您可以利用 Application Engine、Workplace XT、IBM® Enterprise
Records、Application Integration 或自動方式來宣告記錄。
您可以用多個方法宣告記錄,例如透過:
- Application Engine 或 Workplace XT(電子和實體記錄)。
- IBM Enterprise
Records(只有實體記錄),如在宣告實體記錄相關主題中所見。
- Microsoft Outlook、Word、Excel 和 Power Point(需要安裝 Application Integration)。
- 使用事件自動宣告記錄,如同在記錄自動宣告相關主題中所見。
對於 Base 或 DoD 安裝,在磁區、記錄資料夾或記錄種類中宣告記錄。
對於 PRO 安裝,在記錄資料夾或磁區中宣告記錄。
如果要宣告記錄,請確定已開啟您要在其中宣告記錄的實體。
如果您在某個記錄資料夾中宣告記錄,則該記錄將會自動指派給存在於此資料夾中的作用中的磁區。最後建立的磁區始終是作用中的磁區,除非將其關閉。如果您需要在一個關閉的磁區中宣告記錄,請重新開啟此磁區並手動選取重新開啟的磁區。
重要: 您可以建立項目範本來協助宣告記錄。IBM Enterprise
Records
包含一個用來宣告電子郵件記錄的範例項目範本。您可以使用此範本從 Application Engine 宣告電子郵件記錄。(如需匯入範例電子郵件宣告範本的相關資訊,請參閱 IBM Enterprise
Records 軟體套件的 Readme 檔。)
IBM Enterprise
Records 也包含一個用來宣告記錄的範例工作流程。此工作流程向軟體開發專家演示了如何使用 API 和工作流程宣告文件。如需相關資訊,請參閱《IBM Enterprise
Records 安裝和升級手冊》中的「安裝範例工作流程」。
將文件宣告為記錄
如果您要將具有多個版本的文件宣告為記錄,則對於建立文件系列的記錄,您有數個選擇。
限制: 在記錄使用者將文件宣告為記錄後,非記錄使用者的其他使用者就不能存取文件資訊頁面。
此限制是設計好的。
為了加速宣告記錄的程序,宣告為記錄精靈和宣告為記錄項目範本,均支援將內容值從文件自動對映到記錄。將文件宣告為記錄時,會將文件類別內容符號名稱與記錄類別內容符號名稱進行比較。
如果名稱相符,則文件內容的值會自動指派為相符的記錄內容的值。比方說,如果文件類別具有顏色內容,且記錄類別也具有顏色內容,則文件內容的值會自動對映至記錄內容。同樣地,如果您使用預設電子郵件記錄類別來宣告來自 Outlook 的電子郵件訊息,則「主旨」和「收件人」之類的值會自動對映。
不論項目範本是否顯示設定記錄內容步驟,內容對映都會發生。當您宣告文件的多個版本時,內容對映會以選取用於宣告動作之文件的最新版本作為根據。
文件的不同版本可能具有不同的類別和內容。始終根據文件的最新版本的內容來對映內容。
下列規則說明內容對映如何針對文件和記錄類別的常用內容運作:
- 如果文件內容有一個值,則該值會自動顯示為記錄的預設值。
- 如果文件內容是空的(未定義),則不會為記錄顯示預設值。
如果您輸入了一個記錄值,該值會保留為記錄值,且文件不會有該內容的值。
- 如果文件類別內容不是必需的,但記錄類別內容是必需的,則管理者會將文件類別內容變更為文件的必需項目。
此變更是針對 IBM Administration
Console for Content Platform Engine 並自動提供必需的內容。
重要: 內容在不同的物件儲存庫之間可以有別名。任何內容對映都會考慮從一個物件儲存庫到另一個物件儲存庫的對映內容的管理員定義的設定。