Como as entidades físicas não podem ser vistas on-line, você precisa se organizar para que os itens lhe sejam enviados. Esse processo, chamado dar saída, também executa o fluxo de trabalho
Physical Records Management (PRM) que controla onde as entidades estão em cada
etapa. Você pode descarregar registros individuais (um de cada vez) ou quaisquer contêineres que armazenam itens físicos.
O fluxo de trabalho PRM estende todo o ciclo de reservar, receber e liberar a entidade para o próximo usuário. O fluxo de trabalho também acompanha os atrasos no recebimento ou liberação da entidade. Além disso, ele acompanha as entidades perdidas em trânsito ou pelo usuário que está no momento listado como estando de posse da entidade. O rastreamento de uma entidade usando o fluxo de trabalho PRM requer que todos os
participantes observem exatamente onde a entidade está em todos os momentos. Os
participantes respondem às tarefas em suas caixas de entrada da maneira oportuna.
É possível remover entidades físicas através do
Application Engine,
Workplace XT ou
IBM® Enterprise
Records. Se você der saída de entidades
físicas a partir do Workplace, acesse o FPOS e abra a pasta Gerenciamento
de Registros. Em seguida, abra a pasta de planejamento de arquivos e
acesse o objeto no local do plano de arquivos apropriado.
Para obter informações sobre o status de saída de uma entidade, selecione o ícone
Obter Informações e selecione a página Detalhes.
Na seção Físico desta página, é possível ver o local, o local inicial e o status de
saída da entidade. Também é possível ver quem deu a saída. Se a entidade tem um código de barras, você também pode verificar seu status de descarregamento usando Varrer itens físicos na guia Física. Para obter mais informações, consulte o tópico sobre varredura de entidade física. Por fim, selecione Status na etapa do fluxo de trabalho PRM
para obter o status usando o aplicativo Rastreador.
Caixas de entrada usadas pelo fluxo de trabalho PRM
Quando a entidade viaja e os usuários a recebem e a liberam, itens de trabalho são gerados. A caixa de entrada do usuário mostra alguns dos itens, e alguns são mostrados em
caixas de entrada públicas. As configurações de segurança de usuário e grupo
determinam quem pode ver as caixas de entrada públicas. Essas configurações
determinam quem pode abrir uma etapa do fluxo de trabalho. Essas configurações
determinam quem pode ver o status de saída de uma entidade usando Varrer Itens
Físicos. O fluxo de trabalho PRM pode popular as seguintes caixas de entrada públicas com itens de trabalho.
Procedimento para descarregar
A saída de uma entidade começa
com a seleção de
Ativar / Dar Saída em seu menu. Após isto, o itens de trabalho são exibidos nas caixas de entrada pessoais dos participantes ou os itens de trabalho vão para as caixas de entrada físicas. Quando uma entidade sai pela primeira vez, o sistema mostra que o usuário
solicitante deu saída a ela em um local especificado. No entanto, o guardião precisa liberar o item antes que o usuário requisitante o tenha de fato.
- Quando um item já está descarregado, outros usuários requisitantes definem uma Data de Reserva. A data de reserva é usada para priorizar solicitações múltiplas. A entidade é passada para outros usuários com base na data de reserva mais cedo, como mostrado por itens de trabalho na PhysicalEntitiesReserveQueue.
O sistema não espera que a data de reserva seja atingida para gerar novos itens de trabalho.
- Se o guardião ou outro guardião da entidade atual solicita um serviço de entrega ao invés da entrega manual, então a fila de entrega recebe um item de trabalho. O serviço de entrega, entrega o item ou indica que ele está perdido. Quando o guardião ou o serviço de entrega indica que o item está entregue, o usuário solicitante recebe um item de trabalho Receber. Se o serviço de entrega indica que o item está perdido, um item de trabalho vai para a fila Achados Perdidos.
- Quando o usuário solicitante conclui o item de trabalho Receber, um item de
trabalho Liberar substitui o item de trabalho Receber na caixa de entrada pessoal. Se o usuário solicitante indicar que o item não foi recebido, um item de trabalho
será enviado para a fila Localizar Perdido.
