O IBM® Enterprise
Records é um componente de
suplemento do conjunto de programas do
IBM FileNet P8. Utilizando o IBM Enterprise
Records, pode
criar e manter registos precisos, seguros e fiáveis para informações electrónicas e
físicas. Pode utilizar o
IBM Enterprise
Records para gerir registos de qualquer
tipo, independentemente do suporte ou formato. A compreensão do
IBM Enterprise
Records está dependente da compreensão daquilo em que
consiste um registo e do motivo pelo qual é utilizado um sistema de gestão de registos.
Gestão de registos
A gestão de registos refere-se às
actividades de gestão como por exemplo, planeamento, controlo e organização para a
criação, armazenamento, utilização, obtenção e eliminação dos registos. A gestão de registos inclui todas as actividades realizadas para manter os registos ao longo do
respectivo ciclo de vida de criação,
utilização activa, armazenamento inactivo e eliminação.
A necessidade da gestão de registos
Para assegurar que as informações organizacionais são precisas, completas e facilmente acessíveis, é necessário configurar um sistema de gestão de registos
fiável. Caso
contrário, poderá estar a despender bastante tempo em actividades improdutivas, como
por exemplo, localizar informações manualmente ou pesquisar registos em falta ou
incorrectamente arquivados.
Na ausência de um sistema de gestão de registos, pode
tornar-se difícil localizar, interpretar e cumprir a legislação e regulamentos de
manutenção de registos. Esta falha pode resultar em multas avultadas, penalizações e
outras
consequências legais. Poderá deparar-se com riscos associados a
litígio, confidencialidade e segurança de informações cruciais e
vitais, se não mantiver e gerir registos convenientemente.
Utilize o
IBM Enterprise
Records para mitigar estes riscos. Pode utilizar o IBM Enterprise
Records para manter informações importantes como
registos, disponíveis quando necessário, através de técnicas de procura, enquanto os registos inactivos ou de menor relevância são
eliminados ou arquivados.
A função do
IBM Enterprise
Records na gestão de registos
Pode
gerir registos em toda a empresa, independentemente do suporte de
armazenamento. O objectivo do
IBM Enterprise
Records é
assegurar a execução das seguintes acções:
- Os registos estão facilmente acessíveis quando necessário a toda a empresa
- Os registos são eliminados quando já não são necessários ou quando não são requeridos
por directivas legais, administrativas ou regulamentos
Utilizando o
IBM Enterprise
Records, pode
executar as seguintes tarefas:
- Criar e manter uma estrutura hierárquica (plano de ficheiros) para armazenar os
registos.
- Gerir registos electrónicos e físicos.
- Proteger os repositórios que contêm registos.
- Criar regras de retenção e de eliminação para os registos.
- Forçar o arquivo ou destruição de registos com base nestas regras.
- Controlar o acesso aos registos.
- Obter registos baseados em critérios de procura.
- Remover os registos que já não são necessários para a organização.
Funcionalidades e
benefícios do IBM Enterprise
Records
A tabela
seguinte indica as funcionalidades do
IBM Enterprise
Records e os benefícios de cada
funcionalidade.
Funcionalidade |
Benefício |
Repositório centralizado de registos |
- Utilização e disponibilidade generalizada da informação em toda a empresa.
- Tomada de decisões eficaz devido a disponibilização em tempo útil da informação relevante.
|
Localizações virtuais e contentores para armazenar registos para documentos
electrónicos e físicos numa hierarquia |
- Controlo sobre conjuntos de documentos impressos e ficheiros electrónicos.
- Simulação do ambiente de escritório real.
- Localizações virtuais e contentores formam a estrutura de armazenamento físico real.
- Controlo de custos através da redução de despesas em espaço de escritório, equipamento e pessoal necessários para a gestão e obtenção de registos.
|
Funcionalidades de pesquisa de fácil utilização |
- Acesso simples e em tempo útil às informações necessárias sem a utilização de sintaxe
de consulta complexa.
|
Regras de retenção e eliminação para registos |
Controlo definido pelo utilizador relativamente à: - Duração da retenção do registo.
- Forma de tratamento do registo no fim da agenda de retenção.
- Revisão dos registos antes de serem destruídos.
|
Procedimentos de auditoria para registos, registo automático do período de
retenção e início do processo de eliminação para registos |
- Os registos não são acidentalmente eliminados, alterados, manipulados,
danificados ou extraviados.
