Für Implementierungen von IBM® Enterprise Records können Sie das Aktenplan-Import/Export-Tool zum Importieren eines externen Aktenplans oder zum Exportieren eines Aktenplans in eine externe Umgebung verwenden. Für Import- und Exportvorgänge nutzt das Tool eine XML-Datei.
Überblick
Ausführliche Informationen zum Ändern einer exportierten XML-Datei für die Aufnahme der Zeitplanübernahme, von alternativen Aufbewahrungen, Aussonderungsauslösern und dynamischen Rückstellungen finden Sie in "Fehlerbehebung für das Aktenplan-Import-/Export-Tool".
Einschränkungen
Mit dem Tool für den Import und Export des Aktenplans können Sie Aktenpläne migrieren. Das Tool unterstützt jedoch nicht die folgenden Szenarios:
- Export und -Import zwischen verschiedenen Datenmodellen. Es ist also beispielsweise nicht möglich, Daten von einem PRO-Datenmodell-Objektspeicher zu exportieren und diese dann in einen DoD-Datenmodell-Objektspeicher zu importieren.
- Export/Import von Aktenobjekten, Bänden, Dokumenten, Sicherheitsinformationen und Sicherheitsmarkierungen.
- Rollback-Mechanismus
- Export von Eigenschaften mit Nullwert. Beispielsweise wird beim Exportieren einer Phase eines Aussonderungszeitplans ohne Aufbewahrungsfrist sowie beim Importieren des Aussonderungszeitplans in einen anderen Objektspeicher die Aufbewahrungsfrist nicht auf null aktualisiert. Jedoch ist es möglich, die XML-Datei von Hand zu ändern. Weitere Informationen finden Sie in "Fehlerbehebung für das Aktenplan-Import-/Export-Tool".
Exportieren und importieren Sie zuerst die benutzerspezifischen Eigenschaften, etwa Auswahllisten, und Klassen in eine separate XML-Datei, bevor Sie den Rest des Aktenplans importieren. Nach dem Importieren eines Aktenplans sind Entitätszustände wie
Geschlossen oder
Bereit für Aussonderung nicht mehr wirksam.
Ausführen des Tools
Sie können das Tool für den Import und Export des Aktenplans von einem ausführbaren Java-Programm über die Befehlszeile ausführen. Oder Sie können das Tool mit der Befehlsdatei
FilePlanTool.bat bzw.
FilePlanTool.sh starten. Das Tool kann in einer der folgenden fünf Betriebsarten ausgeführt werden:
- configure: Öffnet ein Dialogfeld, in dem Sie die erforderlichen Informationen angeben. Diese erforderlichen Informationen umfassen den Content Platform Engine-Servernamen, den Objektspeichernamen, den Administratornamen und das Administratorkennwort sowie den Modus (Import/Export).
- export: Erstellt eine vollständig kompatible und konforme XML-Datei, die Sie später in eine andere Umgebung importieren können.
- import/update: Importiert eine bestimmte XML-Datei in eine Umgebung.
- validate: Liest eine XML-Datei zur Überprüfung der Kompatibilität und Konformität.
Exportieren eines Aktenplans
Wenn der zu exportierende Aktenplan folgende Elemente enthält:
- Benutzerdefinierte Klassen oder Eigenschaften
- Mehr als 300.000 Ordner
- Eine Schriftstückkategorie, die mehr als 15.000 Ordner enthält
Weitere Informationen finden Sie in
Exportieren eines Aktenplans mit der Option "scope".
Wenn das Tool konfiguriert ist, kann es zum Exportieren des Aktenplans verwendet werden. Zum Exportieren eines Aktenplans geben Sie diesen Befehl ein:
FilePlanTool -mode export -fileplan Aktenplanname -o Name_der_XML-Datei.xml Dabei ist Aktenplanname der Name des zu exportierenden Aktenplans und ist erforderlich. Wenn der Aktenplanname Leerzeichen oder Sonderzeichen enthält, setzen Sie ihn in Anführungszeichen.
