للتحكم في فترة البقاء وتخلص السجلات، يمكنك تعريف وارفاق الجدول الزمني للتخلص مع حاويات السجل وأنواع السجلات. في الجدول الزمني للتخلص، يمكنك تحديد قواعد البقاء للسجلات والتعليمات الخاصة بتخلصهم في نهاية فترة البقاء.
تعليمات التخلص تتضمن:
- مراجعة
- النقل الى أحد ملفات التخزين للحفظ الدائم
- التصدير الى مكان آخر
- التدمير
يمكن تعريف مراحل مختلفة التي يمر السجل خلالها في الجدول الزمني للتخلص. لكل من المراحل فترة بقاء معرفة. في نهاية كل مرحلة، يتم تنفيذ التصرف المحدد على السجلات، ثم تمر السجلات الى المرحلة التالية. يتم مقاطعة الجدول الزمني للتخلص للعناصر التي تم وضعها في حالة تعليق. ويتم الاستئناف بعد ازالة كل حالات التعليق.
لاحتساب متى ستكون السجلات جاهزة للتخلص منها، يحب تشغيل عملية المسح الخاصة بالتخلص. للحصول على المزيد من المعلومات، ارجع الى الموضوع عمليات المسح. يتم استقبال وتصدير الجداول الزمنية للتخلص عند استخدام أداة استقبال وتصدير مخطط الحفظ.
معاملات الجدول الزمني للتخلص
يتضمن الجدول الزمني للتخلص أي من المعاملات التالية:
- الحدث لاطلاق حدث البدء في الايقاف. والايقاف يعني اغلاق العناصر بحيث يمكن البدء في التخلص منها. ويقوم الايقاف بانهاء الاستخدام الفعال للسجلات القديمة.
- تصرف الايقاف يتم تنفيذ التصرف آليا على العناصر بمجرد اطلاق حدث الايقاف وانقضاء المهلة الزمنية المحددة.
- المهلة الزمنية الفجوة الزمنية بين بدء الايقاف واطلاق تصرف الايقاف.
- مراحل التخلص المراحل التي تم تعريفها للتحكم في فترة الاحتفاظ بالسجلات في حالة معينة لفترة زمنية محددة.
- تصرف/تعليمات التخلص من المرحلة التصرف الذي يتطلب أن يتم بدئه يدويا عند انقضاء فترة الاحتفاظ للمرحلة. لكل من المراحل تصرف التخلص الخاص بها. ويمكن مراجعة تصرفات التخلص للمرحلة، أو تحويلها الى ملف التخزين للحفظ الدائم، أو تصديرها، أو اتلافها.
- مسارات عمل التخلص يكون لكل من تصرفات التخلص مسار عمل مرفق. عند بدء أحد التصرف، سيقوم النظام ببدء مسار العمل المرفق لتنفيذ مجموعة تعليمات سابقة التعريف على السجلات.
توارث الجدول الزمني للتخلص
ويمكن ارفاق الجدول الزمني للتخلص مع أحد تصنيفات السجل أو حافظة السجل أو نوع سجل. حافظة السجل يمكن أن يكون لها الجدول الزمني للتخلص الخاص بها أو يمكنها أن تتوارث الجدول الزمني للتخلص الخاص بتصنيف السجل الرئيسي.
وبصفة مفترضة، يقوم السجل بتوارث الجدول الزمني للتخلص الخاص بالحافظة التي يتم نشره فيها. لكن، اذا كنت تريد ارفاق جدول زمني للتخلص مختلف مع السجل، فانه يمكنك تكوين نوع سجل. ثم ارفاق الجدول الزمني للتخلص المطلوب مع نوع السجل هذا، وتخصيص نوع السجل هذا الى السجل. عند ارفاق جداول زمنية للتخلص مختلفة مع التصنيف والحافظة ونوع السجل، سيقوم السجل بتوارث الجدول الزمني للتخلص من نوع السجل. اذا كان السجل قد تم تكوينه مباشرة تحت تصنيف السجل، سيقوم السجل بتوارث الجدول الزمني للتخلص الخاص بتصنيف السجل.
بصفة عامة، يتم تطبيق أقل مستوى من الجدول الزمني للتخلص في التسلسل الهرمي للسجل. الرسم البياني التالي يوضح توارث الجداول الزمنية للتخلص من خلال العناصر المختلفة تحت الحالات مختلفة:

اذا قمت بنقل تصنيف سجل أو حافظة، قم بتخصيص الجدول الزمني للتخلص الى الحاوية.
أيضا، حدد العناصر في الحاوية المتأثرة بواسطة التخصيص الخاص بك. للحصول على المزيد من المعلومات عن نقل العناصر، ارجع الى الموضوع اعادة تخصيص.
اذا لم تقم بتخصيص الجدول الزمني للتخلص عند اعادة تخصيص الحاوية، فسيتم تحقق ما يلي:
- اذا كانت الحاوية تتوارث الجدول الزمني للتخلص الخاص بالعنصر الأصلي، فستقوم الحاوية بتوارث الجدول الزمني للتخلص الخاص بالعنصر الرئيسي بعد اعادة التخصيص.
