IBM Enterprise Records verze 5.1.2    

Definování a spuštění hledání

Je možné hledat záznamy, svazky, složky záznamů a kategorie záznamu. Volby hledání, které jsou k dispozici, závisí na režimu hledání, který může být dynamický nebo statický. Můžete také přistupovat k šablonám hledání a uloženým hledáním.

Informace o této úloze

Další informace o režimu hledání naleznete v tématu o přizpůsobení stránky hledání. Jakmile vyberete typ hledání, můžete zpřesnit hledání určením vyhledávacího kritéria výběrem z následujících typů: Na každé stránce můžete upravit výchozí vyhledávací kritéria. Karta Hledání obsahuje odkaz na šablony hledání a uložená hledání. Návrháři hledání vytvořili tato předpřipravená hledání v produktu Application Engine nebo Workplace XT a označili je pro použití v rámci produktu IBM® Enterprise Records. Šablony hledání určují některé z vyhledávacích kritérií a ponechávají některá pole upravitelná, aby bylo možné přizpůsobit hledání. Uložené hledání je hledání, které obsahuje všechna vyhledávací kritéria, která nelze upravit. Klepnete-li na název uloženého hledání, zobrazí se pouze výsledky, jako byste otevřeli složku.

Postup

Chcete-li definovat a spustit hledání, postupujte takto:

  1. Vyberte kartu Hledání.
  2. Klepněte na příslušný vyhledávací odkaz, který je založen na typu entity, který chcete hledat (kategorie záznamu, složka záznamů, svazek nebo záznam), případně vyberte Šablony hledání a uložená hledání.
    • Chcete-li použít šablony hledání a uložená hledání, klepněte na název hledání.
    • V případě šablon hledání zadejte hodnoty v polích, které šablona umožňuje změnit.
    • U všech ostatních typů hledání zadejte vyhledávací kritéria podle konkrétní situace vašeho hledání.
  3. Po zadání všech vyhledávacích kritérií klepněte na tlačítko Hledat. Chcete-li určit umístění hledání, použijte pole Hledat v, které zobrazuje výchozí umístění pro hledání. Toto umístění můžete změnit následujícím způsobem:
    1. Klepněte na volbu Vybrat složku.
    2. Přejděte ke kategorii, podkategorii nebo složce, na kterou chcete omezit hledání, a vyberte ji. Na konci cesty se zobrazí aktuálně vybraná složka.
    3. Klepněte na tlačítko Přijmout.
    4. Pomocí pole Filtrovat podle třídy můžete vrácené výsledky omezit tak, aby zahrnovaly pouze entity ve specifické třídě. Pokud jste například jako typ entity vybrali záznamy, můžete hledání zúžit zadáním typu třídy, například elektronický záznam nebo email.
    5. Klepněte na tlačítko Vybrat třídu.
    6. Na stránce Vybrat třídu filtru vyberte požadovaný typ třídy.
    7. Vyberte třídu filtru klepnutím na volbu Vybrat třídu filtru.
    8. Pokud chcete vrátit entity, které jsou obsaženy v podtřídách vybrané třídy, zaškrtněte zaškrtávací políčko Včetně podtříd.
    9. V poli Maximální počet výsledků zadejte maximální počet entit vrácených ve výsledcích (rozsah je od 50 do 5000). Pole Maximální počet výsledků je dostupné pouze tehdy, pokud je režim hledání statický. Další informace naleznete v tématu přizpůsobení stránky hledání.

Výsledky

Specifikujte vlastnosti

Při definování vyhledávacích kritérií můžete hledat entity na základě sedmi vlastností. Přitom můžete zadávat hodnotu pro kteroukoli z těchto vlastností nebo pro všechny z nich. U klasifikovaných záznamů můžete zadávat vyhledávací kritérium na základě aktuální nebo počáteční klasifikace, snížit nebo zvýšit úroveň, deklasifikovat data či události nebo dodatečné značení. Můžete rovněž ponechat hodnoty vlastností prázdné a hledat entitu na základě jiných vyhledávacích kritérií.

