如果要控制記錄的保留和處理,您要定義處置排程並將其與記錄儲存器和記錄類型進行關聯。在處置排程中,您要指定記錄的保留規則,以及在保留期結束時處置這些記錄的指示。
處理指示包括:
- 審查
- 傳送到保存檔以永久保留
- 匯出到其他位置
- 毀損
您要定義記錄在處置排程中所經歷的各不同階段。
每個階段均有定義的保留期。在每個階段結束時,將對記錄執行指定的動作,然後記錄會轉至下一個階段。對於放置保留的實體,處置排程會中斷。
移除所有保留之後,它又會回復。
如果要計算記錄何時可以準備好進行處理,您要執行「處置清理」。如需相關資訊,請參閱清理程序主題。
當使用「檔案計劃匯入和匯出」工具時,會匯入和匯出處置排程。
處置排程參數
處置排程包括下列任何參數:
- 事件 觸發開始進行中斷。
中斷意味著關閉實體,以便您可以啟動它們的處理。中斷會結束現在對舊記錄的使用。
- 中斷動作 在觸發中斷且過了任何指定的偏移時間之後,在實體上自動執行的動作。
- 偏移 中斷的開始和中斷動作的啟動之間的時間間隙。
- 處置階段 定義將記錄的保留控制在特定狀態達一段指定時間的階段定義。
- 階段處置指示/動作 當階段的保留期結束後,需要手動起始的動作。每個階段均有相關聯的處理動作。可以審查階段處理動作、傳送到保存檔以永久保留、匯出或毀損。
- 處置工作流程 每個處置動作均有相關聯的工作流程。當起始一個動作時,系統會執行相關聯的工作流程,以在記錄上執行一組預先定義的指示。
處置排程繼承
您可以將處置排程與記錄種類、記錄資料夾或記錄類型進行關聯。記錄資料夾可以有其自己的處置排程,或者它可以繼承與母項記錄種類相關聯的處置排程。
依預設,記錄可繼承資料夾(在該資料夾中宣告記錄)的處置排程。不過,如果您想要將其他處置排程關聯於記錄,您可以建立一個記錄類型。
之後,將所需要的處置排程關聯於這個記錄類型,再將這個記錄類型指派給記錄。
當其他處置排程與記錄的種類、資料夾和類型相關聯之後,記錄會繼承記錄類型的處置排程。
如果在記錄種類下直接建立記錄,則記錄將繼承記錄種類的處置排程。
一般而言,適用記錄階層中最低層次的處置排程。
以下圖表描述了不同的實體在不同情況下的處置排程的繼承:

如果您移動記錄種類或資料夾,請將處置排程指派給儲存器。
另外,也請指定您的指派會影響到的儲存器中的實體。
如需移動實體的相關資訊,請參閱重新定位主題。
如果重新定位儲存器時您未指派處置排程,則以下內容是真的:
- 如果儲存器繼承母項實體的處置排程,則重新定位後儲存器將繼承新的母項實體的處置排程。
- 如果儲存器擁有的處置排程與母項實體不同,則重新定位後儲存器會繼續擁有其自己相同的排程。
處置程序
您將處置排程與記錄種類或資料夾關聯後,依預設,在該儲存器中建立的所有記錄均會繼承該處置排程。如果對記錄執行中斷動作,則這些動作將要進行處理並移動至處理階段。識別為已準備好進行處置的實體會用準備處置圖示來標明:
。
授權的使用者可以啟動處理。取得「記錄管理者」的核准後,系統將對已核准的實體執行相關聯的處置動作。您可以將以下其中一個處理動作指派給處置排程中的階段:
- 檢閱:獲授權的人可以檢閱實體的處置狀態,以判斷他們是否能進入下一步驟。
您可以根據需要多次指派「審查」動作。
- 匯出:實體會複製或匯出至不同的系統或物件儲存庫。
稍後,在一個單獨的動作中,您可以從先前位置中移除記錄。
- 具有對映的匯出:具有自訂內容的實體會複製或匯出至使用 DoD V3 架構的組織,例如「美國國史檔案紀錄管理局 (NARA)」。
在單獨動作中,您可以從先前位置中移除記錄。
- 兩步驟傳送:在保留期結束之時,實體會傳送到指定的位置。
如果記錄管理者確認實體已成功傳送並準備好進行毀損,則會在傳送之後進行毀損。
- 具有對映的兩步驟傳送:在保留期結束時,具有自訂內容的實體會傳送到使用 DoD V3 架構的組織。
「美國國史檔案紀錄管理局 (NARA)」就是其中一種組織的範例。
如果記錄管理者確認實體已成功傳送並準備好進行毀損,則會在傳送之後進行毀損。
- 毀損:將實體從儲存庫中永久刪除。
您只能將這個動作指派給實體一次。
與記錄相關聯的鏈結會與記錄一併刪除。
- 具有對映的臨時傳送:具有自訂內容的實體會暫時傳送到使用 DoD V3 架構的組織。
如果毀損工作流程因任何原因而失敗,實體仍會維持處置進行中狀態。
您需要在實體上再次啟動處理。如需相關資訊,請參閱起始處置排程主題。
清理內容
某些內容由「處置清理」動態地進行更新。如果這些內容用來作為替代保留期的保留基礎,更新「處置清理」會進入延長的保留期。
請勿使用以下任意內容作為替代保留期的保留基礎:
- 現行階段執行日期
- 現行階段動作
- 上次清理日期
- 現行階段決策日期
- 現行階段審查決策
- 現行階段 ID
- 重新計算階段保留
- 現行階段執行狀態
- DisposalPhases
- CycleYears
- CycleMonths
- CycleDays
- CurrentActionType
- VitalWorkflowStatus
- VitalSweepDate
- VitalRecordReviewDate
- 重要記錄下次審查日期
- CurrentPhaseId
- AlternateRetentions
- RetentionBase
- RetentionPeriodYears
- RetentionPeriodMonths
- RetentionPeriodDays
- CurrentPhaseExportFormat
- ExportFormat
- CurrentPhaseDecisionDate