IBM Enterprise Records Version 5.1.2    

Anpassen der Suchseite

Die Darstellung der Suchseite kann durch Entfernen von Elementen und Festlegen von Standardkriterien individuell gestaltet werden.

Informationen zu diesem Vorgang

Die eingegebenen Werte sind nur für Ihren Benutzernamen gültig. Wenn Sie Elemente ausblenden, um eine übersichtlichere Suchseite zu erhalten, können Sie sie wieder hinzufügen, indem Sie auf die Seite Konfiguration von Benutzereinstellungen zurückkehren.

Vorgehensweise

So legen Sie die Standardsuchkriterien fest:

  1. Wählen Sie auf der Registerkarte Suchen von IBM® Enterprise Records einen Entitätstyp aus.
  2. Klicken Sie auf "Ändern".
  3. Legen Sie Standardwerte für diesen Entitätstyp fest.
  4. Wenn Sie alle Standardsuchkriterien festgelegt haben, klicken Sie auf Änderungen anwenden (Apply Changes).

    In den folgenden Tabellen werden die Felder beschrieben, in denen Sie Standardwerte festlegen können.

Ergebnisse

Allgemeine Einstellungen

Einstellung Beschreibung
Filterklasse Wählen Sie "Anzeigen" oder "Ausblenden", je nachdem, ob diese Option auf der Suchseite enthalten sein soll oder nicht.
Standardfilterklasse Zum Definieren einer besonders häufig verwendeten Klasse klicken Sie auf "Klasse auswählen" und wählen die gewünschte Klasse. Die Standardfilterklasse schränkt die Ergebnisse auf Entitäten ein, die diese Klasse verwenden. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Unterklassen einschließen, um auch Entitäten in jeder der Unterklassen der ausgewählten Klasse einzuschließen. Klicken Sie auf Löschen, um zuvor ausgewählte Klassen zu entfernen.
Max. Ergebnisanzahl Geben Sie einen Wert zwischen 50 und 5000 ein, um die Anzahl der Entitäten festzulegen, die in den Suchergebnissen angezeigt werden sollen. Wenn der Suchmodus "Statisch" ist, können die Benutzer diesen Wert beim Ausführen einer Suche ändern. Im dynamischen Suchmodus ist das Feld Max. Ergebnisanzahl nicht verfügbar. Ausführliche Informationen zum Suchmodus finden Sie im Abschnitt "Suchmodus".
Mehrwertige Eigenschaft

Wählen Sie Mehrwertige Eigenschaft als Wert anzeigen aus, wenn in den Suchergebnissen alle Werte einer mehrwertigen Eigenschaft angezeigt werden sollen.

Wählen Sie Mehrwertige Eigenschaft als Link anzeigen aus, wenn in den Suchergebnissen ein Link zu einer Seite angezeigt werden soll, die die Werte einer mehrwertigen Eigenschaft anzeigt. Die Option Mehrwertige Eigenschaft als Link anzeigen bietet bessere Leistung als die Option Mehrwertige Eigenschaft als Wert anzeigen.

Ein E-Mail-Schriftstück beispielsweise kann eine mehrwertige Eigenschaft CC: enthalten. Wenn alle CC:-Werte in den Suchergebnissen angezeigt werden sollen, wählen Sie Mehrwertige Eigenschaft als Wert anzeigen aus. Die Suchergebnisse enthalten eine Spalte "CC:", die Adresse1, Adresse2 und Adresse3 anzeigt.

Wenn Sie dagegen Mehrwertige Eigenschaft als Link anzeigen auswählen, enthält die Spalte "CC:" einen Hyperlink zu einer Seite, die die CC:-Eigenschaftswerte Adresse1, Adresse2 und Adresse3 anzeigt.

Suchmodus

Wählen Sie Dynamisch aus, wenn Sie über 5000 Entitäten in den Suchergebnissen erwarten und die Ergebnisse sortieren müssen. Der dynamische Suchmodus ignoriert den Wert von Max. Ergebnisanzahl und unterliegt nicht der Beschränkung auf 5000 Entitäten. Der dynamische Suchmodus verringert jedoch die Leistung.

Wählen Sie Statisch aus, wenn nicht mehr als 5000 Entitäten in den Suchergebnissen erwartet werden und die Systemleistung von Bedeutung ist.

Über den Suchmodus können Sie das Anzeigeverhalten der Suchergebnisse anpassen. Sie können dieses Verhalten beispielsweise sehen, wenn Sie in die Spalte "Name" klicken, um in alphabetischer Reihenfolge oder umgekehrter alphabetischer Reihenfolge zu sortieren.

