IBM Enterprise Records, Versão 5.1.2    

Tarefas de Manutenção e Administração Contínuas

Existem informações abundantes disponíveis sobre algumas das tarefas de manutenção e administração contínuas que são específicas do IBM® Enterprise Records.

Consulte os sistemas FileNet P8 Administration Help a seguir para obter informações de administração adicionais:

Recomendações para Usar o IBM Administration Console for Content Platform Engine

Há inúmeras tarefas que um administrador pode executar usando IBM Administration Console for Content Platform Engine. Estas tarefas (tais como configuração de auditoria) estão documentadas neste sistema de ajuda on-line. No entanto, não é possível usar IBM Administration Console for Content Platform Engine para outras ações devido à distorção de dados e a outros sérios problemas que podem ocorrer. Especificamente, não execute as ações a seguir usando o IBM Administration Console for Content Platform Engine:

Esta lista não é completa. Execute apenas as tarefas que estão documentadas na ajuda on-line. A execução de outras ações usando o IBM Administration Console for Content Platform Engine pode causar distorção de dados e outros graves problemas.

O Guia de Instalação e Upgrade do IBM Enterprise Records pode incluir instruções de uso do IBM Administration Console for Content Platform Engine para executar operações que um administrador executa durante uma instalação ou upgrade. Exemplos incluem:

Configuração do Armazenamento de Objetos

Configure armazenamentos de objeto separados para o planejamento de arquivos e documentos que são declarados como registros. Um armazenamento de objetos de plano de arquivos contém a estrutura do planejamento de arquivos, enquanto o armazenamento de objeto ativado por registros contém documentos, sendo que alguns deles são declarados como registros. Há muitos usuários com acesso ao ROS que não têm acesso às entidades que compõem seu planejamento de arquivos no FPOS. Você pode ter mais de um ROS associado a um FPOS.

Excluindo um Armazenamento de Objetos

Após você configurar o planejamento de arquivos e iniciar a declaração de registros, poucas mudanças precisarão ser feitas no armazenamento de objeto de produção. Se for necessário excluir um armazenamento de objeto após uma declaração de registro, há um procedimento específico para evitar problemas com a declaração de registros em um novo armazenamento de objeto. Esse procedimento consiste em limpar as preferências do Workplace antes de excluir o armazenamento de objeto.

Para limpar as preferências do Workplace:
  1. Efetue sign in no Local de Trabalho como um administrador de sistema e selecione Admin na barra lateral.
  2. Selecione Preferências do Site.
  3. Selecione Armazenamentos de Objetos na barra lateral e selecione o armazenamento de objetos que deseja excluir.
  4. Clique em Restaurar seguido por Aplicar para reconfigurar as preferências para a configuração padrão.
  5. Agora é possível excluir o armazenamento de objetos antigo.

Se um armazenamento de objeto for excluído antes da reconfiguração de preferências de site e usuário, você verá uma mensagem ao acessar o armazenamento de objeto. Essa mensagem explica qual FPOS é selecionado e por quê. Também há um link para configurar o FPOS necessário. O sistema seleciona um armazenamento de objeto de acordo com as diretrizes a seguir.

Se você excluir o armazenamento de objetos antes de limpar as preferências, deve limpar todas as preferências. Exclua, renomeie ou mova o arquivo bootstrap.properties. Ele é reconstruído automaticamente.

Tarefas de Manutenção do Sistema

As tarefas de manutenção do sistema IBM Enterprise Records a seguir são típicas das tarefas executadas na maioria dos sites. Use a lista de verificação no gráfico a seguir como um guia para determinar quando você pode precisar executar tarefas de manutenção do sistema específicas para o IBM Enterprise Records.

Tabela 1. Tarefas de Manutenção do Sistema
Diário Semanal Mensal Conforme Necessário
Monitorar Log de Varredura Exportando Logs de Auditoria Arquivar/excluir log de Varredura Resolução de Problemas Configurando a Criação de Log

Gerenciando Documentos do IS como Registros

O servidor Mecanismo de Plataforma de Conteúdo pode ser ativado para usar um servidor FileNet Image Services como dispositivo de armazenamento de conteúdo fixo ou como um dispositivo de captura de alto volume. Isso significa que o conteúdo de um documento do Mecanismo de Plataforma de Conteúdo pode ser armazenado em um servidor FileNet Image Services como um documento do FileNet Image Services. O recurso opcional que ativa este recurso é denominado Content Federation Services for Image Services (CFS-IS).

Ao usar um sistema CFS-IS com IBM Enterprise Records, não configure uma data de expiração nos documentos que são armazenados em um sistema FileNet Image Services. Não há uma maneira automatizada de o usuário administrativo do CFS-IS no sistema FileNet Image Services diferenciar entre documentos do IBM Enterprise Records que são colocados em suspensão e que não podem ser excluídos e documentos que podem ser excluídos.

Em alguns casos, as operações que podem ser executadas nesses documentos dependem de como o documento do FileNet Image Services foi inserido no sistema e se as propriedades do documento do FileNet Image Services são propagadas para o servidor Mecanismo de Plataforma de Conteúdo. Quando o servidor FileNet Image Services é usado como um dispositivo de armazenamento de conteúdo fixo, o conteúdo do documento é incluído no servidor FileNet Image Services usando aplicativos CE. Esses documentos são chamados de documentos CE-IS Tipo A neste tópico. Quando o servidor FileNet Image Services é usado como um dispositivo de captura de alto volume, o conteúdo do documento é incluído no servidor FileNet Image Services usando aplicativos FileNet Image Services. Esses documentos são chamados de documentos CE-IS Tipo B.

