IBM Enterprise Records Version 5.1.2    

Auschecken von physischen Einheiten

Da es nicht möglich ist, physische (analoge) Einheiten online zu sichten, müssen Sie veranlassen, dass Ihnen diese zugesandt werden. Dieser Prozess, der als Entnahme bezeichnet wird, führt auch den Workflow zur Verwaltung physischer Schriftstücke (Physical Records Management - PRM) aus, der überwacht, wo die Entitäten sich in jeder Phase befinden. Es können einzelne Schriftstücke (jeweils eine) oder aber ganze Container mit physischen Elementen ausgecheckt werden.

Der PRM-Workflow umfasst den gesamten Zyklus, angegangen von der Reservierung über den Empfang und die Freigabe an den nächsten Benutzer (Leihnehmer). Der Workflow überwacht auch auftretende Verzögerungen bei Zustellung/Empfang und Freigabe. Darüber hinaus überwacht er auch die Einheiten, die während des Transit oder bei ihrem aktuellen Besitzer verloren gehen. Bei dieser Überwachung des Verbleibs von Entitäten anhand des PRM-Workflows müssen alle Beteiligten jeweils präzise notieren, wo sich die Einheit befindet. Die Beteiligten müssen auf die in ihrem Posteingang eintreffenden Aufgaben prompt reagieren.

Sie können physische Entitäten über Application Engine, Workplace XT oder IBM® Enterprise Records entnehmen. Wenn Sie physische Entitäten über Workplace entnehmen, navigieren Sie zum FPOS und öffnen dort den Records Management-Ordner. Öffnen Sie dann den Aktenplanordner und navigieren Sie zum Objekt am entsprechenden Aktenplan-Speicherort.

Informationen zum Entnahmestatus einer Entität erhalten Sie über ihr Symbol "Informationen abrufen" und die Seite Detail. Im Abschnitt "Physisch" dieser Seite können Sie die Position, den Ablageort und den Entnahmestatus der Entität sehen. Sie können auch sehen, wer sie entnommen hat. Falls die Einheit einen Barcode aufweist, können Sie ihren Auscheck-Status auch über die Option Physische Elemente scannen auf der Registerkarte "Physisch" überprüfen. Weitere Informationen finden Sie in "Scannen einer physischen Entität". Wählen Sie schließlich Status im PRM-Workflow aus, um den Status über die Tracker-Anwendung zu ermitteln.

Posteingänge innerhalb des PRM-Workflow

Während die Entität den Workflow durchläuft und von verschiedenen Benutzern in Empfang genommen und wieder freigegeben wird, werden Arbeitselemente generiert. Im Posteingang eines Benutzers werden einige der Elemente angezeigt und einige werden in öffentlichen Posteingängen angezeigt. Wer Einblick in öffentliche Posteingänge hat, hängt von den Zugriffsberechtigungseinstellungen für Benutzer und Gruppen ab. Diese Einstellungen bestimmen, wer einen Workflow-Schritt öffnen kann. Sie legen außerdem fest, wer den Entnahmestatus einer Entität über die Funktion "Physische Elemente scannen" sehen kann. Der PRM-Workflow kann die folgenden öffentlichen Posteingänge mit Arbeitselementen füllen.

Auscheck-Verfahren

Die Entnahme einer Entität beginnt mit der Auswahl der Option Starten/Entnehmen im Menü. Danach tauchen Arbeitselemente in den persönlichen Posteingängen der Teilnehmer oder in den öffentlichen Posteingängen auf. Bei der erstmaligen Entnahme einer Entität zeigt das System, dass der Benutzer, der die Entität anfordert, sie an der angegebenen Position entnommen hat. Jedoch muss der Hüter das Element erst freigeben, bevor es vom Leihnehmer in Empfang genommen werden kann.

