Um padrão de atribuição de nomes permite atribuir nomes automaticamente a
categorias de registos, pastas de registos e registos em conformidade com as convenções
definidas.
Quando um utilizador cria um destas entidades com um padrão de atribuição de nomes associado, o nome é automaticamente indicado no passo Definir propriedades. O sistema não impede o utilizador de alterar esse nome.
São atribuídos e utilizados números incrementais assim que o passo Definir
propriedades é apresentado. Se cancelar antes de criar a entidade, esse número nunca
será utilizado.
Sobre esta tarefa
Para atribuir nomes a registos automaticamente, introduza um padrão de
atribuição de nomes no campo Padrão do registo do contentor ascendente. O padrão de
registo é uma propriedade do contentor. Todos os registos declarados
nesse contentor irão adquirir o nome seguinte na sequência do padrão que
incrementam conforme o valor introduzido no campo
Padrão do registo
incrementado por.
Resultados
Acerca da sintaxe de padrão de atribuição de nomes
Utilize os valores
YY (ou
YYYY), MM e DD para as datas. Cada um destes valores pode ser um par dentro
parênteses rectos [YY] ou ser combinado com outros valores, separados por pontos
[YY.MM.DD].
O seu processo empresarial pode requer que os nomes das pastas sejam iniciados pela
letra A, seguida por dois dígitos que representam o ano, um hífen, e em seguida, um
número de pastas. Por exemplo, o nome é A07-000005 ou
A2007-000005.
Os seguintes padrões criam estes nomes: A[YY]-[\d\d\d\d\d\d] , A[YYYY]-[\d\d\d\d\d\d]
Nestes padrões, A é o primeiro carácter, YY ou
YYYY representam o ano e \d é um numeral. O sistema indica automaticamente valores predefinidos para os padrões incluídos em parênteses rectos [].
Assim, YY é substituído pelos últimos dois dígitos do ano actual. \d é substituído por dígitos em incrementos.
O valor de incremento é especificado noutro campo ao introduzir a cadeia.
Noutro
padrão de atribuição de nomes de registos, poderá criar uma regra de atribuição de
nomes para pastas dentro de uma série. Por exemplo, KX seguido de um ano com dois ou quatro dígitos, ponto,
mês com dois dígitos, ponto, dia com dois dígitos, hífen e um conjunto de numerais. Por exemplo, o nome é KX07.06.22-0004. O padrão seguinte preenche
este requisito: KX[YY.MM.DD]-[\d\d\d\d]
Também pode utilizar padrões personalizados para criar padrões baseados em metadados. Por
exemplo, as políticas da organização podem requerer que a convenção de nomenclatura da pasta de registos seja ano, espaço, assunto (metadados) da categoria que contém, espaço e um número com cinco dígitos, como, por exemplo 2006
LOAN 00005. Por exemplo, crie um padrão de atribuição de nomes com as
especificações seguintes: [YYYY] [Parent.Emailsubject] [\d\d\d\d\d]
Importante: Quando
especificar o Ascendente, coloque em maiúsculas apenas a primeira
letra da cadeia.
O sistema fornece os valores predefinidos para o ano e
assunto, uma vez que estes valores estão entre
[].
Parent.Emailsubject é um padrão personalizado. Assim, o sistema
indica o valor do campo de metadados,
Emailsubject,
especificado para o ascendente da pasta de registos. Especifique o nome
simbólico da propriedade ao criar um padrão personalizado. Se não existir um valor disponível para a propriedade especificada, é gerado um erro. Os padrões personalizados são aplicáveis no nível 1 do plano de ficheiros. O Nível do plano de ficheiros é outro campo que é preenchido
ao adicionar um nível padrão.
Especifique um nome de utilizador
utilizando o seguinte padrão: KX[YYYY.MM.DD] [username] [\d\d\d\d\d].
Por exemplo, KX2011.10.22
nome de utilizador 00005
Não utilize caracteres não válidos em nomes. Por
exemplo, não utilize o carácter de barra / ao incluir datas.
Os caracteres não válidos são : \ / : * ? " < > |
Importante: Se utilizar um padrão não reconhecido, este será adicionada ao
nome conforme apresentado. Por exemplo, [xyz] iria gerar o nome [xyz].
Para adicionar um padrão de atribuição de nomes:
- Inicie sessão como administrador de registos e seleccione o separador
Configurar.
- Faça clique em Padrões de atribuição de
nomes.
- Faça clique em Adicionar padrão de atribuição de nomes.
