Uma ligação representa uma relação entre duas
entidades.
As propriedades iniciais e finais da ligação definem a
relação.
Pode criar ligações entre as entidades do
IBM® Enterprise
Records
e outros objectos do
Content Platform Engine
no Application Engine ou
Workplace XT. Um registo pode partilhar ligações
com outros registos, documentos e pastas de registos. Da mesma forma, uma pasta de registos pode partilhar
ligações com registos e pastas de registos no
IBM Enterprise
Records e no
Application Engine, ou
Workplace XT.
Ao criar ligações, pode criar referências ou associar
registos relacionados e informações, como notas, anexos e
recibos de entrega de correio electrónico, a um registo
especificado. Apenas os utilizadores autorizados têm
permissão para alterar ou eliminar ligações e associações. O IBM Enterprise
Records
suporta os seguintes tipos de ligações:
- Ligação da extracção Esta ligação estabelece uma associação
entre uma extracção e o registo na qual esta teve origem. Pode utilizar extracções para
disponibilizar uma parte de um documento a utilizadores
específicos. Uma ligação de extracção pode ser criada entre
registos e entre um registo e um documento. A Ligação da extracção é utilizada para
referenciar uma parte seleccionada do conteúdo de um registo e não a totalidade do
conteúdo.
Se pretender disponibilizar determinadas partes de um documento de
grandes dimensões a utilizadores específicos, crie um documento que
contenha detalhes seleccionados do documento ascendente. Declare o documento
descendente como um registo.
Em seguida, crie uma Ligação da extracção entre o registo ascendente e o registo
descendente.
- Ligação para a pasta de registo híbrido Esta ligação
estabelece uma relação entre uma pasta híbrida e uma pasta física ou electrónica. A ligação é útil para o modelo de dados PRO,
uma vez que o
IBM Enterprise
Records
utiliza uma única pasta que pode conter registos
electrónicos e marcadores físicos.
- Ligação para a cópia do registo Esta ligação estabelece uma
associação entre o registo original e diferentes cópias do original. O sistema cria
automaticamente esta ligação para um registo quando o
utilizador criar uma cópia desse registo. Quando é criada uma
cópia de um registo, as ligações associadas ao registo não são copiadas.
- Ligação Ver também de Pasta de registo Esta ligação
estabelece uma associação entre duas pastas relacionadas. A ligação Ver
também de Pasta de registo pode ser estabelecida entre as pastas de
registo do IBM Enterprise
Records ou qualquer outra
pasta fora do IBM Enterprise
Records.
Além disso, esta ligação pode ser criada entre um registo e
uma pasta de registos. Por exemplo, pode utilizar a ligação Ver também de
Pasta de registo para associar um registo com detalhes de folha de
pagamentos a uma pasta de registos Contas.
- Ligação Ver também de registos Esta ligação estabelece uma
associação entre registos com conteúdo relacionado. Por exemplo, quando criar um
registo que contenha as entradas para Contas a receber, pode ser criada uma ligação
Ver também correspondente para o registo Contas a pagar. Quando procurar o registo Contas a pagar
tem a possibilidade de ver também este registo. Pode estabelecer este tipo de ligação
com registos ou documentos.
- Ligação de referência Esta ligação estabelece uma
associação entre um registo e as respectivas referências. Uma Ligação de referência
pode ser criada com outros registos, documentos ou pastas de registo com conteúdo
associado. Uma Ligação de referência é diferente de uma ligação
Ver também. Uma Ligação de referência faculta ligações para
registos ou documentos que tenham conteúdo associado como referências para um tópico. Contudo, uma ligação Ver também apresenta todos os registos ou
documentos que contenham informações com conteúdo relacionado.
- Ligação de rendição Esta ligação estabelece uma
associação entre um registo e as respectivas representações. Uma representação
consiste numa instância de um registo apresentada noutro formato de software sem perda
de conteúdo. O conteúdo e a maior parte dos metadados são
idênticos.
As representações são utilizadas com a
finalidade de preservação, acesso ou visualização. Uma
representação de um documento pode ser criada utilizando
outra aplicação.
Tenha como exemplo um documento do Microsoft Word que já foi
declarado como um registo. Pretende converter este
documento do Word num documento PDF. Deve criar um documento PDF através deste
documento do Word e, em seguida, declarar o documento PDF como um registo. Posteriormente,
estabeleça uma Ligação de representação entre os dois registos. Os utilizadores poderão ver as representações
existentes para este registo único.
Atenção: - Quando um registo com ligação for eliminado, todas as ligações associadas desse
registo serão também eliminadas.
- Quando relocalizar, transferir ou exportar registos todas
as ligações entre os registos serão mantidas.