Każdy przepływ pracy zawiera definicję będącą szablonem przetwarzania, która wysyła pracę do uczestników. Definicja obejmuje dane, załączniki i inne informacje wymagane do wykonania pracy.
Definicja przepływu pracy określa sekwencję działań
do wykonania po uruchomieniu przepływu pracy aż do czasu zakończenia lub anulowania przepływu pracy.
Istniejące definicje
przepływów pracy można modyfikować i dostosowywać do potrzeb konkretnych organizacji.
Możliwe jest dodawanie lub usuwanie kroków, modyfikowanie kolejności zdarzeń, a także zmienianie innych parametrów. Na
przykład: przepływ pracy
Tworzenie folderu akt jest przeznaczony dla użytkowników, którzy nie posiadają
uprawnień wymaganych do dodania folderu akt do kartoteki akt. Domyślna sekwencja przepływu pracy
Utwórz folder akt jest następująca:
- Użytkownik jest przypisany do grupy Każdy.
Musi dodać folder akt do kategorii, ale uprawnienia zezwalają mu tylko na wyświetlanie właściwości. Ponieważ menedżer akt zatwierdza dodawanie folderu akt do kategorii, użytkownik uruchamia przepływ pracy Tworzenie folderu akt. Użytkownik podaje informacje na temat folderu akt, jaki chce dodać.
- Po wprowadzeniu szczegółów do menedżera akt wysyłane jest żądanie. Menedżer akt zatwierdza lub odrzuca żądanie dotyczące utworzenia folderu akt.
- Kolejność zadań w przepływie pracy można zmienić. Korzystając z wcześniejszego przykładu, menedżer akt podjął decyzję, że proces będzie bardziej efektywny, jeśli
żądanie zostanie wysłane do recenzenta zamiast do menedżera akt. Joanna - administrator systemu - modyfikuje istniejącą definicję
przepływu pracy Tworzenie folderu akt w taki sposób, aby żądanie zatwierdzenia zostało wysłane do
recenzenta zamiast do menedżera akt.
- Jeśli organizacja wymaga innych przepływów pracy oprócz domyślnych definicji przepływu pracy
IBM® Enterprise
Records, wówczas można utworzyć definicję przepływu pracy za pomocą projektanta
procesów.
- Nośnik instalacyjny produktu IBM Enterprise
Records zawiera przykładowy przepływ pracy, który
deklaruje akta za pomocą kolejki komponentów RM_Operation. Oprócz modyfikowania i korzystania z tego przykładowego przepływu prac
w celu deklarowania akt można zapoznać się z przykładowym przepływem prac w celu tworzenia przepływów pracy dla produktu
IBM Enterprise
Records. Więcej informacji o przykładowym przepływie prac zawiera temat dotyczący przepływu pracy deklarowania akt.