IBM Enterprise Records, Versão 5.1.2    

Visualizando e Modificando as Propriedades da Entidade através das Páginas de Informações

Cada entidade do IBM® Enterprise Records possui um conjunto associado de páginas de informações que você pode acessar ao clicar no seu ícone Obter Informações (ícone obter informações). As páginas de informações para uma entidade fornecem informações de propriedade nas visualizações. Com acesso de segurança apropriado, é possível visualizar e modificar os valores de propriedade para a entidade. Nas páginas de informações, é possível executar diferentes ações na entidade que você está visualizando. Essas ações geralmente correspondem ao menu associado à entidade na guia Navegar.

Para visualizar e modificar propriedades de uma entidade:

  1. Clique no ícone Obter Informações de qualquer entidade. A visualização padrão para a maioria das entidades é a página Propriedade. Para obter informações adicionais sobre as propriedades exibidas, consulte o tópico sobre referência de propriedades. O campo Nome do Volume é pré-preenchido com um nome padrão baseado no padrão que você selecionou durante a configuração. É possível inserir qualquer nome no campo Nome do Volume, mas não é possível ter nomes de volume duplicados. Não é possível incluir nenhum dos caracteres a seguir como parte do nome do volume: \ / : * ? " < > |,
  2. Para acessar outros tipos de informações, clique no nome de qualquer outra página de informações no início do painel. Algumas propriedades são atualizadas pela Varredura de disposição ou pela Suspensão de Disposição; portanto, os valores podem mudar após a execução destes processos.
  3. Para alterar os valores da propriedade, selecione texto e o substitua ou selecione valores nos menus ou outras caixas de diálogo.
  4. Clique em Aplicar para salvar quaisquer alterações.
  5. Clique em Sair para fechar a página Informações.

Se você modificar propriedades em uma visualização, mas não aplicá-las antes de mover para outra página de propriedades, a página modificada será marcada. A página é mostrada com um ícone de lápis. Se não clicar em Aplicar em cada página conforme as modifica, retorne para cada página com um ícone de lápis e clique em Aplicar. Se você não fizer isso, essas mudanças serão perdidas quando você sair das páginas de informações. As propriedades são mostradas como somente leitura ou editáveis com base nos direitos funcionais que estão disponíveis para sua função.

Para imprimir propriedades de uma entidade:

O link Visualização de Impressão em algumas páginas de informações fornece uma lista exclusiva de propriedades em um formato que você possa imprimir. Para uma entidade, a lista de visualização de impressão é a mesma, independente da página de informações da qual você acessa o relatório. O conteúdo do relatório varia dependendo do tipo de entidade. Para ver a lista Visualização de Impressão:

  1. Selecione o ícone Obter Informações associado à entidade.
  2. Clique em Visualização de Impressão em qualquer página de informações que tenha o ícone de impressora.
  3. Imprima a página HTML usando a opção Imprimir no menu Arquivo.

A tabela a seguir descreve as visualizações disponíveis na página de informações. Cada tipo de entidade tem seu conjunto único de visualizações.

Visualizar Descrição
Propriedades A visualização Propriedades é a visualização padrão quando você abre a página Informações de uma entidade. Essa visualização mostra as propriedades associadas à atual entidade. Um asterisco indica que é necessário um valor da propriedade. Você pode usar esta visualização para rever e modificar as propriedades da entidade.
Classificação de segurança Esta visualização exibe as propriedades de classificação de segurança. Você pode usar a visualização Classificação de segurança para editar propriedades de metadados para o registro classificado, após o registro ter sido arquivado. Para obter mais informações, consulte o tópico sobre propriedades de classificação de segurança.
Disposição Com o uso da visualização Disposição, você pode alterar a agenda de disposição atualmente associado à entidade. Esta visualização permite herdar a agenda de disposição da entidade pai ou associar outra agenda de disposição. Você também pode alterar o usuário ou grupo que está designado para a disposição da entidade. Para obter mais informações sobre como associar um planejamento de disposição diferente a uma entidade, consulte o tópico sobre sobre como alterar o planejamento de disposição associado a uma entidade.
Registro vital Com o uso da visualização Registro vital, você pode especificar se a categoria/pasta contém registros vitais. Nessa visualização, selecione o evento que aciona a revisão periódica ou atualização de registros vitais. Além disso, selecione a ação a ser executada quando ocorrer um evento Revisão. Para obter mais informações, consulte o tópico sobre registros vitais.
Condição Com o uso da visualização Condição, você pode especificar o critério de acionamento para um evento interno. Você pode selecionar os operadores da condição, especificar valores de propriedades, e criar condições de tipo de união que acionam o evento interno. Você também pode definir mais propriedades para o tipo de entidade selecionado. Para obter mais informações, consulte o tópico sobre evento interno.
Segurança Com o uso da visualização Segurança, você pode visualizar ou editar as configurações de segurança de uma entidade (dependendo de suas permissões de segurança). As configurações de segurança determinam os usuários e grupos que podem acessar a entidade e controlam suas permissões de segurança. Também é possível aplicar uma diretiva de segurança para controlar as configurações de segurança. Para obter mais informações sobre como especificar a segurança de uma entidade, consulte o tópico sobre segurança de objeto.
Arquivado em

A visualização Arquivado em é mostrada apenas para registros. É possível usar essa visualização para ver uma lista de entidades em que o registro selecionado atualmente está arquivado. Você pode visualizar:

  • O caminho completo das entidades onde o registro está arquivado.
  • A data da criação do registro.
  • O usuário que criou o registro.

