Lorsque vous travaillez avec des rapports IBM® Enterprise Records, vous êtes en mesure de regrouper la liste de tous les rapports IBM Enterprise Records disponibles. Vous pouvez également voir des informations détaillées sur les critères de configuration de chaque rapport, ainsi que les conditions préalables nécessaires avant de générer le rapport.
Avant de générer un rapport, vous devez exécuter les conditions préalables, pour ce rapport. Vous devez également configurer le serveur de rapports pendant l'installation d'IBM Enterprise Records. Pour plus d'informations, voir le manuel IBM Enterprise Records Installation and Upgrade Guide.
Propriété | Description |
---|---|
Indiquer la section du plan de fichiers | Cliquez sur Parcourir pour sélectionner la partie du plan de fichiers sur laquelle vous souhaitez exécuter le rapport. En l'absence d'indication, le plan de fichiers entier sera parcouru. |
Nom d'utilisateur | Saisissez un nom d'utilisateur ou cliquez sur Select user (Sélectionner l'utilisateur) pour rechercher et sélectionner l'utilisateur dont vous souhaitez interroger les actions. |
Date de début | Cliquez sur l'icône calendrier et sélectionnez la première date d'action à inclure dans le rapport. |
Date de fin | Cliquez sur l'icône calendrier et sélectionnez la dernière date d'action à inclure dans le rapport. |
Type d'entité RM | Faites votre sélection en cliquant sur une ou plusieurs entités dans la liste (en faisant Maj + clic ou Ctrl + clic). |
Type de rapport | Sélectionnez Détaillé pour afficher le Nom de l'événement, le Type de l'entité, le Nom de l'utilisateur, la Date de l'action, le Nom de l'entité et le Nombre total d'entités. Sélectionnez Résumé pour afficher le Nom de l'événement, le Type de l'entité et le Nombre total d'entités. |
Propriété | Description |
---|---|
Action d'élimination | Sélectionnez une action d'élimination dans la liste, qui comprend notamment les actions de Révision, Exportation, Transfert, Destruction, Transfert temporaire, Fermeture et Révision des éléments référents. |
Date de début | Cliquez sur l'icône calendrier et sélectionnez la date de début du rapport. Cette propriété définit le début de la période au cours de laquelle l'action d'élimination sélectionnée a été exécutée. |
Date de fin | Cliquez sur l'icône calendrier et sélectionnez la date de fin du rapport. Cette propriété définit la fin de la période au cours de laquelle l'action d'élimination sélectionnée a été exécutée. |
Type de rapport | Sélectionnez Détaillé pour afficher la Date d'exécution de la phase, le Nom du planning d'élimination, le Type d'entité, la Date de création, le Créateur et le Nom de l'entité. Sélectionnez Résumé pour afficher la Date d'exécution de la phase, le Nom du planning d'élimination, le Type de l'entité et le Nombre total d'entités. |
Propriété | Description |
---|---|
Type de rapport | Sélectionnez Détaillé pour afficher le Nom du planning d'élimination, le Nom de l'action, le Type de l'entité et le Nom de l'entité. Sélectionnez Résumé pour afficher le Nom du planning d'élimination, le Type de l'entité et le Nombre total d'entités. |
Propriété | Description |
---|---|
Indiquer la section du plan de fichiers | Cliquez sur Parcourir pour sélectionner la partie du plan de fichiers sur laquelle vous souhaitez exécuter le rapport. En l'absence d'indication, le plan de fichiers entier sera parcouru. |
Nom du planning d'élimination | Cliquez sur Sélectionner des plannings d'élimination pour sélectionner un planning d'élimination dans la liste qui s'affiche, ou bien entrez un nom. Si le texte sélectionné ou entré s'affiche sous un autre nom de planning, le planning est également sélectionné. |
Type de rapport | Sélectionnez Détaillé pour afficher le Nom de planning, le Nom de l'entité, la Date de création, le Créateur et le Nombre total d'enregistrements. Sélectionnez Résumé pour afficher le Nom de planning et le Nombre total d'enregistrements. |
Propriété | Description |
---|---|
