Há diversas tarefas que você deve concluir para configurar um
ambiente do IBM® Enterprise
Records
Para configurar um ambiente do
IBM Enterprise
Records,
conclua as seguintes tarefas de configuração.
- Configure um armazenamento de objetos de plano de arquivos para a estrutura do
planejamento de arquivos e outro armazenamento de objeto armazenado por registros
para documentos declarados como registros. Normalmente haveria muitos usuários com
acesso ao ROS que não têm acesso a entidades no planejamento de arquivos no FPOS. Você pode ter mais de um ROS associado a um FPOS.
- Embora algumas tarefas de configuração sejam executadas durante o procedimento
de instalação e configuração do
IBM Enterprise
Records, é possível atualizar as
definições de configuração após você criar seus planejamentos de arquivos e enquanto
estiver configurando a solução IBM Enterprise
Records
para um ambiente de produção.
- Para obter detalhes sobre os procedimentos de instalação e configuração do
IBM Enterprise
Records, consulte o IBM Enterprise
Records Installation and Upgrade Guide.
- Para obter informações sobre a configuração de tarefas associadas à criação de
um planejamento de arquivos (como configuração de um sufixo de nome de volume),
consulte o tópico sobre criação de um planejamento de arquivos.
Criar Classes de Documento ROS
Você deve criar classes de
Documento para os documentos que são declarados como registros.
- As classes de Documento ROS têm uma propriedade Possível Declarar, que o
IBM Enterprise
Records usa para determinar se um
documento pode ser declarado como registro. Durante a instalação e a configuração do
IBM Enterprise
Records, a propriedade para a classe de
Documento base ou para uma ou mais subclasses de Documento é configurada como
Verdadeira. Essa configuração indica que as instâncias dessas classes podem ser
declaradas como registro. Para preparar seu ambiente do
IBM Enterprise
Records para produção, verifique se o
valor dessa propriedade está configurado como Verdadeiro para todas as classes de
Documento ROS apropriadas. Ou se uma subclasse herda essa configuração de sua
superclasse. Além disso, verifique se a Segurança de Instância Padrão para essas
classes tem os direitos de versão Secundária e versão Principal configurados. Essa
configuração é para que usuários que têm direitos de acesso apropriados possam criar
instâncias das classes.
Configurar Plano de Arquivos Padrão
Apenas uma hierarquia de
planejamento de arquivos é mostrada no aplicativo
IBM Enterprise
Records.
- Como parte do procedimento de instalação e configuração do
IBM Enterprise
Records, uma preferência do
site do Application Engine ou
Workplace XT foi configurada para
especificar este plano de arquivos padrão. No entanto, no momento em que o
IBM Enterprise
Records foi instalado e configurado,
provavelmente você não tinha os planejamentos de arquivos para seu site
configurados.
- É possível modificar essa configuração de preferência do site para especificar
seu padrão preferencial. Cada usuário do IBM Enterprise
Records
pode configurar uma preferência do usuário que substitui esta configuração
de preferência do site padrão.
- Para obter mais informações, consulte o tópico de planejamento de arquivos
padrão.
Configurar a varredura de disposição
Um administrador
configura o processo de Varredura de Disposição durante o procedimento de instalação
e configuração do
IBM Enterprise
Records. No entanto, para garantir que seja configurado corretamente, revise a configuração da Varredura de disposição. Por exemplo, se seu site não usa tipos de registro, verifique
se
Executar para Tipos de Registros está configurado como
False.
Para obter mais informações, consulte o tópico sobre
configuração de varredura de disposição.
Configurar tipos de registro
Tipos de registros fornecem uma
maneira de associar um registro a um planejamento da disposição diferente do
associado à categoria do registro-pai do registro ou pasta de registro. Se sua solução
IBM Enterprise
Records usar tipos de registros,
certifique-se de configurar a Varredura de Disposição para executar o processamento
de tipo de registro configurando
Executar para Tipos de Registro
como
True.
