La configuration de l'environnement d'IBM® Enterprise
Records requiert l'exécution d'un certain nombre de tâches.
Pour configurer un environnement
IBM Enterprise
Records, vous devez exécuter les tâches de configuration décrites ci-après.
- Configurez une librairie de plans de fichiers pour la structure du plan de fichiers, et une autre librairie d'enregistrements activée pour stocker les documents déclarés en tant qu'enregistrements. En règle générale, un grand nombre d'utilisateurs privés d'accès aux entités de votre plan de fichiers (dans la librairie de plans de fichier - FPOS), devraient néanmoins pouvoir accéder à la librairie d'enregistrements (ROS). Plusieurs ROS peuvent être associées à une FPOS.
- Bien que certaines tâches de configuration soient effectuées pendant la procédure d'installation et de configuration d'IBM Enterprise
Records, vous pouvez mettre à jour les paramètres de configuration après avoir créé vos plans de fichiers et pendant la configuration de la solution IBM Enterprise
Records destinée à un environnement de production.
- Pour plus d'informations sur l'installation et les procédure de configuration d'IBM Enterprise
Records, voir le manuel IBM Enterprise
Records Installation and Upgrade Guide.
- Pour plus d'informations sur la configuration des tâches liées à la création d'un plan de fichiers (par exemple, la configuration d'un suffixe de nom de volume), voir la rubrique sur la création d'un plan de fichiers.
Création de classes de documents ROS
Vous devez créer des classes de documents pour les documents déclarés en tant qu'enregistrements.
- Les classes de documents ROS (librairie d'enregistrements) ont une propriété Peut déclarer utilisée par IBM Enterprise
Records pour déterminer si un document peut être déclaré en tant qu'enregistrement. Pendant l'installation et la configuration d'IBM Enterprise
Records, la propriété attribuée à la classe de document de base ou à l'une (ou plusieurs) des sous-classes de documents, est définie sur True (Vrai). Ce paramètre indique que les instances de ces classes peuvent être déclarées en tant qu'enregistrement. Pour préparer votre environnement de production IBM Enterprise
Records,
vérifiez que la valeur de cette propriété est définie sur True (Vrai) pour toutes les classes de documents ROS appropriées. Ou que cette sous-classe hérite de ce paramètre par l'intermédiaire de sa superclasse. De même, vérifiez que les droits de sécurité de l'instance par défaut sont définis sur "version secondaire" et "version principale". Ce paramètre permet aux utilisateurs disposant des droits d'accès appropriés de créer des instances pour les classes.
Configuration du plan de fichiers par défaut
Une seule hiérarchie de plan de fichiers s'affiche dans l'application
IBM Enterprise
Records.
- Dans le cadre de la procédure d'installation et de configuration d'IBM Enterprise
Records, une préférence de site Application Engine ou Workplace XT a été définie pour spécifier ce plan de fichiers par défaut. Toutefois, les plans de fichiers n'étaient probablement pas configurés pour votre site au moment où l'application IBM Enterprise
Records a été installée et configurée.
- Vous pouvez modifier le paramètre de cette préférence de site afin de spécifier votre valeur par défaut favorite. Notez que chaque utilisateur d'IBM Enterprise
Records peut ignorer ce paramètre de préférence de site par défaut grâce à la définition d'une préférence utilisateur.
- Pour plus d'informations, voir la rubrique sur le paramétrage du plan de fichiers par défaut.
Configuration des balayages d'élimination
Le processus de balayage d'élimination a été configuré par un administrateur lors de la procédure d'installation et de configuration d'
IBM Enterprise
Records. Vous pouvez toutefois revoir la configuration du balayage d'élimination pour vous assurer qu'il est correctement configuré. Si par exemple, votre site n'utilise pas de types d'enregistrement, assurez-vous que le paramètre
Exéc. de RecordTypes est défini sur
False (Faux).
Pour plus d'informations, voir la rubrique sur la configuration du balayage d'élimination.
Configuration des types d'enregistrement
Les types d'enregistrement sont un moyen d'associer un enregistrement à un planning d'élimination différent de celui lié à sa catégorie d'enregistrement parent ou à celle du dossier d'enregistrement. Si votre solution
IBM Enterprise
Records utilise des types d'enregistrement, faites attention à bien configurer le balayage d'élimination pour l'exécution du traitement des types d'enregistrement en définissant le paramètre
Exéc. de RecordTypes sur
True (Vrai).