Workflow starten

So entnehmen Sie ein physisches Objekt:
  1. Klicken Sie in Application Engine, Workplace XT oder IBM Enterprise Records mit der rechten Maustaste auf den Namen der physischen Entität und wählen Sie Starten/Entnehmen aus.
  2. Klicken Sie auf Starten unter dem Namen des Workflow-Abonnements, das Sie verwenden wollen. Mit jedem physischen Einheitentyp wird ein Standardabonnement geliefert.
  3. Führen Sie den restlichen Schritt Starten/Entnehmen aus.
  4. Nach Abschluss des Schritts Starten/Entnehmen schließen Sie das Fenster, in dem die Workflowsubskriptionen aufgelistet sind.
Die verschiedenen Schritte des Workflows haben einige Elemente gemein.
Tabelle 1. Workflowschritte
Elemente von Workflowschritten Beschreibung
Anweisungen Oben im Fenster sind Anweisungen zum Abschließen des jeweiligen Schritts angegeben. Diese Anweisungen werden vom Ersteller des Workflows zusammengestellt. Wenn Sie keine Anweisungen sehen, klicken Sie auf den Pfeil neben der Bezeichnung "Anweisungen".
Entitätsname Wenn die Entität ein Container ist, klicken Sie auf den Namen, um den Container zu öffnen und seinen Inhalt anzuzeigen. Ist die Entität ein einzelnes physisches Schriftstück, so verfügt es über keinen Inhalt und beim Klicken auf ihren Namen wird eine entsprechende Nachricht angezeigt.
Kommentare Geben Sie Kommentare direkt in das Kommentarfeld ein. Sie können auch auf das Symbol im Textfeld klicken, um ein größeres Fenster zu öffnen.
Menü "Aktion" Die Einträge in diesem Menü variieren je nach Schritt. Weiter unten finden Sie Informationen zum Schritttyp. Außerdem helfen Ihnen die oben im Workflow-Fenster angezeigten Anweisungen bei der Auswahl.
Speicherort Klicken Sie auf Speicherort, um eine diesbezügliche Liste einzublenden. Klicken Sie auf "Auswählen" an der Position, an der eine Einheit zugestellt werden soll.
Reservierungsdatum Klicken Sie auf das Kalendersymbol, um das Datum auszuwählen, für das Sie eine Einheit reservieren wollen. Wenn die Entität momentan nicht entnommen ist, wählen Sie das heutige Datum aus. Wenn die Entität entnommen ist, wählen Sie das heutige oder ein künftiges Datum aus. Das System zeigt jedoch nicht unbedingt das ausgewählte Datum an. Das System legt Reservierungsdaten fest, wenn die Entität von einem Ort zum anderen wechselt.
Informationsspalten Verschiedene Schritte können anzeigen, wer das Element hatte, wo es sich befindet, welche Reservierungs- und Anforderungsdaten gelten und wer es als nächstes bekommt.
Anwenden und Schließen Sie können Informationen ändern, diese Änderungen anwenden und anschließend das Fenster schließen, ohne weitere Aktionen durchzuführen. Die Arbeitselemente verbleiben im selben Posteingang. Dieser Schritt ist nützlich, wenn Sie ein Element als vorübergehend verloren melden wollen, jedoch meinen, dass es wieder auftauchen wird. Dieser Schritt verhindert eine "permanentere" Aktion, die mit Abschließen ausgelöst würde.
Neu zuweisen Mit diesem Schritt wird ein Fenster geöffnet, in dem Sie einen anderen Benutzer zur Ausführung des Schritts bestimmen können. Geben Sie die Anfangsbuchstaben des Namens ein und klicken Sie auf Suchen. Wählen Sie den Benutzer aus und klicken Sie auf Fortfahren.
Status Mit diesem Schritt wird die Tracker-Anwendung geöffnet.
Abgeschlossen Die Schaltfläche Abgeschlossen schließt den Workflowschritt ab. Dies ist die Standardauswahl.

Der Startschritt

So führen Sie den Startschritt aus:
  1. Klicken Sie auf Position, um die Position auszuwählen, an der die Entität zugestellt wird.
  2. Klicken Sie zum Einstellen des Datums auf das Kalendersymbol. Wenn die Entität momentan nicht entnommen ist, müssen Sie das heutige Datum wählen. Wenn die Einheit ausgecheckt ist, können Sie das heutige oder ein künftiges Datum wählen. Das Reservierungsdatum dient der Priorisierung mehrfacher Anforderungen.
  3. Klicken Sie auf "Starten", um den Workflow anzustoßen, oder auf "Schließen", um das Fenster zu schließen.

