Obiekty fizyczne nie są widoczne online, ale użytkownik może przygotować proces wysyłki tych elementów do siebie. Ten proces nazywany wysyłką uruchamia również przepływ pracy zarządzania aktami fizycznymi (PRM), który śledzi położenie obiektów w każdym kroku. Istnieje możliwość wysłania poszczególnych akt (pojedynczo) lub dowolnych kontenerów, które zawierają
elementy fizyczne.
Przepływ pracy PRM obejmuje cały cykl rezerwowania, przyjmowania i wydawania obiektu do następnego użytkownika. Ten przepływ
pracy śledzi również przyjmowanie i wydawanie obiektu. Ponadto śledzi obiekty zgubione podczas transportu lub śledzi je wg
użytkownika, który aktualnie jest określony jako właściciel obiektu. W celu śledzenia obiektów za pośrednictwem przepływu pracy
PRM niezbędne jest, aby wszyscy uczestnicy poprawnie rejestrowali położenie obiektu. Uczestnicy wykonują zadania ze skrzynek odbiorczych w odpowiednim czasie.
Wysyłkę obiektów fizycznych można przeprowadzić za pomoc aplikacji Application Engine,
Workplace XT lub IBM® Enterprise
Records. Jeśli wysyłka obiektów fizycznych zostanie przeprowadzona z aplikacji Workplace, wówczas
należy przejść do FPOS i otworzyć folder Zarządzanie aktami. Następnie należy otworzyć folder kartoteki akt i przejść do obiektu w odpowiedniej lokalizacji kartoteki akt.
W celu uzyskania informacji na temat statusu wysyłki obiektu należy wybrać ikonę Uzyskaj inf., a następnie wybrać stronę Szczegóły.
W sekcji Fizyczne na stronie widoczna jest lokalizacja, lokalizacja główna i status wysyłki obiektu. Widoczna jest także nazwa użytkownika, który zainicjował wysyłkę. Jeśli obiekt jest wyposażony w kod paskowy, wówczas można sprawdzić jego status wysyłki za pomocą opcji Skanuj
elementy fizyczne na karcie Fizyczne. Więcej informacji zawiera temat dotyczący skanowania obiektu fizycznego. Na koniec należy wybrać opcję Status w kroku przepływu pracy
PRM, aby uzyskać status w aplikacji Śledzenie.
Skrzynki odbiorcze używane przez przepływ pracy PRM
Podczas transportu obiektu, w trakcie gdy
użytkownicy przyjmują obiekt i wydają go, generowane są elementy pracy. Niektóre elementy znajdują się w skrzynce odbiorczej użytkownika, a inne w publicznych skrzynkach odbiorczych. Ustawienia zabezpieczeń użytkownika i grupy określają, kto może
wyświetlać publiczne skrzynki odbiorcze. Ustawienia te określają również, kto może otwierać krok przepływu pracy, a także kto może wyświetlać status wysyłki obiektu za
pomocą opcji Skanuj elementy fizyczne. Przepływ pracy PRM może wprowadzać elementy pracy do następujących publicznych skrzynek
odbiorczych.
- PhysicalEntitiesKeeperQueue: domyślnie użytkownik utrzymujący (keeper) jest zdefiniowany jako recenzent
lokalizacji głównej obiektu. Element pracy przeznaczony do wydania obiektu przechodzi do skrzynki odbiorczej tego użytkownika. Jeśli
w tej lokalizacji nie ma recenzenta, wówczas elementy pracy wygenerowane dla obiektów w tej lokalizacji są wysyłane do
publicznej skrzynki odbiorczej PhysicalEntitiesKeeperQueue.
Użytkownicy posiadający prawa dostępu do tej skrzynki odbiorczej mogą wybierać elementy pracy w celu wydawania obiektów i
przyjmowania obiektów zwracanych.
- PhysicalEntitiesWaitQueue: element pracy przechodzi do tej kolejki w celu zaprezentowania nazwy użytkownika,
który zażądał tego elementu, oraz miejsca docelowego dla elementu.
