Da es nicht möglich ist, physische (analoge) Einheiten online zu sichten, müssen Sie veranlassen, dass Ihnen diese zugesandt werden. Dieser Prozess, der als Entnahme bezeichnet wird, führt auch den Workflow zur Verwaltung physischer Schriftstücke (Physical Records Management - PRM) aus, der überwacht, wo die Entitäten sich in jeder Phase befinden. Es können einzelne Schriftstücke (jeweils eine) oder aber ganze Container mit physischen Elementen ausgecheckt werden.
Der PRM-Workflow umfasst den gesamten Zyklus, angegangen von der Reservierung über den Empfang und die Freigabe an den nächsten Benutzer (Leihnehmer). Der Workflow überwacht auch auftretende Verzögerungen bei Zustellung/Empfang und Freigabe. Darüber hinaus überwacht er auch die Einheiten, die während des Transit oder bei ihrem aktuellen Besitzer verloren gehen. Bei dieser Überwachung des Verbleibs von Entitäten anhand des PRM-Workflows müssen alle Beteiligten jeweils präzise notieren, wo sich die Einheit befindet. Die Beteiligten müssen auf die in ihrem Posteingang eintreffenden Aufgaben prompt reagieren.
Sie können physische Entitäten über Application Engine, Workplace XT oder IBM® Enterprise Records entnehmen. Wenn Sie physische Entitäten über Workplace entnehmen, navigieren Sie zum FPOS und öffnen dort den Records Management-Ordner. Öffnen Sie dann den Aktenplanordner und navigieren Sie zum Objekt am entsprechenden Aktenplan-Speicherort.
Informationen zum Entnahmestatus einer Entität erhalten Sie über ihr Symbol "Informationen abrufen" und die Seite Detail.
Im Abschnitt "Physisch" dieser Seite können Sie die Position, den Ablageort und den Entnahmestatus der Entität sehen. Sie können auch sehen, wer sie entnommen hat. Falls die Einheit einen Barcode aufweist, können Sie ihren Auscheck-Status auch über die Option Physische Elemente scannen auf der Registerkarte "Physisch" überprüfen. Weitere Informationen finden Sie in "Scannen einer physischen Entität". Wählen Sie schließlich Status im PRM-Workflow aus, um den Status über die Tracker-Anwendung zu ermitteln.
Posteingänge innerhalb des PRM-Workflow
Während die Entität den Workflow durchläuft und von verschiedenen Benutzern in Empfang genommen und wieder freigegeben wird, werden Arbeitselemente generiert. Im Posteingang eines Benutzers werden einige der Elemente angezeigt und einige werden in öffentlichen Posteingängen angezeigt. Wer Einblick in öffentliche Posteingänge hat, hängt von den Zugriffsberechtigungseinstellungen für Benutzer und Gruppen ab. Diese Einstellungen bestimmen, wer einen Workflow-Schritt öffnen kann. Sie legen außerdem fest, wer den Entnahmestatus einer Entität über die Funktion "Physische Elemente scannen" sehen kann. Der PRM-Workflow kann die folgenden öffentlichen Posteingänge mit Arbeitselementen füllen.
- PhysicalEntitiesKeeperQueue: Standardmäßig ist der "Hüter" der Prüfer des Ablageorts der Entität. Das Arbeitselement zur Freigabe einer Entität landet im Posteingang dieses Benutzers. Wenn der Ablageort keinen Prüfer aufweist, gehen die Arbeitselemente für Entitäten dieses Ablageorts an den öffentlichen Posteingang PhysicalEntitiesKeeperQueue.
Benutzer, die Zugriff auf diesen Posteingang haben, können die Arbeitselemente zur Freigabe der Einheiten auswählen und sie bei Rückgabe wieder entgegennehmen.
- PhysicalEntitiesWaitQueue: Ein Arbeitselement wird in diese Warteschlange gestellt, um anzuzeigen, welcher Benutzer ein Element angefordert hat und wohin es zugestellt werden soll.
Dieser Status wird nur dem Benutzer angezeigt, der die Einheit als erster in Empfang nehmen soll. Es erfolgt keine Interaktion mit dem Arbeitselement. Es bleibt so lange im Posteingang, bis der Leihnehmer den Empfang des Elements bestätigt.
- PhysicalEntitiesReserveQueue: Arbeitselemente, die durch Anforderungen von weiteren Benutzern (nach dem ersten Benutzer) generiert werden, gehen in die Reserve-Warteschlange. Nachdem der Benutzer in der Warteschlange die Entität freigibt, kommt als nächster derjenige mit dem frühesten Reservierungsdatum an die Reihe.
- PhysicalEntitiesDeliveryQueue : Wenn der aktuelle Entitätsinhaber beim Freigeben einer Entität "Zustelldienst" als Zustellmodus auswählt, wird ein Arbeitselement an den öffentlichen Posteingang "PhysicalEntitiesDeliveryQueue" gesendet. Benutzer mit Zugriffsrecht auf diesen Posteingang sind dann für die Zustellung der Einheit an den nächsten Benutzer verantwortlich.
- PhysicalEntitiesFindLostQueue: Wenn der aktuelle Entitätsinhaber auf einen Empfangsschritt mit Nicht erhalten antwortet, wird ein Arbeitselement an den öffentlichen Posteingang "PhysicalEntitiesFindLostQueue" gesendet. Dieses Ergebnis trifft auch zu, wenn der Zustelldienst angibt, dass eine Entität verloren gegangen ist. Benutzer, die Zugriff auf diesen Posteingang haben, können auf das Arbeitselement klicken und seinen Status angeben. Wenn der Benutzer oder die Gruppe die Entität nicht finden kann und ihren Status als "permanent verloren" angibt, dann werden zwei Gruppen benachrichtigt. Die Benutzer in den Posteingängen "PhysicalEntitiesWaitQueue" und "PhysicalEntitiesReserveQueue" werden benachrichtigt. Sie werden davon in Kenntnis gesetzt, dass die Entität nunmehr den Status "Verloren" aufweist. Außerdem werden alle für die betroffene Entität ausgeführten Workflows beendet.
Nachdem eine Entität als permanent verloren markiert wurde, gibt es keine Möglichkeit anzugeben, dass sie später wieder gefunden wurde. Das heißt: Jeder Versuch, die verlorene Einheit in Zukunft auszuchecken, wird mit der Nachricht quittiert, dass sie verloren sei.
Auscheck-Verfahren
Die Entnahme einer Entität beginnt mit der Auswahl der Option
Starten/Entnehmen im Menü. Danach tauchen Arbeitselemente in den persönlichen Posteingängen der Teilnehmer oder in den öffentlichen Posteingängen auf. Bei der erstmaligen Entnahme einer Entität zeigt das System, dass der Benutzer, der die Entität anfordert, sie an der angegebenen Position entnommen hat. Jedoch muss der Hüter das Element erst freigeben, bevor es vom Leihnehmer in Empfang genommen werden kann.
- Wenn ein Element bereits entnommen wurde, können weitere anfordernde Benutzer ein Reservierungsdatum festlegen. Das Reservierungsdatum dient der Priorisierung mehrfacher Anforderungen. Die Weitergabe der Einheit an andere Benutzer erfolgt nach dem Reservierungsdatum, das bei den Arbeitselementen in der PhysicalEntitiesReserveQueue vermerkt ist.
Das System wartet nicht bis zum Reservierungsdatum, bis es neue Arbeitselemente erstellt.
- Wenn der Hüter oder der momentane Besitzer einen Zustelldienst anfordert statt einer manuellen Lieferung, dann wird ein Arbeitselement in die Lieferwarteschlange gestellt. Der Zustelldienst liefert dann die Einheit aus oder meldet sie als verloren. Wenn der Hüter oder der Zustelldienst die Zustellung des Elements meldet, erhält der Leihnehmer ein Arbeitselement "Empfangen". Wenn der Zustelldienst das Element als verloren meldet, geht ein Arbeitselement in die Find Lost-Warteschlange.
- Wenn der anfordernde Benutzer das Arbeitselement "Empfangen" abschließt, dann tritt im persönlichen Posteingang ein Arbeitselement "Freigeben" an die Stelle des Arbeitselements "Empfangen". Wenn der anfordernde Benutzer meldet, dass das Element nicht empfangen wurde, wird ein Arbeitselement an die Find Lost-Warteschlange gesendet.
- Die Find-Lost-Gruppe findet dann das suchen und stellt es zu - oder sie meldet es also permanent verloren. Das Auffinden und die Zustellung des Elements generiert ein Arbeitselement "Empfangen" im Posteingang des Benutzers. Die Nachricht über den Verlust des Elements sendet eine Nachricht an die betroffenen Teilnehmer (Benutzer in den Warte- und Reserve-Warteschlangen). Alle verbleibenden Arbeitselemente werden beendet. Eine permanente Verlustanzeige wird nur erstattet, wenn auszuschließen ist, dass das Element irgendwann wieder gefunden wird. Denn eine als verloren gemeldete Entität kann später nichts als "wiedergefunden" erklärt werden. Das heißt: Jeder Versuch, die verlorene Entität in Zukunft zu entnehmen, wird mit der Nachricht quittiert, dass sie verloren sei.
- Wenn Sie Ihre Arbeit an dem Element beendet haben, schließen Sie das Arbeitselement "Freigabe" ab und stellen die Entität der nächsten Person oder dem Hüter zu. Der Hüter schließt dann das Arbeitselement "Empfangen" ab.
- Wenn Sie versuchen, eine Entität zu entnehmen, deren übergeordneter Container entnommen wurde, können Sie nichts anderes tun, als das Startschritt-Fenster zu schließen. Sie können den übergeordneten Container entnehmen. Durch diese Aktion werden Sie in die Warteschlange mit anderen Personen gestellt, die möglicherweise warten. Sie können auch versuchen, die untergeordnete Entität später zu entnehmen. Wenn Sie versuchen, einen Container zu entnehmen, bei dem mindestens ein untergeordnetes Inhaltselement entnommen wurde, erhalten Sie eine Nachricht. Die Nachricht gibt an, dass ein untergeordnetes Element entnommen wurde. Sie müssen es später erneut versuchen.
Workflow starten
So entnehmen Sie ein physisches Objekt:
- Klicken Sie in Application Engine, Workplace XT oder IBM Enterprise Records mit der rechten Maustaste auf den Namen der physischen Entität und wählen Sie Starten/Entnehmen aus.
- Klicken Sie auf Starten unter dem Namen des Workflow-Abonnements, das Sie verwenden wollen. Mit jedem physischen Einheitentyp wird ein Standardabonnement geliefert.
- Führen Sie den restlichen Schritt Starten/Entnehmen aus.
- Nach Abschluss des Schritts Starten/Entnehmen schließen Sie das Fenster, in dem die Workflowsubskriptionen aufgelistet sind.
Die verschiedenen Schritte des Workflows haben einige Elemente gemein.
Tabelle 1. WorkflowschritteElemente von Workflowschritten |
Beschreibung |
Anweisungen |
Oben im Fenster sind Anweisungen zum Abschließen des jeweiligen Schritts angegeben. Diese Anweisungen werden vom Ersteller des Workflows zusammengestellt. Wenn Sie keine Anweisungen sehen, klicken Sie auf den Pfeil neben der Bezeichnung "Anweisungen". |
Entitätsname |
Wenn die Entität ein Container ist, klicken Sie auf den Namen, um den Container zu öffnen und seinen Inhalt anzuzeigen. Ist die Entität ein einzelnes physisches Schriftstück, so verfügt es über keinen Inhalt und beim Klicken auf ihren Namen wird eine entsprechende Nachricht angezeigt. |
Kommentare |
Geben Sie Kommentare direkt in das Kommentarfeld ein. Sie können auch auf das Symbol im Textfeld klicken, um ein größeres Fenster zu öffnen. |
Menü "Aktion" |
Die Einträge in diesem Menü variieren je nach Schritt.
