IBM Enterprise Records 5.1.2 版    

記錄管理

IBM® Enterprise RecordsIBM FileNet® P8 產品套組的附加元件。使用 IBM Enterprise Records,您可以建立及維護電子和實體資訊的精確、安全且可靠的記錄。 不論儲存媒體或格式為何,您都可以利用 IBM Enterprise Records 來管理任何類型的記錄。 要瞭解 IBM Enterprise Records 之前,您必須先瞭解何謂記錄,以及為何要使用記錄管理系統。

記錄和 meta 資料

IBM Enterprise Records 的環境定義中,記錄是 meta 資料。 meta 資料是參照及包含另一個電子檔案(文件)或實體物件之相關資訊的檔案。 您建立記錄,以便將文件或實體物件置於公司或政府的控制之下。 這項控制的詳細資料指定文件或物件的儲存、存取及最終處置的方式。 meta 資料的格式為記錄內容,例如媒體類型、格式、作者、主題、檢閱人員、位置和發佈日期。您可以按照針對該記錄類型的政府標準和方針的要求來控制記錄。 以下圖表描述了從不同來源建立記錄。每個記錄均指向由系統管理的資訊。

下圖說明如何將記錄儲存在不同的儲存庫中。
Web 內容、MS Office 文件及音訊檔案可以存放在一個儲存庫中。
電子郵件可以存放在另一個儲存庫中。
錄影帶、微縮膠片和 CD 可以存放在第三個儲存庫中。
合約、專利和許可證可以存放在第四個儲存庫中。
每一個記錄均指向由系統管理的資訊

記錄管理

記錄管理是一些管理活動,例如對記錄的建立、儲存、使用、擷取和處置,進行計劃、控制和組織。 記錄管理包括在記錄的整個生命週期(建立、作用中使用、非作用中儲存,以及處置)中,您為了維護記錄而完成的所有活動。

需要記錄管理

如果要確保組織的資訊準確、完整且易於使用,則必須設置一個可靠的記錄管理系統。否則,您可能在非生產的活動上,例如手動尋找資訊,或搜尋遺漏或存檔錯誤的記錄,耗費大量時間。

在沒有記錄管理系統的情況下,尋找、解釋和遵守記錄保持法令和條例可能變得很困難。這個缺點有可能導致嚴重的罰款、處罰和其他法律後果。 如果沒有正確維護和管理記錄,則還可能遇到與關鍵重要資訊的訴訟、機密性和安全性相關聯的風險。

請利用 IBM Enterprise Records 來減輕上述風險。您可以利用 IBM Enterprise Records,將有價值的資訊當作記錄保留起來,必要之時,可以利用搜尋技術來取得;而將不重要或非作用中的記錄進行刪除或保存。

IBM Enterprise Records 在記錄管理中的角色

您可以獨立於儲存媒體之外,管理整個企業的記錄。IBM Enterprise Records 的目的是要確保完成下列動作: 使用 IBM Enterprise Records,您可以完成下列作業:

IBM Enterprise Records 的功能與優勢

下表列出 IBM Enterprise Records 的功能及所提供的優勢。
功能 優點
集中記錄的儲存庫
  • 使整個企業資訊的使用廣泛而有效。
  • 由於相關資訊及時有效而可做出有效的決策。
階層中電子和實體文件的儲存記錄的虛擬位置和儲存器
  • 控制印刷本的文件集合和電子檔案。
  • 模擬實際辦公室環境。
  • 虛擬位置和儲存器塑造實體儲存體結構。
  • 透過減少記錄管理和擷取所需的辦公室空間、設備和人員開支來控制成本。
易用的搜尋功能
  • 及時而輕鬆地存取所需資訊,而無需使用複雜的查詢語法。
記錄的保留和處置規則 使用者定義的控制包括:
  • 記錄持續保留的時間。
  • 在其保留計劃末尾對記錄進行的處理。
  • 處置記錄之前對記錄進行的審查。
記錄的審核程序、保留期的自動追蹤及記錄的處置程序的起始化
  • 記錄不會意外遭到處置、改變、竄改、損壞或遺失。
  • 記錄是根據處置排程,或作為審核程序的一部分,而接受處置。
  • 對不再必需的記錄進行處理以減少儲存空間需求。
記錄的匯入和匯出
  • 組織很少需要的記錄可以匯出到某些其他位置。 必須保留這些文件,是為了遵守政府條例。
  • 記錄可以從其他記錄儲存庫匯入。
記錄的適當安全控制
  • 未經授權的使用者無法存取記錄。
  • 使用者不會未預期地刪除記錄。記錄可以由記錄管理者刪除或作為處置程序的結果刪除。
  • 使用者僅能完成那些他們有適當存取權的、與記錄相關的作業。
IBM FileNet P8 WorkplaceWorkplace XTIBM Content Navigator、Microsoft Office 及 Microsoft Outlook 整合 從以下位置手動或自動宣告記錄:
  • WorkplaceWorkplace XT
  • IBM Content Navigator
  • Microsoft Outlook、Word、Excel 及 PowerPoint
  • 項目範本

IBM Enterprise Records 中的使用者角色

IBM Enterprise Records 提供一個角色型的使用者安全模型,其中包括「記錄管理者」、「記錄管理者」、「特許使用者」以及「記錄使用者」等角色。每個角色決定該角色中的使用者可以完成的作業。如需相關資訊,請參閱「安全」主題。

IBM Enterprise Records 安裝類型

在安裝 IBM Enterprise Records 應用程式之前,您必須先選擇符合您記錄管理需求的安裝類型(資料模型)。以下是可用的資料模型:

IBM Enterprise Records 實體類型

IBM Enterprise Records 中,記錄是儲存在含有不同記錄管理實體的階層式結構中。以下圖表描述這些實體的階層結構,隨附有每個實體的簡要說明:

 下圖描述記錄的階層式結構,其中檔案計劃物件儲存庫在最上層。

下列項目是記錄管理實體的階層範例。

檔案計劃

一般管理(種類)     通信檔案(資料夾)     程序簡短說明(資料夾)          2006 管理培訓會議(磁區)          2007 管理培訓會議(磁區)
資訊管理(種類)     通信檔案(資料夾)     操作員的號碼單(資料夾)


意見

前次更新: 2013 年 11 月
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