IBM Enterprise Records, wersja 5.1.2    

Przepływy pracy

Aplikacja IBM® Enterprise Records zawiera przepływy pracy przeznaczone do automatyzacji przeglądu i rozporządzania kategoriami akt, folderami akt, woluminami i aktami. Przepływ pracy zawiera zadania, kroki proceduralne, informacje o personelu, informacje wejściowe i wyjściowe, a także narzędzia dla poszczególnych kroków w procesie biznesowym.

Istniejące przepływy pracy można modyfikować, a ponadto można tworzyć nowe przepływy pracy. Większość przepływów pracy w produkcie IBM Enterprise Records jest uruchamiana automatycznie. Automatyzacja jest wynikiem procesu przeglądania z rozporządzeniem lub wykonania czynności powiązanej z przepływem pracy. Przepływ pracy zarządzania aktami fizycznymi i przepływ pracy tworzenia folderów akt należy uruchamiać ręcznie.

W przypadku tworzenia fazy rozporządzenia w harmonogramie rozporządzania należy powiązać czynność rozporządzania i przepływ pracy rozporządzania z fazą. Na koniec okresu przechowywania obiektów w konkretnej fazie obiekty będą podlegać rozporządzaniu. W takim przypadku należy ręcznie zainicjować czynność rozporządzenia, która uruchomi powiązany przepływ pracy rozporządzania. Więcej informacji o procesie rozporządzania zawierają tematy dotyczące harmonogramu rozporządzania:

Zanim możliwe będzie korzystanie z przepływów pracy należy zakończyć zadania konfiguracji. Te zadania są realizowane podczas instalowania produktu IBM Enterprise Records. Więcej informacji zawiera temat dotyczący konfigurowania przepływów pracy w publikacji IBM Enterprise Records Installation and Upgrade Guide.

Typy przepływów pracy

W produkcie IBM Enterprise Records zostały udostępnione następujące przepływy pracy.

Powiadomienia o przepływach pracy

System wyświetla komunikaty zawierające informacje o statusach, niepowodzeniach i błędach sprawdzania poprawności, jakie napotkano w trakcie przepływu pracy. Istnieją cztery typy komunikatów, do których należą następujące elementy:

Transkrypcja

Transkrypcja jest plikiem XML generowanym przez system po pomyślnym wykonaniu czynności rozporządzenia względem obiektów zatwierdzonych do rozporządzenia. Ten plik zawiera informacje na temat: System automatycznie wysyła ten plik jako załącznik do menedżera akt. Menedżer akt może wyświetlić ten plik, zapisać go na napędzie lokalnym lub otworzyć w przeglądarce.

Ostrzeżenie

IBM Enterprise Records wyświetla komunikat ostrzegawczy, jeśli wartość określona dla różnych pól w konkretnym kroku przepływu pracy jest niepoprawna lub nie istnieje w wymaganych polach. Jeśli nie określono wartości w polu Lokalizacja w kroku przenoszenia fizycznego, za pośrednictwem systemu IBM Enterprise Records wyświetlony zostanie komunikat ostrzegawczy.

Komunikaty informacyjne i komunikaty o statusach

System IBM Enterprise Records wyświetla komunikaty informacyjne i komunikaty o statusach dla przepływów pracy Zarządzanie aktami fizycznymi i Tworzenie folderu akt. Komunikaty zawierają statusy obiektów lub dowolne inne istotne informacje nt. obiektów. Na przykład: jeśli aktualny posiadacz obiektu fizycznego opóźnia wydanie obiektu, wówczas system IBM Enterprise Records umieści komunikat jako element pracy w skrzynce odbiorczej osoby, która wg harmonogramu ma otrzymać obiekt. Więcej informacji o komunikatach informacyjnych i komunikatach o statusach zawiera temat dotyczący obiektów fizycznych oraz temat dotyczący tworzenia folderu akt za pomocą przepływu pracy.

Niepowodzenia i wyjątki

Komunikaty dotyczące niepowodzeń i wyjątków zawierają informacje o poszkodowanych obiektach, a także przyczyny niepowodzeń kroków przepływu pracy. Na przykład: zakończono krok odcięcia dla partii 10 obiektów i spośród tych 10 obiektów dwa zostały ponownie otwarte. W takiej sytuacji komunikat zawiera informację o tym, że czynność odcięcia nie została zakończona dla dwóch obiektów oraz przyczynę niepowodzenia.

W kroku komunikatu należy kliknąć opcję Zakończone, aby zakończyć krok przepływu pracy, który zakończył się niepowodzeniem, a następnie usunąć element pracy ze skrzynki odbiorczej. W celu poprawnego zakończenia kroku można skorygować problem i ponownie uruchomić przepływ pracy. We wcześniejszym przykładzie można zamknąć dwa obiekty, dla których krok odcięcia zakończył się niepowodzeniem, a następnie ponownie uruchomić przepływ pracy.



Opinia

Ostatnia aktualizacja: Listopad 2013
managing_workflows.htm

© Copyright IBM Corp. 2013