IBM Enterprise Records version 5.1.2    

Création d'un dossier d'enregistrement à l'aide d'un flux de travaux

Si vous n'avez pas les autorisations de sécurité pour créer un dossier d'enregistrement, vous pouvez envoyer une requête pour demander sa création. Après avoir fourni les informations relatives au dossier, un flux de travaux destiné au Records Manager (gestionnaire des enregistrements) ou à tout autre utilisateur autorisé, est lancé si le flux de travaux par défaut a été modifié. Vous effectuez cette requête dans Application Engine or Workplace XT.

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

La fonction Create Record Folder (Créer un dossier d'enregistrement) du flux de travaux n'est pas obligatoirement installée par l'administrateur et risque d'être indisponible dans votre environnement. Lorsque le flux de travaux Create Record Folder (Créer un dossier d'enregistrement) est lancé, la requête de création du dossier d'enregistrement s'affiche en tant qu'élément de travail dans les boîtes de réception publiques RecordsManagerApproval d'Application Engine ou Workplace XT. Si le gestionnaire d'enregistrements approuve la requête, le dossier est créé et vous recevez un message vous indiquant que le flux de travaux a été créé avec succès dans votre boîte de réception. Si la demande n'est pas approuvée, vous recevez un message concernant le rejet. Cliquez sur Terminer pour retirer le flux de travaux de votre boîte de réception.

Procédure

Pour demander la création d'un dossier d'enregistrement et lancer le flux de travaux Create Record Folder (Créer un dossier d'enregistrement) :

  1. Dans Application Engine, accédez à la vue Auteur et sélectionnez Outils généraux. Dans Workplace XT, accédez au mode Parcourir et sélectionnez le lien Outils.
  2. Cliquez sur Demander le dossier d'enregistrements.
  3. Sélectionnez le type de dossier que vous souhaitez créer.
  4. Spécifiez un nom pour le dossier.
  5. Sélectionnez la catégorie ou le dossier dans lequel vous souhaitez créer le nouveau dossier.
  6. Cliquez sur Lancer.

Résultats

Important : Le lien Outils n'est disponible que si vous le configurez dans Préférences de site > Intégration des outils.

Accord de création d'un dossier d'enregistrement

La page Etape d'approbation permet au gestionnaire d'enregistrements d'approuver ou de rejeter la création d'un dossier d'enregistrement et d'entrer les raisons de l'accord ou du refus. Cette page affiche également le nom du dossier et le chemin d'accès à suivre pour la création du dossier demandée par l'utilisateur. Vous pouvez lire, au début de la page, les instructions vous permettant d'achever l'étape d'accord du flux de travaux. Si le texte des instructions n'est pas visible, cliquez sur : icône Instructions

Pour approuver ou rejeter la création d'un dossier d'enregistrement :

  1. Dans Application Engine ou Workplace XT, accédez à la vue Tâches et sélectionnez Boîtes de réception publiques.
  2. Sélectionnez RecordsManagerApproval.
  3. Si vous approuvez la création d'un dossier d'enregistrement, cliquez sur CreateFolder. Cette action ouvre la page Ajouter un dossier d'enregistrement de l'application IBM® Enterprise Records. Depuis ce panneau, créez le dossier d'enregistrement demandé à l'emplacement spécifié dans le plan de fichiers. Pour plus d'informations sur la création des dossiers d'enregistrement, voir la rubrique Ajouter un dossier d'enregistrement.
  4. Après avoir créé le dossier d'enregistrement, sélectionnez Approuvé dans le menu Décision d'approbation. Si vous n'approuvez pas, cliquez sur Rejeter dans le menu Décision d'approbation.
  5. Indiquez la raison du rejet de la demande de création de dossier d'enregistrement dans la zone de saisie Motif.
  6. Cliquez sur Appliquer pour sauvegarder les changements nécessaires ou sur Quitter pour ignorer ces changements. Quitter ferme la page de l'étape d'Approbation et laisse l'élément de travail dans la boîte de réception.
  7. Cliquez sur Réattribuer pour attribuer la tâche d'approbation de création d'un dossier d'enregistrement à un autre utilisateur.
  8. Cliquez sur Etat pour vérifier l'état du flux de travaux Créer un dossier d'enregistrement.
  9. Cliquez sur Terminer lorsque vous avez fini.


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Dernière mise à jour : Novembre 2013
create_record_folder_workflow.htm

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