IBM Enterprise Records, Versión 5.1.2    

Colocar entidades en retención (manual)

Las retenciones de disposiciones se pueden colocar en entidades mediante el barrido de retenciones si las retenciones son condicionales, pero también se pueden colocar de forma manual. Una retención interrumpe el proceso normal de disposición, habitualmente por motivos de litigio o auditoría. Las entidades en retención tampoco se pueden eliminar manualmente. Puede colocar retenciones en una o más categorías de registro, carpetas de registros, volúmenes o registros. Puede colocar una retención de disposición antes de la fecha de límite de corte o durante cualquiera de las fases posteriores a esa fecha.

Acerca de esta tarea

Los únicos que pueden colocar retenciones en entidades son los administradores y gestores de registros. Para que otros usuarios puedan colocar retenciones, precisan de los siguientes privilegios. Para obtener más información, consulte el tema de seguridad de FileNet P8. El procedimiento siguiente explica la forma de colocar una retención de disposición. Antes de que pueda completar este procedimiento, debe agregar retenciones de disposición al sistema.

Procedimiento

Para colocar una retención de disposición:

  1. Acceda o busque las entidades que desea colocar manualmente en retención.
  2. Seleccione la casilla de verificación de una o varias entidades. También puede hacer clic con el botón derecho del ratón en una entidad y utilizar el menú en su lugar.
  3. Desde el menú Acciones de multiselección, seleccione Colocar en retención.
  4. En la lista de retenciones, marque una o varias casillas de verificación correspondientes a las retenciones que va a poner en la entidad. Los detalles de una retención pueden verse haciendo clic en su icono Obtener información.
  5. Haga clic en Retener para colocar las retenciones seleccionadas o en Salir para cancelar el procedimiento y cerrar la página.
  6. Haga clic en Aceptar en la página de confirmación.

Resultados

Después de que el proceso de Barrido de retenciones coloque una retención de disposición sobre una entidad, el icono Retener aparece al lado del nombre de la entidad en la página Navegar: icono Colocar en retención. Si el icono Retención o se muestra inmediatamente, haga clic en el vínculo al final de la ruta de acceso para actualizar la página Examinar.
Importante: Si coloca manualmente una retención condicional sobre una entidad que coincide con las condiciones de la retención, la siguiente ejecución del barrido de retenciones vuelve a aplicar la retención. El barrido se ajusta a una suspensión condicional que se puede eliminar solamente mediante el Barrido de retenciones. Para eliminar la retención, seleccione Iniciar la solicitud de eliminar retención desde el menú de la entidad. Se elimina la retención durante la siguiente ejecución de Barrido de retenciones.


Comentarios

Última actualización: Noviembre 2013
place_a_disposal_hold.htm

© Copyright IBM Corp. 2013