IBM Enterprise Records, verzia 5.1.2    

Definovanie a spustenie vyhľadávania

Môžete vyhľadávať záznamy, zväzky, priečinky záznamov a kategórie záznamov. Voľby vyhľadávania, ktoré môžete zvoliť, sú závislé na režime vyhľadávania (Dynamické alebo Statické). Môžete tiež využívať šablóny vyhľadávania a uložené vyhľadávania.

Informácie o úlohe

Bližšie informácie o režime vyhľadávania nájdete v téme o prispôsobovaní stránky vyhľadávania. Keď vyberiete typ vyhľadávania, môžete zadefinovať vyhľadávanie - zadajte nasledujúce typy kritérií vyhľadávania: Môžete upraviť predvolené kritériá na každej stránke. Karta Search obsahuje odkaz na šablóny vyhľadávania a uložené vyhľadávania. Navrhovatelia vyhľadávaní vytvoria tieto dopredu pripravené vyhľadávania v aplikácii Application Engine alebo Workplace XT a označia ich na použitie pomocou aplikácie IBM® Enterprise Records. Šablóny vyhľadávania určujú niektoré z kritérií vyhľadávania a ponechávajú niektoré polia editovateľné, takže môžete vyhľadávanie prispôsobiť. Uložené vyhľadávanie je vyhľadávanie, ktoré obsahuje všetky kritériá vyhľadávania, takže ich nemôžete upravovať. Keď kliknete na názov uloženého vyhľadávania, uvidíte len výsledky, ako keby ste otvorili priečinok.

Procedúra

Definovanie a spustenie vyhľadávania:

  1. Vyberte záložku Search.
  2. Kliknite na príslušný odkaz vyhľadávania, ktorý je založený na type entity, ktorú chcete vyhľadať (record category, record folder, volume alebo record) alebo vyberte položku Search Templates and Stored Searches.
    • Pri šablónach vyhľadávania a uložených vyhľadávaniach kliknite na názov vyhľadávania.
    • Pri šablónach vyhľadávania zadajte hodnoty pre polia, ktoré vám šablóna dovolí zmeniť.
    • Pri všetkých ostatných vyhľadávaniach vyplňte kritériá vyhľadávania potrebné pre vaše vyhľadávanie.
  3. Keď zadáte všetky kritériá vyhľadávania, kliknite na tlačidlo Search. Ak chcete zadať umiestnenie vyhľadávania, použite pole Search in, ktoré zobrazí predvolené umiestnenie pre vyhľadávanie. Môžete ho zmeniť nasledovne:
    1. Kliknite na Select Folder.
    2. Prejdite na kategórie a vyberte kategóriu, podkategóriu alebo priečinok, na ktoré chcete obmedziť vyhľadávanie. Koniec cesty zobrazuje aktuálne vybratý priečinok.
    3. Kliknite na Accept.
    4. V poli Filter by Class môžete obmedziť vrátené výsledky, aby obsahovali len entity v určitej triede. Napríklad, ak ste ako typ entity vybrali záznamy, môžete doladiť vyhľadávanie tak, že zadáte typ triedy, napríklad elektronické alebo e-mail.
    5. Kliknite na Select Class.
    6. Na stránke Select Filter Class vyberte typ triedy.
    7. Kliknutím na Select Filter Class vyberte typ triedy.
    8. Ak chcete vrátiť entity, ktoré sú v podtriedach vami zvolenej triedy, označte začiarkavacie políčko Include subclasses.
    9. V poli Max Results zadajte maximálny počet entít, ktoré sa majú vracať vo výsledkoch. (Rozsah je 50-5000.) Pole Max Results je dostupné, len ak režim vyhľadávania je statický. Bližšie informácie nájdete v téme o prispôsobovaní stránky vyhľadávania.

Výsledky

Zadávanie vlastností

Pri definovaní kritérií vyhľadávania môže vyhľadávať entity na základe až siedmich vlastností. Môžete zadať hodnoty pre niektoré alebo všetky tieto vlastnosti. Pri klasifikovaných záznamoch môžete zadať kritériá vyhľadávania na základe dátumov alebo udalostí aktuálnej alebo úvodnej klasifikácie, prechodu na nižšiu úroveň, aktualizácie, deklasifikácie alebo doplnkových značiek. Hodnoty vlastností môžete nechať aj prázdne a vyhľadávať entity na základe iných kritérií vyhľadávania.

