IBM Enterprise Records, 버전 5.1.2    

레코드 관리

IBM® Enterprise Records는 제품의 IBM FileNet® P8 스위트의 추가 기능 컴포넌트입니다. IBM Enterprise Records를 사용하면 전자 정보와 실제 정보 모두에 대해 정확하고 안전하며 신뢰할 수 있는 레코드를 작성하고 유지보수할 수 있습니다. IBM Enterprise Records를 사용하여 스토리지 매체 또는 형식에 관계없이 모든 유형의 레코드를 관리할 수 있습니다. 레코드의 내용 및 레코드 관리 시스템을 사용하는 이유를 이해하면 IBM Enterprise Records를 이해할 수 있습니다.

레코드 및 메타데이터

IBM Enterprise Records의 컨텍스트에서 레코드는 메타데이터입니다. 메타데이터는 다른 전자 파일(문서) 또는 실제 오브젝트에 대한 정보를 참조하고 포함하는 파일입니다. 사용자는 회사 또는 정부 통제 하에 문서 또는 실제 오브젝트를 배치할 레코드를 작성합니다. 이 통제에 대한 세부사항은 문서 또는 오브젝트가 저장, 액세스되어 처리되는 방식을 지정합니다. 메타데이터는 매체 유형, 형식, 작성자, 제목, 검토자, 위치, 게시 날짜와 같은 레코드 특성의 형태입니다. 레코드 유형에 대한 정부 표준 및 지침의 요건에 따라 이 통제 하에 레코드를 둡니다. 다음 그림은 서로 다른 소스에서 레코드를 작성하는 경우를 보여줍니다. 각 레코드는 시스템에서 관리하는 정보를 가리킵니다.

다음 그림은
다른 저장소에 레코드를 저장할 수 있는 방법을 보여줍니다.
한 저장소는 웹 컨텐츠, MS Office 문서 및 오디오 파일을 포함할 수 있습니다. 다른 저장소는
이메일을 포함할 수 있습니다. 세 번째 저장소는 비디오 테이프, 마이크로필름 및 CD를
포함할 수 있습니다. 네 번째 저장소는 계약, 특허 및 허용을 포함할 수 있습니다. 각 레코드는 시스템에서 관리하는 정보를 가리킵니다.

레코드 관리

레코드 관리는 관리 활동(예: 레코드 작성, 스토리지, 사용, 검색, 처리를 위한 계획, 제어 및 구성)입니다. 레코드 관리에는 작성, 활성 사용, 비활성 스토리지 및 처리의 라이프사이클 전체에서 레코드를 유지보수하기 위해 완료하는 모든 활동이 포함됩니다.

레코드 관리 필요성

구성 정보가 정확하고 완벽하며 쉽게 액세스할 수 있으려면, 신뢰할 수 있는 레코드 관리 시스템을 설정해야 합니다. 그렇지 않으면, 수동으로 정보 찾기 또는 누락되거나 잘못 보관된 레코드 검색과 같은 비생산적인 활동에 많은 시간을 허비할 수 있습니다.

레코드 관리 시스템이 없으면 레코드 보관 법률 및 규정을 찾고 이해하고 준수하기 어려울 수 있습니다. 이 결함은 많은 벌금, 처벌, 기타 법적 결과를 초래할 수 있습니다. 또한 레코드를 적절하게 유지하고 관리하지 않으면 소송, 기밀성, 중요하고 필수적인 정보의 안전성과 연관된 위험에 노출될 수도 있습니다.

위에서 언급한 위험을 줄이기 위해 IBM Enterprise Records를 사용합니다. IBM Enterprise Records를 사용하여 검색 기술을 사용해야 하는 경우에 사용할 수 있는 중요한 정보는 레코드로 보존할 수 있으며, 필요하지 않은 레코드 또는 비활성 레코드는 삭제되거나 아카이브됩니다.

레코드 관리에서 IBM Enterprise Records의 역할

스토리지 매체에 관계없이 엔터프라이즈 전체에서 레코드를 관리할 수 있습니다. IBM Enterprise Records는 다음 조치를 완료하기 위해 사용합니다. IBM Enterprise Records를 사용하여 다음 태스크를 완료할 수 있습니다.

