valitulle
aikataululle ei ole asetettu arkistosta poiston valtuutta, luokalle määrittämääsi arkistosta
poiston valtuutta käytetään. Jos määrität arkistosta poiston valtuuden nyt ja
poistoaikataulun myöhemmin, aikataululle asetettu arkistosta poiston valtuus ohittaa
asiakirjaluokalle aiemmin asettamasi arkistosta poiston valtuuden.
Huomautus: Jos Näytä tärkeiden asiakirjojen vaihe, kun luot säilöjä -kohdan Sivuston asetukset- tai Käyttäjän asetukset -näyttöasetukseksi on määritetty Ei,
ohjelma piilottaa Määritä tärkeä asiakirja -vaiheen. Siirry alivaiheeseen l.
- Jos Määritä tärkeä asiakirja -vaihe on määritetty näytettäväksi
käyttäjän tai toimipaikan oletusasetusten perusteella, määritä tärkeä
asiakirja valitsemalla Seuraava. Voit vaihtoehtoisesti valita
toisen vaiheen näytöstä. Saat lisätietoja napsauttamalla tämän ohjeaiheen lopussa olevia Käyttäjän asetukset- ja Sivuston asetukset -linkkejä.
- Voit määrittää tämän luokan asiakirjat tärkeiksi valitsemalla Tärkeän asiakirjan
ilmaisin -valikosta vaihtoehdon Tosi. Jos asiakirjaluokkaan luodut asiakirjat edellyttävät
jatkuvaa tarkistusta ja päivitystä, merkitse asiakirjaluokka tärkeäksi. Kaikki luokassa luodut asiakirjat luokitellaan silloin automaattisesti tärkeiksi.
- Kirjoita halutessasi tässä asiakirjaluokassa lisättävien tärkeiden asiakirjojen kuvaus.
- Valitse Tärkeän asiakirjan arviointitoiminto -valikosta toiminto, joka
käynnistetään tärkeiden asiakirjojen jaksollisen arviointi- tai päivitysjakson kanssa. Valikossa on luettelo aiemmin luoduista tärkeisiin asiakirjoihin liittyvistä toiminnoista. Lisätietoja on Toiminnon lisäys -ohjeaiheessa.
- Valitse Tärkeän asiakirjan arviointi- ja päivitysjakso -valikosta se
tapahtuma, joka käynnistää luokassa tärkeiden asiakirjojen jaksollisen arvioinnin tai päivityksen. Valikossa on luettelo aiemmin luoduista toistuvista tapahtumista. Lisätietoja on
Toistuvan tapahtuman lisäys -ohjeaiheessa.
- Aseta suojaus ja lopeta asiakirjaluokan määritys valitsemalla Seuraava.
- Jos haluat asettaa suojauksen, arvioi nykyisiä suojausasetuksia.
Lisätietoja on Suojausasetusten määritys -ohjeaiheessa. Suojausasetukset määrittävät ryhmät ja käyttäjät, jotka voivat käyttää
asiakirjaluokkaa, ja ne valvovat kullekin ryhmälle tai käyttäjälle myönnettyjä
käyttöoikeuksia. FileNet P8 voi ohittaa tässä määrittämäsi suojausasetukset yksikössä asetetuilla suojausasetuksilla. Lisätietoja on Suojaus-ohjeaiheessa.
- Jos haluat muuttaa sivulla luetellun tietyn käyttäjän tai ryhmän käyttöoikeuksia, napsauta
käyttäjän tai ryhmän nimeä Otsikko-sarakkeessa. Suojausasetukset-sivu näkyy. Siinä voit määrittää eri käyttäjien ja
ryhmien suojausasetukset.
- Voit lisätä uusia käyttäjiä tai ryhmiä luetteloon valitsemalla Lisää
uusi -vaihtoehdon. Voit poistaa aiemmin määritetyn käyttäjän tai ryhmän luettelosta valitsemalla
kyseiselle käyttäjälle tai ryhmälle Poista-vaihtoehdon. Lisätietoja käyttäjistä ja ryhmistä on Käyttäjien ja ryhmien lisäys objektiin -ohjeaiheessa.
- Voit tallentaa suojausasetusten muutokset ja tehdä asiakirjaluokan luonnin valmiiksi valitsemalla Valmis-vaihtoehdon.
- Kuittaa asiakirjaluokan lisäyksen onnistumisesta kertova sanoma valitsemalla
OK ja lopeta ohjattu toiminto.