La gestion des enregistrements requiert des tâches, telles que la planification, le contrôle et l'organisation pour la création, le stockage, l'utilisation, la restitution et l'élimination d'enregistrements.
Dans le contexte d'IBM® Enterprise Records, un enregistrement est fait de métadonnées. Les métadonnées sont un fichier qui référence et contient des informations sur un autre fichier électronique (un document) ou sur un objet physique.
Les personnes habilitées doivent administrer les librairies d'objets et préparer correctement les enregistrements en vue de leur archivage et de leur suppression. En outre, concevez vos librairies d'objets, plans de fichiers, dossier et enregistrements pour qu'ils aient une signification pour le flux de documents sur votre site.
- Fichiers électroniques
- Un fichier ou un document électronique peut correspondre à un seul fichier, une photo numérique ou à un ensemble de fichiers associés pouvant être traité comme un seul objet. Par exemple, un ensemble de fichiers est un message électronique et ses pièces jointes.
Les fichiers électroniques sont situés dans des librairies ou dans d'autres référentiels. Lorsque vous déclarez un document en tant qu'enregistrement, IBM Enterprise Records gère le document, y compris sa sécurité et son éventuelle classification. Ce paramètre de sécurité peut changer l'accès au document. Par conséquent, il est possible d'empêcher l'auteur de modifier son document.
- Objets physiques
- Les objets physiques peuvent correspondre à des bandes vidéo, des microfilms, des disques durs, des échantillons d'ADN, des documents imprimés ou des photos. Ils peuvent être stockés dans des boîtes ou des classeurs, au sein d'entrepôts ou d'autres installations d'archivage. L'enregistrement suit l'emplacement de l'objet physique.
Les objets qui sont déclarés en tant qu'enregistrements sont stockés dans un référentiel qui est appelé librairie de plan de fichiers (FPOS). Un référentiel qui contient des documents pouvant être déclarés comme enregistrements est appelé un référentiel d'enregistrements ou une librairie d'enregistrements (ROS). L'illustration suivante présente la création d'enregistrements à partir de sources différentes.
Figure 1. Documents, courriers électroniques, vidéos et autres objets déclarés en tant qu'enregistrements
Un modèle de données est un modèle pour une librairie de plans de fichiers conforme avec certaines normes de gestion d'enregistrements. Il peut contenir des métadonnées et des fonctions de sécurité. Vous pouvez utiliser les modèles de données Base, DoD et Classified.
Employez
IBM Enterprise Records pour préserver des données de valeur comme des enregistrements en effectuant les tâches suivantes :
- Créer et conserver une structure hiérarchique de stockage des enregistrements (plan de fichiers)
- Gérer à la fois les enregistrements électroniques et physiques
- Sécuriser des librairies contenant des enregistrements
- Créer des règles de conservation et d'élimination d'enregistrements
- Forcer l'archivage ou la destruction d'enregistrements en fonction de ces règles
- Contrôler l'accès aux enregistrements
- Restituer des enregistrements en fonction de critères de recherche
- Détruire les enregistrements dont l'organisation n'a plus l'utilité.