- Os registos são eliminados de acordo com a agenda de eliminação ou como
parte de um procedimento de auditoria.
- Os registos que deixam de ser necessários são eliminados para reduzir os requisitos de armazenamento.
|
Importar e exportar registos |
- Os registos de que a organização não necessita com regularidade podem ser
exportados para outra localização. Estes documentos são registos que têm de ser
mantidos para cumprir regulamentos governamentais.
- Os registos podem ser importados de outros repositórios de registos.
|
Controlos de segurança adequados aos registos |
- Os utilizadores não autorizados não podem aceder aos registos.
- Os utilizadores não podem acidentalmente eliminar registos. Os registos podem ser eliminados por um administrador de registos ou em resultado de um procedimento de eliminação.
- Os utilizadores podem realizar apenas as operações relacionadas com registos para as
quais dispõem de direitos de acesso apropriados.
|
Integração com o IBM FileNet P8 Workplace, Workplace XT, IBM Content
Navigator, Microsoft Office e
Microsoft Outlook |
Declaração de registos manual ou automática a partir do: - Workplace ou Workplace XT
- IBM Content
Navigator
- Microsoft Outlook, Word, Excel e PowerPoint
- Modelos de entrada
|
Funções de utilizador no
IBM Enterprise
Records
O IBM Enterprise
Records fornece um modelo de segurança de
utilizador baseado em funções e inclui funções para Administrador de registos,
Gestor de registos, Utilizador privilegiado e Utilizador de registos. Cada função determina
as tarefas que um utilizador com essa função pode realizar. Para obter mais informações, consulte o tópico sobre segurança.
Tipos de instalação do
IBM Enterprise
Records
Antes de
instalar a aplicação
IBM Enterprise
Records,
tem de seleccionar o tipo de instalação (modelo de dados) mais adequada às suas
necessidades de gestão de registos. Estão disponíveis os seguintes modelos de dados:
- Base: Fornece as principais funções e propriedades de gestão de registos.
A instalação Base do IBM Enterprise
Records é a
instalação mais comum do IBM Enterprise
Records, dado
que adiciona um número mínimo de propriedades e se adequa à maioria das necessidades. A
nível de funcionalidades, a instalação Base fornece as mesmas capacidades que a instalação DoD.
- DoD Baseline: Cumpre a norma de linha de base do Department of Defense (DoD) 5015.2. Esta norma fornece orientações para a implementação e procedimentos da gestão de
registos no DoD. Adicionalmente, a instalação DoD do
IBM Enterprise
Records define interfaces de sistema e
critérios de pesquisa específicos. A instalação DoD também descreve os requisitos
mínimos de gestão de registos que têm de ser cumpridos, com base nos regulamentos NARA
(National Archives and Records Administration).
- DoD Classified: Cumpre a norma de linha de base do Department of Defense (DoD) 5015.2
e adiciona suporte para o processamento de registos confidenciais
de acordo com os requisitos opcionais relativos a documentos confidenciais na
norma DoD.
Tipos de entidades do
IBM Enterprise
Records
No
IBM Enterprise
Records, os registos são armazenados numa
estrutura hierárquica que contém diferentes entidades de gestão de registos. A imagem
seguinte ilustra a estrutura hierárquica destas entidades seguida por uma breve
explicação de cada entidade:

- Armazenamento de objectos: Um repositório de objectos e um conjunto
de serviços de armazenamento e obtenção incluídos para estes objectos. Um armazenamento de objectos pode ser:
- Armazenamento de objectos de Plano de ficheiros (FPOS, File Plan Object Store):
Contém o plano de ficheiros, ou seja, toda a hierarquia das entidades de gestão de
registos criadas.
- Armazenamento de objectos compatível com registos (ROS): Contém documentos que podem ser declarados como registos num FPOS.
Deverá configurar
armazenamentos de objectos de registos separados para registos (metadados) e documentos
declarados como registos. Assim, o FPOS contém a estrutura do plano de ficheiros enquanto
que o ROS contém documentos, alguns dos quais declarados como registos. Normalmente,
vários dos utilizadores têm acesso ao ROS, mas não às entidades que constituem o plano
de ficheiros no FPOS. Pode ter mais de um ROS associado a um FPOS.
