特定の IBM® Enterprise Records エンティティーの検索には「検索」タブを使用しますが、その他に Application Engine または Workplace XT で作成した検索テンプレートや保管済み検索を使用することもできます。
検索テンプレートの設計者が検索を <FPOS>:¥Records Management¥Templates ディレクトリーに保存し、アプリケーション名に RM と入力すると、「検索」タブにはこの検索が表示されます。 「検索テンプレートと保管済み検索」を選択すると、IBM Enterprise Records の「検索」タブに検索のリストが表示されます。 RM で表示されるのは、「アプリケーション名」フィールドの値に IBM Enterprise Records を指定して作成した検索のみです。
Application Engine または Workplace XT の にアクセスできるユーザーは、Search Designer を使用して検索の作成や変更を行うことができます。 検索テンプレートを作成する際は、「RM エンティティー・タイプ」プロパティーを使用して、検索結果に表示する IBM Enterprise Records エンティティーを指定したり、検索結果から IBM Enterprise Records エンティティーを除外したりすることができます。 次の表は、IBM Enterprise Records エンティティーとそれに対応する値をリストにまとめたものです。
RM エンティティーのタイプ | 値 | オブジェクト・タイプ* |
---|---|---|
レコード・カテゴリー | 101 | フォルダー |
レコード・フォルダー | 102 | フォルダー |
電子レコード・フォルダー | 105 | フォルダー |
物理コンテナー | 106 | フォルダー |
ハイブリッド・レコード・フォルダー | 108 | フォルダー |
物理レコード・フォルダー | 110 | フォルダー |
ボリューム | 103 | フォルダー |
電子レコード | 301 | ドキュメント |
E メール・レコード | 302 | ドキュメント |
マーカー | 303 | ドキュメント |
* カスタム・オブジェクトは、アクション、ロケーション、レコード・タイプなどの項目です。 Search Designer の「オブジェクト・サブクラス」メニューを開くと、このリストが表示されます。
検索を設計する際に、 エンティティー・タイプを検索テンプレートにチェック・ボックスとしてリスト表示できます。 これらのタイプは「オブジェクト・タイプ」ページで指定します。 検索テンプレートを使用する場合は、上記の表にあるいずれかの値を入力するか、必要な「選択済みクラスに対して結果をフィルター」チェック・ボックスを選択して特定のエンティティー・タイプを検索します。
保管済み検索および検索テンプレートの作成について詳しくは、Search Designer のヘルプを参照してください。
保管済み検索には既に、作成者が定義した検索条件がすべて含まれています。 必要な操作は、名前をクリックするだけです。 この操作により検索が実行され、フォルダーを開いたときと同じように検索結果が表示されます。 「保管済み検索」アイコン
検索テンプレートでは通常、検索条件を表示し、独自の値を入力することができます。 検索に使用するプロパティーや演算子は変更しません。 設計者があらかじめ選択しておいた条件に値を入力するだけです。 「検索テンプレート」アイコン
IBM Enterprise Records では、 全文検索 (CBR) エレメントを含む保管済み検索または検索テンプレートに対して、None オプションのみをサポートします。 ALL など、その他の CBR オプションはサポートされていません。
IBM Enterprise Records の検索テンプレートでは、レコード・オブジェクト・ストアで宣言されたドキュメントのコンテンツにある CBR キーワードのみを検索します。この検索テンプレートでは、ファイル・プラン・オブジェクト・ストア内のメタデータなどのレコード・プロパティーのテキストは検索されません。
VQL は、コンテンツ検索エンジンの基礎となる Autonomy K2 ソフトウェアでサポートされる照会言語です。 VQL 構文の詳細については、K2 Master Administration Server にインストールされた Autonomy マニュアル (以下の URL) を参照してください。http://<Master_Administration_Server_hostname>:9990/verity_docs/
検索テンプレートまたは保管済み検索を使用するには、次のようにします。
検索結果は、ページに表示されます。列見出しをクリックすると 結果をソートできます。 「情報の取得」アイコンをクリックすると、情報ページにアクセスできます。 エンティティーのコンテキスト・メニューからドキュメントを表示したり、フォルダーを開いたり、 アクションを実行したりすることが可能です。 複数のエンティティーに対してアクションを実行する場合は、それらのチェック・ボックスを選択し、「複数選択アクション」メニューからそのアクションを選択します。