IBM Enterprise Records version 5.1.2    

Génération de rapports

IBM® Enterprise Records comporte plusieurs rapports qui offrent une vue statistique des différentes activités effectuées via IBM Enterprise Records. Par exemple, générez des rapports pour montrer les dossiers électroniques créés au cours d'une période donnée. Générez des rapports pour montrer les décisions de révision appliquées aux entités au cours d'une période donnée. Vous pouvez utiliser ces rapports préconfigurés, mais vous pouvez aussi créer des rapports personnalisés.

Obtenez des informations supplémentaires dans la rubrique consacrée à la création d'un rapport personnalisé.

Bien que tous les utilisateurs IBM Enterprise Records puissent exécuter les rapports, les données visibles sur les rapports varient. Les données varient en fonction de l'accès de sécurité de chaque utilisateur relativement aux entités listées dans les rapports. Vous devez indiquer des critères d'entrée pour les rapports lors de leur génération. Ces critères comprennent des paramètres qui varient selon le rapport. Par exemple, pour générer un rapport sur les types d'enregistrement qui sont associés à un planning d'élimination, vous devez indiquer plusieurs détails. Indiquez le nom du planning d'élimination, la section du plan de fichiers souhaité dans le rapport et le type de rapport que vous souhaitez afficher. Des détails sur les critères d'entrée et les pré-requis des rapports sont disponibles dans la rubrique de configuration des rapports.

Performances

Le moteur de génération de rapports est configuré par défaut pour traiter 20 000 entités au maximum. Si les rapports que vous souhaitez générer contiennent plus de 20 000 entités, reconfigurez le moteur de génération des rapports. Reconfigurez le moteur pour augmenter le nombre maximum d'entités qu'un rapport peut traiter.
Pour augmenter le nombre maximal d'entités :
  1. Exécutez Central Management Console (CMC) sur le serveur Crystal Reports. Sinon, à partir du bureau Windows, accédez à Démarrer > Programmes > Crystal Reports Server 2008 > Crystal Reports Server 2008 > Central Management Console.
  2. Sélectionnez Servers dans le menu, cliquez sur ReportApplicationServer et sélectionnez Properties.
  3. Dans la section Crystal Reports Viewing and Modification Service, dans la zone Number of database records to read when previewing or refreshing a report (-1 for unlimited):, augmentez le nombre maximal d'enregistrements ou entrez -1 ou augmentez le nombre maximal d'enregistrements à plus de 20 000 enregistrements selon vos rapports.
  4. Cliquez sur Save et Close.
  5. Dans Central Management Console, sélectionnez et mettez en évidence ReportApplicationServer, puis cliquez sur Restart Server.

Plus les critères de recherche sont larges, plus l'impact sur les performances du serveur de rapports sera important. Tous les rapports vous donnent un avertissement si vous ne spécifiez pas une section du plan de fichiers. Cette action est la valeur par défaut de l'ensemble du plan de fichiers. Il existe toutefois d'autres critères pouvant affecter les performances. Par exemple, le rapport Enregistrements électroniques créés par un utilisateur pendant une période déterminée vous permet de choisir une plage de dates et un ou plusieurs utilisateurs. La saisie d'une durée importante et de nombreux noms d'utilisateurs peut entraîner des performances médiocres.

Pour générer un rapport :

  1. Sélectionnez l'onglet Rapports. La liste des rapports disponibles est affichée.
  2. Sélectionnez le rapport à générer. La page Gérer les rapports est affichée.
  3. Indiquez les critères d'entrée du rapport.
  4. Cliquez sur Suivant pour générer le rapport. Un message nécessitant une confirmation peut s'afficher si vous générez un rapport pour le plan de fichiers entier. Le Visualiseur de rapports est exécuté et vous pouvez afficher le rapport.
  5. Après avoir fermé la fenêtre de rapport, l'étape Afficher le rapport s'affiche. Cliquez sur Précédent pour retourner à l'étape Critères d'entrée de rapport qui vous permet de créer un autre rapport avec des critères différents.
  6. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Annuler pour retourner à la liste des rapports.
Important : Si IBM Enterprise Records est déployé avec Workplace ou Workplace XT en mode Authentification gérée par conteneur ou dans un environnement à session unique, vous êtes invité à vous connecter. Vous êtes invité une seule fois au cours de la session utilisateur, après avoir cliqué sur Suivant sur la page Gérer les rapports afin d'exécuter les rapports IBM Enterprise Records.


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Dernière mise à jour : Novembre 2013
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