IBM Enterprise Records, 버전 5.1.2    

실제 레코드 선언

시스템에 DoD 분류 데이터 모델을 사용하도록 설정된 오브젝트 저장소가 있는 경우, 먼저 실제 레코드의 분류 여부를 나타냅니다. 다음 프로시저는 분류되지 않은 실제 레코드에 적용됩니다.

이 태스크 정보

분류된 실제 레코드를 선언하려면 분류된 실제 레코드 선언 주제를 참조하십시오. IBM® Enterprise Records에서 실제 레코드를 선언하려면 입력 템플리트를 사용할 수 있습니다. 입력 템플리트에 파일 계획 위치가 포함되면, 사용자가 선언 수행을 시작한 위치에서 실제 레코드가 선언됩니다. 또한 레코드는 템플리트에 지정된 모든 위치에서도 선언됩니다. 레코드 운영자 또는 레코드 관리자는 Application Engine 또는 Workplace XT에서 입력 템플리트 추가 도구를 사용하여 실제 레코드 선언 템플리트를 작성하거나 수정할 수 있습니다. 입력 템플리트에 대한 자세한 정보는 입력 템플리트 작성 주제를 참조하십시오. 다음 절차에서는 기본 IBM Enterprise Records 실제 레코드 선언 템플리트를 사용하고 있는 것으로 가정합니다.

프로시저

IBM Enterprise Records에서 실제 레코드를 선언하려면 다음을 수행하십시오.

  1. IBM Enterprise Records에서 파일 계획의 적절한 위치로 이동하고 실제 레코드 선언을 클릭하십시오.
  2. 선택 마법사 페이지에 분류되지 않은 레코드 선언 단일 선택 단추가 표시되면, 이 단추를 선택하고 다음을 클릭하십시오.
  3. 사용할 입력 템플리트의 이름 아래에 있는 선택을 클릭하십시오.

결과

특성을 설정하려면 다음을 수행하십시오.

  1. 특성 필드에 필수 정보를 제공합니다. 필드는 사용한 클래스에 따라 달라집니다. 예를 들어, 기본 마커 레코드 클래스의 필수 필드는 다음과 같습니다.
    • 매체 유형: 예: CD 및 비디오 카세트
    • 형식: CDR 및 VHS
    • 작성자/기안자: 실제 레코드를 작성하거나 소유한 사람의 이름
    • 주제: 실제 레코드에 대한 간단한 설명
    • 공개 날짜: 실제 레코드가 작성된 날짜
    • 홈 위치: 실제 레코드의 현재 위치. 이 링크를 클릭하면, 마법사에서 위치 목록을 표시하는 페이지가 열립니다. 필요한 위치 아래에서 선택을 클릭합니다. 마법사에서 페이지가 닫히고 특성 설정 단계로 돌아갑니다.
  2. 선언하는 레코드가 분류된 레코드의 영수증인 경우, ReceiptOf를 클릭하십시오. 영수증이 지시하는 분류된 레코드를 찾아서 선택하십시오. 자세한 정보는 영수증 주제를 참조하십시오.
  3. 필수 정보를 입력한 후 완료를 클릭하십시오.
  4. 선언할 추가 레코드가 있을 경우 입력 템플리트를 다시 선택하십시오. 마쳤으면 종료를 클릭하십시오.

Application Engine 또는 Workplace XT에서 실제 레코드를 선언하려면 다음을 수행하십시오.

  1. 문서를 추가하십시오. 파일 선택 단계에서 없음을 파일 형식으로 선택하십시오.
  2. 확인 페이지에서 레코드로 선언을 클릭하십시오.
  3. 분류되지 않은 레코드 옵션을 선택하십시오. 분류된 레코드는 분류된 실제 레코드 선언 주제를 참조하십시오.
  4. 승인을 클릭하여 마법사를 사용하거나 선택을 클릭하여 입력 템플리트를 사용하십시오.
    • 입력 템플리트의 경우, FPOS 오브젝트 저장소의 Records Management/Templates 폴더로 이동하고 입력 템플리트를 선택한 후 승인을 클릭하십시오. 관리자가 설계한 템플리트를 선택하십시오. IBM Enterprise Records에서 사용된 기본 템플리트는 Application Engine 또는 Workplace XT에서 사용할 수 없습니다. 이 제한은 파일 계획 위치가 이미 선택되었다고 가정합니다.
    • 카탈로그 레코드 마법사를 사용하려면 다음 단계를 완료하십시오.
  5. 클래스 선택을 클릭하고 해당 클래스를 선택하십시오. 기본적으로, 모든 FPOS 오브젝트 저장소는 마커 레코드 클래스를 제공합니다. 관리자가 제공한 다른 선택사항이 있을 수 있습니다.
  6. 파일 계획 위치 선택을 클릭하고 해당 엔티티로 이동하십시오. 실제 레코드는 하나의 실제 위치에만 있을 수 있으므로, 하나의 파일 계획 위치만 선택하십시오. 위치 옵션은 혼성 폴더, 상자 또는 실제 레코드 폴더입니다.
  7. 해당 엔티티의 확인란을 선택하고 선택에 추가를 클릭하십시오.
    • 기본 찾아보기 보기를 사용하는 대신, 이전에 작성된 바로 가기에서 선택할 수 있습니다. 사이드바에서 바로 가기를 클릭하십시오.
    • 또한 이름을 기준으로 카테고리 또는 폴더를 검색할 수 있습니다. 사이드바에서 검색을 클릭하십시오.
    • 선택한 파일 계획 위치에 엔티티를 추가한 후, 나중에 사용하기 위해 바로 가기에 추가를 클릭할 수 있습니다.
  8. 해당 위치 선택을 마쳤으면 승인을 클릭하십시오.
  9. 다음을 클릭하여 특성 설정 단계로 계속하십시오.

특성을 설정하려면 다음을 수행하십시오.

  1. 특성 필드에 필수 정보를 제공합니다. 필드는 사용한 클래스에 따라 달라집니다. 예를 들어, 기본 마커 레코드 클래스의 필수 필드는 다음과 같습니다.
    • 매체 유형: 예: CD 및 비디오 카세트
    • 형식: CDR 및 VHS
    • 작성자/기안자: 실제 레코드를 작성하거나 소유한 사람의 이름
    • 주제: 실제 레코드에 대한 간단한 설명
    • 공개 날짜: 실제 레코드가 작성된 날짜
    • 홈 위치: 실제 레코드의 현재 위치. 이 링크를 클릭하면, 마법사에서 위치 목록을 표시하는 페이지가 열립니다. 필요한 위치 아래에서 선택을 클릭합니다. 마법사에서 페이지가 닫히고 특성 설정 단계로 돌아갑니다.
  2. 선언하는 레코드가 분류된 레코드의 영수증인 경우, ReceiptOf를 클릭하십시오. 영수증이 지시하는 분류된 레코드를 찾아서 선택하십시오. 자세한 정보는 영수증 주제를 참조하십시오.
  3. 필수 정보를 입력한 후 완료를 클릭하십시오.

바코드 정보

바코드 데이터를 제공하는 하드웨어 및 소프트웨어가 있는 경우 바코드를 직접 활성 필드에 스캔하거나 로컬 컴퓨터에서 복사하여 IBM Enterprise Records의 관련 필드에 붙여 넣을 수 있습니다. 실제 탭의 실제 항목 스캔을 사용할 목적으로 텍스트 문자열을 바코드 필드에 입력할 수 있습니다.



피드백

마지막 업데이트 날짜: 2013년 11월
declare_physical_record.htm

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