IBM Enterprise Records, Versão 5.1.2    

Iniciar uma agenda de eliminação

As entidades destinadas a eliminação iniciam as fases especificadas na agenda de eliminação. Os registos permanecem numa fase durante o período especificado no período de retenção dessa fase. Depois de o período de retenção terminar, tem de iniciar manualmente a acção de eliminação associada a essa fase.

Sobre esta tarefa

Depois de associar uma agenda de eliminação a uma categoria de registo, pasta de registos ou tipo de registo, o sistema acompanha o evento especificado. O sistema também regista a data que activa a execução da agenda. Quando este evento ocorre ou na data especificada, a acção de corte dos registos definidos na agenda é activado. Quando a acção de corte é activada e o offset (caso exista) especificado para os registos termine, o sistema executa automaticamente a acção de corte especificada na agenda. Após um período de retenção, o sistema executa o fluxo de trabalho associado à acção de eliminação associada a uma fase. O fluxo de trabalho transmite as entidades para a fase seguinte após a aprovação de um utilizador autorizado. Quando inicia uma eliminação para uma entidade, a eliminação de todas as entidades descendentes é também iniciada automaticamente.

O plano de ficheiros pode ser configurado para eliminar o documento declarado original e os metadados do registo (a predefinição). Pode eliminar apenas o documento declarado original, mantendo os metadados do registo. Consulte o tópico sobre como configurar metadados.

Procedimento

Para iniciar uma agenda de eliminação:

  1. Pesquise ou procure entidades prontas para eliminação. O ícone Pronto para a eliminação é apresentado junto das entidades que estão prontas: Pronto para a eliminação.
  2. Seleccione as caixas de verificação junto aos nomes. Também pode fazer clique com o botão direito do rato numa única entidade e utilizar o menu.
  3. No menu Acções multi-selecção, seleccione Iniciar eliminação: ícone Iniciar eliminação
  4. Faça clique em OK para confirmar a mensagem de início com êxito da agenda de eliminação. Contudo, caso se verifique algum problema ao iniciar a agenda de eliminação, é apresentada uma mensagem de falha. Para verificar o motivo da falha, faça clique no asterisco junto ao nome da entidade.

Resultados

Como localizar entidades prontas para eliminação

Não existe qualquer propriedade específica que indique Pronto para a eliminação, mas pode efectuar essa procura utilizando um conjunto de condições.

Pode configurar um modelo de pesquisa para efectuar esta acção regularmente. Num modelo de pesquisa, deixe a data da execução da fase actual em branco. Certifique-se de que é editável, para que o utilizador possa introduzir a data actual quando utilizar a pesquisa.

Outra opção é criar eventos COM personalizados para enviar mensagens de correio electrónico para que o destinatário tenha conhecimento do que está pronto para eliminação. Com o pressuposto de que o utilizador está familiarizado com a estrutura do plano de ficheiros, o utilizador poderá procurar a entidade.

Por fim, pode também utilizar métodos API para criar código personalizado que inicie a eliminação, se tal for apropriado para os registos da empresa.

Consulte propriedades da eliminação como, por exemplo, nome da eliminação, data de corte da entidade e data da execução da fase actual, entre outras.

Para ver as propriedades de eliminação:
  1. Faça clique em Obter informações para a entidade.
  2. Faça clique em Detalhes no painel.

Agendas de eliminação em conflito (DOD)

Pode existir uma agenda de eliminação para um contentor e uma agenda de eliminação diferente para um tipo de registo que é aplicável a um registo no contentor. O registo não pode ser eliminado ou exportado até à data mais recente.



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Última actualização: Novembro de 2013
execute_a_disposal_schedule.htm

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