Schriftstücke können auf der Kategorie- bzw. Ordnerebene als notwendig gekennzeichnet werden; dies ist sowohl direkt bei der Erstellung der Kategorie bzw. des Ordners als auch später möglich.
Vorgehensweise
So legen Sie notwendige Schriftstücke fest:
- Durchsuchen Sie den Aktenplan, um auf die Entität zuzugreifen, die Sie als notwendig kennzeichnen wollen.
- Rufen Sie die Informationsseite auf, indem Sie auf das Symbol Informationen abrufen
einer Entität klicken.
- Klicken Sie in einem Fensterbereich der Informationsseite auf den Link Notwendiges Schriftstück.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Indikator für notwendiges Schriftstück", um anzugeben, dass die Kategorie bzw. der Ordner notwendige Schriftstücke enthält. Alle Schriftstücke in dieser Entität werden nun automatisch als notwendig betrachtet.
- Wählen Sie im Listenfeld "Prüfungsaktivität für notwendige Schriftstücke" (Vital Record Review Action) die Aktion aus, die zusammen mit der regelmäßigen Prüfung oder Aktualisierung notwendiger Schriftstücke ausgeführt wird. Erstellen Sie die Aktionen, die im Listenfeld "Prüfungsaktivität für notwendige Schriftstücke" (Vital Record Review Action) angezeigt werden.
- Wählen Sie im Menü "Prüfereignis für notwendige Schriftstücke" das Ereignis, das die regelmäßige Prüfung oder Aktualisierung der kritischen Schriftstücke in dieser Einheit auslösen soll. Erstellen Sie die Ereignisse, die im Listenfeld "Prüfereignis für notwendige Schriftstücke" (Vital Record Review Event) angezeigt werden.
- Klicken Sie auf "Anwenden", um die Einstellung für kritische Schriftstücke im Ordner bzw. der Kategorie zu speichern.
- Klicken Sie auf Beenden, um die Seite zu schließen.