IBM Enterprise Records, versio 5.1.2    

Asiakirjalajit

Asiakirjalaji liittyy asiakirjojen luokitukseen, joka perustuu asiakirjojen yhteisiin ominaisuuksiin. Asiakirjalajeja käytetään, kun tietyn asiakirjaluokan tai -kansion sisältämä asiakirjaryhmä käyttää muuta poistoaikataulua kuin asiakirjaluokkaan tai -kansioon on liitetty. Esimerkiksi työntekijärekisteritiedostoa ehkä pitää säilyttää 12 vuoden ajan kirjanpidollisista tai palkanlaskennallisista syistä. Vain seitsemän vuotta säilytettäville suorituskyvyn arviointiasiakirjoille voidaan tällöin luoda asiakirjalaji, jolla on oma poistoaikataulunsa. Voit liittää suorituskyvyn arviointiasiakirjat tähän asiakirjalajiin ja varmistaa näin, että järjestelmä poistaa arviointia koskevat asiakirjat ennen työntekijärekisteritiedostoja.

Lisätietoja poistoaikataulujen liittämisestä asiakirjaan on poistoaikatauluja käsittelevässä ohjeaiheessa. Voit hakea ja noutaa asiakirjoja asiakirjalajin perusteella. Asiakirjalajeja voidaan käyttää asiakirjoissa seuraavilla tavoilla: Jos luokalle määritetään oletusarvoinen asiakirjalaji mutta asiakirjalajin metatietoja ei määritetä näkyviin asiakirjan vahvistuksen aikana, järjestelmä käyttää aina luokan oletusarvoista asiakirjalajia. Asiakirjalaji on käytössä, eikä sekä asiakirjaluokkaa että -lajia tarvita. Vaihtoehtoisesti voit määrittää oletusarvon, mutta antaa käyttäjälle mahdollisuuden valita jonkin toisen asiakirjalajin. Voit myös antaa käyttäjän valita asiakirjalajin määrittämättä oletusarvoa lainkaan.


Palaute

Päivitetty viimeksi: Marraskuu 2013
record_types.htm

© Copyright IBM Corp. 2013