IBM Enterprise Records, Versão 5.1.2    

Fluxos de trabalho

O IBM® Enterprise Records inclui fluxos de trabalho que ajudam a automatizar a revisão e eliminação de categorias de registo, pastas de registos, volumes e registos. Um fluxo de trabalho inclui as tarefas, etapas, pessoal, informações de entrada e saída e ferramentas para cada passo um processo empresarial.

Pode modificar os fluxos de trabalho existentes e criar novos fluxos de trabalho. A maioria dos fluxos de trabalho do IBM Enterprise Records é executada automaticamente. Esta automatização ocorre em resultado do processo de varrimento de eliminação ou da execução de uma acção associada ao fluxo de trabalho. Os fluxos de trabalho Gestão de Registos Físicos e Criar Pasta de Registos têm de ser executados manualmente.

Quando criar uma fase de eliminação numa agenda de eliminação, tem de associar uma acção de eliminação e um fluxo de trabalho de eliminação a essa fase. No final do período de retenção de entidades, numa determinada fase, as entidades ficam a aguardar a eliminação. Tem de iniciar manualmente a acção de eliminação que executa o fluxo de trabalho de eliminação associado. Para obter mais informações sobre o processo de eliminação, consulte os tópicos sobre agendas de eliminação:

Antes de começar a utilizar estes fluxos de trabalho, tem de executar tarefas de configuração. Estas tarefas são executadas durante a instalação do IBM Enterprise Records. Para obter mais informações, consulte o tópico "Configurar fluxos de trabalho" no Manual de Instalação e Actualização do IBM Enterprise Records.

Tipos de fluxos de trabalho

Os fluxos de trabalho que se seguem são fornecidos no IBM Enterprise Records.

Notificações de fluxo de trabalho

O sistema apresenta mensagens de notificação que incluem informações sobre os erros de estado, falha e validação detectados enquanto o fluxo de trabalho estava em curso. Existem quatro tipos de mensagens de notificação que incluem os seguintes itens:

Transcrição

Um ficheiro de transcrições é um ficheiro XML gerado pelo sistema quando a acção de eliminação for executada correctamente em entidades aprovadas para eliminação. Este ficheiro contém informações sobre: O sistema envia automaticamente este ficheiro como um anexo para o Records Manager. O Records Manager pode ver este ficheiro, guardá-lo numa unidade local ou abri-lo num navegador.

Aviso

O IBM Enterprise Records apresenta uma mensagem de aviso quando o valor especificado para os diversos campos num determinado passo de um fluxo de trabalho estiver incorrecto ou em falta nos campos requeridos. Se não especificar o valor do campo Localização no Passo de transferência física do "Fluxo de trabalho de Transferência interina", é apresentada uma mensagem de aviso através do IBM Enterprise Records.

Mensagens informativas e de estado

O IBM Enterprise Records apresenta mensagens de estado para os fluxos de trabalho Gestão de Registos Físicos e Criar Pasta de Registos. As mensagens contêm o estado das entidades ou outras informações relevantes sobre as entidades. Por exemplo, se o actual detentor da entidade física tiver atrasado a libertação da entidade, o IBM Enterprise Records coloca a mensagem na Caixa de entrada da pessoa que tem agendada a recepção da entidade, sob a forma de um item de trabalho. Para obter mais informações sobre mensagens de estado e informativas, consulte o tópico "Entidades físicas" e o tópico sobre como criar uma pasta de registos utilizando um fluxo de trabalho.

Falhas e excepções

As mensagens de falha e excepção indicam as entidades afectadas e os motivos da falha de um passo do fluxo de trabalho. Por exemplo, concluiu o passo Corte para um lote de 10 entidades e duas destas entidades foram novamente abertas. Neste caso, a mensagem indica que não foi possível concluir a acção Corte para as duas entidades e apresenta o motivo da falha.

No Passo de mensagem, faça clique em Concluir para concluir o passo do fluxo de trabalho em que ocorreu a falha e remover o item de trabalho da Caixa de entrada. Pode corrigir o problema e executar de novo o fluxo de trabalho para concluir o passo correctamente. No exemplo anterior, é possível fechar as duas entidades em que ocorreu a falha do passo Corte e executar novamente o fluxo de trabalho.



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Última actualização: Novembro de 2013
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