Arkistonmuodostussuunnitelma on säilöjen sekä asiakirjaluokkien ja aliluokkien, asiakirjakansioiden ja taltioiden hierarkia, joka määrittää asiakirjojen järjestyksen. IBM® Enterprise
Records tukee yhden tai useamman arkistonmuodostussuunnitelman käyttöä FPOSissa, ja sivustossa voi olla useita FPOSeja.
IBM Enterprise
Records -sovelluksessa näkyy vain yksi arkistonmuodostussuunnitelman hierarkia kerrallaan.
- Hierarkian graafinen esitys on asiakirjojen hallinnan esittelyä käsittelevässä ohjeaiheessa.
- Arkistonmuodostussuunnitelma määrittää asiakirjojen suojauksen ja arkistosta poiston.
Oletusarvon mukaan aliyksiköt perivät pääsäilön suojaus- ja arkistostapoistoaikataulun. Lisätietoja suojauksesta ja arkistosta poiston periytymisestä on Objektien suojaus- ja Arkistostapoistoaikataulu-ohjeaiheissa.
- Arkistonmuodostussuunnitelmaan voi myös liittyä nimeämismalleja.
Kaikki arkistonmuodostussuunnitelmassa luodut yksiköt noudattavat arkistonmuodostussuunnitelmalle määritettyjä nimeämismallin sääntöjä. Lisätietoja nimeämismallin säännöistä on nimeämiskäytäntöjä käsittelevässä ohjeaiheessa.
- Kun käyttäjä käyttää sovellusta ensimmäisen kerran, sivuston asetuksen määrittämä oletusarvoinen arkistonmuodostussuunnitelma tulee näkyviin. Kukin käyttäjä voi ohittaa tämän oletusarvon määrittämällä käyttäjän asetuksen. Lisätietoja on oletusarkistonmuodostussuunnitelmaa käsittelevässä ohjeaiheessa.
- Voit viedä arkistonmuodostussuunnitelman ulkoiseen ympäristöön, kuten käyttöönoton testiympäristöstä tuotantoympäristöön, käyttämällä arkistonmuodostussuunnitelman tuonti- ja vientityökalua.
Lisätietoja arkistonmuodostussuunnitelman tuonti- ja vientityökalusta on työkalun käyttöä käsittelevässä ohjeaiheessa.