IBM Enterprise Records 5.1.2 版    

宣告已分類的實體記錄

當您在 IBM® Enterprise Records 中瀏覽檔案計劃物件儲存庫時,請按一下宣告實體記錄來執行記錄宣告精靈

關於這項作業

此精靈包括以下三個步驟:

程序

如果要宣告型錄記錄,請執行下列動作:

  1. 按一下選取類別。精靈會開啟選取記錄類別頁面。
  2. 依預設,僅標記記錄類別可供使用。如果您的網站新增了其他類別,請選取適當的類別並按一下接受
  3. 指定檔案計劃位置。
    1. IBM Enterprise Records 中,按一下新增。如果要移除某個檔案計劃位置,請按一下其說明之下的移除。 在 Application Engine 中,按一下選取檔案計劃位置
    2. 移至某個位置的適當層級並選取勾選框。

      如果您已建立捷徑,則可從該清單中選取捷徑。選取您想要使用的位置的勾選框,並按一下新增到選取

      您可以按一下搜尋以搜尋某個位置。選取標題檔案計劃識別碼。 預設運算子為 "like",它可讓您搜尋部分名稱。輸入字串並按一下搜尋

    3. 選取位置之後,按一下新增到選取
    4. 對常用位置,按一下新增到捷徑。在以後的宣告中,您可以從捷徑視圖中選取位置,而不需要在瀏覽視圖中進行選取。
    5. 按一下接受
  4. 下一步以繼續「設定內容」步驟。

結果

如果要完成設定內容,請執行下列動作:

  1. 在內容欄位中輸入所需的資訊。視您選取的類別不同,所需的欄位也不同。預設「標記記錄」類別中所需的欄位如下:
    • 媒體類型:輸入媒體類型,例如 CD、錄影帶、相片紙。
    • 格式:輸入格式,例如 CDR、VHS、紙張。
    • 作者/建立者:輸入建立或擁有此實體記錄的人員名稱。
    • 主旨:輸入實體記錄的簡要說明。
    • 發佈日期:輸入建立實體記錄的日期。
    • 起始位置:輸入未移出記錄時的實體記錄永久位置。在所需的位置下,按一下選取。精靈將關閉此頁面並返回至「設定內容」步驟。
  2. 如果要將記錄宣告為其他記錄的「回條」,請按一下 ReceiptOf。然後瀏覽至並選取已分類的記錄,即回條的來源。 回條會追蹝已分類的記錄,但此回條並未分類。請參閱回條相關主題。
  3. 下一步

如果要完成設定分類內容,請執行下列動作:

  1. 如果要選取安全分類指南 (SCG) 或來源文件,請按一下衍生自。此步驟是可選的。
    • 如果要選取 SCG、SCG 章節或 SCG 主題,請按一下「安全分類指南」區域中的新增,然後選取所需要的 SCG 元素。 選取 SCG 元素會將 SCG 資訊移入記錄的衍生自內容中。這項資訊包括 SCG 的名稱、SCG 的發行日期以及 SCG 的建立者。
    • 如果要選取來源文件,請按一下「來源文件」區域中的新增,然後在文字框中輸入來源文件的說明。 來源文件不會提供其他資訊,因此請在設定分類內容步驟中完成必要欄位。
    • 如果要移除安全性分類指南或來源文件,請按一下「移除」直欄中的對應方框,然後按一下移除
    • 完成新增或移除所需的分類指南元素和來源文件之後,請按一下接受
    重要: 當您在衍生自頁面中按一下接受時,IBM Enterprise Records 會將摘要顯示的所有欄位資料(包括空格),複製到設定分類內容步驟的對應欄位中。 如果您已在這些欄位中輸入其他資料,並且只要檢閱「衍生自」頁面的相關資訊,請按一下取消,以保留手動輸入的資料。
  2. 從功能表中選取最高秘密秘密機密,以指定初始分類的值。
    重要: 如果您有在初始分類層級查看項目的權限,則「目前分類」預設值與「初始分類」的值相同。否則,您必須在安全性權限層級中指定值。
  3. 按一下分類原因IBM Enterprise Records 可開啟「選取值」頁面,您可以在其中新增和移除「分類原因」。
    1. 如果要新增「分類原因」,請按一下新增值,然後為新記錄選取作用中,或為舊記錄選取已淘汰
    2. 從選項清單中選取原因並按一下接受
    3. 請根據需要繼續新增足夠多的原因。
    4. 如果要移除原因,請強調顯示該原因,然後按一下移除所選的項目圖示:移除所選的項目圖示
    5. 完成選取後,按一下接受
  4. 分類代理欄位中,輸入目前管理實體記錄的政府機構名稱(例如,國防部)。
  5. 完成其餘選用欄位。
    • 如果要變更依日期取消分類,請按一下行事曆圖示並選取日期。依日期取消分類基於下列其中一值:
      • 「系統配置」中指定的預設取消分類時間範圍值。如需相關資訊,請參閱「系統配置」主題。
      • SCG 元素(如果您選取了「衍生自」欄位中的 SCG 元素)。
    • 按一下依事件取消分類依事件降級IBM Enterprise Records 會開啟「選取值」頁面,您可以在其中新增和移除適當的值。
      • 從選項清單中選取值並按一下接受
      • 根據需要繼續新增足夠多的值。
      • 如果要移除值,請強調顯示該值,然後按一下移除所選的項目圖示:「移除所選的項目」圖示
      • 完成選取後,按一下接受
    • 輸入或變更某些資訊可能會變更其他欄位中的資訊要求。比方說,如果您修改了依日期取消分類欄位,則必須輸入豁免項。如果您在依事件降級欄位中輸入了值,則必須提供降級指示。
  6. 輸入所需資訊後,按一下完成


意見

前次更新: 2013 年 11 月
declare_classified_physical_record.htm

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