IBM Enterprise Records, Versión 5.1.2    

Ver y modificar propiedades de entidad mediante las páginas de información

Cada entidad de IBM® Enterprise Records tiene un conjunto de páginas de información a la que puede acceder haciendo clic en su icono Obtener información (icono Obtener información). Las páginas de información de una entidad proporcionan información de las propiedades en diferentes vistas. Con el acceso de seguridad apropiado, puede ver y modificar los valores de propiedad de la entidad. En las páginas de información puede realizar diferentes acciones en la entidad que está visualizando. Estas acciones corresponden usualmente al menú asociado con la entidad en la ficha Examinar.

Para ver y modificar las propiedades de una entidad:

  1. Haga clic en el icono Obtener información de cualquier entidad. Casi todas las entidades tienen como vista predeterminada la página Propiedad. Para obtener más información sobre las propiedades que se muestran, consulte el tema referencia de propiedades. El campo Nombre de volumen se completa previamente con un nombre de patrón que se basa en el patrón que ha seleccionado durante la configuración. Puede especificar cualquier nombre en el campo Nombre de volumen, pero no pueden existir nombres de volúmenes duplicados. No puede incluir ninguno de estos caracteres en el nombre del volumen: \ / : * ? " < > |,
  2. Para acceder a otra clase de información, haga clic en el nombre de otra página de información que haya al inicio del panel. Los barridos de disposiciones o retenciones de disposiciones actualizan algunas propiedades, por lo tanto quizá cambien algunos valores una vez se ejecuten estos procesos.
  3. Para cambiar valores de propiedades, seleccione texto y reemplácelo, o seleccione valores en los menús u otros cuadros de diálogo.
  4. Haga clic en Aplicar para guardar los cambios.
  5. Haga clic en Salir para cerrar la página de información.

Si modifica las propiedades en una vista pero no las aplica antes de trasladarse a otra página de propiedades, la página modificada está marcada. La página se muestra con el icono de un lápiz. Si no hace clic en Aplicar en cada página mientras la modifica, regrese a cada página con el icono de lápiz y haga clic en Aplicar. Si no lo hace, esos cambios se perderán cuando salga de la página de información. Las propiedades se muestran como de solo lectura o editables con base en los derechos funcionales que están disponibles para su función.

Para imprimir las propiedades de una entidad:

El enlace Vista imprimible de algunas páginas de información, ofrece una lista exclusiva de propiedades en un formato apto para imprimir. En cualquier entidad, la lista de vistas imprimibles suele ser la misma, sea cual sea la página de información desde la que se acceda al informe. El contenido del informe varía según la clase de entidad.Para ver la lista de vistas imprimibles:

  1. Seleccione el icono Obtener información asociado con la entidad.
  2. Haga clic en Vista imprimible en cualquier página de información que tenga el icono de la impresora.
  3. Imprima la página HTML mediante la opción Imprimir del menú Archivo.

La siguiente tabla describe las vistas disponibles en las páginas de información. Cada tipo de entidad dispone de su propio conjunto de vistas.

Vista Descripción
Propiedades La vista Propiedades es la predeterminada al abrir la página de información de una entidad. Esta vista muestra las propiedades asociadas con la entidad actual. Un asterisco indica que es obligatorio un valor de propiedad. Esta vista se usa para comprobar y modificar las propiedades de la entidad.
Clasificación de seguridad Vista que muestra las propiedades de clasificación de seguridad. La vista Clasificación de seguridad se usa para editar las propiedades de metadatos del registro clasificado, una vez se haya archivado el registro. Para obtener más información, consulte el tema propiedades de clasificación de seguridad.
Disposición Con la vista Disposición se modifica el programa de disposición asociado con la entidad. Esta vista permite heredar el programa de disposición de la entidad superior o asociar otro programa de disposición. También puede cambiar el usuario o grupo designado para la disposición de la entidad. Para obtener más información sobre cómo asociar un programa de disposición diferente con una entidad, consulte el tema cambiar el programa de disposición asociado con un tema de entidad.
Registro vital Mediante la vista Registro vital, puede especificar si la categoría o carpeta contiene registros vitales. En esta vista, seleccione el suceso que activa la revisión periódica o actualización de registros vitales. Además, seleccione la acción a ejecutar cuando ocurre el suceso Revisar. Para obtener más información, consulte el tema registros vitales.
Condición La vista Condición permite especificar los criterios de activación de un suceso interno. Puede seleccionar los operadores de condición, especificar valores de propiedad y crear condiciones de tipos de unión que activen el suceso interno. También puede definir más propiedades para el tipo de entidad seleccionada. Para obtener más información, consulte el tema suceso interno.
Seguridad Con la vista Seguridad puede ver o editar la configuración de seguridad de una entidad (en función de los permisos de seguridad). La configuración de seguridad determina los usuarios y grupos que pueden acceder a la entidad, y controla sus permisos de seguridad. También puede aplicar una directriz de seguridad para controlar la configuración de seguridad. Para obtener más información sobre cómo especificar la seguridad de una entidad, consulte el tema seguridad de objetos.
Archivado

La vista Archivado en se muestra solo para los registros. Puede utilizar esta vista para ver una lista de entidades donde el registro seleccionado actualmente está archivado. Se puede ver:

  • Toda la ruta de acceso de entidades en que se archiva el registro.
  • La fecha de creación del registro.
  • El usuario autor del registro.

