Eftersom fysiska entiteter inte kan ses online måst du se till att objekten skickas dig. Processen, som kallas för checka ut, startar också arbetsflödet för Physical Records Management (PRM) som spårar var entiteterna finns i varje steg. Du kan checka ut enskilda poster (en i taget) eller någon av de behållare som innehåller fysiska objekt.
PRM-arbetsflödet fortsätter under hela cykeln av att reservera, ta emot och släppa entiteten till nästa användare. Arbetsflödet spårar också förseningar i mottagandet och släppandet av entiteten. Dessutom spåras entiteter som försvinner under hanteringen eller den användare som för närvarande anges vara den som har entiteten. För att spåra en entitet med hjälp av PRM-arbetsflödet krävs att alla deltagare hela tiden korrekt noterar var en entitet finns. Deltagarna punktligt svarar på uppgifter i sina inkorgar.
Du kan checka ut fysiska entiteter via Application Engine, Workplace XT eller IBM® Enterprise
Records. Om du checkar ut fysiska entiteter från Workplace, går du till FPOS och öppnar mappen Posthantering. Därefter öppnar du arkiveringsplansmappen och går till objektet på dess plats i arkiveringsplanen.
Klicka på ikonen Hämta information och välj sidan Detaljer om du vill ha informationen om entitetens utcheckningsstatus.
I avsnittet Fysiskt på sidan ser du entitetens plats, hemplats och utcheckningsstatus. Du kan också se vem som har checkat ut den. Om entiteten har en streckkod kan du även kontrollera dess utcheckningsstatus genom att använda Avsök fysiska objekt på fliken Fysiskt. Mer information finns i ämnet om att skanna fysiska entiteter. Välj till sist Status i PRM-arbetsflödessteget för att hämta status med hjälp av spårningsprogrammet.
Inkorgar som används i PRM-arbetsflödet
Alltefter som entiteten förflyttas i arbetsflödet och användare tar emot och släpper dem genereras arbetsobjekt. En del objekt visas i användarens inkorg och en del i gemensamma inkorgar. Användar- och gruppsäkerhetsinställningarna bestämmer vilka som kan se gemensamma inkorgar. Inställningarna bestämmer vilka som kan öppna ett arbetsflödessteg. Inställningarna bestämmer vilka som kan se utcheckningsstatusen för en entitet med hjälp av Avsök fysiska objekt. PRM- arbetsflödet kan fylla följande gemensamma inkorgar med arbetsobjekt.
Utcheckningsprocedur
Utcheckningen av en entitet börjar med att användaren väljer
Aktivera/Checka ut från dess meny. Arbetsobjekt hamnar därefter i deltagarnas personliga inkorgar eller i de gemensamma inkorgarna. När en entitet checkas ut första gången visar systemet att den användaren har checkat ut entiteten till den angivna platsen. Förvaltare måste dock släppa objekten innan beställaren faktiskt får det.
- När ett objekt redan har checkats ut ställer andra användare som begär det in ett reservationsdatum. Reservationsdatumet används för prioritering om det finns flera beställningar. Entiteten lämnas vidare till andra användare i turordning efter det tidigaste reservationsdatumet, som framgår av arbetsobjekten i PhysicalEntitiesReserveQueue.
Systemet väntar inte med att generera nya arbetsobjekt tills reservationsdatumet infaller.
- Om förvaltaren eller annan aktuell innehavare begär en leveranstjänst i stället för manuell leverans, skickas ett arbetsobjekt till leveranskön. Leveranstjänsten levererar objektet eller anger att det är förlorat. När förvaltaren eller leveranstjänsten anger att objektet levererats får den användare som begärt objektet ett mottagningsarbetsobjekt. Om leveranstjänsten anger att objektet är förlorat skickas ett arbetsobjekt till kön Hitta försvunna.
- När den beställande användaren slutför mottagningsarbetsobjektet genom att ange att objektet är mottaget, ersätts mottagningsarbetsobjektet av ett releasearbetsobjekt i den privata inkorgen. Om den beställande användaren anger att objektet inte har tagits emot, skickas ett arbetsobjekt till kön Sök förlorat.
