IBM Enterprise Records, wersja 5.1.2    

Wyszukiwanie akt za pomocą zapisanych wyszukiwań i szablonów

Na karcie wyszukiwania możliwe jest wyszukiwanie konkretnych obiektów IBM® Enterprise Records, a także korzystanie z szablonów wyszukiwania lub zapisanych wyszukiwań utworzonych w aplikacji Application Engine lub Workplace XT.

Jeśli projektant szablonu wyszukiwania zapisze wyszukiwanie w katalogu <FPOS>:\Records Management\Templates i wprowadzi RM jako nazwę aplikacji, wówczas wyszukanie zostanie wyświetlone na karcie Wyszukiwanie. Wybierz opcję Szablony wyszukiwania i zapisane wyszukiwania w celu wyświetlenia listy wyszukiwań na karcie Wyszukiwanie w produkcie IBM Enterprise Records. W produkcie IBM Enterprise Records wyświetlane są tylko wyszukiwania utworzone z RM jako wartością w polu Nazwa aplikacji.

Ważne: Wyszukiwania utworzone i zapisane za pośrednictwem klienta administracyjnego IBM Enterprise Records nie mogą być używane w przypadku korzystania z tradycyjnego interfejsu użytkownika IBM Enterprise Records. Wyszukiwania utworzone za pomocą klienta administracyjnego IBM Enterprise Records są zapisywane z inną wartością ApplicationName. Ta wartość nie jest uwzględniona na liście tradycyjnego interfejsu użytkownika IBM Enterprise Records.

Użytkownicy posiadający dostęp do opcji Autor > Narzędzia zaawansowane w aplikacji Application Engine lub Workplace XT mogą tworzyć i modyfikować wyszukiwania za pomocą projektanta wyszukiwania (Search Designer). Podczas tworzenia szablonów wyszukiwania można korzystać z właściwości Typ obiektu RM w celu określania lub filtrowania w wynikach wyszukiwania obiektów charakterystycznych dla IBM Enterprise Records. Poniższa tabela zawiera listę obiektów IBM Enterprise Records wraz z odpowiadającymi im wartościami:

Tabela 1. Obiekty IBM Enterprise Records i odpowiadające im wartości
Typ obiektu RM Wartość Typ obiektu*
Kategoria akt 101 Folder
Folder akt 102 Folder
Folder akt elektronicznych 105 Folder
Kontener fizyczny 106 Folder
Folder akt hybrydowych 108 Folder
Folder akt fizycznych 110 Folder
Wolumin 103 Folder
Akta elektroniczne 301 Dokument
Akta e-mail 302 Dokument
Znacznik 303 Dokument

*Do obiektów niestandardowych należą elementy, takie jak czynności, lokalizacje i typy akt. Lista jest widoczna po wyświetleniu menu Podklasa obiektu w projektancie wyszukiwania.

Podczas projektowania wyszukiwania można wyświetlić listę typów obiektów, które będą widoczne jako pola wyboru w szablonie wyszukiwania. Te typy należy określić na stronie Typy obiektów. Jeśli korzystasz z szablonu wyszukiwania, wprowadź wartości do wcześniejszej tabeli albo zaznacz odpowiednie pole wyboru Wyniki zastosowania filtru dla wybranych klas, aby wyszukać odpowiedni typ obiektu.

Więcej informacji o tworzeniu zapisanych wyszukań i szablonów wyszukiwania zawiera pomoc projektanta wyszukiwania (Search Designer).

Zapisane wyszukiwanie

Zapisane wyszukiwanie zawiera już wszystkie kryteria zdefiniowane przez autora. Wystarczy tylko kliknąć nazwę. Ta czynność powoduje uruchomienie wyszukiwania i wyświetlenie wyników tak samo, jak w przypadku otwarcia folderu. Ikona zapisanego wyszukiwania: ikona Zapisane wyszukiwanie

Szablon wyszukiwania

Szablon wyszukiwania zwykle umożliwia wyświetlanie kryteriów wyszukiwania i wprowadzanie własnych wartości. Nie można zmieniać właściwości, które posłużą do wyszukiwania, i nie można zmieniać operatorów. Należy wprowadzić wartości dla kryteriów wstępnie wybranych przez projektanta. Ikona szablonu wyszukiwania: ikona Szablon wyszukiwania

Produkt IBM Enterprise Records obsługuje tylko opcję NONE dla zapisanego wyszukiwania lub szablonu wyszukiwania, który zawiera element odczytywania zależnego od treści (Content-Based Retrieval, CBR). Inne opcje CBR, takie jak ALL, nie są obsługiwane.

Szablon wyszukiwania IBM Enterprise Records umożliwia wyszukiwanie jedynie słów kluczowych CBR w treści deklarowanego dokumentu ze składnicy obiektów akt. Korzystając z szablonu wyszukiwania nie można przeszukiwać tekstu właściwości akt, np. metadanych w składnicy obiektów kartoteki akt.

VQL to język zapytań obsługiwany przez oprogramowanie Autonomy K2, które stanowi podstawę dla produktu Content Search Engine. Więcej informacji o składni VQL zawiera dokumentacja Autonomy zainstalowana na serwerze K2 Master Administration Server: http://<nazwa_hosta_serwera_Master_Administration_Server>:9990/verity_docs/

Aby użyć szablonu wyszukiwania lub zapisanego wyszukiwania:

  1. Wybierz kartę Wyszukaj i kliknij opcję Szablony wyszukiwania i zapisane wyszukiwania.
  2. Wybierz dowolne szablony wyszukiwania lub zapisane wyszukiwania.
  3. Określ kryteria wyszukiwania w wybranym szablonie wyszukiwania i kliknij opcję Wyszukaj. (Zapisane wyszukiwania są uruchamiane natychmiast i użytkownik nie musi wprowadzać danych).
  4. Kliknij opcję Przywróć domyślne, aby skasować wszystkie kryteria wyszukiwania szablonu. Aby skasować jedną wartość z menu, wybierz pole puste na początku listy. Aby skasować datę, kliknij odsyłacz Wyczyść ikony kalendarza. Podświetl tekst i naciśnij klawisz Backspace, aby go usunąć.

Wyniki wyszukiwania zostaną wyświetlone na danej stronie. Wyniki można posortować, klikając nagłówki kolumn. Dostęp do stron informacji można uzyskać, klikając ikony Uzyskaj inf. Za pomocą menu kontekstowego obiektu można wyświetlać dokumenty, otwierać foldery i wykonywać czynności. W celu wykonywania czynności względem wielu obiektów należy zaznaczyć pola wyboru obiektów i wybrać czynność menu Czynności dla wielu obiektów.



Opinia

Ostatnia aktualizacja: Listopad 2013
use_stored_searches_and_search_templates.htm

© Copyright IBM Corp. 2013