En posttyp är en kategorisering av poster baserat på deras gemensamma egenskaper. Du använder posttyper när det finns grupposter i en postkategori eller postmapp som ska ha ett annat avvecklingsschema än det som för närvarande hör till postkategorin eller postmappen. Det kan till exempel vara nödvändigt att behålla personalmatriklar i tolv år av redovisnings- eller löneskäl. För resultatbedömningsposter som bara behöver finnas kvar i sju år kan du dock skapa ett annat avvecklingsschema. Genom att koppla resultatbedömningsposterna till den här posttypen ser du till att bedömningsposterna förstörs tidigare en matrikelpostfilen.
I ämnen om avvecklingsscheman finns information om hur du koppla avvecklingsscheman till en post.
Du kan söka efter och hämta poster baserat på deras posttyp.
En posttyp kan tillämpas på en post på följande sätt:
- Du kan koppla en posttyp till en postklass och göra posttypen till standard för den klassen. Mer information finns i ämnet om att konfigurera standardposttyper.
- Du kan konfigurera systemet att visa posttypens metadata under deklarationen, vilket gör att användarna kan välja en posttyp när de deklarerar en post från Workplace eller Workplace XT. Mer information finns i ämnet om posttypsmetadata.
Om du konfigurerar en standardposttyp för en klass men inte visar posttypens metadata under deklarationen, används alltid standardposttypen för klassen. En posttyp används och det behövs inte både en postklass och en posttyp. Alternativet kan du konfigurera en standardtyp men ge användarna möjlighet att välja en annan posttyp. Eller så kan du helt enkelt ge användaren möjlighet att välja posttyp utan att konfigurera en standardtyp.