- Gruppen för Sök förlorat antingen hittar och levererar objektet eller anger att det är permanent förlorat. Sökandet och leveransen av objektet genererar ett mottagningsarbetsobjekt i användarens inkorg. Angivelsen att objektet är förlorat skickar meddelanden till berörda deltagaren (användare i vänte- och mottagningsköerna) och alla återstående arbetsobjekt avbryts. Du bör bara ange ett objekt som förlorat om du är säker på att entiteten inte kommer att hittas i framtiden. Det finns inget sätt att senare ange att en förlorad entitet har hittats. Alla användare som försöker checka ut entiteten i framtiden får ett meddelande om att det är förlorat.
- När du är klar med objektet slutför du releasearbetsobjektet och levererar entiteten till nästa person eller förvaltare. Förvaltaren slutför mottagningsarbetsobjektet.
- Om du försöker checka ut en entitet vars överordnade behållare är utcheckad, får du ett meddelande och ditt enda alternativ är att stänga aktiveringsfönstret. Du kan checka ut den överordnade behållaren. Åtgärden gör att du ställs i kön tillsammans med andra som kanske väntar. Eller så kan du försöka att checka ut den underordnade entiteten senare. Om du försöker checka ut en behållare när ett eller flera av dess objekt är utcheckade, får du också ett meddelande. Meddelandet anger att det finns en utcheckad underordnad. Du måste försöka igen senare.
Aktivera arbetsflöde
Checka ut ett fysiskt objekt:
- Från Application Engine, Workplace XT eller IBM Enterprise
Records högerklickar du på namnet på den fysiska entiteten och väljer Starta/Checka ut.
- Klicka på Aktivera under namnet på den arbetsflödesprenumeration som du vill använda. En standardprenumeration tillhandahålls för varje fysisk entitetstyp.
- Slutför resten av steget Aktivera/Checka ut.
- Efter att ha slutfört steget Aktivera/Checka ut stänger du fönstret med arbetsflödesprenumerationerna.
Olika steg i arbetsflödet har vissa gemensamma objekt.
Tabell 1. ArbetsflödesstegObjekt i arbetsflödessteget |
Beskrivning |
Instruktioner |
Överst i fönstret finns instruktioner för att slutföra steget. Instruktionerna är skrivna av den som utformat arbetsflödet. Klicka på pilen bredvid ordet Instruktioner om du inte ser instruktionerna. |
Entitetsnamn |
Om entiteten är en behållare klickar du på namnet för att öppna behållare och se vad den innehåller. Om entiteten är en enda fysisk post har den inget innehåll, och då får du ett meddelande om detta. |
Kommentarer |
Skriv kommentarer direkt i kommentarsfältet. Eller klicka på ikonen i textfältet för att få ett större fönster. |
Åtgärdsmeny |
Objekten i menyn varierar med steget.
Se steget om att ange information senare. Instruktionerna längst upp i arbetsflödesfönstret ger också vägledning om vad som ska väljas. |
Plats |
Klicka på Plats så visas en platslista. Klicka på Välj på platsen där du vill att en entitet ska levereras. |
Reservationsdatum |
Klicka på kalenderikonen och välj det datum som du vill reservera entiteten för. Om entiteten inte är utcheckad väljer du dagens datum. Om entiteten är utcheckad kan du välja dagens datum eller ett framtida datum, men systemet kanske inte visar det datum du har valt. Systemet bestämmer reservationsdatum alltefter som entiteten flyttas från en plats till en annan. |
Informationskolumner |
Olika steg kan visa vem som har objektet, var det finns, reservations- och beställningsdatum och vem som ska få det härnäst. |
Tillämpa och Stäng |
Du kan ändra informationen, tillämpa den och sedan stänga fönstret utan att vidta några ytterligare åtgärder. Arbetsobjektet finns kvar i samma inkorg. Det här steget är praktiskt om du vill deklarera ett objekt som förlorat, men tror att du kan hitta det. På så sätt undviker du att en permanent åtgärd vidtas, så som skulle bli fallet om du använder Slutför. |
Omtilldela |
Steget öppnar ett fönster där du väljer en annan användare som ska utföra steget. Skriv de första tecknen i namnet och klicka på Sök. Välj användaren och klicka på Fortsätt. |
Status |
Det här steget öppnar spårningsprogrammet. |
Slutfört |
Slutfört slutför arbetsflödesläget och är det vanligaste valet. |
Aktiveringssteg
Slutföra aktiveringssteget:
- Klicka på Plats för att välja var entiteten ska levereras.
- Klicka på kalenderikonen och ställ in ett reservationsdatum. Om entiteten inte är utcheckad måste du välja dagens datum. Om entiteten är utcheckad kan du välja dagens datum eller ett framtida datum. Reservationsdatumet används för prioritering om det finns flera beställningar.
- Klicka på Aktivera så initieras arbetsflödet, eller på Stäng om du vill stänga fönstret utan att aktivera.
Mottagningssteg
Ett mottagningssteg listas som ett godkännandesteg i inkorgen när du öppnar den. Sidrubriken är
Mottagningssteg. Du får mottagningssteget när föregående användare (eller förvaltaren) släpper objektet och du står på tur att få det. Om du inte har fått det ännu kan du se vem som levererar det, var det senast fanns och hur det ska levereras. Om du inte får objektet efter att ha väntat en rimlig tid kan du ange att du inte har fått det. Det svaret genererar ett arbetsobjekt för kön Sök förlorat. Om du är förvaltare får du ett mottagningssteg när den sista användaren släpper objektet. Slutföra mottagningssteget:
- Välj lämplig åtgärd. Om du har fått entiteten väljer du Mottagen, i annat fall väljer du Ej mottagen.
- Slutför det här steget genom att välja lämplig åtgärd. Se alternativen för ett annat avsnitt av det här ämnet: Aktivera arbetsflöde.
Obs: Det är möjligt att du inte får entiteten på grund av en försening. Förseningen kan bero på leveranstjänsten eller på den användare som arbetar med entiteten för tillfället. Det är också möjligt att entiteten är förlorad. I detta fall får du ett meddelande om entitetens status.
Releasesteg
Ett releasesteg listas som ett godkännandesteg i inkorgen när du öppnar den. Sidrubriken är
Releasesteg. Releasesteget måste slutföras av den aktuella entitetsinnehavaren, som kan vara förvaltaren eller en användare som checkat ut objektet. Du anger leveransmetoden, om leveransen är försenad eller om objektet är förlorat. Leverera objektet till beställaren på utcheckningsplatsen. Slutföra releasesteget:
- Ange Fördröjningstid i timmar för att ange hur lång förseningen är.
- Skriv en lämplig kommentar som förklaring på fördröjningen.
- Välj lämplig åtgärd från åtgärdslistan.
- Leverera manuellt innebär att du kommer att leverera entiteten manuellt till nästa användare i kön.
- Välj Förlorad om du inte vet var entiteten är. Ett arbetsobjekt skickas till den gemensamma inkorgen PhysicalEntitiesFindLostQueue.
- Välj Leveranstjänst om du vill använda en leveranstjänst. Ett arbetsobjekt skickas till den gemensamma inkorgen PhysicalEntitiesDeliveryQueue.
- Välj Fördröj om du angav en fördröjningstid.
Ett fördröjningsmeddelande skickas till alla användare som väntar i kön.
- Slutför det här steget genom att välja lämplig åtgärd. Se alternativen i ett avsnitt av det här ämnet: Aktivera arbetsflöde.
Väntkösteg
När du reserverar en entitet och står på tur att få den visar arbetsobjektet i väntkön ditt namn som beställande användare. Användare med åtkomstbehörighet till kön kan visa informationen, men det finns inget att fylla i. Visa väntkösteget:
- Klicka på arbetsobjektet i kön PhysicalEntitiesWaitQueue.
