Môžete vyhľadávať záznamy, zväzky, priečinky záznamov a kategórie záznamov. Voľby vyhľadávania, ktoré môžete zvoliť, sú závislé na režime vyhľadávania (Dynamické alebo Statické). Môžete tiež využívať šablóny vyhľadávania
a uložené vyhľadávania.
Informácie o úlohe
Bližšie informácie o režime vyhľadávania nájdete v téme o prispôsobovaní stránky vyhľadávania. Keď vyberiete typ vyhľadávania, môžete zadefinovať vyhľadávanie - zadajte nasledujúce
typy kritérií vyhľadávania:
- Vyhľadávanie podľa vlastnosti: vyhľadá položky na základe hodnôt vlastností,
napríklad Document Title, Creator, Content Retention Date a Current Phase Review Decision.
- Vyhľadávanie podľa obsahu: vyhľadá záznamy na základe určitých slov a fráz, ktoré
sa zobrazia v obsahu deklarovaného dokumentu alebo vo vlastnostiach záznamu (nazývaných
metaúdaje). Vyhľadávanie podľa obsahu je k dispozícii len pre záznamy.
- Vyhľadávanie podľa rodičovskej entity: vyhľadá záznamy na základe typu
a vlastností rodičovskej entity. Napríklad, priečinok záznamov môže obsahovať
dva zväzky, Vol1 a Vol2, z ktorých každý obsahuje inú množinu záznamov. Ak v type
rodiča zadáte Vol1, záznamy v tomto zväzku, ktoré vyhovujú ostatným kritériám, sa
zobrazia vo výsledkoch vyhľadávania.
Môžete upraviť predvolené kritériá
na každej stránke. Karta
Search obsahuje odkaz na šablóny
vyhľadávania a uložené vyhľadávania. Navrhovatelia vyhľadávaní vytvoria tieto
dopredu pripravené vyhľadávania v aplikácii
Application Engine alebo
Workplace XT a označia ich na použitie
pomocou aplikácie
IBM® Enterprise
Records. Šablóny vyhľadávania
určujú niektoré z kritérií vyhľadávania a ponechávajú niektoré polia editovateľné, takže
môžete vyhľadávanie prispôsobiť. Uložené vyhľadávanie je vyhľadávanie, ktoré obsahuje
všetky kritériá vyhľadávania, takže ich nemôžete upravovať. Keď kliknete na názov
uloženého vyhľadávania, uvidíte len výsledky, ako keby ste otvorili priečinok.
Výsledky
Zadávanie vlastností
Pri definovaní kritérií vyhľadávania
môže vyhľadávať entity na základe až siedmich vlastností. Môžete zadať hodnoty
pre niektoré alebo všetky tieto vlastnosti. Pri klasifikovaných záznamoch
môžete zadať kritériá vyhľadávania na základe dátumov alebo udalostí aktuálnej
alebo úvodnej klasifikácie, prechodu na nižšiu úroveň, aktualizácie, deklasifikácie
alebo doplnkových značiek.
Hodnoty vlastností môžete nechať aj prázdne a vyhľadávať
entity na základe iných kritérií vyhľadávania.
Výber množiny vlastností:
- Kliknite na Change.
- V oblasti Property Criteria Settings vyberte názov
vlastnosti z jednej alebo viacerých ponúk Property
Name.
- Kliknite na prepínač pre jednu vlastnosť, podľa ktorej chcete mať usporiadané
výsledky.
- Vyberte operátor. Dostupné operátory sú závislé na vlastnosti.
- Kliknite na Accept Changes.
Bližšie informácie
o nastaveniach na tejto stránke nájdete v téme o prispôsobovaní stránky vyhľadávania.
Zadanie hodnôt a nastavenie operátorov
Pre každý operátor, ktorý chcete
použiť vo vyhľadávaní, zadajte hodnotu. Túto hodnotu môžete zadať, tak že napíšete text,
vyberiete hodnotu z ponuky či inej stránky alebo vyberiete dátum z kalendára.
