Pode adicionar uma retenção de eliminação ao sistema ou modificar a mesma posteriormente. Ao criar uma retenção de eliminação pode definir condições para as categorias de registo,
volumes, pastas de registo e registos. Um processo de varrimento de prazo de retenção
agendado determina se alguma das entidades cumpre as condições das retenções. Em caso afirmativo, a retenção é aplicada automaticamente. Uma retenção de eliminação sem quaisquer condições só pode ser aplicada manualmente. Também pode aplicar uma retenção condicional manualmente, mas poderá não ser possível
remover a mesma manualmente.
Sobre esta tarefa
Para obter mais informações, consulte o tópico "Remover uma retenção de eliminação". As retenções condicionais também são referidas como retenções dinâmicas. As novas
entidades que cumprem as condições de uma retenção serão colocadas em retenção de modo
dinâmico durante a próxima execução de Varrimento de prazo de retenção . Considere
cuidadosamente os critérios utilizados para as retenções condicionais de forma a
não colocar acidentalmente demasiadas entidades em retenção.
Ao definir as condições
da retenção, utilize a ligação de pré-visualização para ver quais as entidades
afectadas. A ligação
Pré-visualizar utilizar o modo de pesquisa
Estático e os resultados devolvidos podem não estar completos. Para obter mais
informações sobre a definição de Resultados máximos para as procuras estáticas,
consulte o tópico Personalizar a página de pesquisa.
Procedimento
Para adicionar uma retenção de eliminação:
- Inicie sessão como Gestor de registos ou Administrador de registos e aceda ao FPOS
no qual pretende criar uma retenção.
- Seleccione o separador
Eliminação.
- Faça clique em Prazos de
retenção:

- Faça clique em Adicionar Espera:

Resultados
Para definir as propriedades da retenção:
- Introduza um nome para a retenção.
- Especifique um motivo para adicionar esta retenção.
- Seleccione o tipo de retenção.
- No menu Activo, seleccione True se
pretender activar a retenção imediatamente. É necessário que a retenção esteja activa
para ser colocada numa entidade manualmente com a opção Varrimento de prazo de retenção. Seleccione False (a predefinição) para manter o estado inactivo.
- Faça clique em Seguinte para definir as condições que irão
colocar as retenções no Varrimento de prazo de retenção, ou faça clique em
Terminar (ou Cancelar).
Se terminar sem definir quaisquer condições, esta retenção só poderá ser colocada
manualmente. O Varrimento de prazo de retenção irá ignorá-la.
Definir condições (opcional)
Pode definir condições para registos, categorias, pastas de registos ou volumes. Em cada um dos casos, pode especificar uma ou mais propriedades, um operador, um valor e
um tipo de associação para especificar as relações entre as várias propriedades. Para os registos, também pode especificar uma pesquisa de conteúdo. Se definir
condições e a retenção estiver activa, o Varrimento de prazo de retenção irá aplicar
automaticamente a retenção às entidades que cumprem os critérios.
Para seleccionar um conjunto de propriedades:
- Faça clique em Alterar para a entidade em que pretende
especificar condições.
- Nos menus, seleccione as propriedades que pretende utilizar.
- Quando concluir as definições, faça clique em Aceitar alterações.
Todos os tipos de entidades funcionam do mesmo modo. Depois de seleccionar o conjunto de propriedades, utilize os seguintes procedimentos. Para definir critérios de propriedades:
- Em cada propriedade, seleccione um operador no menu. Os operadores disponíveis
alteram conforme o tipo de propriedade.
- Em cada propriedade, especifique um valor. Introduza texto livre, seleccione a partir
do menu ou seleccione uma data.
- Defina a relação (tipo de associação) entre as duas propriedades. AND significa
que ambas têm de ser true; OR significa que um delas pode ser true.
Se
deixar o valor da propriedade em branco, este não será utilizado como critério, excepto
se seleccionar o operador IS NOT NULL.
Restrição: O filtro que
define estas condições não suporta os caracteres de percentagem (%) ou e comercial
(&).
Para seleccionar uma data:
- Faça clique no ícone de calendário.
- Faça clique no dia que pretende seleccionar. A predefinição é o dia actual.