Výber množiny vlastností:

  1. Kliknite na Change.
  2. V oblasti Property Criteria Settings vyberte názov vlastnosti z jednej alebo viacerých ponúk Property Name.
  3. Kliknite na prepínač pre jednu vlastnosť, podľa ktorej chcete mať usporiadané výsledky.
  4. Vyberte operátor. Dostupné operátory sú závislé na vlastnosti.
  5. Kliknite na Accept Changes.

Bližšie informácie o nastaveniach na tejto stránke nájdete v téme o prispôsobovaní stránky vyhľadávania.

Zadanie hodnôt a nastavenie operátorov

Pre každý operátor, ktorý chcete použiť vo vyhľadávaní, zadajte hodnotu. Túto hodnotu môžete zadať, tak že napíšete text, vyberiete hodnotu z ponuky či inej stránky alebo vyberiete dátum z kalendára. Vo vyhľadávaní sa použijú len vlastnosti, ktoré majú hodnoty.

Ak chcete nastaviť operátory, postupujte takto:

  1. Pri každej vlastnosti skontrolujte operátor. Operátor môžete vybrať z ponuky alebo akceptovať predvolený operátor.
  2. Zadajte hodnotu pre každú vlastnosť, ktorú chcete použiť.
  3. Vyberte operátor AND alebo OR na označenie vzťahu medzi dvoma vlastnosťami. Operátor AND vráti výsledky, len keď sú pravdivé obe hodnoty. Ak je pravdivá aspoň jedna vlastnosť, operátor OR vráti výsledky. Napríklad, ak máte vlastnosť s viacerými hodnotami s názvom Human Resources a chcete vyhľadať Payroll alebo Recruitments, zadajte nasledujúce kritérium:
    Human Resources = Payroll    OR
    Human Resources = Recruitments
    Kritériá vyhľadávania môžete zadať aj takto:
    Human Resources = Payroll, Recruitments
Dôležité: Ak použijete vlastnosť Initial Classificationna údajovom modeli DoD Classified, vstupné pole klasifikácie bude pole reťazca. Všetky porovnania, ktoré používajú operátory, napríklad väčšie ako (>) alebo menšie ako alebo rovné (< or =), sa použijú na základe textu, ktorý zadáte. Takže slovo Unclassified je väčšie ako slovo Classified, lebo U je v anglickej abecede 17. písmeno a C je 3. písmeno.

Zadanie obsahu

Ak hľadáte záznam, môžete zadať slovo alebo frázu jedným z dvoch spôsobov. Jeden spôsob je, že slovo alebo fráza je v obsahu deklarovaného dokumentu v sklade objektov záznamov. Ďalší spôsob je taký, že slovo alebo fráza je v texte vlastností záznamu v metaúdajoch v sklade objektov záznamov. Váš administrátor lokality musí nakonfigurovať vyhľadávací mechanizmus tak, aby indexoval vlastnosti. Vyhľadávanie pomocou vlastností môžete skombinovať s vyhľadávaním podľa obsahu, keď použijete operátor AND lebo OR.

AK režim vyhľadávania je Static a vy použijete operátor OR, vyhľadávanie spracuje najskôr vyhľadávanie podľa vlastností. Ak sa počet vrátených výsledkov rovná hodnote Max Results alebo ju prekračuje, vyhľadávanie sa zastaví a podľa obsahu sa nebude vyhľadávať. Preto výsledky nemusia obsahovať žiadne dokumenty s požadovaným obsahom. Informácie o režime vyhľadávania nájdete v téme o prispôsobovaní stránky vyhľadávania. Keď režim vyhľadávania je Dynamic, tento režim jednako spracuje najskôr vyhľadávanie poľa obsahu a potom vyhľadávanie podľa vlastností a režim Dynamic vráti všetky výsledky.

