Asiakirjaksi vahvistus voi tapahtua Application Engine-, Workplace XT- tai, IBM® Enterprise Records -ohjelman tai sovelluksen integroinnin avulla tai automaattisesti.
Asiakirjaksi vahvistus voit tapahtua monilla tavoilla:
Vahvista Base- tai DoD-asennuksessa taltiossa, asiakirjakansiossa tai asiakirjaluokassa oleva asiakirja. Vahvista PRO-asennuksessa asiakirjakansiossa tai asiakirjaluokassa oleva asiakirja. Asiakirjaksi vahvistus edellyttää, että yksikkö, jossa asiakirjaksi vahvistus tapahtuu, on avoinna.
Jos asiakirjaksi vahvistus tapahtuu asiakirjakansiossa, asiakirja määritetään automaattisesti kansiossa olevaan aktiiviseen taltioon. Viimeksi luotu taltio on aina aktiivisena, kunnes se suljetaan. Jos haluat vahvistaa asiakirjaksi suljetussa taltiossa olevan asiakirjan, avaa taltio uudelleen ja valitse uudelleen avattu taltio manuaalisesti.
Jos olet vahvistamassa asiakirjaksi useita versiota sisältävää dokumenttia, asiakirjan voi luoda useilla tavoilla dokumenttisarjasta.
Asiakirjojen vahvistusprosessin nopeuttamiseksi ohjattu asiakirjaksi vahvistustoiminto ja Vahvista asiakirjaksi -syöttömallit tukevat ominaisuuden arvojen automaattista vastaavuusmääritystä dokumentista asiakirjaan. Kun dokumentti on vahvistettu asiakirjaksi, dokumentin luokan ominaisuuksien symbolisia nimiä verrataan asiakirjan luokan ominaisuuksien symbolisiin nimiin. Jos nimet vastaavat, dokumentin ominaisuuden arvo määritetään automaattisesti vastaavan asiakirjan ominaisuuden arvoksi. Jos esimerkiksi dokumenttiluokassa on Väri-ominaisuus ja myös asiakirjaluokassa on Väri-ominaisuus, dokumentin ominaisuuden arvo määritetään automaattisesti vastaamaan asiakirjan ominaisuuden arvoa. Samoin, jos olet vahvistamassa Outlookin sähköpostiviestiä asiakirjaksi käyttämällä oletussähköpostiasiakirjaluokkaa, kenttien, kuten Aihe ja Vastaanottaja, arvot määritetään automaattisesti vastaaviksi.
Ominaisuuden vastaavuusmääritys tapahtuu siitä riippumatta, näkyykö syöttömallissa Määritä asiakirjan ominaisuudet -vaihe. Kun vahvistat dokumentin useita versioita asiakirjaksi, ominaisuuden vastaavuusmääritys perustuu asiakirjaksi vahvistustoimintoon valitun dokumentin uusimpaan versioon. Dokumentin eri versioilla voi olla erilaisia luokkia ja ominaisuuksia. Ominaisuuksien vastaavuusmääritys tapahtuu aina dokumentin uusimman version ominaisuuksien perusteella.
Seuraavat säännöt kuvaavat, kuinka ominaisuuden vastaavuusmääritys toimii dokumentti- ja asiakirjaluokalle yhteisen ominaisuuden kohdalla: