IBM Enterprise Records، النسخة 5.1.2    

تحميل العناصر الفعلية على مسار عمل

حيث أن العناصر الفعلية لا يمكن مشاهدتها الكترونيا بشكل مباشر، فأنت تحتاج الى تنظيمها بحيث يتم ارسال البنود اليك. تقوم هذه العملية، تسمى تحميل على مسار العمل، بتشغيل مسار عمل ‏‎Physical Records Management ‎(PRM)‎‏ الذي يقوم بمتابعة مكان هذه العناصر بكل من الخطوات. ويمكن أن يتم تحميل سجلات منفردة (سجل واحد في المرة) أو أي من الحاويات التي تتضمن هذه البنود الفعلية.

يمتد مسار عمل PRM ليشمل الدورة بالكامل من احتجاز واستلام واصدار العنصر الى المستخدم التالي. كما يقوم مسار العمل بمتابعة التأخير في استلام أو اصدار العنصر. بالاضافة الى ذلك، يقوم بمتابعة العناصر التي يتم فقدها في عملية الانتقال أو من خلال المستخدم الذي عرضه حاليا كمالك للعنصر. تتطلب عملية تتبع مسار عنصر يقوم باستخدام مسار عمل PRM أن يقوم كل المشاركين بملاحظة مكان العنصر بدقة في كل الأوقات. يقوم المشاركين بالاستجابة الى المهام في صناديق الوارد الخاصة بهم في الوقت المناسب.

ويمكن أن تقوم بتحميل العناصر الفعلية على مسار عمل من خلال Application Engine أو Workplace XT أو IBM® Enterprise Records. اذا قمت بتحميل العناصر الفعلية على مسار عمل، اذهب الى FPOS وقم بفتح الحافظة ادارة السجلات. ثم قم بفتح حافظة مخطط الحفظ والانتقال الى العنصر في مكان مخطط الحفظ المناسب.

للتعرف على المزيد من المعلومات عن حالة التحميل على مسار عمل لأحد العناصر، حدد شارة احضار معلومات الخاصة به وحدد صفحة التفاصيل. في قسم الفعلي لهذه الصفحة، يمكنك مشاهدة المكان والمكان الرئيسي وحالة التحميل على مسار العمل للعنصر. يمكنك ايضا مشاهدة الشخص الذي قام بتحميله على مسار العمل. اذا كان العنصر له باركود، فيمكن أن تقوم أيضا بالتحقق من حالة التحميل على مسار العمل الخاصة به باستخدام علامة التبويب مسح البنود الفعلية في علامة التبويب الفعلي. للحصول على المزيد من المعلومات، ارجع الى الموضوع اجراء مسح للعنصر الفعلي. وأخيرا، حدد الاختيار الحالة في خطوة مسار العمل PRM للحصول على الحالة من خلال تطبيق أداة تتبع المسار.

صناديق البريد الوارد التي يتم استخدامها من خلال مسار عمل PRM

وأثناء تنقل العنصر يقوم المستخدمون باستلامه واصداره، ويتم تكوين بنود العمل. يقوم صندوق وارد المستخدم بعرض بعض البنود ويتم عرض بعضها في صناديق وارد عامة. تقوم محددات سرية المستخدم والمجموعة بتحديد الشخص الذي يمكنه مشاهدة صناديق الوارد العامة. وتقوم هذه المحددات بتحديد الشخص الذي يمكنه فتح خطوة مسار العمل. كما تقوم هذه المحددات بتحديد الشخص الذي يمكنه مشاهدة حالة التحميل على مسار العمل لعنصر باستخدام خاصية اجراء مسح للبنود الفعلية. ويمكن أن يقوم مسار عمل PRM بملء صناديق الوارد العامة التالية ببنود العمل.

تشغيل الاجراء

تبدأ عملية تحميل عنصر على مسار العمل عند تحديد بدء / تحميل على مسار العمل من القائمة الخاصة به. وعلى ذلك، فان بنود العمل التي تظهر في صناديق الوارد الشخصية للمشاركين أو بنود العمل تذهب الى صناديق الوارد العامة. عند تحميل عنصر على مسار العمل لأول مرة، سيقوم النظام بعرض قيام المستخدم القائم بالطلب بتحميل العنصر بالمكان المحدد. ولكن، يجب أن يقوم القائم بالاحتفاظ بالبند باصداره لكي يتمكن المستخدم القائم بالطلب بالحصول عليه.

