IBM Enterprise Records، النسخة 5.1.2    

ادارة السجلات

IBM® Enterprise Records هو أحد البرامج المساعدة المكونة لمجموعة برامج IBM FileNet P8. باستخدام IBM Enterprise Records، يمكنك تكوين والاحتفاظ بالسجلات بشكل دقيق وآمن وموثوق به لكلا من المعلومات الالكترونية والفعلية. ويمكنك استخدام IBM Enterprise Records لادارة السجلات من أي نوع، بصرف النظر عن وسط التخزين أو النسق الخاص بها. تفهم IBM Enterprise Records يتوقف على تفهم ما هو السجل وما هو الغرض من استخدام نظام ادارة السجلات.

السجلات وبيانات التعريف

في سياق IBM Enterprise Records، يعد السجل هو بيانات التعريف. وتعد بيانات التعريف ملف يشير الى ويتضمن معلومات عن ملف الكتروني آخر (وثيقة) أو عنصر فعلي. يمكنك تكوين سجل لوضع الوثيقة أو العنصر الفعلي تحت تحكم الشركة أو الحكومة. تحدد تفاصيل هذا التحكم كيفية تخزين أو التوصل الى أو التخلص في النهاية من الوثيقة أو العنصر. بيانات التعريف تكون موجودة على هيئة خصائص سجل، مثل نوع وسط التخزين، والنسق، والمؤلف، والموضوع، والقائم بالمراجعة، والمكان، وتاريخ النشر. عند وضع سجلات تحت هذا التحكم كما هو مطلوب من خلال المعايير والارشادات الحكومية لنوع السجل. الشكل التالي يوضح تكوين السجلات من مصادر مختلفة. يقوم كل من السجلات بالاشارة الى المعلومات التي يتم ادارتها من خلال النظام.

يوضح الشكل التالي كيفية تخزين السجلات في مستودعات التخزين المختلفة. يمكن أن يحتوي مستودع تخزين واحد على محتويات الانترنت ووثائق MS Office وملفات صوتية. ويمكن أن يحتوي مستودع تخزين آخر على بريد الكتروني. ويمكن أن يحتوي مستودع التخزين الثالث على شرائط فيديو وميكروفيلم وأقراص مدمجة. كما يمكن أن يحتوي مستودع التخزين الرابع على عقود وبراءات اختراع وتصاريح. يقوم كل من السجلات بالاشارة الى المعلومات التي يتم ادارتها من خلال النظام

ادارة السجلات

ادارة السجلات تعد من الأنشطة الادارية، مثل تخطيط والتحكم في وتنظيم عملية تكوين وتخزين واستخدام واسترجاع والتخلص من السجلات. تتضمن ادارة السجلات كل الأنشطة التي تم اتمامها للاحتفاظ بالسجلات من خلال دورة حياتها الخاصة بالتكوين والاستخدام الفعال والتخزين غير الفعال والتخلص.

الحاجة الى ادارة السجلات

للتأكد من دقة واتمام وسهولة التوصل الى المعلومات الادارية، يجب اعداد نظام ادارة سجلات موثوق به. خلاف ذلك، قد تستغرق الكثير من الوقت في أنشطة غير منتجة، مثل ايجاد المعلومات يدويا أو البحث عن السجلات التي لم يتم ايجادها أو لم يتم تخزينها في ملف.

وفي غياب نظام ادارة السجلات، فقد يصعب ايجاد وترجمة والتوافق مع قواعد وقوانين حفظ السجلات. وهذا قد يؤدي الى تقليل الغرامات والجزاءات والتبعات القانونية الأخرى. قد تواجه أيضا مخاطر تتعلق بالدعاوي القضائية والسرية وأمان المعلومات الهامة والأساسية اذا لم تقم بالاحتفاظ وادارة السجلات بطريقة صحيحة.

يمكنك استخدام IBM Enterprise Records لتخفيف آثار المخاطر السابق ذكرها. يمكنك استخدام IBM Enterprise Records للاحتفاظ بالمعلومات القيمة كسجلات، وتكون متاحة عند طلبها باستخدام تقنيات البحث، بينما يتم حذف أو تخزين السجلات غير الأساسية أو غير الفعالة.

