IBM Enterprise Records, Versão 5.1.2    

Adicionar uma pasta de registos

Pode adicionar uma pasta de registo apenas no nível mais inferior de uma categoria de registo. Se uma categoria de registo incluir uma subcategoria, não poderá adicionar uma pasta de registos à categoria. Pode também adicionar uma pasta de registo apenas a uma categoria de registo activa. Não pode criar uma subpasta numa pasta de registos. Uma pasta de registos pode apenas conter volumes ou registos. O IBM® Enterprise Records é fornecido com quatro tipos de pastas de registos: pastas electrónicas, pastas físicas, caixa física e pasta híbrida. O sítio pode criar pastas personalizadas adicionais.

Sobre esta tarefa

Na instalação PRO do IBM Enterprise Records, apenas um gestor de registos ou um administrador de registos pode adicionar uma pasta de registos. Nas instalações DoD e Base, além do gestor de registos ou administrador de registos, os utilizadores com privilégios podem adicionar pastas de registos. Se não tem as permissões de segurança necessárias para criar uma pasta de registos, pode iniciar o fluxo de trabalho Create Record Folder a partir do Workplace. Quando inicia este fluxo de trabalho, é enviado para aprovação um pedido de criação de pasta de registos, para o gestor de registos. Para obter mais informações, consulte o tópico sobre como criar uma pasta de registos utilizando um fluxo de trabalho. Por predefinição, a nova pasta de registos herda todas as propriedades da respectiva entidade ascendente excepto Nome, Identificador e Data de abertura. Pode alterar estes valores herdados.
Atenção: Em qualquer nível do plano de ficheiros, não crie mais de 100 categorias de registo e pastas de registo. Para obter mais informações sobre planos de ficheiros, consulte o tópico Planos de ficheiros.

Procedimento

Para adicionar uma pasta de registos:

