有許多關於 IBM® Enterprise Records 中可用儲存器的資訊。這些儲存器包括記錄種類、記錄資料夾、電子資料夾、實體資料夾、產品盒、混合式資料夾、磁區、作用中和非作用中儲存器,以及開啟和關閉的儲存器。
如需管理實體儲存器的相關資訊,請參閱「實體」主題。
記錄種類是將檔案計劃中的一組相關記錄分類的儲存器。您通常使用記錄種類根據功能種類來對記錄進行分類。記錄種類可以包含子種類以及記錄資料夾。但是,您不能在階層的同一層級上建立記錄種類和記錄資料夾。在 Base 和 DoD 資料模型中,您可以直接將記錄宣告為種類。 PRO 資料模型不允許這個動作。依預設,子項實體將繼承其母項儲存器的安全和處置排程。如需安全和處置繼承的相關資訊,請參閱「物件安全」和「處置排程」主題。
記錄種類具有名稱和 ID。兩者顯示在路徑中,並且用連字號隔開。名稱和 ID 在母項儲存器中必須是唯一的。
記錄資料夾是相關記錄的集合。使用記錄資料夾可以根據指定的保留期和處置事件來管理記錄。依預設,記錄資料夾的子項實體將繼承記錄資料夾的安全和處置排程。您可以在記錄種類下建立電子、實體、產品盒和混合記錄資料夾以管理電子和實體記錄。
記錄資料夾具有名稱和 ID。兩者顯示在路徑中,並且用連字號隔開。名稱和 ID 在母項儲存器中必須是唯一的。
電子資料夾用於儲存電子記錄,包含一個以上的磁區。電子資料夾也可以儲存實體記錄(紙質或其他實體項目)。
實體資料夾用於儲存實體記錄,包含一個以上的磁區。實體資料夾是紙質資料夾的虛擬項目。您可以根據組織的實體儲存體結構,在 IBM Enterprise Records 中建立實體資料夾的階層模型。
產品盒是實體記錄的儲存器,並提供為包含其他實體項目的實體項目建立模型的機制。 例如,您可以建立 "Warehouse",其中包含 "Shelves",而 "Shelves" 中包含 "Boxes","Boxes" 中又包含 "Physical Folders"。 不同於其他類型的資料夾,產品盒可以包含其他資料夾。這些實體就是實體資料夾和產品盒,而不是電子或混合式資料夾和記錄。但是,產品盒不使用磁區。
混合式資料夾可以包含電子記錄和實體記錄,包含一個以上的磁區。電子資料夾和混合式資料夾之間不存在行為差異。但是,混合式資料夾具有描述實體的其他 meta 資料(包括主位置)。 如需起始位置的相關資訊,請參閱「位置」主題。
磁區可用來作為一種邏輯子區域,將記錄資料夾細分為更小且更易於管理的單位。磁區不會獨立於資料夾而存在。記錄資料夾(產品盒除外)一律包含至少一個磁區。 建立記錄資料夾時,系統會自動建立這個磁區。之後,您可以在記錄資料夾內建立任意數量的磁區。但是,請注意,在任何時候,資料夾中僅有一個磁區保持開啟狀態。依預設,會開啟現行磁區。 磁區將在您新增磁區時以及達到指定的準則時自動關閉。例如,包含特定的行事曆年記錄的磁區可能在行事曆年的結尾自動關閉。
磁區的類型與其母項記錄資料夾(電子、實體或混合式)相同,並且可以包含與其母項相同類型的記錄。但是,磁區不能包含子資料夾或其他磁區。磁區將繼承建立磁區所在記錄資料夾的處置排程。您不能定義獨立於母項記錄資料夾之外的處置排程。
在您建立記錄種類或記錄資料夾時,該種類或資料夾會標示為作用中。但是建立儲存器後,您可以將儲存器標記為非作用中。當您將儲存器標記為非作用中後,系統將阻止在此儲存器中建立、移動、複製或存檔新實體。所有子儲存器也將標記為非作用中。 此外,當宣告記錄時,使用者會看不到非作用中的儲存器。在將儲存器用於一般使用之前,如果必須對此儲存器進行審查和核准,將儲存器標記為非作用中會非常有用。
當您建立儲存器實體後,依預設,儲存器將處於開啟狀態。 如果要限制在儲存器內建立子項實體,但依然允許從儲存器中擷取記錄,請在儲存器建立後的任何時候將其關閉。 所有子儲存器也將標記為已關閉。