Vyhľadávanie obsahu:

  1. V textovom poli Content Contains zadajte text, ktorý má byť súčasťou vyhľadávania.
  2. Pre hodnotu in zadajte buď Metadata - vyhľadávanie textu vo vlastnostiach alebo Content - vyhľadávanie textu v deklarovanom dokumente. Keď vo vyhľadávaní zadáte Content, stránka s výsledkami vyhľadávania bude obsahovať stĺpec Rankings, ktorý zobrazuje percentá relevantné pre vaše kritériá vyhľadávania. Rankings je predvolený stĺpec triedenia a na začiatku je usporiadaný vo vzostupnom poradí. Stĺpec Rankings je dostupný, len keď režim vyhľadávania je Dynamic.
  3. Keď nastavíte operátor na AND, špecifikujete, že entita musí obsahovať text, ktorý ste zadali a vlastnosti musia mať pravdivú hodnotu. Nastavte operátor na OR, ak musia byť pravdivé buď podmienky obsahu alebo vlastností.
Varovanie:
  • Keď zadáte slovo, vyhľadávanie podľa obsahu vyhľadá všetky formy tohto slova v texte dokumentu. Ak hľadáte text vo vlastnostiach (metaúdaje), vrátia sa len presné zhody. Teda, ak pri vyhľadávaní v obsahu dokumentu zadáte mesiac, dostanete dokumenty, ktoré obsahujú tvary mesiac, mesiace aj mesiacov. Ak zadáte mesiac vo vyhľadávaní v vlastnostiach, dostanete len dokumenty s hodnotou vlastnosti rovnou slovu mesiac.
  • Keď zadáte viac ako jedno slovo, všetky tieto slová sa musia nájsť v dokumente. Napríklad, ak zadáte mesačný výkaz, vrátia sa len dokumenty, ktoré obsahujú obe slová, mesačný aj výkaz.
  • Ak chcete vyhľadať frázu so slovami v konkrétnom poradí, uzatvorte túto frázu do úvodzoviek. Napríklad, "pravá ruka" vráti len dokumenty, ktoré obsahujú frázu pravá ruka.
  • Pomocou úvodzoviek môžete vyhľadávať určité kombinácie veľkých a malých písmen alebo pravopis. Napríklad, výraz "hviezda" vráti slovo hviezda, ale nie hviezdach či hviezdami.
  • Môžete použiť hviezdičku (*) ako zástupný znak žiadnych alebo viacerých písmen, číslic alebo znakov podčiarnika ( _ ). Napríklad, výraz slo*o vráti výsledky slovo, sloboda, sloveso a pod. Otáznik (?) môže nahradiť jeden alfanumerický znak, napríklad vo výraze ?ak sa vrátia výsledky: rak, tak, mak a lak.
  • Ak váš systém používa databázu Oracle, použiť bude rozlišovať veľkosť písmen, pokiaľ váš administrátor toto nastavenie nezmení, ako je popísané v téme citlivosť na veľkosť písmen.
  • Keď prehľadávate databázu MS SQL pomocou operátora LIKE a vaše vyhľadávacie kritériá obsahujú znak ľavej hranatej zátvorky ([), umiestnite znak [ do jeho vlastnej sady hranatých zátvoriek. Napríklad, do poľa zadajte [[]. Toto je problém vydavateľa MS SQL. Bližšie informácie nájdete v dokumentácii MS SQL.
  • Keď spúšťate vyhľadávanie podľa vlastností s operátorom OR v plne textovom vyhľadávaní v režime Dynamic, predvolené poradie sady výsledkov je usporiadanie podľa hodnotenia. Uvedomte si, že sada výsledkov môže mať duplicitné položky. Jedna položka by sa mohla v sade výsledkov zobraziť dvakrát, raz z vyhľadávania podľa vlastností a druhý raz z plne textového vyhľadávania alebo vyhľadávania podľa obsahu. Keď v sade výsledkov kliknete na iný stĺpec, napríklad usporiadanie podľa názvu dokumentu namiesto hodnotenia, počiatočná duplicita sa môže odfiltrovať. Toto správanie spôsobí, že celkový počet záznamov sa bude sa líšiť vo vyhľadávaní usporiadanom podľa názvu dokumentu v porovnaní s celkovým počtom záznamov vrátených pri usporiadaní podľa hodnotenia. Ak potrebujete poznať závažnosť výsledkov vyhľadávania, použite usporiadanie podľa hodnotenia, čo je predvolená možnosť. Ak je pre vás je dôležité eliminovať možné duplicitné položky, použite usporiadanie podľa metaúdajov.

