要控制记录的保留和处理,您要定义处理调度并其与记录容器和记录类型进行关联。在处理调度中,您要指定记录的保留规则以及在保留期的后期处理这些记录的指令。
处理指令包括:
- 审阅
- 转移至归档以进行永久保留
- 导出到另一个位置
- 破坏
您要定义记录在处理调度中经历哪些其他阶段。每个阶段均有定义的保留期。在每个阶段的后期,将对记录执行指定的操作,然后记录会转至下一个阶段。对于已将挂起应用于的实体,处理调度将中断。除去所有挂起后,处理调度将恢复。
要计算记录何时可以准备好进行处理,您要运行处理扫描。有关更多信息,请参阅“扫描过程”主题。使用“归档计划导入和导出”工具时会导入和导出处理调度。
处理调度参数
处理调度包括下列任一参数:
- 事件:触发截止开始。截止意味着关闭实体,以便您可以启动它们的处理。截止会结束旧记录的活动使用。
- 截止操作:触发了截止并且经过指定的偏移时间之后将对实体自动执行的操作。
- 偏移:在截止开始与启动截止操作之间的时间间隔。
- 处理阶段:为了控制处于特定状态的记录保留一段指定的时间而定义的阶段。
- 阶段处理指令/操作:阶段的保留期结束时需要以手动方式启动的操作。每个阶段均有关联的处理操作。可以审阅阶段处理操作、将其转移到存档文件以永久保留、导出或销毁。
- 处理工作流程:每项处理操作都有相关联的工作流程。操作启动后,系统将运行相关联的工作流程以对记录执行预定义的一组指令。
处理调度继承
您可以将处理调度与记录类别、记录文件夹或记录类型进行关联。记录文件夹可以有其自己的处理调度或者它可以继承与父记录类别关联的处理调度。
在缺省情况下,记录可继承文件夹(在该文件夹下申报该记录)的处理调度。但是,如果您要将其他处理调度与记录进行关联,那么您可以创建记录类型。然后,将所需处理调度与该记录类型进行关联,并将该记录类型分配给记录。当其他处理调度与记录的类别、文件夹和类型关联时,记录将从记录类型继承处理调度。如果在记录类别下直接创建记录,那么记录将继承记录类别的处理调度。
通常,记录的层次结构中的最低级处理调度是可应用的。按不同的实体,以下图表介绍了不同情况下的处理调度的继承:

如果您移动记录类别或文件夹,请将处理调度分配到容器。另外,指定容器内受到您的分配影响的是哪些实体。有关移动实体的更多信息,请参阅“重定位”主题。
如果重新定位容器时您未分配处理调度,那么以下项为真:
- 如果容器继承了父实体的处理调度,那么重新定位后该容器将继承新父代的处理调度。
- 如果容器具有与父实体不同的处理调度,那么重新定位后该容器将继续具有其自己的调度。
处理过程
您将处理调度与记录类别或文件夹进行关联后,在缺省情况下,在该容器中创建的所有记录均将继承该处理调度。如果对记录执行截止操作,那么这些操作将到期进行处理并移动至处理阶段。已标识为准备好进行处理的实体将带有准备好进行处理图标:
。
获得授权的用户可以启动处理。获得记录主管的批准后,系统将对已批准的实体执行关联的处理操作。您可以将以下其中一个处理操作分配至处理调度中的阶段:
- 审阅:获得授权的人员审阅实体的处理状态,以确定它们是否可以转到下一个步骤。
您可以根据需要多次分配“审阅”操作。
- 导出:将实体复制或导出到另一个系统或对象库。稍后,在一个单独的操作中,您可以从先前位置中除去记录。
- 使用映射导出:将具有定制属性的实体复制或导出到使用 DoD V3 模式的机构,例如美国国家文件与档案局。
在一个单独的操作中,您可以从先前位置中除去记录。
- 两步转移:在保留期结束时会将实体转移到指定位置。如果记录主管确认实体已成功转移并准备好进行销毁,那么会在转移之后进行销毁。
- 带有映射的两步转移:在保留期结束时,将具有定制属性的实体转移到使用 DoD V3
模式的机构。美国国家文件与档案局 (NARA) 就是其中一个组织。
如果记录主管确认实体已成功转移并准备好进行销毁,那么会在转移之后进行销毁。
- 销毁:从存储库中永久删除实体。您只能将该操作分配到实体一次。与记录关联的链接将与记录一起删除。
- 带有映射的过渡转移:将具有定制属性的实体暂时转移到使用 DoD V3 模式的机构。
如果销毁工作流程由于任何原因而失败,那么该实体将保持处于处理进行中状态。您需要对该实体再次启动处理。有关更多信息,请参阅“启动处理调度”主题。
扫描属性
某些属性由处理扫描动态地进行更新。如果这些属性用作备用保留的保留基础,那么更新处理扫描的保留期将会更长。请勿使用以下属性中的任何一个作为备用保留的保留基础:
- 当前阶段执行日期
- 当前阶段操作
- 上次扫描日期
- 当前阶段决定日期
- 当前阶段审阅决定
- 当前阶段标识
- 重新计算阶段保留时间
- 当前阶段执行状态
- DisposalPhases
- CycleYears
- CycleMonths
- CycleDays
- CurrentActionType
- VitalWorkflowStatus
- VitalSweepDate
- VitalRecordReviewDate
- 重要记录下次审阅日期
- CurrentPhaseId
- AlternateRetentions
- RetentionBase
- RetentionPeriodYears
- RetentionPeriodMonths
- RetentionPeriodDays
- CurrentPhaseExportFormat
- ExportFormat
- CurrentPhaseDecisionDate