IBM Enterprise Records Version 5.1.2    

Schriftgutverwaltung

IBM® Enterprise Records ist eine Zusatzkomponente der IBM FileNet P8-Produktsuite. Mit IBM Enterprise Records können Sie präzise, sichere und zuverlässige Schriftstücke für in elektronischer und physischer Form vorliegende Informationen erstellen und verwalten. IBM Enterprise Records dient zur Verwaltung von Schriftstücken beliebiger Art, unabhängig vom Speichermedium oder Format. Für das Arbeiten mit IBM Enterprise Records ist es wichtig, dass Sie wissen, was ein Schriftstück ist und wozu ein Schriftgutverwaltungssystem eingesetzt wird.

Schriftstücke und Metadaten

Im Kontext von IBM Enterprise Records sind Schriftstücke Metadaten. Metadaten sind Dateien, die Informationen zu einer anderen elektronischen Datei (Dokument) oder einem physischen Objekt enthalten und darauf verweisen. Schriftstücke dienen dazu, Dokumente oder physische Objekte innerhalb von Unternehmen, Organisationen oder öffentlich-rechtlichen Körperschaften zu erfassen, zu speichern, zu bearbeiten, zu verwalten - und auch zu vernichten. Die Metadaten sind Attribute wie Medientyp, Format, Autor, Gegenstand, Prüfer, Lagerort (Standort) und Veröffentlichungsdatum. Je nach ihrer Art und Funktion unterliegen Schriftstücke möglicherweise gesetzlichen Normen und Richtlinien. Die folgende Abbildung veranschaulicht die Erstellung von Schriftstücken aus verschiedenen Quellen. Jedes Schriftstück verweist auf die vom System verwalteten Informationen.

In der folgenden Abbildung ist dargestellt, wie Schriftstücke in verschiedenen Repositorys gespeichert werden können. Ein Repository kann Webinhalte, MS Office-Dokumente und Audiodateien enthalten. Ein anderes Repository kann E-Mails enthalten. Ein drittes Repository kann Videobänder, Mikrofilme und CDs enthalten. Ein viertes Repository kann Verträge, Patente und Zulassungen enthalten. Jedes Schriftstück verweist auf die vom System verwalteten Informationen.

Schriftgutverwaltung

Unter "Schriftgutverwaltung" verstehen wir verwaltungstechnische Aktivitäten, also Planen, Kontrollieren und Organisieren für die Erstellung, das Aufbewahren, Nutzen, Abrufen und Aussondern von Schriftstücken. Die Schriftgutverwaltung umfasst sämtliche Aktivitäten, die während des gesamten Lebenszyklus eines Schriftstücks anfallen - von der Erstellung über die aktive Verwendung und die inaktive Aufbewahrung bis zur Vernichtung.

Schriftgutverwaltung - ein notwendiges Übel

Ein zuverlässiges Schriftgutverwaltungssystem ist unerlässlich um sicherzustellen, dass die in einem Unternehmen gespeicherten Informationen richtig, aktuell, vollständig und leicht zugänglich sind. Fehlt ein solches, wird möglicherweise viel Zeit mit unproduktiven Tätigkeiten vergeudet, etwa mit aufwändigen Suchen nach Daten oder Schriftstücken, die falsch oder gar nicht abgelegt wurden.

In Abwesenheit eines Schriftgutverwaltungssystems ist es sehr mühsam, ja unmöglich sein, die einschlägigen Rechtsvorschriften über die Verwahrung von Schriftstücken einzuhalten. Dies kann Bußen, Strafen und andere juristische Konsequenzen nach sich ziehen. Außerdem besteht die Gefahr der Nichteinhaltung einschlägiger Verordnungen und Gesetze im Zusammenhang mit der Geheimhaltung vertraulicher Informationen, dem Datenschutz und der Datensicherheit.

Verwenden Sie IBM Enterprise Records, um die oben genannten Risiken zu vermeiden. Mithilfe von IBM Enterprise Records können Sie wertvolle Informationen als Schriftstücke speichern, die bei Bedarf in Suchfunktionen verfügbar sind, während unwichtige oder inaktive Schriftstücke entweder gelöscht oder archiviert werden.

Rolle von IBM Enterprise Records bei der Schriftgutverwaltung

Sie können Schriftstücke unabhängig vom Speichermedium im gesamten Unternehmen verwalten. Mit IBM Enterprise Records soll Folgendes sichergestellt werden: Mithilfe von IBM Enterprise Records können Sie die folgenden Tasks erledigen:

Funktionen und Vorteile von IBM Enterprise Records

In der folgenden Tabelle finden Sie eine Zusammenstellung der verschiedenen Funktionen von IBM Enterprise Records zusammen mit den Vorteilen, die sich daraus ergeben.
Funktion Vorteil
Zentrales Repository für Schriftstücke
  • Unternehmensweite Nutzung und Verfügbarkeit der Informationen
  • Effektive Entscheidungsfindung dank sofortigem Zugriff auf relevante Informationen
Virtuelle Ablage und Containers zur Ablage von Schriftstücken für elektronische und physische Dokumente innerhalb einer Hierarchie
  • Verwalten von Schriftgut (Papierakten) und elektronischen Dateien
  • Simulation einer Büroumgebung in der realen Welt
  • Virtuelle Ablagen und Container, die die tatsächliche "Aktenschrank"-Struktur widerspiegeln
  • Einsparungen beim Platzbedarf, bei den Einrichtungen und beim Personal für die Schriftgutverwaltung und die Recherche
Intuitive Suchfunktionen
  • Sofortiger, müheloser Zugriff auf Informationen ohne eine komplizierte Abfragesyntax
Erstellen von Aufbewahrungs- und Aussonderungsregeln für Schriftstücke Benutzerdefinierte Kontrolle über folgende Aspekte:
  • Aufbewahrungsfrist für Schriftstücke
  • Behandlung des Schriftstücks nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist
  • Prüfung der Schriftstücke vor ihrer Aussonderung
Audit-Verfahren, automatische Überwachung der Aufbewahrungsfrist und Einleitung des Aussonderungsverfahrens für Schriftstücke
  • Keine versehentliche Aussonderung, Änderung, Manipulation, Beschädigung und kein Verlust von Schriftstücken
  • Aussonderung von Schriftstücken nur nach Aussonderungszeitplan oder als Teil eines Audit-Verfahrens
  • Nicht länger benötigte Schriftstücke werden vernichtet, so dass Platz frei wird
Importieren/Exportieren von Schriftstücken
  • Schriftstücke, auf die nicht häufig zugegriffen wird, können an eine andere Position exportiert werden. Diese Dokumente sind Schriftstücke, die noch der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unterliegen.
  • Schriftstücke lassen sich aus anderen Repositorys importieren
Geeignete Sicherheitsmechanismen für Schriftstücke
  • Verhinderung der Einsichtnahme durch Unbefugte (Zugriffskontrolle)
  • Kein versehentliches Löschen durch Benutzer. Löschen der Schriftstücke durch einen Schriftgutadministrator oder als Ergebnis eines Aussonderungsverfahrens
  • Benutzer können nur Operationen für Schriftstücke ausführen, wenn sie die erforderlichen Rechte für diese Operationen besitzen
Einbindung in IBM FileNet P8 Workplace, Workplace XT, IBM Content Navigator, Microsoft Office und Microsoft Outlook Manuelle oder automatische Deklaration von Schriftstücken von diesen Stellen aus:
  • Workplace oder Workplace XT
  • IBM Content Navigator
  • Microsoft Outlook, Word, Excel und PowerPoint
  • Eingabevorlagen

Benutzerrollen in IBM Enterprise Records

IBM Enterprise Records verwendet ein rollenbasiertes Sicherheitsmodell mit folgenden Rollen: Schriftgutadministrator, Schriftgutmanager, Privilegierter Benutzer und Schriftgutnutzer. Jede Rolle bestimmt, welche Aufgaben ein Benutzer mit dieser ausführen kann. Weitere Informationen finden Sie im Thema über Zugriffsberechtigungen.

Arten von IBM Enterprise Records-Installationen

Wählen Sie vor der Installation von IBM Enterprise Records die Art der Installation (Datenmodell) aus, die Ihren Anforderungen für die Schriftgutverwaltung am besten entspricht. Die folgenden Modelle stehen zur Verfügung:

Typen von IBM Enterprise Records-Entitäten

In IBM Enterprise Records werden Schriftstücke in einer hierarchischen Struktur gespeichert, die unterschiedliche Entitäten für die Schriftgutverwaltung enthält. Die folgende Abbildung beschreibt die hierarchische Struktur dieser Einheiten, gefolgt von einer kurzen Beschreibung:

Die folgende Abbildung zeigt eine hierarchische Struktur von Schriftstücken mit einem Aktenplan-Objektspeicher an der Spitze.

Es folgt ein Beispiel von hierarchisch aufgebauten Schriftgutverwaltungsentitäten.

Aktenplan

Geschäftsleitung (Kategorie)
     Korrespondenzdateien (Ordner)
     Programmbesprechungen (Ordner)
          2006 Management-Schulungskonferenz (Datenträger)
          2007 Management-Schulungskonferenz (Datenträger)
Informationsmanagement (Kategorie)
     Korrespondenzdateien (Ordner)
     Bediener-Nummernblätter (Ordner)


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Letzte Aktualisierung: November 2013
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