IBM Enterprise Records, version 5.1.2    

Avvecklingsscheman

För att styra kvarhållningen och avvecklingen av poster definierar du ett avvecklingsschema som du knyter till postbehållare och posttyper. I avvecklingsschemat anger du kvarhållningsregler för poster och instruktioner för avvecklingen av dem vid kvarhållningsperiodens utgång.

Avvecklingsinstruktioner är bland annat:

Du definierar olika faser som en post ska passera igenom i ett avvecklingsschema. Varje fas har en definierad kvarhållningsperiod. I slutet av varje fas utförs den angivna åtgärden på posterna, som därefter går vidare till nästa fas. Avvecklingsschemat avbryts för entiteter som har spärrats. Det återupptas när alla spärrar har tagits bort.

Du kan köra avvecklingsavsökningen för att beräkna när poster är redo för avveckling. Mer information finns i ämnet om avsökningsprocesser. Avvecklingsscheman importeras och exporteras med hjälp av verktyget för import/export av arkiveringsplaner.

Parametrar för avvecklingsscheman

Ett avvecklingsschema innehåller någon av följande parametrar:

Arv av avvecklingsscheman

Ett avvecklingsschema kan knytas till en postkategori, en postmapp eller en posttyp. En postmapp kan ha sitt eget avvecklingsschema eller så kan det ärva ett avvecklingschema från sin överordnade postkategori.

Som standard ärver en post avvecklingsschemat från den mapp där den är deklarerad. Om du vill knyta ett annat avvecklingsschema till posten kan du skapa en posttyp, knyta önskat avvecklingsschema till posttypen och tilldela den till posten. Sedan kopplar du önskat avvecklingsschema till posttypen och tilldelar posttypen till posten. När olika avvecklingsscheman hör till kategorin, mappen och typen för en post, ärver posten avvecklingsschemat från posttypen. Om posten skapas direkt under en postkategori, ärver posten avvecklingsschemat från postkategorin.

Som allmän regel är avvecklingsschemat på den lägsta nivån i en posts hierarki tillämplig. Följande diagram illustrerar hur olika entiteter ärver avvecklingsschemat under olika omständigheter:

Följande diagram illustrerar hur olika entiteter ärver avvecklingsschemat under olika omständigheter.

Om du flyttar en postkategori eller mapp, kan du tilldela ett avvecklingsschema till behållaren. Du kan också ange vilka entiteter i behållaren som berörs av tilldelningen. Mer information om att flytta entiteter finns i ämnet om flyttning.

Om du inte tilldelar ett avvecklingsschema när du flyttar en behållare gäller följande:

Avvecklingsprocess

När du har lagt till ett avvecklingsschema till en postkategori eller mapp, kommer alla poster som skapas i den behållaren att ärva det avvecklingsschemat som standard. När brytpunktsåtgärden utförs på poster, blir de redo för avveckling och flyttas till avvecklingsfasen. Entiteter som nått avvecklingsfasen märks med ikonen redo för avveckling: ikonen Redo för avveckling.

Behöriga användare kan initiera avveckling. Efter godkännande från den postansvarige, utför systemet avvecklingsåtgärderna på de godkända entiteterna. Du kan tilldela någon av följande avvecklingsåtgärder till en fas i avvecklingsschemat:

Om ett destruktionsarbetsflöde av någon anledning misslyckas behåller entiteten statusen Avveckling pågår. Du måste initiera avvecklingen av entiteten igen. Mer information finns i ämnet om att initiera avvecklingsscheman.

Avsökningsegenskaper

Vissa egenskaper uppdateras dynamiskt av avvecklingsavsökningen. Om dessa egenskaper används som grund för alternativa kvarhållningar kan en avvecklingsavsökning med uppdatering leda till en längre kvarhållningsperiod. Använd inte sådana egenskaper som grund för alternativa kvarhållningar:
  • Kördatum för aktuell fas
  • Aktuell fasåtgärd
  • Datum för senaste avsökning
  • Beslutsdatum för aktuell fas
  • Granskningsbeslut för aktuell fas
  • ID för aktuell fas
  • Omberäkna faskvarhållning
  • Körstatus för aktuell fas
  • DisposalPhases
  • CycleYears
  • CycleMonths
  • CycleDays
  • CurrentActionType
  • VitalWorkflowStatus
  • VitalSweepDate
  • VitalRecordReviewDate
  • Nästa granskningsdatum för vital post
  • CurrentPhaseId
  • AlternateRetentions
  • RetentionBase
  • RetentionPeriodYears
  • RetentionPeriodMonths
  • RetentionPeriodDays
  • CurrentPhaseExportFormat
  • ExportFormat
  • CurrentPhaseDecisionDate


Feedback

Senast uppdaterat: November 2013
retention_and_disposal.htm

© Copyright IBM Corp 2013