Weiter unten finden Sie Informationen zum Schritttyp. Außerdem helfen Ihnen die oben im Workflow-Fenster angezeigten Anweisungen bei der Auswahl. |
Speicherort |
Klicken Sie auf Speicherort, um eine diesbezügliche Liste einzublenden. Klicken Sie auf "Auswählen" an der Position, an der eine Einheit zugestellt werden soll. |
Reservierungsdatum |
Klicken Sie auf das Kalendersymbol, um das Datum auszuwählen, für das Sie eine Einheit reservieren wollen. Wenn die Entität momentan nicht entnommen ist, wählen Sie das heutige Datum aus. Wenn die Entität entnommen ist, wählen Sie das heutige oder ein künftiges Datum aus. Das System zeigt jedoch nicht unbedingt das ausgewählte Datum an. Das System legt Reservierungsdaten fest, wenn die Entität von einem Ort zum anderen wechselt. |
Informationsspalten |
Verschiedene Schritte können anzeigen, wer das Element hatte, wo es sich befindet, welche Reservierungs- und Anforderungsdaten gelten und wer es als nächstes bekommt. |
Anwenden und Schließen |
Sie können Informationen ändern, diese Änderungen anwenden und anschließend das Fenster schließen, ohne weitere Aktionen durchzuführen. Die Arbeitselemente verbleiben im selben Posteingang. Dieser Schritt ist nützlich, wenn Sie ein Element als vorübergehend verloren melden wollen, jedoch meinen, dass es wieder auftauchen wird. Dieser Schritt verhindert eine "permanentere" Aktion, die mit Abschließen ausgelöst würde. |
Neu zuweisen |
Mit diesem Schritt wird ein Fenster geöffnet, in dem Sie einen anderen Benutzer zur Ausführung des Schritts bestimmen können. Geben Sie die Anfangsbuchstaben des Namens ein und klicken Sie auf Suchen. Wählen Sie den Benutzer aus und klicken Sie auf Fortfahren. |
Status |
Mit diesem Schritt wird die Tracker-Anwendung geöffnet. |
Abgeschlossen |
Die Schaltfläche Abgeschlossen schließt den Workflowschritt ab. Dies ist die Standardauswahl. |
Der Startschritt
So führen Sie den Startschritt aus:
- Klicken Sie auf Position, um die Position auszuwählen, an der die Entität zugestellt wird.
- Klicken Sie zum Einstellen des Datums auf das Kalendersymbol. Wenn die Entität momentan nicht entnommen ist, müssen Sie das heutige Datum wählen. Wenn die Einheit ausgecheckt ist, können Sie das heutige oder ein künftiges Datum wählen. Das Reservierungsdatum dient der Priorisierung mehrfacher Anforderungen.
- Klicken Sie auf "Starten", um den Workflow anzustoßen, oder auf "Schließen", um das Fenster zu schließen.
Der Empfangsschritt
Ein Empfangsschritt ist als Genehmigungsschritt in Ihrem Posteinfang aufgeführt, doch beim Öffnen lautet der Seitentitel
Empfangsschritt. Sie erhalten diesen Schritt, wenn der frühere Benutzer (bzw. der Hüter) das Element freigibt und Sie der Nächste in der Reihe sind. Wenn Sie das Element noch nicht erhalten haben, können Sie sehen, wer es zustellt, wo es zuletzt gewesen ist und wie es geliefert wird. Wenn das Element nach einer überschaubaren Wartezeit nicht bei Ihnen eintrifft, können Sie diesen Umstand melden. Durch diese Antwort wird dann ein Arbeitselement für die Find-Lost-Warteschlange generiert. Wenn Sie der Hüter sind, erhalten Sie einen Schritt "Empfangen", sobald der letzte Besitzer das Element freigibt. So führen Sie den Empfangsschritt aus:
- Wählen Sie die entsprechende Aktion. Wenn Sie die Entität erhalten haben, wählen Sie Erhalten aus und andernfalls Nicht erhalten.
- Schließen Sie diesen Schritt ab, indem Sie die entsprechenden Option auswählen. Die Optionen finden Sie in einem anderen Abschnitt dieses Themas: Workflow starten.
Achtung: Möglicherweise erhalten Sie die Entität aufgrund einer Verzögerung nicht. Diese Verzögerung kann durch den Zustelldienst oder durch den Benutzer verursacht werden, der momentan mit der Entität arbeitet. Es ist auch möglich, dass die Entität bei der Übertragung verloren gegangen ist. In diesem Fall erhalten Sie eine Nachricht über den Status der Entität.
Der Freigabeschritt
Ein Freigabeschritt ist als Genehmigungsschritt in Ihrem Posteinfang aufgeführt, doch beim Öffnen lautet der Seitentitel
Freigabeschritt. Der Freigabeschritt muss vom aktuellen Besitzer abgeschlossen werden. Dies kann entweder der Hüter sein oder aber der Benutzer, der das Element entnommen hat. Sie geben die Zustellmethode an sowie eine etwaige Verzögerung in der Zustellung oder den Verlust des Elements. Stellen Sie das Element dem anfordernden Benutzer am Entnahmeort zu. So führen Sie den Freigabeschritt aus:
- Geben Sie bei der Freigabe der Entität gegebenenfalls die Verzögerung in
Stunden ein.
- Geben Sie einen Kommentar ein, etwa den Grund für die Verzögerung.
- Geben Sie die entsprechende Option aus der Aktionsliste ein.
- "Manuell zustellen": Die Einheit wird dem nächsten Benutzer manuell zugestellt.
- Wählen Sie Verloren aus, wenn Sie nichts über den Verbleib der Entität wissen. Ein Arbeitselement wird an den öffentlichen Posteingang PhysicalEntitiesFindLostQueue gesandt.
- Wählen Sie Zustelldienst aus, wenn Sie einen Zustelldienst verwenden wollen. Ein Arbeitselement wird an den öffentlichen Posteingang PhysicalEntitiesDeliveryQueue gesandt.
- Wählen Sie "Verzögerung", wenn Sie eine Verzögerungszeit eingegeben haben.
Eine Verzögerungsnachricht wird an alle Benutzer in der Warteschlange gesendet.
- Schließen Sie diesen Schritt ab, indem Sie die entsprechenden Option auswählen. Die Optionen finden Sie in einem anderen Abschnitt dieses Themas: Workflow starten.
Warteschlangenschritt
Wenn Sie eine Entität reserviert haben und als Nächster an der Reihe sind, zeigt das Arbeitselement in der Warteschlange Ihren Namen als den anfordernden Benutzer an. Benutzer mit Zugriffsrecht auf diese Warteschlange können die Informationen sehen, aber es gibt nichts abzuschließen. So zeigen Sie den Warteschlangenschritt an:
- Klicken Sie auf das Arbeitselement im öffentlichen Posteingang PhysicalEntitiesWaitQueue.
- Nachdem Sie das Arbeitselement überprüft haben, klicken Sie auf Schließen.
Reservewarteschlangenschritt
Der öffentliche Posteingang PhysicalEntitiesReserveQueue enthält Arbeitselemente für jeden Benutzer, der auf eine Lieferung wartet. Berechtigte Benutzer können jedes Arbeitselement öffnen, um Folgendes zu sehen: wer die Entität angefordert hat, ihre Anforderungsdaten und die angeforderten Standorte. Sie können die Reservierungsdaten ändern - und somit die Priorität der Benutzer. So führen Sie den Reservewarteschlangenschritt aus:
- Klicken Sie auf das Arbeitselement im öffentlichen Posteingang PhysicalEntitiesReserveQueue.
- Optional können Sie das Reservierungsdatum ändern und damit die Priorität der Benutzer, die auf das Element warten.
- Klicken Sie auf "Anwenden" und dann auf "Schließen".