بدء مسار العمل

لتحميل أحد العناصر الفعلية على مسار العمل:
  1. من خلال Application Engine أو Workplace XT أو IBM Enterprise Records، اضغط بمفتاح الفأرة الأيمن على اسم العنصر الفعلي وحدد بدء التشغيل / تحميل على مسار عمل.
  2. اضغط بدء تشغيل تحت اسم اشتراك مسار العمل الذي تريد استخدامه. يتم اتاحة اشتراك مفترض لكل أنواع العناصر الفعلية.
  3. قم باتمام باقي خطوات بدء التشغيل / تحميل على مسار عمل step.
  4. بعد اتمام خطوة بدء التشغيل / تحميل على مسار عمل، قم باغلاق النافذة التي تعرض اشتراكات مسار العمل.
الخطوات المختلفة لمسار العمل تشترك في بعض البنود العامة.
جدول 1. خطوات مسار العمل
بنود خطوة مسار العمل الوصف
التعليمات في بداية النافذة، توجد تعليمات لاتمام الخطوة. يتم كتابة هذه التعليمات بواسطة أداة تصميم مسارات العمل. اذا لم تشاهد التعليمات، اضغط على رأس السهم بجانب كلمة التعليمات.
اسم العنصر اذا كان العنصر عبارة عن حاوية، اضغط على الاسم لفتح الحاوية ومشاهدة ما تتضمنه. اذا كان العنصر عبارة عن سجل فعلي منفرد، لن يكون له محتويات، وبذلك ستقوم باستلام رسالة بهذا.
التعقيبات أدخل التعقيبات في مربع التعقيبات مباشرة. أو اضغط على الشارة في مربع النص للحصول على نافذة أكبر.
قائمة التصرف تختلف البنود الموجودة بالقائمة طبقا للخطوة. ارجع الى معلومات نوع الخطوة لاحقا. أيضا، تقوم التعليمات الموجودة في بداية نافذة مسار العمل بعرض دليل عن ما يتم تحديده.
المكان اضغط على المكان لمشاهدة كشف بالأماكن. اضغط تحديد بالمكان حيث تريد تسليم العنصر.
تاريخ الحجز اضغط على شارة التقويم لتحديد التاريخ الذي تريد حجز البند فيه. اذا لم يكن تم تحميل العنصر على مسار العمل، حدد تاريخ اليوم. اذا كان قد تم تحميل العنصر على مسار العمل، حدد تاريخ اليوم أو تاريخ في المستقبل، لكن لن يقوم النظام بالضرورة بعرض التاريخ الذي تقوم بتحديده. سيقوم النظام بتحديد تواريخ الحجز أثناء تنقل العنصر من مكان الى آخر.
أعمدة المعلومات الخطوات المختلفة يمكن أن توضح من الذي يحتفظ بالبند، ومكانه، وتواريخ الحجز والطلب، ومن يجب استلامه في المرة التالية.
تطبيق واغلاق يمكنك تغيير المعلومات، ثم تطبيقها، ثم اغلاق النافذة بدون اتخاذ أي تصرف اضافي. وسيبقى بند العمل في نفس صندوق الوارد. تكون هذه الخطوة مفيدة عندما تريد توضيح أن البند مفقود حاليا، لكنك تعتقد أنه يمكنك ايجاده. تؤدي هذه الخطوة الى تجنب اتخاذ المزيد من التصرفات النهائية التي يمكن تكوينها باستخدام الاختيار اتمام.
اعادة تخصيص تقوم هذه الخطوة بفتح نافذة يمكنك من خلالها تحديد مستخدم آخر لتنفيذ الخطوة. أدخل بعض من الحروف الأولى من الاسم واضغط بحث. حدد المستخدم واضغط استمرار.
‏الحالة‏ تقوم هذه الخطوة بفتح تطبيق أداة تتبع المسار.
اتمام اتمام يتم انهاء خطوة مسار العمل ويعد هذا هو الاختيار المعتاد.

خطوة بدء التشغيل

لاتمام خطوة بدء التشغيل:
  1. اضغط على المكان لتحديد المكان الذي يجب تسليم العنصر به.
  2. اضغط على شارة التقويم لتحديد تاريخ الحجز. اذا لم يكن تم تحميل العنصر على مسار العمل، فانه يجب تحديد تاريخ اليوم. اذا كان العنصر قد تم تحميله على مسار عمل، فيجب أن تقوم بتحديد تاريخ اليوم أو تاريخ مستقبلي. ويتم استخدام تاريخ الحجز لوضع أولويات لطلبات متعددة.
  3. اضغط بدء تشغيل لبدء مسار العمل أو اغلاق لاغلاق النافذة بدون بدء التشغيل.

