Odkaz představuje vztah mezi dvěma entitami.
Vztah definují vlastnosti Záhlaví a Zápatí v odkazu.
Odkazy lze vytvářet mezi entitami produktu IBM® Enterprise
Records a dalšími objekty produktu Content Platform Engine v aplikacích Application Engine nebo Workplace XT. Záznam může sdílet odkazy s jinými záznamy, dokumenty a složkami záznamů. Obdobně může složka záznamů sdílet odkazy se záznamy a složkami záznamů v produktech IBM Enterprise
Records a Application Engine nebo Workplace XT.
Vytvářením odkazů také můžete vytvářet reference nebo přidružovat související záznamy a informace, např. poznámky, přílohy a potvrzení o příjmu e-mailů k určeným záznamům. Odkazy a přidružení mohou měnit nebo odstraňovat pouze autorizovaní uživatelé. Produkt IBM Enterprise
Records podporuje následující typy odkazů:
- Odkaz na extrakci Tento odkaz vytvoří přidružení mezi extrakcí a záznamem, ze kterého pochází. Extrakce můžete použít ke zpřístupnění části dokumentu konkrétním uživatelům. Odkaz na extrakci lze vytvořit mezi záznamy a mezi záznamem a dokumentem. Odkaz na extrakci slouží k odkazování na vybranou část obsahu záznamu, ne na jeho celý obsah.
Pokud chcete zpřístupnit určité části rozsáhlého dokumentu konkrétním uživatelům, vytvoříte dokument, který bude obsahovat vybrané podrobnosti z nadřízeného dokumentu. Deklarujte podřízený dokument jako záznam.
Potom vytvořte odkaz na extrakci mezi nadřízeným a podřízeným záznamem.
- Odkaz na hybridní složku Tento odkaz vytvoří vztah mezi hybridní složkou a fyzickou nebo elektronickou složkou. Je užitečný u datových modelů PRO, protože produkt IBM Enterprise
Records používá jedinou složku, která může obsahovat elektronické záznamy a fyzické značky.
- Odkaz na kopii záznamu Tento odkaz vytváří přidružení mezi původním záznamem a jeho různými kopiemi. Systém tento odkaz u záznamu vytváří automaticky, když vytvoříte kopii daného záznamu. Při vytvoření kopie záznamu se nezkopírují odkazy přidružené k danému záznamu.
- Odkaz na složku záznamů viz také Tento odkaz vytvoří přidružení mezi dvěma souvisejícími složkami. Odkaz na složku záznamů viz také lze vytvořit mezi složkami záznamů systému IBM Enterprise
Records nebo jakýmikoli jinými složkami mimo systém IBM Enterprise
Records.
Tento odkaz lze dále vytvořit mezi záznamem a složkou záznamů. Odkaz na složku záznamů viz také můžete například použít k přidružení záznamu, který obsahuje podrobnosti o mzdách, se složkou záznamů účtů.
- Odkaz na záznam viz také Tento odkaz vytvoří přidružení mezi záznamy, které mají související obsah. Když například vytvoříte záznam, který obsahuje položky pohledávek, lze také vytvořit odpovídající odkaz viz také na záznam závazků. Při procházení záznamu pohledávek pak máte možnost zobrazit také záznam závazků. Tento typ odkazu lze vytvořit u záznamů nebo dokumentů.
- Referenční odkaz Tento odkaz vytvoří přidružení mezi záznamem a jeho referencemi. Referenční odkaz lze vytvořit k jiným záznamům, dokumentům nebo složkám záznamů, které mají přidružený obsah. Referenční odkaz se liší od odkazu viz také. Referenční odkaz představuje odkaz na záznamy nebo dokumenty, které mají přidružený obsah a slouží jako reference k určitému tématu. Odkaz viz také však uvádí seznam záznamů nebo dokumentů, které obsahují informace se souvisejícím obsahem.
- Odkaz vykreslení Tento odkaz vytváří přidružení mezi záznamem a jeho vykresleními. Vykreslení odkazuje na instanci záznamu vykreslenou ve formátu jiného softwaru bez ztráty obsahu. Obsah a většina metadat jsou identické.
Vykreslení slouží pro účely uchování nebo přístupu/zobrazení. Vykreslení dokumentu lze vytvořit pomocí jakékoli jiné aplikace.
Můžete mít například dokument aplikace Microsoft Word, který je již deklarován jako záznam. Tento dokument aplikace Word chcete převést na dokument PDF. Vytvoříte tedy dokument PDF pomocí dokumentu aplikace Word a poté dokument PDF deklarujete jako záznam. Později můžete vytvořit odkaz vykreslení mezi oběma záznamy. Uživatelé mohou u tohoto konkrétního záznamu zobrazit existující vykreslení.
Upozornění: - Když záznam s odkazem odstraníte, budou odstraněny také všechny přidružené odkazy daného záznamu.
- Když záznamy přemístíte, přesunete nebo exportujete, zůstanou všechny odkazy mezi záznamy zachovány.