IBM Enterprise Records 5.1.2 版    

宣告實體記錄

如果系統上有任何物件儲存庫設為使用「DoD 已分類」資料模型,請先指出此實體記錄已分類還是未分類。此程序用於未分類的實體記錄。

關於這項作業

如果要宣告已分類的實體記錄,請參閱「宣告已分類的實體記錄」主題。 如果要在 IBM® Enterprise Records 中宣告實體記錄,您可以使用項目範本。 如果項目範本包括檔案計劃位置,則會在使用者啟動宣告動作的位置中宣告實體記錄。此外,也會在範本指定的所有位置中宣告該記錄。 記錄管理者或記錄管理者可以利用 Application EngineWorkplace XT 中的「新增項目範本」工具,來建立或修改實體記錄宣告範本。 如需項目範本的相關資訊,請參閱「建立項目範本」主題。下列程序假設您使用預設 IBM Enterprise Records 實體記錄宣告範本。

程序

如果要在 IBM Enterprise Records 中宣告實體記錄,請執行下列動作:

  1. IBM Enterprise Records 中,移至檔案計劃中的適當位置,然後按一下宣告實體記錄
  2. 如果在「選取精靈」頁面中顯示,請選取宣告未分類的記錄圓鈕,然後按下一步
  3. 按一下在您要使用的項目範本名稱下面的選取

結果

如果要設定內容,請執行下列動作:

  1. 在內容欄位中輸入所需的資訊。根據您使用的類別不同,欄位也有所不同。例如,預設「標記記錄」類別中所需的欄位如下:
    • 媒體類型:例如,CD、錄影帶
    • 格式:CDR、VHS
    • 作者/建立者:建立或擁有實體記錄的人員名稱
    • 主旨:實體記錄的簡要說明
    • 發佈日期:建立實體記錄的日期。
    • 起始位置:實體記錄的現行位置。按一下此鏈結後,精靈會開啟顯示位置清單的頁面。 在所需的位置下,按一下選取。精靈會關閉此頁面並回到設定內容步驟。
  2. 如果您要宣告的記錄是已分類記錄的回條,請按一下 ReceiptOf。瀏覽至並選取回條件指向的已分類記錄。 如需相關資訊,請參閱「回條」主題。
  3. 輸入所需資訊後,按一下完成
  4. 如果您要宣告多個記錄,請再次選取一個項目範本。如果已完成,請按一下離開

如果要在 Application EngineWorkplace XT 中宣告實體記錄,請執行下列動作:

  1. 新增文件。在選取檔案步驟中,選擇作為檔案類型。
  2. 在確認頁面中,按一下宣告為記錄
  3. 選取未分類的記錄選項。如果是已分類的記錄,請參閱「宣告已分類的實體記錄」主題。
  4. 按一下接受來使用精靈,或按一下選取來使用項目範本。
    • 如果是項目範本,請移至 FPOS 物件儲存庫中的 Records Management/Templates 資料夾,選取項目範本,然後按一下接受。選取您管理者所設計的範本。IBM Enterprise Records 中使用的預設範本無法在 Application EngineWorkplace XT 中使用。這項限制假設已選取檔案計劃位置。
    • 如果要使用型錄記錄精靈,請完成下列步驟:
  5. 按一下選取類別並選取適當的類別。依預設,所有 FPOS 物件儲存庫均提供「標記記錄」類別。您可能具有您的管理員提供的其他選項。
  6. 按一下選取檔案計劃位置並移至適當的實體。因為實體記錄只能位於一個實體位置,請只選取一個檔案計劃位置。 位置選項包括混合式資料夾、產品盒或實體記錄資料夾。
  7. 選取適當實體的勾選框,並按一下新增到選取
    • 您可以從之前建立的捷徑選取,而無需使用預設「瀏覽」視圖。按一下資訊看板中的捷徑
    • 您還可以依名稱搜尋種類或資料夾。按一下資訊看板中的搜尋
    • 將實體新增到「選取的檔案計劃位置」後,您可以按一下新增到捷徑以便稍後使用。
  8. 選取了適當的位置後,按一下接受
  9. 下一步以繼續「設定內容」步驟。

如果要設定內容,請執行下列動作:

  1. 在內容欄位中輸入所需的資訊。根據您使用的類別不同,欄位也有所不同。例如,預設「標記記錄」類別中所需的欄位如下:
    • 媒體類型:例如,CD、錄影帶
    • 格式:CDR、VHS
    • 作者/建立者:建立或擁有實體記錄的人員名稱
    • 主旨:實體記錄的簡要說明
    • 發佈日期:建立實體記錄的日期。
    • 起始位置:實體記錄的現行位置。按一下此鏈結後,精靈會開啟顯示位置清單的頁面。 在所需的位置下,按一下選取。精靈會關閉此頁面並回到設定內容步驟。
  2. 如果您要宣告的記錄是已分類記錄的回條,請按一下 ReceiptOf。瀏覽至並選取回條件指向的已分類記錄。如需相關資訊,請參閱「回條」主題。
  3. 輸入所需資訊後,按一下完成

關於條碼

如果您的軟硬體有提供條碼資料,您可以將條碼直接掃描到作用欄位中,也可以從本端電腦複製條碼,再貼到 IBM Enterprise Records 的相關欄位中。 如果要使用掃描實體中的實體項目標籤,您可以在條碼欄位輸入任何字串。



意見

前次更新: 2013 年 11 月
declare_physical_record.htm

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