Grâce à sa structure hiérarchique de classes, de sous-classes, d'objets et de propriétés, IBM® Enterprise Records vous permet d'effectuer des activités de gestion d'enregistrements.
Toutes les classes d'IBM Enterprise Records dérivent de la classe Dossier (Folder) située sous la librairie IBM Enterprise Records. La classe Dossier (Folder) est utilisée pour dériver toutes les classes de conteneur d'IBM Enterprise Records. La classe Dossier RM (RM Folder) est une sous-classe de la classe Dossier (Folder). Elle contient des classes et des sous-classes qui permettent de conserver des enregistrements dans IBM Enterprise Records. Vous pouvez créer et ajouter le nombre de sous-classes que vous voulez dans les classes Dossier d'enregistrement électronique (ElectronicRecordFolder), Dossier d'enregistrement hybride (HybridRecordFolder), Conteneur physique (Physical Container), Boîte (Box) et Dossier d'enregistrement physique (PhysicalRecordFolder).
Vous pouvez utiliser IBM Administration Console for Content Platform Engine pour afficher la structure hiérarchique des classes IBM Enterprise Records d'une librairie.
La liste suivante présente les classes IBM Enterprise Records avec une brève description de chaque classe et sous-classe :
Cette classe est la classe parent de toutes les autres classes IBM Enterprise Records. La fonction de base d'IBM Enterprise Records dépend de cette classe, qui possède toutes les propriétés permettant le traitement de la gestion des enregistrements.
Cette classe est la classe de base de toutes les classes de dossier créées dans l'application IBM Enterprise Records. Elle dérive de la classe parent Dossier (Folder). Les classes de conteneur décrites plus loin dans cette rubrique sont des sous-classes de la classe Dossier RM (RM Folder) : Racine des plans de classement (Classification Scheme Root), Plan de fichiers (File Plan), Conteneur d'emplacements (Location Container), Catégories d'enregistrement (Record Categories), Dossiers d'enregistrement (Record Folders) et Volume.
Cette classe représente les objets de plan de fichiers IBM Enterprise Records du dossier racine. Il n'y a qu'un seul objet figurant comme objet de plan de classement dans la librairie. Tous les objets de plan de classement sont stockés sous le dossier racine des plans de classement.
Cette classe permet un regroupement hiérarchique de divers types de fichier (catégories d'enregistrement et dossiers d'enregistrement) dans un plan de fichiers. Vous pouvez créer de nombreuses catégories d'enregistrements et de nombreux dossiers d'enregistrement dans un plan de fichiers.
Cette classe est utilisée pour assurer le suivi d'accès et d'utilisation d'un enregistrement déchargé. Vous pouvez créer de nombreux emplacements à l'aide de cette classe.
Cette classe est généralement disposée sous forme de structure hiérarchique pour refléter et prendre en charge les activités métier d'une organisation. Ses sous dossiers peuvent être Dossier d'enregistrement et Catégories d'enregistrement. La classe Catégorie d'enregistrement agit comme un conteneur pouvant contenir une catégorie d'enregistrement ou un dossier d'enregistrement au premier niveau enfant, conformément aux exigences PRO. Cependant, selon les exigences DoD, Infos d'enregistrement peut également être inclus comme enfant de premier niveau de la classe Catégorie d'enregistrement.
Cette classe permet de créer des sous-classes, telles que Dossier d'enregistrement électronique (ElectronicRecordFolder), Conteneur physique (PhysicalContainer), Dossier d'enregistrement physique (PhysicalRecordFolder) et Dossier d'enregistrement hybride (HybridRecordFolder). La description suivante définit les classes dérivées de la classe RecordFolder :
La classe Volume joue le rôle de détenteur d'enregistrements.
