Varje arbetsflöde har en arbetsflödesdefinition, som är en bearbetningsmall som skickar arbete till deltagarna. Definitionen innehåller
data, bilagor och annan information som behövs för att slutföra arbetet.
En arbetsflödesdefinition anger i vilken ordning aktiviteterna ska utföras när arbetsflödet körs fram till dess att det slutförs eller avbryts. Du kan ändra befintliga arbetsflödesdefinitioner så att de passar för din organisation.
Du kan lägga till eller ta bort steg, ändra ordningen mellan händelserna eller ändra andra parametrar. Exempel: Arbetsflödet
Skapa postmapp är avsett för användare som inte har den behörighet som krävs för att lägga till en postmapp i en arkiveringsplan. Standardordningen i arbetsflödet
Skapa postmapp är följande:
- Du tilldelas till gruppen Alla.
Du behöver lägga till en postmapp till en kategori men har bara behörighet att visa egenskaper. Eftersom en användare som är postansvarig godkänner tillägg av en postmapp till en kategori kör du arbetsflödet Skapa postmapp. Du anger information om den postmapp du ska lägga till.
- När du har angett detaljerna skickas en begäran till den postansvariga användaren. Den postansvariga användaren godkänner eller avvisar din begäran om att skapa en postmapp.
- Du kan ändra ordningen mellan uppgifterna i arbetsflödet. I exemplet ovan bestämde kanske den postansvarige att processen blir effektivare om begäran skickas till en granskare i stället för till den postansvarige. Systemadministratören Jane ändrar då definitionen för arbetsflödet Skapa postmapp så att godkännandebegäran skickas till granskaren i stället för till den postansvarige.
- Om din organisation kräver arbetsflöden utöver de standarddefinitioner som ingår i IBM® Enterprise
Records kan du skapa en arbetsflödesdefinition via processdesign.
- På installationsmedierna för IBM Enterprise
Records finns ett exempelarbetsflöde som deklarerar poster med hjälp av komponentkön RM_Operation. Förutom att ändra och använda exempelarbetsflödet för postdeklarationer kan du använda exempelarbetsflödet som referens när du skapar arbetsflöden för IBM Enterprise
Records.
Mer information om exempelarbetsflödet finns i ämnet om att deklarera postarbetsflödet.