IBM Enterprise Records, verzia 5.1.2    

Pridanie priečinka záznamu

Priečinok záznamov môžete pridať len pod najnižšou úrovňou kategórie záznamov. Ak kategória záznamov obsahuje podkategóriu, nemôžete do nej pridať priečinok záznamov. Priečinok záznamov môžete tiež pridať len do aktívnej kategórie záznamov. Pod priečinkom záznamov nemôžete vytvoriť podpriečinok. Priečinok záznamov môže obsahovať len zväzky alebo záznamy. IBM® Enterprise Records sa dodáva so štyrmi typmi priečinkov záznamov: elektronický priečinok, fyzický priečinok, fyzický box a hybridný priečinok. Vaša lokalita môže prípadne vytvárať ďalšie voliteľné priečinky.

Informácie o úlohe

V inštalácii PRO servera IBM Enterprise Records môže priečinok záznamov pridať len správca záznamov a administrátor záznamov. V inštaláciách DoD a Base môžu okrem správcu záznamov a administrátora záznamov pridať priečinok aj privilegovaní užívatelia. Ak nemáte vyžadované bezpečnostné povolenia na vytvorenie priečinku záznamov, môžete spustiť pracovný tok Create Record Folder zo systému Workplace. Keď spustíte tento pracovný tok, požiadavka na vytvorenie priečinka záznamov sa odošle na schválenie správcovi záznamov. Bližšie informácie nájdete v téme o vytváraní priečinka záznamov pomocou pracovného toku. Štandardne nový priečinok záznamov zdedí všetky vlastnosti od svojej rodičovskej entity okrem názvu, identifikátora a dátumu otvorenia. Tieto zdedené hodnoty môžete zmeniť.
Varovanie: Na žiadnej z úrovní plánu súborov nevytvárajte viac než 100 kategórií záznamov a priečinkov záznamov. Bližšie informácie o plánoch súborov nájdete v téme venovanej plánom súborov.

Procedúra

Pridanie priečinka záznamov:

  1. Prihláste sa ako správca záznamov alebo administrátor záznamov. Prechádzajte plánom súborov a nájdite kategóriu záznamov, pod ktorou chcete vytvoriť priečinok záznamov.
  2. Kliknite na tlačidlo Add Record Folder a vykonajte nasledujúce kroky.
    1. Ak chcete nastaviť triedu, kliknite na typ priečinka záznamov a potom kliknite na tlačidlo Next a pokračujte krokom Set Properties.
      • Elektronické priečinky záznamov môžu obsahovať elektronické aj fyzické záznamy
      • Fyzické priečinky záznamov môžu obsahovať fyzické záznamy
      • Box je určený pre fyzické záznamy a možno ho nastaviť tak, aby tvoril sklad
      • Hybridné priečinky záznamov môžu obsahovať elektronické aj fyzické záznamy
      Bližšie informácie o typoch priečinkov nájdete v téme o kategóriách, priečinkoch a zväzkoch.
    2. Ak chcete nastaviť vlastnosti, zadajte alebo upravte zobrazené hodnoty vlastností. Niektoré vlastnosti je možné upraviť priamo na tejto stránke, zatiaľ čo pri iných musíte kliknúť na názov vlastnosti, aby ste mohli upraviť hodnoty. Červená hviezdička indikuje, že musíte určiť hodnotu tejto vlastnosti. Bližšie informácie o zobrazených vlastnostiach nájdete v referenčnej téme venovanej vlastnostiam. Ak zadávate vzor záznamov, ktorý automaticky pomenuje záznamy pridávané do priečinka, zadajte vzor priamo do tohto poľa. Informácie o zostavení vzoru nájdete v téme o pridaní vzoru pomenovania.
    3. Kliknite na Next, ak chcete nastaviť plán dostupnosti pre priečinok záznamov, alebo vyberte na paneli iný krok. Kliknutím na tlačidlo Cancel ukončíte sprievodcu Add Record Folder.
    4. Ak chcete nastaviť dostupnosť, máte tri možnosti. Plán dostupnosti už mohol byť predvolený. Pole Inherit je označené. Je možné, že je uvedený plán dostupnosti, ale nie je označené pole Zdediť. Použijete ho kliknutím na Inherit. Je možné, že nie sú žiadne informácie o dostupnosti. Vo všetkých prípadoch vyberte alebo zmeňte plán kliknutím na Browse Schedule. Kliknutím na Clear Schedule zatiaľ ponecháte dostupnosť prázdnu. Informačné stránky ktoréhokoľvek priradeného plánu môžete prezerať po kliknutí na jeho ikonu Get Info.
    5. Keď vyhľadávate plán, kliknite na tlačidlo Select pod názvom plánu dostupnosti, ktorý chcete priradiť tomuto priečinku.
    6. V prípade potreby zadajte oprávnenie dostupnosti určené pre likvidáciu priečinka záznamov, keď príde na rad jeho likvidácia. Štandardne sa oprávnenie dostupnosti zadané pre zvolený plán dostupnosti automaticky priradí ako oprávnenie dostupnosti pre priečinok záznamov. Ak pre zvolený plán nie je nastavené oprávnenie dostupnosti, platí oprávnenie dostupnosti, ktoré nastavíte pre priečinok. Ak zadáte oprávnenie dostupnosti teraz a nastavíte plán dostupnosti neskôr, oprávnenie dostupnosti nastavené pre plán nahradí oprávnenie dostupnosti.
      Varovanie: Ak je vo vašich Preferenciách lokality alebo Preferenciách užívateľa vaše nastavenie zobrazenia v Show vital records step when you create containers nastavené na hodnotu No, program skryje krok Set Vital Record. Preskočiť na podkrok l.
    7. Ak preferencia užívateľa alebo lokality je nastavená na zobrazenie kroku Set Vital Record, kliknite na tlačidlo Next a nastavte Vital Record pre priečinok záznamov. Alternatívne vyberte na paneli iný krok. Bližšie informácie nájdete v prepojeniach Preferencia užívateľa a Preferencia lokality links na konci tejto témy.
    8. Ak chcete zadať, ktoré záznamy v tomto priečinku sú dôležité, vyberte možnosť True v ponuke Vital Record Indicator. Ak záznamy vytvorené pod priečinkom záznamov vyžadujú neustále kontroly a aktualizácie, môžete tento priečinok záznamov v tomto kroku označiť ako Vital. Všetky záznamy vytvorené pod takýmto priečinkom sa automaticky klasifikujú ako Vital.
    9. V prípade potreby zadajte popis dôležitých záznamov, ktoré sa majú pridať do tohto priečinka záznamov.
    10. V ponuke Vital Record Review Action vyberte úkon, ktorý spustí cyklus pravidelných kontrol alebo aktualizácií dôležitých záznamov. V tejto ponuke sú vymenované predtým vytvorené akcie Vital Review. Bližšie informácie nájdete v téme venovanej pridaniu akcie.
    11. V ponuke Vital Record Review and Update Cycle vyberte udalosť, ktorá spustí pravidelnú kontrolu alebo aktualizáciu dôležitých záznamov v rámci tohto priečinka. V tejto ponuke sú vymenované predtým vytvorené opakujúce sa udalosti. Bližšie informácie nájdete v téme o pridávaní opakujúcich sa udalostí.
    12. Kliknite na tlačidlo Next a nastavte bezpečnosť a dokončite priečinok.
    13. Ak chcete nastaviť bezpečnosť, skontrolujte existujúce nastavenia bezpečnosti. Bližšie informácie o každej oblasti prístupu nájdete v téme o určení nastavení bezpečnosti. Nastavenia bezpečnosti určujú skupiny a užívateľov, ktorí majú prístup k priečinku záznamov a kontrolujú povolenia udelené každej skupine alebo užívateľovi. Nastavenia bezpečnosti, ktoré tu určíte, môžu byť prepísané bezpečnosťou FileNet P8 nastavenou na entite. Bližšie informácie nájdete v téme venovanej bezpečnosti.
    14. Ak chcete zmeniť prístupové práva konkrétneho, na stránke uvedeného užívateľa alebo skupiny, kliknite na meno užívateľa alebo na názov skupiny v stĺpci Title. Na stránke Security Settings môžete určiť bezpečnostné oprávnenia rozličných užívateľov a skupín.
    15. Ak chcete do zoznamu pridať nových užívateľov alebo skupiny, kliknite na Add New. Ak chcete zo zoznamu odstrániť existujúceho užívateľa alebo skupinu, vyberte pre túto skupinu alebo užívateľa voľbu Remove. Bližšie informácie o užívateľoch a skupinách nájdete v téme o pridávaní užívateľov a skupín do objektu.
    16. Ak chcete uložiť úpravy nastavení bezpečnosti a dokončiť vytvorenie priečinka záznamov, kliknite na tlačidlo Finish.
    17. Kliknutím na tlačidlo OK potvrdíte správu o úspešnom pridaní priečinka záznamov a ukončíte sprievodcu.


Spätná väzba

Posledná aktualizácia: November 2013
create_a_record_folder.htm

© Copyright IBM Corp. 2013