IBM Enterprise Records, wersja 5.1.2    

Dodawanie folderu akt

Folder akt można dodać tylko poniżej najniższego poziomu kategorii akt. Jeśli kategoria akt zawiera podkategorię, wówczas nie można dodać do niej folderu akt. Ponadto folder akt można dodać do aktywnej kategorii akt. Nie można utworzyć podkategorii w folderze akt. Folder akt może zawierać tylko woluminy lub akta. Produkt IBM® Enterprise Records udostępnia cztery typy folderów akt: folder elektroniczny, folder fizyczny, pudełko fizyczne i folder hybrydowy. W ośrodku można utworzyć dodatkowe foldery niestandardowe.

O tym zadaniu

W instalacji PRO produktu IBM Enterprise Records tylko menedżera akt lub administrator akt może dodać folder akt. W instalacjach DoD i Base foldery akt mogą również dodawać użytkownicy uprzywilejowani (a także menedżerowie akt i administrator akt). Jeśli użytkownik nie posiada uprawnień wymaganych do tworzenia folderu akt, wówczas można uruchomić przepływ pracy tworzenia folderu akt z aplikacji Workplace. Po uruchomieniu tego przepływu pracy do menedżera akt wysyłane jest żądanie utworzenia folderu akt, które menedżer może zatwierdzić. Więcej informacji zawiera temat dotyczący tworzenia folderu akt za pomocą przepływu pracy. Domyślnie nowy folder akt dziedziczy wszystkie właściwości - z wyjątkiem właściwości Nazwa, Identyfikator i Data otwarcia - z nadrzędnej kategorii akt. Dziedziczone wartości można zmienić.
Ostrzeżenie: Na żadnym poziomie kartoteki akt nie należy tworzyć więcej niż 100 kategorii akt i folderów akt. Więcej informacji o kartotekach akt zawiera temat dotyczący kartotek akt.

Procedura

Aby dodać folder akt:

  1. Zaloguj się jako menedżer akt lub administrator akt. Przejdź do kartoteki akt, aby uzyskać dostęp do kategorii, w której ma zostać utworzony folder akt.
  2. Kliknij opcję Dodaj folder akt i wykonaj następujące kroki.
    1. Aby ustawić klasę, kliknij typ folderu akt, który zamierzasz utworzyć, a następnie kliknij przycisk Dalej w celu przejścia do kroku ustawiania właściwości.
      • Foldery akt elektronicznych mogą zawierać akta elektroniczne i fizyczne
      • Foldery akt fizycznych mogą zawierać akta fizyczne
      • Pudełko jest przeznaczone na akta fizyczne i można je skonfigurować w taki sposób, aby modelowało hurtownię
      • Foldery akt hybrydowych mogą zawierać akta elektroniczne i fizyczne
      Więcej informacji o typach folderów zawiera temat dotyczący kategorii, folderów i woluminów.
    2. Aby ustawić właściwości, wprowadź lub zmodyfikuj wyświetlane wartości właściwości. Niektóre właściwości można edytować bezpośrednio na tej stronie, a inne wymagają kliknięcia nazwy właściwości w celu edytowania wartości. Czerwona gwiazdka oznacza, ze należy określić wartość dla danej właściwości. Więcej informacji o wyświetlanych właściwościach zawiera temat dotyczący odniesienia do właściwości. W przypadku wprowadzania wzorca akt, który automatycznie nazywa akta dodawane do folderu, wprowadź wzorzec bezpośrednio do tego pola. Informacje o tworzeniu wzorca zawiera temat dotyczący dodawania wzorca nazewnictwa.
    3. Kliknij przycisk Dalej, aby ustawić harmonogram rozporządzenia dla folderu akt lub wybierz z panelu inny krok. Kliknij przycisk Anuluj, aby zamknąć kreatora dodawania folderu akt.
    4. Istnieją trzy możliwości ustawiania rozporządzenia. Harmonogram rozporządzania mógł już zostać wstępnie wybrany. Pole Dziedzicz jest wówczas zaznaczone. Harmonogram rozporządzenia może znajdować się na liście, ale bez zaznaczonego pola Dziedzicz. W celu użycia tego harmonogramu kliknij opcję Dziedzicz. Możliwe, że nie będą dostępne żadne informacje o rozporządzeniu. We wszystkich przypadkach można kliknąć opcję Przeglądaj harmonogram, aby wybrać harmonogram lub zmienić go. Jeśli zamierzasz pozostawić rozporządzenie puste, kliknij opcję Skasuj harmonogram. W celu przejrzenia stron informacji dowolnego przypisanego harmonogramu należy kliknąć ikonę Uzyskaj inf.
    5. Podczas przeglądania harmonogramu kliknij opcję Wybierz pod nazwą harmonogramu rozporządzenia, który zamierzasz przypisać do danego folderu.
    6. W razie potrzeby określ uprawnienie do rozporządzenia wyznaczone dla rozporządzania folderem akt gotowym do rozporządzenia. Domyślnie uprawnienie do rozporządzenia określone dla wybranego harmonogramu rozporządzenia jest automatycznie przypisywane jako uprawnienie dla folderu akt. Jeśli uprawnienie do rozporządzenia nie jest ustawione dla wybranego harmonogramu, wówczas zostanie zastosowane uprawnienie ustawione dla folderu. Jeśli uprawnienie do rozporządzenia zostanie określone teraz, a harmonogram rozporządzenia później, wówczas uprawnienie do rozporządzenia ustawione dla harmonogramu zastępuje uprawnienie do rozporządzenia.
      Ostrzeżenie: Jeśli ustawienie wyświetlania w Preferencjach ośrodka lub Preferencjach użytkownika dla opcji Podczas tworzenia kontenerów pokaż krok akt istotnych jest ustawione na Nie, wówczas program ukrywa krok Ustaw akta istotne. Należy przejść do podkroku l.
    7. Jeśli ustawienie preferencji użytkownika lub ośrodka powoduje, że widoczny jest krok Ustaw akta istotne, kliknij przycisk Dalej, aby ustawić akta istotne dla folderu akt. Alternatywnie wybierz z panelu inny krok. Więcej informacji można uzyskać po kliknięciu dowiązań Preferencje użytkownika i Preferencje ośrodka na końcu tego tematu.
    8. Aby określić, że akta w danym folderze są istotne, wybierz opcję Prawda z menu Indykator istotnych akt. Jeśli akta utworzone w nowym woluminie wymagają ciągłych przeglądów i aktualizacji, wówczas w tym kroku należy oznaczyć folder akt jako istotny. Wszystkie akta utworzone w tym folderze zostaną automatycznie sklasyfikowane jako istotne.
    9. W razie potrzeby wprowadź opis akt istotnych do dodania do danego folderu akt.
    10. W menu Czynność przeglądu istotnych akt wybierz czynność, która jest uruchamiana podczas okresowego przeglądu lub cyklu aktualizacji istotnych akt. Menu zawiera listę czynności przeglądu danych istotnych, które zostały wcześniej utworzone. Więcej informacji zawiera temat dotyczący dodawania czynności.
    11. W menu Cykl aktualizacji i przeglądu istotnych akt wybierz zdarzenie, które wywołuje okresowy przegląd lub aktualizację istotnych akt w folderze. Menu zawiera zdarzenia okresowe utworzone wcześniej. Więcej informacji zawiera temat dotyczący dodawania zdarzenia okresowego.
    12. Kliknij przycisk Dalej, aby ustawić zabezpieczenia i zakończyć folder.
    13. Aby ustawić zabezpieczenia, przejrzyj istniejące ustawienia zabezpieczeń. Więcej informacji o poszczególnych obszarach dostępu zawiera temat dotyczący określania ustawień zabezpieczeń. Ustawienia zabezpieczeń określają grupy i użytkowników, które/którzy mogą uzyskiwać dostęp do folderu akt, a ponadto kontrolują uprawnienia nadawane poszczególnym grupom lub użytkownikom. Ustawienia zabezpieczeń określone w tym obszarze mogą zostać zastąpione przez zabezpieczenia FileNet P8 ustawione w obiekcie. Więcej informacji zawiera temat dotyczący zabezpieczeń.
    14. Aby zmienić prawa dostępu dla konkretnego użytkownika lub grupy listy na stronie, kliknij nazwę grupy lub użytkownika w kolumnie Tytuł. Zostanie wyświetlona strona Ustawienia zabezpieczeń, na której można określić ustawienia zabezpieczeń różnych użytkowników i grup.
    15. W celu dodania nowych użytkowników lub grup do listy kliknij opcję Dodaj nowe. Aby usunąć istniejącego użytkownika lub grupę z listy, wybierz opcję Usuń dla danego użytkownika lub grupy. Więcej informacji o użytkownikach i grupach zawiera temat dotyczący dodawania użytkowników i grup do obiektu.
    16. Aby zapisać modyfikacje dotyczące ustawień zabezpieczeń i zakończyć tworzenie folderu akt, kliknij opcję Zakończ.
    17. Kliknij przycisk OK, aby zatwierdzić komunikat po pomyślnym dodaniu folderu akt i zamknąć kreator.


Opinia

Ostatnia aktualizacja: Listopad 2013
create_a_record_folder.htm

© Copyright IBM Corp. 2013