Name_der_XML-Datei ist der Name und Pfad der zu erstellenden Datei. Wenn Sie in der Befehlszeile keinen Dateinamen eingeben, verwendet das Tool den Standarddateinamen, der im Feld Name der Ausgabedatei angegeben wurde. Dieses Feld befindet sich im Konfigurationsdialogfeld. Ausführliche Informationen zur Angabe des Namens der XML-Standardausgabedatei finden Sie in Konfigurieren des Tools.
Exportieren eines Aktenplans mit der Option "scope"
Verwenden Sie die Option "scope" beim Exportieren von großen Aktenplänen oder von solchen, die benutzerdefinierte Klassen oder Eigenschaften enthalten. Zum Exportieren eines Aktenplans mit der Option "scope" geben Sie diesen Befehl ein:
FilePlanTool -mode export -fileplan Aktenplanname -o Name_der_XML-Datei.xml -scope Parameter
Dabei ist Aktenplanname der Name des zu exportierenden Aktenplans und ist erforderlich. Wenn der Aktenplanname Leerzeichen oder Sonderzeichen enthält, setzen Sie ihn in Anführungszeichen.
Name_der_XML-Datei steht für den Namen und Pfad der Datei, die angelegt werden soll. Wenn Sie in der Befehlszeile keinen Dateinamen eingeben, verwendet das Tool den Standarddateinamen, der im Feld Name der Ausgabedatei angegeben wurde. Dieses Feld befindet sich im Konfigurationsdialogfeld. Bei Verwendung des Tool mit der Option "scope", wird eine XML-Datei für jeden Teil des Aktenplans erstellt. Folglich müssen Sie bei jeder Verwendung des Tools im Exportmodus einen anderen Namen für die XML-Datei angeben. Informationen zur Angabe des Namens der XML-Standardausgabedatei finden Sie in Konfigurieren des Tools.
Parameter kann eines der folgenden Elemente sein:
- metadata: Wenn Ihr Aktenplan benutzerdefinierte Klassen oder Eigenschaften enthält, ist dieser Parameter erforderlich. Die Parameteroption "metadata" erstellt eine separate XML-Datei für benutzerspezifische Klassen und Eigenschaften.
Wenn also ein Aktenplan benutzerspezifische Klassen oder Eigenschaften enthält, bestehen die Export- und Importvorgänge aus je zwei Schritten:
- Ein Schritt für die benutzerdefinierten Klassen und Eigenschaften
- Ein Schritt für den restlichen Aktenplan. Wenn Sie den Parameter "metadata" nicht verwenden, exportiert das Tool den Aktenplan ohne benutzerspezifische Eigenschaften.
- includecategory "Name_der_Schriftstückkategorie": Verwenden Sie diesen Parameter zum Exportieren einer bestimmten Schriftstückkategorie. Bei Verwendung von includecategory exportiert das Tool sämtliche Unterkategorien und Unterordner innerhalb der angegebenen Schriftstückkategorie. Der Name der Schriftstückkategorie muss den vollständigen Pfad in IBM Enterprise Records enthalten. Wenn Sie z. B. alle untergeordneten Objekte der Schriftstückkategorie "Kat03" exportieren wollen, geben Sie Folgendes ein. "Kat03" befindet sich in "Kat02", die wiederum in "Kat01" enthalten ist.
FilePlanTool.bat -mode export -scope includecategory "/Kat01/Kat02/Kat03" -o expfile.xml
- includecategory Datei01: Verwenden Sie diesen Parameter, um nur die Schriftstückkategorien und ihre untergeordneten Elemente zu exportieren, die in der Eingabe-Textdatei Datei01 enthalten sind. Verwenden Sie den Parameter includecategory zum Exportieren vieler Schriftstückkategorien in dieselbe Datei, ohne die einzelnen Schriftstückkategorienamen in der Befehlszeile angeben zu müssen. Zur Verwendung dieses Parameters geben Sie diesen Befehl ein:
FilePlanTool.bat -mode export -scope includecategory Datei01.txt -o export01.xml
Datei01.txt enthält:
/KategorieB /KategorieC/UnterkategorieC2 /KategorieA/UnterkategorieA1
Der Name der Kategorie wird durch den vollständigen Pfadnamen und eine Schriftstückkategorie pro Zeile dargestellt.
- excludecategory "Name_der_ausgeschlossenen_Schriftstückkategorie": Verwenden Sie diesen Parameter zum Ausschließen einer bestimmten Schriftstückkategorie mitsamt der untergeordneten Elemente. Wenn beispielsweise für Name_der_ausgeschlossenen_Schriftstückkategorie "Kat01/Kat02/Katgross" angegeben wird, dann exportiert das Tool mit einer Ausnahme sämtliche Schriftstückkategorien und Schriftstückordner im Aktenplan. Die Ausnahme stellen die Schriftstückkategorien und Schriftstückordner im Knoten "Cat01/Cat02/CatLarge" dar. Dieser Parameter verhält sich ähnlich wie includecategory.
- excludecategory Datei01: Verwenden Sie diesen Parameter, um die untergeordneten Strukturen von in der Textdatei Datei01 genannten Stammverzeichnissen auszuschließen. Dieser Parameter funktioniert ähnlich wie includecategory.
Importieren/Aktualisieren eines Aktenplans
Zum Importieren eines Aktenplans oder eines Segments eines Aktenplans führen Sie das Tool im Importmodus aus. Geben die XML-Datei an, die von dem Tool im Exportmodus erstellt wurde. Wenn Ihr Aktenplan benutzerspezifische Klassen oder Eigenschaften enthält, erfordert der Importvorgang zwei Schritte. Im ersten Schritt werden die benutzerdefinierten Klassen und Eigenschaften in den Aktenplan importiert. Im zweiten Schritt wird der Rest des Aktenplans importiert. Importieren Sie zuerst die benutzerdefinierten Klassen und Eigenschaften. Warten Sie dann mindestens fünf Minuten, bevor Sie den Aktenplan importieren (Grund: Die benutzerdefinierten Klassen und Eigenschaften werden als Metadaten im Cache gespeichert).
Die Cache-Lebensdauer (Time-To-Live, TTL) beträgt fünf Minuten - danach wird der Cache geleert. Zum Importieren/Aktualisieren eines Aktenplans geben Sie diesen Befehl ein:
FilePlanTool -mode import -f Name_der_XML-Datei.xml -reimportoption Option
FilePlanTool -mode update -f Name_der_XML-Datei.xml -reimportoption Option
Name_der_XML-Datei steht für den Namen und Pfad der Datei, die importiert werden soll. Das Tool verwendet den Standarddateinamen, der im Feld Name der Ausgabedatei im Konfigurationsdialogfeld angegeben wurde, wenn Sie keinen Dateinamen angeben. Informationen zur Angabe des Namens der XML-Standardausgabedatei finden Sie in Konfigurieren des Tools.
Die Option "reimport" bestimmt das Standardverhalten des Tools beim Importieren einer Entität, die im Aktenplan vorhanden ist. Ausführliche Informationen zur Option für erneuten Import finden Sie in Verwenden der Option "reimport".
Im Importmodus verwendet das Tool die Option "scope" nicht, sondern bestimmt anhand des XML-Tag, was zu importieren ist. Sie müssen unterschiedliche XML-Dateinamen für die Metadaten (benutzerdefinierte Klassen und Eigenschaften) und für den Aktenplan bereitstellen.
Achtung: Der Tag "ClassificationScheme" in der XML-Datei gibt den Namen des Aktenplans an.
