Категорию записи можно добавить в план размещения в иерархии объектов управления записями. Создав подкатегорию, можно добавить также категорию записи к другой категории записи. Однако вы можете добавить подкатегорию только в активную категорию записей. Добавить категорию записи может только Менеджер записей или Администратор записей.
Об этой задаче
По умолчанию новая категория записи наследует от своей родительской категории записи все свойства, кроме имени, идентификатора и даты открытия.
Эти наследованные значения можно изменить.
Внимание: На любом уровне плана размещения не создавайте больше ста категорий записей и папок записей. Более подробную информацию о планах размещения смотрите в теме Планы размещения.
Процедура
Чтобы добавить категорию записи:
- Зарегистрируйтесь как Менеджер записей или Администратор записей и перейдите к плану размещения, в котором вы хотите создать категорию записи. Если вы хотите создать подкатегорию, откройте соответствующую категорию записи.
- Чтобы открыть помощник, щелкните по значку Добавить категорию записи:
. Затем выполните следующие действия. - Чтобы задать свойства, введите или измените показанные значения свойств. Некоторые свойства можно изменить непосредственно на этой странице; для других нужно щелкнуть по имени свойства, а затем внести изменение для значения. Красная звездочка означает, что для этого свойства необходимо задать значение. Более подробную информацию о выведенных свойствах смотрите в справочнике о свойствах. Если вы собираетесь ввести шаблон записей, который автоматически именует добавляемые записи, введите этот шаблон непосредственно в это поле. Информацию о построении шаблона смотрите в теме Добавление шаблона именования.
- Нажмите кнопку Далее, чтобы задать расписание утилизации для категории записей или выбрать другое действие в панели.
- Нажмите кнопку Отмена, чтобы закрыть мастер Добавление категории записей.
- Есть три возможности, чтобы задать информацию об утилизации. Расписание утилизации может уже быть предварительно выбрано.
Переключатель Наследовать включен. Расписание утилизации может быть выведено, но переключатель Наследовать - выключен. Для его использования нажмите кнопку Наследовать. Информация об утилизации может отсутствовать. В любом случае щелкните по Просмотреть расписание, чтобы выбрать или изменить его. Нажмите кнопку Очистить расписание, чтобы пока оставить информацию об утилизации пустой.
Просмотреть информационные страницы любого назначенного расписания можно, щелкнув по значку Получить информацию.
- Для перехода к расписанию нажмите кнопку Выбрать под именем расписания утилизации, которое вы хотите назначить данной категории.
- При необходимости, если это требуется для утилизации, задайте Права для утилизации, назначаемые утилизации категории записей. По умолчанию права для утилизации, заданные для выбранного расписания утилизации, автоматически назначаются как права для утилизации для категории записей. Если для заданного расписания права для утилизации не заданы, применяются права для утилизации, заданные для категории. Если вы задаете права для утилизации сейчас, а расписание утилизации позже, права для утилизации для расписания переопределят права для утилизации категории записей.
Внимание: Если для параметра вывода Показать действия с важными записями при создании контейнеров в разделах Предпочтения сайта или Предпочтения пользователя задано значение Нет, программа не выводит информацию на шаге Задать важную запись. Вместо этого происходит переход к подшагу l.
- Если в предпочтениях сайта или пользователя задан вывод действия Задать важную запись, нажмите кнопку Далее, чтобы задать такую запись. В ином случае выберите другое действие в панели. Дополнительную информацию смотрите по ссылкам Предпочтение пользователя и Предпочтение сайта в конце этой темы.
- Для указания важности записей в этой категории выберите True из меню Индикатор важной записи. Если записи, созданные в категории записей, требуют постоянного анализа и изменений, для задания важной записи отметьте всю категорию записей как Важную. Все записи, созданные в этой категории, будут классифицированы как Важные.
- При желании введите описание важных записей, чтобы добавить его к этой категории записей.
- В меню Действие по анализу важных записей выберите действие, которое периодически запускается в цикле анализа или изменений важных записей. В этом меню перечислены ранее созданные действия анализа важных записей. Более подробную информацию смотрите в теме Добавление действия.
- В меню Цикл анализа и изменения важных записей выберите событие, включающее периодический анализ или изменение важных записей в категории. В этом меню перечисляются ранее созданные регулярные события.
\ Более подробную информацию смотрите в теме Добавление регулярного события.
- Нажмите кнопку Далее, чтобы задать защиту и закончить определение категории записей.
- Чтобы задать защиту, просмотрите существующие параметры защиты.
Более подробную информацию о каждой области права доступа смотрите в теме, посвященной тому, как задать параметры защиты. Параметры защиты определяют группы и пользователей, у которых есть право доступа к категории записей, и управляют разрешениями, предоставленными группам и пользователям. Заданные здесь параметры защиты для объекта можно переопределить параметрами защиты FileNet P8. Дополнительную информацию смотрите в теме Защита.
- Чтобы изменить права доступа для конкретного пользователя или группы из перечисленных на этой странице, щелкните по имени пользователя или группы в столбце Заголовок. Откроется страница Параметры защиты, на которой можно задать разрешения защиты различных пользователей и групп.
- Чтобы добавить новых пользователей и группы к списку, нажмите кнопку Добавить новое. Для удаления существующего пользователя или группы из списка выберите опцию Удалить для этого пользователя или группы. Более подробную информацию о пользователях и группах смотрите в теме Добавление к объекту пользователей и групп.
- Чтобы сохранить изменения параметров защиты и завершить создание плана категории записей, нажмите кнопку Готово.
- Нажмите кнопку OK, чтобы подтвердить получение сообщения об успешном добавлении категории записей и закрыть помощник.