レコード管理には、レコードの作成、格納、使用、検索、および廃棄の計画、制御、整理などのタスクが必要です。
IBM® Enterprise
Records のコンテキストにおいて、レコードはメタデータです。メタデータは、別の電子ファイル (ドキュメント) や物理オブジェクトに関する情報を参照して格納するファイルです。
資格のあるユーザーがオブジェクト・ストアを管理し、保存と廃棄のためにレコードを適切に準備する必要があります。さらに、オブジェクト・ストア、ファイル・プラン、フォルダー、およびレコードを設計することにより、サイトにおけるドキュメントのフローを整然としたものにします。
- 電子ファイル
- 電子ファイルまたはドキュメントは、単一のファイル、デジタル写真、または 1 つのオブジェクトとして扱うことができる一連の関連ファイルである場合があります。
一連のファイルとは例えば、E メール・メッセージとその添付ファイルです。 電子ファイルは、オブジェクト・ストアなどのリポジトリーに存在します。 ドキュメントをレコードとして宣言すると、IBM Enterprise
Records はそのドキュメント (そのセキュリティーと分類を含む) を管理します。
このセキュリティー設定により、ドキュメントへのアクセス権を変更することができます。このため、ドキュメントのオーサーがドキュメントを変更することができない場合があります。
- 物理オブジェクト
- 物理オブジェクトは、ビデオ・テープ、マイクロフィルム、ハード・ディスク、DNA サンプル、印刷された紙文書、および写真である場合があります。これらは、倉庫や他の安全な保管施設内のボックスやファイル・キャビネットに格納される場合があります。レコードは、物理オブジェクトの場所を追跡します。
レコードとして宣言されたオブジェクトは、ファイル・プラン・オブジェクト・ストア (FPOS) と呼ばれるリポジトリーに格納されます。レコードとして宣言できるドキュメントを格納しているリポジトリーは、レコード・リポジトリーまたはレコード対応オブジェクト・ストア (ROS) と呼ばれます。次の図に、さまざまなソースからのレコードの作成を示します。
図 1. レコードとして宣言されたドキュメント、E メール、ビデオ、およびその他のオブジェクト
データ・モデルとは、特定のレコード管理標準に準拠する、ファイル・プラン・オブジェクト・ストアのためのテンプレートです。データ・モデルは、メタデータおよびセキュリティー機能を格納できます。 Base データ・モデル、DoD データ・モデル、および DoD 分類データ・モデルを使用することができます。
以下のタスクを実行することにより、
IBM Enterprise
Records を使用して、重要な情報をレコードとして保存します。
- レコード格納のための階層構造 (ファイル・プラン) を作成および維持する。
- 電子レコードと物理レコードの両方を管理する。
- レコードが収められているリポジトリーのセキュリティーを確保する。
- レコードの保存および廃棄ルールを作成する。
- これらのルールに基づいてレコードの保存や破棄を強制する。
- レコードへのアクセス権を制御する。
- 検索条件に基づいてレコードを検索する。
- 組織で不要になったレコードを削除する。