Un enlace representa una relación entre dos entidades. Las propiedades Encabezado y Cola del enlace definen la relación. Puede crear enlaces entre entidades de IBM® Enterprise
Records
y otros objetos de Content Platform Engine
en Application Engine o Workplace XT. Un registro puede compartir enlaces con otros registros, documentos y carpetas de registros. Del mismo modo, una carpeta de registros puede compartir enlaces con registros y carpetas de registros
en IBM Enterprise
Records y Application Engine o Workplace XT.
Al crear enlaces, se puede hacer referencia o asociar registros relacionados
o información; por ejemplo, notas, archivos adjuntos y recibos de devoluciones de correo
electrónico con un registro determinado. Los enlaces y asociaciones solo los pueden modificar o eliminar usuarios autorizados.IBM Enterprise
Records admite los siguientes tipos de
enlace:
- Enlace ExtracciónEste enlace establece una asociación
entre una extracción y el registro desde el cual se origina. Las extracciones sirven para que determinados usuarios puedan acceder a una sección de un documento. El enlace Extraer puede crearse entre registros, y entre un registro y un documento. El enlace Extraer se utiliza para hacer referencia a la porción seleccionada
del contenido del registro en vez de todo el contenido.
Si desea hacer que ciertas partes de un documento grande estén disponibles
a usuarios específicos, cree un documento que contenga los detalles seleccionados del documento principal. Declare el documento secundario como registro.
Luego cree un enlace Extraer entre el registro principal y el registro
secundario.
- Enlace Carpeta híbridaEste enlace establece
una relación entre una carpeta híbrida y una carpeta física o electrónica. Es útil en el modelo de datos PRO porque IBM Enterprise
Records utiliza una sola carpeta en la que puede haber registros
electrónicos y marcadores físicos.
- Enlace Copia de registro Este enlace establece una asociación
entre el registro original y diferentes copias del
original. El sistema crea automáticamente este enlace para un registro al crear una copia de dicho registro. Cuando se crea una copia de un registro, los enlaces asociados con el registro no se copian.
- Carpeta de registro Ver también EnlaceEste enlace establece una asociación entre
dos carpetas relacionadas. El enlace Carpeta de registro
Ver también se puede establecer entre IBM Enterprise
Records carpetas de registro de cualquier otra carpeta
fuera de IBM Enterprise
Records.
Además, este enlace se puede crear entre un registro y una carpeta de registros. Por ejemplo, puede utilizar el enlace Carpeta de registro Ver
también para asociar un registro que tiene detalles de Nómina con
una carpeta de registro Cuentas.
- Registro Ver también EnlaceEste enlace establece una
asociación entre los registros que tienen contenido relacionado. Por ejemplo,
cuando crea un registro que contiene entradas de Cuentas por cobrar, se puede
crear un enlace Ver también correspondiente para el registro de Cuentas por cobrar. Al examinar el registro Cuentas por cobrar, existe la opción de ver también el registro Cuentas por pagar. Puede establecer este tipo de enlace con registros o documentos.
- Enlace Referencia Este enlace establece una asociación
entre un registro y sus referencias. Un enlace de referencia se puede crear con otros registros, documentos o carpetas de registros con contenido asociado. Un enlace Referencia es diferente de un enlace Ver
también. Un enlace Referencia proporciona enlaces a registros o documentos
con contenido asociado como referencias para un tema. Sin embargo,
un enlace Ver también menciona todos los registros o
documentos que contienen información que tiene contenido relacionado.
- Enlace Representación Este enlace establece una asociación entre
un registro y sus representaciones. Una representación se refiere a una
instancia de un registro presentada en otro formato de software sin que haya
pérdida de contenido. El contenido y casi todos los metadatos son idénticos.
Utilice representaciones por motivos de conservación o de acceso y visualización.
La representación de un documento puede crearse mediante otra aplicación. Por ejemplo, tiene un documento de MS Word ya declarado como registro. Desea convertir dicho documento a uno en formato PDF. Por lo tanto, cree un documento en PDF utilizando este documento de Word,
luego declare el documento en PDF como registro. Posteriormente, puede establecer un enlace Representación entre ambos registros. Los usuarios pueden ver las representaciones que tiene este único registro.
Atención: - Cuando un registro enlazado se elimina, todos los enlaces asociados de ese registro también se eliminan.
- Si se cambia la ubicación, transfiere o exporta registros, se conservan todos los enlaces entre registros.