Nom du planning d'élimination | Cliquez sur Sélectionner des plannings d'élimination pour sélectionner un planning d'élimination dans la liste qui s'affiche, ou bien entrez un nom. Si le texte sélectionné ou entré s'affiche sous un autre nom de planning, le planning est également sélectionné. |
Type d'entité RM | Faites votre sélection en cliquant sur une ou plusieurs entités dans la liste (en faisant Maj + clic ou Ctrl + clic). |
Type de rapport | Sélectionnez Détaillé pour afficher le Nom du planning, le Nom de l'action, le Type de l'entité RM, la Date de création, le Créateur et le Nom de l'entité RM. Sélectionnez Résumé pour afficher le Nom du planning, le Nom de l'action, le Type de l'entité RM et le Nombre total d'entités. |
Propriété | Description |
---|---|
Catégorie de sécurité | Sélectionnez une ou plusieurs catégories de sécurité (Top Secret, Secret, Confidentiel, Restreint ou Non classifié). |
Type d'entité RM | Sélectionnez un type d'entité pour le rapport ou les deux. |
Type de rapport | Sélectionnez Détaillé pour afficher la Catégorie de sécurité, le Type de l'entité RM, la Date de création, le Créateur et le Nom de l'entité RM. Sélectionnez Résumé pour afficher la Catégorie de sécurité, le Type de l'entité RM et le Nombre total d'entités. |
Propriété | Description |
---|---|
Indiquer la section du plan de fichiers | Cliquez sur Parcourir pour sélectionner la partie du plan de fichiers sur laquelle vous souhaitez exécuter le rapport. En l'absence d'indication, le plan de fichiers entier sera parcouru. |
Date de début | Cliquez sur l'icône calendrier et sélectionnez la première date de création à inclure dans le rapport. |
Date de fin | Cliquez sur l'icône calendrier et sélectionnez la dernière date de création à inclure dans le rapport. |
Type de rapport | Sélectionnez Détaillé pour afficher la Date de création, le Créateur et le Nom de l'entité RM. Sélectionnez Résumé pour afficher la Date de création et le Nombre de dossiers d'enregistrement créés. |
Propriété | Description |
---|---|
Indiquer la section du plan de fichiers | Cliquez sur Parcourir pour sélectionner la partie du plan de fichiers sur laquelle vous souhaitez exécuter le rapport. En l'absence d'indication, le plan de fichiers entier sera parcouru. |
Date de début | Cliquez sur l'icône calendrier et sélectionnez la première date de création à inclure dans le rapport. |
Date de fin | Cliquez sur l'icône calendrier et sélectionnez la dernière date de création à inclure dans le rapport. |
Créé par l'utilisateur | Saisissez un nom d'utilisateur ou cliquez sur Sélectionner un utilisateur pour rechercher et sélectionner l'utilisateur pour lequel vous souhaitez générer un rapport. |
Type de rapport | Sélectionnez Détaillé pour afficher le Créateur, la Date de création et le Nom de l'entité RM. Sélectionnez Résumé pour afficher le Créateur, la Date de création et le Nombre d'entités créées. |
Propriété | Description |
---|---|
Indiquer la section du plan de fichiers | Cliquez sur Parcourir pour sélectionner la partie du plan de fichiers sur laquelle vous souhaitez exécuter le rapport. En l'absence d'indication, le plan de fichiers entier sera parcouru. |
Date de début | Cliquez sur l'icône calendrier et sélectionnez la première date d'affichage à inclure dans le rapport. |
Date de fin | Cliquez sur l'icône calendrier et sélectionnez la dernière date d'affichage à inclure dans le rapport. |
Affiché par l'utilisateur | Saisissez un nom d'utilisateur ou cliquez sur Sélectionner un utilisateur pour rechercher et sélectionner l'utilisateur pour lequel vous souhaitez générer un rapport. |
Type de rapport | Sélectionnez Détaillé pour afficher Affiché par, Afficher la date, Créé par, Date de création, Nom de l'entité de RM et Nombre total d'enregistrements. Sélectionnez Résumé pour afficher l'utilisateur concerné, la Date d'affichage et le Nombre total d'entités. |
Ce rapport permet d'afficher les volumes électroniques ouverts et fermés durant la période de temps spécifié. Le rapport résumé affiche soit l'ouverture, soit la fermeture ; le rapport détaillé affiche les deux. Pour plus d'informations sur la façon dont les volumes sont ouverts et fermés, voir la rubrique sur les dossiers de catégorie et les volumes.