Der Empfangsschritt

Ein Empfangsschritt ist als Genehmigungsschritt in Ihrem Posteinfang aufgeführt, doch beim Öffnen lautet der Seitentitel Empfangsschritt. Sie erhalten diesen Schritt, wenn der frühere Benutzer (bzw. der Hüter) das Element freigibt und Sie der Nächste in der Reihe sind. Wenn Sie das Element noch nicht erhalten haben, können Sie sehen, wer es zustellt, wo es zuletzt gewesen ist und wie es geliefert wird. Wenn das Element nach einer überschaubaren Wartezeit nicht bei Ihnen eintrifft, können Sie diesen Umstand melden. Durch diese Antwort wird dann ein Arbeitselement für die Find-Lost-Warteschlange generiert. Wenn Sie der Hüter sind, erhalten Sie einen Schritt "Empfangen", sobald der letzte Besitzer das Element freigibt. So führen Sie den Empfangsschritt aus:
  1. Wählen Sie die entsprechende Aktion. Wenn Sie die Entität erhalten haben, wählen Sie Erhalten aus und andernfalls Nicht erhalten.
  2. Schließen Sie diesen Schritt ab, indem Sie die entsprechenden Option auswählen. Die Optionen finden Sie in einem anderen Abschnitt dieses Themas: Workflow starten.
Achtung: Möglicherweise erhalten Sie die Entität aufgrund einer Verzögerung nicht. Diese Verzögerung kann durch den Zustelldienst oder durch den Benutzer verursacht werden, der momentan mit der Entität arbeitet. Es ist auch möglich, dass die Entität bei der Übertragung verloren gegangen ist. In diesem Fall erhalten Sie eine Nachricht über den Status der Entität.

Der Freigabeschritt

Ein Freigabeschritt ist als Genehmigungsschritt in Ihrem Posteinfang aufgeführt, doch beim Öffnen lautet der Seitentitel Freigabeschritt. Der Freigabeschritt muss vom aktuellen Besitzer abgeschlossen werden. Dies kann entweder der Hüter sein oder aber der Benutzer, der das Element entnommen hat. Sie geben die Zustellmethode an sowie eine etwaige Verzögerung in der Zustellung oder den Verlust des Elements. Stellen Sie das Element dem anfordernden Benutzer am Entnahmeort zu. So führen Sie den Freigabeschritt aus:
  1. Geben Sie bei der Freigabe der Entität gegebenenfalls die Verzögerung in Stunden ein.
  2. Geben Sie einen Kommentar ein, etwa den Grund für die Verzögerung.
  3. Geben Sie die entsprechende Option aus der Aktionsliste ein.
    • "Manuell zustellen": Die Einheit wird dem nächsten Benutzer manuell zugestellt.
    • Wählen Sie Verloren aus, wenn Sie nichts über den Verbleib der Entität wissen. Ein Arbeitselement wird an den öffentlichen Posteingang PhysicalEntitiesFindLostQueue gesandt.
    • Wählen Sie Zustelldienst aus, wenn Sie einen Zustelldienst verwenden wollen. Ein Arbeitselement wird an den öffentlichen Posteingang PhysicalEntitiesDeliveryQueue gesandt.
    • Wählen Sie "Verzögerung", wenn Sie eine Verzögerungszeit eingegeben haben. Eine Verzögerungsnachricht wird an alle Benutzer in der Warteschlange gesendet.
  4. Schließen Sie diesen Schritt ab, indem Sie die entsprechenden Option auswählen. Die Optionen finden Sie in einem anderen Abschnitt dieses Themas: Workflow starten.

Warteschlangenschritt

Wenn Sie eine Entität reserviert haben und als Nächster an der Reihe sind, zeigt das Arbeitselement in der Warteschlange Ihren Namen als den anfordernden Benutzer an. Benutzer mit Zugriffsrecht auf diese Warteschlange können die Informationen sehen, aber es gibt nichts abzuschließen. So zeigen Sie den Warteschlangenschritt an:
  1. Klicken Sie auf das Arbeitselement im öffentlichen Posteingang PhysicalEntitiesWaitQueue.
  2. Nachdem Sie das Arbeitselement überprüft haben, klicken Sie auf Schließen.

