IBM Enterprise Records, 5.1.2-es változat    

Fizikai rekord deklarálása

Ha a rendszer rendelkezik a DoD Classified adatmodellre beállított objektumtárolóval, akkor először jelezni kell, hogy a fizikai rekord minősített vagy besorolatlan. Ez az eljárás a besorolatlan fizikai rekordokra vonatkozik.

Erről a feladatról

A minősített fizikai rekord deklarálásával kapcsolatos információkért tanulmányozza a minősített fizikai rekord deklarálása témakört. IBM® Enterprise Records alkalmazásban fizikai rekord deklarálásához adatbeviteli sablont használhat. Ha egy adatbeviteli sablon fájlterv helyet tartalmaz, akkor a fizikai rekord azon a helyen lesz deklarálva, ahonnan a felhasználó elindította a deklarálási műveletet. A rekord egyúttal a sablonban megadott összes helyen deklarálásra kerül. A rekordkezelő vagy rekordadminisztrátor az Adatbeviteli sablon hozzáadása eszköz segítségével hozhatja létre vagy módosíthatja a fizikai rekord deklarálási sablonokat az Application Engine vagy Workplace XT alkalmazásban. Az adatbeviteli sablonokról további információkért tanulmányozza az adatbeviteli sablon létrehozása témakört. Az alábbi eljárás azt feltételezi, hogy a IBM Enterprise Records alapértelmezett Fizikai rekord deklarálási sablonját használja.

Eljárás

Az IBM Enterprise Records alkalmazásban fizikai rekord deklarálásához:

  1. Az IBM Enterprise Records alkalmazásban lépjen a fájlterv megfelelő helyére, majd kattintson a Fizikai rekord deklarálása lehetőségre.
  2. Ha a Kiválasztási varázsló oldalon látható, akkor jelölje be a Besorolatlan rekord deklarálása választógombot, majd kattintson a Tovább gombra.
  3. Kattintson a Kiválasztás gombra a használni kívánt adatbeviteli sablon nevére.

Eredmények

A tulajdonságok beállításához:

  1. Adja meg a kötelező információkat a tulajdonság mezőkben. A mezők a használt osztálytól függően változnak. Például a kötelező mezők az alapértelmezett Jelző rekord osztályban az alábbiak:
    • Adathordozó típusa: Például CD, videokazetta
    • Formátum: CDR, VHS
    • Szerző/Kezdeményező: Annak a személynek a neve, aki létrehozta vagy birtokolja a fizikai rekordot.
    • Tárgy: A fizikai rekord tömör leírása.
    • Kiadás dátuma: A fizikai rekord létrehozásának a dátuma.
    • Alapkönyvtár hely: A fizikai rekord aktuális helye. Erre a hivatkozásra kattintva a varázsló megnyitja a helyek listáját megjelenítő oldalt. Kattintson a Kiválasztás lehetőségre a szükséges hely alatt. A varázsló bezárja az oldalt és visszatér a Tulajdonságok beállítása lépéshez.
  2. Ha a deklarált rekord egy minősített rekord nyugtája, akkor kattintson a ReceiptOf lehetőségre. Keresse meg és válassza ki a nyugtához tartozó minősített rekordot. További információkért tanulmányozza a nyugták témakört.
  3. A szükséges információk megadása után kattintson a Befejezés gombra.
  4. Ha több deklarálandó rekorddal rendelkezik, akkor ismét válasszon ki egy adatbeviteli sablont. Ha befejezte, kattintson a Kilépés gombra.

