Uma vez que as entidades físicas não podem ser visualizadas online, é
necessário solicitar que os itens lhe sejam enviados. Este processo, denominado
dar saída, executa também o fluxo de trabalho PRM (Physical Records
Management) que mantém um registo da localização das entidades em cada passo. Pode dar saída de registos
individuais (um de cada vez) ou de qualquer dos contentores que incluem itens físicos.
O fluxo de trabalho PRM abrange todos o ciclo de reserva, recepção e publicação da entidade
para o utilizador seguinte. O fluxo de trabalho também controla os atrasos na recepção ou
publicação da entidade. Adicionalmente, controla as entidades extraviadas em trânsito ou com o
utilizador actualmente indicado como estando na posse da entidade. O seguimento de uma
entidade no fluxo de trabalho PRM requer que todos os participantes registem de modo
rigoroso a localização da entidade, de forma constante. Os participantes podem
responder atempadamente a tarefas através da caixa de entrada.
Pode dar saída de entidades físicas com o
Application Engine, com o
Workplace XT, ou com o
IBM® Enterprise
Records. Se der saída de entidades a partir do Workplace, aceda ao
FPOS e abra a pasta Gestão de registos. Em seguida, abra a pasta do plano de ficheiros e aceda ao objecto na localização do
plano de ficheiros adequada .
Para obter informações sobre o estado de saída de uma entidade, seleccione o
respectivo ícone Obter informações e seleccione a página
Detalhe.
Na secção Físico desta página, pode consultar a
localização da entidade, localização inicial e estado de saída da entidade. Também poderá verificar qual o utilizador que deu saída. Se a entidade tiver um código de barras, também pode verificar o estado de saída
utilizando a opção Digitalizar itens físicos no separador Físico. Para obter mais informações, consulte o tópico "Digitalizar uma entidade física". Por
fim, seleccione Estado no passo do fluxo de trabalho PRM para
obter o estado utilizando a aplicação do controlador.
Caixas de entrada utilizadas pelo fluxo de trabalho PRM
À medida que a entidade se desloca e os utilizadores recebem e enviam a mesma, são
criados itens de trabalho. A caixa de entrada de um utilizador apresenta alguns dos
itens e alguns deles são apresentados em caixas de entrada públicas. As definições de
segurança de utilizador e de grupo determinam quem pode aceder às caixas de entrada
públicas. Estas definições determinam quem pode abrir um passo de fluxo de trabalho. Estas
definições determinam quem pode verificar o estado de saída de uma entidade utilizando
a opção Digitalizar itens físicos. O fluxo de trabalho PRM pode preencher as caixas de entrada seguintes com
itens de trabalho.
- PhysicalEntitiesKeeperQueue: Por predefinição, o guardião é definido
como o revisor da localização inicial da entidade. O item de trabalho para libertar
uma entidade é colocado na caixa de entrada deste utilizador. Se a localização não tiver
um revisor, os itens de trabalho gerados para as entidades nessa localização são enviados
para a caixa de entrada pública PhysicalEntitiesKeeperQueue.
Os utilizadores autorizados a aceder a esta caixa de entrada podem seleccionar itens de
trabalho para publicar as entidades e receber as mesmas quando estas são devolvidas.
- PhysicalEntitiesWaitQueue: Um item de trabalho é incluído nesta fila
para mostrar quem solicitou um item e em que local este deve ser entregue.
Este estado é indicado apenas ao utilizador seguinte que irá receber a entidade. Não há
qualquer interacção com o item de trabalho. Este permanece na caixa de entrada até que
o utilizador que efectuou o pedido indique que o item foi recebido.
- PhysicalEntitiesReserveQueue: Os itens de trabalho gerados por
pedidos de utilizadores adicionais, após o primeiro utilizador na fila, ficam na fila
de reserva. Após o utilizador na fila de espera publicar a entidade, o utilizador com
a data de reserva mais antiga será o próximo utilizador a receber a entidade.
