فئات IBM® Enterprise Records هي القوالب التي تساعد على تعريف هيكل وامكانيات عنصر. العنصر هو نسخة الفئة التي يمكنها تنفيذ الخدمات والاحتفاظ بالبيانات. توجد عدة فئات وفئات فرعية في IBM Enterprise Records.
التصنيف الأساسي هو تصنيف الحافظة التي تعد التصنيف الرئيسي لكل تصنيفات الحاوية في IBM Enterprise Records. وتصنيفات الحاوية هذه هي Classification Scheme Root، و File Plan، و Location Container، و Record Categories، و Record Folders، و Volume. العناصر التي يتم تكوينها تحت الحافظة الرئيسية بصفة مفترضة هي وظائف التوصل، الوثائق، التفضيلات، ادارة السجلات.
يوضح الكشف التالي عناصر IBM Enterprise Records التي يمكن تكوينها:
يحتوي عنصر ادارة السجلات على فئة الدليل الرئيسي للوصف المنطقي للتصنيف على أنها الفئة الرئيسية له. يمكن أن يكون لك واحد أو أكثر من مخططات الحفظ في عنصر الحافظة هذا، ولكن بالمثل سيكون لديك مخطط حفظ واحد فقط لكل من ملفات تخزين العنصر.
يحتوي عنصر مخطط الحفظ على فئة مخطط الحفظ على أنها الفئة الرئيسية له. ويمكن أن يكون مخطط الحفظ يتضمن العديد من فئات السجلات وفئات السجلات الفرعية.
ويمكن تكوين عنصر تصنيف السجل في عنصر مخطط الحفظ ويمكن أن يقوم بتخزين مستويات متعددة من تصنيفات السجلات الفرعية. في نماذج البيانات الأساسية و DoD، يمكنك توضيح سجل مباشرة في تصنيف السجل. يمكن اضافة حافظة السجل تحت أقل مستوى من تصنيف السجل فقط. وهذه الحدود تعني أنه اذا كان تصنيف السجل يتضمن تصنيف فرعي، فيمكنك اضافة عنصر حافظة السجل فقط تحت هذا التصنيف الفرعي وليس تحت تصنيف السجل الرئيسي مباشرة. وكذلك، يمكن أن تقوم باضافة حافظة السجل الى أحد تصنيفات السجل الفعالة فقط.
يمكن أن يحتوي عنصر حافظة السجل على كلا من العناصر وحدة التخزين والسجل. بصفة مفترضة، تحتوي كل حافظة سجل على عنصر وحدة تخزين وتقوم بتوارث كل الخصائص فيما عدا الاسم وكود التعريف وتاريخ الفتح من العنصر الرئيسي الخاص بها. يمكنك تغيير هذه القيم المتوارثة. يمكنك تكوين سجل في عنصر حافظة السجل مباشرة.
تكتسب وحدة التخزين الجدول الزمني للتخلص من حافظة السجل التي يتم تكوينها تحتها. لن يمكن تعريف الجدول الزمني للتخلص الذي يعتبر مستقبل عن حافظة السجل الرئيسي. بالاضافة الى ذلك، لن يمكنك تكوين حافظة فرعية أو وحدة تخزين تحت أحد وحدات التخزين.
في عنصر السجل، يجب أن يكون لديك عنصر وثيقة في مساحة العمل. في تركيب PRO، يمكنك توضيح عنصر السجل تحت أحد حافظات السجل أو أحد وحدات التخزين. في تركيب DoD، يمكنك توضيح عنصر السجل تحت أحد وحدات التخزين، أو حافظات السجل أو أحد تصنيفات السجل. لتوضيح عنصر سجل، يجب التأكد من أن العنصر الذي تقوم بتوضيح هذا السجل تحته مفتوح.