IBM Enterprise Records V5.1.2    

退出物理实体

由于无法在联机状况下看见物理实体,因此您需要进行安排以便将项发送给您。这个称为退出的过程,还会运行用于跟踪每一步时实体位于何处的“物理记录管理”(PRM) 工作流程。您可以逐个退出记录(一次一个)或任意容纳物理实体的容器。

PRM 工作流程跨越保留、接收以及将实体释放至下一用户的整个周期。工作流程还将记录接收或释放实体时的延迟。此外,其将记录在传送中丢失的实体,或由当前被列为拥有某实体的用户丢失的该实体。使用 PRM 工作流程跟踪实体需要所有参与者始终准确地记录实体的位置。参与者及时地回应其收件箱中的任务。

您可以通过 Application EngineWorkplace XTIBM® Enterprise Records 来退出物理实体。如果您从 Workplace 中退出物理实体,请转至 FPOS 并打开记录管理文件夹。然后打开归档计划文件夹并转至位于相应归档计划位置的对象。

有关实体的退出状态的信息,请选择其“获取信息”图标并选择详细信息页面。在此页面的“物理”部分,您可以看到实体的位置、主页位置及退出状态。还可以看到退出该实体的人员。如果实体有条形码,您也可以使用“物理”选项卡中的扫描物理项来检查其退出状态。有关更多信息,请参阅“扫描物理实体”主题。 最后,请在 PRM 工作流程步骤中选择状态,以使用跟踪器应用程序来获取状态。

PRM 工作流程所使用的收件箱

实体传播且用户接收并释放它时,将生成工作项。用户的收件箱显示部分项目,部分项目显示在公用收件箱中。用户和组安全性设置将确定谁可以看到公用收件箱。这些设置会确定谁可以打开工作流程步骤。这些设置也确定谁可以使用“扫描物理项”来查看实体的退出状态。 PRM 工作流程可以用工作项填充以下公用收件箱。

退出步骤

要退出实体,请首先从其菜单中选择启动/退出。之后,工作项显示在参与者的个人收件箱中或转至公用收件箱。第一次退出某个实体时,系统将显示请求的用户已将其退出到指定的位置。但是,保管者必须在请求的用户实际上执行之前释放项。

启动工作流程

如何退出物理对象:
  1. Application EngineWorkplace XTIBM Enterprise Records 中,右键单击物理实体名称,然后选择启动/退出
  2. 单击您要使用的工作流程订阅的名称下的启动。系统为每种物理实体类型都提供了缺省订阅。
  3. 完成剩余启动/退出步骤。
  4. 完成启动/退出步骤后,请关闭列示工作流程订阅的窗口。
工作流程的各个步骤共享某些通用项。
表 1. 工作流程步骤
工作流程步骤项目 描述
指示信息 在窗口顶部,有关于完成步骤的指示信息。这些指示信息由工作流程设计人员进行编写。如果您没有看到指示信息,请单击“指示信息”这个词旁边的箭头。
实体名称 如果实体是容器,请单击名称以打开容器并查看其包含的内容。如果实体是单个物理记录,那么它没有内容,因此您将收到表示这个意思的消息。
注释 在“注释”框中直接输入注释。或者单击文本框中的图标以获得较大的窗口。
操作菜单 菜单中的项随步骤的不同而不同。请参阅后面的步骤类型信息。此外,工作流程窗口顶部的指示信息会提供有关如何选择的指导。
位置 单击位置以查看位置列表。单击您要传递实体的位置上的选择
保留日期 单击日历图标以选择您要保留实体的日期。如果实体目前未退出,请选择今天的日期。如果实体已退出,请选择今天或将来的日期,但系统不必显示您选择的日期。系统在实体从一个位置移至另一个位置时确定保留日期。
信息列 不同的步骤可能会显示挂起项的人员、项的位置、保留和请求日期以及接下来接收项的人员。
应用关闭 您可以更改信息、应用信息,然后关闭窗口而不执行任何进一步操作。工作项仍留在同一个收件箱内。当您要申报某个项当前已丢失,但您认为可以找到它时,此步骤非常有用。此步骤可避免执行使用完成而生成的更永久性操作。
重新分配 此步骤会打开一个窗口,您可以在该窗口中选择另一个用户来执行步骤。输入名称开头的几个字符,然后单击搜索。选择用户,然后单击继续
状态 此步骤将打开跟踪器应用程序。
完成 完成将完成工作流程步骤,是常用的选择。

启动步骤

如何完成启动步骤:
  1. 单击位置以选择传递实体的位置。
  2. 单击日历图标以设置保留日期。如果实体未退出,那么您必须选择今天的日期。如果实体已退出,那么您可以选择今天或以后的日期。保留日期用于区分多个请求的优先级。
  3. 单击启动以启动工作流程或单击关闭以关闭窗口而不启动。

