IBM Enterprise Records, Versió 5.1.2    

Addició d'una carpeta de registres

Només podeu afegir una carpeta de registres per sota del nivell inferior d'una categoria de registres. Si una categoria de registres conté una subcategoria, no hi podeu afegir una carpeta de registres. A més a més, només podeu afegir una carpeta de registres a una categoria de registres activa. No podeu crear una subcarpeta sota una carpeta de registres. Una carpeta de registres només pot contenir volums i registres. L'IBM® Enterprise Records es lliura amb quatre tipus de carpetes de registres: carpeta electrònic, carpeta física, caixa física i carpeta híbrida. És possible que el seu lloc creï carpetes personalitzades addicionals.

Quant a aquesta tasca

En una instal·lació PRO de l'IBM Enterprise Records, només un gestor de registres o un administrador de registres pot afegir una carpeta de registres. A les instal·lacions DoD i Base, a més d'un gestor de registres o un administrador de registres, els usuaris privilegiats poden afegir una carpeta de registres. Si no teniu els permisos de seguretat necessaris per crear una carpeta de registres, podeu iniciar el flux de treball de creació d'una carpeta de registres del Workplace. Quan s'inicia aquest flux de treball, s'envia una petició de creació d'una carpeta de registres al gestor de registres perquè l'aprovi. Per obtenir més informació, consulteu el tema de creació d'una carpeta de registres amb un flux de treball. Per defecte, la carpeta de registres nova hereta totes les propietats de la seva entitat pare, tret del nom, l'identificador i la data d'obertura. Podeu canviar aquests valors heretats.
Atenció: A qualsevol nivell del pla de fitxers, no creeu més de 100 categories de registres i carpetes de registres. Per obtenir més informació sobre plans de fitxers, consulteu el tema de plans de fitxers.

Procediment

Per afegir una carpeta de registres:

