IBM Enterprise Records, Versão 5.1.2    

Descrição geral da configuração do IBM Enterprise Records

Existem várias tarefas que é necessário executar para configurar um ambiente do IBM® Enterprise Records

Para configurar um ambiente do IBM Enterprise Records, execute as tarefas de configuração seguintes.

Criar classes de documento ROS

É necessário criar classes de documentos para os documentos que foram declarados como registos.

Configurar o plano de ficheiros predefinido

Apenas uma hierarquia de plano de ficheiros é apresentada na aplicação IBM Enterprise Records.

Configurar o varrimento de eliminação

Um administrador configura o processo de varrimento de eliminação durante o procedimento de instalação e configuração do IBM Enterprise Records. Contudo, para garantir que este é correctamente configurado, reveja a configuração do varrimento de eliminação. Por exemplo, se o seu sítio não utiliza tipos de registos, verifique se Executar para tipos de registos está definido como False.

Para obter mais informações, consulte o tópico "Configurar o varrimento de eliminação".

Configurar tipos de registo

Os tipos de registo fornecem uma forma de associar um registo a uma agenda de eliminação diferente da agenda associada à categoria de registo ou pasta de registos ascendente do registo. Se a solução IBM Enterprise Records utilizar tipos de registos, certifique-se de que configura o varrimento de eliminação para executar o processamento do tipo de registo definindo Executar para tipos de registos como True.

Configurar a opção Reter metadados

Quando um utilizador com os direitos de acesso adequados elimina uma entidade do IBM Enterprise Records, esta é removida permanentemente do armazenamento de objectos. Contudo, pode configurar a opção para reter metadados ao nível do plano de ficheiros para categorias de registos eliminadas, pastas de registos, volumes e registos. Se um administrador activar a opção de retenção de metadados, as entidades referidas previamente permanecem no armazenamento de objectos, marcadas como eliminadas, mas não são visíveis na aplicação IBM Enterprise Records. Pode exportar periodicamente estas entidades eliminadas e todos os respectivos metadados para um ficheiro XML, para efeitos de histórico. Em seguida, elimine de forma permanente as entidades do armazenamento de objectos. Para obter informações sobre como configurar esta opção, consulte o tópico sobre metadados de retenção.

Configurar a declaração automática de registos

Pode configurar o IBM Enterprise Records para declarar automaticamente um documento como um registo, sempre que um utilizador conclui uma operação específica, como por exemplo, criar um documento. Para configurar uma declaração automática:

Configurar a sincronização de propriedades

Pode configurar a sincronização de propriedades para sincronizar automaticamente os valores de propriedades de um documento com o respectivo registo associado, sempre que uma propriedade é actualizada no documento ou registo. Para obter mais informações, consulte o tópico sobre sincronização de propriedades.

Definir o tamanho do lote do fluxo de trabalho

Por predefinição, o IBM Enterprise Records armazena um máximo de 10 itens de trabalho num lote do fluxo de trabalho para revisão ou aprovação antes da eliminação. Pode alterar o número máximo armazenado através de uma definição da configuração. Para obter mais informações, consulte o tópico sobre o tamanho do lote do fluxo de trabalho.

Configurar o pedido do fluxo de trabalho de pasta de registo

O IBM Enterprise Records inclui o fluxo de trabalho Criar pasta de registo, que permite aos utilizadores enviar um pedido ao gestor de registos para criar uma pasta de registos. Normalmente, muitos utilizadores não têm privilégios suficientes para criar uma pasta de registos. Para disponibilizar este fluxo de trabalho aos utilizadores, tem de configurar as preferências de sítio de Pedir pasta de registos. Esta preferência pode ser definida durante a instalação e configuração do IBM Enterprise Records. Para obter mais informações sobre como utilizar este fluxo de trabalho, consulte o tópico sobre o fluxo de trabalho de pasta de registos.

Para obter instruções sobre como definir as preferências de sítio, consulte o tópico sobre as preferências de sítio de Pedir pasta de registos.

Definir as preferências de sítio de ligações editáveis

O IBM Enterprise Records inclui ligações que permitem aos utilizadores ligar registos e pastas relacionados. Para criar e manter as ligações no IBM Enterprise Records, tem de definir a preferência de sítio Classes de ligação editáveis utilizando o Workplace. Para obter mais informações sobre as ligações do IBM Enterprise Records, consulte o tópico sobre ligações.

Para obter instruções sobre como definir as preferências de sítio, consulte o tópico sobre as preferências de sítio de classe de ligação.

Configurar eventos específicos de conformidade

O IBM Enterprise Records inclui vários eventos para conformidade com os modelos de dados PRO e DoD, como por exemplo, eventos que definem metadados. A configuração destes eventos é opcional, uma vez que o processamento dos eventos pode afectar o desempenho.

Configurar Content Federation Services para documentos do Image Services

Se a solução do IBM Enterprise Records incluir a utilização dos Content Federation Services opcionais para a funcionalidade Image Services, certifique-se de que a segurança do Image Services está definida correctamente para a modificação e eliminação do Image Services. Poderá assegurar esta configuração através da coordenação com o administrador do sistema do IBM FileNet Image Services Certifique-se também de que os parâmetros de classe de retenção de documento do IBM FileNet Image Services estão configurados apropriadamente, para que os documento declarados como registos não sejam eliminados em resultado das definições de retenção do IBM FileNet Image Services. Para obter mais informações, consulte o tópico sobre tarefas de manutenção e administração do sistema.

Configurar dispositivos de armazenamento protegidos

Se a sua solução do IBM Enterprise Records inclui a utilização de dispositivos de armazenamento protegidos, como por exemplo o EMC Centera, NetApp SnapLock, Tivoli Storage Manager e outros, é importante que as definições de retenção do IBM Enterprise Records não estejam em conflito com as definições de retenção que possam estar configuradas no dispositivo de armazenamento. Por isso, desactive a retenção para o dispositivo de armazenamento e utilize o IBM Enterprise Records para controlar a retenção.


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Última actualização: Novembro de 2013
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