Запись представляет собой ссылку на информацию и предоставляет метаданные для управления этой информацией. Запись может наследовать информацию от контейнера, где она была создана. Например, запись может наследовать расписание утилизации родительского контейнера. Записи бывают электронными и физическими. И электронные, и физические записи могут быть каталогизированы как важные и помечены как постоянные записи. Модель данных главы 4 DoD позволяет объявлять записи с ограничениями доступа для защиты, включая совершенно секретные, секретные, конфиденциальные и несекретные записи. Модель данных PRO позволяет ограничивать доступ к записям, объявляя их как совершенно секретные, секретные, конфиденциальные, для служебного пользования и несекретные.
Базовая модель данных и модель данных DoD разрешают объявление записей в категориях записей, папках записей и томах. Модель данных PRO разрешает объявление записей в папках записей и томах.
Операция удаления или утилизации удаляет только ту версию документа, на которую указывает запись. При наличии всего одной версии документа удаляется вся серия версии документа. Например, если у документа есть несколько версий и одна версия объявлена как запись, с записью будет удалена только версия, объявленная как запись. Никакие другие версии, не объявленные как запись или объявленные при помощи другой записи, удалены не будут.
Более подробную информацию об управлении физическими записями смотрите в теме о физических объектах.
Если том помечается как важный, следует выбрать регулярное событие, инициирующее периодический пересмотр или обновление важных записей. Кроме того, надо выбрать действие, запускаемое при событии пересмотра. При каждом наступлении события пересмотра будет запускаться связанный с этим событием рабочий поток проверки важных записей. Дополнительную информацию смотрите в теме о важных записях.
IBM® Enterprise Records содержит отчет Важные записи, подлежащие утилизации, где показаны важные электронные записи, подлежащие утилизации в конкретный период времени. Дополнительную информацию об отчётах смотрите в теме по генерированию отчетов.
Постоянная запись идентифицируется наличием достаточного значения, требующего ее хранения организацией дольше обычного срока. Запись можно пометить как постоянную, задав для ее свойства Идентификатор постоянной записи значение True. По умолчанию это свойство в IBM Enterprise Records для мастера по объявлению установки не выводится. При создании категории или папки свойство Идентификатор постоянной записи по умолчанию выводится. Если вы не хотите, чтобы свойство выводилось в этих случаях, измените его значение на hidden (скрыто) при помощи IBM Datacap Taskmaster Capture Connector for EMC Documentum. Информацию о выводе свойства Идентификатор постоянной записи в Content Platform Engine смотрите в теме по настройке вывода свойств.
Со свойством Идентификатор постоянной записи не связано никакое поведение. Свойство Идентификатор постоянной записи - только информационное, и даже если для него задано значение True, запись все равно можно удалить.