IBM Enterprise Records version 5.1.2    

Flux de travaux

IBM® Enterprise Records comprend des flux de travaux qui facilitent l'automatisation des procédures de révision et d'élimination des catégories et dossiers d'enregistrements, des volumes et des enregistrements. Il comprend les tâches, étapes de procédure, organisations ou personnes, données d'entrée ou de sortie indispensables, ainsi que les outils nécessaires à chaque étape d'une procédure d'entreprise.

Vous pouvez modifier les flux de travaux existants et en créer de nouveaux. La plupart des flux de travaux IBM Enterprise Records sont exécutés automatiquement. Cette automatisation est le résultat du processus de balayage d'élimination ou de l'exécution d'une action associée au flux de travaux. Le flux de travaux Gestion des enregistrements physiques et le flux de travaux Créer un dossier d'enregistrement doivent être manuellement exécutés.

Lors de la création d'une phase d'élimination dans un planning d'élimination, vous lui associez une action d'élimination et un flux de travaux d'élimination. A l'issue de la période de conservation des entités dans une phase donnée, les entités sont marquées en vue de leur élimination. Vous devez lancer manuellement l'action de suppression qui exécute la procédure de suppression associée. Pour plus d'informations sur la procédure de suppression, reportez-vous aux rubriques relatives au planning d'élimination :

Avant de commencer à utiliser les flux de travaux, vous devez effectuer les tâches de configuration. Ces tâches sont effectuées lors de l'installation d'IBM Enterprise Records. Pour plus d'informations, voir la rubrique Configuration des flux de travaux dans le Guide d'installation et de mise à niveau IBM Enterprise Records.

Types de flux de travaux

Les flux de travaux suivants sont fournis dansIBM Enterprise Records.

Notifications de flux de travaux

Le système affiche des messages de notification qui incluent des informations sur l'état, l'échec et les erreurs de validation rencontrées au cours de l'avancement du flux de travaux. Il existe quatre types de message de notification qui comprennent les éléments suivants :

Transcription

Une transcription est un fichier XML généré par le système suite au succès de l'action d'élimination exécutée sur des entités marquées en vue de leur élimination. Ce fichier contient des données sur : Le système transmet automatiquement ce fichier au gestionnaire d'enregistrements sous forme de pièce jointe. Le gestionnaire d'enregistrements peut afficher le fichier, l'enregistrer sur un disque local ou l'ouvrir dans un navigateur.

Avertissement

IBM Enterprise Records affiche un message d'avertissement lorsque la valeur indiquée pour les différents champs d'une étape particulière d'un flux de travaux est incorrecte ou manque dans les champs requis. Si vous ne spécifiez pas la valeur du champ Emplacement dans l'étape de transfert physique du flux de travaux de transfert temporaire, vous voyez le message d'avertissement via IBM Enterprise Records.

Messages d'information ou d'état

IBM Enterprise Records affiche les informations et les messages de statut pour les flux de travaux Gestion des enregistrements physiques et Création de dossier d'enregistrements. Les messages contiennent l'état des entités ou toute information pertinente sur les entités. Par exemple, si le détenteur actuel d'une entité physique retarde l'édition de l'entité, IBM Enterprise Records place le message comme élément de travail dans la boîte de réception de la personne qui doit recevoir l'entité. Pour plus d'informations sur les messages d'information et d'état, reportez-vous à la rubrique sur les entités physiques et la rubrique sur la création d'un dossier d'enregistrement à l'aide d'un flux de travaux.

Echecs et exceptions

Les messages d'exception et d'échec indiquent les entités affectées et les causes de l'échec d'une étape du flux de travaux. Par exemple, vous effectuez l'étape de limitation pour un lot de 10 entités et parmi ces 10 entités, deux sont rouvertes. Dans ce cas, ce message indique que l'action de limitation n'est pas exécutée pour ces deux entités et affiche la cause de l'échec.

Dans l'étape Message, cliquez sur Terminer pour achever l'étape de flux qui a échoué et supprimer l'élément de travail de la boîte de réception. Vous pouvez alors corriger le problème et exécuter à nouveau le flux de travaux pour exécuter l'étape correctement. Dans l'exemple donné plus tôt, vous pouvez fermer les deux entités pour lesquelles l'étape de limitation a échoué et exécuter le flux de travaux.



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Dernière mise à jour : Novembre 2013
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