IBM Enterprise Records, Versão 5.1.2    

Activadores de eventos

Um evento é a ocorrência de uma condição específica com base na qual o sistema activa uma acção em entidades. Um evento é anexado a uma agenda de eliminação e activa automaticamente o corte para a entidade à qual a agenda está associada.

Por exemplo, pode criar um evento intitulado Conclusão do contrato e associá-lo a uma agenda de eliminação. Quando o contrato expirar, este evento irá ocorrer e activar o corte e a acção de corte associada para a entidade. Pode criar múltiplos eventos e associar diferentes eventos a diferentes agendas de eliminação. Para obter mais informações sobre como associar um evento a uma agenda de eliminação, consulte o tópico sobre definir uma agenda de eliminação.

Apenas o administrador de registos ou Records Manager pode criar, modificar ou eliminar um evento. O separador Configurar apresenta os seguintes tipos de activadores de eventos:

Eventos externos

Os eventos externos ocorrem fora do sistema, mas podem ter um impacto directo sobre o corte e a eliminação de entidades. Deste modo, um utilizador autorizado notifica o sistema sobre a ocorrência destes eventos. Por exemplo, pode ocorrer uma alteração na administração que atrase a eliminação de registos não necessários ou antigos. Um utilizador autorizado que antecipe esta situação pode criar um evento externo e associar o mesmo a uma agenda de eliminação. Quando o evento externo ocorrer, o utilizador autorizado deve introduzir a data real, a qual irá activar o corte e a eliminação da entidade.

Eventos internos

Um Evento interno é uma alteração a uma entidade. Ao contrário dos eventos externos, os eventos internos são identificados internamente pelo sistema. Estes eventos são activados automaticamente quando a condição especificada for cumprida. Por exemplo, o sistema poderá detectar quando um volume for fechado e activar o corte e eliminação nesse momento. Um evento interno age sobre o tipo de entidade que especificar no campo de agregação.

Eventos periódicos

Os eventos periódicos são eventos que se repetem automaticamente após um determinado intervalo de tempo. São utilizados para activar revisões periódicas de registos vitais. Por exemplo, pode criar um evento periódico intitulado Revisão mensal e especificar uma frequência mensal. Ao criar este evento, está a assegurar que a revisão da entidade associada ocorre todos os meses juntamente com o evento. Para obter mais informações sobre registos vitais, consulte o tópico "Registos".



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Última actualização: Novembro de 2013
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