Ten status jest udostępniony tylko dla użytkownika, który otrzyma obiekt jako pierwszy. Nie można wchodzić w interakcje z tym
elementem pracy. Pozostaje on w skrzynce odbiorczej do czasu aż żądający użytkownik wskaże, że element został odebrany.
- PhysicalEntitiesReserveQueue: elementy pracy wygenerowane przez żądania od dodatkowych użytkowników po
przejściu pierwszego do kolejki Reserve. Jeśli użytkownik w kolejce Wait wyda obiekt, wówczas użytkownik z najwcześniejszą datą rezerwacji staje się pierwszym w kolejności, który otrzyma obiekt.
- PhysicalEntitiesDeliveryQueue: jeśli aktualny posiadacz obiektu (podczas wydawania obiektu) wybierze usługę
dostarczania jako tryb dostarczania, wówczas do publicznej skrzynki odbiorczej PhysicalEntitiesDeliveryQueue zostanie wysłany
element pracy. Użytkownicy posiadający prawa dostępu do tej skrzynki odbiorczej są odpowiedzialni za dostarczenie obiektu do
następnego użytkownika.
- PhysicalEntitiesFindLostQueue: jeśli aktualny posiadacz obiektu udzieli na krok Odbierz odpowiedzi Nieodebrane, wówczas element pracy zostanie wysłany do publicznej skrzynki odbiorczej PhysicalEntitiesFindLostQueue. Zasada ta obowiązuje również, jeśli usługa dostarczania poinformuje o zagubieniu obiektu. Użytkownicy posiadający prawa dostępu do tej skrzynki
odbiorczej mogą kliknąć element pracy i wskazać status obiektu. Jeśli użytkownik lub grupa nie może znaleźć obiektu i deklaruje
status trwałej utraty, wówczas powiadomienie otrzymują użytkownicy dwóch grup. Powiadomienie kierowane jest do użytkowników skrzynek odbiorczych PhysicalEntitiesWaitQueue
i PhysicalEntitiesReserveQueue. Użytkownicy uzyskują informację, że status obiektu został zmieniony na Utracone. Ponadto następuje zakończenie wszystkich przepływów pracy uruchomionych dla utraconego obiektu.
Po oznaczeniu obiektu jako utraconego na stałe nie ma sposobu na wskazanie, że obiekt został znaleziony. Każdy, kto w przyszłości podejmie próbę
zainicjowania wysyłki obiektu, otrzyma informację o tym, że obiekt został utracony.
Procedura wysyłki
Wysyłka obiektu rozpoczyna się od wybrania opcji
Uruchom / Pobierz
opłatę z menu. Następnie elementy pracy zostaną wyświetlone w osobistych skrzynkach odbiorczych uczestników lub elementy pracy trafiają do publicznych skrzynek odbiorczych. Po wysyłce obiektu system wyświetli informację o tym, że żądający użytkownik zainicjował wysyłkę do określonej lokalizacji. Jednak użytkownik utrzymujący musi wydać element zanim
użytkownik żądający rzeczywiście go otrzyma.
- Gdy element zostanie wysłany, inni żądający użytkownicy ustawiają datę rezerwacji. Data rezerwacji jest wykorzystywana w
celu określania priorytetów wielu żądań. Obiekt jest przekazywany do innych użytkowników na podstawie najwcześniejszej daty
rezerwacji, zgodnie z kolejką PhysicalEntitiesReserveQueue.
System nie czeka z generowaniem nowych elementów pracy na nadejście daty rezerwacji.
- Jeśli użytkownik utrzymujący lub inny bieżący posiadacz obiektu zażąda usługi dostarczenia zamiast dostarczenia ręcznego,
wówczas do kolejki dostarczania trafi element pracy. Usługa dostarczania dostarcza element lub informuje o jego utracie. Jeśli
użytkownik utrzymujący lub usługa dostarczania wskaże, że element został dostarczony, wówczas użytkownik żądający otrzyma element
pracy Odbierz. Jeśli usługa dostarczania poinformuje o utracie elementu, wówczas do kolejki Find Lost trafi element pracy.
