廃棄保留をシステムに追加したり、後から廃棄保留を変更することができます。 廃棄保留を作成する際、レコード・カテゴリー、レコード・フォルダー、ボリューム、およびレコードの条件を設定できます。 エンティティーが保留の条件を満たしているかどうかは、スケジューリングした保留スイープ処理によって決まります。 条件を満たしている場合、保留が自動的に適用されます。 条件が設定されていない廃棄保留は、手動でのみ適用できます。 条件付き保留も手動で適用できますが、手動で削除することはできません。
このタスクについて
詳しくは、廃棄保留の解除に関するトピックを参照してください。
条件付き保留は、動的保留とも呼ばれます。 保留の条件を満たす新しいエンティティーは、次回、保留スイープを実行する際に、動的に保留状態に置かれます。 意図せずに多数のエンティティーが保留状態に置かれないよう、条件付き保留で使用する条件は慎重に設定してください。
保留の条件を設定する際は、「プレビュー」リンクを使用して、適用されるエンティティーを確認してください。
「プレビュー」リンクでは「静的」検索モードが使用されるので、全部の結果がユーザーに戻されない場合があります。 静的検索の最大結果数の定義について詳しくは、検索ページのカスタマイズに関するトピックを参照してください。
手順
廃棄保留を追加するには、次のようにします。
- レコード・マネージャーまたはレコード管理者としてサインインし、保留を作成する FPOS にアクセスします。
- 「廃棄」 タブを選択します。
- 「保留」
をクリックします。
- 「保留の追加」
をクリックします。
タスクの結果
保留プロパティーを設定するには、次のようにします。
- 保留の名前を入力します。
- この保留の追加理由を指定します。
- 保留のタイプを選択します。
- 保留を即座にアクティブにする場合は、「アクティブ」メニューで「True」を選択します。 保留をアクティブにするには、保留スイープ経由、または手動で、エンティティーに保留を適用する必要があります。 現時点で非アクティブのままにする場合は、「False」(デフォルト) を選択します。
- 「次へ」をクリックして、保留スイープで保留を配置する条件を設定するか、「終了」(または「キャンセル」) をクリックします。
条件を設定せずに終了した場合、この保留は手動でのみ適用可能です。 保留スイープではこれが無視されます。
条件の設定 (オプション)
レコード、カテゴリー、レコード・フォルダー、またはボリュームの条件を設定できます。 それぞれのケースで、プロパティー (1 つ以上)、演算子、値、複数プロパティー間の関係を指定する結合タイプを指定します。 レコードの場合は、コンテンツ検索も指定できます。 条件を設定して保留がアクティブになると、保留スイープにより、条件を満たすエンティティーに保留が自動的に適用されます。
プロパティーのセットを選択するには、次のようにします。
- 条件を指定するエンティティーの「変更」をクリックします。
- 使用するプロパティーをメニューから選択します。
- プロパティーの設定が完了したら、「変更の承認」をクリックします。
すべてのエンティティー・タイプに対して同じ方法で設定できます。 プロパティーのセットを選択した後、以下の手順を実行してください。 プロパティー基準を設定するには、次のようにします。
- プロパティーごとに演算子をメニューから選択します。 使用可能な演算子は、プロパティーのタイプによって異なります。
- プロパティーごとに値を指定します。 自由形式のテキストを入力するか、メニューから値を選択するか、日付を選択します。
- 2 つのプロパティー間の関係 (結合タイプ) を設定します。 AND は両方が必ず真であることを意味し、OR はいずれか一方が真であることを意味します。
プロパティー値を空白のままにした場合、IS NOT NULL 演算子を選択しない限り、それは条件として使用されません。
制約事項: これらの条件を設定するフィルターでは、パーセント (%) 文字とアンパーサンド (&) 文字を使用できません。
日付を選択するには、次のようにします。
- カレンダー・アイコンをクリックします。
- 選択する日付をクリックします。 デフォルトは当日の日付です。
- 年を変更するには、「<< または >>」をクリックします。クリックするごとに、年が 1 年変わります。年のリストを表示するには、マウス・ボタンを押したままにします。
