IBM Enterprise Records, Версия 5.1.2    

Заказ физических объектов

Так как физические объекты нельзя увидеть в оперативном режиме, необходимо организовать отправку вам этих элементов. Этот процесс, называемый заказ, запускает также рабочий поток Управления физическими записями (Physical Records Management, PRM), который отслеживает, где находится физический объект на каждом этапе. Можно заказывать индивидуальные записи (по одной) или любой из контейнеров, содержащих физические элементы.

Рабочий поток PRM охватывает полный цикл резервирования, получения и выдачу объекта следующему пользователю. Этот рабочий поток отслеживает также задержки в получении или выдаче объектов. Кроме этого, он отслеживает объекты, потерянные при транзите или объекты, приписанные в настоящее время определенному пользователю. Отслеживание объекта с использованием PRM требует, чтобы все участники точно сообщали о местонахождении объекта в любой момент времени. Участники должны своевременно реагировать на задачи в своих входящих.

Физические объекты можно заказать через Application Engine, Workplace XT или IBM® Enterprise Records. Если вы заказываете физические объекты с рабочего места, перейдите в FPOS и откройте папку Управление записями. Затем откройте папку плана размещения и перейдите к объекту в соответствующем положении плана размещения.

Чтобы получить сведения о состоянии заказа объекта, выберите его значок Получить информацию, а затем выберите страницу Подробности. В разделе Физические объекты этой страницы можно увидеть положение, исходное положение и состояние заказа объекта. Вы можете также увидеть, кто сделал заказ. Если у объекта есть штрих-код, вы можете проверить его состояние заказа также в разделе Сканирование физических объектов на вкладке Физические объекты. Более подробную информацию смотрите в теме Сканирование физического объекта. В завершение выберите Состояние на этапе рабочего потока PRM, чтобы получить информацию о состоянии при помощи программы отслеживания.

Входящие, используемые рабочим потоком PRM

По мере перемещения объекта, получения и выпуска его пользователями, генерируются рабочие элементы. Некоторые из элементов показываются во входящих пользователя, а некоторые из них - в общих входящих. Параметры защиты пользователей и групп определяют, кто может видеть общие входящие. Эти параметры определяют, кто может открыть этап рабочего потока. Они же определяют, кто может просматривать состояние заказа объекта в разделе Сканирование физических объектов. Рабочий поток PRM может заполнить рабочими элементами следующие общие входящие.

Процедура заказа

Заказ объекта начинается с выбора пункта меню Запуск / Заказ. После этого рабочие элементы показываются в персональных входящих участников или отправляются в общие входящие. Когда объект заказывается в первый раз, система показывает, что запрашивающий пользователь заказал объект в заданное положение. Однако сначала этот объект должен выдать его хранитель, а уже потом фактически получить заказывающий.

Запустить последовательность

Чтобы заказать физический объект:
  1. В Application Engine, Workplace XT или IBM Enterprise Records щелкните правой кнопкой мыши по имени физического объекта и выберите пункт меню Запуск / Заказ.
  2. Щелкните по Запустить под именем подписки на рабочий поток, которую вы хотите использовать. По умолчанию подписка предоставляется для каждого типа физических объектов.
  3. Выполните оставшиеся действия этапа Запуск / Заказ.
  4. После выполнения этапа Запуск / Заказ закройте окно, в котором перечислены подписки рабочих потоков.
У различных этапов рабочего потока есть некоторые общие элементы.
Табл. 1. Шаги рабочего потока
Элементы шага рабочего потока Описание
Инструкции В верхней части окна приведены инструкции по выполнению данного шага. Эти инструкции написаны разработчиком рабочего потока. Если инструкции не видны, щелкните по стрелке рядом со словом Инструкции.
Имя экземпляра Если объект - это контейнер, щелкните по его имени, чтобы открыть контейнер и просмотреть его содержимое. Если объект - это отдельная физическая запись, у него нет контейнера, и вы получите об этом сообщение.
Комментарии Введите комментарии непосредственно в текстовое поле Комментарии. Или щелкните по значку в текстовом поле, чтобы увеличить окно.
Меню действий На этом шаге элементы меню изменяются. Смотрите информацию о вводе на этом шаге ниже. Кроме этого, инструкции в верхней части окна рабочего потока содержат указания на то, что выбрать.
Каталог Нажмите кнопку Положение для просмотра списка положений. Нажмите кнопку Выбрать в положении, куда вы хотите доставить объект.
Дата резервирования Щелкните по значку календаря, чтобы выбрать дату, на которую вы хотите зарезервировать объект. Если объект в текущем состоянии не заказан, выберите Сегодня. Если объект заказан, выберите сегодняшнюю или будущую дату, но система не обязательно покажет ваш выбор. Система определяет даты резервирования, когда объект перемещается из одного положения в другое.
Информационные столбцы На различных этапах может быть показано, кто владел элементом, где он расположен, даты резервирования и требования и кто получит объект следующим.
Применить и Закрыть Вы можете изменить информацию, Применить ее, а затем Закрыть окно, не предпринимая других действий. Рабочий элемент останется в тех же входящих. Такой шаг полезен, если вы хотите объявить, что элемент в настоящее время потерян, но еще может найтись. Этот шаг исключает выполнение дополнительных действий, кроме сгенерированных при нажатии кнопки Выполнено.
Переназначить На этом шаге открывается окно, в котором вы выбираете другого пользователя для выполнения данного этапа. Введите первые несколько символов имени и нажмите кнопку Поиск. Выберите пользователя и нажмите кнопку Продолжить.
Состояние На этом шаге открывается прикладная программа отслеживания.
Выполнено Выполнено завершает этот шаг рабочего потока и представляет собой обычный выбор.

