Les entités physiques ne pouvant être consultées en ligne, vous devez vous faire transmettre les éléments. Ce processus, appelé déchargement, exécute également le flux de travaux de gestion des enregistrements physiques (PRM) qui contrôle l'emplacement des entités à chaque étape. Vous pouvez décharger des enregistrements individuels (un par un) ou tout conteneur contenant des éléments physiques.
Le flux de travaux PRM comprend l'intégralité du cycle de réservation, réception et émission de l'entité pour un autre utilisateur. Le flux de travaux assure également le suivi des retards de réception ou d'émission de l'entité. Par ailleurs, il assure le suivi des entités perdues en cours de transport ou par l'utilisateur actuellement listé en possession de l'entité. Suivre une entité à l'aide du flux de travaux PRM requiert que l'ensemble des participants note précisément l'emplacement des entités à tout moment. Les participants répondent aux tâches de leurs boîtes de réception de manière rapide.
Le déchargement d'entités peut être réalisé à l'aide d'Application Engine, de Workplace XT ou d'IBM® Enterprise
Records. Si vous déchargez des entités physiques à partir de Workplace, accédez à la librairie FPOS et ouvrez le dossier Records Management. Ouvrez ensuite le dossier de plan de fichiers et accédez à l'objet dans le bon emplacement du plan de fichier.
Pour plus d'informations sur l'état de déchargement d'une entité, cliquez sur son icône Obtenir des informations et sélectionnez la page Détails.
Dans la section Physique de cette page, vous pouvez voir l'emplacement, l'emplacement d'origine et l'état de déchargement de l'entité. Vous pouvez également voir qui l'a déchargée. Si l'entité dispose d'un code à barres, vous pouvez également vérifier son état de déchargement grâce à la fonction Analyser des éléments physiques de l'onglet Physique. Pour plus d'informations, voir la rubrique relative à l'analyse d'une entité physique. Enfin, sélectionnez Etat dans l'étape du flux de travaux PRM pour obtenir l'état à l'aide de l'application Dispositif de suivi.
Boîtes de réception utilisées par le flux de travaux PRM
Des éléments de travail sont créés au fur et à mesure du déplacement de l'entité et de sa réception/émission par des utilisateurs. La boîte de réception d'un utilisateur montre certains des éléments et certains sont affichés dans les boîtes partagées. Les paramètres de sécurité utilisateur et groupe définissent quelles personnes peuvent consulter les boîtes de réception. Ces paramètres déterminent qui peut ouvrir une étape de flux de travaux. Ces paramètres déterminent qui peut afficher l'état de déchargement d'une entité à l'aide de l'Analyse des éléments physiques. Le flux de travaux PRM peut créer des éléments de travail dans les boîtes de réception partagées suivantes :
Procédure de déchargement
Le déchargement d'une entité commence en sélectionnant
Lancer / Décharger dans son menu. Ensuite, des éléments de travail s'affichent dans les boîtes de réception des participants ou sont dirigés vers les boîtes de réception partagées. Lorsqu'une entité est d'abord déchargée, le système indique que l'utilisateur demandeur l'a déchargée vers l'emplacement spécifié. Le conservateur doit toutefois libérer l'élément avant la réception effective par l'utilisateur demandeur.
- Lorsqu'un élément est déjà déchargé, les autres utilisateurs demandeurs définissent une date de réservation. La date de réservation permet de prioriser les requêtes multiples. L'entité est transmise à d'autres utilisateurs sur la base de la date de réservation la plus récente indiquée par les éléments de travail de la file PhysicalEntitiesReserveQueue.
Le système n'attend pas la date de réservation pour créer de nouveaux éléments de travail.
- Si le conservateur ou un autre utilisateur détenteur actuel d'entité demande un service de livraison au lieu d'une livraison manuelle, la file d'attente de livraison reçoit un élément de travail. Le service de livraison peut soit livrer l'élément, soit indiquer sa perte. Lorsque le conservateur ou le service de livraison indiquent la livraison de l'élément, l'utilisateur demandeur reçoit un élément de travail de réception. Si le service de livraison indique la perte de l'élément, un élément de travail est transmis à la file d'attente des éléments perdus, PhysicalEntitiesFindLostQueue.
- Lorsque l'utilisateur demandeur termine l'élément de travail de réception, un élément de travail d'émission remplace l'élément de travail de réception dans la boîte de réception. Si l'utilisateur demandeur indique que l'élément n'est pas reçu, un élément de travail est transmis à la file d'attente des objets perdus.
