鏈結表示兩個實體之間的關係。鏈結的「開頭」和「結尾」內容可以定義關係。在 Application Engine 或 Workplace XT 中,您可以建立 IBM® Enterprise
Records 實體與其他 Content Platform Engine 物件之間的鏈結。記錄可以和其他記錄、文件和記錄資料夾共用鏈結。
同樣地,記錄資料夾也能夠與 IBM Enterprise
Records 和 Application Engine
或 Workplace XT 中的記錄及記錄資料夾共用鏈結。
透過建立鏈結,您可以參照相關記錄和資訊(例如,便箋、附件和電子郵件回條)或將此相關記錄和資訊與指定的記錄相關聯。僅允許授權的使用者變更或刪除鏈結和關聯。
IBM Enterprise
Records 支援下列類型的鏈結:
- 擷取鏈結這個鏈結會建立擷取與其來源記錄之間的關聯性。
您可以使用擷取以使特定的使用者可以使用某個文件的一部分。可以在記錄之間,也可以在記錄和文件之間建立擷取鏈結。「擷取」鏈結用來參照記錄內容中選取的部分,而不是參照整個內容。
如果要讓特定使用者能夠使用大型文件的某些部分,請建立一份包含母項文件中已選取之詳細資料的文件。
將子文件宣告為記錄。
然後在母項記錄和子項記錄之間,建立「擷取」鏈結。
- 混合式資料夾鏈結此鏈結在混合式資料夾和實體或電子資料夾之間建立關係。
它對於 PRO 資料模型很有用,因為 IBM Enterprise
Records 使用的單一資料夾可同時具有電子記錄和實體標記。
- 記錄副本鏈結這個鏈結會建立原始記錄與原始記錄之不同副本之間的關聯性。
當您建立某個記錄的副本時,系統將自動為此記錄建立此鏈結。當建立記錄的副本時,不會複製記錄相關聯的鏈結。
- 記錄資料夾另請參閱鏈結這個鏈結會建立兩個相關資料夾之間的關聯性。
您可以在 IBM Enterprise
Records 記錄資料夾或在 IBM Enterprise
Records 之外的任何其他資料夾之間,建立記錄資料夾另請參閱鏈結。
此外,可以在記錄和記錄資料夾之間建立此鏈結。例如,您可以利用記錄資料夾另請參閱鏈結,將具有「發薪」詳細資料的記錄關聯於「帳戶記錄」資料夾。
- 記錄另請參閱鏈結這個鏈結會建立有相關內容的記錄之間的關聯性。
例如,當您建立包含「應收帳款」之項目的記錄時,可以針對「應收帳款」記錄來建立相應的另請參閱鏈結。
瀏覽應收帳款記錄時,您也可以選取檢視應收帳款記錄。您可以利用記錄或文件來建立這類型的鏈結。
- 參照鏈結這個鏈結會建立記錄與其參照之間的關聯性。
您可以利用含有相關內容的其他記錄、文件或記錄資料夾來建立「參照」鏈結。
「參照」鏈結有別於另請參閱鏈結。
「參照」鏈結提供的鏈結是通往含有相關內容的記錄或文件,以作為主題的參照。
然而,另請參閱鏈結會列出其中的資訊具有相關內容的所有記錄或文件。
- 解釋鏈結這個鏈結會建立記錄與其解釋之間的關聯性。
解釋是轉譯為其他軟體格式而未遺失內容之記錄的實例。
內容和大多數 meta 資料是相同的。您可以將解釋用於保留或存取/檢視的目的。可以使用任何其他應用程式建立文件的解釋。例如,您擁有 Microsoft Word 文件並且已將其宣告為記錄。您要將此 Word 文件轉換為 PDF 文件。因此,您利用這個 Word 文件來建立 PDF 文件,然後將這份 PDF 文件宣告為記錄。
稍後,您可以在這兩個記錄之間建立解釋鏈結。使用者可以檢視此單一記錄的現有解釋。
小心: - 當刪除已鏈結的記錄時,也會刪除這個記錄的所有相關鏈結。
- 重新定位、傳送或匯出記錄時,記錄之間的所有鏈結都將保留。