В папки записей можно добавлять новые электронные, физические или гибридные тома. Тип тома должен совпадать с типом папки. Добавлять тома в ящик нельзя.
Об этой задаче
Когда вы создаете папку записей, система автоматически создает в этой папке том. Обычно тома используются для ограничения количества элементов, например, для разделения записей по месяцам или по годам. При открытии нового тома старый автоматически закрывается. В закрытый том никакие записи автоматически не добавляются, но при необходимости вы можете добавить их вручную. Например, если в закрытый том нужно добавить запись, можно открыть этот старый том и добавить запись вручную. Затем снова закройте этот том. Том наследует расписание утилизации той папки записей, в которой он создан. Невозможно определить расписание утилизации, независимое от родительской папки записей. Кроме этого, нельзя создать подпапку или том в томе.
Процедура
Чтобы добавить том:
- Зарегистрируйтесь как Менеджер записей или Администратор записей и перейдите к плану размещения, в котором вы хотите создать том.
- Щелкните по значку Добавить том:

Результаты
Задать свойства
Чтобы задать свойства:
- Введите или измените показанные значения свойств. Некоторые свойства можно изменить на этой странице. Для других нужно щелкнуть по имени свойства, а затем внести изменение для значения. В поле Имя тома предварительно внесено имя шаблона, основанное на выбранном при конфигурировании шаблоне. В поле Имя тома можно ввести любое значение, но имена томов не могут повторяться. В именах томов нельзя использовать следующие символы: \ / : * ? " < > |. Более подробную информацию о выведенных свойствах смотрите в справочнике о свойствах.
- Нажмите кнопку Далее, чтобы задать информацию важных записей или выбрать другое действие в панели.
Внимание: Если для параметра вывода Показать действия с важными записями при создании контейнеров в разделах Предпочтения сайта или Предпочтения пользователя задано значение Нет, программа не выводит информацию на шаге пересмотра важных записей. В этом случае перейдите к разделу Задать защиту этой темы.
Задать важную запись
Если для всех созданных в томе записей требуются непрерывные пересмотры и изменения, можно отметить этот том как Важный.
Прежде чем вы сможете выполнить это действие, уже должны существовать одно или несколько действий пересмотра важных записей. Более подробную информацию смотрите в теме о добавлении действий. Должны существовать также один или несколько триггеров регулярных событий. Информацию о создании регулярного события смотрите в теме Добавление триггера регулярных событий.
Чтобы задать важную запись:
- В меню Индикатор важных событий выберите True.
- Необязательно: Введите описание важной записи.
- В меню Действие по анализу важных записей выберите действие, которое периодически запускается в цикле анализа или изменений важных записей.
- В меню Цикл пересмотра и изменения важных записей выберите соответствующее событие, включающее периодический пересмотр или изменение важных записей в этом томе.
- Нажмите кнопку Далее, чтобы задать защиту для тома.
Задайте защиту (необязательно)
Параметры защиты определяют группы и пользователей, у которых есть право доступа к тому, и управляют разрешениями, предоставленными группам и пользователям. Заданные здесь параметры защиты для объекта можно переопределить параметрами защиты FileNet P8. Дополнительную информацию смотрите в теме Защита.
- Добавить новые группы или пользователей.
- Щелкните по Добавить новый.
- Выберите домен в меню Выбрать в.
- Выберите Пользователи или Группы.
- Введите первые несколько символов из имени пользователя или группы и нажмите кнопку Поиск.
- Выберите одно или несколько имен из списка и нажмите кнопку Принять.
- При желании измените разрешения пользователя или группы.
- Щелкните по имени пользователя или группы в столбце Заголовок, чтобы изменить для них права доступа.
- Включите подходящий переключатель, Разрешить или Отклонить, для каждого разрешения. При опции Разрешить права группы перезаписываются, чтобы пользователь или группа могли выполнить связанные функции; в случае Отклонить права группы перезаписываются, чтобы не допустить доступа пользователя или группы к этой функции.
- Нажмите кнопку Принять.
- На странице подтверждения щелкните по Готово, а затем - по OK.