Un patró de nomenclatura proporciona un mode d'anomenar automàticament
categories de registres, carpetes de registres i registres perquè compleixin
els convenis aplicables.
Quan un usuari crea una d'aquestes entitats que té un patró de nomenclatura associat,
el nom es proporciona de forma automàtica al pas Configura les propietats.
El sistema no impedeix a l'usuari canviar aquest nom.
S'assignen números creixents que s'utilitzen tan bon punt apareix el pas
Configura les propietats. Si cancel·leu l'operació abans de crear l'entitat,
aquest número no s'utilitza mai.
Quant a aquesta tasca
Per anomenar registres de forma automàtica, introduïu un patró de nomenclatura al camp Patró
de registre del contenidor pare. El patró de registre és una propietat del contenidor. Tots els registres declarats en aquest contenidor adquireixen el següent nom de la seqüència del patró i augmenten segons el valor que introduïu al camp
Augmenta patró de registre en.
Resultats
Quant a la sintaxi dels patrons de nomenclatura
Utilitzeu els valors AA o
AAAA, MM i DD per a les dates. Cadascun d'aquests valors poden ser un
parell de claudàtors [AA] o es poden combinar si se separen amb punts [AA.MM.DD].
És possible que el procés empresarial exigeixi que els noms de les carpetes comencin per la lletra
A i, tot seguit, dos o quatre dígits que representin l'any, un guionet i, finalment, un número de carpeta. Per exemple, el nom és A07-000005 o A2007-000005.
Els següents patrons creen aquests noms:
A[YY]-[\d\d\d\d\d\d] ,
A[YYYY]-[\d\d\d\d\d\d]
En
aquests patrons, A és el primer caràcter, AA o AAAA representa
l'any i \d és un numeral. El sistema proporciona automàticament valors per defecte dels
patrons especificats entre claudàtors [].
Per tant, YY es reemplaça amb els darrers dos
dígits de l'any actual. \d es reemplaça amb dígits creixents.
El valor d'increment s'especifica en un altre camp en introduir la cadena.
En un altre patró de nomenclatura de registres, és possible que vulgueu crear una regla de nomenclatura per a les carpetes en sèries. Per exemple, KX seguit de dos
o quatre dígits per a l'any, punt, dos dígits per al mes, punt,
dígits per al dia, guionet i un conjunt de numerals. Per exemple, el nom és
KX07.06.22-0004. El patró següent compleix aquesta necessitat: KX[YY.MM.DD]-[\d\d\d\d]
També
podeu utilitzar patrons personalitzats per crear patrons basats en metadades. Per
exemple, és possible que les polítiques de l'organització exigeixin que el conveni de
nomenclatura de carpetes de registres sigui any, espai, assumpte (metadades) de la
categoria continguda, espai i un número de 5 dígits, com ara 2006 LOAN
00005. Per exemple, creeu un patró de nomenclatura amb les especificacions següents: [YYYY] [Parent.Emailsubject] [\d\d\d\d\d]
Important: Quan especifiqueu
Pare, poseu en majúscula només la primera
lletra de la cadena.
El sistema proporciona els valors per defecte per a l'any
i l'assumpte perquè aquests valors s'han especificat entre
[].
Parent.Emailsubject és un
patró personalitzat. Per tant, el sistema proporciona un valor del camp
de metadades,
Emailsubject, que especifiqueu
per al pare de la carpeta de registres. Especifiqueu el nom simbòlic de
la propietat mentre creeu un patró personalitzat. A més a més, si no hi ha cap valor disponible per a la propietat especificada, es
genera un error. Els patrons personalitzats són aplicables al nivell 1 del pla de fitxers. El nivell de pla de fitxers és un altre camp que s'emplena quan
s'afegeix un nivell de patró.
Especifiqueu un nom d'usuari mitjançant el patró
següent: KX[YYYY.MM.DD] [username] [\d\d\d\d\d].
Per exemple, KX2011.10.22
username 00005
No utilitzeu cap caràcter que no sigui vàlid
per als noms. Per exemple, no utilitzeu un caràcter de barra inclinada / quan
incorporeu dates. Els caràcters no vàlids són: \ / : * ? " < > |
Important: Si utilitzeu un patró que no es reconeix, s'afegeix al nom tal com es mostra. Per exemple [xyz] generaria el nom [xyz].
Per afegir un patró de nomenclatura:
- Inicieu sessió com a administrador de registres i seleccioneu la pestanya Configura.
- Feu clic a Patrons de nomenclatura.
- Feu clic a Afegeix patró de nomenclatura.
