IBM Enterprise Records, Versão 5.1.2    

Associar uma agenda de eliminação a uma entidade

Os utilizadores autorizados podem associar uma agenda de eliminação a uma categoria de registo ou pasta de registos em qualquer altura. Os utilizadores autorizados são Gestor de registos, Administrador de Registos ou Revisor, na norma PRO, e Gestor de registos ou Administrador de Registos em DoD ou Base. Os contentores descendentes herdam a agenda de eliminação. Pode associar uma agenda de eliminação a uma categoria de registo ou pasta de registos no momento da criação ou posteriormente.

Sobre esta tarefa

Para associar uma agenda de eliminação a uma categoria de registo ou a uma pasta de registos pela primeira vez após a criação:

Procedimento

Para associar uma agenda de eliminação posteriormente:

  1. Aceda ao contentor cuja agenda de eliminação pretende atribuir e faça clique no ícone Obter informações.
  2. Faça clique em Eliminação.
  3. Faça clique em Procurar agenda para seleccionar uma agenda de eliminação.
  4. Na janela Seleccionar agenda de eliminação, faça clique em Seleccionar sob o nome de uma das agendas.
  5. No novo menu, seleccione a opção apropriada para indicar de que modo pretende propagar a nova agenda de eliminação aos contentores descendentes. Quando atribui uma agenda de eliminação diferente, pode propagar a agenda aos respectivos contentores descendentes das formas seguintes:
    • Propagar a agenda a todos os contentores descendentes imediatos e a todos os sub-contentores que irão herdar, independentemente de terem ou não herdado a agenda de eliminação anterior. Esta situação corresponde à opção Propagar a nova agenda de eliminação a todos os descendentes imediatos e a todos os sub-directórios herdados. A situação também é aplicável a agendas que são aplicadas pela primeira vez.
    • Propagar a agenda apenas aos contentores descendentes que herdam a agenda de eliminação anterior. Nesta situação, a agenda de eliminação dos contentores descendentes que não herdam a agenda de eliminação da entidade ascendente permanece inalterada. Esta opção apenas herda uma nova agenda caso tenha herdado anteriormente uma agenda. Esta situação corresponde à opção Propagar nova agenda de eliminação a todas as entidades de herança.
    • Propagar a agenda a nenhum dos contentores descendentes. Nesta situação, os contentores descendentes que herdaram a agenda de eliminação antiga irão continuar a estar associados a essa agenda mas não são categorizados como entidades de herança. Esta situação corresponde à opção Não propagar a nova agenda de eliminação.
  6. Se pretendido, introduza as informações da Autoridade de eliminação conforme requerido pelas regras de conformidade da organização.
    Atenção: Por predefinição, a autoridade da eliminação especificada para a agenda de eliminação seleccionada é atribuída automaticamente como a autoridade de eliminação para o contentor. Se não estiver definida uma autoridade de eliminação para a agenda seleccionada, será aplicável a autoridade de eliminação definida para o contentor. Se for definida uma autoridade de eliminação quando o contentor for criado, mas não for atribuída qualquer agenda de eliminação, a autoridade de eliminação da agenda substitui a autoridade de eliminação definida anteriormente.
  7. Faça clique em Aplicar para guardar as alterações.
  8. Faça clique em Sair para fechar a página.

Resultados

Importante:  Os registos associados a um tipo de registo podem ter uma agenda de eliminação diferente do respectivo contentor ascendente. A agenda de eliminação associada ao tipo de registo tem precedência em relação à agenda do contentor. Contudo, ao executar o varrimento, uma mensagem de aviso de conflito de eliminação é registada no ficheiro de registo de varrimento. Esta mensagem de aviso é apresentada quando a agenda associada ao contentor ascendente tiver um período de retenção de corte inferior à agenda associada ao tipo de registo.
Para obter mais informações sobre alterar uma agenda existente, consulte o tópico sobre alterar uma agenda de eliminação.


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Última actualização: Novembro de 2013
associate_disposition_schedule.htm

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