记录是对信息的引用并为管理信息提供元数据。记录可以从创建记录的容器中继承。例如,记录可以继承父容器的处理调度。记录可以是电子记录或物理记录。电子记录和物理记录都可以归类为重要记录并标记为永久记录。DoD 第 4 章数据模型允许使用安全性分类(“最高机密”、“机密”、“保密”或“非保密”)申报记录。PRO 数据模型允许将记录分类为“最高机密”、“机密”、“保密”、“受限”或“非保密”。
Base 和 DoD 数据模型允许在记录类别、记录文件夹和卷中申报记录。PRO 数据模型允许在记录文件夹和卷中申报记录。
记录删除或处理操作仅删除该记录所指向的文档版本。如果只有一个文档版本,那么将删除整个文档版本系列。例如,如果文档有多个版本,并且其中一个版本申报为记录,那么只有申报为记录的版本将随记录删除。不会删除未申报为记录或使用其他记录申报的任何其他版本。
有关管理物理记录的更多信息,请参阅“物理实体”主题。
将容器标记为“重要”后,请选择将会触发重要记录的定期审阅或更新的重现事件。也请选择审阅事件发生时所启动的操作。无论何时发生重复审阅事件,都将启动与该事件相关联的重要记录审阅工作流程。有关更多信息,请参阅“重要记录”主题。
IBM® Enterprise Records 包括“到期处理的重要记录”报告,此报告显示在特定时间段内进行到期处理的重要电子记录。有关报告的更多信息,请参阅“报告生成”主题。
永久记录标示为拥有足够的价值,要求贵组织在超过正常的保留时间后仍然保留。可通过将记录的永久记录指示器属性的值设置为 true 来将该记录标记为“永久”。缺省情况下,此属性不显示在申报安装向导的 IBM Enterprise Records 中。当创建类别或文件夹时,缺省情况下,会显示永久记录指示器属性。如果不希望该属性在这些情况下显示,请通过 IBM Datacap Taskmaster Capture Connector for EMC Documentum 将该属性更改为隐藏。有关在 Content Platform Engine 中显示永久记录指示器属性的信息,请参阅“定制属性的显示”主题。
没有任何行为与永久记录指示器属性关联。该属性仅供参考,即使永久记录指示器设置为 true,也仍然可删除该记录。