Una acción de disposición es la que se ejecuta en entidades tras llegar a la fecha de límite de corte o al concluir el periodo de retención de una fase de disposición. A cada acción que se cree, se le deberá asignar un flujo de trabajo predeterminado, excepto si se trata de una acción Destrucción automática. Cuando el sistema realiza la acción, ejecuta el flujo de trabajo asociado al recibir la confirmación de un usuario
autorizado.
Al definir un programa de disposición, se asigna una acción con la activación de disposición establecida para límite de corte. También puede asignar una acción con cada fase de disposición que crea en un programa de disposición.
Recuerde: Solo un Administrador de registros o Records Manager
(para los modelos de datos básico y de DoD) puede crear, modificar o eliminar una acción.
Tipos de acciones
En
IBM® Enterprise
Records, puede crear los tipos siguientes de acciones predefinidas en el sistema:
- Revisar Recuperar registros revisados por una
persona autorizada. En la revisión debe examinarse el estado de disposición de la entidad para establecer si puede eliminarse.
- ExportarExporta o copia registros a otro almacén.
- TransferirTransfiere registros a un archivo oficial para su conservación permanente.
- Destruir Elimina los registros de forma permanente.
- Transferencia provisionalTransfiere registros a otra ubicación de manera
temporal.
- Límite de corteCierra las entidades después de que se llega a su límite de corte.
- Revisión vital Programa la revisión periódica
de las entidades vitales.
- Destrucción automáticaElimina de forma permanente los
registros sin el uso de un flujo de trabajo. La eliminación de registros es inmediata cuando llega al final del período de retención.