Záznamy môžete deklarovať pomocou: Application Engine, Workplace XT, IBM® Enterprise Records, Application Integration alebo automaticky.
Záznamy môžete deklarovať mnohými spôsobmi, napríklad pomocou:
Pri inštalácii Base alebo DoD deklarujte záznam vo zväzku, priečinku záznamov alebo kategórii záznamov. Pri inštalácii PRO deklarujte záznam v priečinku záznamov alebo zväzku. Ak chcete deklarovať záznam, skontrolujte, či je entita, v ktorej deklarujete záznamy, otvorená.
Ak deklarujete záznam v priečinku záznamov, tento záznam sa automaticky priradí aktívnemu zväzku, ktorý existuje v tomto priečinku. Posledný vytvorený zväzok je vždy aktívny zväzok, kým sa nezatvorí. Ak potrebujete deklarovať záznam v zatvorenom zväzku, znova otvorte tento zväzok a manuálne vyberte znovuotvorený zväzok.
Ak deklarujete dokument s viacerými verziami ako záznam, máte niekoľko možností, ako môžete vytvoriť záznam pre sériu dokumentov.
Na urýchlenie procesu deklarovanie záznamov sprievodca Declare as Record a vstupné šablóny Declare as Record podporujú automatické mapovanie hodnôt vlastností z dokumentu do záznamu. Keď sa dokument deklaruje ako záznam, symbolické názvy vlastností triedy dokumentu sa porovnajú so symbolickými názvami vlastností triedy záznamu. Ak sa tieto názvy zhodujú, hodnota z vlastnosti dokumentu sa automaticky priradí ako hodnota pre zodpovedajúcu vlastnosť záznamu. Napríklad, ak má trieda dokumentu vlastnosť Color a trieda záznamov má tiež vlastnosť Color, hodnota z vlastnosti dokumentu je automaticky mapovaná do vlastnosti záznamu. Podobne, ak deklarujete e-mailovú správu z programu Outlook pomocou predvolenej triedy záznamu e-mailu, potom hodnoty ako Subject a To sa namapujú automaticky.
Mapovanie vlastností sa vykoná, či už vstupná šablóna zobrazuje krok Set Record Properties alebo nie. Keď deklarujete viac ako jednu verziu dokumentu, mapovanie vlastností bude založené na najnovšej verzii dokumentu zvoleného na úkon deklarovania. Odlišné verzie dokumentu môžu mať odlišné triedy a vlastnosti. Vlastnosti sa vždy namapujú na základe vlastností pre najnovšiu verziu dokumentu.
Nasledujúce pravidlá popisujú, ako funguje mapovanie vlastností pre vlastnosť, ktorá je spoločná pre dokument a triedy záznamov: