Pode configurar a declaração automática de registos para assegurar que,
quando um utilizador efectua uma operação num documento de um armazenamento de
objectos de registos (ROS), é declarado um registo. O
IBM®
Enterprise Records cria um registo correspondente no
armazenamento de objectos de plano de ficheiros especificado.
Sobre esta tarefa
Por exemplo, pode optar por que todos os documentos arquivados na pasta
Confidencial sejam declarados como um registo. Pode optar por que todos os documentos
pertencentes a uma classe de documento específica sejam declarados como um registo
quando um utilizador dá entrada do documento.
Importante: Tem de utilizar o evento Dar entrada no evento Criar
quando pretende que um registo seja declarado na data de criação.
RMAutoDeclaration
tem de ser configurado para utilizar eventos assíncronos e NÃO eventos síncronos.
Para configurar a declaração automática de registos, pode efectuar as tarefas seguintes:
- Execute o script de importação no ROS a partir da
IBM Administration
Console for Content Platform Engine para criar a acção do evento. Execute o procedimento descrito no tópico de ajuda Trabalhar com rotinas de tratamento
de eventos. O script de importação cria a acção do evento na pasta Acção de evento e o módulo do
código na pasta Módulo de código.
- Especifique a localização e outras informações para um novo registo declarado,
efectuando o procedimento para editar o ficheiro de configuração da declaração
automática indicado em seguida.
- Crie uma subscrição que utilize a acção de evento de declaração automática efectuando esse procedimento indicado em seguida.
- Teste a configuração efectuando o procedimento RMAutoDeclare indicado em seguida.
Editar o ficheiro de configuração de declaração automática
Procedimento
Para editar o ficheiro de configuração RMAutoDeclaration
(RMAutoDeclare.properties):
- Na IBM Administration
Console for Content Platform Engine, crie (designe) uma
propriedade String (por exemplo: AutoDeclareFolderSymName) na classe ou subclasse do
documento de origem, para especificar o caminho da pasta arquivada no registo ou GUID. Configure a propriedade para ter um comprimento de 256 caracteres.
- (Opcional) Na IBM Administration
Console for Content Platform Engine, crie (designe)
outra propriedade String (por exemplo, AutoDeclareRecordClassSymName) na classe ou
subclasse do documento de origem para especificar o nome de classe do registo. Se não especificar um nome de classe de registo, a classe do registo assume a
predefinição de ElectronicRecordInfo.
Os dois primeiros passos criam propriedades para o evento RMAutoDeclare.
- Utilize o Application Engine, o
Workplace XT, ou a
IBM Administration
Console for Content Platform Engine para dar saída do ficheiro
RMAutoDeclare.properties.
- Edite o ficheiro RMAutoDeclare.properties com as informações adequadas:
rmevent.declare.RecordClassPropertySymname=AutoDeclareRecordClassSymName
rmevent.declare.RecordFiledInFolderPropertySymname=AutoDeclareFolderSymName
(Se a propriedade não existir a rotina de tratamento de eventos adiciona um erro no registo.)
rmevent.declare.FPOSObjectStoreName=TargetObjectStoreName
- Utilize o Application Engine, o Workplace XT ou a IBM Administration
Console for Content Platform Engine para dar entrada da nova versão
do ficheiro RMAutoDeclare.properties com os
conteúdos especificados anteriormente.
Resultados
Criar uma subscrição que utiliza a acção de evento RMAutoDeclaration
Pode criar uma ou mais subscrições que são executadas sempre que o evento subscrito
(Dar entrada ou Ficheiro adicionado) ocorra.
Esta função activa a acção de evento associada à subscrição.
Para o evento de Dar entrada relativo ao documento, pode criar a subscrição numa
classe ou subclasse de Documento. Para o evento relativo à pasta (adição de ficheiro),
pode criar a subscrição numa classe ou subclasse de pasta ou numa instância de objecto de
pasta específica. Pode criar o número de subscrições necessárias. Por exemplo, pode criar subscrições em várias subclasses de documentos diferentes.
Para adicionar subscrições:
- Na IBM Administration
Console for Content Platform Engine, expanda o armazenamento
de objecto ROS que contém os documentos que serão declarados automaticamente como
registos.
- Para criar uma subscrição para uma classe ou subclasse de documento, faça clique com
o botão direito do rato em Classe de documento (ou na subclasse de
um documento) e seleccione Adicionar subscrição. Para criar uma subscrição para uma classe ou subclasse de pasta,
expanda a pasta Outras classes, faça clique com o botão direito do rato em Pasta (ou numa subclasse de pasta) e seleccione Adicionar subscrição. Para criar uma subscrição para
uma pasta específica, expanda a pasta raiz. Aceda à pasta para qual pretende definir
uma subscrição.
Faça clique com o botão direito do rato na pasta e seleccione
Adicionar subscrição.
- No assistente Criar uma subscrição, faça clique em Seguinte.
- Especifique um nome único e com significado e uma descrição para a subscrição e faça
clique em Seguinte.
- Para uma subscrição de classe (mas não para uma instância), certifique-se de que
selecciona Aplicar a todas as instâncias da classe <nome da
classe> e faça clique em Seguinte.
- No ecrã para especificar activadores, seleccione os activadores que activam
a subscrição (Dar entrada da subscrição de documento;
Ficheiro para uma subscrição de pasta). Faça clique em Seguinte.
- No ecrã, a partir do menu, seleccione a acção de evento
RMAutoDeclare criada previamente e faça clique em
Seguinte.
- Certifique-se de que a caixa de verificação Síncrono não está seleccionada. Seleccione ou não as caixas de verificação restantes, conforme adequado, e faça clique em
Seguinte.
- Faça clique em Terminar.
RMAutoDeclare
Para
testar a configuração de RMAutoDeclare, execute o seguinte procedimento:
- Crie um documento no ROS da classe configurada com declaração automática.
- Especifique o nome da classe de registo numa propriedade String do documento de
origem.
Este nome é a propriedade (AutoDeclareRecordClassSymName) introduzida
previamente no ficheiro RMAutoDeclare.properties. Consulte o Passo 2 no procedimento para o ficheiro de configuração da declaração
automática, indicado anteriormente. Ao criar um documento, o utilizador introduz o nome
da classe do registo nesta propriedade. Se não especificar o nome simbólico, o nome de
classe predefinido é ElectronicRecordInfo.
- Especifique o caminho da pasta do registo arquivado noutra propriedade String.
Esta nome é a outra propriedade (AutoDeclareFolderSymName), conforme utilizado
actualmente no ficheiro
RMAutoDeclare.properties. Consulte o Passo 1 no procedimento para
o ficheiro de configuração da declaração automática, indicado anteriormente. Ao
criar um documento, o utilizador introduz o caminho da pasta arquivado no registo ou GUID
nesta propriedade. Se o valor não for válido, a rotina de tratamento de eventos regista
um erro. O caminho da pasta de registos começa
por /<File Plan Name>/... (por exemplo, /File Plan/Category1/Folder1). O utilizador também pode introduzir o GUID da pasta.
Depois de o
utilizador criar o documento, o evento RMAutoDeclare declara o mesmo na pasta especificada do FPOS, utilizando a classe de registo especificada.