您可通过使用 Application Engine、Workplace XT、IBM® Enterprise
Records 或 Application Integration 申报记录,或自动申报记录。
您可以通过多种方法来申报记录,例如通过:
- Application Engine 或 Workplace XT(电子记录和物理记录)。
- IBM Enterprise
Records(仅限于物理记录),如“申报物理记录”主题中所见。
- Microsoft Outlook、Word、Excel、Power Point(需要安装 Application Integration)。
- 使用事件自动申报记录,如“记录的自动申报”主题中所见。
对于 Base 或 DoD 安装,在卷、记录文件夹或记录类别中申报记录。对于 PRO 安装,在记录文件夹或卷中申报记录。要申报记录,请确保要在其中申报该记录的实体处于打开状态。
如果您在记录文件夹中申报记录,那么记录将自动分配到位于该文件夹中的活动的卷。最后创建的卷在关闭之前一直为活动的卷。如果您需要在已关闭的卷中申报记录,请重新打开卷并手动选择重新打开的卷。
要点: 您可以创建条目模板,以便于申报记录。IBM Enterprise
Records 包括用于申报电子邮件记录的样本条目模板。您可以使用该模板从 Application Engine 申报电子邮件记录。(有关导入样本电子邮件申报模板的信息,请参阅 IBM Enterprise
Records 软件包的自述文件。)IBM Enterprise
Records 还包括用于申报记录的样本工作流程。此工作流程将向软件开发专业人员演示如何使用 API 和工作流程申报文档。有关更多信息,请参阅《IBM Enterprise
Records 安装和升级指南》中的“安装样本工作流程”。
将文档申报为记录
如果您要将具有多个版本的文档申报为记录,那么您有如何为文档系列创建记录的多种选择。
限制: 一个记录用户将文档申报为记录之后,其他并非记录用户的用户将无法访问文档信息页面。此限制是特别设计的。
要加速申报记录的流程,申报为记录向导和申报为记录条目模板可支持从文档到记录自动进行属性值映射。当将文档申报为记录时,“文档”类属性符号名称将与记录类属性符号名称进行比较。如果这些名称匹配,那么文档属性中的值将自动指定为匹配的记录属性的值。例如,如果“文档”类具有属性颜色且记录类也具有属性颜色,那么文档属性的值将自动映射到记录属性。同样,如果您要使用缺省电子邮件记录类从 Outlook 申报电子邮件消息,那么将自动映射“主题”和“收件人”等值。
无论条目模板是否显示设置记录属性步骤,属性映射都会发生。申报文档的多个版本时,属性映射取决于为申报操作选定的文档的最新版本。文档的不同版本可能有不同的类和属性。将始终根据文档的最新版本的属性来映射属性。
下列规则描述属性映射如何作用于文档和记录类的公共属性:
- 如果文档属性有一个值,那么该值将自动显示为记录的缺省值。
- 如果文档属性为空(未定义),那么将不为该记录显示缺省值。如果您为记录输入值,那么该值将保留为记录值并且文档不具有该属性的任何值。
- 如果不需要文档类属性,但需要记录类属性,那么管理员将更改该文档所需的文档类属性。此更改是在 IBM Administration
Console for Content Platform Engine 中进行并自动提供必需的属性。
要点: 可以在对象库之间对属性设置别名。任何属性映射均会考虑管理员所定义的用于将属性从一个对象库映射到另一对象库的设置。