Istnieje kilka kroków, które należy wykonać w celu skonfigurowania środowiska
IBM® Enterprise
Records
W celu skonfigurowania środowiska
IBM Enterprise
Records należy wykonać poniższe kroki
konfiguracji.
- Należy skonfigurować jedną składnicę obiektów kartoteki akt dla struktury kartoteki akt, a drugą składnicę obiektów aktywną dla akt dla dokumentów zadeklarowanych jako akta. Zwykle z systemu korzysta wielu
użytkowników z dostępem do składnicy ROS, którzy nie mają dostępu do obiektów w kartotece akt zapisanej w składnicy FPOS. Z jedną składnicą FPOS może
być skojarzona więcej niż jedna składnica ROS.
- Niektóre zadania konfiguracji są wykonywane podczas procedury instalowania i konfigurowania
IBM Enterprise
Records, ale po utworzeniu kartotek akt i podczas konfigurowania rozwiązania IBM Enterprise
Records dla środowiska produkcyjnego można zaktualizować ustawienia konfiguracji.
- Szczegółowe informacje na temat procedur instalowania i konfigurowania produktu
IBM Enterprise
Records zawiera sekcja
IBM Enterprise
Records Installation and Upgrade Guide.
- Informacje o konfiguracji zadań powiązanych z tworzeniem kartoteki akt (np. na temat konfiguracji przyrostka nazwy woluminu) zawiera temat dotyczący tworzenia kartoteki akt.
Tworzenie klas dokumentów ROS
Dla dokumentów, które zadeklarowano jako akta, należy utworzyć klasy Dokument.
- Klasy Dokument odpowiedniej składnicy obiektów ROS mają właściwość Może deklarować, którą produkt
IBM Enterprise
Records wykorzystuje w celu określania, czy dokument można zadeklarować jako akta. Podczas instalowania i konfigurowania produktu IBM Enterprise
Records ta właściwość - dla bazowej klasy Dokument lub dla jednej albo większej liczby podklas Dokument - została ustawiona na wartość Prawda. Takie ustawienie oznacza, że instancje tych klas mogą być deklarowane jako akta. W celu przygotowania środowiska
IBM Enterprise
Records do produkcji należy upewnić się, że wartość tej właściwości jest ustawiona
na wartość Prawda dla wszystkich klas Dokument odpowiedniej składnicy obiektów ROS. Lub że podklasa dziedziczy to ustawienie od jej nadklasy. Ponadto należy się upewnić, czy domyślne zabezpieczenia instancji dla tych klas obejmują drugorzędne i główne
uprawnienia do kontroli wersji. Tylko przy takim ustawieniu użytkownicy (posiadający odpowiednie uprawnienia) będą mogli kontrolować wersje instancji tych klas.
Konfigurowanie domyślnej kartoteki akt
W aplikacji
IBM Enterprise
Records wyświetlana jest tylko jedna hierarchia kartoteki akt.
- W ramach procedury instalacji i konfiguracji produktu IBM Enterprise
Records ustawiono
preferencję ośrodka Application Engine lub Workplace XT
w celu określenia tej domyślnej kartoteki akt. Jednak podczas instalowania i konfigurowania produktu IBM Enterprise
Records prawdopodobnie nie były skonfigurowane kartoteki akt dla ośrodka.
- To ustawienie preferencji ośrodka można zmodyfikować, aby określić preferowaną wartość domyślną. Każdy
użytkownik produktu IBM Enterprise
Records może skonfigurować preferencję użytkownika, która
zastąpi tę domyślną preferencję ośrodka.
- Więcej informacji zawiera temat Ustawianie domyślnej kartoteki akt.
Konfigurowanie przeglądania z rozporządzeniem
Administrator konfiguruje proces przeglądania z
rozporządzeniem podczas instalowania i konfigurowania produktu
IBM Enterprise
Records. Jednak w
celu zapewnienia poprawności konfiguracji należy sprawdzić konfigurację przeglądania z rozporządzeniem. Na przykład: jeśli w
ośrodku nie są używane typy akt, należy sprawdzić, czy dla opcji
Uruchom dla typów akt ustawiona jest
wartość
Fałsz.
Więcej informacji zawiera temat dotyczący konfigurowania przeglądania z rozporządzaniem.
Konfigurowanie typów akt
Dzięki typom akt możliwe jest powiązanie akt z
harmonogramem rozporządzenia innym niż powiązany z kategorią akt lub folderem akt dla obiektu nadrzędnego akt. Jeśli w rozwiązaniu
IBM Enterprise
Records wykorzystywane są typy akt, należy skonfigurować harmonogram rozporządzenia
w celu przetwarzania typów akt - w tym celu dla opcji
Uruchom dla typów akt ustawić wartość
Prawda.
