IBM® Enterprise Records sisältää useita raportteja, joiden avulla IBM Enterprise Records -ohjelman eri toimintoja voidaan tarkastella tilastollisesti. Voit esimerkiksi luoda raportteja, joissa näkyvät tiettynä aikana luodut sähköiset kansiot. Voit myös luoda raportteja, joissa näkyvät yksiköille tiettynä aikana tehdyt arviointipäätökset. Ennalta määritettyjen raporttien lisäksi voit luoda ja käyttää mukautettuja raportteja.
Lisätietoja on mukautetun raportin luontia käsittelevässä ohjeaiheessa.
Kaikki IBM Enterprise Records -käyttäjät voivat ajaa raportteja, mutta raporteissa näkyvät tiedot vaihtelevat. Tiedot vaihtelevat sen mukaan, millaiset käyttöoikeudet kullakin käyttäjällä on raporteissa lueteltuihin yksiköihin. Raporttia luotaessa on määritettävä raportin syöte-ehdot. Ehdot sisältävät raportin mukaan vaihtelevia parametreja. Jos esimerkiksi haluat luoda raportin asiakirjalajeista, jotka poistoaikatauluun on liitetty, sinun on määritettävä seuraavat tiedot. Määritä poistoaikataulun nimi, arkistonmuodostussuunnitelman osa, josta haluat raportin, ja tarkasteltavan raportin tyyppi. Lisätietoja syöte-ehdoista ja raporttien edellytyksistä on raportin määritystä käsittelevässä ohjeaiheessa.
Mitä laajemmat hakuehdot määritetään, sitä enemmän haku vaikuttaa raporttipalvelimen suorituskykyyn. Kaikki raportit antavat käyttäjälle varoituksen, jos arkistonmuodostussuunnitelman osaa ei määritetä. Tämä toiminto on oletusarvona koko arkistonmuodostussuunnitelmassa. Suorituskykyä voivat heikentää myös muut hakuehdot. Esimerkiksi Käyttäjän tiettynä aikana luomat sähköiset asiakirjat -raportissa voidaan määrittää päivämääräalue sekä yksi käyttäjä tai useita käyttäjiä. Jos määritetty ajanjakso on pitkä tai käyttäjätunnuksia on annettu useita, suorituskyky voi heikentyä.
Voit luoda raportin seuraavasti: