É possível configurar a autodeclaração de registros para assegurar que
quando um usuário executar uma operação em um documento em um Records Object Store
(ROS), um registro seja declarado. IBM® Enterprise
Records cria um registro correspondente
em um armazenamento de objetos de plano de arquivos especificado.
Sobre Esta Tarefa
Por exemplo, é possível escolher ter cada documento que é arquivado na
pasta Confidencial declarado como um registro. É possível escolher ter cada
documento que pertence a uma classe de documento específica declarado como um
registro quando um usuário efetuar check-in em um documento.
Importante: Você deve usar o evento Registro de Entrada
ao invés do evento Criar quando quiser que um registro seja declarado no momento
da criação.
RMAutoDeclaration deve ser configurada para usar eventos
assíncronos, e NÃO síncronos.
Para configurar a declaração automática
de registros, você executa as seguintes etapas:
- Execute o script de importação no ROS do
IBM Administration
Console for Content Platform Engine para criar a ação de evento. Siga o procedimento no tópico da ajuda sobre como trabalhar com manipuladores de
eventos. O script de importação cria a ação de evento na pasta Ação de Evento e o módulo de
código na pasta Módulo de Código.
- Especifique o local e outras informações para um novo registro declarado
concluindo o procedimento do arquivo de configuração Editando a Autodeclaração
posteriormente neste tópico.
- Crie uma assinatura que usa a ação de evento de declaração automática concluindo
tal procedimento posteriormente neste tópico.
- Teste a configuração concluindo o procedimento RMAutoDeclare posteriormente neste
tópico.
Editando o arquivo de configuração de Declaração Automática
Procedimento
Para editar o arquivo de configuração RMAutoDeclaration
(RMAutoDeclare.properties):
- No IBM Administration
Console for Content Platform Engine,
crie (designe) uma propriedade de Sequência (por exemplo: AutoDeclareFolderSymName)
na classe ou subclasse do documento de origem para especificar o caminho de pasta
ou GUID arquivado no registro. Configure a propriedade para ter um comprimento de
256 caracteres.
- (Opcional) No IBM Administration
Console for Content Platform Engine,
crie (designe) outra propriedade de Sequência (por exemplo, AutoDeclareRecordClassSymName)
na classe ou subclasse do documento de origem para especificar o nome
da classe de registro. Se você não especificar um nome de classe de
registro, a classe de registro será definida por padrão como
ElectronicRecordInfo.
As primeiras duas etapas criam propriedades para o evento
RMAutoDeclare.
- Use Application Engine, Workplace XT ou IBM Administration
Console for Content Platform Engine para efetuar o
registro de saída do arquivo RMAutoDeclare.properties.
- Edite RMAutoDeclare.properties com as informações apropriadas:
rmevent.declare.RecordClassPropertySymname=AutoDeclareRecordClassSymName
rmevent.declare.RecordFiledInFolderPropertySymname=AutoDeclareFolderSymName
(Se a propriedade não existir, o manipulador de eventos registra um erro.)
rmevent.declare.FPOSObjectStoreName=TargetObjectStoreName
- Use Application Engine,
Workplace XT ou
IBM Administration
Console for Content Platform Engine para efetuar check-in na nova
versão do RMAutoDeclare.properties com o conteúdo especificado
anteriormente.
Resultados
Crie uma assinatura que use a ação de evento RMAutoDeclaration
É
possível criar uma ou mais assinaturas que são executadas sempre que ocorre o evento
"inscrito em" (Check-in ou Arquivo Incluído).
Essa função aciona a ação de evento
associada à assinatura.
Para
o evento de Registro de Entrada relacionado ao documento, você cria a
assinatura em uma classe ou subclasse de Documento. Para o evento relacionado
à pasta (Arquivo Incluído), você pode criar a assinatura em uma classe ou
subclasse de pasta ou em uma instância de objeto de pasta específica. É possível
criar quantas assinaturas forem necessárias. Por exemplo, você pode criar assinaturas
em diversas subclasses de documento diferentes.
Para incluir assinaturas:
- Em IBM Administration
Console for Content Platform Engine, expanda o armazenamento
de objeto ROS que contém os documentos a serem declarados automaticamente como
registros.
- Para criar uma assinatura para uma classe ou subclasse de documento, clique com o
botão direito do mouse em Classe do Documento (ou em uma
subclasse do documento) e selecione Incluir Assinatura. Para criar
uma assinatura para uma classe ou subclasse de Pastas, clique com o botão direito em
Pasta (ou em uma subclasse de pasta), e selecione Incluir
Assinatura. Para criar uma
assinatura para uma pasta específica, expanda a pasta Raiz. Acesse a pasta para a
qual deseja configurar a assinatura.
Clique com o botão direito do mouse na pasta e
selecione Incluir Assinatura.
- No assistente Criar uma Assinatura, clique em Avançar.
- Especifique um nome e uma descrição exclusivos e significativos para a
assinatura e clique em Avançar.
- Para uma assinatura de classe (mas não uma instância), certifique-se de que o
botão de opções Aplicar em Todas as Instâncias da Classe <class name> esteja selecionado e clique em Avançar.
- Na tela Especificar Acionadores, selecione os acionadores que ativam a
assinatura (Check-in para a assinatura de um documento;
Arquivo para a assinatura de uma pasta). Clique em Avançar.
- Na tela no menu, selecione a ação de evento RMAutoDeclare
criada anteriormente e clique em Avançar.
- Certifique-se de que a caixa de seleção Síncrono não
esteja selecionada. Deixe as caixas de seleção restantes selecionadas ou não selecionadas,
conforme apropriado, e clique em Avançar.
- Clique em Concluir.
RMAutoDeclare
Para
testar a configuração de RMAutoDeclare, conclua o procedimento a seguir:
- Crie um documento no ROS da classe que foi configurada com
declaração automática.
- Especifique o nome da classe de registro em uma propriedade de Cadeia do
documento de origem.
Esse nome é a propriedade (AutoDeclareRecordClassSymName)
inserida anteriormente no arquivo RMAutoDeclare.properties. Consulte a Etapa 2 no procedimento do arquivo de configuração Editando a
Autodeclaração anteriormente neste tópico. Ao criar um documento, o usuário
insere o nome da classe de registro nesta propriedade. Se você não especificar o
nome simbólico, o nome de classe padrão será ElectronicRecordInfo.
- Especifique o caminho da pasta arquivada no registro em outra propriedade de
Sequência.
Esse nome é a outra propriedade (AutoDeclareFolderSymName) conforme
usado atualmente no arquivo RMAutoDeclare.properties. Consulte
a Etapa 1 no procedimento do arquivo de configuração Editando a Autodeclaração
anteriormente neste tópico. Ao criar um documento, o usuário insere o caminho ou GUID
da pasta arquivada no registro nesta propriedade. Se o valor for inválido,
o manipulador de eventos registra um erro. O caminho da pasta de registro começa com
/<Nome do Plano de Arquivos>/... (por exemplo, /Plano de
Arquivos/Category1/Folder1). O usuário também pode inserir o GUID da pasta.
Após o usuário criar
o documento, o evento RMAutoDeclare o declara na pasta especificada no FPOS, usando
a classe de registro especificada.