Если в вашей системе есть склады объектов, настроенные на использование модели данных DoD Classified, необходимо сначала указать, есть ли у этой физической записи ограничения доступа. Описанный порядок действий применим только к физическим записям без ограничений доступа.
Об этой задаче
Объявление физической записи с ограничениями доступа описано в разделе об объявлении физической записи с ограничениями доступа. Чтобы объявить физическую запись в
IBM® Enterprise
Records, можно использовать шаблон ввода.
Если шаблон ввода содержит положение плана размещения, физическая запись будет объявлена в том положении, где пользователь запустил действие объявления. Кроме того, эта запись будет объявлена во всех положениях, указанных в шаблоне. Менеджер записей или администратор записей могут создавать или модифицировать шаблоны объявления физических записей,
используя инструмент Добавить шаблон ввода в
Application Engine или
Workplace XT. Дополнительную информацию о шаблонах ввода смотрите в разделе о создании шаблона ввода. В приведенном ниже порядке действий предполагается, что вы используете шаблон по умолчанию
IBM Enterprise
Records Шаблон объявления физических записей.
Процедура
Чтобы объявить физическую запись в IBM Enterprise
Records:
- В IBM Enterprise
Records перейдите в нужное положение в плане размещения и нажмите кнопку Объявить физическую запись.
- Если нужное есть на странице Мастер по выбору, включите радиокнопку Объявить запись без ограничений доступа и нажмите кнопку Далее.
- Щелкните по Выбрать под именем шаблона ввода, который хотите использовать.
Результаты
Задать свойства:
- Задайте нужную информацию в полях свойств. Для разных классов поля разные. Например, для класса Запись маркера по умолчанию обязательные поля такие:
- Тип носителя: Например, компакт-диск, видеокассета
- Формат: CDR, VHS
- Автор/инициатор: имя сотрудника - создателя или владельца физической записи
- Тема: краткое описание физической записи
- Дата публикации: Дата создания физической записи.
- Домашнее положение: Текущее положение физической записи. При щелчке по этой ссылке мастер открывает страницу, содержащую список положений. Нажмите кнопку Выбрать под нужным положением. Мастер закроет страницу и вернется к шагу Задать свойства.
- Если объявляемая запись - это Квитанция для записи с ограничениями доступа, нажмите кнопку Квитанция. Найдите и выберите запись с уровнем секретности, к которой относится эта квитанция. Дополнительную информацию смотрите в разделе Квитанция.
- Закончив ввод нужной информации, нажмите Готово.
- Если нужно объявить дополнительные записи, выберите шаблон ввода еще раз. Закончив, щелкните по Выход.
Чтобы объявить физическую запись в Application Engine или Workplace XT:
- Добавьте документ. На шаге Добавить файл выберите тип файла Нет.
- На странице подтверждения щелкните по Объявить как запись.
- Выберите опцию записи без ограничений доступа. Для записей с ограничениями доступа смотрите раздел об объявлении физической записи с ограничениями доступа.
- Нажмите кнопку Принять, чтобы использовать мастер, или Выбрать, чтобы использовать шаблон ввода.
- Чтобы использовать шаблон ввода, перейдите на склад объектов FPOS в папку Управление записями/Шаблоны, выберите шаблон ввода и нажмите кнопку Принять. Выберите шаблон, разработанный вашими администраторами. Шаблон по умолчанию, используемый в IBM Enterprise
Records, нельзя использовать в Application Engine или Workplace XT. Это ограничение исходит из того, что положение плана размещения уже выбрано.
- Чтобы воспользоваться мастером Запись каталога, выполните описанные ниже действия.
- Щелкните по Выбрать класс и выберите нужный класс. По умолчанию класс Запись маркера предлагается на всех складах объектов FPOS. Возможно, администраторы разработали для вас и другие варианты.
- Щелкните по Выбрать положение плана размещения и перейдите к нужному объекту. Поскольку физическую запись можно поместить только в физическое положение, выберите только одно положение плана размещения.
Варианты положения - гибридная папка, ящик или папка физических записей.
- Включите переключатель нужного объекта и нажмите кнопку Добавить в выбор.
- Вместо просмотра в браузере представления можно выполнить выбор среди ранее созданных ярлыков. Щелкните по значку Ярлыки на боковой панели.
- Кроме того, можно выполнить поиск категории или папки по имени. Щелкните по значку Поиск на боковой панели.
- Добавив объект в список Выбранные положения плана размещения, можно нажать кнопку Добавить в ярлыки для использования в будущем.
- Завершив выбор нужного положения, нажмите кнопку Принять.
- Нажмите кнопку Далее, чтобы перейти к этапу Задать свойства.
Задать свойства
- Задайте нужную информацию в полях свойств. Для разных классов поля разные. Например, для класса Запись маркера по умолчанию обязательные поля такие:
- Тип носителя: Например, компакт-диск, видеокассета
- Формат: CDR, VHS
- Автор/инициатор: имя сотрудника - создателя или владельца физической записи
- Тема: краткое описание физической записи
- Дата публикации: Дата создания физической записи.
- Домашнее положение: Текущее положение физической записи. При щелчке по этой ссылке мастер открывает страницу, содержащую список положений. Нажмите кнопку Выбрать под нужным положением. Мастер закроет страницу и вернется к шагу Задать свойства.
- Если объявляемая запись - это Квитанция для записи с ограничениями доступа, нажмите кнопку Квитанция. Найдите и выберите запись с ограничениями доступа, к которой относится эта квитанция. Дополнительную информацию смотрите в разделе Квитанция.
- Закончив ввод нужной информации, нажмите Готово.
О штрих-кодах
Если у вас есть аппаратное и программное обеспечение, предлагающее данные штрих-кодов, вы можно либо ввести данные непосредственно от сканера в активное поле,
либо скопировать данные с локального компьютера и вставить в нужные поля в IBM Enterprise
Records. Чтобы просто использовать вкладку Просканировать физические элементы и вставить в поле Физический, можете ввести в поле штрих-кода любую текстовую строку.