Czynność rozporządzenia określa czynność wykonywaną względem obiektów po osiągnięciu daty odcięcia lub po zakończeniu
okresu przechowywania w fazie rozporządzenia. Z każdą tworzoną czynnością należy powiązać domyślny przepływ pracy - wyjątkiem
jest czynność Niszczenie automatyczne. Jeśli system wykonuje czynność, wówczas uruchamia powiązany przepływ
pracy po odebraniu potwierdzenia od autoryzowanego użytkownika.
Podczas definiowania harmonogramu rozporządzenia należy przypisać do czynności wyzwalacz rozporządzenia, który zostanie
ustawiony dla odcięcia. Czynność należy również przypisać do każdej fazy rozporządzenia utworzonej w harmonogramie rozporządzenia.
Zapamiętaj: Czynności mogą tworzyć, modyfikować i usuwać tylko administrator akt i menedżer akt (dla modeli danych Base i DoD).
Typy czynności
W aplikacji
IBM® Enterprise
Records można
utworzyć następujące typy czynności, które są wstępnie zdefiniowane w systemie:
- Przegląd - odczytuje akta przejrzane przez autoryzowanych użytkowników. Obejmuje
sprawdzenie statusu rozporządzenia obiektu w celu określenia, czy możliwe jest rozporządzenie.
- Eksport - eksportuje lub kopiuje akta do innego repozytorium.
- Przenoszenie - przenosi akta do instytucji archiwizującej w celu zachowania na stałe.
- Niszczenie - trwale usuwa akta.
- Przenoszenie tymczasowe - tymczasowo przenosi akta do innych lokalizacji.
- Odcięcie - zamyka obiekty po osiągnięciu daty odcięcia.
- Przegląd danych istotnych - planuje okresowy przegląd obiektów istotnych.
- Niszczenie automatyczne - trwale usuwa akta bez użycia przepływu pracy. Usuwanie akt
przebiega natychmiast zakończeniu harmonogramu przechowywania.