IBM Enterprise Records, Versión 5.1.2   

Gestión de registros

La gestión de registros requiere tareas, tales como la planificación, el control y la organización para crear, almacenar, utiliza, recupera y eliminar registros.

En el contexto de IBM® Enterprise Records, un registro son metadatos. Los metadatos son un archivo que hace referencia y contiene información acerca de otro archivo electrónico (documento) u objeto físico.

Para administrar los almacenes de objetos y preparar correctamente los registros para su archivado y eliminación se requiere personal cualificado. Además, se deben diseñar los almacenes de objetos, los planes de archivos y las carpetas y registros de modo sincronizado con los flujos de documentos de su sitio.

Archivos electrónicos
Un archivo o documento electrónico puede ser un archivo individual, una foto digital o un conjunto de archivos relacionados que se trata como un solo objeto. Por ejemplo, un conjunto de archivos es un mensaje de correo electrónico y sus adjuntos. Los archivos electrónicos están en almacenes de objetos y en otros repositorios. Cuando declara el documento como un registro, IBM Enterprise Records gestiona el documento, incluida su seguridad y su clasificación posible. Este valor de seguridad puede cambiar el acceso al documento. Por lo tanto, es posible que se impida al autor del documento que cambie el documento.
Objetos físicos
Los objetos físicos pueden ser cintas de vídeo, microfilms, discos duros, muestras de ADN, documentos impresos en papel y fotografías. Pueden estar almacenados en cajas o archivadores en almacenes y en otros recursos de archivado. El registro rastrea la ubicación del objeto físico.

Los objetos que se declaren como registros se almacenan en un repositorio denominado almacén de objetos del plan de archivos (FPOS). Un repositorio que puede contener documentos que se pueden declara como registros se denomina un repositorio de registros o un almacén de objetos de registros (ROS). La siguiente figura muestra la creación de registros desde orígenes diferentes.

Figura 1. Documentos, correos electrónicos, vídeos y otros objetos declarados como registrosLa figura muestra cómo se pueden almacenar los registros en repositorios diferentes. Un repositorio puede incluir contenido web, documentos de MS Office y archivos de audio. Otro repositorio puede incluir correo electrónico. El tercer repositorio puede contenedor cintas de vídeo, microfilms y CD. Un cuarto repositorio puede incluir contratos, patentes y permisos. Cada registro del FPOS apunta a la información que gestiona el sistema.

Un modelo de datos es una plantilla de un almacén de objetos del plan de archivos que cumple con determinados estándares de gestión de registros. El modelo de datos puede incluir funciones de seguridad y metadatos. Puede utilizar los modelos de datos Base, DoD y Confidencial de DoD.

Utilice IBM Enterprise Records para conservar información valiosa como registros realizando las siguientes tareas:


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Última actualización: Noviembre de 2013
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