目的の年がリストにない場合は、最も近い年を選択し、もう一度マウス・ボタンを押したままにすると、新しいリストが表示されます。
- 月を変更するには、「< または >」をクリックします。クリックするごとに、月が 1 月変わります。月のリストを表示するには、マウス・ボタンを押したままにします。
前回指定した日付情報を削除するには、「クリア」をクリックします。
重要: ロケールが米国の場合、短い日付形式は mm/dd/yy です。
年の値が 29 より大きい場合、年は 19XX と解釈されます。
一方、年の値が 29 以下の場合は、20XX 年の日付と解釈されます。 ただし、DoD 分類データ・モデルの場合、日付の分類解除の日付が現在日付から 25 年先になることがあるためこの形式が問題となる可能性があります。 例えば 2008 年の場合、この形式では 2033 年が 1933 年として保管されることになります。
このため、DoD 分類の場合、日付の短い形式は mm/dd/yyyy に変更されます。
この変更は、分類ウィザード、分類の「情報」ページ、およびアクション・ページに表示されます。 中形式、長い形式、完全形式など、その他の形式は従来と同様に機能します。 日付に関連する混乱を回避するには、Application Engine または Workplace XT の設定で長い年の形式を使用することをお勧めします。 設定の変更を即座に有効にするには、IBM® Enterprise
Records からサインアウトして、再びサインインする必要があります。
コンテンツを指定するには、次のようにします。(レコードの場合のみ)
- 「コンテンツの内容」テキスト・ボックスに、検索に含めるテキストを入力します。 詳しくは、検索の定義と実行に関するトピックを参照してください。
- 「検索場所」メニューから、「メタデータ」(レコード・プロパティー内のテキストを検索する場合) または「コンテンツ」(宣言済みのドキュメント内のテキストを検索する場合) を選択します。
- 入力したテキストがエンティティーに含まれており、かつ (上記で指定した) プロパティーも真でなければならないように指定する場合は、演算子を「AND」に設定します。 コンテンツまたはプロパティー条件のいずれかが真でなければならない場合は、演算子を「OR」に設定します。
プロパティーを削除するには、次のいずれかのオプションを実行します。
- プロパティーをすぐに削除するには、「変更」をクリックし、プロパティー・リストの先頭にある空白領域を選択して、「適用」を選択します。
- 保留の追加または更新が終了したときにプロパティーを削除する場合は、「削除」列にあるチェック・ボックスをオンにします。
条件を基準にエンティティーをプレビューするには、次のようにします。
- 条件値が指定されたエンティティー・タイプごとに、指定した条件と一致するエンティティーのリストを表示するには、「プレビュー」リンクをクリックします。
- 必要なエンティティーに保留が適切に配置されているかどうかをプレビューで確認します。 表示されるエンティティーの総数の最大は、Application Engine または Workplace XT のサイト設定によって指定されます。 表示されている数値は、「検索によって返される項目の最大数」です。
- 必要に応じて、「フィルター」ボックスにテキストを入力して「Go」をクリックし、表示されるエンティティー数を減らしたり、特定のエンティティーのセットだけを表示します。 フィルターは、エンティティー名を基準にして行われます。 入力した文字を含むエンティティー名はリストに保持され、それ以外はすべて除外されます。
- 完全なリストを表示するには、「リセット」をクリックして、入力した文字を削除し、「Go」を再度クリックします。
- 作業が終了したら、「閉じる」リンクをクリックします。
廃棄保留の変更
保留スイープでエンティティーに保留を適用する前に、保留の条件の編集または削除を実行することができます。 廃棄保留を変更するには、次のようにします。
- 「廃棄」 タブを選択します。
- 「保留」をクリックし、保留を検索します。 より簡単なリストを取得するには、「フィルター」ボックスに名前の最初の数文字を入力して「Go」をクリックします。
- 変更する保留の「情報の取得」をクリックします。
- 「情報」ページのリストから、変更するページを選択し、上記の各種手順を実行します。 セキュリティーを変更する場合は、セキュリティー設定に関するトピックを参照してください。
- 終了したら、「適用」をクリックします。