IBM Enterprise Records version 5.1.2    

Identification et résolution des problèmes liés à l'outil d'importation/exportation du plan de fichier

Vous devez vous informer sur les causes d'erreur courantes que vous risquez de rencontrer lorsque vous utilisez l'IBM® Enterprise RecordsOutil d'importation/exportation du plan de fichiers. Vous devez également apprendre à réduire la probabilité de rencontrer ces erreurs.

Principales causes d'erreur

Une erreur peut survenir lors de l'importation d'un plan de fichiers. Dans la plupart des cas, le processus d'importation s'arrête lorsqu'une erreur est détectée, et aucun message ne s'affiche. L'erreur peut être due à l'un des problèmes suivants : L'outil d'importation/exportation du plan de fichiers inclut des options que vous pouvez utiliser pour résoudre d'éventuelles erreurs. Les sections suivantes permettent d'en savoir plus sur ces options.

Création manuelle d'un fichier XML

Créer manuellement un fichier XML signifie que la création de ce fichier s'effectue sans utiliser l'outil d'importation/exportation du plan de fichiers. Par exemple, l'utilisation de macros ou d'autres moyens programmatiques permet de créer un fichier XML. Avant d'importer un plan de fichiers, créez un fichier XML qui soit à la fois conforme à la norme XML et compatible avec le schéma XML.

Les fichiers XML créés manuellement pour importer un plan de fichiers doivent être basés sur le schéma XML fourni par IBM.

Important : La plupart des erreurs générées pendant l'importation d'un plan de fichiers sont dues à l'incompatibilité ou à la non-conformité des fichiers XML. Par conséquent, soyez prudent si vous créez manuellement un fichier XML.

Après avoir créé manuellement un fichier XML, exécutez l'outil d'importation/exportation du plan de fichiers en mode validation. En mode validation, l'outil vérifie la conformité du fichier XML et détecte d'éventuelles erreurs. Pour plus de détails sur le mode validation, voir la rubrique sur l'utilisation de l'outil du plan de fichiers.

Certaines des options disponibles lors de la création manuelle d'un fichier XML sont incluses dans les sections Héritage de planning de sous-catégorie et Propriété ConditionXML de cette rubrique d'aide.

Observation des fonctions de l'outil d'importation/exportation du plan de fichiers

Pour créer manuellement un fichier XML en vue d'importer un plan de fichiers de grande taille comportant des classes et des objets personnalisés, commencez par créer un plan de fichiers de petite taille et les métadonnées afférentes. Ensuite, exécutez l'outil en mode exportation. Cet exercice est utile avant de pouvoir créer manuellement un fichier XML destiné à des plans de fichiers comportant des mises en attente conditionnelles, des déclencheurs d'événements internes et des objets de conservation alternative. Toutes ces actions contiennent le complexe Propriété ConditionXML. Même si vous créez un fichier ayant un format XML correct, il se peut que les valeurs de propriété ou la syntaxe de ce fichier soient incorrectes. Ces informations incorrectes peuvent provoquer une erreur pendant l'importation. Vous pouvez réviser le fichier XML que l'outil crée lorsque vous exportez un plan de fichiers de petite taille. Révisez le fichier XML pour voir la syntaxe et les valeurs de propriété qu'il contient.

Utilisation de l'option étendue de métadonnées

Si votre plan de fichiers contient des classes ou des propriétés personnalisées, vous devez utiliser l'option étendue de métadonnées lors du processus d'exportation. L'option étendue de métadonnées crée un fichier XML distinct pour les classes et les propriétés personnalisées. Ainsi, lorsqu'un plan de fichiers contient des classes ou des propriétés personnalisées, les processus d'exportation et d'importation se font chacun en deux étapes : une étape pour les classes et les propriétés personnalisées, une autre étape pour le reste du plan de fichiers. Pour plus d'informations sur les procédures d'utilisation de l'option "portée des métadonnées", voir la rubrique sur l'utilisation de l'outil du plan de fichiers.

Utilisation de l'option de réimportation

L'option de réimportation sert à définir le comportement de l'action d'ajout dans le fichier XML. L'option de réimportation dispose de trois paramètres différents : Il se peut que vous souhaitiez utiliser l'option Ignorer pendant l'importation initiale d'un plan de fichiers volumineux. Lors de la deuxième tentative d'importation du même plan de fichiers, utilisez l'option Ignorer pour éviter de réimporter des entités précédemment importées avec succès. Toutefois, si des entités préalablement importées avec succès nécessitent des modifications mineures lors de la deuxième tentative d'importation, utilisez l'option Remplacer.