Vo vyhľadávaní sa použijú len vlastnosti, ktoré majú hodnoty.
Ak chcete nastaviť operátory, postupujte takto:
- Pri každej vlastnosti skontrolujte operátor. Operátor môžete vybrať z ponuky
alebo akceptovať predvolený operátor.
- Zadajte hodnotu pre každú vlastnosť, ktorú chcete použiť.
- Vyberte operátor AND alebo OR na
označenie vzťahu medzi dvoma vlastnosťami. Operátor AND vráti
výsledky, len keď sú pravdivé obe hodnoty. Ak je pravdivá aspoň jedna vlastnosť,
operátor OR vráti výsledky.
Napríklad, ak máte vlastnosť s viacerými hodnotami s názvom Human Resources
a chcete vyhľadať Payroll alebo Recruitments, zadajte nasledujúce kritérium:
Human Resources = Payroll OR
Human Resources = Recruitments
Kritériá vyhľadávania môžete zadať aj
takto:Human Resources = Payroll, Recruitments
Dôležité: Ak použijete vlastnosť Initial Classificationna údajovom modeli
DoD Classified, vstupné pole klasifikácie bude pole reťazca. Všetky porovnania,
ktoré používajú operátory, napríklad väčšie ako (>) alebo menšie ako alebo rovné (< or =),
sa použijú na základe textu, ktorý zadáte. Takže slovo Unclassified je väčšie ako
slovo Classified, lebo U je v anglickej abecede 17. písmeno a C je 3. písmeno.
Zadanie obsahu
Ak hľadáte záznam, môžete zadať slovo alebo frázu
jedným z dvoch spôsobov. Jeden spôsob je, že slovo alebo fráza je v obsahu deklarovaného
dokumentu v sklade objektov záznamov.
Ďalší spôsob je taký, že slovo alebo fráza je
v texte vlastností záznamu v metaúdajoch v sklade objektov záznamov. Váš administrátor
lokality musí nakonfigurovať vyhľadávací mechanizmus tak, aby indexoval vlastnosti. Vyhľadávanie pomocou vlastností môžete skombinovať s vyhľadávaním podľa obsahu, keď
použijete operátor AND lebo OR.
AK režim vyhľadávania je Static a vy použijete operátor OR,
vyhľadávanie spracuje najskôr vyhľadávanie podľa vlastností. Ak sa počet vrátených výsledkov
rovná hodnote Max Results alebo ju prekračuje, vyhľadávanie sa zastaví
a podľa obsahu sa nebude vyhľadávať. Preto výsledky nemusia obsahovať žiadne dokumenty
s požadovaným obsahom. Informácie o režime vyhľadávania nájdete v téme o prispôsobovaní stránky vyhľadávania. Keď režim vyhľadávania je Dynamic, tento režim jednako spracuje najskôr
vyhľadávanie poľa obsahu a potom vyhľadávanie podľa vlastností a režim Dynamic
vráti všetky výsledky.
Vyhľadávanie obsahu:
- V textovom poli Content Contains zadajte text,
ktorý má byť súčasťou vyhľadávania.
- Pre hodnotu in zadajte buď Metadata -
vyhľadávanie textu vo vlastnostiach alebo Content - vyhľadávanie
textu v deklarovanom dokumente. Keď vo vyhľadávaní zadáte Content,
stránka s výsledkami vyhľadávania bude obsahovať stĺpec Rankings, ktorý zobrazuje
percentá relevantné pre vaše kritériá vyhľadávania. Rankings je predvolený
stĺpec triedenia a na začiatku je usporiadaný vo vzostupnom poradí. Stĺpec Rankings
je dostupný, len keď režim vyhľadávania je Dynamic.
- Keď nastavíte operátor na AND, špecifikujete, že
entita musí obsahovať text, ktorý ste zadali a vlastnosti musia mať pravdivú
hodnotu. Nastavte operátor na OR, ak musia byť pravdivé
buď podmienky obsahu alebo vlastností.
Varovanie: - Keď zadáte slovo, vyhľadávanie podľa obsahu vyhľadá všetky formy tohto
slova v texte dokumentu. Ak hľadáte text vo vlastnostiach (metaúdaje), vrátia sa
len presné zhody. Teda, ak pri vyhľadávaní v obsahu dokumentu zadáte mesiac,
dostanete dokumenty, ktoré obsahujú tvary mesiac, mesiace aj mesiacov. Ak zadáte
mesiac vo vyhľadávaní v vlastnostiach, dostanete len dokumenty
s hodnotou vlastnosti rovnou slovu mesiac.
- Keď zadáte viac ako jedno slovo, všetky tieto slová sa musia nájsť v dokumente. Napríklad, ak zadáte mesačný výkaz, vrátia sa len dokumenty,
ktoré obsahujú obe slová, mesačný aj výkaz.
- Ak chcete vyhľadať frázu so slovami v konkrétnom poradí, uzatvorte túto frázu
do úvodzoviek. Napríklad, "pravá ruka" vráti len dokumenty, ktoré obsahujú frázu pravá ruka.
- Pomocou úvodzoviek môžete vyhľadávať určité kombinácie veľkých a malých písmen
alebo pravopis.
Napríklad, výraz "hviezda" vráti slovo hviezda, ale nie hviezdach či hviezdami.
- Môžete použiť hviezdičku (*) ako zástupný znak žiadnych
alebo viacerých písmen, číslic alebo znakov podčiarnika ( _ ). Napríklad, výraz
slo*o vráti výsledky slovo, sloboda, sloveso a pod. Otáznik (?) môže nahradiť jeden alfanumerický znak, napríklad
vo výraze ?ak sa vrátia výsledky: rak, tak, mak a lak.
- Ak váš systém používa databázu Oracle, použiť bude rozlišovať veľkosť písmen,
pokiaľ váš administrátor toto nastavenie nezmení, ako je popísané v téme citlivosť
na veľkosť písmen.
- Keď prehľadávate databázu MS SQL pomocou operátora LIKE a vaše vyhľadávacie kritériá obsahujú znak ľavej hranatej zátvorky ([), umiestnite znak [ do jeho vlastnej sady hranatých zátvoriek. Napríklad, do poľa zadajte [[]. Toto je problém vydavateľa MS SQL. Bližšie informácie nájdete v dokumentácii MS SQL.
- Keď spúšťate vyhľadávanie podľa vlastností s operátorom OR
v plne textovom vyhľadávaní v režime Dynamic, predvolené poradie sady výsledkov
je usporiadanie podľa hodnotenia. Uvedomte si, že sada výsledkov môže mať duplicitné
položky. Jedna položka by sa mohla v sade výsledkov zobraziť dvakrát, raz z vyhľadávania
podľa vlastností a druhý raz z plne textového vyhľadávania alebo vyhľadávania podľa
obsahu. Keď v sade výsledkov kliknete na iný stĺpec, napríklad usporiadanie podľa
názvu dokumentu namiesto hodnotenia, počiatočná duplicita sa môže odfiltrovať. Toto správanie spôsobí, že celkový počet záznamov sa bude sa líšiť vo vyhľadávaní
usporiadanom podľa názvu dokumentu v porovnaní s celkovým počtom záznamov vrátených
pri usporiadaní podľa hodnotenia. Ak potrebujete poznať závažnosť výsledkov vyhľadávania,
použite usporiadanie podľa hodnotenia, čo je predvolená možnosť. Ak je pre vás je dôležité
eliminovať možné duplicitné položky, použite usporiadanie podľa metaúdajov.
Filtrovanie podľa typu rodiča
Môžete vyhľadať záznam,
ktorý je založený na type a vlastnostiach jeho rodičovskej entity. Ak chcete vybrať
rodičovskú entitu:
- Kliknite na Select vedľa And filter by parent type.
