Istnieje wiele informacji dotyczących funkcji kontrolowania, zdarzeń i dzienników dostępnych w środowisku IBM® Enterprise Records. Dostępne są także informacje o sposobach konfigurowania i używania tych funkcji, zdarzeń i dzienników.
Więcej informacji dotyczących wyświetlania historii kontroli dla obiektu zawiera również temat dotyczący wyświetlania wpisów dziennika kontroli. Więcej informacji dotyczących kontroli zawiera Pomoc dla produktu Content Platform Engine Administration, a w szczególności temat dotyczący pojęć związanych z kontrolą.
W przypadku niszczenia automatycznego należy korzystać ze standardowego mechanizmu kontroli produktu Content Platform Engine - w szczególności w celu usuwania zdarzeń kontroli i zachowywania historii niszczenia. Więcej informacji zawiera sekcja poświęcona dziennikowi kontroli w publikacji Content Platform Engine.
Za pomocą funkcji kontroli dostępnych dla produktu IBM Enterprise Records możliwe jest:
Produkt Content Platform Engine zawiera pewną liczbę zdarzeń systemowych, które po skonfigurowaniu w celu kontrolowania, są automatycznie rejestrowane w dzienniku kontroli w przypadku wystąpienia zdarzenia. Do przykładów tych zdarzeń należy tworzenie obiektu i umieszczanie obiektu w folderze. Produkt IBM Enterprise Records dodaje do składnicy obiektów zdarzenie niestandardowe RMAudit, które rejestruje zdarzenia IBM Enterprise Records jako zdarzenia przemieszczające lub niszczące obiekt.
Każde zarejestrowane zdarzenie jest zapisywane w produkcie Content Platform Engine jako obiekt. Względem tych zarejestrowanych obiektów zdarzeń można wykonywać operacje, takie jak wyszukiwanie, eksportowanie i sprawdzanie właściwości.
Zaimportowanie modelu danych IBM Enterprise Records do składnicy obiektów powoduje dodanie zdarzenia RMAudit do składnicy obiektów. Ponadto zdarzenie zostaje automatycznie zasubskrybowane dla klas Kategoria akt, Folder akt oraz Wolumin w składnicy FPOS. Zdarzenie to można skonfigurować ręcznie w przypadku klasy akt. (Należy jednak pamiętać o tym, że kontrolowanie nie jest automatycznie włączone dla składnicy obiektów).
Zdarzenie RMAudit rejestruje wpis kontroli zawsze w przypadku wykonania dowolnej z następujących czynności względem obiektu:
Oprócz rejestrowania zdarzeń kontrolowanych dla powyższych czynności IBM Enterprise Records można również skonfigurować kontrolowanie dla następujących zdarzeń systemowych udostępnionych z systemem Content Platform Engine. Poniższa tabela zawiera podzbiór dostępnych zdarzeń systemowych; zdarzenia z listy to takie, których kontrolowanie może być prawdopodobnie najbardziej interesujące w produkcie IBM Enterprise Records.