- Le groupe objets perdus peut soit retrouver et livrer l'élément, soit indiquer sa perte définitive. En cas de découverte et de livraison de l'élément, un élément de travail de réception est généré dans la boîte de réception de l'utilisateur. L'indication de perte de l'élément implique l'envoi de messages aux participants concernés (utilisateurs des files d'attente et de réservation) et l'interruption de tous les éléments de travail restants. Un élément est dit définitivement perdu seulement si vous êtes sûr que l'entité ne sera pas retrouvée ultérieurement. Il n'y a aucun moyen d'indiquer plus tard qu'une entité perdue est retrouvée. Tous les utilisateurs qui tentent de décharger l'entité ultérieurement recevront un message indiquant sa perte.
- Lorsque vous avez fini d'utiliser l'élément, effectuez l'élément de travail d'émission et livrez l'entité à la personne suivante ou au conservateur. Le conservateur termine ensuite l'élément de travail de réception.
- Si vous tentez de décharger une entité dont le conteneur parent est déchargé, votre seule option est de fermer la fenêtre de l'étape de lancement. Vous pouvez décharger le conteneur parent. Cette action vous place dans la file d'attente avec d'autres qui pourraient être en attente. Sinon, vous pouvez tenter de décharger l'entité enfant ultérieurement. Si vous tentez de décharger un conteneur alors qu'un ou plusieurs éléments de son contenu sont déchargés, vous recevez un message. Le
message indique qu'un élément enfant est déchargé. Vous devez réessayer ultérieurement.
Lancement d'un flux de travaux
Pour décharger un objet physique:
- A partir d'Application Engine, de Workplace XT ou d'IBM Enterprise
Records, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le nom de l'entité physique et sélectionnez Lancer / Décharger.
- Cliquez sur Lancer sous le nom de la souscription flux de travaux souhaitée. Une souscription par défaut est proposée pour chaque type d'entité physique.
- Terminez le reste de l'étape Lancer / Décharger.
- Une fois l'étape Lancer / Décharger terminée, fermez la fenêtre de recensement des souscriptions de flux de travaux.
Les différentes étapes du flux de travaux ont certains éléments en commun.
Tableau 1. Étapes de flux de travauxEléments des étapes de flux de travaux |
Description |
Instructions |
Au début de la fenêtre, des instructions indiquent comment terminer l'étape. Ces instructions sont rédigées par le concepteur du flux de travaux. Si les instructions ne s'affichent pas, cliquez sur la flèche en regard du mot Instructions. |
Nom de l'entité |
Si l'entité est un conteneur, cliquez sur le nom pour ouvrir le conteneur et afficher son contenu. Si l'entité est un enregistrement physique unique, il n'a pas de contenu, vous recevez donc un message à cet effet. |
Commentaires |
Entrez des commentaires directement dans la zone de commentaires. Vous pouvez également cliquer sur l'icône dans la zone de texte pour afficher une fenêtre plus grande. |
Menu Action |
Ce menu comporte des éléments différents en fonction de l'étape.
Consultez les informations sur les types d'étape plus tard. Par ailleurs, les instructions au début de la fenêtre du flux de travaux donnent des conseils sur les éléments à sélectionner. |
Emplacement |
Cliquez sur Emplacement pour afficher une liste d'emplacements. Cliquez sur Sélectionner à l'emplacement de livraison souhaité d'une entité. |
Date de réservation |
Cliquez sur l'icône de calendrier pour sélectionner la date de réservation souhaitée d'une entité. Si l'entité n'est pas actuellement déchargée, sélectionnez la date d'aujourd'hui. Si l'entité est déchargée, sélectionnez la date d'aujourd'hui ou une date ultérieure, mais le système ne montre pas nécessairement la date sélectionnée. Le système détermine les dates de réservation tandis que l'entité passe d'un emplacement à un autre. |
Colonnes d'information |
Différentes étapes permettent d'afficher les personnes qui ont eu l'élément, où il est situé, les dates de réservation et de demande, et qui est le prochain à le recevoir. |
Appliquer et Fermer |
Vous pouvez modifier des informations, Appliquer les changements, puis Fermer la fenêtre sans rien faire de plus. L'élément de travail reste dans la même boîte de réception. Cette étape est utile si vous voulez déclarer un élément comme actuellement perdu, mais pensez pouvoir le retrouver. Cette étape évite d'engager l'action la plus définitive qui serait générée en utilisant Terminé. |
Réaffecter |
Cette étape ouvre une fenêtre lorsque vous sélectionnez un autre utilisateur pour effectuer l'étape. Entrez les premiers caractères du nom, puis cliquez sur Rechercher. Sélectionnez l'utilisateur et cliquez sur Continuer. |
Etat |
Cette étape ouvre l'application Dispositif de suivi. |
Terminer |
Terminer achève l'étape du flux de travaux et est le choix habituel. |
Etape de lancement
Pour exécuter l'étape de lancement :
- Cliquez sur Emplacement pour sélectionner l'emplacement de livraison de l'entité.
