除了可以在“搜索”选项卡上搜索特定 IBM® Enterprise Records 实体以外,您还可以使用在 Application Engine 或 Workplace XT 中创建的搜索模板或已存储的搜索。
当搜索模板设计者将搜索保存到 <FPOS>:\Records Management\Templates 目录并输入 RM 作为应用程序名称时,该搜索将显示在“搜索”选项卡中。选择搜索模板和已存储的搜索以便在 IBM Enterprise Records 的“搜索”选项卡上查看搜索列表。 只有在创建时将 RM 作为“应用程序名称”字段值的搜索才会显示在 IBM Enterprise Records 中。
在 Application Engine 或 Workplace XT 中拥有 访问权的用户可以使用搜索设计器来创建和修改搜索。创建搜索模板时,可以使用“RM 实体类型”属性来指定或过滤掉搜索结果中特定于 IBM Enterprise Records 的实体。下表列示 IBM Enterprise Records 实体及其相应的值:
RMEntityType | 值 | 对象类型* |
---|---|---|
记录类别 | 101 | 文件夹 |
记录文件夹 | 102 | 文件夹 |
电子记录文件夹 | 105 | 文件夹 |
物理容器 | 106 | 文件夹 |
混合记录文件夹 | 108 | 文件夹 |
物理记录文件夹 | 110 | 文件夹 |
卷 | 103 | 文件夹 |
电子记录 | 301 | 文档 |
电子邮件记录 | 302 | 文档 |
标记 | 303 | 文档 |
*定制对象是诸如操作、位置和记录类型等项。当您在搜索设计器内显示“对象子类”菜单时,您可以查看该列表。
设计搜索时,可以列示将以复选框形式显示在搜索模板中的实体类型。请在“对象类型”页面上指定这些类型。如果您正在使用搜索模板,请输入前面表中的值,或选中所需的根据选择的类对结果进行过滤:复选框以搜索特定实体类型。
有关创建已存储的搜索和搜索模板的更多信息,请参阅“搜索设计器帮助”。
已存储的搜索已经拥有了由其创建者定义的所有条件。您只需要单击名称。此操作将运行搜索并显示结果(如同您已打开文件夹一样)。已存储的搜索的图标:
通常搜索模板允许您查看搜索条件并且输入您自己的值。您无法更改属性(要在其中进行搜索),甚至运算符。您应输入符合设计器已预先选择的条件的值。搜索模板的图标:
对于包含基于内容的检索 (CBR) 元素的已存储的搜索或搜索模板,IBM Enterprise Records 仅支持“无”选项。其他 CBR 选项(例如“全部”)不受支持。
IBM Enterprise Records 搜索模板只在“记录对象库”中的已申报文档的内容中搜索 CBR 关键字。搜索模板不会搜索记录属性的文本,如存档规划对象库中的元数据。
VQL 是 Autonomy K2 软件所支持的查询语言,该软件是 Content Search Engine 的基础。有关 VQL 语法的更多信息,请参阅安装在 K2 主管理服务器上的 Autonomy 文档:http://<Master_Administration_Server_hostname>:9990/verity_docs/
如何使用搜索模板或已存储的搜索:
搜索结果将显示在页面中。您可以通过单击列标题对结果进行排序。可以通过单击“获取信息”图标来访问信息页面。可以通过使用实体的上下文菜单来显示文档、打开文件夹以及执行操作。 要对多个实体执行操作,请选中其复选框并从“多选操作”菜单中选择操作。