レコード・オブジェクト・ストア (ROS) 内のドキュメントに対してユーザーが操作を実行するときにレコードが必ず宣言されるよう、レコードの自動宣言を構成できます。 IBM® Enterprise
Records は、指定されたファイル・プラン・オブジェクト・ストア内で対応するレコードを作成します。
このタスクについて
例えば、Confidential フォルダーにファイリングされているすべてのドキュメントがレコードとして宣言されるように選択できます。 特定のドキュメント・クラスに属するすべてのドキュメントについて、ユーザーがそのドキュメントをチェックインしたときにレコードとして宣言されるように選択することができます。
重要: 作成時にレコードが宣言されるようにしたい場合は、作成イベントの代わりにチェックイン・イベントを使用する必要があります。
RMAutoDeclaration は、同期イベントではなく、非同期イベントを使用するように構成する必要があります。
レコードの自動宣言を構成するには、以下のタスクを実行します。
- IBM Administration
Console for Content Platform Engine から ROS 上でインポート・スクリプトを実行し、イベント・アクションを作成します。
イベント・ハンドラーの操作に関するヘルプ・トピックの手順に従ってください。
インポート・スクリプトは、イベント・アクション・フォルダー内にイベント・アクションを作成し、コード・モジュール・フォルダー内にコード・モジュールを作成します。
- このトピックの後の方に示す『自動宣言構成ファイルの編集』手順を実行して、新規に宣言されたレコードの場所とその他の情報を指定します。
- このトピックの後の方に示す手順を実行して、自動宣言イベント・アクションを使用するサブスクリプションを作成します。
- このトピックの後の方に示す RMAutoDeclare の手順を実行して、構成をテストします。
自動宣言構成ファイルの編集
手順
RMAutoDeclaration 構成ファイル (RMAutoDeclare.properties) を編集するには、以下のようにします。
- IBM Administration
Console for Content Platform Engine で、ソース・ドキュメント・クラスまたはサブクラス内に String プロパティー (例: AutoDeclareFolderSymName) を作成 (指定) して、レコードがファイリングされるフォルダーのパスまたは GUID を指定します。 長さが 256 文字となるようにプロパティーを構成します。
- (オプション) IBM Administration
Console for Content Platform Engine で、ソース・ドキュメント・クラスまたはサブクラス内にもう 1 つの String プロパティー (例えば AutoDeclareRecordClassSymName) を作成 (指定) して、レコード・クラス名を指定します。 レコード・クラス名を指定しない場合、レコード・クラスは、デフォルトの ElectronicRecordInfo になります。
最初の 2 つのステップで RMAutoDeclare イベントのプロパティーが作成されます。
- Application Engine、Workplace XT または IBM Administration
Console for Content Platform Engine を使用して、RMAutoDeclare.properties ファイルをチェックアウトします。
- 適切な情報を使用して RMAutoDeclare.properties を編集します。
rmevent.declare.RecordClassPropertySymname=AutoDeclareRecordClassSymName
rmevent.declare.RecordFiledInFolderPropertySymname=AutoDeclareFolderSymName
(プロパティーが存在しない場合、イベント・ハンドラーはエラーをログに記録します。)
rmevent.declare.FPOSObjectStoreName=TargetObjectStoreName
- Application Engine、Workplace XT、または IBM Administration
Console for Content Platform Engine を使用して、上記で指定した内容を含む新バージョンの RMAutoDeclare.properties をチェックインします。
タスクの結果
RMAutoDeclaration イベント・アクションを使用するサブスクリプションの作成
