IBM Enterprise Records, Versão 5.1.2    

Usando as Guias do IBM Enterprise Records

Diversas guias estão disponíveis no aplicativo IBM® Enterprise Records. Cada uma destas guias abre um página que permite executar diferentes tarefas relativas ao gerenciamento de registros.

Navegar

A guia Navegar possui um painel principal que lista entidades dentro da entidade atual. Na primeira coluna, há caixas de seleção que você pode usar para selecionar uma ou mais entidades para processamento. Para selecionar ou limpar todas as entidades na lista, selecione a caixa de seleção na linha do cabeçalho. Há ícones adicionais ao lado dos nomes das entidades. O ícone ao lado de um nome de entidade identifica o tipo de entidade. Clique no nome ou no ícone para abrir aquela entidade. Ícones adicionais podem ser exibidos para indicar o estado da entidade, como suspenso ou inativo. Pause o cursor sobre qualquer ícone para ver uma dica de ferramenta que identifique o significado do ícone.

Árvore de categorias

É possível mostrar ou ocultar categorias e subcategorias na estrutura da árvore de navegação. Clique em Exibir árvore de categorias para exibi-la. Enquanto estiver exibida, você pode:

Caminho

Abaixo das guias, um caminho mostra seu atual local no planejamento de arquivos. Você pode clicar em qualquer item no caminho para pular para outro local. No caminho de amostra a seguir, CSPRO é um planejamento de arquivos. Corporate é uma categoria de registro em CSPRO. Benefits é uma subcategoria ou uma pasta de registro sob a categoria de registro Corporate.

Caminho: CSPRO > Corporate > Benefits

Clique em qualquer item no caminho para pular para aquele nível no plano de arquivo.

Todas as entidades têm um ícone Obter Informações (ícone Obter Informações) para visualizar suas páginas de Informações, que exibem vários tipos de metadados associados a essa entidade.

Menu Ações de Multisseleção

Use o menu Ações de Multisseleção para executar a mesma ação em mais de uma entidade a cada vez. Essa etapa assegura que o conjunto de entidades seja atualizado da mesma maneira e ao mesmo tempo. O menu está disponível com seus resultados de Procura e na página Navegar.

Selecione a caixa de seleção de uma ou mais entidades, e a seguir clique no menu Ações de multisseleção para escolher uma ação apropriada para todas as entidades selecionadas. A lista de ações depende de você selecionar uma ou mais entidades e de você selecionar diferentes tipos de entidades. Apenas ações que podem ser aplicadas em todas as entidades selecionadas estão no menu. A maioria dos procedimentos na Ajuda são escritos para múltiplas seleções. Se você estiver executando uma ação em apenas uma entidade, será mais rápido clicar com o botão direito do mouse em seu nome e selecionar a ação do menu. Também é possível usar Obter Informações para executar ações nas páginas de Informações de uma entidade. Essa ação é útil quando você quer executar mais de uma ação ou quando você precisa consultar informações antes de executar uma ação.

Um exemplo é que você pode selecionar várias vezes Copiar ou Excluir para registros. Essa ação inicia um assistente para essa ação.

Recurso de Filtragem

Há dois motivos para usar filtragem.

Para usar filtragem, insira um texto a partir dos nomes ou IDs das entidades que deseja ver e clique em Ir. Todas as entidades que não tenham esse texto são removidos da lista, criando espaço para diferentes entidades que contêm o texto especificado. Clique em Reinicializar para remover o texto da caixa Filtro e clique em Ir para retornar para uma lista não filtrada.

O número de entidades exibidas em uma lista é determinado pelo valor Resultados Máx. de pastas e objetos customizados nas preferências do usuário do Workplace. Acesse a página Procurar > Objetos Customizados para visualizar e reconfigurar o valor para os registros. Seu administrador do site precisa ativar objetos personalizados na área Configurações Gerais na página Geral das Preferências do Site. Como algumas entidades podem conter registros e outros contêineres, você também pode especificar um valor de resultados máximos para as pastas. A lista pode conter o número máximo de pastas e registros. Se os resultados máximos para pastas e objetos customizados forem 50, até 100 itens poderão ser exibidos na lista: 50 registros e 50 pastas.

Disposição

Selecione a guia Disposição para gerenciar planejamentos de disposição, suspensões e tipos de registro.

Para retornar à página Disposição principal quando concluir o trabalho com um dos tipos de disposição, selecione Disposição no caminho ou clique na guia Disposição novamente.

Físico

A guia Físico contém os links que são específicos para entidades físicas, tais como:

Relatórios

Use a guia Relatórios para selecionar em uma lista de relatórios que fornecem uma visualização estatística das diversas atividades do IBM Enterprise Records. Quando você seleciona um tipo de registro, insira o critério de entrada, e a seguir visualize o relatório gerado. Para obter mais informações, consulte o tópico sobre geração de relatórios.

Configurar

A guia Configurar contém links para criar e gerenciar os seguintes itens:



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Última atualização: novembro de 2013
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