IBM Enterprise Records, Versió 5.1.2    

Càrrega d'entitats físiques

Com que les entitats físiques no es poden veure en línia, heu de fer de manera que se us enviïn els elements. Aquest procés, anomenat càrrega, també executa el flux de treball de gestió de registres físics (PRM) que fa el seguiment de la ubicació de les entitats a cada pas. Podeu carregar registres individuals (d'un en un) o qualsevol dels contenidors que contenen elements físics.

El flux de treball de la PRM abasta tot el cicle de reserva, recepció i alliberament de l'entitat a l'usuari següent. El flux de treball també fa el seguiment dels retards en la recepció o l'alliberament de l'entitat. A més a més, també fa el seguiment de les entitats perdudes pel camí o que ha perdut l'usuari que es llista com a posseïdor actual de l'entitat. Fer el seguiment d'una entitat fent servir el flux de treball PRM exigeix que tots els participants prenguin nota de forma acurada d'on és una entitat en tot moment. Els participants responen a les tasques a les seves safates d'entrada de forma regular.

Podeu carregar entitats físiques a través de l'Application Engine, el Workplace XT o l'IBM® Enterprise Records. Si carregueu entitats físiques des del Workplace, aneu al FPOS i obriu la carpeta Gestió de registres. Tot seguit, obriu la carpeta de pla de fitxers i aneu a l'objecte a la ubicació de pla de fitxers adequada.

Per obtenir informació sobre l'estat de càrrega d'una entitat, seleccioneu-ne la icona Obtenir informació i seleccioneu la pàgina Detall. A la secció Físic d'aquesta pàgina, podeu veure la ubicació, la ubicació inicial i l'estat de càrrega de l'entitat. També podeu saber qui l'ha carregada. Si l'entitat té un codi de barres, també podeu comprovar el seu estat de càrrega mitjançant Escaneja elements físics a la pestanya Físic. Per obtenir més informació, consulteu el tema sobre escanejar entitats físiques. A continuació, seleccioneu Estat al pas del flux de treball PRM per obtenir-ne l'estat a través de l'aplicació Tracker.

Safates d'entrada que utilitza el flux de treball de la PRM

A mesura que l'entitat avança pel flux i els usuaris la reben i l'alliberen, es generen elements de treball. La safata d'entrada d'un usuari mostra alguns dels elements i alguns es mostren en safates públiques. Els paràmetres de seguretat d'usuari i de grup determinen qui pot veure les safates d'entrada públiques. Aquests paràmetres determinen qui pot obrir un pas al flux de treball. Aquests paràmetres determinen qui pot veure l'estat de càrrega d'una entitat amb Escaneja elements físics. El flux de treball de la PRM pot omplir les safates d'entrada públiques següents amb elements de treball.

Procediment de càrrega

La càrrega d'un entitat comença seleccionant Inicia / Carrega al menú. A partir d'aleshores, els elements de treball que apareguin a les safates d'entrada personals dels participants o dels elements de treball van a les safates d'entrada públiques. Quan es carrega per primera vegada una entitat, el sistema mostra que l'usuari sol·licitant ha carregat la ubicació especificada. Tot i això, la persona que el manté ha d'alliberar l'element abans que l'usuari sol·licitant el tingui realment.