Sie können das Tool im Aktualisierungsmodus ausführen, um geringfügige Änderungen nach dem anfänglichen Import eines Aktenplans vorzunehmen. Nachträgliche Aktualisierungen lassen sich jederzeit von den ursprünglich importieren XML-Dateien unterscheiden. Geben Sie in der XML-Datei update als "InputMode"-Attribut des "FilePlan"-Tag ein.
Benutzerspezifische Eigenschaften (wie Auswahllisten) können nicht anhand des Aktualisierungsmodus modifiziert werden.
Falls Sie eine Fehlernachricht erhalten oder wenn der Importvorgang stoppt, finden Sie weitere Informationen im Abschnitt zur Fehlerbehebung und Unterstützung im Information Center oder in IBM FileNet P8 Troubleshooting Guide in der Produktdokumentation für FileNet P8
Platform.
In den meisten Fällen hält der Importvorgang nach Entdecken eines Fehlers an, ohne eine Fehlernachricht anzuzeigen.
Führen Sie wenn erforderlich einen Rückstellungsscanvorgang durch, um bedingte Rückstellungen nach einem Import auf Einheiten anzuwenden (bedingten Rückstellungen werden vom Tool nicht importiert). Weitere Informationen finden Sie in Einschränkungen.
Validieren eines Aktenplans
Nach der manuellen Erstellung einer XML-Datei überprüfen Sie die XML-Datei auf Fehler oder Konformitätsprobleme. Diese Validierung kann durch das Aktenplan-Import/Export/Tool erfolgen. Zum Ausführen des Import/Export-Tools im Validierungsmodus geben Sie den folgenden Befehl ein:
FilePlanTool -mode validate -f Name_der_XML-Datei.xml
Name_der_XML-Datei steht für den Namen und Pfad der Datei, die validiert werden soll. Das Tool verwendet den Standarddateinamen, der im Feld Name der Ausgabedatei im Konfigurationsdialogfeld angegeben wurde, wenn Sie keinen Dateinamen angeben. Informationen zur Angabe des Namens der XML-Standardausgabedatei finden Sie in Konfigurieren des Tools.
Verwenden der Option "reimport"
Die Option "reimport" bestimmt das Standardverhalten des Tools beim Importieren einer Entität, die im Aktenplan vorhanden ist. Die Option "reimport" hat drei Parameter:
- None: Beim Hinzufügen einer Entität gibt das Tool eine Warnung im Ausnahmeprotokoll aus, wenn eine Entität vorhanden ist. Diese wird dann nicht hinzugefügt und der Vorgang wird fortgesetzt.
- Skip: Beim Hinzufügen einer Entität überspringt das Tool bestehende Entitäten, fährt fort und verzeichnet die Skip-Aktion im Aktivitätsprotokoll.
- Replace: Beim Hinzufügen einer Entität ersetzt das Tool bestehende Entitäten, fährt fort und verzeichnet die Replace-Aktion im Aktivitätsprotokoll.
Verwenden Sie die Option
Skip nach einem fehlgeschlagenen Import eines großen Aktenplans. Während des zweiten Versuchs zum Importieren desselben Aktenplans überspringt die Skip-Option Entitäten, die bereits vorher erfolgreich importiert wurden. Wenn jedoch beim zweiten Importversuch kleinere Änderungen an Entitäten erforderlich sind, die schon beim ersten Mal erfolgreich importiert wurden, verwenden Sie die Option
Replace. Bei nachträglichen Importen von kleineren Änderungen an wenigen Entitäten sollten Sie
Action="Modify" (im Abschnitt
RMEntityObjectType der XML-Datei) für die Entitäten angeben. Ändern Sie diese Entitäten, statt die ursprüngliche XML-Datei zu ändern. Verwenden Sie auch den Aktualisierungsmodus, um nachträgliche Aktualisierungen von anfänglichen vollständigen Importen unterscheiden zu können. Weitere Informationen finden Sie in
Importieren/Aktualisieren eines Aktenplans.