授权用户可以定义处理调度并将其与记录类别、记录文件夹或记录类型进行关联。记录主管或者记录管理员可以定义处理调度。在 PRO 数据模型中,记录主管、记录管理员或审阅员均可以将处理调度分配给实体。在 Base 和 DoD 数据模型中,记录主管或记录管理员而可以将处理调度分配给实体。
关于此任务
处理调度具有多个阶段,其中受影响的实体包括在处理步骤(例如审阅、导出、转移或销毁)中。处理调度不需要多个阶段,但是其一般包括两个阶段:
- 结束实体活动的截止阶段。
- 截止后指定最终处理的阶段。
如果“
用户首选项”中
处理调度向导的显示设置设为
简单,那么调度缺省为一个使用自动销毁操作(无保留时间)的阶段。有关更多信息,请参阅“用户和站点首选项”主题。
过程
如何定义处理调度:
- 选择处理选项卡。
- 单击处理调度。
- 单击添加处理调度。
限制: 如果“用户首选项”中处理调度向导的显示设置设为简单,那么“步骤”面板不会显示设置阶段。
- 输入调度的名称和描述 描述是可选的。
- 输入负责处理实体的权限的名称,然后单击下一步。 该字段是可选字段。
- 单击相应的单选按钮以选择启动截止的触发器。 如果“用户或站点首选项”中处理调度向导的显示设置设为简单,那么仅有的可能触发器是内部事件触发器。
- 对于日历日期,您可以输入日期或者使用日历控件。此操作适用于常规处理调度。
- 对于预定义日期、内部事件、外部事件或重现事件,可以从菜单中选择项。这些项是先前在 IBM® Enterprise
Records 的配置选项卡中创建的。
单击显示详细信息以显示触发器的详细信息。有关添加触发器的更多信息,请参阅关于添加日期和事件的主题。
- 设置截止偏移。 请参阅后面在此主题中出现的“设置截止和截止偏移”部分,以获取更多详细信息。
- 设置触发实体截止的条件。 截止可以为自动,也可以需要核准。要获得核准,请指定处理截止操作。对于自动截止,请勿指定处理截止操作。如果“用户和站点首选项”中处理调度向导的显示设置设为简单,那么不会显示处理截止操作。
- 每项截止操作都是先前在 IBM Enterprise
Records 的配置选项卡中添加的,并有相关联的工作流程。附加任何偏移的截止完成后,处理扫描将自动启动该工作流程。对于正常处理调度,处理截止操作菜单仅包含属于截止操作类型的那些操作。有关这些操作的更多信息,请参阅“操作”主题。
- 如有需要,修改截止基准以指定截止基准日期。 截止基准菜单提供了一组 IBM Enterprise
Records 日期属性,这些属性根据各个 IBM Enterprise
Records 实体属性来计算截止日期。
设置截止偏移。请参阅后面在此主题中出现的“设置截止和截止偏移”部分,以获取更多详细信息。
- 如果“用户或站点首选项”中处理调度向导的显示设置设为详细,请单击下一步。此操作会为当前调度创建一个或多个保留期(称为阶段)。如果您单击完成,那么与处理调度关联的实体没有特定的保留期。如果“用户首选项”中处理调度向导的显示设置设为简单,请单击完成。只有一个阶段使用“自动销毁”操作 RMAutoDestroyAction。是否需要屏幕设置为 false。
缺省保留时间为 0 年 0 月 0 天。不自动创建备用保留时间。
结果
设置截止和截止偏移
在 IBM Enterprise
Records
中,可通过对阶段设置保留时间或通过设置截止偏移来定义保留期。
如果不存在任何指定的截止偏移并且已设置阶段保留期,那么当事件条件为 true 时,扫描会对实体执行截止操作。如果要对其执行截止操作的实体为容器,那么还会关闭此容器,从而防止添加新记录。然后,会按截止日期加对阶段定义的保留期来计算保留时间。根据不同调度配置,下列规则适用于计算截止日期:
- 使用内部事件触发器以及设置为实体属性的截止基准日期
截止日期是截止基准日期的值。
- 使用日期类型的事件触发器(外部事件或预定义的日期)以及设置为事件日期的截止基准日期
截止日期是事件触发器的日期。
- 使用内部事件触发器以及设置为事件日期的截止基准日期
截止日期是运行扫描的日期。
- 同时使用日期类型的事件触发器(外部事件或预定义的日期)以及设置为实体属性的截止基准日期
截止日期是这两个日期中稍迟的那个日期。
