IBM® Enterprise
Records - это дополнительный компонент комплекта продуктов IBM FileNet P8. Используя IBM Enterprise
Records, можно создавать и поддерживать точные, защищенные и надежные записи и для электронной, и для физической информации. IBM Enterprise
Records можно использовать для управления записями любого типа, независимо от среды хранения или формата. Понимание IBM Enterprise
Records основано на понимании, что такое запись и зачем используется система управления записями.
Управление записями
Управление записями - это операции управления, такие как планирование, контроль и организация процессов создания, хранения, использования, получения и утилизации записей. Управление записями включает в себя все операции, выполняемые для сопровождения записей по их жизненным циклам создания, активного использования, пассивного хранения и утилизации.
Необходимость управления записями
Для обеспечения точности, полноты и доступности информации организации вы должны сконфигурировать надежную систему управления записями. В противном случае можно потратить много времени на непродуктивные операции, такие как распределение информации вручную или поиск отсутствующих или потерянных записей.
Если система управления записями отсутствует, могут возникнуть сложности с поиском и интерпретацией записей, а также с их согласованием с другими записями, содержащими законы и правила. Эти недостатки могут привести к серьезным штрафам, взысканиям и другим юридическим последствиям. Вы можете столкнуться также с рисками, связанными с тяжбами, конфиденциальностью и безопасностью критической и важной информации, если должным образом не сопровождаете записи и не управляете ими.
Используйте IBM Enterprise
Records, чтобы уменьшить указанные риски. IBM Enterprise
Records можно использовать для сохранения ценной информации в виде записей, доступных при необходимости при использовании различных приемов поиска, в то время как несущественные или неактивные записи или удаляются, или архивируются.
Роль IBM Enterprise
Records в управлении записями
Вы можете управлять записями по всему предприятию, независимо от среды хранения. Цель
IBM Enterprise
Records - обеспечить выполнение следующих действий:
- Легкую доступность записи при необходимости по всему предприятию
- Утилизацию записей, когда они становятся бесполезными или не требуются по юридическим, нормативным или административным правилам
Используя
IBM Enterprise
Records, можно выполнить следующие задачи:
- Создавать и поддерживать иерархическую структуру (план размещения) для хранения записей.
- Управлять и электронными, и физическими записями.
- Защищать репозитории, содержащие записи.
- Создавать правила хранения и утилизации для записей.
- Производить архивирование или уничтожение записей на основе этих правил.
- Управлять доступом к записям.
- Получать записи на основе критериев поиска.
- Удалять записи, которые больше не требуются вашей организации.
Возможности и преимущества IBM Enterprise
Records
В следующей таблице перечисляются возможности
IBM Enterprise
Records вместе с преимуществами этих возможностей.
Возможность |
Преимущество |
Централизованный репозиторий для записей |
- Повсеместное использование и доступность информации по всему предприятию.
- Эффективность принятия решений за счет своевременной доступности соответствующей информации.
|
Виртуальные положения и контейнеры для хранения записей для электронных и физических документов в иерархии |
- Управление собраниями печатных копий документов и электронными файлами.
- Моделирование реальной среды офиса.
- Виртуальные расположения и контейнеры моделируют фактическую физическую структуру хранения..
- Контроль расходов через сокращение затрат на офисные помещения, оборудование и персонал, необходимых для управления записями и их получения.
|
Простые для использования возможности поиска |
- Своевременный и простой доступ к нужной информации без использования сложного синтаксиса запросов.
|
Правила хранения и утилизации для записей |
Пользовательский контроль над: - Сроком хранения записей.
- Обработкой записей в конце расписания хранения.
- Пересмотром записей перед их утилизацией.
|
Процедуры аудита для записей, автоматическое отслеживание срока хранения и инициализация процесса утилизации для записей |
- Записи не могут быть случайно утилизованы, изменены, подделаны, повреждены или потеряны.
- Записи утилизируются в соответствии с расписанием утилизации или как часть процедуры аудита.
- Более не нужные записи утилизируются для сокращения затрат на хранение.
|
Импорт и экспорт записей |
- Записи, которые не часто нужны в организации, можно экспортировать в некоторое другое положение. Эти документы представляют собой записи, которые нужно сохранять в соответствии с правительственными правилами.
- Записи можно импортировать из других репозиториев записей.
|
Соответствующие инструменты управления защитой для записей |
- Неавторизованные пользователи не получают доступа к записям.
- Пользователи не могут случайно удалить записи. Записи могут быть удалены администратором записей или в результате процедуры утилизации.
- Пользователи могут выполнять только те операции с записями, для которых у них есть соответствующие права доступа.
|
Интеграция с IBM FileNet P8 Workplace, Workplace XT, IBM Content
Navigator, Microsoft Office и Microsoft Outlook |
Объявление записей вручную или автоматически из: - Workplace или Workplace XT
- IBM Content
Navigator
- Microsoft Outlook, Word, Excel и PowerPoint
- Шаблоны ввода
|
Роли пользователей в IBM Enterprise
Records
IBM Enterprise
Records предоставляет основанную на ролях модель защиты для пользователей и включает в себя роли для Администратора записей, Менеджера записей, Привилегированного пользователя и Пользователя записей. Каждая роль определяет, какие задачи может выполнять пользователь в этой роли. Дополнительную информацию смотрите в теме Защита.
Типы установки IBM Enterprise
Records
Перед установкой прикладной программы
IBM Enterprise
Records нужно выбрать тип установки (модель данных), которая удовлетворяет вашим потребностям управления записями. Доступны следующие модели данных:
- Базовая: Обеспечивает основные функции и возможности управления записями.
