Os recibos permitem controlar os utilizadores com cópias de registos classificados. Contudo, também pode criar recibos para registos não classificados. O recibo controla a
localização de um documento classificado, mas o próprio recibo não é classificado.
Se um recibo for um documento em papel, pode declarar o
mesmo como um registo físico. Para obter mais informações, consulte o tópico sobre declarar um registo físico. Pode digitalizar um recibo e declarar a
imagem digitalizada como um registo electrónico ou criar um
documento de texto electrónico e declarar este como um
registo. Se pretender declarar o recibo como registo classificado, consulte o tópico sobre declarar um registo classificado.
Ao declarar um recibo como um registo está a associar o
recibo ao registo que pretende rastrear.
Para declarar um recibo como um registo:
- Comece por declarar o recibo como um registo, tal como
procederia para qualquer outro documento.
- No passo Definir propriedades,
faça clique em ReceiptOf.
- Aceda ao registo classificado que o recibo controla e seleccione o mesmo.
- Execute o processo de declaração de registos, tal como
procederia para outro documento.
Após declarar um recibo como registo, a vista Propriedades do recibo apresenta o nome
do registo que controla no campo ReceiptOf.
Pode alterar o valor fazendo clique em ReceiptOf ou desmarque a
atribuição fazendo clique em Limpar.
Na vista Detalhe de um registo, a secção Detalhes de registos adicionais inclui um
campo Estado do recibo que apresenta um dos estados seguintes:
- Nenhum: o registo não foi definido como recibo de nenhum outro registo.
- Anexado: o registo ao qual o recibo está anexado não sofreu
uma alteração de estado; o recibo permanece anexado ao registo que está a ser controlado.
- Elemento ascendente transferido: o registo associado foi
transferido pelo processo de eliminação normal.
- Elemento ascendente destruído: o registo associado foi
eliminado pelo processo de eliminação normal.
- Elemento ascendente desclassificado: um utilizador autorizado
desclassificou o registo associado.
- Elemento ascendente desactualizado: um utilizador autorizado
reduziu o nível do registo associado.
- Elemento ascendente eliminado: o
registo associado foi eliminado manualmente.
O termo "ascendente" refere-se ao registo associado ao
recibo e não a uma pasta.
Atenção: O campo
Estado do recibo
apresenta a indicação "Nenhuma" se o registo não for um
recibo. A vista das propriedades de um registo confidencial
apresenta os nomes dos recibos que estão anexados aos
mesmos (caso existam). O campo Estado do recibo de um
registo classificado apresenta a indicação "Nenhuma" porque
um registo com recibos anexados não pode ser o recibo de
outro registo. Um registo pode ter vários recibos, mas um
recibo apenas pode ser anexado a um registo.
- Não é possível destruir um recibo que ainda esteja
anexado a um registo confidencial activo.
- Quando é reduzido o nível de um registo ou este é
desclassificado, a ligação para o recibo é eliminada. Se
pretender continuar a rastrear o registo, tem de declarar
um novo registo como recibo para o registo desclassificado
ou cujo nível foi reduzido.