IBM Enterprise Records, Versão 5.1.2    

Resolução de problemas da ferramenta de importação e exportação do plano de ficheiros

É necessário ter conhecimento das causas comuns dos erros que poderão surgir ao utilizar a Ferramenta de importação e exportação do plano de ficheiros do IBM® Enterprise Records. Também é necessário saber como reduzir a probabilidade de ocorrência de erros.

Causas comuns de erros

Ao importar um plano de ficheiros, podem ocorrer erros. Na maioria dos casos, o processo de importação pára após ocorrer um erro e não é apresentada nenhuma mensagem. A causa do erro poderá ser uma das seguintes: A Ferramenta de importação e exportação do plano de ficheiros inclui opções que pode utilizar para lidar com potenciais erros. Pode obter mais informações sobre estas opções nas secções que se seguem.

Criar um ficheiro XML manualmente

Criar manualmente um ficheiros XML significa criar um ficheiro XML sem utilizar a Ferramenta de importação e exportação do plano de ficheiros. Por exemplo, utilize macros ou outras formas programáticas para criar um ficheiro XML. Antes de importar um plano de ficheiros, crie um ficheiro XML compatível com a norma XML e compatível com o esquema XML.

Se criar um ficheiro XML manualmente para utilizar ao importar um plano de ficheiros, tem de basear o ficheiro no esquema XML fornecido pela IBM.

Importante: A maior parte dos erros que ocorre ao importar um plano de ficheiros é causada por ficheiros XML incompatíveis. Por isso, deverá ter cuidado ao criar manualmente um ficheiro XML.

Depois de criar manualmente um ficheiro XML, execute a Ferramenta de importação e exportação do plano de ficheiros no modo de validação. A ferramenta no modo de validação lê o ficheiro XML e verifica se o ficheiro não contém erros ou problemas de conformidade. Para obter mais informações sobre o modo de validação, consulte o tópico sobre a utilização da ferramenta de plano de ficheiros.

Algumas das opções disponíveis ao criar um ficheiro XML manualmente estão incluídas nas secções Herdar agendas de subcategorias e Propriedade ConditionXML desde tópico de ajuda.

Observar as funções da Ferramenta de importação e exportação do plano de ficheiros

Para criar manualmente um ficheiro XML para importar um plano de ficheiros de grandes dimensões, com classes e objectos personalizados, crie primeiro um plano de ficheiros pequeno e metadados relacionados. Em seguida, execute a ferramenta no modo de exportação. Tal exercício é útil antes de criar manualmente um ficheiro XML para planos de ficheiros com retenções condicionais, activadores de eventos internos e objectos de retenção alternativa. Todas estas acções contêm o complexo Propriedade ConditionXML. Mesmo que o ficheiro seja criado com o formato de XML correcto, o ficheiro XML pode incluir valores de propriedades ou sintaxe incorrectos. Estas informações incorrectas podem causar um erro durante a importação. Pode rever o ficheiro XML criado pela ferramenta ao exportar um plano de ficheiros de pequenas dimensões. Reveja o ficheiro XML para ver a sintaxe e valores de propriedades no ficheiro XML.

Utilizar a opção de determinar o âmbito de metadados

Se o plano de ficheiros contém classes ou propriedades personalizadas, tem de utilizar a opção de determinar o âmbito de metadados durante o processo de exportação. Esta opção cria um ficheiro XML separado para as classes e propriedade personalizadas. Por isso, quando um plano de ficheiros inclui classes ou propriedades personalizadas, o processo de exportação e importação é constituído por dois passos: um passo para as classes e propriedades personalizadas e outro para o restante plano de ficheiros. Para obter informações sobre os procedimentos para utilizar a opção de determinar o âmbito de metadados, consulte o tópico sobre a utilização da ferramenta de plano de ficheiros.

Utilizar a opção para voltar a importar

A opção para voltar a importar é utilizada para especificar o comportamento da acção de adição no ficheiro XML. A Opção para voltar a importar inclui três parâmetros: Durante a importação inicial de um plano de ficheiros de grandes dimensões, é recomendado utilizar a opção Ignorar. Durante a segunda tentativa para importar o mesmo plano de ficheiros, utilize a opção Ignorar para evitar reimportar as entidades que já foram correctamente importadas. Contudo, se a segunda tentativa de importação requerer pequenas modificações nas entidades que foram importadas correctamente na primeira importação, deverá utilizar a opção Substituir.

