De nombreuses informations sont disponibles sur certaines des tâches d'administration et de maintenance qui sont propres à IBM® Enterprise Records.
Pour plus d'informations sur l'administration système, voir les systèmes d'aide à l'administration d'FileNet P8 :
Il existe un certain nombre de tâches pouvant être effectuées par un administrateur à l'aide d'IBM Administration Console for Content Platform Engine. Ces tâches (par exemple, configuration de la fonction d'audit) sont décrites dans le présent système d'aide en ligne. Cependant, vous ne pouvez pas utiliser IBM Administration Console for Content Platform Engine pour d'autres actions car cela peut entraîner des altérations de données et d'autres problèmes graves. En particulier, n'effectuez pas les actions suivantes à l'aide d'IBM Administration Console for Content Platform Engine :
Cette liste n'est pas exhaustive. Effectuez uniquement les tâches décrites dans l'aide en ligne. L'exécution d'autres tâches à l'aide d'IBM Administration Console for Content Platform Engine peut entraîner des altérations de données ou d'autres problèmes graves.
Le guide d'installation et de mise à niveau d'IBM Enterprise Records peut inclure des instructions d'utilisation d'IBM Administration Console for Content Platform Engine pour effectuer des opérations qu'un administrateur réalise au cours d'une installation ou d'une mise à niveau. En voici quelques exemples :
Configurez des librairies distinctes pour le plan de fichiers et les documents déclarés comme enregistrements. Une librairie de plan de fichiers contient la structure du plan de fichiers, tandis que la librairie activée pour les enregistrements contient des documents dont certains sont déclarés comme enregistrements. Il existe de nombreux utilisateurs ayant accès à la librairie d'enregistrements qui n'ont pas accès aux entités qui constituent votre plan de fichiers dans la librairie de plan de fichiers. Plusieurs ROS peuvent être associées à une FPOS.
Après avoir configuré le plan de fichiers et démarré la déclaration des enregistrements, il y a peu de modifications apportées à une librairie de production. S'il devient nécessaire de supprimer une librairie après la déclaration d'enregistrement, il existe une procédure spécifique afin d'éviter des problèmes lors de la déclaration d'enregistrements sur une nouvelle librairie. Cette procédure consiste à effacer les préférences Workplace avant de supprimer la librairie.
Si une librairie est supprimée avant de réinitialiser les préférences de site et les préférences utilisateur vers une autre librairie, vous voyez un message lorsque vous accédez à la librairie. Ce message explique quelle librairie de plan de fichiers est sélectionnée et pourquoi. Il existe aussi un lien pour configurer la librairie de plans de fichiers requise. Le système sélectionne une librairie en fonction des instructions suivantes.
Si vous supprimez la librairie avant d'avoir effacé les préférences, vous devez purger toutes les préférences. Ajoutez, supprimez ou déplacez le fichier bootstrap.properties. Il est régénéré automatiquement.
Les tâches de maintenance système suivantes d'IBM Enterprise Records sont des tâches typiques effectuées sur la plupart des sites. La liste de contrôle présente dans le tableau suivant vous aidera à déterminer le moment auquel vous devrez effectuer des tâches de maintenance système spécifiques pour IBM Enterprise Records.
Quotidien | Hebdomadaire | Mensuel | En fonction des besoins |
---|---|---|---|
Contrôle du journal de balayage | Exportation de journaux d'audit | Archivage/suppression du journal de balayage | Identification et résolution des problèmes Configuration de l'ouverture de session |
Le serveur Content Platform Engine peut être activé pour utiliser un serveur FileNet Image Services en tant que périphérique de stockage à contenu fixe ou comme périphérique de capture à grand volume. Cela signifie que le contenu d'un document Content Platform Engine peut être stocké sur un serveur FileNet Image Services sous la forme d'un document FileNet Image Services. La fonction facultative qui active cette possibilité s'appelle Content Federation Services for Image Services (CFS-IS).
Lorsque vous utilisez un système CFS-IS avec IBM Enterprise Records, ne définissez pas une date d'expiration pour les documents qui sont stockés sur un système FileNet Image Services. Il n'existe aucune méthode automatisée permettant à l'administrateur CFS-IS sur le système FileNet Image Services de distinguer les documents IBM Enterprise Records placés en attente et ne pouvant pas être supprimés et les documents qui peuvent être supprimés.
Dans certains cas, les opérations que vous effectuez sur ces documents dépendent de la façon dont le document FileNet Image Services a été entré dans le système et de la propagation des propriétés du document FileNet Image Services au serveur Content Platform Engine. Lorsque le serveur FileNet Image Services est utilisé comme périphérique de stockage à contenu fixe, le contenu du document est ajouté au serveur FileNet Image Services à l'aide d'applications CE. Ces documents sont appelés documents CE-IS de type A dans cette rubrique. Lorsque le serveur FileNet Image Services est utilisé comme périphérique de capture à grand volume, le contenu du document est ajouté au serveur FileNet Image Services à l'aide d'applications FileNet Image Services. Ces documents sont appelés CE-IS de type B.
IBM Enterprise Records vous permet de gérer ces documents de la même façon que vous gérez les autres documents CE en tant qu'enregistrements. Cette section décrit certaines différences de comportement d'IBM Enterprise Records lors de l'utilisation de ces types de documents. Cette section inclut également d'autres informations que vous devez prendre en compte lors de la gestion de ces types de document.