当使用截止事件偏移时,在达到此偏移期末尾之前,不会截止实体。因此,在保留期中,容器保持打开状态。根据不同调度配置,下列规则适用于计算截止日期:
- 使用内部事件触发器以及设置为实体属性的截止基准日期
截止日期是截止基准日期的值加截止偏移。
- 使用日期类型的事件触发器(外部事件或预定义的日期)以及设置为事件日期的截止基准日期
截止日期是事件触发器的日期加截止偏移。
- 使用内部事件触发器以及设置为事件日期的截止基准日期
截止日期是运行扫描的日期加截止偏移。
要点: 由于使用这最后一个配置时,对调度的任何更新(例如其名称)都会触发截止日期和新扫描运行日期以及偏移的扫描重新计算,从而推迟截止,所以请不要使用此配置。如果没有任何记录属性可用于截止基准日期,那么对阶段使用保留时间是更可取的。
如果“用户或站点首选项”中“处理调度向导”的显示设置设为简单,那么调度缺省为在阶段上无保留时间。调度还改用偏移机制来定义保留时间。
设置阶段
将阶段与处理调度关联允许在不同间隔对实体执行不同的操作。每个阶段均为实体指定处理操作和保留期。例如,要在处理前审阅实体,请在处理调度中添加两个阶段。第一个阶段指定实体的审阅,第二个阶段指定实体的处理。IBM Enterprise
Records 将按照您将阶段添加到处理调度的顺序来运行该调度中的多个阶段。
您还可以在阶段内定义多个备用保留时间。备用保留可根据属性值来提供变量保留期。如果未将任何备用保留条件设置为
true,那么 IBM Enterprise
Records 将使用缺省保留期。如果多个备用保留条件为 true,那么 IBM Enterprise
Records 将应用保留期最长的备用保留。
要点: 备用保留时间的数目或其条件的复杂性将影响保留计算的性能。
After IBM Enterprise
Records 对实体应用截止操作后,处理调度的第一个阶段将应用于该实体。在第一阶段的保留期后期,实体到期要进行与阶段关联的处理操作。IBM Enterprise
Records 完成相关联的处理操作,调度中的下一个阶段将在授权用户核准后开始。
要在处理调度中添加阶段,请执行下列操作:
- 单击添加新项以打开“阶段属性”页面。
- 为阶段输入名称和描述。
- 从菜单中选择“阶段操作”。
- 操作是先前在 IBM Enterprise
Records 的配置选项卡中创建的。
- IBM Enterprise
Records 将在此阶段的后期对实体完成操作。
- 每项操作都包含预定义的工作流程,IBM Enterprise
Records 将为该操作启动该工作流程。
限制: 用于转移或销毁实体的阶段是最终阶段。您无法在这些操作类型后添加其他阶段。
- 在是否需要进行筛滤字段中,请选择 true,以在启动与每个阶段关联的工作流程之前审阅实体。如果不需要进行筛滤,请选择 false。
- 对于此阶段,如果要选择转移、导出或过渡转移操作,请在导出目标字段输入一个位置。
该位置可以是:
- 在远程服务器上。例如,\\服务器名称\文件夹名称。
- 本地驱动器上的文件夹。例如,本地驱动器:\文件夹名称。
- 在该阶段指定实体的“缺省保留时间”。如果您不分配备用保留期,那么值为必需。
- 要设置条件以便实体根据属性在阶段中保留相对较长或较短时间,请完成以下步骤。这些步骤会创建备用保留期。
- 单击添加新项以显示“备用保留”窗口。
- 从菜单中选择属性名。
- 从列表中选择运算符。
- 指定属性值。输入的值取决于属性。
- 选择保留基准作为保留期的起始日期。
- 以年、月和日为单位指定保留期天数。IBM Enterprise
Records 会将此处指定的值添加到“保留基准”。在结果日期,IBM Enterprise
Records 将阶段操作应用于实体。
- 单击接受以将该备用保留添加至当前调度并返回“阶段属性”窗口。
- 通过单击添加新项继续为每个条件添加备用保留。IBM Enterprise
Records 将在所有字段中填充来自先前备用保留的数据,以便您更改必填字段。如有必要,您可以选中备用保留的除去复选框,然后单击应用以除去该条件。
- 单击接受以完成该阶段。IBM Enterprise
Records 会将该阶段和详细信息添加至调度中的阶段列表。
- 要添加更多阶段,请单击添加新项。否则,单击完成以完成处理调度。