IBM Enterprise Records, wersja 5.1.2    

Dodawanie kategorii akt

Do kartoteki akt w hierarchii obiektów zarządzania aktami można dodać kategorię akt. Kategorię akt można również dodać do innej kategorii akt, tworząc w ten sposób podkategorię. Podkategorię można jednak dodać tylko do aktywnej kategorii akt. Kategorię akt może dodać tylko menedżer akt lub administrator akt.

O tym zadaniu

Domyślnie nowa kategoria akt dziedziczy wszystkie właściwości - z wyjątkiem właściwości Nazwa, Identyfikator i Data otwarcia - z nadrzędnej kategorii akt. Dziedziczone wartości można zmienić.
Ostrzeżenie: Na żadnym poziomie kartoteki akt nie należy tworzyć więcej niż 100 kategorii akt i folderów akt. Więcej informacji o kartotekach akt zawiera temat dotyczący kartotek akt.

Procedura

Aby dodać kategorię akt:

  1. Zaloguj się jako menedżer akt albo administrator akt i przejdź do kartoteki akt, w której zamierzasz utworzyć kategorię akt. Jeśli zamierzasz utworzyć podkategorię, otwórz odpowiednią kategorię akt.
  2. Aby otworzyć kreator, kliknij ikonę Dodaj kategorię akt: ikona Dodaj kategorię akt. Następnie wykonaj następujące kroki.
    1. Aby ustawić właściwości, wprowadź lub zmodyfikuj wyświetlane wartości właściwości. Niektóre właściwości można edytować bezpośrednio na tej stronie, a inne wymagają kliknięcia nazwy właściwości w celu edytowania wartości. Czerwona gwiazdka oznacza, ze należy określić wartość dla danej właściwości. Więcej informacji o wyświetlanych właściwościach zawiera temat dotyczący odniesienia do właściwości. W przypadku wprowadzania wzorca akt, który automatycznie nazywa akta dodawane do kategorii, wprowadź wzorzec bezpośrednio do tego pola. Informacje o tworzeniu wzorca zawiera temat dotyczący dodawania wzorca nazewnictwa.
    2. Kliknij przycisk Dalej, aby ustawić harmonogram rozporządzenia dla kategorii akt lub wybierz z panelu inny krok.
    3. Kliknij opcję Anuluj, aby zamknąć kreator Dodaj kategorię akt.
    4. Istnieją trzy możliwości ustawiania rozporządzenia. Harmonogram rozporządzania mógł już zostać wstępnie wybrany. Pole Dziedzicz jest wówczas zaznaczone. Harmonogram rozporządzenia może znajdować się na liście, ale bez zaznaczonego pola Dziedzicz. W celu użycia tego harmonogramu kliknij opcję Dziedzicz. Możliwe, że nie będą dostępne żadne informacje o rozporządzeniu. We wszystkich przypadkach można kliknąć opcję Przeglądaj harmonogram, aby wybrać harmonogram lub zmienić go. Jeśli zamierzasz pozostawić rozporządzenie puste, kliknij opcję Skasuj harmonogram. W celu przejrzenia stron informacji dowolnego przypisanego harmonogramu należy kliknąć ikonę Uzyskaj inf.
    5. Podczas przeglądania harmonogramu kliknij opcję Wybierz pod nazwą harmonogramu rozporządzenia, który zamierzasz przypisać do danej kategorii.
    6. W razie potrzeby określ uprawnienie do rozporządzenia wyznaczone dla rozporządzania kategorią akt gotową do rozporządzenia. Domyślnie uprawnienie do rozporządzenia określone dla wybranego harmonogramu rozporządzenia jest automatycznie przypisywane jako uprawnienie dla kategorii akt. Jeśli uprawnienie do rozporządzenia nie jest ustawione dla wybranego harmonogramu, wówczas zastosowanie ma uprawnienie ustawione dla kategorii. Jeśli uprawnienie do rozporządzenia zostanie określone teraz, a harmonogram rozporządzenia później, wówczas uprawnienie do rozporządzenia ustawione dla harmonogramu zastępuje uprawnienie do rozporządzenia dla kategorii akt.
