IBM® Enterprise Records هو أحد البرامج المساعدة المكونة لمجموعة برامج IBM FileNet P8. باستخدام IBM Enterprise
Records، يمكنك تكوين والاحتفاظ بالسجلات بشكل دقيق وآمن وموثوق به لكلا من المعلومات الالكترونية والفعلية. ويمكنك استخدام IBM Enterprise
Records لادارة السجلات من أي نوع، بصرف النظر عن وسط التخزين أو النسق الخاص بها. تفهم IBM Enterprise
Records يتوقف على تفهم ما هو السجل وما هو الغرض من استخدام نظام ادارة السجلات.
ادارة السجلات
ادارة السجلات تعد من الأنشطة الادارية، مثل تخطيط والتحكم في وتنظيم عملية تكوين وتخزين واستخدام واسترجاع والتخلص من السجلات. تتضمن ادارة السجلات كل الأنشطة التي تم اتمامها للاحتفاظ بالسجلات من خلال دورة حياتها الخاصة بالتكوين والاستخدام الفعال والتخزين غير الفعال والتخلص.
الحاجة الى ادارة السجلات
للتأكد من دقة واتمام وسهولة التوصل الى المعلومات الادارية، يجب اعداد نظام ادارة سجلات موثوق به. خلاف ذلك، قد تستغرق الكثير من الوقت في أنشطة غير منتجة، مثل ايجاد المعلومات يدويا أو البحث عن السجلات التي لم يتم ايجادها أو لم يتم تخزينها في ملف.
وفي غياب نظام ادارة السجلات، فقد يصعب ايجاد وترجمة والتوافق مع قواعد وقوانين حفظ السجلات. وهذا قد يؤدي الى تقليل الغرامات والجزاءات والتبعات القانونية الأخرى. قد تواجه أيضا مخاطر تتعلق بالدعاوي القضائية والسرية وأمان المعلومات الهامة والأساسية اذا لم تقم بالاحتفاظ وادارة السجلات بطريقة صحيحة.
يمكنك استخدام IBM Enterprise
Records لتخفيف آثار المخاطر السابق ذكرها. يمكنك استخدام IBM Enterprise
Records للاحتفاظ بالمعلومات القيمة كسجلات، وتكون متاحة عند طلبها باستخدام تقنيات البحث، بينما يتم حذف أو تخزين السجلات غير الأساسية أو غير الفعالة.
وظيفة IBM Enterprise
Records في ادارة السجلات
يمكنك ادارة السجلات عبر المشروع، بصفة مستقلة عن وسط التخزين. الغرض من
IBM Enterprise
Records هو التأكد من اتمام التصرفات التالية:
- سهولة التوصل الى السجلات عند الحاجة اليها في المشروع
- يتم التخلص من السجلات اذا كانت لم تعد مهمة أو مطلوبة من خلال الاتجاهات الادارية أو التنظيمات أو القانونية
باستخدام
IBM Enterprise
Records، يمكنك اتمام المهام التالية:
- تكوين وصيانة هيكل التسلسل الهرمي (مخطط الحفظ) لفرز السجلات.
- ادارة كل من السجلات الالكترونية والفعلية.
- تأمين مستودعات التخزين التي تتضمن السجلات.
- تكوين قواعد البقاء والتخلص من السجلات.
- فرض التخزين أو التخلص من السجلات بناء على هذه القواعد.
- التحكم في امكانية التوصل للسجلات.
- استرجاع السجلات بناء على معيار البحث.
- قم بازالة السجلات التي لم تعد مطلوبة بواسطة المؤسسة.
خصائص وفوائد IBM Enterprise
Records
الجدول التالي يعرض خصائص
IBM Enterprise
Records مع الفوائد التي يتم تقديمها من خلال هذه الخاصية.
الخاصية |
الفوائد |
مستودع تخزين مركزي للسجلات |
- اتساع نطاق الاستخدام واتاحة المعلومات عبر المشروع.
- اتخاذ القرارات الفعالة في ضوء اتاحة المعلومات المناسبة في الوقت المناسب.
|
أماكن وحاويات ظاهرية لتخزين السجلات للوثائق الالكترونية والفعلية في تسلسل هرمي |
- يتم التحكم في تجميعات الوثائق الورقية والملفات الالكترونية.
