بصفة مفترضة، عند حذف تصنيف السجل أو حافظة السجل أو وحدة التخزين أو السجل، سيتم ازالة العنصر بصفة دائمة من ملف تخزين العناصر. يمكن أن تكون عملية الحذف يدوية أو بواسطة عملية المسح الخاصة بالتخلص. لكن، يستطيع موجه النظام توصيف النظام بحيث يتم الاحتفاظ ببيانات التعريف الخاصة بكل عنصر تم حذفه. اذا تم توصيف الاختيار الخاص بالاحتفاظ ببيانات التعريف، سيتم حذف العنصر بصفة منطقية فقط من النظام.
هذا يعني أن العنصر لا يكون مرئي في التطبيق IBM® Enterprise Records، لكن يستمر تواجده بملف تخزين العناصر.
اذا تم حذف حاوية وتم توصيف النظام للاحتفاظ ببيانات التعريف، سيتم أيضا الاحتفاظ ببيانات التعريف لأية عناصر متضمنة مع استثناء واحد: اذا كان العنصر المتضمن عبارة عن سجل واحد، عندئذ سيتم الغاء حفظ السجل بالحاوية التي تم حذفها.
يمكنك توصيف تصرف الاحتفاظ ببيانات التعريف بمستوى مخطط الحفظ، ولذلك يتم تطبيق المحددات التي تم توصيفها على كل العناصر التي توجد في مخطط الحفظ. سيتم الاحتفاظ بكل بيانات التعريف للعنصر، بما في ذلك بيانات التعريف التي تحدد الوصلات وأية ادخالات لسجل المراجعة. يستطيع موجه النظام تصدير هذه العناصر التي تم حذفها وكل بيانات التعريف الخاصة بها لأغراض تاريخية، ثم حذف العناصر من ملف تخزين العناصر بصفة دائمة.