- Vyberte typ rodiča, v ktorom sa musí záznam nájsť.
- Kliknutím na tlačidlo Accept sa vrátite na stránku vyhľadávania.
- Zadajte operátor a hodnotu alebo kliknite na tlačidlo Change
a zadajte iné vlastnosti. Akékoľvek zmeny v kritériách vyhľadávania rodičovskej entity
sa odzrkadlia na stránke My Search tohto typu entity. Napríklad, ak tu ako rodiča vyberiete priečinok a zmeníte množinu vlastností,
rovnaké hodnoty vlastností sa priamo nastavia pre priečinky záznamov pri ich najbližšom
vyhľadávaní.
Keď dokončíte zadávanie kritérií vyhľadávania, kliknite na
tlačidlo Search.
Výsledky vyhľadávania
Ak režim vyhľadávania je Static, počet vrátených výsledkov
je obmedzený hodnotou Max Results. Ak režim vyhľadávania je Dynamic, výsledky
vyhľadávania nie sú ovplyvnené hodnotou Max Results. Informácie o položkách Max Results a Search
Mode nájdete v téme o prispôsobovaní stránky vyhľadávania.
Výsledky
vyhľadávania obsahujú názov entity a všetky hodnoty vlastností, ktoré ste zadali
v kritériách vyhľadávania. Ak nejaká vlastnosť, napríklad
Supplemental Marking
má viaceré hodnoty, v tomto stĺpci sa zobrazí odkaz
Show Details.
Keď kliknete na tento odkaz, zobrazia sa všetky hodnoty tejto vlastnosti.
Vo výsledkoch vyhľadávania môžete vykonať nasledujúce operácie:
- Vygenerovať verziu pre tlač.
- Vybrať viacero položiek a kliknutím na položku Multi-Select Actions
zvoliť úkon, ktorý sa použije na vybraté entity.
- Kliknutím na Get Info zobrazte informačnú stránku entity.
- Prechádzať výsledkami kliknutím na číslo strany alebo tlačidlo Next.
Dôležité: Hodnota List View Page Size (položka General Settings
v aplikácii Application Engine alebo Workplace XT - User Preferences) určuje
počet entít, ktoré výsledky vyhľadávania zobrazia na každej strane.
Ak je vo výsledkoch vyhľadávania 100 entít a hodnota List
View Page Size je 20, potom výsledky vyhľadávania budú predstavovať
päť strán po 20 entít.
- Usporiadať výsledky kliknutím na stĺpec. V závislosti od toho, ako zadefinujete
predvolené hodnoty vyhľadávania, môžete dynamicky obnovovať výsledky a triediť výsledky. Podrobné informácie nájdete v popise poľa Search
Mode v téme o prispôsobovaní stránok s výsledkami.
- Usporiadať výsledky podľa závažnosti kliknutím na stĺpec Rankings.
- Musíte v kritériách vyhľadávania zadať Content, aby ste mohli
aktivovať stĺpec Rankings.
- Stĺpec Rankings je dostupný len pre záznamy a pre
režim vyhľadávania Dynamic. Podrobné informácie o režime vyhľadávania nájdete v téme o prispôsobovaní stránky vyhľadávania.
- Zobraziť všetky hodnoty vlastností s viacerými hodnotami. Podrobné informácie nájdete v popise poľa Multivalue Property v téme o prispôsobovaní stránok s výsledkami.
Ak kliknete na Get Info v podkategórii a nemáte oprávnenie na prístup pre rodičovskú kategóriu, IBM Enterprise
Records zobrazí chybu.
Chyby vyhľadávania
Ak hierarchia vášho plánu súborov obsahuje veľké
množstvo kategórií záznamov, priečinkov záznamov a záznamov, vyhľadávanie by mohlo
skončiť s chybami, napríklad chybami uplynutia vyhradeného času. Informácie o nastaveniach,
ktoré môžete upravovať za účelom eliminácie takýchto chýb, nájdete v dokumente IBM FileNet P8 Troubleshooting Guide.