Para obtener más información, consulte el tema ver los contenedores.

Detalle

La vista Detalle, de solo lectura, muestra las propiedades de una entidad u objeto asociado y sus valores.

Para una categoría de registro, carpeta de registro, volumen y registro, la vista Detalles muestra las propiedades categorizadas en diferentes grupos. Los nombres de estos grupos son General, Disposición, Vital, Físico y Detalles adicionales del registro. Puede mostrar y ocultar las propiedades que pertenecen a un grupo específico haciendo clic, respectivamente, en los iconos de mostrar y ocultar que hay junto al nombre del grupo: Mostrar detalles Ocultar detalles

Enlaces Un enlace representa una relación entre 2 entidades. Mediante la vista Enlaces se visualizan los enlaces asociados con una entidad. Usted ve la vista Enlaces en la página Información de solo registros y carpetas de registros. Para obtener más información, consulte el tema vista y modificar enlace.
Historial La vista Historial permite hacer un seguimiento de las operaciones efectuadas en cada entidad de IBM Enterprise Records. Seguimiento de entidades en IBM Enterprise Records para supervisar las operaciones que se realizan en las entidades IBM Enterprise Records. Estas operaciones son creación, disposición, acceso, traslado, copia y reubicación de un programa de disposición. Para obtener más información sobre el seguimiento de una entidad, consulte el tema visualización de entradas de registro de auditoría.
Retenciones En la vista Retenciones puede ver, modificar o eliminar las retenciones de eliminación colocadas en la entidad. Para obtener más información, consulte el tema sobre las retenciones de disposición.
Motivo Al visualizar páginas de información de un programa de disposición, Motivo es la vista predeterminada. Si va a cambiar alguna cosa, especifique el motivo del cambio. De lo contrario, seleccione la vista apropiada.
Programa En esta vista puede cambiar el nombre del programa, la descripción y la autoridad de disposición del programa de disposición seleccionado.
Fases Si el programa de disposición en pantalla consta de fases, aparecen en esta vista. Para eliminar una fase, haga clic en su casilla de verificación. Para agregar fases, haga clic en Agregar nuevo. Haga clic en el título de una fase para obtener información más detallada o para modificar la información.
Entidades retenidas Esta vista muestra entidades sobre en cuál retención particular se coloca. En esta vista puede eliminar la retención en una entidad o utilizar una búsqueda para filtrar la visualización de las entidades retenidas. Para obtener más información, consulte el tema ver entidades en retención.

Acciones de las páginas de información

Las páginas de información también contienen acciones apropiadas para el tipo de entidad. Estas acciones se encuentran al final del panel. La siguiente tabla describe las acciones disponibles en las páginas de información.
Iconos Acciones de información

