IBM Enterprise Records, Versão 5.1.2    

Ferramentas de gestão de registos

Pode gerir registos utilizando ferramentas que ajudam a eliminar e manter registos, importar ou exportar ficheiros de outras origens e declarar registos num só volume. Tem também duas interfaces do utilizador do cliente para o ajudar a utilizar o produto IBM® Enterprise Records.

Pode instalar os seguintes componentes do IBM Enterprise Records, utilizando o programa de instalação do IBM Enterprise Records.

Aplicação da Web do IBM Enterprise Records

A aplicação da Web é a interface principal para configurar e gerir o sistema de gestão de registos. O IBM Enterprise Records disponibiliza duas interfaces de utilizador que podem ser utilizadas para executar as tarefas de gestão de registos. Antes de instalar o IBM Enterprise Records, tem de decidir se pretende instalar a interface do utilizador do cliente de administração do IBM Enterprise Records ou a interface do utilizador do cliente tradicional do produto. Pode optar por utilizar uma delas ou ambas.
cliente de administração do IBM Enterprise Records
Se utilizar a interface do utilizador do cliente de administração do IBM Enterprise Records, terá de instalar a aplicação da Web do IBM Enterprise Records no mesmo servidor que o IBM Content Navigator. O cliente de administração do IBM Enterprise Records é executado numa instalação existente do IBM Content Navigator como um suplemento. É necessário registar o suplemento no IBM Content Navigator.
Importante: É necessário instalar o IBM Content Navigator V2.0.2 ou posterior para utilizar a interface de suplemento do cliente de administração do IBM Enterprise Records.

Os gestores de registos e os administradores de registos podem utilizar a interface do utilizador do suplemento para declaração de registos, criação de relatórios e gestão do plano de ficheiros. Pode adicionar e visualizar documentos num repositório de conteúdo (ROS) numa instalação padrão do IBM Content Navigator. A função de declaração é adicionada directamente a este ambiente de trabalho, o que permite que os utilizadores declarem, em seguida, documentos existentes como registos, utilizando uma acção de declaração. Esta função corresponde à interface que é normalmente utilizada pelos utilizadores que estão a declarar documentos como registos.

Pode utilizar o suplemento para fornecer uma interface de gestão e administração de plano de ficheiros. Esta interface substitui a interface tradicional do IBM Enterprise Records. Permite que os utilizadores efectuem a gestão de repositórios de plano de ficheiros (FPOS) e executem tarefas relacionadas com gestão de registos. Os gestores e administradores de registos utilizam esta interface para gerir a estrutura do plano de ficheiros e declarar registos.

Separe as diversas tarefas através da configuração de diferentes ambientes de trabalho. Pode controlar o acesso a estes ambientes de trabalho e configurar o esquema da interface do utilizador. Por predefinição, os ambientes de trabalho criados com o IBM Content Navigator utilizam o esquema predefinido que faculta as funções do repositório de conteúdos. O cliente de administração do IBM Enterprise Records fornece um segundo esquema através de uma interface de administração do plano de ficheiros. A interface do suplemento é fácil de configurar, uma vez que se trata de um ficheiro JAR que utiliza a arquitectura de suplemento do IBM Content Navigator. Não é necessário implementar um ficheiro EAR ou WAR em separado. É necessário configurar o IBM Content Navigator uma vez para elevada disponibilidade, SSL e início de sessão único. A interface do suplemento do IBM Enterprise Records herda automaticamente estas capacidades.

Cliente tradicional do IBM Enterprise Records
Se utilizar a interface do utilizador do cliente IBM Enterprise Records tradicional, terá de instalar a aplicação da Web do IBM Enterprise Records no mesmo servidor que o Application Engine ou o Workplace XT.
Restrição: A execução do IBM Enterprise Records configurado com o Application Engine e o Workplace XT no mesmo servidor não é suportada.

API do IBM Enterprise Records e API do Bulk Declaration Services

Pode instalar as APIs num computador de desenvolvimento para criar as suas aplicações personalizadas. Estas aplicações personalizadas são itens como, por exemplo, aplicações de registos de declaração em massa ou a sua interface do utilizador personalizada.

/API/RM_API e /API/BDS_API são os directórios para os quais o programa de instalação copia os ficheiros JAR. Os ficheiros JAR fornecem interfaces e classes para a criação de uma aplicação personalizada ou para a personalização de operações relacionadas com registos. Para instalações personalizadas, pode instalar os componentes da API do IBM Enterprise Records e da API do Bulk Declaration Services em qualquer sistema de programação.