      Ostrzeżenie: Jeśli ustawienie wyświetlania w Preferencjach ośrodka lub Preferencjach użytkownika dla opcji Podczas tworzenia kontenerów pokaż krok akt istotnych jest ustawione na Nie, wówczas program ukrywa krok Ustaw akta istotne. Należy przejść do podkroku l.
    7. Jeśli ustawienie preferencji użytkownika lub ośrodka powoduje, że widoczny jest krok Ustaw akta istotne, kliknij przycisk Dalej, aby ustawić akta istotne. Alternatywnie wybierz z panelu inny krok. Więcej informacji można uzyskać po kliknięciu dowiązań Preferencje użytkownika i Preferencje ośrodka na końcu tego tematu.
    8. Aby określić, że akta w danej kategorii są istotne, wybierz opcję Prawda z menu Indykator istotnych akt. Aby ustawić akta istotne, jeśli akta utworzone w kategorii akt wymagają ciągłych kontroli i aktualizacji, należy oznaczyć kategorię akt jako istotną. Wszystkie akta utworzone w tej kategorii zostaną automatycznie sklasyfikowane jako istotne.
    9. W razie potrzeby wprowadź opis akt istotnych do dodania do danej kategorii akt.
    10. W menu Czynność przeglądu istotnych akt wybierz czynność, która jest uruchamiana podczas okresowego przeglądu lub cyklu aktualizacji istotnych akt. Menu zawiera listę czynności przeglądu danych istotnych, które zostały wcześniej utworzone. Więcej informacji zawiera temat dotyczący dodawania czynności.
    11. W menu Cykl aktualizacji i przeglądu istotnych akt wybierz zdarzenie, które wywołuje okresowy przegląd lub aktualizację istotnych akt w kategorii. Menu zawiera zdarzenia okresowe utworzone wcześniej. Więcej informacji zawiera temat dotyczący dodawania zdarzenia okresowego.
    12. Kliknij przycisk Dalej, aby ustawić zabezpieczenia i zakończyć kategorię akt.
    13. Aby ustawić zabezpieczenia, przejrzyj istniejące ustawienia zabezpieczeń. Więcej informacji o poszczególnych obszarach dostępu zawiera temat dotyczący określania ustawień zabezpieczeń. Ustawienia zabezpieczeń określają grupy i użytkowników, które/którzy mogą uzyskiwać dostęp do kategorii akt, a ponadto kontrolują uprawnienia nadawane poszczególnym grupom lub użytkownikom. Ustawienia zabezpieczeń określone w tym obszarze mogą zostać zastąpione przez zabezpieczenia FileNet P8 ustawione w obiekcie. Więcej informacji zawiera temat dotyczący zabezpieczeń.
    14. Aby zmienić prawa dostępu dla konkretnego użytkownika lub grupy listy na stronie, kliknij nazwę grupy lub użytkownika w kolumnie Tytuł. Zostanie wyświetlona strona Ustawienia zabezpieczeń, na której można określić ustawienia zabezpieczeń różnych użytkowników i grup.
    15. W celu dodania nowych użytkowników lub grup do listy kliknij opcję Dodaj nowe. Aby usunąć istniejącego użytkownika lub grupę z listy, wybierz opcję Usuń dla danego użytkownika lub grupy. Więcej informacji o użytkownikach i grupach zawiera temat dotyczący dodawania użytkowników i grup do obiektu.
    16. Aby zapisać modyfikacje dotyczące ustawień zabezpieczeń i zakończyć tworzenie kategorii akt, kliknij opcję Zakończ.
    17. Kliknij przycisk OK, aby zatwierdzić komunikat po pomyślnym dodaniu kategorii akt i zamknąć kreator.


Opinia

Ostatnia aktualizacja: Listopad 2013
create_a_record_category.htm

© Copyright IBM Corp. 2013