Un cop que un registre perd la seva rellevància, substituïu-lo per un altre. Per exemple, substituïu un registre que contingui els detalls personals dels empleats amb data de desembre de 2006 per un registre amb data d'abril de 2007. O substituïu un registre per un altre registre amb la versió més recent del mateix document. Quan s'estableix una associació de substitució entre els registres substituïts i els substituts, cadascun dels registres conté un enllaç amb l'altre enllaç corresponent.
La substitució d'un registre no hi limita l'accés.
En declarar un registre, podeu indicar que aquest registre nou substitueix un registre existent.
Per substituir un registre durant la declaració:
Abans de finalitzar la declaració d'un registres desclassificat, podeu fer clic a Canvia valor per modificar la selecció. Aquesta acció obre una finestra on podeu fer clic a Elimina objecte per esborrar el camp o Selecciona objecte per triar un altre registre. Si declareu un registre classificat, feu clic a Substitueix per canviar el valor o Esborra per eliminar-lo.
Si declareu un registre nou i no trieu l'opció Substitueix, podeu especificar més tard que substitueix un registre antic.
Pàgina d'informació de propietats de l'IBM® Enterprise Records
Quan visualitzeu la pàgina d'informació del registre substituït anterior, veureu el nom del registre més recent que el substitueix. Es mostra el nom al camp Registres substituïts. Quan visualitzeu la pàgina d'informació del registres més recent, veureu el nom del registre anterior que substitueix al camp Substituïts. Podeu fer clic a Substitueix per canviar el registre que substitueix o Esborra per eliminar el nom del registre.