  1. Inicie sessão como Gestor de Registos ou Administrador de Registos. Aceda no plano de ficheiros à categoria de registo sob a qual pretende criar uma pasta de registos.
  2. Faça clique em Adicionar pasta de registos e execute os passos seguintes.
    1. Para definir a classe, faça clique no tipo de pasta de registos que pretende criar e, em seguida, faça clique em Seguinte para avançar para o passo Definir propriedades.
      • As Pastas de registos electrónicos podem armazenar registos electrónicos e físicos
      • As Pastas de registos físicos podem armazenar registos físicos
      • A opção Caixa destina-se a registos físicos e pode ser configurada para modelar um armazém.
      • As Pastas de registos híbridos podem armazenar registos electrónicos e físicos
      Para obter mais informações sobre tipos de pastas, consulte o tópico "Categorias, pastas e volumes".
    2. Para definir as propriedades, introduza ou modifique os valores da propriedade apresentados. Algumas propriedades podem ser editadas directamente nesta página, mas para editar outras é necessário fazer clique no nome da propriedade para editar os valores. Um asterisco vermelho indica que tem de especificar um valor para essa propriedade. Para obter mais informações sobre as propriedades apresentadas, consulte o tópico "Referência de propriedades". Se introduzir um Padrão do registo que automaticamente atribui nomes aos registos adicionados à pasta, introduza o padrão directamente neste campo. Para obter informações sobre a construção do padrão, consulte o tópico "Adicionar um padrão de atribuição de nomes".
    3. Faça clique em Seguinte para definir a agenda de eliminação para a pasta de registos ou seleccione outro passo no painel. Faça clique em Cancelar para sair do assistente Adicionar pasta de registos.
    4. Para definir a eliminação existem três possibilidades. Uma agenda de eliminação poderá já ter sido pré-seleccionada. A caixa Herdar está seleccionada. Uma agenda de eliminação pode estar indicada e a caixa Herdar não estar assinalada. Para a utilizar, faça clique em Herdar. Podem não existir quaisquer informações sobre a eliminação. Em todos os casos, faça clique em Procurar agenda para seleccionar ou alterar uma agenda. Faça clique em Limpar agenda para deixar a eliminação em branco temporariamente. Pode consultar as páginas de informação de qualquer agenda atribuída fazendo clique no ícone Obter informações.
    5. Ao procurar uma agenda, faça clique em Seleccionar sob o nome da agenda de eliminação que pretende atribuir a esta pasta.
    6. Se necessário, especifique a Autoridade da eliminação designada para a eliminação da pasta de registos quando se aproximar a data de eliminação. Por predefinição, a autoridade de eliminação especificada para a agenda de eliminação seleccionada será atribuída automaticamente como a autoridade de eliminação para a pasta de registos. Se não estiver definida uma autoridade de eliminação para a agenda seleccionada, será aplicável a autoridade de eliminação definida para a pasta. Se especificar a autoridade de eliminação agora e definir a agenda da eliminação mais tarde, a autoridade definida para a agenda substitui a autoridade de eliminação.
      Atenção: Se a definição de visualização nas Preferências de sítio ou Preferências do utilizador para Mostrar o passo de registos vitais ao criar contentores estiver definida como Não, o programa oculta o passo Definir registo vital. Avance para o subpasso l.
    7. Se a definição do utilizador ou das preferências do sítio estiver configurada para apresentar o passo Definir registo vital, faça clique em Seguinte para definir o Registo vital para a pasta de registos. Em alternativa, seleccione outro passo no painel. Para obter mais informações, consulte as ligações Preferências do utilizador e Preferências de sítio no fim deste tópico.
    8. Para especificar que os registos nesta pasta são vitais, seleccione True no menu Indicador para registo vital. Se os registos criados na pasta de registos necessitarem de revisões e actualizações constantes, pode marcar a pasta de registos como Vital neste passo. Todos os registos criados nessa pasta são automaticamente classificados como vitais.
    9. Se pretender, introduza uma descrição dos registos vitais a serem adicionados a esta pasta de registos.
    10. No menu Acção após a revisão do registo vital, seleccione a acção que é iniciada com o ciclo de revisão ou actualização periódica dos registos vitais. O menu apresenta acções de revisão vital anteriormente criadas. Para obter mais informações, consulte o tópico sobre adicionar uma acção.
    11. No menu Revisão do registo vital e ciclo de actualização, seleccione o evento que irá activar a revisão ou actualização periódica dos registos vitais na pasta. O menu apresenta eventos periódicos anteriormente criados. Para obter mais informações, consulte o tópico sobre como adicionar um evento periódico.
    12. Faça clique em Seguinte para definir a segurança e concluir a pasta.
    13. Para definir a segurança, consulte as definições de segurança existentes. Para obter mais informações sobre cada área de acesso, consulte o tópico sobre como especificar uma definição de segurança. As definições de segurança determinam os grupos e os utilizadores que podem aceder à pasta de registos e controlam as permissões concedidas a cada grupo ou utilizador. As definições de segurança especificadas aqui podem ser substituídas pela segurança do FileNet P8 definida na entidade. Para obter mais informações, consulte o tópico sobre segurança.
    14. Para alterar os direitos de acesso para um utilizador ou grupo específico, apresentado na página, faça clique no nome do utilizador ou grupo na coluna Título. É apresentada a página Definições de Segurança, onde pode especificar as permissões de segurança de diferentes utilizadores e grupos.
    15. Para adicionar novos utilizadores ou grupos à lista, faça clique em Adicionar novo. Para remover um grupo ou utilizador existente da lista, seleccione a opção Remover correspondente a esse utilizador ou grupo. Para obter mais informações sobre utilizadores e grupos, consulte o tópico sobre como adicionar utilizadores e grupos a um objecto.
    16. Para guardar as alterações às definições de segurança e concluir a criação da pasta de registos, faça clique em Terminar.
    17. Faça clique em OK para confirmar a mensagem de criação com êxito de uma pasta de registos e sair do assistente.


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Última actualização: Novembro de 2013
create_a_record_folder.htm

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