- Para obter mais informações, consulte o tópico sobre configuração de varredura
de disposição.
- Além disso, considere como um tipo de registro é associado a um registro.
Você pode especificar que todos os registros de uma classe de registro específica sejam atribuídos a um tipo de registro específico por padrão. Para obter mais informações, consulte o tópico sobre configuração de tipo de
registro padrão.
- É possível ver metadados do tipo de registro quando um registro é declarado por
meio do Application Engine ou
Workplace XT, permitindo que o usuário
selecione um tipo de registro. Para obter mais informações, consulte o tópico sobre
como configurar a exibição de metadados de tipo de registro.
- Você também pode combinar estas duas abordagens quando especifica um padrão, mas também permitir que o usuário sobreponha o padrão ao selecionar um tipo de registro.
- A interface com o usuário do IBM Enterprise
Records
não possui nenhum mecanismo para declarar todas as partes de um documento composto como
um registro único. No entanto, você pode
declarar documentos individuais filho ou pai como registros. Futuramente, também é
possível tornar parte de um documento composto os documentos que são declarados. Determinadas
configurações de documento composto, tal como Evitar Exclusão ou
Excluir Filho quando o Pai É Excluído, podem afetar
a disposição normal de um registro. Se alguma parte de um documento composto for
declarada como registro, as configurações padrão serão usadas. Estas configurações são a opção Nem
Pai nem Filho no menu Evitar Exclusão
e a seleção Não Excluir Filhos Quando o Pai é Excluído.
Outras configurações não são suportadas pelo
IBM Enterprise
Records e resultam em um comportamento
de falha ou inconsistente quando os registros passam por disposição.
- Qualquer aplicativo usando arquivo Darwin Information Typing Architecture (DITA)
cria os componentes como documentos compostos. Assim, as diferenças que se aplicam aos documentos compostos mencionados na nota anterior também se aplicam a arquivos DITA.
Configurar a opção de reter metadados
Quando um
usuário com direitos de acesso adequados exclui uma entidade do IBM Enterprise
Records, ela é permanentemente
removida do armazenamento de objetos. No entanto, você pode configurar a opção para reter metadados no nível do plano de arquivo para categorias de registros, pastas de registros, volumes e registros excluídos. Se um administrador ativar a opção de retenção de metadados, as entidades
mencionadas anteriormente permanecerão no armazenamento de objeto, marcadas como
excluídas, mas não ficarão mais visíveis no aplicativo
IBM Enterprise
Records. É possível exportar
periodicamente essas entidades excluídas e todos os seus metadados para um arquivo
XML com propósitos históricos. Em seguida, exclua permanentemente as entidades do
armazenamento de objeto. Para obter informações sobre como configurar essa opção,
consulte o tópico sobre retenção de metadados.
Configurar a Declaração Automática de Registros
É possível
configurar o
IBM Enterprise
Records para automaticamente
declarar um documento como um registro sempre que um usuário concluir uma operação
específica, tal como a criação de um documento. Para configurar uma declaração automática:
- Modifique o arquivo de configuração fornecido para especificar onde o IBM Enterprise
Records deve arquivar os registros
declarados
- Crie uma ação Evento AutoDeclare.
- Crie uma assinatura para as classes de Documento ROS para a ação de evento que
especifica quais eventos acionam o evento. Para obter informações, consulte o tópico
sobre autodeclaração.
Configurar a sincronização de propriedades
É possível
configurar a sincronização de propriedade para sincronizar automaticamente valores
de propriedade de um documento com seu registro associado sempre que ocorrer uma
atualização de propriedade no documento ou registro. Para obter mais informações,
consulte o tópico sobre sincronização de propriedade.
Definir tamanho do lote do fluxo de trabalho
Por padrão, o
IBM Enterprise
Records armazena no máximo 10 itens de
trabalho em um lote de fluxos de trabalho para revisão ou aprovação antes do
descarte.
É possível alterar o número máximo armazenado por meio da definição de configuração.
