Potvrdenia o doručení vo všeobecnosti sledujú užívateľov, ktorí
vlastnia kópiu utajovaného záznamu. Samozrejme môžete vytvoriť aj potvrdenie
o doručení pre neutajované záznamy. Aj keď potvrdenie o doručení stopuje
umiestnenie utajovaného dokumentu, samotné potvrdenie o doručení nie je utajené.
Ak je potvrdenie o doručení papierovým dokumentom, deklarujte ho ako fyzický
záznam. Bližšie informácie nájdete v téme Deklarovanie fyzických záznamov. Potvrdenie o doručení môžete naskenovať a oskenovaný obrázok deklarovať
ako elektronický záznam alebo vytvoriť elektronický textový dokument a
deklarovať ho ako záznam. Ak chcete potvrdenie o doručení deklarovať ako
utajený záznam, pozrite si tému o deklarovaní utajeného záznamu.
Keď potvrdenie o doručení deklarujete ako záznam, potvrdenie o doručení
priraďte záznamu, ktorý chcete stopovať.
Ak chcete potvrdenie o doručení deklarovať ako záznam:
- S deklarovaním potvrdenia o doručení v podobe záznamu začnite tak ako pri akomkoľvek inom
dokumente.
- V kroku Set Properties kliknite na ReceiptOf.
- Počas prehľadávania vyberte utajený záznam, ktorý potvrdením o doručení stopovaný.
- Proces deklarovania záznamu dokončite ako by sa jednalo o akýkoľvek iný
dokument.
Keď potvrdenie o doručení zadeklarujete ako záznam, v zobrazení Properties potvrdenia o doručení
sa v poli ReceiptOf zobrazí názov záznamu, ktorý stopuje.
Hodnotu zmeníte kliknutím na ReceiptOf alebo
priradenie vymažete kliknutím na Clear.
V zobrazení Detail záznamu bude časť Additional Record Details
obsahovať pole Receipt Status, v ktorom sa
bude zobrazovať jeden z nasledujúcich stavov:
- None: Záznam nie je nastavený ako potvrdenie
o doručení žiadneho iného záznamu.
- Attached: Záznamu, ku ktorému je potvrdenie
o doručení pripojené, sa nezmenil stav; potvrdenie o doručení je stále
pripojené k záznamu, ktorý sa práve stopuje.
- Parent Transferred: Priradený záznam
bol presunutý prostredníctvom procesu normálnej likvidácie.
- Parent Destroyed: Priradený záznam
bol odstránený prostredníctvom procesu normálnej likvidácie.
- Parent Declassified: Autorizovaný užívateľ
odtajnil priradený záznam.
- Parent Downgraded: Autorizovaný užívateľ znížil
stupeň utajenia priradeného záznamu.
- Parent Deleted: Priradený záznam bol manuálne
odstránený.
Výraz "Parent" pojednáva o zázname priradenom k potvrdeniu o doručení,
nie k priečinku.
Varovanie: V poli
Receipt Status
sa zobrazí hodnota "None", ak záznam nie je potvrdením o doručení. V zobrazení Properties utajeného záznamu sa zobrazia názvy potvrdení
o doručení, ktoré sú k nemu pripojené (ak vôbec nejaké). V poli Receipt
Status utajeného záznamu sa zobrazí hodnota "None", pretože záznam
s pripojenými potvrdeniami o doručení nemôže byť potvrdením o doručení iného záznamu. Záznam môže mať viaceré potvrdenia o doručení, ale potvrdenie
o doručení môže byť pripojené len k jednému záznamu.
- Potvrdenie o doručení, ktoré je stále pripojené k aktívnemu
utajenému záznamu, nemôžete zlikvidovať.
- Keď sa stupeň utajenia záznamu znížil alebo bol záznam odtajnený,
prepojenie na potvrdenie o doručení bude odstránené. Ak chcete záznam naďalej stopovať, potvrdenie o doručení záznamu so zníženým stupňom utajenia
alebo odtajneného záznamu musíte deklarovať ako nový záznam.