記錄類型是根據記錄中的一般功能來劃分的記錄分類。當某記錄種類或記錄資料夾中現有記錄群組的處置排程,有異於該記錄種類或記錄資料夾相關聯的處置排程,就可使用記錄類型。
例如,出於結帳或發薪的目的,可能有必要將員工記錄檔案保留 12 年。但是,對於僅需保留 7 年的效能評估記錄,您可以建立具有其他處置排程的記錄類型。您可以將效能評估記錄與此記錄類型關聯,以確保評估記錄在員工記錄檔案之前被刪除。
請參閱「處置排程」主題,以取得處置排程如何與記錄建立關聯的相關資訊。
您可以根據記錄的記錄類型來搜尋或擷取記錄。記錄類型可以按照以下方式套用到記錄︰
- 您可以建立記錄類型和記錄類別間的關聯,並讓該記錄類型成為類別的預設值。
如需相關資訊,請參閱「配置預設記錄類型」主題。
- 您可以將系統配置為在宣告程序期間顯示記錄類型 meta 資料,讓使用者可以在宣告
Workplace 或 Workplace XT
中的記錄時選取記錄類型。如需相關資訊,請參閱「記錄類型 meta 資料」主題。
如果您配置了類別的預設記錄類型,但在宣告期間未顯示記錄類型 meta 資料,則預設記錄類型一律用於該類別。
記錄類型會被使用,而不需要同時需要記錄類別和記錄類型。
此外,您可以配置預設記錄類型,但是提供使用者選取不同記錄類型的選項。
或者,您可提供使用者選擇記錄類型但不配置預設值的選項。