Verwenden Sie die Registerkarte Suchen, um nach einem bestimmten Typ von IBM® Enterprise Records-Entität (Schriftstückkategorien, Schriftstückordner, Datenträger oder Schriftstücke) zu suchen. Alle Suchtypen sind bereits dem entsprechenden Einheitentyp angepasst. Die Suchseiten für Kategorien, Ordner und Bände unterscheiden sich nur geringfügig voneinander. Für Schriftstücke und klassifizierte Schriftstücke hingegen stehen zusätzliche Suchoptionen zur Verfügung.
Ausführliche Informationen zum Angeben der Suchoptionen für ein klassifiziertes Schriftstück finden Sie im Thema über das Definieren einer Suche.
- Die auswählbaren Suchoptionen hängen vom Suchmodus (dynamisch oder statisch) ab. Ausführliche Informationen zum Suchmodus finden Sie in "Anpassen der Suchseite".
- Geben Sie auf jeder Seite an, wo gesucht werden soll, auch wenn Sie in Nachrichten darauf hingewiesen werden, dass die Suche in bestimmten Ordnern zu längeren Verarbeitungszeiten führt.
Außerdem weist jede Seite Funktionen zum Filtern nach Klasse und Einstellen der maximalen Anzahl von Suchergebnissen sowie mindestens ein bearbeitbares Eigenschaftenkriterium auf.
- Bei Schriftstücken können Sie die Suche auf eine bestimmte übergeordnete Entität beschränken.
Sie können auch wählen, ob eine Inhaltssuche im deklarierten Originaldokument oder eine Textsuche in den Schriftstückeigenschaften ausgeführt werden soll.
- Suchseiten können angepasst werden. Wenn Sie z. B. nie die Filterfunktion oder die Inhaltssuche verwenden, können Sie diese Felder einfach entfernen. Sie können bis zu sieben Sucheigenschaften angeben und die maximale Anzahl von Suchergebnissen ändern.
- Darüber hinaus stehen Ihnen Suchvorlagen mit vordefinierten Suchkriterien zur Verfügung. Suchvorlagen und gespeicherte Suchen können in IBM Enterprise Records ausgewählt werden, wenn für den Anwendungsnamen in der Suche "IBM Enterprise Records" angegeben wurde. Benutzer ohne Administratorrechte können die Suchkriterien in den Vorlagen nicht ändern.
- Die Suche nach Schriftstücken (auch mit Suchvorlagen) unterstützt die Inhaltssuche nach bestimmten Wörtern oder Wortgruppen. Sie können wählen, ob der gesuchte Text in den Metadaten (Schriftstückeigenschaften) oder im Inhalt des deklarierten Dokuments angezeigt wird. Diese Funktion erfordert eine gültige Konfiguration der Suchmaschine.
So starten Sie eine Suche:
- Wählen Sie einen der Einheitentypen (Schriftstückkategorien, Schriftstückordner, Datenträger oder Schriftstücke) oder wählen Sie Suchvorlagen und gespeicherte Suchen aus.
- Geben Sie die Werte für die Suchkriterien ein. Informationen zu den Suchkriterien finden Sie im Thema über das Definieren einer Suche.