Uma acção de eliminação consiste numa acção que
é executada em entidades após a data de corte ser atingida
ou quando o respectivo período de retenção numa fase de
eliminação terminar. Para cada acção criada, tem de
atribuir um fluxo de trabalho predefinido, excepto em
acções Destruição Automática. Quando executar a acção, o
sistema irá executar o fluxo de trabalho associado quando receber a confirmação de um
utilizador autorizado.
Quando definir uma agenda de eliminação, deve atribuir à
acção o activador de eliminação que definir para o corte. Pode também atribuir
a uma acção cada uma das fases de eliminação que criar numa agenda de
eliminação.
Não se esqueça: Apenas um administrador de registos ou Records Manager (para modelos de
dados Base e DoD) pode criar, modificar ou eliminar uma acção.
Tipos de acções
No
IBM® Enterprise
Records, é
possível criar os seguintes tipos de acções predefinidos
pelo sistema:
- Revisão Pode obter os registos revistos por um utilizador
autorizado. A revisão envolve a
análise do estado de eliminação da entidade para determinar
se esta pode ser eliminada.
- Exportação Exporta ou copia os
registos para outro repositório.
- Transferência Transfere registos para uma instituição
arquivística para efeitos de conservação permanente.
- Destruição Elimina registos de forma permanente.
- Transferência interina Transfere
temporariamente registos para outra localização.
- Corte Fecha as entidades quando o respectivo corte for
obtido.
- Revisão vital Permite agendar revisões periódicas das
entidades vitais.
- Destruição Automática Elimina de forma
permanente registos sem utilizar um fluxo de trabalho. A remoção de registos é
imediata quando for atingido o fim da agenda de retenção.