Führen Sie die folgenden Schritte aus, um den Standardaktenplan festzulegen.
Informationen zu diesem Vorgang
Der Standard-Aktenplan kann folgendermaßen konfiguriert werden:
- IBM® Enterprise Records:
Auf der Seite kann der Systemadministrator den Aktenplan angeben, der als Standardaktenplan fungiert, wenn Benutzer sich an IBM Enterprise Records anmelden.
- Für einzelne IBM Enterprise Records-Benutzer: Auf der Registerkarte Konfigurieren von IBM Enterprise Records können Sie den Standardaktenplan angeben, der für den angemeldeten Benutzer in IBM Enterprise Records angezeigt werden soll. Sollten Sie für Ihre Arbeit einen anderen Aktenplan benötigen, können Sie diesen über die Konfigurationseinstellung auswählen. Diese Einstellung setzt jene unter "Allgemein" in den Site-Einstellungen außer Kraft.
- Für Workplace : Auf der Seite gibt der Systemadministrator den Standardaktenplan an, der von Workplace verwendet wird, um zu ermitteln, welche Aktenplaninformationen angezeigt werden sollen, wenn ein Benutzer Aufgaben für Schriftstücke durchführt. Aufgaben für Schriftstücke sind Aufgaben wie das Deklarieren eines Schriftstücks oder das Erstellen einer Schriftstück-Erfassungsvorlage, die diesen Objektspeicher nutzt.
Wenn in der Benutzervorgabe oder in der Sitevorgabe für IBM Enterprise Records kein Standardaktenplan festgelegt ist, sucht das System nach einem Aktenplan-Objektspeicher. Das System verwendet den ersten verfügbaren Aktenplan im Aktenplan-Objektspeicher als Standardaktenplan.
Vorgehensweise
So legen Sie den Standardaktenplan für einen Benutzer fest:
- Öffnen Sie die Registerkarte "Konfigurieren" und klicken Sie auf "Standard-Aktenplan festlegen". Daraufhin wird eine Liste der verfügbaren Objektspeicher angezeigt, für die die Aktenplan-Unterstützung aktiviert wurde.
- Klicken Sie auf den Objektspeicher mit dem gewünschten Aktenplan. Nun wird eine Liste der Aktenpläne geöffnet, die im ausgewählten Objektspeicher zur Verfügung stehen.
- Klicken Sie auf den Aktenplan, den Sie als Standard definieren möchten, und anschließend auf "Akzeptieren".
Ergebnisse
Der aktuelle Standardaktenplan wird mit dem Link Standardaktenplan festlegen auf der Registerkarte Konfigurieren angezeigt. Klicken Sie auf Standardaktenplan zurücksetzen, um die Benutzervorgabe für den Standardaktenplan zu löschen.
So legen Sie den Standardaktenplan für IBM Enterprise Records fest:
- Führen Sie Workplace aus und melden Sie sich als Mitglied der Application Engine-Administratorgruppe an.
- Öffnen Sie die Registerkarte "Admin" und klicken Sie auf "Site-Einstellungen".
- Blättern Sie in der Anzeige der allgemeinen Informationen zum Aktenverwaltungsabschnitt und klicken Sie auf "Standardaktenplan". Daraufhin zeigt das System eine Liste der verfügbaren Objektspeicher an, für die die Aktenplan-Unterstützung aktiviert wurde.
- Wählen Sie den Objektspeicher mit dem gewünschten Aktenplan.
- Wählen Sie aus der Liste der verfügbaren Pläne den gewünschten Aktenplan.
- Klicken Sie auf "Akzeptieren", um den Aktenplan als Standard zu definieren, oder auf "Schließen", um den Vorgang abzubrechen.
- Klicken Sie auf "Anwenden", um Ihre Änderungen zu speichern.
- Klicken Sie auf Beenden.
So legen Sie den Standardaktenplan für Workplace fest:
- Führen Sie Workplace aus und melden Sie sich als Mitglied der Application Engine-Administratorgruppe an.
- Öffnen Sie die Registerkarte "Admin" und klicken Sie auf "Site-Einstellungen".
- Wählen Sie die Seite Objektspeicher aus, um eine Liste der verfügbaren Objektspeicher anzuzeigen, für die die Aktenplan-Unterstützung aktiviert wurde.
- Wählen Sie den Objektspeicher mit dem gewünschten Aktenplan.
- Blättern Sie zum Aktenverwaltungsabschnitt und klicken Sie auf "Standardaktenplan".
- Wählen Sie aus der Liste der verfügbaren Pläne den gewünschten Aktenplan.
- Klicken Sie auf "Akzeptieren", um den Aktenplan als Standard zu definieren, oder auf "Schließen", um den Vorgang abzubrechen.
- Klicken Sie auf "Anwenden", um Ihre Änderungen zu speichern.
- Klicken Sie auf Beenden.