IBM® Enterprise
Records je
prídavný komponent sady produktov IBM FileNet P8. Použitím IBM Enterprise
Records môžete vytvárať a udržiavať presné, bezpečné a spoľahlivé záznamy pre elektronické aj fyzické informácie. Pomocou IBM Enterprise
Records môžete spravovať záznamy ľubovoľného
typu bez ohľadu na úložné médium alebo formát. Ak chcete porozumieť produktu IBM Enterprise
Records, musíte rozumieť tomu, čo
je záznam a prečo používate systém správy záznamov.
Správa záznamov
Správa
záznamov predstavuje manažérske aktivity ako je plánovanie, riadenie
a organizovanie s cieľom tvoriť, uchovávať, používať, získavať a odstraňovať
záznamy. Súčasťou správy záznamov sú všetky aktivity, ktoré vykonávate za účelom udržiavania záznamov počas celého ich životného cyklu vytvárania, aktívneho používania, neaktívneho uchovávania a dostupnosti.
Potreba správy
záznamov
Ak chcete zabezpečiť, aby organizačné informácie boli presné, úplné a ľahko prístupné, musíte nastaviť spoľahlivý systém správy záznamov. V opačnom prípade sa môže stať, že budete musieť investovať
značné množstvo času do neproduktívnych aktivít ako je manuálne vyhľadávanie
informácií alebo hľadanie chýbajúcich alebo zle zaradených záznamov.
V
prípade absencie systému správy záznamov môže byť náročné nájsť,
interpretovať a spĺňať zákony a predpisy na uchovávanie
záznamov. Tento nedostatok môže mať za následok vysoké pokuty, penále
a iné právne dôsledky. Ak neudržiavate a nespravujete záznamy správne, môžete tiež zaznamenať riziká, súvisiace so súdnym procesom, dôvernosťou a bezpečnosťou kritických a dôležitých informácií.
Produkt IBM Enterprise
Records vám pomôže zmierniť uvedené
riziká. Použitím IBM Enterprise
Records môžete uchovávať hodnotné informácie ako záznamy, ktoré sú v prípade potreby dostupné pomocou vyhľadávacích techník, zatiaľ čo nepodstatné alebo neaktívne záznamy sú buď vymazané alebo zaarchivované.
Rola IBM Enterprise
Records v správe záznamov
Záznamy môžete spravovať v rámci podniku, nezávisle od úložných médií. Účelom
IBM Enterprise
Records je zabezpečenie vykonania týchto akcií:
- Ľahký prístup k záznamom z celého podniku.
- Dostupnosť záznamov, keď už nie sú potrebné alebo nie sú vyžadované
právnymi, regulačnými alebo administratívnymi smernicami.
Použitím
IBM Enterprise
Records môžete vykonávať tieto úlohy:
- Vytvoriť a udržiavať hierarchickú štruktúru (plán súborov) na uchovávanie
záznamov.
- Spravovať elektronické aj fyzické záznamy.
- Zabezpečiť archívy, ktoré obsahujú záznamy.
- Vytvoriť pravidlá uchovávania a dostupnosti záznamov.
- Uplatniť archiváciu alebo zničenie záznamov, založených na týchto pravidlách.
- Riadiť prístup k záznamom.
- Získavať záznamy, ktoré sú založené na vyhľadávacích kritériách.
- Odstrániť záznamy, ktoré už organizácia nevyžaduje.
Funkcie a výhody
produktu IBM Enterprise
Records
Nasledovná
tabuľka obsahuje funkcie produktu
IBM Enterprise
Records
spolu s výhodami, ktoré daná funkcia poskytuje.
Funkcia |
Výhoda |
Ústredný archív pre záznamy |
- Široké použitie a dostupnosť informácií v podniku.
- Efektívne rozhodovanie kvôli včasnej dostupnosti relevantných informácií.
|
Virtuálne umiestnenia a kontajnery na uchovávanie záznamov pre
elektronické a fyzické dokumenty v hierarchii |
- Kontrola nad kolekciami vytlačených kópií a elektronickými súbormi.
- Simulácia skutočného kancelárskeho prostredia.
- Virtuálny model umiestnení a kontajnerov skutočnej štruktúry fyzického
úložného priestoru.
- Kontrola nákladov prostredníctvom znížených výdavkov na kancelársky priestor, zariadenie a personál, ktoré sú vyžadované na správu a získavanie záznamov.
|
Jednoduché používanie funkcií vyhľadávania |
- Včasný a jednoduchý prístup k vyžadovaným informáciám bez použitia
komplikovanej syntaxe dotazu.
|
Pravidlá uchovávania a dostupnosti záznamov |
Užívateľom definovaná kontrola nad: - Dobou trvania, počas ktorej je záznam uchovávaný.
- Zaobchádzaním so záznamom na konci plánu uchovávania.
- Prehľadom záznamov pred ich sprístupnením.
|
Procedúry auditu pre záznamy, automatizované sledovanie doby
uchovávania a iniciácia procesu dostupnosti pre záznamy |
- Záznamy sa náhodne nesprístupňujú, nemenia, nemanipuluje sa s nimi,
náhodne sa nepoškodia ani nestratia.
