Plusieurs onglets sont disponibles dans l'application IBM® Enterprise Records. Chacun de ces onglets affiche une page permettant d'exécuter différentes tâches liées à la gestion des enregistrements.
Vous pouvez afficher ou masquer des catégories et des sous-catégories dans une structure d'arborescence de navigation. Pour l'afficher, cliquez sur Afficher l'arborescence des catégories. Vous pouvez dès lors :
Cliquez sur un élément du chemin pour accéder au niveau correspondant du plan de fichiers.
Toutes les entités ont une icône Obtenir des informations () pour afficher ses pages d'information, qui donnent plusieurs sortes de métadonnées associées à cette entité.
Cochez les cases d'une ou plusieurs entités, puis cliquez sur le menu Actions de sélection multiple pour choisir une action appropriée pour l'ensemble des entités sélectionnées. La liste des actions varie selon si vous sélectionnez une ou plusieurs entités et si vous sélectionnez différents types d'entités. Seules les actions pouvant être appliquées à l'ensemble des entités sélectionnées sont dans le menu. La plupart des procédures de l'aide sont adaptées aux sélections multiples. Si vous exécutez une action sur une entité unique, il est plus rapide de cliquer avec le bouton droit de la souris sur son nom et sélectionnez l'action dans le menu. En cliquant sur Obtenir des informations, vous pouvez également exécuter des actions sur les pages d'informations d'une entité. Cette action est utile lorsque vous souhaitez exécuter plusieurs actions ou devez examiner les informations avant d'exécuter une action.
Vous pouvez par exemple sélectionner plusieurs enregistrements et les copier ou les supprimer. Cette action démarre un assistant pour cette action.
Pour utiliser le filtrage, saisissez du texte dans le nom ou l'ID des entités à afficher et cliquez sur Go. Toutes les entités qui ne contiennent pas ce texte sont effacées de la liste, faisant place à d'autres entités le contenant. Cliquez sur Réinitialiser pour supprimer le texte du champ de filtrage, puis sur OK pour revenir à une liste non filtrée.
Le nombre d'entités qui s'affichent dans une liste dépend de la valeur Résultats maximum des objets et dossiers personnalisés de vos paramètres utilisateur Workplace. Accédez à la page
pour afficher et réinitialiser cette valeur pour les enregistrements. Votre administrateur de site doit activer les objets personnalisés dans la zone Paramètres généraux de la page Généralités des Préférences du site. Certaines entités pouvant contenir à la fois des enregistrements et des conteneurs, vous pouvez également indiquer un nombre maximal de résultats pour les dossiers. La liste peut contenir le nombre maximal de dossiers et d'enregistrements. Si le nombre maximal de résultats pour les objets et dossiers personnalisés est 50, 100 éléments peuvent donc s'afficher dans la liste : 50 enregistrements et 50 dossiers.L'onglet Rechercher permet de rechercher différents types d'entités IBM Enterprise Records en fonction des critères spécifiés. Si toutes les entités que vous souhaitez afficher sont situées dans le même conteneur parent, il est alors approprié d'afficher l'entité parent et de filtrer la liste. Par contre, si les entités sont situés dans différents conteneurs parent ou appartiennent à des types distincts, la recherche est le seul moyen pour les afficher ensemble. Vous pouvez lister ces entités pour effectuer une même action à partir du menu Actions de sélection multiple. Pour plus d'informations, voir la rubrique sur la recherche et la récupération des entités.
L'onglet Suppression permet de gérer les plannings d'élimination, les mises en attente et les types d'enregistrement.
Pour revenir à la page principale d'élimination quand vous en avez terminé avec l'un des types d'enregistrement, sélectionnez Elimination dans le chemin ou recliquez sur l'onglet Elimination.
L'onglet Physique contient les liens spécifiques aux entités physiques, par exemple :
L'onglet Rapports vous permet de choisir dans une liste des rapports qui affichent des données statistiques sur les différentes activités liées à IBM Enterprise Records. Pour ce faire, sélectionnez un type de rapport, saisissez les critères d'entrée et affichez le rapport généré. Pour plus d'informations, voir la rubrique dédiée à la génération de rapports.
L'onglet Configurer contient des liens pour créer et gérer les éléments suivants :