Eine Verknüpfung stellt eine Beziehung zwischen zwei Einheiten dar.
Die Eigenschaften "Head" und "Tail" der Verknüpfung definieren die Beziehung.
Sie können Links zwischen IBM® Enterprise Records-Entitäten und anderen Content Platform Engine-Objekten in Application Engine oder Workplace XT erstellen. Eine Akte kann Verknüpfungen mit anderen Schriftstücken, Dokumenten und Schriftstückordnern teilen. Ähnlich kann ein Schriftstückordner Links zu Schriftstücken und Schriftstückordnern sowohl in IBM Enterprise Records als auch in Application Engine oder in Workplace XT haben.
Durch das Erstellen von Links können Sie verwandte Schriftstücke und Informationen referenzieren und einander zuordnen, z. B. Notizen, Anlagen und E-Mail-Bestätigungen mit den betreffenden Schriftstücken. Nur autorisierte Benutzer können Verknüpfungen und Verbindungen ändern oder löschen. IBM Enterprise Records unterstützt die folgenden Typen von Links:
- Extraktionslink: Dieser Link stellt eine Zuordnung zwischen einem Extrakt und dem Schriftstück her, aus dem der Extrakt stammt. Extrakte dienen dazu, Benutzern gewisse Teile von Dokumenten zur Verfügung zu stellen. Eine Extraktverknüpfung kann zwischen verschiedenen Schriftstücken und zwischen einem Schriftstück und einem Dokument erstellt werden. Der Extraktionslink wird verwendet, um statt des gesamten Inhalts des Schriftstücks nur einen bestimmten Teil zu referenzieren.
Wenn Sie gewisse Teile eines großen Dokuments bestimmten Benutzern zugänglich machen wollen, erstellen Sie ein neues Dokument, das ausgewählte Details aus dem übergeordneten Dokument enthält. Deklarieren Sie das untergeordnete Dokument als Schriftstück.
Erstellen Sie dann einen Extraktionslink zwischen dem übergeordneten Schriftstück und dem untergeordneten Schriftstück.
- Hybridordnerlink: Dieser Link stellt eine Beziehung zwischen einem Hybridordner und einem physischen oder elektronischen Ordner her. Er ist nützlich für das PRO-Datenmodell, da IBM Enterprise Records einen einzigen Ordner verwendet, der sowohl elektronische Schriftstücke als auch physische Marker enthalten kann.
- Link für Schriftstückkopien: Dieser Link stellt eine Zuordnung zwischen dem Originalschriftstück und verschiedenen Kopien des Originals her. Das System etabliert diese Verknüpfung automatisch, wenn eine Kopie der Akte erstellt wird. Beim Erstellen einer Kopie des Schriftstücks werden die mit dem Schriftstück verbundenen Links nicht mitkopiert.
- Link mit weiteren Schriftstückordnerinformationen: Dieser Link stellt eine Zuordnung zwischen zwei verwandten Ordnern her. Ein Link mit weiteren Schriftstückordnerinformationen kann zwischen IBM Enterprise Records-Schriftstückordnern oder beliebigen anderen Ordnern außerhalb von IBM Enterprise Records erstellt werden.
Zusätzlich kann diese Verknüpfung zwischen einer Akte und einem Schriftstückordner erstellt werden. Beispielsweise können Sie den Link mit weiteren Schriftstückordnerinformationen verwenden, um ein Schriftstück mit Angaben zu den Gehältern mit einem Schriftstückordner aus der Buchhaltung zu verbinden.
- Link mit weiteren Schriftstückinformationen: Dieser Link stellt eine Zuordnung zwischen Schriftstücken mit verwandtem Inhalt her. Beispielsweise erstellen Sie ein Schriftstück mit Einträgen für Debitoren und verbinden dies dann über einen Link mit weiteren Schriftstückinformationen mit den Kreditoren. Auf diese Weise haben Sie die Möglichkeit, beim Durchsehen der Debitoren-Akte gleichzeitig auch einen Blick auf die Kreditoren zu werfen. Dieser Linktyp funktioniert sowohl mit Schriftstücken als auch mit Dokumenten.
- Referenzlink: Dieser Link stellt eine Zuordnung zwischen einem Schriftstück und seinen Referenzen her. Ein Referenzlink kann mit anderen Schriftstücken, Dokumenten oder Schriftstückordnern mit zugehörigem Inhalt erstellt werden. Ein Referenzlink ist nicht dasselbe wie ein Link mit weiteren Informationen. Ein Referenzlink stellt Links zu Schriftstücken oder Dokumenten mit ähnlichem Inhalt als Referenzen zu einem Thema bereit. Ein Link mit weiteren Informationen listete sämtliche Schriftstücke oder Dokumente auf, die Informationen mit ähnlichem Inhalt aufweisen.
- Wiedergabelink: Dieser Link stellt eine Zuordnung zwischen einem Schriftstück und seinen Wiedergaben her. Eine Wiedergabe ist eine Instanz eines Schriftstücks, die in einem anderen Softwareformat ohne Verlust von Inhalt bereitgestellt wird. Der Inhalt und der Großteil der Metadaten sind identisch.
"Wiedergaben" werden zur Konservierung oder für Zugriffs- und Anzeigezwecke eingesetzt. Eine Wiedergabe eines Dokument kann mit einer beliebigen anderen Anwendung erfolgen.
Beispielsweise haben Sie ein MS-Word-Dokument, das bereits als Akte deklariert wurde. Nun wollen Sie es in ein PDF-Dokument verwandeln. Sie erstellen also anhand des Word-Dokuments ein PDF-Dokument und deklarieren das PDF-Dokument als Schriftstück. Später können Sie dann zwischen diesen beiden Schriftstücken eine Wiedergabeverknüpfung herstellen. Benutzer können die Wiedergaben anzeigen.
Achtung: - Beim Löschen eines verlinkten Schriftstücks werden auch alle zugehörigen Links gelöscht.
- Beim Verschieben, Übertragen oder Exportieren von Schriftstücken bleiben alle Verknüpfungen zwischen Schriftstücken erhalten.