A rekord egy információkra mutató hivatkozás, amely metaadatokat biztosít az információk kezeléséhez. A rekord örökölhet attól a tárolótól, ahol létrehozásra került. Például a rekord örökölheti a szülő tároló selejtezési ütemtervét. Egy rekord lehet elektronikus vagy fizikai. Az elektronikus és a fizikai rekordok egyaránt katalogizálhatók létfontosságúként és megjelölhetők állandó rekordként. A DoD Chapter 4 adatmodell lehetővé teszi, hogy biztonsági besorolással deklarálja a rekordokat. A biztonsági besorolás lehet: szigoróan titkos, titkos, bizalmas és nem titkos. A PRO adatmodell lehetővé teszi a rekordok besorolását mint szigorúan titkos, titkos, bizalmas, korlátozott és nem titkos.
Az alap és a DoD adatmodellek lehetővé teszik rekordok deklarálását rekordkategóriákban, rekordmappákban és köteteken. A PRO adatmodell lehetővé teszi rekordok deklarálását rekordmappákban és köteteken.
A rekord törlése vagy selejtezése csak azt a változatát törli a dokumentumnak, amelyre a rekord mutat. Ha a dokumentumnak csak egy változata van, akkor a dokumentumváltozatok teljes sorozata törlődik. Ha például egy dokumentumnak több változata van és egy változat van rekordként deklarálva, akkor csak a rekordként deklarált változat kerül törlésre a rekorddal. Azok az egyéb változatok, amelyek nincsenek rekordként deklarálva vagy egy másik rekord használatával vannak deklarálva, nem kerülnek törlésre.
A fizikai rekordok kezelésével kapcsolatos további információkért nézze meg a fizikai egyedek témakört.
Amikor megjelöl egy tárolót Létfontosságúként, akkor válassza ki azt az ismétlődő eseményt, amely aktiválja a létfontosságú rekordok rendseres időközönkénti áttekintését vagy frissítését. Valamint válassza ki az áttekintés esemény bekövetkezésekor indítani kívánt műveletet. Valahányszor sor kerül az ismétlődő áttekintés eseményre, elindul az eseményhez tartozó létfontosságú rekordok áttekintése munkafolyamat. További információkért tekintse meg a létfontosságú rekordok témakört.
Az IBM® Enterprise Records tartalmazza a Selejtezésre esedékes létfontosságú rekordok jelentést, amely megjeleníti mindazokat az elektronikus létfontosságú rekordokat, amelyek selejtezése egy adott időszakon belül válik esedékessé. A jelentésekkel kapcsolatos további információkért nézze meg a jelentéskészítés témakört.
Az állandó rekordok olyan értékkel rendelkeznek, amelyek az általában szükséges időn túli megőrzést igényelnek a szervezetben. Ha meg akar jelölni egy rekordot Állandóként, akkor állítsa annak Állandó rekord jelzés tulajdonságát True értékűre. Alapértelmezésben ez a tulajdonság nem jelenik meg az IBM Enterprise Records telepítés meghatározása varázslójában. Kategória vagy mappa létrehozásakor alapértelmezésben megjelenik az Állandó rekord jelzés tulajdonság. Ha nem akarja, hogy ilyen esetekben megjelenjen a tulajdonság, akkor módosítsa azt rejtett állapotúra az IBM Datacap Taskmaster Capture Connector for EMC Documentum terméken keresztül. Ha további információkra van szüksége arról, hogy hogyan jelenítheti meg az Állandó rekord jelzés tulajdonságot az Content Platform Engine termékben, akkor nézze meg a tulajdonságok megjelenítésének személyre szabása témakört.
Nincs az Állandó rekord jelzés tulajdonsághoz tartozó viselkedés. A tulajdonság csak információs célt szolgál, és habár az Állandó rekord jelzés beállítása True, a rekordot továbbra is lehet törölni.