IBM Enterprise Records, Versión 5.1.2    

Agregar una carpeta de registros

Sólo puede agregar una carpeta de registros en el nivel más inferior de una categoría de registro. Si una categoría de registro contiene una subcategoría, no puede añadirle una carpeta de registros. Asimismo, solo puede agregar una carpeta de registros a una categoría de registro activa. No puede crear una subcarpeta en una carpeta de registros. Una carpeta de registro puede contener varios volúmenes o registros. IBM® Enterprise Records se distribuye con cuatro tipos de carpetas de registros: carpeta electrónica, carpeta física, caja física y carpeta híbrida. Es posible que su sitio cree carpetas personalizadas adicionales.

Acerca de esta tarea

En la instalación PRO de IBM Enterprise Records, Solo un gestor de registros o un administrador de recursos pueden agregar una carpeta de registros. En las instalaciones de DoD y básica, además del Records Manager o el Records Administrator, los usuarios con privilegios pueden agregar una carpeta de registros. Si no cuenta con los permisos de seguridad requeridos para crear una carpeta de registro, puede iniciar el flujo de trabajo Crear carpeta de registro desde Workplace. Cuando inicia este flujo de trabajo, se envía una solicitud de creación de carpetas de registro a Records Manager para su aprobación. Para obtener más información, consulte el tema crear una carpeta de registro usando un flujo de trabajo. De forma predeterminada, la nueva carpeta de registro hereda todas las propiedades excepto el Nombre, Identificador y Fecha de apertura de la entidad superior. Puede cambiar estos valores heredados.
Atención: En cualquier nivel del plan de archivos, no cree más de 100 categorías de registro y carpetas de registro. Para obtener más información sobre los planes de archivos, consulte el tema planes de archivos.

Procedimiento

Para agregar una carpeta de registros:

  1. Inicie sesión como Gestor de registros o Administrador de registros. Vaya al plan de archivos para acceder a la categoría de registro bajo la cual desea crear una carpeta de registro.
  2. Haga clic en Agregar carpeta de registros y ejecute estos pasos.
    1. Para crear un clase, haga clic en el tipo de carpeta de registros que desee crear y pulse en Siguiente para continuar con el paso Definir propiedades.
      • Las carpetas de registros electrónicos pueden almacenar registros físicos y electrónicos
      • Las carpetas de registros físicos pueden almacenar registros físicos
      • La caja es para registros físicos y se puede configurar para estructurar un almacén
      • Las carpetas de registros híbridos pueden almacenar registros físicos y electrónicos
      Para obtener más información sobre los tipos de carpetas, consulte el tema categorías, carpetas y volúmenes.
    2. Para definir propiedades, especifique o modifique los valores de propiedad mostrados. Algunas propiedades pueden modificarse directamente en esta página, mientras que para otras tendrá que hacer clic en el nombre de la propiedad para modificar los valores. Un asterisco de color rojo indica que debe especificar un valor para esa propiedad. Para obtener más información sobre las propiedades que se muestran, consulte el tema de referencia de propiedades. Si se introduce una pauta de registro que asigna nombres automáticamente a los registros que se agregan a la carpeta, introduzca directamente la pauta en este campo. Para obtener información sobre la construcción de un patrón, consulte el tema añadir un patrón de asignación de nombres.
    3. Haga clic en Siguiente para configurar el programa de disposición de la carpeta de registro o seleccione otro paso del panel.Haga clic en Cancelar para salir del asistente de Agregar carpeta de registros.
    4. Existen tres posibilidades a la hora de definir la disposición. Es posible que ya se haya preseleccionado un programa de disposición. Se selecciona la casilla Heredar. Puede que aparezca un programa de disposición pero el cuadro Heredar no está marcado. Para usarlo, haga clic en Heredar. Es posible que no haya información de disposición. En todos los casos, haga clic en Examinar programa para seleccionar un programa o cambiarlo. Haga clic en Borrar programa para dejar por ahora la disposición en blanco. Puede revisar las páginas de información de un programa asignado si hace clic en el icono Obtener información.
    5. Si busca un programa, haga clic en Seleccionar bajo el nombre del programa de disposición que desea asignar a esta carpeta.
    6. Si fuera necesario, especifique la autoridad de disposición designada para la disposición de la carpeta de registros cuando venza la disposición. De forma predeterminada, la autoridad de disposición especificada para el programa de disposición seleccionada se asigna automáticamente como la autoridad de disposición para la carpeta de registro. Si no se establece una autoridad de disposición para el programa seleccionado, la autoridad de disposición que establezca para la carpeta es la que aplica. Si especifica la autoridad de disposición ahora y establece el programa de disposición más adelante, la autoridad de disposición establecida para el programa anula la autoridad de disposición.
      Atención: Si el valor de visualización en las Preferencias del sitio o Preferencias de usuario del paso Mostrar registros vitales cuando crea contenedores se establece en No, el programa oculta el paso Establecer registro vital. Ir al subpaso 1.
    7. Si la configuración de preferencia del sitio o del usuario se establece para que muestre el paso Establecer registro vital, haga clic en Siguiente para establecer el Registro vital de la carpeta de registro. También puede seleccionar otro paso del panel. Para obtener más información, consulte los enlaces Preferencia de usuario y Preferencias de sitio al final de este tema.
    8. Para especificar que los registros de esta carpeta son vitales, seleccione True en el menú Indicador de registro vital. Si los registros creados en la carpeta de registros necesitan revisiones y actualizaciones continuas, puede marcar la carpeta de registros como Vital en este paso. Todos los registros creados en dicha carpeta se clasifican automáticamente como Vital.
    9. Si lo desea, escriba una descripción de los registros vitales a añadir a esta carpeta de registro.
    10. Desde el menú Acción de revisión del registro vital, seleccione la acción que se inicia con el ciclo de revisión o actualización periódica de los registros vitales. El menú muestra las acciones de Registro vital creadas anteriormente. Para obtener más información, consulte el tema añadir una acción.
    11. Desde el menú Revisión del registro vital y Actualizar ciclo, seleccione el suceso que desencadena la revisión o actualización periódica de los registros vitales en la carpeta. El menú menciona los sucesos recurrentes creados anteriormente. Para obtener más información, consulte el tema añadir un suceso recurrente.
    12. Haga clic en Siguiente para configurar la seguridad y terminar la carpeta.
    13. Para establecer la seguridad, revise la configuración de seguridad existente. Para obtener más información sobre cada área de acceso, consulte el tema específico de configuración de seguridad.La configuración de seguridad determina los grupos y los usuarios que pueden acceder a la carpeta de registros y controla los permisos otorgados a cada grupo o usuario. La configuración de seguridad que especifique aquí se puede anular por medio de la seguridad FileNet P8 que se establece para la entidad. Para obtener más información, consulte el tema de seguridad.
    14. Para cambiar los derechos de acceso para un grupo o usuario específico que se mencione en la página, haga clic en el nombre de grupo o de usuario en la columna Título. Aparece la página Configuración de seguridad, donde puede especificar los permisos de seguridad de diversos usuarios y grupos.
    15. Para agregar nuevos usuarios o grupos a la lista, haga clic en Agregar nuevo. Para eliminar un grupo o usuario de la lista, seleccione la opción Quitar de ese grupo o usuario. Para obtener más información sobre usuarios y grupos, consulte el tema añadir usuarios y grupos a un objeto.
    16. Para guardar las modificaciones en la configuración de seguridad y terminar de crear la carpeta de registros, haga clic en Finalizar.
    17. Haga clic en Aceptar para reconocer el mensaje sobre la adición exitosa de una carpeta de registro y salga del asistente.


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Última actualización: Noviembre 2013
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