- PhysicalEntitiesDeliveryQueue: Se o detentor actual da entidade
seleccionar o serviço de entrega como modo de entrega ao publicar uma entidade, um
item de trabalho é enviado para a caixa de entrada PhysicalEntitiesDeliveryQueue. Os utilizadores com acesso a esta caixa de
entrada são responsáveis pela entrega da entidade ao utilizador seguinte.
- PhysicalEntitiesFindLostQueue: Se o detentor actual da entidade
responder a um passo de recepção com Não recebido, um item de
trabalho é enviado para a caixa de entrada pública PhysicalEntitiesFindLostQueue. Este
resultado também se verifica se o serviço de entrega indicar que uma entidade se
extraviou. Os utilizadores autorizados a aceder a esta
caixa de entrada podem fazer clique no item de trabalho e indicar o estado da
entidade. Se o utilizador ou o grupo não conseguir localizar a entidade
e a mesma for declarada como permanentemente extraviada, são notificados dois grupos. São notificados os utilizadores nas caixas de entrada públicas PhysicalEntitiesWaitQueue
e PhysicalEntitiesReserveQueue. Estes utilizadores são notificados de que o estado da
entidade foi alterado para Perdido. Adicionalmente, todos os fluxos de trabalho
executados para a entidade extraviada são terminados.
Após uma entidade ser marcada
como permanentemente extraviada, não existe forma de indicar, posteriormente, que foi
localizada. Qualquer utilizador que, no futuro, tente dar saída da entidade irá
receber a mensagem que a entidade se extraviou.
Procedimento para dar saída
Dar saída de uma entidade tem
início ao seleccionar
Iniciar / Dar saída no menu. Em seguida, os itens de trabalho são apresentados nas
caixas de entrada pessoais dos participantes ou os itens de trabalho são
enviados para as caixas de entrada públicas. Quando é dada saída de uma entidade pela
primeira vez, o sistema mostra que o utilizador que efectuou o pedido deu saída da
mesma para a localização especificada. Contudo, o guardião
tem de publicar o item antes que o utilizador que faz o pedido efectivamente o
receba.
- Quando um item já tem saída dada, os restantes utilizadores que efectuaram
um pedido definem uma Data da reserva. A data de reserva é utilizada para
definir prioridades nos vários pedidos. A entidade é enviada para outros
utilizadores com base na data de reserva mais antiga, conforme mostrado pelos
itens de trabalho em PhysicalEntitiesReserveQueue.
O sistema não aguarda pela data de reserva para gerar novos itens de trabalho.
- Se o guardião ou outro detentor de entidades solicitar um serviço de
entrega em vez de uma entrega manual, a fila de entrega recebe um item de
trabalho. O serviço de entrega ou entrega o item ou indica que está
extraviado. Quando o guardião ou o serviço de entrega indica que o item está
entregue, o utilizador que efectuou o pedido recebe um item de trabalho de
recepção. Se o serviço de entrega indicar que o item se extraviou, um
item de trabalho é enviado para a fila de localização de itens perdidos.
- Quando o utilizador que faz o pedido executar o item de trabalho de recepção, um
item de trabalho de publicação irá substituir o item de trabalho de recepção na caixa
de trabalho pública. Se o utilizador que faz o pedido indicar que o item não foi
recebido, é enviado um item de trabalho para a fila de localização de itens perdidos.
- O grupo de localização de itens perdidos localiza e entrega o item ou indica que este
está permanentemente extraviado. Localizar e entregar o item gera um item de
trabalho de recepção na caixa de entrada do utilizador. Indicar que o
item está extraviado envia mensagens aos participantes afectados
(utilizadores nas filas de espera e de reserva) e todos os itens de
trabalho restantes são terminados. Só deve ser indicado que o item foi extraviado de
forma permanente se tiver certeza de que o item não será encontrado
posteriormente. Não existe uma forma de, posteriormente, indicar que a entidade
extraviada foi encontrada. Todos os utilizadores que tentem dar saída da entidade irão
receber uma mensagem sobre o estado de extraviado.
- Quando terminar a utilização do item, execute o item de trabalho de publicação e
entregue a entidade à próxima pessoa ou ao guardião. Em seguida, o guardião conclui o
item de trabalho de recepção.