- O grupo Achados Perdidos ou encontra e entrega o item ou indica que está permanentemente perdido. Encontrar e entregar o item gera um fluxo de trabalho Receber na caixa de entrada do usuário. A indicação de que o item foi perdido envia mensagens aos participantes (usuários na fila de Espera e Reserva) e todos os itens de trabalho remanescentes são terminados. A indicação de que um item foi permanentemente perdido só é feita se você tiver
certeza de que a entidade não será localizada no futuro. Não há como indicar depois
que a entidade perdida foi localizada. Todos os usuários que tentarem dar saída à
entidade no futuro receberão uma mensagem sobre o status perdido.
- Quando terminar de usar o item, conclua o item de trabalho Liberar e entregue a
entidade para a próxima pessoa ou guardião. O guardião conclui o item de trabalho
Receber.
- Se você tentar dar saída a uma entidade cujo contêiner-pai teve saída, sua única
opção será fechar a janela Etapa de Ativação. É possível dar saída ao contêiner-pai. Essa ação coloca você na fila junto com outras pessoas que podem estar esperando. Ou
é possível tentar dar saída à entidade-filha posteriormente. Se tentar dar saída a
um contêiner quando um ou mais de seus itens de conteúdo tiverem saída, você
receberá uma mensagem. A mensagem indica que há uma Saída de Filha. Você terá que
tentar novamente.
Iniciar fluxo de trabalho
Para remover um
objeto físico:
- No Application Engine, Workplace XT ou IBM Enterprise
Records, clique com o
botão direito do mouse no nome da entidade física e selecione
Ativar / Remover.
- Clique em Iniciar sob o nome da subscrição do fluxo de trabalho que deseja usar. Uma subscrição padrão é fornecida para cada tipo de entidade física.
- Conclua o resto da etapa Ativar / Remover.
- Após concluir a etapa Ativar / Remover, feche a janela
que lista as inscrições de fluxo de trabalho.
As diversas etapas de fluxo de trabalho compartilham itens comuns.
Tabela 1. Etapas do Fluxo de TrabalhoItens de Etapa do Fluxo de Trabalho |
Descrição |
Instruções |
No início da janela, há instruções para executar a etapa. Essas instruções são gravadas pelo designer de fluxo de trabalho. Se você não visualizar as instruções, clique na ponta de seta ao lado da palavra
Instruções. |
Nome da entidade |
Se a entidade for um contêiner, clique no nome para
abrir o contêiner e ver o que ele contém. Se a entidade for um único registro
físico, ela não terá conteúdo, portanto, você receberá uma mensagem ou algo
semelhante. |
Comentários |
Insira comentários diretamente na caixa Comentários. Ou
clique no ícone na caixa de texto para obter uma janela maior. |
Menu Ações |
Itens no menu variam com a etapa.
Consulte as informações de tipo de etapa posteriormente. Além disso, as instruções no
início da janela de trabalho oferecem orientação sobre o que selecionar. |
Local |
Clique em Localização para visualizar uma lista de localizações. Clique em Selecionar no local em que você deseja que uma entidade
seja entregue. |
Data da reserva |
Clique no ícone do calendário para selecionar a data em que deseja reservar uma entidade. Se a entidade não estiver em saída atualmente, selecione hoje. Se a entidade estiver
em saída, selecione hoje ou uma data futura, mas o sistema não mostrará
necessariamente a data selecionada. O sistema determina datas de reserva conforme a
entidade se move de um local para outro. |
Colunas de informações |
Etapas diferentes podem mostrar quem tinha o item,
onde ele está localizado, as datas de reserva e solicitação e quem o recebeu em
seguida. |
Aplicar e
Fechar |
Você pode alterar as informações, Aplicar , e a seguir Fechar a janela sem efetuar nenhuma outra ação. O item de trabalho permanece na mesma caixa de entrada. Essa etapa é útil quando você quer declarar que um item está atualmente perdido, mas
acha que pode localizá-lo. Essa etapa evita a tomada de uma ação permanente que
seria gerada com o uso de Concluir. |
Redesignar |
Esta etapa abre uma janela na qual você seleciona
outro usuário para executar a etapa. Insira os primeiros poucos caracteres do nome e clique em Pesquisar. Selecione o usuário e clique em Continuar. |
Status |
Esta etapa abre o aplicativo Rastreador. |
Concluído |
Concluir conclui a etapa do
fluxo de trabalho e é a opção usual. |
Iniciar etapa
Para concluir a etapa Ativar:
- Clique em Local para selecionar o local onde a entidade é
entregue.
