IBM Enterprise Records, wersja 5.1.2    

Harmonogramy rozporządzania

W celu kontrolowania zachowywaniem i rozporządzaniem akt należy zdefiniować harmonogram rozporządzania i powiązać go z kontenerami akt i typami akt. W harmonogramie rozporządzania należy określić reguły zachowywania dla akt oraz instrukcje rozporządzania ich na końcu okresu przechowywania.

Instrukcje rozporządzania obejmują:

Należy zdefiniować fazy, przez jakie powinny przechodzić akta w harmonogramie rozporządzenia. Dla każdej fazy obowiązuje inny okres przechowywania. Przy końcu każdej fazy określona czynność jest realizowana względem akt, a następnie akta przechodzą do kolejnej fazy. Harmonogram rozporządzenia jest przerywany dla obiektów, dla których zastosowano wstrzymanie. Zostanie on wznowiony po usunięciu wszystkich wstrzymań.

W celu obliczenia, kiedy akta będą gotowe do rozporządzenia, należy uruchomić przeglądanie z rozporządzeniem. Więcej informacji zawiera temat dotyczący procesów przeglądania. Harmonogramy rozporządzenia są importowane i eksportowane za pomocą narzędzia do importowania i eksportowania kartotek akt.

Parametry harmonogramu rozporządzania

Harmonogram rozporządzania może zawierać następujące parametry:

Dziedziczenie harmonogramu rozporządzenia

Harmonogram rozporządzania można powiązać z kategorią akt, folderem akt lub typem akt. Folder akt może zawierać osobny harmonogram rozporządzenia lub może dziedziczyć harmonogramu powiązany z nadrzędną kategorią akt.

Domyślnie akta dziedziczą harmonogram rozporządzenia folderu, w którym harmonogram jest zadeklarowany. Jeśli jednak wymagane jest powiązanie innego harmonogramu rozporządzenia z aktami, wówczas można utworzyć typ akt. Następnie można powiązać wymagany harmonogram rozporządzenia z tym typem akt i przypisać ten typ akt do akt. Jeśli z kategorią, folderem i typem akt powiązane są różne harmonogramy rozporządzania, wówczas akta dziedziczą harmonogram rozporządzenia z typu akt. Jeśli akta są tworzone bezpośrednio pod kategorią akt, wówczas akta dziedziczą harmonogram rozporządzenia kategorii akt.

Ogólnie, stosowany jest harmonogram rozporządzania z najniższego poziomu hierarchii akt. Poniższy diagram przedstawia dziedziczenie harmonogramów rozporządzenia przez różne obiekty w różnych warunkach:

Poniższy diagram przedstawia dziedziczenie harmonogramów rozporządzenia przez różne obiekty w różnych warunkach.

W przypadku przeniesienia kategorii lub folderu akt należy przypisać harmonogram rozporządzenia do kontenera. Należy również określić obiekty w kontenerze, na które przypisanie będzie miało wpływ. Więcej informacji o przenoszeniu obiektów zawiera temat dotyczący przemieszczania.

Jeśli podczas przemieszczenia kontenera użytkownik nie przypisze harmonogramu rozporządzania, wówczas spełnione będą następujące warunki:

Proces rozporządzenia

Po powiązaniu harmonogramu rozporządzenia z kategorią lub folderem akt wszystkie akta utworzone w tym kontenerze domyślnie dziedziczą harmonogram rozporządzenia. Jeśli względem akt wykonana zostanie czynność odcięcia, wówczas akta staną się gotowe do rozporządzenia i przejdą do fazy rozporządzenia. Obiekty zidentyfikowane jako gotowe do rozporządzenia są oznaczone ikoną Gotowe do rozporządzenia: ikona Gotowe do rozporządzenia.

Rozporządzenie mogą zainicjować użytkownicy autoryzowani. Po uzyskaniu zatwierdzenia od menedżera akt system przeprowadza powiązane czynności rozporządzenia względem zatwierdzonych obiektów. Do fazy w harmonogramie rozporządzania można przypisać jedną z następujących czynności rozporządzenia:

Jeśli przepływ pracy niszczenia nie powiedzie się, wówczas obiekt będzie nadal miał status Rozporządzenie w toku. W takim przypadku należy ponownie zainicjować rozporządzenie względem obiektu. Więcej informacji zawiera temat dotyczący inicjowania harmonogramu rozporządzenia.

Właściwości przeglądania

Niektóre właściwości są dynamicznie aktualizowane poprzez przeglądanie z rozporządzeniem. Jeśli te właściwości są używane jako podstawa przechowywania dla alternatywnych czasów przechowywania, wówczas w przypadku dłuższego okresu przechowywania możliwe będzie korzystanie z aktualizacji poprzez przeglądanie z rozporządzeniem. Następujących właściwości nie należy używać jako podstawy przechowywania dla alternatywnych czasów przechowywania:
  • Data wykonania bieżącej fazy
  • Czynność bieżącej fazy
  • Data ostatniego przeglądania
  • Data decyzji o bieżącej fazie
  • Decyzja o przeglądzie bieżącej fazy
  • Id. bieżącej fazy
  • Ponownie oblicz czas przechowywania fazy
  • Status wykonania bieżącej fazy
  • Fazy rozporządzenia
  • Lata cyklu
  • Miesiące cyklu
  • Dni cyklu
  • Typ bieżącej czynności
  • Status istotnego przepływu pracy
  • Data przeglądania danych istotnych
  • Data przeglądu istotnych akt
  • Data następnego przeglądu istotnych akt
  • Id. bieżącej fazy
  • Alternatywne czasy przechowywania
  • Podstawa czasu przechowywania
  • Lata okresu przechowywania
  • Miesiące okresu przechowywania
  • Dni okresu przechowywania
  • Format eksportu bieżącej fazy
  • Format eksportu
  • Data decyzji o bieżącej fazie


Opinia

Ostatnia aktualizacja: Listopad 2013
retention_and_disposal.htm

© Copyright IBM Corp. 2013