IBM® Enterprise Records est un composant complémentaire de la suite IBM FileNet P8. IBM Enterprise Records vous permet de créer et de conserver de façon précise, fiable et sécurisée, des enregistrements de données physiques et électroniques.
De plus, vous créez un enregistrement pour placer le document ou l'objet physique sous le contrôle d'un gouvernement ou d'une entreprise. Le détail de cette commande indique comment le document ou l'objet doit être stocké, accédé et éventuellement supprimé. Le terme d'enregistrement est employé de façon informelle pour désigner soit le fichier de métadonnées, soit le document ou objet déclaré en tant qu'enregistrement. Les métadonnées décrit les propriétés d'enregistrement, telles que le type de support, le format, l'auteur, le sujet, le correcteur, l'emplacement et la date de publication. Le contrôle peut être exercé en conformité avec les directives et les normes gouvernementales correspondantes au type d'enregistrement.
En l'absence d'un système de gestion des enregistrements, il peut s'avérer difficile de repérer, d'interpréter et de suivre les lois et réglementations en termes de tenue d'archives. Ce défaut peut être la cause de graves amendes, sanctions et d'autres conséquences juridiques. Vous pouvez rencontrer des risques liés à la contestation, à la confidentialité, ainsi qu'à la sécurité de données cruciales et vitales si vous n'avez pas conservé ou géré les enregistrements correctement.
Afin de vous assurer de données d'organisation précises, complètes et faciles d'accès, vous devrez mettre en place un système de gestion des enregistrements fiable. Sinon, vous pouvez consacrer beaucoup de temps à des activités non productives, comme la localisation manuelle de données ou la recherche d'enregistrements manquants ou mal classés.
IBM Enterprise Records permet de gérer les enregistrements, quel que soit leur type, leur format ou leur support de stockage.