IBM Enterprise Records version 5.1.2    

Enregistrements de fichiers

Le classement d'un enregistrement consiste à créer une référence à cet enregistrement en un autre emplacement au sein du même plan de fichiers. L'enregistrement n'est pas dupliqué. Autrement dit, au lieu de créer une copie de l'enregistrement, vous créez une référence à cet enregistrement. Cette référence pointe vers l'emplacement d'origine où se trouve l'enregistrement. Vous pouvez classer un ou plusieurs enregistrements en même temps.

Lorsque vous sauvegardez un enregistrement, vous êtes confronté aux restrictions suivantes :

Implications de sécurité du classement d'enregistrements

Lorsqu'un enregistrement est déclaré dans plusieurs conteneurs, spécifiez son parent de sécurité lors de la déclaration. Le fait de classer l'enregistrement dans un autre dossier après la déclaration ne modifie pas le parent de sécurité. Cette fonction de sécurité ne se vérifie que si le conteneur est conservé et que l'enregistrement demeure classé dans ce conteneur. Pour afficher le conteneur parent de sécurité, sélectionnez la page d'informations Classé dans. Pour plus de détails, voir la section sur la sécurité d'FileNet P8 dans la rubrique sur la sécurité.

Implications d'élimination du classement d'enregistrements

Lorsqu'un enregistrement est classé dans des conteneurs parents ayant différents plannings d'élimination, l'élément qui pointe vers l'enregistrement est affecté par le planning d'élimination du parent. Par exemple, imaginez l'impact si le planning d'un conteneur parent s'étend sur 5 ans alors que le planning d'un autre parent s'étend sur 2 ans. Au bout de 2 ans, l'enregistrement disparaît du parent dont l'échéance d'enregistrement est de 2 ans. Par contre, vous pouvez toujours voir le parent dont le planning s'étend sur cinq ans.

Pour classer un ou plusieurs enregistrements :

  1. Parcourez ou recherchez les enregistrements à classer.
  2. Cochez la case à côté des noms.
  3. A partir du menu Actions de sélection multiple, sélectionnez Fichier. De plus, en faisant un clic droit sur un enregistrement unique, vous pouvez sélectionner File (Classer) dans le menu.
  4. Accédez à l'emplacement du plan de fichiers où vous souhaitez classer les enregistrements et cliquez sur File (Classer).
  5. Un message de confirmation vous indique que le classement a été effectué. Cliquez sur OK pour revenir au plan de fichiers.
Avertissement : Pour voir où est classée une entité, sélectionnez la vue Classé dans de ses pages d'information.


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Dernière mise à jour : Novembre 2013
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