IBM Enterprise Records, 버전 5.1.2    

워크플로우를 사용하여 레코드 폴더 작성

필요한 레코드 폴더를 작성하기 위한 보안 권한을 가지고 있지 않으면 레코드 폴더를 작성하는 요청을 보낼 수 있습니다. 폴더에 대한 세부사항을 제공하면, Records Manager 또는 기본 워크플로우가 변경된 경우 권한이 부여된 다른 사용자에 대한 워크플로우가 시작됩니다. Application Engine 또는 Workplace XT에서 이 요청을 작성합니다.

이 태스크 정보

레코드 폴더 작성 워크플로우 기능은 관리자에 의해 선택적으로 설치되며, 사용자 환경에서 사용하지 못할 수 있습니다. 레코드 폴더 작성 워크플로우가 시작될 때, 레코드 폴더 작성 요청이 Application Engine 또는 Workplace XT의 RecordsManagerApproval 공용 받은 편지함에 작업 항목으로 표시됩니다. 레코드 운영자가 요청을 승인하면 폴더가 작성되고 받은 편지함에 '성공적으로 작성됨'이라는 워크플로우 메시지가 수신됩니다. 요청이 승인되지 않으면, 거부에 관한 메시지를 수신합니다. 받은 편지함에서 워크플로우를 제거하려면 완료를 클릭하십시오.

프로시저

레코드 폴더의 작성을 요청하고 레코드 폴더 작성 워크플로우를 시작하려면 다음을 수행하십시오.

  1. Application Engine에서 작성자 보기로 이동하고 일반 도구를 선택하십시오. Workplace XT에서 찾아보기 모드로 이동하고 도구 링크를 선택하십시오.
  2. 레코드 폴더 요청을 클릭하십시오.
  3. 작성하려는 폴더의 유형을 선택하십시오.
  4. 폴더의 이름을 지정하십시오.
  5. 새 폴더를 작성할 카테고리 또는 폴더를 선택하십시오.
  6. 실행을 클릭하십시오.

결과

중요사항: 사이트 환경 설정 > 도구 통합에서 구성하는 경우에만 도구 링크를 사용할 수 있습니다.

레코드 폴더 작성 승인

승인 단계 페이지에서는 레코드 운영자가 레코드 폴더 작성 요청을 승인하거나 거부하고 승인 또는 거부하는 이유를 입력할 수 있습니다. 또한 이 페이지는 사용자가 폴더 작성을 요청하는 폴더 이름 및 경로를 표시합니다. 페이지의 시작 부분에서 워크플로우의 승인 단계를 완료하기 위한 지시사항을 볼 수 있습니다. 지시사항 텍스트가 표시되지 않으면 지시사항 아이콘을 클릭하십시오.

레코드 폴더의 작성을 승인하거나 거부하려면 다음을 수행하십시오.

  1. Application Engine 또는 Workplace XT에서 태스크 보기로 이동하고 공용 받은 편지함을 선택하십시오.
  2. RecordsManagerApproval을 선택하십시오.
  3. 레코드 폴더 작성을 승인하면 CreateFolder를 클릭하십시오. 이 수행은 IBM® Enterprise Records 애플리케이션의 레코드 폴더 추가 페이지를 엽니다. 이 패널에서 파일 계획에서 지정된 위치에 요청된 레코드 폴더를 작성하십시오. 레코드 폴더 작성에 대한 자세한 정보는 레코드 폴더 추가 주제를 참조하십시오.
  4. 레코드 폴더를 작성한 후, 의사결정 승인 메뉴에서 승인됨을 선택하십시오. 승인하지 않는 경우 의사결정 승인 메뉴에서 거부를 클릭하십시오.
  5. 이유 텍스트 상자에 레코드 폴더 작성 요청을 거부하는 이유를 입력하십시오.
  6. 적용을 클릭하여 필요한 변경사항을 저장하거나, 종료를 클릭하여 변경사항을 무시하십시오. 종료는 작업 항목을 받은 편지함에 그대로 남겨 두고 승인 단계 페이지를 닫습니다.
  7. 레코드 폴더 작성을 승인하는 작업을 다른 사용자에게 지정하려면 재지정을 클릭하십시오.
  8. 상태를 클릭하여 레코드 폴더 작성 워크플로우의 상태를 확인하십시오.
  9. 마쳤으면 완료를 클릭하십시오.


피드백

마지막 업데이트 날짜: 2013년 11월
create_record_folder_workflow.htm

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