Para controlar a retenção e a disposição de registros, você define e associa uma agenda de disposição a contêineres de registros e tipos de registros. Em uma agenda de disposição, você especifica as regras de retenção e as instruções para dispor deles no fim do período de retenção.
As instruções de disposição incluem:
- Revisar
- Transferir para um archive para preservação permanente
- Exportar para outro local
- Destruição
Você define diferentes fases por meio das quais um registro passa em um
planejamento da disposição. Cada fase tem um período de retenção definido. No fim de cada fase, a ação especificada é executada nos registros, então os registros passam para a próxima fase. O planejamento da disposição é interrompido para entidades nas quais uma suspensão é
colocada. Ele continua após todas as suspensões serem removidas.
Para calcular quando os registros estão prontos para a disposição, execute a Varredura de disposição. Para obter mais informações, consulte o tópico sobre processos de varredura. Planejamentos da disposição são importados e exportados durante o uso da ferramenta
Importação e Exportação de Planejamentos de Arquivos.
Parâmetros de agenda de disposição
Um planejamento da disposição inclui qualquer um dos seguintes parâmetros:
- Evento Aciona o início do corte. O corte significa fechar entidades para que você possa iniciar sua disposição. O corte termina o uso ativo de registros antigos.
- Ação de Corte Ação executada automaticamente em entidades após o
corte ser acionado e decorrer um tempo de deslocamento especificado.
- Deslocamento Intervalo de tempo entre o início do corte e a ativação da ação de corte.
- Fases de Descarte Fases definidas para controlar a retenção de registros em um determinado estado por um período de tempo especificado.
- Instrução/Ação de Disposição de Fase Ação que precisa ser iniciada manualmente quando o período de retenção da fase termina. Cada fase tem uma ação de disposição associada. As ações de disposição de fase podem ser revistas, transferidas para um arquivo para a preservação permanente, exportadas ou destruídas.
- Fluxos de Trabalho de Disposição Cada ação de disposição tem um fluxo de trabalho associado. Quando uma ação é iniciada, o sistema executa o fluxo de trabalho associado para
executar um conjunto predefinido de instruções em registros.
Herança de agenda de disposição
Você pode associar uma agenda de disposição a uma categoria de registro, uma pasta de registros ou um tipo de registro. Uma pasta de registros pode ter sua própria agenda de disposição ou pode herdar a agenda de disposição associada a uma categoria de registro pai.
Por padrão, um registro herda a agenda de disposição da pasta em que é declarado. No entanto, se quiser associar um planejamento da disposição diferente ao registro,
crie um tipo de registro. Em seguida, associe o planejamento da disposição
necessário a esse tipo de registro e designe esse tipo de registro ao registro. Quando planejamentos da disposição diferentes são associados à categoria, à pasta e
ao tipo de um registro, o registro herda o planejamento da disposição do tipo de
registro. Se um registro for criado diretamente sob uma categoria de registro, o registro herdará a agenda de disposição da categoria de registro.
Geralmente o planejamento da disposição de nível mais baixo na hierarquia de um
registro é aplicável. O diagrama a seguir ilustra a herança de agendas de disposição por diferentes entidades sob diferentes condições:

Se você mover uma pasta ou categoria de registro, designe um planejamento da
disposição ao contêiner.
Além disso, especifique quais entidades no contêiner são afetadas por sua
designação. Para obter mais informações sobre a movimentação de entidades, consulte
o tópico sobre relocalização.
Se você não atribuir uma agenda de disposição ao realocar um contêiner, o seguinte será verdadeiro:
- Se o contêiner herdar a agenda de disposição da entidade pai, ele irá herdar a agenda de disposição do novo pai após a realocação.
- Se o contêiner tiver uma agenda de disposição diferente da da entidade pai, o contêiner continuará a ter a mesma agenda após a realocação.
Processo de disposição
Após você associar uma agenda de disposição a uma categoria ou pasta de registros, todos os registros criados naquele contêiner irão herdar essa agenda de disposição por padrão. Quando a ação de corte é executada nos registros, eles entram no prazo para disposição e são movidos para a fase de disposição. Entidades identificadas como prontas para disposição são marcadas com o ícone
pronto para disposição:
.
Os usuários autorizados podem iniciar a disposição.
Após obter aprovação do Gerenciador de Registros, o sistema executa
as ações de disposição associadas nas entidades aprovadas. Você pode atribuir uma das seguintes ações de disposição em uma fase na agenda de disposição:
- Revisar: Uma pessoa autorizada revisa o status de disposição das
entidades para determinar se elas podem continuar na próxima etapa. Você pode atribuir a ação Revisão quantas vezes for necessária.
- Exportar: Entidades são copiadas ou exportadas para um sistema ou
armazenamento de objeto diferente. Mais tarde, em uma ação separada, você pode remover os registros da localização anterior.
- Exportar com mapeamento: Entidades com propriedades customizadas
são copiadas ou exportadas para uma organização que usa esquema DoD V3, como
National Archives and Records Administration. Em uma ação separada, você pode remover os registros da localização anterior.
- Transferência em Duas Etapas: Entidades são transferidas para um
local especificado no final do período de retenção. A transferência é seguida pela destruição
quando o Gerente de registros confirma que as entidades foram transferidas
com êxito e estão prontas para destruição.
- Transferência em Duas Etapas com Mapeamento: Entidades com
propriedades customizadas são transferidas para uma organização que usa o esquema
DoD V3 no final do período de retenção. O National Archives and Records
Administration (NARA) é um exemplo de uma dessas organizações.
A transferência é seguida pela destruição
quando o Gerente de registros confirma que as entidades foram transferidas
com êxito e estão prontas para destruição.
- Destruir: Entidades são excluídas permanentemente do repositório. É
possível designar essa ação a uma entidade apenas uma vez.
Links associados a um registro são excluído junto com o registro.
- Transferência Temporária com Mapeamento: Entidades com propriedades
customizadas são transferidas temporariamente para uma organização que usa o esquema
DoD V3.
Se um fluxo de trabalho de destruição falhar por algum motivo, a
entidade permanecerá no status Disposição em Andamento. Você precisa iniciar novamente a disposição na entidade. Para obter mais informações, consulte o tópico sobre como iniciar um planejamento da
disposição.
Propriedades de Varredura
Algumas propriedades são atualizadas de forma dinâmica pela Varredura de disposição. Se essas propriedades forem usadas como base de retenção para retenções
alternativas, uma Varredura de Disposição de atualização estará em um período de
retenção mais longo. Não use quaisquer dessas propriedades como a base de retenção para uma retenção alternativa.
- Data de execução da fase atual
- Ação da fase atual
- Última data de varredura
- Data da decisão da fase atual
- Decisão da revisão da fase atual
- ID da fase atual
- Recalcular a retenção da fase
- Status de execução da fase atual
- DisposalPhases
- CycleYears
- CycleMonths
- CycleDays
- CurrentActionType
- VitalWorkflowStatus
- VitalSweepDate
- VitalRecordReviewDate
- Data da próxima revisão do registro vital
- CurrentPhaseId
- AlternateRetentions
- RetentionBase
- RetentionPeriodYears
- RetentionPeriodMonths
- RetentionPeriodDays
- CurrentPhaseExportFormat
- ExportFormat
- CurrentPhaseDecisionDate