- Pour plus d'informations, voir la rubrique sur la configuration du balayage d'élimination.
- De plus, réfléchissez à la façon dont un type d'enregistrement est associé à un enregistrement.
Vous pouvez définir l'affectation de l'ensemble des enregistrements d'une classe d'enregistrements donnée à un type d'enregistrement donné par défaut. Pour plus d'informations, voir la rubrique relative à la configuration d'un type d'enregistrement par défaut.
- Vous pouvez visualiser les métadonnées du type d'enregistrement lorsqu'un enregistrement est déclaré via Application Engine ou Workplace XT, ce qui permet à l'utilisateur de sélectionner un type d'enregistrement. Pour plus d'informations, voir la rubrique sur la configuration avec affichage des métadonnées du type d'enregistrement.
- Vous pouvez également combiner ces deux approches en définissant un réglage par défaut et en permettant également à l'utilisateur d'ignorer ce réglage par la sélection d'un type d'enregistrement.
- L'interface utilisateur IBM Enterprise
Records ne possède pas de mécanisme permettant de déclarer toutes les parties d'un document composite comme enregistrement unique. Il est cependant possible de déclarer comme enregistrements des documents enfant ou parent individuels. A posteriori, vous pouvez également intégrer à un document composite les documents déclarés en tant qu'enregistrements. Certains paramètres de documents composites, comme Prevent delete (Interdire la suppression) ou Delete child when parent is deleted (Supprimer l'enfant lorsque le parent est supprimé), peuvent gêner l'élimination d'un enregistrement. Les paramètres par défaut sont utilisés dès lors qu'une partie du document composite est déclarée en tant qu'enregistrement. Ces paramètres sont l'option Neither Parent nor Child (Ni le parent ni l'enfant) du menu Prevent delete (Interdire la suppression) et l'option Do not delete Child when Parent is deleted (ne pas supprimer l'enfant lorsque le parent est supprimé).
Les autres paramètres ne sont pas pris en charge par IBM Enterprise
Records, ce qui génère un échec ou un comportement incohérent lorsque les enregistrements sont éliminés.
- Toute application utilisant un fichier Darwin Information Typing Architecture (DITA) crée les composants sous forme de documents composites. Ainsi, les différences qui s'appliquent aux documents composites, décrites dans la remarque ci-dessus, s'appliquent également aux fichiers DITA.
Configuration de l'option de conservation des métadonnées
Lorsqu'une entité IBM Enterprise
Records est supprimée par un utilisateur disposant des droits d'accès appropriés, elle est définitivement supprimée de la librairie. Vous pouvez toutefois configurer la conservation de métadonnées au niveau du plan de fichiers, pour les éléments supprimés (catégories ou dossiers d'enregistrements, volumes et enregistrements). Si un administrateur active l'option de conservation des métadonnées, les entités précédemment mentionnées demeurent dans la librairie (où elles sont marquées comme supprimées), mais ne sont plus visibles dans l'application IBM Enterprise
Records. A des fins d'historique, vous pouvez régulièrement exporter ces entités supprimées et toutes leurs métadonnées vers un fichier XML. Par la suite, supprimez définitivement ces entités de la librairie. Pour plus d'informations sur la méthode de configuration de cette option, voir la rubrique sur la conservation des métadonnées.
Configuration de la déclaration automatique des enregistrements
Vous pouvez configurer
IBM Enterprise
Records pour déclarer automatiquement un document en tant qu'enregistrement dès lors qu'il fait l'objet d'une opération donnée (création du document, par exemple). Pour configurer la déclaration automatique :
- Modifiez le fichier de configuration fourni pour indiquer où IBM Enterprise
Records doit classer les enregistrements déclarés.
- Créez une action AutoDeclare event (événement de déclaration automatique).
- Créez un abonnement pour les classes de documents ROS associées à l'action d'événement qui définit les événements déclencheurs. Pour plus d'informations, voir la rubrique sur la déclaration automatique.
Configuration de la synchronisation des propriétés
Vous pouvez configurer la synchronisation des propriétés de façon à synchroniser automatiquement les valeurs de propriété d'un document vers l'enregistrement qui lui est associé, dès lors qu'une propriété est mise à jour sur le document ou sur l'enregistrement. Pour plus d'informations, voir la rubrique sur la synchronisation des propriétés.