- Jeśli użytkownik żądający zakończy element pracy Odbierz, wówczas element pracy
Zwolnij zastąpi element pracy Odbierz w osobistej skrzynce odbiorczej. Jeśli użytkownik żądający poinformuje, że element nie
został odebrany, element pracy zostanie wysłany do kolejki FindLost.
- Grupa FindLost znajduje i dostarcza element albo informuje o jego trwałej utracie. Znalezienie i dostarczenie elementu
powoduje wygenerowanie elementu pracy Odbierz w skrzynce odbiorczej użytkownika. Wskazanie, że element został utracony powoduje
wysłanie komunikatów do uczestników, których to dotyczy (użytkowników w kolejkach Wait i Reserve), oraz zakończenie wszystkich
pozostałych elementów pracy. Wskazanie, że doszło do trwałej utraty elementu można zrealizować tylko wówczas, jeśli na pewno
wiadomo, że element nie zostanie w przyszłości znaleziony. Nie ma możliwości wskazania, że utracony (zgubiony) element został znaleziony. Każdy, kto w przyszłości podejmie próbę zainicjowania wysyłki takiego obiektu, otrzyma informację o statusie Utracone.
- Jeśli użytkownik zakończy korzystanie z elementu, wówczas kończy element pracy Zwolnij i dostarcza obiekt do następnej osoby lub użytkownika utrzymującego. Następnie użytkownik utrzymujący kończy element pracy Odbierz.
- W przypadku próby wysyłki obiektu, którego kontener nadrzędny podlega wysyłce, użytkownik
może tylko zamknąć okno kroku Uruchom. Użytkownik może zainicjować wysyłkę kontenera nadrzędnego. Znajdzie się wówczas w kolejce z innymi użytkownikami, którzy również mogą oczekiwać. Może również podjąć próbę wysyłki obiektu podrzędnego później. Użytkownik, który podejmie próbę wysyłki kontenera, gdy jeden lub większa liczba zawartych w nim elementów
podlega wysyłce, otrzyma komunikat. Komunikat ten zawiera informację o wysyłce elementu podrzędnego. Konieczne będzie ponowienie próby w późniejszym terminie.
Uruchamianie przepływu pracy
Aby przeprowadzić wysyłkę obiektu fizycznego:
- W aplikacji Application Engine, Workplace XT lub
IBM Enterprise
Records kliknij prawym przyciskiem myszy nazwę obiektu fizycznego i wybierz opcję Uruchom / Pobierz opłatę.
- Kliknij opcję Uruchom pod nazwą subskrypcji przepływu pracy, którego zamierzasz użyć. Dla każdego
typu obiektu fizycznego dostępna jest domyślna subskrypcja.
- Wykonaj pozostałą część kroku Uruchom / Pobierz opłatę.
- Po wykonaniu kroku Uruchom / Pobierz opłatę zamknij okno, które zawiera listę subskrypcji przepływów
pracy.
Różne kroki tego przepływu pracy mają niektóre elementy wspólne.
Tabela 1. Kroki przepływu pracyElementy kroku przepływu pracy |
Opis |
Instrukcje |
Na początku okna znajdują się instrukcje dotyczące realizacji danego kroku. Instrukcje te pisze projektant przepływu
pracy. Jeśli instrukcje nie są widoczne, wówczas należy kliknąć grot strzałki obok słowa Instrukcje. |
Nazwa obiektu |
Jeśli obiekt jest kontenerem, wówczas należ kliknąć jego nazwę, aby otworzyć kontener i sprawdzić, co zawiera. Jeśli
obiekt jest pojedynczymi aktami fizycznymi, wówczas nie ma treści, zatem wyświetlany jest komunikat ze stosowną informacją. |
Komentarze |
Komentarze można wprowadzać bezpośrednio do pola Komentarze. Można również kliknąć ikonę w polu tekstowym, aby wyświetlić większe okno. |
Menu Czynność |
Elementy w tym menu są różne w zależności od kroku.
