IBM® Enterprise Records contient un grand nombre d'informations sur les conteneurs. Parmi ces conteneurs figurent : les catégories d'enregistrement, les dossiers d'enregistrement, les dossiers électroniques, les dossiers physiques, les boîtes, les dossiers hybrides, les volumes, les conteneurs actifs et inactifs ainsi que les conteneurs ouverts et fermés.
Pour plus d'informations sur la gestion des conteneurs physiques, voir la rubrique sur les entités physiques.
Une catégorie d'enregistrement est un conteneur qui catégorise un ensemble d'enregistrements liés, à l'intérieur d'un plan de fichiers. Les catégories d'enregistrement sont en général employées pour effectuer une classification des enregistrements selon les catégories fonctionnelles. Une catégorie d'enregistrement peut comporter plusieurs sous-catégories et dossiers d'enregistrement. Il vous est néanmoins impossible de créer une catégorie d'enregistrement et un dossier d'enregistrement d'un même niveau hiérarchique. Dans les modèles de données de base et DoD, vous pouvez déclarer les enregistrements directement dans les catégories. Le modèle de données PRO ne permet pas cette action. Par défaut, les entités enfant héritent de la sécurité et du planning d'élimination de leur conteneur parent. Pour plus d'informations sur l'héritage en matière de sécurité et d'élimination, voir les rubriques sur la sécurité des objets et le planning d'élimination.
Une catégorie d'enregistrement porte un nom et un identifiant. Ceux-ci s'affichent dans le chemin d'accès, séparés par un trait d'union. Le nom et l'identifiant doivent tous deux être uniques dans le conteneur parent.
Un dossier d'enregistrement est en fait un regroupement d'enregistrements liés. Les dossiers d'enregistrement sont utilisés pour gérer les enregistrements selon les périodes de conservation et les événements d'élimination spécifiés. Par défaut, les entités enfant d'un dossier d'enregistrement héritent de la sécurité et du planning d'élimination du dossier d'enregistrement. Vous pouvez créer des dossiers d'enregistrement électroniques, physiques, boîtes et hybrides sous une catégorie d'enregistrement pour gérer les enregistrements électroniques et physiques.
Un dossier d'enregistrement porte un nom et un identifiant. Ceux-ci s'affichent dans le chemin d'accès, séparés par un trait d'union. Le nom et l'identifiant doivent tous deux être uniques dans le conteneur parent.
Un dossier électronique sert à sauvegarder des enregistrements électroniques et il contient un ou plusieurs volumes. Un dossier électronique peut également servir à sauvegarder des enregistrements physiques (sur papier ou tout autre support physique).
Un dossier physique sert à sauvegarder des enregistrements physiques et contient un ou plusieurs volumes. Un dossier physique est l'entrée virtuelle d'un dossier papier. IBM Enterprise Records permet de modéliser la hiérarchie des dossiers physiques d'après la structure de la mémoire physique de votre organisation.
Une boîte est un conteneur d'enregistrements physiques qui offre un mécanisme permettant de modéliser les entités physiques contenant d'autres entités physiques. Par exemple, vous pouvez créer un "entrepôt de données" qui contient des "étagères" contenant elles-mêmes des "boîtes" qui contiennent des "dossiers physiques". Contrairement à d'autres types de dossiers, une boîte peut contenir d'autres dossiers. Ces entités sont des dossiers physiques et des boîtes, et non des dossiers électroniques ou hybrides, ni des enregistrements. Cependant, une boîte n'utilise pas de volumes.
Un dossier hybride peut contenir des enregistrements électroniques et physiques, et il contient un ou plusieurs volumes. Il n'existe aucune différence de comportement entre un dossier électronique et un dossier hybride. Un dossier hybride comprend néanmoins des métadonnées supplémentaires qui décrivent une entité physique, emplacement d'origine inclus. Pour plus d'informations sur un emplacement d'origine, voir la rubrique sur les emplacements.
Un volume est utilisé comme subdivision logique d'un dossier d'enregistrement converti en unités plus petites et plus faciles à gérer. Un volume n'existe qu'en lien avec le dossier. Un dossier d'enregistrement, à l'exception des boîtes, contient toujours au moins un volume. Ce volume est automatiquement créé par le système lors de la création d'un dossier d'enregistrement. Par la suite, vous pouvez créer le nombre de volumes souhaité au sein d'un dossier d'enregistrement. Toutefois, notez qu'un seul volume reste ouvert dans le dossier, quel que soit le cas de figure. Par défaut, le volume en cours est ouvert. Un volume se ferme automatiquement lorsque vous ajoutez un volume et lorsque le critère spécifié est rempli. Par exemple, un volume comportant les enregistrements d'une année calendaire spécifique peut se fermer automatiquement à la fin de cette année calendaire.
Un volume et son dossier d'enregistrement parent sont de même type (électronique, physique, ou hybride) et peuvent contenir le même type d'enregistrements. Un volume ne peut cependant pas contenir de sous-dossier ou un autre volume. Un volume hérite du planning d'élimination du dossier d'enregistrement dans lequel il a été créé. Il n'est pas possible de définir un planning d'élimination indépendant de celui du dossier d'enregistrement parent.
Lorsque vous créez une catégorie ou un dossier d'enregistrement, il/elle est marqué(e) comme étant Active. Vous pouvez cependant désigner le conteneur comme étant inactif après la création de ce conteneur. Lorsqu'un conteneur est désigné comme étant inactif, le système empêche que de nouvelles entités soient créées, déplacées, copiées ou classées dans ce conteneur. Tous les conteneurs enfant sont également désignés comme étant inactifs. De plus, les utilisateurs ne peuvent visualiser les conteneurs inactifs lors de la déclaration d'un enregistrement. Désigner un conteneur comme étant inactif peut être utile lorsque celui-ci doit être révisé et approuvé avant son utilisation générale.
Lorsque vous créez une entité conteneur, elle est ouverte par défaut. Pour limiter la création d'entités enfants à l'intérieur d'un conteneur tout en permettant l'extraction des enregistrements qu'il contient, fermez ce conteneur à tout moment après sa création. Tous les conteneurs enfant sont également désignés comme étant fermés.