IBM Enterprise Records 5.1.2 版    

新增磁區

您可以將電子、實體或混合式磁區新增至記錄資料夾。磁區的類型必須與其資料夾的類型相同。您不能新增產品盒磁區。

關於這項作業

當您建立記錄資料夾時,系統會自動在此記錄資料夾下建立一個磁區。磁區通常用來限制項目的數目,多數情況下按照月或年劃分記錄。當您開啟新磁區時,舊磁區將自動關閉。不會再自動新增任何記錄到已關閉的磁區中,但您可以在必要時手動新增記錄。比方說,如果一個記錄必須位於某個磁區中,但這個磁區現已關閉,則可以開啟這個舊磁區,然後手動新增記錄。然後再次關閉磁區。磁區將繼承建立磁區所在記錄資料夾的處置排程。您不能定義獨立於母項記錄資料夾之外的處置排程。另外,您也不能在磁區下建立子資料夾或磁區。

程序

如果要新增磁區,請執行下列動作:

  1. 以「記錄管理者」或「記錄管理者」身分登入,並開啟要在其下建立磁區的記錄資料夾。
  2. 按一下新增磁區建立磁區圖示

結果

設定內容

如果要設定內容,請執行下列動作:

  1. 輸入或修改顯示的內容值。部分內容可以在這個頁面中編輯。其他內容則需要按一下內容名稱才能編輯值。 磁區名稱欄位會根據您在配置期間所選取的型樣,預先填入型樣名稱。 您可以在磁區名稱欄位中輸入任何名稱,但是磁區名稱不能重複。 您不能將下列任何字元加入磁區名稱中:\ / : * ? " < > |. 如需所顯示內容的相關資訊,請參閱「內容參照」主題。
  2. 下一步以設定重要記錄資訊或從畫面中選取其他步驟。
    小心: 如果在「網站喜好設定」或「使用者喜好設定」中,您的當您建立儲存器時,顯示重要記錄步驟顯示設定設為,則程式會隱藏重要審查步驟。請跳到這個主題的設定安全區段。
設定重要記錄

如果建立在新磁區中的所有記錄需要不斷地審查和更新,則可以將磁區標記為「重要」。必須存在一個以上的重要審查動作,才能完成此步驟。 如需建立這個動作的相關資訊,請參閱「新增動作」主題。另外,循環事件觸發程式頁必須存在。如需建立循環事件的相關資訊,請參閱「新增循環事件觸發程式」主題。

如果要設定重要記錄,請執行下列動作:

  1. 重要記錄指示器功能表中,選取 True
  2. 選用項目:輸入重要記錄說明。
  3. 重要記錄審查動作功能表中,選取將隨重要記錄的定期審查和更新週期而啟動的動作。
  4. 重要記錄審查和更新週期功能表中,選取會觸發此磁區內重要記錄定期審查的適當循環事件。
  5. 下一步為磁區設定安全。
設定安全(選用)

安全設定確定了可存取磁區的群組和使用者,並控制授與每個群組或使用者的權限。 您在此處指定的安全設定可能會被實體上設定的 FileNet P8 安全置換。如需相關資訊,請參閱「安全」主題。

  1. 新增使用者或群組。
    1. 按一下新增
    2. 選取範圍功能表中選取網域。
    3. 選取使用者群組
    4. 輸入使用者或群組名稱的最前面幾個字元,然後按一下搜尋
    5. 從清單中選取一個以上的名稱,然後按一下接受
  2. 依需要變更使用者或群組的許可權。
    1. 按一下「標題」欄中的使用者或群組名稱以變更該使用者或群組的存取權限。
    2. 針對每個許可權適當選取允許拒絕勾選框。 允許會允許置換群組權限,以便使用者或群組可以執行關聯功能;拒絕會拒絕置換群組權限,以阻止使用者或群組存取該功能。
    3. 按一下接受
  3. 按一下完成,然後按一下確認頁面上的確定


意見

前次更新: 2013 年 11 月
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