- Na página Adicionar padrão, introduza o nome e a descrição do padrão.
- Seleccione Nome ou Identificador no
menu Aplicar ao nome ou ID. Conforme o valor seleccionado, o
nome ou identificador da categoria de registo ou da pasta de registos será
automaticamente criado conforme o padrão associado.
- Faça clique em Seguinte.
- Defina a segurança para o padrão de atribuição de nomes e faça clique em Terminar.
- Na página de confirmação, faça clique em Adicionar nível do
padrão para adicionar níveis ao padrão de atribuição de nomes. Se pretender
adicionar níveis posteriormente, faça clique em OK para fechar a
página Adicionar padrão.
Um nível de padrão indica os
detalhes do padrão a ser aplicado às categorias de registos e às pastas de registos. Pode
especificar um ou mais níveis no plano de ficheiros e o tipo de entidade a que cada
nível é aplicável. Quando é criada uma entidade desse tipo no nível especificado, o nome
é atribuído automaticamente conforme a cadeia do padrão e o número incremental. Este
procedimento continua a partir da página de confirmação após fazer clique em Adicionar nível do padrão.
Para adicionar um nível do padrão:
- Introduza um Número de Nível do plano de ficheiros. O nível na hierarquia do plano de
ficheiros é representado por um número, em que a primeira categoria no plano de ficheiros
é 1. A primeira subcategoria respectiva é 2. Se essa subcategoria incluir uma pasta de registos, o
nível é 3.
- No Tipo de entidade coincidente, seleccione Categoria de
registo ou Pasta de registo. Por exemplo, se
especificar 3 como nível e Categoria de registo como o tipo de entidade, todas as
categorias de registo existentes no terceiro nível do plano de ficheiros irão seguir
o padrão de atribuição de nomes especificado.
- Especifique a cadeia padrão, conforme descrito anteriormente. A cadeia padrão tem de indicar
um carácter numérico.
- Introduza um valor para Padrão do registo incrementado por.
Se utilizar o valor 1, cada nova categoria ou pasta afectada pelo padrão será
incrementada para o valor mais elevado seguinte. Um incremento de 2 utiliza números alternados. Este campo tem de ser superior a zero.
- Faça clique em Adicionar. Esta opção indica o padrão na
parte inferior do ecrã e limpa os campos para que possa adicionar mais padrões para outras entidades e níveis.
- Faça clique em Sair quando terminar de adicionar níveis do padrão.
Exemplo
Se pretender que o nome das subcategorias de uma categoria de
registo seja automaticamente atribuído, crie um padrão para o nível 2 e seleccione Categoria de registo como o tipo. Se também pretender que o nome das pastas de registos nessa
subcategoria seja automaticamente atribuído, crie um padrão para o nível 3 e seleccione o tipo Pasta de registo. Incluir ambos os níveis de padrão no padrão de atribuição de nomes permite atribuir o
nome automaticamente a subcategorias no nível 2 e pastas de registos no nível 3.
Para adicionar ou modificar os níveis dos padrões posteriormente:
- Aceda ao padrão de atribuição de nomes
() e faça clique em Obter
informações .
- Seleccione Gerir nível padrão na barra lateral.
- Se estiver a adicionar um nível do padrão, preencha os campos conforme descrito
acima, em adicionar um nível do padrão. Se modificar um nível do padrão existente, continue para o passo seguinte.
- Seleccione o padrão. Deste modo os dados existentes são copiados para os campos.
- Altere os campos conforme necessário e faça clique em Editar.
- Para adicionar um padrão a outro nível depois de adicionar ou alterar um nível do padrão, faça clique em Adicionar.
- Para modificar outro padrão, faça clique no padrão, altere os campos e faça clique
em Editar.
- Para eliminar um nível do padrão existente, seleccione o padrão e faça clique em
Eliminar.
- Quando terminar, faça clique em Sair.
Para
atribuir um padrão de atribuição de nomes a um plano de ficheiros (requeridos para
activar a atribuição de nomes automática):
- Aceda ao nível raiz do plano de ficheiros para que o caminho apresente apenas o
nome do plano de ficheiros.
- Faça clique em Obter informações no plano de ficheiros
(imediatamente abaixo do caminho). O campo Padrão de atribuição de
nomes está na página Propriedades.
- No menu Padrão de atribuição de nomes seleccione o nome do padrão que pretende utilizar.
- Faça clique em Aplicar e, em seguida, em Sair.