在 IBM® Enterprise
Records 中创建归档计划时,需要完成一些操作。这些项目与安全性、命名模式、卷名、工作流程、操作、事件、日期、处理调度、类和属性定制相关。还与添加位置、归档计划和文件夹相关。
按照以下表中显示的顺序来执行任务。
例如,在完成诸如定义处理调度的某些任务前,必须先完成诸如添加操作和事件的其他任务。
- 审阅记录管理的安全性要求并进行必要的调整。系统投入使用之后调整缺省安全性设置很复杂。通常,将安全性设置分配给组而不是单个用户可使您的系统具有更高的可维护性。有关安全性的更多信息,请参阅“安全性”主题。
- (可选)完成命名模式主题以定义您要在不同实体上实施的命名模式规则。例如,为在归档计划下创建的记录类别和文件夹定义模式。定义这些命名模式规则,然后将命名模式与归档计划关联。在开始添加您要针对其实施规则的实体之前,请完成此关联。
- (可选)更改卷名称后缀的配置,卷名称后缀是作为卷名称中的后缀的递增数。缺省情况下,后缀的值为“00000”。请先配置此卷名称后缀,再开始添加记录文件夹。由于添加任何类型的记录文件夹(框除外)都会自动创建卷,所以此配置非常重要。有关更多信息,请参阅“卷名称后缀”主题。
- (可选)创建新处理工作流程或定制现有处理工作流程,然后将它们转移到 Content Platform Engine 服务器。
与操作关联的所有工作流程必须可用才能创建相关联的操作。有关工作流程的更多信息,请参阅创建工作流程的相关主题。
- 添加在实体上执行的处理操作(例如销毁或移至存储空间)。先添加操作,再定义处理调度。如果您要将记录容器或记录文件夹标记为重要容器,请确保添加一个或多个类型为重要审阅的操作。这些容器用于存放必须定期审阅的重要记录。虽然这不是必需操作,但您可以在创建容器实体时将其标记为“重要”。此操作需要您指定重要审阅操作和重现事件。有关操作的更多信息,请参阅“添加操作”主题。
- 添加发生指定条件(例如财政季度的末尾)的事件,系统根据这些条件在实体上触发特定操作。先添加事件,再定义使用这些事件的处理调度。如果您要将记录容器或记录文件夹标记为重要容器,请确保添加一个或多个重现事件。有关事件的更多信息,请参阅“事件触发器”主题。
- (可选)添加任何预定义的日期,这些日期是基于实体上系统触发器特定操作的日期(通常是一次性事件)。先添加预定义的日期,再定义使用这些日期的处理调度。有关预定义的日期的更多信息,请参阅“添加预定义的日期”主题。
- 定义处理调度。虽然这不是强制的,但您可以在创建实体时将处理调度与实体关联。并且,如果您的 IBM Enterprise
Records 解决方案包括使用记录类型,那么必须先定义处理调度,然后才能创建与其相关联的记录类型。有关处理调度的更多信息,请参阅“定义处理调度”主题。
- (可选)添加记录类型。此操作提供了一种将记录与处理调度相关联的方法。此方法不同于目前与父记录类别或记录文件夹相关联的方法。
有关记录类型的更多信息,请参阅与记录类型相关联的主题。
- (可选)执行任何类和属性定制工作,例如对 IBM Enterprise
Records 类添加子类、对类添加属性以及定制属性在用户界面中的显示方式。有关类和属性的更多信息,请参阅关于创建子类、将属性添加到类以及定制属性的显示的主题。
- 如果您的 IBM Enterprise
Records 解决方案包括管理物理记录,请添加位置。当您添加物理实体(例如物理记录文件夹)时,您必须提供其位置。有关位置的更多信息,请参阅“添加位置”主题。
- 添加您的归档计划。有关更多信息,请参阅关于添加归档计划的主题。
- 创建您的归档计划层次结构,其包括添加记录类别和添加记录文件夹。有关归档计划层次结构的更多信息,请参阅关于添加记录类别和记录文件夹的主题。
- 在创建归档计划之后,请重新访问现有的 IBM Enterprise
Records 配置设置并执行一些其他配置任务。有关配置的摘要,请参阅“配置概述”主题。
- 有关将归档计划从一个对象库迁移到另一个对象库的信息,请参阅“‘归档计划导入和导出’工具”主题。迁移示例:将归档计划从开发或测试环境移到生产环境。