Je potrebné, aby ste poznali bežné príčiny chýb, ktoré môžete zaznamenať počas používania nástroja File Plan Import Export Tool IBM® Enterprise Records. Musíte tiež vedieť ako znížiť pravdepodobnosť zaznamenania chýb.
Ak manuálne vytvoríte súbor XML, ktorý sa použije pri importovaní plánu súborov, súbor musíte založiť na schéme XML, ktorú poskytuje spoločnosť IBM.
Po manuálnom vytvorení súboru XML spustite nástroj na importovanie a exportovanie plánu súborov v režime overenia. Nástroj v režime overenia prečíta súbor XML a skontroluje, či neobsahuje chyby alebo problémy súvisiace s nesúladom s nariadeniami. Podrobnosti o režime overenia nájdete v téme o používaní nástroja plánu súborov.
Niektoré z volieb dostupných pri manuálnom vytvorení súboru XML sú zahrnuté v častiach Dedenie plánu podkategórie a Vlastnosť ConditionXML tejto témy pomoci.
Pri nasledujúcich importoch menších modifikácií na málo entitách zadajte v súbore XML pre entity Action="Modify", nemeňte pôvodný súbor XML. Použitie režimu Update vám tiež umožní ľahšie identifikovať následné aktualizácie z pôvodných úplných importov.
Pomocou vlastnosti DisposalScheduleInheritedFrom indikujte v súbore XML, ktorý vytvoríte, či kategória záznamov zdedí plán dostupnosti od rodiča. Napríklad:
<KategóriaZáznamov Názov="myCat2" Úroveň="2" RodičovskáCesta="/myCat1">
<Vlastnosti>
<Názov vlastnosti="AGGREGATION" Hodnota="RecordCategory" />
<Názov vlastnosti="IsPermanentRecord" Hodnota="false" />
<Názov vlastnosti="IsVitalRecord" Hodnota="false" />
<Názov vlastnosti="CurrentPhaseExportFormat"></Property>
<Názov vlastnosti="IsDeleted" Hodnota="false" />
<Názov vlastnosti="HomeLocation"></Property>
<Názov vlastnosti="VitalRecordReviewAction"></Property>
<Názov vlastnosti="IncrementedBy" Hodnota="1" />
<Názov vlastnosti="RecordCategoryName" Hodnota="myCat2" />
<Názov vlastnosti="DisposalScheduleInheritedFrom" Hodnota="/myCat1" />
<Názov vlastnosti="Reviewer" Hodnota="ylin" />
<Názov vlastnosti="RecordCategoryIdentifier" Hodnota="myCat2" />
<Názov vlastnosti="VitalRecordDisposalTrigger"></Property>
<Názov vlastnosti="Inactive" Hodnota="false" />
<Názov vlastnosti="Location"></Property>
<Názov vlastnosti="DateOpened" Hodnota="2006-03-07T14:16:00-08:00" />
<Názov vlastnosti="DisposalSchedule">
<ObjectRef ID triedy="DisposalSchedule" ID objektu="myDispSchedule" />
</Vlastnosť>
</Vlastnosti>
</KategóriaZáznamov>
Sú štyri scenáre, na základe ktorých môžete použiť vlastnosť DisposalScheduleInheritedFrom:<Názov vlastnosti="DisposalScheduleInheritedFrom" Hodnota="/myCat1" />
<Fázy>
<EntitaRM Typ="Phase" Názov="myPhase1">
<Vlastnosti>
<Názov vlastnosti="PhaseAction"></Vlastnosť>
<Názov vlastnosti="RetentionPeriodDays" Hodnota="0" />
<Názov vlastnosti="RetentionPeriodYears" Hodnota="10" />
<Názov vlastnosti="RMEntityDescription"> Hodnota="my phase 1" />
<Názov vlastnosti="RetentionPeriodMonths" Hodnota="0" />
<Názov vlastnosti="PhaseNumber" Hodnota="1" />
<Názov vlastnosti="ExportFormat"></Vlastnosť>
<Názov vlastnosti="IsScreeningRequired" Hodnota="true" />
<Názov vlastnosti="DisposalSchedulePtr">
<ObjectRef ID triedy="DisposalSchedule" ID objektu="myDispSchedule" />
</Vlastnosť>
<Názov vlastnosti="PhaseName" Hodnota="myPhase1" />
<HodnotaObjektu Typ="AlternateRetention">
<Vlastnosti>
<Názov vlastnosti="RetentionBase" Hodnota="CutoffDate" />
<Property Name="ConditionXML" Value="<response xmlns="http://www.ibm.com/namespaces
/wcm/apps/1.0"><objectset><count>1<
/count><customobject><properties><property><symname>ClosedBy<
/symname><operator>IEQUAL</perator><value>Administrator</value>
</property></properties><aggregation></aggregation><sql> AND ([ClosedBy] = 'Administrator')
</sql> </customobject></objectset></response>" />
<Názov vlastnosti="RetentionPeriodMonths" Hodnota="0" />
<Názov vlastnosti="RetentionPeriodYears" Hodnota="5" />
<Názov vlastnosti="RetentionPeriodDays" Hodnota="0" />
</Vlastnosť>
</HodnotaObjektu>
<HodnotaObjektu Typ="AlternateRetention">
<Vlastnosti>
<Názov vlastnosti="RetentionBase" Hodnota="DateClosed" />
<Property Name="ConditionXML" Value="<response xmlns="http://www.ibm.com/namespaces
/wcm/apps/1.0"><objectset><count>1<
/count><customobject><properties><property><symname>
