IBM Enterprise Records, Versão 5.1.2    

Incluindo um Volume

É possível incluir novos volumes eletrônicos, físicos ou híbridos nas pastas de registro. O tipo de volume deve ser o mesmo do tipo de sua pasta. Você não pode incluir volumes de caixa.

Sobre Esta Tarefa

Quando você cria uma pasta de registros, o sistema cria automaticamente um volume sob aquela pasta de registros. Os volumes são tipicamente usados para limitar o número de itens, talvez para particionar os registros por mês ou por ano. Quando você abre um novo volume, o volume antigo é automaticamente fechado. Nenhum outro registro é incluído automaticamente em um volume fechado, embora seja possível incluí-lo manualmente se necessário. Por exemplo, se um registro tiver que estar em um volume que está agora fechado, você pode abrir o volume antigo e adicionar manualmente o registro. A seguir, feche novamente o volume. Um volume herda o planejamento de disposição da pasta de registros sob a qual é criada. Você não pode definir uma planejamento de disposição que seja independente da pasta de registros pai. Além disso, você não pode criar uma subpasta ou volume sob um volume.

Procedimento

Para incluir um volume:

  1. Efetue login como um Gerenciador de Registros ou Administrador de Registros e abra a pasta de registro sob a qual deseja criar o volume.
  2. Clique em Incluir Volume: ícone Criar um Volume

Resultados

Definir propriedades

Para configurar propriedades:

  1. Insira ou modifique os valores exibidos da propriedade. Algumas propriedades podem ser editadas nesta página. Outras exigem que você clique no nome da propriedade para editar os valores. O campo Nome do Volume é pré-preenchido com um nome padrão que é baseado no padrão selecionado durante a configuração. É possível inserir qualquer nome no campo Nome do Volume, mas não é possível ter nomes de volume duplicados. Não é possível incluir nenhum dos seguintes caracteres como parte do nome do volume: \ / : * ? " < > |. Para obter informações adicionais sobre as propriedades de exibição, consulte o tópico de referência de propriedades.
  2. Clique em Avançar para configurar o registro vital ou selecionar outra etapa no painel.
    Atenção: Se sua configuração de exibição em Preferências do Site ou Preferências do Usuário para Mostrar etapa de registros vitais durante criação de contêiner for Não, o programa ocultará a etapa de revisão vital. Vá para a seção Configurar Segurança deste tópico.
Definir registros vitais

Se todos os registros criados sob o novo volume precisam de revisões e atualizações contínuas, você pode marcar o volume como Vital. Antes de completar esta etapa, uma ou mais ações de revisão vitais precisam existir. Para obter mais informações sobre como criar essa ação, consulte o tópico sobre inclusão de ação. Também precisa existir um ou mais acionadores de eventos recorrentes. Para obter mais informações sobre como criar um evento recorrente, consulte o tópico sobre inclusão de acionador de evento recorrente.

Para configurar o registro vital:

  1. No menu Indicador de Registro Vital, selecione True.
  2. Opcional: Insira uma descrição de registro vital.
  3. No menu Ação de Revisão de Registro Vital, selecione a ação que começa com o ciclo de revisão e atualização periódico de registros vitais.
  4. No menu Ciclo de Revisão e Atualização de Registro Vital, selecione o evento recorrente apropriado que aciona a revisão periódica de registros vitais dentro desse volume.
  5. Clique em Avançar para definir a segurança para o volume.
Configurar Segurança (Opcional)

As configurações de segurança determinam os grupos e usuários que podem acessar o volume e controlar as permissões concedidas a cada grupo ou usuário. As configurações de segurança que você especifica aqui podem ser substituídas pela segurança do FileNet P8 configurada na entidade. Para obter mais informações, consulte o tópico de segurança.

  1. Inclua novos usuários ou grupos.
    1. Clique em Adicionar novo.
    2. Selecione o domínio no menu Selecionar em.
    3. Selecione Usuários ou Grupos.
    4. Insira os primeiros poucos caracteres do nome do usuário ou grupo e clique em Pesquisar.
    5. Selecione um ou mais nomes da lista e clique em Aceitar.
  2. Altere as permissões de um usuário ou grupo se quiser.
    1. Clique no nome do usuário ou grupo na coluna Título para alterar os direitos de acesso para aquele usuário ou grupo.
    2. Selecione a caixa de seleção Permitir ou Negar apropriada para cada permissão. Permitir substitui os direitos do grupo para que o usuário ou grupo possa executar as funções associadas; Negar substitui os direitos do grupo para evitar que o usuário ou grupo acesse essa função.
    3. Clique em Aceitar.
  3. Clique em Concluir e a seguir em OK na página de confirmação.


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Última atualização: novembro de 2013
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