IBM Enterprise Records, Versão 5.1.2    

Criar uma pasta de registos utilizando um fluxo de trabalho

Se não tiver permissões de segurança para criar uma pasta de registos que seja necessária, pode enviar um pedido para que esta seja criada. Após indicar os detalhes da pasta, é iniciado um fluxo de trabalho para um gestor de registos ou para outro utilizador autorizado, se o fluxo de trabalho predefinido tiver sido alterado. Este pedido é efectuado no Application Engine ou no Workplace XT.

Sobre esta tarefa

O fluxo de trabalho Criar Pasta de Registos é instalado como opção pelo administrador e pode não estar disponível em todos os ambientes. Quando o fluxo de trabalho Criar Pasta de Registos é iniciado, o pedido de criação de pasta de registos é apresentado como um item de trabalho nas Caixas de entrada públicas RecordsManagerApproval no Application Engine ou no Workplace XT. Se o gestor de registos aprovar o pedido, a pasta é criada e é enviada para a caixa de entrada do utilizador uma mensagem de fluxo de trabalho a confirmar a criação com êxito. Se o pedido não for aprovado, será enviada uma mensagem a indicar a rejeição. Faça clique em Concluir para remover o fluxo de trabalho da caixa de entrada.

Procedimento

Para solicitar a criação de uma pasta de registos e iniciar o fluxo de trabalho Criar Pasta de Registos:

  1. No Application Engine, aceda à vista Autor e seleccione Ferramentas gerais. No Workplace XT, aceda ao modo Procurar e seleccione a ligação Ferramentas.
  2. Faça clique em Pedir pasta de registos.
  3. Seleccione o tipo de pasta que pretende criar.
  4. Indique um nome para a pasta.
  5. Seleccione a categoria ou pasta em que pretende criar a nova pasta.
  6. Faça clique em Início.

Resultados

Importante: A ligação Ferramentas está disponível apenas se tiver sido configurada nas Preferências de sítio > Integração de ferramentas.

Aprovar a criação de uma pasta de registos

A página Aprovar passo ajuda o gestor de registos a aprovar ou rejeitar o pedido de criação de pasta de ficheiros e a introduzir os motivos da aprovação ou da rejeição. Esta página apresenta também o nome da pasta e o caminho em que o utilizador solicitou a criação da pasta. No início da página, pode consultar as instruções para concluir o passo de aprovação do fluxo de trabalho. Se o texto da instrução não estiver visível, faça clique em: ícone Instrução

Para aprovar ou rejeitar a criação de uma pasta de registos:

  1. No Application Engine ou no Workplace XT, aceda à vista Tarefas e seleccione Caixas de entrada públicas.
  2. Seleccione RecordsManagerApproval.
  3. Se aprovar a criação da pasta de registos, faça clique em CreateFolder. Esta acção abre a página Adicionar pasta de registos da aplicação IBM® Enterprise Records. A partir deste painel, crie a pasta de registos solicitada, na localização especificada no plano de ficheiros. Para obter mais informações sobre como criar pastas de registo, consulte o tópico "Adicionar uma pasta de registos".
  4. Após criar a pasta de registos, seleccione Aprovado no menu Aprovar decisão. Se não aprovar, faça clique em Rejeitar no menu Aprovar decisão.
  5. Introduza o motivo de rejeição do pedido de criação da pasta de registos na caixa de texto Motivo.
  6. Faça clique em Aplicar para guardar as alterações necessárias ou faça clique em Sair para ignorar as alterações. Sair fecha a página do passo Aprovar deixando o item de trabalho na caixa de entrada.
  7. Faça clique em Alterar atribuição para atribuir a tarefa de aprovação da criação da pasta de registos a outro utilizador.
  8. Faça clique em Estado para verificar o estado do fluxo de trabalho Criar Pasta de Registos.
  9. Quando terminar, faça clique em Concluir.


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Última actualização: Novembro de 2013
create_record_folder_workflow.htm

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