IBM Enterprise Records, Версия 5.1.2    

Определение расписания утилизации

Уполномоченный пользователь определяет расписание утилизации и связывает его с категорией записей, папкой записей или типом записей. Расписание утилизации может быть определено Менеджером записей или Администратором записей. В модели данных PRO назначить расписание утилизации объекту могут Менеджер записей, Администратор записей и Инспектор. В базовой модели и в модели DoD назначить расписание утилизации объекту могут Менеджер записей и Администратор записей.

Об этой задаче

Расписания утилизации могут содержать несколько фаз, чтобы объекты проходили такие шаги утилизации, как пересмотр, экспорт, передача или уничтожение. Хотя иметь несколько фаз в расписании утилизации не обязательно, обычно расписание содержит хотя бы следующе две фазы: Если в параметрах дисплея Мастера по расписаниям утилизации в разделе Предпочтения пользователя задано Простой, расписание упрощается до одной фазы, где предусматривается безотлагательное действие уничтожения. Дополнительную информацию смотрите в разделе о предпочтениях пользователя и сайта.

Процедура

Чтобы определить расписание утилизации:

  1. Выберите вкладку Утилизация.
  2. Щелкните по Расписания утилизации.
  3. Щелкните по Добавить расписание утилизации.
    Ограничение: Если в параметрах дисплея Мастера по расписаниям утилизации в разделе Предпочтения пользователя задано Простой, на панели Шаги нет кнопки Задать фазы.
    1. Введите имя и описание расписания. Описание необязательно.
    2. Введите имя ответственного за утилизацию объектов и нажмите кнопку Далее. Это необязательное поле.
    3. Включите радиокнопку триггера, который инициирует отсечение. Если в параметрах дисплея Мастера по расписаниям утилизации в разделе Предпочтения пользователя или сайта задано Простой, доступен только один триггер - Внутреннее событие.
      • Дату можно ввести или выбрать в календаре. Это действие нужно для обычного расписания утилизации.
      • Чтобы задать значение Предопределенная дата, Внутреннее событие, Внешнее событие или Регулярное событие, выберите пункт в меню. Эти пункты были созданы ранее в IBM® Enterprise Records на вкладке Конфигурировать. Нажмите кнопку Показать детали, чтобы показать подробности триггера. О добавлении триггеров смотрите в разделах о добавлении дат и событий.
    4. Задайте смещение отсечения. Дополнительные подробности смотрите ниже в этом разделе в подразделе Задать отсечение и смещение отсечения.
    5. Задайте условие, инициирующее отсечение объектов. Отсечение может быть автоматическим или требовать утверждения. Чтобы для отсечения требовалось утверждение, укажите действие отсечения утилизации. Для автоматического отсечения не указывайте действие отсечения утилизации. Если в параметрах дисплея Мастера по расписаниям утилизации в разделе Предпочтения пользователя и сайта задано Простой, действие Отсечение утилизации не показано.
      • Все действия отсечения были ранее добавлены в IBM Enterprise Records на вкладке Конфигурировать и связаны с рабочими потоками. Очистка утилизации автоматически запускает этот рабочий поток после отсечения плюс смещение, если задано смещение. Для обычного расписания утилизации меню Действие по отсечению утилизации содержит только те действия, которые принадлежат типу действия Отсечение. Дополнительную информацию о действиях смотрите в разделе Действия.
    6. Если нужно, модифицируйте базу отсечения, задав дату базы отсечения. Меню База отсечения содержит набор свойств даты IBM Enterprise Records, по которым, с учетом свойств отдельных объектов IBM Enterprise Records, вычисляются даты отсечения.

      Задайте смещение отсечения. Дополнительные подробности смотрите ниже в этом разделе в подразделе Задать отсечение и смещение отсечения.

    7. Если в параметрах дисплея Мастера по расписаниям утилизации в разделе Предпочтения пользователя или сайта задано Подробный, нажмите кнопку Далее. Это действие создает для текущего расписания один или несколько сроков хранения, называемых фазами. Если нажать кнопку Готово, у объектов, связанных с расписанием утилизации, не будет конкретных сроков хранения. Если в параметрах дисплея Мастера по расписаниям утилизации в разделе Предпочтения пользователя задано Простой, нажмите кнопку Далее. Только одна фаза использует действие Автоматическое уничтожение, RMAutoDestroyAction. Для Требуется ли экранирование задано False. Срок хранение по умолчанию - 0 лет 0 месяцев 0 дней. Альтернативные сроки хранения автоматически не создаются.

Результаты

Задание отсечения и смещения отсечения

В IBM Enterprise Records вы можете определить срок хранения, задав срок хранения для фазы или смещение отсечения.

Если смещение отсечения не задано, а срок хранения для фазы задан, очистка выполнит отсечение объекта, когда станет истинным условие события. Если отсекаемый объект - контейнер, этот контейнер также закрывается, предотвращая добавление новой записи. Затем срок хранения вычисляется как дата отсечения плюс срок хранения, определенный для фазы. Приведенные ниже правила применяются при вычислении даты отсечения с учетом различных конфигураций расписания:
  • Использовать триггер внутренних событий и базовую дату отсечения, для которой задано значение свойства объекта

    Дата отсечения равна значению базовой даты отсечения.

  • Использовать триггер событий типа даты (внешнее событие, заранее определенную дату) и базовую дату отсечения, для которой задано значение Дата события

    Дата отсечения равна дате триггера событий.

  • Использовать триггер внутренних событий и базовую дату отсечения, для которой задано значение Дата события

    Дата отсечения равна дате запуска очистки.

  • Использовать и триггер событий типа даты (внешнее событие, заранее определенную дату), и базовую дату отсечения, для которой задано значение свойства объекта

    Дата отсечения - более поздняя из двух дат.