- Cliquez sur l'icône de calendrier pour définir une date de réservation. Si l'entité n'est pas déchargée, vous devez sélectionner la date d'aujourd'hui. Si l'entité est déchargée, vous pouvez choisir la date actuelle ou une date future. La date de réservation permet de prioriser les requêtes multiples.
- Cliquez sur Lancer pour démarrer le flux de travaux ou sur Fermer pour fermer la fenêtre sans lancement.
Etape de réception
L'étape de réception s'affiche dans votre boîte de réception comme étape d'approbation, mais le titre de la page qu'elle ouvre est
Etape de réception. Vous recevez une étape de réception lorsque l'utilisateur précédent (ou le conservateur) libère l'élément et que vous êtes le prochain récepteur dans la file. Si vous ne l'avez pas encore reçu, vous pouvez voir qui le livre, son dernier emplacement et la manière dont il sera livré. Si vous ne recevez pas l'élément après écoulement d'un délai raisonnable, vous pouvez indiquer que vous ne l'avez pas reçu. Cette réponse génère un élément de travail correspondant à la file d'attente des objets perdus. Si vous êtes le conservateur, vous recevez une étape de réception lorsque le dernier utilisateur libère l'élément. Pour exécuter l'étape de réception :
- Sélectionnez l'action appropriée. Si vous avez reçu l'entité, sélectionnez Reçu ; sinon, sélectionnez Non reçu.
- Terminez l'étape en sélectionnant l'option appropriée. Voir les options dans une autre section de cette rubrique : Lancement d'un flux de travaux.
Avertissement : Il est possible que vous ne receviez pas l'entité en raison d'un retard. Ce retard peut être causé par le service de livraison ou l'utilisateur travaillant actuellement avec l'entité. Il est également possible que l'entité ait été perdue en cours de transport. Dans ce cas, vous recevez un message vous informant de l'état de l'entité.
Etape d'émission
L'étape d'émission s'affiche dans votre boîte de réception comme étape d'approbation, mais le titre de la page qu'elle ouvre est
Etape d'émission. L'étape d'émission doit être effectuée par le détenteur actuel de l'entité, soit le conservateur ou un utilisateur ayant déchargé l'entité. Indiquez la méthode de livraison, le retard de livraison éventuel ou la perte de l'entité. Livrez l'entité à l'utilisateur demandeur à l'emplacement de déchargement. Pour exécuter l'étape d'émission :
- Si nécessaire, saisissez un retard en heures dans Retard (h) pour indiquer la durée d'un retard d'émission de l'entité.
- Saisissez tout commentaire éventuel, tel qu'une explication pour le retard, par exemple.
- Sélectionnez l'action appropriée dans la liste Action.
- Livraison manuelle indique que vous assurez une livraison manuelle de l'entité au prochain utilisateur dans la file.
- Sélectionnez Perdu si vous ne savez pas où est l'entité. Un élément de travail est alors transmis à la boîte de réception partagée PhysicalEntitiesFindLostQueue.
- Sélectionnez Service de livraison si vous souhaitez utiliser un service de livraison. Un élément de travail est alors transmis à la boîte de réception partagée PhysicalEntitiesDeliveryQueue.
- Sélectionnez Retard si vous avez saisi un retard.
Une notification de retard est transmise à l'ensemble des utilisateurs qui sont dans la file d'attente.
- Terminez l'étape en sélectionnant l'option appropriée. Voir les options dans une autre section de cette rubrique : Lancement d'un flux de travaux.
Etape de file d'attente
Lorsque vous réservez une entité et êtes le prochain à la recevoir, l'élément de travail de la file d'attente affiche votre nom en tant qu'utilisateur demandeur. Les utilisateurs disposant de droits d'accès à cette file peuvent afficher des données, mais ne peuvent effectuer aucune action. Pour afficher l'étape de file d'attente :
- Cliquez sur l'élément de travail dans la file d'attente partagée PhysicalEntitiesWaitQueue.