Propriété | Description |
---|---|
Indiquer la section du plan de fichiers | Cliquez sur Parcourir pour sélectionner la partie du plan de fichiers sur laquelle vous souhaitez exécuter le rapport. En l'absence d'indication, le plan de fichiers entier sera parcouru. |
Date de début | Cliquez sur l'icône calendrier et sélectionnez la première date d'ouverture/fermeture à inclure dans le rapport. |
Date de fin | Cliquez sur l'icône calendrier et sélectionnez la dernière date d'ouverture/fermeture à inclure dans le rapport. |
Action | Cochez les cases Ouvert ou Fermé (si disponibles), en fonction de celles incluses dans le rapport. |
Type de rapport | Sélectionnez Détaillé pour afficher la Date d'ouverture ou de fermeture (ou les deux), l'utilisateur concerné, la Date de création, le Créateur et le Nom de l'entité de RM. Sélectionnez Résumé pour afficher la Date d'ouverture (ou de fermeture) et le Nombre d'entités ouvertes ou fermées. |
Ce rapport permet d'afficher les dossiers et les enregistrements associés à un planning d'élimination donné au cours d'une période choisie.
Propriété | Description |
---|---|
Indiquer la section du plan de fichiers | Cliquez sur Parcourir pour sélectionner la partie du plan de fichiers sur laquelle vous souhaitez exécuter le rapport. En l'absence d'indication, le plan de fichiers entier sera parcouru. |
Nom du planning d'élimination | Cliquez sur Sélectionner des plannings d'élimination pour sélectionner un planning d'élimination dans la liste qui s'affiche, ou bien entrez un nom. Si le texte sélectionné ou entré s'affiche sous un autre nom de planning, le planning est également sélectionné. Cette zone est sensible à la casse. |
Date de début | Cliquez sur l'icône calendrier et sélectionnez la première date d'association à inclure dans le rapport. |
Date de fin | Cliquez sur l'icône calendrier et sélectionnez la dernière date d'association à inclure dans le rapport. |
Type de rapport | Sélectionnez Détaillé pour afficher le Planning d'élimination, le Type de l'entité, le Nom de l'action, la Date d'allocation, la Date de création, le Créateur et le Nom de l'entité. Sélectionnez Résumé pour afficher la Date d'allocation, le Planning d'élimination et le Type d'entité. |
Ce rapport permet d'afficher les entités affectées par l'action spécifiée. Avant de générer ce rapport, associez l'action à un ou plusieurs plannings d'élimination. Associez également les plannings d'élimination pour un(e) ou plusieurs catégories ou dossiers. Exécutez un balayage d'élimination pour afficher dans le rapport les données les plus récentes.
Propriété | Description |
---|---|
Action d'élimination | Sélectionnez une action d'élimination dans la liste, qui comprend notamment les actions de Révision, Exportation, Transfert, Destruction, Transfert temporaire, Limitation et Révision des éléments référents. |
Date de début | Cliquez sur l'icône calendrier et sélectionnez la date de début du rapport. Cette propriété définit le début de la période au cours de laquelle l'action d'élimination sélectionnée a été exécutée. |
Date de fin | Cliquez sur l'icône calendrier et sélectionnez la date de fin du rapport. Cette propriété définit la fin de la période au cours de laquelle l'action d'élimination sélectionnée a été exécutée. |
Type de rapport | Sélectionnez Détaillé pour afficher le Nom de l'action, le Nom de l'entité, la Date d'exécution de la phase, la Date de déclaration/Date de classement, Créé par, le Nom de planning, l'ID, l'Emplacement, la Catégorie d'enregistrement/l'Identifiant du dossier, le Type de support et le Format. Sélectionnez Résumé pour afficher le Nom de l'action, le Type de l'entité RM et le Nombre total d'entités. |
Ce rapport permet d'afficher les dossiers et enregistrements actuellement en attente. Vous devez préalablement créer une ou plusieurs mises en attente et les appliquer aux entités. La date est liée au moment où la mise en attente est appliquée.
