IBM Enterprise Records, versio 5.1.2    

Arkistostapoistoaikataulun määritys

Valtuutettu käyttäjä määrittää arkistostapoistoaikataulun ja liittää aikataulun asiakirjaluokkaan, asiakirjakansioon tai asiakirjalajiin. Asiakirjojen hallinnoija tai arkiston pääkäyttäjä voi määrittää arkistostapoistoaikataulun. PRO-tietomallissa asiakirjojen hallinnoija, arkiston pääkäyttäjä tai arvioija voi määrittää arkistostapoistoaikataulun yksikölle. Base- ja DoD-tietomallissa asiakirjojen hallinnoija tai arkiston pääkäyttäjä määrittää arkistostapoistoaikataulun yksikölle.

Tietoja tästä tehtävästä

Arkistostapoistoaikatauluissa voi olla useita vaiheita, joissa kyseiset yksiköt käyvät läpi arkistosta poiston vaiheet, kuten arvioinnin, viennin, siirron ja tuhoamisen. Vaikka arkistostapoistoaikataulussa ei tarvitse olla useita vaiheita, siinä yleensä on kaksi vaihetta: Jos Arkistostapoistoaikataulun ohjattu toiminto -asetuksen arvoksi Käyttäjän asetukset -kohdassa on määritetty Yksinkertainen, aikataulun oletusarvona on yksi automaattista tuhoamistoimintoa käyttävä vaihe ilman säilytystä. Lisätietoja on käyttäjän ja sivuston asetuksia käsittelevässä ohjeaiheessa.

Toimintaohjeet

Voit määrittää arkistostapoistoaikataulun seuraavasti:

  1. Valitse Arkistosta poisto -välilehti.
  2. Valitse Poistoaikataulut.
  3. Valitse Lisää arkistostapoiston aikataulu.
    Rajoitus: Jos Arkistostapoistoaikataulun ohjattu toiminto -asetuksen arvoksi Käyttäjän tai sivuston asetukset -kohdassa on määritetty Yksinkertainen, Vaiheet-ruudussa ei näy Määritä vaiheet -vaihtoehtoa.
    1. Kirjoita aikataulun nimi ja kuvaus. Kuvaus on valinnainen.
    2. Kirjoita yksiköiden arkistosta poistosta vastuussa olevan käyttäjän nimi ja valitse Seuraava. Tämä kenttä on valinnainen.
    3. Valitse liipaisin, joka aloittaa katkaisun, valitsemalla sen valintanappi. Jos Arkistostapoistoaikataulun ohjattu toiminto -asetuksen arvoksi Käyttäjän tai sivuston asetukset -kohdassa on määritetty Yksinkertainen, ainoa mahdollinen liipaisin on Sisäinen tapahtuma.
      • Kalenteripäivä-kohtaan voit kirjoittaa päivämäärän, tai voit käyttää kalenterin valitsinta. Tämä toiminto on tarkoitettu tavallista arkistostapoistoaikataulua varten.
      • Valitse valikon vaihtoehto kohtiin Ennalta määritetty päivämäärä, Sisäinen tapahtuma, Ulkoinen tapahtuma tai Toistuva tapahtuma. Nämä kohteet luotiin aiemmin IBM® Enterprise Records -ohjelman Määritä kokoonpano -välilehdessä. Saat liipaisimen tiedot näkyviin valitsemalla Näytä tiedot. Lisätietoja liipaisinten lisäyksestä on päivämäärien ja tapahtumien lisäystä käsittelevissä ohjeaiheissa.
    4. Määritä katkaisun siirtymä. Lisätietoja on tämän ohjeaiheen lopussa olevissa Katkaisun määritys- ja Katkaisun siirtymä -jaksoissa.
    5. Määritä ehto, joka käynnistää yksiköiden katkaisun. Katkaisu voi olla automaattinen tai se voi vaatia hyväksynnän. Jos haluat sen vaativan hyväksynnän, määritä poiston katkaisutoiminto. Jos haluat automaattisen katkaisun, älä määritä poiston katkaisutoimintoa. Jos Arkistostapoistoaikataulun ohjattu toiminto -asetuksen arvoksi Käyttäjän ja sivuston asetukset -kohdassa on määritetty Yksinkertainen, Poiston katkaisu -toimintoa ei näy.
      • Kukin katkaisutoiminto on aikaisemmin lisätty IBM Enterprise Records -ohjelman Määritä kokoonpano -välilehteen ja siihen on liitetty käsittelyreitti. Arkistosta poiston tarkistus aloittaa tämän käsittelyreitin automaattisesti katkaisun ja mahdollisen siirtymän jälkeen. Normaalissa arkistostapoistoaikataulussa Poiston katkaisutoiminto -valikko sisältää vain ne toiminnot, jotka kuuluvat Katkaisu-toiminnon lajiin. Lisätietoja toiminnoista on toimintoja käsittelevässä ohjeaiheessa.
    6. Määritä halutessasi katkaisuperustepäivämäärä muokkaamalla Katkaisuperuste-kohtaa. Katkaisuperuste-valikko sisältää joukon IBM Enterprise Records -ohjelman päivämääräominaisuuksia, jotka laskevat katkaisupäivät yksittäisten IBM Enterprise Records -yksikköominaisuuksien perusteella.

