Kereshet rekordokat, köteteket, rekordmappákat és
rekordkategóriákat. A választott keresési beállítás függ a keresési módtól,
amely lehet Dinamikus vagy Statikus. Elérhetők keresési sablonok és
tárolt keresések is.
Erről a feladatról
A keresési móddal kapcsolatos további információkért tanulmányozza a keresési oldal személyre szabása témakört. A keresés típusának kiválasztása után finomíthatja a keresését az alábbi
keresési feltétel típusokkal:
- Tulajdonságalapú keresés: Egyedeket tulajdonságértékek alapján, úgymint
Dokumentum címe, Létrehozó, , Creator, Tartalom megtartási dátum és Aktuális fázis
áttekintési döntés alapján keres.
- Tartalomalapú keresés: Rekordokat jellemző szavak és kifejezések
alapján keres, melyek a meghatározott dokumentum tartalmában vagy a rekord
tulajdonságaiban (metaadatok) jelennek meg. A tartalomkeresés csak rekordokra érhető el.
- Szülőegyed-alapú keresés: Rekordokat keres a szülő egyed típusa
és tulajdonságai alapján. Például egy rekordmappa két kötetet tartalmaz:
Vol1 és Vol2, melyek mindegyike különálló rekordkészletet
tartalmaz. Ha Vol1 a szülő típus, akkor a keresési eredmények között csak
ezen kötet egyéb feltételeknek megfelelő rekordjai
szerepelnek.
Az alapértelmezett keresési feltétel minden oldalon módosítható. A
Keresés lap
hivatkozást tartalmaz Keresési sablonokra és Tárolt keresésekre. Kereséstervezők hozzák létre ezeket
az előre megadott kereséseket az
Application Engine vagy
Workplace XT alkalmazásban, és jelölik meg azokat az
IBM® Enterprise
Records általi használathoz. A keresési sablonok
megadnak néhány keresési feltételt, és bizonyos mezőket szerkeszthetőnek állítanak be,
hogy személyre szabhassa a keresést. A tárolt keresés olyan keresés, amelynek
keresési feltételeit nem szerkesztheti. Ha egy tárolt keresés nevére kattint,
akkor az eredmények úgy jelennek meg, mintha egy mappát nyitott volna meg.
Eredmények
Tulajdonságok meghatározása
A keresési feltételek meghatározásakor
legfeljebb hét tulajdonság alapján kereshet egyedekre. Ezen tulajdonságok bármelyikére,
akár az összesre megadhat értéket. Minősített rekordok esetén keresési feltételt
aktuális vagy kezdeti besorolás, visszaléptetési, frissítési,
visszaminősítési dátumok vagy események, vagy kiegészítő jelölés alapján adhat meg.
A tulajdonságértékeket üresen is hagyhatja, és kereshet egyedre
egyéb keresési feltétel alapján.
A tulajdonságok kiválasztásához:
- Kattintson a Módosítás gombra.
- A Tulajdonság feltételek beállításai területen
válasszon ki egy tulajdonságnevet néhány Tulajdonság neve menüből.
- Kattintson annak a tulajdonságnak a választógombjára, mely alapján a találatokat rendezni kívánja.
- Válasszon egy operátort. Az elérhető operátorok a tulajdonságtól függenek.
- Kattintson a Módosítások elfogadása gombra.
Az oldal beállításaival kapcsolatos további információkért tanulmányozza a keresési oldal személyre szabása témakört.
Értékek és operátorok beállítása
A keresésbe felvenni kívánt összes operátor számára
adjon meg egy értéket. Ezt az értéket szöveg beírásával, menüből vagy másik
oldalról érték kiválasztásával, vagy naptárból dátum kiválasztásával adhatja meg.
Csak értékkel rendelkező tulajdonságok kerülnek felhasználásra a keresésben.
Operátorok beállításához tegye a következőket:
- Ellenőrizze az egyes tulajdonságok operátorait. Választhat operátort menüből, vagy
elfogadhatja az alapértelmezést.
- Adjon meg egy értéket a használni kívánt összes tulajdonságnak.
- Válassz az AND vagy OR operátort
két tulajdonság közötti viszony jelzésére. Az AND operátor
csak akkor ad eredményt, ha mindkét érték igaz. Ha az egyik tulajdonság
igaz, akkor az OR operátor ad vissza találatot.
Például ha a Human Resources nevű többértékű tulajdonság esetén
a Payroll vagy Recruitments kereséséhez a következő feltételeket
adja meg:
Human Resources = Payroll OR
Human Resources = Recruitments
Így is megadhatja a keresési
feltételeket:Human Resources = Payroll, Recruitments
Fontos: Ha a Kezdeti besorolás tulajdonságot DoD Classified adatmodellben használja, akkor a besorolás beviteli
mezője egy szövegmező. Az operátorokat használó összes összehasonlítás, például a
nagyobb, mint (>), vagy a kisebb vagy egyenlő (< or =) a megadott
szövegen alapul. Így a Besorolatlan (Unclassified) nagyobb, mint Minősített (Classified), mert az
U az angol ábécé 17. betűje, a C pedig a harmadik.
Tartalom
megadása
Ha rekordot keres, akkor szót vagy kifejezést
kétféleképp adhat meg. Az egyik mód a szó vagy kifejezés a Rekord objektumtárolóban deklarált dokumentum
tartalmában.
A másik mód az, amikor a szó vagy kifejezés a Fájl objektumtároló metaadatok rekord
tulajdonságainak szövegében található. A webhely adminisztrátorának a keresőmotort
a tulajdonságok indexelésére kell konfigurálnia. A tulajdonságkeresés kombinálható
a tartalomkereséssel az AND vagy
az OR operátor segítségével.
Ha a keresési mód
Statikus, és az OR operátort használja, akkor a keresés
először a tulajdonságkeresést dolgozza fel. Ha a visszakapott találatok száma
egyenlő vagy nagyobb, mint a Találatok maximális száma érték,
akkor a keresés leáll, és nem keres a tartalomban. Ezért lehet, hogy a találatok
között nem lesz dokumentum a kért tartalommal. A keresési móddal kapcsolatos információkért tanulmányozza a keresési oldal személyre szabása témakört. Ha a keresési mód Dinamikus, akkor ez a mód először a tartalmat dolgozza fel, majd a tulajdonságkeresést,
és a Dinamikus mód minden eredményt visszaad.
Tartalom kereséséhez:
- A Tartalom tartalmazza szövegdobozban adja meg a kereséshez a szöveget.
- Az ebben értékének válassza a Metaadatok lehetőséget
a szöveg tulajdonságokban történő kereséséhez, a Tartalom lehetőséget pedig
a szövegnek a deklarált dokumentumban történő kereséséhez. Ha a kereséshez a Tartalom értéket
adja meg, akkor a keresés találati oldala egy Rangsorolás oszlopot
tartalmaz, amely megjeleníti a keresési feltételekhez képesti relevanciát, százalékban. A Rangsorolás
az alapértelmezett rendezési oszlop, amely a kiinduláskor csökkenő sorrend szerint van
rendezve. A Rangsorolás oszlop csak Dinamikus keresési mód esetén érhető el.
- Adja meg az AND operátort annak beállításához, hogy
az egyednek tartalmaznia kell a beírt szöveget, és egyúttal a tulajdonságoknak
igaznak kell lenniük. Akkor adja meg az OR operátort, ha
vagy a tartalomnak, vagy a tulajdonság feltételeknek kell igaznak lennie.
Figyelem: - Szó megadása esetén a tartalomkeresés a dokumentum szövegében a szó
összes formáját megkeresi. Ha szöveget tulajdonságokban (metaadatokban)
keres, akkor csak a pontos egyezések kerülnek vissza találatként. Így a
month megadásakor a dokumentum tartalom keresése
a month, months és monthly szavakat tartalmazó dokumentumokat adja vissza. Ha a
month szót tulajdonságkeresés esetén adja meg, akkor csak
azokat a dokumentumokat kapja vissza, amelyek month tulajdonságértékkel rendelkeznek.
- Ha több szót ad meg, akkor az összes szónak meg kell lennie a
dokumentumban. Például a monthly report beírása csak azokat a dokumentumokat
eredményezi, amelyek a monthly és a report szót is tartalmazzák.
- Szavak adott sorrendjét tartalmazó kifejezés kereséséhez tegye a
kifejezést idézőjelek közé. Például a "right hand" csak azokat a
dokumentumokat adja vissza, amelyek tartalmazzák a right hand kifejezést.
- Specifikus nagybetűket tartalmazó vagy helyesírású keresésekhez használja az idézőjeleket.
Például a "star" visszaadja a star, de nem adja vissza a
starship vagy Star találatokat.
- Használja a csillagot (*)
nulla vagy több betű, szám vagy aláhúzás ( _ ) karakter helyettesítő karaktereként. Például
a wo*d a wooden, word, World,
wordsmith és would találatokat adja vissza. A kérdőjel (?) egyetlen
alfanumerikus karaktert helyettesít, így például a ?an
a ran, pan, can és ban találatokat eredményezi.
- Ha a rendszer Oracle adatbázis-kezelőt használ, akkor a keresésben a kis- és nagybetűk eltérőnek számítanak,
kivéve, ha az adminisztrátor módosítja ezt a beállítást a kis- és nagybetűk megkülönböztetése témakörben leírtak szerint.
- Ha MS SQL adatbázis esetén a LIKE operátorral keres,
és a keresési feltétel tartalmazza a nyitott szögletes zárójel ([) karaktert, akkor tegye a
[ karaktert a saját zárójelei közé. Például adja meg a mezőben ezt: [[]. Ez egy MS SQL szállítói probléma. További információkért tanulmányozza az MS SQL dokumentációt.
