IBM Enterprise Records Version 5.1.2    

Deklarieren einer Akte

Sie können Schriftstücke mit Application Engine, Workplace XT, IBM® Enterprise Records, Application Integration oder automatisch deklarieren.

Die Deklaration eines Schriftstücks kann auf verschiedene Weise erfolgen:

Bei einer Basis- oder DoD-Installation deklarieren Sie ein Schriftstück in einem Datenträger, einem Schriftstückordner oder einer Schriftstückkategorie. Bei einer PRO-Installation deklarieren Sie ein Schriftstück in einem Schriftstückordner oder einem Datenträger. Stellen Sie für die Deklaration eines Schriftstücks sicher, dass die Entität, in der Sie das Schriftstück deklarieren, offen ist.

Wenn Sie ein Schriftstück in einem Schriftstückordner deklarieren, wird das Schriftstück automatisch dem aktiven Datenträger in diesem Ordner zugewiesen. Der aktive Datenträger ist stets der zuletzt erstellte. Es bleibt so lange aktiv, bis er geschlossen wird. Wenn Sie ein Schriftstück auf einem geschlossenen Datenträger deklarieren wollen, müssen Sie den Schriftstück erneut öffnen und die Auswahl manuell vornehmen.

Wichtig: Sie können Erfassungsvorlagen erstellen, um die Deklaration von Schriftstücken zu erleichtern. IBM Enterprise Records enthält eine Mustererfassungsvorlage zum Deklarieren von E-Mail-Schriftstücken. Sie können diese Vorlage verwenden, um E-Mail-Schriftstücke aus Application Engine zu deklarieren. (Informationen zum Importieren der Mustervorlage zur Deklaration von E-Mail-Schriftstücken finden Sie in der Readme-Datei für das IBM Enterprise Records-Softwarepaket.) IBM Enterprise Records enthält auch einen Musterworkflow zum Deklarieren von Schriftstücken. Anhand dieses Workflows können sich Softwareentwickler ein Bild davon machen, wie ein Dokument mithilfe des API und des Workflows deklariert werden kann. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt zum Installieren eines Musterworkflows im Handbuch IBM Enterprise Records Installation and Upgrade Guide.

Deklarieren von Dokumenten als Akten

Wenn Sie ein Dokument mit mehreren Versionen als Schriftstück deklarieren, haben Sie mehrere Möglichkeiten zum Erstellen des Schriftstücks für die Dokumentserie.

Einschränkung: Nachdem ein Schriftgutnutzer ein Dokument als Schriftstück deklariert hat, können andere Benutzer, die nicht Schriftgutnutzer sind, nicht auf die Informationsseite des Dokuments zugreifen. Diese Beschränkung wurde absichtlich eingeführt.

Zur Beschleunigung der Schriftstückdeklaration unterstützen der Assistent für die Schriftstückdeklaration und die Erfassungsvorlagen für die Schriftstückdeklaration die automatische Zuordnung von Eigenschaftswerten aus dem Dokument zum Schriftstück. Wenn ein Dokument als Schriftstück deklariert wird, werden die symbolischen Namen der Dokumentklasseneigenschaft mit den symbolischen Namen der Aktenklasseneigenschaft verglichen. Besteht eine Übereinstimmung, wird der Wert der Dokumenteigenschaft automatisch als der Wert für die entsprechende Akteneigenschaft zugewiesen. Wenn beispielsweise die Schriftstückklasse ebenso wie die Dokumentklasse die Eigenschaft Farbe hat, wird der Wert der Dokumenteigenschaft automatisch mit dem Wert der Schriftstückeigenschaft abgeglichen. Analog dazu verhält es sich, wenn Sie eine E-Mail-Nachricht aus Outlook mit der E-Mail-Standardschriftstückklasse deklarieren: In diesem Fall werden die Werte wie "Betreff" und "An" automatisch zugeordnet.

Die Eigenschaftszuordnung erfolgt unabhängig davon, ob die Erfassungsvorlage den Schritt Schriftstückeigenschaften festlegen anzeigt. Wenn Sie mehrere Versionen eines Dokuments deklarieren, basiert die Eigenschaftenzuordnung auf der neuesten Version des Dokuments, das für die Deklarationsaktion ausgewählt wurde. Verschiedene Versionen eines Dokuments können unterschiedliche Klassen und Eigenschaften aufweisen. Die Zuweisung der Eigenschafte richtet sich jedoch immer nach der neuesten Version des Dokuments.

Die folgenden Regeln beschreiben, wie die Eigenschaftszuordnung für eine Eigenschaft gehandhabt wird, die der Dokument- und der Schriftstückklasse gemeinsam ist:

Wichtig: Für Eigenschaften kann ein Alias von einem Objektspeicher auf einen anderen erstellt werden. Bei der Zuweisung von Eigenschaften werden stets die vom Administrator festgelegten Einstellungen für das Zuweisen von Eigenschaften von einem Objektspeicher auf den anderen berücksichtigt.


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Letzte Aktualisierung: November 2013
declare_a_record.htm

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