V aplikácii IBM® Enterprise Records máte k dispozícii niekoľko záložiek. Každá z týchto záložiek otvorí stránku, ktorá vám umožňuje vykonávať rôzne úlohy súvisiace so spravovaním záznamov.
V štruktúre navigačného stromu môžete zobraziť alebo skryť kategórie a podkategórie. Kliknite na Show Category Tree, aby sa vám zobrazila. Kým je zobrazená, môžete:
Kliknite na ľubovoľnú položku na ceste, ak chcete preskočiť na takúto úroveň plánu zaradenia.
Všetky entity
majú ikonu Get Info () pre zobrazenie svojich stránok Information, na ktorých sa zobrazujú rôzne druhy metaúdajov priradených entite.
Vyberte začiarkavacie políčko jednej alebo viacerých entít a kliknite na ponuku Multi-Select Actions, aby ste si mohli vybrať vhodnú akciu pre všetky vybraté entity. Zoznam akcií závisí od toho, či vyberiete jednu alebo viaceré entity a či vyberiete rôzne druhy entít. V ponuke sa nachádzajú len tie akcie, ktoré sa dajú použiť pre všetky vybraté entity. Väčšina postupov v pomoci je napísaná pre viacnásobné výbery. Ak vykonávate akciu len na jednej entite, kliknutie pravým tlačidlom myši na jej názov a vybratie akcie z ponuky bude rýchlejšie. Get Info môžete použiť aj na vykonávanie akcií na stránkach Information pre entitu. Táto akcia je užitočná, keď chcete vykonávať viaceré akcie alebo sa potrebujete pozrieť na informácie pred vykonaním akcie.
Ako príklad poslúži viacnásobný výber voľby Copy alebo Delete pre záznamy. Táto akcia spustí sprievodcu touto akciou.
Ak chcete použiť filtrovanie, zadajte text názvov alebo ID entít, ktoré sa majú zobraziť a kliknite na tlačidlo Go. Všetky entity, ktoré takýto text neobsahujú, budú zo zoznamu odstránené, čím uvoľnia miesto pre iné entity, ktoré zadaný text obsahujú. Kliknite na Reset, ak chcete odstrániť text z poľa Filter a kliknite na tlačidlo Go, ak sa chcete vrátiť do nefiltrovaného zoznamu.
Počet entít, ktoré sa v zozname zobrazia, určuje hodnota Max Results vlastných objektov a priečinkov vo vašich užívateľských preferenciách Workplace. Prejdite na stránku
, kde môžete vidieť a resetovať hodnotu pre záznamy. Administrátor lokality musí vlastné objekty povoliť v Site Preferences, stránka General, oblasť General Settings. Pretože niektoré entity môžu obsahovať aj záznamy aj iné kontajnery, môžete zadať aj hodnotu maximálneho počtu výsledkov pre priečinky. Zoznam môže maximálne obsahovať maximálny počet priečinkov a záznamov. Ak máte pre vlastné objekty a pre priečinky maximálny počet výsledkov 50, potom sa v zozname môže zobraziť maximálne 100 položiek: 50 záznamov a 50 priečinkov.Vyberte záložku Search, ak chcete vyhľadať rôzne typy entít IBM Enterprise Records podľa vami zadaných kritérií. Ak sa všetky entity, ktoré si chcete zobraziť, nachádzajú v rovnakom rodičovskom kontajneri, potom je vhodné zobraziť túto rodičovskú entitu filtrovať jej zoznam. Ak sa však entity nachádzajú v rôznych rodičovských kontajneroch alebo majú rozdielne typy, potom je vyhľadávanie jediným spôsobom pre ich vypísanie na jednom mieste. Možno si budete chcieť vypísať zoznam týchto entít, aby ste mohli vykonať akciu z ponuky Multi-Select Actions. Bližšie informácie nájdete v téme vyhľadávanie a získavanie entít.
Vyberte záložku, Disposition, aby ste mohli spravovať plány dostupnosti, pozastavenia a typy záznamov.
Ak sa budete chcieť po skončení práce s niektorým s typov dostupnosti vrátiť na hlavnú stránku Disposition, v ceste vyberte Disposition alebo znovu kliknite na záložku Disposition.
Záložka Physical obsahuje prepojenia, ktoré sú špecifické pre fyzické entity, ako napríklad:
Záložku Reports používajte na výber zo zoznamu zostáv, ktoré poskytujú štatistický pohľad z rôznych činností IBM Enterprise Records. Vyberte typ zostavy, zadajte vstupné kritériá a zobrazte si vygenerovanú zostavu. Bližšie informácie nájdete v téme Generovanie zostáv.
Záložka Configure obsahuje prepojenia na vytvorenie a spravovanie nasledujúcich položiek: