Zur Steuerung der Aufbewahrung und Disposition von Schriftstücken werden Dispositionszeitpläne definiert und Aktencontainern sowie Schriftstücktypen zugewiesen. Bei der Definition eines Zeitplans legen Sie die Regeln für die Aufbewahrung der Schriftstücke und deren Aussonderung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist fest.
Die Dispositionsanweisungen umfassen Folgendes:
- Prüfung
- Übertragung in ein Archiv für permanente Aufbewahrung
- Export an einen anderen Ort
- Vernichtung
Die verschiedenen Phasen, die ein Schriftstück durchläuft, werden ebenfalls in einem Aussonderungszeitplan definiert. Für jede Phase ist eine Aufbewahrungsfrist festgelegt. Am Ende jeder Phase wird die angegebene Aktion in der Akte ausgeführt und die Akte in die nächste Phase überstellt. Bei der Rückstellung von Entitäten wird der ihnen zugewiesene Aussonderungszeitplan ausgesetzt. Nach der Aufhebung der Rückstellung wird er automatisch wieder aufgenommen.
Um zu ermitteln, ob ein Schriftstück zur Aussonderung bereit ist, führen Sie einen Aussonderungsscanvorgang aus. Weitere Informationen finden Sie in "Scanvorgänge". Aussonderungszeitpläne können mithilfe des Aktenplan-Import/Export-Tools importiert und exportiert werden.
Dispositionszeitplan-Parameter
Ein Aussonderungszeitplan kann folgende Parameter enthalten:
- Ereignis: Löst den Beginn der Stilllegung aus. Abgrenzung bedeutet, dass Einheiten geschlossen und die Disposition eingeleitet werden kann. Dadurch endet die aktive Nutzung älterer Akten.
- Stilllegungsaktion: Aktion, die automatisch an Entitäten durchgeführt wird, nachdem die Stilllegung ausgelöst wurde und eine definierte Vorlaufzeit verstrichen ist.
- Offset: Zeitspanne zwischen dem Start der Stilllegung und dem Start der Stilllegungsaktion.
- Aussonderungsphasen: Phasen, die definiert wurden, um die Aufbewahrung von Schriftstücken in einem bestimmten Status über einen definierten Zeitraum zu steuern.
- Aussonderungsanweisung/-aktion für Phase: Aktion, die manuell ausgelöst werden muss, wenn der Aufbewahrungszeitraum der Phase abgelaufen ist. Jeder Phase ist eine Dispositionsaktion zugewiesen. Diese sind Prüfung, Übertragung in ein Archiv zur permanenten Aufbewahrung, Export und Vernichtung.
- Aussonderungsworkflows: Jeder Aussonderungsaktion ist ein Workflow zugeordnet. Bei der Einleitung einer Aktion wird der entsprechende Workflow ausgeführt, der eine Reihe von vordefinierten Anweisungen für die Schriftstücke ausführt.
Erben von Dispositionszeitplänen
Dispositionszeitpläne können mit einer Schriftstückkategorie, einem Schriftstückordner oder einem Schriftstücktyp verbunden werden. Schriftstückordner können über einen eigenen Dispositionszeitplan verfügen oder den mit der übergeordneten Schriftstückkategorie verbundenen Zeitplan erben.
Standardmäßig erbt eine Akte immer den Dispositionszeitplan ihres übergeordneten Schriftstückordners. Möchten Sie dem Schriftstück jedoch einen eigenen Aussonderungszeitplan zuweisen, können Sie einen Schriftstücktyp erstellen. Ordnen Sie den erforderlichen Aussonderungszeitplan anschließend diesem Schriftstücktyp zu und weisen Sie diesen Schriftstücktyp dem Schriftstück zu. Wenn für Kategorie, Ordner und Typ eines Schriftstücks unterschiedliche Aussonderungszeitpläne festgelegt sind, so übernimmt das Schriftstück den Aussonderungszeitplan vom Schriftstücktyp. Wird eine Akte direkt in einer Schriftstückkategorie erstellt, übernimmt die Akte den Dispositionszeitplan der Kategorie.
Im Allgemeinen gilt, dass der Aussonderungszeitplan auf der niedrigsten Ebene in der Schriftstückhierarchie übernommen wird. Das folgende Diagramm veranschaulicht die Vererbung von Dispositionszeitplänen bei verschiedenen Einheiten unter unterschiedlichen Bedingungen:

Weisen Sie dem Container beim Verschieben einer Schriftstückkategorie oder eines Schriftstückordners einen Aussonderungszeitplan zu.
Geben Sie auch an, auf welche Entitäten im Container sich diese Zuweisung auswirken soll. Weitere Informationen zum Verschieben von Entitäten finden Sie im Thema über das Verschieben.
Weisen Sie bei der Verschiebung eines Containers keinen Dispositionszeitplan zu, so tritt Folgendes ein:
- Wenn dem Container der Dispositionszeitplan der übergeordneten Einheit zugewiesen ist, erbt er bei der Verschiebung jenen der neuen übergeordneten Einheit.
