Użytkownik, który nie posiada uprawnień odpowiednich do utworzenia folderu akt, może wysłać żądanie dotyczące
utworzenia folderu. Po udostępnieniu szczegółów nt. folderu uruchamiany jest przepływ pracy dla menedżera akt lub innego autoryzowanego użytkownika, o ile domyślny przepływ pracy został zmieniony. Żądanie należy utworzyć w produkcie
Application Engine lub w produkcie Workplace XT.
O tym zadaniu
Przepływ pracy
Tworzenie folderu akt jest opcjonalnie instalowany przez administratora i może nie być dostępny w konkretnym środowisku. Po uruchomieniu przepływu pracy
Tworzenie folderu akt w skrzynkach odbiorczych RecordsManagerApproval w produktach
Application Engine lub
Workplace XT wyświetlane jest żądanie utworzenia folderu akt. Jeśli menedżer akt zatwierdzi
żądanie, wówczas zostanie utworzony folder, a w skrzynce odbiorczej wyświetlony zostanie komunikat dotyczący pomyślnego utworzenia
przepływu pracy. Jeśli żądanie nie zostanie zatwierdzone, wówczas wyświetlany jest komunikat z informacją o odrzuceniu.
Kliknij
przycisk
Zakończone, aby usunąć przepływ pracy ze skrzynki odbiorczej.
Procedura
Aby zażądać utworzenia folderu akt i uruchomić przepływ pracy Tworzenie folderu akt:
- W produkcie Application Engine przejdź do widoku Autor i wybierz
opcję Narzędzia ogólne. W produkcie Workplace XT przejdź do trybu
Przeglądaj i wybierz odsyłacz Narzędzia.
- Kliknij opcję Folder akt żądania.
- Wybierz typ folderu, który zamierzasz utworzyć.
- Określ nazwę dla folderu.
- Wybierz kategorię lub folder, w którym nowy folder zostanie utworzony.
- Kliknij opcję Uruchom.
Wyniki
Ważne: Odsyłacz Narzędzia jest dostępny tylko wówczas, jeśli zostanie skonfigurowany w obszarze .
Zatwierdzanie tworzenia folderu akt
Strona Zatwierdź krok ułatwia menedżerowi akt zatwierdzanie i
odrzucanie żądania tworzenia folderu akt i umożliwia wprowadzanie przyczyn zatwierdzenia lub odrzucenia. Na tej stronie widoczna jest również nazwa folderu i ścieżka, w której użytkownik żąda utworzenia folderu. Na początku strony można wyświetlić instrukcje
przeznaczone do zakończenia kroku zatwierdzania przepływu pracy. Jeśli tekst instrukcji jest niewidoczny, wówczas kliknij ikonę

Aby zatwierdzić lub odrzucić tworzenie folderu akt:
- W produkcie Application Engine lub Workplace XT
przejdź do widoku Zadania i wybierz opcję Publiczne skrzynki odbiorcze.
- Wybierz opcję RecordsManagerApproval.
- Po zatwierdzeniu tworzenia folderu akt kliknij opcję Utwórz folder. Ta czynność spowoduje otwarcie strony Dodaj folder akt z aplikacji
IBM® Enterprise
Records.
Za pośrednictwem tego panelu można utworzyć żądany folder akt w określonej lokalizacji w kartotece akt. Więcej informacji o tworzeniu folderów akt zawiera temat dotyczący dodawania folderu akt.
- Po utworzeniu folderu akt wybierz opcję Zatwierdzone z menu Zatwierdź decyzję. W przypadku braku zatwierdzenia kliknij opcję Odrzuć z menu Zatwierdź decyzję.
- Wprowadź przyczynę odrzucenia żądania tworzenia folderu akt do pola tekstowego Przyczyna.
- Kliknij przycisk Zastosuj, aby zapisać wymagane zmiany, lub kliknij opcję
Zakończ, aby zignorować zmiany. Wybór opcji Zakończ spowoduje zamknięcie strony kroku Zatwierdź i pozostawienie elementu pracy w skrzynce odbiorczej.
- Kliknij opcję Przypisz ponownie, aby przypisać zadanie zatwierdzania tworzenia folderu akt do innego
użytkownika.
- Kliknij opcję Status, aby sprawdzić status przepływu pracy Tworzenie folderu akt.
- Po zakończeniu kliknij opcję Zakończone.