RMEntityDescription</symname><operator>LKE</perator><value>something<
/value></property></properties><aggregation></aggregation><sql> AND ([RMEntityDescription]
LIKE '%something%')</sql> </customobject></objectset></response>" />
<Názov vlastnosti="RetentionPeriodMonths" Hodnota="0" />
<Názov vlastnosti="RetentionPeriodYears" Hodnota="5" />
<Názov vlastnosti="RetentionPeriodDays" Hodnota="0" />
</Vlastnosti>
</HodnotaObjektu>
</Vlastnosť
</Vlastnosti>
<EntitaRM>
</Fázy>
<SpúšťačaDostupnosti>
<EntitaRM Typ="DisposalTrigger" Názov="Date Created">
<Vlastnosti>
<Názov vlastnosti="DisposalTriggerName" Hodnota="Date Created" />
<Názov vlastnosti="EventType" Hodnota="3" />
<Názov vlastnosti="CycleYears" Hodnota="0" />
<Názov vlastnosti="CycleDays" Hodnota="0" />
<Názov vlastnosti="AGGREGATION" Hodnota="RecordInfo" />
<Property Name="ConditionXML" Value="<response
xmlns="http://www.ibm.com/namespaces/wcm/apps/1.0"><objectset><count>1<
/count><customobject><properties><property><symname>DateCreated<
/symname><displayname>Date Created</displayname><propertytype>3<
/propertytype><value/><operator>IS NOT NULL</operator><jointype>AND<
/jointype></property></properties><aggregation>RecordInfo<
/aggregation><sql> SELECT OIID , ID , RMENTITYTYPE FROM RecordInfo WHERE ( DateCreated IS
NOT NULL )</sql></customobject></objectset></response>"/>
<Názov vlastnosti="CycleMonths" Hodnota="0" />
</Vlastnosti>
</EntitaRM>
</SpúšťačeDostupnosti>
<Pozastavenia>
<EntitaRM Typ="RecordHold" Názov="dynamic Hold">
<Vlastnosti>
<Názov vlastnosti="Active" Hodnota="true" />
<názov vlastnosti="HoldName" Hodnota="dynamic Hold" />
<názov vlastnosti="HoldReason" Hodnota="dynamic Hold" />
<Property Name="ConditionXML" Value="<response
xmlns="http://www.ibm.com/namespaces/wcm/apps/1.0"><objectset><count>
2</count><customobject><properties><property><symname>
RecordCategoryName</symname><displayname>Record Category Name<
/displayname><propertytype>8</propertytype><selectable>true<
/selectable><value>dynamic</value><operator>like<
/operator><jointype>AND</jointype></property><
/properties><aggregation>RecordCategory</aggregation><sql>
SELECT ro.[RecordCategoryName] , ro.[RecordCategoryName] FROM RecordCategory ro
Where ro.[RecordCategoryName] like '%dynamic%' </sql><
/customobject><customobject><properties><property><symname>
RecordFolderName</symname><displayname>Record Folder Name<
/displayname><propertytype>8</propertytype><selectable>true<
/selectable><value>dynamic</value><operator>like<
/operator><jointype>AND</jointype></property><
/properties><aggregation>RecordFolder</aggregation><sql>
SELECT ro.[RecordFolderName] , ro.[RecordFolderName] FROM RecordFolder ro
Where ro.[RecordFolderName] like '%dynamic%' </sql></customobject><
/objectset></response>" />
<Názov vlastnosti="HoldType" Hodnota="Audit" />
</Vlastnosti>
</EntitaRM>
</Pozastavenia>
<EntitaRM Typ="Phase" Názov="phase 1">
<Vlastnosti>
<Názov vlastnosti="PhaseAction"></Vlastnosť>
<Názov vlastnosti="PhaseNumber" Hodnota="1" />
<Názov vlastnosti="ExportFormat"></Vlastnosť>
<Názov vlastnosti="IsScreeningRequired" Hodnota="false" />
<Názov vlastnosti="DisposalSchedulePtr">
<ObjectRef ID triedy="DisposalSchedule" ID objektu="mySchedule" />
</Vlastnosť>
<Názov vlastnosti="PhaseName" Hodnota="phase 1" />
<Názov vlastnosti="RMEntityDescription" />
<Názov vlastnosti="RetentionPeriodMonths" />
<Názov vlastnosti="RetentionPeriodYears" />
<Názov vlastnosti="RetentionPeriodDays" />
<Názov vlastnosti="AlternateRetentions">
<HodnotaObjektu Typ="AlternateRetention">
<Vlastnosti>
<Názov vlastnosti="RetentionBase" Hodnota="CutoffDate" />
<Názov vlastnosti="ConditionXML" Hodnota="<response xmlns="
http://www.ibm.com/namespaces/wcm/apps/1.0"><objectset>
<count>1</count><customobject><properties><
property><symname>CurrentActionType<
/symname><operator>IS EQUAL</operator><value>6<
/value></property></properties><aggregation><
/aggregation><sql> AND ([CurrentActionType] = 6)</sql> <
/customobject></objectset></response>" />
<Názov vlastnosti="RetentionPeriodMonths" Hodnota="0" />
<Názov vlastnosti="RetentionPeriodYears" Hodnota="2" />
<Názov vlastnosti="RetentionPeriodDays" Hodnota="0" />
</Vlastnosti>
</HodnotaObjektu>
</Vlastnosť>
</Vlastnosti>
</RMEntity>