IBM Enterprise Records, version 5.1.2    

Arkivera poster

När du arkiverar en post skapar du en referens till den posten på ett annat ställe inom samma arkiveringsplan. Posten dupliceras inte. Det innebär att i stället för att skapa en kopia av posten skapar du en referens till posten. Referensen pekar på posten på dess ursprungliga plats. Du kan arkivera en eller flera poster på samma ställe.

När du arkiverar en post gäller följande begränsningar:

Säkerhetskonsekvenser av postarkiveringen

När en post deklarerats i flera behållare anger du dess överordnade under deklarationen. Arkiveringen av posten i en annan mapp efter deklarationen ändrar inte den överordnades säkerhet. Säkerhetsfunktionen gäller bara om behållaren underhålls och posten finns kvar i den behållaren. Du kan se vilken behållare som är säkerhetsmässigt överordnad genom att välja informationssidan Arkiverad under. Mer information finns i avsnittet FileNet P8-säkerhet i ämnet om säkerhet.

Avvecklingskonsekvenser av postarkiveringen

När en post arkiveras i överordnade behållare som har andra avvecklingsscheman, påverkas pekaren till posten av dess överordnades avvecklingsschema. Exempel: Om en överordnad behållare har ett femårigt schema och en annan överordnad har ett tvåårigt schema, ser du konsekvensen. Efter två år ser du inte posten i den överordnade entiteten med det tvååriga schemat. Du ser dock fortfarande den överordnade entiteten med det femåriga schemat.

Arkivera en eller flera poster:

  1. Bläddra eller sök efter de poster du behöver arkivera.
  2. Markera kryssrutan bredvid namnen.
  3. Välj Arkiv från menyn Flervalsåtgärder. Du kan också högerklicka på en post och välja Arkiv från menyn.
  4. Gå till lämpligt ställe i arkiveringsplanen där du vill arkivera posterna och klicka på Arkiv.
  5. Du ser ett bekräftelsemeddelande om arkiveringsåtgärden. Klicka på OK så kommer du tillbaka till arkiveringsplanen.
Obs: Välj vyn Arkiverad under på en entitets informationssidor om du vill se var den är arkiverad.


Feedback

Senast uppdaterat: November 2013
file_record.htm

© Copyright IBM Corp 2013