IBM Enterprise Records, wersja 5.1.2    

Deklarowanie akt fizycznych

Jeśli w systemie zawarte są składnice obiektów skonfigurowane w celu korzystania z modelu danych Klasyfikacja wg DoD, wówczas najpierw należy określić, czy akta fizyczne są sklasyfikowane, czy niesklasyfikowane. Poniższa procedura dotyczy tylko niesklasyfikowanych akt fizycznych.

O tym zadaniu

Informacje nt. deklarowania fizycznych akt sklasyfikowanych zawiera temat dotyczący deklarowania sklasyfikowanych akt fizycznych. Aby zadeklarować akta fizyczne w aplikacji IBM® Enterprise Records, należy posłużyć się szablonem wprowadzania. Jeśli szablon wprowadzania zawiera lokalizację kartoteki akt, wówczas akta fizyczne zostaną zadeklarowane w lokalizacji, w której użytkownik uruchomił czynność deklarowania. Akta będą również zadeklarowane we wszystkich lokalizacjach określonych w szablonie. Menedżer akt lub administrator akt może tworzyć i modyfikować szablony deklarowania akt za pomocą narzędzia Dodaj szablon wprowadzania w aplikacji Application Engine lub Workplace XT. Więcej informacji o szablonach wprowadzania zawiera temat dotyczący tworzenia szablonu wprowadzania. W poniższej procedurze przyjęto założenie, że używany jest domyślny szablon deklarowania akt fizycznych IBM Enterprise Records.

Procedura

Aby zadeklarować akta fizyczne w aplikacji IBM Enterprise Records:

  1. W aplikacji IBM Enterprise Records przejdź do odpowiedniej lokalizacji w kartotece akt, a następnie kliknij opcję Zadeklaruj akta fizyczne.
  2. Jeśli wyświetlona zostanie strona Kreator wybierania, wybierz przełącznik Zadeklaruj akta niesklasyfikowane, a następnie kliknij przycisk Dalej.
  3. Kliknij opcję Wybierz poniżej nazwy szablonu wprowadzania, którego zamierzasz użyć.

Wyniki

Aby ustawić właściwości:

  1. Udostępnij wymagane informacje w polach właściwości. Pola mogą być różne i jest to uzależnione od klasy, która była używana. Na przykład: pola wymagane w domyślnej klasie Akta znacznika są następujące:
    • Typ nośnika: na przykład: CD, kaseta wideo
    • Format: CDR, VHS
    • Autor: nazwa osoby, która utworzyła akta fizyczne lub jest ich posiadaczem
    • Temat: krótki opis akt fizycznych
    • Data publikacji: data utworzenia akt fizycznych.
    • Lokalizacja główna: aktualna lokalizacja akt fizycznych. Po kliknięciu tego odsyłacza w kreatorze wyświetlana jest strona zawierająca listę lokalizacji. Kliknij opcję Wybierz w wymaganej lokalizacji. Kreator zamknie stronę i wróci do kroku Ustaw właściwości.
  2. Jeśli deklarowane akta są przyjęciem dla akt sklasyfikowanych, kliknij opcję Przyjęcie. Przejdź do sklasyfikowanych akt i wybierz akta, na które wskazuje przyjęcie. Więcej informacji zawiera temat dotyczący przyjęć.
  3. Po wprowadzeniu wymaganych informacji kliknij przycisk Zakończ.
  4. W przypadku większej liczby akt do zadeklarowania wybierz ponownie szablon wprowadzania. Po zakończeniu kliknij przycisk Wyjście.

