Las categorías, carpetas y volúmenes por lo general se cierran automáticamente como resultado de cumplir con una condición definida por el programa de disposición asociado. También las puede cerrar manualmente. Al crear uno de estos contenedores, se abre de forma predeterminada y se pueden agregar entidades secundarias. El cierre de un contenedor inicia el proceso de disposición y ya no se pueden agregar entidades secundarias.
Acerca de esta tarea
Normalmente, no querría reabrir un contenedor cerrado.
Esta acción se permite de manera que pueda agregar registros que no estaban disponibles al momento que se cerró el contenedor. Por ejemplo, tiene un contenedor que se cierra al final del año pero un registro de ese año llega más tarde. Puede volver a abrir el contenedor para agregar el registro y luego cerrarlo
nuevamente.
- Los registros se pueden recuperar de contenedores abiertos o cerrados.
- Cuando se cierra una entidad, todas las entidades secundarias se cierran de forma
automática.
- Si abre de nuevo una entidad, las entidades secundarias no se reabren automáticamente. Para volver a abrir una entidad secundaria, antes debe abrir las entidades superiores.
- Para agregar un registro a un volumen reabierto, debe seleccionar ese volumen.
- Los administradores y gestores de registros pueden cerrar y volver a abrir las
categorías de registros, carpetas de registros o volúmenes.
Procedimiento
Para cerrar un contenedor de forma manual:
- Acceda a la ubicación o busque las categorías, carpetas o volúmenes que desee cerrar.
- Seleccione las casillas de verificación que aparecen junto a los nombres. También puede hacer clic con el botón derecho del ratón en una entidad y utilizar el menú en su lugar.
- En el menú Acciones de multiselección,
seleccione Cerrar:

- En la página Cerrar entidades, especifique
el motivo del cierre de la entidad y haga clic en Cerrar o
en Salir para dejarla abierta.
- Haga clic en Aceptar para confirmar el mensaje de cierre de la entidad. Las entidades que se cierran se marcan con el icono de cerrado.
Resultados
Para volver a abrir una entidad:
- Acceda a la ubicación o busque la categoría, carpeta o volumen que desee reabrir.
- Con el botón derecho del ratón, haga clic en el nombre y seleccione
Reabrir:

- Haga clic en Aceptar para confirmar el mensaje de reapertura de la entidad.Las entidades que se cierran y vuelven a abrir se marcan con el icono de reabierto.