IBM Enterprise Records version 5.1.2    

Déclaration d'un enregistrement physique

Si votre système possède des librairies configurées pour utiliser le modèle de données classifiées DoD, indiquez tout d'abord si l'enregistrement physique est classifié ou non. Cette procédure concerne les enregistrements physiques non classifiés.

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Pour déclarer un enregistrement physique classifié, voir la rubrique sur la déclaration d'un enregistrement physique classifié. Pour déclarer un enregistrement physique dans IBM® Enterprise Records, vous pouvez utiliser un modèle d'entrée. Lorsqu'un modèle d'entrée comprend un emplacement de plan de fichiers, l'enregistrement physique est déclaré à l'endroit où l'utilisateur a initié l'action de déclaration. L'enregistrement est également déclaré à tous les emplacements spécifiés dans le modèle. L'outil Ajouter un modèle d'entrée d'Application Engine ou de Workplace XT permet au gestionnaire ou à l'administrateur d'enregistrements de créer ou de modifier les modèles de déclaration d'enregistrement physique. Pour plus d'informations sur les modèles d'entrée, voir la rubrique sur la création d'un modèle d'entrée. La procédure suivante suppose que vous utilisiez le Modèle de déclaration d'enregistrement physique par défaut IBM Enterprise Records.

Procédure

Pour déclarer un enregistrement physique dans IBM Enterprise Records :

  1. Dans IBM Enterprise Records, accédez à l'emplacement approprié dans le plan de fichiers et cliquez sur Déclarer un enregistrement physique.
  2. Si celui-ci apparaît sur la page Sélectionner l'assistant, sélectionnez le bouton d'option Déclarer un enregistrement non classifié et cliquez sur Suivant.
  3. Cliquez sur Sélectionner sous le nom du modèle d'entrée que vous souhaitez utiliser.

Résultats

Pour définir les propriétés :

  1. Dans les champs des propriétés, saisissez les informations nécessaires. Les champs diffèrent selon la classe choisie. Par exemple, les champs requis dans la classe d'enregistrement de marqueur (Marker Record) sont les suivants :
    • Type de support : par exemple, CD, cassette vidéo
    • Format : par exemple, CDR, VHS
    • Auteur/Créateur : nom de la personne qui a créé l'enregistrement physique ou qui en est le propriétaire
    • Objet : brève description de l'enregistrement physique.
    • Date de publication : date de création de l'enregistrement physique.
    • Emplacement d'origine : emplacement actuel de l'enregistrement physique. Lorsque vous cliquez sur ce lien, l'assistant ouvre une page qui affiche une liste d'emplacements. Cliquez sur Sélectionner sous l'emplacement souhaité. L'assistant ferme la page et retourne à l'étape Définir les propriétés.
  2. Si l'enregistrement que vous déclarez est un accusé de réception d'un enregistrement classifié, cliquez sur ReceiptOf (Accusé de réception de…). Recherchez et sélectionnez l'enregistrement classifié vers lequel l'accusé de réception pointe. Pour plus d'informations, voir la rubrique sur les accusés de réception.
  3. Une fois que vous avez saisi toutes les informations requises, cliquez sur Terminer.
  4. Si vous avez d'autres enregistrements à déclarer, sélectionnez un nouveau modèle d'entrée. Si vous avez terminé, cliquez sur Quitter.

Pour déclarer un enregistrement physique dans Application Engine or Workplace XT :

  1. Ajoutez un document. A l'étape Sélectionner un fichier, choisissez Aucun comme type de fichier.
  2. Sur la page de confirmation, cliquez sur Déclarer en tant qu'enregistrement.
  3. Sélectionnez l'option enregistrement non classifié. Pour les enregistrements classifiés, voir la rubrique sur la déclaration d'un enregistrement physique classifié.
  4. Cliquez sur Accepter pour utiliser l'assistant ou sur Sélectionner pour utiliser un modèle d'entrée.
    • Pour les modèles d'entrée, accédez à la librairie de plan de fichiers (FPOS), dossier Records Management/Templates, sélectionnez le modèle d'entrée puis cliquez sur Accepter. Sélectionnez un modèle conçu par vos administrateurs. Le modèle par défaut utilisé dans IBM Enterprise Records n'est pas utilisable dans Application Engine ni dans Workplace XT. Cette restriction suppose que l'emplacement du plan de fichiers soit déjà sélectionné.
    • Pour utiliser l'assistant Enregistrement de catalogue, exécutez les étapes suivantes.
  5. Cliquez sur Sélectionner une classe et sélectionnez la classe appropriée. Toutes les librairies de plans de fichiers contiennent, par défaut, la classe Marker Record (Enregistrement de marqueur). Vos administrateurs vous ont peut être fourni d'autres choix.
  6. Cliquez sur Sélectionner un emplacement de plan de fichiers et accédez à l'entité appropriée. Etant donné qu'un enregistrement physique ne possède qu'un seul emplacement physique, sélectionnez un seul emplacement de plan de fichiers. Parmi les emplacements possibles figurent : les dossiers hybrides, les boîtes, ou les dossiers d'enregistrement physique.
  7. Cochez la case de l'entité appropriée et cliquez sur Ajouter à la sélection.
    • Au lieu d'utiliser la vue Parcourir par défaut, vous pouvez faire votre choix parmi l'un des raccourcis existants. Cliquez sur Raccourcis dans la barre d'options latérale.
    • Vous pouvez également chercher la catégorie ou le dossier grâce à son nom. Cliquez sur Rechercher dans la barre d'options latérale.
    • Après avoir ajouté l'entité aux Emplacements de plan de fichiers choisis, vous pouvez, pour une utilisation future, cliquer sur Ajouter aux raccourcis.
  8. Une fois l'emplacement approprié choisi, cliquez sur Accepter.
  9. Cliquez sur Suivant pour poursuivre l'étape Définir les propriétés.

Pour définir les propriétés :

  1. Dans les champs des propriétés, saisissez les informations nécessaires. Les champs diffèrent selon la classe choisie. Par exemple, les champs requis dans la classe d'enregistrement de marqueur (Marker Record) sont les suivants :
    • Type de support : par exemple, CD, cassette vidéo
    • Format : par exemple, CDR, VHS
    • Auteur/Créateur : nom de la personne qui a créé l'enregistrement physique ou qui en est le propriétaire
    • Objet : brève description de l'enregistrement physique.
    • Date de publication : date de création de l'enregistrement physique.
    • Emplacement d'origine : emplacement actuel de l'enregistrement physique. Lorsque vous cliquez sur ce lien, l'assistant ouvre une page qui affiche une liste d'emplacements. Cliquez sur Sélectionner sous l'emplacement souhaité. L'assistant ferme la page et retourne à l'étape Définir les propriétés.
  2. Si l'enregistrement que vous déclarez est un accusé de réception d'un enregistrement classifié, cliquez sur ReceiptOf (Accusé de réception de…). Recherchez et sélectionnez l'enregistrement classifié vers lequel l'accusé de réception pointe. Pour plus d'informations, voir la rubrique sur les accusés de réception.
  3. Une fois que vous avez saisi toutes les informations requises, cliquez sur Terminer.

A propos des codes à barres

Si votre matériel et vos logiciels vous fournissent des données sous forme de codes à barres, vous pouvez soit scanner ces codes à barres directement dans le champ actif, soit les copier sur votre ordinateur local et les coller dans les champs appropriés d'IBM Enterprise Records. En cas d'utilisation de l'option Analyser des éléments physique sous l'onglet Physique, vous pouvez entrer n'importe quelle chaîne de texte dans le champ de code à barres.



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Dernière mise à jour : Novembre 2013
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