サブスクライブされるイベント (チェックインまたはファイルの追加) が発生するたびに実行される 1 つ以上のサブスクリプションを作成できます。 この機能は、サブスクリプションに関連付けられたイベント・アクションをトリガーします。
ドキュメント関連のチェックイン・イベントの場合、ドキュメント・クラスまたはサブクラスでサブスクリプションを作成します。 フォルダー関連イベント (ファイルの追加) の場合、フォルダー・クラスまたはサブクラス、あるいは特定のフォルダー・オブジェクト・インスタンスのいずれかで、サブスクリプションを作成できます。 必要な数だけサブスクリプションを作成できます。 例えば、いくつかの異なるドキュメント・サブクラスでサブスクリプションを作成できます。
サブスクリプションを追加するには、次のようにします。
- IBM Administration
Console for Content Platform Engine から、レコードとして自動的に宣言されるドキュメントが格納される ROS オブジェクト・ストアを展開します。
- ドキュメント・クラスまたはサブクラスのサブスクリプションを作成するには、「ドキュメント・クラス」(またはドキュメント・サブクラス) を右クリックし、「サブスクリプションの追加」を選択します。 フォルダー・クラスまたはサブクラスのサブスクリプションを作成するには、「その他のクラス」フォルダーを展開し、「フォルダー」(またはフォルダー・サブクラス) を右クリックし、「サブスクリプションの追加」を選択します。 特定のフォルダーのサブスクリプションを作成するには、ルート・フォルダーを展開します。 サブスクリプションを設定するフォルダーに移動します。 フォルダーを右クリックして「サブスクリプションの追加」を選択します。
- サブスクリプションの作成ウィザードで、「次へ」をクリックします。
- サブスクリプションの、意味の分かるような固有の名前と説明を入力して、「次へ」をクリックします。
- クラス (インスタンスではない) サブスクリプションの場合、「クラス <クラス名> のすべてのインスタンスに適用 (Apply to all instances of class <class name>)」ラジオ・ボタンが選択されていることを確認し、「次へ」をクリックします。
- 「トリガーの指定 (Specify Triggers)」画面で、サブスクリプションをアクティブ化するトリガーを選択します (ドキュメントのサブスクリプションの場合は「チェックイン」、フォルダーのサブスクリプションの場合は「ファイル」)。 「次へ」をクリックします。
- その画面のメニューから、前に作成された「RMAutoDeclare」イベント・アクションを選択し、「次へ」をクリックします。
- 「同期 (Synchronous)」チェック・ボックスが選択されていないことを確認します。 必要に応じて、残りのチェック・ボックスを選択したままにするか、選択されていない状態のままにして、「次へ」をクリックします。
- 「終了」をクリックします。
RMAutoDeclare
RMAutoDeclare の構成をテストするには、以下の手順を完了します。
- 自動宣言を行うように構成されたクラスの ROS でドキュメントを作成します。
- ソース・ドキュメントの String プロパティーでレコード・クラス名を指定します。
この名前は、前に RMAutoDeclare.properties ファイルに入力されたプロパティー (AutoDeclareRecordClassSymName) です。 このトピックの前の方にある『自動宣言構成ファイルの編集』手順のステップ 2 を参照してください。 ドキュメントの作成時に、ユーザーはこのプロパティーにレコード・クラス名を入力します。 シンボル名を指定しない場合、デフォルトのクラス名は ElectronicRecordInfo です。
- 別の String プロパティーで、レコードがファイリングされるフォルダーのパスを指定します。
この名前は、現在 RMAutoDeclare.properties ファイルで使用されているもう一方のプロパティー (AutoDeclareFolderSymName) です。 このトピックの前の方にある『自動宣言構成ファイルの編集』手順のステップ 1 を参照してください。 ドキュメントの作成時に、ユーザーはこのプロパティーにレコードがファイリングされるフォルダーのパスまたは GUID を入力します。 値が無効である場合、イベント・ハンドラーはエラーをログに記録します。 レコード・フォルダー・パスは /<File Plan Name>/... (例えば、 /File Plan/Category1/Folder1) で始まります ユーザーは、フォルダー GUID も入力できます。
ユーザーがドキュメントを作成した後に、RMAutoDeclare イベントは、指定されたレコード・クラスを使用して、ドキュメントを宣言して FPOS 上の指定されたフォルダーに置きます。