IBM Enterprise Records, 5.1.2-es változat    

Rekordkezelés

Az IBM® Enterprise Records az IBM FileNet P8 termékcsomag kiegészítő összetevője. Az IBM Enterprise Records használatával lehetséges pontos, biztonságos és megbízható rekordok fenntartása az elektronikus és fizikai információkhoz egyaránt. Az IBM Enterprise Records használatával bármilyen típusú rekordot kezelhet, függetlenül a tároló adathordozótól és a formátumtól. Az IBM Enterprise Records megértése annak megértésétől függ, hogy mi az a rekord, és miért használ rekordkezelő rendszert.

rekordok és metaadatok

Az IBM Enterprise Records környezetében a rekordok metaadatok. A metaadatok olyan fájlok, amelyek információkat hivatkoznak és tartalmaznak más elektronikus fájlról (dokumentumról) vagy fizikai objektumról. A rekord létrehozásának célja a dokumentum vagy fizikai objektum vállalati vagy kormányzati irányítás alá helyezése. Az irányítás részletei meghatározzák a dokumentum vagy objektum tárolásának, elérésének és esetleges selejtezésének módját. A metaadatok rekordtulajdonságok, úgymint adathordozó típus, formátum, szerző, tárgy, áttekintő, hely és kiadási dátum formáját kapják. A rekordokat a rekordtípus kormányzati szabványai és irányelvei szerint helyezi irányítás alá. Az alábbi ábra bemutatja a rekordok létrehozását különféle forrásokból. Mindegyik rekord a rendszer által felügyelt információkra mutat.

Az alábbi ábra bemutatja a rekordok tárolásának lehetőségeit különböző lerakatokban. Az egyik lerakat webtartalmat, MS Office dokumentumokat és audiofájlokat tartalmazhat. A másik lerakat e-maileket tartalmazhat. A harmadik lerakat videoszalagokat, mikrofilmet és CD-ket tartalmazhat. Egy negyedik lerakat szerződéseket, szabadalmakat és engedélyeket tartalmazhat. Mindegyik rekord a rendszer által felügyelt információkra mutat.

Rekordkezelés

A rekordkezelés felügyeleti tevékenység, úgymint a rekordok létrehozásának, tárolásának, használatának, lekérésének és selejtezésének tervezése, irányítása és szervezése. A rekordkezelés magába foglalja a rekordok fenntartásához végrehajtott összes tevékenységet, azok létrehozást, aktív használatot, inaktív tárolást és selejtezést tartalmazó életciklusán keresztül .

Rekordkezelés szükségessége

Be kell állítania egy megbízható rekordkezelési rendszert annak biztosítására, hogy a szervezeti információk pontosak, teljesek és könnyen hozzáférhetők legyenek. Máskülönben jelentős időmennyiséget ölhet improduktív tevékenységekbe, például az információk kézi keresésébe, valamint hiányzó vagy rosszul iktatott rekordok megtalálásába.

Rekordkezelő rendszer híján bonyolulttá válhat a rekordok keresése, értelmezése és megfeleltetése a rekordkezelési törvényeknek és szabályozásoknak. Ez a hiány bírságokat, büntetéseket és más jogi következményeket eredményezhet. Számolnia kell a pereskedéshez, bizalmassághoz és a kritikus, létfontosságú információk biztonságához tartozó kockázatokkal is.

Az IBM Enterprise Records használatával csökkentheti a fent említett kockázatokat. Az IBM Enterprise Records alkalmazással értékes információkat rekordként őrizhet meg, amely keresési eljárásokkal rendelkezésre áll, amikor szükséges, míg a lényegtelen vagy inaktív rekordok törlésre vagy archiválásra kerülnek.

Az IBM Enterprise Records szerepe a rekordkezelésben

Lehetséges a rekordok kezelése a vállalatban, a tárolási adathordozótól függetlenül. Az IBM Enterprise Records célja biztosítani az alábbi műveletek befejezését: Az IBM Enterprise Records használatával elvégezheti az alábbi feladatokat:

