Ha a rendszer rendelkezik a DoD Classified adatmodellre beállított
objektumtárolóval, akkor először jelezni kell, hogy a fizikai rekord
minősített vagy besorolatlan. Ez az eljárás a besorolatlan fizikai rekordokra vonatkozik.
Erről a feladatról
A minősített fizikai
rekord deklarálásával kapcsolatos információkért tanulmányozza a minősített fizikai rekord deklarálása
témakört.
IBM® Enterprise
Records alkalmazásban fizikai rekord deklarálásához adatbeviteli sablont használhat.
Ha egy adatbeviteli sablon fájlterv helyet tartalmaz, akkor
a fizikai rekord azon a helyen lesz deklarálva, ahonnan a felhasználó
elindította a deklarálási műveletet. A rekord egyúttal a sablonban megadott összes helyen
deklarálásra kerül. A rekordkezelő vagy rekordadminisztrátor az Adatbeviteli sablon
hozzáadása eszköz segítségével hozhatja létre vagy módosíthatja a fizikai rekord deklarálási sablonokat az
Application Engine vagy
Workplace XT alkalmazásban. Az adatbeviteli sablonokról
további információkért tanulmányozza az adatbeviteli sablon létrehozása témakört. Az
alábbi eljárás azt feltételezi, hogy a
IBM Enterprise
Records alapértelmezett Fizikai rekord deklarálási sablonját
használja.
Eljárás
Az IBM Enterprise
Records alkalmazásban fizikai rekord deklarálásához:
- Az IBM Enterprise
Records alkalmazásban lépjen a
fájlterv megfelelő helyére, majd kattintson a Fizikai rekord deklarálása lehetőségre.
- Ha a Kiválasztási varázsló oldalon látható, akkor
jelölje be a Besorolatlan rekord deklarálása választógombot,
majd kattintson a Tovább gombra.
- Kattintson a Kiválasztás gombra a használni kívánt
adatbeviteli sablon nevére.
Eredmények
A tulajdonságok beállításához:
- Adja meg a kötelező információkat a tulajdonság mezőkben. A mezők
a használt osztálytól függően változnak. Például a kötelező mezők az alapértelmezett
Jelző rekord osztályban az alábbiak:
- Adathordozó típusa: Például CD, videokazetta
- Formátum: CDR, VHS
- Szerző/Kezdeményező: Annak a személynek a neve, aki
létrehozta vagy birtokolja a fizikai rekordot.
- Tárgy: A fizikai rekord tömör leírása.
- Kiadás dátuma: A fizikai rekord létrehozásának a dátuma.
- Alapkönyvtár hely: A fizikai rekord
aktuális helye. Erre a hivatkozásra kattintva a varázsló megnyitja a helyek
listáját megjelenítő oldalt. Kattintson a Kiválasztás lehetőségre
a szükséges hely alatt. A varázsló bezárja az oldalt és visszatér a
Tulajdonságok beállítása lépéshez.
- Ha a deklarált rekord egy minősített rekord nyugtája, akkor kattintson
a ReceiptOf lehetőségre. Keresse meg és válassza ki
a nyugtához tartozó minősített rekordot. További információkért tanulmányozza a nyugták témakört.
- A szükséges információk megadása után kattintson a Befejezés gombra.
- Ha több deklarálandó rekorddal rendelkezik, akkor ismét válasszon
ki egy adatbeviteli sablont. Ha befejezte, kattintson a Kilépés gombra.
Az Application Engine vagy Workplace XT alkalmazásban fizikai rekord deklarálásához:
- Adjon hozzá egy dokumentumot. A Fájl kiválasztása lépésben fájltípusként válassza az Egyik sem lehetőséget.
- A jóváhagyási oldalon kattintson a Deklarálás rekordként lehetőségre.
- Válassza ki a besorolatlan rekordbeállítást. A minősített
rekord deklarálásával kapcsolatos információkért tanulmányozza a minősített fizikai rekord deklarálása
témakört.