Если используется смещение события отсечения, объект отсекается только по окончанию этого периода смещения. Таким образом, контейнер остается открытым в течение срока хранения. Приведенные ниже правила применяются при вычислении даты отсечения с учетом различных конфигураций расписания:
  • Использовать триггер внутренних событий и базовую дату отсечения, для которой задано значение свойства объекта

    Дата отсечения - это значение базовой даты отсечения плюс смещение отсечения.

  • Использовать триггер событий типа даты (внешнее событие, заранее определенную дату) и базовую дату отсечения, для которой задано значение Дата события

    Дата отсечения - это дата триггера событий плюс смещение отсечения.

  • Использовать триггер внутренних событий и базовую дату отсечения, для которой задано значение Дата события

    Дата отсечения - это дата запуска очистки плюс смещение отсечения.

Важное замечание: Не используйте эту последнюю конфигурацию, поскольку любое изменение расписания, например, переименование, заставит очистку пересчитать дату отсечения и дату запуска новой очистки плюс смещение, и это задержит отсечение. Если нельзя в качестве базовой даты отсечения использовать какое-либо свойство записи, лучше использовать срок хранения для фазы.

Если в параметрах дисплея Мастера по расписаниям утилизации в разделе Предпочтения пользователя или сайта задано Простой, расписание по умолчанию не предусматривает срок хранения для фазы. Вместо этого для определения срока хранения в расписании используется механизм смещения.

Задать фазы

Связывая фазы с расписанием утилизации, можно определить для объекта различные операции с различными интервалами. Каждая фаза задает действие утилизации и срок хранения для объекта. Например, чтобы проверить объект перед утилизацией, добавьте в расписание утилизации две фазы. Первая фаза задаст проверку объекта, а вторая - утилизацию. Если расписание утилизации содержит несколько фаз, IBM Enterprise Records выполняет их в той последовательности, в которой вы добавили их в расписание.

При помощи фазы можно также определить несколько альтернативных сроков хранения. Альтернативные сроки хранения поддерживают определение срока хранения с учетом значения некоторого свойства. Если не выполнено ни одно из условий альтернативных сроков хранения, IBM Enterprise Records использует срок хранения по умолчанию. Если выполнено сразу несколько условий альтернативных сроков хранения, IBM Enterprise Records применяет самый длительный из них.

Важное замечание: Число альтернативных сроков хранения и сложность их критериев влияет на производительность вычисления срока хранения.

После того, как IBM Enterprise Records применит действие отсечения к объекту, к этому объекту будет применена первая фаза расписания утилизации. По окончании срока хранения первой фазы объекты подлежат действию утилизации, связанному с фазой. IBM Enterprise Records выполняет соответствующее действие утилизации, и следующая фаза расписания начинается после утверждения уполномоченным пользователем.

Чтобы добавить фазу в расписание утилизации:

  1. Выберите Добавить новую, чтобы открыть страницу Свойства фазы.
  2. Введите имя и описание фазы.
  3. Выберите в меню Действие фазы.
    • Действия были созданы ранее на вкладке IBM Enterprise Records Конфигурировать.
    • IBM Enterprise Records выполняет действие для объектов в конце фазы.
    • Каждое действие включает в себя заранее заданный рабочий поток, запускаемый для этого действия IBM Enterprise Records.
    Ограничение: Фазы, где объект передается или уничтожается, называют финальными фазами. После этого типа действий нельзя добавить еще одну фазу.
  4. В поле Требуется ли экранирование выберите True, чтобы потребовать пересмотр объектов перед запуском рабочего потока, связанного с фазой. Если экранирование не требуется, выберите False.
  5. Если вы выбрали для фазы действие Передача, Экспорт или Внутренняя передача, введите положение в поле Назначение экспорта. Возможные положения:
    • На удаленном сервере. Например, \\имя сервера\имя папки.
    • Папка на локальном диске. Например, локальный диск:\имя папки.
  6. Укажите Срок хранения по умолчанию для объектов на этой фазе. Это обязательное значение, если вы не назначаете альтернативные сроки хранения.
  7. Выполните описанные ниже действия, чтобы задать условия, регулирующие длительность фазы с учетом некоторого свойства объекта. Эти действия создают альтернативные сроки хранения.
    1. Выберите Добавить новый, чтобы открыть окно Альтернативный срок хранения.
    2. Выберите в меню имя свойства.
    3. Выберите в списке оператор.
    4. Задайте значение свойства. Вводимое значение зависит от свойства.
    5. Выберите Базовый срок хранения в качестве начальной даты срока хранения.
    6. Укажите Срок хранения в годах, месяцах и днях. IBM Enterprise Records добавляет заданное здесь значение к базовому сроку хранения. При наступлении полученной даты IBM Enterprise Records применяет к объекту действие фазы.
    7. Нажмите кнопку Принять, чтобы добавить этот альтернативный срок хранения в текущее расписание и вернуться в окно Свойства фазы.
    8. Продолжайте добавлять альтернативные сроки хранения для каждого условия, нажимая кнопку Добавить новое. IBM Enterprise Records заполняет все поля данными из предыдущего альтернативного срока, так что вам достаточно только изменить нужные поля. Если понадобится удалить условие, включите переключатель Удалить для соответствующего альтернативного срока хранения и нажмите кнопку Применить.
  8. Завершите задание фазы, нажав кнопку Применить. IBM Enterprise Records добавит фазу и подробности в список фаз в расписании.
  9. Чтобы добавить новые фазы, нажмите кнопку Добавить новую. Если это не нужно, нажмите кнопку Готово, чтобы завершить работу с расписанием утилизации.


Отзыв

Последнее обновление: Ноябрь 2013 г.
define_a_disposal_schedule.htm

© Copyright IBM Corp. 2013