Els rebuts acostumen a fer un seguiment dels usuaris que tenen una còpia d'un registre
classificat. Tot i això, també podeu crear un rebut per als registres
no classificats. Encara que un rebut fa un seguiment de la ubicació
d'un document classificat, el mateix rebut normalment no és un document classificat.
Si un rebut és un document imprès, el podeu declarar com a registre
físic. Per obtenir més informació, consulteu el tema sobre declaració
d'un registre físic.
Podeu escanejar un rebut i declarar la imatge escanejada com a registre electrònic o crear un document de text
electrònic i declarar això com a registre. Si no voleu declarar el rebut com a registre classificat, consulteu el tema sobre declaració d'un registre classificat.
Quan es declara un rebut com a registre, s'associa el rebut amb el registre del qual es vol fer el seguiment.
Per declarar un rebut com a registre:
- Comenceu declarant el rebut com a registre com ho faríeu per a qualsevol altre document.
- Al pas Configura propietats, feu clic a Rebut de.
- Accediu al registre classificat del qual el rebut fa el seguiment.
- Completeu el procés de declaració de registres com faríeu per a qualsevol altre document.
Després de declarar un rebut com a registre, la vista de Propietats d'un
rebut mostra el nom del registres del qual fa el seguiment al camp ReceiptOf.
Podeu canviar-ne el valor fent clic a ReceiptOf o
esborrant l'assignació fent clic a Esborra.
A la vista Detall del registre, la secció de detalls addicionals del registre inclou un camp d'Estat del rebut
que mostra un dels estats següents:
- Cap: el registre no s'ha definit com a
rebut de cap altre registre.
- Adjuntat: el registre al qual el rebut s'ha adjuntat
no ha canviat d'estat; el rebut encara està adjuntat
al registre del qual es fa el seguiment.
- Pare transferit: el registre associat s'ha transferit a través del
procés de disposició normal.
- Pare destruït: el registre associat
s'ha eliminat mitjançant el procés de disposició normal.
- Pare desclassificat: un usuari autoritzat
desclassifica el registre associat.
- Pare baixat de nivell: un usuari autoritzat baixa de nivell
el registre associat.
- Pare suprimit: el registre associat s'ha suprimit
de forma manual.
El terme "Pare" es refereix al registre associat amb el rebut, no a una carpeta.
Atenció: El camp
Estat del rebut mostra
"Cap" si un registre no és un rebut. La vista Propietats d'un registre classificat mostra els noms
dels rebuts que s'hi adjunten (si n'hi ha). El camp Estat del rebut d'un registre classificat mostra
"Cap" perquè un registre amb rebuts adjuntats no pot ser el rebut
d'un altre registre. Un registre pot tenir diversos rebuts, però un rebut només es pot adjuntar
a un registre.
- No podeu deposar un rebut que encara estigui adjuntat a un registre classificat actiu.
- Quan un registre baixa de nivell o es desclassifica, l'enllaç amb el rebut
se suprimeix. Si voleu continuar fent el seguiment del registre, cal que declareu un registre nou
com a rebut per al registre que ha baixat de nivell o s'ha desclassificat.