IBM Enterprise Records version 5.1.2    

Copie d'un enregistrement

Seuls les utilisateurs bénéficiant d'un rôle d'Utilisateur privilégié ou de Réviseur, peuvent copier un enregistrement dans un autre emplacement du même plan de fichiers. Lorsqu'un utilisateur privilégié ou un réviseur copie un enregistrement, IBM® Enterprise Records copie le document déclaré dans la librairie d'enregistrements (ROS). Le document déclaré est copié dans le même fichier source, mais avec un nom de fichier de référence différent. A l'exception des informations relatives au nom, à la description, à la sécurité ainsi qu'à l'élimination, IBM Enterprise Records copie les métadonnées d'enregistrement dans le nouveau dossier de la librairie de plan de fichiers (FPOS). Les métadonnées disposent d'un lien vers le document copié dans la librairie d'enregistrements.

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Implications de la copie d'enregistrements

Procédure

Pour copier un seul enregistrement :

  1. Parcourez la hiérarchie du plan de fichiers pour accéder à l'enregistrement que vous devez copier.
  2. Avec le bouton droit de la souris, cliquez sur le nom et sélectionnez Copier dans le menu.
  3. Notez que le champ Titre du document contient un nom d'enregistrement avec le préfixe Copie de.
  4. Saisissez la description de la copie d'enregistrement et cliquez sur Suivant.
  5. Accédez à l'emplacement dans le plan de fichiers où la copie doit être enregistrée, puis cliquez sur Copier.
  6. Après l'apparition d'un message de confirmation vérifiant l'exécution de l'action Copier, cliquez sur OK pour revenir à la page Parcourir. Notez les points suivants :
    • Un enregistrement électronique ne peut être copié dans un dossier physique.
    • Un enregistrement ne peut être copié dans un dossier cible inactif ou fermé.

Résultats

Pour copier un ou plusieurs enregistrements

  1. Parcourez la hiérarchie du plan de fichiers pour accéder aux enregistrements à copier.
  2. Cochez les cases situées en regard des enregistrements à copier.
  3. A partir du menu Actions de sélection multiple, sélectionnez Copier.
  4. Dans la fenêtre Copier, sélectionnez dans la liste l'emplacement du plan de fichiers où vous voulez copier les enregistrements.

    Vous pouvez utiliser la zone de filtre pour limiter le nombre d'articles affichés dans la liste Nom d'entité. Par exemple, si vous savez que le nom de l'emplacement de votre plan de fichiers comporte la lettre "x", vous pouvez saisir "x" dans la zone de filtre. Cliquez sur Aller à. La liste est régénérée avec uniquement des noms d'emplacement du plan de fichier avec une lettre x. Cliquez sur Réinitialiser pour rafraîchir la liste et revenir à la liste complète des plans de fichiers classés par ordre alphabétique.

  5. Accédez à l'emplacement dans le plan de fichiers où vous souhaitez enregistrer la copie, puis cliquez sur Copier.
  6. Après l'apparition d'un message de confirmation vérifiant l'exécution de l'action Copier, cliquez sur OK pour revenir à la page Parcourir.


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Dernière mise à jour : Novembre 2013
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