IBM Enterprise Records, verzia 5.1.2    

Plány dostupnosti

Ak chcete riadiť uchovávanie a likvidáciu záznamov, zadefinujte a priraďte plán dostupnosti kontajnerom záznamov a typom záznamov. V pláne dostupnosti zadajte pravidlá uchovávania záznamov a pokyny na ich likvidáciu na konci periódy uchovávania.

Pokyny dostupnosti obsahujú:

V pláne dostupnosti definujete rôzne fázy, ktorými záznam prechádza. Každá fázy má zadefinovanú periódu uchovávania. Na konci každej fázy sa na záznamoch vykoná určená akcia a záznamy postúpia do ďalšej fázy. Plán dostupnosti sa preruší pri entitách, na ktoré bolo umiestnené pozastavenie. Plán bude ďalej pokračovať po odstránení všetkých pozastavení.

Ak chcete vypočítať, kedy budú záznamy pripravené na likvidáciu, spustite Disposition Sweep. Bližšie informácie nájdete v téme Procesy čistenia. Plány dostupnosti môžete importovať a exportovať, keď používate nástroj File Plan Import and Export.

Parametre plánu dostupnosti

Plán dostupnosti obsahuje všetky nasledujúce parametre:

Dedenie plánu dostupnosti

Plán dostupnosti môžete priradiť kategórii záznamov, priečinku záznamov alebo typu záznamu. Priečinok záznamu môže mať svoj vlastný plán dostupnosti alebo môže zdediť plán dostupnosti, ktorý je priradený kategórii rodičovských záznamov.

Záznam predvolene dedí plán dostupnosti priečinka, v ktorom je deklarovaný. Ak však chcete záznamu priradiť iný plán dostupnosti, môžete vytvoriť typ záznamu. Následne požadovaný plán dostupnosti priraďte tomuto typu záznamu a tento typ záznamu priraďte záznamu. Keď má kategória, priečinok a typ záznamu priradené rôzne plány dostupnosti, záznam zdedí plán dostupnosti z typu záznamu. Ak záznam vytvoríte priamo pod kategóriou záznamov, záznam zdedí plán dostupnosti kategórie záznamov.

Vo všeobecnosti sa použije plán dostupnosti najnižšej úrovne hierarchie záznamu. Nasledujúca téma zachytáva dedičnosť plánov dostupnosti rôznymi entitami za rôznych podmienok:

Nasledujúca schéma zobrazuje dedičnosť plánov dostupnosti rôznymi entitami za rôznych podmienok.

Ak presuniete kategóriu alebo priečinok záznamov, plán dostupnosti priraďte kontajneru. Zadajte aj to, ktoré entity v kontajneri budú vašim priradením ovplyvnené. Bližšie informácie o presúvaní entít nájdete v téme Premiestnenie.

Ak pri premiestňovaní kontajnera nepriradíte plán dostupnosti, nastane nasledovné:

Proces likvidácie

Keď plán dostupnosti priradíte kategórii alebo priečinku záznamov, všetky záznamy, vytvorené v takomto kontajneri, predvolene zdedia plán dostupnosti. Keď sa na záznamoch vykoná akcia prerušenia, budú pripravené na likvidáciu a prejdú do fázy likvidácie. Entity, identifikované ako pripravené na likvidáciu, budú označené ikonou ready for disposition: ikona Ready for disposition.

Likvidáciu môžu iniciovať autorizovaní užívatelia. Po získaní schválenia od Records Manager, systém vykoná priradené akcie likvidácie na schválených entitách. V pláne dostupnosti môžete fáze priradiť jednu z nasledujúcich akcií likvidácie:

Ak pracovný tok zničenia z nejakého dôvodu zlyhá, entita zostane v stave Disposition in progress. Likvidáciu entity budete musieť znova iniciovať. Bližšie informácie nájdete v téme Iniciovanie plánu dostupnosti.

Vlastnosti čistenia

Niektoré vlastnosti sa dynamicky aktualizujú pomocou Disposition Sweep. Ak sa tieto vlastnosti používajú ako základ uchovávania pre alternatívne uchovávania, aktualizácia Disposition Sweep prebieha v dlhšej perióde uchovávania. Žiadnu z týchto vlastností nepoužívajte ako základ uchovávania pre alternatívne uchovávanie:
  • Current Phase Execution Date
  • Current Phase Action
  • Last Sweep Date
  • Current Phase Decision Date
  • Current Phase Review Decision
  • Current Phase ID
  • Recalculate Phase Retention
  • Current Phase Execution Status
  • DisposalPhases
  • CycleYears
  • CycleMonths
  • CycleDays
  • CurrentActionType
  • VitalWorkflowStatus
  • VitalSweepDate
  • VitalRecordReviewDate
  • Vital Record Next Review Date
  • CurrentPhaseId
  • AlternateRetentions
  • RetentionBase
  • RetentionPeriodYears
  • RetentionPeriodMonths
  • RetentionPeriodDays
  • CurrentPhaseExportFormat
  • ExportFormat
  • CurrentPhaseDecisionDate


Spätná väzba

Posledná aktualizácia: November 2013
retention_and_disposal.htm

© Copyright IBM Corp. 2013