IBM Enterprise Records, wersja 5.1.2    

Korzystanie z narzędzia do importowania i eksportowania kartoteki akt

We wdrożeniach IBM® Enterprise Records narzędzie do importowania i eksportowania kartotek akt umożliwia zaimportowanie zewnętrznej kartoteki akt lub wyeksportowanie kartoteki akt do środowiska zewnętrznego. Narzędzie wykorzystuje plik XML w celu realizowania procesów importowania i eksportowania.

Przegląd

Szczegółowe informacje o modyfikowaniu eksportowanego pliku XML w celu uwzględnienia dziedziczenia harmonogramu, alternatywnych czasów przechowywania, wyzwalaczy rozporządzania i wstrzymań dynamicznych zawiera temat Rozwiązywanie problemów z narzędziem importowania i eksportowania kartoteki akt.

Ograniczenia

Narzędzie do importowania i eksportowania kartoteki akt umożliwia migrowanie kartotek akt. Jednak narzędzie nie obsługuje następujących scenariuszy: Najpierw należy wyeksportować i zaimportować właściwości niestandardowe, takie jak listy opcji, oraz klasy w osobnym pliku XML, a dopiero potem można zaimportować pozostałą część kartoteki akt. Ponadto po zaimportowaniu kartoteki akt stany obiektów, takie jak Zamknięte i Gotowe do rozporządzenia przestają obowiązywać.

Uruchamianie narzędzia

Narzędzie do importowania i eksportowania kartoteki akt można uruchomić z wiersza komend programu wykonywalnego Java. Lub narzędzie można uruchomić za pośrednictwem wiersza komend: FilePlanTool.bat lub FilePlanTool.sh. Narzędzie można uruchomić w jednym z pięciu trybów:

Konfigurowanie narzędzia

Przed uruchomieniem narzędzia w trybie importu lub eksportu należy skonfigurować to narzędzie. Aby skonfigurować narzędzie:
  1. Przejdź do folderu, w którym zainstalowane jest narzędzie do importowania i eksportowania kartoteki akt.
  2. W wierszu komend uruchom jedną z poniższych komend:
    System operacyjny Komenda
    Windows FilePlanTool -mode configure
    Systemy AIX, HP-UX, Linux i Solaris FilePlanTool.sh -mode configure
    Wprowadź następujące informacje do okna dialogowego narzędzia kartoteki akt:

Eksportowanie kartoteki akt

Jeśli kartoteka akt przeznaczona do wyeksportowania zawiera dowolne z poniższych elementów: Informacje zawiera sekcja Eksportowanie kartoteki akt z opcją zasięgu.

Po skonfigurowaniu narzędzia można go użyć w celu wyeksportowania kartoteki akt. Aby wyeksportować kartotekę akt, wpisz poniższą komendę:

FilePlanTool -mode export -fileplan nazwa kartoteki akt -o nazwa_pliku_XML.xml

gdzie nazwa kartoteki akt jest nazwą kartoteki akt do eksportowania i jest ona wymagana. Jeśli nazwa kartoteki akt zawiera spacje lub znaki specjalne, wówczas należy umieścić nazwę kartoteki akt w cudzysłowach.

nazwa_pliku_XML to nazwa i ścieżka pliku do utworzenia. Jeśli w wierszu komend nie zostanie określona nazwa pliku, wówczas narzędzie użyje domyślnej nazwy pliku określonej w polu Nazwa pliku wyjściowego. To pole znajduje się w oknie dialogowym konfiguracji narzędzia. Szczegółowe informacje na temat określania domyślnej nazwy pliku wyjściowego XML zawiera sekcja Konfigurowanie narzędzia.

