Existuje niekoľko spôsobov, ktorými môže administrátor prispôsobiť riešenie IBM® Enterprise
Records v súvislosti s pracovnými tokmi,
šablónami položiek na deklarovanie záznamov, vyhľadávaniami a správami.
Prispôsobenie tried a vlastností
IBM Enterprise
Records podporuje zaradenie niektorých tried entít
do podtried. Pridať môžete podtriedy týchto tried:
- Priečinok elektronických záznamov
- Priečinok hybridných záznamov
- Fyzický kontajner
- Pole
- Priečinok fyzických záznamov
Je niekoľko dôvodov prečo vytvárať podtriedy. Jedným
z nich je potreba ďalších (vlastných) vlastností, ktoré by sa používali len
v podmnožine triedy dodanej riešením
IBM Enterprise
Records.
Ďalším dôvodom je potreba fungovania len v podmnožine, napríklad registrácia
pre udalosti alebo udalosti auditu pre vlastnú podtriedu.
Do existujúcich tried
môžete tiež pridať vlastné vlastnosti. Môžete upraviť spôsob akým sa vlastnosti
zobrazujú v aplikácii IBM Enterprise
Records.
Môžete napríklad upraviť názov zobrazenia vlastnosti a zadať
vopred definované hodnoty vlastností. Bližšie informácie nájdete
v súvisiacich témach.
Prispôsobenie pracovných tokov
IBM Enterprise
Records poskytuje pracovné toky, ktoré automatizujú tok práce s cieľom dokončiť úlohy
správy záznamov, napríklad kontrolu entít pred odstránením. Tieto pracovné
toky môžete upraviť a prispôsobiť ich procesom vo vašej organizácii.
Môžete napríklad pridať krok, odstrániť existujúci krok alebo upraviť
postupnosť udalostí v pracovnom toku. Postupnosť upravíte úpravou
definície daného pracovného toku. Ak podnikové procesy vašej organizácie
vyžadujú pracovné toky iné ako tie, ktoré sú zahrnuté v riešení IBM Enterprise
Records, môžete vytvoriť nové pracovné toky.
Informácie nájdete v téme o vytvorení a úprave pracovných tokov.
Prispôsobenie šablón položiek na deklarovanie záznamov
Ak
chcete zefektívniť proces deklarácie záznamov, na deklarovanie záznamov
môžete vytvoriť šablóny položiek. Šablóny určujú predvolené informácie
ako sú triedy záznamov, umiestnenie plánu súborov a vlastnosti. Šablóny okrem toho
skrývajú niektoré stránky sprievodcu, aby sa urýchlil vstupný proces alebo aby
užívateľom znemožnili vidieť prednastavené hodnoty. IBM Enterprise
Records zahŕňa šablónu položky na deklarovanie fyzických záznamov. Túto šablónu môžete upraviť
a vytvoriť nové šablóny na deklarovanie fyzických a elektronických
záznamov. Keď uložíte šablónu položky na deklarovanie fyzických
záznamov, súbor vyhľadajte v priečinku FPOS\RecordsManagement\Templates,
aby
bola šablóna viditeľná v aplikácii IBM Enterprise
Records. Bližšie informácie
nájdete v témach o vytváraní šablóny položky.
Prispôsobenie vyhľadávaní
Aplikácia IBM Enterprise
Records zahŕňa záložku Search,
ktorá užívateľom poskytuje rýchly spôsob ako nájsť entity v pláne
súborov. Môžete však vytvoriť uložené vyhľadávania aj šablóny vyhľadávania,
ktoré vám pomôžu realizovať komplexnejšie vyhľadávania. Uložené vyhľadávania sú dokončené
vyhľadávania, ktoré sa automaticky spustia, keď ich vyberie užívateľ. Šablóny vyhľadávania
sú čiastočné dokončené vyhľadávania, ktoré užívateľom umožňujú interakciu. IBM Enterprise
Records poskytuje šablónu vyhľadávania, ktorá
zahŕňa vyhľadávacie kritériá pre niektoré spoločné charakteristiky
špecifické pre IBM Enterprise
Records pre
entitu. Keď uložíte uložené vyhľadávanie alebo šablónu vyhľadávania na použitie
v aplikácii IBM Enterprise
Records, nezabudnite nastaviť hodnotu
pre vlastnosť Application Name do aplikácie IBM Enterprise
Records.
Prispôsobenie správ
IBM Enterprise
Records zahŕňa množstvo správ,
ktoré poskytujú štatistické zobrazenie rôznych aktivít vykonaných
pomocou aplikácie IBM Enterprise
Records. Tieto
správy môžete prispôsobiť. Môžete napríklad pridať a odstrániť polia
alebo upraviť parametre správ. Môžete vytvoriť nové správy, ktoré sa
zobrazia v aplikácii IBM Enterprise
Records.
Bližšie informácie nájdete v témach o prispôsobení a vytváraní
správ.