- Ha tulajdonságkeresést futtat OR operátorral teljes
szöveg kereséssel Dinamikus módban, akkor az eredményhalmaz alapértelmezésben
rangsor alapján kerül rendezésre. Figyeljen arra, hogy az eredményhalmaz többször szereplő
elemeket tartalmazhat. Egy elem kétszer szerepelhet az eredményhalmazban, egyszer a tulajdonság alapú
keresés, másodszor pedig a teljes szöveges vagy tartalomalapú
keresés által. Ha az eredményhalmaz egy másik oszlopára például a rendezés Dokumentum címe alapján
oszlopára kattint a Rangsorolás helyett, akkor a kiinduló duplikáció
kiszűrhető. Ez a viselkedés azt eredményezi, hogy a rekordok teljes száma
a Dokumentum címe szerint rendezett keresésben más, mint
a rangsorolás alapján rendezett keresés esetén. Ha a találatok relevanciáját kell ismernie,
akkor rendezzen rangsor szerint, ami az alapértelmezés. Ha fontos kiküszöbölnie
a lehetséges többször szereplő elemeket, akkor rendezzen metaadatok szerint.
Szűrés szülő típusa szerint
Kereshet olyan rekordot,
amely a szülő egyed típusán és tulajdonságain alapul. A szülő egyed kiválasztásához:
- Kattintson a Kiválasztás lehetőségre az És
szűrés szülő típus alapján beállítás mellett.
- Válassza ki a szülő típusát, amelyben a rekordot keresni kell.
- Az Elfogad gombra kattintva térjen vissza a keresési oldalra.
- Adja meg az operátort és értéket, vagy kattintson a Módosítás gombra
más tulajdonságok meghatározásához. A szülő egyed keresési feltételeinek bármilyen
módosítása tükröződik az adott egyedtípus Saját keresés
oldalán. Például ha szülőként rekordmappát választ, és itt módosítja a
tulajdonságkészletet, akkor ugyanezek a tulajdonságértékek lesznek beállítva
a rekordmappák számára, amikor legközelebb közvetlenül ezekre keres.
Miután befejezte a keresési feltételek meghatározását, kattintson a
Keresés gombra.
Keresési eredmények
Ha a keresési mód Statikus, akkor a visszaadott találatok számát
a Találatok maimális száma értéke korlátozza. Ha a keresési mód
Dinamikus, akkor a visszakapott eredményeket nem érinti a Találatok
maximális száma értéke. A Találatok maimális száma és a Keresési
mód információi a keresési oldal személyre szabása témakörben találhatók.
A
találatok az egyed nevét és a keresési feltételben megadott összes tulajdonságértéket
tartalmazzák. Ha egy tulajdonság, például a
Kiegészítő jelölés több értékkel rendelkezik, akkor
egy
Részletek megjelentése hivatkozás kerül megjelenítésre az adott oszlopban.
Ha erre a hivatkozásra kattint, akkor az adott tulajdonság összes értéke megjelenik.
A találatokon az alábbi műveletek végezhetők:
- Nyomtatható változat előállítása.
- Többszörös egyedek kiválasztása, majd a Többválasztásos műveletek lehetőségre kattintással
művelet kiválasztása a kijelölt egyedekre.
- Megtekintheti egy egyed információs oldalát az Információk lekérése lehetőségre kattintva.
- Tallózás a találatok között oldalszámra vagy a Tovább gombra kattintással.
Fontos: A Listanézet oldalmérete érték (Általános beállítások az Application Engine vagy Workplace XT Felhasználói beállításaiban) meghatározza az egyedek számát, melyet a Keresési eredmények megjelenít az oldalakon.
Ha 100 egyed található a keresési eredményben, és a Listanézet
oldalmérete értéke 20, akkor a keresési eredmény öt oldalt tartalmaz,
oldalanként 20 találattal.
- A találatok rendezése egy oszlopra kattintva. A keresés alapértelmezéseitől függően
dinamikusan frissítheti a keresést és rendezheti a
találatokat. További részletekért tekintse meg a Keresési
mód mező leírását a keresési oldal személyre szabásának témakörében.
- A találatok rendezése relevancia szerint, a Rangsorolás oszlopra kattintva.
- Meg kell adnia a Tartalmat a keresési feltételben
a Rangsorolás oszlop aktiválásához.
- A Rangsorolás oszlop csak rekordokra, és csak
a Dinamikus keresési módban érhető el. A keresési móddal kapcsolatos részletekért tanulmányozza a keresési oldal személyre szabása témakört.
- A Több értékkel rendelkező tulajdonságok összes értékének megjelenítése. További részletekért tekintse meg a Többértékű
tulajdonság mező leírását a keresési oldal személyre szabásának témakörében.
Ha egy alkategóriában az Információk lekérése lehetőségre kattint,
és nem rendelkezik a szülő kategória hozzáféréséhez szükséges jogosultsággal, akkor az IBM Enterprise
Records hibát jelenít meg.
Keresési hibák
Ha a fájlterv hierarchia sok
rekordkategóriát, rekordmappát és rekordot tartalmaz, akkor a keresés hibákat, például
időtúllépési hibákat eredményezhet. Azon beállításokért, amelyek módosításával
ezek a hibák kiküszöbölhetők, lásd: IBM FileNet P8 Troubleshooting Guide.