Existem várias tarefas que é necessário executar para configurar um ambiente
do IBM® Enterprise
Records
Para configurar um ambiente do
IBM Enterprise
Records,
execute as tarefas de configuração seguintes.
- Configure um armazenamento de objectos de plano de ficheiros para a estrutura de
plano de ficheiros e outro armazenamento de objectos compatível com registos, para
documentos declarados como registos. Geralmente, existem muitos utilizadores com
acesso ao ROS que não têm acesso às entidades no plano de ficheiros no FPOS. Pode ter
mais de um ROS associado a um FPOS.
- Embora algumas tarefas de configuração tenham sido executadas durante os
procedimentos de instalação e configuração do
IBM Enterprise
Records, pode actualizar as
definições de configuração depois de criar os planos de ficheiro e quando estiver a
configurar a solução IBM Enterprise
Records para um
ambiente de produção.
- Para obter mais informações sobre os procedimentos de configuração e instalação do
IBM Enterprise
Records, consulte o Manual de Instalação e Actualização do
IBM Enterprise Records.
- Para obter informações sobre a configuração de tarefas associadas à criação de um
plano de ficheiros (como por exemplo, configurar um sufixo do nome de volume) consulte
o tópico "Criar um plano de ficheiros".
Criar classes de documento ROS
É necessário criar classes de
documentos para os documentos que foram declarados como registos.
- As classes de documento ROS têm uma propriedade Pode declarar que o
IBM Enterprise
Records utiliza para determinar se um
documento pode ser declarado como registo. Durante a instalação e configuração do
IBM Enterprise
Records, a propriedade para a classe do
documento base ou para uma ou mais subclasses de documento é definida para Verdadeiro. Esta
definição indica que as ocorrências dessas classes podem ser declaradas como um registo. Para preparar o ambiente do IBM Enterprise
Records para
produção, certifique-se de que o valor desta propriedade está definido para Verdadeiro
para todas as classes de documento ROS apropriadas. Em alternativa, verifique se uma subclasse herda esta definição da respectiva
superclasse. Verifique também se a "Segurança de instância predefinida" para estas
classes tem definidos os direitos das versões principais e secundárias. Este definição
serve para que os utilizadores com direitos de acesso apropriados possam criar
ocorrências das classes.
Configurar o plano de ficheiros predefinido
Apenas uma
hierarquia de plano de ficheiros é apresentada na aplicação
IBM Enterprise
Records.
- Durante os procedimentos de instalação e configuração do
IBM Enterprise
Records, foi definida uma preferência de
sítio do Application Engine ou do
Workplace XT para especificar este plano de
ficheiros predefinido. Contudo, quando o
IBM Enterprise
Records foi instalado e configurado,
provavelmente os planos de ficheiros para o sítio não estavam configurados.
- Pode modificar esta definição de preferências de sítio, para especificar a
predefinição preferencial. Cada utilizador do
IBM Enterprise
Records pode definir preferências de
utilizador que substituem esta predefinição de preferência de sítio.
- Para obter mais informações, consulte o tópico "Definir o plano de ficheiros
predefinido".
Configurar o varrimento de eliminação
Um administrador configura o
processo de varrimento de eliminação durante o procedimento de instalação e configuração
do
IBM Enterprise
Records. Contudo, para garantir
que este é correctamente configurado, reveja a configuração do varrimento de eliminação. Por exemplo, se o seu sítio não utiliza tipos de registos, verifique se
Executar para tipos de registos está definido como
False.
Para obter mais informações, consulte o tópico "Configurar o varrimento de eliminação".
Configurar tipos de registo
Os tipos de registo fornecem uma
forma de associar um registo a uma agenda de eliminação diferente da agenda associada
à categoria de registo ou pasta de registos ascendente do registo. Se a solução
IBM Enterprise
Records utilizar
tipos de registos, certifique-se de que configura o varrimento de eliminação para
executar o processamento do tipo de registo definindo
Executar para tipos de
registos como
True.
- Para obter mais informações, consulte o tópico "Configurar o varrimento de
eliminação".