IBM Enterprise Records 특징 및 이점

다음 표에 IBM Enterprise Records의 기능과 해당 기능을 통해 얻을 수 있는 이점이 나열되어 있습니다.
기능 장점
레코드의 중앙 집중식 저장소
  • 엔터프라이즈 전체에서 정보의 광범위한 사용 및 가용성
  • 관련 정보의 적시 가용성으로 인한 효과적인 의사결정
계층 구조에 전자 및 실제 문서의 레코드를 저장하기 위한 가상 위치 및 컨테이너
  • 하드카피 문서 콜렉션 및 전자 파일에 대한 제어
  • 실시간 사무실 환경의 시뮬레이션
  • 가상 위치 및 컨테이너가 실질적인 실제 스토리지 구조 모델링
  • 레코드 관리 및 검색에 필요한 사무실 공간, 장비 및 작업자 경비 축소를 통한 비용 관리
사용하기 쉬운 검색 기능
  • 복잡한 쿼리 구문을 사용하지 않고 필요한 정보로 적시에 쉽게 액세스합니다.
레코드에 대한 보유 및 처리 규칙 사용자 정의 제어 항목:
  • 레코드를 보유하는 기간
  • 보유 스케줄 만료 시 레코드 처리
  • 레코드가 처리되기 전 검토
레코드에 대한 감사 절차, 보유 기간 자동 추적, 레코드의 처리 프로세스 시작
  • 레코드가 실수로 처리, 변경, 조작, 손상 및 손실되지 않습니다.
  • 레코드는 감사 절차의 일부로 또는 처리 스케줄에 따라 처리됩니다.
  • 더 이상 필요 없는 레코드는 스토리지 요건 완화를 위해 처리됩니다.
레코드 가져오기 및 내보내기
  • 조직에서 자주 필요로 하지는 않는 레코드를 일부 다른 위치로 내보낼 수 있습니다. 이러한 문서는 정부 규정을 준수하기 위해 보유해야 하는 레코드입니다.
  • 레코드를 다른 레코드 저장소에서 가져올 수 있습니다.
레코드에 대한 적절한 보안 제어
  • 권한이 없는 사용자는 레코드에 액세스할 수 없습니다.
  • 사용자는 실수로 레코드를 삭제할 수 없습니다. 레코드는 레코드 관리자가 삭제하거나 처리 프로시저의 결과로 삭제할 수 있습니다.
  • 사용자는 적절한 액세스 권한이 있는 해당 레코드 관련 작업만 완료할 수 있습니다.
IBM FileNet P8 Workplace, Workplace XT, IBM Content Navigator, Microsoft Office 및 Microsoft Outlook과 통합 다음 위치에서 레코드의 수동 또는 자동 선언:
  • Workplace 또는 Workplace XT
  • IBM Content Navigator
  • Microsoft Outlook, Word, Excel 및 PowerPoint
  • 입력 템플리트

IBM Enterprise Records에서 사용자 역할

IBM Enterprise Records는 역할 기반 사용자 보안 모델을 제공하며 레코드 관리자, 권한 부여된 사용자 및 레코드 사용자의 역할이 포함됩니다. 각 역할은 해당 역할의 사용자가 완료할 수 있는 태스크를 판별합니다. 자세한 정보는 보안 주제를 참조하십시오.

IBM Enterprise Records 설치 유형

IBM Enterprise Records 애플리케이션을 설치하기 전에, 레코드 관리 요구를 충족하는 설치 유형(데이터 모델)을 선택해야 합니다. 다음과 같은 데이터 모델을 사용할 수 있습니다.

IBM Enterprise Records 엔티티의 유형

IBM Enterprise Records에서 레코드는 여러 레코드 관리 엔티티가 들어 있는 계층 구조에 저장됩니다. 다음 그림은 이러한 엔티티의 계층 구조와 각 엔티티에 대한 간단한 설명을 보여줍니다.

다음 그래픽은 파일 계획 오브젝트 저장소가 최상위 레벨에 있는 레코드의 계층 구조를 보여줍니다.

다음 항목은 레코드 관리 엔티티 계층 구조의 예입니다.

파일 계획

General management (category)
     Correspondence files (folder)
     Program briefings (folder)
          2006 Management training conference (volume)
          2007 Management training conference (volume)
Information management (category)
     Correspondence files (folder)
     Operator's number sheets (folder)


피드백

마지막 업데이트 날짜: 2013년 11월
Introduction.htm

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