Hi ha molta informació disponible per a l'usuari sobre les tasques de manteniment i d'administració constants que específiques de IBM® Enterprise Records.
Consulteu els següents sistemes d'ajuda sobre l'administració del FileNet P8 per obtenir informació d'administració addicional:
Hi ha diverses tasques que l'administrador pot realitzar fent servir l'IBM Administration Console per a Content Platform Engine. Aquestes tasques (com ara la configuració de l'auditoria) es documenten en aquest sistema d'ajuda en línia. Això no obstant, No podeu utilitzar IBM Administration Console per a Content Platform Engine per a altres accions perquè es poden produir corrupcions de dades i altres problemes seriosos. En concret, no realitzeu les accions següents amb IBM Administration Console per a Content Platform Engine:
Aquesta llista no és exhaustiva. Realitzeu només les tasques que es document a l'ajuda en línia. Si es realitzen altres accions mitjançant l'IBM Administration Console per a Content Platform Engine, es poden malmetre les dades i es poden produir altres problemes seriosos.
La Guia d'instal·lació i actualització de l'IBM Enterprise Records pot incloure instruccions per utilitzar l'IBM Administration Console per a Content Platform Engine per efectuar operacions que realitza un administrador durant una instal·lació o actualització. En són exemples:
Configureu magatzems d'objectes independents per al pla de fitxers i documents que es declaren com a registres. Un magatzem d'objectes de pla de fitxers conté l'estructura del pla de fitxers, mentre que el magatzem d'objectes habilitat per a registres conté documents, alguns dels quals declarats com a registres. Hi ha molts usuaris amb accés al ROS que no tenen accés a les entitats que conformen el pla de fitxers a l'FPOS. Podeu tenir més d'un ROS associat amb un FPOS.
Un cop configurat el pla de fitxers i iniciada la declaració de registres, hi ha canvis mínims a un magatzem d'objectes de producció. Si és necessari suprimir un magatzem d'objectes després de la declaració de registres, hi ha un procediment concret per evitar problemes a l'hora de declarar registres a un magatzem d'objectes nou. Aquest procediment consisteix a esborrar les preferències del Workplace abans de suprimir el magatzem d'objectes.
Si se suprimeix un magatzem d'objectes abans de restaurar el lloc i les preferències d'usuari a un altre magatzem d'objectes, apareix un missatge quan accediu al magatzem d'objectes. En aquest missatge s'explica quin FPOS se selecciona i per què. També hi ha un enllaç per configurar l'FPOS necessari. El sistema selecciona un magatzem d'objectes en funció de les directrius següents.
Si suprimiu el magatzem d'objectes abans d'esborrar les preferències, cal que depureu totes les preferències. Suprimiu, reanomeneu o moveu el fitxer bootstrap.properties. Es torna a generar automàticament.
Les següents tasques de manteniment del sistema de l'IBM Enterprise Records són les que es realitzen habitualment a la majoria de llocs. Utilitzeu la llista de comprovació del gràfic següent com a guia per determinar quan cal realitzar tasques de manteniment del sistema específiques per a l'IBM Enterprise Records.
Diària | Setmanal | Mensual | Segons calgui |
---|---|---|---|
Registre de supervisió d'escombratge Còpia de seguretat IBM Enterprise Records Configuració de fitxers | Exportació dels registres d'auditoria | Registre d'arxivament/supressió d'escombratge | Resolució de problemes Configuració del registre |
El servidor del Content Platform Engine es pot habilitar per utilitzar un servidor del FileNet Image Services com a dispositiu d'emmagatzematge de contingut fix o com a dispositiu de captura de volums alts. Això significa que el contingut d'un document Content Platform Engine es pot emmagatzemar a un servidor FileNet Image Services com a document FileNet Image Services. La característica opcionals que habilita aquesta prestació s'anomena Content Federation Services for Image Services (CFS-IS).
Quan utilitzeu un sistema CFS-IS amb l'IBM Enterprise Records, no definiu una data de caducitat als documents que s'emmagatzemen en un sistema amb l'FileNet Image Services. No hi ha cap forma automatitzada perquè l'usuari administratiu del CFS-IS al sistema amb l'FileNet Image Services pugui diferenciar entre els documents IBM Enterprise Records que es troben en espera i no es poden suprimir i els documents que es poden suprimir.
En alguns casos, les operacions que podeu efectuar en aquests documents depenen de com s'ha introduït el document de l'FileNet Image Services al sistema i de si les propietats del document de l'FileNet Image Services es propaguen al servidor de l'Content Platform Engine. Si el servidor de l'FileNet Image Services s'utilitza com a dispositiu d'emmagatzematge de contingut fix, el contingut de document s'afegeix al servidor de l'FileNet Image Services mitjançant l'aplicació del CE. En aquest tema, els aquests documents s'anomenen documents CE-IS Tipus A. Si el servidor de l'FileNet Image Services s'utilitza com a dispositiu de captura de volums alts, el contingut del document s'afegeix al servidor de l'FileNet Image Services mitjançant les aplicacions de FileNet Image Services. Aquests documents s'anomenen documents de CE-IS Tipus B.
Amb l'IBM Enterprise Records, podeu gestionar aquests documents com a registres de manera molt semblant a com gestioneu altres documents del CE com a registres. En aquesta secció es descriuen algunes diferències de comportament de l'IBM Enterprise Records quan es treballa amb aquests tipus de documents. En aquesta secció també s'inclou altra informació que heu de conèixer per gestionar aquests tipus de documents.
