IBM Enterprise Records, verzia 5.1.2    

Kontrola a schválenie nevyhnutných záznamov

Kontrola nevyhnutných záznamov je nepretržitý proces, ktorý nastáva spolu s priradenou opakujúcou sa udalosťou. Opakujúca sa udalosť určuje, ako často sa budú nevyhnutné záznamy kontrolovať. Vždy keď nastane opakujúca sa udalosť kontroly, spustí sa k udalosti priradený pracovný tok kontroly nevyhnutných záznamov. Nevyhnutné záznamy pripravené na kontrolu sa zobrazia ako pracovné položky v schránke prijatých správ posudzovateľa alebo vo verejnej schránke došlých správ RecordsManagerApproval. Po výbere pracovnej položky sa zobrazí krok Approve.

Informácie o úlohe

Krok hodnotenia

Všeobecné informácie o tom, ako dokončiť tento pracovný tok nájdete v pracovnom toku dostupnosti.

Na stránke Review Step sa zobrazujú názvy ovplyvnených entít, meno posudzovateľa a udalosť, ktorá spustila pracovný tok. Stránka poskytuje miesto na zadanie komentárov kontroly a dátumu aktuálnej kontroly, ktorý môžete zmeniť.

Procedúra

Ak chcete skontrolovať nevyhnutné záznamy:

  1. Do poľa Review Comments zadajte komentáre.
  2. Ak chcete môžete kliknúť na ikonu kalendára a vybrať dátum, skutočného kontrolovania entity.
  3. Dokončite svoju prácu tak, ako je to popísané vo všeobecných pokynoch pracovného toku.

Výsledky

Approve Step

Stránku Approve Step použite na dokončenie schválenia kontroly nevyhnutných záznamov. Zobrazí sa na nej posudzovateľ, ktorý záznamy kontroloval a udalosť kontroly, ktorá odštartovala spustenie pracovného toku. Pomocou stránky Approve môže Records Manager zmeniť komentáre kontroly, ktoré zadal posudzovateľ.

Ak chcete schváliť skontrolované nevyhnutné záznamy:

  1. V prípade potreby zmeňte komentáre v poli Vital Records Review Comments a dátum ďalšej kontroly nevyhnutných záznamov zmeňte tak, že do poľa Next Vital Review Date zadáte dátum.
  2. Dokončite svoju prácu tak, ako je to popísané vo všeobecných pokynoch pracovného toku.

Keď Records Manager schváli nevyhnutné záznamy, v systéme sa aktualizujú komentáre kontroly a dátum ďalšej kontroly záznamov. Ďalšia kontrola nevyhnutných záznamov sa tak naplánuje na zadaný dátum.



Spätná väzba

Posledná aktualizácia: November 2013
review_vital_records.htm

© Copyright IBM Corp. 2013