A gestão de registos requer tarefas, tais como planeamento, controlo e organização da criação, armazenamento, utilização, obtenção e eliminação de registos.
No
contexto do IBM® Enterprise
Records, um registo é
constituído por metadados. Metadados consiste num ficheiro que faz referência e contém informações sobre outro
ficheiro electrónico (documento) ou objecto físico.
São necessárias pessoas qualificadas para administrar os armazenamentos de objectos e preparar correctamente os registos para arquivo e eliminação. Além disso, conceba
os armazenamentos de objectos, planos de ficheiros, pastas e registos, de modo a que façam sentido para o fluxo de documentos no seu sítio.
- Ficheiros electrónicos
- Um documento ou ficheiro electrónico poderá ser um ficheiro único, uma fotografia digital ou um conjunto de ficheiros relacionados que pode ser tratado como um objecto.
Por exemplo, um conjunto de ficheiros corresponde a uma mensagem de correio electrónico e respectivos anexos.
Os ficheiros electrónicos existem em armazenamentos de objectos e outros repositórios. Ao
declarar um documento como um registo, o IBM Enterprise
Records gere o documento, incluindo a respectiva segurança e classificação possível. Esta definição de segurança pode alterar o acesso ao documento. Por isso, o autor do
documento pode ser impedido de alterar o documento.
- Objectos físicos
- Objectos físicos poderão ser cassetes de vídeo, microfilme, unidades de disco rígido, amostras de ADN, documentos em papel impressos e fotografias. Poderão ser armazenados em caixas ou arquivos de ficheiros dentro de armazéns e outras instalações de arquivo de segurança. O registo controla a localização do objecto físico.
Os objectos declarados como registos são armazenados num repositório denominado armazenamento de objectos de plano de ficheiros (FPOS). Um repositório que contém documentos
que podem ser declarados como registos é denominado repositório de registos ou
armazenamento de objectos activado para registos (ROS). A figura que se segue representa a criação de registos de diferentes origens.
Figura 1. Documentos, mensagens de correio electrónico, vídeos e outros objectos declarados
como registos
Um modelo de dados consiste num modelo para um armazenamento de objectos de plano de ficheiros que está em conformidade com determinadas normas de gestão de
registos. O modelo de dados pode incluir metadados e funções de segurança. Pode utilizar os modelos de dados Base, DoD e DoD
Classified.
Utilize o
IBM Enterprise
Records para preservar
informações importantes como registos, realizando as seguintes tarefas:
- Criar e manter uma estrutura hierárquica (plano de ficheiros) para armazenar
registos.
- Gerir registos electrónicos e físicos.
- Proteger repositórios que contêm registos.
- Criar regras de retenção e eliminação para registos.
- Forçar o arquivo ou destruição de registos com base nestas regras.
- Controlar o acesso a registos.
- Obter registos baseados em critérios de procura.
- Remover registos que já não sejam necessários à organização.