IBM Enterprise Records, version 5.1.2    

Deklarera poster

Du kan deklarera poster genom att använda Application Engine, Workplace XT, IBM® Enterprise Records, programintegration eller automatiskt.

Du kan deklarera poster på en rad olika sätt:

För en bas- eller DoD-installation, deklarera en post i en volym, postmapp eller postkategori. För en PRO-installation, deklarera en post i en postmapp eller en volym. När du ska deklarera en post kontrollerar du att den entitet där posten ska deklareras är öppen.

Om du deklarerar en post i en postmapp, tilldelas posten automatiskt till den aktiva volymen som finns i den mappen. Den senast skapad volymen är alltid den aktiva volymen tills den stängs. Om du behöver deklarera en post i en stängd volym, öppnar du volymen igen och väljer manuellt den öppnade volymen.

Viktigt: Du kan skapa inmatningsmallar som underlättar deklarationen av poster. IBM Enterprise Records innehåller ett exempel på en inmatningsmall för deklaration av e-postposter. Du kan använda den malen för deklaration av e-postposter från Application Engine. (Information om att importera exempelmallen finns i readmefilen för IBM Enterprise Records-programpaketet.) IBM Enterprise Records innehåller också ett exempel på ett arbetsflöde för att deklarera poster. Arbetsflödet visar programutvecklare hur ett dokument kan deklareras med hjälp av API och arbetsflöde. Mer information finns i Install a sample workflow i IBM Enterprise Records Installation and Upgrade Guide).

Deklarera dokument som poster

Om du deklarerar ett dokument med flera versioner som en post, har du flera alternativ för att skapa posten för dokumentserien.

Begränsning: När en postanvändare deklarerar ett dokument som en post kan inte användare som inte är postanvändare (minimikrav) längre visa dokumentets informationssida. Detta är en avsiktlig begränsning.

För att påskynda deklarationen av poster hanterar guiden Deklarera som post och inmatningsmallarna Deklarera som post automatisk mappning av egenskapsvärden från dokumentet till posten. När ett dokument deklareras som en post, jämförs dokumentklassegenskapens symboliska namn med postklassegenskapens symboliska namn. Om namnet matchar, tilldelas dokumentegenskapen automatiskt som värde för motsvarande postegenskap. Exempel: Om dokumentklassen har egenskapen Color och postklassen också har egenskapen Color, mappas värdet från dokumentegenskapen automatiskt till postegenskapen. Samma sak gäller om du deklarerar ett e-postmeddelande från Outlook genom att använda standardklassen för e-post mappas egenskapsvärdena för ämne och till automatiskt.

Egenskapsmappningen sker oavsett om inmatningsmallen visar steget Ange postegenskaper eller inte. I de fall då flera versioner av ett dokument är valt för deklaration, baseras egenskapsmappningen på den nyaste versionen av dokumentet som valts för deklarationsåtgärden. Olika versioner av ett dokument kan ha olika klasser och egenskaper. Egenskaperna mappas alltid baserat på egenskaperna hos den senaste versionen av dokumentet.

Följande regler beskriver hur egenskapsmappningen fungerar för en egenskap som är gemensam för dokument- och postklasserna:

Viktigt: Egenskaper kan ges alias från ett objektlager till ett annat. All egenskapsmappning beaktar de administratörsdefinierade inställningar för mappning av egenskaper från ett objektlager till ett annat.


Feedback

Senast uppdaterat: November 2013
declare_a_record.htm

© Copyright IBM Corp 2013