審查重要記錄是一個不間斷的程序,它是伴隨相關聯的循環事件而發生。 循環事件決定了重要記錄的審查頻率。 每當發生循環審查事件時,都會執行與事件相關聯的重要記錄審查工作流程。 在檢閱人員的收件匣內,或在 RecordsManagerApproval 公用收件匣中,已到期要進行審查的重要記錄會顯示為工作項目。 選取工作項目將顯示「核准」步驟。
審查步驟
如需有關如何完成該工作流程的一般資訊,請參閱「處置工作流程」主題。
「審查步驟」頁面會顯示受影響的實體名稱、檢閱人員的名稱,以及觸發工作流程的事件。 這個頁面提供一個位置,用來輸入審查備註和目前審查日期,您可以進行變更。
如果要審查重要記錄,請執行下列動作:
核准步驟
使用「核准步驟」頁面來完成重要記錄審查的核准。它會顯示審查記錄的檢閱人員,以及觸發執行工作流程的審查事件。 「記錄管理者」可以利用「核准」頁面來變更檢閱人員輸入的審查註解。
如果要核准審查的重要記錄,請執行下列動作:
當「記錄管理者」核准重要記錄時,記錄的審查備註和下次審查日期將在系統中更新。然後重要記錄的下一次審查就排定在指定日期。