Vous pouvez définir une souscription de sorte que lorsque des documents FileNet Image Services sont migrés vers la librairie, ils sont automatiquement déclarés en tant qu'enregistrements. Pour effectuer cette déclaration automatique, assurez-vous que la classe de document pour les documents migrés s'abonne à l'action d'événement et que l'action d'événement déclenche l'événement Checkin (Restituer). Pour plus d'informations, voir la rubrique d'aide Configuration de l'autodéclaration d'enregistrements.
Si un document FileNet Image Services est accessible via des applications Image Services ou API, il n'existe aucun mécanisme CE permettant d'empêcher la modification ou la suppression du document en cours même s'il est déclaré en tant qu'enregistrement. Par conséquent, travaillez avec l'administrateur système de FileNet Image Services afin de garantir que la sécurité FileNet Image Services est configurée de manière adéquate pour la modification et la suppression des documents IS.
Les classes de document FileNet Image Services incluent des paramètres de conservation qui définissent le moment où des documents peuvent être supprimés. IBM Enterprise Records n'interagit pas avec ces paramètres de conservation IS. Par conséquent, travaillez avec l'administrateur système de FileNet Image Services pour garantir que ces paramètres de conservation sont configurés de manière appropriée afin que les documents FileNet Image Services déclarés comme enregistrements ne soient pas supprimés en raison de paramètres de conservation.
Vous pouvez déclarer des documents FileNet Image Services catalogués dans CE en utilisant n'importe quel mécanisme de déclaration disponible. Par exemple, cette déclaration peut être effectuée à partir de Workplace, de MS Office, de MS Outlook, d'actions d'événement, de flux de travaux et de l'API Java IBM Enterprise Records. Vous ne pouvez pas sélectionner un élément unique dans un document à multiples éléments pour en faire un enregistrement. Lorsqu'un document à multiples éléments est déclaré en tant qu'enregistrement, tous les éléments sont considérés comme faisant partie de l'enregistrement.
Un utilisateur n'utilisant pas d'enregistrements, qui a accès à un document, ne peut pas accéder à la page d'informations du document une fois qu'un utilisateur utilisant des enregistrements a déclaré ce document en tant qu'enregistrement. Cette limitation sur l'accès des utilisateurs n'utilisant pas d'enregistrements est structurelle.
Si le catalogage est activé sur le serveur FileNet Image Services, alors les propriétés du document FileNet Image Services qui sont mappées sur les propriétés d'un document CE sont stockées sur FileNet Image Services et les serveurs CE. Toutes les mises à jour des propriétés de document FileNet Image Services sont automatiquement propagées vers le document CE associé. Cependant, les mises à jour des propriétés d'un document CE n'affectent pas les propriétés de l'enregistrement associé au document.
Si un document est un document CE-IS de type A, une recherche sur le contenu détecte l'enregistrement associé au document. Cette fonction est true si la recherche basée sur le contenu est configurée sur la librairie dans laquelle le document existe. Toutefois, dans le cas d'un document CE-IS de type B, une recherche sur le contenu ne trouve pas le document.
Lorsque vous supprimez un enregistrement, le document CE correspondant est également supprimé. Si le contenu du document CE est stocké dans le cache permanent du serveur FileNet Image Services plutôt que sur un support de stockage, cette suppression entraîne la suppression du document FileNet Image Services de la mémoire cache. Toutefois, si le contenu du document CE est stocké sur le support de stockage du serveur FileNet Image Services, alors la suppression d'un enregistrement ne supprime pas le contenu du support. Pour plus d'informations sur la suppression des données de document d'un serveur FileNet Image Services, y compris des informations sur l'effacement du support de stockage FileNet Image Services, voir Documents et dossiers expirés dans la section Présentation de la maintenance de la base de données d'IBM FileNet Image Services System Administrator's Handbook.
Lorsque vous copiez un enregistrement, l'enregistrement, le document CE associé et son document IS associé sont copiés. Dans tous les cas, l'opération de copie de l'enregistrement a pour résultat un document CE-IS de type A, même si le document d'origine était un document CE-IS de type B.
La même chose est vraie lorsque vous importez un dossier. Le document associé de l'enregistrement importé est toujours un document CE-IS de type A, même s'il fut un document CE-IS de type B lorsque vous l'avez exporté.
Durant le cycle de développement, surveillez les performances du système pour vous assurer que votre application s'exécute aussi efficacement que possible. Utilisez IBM System Dashboard for Enterprise Content Management, qui fournit un mécanisme centralisé de collecte et de répartition des données de performance sur les produits logiciels IBM FileNet installés, indépendamment du système d'exploitation. Les données de performance collectées peuvent être mises à la disposition des fonctions IBM System Dashboard for Enterprise Content Management par défaut en vue de leur utilisation sur des sites qui n'ont pas été normalisés sur une console de gestion. Pour plus d'informations sur l'utilisation d'IBM System Dashboard for Enterprise Content Management, voir Utilisation d'IBM System Dashboard for Enterprise Content Management.
Le document IBM FileNet P8 Troubleshooting Guide contient des informations sur l'identification et la résolution des problèmes avec des composants de la plateforme FileNet P8, y compris IBM Enterprise Records, Content Platform Engine, Application Engine et Workplace. Pour télécharger la documentation à partir de la page de support IBM, voir le lien externe situé à la fin de cette rubrique.