Wenn Sie nicht berechtigt sind, einen Schriftstückordner zu erstellen, den Sie brauchen, können Sie eine entsprechende Anforderung einreichen. Nachdem Sie Details zum Ordner eingegeben haben, wird ein Workflow für einen Schriftgutmanager oder einen anderen berechtigten Benutzer gestartet, wenn der Standardworkflow geändert wurde. Diese Anforderung stellen Sie in Application Engine oder Workplace XT.
Informationen zu diesem Vorgang
Der Workflow zum Erstellen eines Schriftstückordners wird optional vom Administrator installiert und ist deshalb in Ihrer Umgebung möglicherweise nicht verfügbar. Wenn der Workflow zum Erstellen eines Schriftstückordners gestartet wird, wird die Anforderung zur Erstellung des Schriftstückordners als Arbeitselement in den öffentlichen Posteingängen "RecordsManagerApproval" in
Application Engine oder
Workplace XT angezeigt. Wenn der Schriftgutmanager die Anforderung genehmigt, wird der Ordner erstellt und Sie erhalten eine entsprechende Bestätigung in Ihrem Posteingang. Wird die Anforderung zurückgewiesen, erhalten Sie ebenfalls eine Mitteilung.
Klicken Sie auf
Abgeschlossen, um den Workflow aus Ihrem Posteingang zu entfernen.
Vorgehensweise
So fordern Sie die Erstellung eines Schriftstückordners an und starten den Workflow zum Erstellen eines Schriftstückordners:
- Öffnen Sie in Application Engine die Ansicht Autor und wählen Sie Allgemeine Tools aus. Wechseln Sie in Workplace XT in den Modus Durchsuchen und wählen den Link Tools aus.
- Klicken Sie auf "Schriftstückordner anfordern":
- Wählen Sie den Typ des Ordners, der erstellt werden soll.
- Geben Sie dem Ordner einen Namen.
- Wählen Sie die Kategorie oder den Ordner, in der bzw. in dem der neue Ordner erstellt werden soll.
- Klicken Sie auf "Starten".
Ergebnisse
Wichtig: Der Link Tools ist nur verfügbar, wenn Sie ihn in (Tools Integration) konfiguriert haben.
Genehmigen der Erstellung eines Schriftstückordners
Die Seite Genehmigungsschritt hilft dem Schriftgutmanager beim Genehmigen oder Ablehnen der Schriftstückordnererstellung und beim Eingeben der Gründe für die Genehmigung oder Ablehnung. Diese Seite zeigt auch den Ordnernamen und den Pfad an, den der Benutzer in seiner Anforderung angibt. Am Anfang der Seite sehen Sie die Anweisungen für die Genehmigung. Wenn der Anweisungstext nicht sichtbar ist, klicken Sie auf
.
So genehmigen Sie die Erstellung eines Schriftstückordners oder lehnen diese ab:
- Rufen Sie in Application Engine oder Workplace XT die Ansicht Aufgaben auf und wählen Sie Öffentliche Posteingänge aus.
- Wählen Sie RecordsManagerApproval aus.
- Zur Genehmigung des Ordners klicken Sie auf CreateFolder. Durch diese Aktion öffnet sich die Seite Schriftstückordner hinzufügen von IBM® Enterprise Records.
Erstellen Sie hier den angeforderten Schriftstückordner an der angegebenen Position im Aktenplan. Weitere Informationen zum Erstellen von Schriftstückordnern finden Sie in "Hinzufügen eines Schriftstückordners".
- Nachdem Sie den Schriftstückordner erstellt haben, wählen Sie Genehmigt (Approved) aus dem Menü Genehmigungsentscheidung aus. Wenn Sie keine Genehmigung erteilen wollen, klicken Sie im Menü Genehmigungsentscheidung auf Ablehnen.
- Geben Sie den Grund für die Ablehnung der Anforderung zur Erstellung des Schriftstückordners in das Textfeld Grund ein.
- Klicken Sie auf "Anwenden", um die erforderlichen Änderungen zu speichern, oder auf Beenden, wenn die Änderungen verworfen werden sollen. Durch Klicken auf Beenden wird die Seite Genehmigen geschlossen und das Arbeitselement bleibt im Posteingang.
- Klicken Sie auf "Neu zuweisen", um die Aufgabe der Genehmigung der Erstellung des Schriftstückordners einem anderen Benutzer zu übertragen.
- Klicken Sie auf Status, um den Status des Workflows zum Erstellen des Schriftstückordners zu prüfen.
- Klicken Sie zum Schluss auf "Abschließen".