Záznamy je možné deklarovat s použitím produktů Application Engine,
Workplace XT, IBM® Enterprise
Records, Integrace aplikací nebo
automaticky.
Deklaraci záznamů je možné provádět celou řadou způsobů, například takto:
- Pomocí produktu Application Engine nebo Workplace XT (elektronické a fyzické
záznamy).
- Pomocí produktu IBM Enterprise
Records (pouze fyzické záznamy) podle tématu o deklaraci fyzického záznamu.
- Pomocí aplikací Microsoft Outlook, Word, Excel, Power Point (vyžaduje instalaci funkce Integrace aplikací).
- Pomocí automatické deklarace záznamů s využitím událostí podle tématu o automatické deklaraci záznamů.
U základní instalace (Base) nebo instalace typu DoD deklarujte záznam ve svazku, složce záznamů nebo kategorii záznamu. U instalace typu PRO
deklarujte záznam ve složce záznamů nebo ve svazku. Chcete-li deklarovat záznam, zkontrolujte, zda entita, v níž deklarujete záznam, je
otevřená.
Pokud deklarujete záznam ve složce záznamů, tento záznam je automaticky přiřazen k aktivnímu svazku, který se nachází v této složce. Aktivním svazkem je vždy naposledy vytvořený svazek. Toto pravidlo platí, dokud svazek nezavřete. Pokud potřebujete deklarovat záznam v zavřeném svazku, znovu svazek otevřete a
ručně vyberte znovu otevřený svazek.
Důležité: Deklaraci záznamů si můžete usnadnit vytvořením šablon položek. Produkt IBM Enterprise
Records obsahuje ukázkovou šablonu položky pro deklaraci e-mailových záznamů.
Tuto šablonu můžete
použít pro deklaraci e-mailových záznamů z produktu Application Engine (další informace o importování ukázkové šablony
deklarace e-mailu naleznete v souboru README pro softwarový balík IBM Enterprise
Records). Produkt
IBM Enterprise
Records také obsahuje ukázkový sled prací pro deklaraci záznamů. Tento sled prací názorně ukazuje
profesionálům v oblasti vývoje softwaru, jak lze deklarovat dokument s použitím rozhraní API a sledu prací. Další informace naleznete v tématu Instalace ukázkového
sledu prací v příručce produktu IBM Enterprise
Records (Installation and Upgrade Guide).
Deklarace dokumentů jako záznamů
Pokud deklarujete dokument s více verzemi jako záznam, máte k
dispozici několik způsobů, jak vytvořit záznam pro řadu dokumentů.
Omezení: Poté, co uživatel záznamů deklaruje dokument jako záznam, jiní uživatelé, kteří nejsou uživateli záznamů již nemohou získat přístup k informační stránce dokumentu. Toto je záměrné omezení.
Chcete-li urychlit proces deklarace záznamů, průvodce
Deklarovat jako záznam a šablony položek Deklarovat jako záznam podporují automatické mapování hodnot
vlastností z dokumentu na záznam. Když je dokument deklarován jako záznam, symbolické názvy vlastnosti třídy dokumentů se porovnávají se symbolickými
názvy vlastnosti třídy záznamů. Pokud se názvy shodují, hodnota vlastnosti dokumentu je automaticky přiřazena hodnotě odpovídající vlastnosti záznamu. Pokud třída dokumentů například obsahuje vlastnost Barva a vlastnost Barva obsahuje také třída záznamů, pak je hodnota vlastnosti dokumentu automaticky mapována na vlastnost záznamu. Podobně, pokud deklarujete e-mailovou zprávu z aplikace Outlook s použitím výchozí třídy e-mailového
záznamu, budou hodnoty jako Předmět a Komu automaticky mapovány.
K mapování vlastností dochází, ať šablona položky
zobrazuje krok Nastavte vlastnosti záznamu nebo ne. Pokud deklarujete více verzí daného dokumentu, mapování
vlastností vychází z nejnovější verze dokumentu, který byl vybrán pro akci deklarace. Různé verze dokumentu mohou mít různé třídy a vlastnosti. Vlastnosti jsou vždy mapovány na základě vlastností pro poslední verzi dokumentu.
Následující pravidla popisují způsob, jakým mapování vlastností funguje
u vlastnosti, která je společná pro třídy dokumentů a záznamů:
- Pokud má vlastnost dokumentu nějakou hodnotu, zobrazuje se tato hodnota pro daný záznam automaticky jako výchozí hodnota.
- Pokud je vlastnost dokumentu prázdná (nedefinovaná), nezobrazuje se pro daný záznam žádná výchozí hodnota. Pokud zadáte hodnotu pro záznam, hodnota zůstane přiřazená jako hodnota záznamu a dokument nebude obsahovat pro danou vlastnost žádnou hodnotu.
- Pokud vlastnost třídy dokumentů není povinná a vlastnost třídy záznamů povinná je, administrátor změní vlastnost třídy dokumentů tak, aby byla povinná také pro dokument. Tato změna se provede v produktu IBM Administration
Console for Content Platform Engine a zajistí automatické vyplnění povinné vlastnost.
Důležité: Vlastnosti mohou být zastoupeny aliasy z jednoho úložiště objektů do jiného. Libovolné mapování vlastností vezme v úvahu
nastavení definované administrátorem pro mapování vlastností z jednoho úložiště objektů do jiného úložiště objektů.