Du kan konfigurera automatisk deklaration av poster för att se till att en post deklareras när en användare utför en åtgärd på ett dokument i ett ROS (Records
Object Store). IBM® Enterprise
Records skapar en motsvarande post i ett angivet FPOS.
Den här uppgiften
Exempel: Du kan välja att låta alla dokument som arkiveras i en konfidentiell mapp deklareras som en post. Du kan välja att låta varje dokument som tillhör en viss dokumentklass deklareras som en post när en användare checkar in dokumentet.
Viktigt: Du måste använda händelsen Checka in i stället för händelsen Skapa om en post ska deklareras vid tillkomsten.
RMAutoDeclaration måste konfigureras att använda asynkrona händelser, inte synkrona.
När du ska konfigurera autodeklaration av poster utför du följande uppgifter:
- Kör importskriptet på ROS från IBM Administration
Console for Content Platform Engine så att händelseåtgärden skapas. Följ proceduren i ämnet om att arbeta med händelsehanterare. Importskriptet skapar händelseåtgärden i objektlagrets mapp Event Action och kodmodulen i mappen Code Module.
- Ange platsen och annan information för en nydeklarerad post genom att utföra proceduren för att redigera konfigurationsfilen för autodeklaration längre fram i det här ämnet.
- Skapa en prenumeration som använder händelseåtgärden autodeklaration genom att utföra den proceduren längre fram i det här ämnet.
- Testa konfigurationen genom att utföra RMAutoDeclare-proceduren längre fram i det här ämnet.
Redigera konfigurationsfilen för autodeklaration
Arbetsordning
Redigera konfigurationsfilen för RMAutoDeclaration (RMAutoDeclare.properties):
- Ange den mappsökväg eller det GUID där posten ska arkiveras genom att skapa (utse) en strängegenskap i IBM Administration
Console for Content Platform Engine
(t.ex. AutoDeclareFolderSymName) i källdokumentklassen eller en underordnad klass. Ange att egenskapen har längden 256 tecken.
- (Valfritt) Ange postklassnamnet genom att skapa (utse) en annan strängegenskap iIBM Administration
Console for Content Platform Engine (t.ex. AutoDeclareRecordClassSymName)
i källdokumentklassen eller en underordnad klass. Om du inte anger något postklassnamn används standardnamnet ElectronicRecordInfo.
Med de två första stegen skapar du egenskaperna för RMAutoDeclare-händelsen.
- Använd Application Engine, Workplace XT eller IBM Administration
Console for Content Platform Engine och checka ut filen RMAutoDeclare.properties.
- Redigera RMAutoDeclare.properties med lämplig information:
rmevent.declare.RecordClassPropertySymname=AutoDeclareRecordClassSymName
rmevent.declare.RecordFiledInFolderPropertySymname=AutoDeclareFolderSymName
(Om egenskapen inte finns loggar händelsehanteraren ett fel.)
rmevent.declare.FPOSObjectStoreName=TargetObjectStoreName
- Använd Application Engine, Workplace XT eller IBM Administration
Console for Content Platform Engine och checka in den nya versionen av RMAutoDeclare.properties med tidigare specificerat innehåll.
Resultat
Skapa en prenumeration som använder händelseåtgärden RMAutoDeclaration
Du kan skapa en eller flera prenumerationer som körs när prenumerationshändelsen (incheckning eller filtillägg) inträffar.
Då utlöses händelseåtgärden för prenumerationen.
För en dokumentrelaterad incheckningshändelse skapar du prenumerationen på en dokumentklass eller underordnad klass. För mapprelaterade händelser (filtillägg) kan du skapa prenumerationen på en mappklass eller underordnad klass till en viss mappobjektsförekomst. Du kan skapa så många prenumerationer som behövs. Exempel: Du kan skapa prenumerationer på flera olika dokumentunderklasser.
Lägga till prenumerationer:
- I IBM Administration
Console for Content Platform Engine expanderar du det ROS-objektlager som ska innehålla de dokument som kommer att deklareras som poster automatiskt.
- Högerklicka på Dokumentklass (eller en underordnad dokumentklass) och välj Lägg till prenumeration om du ska skapa en prenumeration för en dokumentklass eller underordnad dokumentklass. Skapa en prenumeration för en mappklass eller underklass genom att expandera mappen Andra klasser, högerklicka på Mappar (eller en mappunderklass) och välja Lägg till prenumeration. Expandera rotmappen om du ska skapa en prenumeration för en viss mapp. Gå till den mapp som du ska ställa in prenumeration för.
Högerklicka på mappen och välj Lägg till prenumeration.
- Klicka på Nästa i guiden för att skapa en prenumeration.
- Ange ett upplysande, unikt namn och en beskrivning för prenumerationen och klicka på Nästa.
- För en prenumeration för en klass (men inte en förekomst) kontrollerar du att alternativknappen Apply to all instances of class <klassnamn> är vald och klickar sedan på Nästa.
- I fönstret Specify Triggers anger du alla utlösare som ska aktivera prenumerationen (incheckning för en dokumentprenumeration, arkivering för en mapprenumeration). Klicka på Nästa.
- Som händelseåtgärd väljer du RMAutoDeclare från listrutan och klickar på Nästa.
- Kontrollera att kryssrutan Synchronous inte är markerad. Lämna övriga kryssrutor markerade eller omarkerade beroende på vad som är lämpligt. Klicka sedan på Nästa.
- Klicka på Slutför.
RMAutoDeclare
Testa konfigurationen av RMAutoDeclare:
- Skapa ett dokument i ROS av den klass som konfigurerats för autodeklaration.
- Ange postklassnamnet i en strängegenskap för källdokumentet.
Namnet är den egenskap (AutoDeclareRecordClassSymName) som du tidigare angav i filen RMAutoDeclare.properties. Se steg 2 i proceduren för att redigera konfigurationsfilen för autodeklaration tidigare i det här ämnet. När en användare skapar ett dokument anger användaren postklassnamnet i den här egenskapen. Om du inte anger det symboliska namnet används standardkassnamnet ElectronicRecordInfo.
- Ange arkiveringsmappen för posten i en annan strängegenskap.
Detta namn är den andra egenskapen (AutoDeclareFolderSymName) som används i filen RMAutoDeclare.properties. Se steg 1 i proceduren för att redigera konfigurationsfilen för autodeklaration tidigare i det här ämnet. När en användare skapar ett dokument anger användaren sökvägen till postens arkiveringsmapp eller GUID i den här egenskapen. Om värdet är ogiltigt loggar händelsehanteraren ett fel. Sökvägen för postmappen inleds med /<File Plan Name>/... (till exempel /File Plan/Category1/Folder1). Användaren kan också ange mappens GUID.
När användaren skapar dokumentet deklarerar händelsen RMAutoDeclare dokumentet i den angivna mappen i FPOS och använder den angivna postklassen.