Podeu afegir volums electrònics, físics o híbrids nous a les
carpetes de registres. El tipus de volum ha de ser igual que el tipus
de la seva carpeta. No podeu afegir volums de caixa.
Quant a aquesta tasca
Quan es crea una carpeta de registres, el sistema crea automàticament
un volum sota aquesta carpeta de registres. Els volums se solen utilitzar per limitar
el nom d'elements, potser per particionar registres per mes o
per any. Quan s'obre un volum nou, l'anterior es tanca
automàticament. No hi ha més registres que s'afegeixin automàticament a un volum tancat,
tot i que podeu afegir-los manualment, si cal. Per exemple, si un registre ha d'estar
en un volum que ara està tancat, podeu obrir el volum anterior i afegir el registre
manualment. Torneu a tancar el volum, tot seguit. Un volum hereta la planificació
de disposició de la carpeta de registres on es crea.
No podeu definir una planificació de disposició que sigui independent de la carpeta de registres pare.
A més a més, no podeu crear una subcarpeta ni un volum sota un altre volum.
Procediment
Per afegir un volum:
- Inicieu sessió com a gestor de registres o administrador de registres i obriu la carpeta de
registres on vulgueu crear el volum.
- Feu clic a Afegeix volum:

Resultats
Definició de propietats
Per definir les propietats:
- Introduïu o modifiqueu els valors de propietat que es mostren. En aquesta pàgina es poden editar
aquestes propietats. Altres exigeixen que feu clic al nom de propietat per editar els
valors. El camp Nom de volum
s'emplena prèviament amb un nom de patró que es basa en el patró que heu seleccionat
durant la configuració. Podeu introduir qualsevol nom al camp
Nom de volum, però no podeu tenir noms de volum duplicats. No podeu incloure cap
dels caràcters següents com a part del nom de volum: \ / : * ? " < > |. Per obtenir més informació sobre les propietats que apareixen,
consulteu el tema de referència de propietats.
- Feu clic a Següent per definir el registre vital o seleccioneu un
altra pas al panell.
Atenció: Si
la configuració de visualització de les Preferències de lloc o de les Preferències
d'usuari per a Mostra el pas de registres vitals quan
es creïn contenidors es defineix com a No,
el programa amaga el pas de revisió vital. Aneu fins a la secció Defineix
seguretat d'aquest tema.
Definició de registre vital
Si tots els registres creats al volum nou necessiten
revisions i actualitzacions contínues, podeu marcar el volum com a vital.
Per dur a terme aquest pas, cal que hi hagi una o més accions de
revisió vital. Per obtenir més informació sobre la creació d'aquesta acció, consulteu el tema sobre l'addició d'una acció. També hi ha d'haver un o més activadors
d'incidències recurrents. Per obtenir informació sobre la creació d'una incidència recurrent,
consulteu el tema sobre l'activació d'incidències recurrents.
Per definir el registre
vital:
- Al menú Indicador de registre vital, seleccioneu Cert.
- Opcional: introduïu una descripció de registre vital.
- Al menú Acció de revisió de registre vital,
seleccioneu l'acció que comença amb una revisió periòdica i un cicle d'actualització
de registres vitals.
- Al menú Revisió i cicle d'actualització de registre vital, seleccioneu
la incidència que activa la revisió periòdica dels registres vitals dins aquest volum.
- Feu clic a Següent per definir la seguretat per al volum.
Definició de la seguretat (Opcional)
Els paràmetres de seguretat determinen els grups i els usuaris que poden accedir al volum
i controlen els permisos atorgats a cada grup o usuari. Els paràmetres de seguretat que especifiqueu aquí
els pot sobreescriure la seguretat de FileNet P8
definit a l'entitat. Per obtenir més informació, consulteu el de sobre seguretat.
- Afegiu usuaris i grups nous.
- Feu clic a Afegeix nou.
- Seleccioneu el domini al menú Selecciona a.
- Seleccioneu Usuaris o Grups.
- Introduïu els primers caràcters del nom de l'usuari o el grup i feu clic a Cerca.
- Seleccioneu un o més noms a la llista i feu clic a Accepta.
- Canvieu els permisos d'un usuari o grup, si voleu.
- Feu clic al nom de grup o d'usuari a la columna Títol
si voleu canviar els drets d'accés per a aquest usuari o grup.
- Seleccioneu el quadre de selecció Permet o Denega
adequat per a cada permís. Permet sobreescriu
els drets de grup perquè l'usuari o el grup puguin realitzar funcions associades; Denega sobreescriu
els drets de grup per impedir que l'usuari o el grup puguin accedir a aquesta funció.
- Feu clic a Accepta.
- Feu clic a Finalitza i, tot seguit, a D'acord
a la pàgina de confirmació.