Môžete pridať kategóriu záznamu do hierarchie položiek správy záznamov. Môžete tiež pridať kategóriu záznamov do inej kategórie záznamov, čím sa vytvorí
podkategória. Podkategóriu však môžete pridať len do aktívnej kategórie záznamov. Kategóriu záznamov môže pridať len správca záznamov alebo administrátor záznamov.
Informácie o úlohe
Štandardne nová kategória záznamov zdedí všetky vlastnosti od svojej
rodičovskej kategórie okrem názvu, identifikátora a dátumu otvorenia.
Tieto zdedené hodnoty môžete zmeniť.
Varovanie: Na žiadnej z úrovní plánu súborov nevytvárajte viac než 100 kategórií záznamov a priečinkov záznamov. Bližšie informácie o plánoch súborov nájdete v téme venovanej plánom súborov.
Procedúra
Pridanie kategórie záznamov:
- Prihláste sa ako správca záznamov alebo administrátor záznamov
a prejdite na plán súborov, pod ktorým, chcete vytvoriť kategóriu záznamov. Ak chcete vytvoriť podkategóriu, otvorte príslušnú kategóriu záznamov.
- Ak chcete otvoriť sprievodcu, kliknite na ikonu Add Record Category:
. Potom vykonajte nasledujúce kroky. - Ak chcete nastaviť vlastnosti (set properties), zadajte
alebo upravte zobrazené hodnoty vlastností. Niektoré vlastnosti je možné upraviť priamo na tejto stránke, zatiaľ čo pri iných musíte kliknúť na názov vlastnosti, aby ste mohli upraviť hodnoty. Červená hviezdička indikuje, že musíte určiť hodnotu tejto vlastnosti. Bližšie informácie o zobrazených vlastnostiach nájdete v referenčnej téme venovanej vlastnostiam. Ak zadávate vzor záznamov, ktorý automaticky
pomenuje záznamy pridávané do kategórie, zadajte vzor priamo do tohto poľa. Informácie o zostavení vzoru nájdete v téme o pridaní vzoru pomenovania.
- Kliknite na Next, ak chcete nastaviť plán dostupnosti pre kategóriu záznamov, alebo vyberte na paneli iný krok.
- Kliknutím na tlačidlo Cancel ukončíte sprievodcu Add
Record Category.
- Ak chcete nastaviť dostupnosť (set disposition), máte tri
možnosti. Plán dostupnosti už mohol byť predvolený.
Pole Inherit je označené. Je možné, že je uvedený plán dostupnosti, ale nie je označené pole Zdediť. Použijete ho kliknutím na Inherit. Je možné, že nie sú žiadne informácie o dostupnosti. Vo všetkých prípadoch vyberte alebo zmeňte plán kliknutím na Browse Schedule. Kliknutím na Clear Schedule zatiaľ ponecháte dostupnosť prázdnu.
Informačné stránky ktoréhokoľvek priradeného plánu môžete prezerať po kliknutí na jeho ikonu Get Info.
- Keď vyhľadávate plán, kliknite na tlačidlo Select pod názvom
plánu dostupnosti, ktorý chcete priradiť tejto kategórii.
- V prípade potreby zadajte oprávnenie dostupnosti určené pre likvidáciu
kategórie záznamov, keď príde na rad jej likvidácia. Štandardne sa oprávnenie dostupnosti zadané pre zvolený plán dostupnosti
automaticky priradí ako oprávnenie dostupnosti pre kategóriu záznamov. Ak pre zvolený plán nie je nastavené oprávnenie dostupnosti, platí oprávnenie
dostupnosti, ktoré nastavíte pre kategóriu. Ak zadáte oprávnenie dostupnosti teraz
a nastavíte plán dostupnosti neskôr, oprávnenie dostupnosti nastavené pre plán nahradí
oprávnenie dostupnosti kategórie záznamov.
Varovanie: Ak je vo vašich Preferenciách lokality alebo Preferenciách užívateľa vaše nastavenie zobrazenia v Show vital records step when you create containers nastavené na hodnotu No, program skryje krok Set Vital Record. Preskočiť na podkrok l.
- Ak preferencia užívateľa alebo lokality je nastavená na zobrazenie kroku Set Vital Record, kliknite na tlačidlo Next a nastavte Vital Record. Alternatívne vyberte na paneli iný krok. Bližšie informácie nájdete v prepojeniach Preferencia užívateľa a Preferencia lokality links na konci tejto témy.
- Ak chcete zadať, ktoré záznamy v tejto kategórii sú dôležité,
vyberte možnosť True v ponuke Vital Record
Indicator. Ak chcete nastaviť dôležitý záznam, pokiaľ záznamy vytvorené v tejto
kategórii záznamov vyžadujú neustále kontroly a aktualizácie, označte kategóriu
záznamov ako Vital. Všetky záznamy vytvorené v tejto kategórii sa automaticky
klasifikujú ako Vital.
- V prípade potreby zadajte popis dôležitých záznamov, ktoré sa majú pridať
do tejto kategórie záznamov.
- V ponuke Vital Record Review Action vyberte úkon,
ktorý zaháji cyklus pravidelných kontrol alebo aktualizácií dôležitých
záznamov. V tejto ponuke sú vymenované predtým vytvorené akcie Vital Review. Bližšie informácie nájdete v téme venovanej pridaniu akcie.
- V ponuke Vital Record Review and Update Cycle vyberte
udalosť, ktorá spustí pravidelnú kontrolu alebo aktualizáciu dôležitých záznamov
v rámci tejto kategórie. V tejto ponuke sú vymenované predtým vytvorené opakujúce sa udalosti. Bližšie informácie nájdete v téme o pridávaní opakujúcich sa udalostí.
- Kliknite na tlačidlo Next a nastavte bezpečnosť
a dokončite kategóriu záznamov.
- Ak chcete nastaviť bezpečnosť, skontrolujte existujúce nastavenia bezpečnosti.
Bližšie informácie o každej oblasti prístupu nájdete v téme o určení nastavení bezpečnosti. Nastavenia bezpečnosti určujú skupiny a užívateľov, ktorí majú prístup ku kategórii
záznamov a kontrolujú povolenia udelené každej skupine alebo užívateľovi. Nastavenia bezpečnosti, ktoré tu určíte, môžu byť prepísané bezpečnosťou FileNet P8 nastavenou na entite. Bližšie informácie nájdete v téme venovanej bezpečnosti.
- Ak chcete zmeniť prístupové práva konkrétneho, na stránke uvedeného užívateľa alebo skupiny, kliknite na meno užívateľa alebo na názov skupiny v stĺpci Title. Na stránke Security Settings môžete určiť bezpečnostné oprávnenia rozličných užívateľov a skupín.
- Ak chcete do zoznamu pridať nových užívateľov alebo skupiny, kliknite na Add New. Ak chcete zo zoznamu odstrániť existujúceho užívateľa alebo skupinu, vyberte pre túto skupinu alebo užívateľa voľbu Remove. Bližšie informácie o užívateľoch a skupinách nájdete v téme o pridávaní užívateľov a skupín do objektu.
- Ak chcete uložiť úpravy nastavení bezpečnosti a dokončiť vytvorenie kategórie
záznamov, kliknite na tlačidlo Finish.
- Kliknutím na tlačidlo OK potvrdíte správu o úspešnom
pridaní kategórie záznamov a ukončíte sprievodcu.