- Tenha também em atenção a forma como um tipo de registo será associado a um
registo.
Pode especificar que todos os registos de uma classe de registos específica sejam
atribuídos a um tipo de registo específico por predefinição. Para obter mais
informações, consulte o tópico sobre configurar um tipo de registo predefinido.
- Pode visualizar os metadados do tipo de registo quando um registo
é declarado com o Application Engine ou com o
Workplace XT, permitindo ao utilizador
seleccionar um tipo de registo. Para obter mais informações, consulte o tópico
"Configurar a apresentação de metadados do tipo de registo".
- Também pode combinar ambas as abordagens, em que especifica uma predefinição mas
também permite que o utilizador substitua a predefinição seleccionando um tipo de
registo.
- A interface do utilizador do IBM Enterprise
Records não
tem qualquer mecanismo para declarar todas as partes de um documento composto como
registo único. Contudo, pode declarar documentos descendentes ou
ascendentes individuais como registos. Também pode, posteriormente, tornar documentos
que tenham sido declarados como registos como parte de um documento composto. Determinadas definições de documentos compostos, como por exemplo, Impedir
eliminação ou Eliminar descendente quando ascendente é
eliminado, podem afectar a eliminação normal de um registo. Se alguma
parte de um documento composto for declarada como um registo, são utilizadas as
predefinições. Estas definições são a
opção Nem ascendente nem descendente no menu Impedir
eliminação e a selecção Não eliminar descendente quando o
ascendente é eliminado.
Outras definições não são suportadas pelo
IBM Enterprise
Records e irão causar falhas ou um
comportamento inconsistente quando os registos forem submetidos para eliminação.
- Qualquer aplicação que utilize a funcionalidade de ficheiros DITA (Darwin
Information Typing Architecture) cria os componentes como documentos compostos. Por isso, as
diferenças aplicáveis aos documentos compostos mencionadas na nota anterior também são
aplicáveis a ficheiros DITA.
Configurar a opção Reter metadados
Quando um utilizador com os
direitos de acesso adequados elimina uma entidade do
IBM Enterprise
Records, esta é removida permanentemente do
armazenamento de objectos. Contudo, pode configurar a opção para reter metadados ao nível
do plano de ficheiros para categorias de registos eliminadas, pastas de registos, volumes
e registos. Se um administrador activar a opção de retenção de metadados, as entidades
referidas previamente permanecem no armazenamento de objectos, marcadas como
eliminadas, mas não são visíveis na aplicação
IBM Enterprise
Records. Pode exportar periodicamente estas entidades eliminadas e todos os respectivos
metadados para um ficheiro XML, para efeitos de histórico. Em seguida, elimine de
forma permanente as entidades do armazenamento de objectos. Para obter informações sobre como
configurar esta opção, consulte o tópico sobre metadados de retenção.
Configurar a declaração automática de registos
Pode configurar o
IBM Enterprise
Records para declarar automaticamente um
documento como um registo, sempre que um utilizador conclui uma operação específica, como
por exemplo, criar um documento. Para configurar uma declaração automática:
- Modifique o ficheiro de configuração fornecido para especificar a localização em
que o IBM Enterprise
Records deve armazenar os registos
declarados
- Crie uma acção evento AutoDeclare.
- Crie uma subscrição para as classes de documento ROS para a acção do evento que
especifica quais os eventos que irão activar o evento. Para obter mais informações,
consulte o tópico sobre declaração automática.
Configurar a sincronização de propriedades
Pode configurar a
sincronização de propriedades para sincronizar automaticamente os valores de
propriedades de um documento com o respectivo registo associado, sempre
que
uma propriedade é actualizada no documento ou registo. Para obter mais informações,
consulte o tópico sobre sincronização de propriedades.
Definir o tamanho do lote do fluxo de trabalho
Por
predefinição, o IBM Enterprise
Records armazena um
máximo de 10 itens de trabalho num lote do fluxo de trabalho para revisão ou aprovação
antes da eliminação.
Pode alterar o número máximo armazenado através de uma definição da configuração.
