Hay varias tareas que debe completar para configurar un entorno de IBM® Enterprise
Records
Para configurar un entorno de
IBM Enterprise
Records,
realice las siguientes tareas de configuración.
- Configure un almacén de objetos del plan de archivos de la estructura del plan de archivos,
y otro almacén de objetos habilitado por medio de registros para los documentos declarados como registros. En general,
habría demasiados usuarios con acceso al ROS que no tienen acceso a las entidades
en el plan de archivos del FPOS. Puede asociar varios almacenes de objetos de registros con un almacén de objetos del plan de archivos.
- A pesar de que algunas tareas de configuración se realizan durante el IBM Enterprise
Records procedimiento de instalación y configuración, puede actualizar los valores de configuración después de crear
los planes de archivos y cuando esté configurando su solución de IBM Enterprise
Records para un entorno de producción.
- Para obtener más información sobre los procedimientos de instalación y configuración de IBM Enterprise
Records,
consulte el documento IBM Guía de actualización e
instalación de Enterprise Records.
- Para obtener información sobre la configuración de tareas asociadas con la creación de un plan de archivos (como configurar un sufijo del nombre de volumen), consulte el tema sobre la creación de un plan de archivos.
Crear clases de documentos de ROS
Debe crear
clases de documentos para los documentos que se declaran como registros.
- Las clases de documentos de ROS tienen una propiedad Puede declarar, que IBM Enterprise
Records utiliza para determinar si se puede declarar un documento como registro. Durante la instalación y configuración,IBM Enterprise
Records la propiedad
para la clase de documento base o para una o más subclases de documentos se establece en True. Este valor indica que las instancias de esas
clases se pueden declarar como registro. Para preparar su IBM Enterprise
Records entorno para producción,
verifique que el valor de esta propiedad se establezca en True para todas las clases de documentos ROS apropiadas. O que una subclase herede este valor de su superclase. También, verifique que la Seguridad de la instancia predeterminada para estas clases
tenga establecidos los derechos de versión Menor y Mayor. Este valor
es para que los usuarios que tengan los derechos de acceso apropiados puedan
crear instancias de las clases.
Configurar plan de archivos predefinido
Solo se muestra una jerarquía del plan
de archivos en la aplicación
IBM Enterprise
Records.
- Durante el procedimiento de instalación y configuración de IBM Enterprise
Records, se estableció un Application Engine o una
preferencia del sitio de Workplace XT para especificar este plan de archivos predeterminado. Sin embargo, es probable que en ese momentoIBM Enterprise
Records se haya instalado y configurado,
no tenía configurados los planes de archivo de su sitio.
- Puede modificar el valor de preferencias de este sitio para especificar el valor predeterminado preferido. Cada usuario de IBM Enterprise
Records puede establecer una preferencia de usuario que anule este valor predeterminado
de preferencia del sitio.
- Para obtener más información, consulte el tema configurar el plan de archivos predeterminado.
Configurar barrido de disposiciones
Un administrador configura el proceso de barrido de disposiciones durante el procedimiento de instalación y configuración de
IBM Enterprise
Records. Ahora bien, para asegurarse de que la configuración sea correcta, compruebe la configuración del barrido de disposiciones. Por ejemplo, si el sitio no utiliza tipos de registros, verifique que
Ejecución de tipos de registros se establezca
como
False.
Para obtener más información, consulte el tema
configurar el barrido de disposiciones.
Configurar tipos de registros
Los tipos de registros proporcionan
una forma de asociar un registro con un programa de disposición que es diferente al que
está asociado con la categoría de registros principal del registro o carpeta de
registros. Si la solución de
IBM Enterprise
Records emplea tipos de registros, el barrido de disposiciones debe configurarse para que ejecute el procesamiento de tipos de registros estableciendo
Ejecución de tipos de registros en
True.
- Para obtener más información, consulte el tema configurar el barrido de disposiciones.
- También, considere de qué manera está asociado un tipo de registro a un registro.
Puede especificar que todos los registros de una determinada clase se asignen a un tipo de registro particular de forma predeterminada. Para obtener más información, consulte el tema configurar un tipo de registro predeterminado.
- Puede ver los metadatos del tipo de registro cuando un registro se declara
mediante Application Engine o Workplace XT, permitiendo que el usuario seleccione
un tipo de registro. Para obtener más información, consulte el tema configurar mostrando los metadatos del tipo de registro.
- También puede combinar ambos planteamientos: especificar un valor predeterminado, pero con la opción de que el usuario lo pueda anular si selecciona otro tipo de registro.
- La interfaz de usuario de IBM Enterprise
Records no tiene mecanismos
para declarar todas las partes de un documento compuesto como registro único. No obstante, puede declarar documentos principales o secundarios individuales como
registros. También puede hacer que los documentos declarados como registros
sean parte de un documento compuesto más adelante. Ciertas configuraciones
de documento compuesto, como Impedir suprimir o Suprimir
secundario cuando se suprima el primario, pueden afectar a la disposición normal
de un registro. Si alguna parte de un documento compuesto se declara un registro,
se utilizan los valores predeterminados. Estos valores son la opción Ni padres
ni hijos del menú Evitar eliminación
y la selección No eliminar hijo cuando se elimina el padre.
Otros valores no son admitidos por IBM Enterprise
Records y da como resultado una falla
o comportamiento inconsistente cuando los registros pasan por una disposición.
- Cualquier aplicación que utilice un archivo Darwin Information Typing Architecture (DITA)
crea los componentes como documentos compuestos. Por
lo tanto, las diferencias aplicables a los documentos compuestos mencionadas en
la nota anterior también se aplican a los archivos DITA.
Configurar la opción de conservar metadatos
Si un usuario con los derechos de acceso pertinentes elimina una entidad IBM Enterprise
Records, desaparece definitivamente del almacén de objetos. Sin embargo, la opción puede configurarse para que conserve los metadatos en el nivel del plan de archivos de las categorías de registro, carpetas de registros, volúmenes y registros eliminados. Si un administrador habilita
la opción retener metadatos, las entidades mencionadas anteriormente permanecen en el almacén
de objetos, marcadas como eliminadas, pero ya no están visibles en la IBM Enterprise
Records aplicación. Puede
exportar estas entidades eliminadas de forma periódica y todos sus metadatos a un archivo XML
con propósitos históricos. Luego, elimine de forma permanente las
entidades desde el almacén de objetos. Para obtener información sobre cómo configurar esta
opción, consulte el tema retener metadatos.
Configurar autodeclaración de registros
IBM Enterprise
Records se puede configurar para que de forma automática declare como registro un documento siempre que un usuario realice una determinada operación; por ejemplo, crear un documento. Para configurar la autodeclaración:
- Modifique el archivo de configuración proporcionado para especificar la ubicación en que IBM Enterprise
Records debe archivar los registros declarados
- Cree una acción suceso AutoDeclare.
- Cree una suscripción para las clases de documentos ROS a la acción del suceso que especifica qué suceso
desencadenó el suceso. Para obtener más información,
consulte el tema de autodeclaración.
Configurar sincronización de propiedades
Puede
configurar la sincronización de propiedades para sincronizar automáticamente los valores de las propiedades de un documento a su registro asociado cuando ocurre una actualización de propiedades
en el documento o registro. Para obtener más información, consulte el tema
sincronización de propiedades.
Definir el tamaño de lote de flujos de trabajo
De forma predeterminada, IBM Enterprise
Records almacena un máximo de 10
elementos de trabajo en un lote de flujo de trabajo para revisar o aprobar antes de la disposición.
Puede cambiar el número máximo almacenado mediante un valor de configuración.
Para obtener más información, consulte el tema tamaño del parche del flujo de trabajo.
Configurar Solicitar una carpeta de registro
IBM Enterprise
Records incluye
el flujo de trabajo Crear carpeta de registros, el cual permite a los usuarios enviar una solicitud a un gestor de registros para que se cree una carpeta de registros. Con frecuencia muchos usuarios no tienen
suficientes privilegios para crear una carpeta de registros. A fin de que los usuarios dispongan de este flujo de trabajo, debe configurar la preferencia del sitio Solicitar carpeta de registros. Esta preferencia se puede establecer durante la
IBM Enterprise
Records instalación y configuración. Para obtener más información
sobre el uso de este flujo de trabajo, consulte el tema del flujo de trabajo de la carpeta de registros.
Para obtener
las instrucciones sobre cómo establecer la preferencia del sitio, consulte el tema Solicitar las preferencias del sitio de la carpeta de registros.
Definir la preferencia del sitio de enlaces editables
IBM Enterprise
Records incluye enlaces para que los usuarios puedan unir carpetas y registros relacionados. Para crear y mantener enlaces en
IBM Enterprise
Records, debe definir la preferencia de sitio Clases de enlaces editables mediante Workplace.
Para obtener más información sobre los enlaces
IBM Enterprise
Records,
consulte el tema enlaces.
Para ver las instrucciones sobre cómo establecer las preferencias del sitio,
consulte el tema preferencias del sitio de la clase de enlace.
Configurar sucesos de cumplimiento
IBM Enterprise
Records presenta varios sucesos
de cumplimiento con PRO y DoD, por ejemplo sucesos que definen metadatos. Configurar
estos sucesos es opcional ya que procesar los sucesos puede afectar el rendimiento.
- Para un rendimiento óptimo, configure solamente los sucesos que son relevantes a sus operaciones
de gestión de registros. Para obtener más información sobre configurar estos sucesos, consulte el tema habilitar y suscribirse a sucesos.
- Tanto el modelo de datos PRO y el DoD requieren que el Almacén de archivos
se configure para usar el método de depuración para eliminar documentos. El contenido del
documento se sobrescribe con espacios en blanco tres veces antes de eliminar el
archivo. Por lo tanto, el archivo no se puede recuperar. Para obtener más información, consulte el tema
buscar distinción entre mayúsculas y minúsculas.
Configure Content Federation Services para los documentos de
Image Services
Si su IBM Enterprise
Records solución incluye utilizar
el Content Federation Services opcional para la función
Image Services, asegúrese de que la seguridad de Image Services se haya establecido apropiadamente para la modificación y eliminación de los documentos de Image Services.
Puede garantizar esta configuración al coordinar con el IBM FileNet Image Services administrador del sistema. También
asegúrese de que IBM FileNet Image Services los parámetros de retención de la clase del documento
se establezcan apropiadamente de manera que los documentos que se declaren
como registros no se eliminen debido a los valores IBM FileNet Image Services de retención. Para obtener
más información, consulte el tema tareas de administración del sistema y mantenimiento.
Configurar dispositivos de almacenamiento protegidos
Si la solución de
IBM Enterprise
Records incluye el uso de dispositivos de almacenamiento
protegido, como
EMC Centera, NetApp SnapLock,
Tivoli Storage
Manager y otros, es
importante que la configuración de retención de
IBM Enterprise
Records no entre en conflicto con
la configuración de retención que pueda configurarse en el dispositivo de almacenamiento. Por lo tanto, desactive la retención para el dispositivo de almacenamiento y utilice
IBM Enterprise
Records para
controlar la retención.
- En dispositivos de Tivoli Storage
Manager,
la retención se controla mediante varios parámetros.
- Cuando el sistema IBM Enterprise
Records está totalmente configurado, la
aplicación IBM Enterprise
Records conserva el pleno control de la retención
y la eliminación.