Un lien représente une relation entre deux entités.
Les propriétés d'en-tête et de cible du lien définissent cette relation.
Vous pouvez créer des liens entre des entités IBM® Enterprise
Records et d'autres objets Content Platform Engine contenus dans Application Engine ou Workplace XT. Un enregistrement peut partager des liens avec d'autres enregistrements, documents ou dossiers d'enregistrements. De même, un dossier d'enregistrement peut partager des liens avec des enregistrements et des dossiers d'enregistrement dans IBM Enterprise
Records et Application Engine ou Workplace XT.
La création de liens permet de référencer ou d'associer des enregistrements ou des données liées (notes, pièces jointes, reçus de retour de courrier électronique) à un enregistrement spécifié. Seuls les utilisateurs autorisés peuvent changer ou supprimer les liens et les associations. IBM Enterprise
Records prend en charge les types de liens suivants :
- Lien vers l'extraction Ce lien établit une association entre un extrait et son enregistrement d'origine. Les extraits permettent de rendre une partie d'un document accessible à des utilisateurs spécifiés. Un lien vers l'extraction peut être créé entre plusieurs enregistrements et entre un enregistrement et un document. Le lien vers l'extraction permet de référencer une partie sélectionnée du contenu de l'enregistrement à la place du contenu entier.
Si vous souhaitez rendre disponible certaines parties d'un document volumineux à des utilisateurs spécifiques, créez un document contenant des détails sélectionnés du document parent. Déclarez le document enfant comme un enregistrement.
Ensuite, créez un lien vers l'extraction entre l'enregistrement parent et l'enregistrement enfant.
- Lien de dossier hybrideCe lien établit une relation entre un dossier hybride et un dossier physique ou électronique. Ce type de lien est utile dans le modèle de données PRO où IBM Enterprise
Records emploie un dossier unique pouvant contenir à la fois des enregistrements électroniques et des marqueurs physiques.
- Lien vers la copie d'enregistrement Ce lien établit une association entre l'enregistrement d'origine et différentes copies de l'original. Le système crée automatiquement ce type de lien lors de la création d'une copie de l'enregistrement. Lorsqu'une copie d'un enregistrement est créé, les liens associés à l'enregistrement ne sont pas copiés.
- Lien Voir aussi le dossier d'enregistrement Ce lien établit une association entre deux dossiers associés. Le lien Voir aussi le dossier d'enregistrement peut être établi entre les dossiers d'enregistrement IBM Enterprise
Records ou tout autre dossier situé en dehors d'IBM Enterprise
Records.
De plus, ce lien peut être créé entre un enregistrement et un dossier d'enregistrements. Par exemple, vous pouvez utiliser le lien Voir aussi le dossier d'enregistrement pour associer un enregistrement contenant des informations sur les paies avec un dossier d'enregistrement de comptes.
- Lien Voir aussi l'enregistrement Ce lien établit une association entre des enregistrements ayant des contenus connexes. Par exemple, lorsque vous créez un enregistrement contenant des entrées de créance, un lien Voir également correspondant peut être créé pour l'enregistrement des comptes fournisseurs. Lorsque vous parcourez l'enregistrement des comptes débiteurs, vous pouvez également afficher l'enregistrement des comptes créditeurs. Vous pouvez établir ce type de lien pour des enregistrements ou des documents.
- Lien de référence Ce lien établit une association entre un enregistrement et ses références. Un lien de référence peut être créé avec d'autres enregistrements, documents ou dossiers d'enregistrement ayant un contenu associé. Les liens de référence sont différents des liens Voir également. Un lien de référence pointe sur des enregistrements ou documents dont le contenu est associé, comme des références pour un sujet. Cependant,
un lien Voir aussi répertorie tous les enregistrements ou documents qui contiennent des informations ayant un contenu associé.
- Lien de rendu Ce lien établit une association entre un enregistrement et ses rendus. Un rendu est un exemplaire d'un enregistrement rendu dans un autre format logiciel, sans perte de contenu. Le contenu et la plupart des métadonnées sont identiques.
Les rendus servent à la conservation ou aux fonctionnalités d'accès/affichage. Le rendu d'un document peut être créé à l'aide d'une application quelconque.
Prenons par exemple un document Microsoft Word déjà déclaré comme enregistrement. Vous souhaitez convertir ce document Word en document PDF. Par conséquent, vous créez un document PDF à l'aide de ce document Word, puis vous déclarez le document PDF comme enregistrement. Vous pouvez par la suite établir un lien de rendu entre les deux enregistrements. Les utilisateurs peuvent afficher les rendus existants de cet enregistrement unique.
Avertissement : - Lorsqu'un enregistrement associé est supprimé, tous les liens associés à cet enregistrement sont également supprimés.
- L'ensemble des liens entre enregistrements sont conservés lors du déplacement, du transfert ou de l'exportation d'enregistrements.