- Faça clique em << ou em >> para alterar o ano, um
ano de cada vez, ou faça clique sem soltar para apresentar uma lista de anos.
Se o ano pretendido não for apresentado na lista, seleccione o ano mais próximo e, em
seguida, faça clique sem soltar novamente para obter uma nova lista.
- Faça clique em < ou > para alterar o mês, um mês de cada
vez, ou faça clique sem soltar para apresentar uma lista de meses.
Para remover informações de data previamente especificadas, faça clique em Limpar.
Atenção: Para a região dos EUA, o formato de data abreviado é mm/dd/yy.
Se o ano for superior a 29, a aplicação utiliza o ano 19XX.
Se o ano for 29 ou inferior, a aplicação guarda a data como 20XX.
Este formato pode ser problemático para os modelos de dados DoD Classified, uma vez
que a data de anulação da classificação pode ser 25 anos posterior à data actual. Em
2008, este formato iria fazer com que o ano 2033 fosse guardado como 1933.
Assim, para os
dados DoD Classified, o formato de data abreviado é alterado para mm/dd/yyyy.
Esta
alteração é visível no assistente de classificação, na página de informações de
classificação e nas páginas de acções. Os restantes formatos como Médio, Longo e Cheio continuam disponíveis. Para evitar problemas com datas, defina as preferências do
Application Engine ou do
Workplace XT para utilizar o formato de ano
completo. Tem de terminar sessão no IBM® Enterprise
Records e
iniciar sessão novamente para que a preferência seja aplicada imediatamente.
Para especificar conteúdo (apenas registos):
- Na caixa de texto Conteúdo inclui, introduza o texto a incluir na pesquisa. Para
obter mais informações, consulte o tópico Definir e executar uma pesquisa.
- No menu em, seleccione Metadados (para
localizar texto nas propriedades do registo) ou Conteúdo (para
localizar texto no documento declarado).
- Defina o operador como AND para indicar que a entidade tem
de conter o texto introduzido E que quaisquer propriedades (especificadas anteriormente)
também têm de ser verdadeiras. Defina o operador como OR se as condições do conteúdo OU da propriedade tiverem de ser verdadeiras.
Para remover uma propriedade, execute uma das seguintes acções:
- Faça clique em Alterar, seleccione a área em branco no
início da lista de propriedades e faça clique em Aceitar alterações para remover a propriedade imediatamente.
- Faça clique na caixa de verificação na coluna Remover para que a propriedade seja
removida quando terminar de adicionar ou actualizar a retenção.
Para
pré-visualizar as entidades de uma condição:
- Em cada tipo de entidade com valores condicionais, faça clique na respectiva
ligação Pré-visualizar para ver uma lista de entidades que
podem ser utilizadas com as condições especificadas.
- Assinale a pré-visualização para se certificar de que está a colocar as retenções
apenas nas entidades requeridas. O
número total de entidades apresentadas
pode ser igual ao número de
entidades definidas nas preferências de
sítio do Application Engine ou Workplace XT. O número apresentado é o número máximo de itens devolvidos pelas pesquisas.
- Se necessário, introduza texto na caixa Filtro e faça clique em
Ir para reduzir o número de entidades apresentadas ou para ver um
conjunto de entidades específico. O filtro é baseado no nome da entidade. Os nomes de
entidades que contêm os caracteres introduzidos são mantidos na lista. Todos os outros
nomes serão ignorados.
- Faça clique em Repor para remover os caracteres introduzidos
e, em seguida, faça clique em Ir novamente para visualizar a lista completa.
- Faça clique na ligação Fechar quando concluir.
Modificar uma retenção de eliminação
Pode editar ou remover condições de retenção antes de o Varrimento de prazo de
retenção aplicar uma retenção a uma entidade. Para modificar uma retenção de eliminação:
- Seleccione o separador
Eliminação.
- Faça clique em Prazos de retenção e localize a retenção. Para
obter uma lista com menos resultados, pode escrever os primeiros caracteres do nome
na caixa Filtro e faça clique em Ir.
- Seleccione Obter informações na retenção que pretende modificar.
- Na lista de páginas de informação, seleccione a página que pretende modificar e
utilize os procedimentos anteriores. Se pretender modificar a segurança, consulte o
tópico Definições de segurança.
- Faça clique em Aplicar quando terminar.