Det finns flera saker som du behöver göra när du skapar en arkiveringsplan i IBM® Enterprise
Records. Det gäller sådant som säkerhet, namngivningsmönster, volymnamn, arbetsflöden, åtgärder, händelser, datum, avvecklingsscheman, klasser och egenskapsanpassningar. Du behöver också lägga till platser, arkiveringsplaner och mappar.
Utför uppgifterna i följande lista i den angivna ordningen.
Exempel: Du måste utföra vissa uppgifter, t.ex. tilläggsåtgärder och händelser, innan du kan utföra andra uppgifter, t.ex. definiera avvecklingsscheman.
- Granska dina säkerhetskrav för posthanteringen och gör de justeringar som behövs. Det är komplicerat att justera standardsäkerhetsinställningarna när systemet väl har tagits i bruk. I allmänhet är det bättre att tilldela säkerhetsinställningar till grupper och inte till enskilda användare. Det gör det lättare att underhålla systemet. Mer information om säkerhet finns i ämnet om säkerhet.
- Valfritt: Slutför även namngivningsavsnittet om du vill definiera namngivningsregler för olika entiteter. Du kan t.ex. definiera mönster för postkategorier och mappar som skapas under en arkiveringsplan. Definiera dessa namngivningsmönsterregler och koppla mönstren till arkiveringsplanen. Gör detta innan du börjar lägga till de entiteter som reglerna ska tillämpas på.
- Valfritt: Om du vill kan du även ändra konfigurationen av volymnamnssuffix. Det är ett löpnummer som fungerar som suffix i volymnamnet. Standardvärdet för suffixet är "00000". Konfigurera volymnamnssuffixet innan du börjar lägga till postmappar. Den här konfigureringen är viktig eftersom volymer skapas automatiskt när en viss typ av postmapp läggs till, utom för lådor. Mer information finns i ämnet om volymnamnssuffix.
- Valfritt: Skapa nya eller anpassa befintliga avvecklingsarbetsflöden och överför dem till Content Platform Engine-servern.
Alla arbetsflöden för åtgärder måste finnas på plats innan du skapar själva åtgärderna. Mer information om arbetsflöden finns i ämnet om att skapa arbetsflöden.
- Lägg till åtgärder, dvs. avvecklingsåtgärder (t.ex. förstör eller flytta till ett externt arkiv), som ska utföras på entiteter. Lägg till åtgärder innan du definierar avvecklingsscheman. Om du ska märka postbehållare eller postmappar som vitala, ska du komma ihåg att lägga till en eller flera åtgärder av typen Vital granskning. Dessa behållare innehåller vitala poster som måste granskas regelbundet. Det är visserligen inte obligatoriskt men du kan märka en behållarentitet som Vital samtidigt som du skapar entiteten. Åtgärden kräver att du anger åtgärden Vital granskning och den återkommande händelsen. Mer information om åtgärder finns i ämnet om att lägga till åtgärder.
- Lägg till händelser, som är förekomster av angivna villkor (t.ex. slutet av ett redovisningskvartal) baserat på vilka systemet utlöser vissa åtgärder på entiteter. Lägg till händelserna innan du definierar avvecklingsscheman som använder händelserna. Om du ska märka postbehållare eller postmappar som vitala, ska du komma ihåg att lägga till en eller flera återkommande händelser. I ämnet om händelseutlösare finns mer information om händelser.
- Valfritt: Lägg till fördefinierade datum, dvs. datum (oftast engångshändelser) som systemet använder till att utlösa vissa åtgärder på entiteter. Lägg till fördefinierade datum innan du definierar de avvecklingsscheman där datumen används. Mer information om fördefinierade datum finns i ämnet om att lägga till fördefinierade datum.
- Definiera avvecklingsscheman. Det är visserligen inte obligatoriskt men du kan knyta ett avvecklingsschema till en entitet samtidigt som du skapar entiteten. Om posttyper används i din IBM Enterprise
Records-lösning måste du också definiera ett avvecklingsschema innan du kan skapa dess tillhörande posttyp. Mer information om avvecklingsscheman finns i ämnet om att definiera avvecklingsscheman.
- Valfritt: Lägg till posttyper. Åtgärden är ett sätt att koppla en post till ett avvecklingsschema. Metoden skiljer sig från den för överordnad postkategori eller postmapp.
Mer information om posttyper finns i motsvarande ämne.
- Valfritt: Utför klass- och egenskapsanpassningar, t.ex. att skapa underklasser till IBM Enterprise
Records-klasser, lägga till egenskaper till klasser och anpassa hur egenskaperna visas i användargränssnittet. Mer information om klasser och egenskaper finns i ämnena om att skapa underklasser, lägga till egenskaper till klasser och anpassa visningen av egenskaper.
- Om fysiska poster hanteras i din IBM Enterprise
Records-lösning ska du också lägga till platser. När du lägger till en fysisk entitet, t.ex. en fysisk postmapp, måste du ange dess plats. Mer information om platser finns i ämnet om att lägga till platser.
- Lägg till arkiveringsplanen. Mer information finns i ämnet om att lägga till en arkiveringsplan.
- Skapa arkiveringsplanshierarkin, dvs. lägg till postkategorier och postmappar. Mer information om arkiveringsplanshierarkier finns i ämnena om att lägga till postkategorier och postmappar.
- När du har skapat arkiveringsplanen bör du gå igenom befintliga IBM Enterprise
Records-konfigurationsinställningar på nytt och utföra vissa ytterligare konfigureringsuppgifter. I ämnet om konfigurationsöversikt finns en sammanfattning.
- Information om att migrera en arkiveringsplan från ett objektlager till ett annat finns i ämnet om verktyget för import och export av arkiveringsplaner. Ett exempel på migrering är att flytta en arkiveringsplan från en utvecklings- eller testmiljö till en produktionsmiljö.