- Więcej informacji zawiera temat dotyczący konfigurowania przeglądania z rozporządzaniem.
- Ponadto należy rozważyć, w jaki sposób typ akt jest powiązany z aktami.
Można określić, że wszystkie akta określonej klasy akt zostaną domyślnie przypisane do konkretnego typu akt. Więcej informacji zawiera temat dotyczący konfigurowania domyślnego typu akt.
- Można wyświetlić metadane typu akt w przypadku deklarowania akt za pomocą
Application Engine lub
Workplace XT, dzięki czemu użytkownik będzie mógł wybrać typ akt. Więcej informacji zawiera temat dotyczący konfigurowania wyświetlania metadanych typu akt.
- Można również połączyć obydwa te podejścia, a więc określić wartość domyślną, ale również umożliwić użytkownikowi
zastępowanie wartości domyślnej poprzez wybieranie typu akt.
- Interfejs użytkownika produktu IBM Enterprise
Records nie zawiera mechanizmu deklarowania
wszystkich części złożonego dokumentu w postaci akt (pojedynczo). Jednak jako akta można zadeklarować poszczególne dokumenty
podrzędne lub nadrzędne. Ponadto dokumenty zadeklarowane jako akta można ustawić później jako część dokumentu złożonego. Niektóre
ustawienia dokumentu złożonego, takie jak Zapobiegaj usuwaniu lub Usuń obiekt podrzędny, gdy
usunięty jest obiekt nadrzędny, mogą wpłynąć na normalne rozporządzenie akt. Jeśli dowolna część dokumentu złożonego jest zadeklarowana jako akta, wówczas używane są ustawienia domyślne. Do
tych ustawień należy opcja Ani nadrzędne ani podrzędne w menu Zapobiegaj
usuwaniu oraz opcja Nie usuwaj obiektu nadrzędnego w przypadku usunięcia obiektu
nadrzędnego.
Inne ustawienia nie są obsługiwane przez produkt IBM Enterprise
Records i spowodują błąd lub niespójne zachowanie w przypadku rozporządzania akt.
- Każda aplikacja, która korzysta z architektury DITA (Darwin Information Typing Architecture), tworzy komponenty jako dokumenty złożone. Dlatego różnice dotyczące dokumentów złożonych, określone w poprzedniej uwadze, dotyczą również plików DITA.
Konfigurowanie opcji zachowywania metadanych
Gdy użytkownik posiadający wystarczające uprawnienia usunie
obiekt IBM Enterprise
Records, wówczas ten obiekt zostanie trwale usunięty ze składnicy obiektów. Jednak można skonfigurować opcję zachowywania metadanych na poziomie kartoteki akt dla usuniętych kategorii akt,
folderów akt, woluminów i akt. Jeśli administrator włączy opcję zachowywania akt, wówczas poprzednio wspomniane obiekty pozostaną w składnicy obiektów, oznaczone jako usunięte, ale nie będą widoczne w aplikacji IBM Enterprise
Records. Co pewien czas można eksportować te usunięte obiekty i wszystkie ich metadane do pliku XML w celach historycznych. Następnie obiekty te należy na stałe usunąć ze składnicy obiektów. Informacje o sposobach konfigurowania tej opcji zawiera temat dotyczący zachowywania metadanych.
Konfigurowanie automatycznego deklarowania akt
Produkt
IBM Enterprise
Records można skonfigurować w taki sposób, aby automatycznie deklarował dokument
jako akta, gdy tylko użytkownik wykona konkretną operację, taką jak utworzenie dokumentu. Aby skonfigurować automatyczne
deklarowanie:
- Zmodyfikuj określony plik konfiguracyjny, aby określić miejsce, w którym produkt
IBM Enterprise
Records umieści zadeklarowane akta
- Utwórz czynność zdarzenia AutoDeclare.
- Utwórz subskrybcję klas dokumentów ROS dla czynności zdarzenia, która
określa, jakie zdarzenia spowodują uruchomienie zdarzenia. Więcej informacji zawiera temat dotyczący automatycznego deklarowania.
Konfigurowanie synchronizowania właściwości
W produkcie można skonfigurować synchronizację właściwości w
celu automatycznego synchronizowania wartości właściwości z dokumentu do powiązanych z nim akt przy każdej
okazji, w której dojdzie do zaktualizowania właściwości w dokumencie lub w aktach. Więcej informacji zawiera temat dotyczący synchronizacji właściwości.
Konfigurowanie wielkości zadania wsadowego przepływu pracy
Domyślnie
produkt IBM Enterprise
Records zapisuje maksymalnie 10 elementów pracy w zadaniu wsadowym
przepływu pracy w celu dokonania przeglądu lub zatwierdzenia przed rozporządzeniem.
Możliwa jest też zmiana maksymalnej liczby zapisanej poprzez ustawienie konfiguracji.
