IBM Enterprise Records, version 5.1.2    

Initiera avvecklingsscheman

Entiteterna förfaller till avveckling och går in i de faser som anges i avvecklingsschemat. Posterna blir kvar i en fas under den tid som anges av kvarhållningsperioden för det schemat. När kvarhållningsperioden är över måste du manuellt initiera avvecklingsåtgärden för den fasen.

Den här uppgiften

När du har knutit ett avvecklingsschema till en postkategori, postmapp eller posttyp, håller systemet reda på den angivna händelse. Systemet spårar också det datum som ska utlösa körningen av schemat. När händelsen inträffar eller det angivna datumet infaller utlöses den brytpunkt för posterna som definieras i schemat. När brytpunkten utlöses och (eventuellt) fördröjts utför systemet automatiskt den brytpunktsåtgärd som anges i schemat. Efter en kvarhållningsperiod kör systemet schemats arbetsflöde för avvecklingsåtgärden i en fas. Arbetsflödet överför entiteterna till nästa fas efter godkännande av en behörig person. När du initierar avveckling för en entitet initieras även avvecklingen av alla dess underordnade entiteter.

Arkiveringsplanen kan konfigureras att ta bort både det ursprungligen deklarerade dokumentet och postmetadata (standardbeteende). Det tar kanske enbart bort det ursprungligen deklarerade dokumentet men behåller postens metadata. Se ämnet om att konfigurera metadata.

Arbetsordning

Initiera ett avvecklingsschema:

  1. Bläddra eller sök efter entiteter som är redo för avveckling. Ikonen för avvecklingsredo entitet visas vid de entiteter som är redo: ikonen för avvecklingsredo.
  2. Markera kryssrutorna bredvid namnen. Du kan också högerklicka på en entitet och använda menyn.
  3. Välj Initiera avveckling från menyn Flervalsåtgärder: ikonen Initiera avveckling
  4. Klicka på OK som bekräftelse i meddelandet om att avvecklingsschemat har initierats. Om det har uppstått något problem med initieringen av avvecklingsschemat visas dock ett felmeddelande. Klicka på asterisken vid entitetsnamnet om du vill se felorsaken.

Resultat

Hitta entiteter som är redo för avveckling

Det finns ingen enskild egenskap som anger redo för avveckling, men du kan söka med en villkorsuppsättning.

Du kommer nog att vilja skapa en sökmall för detta om du ska göra sökningen regelbundet. I en sökmall lämnar du datumet för den aktuella faskörningen tomt. Se till att det är redigeringsbart så att användarna kan fylla i dagens datum när de gör en sökning.

Ett annat alternativ är att skapa anpassade COM-händelser för att skicka e-post så att mottagaren vet vad som är redo för avveckling. Om du känner till arkiveringsplanens struktur kan du själv bläddra till den.

Slutligen kanske du också vill använda API-metoder för att skapa anpassad kod som initierar avvecklingen om detta är lämpligt för dina affärsposter.

Visa avvecklingsegenskaper som avvecklingsnamn, brytpunktsdatum för en entitet och aktuellt faskörningsdatum samt andra egenskaper.

Visa avvecklingsegenskaper:
  1. Klicka på Hämta information för entiteten.
  2. Klicka på Detaljer i panelen.

Krockande avvecklingsscheman (DOD)

Det kan finnas ett avvecklingsschema för en behållare och ett annat avvecklingsschema för en posttyp som är tillämpliga på en post i den behållaren. Posten kan inte tas bort eller exporteras förrän det senaste datumet har infallit.



Feedback

Senast uppdaterat: November 2013
execute_a_disposal_schedule.htm

© Copyright IBM Corp 2013