Je niekoľko úloh, ktoré musíte dokončiť, aby ste mohli nastaviť prostredie IBM® Enterprise
Records
Ak chcete nastaviť prostredie
IBM Enterprise
Records,
dokončite nasledovné úlohy konfigurácie.
- Pre štruktúru plánu súborov konfigurujte jeden sklad objektov plánu súborov a pre
dokumenty deklarované ako záznamy ďalší sklad objektov s povolenými záznamami. Zvyčajne
býva veľa užívateľov s prístupom k skladu ROS, ktorí nemajú prístup k entitám vo vašom
pláne súborov v sklade FPOS. Jednému FPOS môže byť priradených viac ROS.
- Napriek tomu, že niektoré úlohy konfigurácie sa vykonávajú počas inštalačnej a konfiguračnej procedúry IBM Enterprise
Records,
konfiguračné nastavenia môžete aktualizovať po vytvorení svojich plánov súborov
a konfigurácii svojho riešenia IBM Enterprise
Records pre prostredie produkcie.
- Podrobnosti o inštalačných a konfiguračných procedúrach IBM Enterprise
Records
nájdete v IBM Enterprise Records Installation and Upgrade Guide.
- Informácie o konfigurácii úloh spojených s vytvorením plánu súborov
(napríklad konfigurácia prípony názvu zväzku) nájdete v téme o vytvorení
plánu súborov.
Vytvorenie tried dokumentov ROS
Musíte vytvoriť
triedy dokumentov pre dokumenty, ktoré sú deklarované ako záznamy.
- Triedy dokumentov ROS majú vlastnosť Can Declare, ktorú IBM Enterprise
Records používa na stanovenie toho, či môže byť dokument deklarovaný ako
záznam. Počas inštalácie a konfigurácie IBM Enterprise
Records je vlastnosť
pre základnú triedu dokumentu alebo pre jednu alebo viacero podtried
dokumentov nastavená na true. Toto nastavenie indikuje, že inštancie
týchto tried môžu byť deklarované ako záznam. Ak chcete pripraviť svoje
prostredie IBM Enterprise
Records na produkciu,
skontrolujte, či je hodnota tejto vlastnosti nastavená na true pre všetky
príslušné triedy dokumentov ROS. Alebo že táto podtrieda zdedí toto nastavenie
zo supertriedy. Skontrolujte aj to, či má predvolená bezpečnosť inštancie
pre tieto triedy nastavené oprávnenia vedľajšej a hlavnej verzie. Toto
nastavenie je takže užívatelia, ktorí majú príslušné prístupové práva, môžu
vytvoriť inštancie tried.
Konfigurácia predvoleného plánu súborov
V aplikácii
IBM Enterprise
Records sa zobrazuje len jedna hierarchia plánu súborov.
- Ako súčasť inštalačnej a konfiguračnej procedúry IBM Enterprise
Records
bola preferencia lokality Application Engine
alebo Workplace XT nastavená na zadanie
tohto predvoleného plánu súborov. Avšak v čase, keď bol nainštalovaný a nakonfigurovaný IBM Enterprise
Records, ste
pravdepodobne nemali nakonfigurované plány súborov pre svoju lokalitu.
- Toto nastavenie preferencie lokality môžete upraviť tak, aby ste zadali svoju preferovanú predvolenú
hodnotu. Každý užívateľ IBM Enterprise
Records
môže nastaviť preferenciu užívateľa, ktorá nahradí toto predvolené nastavenie
preferencie lokality.
- Bližšie informácie nájdete v téme o nastavení predvoleného plánu súborov.
Konfigurácia vyčistenia dostupnosti
Administrátor
konfiguruje proces vyčistenia dostupnosti počas inštalačnej a konfiguračnej
procedúry
IBM Enterprise
Records. Ak sa však chcete uistiť, že je správne nakonfigurované, skontrolujte
konfiguráciu vyčistenia dostupnosti. Ak napríklad vaša lokalita nepoužíva
typy záznamov, skontrolujte, či je
Run for Record Types
nastavený na
False.
Bližšie informácie nájdete v téme o konfigurácii vyčistenia dostupnosti.
Konfigurácia typov záznamov
Typy záznamov poskytujú
spôsob ako priradiť záznam k plánu dostupnosti, ktorý je iný ako plán
dostupnosti priradený k rodičovskej kategórii záznamu priečinka záznamu alebo
záznamu. Ak vaše riešenie
IBM Enterprise
Records
používa typy záznamov, vyčistenie dostupnosti konfigurujte na vykonanie spracovania typu
záznamu nastavením
Run for Record Types na
true.