Podeu definir una subscripció com ara que quan els documents de l'FileNet Image Services es migrin al magatzem d'objectes, es declarin automàticament com a registres. Per aconseguir aquesta declaració automàtica, assegureu-vos que la classe de document per als documents migrats subscriu l'acció d'incidència i que l'acció d'incidència activa la incidència Ingressa. Per obtenir més informació,consulteu el tema d'ajuda de configuració de la declaració automàtica de registres.
Si es pot accedir al document de l'FileNet Image Services a través de les aplicacions Image Services o les API, no hi ha mecanismes de CE que impedeixin que el document es modifiqui o s'elimini. Fins i tot si aquest està declarat com a registre. Per tant, treballeu amb l'administrador del sistema de l'FileNet Image Services per garantir que la seguretat de l'FileNet Image Services es configuri de manera adequada per a la modificació i supressió de documents de l'IS.
les classes de documents de FileNet Image Services inclouen retenció de paràmetres que especifiquen quan es poden suprimir els documents. L'IBM Enterprise Records no interactua amb aquests paràmetres de retenció de l'IS. Per tant, treballeu amb l'administrador del sistema de FileNet Image Services per garantir que aquests paràmetres de retenció es defineixen de forma adequada per tal que els documents de FileNet Image Services que es declaren com a registres no s'eliminin a causa dels paràmetres de retenció.
Podeu declarar documents de FileNet Image Services catalogats al CE mitjançant mecanismes de declaració disponibles. Per exemple, aquesta declaració pot venir de Workplace, MS Office, MS Outlook, accions d'incidències, fluxos de treball i del Java API de l'IBM Enterprise Records. No podeu seleccionar un element individual d'un document de diversos elements perquè sigui un registre. Si es declara un document de diversos elements com a registre, tots els elements es consideren part del registre.
Un usuari que no sigui de registre, que tingui accés a un document, no pot accedir a la pàgina d'informació del document després que un usuari declari el document com a document de registre. Aquesta limitació en l'accés d'un usuari que no sigui de registre està determinada per disseny.
Si s'habilita la catalogació al servidor de FileNet Image Services, les propietats de document de FileNet Image Services s'assignen les propietats de documents de CE emmagatzemats tant al FileNet Image Services i a servidors del CE. Qualsevol actualització de propietats de documents de FileNet Image Services es propaga automàticament als documents de CE associats. Això no obstant, les actualitzacions de propietats de documents del CE no afecten les propietats del registre associat a aquest document.
Si un document és un document de CE-IS tipus A, amb una cerca basada en el contingut es troba el registre associat al document. Aquesta capacitat és certa si el CBR es configura al magatzem d'objectes en el qual se troba el document. Això no obstant, si el document és un document de CE-IS tipus B, amb una cerca basada en el contingut no es troba el document.
Quan suprimiu un registre, també se suprimeix el document de CE corresponent. Si el contingut del document de CE s'emmagatzema a la memòria cau permanent del servidor de FileNet Image Services i no al suport d'emmagatzematge, la supressió elimina el document de FileNet Image Services de la memòria cau. Això no obstant, si el contingut del document de CE s'emmagatzema al suport d'emmagatzematge del servidor de FileNet Image Services, la supressió d'un registre no resulta en l'eliminació del contingut del suport. Per obtenir més informació sobre com se suprimeixen les dades de documents des d'un servidor de FileNet Image Services, incloent-hi informació sobre la supressió de suports d'emmagatzematge de FileNet Image Services, consulteu Expired Documents and Folders a l'apartat Database Maintenance Overview de IBM FileNet Image Services System Administrator's Handbook.
Quan es copia un registre, es copia el registre però també el seu document de CE associat i el seu document d'IS. En tots els casos, l'operació de còpia del registre resulta en un document de CE-IS tipus A, encara que el document original fos un document de CE-IS tipus B.
El mateix passa quan importeu un registre. El document associat del registre importat sempre és un document de CE-IS tipus A, encara que fos un document de CE-IS tipus B quan heu iniciat l'exportació.
Durant el cicle de desenvolupament, voldreu supervisar el rendiment del sistema per assegurar-vos que la implementació s'executa de la manera més efectiva possible. Utilitzeu l'IBM System Dashboard per a Enterprise Content Management, que proporciona un mecanisme centralitzat per recopilar i distribuir dades de rendiment als productes de programari d'IBM FileNet instal·lats, independentment del sistema operatiu. Les dades de rendiment recopilades es poden posar a disposició de les funcions de l'IBM System Dashboard per a Enterprise Content Management predeterminades per utilitzar-les als llocs que no s'han estandarditzat en una consola de gestió. Per obtenir informació sobre la utilització de l'IBM System Dashboard per a Enterprise Content Management, consulteu Utilització de l'IBM System Dashboard per a Enterprise Content Management.
L'IBM FileNet P8 Troubleshooting Guide conté informació sobre la resolució d eproblemes amb els components de la plataforma P8 de FileNet, incloent-hi l'IBM Enterprise Records, el Content Platform Engine, Application Engine i Workplace. Per baixar la documentació de la pàgina de suport d'IBM, consulteu l'enllaç extern al final d'aquest tema.