Kopiowanie akt do innej lokalizacji w tej samej kartotece akt może przeprowadzić tylko użytkownik posiadający co najmniej rolę Użytkownik uprzywilejowany lub rolę Recenzent. Jeśli
użytkownik uprzywilejowany lub recenzent kopiuje akta, produkt IBM® Enterprise
Records
kopiuje zadeklarowany dokument w składnicy obiektów akt (ROS). Zadeklarowany dokument jest kopiowany z tego samego pliku źródłowego z inną nazwą zawierania się. Z wyjątkiem nazwy, opisu, zabezpieczeń i informacji dotyczących rozporządzania, produkt
IBM Enterprise
Records kopiuje metadane akt do nowego folderu w składnicy obiektów kartoteki akt (FPOS). Metadane zawierają odsyłacz do skopiowanego dokumentu w ROS.
O tym zadaniu
Skutki kopiowania akt.
- Wpływ kopiowania akt na zabezpieczenia: po skopiowaniu akt nowe akta dziedziczą zabezpieczenia z nowego kontenera nadrzędnego.
- Wpływ kopiowania akt na rozporządzenia: kopiowane akta dziedziczą harmonogram rozporządzenia z nowego kontenera nadrzędnego. Ta reguła sprawdza się, o ile akta zawierają rozporządzenie wynikające z typu akt. Jeśli akta oryginalne są już odcięte, wówczas akta skopiowane nie są jeszcze odcięte. Autoryzowany użytkownik musi zainicjować
rozporządzenie względem akt skopiowanych, pod warunkiem że dla skopiowanych akt istnieje harmonogram rozporządzenia wynikający z typu akt.
Procedura
Aby skopiować akta (pojedyncze):
- Wyszukaj w hierarchii kartoteki akt, aby uzyskać dostęp do akt przeznaczonych do skopiowania.
- Kliknij prawym przyciskiem myszy nazwę akt i wybierz opcję Kopiuj z menu.
- Do pola Tytuł dokumentu zostanie wprowadzona nazwa akt z przedrostkiem Kopia.
- Wprowadź opis kopii akt i kliknij przycisk Dalej.
- Przejdź do lokalizacji w kartotece akt, w której zostanie zapisana kopia, a następnie kliknij przycisk
Kopiuj.
- Po wyświetleniu komunikatu z potwierdzeniem sprawdzenia, że czynność kopiowania została zakończona, kliknij przycisk
OK, aby wrócić do strony Przeglądaj. Należy pamiętać o następujących kwestiach:
- Akta elektroniczne nie mogą być kopiowane do akt fizycznych.
- Akta nie mogą być kopiowane do folderu docelowego, który jest aktywny lub otwarty.
Wyniki
Aby skopiować więcej akt:
- Wyszukaj w hierarchii kartoteki akt, aby uzyskać dostęp do akt przeznaczonych do skopiowania.
- Zaznacz pola wyboru obok akt, jakie zamierzasz skopiować.
- W menu Czynności dla wielu obiektów wybierz opcję Kopiuj.
- W oknie Kopiuj wybierz lokalizację w kartotece akt, do której zamierzasz skopiować akta z listy.
W celu ograniczenia liczby elementów, jakie wyświetlane będą na liście Nazwa obiektu, można użyć pola Filtr. Na przykład: jeśli wiadomo, że lokalizacja kartoteki akt zawiera w nazwie literę x, można wpisać x do pola filtru. Następnie kliknij opcję Przejdź. Lista zostanie odświeżona i będą znajdowały się na niej jedynie nazwy lokalizacji kartotek akt zawierające literę x. Kliknięcie przycisku Resetuj ponownie odświeży listę i zostaną wyświetlone nazwy dla wszystkich kartotek akt w kolejności alfabetycznej.
- Przejdź do lokalizacji w kartotece akt, w której zostanie zapisana kopia, a następnie kliknij przycisk Kopiuj.
- Po wyświetleniu komunikatu z potwierdzeniem sprawdzenia, że czynność Kopiuj została zakończona, kliknij przycisk
OK, aby wrócić do strony Przeglądaj.