您可以配置记录自动申报,以确保当用户对记录对象库 (ROS) 中的文档执行操作时申报记录。IBM® Enterprise
Records 会在指定的“归档计划对象库”中创建相应的记录。
关于此任务
例如,您可以选择将归档至“保密”文件夹中的所有文档都申报为记录。也可以选择当用户检入属于特定“文档”类的每个文档时,都将该文档申报为记录。
要点: 如果您想在创建时申报记录,那么必须使用“检入”事件而非“创建”事件。
必须将 RMAutoDeclaration 配置成使用异步事件而非同步事件。要配置记录的自动申报,您应执行以下任务:
- 通过 IBM Administration
Console for Content Platform Engine 对 ROS 运行导入脚本,以创建事件操作。遵循“使用事件处理程序帮助”主题中的过程。
导入脚本会在“事件操作”文件夹中创建事件操作,并在“代码模块”文件夹中创建代码模块。
- 通过完成本主题中稍后的“编辑自动申报配置文件”过程,为新申报的记录指定位置和其他信息。
- 通过完成本主题中稍后的相关过程,创建使用自动申报事件操作的预订。
- 通过完成本主题中稍后的 RMAutoDeclare 过程,测试配置。
编辑自动申报配置文件
过程
要编辑 RMAutoDeclaration 配置文件 (RMAutoDeclare.properties),请执行下列操作:
- 在 IBM Administration
Console for Content Platform Engine
中,在“源文档”类或子类中创建(指定)一个“字符串”属性(例如,AutoDeclareFolderSymName),以指定记录归档文件夹路径或
GUID。将该属性的长度配置为 256 个字符。
- (可选)在 IBM Administration
Console for Content Platform Engine
中,在“源文档”类或子类中创建(指定)另一个“字符串”属性(例如,AutoDeclareRecordClassSymName),以指定记录的类名。如果您未指定记录的类名,记录类将缺省为 ElectronicRecordInfo。
前两步创建 RMAutoDeclare 事件的属性。
- 使用 Application Engine、Workplace XT 或 IBM Administration
Console for Content Platform Engine 检出 RMAutoDeclare.properties 文件。
- 将 RMAutoDeclare.properties 编辑为带有适当的信息:
rmevent.declare.RecordClassPropertySymname=AutoDeclareRecordClassSymName
rmevent.declare.RecordFiledInFolderPropertySymname=AutoDeclareFolderSymName
(如果该属性不存在,那么事件处理程序会记录错误。)
rmevent.declare.FPOSObjectStoreName=TargetObjectStoreName
- 使用 Application Engine、Workplace XT 或 IBM Administration
Console for Content Platform Engine 检入带有较早时候指定内容的 RMAutoDeclare.properties 的新版本。
结果
创建使用 RMAutoDeclaration 事件操作的预订
您可创建在预订事件(“检入”或“添加文件”)发生时运行的一个或多个预订。此功能将触发与预订相关联的事件操作。
对于文档相关的检入事件,您可创建针对“文档”类或子类的预订。对于文件夹相关的事件(添加文件),您可创建针对文件夹类或子类或者针对特定文件夹对象实例的预订。您可创建所需数量的预订。例如,您可针对多个不同文档子类创建预订。
如何添加预订:
- 在 IBM Administration
Console for Content Platform Engine 中,展开包含要自动申报为记录的文档的 ROS 对象库。
- 要为“文档”类或子类创建预订,右键单击文档类(或文档子类),然后选择添加预订。要为“文件夹”类或子类创建预订,右键单击文件夹(或文件夹子类),然后选择添加预订。要为特定文件夹创建预订,展开“根”文件夹。转至要为其设置预订的文件夹。右键单击该文件夹,然后选择添加预订。
- 在创建预订向导中,单击下一步。
- 为预订指定有意义的唯一名称和描述,然后单击下一步。
- 对于类(而非实例)预订,请确保已选中应用至类<类名>的所有实例单选按钮,然后单击下一步。
- 在“指定触发器”屏幕中,选择用于激活该预订的触发器(文档预订为检入;文件夹预订为归档)。
单击下一步。
- 在该屏幕内,从菜单中选择先前创建的 RMAutoDeclare 事件操作,然后单击下一步。
- 请确保未选中同步复选框。根据需要,使其余的复选框保持选中或不选中,然后单击下一步。
- 单击完成。
RMAutoDeclare
要测试 RMAutoDeclare 的配置,请完成以下过程:
- 在配置为自动申报的类的 ROS 上创建一个文档。
- 在源文档的一个“字符串”属性中指定记录类名。
此名称是先前在 RMAutoDeclare.properties 文件中输入的属性 (AutoDeclareRecordClassSymName)。请参阅本主题中之前的“编辑自动申报配置文件”过程的“步骤 2”。创建文档后,用户应在此属性中输入记录类名。如果您未指定符号名称,那么缺省类名为 ElectronicRecordInfo。
- 在另一个“字符串”属性中指定记录归档文件夹路径。
此名称是在 RMAutoDeclare.properties 文件中当前使用的另一属性 (AutoDeclareFolderSymName)。请参阅本主题中之前的“编辑自动申报配置文件”过程的“步骤 1”。创建文档后,用户应在此属性中输入记录归档文件夹路径 或 GUID。如果该值无效,事件处理程序将记录一个错误。记录文件夹路径以
/<File Plan Name>/... 开头(例如,/File Plan/Category1/Folder1)。用户也可以输入文件夹 GUID。
用户创建该文档后,RMAutoDeclare 事件会将其申报到 FPOS 上使用指定记录类的指定文件夹中。