Kopírování záznamu do jiného umístění ve stejném plánu souborů je umožněno pouze uživateli, který má roli alespoň privilegovaného uživatele nebo
kontrolora. Když privilegovaný uživatel nebo kontrolor kopíruje záznam, produkt IBM® Enterprise
Records
zkopíruje deklarovaný dokument v úložišti objektů záznamů (ROS - record object store). Deklarovaný dokument je zkopírován do stejného zdrojového souboru s
odlišným názvem obsažení. S výjimkou názvu, popisu, zabezpečení a informací o odebrání produkt
IBM Enterprise
Records kopíruje metadata záznamu do nové složky v úložišti objektů plánu
souborů (FPOS). Metadata obsahují odkaz na kopírovaný dokument v ROS.
Informace o této úloze
Důsledky kopírování záznamů.
- Důsledky kopírování záznamů v oblasti zabezpečení: Po zkopírování záznamu nový záznam dědí zabezpečení od nového
nadřízeného kontejneru.
- Důsledky kopírování záznamů v oblasti odebrání: Kopírovaný záznam dědí plán odebrání od nového nadřízeného
kontejneru. Toto pravidlo je pravdivé, pokud u tohoto záznamu nevyplývá odebrání z typu záznamu. Pokud je původní záznam již uzavřen, kopírovaný záznam dosud není uzavřen. Když je plán odebrání kopírovaného záznamu odvozený od typu záznamu, odebrání kopírovaného záznamu musí zahájit autorizovaný uživatel.
Postup
Kopírování jednotlivého záznamu:
- Přejděte hierarchií plánu souborů na kopírovaný záznam a získejte k němu přístup.
- Klepněte pravým tlačítkem myši na název záznamu a z nabídky vyberte položku Kopírovat.
- Povšimněte si, že v poli Název dokumentu je předvyplněno slovo "Kopie" následované názvem záznamu.
- Zadejte popis pro kopii záznamu a klepněte na tlačítko Další.
- Přejděte do umístění v plánu souborů, do kterého chcete kopii uložit, a klepněte na tlačítko Kopírovat.
- Po potvrzení zobrazené zprávy ověřující dokončení akce kopírování se klepnutím na tlačítko OK vraťte zpět
na stránku Procházet. Všimněte si následujících případů:
- Elektronický záznam nelze kopírovat do fyzické složky.
- Záznam lze kopírovat pouze do cílové složky, která je aktivní a otevřená.
Výsledky
Kopírování jednoho nebo více záznamů
- Přejděte hierarchií plánu souborů k záznamům, které chcete kopírovat.
- Zaškrtněte políčka vedle záznamů, které chcete kopírovat.
- V nabídce Akce vícenásobného výběru vyberte položku Kopírovat.
- V okně Kopírovat vyberte umístění v plánu souborů, do kterého chcete kopírovat záznamy ze seznamu.
Chcete-li omezit počet položek,
které se zobrazují v seznamu Název entity, můžete použít pole Filtrovat. Například pokud víte, že vaše umístění plánu souborů ve svém názvu obsahuje písmeno
x, můžete do pole filtru zadat x. Klepněte na tlačítko Přejít. Seznam se obnoví a bude obsahovat pouze názvy umístění plánu souborů s písmenem x. Klepnutím na tlačítko Resetovat obnovíte seznam tak, že bude zobrazovat celý plán souborů se soubory řazenými v
abecedním pořadí.
- Přejděte na umístění v plánu souborů, do kterého chcete kopii uložit, a klepněte na tlačítko Kopírovat.
- Po potvrzení zobrazené zprávy ověřující dokončení akce Kopírovat se klepnutím na tlačítko OK vraťte zpět
na stránku Procházet.