IBM Enterprise Records バージョン 5.1.2    

レコード・カテゴリーの追加

レコード管理エンティティー階層のファイル・プランにレコード・カテゴリーを追加できます。 また、別のレコード・カテゴリーにレコード・カテゴリーを追加してサブカテゴリーを作成することもできます。 ただし、サブカテゴリーを追加できるのは、アクティブ・レコード・カテゴリーに対してのみです。レコード・カテゴリーは、レコード・マネージャーまたはレコード管理者だけが追加できます。

このタスクについて

デフォルトでは、新しいレコード・カテゴリーは、親レコード・カテゴリーからすべてのプロパティーを継承します (名前、ID、開かれた日付を除く)。 継承されたこれらの値は変更できます。
重要: どのファイル・プラン・レベルでも、100 を超えるレコード・カテゴリーとレコード・フォルダーは作成しないでください。 ファイル・プランの詳細については、ファイル・プランに関するトピックを参照してください。

手順

レコード・カテゴリーを追加するには、次のようにします。

  1. レコード・マネージャーまたはレコード管理者としてサインインし、レコード・カテゴリーの作成先となるファイル・プランを参照します。 サブカテゴリーを作成する場合、適切なレコード・カテゴリーを開きます。
  2. ウィザードを開くには、「レコード・カテゴリーの追加」 レコード・カテゴリーの追加アイコン をクリックします。 続いて次の手順を実行します。
    1. プロパティーを設定するには、プロパティー値を入力するか、表示されているプロパティー値を変更します。 一部のプロパティーはこのページで直接編集できます。直接編集できないプロパティーについては、プロパティー名をクリックして値を編集します。 赤いアスタリスクは、そのプロパティーの値を指定する必要があることを示しています。 表示されるプロパティーの詳細については、プロパティーのリファレンスに関するトピックを参照してください。 このカテゴリーに追加されるレコードに自動的に名前を付ける「レコード・パターン」を入力する場合、このフィールドに直接入力します。 パターンの構成について詳しくは、命名パターンの追加に関するトピックを参照してください。
    2. 「次へ」をクリックしてレコード・カテゴリーの廃棄スケジュールを設定するか、またはパネルから別のステップを選択します。
    3. 「キャンセル」をクリックすると、「レコード・カテゴリーの追加」ウィザードが終了します。
    4. 廃棄を設定する場合、3 通りの可能性があります。 廃棄スケジュールが事前に選択されている場合。 継承ボックスがチェックされている場合。 廃棄スケジュールが表示されているが、継承ボックスがチェックされていない場合。 そのスケジュールを使用するには、「継承」をクリックします。 廃棄情報が存在しない場合もあります。 いずれの場合も、スケジュールを選択または変更するには「スケジュールの参照」をクリックします。 廃棄を空白のままにしておくには、「スケジュールのクリア」をクリックします。 「情報の取得」アイコンをクリックすると、割り当てられているスケジュールの情報ページを参照できます。
    5. スケジュールを参照する場合、このカテゴリーに割り当てる廃棄スケジュール名の下の「選択」をクリックします。
    6. 必要な場合、廃棄期日を迎えたときにレコード・カテゴリーを廃棄するための廃棄権限を指定します。 デフォルトでは、選択した廃棄スケジュールに指定した廃棄権限が、レコード・カテゴリーの廃棄権限として自動的に割り当てられます。 選択したスケジュールの廃棄権限が設定されていない場合、カテゴリーに対して設定された廃棄権限が適用されます。 廃棄権限を今すぐに指定し、廃棄スケジュールを後で設定する場合、廃棄スケジュールに対して設定される廃棄権限によってレコード・カテゴリーの廃棄権限が上書きされます。
      重要: 「サイト設定」または「ユーザー設定」の表示設定で、「コンテナー作成時の重要レコードのステップを表示」「いいえ」に設定されている場合、プログラムによって「重要レコードの設定」ステップが非表示にされます。 サブステップ l に進みます。
    7. ユーザー設定またはサイト設定が「重要レコードの設定」ステップを表示するように設定されている場合は、「次へ」をクリックして重要レコードを設定します。 あるいは、パネルから別のステップを選択します。 詳しくは、このトピック末尾の『ユーザー設定』および『サイト設定』のリンクを参照してください。
    8. このカテゴリーのレコードを重要として指定するには、重要レコード・インジケーターのメニューから「True」を選択します。 レコード・カテゴリーに作成されるレコードを継続的にレビューおよび更新する必要がある場合に重要レコードを設定するには、レコード・カテゴリーを重要としてマークしてください。 このカテゴリーに作成されるすべてのレコードが重要として分類されます。
    9. 必要な場合、このレコード・カテゴリーに追加する重要レコードの説明を入力します。
    10. 「重要レコード・レビュー・アクション」メニューで、重要レコードの定期レビューまたは更新サイクルと一緒に開始するアクションを選択します。 このメニューには、作成された重要レビュー・アクションがリストされます。 詳しくは、アクションの追加に関するトピックを参照してください。
    11. 「重要レコード・レビューと更新サイクル」メニューで、このカテゴリーの重要レコードの定期レビューまたは更新をトリガーするイベントを選択します。 このメニューには、作成された繰り返しイベントがリストされます。 詳しくは、繰り返しイベントの追加に関するトピックを参照してください。
    12. 「次へ」をクリックしてセキュリティーを設定し、レコード・カテゴリーを完成させます。
    13. セキュリティーを設定するには、既存のセキュリティー設定を確認します。 アクセス権限のそれぞれの領域について詳しくは、セキュリティー設定の指定に関するトピックを参照してください。 セキュリティー設定では、レコード・カテゴリーにアクセスできるグループとユーザーを設定し、各グループとユーザーに付与する権限を制御します。 ここで指定するセキュリティー設定は、エンティティーに対して設定された FileNet P8 によって上書きされる場合があります。 詳しくは、セキュリティーに関するトピックを参照してください。
    14. ページに表示されている特定のユーザーまたはグループのアクセス権を変更するには、「タイトル」列のユーザー名またはグループ名をクリックします。 セキュリティー設定」ページで、ユーザーとグループのセキュリティー権限を指定します。
    15. 新しいユーザーまたはグループをリストに追加するには、「追加」をクリックします。 既存のユーザーまたはグループをリストから削除するには、そのユーザーまたはグループの「削除」オプションを選択します。 ユーザーおよびグループの詳細については、オブジェクトへのユーザーおよびグループの追加に関するトピックを参照してください。
    16. セキュリティー設定の変更内容を保存し、レコード・カテゴリーの作成を完了するには、「終了」をクリックします。
    17. レコード・カテゴリーが正常に追加されたことを示すメッセージが表示されたら「OK」をクリックしてウィザードを終了します。


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最終更新: 2013 年 11 月
create_a_record_category.htm

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