Pour obtenir des suggestions de performance liées à ce rapport, voir la rubrique relative à l'optimisation des performances des rapports.Propriété | Description |
---|---|
Indiquer la section du plan de fichiers | Cliquez sur Parcourir pour sélectionner la partie du plan de fichiers sur laquelle vous souhaitez exécuter le rapport. En l'absence d'indication, le plan de fichiers entier sera parcouru. |
Date de début | Cliquez sur l'icône calendrier et sélectionnez la première date de mise en attente à inclure dans le rapport. |
Date de fin | Cliquez sur l'icône calendrier et sélectionnez la dernière date de mise en attente à inclure dans le rapport. |
Type de rapport | Sélectionnez Détaillé pour afficher le Type d'entité, le Nom d'entité, la Date de création, Créé par, la Date de mise en attente, le Nom de mise en attente, l'ID, l'Emplacement, la Catégorie d'enregistrement/l'Identifiant du dossier, le Type de support et le Format. Sélectionnez Résumé pour afficher le Type de l'entité et le Nombre total d'entités. |
Ce rapport permet d'afficher les emplacements d'enregistrements par type d'application ayant créé le document associé. Ce rapport utilise les données du champ Format des enregistrements déclarés. Le champ Format est facultatif lors de la déclaration d'un enregistrement électronique dans les modèles de données Base et PRO. Le champ Format est un champ requis dans le modèle de données DoD. Tant que la valeur du champ Format correspond à l'un des types de format de ce rapport, l'enregistrement est sélectionnée pour le rapport.
Propriété | Description |
---|---|
Type d'application | Cliquez sur Sélectionnez le type d'application et sélectionnez un type d'application dans la liste. Si nécessaire, cliquez sur Suivant pour passer à la page suivante de types d'applications. |
Type de rapport | Sélectionnez Détaillé pour afficher le Type d'application, le Créateur, la Date de création et le Nom de l'entité RM (y compris l'emplacement). Sélectionnez Résumé pour afficher le Type d'application, l'Emplacement et le Nombre d'entités. |
Ce rapport permet de lister les enregistrements marqués en vue de leur abaissement ou déclassification au cours d'une période choisie. Ce rapport affiche des résultats seulement si suffisamment de temps s'écoule, de sorte que certains enregistrements sont nécessaires pour ce changement de classification. Les utilisateurs ne peuvent afficher que les enregistrements de niveau égal ou inférieur à leur propre niveau de classification de sécurité. L'abaissement sur événements n'est pas disponible dans ce rapport.
Propriété | Description |
---|---|
Indiquer la section du plan de fichiers | Cliquez sur Parcourir pour accéder à la section du plan de fichiers pour lequel vous souhaitez le rapport. Cliquez sur OK lorsque l'entité appropriée s'affiche au bout du chemin. En l'absence d'indication, le plan de fichiers entier sera parcouru. |
Action de classification | Sélectionnez Diminution du niveau de sécurité pour trouver des enregistrements qui passent de Top Secret ou Secret à un niveau de classification inférieur. Sélectionnez Déclassification pour trouver des enregistrements qui passent de Top Secret, Secret ou Confidentiel à Non classifié. |
Date de début | Cliquez sur l'icône calendrier et sélectionnez la première date à inclure dans le rapport. |
Date de fin | Cliquez sur l'icône calendrier et sélectionnez la dernière date de révision à inclure dans le rapport. |
Type de rapport | Sélectionnez Détaillé pour afficher la Date de réduction, la Classification actuelle, le Titre de l'enregistrement et les Instructions d'abaissement pour l'option Diminution du niveau de sécurité. Pour l'option Déclassification, le rapport affiche la Date de déclassification, la Classification actuelle et le Titre de l'enregistrement. Sélectionnez Résumé pour afficher la Date d'abaissement, la Classification actuelle et le Titre de l'enregistrement pour l'option Abaissement. Pour l'option Déclassification, le rapport affiche la Date de déclassification, la Classification actuelle et le Titre de l'enregistrement. |
Si vous créez des dossiers d'enregistrement avant de créer leurs plannings d'élimination, utilisez ce rapport pour retrouver les dossiers plus tard. Utilisez ce rapport lorsque vous êtes prêt à affecter leurs plannings d'élimination. Ce rapport est appliqué à l'ensemble du plan de fichiers.
