Toto téma obsahuje řadu informací o některých úlohách průběžné údržby a administrace, které jsou specifické pro produkt IBM® Enterprise Records.
Další informace o administraci naleznete v následujících systémech nápovědy pro administraci produktu FileNet P8:
Existuje řada úloh, které může administrátor provádět pomocí produktu IBM Administration Console for Content Platform Engine. Tyto úlohy (jako je konfigurace auditování) jsou zdokumentovány v tomto systému nápovědy online. Produkt IBM Administration Console for Content Platform Engine však nelze použít pro jiné akce, protože by mohlo dojít k poškození dat nebo k jiným vážným problémům. Zvláště neprovádějte pomocí produktu IBM Administration Console for Content Platform Engine následující akce:
Tento seznam není vyčerpávající. Provádějte pouze úlohy, které jsou zdokumentovány v nápovědě online. Prováděním jiných akcí prostřednictvím produktu IBM Administration Console for Content Platform Engine můžete poškodit data nebo způsobit jiné vážné problémy.
Příručka pro instalaci a upgrade produktu IBM Enterprise Records může obsahovat pokyny týkající se použití produktu IBM Administration Console for Content Platform Engine k provádění operací, které by měl administrátor provádět během instalace nebo upgradu. Příklady:
Konfigurujte oddělená úložiště objektů pro plán souborů a pro dokumenty, které jsou deklarovány jako záznamy. Úložiště objektů plánu souborů obsahuje strukturu plánu souborů, zatímco úložiště objektů záznamů obsahuje dokumenty, z nichž jsou některé deklarovány jako záznamy. Existuje mnoho uživatelů s přístupem k úložišti ROS, kteří nemají přístup k entitám tvořícím plán souborů v úložišti FPOS. K úložišti FPOS může být přidruženo více než jedno úložiště ROS.
Po konfiguraci plánu souborů a zahájení deklarace záznamů by se již výrobní úložiště objektů mělo měnit jen minimálně. Pokud po zahájení deklarace záznamů nastane nutnost úložiště objektů odstranit, existuje specifický postup, který je nutné použít, aby nedocházelo k problémům s deklarováním záznamů v novém úložišti objektů. Ten spočívá ve vymazání předvoleb aplikace Workplace před odstraněním úložiště objektů.
Pokud je úložiště objektů odstraněno před přenastavením předvoleb webového serveru a uživatelských předvoleb na jiné úložiště objektů, zobrazí se při přístupu k úložišti objektů zpráva. Tato zpráva vysvětluje, které úložiště objektů plánu souborů je vybráno a proč. Je zde rovněž odkaz pro konfiguraci požadovaného úložiště objektů plánu souborů. Systém vybere úložiště objektů podle následujících vodítek.
Pokud úložiště objektů odstraníte před vymazáním předvoleb, musíte všechny předvolby smazat. Odstraňte, přejmenujte nebo přesuňte soubor bootstrap.properties. Bude automaticky znovu sestaven.
Následující úlohy údržby systému IBM Enterprise Records představují typické úlohy prováděné na většině webů. Kontrolní seznam v následujícím přehledu použijte jako vodítko k určení doby, kdy bude pravděpodobně nutné provést specifické úlohy údržby systému pro produkt IBM Enterprise Records.
Denně | Týdně | Měsíčně | Podle potřeby |
---|---|---|---|
Sledovat protokol procházení | Export protokolů auditu | Archivovat/odstranit protokol procházení | Odstraňování problémů Konfigurace protokolování |
Na serveru Content Platform Engine lze aktivovat použití serveru FileNet Image Services jako úložného zařízení s pevným obsahem nebo jako vysokoobjemového záznamového zařízení. To znamená, že obsah dokumentu Content Platform Engine lze uložit na serveru FileNet Image Services jako dokument FileNet Image Services. Volitelná vlastnost, která umožňuje tuto funkci, se nazývá Content Federation Services for Image Services (CFS-IS).
Při použití systému CFS-IS s produktem IBM Enterprise Records nenastavujte u dokumentů, které jsou uloženy v systému FileNet Image Services, datum vypršení platnosti. Neexistuje automatický způsob, jak může administrativní uživatel CFS-IS v systému FileNet Image Services odlišit dokumenty produktu IBM Enterprise Records, které jsou zadržené a nelze je odstranit, od dokumentů, které odstranit lze.
V některých případech závisejí operace, které můžete s těmito dokumenty provádět, na způsobu zadání dokumentu FileNet Image Services do systému a na tom, zda jsou vlastnosti dokumentu FileNet Image Services šířeny na server Content Platform Engine. Pokud je server FileNet Image Services používán jako úložné zařízení s pevným obsahem, je obsah dokumentů přidáván na server FileNet Image Services prostřednictvím aplikací CE. Tyto dokumenty jsou v tomto tématu označovány jako dokumenty CE-IS typu A. Pokud je server FileNet Image Services používán jako vysokokapacitní úložné zařízení, je obsah dokumentů přidáván na server FileNet Image Services prostřednictvím aplikací FileNet Image Services. Tyto dokumenty jsou označovány jako dokumenty CE-IS typu B.
Pomocí produktu IBM Enterprise Records můžete tyto dokumenty spravovat jako záznamy způsobem, který se do značné míry shoduje se způsobem správy jiných dokumentů CE jako záznamů. Tento oddíl popisuje některé rozdíly v chování produktu IBM Enterprise Records při práci s těmito typy dokumentů. Přináší také další informace, které byste měli mít na paměti při správě těchto typů dokumentů.
