IBM® Enterprise Records には、IBM Enterprise Records にさまざまなアクティビティーの統計的なビューを提供するレポートがいくつか用意されています。 例えば、 特定の期間内に作成された電子フォルダーを表示するレポートを生成できます。 特定の期間内にエンティティーに対して下されたレビュー判断を表示するレポートも生成できます。 あらかじめ定義されているレポートを利用するだけでなく、独自のレポートを作成することもできます。
カスタム・レポートの作成については、トピック内の追加情報を参照してください。
すべての IBM Enterprise Records ユーザーがレポートを実行できますが、レポートに表示されるデータは異なります。 データは、レポートに記載されたエンティティーに対する各ユーザーのセキュリティー・アクセスによって異なります。 レポートを生成する場合、そのレポートの入力基準を指定する必要があります。 この基準とは、レポートに応じて異なるパラメーターなどです。 例えば、特定の廃棄スケジュールと関連付けられたレコード・タイプに関するレポートを生成するには、いくつかの詳細情報を指定する必要があります。 その廃棄スケジュールの名前、レポートに含めるファイル・プランのセクション、および表示するレポートのタイプを指定します。 レポートの入力基準および要件については、レポートの構成に関するトピックを参照してください。
検索条件の範囲が広いほど、レポート・サーバーのパフォーマンスに対する影響も大きくなります。 ファイル・プランのセクションが指定されていない場合、すべてのレポートで警告が表示されます。 この場合、デフォルトでファイル・プラン全体が使用されます。 ただし、パフォーマンスの低下を引き起こす条件は他にもあります。 例えば、「特定の期間内にユーザーによって作成された電子レコード」というレポートでは、日付範囲と 1 人以上のユーザーを入力することができます。期間を広くしたり、多数のユーザー名を入力した場合は、パフォーマンスが低下する可能性があります。
レポートを生成するには、次のようにします。