IBM Enterprise Records version 5.1.2    

Ajout d'un volume

Vous pouvez ajouter aux dossiers d'enregistrement des volumes électroniques, physiques ou hybrides. Le type du volume doit être le même que celui du dossier. Il est impossible d'ajouter des volumes de boîte.

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Lorsque vous créez un dossier d'enregistrement, le système crée automatiquement un volume sous le dossier d'enregistrement. Les volumes servent en général à limiter le nombres d'éléments, sans doute pour partitionner les enregistrements par mois ou par année. Lors de l'ouverture d'un nouveau volume, l'ancien se ferme automatiquement. Lorsqu'un volume est fermé, l'ajout automatique des enregistrements n'est plus possible ; néanmoins, vous pouvez les y ajouter manuellement si nécessaire. Par exemple, si un enregistrement doit être ajouté à un volume déjà clos, il est possible de rouvrir le volume et d'y ajouter manuellement l'enregistrement. Refermez le volume ensuite. Un volume hérite du planning d'élimination du dossier d'enregistrement dans lequel il a été créé. Il n'est pas possible de définir un planning d'élimination indépendant de celui du dossier d'enregistrement parent. Il vous est, en outre, impossible de créer un sous-dossier ou un volume sous un volume.

Procédure

Pour ajouter un volume :

  1. Ouvrez une session en tant que gestionnaire ou administrateur d'enregistrements et ouvrez le dossier d'enregistrement sous lequel vous souhaitez créer le volume.
  2. Cliquez sur Ajouter un volume : Icône Créer un volume

Résultats

Définition des propriétés

Pour définir les propriétés :

  1. Entrez ou modifiez les valeurs de propriété affichées. Certaines propriétés peuvent être modifiées sur cette page. Pour d'autres, les valeurs ne peuvent être modifiées qu'en cliquant sur leur nom. La zone Nom du volume est pré-remplie avec un nom de modèle créé sur la base du modèle que vous avez sélectionné lors de la configuration. Vous pouvez entrer n'importe quel nom dans le champ Nom du volume, à condition qu'il n'existe pas déjà. Vous ne pouvez pas utiliser les caractères suivants dans le nom du volume : \ / : * ? " < > |. Pour plus d'informations sur les propriétés affichées, voir la rubrique de référence sur les propriétés.
  2. Cliquez sur Suivant pour définir les informations des enregistrements vitaux ou sélectionnez une autre étape à partir du panneau.
    Avertissement : Si, dans vos Préférences de site ou Préférences utilisateur, le paramètre d'affichage permettant d'Afficher l'étape des enregistrements vitaux pendant la création des conteneurs est défini sur Non, le programme masque l'étape Définir l'enregistrement vital. Passez à la section Définir les paramètres de sécurité de cette rubrique.
Définition des enregistrements référents

Si tous les enregistrements créés dans le nouveau volume nécessitent des révisions et des mises à jour permanentes, vous pouvez désigner le volume comme référent. Pour pouvoir terminer cette étape, il vous faut créer une ou plusieurs actions de révision des éléments référents. Pour plus d'informations sur la création de cette action, voir la rubrique Ajouter une action. Il faut également créer un ou plusieurs déclencheurs d'événements récurrents. Pour plus d'informations sur la création d'un événement récurrent, voir la rubrique Ajouter un déclencheur d'événement récurrent.

Pour définir l'enregistrement vital, procédez comme suit :

  1. Dans le menu Indicateur Enregistrement référent, sélectionnez Vrai.
  2. Facultatif : Saisissez la description de l'enregistrement référent.
  3. Depuis le menu Action de révision de l'enregistrement vital, sélectionnez l'action qui débute par la révision périodique et le cycle de mise à jour des enregistrements vitaux.
  4. Depuis le menu Révision et cycle de mise à jour des enregistrements vitaux, sélectionnez l'événement récurrent approprié qui déclenche la révision périodique des enregistrements vitaux dans ce volume.
  5. Cliquez sur Suivant pour définir les paramètres de sécurité de ce volume.
Définissez les paramètres de sécurité (facultatif)

Les paramètres de sécurité déterminent les groupes et les utilisateurs qui peuvent accéder au volume et contrôlent les autorisations octroyées à chaque groupe ou utilisateur. Les paramètres de sécurité que vous spécifiez ici peuvent être remplacés par les paramètres de sécurité FileNet P8 définis sur l'entité. Pour plus d'informations, voir la rubrique sur la sécurité.

  1. Ajoutez de nouveaux utilisateurs ou groupes.
    1. Cliquez sur Ajouter nouveau.
    2. Sélectionnez le domaine dans le menu Sélectionner dans.
    3. Sélectionnez Utilisateurs ou Groupes.
    4. Tapez les premiers caractères du nom d'utilisateur ou du groupe, puis cliquez sur Rechercher.
    5. Sélectionnez un ou plusieurs noms dans la liste et cliquez sur Accepter.
  2. Modifiez les autorisations d'un utilisateur ou d'un groupe si vous le souhaitez.
    1. Cliquez sur le nom d'utilisateur ou de groupe dans la colonne Titre pour modifier les droits d'accès de cet utilisateur ou groupe.
    2. Cochez la case appropriée (Autoriser ou Refuser) pour chaque autorisation. Autoriser supplante les droits du groupe de façon à ce que l'utilisateur ou le groupe puisse exécuter les fonctions associées ; Refuser supplante les droits du groupe pour empêcher cet utilisateur ou groupe d'accéder à cette fonction.
    3. Cliquez sur Accepter.
  3. Cliquez sur Terminer, puis sur OK sur la page de confirmation.


Commentaires

Dernière mise à jour : Novembre 2013
create_a_volume.htm

© Copyright IBM Corp. 2013