      Määritä katkaisun siirtymä. Lisätietoja on tämän ohjeaiheen lopussa olevissa Katkaisun määritys- ja Katkaisun siirtymä -jaksoissa.

    7. Jos Arkistostapoistoaikataulun ohjattu toiminto -asetuksen arvoksi Käyttäjän tai sivuston asetukset -kohdassa on määritetty Tarkka, valitse Seuraava-vaihtoehto. Tämä toiminto luo nykyiselle aikataululle vähintään yhden säilytysajan, jota kutsutaan vaiheeksi. Jos valitset Valmis-vaihtoehdon, arkistostapoistoaikatauluun liitetyillä yksiköillä ei ole erityistä säilytysaikaa. Jos Arkistostapoistoaikataulun ohjattu toiminto -asetuksen arvoksi Käyttäjän tai sivuston asetukset -kohdassa on määritetty Yksinkertainen, valitse Valmis-vaihtoehto. Vain yksi vaihe käyttää Automaattinen tuhoaminen -toimintoa: RMAutoDestroyAction. Tarvitaanko seulonta -asetuksen arvoksi on määritetty Epätosi. Oletussäilytysaika on 0 vuotta, 0 kuukautta ja 0 päivää. Vaihtoehtoisia säilytysaikoja ei luoda automaattisesti.

Tulokset

Katkaisun määritys ja katkaisun siirtymä

IBM Enterprise Records -ohjelmassa voit määrittää säilytysajan määrittämällä vaiheen säilytyksen tai katkaisun siirtymän.

Kun katkaisun siirtymää ei ole määritetty, mutta vaiheen säilytysaika on määritetty, tarkistus katkaisee yksikön, kun tapahtuman ehto on tosi. Jos katkaistava yksikkö on säilö, se suljetaan myös. Näin voidaan estää uuden asiakirjan lisäys. Säilytys lasketaan sen jälkeen lisäämällä katkaisupäivämäärään vaiheen perusteella määritetty säilytysaika. Seuraavat säännöt koskevat katkaisupäivämäärän laskentaa erilaisten aikataulumääritysten mukaan:
  • Sisäisen tapahtuman liipaisimen ja yksikön ominaisuudessa määritetyn katkaisuperustepäivämäärän käyttö

    Katkaisupäivämäärä on katkaisuperustepäivämäärän arvo.

  • Tapahtuman liipaisimen (ulkoinen tapahtuma, ennalta määritetty päivämäärä) päivämäärälajin ja Tapahtuman päivämäärä -kohdassa määritetyn katkaisuperustepäivämäärän käyttö

    Katkaisupäivämäärä on tapahtuman liipaisimen päivämäärä

  • Sisäisen tapahtuman liipaisimen ja Tapahtuman päivämäärä -kohdassa määritetyn katkaisuperustepäivämäärän käyttö

    Katkaisupäivämäärä on tarkistuksen ajopäivämäärä.

