Kuittausten avulla seurataan tavallisesti, kenen käyttäjän hallussa
luokitellun asiakirjan kopio on. Kuittauksia voidaan luoda myös luokittelemattomille asiakirjoille. Vaikka kuittaus seuraa luokitellun dokumentin sijaintia,
itse kuittausta ei luokitella.
Jos kuittaus on paperiasiakirja, se voidaan vahvistaa fyysiseksi asiakirjaksi. Lisätietoja on fyysisen asiakirjan vahvistusta käsittelevässä ohjeaiheessa. Voit lukea kuittauksen kuvanlukijalla ja vahvistaa luetun kuvan sähköiseksi asiakirjaksi tai luoda sähköisen tekstidokumentin ja vahvistaa sen asiakirjaksi. Jos haluat vahvistaa kuittauksen luokitelluksi asiakirjaksi, katso lisätietoja luokitellun asiakirjan vahvistusta käsittelevästä ohjeaiheesta.
Kun kuittaus vahvistetaan asiakirjaksi, kuittaus liitetään seurattavaan asiakirjaan.
Voit vahvistaa kuittauksen asiakirjaksi seuraavasti:
- Aloita kuittauksen vahvistus asiakirjaksi samalla tavalla kuin muita dokumentteja asiakirjaksi vahvistettaessa.
- Napsauta Määritä ominaisuudet -vaiheessa ReceiptOf-painiketta.
- Etsi kuittauksen seuraama luokiteltu asiakirja selaamalla ja valitse se.
- Tee asiakirjaksi vahvistus loppuun samalla tavalla kuin muita dokumentteja asiakirjaksi vahvistettaessa.
Kun olet vahvistanut kuittauksen asiakirjaksi, kuittauksen Ominaisuudet-näkymän
Kuittaus kohteelle -kentässä näkyy sen asiakirjan nimi, jota kuittaus seuraa.
Voit muuttaa kyseistä arvoa napsauttamalla Kuittaus kohteelle -painiketta tai tyhjentää määrityksen napsauttamalla Tyhjennä-painiketta.
Asiakirjan Tiedot-näkymän Asiakirjan lisätiedot -osassa on Kuittauksen tila -kenttä,
jossa näkyy jokin seuraavista tiloista:
- Ei mitään: asiakirjaa ei ole määritetty minkään muun
asiakirjan kuittaukseksi.
- Liitetty: sen asiakirjan tila ei ole muuttunut,
johon kuittaus on liitetty; kuittaus on edelleen liitettynä seurattavaan
asiakirjaan.
- Pääobjekti siirretty: liitetty asiakirja on siirretty
käyttämällä normaalia arkistosta poistoa.
- Pääobjekti tuhottu: liitetty asiakirja on poistettu
käyttämällä normaalia arkistosta poistoa.
- Pääobjektin luokitus poistettu: Valtuutettu käyttäjä
on poistanut liitetyn asiakirjan luokituksen.
- Pääobjektin luokitusta laskettu: Valtuutettu käyttäjä
on laskenut liitetyn asiakirjan luokitusta.
- Pääobjekti poistettu: liitetty asiakirja on
poistettu manuaalisesti.
Pääobjekti viittaa kuittaukseen liitettyyn asiakirjaan, ei kansioon.
Huomautus: Kuittauksen tila -kentässä näkyy arvo
Ei mitään, jos asiakirja ei ole kuittaus. Luokitellun asiakirjan Ominaisuudet-näkymässä näkyvät asiakirjaan liitettyjen kuittausten nimet (jos liitettyjä kuittauksia on). Luokitellun asiakirjan Kuittauksen tila -kentässä näkyy arvo Ei mitään, koska asiakirja, johon on liitetty kuittauksia,
ei voi olla toisen asiakirjan kuittaus. Asiakirjalla voi olla useita kuittauksia, mutta kuittaus voidaan liittää vain yhteen asiakirjaan.
- Aktiiviseen luokiteltuun asiakirjaan liitettyä kuittausta ei voi poistaa arkistosta.
- Kun asiakirjan luokitusta lasketaan tai luokitus poistetaan, järjestelmä poistaa kuittaukseen osoittavan linkin. Jos haluat jatkaa asiakirjan seurantaa, sinun on vahvistettava uusi asiakirja sen asiakirjan kuittaukseksi, jonka luokitusta on laskettu tai jonka luokitus on poistettu.