Ak nemáte bezpečnostné oprávnenia na vytvorenie priečinku záznamov, ktorý
potrebujete, môžete odoslať požiadavku na jeho vytvorenie. Keď zadáte podrobné údaje
o priečinku, spustí sa pracovný pre správcu záznamov či iného autorizovaného užívateľa,
ak sa predvolený pracovný tok zmenil. Túto požiadavku vykonáte v aplikácii Application Engine alebo Workplace XT.
Informácie o úlohe
Pracovný tok
Create Record Folder voliteľne inštaluje
administrátor a nemusí byť vo vašom prostredí dostupný. Keď sa spustí pracovný tok
Create Record Folder, požiadavka na vytvorenie priečinka záznamov
sa zobrazí ako pracovná položka vo verejných priečinkoch doručenej pošty RecordsManagerApproval
v aplikácii
Application Engine alebo
Workplace XT. Ak správca záznamov
schváli požiadavku, vytvorí sa priečinok a do vašej doručenej pošty dostanete správu
o úspešnom vytvorení. Ak požiadavka nebude schválená, dostanete správu o zamietnutí.
Kliknutím na tlačidlo
Complete odstránite pracovný tok doručenej
pošty.
Procedúra
Požiadanie o vytvorenie priečinku záznamov a spustenie pracovného toku Create
Record Folder:
- V aplikácii Application Engine prejdite na položku
Author a vyberte položku General
Tools. V aplikácii Workplace XT
prejdite do režimu Browse a vyberte odkaz Tools.
- Kliknite na tlačidlo Request Record Folder.
- Vyberte typ priečinka, ktorý chcete vytvoriť.
- Zadajte názov pre priečinok.
- Vyberte kategóriu alebo priečinok, v ktorom sa má vytvoriť nový priečinok.
- Kliknite na tlačidlo Launch.
Výsledky
Dôležité: Odkaz Tools je k dispozícii.
len ak ste ho nakonfigurovali v položke .
Shválenie vytvorenie priečinku záznamov
Stránka Approve
Step pomôže správcovi záznamov schváliť alebo zamietnuť
požiadavku na vytvorenie priečinka záznamov a uviesť dôvody schválenia
alebo zamietnutia. Táto stránka tiež zobrazí názov priečinka a cestu, kde
užívateľ požiadal o vytvorenie priečinka. Na začiatku stránky si môžete prezrieť pokyny na vykonanie kroku Approve pracovného toku. Ak text pokynov nie je viditeľný,
kliknite na ikonu: 
Schválenie alebo zamietnutie vyvorenia priečinka záznamov:
- V aplikácii Application Engine alebo Workplace XT prejdite na zobrazenie Tasks
a vyberte položku Public Inboxes.
- Vyberte položku RecordsManagerApproval.
- Ak schválite vytvorenie priečinka záznamov, kliknite na tlačidlo CreateFolder. Tým sa otvorí stránka Add Record Folder aplikácie
IBM® Enterprise
Records.
Na tomto paneli vytvorte požadovaný priečinok záznamov na špecifikovanom umiestnení
v pláne súborov. Bližšie informácie o vytváraní priečinkov záznamov nájdete v téme
o pridávaní priečinkov záznamov.
- Po tom, ako vytvoríte priečinok záznamov, vyberte položku Approved
z ponuky Approve Decision. Ak neschválite vytvorenie,
kliknite na tlačidlo Reject v ponuke Approve Decision.
- Do textového políčka Reason zadajte dôvod odmietnutia
požiadavky na vytvorenie priečinka záznamov.
- Kliknutím na tlačidlo Apply uložíte požadované zmeny,
kliknutím na tlačidlo Exit ignorujete zmeny. Tlačidlom Exit zatvoríte stránku s krokom Approve
a ponecháte pracovnú položku v doručenej pošte.
- Kliknutím na tlačidlo Reassign priradíte úlohu schválenia
vytvorenia priečinka záznamov na nejakého iného užívateľa.
- Kliknutím na tlačidlo Status skontrolujete stav pracovného toku Create
Record Folder.
- Po dokončení kliknite na tlačidlo Complete.