- Záznamy sa sprístupňujú podľa plánu dostupnosti alebo ako súčasť
procedúry auditu.
- Záznamy, ktoré už nie sú vyžadované, sú sprístupnené, aby sa
znížili nároky na storage.
|
Importovanie a exportovanie záznamov |
- Záznamy, ktoré organizácia často nevyžaduje, možno exportovať
na iné miesto. Týmito dokumentmi sú záznamy, ktoré musia byť uchované v súlade s vládnymi nariadeniami.
- Záznamy možno importovať z iných archívov záznamov.
|
Primerané ovládacie prvky bezpečnosti pre záznamy |
- Neautorizovaní užívatelia nemôžu pristupovať k záznamom.
- Užívatelia nemôžu náhodne odstrániť záznamy. Záznamy môžu byť vymazané administrátorom záznamov alebo ako výsledok procesu likvidácie.
- Užívatelia môžu vykonávať len tie operácie, súvisiace so záznamami, pre ktoré majú príslušné prístupové oprávnenia.
|
Integrácia s IBM FileNet P8 Workplace, Workplace XT, IBM Content
Navigator, Microsoft Office a Microsoft Outlook |
Manuálna alebo automatická deklarácia záznamov z: - Workplace alebo Workplace XT
- IBM Content
Navigator
- Microsoft Outlook, Word, Excel a PowerPoint
- Šablóny položiek
|
Roly užívateľov v aplikácii IBM Enterprise
Records
IBM Enterprise
Records poskytuje model užívateľskej bezpečnosti, založený na rolách, a zahrňuje roly pre administrátora záznamov, manažéra záznamov, privilegovaného užívateľa a používateľa záznamov. Každá rola určuje, ktoré úlohy môže užívateľ v tejto role vykonávať. Bližšie informácie nájdete v téme venovanej bezpečnosti.
Typy inštalácii IBM Enterprise
Records
Pred nainštalovaním aplikácie
IBM Enterprise
Records musíte vybrať typ inštalácie (dátový model), ktorý splňuje vaše potreby správy záznamov. K dispozícii sú tieto dátové modely:
- Základný: Poskytuje základné funkcie a vlastnosti správy záznamov.
Základná inštalácia záznamov IBM Enterprise
Records je najbežnejšia inštalácia
pre aplikáciu IBM Enterprise
Records, pretože pridáva
minimálny počet vlastností a vyhovuje väčšine potrieb. Základná inštalácia
funkčne poskytuje rovnakú schopnosť ako inštalácia DoD.
- DoD Baseline: Dodržiava základný štandard Department of Defense (DoD) 5015.2. Tento štandard poskytuje implementáciu a procedurálne riadenie správy záznamov v DoD. Inštalácia DoD produktu
IBM Enterprise
Records okrem toho definuje
špecifické systémové rozhrania a vyhľadávacie kritériá. Inštalácia DoD
popisuje minimálne požiadavky na správu záznamov, ktoré musia byť
splnené na základe aktuálnych predpisov Úradu národných archívov a záznamov
(NARA).
- DoD Classified: Dodržiava základný štandard Department of Defense (DoD) 5015.2 a pridáva podporu pre spracovávanie klasifikovaných záznamov podľa voliteľných požiadaviek na klasifikované dokumenty v štandarde DoD.
Typy entít IBM Enterprise
Records
V
IBM Enterprise
Records sú záznamy uložené
v hierarchickej štruktúre, ktorá obsahuje rôzne entity správy
záznamov. Nasledovný obrázok znázorňuje hierarchickú štruktúru týchto
entít, za ktorou nasleduje krátke vysvetlenie každej entity:

- Sklad objektov: Archív objektov a sada sprievodných služieb
úložného priestoru a získavania pre tieto objekty. Sklad objektov
môže byť:
- Sklad objektov plánu súborov (FPOS): Obsahuje plán súborov, t.j.
celú hierarchiu entít správy záznamov, ktorú vytvoríte.
- Sklad objektov, podporujúci záznamy (ROS): Obsahuje dokumenty, ktoré môžu byť deklarované ako záznamy vo FPOS.
Odporúčame vám konfigurovať osobitné sklady objektov pre záznamy
(metaúdaje) a dokumenty, ktoré sú deklarované ako záznamy. FPOS
tak obsahuje štruktúru plánu súborov zatiaľ čo ROS obsahuje dokumenty,
z ktorých niektoré sú deklarované ako záznamy. Zvyčajne býva veľa
užívateľov s prístupom k ROS, ale nie k entitám, ktoré tvoria váš
plán súborov v FPOS. Jednému FPOS môže byť priradených viac ROS.
- Plán súborov: Definuje organizáciu záznamov. V pláne súborov ukladáte záznamy v štruktúrovanej hierarchii, ktorá je navrhnutá na zachovávanie kontextu záznamov. Môžete napríklad vytvoriť plány súborov, ktoré odzrkadľujú
podnikové funkcie organizácie. Záznamy môžete potom katalogizovať pod týmito schémami, ktoré sú založené na týchto podnikových funkciách.