- Bližšie informácie nájdete v téme o konfigurácii vyčistenia dostupnosti.
- Zvážte aj to ako je typ záznamu priradený k záznamu.
Môžete zadať, že všetky záznamy špecifickej triedy záznamov majú byť štandardne priradené
k špecifickému typu záznamu. Bližšie informácie nájdete v téme o konfigurácii predvoleného typu záznamu.
- Metaúdaje typu záznamu vidíte, keď je záznam deklarovaný prostredníctvom
Application Engine alebo Workplace XT, čím užívateľovi umožňuje
vybrať typ záznamu. Bližšie informácie nájdete v téme o konfigurácii
zobrazenia metaúdajov typu záznamu.
- Tieto dva prístupy môžete skombinovať: zadajte predvolenú hodnotu,
ale zároveň užívateľovi povoľte, aby mohol predvolenú hodnotu nahradiť
výberom typu záznamu.
- Užívateľské rozhranie IBM Enterprise
Records
nemá mechanizmus ako deklarovať všetky časti zloženého dokumentu ako
jediný záznam. Ako záznamy však môžete deklarovať jednotlivé dcérske alebo
rodičovské dokumenty. Dokumenty, ktoré sú deklarované ako záznamy, môžete
spraviť súčasťou zloženého dokumentu neskôr. Niektoré nastavenia zloženého
dokumentu, napríklad Prevent delete alebo Delete
child when parent is deleted, môžu ovplyvniť normálnu dostupnosť
záznamu. Ak je ľubovoľná časť zloženého dokumentu deklarovaná ako záznam,
použijú sa predvolené nastavenia. Tieto nastavenia sú voľba Neither
Parent nor Child v ponuke Prevent delete
a výber Do not delete Child when Parent is deleted.
IBM Enterprise
Records nepodporuje ostatné nastavenia. Tieto nastavenia majú za následok zlyhanie alebo nekonzistentné správanie, keď záznamy prechádzajú dostupnosťou.
- Každá aplikácia, ktorá používa súbor DITA (Darwin Information Typing
Architecture) vytvorí komponenty zložených dokumentov. Rozdiely, ktoré
sa týkajú zložených dokumentov spomínaných v predchádzajúcej poznámke,
preto platia aj na súbory DITA.
Konfigurácia voľby uchovania metaúdajov
Keď užívateľ
s dostačujúcimi prístupovými právami odstráni entitu IBM Enterprise
Records, bude permanentne odstránená zo skladu objektov. Túto voľbu však môžete konfigurovať
na zachovanie metaúdajov na úrovni plánu súborov pre odstránené kategórie
záznamov, priečinky záznamov, zväzky a záznamy. Ak administrátor
povolí voľbu uchovania metaúdajov, spomínané entity zostanú v sklade
objektov označené ako odstránené, ale už nie sú viditeľné v aplikácii
IBM Enterprise
Records. Tieto odstránené
entity a všetky ich metaúdaje môžete pravidelne exportovať do súboru
XML kvôli archivácii. Následne pravidelne odstraňujte entity
zo skladu objektov. Informácie o tom ako konfigurovať túto voľbu
nájdete v téme o uchovávaní metaúdajov.
Konfigurácia automatickej deklarácie záznamov
IBM Enterprise
Records môžete konfigurovať,
aby automaticky deklaroval dokument ako záznam vždy, keď užívateľ dokončí
špecifickú operáciu, napríklad vytvorí dokument. Konfigurácia automatickej deklarácie:
- Upravte dodaný konfiguračný súbor, aby ste mohli zadať kde má IBM Enterprise
Records zaradiť deklarované
záznamy
- Vytvorte akciu AutoDeclare event.
- Vytvorte predplatné pre triedy dokumentov na akciu udalosti, ktorá
určuje, ktoré udalosti spúšťajú udalosť. Bližšie informácie nájdete
v téme o automatickej deklarácii.
Konfigurácia synchronizácie vlastností
Synchronizáciu
vlastností môžete konfigurovať na automatickú synchronizáciu hodnôt
vlastností z dokumentu do jeho priradeného záznamu vždy, keď sa
aktualizuje vlastnosť v dokumente alebo zázname. Bližšie informácie nájdete
v téme o synchronizácii vlastností.
Nastavenie veľkosti dávky pracovného toku
IBM Enterprise
Records štandardne uchováva pred dostupnosťou maximálne 10 pracovných
položiek v dávke pracovného toku na kontrolu alebo schválenie.
