IBM Enterprise Records, Versión 5.1.2    

Declarar un registro físico

Si su sistema tiene algún almacén de objetos configurado para utilizar el modelo de datos clasificados de DoD, primero indique si el registro físico es clasificado o no clasificado. Este procedimiento es para registros físicos sin clasificar.

Acerca de esta tarea

Para declarar un registro físico clasificado, consulte el tema sobre declarar un registro físico clasificado. Para declarar un registro físico en IBM® Enterprise Records, puede utilizar una plantilla de entrada. Cuando una plantilla de entradas incluye la ubicación de un plan de archivos, el registro físico se declara en la ubicación en donde el usuario inició la acción de declaración. El registro también se declara en todas las ubicaciones que se especifican en la plantilla. Un gestor de registros o un administrador de registros puede crear o modificar plantillas de declaración de registros físicos que utilicen la herramienta Agregar plantilla de entrada en Application Engine o Workplace XT. Para obtener más información sobre plantillas de entrada, consulte el tema sobre la creación de una plantilla de entrada. El siguiente procedimiento asume que está usando la IBM Enterprise Records Plantilla de declaración de registro físico.

Procedimiento

Para declarar un registro físico en IBM Enterprise Records:

  1. En IBM Enterprise Records, vaya a la ubicación correspondiente en el plan de archivos y haga clic en Declarar registro físico.
  2. Si se muestra en la página Seleccionar asistente, seleccione el botón de opción Declarar registro sin clasificar y haga clic en Siguiente.
  3. Haga clic en Seleccionar debajo del nombre de la plantilla de entrada que desee utilizar.

Resultados

Para definir propiedades:

  1. Introduzca la información necesaria en los campos de propiedades. Los campos varían según la clase que haya utilizado. Por ejemplo, los campos necesarios de la clase predeterminada de Registro de marcador son:
    • Tipo de soporte: por ejemplo: CD o casete de vídeo
    • Formato: CDR o VHS
    • Autor/Originador: nombre de la persona que ha creado o posee el registro físico
    • Asunto: breve descripción del registro físico
    • Fecha de publicación: fecha de creación del registro físico.
    • Ubicación inicial: ubicación actual del registro físico. Cuando hace clic en este enlace, el asistente abre una página que muestra la lista de ubicaciones. Haga clic en Seleccionar en la ubicación necesaria. El asistente cierra la página y vuelve al paso Definir propiedades.
  2. Si el registro que está declarando es un recibo de un registro clasificado, haga clic en Recibode. Vaya a y seleccione el registro clasificado al cual apunta el recibo. Para obtener más información, consulte el tema recibos.
  3. Haga clic en Finalizar una vez haya proporcionado la información que se necesita.
  4. Si tiene más registros que declarar, seleccione de nuevo una plantilla de entrada. Si ha concluido, haga clic en Salir.

Para declarar un registro físico en Application Engine o Workplace XT:

  1. Agregue un documento. En el paso Seleccionar archivo, seleccione Ninguno como tipo de archivo.
  2. En la página de confirmación, haga clic en Declarar como registro.
  3. Seleccione la opción de registro sin clasificar. Para los registros clasificados, consulte el tema declarar un registro físico clasificado.
  4. Haga clic en Aceptar para usar el asistente o Seleccionar para usar una plantilla de entrada.
    • Para plantillas de entrada, vaya al almacén de objetos FPOS, carpeta Records Management/Templates, seleccione una plantilla de entrada, luego haga clic en Aceptar. Seleccione una plantilla diseñada por sus administradores. La plantilla predeterminada que se utiliza en IBM Enterprise Records no se puede utilizar enApplication Engine o Workplace XT. Esta restricción asume que la ubicación del plan de archivos ya ha sido seleccionada.
    • Para utilizar el asistente Registro de catálogos, complete estos pasos.
  5. Haga clic en Seleccionar clase y seleccione la clase adecuada. De forma predeterminada, todos los almacenes de objetos FPOS ofrecen la clase Registro de marcador. Puede que tenga otras opciones ofrecidas por los administradores.
  6. Haga clic en Seleccionar ubicación del plan de archivos y vaya a la entidad correspondiente. Debido que un registro físico se puede encontrar en una sola ubicación física, seleccione solamente una ubicación del plan de archivos. Las opciones de ubicación son carpeta híbrida, caja o carpeta de registros físicos.
  7. Seleccione la casilla de verificación de la entidad adecuada y haga clic en Agregar a selección.
    • En lugar de utilizar la vista Examinar predeterminada, puede seleccionar accesos directos creados anteriormente. Haga clic en Accesos directos en la barra lateral.
    • También puede buscar la categoría o carpeta por su nombre. Haga clic en Buscar en la barra lateral.
    • Después de agregar la entidad a las ubicaciones de plan de archivos seleccionadas, puede hacer clic en Agregar a accesos directos para usos posteriores.
  8. Cuando termine de seleccionar la ubicación adecuada, haga clic en Aceptar.
  9. Haga clic en Siguiente para continuar con el paso Definir propiedades.

Para definir propiedades

  1. Introduzca la información necesaria en los campos de propiedades. Los campos varían según la clase que haya utilizado. Por ejemplo, los campos necesarios de la clase predeterminada de Registro de marcador son:
    • Tipo de soporte: por ejemplo: CD o casete de vídeo
    • Formato: CDR o VHS
    • Autor/Originador: nombre de la persona que ha creado o posee el registro físico
    • Asunto: breve descripción del registro físico
    • Fecha de publicación: fecha de creación del registro físico.
    • Ubicación inicial: ubicación actual del registro físico. Cuando hace clic en este enlace, el asistente abre una página que muestra la lista de ubicaciones. Haga clic en Seleccionar en la ubicación necesaria. El asistente cierra la página y vuelve al paso Definir propiedades.
  2. Si el registro que está declarando es un Recibo de un registro clasificado, haga clic en Recibode. Vaya a y seleccione el registro clasificado al cual apunta el recibo. Para obtener más información, consulte el tema recibos.
  3. Haga clic en Finalizar una vez haya proporcionado la información que se necesita.

Acerca de los códigos de barras

Si tiene hardware y software que ofrezcan datos de códigos de barras, puede escanear un código de barras directamente en el campo activo o puede copiarlo del ordenador local y pegarlo en los campos relevantes de IBM Enterprise Records. Con el fin de utilizar Escanear artículos físicos en la ficha Físico, puede especificar una cadena de texto en un campo de código de barras.



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Última actualización: Noviembre 2013
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