Yhden tai useamman yksikön käytettävyys hyväksytyn säilytysajan jälkeen on ehkä varmistettava lykkäämällä normaalia arkistostapoistoaikataulua. Esimerkkejä tällaisista tilanteista ovat
oikeusjuttu tai tutkimus, jonka aikana asiakirjoja ei voi poistaa arkistosta arkistostapoistoaikataulusta huolimatta. Näissä tilanteissa asiakirjat tai asiakirjat sisältävä säilö voidaan asettaa arkistosta poiston pitoon.
Voit poistaa arkistosta poiston pidon myöhemmin, kun haluat jatkaa arkistosta poiston toimintoja.
- Aseta arkistosta poiston pito asiakirjaluokkaan, asiakirjakansioon, taltioon tai asiakirjaan. Voit asettaa pidon myös ennen katkaisupäivää tai missä tahansa vaiheessa katkaisupäivän jälkeen. Kun pito on asetettu säilöön, se koskee kaikkia säilön yksiköitä.
Kun pidot ovat voimassa, järjestelmä ei aja kyseisen yksikön arkistosta poiston toimintoon liitettyä käsittelyreittiä. Toisin sanoen, liitetty arkistostapoistoaikataulu ei ole tilapäisesti voimassa. Kukaan ei voi myöskään poistaa pidossa olevia yksiköitä manuaalisesti.
- Aseta yksikköön useita arkistosta poiston pitoja. Pidot voidaan
asettaa manuaalisesti tai ehdollisesti määritettyjen ehtojen perusteella.
Ehdollisissa pidoissa tarkistusprosessi etsii ehdot täyttäviä yksiköitä ja asettaa pidot automaattisesti. Ehdollisia pitoja käytetään dynaamisesti. Yksiköt, jotka täyttävät pidon ehdot, voidaan lisätä milloin tahansa. Pito asetetaan yksiköihin seuraavan ajoitetun pidon tarkistuksen aikana.
- Kun asetat yksikön pitoon, sinun on määritettävä käytettävä arkistosta poiston pito. Siksi arkistosta poiston pidot on määritettävä ensin lisäämällä ne järjestelmään. Pidot voivat olla aktiivisia tai passiivisia. Vain aktiivisia pitoja voi asettaa yksiköihin.