Usando o IBM Enterprise Records, você pode gerenciar estes documentos como registros de maneira muito semelhante a como gerencia outros documentos CE como registros. Esta seção descreve algumas diferenças comportamentais do IBM Enterprise Records durante o trabalho com esses tipos de documentos. Esta seção também inclui outras informações das quais você deve ter conhecimento ao gerenciar esses tipos de documentos.

Considerações sobre Configuração

Declaração Automática de Registros

É possível definir uma assinatura para que quando documentos do FileNet Image Services forem migrados para o armazenamento de objeto, eles sejam automaticamente declarados como registros. Para fazer essa declaração automática, certifique-se de que a classe de documento para os documentos migrados assine a ação de evento e a ação de evento acione o evento Check-in. Para obter informações adicionais, consulte o tópico da ajuda Configurando a Autodeclaração de Registros.

Segurança do Documento IS

Se um documento do FileNet Image Services estiver acessível por meio de aplicativos Image Services ou APIs, não haverá mecanismos do CE para evitar que o documento seja alterado ou excluído. Mesmo se ele for declarado como um registro. Portanto, trabalhe com o administrador do sistema do FileNet Image Services para garantir que a segurança do FileNet Image Services seja configurada corretamente para modificação e exclusão de documento do IS.

Retenção de Documento do FileNet Image Services

As classes de documento do FileNet Image Services incluem parâmetros de retenção que especificam quando documentos podem ser excluídos. O IBM Enterprise Records não interage com estas configurações de retenção do IS. Portanto, trabalhe com o administrador do sistema do FileNet Image Services para garantir que essas configurações de retenção sejam feitas corretamente para que os documentos do FileNet Image Services declarados como registros não sejam excluídos devido às configurações de retenção.

Outras Considerações

Declarando Registros

É possível declarar documentos do FileNet Image Services catalogados no CE usando quaisquer mecanismos de declaração disponíveis. Por exemplo, essa declaração pode ser do Workplace, MS Office, MS Outlook, ações de evento, fluxos de trabalho e API Java do IBM Enterprise Records. Não é possível selecionar um único elemento em um documento de elementos múltiplos para ser um registro. Se um documento com diversos elementos é declarado como um registro, então todos os elementos são considerados como parte do registro.

Um usuário não de Registro, que tem acesso a um documento, não pode acessar a página de informações do documento após um usuário de Registro declarar esse documento como um Registro. Esta limitação no acesso de um usuário não de Registro é definida pelo design.

Atualizações de Propriedade de Registro

Se a catalogação estiver ativada no servidor FileNet Image Services, as propriedades do documento do FileNet Image Services que são mapeadas para as propriedades do documento do CE são armazenadas nos servidores FileNet Image Services e CE. Todas as atualizações de propriedade do documento do FileNet Image Services são automaticamente propagadas para o documento do CD associado. No entanto, as atualizações de propriedade do documento do CE não afetam as propriedades do registro associado ao documento.

Executando uma Procura Baseada em Conteúdo para um Registro

Se um documento for um CE-IS Tipo A, uma procura baseada em conteúdo localizará o registro associado ao documento. Esse recurso é verdadeiro se o CBR estiver configurado no armazenamento de objeto no qual o documento existe. No entanto, se o documento for um CE-IS Tipo B, uma procura baseada em conteúdo não localizará o documento.

Excluindo um Registro

Quando você exclui um registro, o documento do CE correspondente também é excluído. Se o conteúdo do documento do CE for armazenado no cache permanente do servidor FileNet Image Services, e não na mídia de armazenamento, a exclusão removerá o documento do FileNet Image Services do cache. No entanto, se o conteúdo do documento do CE for armazenado na mídia de armazenamento do servidor FileNet Image Services, a exclusão de um registro não removerá o conteúdo da mídia. Para obter mais informações sobre como dados do documento são excluídos de um servidor FileNet Image Services, incluindo informações sobre como apagar a mídia de armazenamento do FileNet Image Services, veja Documentos e Pastas Expirados na seção Visão Geral de Manutenção de Banco de Dados do IBM FileNet Image Services System Administrator's Handbook.

Copiando e Importando Registros

Quando você copia um registro, ele, seu documento do CE associado e o documento do IS associado são copiados. Em todos os casos, a operação de cópia do registro resulta em um documento CE-IS Tipo A, mesmo se o documento original era um CE-IS Tipo B.

O mesmo é verdade quando você importa um registro. O documento associado do registro importado é sempre um documento CE-IS Tipo A, mesmo se ele era um documento CE-IS Tipo B quando você o exportou.

Monitorando o Desempenho do Sistema

Durante o ciclo de desenvolvimento, monitore o desempenho do sistema para assegurar que sua implementação seja executada com o máximo de eficiência possível. Use o IBM System Dashboard para Enterprise Content Management, que fornece um mecanismo centralizado para coletar e distribuir dados de desempenho em produtos de software IBM FileNet instalados e independentes de sistema operacional. Os dados de desempenho reunidos podem ser disponibilizados para as funções padrão do IBM System Dashboard para Enterprise Content Management para uso em sites que não foram padronizados em um console de gerenciamento. Para obter informações sobre como usar o IBM System Dashboard para Enterprise Content Management, consulte Usando o IBM System Dashboard para Enterprise Content Management.

Resolução de Problemas

O IBM FileNet P8 Troubleshooting Guide contém informações sobre a resolução de problemas dos componentes da plataforma do FileNet P8, incluindo IBM Enterprise Records, Mecanismo de Plataforma de Conteúdo, Application Engine e Workplace. Para fazer download da documentação a partir da página de suporte IBM, consulte o link externo no final deste tópico.



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Última atualização: novembro de 2013
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