接收步骤

接收步骤在您的收件箱中被列为核准步骤,但当您打开它时,页面标题为“接收步骤”。当上一个用户(或保管者)释放项且您是下一个接收项的人员,您将获取接收步骤。如果您尚未接收项,那么您可以看到要传递它的人员、它原来的位置及它的传递方式。如果等待相当长的时间后仍未接收到项,那么可以指示您未接收到项。此响应将为“查找丢失”队列生成一个工作项。如果您是保管者,那么当上一个用户释放项时您将获取接收步骤。如何完成接收步骤:
  1. 选择相应的操作。如果您已接收到实体,请选择已接收,否则请选择未接收
  2. 通过选择适当的选项来完成该步骤。请参阅本主题的其他部分中的选项:启动工作流程
注意: 您未接收到实体的原因可能是延迟。传递服务或目前使用该实体的用户可以导致此延迟。也可能是实体在传送中丢失。在这种情况下,您接收到一条消息通知您实体的状态。

发行步骤

发行步骤在您的收件箱中被列为核准步骤,但当您打开它时,页面标题为“发行步骤”。发行步骤必须由当前实体占用者(可以是保管者,也可以是退出项的用户)完成。如果传递中有任何延迟,或者如果项丢失,您可以指示传递的方法。在退出位置将项传递给请求的用户。如何完成发行步骤:
  1. 如适用,请输入延迟时间(以小时为单位)以指示释放实体时延迟的程度。
  2. 输入相应的注释,例如对于延迟的说明。
  3. 从“操作”列表中选择相应的选项。
    • 手动传递意味着您要将实体手动传递给下一个用户。
    • 如果您不知道实体的位置,请选择丢失。工作项会发送至 PhysicalEntitiesFindLostQueue 公用收件箱。
    • 如果您要使用传递服务,请选择传递服务。工作项会发送至 PhysicalEntitiesDeliveryQueue 公用收件箱。
    • 如果您输入了延迟时间,请选择延迟。延迟通知将发送给在队列中等待的所有用户。
  4. 通过选择适当的选项来完成该步骤。请参阅本主题的其他部分中的选项:启动工作流程

等待队列步骤

当您保留实体并且是下一个接收它的人员,那么等待队列中的工作项会将您的名称显示为请求用户。经授权访问该队列的用户可以查看信息,但没有要完成的内容。如何查看等待队列步骤:
  1. 单击 PhysicalEntitiesWaitQueue 公共队列中的工作项。
  2. 审阅工作项之后,单击关闭

保留队列步骤

PhysicalEntitiesReserveQueue 公用收件箱包含每个正在等待传递的用户的工作项。经授权的用户可以打开每个工作项以查看谁请求了实体、他们的请求日期以及请求的位置。您可以修改保留日期以更改用户的优先级。如何完成保留队列步骤:
  1. 单击 PhysicalEntitiesReserveQueue 公用收件箱中的工作项。
  2. (可选)修改保留日期以更改正在等待项的用户的优先级。
  3. 单击应用关闭

查找丢失项步骤

当实体被申报为“丢失”后,系统会将工作项发送至 PhysicalEntitiesFindLostQueue 公用收件箱。如果您经授权访问该收件箱,那么可以单击工作项来查看“查找丢失步骤”页面并更新状态。您将找到并传递实体,或者将其申报为永久丢失。此操作将通知所有受影响的用户,并终止为该实体运行的所有 PRM 工作流程。此外,当用户尝试为该实体运行工作流程时,系统会立即发送关于实体丢失状态的通知。如何完成查找丢失项步骤:
  1. 输入您的注释。
  2. 如果您要申报实体永久丢失,请从操作菜单中选择丢失。如果您找到实体并将其传递给了名称位于请求者字段中的用户,请选择已传递
  3. 通过选择适当的选项来完成该步骤。请参阅本主题的其他部分中的选项:启动工作流程
将实体标记为永久丢失之后,将来就无法指示找到该实体。任何尝试将来退出实体的人都将收到实体已丢失的消息。如果丢失的项是随后找到的容器,那么无法退出其内容。任何尝试从先前丢失的容器中退出项的人都将收到父代已退出的消息。

传递服务步骤

当用户选择传递服务来发送物理实体后,系统会将工作项发送至 PhysicalEntitiesDeliveryQueue 公用收件箱。如果您经授权访问该公用收件箱,那么可以单击工作项来完成“传递步骤”页面。如何完成传递步骤:
  1. 输入相应的注释。
  2. 如果您无法找到并传递实体,请从操作列表中选择丢失。此操作会向 PhysicalEntitiesFindLostQueue 公用收件箱发送一个工作项。如有必要,该组将指示实体永久丢失。如果您将实体传递给请求它的用户,请选择已传递
  3. 通过选择适当的选项来完成该步骤。请参阅本主题的其他部分中的选项:启动工作流程

消息步骤

“消息步骤”页面将通知您已为其运行 PRM 工作流程的物理实体的状态。该页面作为工作项被发送到您的收件箱。您将在下列任一情况下收到它: 要完成消息步骤,请单击完成


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最近一次更新时间: 2013 年 11 月
launching_and_completing_the_prm_workflow.htm

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