IBM Enterprise Records バージョン 5.1.2    

レコードの自動宣言の構成

レコード・オブジェクト・ストア (ROS) 内のドキュメントに対してユーザーが操作を実行するときにレコードが必ず宣言されるよう、レコードの自動宣言を構成できます。 IBM® Enterprise Records は、指定されたファイル・プラン・オブジェクト・ストア内で対応するレコードを作成します。

このタスクについて

例えば、Confidential フォルダーにファイリングされているすべてのドキュメントがレコードとして宣言されるように選択できます。 特定のドキュメント・クラスに属するすべてのドキュメントについて、ユーザーがそのドキュメントをチェックインしたときにレコードとして宣言されるように選択することができます。
重要: 作成時にレコードが宣言されるようにしたい場合は、作成イベントの代わりにチェックイン・イベントを使用する必要があります。
RMAutoDeclaration は、同期イベントではなく、非同期イベントを使用するように構成する必要があります。 レコードの自動宣言を構成するには、以下のタスクを実行します。

自動宣言構成ファイルの編集

手順

RMAutoDeclaration 構成ファイル (RMAutoDeclare.properties) を編集するには、以下のようにします。

  1. IBM Administration Console for Content Platform Engine で、ソース・ドキュメント・クラスまたはサブクラス内に String プロパティー (例: AutoDeclareFolderSymName) を作成 (指定) して、レコードがファイリングされるフォルダーのパスまたは GUID を指定します。 長さが 256 文字となるようにプロパティーを構成します。
  2. (オプション) IBM Administration Console for Content Platform Engine で、ソース・ドキュメント・クラスまたはサブクラス内にもう 1 つの String プロパティー (例えば AutoDeclareRecordClassSymName) を作成 (指定) して、レコード・クラス名を指定します。 レコード・クラス名を指定しない場合、レコード・クラスは、デフォルトの ElectronicRecordInfo になります。

    最初の 2 つのステップで RMAutoDeclare イベントのプロパティーが作成されます。

  3. Application EngineWorkplace XT または IBM Administration Console for Content Platform Engine を使用して、RMAutoDeclare.properties ファイルをチェックアウトします。
  4. 適切な情報を使用して RMAutoDeclare.properties を編集します。
    rmevent.declare.RecordClassPropertySymname=AutoDeclareRecordClassSymName
    rmevent.declare.RecordFiledInFolderPropertySymname=AutoDeclareFolderSymName
      (プロパティーが存在しない場合、イベント・ハンドラーはエラーをログに記録します。)
    rmevent.declare.FPOSObjectStoreName=TargetObjectStoreName
  5. Application EngineWorkplace XT、または IBM Administration Console for Content Platform Engine を使用して、上記で指定した内容を含む新バージョンの RMAutoDeclare.properties をチェックインします。

タスクの結果

RMAutoDeclaration イベント・アクションを使用するサブスクリプションの作成

サブスクライブされるイベント (チェックインまたはファイルの追加) が発生するたびに実行される 1 つ以上のサブスクリプションを作成できます。 この機能は、サブスクリプションに関連付けられたイベント・アクションをトリガーします。

ドキュメント関連のチェックイン・イベントの場合、ドキュメント・クラスまたはサブクラスでサブスクリプションを作成します。 フォルダー関連イベント (ファイルの追加) の場合、フォルダー・クラスまたはサブクラス、あるいは特定のフォルダー・オブジェクト・インスタンスのいずれかで、サブスクリプションを作成できます。 必要な数だけサブスクリプションを作成できます。 例えば、いくつかの異なるドキュメント・サブクラスでサブスクリプションを作成できます。

サブスクリプションを追加するには、次のようにします。
  1. IBM Administration Console for Content Platform Engine から、レコードとして自動的に宣言されるドキュメントが格納される ROS オブジェクト・ストアを展開します。
  2. ドキュメント・クラスまたはサブクラスのサブスクリプションを作成するには、「ドキュメント・クラス」(またはドキュメント・サブクラス) を右クリックし、「サブスクリプションの追加」を選択します。 フォルダー・クラスまたはサブクラスのサブスクリプションを作成するには、「その他のクラス」フォルダーを展開し、「フォルダー」(またはフォルダー・サブクラス) を右クリックし、「サブスクリプションの追加」を選択します。 特定のフォルダーのサブスクリプションを作成するには、ルート・フォルダーを展開します。 サブスクリプションを設定するフォルダーに移動します。 フォルダーを右クリックして「サブスクリプションの追加」を選択します。
  3. サブスクリプションの作成ウィザードで、「次へ」をクリックします。
  4. サブスクリプションの、意味の分かるような固有の名前と説明を入力して、「次へ」をクリックします。
  5. クラス (インスタンスではない) サブスクリプションの場合、「クラス <クラス名> のすべてのインスタンスに適用 (Apply to all instances of class <class name>)」ラジオ・ボタンが選択されていることを確認し、「次へ」をクリックします。
  6. 「トリガーの指定 (Specify Triggers)」画面で、サブスクリプションをアクティブ化するトリガーを選択します (ドキュメントのサブスクリプションの場合は「チェックイン」、フォルダーのサブスクリプションの場合は「ファイル」)。 「次へ」をクリックします。
  7. その画面のメニューから、前に作成された「RMAutoDeclare」イベント・アクションを選択し、「次へ」をクリックします。
  8. 「同期 (Synchronous)」チェック・ボックスが選択されていないことを確認します。 必要に応じて、残りのチェック・ボックスを選択したままにするか、選択されていない状態のままにして、「次へ」をクリックします。
  9. 「終了」をクリックします。

RMAutoDeclare

RMAutoDeclare の構成をテストするには、以下の手順を完了します。

  1. 自動宣言を行うように構成されたクラスの ROS でドキュメントを作成します。
  2. ソース・ドキュメントの String プロパティーでレコード・クラス名を指定します。

    この名前は、前に RMAutoDeclare.properties ファイルに入力されたプロパティー (AutoDeclareRecordClassSymName) です。 このトピックの前の方にある『自動宣言構成ファイルの編集』手順のステップ 2 を参照してください。 ドキュメントの作成時に、ユーザーはこのプロパティーにレコード・クラス名を入力します。 シンボル名を指定しない場合、デフォルトのクラス名は ElectronicRecordInfo です。

  3. 別の String プロパティーで、レコードがファイリングされるフォルダーのパスを指定します。

    この名前は、現在 RMAutoDeclare.properties ファイルで使用されているもう一方のプロパティー (AutoDeclareFolderSymName) です。 このトピックの前の方にある『自動宣言構成ファイルの編集』手順のステップ 1 を参照してください。 ドキュメントの作成時に、ユーザーはこのプロパティーにレコードがファイリングされるフォルダーのパスまたは GUID を入力します。 値が無効である場合、イベント・ハンドラーはエラーをログに記録します。 レコード・フォルダー・パスは /<File Plan Name>/... (例えば、 /File Plan/Category1/Folder1) で始まります ユーザーは、フォルダー GUID も入力できます。

ユーザーがドキュメントを作成した後に、RMAutoDeclare イベントは、指定されたレコード・クラスを使用して、ドキュメントを宣言して FPOS 上の指定されたフォルダーに置きます。



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最終更新: 2013 年 11 月
configure_autodeclaration.htm

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