Para obter mais informações, consulte o tópico sobre tamanho da correção do fluxo de
trabalho.
Configurar o fluxo de trabalho Solicitar uma pasta de registros
O
IBM Enterprise
Records inclui o fluxo de trabalho Criar Pasta de Registro, permitindo que os usuários enviem uma solicitação para um
gerenciador de registros para criar uma pasta de registro. Muitos usuários, geralmente, possuem privilégios insuficientes para criar uma pasta de registros. Para tornar disponível este fluxo de trabalho para os usuários, você precisa configurar a preferência do site Solicitar pasta de registros.
Essa preferência pode ser configurada durante a instalação e a configuração do
IBM Enterprise
Records. Para obter mais informações
sobre como usar esse fluxo de trabalho, consulte o tópico sobre fluxo de trabalho de
pasta de registro.
Para obter instruções sobre como configurar a preferência do
site, consulte o tópico de preferências do site Solicitar Pasta de Registro.
Configurar Preferência do Site de Links Editáveis
O
IBM Enterprise
Records inclui links que permitem
que os usuários vinculem registros e pastas relacionados. Para criar e manter
links no
IBM Enterprise
Records, você deve configurar
a preferência do site Classes de Link Editáveis usando o Workplace.
Para obter mais informações sobre links do
IBM Enterprise
Records, consulte o tópico de links.
Para obter instruções sobre como configurar a preferência do site, consulte o tópico
sobre preferências do site de classe do link.
Configurar eventos específicos de conformidade
O
IBM Enterprise
Records inclui diversos eventos
para conformidade PRO ou DoD, tal como eventos que configuram metadados. A
configuração desses eventos é opcional, já que o processamento dos eventos pode
afetar o desempenho.
- Para obter o desempenho ideal, configure apenas os eventos que são relevantes
para suas operações de gerenciamento de registros. Para obter mais informações sobre
como configurar esses eventos, consulte o tópico sobre ativação e assinatura de
eventos.
- Os modelos de dados DoD e PRO requerem que o Armazenamento de Arquivos seja
configurado para usar o método de limpeza de exclusão de documentos. O conteúdo do
documento é sobrescrito com espaços em branco três vezes antes da exclusão do
arquivo. Portanto, o arquivo é irrecuperável. Para obter mais informações, consulte
o tópico sobre procura com distinção entre maiúsculas e minúsculas.
Configurar Content Federation Services para
Documentos do Image Services
Se sua solução do
IBM Enterprise
Records incluir o uso de
Content Federation Services opcional para o recurso Image
Services, assegure-se de que a segurança do Image Services esteja configurada
corretamente para a modificação e a exclusão do documento do Image Services.
É possível garantir essa configuração em coordenação com o administrador do sistema
IBM FileNet Image Services. Além disso, assegure-se de que
os parâmetros de retenção de classe de documento do
IBM FileNet Image Services sejam configurados corretamente
para que os documentos declarados como registros não sejam excluídos devido às
configurações de retenção do IBM FileNet Image Services. Para obter mais informações, consulte o tópico sobre tarefas de manutenção e
administração do sistema.
Configurar Dispositivos de Armazenamento Protegidos
Se sua solução
IBM Enterprise
Records incluir o uso de
dispositivos de armazenamento protegidos, tais como
EMC Centera, NetApp SnapLock,
Tivoli Storage
Manager e outros,
é importante que as configurações de retenção do
IBM Enterprise
Records não entrem em conflito com
as configurações de retenção que podem estar configuradas no dispositivo de
armazenamento. Portanto, desative a retenção para o dispositivo de armazenamento e
use o
IBM Enterprise
Records para controlar a retenção.
- Nos dispositivos do Tivoli Storage
Manager, a retenção
é controlada por diversos parâmetros.
- Quando o sistema IBM Enterprise
Records está
completamente configurado, o aplicativo IBM Enterprise
Records
permanece no controle total da retenção e da exclusão.