Чтобы управлять хранением и утилизацией записей, вы определяете расписание утилизации и связываете его с контейнерами записей и типами записей. В расписании утилизации вы указываете правила хранения записей и инструкции по их утилизации по истечении срока хранения.
В инструкциях по утилизации предусматриваются следующие действия:
- Пересмотр
- Передача в архив на постоянное хранение
- Экспорт в другое положение
- Уничтожение
В расписании утилизации определяются различные фазы, через которые проходит запись. Для каждой фазы определяется свой период хранения. В конце каждой фазы для записей выполняется определенное действие, после чего они переходят на следующую фазу. Действие расписания утилизации приостанавливается для объектов, для которых устанавливается удержание. Оно возобновляется после удаления всех удержаний.
Чтобы вычислить для записей, когда наступит время их утилизировать, вы запускаете очистку утилизации. Более подробную информацию смотрите в теме о процессах очистки. Расписания утилизации импортируются и экспортируются при использовании инструмента импорта-экспорта плана размещения.
Параметры расписания утилизации
Расписание утилизации содержит любые из следующих параметров:
- Событие инициирует начало отсечения. Под отсечением понимается закрытие объектов, чтобы можно было начать утилизацию. Отсечение прекращает активное использование старых записей.
- Действие отсечения автоматически выполняется для объектов после инициирования отсечения и истечения времени смещения, если такое задано.
- Смещение - это промежуток времени от запуска отсечения до запуска действия отсечения.
- Фазы утилизации определяются для управления хранением записей в конкретном состоянии в течение заданного периода.
- Инструкция/действие фазы утилизации должно быть инициировано вручную по окончании периода хранения фазы. С каждой фазой связано действие утилизации. Возможны такие действия фазы утилизации, как пересмотр, передача в архив на постоянное хранение, экспорт и уничтожение.
- Рабочие потоки утилизации связываются со всеми действиями утилизации. При инициировании действия система запускает соответствующий рабочий поток, чтобы выполнить для записей предопределенный набор инструкций.
Наследование расписания утилизации
Расписание утилизации можно связать с категорией записей, папкой записей или типом записей. У папки записей может быть свое расписание утилизации, или она может унаследовать расписание утилизации, связанное с родительской категорией записей.
По умолчанию запись наследует расписание утилизации той папки, в которой она объявлена. Но если нужно связать с записью другое расписание утилизации, можно создать тип записи. Затем свяжите с этим типом записи нужное расписание утилизации и назначьте этот тип записи нужной записи. Если с категорией, папкой или типом записи связаны различные расписания утилизации, запись наследует расписание утилизации от типа записи. Если запись создана непосредственно в категории записей, такая запись наследует расписание утилизации категории записей.
Обычно применимо расписание утилизации нижнего уровня иерархии записи. На следующей схеме показано наследование расписаний утилизации различными объектами при различных условиях:

Если вы перемещаете категорию или папку записей, назначьте расписание утилизации контейнеру.
Кроме того, укажите, на какие объекты в контейнере влияет ваше назначение. Дополнительные сведения о перемещении объектов смотрите в разделе о перемещении.
Если не назначить расписание утилизации при перемещении контейнера, будет иметь место следующее:
- Если контейнер наследует расписание утилизации родительского объекта, после перемещения он наследует расписание утилизации нового родителя.
- Если у контейнера есть расписание утилизации, отличное от родительского объекта, после перемещения у этого контейнера останется его собственное расписание.
Процесс утилизации
После того, как вы свяжете расписание утилизации с категорией или папкой записей, все записи, созданные в этом контейнере наследуют это расписание утилизации по умолчанию. Если для записей было выполнено отсечение, они теперь подлежат утилизации и переходят на следующую фазу. Объекты, готовые к утилизации, помечаются значком готов к утилизации:
.
Уполномоченные пользователи могут инициировать утилизацию.
После утверждения менеджером записей система выполняет для утвержденных объектов соответствующие действия утилизации. Вы можете назначить одно из следующих действий утилизации для фазы в расписании утилизации:
- Пересмотр: Уполномоченный пользователь пересматривает состояние утилизации объектов и решает, можно ли перевести их на следующий шаг. Действие пересмотра можно назначить неограниченно много раз.
- Экспорт: Объекты копируются или экспортируются в другую систему или на другой склад объектов. В дальнейшем при помощи отдельного действия скопированные объекты можно удалить из первоначального положения.
- Экспорт с отображением: Объекты с пользовательскими свойствами копируются или экспортируются в организацию,
которая использует схему DoD V3, например, в Национальное управление архивов и документации США (National Archives and Records Administration). В качестве отдельного действия скопированные объекты можно удалить из первоначального положения.
- Двухэтапная передача: По окончании срока хранения объекты передаются в указанное положение. Уничтожение выполняется после передачи, когда менеджер записей подтверждает, что объекты успешно переданы и готовы к уничтожению.
- Двухэтапная передача с отображением: Объекты с пользовательскими свойствами передаются в организацию, которая использует схему DoD V3, по окончании срока хранения. Пример такой организации - Национальное управление архивов и документации США (National Archives and Records Administration, NARA).
Уничтожение выполняется после передачи, когда менеджер записей подтверждает, что объекты успешно переданы и готовы к уничтожению.
- Уничтожить: Объекты навсегда удаляются из репозитория. Это действие можно назначить объекту только один раз.
Вместе с записью уничтожаются связанные с ней ссылки.
- Промежуточная передача с отображением: Объекты с пользовательскими свойствами временно передаются в организацию, которая использует схему DoD V3.
Если по какой-то причине рабочий поток уничтожения завершается неудачно, объект остается в состоянии Продолжается утилизация. Вам нужно снова инициировать утилизацию для этого объекта. Более подробную информацию смотрите в теме о запуске расписания утилизации.
Свойства очистки
Некоторые свойства динамически обновляются очисткой утилизации. Если эти свойства используются как базовый срок хранения для альтернативных сроков хранения, очистка утилизации с обновлением происходит в более длительный период хранения. Не используйте эти свойства как базовый срок хранения для таких альтернативных сроков хранения:
- Дата выполнения текущей фазы
- Действие текущей фазы
- Последняя дата очистки
- Текущая дата принятия решения фазы
- Решение по проверке текущей фазы
- ID текущей фазы
- Пересчитать срок хранения фазы
- Состояние выполнения текущей фазы
- DisposalPhases
- CycleYears
- CycleMonths
- CycleDays
- CurrentActionType
- VitalWorkflowStatus
- VitalSweepDate
- VitalRecordReviewDate
- Дата следующей проверки важных записей
- CurrentPhaseId
- AlternateRetentions
- RetentionBase
- RetentionPeriodYears
- RetentionPeriodMonths
- RetentionPeriodDays
- CurrentPhaseExportFormat
- ExportFormat
- CurrentPhaseDecisionDate