Puede agregar nuevos volúmenes electrónicos, físicos o híbridos en las carpetas de
registros.
El tipo de volumen debe ser el mismo que su tipo de carpeta. No puede agregar
volúmenes de caja.
Acerca de esta tarea
Si crea una carpeta de registros, el sistema crea automáticamente un volumen en esa carpeta. Los volúmenes se utilizan normalmente para limitar el número de elementos, quizá para dividir los registros por meses o años. Si abre un nuevo volumen, el anterior se cierra automáticamente. No se añaden más registros automáticamente a un volumen cerrado, aunque puede
añadirlos manualmente si es necesario.
Por ejemplo, si debe haberse incluido un registro en un volumen que ahora está
cerrado, puede abrir el volumen anterior y agregarlo manualmente. Después cierre de nuevo el volumen.Un volumen hereda el programa de disposición de la carpeta de registros en la que se ha creado.
No puede definir un programa de disposición que sea independiente de la carpeta de registros superior.
Asimismo, no puede crear una subcarpeta ni un volumen bajo un volumen.
Procedimiento
Para agregar un volumen:
- Inicie la sesión como Gestor de registros o Administrador de registros y abra la
carpeta de registros donde desee crear el volumen.
- Pulse en Agregar volumen:

Resultados
Definir propiedades
Para definir propiedades:
- Introduzca o modifique los valores de propiedad mostrados. Algunas propiedades
se pueden editar en esta página. Para otras tendrá que hacer clic en el nombre de
propiedad para editar los valores.El campo Nombre del volumen se llena previamente
con un nombre de patrón que se basa en el patrón que seleccionó
durante la configuración. Puede especificar cualquier nombre en el
campo Nombre de volumen, pero no pueden existir nombres de
volúmenes duplicados. No puede incluir ninguno de estos caracteres en
el nombre del volumen: \ / : * ? " < > |. Para obtener más información sobre las propiedades que se muestran,
consulte el tema de referencia de propiedades.
- Haga clic en Siguiente para definir la información del registro vital o seleccione otro paso del panel.
Atención: Si
el valor de visualización en Preferencias del sitio o Preferencias
del usuario del paso Mostrar registros vitales cuando
crea contenedores se establece en No,
el programa oculta el paso de revisión vital. Vaya a la sección Establecer
seguridadde este tema.
Definir registro vital
Si todos los registros creados en el nuevo volumen necesitan revisiones y actualizaciones continuas, puede marcar el volumen como Vital. Antes de completar este paso, debe haber una o más acciones de revisión vital. Para obtener más información sobre la creación de esta acción, consulte el tema añadir una acción. También debe haber uno o más activadores de sucesos recurrentes. Para obtener información sobre crear un suceso recurrente, consulte el tema añadir un desencadenante de suceso recurrente.
Para definir un registro vital:
- En el menú Indicador de registro vital, seleccione True.
- Opcional: especifique una descripción de registro vital.
- Desde el menú Acción de revisión del registro vital,
seleccione la acción que inicia con la revisión periódica y ciclo de actualización de los registros vitales.
- Desde el menú Revisión del registro vital y Ciclo de actualización,
seleccione el suceso recurrente apropiado que desencadena la revisión periódica de los registros
vitales en este volumen.
- Haga clic en Siguiente para configurar la seguridad del volumen.
Establecer seguridad (Opcional)
La configuración de seguridad determina los grupos y los usuarios que pueden acceder al volumen y controla los permisos otorgados a cada grupo o usuario. Los ajustes de seguridad que especifique aquí
se pueden anular por medio de la FileNet P8 seguridad
establecida sobre la entidad. Para obtener más información, consulte el tema de seguridad.
- Agregue nuevos usuarios o grupos.
- Haga clic en Agregar nuevo.
- Seleccione el dominio en el menú Seleccionar en.
- Seleccione Usuarios o Grupos.
- Introduzca los primeros caracteres del nombre del usuario o grupo y haga clic en Buscar.
- Seleccione uno o más nombres de la lista y haga clic en Aceptar.
- Cambie los permisos de un usuario o grupo si lo desea.
- Haga clic en el nombre del grupo o usuario en la columna Título para cambiar sus derechos de acceso.
- Seleccione la casilla de verificación Permitir o Denegar adecuada
para cada permiso. Permita la opción anular derechos de grupo
de manera que el usuario o grupo pueda realizar las funciones asociadas; Niegue la opción anular
derechos de grupo para evitar que el usuario o grupo acceda a esa función.
- Haga clic en Aceptar.
- Haga clic en Finalizar y después en Aceptar en la página de confirmación.