Môžete pridať pozastavenie dostupnosti do systému alebo ho môžete neskôr
upraviť. Keď vytvárate pozastavenie dostupnosti, môžete nastaviť podmienky pre
kategórie záznamov, priečinky záznamov, zväzky a záznamy. Naplánovaný proces
čistenia pozastavení určuje, či všetky entity vyhovujú podmienkam
pozastavení. Ak áno, pozastavenie sa aplikuje automaticky. Pozastavenie dostupnosti
bez podmienok sa môže aplikovať len manuálne. Podmienené pozastavenie môžete tiež
aplikovať manuálne, ale nemusíte byť schopní odstrániť ho manuálne.
Informácie o úlohe
Bližšie informácie nájdete v téme odstraňovanie pozastavenia dostupnosti. Podmienené pozastavenia sú tiež známe ako dynamické pozastavenia. Nové entity, ktoré
spĺňajú podmienky pozastavenia, sú uvedené do stavu pozastavenia dynamicky počas
nasledujúceho spustenia Hold Sweep. Opatrne zvážte kritériá, ktoré použijete pre
podmienené pozastavenia tak, aby neboli viaceré entity neúmyselne uvedené do stavu pozastavenia.
Pokiaľ nastavujete podmienky pre pozastavenie, použite prepojenie Preview, aby ste videli,
ktoré entity sú ovplyvnené. Prepojenie
Preview používa
statický režim vyhľadávania a vrátené výsledky nemusia byť
kompletné. Bližšie informácie o definovaní maximálneho počtu výsledkov pre
statické vyhľadávania nájdete v téme o prispôsobovaní vašej vyhľadávacej stránky.
Procedúra
Pridanie pozastavenia dostupnosti:
- Prihláste sa ako Records Manager alebo Records Administrator
a pristúpte na FPOS, v ktorom chcete vytvoriť pozastavenie.
- Vyberte záložku Disposition.
- Kliknite na Holds:

- Kliknite na Add Hold:

Výsledky
Nastavenie vlastností pozastavenia:
- Zadajte názov pre pozastavenie.
- Špecifikujte dôvod pre pridanie tohto pozastavenia.
- Vyberte typ pozastavenia.
- Z ponuky Active vyberte True, ak
chcete pozastavenie aktivovať okamžite. Pozastavenie musí byť aktívne, aby
bolo umiestnené na entite buď cez Hold Sweep alebo jeho manuálne
umiestnenie. Vyberte False (predvolená hodnota), ak to
chcete nateraz ponechať neaktívne.
- Kliknite na Next pre nastavenie podmienok, ktoré nastavia
pozastavenie cez čistenie pozastavení alebo kliknite na Finish (alebo Cancel).
Ak skončíte bez nastavenia podmienok, toto pozastavenie možno nastaviť len
manuálne. Čistenie pozastavení ho ignoruje.
Nastavenie podmienok (voliteľné)
Môžete nastaviť podmienky pre záznamy,
kategórie, priečinky záznamov alebo zväzky. V každom prípade špecifikujete
jednu alebo viac vlastností, operátor, hodnotu a typ spojenia na špecifikáciu
vzťahov medzi viacerými vlastnosťami. Pre záznamy môžete tiež
špecifikovať vyhľadanie obsahu. Ak nastavíte podmienky a pozastavenie je
aktívne, čistenie pozastavení automaticky aplikuje pozastavenie na entity, ktoré
vyhovujú kritériám.
Výber sady vlastností:
- Kliknite na Change pre entitu, na ktorej
chcete špecifikovať podmienky.
- Z ponúk zvoľte vlastnosti, ktoré chcete použiť.
- Keď je nastavovanie dokončené, kliknite na Accept Changes.
Všetky typy entít fungujú rovnako. Po výbere sady vlastností použite nasledujúce procedúry. Nastavenie kritéria vlastnosti:
- Pre každú vlastnosť vyberte operátor z ponuky. Dostupné
operátory sa menia v závislosti od typu vlastnosti.
- Pre každú vlastnosť špecifikujte hodnotu. Buď zadajte text vo voľnom formáte,
vyberte z ponuky alebo vyberte dátum.
- Nastavte vzťah (typ spojenia) medzi dvoma vlastnosťami. AND znamená, že
obe musia byť pravdivé; OR znamená, že niektorá musí byť pravdivá.
Ak ponecháte hodnotu vlastnosti
prázdnu, nepoužije sa ako kritérium, pokiaľ
nevyberiete operátor IS NOT NULL.
Obmedzenie: Filter,
ktorý nastaví tieto podmienky, nepodporuje znak percento (%)
alebo ampersand (&).
Výber
dátumu:
- Kliknite na ikonu kalendára.
- Kliknite na deň, ktorý chcete vybrať. Predvolený je aktuálny deň.