Execució del flux de treball

Per carregar un objecte físic:
  1. A Application Engine, el Workplace XT o IBM Enterprise Records, feu clic amb el botó dret al nom de l'entitat física i seleccioneu Inicia / Carrega.
  2. Feu clic a Inicia sota el nom de la subscripció del flux de treball que vulgueu utilitzar. Es proporciona una subscripció per defecte per a cada tipus d'entitat física.
  3. Completeu la resta del pas de Inicia / Carrega.
  4. Després de completar el pas Inicia / Carrega, tanqueu la finestra que llista les subscripcions de flux de treball.
Els diversos passos del flux de treball comparteixen alguns elements comuns.
Taula 1. Passos del flux de treball
Elements del pas de flux de treball Descripció
Instruccions Al començament de la finestra, hi ha unes instruccions per completar el pas. Aquestes instruccions les redacta el dissenyador del flux de treball. Si no veieu les instruccions, feu clic a l'extrem de la fletxa al costat de la paraula Instruccions.
Nom de l'entitat Si l'entitat és un contenidor, feu clic al nom per obrir el contenidor i veure què conté. Si l'entitat és un registre físic individual, no té cap contingut i obteniu un missatge a aquest efecte.
Comentaris Introduïu comentaris directament al quadre de Comentaris. O feu clic a la icona del quadre de text per obtenir una finestra més gran.
Menú d'accions Els elements del menú varien segons el pas. Consulteu més endavant la informació sobre el tipus de pas. A més, les instruccions al començament de la finestra del flux de treball serveixen de guia del que cal seleccionar.
Ubicació Feu clic a Ubicació per veure una llista de les ubicacions. Feu clic a Selecciona a la ubicació on volgueu que es lliuri una entitat.
Data de reserva Feu clic a la icona del calendari per seleccionar la data en la qual voleu reservar una entitat. Si l'entitat no està carregada actualment, seleccioneu la data actual. Si l'entitat està carregada, seleccioneu la data actual o una data futura, però el sistema no necessàriament mostrarà la data que seleccioneu. El sistema determina les dates de reserva a mesura que l'entitat es mou de la ubicació 1 a una altra.
Columnes d'informació Hi ha diferents passos que poden mostrar qui ha tingut l'element, on és, les dates de reserva i sol·licitud i qui el rep a continuació.
Aplica i Tanca Podeu canviar la informació, aplicar-la, i, tot seguit, tancar la finestra sense efectuar cap altra acció més. L'element de treball roman a la mateixa safata d'entrada. Aquest pas és útil quan es vol declarar que un element està perdut actualment, però es pensa que es pot trobar. Aquest pas evita efectuar l'acció més permanent que suposa utilitzar Complet.
Reassigna Aquest pas obre una finestra on podeu seleccionar un altre usuari per seguir el pas. Introduïu els primers caràcters del nom i feu clic a Cerca. Seleccioneu l'usuari i feu clic a Continua.
Estat Aquest pas obre una aplicació Tracker.
Completa Complet finalitza el pas de flux de treball i és l'opció habitual.

Pas d'execució

Per completar el pas d'execució:
  1. Feu clic a Ubicació per seleccionar la ubicació on es lliura l'entitat.
  2. Feu clic a la icona de calendari per establir una data de reserva. Si l'entitat no està carregada, cal que seleccioneu la data actual. Si l'entitat està carregada, seleccioneu la data actual o una de futura. La data de reserva s'utilitza per prioritzar diverses sol·licituds.
  3. Feu clic a Executa per iniciar el flux de treball o Tanca per tancar la finestra sense executar.

Pas de recepció

Els passos de recepció es llisten com a passos d'aprovació a la safata d'entrada, però quan s'obren, el títol de la pàgina és Pas de recepció. Obtindreu el pas de recepció si l'usuari anterior (o qui manté l'article) allibera l'element i sou el següent a la cua per rebre'l. Si encara no l'heu rebut, podeu veure qui el lliura, quina és la seva darrera ubicació i com es lliura. Si no rebeu l'element després d'esperar una quantitat de temps raonable, podeu indicar que no l'heu rebut. Aquesta resposta genera un element de treball per a la cua d'objectes perduts. Si sou la persona que manté l'element, rebreu un pas de recepció quan el darrer usuari alliberi l'element. Per completar la cua de recepció:
  1. Seleccioneu l'acció adequada. Si rebeu l'entitat, seleccioneu Rebut; si no, seleccioneu No rebut.
  2. Acabeu el pas seleccionant l'opció adequada. Consulteu les opcions d'una secció diferent en aquest tema: Execució del flux de treball.
Atenció: És possible que no hàgiu rebut l'entitat a causa d'un retard. Aquest retard el pot haver causat el servei de lliurament o l'usuari que treballa amb l'entitat actualment. També és possible que l'entitat s'hagi perdut pel camí. En aquest cas, rebeu un missatge que us notifica de l'estat de l'entitat.

Pas d'alliberament

Els passos d'alliberament es llisten com a passos d'aprovació a la safata d'entrada, però quan s'obren, el títol de la pàgina és Pas d'alliberament. El pas d'alliberament l'ha de completar el titular actual de l'entitat, que pot ser la persona que la manté o un usuari que ha carregat l'element. L'usuari indica el mètode de lliurament, si hi ha cap retard al lliurament o si s'ha perdut l'element. Lliuri l'element a l'usuari sol·licitant a la ubicació carregada. Per completar el pas d'alliberament:
  1. Si escau, introduïu el Temps de retard en hores per indicar l'abast d'un retard en l'alliberament de l'entitat.
  2. Introduïu els comentaris que escaiguin, com ara una explicació del retard.
  3. Seleccioneu l'opció adequada a la llista d'accions.
    • Lliurament manual significa que lliurareu l'entitat manualment a l'usuari que sigui el següent a la cua.
    • Seleccioneu Perdut, si no sabeu on es troba l'entitat. S'envia un element de treball a la safata d'entrada pública PhysicalEntitiesFindLostQueue.
    • Seleccioneu Servei de lliurament si voleu utilitzar el servei de lliurament. S'envia un element de treball a la safata d'entrada pública PhysicalEntitiesDeliveryQueue.
    • Seleccioneu Retard si heu introduït un temps de retard. S'envia una notificació de retard a tots els usuaris en espera a la cua.
  4. Acabeu el pas seleccionant l'opció adequada. Consulteu les opcions d'una secció diferent en aquest tema: Execució del flux de treball.

