Det finns flera sätt för en administratör att anpassa IBM® Enterprise
Records bland annat arbetsflöden, inmatningsmallar för postdeklarationer, sökningar och rapporter.
Anpassa klasser och egenskaper
IBM Enterprise
Records hanterar underklasser till vissa av entitetsklasserna. Du kan lägga till underklasser till följande klasser:
- Elektronisk postmapp
- Hybridpostmapp
- Fysisk behållare
- Låda
- Fysisk postmapp
Det finns flera anledningar att skapa underordnade klasser. En anledning är att det behövs fler (anpassade) egenskaper som endast ska tillämpas på en delmängd av en klass som tillhandahålls av
IBM Enterprise
Records.
En annan anledning är att åtgärder behöver utföras på enbart en delmängd, t.ex. prenumerera på händelser eller granska händelser för den underordnade klassen.
Du kan också lägga till anpassade egenskaper till befintliga klasser. Du kan ändra hur egenskaperna visas i IBM Enterprise
Records-programmet.
Exempel: Du kan ändra ett visningsnamn för en egenskap och du kan ange fördefinierade egenskapsvärden. Mer information finns i relaterade ämnen.
Anpassa arbetsflöden
IBM Enterprise
Records tillhandahåller arbetsflöden som automatiserar arbetsgången för att utföra posthanteringsuppgifter, t.ex. att granska entiteter innan de tas bort. Du kan ändra dessa arbetsflöden och anpassa dem till din organisations processer.
Du kan t.ex. lägga till ett steg, ta bort ett befintligt steg eller ändra ordningen mellan händelser i ett arbetsflöde. Du kan ändra sekvensen genom att ändra definitionen av arbetsflödet. Om organisationens affärsprocesser kräver andra arbetsflöden än de som ingår i IBM Enterprise
Records, kan du skapa nya arbetsflöden.
Information finns i ämnet om att skapa och ändra arbetsflöden.
Anpassa inmatningsmallar för postdeklaration
Du kan effektivisera arbetet med att deklarera poster genom att skapa inmatningsmallar för postdeklarationen. Mallar anger standardinformation som t.ex. postklasser, arkiveringsplansplats och egenskaper. Mallar döljer också vissa guidesidor för att snabba på inmatningsprocessen eller förhindra att användare ser förinställda värden. IBM Enterprise
Records innehåller inmatningsmall för deklaration av fysiska poster. Du kan ändra mallen och du kan skapa nya mallar för deklaration av fysiska poster och elektroniska poster. När du sparar en inmatningsmall för att deklarera fysiska poster, placerar du filen i mappen FPOS\RecordsManagement\Templates så att mallen syns i IBM Enterprise
Records-programmet. Mer information finns i ämnen om att skapa inmatningsmallar.
Anpassa sökningar
I IBM Enterprise
Records-programmet finns fliken Sökning som erbjuder användarna ett snabbt sätt att hitta entiteter i arkiveringsplanen. Du kan dock skapa både lagrade sökningar och sökmallar som hjälper användarna att utföra mer komplexa sökningar. Lagrade sökningar är fullständiga sökningar som kör automatiskt när användaren väljer dem.
Sökmallar är delvis ifyllda sökningar som medger användarinteraktion. I IBM Enterprise
Records ingår en sökmall med sökvillkor för vissa vanliga egenskaper som är specifika för en IBM Enterprise
Records-entitet. När du sparar en sparad sökning eller sökmall som ska användas i IBM Enterprise
Records ska du se till att ange IBM Enterprise
Records som värde för egenskapen programnamn.
Anpassa rapporter
I IBM Enterprise
Records ingår en rad olika rapporten som ger en statistisk bild av olika aktiviteter som utförs med hjälp av IBM Enterprise
Records. Du kan anpassa dessa rapporter. Du kan t.ex. lägga till och ta bort fält eller ändra rapportparametrar. Du kan skapa nya rapporter som visas i IBM Enterprise
Records-programmet.
Mer information finns i ämnena om att anpassa och skapa rapporter.