يكون لكل عنصر في ملف تخزين العناصر محددات للسرية. عند تكوين عنصر IBM® Enterprise Records، يتم تعريف محددات السرية بواسطة طرق مختلفة.
يمكن تعريف محددات السرية بواسطة:
بالاضافة الى ذلك، يمكنك أن يقوم العنصر بتوارث تعليم السرية أو يستطيع المستخدم تخصيص أحد التعليمات للعنصر مباشرة. للحصول على المزيد من المعلومات عن تطبيق سرية العنصر، ارجع الى الموضوع المتعلق بتحديد أو تعديل سرية العنصر.
يقوم البرنامج النصي لما بعد-الاستقبال FPOS_PostImport_datamodel.vbs، بتحديد مالك النسخة المفترضة لفئة والفئات الفرعية للسجل والعنصر الالكتروني والبريد الالكتروني والمميز بالقيمة NULL. يتم تشغيل هذا البرنامج النصي عند استقبال نموذج بيانات في ملف تخزين العناصر. عند توضيح سجل بالفئة أو الفئة الفرعية سجل، سيقوم السجل بتوارث خاصية مالك النسخة المفترضة للفئة. يتم تحديد هذه الخاصية بالقيمة NULL. بالنسبة لعملية تركيب PRO، تقوم خاصية المالك بتمثيل الحافظ. عندما يكون المالك بالقيمة NULL، فان IBM Enterprise Records لا يمكنه منح أية حقوق توصل خاصة لأي مستخدم. لا يوجد للقائم بتكوين السجل حقوق ادارية للسجل، مثل تعديل السرية لسجل.
يمكنك استخدام IBM Administration Console for Content Platform Engine لتغيير المالك لمستخدم أو مجموعة محددة. يمكنك تغيير هذه الملكية بتعديل مالك النسخة المفترضة في الفئة أو الفئة الفرعية للسجل. لكن، لن يقوم IBM Enterprise Records بتطبيق التغيير على أية سجلات موجودة، ولكن سيقوم بتطبيقها على السجلات التي تم تكوينها بعد التغيير فقط.
عند قيام عملية التوضيح بحفظ سجل في حاوية، سيقوم السجل بتوارث سرية الحاوية الرئيسية، التي تعرف باسم عنصر السرية الرئيسي. اذا قمت باستخدام Application Engine أو Workplace XT لتوضيح السجل في عدة حاويات، سيكون عنصر السرية الرئيسي هو حاوية السجل الأولى التي قمت بتحديها.
أثناء عملية تركيب IBM Enterprise Records، تقوم سرية النسخة المفترضة في فئة السجل بمنح مجموعة مستخدمي Records Manager الصلاحيات لللنسخة الثانوية/الرئيسية. تسمح لك هذه الصلاحيات بتكوين نسخ جديدة من الوثائق التي تم توضيحها كسجلات. اذا كانت سرية الحاوية تقوم برفض كل الصلاحيات لبعض المستخدمين بصفة خاصة، سيتم نقل الرفض للسجل. لكن، يكون لاعداد مجموعة المستخدمين في سرية النسخة المفترضة للفئة الأولوية في هذا الرفض. لا يستطيع المستخدم الذي تم رفضه الاستعراض الى التصنيف، لكن ما زال يمكنه التوصل الى السجل من خلال عملية البحث أو التقارير.
لمنح التوصل الممتد الى السجلات من خلال عملية البحث أو التقارير، لا تقم باستكمال خطوة تركيب سرية النسخة المفترضة. اذا لم تقم باستكمال خطوة تركيب سرية النسخة المفترضة، سيقوم IBM Enterprise Records بالتحكم في امكانية السرية بمستوى السجل أو الحافظة. على سبيل المثال، يمكنك:
اذا قمت بحفظ سجل في أكثر من حافظة، فان السجل سيستمر في توارث السرية الخاصة به من الحافظة الأولى. الحافظة الأولى هي حافظة العناصر الرئيسية للسرية. اذا تم حفظ سجل في أكثر من حافظة واحدة وقمت بنقل السجل من الحافظة الرئيسية للسرية الى حافظة جديدة، سيقوم السجل بتوارث السرية للحافظة الجديدة. يتم أيضا تغيير توارث السرية اذا تم حذف حافظة العناصر الرئيسية للسرية للسجل.
لمشاهدة وتعديل الحافظة الرئيسية للسرية لسجل تم تخزينه في عدة حافظات:
في هذه الحالة، ستقوم عمليات المسح أيضا باستخدام هذه السرية الرئيسية لتحديد الجدول الزمني للتشغيل الحالي لهذا السجل.
لتوضيح وثيقة كسجل، يجب أن يتم تخصيص المستخدم الى وظيفة مستخدم السجلات ويجب أن يتوافر لديه صلاحيات تعديل الخصائص بالوثيقة. كمؤلف الوثيقة، فانه يتوافر لدى المستخدم صلاحيات التوصل الكاملة للوثيقة. بعد توضيح هذه الوثيقة كسجل، سيقوم IBM Enterprise Records باحلال السرية للوثيقة بسرية السجل. يتم التحكم في صلاحيات التوصل المخصصة للوثيقة بواسطة السجل المرفق مع الوثيقة. لم يعد يمكن للمؤلف تعديل السرية الموضحة للوثيقة الموضحة. اذا قام مستخدم مصرح له بتحديث صلاحيات التوصل لسجل، فانه سيتم تحديث نفس صلاحيات التوصل للوثيقة التي تم توضيح السجل منها.
للسماح لمستخدمي السجلات بتخصيص وانهاء تخصيص الوثائق كسجلات، فان اجراء التركيب المفترض سيمنح كل المستخدمين تصاريح اضافية بكل سجل. في بعض عمليات اعداد IBM Enterprise Records، يستطيع المستخدمين الذين يتوافر لديهم مستويات توصل أعلى تعديل السرية للسجلات والحافظات بحيث يستطيع مؤلفي الوثيقة تخصيص وانهاء تخصيص الوثائق الخاصة بهم. يجب أن يحصل المستخدم على صلاحيات تعديل المحتويات بالسجل لتكوين نسخة من الوثيقة. ويجب أيضا أن يحصل المستخدم على صلاحيات مشاهدة المحتويات بالسجل لمشاهدة محتويات الوثيقة.
لا يمكن حذف الوثيقة الموضحة حتى يتم حذف السجل المرفق بها. يتم فرض قيود حذف الوثيقة بواسطة أحد الخصائص بالوثيقة التي تشير الى السجل وتستخدم التصرف منع الحذف. المستخدم الذي يتوافر لديه صلاحيات التحكم الكامل لا يمكنه حذف وثيقة موضحة. سيقوم النظام آليا بحذف وثيقة عند ارفاق السجل مع الوثيقة التي تم حذفها. يتم تنفيذ تصرف الحذف لأن الخاصية المحددة القيمة بواسطة العنصر في السجل تشير الى الوثيقة وتستخدم التصرف حذف متتابع.