Durante as importações subsequentes de pequenas modificações num número reduzido de entidades, especifique Action="Modify" no ficheiro XML para as entidades, em vez de alterar o ficheiro XML original. Utilizar o modo Actualização permite identificar mais facilmente as actualizações subsequentes às importações iniciais completas.

Herdar agendas de subcategorias

Ao criar uma subcategoria, pode utilizar a interface do utilizador do IBM Enterprise Records para especificar que a subcategoria herda a agenda de eliminação ascendente. Se criar o ficheiro XML manualmente para importar o plano de ficheiros no qual a subcategoria está incluída, especifique que a subcategoria não herda a agenda do elemento ascendente. Especifique que a subcategoria fornece uma agenda diferente.

No ficheiro XML que criar, utilize a propriedade DisposalScheduleInheritedFrom para indicar se a categoria de registo herda a agenda de eliminação do elemento ascendente. Por exemplo:

<RecordCategory Name="myCat2" Level="2" ParentPath="/myCat1">
    <Properties>
        <Property Name="AGGREGATION" Value="RecordCategory" />
        <Property Name="IsPermanentRecord" Value="false" />
        <Property Name="IsVitalRecord" Value="false" />
        <Property Name="CurrentPhaseExportFormat"></Property>
        <Property Name="IsDeleted" Value="false" />
        <Property Name="HomeLocation"></Property>
        <Property Name="VitalRecordReviewAction"></Property>
        <Property Name="IncrementedBy" Value="1" />
        <Property Name="RecordCategoryName" Value="myCat2" />
        <Property Name="DisposalScheduleInheritedFrom" Value="/myCat1" />
        <Property Name="Reviewer" Value="ylin" />
        <Property Name="RecordCategoryIdentifier" Value="myCat2" />
        <Property Name="VitalRecordDisposalTrigger"></Property>
        <Property Name="Inactive" Value="false" />
        <Property Name="Location"></Property>
        <Property Name="DateOpened" Value="2006-03-07T14:16:00-08:00" />
        <Property Name="DisposalSchedule">
                <ObjectRef ClassId="DisposalSchedule" ObjectId="myDispSchedule" />
        </Property>
    </Properties>
</RecordCategory>
Existem quatro cenários em que pode utilizar a propriedade DisposalScheduleInheritedFrom:
<Property Name="DisposalScheduleInheritedFrom" Value="/myCat1" />

Propriedade ConditionXML

Quando criar manualmente um ficheiro XML para importar um plano de ficheiros, poderá especificar valores para a propriedade ConditionXML. A Ferramenta de importação do plano de ficheiros utiliza esta propriedade para importar os seguintes itens: Para as entidades de Retenções alternativas, Activadores de eventos internos e Retenções dinâmicas (condicional), a propriedade ConditionXML guarda as condições de pesquisa no formato XML. O controlo de propriedades em ConditionXML armazena o nome/valor/operador da propriedade para a interface do utilizador do IBM Enterprise Records. O controlo sql em ConditionXML guarda a instrução SQL. Quando introduzir o valor de propriedade ConditionXML para a importação do plano de ficheiros, os caracteres especiais (< > & " ') têm de ser convertidos para a representação padrão. A representação padrão é &lt;, &gt;, &amp;, &quot;, e &apos;. Nas secções seguintes pode visualizar exemplos de XMLs de entidades que contém a propriedade ConditionXML para a importação e exportação do plano de ficheiros.