- Klicka på Stäng när du har fått arbetsobjektet.
Reservationskösteg
Den gemensamma inkorgen
PhysicalEntitiesReserveQueue innehåller arbetsobjekt för varje användare som väntar på leverans. Behöriga användare kan öppna arbetsobjektet och se vem som har beställt entiteten, beställningsdatum och de begärda platserna. Du kan ändra reservationsdatumen om du vill ändra prioriteringen mellan användarna. Slutföra reservationskösteget:
- Klicka på arbetsobjektet i den gemensamma inkorgen PhysicalEntitiesReserveQueue.
- Ändra Reservationsdatumet om du vill ändra prioriteringen av användarna som väntar på objektet.
- Klicka på Tillämpa och Stäng.
Sök-förlorad-steg
När en entitet har deklarerat som förlorad skickar systemet ett arbetsobjekt till den gemensamma inkorgen PhysicalEntitiesFindLostQueue. Om du har åtkomstbehörighet till inkorgen, kan du klicka på arbetsobjektet så visas sidan
Sök förlorad där du kan uppdatera statusen. Antingen hittar du och levererar entiteten eller så deklarerar du den som permanent förlorad. Då underrättas alla berörda användare och alla PRM-arbetsflöden som startats för entiteten avslutas. När en användare försöker köra ett arbetsflöde för entiteten skickar systemet ett meddelande om att entiteten är förlorad.
Slutföra steget för förlorat objekt:
- Skriv dina kommentarer.
- Välj Förlorad från menyn Åtgärd om du vill deklarera entiteten som permanent förlorad. Välj Levererad om du har hittat entiteten och levererat den till den användaren vara namn visas i fältet Begärd av.
- Slutför det här steget genom att välja lämplig åtgärd. Se alternativen för ett annat avsnitt av det här ämnet: Aktivera arbetsflöde.
När en entitet är markerad som permanent förlorad finns det inget sätt att ange att det har hittats vid ett senare tillfälle. Alla som försöker checka ut entiteten i framtiden får meddelandet om att entiteten är förlorad. Om det förlorade objektet är en behållare som hittats senare kan dess innehåll inte checkas ut. Alla som försöker checka ut objekt från en tidigare försvunnen behållare får ett meddelande om att den överordnade behållaren är utcheckad.
Leveranstjänststeg
Om en användare väljer leveranstjänsten för att skicka en fysisk entitet, skickar systemet ett arbetsobjekt till inkorgen PhysicalEntitiesDeliveryQueue. Om du har åtkomstbehörighet till den gemensamma inkorgen kan du klicka på arbetsobjektet och fylla i sidan
Leveranssteg. Slutföra leveranssteget:
- Skriv lämpliga kommentarer.
- Välj Förlorad från listan Åtgärd om du inte kan hitta och leverera entiteten. Då skickas ett arbetsobjekt till den gemensamma inkorgen PhysicalEntitiesFindLostQueue. Den gruppen anger sedan, om det behövs, att entiteten är permanent förlorad. Välj Levererad om du levererar entiteten till användaren som begärde den.
- Slutför det här steget genom att välja lämplig åtgärd. Se alternativen för ett annat avsnitt av det här ämnet: Aktivera arbetsflöde.
Meddelandesteg
På sidan Meddelandesteg ser du status för den fysiska entitet som du har aktiverat PRM-arbetsflödet för. Sidan skickas som ett arbetsobjekt till inkorgen.
Du får den i följande situationer:
- Den aktuella entitetsinnehavaren har fördröjt släppandet av entiteten.
- Entiteten har tappats bort av leveranstjänsten eller den aktuella innehavaren.
- Det har uppstått ett fel i PRM-arbetsflödet.
- Den överordnade eller underordnade entiteten har redan checkats ut och inget arbetsobjekt har skickats till någon kö. (Vänte- och reservationsköerna används endast om entiteterna matchar.)
- Den entitet som du kör arbetsflödet för är inte en fysisk entitet.
Klicka på
Slutfört så avslutas meddelandesteget.