IBM Enterprise Records Version 5.1.2    

Workflows

IBM® Enterprise Records enthält Workflows zur Automatisierung der Überprüfung und Aussonderung von Schriftstückkategorien, Schriftstückordnern, Datenträgern und Schriftstücken. Ein Workflow enthält Aufgaben, Verfahrensschritte, Personen, Ein- und Ausgabeinformationen sowie Tools für jeden Schritt in einem Geschäftsvorgang.

Sie können bestehende Workflows bearbeiten und neue Workflows erstellen. Die meisten IBM Enterprise Records-Workflows werden automatisch ausgeführt. Diese Automatisierung ist das Resultat des Aussonderungsscanvorgangs oder der Ausführung einer mit dem Workflow verbundenen Aktion. Die Workflows zur Verwaltung physischer Schriftstücke (Physical Record Management, PRM) und zum Erstellen eines Schriftstückordners müssen manuell ausgeführt werden.

Beim Erstellen einer Aussonderungsphase in einem Aussonderungszeitplan müssen eine Aussonderungsaktion und ein Aussonderungsworkflow verbunden werden. Wenn die Aufbewahrungsfrist von Einheiten in einer bestimmten Phase abläuft, beginnt die Aussonderung. Sie müssen die Aussonderungsaktion manuell starten und diese führt dann den damit verbundenen Aussonderungsworkflow aus. Weitere Informationen zum Aussonderungsprozess finden Sie in den Themen über den Aussonderungszeitplan:

Bevor Sie Workflows starten können, müssen Sie einige Konfigurationsaufgaben ausführen. Diese Aufgaben werden während der IBM Enterprise Records-Installation durchgeführt. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt zum Konfigurieren von Workflows im Handbuch IBM Enterprise Records Installation and Upgrade Guide.

Arten von Workflows

Die folgenden Workflows werden in IBM Enterprise Records bereitgestellt.

Workflow-Benachrichtigungen

Das System zeigt Nachrichten mit Informationen zum Status, Fehlern und Prüffehlern an, die während der Durchführung eines Workflows auftreten. Es gibt vier verschiedene Nachrichtentypen:

Transkript

Ein Transkript ist eine XML-Datei, die vom System generiert wird, wenn die Aussonderungsaktion erfolgreich auf Einheiten angewendet wird, deren Aussonderung genehmigt wurde. Diese Datei enthält Informationen über: Das System sendet diese Datei automatisch als eine Anlage an den Schriftgutmanager. Der Schriftgutmanager kann diese Datei anzeigen, sie auf einem lokales Laufwerk speichern oder sie in einem Browser öffnen.

Warnung

IBM Enterprise Records zeigt eine Warnung an, wenn der angegebene Wert für die verschiedenen Felder eines bestimmten Workflowschritts falsch ist oder in erforderlichen Feldern fehlt. Wenn Sie keinen Wert für das Feld Position im physischen Übertragungsschritt des Zwischenübertragungsworkflows angeben, zeigt IBM Enterprise Records die Warnung an.

Informations- und Statusnachrichten

IBM Enterprise Records zeigt Informations- und Statusnachrichten für die Workflows zur Verwaltung physischer Schriftstücke und zum Erstellen eines Schriftstückordners an. Die Nachrichten enthalten den Status oder andere relevante Informationen zu den Einheiten. Wenn beispielsweise der aktuelle Besitzer einer physischen Entität deren Freigabe verzögert, dann zeigt IBM Enterprise Records die Nachricht als Arbeitselement im Posteingang des Benutzers an, der die Entität als Nächstes empfangen soll. Weitere Informationen zu den Informations- und Statusnachrichten finden Sie in "Physische Entitäten" und in "Erstellen eines Schriftstückordners mithilfe eines Workflows".

Fehler und Ausnahmen

Fehler- und Ausnahmenachrichten zeigen die betroffenen Entitäten sowie den Grund für den Fehler im Workflow-Schritt an. Beispiel: Sie haben den Stilllegungsschritt für einen Stapel von zehn Entitäten abgeschlossen und zwei dieser Entitäten werden erneut geöffnet. In diesem Fall gibt die Nachricht an, dass die Stilllegungsaktion für die beiden geöffneten Entitäten nicht beendet ist, und sie zeigt die Ursache des Fehlers an.

Klicken Sie im Nachrichtenschritt auf Abgeschlossen, um den fehlgeschlagenen Workflowschritt abzuschließen und das Arbeitselement aus dem Posteingang zu entfernen. Sie können dann das Problem berichtigen und den Workflow erneut ausführen, um den Schritt ordnungsgemäß abzuschließen. Im obigen Beispiel können Sie die beiden Entitäten, für die der Stilllegungsschritt fehlgeschlagen ist, schließen und den Workflow erneut ausführen.



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Letzte Aktualisierung: November 2013
managing_workflows.htm

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