- Kattintson az Elfogad gombra a varázsló használatához, vagy kattintson a Kiválasztás gombra
adatbeviteli sablon használatához.
- Adatbeviteli sablon esetén lépjen az FPOS objektumtárolóhoz a Records
Management/Templates mappában, válasszon ki egy adatbeviteli sablont,
majd kattintson az Elfogad gombra. Válasszon egyet az adminisztrátorok által tervezett
sablonok közül. Az IBM Enterprise
Records alkalmazásban használt alapértelmezett sablon nem használható az Application Engine vagy a Workplace XT alkalmazásban. Ez a korlátozás
azt feltételezi, hogy a fájlterv helye már ki lett választva.
- A Rekord katalogizálása varázsló használatához
tegye a következőket.
- Kattintson az Osztály kiválasztása lehetőségre, és válassza ki a
megfelelő osztályt. Alapértelmezésben az összes FPOS objektumtároló biztosítja a Jelző
rekordosztályt. Rendelkezésre állhatnak az adminisztrátorok által biztosított más választási lehetőségek is.
- Kattintson a Fájlterv hely kiválasztása lehetőségre, majd
lépjen a megfelelő egyedhez. Mivel a fizikai rekord csak egy fizikai helyen
található, csak egy fájlterv helyet válasszon.
A hely választási lehetőségei: hibrid mappa, doboz vagy fizikai rekordmappa.
- Jelölje be a megfelelő egyed jelölőnégyzetét, majd kattintson a Hozzáadás a kijelöléshez gombra.
- Az alapértelmezett Tallózás nézet használata helyett a kiválasztást megteheti
bármely előzőleg létrehozott parancsikonokkal. Az oldallécen kattintson a Parancsikonok elemre.
- Kategória vagy mappa név alapján is kereshető. Az oldallécen kattintson a Keresés elemre.
- Miután hozzáadta az egyedet a kijelölt Fájlterv helyhez, a jövőbeli
használat érdekében kattinthat a Hozzáadás parancsikonokhoz lehetőségre.
- Ha befejezte a megfelelő hely kiválasztását, kattintson az Elfogad gombra.
- Kattintson a Tovább gombra, hogy a Tulajdonságok beállítása
lépéssel folytassa.
A tulajdonságok beállításához:
- Adja meg a kötelező információkat a tulajdonság mezőkben. A mezők
a használt osztálytól függően változnak. Például a kötelező mezők az alapértelmezett
Jelző rekord osztályban az alábbiak:
- Adathordozó típusa: Például CD, videokazetta
- Formátum: CDR, VHS
- Szerző/Kezdeményező: Annak a személynek a neve, aki
létrehozta vagy birtokolja a fizikai rekordot.
- Tárgy: A fizikai rekord tömör leírása.
- Kiadás dátuma: A fizikai rekord létrehozásának a dátuma.
- Alapkönyvtár hely: A fizikai rekord
aktuális helye. Erre a hivatkozásra kattintva a varázsló megnyitja a helyek
listáját megjelenítő oldalt. Kattintson a Kiválasztás lehetőségre
a szükséges hely alatt. A varázsló bezárja az oldalt és visszatér a
Tulajdonságok beállítása lépéshez.
- Ha a deklarált rekord egy minősített rekord nyugtája, akkor kattintson
a ReceiptOf lehetőségre. Keresse meg és válassza ki
a nyugtához tartozó minősített rekordot. További információkért tanulmányozza a nyugták témakört.
- A szükséges információk megadása után kattintson a Befejezés gombra.
A vonalkódokról
Ha vonalkód adatokat
biztosító hardverrel és szoftverrel rendelkezik, akkor beolvashat vonalkódot közvetlenül az
aktív mezőbe, vagy bemásolhatja azt a helyi számítógépen és beillesztheti az
IBM Enterprise
Records érintett mezőibe. A Fizikai elemek beolvasása a fizikai lap használata érdekében
bármilyen szöveges karaktersorozatot megadhat egy vonalkód mezőben.