- Après avoir consulté l'élément de travail, cliquez sur Fermer.
Etape de file de réservation
La boîte de réception partagée PhysicalEntitiesReserveQueue contient un élément de travail pour chaque utilisateur en attente d'une livraison. Les utilisateurs autorisés peuvent ouvrir les éléments de travail pour voir qui a demandé l'entité, leur date de demande et l'emplacement souhaité. Vous pouvez modifier les dates de réservation pour changer la priorité des utilisateurs. Pour exécuter l'étape de file de réservation :
- Cliquez sur l'élément de travail dans la boîte de réception partagée PhysicalEntitiesReserveQueue.
- Modifiez éventuellement la Date de réservation pour changer la priorité des utilisateurs en attente de l'élément.
- Cliquez sur Appliquer, puis sur Fermer.
Etape de recherche d'éléments perdus
Lorsqu'une entité est déclarée perdue, le système transmet un élément de travail à la boîte de réception partagée PhysicalEntitiesFindLostQueue. Si vous disposez des droits d'accès à cette boîte de réception, vous pouvez cliquer sur l'élément de travail pour afficher la page de l'
Etape de recherche d'éléments perdus et mettre à jour l'état indiqué. Soit vous trouvez et livrez l'entité, soit vous la déclarez comme perdue définitivement. Cette action avertit tous les utilisateurs affectés et termine tous les flux de travaux PRM exécutés pour cette entité. De plus, lorsqu'un utilisateur tente de lancer un flux de travaux pour cette entité, le système envoie immédiatement une notification concernant le statut de perte de l'entité.
Pour exécuter l'étape de recherche d'éléments perdus :
- Entrez vos commentaires.
- Dans le menu Action, sélectionnez Perdu pour déclarer l'entité comme perdue définitivement. Sélectionnez Livré si vous trouvez l'entité et livrez-la à l'utilisateur dont le nom figure dans la zone Demandé par.
- Terminez l'étape en sélectionnant l'option appropriée. Voir les options dans une autre section de cette rubrique : Lancement d'un flux de travaux.
Une fois l'entité marquée comme perdue définitivement, il est impossible d'indiquer qu'elle a été retrouvée à une date ultérieure. Toute personne souhaitant décharger l'entité ultérieurement recevra un message indiquant sa perte. Si l'élément perdu est un conteneur retrouvé ultérieurement, son contenu ne peut pas être déchargé. Toute personne essayant de décharger les éléments d'un conteneur perdu auparavant reçoit un message indiquant que le parent est déchargé.
Etape de service de livraison
Lorsqu'un utilisateur fait appel au service de livraison pour transmettre une entité physique, le système envoie un élément de travail à la boîte de réception partagée PhysicalEntitiesDeliveryQueue. Si vous disposez des droits d'accès à cette boîte de réception partagée, vous pouvez cliquer sur l'élément de travail pour exécuter l'
étape de livraison. Pour exécuter l'étape de livraison :
- Entrez tout commentaire éventuel.
- Dans la liste Action, sélectionnez Perdu si vous ne pouvez retrouver et livrer l'entité. Cette action envoie un élément de travail à la boîte de réception partagée PhysicalEntitiesFindLostQueue. Le cas échéant, ce groupe indique que l'entité est définitivement perdue. Sélectionnez Livré si vous livrez l'entité à l'utilisateur qui l'a demandée.
- Terminez l'étape en sélectionnant l'option appropriée. Voir les options dans une autre section de cette rubrique : Lancement d'un flux de travaux.
Etape Message
La page de l'étape Message vous informe de l'état de l'entité physique pour laquelle vous exécutez le flux de travaux PRM. Cette page est transmise à votre boîte de réception comme élément de travail.
Vous la recevez dans les cas suivants :
- Le détenteur actuel de l'entité retarde l'émission de l'entité.
- L'entité est perdue par le service de livraison ou par le détenteur actuel de l'entité.
- Une erreur s'est produite dans le flux de travaux PRM.
- L'entité parent ou enfant de l'entité demandée est déjà déchargée et aucun élément de travail n'a été transmis à une file d'attente. (les files d'attente et de réservation ne servent que quand les entités coïncident).
- L'entité pour laquelle vous exécutez le flux de travaux n'est pas une entité physique.
Pour terminer l’étape Message, cliquez sur
Terminer.