各ワークフローにはワークフロー定義があります。ワークフロー定義は、参加者に作業を送信するための処理テンプレートです。 この定義には、作業を完了するために必要なデータ、添付ファイル、その他の情報が含まれます。
ワークフロー定義は、ワークフローの実行から完了またはキャンセルまでに実行される一連のアクティビティーを指定します。
組織の必要に応じて既存のワークフロー定義を変更することができます。
ステップの追加や削除、イベント・シーケンスの変更、または他のパラメーターの変更を行うことができます。 例えば、
「レコード・フォルダーの作成」ワークフローは、必要なセキュリティー権限を持たないユーザーがファイル・プランにレコード・フォルダーを追加する場合に合わせて設計されています。
「レコード・フォルダーの作成」ワークフローのデフォルト・ワークフロー・シーケンスは、以下のとおりです。
- 「全員」グループに割り当てられているユーザーがいるとします。
レコード・フォルダーをカテゴリーに追加する必要があります。しかし、プロパティーを表示する権限しか持っていません。 レコード・マネージャー・ユーザーがこのカテゴリーへのレコード・フォルダーの追加を承認するので、「レコード・フォルダーの作成」ワークフローを実行します。 追加するレコード・フォルダーに関する情報を指定します。
- 詳細情報を入力した後、要求はレコード・マネージャー・ユーザーに送信されます。 レコード・マネージャーは、レコード・フォルダー作成要求を承認するか拒否するか選択します。
- ワークフローのタスク・シーケンスは変更することができます。 上記の例を使用して、レコード・マネージャーではなくレビューアーに要求が送信された方が処理が効率化するとレコード・マネージャーが判断したとします。 システム管理者である Jane は、「レコード・フォルダーの作成」ワークフローの既存のワークフロー定義を変更し、承認要求がレコード・マネージャーではなくレビューアーに送られるようにします。
- 組織がデフォルトの IBM® Enterprise
Records ワークフロー定義に加えてワークフローを必要とする場合、Process Designer によってワークフロー定義を作成することができます。
- IBM Enterprise
Records インストール・メディアには、RM_Operation コンポーネント・キューを使用してレコードを宣言するサンプル・ワークフローが含まれています。 このサンプル・ワークフローを変更/使用してレコードを宣言するだけでなく、サンプル・ワークフローを参照して IBM Enterprise
Records ワークフローを作成できます。 このサンプル・ワークフローの使用について詳しくは、レコードの宣言ワークフローに関するトピックを参照してください。