- Wenn der Container einen anderen Dispositionszeitplan als die übergeordnete Einheit hat, behält der Container nach der Verschiebung weiter seinen eigenen Zeitplan.
Dispositionsprozess
Nachdem Sie einen Dispositionszeitplan mit einer Schriftstückkategorie oder einem Schriftstückordner verbunden haben, erben alle darin erstellten Schriftstücke standardmäßig diesen Zeitplan. Dadurch wird die Disposition der Schriftstücke fällig und die Dispositionsphase beginnt. Entitäten, die als bereit zur Aussonderung angegeben sind, werden mit dem Symbol Bereit für Aussonderung
markiert.
Die Disposition kann nun von autorisierten Benutzern gestartet werden.
Nachdem die Genehmigung durch den Records Manager eingeholt wurde, führt das System die zugewiesenen Aussonderungsaktionen an genehmigten Entitäten durch. Dazu können Sie einer Phase im Dispositionszeitplan eine der folgenden Dispositionsaktionen zuweisen:
- Überprüfen: Ein berechtigter Benutzer überprüft den Aussonderungsstatus von Entitäten, um zu ermitteln, ob sie mit dem nächsten Schritt fortfahren können. Die Prüfaktion kann beliebig oft zugewiesen werden.
- Export: Entitäten werden auf ein anderes System oder in einen anderen Objektspeicher kopiert oder exportiert. Später können Sie die Schriftstücke in einem separaten Schritt aus dem ursprünglichen Ort entfernen.
- Export mit Zuordnung: Entitäten mit benutzerdefinierten Eigenschaften werden für eine Organisation kopiert oder exportiert, die das DoD-V3-Schema verwendet, wie beispielsweise National Archives and Records Administration (NARA). Sie können die Schriftstücke in einem separaten Schritt aus dem ursprünglichen Ort entfernen.
- Übertragung mit zwei Schritten: Entitäten werden am Ende des Aufbewahrungszeitraums an eine angegebene Position übertragen. Auf die Übertragung folgt die Vernichtung. Dazu muss der Records Manager bestätigen, dass die Einheiten korrekt übertragen wurden und vernichtet werden dürfen.
- Übertragung in zwei Schritten mit Zuordnung: Entitäten mit benutzerdefinierten Eigenschaften werden am Ende des Aufbewahrungszeitraums für eine Organisation übertragen, die das DoD-V3-Schema verwendet. National Archives and Records
Administration (NARA) ist ein Beispiel für diese Organisationen.
Auf die Übertragung folgt die Vernichtung. Dazu muss der Records Manager bestätigen, dass die Einheiten korrekt übertragen wurden und vernichtet werden dürfen.
- Vernichten: Entitäten werden permanent aus dem Repository gelöscht. Diese Aktion kann einer Einheit naturgemäß nur einmal zugewiesen werden.
Zusammen mit dem Schriftstück werden auch alle entsprechenden Links entfernt.
- Zwischenübertragung mit Zuordnung: Entitäten mit benutzerdefinierten Eigenschaften werden temporär an eine Organisation übertragen, die das DoD-V3-Schema verwendet.
Wenn ein Vernichtungsworkflow aus irgendeinem Grund fehlschlägt, bleibt die Entität im Status Aussonderung läuft. In diesem Fall muss die Disposition der Einheit erneut gestartet werden. Weitere Informationen finden Sie in "Initiieren eines Aussonderungszeitplans".
Eigenschaften von Scanvorgängen
Manche Eigenschaften werden vom Aussonderungsscanvorgang dynamisch aktualisiert. Wenn diese Eigenschaften als Aufbewahrungsbasis für alternative Aufbewahrungsfristen verwendet werden, führt ein aktualisierter Aussonderungsscanvorgang zu einer längeren Aufbewahrungsfrist. Verwenden sie keine der folgenden Eigenschaften als Aufbewahrungsbasis für alternative Aufbewahrungen.
- Aktuelle Phase - Ausführungsdatum
- Aktuelle Vorgangsphase
- Datum des letzten Sweep
- Aktuelles Datum des Phasenbescheids
- Prüfungsentscheidung zur aktuellen Phase
- ID der aktuellen Phase
- Phasenretention erneut kalkulieren
- Aktuelle Phase - Ausführungsstatus
- DisposalPhases
- CycleYears
- CycleMonths
- CycleDays
- CurrentActionType
- VitalWorkflowStatus
- VitalSweepDate
- VitalRecordReviewDate
- Kritische Akte - Nächstes Prüfungsdatum
- CurrentPhaseId
- AlternateRetentions
- RetentionBase
- RetentionPeriodYears
- RetentionPeriodMonths
- RetentionPeriodDays
- CurrentPhaseExportFormat
- ExportFormat
- CurrentPhaseDecisionDate