- A la pàgina Afegeix patró, introduïu el nom i la descripció del patró.
- Seleccioneu Nom o Identificador
al menú Aplica a nom o a ID. En funció del valor que seleccioneu,
el nom o l'identificador de la categoria de registres o de la carpeta de registres es genera automàticament
segons el patró associat.
- Feu clic a Següent.
- Definiu la seguretat per al patró de nomenclatura i feu clic a Finalitza.
- A la pàgina de confirmació, feu clic a Afegeix nivell de patró per afegir nivells
al patró de nomenclatura. Si voleu afegir nivells més endavant, feu clic a
D'acord per tancar la pàgina Afegeix patró.
Un nivell de patró proporciona els detalls del patró que s'han d'aplicar a les categories de registres
i les carpetes de registres. Al pla de fitxers s'especifiquen un o més nivells i el tipus d'entitat
al qual s'aplica cada nivell. Quan es crea una entitat nova d'aquest tipus al nivell especificat,
rep un nom de forma automàtica segons la cadena del patró i el número incremental. Aquest procediment continua
des de la pàgina de confirmació després de fer clic a Afegeix nivell de patró.
Per afegir un nivell de patró:
- Introduïu un número de nivell de pla de fitxers. El nivell de la jerarquia de pla de fitxers
es representa mitjançant un número, on la primera categoria del pla de fitxers és 1.
La seva primera subcategoria és 2. Si aquesta subcategoria té una carpeta de registres, el seu nivell és
3.
- Per a Tipus d'entitat coincident, seleccioneu Categoria de registres o
Carpeta de registres. Per exemple, si especifiqueu 3 com a nivell i Categoria de registres
com a tipus d'entitat, totes les categories de registres que existeixin al tercer nivell del pla de fitxers
segueixen el patró de nomenclatura especificat.
- Especifiqueu la cadena del patró, tal com s'ha descrit anteriorment. La cadena del patró ha de proporcionar
un caràcter numèric.
- Introduïu un valor per a Augmenta patró de registre en.
Si utilitzeu el valor 1, cada categoria o carpeta nova afectada pel patró augmenta
al següent valor més alt. Si s'especifica un increment de 2, s'utilitza
qualsevol altre número. Aquest camp ha de ser superior a zero.
- Feu clic a Afegeix. Aquesta opció fa que el patró aparegui a la part final de la
pantalla i esborra els camps perquè pugueu afegir patrons addicionals per a altres
entitats i nivells.
- Feu clic a Surt quan hàgiu acabat d'afegir
nivells de patró.
Exemple
Si voleu que les subcategories d'una categoria de registres
rebin un nom automàticament, creeu un patró per al nivell 2 i seleccioneu Categoria de
registres com a tipus. Si també voleu que les carpetes de registres d'aquesta subcategoria rebi un nom de forma automàtica,
creeu un patró per al nivell 3 i seleccioneu Carpeta de registres com a tipus. Si aquests dos nivells de patró són
al patró de nomenclatura, les subcategories del nivell 2 i les carpetes de registres del nivell 3 reben
un nom automàticament.
Per afegir o modificar nivells de patró més endavant:
- Aneu al patró de nomenclatura () i feu clic a Obtenir
informació .
- Seleccioneu Gestiona el nivell del patró a la barra lateral.
- Si afegiu un nivell de patró, empleneu els camps com es descriu anteriorment l'addició
d'un nivell de patró. Si modifiqueu un nivell de patró existent, continueu amb el pas següent.
- Seleccioneu el patró. Això copia les dades existents als camps.
- Canvieu els camps segons calgui i feu clic a Edita.
- Per afegir un patró a un altre nivell després d'afegir o canviar un nivell de patró, feu clic a
Afegeix.
- Per modificar un altre patró, feu clic al patró, canvieu els camps i feu
clic a Edita.
- Per suprimir un nivell de patró existent, seleccioneu el patró i feu clic a Suprimeix.
- Quan hàgiu acabat, feu clic a Surt.
Per assignar un patró de nomenclatura a un pla de fitxers (necessari per activar la nomenclatura automàtica):
- Aneu al nivell arrel del pla de fitxers de manera que el camí d'accés només mostri
el nom del plat de fitxers.
- Feu clic a Obtenir informació per al pla de fitxers (just a sota
del camí d'accés). El camp Patró de nomenclatura és a la pàgina
Propietats.
- Al menú Patró de nomenclatura, seleccioneu el nom del patró que vulgueu utilitzar.
- Feu clic a Aplica i , tot seguit, a Surt.