Para controlar a retenção e eliminação de
registos, tem de definir e associar uma agenda de
eliminação a contentores de registos e a tipos de registos. Numa agenda de eliminação, especifique as regras da
retenção de registos e as instruções para os eliminar no
final do período de retenção.
As instruções de eliminação incluem:
- Revisão
- Transferência para um arquivo permanente
- Exportação para outra localização
- Destruição
Pode definir fases diferentes para um registo numa agenda de eliminação. Cada fase tem um período
de retenção definido. No fim de cada fase, a acção especificada é executada nos
registos e, em seguida, os registos passam para a fase
seguinte. A agenda de eliminação é interrompida nas
entidades em que tenha sido aplicada uma retenção. É retomada após a remoção de todas as retenções.
Para calcular quando é que os registos estão prontos
para a eliminação, execute o Varrimento de eliminação. Para obter mais informações,
consulte o tópico sobre processos de varrimento. As
agendas de eliminação são importadas e exportadas através
da ferramenta de importação e exportação do plano de ficheiros.
Parâmetros
da agenda de eliminação
Uma agenda de eliminação inclui qualquer um dos
seguintes parâmetros:
- Evento Activa o início do corte. "Cortar"
significa fechar entidades para que possa iniciar a
respectiva eliminação. A suspensão termina a utilização
activa
de registos antigos.
- Acção de corte Acção executada automaticamente em entidades após a
activação do corte e após decorrer o período de offset especificado.
- Offset Intervalo de tempo entre activar o corte e iniciar a acção de corte.
- Fases de eliminação Fases definidas para
controlar a retenção de registos num determinado estado,
durante um período de tempo específico.
- Acção/instrução de eliminação de fase Acção que tem de ser iniciada
manualmente quando o período de retenção de uma fase terminar. Cada fase tem uma acção de
eliminação associada. As acções de eliminação de fases
podem ser de revisão, de transferência para um arquivo, para
efeitos de conservação permanente, de exportação ou
destruição.
- Fluxos de trabalho de eliminação Cada
acção de eliminação tem um fluxo de trabalho associado. Quando uma acção é iniciada, o
sistema executa o fluxo de trabalho associado de forma a executar um conjunto
pré-definido de instruções nos registos.
Herança
de agendas de eliminação
Pode associar uma agenda de
eliminação a uma categoria de registo, pasta de registos ou
tipo de registo. Uma pasta de registos pode ter uma agenda
de eliminação própria ou herdar a agenda de eliminação
associada a uma categoria de registo ascendente.
Por
predefinição, um registo herda a agenda de eliminação da
pasta em que foi declarado. Contudo, se pretender associar uma agenda de eliminação
diferente ao registo, pode criar um tipo de registo. Em seguida, associe a agenda de
eliminação requerida a este tipo de registo, e atribua este tipo de registo ao registo. Quando agendas de eliminação diferentes são associadas à categoria, pasta e tipo de um registo, o registo herda a agenda de eliminação do tipo de registo. Se um registo for criado directamente numa
categoria de registo, o registo irá herdar a agenda de
eliminação da categoria de registo.
Regra geral, é aplicável o nível mais baixo da
agenda de eliminação numa hierarquia de um registo. O diagrama que se
segue descreve a herança de agendas de eliminação por
diferentes entidades, sob diferentes condições:

Se mover uma pasta ou categoria de registo, atribua uma
agenda de eliminação ao contentor.
Especifique também que entidades no contentor são afectadas pela atribuição. Para obter
mais informações sobre mover entidades, consulte o tópico relacionado.
Se não
atribuir uma agenda de eliminação aquando da recolocação
de um contentor, verifica-se o seguinte:
- Se o contentor herdar a agenda de eliminação da
entidade ascendente, o contentor irá herdar a agenda de
eliminação do novo ascendente após a recolocação.
- Se o contentor tiver uma agenda de eliminação diferente
da entidade ascendente, o contentor continuará a ter a
mesma agenda após a recolocação.
Processo de
eliminação
Depois de associar uma agenda de
eliminação a uma categoria de registo ou pasta, todos os
registos criados nesse contentor irão herdar a agenda de
eliminação por predefinição. Quando a acção de suspensão for
executada em registos, estes passam a destinar-se a
eliminação e são movidos para a fase de eliminação. As entidades identificadas estão prontas para eliminação e
são assinaladas com o ícone Pronto para a eliminação:
.
Os utilizadores autorizados podem iniciar a eliminação.
Depois de obter a aprovação do Records Manager, o sistema
executa as acções de eliminação associadas nas entidades
aprovadas. Pode atribuir uma das seguintes acções de
eliminação a uma fase na agenda de eliminação:
- Revisão: Um utilizador autorizado pode rever o estado de eliminação das
entidades para determinar se estas podem avançar para o próximo passo. Pode atribuir a acção de revisão as vezes que forem
necessárias.
- Exportação: As entidades são copiadas ou exportadas para uma sistema ou
armazenamento de objectos diferente. Posteriormente, numa acção em separado, pode
remover os registos da localização anterior.
- Exportar com Mapeamento: As entidades com propriedades personalizadas
são copiadas ou exportadas para uma organização que utiliza o esquema DoD v3 como, por
exemplo, a NARA (National Archives and Records Administration). Numa acção em separado, pode remover os
registos da localização anterior.
- Transferência de dois passos : As entidades são transferidas para uma
localização específica no fim do período de retenção. A
transferência é seguida de uma destruição quando o Records
Manager confirmar o sucesso da transferência das entidades
e que as mesmas estão prontas para destruição.
- Transferência de dois passos com Mapeamento: As entidades com
propriedades personalizadas são transferidas para uma organização que utiliza o esquema
DoD V3, no fim do período de retenção. A organização NARA (National Archives and Records
Administration) é um exemplo de uma destas organizações.
A
transferência é seguida de uma destruição quando o Records
Manager confirmar o sucesso da transferência das entidades
e que as mesmas estão prontas para destruição.
- Destruição: As entidades são eliminadas de
forma permanente do repositório. Pode atribuir esta acção a uma entidade apenas uma vez.
As ligações associadas a um registo são eliminadas juntamente com o registo.
- Transferência interina com Mapeamento: As entidades com propriedades
personalizadas são transferidas temporariamente para uma organização que utilize o
esquema DoD V3.
Se, por algum motivo, ocorrer uma falha num fluxo de trabalho
de destruição, a entidade permanece no estado Eliminação em curso. Tem de
reiniciar a eliminação da entidade. Para obter mais informações, consulte o tópico sobre
iniciar uma agenda de eliminação.
Propriedades de varrimento
Algumas
propriedades são actualizadas dinamicamente pelo varrimento
de eliminação. Se estas propriedades forem utilizadas como base de retenção para
retenções alternativas, um varrimento de eliminação de actualização tem um período
de retenção superior. Não utilize nenhuma destas propriedades
como base de retenção para uma retenção alternativa:
- Data da execução da fase actual
- Acção da fase actual
- Data do último varrimento
- Data da decisão da fase actual
- Decisão da revisão da fase actual
- ID da fase actual
- Recalcular a retenção da fase
- Estado de execução da fase actual
- DisposalPhases
- CycleYears
- CycleMonths
- CycleDays
- CurrentActionType
- VitalWorkflowStatus
- VitalSweepDate
- VitalRecordReviewDate
- Data da próxima revisão do registo vital
- CurrentPhaseId
- AlternateRetentions
- RetentionBase
- RetentionPeriodYears
- RetentionPeriodMonths
- RetentionPeriodDays
- CurrentPhaseExportFormat
- ExportFormat
- CurrentPhaseDecisionDate