IBM Enterprise Records, Версия 5.1.2    

Управление записями

IBM® Enterprise Records - это дополнительный компонент комплекта продуктов IBM FileNet P8. Используя IBM Enterprise Records, можно создавать и поддерживать точные, защищенные и надежные записи и для электронной, и для физической информации. IBM Enterprise Records можно использовать для управления записями любого типа, независимо от среды хранения или формата. Понимание IBM Enterprise Records основано на понимании, что такое запись и зачем используется система управления записями.

Записи и метаданные

В контексте IBM Enterprise Records запись - это метаданные. Метаданные - это файл, который ссылается на информацию и содержит информацию о другом электронном файле (документе) или физическом объекте. Запись создается, чтобы поместить документ или физический объект под корпоративное или государственное управление. Подробности этого управления задают, как документ или объект должен храниться, как получить к нему доступ, как в конечном итоге он будет утилизован. Эти метаданные представлены в форме свойств записей, таких как тип носителя, формат, автор, тема, инспектор, положение и дата публикации. Записи помещаются под управление в соответствии с правительственными стандартами и указаниями для данного типа записей. На следующем рисунке представлено создание записей из разных источников. Каждая запись указывает на информацию, управляемую системой.

На следующем рисунке показано, как записи могут храниться в разных репозиториях. Один репозиторий может содержать Web-контент, документы MS Office и аудиофайлы. В другом репозитории может содержаться электронная почта. В третьем - видеозаписи, микрофильмы и компакт-диски. Четвертый репозиторий может быть отведен для договоров, патентов и разрешений. Каждая запись указывает на информацию, управляемую системой.

Управление записями

Управление записями - это операции управления, такие как планирование, контроль и организация процессов создания, хранения, использования, получения и утилизации записей. Управление записями включает в себя все операции, выполняемые для сопровождения записей по их жизненным циклам создания, активного использования, пассивного хранения и утилизации.

Необходимость управления записями

Для обеспечения точности, полноты и доступности информации организации вы должны сконфигурировать надежную систему управления записями. В противном случае можно потратить много времени на непродуктивные операции, такие как распределение информации вручную или поиск отсутствующих или потерянных записей.

Если система управления записями отсутствует, могут возникнуть сложности с поиском и интерпретацией записей, а также с их согласованием с другими записями, содержащими законы и правила. Эти недостатки могут привести к серьезным штрафам, взысканиям и другим юридическим последствиям. Вы можете столкнуться также с рисками, связанными с тяжбами, конфиденциальностью и безопасностью критической и важной информации, если должным образом не сопровождаете записи и не управляете ими.

Используйте IBM Enterprise Records, чтобы уменьшить указанные риски. IBM Enterprise Records можно использовать для сохранения ценной информации в виде записей, доступных при необходимости при использовании различных приемов поиска, в то время как несущественные или неактивные записи или удаляются, или архивируются.

Роль IBM Enterprise Records в управлении записями

Вы можете управлять записями по всему предприятию, независимо от среды хранения. Цель IBM Enterprise Records - обеспечить выполнение следующих действий: Используя IBM Enterprise Records, можно выполнить следующие задачи:

Возможности и преимущества IBM Enterprise Records

В следующей таблице перечисляются возможности IBM Enterprise Records вместе с преимуществами этих возможностей.
Возможность Преимущество
Централизованный репозиторий для записей
  • Повсеместное использование и доступность информации по всему предприятию.
  • Эффективность принятия решений за счет своевременной доступности соответствующей информации.
Виртуальные положения и контейнеры для хранения записей для электронных и физических документов в иерархии
  • Управление собраниями печатных копий документов и электронными файлами.
  • Моделирование реальной среды офиса.
  • Виртуальные расположения и контейнеры моделируют фактическую физическую структуру хранения..
  • Контроль расходов через сокращение затрат на офисные помещения, оборудование и персонал, необходимых для управления записями и их получения.
Простые для использования возможности поиска
  • Своевременный и простой доступ к нужной информации без использования сложного синтаксиса запросов.
Правила хранения и утилизации для записей Пользовательский контроль над:
  • Сроком хранения записей.
  • Обработкой записей в конце расписания хранения.
  • Пересмотром записей перед их утилизацией.
Процедуры аудита для записей, автоматическое отслеживание срока хранения и инициализация процесса утилизации для записей
  • Записи не могут быть случайно утилизованы, изменены, подделаны, повреждены или потеряны.
  • Записи утилизируются в соответствии с расписанием утилизации или как часть процедуры аудита.
  • Более не нужные записи утилизируются для сокращения затрат на хранение.
Импорт и экспорт записей
  • Записи, которые не часто нужны в организации, можно экспортировать в некоторое другое положение. Эти документы представляют собой записи, которые нужно сохранять в соответствии с правительственными правилами.
  • Записи можно импортировать из других репозиториев записей.
Соответствующие инструменты управления защитой для записей
  • Неавторизованные пользователи не получают доступа к записям.
  • Пользователи не могут случайно удалить записи. Записи могут быть удалены администратором записей или в результате процедуры утилизации.
  • Пользователи могут выполнять только те операции с записями, для которых у них есть соответствующие права доступа.
Интеграция с IBM FileNet P8 Workplace, Workplace XT, IBM Content Navigator, Microsoft Office и Microsoft Outlook Объявление записей вручную или автоматически из:
  • Workplace или Workplace XT
  • IBM Content Navigator
  • Microsoft Outlook, Word, Excel и PowerPoint
  • Шаблоны ввода

Роли пользователей в IBM Enterprise Records

IBM Enterprise Records предоставляет основанную на ролях модель защиты для пользователей и включает в себя роли для Администратора записей, Менеджера записей, Привилегированного пользователя и Пользователя записей. Каждая роль определяет, какие задачи может выполнять пользователь в этой роли. Дополнительную информацию смотрите в теме Защита.

Типы установки IBM Enterprise Records

Перед установкой прикладной программы IBM Enterprise Records нужно выбрать тип установки (модель данных), которая удовлетворяет вашим потребностям управления записями. Доступны следующие модели данных:

Типы объектов IBM Enterprise Records

В IBM Enterprise Records записи хранятся в иерархической структуре, содержащей различные объекты управления записями. На следующем рисунке представлена иерархическая структура этих объектов, и далее следует краткое описание каждого объекта:

Следующий график показывает иерархическую структуру записей, когда склад объектов плана размещения находится на высшем уровне.

Следующая запись - это пример иерархии объектов управления записями.

План размещения

Общее управление (категория)
     Файлы корреспонденции (папка)
     Программные брифинги (папка)
          2006 Конференция по управленческому тренингу (том)
          2007 Конференция по управленческому тренингу (том)
Управление информацией (категория)
     Файлы корреспонденции (папка)
     Учетные ведомости оператора (папка)


Отзыв

Последнее обновление: Ноябрь 2013 г.
Introduction.htm

© Copyright IBM Corp. 2013