IBM Enterprise Records V5.1.2    

通过使用工作流程来创建记录文件夹

如果您没有创建记录文件夹所需的安全许可权,那么您可以发送请求以使其创建。在您提供了关于文件夹的详细信息后,系统将为记录主管或其他授权用户(如果缺省工作流程已更改)启动工作流程。您可以在 Application EngineWorkplace XT 中进行该请求。

关于此任务

创建记录文件夹工作流程功能由管理员选择安装,在您的环境中,此功能可能不可用。当启动创建记录文件夹工作流程时,记录文件夹创建请求将以工作项的形式显示在 Application EngineWorkplace XT 中的 RecordsManagerApproval 公用收件箱中。如果记录主管核准了请求,那么将会创建该文件夹并且您在收件箱中会收到“已成功创建”的工作流程消息。如果未核准请求,那么您将会收到关于拒绝请求的邮件。单击完成以从收件箱除去工作流程。

过程

要请求创建记录文件夹并启动创建记录文件夹工作流程,请执行下列操作:

  1. Application Engine 中,转至制作视图并选择常规工具。在 Workplace XT 中,切换到浏览方式并选择工具链接。
  2. 单击请求记录文件夹
  3. 选择要创建的文件夹的类型。
  4. 为文件夹指定名称。
  5. 选择您要在其中创建新文件夹的类别或文件夹。
  6. 单击启动

结果

要点: 仅当在站点首选项 > 工具集成中配置工具链接后,此链接才可用。

核准创建记录文件夹

“核准步骤”页面可帮助记录主管核准或拒绝创建记录文件夹的请求以及输入核准或拒绝请求的原因。此页面还可以显示文件夹名称和路径(用户请求在其中创建文件夹)。在此页面顶部,您可以查看如何完成工作流的“核准”步骤的指示信息。如果您未看到指示信息文本,请单击:“指示信息”图标

如何核准或拒绝创建记录文件夹:

  1. Application EngineWorkplace XT 中,转至任务视图并选择公用收件箱
  2. 选择 RecordsManagerApproval
  3. 如果您核准创建记录文件夹,请单击创建文件夹。此操作将打开 IBM® Enterprise Records 应用程序的“添加记录文件夹”页面。从此面板中,在归档计划中的指定位置创建所请求的记录文件夹。有关创建记录文件夹的更多信息,请参阅“添加记录文件夹”主题。
  4. 创建记录文件夹后,请从核准决定菜单中选择已核准。如果您不核准,请从核准决定菜单中单击拒绝
  5. 原因文本框中输入拒绝创建记录文件夹请求的原因。
  6. 单击应用以保存所需更改,或单击退出忽略这些更改。退出将关闭核准步骤页面,并将工作项保留在收件箱中。
  7. 单击重新分配以将核准创建记录文件夹的任务分配给其他用户。
  8. 单击状态以检查创建记录文件夹工作流程的状态。
  9. 完成后,单击完成


反馈

最近一次更新时间: 2013 年 11 月
create_record_folder_workflow.htm

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