Hay varias formas en las cuales un administrador puede personalizar IBM® Enterprise
Records relacionados con flujos de trabajo,
plantillas de entrada de declaración de registros, búsquedas e informes.
Personalizar clases y propiedades
IBM Enterprise
Records admite la distribución en subclases de algunas clases de entidades. Puede agregar subclases de estas clases:
- Carpeta de registros electrónicos
- Carpeta de registros híbridos
- Contenedor físico
- Caja
- Carpeta de registros físicos
Hay un para de razones para crear subclases. Una razón
es necesitar propiedades adicionales (personalizadas) que aplicarían solamente a
un subconjunto de una clase suministrada por
IBM Enterprise
Records.
Otra razón es tener la necesidad de funcionar en solo un subconjunto, como la suscripción
a sucesos o auditar sucesos de la subclase.
También puede agregar propiedades personalizadas
a las clases existentes. Puede modificar la forma en que se muestran las propiedades
en la IBM Enterprise
Records aplicación.
Por ejemplo, puede modificar un nombre de visualización de una propiedad y puede
especificar valores de propiedades predefinidos. Para obtener más información, consulte la documentación relacionada.
Personalizar flujos de trabajo
IBM Enterprise
Records proporciona flujos de trabajo que
automatizan el flujo de trabajo para lograr las tareas de gestión de registros,
como revisar las entidades antes de eliminarlas. Puede modificar estos
flujos de trabajo, personalizándolos para los procesos de su organización.
Por ejemplo, puede agregar un paso, eliminar uno existente o modificar
la secuencia de sucesos en un flujo de trabajo. Modifique la secuencia al modificar
la definición de ese flujo de trabajo. Si los procesos comerciales de su organización
requieren flujos de trabajo distintos a los que se incluyen con IBM Enterprise
Records, puede crear nuevos flujos de trabajo.
Para obtener información, consulte el tema sobre crear y modificar flujos de trabajo.
Personalizar plantillas de entrada de declaración de registros
Para que el proceso de declaración de registros sea más eficaz puede crear plantillas de entradas para declarar registros. Las plantillas especifican información predeterminada
como las clases de registros, la ubicación del plan de archivos y las propiedades. Las plantillas
también ocultan algunas páginas del asistente para agilizar el proceso de entrada o para evitar
que los usuarios vean los valores preestablecidos. IBM Enterprise
Records contiene una plantilla de entrada para declarar registros físicos.Puede modificar esta plantilla, y puede crear nuevas plantillas para declarar registros físicos y para declarar registros electrónicos. Cuando guarda una plantilla de entrada para declarar registros físicos, localice el archivo en la carpeta FPOS\RecordsManagement\Templates de modo
que la plantilla esté visible en la aplicación IBM Enterprise
Records. Para obtener más
información, consulte los temas sobre la creación de plantillas de entrada.
Personalizar búsquedas
La aplicación IBM Enterprise
Records incluye la ficha Buscar que proporciona a los usuarios una forma rápida de buscar entidades en un plan de archivos. Sin embargo, puede crear búsquedas almacenadas y plantillas de búsqueda que le ayudan a realizar búsquedas más complejas. Las búsquedas almacenadas son búsquedas completas que funcionan automáticamente cuando un usuario las selecciona. Las plantillas de búsqueda son búsquedas completadas parcialmente que permiten la interacción de los usuarios. IBM Enterprise
Records ofrece una plantilla de búsqueda que contiene criterios
de búsqueda para algunas características comunes específicas de IBM Enterprise
Records para
una entidad. Cuando guarde una búsqueda almacenada o una plantilla de búsqueda para utilizar en IBM Enterprise
Records, establezca IBM Enterprise
Records como valor de la propiedad Nombre de aplicación.
Personalizar informes
IBM Enterprise
Records incluye una serie de informes que brindan una vista estadística de diferentes actividades efectuadas con IBM Enterprise
Records. Puede personalizar
estos informes. Por ejemplo, puede agregar y eliminar campos o
modificar los parámetros del informe. Puede crear nuevos informes que se muestren en
la aplicación IBM Enterprise
Records.
Para obtener más información, consulte los temas sobre la personalización y creación de informes.