In Abhängigkeit des ausgewählten Suchmodus kann sich das Anzeige- und Sortierverhalten der Suchergebnisse unterscheiden. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn Sie in die Spalte "Name" klicken, um in alphabetischer Reihenfolge oder umgekehrter alphabetischer Reihenfolge zu sortieren. Der dynamische Suchmodus ist besser geeignet, wenn mehr als 5000 Entitäten in den Suchergebnissen erwartet werden. IBM Enterprise Records zeigt die Suchergebnisse anfangs in alphabetischer Reihenfolge an. Wenn Sie in die Spalte "Name" klicken, wird die Suche im dynamischen Suchmodus aktualisiert. Die Ergebnisse werden in umgekehrter alphabetischer Reihenfolge sortiert, wobei zuerst die Entitätsnamen mit dem Anfangsbuchstaben Z angezeigt werden. Wenn Sie dagegen im statischen Suchmodus in die Spalte "Name" klicken, wird die Suche nicht dynamisch aktualisiert. In diesem Modus werden zuerst die Entitätsnamen angezeigt, die an der Position im Alphabet stehen, an der die Begrenzung auf 5000 Entitäten (bzw. der durch "Max. Ergebnisanzahl" beschränkten Anzahl Entitäten) auftrat.

Da eine eigenschafts- oder inhaltsbasierte Suche im dynamischen Suchmodus eine uneingeschränkte Ergebnisanzahl zurückgibt, können diese Ergebnisse nicht programmgesteuert verglichen werden und Dubletten können nicht eliminiert werden. Ein Beispiel hierfür ist die Kombination einer eigenschaftsbasierten Suche mit einer CBR-Suche über die Klausel OR. In einem Abschnitt des Suchfensters werden die Eigenschaftskriterien wie Dokumenttitel entspricht > Software angezeigt. Weiter unten in der Anzeige befindet sich eine AND/OR-Auswahl gefolgt von der Klausel Inhalt enthält Datenbank für die CBR-Kriterien in Metadaten/Inhalt. Wenn es ein Dokument gibt, dessen Inhalt das Wort Datenbank enthält und das auch den Dokumenttitel Gesamte Datenbank-Software hat, wird das Dokument zweimal aufgelistet. Das erste Vorkommen ergibt sich durch die Übereinstimmung mit dem Kriterium Dokumenttitel, das zweite durch die Übereinstimmung mit den CBR-Kriterien.

Diese Duplizierung von Suchergebnissen tritt beim statischen Suchmodus nicht auf. Die Anzahl der zurückgegebenen Suchergebnisse ist bekannt, da die Einstellung Max. Ergebnisanzahl den Inhalt der Suche beschränkt.

Inhalt enthält (nur Akten) Wenn Sie keine Inhaltssuche verwenden, können Sie die Suchseite vereinfachen, indem Sie die Auswahl Inhalt enthält entfernen. Wählen Sie dazu "Ausblenden".

Einstellungen für Eigenschaftskriterien

Die Einstellungen für Eigenschaftskriterien bestimmen die Standardsuchkriterien, die Sie in einer Suche angeben. Bei der IBM Enterprise Records-Standardsuche können Sie bis zu sieben Eigenschaftskriterien auswählen.

Für eine größere Effizienz wählen Sie die Eigenschaftskriterien aus, die Sie am häufigsten in einer Suche verwenden. Sie können mehr Kriterien auswählen, als Sie normalerweise verwenden, und nur Werte für die Eigenschaften angeben, die Sie in der aktuellen Suche benötigen. Die Suchmaschine ignoriert Eigenschaftskriterien, für die kein Wert eingegeben wurde.

Einstellung Beschreibung
Eigenschaftsname Wählen Sie eine Eigenschaft aus dem Menü aus. Mit einem Stern markierte Elemente sind FileNet P8-Systemeigenschaften. Zum Entfernen einer Eigenschaft wählen Sie den freien Bereich am Anfang des Menüs aus.
Sortieren Sie können eine Eigenschaft auswählen, nach der die Ergebnisse sortiert werden sollen. Aktivieren Sie dazu das Kontrollkästchen in der Zeile der betreffenden Eigenschaft.
Operator Legen Sie für jeden Eigenschaftstyp einen geeigneten Operator fest. Dieser kann auf der Suchseite geändert werden.


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Letzte Aktualisierung: November 2013
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