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Ajout d'une catégorie d'enregistrement

Vous pouvez ajouter une catégorie d'enregistrement à un plan de fichiers dans la hiérarchie des entités de gestion des enregistrements. Vous pouvez également ajouter une catégorie d'enregistrement à une autre en créant une sous-catégorie. Vous ne pouvez toutefois ajouter une sous-catégorie à une catégorie d'enregistrement que si celle-ci est active. Seul un gestionnaire ou un administrateur d'enregistrements peut ajouter une catégorie d'enregistrement.

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Par défaut, la nouvelle catégorie d'enregistrement hérite de toutes les propriétés, à l'exception du Nom, de l'Identifiant et de la Date d'ouverture, provenant de sa catégorie d'enregistrement parent. Ces valeurs héritées sont modifiables.
Avertissement : Quel que soit le niveau du plan de fichiers, ne créez pas plus de 100 catégories et dossiers d'enregistrement. Pour plus d'informations sur les plans de fichiers, voir la rubrique sur les plans de fichiers.

Procédure

Pour ajouter une catégorie d'enregistrement :

  1. Connectez-vous en tant que gestionnaire ou administrateur d'enregistrements et trouvez le plan de fichiers sous lequel vous souhaitez créer une catégorie d'enregistrement. Si c'est une sous-catégorie que vous souhaitez créer, ouvrez la catégorie d'enregistrement appropriée.
  2. Pour ouvrir l'assistant, cliquez sur Ajouter une catégorie d'enregistrement: icône Ajouter une catégorie d'enregistrement. Passez ensuite aux étapes suivantes.
    1. Dans le champ Définir les propriétés, entrez ou modifiez les valeurs de propriété affichées. Certaines propriétés peuvent être modifiées directement dans cette page, alors que pour modifier la valeur d'autres propriétés, vous devrez cliquer sur leur nom. Un astérisque rouge indique que vous devez spécifier une valeur pour cette propriété. Pour plus d'informations sur les propriétés affichées, voir la rubrique de référence sur les propriétés. Si vous entrez un modèle d'enregistrement qui nomme automatiquement les enregistrements ajoutés à la catégorie, saisissez directement le modèle dans cette zone. Pour plus d'informations sur la construction des modèles, voir la rubrique Ajouter un modèle de nommage.
    2. Cliquez sur Suivant pour établir un plan d'élimination pour la catégorie d'enregistrement ou sélectionnez une autre étape à partir du panneau.
    3. Cliquez sur Annuler pour sortir de l'assistant Ajouter une catégorie d'enregistrement.
    4. Pour le champ Définir l'élimination, il existe trois possibilités. Il se peut qu'un planning d'élimination soit déjà présélectionné. La case Hériter est cochée. Un planning d'élimination peut déjà être listé sans que la case Hériter soit cochée. Pour l'utiliser, cliquez sur Hériter. Il se peut qu'aucune information concernant l'élimination ne soit disponible. Dans tous les cas, cliquez sur Parcourir le planning afin de sélectionner un planning ou de le modifier. Cliquez sur Effacer le planning pour laisser l'option d'élimination vierge pour le moment. Vous pouvez vérifier les pages d'information d'un planning assigné en cliquant sur son icône Obtenir des informations.
    5. Lorsque vous recherchez un planning, cliquez sur Sélectionner sous le nom du planning d'élimination que vous souhaitez affecter à cette catégorie.
    6. Spécifiez si nécessaire l'Autorité d'élimination choisie pour éliminer la catégorie d'enregistrement lorsqu'elle devra l'être. Par défaut, l'autorité d'élimination spécifiée pour le planning d'élimination sélectionné est automatiquement affectée en tant que telle pour la catégorie d'enregistrement. Si aucune autorité d'élimination n'est définie pour le planning sélectionné, l'autorité d'élimination que vous avez définie pour la catégorie est applicable. Si vous indiquez l'autorité d'élimination dès à présent et que vous définissez le planning d'élimination plus tard, l'autorité d'élimination définie pour le planning se substitue à l'autorité d'élimination de la catégorie d'enregistrement.