Należy później uzyskać informacje o typach kroków. Ponadto instrukcje na początku okna przepływu pracy zawierają informacje o tym, co można wybrać. |
Lokalizacja |
Kliknij opcję Lokalizacja, aby wyświetlić listę lokalizacji. Kliknij przycisk Wybierz w lokalizacji, do której obiekt ma zostać dostarczony. |
Data rezerwacji |
Kliknij ikonę kalendarza, aby wybrać datę rezerwacji obiektu. Jeśli obiekt nie podlega aktualnie wysyłce, należy wybrać datę dzisiejszą. Jeśli obiekt podlega wysyłce, wówczas należy określić datę dzisiejszą lub datę z
przyszłości, ale system nie wyświetli wybranej daty. System będzie określał daty rezerwacji w miarę przesuwania obiektu z jednej
lokalizacji do następnej. |
Kolumny informacji |
W niektórych krokach mogą być wyświetlane informacje o właścicielu elementu, o lokalizacji elementu, o dacie rezerwacji i
datach zadań oraz o tym, kto otrzyma element w następnej kolejności. |
Zastosuj i Zamknij |
Informacje można zmieniać, stosować
(Zastosuj), a następnie można zamknąć (Zamknij) okno dialogowe bez wykonywania
dalszych czynności. Element pracy pozostanie w tej samej skrzynce odbiorczej. Tek krok jest użyteczny, gdy konieczne jest zadeklarowanie elementu, który jest aktualnie zgubiony (utracony), ale możliwe
jest jego znalezienie. Pozwala to można uniknąć wykonania bardziej trwałej czynności, która zostałaby wygenerowana po użyciu
opcji Zakończone. |
Przypisz ponownie |
W tym kroku otwierane jest okno, w którym można wybrać innego użytkownika w celu wykonania tego kroku. Wprowadź kilka
pierwszych znaków nazwy, a następnie kliknij opcję Wyszukaj. Wybierz użytkownika i kliknij opcję Kontynuuj. |
Status |
Ten krok umożliwia otwarcie aplikacji Śledzenie. |
Zakończone |
Opcja Zakończone powoduje zakończenie kroku przepływu pracy i zwykle ten przycisk
jest wybierany. |
Krok Uruchom
Aby zakończyć krok Uruchom:
- Kliknij opcję Lokalizacja, aby wybrać lokalizację, do której obiekt ma zostać dostarczony.
- Kliknij ikonę kalendarza, aby ustawić datę rezerwacji. Jeśli obiekt nie podlega wysyłce, wówczas konieczne jest wybranie daty dzisiejszej. Jeśli obiekt podlega wysyłce, wówczas można wybrać datę dzisiejszą lub przyszłą datę. Data rezerwacji
jest wykorzystywana w celu określania priorytetów wielu żądań.
- Kliknij przycisk Uruchom, aby zainicjować przepływ pracy, lub przycisk Zamknij,
aby zamknąć okno bez uruchamiania.
Krok Odbierz
Krok Odbierz jest widoczny w skrzynce odbiorczej użytkownika jako krok Zatwierdź, ale po jego
otwarciu strona ma tytuł
Odbierz krok. Krok Odbierz występuje, gdy poprzedni użytkownik (lub użytkownik
utrzymujący) wyda element, a właściciel skrzynki odbiorczej jest następny w kolejce do odebrania elementu. Jeśli element nie został jeszcze odebrany, wówczas wyświetlana jest informacja o tym, kto dostarczy element, informacja o poprzednich lokalizacjach elementu oraz o metodzie dostarczenia. Jeśli po oczekiwaniu przez pewien czas użytkownik nie otrzyma elementu,
wówczas może wskazać, że go nie otrzymał. Taka odpowiedź spowoduje wygenerowanie elementu pracy dla kolejki FindLost. Użytkownik
utrzymujący otrzymuje krok Odbierz, gdy ostatni użytkownik wyda element. Aby zakończyć krok Odbierz:
- Wybierz odpowiednią czynność. Jeśli obiekt został odebrany, wybierz opcję Odebrane; w przeciwnym wypadku wybierz opcję Nieodebrane.
- Zakończ krok, wybierając odpowiednią opcję. Informacje o opcjach można znaleźć w innych sekcjach tematu: Uruchamianie przepływu pracy.