La prochaine fois que vous importerez les modifications mineures apportées à ces quelques entités, indiquez Action="Modify" dans le fichier XML destiné à ces entités, au lieu de modifier le fichier XML d'origine. Par ailleurs, le mode Mettre à jour permet de distinguer plus facilement les mises à jour ultérieures des importations complètes initiales.

Héritage de planning de sous-catégorie

Lors de la création d'une sous-catégorie, vous pouvez utiliser l'interface utilisateur IBM Enterprise Records pour spécifier que cette sous-catégorie devra hériter du planning d'élimination de sa catégorie parent. Si vous créez manuellement le fichier XML afin d'importer le plan de fichiers qui contient la sous-catégorie, indiquez que cette sous-catégorie n'hérite pas du planning de son parent. Précisez que cette sous-catégorie fournit un planning différent.

Utilisez la propriété DisposalScheduleInheritedFrom dans le fichier XML que vous créez pour définir si une catégorie d'enregistrement hérite du planning d'élimination de son parent. Par exemple :

<RecordCategory Name="myCat2" Level="2" ParentPath="/myCat1">
    <Properties>
        <Property Name="AGGREGATION" Value="RecordCategory" />
        <Property Name="IsPermanentRecord" Value="false" />
        <Property Name="IsVitalRecord" Value="false" />
        <Property Name="CurrentPhaseExportFormat"></Property>
        <Property Name="IsDeleted" Value="false" />
        <Property Name="HomeLocation"></Property>
        <Property Name="VitalRecordReviewAction"></Property>
        <Property Name="IncrementedBy" Value="1" />
        <Property Name="RecordCategoryName" Value="myCat2" />
        <Property Name="DisposalScheduleInheritedFrom" Value="/myCat1" />
        <Property Name="Reviewer" Value="ylin" />
        <Property Name="RecordCategoryIdentifier" Value="myCat2" />
        <Property Name="VitalRecordDisposalTrigger"></Property>
        <Property Name="Inactive" Value="false" />
        <Property Name="Location"></Property>
        <Property Name="DateOpened" Value="2006-03-07T14:16:00-08:00" />
        <Property Name="DisposalSchedule">
                <ObjectRef ClassId="DisposalSchedule" ObjectId="myDispSchedule" />
        </Property>
    </Properties>
</RecordCategory>
Quatre scénarios permettent d'utiliser la propriété DisposalScheduleInheritedFrom :
<Property Name="DisposalScheduleInheritedFrom" Value="/myCat1" />

Propriété ConditionXML

Lorsque vous créez manuellement un fichier XML en vue d'importer un plan de fichiers, vous avez la possibilité de spécifier les valeurs de la propriété ConditionXML. L'outil d'importation du plan de fichiers utilise cette propriété pour importer les éléments suivants : La propriété ConditionXML enregistre les conditions de recherche des autres conservations, des déclencheurs d'événements internes et des mises en attente dynamiques (conditionnelles) en format XML. La balise properties dans ConditionXML contient le nom/la valeur/l'opérateur de la propriété dans l'interface utilisateur IBM Enterprise Records. La balise sql dans ConditionXML contient l'instruction SQL. Lorsque vous entrez la valeur de la propriété ConditionXML pour l'importation du plan de fichiers, les caractères spéciaux (< > & " ') doivent être convertis en respectant la représentation normalisée. La représentation normalisée est la suivante : &lt;, &gt;, &amp;, &quot;, et &apos;. Dans les sections suivantes, consultez les exemples de fichiers XML d'entités contenant la propriété ConditionXML pour l'importation et l'exportation du plan de fichiers.