وظيفة IBM Enterprise Records في ادارة السجلات

يمكنك ادارة السجلات عبر المشروع، بصفة مستقلة عن وسط التخزين. الغرض من IBM Enterprise Records هو التأكد من اتمام التصرفات التالية: باستخدام IBM Enterprise Records، يمكنك اتمام المهام التالية:

خصائص وفوائد IBM Enterprise Records

الجدول التالي يعرض خصائص IBM Enterprise Records مع الفوائد التي يتم تقديمها من خلال هذه الخاصية.
الخاصية الفوائد
مستودع تخزين مركزي للسجلات
  • اتساع نطاق الاستخدام واتاحة المعلومات عبر المشروع.
  • اتخاذ القرارات الفعالة في ضوء اتاحة المعلومات المناسبة في الوقت المناسب.
أماكن وحاويات ظاهرية لتخزين السجلات للوثائق الالكترونية والفعلية في تسلسل هرمي
  • يتم التحكم في تجميعات الوثائق الورقية والملفات الالكترونية.
  • محاكاة بيئة النظام المكتبة الفعلي.
  • نماذج ظاهرية للأماكن والحاويات تحاكي هيكل التخزين الفعلي.
  • التحكم في التكاليف من خلال تقليل المصروفات في مساحة المكتب والأجهزة والأشخاص والمطلوبة لادارة السجلات وعملية الاسترجاع.
خصائص بحث سهلة الاستخدام
  • امكانية توصل سهلة ودورية للمعلومات المطلوبة بدون استخدام صيغة استعلام معقدة.
قواعد للاحتفاظ بالسجلات والتخلص منها امكانية تحكم يتم تعريفها من خلال المستخدم على:
  • الفترة التي يجب الاحتفاظ فيها بالسجل.
  • معالجة السجل في نهاية الجدول الزمني للاحتفاظ الخاص به.
  • مراجعة السجلات قبل التخلص منها.
اجراءات المراقة للسجلات والتتبع الآلي لفترة البقاء وبدء عملية التخلص من السجلات.
  • لا يتم التخلص من أو تبديل أو معالجة أو اتلاف أو فقد السجلات من غير قصد.
  • يتم التخلص من السجلات وفقا للجدول الزمني للتخلص أو كجزء من اجراء المراجعة.
  • يتم اتلاف السجلات التي لم تعد مطلوبة لتقليل متطلبات التخزين.
استقبال وتصدير السجلات
  • السجلات التي لم تعد مطلوبة بصفة متكررة من خلال المؤسسة يمكن تصديرها الى بعض الأماكن الأخرى. تعد هذه الوثائق هى السجلات التي يجب الاحتفاظ بها للتوافق مع القوانين الحكومية.
  • يمكن استقبال السجلات من مستودعات التخزين الأخرى.
تحكمات السرية المناسبة للسجلات
  • لا يمكن للمستخدمين الغير مصرح لهم بالتوصل الى السجلات.
  • لن يمكن للمستخدمين حذف السجلات بطريق الخطأ. يمكن حذف السجلات بواسطة موجه النظام للسجلات أو كنتيجة لاجراء عملية التخلص.
  • يستطيع المستخدمين اتمام هذه العمليات فقط والمتعلقة بالسجلات والتي لديهم حقوق توصل مناسبة لها.
التكامل مع IBM FileNet P8 Workplace و Workplace XT و IBM Content Navigator و Microsoft Office و Microsoft Outlook نشر آلي أو يدوي للسجلات من:
  • Workplace أو Workplace XT
  • IBM Content Navigator
  • Microsoft Outlook و Word و Excel و PowerPoint
  • قوالب الادخال

وظائف المستخدم في IBM Enterprise Records

يقدم IBM Enterprise Records نموذج سرية للمستخدم بناءا على الوظيفة، ويتضمن وظائف لموجه نظام السجلات ومدير السجلات والمستخدم ذو الصلاحيات ومستخدم السجلات. تقوم كل وظيفة بتحديد المهام التي يمكن للمستخدم القيام باتمامها. للحصول على المزيد من المعلومات، ارجع الى موضوع السرية.

أنواع عمليات تركيب IBM Enterprise Records

قبل تركيب تطبيق IBM Enterprise Records، يجب اختيار نوع التركيب (نموذج البيانات) الذي يحقق متطلبات ادارة السجلات الخاصة بك. يتم اتاحة نماذج البيانات التالية:

أنواع عناصر IBM Enterprise Records

في IBM Enterprise Records، يتم تخزين السجلات في هيكل متسلسل هرميا يتضمن عناصر مختلفة لادارة السجلات. الشكل التالي يوضح هيكل التسلسل الهرمي لهذه العناصر متبوع بوصف مختصر لكل من العناصر:

يقوم المخطط البياني التالي بتوضيح هيكل التسلسل الهرمي للسجلات حيث يوجد ملف تخزين مخطط الحفظ بالمستوى الرئيسي.

يعد الادخال التالي مثال للتسلسل الهرمي لعناصر ادارة السجلات.

مخطط الحفظ

الادارة العامة (التصنيف)
     الملفات المقابلة (الحافظة)
     تلخيص البرنامج (الحافظة)
          مؤتمر تدريب الادارة لعام 2006 (وحدة التخزين)
          مؤتمر تدريب الادارة لعام 2007 (وحدة التخزين)
ادارة المعلومات (التصنيف)
     الملفات المقابلة (الحافظة)
     جداول أرقام المعاملات (الحافظة)


التعليق التقييمي

آخر تحديث: نوفمبر، 2013
Introduction‏‎.htm‎‏

© .IBM حقوق النشر لشركة 2013