IBM Enterprise Records, Versão 5.1.2    

Declarando um Registro Físico Classificado

Enquanto estiver navegando em um armazenamento de objetos de plano de arquivos no IBM® Enterprise Records, clique em Declarar Registro Físico para executar o Assistente de Declaração de Registro.

Sobre Esta Tarefa

Este assistente consiste em três etapas:

Procedimento

Para declarar um Registro de Catálogo:

  1. Clique em Selecionar Classe. O assistente abre a página Seleção de Classe de Registro.
  2. Por padrão, apenas a classe Registro de Marcador está disponível. Se seu site incluiu outras classes, selecione a classe apropriada e clique em Aceitar.
  3. Especifique uma localização para o plano de arquivo.
    1. No IBM Enterprise Records, clique em Incluir Novo. Para remover um local do plano de arquivos, clique em Remover abaixo de sua descrição. No Application Engine, clique em Selecionar Local do Plano de Arquivos.
    2. Acesse o nível apropriado em um local e selecione a caixa de seleção.

      Se você criou atalhos, é possível selecionar Atalhos e fazer sua seleção na lista. Selecione a caixa de seleção da localização que deseja usar e clique em Adicionar à seleção.

      Clique em Pesquisar para procurar uma localização. Selecione Título ou o Identificador de plano de arquivo. O operador padrão é "like", o que permite que você procure por parte do nome. Insira uma seqüência de texto e clique em Pesquisar.

    3. Após selecionar um local, clique em Incluir na Seleção.
    4. Clique em Adicionar a atalhos para localizações usadas com freqüência. Em declarações futuras, é possível selecionar os locais da visualização Atalhos em vez de acessar a visualização Navegar.
    5. Clique em Aceitar.
  4. Clique em Avançar para continuar para a etapa Definir propriedades.

Resultados

Para concluir Configurar Propriedades:

  1. Forneça as informações requeridas nos campos de propriedades. Os campos obrigatórios variam dependendo da classe selecionada. Os campos obrigatórios na classe Registro de marcador são:
    • Tipo de Mídia: Insira o tipo de mídia, por exemplo, CD, videocassete, foto em papel.
    • Formato: Insira o formato, por exemplo, CDR, VHS, papel.
    • Autor/Originador: Insira o nome da pessoa que criou ou é proprietária do registro físico.
    • Assunto: Insira uma breve descrição do registro físico.
    • Data de Publicação: Insira a data em que o registro físico foi criado.
    • Local Inicial: Insira o local permanente do registro físico quando o registro não foi retirado. Clique em Selecionar sob o local obrigatório. O assistente fecha a página e retorna para a etapa Definir propriedades.
  2. Se estiver declarando um registro como Recebimento de outro registro, clique em ReceiptOf. Em seguida, navegue para e selecione o registro classificado que é a origem do recebimento. Recebimentos controlam registros classificados, mas o recebimento não é classificado. Consulte o tópico sobre recebimentos.
  3. Clique em Avançar.

Para concluir Configurar Propriedades de Classificação:

  1. Para selecionar um guia de classificação de segurança (SCG) ou documento de origem, clique em Derivado De. Esta etapa é opcional.
    • Para selecionar um SCG, uma seção SCG ou um tópico SCG, clique em Incluir Novo na área Guias de Classificação de Segurança e selecione o elemento SCG desejado. A seleção de um elemento SCG preenche a propriedade Derivado de do registro com informações de SCG. Essas informações incluem o nome do SCG, a data em que o SCG foi emitido e o originador do SCG.
    • Para selecionar um documento de origem, clique em Incluir Novo na área Documentos de Origem e insira uma descrição do documento de origem na caixa de texto. Um documento de origem não fornece informações adicionais, portanto, preencha os campos obrigatórios na etapa Configurar Propriedades de Classificação.
    • Para remover um guia de classificação de segurança ou um documento de origem, clique na caixa correspondente na coluna Remover, e clique em Remover.
    • Após concluir a inclusão ou remoção dos elementos de guia de classificação e documentos de origem necessários, clique em Aceitar.
    Importante: Ao clicar em Aceitar na página Derivado de, o IBM Enterprise Records copia dados de todos os campos mostrados no resumo, incluindo espaços em branco, para os campos correspondentes na etapa Configurar Propriedades de Classificação. Se você inseriu outros dados nesses campos e estiver revisando apenas as informações sobre a página Derivado de, clique em Cancelar para manter seus dados inseridos manualmente.
  2. Especifique um valor para Classificação Inicial selecionando Altamente Secreto, Secreto ou Confidencial no menu.
    Importante: A Classificação Atual é padronizada com o mesmo valor da Classificação Inicial, se você tiver permissão para visualizar itens naquele nível de classificação inicial. Caso contrário, você deve especificar um valor no nível da autorização de segurança.
  3. Clique em Motivos para classificação. O IBM Enterprise Records é aberto na página Selecionar Valores na qual é possível incluir e remover Motivos para Classificação.
    1. Para incluir um Motivo para Classificação, clique em Incluir Novo Valor e selecione Ativo para novos registros ou Descontinuado para registros antigos.
    2. Selecione um motivo na lista de escolhas e clique em Aceitar.
    3. Continue a adicionar quantos motivos forem necessários.
    4. Para remover um motivo, destaque-o e clique no ícone Remover Itens Selecionados: ícone Remover Itens Selecionados
    5. Quando tiver concluído as seleções, clique em Aceitar.
  4. No campo Agência de Classificação, insira o nome da agência que atualmente está gerenciando o registro físico, tal como Departamento de Defesa.
  5. Complete qualquer um dos campos opcionais remanescentes.
    • Para alterar Desclassificar na Data, clique no ícone do calendário e selecione uma data. O campo Desclassificar na Data é baseado em um dos valores a seguir:
      • O valor de Prazo padrão para a desclassificação especificado na página Configuração do sistema. Para obter mais informações, consulte o tópico sobre configuração do sistema.
      • O elemento SCG, se você selecionou um elemento SCG no campo Derivado de.
    • Clique em Desclassificar nos eventos ou Rebaixar nos eventos. O IBM Enterprise Records abre a página Selecionar Valores na qual é possível incluir e remover valores apropriados.
      • Selecione um valor da lista de escolhas e clique em Aceitar.
      • Continue a adicionar quantos valores forem necessários.
      • Para remover um valor, destaque o valor e clique no ícone Remover Itens Selecionados: ícone Remover Itens Selecionados
      • Quando tiver concluído as seleções, clique em Aceitar.
    • Inserir ou alterar algumas informações pode alterar o requisito de informações em outros campos. Por exemplo, se modificar o campo Desclassificar na Data, você deve inserir uma isenção. Se inserir um valor para o campo Downgrade nos Eventos, você deve fornecer instruções de downgrade.
  6. Clique em Concluir após inserir as informações requeridas.


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Última atualização: novembro de 2013
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