Ostrzeżenie: Istnieje możliwość, że obiekt nie został odebrany w wyniku opóźnienia. Przyczynę opóźnienia może stanowić usługa dostarczania lub fakt, że użytkownik aktualnie pracuje, korzystając z obiektu. Możliwe jest również, że obiekt został zgubiony (utracony) w transporcie. W takim przypadku użytkownik otrzyma komunikat powiadamiający o statusie obiektu.
Krok Zwolnij
Krok Zwolnij jest widoczny w skrzynce odbiorczej użytkownika jako krok Zatwierdź, ale po
jego otwarciu strona ma tytuł
Zwolnij krok. Krok Zwolnij musi zostać zakończony przez aktualnego posiadacza
obiektu, którym może być użytkownik utrzymujący lub użytkownik, który zainicjował wysyłkę. Jeśli występuje opóźnienie w dostawie
lub doszło do zgubienia (utraty) obiektu, wówczas należy wskazać metodę dostarczenia. Dostarcz element do użytkownika żądającego
w lokalizacji, z której zainicjowano wysyłkę. Aby zakończyć krok Zwolnij:
- W razie potrzeby wprowadź Czas opóźnienia w godzinach, aby wskazać zakres opóźnienia zwalniania obiektu.
- Wprowadź odpowiednie komentarze, np. wyjaśnienie opóźnienia.
- Wybierz odpowiednią opcję z listy czynności.
- Dostarcz ręcznie oznacza, że zamierzasz ręcznie dostarczyć obiekt do następnego użytkownika.
- Jeśli nie wiadomo, gdzie znajduje się obiekt, wówczas należy wybrać opcję Utracone. Element pracy
zostanie wysłany do publicznej skrzynki odbiorczej PhysicalEntitiesFindLostQueue.
- Jeśli zamierzasz skorzystać z usługi dostarczania, wybierz opcję Usługa dostarczania. Element pracy
zostanie wysłany do publicznej skrzynki odbiorczej PhysicalEntitiesDeliveryQueue.
- W przypadku wprowadzenia czasu opóźnienia wybierz opcję Opóźnienie.
Powiadomienie o opóźnieniu jest wysyłane do wszystkich użytkowników, którzy oczekują w kolejce.
- Zakończ krok, wybierając odpowiednią opcję. Informacje o opcjach można znaleźć w innych sekcjach tematu: Uruchamianie przepływu pracy.
Krok kolejki oczekiwania
Jeśli użytkownik zarezerwował obiekt i jest następny w kolejności do
otrzymania obiektu, element pracy w kolejce oczekiwania zawiera nazwę tego użytkownika jako użytkownika żądającego. Użytkownicy posiadający prawa dostępu do tej kolejki mogą wyświetlać informacje, ale w tym kroku nie ma niczego do zakończeni. Aby
wyświetlić krok kolejki oczekiwania:
- Kliknij element pracy w kolejce publicznej PhysicalEntitiesWaitQueue.
- Po przejrzeniu elementu pracy kliknij przycisk Zamknij.
Krok kolejki rezerwacji
Skrzynka odbiorcza PhysicalEntitiesReserveQueue zawiera elementy pracy dla
każdego użytkownika, który oczekuje na dostarczenie. Użytkownicy posiadający odpowiednie uprawnienia mogą otwierać poszczególne
elementy pracy w celu sprawdzenia, kto żąda obiektu, sprawdzenia dat żądań i żądanych lokalizacji. Aby zmienić priorytety
użytkowników, można zmodyfikować daty rezerwacji. Aby zakończyć krok Rezerwuj kolejkę:
- Kliknij element pracy w publicznej skrzynce odbiorczej PhysicalEntitiesReserveQueue.
- Opcjonalnie zmodyfikuj wartość Data rezerwacji, aby zmienić priorytet użytkowników oczekujących na
element.
- Kliknij przycisk Zastosuj i przycisk Zamknij.
