يمكنك نشر السجلات باستخدام Application Engine أو Workplace XT أو IBM® Enterprise Records أو Application Integration أو آليا.
ويمكن نشر السجلات بعدة طرق، مثل:
في تركيب Base أو DoD، يمكنك توضيح أحد السجلات في أحد وحدات التخزين، أو حافظات السجل أو أحد تصنيفات السجل. في تركيب PRO، يمكنك توضيح السجل تحت أحد حافظات السجل أو أحد وحدات التخزين. لتوضيح أحد السجلات، يجب التأكد من أن العنصر الذي تقوم بتوضيح هذا السجل تحته مفتوح.
اذا كنت تقوم بنشر أحد السجلات في حافظة السجلات، سيتم تخصيص السجل آليا الى وحدة التخزين الفعالة التي توجد بهذه الحافظة. آخر وحدة تخزين يتم تكوينها هي دائما وحدة التخزين الفعالة حتى تقوم باغلاقها. اذا كنت تريد نشر أحد السجلات في وحدة تخزين مغلقة، أعد فتح وحدة التخزين وحدد وحدة التخزين التي تم اعادة فتحها يدويا.
واذا كنت تقوم بتوضيح وثيقة بنسخ متعددة كأحد السجلات، فسيكون لديك اختيارات متعددة تتعلق بتكوين السجل لسلاسل الوثيقة.
لتسريع عملية نشر السجلات، يقوم برنامج المعالجة نشر كأحد السجلات وقوالب ادخال نشر كأحد السجلات بدعم المناظرة الآلية لقيم الخاصية من الوثيقة الى السجل. عند نشر أحد السجلات كسجل، سيتم مقارنة الأسماء الرمزية لخاصية فئة الوثيقة مع الأسماء الرمزية لخاصية فئة السجل. اذا كانت الأسماء متطابقة، فسيتم تخصيص القيمة من خاصية الوثيقة آليا كقيمة خاصية السجل المطابقة. على سبيل المثال، اذا كانت فئة الوثيقة بالخاصية اللون، وكانت فئة السجل بالخاصية اللون، يتم مناظرة القيمة من خاصية الوثيقة الى خاصية السجل آليا. وبالمثل، اذا كنت تقوم بتوضيح رسالة بريد الكتروني من Outlook باستخدام فئة سجل البريد الالكتروني المفترضة، فسيتم مناظرة قيم الموضوع والى آليا.
تتم مناظرة الخاصية سواء كان قالب الادخال يقوم بعرض الخطوة تحديد خصائص السجل. عندما تقوم بتوضيح أكثر من نسخة واحدة من الوثيقة، فان مناظرة الخاصية تكون على أساس أحدث نسخة من الوثيقة المحددة لتصرف التوضيح. النسخ المختلفة من الوثيقة يمكن أن يكون لها فئات وخصائص مختلفة. ودائما ما يتم مناظرة الخصائص على أساس خصائص أحدث نسخة من الوثيقة.
القواعد التالية توضح كيف تتم مناظرة الخصائص التي تعتبر عامة للوثيقة وفئات السجل: