Ako prechádzate pamäťou objektov plánov súborov v aplikácii IBM® Enterprise
Records,
kliknite na tlačidlo Declare Physical Record a spustí sa sprievodca Record Declaration
Wizard.
Informácie o úlohe
Tento sprievodca má tri kroky:
- Catalog Record
- Set Properties
- Set Classification Properties
Procedúra
Deklarovanie záznamu katalógov:
- Kliknite na Select Class. Sprievodca otvorí
stránku Record Class Selection.
- Štandardne je k dispozícii len trieda Marker Record. Ak vaša lokalita pridala iné triedy, vyberte príslušnú triedu a kliknite na tlačidlo
Accept.
- Zadajte plán súborov pre umiestnenie.
- V aplikácii IBM Enterprise
Records
kliknite na tlačidlo Add New. Ak chcete odstrániť
umiestnenie plánu súborov, kliknite na tlačidlo Remove pod jeho popisom. V aplikácii Application Engine kliknite na tlačidlo Select
Fileplan Location.
- Prejdite na príslušnú úroveň v umiestnení a označte začiarkavacie políčko.
Ak ste vytvorili zástupcov, môžete vybrať položku Shortcuts
a vybrať ich zo zoznamu. Označte začiarkavacie políčko umiestnenie, ktoré chcete použiť
a kliknite na tlačidlo Add to Selection.
Umiestnenie môžete vyhľadať aj kliknutím na tlačidlo Search.
Vyberte buď možnosť Title alebo File
Plan Identifier. Predvolený operátor je "like", čo umožňuje vyhľadať
časť názvu. Zadajte textový reťazec a kliknite na tlačidlo Search.
- Keď vyberiete umiestnenie, kliknite na tlačidlo Add to
Selection.
- Pri často používaných umiestneniach kliknite na tlačidlo Add to Shortcuts. V budúcich deklaráciách môžete vybrať umiestnenia zo zobrazenia
Shortcuts, namiesto toho, aby ste prešli na zobrazenie
Browse.
- Kliknite na Accept.
- Kliknite na Next a pokračujte do kroku Set Properties.
Výsledky
Vyplnenie položky Set Properties:
- Zadajte vyžadované informácie v poliach vlastností. Požadované polia sa môžu
líšiť v závislosti od triedy, ktorú zvolíte. Požadované polia v predvolenej triede
Marker Record:
- Media Type: Zadajte typ média, napríklad CD, videokazeta
papierová fotografia.
- Format: Zadajte formát, napríklad CDR, VHS, papier.
- Author/Originator: Zadajte meno osoby, ktorá vytvorila
alebo vlastní fyzický záznam.
- Subject: Zadajte stručný popis fyzického záznamu.
- Publication Date: Zadajte dátum, kedy bol fyzický záznam
vytvorený.
- Home Location: Zadajte trvalé umiestnenie fyzického záznamu,
keď záznam nie je označený. Kliknite na Select pod vyžadovaným umiestnením. Sprievodca zatvorí stránku a vráti sa na krok Set Properties.
- Ak deklarujete záznam, ako Receipt alebo iný záznam, kliknite na tlačidlo
ReceiptOf. Potom prejdite na a vyberte klasifikovaný
záznam, ktorý je zdrojom potvrdenia o doručené. Potvrdenia o doručení sledujú
klasifikované záznamy, ale potvrdenie o doručení nie je klasifikované. Pozrite
tému o potvrdeniach o doručení.
- Kliknite na Next.
Vyplnenie položky Set Classification Properties:
- Ak chcete vybrať SCG alebo zdrojový dokument, kliknite na tlačidlo
Derived From. Tento krok je voliteľný.
- Ak chcete vybrať SCG, sekciu SCG alebo tému SCG, kliknite na tlačidlo Add
New v oblasti SCG a vyberte požadovaný element SCG. Výberom elementu SCG
sa vlastnosť Derived From záznamu vyplní údajmi SCG. K týmto údajom patrí názov SCG, dátum vydania SCG a autor SCG.
