IBM Enterprise Records Version 5.1.2    

Erstellen von Berichten

IBM® Enterprise Records enthält eine Reihe von Berichten mit statistischen Ansichten der verschiedenen Aktivitäten in IBM Enterprise Records. So können Sie beispielsweise Berichte anfordern, um zu sehen, welche elektronischen Ordner in einem bestimmten Zeitraum erstellt oder welche Prüfungsentscheidungen für Entitäten zu einem gegebenen Zeitpunkt gefällt wurden. Neben den verfügbaren vorkonfigurierten Berichten können Sie auch eigene, benutzerdefinierte Berichte erstellen.

Weitere Informationen finden Sie im Thema über das Erstellen eines angepassten Berichts.

Obwohl die Berichte prinzipiell von allen IBM Enterprise Records-Benutzern ausgeführt werden können, variieren die in den Berichten angezeigten Daten. Die Daten hängen von den Zugriffsberechtigungen des jeweiligen Benutzers für die in den Berichten aufgelisteten Entitäten ab. Für die Erstellung eines Berichts müssen zunächst die Berichtskriterien festgelegt werden. Diese Kriterien umfassen eine Reihe von Parametern, die je nach Bericht unterschiedlich ausfallen. Wenn Sie also etwa einen Bericht über Schriftstücktypen erstellen möchten, die mit einem Aussonderungszeitplan verbunden sind, so müssen Sie einige Details angeben. Geben Sie den Namen des Aussonderungszeitplans, den Abschnitt des Aktenplans, der im Bericht enthalten sein soll, und den Berichtstyp an, der angezeigt werden soll. Ausführliche Informationen zu Eingabekriterien und Voraussetzungen für Berichte finden Sie im Thema über die Berichtskonfiguration.

Leistung

Die Verarbeitungskapazität der Berichtserstellungsengine ist standardmäßig auf 20.000 Einheiten beschränkt. Wenn die gewünschten Berichte unter Umständen mehr als 20.000 Entitäten aufweisen könnten, muss die Berichterstellungsengine neu konfiguriert werden. Konfigurieren Sie die Engine neu, um die maximale Anzahl der Entitäten, die ein Bericht verarbeiten kann, zu erhöhen.
So erhöhen Sie die maximale Anzahl von Entitäten:
  1. Führen Sie die Central Management Console (CMC) auf dem Crystal Reports-Server aus. Sie können auch über Ihren Windows-Desktop zu Start > Programme > Crystal Reports Server 2008 > Crystal Reports Server 2008 > Central Management Console navigieren.
  2. Wählen Sie Server aus dem Menü aus, klicken Sie auf ReportApplicationServer und wählen Sie Eigenschaften aus.
  3. Erhöhen Sie im Bereich abhängig von Ihren Berichten Crystal Reports-Anzeige- und Änderungsservice (Crystal Reports Viewing and Modification Service) im Feld Anzahl der Datenbanksätze, die bei der Vorschau oder bei der Aktualisierung eines Berichts gelesen werden sollen (-1 für uneingeschränkt) (Number of database records to read when previewing or refreshing a report (-1 for unlimited)) die maximale Anzahl Schriftstücke oder geben Sie -1 ein oder erhöhen Sie die maximale Anzahl Schriftstücke auf mehr als 20000.
  4. Klicken Sie auf Speichern und dann auf Schließen.
  5. Wählen Sie in der Central Management Console die Option ReportApplicationServer aus und klicken Sie auf Server erneut starten (Restart Server).

Je breiter die Suchkriterien angelegt sind, desto größer sind die Auswirkungen auf die Leistung des Berichtsservers. Bei allen Berichten wird eine Warnung angezeigt, wenn Sie keinen Abschnitt des Aktenplans angeben. Mit dieser Aktion werden im Bericht standardmäßig die Daten aus dem gesamten Aktenplan berücksichtigt. Es gibt jedoch noch weitere Kriterien, die die Leistung beeinträchtigen können. Zum Beispiel ermöglicht Ihnen der Bericht "Elektronische Schriftstücke, die von einem Benutzer in einem bestimmten Zeitraum erstellt wurden" die Eingabe eines Datumsbereichs und mindestens eines Benutzers. Ein sehr langer Zeitraum, kombiniert mit einer großen Anzahl von Benutzernamen, kann zu einer Leistungsminderung führen.

So erstellen Sie einen Bericht:

  1. Öffnen Sie die Registerkarte "Berichte". Eine Liste von verfügbaren Berichten wird angezeigt.
  2. Wählen Sie den gewünschten Bericht. Die Seite Berichterstattung verwalten wird angezeigt.
  3. Geben Sie die Kriterien für den Bericht an.
  4. Klicken Sie auf "Weiter", um den Bericht zu erstellen. Eine Frage zur Bestätigung kann angezeigt werden, wenn Sie den Bericht für den gesamten Aktenplan erstellen. Die Berichtsanzeige wird ausgeführt und Sie können den Bericht anzeigen.
  5. Nach dem Schließen des Berichtsfensters kehren Sie zum Schritt zur Berichtsanzeige zurück. Klicken Sie auf "Zurück", um zum vorherigen Schritt, den Eingabekriterien für den Bericht, zurückzukehren und einen anderen Bericht mit anderen Kriterien zu erstellen.
  6. Nach Abschluss der Berichtserstellung klicken Sie auf "Abbrechen" und kehren zur Berichtsliste zurück.
Wichtig: Wenn IBM Enterprise Records mit Workplace oder Workplace XT im Modus für containergesteuerte Authentifizierung oder in der Single-Sign-On-Umgebung implementiert ist, werden Sie zur Anmeldung aufgefordert. Sie werden nur einmal während der Benutzersitzung aufgefordert, nachdem Sie auf der Seite Berichterstattung verwalten auf Weiter geklickt haben, um IBM Enterprise Records-Berichte auszuführen.


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Letzte Aktualisierung: November 2013
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