- Clique no ícone de calendário para definir uma Data de reserva. Se a entidade
não estiver em saída, você deverá selecionar hoje. Se a entidade está descarregada, você pode selecionar a data de hoje ou uma data futura. A data de reserva é usada para priorizar solicitações múltiplas.
- Clique em Iniciar para iniciar o fluxo de trabalho ou em Fechar para fechar a janela sem iniciar.
Etapa Receber
Uma etapa Receber é listada como uma etapa Aprovar
em sua caixa de entrada, mas quando você a abre, o título da página é
Etapa
Receber. Você obtém a etapa receber quando o usuário anterior (ou guardião) libera o item e você é o próximo da linha para recebê-lo. Caso ainda não o tenha recebido, será possível ver quem o está entregando, onde
ele estava localizado e como ele será entregue. Se você não receber o item após
esperar uma quantidade de tempo razoável, é possível indicar que ainda não o
recebeu. Essa resposta gera um item de trabalho para a fila Localizar Perdido. Se você é o guardião, obterá uma etapa Receber quando o último usuário liberar o item. Para concluir a etapa
Receber:
- Selecione a ação apropriada. Se você recebeu a entidade, selecione
Recebido; caso contrário, selecione Não
Recebido.
- Conclua a etapa selecionando a opção apropriada. Consulte as opções de uma seção
diferente deste tópico:
Iniciar fluxo de trabalho.
Atenção: É possível que você não receba a entidade devido a um atraso. Esse atraso pode ser
causado pelo serviço de entrega ou usuário atualmente trabalhando com a entidade. Também é possível que a entidade esteja perdida no trânsito. Nesse caso, você recebe uma mensagem notificando o status da entidade.
Etapa Liberar
Uma etapa Liberar é listada como
uma etapa Aprovar em sua caixa de entrada, mas quando você a abre, o título da página é
Etapa Liberar. A etapa Liberar precisa ser completada pelo guardião atual da entidade, que pode ser o guardião ou um usuário que descarregou o item. Você indica o método de entrega, se há um atraso na entrega, ou se o item está perdido. Entregue o item ao usuário solicitante na localização do descarregamento. Para concluir a etapa Liberar:
- Se apropriado, insira o Tempo de Atraso em horas para indicar a
extensão de um atraso na liberação da entidade.
- Insira quaisquer comentários apropriados, como uma explicação para um atraso.
- Selecione a opção apropriada na lista Ações.
- Entrega manual significa que você irá entregar manualmente a entidade para o usuário que seja o próximo na linha.
- Selecione Perdido, caso você não saiba onde está a
entidade. Um item de trabalho é enviado para a caixa de entrada pública FilaAchadosPerdidosEntidadesFísicas.
- Selecione Serviço de Entrega, caso você queira usar um
serviço de entrega. Um item de trabalho é enviado para a caixa de entrada pública FilaEntregaEntidadesFísicas.
- Selecione Atraso se você inseriu um tempo de atraso.
Uma notificação de atraso é enviada para todos os usuários que estão esperando na
fila.
- Conclua a etapa selecionando a opção apropriada. Consulte as opções em uma seção
diferente deste tópico:
Iniciar fluxo de trabalho.
Etapa Fila de espera
Quando você reserva
uma entidade e é o próximo a recebê-la, o item de trabalho na fila Espera mostra seu
nome como o usuário solicitante. Os usuários autorizados a acessar esta fila podem visualizar as informações, mas não há nada a ser completado. Para visualizar a etapa Fila de Espera:
- Clique no item de trabalho na fila pública FilaEsperaEntidadesPúblicas.
