IBM® Enterprise Records enthält Workflows zur Automatisierung der Überprüfung und Aussonderung von Schriftstückkategorien, Schriftstückordnern, Datenträgern und Schriftstücken. Ein Workflow enthält Aufgaben, Verfahrensschritte, Personen, Ein- und Ausgabeinformationen sowie Tools für jeden Schritt in einem Geschäftsvorgang.
Sie können bestehende Workflows bearbeiten und neue Workflows erstellen. Die meisten IBM Enterprise Records-Workflows werden automatisch ausgeführt. Diese Automatisierung ist das Resultat des Aussonderungsscanvorgangs oder der Ausführung einer mit dem Workflow verbundenen Aktion. Die Workflows zur Verwaltung physischer Schriftstücke (Physical Record Management, PRM) und zum Erstellen eines Schriftstückordners müssen manuell ausgeführt werden.
Beim Erstellen einer Aussonderungsphase in einem Aussonderungszeitplan müssen eine Aussonderungsaktion und ein Aussonderungsworkflow verbunden werden. Wenn die Aufbewahrungsfrist von Einheiten in einer bestimmten Phase abläuft, beginnt die Aussonderung. Sie müssen die Aussonderungsaktion manuell starten und diese führt dann den damit verbundenen Aussonderungsworkflow aus. Weitere Informationen zum Aussonderungsprozess finden Sie in den Themen über den Aussonderungszeitplan:
Bevor Sie Workflows starten können, müssen Sie einige Konfigurationsaufgaben ausführen. Diese Aufgaben werden während der IBM Enterprise Records-Installation durchgeführt. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt zum Konfigurieren von Workflows im Handbuch IBM Enterprise Records Installation and Upgrade Guide.
Allgemeine Informationen zum Abschließen von Aussonderungsworkflows finden Sie im Thema über Aussonderungsworkflows.
IBM Enterprise Records zeigt eine Warnung an, wenn der angegebene Wert für die verschiedenen Felder eines bestimmten Workflowschritts falsch ist oder in erforderlichen Feldern fehlt. Wenn Sie keinen Wert für das Feld Position im physischen Übertragungsschritt des Zwischenübertragungsworkflows angeben, zeigt IBM Enterprise Records die Warnung an.
Klicken Sie im Nachrichtenschritt auf Abgeschlossen, um den fehlgeschlagenen Workflowschritt abzuschließen und das Arbeitselement aus dem Posteingang zu entfernen. Sie können dann das Problem berichtigen und den Workflow erneut ausführen, um den Schritt ordnungsgemäß abzuschließen. Im obigen Beispiel können Sie die beiden Entitäten, für die der Stilllegungsschritt fehlgeschlagen ist, schließen und den Workflow erneut ausführen.