IBM Enterprise Records, Versión 5.1.2    

Categorías, carpetas y volúmenes

Hay mucha información sobre los contenedores disponibles en IBM® Enterprise Records. Estos contenedores incluyen categorías de registros, carpetas de registros, carpetas electrónicas, carpetas físicas, cajas, carpetas híbridas, volúmenes, contenedores activos e inactivos y contenedores abiertos y cerrados.

Para obtener más información sobre la gestión de contenedores físicos, consulte el tema entidades físicas.

Categorías de registro

Una categoría de registro es un contenedor que incluye en categorías un conjunto de registros relacionados en un plan de archivos. Normalmente se utilizan categorías para clasificar los registros según las categorías de funciones. Una categoría de registro puede contener carpetas de registros y subcategorías. Sin embargo, no puede crear una categoría de registro ni una carpeta de registros en el mismo nivel de la jerarquía. En los modelos de datos DoD y Base puede declarar registros directamente en categorías. El modelo de datos PRO no permite esta acción. De forma predeterminada, las entidades secundarias heredan la seguridad y el programa de disposición del contenedor superior. Para obtener más información sobre la seguridad y herencia de disposiciones, consulte los temas de seguridad de los objetos y programa de disposición.

Una categoría de registro tiene un nombre y un ID. Ambos muestran la ruta, separada por un guión. Tanto el nombre como el ID deben ser exclusivos en el contenedor superior.

Carpetas de registros

Una carpeta de registros es una colección de registros relacionados. Utilice carpetas de registros para administrar registros según los periodos de retención y los sucesos de disposición especificados. De forma predeterminada, las entidades secundarias de una carpeta de registros heredan la seguridad y el programa de disposición de la carpeta de registros. Puede crear carpetas de registro electrónicas, físicas, cajas e híbridas en una categoría de registro para administrar registros electrónicos y físicos.

Una carpeta de registros tiene un nombre y un ID. Ambos muestran la ruta, separada por un guión. Tanto el nombre como el ID deben ser exclusivos en el contenedor superior.

Carpeta electrónica

Se utiliza una carpeta electrónica para almacenar registros electrónicos y contiene uno o más volúmenes. Una carpeta electrónica también puede almacenar registros físicos (papel u otros elementos físicos).

Carpeta física

Una carpeta física almacena registros físicos y contiene uno o más volúmenes. Una carpeta física es una entrada virtual para una carpeta de papel. Con base en la estructura de almacenamiento físico de su organización, puede representar la jerarquía de las carpetas físicas en IBM Enterprise Records.

Caja

Una caja es un contenedor para registros físicos y proporciona un mecanismo para estructurar entidades físicas que contengan otras entidades físicas. Por ejemplo, puede crear un "Almacén" que contenga "Estantes" que contengan "Cajas" que contengan "Carpetas físicas". A diferencia de otros tipos de carpetas, una caja puede contener otras carpetas. Estas entidades son carpetas físicas y cajas, pero no carpetas híbridas ni electrónicas y registros. Sin embargo, una caja no utiliza volúmenes.

Carpeta híbrida

Una carpeta híbrida puede contener registros electrónicos y físicos, y contiene uno o más volúmenes. No hay diferencias de comportamiento entre una carpeta electrónica y una carpeta híbrida. Sin embargo, una carpeta híbrida tiene metadatos adicionales que describen una entidad física, incluida la ubicación de inicio. Para obtener información sobre la ubicación de inicio, consulte el tema ubicaciones.

Volúmenes

Un volumen sirve como una subdivisión lógica de una carpeta de registros en unidades más pequeñas y más fáciles de administrar. Un volumen no tiene una existencia independiente de la carpeta. Una carpeta de registros, excepto una caja, siempre contienen al menos un volumen. Este volumen lo crea automáticamente el sistema cuando se crea una carpeta de registro. Por eso, puede crear cualquier número de volúmenes en una carpeta de registros. Sin embargo, observe que en cualquier momento, solamente un volumen dentro de una carpeta permanece abierto. De forma predeterminada, el volumen actual está abierto. Un volumen se cierra de forma automática cuando añade un volumen y cuando se cumplen los criterios especificados. Por ejemplo, un volumen que contenga registros de un año de calendario concreto puede cerrarse automáticamente al final de ese año de calendario.

Un volumen es del mismo tipo que su carpeta de registros superior (electrónico, físico o híbrido) y puede contener el mismo tipo de registros que su superior. Sin embargo, un volumen no puede contener una subcarpeta u otro volumen. Un volumen hereda el programa de disposición de la carpeta de registros en la que se ha creado. No puede definir un programa de disposición que sea independiente de la carpeta de registros superior.

Contenedores activos e inactivos

Cuando crea una categoría de registro o una carpeta de registros, se marca como activa. Sin embargo, puede marcar el contenedor como inactivo después de crearlo. Si marca un contenedor como inactivo, el sistema impide la creación, traslado, copia o archivado de nuevas entidades en ese contenedor. Los contenedores secundarios también se marcan como inactivos. Además, los usuarios no ven los contenedores inactivos al declarar un registro. Es útil marcar un contenedor como inactivo cuando es necesario revisar y aprobar el contenedor antes de ponerlo a disposición para su uso general.

Contenedores abiertos y cerrados

Cuando crea una entidad de contenedor, se abre de forma predeterminada. Para restringir la creación de entidades secundarias en un contenedor pero aún así permitir recuperar registros desde éste, cierre el contenedor en cualquier momento después de su creación. Los contenedores secundarios también se marcan como cerrados.



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Última actualización: Noviembre 2013
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