您可以使用工具来管理记录;这些工具可帮助您处置和保留记录、从其他源导入或导出文件以及成批报告记录。还有两个客户机用户界面可帮助您使用 IBM® Enterprise
Records 产品。
可使用 IBM Enterprise
Records 安装程序来安装以下
IBM Enterprise
Records 组件。
IBM Enterprise
Records Web 应用程序
Web 应用程序是用于配置和管理记录管理系统的主要界面。
IBM Enterprise
Records
提供两个用户界面,可使用它们来完成记录管理任务。安装
IBM Enterprise
Records 之前,必须决定是安装
IBM Enterprise
Records 管理客户机用户界面还是产品的传统客户机用户界面。可选择使用任一界面或同时使用两个界面。
- IBM Enterprise
Records 管理客户机
- 如果使用 IBM Enterprise
Records
管理客户机用户界面,那么必须将 IBM Enterprise
Records Web 应用程序与 IBM Content Navigator 安装在同一服务器上。IBM Enterprise
Records
管理客户机在现有 IBM Content Navigator 安装上作为插件运行。必须在 IBM Content Navigator 中注册该插件。
要点: 必须安装
IBM Content Navigator V2.0.2 或更高版本以使用 IBM Enterprise
Records
管理客户机插件界面。
记录主管和记录管理员都可使用该插件用户界面来申报记录、进行报告及管理归档方案。可在典型 IBM Content Navigator
安装的内容存储库 (ROS) 中添加和查看文档。可将申报功能直接添加至此桌面,这允许用户使用申报操作将现有文档申报为记录。此功能是要将文档申报为记录的用户通常使用的界面。
可使用此插件来提供归档方案管理界面。此界面替换传统 IBM Enterprise
Records 界面。它允许用户管理归档方案存储库 (FPOS) 并完成任何记录管理相关任务。记录管理员和记录主管使用此界面来管理归档方案结构和申报记录。
通过配置不同桌面来分隔各种任务。可控制对这些桌面的访问权并配置用户界面布局。缺省情况下,通过
IBM Content Navigator 创建的所有桌面都使用缺省布局,此布局提供内容存储库功能。IBM Enterprise
Records
管理客户机通过归档方案管理界面提供了另一布局。该插件界面易于配置,因为它是使用
IBM Content Navigator 的插件体系结构的 JAR 文件。不需要单独部署 EAR 或 WAR 文件。必须为高可用性、SSL 和单点登录配置一次 IBM Content Navigator。IBM Enterprise
Records
插件界面自动继承这些功能。
- 传统 IBM Enterprise
Records 客户机
- 如果使用传统 IBM Enterprise
Records
客户机用户界面,那么必须将 IBM Enterprise
Records Web 应用程序与
Application Engine 或 Workplace XT 安装在同一服务器上。
限制: 不支持运行已配置为
Application Engine 和 Workplace XT 在同一服务器上的 IBM Enterprise
Records。
IBM Enterprise
Records API 和批量申报服务 API
您可以将这些 API 安装在开发计算机上以创建自己的定制应用程序。这些定制应用程序是诸如批量申报记录应用程序或自己的定制 Web 用户接口等项目。
/API/RM_API 和 /API/BDS_API 是安装程序将 JAR 文件复制到其中的目录。这些 JAR 文件提供界面和类以创建定制应用程序或定制记录相关操作。对于定制安装,您可以将 IBM Enterprise
Records API 和批量申报服务 API 组件安装在任何开发者系统上。
IBM Enterprise
Records 处置扫描和挂起扫描
扫描用于管理基于所定义计划的记录的处置和挂起。
可以将这两个扫描组件安装在任何服务器上。可将这两个组件与 IBM Enterprise
Records Web 应用程序或任何其他 FileNet® P8 核心组件(例如,Content Platform Engine)并置。
提示: 如果使用
FileNet P8 V5.1
或更早版本,请在 Content Engine 服务器上安装扫描组件,以改进为扫描计算而进行的对该对象库的访问。如果正在使用
FileNet P8 V5.2,请在 Content Platform Engine 上安装这些组件。
“归档方案导入导出”工具
使用此工具导入外部归档方案,或将归档方案导出至外部环境。
提示: 如果正在使用
FileNet P8 V5.1 或更早版本,请在
Content Engine 服务器上安装“归档方案导入导出”工具。此安装有助于确保对该对象库的快速访问。如果正在使用
FileNet P8 V5.2,请在 Content Platform Engine 上安装这些组件。
“转移”工具
使用此工具将活动记录和记录文件夹转移至另一系统以永久归档。
IBM Enterprise
Records 数据模型和标记集(随 Web 应用程序预先安装)
使用这些组件可支持以下记录管理标准:
- 基本
- 美国国防部 5015.2-STD (DoD)
- 美国国防部 5015.2-STD(DoD 分类)
- 英国国家档案馆 (PRO)(不推荐)
使用 IBM Enterprise
Records
配置管理器来安装数据模型和标记集。如果使用数据模型来配置对象库,那么可在该对象库中创建归档方案。
要点: 标记集是标记的容器,并且与属性模板相关联,可使用此属性模板向一个或多个类添加属性。可以通过使标记集与属性模板关联并将该属性添加至实体的类别定义,来控制对对象的访问。对一个对象应用标记时,对该对象的访问许可权是原始访问许可权和每个所应用标记的约束标记的组合。此组合的结果是高效安全掩码。
配置管理器程序(随 Web 应用程序预先安装)
使用此工具完成以下任务:
- 配置并部署 Application Engine 或 Workplace XT(如果计划使用传统客户机用户界面)
- 配置对象库以供 IBM Enterprise
Records 使用
- 从先前版本升级
限制: 如果正在使用
FileNet P8 V5.1 或更早版本,那么只有在安装
IBM Enterprise
Records 并运行
Content Engine 和 Process Engine
客户机安装程序后,才能使用配置管理器程序。如果正在使用 FileNet P8 V5.2,那么只有在安装
IBM Enterprise
Records 并运行 Content Platform Engine
客户机安装程序后,才能使用配置管理器程序。
IBM Enterprise
Records 工作流程
IBM Enterprise
Records 工作流程可帮助自动化记录类别、记录文件夹、卷和记录的复审和处置。工作流程包括任务、程序步骤、人员、输入和输出信息以及业务流程中每个步骤所需的工具。
在可以运行
IBM Enterprise
Records 工作流程之前,必须配置流程区域和组件队列。如果正在使用
FileNet P8 V5.2,那么使用
IBM Enterprise
Records 配置管理器。如果正在使用
FileNet P8 V5.1 或更早版本,那么必须手动配置流程区域和组件队列。然后,使用配置管理器来将工作流程定义转移至工作流程数据库。可通过配置管理器的配置对象库步骤,将工作流程定义导入到归档方案对象库中。
IBM Enterprise
Records Crystal Reports(仅在传统 IBM Enterprise
Records 客户机中可用)
使用此可选工具来处理 Crystal Reports 模板。这些模板帮助您报告记录管理活动。
增强了报告框架
安装
IBM Enterprise
Records 为您提供了增强的报告引擎,此报告引擎提供以下功能:
- 能够运行 IBM FileNet Content Engine 或 Content Platform Engine
查询并将结果放在数据库表中
- 报告应用程序(例如,Cognos)可从数据库中抽取信息并生成基于模板的报告
- 为标准 IBM Enterprise
Records 报告提供了一组预定义模板