- Se tentar dar saída de uma entidade cujo contentor ascendente tem saída dada, a
única opção é fechar a janela do passo Iniciar. Pode dar saída do contentor
ascendente. Esta acção coloca-o na fila com outros utilizadores que possam estar em
espera. Em alternativa, experimente dar saída da entidade descendente mais tarde. Se
tentar dar saída de um contentor quando um ou mais dos respectivos itens de conteúdo
tiverem saída dada, será apresentada uma mensagem. A mensagem indica "Dada saída do
elemento descendente". Terá de tentar novamente mais tarde.
Iniciar Fluxo de Trabalho
Para dar
saída de um objecto físico:
- No Application Engine,
Workplace XT, ou no
IBM Enterprise
Records, faça clique com o botão
direito do rato no nome da entidade física e seleccione Iniciar /
Dar saída.
- Faça clique em Iniciar sob o nome da subscrição do
fluxo de trabalho que pretende utilizar. Uma subscrição predefinida é
fornecida para cada tipo de entidade física.
- Conclua o passo Iniciar / Dar saída.
- Após concluir o passo Iniciar / Dar saída, feche a
janela que indica as subscrições de fluxo de trabalho.
Os vários
passos do fluxo de trabalho partilham alguns itens comuns.
Tabela 1. Passos do fluxo de trabalhoItens de Passos de fluxo de trabalho |
Descrição |
Instruções |
No início da janela, encontram-se instruções para
executar o passo. Estas instruções foram escritas pelo designer do fluxo de trabalho. Se as instruções não forem apresentadas, faça clique na seta junto à palavra Instruções. |
Nome da entidade |
Se a entidade for um contentor, faça clique no nome para abrir o
contentor e ver os conteúdos. Se a entidade for um único registo físico, não tem
conteúdo, pelo que será apresentada uma mensagem. |
Comentários |
Introduza comentários directamente na caixa Comentários. Em alternativa, faça clique no ícone na caixa de texto para visualizar uma maior. |
Menu Acção |
Os itens no menu variam conforme o passo.
Consulte as informações sobre o tipo de passo posteriormente. Além disso, as instruções no
início da janela do fluxo de trabalho oferecem orientação sobre o que deve seleccionar. |
Localização |
Faça clique em Localização para ver uma lista de localizações. Faça clique em Seleccionar na
localização onde pretende que uma entidade seja entregue. |
Data da reserva |
Faça clique no ícone de calendário para seleccionar a data
que pretende reservar para a entidade. Se a entidade não tiver saída dada, terá de
seleccionar a data actual. Se a entidade tiver saída dada, pode seleccionar a data
actual ou uma data posterior, mas o sistema não irá necessariamente apresentar a data
que seleccionar. O sistema determina as datas de reserva à medida que a entidade
avança de uma localização para outra. |
Coluna de informações |
Passos diferentes podem demonstrar quem estava na posse do item, onde está
localizado, as datas de reserva e de pedido e quem será o próximo utilizador a
receber o item. |
Aplicar e Fechar |
É possível alterar
informações, Aplicar as mesmas e, em seguida, Fechar a
janela sem executar quaisquer acções adicionais. O item de trabalho permanece na mesma caixa de
entrada. Este passo é útil quando pretende declarar que um item está
extraviado, mas considera ser possível localizá-lo. Este passo evita que seja aplicada
a acção mais permanente, que seria criada utilizando o botão
Concluir. |
Alterar atribuição |
Este passo abre uma janela onde poderá seleccionar outro utilizador para
executar o passo. Introduza os primeiros caracteres do
nome e faça clique em Pesquisar. Seleccione o utilizador e faça clique em
Continuar. |
Estado |
Este passo abre a aplicação do controlador. |
Concluir |
O botão Concluir conclui o passo do fluxo de trabalho
e é a opção mais comum. |
Passo Iniciar
Para concluir o passo Iniciar:
- Faça clique em Localização para seleccionar a localização
em que a entidade é entregue.
