IBM Enterprise Records 5.1.2 版    

IBM Enterprise Records 配置概觀

您必須完成數個作業來設定 IBM® Enterprise Records 環境

如果要設定 IBM Enterprise Records 環境,請完成下列配置作業。

建立 ROS 文件類別

您必須為宣告為記錄的文件建立「文件」類別。

配置預設檔案計劃

IBM Enterprise Records 應用程式中只能顯示一個檔案計劃階層。

配置處置清理

IBM Enterprise Records 安裝與配置程序中,管理者會配置「處置清理」程序。但是,為了確保將其正確設定,請審查處置清理配置。比方說,如果您的網站不使用記錄類型,請確認針對記錄類型執行已設為 False

如需相關資訊,請參閱「配置處置清理」主題。

配置記錄類型

記錄類型提供了一種在記錄和處置排程間建立關聯的方法,而這種方法和與記錄或記錄資料夾之母項記錄種類建立關聯的方法不同。 如果您的 IBM Enterprise Records 解決方案使用記錄類型,請務必將針對記錄類型執行設為 True,以配置「處置清理」來執行記錄類型處理程序。

配置保留 meta 資料選項

當具有適當存取權的使用者刪除 IBM Enterprise Records 實體時,會將它從物件儲存庫中永久移除。但是,您可以配置該選項為刪除的記錄種類、記錄資料夾、磁區和記錄在檔案計劃層級保留 meta 資料。 如果管理者啟用保留 meta 資料選項,先前提及的實體會保留在物件儲存庫中並標示為已刪除,但在 IBM Enterprise Records 應用程式中已無法再看到它們。 您可以定期將這些刪除的實體和其所有的 meta 資料匯出至 XML 檔案以作為歷程記錄。 然後從物件儲存庫永久地刪除實體。 如需如何配置此選項的相關資訊,請參閱「保留 meta 資料」主題。

配置記錄的自動宣告

您可以將 IBM Enterprise Records 配置成在使用者完成特定作業(如建立文件)時,自動將文件宣告為記錄。配置自動宣告:

配置內容同步

無論何時在文件或記錄上發生內容更新,您都可以配置內容同步,以自動將從文件到其相關聯記錄的內容值同步。如需相關資訊,請參閱「內容同步化」主題。

設定工作流程批次大小

依預設,IBM Enterprise Records 最多會將 10 個工作項目儲存在一個工作流程批次中,以便進行處置前的審查或核准。您可以透過配置設定來變更儲存的數目上限。 如需相關資訊,請參閱「工作流程批次大小」主題。

配置要求記錄資料夾工作流程

IBM Enterprise Records 包含「建立記錄資料夾」工作流程,供使用者向記錄管理者送出建立記錄資料夾的要求。一般而言,許多使用者都沒有足以建立記錄資料夾的權限。 如果要使該工作流程對使用者可用,您必須配置「要求記錄資料夾」網站喜好設定。在 IBM Enterprise Records 安裝與配置期間,可能已經設定這個喜好設定。 如需使用此工作流程的相關資訊,請參閱「記錄資料夾工作流程」主題。

如需如何設定網站喜好設定的指示,請參閱「要求記錄資料夾網站喜好設定」主題。

設定「可編輯鏈結」網站喜好設定

IBM Enterprise Records 包含可讓使用者鏈結相關記錄和資料夾的鏈結。如果要在 IBM Enterprise Records 中建立和維護鏈結,您必須利用 Workplace 來設定「可編輯鏈結類別」網站喜好設定。 如需 IBM Enterprise Records 鏈結的相關資訊,請參閱「鏈結」主題。

如需如何設定網站喜好設定的指示,請參閱「鏈結類別網站喜好設定」主題。

配置符合特定事件

IBM Enterprise Records 包括數個 PRO 或 DoD 標準事件,例如設定 meta 資料的事件。您可選擇是否要配置這些事件,因為處理這些事件可能影響效能。

針對「影像服務文件」配置 Content Federation Services

如果您的 IBM Enterprise Records 解決方案包含使用選用的 Content Federation Services for Image Services 功能,請確定已妥善設定好「影像服務」 安全,可用於修改和刪除「影像服務」文件。 您可協同 IBM FileNet® Image Services 系統管理者來確保此配置。此外,請確定妥善設定了 IBM FileNet Image Services 文件類別保留參數,避免宣告為記錄的文件因為 IBM FileNet Image Services 保留設定而被刪除。 如需相關資訊,請參閱「維護和系統管理」主題。

配置受保護的儲存裝置

如果您的 IBM Enterprise Records 解決方案包含使用受保護的儲存裝置,例如 EMC Centera、NetApp SnapLock、Tivoli® Storage Manager 及其他,那麼很重要的一點是,IBM Enterprise Records 保留設定絕對不能與儲存裝置所可能配置的保留設定衝突。因此,請關閉儲存裝置的保留功能,並使用 IBM Enterprise Records 來控制保留功能。


意見

前次更新: 2013 年 11 月
gs_configuring.htm

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