- محاكاة بيئة النظام المكتبة الفعلي.
- نماذج ظاهرية للأماكن والحاويات تحاكي هيكل التخزين الفعلي.
- التحكم في التكاليف من خلال تقليل المصروفات في مساحة المكتب والأجهزة والأشخاص والمطلوبة لادارة السجلات وعملية الاسترجاع.
|
خصائص بحث سهلة الاستخدام |
- امكانية توصل سهلة ودورية للمعلومات المطلوبة بدون استخدام صيغة استعلام معقدة.
|
قواعد للاحتفاظ بالسجلات والتخلص منها |
امكانية تحكم يتم تعريفها من خلال المستخدم على: - الفترة التي يجب الاحتفاظ فيها بالسجل.
- معالجة السجل في نهاية الجدول الزمني للاحتفاظ الخاص به.
- مراجعة السجلات قبل التخلص منها.
|
اجراءات المراقة للسجلات والتتبع الآلي لفترة البقاء وبدء عملية التخلص من السجلات. |
- لا يتم التخلص من أو تبديل أو معالجة أو اتلاف أو فقد السجلات من غير قصد.
- يتم التخلص من السجلات وفقا للجدول الزمني للتخلص أو كجزء من اجراء المراجعة.
- يتم اتلاف السجلات التي لم تعد مطلوبة لتقليل متطلبات التخزين.
|
استقبال وتصدير السجلات |
- السجلات التي لم تعد مطلوبة بصفة متكررة من خلال المؤسسة يمكن تصديرها الى بعض الأماكن الأخرى. تعد هذه الوثائق هى السجلات التي يجب الاحتفاظ بها للتوافق مع القوانين الحكومية.
- يمكن استقبال السجلات من مستودعات التخزين الأخرى.
|
تحكمات السرية المناسبة للسجلات |
- لا يمكن للمستخدمين الغير مصرح لهم بالتوصل الى السجلات.
- لن يمكن للمستخدمين حذف السجلات بطريق الخطأ. يمكن حذف السجلات بواسطة موجه النظام للسجلات أو كنتيجة لاجراء عملية التخلص.
- يستطيع المستخدمين اتمام هذه العمليات فقط والمتعلقة بالسجلات والتي لديهم حقوق توصل مناسبة لها.
|
التكامل مع IBM FileNet P8 Workplace و Workplace XT و IBM Content
Navigator و Microsoft Office
و Microsoft Outlook |
نشر آلي أو يدوي للسجلات من: - Workplace أو Workplace XT
- IBM Content
Navigator
- Microsoft Outlook و Word و Excel و PowerPoint
- قوالب الادخال
|
وظائف المستخدم في IBM Enterprise
Records
يقدم IBM Enterprise
Records نموذج سرية للمستخدم بناءا على الوظيفة، ويتضمن وظائف لموجه نظام السجلات ومدير السجلات والمستخدم ذو الصلاحيات ومستخدم السجلات. تقوم كل وظيفة بتحديد المهام التي يمكن للمستخدم القيام باتمامها. للحصول على المزيد من المعلومات، ارجع الى موضوع السرية.
أنواع عمليات تركيب IBM Enterprise
Records
قبل تركيب تطبيق
IBM Enterprise
Records، يجب اختيار نوع التركيب (نموذج البيانات) الذي يحقق متطلبات ادارة السجلات الخاصة بك. يتم اتاحة نماذج البيانات التالية:
- الأساسي: يقدم وظائف وخصائص ادارة السجلات الأساسية.
عملية التركيب الأساسية للسجلات IBM Enterprise
Records هي عملية التركيب الأكثر استخداما الى IBM Enterprise
Records لأنها تقوم باضافة الحد الأدنى من الخصائص وتلائم معظم الاحتياجات. وبالنسبة الى الوظائف، يتيح تركيب Base نفس الامكانيات الخاصة بتركيب DoD.