Zdarzenie | Okoliczności rejestrowania | Dotyczy |
---|---|---|
Tworzenie | Po utworzeniu instancji klasy (obejmuje deklarowanie akt: zdarzenie jest skonfigurowane dla klasy Akta w FPOS). | Kontrolę tego zdarzenia można przeprowadzić dla dowolnej klasy, w tym Kategoria akt, Folder akt, Wolumin i Akta w FPOS, a także dla klasy Dokument w ROS. |
Usunięcie | Obiekt jest usuwany ze składnicy obiektów. | To zdarzenie można kontrolować dla dowolnej klasy. |
Umieszczanie | Obiekt jest umieszczany w folderze (obejmuje tworzenie podfolderu i automatyczne umieszczenie, które odbywa się podczas deklarowania akt). | To zdarzenie można kontrolować dla dowolnej klasy Folder (i podklasy) w tym dla klasy Kategoria akt, Folder akt i klasy Wolumin w FPOS. |
Uzyskiwanie treści | Następuje uzyskanie treści obiektu zawierającego treść (na przykład: jeśli użytkownik wyświetli treść dokumentu). | To zdarzenie można kontrolować dla dowolnej klasy Dokument (i podklasy). Aby kontrola była możliwa, kiedy użytkownik wyświetla treść dokumentu, należy włączyć to zdarzenie w ROS. |
Uzyskanie obiektu | Następuje pobranie obiektu z Content Platform Engine (co obejmuje kilka prób wykonanych przez aplikację IBM Enterprise Records). | To zdarzenie można kontrolować dla dowolnej klasy. |
Zapytanie | Realizowane jest zapytanie (obejmuje zapytania, jakie aplikacja IBM Enterprise Records wykonuje w ramach przetwarzania). | To zdarzenie można kontrolować dla dowolnej klasy (z wyjątkiem Seria wersji). |
Usunięcie z folderu | Następuje usunięcie obiektu z folderu (obejmuje usunięcie podfolderu). | To zdarzenie można kontrolować dla dowolnej klasy Folder (i podklasy) w tym dla klasy Kategoria akt, Folder akt i klasy Wolumin w FPOS. |
Aktualizacja | Zmiana właściwości obiektu (obejmuje oznaczenie kontenera jako istotnego i aktywację lub dezaktywację kontenera). | To zdarzenie można kontrolować dla dowolnej klasy. |
Aktualizacja zabezpieczeń | Zmiana zabezpieczeń obiektu. Niepowodzenie nie zostanie zarejestrowane, jeśli użytkownik podejmie próbę usunięcia obiektu z aplikacji IBM Enterprise Records. Próba zakończy się niepomyślnie, ponieważ usunięcie jest chronione przez znacznik (dotyczy to niektórych obiektów IBM Enterprise Records). | To zdarzenie można kontrolować dla dowolnej klasy (z wyjątkiem ReferentialContainmentRelationship i VersionSeries). |
Jeśli w składnicy obiektów aktywowano i kontrolowano rejestrowanie kontroli, wówczas system generuje wpisy dziennika kontroli. Te wpisy istnieją jako tabela w bazie danych w składnicy obiektów. W celu wykonywania czynności związanych z dziennikiem należy uruchomić zapytanie dla wybranych zdarzeń, a następnie wykonać czynność. W razie konieczności czynność należy wykonać względem zestawu wynikowego dla zapytania. Zdarzenia kontrolowane pozostają w zdarzeniu dziennika kontroli nawet po usunięciu obiektu kontrolowanego. Szczegółowe informacje o dziennikach kontroli, w tym informacje na temat usuwania zbędnych wpisów dziennika i zarządzania rozmiarem dziennika, zawiera sekcja dotycząca informacji o kontroli w publikacji Pomoc dla produktu Content Platform Engine Administration.
W dzienniku kontroli zapisywane są następujące informacje:
Niektóre wpisy dziennika kontroli mogą zawierać dodatkowe informacje w zależności od typu zdarzenia kontrolowanego. Na przykład: pomyślnie zakończone zdarzenie Zapytanie powoduje zarejestrowanie pierwotnego tekstu zapytania, z którego zostało wygenerowane zapytanie. Rejestrowany jest również identyfikator klasy obiektu, który był podmiotem zdarzenia kontrolowanego.
Poniżej przedstawiono listę nazw symbolicznych i krótkie opisy właściwości dostępnych dla zdarzeń kontroli. Właściwości właściwe dla zdarzenia RMAudit: AuditActionType, ReasonForAction, Reviewer i RMEntityDescription.
AuditActionType Dla zdarzenia RMAudit określa typ czynności kontroli, np. Delete, Przemieść, Niszczenie, Przenoszenie, Przenoszenie tymczasowe, Eksport, Przegląd, Cofnij deklarację, Wstrzymanie lub Usuń wstrzymanie.
AuditLevel Dla zdarzenia AuditConfiguration określa poziom kontroli (kontrolowanie wyłączone = 0, kontrolowanie włączone = 1).
ContainmentName Dla zdarzenia File i Unfile określa nazwę obiektu dodanego lub usuniętego z obiektu-kontenera.
Creator Dla wszystkich zdarzeń określa nazwę skróconą użytkownika, który wygenerował zdarzenie (użytkownik, który utworzył obiekt zdarzenia).
