只有至少具備「特許使用者」角色或「檢閱人員」角色專用權的使用者,才能將記錄複製到相同檔案計劃中的其他位置。
當特許使用者或檢閱人員複製記錄時,IBM® Enterprise
Records 會複製記錄物件儲存庫 (ROS) 中的已宣告文件。
宣告的文件會使用不同的包含名稱,在相同的來源檔案進行複製。IBM Enterprise
Records
會將記錄 meta 資料(名稱、說明、安全性和處置資訊除外)複製到檔案計劃物件儲存庫 (FPOS) 中的新資料夾。meta 資料會有一個鏈結,指向 ROS 中的複製文件。
關於這項作業
複製記錄的含意。
- 複製記錄的安全性含意:複製記錄之後,新記錄會繼承新母項儲存器的安全性。
- 複製記錄的處置含意:複製的記錄會繼承新母項儲存器的處置排程。
除非記錄具有由其記錄類型產生的處置,否則此規則會成立。
即使原始記錄已中斷,複製的記錄也不會中斷。當複製的記錄具有由記錄類型產生的處置排程時,授權使用者必須對複製的記錄起始處置。
程序
如果要複製單一記錄,請執行下列動作:
- 瀏覽檔案計劃階層以存取要複製的記錄。
- 在記錄名稱上按一下滑鼠右鍵,並從功能表中選取複製。
- 請注意,文件標題欄位會填入加上「複製 -」字首的記錄名稱。
- 輸入記錄副本的「說明」,按下一步。
- 移至檔案計劃中要儲存副本的位置,然後按一下複製。
- 在您看到確認訊息以驗證「複製」動作完成後,按一下確定,回到「瀏覽」頁面。 請注意以下問題:
- 無法將電子記錄複製到實體資料夾。
- 僅可將記錄複製到處於作用中和開啟狀態的目標資料夾。
結果
如果要複製一個以上的記錄
- 瀏覽檔案計劃階層以存取要複製的記錄。
- 選取所要複製記錄旁邊的勾選框。
- 從複選動作功能表中,選取複製。
- 在「複製」視窗上,從清單中選取要將記錄複製到其中的檔案計劃位置。
您可以使用「過濾器」欄位來限制在「實體名稱」清單中看到的項目數。比方說,如果您知道檔案計劃位置的名稱中有 x 字母,您可以在過濾器欄位中輸入 x。
按一下執行。清單隨即重新整理,其中只會有包含 x 字母的檔案計劃位置名稱。按一下重設來重新整理清單,可回到按字母順序顯示的檔案計劃完整清單。
- 移至檔案計劃中要儲存副本的位置,然後按一下複製。
- 在您看到確認訊息以驗證複製動作完成後,按一下確定,回到「瀏覽」頁面。