Echantillon de propriété ConditionXML pour les autres conservations

<Phases>
  <RMEntity Type="Phase" Name="myPhase1">
    <Properties>
        <Property Name="PhaseAction"></Property>
        <Property Name="RetentionPeriodDays" Value="0" />
        <Property Name="RetentionPeriodYears" Value="10" />
        <Property Name="RMEntityDescription"> Value="my phase 1" />
        <Property Name="RetentionPeriodMonths" Value="0" />
        <Property Name="PhaseNumber" Value="1" />
        <Property Name="ExportFormat"></Property>
        <Property Name="IsScreeningRequired" Value="true" />
        <Property Name="DisposalSchedulePtr">
          <ObjectRef ClassId="DisposalSchedule" ObjectId="myDispSchedule" />
        </Property>
        <Property Name="PhaseName" Value="myPhase1" />
          <ObjectValue Type="AlternateRetention">
            <Properties>
              <Property Name="RetentionBase" Value="CutoffDate" />
              <Property Name="ConditionXML" Value="&lt;response xmlns=&quot;http://www.ibm.com/namespaces
              /wcm/apps/1.0&quot;&gt;&ltobjectset&gt;&ltcount&gt;1&lt
              /count&gt;&ltcustomobject&gt;&ltproperties&gt;&ltproperty&gt;&ltsymname&gt;ClosedBy&lt
              /symname&gt;&ltoperator&gt;IEQUAL&lt;/perator&gt;&ltvalue&gt;Administrator&lt/value>
              </property></properties><aggregation></aggregation><sql> AND ([ClosedBy] = 'Administrator')
              </sql> </customobject></objectset></response>" />
              <Property Name="RetentionPeriodMonths" Value="0" />
              <Property Name="RetentionPeriodYears" Value="5" />
              <Property Name="RetentionPeriodDays" Value="0" />
            </Property>
          </ObjectValue>
          <ObjectValue Type="AlternateRetention">
            <Properties>
              <Property Name="RetentionBase" Value="DateClosed" />
              <Property Name="ConditionXML" Value="&lt;response xmlns=&quot;http://www.ibm.com/namespaces
              /wcm/apps/1.0&quot;&gt;&ltobjectset&gt;&ltcount&gt;1&lt
              /count&gt;&ltcustomobject&gt;&ltproperties&gt;&ltproperty&gt;&ltsymname&gt;
              RMEntityDescription&lt/symname&gt;&ltoperator&gt;LKE&lt;/perator&gt;&ltvalue&gt;something&lt
              /value></property></properties><aggregation></aggregation><sql> AND ([RMEntityDescription] 
              LIKE '%something%')</sql> </customobject></objectset></response>" />
              <Property Name="RetentionPeriodMonths" Value="0" />
              <Property Name="RetentionPeriodYears" Value="5" />
              <Property Name="RetentionPeriodDays" Value="0" />
            </Properties>
          </ObjectValue>
        </Property
      </Properties>
     <RMEntity>
</Phases>

Echantillon de déclencheur d'élimination avec la propriété ConditionXML :

<DisposalTriggers>
  <RMEntity Type="DisposalTrigger" Name="Date Created">
   <Properties>
     <Property Name="DisposalTriggerName" Value="Date Created" />
     <Property Name="EventType" Value="3" />
     <Property Name="CycleYears" Value="0" />
     <Property Name="CycleDays" Value="0" />
     <Property Name="AGGREGATION" Value="RecordInfo" />
     <Property Name="ConditionXML" Value="&lt;response
      xmlns=&quot;http://www.ibm.com/namespaces/wcm/apps/1.0&quot;&gt;&lt;objectset&gt;&lt;count&gt;1&lt;
      /count&gt;&lt;customobject&gt;&lt;properties&gt;&lt;property&gt;&lt;symname&gt;DateCreated&lt;
      /symname&gt;&lt;displayname&gt;Date Created&lt;/displayname&gt;&lt;propertytype&gt;3&lt;
      /propertytype&gt;&lt;value/&gt;&lt;operator&gt;IS NOT NULL&lt;/operator&gt;&lt;jointype&gt;AND&lt;
      /jointype&gt;&lt;/property&gt;&lt;/properties&gt;&lt;aggregation&gt;RecordInfo&lt;
      /aggregation&gt;&lt;sql&gt; SELECT OIID , ID , RMENTITYTYPE FROM RecordInfo WHERE ( DateCreated IS 
      NOT NULL )&lt;/sql&gt;&lt;/customobject&gt;&lt;/objectset&gt;&lt;/response&gt;"/>
     <Property Name="CycleMonths" Value="0" />
   </Properties>
  </RMEntity>
</DisposalTriggers>

Echantillon de mise en attente dynamique avec la propriété ConditionXML :

