IBM Enterprise Records Version 5.1.2    

Schließen und Öffnen von Containern

Kategorien, Ordner und Datenträger werden in der Regel automatisch geschlossen, wenn Sie eine Bedingung erfüllen, die in ihrem Aussonderungszeitplan festgelegt ist. Sie können sie jedoch auch manuell schließen. Wenn Sie einen dieser Container erstellen, ist er standardmäßig geöffnet, und Sie können auf Wunsch untergeordnete Einheiten einfügen. Das Schließen eines Containers startet seinen Dispositionsprozess - in diesem Zustand können keine untergeordneten Einheiten mehr hinzugefügt werden.

Informationen zu diesem Vorgang

Normalerweise würden Sie einen geschlossenen Container nicht mehr öffnen wollen. Trotzdem ist diese Aktion möglich, sodass Sie also auch Schriftstücke hinzufügen können, die noch nicht verfügbar waren, als der Container noch offen war. Angenommen, Sie verfügen über einen Container, der am Jahresende geschlossen wird. Etwas später taucht noch ein Schriftstück für das abgelaufene Jahr auf. Sie öffnen also den Container erneut, fügen das Schriftstück hinzu und schließen den Container wieder.

Vorgehensweise

So schließen Sie einen Container manuell:

  1. Suchen Sie nach den Kategorien, Ordnern oder Bänden, die geschlossen werden sollen.
  2. Wählen Sie die Kontrollkästchen neben den Namen aus. Sie können auch mit der rechten Maustaste auf eine Entität klicken und statt dessen das Menü verwenden.
  3. Wählen Sie im Menü Mehrfachauswahlaktionen die Option Schließen Symbol 'Schließen' aus.
  4. Geben Sie im Fenster Entitäten schließen den Grund zum Schließen der Entität an und klicken Sie auf Schließen oder klicken Sie auf Beenden, um die Entität offen zu lassen.
  5. Klicken Sie auf OK, um die Schließnachricht zu bestätigen. Entitäten, die geschlossen werden, werden mit dem Schließsymbol markiert.

Ergebnisse

So öffnen Sie eine Entität erneut:
  1. Suchen Sie nach der Kategorie, dem Ordner oder dem Band, die oder der geschlossen werden soll.
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen und wählen Sie Erneut öffnen aus: Symbol 'Erneut öffnen'
  3. Klicken Sie auf OK, um die Nachricht des erneuten Öffnens zu bestätigen. Entitäten, die geschlossen und erneut geöffnet werden, werden mit dem Symbol für erneute Öffnung markiert.


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Letzte Aktualisierung: November 2013
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