Propriété | Description |
---|---|
Type de rapport | Sélectionnez Détaillé pour afficher le Type d'entité, le Nom d'entité, l'ID, la Date de création/Date de classement, le Créateur,l'Emplacement, la Catégorie d'enregistrement/l'Identifiant du dossier, le Type de support et le Format. Sélectionnez Résumé pour afficher uniquement le nombre d'entités dans chaque type d'entité. |
Ce rapport permet de lister l'ensemble des catégories, des dossiers et des enregistrements ayant fait l'objet d'une décision de révision donnée. Ce rapport est appliqué à l'ensemble du plan de fichiers. Auparavant vous devez créer et appliquer des plannings d'élimination aux dossiers IBM Enterprise Records appropriés, puis exécuter un balayage d'élimination. Les réviseurs doivent terminer les tâches de leurs de boîte de réception de flux de travaux (ou de la boîte de réception partagée RecordsManagerApproval).
Avant d'exécuter ce rapport, vous devez créer un objet personnalisé. Pour créer un objet personnalisé, procédez comme suit :
Propriété | Description |
---|---|
Décision de révision | Sélectionnez la décision de révision dans le menu, comprenant notamment l'Approbation, le Refus, la Mise en attente et la Modification de planning. |
Date de début | Cliquez sur l'icône calendrier et sélectionnez la première date de révision à inclure dans le rapport. |
Date de fin | Cliquez sur l'icône calendrier et sélectionnez la dernière date de révision à inclure dans le rapport. |
Type de rapport | Sélectionnez Détaillé pour afficher la Date de la décision de phase (mois), le Nom du planning, le Type de l'entité, la Date de la décision de phase (jour et heure), les Commentaires de révision, la Date de création et le Créateur. Sélectionnez Résumé pour afficher la Date de la décision de phase (mois), le Nom du planning, le Type de l'entité et le Nombre total d'entités. |
Ce rapport permet de lister les catégories ou dossiers (ou les deux) d'une section choisie du plan de fichiers. La date est liée au moment où les entités sont crées.
Propriété | Description |
---|---|
Indiquer la section du plan de fichiers | Cliquez sur Parcourir pour sélectionner la partie du plan de fichiers sur laquelle vous souhaitez exécuter le rapport. En l'absence d'indication, le plan de fichiers entier sera parcouru. |
Type d'entité RM | Faites votre sélection en cliquant sur une ou plusieurs entités RM dans la liste (en faisant Maj + clic ou Ctrl + clic). |
Date de début | Cliquez sur l'icône calendrier et sélectionnez la première date de création à inclure dans le rapport. |
Date de fin | Cliquez sur l'icône calendrier et sélectionnez la dernière date de création à inclure dans le rapport. |
Type de rapport | Sélectionnez Détaillé pour afficher le Type de l'entité, le Créateur, la Date de création, le Nom d'entité et le Nombre total d'entités de ce type. Sélectionnez Résumé pour afficher uniquement le nombre de ce type d'entité. |
Ce rapport permet d'afficher les enregistrements référents marqués en vue de leur élimination (ou une autre action configurée) au cours de la durée choisie. Vous devez avoir défini au préalable une action de révision des éléments référents et une date récurrente d'exécution période de l'action. L'indicateur référent de l'enregistrement doit être défini sur True. Avant l'exécution de ce rapport, lancez un balayage d'élimination pour mettre à jour les enregistrements. Pour plus d'informations, voir la rubrique sur la configuration des enregistrements référents.
Propriété | Description |
---|---|
Indiquer la section du plan de fichiers | Cliquez sur Parcourir pour sélectionner la partie du plan de fichiers sur laquelle vous souhaitez exécuter le rapport. En l'absence d'indication, le plan de fichiers entier sera parcouru. |
Date de début | Cliquez sur l'icône calendrier et sélectionnez la première date de révision des éléments référents. |
Date de fin | Cliquez sur l'icône calendrier et sélectionnez la dernière date de révision des éléments référents. |
Type de rapport | Sélectionnez Détaillé pour afficher la Date de révision, la Date de création, le Créateur et le Nom de l'entité. Sélectionnez Résumé pour afficher la Date de révision et le Nombre total d'enregistrements. |