Recebimentos geralmente controlam quais usuários possuem uma cópia de um
registro classificado. Apesar disso, é possível criar um recebimento para registros
não classificados também. Mesmo que um recebimento controle o local de um documento
classificado, o recebimento em si não é classificado.
Se um recebimento for um documento em papel, você pode declará-lo com um registro físico. Para obter mais informações, consulte o tópico sobre declaração de registro físico. Você pode varrer um recebimento e declarar a imagem digitalizada como um registro eletrônico ou criar um documento de texto eletrônico e declará-lo como um registro. Se deseja declarar o recebimento como um registro classificado, consulte o tópico
sobre como declarar um registro classificado.
Quando você declara um recebimento como um registro, associa o recebimento com o registro que deseja acompanhar.
Para declarar um recebimento como um registro:
- Inicie a declaração do recebimento como um registro da mesma forma que faria com um documento.
- Na etapa Definir propriedades, clique em ReceiptOf.
- Navegue para e selecione o registro classificado que o recebimento controla.
- Complete o processo de declaração de registro da mesma forma que faria com qualquer outro documento.
Após você declarar um recebimento como um registro, a visualização Propriedades
do recebimento mostra o nome do registro que ele controla no campo
ReceiptOf.
É possível alterar o valor clicando em ReceiptOf ou limpar a
designação clicando em Limpar.
Na visualização Detalhes de um registro, a seção Detalhes de Registro Adicionais
inclui um campo Status do Recebimento que mostra um dos
status a seguir:
- Nenhum: O registro não está configurado como recebimento
de nenhum outro registro.
- Anexado: O registro ao qual o recebimento está anexado
não mudou de status; o recebimento ainda está anexado ao registro sendo controlado.
- Pai Transferido: O registro associado foi transferido por
meio do processo de disposição normal.
- Pai Destruído: O registro associado foi excluído por meio
do processo de disposição normal.
- Pai Desclassificado: Um usuário autorizado desclassificou
o registro associado.
- Pai com Downgrade: Um usuário autorizado fez downgrade do
registro associado.
- Pai Excluído: O registro associado foi excluído
manualmente.
O termo "Pai" se refere ao registro associado ao recebimento, e não a uma pasta.
Atenção: O campo
Status do Recebimento mostra
"Nenhum" se um registro não for um recebimento. A visualização Propriedades
de um registro classificado exibe os nomes dos recebimentos que estão anexados (se houver). O campo Status do Recebimento de um registro classificado mostra "Nenhum" porque um
registro com recebimentos anexados não pode ser o recebimento de outro registro. Um registro pode ter múltiplos recebimentos, mas um recebimento somente pode ser anexado a um registro.
- Você não pode dispor de um recebimento que ainda está anexado a um registro classificado ativo.
- Quando um registro é rebaixado ou desclassificado, o link para o recebimento é excluído. Se você deseja continuar a acompanhar o registro, precisa declarar um novo registro como um recebimento para o registro rebaixado ou desclassificado.