IBM Enterprise Records version 5.1.2    

Utilisation des onglets IBM Enterprise Records

Plusieurs onglets sont disponibles dans l'application IBM® Enterprise Records. Chacun de ces onglets affiche une page permettant d'exécuter différentes tâches liées à la gestion des enregistrements.

Parcourir

L'onglet Parcourir dispose d'un panneau principal listant les entités comprises dans l'entité en cours. La première colonne contient des cases à cocher servant à sélectionner une ou plusieurs entités à traiter. Pour sélectionner ou effacer toutes les entités dans la liste, cochez la case dans la ligne d'en-tête. D'autres icônes apparaissent en regard des noms d'entité. L'icône en regard d'un nom d'entité indique le type de l'entité. Cliquez sur le nom ou sur l'icône pour ouvrir l'entité. Des icônes supplémentaires peuvent s'afficher pour indiquer l'état de l'entité, par exemple en attente ou inactive. Placez votre curseur sur une icône pour afficher une infobulle indiquant sa signification.

Arborescence des catégories

Vous pouvez afficher ou masquer des catégories et des sous-catégories dans une structure d'arborescence de navigation. Pour l'afficher, cliquez sur Afficher l'arborescence des catégories. Vous pouvez dès lors :

Chemin

Sous les onglets, un chemin indique votre emplacement actuel dans le plan de fichiers. Cliquez sur un élément du chemin pour accéder à un autre emplacement. Dans le chemin ci-dessous, CSPRO est un plan de fichiers. Compagnie est une catégorie d'enregistrement de CSPRO. Avantages est une sous-catégorie ou un dossier d'enregistrement de la catégorie d'enregistrement Compagnie.

Chemin : CSPRO > Compagnie > Bénéfices

Cliquez sur un élément du chemin pour accéder au niveau correspondant du plan de fichiers.

Toutes les entités ont une icône Obtenir des informations (icône Obtenir des informations) pour afficher ses pages d'information, qui donnent plusieurs sortes de métadonnées associées à cette entité.

Menu Actions de sélection multiple

Le menu Actions de sélection multiple permet d'exécuter une même action sur plusieurs entités simultanément. Cette étape garantit que l'ensemble d'entités est mise à jour de la même façon et en même temps. Le menu est disponible à partir des résultats de recherche et de la page Parcourir.

Cochez les cases d'une ou plusieurs entités, puis cliquez sur le menu Actions de sélection multiple pour choisir une action appropriée pour l'ensemble des entités sélectionnées. La liste des actions varie selon si vous sélectionnez une ou plusieurs entités et si vous sélectionnez différents types d'entités. Seules les actions pouvant être appliquées à l'ensemble des entités sélectionnées sont dans le menu. La plupart des procédures de l'aide sont adaptées aux sélections multiples. Si vous exécutez une action sur une entité unique, il est plus rapide de cliquer avec le bouton droit de la souris sur son nom et sélectionnez l'action dans le menu. En cliquant sur Obtenir des informations, vous pouvez également exécuter des actions sur les pages d'informations d'une entité. Cette action est utile lorsque vous souhaitez exécuter plusieurs actions ou devez examiner les informations avant d'exécuter une action.

Vous pouvez par exemple sélectionner plusieurs enregistrements et les copier ou les supprimer. Cette action démarre un assistant pour cette action.

Fonction de filtrage

Il existe deux raisons d'effectuer un filtrage.

Pour utiliser le filtrage, saisissez du texte dans le nom ou l'ID des entités à afficher et cliquez sur Go. Toutes les entités qui ne contiennent pas ce texte sont effacées de la liste, faisant place à d'autres entités le contenant. Cliquez sur Réinitialiser pour supprimer le texte du champ de filtrage, puis sur OK pour revenir à une liste non filtrée.

Le nombre d'entités qui s'affichent dans une liste dépend de la valeur Résultats maximum des objets et dossiers personnalisés de vos paramètres utilisateur Workplace. Accédez à la page Rechercher > Objets personnalisés pour afficher et réinitialiser cette valeur pour les enregistrements. Votre administrateur de site doit activer les objets personnalisés dans la zone Paramètres généraux de la page Généralités des Préférences du site. Certaines entités pouvant contenir à la fois des enregistrements et des conteneurs, vous pouvez également indiquer un nombre maximal de résultats pour les dossiers. La liste peut contenir le nombre maximal de dossiers et d'enregistrements. Si le nombre maximal de résultats pour les objets et dossiers personnalisés est 50, 100 éléments peuvent donc s'afficher dans la liste : 50 enregistrements et 50 dossiers.

Suppression

L'onglet Suppression permet de gérer les plannings d'élimination, les mises en attente et les types d'enregistrement.

Pour revenir à la page principale d'élimination quand vous en avez terminé avec l'un des types d'enregistrement, sélectionnez Elimination dans le chemin ou recliquez sur l'onglet Elimination.

Physique

L'onglet Physique contient les liens spécifiques aux entités physiques, par exemple :

Rapports

L'onglet Rapports vous permet de choisir dans une liste des rapports qui affichent des données statistiques sur les différentes activités liées à IBM Enterprise Records. Pour ce faire, sélectionnez un type de rapport, saisissez les critères d'entrée et affichez le rapport généré. Pour plus d'informations, voir la rubrique dédiée à la génération de rapports.

Configurer

L'onglet Configurer contient des liens pour créer et gérer les éléments suivants :



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Dernière mise à jour : Novembre 2013
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