Exemplo de ConditionXML para Retenção alternativa

<Phases>
  <RMEntity Type="Phase" Name="myPhase1">
    <Properties>
        <Property Name="PhaseAction"></Property>
        <Property Name="RetentionPeriodDays" Value="0" />
        <Property Name="RetentionPeriodYears" Value="10" />
        <Property Name="RMEntityDescription"> Value="my phase 1" />
        <Property Name="RetentionPeriodMonths" Value="0" />
        <Property Name="PhaseNumber" Value="1" />
        <Property Name="ExportFormat"></Property>
        <Property Name="IsScreeningRequired" Value="true" />
        <Property Name="DisposalSchedulePtr">
          <ObjectRef ClassId="DisposalSchedule" ObjectId="myDispSchedule" />
        </Property>
        <Property Name="PhaseName" Value="myPhase1" />
          <ObjectValue Type="AlternateRetention">
            <Properties>
              <Property Name="RetentionBase" Value="CutoffDate" />
              <Property Name="ConditionXML" Value="&lt;response xmlns=&quot;http://www.ibm.com/namespaces
              /wcm/apps/1.0&quot;&gt;&ltobjectset&gt;&ltcount&gt;1&lt
              /count&gt;&ltcustomobject&gt;&ltproperties&gt;&ltproperty&gt;&ltsymname&gt;ClosedBy&lt
              /symname&gt;&ltoperator&gt;IEQUAL&lt;/perator&gt;&ltvalue&gt;Administrator&lt/value>
              </property></properties><aggregation></aggregation><sql> AND ([ClosedBy] = 'Administrator')
              </sql> </customobject></objectset></response>" />
              <Property Name="RetentionPeriodMonths" Value="0" />
              <Property Name="RetentionPeriodYears" Value="5" />
              <Property Name="RetentionPeriodDays" Value="0" />
            </Property>
          </ObjectValue>
          <ObjectValue Type="AlternateRetention">
            <Properties>
              <Property Name="RetentionBase" Value="DateClosed" />
              <Property Name="ConditionXML" Value="&lt;response xmlns=&quot;http://www.ibm.com/namespaces
              /wcm/apps/1.0&quot;&gt;&ltobjectset&gt;&ltcount&gt;1&lt
              /count&gt;&ltcustomobject&gt;&ltproperties&gt;&ltproperty&gt;&ltsymname&gt;
              RMEntityDescription&lt/symname&gt;&ltoperator&gt;LKE&lt;/perator&gt;&ltvalue&gt;something&lt
              /value></property></properties><aggregation></aggregation><sql> AND ([RMEntityDescription] 
              LIKE '%something%')</sql> </customobject></objectset></response>" />
              <Property Name="RetentionPeriodMonths" Value="0" />
              <Property Name="RetentionPeriodYears" Value="5" />
              <Property Name="RetentionPeriodDays" Value="0" />
            </Properties>
          </ObjectValue>
        </Property
      </Properties>
     <RMEntity>
</Phases>

Exemplo de Activador de eliminação com ConditionXML:

<DisposalTriggers>
  <RMEntity Type="DisposalTrigger" Name="Date Created">
   <Properties>
     <Property Name="DisposalTriggerName" Value="Date Created" />
     <Property Name="EventType" Value="3" />
     <Property Name="CycleYears" Value="0" />
     <Property Name="CycleDays" Value="0" />
     <Property Name="AGGREGATION" Value="RecordInfo" />
     <Property Name="ConditionXML" Value="&lt;response
      xmlns=&quot;http://www.ibm.com/namespaces/wcm/apps/1.0&quot;&gt;&lt;objectset&gt;&lt;count&gt;1&lt;
      /count&gt;&lt;customobject&gt;&lt;properties&gt;&lt;property&gt;&lt;symname&gt;DateCreated&lt;
      /symname&gt;&lt;displayname&gt;Date Created&lt;/displayname&gt;&lt;propertytype&gt;3&lt;
      /propertytype&gt;&lt;value/&gt;&lt;operator&gt;IS NOT NULL&lt;/operator&gt;&lt;jointype&gt;AND&lt;
      /jointype&gt;&lt;/property&gt;&lt;/properties&gt;&lt;aggregation&gt;RecordInfo&lt;
      /aggregation&gt;&lt;sql&gt; SELECT OIID , ID , RMENTITYTYPE FROM RecordInfo WHERE ( DateCreated IS 
      NOT NULL )&lt;/sql&gt;&lt;/customobject&gt;&lt;/objectset&gt;&lt;/response&gt;"/>
     <Property Name="CycleMonths" Value="0" />
   </Properties>
  </RMEntity>
</DisposalTriggers>

Exemplo de Prazo de retenção dinâmico com ConditionXML:

<Holds>
  <RMEntity Type="RecordHold" Name="dynamic Hold">
   <Properties>
     <Property Name="Active" Value="true" />
     <Property Name="HoldName" Value="dynamic Hold" />
     <Property Name="HoldReason" Value="dynamic Hold" />
     <Property Name="ConditionXML" Value="&lt;response
      xmlns=&quot;http://www.ibm.com/namespaces/wcm/apps/1.0&quot;&gt;&lt;objectset&gt;&lt;count&gt;
      2&lt;/count&gt;&lt;customobject&gt;&lt;properties&gt;&lt;property&gt;&lt;symname&gt;
      RecordCategoryName&lt;/symname&gt;&lt;displayname&gt;Record Category Name&lt;
      /displayname&gt;&lt;propertytype&gt;8&lt;/propertytype&gt;&lt;selectable&gt;true&lt;
      /selectable&gt;&lt;value&gt;dynamic&lt;/value&gt;&lt;operator&gt;like&lt;
      /operator&gt;&lt;jointype&gt;AND&lt;/jointype&gt;&lt;/property&gt;&lt;
      /properties&gt;&lt;aggregation&gt;RecordCategory&lt;/aggregation&gt;&lt;sql&gt; 
      SELECT ro.[RecordCategoryName] , ro.[RecordCategoryName] FROM RecordCategory ro 
      Where ro.[RecordCategoryName] like &apos;%dynamic%&apos; &lt;/sql&gt;&lt;
      /customobject&gt;&lt;customobject&gt;&lt;properties&gt;&lt;property&gt;&lt;symname&gt;
      RecordFolderName&lt;/symname&gt;&lt;displayname&gt;Record Folder Name&lt;
      /displayname&gt;&lt;propertytype&gt;8&lt;/propertytype&gt;&lt;selectable&gt;true&lt;
      /selectable&gt;&lt;value&gt;dynamic&lt;/value&gt;&lt;operator&gt;like&lt;
      /operator&gt;&lt;jointype&gt;AND&lt;/jointype&gt;&lt;/property&gt;&lt;
      /properties&gt;&lt;aggregation&gt;RecordFolder&lt;/aggregation&gt;&lt;sql&gt; 
      SELECT ro.[RecordFolderName] , ro.[RecordFolderName] FROM RecordFolder ro 
      Where ro.[RecordFolderName] like &apos;%dynamic%&apos; &lt;/sql&gt;&lt;/customobject&gt;&lt;
      /objectset&gt;&lt;/response&gt;" />
     <Property Name="HoldType" Value="Audit" />
   </Properties>
  </RMEntity>
</Holds>

Actualização do período de retenção

Para actualizar o período de retenção de uma fase existente para um valor nulo, as propriedades do período de retenção, (RetentionPeriodYears, RetentionPeriodMonths e RetentionPeriodDays) têm de ser incluídas no ficheiro XML sem qualquer valor. Em seguida, é apresentado XML de exemplo de uma entidade de fase para a Ferramenta de importação e exportação do plano de ficheiros:
<RMEntity Type="Phase" Name="phase 1">
          <Properties>
             <Property Name="PhaseAction"></Property>
             <Property Name="PhaseNumber" Value="1" />
             <Property Name="ExportFormat"></Property>
             <Property Name="IsScreeningRequired" Value="false" />
             <Property Name="DisposalSchedulePtr">
                <ObjectRef ClassId="DisposalSchedule" ObjectId="mySchedule" />
             </Property>
             <Property Name="PhaseName" Value="phase 1" />
             <Property Name="RMEntityDescription" />
             <Property Name="RetentionPeriodMonths" />
             <Property Name="RetentionPeriodYears" />
             <Property Name="RetentionPeriodDays" />
             <Property Name="AlternateRetentions">
                <ObjectValue Type="AlternateRetention">
                   <Properties>
                      <Property Name="RetentionBase" Value="CutoffDate" />
                      <Property Name="ConditionXML" Value="&lt;response xmlns=&quot;
                          http://www.ibm.com/namespaces/wcm/apps/1.0&quot;&gt;&lt;objectset&gt;
                          &lt;count&gt;1&lt;/count&gt;&lt;customobject&gt;&lt;properties&gt;&lt;
                          property&gt;&lt;symname&gt;CurrentActionType&lt;
                          /symname&gt;&lt;operator&gt;IS EQUAL&lt;/operator&gt;&lt;value&gt;6&lt;
                          /value&gt;&lt;/property&gt;&lt;/properties&gt;&lt;aggregation&gt;&lt;
                          /aggregation&gt;&lt;sql&gt; AND ([CurrentActionType] = 6)&lt;/sql&gt; &lt;
                          /customobject&gt;&lt;/objectset&gt;&lt;/response&gt;" />
                      <Property Name="RetentionPeriodMonths" Value="0" />
                      <Property Name="RetentionPeriodYears" Value="2" />
                      <Property Name="RetentionPeriodDays" Value="0" />
                   </Properties>
                </ObjectValue>
             </Property>
          </Properties>
       </RMEntity>


Comentários

Última actualização: Novembro de 2013
file_plan_import_export_tips.htm

© Copyright IBM Corp. 2013