- Kliknite na << alebo >> na zmenu
roka, naraz jeden rok alebo kliknite a podržte na zobrazenie zoznamu rokov.
Ak rok, ktorý chcete, nie je uvedený v zozname, vyberte najbližší rok a
potom kliknite a podržte znova pre nový zoznam.
- Kliknite na < alebo > na zmenu mesiaca,
naraz jeden mesiac alebo kliknite a podržte na zobrazenie zoznamu mesiacov.
Na odstránenie skôr špecifikovaného dátumu kliknite na Clear.
Varovanie: Pre miestne nastavenie US je krátky dátumový formát mm/dd/rr.
Ak je rok väčší než 29, aplikácia použije rok 19XX.
Ak je rok 29 alebo menší, aplikácia uloží dátum ako 20XX.
Tento
formát môže byť problémom pre dátové modely klasifikované DoD, pretože
dátum deklasifikovania môže byť 25 rokov od aktuálneho dátumu. V roku 2008 by mal
tento formát za následok, že rok 2033 bude uložený ako 1933.
Teda pre klasifikované DoD je krátky dátumový formát zmenený na mm/dd/rrrr.
Táto zmena je viditeľná v Sprievodcovi klasifikáciou, na stránke Klasifikačné
informácie a na stránkach akcií. Ostatné formáty ako je stredný,
dlhý a úplný fungujú ako predtým. Na zabránenie všetkým problémom s dátumom zvážte
nastavenie vašich preferencií Application Engine alebo Workplace XT na použitie dlhého formátu roka. Musíte sa odhlási z IBM® Enterprise
Records a znova sa prihlásiť, aby
preferencie okamžite nadobudli účinok.
Špecifikácia obsahu
(len záznamy):
- Do textového okna Content Contains zadajte text na zahrnutie do
vyhľadávania. Bližšie informácie nájdete v téme o definovaní a spúšťaní vyhľadávania.
- Z ponuky in vyberte buď Metadata (na
hľadanie textu vo vlastnostiach záznamov) alebo Content (na
hľadanie textu v deklarovanom dokumente).
- Nastavte operátor na AND na označenie, že
entita musí obsahovať text, ktorý ste zadali A všetky vlastnosti (špecifikované
skôr) musia byť tiež pravdivé. Nastavte operátor na OR, ak
musí byť pravdivý buď obsah ALEBO podmienky vlastnosti.
Na odstránenie vlastnosti vykonajte niektorú z týchto volieb:
- Kliknite na Change, vyberte prázdnu oblasť na začiatku zoznamu vlastností a ak chcete vlastnosť odstrániť okamžite, kliknite na Accept Changes.
- Kliknite na začiarkavacie políčko v stĺpci Remove, aby sa vlastnosť
odstránila, keď dokončíte pridávanie alebo aktualizáciu pozastavenia.
Zobrazenie entít pre podmienku:
- Pre každý typ entity, ktorý má podmienené hodnoty, kliknite na jeho prepojenie Preview,
aby ste videli zoznam entít, ktoré sa kvalifikujú pomocou podmienok, ktoré ste špecifikovali.
- Skontrolujte náhľad, aby ste sa presvedčili, že ste nastavili pozastavenie len na
požadované entity. Celkový počet zobrazených entít môže byť taký,
aký je nastavený v preferenciách lokality Application Engine alebo Workplace XT. Zobrazený počet
je Maximálny počet položiek, ktoré vráti vyhľadávanie.
- V prípade potreby zadajte text do okna Filter a kliknite na Go na
zmenšenie počtu zobrazených entít alebo aby ste videli špecifickú sadu
entít. Filter je založený na názve entity. Názvy entít, ktoré obsahujú
znaky, ktoré zadáte, sú uchované v zozname. Všetky ostatné sú
zrušené.
- Kliknite na Reset na odstránenie znakov, ktoré ste zadali,
a potom znova kliknite na Go, aby ste videli kompletný
zoznam.
- Po dokončení kliknite na prepojenie Close.
Úprava
pozastavenia dostupnosti
Podmienky pozastavenia môžete upraviť alebo vymazať skôr než
čistenie pozastavení aplikuje pozastavenie na entitu. Úprava pozastavenia dostupnosti:
- Vyberte záložku Disposition.
- Kliknite na Holds a nájdite pozastavenie. Na získanie
kratšieho zoznamu môžete napísať prvých pár znakov názvu do poľa
Filter a kliknite na Go.
- Vyberte Get Info pre pozastavenie, ktoré chcete
upraviť.
- Zo zoznamu informačných stránok vyberte stránku, ktorú chcete
upraviť a použite predošlé postupy. Ak upravujete bezpečnosť, pozrite si tému
nastavenia bezpečnosti.
- Po dokončení kliknite na Apply.