خطوة الاستلام

يتم عرض خطوة الاستلام كخطوة اعتماد في صندوق الوارد الخاص بك، ولكن عند فتحها، يتم تغيير عنوان الصفحة الى خطوة الاستلام. ستصل الى خطوة الاستلام عند قيام المستخدم السابق (أو القائم بالاحتفاظ) باصدار البند وتكون أنت المستخدم التالي في تسلسل استلامه. اذا لم يكن قد تم استلامه بعد، فانه يمكنك مشاهدة من قام بتسليمه، ومكان أخر تواجد له، وكيف سيتم تسليمه. اذا لم يتم استلام البند بعد انتظار فترة مناسبة من الوقت، فانه يمكنك الاشارة الى أنك لم تقم باستلامه. تقوم هذه الاستجابة بتكوين بند عمل لصف ايجاد المفقود. واذا كنت القائم بالحفظ، ستحصل على خطوة الاستلام عند قيام آخر مستخدم باصدار البند. لاتمام خطوة الاستلام:
  1. حدد التصرف المناسب. اذا كان قد تم استلام العنصر، حدد مستلم؛ خلاف ذلك، حدد غير مستلم.
  2. قم بانهاء الخطوة بتحديد الاختيار المناسب. ارجع الى الاختيارات للأقسام المختلفة لهذا الموضوع: بدء مسار العمل.
تنبيه: قد برجع عدم استلام العنصر الى حدوث تأخير. وقد يكون هذا التأخير بسبب خدمة التسليم أو أن المستخدم يقوم بالتعامل حاليا مع العنصر. كما أنه قد يكون قد تم فقد العنصر عند الانتقال. في هذه الحالة، يتم استلام رسالة تقوم باعلامك بحالة العنصر.

خطوة الاصدار

يتم عرض خطوة الاصدار كخطوة اعتماد في صندوق الوارد الخاص بك، ولكن عند فتحها، يتم تغيير عنوان الصفحة الى خطوة الاصدار. يجب أن يتم اتمام خطوة الاصدار من خلال القائم بالاحتفاظ أو المستخدم الذي قام بتحميل البند على مسار العمل. ويجب أن تقوم بتوضيح طريقة الحفظ، واذا كان هناك أي تأخير في التسليم، أو اذا كان البند قد تم فقده. ويتم تسليم البند الى المستخدم القائم بالطلب الى مكان التحميل على مسار العمل. لاتمام خطوة التسليم:
  1. واذا أمكن، قم بادخال وقت التأخير بالساعات لتوضيح امتداد التأخير عند اصدار العنصر.
  2. أدخل أي تعقيبات مناسبة، مثل شرح للتأخير.
  3. حدد الاختيار المناسب من كشف التصرف.
    • تسليم يدوي تعني أنه يتم تسليم العنصر يدويا الى المستخدم التالي في التسلسل.
    • حدد فقد، اذا كنت لا تعرف مكان العنصر. سيتم ارسال بند العمل الى صندوق الوارد العام PhysicalEntitiesFindLostQueue.
    • حدد خدمة التسليم اذا كنت تريد استخدام خدمة التسليم. سيتم ارسال بند العمل الى صندوق الوارد العام PhysicalEntitiesDeliveryQueue.
    • حدد التأخير اذا قمت بادخال وقت التأخير. سيتم ارسال اعلام بالتأخير الى كل المستخدمين المنتظرين بالصف.
  4. قم بانهاء الخطوة بتحديد الاختيار المناسب. ارجع الى الاختيارات التي توجد في الأقسام المختلفة لهذا الموضوع: بدء مسار العمل.

خطوة صف الانتظار

عندما تقوم بحجز عنصر وتكون الشخص التالي الذي سيقوم باستلامه، سيقوم بند العمل في صف الانتظار بعرض الاسم الخاص بك على أنه المستخدم القائم بالطلب. المستخدمين المصرح لهم بالتوصل الى هذا الصف يمكنهم مشاهدة المعلومات، ولكن ليس هناك أي شيء تام. لمشاهدة خطوة صف الانتظار:
  1. اضغط على بند العمل في الصف العام PhysicalEntitiesWaitQueue.
  2. بعد مراجعة بند العمل، اضغط اغلاق.

