IBM Enterprise Records, Versió 5.1.2    

Definició d'una planificació de disposició

Un usuari autoritzat defineix una planificació de disposició i associa la planificació amb una categoria de registres, una carpeta de registres o un tipus de registre. Un gestor de registres o un administrador de registres pot definir una planificació de disposició. Al model de dades PRO, un gestor de registres, un administrador de registres o un revisor pot assignar una planificació de disposició a una entitat. Al model de dades base i DoD, un gestor de registres o un administrador de registres assigna una planificació de disposició a una entitat.

Quant a aquesta tasca

Les planificacions de disposició tenen diverses fases, on les entitats afectades avancen pels passos de disposició com ara la revisió, l'exportació, la transferència o la destrucció. Tot i que una planificació de disposició no exigeix diverses fases, la planificació inclou generalment dues fases: Si el paràmetre de visualització de l'Assistent de planificació de disposició a Preferències d'usuari es defineix com a Simple la planificació s'estableix per defecte a una fase fent servir l'acció de destrucció automàtica sense retenció. Per obtenir més informació, consulteu els temes sobre preferències de lloc i d'usuari.

Procediment

Per definir una planificació de disposició:

  1. Seleccioneu la pestanya Disposició.
  2. Feu clic a Planificacions de disposició.
  3. Feu clic a Afegeix planificació de disposició.
    Restricció: Si el paràmetre de visualització per a l'Assistent de planificació de disposició de les Preferències d'usuari es defineix com a Simple, el tauler de Passos no mostra Defineix fases.
    1. Introduïu el nom i la descripció de la planificació. La descripció és opcional.
    2. Introduïu el nom de l'autoritat responsable de la disposició d'entitats i feu clic a Següent. Aquest camp és opcional.
    3. Feu clic al botó d'opció corresponent per seleccionar l'activador que inicia el tall. Si el paràmetre de visualització de l'Assistent de planificació de disposició a Preferències d'usuari o de lloc es defineix com a Simple, l'únic activador possible és l'activador Esdeveniment intern.
      • Per a la data de calendari, podeu escriure una data o utilitzar el control d'agenda. Aquesta acció és per a una planificació de disposició normal.
      • Per a Data predefinida, Incidència interna, Incidència externa o Incidència recurrent, seleccioneu un element al menú. Aquests elements s'han creat anteriorment a la pestanya Configura de l'IBM® Enterprise Records. Feu clic a Mostra els detalls per visualitzar els detalls de l'activador. Per obtenir informació sobre l'addició d'activadors, consulteu els temes sobre l'addició de dates i incidències.
    4. Definiu el marge de tall. Consulteu l'apartat sobre definició de tall i marge de tall més endavant en aquest tema per obtenir-ne més informació detallada.
    5. Definiu la condició que activa un tall d'entitats. Un tall pot ser automàtic o exigir aprovació. Per exigir una aprovació, especifiqueu una acció de tall de disposició. Per a un tall automàtic, no especifiqueu una acció de tall de disposició. Si el paràmetre de visualització de l'Assistent de planificació de disposició a Preferències d'usuari i de lloc es defineix com a Simple, no es mostra Acció de tall de disposició.
      • Cada acció de tall s'ha afegit abans a la pestanya Configura de l'IBM Enterprise Records i té un flux de treball associat. L'escombratge de disposició inicia automàticament aquest flux de treball després del tall i de la definició de qualsevol marge. En el cas d'una planificació de disposició normal, el menú Acció de tall de disposició conté només les accions que pertanyen al tipus d'acció Tall. Per obtenir informació sobre accions, consulteu el tema sobre accions.
    6. Si voleu, modifiqueu la base de tall per especificar la data de base de tall. El menú Base de tall proporciona un conjunt de propietats de data de l'IBM Enterprise Records que calculen les dates de tall segons propietats d'entitat individuals de l'IBM Enterprise Records.

      Definiu el marge de tall. Consulteu l'apartat sobre definició de tall i marge de tall més endavant en aquest tema per obtenir-ne més informació detallada.

