命名型樣提供了一種符合您的習慣的,自動命名記錄種類、記錄資料夾以及記錄的方法。如果使用者建立的某一個實體具有關聯的命名型樣,則會在「設定內容」步驟自動命名該實體。系統不會阻止使用者變更此名稱。已指派遞增數,並於顯示「設定內容」步驟時用完。如果您在建立實體之前將其取消,則永不會使用該數字。
關於這項作業
如果要自動命名記錄,請在母項儲存器的「記錄型樣」欄位中輸入一個命名型樣。記錄型樣是儲存器的一個內容。所有宣告到儲存器中的記錄都會取得型樣順序中的下一個名稱,並根據您在
記錄型樣遞增數欄位中輸入的值遞增。
程序
如果要自動命名種類和資料夾,請執行下列動作:
- 在配置標籤中新增命名型樣。
- 從確認頁面新增型樣層級,或之後在資訊頁面新增型樣層級。
- 為檔案計劃指定命名型樣。
結果
關於命名型樣語法
使用 YY、YYYY、MM 和 DD 值作為日期。這些值可以用方括弧括住 [YY],或以點分隔來組合使用 [YY.MM.DD]。
您的商業程序可能需要資料夾名稱以字母 A 開頭,後面接著代表年份的兩位或四位數、一個連字號,然後是資料夾編號。
例如,名稱為 A07-000005 或 A2007-000005。
下列型樣會建立這類名稱:A[YY]-[\d\d\d\d\d\d] , A[YYYY]-[\d\d\d\d\d\d]
在這些型樣中,A 是第一個字元,YY 或 YYYY 代表年份,而 \d 是一個數字。系統會自動為方括弧 [] 所括住的型樣提供預設值。因此,YY 會取代為現行年份的最後兩個數字。\d 會取代為增量數字。
輸入字串時在其他欄位中指定了遞增值。
在其他的記錄命名型樣中,您可能想要建立命名規則來建立一系列的資料夾。
例如,KX 後面接著兩位或四位數年份、句點、兩位數月份、句點、兩位數日期、連字號,以及一組數字。
例如,名稱為 KX07.06.22-0004。下列型樣可滿足這項需求:KX[YY.MM.DD]-[\d\d\d\d]
您還可以使用自訂型樣建立基於 meta 資料的型樣。例如,您的組織原則需要的記錄資料夾命名慣例可能是年、空格、所包含種類的主旨(meta 資料)、空格以及五位數字,例如 2006
LOAN 00005。例如,利用下列規格來建立命名型樣:[YYYY] [Parent.Emailsubject] [\d\d\d\d\d]
重要: 當您指定母項時,只有字串的第一個字母是大寫的。
系統會提供年份和主題的預設值,因為這些值是以
[] 括住。
Parent.Emailsubject 是自訂型樣。
因此系統會提供您為記錄資料夾母項所指定的 meta 資料欄位
Emailsubject 值。
在建立自訂型樣時,指定內容的符號名稱。
另外,如果無法找到適用於指定屬性的值,將會產生錯誤。自訂型樣適用於檔案計劃的層級 1。「檔案計劃層級」是您在新增型樣層級時完成的另一個欄位。
使用下列型樣來指定使用者名稱:KX[YYYY.MM.DD] [username] [\d\d\d\d\d]。例如,KX2011.10.22
username 00005
請勿在名稱中使用任何無效的字元。
例如,併入日期時請勿使用斜線 / 字元。無效字元如下:\ / : * ? " < > |
重要: 如果您使用了無法辨識的型樣,則會依所顯示新增至名稱。
例如 [xyz] 會產生 [xyz] 名稱。
如果要新增命名型樣,請執行下列動作:
- 以「記錄管理者」身分登入,然後選取配置標籤。
- 按一下命名型樣。
- 按一下新增命名型樣。
- 在「新增型樣」頁面上輸入型樣的名稱和說明。
- 從套用至名稱或 ID功能表中,選取名稱或ID。取決於您選取的值,記錄種類或記錄資料夾的名稱或 ID,會根據關聯型樣自動產生。
- 按下一步。
- 為命名型樣設定安全,然後按一下完成。
- 請按一下確認頁面上的新增型樣層級以新增層級到命名型樣。如果您想稍後新增層級,請按一下確定以關閉新增型樣頁面。
型樣層級將提供要套用至記錄種類和記錄資料夾之型樣的詳細資料。在檔案計劃中指定一個以上的層級并指定每個層級套用至的實體類型。當於指定的層級下建立此類型的新實體後,會根據型樣字串和遞增數自動命名實體。在您按一下「新增型樣層級」後,此程序將從確認頁面繼續執行。
如果要新增型樣層級,請執行下列動作:
- 請輸入一個檔案計劃層級編號。檔案計劃階層中的層級將用數字表示,其中,檔案計劃中的第一個種類層級為 1。其子種類層級為 2。如果該子種類包含記錄資料夾,則其層級為 3。
- 對於相符實體類型,請選取記錄種類或記錄資料夾。比方說,如果您將層級指定為 3,並將實體類型指定為「記錄種類」,則存在於檔案計劃中第三層級下的所有記錄種類,都會遵循指定的命名型樣。
- 如先前所述指定型樣字串。型樣字串必須提供一個數字字元。
- 請為記錄型樣遞增數輸入值。如果使用值 1,則型樣所影響的每個新種類或資料夾,都會以下一個最高值來遞增。遞增數為 2 時使用相隔的數字。此欄位必須大於零。
- 按一下新增。此選項將使型樣列示在畫面的尾端,並會清除欄位以便您為其他實體和層次新增其他型樣。
- 完成新增型樣層級後,按一下離開。
範例
如果您要自動命名記錄種類的子種類,請建立層次 2 的型樣,並選取「記錄種類」作為類型。如果您還希望自動命名此子種類中的記錄資料夾,請建立一個層級為 3 的型樣並選取「記錄資料夾」作為類型。將所有這些型樣級別放在命名型樣中,將會使層次為 2 的子種類和層次為 3 的記錄資料夾自動命名。
如果要稍後新增或修改型樣層級,請執行下列動作:
- 前往命名型樣(),然後按一下取得資訊。
- 選取邊列中的管理型樣層級。
- 如果要新增型樣層級,請完成前述關於新增型樣層級的欄位。如果要修改現有的型樣層級,請繼續下一個步驟。
- 選取型樣。此作業將複製既有資料到欄位中。
- 依需要變更欄位,然後按一下編輯。
- 如果要在新增或變更型樣層級後新增一個其他層級的型樣,請按一下新增。
- 如果要修改其他型樣,請按一下型樣、變更欄位,然後按一下編輯。
- 如果要刪除現有型樣層級,請選取型樣然後按一下刪除。
- 完成後,按一下離開。
如果要將命名型樣指派給檔案計劃(啟動自動命名時所需),請執行下列動作:
- 前往檔案計劃的根層級,使路徑僅顯示檔案計劃的名稱。
- 針對檔案計劃按一下取得資訊(就位於路徑的下方)。命名型樣欄位是在「內容」頁面中。
- 從命名型樣功能表中,選取要使用的型樣名稱。
- 按一下套用,然後按一下離開。