這裡有使用處置工作流程時所需的資訊。
處置工作流程的外觀相似。您會在 Workplace 或 Workplace XT 收件匣,或 RecordsManagerApproval 公用收件匣中看到工作流程。
如果要執行工作流程:
對於大多數工作流程,以下為常用的欄位和選項。其他欄位在工作流程步驟的每個不同類型的主題中都進行了說明。
指示
在視窗中,有關於完成步驟的指示。指示由工作流程設計人員進行編寫。如果您未看到說明,請按一下指示以開啟包含說明的方框。
實體名稱
系統會列出一個以上的實體。如果實體是電子實體,請按一下名稱以檢視記錄或開啟資料夾以查看資料夾的內容。如果實體是實體記錄,則實體沒有內容。您也可以按一下「取得資訊」圖示以查看實體的資訊頁面。
傳送對映
傳送對映是用來將 Content Engine 內容名稱對映至 XML 內容名稱的 IBM® Enterprise Records 物件。 在匯出 IBM Enterprise Records 實體時,「IBM Enterprise Records 傳送」工具會使用這些 XML 內容名稱來產生 XML 檔。 您可以從「傳送對映」功能表選取傳送對映物件。 如需傳送對映物件的相關資訊,請參閱「傳送對映」主題。
如需 IBM Enterprise Records 傳送工具的其他資訊,請參閱「傳送工具」主題。
審查備註
您可以在文字框中直接輸入註解。 您也可以按一下文字框中的圖示,以顯示較大的視窗。使用此視窗可寫入或讀取較長的註解而不需捲動。 如果您使用較大的文字框,請按一下更新,然後按一下關閉。
審查決策
如果您要核准工作流程動作,請為各實體選取核准。
選取拒絕可以不在此時套用動作。如果您拒絕,請在備註中說明原因。
選取保留可以指明將實體置於暫存狀態。您完成工作流程後,請在工作流步驟外部套用保留(如訊息所示)。然後,實體會返回到其在開始處置之前的狀態。如需對實體套用保留的相關資訊,請參閱「將實體放置在保留中」主題。
選取變更排程可以對實體使用其他處置排程。請在工作流程步驟外部指派新的處置排程。然後,實體會返回到其在開始處置之前的狀態。如需變更處置排程的相關資訊,請參閱「變更處置排程」主題。
資訊欄
不同的步驟顯示了與實體相關的不同資訊,並且不需要任何輸入。
套用並關閉
您可以變更資訊,先將其套用,然後關閉該視窗,無需採取任何進一步的動作。工作項目將保留在同一收件匣中。如果您為某個實體選取了「保留」,則在完成工作流程之前還需要套用。
重新指派
這個選項會開啟一個視窗,您可以在該視窗中選取另一個使用者來執行步驟。輸入名稱的前幾個字元,然後按一下搜尋。選取使用者,然後按一下繼續。
狀態
這個選項會開啟「追蹤者」應用程式。
完成
此選項會完成工作流程步驟,並繼續將實體移動至處置程序的下一步驟。