- Faça clique no ícone de calendário para definir uma Data da
reserva. Se a entidade não tiver saída dada, tem de seleccionar a data actual. Se a entidade tiver saída dada, pode seleccionar a data actual ou uma
data posterior. A data de reserva é utilizada para definir prioridades nos
vários pedidos.
- Faça clique em Iniciar para iniciar o fluxo de
trabalho ou em Fechar para fechar a janela sem iniciar.
Passo de receber
Um passo Receber é listado como um
passo de aprovação na caixa de entrada, mas ao abrir o mesmo, o título da
página é
Passo de receber. O passo Receber é apresentado a um
utilizador quando o utilizador anterior (ou o guardião) publica o item e o utilizador é o
próximo a receber o item. Se ainda não recebeu o mesmo, pode verificar qual o utilizador que irá proceder à
entrega, onde foi localizado pela última vez e como será entregue. Se não receber o
item após aguardar algum tempo, pode indicar que ainda recebeu o mesmo. Esta
resposta cria um
item de trabalho para a fila de localização de itens perdidos. Se for guardião, irá receber um passo Receber quando o último utilizador publica o item. Para concluir o passo Receber:
- Seleccione a acção adequada. Se tiver recebido a entidade, seleccione
Recebido; caso contrário, seleccione Não
recebido.
- Conclua o passo seleccionando a opção apropriada. Consulte as opções numa secção
diferente deste tópico:
Iniciar Fluxo de Trabalho.
Atenção: É possível que não tenha recebido a entidade,
devido a um atraso. Este atraso pode ser causado pelo serviço de entrega ou o
utilizador actualmente a trabalhar com a entidade. É também
possível que a entidade se tenha extraviado em trânsito. Nesses casos, irá receber uma
mensagem a notificá-lo sobre o estado da entidade.
Passo de publicação
Um passo de publicação é listado como um
passo de aprovação na caixa de entrada, mas ao abrir o mesmo, o título da
página é
Passo de publicação. O passo de publicação tem de ser
concluído pelo detentor actual da entidade, que pode ser o guardião ou o utilizador que
deu saída do item. O método de entrega, se existem atrasos na entrega ou se o item se
extraviou são informações indicadas pelo utilizador. O item deve ser entregue ao
utilizador que efectuou o pedido na localização de saída. Para concluir o passo de publicação:
- Se adequado, introduza o Tempo de atraso em horas para indicar
o nível de atraso na publicação da entidade.
- Introduza os comentários adequados, como por exemplo, uma explicação
para o atraso.
- Seleccione a opção adequada na lista de acções.
- Entrega manual significa que irá entregar
manualmente a entidade ao próximo utilizador.
- Seleccione Perdido, se não souber onde a entidade se
encontra. Um item de trabalho é enviado para a caixa de entrada pública
PhysicalEntitiesFindLostQueue.
- Seleccione Serviço de entrega se pretender utilizar um
serviço de entrega. Um item de trabalho é enviado para a caixa de entrada
pública PhysicalEntitiesDeliveryQueue.
- Seleccione Atraso se tiver introduzido um tempo de
atraso.
É enviada uma notificação de atraso a todos os utilizadores na fila de espera.
- Conclua o passo seleccionando a opção apropriada. Consulte as opções numa secção
diferente deste tópico:
Iniciar Fluxo de Trabalho.
Passo Fila de espera
Quando um utilizador reserva uma
entidade e é o próximo utilizador a receber a mesma, o item de trabalho na fila de
espera apresenta o nome de utilizador como o utilizador que efectuou o pedido. Os utilizadores autorizados a aceder a esta fila podem ver informações, mas não
há qualquer acção a efectuar. Para ver o passo Fila de espera:
- Faça clique no item de trabalho na fila pública PhysicalEntitiesWaitQueue.
- Após rever o item de trabalho, faça clique em
Fechar.