<Holds>
  <RMEntity Type="RecordHold" Name="dynamic Hold">
   <Properties>
     <Property Name="Active" Value="true" />
     <Property Name="HoldName" Value="dynamic Hold" />
     <Property Name="HoldReason" Value="dynamic Hold" />
     <Property Name="ConditionXML" Value="&lt;response
      xmlns=&quot;http://www.ibm.com/namespaces/wcm/apps/1.0&quot;&gt;&lt;objectset&gt;&lt;count&gt;
      2&lt;/count&gt;&lt;customobject&gt;&lt;properties&gt;&lt;property&gt;&lt;symname&gt;
      RecordCategoryName&lt;/symname&gt;&lt;displayname&gt;Record Category Name&lt;
      /displayname&gt;&lt;propertytype&gt;8&lt;/propertytype&gt;&lt;selectable&gt;true&lt;
      /selectable&gt;&lt;value&gt;dynamic&lt;/value&gt;&lt;operator&gt;like&lt;
      /operator&gt;&lt;jointype&gt;AND&lt;/jointype&gt;&lt;/property&gt;&lt;
      /properties&gt;&lt;aggregation&gt;RecordCategory&lt;/aggregation&gt;&lt;sql&gt; 
      SELECT ro.[RecordCategoryName] , ro.[RecordCategoryName] FROM RecordCategory ro 
      Where ro.[RecordCategoryName] like &apos;%dynamic%&apos; &lt;/sql&gt;&lt;
      /customobject&gt;&lt;customobject&gt;&lt;properties&gt;&lt;property&gt;&lt;symname&gt;
      RecordFolderName&lt;/symname&gt;&lt;displayname&gt;Record Folder Name&lt;
      /displayname&gt;&lt;propertytype&gt;8&lt;/propertytype&gt;&lt;selectable&gt;true&lt;
      /selectable&gt;&lt;value&gt;dynamic&lt;/value&gt;&lt;operator&gt;like&lt;
      /operator&gt;&lt;jointype&gt;AND&lt;/jointype&gt;&lt;/property&gt;&lt;
      /properties&gt;&lt;aggregation&gt;RecordFolder&lt;/aggregation&gt;&lt;sql&gt; 
      SELECT ro.[RecordFolderName] , ro.[RecordFolderName] FROM RecordFolder ro 
      Where ro.[RecordFolderName] like &apos;%dynamic%&apos; &lt;/sql&gt;&lt;/customobject&gt;&lt;
      /objectset&gt;&lt;/response&gt;" />
     <Property Name="HoldType" Value="Audit" />
   </Properties>
  </RMEntity>
</Holds>

Mise à jour de périodes de conservation

Pour mettre à jour la période de conservation d'une phase existante en lui attribuant une valeur nulle, les propriétés de cette période de conservation (RetentionPeriodYears, RetentionPeriodMonths, et RetentionPeriodDays) doivent être incluses sans spécifier de valeur dans le fichier XML. L'exemple suivant propose un échantillon XML d'une entité de phase pour l'outil d'importation/exportation du plan de fichiers :
<RMEntity Type="Phase" Name="phase 1">
          <Properties>
             <Property Name="PhaseAction"></Property>
             <Property Name="PhaseNumber" Value="1" />
             <Property Name="ExportFormat"></Property>
             <Property Name="IsScreeningRequired" Value="false" />
             <Property Name="DisposalSchedulePtr">
                <ObjectRef ClassId="DisposalSchedule" ObjectId="mySchedule" />
             </Property>
             <Property Name="PhaseName" Value="phase 1" />
             <Property Name="RMEntityDescription" />
             <Property Name="RetentionPeriodMonths" />
             <Property Name="RetentionPeriodYears" />
             <Property Name="RetentionPeriodDays" />
             <Property Name="AlternateRetentions">
                <ObjectValue Type="AlternateRetention">
                   <Properties>
                      <Property Name="RetentionBase" Value="CutoffDate" />
                      <Property Name="ConditionXML" Value="&lt;response xmlns=&quot;
                          http://www.ibm.com/namespaces/wcm/apps/1.0&quot;&gt;&lt;objectset&gt;
                          &lt;count&gt;1&lt;/count&gt;&lt;customobject&gt;&lt;properties&gt;&lt;
                          property&gt;&lt;symname&gt;CurrentActionType&lt;
                          /symname&gt;&lt;operator&gt;IS EQUAL&lt;/operator&gt;&lt;value&gt;6&lt;
                          /value&gt;&lt;/property&gt;&lt;/properties&gt;&lt;aggregation&gt;&lt;
                          /aggregation&gt;&lt;sql&gt; AND ([CurrentActionType] = 6)&lt;/sql&gt; &lt;
                          /customobject&gt;&lt;/objectset&gt;&lt;/response&gt;" />
                      <Property Name="RetentionPeriodMonths" Value="0" />
                      <Property Name="RetentionPeriodYears" Value="2" />
                      <Property Name="RetentionPeriodDays" Value="0" />
                   </Properties>
                </ObjectValue>
             </Property>
          </Properties>
       </RMEntity>


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Dernière mise à jour : Novembre 2013
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