Ak váš systém obsahuje sklady objektov nastavené na používanie údajového
modelu DoD Classified, najskôr označte, či je fyzický záznam tajný. Tento postup je určený pre nie tajné fyzické záznamy.
Informácie o úlohe
Ak chcete deklarovať tajný fyzický záznam, pozrite tému
o tajných fyzických záznamoch. Ak chcete deklarovať fyzický záznam v aplikácii
IBM® Enterprise
Records, môžete použiť vstupnú šablónu.
Keď vstupná šablóna obsahuje umiestnenie plánu súborov, fyzický záznam sa deklaruje
na umiestnení, kde užívateľ spustil úkon deklarovania. Tento záznam sa tiež deklaruje
na všetkých umiestneniach špecifikovaných v šablóne. Správca záznamov alebo administrátor
záznamov môže vytvárať alebo upravovať šablóny deklarácie fyzických záznamov pomocou
nástroja Add Entry Template v aplikácii
Application Engine alebo
Workplace XT. Bližšie informácie o vstupných
šablónach nájdete v téme o vytváraní vstupných šablón. Pri nasledujúcom postupe sa
predpokladá, že používate predvolenú šablónu deklarácie fyzického záznamu
IBM Enterprise
Records.
Procedúra
Deklarovanie fyzického záznamu v aplikácii IBM Enterprise
Records:
- V aplikácii IBM Enterprise
Records prejdite na
príslušné umiestnenie v pláne súborov a kliknite na tlačidlo Declare
Physical Record.
- Ak je na stránke Select Wizard zobrazený prepínač
Declare Unclassified Record, označte ho a kliknite na tlačidlo
Next.
- Kliknite na tlačidlo Select pod názvom vstupnej šablóny,
ktorú chcete použiť.
Výsledky
Nastavenie vlastností:
- Zadajte vyžadované informácie v poliach vlastností. Polia sa menia v závislosti na triede, ktoré ste použili. Napríklad vyžadované polia v predvolenej triede Marker Record sú nasledovné:
- Media Type: napríklad CD, videokazeta.
- Format: CDR, VHS.
- Author/Originator: meno osoby, ktorá vytvorila alebo vlastní fyzický záznam.
- Subject: stručný popis fyzického záznamu.
- Publication Date: Dátum vytvorenia fyzického záznamu.
- Home Location: Aktuálne umiestnenie fyzického záznamu. Keď kliknete na toto prepojenie, sprievodca otvorí stránku, ktorá uvádza zoznam umiestnení. Kliknite na Select pod vyžadovaným umiestnením. Sprievodca zatvorí stránku a vráti sa do kroku Set Properties.
- Ak záznam, ktorý deklarujete, je Potvrdenie o doručení pre klasifikovaný záznam, kliknite na ReceiptOf. Prehľadajte a vyberte klasifikovaný záznam, na ktorý potvrdenie o doručení ukazuje. Bližšie informácie nájdete v téme venovanej potvrdeniam o doručení.
- Po zadaní požadovaných informácií kliknite na Finish.
- Ak máte viac záznamov na deklarovanie, znova vyberte vstupnú šablónu. Po dokončení kliknite na tlačidlo Exit.
Deklarovanie fyzického záznamu v aplikácii Application Engine alebo Workplace XT:
- Pridajte dokument. V kroku Select File vyberte ako typ súboru možnosť None.
- Na potvrdzovacej stránke kliknite na tlačidlo Declare as Record.
- Vyberte voľbu neklasifikovaného záznamu. Informácie pre klasifikované záznamy
nájdete v téme o deklarovaní klasifikovaných fyzických záznamov.
- Kliknutím na tlačidlo Accept použijete sprievodcu a kliknutím
na tlačidlo Select použijete vstupnú šablónu.
- Pri vstupných šablónach prejdite na sklad objektov FPOS, priečinok Records
Management/Templates, vyberte vstupnú šablónu a kliknite na tlačidlo
Accept. Vyberte šablónu, ktorú navrhol váš administrátor. Predvolenú šablónu použitú v aplikácii IBM Enterprise
Records nie je možné použiť v aplikácii Application Engine alebo Workplace XT. Toto obmedzenia predpokladá, že
už je zvolené umiestnenie plánu súborov.
- Ak chcete použiť sprievodcu Catalog Record, vykonajte nasledujúce
kroky.
- Kliknite na tlačidlo Select Class a vyberte príslušnú
triedu. Štandardne všetky sklady objektov FPOS poskytujú triedu Marker Record. Môžete mať k dispozícii aj iné voľby od vášho administrátora.
- Kliknite na tlačidlo Select File Plan Location a prejdite
na príslušnú entitu. Keďže fyzický záznam sa môže nachádzať len na jednom fyzickom
umiestnení, vyberte len jedno umiestnenie plánu súborov.
Voľby umiestnenia sú, hybridný priečinok, box alebo priečinok fyzického záznamu.
- Označte začiarkavacie príslušnej entity a kliknite na tlačidlo Add
to Selection.
- Namiesto použitia predvoleného zobrazenia Browse môžete použiť výber ľubovoľného
z predtým vytvorených zástupcov. Kliknite na Shortcuts na bočnej lište.
- Kategóriu alebo priečinok môžete vyhľadať podľa názvu. Kliknite na Search na bočnej lište.
- Po tom, ako pridáte entitu na zvolené umiestnenie plánu súborov, môžete kliknúť
na položku Add to Shortcuts na použitie v budúcnosti.
- Keď dokončíte výber príslušného umiestnenia, kliknite na tlačidlo Accept.
- Kliknite na Next a pokračujte do kroku Set Properties.
Nastavenie vlastností
- Zadajte vyžadované informácie v poliach vlastností. Polia sa menia v závislosti na triede, ktoré ste použili. Napríklad vyžadované polia v predvolenej triede Marker Record sú nasledovné:
- Media Type: napríklad CD, videokazeta.
- Format: CDR, VHS.
- Author/Originator: meno osoby, ktorá vytvorila alebo vlastní fyzický záznam.
- Subject: stručný popis fyzického záznamu.
- Publication Date: Dátum vytvorenia fyzického záznamu.
- Home Location: Aktuálne umiestnenie fyzického záznamu. Keď kliknete na toto prepojenie, sprievodca otvorí stránku, ktorá uvádza zoznam umiestnení. Kliknite na Select pod vyžadovaným umiestnením. Sprievodca zatvorí stránku a vráti sa do kroku Set Properties.
- Ak záznam, ktorý deklarujete, je Potvrdenie o doručení pre klasifikovaný záznam, kliknite na ReceiptOf. Prehľadajte a vyberte klasifikovaný záznam, na ktorý potvrdenie o doručení ukazuje. Bližšie informácie nájdete v téme venovanej potvrdeniam o doručení.
- Po zadaní požadovaných informácií kliknite na Finish.
Čo sú čiarové kódy
Ak máte hardvér a softvér, ktorý používa údaje čiarových kódov,
môžete buď čiarový kód naskenovať priamo do aktívneho poľa alebo ho môžete skopírovať
z lokálneho počítača a prilepiť do príslušných polí v aplikácii IBM Enterprise
Records. Na účely použitia karty Scan Physical Items in the Physical môžete
do poľa čiarového kódu zadať akýkoľvek textový reťazec.