Schritt "Nach verlorenem Element suchen"
Wenn eine Entität als verloren erklärt wird, sendet das System ein Arbeitselement an den öffentlichen Posteingang PhysicalEntitiesFindLostQueue. Wenn Sie berechtigt sind, auf diesen Posteingang zuzugreifen, können Sie auf das Arbeitselement klicken, um die Seite
Fehlenden Schritt suchen anzuzeigen und den Status zu aktualisieren. Entweder Sie finden die Entität und stellen sie zu oder Sie erklären sie als permanent verloren. Durch diese Aktion werden alle betroffenen Benutzer benachrichtigt und alle für diese Entität ausgeführten PRM-Workflows werden beendet. Wenn ein Benutzer versucht, für diese Entität einen Workflow zu auszuführen, sendet das System außerdem automatisch eine Benachrichtigung über den Status "Verloren" der Entität.
So führen Sie den Schritt "Nach verlorenem Element suchen" aus:
- Geben Sie Ihre Kommentare ein.
- Wählen Sie im Menü Aktion den Eintrag Verloren aus, wenn Sie die Entität als permanent verloren deklarieren wollen. Wählen Sie Zugestellt aus, wenn Sie die Entität finden und sie dem Benutzer im Feld Angefordert von zustellen.
- Schließen Sie diesen Schritt ab, indem Sie die entsprechenden Option auswählen. Die Optionen finden Sie in einem anderen Abschnitt dieses Themas: Workflow starten.
Nachdem eine Entität als permanent verloren markiert wurde, gibt es keine Möglichkeit anzugeben, dass sie später wieder gefunden wurde. Das heißt: Jeder Versuch, die verlorene Entität in Zukunft zu entnehmen, wird mit der Nachricht quittiert, dass sie verloren sei. Wenn es sich bei dem verlorenen Element um einen Container handelt, der später gefunden wird, kann sein Inhalt nicht entnommen werden. Jeder Benutzer, der versucht, Elemente aus einem früher verlorenen Container zu entnehmen, erhält eine Nachricht, dass die übergeordnete Entität entnommen ist.
Zustelldienst-Schritt
Wenn ein Benutzer den Zustelldienst zum Versenden einer physischen Einheit auswählt, sendet das System ein Arbeitselement an den öffentlichen Posteingang PhysicalEntitiesDeliveryQueue. Wenn Sie berechtigt sind, auf diesen öffentlichen Posteingang zuzugreifen, können Sie auf das Arbeitselement klicken, um den
Bereitstellungsschritt auszuführen. So führen Sie den Bereitstellungsschritt aus:
- Geben Sie etwaige Kommentare ein.
- Wählen Sie aus der Liste Aktion die Option Verloren aus, wenn Sie die Entität nicht finden und bereitstellen können. Durch diese Aktion wird ein Arbeitselement an den öffentlichen Posteingang "PhysicalEntitiesFindLostQueue" gesendet. Gegebenenfalls meldet diese Gruppe, dass die Entität permanent verloren ist. Wählen Sie Zugestellt, wenn Sie die Entität dem Benutzer, der sie angefordert hat, zustellen.
- Schließen Sie diesen Schritt ab, indem Sie die entsprechenden Option auswählen. Die Optionen finden Sie in einem anderen Abschnitt dieses Themas: Workflow starten.
Der Nachrichtenschritt
Die Seite mit dem Nachrichtenschritt benachrichtigt Sie über den Status der physischen Entität, für die Sie den PRM-Workflow ausführen. Diese Seite wird als ein Arbeitselement in Ihren Posteingang versandt.
Sie erhalten sie in den folgenden Situationen:
- Der aktuelle Besitzer der Entität verzögert ihre Freigabe.
- Die Entität wird vom Zustelldienst oder vom aktuellen Besitzer verlegt.
- Im PRM-Workflow ist ein Fehler aufgetreten.
- Die über- oder untergeordnete Entität der angeforderten Entität ist schon entnommen worden und es wurden keine Arbeitselemente an eine Warteschlange gesendet. (Die Warte- und Reservewarteschlangen werden nur verwendet, wenn die Einheiten übereinstimmen.)
- Die Entität, für die Sie den Workflow ausführen, ist keine physische Entität.
Zum Abschließen des Meldungsschritts klicken Sie auf
"Abschließen".