IBM Enterprise Records 5.1.2 版    

記錄

記錄是資訊的參照並且提供 meta 資料以管理資訊。記錄可以從建立記錄的儲存器中繼承。例如,記錄可以繼承母項儲存器的處置排程。記錄可以是電子記錄,也可以是實體記錄。電子記錄和實體記錄均可以被編目為重要記錄,並標記為永久記錄。DoD 第 4 章資料模型可讓您宣告具有安全分類(包括最高秘密、秘密、機密或未分類)的記錄。PRO 資料模型允許將記錄分類為最高秘密、秘密、機密、受限或未分類。

Base 和 DoD 資料模型可讓您在記錄類別、記錄資料夾和磁區中宣告記錄。PRO 資料模型可讓您在記錄資料夾和磁區中宣告記錄。

小心: 如果您要將「未分類記錄」升級為較高的分類(例如「機密」),則升級後的記錄可能會遺失多項必要內容。 為了確定您將正確的內容指派給記錄,請移至記錄的資訊頁面。 按一下安全分類。針對該記錄的分類,完成所有遺漏的「必需」內容。 按一下套用

電子記錄

電子記錄是指向電子文件,例如 Content Platform Engine 文件或電子郵件訊息。 對於 Content Platform Engine 文件,您可以為文件的每個版本建立個別的記錄,也可以為文件版本的集合建立單一記錄。您可以在電子資料夾和混合式資料夾中儲存電子記錄。

記錄刪除或處置只會將記錄指向的文件版本刪除。如果只有一個文件版本,則會刪除整個文件版本系列。 比方說,如果文件有多個版本且有一個版本宣告為記錄,則只有宣告為記錄的版本會隨記錄刪除。 任何未宣告為記錄或利用不同記錄宣告的其他版本都不會被刪除。

實體記錄

實體記錄(有時稱為標記)是有關實體文件或其他物件(例如紙質記錄、磁帶或微縮影片)的 meta 資料。您可以在任何類型的記錄資料夾中儲存實體記錄。但是,除了電子資料夾以外,一個實體記錄只能宣告在一個儲存器中。 此儲存器可以是混合式資料夾、實體資料夾或產品盒。 在儲存器中宣告實體記錄後,您就不能將記錄存檔至其他儲存器,除非該儲存器是電子資料夾。 此約束為記錄的實體儲存體建立模型。比方說,如果您有單一備份磁帶,您只能將磁帶實際儲存在一個產品盒中。

如需管理實體記錄的相關資訊,請參閱「實體」主題。

已分類的記錄

在 DoD 已分類資料模型中,記錄分類為「最高秘密」、「秘密」、「機密」或「未分類」。您只能存取與您的安全調查層級相應的記錄。如需宣告已分類記錄的相關資訊,請參閱「宣告實體記錄」和「安全分類內容」主題。

重要記錄

重要記錄是在緊急情況或災難中需要承擔作業責任的必要代理記錄。如果要確保定期審查這些記錄,可以將記錄種類、記錄資料夾或磁區標記為「重要」,並且在這些儲存器下建立的所有記錄會自動分類為「重要」。

將儲存器標記為「重要」時,選取將觸發重要記錄之定期審查或更新的循環事件。另外,選取發生審查事件時要開始的動作。無論何時發生循環審查事件,都會開始與該事件相關聯的重要記錄審查工作流程。如需相關資訊,請參閱「重要記錄」主題。

IBM® Enterprise Records 包括一份「需要處置的重要記錄」報告,它會顯示要在特定期間內處置的電子重要記錄。如需報告的相關資訊,請參閱「報告產生」主題。

永久記錄

永久記錄是被標識為具有充分價值的記錄,在正常要求的時間之外您的組織要求保留的記錄。您可以將記錄的永久記錄指示器內容設為 True,將記錄標記為永久記錄。 依預設,對於宣告安裝精靈,IBM Enterprise Records 不會顯示此內容。 依預設,當建立種類或資料夾時,不會顯示永久記錄指示器內容。 如果您不想讓內容顯示在這些情況中,請透過 IBM Datacap Taskmaster Capture Connector for EMC Documentum,將內容變更為隱藏。 如需顯示在 Content Platform Engine 中顯示永久記錄指示器內容的相關資訊,請參閱「自訂內容的顯示方式」主題。

永久記錄指示器內容沒有相關聯的行為。 此內容只供參考,即使永久記錄指示器設為 True,仍然可以刪除記錄。



意見

前次更新: 2013 年 11 月
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