Как правило, квитанции отслеживают, какие пользователи владеют копией записи ограниченного доступа. Но можно также создать квитанцию и для записи без ограничений доступа. Хотя квитанция и отслеживает положение документа ограниченного доступа, доступ к самой квитанции не ограничен.
Если квитанция представляет собой бумажный документ, ее можно объявить как физическую запись. Дополнительную информацию смотрите в теме по объявлению физической записи. Квитанцию можно сканировать и объявить сканированное изображение как электронную запись или создать текстовый документ и объявить его как запись. Если вы хотите объявить квитанцию как запись ограниченного доступа, смотрите тему об объявлении записи ограниченного доступа.
При объявлении квитанции как записи ее надо связать с записью, которую вы хотите отслеживать.
Чтобы объявить квитанцию как запись:
- Начало объявления записи аналогично объявлению любого другого документа.
- На шаге задания свойств выберите ReceiptOf.
- Найдите и выберите отслеживаемую квитанцией запись ограниченного доступа.
- Завершение процесса объявления записи аналогично завершению объявления любого другого документа.
После объявления квитанции как записи в представлении Свойства этой квитанции в поле ReceiptOf появится имя записи, которую она отслеживает.
Вы можете изменить значение, щелкнув по полю ReceiptOf, либо очистить назначение, нажав кнопку Очистить.
В представлении записи Подробности раздел Дополнительные подробности записей содержит поле Состояние квитанции, где выводится одно из следующих состояний:
- Ничего: Запись не задана как квитанция ни для какой другой записи.
- Подсоединена: Состояние записи, к которой подсоединена квитанция, не изменилось; квитанция все еще подсоединена к отслеживаемой записи.
- Родительская передана: Связанная запись была передана посредством нормального процесса утилизации.
- Родительская уничтожена: Связанная запись была уничтожена посредством нормального процесса утилизации.
- Для родительской снята секретность: Авторизованный пользователь снял секретность со связанной записи.
- Для родительской понижен уровень секретности: Авторизованный пользователь понизил для связанной записи уровень секретности.
- Родительская удалена: Связанная запись была удалена вручную.
Термин "Родительская" относится к связанной с квитанцией записи, а не к папке.
Внимание: Если запись не является квитанцией, в поле
Состояние квитанции выводится значение "Ничего". В представлении Свойства записи ограниченного доступа выводятся имена подключенных к записи квитанций (если они есть). В поле Состояние квитанции записи ограниченного доступа выводится значение "Ничего", поскольку запись с подключенной квитанцией не может быть квитанцией другой записи. У записи может быть несколько квитанций, но квитанция может быть подключена только к одной записи.
- Квитанцию, все еще подключенную к активной записи ограниченного доступа, утилизировать нельзя.
- При понижении уровня или снятии секретности для записи ссылка на квитанцию удаляется. Если вы хотите продолжать отслеживать запись с пониженным уровнем секретности или снятой секретностью, нужно объявить новую запись как квитанцию для этой записи.