IBM Enterprise Records 5.1.2 版    

工作流程

IBM® Enterprise Records 包括若干可協助自動檢閱和處置記錄種類、記錄資料夾、磁區和記錄的工作流程。工作流程包括業務處理中每個步驟的作業、程序步驟、人員、輸入和輸出資訊以及工具。

您可以修改既有的工作流程以及建立新工作流程。大部分的 IBM Enterprise Records 工作流程會自動執行。 這個自動化作業是由「處置清理」程序或執行工作流程相關動作時所產生。 實體記錄管理工作流程和建立記錄資料夾工作流程必須手動執行。

建立處置排程中的處置階段時,您必須將處置動作和處置工作流程與此處置階段相關聯。在特定階段中的實體保留期的末尾,對實體進行處置將到期。您必須手動起始處置動作(這將執行相關聯的處置工作流程)。如需處置程序的相關資訊,請參閱「處置排程」主題:

您需要完成配置作業,然後才能開始使用工作流程。這些作業是在 IBM Enterprise Records 安裝期間完成。如需相關資訊,請參閱《IBM Enterprise Records 安裝與升級手冊》中的「配置工作流程」主題。

工作流程類型

IBM Enterprise Records 中提供了下列工作流程。

工作流程通知

系統會顯示通知訊息,其中包括工作流程進行時所遇到有關狀態、失敗、驗證錯誤的資訊。有四種類型的通知訊息,包括以下項目:

文字記錄

文字記錄是在已經核准可以處置的實體上成功執行處置動作時系統產生的 XML 檔案。此檔案包含有關以下內容的資訊: 系統會自動將此檔案作為附件傳送給記錄管理者。記錄管理者可以檢視此檔案,將其儲存到本端磁碟機,也可以在瀏覽器中開啟此檔案。

警告

當工作流程特定步驟中的各欄位指定了不正確的值,或遺漏必要欄位的值,IBM Enterprise Records 會顯示一則警告訊息。 如果您未在「臨時傳送」工作流程的「實體傳送」步驟中指定位置欄位值,您會在 IBM Enterprise Records 中看到警告訊息。

資訊和狀態訊息

IBM Enterprise Records 會顯示「實體記錄管理」和「建立記錄資料夾」工作流程的資訊和狀態訊息。 這些訊息包含實體狀態或有關實體的其他相關資訊。 比方說,如果實體的現行持有者延遲釋出實體,IBM Enterprise Records 會將訊息當作工作項目,放在排定接收這個實體之人員的「收件匣」中。如需資訊和狀態訊息的相關資訊,請參閱「實體」主題和「使用工作流程來建立記錄資料夾」主題。

失敗和例外

失敗和例外訊息可顯示受影響的實體和工作流程步驟的失敗原因。 例如,您完成了 10 個實體之批次作業的「中斷」步驟,且 10 個實體中的 2 個已重新開啟。 在這種情況下,訊息指示這兩個實體的中斷動作未完成,並顯示失敗的原因。

在傳訊步驟中,請按一下完成以完成失敗的工作流程步驟,並從「收件匣」中移除工作項目。您可以修正問題,然後再次執行工作流程以適當完成步驟。以上提供的範例中,您可以關閉「中斷」步驟失敗的兩個實體,然後重新執行工作流程。



意見

前次更新: 2013 年 11 月
managing_workflows.htm

© Copyright IBM Corp. 2013