- Plano de ficheiros: Define a organização dos registos. Num plano de ficheiros,
os registos são armazenados numa hierarquia estruturada, concebida para manter o contexto dos registos. Por exemplo, pode criar planos de ficheiros que reflectem as funções de negócio da organização. Em seguida, pode catalogar registos nestes esquemas com base nestas funções empresariais.
Também
pode associar um padrão de atribuição de nomes a um plano de ficheiros. Todas as entidades criadas sob o
plano de ficheiros seguem o padrão de atribuição de nomes do registo.
- Categoria de registo: Categoriza um conjunto de registos relacionados a um plano de ficheiros. As categorias de registo são criadas para catalogar registos com base em categorias
funcionais. Uma categoria de registo pode conter subcategorias ou pastas de registos, mas não pode conter
ambas. Adicionalmente, pode associar regras de
retenção e eliminação a cada categoria. Estas regras são aplicáveis a todas as pastas de
registos e registos criados na categoria.
- Pasta de registo: Funciona como contentor para os registos relacionados. É utilizada
para gerar registos de acordo com os períodos de retenção especificados e eventos de
eliminação. Pode criar pastas de registos electrónicas, físicas e híbridas numa categoria
para gerir registos electrónicos e físicos.
- Pasta electrónica: Utilizada para armazenar registos electrónicos. Uma pasta electrónica também pode conter marcadores. Um marcador é uma entrada electrónica para um registo físico que não pode ser armazenado
num ficheiro físico. Entre os exemplos deste tipo de registos incluem-se plantas de
grandes dimensões, cassetes de vídeo ou uma base de dados.
- Pasta física: Armazena os registos dos itens físicos, como por exemplo, registo em papel. Uma pasta física é uma entrada virtual de uma pasta em papel.
Com base na estrutura de armazenamento físico, pode estruturar a hierarquia das pastas
físicas no IBM Enterprise
Records.
- Caixa: Uma caixa fornece um mecanismo para modelar entidades físicas que contêm
outras entidades físicas. Por exemplo, pode criar um "Armazém" que contém
"Prateleiras" que contêm "Caixas" que contêm "Pastas físicas". Uma caixa pode conter outra caixa, uma pasta física ou um registo.
- Pasta híbrida: Um conjunto de registos electrónicos e físicos
relacionados.
- Volume: É utilizado como uma sub-divisão lógica de uma pasta de registos em unidades mais pequenas e de gestão mais fácil. Um volume não tem existência independente da pasta. Uma pasta de registos irá sempre conter pelo menos um volume, que é criado
automaticamente pelo sistema quando uma pasta de registos é criada. Posteriormente, pode criar qualquer número de volumes numa pasta de registos.
- Registo: Um registo fornece os metadados sobre um documento ou objecto físico,
colocado sob o controlo da aplicação IBM Enterprise
Records. Um registo pode herdar
algum do comportamento da pasta de registos em que é criado. Por exemplo, pode herdar a
agenda de eliminação da pasta de registos ascendente. Pode categorizar os registos com
os seguintes tipos:
- Registo electrónico: Remete para um documento electrónico.
- Marcador: Remete para um objecto físico ou documento em papel.
- Registo vital: Um registo essencial que é necessário para cumprir as
responsabilidades operacionais durante uma emergência ao nível de toda a empresa.
Os registo vitais são revistos e actualizados periodicamente.
- Registo permanente: Um registo identificado como tendo valor histórico suficiente,
ou outro, para ser mantido de forma permanente pela organização. Esta preservação
decorre para além do tempo normalmente requerido para
efeitos administrativos, legais ou fiscais.
- Tipos de registo: Pode associar um tipo de registo a registos com características comuns. Por exemplo, pode definir um tipo de registo para especificar uma agenda de eliminação
comum para registos e para auxiliar na pesquisa e obtenção de registos. Pode utilizar tipos de registos quando um grupo
de registos existentes numa pasta de registos tem uma agenda de eliminação
diferente daquela que está actualmente associada à pasta de registos.
A entrada que se segue é um exemplo da hierarquia de entidades de gestão de registos.
Plano de ficheiros
Gestão geral (categoria)
Ficheiros de correspondência (pasta)
Apresentações de programas (pasta)
Conferência de formação de gestão 2006 (volume)
Conferência de formação de gestão 2007 (volume)
Gestão de informação (categoria)
Ficheiros de correspondência (pasta)
Folhas de número de operador (pasta)