Pas de cua de espera

Quan reserveu una entitat i sou el següent a la cua per rebre-la,l'element de treball a la cua d'espera mostra el vostre nom com a usuari sol·licitant. Els usuaris autoritzats a accedir a aquesta cua poden veure la informació, però no tenen cap tasca a completar. Per veure el pas de cua d'espera:
  1. Feu clic a l'element de treball a la cua pública PhysicalEntitiesWaitQueue.
  2. Després de revisar l'element de treball, feu clic a Tanca.

Pas de cua de reserva

La safata d'entrada pública PhysicalEntitiesReserveQueue conté elements de treball per a cada usuari que espera un lliurament. Els usuaris autoritzats poden obrir els elements de treball per veure qui ha sol·licitat l'entitat, quan l'han sol·licitat i quines ubicacions han sol·licitat. Podeu modificar les dates de reserva per canviar les prioritats dels usuaris. Per completar el pas de cua de reserva:
  1. Feu clic a l'element de treball a la safata d'entrada pública PhysicalEntitiesReserveQueue.
  2. Opcionalment podeu modificar la Data de reserva per canviar la prioritat dels usuaris que esperen l'element.
  3. Feu clic a Aplica i Tanca.

Pas de d'element d'objectes perduts

Quan es declara una entitat com a perduda, el sistema envia un element de treball a la safata d'entrada pública PhysicalEntitiesFindLostQueue. Si teniu autorització per accedir a aquesta safata d'entrada, podeu fer clic a l'element de treball per veure la pàgina Pas d'objectes perduts i actualitzar l'estat. Trobeu i lliureu l'entitat o la declarareu com a perduda permanentment. Aquesta acció notifica a tots els usuaris afectats i dóna per acabats tots els fluxos de la PRM executats per a aquesta entitat. A més a més, quan un usuari mira d'executar un flux de treball per a aquesta entitat, el sistema envia immediatament una notificació sobre l'estat perdut de l'entitat. Per completar el pas d'element d'objectes perduts:
  1. Introduïu els comentaris que vulgueu afegir.
  2. Al menú Acció, seleccioneu Perdut si voleu declarar que l'entitat s'ha perdut permanentment. Seleccioneu Lliurat si trobeu l'entitat i la lliureu a l'usuari el nom del qual apareix al camp Sol·licitat per.
  3. Acabeu el pas seleccionant l'opció adequada. Consulteu les opcions d'una secció diferent en aquest tema: Execució del flux de treball.
Quan es marca una entitat com a perduda permanentment, no hi ha cap manera d'indicar que més endavant s'ha trobat. Tothom que intenta carregar l'entitat en el futur rep el missatge que l'entitat s'ha perdut. Si l'element perdut és un contenidor que es troba més tard, no se'n pot carregar el contingut. Tothom que intenta carregar elements d'un contenidor perdut anteriorment obté un missatge indicant que l'element pare està carregat.

Pas de servei de lliurament

Quan un usuari selecciona el servei de lliurament per enviar una entitat física, el sistema envia un element de treball a la safata d'entrada pública PhysicalEntitiesDeliveryQueue. Si teniu autorització per accedir a aquesta safata d'entrada pública, podeu fer clic a l'element de treball per completar la pàgina Pas de lliurament. Per completar el pas de lliurament:
  1. Introduïu els comentaris que vulgueu afegir.
  2. A la llista Acció, seleccioneu Perdut si no podeu trobar ni lliurar l'entitat. Aquesta acció envia un element de treball a la safata d'entrada pública de PhysicalEntitiesFindLostQueue. Si cal, aquest grup indica que l'entitat s'ha perdut permanent. Seleccioneu Lliurat si lliureu l'entitat a l'usuari que l'ha sol·licitada.
  3. Acabeu el pas seleccionant l'opció adequada. Consulteu les opcions d'una secció diferent en aquest tema: Execució del flux de treball.

Pas de missatge

La pàgina del pas de missatge us notifica l'estat de l'entitat física per a la qual executeu el flux de treball del PRM. Aquesta pàgina s'envia com a element de treball a la safata d'entrada. La rebeu en qualsevol de les situacions següents: Per completar el pas de missatge, feu clic a Complet.


Comentaris

Darrera actualització: Novembre de 2013
launching_and_completing_the_prm_workflow.htm

© Copyright IBM Corp. 2013