- DoD الأساسي: يحقق مقاييس Department of Defense (DoD) 5015.2 الأساسية. تقوم هذه المقاييس باتاحة التجهيز وارشادات لادارة السجلات في DoD. بالاضافة الى ذلك، تقوم عملية تركيب DoD الى IBM Enterprise
Records بتعريف واجهات تعامل النظام الخاصة ومعيار البحث. توضح أيضا عملية تركيب DoD الحد الأدنى لمتطلبات ادارة السجلات التي يجب استيفائها بناءا على قوانين National Archives and Records Administration
(NARA) الحالية.
- DoD المصنف: يحقق مقاييس Department of Defense (DoD) 5015.2
الأساسية ويقوم باضافة الدعم للتعامل مع السجلات المصنفة لكل المتطلبات الاختيارية للوثائق المصنفة في مقاييس DoD.
أنواع عناصر IBM Enterprise
Records
في
IBM Enterprise
Records، يتم تخزين السجلات في هيكل متسلسل هرميا يتضمن عناصر مختلفة لادارة السجلات. الشكل التالي يوضح هيكل التسلسل الهرمي لهذه العناصر متبوع بوصف مختصر لكل من العناصر:

- ملف تخزين العناصر: يعد مستودع تخزين العناصر ومجموعة مساحات التخزين المصاحبة وخدمات الاسترجاع لهذه العناصر. تخزين العنصر يمكن أن يكون:
- تخزين عنصر مخطط الحفظ (FPOS): ويتضمن مخطط الحفظ، وهو التسلسل الهرمي الكامل لعناصر ادارة السجلات التي يتم تكوينها.
- ملف تخزين العناصر للسجلات (ROS): يحتوي على الوثائق التي يمكن توضيحها كسجلات في FPOS.
سيتم تشجيعك على توصيف تخزين عنصر منفصل للسجلات (بيانات التعريف) والسجلات التي يتم نشرها كسجلات. لذلك، يتضمن FPOS هيكل مخطط الحفظ، بينما يتضمن ROS على الوثائق، والتي يتم نشر بعضها كسجلات. عادة، يوجد العديد من المستخدمين الذي يتوافر لديهم امكانية توصل الى ROS لكن ليس الى العناصر التي تشكل مخطط الحفظ الخاص بك في FPOS. يمكن أن يكون لديك أكثر من واحد من
ROS الخاصة بواحد من FPOS.
- مخطط الحفظ: يقوم بتعريف طريقة تنظيم السجلات. في مخطط الحفظ، يتم تخزين السجلات في هيكل متسلسل هرميا حيث يتم تصميمه للاحتفاظ بسياق السجلات. على سبيل المثال، يمكنك تكوين مخطط الحفظ الذي يعكس وظائف الأعمال الخاصة بالمؤسسة. يمكنك عندئذ تكوين كتالوج للسجلات تحت هذا الوصف المنطقي المبني على أساس وظائف الأعمال هذه.
كمت يمكنك ارفاق نماذج محددة مع مخطط الحفظ. كل العناصر التي تم تكوينها تحت مخطط الحفظ تتبع نموذج تسمية السجل.
- تصنيف السجل: التصنيفات هي مجموعة من السجلات المتعلقة في مخطط الحفظ. ويتم تكوين تصنيفات السجل لتصنيف السجلات بناء على تصنيفات الوظائف. يمكن أن تحتوي فئة السجل على فئات فرعية أو حافظات سجل، ولكن ليس كلاهما. بالاضافة الى أنه، يمكن تحديد فترة بقاء وقواعد التخلص من كل من التصنيفات. تنطبق هذه القواعد على كل حافظات السجلات والسجلات التي يتم تكوينها في التصنيف.
- حافظة السجلات: تعمل كحاويات للسجلات المتعلقة. ويمكنك استخدامها لادارة السجلات طبقا لفترة البقاء المحددة وأحداث التخلص منها. ويمكن تكوين الحافظات الالكترونية والفعلية وحافظات السجلات المختلطة تحت أحد التصنيفات لادارة السجلات الالكترونية والفعلية.
