Existem vários aspectos a ter em consideração ao criar um plano de
ficheiros no
IBM® Enterprise
Records.
Estes itens estão relacionados com segurança, padrões de
atribuição de nomes, nomes de volumes, fluxos de trabalho, acções, eventos, datas,
agendas de eliminação e personalização de classes e propriedades. Estes itens também
estão relacionados com a adição de localizações, planos de ficheiros e pastas.
Efectue as tarefas na seguinte lista, pela ordem em que são apresentadas.
Por exemplo,
terá de realizar algumas tarefas, como por exemplo, acções de adicionar e
ventos, antes de executar outras tarefas, como por exemplo, definir agendas de
eliminação.
- Reveja os requisitos de segurança da gestão de registos e efectue os
ajustes necessários. Alterar as predefinições de segurança depois de o
sistema estar em utilização é complexo. De um modo geral, atribuir definições de
segurança a grupos e não a utilizadores individuais torna a manutenção do sistema
mais fácil.
Para obter mais informações, consulte o tópico sobre segurança.
- Em alternativa, execute os passos do tópico sobre Padrão de atribuição de nomes,
para definir as regras de padrão de atribuição de nomes que pretende aplicar em
diferentes entidades. Por exemplo, defina os padrões para as categorias e pastas de
registo criadas sob um plano de ficheiros. Defina estas regras de padrão de atribuição
de nomes e associe o padrão de atribuição de nomes ao plano de ficheiros. Execute esta
associação antes de começar a adicionar as entidades nas quais pretende que as regras
sejam aplicadas.
- Pode alterar a configuração do sufixo do nome do volume, que é um número
incremental que funciona como um sufixo no nome do volume. Por predefinição, o
valor do sufixo é "00000". Configure este sufixo de nome do volume antes de começar a
adicionar pastas de registo. Esta configuração é importante, uma vez que um volume é
criado automaticamente, em resultado da adição de
qualquer tipo de pasta de registos, excepto caixas. Para obter mais informações,
consulte o tópico sobre o sufixo do nome do volume.
- Pode criar fluxos de trabalho de eliminação novos ou personalizar os existentes e
transferir os mesmos para o servidor do
Content Platform Engine.
Todos os fluxos de trabalho associados a acções têm de estar disponíveis antes de
criar as acções associadas. Para obter mais informações sobre fluxos de trabalho,
consulte o tópico sobre como criar fluxos de trabalho.
- Adicione acções, que são as acções de eliminação (como destruir ou mover
para sala de armazenamento) realizadas nas entidades. Adicione acções antes de definir
agendas de eliminação. Se pretender marcar contentores de registo ou pastas de registo como contentores
vitais, certifique-se de que adiciona uma ou mais acções do tipo
Revisão vital. Estes contentores retêm registos vitais que têm
de ser revistos periodicamente.
Embora não seja obrigatório, pode marcar uma entidade
de contentor como Vital aquando da criação da mesma. Esta acção requer
que especifique a acção Revisão vital e o evento periódico. Para
obter mais informações sobre acções, consulte o tópico "Adicionar uma acção".
- Adicione eventos, que são as ocorrências de condições especificadas (como o
fim de um trimestre fiscal) que o sistema utiliza como referência para activar
determinadas acções para as entidades. Adicione eventos antes de definir agendas de
eliminação que utilizem estes eventos. Se marcar contentores
de registos ou pastas de registos como contentores vitais, certifique-se de que
adiciona um ou mais eventos recorrentes. Para obter mais informações sobre eventos,
consulte o tópico "Activadores de eventos".
- Pode adicionar datas predefinidas, que são datas (normalmente eventos
temporizados) que o sistema utiliza como referência para activar determinadas acções
para as entidades. Adicione datas predefinidas antes de definir agendas de
eliminação que utilizem essas datas. Para obter mais informações sobre datas
predefinidas, consulte o tópico "Adicionar uma data predefinida".
- Defina agendas de eliminação. Embora não seja obrigatório, pode
associar uma agenda de eliminação a uma entidade quando cria a entidade. Se a sua solução do oIBM Enterprise
Records
incluir a utilização de tipos de registos, tem de definir uma agenda de
eliminação antes de criar o tipo de registo associado. Para obter mais informações
sobre agendas de eliminação, consulte o tópico "Definir uma agenda de eliminação".
- Em alternativa, adicione tipos de registos. Esta acção fornece uma forma de
associar um registo a uma agenda de eliminação. Este método é diferente do método
actualmente associado à categoria de registo ou pasta de registos ascendente. Para obter mais informações sobre tipos de registo, consulte o tópico associado a
tipos de registo.
- Pode também personalizar classes e propriedades, como por exemplo converter as
classes do IBM Enterprise
Records em subclasses,
adicionar propriedades a classes e personalizar a forma como as propriedades são
apresentadas na interface do utilizador. Para obter mais informações sobre classes e
propriedades, consulte os tópicos sobre como criar subclasses, adicionar propriedades
a classes e personalizar a apresentação de propriedades.
- Se a sua solução do IBM Enterprise
Records
incluir a gestão de registos físicos, pode adicionar localizações. Quando
adiciona uma entidade física, como por exemplo, uma pasta de registo físico,
tem de fornecer a respectiva localização. Para obter mais informações sobre
localizações, consulte o tópico "Adicionar uma localização".
- Adicione o seu plano de ficheiros. Para obter mais informações, consulte o tópico
sobre como adicionar um plano de ficheiros.
- Crie a hierarquia do plano de ficheiros, o que inclui adicionar
categorias de registos e adicionar pastas de registos. Para obter mais informações
sobre a hierarquia do plano de ficheiros, consulte os tópicos sobre como adicionar
categorias de registo e pastas de registo.
- Após criar o plano de ficheiros, deve rever as definições de configurações
existentes do IBM Enterprise
Records, bem como realizar
algumas tarefas de configuração adicionais. Para obter um resumo sobre a configuração,
consulte o tópico "Descrição geral da configuração".
- Para obter informações sobre como migrar um plano de ficheiros de um armazenamento
de objectos para outro, consulte o tópico sobre a Ferramenta de importação e
exportação do plano de ficheiros. Um dos exemplos de migração consiste em migrar um
plano de ficheiros de um ambiente de desenvolvimento ou teste para um ambiente de
produção.