IBM Enterprise Records V5.1.2    

记录管理

IBM® Enterprise RecordsIBM FileNet® P8 产品套件的附加组件。使用 IBM Enterprise Records,您可为电子和物理信息创建准确、安全且可靠的记录并对其进行维护。您可以使用 IBM Enterprise Records 来管理任何类型的记录,而与存储介质或格式无关。您对 IBM Enterprise Records 的理解依赖于您对记录概念以及使用记录管理系统的原因的理解。

记录和元数据

IBM Enterprise Records 上下文中,记录是元数据。元数据是一个文件,它引用且包含关于另一个电子文件(文档)或物理对象的信息。 您可以创建记录以使文档或物理对象由公司或政府来控制。此控制的详细信息将指定文档或对象存储、访问及最终处理的方式。元数据的格式为记录属性,例如介质类型、格式、作者、主题、审阅员、位置和发布日期。您可以按照针对该记录类型的政府标准和方针的要求来控制记录。 以下图表描述从不同的源创建记录的过程。每个记录均指向由系统管理的信息。

下图描述了如何在不同的存储库中存储记录。
一个存储库可以包含 Web 内容、MS Office 文档和音频文件。另一个存储库可以包含电子邮件。第三个存储库可以包含录像磁带、缩影胶片和 CD。第四个存储库可以包含合同、专利和许可。每个记录均指向受系统管理的信息

记录管理

记录管理是管理活动,例如对记录的创建、存储、使用、检索和处理进行计划、控制和组织。记录管理包括在记录的创建、活动使用、非活动存储和处理的整个生命周期中,您完成以保持记录的所有活动。

需要记录管理

要确保组织的信息准确、完整且易于使用,您必须设置一个可靠的记录管理系统。否则,您可能在与生产无关的活动(例如手动查找信息或搜索缺少的或归档错误的记录)上耗费大量时间。

在没有记录管理系统的情况下,查找、解释和遵守记录保持法规和规章可能变得很困难。此缺点可能导致严重的罚款、处罚和其他法律后果。如果您没有正确维护和管理记录,还可能遇到与关键重要信息的诉讼、机密性和安全性关联的风险。

使用 IBM Enterprise Records 可降低上面提到的风险。您可以使用 IBM Enterprise Records 将有价值的信息保留为记录(有需要时,可以借助搜索技术来获得这些记录),并删除不重要或不活动的记录或者对其进行归档。

IBM Enterprise Records 在记录管理中的角色

您可以管理整个企业的记录,而不依赖于存储介质。IBM Enterprise Records 的用途是确保完成下列操作: 使用 IBM Enterprise Records,您可以完成以下任务:

IBM Enterprise Records 的功能和优点

下表列示了 IBM Enterprise Records 的功能以及该功能所具有的优点。
功能 优点
集中记录的存储库
  • 使整个企业信息的使用广泛而有效。
  • 由于相关信息及时有效而做出的有效的决定。
层次结构中用于存储电子文档和物理文档的记录的虚拟位置和容器
  • 控制文档硬拷贝集合和电子文件。
  • 模拟实际办公室环境。
  • 模拟实际物理存储结构的虚拟位置和容器。
  • 通过减少记录管理和检索所需的办公室空间、设备和人员开支来控制成本。
易用的搜索功能
  • 及时而轻松地访问所需信息,而无需使用复杂的查询语法。
记录的保留和处理规则 用户定义控制包括:
  • 保留记录的持续时间。
  • 在其保留计划末尾对记录进行的处理。
  • 在处理记录之前对该记录进行的审阅。
记录的审计过程、保留期的自动记录及记录的处理过程的初始化
  • 记录不会意外地处理、改变、窜改、损坏或丢失。
  • 记录仅根据处理调度或作为审计过程的一部分进行处理。
  • 对不再需要的记录进行处理以减少存储空间需求。
记录的导入和导出
  • 可将组织不经常需要的记录导出到其他位置。这些文档是必须保留以遵守政府法规的记录。
  • 记录可以从其他记录存储库导入。
记录的相应安全性控制
  • 未经授权的用户无法访问记录。
  • 用户不会意外地删除记录。记录可以由记录管理员删除或作为处理过程的结果被删除。
  • 用户仅能完成那些他们有相应访问权的记录相关的操作。
IBM FileNet P8 WorkplaceWorkplace XTIBM Content Navigator、Microsoft Office 和 Microsoft Outlook 集成 从以下位置手动或自动申报记录:
  • WorkplaceWorkplace XT
  • IBM Content Navigator
  • Microsoft Outlook、Word、Excel 和 PowerPoint
  • 条目模板

IBM Enterprise Records 中的用户角色

IBM Enterprise Records 提供了基于角色的用户安全性模型,并包括记录管理员、记录主管、特权用户及记录用户的相应角色。每个角色将确定具有该角色的用户可以完成哪些任务。有关更多信息,请参阅“安全性”主题。

IBM Enterprise Records 安装的类型

在安装 IBM Enterprise Records 应用程序之前,您必须选择能够满足记录管理需求的安装类型(数据模型)。以下是可用的数据模型:

IBM Enterprise Records 实体的类型

IBM Enterprise Records 中,记录存储在包含不同记录管理实体的分层结构中。以下图表描述这些实体的分层结构,跟有每个实体的简要说明:

下图描述了记录的分层结构,在该结构中归档计划对象库位于顶级。

以下条目是一个记录管理实体层次结构的示例。

归档计划

常规管理(类别)通信文件(文件夹)程序简短说明(文件夹)2006 管理培训会议(卷)2007 管理培训会议(卷)
信息管理(类别)通信文件(文件夹)运算符的数字表(文件夹)


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最近一次更新时间: 2013 年 11 月
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