Chcete-li vybrat sadu vlastností, postupujte takto:

  1. Klepněte na tlačítko Změnit.
  2. V oblasti Nastavení kritérií vlastnosti vyberte název vlastnosti přinejmenším z jedné nabídky Název vlastnosti.
  3. Klepněte na přepínač vlastnosti, podle níž chcete výsledky řadit.
  4. Vyberte operátor. Dostupné operátory závisejí na dané vlastnosti.
  5. Klepněte na tlačítko Přijmout změny.

Další informace o nastaveních na této stránce naleznete v tématu přizpůsobení stránky hledání.

Zadejte hodnoty a nastavte operátory

Zadejte hodnotu pro každý operátor, který chcete zahrnout do hledání. Tuto hodnotu můžete zadat vepsáním textu, výběrem hodnoty z nabídky nebo jiné stránky, případně výběrem data z kalendáře. Ve hledání se použijí pouze vlastnosti, které mají nějakou hodnotu.

Chcete-li nastavit operátory, postupujte takto:

  1. Zaškrtněte operátor pro každou vlastnost. Můžete vybrat operátor z nabídky nebo přijmout výchozí hodnotu.
  2. Zadejte hodnotu pro každou vlastnost, kterou chcete použít.
  3. Výběrem operátoru AND nebo OR určete vztah mezi dvěma vlastnostmi. Operátor AND vrací výsledky pouze v případě, že jsou obě hodnoty pravdivé. Pokud je některá z hodnot vlastností pravdivá, operátor OR vrátí výsledky. Pokud máte například vlastnost s více hodnotami nazvanou Lidské zdroje a chcete vyhledat entity Mzda nebo Nábor, zadejte následující kritéria:
    Lidské zdroje = Mzda    OR
    Lidské zdroje = Nábor
    Můžete rovněž například zadat následující vyhledávací kritéria takto:
    Lidské zdroje = Mzda, Nábor
Důležité: Pokud v datovém modelu klasifikovaných záznamů použijete vlastnost Počáteční klasifikace, vstupní pole klasifikace je pole řetězce. Všechna srovnávání, která používají operátory, například větší než (>), menší než nebo rovnající se (< nebo =), vycházejí z textu, který zadáte. Proto například platí, že Neklasifikovaný je větší než Klasifikovaný, protože N je čtrnácté písmeno anglické abecedy, zatímco K je jedenácté písmeno.

Určení obsahu

Pokud hledáte záznam, můžete zadat slovo nebo frázi jedním ze dvou způsobů. První způsob se týká slova nebo fráze, která je obsažena v deklarovaném dokumentu v úložišti objektů záznamu. Druhý způsob je vhodný, pokud slovo nebo fráze je v textu vlastností záznamu v metadatech v úložišti objektů plánu souborů. Váš správce serveru musí konfigurovat vyhledávací stroj tak, aby indexoval vlastnosti. Hledání vlastností a hledání obsahu lze zkombinovat s použitím operátorů AND nebo OR.

Pokud je režim hledání statický a používáte operátor OR, hledání zpracuje nejprve prohledávání vlastností. Pokud je počet vrácených výsledků rovný nebo větší než hodnota Maximální počet výsledků, hledání se zastaví a obsah se nehledá. Ve výsledcích proto nemusí být obsaženy žádné dokumenty s požadovaným obsahem. Další informace o režimu hledání naleznete v tématu přizpůsobení stránky hledání. Když je režim hledání dynamický, tento režim zpracovává rovněž nejprve hledání obsahu a až potom prohledávání vlastností, avšak dynamický režim vrátí vše.

