IBM Enterprise Records, Versió 5.1.2   

Gestió de registres

La gestió de registres requereix tasques com ara la planificació, el control i l'organització per a la creació, emmagatzematge, ús, recuperació i eliminació de registres.

Al context de l'IBM® Enterprise Records, un registre són metadades. Les metadades són un fitxer que fa referència i conté informació sobre un altre fitxer electrònic (document) o objecte físic.

Es necessiten persones qualificades per administrar els magatzems d'objectes i preparar correctament els registres per a arxivar-los i eliminar-los. A més a més, heu de dissenyar magatzems d'objectes, plans de fitxers, carpetes i registres per tal que tinguin sentit per al flux de documents del vostre lloc.

Fitxers electrònics
Un fitxer electrònic o document pot ser un únic fitxer, una fotografia digital o un conjunt de fitxers relacionats que es poden tractar com a un objecte. Per exemple, un conjunt de fitxers és un missatge de correu electrònic i els seus fitxers adjunts. Els fitxers electrònics existeixen a magatzems d'objectes i altres dipòsits. Quan declareu el document com a registre, IBM Enterprise Records gestiona el document, incloent la seva seguretat i la possible classificació. Aquesta configuració de seguretat pot canviar l'accés al document. Per tant, es pot impedir que l'autor del document pugui canviar-lo.
Objectes físics
Els objectes físics poden ser cintes de vídeo, microfilms, discs durs, mostres de ADN, documents impresos i fotografies. Poden estar emmagatzemats en caixes o en arxivadors dins de magatzems i altres instal·lacions d'arxivament segur. El registre permet fer un seguiment de la ubicació de l'objecte físic.

Els objectes que es declaren com a registres s' emmagatzemen en un dipòsit anomenat magatzem d'objectes de plans de fitxers (FPOS). Un dipòsit que conté documents que es poden declarar com a registres s'anomena magatzem d'objectes habilitat per a registre (ROS). A la figura següent s'il·lustra la creació de registres des d'orígens diferents.

Figura 1. Documents, missatges de correu electrònic, vídeos i altres objectes declarats com a registres La figura mostra com es poden emmagatzemat els registres en diferents dipòsits. Un dipòsit pot contenir continguts web, documents MS Office i fitxers d'àudio. Un altre dipòsit por contenir correu electrònic. Un tercer dipòsit pot contenir cintes de vídeo, microfilms i CDs. Un quart dipòsit pot contenir contractes, patents i permisos. Cada registre del FPOS apunta a la informació gestionada pel sistema.

Un model de dades és una plantilla per un emmagatzematge d'objecte de pla de fitxer que compleixi alguns estàndards de gestió de registres. El model de dades pot incloure metadades i característiques de seguretat. Podeu utilitzar els models de dades Bàsic Base, DoD i DoD Classificat.

Utilitzeu IBM Enterprise Records per conservar informació valuosa com a registres duent a terme les tasques següents:


Comentaris

Última actualització: Novembre de 2013
frmpp074.htm

© Copyright IBM Corp. 2013