Az IBM Enterprise Records szolgáltatásai és előnyei

Az alábbi táblázat felsorolja az IBM Enterprise Records szolgáltatásait az adott szolgáltatás által kínált előnyökkel együtt.
Szolgáltatás Előny
Rekordok központosított lerakata
  • Az információk széleskörű használata és elérhetősége a teljes vállalatban.
  • Az érintett információk időben megvalósuló elérhetősége miatti hatékony döntéshozatal.
Virtuális helyek és tárolók elektronikus és fizikai dokumentumok rekordjainak tárolására egy adott hierarchiában
  • Nyomtatott dokumentumok gyűjteménye és elektronikus iratgyűjtemények kezelése.
  • Valós irodai környezet szimulációja.
  • Az aktuális fizikai társtruktúrát modellező virtuális helyek és tárolók.
  • Költségszabályozás a rekordkezeléshez és rekord lekéréshez szükséges irodai terület, eszköz és személyzet csökkentett ráfordításán keresztül.
Egyszerűen használható keresési szolgáltatások
  • A szükséges információk időben megvalósuló és egyszerű elérése bonyolult lekérdezési szintaxisok nélkül.
Rekordok megtartási és selejtezési szabályai Az alábbiak felhasználó által meghatározott irányítása:
  • A rekord megtartásának időtartama.
  • A rekordok kezelése azok megtartási ütemezésének a végén.
  • Rekordok áttekintése a selejtezésük előtt.
Felülvizsgálati eljárások rekordokhoz, megtartási időtartamok automatizált nyomkövetéséhez és a rekordok selejtezési folyamatának kezdeményezéséhez
  • A rekordok véletlen selejtezésének, módosításának, megváltoztatásának, sérülésének vagy elvesztésének megelőzése.
  • A rekordok selejtezési ütemezés szerint vagy egy felülvizsgálati eljárás részeként kerülnek selejtezésre.
  • A már nem szükséges rekordok selejtezésre kerülnek a tárterület igény csökkentése érdekében.
Rekordok importálása és exportálása
  • A szervezet által nem rendszeresen igényelt rekordok exportálhatók valamely másik helyre. Ezek a dokumentumok olyan rekordok, amelyeket meg kell tartani a kormányzati szabályozásoknak való megfelelés érdekében.
  • A rekordok importálhatók más rekord lerakatokból.
Rekordok megfelelő biztonsági irányítása
  • A jogosulatlan felhasználók nem férhetnek hozzá a rekordokhoz.
  • A felhasználók nem törölhetnek véletlenül rekordokat. A rekordokat Rekordadminisztrátor törölheti, illetve azok törlésre kerülhetnek egy selejtezési eljárás eredményeképpen.
  • A felhasználók csak azokat a rekordokhoz kapcsolódó műveleteket hajthatják végre, amelyekhez megfelelő hozzáférési jogokkal rendelkeznek.
Integráció IBM FileNet P8 Workplace, Workplace XT, IBM Content Navigator, Microsoft Office és Microsoft Outlook alkalmazással Rekordok kézi vagy automatikus deklarációja ezekből:
  • Workplace vagy Workplace XT
  • IBM Content Navigator
  • Microsoft Outlook, Word, Excel és PowerPoint
  • Bejegyzéssablonok

Felhasználói szerepkörök az IBM Enterprise Records alkalmazásban

Az IBM Enterprise Records szerepkör alapú felhasználói biztonság modellt biztosít, és tartalmazza a Rekordadminisztrátor, Rekordkezelő, Jogosult felhasználó és Rekord felhasználó szerepköröket. Mindegyik szerepkör meghatározza, hogy az adott szerepkörhöz tartozó felhasználó mely feladatokat hajthatja végre. További információkért tanulmányozza a biztonság témakört.

IBM Enterprise Records telepítés típusai

Az IBM Enterprise Records alkalmazás telepítése előtt ki kell választania a telepítés (adatmodell) típusát, amely kielégíti a rekordkezelési igényeket. Az alábbi adatmodellek érhetők el:

Az IBM Enterprise Records egyedek típusai

Az IBM Enterprise Records alkalmazásban a rekordok hierarchikus struktúrában kerülnek tárolásra, amely különféle rekordkezelési egyedeket tartalmaz. Az alábbi ábra bemutatja ezen egyedek hierarchikus struktúráját, az egyes egyedek tömör magyarázatával együtt:

Az alábbi grafika olyan hierarchikus rekordstruktúrát mutat be, ahol egy fájlterv objektumtároló van a felső szinten.

Az alábbi bejegyzés példa a rekordkezelési egyedek hierarchiájára.

Fájlterv

General management (category)
     Correspondence files (folder)
     Program briefings (folder)
          2006 Management training conference (volume)
          2007 Management training conference (volume)
Information management (category)
     Correspondence files (folder)
     Operator's number sheets (folder)


Visszajelzés

Legutóbbi frissítés: 2013 november
Introduction.htm

© Copyright IBM 2013