Můžete definovat odběr, na základě kterého budou dokumenty FileNet Image Services po migraci do úložiště objektů automaticky deklarovány jako záznamy. Abyste toho dosáhli, ujistěte se, že třída dokumentů pro migrované dokumenty odebírá akci události a že tato akce události spouští událost vrácení. Další informace naleznete v tématu konfigurace automatické deklarace záznamů.
Pokud je dokument FileNet Image Services přístupný prostřednictvím aplikací Image Services nebo rozhraní API, neexistují žádné mechanismy CE, které by bránily změně nebo odstranění dokumentu. To platí i v případě, že je deklarován jako záznam. Proto ve spolupráci s administrátorem systému FileNet Image Services zajistěte, aby zabezpečení FileNet Image Services bylo pro úpravu a odstraňování dokumentů IS nastaveno odpovídajícím způsobem.
Třídy dokumentů FileNet Image Services zahrnují parametry uchování, které určují, kdy mohou dokumenty být odstraněny. Produkt IBM Enterprise Records není s tímto nastavením uchování IS v žádné interakci. Proto ve spolupráci s administrátorem systému FileNet Image Services zajistěte, aby toto nastavení uchování bylo nastaveno odpovídajícím způsobem, aby dokumenty FileNet Image Services deklarované jako záznamy nebyly na základě nastavení uchování odstraněny.
Dokumenty FileNet Image Services katalogizované v aplikaci CE můžete deklarovat pomocí jakéhokoli z dostupných mechanismů deklarace. Deklarace může proběhnout například z aplikace Workplace, systému MS Office, aplikace MS Outlook, akcí události, sledů prací a rozhraní IBM Enterprise Records Java API). Není možné vybrat jednotlivý prvek víceprvkového dokumentu, aby se stal záznamem. Pokud je jako záznam deklarován víceprvkový dokument, pak se za součást záznamu považují všechny prvky.
Uživatel bez přístupu k záznamům, který má přístup k dokumentu, nebude moci získat přístup ke stránce informací o dokumentu poté, co uživatel s přístupem k záznamům deklaruje tento dokument jako záznam. Toto omezení pro uživatele bez přístupu k záznamům je záměrné.
Pokud je na serveru FileNet Image Services povolena katalogizace, pak vlastnosti dokumentu FileNet Image Services , které jsou mapovány na vlastnosti dokumentu CE, jsou ukládány na servery FileNet Image Services i CE. Jakékoli aktualizace vlastností dokumentu FileNet Image Services se automaticky rozšíří do přidruženého dokumentu CE. Aktualizace vlastností dokumentu CE však neovlivní vlastnosti záznamu přidruženého k dokumentu.
Pokud se jedná o dokument CE-IS typu A, bude záznam přidružený k dokumentu při vyhledání na základě obsahu nalezen. Tato funkce je použitelná, pokud je hledání na základě obsahu konfigurováno v úložišti objektů, ve kterém se dokument nachází. Pokud se však jedná o dokument CE-IS typu B, nebude dokument při vyhledání na základě obsahu nalezen.
Jestliže odstraníte záznam, odpovídající dokument CE bude rovněž odstraněn. Pokud je obsah dokumentu CE uložen v trvalé mezipaměti serveru FileNet Image Services, a nikoli na úložném médiu, pak při odstranění bude tento dokument FileNet Image Services odebrán z mezipaměti. Jestliže však je obsah dokumentu CE uložen na úložném médiu serveru FileNet Image Services, pak při odstranění záznamu nedojde k odebrání obsahu z média. Další informace o odstranění dat dokumentů ze serveru FileNet Image Services, včetně informací o vymazání úložného média serveru FileNet Image Services, naleznete v tématu věnovanému dokumentům a složkám s vypršenou platností v oddíle Přehled údržby databáze v příručce IBM FileNet Image Services System Administrator's Handbook.
Zkopírujete-li záznam, bude zkopírován záznam i jeho přidružený dokument CE a jeho přidružený dokument IS. Ve všech případech bude výsledkem operace kopírování záznamu dokument CE-IS typu A, a to i v případě, že původní dokument byl CE-IS typu B.
To platí i při importu záznamu. Přidružený dokument importovaného záznamu bude vždy CE-IS typu A, a to i v případě, že se v okamžiku exportu jednalo o dokument CE-IS typu B.
Během vývojového cyklu sledujte výkon systému, abyste zajistili co nejefektivnější běh implementace. Použijte nástroj IBM System Dashboard for Enterprise Content Management, který nabízí centralizovaný mechanismus shromažďování a distribuce dat o výkonu nainstalovaných softwarových produktů IBM FileNet, a to nezávisle na operačním systému. Shromážděná data o výkonu lze zpřístupnit výchozím funkcím systému IBM System Dashboard for Enterprise Content Management, aby bylo možné je využít na webech bez standardizované konzoly správy. Informace o použití produktu IBM System Dashboard for Enterprise Content Management naleznete v tématu Použití produktu IBM System Dashboard for Enterprise Content Management.
Příručka IBM FileNet P8 Troubleshooting Guide obsahuje informace o odstraňování problémů s komponentami platformy FileNet P8, mezi které patří produkty IBM Enterprise Records, Content Platform Engine, Application Engine a Workplace. Chcete-li si stáhnout dokumentaci ze stránek podpory IBM, použijte externí odkaz na konci tohoto tématu.