Шаг Запуск

Чтобы завершить этап Запуск:
  1. Нажмите кнопку Положение, чтобы выбрать положение, куда доставляется объект.
  2. Щелкните по значку календаря, чтобы задать дату резервирования. Если объект не заказан, нужно выбрать сегодняшнюю дату. Если объект заказан, выберите сегодняшнюю или будущую дату. Дата резервирования используется для установления приоритетов нескольких требований.
  3. Нажмите кнопку Запуск, чтобы инициировать рабочий поток, или Закрыть, чтобы закрыть окно без запуска.

Шаг Получение

Шаг Получение представлен в ваших входящих как шаг Утверждение, но при открытии этого пункта появится окно Шаг Получение. Информация об этом шаге появляется в ваших входящих, когда предыдущий пользователь (или хранитель) выдает элемент, а вы следующий в очереди на его получение. Если вы еще не получили заказанный объект, можно просмотреть, кто его доставляет, где он находился в последний раз и как будет доставлен. Если по прошествии некоторого ожидаемого времени вы по-прежнему не получили заказанное, можно сделать отметку о неполучении. Это действие приведет к генерированию рабочего элемента для очереди Найти потерянное. Если вы хранитель, шаг Получение возникнет после выдачи элемента последним пользователем. Чтобы завершить этап Получение:
  1. Выберите соответствующее действие. Если объект получен, выберите Получено; в противном случае выберите Не получено.
  2. Завершите шаг, выбрав подходящую опцию. Смотрите информацию об этих опциях в другом разделе данной темы: Запустить последовательность.
Внимание: Возможно, вы не получили заказанный объект просто из-за задержки. Она может возникнуть в службе доставки или у пользователя, который в настоящее время работает с объектом. Возможно также, что объект был потерян при транзите. В этом случае вы получите сообщение с информацией о состоянии объекта.

Шаг Выпуск

Шаг Выдача представлен в ваших входящих как шаг Утверждение, но при открытии этого пункта появится окно Шаг Выдача. Шаг Выдача должен быть выполнен текущим держателем объекта, который может быть или хранителем объекта, или заказавшим объект пользователем. Вы обозначаете способ доставки, если произошла задержка или если элемент потерян. Доставьте объект запрашивающему пользователю в заказанное положение. Чтобы завершить этап Выдача:
  1. В случае задержки введите значение Время задержки в часах, чтобы обозначить задержку выдачи объекта.
  2. Введите подходящие комментарии, например, объяснение причин задержки.
  3. Выберите соответствующую опцию из списка Действие.
    • Доставка вручную означает, что вы собираетесь вручную доставить объект пользователю, следующему в очереди на него.
    • Выберите Потеряно, если вы не знаете, где находится объект. Рабочий элемент будет отправлен в общие входящие PhysicalEntitiesFindLostQueue.
    • Выберите Служба доставки, если вы хотите использовать службу доставки. Рабочий элемент будет отправлен в общие входящие PhysicalEntitiesDeliveryQueue.
    • Выберите Задержка, если вы ввели время задержки. Уведомление о задержке будет отправлено всем пользователям, ожидающим в очереди.
  4. Завершите шаг, выбрав подходящую опцию. Смотрите информацию об этих опциях в другом разделе данной темы: Запустить последовательность.

