IBM Enterprise Records Version 5.1.2    

Ersetzen einer Akte

Ersetzen Sie Schriftstücke, die an Bedeutung verloren haben, durch andere. Ein Beispiel dafür ist ein Schriftstück mit persönlichen Daten Ihrer Mitarbeiter für Dezember 2006, die nun durch ein aktuelles Schriftstück für April 2007 ersetzt wird. Sie können auch einfach eine Version eines Dokuments durch die neue Version desselben Dokuments ersetzen. Wenn zwischen Schriftstücken eine Ersetzungsrelation definiert wird, werden die beiden Dokumente miteinander verknüpft.

Informationen zu diesem Vorgang

Das Ersetzen eines Schriftstücks schränkt den Zugriff in keiner Weise ein.

Sie können bereits bei der Deklaration eines Schriftstücks bestimmen, dass dies ein bestehendes Schriftstück ersetzt.

Vorgehensweise

So ersetzen Sie ein Schriftstück bereits bei der Deklaration:

  1. Klicken Sie beim Deklarieren des neuen Schriftstücks auf "Ersetzt" oder daneben auf "Wert auswählen".
  2. Gehen Sie zum alten Schriftstück, das ersetzt wird, und klicken Sie auf Auswählen.
  3. Setzen Sie den Deklarationsvorgang fort.

Ergebnisse

Solange die Deklaration des nicht klassifizierten Schriftstücks nicht abgeschlossen ist, haben Sie die Möglichkeit, die Ersetzung durch Klicken auf "Wert ändern" rückgängig zu machen. Durch diese Aktion wird ein Fenster geöffnet, in dem Sie über Objekt entfernen den Feldinhalt löschen oder mithilfe von Objekt auswählen ein anderes Schriftstück auswählen können. Bei klassifizierten Schriftstücken klicken Sie zum Ändern des Werts auf "Ersetzt" oder zum Entfernen auf "Löschen".

Wenn Sie ein neues Schriftstück deklarieren und die Option Ersetzt (Supersedes) nicht auswählen, können Sie dies auch zu einem späteren Zeitpunkt nachholen.

So ersetzen Sie ein Schriftstück nach der Deklaration:
  1. Gehen Sie zum neuen Schriftstück und klicken Sie auf das zugehörige Symbol "Informationen abrufen".
  2. Klicken Sie auf der Eigenschaftenseite auf "Ersetzt". Die Seite Objekt auswählen - Element auswählen wird angezeigt.
  3. Gehen Sie zum alten Schriftstück, das ersetzt werden soll, und klicken Sie auf Auswählen.
  4. Klicken Sie auf Anwenden.

Informationsseite zu IBM® Enterprise Records-Eigenschaften

Der Informationsseite des alten, ersetzten Schriftstücks können Sie entnehmen, durch welches Schriftstück ersetzt wurde. Der Name des neueren Schriftstücks wird im Feld Ersetzte Schriftstücke (Superseded Records) angezeigt. Im Feld Ersetzt (Supersedes) auf der Informationsseite des neueren Schriftstücks hingegen sehen Sie den Namen des alten Dokuments, das durch das neue Schriftstück abgelöst wurde. Durch Klicken auf "Ersetzt" können Sie den Namen des zu ersetzenden Schriftstücks ändern oder diesen über "Löschen" aus dem Feld entfernen.



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Letzte Aktualisierung: November 2013
supercede_record.htm

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