A l'IBM® Enterprise
Records, els registres s'emmagatzemen en
una estructura jeràrquica que conté components de gestió de registres, com ara models
de dades, magatzems d'objectes i plans de fitxers.
Models de dades
Abans d'instal·lar
l'aplicació de l'
IBM Enterprise
Records, heu d'escollir el
tipus d'instal·lació (model de dades) que més s'apropa a les vostres necessitats de
gestió de registres. Un model de dades és una plantilla per un emmagatzematge d'objecte
de pla de fitxer que compleixi alguns estàndards de gestió de registres.
El model de
dades pot incloure metadades i característiques de seguretat.
Els models de dades es
troben als complements que podeu afegir al vostre entorn. Podeu configurar els
emmagatzematges d'objecte per a utilitzar els models de dades.
Quan creeu un magatzem d'objectes de pla de fitxers,
heu de seleccionar un model de dades. Estan disponibles els models de dades següents:
- Bàsic
- Proporciona funcions i propietats de gestió de registres bàsiques. El model de dades
Bàsic és la instal·lació més habitual, ja que afegeix el número mínim de propietats i
funciona bé per a moltes organitzacions. Funcionalment, el model de dades
Bàsic proporciona la mateixa capacitat que el model de dades DoD Línia base. El model de dades Base és suficient per complir la majoria dels requisits per a la gestió
de registres. No obstant això, no s'afegeix als estàndards DoD, DoD classificat o PRO.
- DoD Línia base
- Compleix l'estàndard de línia base del Department of Defense (DoD) 5015.2.
Aquest document del Department of Defense descriu com s'han de gestionar els
registres segons els estàndards del Department of Defense. A més a més, el model de dades
de DoD línia base defineix interfícies de sistema i criteris de cerca específics. El
model de dades també descriu els requisits mínims de gestió de registres en base a les
regulacions actuals del National Archives
and Records Administration (NARA).
- DoD classificat
- Compleix els requisits del Department of Defense (DoD) Chapter 4, incloent la gestió de
registres classificats. Inclou les propietats necessàries per a la versió 2 de
l'estàndard DoD Classified standard (DoD 5015.2) per a la gestió de registres
classificats.
- Oficina de registres públics (PRO)
- Satisfà els requisitits de la oficina de registres públics (per a l'estàndard del Regne
Unit).
Inclou les propietats necessàries per a l'estàndard PRO 2002.
El model de dades PRO és obsolet.
Magatzems d'objectes
Un magatzem d'objectes és un dipòsit d'objectes i un conjunt de
serveis d'emmagatzematge i recuperació per a aquests objectes. un magatzem d'objectes pot
ser un dels tipus següents:
- Magatzem d'objectes de plans de fitxers (FPOS)
- Conté el pla de fitxers, és a dir, la jerarquia sencera d'entitats de gestió de
registres que creeu.
- Magatzem d'objectes habilitat per a registre (ROS)
- Conté documents que es poden declarar com a registres en un FPOS.
Configureu
diferents magatzems d'objectes per a registres (metadades) i documents que es
declarin com a registres. Per tant, el FPOS conté l'estructura del pla de
fitxers, mentre que el ROS conté documents, alguns dels quals es declaren com a
registres. Necessiteu el dipòsit del magatzem d'objectes de plans de fitxers per
contenir aquests objectes de gestió de registres necessaris per classificar els
registres. Necessiteu el dipòsit del magatzem d'objectes habilitat per a registres per
contenir els documents que podeu declarar com a registres. Normalment, molts
usuaris tenen accés al ROS però no a les entitats que formen el pla de fitxers
al FPOS. Podeu tenir més d'un ROS associats a un FPOS.
Heu de decidir com
s'emmagatzemen els documents, declarats com a registres, i com es planifica la seva
eliminació. Organitzeu els vostres plans de fitxers, magatzems d'objectes,
categories de registres i registres per gestionar millor els requisits del vostre
lloc. Per exemple, un pla de fitxers és un esquema d'arxivament estructurat que un
sistema de gestió de registres utilitza per admetre una planificació de retenció. Aquest
esquema es basa en un esquema de classificació d'empresa. No hi cap pla de fitxers
universal per a totes les empreses. Cada pla de fitxers és únic i depèn de les
operacions comercials que faci una empresa o organització. L'objectiu del pla de
fitxers és que els administradors de registres puguin gestionar la retenció i
l'eliminació dels registres. S'utilitza per aplicar les polítiques de gestió de
registres.
La figura següent il·lustra l'estructura jeràrquica d'aquestes entitats.
Figura 1. estructura jeràrquica de IBM Enterprise
Records
Plans de fitxers
Un pla de fitxers defineix l'organització dels registres. En un pla
de fitxers s'emmagatzemen registres en una jerarquia estructurada que conserva el
context dels registres. Per exemple, la Categoria LEG100pot tenir una definició que sigui
Contractes legals relacionats amb xxx. Per tant, només mirant la ubicació del pla de
fitxers on es troba la categoria LEG100, ja es té el context per saber què és el
registre. Creeu plans de fitxers que reflecteixin les funcions de negoci de
l'organització.
Després podeu catalogar els registres en aquests plans de fitxers que es basen en
aquestes funcions de negoci. Podeu crear un pla de fitxers per las recursos humans o
per a organitzacions financeres.
També podeu associar un patró de denominació a un
pla de fitxers. Totes les entitats que creen en el pla de fitxers seguiran el patró de
denominació de registres. Un patró de denominació proporciona una forma d'anomenar
automàticament categories de registres, carpetes de registres i registres per satisfer
els vostres convenis. Per exemple, podeu necessitar que el conveni de denominació de la
carpeta de registres sigui any, espai, tema (metadades) de la categoria contenidora,
espai i un número de cinc dígits (2006 LOAN 00005). Per anomenar registres
automàticament, podeu associar un patró de denominació al contenidor pare. El patró de
registre és una propietat del contenidor.
Tots els registres declarats en el contenidor adquireixen el següent nom de la
seqüència de patrons i incrementa i s'incrementa en els valors configurats.
El
compendi següent és un exemple de jerarquia de pla de fitxers:
Direcció general
(categoria)
Fitxers de correspondència (carpeta)
Resums de programes (carpeta)
Conferència de formació de gestió 2013 (volum)
Conferència de formació de gestió 2014 (volum)
Gestió de la informació (categoria)
Fitxers de correspondència (carpeta)
Fulls de números dels operadors (carpeta)
Categories de registres
Una categoria de registre categoritza un conjunt de registres
relacionats en un pla de fitxers. Les categories de registres es creen per catalogar
registres en funció de categories funcionals. Els plans de fitxers més habituals
categoritzen registres conjuntament amb línies funcionals. En el nivell superior del pla
de fitxers es troben les funcions importants, com ara Legal, Vendes i RR.HH. A
continuació de cadascuna d'aquestes funcions es categoritzen més els registres. Si
utilitzeu categories funcionals, utilitzeu les categories al principi del pla de
fitxers. Els registres de RR.HH. es troben en un arbre diferent del de
Legal. Per tant, si teniu un contracte, es col·loca en l'arbre Legal o l'arbre RR.HH. en
funció de l'àrea funcional a la qual pertanyi. Una categoria de registre pot contenir
subcategories o carpetes de registres, però no les dues coses. Podeu associar regles de
retenció i eliminació a cada categoria. Aquestes regles s'apliquen a totes las
carpetes de registres i registres creats a la categoria.
Carpetes de registres
Una carpeta de registres és un contenidor de registres
relacionats. Podeu utilitzar una carpeta de registres per gestionar registres en funció
dels períodes de retenció i esdeveniments d'eliminació especificats.
Per exemple, les factures s'arxiven a la carpeta
Factures.
