取消宣告記錄動作會刪除記錄 meta 資料,並將文件的 RecordInformation 內容設為空值。
在取消宣告記錄動作期間,您也可以保留記錄 meta 資料。
如果要保留 meta 資料,必須適當地配置檔案計劃。
關於這項作業
「記錄管理者」或「記錄管理者」可以取消宣告記錄。成功的取消宣告作業包含:切斷記錄與各相關文件或文件版本的連線,以及刪除記錄的動作。
它們各自的每一個安全設定都會回復為宣告之前的文件安全設定。
下列記錄狀態不允許取消宣告記錄:
- 位於保留內的記錄或位於保留內儲存器中的記錄。
- 標示為刪除的記錄。
- 目前涉及作用中工作流程(例如,處置工作流程)的記錄。
- 含有聯合內容的記錄。
- 因為任何其他原因(例如,缺少安全性)而無法取消宣告的記錄。
程序
如果要取消宣告單一記錄,請執行下列動作:
- 在記錄名稱上按一下滑鼠右鍵,並選取取消宣告。
- 按一下接受來取消宣告,或按一下結束保留記錄。
結果
如果要取消宣告一個以上的記錄,請執行下列動作:
- 瀏覽檔案計劃階層或搜尋檔案計劃,以存取要取消宣告的記錄。
- 選取所要取消宣告記錄旁邊的勾選框。
- 從複選動作功能表中,選取取消宣告。
- 在「取消宣告」視窗中,驗證已選取要取消宣告的記錄,然後按一下取消宣告,將記錄取消宣告,按一下離開來取消動作。
如果按一下取消宣告,則會在沒有任何進一步警告的情況下將記錄取消宣告。
- 您看到驗證取消宣告動作完成的確認訊息之後,請按一下確定,回到「瀏覽」頁面。
下一步
- 已刪除記錄。
- 來源文件會回復其原始安全設定且可重新宣告。
- 如果已啟用「審核」,則會記載RMAudit 取消宣告事件。