Mohou se vyskytnout situace, kdy potřebujete pozastavit normální plán odebrání pro jednu nebo více entit a zajistit jejich dostupnost i po
uplynutí jejich schváleného období uchování. Mezi příklady takových situací patří soudní řízení nebo vyšetřování, v jehož průběhu nemůžete odebírat záznamy bez ohledu na jejich plán odebrání. V takových situacích můžete nastavit zadržení odebrání na příslušné záznamy nebo na kontejner, který obsahuje dané záznamy.
Až budete chtít akce odebrání obnovit, stačí odebrat zadržení odebrání.
- Zadržte odebrání kategorie záznamu, složky záznamů, svazku nebo záznamu. Zadržení odebrání lze nastavit před datem uzavření objektu nebo během libovolné fáze po datu uzavření objektu. Když je zadržení nastaveno na kontejner, vztahuje se na všechny entity v kontejneru.
Po dobu, kdy zadržení zůstává v platnosti, systém nespustí sled prací přidružený k platné akci odebrání pro tuto entitu. Jinak řečeno, přidružený plán
odebrání se stává dočasně neúčinným. Rovněž platí, že nikdo nemůže ručně odstranit žádné entity, které se nacházejí ve stavu zadržení.
- Nastavte na entitu více než jedno zadržení odebrání. Zadržení lze nastavit ručně nebo podmíněně podle kritérií, která určíte.
U podmíněných zadržení proces procházení najde entity, které splňují kritéria, a nastaví zadržení automaticky. Podmíněná zadržení se uplatňují dynamicky. Entity, které vyhovují kritériím zadržení, je možné přidat kdykoli. Zadržení je umístěno na tyto entity při dalším plánovaném zadržení procesu uzavření objektu.
- Když nastavíte na entitu zadržení, budete muset určit, které zadržení odebrání se má použít. Proto musíte nejprve konfigurovat zadržení odebrání
jejich přidáním do systému. Zadržení mohou být aktivní nebo neaktivní. Na entity lze umístit pouze aktivní zadržení.