خطوة صف الحجز

صندوق الوارد العام PhysicalEntitiesReserveQueue يتضمن بنود العمل من كل من المستخدمين الذي في انتظار التسليم. يستطيع المستخدمين المصرح لهم فتح كل بند عمل لمشاهدة الشخص الذي قام بطلب العنصر، وتواريخ الطلب، والأماكن المطلوبة. ويمكنك تعديل تواريخ الحجز لتغيير أولوية المستخدمين. لاتمام خطوة صف الحجز:
  1. اضغط على بند العمل في صندوق الوارد العام PhysicalEntitiesReserveQueue.
  2. اختياريا، قم بتعديل تاريخ الحجز لتغيير أولوية انتظار المستخدمين لبند العمل.
  3. اضغط تطبيق ثم اغلاق.

خطوة ايجاد البند المفقود

عند تحديد أحد العناصر بالفقد، سيقوم النظام بارسال بند عمل الى صندوق الوارد العام PhysicalEntitiesFindLostQueue. واذا كان مصرح لك بالتوصل الى صندوق الوارد هذا، فيمكنك الضغط على بند العمل لمشاهدة صفحة خطوة ايجاد المفقود وتحديث الحالة. اما أن تقوم بايجاد وتسليم العنصر أو توضيحه بالحالة فقد نهائي. سيقوم هذا التصرف باعلام كل المستخدمين المتأثرين وانهاء كل مسارات عمل PRM التي تم تشغيلها لهذا العنصر. بالاضافة الى ذلك، عند قيام المستخدم بمحاولة تشغيل مسار عمل لهذا العنصر، سيقوم النظام بارسال اعلام عن حالة الفقد الى العنصر آليا. لاتمام خطوة ايجاد البند المفقود:
  1. قم بادخال التعقيبات الخاصة بك.
  2. من خلال قائمة التصرف، حدد مفقود اذا كنت تريد تحديد العنصر بالفقد النهائي. حدد مستلم اذا تم ايجاد العنصر وتسليمه الى المستخدم الذي يظهر اسمه في المجال مطلوب بواسطة.
  3. قم بانهاء الخطوة بتحديد الاختيار المناسب. ارجع الى الاختيارات للأقسام المختلفة لهذا الموضوع: بدء مسار العمل.
بعد تعليم عنصر بالعلامة فقد نهائي، فانه لا توجد طريقة للاشارة الى أنه تم ايجاده في تاريخ لاحق. وأي شخص سيقوم بمحاولة تحميل العنصر على مسار العمل في المستقبل، سيقوم باستقبال رسالة بأنه قد تم فقد العنصر. اذا كان البند المفقود عبارة عن حاوية تم ايجادها فيما بعد، فلن يمكن تحميل المحتويات الخاصة بها على مسار العمل. وأي شخص سيقوم بمحاولة تحميل البنود على مسار العمل من الحاوية التي كانت مفقودة مسبقا، سيقوم باستلام رسالة بأنه تم تحميل العنصر الرئيسي على مسار عمل.

خطوة خدمة التسليم

عند قيام المستخدم بتحديد خدمة التسليم لارسال عنصر فعلي، سيقوم النظام بارسال بند العمل الى صندوق الوارد العام PhysicalEntitiesDeliveryQueue. واذا كان مصرح لك بالتوصل الى صندوق الوارد العام هذا، فيمكنك الضغط على بند العمل لاتمام صفحة خطوة التسليم. لاتمام خطوة التسليم:
  1. أدخل أي تعقيبات مناسبة.
  2. من خلال كشف التصرف، حدد مفقود اذا كان لا يمكنك ايجاد وتسليم العنصر. سيؤدي هذا التصرف الى ارسال بند عمل الى صندوق وارد PhysicalEntitiesFindLostQueue العام. اذا تطلب الأمر، ستقوم هذه المجموعة بالاشارة الى أنه تم فقد العنصر نهائيا. حدد مستلم اذا كان قد تم تسليم العنصر الى المستخدم الذي قام بطلبه.
  3. قم بانهاء الخطوة بتحديد الاختيار المناسب. ارجع الى الاختيارات للأقسام المختلفة لهذا الموضوع: بدء مسار العمل.

خطوة الرسالة

تقوم صفحة خطوة الرسالة باعلامك بحالة العنصر الفعلي الذي قمت بتشغيل مسار عمل PRM له. سيتم ارسال هذه الصفحة كأحد بنود العمل الى صندوق الوارد الخاص بك. سيتم استلامه بأي من الحالات التالية: لاتمام خطوة الرسالة، اضغط اتمام.


التعليق التقييمي

آخر تحديث: نوفمبر، 2013
launching_and_completing_the_prm_workflow‏‎.htm‎‏

© .IBM حقوق النشر لشركة 2013