记录类型是基于记录之间通用功能的记录类别。当存在于记录类别或记录文件夹中的一组记录拥有一个处理调度(该处理调度跟当前与记录类别或记录文件夹相关联的处理调度不同)时,您可以使用记录类型。例如,出于计帐或薪资册的需要,可能有必要将员工记录文件保存 12 年。但是,对于仅需要保存 7 年的性能评估记录,您可以创建带有不同处理调度的记录类型。您可以将性能评估记录与该记录类型关联以确保在员工记录文件之前删除评估记录。
有关如何将处理调度与记录相关联的信息,请参阅“处理调度”主题。
您可以根据记录的记录类型对其进行搜索和检索。可以使用以下方式将记录类型应用到记录:
- 您可以将记录类型与记录类相关联,并将该记录类型设置为该类的缺省记录类型。有关更多信息,请参阅“配置缺省记录类型”主题。
- 您可以将系统配置为在申报过程中显示记录类型元数据,以供用户从 Workplace 或 Workplace XT 中申报记录时用于记录类型。有关更多信息,请参阅“记录类型元数据”主题。
如果您为某个类配置了缺省记录类型,但是申报期间不显示记录类型元数据,那么该缺省记录类型将始终用于该类。某个记录类型正在使用中,并且不必选择记录类和记录类型。或者,请配置一个缺省记录类型,但允许用户选择不同的记录类型。或者,您可以为用户提供选项以选择记录类型而无需配置缺省记录类型。