IBM Enterprise Records 5.1.2 版    

啟用或停用種類或資料夾

在您建立記錄種類或記錄資料夾時,該種類或資料夾會標示為「作用中」。 但您可以在建立某實體後,專門標記該實體為「非作用中」。 您無法新增實體至非作用中的種類或資料夾,且您在宣告記錄時亦看不到非作用中的種類或資料夾。在讓記錄種類或資料夾可供一般使用之前,如果必須對其進行審查和核准,將實體標示為「非作用中」會非常有用。

關於這項作業

當您將實體標示為「非作用中」時,所有的子儲存器也自動標示為「非作用中」。您可在任何時候將「非作用中」的實體標記為「作用中」,但請注意它的子儲存器不會自動標記成「作用中」。您需要明確地將這些實體標記為「作用中」。您可對非作用中的實體執行其他所有作業,例如搜尋、擷取、使用或重新定位實體。您還可以對非作用中的實體開始實施處置動作。

程序

如果要將一個以上的儲存器標示為「作用中」,請執行下列動作:

  1. 瀏覽或搜尋您想標記為「作用中」的種類或資料夾。
  2. 選取名稱旁邊的勾選框。(您也可以用滑鼠右鍵按一下單一實體,改為使用功能表。)
  3. 複選動作功能表中,選取啟動啟動圖示
  4. 按一下確定,以確認成功啟動實體的訊息。

如果要將儲存器標示為「非作用中」,請執行下列動作:

  1. 瀏覽或搜尋您想標記為「非作用中」的種類或資料夾。
  2. 選取名稱旁邊的勾選框。(您也可以用滑鼠右鍵按一下單一實體,改為使用功能表。)
  3. 複選動作功能表中,選取停用停用圖示。這個圖示會顯示在標示為非作用中的實體上。
  4. 輸入將儲存器設為非作用中的原因。
  5. 按一下確定,來確認將儲存器設為非作用中的訊息。


意見

前次更新: 2013 年 11 月
activate_inactivate_entities.htm

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