Przeglądanie akt istotnych to proces ciągły, który odbywa się wraz z powiązanym zdarzeniem okresowym. Zdarzenie cykliczne określa częstotliwość przeglądania akt istotnych. Przy każdej okazji wystąpienia cyklicznego zdarzenia przeglądania uruchamiany jest przepływ pracy przeglądu akt istotnych, który jest powiązany z tym zdarzeniem. Akta istotne odpowiednie do przeglądania wyświetlane są jako elementy pracy w skrzynce odbiorczej recenzenta lub publicznej skrzynce odbiorczej RecordsManagerApproval. Wybranie elementu roboczego powoduje wyświetlenie kroku zatwierdzania.
Krok przeglądu
Informacje ogólne o realizowaniu tego przepływu pracy zawiera temat dotyczący przepływu pracy rozporządzenia.
Strona Krok przeglądu zawiera nazwy obiektów pod wpływem, nazwę recenzenta oraz zdarzenie, które wywołało przepływ pracy. Na stronie dostępne jest miejsce przeznaczone do wprowadzania komentarzy dot. przeglądu i bieżącej daty przeglądu, którą można zmienić.
W celu przeglądania akt istotnych:
Zatwierdź krok
Za pomocą strony Zatwierdź krok można zatwierdzić przegląd akt istotnych. Ta strona zawiera nazwę recenzenta, który przeglądał akta, a także zdarzenie przeglądu, które spowodowało uruchomienie przepływu pracy. Za pomocą strony Zatwierdź menedżer akt może zmienić komentarze dot. przeglądu wprowadzone przez recenzenta.
Aby zatwierdzić akta istotne po przeglądzie:
Zatwierdzenie akt istotnych przez menedżera akt powoduje zaktualizowanie w systemie komentarzy dot. przeglądu i daty następnego przeglądu. W takim przypadku następny przegląd akt istotnych zostanie zaplanowany na określoną datę.