IBM Enterprise Records، النسخة 5.1.2    

السجلات

السجل هو مرجع للمعلومات ويقدم بيانات تعريف لادارة المعلومات. يمكن توارث السجل من الحاوية التي تم تكوين السجل بها. على سبيل المثال، يستطيع السجل توارث الجدول الزمني للتخلص للحاوية الرئيسية. يمكن أن تكون السجلات الكترونية أو فعلية. يمكن تصنيف كلا من السجلات الالكترونية والسجلات الفعلية كسجلات أساسية وتعليمها كسجلات دائمة. يسمح نموذج بيانات DoD Chapter 4 بتوضيح السجلات مع تصنيف السرية، بما في ذلك عالي السرية، سري، سري للغاية، غير مصنف. ويسمح نموذج بيانات PRO بتصنيف السجلات بالتصنيف عالي السرية، سري، سري للغاية، مقصور، غير مصنف.

تسمح نماذج البيانات الأساسية و DoD بتوضيح السجلات وفقا لتصنيفات السجلات وحافظات السجل ووحدات التخزين. ويسمح نموذج بيانات PRO بتوضيح السجلات وفقا لحافظات السجل ووحدات التخزين.

تنبيه: اذا كنت تقوم بتطوير نسخة سجل غير مصنف الى تصنيف أعلى، مثل سري، قد تكون بعض الخصائص المطلوبة للسجل الذي تم تطوير نسخته غير موجودة. للتأكد من أنه تم تخصيص الخصائص الصحيحة للسجل، اذهب الى صفحة المعلومات للسجل. اضغط تصنيف السرية. قم باستكمال كل الخصائص "المطلوبة" للتصنيف الخاص بهذا السجل. اضغط تطبيق.

السجلات الالكترونية

يشير السجل الالكتروني الى وثيقة الكترونية، مثل وثيقة Content Platform Engine أو رسالة بريد الكتروني. بالنسبة لوثائق Content Platform Engine، يمكنك تكوين سجل منفصل لكل نسخة للوثيقة أو سجل منفرد لمجموعة نسخ الوثيقة. يمكنك تخزين السجلات الالكترونية في كلا من الحافظات الالكترونية والمختلطة.

يؤدي حذف أو التخلص من السجل الى حذف نسخة الوثيقة التي يشير اليها هذا السجل فقط. اذا كان هناك نسخة واحدة فقط للوثيقة، سيتم حذف سلاسل نسخة الوثيقة بالكامل. على سبيل المثال، اذا كانت الوثيقة تحتوي على عدة نسخ وتم توضيح نسخة واحدة كسجل، فان النسخة التي تم توضيحها كسجل سيتم حذفها مع السجل. أية نسخة أخرى لم يتم توضيحها كسجل أو تم توضيحها باستخدام سجل مختلف، لن يتم حذفها.

السجلات الفعلية

السجل الفعلي، يتم الاشارة اليه في بعض الأحيان بالمميز، هو بيانات تعريف خاصة بالوثيقة الفعلية أو عنصر آخر، مثل السجلات الورقية أو الشريط أو الميكروفيلم. يمكنك تخزين السجلات الفعلية في أي نوع من أنواع حافظة السجل. لكن، باستثناء الحافظات الالكترونية، يمكن توضيح السجل الفعلي في حاوية واحدة فقط. هذه الحاوية يمكن أن تتضمن حافظة مختلطة أو حافظة فعلية أو صندوق. بمجرد توضيح السجل الفعلي في حاوية، لا يمكنك حفظ السجل في ملف في حاوية أخرى ما لم تكن الحاوية عبارة عن حافظة الكترونية. تقوم هذه القيود بتحديد نموذج وحدة التخزين الفعلية للسجل. على سبيل المثال، اذا كان لديك شريط احتياطي واحد، فانه يمكنك فعليا تخزين الشريط في صندوق واحد فقط.

للحصول على المزيد من المعلومات عن ادارة السجلات الفعلية، ارجع الى الموضوع العناصر الفعلية.

السجلات المصنفة

في نماذج البيانات المصنفة الى DoD، يتم تصنيف السجلات على أنها عالية السرية أو سرية أو سرية للغاية أو غير مصنفة. يمكنك التوصل الى هذه السجلات المناظرة لمستوى ترخيص السرية الخاصة بك فقط. للحصول على المزيد من المعلومات عن توضيح السجلات المصنفة، ارجع الى الموضوع توضيح سجل فعلي والموضوع خصائص تصنيف السرية.

السجلات النشطة

السجلات النشطة هي سجلات الادارة الأساسية اللازمة لتلبية المسئوليات التنفيذية في حالة طوارئ أو الكوارث. للتأكد أنه يتم اجراء المراجعات الدورية لهذه السجلات، قم بتعليم تصنيف السجل أو حافظة السجل أو وحدة التخزين على أنها أساسية، وسيتم تصنيف كل السجلات التي يتم تكوينها تحت هذه الحاويات على أنها أساسية آليا.

عند تعليم حاوية على أنها أساسية، حدد الحدث المتكرر، الذي يقوم باطلاق حدث المراجعة الدورية أو تحديث السجلات الأساسية. أيضا حدد التصرف الذي يتم بدئه عند تنفيذ حدث المراجعة. عند وقوع حدث المراجعة المتكرر، يتم بدء تشغيل مسار العمل لمراجعة السجلات الأساسية المرفق بالحدث. للحصول على المزيد من المعلومات، ارجع الى الموضوع السجلات الأساسية.

يتضمن IBM® Enterprise Records تقرير، أو سجلات أساسية مستحقة للتخلص، والتي تعرض السجلات الالكترونية الأساسية المستحقة للتخلص خلال فترة زمنية معينة. للحصول على المزيد من المعلومات، ارجع الى الموضوع تكوين تقرير.

سجلات دائمة

تم تعريف السجل الدائم على أنه يحتوي على قيمة كافية تتطلب الحفظ بواسطة المؤسسة الخاصة بك تتجاوز الوقت المطلوب عادة. يمكنك تعليم سجل على أنه دائم بتحديد خاصية مؤشر السجل الدائم بالقيمة True. بصفة مفترضة، لا يتم عرض هذه الخاصية فيIBM Enterprise Records لبدء برنامج المعالجة للتركيب. عند تكوين تصنيف أو حافظة، يتم عرض الخاصية مؤشر السجل الدائم بصفة مفترضة. اذا كنت لا تريد عرض الخاصية في هذه الحالات، قم بتغيير الخاصية الى مخفية من خلال IBM Datacap Taskmaster Capture Connector for EMC Documentum. للحصول على مزيد من المعلومات عن عرض الخاصية مؤشر السجل الدائم في Content Platform Engine، ارجع الى الموضوع تهيئة عرض الخصائص.

لا يوجد تصرف تم ارفاقه مع الخاصية مؤشر السجل الدائم. تكون الخاصية للحصول على معلومات فقط، وعلى الرغم من أنه تم تحديد الخاصية مؤشر السجل الدائم بالقيمة True، فانه مازال يمكن حذف السجل.



التعليق التقييمي

آخر تحديث: نوفمبر، 2013
records‏‎.htm‎‏

© .IBM حقوق النشر لشركة 2013