Chcete-li hledat obsah, postupujte takto:

  1. Do textového pole Obsah obsahuje zadejte text, který chcete zahrnout do hledání.
  2. Pro hodnotu v vyberte buď Metadata, pokud chcete vyhledat text ve vlastnostech, nebo Obsah, chcete-li vyhledat text v deklarovaném dokumentu. Pokud ve hledání určíte Obsah, stránka s výsledky hledání obsahuje sloupec Hodnocení, který zobrazuje procentní část příslušící k zadanému vyhledávacímu kritériu. Hodnocení je výchozí sloupec řazení a je zpočátku řazeno v sestupném pořadí. Sloupec Hodnocení je dostupný, pouze když je režim hledání dynamický.
  3. Chcete-li určit, že entita musí obsahovat zadaný text a přitom musí být vlastnosti také pravdivé, nastavte operátor na hodnotu AND. Pokud má být podmínka pravdivá buď pro obsah, nebo pro vlastnosti, nastavte operátor na hodnotu OR.
Upozornění:
  • Když zadáte slovo, hledání obsahu hledá všechny formy slova v textu dokumentu. Pokud hledáte text ve vlastnostech (metadatech), vrátí se pouze přesné shody. Pokud tedy zadáte slovo den, když prohledáváte obsah dokumentu, obdržíte dokumenty, které obsahují slovo den, denně i denní. Pokud zadáte slovo den při prohledávání vlastností, obdržíte pouze dokumenty, které mají hodnotu vlastnosti den.
  • Když zadáte více než jedno slovo, v dokumentu se musí nalézt všechna slova. Pokud například zadáte výraz denní zpráva, vrátí se dokumenty, které obsahují slovo denní i slovo zpráva.
  • Chcete-li vyhledat frázi se slovy v určitém pořadí, uzavřete frázi do uvozovek. Výraz "pravá ruka" například vrátí pouze dokumenty, které obsahují frázi pravá ruka.
  • Uvozovky můžete použít také pro hledání specificky zapsaných velkých písmen nebo určitého zápisu. Například "nos" vrátí nos, ale nikoli nosník nebo Nos.
  • Hvězdička (*) se používá jako zástupný znak nulového nebo většího počtu písmen, číslic nebo podtržítek ( _ ). Například po*d vrátí pod, pohled, poklad, podchod, pondělí, poškodit atd. Znak otazníku (?) zastupuje jediný alfanumerický znak, jako např. ve hledání ?ak, kde vrátí jak, lak, pak, rak, sak, tak, vak.
  • Pokud váš systém používá Oracle, hledání rozlišuje velká a malá písmena, pokud administrátor tuto možnost nezměnil tak, jak je popsáno v tématu rozlišování malých a velkých.
  • Když prohledáváte databázi MS SQL s využitím operátoru LIKE a vyhledávací kritéria obsahují znak otevírací hranaté závorky ([), vložte znak [ dovnitř jeho vlastní sady hranatých závorek. Například do příslušného pole zadejte [[]. Jde o problém dodavatele MS SQL. Další informace naleznete v dokumentaci produktu MS SQL.
  • Pokud spouštíte prohledávání vlastností s operátorem OR v dynamickém režimu fulltextového hledání, výchozí pořadí sady výsledků je řazeno podle hodnocení. Je třeba pamatovat, že sada výsledků může obsahovat duplicitní položky. Jedna položka se může v sadě výsledků zobrazovat dvakrát, jednou ve hledání podle vlastnosti a podruhé ve fulltextovém hledání nebo ve hledání pro načítání obsahu. Když klepnete na jiný sloupec v sadě výsledků, například pro řazení podle názvu dokumentu namísto podle hodnocení, počáteční duplicity se mohou odfiltrovat. To má za následek odlišný celkový počet záznamů ve hledání řazeném podle názvu v porovnání s celkovým počtem záznamů vrácených při řazení podle hodnocení. Pokud potřebujete znát závažnost výsledků hledání, řaďte podle hodnocení, což je výchozí nastavení. Pokud je pro vás důležité vyloučit možné duplicitní položky, použijte řazení podle metadat.