- Após revisar o item de trabalho, clique em Fechar.
Etapa Fila de reserva
A caixa de entrada pública FilaReservaEntidadesPúblicas contém itens de trabalho para cada usuário que está aguardando a entrega. Usuários autorizados podem abrir cada item de trabalho para ver quem solicitou a
entidade, suas datas de solicitação e os locais de solicitação. Você pode modificar as datas de reserva para alterar as prioridades dos usuários. Para concluir a etapa Fila de Reserva:
- Clique no item de trabalho na caixa de entrada pública FilaReservaEntidadesFísicas.
- Opcionalmente, modifique a Data da Reserva para alterar a
prioridade de usuários aguardando pelo item.
- Clique em Aplicar e emFechar.
Etapa Encontrar item perdido
Quando uma entidade é declarada como Perdida, o sistema envia um item de trabalho para a caixa de entrada pública FilaAchadosPerdidosEntidadesFísicas. Se você estiver autorizado a acessar esta caixa de entrada, é
possível clicar no item de trabalho para visualizar a
página
Etapa Localizar Perdido e atualizar o status. Você
localiza e entrega a entidade ou a declara como permanentemente perdida. Essa ação
notifica todos os usuários afetados e finaliza todos os fluxos de trabalho PRM
executados para essa entidade. Além disso, quando um usuário tenta executar um fluxo
de trabalho para essa entidade, o sistema envia imediatamente uma notificação sobre
o status perdido da entidade.
Para concluir a etapa Localizar Item Perdido:
- Insira seus comentários.
- No menu Ação, selecione Perdido se
desejar declarar que a entidade está permanentemente perdida. Selecione
Entregue se você localizar a entidade e entregá-la para o
usuário cujo nome está no campo Solicitado por.
- Conclua a etapa selecionando a opção apropriada. Consulte as opções de uma seção
diferente deste tópico:
Iniciar fluxo de trabalho.
Após uma entidade ser marcada como permanentemente perdida, não há como indicar que
ela está localizada em uma data posterior. Qualquer pessoa que tentar dar saída a
uma entidade no futuro receberá a mensagem informando que ela está perdida. Se o
item perdido for um contêiner que for localizado posteriormente, seu conteúdo não
poderá ter saída. Qualquer pessoa tentando dar saída aos itens de um contêiner que
estava perdido anteriormente receberá uma mensagem informando que o pai está em
saída.
Etapa Serviço de entrega
Quando um usuário seleciona o serviço de entrega para enviar uma entidade física, o sistema envia um item de trabalho para a caixa de entrada pública FilaEntregaEntidadesFísicas. Se você estiver autorizado
a acessar esta caixa de entrada pública, é possível clicar no item de trabalho
para concluir a página
Etapa Entregar. Para concluir a etapa
Entregar:
- Insira quaisquer comentários apropriados.
- Na lista Ação, selecione Perdido se não
for possível localizar e entregar a entidade. Essa ação envia um item de trabalho
para a caixa de entrada pública PhysicalEntitiesFindLostQueue. Se for necessário,
esse grupo indicará que a entidade foi permanentemente perdida. Selecione
Entregue se você entregar a entidade para o usuário que a
solicitou.
- Conclua a etapa selecionando a opção apropriada. Consulte as opções de uma seção
diferente deste tópico:
Iniciar fluxo de trabalho.
Etapa Mensagem
A página Etapa de Mensagem
notifica você sobre o status da entidade física para a qual o fluxo de trabalho PRM
é executado. Esta página é enviada como um item de trabalho para sua caixa de entrada.
Você a recebe em uma destas situações:
- O atual portador de entidade atrasa a liberação da entidade.
- A entidade foi perdida pelo serviço de entrega ou atual portador de entidade.
- Há um erro no fluxo de trabalho PRM.
- A entidade-filha ou pai da entidade solicitada já esteve em saída e nenhum item
de trabalho foi enviado para a fila. (As filas Espera e Reserva são somente usadas quando as entidades coincidem).
- A entidade para a qual o fluxo de trabalho é executado não é uma entidade física.
Para completar a etapa Mensagem, clique em
Completar