Sempre hi ha un volum obert a la carpeta. Periòdicament (setmana, mes, trimestre) s'obre
un volum nou. Quan es crea el volum, es tanca el volum anterior i s'inicia la seva
eliminació. Totes les factures d'un volum es suprimeixen quan el volum caduca. Per tant,
no fareu l'eliminació que es basa en informació del registre, com ara
ContractClosed.
Tots els registres d'un període temps especificat es suprimeixen automàticament con a
una sola unitat. Podeu crear carpetes de registres electrònics, físics i híbrids en una
carpeta per gestionar registres electrònics i físics.
- Carpeta electrònica
- S'utilitza per emmagatzemar registres electrònics. Una carpeta electrònica també pot
contenir marcadors. Un marcador és una entrada electrònica per a un registre físic que no
es pot emmagatzemar en un fitxer físic. Exemples d'aquests registres són grans
plans de construcció, cintes de vídeo o una base de dades. Quan hem vista bans
Registre físic al diagrama, allò que s'emmagatzema a la carpeta és un marcador que
apunta al registre.
- Carpeta física
- Emmagatzema registres per a elements físics, com ara registres de paper. Una carpeta
física és una entrada virtual per a una carpeta de paper. En funció de l'estructura
d'emmagatzematge físic de la vostra organització, podeu modelar la jerarquia de les
carpetes físiques de IBM Enterprise
Records.
- Caixa
- Modela les entitats físiques que contenen altres entitats físiques.
Per exemple, podeu crear un magatzem que contingui prestatges que continguin caixes que
continguin carpetes físiques. Una caixa pot contenir una altra caixa, una carpeta física
o un registre.
- Carpeta híbrida
- Pot contenir registres electrònics i físics, en el cas que necessiteu aquest tipus de
recopilació combinada. Una carpeta híbrida també conté un o més volums. No hi han
diferències de comportament entre una carpeta electrònica i una carpeta híbrida. Tanmateix,
una carpeta híbrida té més metadades que descriuen una entitat física. Aquestes
metadades inclouen la ubicació inicial, que és la ubicació actual del registre físic.
Volums
Un volum és una subdivisió lògica d'una carpeta de registres en unitats més
petites i fàcils de gestionar. Un volum només pot existir a una carpeta. Una carpeta de
registres sempre conté com a mínim un volum, que el sistema crea automàticament quan es
crea una carpeta de registres. Després, podeu crear qualsevol número de volums en
una carpeta de registres.
Registres
Un registre proporciona metadades sobre un document o objecte físic que està
sota el control de
IBM Enterprise
Records. Un registre pot heretar el seu comportament de la carpeta de
registres a on s'ha creat.
Per exemple, hereta la planificació 'eliminació de la carpeta de registres pare. Podeu
categoritzar registres en els tipus següents:
- Registre electrònic
- Un registre electrònic apunta a un electrònic electrònic.
- Marcador
- Un marcador apunta a un objecte físic o un document de paper.
- Registre vital
- Un registre vital és necessari per satisfer les responsabilitats operacionals durant una
emergència a nivell d'empresa. Els registres vitals són necessaris per tenir una
revisió i actualització periòdiques.
- Registre permanent
- Un registre permanent té valors històrics o d'altres suficients per garantir una
conservació continuada per part de l'organització. Aquesta conservació dura més enllà
del temps que normalment es necessita a efectes administratius, legals o fiscals.
Tipus de registres
Un tipus de registre és una categorització de registres que es basa
en característiques comunes entre els registres. Utilitzeu els tipus de registre quan un
grup de registres té una planificació d'eliminació diferent de la associada a la seva
categoria de registres o carpeta de registres pare.
Per exemple, pot ser necessari
conservar un fitxer de registre dels empleats durant 12 anys a efectes de comptabilitat
o nòmina. Tanmateix, per millorar el rendiment dels registres que cal retenir
només durant set anys, podeu crear un tipus de registre amb una planificació
d'eliminació diferent.
Podeu associar els registres d'avaluació del rendiment amb aquest tipus de registre per
garantir que els registres d'avaluació se suprimeixin abans de que es suprimeixi un
fitxer de registre d'empleats.