DateCreated Dla wszystkich zdarzeń zawiera datę i godzinę wygenerowania zdarzenia (data i godzina utworzenia obiektu zdarzenia). Produkt Content Engine zapisuje daty i godziny w formacie Coordinated Universal Time (UTC).
DateLastModified Dla wszystkich zdarzeń zawiera datę i godzinę ostatniej modyfikacji zdarzenia (data i godzina ostatniej modyfikacji obiektu zdarzenia).
EventStatus Dla wszystkich zdarzeń określa, czy operacja, która wygenerowała to zdarzenie, zakończyła się pomyślnie (0), czy nie (wewnętrzny kod błędu).
LastModifier Dla wszystkich zdarzeń zawiera skróconą nazwę użytkownika, który jako ostatni zmodyfikował obiekt zdarzenia.
LifecycleOperation Dla zdarzenia ChangeState określa operację cyklu życia wykonaną na obiekcie źródłowym.
ModifiedProperties Dla zdarzenia ChangeClass, ChangeState, Checkin, Checkout, ClassifyComplete, Custom, DemoteVersion, Freeze, Lock, PromoteVersion, RMAudit, Unlock, Update i UpdateSecurity określa listę nazw symbolicznych właściwości zmodyfikowanych przez kontrolowaną operację.
ObjectType Dla wszystkich zdarzeń określa liczbę, która informuje o podstawowym typie obiektu. Dla obiektów zdarzenia wartość jest zawsze równa 1180.
QueryText Dla zdarzenia Query określa oryginalny tekst, z którego wygenerowano zapytanie.
ReasonForAction Dla zdarzenia RMAudit określa przyczynę czynności. To pole zapełniane jest przez wartość wprowadzoną przez użytkownika do pola Komentarze do przeglądu podczas realizowania przepływu pracy.
Reviewer Dla zdarzenia RMAudit określa nazwę użytkownika, który wykonał czynność, która wygenerowała zdarzenie (użytkownik, który uruchomił kolejkę przepływu pracy IBM Enterprise Records).
RMEntityDescription Dla zdarzenia RMAudit określa opis kontrolowanej czynności (jeśli jest to wymagane). Na przykład: czynność Przemieść może zostać opisana jako przeniesienie obiektu RM MyRecordFolder ze źródłowego folderu /Records Management/My File Plan/My Record Category do miejsca docelowego /Records Management/My File Plan/Another Record Category.
SourceClassId Dla zdarzeń CancelCheckout, ChangeClass, ChangeState, Checkin, Checkout, ClassifyComplete, Creation, Custom, Deletion, DemoteVersion, File, Freeze, GetContent, GetObject, Lock, PromoteVersion, Query, RMAudit, Unfile, Unlock, Update i UpdateSecurityEvent określa identyfikator klasy obiektu, który podlega zdarzeniu kontrolowanemu.
SourceObject Dla zdarzeń CancelCheckout, ChangeClass, ChangeState, Checkin, Checkout, ClassifyComplete, Creation, Custom, Deletion, DemoteVersion, File, Freeze, Lock, PromoteVersion, RMAudit, Unfile, Unlock, Update i UpdateSecurity określa obraz stanu obiektu, który jest źródłem zdarzenia kontroli w czasie wystąpienia zdarzenia. Odniesienie do obiektu zawarte w tej właściwości reprezentuje obiekt w stanie, w jakim się znajdował w momencie wystąpienia zdarzenia, i może być inny niż aktualny stan obiektu.
SourceObjectId Dla zdarzeń CancelCheckout, ChangeClass, ChangeState, Checkin, Checkout, ClassifyComplete, Creation, Custom, Deletion, DemoteVersion, File, Freeze, GetContent, GetObject, Lock, PromoteVersion, RMAudit, Unfile, Unlock, Update i UpdateSecurity określa identyfikator klasy obiektu, który podlega zdarzeniu kontrolowanemu.
VersionSeriesId Dla zdarzeń CancelCheckout, ChangeClass, ChangeState, Checkin, Checkout, ClassifyComplete, Creation, Custom, Deletion, DemoteVersion, Freeze, Lock, PromoteVersion, RMAudit, Unlock, Update i UpdateSecurity określa (jeśli jest to wymagane) identyfikator serii wersji dla obiektu źródłowego.