  • Tapahtuman liipaisimen (ulkoinen tapahtuma, ennalta määritetty päivämäärä) päivämäärälajin ja yksikön ominaisuudessa määritetyn katkaisuperustepäivämäärän käyttö

    Katkaisupäivämäärä on viimeisin kahdesta päivämäärästä.

Katkaisutapahtuman siirtymää käytettäessä yksikköä ei katkaista, ennen kuin siirtymäaika on kulunut. Siksi säilö säilyy avoinna koko säilytysajan. Seuraavat säännöt koskevat katkaisupäivämäärän laskentaa erilaisten aikataulumääritysten mukaan:
  • Sisäisen tapahtuman liipaisimen ja yksikön ominaisuudessa määritetyn katkaisuperustepäivämäärän käyttö

    Katkaisupäivämäärä on katkaisuperustepäivämäärän arvon ja katkaisun siirtymän summa.

  • Tapahtuman liipaisimen (ulkoinen tapahtuma, ennalta määritetty päivämäärä) päivämäärälajin ja Tapahtuman päivämäärä -kohdassa määritetyn katkaisuperustepäivämäärän käyttö

    Katkaisupäivämäärä on tapahtuman liipaisimen päivämäärän ja katkaisun siirtymän summa.

  • Sisäisen tapahtuman liipaisimen ja Tapahtuman päivämäärä -kohdassa määritetyn katkaisuperustepäivämäärän käyttö

    Katkaisupäivämäärä on tarkistuksen ajopäivämäärän ja katkaisun siirtymän summa.

Tärkeää: Älä käytä tätä viimeistä määritystä, koska mikä tahansa aikataulun päivitys, kuten nimen päivitys, liipaisee katkaisupäivämäärän ja uuden tarkistuksen ajopäivämäärän sekä siirtymän tarkistuksen uudelleenlaskennan ja lykkää katkaisua. Jos katkaisuperustepäivämäärässä ei voi käyttää asiakirjan ominaisuutta, on suositeltavampaa käyttää vaiheen säilytystä.

Jos Arkistostapoistoaikataulun ohjattu toiminto-asetuksen arvoksi Käyttäjän tai sivuston asetukset -kohdassa on määritetty Yksinkertainen, aikataulun oletusarvona käytetään arvoa, jonka mukaan vaiheen tietoja ei säilytetä. Aikataulussa voidaan käyttää myös vaihtoehtoisesti siirtymämekanismia säilytysajan määrityksessä.

Määritä vaiheet

Vaiheiden liittäminen arkistostapoistoaikatauluun sallii eri toiminnot yksikölle eri aikavälein. Kukin vaihe määrittää arkistosta poiston toiminnon ja säilytysajan yksikölle. Jos haluat tarkastella yksikköä ennen sen arkistosta poistoa, lisää arkistostapoistoaikatauluun kaksi vaihetta. Ensimmäinen vaihe määrittää yksikön tarkastelun, ja toinen vaihe määrittää yksikön arkistosta poiston. IBM Enterprise Records ajaa useita vaiheita arkistostapoistoaikataulussa siinä järjestyksessä, jossa lisäät vaiheet aikatauluun.

Voit lisätä myös useita vaihtoehtoisia säilytyksiä vaiheeseen. Vaihtoehtoiset säilytykset mahdollistavat vaihtelevia säilytysaikoja, jotka perustuvat ominaisuuden arvolle. Jos mikään vaihtoehtoinen säilytysehto ei ole tosi, IBM Enterprise Records käyttää oletussäilytysaikaa. Kun yhtä useampi vaihtoehtoinen säilytysehto on tosi, IBM Enterprise Records käyttää sitä vaihtoehtoa, jossa säilytysaika on pisin.

Tärkeää: Vaihtoehtoisten säilytysten määrä tai niiden ehtojen monitahoisuus vaikuttaa säilytyksen laskennan suorituskykyyn.

Kun IBM Enterprise Records on käyttänyt katkaisutoimintoa yksikköön, arkistostapoistoaikataulun ensimmäistä vaihetta käytetään kyseiseen yksikköön. Ensimmäisen vaiheen säilytysajan lopussa yksiköille on määritetty arkistosta poiston toiminto vaiheen yhteydessä. IBM Enterprise Records toteuttaa liittyvän arkistosta poiston toiminnon, seuraava aikataulun vaihe alkaa valtuutetun käyttäjän antaman hyväksynnän jälkeen.

