IBM Enterprise Records verze 5.1.2    

Správa záznamů

Produkt IBM® Enterprise Records je doplňková komponenta produktové sady IBM FileNet P8. Produkt IBM Enterprise Records umožňuje vytvářet a udržovat přesné, zabezpečené a spolehlivé záznamy pro elektronické i fyzické informace. Pomocí produktu IBM Enterprise Records můžete spravovat záznamy libovolného typu, bez ohledu na úložné médium nebo formát. Porozumění produktu IBM Enterprise Records závisí na pochopení toho, co je to záznam a proč používáte systém správy záznamů.

Záznamy a metadata

V kontextu produktu IBM Enterprise Records představuje záznam metadata. Metadata jsou soubor, který odkazuje na jiný elektronický soubor (dokument) nebo fyzický objekt, a obsahuje o něm informace. Záznam vytvoříte, chcete-li umístit dokument nebo fyzický objekt tak, aby spadal pod kontrolu společnosti nebo vlády. Ta potom určuje, jakým způsobem se má dokument nebo objekt uložit, jak se má k němu získávat přístup a případně jak se má odebrat. Metadata mají formu vlastnosti záznamu, například typ média, formát, autor, předmět, kontrolor, umístění a datum publikace. Záznamy umístíte tak, aby spadaly pod tuto kontrolu podle požadavku vládních standardů a směrnic pro příslušný typ záznamu. Následující obrázek znázorňuje tvorbu záznamů z různých zdrojů. Každý záznam ukazuje na informace, které jsou spravovány systémem.

Následující obrázek označuje, jak mohou být záznamy ukládány v různých úložištích. Jedno úložiště může obsahovat webový obsah, dokumenty MS Office a zvukové soubory. Další úložiště může obsahovat e-maily. Ve třetím úložišti se mohou nacházet videokazety, mikrofilm a CD. Čtvrté úložiště může obsahovat smlouvy, patenty a povolení. Každý záznam ukazuje na informace, které jsou spravovány systémem

Správa záznamů

Správa záznamů se vztahuje k řídicím aktivitám, například k plánování, řízení a organizování pro tvorbu, uchovávání, využívání, načítání a odebírání záznamů. Správa záznamů zahrnuje všechny aktivity, které provádíte při udržování záznamů po celou dobu životního cyklu od vytvoření přes aktivní využívání a neaktivní skladování až po odebrání.

Nutnost správy záznamů

Chcete-li zajistit, že organizační informace budou přesné, úplné a snadno dostupné, musíte vytvořit spolehlivý systém správy záznamů. V opačném případě můžete investovat značnou dobu do neproduktivních činností, například ručního hledání informací nebo chybějících či chybně zařazených záznamů.

V případě neexistence systému správy záznamů může být značně obtížné vyhledat, interpretovat a splnit zákony a nařízení o uchovávání záznamů. To může vést k velkým pokutám, penále a dalším právním důsledkům. Pokud náležitým způsobem neudržujete a nespravujete záznamy, můžete rovněž narazit na rizika spojená se soudními spory, důvěrností údajů a zabezpečením kritických a závažných informací.

Ke zmírnění výše uvedených rizik můžete použít produkt IBM Enterprise Records. Pomocí produktu IBM Enterprise Records můžete uchovávat cenné informace jako záznamy, které jsou kdykoli k dispozici s pomocí vyhledávacích postupů, zatímco méně důležité nebo neaktivní záznamy se buď mažou, nebo archivují.

Úloha produktu IBM Enterprise Records ve správě záznamů

Můžete spravovat záznamy v rámci celého podniku, nezávisle na úložném médiu. Účelem produktu IBM Enterprise Records je zajistit dokončení následujících akcí: S použitím funkce IBM Enterprise Records můžete dokončit následující úlohy:

Funkce a výhody produktu IBM Enterprise Records

Následující tabulka uvádí seznam funkcí produktu IBM Enterprise Records spolu s přínosy, které každá tato funkce má.
Funkce Přínos
Centralizované úložiště záznamů
  • Široké využití a dostupnost informací v celém podniku.
  • Efektivní rozhodování díky rychlé dostupnosti důležitých informací.
Virtuální umístění a kontejnery pro ukládání záznamů pro elektronické a fyzické dokumenty v hierarchii
  • Řízení kolekcí vytištěných kopií dokumentů a elektronických souborů.
  • Simulace reálného kancelářského prostředí.
  • Virtuální umístění a kontejnery kopírují skutečnou strukturu fyzického úložiště.
  • Řízení nákladů prostřednictvím snížených výdajů na prostor v kanceláři, vybavení a pracovníky potřebné pro správu a načítání záznamů.
Snadno použitelné vyhledávací funkce
  • Včasný a snadný přístup k požadovaným informacím bez použití složité syntaxe dotazu.
Pravidla uchovávání a odebírání záznamů Uživatelsky definované řízení:
  • Doby, po kterou se záznam uchovává.
  • Nakládání se záznamem na konci jeho plánu uchování.
  • Kontroly záznamů před jejich odstraněním.
Procedury prověřování záznamů, automatizované sledování období uchování a inicializace procesu odebrání záznamů
  • Nemůže dojít k náhodnému odstranění, pozměnění, manipulaci, poškození nebo ztrátě záznamů.
  • Záznamy se odstraňují pouze podle plánu odebrání nebo jako součást prověřovací procedury.
  • Záznamy, které již nejsou potřebné, se odebírají, aby se snížily požadavky na úložiště.
Import a export záznamů
  • Záznamy, které nejsou v organizaci často vyžadovány, lze exportovat do některého jiného umístění. Tyto záznamy je zapotřebí uchovávat za účelem splnění vládních nařízení.
  • Záznamy je možné importovat z jiných úložišť záznamů.
Přiměřené řízení zabezpečení pro záznamy
  • Neautorizovaní uživatelé nemohou získat k záznamům přístup.
  • Uživatelé nemohou náhodně odstranit záznamy. Záznamy mohou být odstraněny administrátorem záznamů nebo v důsledku procedury odebrání.
  • Uživatelé mohou dokončit pouze takové operace související se záznamy, pro které mají příslušná přístupová práva.
Integrace s produkty IBM FileNet P8 Workplace, Workplace XT, IBM Content Navigator, Microsoft Office a Microsoft Outlook Ruční nebo automatická deklarace záznamů z těchto produktů:
  • Workplace nebo Workplace XT
  • IBM Content Navigator
  • Microsoft Outlook, Word, Excel a PowerPoint
  • šablony položek

Role uživatelů v produktu IBM Enterprise Records

Produkt IBM Enterprise Records poskytuje model zabezpečení uživatele vycházející z rolí a zahrnuje role administrátora záznamů, správce záznamů, privilegovaného uživatele a uživatele záznamů. Každá role určuje, jaké úlohy může dokončit uživatel náležící do určité role. Další informace naleznete v tématu zabezpečení.

Typy instalací produktu IBM Enterprise Records

Před instalací aplikace IBM Enterprise Records si musíte zvolit typ instalace (datový model), která splňuje vaše požadavky na správu záznamů. K dispozici jsou tyto datové modely:

Typy entit produktu IBM Enterprise Records

V produktu IBM Enterprise Records se záznamy ukládají v rámci hierarchické struktury obsahující různé entity správy záznamů. Následující obrázek znázorňuje hierarchickou strukturu těchto entit společně se stručným vysvětlením každé entity:

Následující obrázek znázorňuje hierarchickou strukturu záznamů, ve které úložiště objektů plánu souborů zaujímá nejvyšší úroveň.

Následující příklad znázorňuje hierarchii entit správy záznamů.

Plán souborů

Obecná správa (kategorie)
     Korespondenční soubory (složka)
     Instruktáže o programu (složka)
          Konference o školení správy 2006 (svazek)
          Konference o školení správy 2007 (svazek)
Správa informací (kategorie)
     Korespondenční soubory (složka)
     Kontrolní listy obsluhy (složka)


Váš názor

Poslední aktualizace: Listopad 2013
Introduction.htm

© Copyright IBM Corp. 2013