A chaque entité IBM® Enterprise
Records est associé un ensemble de pages d'informations accessibles par l'icône Obtenir des informations ().
Les pages d'informations des entités présentent des informations sur leurs propriétés sous forme de vues. Avec les droits d'accès appropriés, vous pouvez afficher et modifier les valeurs de propriété de l'entité. A partir des pages d'informations, il est possible d'effectuer différentes actions sur l'entité affichée. Ces actions correspondent en général au menu associé à l'entité dans l'onglet Parcourir.
Pour afficher et modifier les propriétés d'une entité :
Si vous modifiez des propriétés dans une vue, mais ne les appliquez pas avant de passer à une autre page de propriétés, la page modifiée sera marquée. La page est affichée avec une icône de crayon. Si vous ne cliquez pas sur Appliquer sur chaque page que vous modifiez, revenez à chaque page présentant une icône de crayon et cliquez sur Appliquer. Si vous ne le faites pas, ces modifications sont perdues lorsque vous fermez les pages d'informations. Les propriétés sont affichées en lecture seule ou éditables en fonction des droits fonctionnels qui sont disponibles pour votre rôle.
Pour imprimer les propriétés d'une entité :
Le lien Vue imprimable qui s'affiche dans certaines pages d'informations fournit une liste unique des propriétés dans un format imprimable. Pour une entité donnée, la liste imprimable est généralement la même, quelle que soit la page d'informations affichée. Le contenu du rapport change en fonction du type d'entité. Pour afficher la liste Vue imprimable, procédez comme suit :
Le tableau suivant décrit les vues disponibles dans les pages d'informations. Chaque type d'entité dispose d'un jeu de vues particulier.
Vue | Description |
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Propriétés | La vue Propriétés est la vue qui s'affiche par défaut lors de l'ouverture de la page d'informations d'une entité. Cette vue affiche les propriétés associées à l'entité en cours. Un astérisque signale qu'une valeur de propriété fait défaut. Cette vue permet de réviser et de modifier les propriétés d'une entité. |
Classification de sécurité | Cette vue affiche les propriétés de classification de sécurité. La vue Classification de sécurité permet de modifier les propriétés de métadonnées des enregistrements classifiés, après leur classement. Pour plus d'informations, voir la rubrique sur les propriétés de classification de sécurité. |
Suppression | La vue Suppression permet de modifier le planning d'élimination actuellement associé à l'entité. Cette vue vous permet soit d'hériter du planning d'élimination de l'entité parent, soit d'associer un planning d'élimination différent. Vous pouvez également modifier l'utilisateur ou le groupe chargé de l'élimination de l'entité. Pour plus d'informations sur l'association d'un planning d'élimination différent avec une entité, voir la rubrique sur la modification du planning d'élimination associé à une entité. |
Enregistrement référent | Dans la vue Enregistrement référent, vous pouvez indiquer si la catégorie ou le dossier contient des enregistrements référents. Dans cette vue, sélectionnez l'événement qui déclenche la révision ou la mise à jour régulière des enregistrements référents. Sélectionnez également l'action à exécuter lorsque l'événement de révision se produit. Pour plus d'informations, voir la rubrique sur les enregistrements référents. |
Condition | Dans la vue Condition, vous pouvez indiquer les critères de déclenchement d'un événement interne. Vous pouvez sélectionner les opérateurs des critères, spécifier les valeurs de propriétés et créer des conditions de type de liaison déclenchant l'événement interne. Vous pouvez également définir plus de propriétés pour le type d'entité sélectionné. Pour plus d'informations, voir la rubrique sur l'événement interne. |
Sécurité | Dans la vue Sécurité, vous pouvez afficher ou modifier les paramètres de sécurité des entités (en fonction des autorisations de sécurité dont vous disposez). Les paramètres de sécurité permettent de définir les utilisateurs et les groupes pouvant accéder à l'entité et de maîtriser leurs autorisations de sécurité. Vous pouvez également appliquer une règle de sécurité pour contrôler les paramètres de sécurité. Pour plus d'informations sur la définition de la sécurité d'une entité, voir la rubrique relative à la sécurité des objets. |
Classé dans | La vue Classé dans est affichée uniquement pour les enregistrements. Vous pouvez utiliser cette vue pour afficher la liste des entités dans lesquelles l'enregistrement sélectionné est classé. Vous pouvez afficher :
Pour plus d'informations, voir la rubrique sur l'affichage des conteneurs. |
Détail | La vue Détail permet de revoir en lecture seule les propriétés d'une entité ou d'un objet associé et leurs valeurs. Pour une catégorie d'enregistrement, un dossier d'enregistrement, un volume et un enregistrement, la vue Détails affiche les propriétés selon des groupes différents. Les noms de ces groupes sont Général, Elimination, Référent, Physique et Informations détaillées supplémentaires d'un enregistrement. Vous pouvez afficher et masquer les propriétés d'un groupe spécifique en cliquant sur les icônes d'affichage et de masquage des détails situées en regard du nom du groupe : |