Outre les classes mentionnées précédemment, IBM Enterprise Records utilise également la classe Document et ses sous-classes, les classes Enregistrement et Transcription. Les classes Enregistrement électronique (Electronic Record) et Enregistrement de marqueur (Marker Record) dérivent de la classe Enregistrement (Record). La figure suivante illustre la hiérarchie des classes Document et Enregistrement.
La liste suivante présente les classes IBM Enterprise Records utilisées pour établir une hiérarchie entre documents et enregistrements, ainsi qu'une brève description de chaque classe et sous-classe :
La classe de document est la classe parent de tous les documents dans Application Engine ou Workplace XT. Vous pouvez déclarer des documents en tant qu'enregistrements. Les métadonnées DeletionAction de la propriété RecordInformation d'un document sont définies sur Empêcher la suppression. Ce paramètre signifie que le document n'est pas supprimé tant que l'enregistrement désigné par la propriété RecordInformation n'est pas supprimé. La classe Document est la classe de base de laquelle toutes les autres sous-classes relatives aux documents (Enregistrement (Record), Enregistrement électronique (Electronic Record), Enregistrement d'e-mail (Email Record), Enregistrement de marqueur (Marker Record) et Transcription (Transcript) sont dérivées.
La classe Enregistrement est la classe de base de tous les types d'enregistrement du plan de fichiers. Cette classe est une sous-classe de la classe Document. Tous les enregistrements du plan de fichiers sont représentés sous forme de documents. La propriété RecordedDocuments d'un enregistrement possède une propriété à valeur d'objet dans laquelle les métadonnées DeletionAction de l'objet référencé par cette propriété sont définies sur Cascade. Ce paramètre de propriété signifie que si un enregistrement est supprimé, le document pointé par la propriété RecordedDocuments est également supprimé.
La classe Enregistrement électronique hérite ses propriétés de la classe Enregistrement. Tous les documents ayant une origine électronique sont déclarés en tant qu'enregistrements électroniques utilisant cette classe. Vous pouvez déclarer un document électronique en tant qu'enregistrement à l'aide de Application Engine ou Workplace XT.
La classe Enregistrement de photographie numérique hérite de la classe Enregistrement électronique (Electronic Record). Elle contient des métadonnées supplémentaires destinées aux enregistrements de photographie numérique.
La classe Enregistrement d'e-mail hérite de la classe Enregistrement électronique (Electronic Record). La classe Enregistrement d'e-mail contient des métadonnées supplémentaires destinées aux enregistrements de courrier électronique.
La classe Enregistrement de marqueur hérite de la classe Enregistrement (Record). Les enregistrements de marqueur comporte des métadonnées qui indiquent l'emplacement physique de l'enregistrement. Ils peuvent être classés dans des dossiers d'enregistrements électroniques ou d'enregistrements physiques. Ils peuvent également être déchargés.
La classe Enregistrement PDF hérite de la classe Enregistrement électronique (Electronic Record). Elle contient des métadonnées supplémentaires destinées aux enregistrements PDF.
La classe Enregistrement numérisé hérite de la classe Enregistrement électronique (Electronic Record). Elle contient des métadonnées supplémentaires destinées aux enregistrements numérisés.
La classe Transcription est une sous-classe de la classe Document. Cette classe contient une transaction XML. Ce fichier XML est mis à jour par le biais d'un flux de travaux. Ce fichier XML se comporte comme un certificat d'élimination qui est stocké sur Content Platform Engine après l'élimination finale. Ce fichier vous permet de visualiser les métadonnées liées à l'entité éliminée.
La classe Enregistrement Web hérite de la classe Enregistrement électronique (Electronic Record). Elle contient des métadonnées supplémentaires destinées aux enregistrements Web.
Dans IBM Enterprise Records, vous pouvez créer des liens entre des entités IBM Enterprise Records et d'autres objets Content Platform Engine dans Application Engine ou Workplace XT. Un enregistrement peut partager des liens avec d'autres enregistrements, documents ou dossiers d'enregistrements. De même, un dossier d'enregistrement peut partager des liens avec des enregistrements et des dossiers d'enregistrement dans IBM Enterprise Records et Application Engine ou Workplace XT. La création de liens permet de référencer ou d'associer des enregistrements ou des données liées (notes, pièces jointes, reçus de retour d'email) à un enregistrement spécifié. Tous les liens disponibles dans IBM Enterprise Records sont des liens faibles. Par exemple, si deux entités sont liées et qu'une de ces entités est supprimée, l'autre entité n'est pas supprimée. Vous pouvez créer des classes de liens personnalisés et les définir afin qu'ils se comportent comme des liens forts. Lorsque des entités sont liées par un lien fort, la suppression de l'une provoque la suppression de l'autre.
La classe Lien RM dérive de la classe parent Lien. La classe Lien RM utilise des sous-classes pour représenter d'autres sous-classes. La figure suivante décrit les classes et sous-classes Lien RM.
La liste suivante contient les sous-classes enfant de la classe parent Lien RM, ainsi que leur description :
La classe Lien RM est une sous-classe de la classe de lien, qui est utilisée pour les relations N-N pour la classe de lien RM.
Le Lien vers l'extraction est une sous-classe de la classe Lien RM. Il établit une association entre une extraction et son enregistrement d'origine. Un lien vers l'extraction peut être créé entre plusieurs enregistrements et entre un enregistrement et un document. Le Lien vers l'extraction (Extract Link) permet de référencer des parties sélectionnées du contenu de l'enregistrement et non le contenu entier de l'enregistrement.
Le Lien vers le dossier hybride est une sous-classe de la classe Lien RM. Il établit une association entre des dossiers d'enregistrements hybrides ou des dossiers d'enregistrements électroniques.
Le Lien vers la copie d'enregistrement est une sous-classe de la classe Lien RM. Il établit une association entre l'enregistrement d'origine et ses différentes copies. Le système crée automatiquement ce type de lien lors de la création d'une copie de l'enregistrement. Le lien vers la copie d'enregistrement est un lien faible. Lorsque deux enregistrements sont liés et que vous supprimez une copie de l'enregistrement, les copies liées de l'enregistrement ne sont pas supprimées.
Le Lien voir aussi du dossier d'enregistrement est une sous-classe de la classe Lien RM. Il établit une association entre deux dossiers connexes. Un lien Voir aussi du dossier d'enregistrement peut être établi entre des dossiers d'enregistrement IBM Enterprise Records ou entre un dossier d'enregistrement IBM Enterprise Records et un autre dossier externe à IBM Enterprise Records.
Le Lien vers la mise en attente d'enregistrement est une sous-classe de la classe Lien RM. Il établit une association entre une entité d'enregistrement en attente et la mise en attente elle-même. Ce lien est utilisé pour le traitement interne et n'est pas visible dans l'interface utilisateur IBM Enterprise Records.
Le Lien voir aussi de l'enregistrement est une sous-classe de la classe Lien RM. Il établit une association entre des enregistrements qui possèdent des contenus connexes.
Le Lien de rendu est une sous-classe de la classe Lien RM. Il établit une association entre un enregistrement et ses rendus. Le rendu est une instance d'un enregistrement qui est généré dans un autre format logiciel sans perte de contenu. Le contenu et la plupart des métadonnées sont identiques. Les rendus servent à la conservation ou aux fonctionnalités d'accès/affichage.
Le Lien de référence est une sous-classe de la classe Lien RM. Il établit une association entre un enregistrement et ses références. Un lien de référence peut être créé avec d'autres enregistrements, documents ou dossiers d'enregistrement ayant un contenu associé.
Le Lien vers la mise en attente de dossier RM est une sous-classe de la classe Lien RM. Il établit une association entre une entité de dossier IBM Enterprise Records en attente et la mise en attente elle-même. Ce lien est utilisé pour le traitement interne et n'est pas visible dans l'interface utilisateur IBM Enterprise Records.