- الحافظة الالكترونية: تستخدم لتخزين السجلات الالكترونية. ويمكن أيضا أن تتضمن الحافظة الالكترونية على أكواد التمييز. كود التمييز هو ادخال الكتروني لأحد السجلات الفعلية والذي لا يمكن تخزينه في ملف فعلي. وكمثال لهذه السجلات، المخططات الخاصة بالمباني الكبيرة أو شرائط فيديو أو قواعد البيانات.
- الحافظة الفعلية: تقوم بتخزين السجلات الخاصة بالبنود الفعلية مثل السجلات الورقية. الحافظة الفعلية هي عبارة عن ادخال ظاهري لحافظة ورقية.
بناءا على هيكل مساحة التخزين الفعلية للمؤسسة الخاصة بك، يمكنك تكوين نموذج للتسلسل الهرمي للحافظات الفعلية في IBM Enterprise
Records.
- الصندوق: الصندوق يتيح طريقة لوضع نماذج للعناصر الفعلية التي تضمن عناصر فعلية أخرى. على سبيل المثال، يمكنك تكوين "مخزن" يتضمن "أرفف" تتضمن "صناديق" تتضمن "حافظات فعلية." الصندوق يمكن أن يتضمن صندوق آخر، أو حافظة فعلية أو سجل.
- الحافظة المختلطة: تعد مجموعة السجلات الفعلية والالكترونية المتعلقة.
- وحدة التخزين: تعمل كتقسيم فرعي منطقي لحافظة السجل في صورة وحدات أصغر ويسهل ادارتها. وحدة التخزين ليس لها وجود مستقل عن الحافظة. عادة ما تحتوي حافظة السجل على وحدة تخزين واحدة على الأقل، والتي يتم تكوينها آليا بواسطة النظام عند تكوين حافظة السجل. وعلى ذلك، يمكنك تكوين أي عدد من وحدات التخزين في حافظة السجلات الواحدة.
- السجل: السجل يتيح بيانات التعريف الخاصة بأحد الوثائق أو العناصر الفعلية التي يتم وضعها تحت تحكم تطبيق IBM Enterprise
Records. يمكن أن يتوارث السجل بعض التصرفات الخاصة به من حافظة السجل التي تم تكوينه بها. على سبيل المثال، يمكن أن يتوارث الجدول الزمني للتخلص لحافظة السجل الرئيسية. يمكنك تصنيف السجلات الى الأنواع التالية:
- سجل الكتروني: يشير الى الوثائق الالكترونية.
- كود تمييز: يشير الى العناصر الفعلية أو الوثائق الورقية.
- سجل نشط: سجل أساسي مطلوب للوفاء بالمسئوليات الادارية في الحالات الطارئة على مستوى المشروع.
السجلات النشطة يتم مراجعتها وتحديثها بصفة دورية.
- السجل الدائم: سجل تم تعريفه بأنه له قيمة تاريخية كافية أو أي قيمة أخرى تضمن استمرار بقائه في المؤسسة. وتستمر عملية الحفظ هذه الى ما بعد الوقت المطلوب عادة لأغراض ادارية أو قانونية أو مالية.
- أنواع السجلات: يمكن ارفاق نوع السجل مع السجلات التي يكون لها خصائص مشتركة. على سبيل المثال، قد تحتاج الى تعريف نوع السجل لتحديد جدول زمني عام للتخلص من السجلات وللمساعدة في البحث عن السجلات واسترجاعها. يتم استخدام أنواع السجلات عندما يكون لمجموعة السجلات الموجودة أسفل حافظة السجل جدول زمني للتخلص مختلف عن المرفق حاليا مع حافظة السجل.
يعد الادخال التالي مثال للتسلسل الهرمي لعناصر ادارة السجلات.
مخطط الحفظ
الادارة العامة (التصنيف)
الملفات المقابلة (الحافظة)
تلخيص البرنامج (الحافظة)
مؤتمر تدريب الادارة لعام 2006 (وحدة التخزين)
مؤتمر تدريب الادارة لعام 2007 (وحدة التخزين)
ادارة المعلومات (التصنيف)
الملفات المقابلة (الحافظة)
جداول أرقام المعاملات (الحافظة)