O IBM® Enterprise Records inclui fluxos de trabalho que ajudam a automatizar a revisão e eliminação de categorias de registo, pastas de registos, volumes e registos. Um fluxo de trabalho inclui as tarefas, etapas, pessoal, informações de entrada e saída e ferramentas para cada passo um processo empresarial.
Pode modificar os fluxos de trabalho existentes e criar novos fluxos de trabalho. A maioria dos fluxos de trabalho do IBM Enterprise Records é executada automaticamente. Esta automatização ocorre em resultado do processo de varrimento de eliminação ou da execução de uma acção associada ao fluxo de trabalho. Os fluxos de trabalho Gestão de Registos Físicos e Criar Pasta de Registos têm de ser executados manualmente.
Quando criar uma fase de eliminação numa agenda de eliminação, tem de associar uma acção de eliminação e um fluxo de trabalho de eliminação a essa fase. No final do período de retenção de entidades, numa determinada fase, as entidades ficam a aguardar a eliminação. Tem de iniciar manualmente a acção de eliminação que executa o fluxo de trabalho de eliminação associado. Para obter mais informações sobre o processo de eliminação, consulte os tópicos sobre agendas de eliminação:
Antes de começar a utilizar estes fluxos de trabalho, tem de executar tarefas de configuração. Estas tarefas são executadas durante a instalação do IBM Enterprise Records. Para obter mais informações, consulte o tópico "Configurar fluxos de trabalho" no Manual de Instalação e Actualização do IBM Enterprise Records.
Para obter informações gerais sobre como executar os fluxos de trabalho de eliminação, consulte o tópico sobre os fluxos de trabalho de eliminação.
O IBM Enterprise Records apresenta uma mensagem de aviso quando o valor especificado para os diversos campos num determinado passo de um fluxo de trabalho estiver incorrecto ou em falta nos campos requeridos. Se não especificar o valor do campo Localização no Passo de transferência física do "Fluxo de trabalho de Transferência interina", é apresentada uma mensagem de aviso através do IBM Enterprise Records.
No Passo de mensagem, faça clique em Concluir para concluir o passo do fluxo de trabalho em que ocorreu a falha e remover o item de trabalho da Caixa de entrada. Pode corrigir o problema e executar de novo o fluxo de trabalho para concluir o passo correctamente. No exemplo anterior, é possível fechar as duas entidades em que ocorreu a falha do passo Corte e executar novamente o fluxo de trabalho.