Az Application Engine vagy Workplace XT alkalmazásban fizikai rekord deklarálásához:

  1. Adjon hozzá egy dokumentumot. A Fájl kiválasztása lépésben fájltípusként válassza az Egyik sem lehetőséget.
  2. A jóváhagyási oldalon kattintson a Deklarálás rekordként lehetőségre.
  3. Válassza ki a besorolatlan rekordbeállítást. A minősített rekord deklarálásával kapcsolatos információkért tanulmányozza a minősített fizikai rekord deklarálása témakört.
  4. Kattintson az Elfogad gombra a varázsló használatához, vagy kattintson a Kiválasztás gombra adatbeviteli sablon használatához.
    • Adatbeviteli sablon esetén lépjen az FPOS objektumtárolóhoz a Records Management/Templates mappában, válasszon ki egy adatbeviteli sablont, majd kattintson az Elfogad gombra. Válasszon egyet az adminisztrátorok által tervezett sablonok közül. Az IBM Enterprise Records alkalmazásban használt alapértelmezett sablon nem használható az Application Engine vagy a Workplace XT alkalmazásban. Ez a korlátozás azt feltételezi, hogy a fájlterv helye már ki lett választva.
    • A Rekord katalogizálása varázsló használatához tegye a következőket.
  5. Kattintson az Osztály kiválasztása lehetőségre, és válassza ki a megfelelő osztályt. Alapértelmezésben az összes FPOS objektumtároló biztosítja a Jelző rekordosztályt. Rendelkezésre állhatnak az adminisztrátorok által biztosított más választási lehetőségek is.
  6. Kattintson a Fájlterv hely kiválasztása lehetőségre, majd lépjen a megfelelő egyedhez. Mivel a fizikai rekord csak egy fizikai helyen található, csak egy fájlterv helyet válasszon. A hely választási lehetőségei: hibrid mappa, doboz vagy fizikai rekordmappa.
  7. Jelölje be a megfelelő egyed jelölőnégyzetét, majd kattintson a Hozzáadás a kijelöléshez gombra.
    • Az alapértelmezett Tallózás nézet használata helyett a kiválasztást megteheti bármely előzőleg létrehozott parancsikonokkal. Az oldallécen kattintson a Parancsikonok elemre.
    • Kategória vagy mappa név alapján is kereshető. Az oldallécen kattintson a Keresés elemre.
    • Miután hozzáadta az egyedet a kijelölt Fájlterv helyhez, a jövőbeli használat érdekében kattinthat a Hozzáadás parancsikonokhoz lehetőségre.
  8. Ha befejezte a megfelelő hely kiválasztását, kattintson az Elfogad gombra.
  9. Kattintson a Tovább gombra, hogy a Tulajdonságok beállítása lépéssel folytassa.

A tulajdonságok beállításához:

  1. Adja meg a kötelező információkat a tulajdonság mezőkben. A mezők a használt osztálytól függően változnak. Például a kötelező mezők az alapértelmezett Jelző rekord osztályban az alábbiak:
    • Adathordozó típusa: Például CD, videokazetta
    • Formátum: CDR, VHS
    • Szerző/Kezdeményező: Annak a személynek a neve, aki létrehozta vagy birtokolja a fizikai rekordot.
    • Tárgy: A fizikai rekord tömör leírása.
    • Kiadás dátuma: A fizikai rekord létrehozásának a dátuma.
    • Alapkönyvtár hely: A fizikai rekord aktuális helye. Erre a hivatkozásra kattintva a varázsló megnyitja a helyek listáját megjelenítő oldalt. Kattintson a Kiválasztás lehetőségre a szükséges hely alatt. A varázsló bezárja az oldalt és visszatér a Tulajdonságok beállítása lépéshez.
  2. Ha a deklarált rekord egy minősített rekord nyugtája, akkor kattintson a ReceiptOf lehetőségre. Keresse meg és válassza ki a nyugtához tartozó minősített rekordot. További információkért tanulmányozza a nyugták témakört.
  3. A szükséges információk megadása után kattintson a Befejezés gombra.

A vonalkódokról

Ha vonalkód adatokat biztosító hardverrel és szoftverrel rendelkezik, akkor beolvashat vonalkódot közvetlenül az aktív mezőbe, vagy bemásolhatja azt a helyi számítógépen és beillesztheti az IBM Enterprise Records érintett mezőibe. A Fizikai elemek beolvasása a fizikai lap használata érdekében bármilyen szöveges karaktersorozatot megadhat egy vonalkód mezőben.



Visszajelzés

Legutóbbi frissítés: 2013 november
declare_physical_record.htm

© Copyright IBM 2013