IBM Enterprise Records, version 5.1.2    

Söka efter poster genom att använda lagrade sökningar och sökmallar

Förutom att söka efter specifika IBM® Enterprise Records-entiteter på fliken Sökning kan du även använda sökmallar och lagrade sökningar som skapats i Application Engine eller Workplace XT.

När den som utformar en sökmall har sparat en sökning i katalogen <FPOS>:\Records Management\Templates och anger RM som programnamn visas sökningen på fliken Sökning. Välj Sökmallar och lagrade sökningar så ser du en lista över sökningar på IBM Enterprise Records-fliken Sökning. Endast sökningar som skapats med RM som värde för fältet Programnamn visas i IBM Enterprise Records.

Viktigt: Sökningar som skapats och sparats från IBM Enterprise Records-administrationsklienten kan inte användas när du använder det traditionella IBM Enterprise Records-användargränssnittet. Sökningar i IBM Enterprise Records-administrationsklienten sparas med ett annat ApplicationName-värde. Det här värdet visas inte i det traditionella IBM Enterprise Records-användargränssnittet.

Användare med åtkomst till Författare > Avancerade verktyg i Application Engine eller Workplace XT kan skapa och ändra sökningar med Sökdesign. När du skapar sökmallar kan du använda egenskapen RM-entitetstyp till att ange eller filtrera bort IBM Enterprise Records-specifika poster i sökresultaten. I följande tabell listas IBM Enterprise Records-entiteterna tillsammans med sina värden:

Tabell 1. IBM Enterprise Records-entiteter och motsvarande värden
RMEntityType Värde Objekttyp*
Postkategori 101 Mapp
Postmapp 102 Mapp
Elektronisk postmapp 105 Mapp
Fysisk behållare 106 Mapp
Hybridpostmapp 108 Mapp
Fysisk postmapp 110 Mapp
Volym 103 Mapp
Elektronisk post 301 Dokument
E-postpost 302 Dokument
Markör 303 Dokument

*Anpassade objekt är objekt som åtgärder, platser och posttyper. Du kan se dem i listan när du visar listrutan Objektunderklass i Sökdesign.

När du utför en sökning kan du lista entitetstyper som visas som kryssrutor i sökmallen. Specificera dessa typer på sidan Objekttyper. När du använder sökmallen anger du värden i tabellen ovanför eller markerar kryssrutan Filtrera resultat mot utvalda klasser: om du vill söka efter en viss entitetstyp.

I hjälpen till Sökdesign finns mer information om att skapa lagrade sökningar och sökmallar.

Sparad sökning

En sparad sökning har redan en del kriterier fördefinierade. Allt du behöver göra är att klicka på namnet. Då körs sökningen och resultaten visas som om du hade öppnat en mapp. En lagrad sökningsikon: ikon för lagrad sökning

Sökmall

I en sökmall brukar du kunna se sökvillkoren och ange egna värden. Du ändrar inte sådana egenskaper som du vill söka efter eller operatorerna. Du anger värden för förvalda villkor. En sökmallsikon: ikon för sökmall

IBM Enterprise Records hanterar enbart alternativet Inget för en sökning eller sökmallar som ingår i ett CBR-element för innehållsbaserad hämtning. Andra CBR-alternativ, t.ex. ALL, hanteras inte.

IBM Enterprise Records-sökmallen söker endast efter CBR-nyckelord i ett deklarerat dokument i postobjektlagret. Sökmallen söker inte efter texten i postegenskaperna, till exempel metadata i ett arkiveringsplan för objektlager.

VQL är frågespråket som används i Autonomy K2-programmet, som underbygger Content Search Engine. Mer information om VQL-syntax, finns i Autonomy-dokumentationen som installeras på K2 Master Administration Server: http://<Master_Administration_Server_hostname>:9990/verity_docs/

Använda en sökmall eller en sparad sökning:

  1. Välj fliken Sök och klicka på Sökmallar och lagrade sökningar.
  2. Välj en sökmall eller sparad sökning från listan.
  3. Ange sökvillkor i den valda sökmallen och klicka på Sök. (Lagrade sökningar körs direkt utan indata från användaren.)
  4. Klicka på Återställ standardinställningar om du vill rensa alla sökkriterierna i mallen. Om du vill rensa ett enstaka värde i en meny markerar du det tomma värdet överst i listan. Klicka på länken Rensa för en kalenderikon för att rensa datumet. Du raderar text genom att markera den och trycka på backstegstangenten.

Sökresultat visas på sidan. Klicka på kolumnrubrikerna om du vill sortera resultaten. Du kan öppna informationssidorna genom att klicka på ikonerna Hämta information. Du kan visa dokument, öppna mappar och utföra åtgärder genom att använda kontextmenyn för en entitet. Om du ska utföra åtgärder på flera entiteter markerar du deras kryssrutor och väljer åtgärden från menyn Flervalsåtgärder.



Feedback

Senast uppdaterat: November 2013
use_stored_searches_and_search_templates.htm

© Copyright IBM Corp 2013