Базовая установка записей IBM Enterprise
Records - наиболее общая установка для IBM Enterprise
Records, так как она добавляет минимальное количество свойств и подходит для большинства потребностей. Функционально базовая установка обеспечивает те же возможности, что и установка DoD.
- DoD Baseline: Соответствует базовому стандарту Министерства обороны США (Department of Defense, DoD) 5015.2. Этот стандарт обеспечивает реализацию и руководство по процедуре управления записями в модели DoD. Кроме этого, установка DoD для IBM Enterprise
Records определяет конкретные системные интерфейсы и критерии поиска. Установка DoD описывает также минимальные требования к управлению записями, которые должны быть выполнены на основе текущих правил Национального управления архивов и документации (National Archives and Records Administration, NARA).
- DoD Classified: Соответствует базовому стандарту Министерства обороны США (Department of Defense, DoD) 5015.2 и добавляет поддержку обработки секретных записей в соответствии с дополнительными требованиями для секретных документов в стандарте DoD.
Типы объектов IBM Enterprise
Records
В
IBM Enterprise
Records записи хранятся в иерархической структуре, содержащей различные объекты управления записями. На следующем рисунке представлена иерархическая структура этих объектов, и далее следует краткое описание каждого объекта:

- Склад объектов: Репозиторий объектов и набор сопутствующих служб хранения и получения для этих объектов. Складом объектов может быть:
- Склад объектов плана размещения (File Plan Object Store, FPOS): Содержит план размещения, то есть полную иерархию создаваемых вами объектов управления записями.
- Склад объектов с поддержкой записей (Records-enabled Object Store, ROS): Содержит документы, которые могут быть объявлены как записи в FPOS.
Вы можете сконфигурировать другие склады объектов для записей (метаданных) и документов, которые объявлены как записи. Таким образом, FPOS содержит структуру плана размещения, а ROS - документы, некоторые из которых объявлены как записи. Обычно есть много пользователей с доступом к ROS, у которых нет доступа к объектам, составляющим ваш план размещения в FPOS. У вас может быть несколько ROS, связанных с одним FPOS.
- План размещения: Определяет организацию записей. В плане размещения записи хранятся в структурированной иерархии, сконструированной для сохранения контекста записей. Например, вы можете создать планы размещения, которые отражают бизнес-функции вашей организации. После этого можно каталогизировать записи в этих схемах на основе данных бизнес-функций.
Вы можете также связать шаблон именования с планом размещения. Все объекты, созданные в этом плане размещения, будут следовать шаблону именований записей.
- Категория записей: Категоризирует набор связанных записей в плане размещения. Категории записей создаются для каталогизации записей на основе функциональных категорий. Категория записей может содержать подкатегории или папки записей, но не их вместе. Кроме этого, вы можете связать правила хранения и утилизации с каждой категорией. Эти правила применимы ко всем папкам записей и записям, которые созданы в некоторой категории.
- Папка записей: Служит контейнером для связанных записей. Используется для управления записями в соответствии с заданными сроками хранения и событиями утилизации. Для управления электронными и физическими записями в категории можно создать папки записей - электронные, физические и гибридные.
- Электронная папка: Используется для хранения электронных записей. Электронная папка может содержать также маркеры. Маркер - это электронная запись для физической записи, которая не может храниться в физическом файле. Примеры таких записей - это большие планы зданий, видеозаписи или база данных.
- Физическая папка: Хранит записи для физических элементов, таких как бумажные записи. Физическая папка - это виртуальная запись о бумажной папке.
Основываясь на физической структуре хранения вашей организации, в IBM Enterprise
Records можно моделировать иерархию физических папок.
- Ящик: Ящик обеспечивает механизм для моделирования физических объектов, содержащих другие физические объекты. Например, можно создать "Хранилище", в котором есть "Полки" с "Ящиками", содержащими "Физические папки". Ящик может содержать другой ящик, физическую папку или запись.
- Гибридная папка: Собрание связанных электронных и физических записей.
- Том: Служит для логического разбиения папки записей на более мелкие и простые для управления единицы. Том не существует независимо от папки. Папка записей всегда содержит по крайней мере один том, который автоматически создается системой при создании папки записей. Впоследствии вы можете создать сколько угодно томов в папке записей.
- Запись: Запись представляет метаданные о документе или физическом объекте, переданном под управление прикладной программе IBM Enterprise
Records. Запись может наследовать некоторые элементы поведения от папки записей, в которой она создана. Например, она наследует расписание утилизации родительской папки записей. Вы можете категоризовать записи по следующим типам:
- Электронная запись: Указывает на электронный документ.
- Маркер: Указывает на физический объект или бумажный документ.
- Важная запись: Существенная запись, которая требуется для выполнения операционных обязательств в случае чрезвычайных ситуаций в масштабе предприятия.
Важные записи периодически пересматриваются и изменяются.
- Постоянная запись: Запись, которая идентифицирована как имеющая большое историческое значение или какую-то иную ценность, чтобы гарантировать ее постоянное сохранение организацией. Время такого сохранения превышает время, обычно требуемое для административных, юридических или финансовых целей.
- Типы записей: Можно связать тип записей с записями, у которых есть общие возможности. Например, вы могли бы определить тип записей, чтобы определить общее расписание утилизации для таких записей и способствовать их поиску и получению. Типы записей можно использовать, когда у группы существующих в папке записей есть расписание утилизации, отличающееся от того, которое в настоящее время связано с папкой записей.
Следующая запись - это пример иерархии объектов управления записями.
План размещения
Общее управление (категория)
Файлы корреспонденции (папка)
Программные брифинги (папка)
2006 Конференция по управленческому тренингу (том)
2007 Конференция по управленческому тренингу (том)
Управление информацией (категория)
Файлы корреспонденции (папка)
Учетные ведомости оператора (папка)