IBM Enterprise Records, Versión 5.1.2    

Búsqueda de registros mediante búsquedas y plantillas almacenadas

Además de buscar entidades específicas IBM® Enterprise Records en la ficha Búsqueda, también puede usar plantillas de búsqueda o búsquedas almacenadas creadas en Application Engine o Workplace XT.

Cuando un diseñador de plantilla de búsqueda guarda una búsqueda en el directorio<FPOS>:\Records Management\Templates e introduce RM como el nombre de la aplicación, la búsqueda muestra la ficha Búsqueda. Seleccione Plantillas de búsqueda y búsquedas almacenadas para obtener la lista de búsquedas en la ficha Buscar de IBM Enterprise Records. Solo las búsquedas creadas con RM como el valor del campo Nombre de aplicación se muestran en IBM Enterprise Records.

Importante: Las búsquedas creadas y guardadas a partir del cliente de administración de IBM Enterprise Records no pueden utilizarse al usar la interfaz de usuario tradicional de IBM Enterprise Records. Las búsquedas del cliente de administración de IBM Enterprise Records se guardan con un valor ApplicationName distinto. Este valor no se muestra en la interfaz de usuario tradicional deIBM Enterprise Records.

Los usuarios con acceso a Autor > Herramientas avanzadas en Application Engine o Workplace XT puede crear y modificar búsquedas con el Diseñador de búsqueda. Al crear plantillas de búsqueda, puede utilizar la propiedad Tipo de entidad RM para especificar o filtrar determinadas entidades de IBM Enterprise Records en los resultados de búsqueda. En la tabla siguiente figuran las entidades de IBM Enterprise Records y sus valores correspondientes:

Tabla 1. Entidades de IBM Enterprise Records y valores correspondientes
Tipo de entidad de RM Valor Tipo de objeto*
Categoría de registro 101 Carpeta
Carpeta de registros 102 Carpeta
Carpeta de registros electrónicos 105 Carpeta
Contenedor físico 106 Carpeta
Carpeta de registros híbridos 108 Carpeta
Carpeta de registros físicos 110 Carpeta
Volume 103 Carpeta
Registro electrónico 301 Documento
Registro de correo electrónico 302 Documento
Marcador 303 Documento

*Los objetos personalizados son elementos como las acciones, ubicaciones y tipos de registros. Puede ver la lista al visualizar el menú Subclase de objetos en el Diseñador de búsqueda.

Al diseñar la búsqueda, puede enumerar tipos de entidad que se muestran como casillas de verificación en la plantilla de búsqueda. Especifique estos tipos en la página Tipos de objeto. Si está utilizando la plantilla de búsqueda, introduzca los valores en la tabla anterior o seleccione la casilla de verificación resultados de filtrado contra las clases seleccionadas: para buscar un tipo de entidad específico.

Para obtener más información acerca de crear búsquedas almacenadas y plantillas de búsqueda, consulte Ayuda del diseñador de búsqueda.

Búsqueda almacenada

El creador ya ha definido todos los criterios que determinan una búsqueda almacenada. Lo único que hace falta es hacer clic en el nombre. Esta acción ejecuta la búsqueda y presenta los resultados como cuando abre una carpeta. Un icono de búsqueda almacenada: Icono de búsqueda almacenada

Plantilla de búsqueda

En general, las plantillas de búsqueda permiten ver los criterios de búsqueda y especificar valores. No cambia las propiedades en que desea buscar ni los operadores. Introduce valores del criterio seleccionados previamente por el diseñador. Un icono de plantilla de búsqueda: Icono de plantilla de búsqueda

IBM Enterprise Records admite solo la opción Ninguno para una búsqueda almacenada o plantilla de búsqueda que incluye un elemento de recuperación basado en contenido (CBR). Otras opciones de CBR, como TODO no son compatibles.

La plantilla de búsqueda de IBM Enterprise Records solo busca palabras clave de CBR (recuperación basada en contenido) en el contenido de un documento declarado en un almacén de objetos de registro. La plantilla de búsqueda no busca el texto de las propiedades de registro, como los metadatos de un almacén de objetos de plan de archivos.

VQL es el lenguaje de consulta que soporta el software Autonomy K2 y que está subyacente en Content Search Engine. Para obtener más información sobre sintáxis de VQL, consulte la documentación de Autonomía instalada en el servidor de administración maestra de K2: http://<Master_Administration_Server_hostname>:9990/verity_docs/

Para utilizar una plantilla de búsqueda o una búsqueda almacenada:

  1. Seleccione la ficha Buscar y haga clic en Plantillas de búsqueda y búsquedas almacenadas.
  2. Seleccione cualquiera de las plantillas de búsqueda o búsquedas almacenadas que aparezcan.
  3. Especifique los criterios de búsqueda de la plantilla de búsqueda seleccionada y haga clic en Buscar. (Las búsquedas almacenadas se ejecutan de inmediato sin entradas del usuario).
  4. Haga clic en Restaurar valores predeterminados para borrar todos los criterios de búsqueda de la plantilla. Para borrar un valor individual de un menú, seleccione el espacio en blanco al inicio de la lista. Haga clic en el enlace Borrar de un icono de calendario para borrar la fecha. Resalte el texto y pulse la tecla Retroceso para eliminarlo.

Los resultados de búsqueda se muestran en la página. Puede ordenar resultados al hacer clic en los encabezados de la columna. Puede tener acceso a las páginas de información al hacer clic en los iconos Obtener información. Puede mostrar documentos, abrir carpetas y realizar acciones al utilizar el menú contextual de una entidad. Para realizar acciones en múltiples entidades, seleccione sus casillas de verificación y seleccione la acción desde el menú Acciones de múltiples selecciones.



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Última actualización: Noviembre 2013
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