Aby zadeklarować akta fizyczne w aplikacji Application Engine lub Workplace XT:

  1. Dodaj dokument. W kroku Wybierz plik wybierz opcję Brak jako typ pliku.
  2. Na stronie potwierdzenia kliknij opcję Deklaruj jako akta.
  3. Wybierz opcję akt niesklasyfikowanych. Informacje o aktach sklasyfikowanych zawiera temat dotyczący deklarowania sklasyfikowanych akt fizycznych.
  4. Kliknij opcję Akceptuj, aby użyć kreatora, albo opcję Wybierz, aby użyć szablonu wprowadzania.
    • W przypadku szablonów wprowadzania przejdź do składnicy obiektów FPOS, do folderu Records Management/Templates, wybierz szablon wprowadzania, a następnie kliknij przycisk Akceptuj. Wybierz szablon zaprojektowany przez administratorów. Szablon domyślny użyty w produkcie IBM Enterprise Records nie może być używany w produktach Application Engine lub Workplace XT. Ograniczenie zakłada, że lokalizacja kartoteki akt została już wybrana.
    • Aby użyć kreatora Wpisz akta do katalogu, należy wykonać poniższe kroki.
  5. Kliknij opcję Wybierz klasę, a następnie wybierz odpowiednią klasę. Domyślnie wszystkie składnice obiektów FPOS udostępniają klasę Akta znacznika. Możliwe, że administratorzy udostępnią inne opcje.
  6. Kliknij opcję Wybierz lokalizację kartoteki akt, a następnie przejdź do odpowiedniego obiektu. Akta fizyczne można umieścić tylko w lokalizacji fizycznej, dlatego należy wybrać tylko jedną lokalizację kartoteki akt. Możliwe lokalizacje to folder hybrydowy, pudełko lub folder akt fizycznych.
  7. Zaznacz pole wyboru odpowiedniego obiektu i kliknij opcję Dodaj do wybranych.
    • Zamiast korzystać z domyślnego widoku przeglądania możesz dokonać wyboru z dowolnych wcześniej utworzonych skrótów. Kliknij opcję Skróty na pasku bocznym.
    • Możliwe jest również wyszukiwanie kategorii lub folderu wg nazwy. Kliknij przycisk Wyszukaj na pasku bocznym.
    • Po dodaniu akt do wybranych lokalizacji kartotek akt można kliknąć opcję Dodaj do skrótów w celu użycia w przyszłości.
  8. Po zakończeniu wybierania odpowiedniej lokalizacji kliknij opcję Akceptuj.
  9. Kliknij przycisk Dalej, aby przejść do kroku ustawiania właściwości.

Aby ustawić właściwości:

  1. Udostępnij wymagane informacje w polach właściwości. Pola mogą być różne i jest to uzależnione od klasy, która była używana. Na przykład: pola wymagane w domyślnej klasie Akta znacznika są następujące:
    • Typ nośnika: na przykład: CD, kaseta wideo
    • Format: CDR, VHS
    • Autor: nazwa osoby, która utworzyła akta fizyczne lub jest ich posiadaczem
    • Temat: krótki opis akt fizycznych
    • Data publikacji: data utworzenia akt fizycznych.
    • Lokalizacja główna: aktualna lokalizacja akt fizycznych. Po kliknięciu tego odsyłacza w kreatorze wyświetlana jest strona zawierająca listę lokalizacji. Kliknij opcję Wybierz w wymaganej lokalizacji. Kreator zamknie stronę i wróci do kroku Ustaw właściwości.
  2. Jeśli deklarowane akta są przyjęciem dla akt sklasyfikowanych, kliknij opcję Przyjęcie. Przejdź do sklasyfikowanych akt i wybierz akta, na które wskazuje przyjęcie. Więcej informacji zawiera temat dotyczący przyjęć.
  3. Po wprowadzeniu wymaganych informacji kliknij przycisk Zakończ.

Informacje o kodach paskowych

Jeśli dostępne są urządzenia lub oprogramowanie, które zawiera dane kodów paskowych, wówczas można zeskanować kod paskowy bezpośrednio do aktywnego pola lub można skopiować go z lokalnego komputera, a następnie wkleić do odpowiednich pól w aplikacji IBM Enterprise Records. W celu korzystania z funkcji Skanuj elementy fizyczne na karcie Fizyczne można wprowadzić dowolny łańcuch tekstowy do pola kodu paskowego.



Opinia

Ostatnia aktualizacja: Listopad 2013
declare_physical_record.htm

© Copyright IBM Corp. 2013