IBM Enterprise Records バージョン 5.1.2    

ワークフローを使用したレコード・フォルダーの作成

必要なレコード・フォルダーを作成するためのセキュリティー権限がない場合、要求を送ることによってレコード・フォルダーを作成できます。 フォルダーに関する詳細を指定したら、レコード・マネージャー (デフォルトのワークフローが変更されている場合はその他の権限ユーザー) 用のワークフローが開始します。 この要求は、Application Engine または Workplace XT で作成します。

このタスクについて

「レコード・フォルダーの作成」ワークフロー機能は、必要に応じて管理者によってインストールされるため、環境によって使用できない場合があります。 「レコード・フォルダーの作成」ワークフローが開始すると、Application Engine または Workplace XT の RecordsManagerApproval パブリック受信トレイにレコード・フォルダー作成要求がワーク・アイテムとして表示されます。 レコード・マネージャーがこの要求を承認した場合、フォルダーが作成され、「正常に作成されました」というワークフロー・メッセージが受信トレイに届きます。 要求が承認されなかった場合、拒否を示すメッセージが届きます。 ワークフローを受信トレイから削除するには、「完了」をクリックします。

手順

レコード・フォルダーの作成を要求して「レコード・フォルダーの作成」ワークフローを開始するには、次のようにします。

  1. Application Engine の場合、「オーサー」ビューに移動し、「汎用ツール」を選択します。 Workplace XT の場合、「参照」モードに移動し、「ツール」リンクを選択します。
  2. 「レコード・フォルダーの要求」をクリックします。
  3. 作成するフォルダーのタイプを選択します。
  4. フォルダーの名前を入力します。
  5. 新しいフォルダーの作成先となるカテゴリーまたはフォルダーを選択します。
  6. 「起動」をクリックします。

タスクの結果

重要: 「ツール」リンクは、「サイト設定」 > 「ツール統合」で構成しないと利用できません。

レコード・フォルダー作成の承認

承認ステップ・ページでは、レコード・マネージャーはレコード・フォルダー作成要求を承認または拒否し、その理由を入力できます。 また、このページにはユーザーが作成を要求するフォルダーの名前とパスも表示されます。 ページの先頭に、ワークフローの承認ステップの実行手順が表示されます。インストラクションのテキストが表示されない場合は、インストラクション・アイコン をクリックします。

レコード・フォルダーの作成を承認または拒否するには、次のようにします。

  1. Application Engine または Workplace XT で、「タスク」ビューに移動し、「パブリック受信トレイ」を選択します。
  2. 「RecordsManagerApproval」を選択します。
  3. レコード・フォルダーの作成を承認する場合は、「フォルダー作成」をクリックします。 このアクションにより、IBM® Enterprise Records アプリケーションの「レコード・フォルダーの追加」ページが表示されます。 このパネルで、ファイル・プランの指定されたロケーションに要求されたレコード・フォルダーを作成します。 レコード・フォルダーの作成について詳しくは、レコード・フォルダーの追加に関するトピックを参照してください。
  4. レコード・フォルダーを作成した後、「承認判断」メニューから「承認」を選択します。 承認しない場合は、「承認判断」メニューから「拒否」を選択します。
  5. 「理由」テキスト・ボックスに、レコード・フォルダー作成要求を拒否した理由を入力します。
  6. 「適用」をクリックして必要な変更内容を保存するか、または「終了」をクリックして変更内容を破棄します。 「終了」をクリックすると「承認」ステップ・ページが閉じ、ワーク・アイテムは引き続き受信トレイに表示されます。
  7. 「再割り当て」をクリックして、レコード・フォルダー作成の承認タスクを別のユーザーに割り当てます。
  8. 「状況」をクリックして、「レコード・フォルダーの作成」ワークフローの状況をチェックします。
  9. 終了したら、「完了」をクリックします。


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最終更新: 2013 年 11 月
create_record_folder_workflow.htm

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