IBM Enterprise Records, Versió 5.1.2    

Declaració d'un registre físic

Si el sistema té magatzems d'objectes configurats per utilitzar el model de dades de Classificats DoD, primer indiqueu si el registre físic és classificat o desclassificat. Aquest procediment és per a registres físics desclassificats.

Quant a aquesta tasca

Per declarar un registre físic classificat, consulteu el tema sobre declaració d'un registre físic classificat. Per declarar un registre físic a l'IBM® Enterprise Records, podeu utilitzar una plantilla d'entrada. Quan una plantilla d'entrada inclou una ubicació de pla de fitxers, el registre físic es declara a la ubicació on l'usuari ha iniciat l'acció de declaració. El registre està declarat també a totes les ubicacions especificades a la plantilla. Un gestor de registres o un administrador de registres pot crear o modificar plantilles de declaració de registres físics amb l'eina Afegeix plantilla d'entrada a l'Application Engine o el Workplace XT. Per obtenir més informació sobre les plantilles d'entrada, consulteu el tema sobre la creació d'una plantilla d'entrada. Al procediment següent es pressuposa que feu servir la plantilla de declaració de registres físics per defecte deIBM Enterprise Records.

Procediment

Per declarar un registre físic a l'IBM Enterprise Records:

  1. A IBM Enterprise Records, aneu a la ubicació adequada al pla de fitxers i feu clic a Declara registres físics.
  2. Si es mostra a la pàgina de l'Assistent de selecció, seleccioneu el botó d'opció Declara registre desclassificat i feu clic a Següent.
  3. Feu clic a Selecciona sota el nom de la plantilla d'entrada que vulgueu utilitzar.

Resultats

Per definir les propietats:

  1. Proporcioneu la informació necessària als camps de propietat. Els camps varien en funció de la classe que hàgiu utilitzat. Per exemple, els camps necessaris a la classe Registre de marcador son els següents:
    • Tipus de suport: per exemple, CD, cinta de vídeo
    • Format: CDR, VHS
    • Autor/Originador: nom de la persona que ha creat o que és el propietari del registre físic
    • Assumpte: descripció breu del registre físic
    • Data de publicació: data en què s'ha creat el registre físic
    • Ubicació inicial: ubicació actual del registre físic. Quan feu clic en aquest enllaç, l'assistent obre una pàgina que mostra una llista d'ubicacions. Feu clic a Selecciona sota la ubicació necessària. L'assistent tanca la pàgina i torna al pas Configura les propietats.
  2. Si el registre que declareu és un rebut d'un registre classificat, feu clic a Rebut de. Accediu i seleccioneu el registre classificat al qual apunta el rebut. Per obtenir més informació, consulteu el tema sobre rebuts.
  3. Feu clic a Finalitza després d'introduir la informació necessària.
  4. Si teniu més registres a declarar, torneu a seleccionar una plantilla d'entrada. Si heu acabat, feu clic a Surt.

Per declarar un registre físic a l'Application Engine o el Workplace XT:

  1. Afegiu un document. Al pas Selecciona fitxer, trieu Cap com a tipus de fitxer.
  2. A la pàgina de confirmació, feu clic a Declara com a registre.
  3. Seleccioneu l'opció de registre desclassificat. Per als registres classificats, consulteu el tema sobre la declaració d'un registre físic classificat.
  4. Feu clic a Accepta per utilitzar l'assistent o Selecciona per utilitzar una plantilla d'entrada.
    • En el cas de plantilles d'entrada, aneu al magatzem d'objectes FPOS, Gestió de registres/Plantilles, seleccioneu la plantilla d'entrada i, tot seguit, feu clic a Accepta. Seleccioneu una plantilla designada per l'administrador. La plantilla per defecte utilitzada a IBM Enterprise Records no es pot fer servir a Application Engine o Workplace XT. En aquesta restricció es pressuposa que la ubicació del pla de fitxers ja s'ha seleccionat.
    • Per utilitzar l'assistent Registre de catàleg, seguiu aquests passos.
  5. Feu clic a Selecciona classe i seleccioneu la classe adequada. Per defecte, tots els magatzems d'objectes FPOS proporcionen la classe Registre de marcador. És possible que els administradors proporcionin altres opcions.
  6. Feu clic a Selecciona ubicació de pla de fitxers i aneu a l'entitat adequada. Com que un registre físic només es pot ubicar en una ubicació física, seleccioneu només una ubicació de pla de fitxers. Les opcions d'ubicació són carpeta híbrida, caixa o carpeta de registres físics.
  7. Seleccioneu el quadre de selecció de l'entitat adequada i feu clic a Afegeix a la selecció.
    • En lloc d'utilitzar la vista Navega per defecte, podeu seleccionar entre les dreceres que hàgiu creat anteriorment. Feu clic a Dreceres a la barra lateral.
    • També podeu cercar la categoria o la carpeta per nom. Feu clic a Cerca a la barra lateral.
    • Després d'afegir l'entitat a les ubicacions de pla de fitxers seleccionades, podeu fer clic a Afegeix a dreceres per utilitzar-les més endavant.
  8. Quan hàgiu acabat de seleccionar la ubicació adequada, feu clic a Accepta.
  9. Feu clic a Següent per continuar amb el pas Configura propietats.

Per definir les propietats:

  1. Proporcioneu la informació necessària als camps de propietat. Els camps varien en funció de la classe que hàgiu utilitzat. Per exemple, els camps necessaris a la classe Registre de marcador son els següents:
    • Tipus de suport: per exemple, CD, cinta de vídeo
    • Format: CDR, VHS
    • Autor/Originador: nom de la persona que ha creat o que és el propietari del registre físic
    • Assumpte: descripció breu del registre físic
    • Data de publicació: data en què s'ha creat el registre físic
    • Ubicació inicial: ubicació actual del registre físic. Quan feu clic en aquest enllaç, l'assistent obre una pàgina que mostra una llista d'ubicacions. Feu clic a Selecciona sota la ubicació necessària. L'assistent tanca la pàgina i torna al pas Configura les propietats.
  2. Si el registre que declareu és un rebut d'un registre classificat, feu clic a Rebut de. Accediu al registre classificat al qual apunta el rebut. Per obtenir més informació, consulteu el tema sobre rebuts.
  3. Feu clic a Finalitza després d'introduir la informació necessària.

Quant als codis de barres

Si teniu maquinari i programari que proporciona dades de codi de barres, podeu escanejar un codi de barres directament al camp actiu o podeu copiar-lo de l'ordinador local i enganxar-lo als camps rellevants de l'IBM Enterprise Records. Per utilitzar Escaneja elements físics, podeu introduir qualsevol cadena de text en un camp de codi de barres.



Comentaris

Darrera actualització: Novembre de 2013
declare_physical_record.htm

© Copyright IBM Corp. 2013