Passo Fila de reserva
A caixa
de entrada pública PhysicalEntitiesReserveQueue contém itens de trabalho para
cada utilizador que aguarda a entrega. Os utilizadores autorizados podem abrir cada
item de trabalho para ver quem solicitou a entidade, as datas de pedido e as
localizações solicitadas. Pode modificar as datas de reserva para alterar as
prioridades dos utilizadores. Para concluir o passo Fila de reserva:
- Faça clique no item de trabalho na caixa de entrada pública
PhysicalEntitiesReserveQueue.
- Em opção, modifique a Data da reserva para alterar a
prioridade dos utilizadores que aguardam o item.
- Faça clique em Aplicar e em
Fechar.
Passo Localizar um item perdido
Quando uma entidade é
declarada como extraviada, o sistema envia um item de trabalho para a caixa de
entrada pública PhysicalEntitiesFindLostQueue. Se estiver autorizado a aceder a
esta caixa de entrada, pode fazer clique no item de trabalho para ver a página
Localizar passo perdido e actualizar o estado. Pode localizar e
entregar a entidade ou tem de declarar a mesma como permanentemente extraviada. Esta
acção notifica todos os utilizadores afectados e conclui todos os fluxos de trabalho
PRM iniciados para essa entidade. Adicionalmente, quando um utilizador tenta executar
um fluxo de trabalho para essa entidade, o sistema envia automaticamente uma
notificação sobre o estado de extravio da entidade.
Para concluir o passo Localizar um item perdido:
- Introduza os seus comentários.
- No menu Acção, seleccione
Perdido se pretender declarar que a entidade está
permanentemente extraviada. Seleccione Entregue se tiver
localizado a entidade e entregue a mesma ao utilizador cujo nome é apresentado no
campo Pedido por.
- Conclua o passo seleccionando a opção apropriada. Consulte as opções numa secção
diferente deste tópico:
Iniciar Fluxo de Trabalho.
Após uma entidade ser marcada como permanentemente
extraviada, não existe forma de indicar, posteriormente, que foi localizada. Qualquer
utilizador que, no futuro, tente dar saída da entidade irá receber uma mensagem a
indicar que a entidade se extraviou. Se o item extraviado for um contentor encontrado
posteriormente, não pode ser dada saída dos respectivos conteúdos. Qualquer utilizador
que tente dar saída de itens de um contentor previamente extraviado irá receber uma
mensagem em como foi dada saída do ascendente.
Passo Serviço de entrega
Quando um utilizador selecciona
o serviço de entrega para enviar uma entidade física, o sistema envia um item
de trabalho para a caixa de entrada pública PhysicalEntitiesDeliveryQueue. Se
estiver autorizado a aceder a esta caixa de entrada pública, pode fazer clique
no item de trabalho para concluir a página
Passo de
entrega. Para concluir o passo de entrega:
- Introduza quaisquer comentários apropriados.
- Na lista Acção, seleccione
Perdido se não for possível localizar e entregar a
entidade. Esta acção envia um item de trabalho para a caixa de entrada pública
PhysicalEntitiesFindLostQueue. Se necessário, esse grupo irá indicar que a entidade
está permanentemente extraviada. Seleccione Entregue se tiver
entregue a entidade ao utilizador que solicitou a mesma.
- Conclua o passo seleccionando a opção apropriada. Consulte as opções numa secção
diferente deste tópico:
Iniciar Fluxo de Trabalho.
Passo de mensagem
A página Passo de mensagem notifica o
utilizador sobre o estado da entidade física para a qual executou o fluxo de trabalho
PRM. Esta página é enviada como um item de trabalho para a caixa de entrada do utilizador.
Irá receber este item em qualquer uma das situações seguintes:
- O detentor actual da entidade atrasou a publicação da entidade.
- A entidade foi extraviada pelo serviço de entrega ou pelo detentor actual da
entidade.
- Ocorreu um erro no fluxo de trabalho PRM.
- Já foi dada saída da entidade ascendente ou descendente da entidade solicitada e
não foi enviado qualquer item de trabalho para qualquer fila. (As filas de espera e de
reservar são utilizadas apenas quando as entidades correspondem).
- A entidade para a qual executou o fluxo de trabalho não é um entidade física.
Para concluir o Passo de mensagem, faça clique em
Concluir.