Liens | Un lien représente une relation entre 2 entités. La vue Liens permet d'afficher les différents liens associés à une entité. Vous pouvez voir la vue Liens à la page Informations des dossiers d'enregistrement et des enregistrements uniquement. Pour plus d'informations, voir la rubrique sur l'affichage et la modification des liens. |
Historique | La vue Historique vous permet de suivre les opérations effectuées sur chaque entité IBM Enterprise Records. Suivez les entités dans IBM Enterprise Records pour surveiller les opérations qui sont effectuées sur des entités IBM Enterprise Records. Ces opérations sont la création, l'élimination, l'accès, le déplacement, la copie et la réaffectation d'un planning d'élimination. Pour plus d'informations sur le suivi des entités, consultez la rubrique relative à l'affichage des entrées du journal d'audit. |
Mises en attente | La vue Mises en attente permet d'afficher, de modifier ou de supprimer les mises en attente d'élimination appliquées aux entités. Pour plus d'informations, voir la rubrique sur les mises en attente d'élimination. |
Motif | Lorsque vous consultez les pages d'informations d'un planning d'élimination, la vue par défaut s'intitule Motif. Si vous effectuez une modification, saisissez un motif. Sinon, sélectionnez la vue appropriée. |
Planning | Cette vue permet de modifier le nom et la description du planning, ainsi que l'autorité d'élimination du planning d'élimination sélectionné. |
Phases | Si le planning d'élimination affiché comporte des phases, elles sont listées dans cette vue. Vous pouvez supprimer les phases en cochant leur case associée et ajouter des phases supplémentaires en cliquant sur Ajouter nouveau. Cliquez sur le titre d'une phase pour obtenir plus d'informations ou pour apporter des modifications. |
Entités en attente | Cette vue affiche les entités sur lesquelles une mise en attente particulière est placée. A partir de cette vue, vous pouvez supprimer la mise en attente d'une entité ou utiliser une recherche pour filtrer l'affichage des entités en attente. Pour plus d'informations, voir la rubrique sur les entités en attente. |
Icônes | Actions d'informations |
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SupprimerSupprime une entité. Pour plus d'informations sur la suppression de différentes entités, consultez les rubriques d'aide sur la suppression ainsi que la rubrique sur la création et la gestion des guides de classification de sécurité. |
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Fermer Restreint la création des entités enfants à une catégorie d'enregistrements, à un dossier d'enregistrement ou à un volume. Voir la rubrique relative à la fermeture et l'ouverture des conteneurs. |
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Relocaliser Déplace une catégorie ou un dossier d'enregistrement ainsi que tout son contenu vers un autre emplacement du plan de fichiers. Voir la rubrique relative au déplacement d'une catégorie ou d'un dossier. |
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Rouvrir Rouvre une catégorie d'enregistrement, un dossier d'enregistrement ou un volume fermé(e). Voir la rubrique relative à la fermeture et l'ouverture des conteneurs. |
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ActiverRéactive une catégorie ou un dossier d'enregistrement inactif. Voir la rubrique sur l'activation ou la désactivation des catégories ou dossiers. |
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Désactiver Désactive une catégorie ou un dossier d'enregistrement. Si un conteneur est inactif, vous ne pouvez pas créer de nouvelles entités dans le conteneur. Vous ne voyez pas le conteneur inactif lors de la déclaration d'un enregistrement. Voir la rubrique sur l'activation ou la désactivation des catégories ou dossiers. |
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Mettre en attenteInterrompt ou suspend un processus d'élimination sur une catégorie ou un dossier d'enregistrement, un volume ou un enregistrement. De plus, lorsqu'une entité est en attente, elle ne peut être supprimée à l'aide de l'action Supprimer. Voir la rubrique sur la mise en attente des entités. |
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Lancer l'élimination Utilisez l'action Lancer l'élimination pour exécuter un planning d'élimination pour une entité. Consultez la rubrique relative au lancement des plannings d'élimination. |
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ClasserClasse une référence à un enregistrement à un autre emplacement du même plan de fichiers. Voir la rubrique sur le classement des enregistrements. |
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Déplacer Déplace un enregistrement d'un emplacement à un autre dans le plan de fichiers. Pour plus d'informations, voir la rubrique sur le déplacement des enregistrements. |
