En général, les catégories, dossiers et volumes se ferment automatiquement après avoir rempli une condition définie par leur planning d'élimination associé. Vous pouvez également les fermer manuellement. Lors de la création d'un conteneur de ce type, il est ouvert par défaut et des entités enfant peuvent y être ajoutées. La fermeture d'un conteneur lance son processus d'élimination et rend impossible l'ajout d'entités enfant.
Pourquoi et quand exécuter cette tâche
Normalement, vous ne rouvrez pas un conteneur fermé.
Cette action est autorisée pour que vous puissiez ajouter des enregistrements qui n'étaient pas disponibles au moment de la fermeture du conteneur. Par exemple, vous disposez d'un conteneur qui est fermé à la fin de l'année mais un enregistrement correspondant à cette année vous parvient ensuite. Vous pouvez rouvrir le conteneur pour ajouter l'enregistrement, puis le refermer.
- Vous pouvez extraire des enregistrements de conteneurs ouverts ou fermés.
- Lorsqu'une entité se ferme, toutes les entités enfant sont automatiquement fermées.
- Par contre, si vous rouvrez une entité, ses entités enfant ne sont pas automatiquement rouvertes. Pour rouvrir une entité enfant, vous devez d'abord ouvrir ses entités parent.
- Pour ajouter un enregistrement à un volume rouvert, vous devez sélectionner ce volume explicitement.
- Les administrateurs d'enregistrements et les gestionnaires d'enregistrements peuvent fermer et rouvrir des catégories ou dossiers d'enregistrement, ou bien des volumes.
Procédure
Pour fermer manuellement un conteneur:
- Parcourez ou recherchez les catégories, dossiers ou volumes à fermer.
- Cochez les cases à côté des noms. Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit de la souris sur une entité isolée et utiliser le menu contextuel.
- Dans le menu Actions de sélection multiple, sélectionnez Fermer :

- Dans la page Fermer les entités, spécifiez le motif de la fermeture de l'entité et cliquez sur Fermer ou cliquez sur Quitter pour laisser l'entité ouverte.
- Cliquez sur OK pour valider le message de fermeture de l'entité. Les entités fermées sont signalées par l'icône Fermé.
Résultats
Pour rouvrir une entité :
- Parcourez ou recherchez les catégories, dossiers ou volumes à rouvrir.
- Cliquez sur le nom avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Rouvrir :

- Cliquez sur OK pour valider le message de réouverture de l'entité. Les entités qui sont fermées puis rouvertes sont signalées par l'icône Rouvert.