Voit lisätä vaiheen arkistostapoistoaikatauluun seuraavasti:

  1. Avaa Vaiheen ominaisuudet -sivu valitsemalla Lisää uusi.
  2. Kirjoita vaiheen nimi ja kuvaus.
  3. Valitse valikosta Vaiheen toiminto.
    • Aiemmin toiminnot luotiin IBM Enterprise Records -ohjelman Määritä kokoonpano -välilehdessä.
    • IBM Enterprise Records tekee yksiköitä koskevan toiminnon loppuun vaiheen lopussa.
    • Kukin toiminto sisältää ennalta määritetyn käsittelyreitin, jonka IBM Enterprise Records aloittaa toiminnolle.
    Rajoitus: Vaiheet, jotka siirtävät tai tuhoavat yksiköitä, ovat lopullisia vaiheita. Näiden toimintojen jälkeen et voi lisätä muita vaiheita.
  4. Valitse Tarvitaanko seulonta -kenttään vaihtoehto Tosi, jos haluat arvioida yksiköt, ennen kuin aloitat vaiheeseen liittyvän käsittelyreitin. Jos seulonta ei ole pakollista, valitse Epätosi.
  5. Jos valitset vaiheelle Siirrä-, Vie- tai Väliaikainen siirto -toiminnon, kirjoita sijainti Vientikohde-kenttään. Sijainti voi olla jokin seuraavista:
    • Etäpalvelin, esimerkiksi \\palvelimen nimi\kansion nimi.
    • Paikallisessa asemassa oleva kansio, esimerkiksi paikallinen asema:\kansion nimi.
  6. Määritä yksiköiden oletussäilytysaika tässä vaiheessa. Arvo on pakollinen, ellet määritä vaihtoehtoisia säilytysaikoja.
  7. Jos haluat asettaa ehdot niin, että yksiköt jäävät vaiheeseen pidemmäksi tai lyhemmäksi aikaa ominaisuuden perusteella, tee seuraavat toimet. Näillä toimilla voit luoda vaihtoehtoisia säilytysaikoja.
    1. Tuo Vaihtoehtoinen säilytys -ikkuna näkyviin valitsemalla Lisää uusi.
    2. Valitse ominaisuuden nimi valikosta.
    3. Valitse operaattori luettelosta.
    4. Määritä ominaisuuden arvo. Määritettävät arvot vaihtelevat ominaisuuden mukaan.
    5. Valitse säilytysajan aloituspäivämääräksi Säilytyskanta.
    6. Määritä säilytysaika Säilytysaika päivää -kenttään vuosina, kuukausina ja päivinä. IBM Enterprise Records lisää tässä määritetyn arvon säilytyskantaan. Tulokseksi saatavana päivänä IBM Enterprise Records toteuttaa vaiheen toiminnon yksikölle.
    7. Lisää tämä vaihtoehtoinen säilytys nykyiseen aikatauluun valitsemalla Hyväksy ja palaa Vaiheen ominaisuudet -ikkunaan.
    8. Jatka lisäämällä vaihtoehtoiset säilytykset kullekin ehdolle valitsemalla Lisää uusi. IBM Enterprise Records täyttää tiedot edellisestä vaihtoehtoisesta säilytyksestä kaikkiin kenttiin niin, että voit muuttaa tarvittavia kenttiä. Voit tarvittaessa poistaa ehdon valitsemalla ensin vaihtoehtoisen säilytyksen Poista-valintaruudun ja valitsemalla sitten Käytä.
  8. Lopeta vaihe valitsemalla Hyväksy. IBM Enterprise Records lisää vaiheen ja tiedot aikataulun vaiheiden luetteloon.
  9. Voit lisätä muita vaiheita valitsemalla Lisää uusi. Muussa tapauksessa tee arkistostapoistoaikataulu valmiiksi valitsemalla Valmis.


Palaute

Päivitetty viimeksi: Marraskuu 2013
define_a_disposal_schedule.htm

© Copyright IBM Corp. 2013