  1. Inicieu sessió com a gestor de registres o administrador de registres. Exploreu el pla de fitxers per accedir a la categoria de registres sota la qual vulgueu crear una carpeta de registres.
  2. Feu clic a Afegeix carpeta de registres i seguiu aquests passos.
    1. Per definir la classe, feu clic al tipus de carpeta de registres que vulgueu crear i, tot seguit, feu clic a Següent per continuar amb el pas de definició de propietats.
      • Les carpetes de registres electrònics poden emmagatzemar registres electrònics i físics.
      • Les carpetes de registres físics poden emmagatzemar registres físics.
      • Les caixes són per a registres físics i es poden configurar per modelar un magatzem.
      • Les carpetes de registres híbrids poden emmagatzemar registres electrònics i físics.
      Per obtenir més informació sobre tipus de carpetes, consulteu el tema sobre categories, carpetes i volums.
    2. Per definir les propietats, introduïu o modifiqueu els valors de propietat que es mostren. Algunes propietats es poden editar directament en aquesta pàgina, mentre que altres exigeixen que feu clic al nom de propietat per editar els valors. Un asterisc vermell indica que cal especificar un valor per a aquesta propietat. Per obtenir més informació sobre les propietats que apareixen, consulteu el tema de referència de propietats. Si introduïu un patró de registre que assigni automàticament un nom als registres que s'afegeixen a la carpeta, introduïu el patró directament en aquest camp. Per obtenir informació sobre la construcció de patrons, consulteu el tema sobra addició d'un patró de nomenclatura.
    3. Feu clic a Següent per definir la planificació de disposició per a la carpeta de registres o seleccioneu un altre pas al panell. Feu clic a Cancel·la per sortir de l'assistent Afegeix carpeta de registres.
    4. Per definir la disposició, hi ha tres possibilitats. És possible que ja s'hagi preseleccionat una planificació de disposició. S'ha marcat el quadre d'herència. És possible que es llisti una planificació de disposició, però el quadre Hereta no està seleccionat. Per utilitzar-la, feu clic a Hereta. Pot ser que no hi hagi informació de disposició. En tots els casos, feu clic a Explora planificació per seleccionar una planificació o canviar-la. Feu clic a Esborra la planificació per deixar de moment la disposició en blanc. Podeu revisar les pàgines d'informació de qualsevol planificació assignada fent clic a la seva icona Obtenir informació.
    5. Quan cerqueu una planificació, feu clic a Selecciona a sota del nom de la planificació de disposició que vulgueu assignar a aquesta categoria.
    6. Si cal, especifiqueu l'autorització de disposició designada per a la disposició de la carpeta de registres quan està pendent de disposició. Per defecte, l'autorització de disposició especificada per a la planificació de disposició seleccionada s'assigna automàticament com a autorització de disposició per la carpeta de registres. Si no s'ha definit una autorització de disposició per a la planificació seleccionada, s'aplica l'autorització de disposició que hàgiu definit per a la carpeta. Si especifiqueu l'autorització de disposició ara i definiu la planificació de disposició més endavant, l'autorització de disposició definida per a la planificació sobreescriu l'autorització de disposició.
      Atenció: Si la configuració de visualització a les Preferències de lloc o a les Preferències d'usuari per a Mostra el pas de registres vitals quan creeu contenidors es defineix com a No, el programa oculta el pas Configura el registre vital. Ometeu el subpas 1.
    7. Si els paràmetres de preferència d'usuari o de lloc estan definides per mostrar el pas Defineix registre vital, feu clic a Següent per definir el registre vital per a la carpeta de registres. Si no, seleccioneu un altre pas del panell. Per obtenir-ne més informació, consulteu els enllaços Preferència d'usuari i Preferència de lloc al final d'aquest tema.
    8. Per especificar que els registres d'aquesta carpeta són vitals, seleccioneu Cert al menú Indicador de registre vital. Si els registres creats a la carpeta de registres necessiten revisions i actualitzacions contínues, podeu marcar la carpeta de registres com a vital en aquest pas. Tots els registres creats en aquest tipus de carpeta es classifiquen automàticament com a vitals.
    9. Si ho desitgeu, introduïu una descripció dels registres vitals que s'han d'afegir a aquesta carpeta de registres.
    10. Al menú Acció de revisió de registre vital, seleccioneu l'acció que es comença amb una revisió periòdica o un cicle d'actualització dels registres vitals. El menú llista les accions de revisió vitals creades prèviament. Per obtenir més informació, consulteu el tema sobre l'addició d'una acció.
    11. Al menú Revisió i cicle d'actualització de registre vital, seleccioneu la incidència que activa la revisió periòdica o l'actualització dels registres vitals dins la carpeta. El menú llista les incidències recurrents creades prèviament. Per obtenir més informació, consulteu el tema sobre l'addició d'una incidència recurrent.
    12. Feu clic a Següent per definir la seguretat i acabar la carpeta.
    13. Per definir la seguretat, reviseu els paràmetres de seguretat existents. Per obtenir més informació sobre cadascuna de les árees d'accés, consulteu el tema d'especificació de paràmetres de seguretat. Els paràmetres de seguretat determinen els grups i els usuaris que poden accedir a la carpeta de registres i controlen els permisos atorgats a cada grup o usuari. Els paràmetres de seguretat que especifiqueu aquí els pot sobreescriure la seguretat de FileNet P8 definida a l'entitat. Per obtenir més informació, consulteu el tema de seguretat.
    14. Per canviar els drets d'accés d'un usuari o grup específic llistat a la pàgina, feu clic al nom de l'usuari o del grup a la columna Títol. Es mostra la pàgina Configuració de seguretat, on podeu especificar els permisos de seguretat de diferents usuaris i grups.
    15. Per afegir usuaris o grups nous a la llista, feu clic a Afegeix nou. Per eliminar un usuari o un grup existent de la llista, seleccioneu l'opció Elimina per a aquest usuari o grup. Per obtenir més informació sobre usuaris i grups, consulteu el tema sobre l'addició d'usuaris i grups a un objecte.
    16. Per desar les modificacions als paràmetres de seguretat i acabar de crear la carpeta de registres, feu clic a Finalitza.
    17. Feu clic a D'acord per confirmar el missatge sobre l'addició correcta d'una carpeta de registres i sortiu de l'assistent.


Comentaris

Darrera actualització: Novembre de 2013
create_a_record_folder.htm

© Copyright IBM Corp. 2013