    7. Si el paràmetre de visualització per a l'Assistent de planificació de disposició de les Preferències d'usuari o lloc es defineix com a Detallat, feu clic a Següent. Aquesta acció crea un o més períodes de retenció, anomenats fases, per a la planificació actual. Si feu clic a Finalitza, les entitats associades amb la planificació de disposició no tenen un període de retenció específic. Si el paràmetre de visualització per a l'Assistent de planificació de disposició de les Preferències d'usuari es defineix com a Simple, feu clic a Finalitza. Només hi ha una fase que utilitza l'acció de destrucció automàtica, RMAutoDestroyAction. És necessària l'exploració es defineix en Fals. La retenció per defecte és 0 anys 0 mesos i 0 dies. No es creen retencions alternatives de forma automàtica.

Resultats

Definició de tall i de marge de tall

A l'IBM Enterprise Records, podeu definir un període de retenció definint una retenció en una fase o el marge de tall.

Quan no s'especifica cap marge de tall i es defineix la fase del període de retenció, l'escombratge efectua un tall a l'entitat quan es dóna la condició de la incidència. Si l'entitat que es tall és un contenidor, aquest contenidor també es tanca, cosa que impedeix l'addició d'un registre nou. La retenció es calcula com a data de tall, més el període de retenció definit a la fase. S'apliquen les regles següent al càlcul de la data de tall, segons les diferents configuracions de planificació:
  • Ús d'un activador d'incidència interna i una data base de tall definida com a propietat d'entitat

    la data de tall és el valor de la data base de tall.

  • Ús d'un tipus de data d'activador d'incidència (incidència externa, data predefinida) i una data base de tall definida com a Data de l'esdeveniment

    la data de tall és la data de l'activador d'incidència.

  • Ús d'un activador d'incidència interna i una data base de tall definida com a Data de l'esdeveniment

    la data de tall és la data d'execució de l'escombratge.

  • Ús tant d'un tipus de data d'activador d'incidència (incidència externa, data predefinida) i una data de base de tall definida com una propietat d'entitat

    la data de tall és la data més recent de totes dues.

Quan s'utilitza un marge d'incidència de tall, l'entitat no es talla fins que no se supera el final d'aquest període de marge. Per tant, el contenidor roman obert durant el període de retenció. S'apliquen les regles següent al càlcul de la data de tall, segons les diferents configuracions de planificació:
  • Ús d'un activador d'incidència interna i una data base de tall definida com a propietat d'entitat

    la data de tall és el valor de la data base de tall més el marge de tall.

  • Ús d'un tipus de data d'activador d'incidència (incidència externa, data predefinida) i una data base de tall definida com a Data de l'esdeveniment

    la data de tall és la data de l'activador d'incidència més el marge de tall.

  • Ús d'un activador d'incidència interna i una data base de tall definida com a Data de l'esdeveniment

    la data de tall és la data de l'activador d'execució de l'escombratge més el marge de tall.

Important: No utilitzeu aquesta darrera configuració perquè, si hi ha actualitzacions a la planificació, com una actualització del nom, s'activa un recàlcul d'escombratge de la data de tall i de la nova data d'execució d'escombratge més el marge, amb la qual cosa es posposa el tall. Si no es pot utilitzar cap propietat de registre per a la data base de tall, és preferible utilitzar una retenció a la fase.

Si el paràmetre de visualització per a l'assistent de planificació de disposició es defineix com a Simple a les preferències d'usuari o lloc, la planificació s'estableix per defecte a una fase de no retenció. La planificació també utilitza un mecanisme de marge per definir la retenció.

Definició de les fases

L'associació de fases amb una planificació de disposició permet diferents operacions en una entitat a diferents intervals. Cada fase especifica una acció de disposició i un període de retenció per a una entitat. Per exemple, per revisar una entitat abans de la disposició, afegiu dues fases a la planificació de disposició. La primera fase especifica una revisió de l'entitat i la segona fase especifica la disposició de l'entitat. IBM Enterprise Records executa diverses fases en una planificació de disposició en la seqüència que afegiu les fases a la planificació.

