IBM Enterprise Records, Versão 5.1.2    

Configurando Declaração Automática de Registros

É possível configurar a autodeclaração de registros para assegurar que quando um usuário executar uma operação em um documento em um Records Object Store (ROS), um registro seja declarado. IBM® Enterprise Records cria um registro correspondente em um armazenamento de objetos de plano de arquivos especificado.

Sobre Esta Tarefa

Por exemplo, é possível escolher ter cada documento que é arquivado na pasta Confidencial declarado como um registro. É possível escolher ter cada documento que pertence a uma classe de documento específica declarado como um registro quando um usuário efetuar check-in em um documento.
Importante: Você deve usar o evento Registro de Entrada ao invés do evento Criar quando quiser que um registro seja declarado no momento da criação.
RMAutoDeclaration deve ser configurada para usar eventos assíncronos, e NÃO síncronos. Para configurar a declaração automática de registros, você executa as seguintes etapas:

Editando o arquivo de configuração de Declaração Automática

Procedimento

Para editar o arquivo de configuração RMAutoDeclaration (RMAutoDeclare.properties):

  1. No IBM Administration Console for Content Platform Engine, crie (designe) uma propriedade de Sequência (por exemplo: AutoDeclareFolderSymName) na classe ou subclasse do documento de origem para especificar o caminho de pasta ou GUID arquivado no registro. Configure a propriedade para ter um comprimento de 256 caracteres.
  2. (Opcional) No IBM Administration Console for Content Platform Engine, crie (designe) outra propriedade de Sequência (por exemplo, AutoDeclareRecordClassSymName) na classe ou subclasse do documento de origem para especificar o nome da classe de registro. Se você não especificar um nome de classe de registro, a classe de registro será definida por padrão como ElectronicRecordInfo.

    As primeiras duas etapas criam propriedades para o evento RMAutoDeclare.

  3. Use Application Engine, Workplace XT ou IBM Administration Console for Content Platform Engine para efetuar o registro de saída do arquivo RMAutoDeclare.properties.
  4. Edite RMAutoDeclare.properties com as informações apropriadas:
    rmevent.declare.RecordClassPropertySymname=AutoDeclareRecordClassSymName
    rmevent.declare.RecordFiledInFolderPropertySymname=AutoDeclareFolderSymName
      (Se a propriedade não existir, o manipulador de eventos registra um erro.)
    rmevent.declare.FPOSObjectStoreName=TargetObjectStoreName
  5. Use Application Engine, Workplace XT ou IBM Administration Console for Content Platform Engine para efetuar check-in na nova versão do RMAutoDeclare.properties com o conteúdo especificado anteriormente.

Resultados

Crie uma assinatura que use a ação de evento RMAutoDeclaration

É possível criar uma ou mais assinaturas que são executadas sempre que ocorre o evento "inscrito em" (Check-in ou Arquivo Incluído). Essa função aciona a ação de evento associada à assinatura.

Para o evento de Registro de Entrada relacionado ao documento, você cria a assinatura em uma classe ou subclasse de Documento. Para o evento relacionado à pasta (Arquivo Incluído), você pode criar a assinatura em uma classe ou subclasse de pasta ou em uma instância de objeto de pasta específica. É possível criar quantas assinaturas forem necessárias. Por exemplo, você pode criar assinaturas em diversas subclasses de documento diferentes.

Para incluir assinaturas:
  1. Em IBM Administration Console for Content Platform Engine, expanda o armazenamento de objeto ROS que contém os documentos a serem declarados automaticamente como registros.
  2. Para criar uma assinatura para uma classe ou subclasse de documento, clique com o botão direito do mouse em Classe do Documento (ou em uma subclasse do documento) e selecione Incluir Assinatura. Para criar uma assinatura para uma classe ou subclasse de Pastas, clique com o botão direito em Pasta (ou em uma subclasse de pasta), e selecione Incluir Assinatura. Para criar uma assinatura para uma pasta específica, expanda a pasta Raiz. Acesse a pasta para a qual deseja configurar a assinatura. Clique com o botão direito do mouse na pasta e selecione Incluir Assinatura.
  3. No assistente Criar uma Assinatura, clique em Avançar.
  4. Especifique um nome e uma descrição exclusivos e significativos para a assinatura e clique em Avançar.
  5. Para uma assinatura de classe (mas não uma instância), certifique-se de que o botão de opções Aplicar em Todas as Instâncias da Classe <class name> esteja selecionado e clique em Avançar.
  6. Na tela Especificar Acionadores, selecione os acionadores que ativam a assinatura (Check-in para a assinatura de um documento; Arquivo para a assinatura de uma pasta). Clique em Avançar.
  7. Na tela no menu, selecione a ação de evento RMAutoDeclare criada anteriormente e clique em Avançar.
  8. Certifique-se de que a caixa de seleção Síncrono não esteja selecionada. Deixe as caixas de seleção restantes selecionadas ou não selecionadas, conforme apropriado, e clique em Avançar.
  9. Clique em Concluir.

RMAutoDeclare

Para testar a configuração de RMAutoDeclare, conclua o procedimento a seguir:

  1. Crie um documento no ROS da classe que foi configurada com declaração automática.
  2. Especifique o nome da classe de registro em uma propriedade de Cadeia do documento de origem.

    Esse nome é a propriedade (AutoDeclareRecordClassSymName) inserida anteriormente no arquivo RMAutoDeclare.properties. Consulte a Etapa 2 no procedimento do arquivo de configuração Editando a Autodeclaração anteriormente neste tópico. Ao criar um documento, o usuário insere o nome da classe de registro nesta propriedade. Se você não especificar o nome simbólico, o nome de classe padrão será ElectronicRecordInfo.

  3. Especifique o caminho da pasta arquivada no registro em outra propriedade de Sequência.

    Esse nome é a outra propriedade (AutoDeclareFolderSymName) conforme usado atualmente no arquivo RMAutoDeclare.properties. Consulte a Etapa 1 no procedimento do arquivo de configuração Editando a Autodeclaração anteriormente neste tópico. Ao criar um documento, o usuário insere o caminho ou GUID da pasta arquivada no registro nesta propriedade. Se o valor for inválido, o manipulador de eventos registra um erro. O caminho da pasta de registro começa com /<Nome do Plano de Arquivos>/... (por exemplo, /Plano de Arquivos/Category1/Folder1). O usuário também pode inserir o GUID da pasta.

Após o usuário criar o documento, o evento RMAutoDeclare o declara na pasta especificada no FPOS, usando a classe de registro especificada.



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Última atualização: novembro de 2013
configure_autodeclaration.htm

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