Шаг Очередь ожидания

Если объект зарезервирован и вы уже следующий в очереди на получение, рабочий элемент в очереди ожидания показывает ваше имя как имя запрашивающего пользователя. Авторизованные для доступа к этой очереди пользователи могут просматривать информацию, но они ничего не делают. Для просмотра шага Очередь ожидания:
  1. Щелкните по рабочему элементу в общей очереди PhysicalEntitiesWaitQueue.
  2. После просмотра рабочего элемента щелкните по Закрыть.

Шаг Очередь резервирования

Общие входящие PhysicalEntitiesReserveQueue содержат рабочие элементы для всех пользователей, ожидающих доставки. Авторизованные пользователи могут открыть каждый рабочий элемент для просмотра, кто и когда заказал объект и в какие затребованные положения. Можно изменить даты резервирования для изменения приоритетов пользователей. Чтобы завершить этап Очередь резервирования:
  1. Щелкните по рабочему элементу в общих входящих PhysicalEntitiesReserveQueue.
  2. При необходимости измените значение Дата резервирования, чтобы изменить приоритет пользователей, ожидающих объект.
  3. Щелкните по Применить и по Закрыть.

Шаг Найти потерянный элемент

Когда объект объявлен как Потерянный, система посылает рабочий элемент в общие входящие PhysicalEntitiesFindLostQueue. Если вы авторизованы для доступа к этим входящим, можно щелкнуть по рабочему элементу, чтобы просмотреть страницу Шаг Найти потерянное и изменить состояние. Вы можете найти и доставить объект или объявить его как потерянный навсегда. В результате этого действия уведомляются все затронутые пользователи и прерываются все рабочие потоки PRM, запущенные для данного объекта. Кроме этого, когда пользователь пытается запустить для этого объекта рабочий поток, система немедленно посылает ему уведомление о том, что состояние этого объекта - Потеряно. Чтобы завершить этап Найти потерянный элемент:
  1. Введите свои комментарии.
  2. В меню Действие выберите Потеряно, если вы хотите объявить объект как потерянный навсегда. Выберите Доставлено, если вы нашли объект и поставляете его пользователю, имя которого находится в поле Кем затребовано.
  3. Завершите шаг, выбрав подходящую опцию. Смотрите информацию об этих опциях в другом разделе данной темы: Запустить последовательность.
После того, как объект помечен потерянным навсегда, уже нет возможности позже указать, что он найден. Всякий заказывающий этот объект позже получит сообщение, что он потерян. Если потерянный элемент - это найденный позже контейнер, его содержимое не может быть заказано. При всякой попытке заказать элементы из ранее потерянного контейнера будет получено сообщение, что родительский элемент заказан.

Шаг Служба доставки

Когда пользователь выбирает службу доставки для отправления физического объекта, система посылает рабочий элемент в общие входящие PhysicalEntitiesDeliveryQueue. Если вы авторизованы для доступа к этим общим входящим, можно щелкнуть по рабочему элементу, чтобы выполнить все действия на странице Шаг Доставка. Чтобы завершить этап Доставка:
  1. Введите подходящие комментарии.
  2. В меню Действие выберите Потеряно, если вы не можете найти и доставить этот объект. В результате этого действия рабочий элемент будет отправлен в общие входящие PhysicalEntitiesFindLostQueue. При необходимости в этой группе обозначается, что объект потерян навсегда. Выберите Доставлено, если вы доставляете объект затребовавшему его пользователю.
  3. Завершите шаг, выбрав подходящую опцию. Смотрите информацию об этих опциях в другом разделе данной темы: Запустить последовательность.

Шаг Сообщение

На странице Шаг Сообщение содержится уведомление о состоянии физического объекта, для которого вы запустили рабочий поток PRM. Эта страница отправляется в ваши входящие как рабочий элемент. Вы получаете ее в любой из следующих ситуаций: Чтобы завершить шаг Сообщение, щелкните по Выполнено.


Отзыв

Последнее обновление: Ноябрь 2013 г.
launching_and_completing_the_prm_workflow.htm

© Copyright IBM Corp. 2013