Un enllaç representa una relació entre dues entitats.
Les propietats de cap i cua de l'enllaç defineixen la relació.
Podeu crear enllaços entre les entitats de l'IBM® Enterprise
Records i altres objectes
del Content Platform Engine
a l'Application Engine o el Workplace XT. Un registre pot compartir enllaços amb altres registres, documents i
carpetes de registres. De forma similar, una carpeta de registres pot compartir enllaços amb
carpetes de registres tant a l'IBM Enterprise
Records com l'Application Engine o el Workplace XT.
Creant enllaços es poden referenciar o associar registres relacionats i informació, com ara notes,
fitxers adjunts i rebuts de devolució de correu electrònic, a un
registre especificat. Només els usuaris autoritzats poden canviar o suprimir
enllaços i associacions. L'IBM Enterprise
Records admet els tipus d'enllaços següents:
- Enllaç d'extraccióAquest enllaç estableix una associació entre una extracció
i el registre des d'on s'ha originat. Podeu utilitzar les extraccions perquè part d'un document
estigui disponible per a usuaris específics. Es pot crear un enllaç d'extracció entre registres
i entre un registre i un document. L'enllaç d'extracció
s'utilitza per referenciar una part seleccionada del contingut del registre en lloc de
tot el contingut. Si voleu que parts d'un document de mida gran estiguin disponibles
per a usuaris específics, podeu crear un document que contingui detalls seleccionats
del document pare. Declareu el document fill com a registre.
A continuació, creeu un enllaç d'extracció entre el registre pare i el registre
fill.
- Enllaç de carpeta híbridaAquest enllaç estableix
una relació entre una carpeta híbrida i una carpeta física o electrònica.
És útil per al model de dades PRO perquè l'IBM Enterprise
Records només utilitza
una carpeta que pot tenir tant registres electrònics com físics.
- Enllaç de còpia de registre Aquest enllaç
estableix una associació entre el registre original i les diferents còpies
de l'original. El sistema crea automàticament aquest enllaç per a un registre quan es crea una còpia
d'aquest registre. Quan es crea una còpia d'un registre, els enllaços associats
amb el registre no es copien.
- Enllaç per consultar també la carpeta de registres Aquest enllaç estableix
una associació entre les dues carpetes relacionades. Es pot establir un enllaç per Consulta
també la carpeta de registres entre les carpetes de registres de l'IBM Enterprise
Records o
qualsevol altra carpeta fora de l'IBM Enterprise
Records.
A més a més,
aquest enllaç es pot crear entre un registre i una carpeta de registres.
Per exemple, podeu utilitzar l'Enllaç per consultar també la carpeta de registres per associar
un registre que tingui detalls sobre nòmines amb una carpeta de registres de comptes.
- Enllaç per consultar també un registre Aquest enllaç estableix
una associació entre registres que tenen contingut relacionat. Per exemple, quan es crea un registre que conté
les entrades de comptes per cobrar, es pot crear un enllaç per consultar també un registre corresponent
per al registre de comptes per pagar. Quan exploreu el registre de comptes per cobrar, teniu
l'opció també de visualitzar el registre de comptes per pagar. Podeu establir aquest tipus d'enllaç amb
registres o documents.
- Enllaç de referència Estableix una associació entre
un registre i les seves referències. Es pot crear un enllaç de referència
amb altres registres, documents o carpetes de registres amb contingut
associat. Un enllaç de referència és diferent d'un enllaç per Consultar
també. Un enllaç de referència proporciona enllaços amb registres o
documents amb contingut associat com a referències per a un tema. Tot i això, l'enllaç per Consultar també llista tots els registres o documents que contenen
informació que té contingut relacionat.
- Enllaç de representació Estableix una associació entre
un registre i les seves representacions. Representació és una instància
d'un registre representat en un altre format de programari sense que es
perdi contingut. El contingut i la majoria de les metadades són idèntiques.
Les representacions s'utilitzen per a finalitats de preservació o accés/visualització.
Una representació d'un document es pot crear amb qualsevol altra aplicació.
Per exemple, teniu un document del Microsoft i ja s'ha declarat
com a registre. Voleu convertir aquest document del Word en un document
PDF. Per tant, creeu un document PDF a partir d'aquest document del Word i, tot seguit,
declareu el document PDF com a registre. Més endavant, podeu establir un enllaç de representació
entre els dos registres. Els usuaris poden veure les representacions existents per a aquest registre.
Atenció: - Quan se suprimeix un registre enllaçat, tots els enllaços associats d'aquest registre també se suprimeixen.
- Quan es reubiquen, es transfereixen o s'exporten registres, es conserven tots els enllaços entre els registres.