保留為條件保留時,保留清理程序可以將處置保留放置在實體中,但是您也可以手動放置處置保留。保留通常會因為訴訟或審核的目的而中斷一般的處理程序。放置在保留的實體也無法手動刪除。您可以將保留放置在一個以上的記錄種類、記錄資料夾、磁區或記錄中。您可以在中斷日期之前,或在中斷日期後的任一階段放置處置保留。
關於這項作業
只有「記錄管理者」和「記錄管理者」可以將保留放置在實體中。如果要允許其他使用者放置保留,則他們需要具有以下權限。如需相關資訊,請參閱
FileNet P8 安全主題。
- 使用者或群組必須具有對實體的「擁有者控制」權限。
- 對於 DoD 和 Base 資料模型,使用者或群組必須在「防止刪除」值上,具備防止刪除實體標記的「新增標記」和「移除標記」權限。
使用者或群組也必須使用預設值已標記的物件。
對於 PRO 資料模型,使用者或群組必須在「防止刪除實體 PRO」標記上,具備「新增標記」和「移除標記」的權限。
- 使用者或群組必須具備「資料夾保留鏈結」和「記錄保留鏈結」類別的「建立實例」權限。
以下程序將描述如何放置處置保留。您必須先將處置保留新增到系統中,才能完成這個程序。
程序
如果要放置處置保留,請執行下列動作:
- 移至或搜尋您要手動放置在保留的實體。
- 選取一個以上實體的勾選框。您也可以用滑鼠右鍵按一下單一實體,改為使用功能表。
- 從複選動作功能表中,選取放置在保留。
- 從可用保留的清單中,選取一個以上代表您要放置在實體中的保留的勾選框。 您可以按一下保留的取得資訊圖示,來檢視此保留的詳細資料。
- 按一下保留以放置所選保留,或按一下離開以取消程序並關閉頁面。
- 在確認頁面上按一下確定。
結果
您或「保留清理」程序在某實體上放置處置保留之後,
瀏覽頁面上實體名稱旁會出現「
保留」圖示:

。如果
保留圖示未立即顯示,請按一下路徑中的最後一個鏈結以重新整理瀏覽頁面。
重要:
如果您以手動方式,將某個條件式保留放置在符合保留條件的實體上,下一次執行保留清理時,會重新套用這個保留。
這項清理會將它設為只有「保留清理」才能移除的條件式保留。
如果要移除這個保留,請從實體功能表中,選取起始移除保留要求。
下一次執行「保留清理」時,就會移除這個保留。