Prostredníctvom konfiguračného nastavenia môžete zmeniť uložený maximálny počet.
Bližšie informácie nájdete v téme o veľkosti záplaty pracovného toku.
Konfigurácia pracovného toku požiadavky na priečinok záznamov
IBM Enterprise
Records zahŕňa pracovný tok vytvorenia priečinku záznamov, ktorý užívateľom
umožňuje odosielať požiadavku do správcu záznamov na vytvorenie
priečinka záznamov. Veľa užívateľov má zvyčajne nedostatočné privilégiá
na vytvorenie priečinka záznamov. Ak chcete tento pracovný tok sprístupniť
užívateľom, musíte konfigurovať preferenciu lokality Požadovať priečinok záznamov.
Túto preferenciu možno nastaviť počas inštalácie a konfigurácie
IBM Enterprise
Records. Bližšie informácie o používaní
tohto pracovného toku nájdete v téme o pracovnom toku priečinka záznamov.
Pokyny
ako nastaviť preferenciu lokality nájdete v téme o preferenciách lokality Požadovať
priečinok záznamov.
Nastaviť preferenciu lokality Upraviteľné prepojenia
IBM Enterprise
Records zahŕňa prepojenia, ktoré užívateľom umožňujú prepojiť súvisiace
záznamy a priečinky. Ak chcete vytvoriť a udržiavať prepojenia
v
IBM Enterprise
Records, pomocou
Workplace musíte nastaviť preferenciu lokality Upraviteľné triedy prepojení.
Bližšie informácie o prepojeniach
IBM Enterprise
Records
nájdete v téme o prepojeniach.
Pokyny ako nastaviť preferenciu lokality nájdete v téme
o preferenciách lokality triedy prepojenia.
Konfigurácia udalostí špecifických pre súlad s nariadeniami
IBM Enterprise
Records zahŕňa niekoľko udalostí pre súlad s nariadeniami
PRO alebo DoD, napríklad udalosti, ktoré nastavujú metaúdaje. Konfigurácia
týchto udalostí nie je povinná, pretože spracovanie udalostí môže ovplyvniť výkon.
- Pre optimálny výkon konfigurujte len udalosti, ktoré sú relevantné pre vaše operácie
správy záznamov. Bližšie informácie o konfigurácii týchto udalostí nájdete v téme o aktivácii a registrácii pre udalosti.
- Dátové modely DoD aj PRO vyžadujú, aby bol sklad súborov nakonfigurovaný
na použitie metódy úplného odstránenia pri odstraňovaní dokumentov. Obsah
dokumentu je pred odstránením súboru trikrát prepísaný prázdnymi
znakmi. To znamená, že súbor je neopraviteľný. Bližšie informácie nájdete
v téme o rozlišovaní veľkosti písma pri vyhľadávaní.
Konfigurácia riešenia Content Federation Services pre dokumenty
Image Services
Ak vaše riešenie IBM Enterprise
Records
zahŕňa používanie voliteľného produktu Content Federation Services
pre funkciu Image Services, uistite sa, že bezpečnosť Image Services je
správne nastavená pre modifikáciu a vymazanie dokumentu Image Services.
Túto konfiguráciu môžete garantovať koordináciou s administrátorom systému IBM FileNet Image Services. Skontrolujte tiež, či
sú parametre uchovávania triedy dokumentu IBM FileNet Image Services
správne nastavené, aby dokumenty deklarované ako záznamy neboli odstránené,
kvôli nastaveniam uchovávania IBM FileNet Image Services. Bližšie
informácie nájdete v téme o úlohách údržby a správy
systému.
Konfigurácia chránených úložných zariadení
Ak vaša aplikácia
IBM Enterprise
Records zahŕňa používanie chránených
úložných zariadení, napríklad
EMC Centera, NetApp SnapLock,
Tivoli Storage
Manager a iných, je dôležité,
aby nastavenia uchovávania
IBM Enterprise
Records
nekolidovali s nastaveniami uchovávania, ktoré môžu byť nakonfigurované
v úložnom zariadení. Vypnite preto uchovávanie pre úložné zariadenie
a na riadenie uchovávania použite
IBM Enterprise
Records.
- V zariadeniach Tivoli Storage
Manager
je uchovávanie riadené niekoľkými parametrami.
- Keď je systém IBM Enterprise
Records úplne
nakonfigurovaný, aplikácia IBM Enterprise
Records
naďalej plne ovláda uchovávanie a odstraňovanie.