IBM Enterprise Records Version 5.1.2    

Hinzufügen eines Datenträgers

Sie können neue elektronische, physische oder Hybriddatenträger zu Schriftstückordnern hinzufügen. Der Datenträger muss denselben Typ haben wie der entsprechende Ordner. Sie können keine Boxdatenträger hinzufügen.

Informationen zu diesem Vorgang

Beim Erstellen eines Schriftstückordners erstellt das System automatisch auch einen untergeordneten Datenträger. Datenträger dienen im Allgemeinen dazu, die Anzahl der Objekte einzuschränken und sie zum Beispiel nach Monat oder Jahr einzuordnen. Beim Öffnen eines neuen Datenträgers wird der vorherige automatisch geschlossen. Einem geschlossenen Datenträger werden automatisch keine weiteren Datenträger hinzugefügt, hingegen ist ein manuelles Hinzufügen durchaus möglich. Wenn ein Schriftstück sich z. B. in einem jetzt geschlossenen Datenträger befinden soll, können Sie den alten Datenträger öffnen und das Schriftstück manuell hinzufügen. Schließen Sie dann den Datenträger wieder. Ein Datenträger erbt den Aussonderungszeitplan seines übergeordneten Schriftstückordners. Das Erstellen eines Aussonderungszeitplans unabhängig vom übergeordneten Schriftstückordner ist nicht möglich. Auch können Sie unterhalb eines Datenträgers keinen Unterordner und keinen weiteren Datenträger anlegen.

Vorgehensweise

So fügen Sie einen Datenträger hinzu:

  1. Melden Sie sich als Schriftgutmanager oder als Schriftgutadministrator an und öffnen Sie den Schriftstückordner, unter dem der Datenträger erstellt werden soll.
  2. Klicken Sie auf Datenträger hinzufügen Symbol 'Datenträger hinzufügen'.

Ergebnisse

Eigenschaften festlegen

So legen Sie Eigenschaften fest:

  1. Geben Sie die gezeigten Eigenschaftswerte ein oder ändern Sie sie. Einige Eigenschaften können auf dieser Seite bearbeitet werden. Bei anderen müssen Sie auf den Eigenschaftsnamen klicken, um die Werte bearbeiten zu können. In das Feld Datenträgername wird automatisch ein Mustername eingetragen, der auf dem bei der Konfiguration ausgewählten Muster basiert. Sie können einen beliebigen Namen in das Feld Datenträgername eingeben. Doppelte Datenträgernamen sind jedoch nicht zulässig. Die folgenden Zeichen dürfen nicht im Datenträgernamen enthalten sein: \ / : * ? " < > |. Weitere Informationen zu angezeigten Eigenschaften finden Sie in "Eigenschaftsreferenz".
  2. Klicken Sie auf "Weiter", um die notwendigen Schriftstückinformationen festzulegen, oder wählen Sie in der Anzeige einen weiteren Schritt.
    Achtung: Wenn Ihre Anzeigeeinstellung in Ihren Site- oder Benutzervorgaben für Schritt für notwendige Schriftstücke beim Erstellen von Containern anzeigen auf Nein gesetzt ist, blendet das Programm den Schritt zur notwendigen Überprüfung aus. Fahren Sie mit dem Abschnitt Zugriffsberechtigungen festlegen in diesem Thema fort.
Notwendiges Schriftstück festlegen

Wenn die auf dem neuen Datenträger erstellten Schriftstücke ständige Überprüfungen und Aktualisierungen erfordern, können Sie den Datenträger als "notwendig" kennzeichnen. Vor Durchführung dieses Schritts muss jedoch mindestens eine notwendige Überprüfungsaktion vorhanden sein. Weitere Informationen zur Erstellung dieser Aktion finden Sie in "Hinzufügen einer Aktion". Außerdem muss auch mindestens schon ein Auslöser (wiederkehrendes Ereignis) definiert sein. Weitere Informationen zur Erstellung eines wiederkehrenden Ereignisses finden Sie in "Hinzufügen eines Auslösers für wiederkehrende Ereignisse".

So legen Sie das notwendige Schriftstück fest:

  1. Wählen Sie im Menü Indikator für notwendiges Schriftstück die Option Wahr aus.
  2. Optional: Geben Sie eine Beschreibung für das notwendige Schriftstück ein.
  3. Wählen Sie im Menü Prüfungsaktivität für notwendiges Schriftstück die Aktion aus, die zusammen mit der regelmäßigen Prüfung und Aktualisierung notwendiger Schriftstücke gestartet wird.
  4. Wählen Sie aus dem Menü Prüfungs- und Aktualisierungszyklus für notwendiges Schriftstück das wiederkehrende Ereignis aus, das die regelmäßige Prüfung von notwendigen Schriftstücken in diesem Datenträger auslöst.
  5. Klicken Sie auf "Weiter", um die Sicherheitseinstellungen für den Datenträger vorzunehmen.
Zugriffsberechtigungen festlegen (Optional)

Sicherheitseinstellungen legen fest, welche Gruppen und Benutzer auf den Datenträger zugreifen können und welche Berechtigungen jeder Gruppe und jedem Benutzer erteilt werden. Die hier festgelegten Zugriffsberechtigungseinstellungen können von den für die Entität festgelegten FileNet P8-Zugriffsberechtigungen außer Kraft gesetzt werden. Weitere Informationen finden Sie im Thema über Zugriffsberechtigungen.

  1. Fügen Sie neue Benutzer oder Gruppen hinzu.
    1. Klicken Sie auf "Neu hinzufügen".
    2. Wählen Sie die Domäne im Menü Auswählen in aus.
    3. Wählen Sie "Benutzer" oder "Gruppen"..
    4. Geben Sie die Anfangsbuchstaben des Benutzer- oder Gruppennamens ein und klicken Sie auf "Suchen".
    5. Wählen Sie einen oder mehrere Namen in der Liste aus und klicken Sie auf Akzeptieren.
  2. Ändern Sie die Berechtigungen eines Benutzers oder einer Gruppe, wenn Sie dies wünschen.
    1. Klicken Sie auf den betreffenden Benutzer- oder Gruppennamen, um die Zugriffsrechte zu ändern.
    2. Aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen Erteilen oder Verweigern für die einzelnen Berechtigungen. Erteilen überschreibt bereits vorhandene Gruppenrechte, sodass der Benutzer oder die Gruppe die zugeordneten Funktionen ausführen kann; Verweigern überschreibt bereits vorhandene Gruppenrechte, sodass verhindert wird, dass der Benutzer oder die Gruppe auf diese Funktion zugreift.
    3. Klicken Sie auf Akzeptieren.
  3. Klicken Sie auf der Bestätigungsseite auf Fertigstellen und dann auf OK.


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Letzte Aktualisierung: November 2013
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