Reservewarteschlangenschritt

Der öffentliche Posteingang PhysicalEntitiesReserveQueue enthält Arbeitselemente für jeden Benutzer, der auf eine Lieferung wartet. Berechtigte Benutzer können jedes Arbeitselement öffnen, um Folgendes zu sehen: wer die Entität angefordert hat, ihre Anforderungsdaten und die angeforderten Standorte. Sie können die Reservierungsdaten ändern - und somit die Priorität der Benutzer. So führen Sie den Reservewarteschlangenschritt aus:
  1. Klicken Sie auf das Arbeitselement im öffentlichen Posteingang PhysicalEntitiesReserveQueue.
  2. Optional können Sie das Reservierungsdatum ändern und damit die Priorität der Benutzer, die auf das Element warten.
  3. Klicken Sie auf "Anwenden" und dann auf "Schließen".

Schritt "Nach verlorenem Element suchen"

Wenn eine Entität als verloren erklärt wird, sendet das System ein Arbeitselement an den öffentlichen Posteingang PhysicalEntitiesFindLostQueue. Wenn Sie berechtigt sind, auf diesen Posteingang zuzugreifen, können Sie auf das Arbeitselement klicken, um die Seite Fehlenden Schritt suchen anzuzeigen und den Status zu aktualisieren. Entweder Sie finden die Entität und stellen sie zu oder Sie erklären sie als permanent verloren. Durch diese Aktion werden alle betroffenen Benutzer benachrichtigt und alle für diese Entität ausgeführten PRM-Workflows werden beendet. Wenn ein Benutzer versucht, für diese Entität einen Workflow zu auszuführen, sendet das System außerdem automatisch eine Benachrichtigung über den Status "Verloren" der Entität. So führen Sie den Schritt "Nach verlorenem Element suchen" aus:
  1. Geben Sie Ihre Kommentare ein.
  2. Wählen Sie im Menü Aktion den Eintrag Verloren aus, wenn Sie die Entität als permanent verloren deklarieren wollen. Wählen Sie Zugestellt aus, wenn Sie die Entität finden und sie dem Benutzer im Feld Angefordert von zustellen.
  3. Schließen Sie diesen Schritt ab, indem Sie die entsprechenden Option auswählen. Die Optionen finden Sie in einem anderen Abschnitt dieses Themas: Workflow starten.
Nachdem eine Entität als permanent verloren markiert wurde, gibt es keine Möglichkeit anzugeben, dass sie später wieder gefunden wurde. Das heißt: Jeder Versuch, die verlorene Entität in Zukunft zu entnehmen, wird mit der Nachricht quittiert, dass sie verloren sei. Wenn es sich bei dem verlorenen Element um einen Container handelt, der später gefunden wird, kann sein Inhalt nicht entnommen werden. Jeder Benutzer, der versucht, Elemente aus einem früher verlorenen Container zu entnehmen, erhält eine Nachricht, dass die übergeordnete Entität entnommen ist.

Zustelldienst-Schritt

Wenn ein Benutzer den Zustelldienst zum Versenden einer physischen Einheit auswählt, sendet das System ein Arbeitselement an den öffentlichen Posteingang PhysicalEntitiesDeliveryQueue. Wenn Sie berechtigt sind, auf diesen öffentlichen Posteingang zuzugreifen, können Sie auf das Arbeitselement klicken, um den Bereitstellungsschritt auszuführen. So führen Sie den Bereitstellungsschritt aus:
  1. Geben Sie etwaige Kommentare ein.
  2. Wählen Sie aus der Liste Aktion die Option Verloren aus, wenn Sie die Entität nicht finden und bereitstellen können. Durch diese Aktion wird ein Arbeitselement an den öffentlichen Posteingang "PhysicalEntitiesFindLostQueue" gesendet. Gegebenenfalls meldet diese Gruppe, dass die Entität permanent verloren ist. Wählen Sie Zugestellt, wenn Sie die Entität dem Benutzer, der sie angefordert hat, zustellen.
  3. Schließen Sie diesen Schritt ab, indem Sie die entsprechenden Option auswählen. Die Optionen finden Sie in einem anderen Abschnitt dieses Themas: Workflow starten.

Der Nachrichtenschritt

Die Seite mit dem Nachrichtenschritt benachrichtigt Sie über den Status der physischen Entität, für die Sie den PRM-Workflow ausführen. Diese Seite wird als ein Arbeitselement in Ihren Posteingang versandt. Sie erhalten sie in den folgenden Situationen: Zum Abschließen des Meldungsschritts klicken Sie auf "Abschließen".


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Letzte Aktualisierung: November 2013
launching_and_completing_the_prm_workflow.htm

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