- واذا كانت الحاوية لها الجدول الزمني للتخلص الخاص بها والذي يختلف عن ذلك الخاص بالعنصر الرئيسي، فستستمر الحاوية في نفس الجدول الزمني الخاص بها حتى بعد اعادة التخصيص.
عملية التخلص
بعد ارفاق الجدول الزمني للتخلص مع تصنيف السجل أو الحافظة، ستقوم كل السجلات التي تم تكوينها بهذه الحاوية بتوارث الجدول الزمني للتخلص بصفة مفترضة. وعند تنفيذ تصرف الايقاف على السجلات، ستصبح مستحقة للتخلص منها والنقل الى مرحلة التخلص. يتم تعليم العناصر التي تم تعريفها على أنها جاهزة للتخلص منها بالشارة جهاز للتخلص:
.
ويمكن للمستخدمين المرخصين بدء عملية التخلص.
بعد الحصول على اعتماد من مستخدم بصلاحيات ادارة السجلات، سيقوم النظام بتنفيذ تصرفات التخلص المرافقة على العناصر المعتمدة. ويمكن أن تقوم بتخصيص أحد تصرفات التخلص التالية على أحد المراحل في الجدول الزمني للتخلص:
- مراجعة: يقوم الشخص المصرح له بمراجعة حالة التخلص للعناصر لتحديد ما اذا كانت ستنتقل الى الخطوة التالية. ويمكن أن تقوم بتخصيص تصرف المراجعة بأي عدد من المرات.
- تصدير: يتم نسخ أو تصدير العناصر الى نظام أو ملف تخزين عناصر مختلف. وفيما بعد، وفي تصرف منفصل، يمكن أن تقوم بازالة السجلات من المكان السابق.
- تصدير مع المخطط: يتم نسخ أو تصدير العناصر ذات الخصائص المهيأة الى مؤسسة تستخدم الوصف المنطقي DoD V3، مثل National Archives and Records Administration. وفي تصرف منفصل، يمكن أن تقوم بازالة السجلات من المكان السابق.
- نقل على خطوتين: يتم نقل العناصر الى المكان المحدد في نهاية فترة الاحتفاظ. ويتم اتباع النقل بالاتلاف عندما يقوم القائم بادارة السجلات بتأكيد أن العناصر قد تم نقلها بنجاح وجاهزة للاتلاف.
- نقل على خطوتين مع المخطط: يتم نقل العناصر ذات الخصائص المهيأة الى مؤسسة تستخدم الوصف المنطقي DoD V3 في نهاية فترة الاحتفاظ. تعد National Archives and Records Administration (NARA) مثال لأحد هذه المؤسسات.
ويتم اتباع النقل بالاتلاف عندما يقوم القائم بادارة السجلات بتأكيد أن العناصر قد تم نقلها بنجاح وجاهزة للاتلاف.
- اتلاف: يتم حذف العناصر بصفة دائمة من مستودع التخزين. يمكنك تخصيص هذا التصرف الى عنصر مرة واحدة فقط.
الوصلات المرفقة مع سجل يتم حذفها مع السجل.
- نقل مؤقت مع المخطط: يتم نقل العناصر ذات الخصائص المهيأة بصفة مؤقتة الى مؤسسة تقوم باستخدام الوصف المنطقي DoD V3.
اذا فشل مسار عمل التدمير لأي من الأسباب، سيظل العنصر في الحالة جاري التخلص منه. ويجب أن تقوم ببدء التخلص من السجلات مرة أخرى. للحصول على المزيد من المعلومات، ارجع الى الموضوع بدء الجدول الزمني للتخلص.
خصائص عملية المسح
يتم تحديث بعض الخصائص بطريقة ديناميكية من خلال عملية المسح الخاصة بالتخلص. اذا كانت هذه الخصائص يتم استخدامها على أنها فترة الاحتفاظ الأساسية لفترات الاحتفاظ البديلة، فأي تحديث في عملية المسح الخاصة بالتخلص سيكون في فترة زمنية للاحتفاظ أطول. لا تحاول استخدام الخصائص التالية كأساس لفترة البقاء لأي من فترات البقاء البديلة:
- تاريخ تنفيذ المرحلة الحالية
- تصرف المرحلة الحالية
- تاريخ آخر مسح
- تاريخ قرار تنفيذ المرحلة الحالية
- تاريخ قرار مراجعة المرحلة الحالية
- كود تعريف المرحلة الحالية
- اعادة احتساب فترة البقاء للمرحلة
- حالة تنفيذ المرحلة الحالية
- DisposalPhases
- CycleYears
- CycleMonths
- CycleDays
- CurrentActionType
- VitalWorkflowStatus
- VitalSweepDate
- VitalRecordReviewDate
- تاريخ مراجعة السجل النشط التالي
- CurrentPhaseId
- AlternateRetentions
- RetentionBase
- RetentionPeriodYears
- RetentionPeriodMonths
- RetentionPeriodDays
- CurrentPhaseExportFormat
- ExportFormat
- CurrentPhaseDecisionDate