Un registro es una referencia a información y proporciona metadatos para administrar la información. Puede heredar datos del contenedor en el que se creó. Por ejemplo, puede heredar el programa de disposición del contenedor superior. Los registros pueden ser físicos o electrónicos. Tanto los registros electrónicos como los físicos se pueden catalogar como vitales y se pueden marcar como registros permanentes. El modelo de datos capítulo 4 de DoD permite declarar registros con una clasificación de seguridad: Alto secreto, Secreto, Confidencial o Desclasificado. El modelo de datos PRO permite la clasificación de registros siguiente: Alto Secreto, Secreto, Confidencial, Restringido o Desclasificado.
Los modelos de datos básico y DoD permiten declarar registros en categorías de registro, carpetas de registros y volúmenes. El modelo de datos PRO permite declarar registros en carpetas de registros y volúmenes.
Una eliminación de registro o disposición elimina solo la versión del documento al que apunta el registro. Si existe solo una versión del documento, se eliminará la serie completa de versiones del documento. Por ejemplo, si un documento tiene múltiples versiones y una versión está declarada como un registro, solo la versión que está declarada como un registro se elimina con el registro. Las versiones que no se declaren como registro, o que se declaren con otro registro, no se eliminarán.
Para obtener más información sobre cómo manejar los registros físicos, consulte el tema entidades físicas.
Cuando marca un contenedor como Vital, seleccione el suceso recurrente que activa la revisión periódica o actualiza los registros vitales. Además seleccione la acción que inicia cuando ocurre el suceso de revisión. Cada vez que ocurre el suceso de revisión recurrente, se inicia el flujo de trabajo de revisión de registros civiles asociado con el suceso. Para obtener más información, consulte el tema registros civiles.
IBM® Enterprise Records incluye un informe, Registros civiles vencidos para disposición, que muestra los registros civiles vencidos para disposición dentro de un período específico . Para obtener más información sobre los informes, consulte el tema generación de informes.
Un registro permanente se identifica como información que tiene el valor suficiente para preservarla en la organización más allá del tiempo requerido normalmente. Para marcar un registro como permanente, defina en True el valor de la propiedad Indicador de registro permanente. De forma predeterminada, esta propiedad no se muestra en IBM Enterprise Records para el asistente para declarar la instalación. Al crear una categoría o carpeta, la propiedad Indicador de registros permanentes se muestra de manera predeterminada. Si no desea que la propiedad se muestre en estos casos, cambie la propiedad a oculta mediante IBM Datacap Taskmaster Capture Connector for EMC Documentum. Para obtener más información sobre como visualizar la propiedad Indicador de registros permanentes en Content Platform Engine, consulte el tema visualización de propiedades.
No hay ningún comportamiento asociado con la propiedad Indicador de registro permanente. La propiedad es sólo informativa y aunque Indicador de registro permanente se haya definido como True, el registro puede eliminarse.