Varrimento de eliminação e varrimento de prazo de retenção do IBM Enterprise Records

Os varrimentos gerem a eliminação e a retenção de registos, com base numa agenda definida.

Pode instalar os componentes de varrimento em qualquer servidor. Os componentes podem estar na mesma localização que a aplicação da Web do IBM Enterprise Records ou que qualquer outro componente principal do FileNet P8, tal como o Content Platform Engine.

Sugestão: Se estiver a utilizar o FileNet P8 V5.1 ou anterior, instale os componentes de varrimento no servidor do Content Engine para melhorar o acesso ao armazenamento de objectos para cálculos de varrimento. Se estiver a utilizar o FileNet P8 V5.2, instale os componentes no Content Platform Engine.

Ferramenta de importação e exportação do plano de ficheiros

Utilize esta ferramenta para importar um plano de ficheiros externo ou exportar um plano de ficheiros para um ambiente externo.
Sugestão: Se estiver a utilizar o FileNet P8 V5.1 ou anterior, instale a Ferramenta de importação e exportação do plano de ficheiros no servidor do Content Engine. A instalação ajuda a assegurar o acesso rápido ao armazenamento de objectos. Se estiver a utilizar o FileNet P8 V5.2, instale os componentes no Content Platform Engine.

Ferramenta de transferência

Utilize esta ferramenta para transferir registos activos e pastas de registos para um sistema em separado, para efeitos de arquivo permanente.

Modelos de dados e conjuntos de marcação do IBM Enterprise Records (pré-instalados com a aplicação da Web)

Utilize estes componentes para suportar as seguintes normas de gestão de registos:

Utilize o Configuration Manager do IBM Enterprise Records para instalar os modelos de dados e conjuntos de marcação. Se configurar um armazenamento de objectos com um modelo de dados, pode criar um plano de ficheiros no armazenamento de objectos.

Importante: Os conjuntos de marcação são contentores para marcações e estão associados a um modelo de propriedade que poderá utilizar para adicionar uma propriedade a uma ou mais classes. Pode controlar o acesso a um objecto, associando um conjunto de marcação a um modelo de propriedade e adicionando essa propriedade à definição de classe da entidade. Ao aplicar uma marcação a um objecto, as permissões de acesso ao objecto são uma combinação das permissões de acesso originais e da Máscara de restrição para cada marcação aplicada. O resultado desta combinação é uma máscara de segurança eficaz.

O programa Configuration Manager (pré-instalado com a aplicação da Web)

Utilize esta ferramenta para executar as seguintes tarefas:
Restrição: Se estiver a utilizar o FileNet P8 V5.1 ou anterior, só pode utilizar o programa Configuration Manager depois de instalar o IBM Enterprise Records e executar o Content Engine e os programas de instalação do cliente do Process Engine. Se estiver a utilizar o FileNet P8 V5.2, só pode utilizar o programa Configuration Manager depois de instalar o IBM Enterprise Records e executar os programas de instalação do cliente do Content Platform Engine.

Fluxos de trabalho do IBM Enterprise Records

Os fluxos de trabalho do IBM Enterprise Records ajudam a automatizar a revisão e eliminação de categorias de registos, pastas de registos, volumes e registos. Um fluxo de trabalho inclui tarefas, passos do procedimento, pessoal, informações de entrada e saída e ferramentas para cada passo num processo empresarial.

Para que os fluxos de trabalho do IBM Enterprise Records possam ser executados, é necessário configurar primeiro as regiões de processos e as filas de componentes. Se estiver a utilizar o FileNet P8 V5.2, utilize o Configuration Manager do IBM Enterprise Records. Se estiver a utilizar o FileNet P8 V5.1 ou anterior, tem de configurar manualmente as regiões de processos e as filas de componentes. Em seguida, transfira as definições de fluxo de trabalho para a base de dados de fluxo de trabalho, utilizando o Configuration Manager. As definições de fluxo de trabalho são importadas para os armazenamentos de objectos de plano de ficheiros através dos passos de configuração de armazenamentos de objectos do Configuration Manager.

IBM Enterprise Records Crystal Reports (disponível apenas com o cliente tradicional do IBM Enterprise Records)

Utilize esta ferramenta opcional para trabalhar com modelos do Crystal Reports. Estes modelos ajudam-no a reportar actividades de gestão de registos.

Estrutura de criação de relatórios melhorada

A instalação do IBM Enterprise Records oferece um motor de relatórios melhorado que fornece as seguintes capacidades:


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Última actualização: Novembro de 2013
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