- Ak chcete vybrať zdrojový dokument, kliknite na tlačidlo Add New
v oblasti zdrojových dokumentov a do textového políčka zadajte popis zdrojového dokumentu. Zdrojový dokument neobsahuje ďalšie informácie, takže v kroku Set Classification
Properties vyplňte požadované polia.
- Ak chcete odstrániť sprievodcu klasifikáciu bezpečnosti alebo zdrojový dokument,
kliknite na príslušné políčko v stĺpci Remove a kliknite na tlačidlo Remove.
- Keď dokončíte pridávanie alebo odstraňovanie požadovaných elementov sprievodcu
klasifikáciou a zdrojových dokumentov, kliknite na tlačidlo Accept.
Dôležité: Keď kliknete na tlačidlo Accept na stránke
Derived From, aplikácia IBM Enterprise
Records skopíruje údaje zo všetkých polí zobrazených v súhrne, vrátane prázdnych, do zodpovedajúcich
polí v kroku Set Classification Properties. Ak ste do týchto
polí zadali iné údaje a prezeráte len informácie o stránke Derived From,
kliknite na tlačidlo Cancel a vaše manuálne zadané údaje sa zachovajú.
- Zadajte hodnotu pre položku Initial Classification - z ponuky
vyberte položky Top Secret, Secret,
alebo Confidential.
Dôležité: Položka Current Classification sa nastaví na predvolenú rovnakú hodnotu ako položka Initial Classification, ake máte oprávnenie na zobrazovanie položiek na úrovni úvodnej klasifikácie. V opačnom prípade musíte zadať hodnotu na úrovni vášho bezpečnostného oprávnenia.
- Kliknite na Reasons for Classification. IBM Enterprise
Records otvorí stránku Select
Values, kde môžete pridávať a odstraňovať dôvody klasifikácie.
- Ak chcete pridať dôvod klasifikácie, kliknite na tlačidlo Add New Value a vyberte buď možnosť Active pre nové záznamy alebo možnosť Deprecated pre staré záznamy.
- Vyberte príčinu v zozname volieb a kliknite na Accept.
- Pokračujte v pridávaní toľkých príčin, koľko je potrebné.
- Ak chcete odstrániť príčinu, zvýraznite príčinu a kliknite na ikonu Remove Selected Items:

- Keď dokončíte svoje výbery, kliknite na Accept.
- V poli Classifying Agency zadajte názov agentúry,
ktorá momentálne spravuje fyzický záznam, napríklad Ministerstvo obrany.
- Vyplňte prípadné zostávajúce voliteľné polia.
- Ak chcete zmeniť položku Declassify On Date, kliknite
na ikonu kalendára a vyberte dátum. Hodnota Declassify On
Date je založená na jednej z nasledujúcich hodnôt:
- Hodnota Default Declassification Timeframe zadaná v konfigurácii systému. Bližšie informácie nájdete v téme o konfigurácii systému.
- Element SCG, ak ste vybrali element SCG v poli Derived From.
- Kliknite na tlačidlo Declassify On Events alebo Downgrade
On Events. IBM Enterprise
Records otvorí
stránku Select Values, kde môžete pridávať a odstraňovať príslušné hodnoty.
- Vyberte hodnotu zo zoznamu volieb a kliknite na tlačidlo Accept.
- Podľa potreby pridávajte ďalšie hodnoty.
- Ak chcete odstrániť hodnotu, zvýraznite ju a kliknite na ikonu Remove
Selected Items:

- Keď dokončíte svoje výbery, kliknite na Accept.
- Pri zadaní alebo zmene niektorých informácií sa môže zmeniť požiadavka na informácie
v ostatných poliach. Napríklad, ak upravíte pole Declassify
On Date, musíte zadať výnimku. Ak zadáte hodnotu pre pole Downgrade On Events, musíte zadať pokyny na pokles na nižšiu úroveň.
- Po zadaní požadovaných informácií kliknite na Finish.