La gestió de registres requereix tasques com ara la planificació, el control i
l'organització per a la creació, emmagatzematge, ús, recuperació i eliminació de
registres.
Al context de l'IBM® Enterprise
Records, un registre són
metadades. Les metadades són un fitxer que fa referència i conté
informació sobre un altre fitxer electrònic (document) o objecte físic.
Es necessiten persones qualificades per administrar els magatzems d'objectes i
preparar correctament els registres per a arxivar-los i eliminar-los. A més a més,
heu de dissenyar magatzems d'objectes, plans de fitxers, carpetes i registres per tal
que tinguin sentit per al flux de documents del vostre lloc.
- Fitxers electrònics
- Un fitxer electrònic o document pot ser un únic fitxer, una fotografia digital o un
conjunt de fitxers relacionats que es poden tractar com a un objecte.
Per exemple, un conjunt de fitxers és un missatge de correu electrònic i els seus fitxers
adjunts. Els fitxers electrònics existeixen a magatzems d'objectes i altres
dipòsits. Quan declareu el document com a registre,
IBM Enterprise
Records gestiona el document, incloent
la seva seguretat i la possible classificació. Aquesta configuració de seguretat pot
canviar l'accés al document. Per tant, es pot impedir que l'autor del document pugui
canviar-lo.
- Objectes físics
- Els objectes físics poden ser cintes de vídeo, microfilms, discs durs, mostres de
ADN, documents impresos i fotografies. Poden estar emmagatzemats en caixes o en
arxivadors dins de magatzems i altres instal·lacions d'arxivament segur. El registre
permet fer un seguiment de la ubicació de l'objecte físic.
Els objectes que es declaren com a registres s' emmagatzemen en un dipòsit anomenat
magatzem d'objectes de plans de fitxers (FPOS). Un dipòsit que conté documents que es poden declarar com a registres s'anomena
magatzem d'objectes habilitat per a registre (ROS). A la figura següent s'il·lustra la
creació de registres des d'orígens diferents.
Figura 1. Documents, missatges de correu electrònic, vídeos i altres objectes declarats com a
registres 
Un model de dades és una plantilla per un emmagatzematge d'objecte de pla de fitxer que
compleixi alguns estàndards de gestió de registres. El model de dades pot incloure metadades i característiques de seguretat. Podeu
utilitzar els models de dades Bàsic Base, DoD i DoD Classificat.
Utilitzeu
IBM Enterprise
Records per conservar informació
valuosa com a registres duent a terme les tasques següents:
- Crear i mantenir una estructura jeràrquica (pla de fitxers) per emmagatzemar
registres.
- Gestionar registres electrònics i físics.
- Protegir els dipòsits que contenen registres.
- Crear regles de retenció i eliminació per als registres.
- Forçar l'arxivament o destrucció dels registres en funció d'aquestes regles.
- Controlar l'accés als registres.
- Recuperar registres segons criteris de cerca.
- Eliminar registres que ja no siguin necessaris per a l'organització.