La gestión de registros requiere tareas, tales como la planificación, el control y la organización para crear, almacenar, utiliza, recupera y eliminar registros.
En
el contexto de IBM® Enterprise
Records,
un registro son metadatos. Los metadatos son un archivo que hace referencia y contiene información acerca de otro archivo electrónico (documento) u objeto físico.
Para administrar los almacenes de objetos y preparar correctamente los registros para su archivado y eliminación se requiere personal cualificado. Además, se deben diseñar los almacenes de objetos, los planes de archivos y las carpetas y registros de modo sincronizado con los flujos de documentos de su sitio.
- Archivos electrónicos
- Un archivo o documento electrónico puede ser un archivo individual, una foto digital o un conjunto de archivos relacionados que se trata como un solo objeto.
Por ejemplo, un conjunto de archivos es un mensaje de correo electrónico y sus adjuntos.
Los archivos electrónicos están en almacenes de objetos y en otros repositorios. Cuando declara el documento como un registro, IBM Enterprise
Records gestiona el documento, incluida su seguridad y su clasificación posible. Este valor de seguridad puede cambiar el acceso al documento. Por lo tanto, es posible que se impida al autor del documento
que cambie el documento.
- Objetos físicos
- Los objetos físicos pueden ser cintas de vídeo, microfilms, discos duros, muestras de ADN, documentos impresos en papel y fotografías. Pueden estar almacenados en cajas o archivadores en almacenes y en otros recursos de archivado. El registro rastrea la ubicación del objeto físico.
Los objetos que se declaren como registros se almacenan en un repositorio denominado almacén de objetos del plan de archivos (FPOS). Un repositorio que puede contener documentos que se pueden declara como registros se denomina un repositorio de registros o un almacén de objetos de registros (ROS). La siguiente figura muestra la creación de registros desde orígenes diferentes.
Figura 1. Documentos, correos electrónicos, vídeos y otros objetos declarados como registros
Un modelo de datos es una plantilla de un almacén de objetos del plan de archivos que cumple con determinados estándares de gestión de registros. El modelo de datos puede incluir funciones de seguridad y metadatos. Puede utilizar los modelos de datos Base, DoD y Confidencial de DoD.
Utilice
IBM Enterprise
Records para conservar información valiosa como registros realizando las siguientes tareas:
- Creación y mantenimiento de una estructura jerárquica (plan de archivos) para almacenar registros.
- Gestionar registros electrónicos y físicos.
- Proteger repositorios que contienen registros.
- Crear reglas de retención y eliminación de registros.
- Forzar la destrucción o archivado de registros en función de dichas reglas.
- Controlar el acceso a los registros.
- Recuperar registros mediante criterios de búsqueda.
- Eliminar los registros que ya no requiere la organización.