Czynność Cofanie deklaracji akt powoduje usunięcie metadanych akt i ustawienie właściwości RecordInformation dokumentu na wartość null. Podczas czynności cofania deklaracji akt można również zachować metadane akt. W celu zachowania metadanych kartoteka akt musi być odpowiednio skonfigurowana.
O tym zadaniu
Deklarację akt może cofnąć administrator akt lub menedżer akt. Pomyślna operacja cofnięcia deklaracji akt obejmuje odłączenie poszczególnych powiązanych dokumentów lub wersji dokumentów od akt i czynności usuwania akt. Każde z ustawień zabezpieczeń wraca do ustawienia obowiązującego zanim dokument został zadeklarowany.
Następujące stany akt nie zezwalają na cofanie deklaracji akt:
- Akta są wstrzymane lub znajdują się w kontenerze wstrzymanym.
- Akta są oznaczone jako usunięte.
- Akta aktualnie znajdują się w aktywnym przepływie pracy (na przykład: w przepływie pracy rozporządzenia).
- Akta zawierają treść stowarzyszoną.
- Akta, których deklaracji nie można cofnąć z innych przyczyn (na przykład: z powodu braku zabezpieczeń).
Procedura
Aby cofnąć deklarację akt (pojedynczo):
- Kliknij prawym przyciskiem myszy nazwę akt, a następnie opcję Cofnij deklarację.
- Kliknij przycisk Akceptuj, aby cofnąć deklarację, albo przycisk Wyjście, aby zachować akta.
Wyniki
Aby cofnąć deklarację większej liczby akt:
- Przeglądaj hierarchię kartoteki akt albo wyszukaj kartotekę akt w
celu uzyskania dostępu do akt przeznaczonych do cofnięcia deklaracji.
- Zaznacz pola wyboru obok akt, dla których zamierzasz cofnąć deklarację.
- W menu Czynności dla wielu obiektów wybierz opcję Cofnij deklarację.
- W oknie Cofnij deklarację sprawdź, czy akta, których deklarację zamierzasz cofnąć, są zaznaczone, a następnie kliknij opcję Cofnij deklarację, aby cofnąć deklarację akt, albo kliknij przycisk Wyjście w celu anulowania czynności. W przypadku kliknięcia opcji Cofnij deklarację deklaracja akt zostanie cofnięta bez dalszego ostrzeżenia.
- Po wyświetleniu komunikatu z potwierdzeniem sprawdzenia, że czynność Cofnij deklarację została zakończona, kliknij przycisk OK, aby wrócić do strony Przeglądaj.
Co dalej
- Akta zostaną usunięte.
- Dla dokumentów źródłowych zostaną przywrócone pierwotne zabezpieczenia i wówczas możliwe będzie ponowne zadeklarowanie tych dokumentów.
- Jeśli włączone jest kontrolowanie, wówczas zostanie zarejestrowane zdarzenie RMAudit Undeclare.