IBM Enterprise Records, verzia 5.1.2    

Deklarovanie fyzického záznamu

Ak váš systém obsahuje sklady objektov nastavené na používanie údajového modelu DoD Classified, najskôr označte, či je fyzický záznam tajný. Tento postup je určený pre nie tajné fyzické záznamy.

Informácie o úlohe

Ak chcete deklarovať tajný fyzický záznam, pozrite tému o tajných fyzických záznamoch. Ak chcete deklarovať fyzický záznam v aplikácii IBM® Enterprise Records, môžete použiť vstupnú šablónu. Keď vstupná šablóna obsahuje umiestnenie plánu súborov, fyzický záznam sa deklaruje na umiestnení, kde užívateľ spustil úkon deklarovania. Tento záznam sa tiež deklaruje na všetkých umiestneniach špecifikovaných v šablóne. Správca záznamov alebo administrátor záznamov môže vytvárať alebo upravovať šablóny deklarácie fyzických záznamov pomocou nástroja Add Entry Template v aplikácii Application Engine alebo Workplace XT. Bližšie informácie o vstupných šablónach nájdete v téme o vytváraní vstupných šablón. Pri nasledujúcom postupe sa predpokladá, že používate predvolenú šablónu deklarácie fyzického záznamu IBM Enterprise Records.

Procedúra

Deklarovanie fyzického záznamu v aplikácii IBM Enterprise Records:

  1. V aplikácii IBM Enterprise Records prejdite na príslušné umiestnenie v pláne súborov a kliknite na tlačidlo Declare Physical Record.
  2. Ak je na stránke Select Wizard zobrazený prepínač Declare Unclassified Record, označte ho a kliknite na tlačidlo Next.
  3. Kliknite na tlačidlo Select pod názvom vstupnej šablóny, ktorú chcete použiť.

Výsledky

Nastavenie vlastností:

  1. Zadajte vyžadované informácie v poliach vlastností. Polia sa menia v závislosti na triede, ktoré ste použili. Napríklad vyžadované polia v predvolenej triede Marker Record sú nasledovné:
    • Media Type: napríklad CD, videokazeta.
    • Format: CDR, VHS.
    • Author/Originator: meno osoby, ktorá vytvorila alebo vlastní fyzický záznam.
    • Subject: stručný popis fyzického záznamu.
    • Publication Date: Dátum vytvorenia fyzického záznamu.
    • Home Location: Aktuálne umiestnenie fyzického záznamu. Keď kliknete na toto prepojenie, sprievodca otvorí stránku, ktorá uvádza zoznam umiestnení. Kliknite na Select pod vyžadovaným umiestnením. Sprievodca zatvorí stránku a vráti sa do kroku Set Properties.
  2. Ak záznam, ktorý deklarujete, je Potvrdenie o doručení pre klasifikovaný záznam, kliknite na ReceiptOf. Prehľadajte a vyberte klasifikovaný záznam, na ktorý potvrdenie o doručení ukazuje. Bližšie informácie nájdete v téme venovanej potvrdeniam o doručení.
  3. Po zadaní požadovaných informácií kliknite na Finish.
  4. Ak máte viac záznamov na deklarovanie, znova vyberte vstupnú šablónu. Po dokončení kliknite na tlačidlo Exit.

Deklarovanie fyzického záznamu v aplikácii Application Engine alebo Workplace XT:

  1. Pridajte dokument. V kroku Select File vyberte ako typ súboru možnosť None.
  2. Na potvrdzovacej stránke kliknite na tlačidlo Declare as Record.
  3. Vyberte voľbu neklasifikovaného záznamu. Informácie pre klasifikované záznamy nájdete v téme o deklarovaní klasifikovaných fyzických záznamov.
  4. Kliknutím na tlačidlo Accept použijete sprievodcu a kliknutím na tlačidlo Select použijete vstupnú šablónu.
    • Pri vstupných šablónach prejdite na sklad objektov FPOS, priečinok Records Management/Templates, vyberte vstupnú šablónu a kliknite na tlačidlo Accept. Vyberte šablónu, ktorú navrhol váš administrátor. Predvolenú šablónu použitú v aplikácii IBM Enterprise Records nie je možné použiť v aplikácii Application Engine alebo Workplace XT. Toto obmedzenia predpokladá, že už je zvolené umiestnenie plánu súborov.
    • Ak chcete použiť sprievodcu Catalog Record, vykonajte nasledujúce kroky.
  5. Kliknite na tlačidlo Select Class a vyberte príslušnú triedu. Štandardne všetky sklady objektov FPOS poskytujú triedu Marker Record. Môžete mať k dispozícii aj iné voľby od vášho administrátora.
  6. Kliknite na tlačidlo Select File Plan Location a prejdite na príslušnú entitu. Keďže fyzický záznam sa môže nachádzať len na jednom fyzickom umiestnení, vyberte len jedno umiestnenie plánu súborov. Voľby umiestnenia sú, hybridný priečinok, box alebo priečinok fyzického záznamu.
  7. Označte začiarkavacie príslušnej entity a kliknite na tlačidlo Add to Selection.
    • Namiesto použitia predvoleného zobrazenia Browse môžete použiť výber ľubovoľného z predtým vytvorených zástupcov. Kliknite na Shortcuts na bočnej lište.
    • Kategóriu alebo priečinok môžete vyhľadať podľa názvu. Kliknite na Search na bočnej lište.
    • Po tom, ako pridáte entitu na zvolené umiestnenie plánu súborov, môžete kliknúť na položku Add to Shortcuts na použitie v budúcnosti.
  8. Keď dokončíte výber príslušného umiestnenia, kliknite na tlačidlo Accept.
  9. Kliknite na Next a pokračujte do kroku Set Properties.

Nastavenie vlastností

  1. Zadajte vyžadované informácie v poliach vlastností. Polia sa menia v závislosti na triede, ktoré ste použili. Napríklad vyžadované polia v predvolenej triede Marker Record sú nasledovné:
    • Media Type: napríklad CD, videokazeta.
    • Format: CDR, VHS.
    • Author/Originator: meno osoby, ktorá vytvorila alebo vlastní fyzický záznam.
    • Subject: stručný popis fyzického záznamu.
    • Publication Date: Dátum vytvorenia fyzického záznamu.
    • Home Location: Aktuálne umiestnenie fyzického záznamu. Keď kliknete na toto prepojenie, sprievodca otvorí stránku, ktorá uvádza zoznam umiestnení. Kliknite na Select pod vyžadovaným umiestnením. Sprievodca zatvorí stránku a vráti sa do kroku Set Properties.
  2. Ak záznam, ktorý deklarujete, je Potvrdenie o doručení pre klasifikovaný záznam, kliknite na ReceiptOf. Prehľadajte a vyberte klasifikovaný záznam, na ktorý potvrdenie o doručení ukazuje. Bližšie informácie nájdete v téme venovanej potvrdeniam o doručení.
  3. Po zadaní požadovaných informácií kliknite na Finish.

Čo sú čiarové kódy

Ak máte hardvér a softvér, ktorý používa údaje čiarových kódov, môžete buď čiarový kód naskenovať priamo do aktívneho poľa alebo ho môžete skopírovať z lokálneho počítača a prilepiť do príslušných polí v aplikácii IBM Enterprise Records. Na účely použitia karty Scan Physical Items in the Physical môžete do poľa čiarového kódu zadať akýkoľvek textový reťazec.



Spätná väzba

Posledná aktualizácia: November 2013
declare_physical_record.htm

© Copyright IBM Corp. 2013