Para obter mais informações, consulte o tópico sobre a visualização de contêineres.

Detalhe

Usando a visualização Detalhe, você pode revisar as propriedades somente leitura de uma entidade/objeto associado e seus valores.

Para uma categoria de registro, pasta de registro, volume e registro, a visualização Detalhes mostra as propriedades categorizadas em diferentes grupos. Os nomes desses grupos são Geral, Disposição, Vital, Físico e Detalhes de Registro Adicionais. É possível mostrar e ocultar propriedades que pertencem a um grupo específico ao clicar nos ícones mostrar e ocultar detalhes ao lado do nome do grupo: Mostrar detalhes Ocultar detalhes

Links Um link representa um relacionamento entre 2 entidades. Com o uso da visualização Links , você pode visualizar os diferentes links associados a uma entidade. Você vê a visualização Links na página Informações apenas de pastas de registro e registros. Para obter mais informações, consulte o tópico sobre visualização e modificação de link.
Histórico Usando a visualização Histórico, é possível controlar as operações executadas em cada entidade do IBM Enterprise Records. Controle entidades no IBM Enterprise Records para monitorar as operações que são executadas em entidades do IBM Enterprise Records. Essas operações são criação, descarte, acesso, movimentação, cópia e realocação de planejamento de disposição. Para obter mais informações sobre o rastreamento de uma entidade, consulte o tópico sobre como visualizar entradas de log de auditoria.
Suspensões Com o uso da visualização Suspensões, você pode visualizar, modificar ou excluir suspensões de disposição colocadas na entidade. Para obter mais informações, consulte o tópico sobre suspensões de disposição.
Motivo Quando você visualiza as páginas de informações de um planejamento de disposição, a visualização padrão é Motivo. Se você for alterar alguma coisa, insira o motivo da alteração. Caso contrário, selecione a visualização apropriada.
Planejamento Nesta visualização, você pode alterar o nome da agenda, descrição e autoridade de disposição para a agenda de disposição selecionada.
Fases Se a agenda de disposição que você está visualizando tiver fases, elas são listadas nesta visualização. Você pode remover uma fase ao clicar em sua caixa de seleção e pode adicionar mais fases ao clicar em Adicionar novo. Clique no título da fase para obter informações mais detalhadas ou para alterar tais informações.
Entidades em Suspensão Esta visualização mostra entidades nas quais uma determinada suspensão é colocada. Nesta visualização, é possível remover a suspensão em uma entidade ou usar uma procura para filtrar a exibição das entidades em suspensão. Para obter mais informações, consulte o tópico sobre como visualizar entidades em suspensão.

Ações de páginas de informações

As páginas de informações também incluem ações apropriadas para o tipo de entidade. Essas ações estão localizadas no final do painel. A tabela a seguir descreve as ações disponíveis na página de informações.
Ícones Ações de informações