Para obter mais informações, consulte o tópico sobre o tamanho do lote do
fluxo de trabalho.
Configurar o pedido do fluxo de trabalho de pasta de registo
O
IBM Enterprise
Records inclui o fluxo de trabalho Criar
pasta de registo, que permite aos utilizadores enviar um pedido ao gestor de registos
para criar uma pasta de registos. Normalmente, muitos utilizadores não têm privilégios
suficientes para criar uma pasta de registos. Para disponibilizar este fluxo de trabalho
aos utilizadores, tem de configurar as preferências de sítio de Pedir pasta de registos.
Esta preferência pode ser definida durante a instalação e configuração do
IBM Enterprise
Records. Para obter mais informações sobre como utilizar este fluxo de trabalho, consulte o
tópico sobre o fluxo de trabalho de pasta de registos.
Para obter instruções sobre
como definir as preferências de sítio, consulte o tópico sobre as preferências de
sítio de Pedir pasta de registos.
Definir as preferências de sítio de ligações editáveis
O
IBM Enterprise
Records inclui ligações que permitem
aos utilizadores ligar registos e pastas relacionados. Para criar e manter as ligações no
IBM Enterprise
Records, tem de definir a preferência de
sítio Classes de ligação editáveis utilizando o Workplace.
Para obter mais informações sobre as ligações do
IBM Enterprise
Records, consulte o tópico sobre ligações.
Para obter instruções
sobre como definir as preferências de sítio, consulte o tópico sobre as preferências
de sítio de classe de ligação.
Configurar eventos específicos de conformidade
O
IBM Enterprise
Records inclui vários eventos para
conformidade com os modelos de dados PRO e DoD, como por exemplo, eventos que definem
metadados. A configuração destes eventos é opcional, uma vez que o processamento dos
eventos pode afectar o desempenho.
- Para um desempenho optimizado, configure apenas os eventos relevantes para as
operações de gestão de registos. Para obter mais informações sobre como configurar
estes eventos, consulte o tópico "Activar e subscrever eventos".
- Para ambos os modelos de dados DoD e PRO é necessário que o arquivo de ficheiros
seja configurado para utilizar o método de supressão para eliminar documentos. O
conteúdo do documento será então substituído com entradas em branco três vezes antes
de eliminar o ficheiro. Deste modo, o ficheiro é irrecuperável. Para obter mais
informações, consulte o tópico sobre pesquisa sensível a maiúsculas e minúsculas.
Configurar Content Federation Services para
documentos do Image Services
Se a solução do
IBM Enterprise
Records incluir a utilização dos
Content Federation Services opcionais para a funcionalidade
Image Services, certifique-se de que a segurança do Image Services está definida
correctamente para a modificação e eliminação do Image Services.
Poderá assegurar esta configuração através da coordenação com o administrador do
sistema do IBM FileNet Image Services Certifique-se também de que os parâmetros de classe
de retenção de documento do IBM FileNet Image Services estão
configurados apropriadamente, para que os documento declarados como registos não sejam
eliminados em resultado das definições de retenção do
IBM FileNet Image Services. Para obter mais informações, consulte o tópico sobre tarefas
de manutenção e administração do sistema.
Configurar dispositivos de armazenamento protegidos
Se a sua
solução do
IBM Enterprise
Records inclui a utilização de
dispositivos de armazenamento protegidos, como por exemplo o
EMC Centera, NetApp SnapLock,
Tivoli Storage
Manager e outros, é importante que as
definições de retenção do
IBM Enterprise
Records não
estejam em conflito com as definições de retenção que possam estar configuradas no
dispositivo de armazenamento. Por isso, desactive a retenção para o dispositivo de
armazenamento e utilize o
IBM Enterprise
Records
para controlar a retenção.
- Em dispositivos do Tivoli Storage
Manager, a retenção é
controlada por vários parâmetros.
- Quando o sistema IBM Enterprise
Records está
completamente configurado, a aplicação
IBM Enterprise
Records permanece com o controlo total da
retenção e eliminação.