Filtrovanie podľa typu rodiča

Môžete vyhľadať záznam, ktorý je založený na type a vlastnostiach jeho rodičovskej entity. Ak chcete vybrať rodičovskú entitu:

  1. Kliknite na Select vedľa And filter by parent type.
  2. Vyberte typ rodiča, v ktorom sa musí záznam nájsť.
  3. Kliknutím na tlačidlo Accept sa vrátite na stránku vyhľadávania.
  4. Zadajte operátor a hodnotu alebo kliknite na tlačidlo Change a zadajte iné vlastnosti. Akékoľvek zmeny v kritériách vyhľadávania rodičovskej entity sa odzrkadlia na stránke My Search tohto typu entity. Napríklad, ak tu ako rodiča vyberiete priečinok a zmeníte množinu vlastností, rovnaké hodnoty vlastností sa priamo nastavia pre priečinky záznamov pri ich najbližšom vyhľadávaní.

Keď dokončíte zadávanie kritérií vyhľadávania, kliknite na tlačidlo Search.

Výsledky vyhľadávania

Ak režim vyhľadávania je Static, počet vrátených výsledkov je obmedzený hodnotou Max Results. Ak režim vyhľadávania je Dynamic, výsledky vyhľadávania nie sú ovplyvnené hodnotou Max Results. Informácie o položkách Max Results a Search Mode nájdete v téme o prispôsobovaní stránky vyhľadávania.

Výsledky vyhľadávania obsahujú názov entity a všetky hodnoty vlastností, ktoré ste zadali v kritériách vyhľadávania. Ak nejaká vlastnosť, napríklad Supplemental Marking má viaceré hodnoty, v tomto stĺpci sa zobrazí odkaz Show Details. Keď kliknete na tento odkaz, zobrazia sa všetky hodnoty tejto vlastnosti. Vo výsledkoch vyhľadávania môžete vykonať nasledujúce operácie:
  • Vygenerovať verziu pre tlač.
  • Vybrať viacero položiek a kliknutím na položku Multi-Select Actions zvoliť úkon, ktorý sa použije na vybraté entity.
  • Kliknutím na Get Info zobrazte informačnú stránku entity.
  • Prechádzať výsledkami kliknutím na číslo strany alebo tlačidlo Next.
    Dôležité: Hodnota List View Page Size (položka General Settings v aplikácii Application Engine alebo Workplace XT - User Preferences) určuje počet entít, ktoré výsledky vyhľadávania zobrazia na každej strane. Ak je vo výsledkoch vyhľadávania 100 entít a hodnota List View Page Size je 20, potom výsledky vyhľadávania budú predstavovať päť strán po 20 entít.
  • Usporiadať výsledky kliknutím na stĺpec. V závislosti od toho, ako zadefinujete predvolené hodnoty vyhľadávania, môžete dynamicky obnovovať výsledky a triediť výsledky. Podrobné informácie nájdete v popise poľa Search Mode v téme o prispôsobovaní stránok s výsledkami.
  • Usporiadať výsledky podľa závažnosti kliknutím na stĺpec Rankings.
    • Musíte v kritériách vyhľadávania zadať Content, aby ste mohli aktivovať stĺpec Rankings.
    • Stĺpec Rankings je dostupný len pre záznamy a pre režim vyhľadávania Dynamic. Podrobné informácie o režime vyhľadávania nájdete v téme o prispôsobovaní stránky vyhľadávania.
  • Zobraziť všetky hodnoty vlastností s viacerými hodnotami. Podrobné informácie nájdete v popise poľa Multivalue Property v téme o prispôsobovaní stránok s výsledkami.

Ak kliknete na Get Info v podkategórii a nemáte oprávnenie na prístup pre rodičovskú kategóriu, IBM Enterprise Records zobrazí chybu.

Chyby vyhľadávania

Ak hierarchia vášho plánu súborov obsahuje veľké množstvo kategórií záznamov, priečinkov záznamov a záznamov, vyhľadávanie by mohlo skončiť s chybami, napríklad chybami uplynutia vyhradeného času. Informácie o nastaveniach, ktoré môžete upravovať za účelom eliminácie takýchto chýb, nájdete v dokumente IBM FileNet P8 Troubleshooting Guide.



Spätná väzba

Posledná aktualizácia: November 2013
define_and_execute_adhoc_search.htm

© Copyright IBM Corp. 2013