IBM Enterprise Records, version 5.1.2    

Poster

En post är en referens till information och tillhandahåller metadata för hanteringen av denna information. En post kan ärva från den behållare där den skapades. Exempel: Posten kan ärva avvecklingsschemat från den överordnade behållaren. Poster kan vara elektroniska eller fysiska. Både elektroniska och fysiska poster kan katalogiseras som vitala och märkas som permanenta poster. Enligt kapitel 4 i DoD-datamodellen kan poster deklareras med en säkerhetsklassificering, bland annat Top Secret, Secret, Confidential eller Unclassified. Enligt PRO-datamodellen kan poster klassificeras som Top Secret, Secret, Confidential, Restricted eller Unclassified.

I Bas- och DoD-datamodellerna går det att deklarera poster i postkategorier, postmappar och volymer. I PRO-datamodellen går det att deklarera poster i postmappar och volymer.

Obs: Om du uppgraderar en oklassificerad post till en högre klassificering, t.ex. Secret, kan det hända att många av de nödvändiga egenskaperna för den uppgraderade posten saknas. Kontrollera att du tilldelar korrekt egenskaper till posten genom att gå till posten informationssida. Klicka på Säkerhetsklassificering. Fyll i alla nödvändiga egenskaper som saknas för klassificeringen av posten. Klicka på Tillämpa.

Elektroniska poster

En elektronisk post pekar på ett elektroniskt dokument, t.ex. dokument i Content Platform Engine eller ett e-postmeddelande. För Content Platform Enginedokument kan du skapa en separat post för varje version av ett dokument eller en enda post för en samling av dokumentversioner. Du kan lagra elektroniska poster i både elektroniska mappar och hybridmappar.

När en post tas bort eller avvecklas tas bara den version av dokumentet som posten pekar på bort. Om det bara finns en enda version av dokumentet tas hela dokumentversionsserien bort. Exempel: Om det finns flera versioner av ett dokument och en version är deklarerad som en post, tas endast den version som är deklarerad som post bort med posten. Eventuella andra versioner som inte är deklarerade som en post eller är deklarerade med en annan post tas inte bort.

Fysiska poster

En fysisk post, ibland kallad markör, är metadata om ett fysiskt dokument eller annat objekt, t.ex. pappersdokument, band eller mikrofilm. Du kan lagra fysiska poster i valfri typ av postmapp. Med undantag av elektroniska mappar, kan en fysisk mapp endast deklareras i en enda behållare. Behållaren kan vara en hybridmapp, en fysisk mapp eller en låda. När en fysisk post har deklarerats i en behållare kan du inte arkivera posten i en annan behållare, utom om behållaren är en elektronisk mapp. Denna begränsning avspeglar den fysiska lagringen av posten. Exempel: Om du har en enda säkerhetskopia på bandkassett kan du endast fysiskt förvara bandkassetten i en låda.

Mer information om att hantera fysiska poster finns i ämnet om fysiska entiteter.

Klassificerade poster

I datamodellen DoD-klassificering klassificeras poster antingen som Top Secret, Secret, Confidential eller Unclassified. Du kan endast accessa de poster som motsvarar din säkerhetsbehörighetsnivå. Mer information om att deklarera klassificerade poster finns i hjälpämnena om att deklarera fysiska poster och om säkehetsklassificeringsegenskaper.

Vitala poster

Vitala poster är viktiga poster som behövs för att uppfylla driftskraven i händelse av ett nödläge eller en katastrof. För att se till att dessa poster granskas regelbundet, märker du en postkategori, postmapp eller volym som Vital. Då kommer alla poster som skapas i dessa behållare att automatiskt klassificeras som Vital.

När du markerar en behållare som Vital, väljer du den återkommande händelse som ska utlösa den periodiska granskningen eller uppdateringen av vitala poster. Välj också den åtgärd som ska startas när granskningshändelsen inträffar. Så fort den återkommande händelsen inträffar, startas händelsens arbetsflöde. Mer information finns i ämnet om vitala poster.

I IBM® Enterprise Records ingår en rapport (Vital Records Due for Disposal) som visar vitala elektroniska poster som ska avvecklas under en viss period. Mer information finns i ämnet om att generera rapporter.

Beständiga poster

En beständig post är en post som är tillräckligt värdefull för att motivera att organisationen bevarar den längre tid än vad som normalt krävs. Du märker en post som beständig genom att ange värdet True för dess egenskap Indikator för beständig post. Denna egenskap visas inte som standard i IBM Enterprise Records-deklarationsguiden. När du skapar en kategori eller mapp visas egenskapen Indikator för beständig post som standard. Om du inte vill att egenskapen ska visas i dessa fall ändrar du egenskapen till hidden via IBM Datacap Taskmaster Capture Connector for EMC Documentum. Information om att visa egenskapen Indikator för beständig post i Content Platform Engine finns i ämnet om att anpassa visningsegenskaper.

Det finns inget beteende knutet till egenskapen Indikator för beständig post. Egenskapen är bara avsedd som information och posten kan tas bort även om Indikator för beständig post har värdet True.



Feedback

Senast uppdaterat: November 2013
records.htm

© Copyright IBM Corp 2013