Möglicherweise müssen Sie den normalen Aussonderungszeitplan für mindestens eine Entität aussetzen, um sicherzustellen, dass sie über die genehmigte Aufbewahrungsfrist hinaus verfügbar bleibt. Beispiele wären ein gerichtliches Verfahren oder eine polizeiliche Untersuchung, während der die Schriftstücke nicht ausgesondert oder vernichtet werden dürfen, auch wenn dies im Dispositionszeitplan so vorgesehen war. In solchen Fällen können Sie für die Schriftstücke oder den betreffenden Container eine Rückstellung veranlassen.
Zu einem späteren Zeitpunkt können Sie dann diese Rückstellung aufheben, damit die normalen Dispositionsaktionen ihren Lauf nehmen können.
- Nehmen Sie für eine Schriftstückkategorie, einen Schriftstückordner, einen Datenträger oder ein Schriftstück eine Rückstellung der Aussonderung vor. Nehmen Sie die Rückstellung außerdem vor dem Stilllegungsdatum oder während einer der Phasen nach dem Stilllegungsdatum vor. Wenn ein Container zurückgestellt wird, gilt die Rückstellung für sämtliche darin gespeicherten Einheiten.
Solange die Rückstellungen wirksam sind, führt das System keinen Workflow aus, der mit der Aussonderungsaktion für die betreffenden Entitäten verbunden ist. Mit anderen Worten: Der dazugehörige Dispositionszeitplan wird zeitweilig unwirksam. Es ist auch kein manuelles Löschen der betroffenen zurückgestellten Einheiten möglich.
- Veranlassen Sie für ein und dieselbe Einheit mehrere Rückstellungen der Aussonderung. Rückstellungen können manuell oder bedingt verhängt werden, je nach den festgelegten Kriterien.
Für bedingte Rückstellungen sucht ein Scanvorgang Entitäten, die die Kriterien erfüllen, und wendet automatisch Rückstellungen an. Bedingte Rückstellungen werden dynamisch angewendet. Es ist jederzeit möglich, die Rückstellung auf weitere Einheiten, die die Bedingungen erfüllen, auszudehnen. Dies geschieht während des nächsten geplanten Rückstellungsscanvorgangs.
- Wenn eine Entität zurückgestellt wird, müssen Sie angeben, welche Rückstellung der Aussonderung zu verwenden ist. Deshalb müssen Sie zunächst Rückstellungen der Aussonderung konfigurieren und dem System hinzufügen. Rückstellungen können aktiv oder inaktiv sein. Nur aktive Rückstellungen können Entitäten auferlegt werden.