icono Eliminar

Eliminar Usar la acción Eliminar para eliminar una entidad. Para obtener más información sobre cómo eliminar varias entidades, consulte los temas de ayuda sobre eliminar y también crear y gestionar las guías de clasificación de seguridad.
icono Cerrar Cerrar Utilice la acción Cerrar para restringir la creación de entidades hijo dentro de una categoría de registro, carpeta de registro o volumen. Consulte el tema cerrar y abrir un contenedor.
icono Cambiar ubicación Reubicar Use la acción Reubicar para trasladar una categoría de registro o una carpeta de registro y todo su contenido a una ubicación diferente en el plan de archivos. Consulte el tema reubicar una categoría o carpeta.
icono Reabrir Reabrir Use la acción Reabrir para volver a abrir una categoría de registros cerrada, carpeta de registros o volumen. Consulte el tema cerrar y abrir un contenedor.
icono Activar Activar Use la acción Activar para reactivar una categoría de registros o carpeta de registros inactiva. Consulte el tema activar o inactivar categorías o carpetas.
icono Desactivar Inactivar Use la sección Inactivar para desactivar una categoría de registros o carpeta de registros. Si un contenedor está inactivo, no puede crear nuevas entidades dentro del contenedor. No puede ver el contenedor inactivo al declarar un registro. Consulte el tema activar o inactivar categorías o carpetas.
icono Poner en retención Colocar en retención Use la acción Colocar en retención para suspender o detener la ejecución de las acciones de disposición en una categoría de registros, carpeta de registros, volumen o registro. Asimismo, si una entidad está en retención, no se puede suprimir mediante la acción Eliminar. Consulte el tema colocar entidades en retención.
icono Iniciar disposición Iniciar disposición Use la acción iniciar disposición para ejecutar un programa de disposición para una entidad. Consulte el tema iniciar un programa de disposición.
icono Archivo Archivar Use la acción Archivar para archivar una referencia a un registro en otra ubicación en el mismo plan de archivos. Consulte el tema archivar registros.
icono Mover Mover Use la acción Mover para mover un registro de una ubicación a otra dentro del mismo plan de archivos. Para obtener más información, consulte el tema mover registros.
icono Crear vínculo Crear enlace Use la acción Crear enlace para crear un enlace de un registro o carpeta de registros a otro objeto. Para obtener más información, consulte el tema crear un enlace.
icono Iniciar/Extraer Iniciar/Carga de salida Use la acción Iniciar/Carga de salida para ejecutar un flujo de trabajo. Para obtener información general sobre los flujos de trabajo, consulte el tema flujos de trabajo.
icono Copiar Copiar Use la acción Copiar para copiar un registro a otra ubicación en el mismo plan de archivos. Consulte el tema copiar un registro.
icono Desclasificar Desclasificar Use Desclasificar para eliminar cualquier nivel de clasificación de un registro.
icono Ascender clasificación Ascender clasificación Use Ascender clasificación para ascender la clasificación de un registro. Este enlace sirve para clasificar un registro que estaba desclasificado, o para ascender su nivel de clasificación actual, por ejemplo de Secreto a Alto secreto.
icono Degradar clasificación Degradar clasificación Use Degradar clasificación para degradar la clasificación de un registro. Puede usar este enlace para degradar el nivel de clasificación actual, por ejemplo de Alto secreto a Secreto. Para pasar de cualquier nivel de clasificación a Desclasificado, utilice Desclasificar.
icono de revocación de declaración Revocar declaración Use Revocar declaración para revocar la creación de un registro. Consulte el tema sobre la revocación de la declaración de un registro.
icono Iniciar solicitud de quitar retención Iniciar solicitud de quitar retención Utilice Iniciar solicitud de quitar retención para iniciar la eliminación de las retenciones condicionales. Esta acción elimina la retención de las entidades asociadas cuando se ejecuta la el siguiente barrido de retenciones. Consulte el tema eliminación de una retención de disposición.
icono Cancelar solicitud de quitar retención Cancelar solicitud de quitar retención Utilice Cancelar solicitud de quitar retención para cancelar una solicitud de eliminación de retención. Puede cancelar una solicitud de quitar retención antes de que se ejecute el siguiente barrido de retenciones. Consulte el tema eliminación de una retención de disposición.
icono Activar para procesamiento de barrido de retenciones Activar para procesamiento de barrido de retenciones Utilice Activar para procesamiento de barrido de retenciones para reactivar el procesamiento de las retenciones. Esta acción establece la retención para procesarla cuando se ejecuta el siguiente Barrido de retención. También puede colocar una entidad de nuevo en retención condicional cuando se ejecuta el siguiente Barrido de retención con esta acción. Consulte el tema eliminar una retención de disposición.
icono Ver información del documento Ver información del documento Use Ver información del documento para mostrar las páginas de información del lugar de trabajo del registro. Consulte la vista del tema información del documento de un registro.
icono Gestionar nivel de pauta Gestionar nivel de patrón introduzca cadenas de patrón para nombrar patrones que nombran automáticamente varias entidades a diferentes niveles en el plan de archivos.
icono Ejecutar secuencia de comandos de seguridad Ejecutar secuencia de comandos de seguridad Use Ejecutar secuencia de comandos de seguridad para añadir nuevos miembros a los grupos IBM Enterprise Records para establecer toda la seguridad para las clases y carpetas relacionados conIBM Enterprise Records. Consulte el tema establecer la seguridad.
icono Importar plantillas Importar plantillas Use Importar plantillas para importar la plantilla física de IBM Enterprise Records y la plantilla de búsqueda de IBM Enterprise Records. Consulte el tema importar plantillas de muestra.
icono Convertir a FPOS y ROS Convertir a FPOS y ROSUse Convertir a FPOS y ROS para añadir un almacén de objetos de plan de archivos a un almacén de objetos de registros configurados. Consulte el tema convertir a FPAS y ROS.
icono Incluir documento clasificado Incluir documento clasificadoUse Incluir documento clasificado para indicar si el almacén de objetos contiene documentos clasificados. Consulte el tema añadir propiedades del documento clasificado.
icono Incluir propiedades de NARA Incluir propiedades de NARAUse Incluir propiedades de NARA para indicar si el almacén de objetos contiene documentos con las propiedades Archivo Nacional de Administración de Registros (NARA). Consulte el tema añadir propiedades del documento de NARA.


Comentarios

Última actualización: Noviembre 2013
rm_information_views.htm

© Copyright IBM Corp. 2013