Poniżej przedstawiono informacje wymagane podczas korzystania z przepływów pracy rozporządzania.
Przepływy pracy rozporządzania są podobne do siebie pod względem wyglądu. Przepływy pracy są dostępne w aplikacji Workplace, w skrzynce odbiorczej Workplace XT lub w publicznej skrzynce odbiorczej RecordsManagerApproval.
Aby uruchomić przepływ pracy:
Następujące pola i opcje są wspólne w większości przepływów pracy. W tematach dla różnych typów kroków przepływów pracy opisano dodatkowe pola.
Instrukcje
W danym oknie dostępne są instrukcje dotyczące realizacji danego kroku. Instrukcje pisze projektant przepływu pracy. Jeśli instrukcje nie są widoczne, wówczas należy kliknąć opcję Instrukcje, aby otworzyć pole zawierające instrukcje.
Nazwa obiektu
Widoczna jest nazwa jednego obiektu lub nazwy kilku obiektów. Jeśli obiektem jest obiekt elektroniczny, należy kliknąć nazwę, aby wyświetlić akta lub otworzyć folder w celu wyświetlenia jego zawartości. Jeśli akta są fizyczne, wówczas obiekt nie zawiera żadnej treści. W celu wyświetlenia stron z informacjami o obiekcie można również kliknąć ikonę Uzyskaj inf.
Odwzorowanie przeniesienia
Odwzorowanie przeniesienia to obiekt IBM® Enterprise Records, który odwzorowuje nazwy właściwości komponentu Content Engine na nazwy właściwości XML. Narzędzie IBM Enterprise Records Transfer korzysta z tych nazw właściwości XML w celu wygenerowania pliku XML podczas eksportowania obiektów IBM Enterprise Records. Obiekt odwzorowania przeniesienia można wybrać z menu Odwzorowanie przeniesienia. Informacje o obiektach odwzorowania przeniesienia zawiera temat dotyczący odwzorowań przenoszenia.
Więcej informacji o narzędziu IBM Enterprise Records Transfer zawiera temat dotyczący narzędzia przenoszenia Transfer.
Komentarze do przeglądu
Komentarze można wprowadzać bezpośrednio do pola tekstowego. Można również kliknąć ikonę w polu tekstowym, aby wyświetlić większe okno. Okno to umożliwia wpisywanie lub odczytywanie dłuższych komentarzy bez konieczności przewijania. W przypadku korzystania z większego pola tekstowego należy kliknąć opcję Aktualizuj, a następnie przycisk Zamknij.
Decyzja o przeglądzie
W przypadku zatwierdzenia czynności przepływu pracy wybierz opcję Zatwierdź dla każdego obiektu.
Jeśli nie zamierzasz stosować czynności, kliknij opcję Odrzuć. W przypadku odrzucenia należy podać przyczynę odrzucenia w obszarze komentarza.
Aby wskazać, że obiekt jest wstrzymany, wybierz opcję Wstrzymanie. Po zakończeniu przepływu pracy zastosuj wstrzymanie poza krokiem przepływu pracy, zgodnie z komunikatem. Obiekt wróci do stanu, w jakim był przed zainicjowaniem rozporządzenia. Więcej informacji o stosowaniu wstrzymania względem obiektu zawiera temat dotyczący wstrzymywania obiektów.
Aby zastosować inny harmonogram rozporządzenia dla danego obiektu, wybierz opcję Zmień harmonogram. Przypisz nowy harmonogram rozporządzenia poza krokiem przepływu pracy. Obiekt wróci do stanu, w jakim był przed zainicjowaniem rozporządzenia. Więcej informacji o zmianie harmonogramu rozporządzenia zawiera temat dotyczący zmiany harmonogramu rozporządzenia.
Kolumny informacji
Wykonywanie różnych kroków powoduje wyświetlanie różnych informacji powiązanych z obiektem, które nie wymagają wprowadzania żadnych danych.
Zastosuj i Zamknij
Informacje można zmieniać, stosować (Zastosuj), a następnie można zamknąć (Zamknij) okno dialogowe bez wykonywania dalszych czynności. Element pracy pozostanie w tej samej skrzynce odbiorczej. Jeśli dla obiektu wybrano opcję Wstrzymanie, zastosowanie jest również wymagane przed zakończeniem przepływu pracy.
Przypisz ponownie
Ta opcja otwiera okno, w którym można wybrać innego użytkownika w celu wykonania tego kroku. Wprowadź kilka pierwszych znaków nazwy, a następnie kliknij opcję Wyszukaj. Wybierz użytkownika i kliknij opcję Kontynuuj.
Status
Kliknięcie tej opcji powoduje otwarcie aplikacji Śledzenie.
Zakończone
Ta opcja powoduje zakończenie kroku przepływu pracy i przeniesienie obiektów do następnego kroku w procesie rozporządzenia.