Eksportowanie kartoteki akt z opcją zasięgu

W przypadku eksportowania kartoteki akt należy użyć opcji zasięgu dla dużych kartotek akt lub dla kartotek, które zawierają niestandardowe klasy albo właściwości. Aby wyeksportować kartotekę akt za pomocą opcji zasięgu, wpisz poniższą komendę:

FilePlanTool -mode export -fileplan nazwa kartoteki akt -o nazwa_pliku_XML.xml -scope parametr

gdzie nazwa kartoteki akt jest nazwą kartoteki akt do eksportowania i jest ona wymagana. Jeśli nazwa kartoteki akt zawiera spacje lub znaki specjalne, wówczas należy umieścić nazwę kartoteki akt w cudzysłowach.

nazwa_pliku_XML to nazwa i ścieżka pliku do utworzenia. Jeśli w wierszu komend nie zostanie określona nazwa pliku, wówczas narzędzie użyje domyślnej nazwy pliku określonej w polu Nazwa pliku wyjściowego. To pole znajduje się w oknie dialogowym konfiguracji narzędzia. Jeśli narzędzie jest używane z opcją zasięgu, wówczas narzędzie tworzy plik XML dla każdej części kartoteki akt. Dlatego należy określać inną nazwę pliku XML przy każdym korzystaniu z narzędzia w trybie eksportu. Informacje na temat określania domyślnej nazwy pliku wyjściowego XML zawiera sekcja Konfigurowanie narzędzia.

parametr może być jednym z poniższych elementów:
  • metadata: jeśli kartoteka akt zawiera niestandardowe klasy lub właściwości, ten parametr jest wymagany. Opcja parametru metadata utworzy osobny plik XML dla niestandardowych klas i właściwości. Dlatego jeśli kartoteka akt zawiera niestandardowe klasy lub właściwości, wówczas procesy eksportowania i importowania obejmują dwa kroki:
    • Jeden krok dla niestandardowych klas i właściwości.
    • Jeden krok dla pozostałej części kartoteki akt. Jeśli parametr metadata nie jest stosowany, wówczas narzędzie wyeksportuje kartotekę akt bez właściwości niestandardowych.
  • includecategorynazwa kategorii akt: za pomocą tego parametru można wyeksportować konkretną kategorię akt. W przypadku użycia parametru includecategory narzędzie eksportuje wszystkie podkategorie i podfoldery zawarte w określonej kategorii akt. nazwa kategorii akt musi obejmować pełną ścieżkę w IBM Enterprise Records. Na przykład: aby wyeksportować wszystkie obiekty podrzędne z kategorii akt Cat03, wówczas należy wpisać poniższą komendę. Cat03 jest zawarta w kategorii Cat02, która z kolei jest zawarta w kategorii Cat01.

FilePlanTool.bat -mode export -scope includecategory "/Cat01/Cat02/Cat03" -o expfile.xml

FilePlanTool.bat -mode export -scope includecategories file01.txt -o export01.xml

Plik File01.txt zawiera:

/categoryB /CategoryC/SubcategoryC2 /CatogoryA/SubcategoryA1

Nazwa kategorii jest reprezentowana przez pełną nazwę ścieżki i jedną kategorię akt na wiersz.

Import/aktualizacja kartoteki akt

W celu zaimportowania kartoteki akt albo jej segmentu należy uruchomić narzędzie w trybie importu. Należy również określić plik XML utworzony przez narzędzie w trybie eksportu. Jeśli kartoteka akt zawiera niestandardowe klasy lub właściwości, wówczas proces importu wymaga wykonania dwóch kroków. Pierwszy krok umożliwia zaimportowanie klas niestandardowych i właściwości w kartotece akt. Drugi krok umożliwia zaimportowanie pozostałej części kartoteki akt. Najpierw należy zaimportować klasy i właściwości niestandardowe. Następnie należy odczekać co najmniej 5 minut przed zaimportowaniem kartoteki akt, ponieważ niestandardowa klasa i metadane właściwości są zbuforowane w pamięci podręcznej. Trwałość pamięci podręcznej wynosi 5 minut, a następnie pamięć podręczna jest kasowana. Aby zaimportować/zaktualizować kartotekę akt, wpisz poniższą komendę:

FilePlanTool -mode import -f nazwa_pliku_XML.xml -reimportoption option

FilePlanTool -mode update -f nazwa_pliku_XML.xml -reimportoption option

nazwa_pliku_XML to nazwa i ścieżka pliku do zaimportowania. Narzędzie korzysta z domyślnej nazwy pliku określonej w polu Nazwa pliku wyjściowego w oknie dialogowym konfiguracji, o ile nazwa pliku nie zostanie określona przez użytkownika. Informacje na temat określania domyślnej nazwy pliku wyjściowego XML zawiera sekcja Konfigurowanie narzędzia.

Opcja ponownego importu określa domyślne działanie narzędzia podczas importowania obiektu, który już istnieje w kartotece akt. Szczegółowe informacje nt. opcji ponownego importowania zawiera sekcja Korzystanie z opcji ponownego importu.

W trybie importu narzędzie nie korzysta z opcji zasięgu, ale sprawdza znaczniki XML w celu określenia treści do importowania. Należy określić inną nazwę pliku XML dla metadanych (niestandardowe klasy i właściwości) oraz dla kartoteki akt.

Ostrzeżenie: Znacznik ClassificationScheme w pliku XML określa nazwę kartoteki akt.

Uruchom narzędzie w trybie aktualizacji w celu wprowadzenia niewielkich zmian po początkowym imporcie kartoteki akt. Należy wyróżnić kolejne aktualizacje z początkowo zaimportowanych plików XML. Określ update jako atrybut InputMode znacznika FilePlan w pliku XML. Za pomocą trybu aktualizacji nie można zaktualizować właściwości niestandardowej (takiej jak lista opcji).

W przypadku błędów lub zatrzymania procesu importu należy zapoznać się z informacjami w węźle dotyczącym rozwiązywania problemów i wsparcia w Centrum informacyjnym lub z publikacją IBM FileNet P8 Troubleshooting Guide na stronie Dokumentacji produktu FileNet P8 Platform . W większości przypadków proces importowania zatrzymuje się po napotkaniu błędu i wówczas żaden komunikat nie jest wyświetlany.

W razie potrzeby należy uruchomić przeglądanie ze wstrzymywaniem, aby zastosować wstrzymania warunkowe dla obiektów po imporcie, ponieważ narzędzie nie importuje wstrzymań warunkowych. Informacje zawiera sekcja Ograniczenia.

Sprawdzanie poprawności kartoteki akt

Po ręcznym utworzeniu pliku XML należy sprawdzić, czy ten plik XML nie zawiera żadnych błędów oraz czy nie występują problemy ze zgodnością. Poprawność można sprawdzić za pomocą narzędzia do importowania i eksportowania kartotek akt. Aby uruchomić narzędzie do importowania i eksportowania w trybie sprawdzania poprawności, należy wpisać następującą komendę:

FilePlanTool -mode validate -f nazwa_pliku_XML.xml

nazwa_pliku_XML to nazwa i ścieżka pliku do sprawdzenia. Narzędzie korzysta z domyślnej nazwy pliku określonej w polu Nazwa pliku wyjściowego w oknie dialogowym konfiguracji, o ile nazwa pliku nie zostanie określona przez użytkownika. Informacje na temat określania domyślnej nazwy pliku wyjściowego XML zawiera sekcja Konfigurowanie narzędzia.

Korzystanie z opcji ponownego importu

Opcja ponownego importu określa domyślne zachowanie narzędzia podczas importowania obiektu, który istnieje w kartotece akt. Opcja ponownego importu ma trzy parametry: Opcję Pomiń należy użyć po niepomyślnym imporcie dużej kartoteki akt. Podczas drugiej próby zaimportowania tej samej kartoteki akt opcja Pomiń nie dopuszcza do ponownego importowania obiektów, które zostały już pomyślnie zaimportowane. Jeśli jednak w przypadku drugiej próby wymagane są niewielkie modyfikacje obiektów, które zostały pomyślnie zaimportowane za pierwszym razem, wówczas należy użyć opcji Zastąp. W przypadku kolejnych operacji importu mniejszych modyfikacji do niewielkiej liczby obiektów należy określić ustawienie Action="Modify" (w sekcji RMEntityObjectType pliku XML) dla obiektów. Należy zmienić te obiekty zamiast wprowadzania zmian do pierwotnego pliku XML. Ponadto tryb Aktualizuj umożliwia łatwiejsze identyfikowanie kolejnych aktualizacji z początkowych raportów pełnych. Informacje zawiera sekcja Import/aktualizacja kartoteki akt.


Opinia

Ostatnia aktualizacja: Listopad 2013
fileplan_import_export.htm

© Copyright IBM Corp. 2013