IBM Enterprise Records, Versão 5.1.2    

Gerenciamento de registros

IBM® Enterprise Records é um componente complementar do conjunto de produtos do IBM FileNet P8. Usando o IBM Enterprise Records, é possível criar e manter registros exatos, seguros e confiáveis para informações eletrônicas e físicas. É possível usar o IBM Enterprise Records para gerenciar registros de qualquer tipo, independente do formato ou da mídia de armazenamento. A compreensão do IBM Enterprise Records depende da compreensão do que é um registro e do porque você usa um sistema de gerenciamento de registros.

Registros e metadados

No contexto do IBM Enterprise Records, um registro são metadados. Metadados são um arquivo que faz referência a e que contém informações sobre outro arquivo eletrônico (documento) ou objeto físico. Você cria um registro para colocar o documento ou objeto físico sob controle corporativo ou governamental. O detalhe desse controle especifica como o documento ou objeto deve ser armazenado, acessado e, eventualmente, descartado. Os metadados estão na forma de propriedades do registro, como o tipo de mídia, formato, autor, assunto, revisor, localização e data de publicação. Você coloca os registros sob este controle como requerido pelas normas governamentais e diretrizes para o tipo de registro. A figura a seguir exibe a criação de registros a partir de diferentes origens. Cada registro aponta para as informações que são gerenciadas pelo sistema.

A figura a seguir mostra como registros podem ser armazenados em repositórios diferentes. Um repositório pode ter conteúdo da web, documentos MS Office e arquivos de áudio. Outro repositório pode conter email. Um terceiro repositório pode conter fitas de vídeo, microfilme e CDs. Um quarto repositório pode conter contratos, patentes e permissões. Cada registro aponta para as informações que são gerenciadas pelo sistema

Gerenciamento de registros

Gerenciamento de registros são atividades gerenciais, como planejamento, controle e organização para criação, armazenamento, uso, recuperação e descarte de registros. O gerenciamento de registros inclui todas as atividades que você executa para manter registros durante todo o ciclo de vida de criação, uso ativo, armazenamento inativo e disposição.

Necessidade de gerenciamento de registros

Para assegurar que as informações organizacionais sejam precisas, completas e facilmente acessíveis, você deve configurar um sistema confiável de gerenciamento de registros. Caso contrário, você pode investir uma quantidade de tempo significativa em atividades não produtivas, como localizar informações manualmente ou procurar registros ausentes ou erroneamente arquivados.

Na ausência de um sistema de gerenciamento de registros, pode ser difícil localizar, interpretar e estar em conformidade com as leis e regulamentos de manutenção de registros. Essa deficiência pode resultar em multas graves, penalidades e outras consequências legais. Talvez encontre riscos associados a processo judicial, confidencialidade e segurança de informações críticas e vitais se não mantiver e gerenciar os registros corretamente.

Use o IBM Enterprise Records para minimizar os riscos mencionados acima. É possível usar o IBM Enterprise Records para preservar informações valiosas como registros, disponíveis quando são necessárias com técnicas de procura, enquanto registros não essenciais ou inativos são excluídos ou arquivados.

Função do IBM Enterprise Records no Gerenciamento de Registros

É possível gerenciar registros no âmbito da empresa, independentemente da mídia de armazenamento. O propósito do IBM Enterprise Records é assegurar a execução das seguintes ações: Usando o IBM Enterprise Records, é possível executar as seguintes tarefas:

Recursos e Benefícios do IBM Enterprise Records

A tabela a seguir lista os recursos do IBM Enterprise Records junto com benefícios fornecidos por tais recursos.
Recurso Benefício
Repositório centralizado para registros
  • Uso e disponibilidade amplamente disperso por informações no âmbito da empresa.
  • Tomada de decisão eficaz devido à disponibilidade oportuna de informações relevantes.
Localizações e contêineres virtuais para armazenar registros para documentos eletrônicos e físicos em uma hierarquia.
  • Controle sobre coleções de documentos de cópia impressa e arquivos eletrônicos.
  • Simulação do ambiente de escritório no mundo real.
  • Localizações e contêineres virtuais modelam a estrutura real de armazenamento físico.
  • Controle de custos por meio da redução dos gastos no espaço de escritório, equipamentos e pessoal, necessários para o gerenciamento e recuperação de registros.
Funções de pesquisa de fácil uso
  • Acesso no prazo é fácil às informações requeridas sem o uso de sintaxe complicada de consulta.
Regras de retenção e disposição para registros Controle definido pelo usuário sobre:
  • Duração pela qual o registro é retido.
  • Tratamento do registro no fim da agenda de retenção.
  • Revisão de registros antes de eles serem descartados.
Procedimento de auditoria para registros, rastreamento automático do período de retenção e a inicialização do processo de disposição para registros.
  • Registros não são acidentalmente descartados, alterados, manipulados, danificados ou perdidos.
  • Registros são descartados de acordo com o planejamento da disposição ou como parte de um procedimento de auditoria.
  • Os registros quando não mais são requeridos são descartados para reduzir os requisitos de armazenamento.
Importação e exportação de registros
  • Registros que não são requeridos com frequência pela organização podem ser exportados para algum outro local. Esses documentos são registros que devem ser retidos para cumprir os regulamentos do governo.
  • Os registros podem ser importados de outros repositórios de registros.
Controle de segurança apropriada para os registros
  • Os usuários não autorizados não podem acessar os registros.
  • Os usuários não podem acidentalmente excluir registros. Os registros podem ser excluídos por um Administrador de Registros ou como resultado de um procedimento de disposição.
  • Os usuários podem executar apenas as operações relativas aos registros para os quais eles tenham direitos de acesso apropriados.
Integração com o IBM FileNet P8 Workplace, Workplace XT, IBM Content Navigator, Microsoft Office e Microsoft Outlook Declaração manual ou automática de registros do:
  • O Workplace ou o Workplace XT
  • IBM Content Navigator
  • Microsoft Outlook, Word, Excel e PowerPoint
  • Modelos de entrada

Funções de Usuário no IBM Enterprise Records

O IBM Enterprise Records fornece um modelo de segurança de usuário baseado em função e inclui funções para Administrador de Registros, Gerenciador de Registros, Usuário Privilegiado e Usuário de Registros. Cada função determina quais tarefas um usuário nessa função pode executar. Para obter mais informações, consulte o tópico de segurança.

Tipos de Instalações do IBM Enterprise Records

Antes de instalar o aplicativo IBM Enterprise Records, você deve escolher o tipo de instalação (modelo de dados) que atende às suas necessidades de gerenciamento de registros. Os seguintes modelos de dados estão disponíveis:

Tipos de Entidades do IBM Enterprise Records

No IBM Enterprise Records, os registros são armazenados em uma estrutura hierárquica que contém diferentes entidades de gerenciamento de registros. A figura a seguir ilustra a estrutura hierárquica destas entidades seguida por uma breve explicação de cada entidade:

O gráfico a seguir descreve uma estrutura hierárquica de registros em que um armazenamento de objetos de plano de arquivos está no nível mais elevado.

A entrada a seguir é um exemplo da hierarquia de entidades de gerenciamento de registro.

Plano de arquivo

Gerenciamento geral (categoria)
     Arquivos de correspondência (pasta)
     Resumos do programa (pasta)
          Conferência de treinamento em gerenciamento 2006 (volume)
          Conferência de Treinamento em Gerenciamento 2007 (volume)
Gerenciamento de informações (categoria)
     Arquivos de correspondência (pasta)
     Folhas de número do operador (pasta)


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Última atualização: novembro de 2013
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