IBM Enterprise Records version 5.1.2    

Association d'un planning d'élimination à une entité

Les utilisateurs autorisés peuvent associer un planning d'élimination à une catégorie d'enregistrement ou à un dossier d'enregistrement à n'importe quel moment. Les utilisateurs autorisés sont le responsable d'enregistrements, l'administrateur d'enregistrements ou le réviseur dans Pro standard ; le responsable ou l'administrateur d'enregistrements dans DoD ou Base. Les conteneurs enfant héritent du planning d'élimination. Il vous est possible d'associer un planning d'élimination à une catégorie ou à un dossier d'enregistrement au moment de sa création ou ultérieurement.

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Pour associer un planning d'élimination à une catégorie d'enregistrement ou à un dossier d'enregistrement pour la première fois après sa création :

Procédure

Pour associer un planning d'élimination ultérieurement :

  1. Accédez au conteneur dont vous voulez associer le planning d'élimination et cliquez sur son icône Obtenir des informations.
  2. Cliquez sur Elimination.
  3. Cliquez sur Parcourir le planning afin de sélectionner un planning d'élimination.
  4. Dans la fenêtre Sélectionner un planning d'élimination, cliquez sur Sélectionner sous le nom de l'un des plannings.
  5. Dans le nouveau menu qui s'affiche, sélectionnez l'option appropriée afin d'indiquer le mode de propagation du nouveau planning d'élimination aux conteneurs enfant. Lorsque vous affectez un autre planning d'élimination, vous pouvez le propager à ses conteneurs enfant en procédant comme suit :
    • Propager le planning à tous les conteneurs enfant directs et à tous les sous-conteneurs héritiers, qu'ils aient hérité du planning d'élimination précédent ou non. Cette situation correspond à l'option Propager le nouveau planning d'élimination à tous les enfants immédiats et à tous les sous-répertoires hérités. Cette situation concerne également les plannings appliqués pour la première fois.
    • Ne propager le planning qu'aux conteneurs enfant ayant hérité du précédent planning d'élimination. Dans ce cas, le planning d'élimination des conteneurs enfant n'héritant pas du planning d'élimination de l'entité parent demeure inchangé. Cette option hérite seulement d'un nouveau planning si vous avez hérité d'un planning précédemment. Cette situation correspond à l'option Propager le nouveau planning d'élimination vers toutes les entités ciblées par l'héritage.
    • Ne propager le planning à aucun des conteneurs enfant. Dans cette situation, les conteneurs enfant qui ont hérité de l'ancien planning d'élimination continuent d'être associés à ce planning mais ne rentrent pas dans la catégorie des entités ciblées par l'héritage. Cette situation correspond à l'option Ne pas propager le nouveau planning d'élimination.
  6. Si vous le souhaitez, entrez les informations de l'Autorité d'élimination requises par les règles de conformité de votre organisation.
    Avertissement : Par défaut, l'autorité d'élimination spécifiée pour le planning d'élimination sélectionné est automatiquement affectée en tant que telle pour le conteneur. Si aucune autorité d'élimination n'est définie pour le planning sélectionné, l'autorité d'élimination que vous avez définie pour le conteneur est applicable. Si une autorité d'élimination est définie lorsque le conteneur est créé sans qu'aucun planning d'élimination lui soit affecté, l'autorité d'élimination définie pour le planning se substitue à l'autorité d'élimination définie plus tôt.
  7. Cliquez sur Appliquer pour enregistrer vos modifications.
  8. Pour fermer la page, cliquez sur Quitter.

Résultats

Important : Les enregistrements associés à un type d'enregistrement peuvent avoir un planning d'élimination différent de celui du conteneur parent. Le planning d'élimination associé au type d'enregistrement est prioritaire par rapport au planning du conteneur. Toutefois, lorsque vous exécutez le balayage, un message d'avertissement de conflit d'élimination est consigné dans le fichier journal de balayage. Vous voyez ce message d'avertissement lorsque le planning associé au conteneur parent comporte des périodes de conservation limites plus courtes que celles du planning associé au type d'enregistrement.
Pour plus d'informations sur la modification d'un planning existant, reportez-vous à la rubrique sur la modification du planning d'élimination.


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Dernière mise à jour : Novembre 2013
associate_disposition_schedule.htm

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