IBM Enterprise Records, versio 5.1.2    

Asiakirjat

Asiakirja on viittaus tietoihin, ja se tuo metatietoja kyseisten tietojen hallintaa varten. Asiakirja voi periä ominaisuuksia säilöstä, johon se luodaan. Asiakirja voi esimerkiksi periä pääsäilönsä poistoaikataulun. Asiakirjat voivat olla sähköisiä tai fyysisiä. Sekä sähköiset että fyysiset asiakirjat voidaan luokitella tärkeiksi ja merkitä pysyviksi asiakirjoiksi. DoD Chapter 4 -tietomallissa asiakirjoja vahvistettaessa niihin voidaan lisätä suojausluokitus, kuten Erittäin salainen, Salainen, Luottamuksellinen tai Luokittelematon. PRO-tietomallissa asiakirjoille voi määrittää suojausluokituksen Erittäin salainen, Salainen, Luottamuksellinen, Rajoitettu tai Luokittelematon.

Base- ja DoD-tietomalleissa asiakirjoja voidaan vahvistaa asiakirjaluokkiin, asiakirjakansioihin ja taltioihin. PRO-tietomallissa asiakirjoja voidaan vahvistaa asiakirjakansioihin ja taltioihin.

Huomautus: Jos luokittelematon asiakirja korotetaan ylempään luokitukseen, kuten salaiseksi, korotetusta asiakirjasta voi puuttua monia pakollisia ominaisuuksia. Siirry asiakirjan tietosivulle ja varmista, että asiakirjalle on määritetty oikeat ominaisuudet. Napsauta Suojausluokitus-vaihtoehtoa. Anna asiakirjan luokitukseen liittyvät puuttuvat pakolliset ominaisuudet. Napsauta Apply-vaihtoehtoa.

Sähköiset asiakirjat

Sähköinen asiakirja osoittaa sähköiseen dokumenttiin, kuten Content Platform Engine -dokumenttiin tai sähköpostiviestiin. Jokaisesta Content Platform Engine -dokumentin versiosta voidaan luoda oma asiakirjansa, tai yksi asiakirja voidaan luoda osoittamaan dokumenttiversioiden kokoelmaan. Sähköisiä asiakirjoja voidaan tallentaa sähköisiin kansioihin ja yhdistelmäkansioihin.

Asiakirjan poisto tai arkistosta poisto poistaa vain sen dokumentin version, johon asiakirja osoittaa. Jos asiakirjasta on järjestelmässä vain yksi versio, järjestelmä poistaa koko dokumentin versiosarjan. Esimerkki: Dokumentista on järjestelmässä useita versioita ja yksi näistä vahvistetaan asiakirjaksi. Kun kyseinen asiakirja poistetaan, järjestelmä poistaa vain sen version dokumentista, joka oli vahvistettu asiakirjaksi. Järjestelmä ei poista muita versioita, joita ei ole vahvistettu asiakirjoiksi tai jotka on vahvistettu asiakirjaksi toiseen asiakirjaan.

Fyysiset asiakirjat

Fyysinen asiakirja, josta käytetään myös nimitystä merkki, sisältää fyysistä dokumenttia tai muuta objektia (kuten paperiasiakirjaa, nauhaa tai mikrofilmiä) koskevia metatietoja. Fyysisiä asiakirjoja voidaan tallentaa kaikentyyppisiin asiakirjakansioihin. Fyysinen asiakirja voidaan kuitenkin sähköisiä kansioita lukuun ottamatta vahvistaa vain yhteen säilöön. Tämä säilö voi olla yhdistelmäkansio, fyysinen kansio tai laatikko. Kun fyysinen asiakirja vahvistetaan säilöön, asiakirjaa ei voi arkistoida toiseen säilöön, ellei toinen säilö ole sähköinen kansio. Tämä rajoite jäljittelee asiakirjan fyysistä säilytystä. Jos esimerkiksi varastossa on yksi varmistuskopionauha, se voidaan säilöä fyysisesti yhteen laatikkoon.

Lisätietoja fyysisten asiakirjojen hallinnasta on fyysisiä yksikköjä käsittelevässä ohjeaiheessa.

Luokitellut asiakirjat

DoD-luokitelluissa tietomalleissa asiakirjat luokitellaan erittäin salaisiksi, salaisiksi, luottamuksellisiksi tai luokittelemattomiksi. Käyttäjät voivat käsitellä vain asiakirjoja, jotka vastaavat heidän suojausluokituksensa tasoa. Lisätietoja luokiteltujen asiakirjojen vahvistuksesta on fyysisen asiakirjan vahvistusta käsittelevässä ohjeaiheessa ja suojausluokituksen ominaisuuksia käsittelevässä ohjeaiheessa.

Tärkeät asiakirjat

Tärkeät asiakirjat ovat viranomaisasiakirjoja, joita operatiivisten vastuiden mukaan toimiminen hätätilanteessa edellyttää. Voit varmistaa kyseisten asiakirjojen säännölliset arvioinnit merkitsemällä asiakirjaluokan, asiakirjakansion tai taltion tärkeäksi. Tällöin järjestelmä määrittää kaikki kyseiseen säilöön luotavat asiakirjat automaattisesti tärkeiksi.

Kun merkitset säilön tärkeäksi, valitse toistuva tapahtuma, joka käynnistää tärkeiden asiakirjojen säännöllisen arvioinnin tai päivityksen. Valitse myös toiminto, jonka tapahtuman ilmeneminen aloittaa. Kun toistuva tapahtuma ilmenee, tapahtumaan liittyvä tärkeiden asiakirjojen arvioimisen käsittelyreitti käynnistyy. Lisätietoja on tärkeitä asiakirjoja käsittelevässä ohjeaiheessa.

IBM® Enterprise Records sisältää raportin Poistettavaksi määritetyt tärkeät asiakirjat, jossa näkyvät tiettynä aikana poistettavaksi määritetyt sähköiset tärkeät asiakirjat. Lisätietoja raporteista on raporttien luontia käsittelevässä ohjeaiheessa.

Pysyvät asiakirjat

Pysyvän asiakirjan on katsottu olevan niin arvokas, että asiakirja on säilytettävä organisaatiossa pidempään kuin tavallisesti tarvittaisiin. Asiakirja voidaan merkitä pysyväksi määrittämällä asiakirjan Pysyvän asiakirjan tunnus -ominaisuuden arvoksi True (tosi). Tämä ominaisuus ei ole oletusarvon mukaan näkyvissä IBM Enterprise Records -ohjelmassa ohjattua asiakirjaksi vahvistuksen asennustoimintoa varten. Kun luot luokan tai kansion, Pysyvän asiakirjan tunnus -ominaisuus ei ole näkyvissä oletusarvoisesti. Jos et halua, että ominaisuus on näkyvissä näissä tapauksissa, muuta IBM Datacap Taskmaster Capture Connector for EMC Documentum -ohjelmassa ominaisuuden arvoksi piilotettu. Lisätietoja Pysyvän asiakirjan tunnus -ominaisuuden näyttämisestä Content Platform Engine -ohjelmassa on ominaisuuksien näytön mukautusta käsittelevässä ohjeaiheessa.

Pysyvän asiakirjan tunnus -ominaisuuteen ei liity erityistä toimintatapaa. Ominaisuus on tarkoitettu vain tiedoksi, ja vaikka Pysyvän asiakirjan tunnus -ominaisuuden arvoksi olisi määritetty True (tosi), asiakirja voidaan silti poistaa.



Palaute

Päivitetty viimeksi: Marraskuu 2013
records.htm

© Copyright IBM Corp. 2013