IBM Enterprise Records version 5.1.2    

Configuration de la déclaration automatique des enregistrements

Vous pouvez configurer la déclaration automatique des enregistrements afin de garantir que, lorsqu'un utilisateur effectue une opération sur un document dans une librairie d'enregistrements (ROS), un enregistrement est déclaré. IBM® Enterprise Records crée un enregistrement correspondant dans une librairie de plans de fichiers spécifiée.

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Par exemple, vous pouvez faire en sorte que chaque document classé dans le dossier Confidentiel soit déclaré en tant qu'enregistrement. Vous pouvez faire en sorte que chaque document appartenant à une classe de document spécifique soit déclaré en tant qu'enregistrement lorsqu'un utilisateur restitue le document.
Important : Si vous souhaitez qu'un enregistrement soit déclaré au moment de sa création, vous devez utiliser l'événement Check In (restitution) au lieu de l'événement Create (création).
RMAutoDeclaration doit être configuré pour utiliser des événements asynchrones et NON des événements synchrones. Pour configurer la déclaration automatique des enregistrements, procédez comme suit :

Modification du fichier de configuration de déclaration automatique

Procédure

Pour modifier le fichier de configuration RMAutoDeclaration (RMAutoDeclare.properties):

  1. Dans IBM Administration Console for Content Platform Engine, créez (désignez) une propriété de chaîne (par exemple, AutoDeclareFolderSymName) dans la classe ou sous-classe du document source pour spécifier le chemin du dossier d'enregistrement classé ou son identificateur global unique. Configurez la propriété afin qu'elle ait une longueur de 256 caractères.
  2. (Facultatif) Dans IBM Administration Console for Content Platform Engine, créez (désignez) une autre propriété de chaîne (par exemple, AutoDeclareRecordClassSymName) dans la classe ou la sous-classe du document source pour désigner le nom de la classe d'enregistrement. Si vous n'indiquez pas de nom de classe d'enregistrement, c'est la classe d'enregistrement Info enregistrement électronique qui sera utilisée par défaut.

    Les deux premières étapes créent les propriétés de l'événement RMAutoDeclare.

  3. Pour extraire le fichier RMAutoDeclare.properties, utilisez Application Engine, Workplace XT ou IBM Administration Console for Content Platform Engine.
  4. Modifiez le fichier RMAutoDeclare.properties en ajoutant les informations adéquates :
    rmevent.declare.RecordClassPropertySymname=AutoDeclareRecordClassSymName
    rmevent.declare.RecordFiledInFolderPropertySymname=AutoDeclareFolderSymName
      (Si la propriété n'existe pas, le gestionnaire d'événements consigne une erreur.)
    rmevent.declare.FPOSObjectStoreName=TargetObjectStoreName
  5. Utilisez Application Engine, Workplace XT ou IBM Administration Console for Content Platform Engine pour restituer la nouvelle version de RMAutoDeclare.properties avec le contenu spécifié précédemment.

Résultats

Créer une souscription qui utilise l'action d'événement RMAutoDeclaration

Vous pouvez créer une ou plusieurs souscriptions qui sont exécutées chaque fois que l'événement de souscription (Restituer ou Fichier ajouté) se produit. Cette fonction déclenche l'action d'événement associée à la souscription.

Pour l'événement Check In relatif au document, vous créez la souscription sur une classe ou sous-classe Document. Pour l'événement relatif au dossier (File Added), vous pouvez créer la souscription sur une classe ou sous-classe de dossier ou sur une instance d'objet de dossier spécifique. Vous pouvez créer autant de souscriptions que nécessaire. Par exemple, il est possible de créer des souscriptions sur plusieurs sous-classes de document différentes.

Pour ajouter des abonnements, procédez comme suit :
  1. A partir d'IBM Administration Console for Content Platform Engine, développez la librairie d'enregistrements qui contient les documents devant être déclarés automatiquement en tant qu'enregistrements.
  2. Pour créer une souscription pour une classe ou une sous-classe de document, cliquez avec le bouton droit de la souris sur Classe de document (ou une sous-classe de document) et sélectionnez Ajouter une souscription. Pour créer une souscription pour une classe ou une sous-classe de dossier, développez le dossier Autres classes, cliquez avec le bouton droit de la souris sur Dossier (ou une sous-classe de dossier) et sélectionnez Ajouter une souscription. Pour créer une souscription pour un dossier spécifique, développez le dossier racine. Accédez au dossier pour lequel vous souhaitez créer la souscription. Cliquez avec le bouton droit sur le dossier et sélectionnez Ajouter une souscription.
  3. Dans l'assistant de création d'une souscription, cliquez sur Suivant.
  4. Indiquez un nom unique et significatif, ainsi qu'une description pour la souscription, puis cliquez sur Suivant.
  5. Dans le cas d'une souscription de classe (et non d'instance), veillez à ce que le bouton d'option Appliquer à toutes les instances de la classe <nom_classe> soit sélectionné et cliquez sur Suivant.
  6. A partir de l'écran Spécifier des déclencheurs, sélectionnez les déclencheurs qui activent la souscription (Restituer pour une souscription de document ; Fichier pour une souscription de dossier). Cliquez sur Suivant.
  7. Dans le menu de l'écran qui s'affiche, sélectionnez l'action d'événement RMAutoDeclare créée précédemment et cliquez sur Suivant.
  8. Veillez à ce que la case Synchrone ne soit pas cochée. Laissez les autres cases cochées ou décochées, selon vos besoins, et cliquez sur Suivant.
  9. Cliquez sur Terminer.

RMAutoDeclare

Pour tester la configuration de RMAutoDeclare, procédez comme suit :

  1. Créez un document dans la librairie des enregistrements de la classe configurée pour la déclaration automatique.
  2. Indiquez le nom de la classe d'enregistrement dans un propriété de chaîne du document source.

    Ce nom est la propriété (AutoDeclareRecordClassSymName) précédemment entrée dans le fichier RMAutoDeclare.properties. Voir l'étape 2 de la procédure Modification du fichier de configuration de déclaration automatique plus haut dans cette rubrique. Lors de la création d'un document, l'utilisateur entre le nom de la classe d'enregistrement dans cette propriété. Si vous n'indiquez pas le nom symbolique, le nom de la classe par défaut est Info enregistrement électronique (ElectronicRecordInfo).

  3. Indiquez le chemin du dossier d'enregistrement classé dans une autre chaîne de propriété.

    Ce nom est celui de l'autre propriété (AutoDeclareFolderSymName) actuellement utilisée dans le fichier RMAutoDeclare.properties. Voir l'étape 1 de la procédure Modification du fichier de configuration de déclaration automatique plus haut dans cette rubrique. Lors de la création d'un document, l'utilisateur entre le chemin du dossier d'enregistrement classé ou son identificateur global unique dans cette propriété. Si la valeur est incorrecte, le gestionnaire d'événements consigne une erreur. Le chemin du dossier d'enregistrement commence par /<Nom du plan de fichier>/... (par exemple, /File Plan/Category1/Folder1). L'utilisateur peut aussi entrer l'identificateur global unique du dossier.

Une fois que l'utilisateur a créé le document, l'événement de déclaration automatique RM (RMAutoDeclare) le déclare dans le dossier spécifié sur la librairie de plans de fichiers à l'aide de la classe d'enregistrement spécifiée.



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Dernière mise à jour : Novembre 2013
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