Tässä osassa on arkistostapoiston käsittelyreittien käyttöön liittyviä tietoja.
Arkistosta poisto -käsittelyreitit ovat ulkoasultaan samankaltaisia. Ne näkyvät Workplace- tai Workplace XT -sovelluksen Saapuneet-kansiossa sekä yleisessä saapuneen postin RecordsManagerApproval-kansiossa.
Voit ajaa käsittelyreitin seuraavasti:
Seuraavat kentät ja valinnat ovat yleisesti käytössä useimmissa käsittelyreiteissä. Lisäkentät on kuvattu ohjeaiheissa, joissa perehdytään käsittelyreittien vaiheiden eri tyyppeihin.
Ohjeet
Ikkunassa näkyvät ohjeet, joiden avulla vaihe voidaan tehdä valmiiksi. Ohjeet on kirjoittanut käsittelyreitin suunnittelija. Jos ohjeet eivät ole näkyvissä, voit avata ohjeikkunan napsauttamalla vaihtoehtoa Ohjeet.
Yksikön nimi
Luettelossa on vähintään yksi yksikkö. Jos kyseessä on sähköinen yksikkö, napsauttamalla sen nimeä voit tarkastella asiakirjaa tai avata kansion ja tarkastella sen sisältöä. Jos yksikkö on fyysinen asiakirja, yksiköllä ei ole sisältöä. Voit tarkastella myös yksikön tietosivuja napsauttamalla Nouda tiedot -kuvaketta.
Siirtovastaavuus
Siirtovastaavuus on IBM® Enterprise Records -objekti, joka määrittää Content Engine -ominaisuuksien nimien vastaavuudet XML-ominaisuuksien nimiin. Vastaavuuksien avulla IBM Enterprise Records -siirtotyökalu luo XML-tiedoston IBM Enterprise Records -yksiköiden viennin yhteydessä. Voit valita siirron vastaavuusmääritysobjektin Siirron vastaavuusmääritys -valikosta. Tietoja siirron vastaavuusmääritysobjekteista on ohjeaiheessa Siirtovastaavuudet.
Lisätietoja IBM Enterprise Records -siirtotyökalusta on ohjeaiheessa Siirtotyökalu.
Arvioinnin huomautukset
Voit kirjoittaa huomautuksia suoraan tekstikenttään. Voit myös napsauttaa tekstikentän kuvaketta ja avata suuremman ikkunan. Tässä ikkunassa voit kirjoittaa huomautuksen tai lukea pitkiä huomautuksia näyttöä vierittämättä. Jos käytät suurempaa tekstiruutua, napsauta ensin vaihtoehtoa Päivitä ja sitten vaihtoehtoa Sulje.
Arvioinnin päätös
Jos hyväksyt käsittelyreitin toiminnon, valitse kunkin yksikön Hyväksy-vaihtoehto.
Valitse vaihtoehto Hylkää, jos et halua käyttää toimintoa kyseisellä hetkellä. Jos hylkäät toiminnon, kirjoita hylkäämisen syy kommentteihin.
Valitse vaihtoehto Pito, jos haluat osoittaa, että yksikkö asetetaan pitoon. Kun viimeistelet käsittelyreitin, aseta pito käsittelyreitin vaiheen ulkopuolella, kuten näyttöön tulevassa viestissä ilmoitetaan. Järjestelmä palauttaa yksikön tämän jälkeen siihen tilaan, joka sille oli määritetty ennen arkistosta poiston aloittamista. Lisätietoja yksikön asettamisesta pitoon on ohjeaiheessa Yksiköiden asettaminen pitoon.
Valitse vaihtoehto Muuta aikataulua, jos haluat käyttää yksikön käsittelyyn toista arkistostapoistoaikataulua. Määritä uusi arkistostapoistoaikataulu käsittelyreitin vaiheen ulkopuolella. Järjestelmä palauttaa yksikön tämän jälkeen siihen tilaan, joka sille oli määritetty ennen arkistosta poiston aloittamista. Lisätietoja arkistostapoistoaikataulun muuttamisesta on ohjeaiheessa Yksikköön liitetyn poistoaikataulun muutto.
Tietosarakkeet
Eri vaiheissa näkyy erilaisia yksikköä koskevia tietoja, jotka eivät edellytä käyttäjän toimia.
Käytä ja Sulje
Voit muuttaa tietoja, käyttää niitä ja sulkea lopuksi ikkunan tekemättä mitään lisätoimia. Työkohde pysyy samassa Saapuneet-kansiossa. Käsittelyreitin suorittaminen loppuun edellyttää Käytä-toimintoa, jos määrität yksikön pitoon.
Määritä uudelleen
Tämän vaihtoehdon avulla voit avata ikkunan, jossa valitaan toinen käyttäjä toteuttamaan kyseinen vaihe. Kirjoita nimen ensimmäiset merkit ja napsauta Hae-painiketta. Valitse käyttäjä ja napsauta vaihtoehtoa Jatka.
Tila
Tämän vaihtoehdon avulla voit avata jäljityssovelluksen.
Valmis
Tämän vaihtoehdon avulla voit toteuttaa käsittelyreitin vaiheen loppuun ja siirtää yksiköt arkistostapoistoprosessin seuraavaan vaiheeseen.