      Avertissement : Si, dans vos Préférences de site ou Préférences utilisateur, le paramètre d'affichage permettant d'Afficher l'étape des enregistrements vitaux pendant la création des conteneurs est défini sur Non, le programme masque l'étape Définir l'enregistrement vital. Passer à la sous-étape 1.
    7. Si le paramètre des préférences de site ou préférences utilisateur est défini de façon à afficher l'étape Définir l'enregistrement vital, cliquez sur Suivant pour définir l'enregistrement vital. Sinon, sélectionnez une autre étape depuis le panneau. Pour plus d'informations, voir les liens Préférence utilisateur et Préférence de site à la fin de cette rubrique.
    8. Pour spécifier que les enregistrements de cette catégorie sont des enregistrements référents, sélectionnez Vrai dans le menu Indicateur Enregistrement référent. Pour définir l'enregistrement vital lorsque les enregistrements créés dans la catégorie d'enregistrement nécessitent des révisions et des mises à jour permanentes, précisez qu'il s'agit d'une catégorie d'enregistrement vital. Tous les enregistrements créés dans cette catégorie sont donc automatiquement classés comme étant Référents.
    9. Si vous le souhaitez, saisissez une description des enregistrements vitaux à ajouter dans cette catégorie d'enregistrement.
    10. Depuis le menu Action de révision de l'enregistrement vital, sélectionnez l'action qui débute par la révision périodique ou le cycle de mise à jour des enregistrements vitaux. Le menu répertorie les actions de révision des éléments référents précédemment créées. Pour plus d'informations, voir la rubrique sur l'ajout d'une action.
    11. Depuis le menu Révision et cycle de mise à jour des enregistrements vitaux, sélectionnez l'événement qui déclenche la révision ou la mise à jour périodique des enregistrements vitaux dans la catégorie. Le menu répertorie les événements récurrents précédemment créés. Pour plus d'informations, voir la rubrique Ajouter un événement récurrent.
    12. Cliquez sur Suivant pour établir les paramètres de sécurité et terminer les étapes de cette catégorie d'enregistrement.
    13. Pour définir les paramètres de sécurité, passez en revue les paramètres existants. Pour plus d'informations sur chaque zone d'accès, voir Indiquer les paramètres de sécurité. Les paramètres de sécurité déterminent les groupes et les utilisateurs qui peuvent accéder à la catégorie d'enregistrement et contrôlent les autorisations octroyées à chaque groupe ou utilisateur. Les paramètres de sécurité que vous spécifiez ici peuvent être remplacés par les paramètres de sécurité FileNet P8 définis sur l'entité. Pour plus d'informations, voir la rubrique sur la sécurité.
    14. Pour modifier les droits d'accès d'un utilisateur ou groupe spécifique répertorié sur la page, cliquez sur le nom de l'utilisateur ou du groupe dans la colonne Titre. La page Paramètres de sécurité s'affiche. Elle permet d'indiquer les autorisations de sécurité des divers utilisateurs et groupes.
    15. Pour ajouter de nouveaux utilisateurs ou groupes à la liste, cliquez sur Ajouter nouveau. Pour retirer un utilisateur ou un groupe existant de la liste, sélectionnez l'option Supprimer pour cet utilisateur ou groupe. Pour plus d'informations sur les utilisateurs et les groupes, voir la rubrique Ajouter des utilisateurs et des groupes à un objet.
    16. Pour enregistrer les modifications apportées aux paramètres de sécurité et compléter la création du plan de fichiers, cliquez sur Terminer.
    17. Cliquez sur OK pour accuser réception du message confirmant l'ajout d'une catégorie d'enregistrement, puis quittez l'assistant.


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Dernière mise à jour : Novembre 2013
create_a_record_category.htm

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