Das Verschieben von Kategorien und Ordnern bezeichnet das Einfügen einer Einheit samt Inhalt an eine andere Position im Aktenplan. Dabei muss zwischen dem Verschieben von Containern, d. h. Schriftstückkategorien und Schriftstückordnern, und dem Verschieben von einzelnen Schriftstücken unterschieden werden. Das Verschieben von Kategorien und Ordnern betrifft auch alle Unterkategorien, Ordner, Datenträger und Schriftstücke, die sich darin befinden. Die Entitäten werden an das angegebene Ziel im Aktenplan verschoben.
Informationen zu diesem Vorgang
Informationen zum Verschieben von Schriftstücken finden Sie in "Verschieben von Schriftstücken". Allein der Records Manager oder ein Schriftgutadministrator kann eine Schriftstückkategorie oder einen Schriftstückordner verschieben. Beim Verschieben einer Schriftstückkategorie oder eines Schriftstückordners müssen Sie einige Punkte beachten.
- Eine Schriftstückkategorie kann nur in eine andere Kategorie verschoben werden, wenn diese keine Schriftstückordner aufweist.
- Schriftstückordner können nicht in andere Schriftstückordner verschoben werden, weil diese keine Unterordner enthalten dürfen.
- Schriftstückordner können nicht auf die Basisebene des Aktenplans verschoben werden.
Sie müssen in Kategorien enthalten sein.
- Öffnen und aktivieren Sie die Zielkategorie, um das Verschieben in diese Kategorie sicherzustellen. Die Quelle kann allerdings inaktiv und geschlossen sein.
- Sie müssen über die erforderlichen Berechtigungen verfügen, um der Zielkategorie Einheiten hinzufügen zu können.
Vorgehensweise
So verschieben Sie eine Schriftstückkategorie oder einen Schriftstückordner:
- Gehen Sie zu der Kategorie oder dem Ordner, die bzw. der verschoben werden soll.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen und wählen Sie Verschieben aus. Führen Sie anschließend die folgenden Schritte aus.
- Zur Angabe des Grunds geben Sie an, warum die Entität an eine andere Position verschoben wurde.
- Klicken Sie auf "Weiter", um zum nächsten Schritt überzugehen, oder auf "Abbrechen", um den Vorgang vorzeitig zu beenden.
- Zum Festlegen des Ziels wählen Sie die gewünschte Schriftstückkategorie aus, in die Sie die ausgewählte Kategorie oder den ausgewählten Ordner verschieben wollen.
- Klicken Sie auf "Weiter", wenn Sie einen Dispositionszeitplan angeben möchten. Andernfalls klicken Sie auf "Verschieben" und fügen die Einheit in das ausgewählte Ziel ein.
- Zum Festlegen der Aussonderung klicken Sie auf Zeitplansuche und wählen Sie den Aussonderungszeitplan aus. Klicken Sie unter dem Zeitplannamen auf Auswählen. Dadurch wird ein Menü hinzugefügt, in dem Sie angeben können, wie der Aussonderungszeitplan weitergegeben wird. In diesem Schritt können Sie den aktuellen Dispositionszeitplan der Einheit ändern. Der hier festgelegte Zeitplan wird nach der Verschiebung auf die Entität angewendet. Informationen zum Übernehmen von Aussonderungszeitplänen finden Sie in "Aussonderungszeitpläne".
- Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:
- Neuen Aussonderungszeitplan an alle Erbelemente weitergeben: Diese Option betrifft alle Unterkategorien, Ordner und Schriftstücke in der verschobenen Kategorie.
- Neuen Aussonderungszeitplan nicht weitergeben: Diese Option wirkt sich nur auf den verschobenen Container, nicht aber seinen Inhalt aus. Beim Verschieben einer Unterkategorie hat diese Option keine Auswirkungen auf die darin enthaltenen Ordner, Datenträger und Schriftstücke.
- Neuen Aussonderungszeitplan an alle unmittelbar untergeordneten Elemente und alle erbenden Unterentitäten weitergeben: Diese Option betrifft alle Ebenen unterhalb des Containers, den Sie verschieben. Wenn Sie einen Ordner verlagern, sind die zugehörigen Datenträger und Schriftstücke ebenfalls betroffen.
- Die Angabe der Aussonderungsberechtigung im entsprechenden Textfeld ist optional.
- Klicken Sie auf "Verschieben".