Filtrování podle typu nadřízené položky

Můžete hledat záznamy na základě typu a vlastností jejich nadřízené entity. Chcete-li vybrat nadřízenou entitu, postupujte takto:

  1. Klepněte na tlačítko vybrat vedle textu Přidat filtr podle typu nadřízené položky.
  2. Vyberte typ nadřízené položky, ve které se má záznam hledat.
  3. Klepnutím na tlačítko Přijmout se vraťte zpět na stránku hledání.
  4. Zadejte operátor a hodnotu nebo po klepnutí na tlačítko Změnit určete další vlastnosti. Veškeré změny vyhledávacích kritérií se promítnou do stránky Moje hledání příslušného typu entity. Pokud například jako nadřízenou položku vyberete složku záznamů a zde změníte sadu vlastností, tytéž hodnoty vlastností budou nastaveny pro složky záznamů při jejich příštím přímém hledání.

Po určení vyhledávacích kritérií klepněte na tlačítko Hledat.

Výsledky hledání

Pokud je režim hledání statický, počet vrácených výsledků je omezen hodnotou Maximální počet výsledků. Pokud je režim hledání dynamický, počet vrácených výsledků není podmíněn hodnotou Maximální počet výsledků. Další informace o Maximálním počtu výsledků a Režimu hledání naleznete v tématu přizpůsobení stránky hledání.

Výsledky hledání obsahují název entity a všechny hodnoty vlastnosti, které jste určili ve vyhledávacích kritériích. Pokud má vlastnost, např. Dodatečné značení, více hodnot, zobrazuje se v tomto sloupci odkaz Zobrazit podrobnosti. Když na tento odkaz klepnete, zobrazí se všechny hodnoty této vlastnosti. S výsledky hledání můžete provádět následující operace:
  • Generovat tisknutelnou verzi.
  • Vybírat více entit a po klepnutí na tlačítko Akce hromadného výběru vybrat akci, kterou chcete použít pro vybrané entity.
  • Prohlížet stránku informací entity po klepnutí na volbu Získat informace.
  • Procházet výsledky po klepnutí na číslo stránky nebo na tlačítko Další.
    Důležité: Hodnota Velikost stránky se seznamem (Obecná nastavení v uživatelských předvolbách aplikace Application Engine nebo Workplace XT) určuje počet entit, který Výsledky hledání zobrazují na každé stránce. Pokud výsledky hledání obsahují 100 entit a hodnota Velikost stránky se seznamem je 20, výsledky hledání budou sestávat z pěti stránek s 20 entitami.
  • Řadit výsledky klepnutím na sloupec. V závislosti na způsobu definování výchozích nastavení hledání můžete dynamicky aktualizovat hledání a řadit výsledky. Další podrobné informace naleznete v popisu pole Režim hledání v tématu o přizpůsobení stránky hledání.
  • Řadit výsledky podle významnosti klepnutím na sloupec Hodnocení.
    • Chcete-li aktivovat sloupec Hodnocení, musíte určit Obsah ve vyhledávacích kritériích.
    • Sloupec Hodnocení je k dispozici pouze pro záznamy a pro dynamický režim hledání. Další informace o režimu hledání naleznete v tématu o přizpůsobení stránky hledání.
  • Prohlédněte si všechny hodnoty vlastností s vícenásobnými hodnotami. Další podrobné informace naleznete v popisu pole Vícehodnotová vlastnost v tématu přizpůsobení stránky hledání.

Pokud u určité podkategorie klepnete na volbu Získat informace a nemáte přístupové oprávnění k nadřízené kategorii, produkt IBM Enterprise Records zobrazí chybu.

Chyby hledání

Pokud hierarchie vašeho plánu souborů obsahuje velký počet kategorií záznamu, složek záznamů a záznamů, hledání by mohlo vést k chybám, včetně chyb časového limitu. Popis nastavení, jejichž změnou můžete vyloučit tyto chyby, naleznete v části IBM FileNet P8 Troubleshooting Guide.



Váš názor

Poslední aktualizace: Listopad 2013
define_and_execute_adhoc_search.htm

© Copyright IBM Corp. 2013