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Créer un lienCrée un lien entre un enregistrement ou un dossier d'enregistrement et un autre objet. Pour plus d'informations, voir la rubrique relative à la création d'un lien. |
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Lancer/Décharger Utilisez Lancer/Décharger pour exécuter un flux de travaux. Pour obtenir des informations générales sur les flux de travaux, voir la rubrique sur les flux de travaux. |
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CopierCopie un enregistrement à un autre emplacement du même plan de fichiers. Reportez-vous à la rubrique sur la copie d'un enregistrement. |
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DéclassifierSupprime le niveau de classification d'un enregistrement. |
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Augmenter le niveau de classificationAugmente le niveau de classification d'un enregistrement. Vous pouvez par exemple classifier un enregistrement qui ne l'était pas ou le faire passer de Secret à Top Secret. |
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Diminuer le niveau de classificationDiminue le niveau de classification d'un enregistrement. Ce lien permet d'abaisser le niveau de classification de sécurité actuel, de Top Secret à Secret par exemple. Pour passer d'un niveau de classification quelconque à Non classifié, vous devez utiliser l'action Déclassifier. |
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Annuler la déclaration Utilisez Annuler la déclaration pour annuler la création d'un enregistrement. Voir la rubrique sur l'annulation de la déclaration d'un enregistrement. |
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Lancer la requête de suppression de la mise en attente Utilisez l'option Lancer la requête de suppression de la mise en attente pour lancer la suppression des mises en attente conditionnelles. Cette action supprime la mise en attente sur les entités associées lors du prochain balayage des mises en attente. Reportez-vous à la rubrique sur la suppression d'une attente d'élimination. |
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Annuler la requête de suppression de la mise en attente Utilisez l'option Annuler la requête de suppression de la mise en attente pour annuler une requête de suppression de mise en attente. Vous pouvez annuler une requête de suppression de mise en attente avant l'exécution du prochain balayage des mises en attente. Reportez-vous à la rubrique sur la suppression d'une attente d'élimination. |
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Activer le traitement du balayage des mises en attente Utilisez l'option Activer le traitement du balayage des mises en attente pour réactiver le processus de mise en attente. Cette action configure la mise en attente pour qu'elle soit traitée lors de l'exécution du prochain balayage des mises en attente. A l'aide de cette action, vous pouvez également remettre une entité en attente conditionnelle lors de l'exécution du prochain balayage des mises en attente. Reportez-vous à la rubrique sur la suppression d'une attente d'élimination. |
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Afficher les informations sur le document Utilisez Afficher les informations sur le document pour afficher les pages d'informations Workplace de l'enregistrement. Reportez-vous à la rubrique sur l'affichage des informations sur le document d'un enregistrement. |
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Gérer le niveau de modèleSaisissez des chaînes de modèle de nommage pour le nommage automatique des différentes entités à tous les niveaux du plan de fichiers. |
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Exécuter le script de sécurité Ajoute de nouveaux membres aux groupes IBM Enterprise Records pour définir la sécurité des classes et dossiers IBM Enterprise Records associés. Voir la rubrique sur la configuration de la sécurité. |
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Importer les modèles Importe le modèle physique et le modèle de recherche IBM Enterprise Records. Reportez-vous à la rubrique sur l'importation des modèles d'exemple. |
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Convertir aux formats FPOS et ROS Ajoute une librairie de plans de fichiers (FPOS) à une librairie d'enregistrements (ROS) configurée. Reportez-vous à la rubrique relative à la conversion FPAS et ROS. |
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Inclure le document classifié Utilisez Inclure le document classifié pour indiquer si la librairie contient des documents classifiés. Reportez-vous à la rubrique sur l'ajout de propriétés de documents classifiés. |
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Inclure les propriétés NARA Indique si la librairie contient des documents avec des propriétés NARA (National Archives and Records Administration). Reportez-vous à la rubrique sur l'ajout de propriétés de documents NARA. |