Um tipo de registro é uma categorização de registros com base em funções comuns entre os registros. Você usa tipos de registro quando um grupo de registros existente em uma categoria
de registro ou pasta de registro tem um planejamento da disposição diferente do
associado à categoria de registro ou pasta de registro.
Por exemplo, pode ser necessário manter um arquivo de registro de funcionário por 12 anos para fins de contabilidade e folha de pagamento. No entanto, para registros de avaliação de desempenho que precisam ser retidos por
apenas sete anos, é possível criar um tipo de registro com um planejamento da
disposição diferente. É possível associar registros de avaliação de desempenho a
esse tipo de registro para assegurar que os registros de avaliação sejam excluídos
antes do arquivo de registro de um funcionário.
Consulte o tópico sobre planejamentos da disposição para obter informações sobre
como planejamentos da disposição são associados a um registro.
É possível procurar e recuperar registros com base no tipo de registro.
Um tipo de registro pode ser aplicado em um registro nas seguintes formas:
- É possível associar um tipo de registro a uma classe de registro e torná-lo
padrão para a classe. Para obter mais informações, consulte o tópico sobre configuração de tipo de registro padrão.
- É possível configurar o sistema para mostrar os metadados de tipo de registro
durante o processo de declaração, em que um usuário pode selecionar um tipo de
registro ao declarar um registro do
Workplace ou
Workplace XT. Para obter mais informações,
consulte o tópico sobre metadados de tipo de registro.
Se você configurar
um tipo de registro padrão para uma classe, mas não mostrar os metadados de tipo de
registro durante a declaração, o tipo de registro padrão será sempre usado para a
classe. Um tipo de registro está sendo usado e uma classe de registro e um tipo de
registro não são necessários. Alternativamente, configure um padrão, mas dê ao
usuário a opção de escolher um tipo de registro diferente. Ou é possível dar ao
usuário a opção de escolher o tipo de registro sem configurar um padrão.