Krok znajdowania utraconego elementu
Jeśli obiekt zostanie zadeklarowany jako utracony, system wyśle
element pracy do publicznej skrzynki odbiorczej PhysicalEntitiesFindLostQueue. Użytkownik posiadający prawa dostępu do tej
skrzynki odbiorczej może kliknąć element pracy, aby wyświetlić stronę
Znajdź utracony krok i zaktualizować
status. Obiekt można znaleźć i dostarczyć albo zadeklarować jako trwale utracony. Ta czynność spowoduje powiadomienie wszystkich
odpowiednich użytkowników i zakończenie wszystkich przepływów pracy PRM uruchomionych dla tego obiektu. Ponadto gdy użytkownik
podejmie próbę uruchomienia przepływu pracy dla tego obiektu, system natychmiast wyśle powiadomienie o tym, że obiekt ma status
Utracone.
Aby zakończyć krok znajdowania utraconego elementu:
- Wprowadź komentarze.
- W menu Czynność wybierz Utracone, jeśli zamierzasz zadeklarować, że obiekt
został na stałe utracony. Jeśli obiekt zostanie znaleziony i dostarczony do użytkownika, którego nazwa jest widoczna w polu Autor żądania, wówczas należy wybrać opcję Dostarczone.
- Zakończ krok, wybierając odpowiednią opcję. Informacje o opcjach można znaleźć w innych sekcjach tematu: Uruchamianie przepływu pracy.
Po oznaczeniu obiektu jako utraconego na stałe nie ma sposobu na wskazanie, że obiekt został znaleziony. Każdy, kto w przyszłości podejmie próbę
zainicjowania wysyłki obiektu, otrzyma informację o tym, że obiekt został utracony. Jeśli utracony element jest kontenerem, który został później znaleziony, wówczas nie będzie można zainicjować wysyłki
jego zawartości. Każdy, kto podejmie próbę zainicjowania wysyłki elementu z kontenera poprzednio utraconego, otrzyma komunikat o
tym, że obiekt nadrzędny podlega wysyłce.
Krok usługi dostarczania
Gdy użytkownik wybierze usługę dostarczania w celu wysłania obiektu fizycznego,
system wyśle element pracy do publicznej skrzynki odbiorczej PhysicalEntitiesDeliveryQueue. Użytkownik posiadający prawa
dostępu do tej publicznej skrzynki odbiorczej może kliknąć element pracy, aby zamknąć stronę
Krok dostarczania. Aby
zakończyć krok dostarczania:
- Wprowadź odpowiednie komentarze.
- Jeśli nie można znaleźć i
dostarczyć elementu, na liście Czynność wybierz opcję Utracone. Ta czynność spowoduje
wysłanie elementu pracy do publicznej skrzynki odbiorczej PhysicalEntitiesFindLostQueue. W razie potrzeby ta grupa wygeneruje
informację o tym, że obiekt został na stałe utracony. Jeśli obiekt został dostarczony do użytkownika, który go zażądał, wybierz opcję Dostarczone.
- Zakończ krok, wybierając odpowiednią opcję. Informacje o opcjach można znaleźć w innych sekcjach tematu: Uruchamianie przepływu pracy.
Krok komunikatu
Strona Krok komunikatu zawiera informację o statusie obiektu fizycznego, dla którego
użytkownik uruchomił przepływ pracy PRM. Ta strona jest wysyłana jako element pracy do skrzynki odbiorczej.
Użytkownik otrzyma ją w następujących sytuacjach:
- Aktualny posiadacz obiektu opóźnia zwolnienie obiektu.
- Obiekt został zagubiony (utracony) przez usługę dostarczania lub aktualnego posiadacza obiektu.
- Wystąpił błąd w przepływie pracy PRM.
- Obiekt podrzędny lub nadrzędny żądanego obiektu podlega już wysyłce i żaden element pracy nie został wysłany do żadnej kolejki. (Kolejki oczekiwania i rezerwacji są wykorzystywane tylko wówczas, gdy obiekty są zgodne).
- Obiekt, dla którego uruchomiono przepływ pracy, nie jest obiektem fizycznym.
Aby zakończyć krok komunikatu,
kliknij przycisk
Zakończone.