Las entidades quedan pendientes de disposición y entran a las fases que se especifican en el programa de disposición. Los registros quedan en una fase durante el tiempo que especifique en el período de retención de esa fase. Después de que ha terminado el período de retención, debe iniciar manualmente la acción de disposición asociada con esa fase.
Después de asociar un programa de disposición con una categoría de registro, carpeta de registro o tipo de registro, el sistema rastrea el suceso especificado. El sistema también rastrea la fecha que desencadena la ejecución del programa. Cuando se produce este suceso o llega la fecha especificada, se activa el límite de corte de los registros definidos en el programa. Cuando se activa el límite de corte y el desplazamiento especificado (si lo hay) para registros se ha terminado, el sistema efectúa automáticamente la acción de límite de corte especificado en el programa. Después de un período de retención, el sistema ejecuta el flujo de trabajo asociado a la acción de disposición asociada a la fase. El flujo de trabajo pasa las entidades a la fase siguiente tras la aprobación de un tercero autorizado. Cuando inicia la disposición de una entidad, la disposición de todas sus entidades secundarias también se inicia automáticamente.
El plan de archivos se puede configurar para el documento declarado original y los metadatos de registro (el valor predeterminado). Es posible que elimine solo el documento declarado original a la vez que retiene los metadatos de registros. Consulte el tema sobre configuración de metadatos.
Para iniciar un programa de disposición:
Cómo encontrar entidades preparadas para la disposición
No hay una única propiedad que indique preparado para disposición, pero puede efectuar la búsqueda mediante un conjunto de condiciones.
Querrá configurar una plantilla de búsqueda para hacerlo regularmente. En una plantilla de búsqueda, deje la fecha de ejecución de la fase actual en blanco. Asegúrese de que se pueda editar de manera que el usuario pueda escribir la fecha actual al utilizar la búsqueda.
Otra opción es crear sucesos COM personalizados para enviar correo para que el destinatario sepa qué hay preparado para la disposición. Asumiendo que está familiarizado con la estructura del plan de archivos, puede ir a esa entidad.
Si es apropiado para los registros de su negocio, tal vez quiera utilizar métodos API para crear códigos personalizados que inicien la disposición.
Vea las propiedades de disposición como el nombre de disposición, fecha de límite de corte de la entidad y la fecha de ejecución de la fase actual, así como otras propiedades.
Conflicto de programas de disposición (DOD)
Es posible que haya un programa de disposición para un contenedor y un programa de disposición diferente para un tipo de registro que aplique a un registro en el contenedor. El registro no se puede eliminar ni exportar hasta la fecha más reciente.