Při deklaraci fyzického záznamu určujete, kde je objekt uložen, což se označuje jako domovské umístění. Jelikož fyzické objekty je nutné přesouvat do jiných umístění, kde jsou používány, obsahuje záznam také pole pro umístění, které určuje jeho aktuální umístění. Před deklarací fyzických záznamů vytvoříte umístění na kartě Fyzický.
- Když uživatelé chtějí fyzický objekt zobrazit, zapůjčí si ho. Tato akce spustí sled prací, který sleduje, kde objekt je, a poskytuje frontu pro více uživatelů, kteří chtějí zobrazit tentýž objekt. Pokud je záznam aktuálně zapůjčen, vyhradíte si jej. Jeho držitel obdrží požadavek na záznam a dokončí krok sledu prací, který zařídí jeho doručení. Uživatel, který si záznam půjčil, potvrdí příjem položky a zařídí její vrácení pomocí jiného kroku ve stejném sledu prací.
- Pokud fyzické záznamy používají čárové kódy, mohou uživatelé vidět, zda jsou záznamy zapůjčeny pomocí možnosti Procházet fyzické položky na kartě Fyzický. Stejná možnost může také zobrazit, které fyzické entity se nacházejí v konkrétním umístění, pokud zadáte čárový kód nebo popis umístění.
- Fyzické záznamy lze deklarovat v IBM® Enterprise
Records a Application Engine nebo Workplace XT. IBM Enterprise
Records vyžaduje šablonu položky a systém vyplní výchozí hodnotu. Další šablony položky můžete vytvořit pro IBM Enterprise
Records, případně Application Engine nebo Workplace XT.