IBM Enterprise Records, Versión 5.1.2    

Configurar declaración automática de registros

Puede configurar la declaración automática de los registros para asegurarse de que cuando un usuario realice una operación en un documento en un Almacén de objetos de registro (ROS), se declare un registro. IBM® Enterprise Records crea un registro correspondiente en un Almacén de objetos del plan de archivos específico.

Acerca de esta tarea

Por ejemplo, puede elegir que cada documento que se archive en la carpeta Confidencial se declare como registro. Puede elegir que cada documento que pertenezca a una clase de documentos específica se declare como un registro cuando un usuario incorpore el documento.
Importante: Debe utilizar el suceso de incorporación, en lugar del de creación si desea declarar un registro en el momento de su creación.
RMAutoDeclaration se debe configurar para que use sucesos asíncronos y NO síncronos. Para configurar la declaración automática de registros, realice las siguientes tareas:

Edición del archivo de configuración de declaración automática

Procedimiento

Para editar el archivo de configuración RMAutoDeclaration (RMAutoDeclare.properties):

  1. En IBM Administration Console for Content Platform Engine, cree (designe) una propiedad String (por ejemplo: AutoDeclareFolderSymName) en la clase o subclase del documento de origen para especificar la ruta o el GUID de la carpeta de archivado de registros. Configure la propiedad con una longitud de 256 caracteres.
  2. (Opcional) En IBM Administration Console for Content Platform Engine, cree (designe) otra propiedad String (por ejemplo, AutoDeclareRecordClassSymName) en la clase o subclase del documento de origen para especificar el nombre de clase del registro. Si no especifica ningún nombre de clase de registro, ElectronicRecordInfo pasa a ser el nombre de clase de registro predeterminado.

    En los dos primeros pasos se crean las propiedades del suceso RMAutoDeclare.

  3. Utilice Application Engine, Workplace XT, o IBM Administration Console for Content Platform Engine para extraer el archivo RMAutoDeclare.properties.
  4. Edite el archivo RMAutoDeclare.properties con la información pertinente:
    rmevent.declare.RecordClassPropertySymname=AutoDeclareRecordClassSymName
    rmevent.declare.RecordFiledInFolderPropertySymname=AutoDeclareFolderSymName
      (Si no existe la propiedad, el manejador de sucesos registra un error.)
    rmevent.declare.FPOSObjectStoreName=TargetObjectStoreName
  5. Utilice Application Engine, Workplace XT o IBM Administration Console for Content Platform Engine para incorporar la nueva versión de RMAutoDeclare.properties con el contenido especificado anteriormente.

Resultados

Crear una suscripción que utilice la acción de suceso RMAutoDeclaration

Puede crear una o más suscripciones que se ejecutan cuando ocurre el suceso al cual se está suscrito (Incorporar o Archivo agregado). Esta función desencadena la acción de suceso asociada con la suscripción.

En el caso del suceso relacionado con el documento Incorporar, cree la suscripción en un clase o subclase Document. En el caso del suceso relacionado con la carpeta (Archivo agregado), puede crear la suscripción en una clase o subclase de carpeta o en una determinada instancia de objeto de carpeta. Puede crear tantas suscripciones como resulte necesario. Por ejemplo, puede crear suscripciones en varias subclases de documento diferentes.

Para añadir suscripciones:
  1. Desde IBM Administration Console for Content Platform Engine, expanda el almacén de objetos ROS que contiene los documentos que se declararán automáticamente como registros.
  2. Para crear una suscripción para una clase o subclase de documento, pulse con el botón derecho del ratón sobre Clase de documento (o una subclase de documento) y seleccione Agregar suscripción. Para crear una suscripción para una clase o subclase de carpeta, expanda la carpeta Otras clases, pulse con el botón derecho en Carpeta (o una subclase de carpeta), y seleccione Agregar suscripción.Para crear una suscripción a una carpeta específica, expanda la carpeta Raíz. Vaya a la carpeta para la cual desea establecer la suscripción. Pulse con el botón derecho del ratón sobre la carpeta y seleccione Agregar suscripción.
  3. En el asistente Crear suscripción, haga clic en Siguiente.
  4. Especifique un nombre y una descripción exclusivos y significativos para la suscripción y pulse Siguiente.
  5. En el caso de una suscripción de clase (pero no una instancia), asegúrese de activar el botón de selección Aplicar a todas las instancias de la clase <nombre de clase> y haga clic en Siguiente.
  6. Desde la pantalla Especificar activadores, seleccione los activadores que activan la suscripción (Incorporar para una suscripción de un documento; Archivo para la suscripción de una carpeta). Haga clic en Siguiente.
  7. En la pantalla, desde el menú, seleccione la acción de suceso RMAutoDeclare que se creó anteriormente y haga clic en Siguiente.
  8. Asegúrese de que la casilla de verificación Síncrono no esté seleccionada. Seleccione o deje sin seleccionar el resto de las casillas según proceda, y haga clic en Siguiente.
  9. Haga clic en Finalizar

RMAutoDeclare

Para probar la configuración de RMAutoDeclare, complete el siguiente procedimiento:

  1. Cree un documento en el ROS de la clase que se ha configurado para declararse de forma automática.
  2. Especifique el nombre de clase de registro de una propiedad String del documento de origen.

    Este nombre es la propiedad (AutoDeclareRecordClassSymName) que se ingresó anteriormente en el archivo RMAutoDeclare.properties. Consulte el Paso 2 en el procedimiento Archivo de configuración de declaración automática que aparece anteriormente en este tema. Al crear un documento, el usuario debe especificar el nombre de clase de registro en esta propiedad. Si no se especifica el nombre simbólico, el nombre de clase predeterminado será ElectronicRecordInfo.

  3. Especifique la ruta de carpeta de archivado de registros en otra propiedad String.

    Este nombre es la otra propiedad (AutoDeclareFolderSymName) según se utiliza actualmente en el archivo RMAutoDeclare.properties. Consulte el Paso 1 en el procedimiento Edición del archivo de configuración de declaración automática que se discutió anteriormente en este tema. Al crear un documento, el usuario debe especificar la ruta o el GUID de la carpeta de archivado de registros en esta propiedad. Si el valor no es válido, el manejador de sucesos registra un error. La ruta de la carpeta de registro comienza por /<File Plan Name>/... (por ejemplo, /File Plan/Category1/Folder1). El usuario también puede especificar el GUID de la carpeta.

Una vez creado el documento por parte del usuario, el suceso RMAutoDeclare lo declara en la carpeta especificada en el FPOS, utilizando la clase de registro especificada.



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Última actualización: Noviembre 2013
configure_autodeclaration.htm

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