As retenções de eliminação podem ser aplicadas
em entidades pelo processo Varrimento de prazo de retenção. Uma
retenção interrompe o processo de eliminação normal,
geralmente para efeitos de litígio ou auditoria As entidades em espera também não podem
ser eliminadas manualmente. Pode aplicar retenções em uma ou mais
categorias de registo, pastas de registo, volumes ou
registos. Pode aplicar uma retenção de eliminações antes da
data de corte ou durante qualquer uma das fases após a data
de corte.
Sobre esta tarefa
Apenas o Gestor de Registos e o Administrador de
Registos podem colocar entidades em espera. Para permitir
que outros utilizadores coloquem itens em espera, estes
necessitam dos seguintes privilégios. Para obter mais informações, consulte o tópico de segurança do
FileNet P8.
- O utilizador ou grupo tem de ter direitos de Controlo de
proprietário na entidade.
- Para os modelos de dados DoD e Base, o utilizador ou grupo necessita da marcação
Adicionar e Remover direitos de marcação para Impedir eliminação de
entidade no valor Impedir eliminação. O utilizador ou grupo tem também de utilizar a opção Objectos marcados em Valor predefinido.. Para o modelo de dados PRO, o utilizador ou grupo necessita de direitos Adicionar marca e
Remover marca sobre a marca PRO Evitar a eliminação da entidade.
- O utilizador ou grupo tem de ter direitos de criação de instâncias sobre as classes
Ligação para a pasta retida e Ligação para o registo retido.
O procedimento que se segue descreve como aplicar
uma retenção de eliminação. Antes de executar este procedimento, é necessário adicionar
retenções de eliminação ao sistema.
Procedimento
Para aplicar uma retenção de eliminação:
- Pesquise ou aceda às entidades que pretende colocar em
espera manualmente.
- Seleccione a caixa de verificação de uma ou mais entidades. Em alternativa, faça clique com o botão direito do
rato numa única entidade e utilize o menu.
- No menu Acções multi-selecção, seleccione Colocar em espera.
- A partir da lista de retenções disponíveis,
seleccione uma mais caixas de verificação que representem
as retenções que pretende aplicar à entidade. Para ver os detalhes de uma retenção, faça
clique no ícone Obter informações.
- Faça clique em Em espera para
aplicar as retenções seleccionadas ou faça clique em
Sair para cancelar o procedimento e
fechar a página.
- Faça clique em OK na página de
confirmação.
Resultados
Após o utilizador ou o processo de varrimento de retenção aplicar uma retenção de eliminação numa entidade, o ícone
Prazo de retenção é apresentado junto ao nome da entidade na página
Procurar:

.
Se o ícone
Prazo de retenção não for
apresentado de imediato, faça clique na ligação final no
caminho para actualizar a página de procura.
Importante: Se aplicar manualmente uma retenção
condicional numa entidade que corresponda às condições da retenção, o varrimento de
retenção seguinte irá aplicar novamente a retenção. O varrimento define-a como retenção condicional que pode ser removida apenas pelo varrimento de retenção. Para remover a retenção, seleccione Iniciar pedido de remoção de prazo de retenção no menu da entidade. A retenção é removida durante a execução seguinte do varrimento de retenção.