IBM Enterprise Records, wersja 5.1.2    

Zastępowanie akt

Jeśli akta utracą znaczenie, należy je zastąpić innymi aktami. Na przykład: należy zastąpić akta zawierające szczegółowe dane osobowe pracowników z grudnia 2006 na akta z kwietnia 2007. Lub należy zastąpić akta innymi aktami najnowszej wersji tego samego dokumentu. Jeśli między aktami zastępowanymi a zastępującymi zostanie utworzone powiązanie zastąpienia, wówczas każde będzie zawierało odsyłacz do drugiego.

O tym zadaniu

Zastąpienie akt nie ogranicza dostępu do nich.

Podczas deklarowania akt można wskazać, że te nowe akta zastępują akta istniejące.

Procedura

Aby zastąpić akta podczas deklarowania:

  1. Podczas deklarowania nowych akt kliknij opcję Zastępuje lub Wybierz wartość obok opcji Zastępuje.
  2. Przejdź do starych akt, które są zastępowane i kliknij opcję Wybierz.
  3. Zakończ deklarowanie akt.

Wyniki

Przed zakończeniem deklarowania akt niesklasyfikowanych można kliknąć opcję Zmień wartość, aby zmodyfikować wybór. Ta czynność spowoduje otwarcie okna, w którym można kliknąć przycisk Usuń obiekt w celu skasowania pola lub przycisk Wybierz obiekt w celu wybrania innych akt. W przypadku deklarowania akt sklasyfikowanych kliknij opcję Zastępuje, aby zmienić wartość, lub opcję Wyczyść, aby usunąć.

Jeśli użytkownik deklaruje nowe akta i nie wybierze opcji Zastępuje, wówczas może później określić, że akta zastępują akta starsze.

Aby zastąpić akta po zadeklarowaniu
  1. Przejdź do nowych akt i kliknij ikonę Uzyskaj inf.
  2. Na stronie Właściwości kliknij opcję Zastępuje. Zostanie wyświetlona strona Wybierz obiekt - Wybierz element.
  3. Przejdź do starych akt przeznaczonych do zastąpienia i kliknij opcję Wybierz.
  4. Kliknij opcję Zastosuj.

Strona informacji o właściwościach IBM® Enterprise Records

Na stronie informacji o starszych zastąpionych aktach widoczna jest nazwa nowszych akt, które zastępują starsze. Nazwa jest wyświetlana w polu Akta zastąpione. Na stronie informacji o nowszych aktach, w polu Zastępuje, widoczna jest nazwa starszych akt, które zastępują. Można kliknąć opcję Zastępuje, aby zmienić akta, jakie zastępuje, lub przycisk Wyczyść, aby usunąć nazwę akt.



Opinia

Ostatnia aktualizacja: Listopad 2013
supercede_record.htm

© Copyright IBM Corp. 2013