Ícone Excluir

ExcluirUse a ação Excluir para excluir uma entidade. Para obter mais informações sobre como excluir várias entidades, consulte os tópicos de ajuda sobre exclusão e também os tópicos sobre como criar e gerenciar guias de classificação de segurança.
Ícone Fechar Fechar Use a ação Fechar para restringir a criação de entidades-filhas dentro de uma categoria de registro, pasta de registro ou volume. Consulte o tópico sobre como fechar e abrir um contêiner.
Ícone Relocalizar RelocalizarUse a ação Relocalizar para mover uma categoria de registro ou pasta de registros e todo seu conteúdo para um local diferente no plano de arquivo. Consulte o tópico sobre como relocalizar uma categoria ou pasta.
Ícone Reabrir ReabrirUse a ação Reabrir para reabrir um categoria de registro, pasta de registros ou volume fechado. Consulte o tópico sobre como fechar e abrir um contêiner.
Ícone Ativar AtivarUse a ação Ativar para reativar uma categoria de registro ou pasta de registros inativa. Consulte o tópico sobre como tornar categorias ou pastas ativas ou inativas.
Ícone Desativar Desativar Use a ação Desativar para desativar uma categoria de registro ou pasta de registro. Se um contêiner estiver inativo, não será possível criar novas entidades dentro de um contêiner. Você não verá o contêiner inativo ao declarar um registro. Consulte o tópico sobre como tornar categorias ou pastas ativas ou inativas.
Ícone Colocar em Suspensão Colocar em SuspensãoUse a ação Colocar em Suspensão para suspender ou parar a execução de ações de disposição em uma categoria de registro, pasta de registros, volume ou registro. Também, quando uma entidade está suspensa, ela não pode ser excluída usando a ação Declarar. Consulte o tópico sobre como colocar entidades em suspensão.
Ícone Iniciar Disposição Iniciar Disposição Use a ação Iniciar Disposição para executar um planejamento de disposição para uma entidade. Consulte o tópico sobre como iniciar um planejamento de disposição.
Ícone Arquivar ArquivarUse a ação Arquivar para arquivar uma referência para um registro em outro local no mesmo plano de arquivo. Consulte o tópico sobre registros de arquivo.
Ícone Mover MoverUse a ação Mover para mover um registro de um local para outro no mesmo plano de arquivo. Para obter mais informações, consulte o tópico sobre movimentação de registros.
Ícone Criar Link Criar LinkUse a ação Criar link para criar um link de um registro ou pasta de registros para outro objeto. Para obter mais informações, consulte o tópico sobre como criar um link.
Ícone Iniciar/Descarregar Ativar/Dar Saída Use Ativar/Dar Saída para executar um fluxo de trabalho. Para obter informações gerais sobre fluxos de trabalho, consulte o tópico sobre fluxos de trabalho.
Ícone Copiar CopiarUse a ação Copiar para copiar um registro para outro local no mesmo plano de arquivo. Consulte o tópico sobre cópia de registro.
Ícone Desclassificar DesclassificarUse Desclassificar para remover qualquer nível de classificação de um registro.
Ícone Atualizar Classificação Atualizar ClassificaçãoUse Atualizar Classificação para atualizar a classificação de um registro. Você pode usar este link para classificar um registro anteriormente desclassificado, ou para atualizar o nível atual de classificação de segurança, tal como de Secreto para Altamente secreto.
Ícone Fazer Downgrade da Classificação Fazer Downgrade da ClassificaçãoUse Fazer Downgrade da Classificação para fazer downgrade da classificação de um registro. Você pode usar este link para rebaixar o nível atual de classificação de segurança, tal como de Altamente secreto para Secreto. Para mover de qualquer nível de classificação para Não classificado, você precisa usar Desclassificar.
Ícone remover a declaração Remover Declaração Use Remover Declaração para reverter a criação de um registro. Consulte o tópico sobre como remover uma declaração de registro.
Ícone Iniciar Solicitação para Remover Suspensão Iniciar Solicitação para Remover Suspensão Use Iniciar Solicitação para Remover Suspensão para iniciar a remoção das suspensões condicionais. Esta ação remove a suspensão das entidades associadas quando a próxima Varredura da Suspensão é executada. Consulte o tópico sobre como remover a suspensão de disposição.
Ícone Cancelar Solicitação para Remover Suspensão Cancelar Solicitação para Remover Suspensão Use Cancelar Solicitação para Remover Suspensão para cancelar uma solicitação para remover suspensão. É possível cancelar uma solicitação para remover suspensão antes da próxima execução da Varredura da Suspensão. Consulte o tópico sobre como remover a suspensão de disposição.
Ícone Ativar para Processamento de Varredura da Suspensão Ativar para Processamento de Varredura da Suspensão Use Ativar para Processamento de Varredura da Suspensão para reativar o processar de suspensão. Essa ação configura a suspensão a ser processada quando a próxima Varredura da Suspensão for executada. Também é possível colocar uma entidade de volta em suspensão condicional quando a Varredura da Suspensão seguinte é executada com o uso dessa ação. Consulte o tópico sobre como remover uma suspensão de disposição.
Ícone Visualizar Informações do Documento Visualizar Informações do Documento Use Visualizar Informações do Documento para mostrar as páginas de informações do Workplace do registro. Consulte o tópico sobre como visualizar informações do documento de um registro.
Ícone Gerenciar Nível Padrão Gerenciar Nível PadrãoInsira as cadeias-padrão para os padrões de nomenclatura que nomeiam automaticamente diversas entidades em diversos níveis no plano de arquivo.
Ícone Executar Script de Segurança Executar Script de Segurança Use Executar Script de Segurança para incluir novos membros nos grupos IBM Enterprise Records para configurar toda a segurança para classes e pastas relacionadas do IBM Enterprise Records. Consulte o tópico sobre configuração de segurança.
Ícone Importar Modelos Importar Modelos Use Importar Modelos para importar o Modelo Físico do IBM Enterprise Records e o Modelo de Procura do IBM Enterprise Records. Consulte o tópico sobre importação de modelos de amostra.
Ícone Converter em FPOS e ROS Converter em FPOS e ROSUse Converter em FPOS e ROS para incluir um armazenamento de objetos de plano de arquivos para um armazenamento de objeto de registro configurado. Consulte o tópico sobre como converter em FPAS e ROS.
Ícone Incluir Documento Classificado Incluir Documento Classificado Use Incluir Documento Classificado para indicar se o armazenamento de objeto contém documentos classificados. Consulte o tópico sobre como incluir propriedades de documento classificado.
Ícone Incluir Propriedades de NARA Incluir Propriedades de NARA Use Incluir Propriedades de NARA para indicar se o armazenamento de objeto contém documentos com propriedades National Archives and Records Administration (NARA). Consulte o tópico sobre como incluir propriedades do documento NARA.


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Última atualização: novembro de 2013
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