Vzor pomenovania
môžete priradiť k plánu súborov. Všetky entity, ktoré sú vytvorené pod plánom súborov, dodržiavajú vzor pomenovania záznamov.
- Kategória záznamov: Roztrieďuje sadu súvisiacich záznamov v rámci
plánu súborov. Kategórie záznamov sa vytvárajú na katalogizovanie záznamov
na základe funkčných kategórií. Kategória záznamov môže obsahovať podkategórie alebo priečinky záznamov, nie však oboje. Okrem toho môžete každej kategórii priradiť pravidlá
uchovávania a dostupnosti. Tieto pravidlá sa týkajú všetkých priečinkov
záznamov a záznamov, ktoré sú vytvorené v rámci kategórie.
- Priečinok záznamov: Slúži ako kontajner pre súvisiace záznamy. Umožňuje spravovať záznamy podľa určených dôb uchovávania a udalostí
dostupnosti. Pod kategóriou môžete vytvoriť elektronické, fyzické
a hybridné priečinky záznamov, pomocou ktorých budete spravovať
elektronické a fyzické záznamy.
- Elektronický priečinok: Používa sa na uchovávanie elektronických záznamov. Elektronický
priečinok môže obsahovať aj značky. Značka je elektronická položka pre
fyzický záznam, ktorý nemôže byť uložený vo fyzickom súbore. Príklady
takýchto záznamov sú plány veľkých budov, videokazety alebo databáza.
- Fyzický priečinok: Uchováva záznamy pre fyzické položky ako sú papierové
záznamy. Fyzický priečinok je virtuálna položka pre papierový zakladač.
Na základe štruktúry fyzického úložného priestoru vašej organizácie môžete modelovať hierarchiu fyzických priečinkov v IBM Enterprise
Records.
- Škatuľa: Škatuľa poskytuje mechanizmus na modelovanie fyzických entít, ktoré obsahujú
iné fyzické entity. Napríklad môžete vytvoriť "Dátový sklad" ktorý obsahuje "Police" ktoré obsahujú "Krabice" ktoré obsahujú "Fyzické priečinky". Škatuľa môže obsahovať inú škatuľu, fyzický priečinok alebo záznam.
- Hybridný priečinok: Kolekcia súvisiacich elektronických a fyzických
záznamov.
- Zväzok: Slúži ako logické rozdelenie priečinka záznamov do menších jednotiek, ktoré
sa ľahko spravujú. Zväzok nemôže existovať nezávisle na priečinku. Priečinok záznamov vždy obsahuje najmenej jeden zväzok,
ktorý automaticky vytvára systém pri vytvorení priečinka záznamov. Potom môžete vytvoriť ľubovoľný počet zväzkov v rámci priečinka záznamov.
- Záznam: Záznam poskytuje metaúdaje o dokumente alebo fyzickom objekte,
ktorý je kontrolovaný aplikáciou IBM Enterprise
Records. Záznam
môže zdediť časť svojho správania z priečinka záznamov, v ktorom je
vytvorený. Zdedí napríklad plán dostupnosti rodičovského priečinka
záznamov. Záznamy môžete roztriediť na tieto
typy:
- Elektronický záznam: Ukazuje na elektronický dokument.
- Značka: Ukazuje na fyzický objekt alebo papierový dokument.
- Nevyhnutný záznam: Nutný záznam, ktorý je potrebný, aby sa splnili
prevádzkové zodpovednosti počas celopodnikovej pohotovosti.
Záznamy povinných položiek sú pravidelne kontrolované a aktualizované.
- Trvalý záznam: Záznam, ktorý je identifikovaný, že má postačujúcu
historickú alebo inú hodnotu, ktorá ho oprávňuje na trvalé uchovanie
v organizácii. Toto uchovanie trvá dlhšie ako čas bežne vyžadovaný
na administratívne, právne alebo finančné účely.
- Typ záznamov: Typ záznamu môžete priradiť k záznamom, ktoré majú
všeobecné vlastnosti. Môžete napríklad definovať typ záznamu, ktorým
určíte spoločný plán dostupnosti pre záznamy a pomôžete vyhľadávať
a získavať záznamy. Typy záznamov použite v prípade, keď skupina záznamov, ktoré existujú pod priečinkom záznamov, má plán dostupnosti, ktorý sa odlišuje od plánu dostupnosti, aktuálne priradeného k priečinku záznamov.
Nasledujúca položka je príkladom hierarchie entít správy záznamov.
Plán súborov
Všeobecná správa (kategória)
Korešpondenčné súbory (priečinok)
Programové brífingy (priečinok)
Konferencia školenia manažmentu 2006 (zväzok)
Konferencia školenia manažmentu 2007 (zväzok)
Správa informácií (kategória)
Korešpondenčné súbory (priečinok)
Hárky čísel operátora (priečinok)