Vous devez vous informer sur les causes d'erreur courantes que vous risquez de rencontrer lorsque vous utilisez l'IBM® Enterprise RecordsOutil d'importation/exportation du plan de fichiers. Vous devez également apprendre à réduire la probabilité de rencontrer ces erreurs.
Les fichiers XML créés manuellement pour importer un plan de fichiers doivent être basés sur le schéma XML fourni par IBM.
Après avoir créé manuellement un fichier XML, exécutez l'outil d'importation/exportation du plan de fichiers en mode validation. En mode validation, l'outil vérifie la conformité du fichier XML et détecte d'éventuelles erreurs. Pour plus de détails sur le mode validation, voir la rubrique sur l'utilisation de l'outil du plan de fichiers.
Certaines des options disponibles lors de la création manuelle d'un fichier XML sont incluses dans les sections Héritage de planning de sous-catégorie et Propriété ConditionXML de cette rubrique d'aide.
La prochaine fois que vous importerez les modifications mineures apportées à ces quelques entités, indiquez Action="Modify" dans le fichier XML destiné à ces entités, au lieu de modifier le fichier XML d'origine. Par ailleurs, le mode Mettre à jour permet de distinguer plus facilement les mises à jour ultérieures des importations complètes initiales.
Utilisez la propriété DisposalScheduleInheritedFrom dans le fichier XML que vous créez pour définir si une catégorie d'enregistrement hérite du planning d'élimination de son parent. Par exemple :
<RecordCategory Name="myCat2" Level="2" ParentPath="/myCat1">
<Properties>
<Property Name="AGGREGATION" Value="RecordCategory" />
<Property Name="IsPermanentRecord" Value="false" />
<Property Name="IsVitalRecord" Value="false" />
<Property Name="CurrentPhaseExportFormat"></Property>
<Property Name="IsDeleted" Value="false" />
<Property Name="HomeLocation"></Property>
<Property Name="VitalRecordReviewAction"></Property>
<Property Name="IncrementedBy" Value="1" />
<Property Name="RecordCategoryName" Value="myCat2" />
<Property Name="DisposalScheduleInheritedFrom" Value="/myCat1" />
<Property Name="Reviewer" Value="ylin" />
<Property Name="RecordCategoryIdentifier" Value="myCat2" />
<Property Name="VitalRecordDisposalTrigger"></Property>
<Property Name="Inactive" Value="false" />
<Property Name="Location"></Property>
<Property Name="DateOpened" Value="2006-03-07T14:16:00-08:00" />
<Property Name="DisposalSchedule">
<ObjectRef ClassId="DisposalSchedule" ObjectId="myDispSchedule" />
</Property>
</Properties>
</RecordCategory>
Quatre scénarios permettent d'utiliser la propriété DisposalScheduleInheritedFrom :<Property Name="DisposalScheduleInheritedFrom" Value="/myCat1" />
<Phases>
<RMEntity Type="Phase" Name="myPhase1">
<Properties>
<Property Name="PhaseAction"></Property>
<Property Name="RetentionPeriodDays" Value="0" />
<Property Name="RetentionPeriodYears" Value="10" />
<Property Name="RMEntityDescription"> Value="my phase 1" />
<Property Name="RetentionPeriodMonths" Value="0" />
<Property Name="PhaseNumber" Value="1" />
<Property Name="ExportFormat"></Property>
<Property Name="IsScreeningRequired" Value="true" />
<Property Name="DisposalSchedulePtr">
<ObjectRef ClassId="DisposalSchedule" ObjectId="myDispSchedule" />
</Property>
<Property Name="PhaseName" Value="myPhase1" />
<ObjectValue Type="AlternateRetention">
<Properties>
<Property Name="RetentionBase" Value="CutoffDate" />
<Property Name="ConditionXML" Value="<response xmlns="http://www.ibm.com/namespaces
/wcm/apps/1.0"><objectset><count>1<
/count><customobject><properties><property><symname>ClosedBy<
/symname><operator>IEQUAL</perator><value>Administrator</value>
</property></properties><aggregation></aggregation><sql> AND ([ClosedBy] = 'Administrator')
</sql> </customobject></objectset></response>" />
<Property Name="RetentionPeriodMonths" Value="0" />
<Property Name="RetentionPeriodYears" Value="5" />
<Property Name="RetentionPeriodDays" Value="0" />
</Property>
</ObjectValue>
<ObjectValue Type="AlternateRetention">
<Properties>
<Property Name="RetentionBase" Value="DateClosed" />
<Property Name="ConditionXML" Value="<response xmlns="http://www.ibm.com/namespaces
/wcm/apps/1.0"><objectset><count>1<
/count><customobject><properties><property><symname>
RMEntityDescription</symname><operator>LKE</perator><value>something<
/value></property></properties><aggregation></aggregation><sql> AND ([RMEntityDescription]
LIKE '%something%')</sql> </customobject></objectset></response>" />
<Property Name="RetentionPeriodMonths" Value="0" />
<Property Name="RetentionPeriodYears" Value="5" />
<Property Name="RetentionPeriodDays" Value="0" />
</Properties>
</ObjectValue>
</Property
</Properties>
<RMEntity>
</Phases>
<DisposalTriggers>
<RMEntity Type="DisposalTrigger" Name="Date Created">
<Properties>
<Property Name="DisposalTriggerName" Value="Date Created" />
<Property Name="EventType" Value="3" />
<Property Name="CycleYears" Value="0" />
<Property Name="CycleDays" Value="0" />
<Property Name="AGGREGATION" Value="RecordInfo" />
<Property Name="ConditionXML" Value="<response
xmlns="http://www.ibm.com/namespaces/wcm/apps/1.0"><objectset><count>1<
/count><customobject><properties><property><symname>DateCreated<
/symname><displayname>Date Created</displayname><propertytype>3<
/propertytype><value/><operator>IS NOT NULL</operator><jointype>AND<
/jointype></property></properties><aggregation>RecordInfo<
/aggregation><sql> SELECT OIID , ID , RMENTITYTYPE FROM RecordInfo WHERE ( DateCreated IS
NOT NULL )</sql></customobject></objectset></response>"/>
<Property Name="CycleMonths" Value="0" />
</Properties>
</RMEntity>
</DisposalTriggers>
<Holds>
<RMEntity Type="RecordHold" Name="dynamic Hold">
<Properties>
<Property Name="Active" Value="true" />
<Property Name="HoldName" Value="dynamic Hold" />
<Property Name="HoldReason" Value="dynamic Hold" />
<Property Name="ConditionXML" Value="<response
xmlns="http://www.ibm.com/namespaces/wcm/apps/1.0"><objectset><count>
2</count><customobject><properties><property><symname>
RecordCategoryName</symname><displayname>Record Category Name<
/displayname><propertytype>8</propertytype><selectable>true<
/selectable><value>dynamic</value><operator>like<
/operator><jointype>AND</jointype></property><
/properties><aggregation>RecordCategory</aggregation><sql>
SELECT ro.[RecordCategoryName] , ro.[RecordCategoryName] FROM RecordCategory ro
Where ro.[RecordCategoryName] like '%dynamic%' </sql><
/customobject><customobject><properties><property><symname>
RecordFolderName</symname><displayname>Record Folder Name<
/displayname><propertytype>8</propertytype><selectable>true<
/selectable><value>dynamic</value><operator>like<
/operator><jointype>AND</jointype></property><
/properties><aggregation>RecordFolder</aggregation><sql>
SELECT ro.[RecordFolderName] , ro.[RecordFolderName] FROM RecordFolder ro
Where ro.[RecordFolderName] like '%dynamic%' </sql></customobject><
/objectset></response>" />
<Property Name="HoldType" Value="Audit" />
</Properties>
</RMEntity>
</Holds>
<RMEntity Type="Phase" Name="phase 1">
<Properties>
<Property Name="PhaseAction"></Property>
<Property Name="PhaseNumber" Value="1" />
<Property Name="ExportFormat"></Property>
<Property Name="IsScreeningRequired" Value="false" />
<Property Name="DisposalSchedulePtr">
<ObjectRef ClassId="DisposalSchedule" ObjectId="mySchedule" />
</Property>
<Property Name="PhaseName" Value="phase 1" />
<Property Name="RMEntityDescription" />
<Property Name="RetentionPeriodMonths" />
<Property Name="RetentionPeriodYears" />
<Property Name="RetentionPeriodDays" />
<Property Name="AlternateRetentions">
<ObjectValue Type="AlternateRetention">
<Properties>
<Property Name="RetentionBase" Value="CutoffDate" />
<Property Name="ConditionXML" Value="<response xmlns="
http://www.ibm.com/namespaces/wcm/apps/1.0"><objectset>
<count>1</count><customobject><properties><
property><symname>CurrentActionType<
/symname><operator>IS EQUAL</operator><value>6<
/value></property></properties><aggregation><
/aggregation><sql> AND ([CurrentActionType] = 6)</sql> <
/customobject></objectset></response>" />
<Property Name="RetentionPeriodMonths" Value="0" />
<Property Name="RetentionPeriodYears" Value="2" />
<Property Name="RetentionPeriodDays" Value="0" />
</Properties>
</ObjectValue>
</Property>
</Properties>
</RMEntity>