Więcej informacji zawiera temat dotyczący wielkości zadania wsadowego przepływu pracy.
Konfigurowanie przepływu pracy żądania folderu akt
Produkt
IBM Enterprise
Records zawiera przepływ pracy tworzenia folderu akt, który umożliwia użytkownikom
wysłanie żądania do menedżera akt w celu utworzenia folderu akt. Wielu użytkowników zwykle ma niewystarczające uprawnienia do
utworzenia folderu akt. Aby ustawić ten przepływ pracy jako dostępny dla użytkowników, należy skonfigurować preferencję ośrodka Folder akt żądania.
Możliwe, że ta preferencja została ustawiona podczas instalowania i konfigurowania produktu
IBM Enterprise
Records. Więcej informacji o korzystaniu z przepływu pracy zawiera temat dotyczący przepływu pracy folderu akt.
Instrukcje o sposobie ustawiania preferencji ośrodka zawiera temat dotyczący preferencji ośrodka Folder akt żądania.
Ustawianie preferencji ośrodka dla dowiązań dostępnych do edycji
Produkt
IBM Enterprise
Records zawiera dowiązania, które umożliwiają użytkownikom dowiązywanie powiązanych
akt i folderów. W celu tworzenia i obsługiwania dowiązań w produkcie
IBM Enterprise
Records, należy
ustawić preferencję ośrodka Klasy dowiązań dostępne do edycji, korzystając z aplikacji Workplace.
Więcej informacji o dowiązaniach produktu
IBM Enterprise
Records zawiera temat dotyczący dowiązań.
Instrukcje o sposobie ustawiania tej preferencji ośrodka zawiera temat dotyczący preferencji ośrodka Klasy dowiązań.
Konfigurowanie zdarzeń niezbędnych do zachowania zgodności
Produkt
IBM Enterprise
Records zawiera kilka zdarzeń niezbędnych do zachowania zgodności z wymaganiami PRO
lub DoD - należą do nich na przykład zdarzenia, które ustawiają metadane. Skonfigurowanie tych zdarzeń jest opcjonalne, ponieważ przetwarzanie tych zdarzeń może wpływać na wydajność produktu.
- W celu zapewnienia optymalnej wydajności należy skonfigurować tylko te zdarzenia, które są istotne dla operacji zarządzania aktami. Więcej informacji o konfigurowaniu tych zdarzeń zawiera temat dotyczący aktywowania i subskrybowania zdarzeń.
- Modele danych DoD i PRO wymagają, aby konfiguracja składnicy obiektów umożliwiała stosowanie metody Purge jako metody usuwania dokumentów. W takim przypadku treść dokumentu jest trzykrotnie zastępowana odstępami przed usunięciem pliku. W rezultacie nie będzie możliwości odtworzenia tego pliku. Więcej informacji zawiera temat dotyczący rozróżniania wielkości liter dla wyszukiwania.
Konfigurowanie produktu Content Federation Services dla dokumentów Image Services
Jeśli rozwiązanie IBM Enterprise
Records
uwzględnia korzystanie z opcjonalnej funkcji Content Federation Services for Image Services,
wówczas należy upewnić się, czy zabezpieczenia Image Services są poprawnie ustawione na potrzeby modyfikowania i usuwania dokumentów Image Services.
Aby zapewnić właściwą konfigurację, należy skontaktować się z administratorem systemu IBM FileNet Image Services. Należy również upewnić się, czy ustawienia parametrów zachowywania klasy dokumentów IBM FileNet Image Services są prawidłowe, to znaczy określają, że dokumenty deklarowane jako akta nie będą usuwane ze względu na ustawienia zachowywania IBM FileNet Image Services. Więcej informacji zawiera temat dotyczący zadania z zakresu konserwacji i administracji systemu.
Konfigurowanie chronionych urządzeń pamięci masowej
Jeśli rozwiązanie
IBM Enterprise
Records obejmuje stosowanie chronionych urządzeń pamięci masowej, takich jak
EMC Centera, NetApp SnapLock,
Tivoli Storage
Manager i
inne, wówczas ustawienia zachowywania
IBM Enterprise
Records nie mogą powodować konfliktów z
ustawieniami zachowywanymi, które można skonfigurować na urządzeniu pamięci masowej. Dlatego należy wyłączyć
zachowywanie w urządzeniu pamięci masowej i zezwolić produktowi
IBM Enterprise
Records na kontrolowanie zachowywania.
- Na urządzeniach Tivoli Storage
Manager zachowywanie jest kontrolowane przez kilka parametrów.
- Gdy system IBM Enterprise
Records jest w pełni skonfigurowany, wówczas aplikacja
IBM Enterprise
Records zachowuje pełną kontrolę nad zachowywaniem i usuwaniem.