Définition de la taille des lots du flux de travaux
Par défaut, l'application IBM Enterprise
Records stocke au maximum 10 éléments de travail dans un lot de flux de travaux en vue de sa révision ou approbation avant l'élimination.
Un paramètre de configuration vous permet de modifier le nombre maximum d'éléments stockés.
Pour plus d'informations, voir la rubrique sur la taille du correctif du flux de travaux.
Configuration du flux de travaux Demander le dossier d'enregistrements
IBM Enterprise
Records comprend le flux de travaux Créer un dossier d'enregistrements, qui permet aux utilisateurs d'envoyer une requête au gestionnaire d'enregistrements pour créer un dossier d'enregistrements. De nombreux utilisateurs ne disposent généralement pas des privilèges nécessaires pour créer un dossier d'enregistrements. Pour rendre ce flux de travaux accessible aux utilisateurs, vous devez configurer la préférence de site Demander le dossier d'enregistrements.
Cette préférence peut être définie pendant l'installation et la configuration de l'application
IBM Enterprise
Records. Pour plus d'informations sur l'utilisation de ce flux de travaux, voir la rubrique sur le flux de travaux du dossier d'enregistrement.
Pour obtenir des instructions sur la méthode de paramétrage de cette préférence de site, voir la rubrique sur les préférences de site relatives à la demande de dossier d'enregistrement.
Définition de la préférence de site Classes de Lien modifiables
IBM Enterprise
Records propose des liens permettant aux utilisateurs de relier entre eux les enregistrements ou dossiers connexes. Pour créer et gérer des liens dans
IBM Enterprise
Records, vous devez définir la préférence de site Classes de lien modifiables à l'aide de Workplace.
Pour plus d'informations sur les liens
IBM Enterprise
Records,
voir la rubrique sur les liens.
Pour obtenir des instructions sur la méthode de paramétrage de cette préférence de site, voir la rubrique sur les préférences de site relatives à la classe de lien.
Configuration des événements de conformité
IBM Enterprise
Records comprend plusieurs événements permettant la conformité avec PRO ou DoD (événements qui définissent les métadonnées, par exemple). La configuration de ces événements est facultative, car le traitement de ces événements peut affecter la performance du système.
- Pour une performance optimale, ne configurez que les événements nécessaires à vos opérations de gestion des enregistrements. Pour plus d'informations sur la configuration de ces événements, voir la rubrique sur l'activation et la souscription d'événements.
- Les modèles de données DoD et PRO exigent tous deux de configurer la librairie de fichiers de façon à utiliser la méthode de purge pour supprimer les documents. Le contenu du document est remplacé trois fois par des blancs avant de supprimer le fichier. Le fichier est ainsi irrécupérable. Pour plus d'informations, voir la rubrique sur le respect de la casse de recherche.
Configurez Content Federation Services pour les documents Image Services
Si votre solution IBM Enterprise
Records permet d'utiliser Content Federation Services (facultatif) pour la fonction
Image Services, veillez à ce que la sécurité d'Image Services soit correctement définie pour permettre la modification et la suppression du document Image Services.
Vous pouvez vérifier cette configuration en vous mettant en relation avec l'administrateur système d'IBM FileNet Image Services. De même, veillez à ce que les paramètres de conservation de la classe de document IBM FileNet Image Services soient correctement définis, de sorte que les documents déclarés comme enregistrements ne soient pas supprimés en raison des paramètres de conservation d'IBM FileNet Image Services. Pour plus d'informations, voir la rubrique sur les tâches de maintenance et d'administration du système.
Configuration des unités de stockage protégées
Si votre solution
IBM Enterprise
Records inclut des unités de stockage protégées, par exemple
EMC Centera, NetApp SnapLock,
Tivoli Storage
Manager ou d'autres, vérifiez que les paramètres de conservation d'
IBM Enterprise
Records ne sont pas en conflit avec ceux de l'unité de stockage. Ainsi, désactivez la conservation de l'unité de stockage et utilisez
IBM Enterprise
Records pour contrôler la conservation.
- Sur les unités Tivoli Storage
Manager, la conservation est gérée par plusieurs paramètres.
- Lorsque l'application IBM Enterprise
Records est entièrement configurée, elle assure le contrôle complet des conservations et des éliminations.