També podeu definir diverses retencions alternatives dins una fase. Les retencions alternatives proporcionen períodes de retenció variables segons un valor de propietat. Quan no es dóna cap de les condicions de retenció alternatives, l'IBM Enterprise Records utilitza el període de retenció per defecte. Quan es dóna més d'una condició de retenció alternativa, l'IBM Enterprise Records aplica la retenció alternativa amb el període de retenció més llarg.

Important: El nombre de retencions alternatives o la complexitat del seus criteris té un impacte en el rendiment del càlcul de retencions.

Després que l'IBM Enterprise Records apliqui l'acció de tall en una entitat, la primera fase d'una planificació de disposició s'aplica a aquesta entitat. Al final del període de retenció de la primera fase, les entitats queden pendents de l'acció de disposició associada amb la fase. L'IBM Enterprise Records completa l'acció de disposició associada; la fase següent de la planificació comença després de l'aprovació d'un usuari autoritzat.

Per afegir una fase a la planificació de disposició:

  1. Feu clic a Afegeix nou per obrir la pàgina Propietats de la fase.
  2. Introduïu el nom i la descripció de la fase.
  3. Seleccioneu una acció de fase al menú.
    • Abans s'havien creat accions a la pestanya Configura de l'IBM Enterprise Records.
    • IBM Enterprise Records completa l'acció a les entitats al final de la fase.
    • Cada acció inclou un flux de treball predefinit que IBM Enterprise Records inicia per a l'acció.
    Restricció: Las fases que transfereixen o destrueixen entitats són les fases finals. No podeu afegir una altra fase després d'aquests tipus d'accions.
  4. Al camp Cal exploració, seleccioneu Cert perquè es revisin les entitats abans d'iniciar el flux de treball associat amb la fase. Si l'exploració no és necessari, seleccioneu Fals.
  5. Si seleccioneu l'acció Transferència, Exporta o Transferència intermèdia per a la fase, introduïu una ubicació al camp Destinació d'exportació. La ubicació pot ser:
    • En un servidor remot. Per exemple, \\nom servidor\nom carpeta.
    • Una carpeta en una unitat local. Per exemple, unitat local:\nom carpeta.
  6. Especifiqueu un període de retenció per defecte per a les entitats d'aquesta fase. Cal especificar un valor si no assigneu períodes de retenció alternatius.
  7. Per configurar condicions perquè les entitats romanguin a la fase durant més o menys temps d'acord amb una propietat, seguiu aquests passos. Aquests passos creen períodes de retenció alternatius.
    1. Feu clic a Afegeix nou per visualitzar la finestra Retenció alternativa.
    2. Seleccioneu un nom de propietat al menú.
    3. Seleccioneu un operador a la llista.
    4. Especifiqueu el valor de la propietat. El valor que introduïu depèn de la propietat.
    5. Seleccioneu la Base de retenció com a data inicial del període de retenció.
    6. Especifiqueu els Dies del període de retenció en anys, mesos i dies. L'IBM Enterprise Records afegeix el valor especificat aquí a la base de retenció. A la data resultant, l'IBM Enterprise Records aplica l'acció de fase a l'entitat.
    7. Feu clic a Accepta per afegir aquesta retenció alternativa a la planificació actual i tornar a la finestra Propietats de la fase.
    8. Continueu afegint retencions alternatives per a cada condició fent clic a Afegeix nou. L'IBM Enterprise Records omple les dades de la retenció alternativa anterior a tots els camps perquè pugueu canviar els camps necessaris. Si cal, podeu seleccionar el quadre de selecció Elimina d'una retenció alternativa i fer clic a Aplica per eliminar aquesta condició.
  8. Acabeu la fase fent clic a Accepta. L'IBM Enterprise Records afegeix la fase i els detalls a la llista de fases de la planificació.
  9. Per afegir més fases, feu clic a Afegeix nou. Si no, feu clic a Finalitza per completar la planificació de disposició.


Comentaris

Darrera actualització: Novembre de 2013
define_a_disposal_schedule.htm

© Copyright IBM Corp. 2013