يمكن أن يقوم المستخدم المصرح به بارفاق الجدول الزمني للتخلص مع تصنيف السجل أو حافظة السحل في أي وقت. ويعد المستخدم المرخص له صلاحيات Records Manager أو Records Administrator أو Reviewer في القياسات المسبقة؛
Records Manager أو Records Administrator في DoD أو Base.
تقوم الحاويات الفرعية بتوارث الجدول الزمني للتخلص. ويمكن ارفاق الجدول الزمني للتخلص مع تصنيفات السجل أو حافظة السجل أثناء التكوين أو بعده.
نبذة عن هذه المهمة
لارفاق الجدول الزمني للتخلص مع تصنيف السجل أو حافظة السجل لأول مرة بعد التكوين:
- بالنسبة الى فئات السجل، أنظر الموضوع اضافة فئة السجل.
- بالنسبة الى حافظات السجل، أنظر الموضوع اضافة حافظة السجل.
اجراء
لارفاق الجدول الزمني للتخلص فيما بعد:
- اذهب الى الحاوية التي تريد تخصيص الجدول الزمني للتخلص لها واضغط على شارة الحصول على معلومات.
- اضغط تخلص.
- اضغط الجدول الزمني للاستعراض لتحديد الجدول الزمني للتخلص.
- في نافذة تحديد الجدول الزمني للتخلص، اضغط على اختيار تحت اسم أحد الجداول الزمنية.
- في القائمة جديد، حدد الاختيار المناسب لتوضيح الطريقة التي تريد نشر الجدول الزمني للتخلص الجديد بها في الحاويات الفرعية. عند تخصيص جدول زمني للتخلص، يمكنك نشر الجدول الزمني الى الحاويات الفرعية الخاصة به بأي من الطرق التالية:
- قم بنشر الجدول الزمني الى كل حاويات التفرع المباشر والى كل الحاويات الفرعية المتوارثة بصرف النظر عن ما اذا كانت قامت بتوارث الجدول الزمني للتخلص السابق. هذا الوضع يشير الى الاختيار نشر الجدول الزمني للتخلص الجديد لكل التفرعات المباشرة، وكل الأدلة الفرعية المتوارثة. كما ينطبق هذا الموقف على الجداول الزمنية التي يتم تطبيقها لأول مرة.
- نشر الجدول الزمني في الحاويات الفرعية فقط التي تتوارث الجدول الزمني للتخلص الأقدم. في هذه الحالة، يبقى الجدول الزمني للتخلص للحاويات الفرعية التي لا تتوارث الجدول الزمني للتخلص من العنصر الرئيسي بدون تغيير. لن يقوم هذا الاختيار بتوارث الجدول الزمني الجديد الا اذا كان قد تم توارث جدول زمني من قبل. هذا الوضع يشير الى الاختيار نشر الجدول الزمني للتخلص الجديد لكل العناصر المتوارثة.
- عدم نشر الجدول الزمني الى أي من الحاويات الفرعية. في هذه الحالة، ستستمر الحاويات الفرعية التي توارثت الجدول الزمني للتخلص القديم مرافقة لهذا الجدول الزمني ولكنها لا تكون مصنفة كعناصر متوارثة. هذا الوضع يشير الى الاختيار عدم نشر الجدول الزمني للتخلص الجديد.
- اذا أردت، أدخل معلومات صلاحية التخلص كما هو مطلوب بواسطة قواعد التوافق للمؤسسة الخاصة بك.
تنبيه: بصفة مفترضة، سيتم تخصيص صلاحية التخلص المحددة للجدول الزمني للتخلص المحدد كصلاحية تخلص للحاوية. اذا لم يتم تحديد صلاحية التخلص للجدول الزمني المحدد، سيتم تطبيق صلاحية التخلص التي قمت بتحديدها للحاوية. اذا تم تحديد صلاحيات التخلص عند تكوين الحاوية ولكن لم يتم تحديد جدول زمني للتخلص، فلن تقوم صلاحيات التخلص للجدول الزمني باحلال صلاحيات التخلص التي تم تحديدها من قبل.
- اضغط تطبيق لحفظ التعديلات.
- اضغط خروج لاغلاق الصفحة.
النتائج
هام: السجلات الخاصة بنوع السجل قد يكون لها جدول زمني للتخلص يختلف عن الحاوية الرئيسية الخاصة بها.
الجدول الزمني للتخلص الخاص بنوع السجل يكون له السيادة على الجدول الزمني للحاوية. ولكن، عند تشغيل عملية المسح، سيتم تسجيل رسالة التحذير الخاصة بتعارض عملية التخلص في ملف السجل الخاص بعملية المسح.
ستشاهد رسالة التحذير هذه عندما يكون الجدول الزمني الخاص بالحاوية الرئيسية له فترة احتفاظ أقصر من الجدول الزمني الخاص بنوع السجل.
للحصول على المزيد من المعلومات عن تغيير الجدول الزمني الموجود، أنظر الموضوع تغيير الجدول الزمني للتخلص.