Keď záznam stratí svoj význam, nahraďte ho iným záznamom. Nahraďte napríklad záznam, ktorý obsahuje osobné údaje zamestnancov z decembra 2006, záznamom z apríla 2007. Môžete tiež nahradiť záznam iným záznamom najnovšej verzie toho istého dokumentu. Pri vytvorení priradenia nahradenia medzi nahrádzaným a nahrádzajúcim záznamom, každý z týchto záznamov obsahuje navigovateľné prepojenie na ten druhý dokument.
Nahrádzanie dokumentu neobmedzuje prístup k tomuto dokumentu.
Počas deklarovania záznamu môžete indikovať, že tento nový záznam nahrádza existujúci záznam.
Ak chcete nahradiť záznam počas deklarácie, postupujte takto:
Skôr než dokončíte deklarovanie neklasifikovaného záznamu, môžete kliknúť na Change Value a upraviť svoj výber. Touto akciou otvoríte okno, v ktorom môžete kliknutím na Remove Object vymazať pole alebo po kliknutí na Select Object vybrať iný záznam. Ak deklarujete klasifikovaný záznam, môžete zmeniť hodnotu kliknutím na Supersedes alebo ju odstrániť kliknutím na Clear.
Ak deklarujete nový záznam a nevyberiete voľbu Supersedes, môžete neskôr určiť, že nahrádza starší záznam.
Informačná stránka vlastností IBM® Enterprise Records
Keď zobrazíte informačnú stránku starého nahradeného záznamu, vidíte názov novšieho záznamu, ktorý ho nahrádza. Jeho názov vidíte v poli Superseded Records. Keď zobrazíte informačnú stránku novšieho záznamu, vidíte názov staršieho (ním nahradeného) záznamu v poli Supersedes. Kliknutím na Supersedes môžete zmeniť záznam, ktorý nahrádza alebo môžete kliknúť na Clear a odstrániť názov záznamu.