Rekordokat Application Engine, Workplace XT, IBM® Enterprise Records és Application Integration segítségével, vagy automatikusan deklarálhat.
Sokféle módon deklarálhat rekordokat, például:
Alapszintű vagy DoD telepítés esetén kötetben, mappában vagy rekordkategóriában deklaráljon rekordot. PRO telepítés esetén rekordmappában vagy kötetben deklaráljon rekordot. Rekord deklarálásához győződjön meg róla, hogy meg van nyitva az az egyed, amelyben a rekordot deklarálja.
Ha rekordmappában deklarál rekordot, akkor a rekord automatikusan hozzárendelésre kerül az adott mappában meglévő aktív kötethez. Mindig az utoljára létrehozott kötet aktív, amíg az bezárásra nem kerül. Ha bezárt kötetben kell rekordot deklarálnia, akkor nyissa meg újra a kötetet, és saját kezűleg válassza ki az újramegnyitott kötetet.
Ha több változattal rendelkező dokumentumot rekordként deklarál, akkor számos lehetőség közül választhat a dokumentumsorozat rekordjának a létrehozásához.
A rekordok deklarálási folyamatának felgyorsítása érdekében a Deklarálás Rekordként varázsló és a Deklarálás rekordként adatbeviteli sablonok támogatják a tulajdonságértékek automatikus kiosztását a dokumentum és a rekord között. Amikor egy dokumentum rekordként van deklarálva, akkor a dokumentumosztály tulajdonság szimbolikus nevei összehasonlításra kerülnek a rekordosztály tulajdonság szimbolikus neveivel. Ha a nevek egyeznek, akkor a dokumentumtulajdonság értéke automatikusan hozzárendelésre kerül a megegyező rekordtulajdonság értékeként. Például ha a dokumentumosztály tulajdonsága Szín, és a rekordosztály szintén rendelkezik a Szín tulajdonsággal, akkor a dokumentum tulajdonsága automatikusan kiosztásra kerül a rekord tulajdonságához. Hasonlóan, ha egy Outlook e-mail üzenetet deklarál az alapértelmezett e-mail rekordosztály felhasználásával, akkor az értékek, például a Tárgy és Címzett automatikusan kiosztásra kerülnek.
A tulajdonságkiosztás attól függetlenül megvalósul, hogy az adatbeviteli sablon megjeleníti-e a Rekordtulajdonságok beállítása lépést. Ha egy dokumentum több változatát deklarálja, akkor a tulajdonságkiosztás a deklarálási műveletre kijelölt dokumentum legújabb változatán alapul. Egy dokumentum eltérő változatai eltérő osztályokkal és tulajdonságokkal rendelkezhetnek. A tulajdonságok mindig a dokumentum legfrissebb változatának tulajdonságai alapján kerülnek kiosztásra.
Az alábbi szabályok leírják, hogyan működik a tulajdonságkiosztás olyan tulajdonság esetén, amely közös a dokumentum- és a rekordosztályra: