IBM Enterprise Records, Versão 5.1.2    

Configurar a declaração automática dos registos

Pode configurar a declaração automática de registos para assegurar que, quando um utilizador efectua uma operação num documento de um armazenamento de objectos de registos (ROS), é declarado um registo. O IBM® Enterprise Records cria um registo correspondente no armazenamento de objectos de plano de ficheiros especificado.

Sobre esta tarefa

Por exemplo, pode optar por que todos os documentos arquivados na pasta Confidencial sejam declarados como um registo. Pode optar por que todos os documentos pertencentes a uma classe de documento específica sejam declarados como um registo quando um utilizador dá entrada do documento.
Importante: Tem de utilizar o evento Dar entrada no evento Criar quando pretende que um registo seja declarado na data de criação.
RMAutoDeclaration tem de ser configurado para utilizar eventos assíncronos e NÃO eventos síncronos. Para configurar a declaração automática de registos, pode efectuar as tarefas seguintes:

Editar o ficheiro de configuração de declaração automática

Procedimento

Para editar o ficheiro de configuração RMAutoDeclaration (RMAutoDeclare.properties):

  1. Na IBM Administration Console for Content Platform Engine, crie (designe) uma propriedade String (por exemplo: AutoDeclareFolderSymName) na classe ou subclasse do documento de origem, para especificar o caminho da pasta arquivada no registo ou GUID. Configure a propriedade para ter um comprimento de 256 caracteres.
  2. (Opcional) Na IBM Administration Console for Content Platform Engine, crie (designe) outra propriedade String (por exemplo, AutoDeclareRecordClassSymName) na classe ou subclasse do documento de origem para especificar o nome de classe do registo. Se não especificar um nome de classe de registo, a classe do registo assume a predefinição de ElectronicRecordInfo.

    Os dois primeiros passos criam propriedades para o evento RMAutoDeclare.

  3. Utilize o Application Engine, o Workplace XT, ou a IBM Administration Console for Content Platform Engine para dar saída do ficheiro RMAutoDeclare.properties.
  4. Edite o ficheiro RMAutoDeclare.properties com as informações adequadas:
    rmevent.declare.RecordClassPropertySymname=AutoDeclareRecordClassSymName
    rmevent.declare.RecordFiledInFolderPropertySymname=AutoDeclareFolderSymName
      (Se a propriedade não existir a rotina de tratamento de eventos adiciona um erro no registo.)
    rmevent.declare.FPOSObjectStoreName=TargetObjectStoreName
  5. Utilize o Application Engine, o Workplace XT ou a IBM Administration Console for Content Platform Engine para dar entrada da nova versão do ficheiro RMAutoDeclare.properties com os conteúdos especificados anteriormente.

Resultados

Criar uma subscrição que utiliza a acção de evento RMAutoDeclaration

Pode criar uma ou mais subscrições que são executadas sempre que o evento subscrito (Dar entrada ou Ficheiro adicionado) ocorra. Esta função activa a acção de evento associada à subscrição.

Para o evento de Dar entrada relativo ao documento, pode criar a subscrição numa classe ou subclasse de Documento. Para o evento relativo à pasta (adição de ficheiro), pode criar a subscrição numa classe ou subclasse de pasta ou numa instância de objecto de pasta específica. Pode criar o número de subscrições necessárias. Por exemplo, pode criar subscrições em várias subclasses de documentos diferentes.

Para adicionar subscrições:
  1. Na IBM Administration Console for Content Platform Engine, expanda o armazenamento de objecto ROS que contém os documentos que serão declarados automaticamente como registos.
  2. Para criar uma subscrição para uma classe ou subclasse de documento, faça clique com o botão direito do rato em Classe de documento (ou na subclasse de um documento) e seleccione Adicionar subscrição. Para criar uma subscrição para uma classe ou subclasse de pasta, expanda a pasta Outras classes, faça clique com o botão direito do rato em Pasta (ou numa subclasse de pasta) e seleccione Adicionar subscrição. Para criar uma subscrição para uma pasta específica, expanda a pasta raiz. Aceda à pasta para qual pretende definir uma subscrição. Faça clique com o botão direito do rato na pasta e seleccione Adicionar subscrição.
  3. No assistente Criar uma subscrição, faça clique em Seguinte.
  4. Especifique um nome único e com significado e uma descrição para a subscrição e faça clique em Seguinte.
  5. Para uma subscrição de classe (mas não para uma instância), certifique-se de que selecciona Aplicar a todas as instâncias da classe <nome da classe> e faça clique em Seguinte.
  6. No ecrã para especificar activadores, seleccione os activadores que activam a subscrição (Dar entrada da subscrição de documento; Ficheiro para uma subscrição de pasta). Faça clique em Seguinte.
  7. No ecrã, a partir do menu, seleccione a acção de evento RMAutoDeclare criada previamente e faça clique em Seguinte.
  8. Certifique-se de que a caixa de verificação Síncrono não está seleccionada. Seleccione ou não as caixas de verificação restantes, conforme adequado, e faça clique em Seguinte.
  9. Faça clique em Terminar.

RMAutoDeclare

Para testar a configuração de RMAutoDeclare, execute o seguinte procedimento:

  1. Crie um documento no ROS da classe configurada com declaração automática.
  2. Especifique o nome da classe de registo numa propriedade String do documento de origem.

    Este nome é a propriedade (AutoDeclareRecordClassSymName) introduzida previamente no ficheiro RMAutoDeclare.properties. Consulte o Passo 2 no procedimento para o ficheiro de configuração da declaração automática, indicado anteriormente. Ao criar um documento, o utilizador introduz o nome da classe do registo nesta propriedade. Se não especificar o nome simbólico, o nome de classe predefinido é ElectronicRecordInfo.

  3. Especifique o caminho da pasta do registo arquivado noutra propriedade String.

    Esta nome é a outra propriedade (AutoDeclareFolderSymName), conforme utilizado actualmente no ficheiro RMAutoDeclare.properties. Consulte o Passo 1 no procedimento para o ficheiro de configuração da declaração automática, indicado anteriormente. Ao criar um documento, o utilizador introduz o caminho da pasta arquivado no registo ou GUID nesta propriedade. Se o valor não for válido, a rotina de tratamento de eventos regista um erro. O caminho da pasta de registos começa por /<File Plan Name>/... (por exemplo, /File Plan/Category1/Folder1). O utilizador também pode introduzir o GUID da pasta.

Depois de o utilizador criar o documento, o evento RMAutoDeclare declara o mesmo na pasta especificada do FPOS, utilizando a classe de registo especificada.



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Última actualização: Novembro de 2013
configure_autodeclaration.htm

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