Ein Aktenplan ist eine hierarchische Struktur mit Containern (Schriftstückkategorien und Unterkategorien, Schriftstückordnern und Bänden), anhand derer die Schriftstücke organisiert werden. IBM® Enterprise Records unterstützt mindestens einen Aktenplan pro Aktenplan-Objektspeicher. Ihre Site kann über mehrere Aktenplan-Objektspeicher verfügen.
In IBM Enterprise Records wird immer nur eine Aktenplan-Hierarchie auf einmal angezeigt.
- Eine grafische Darstellung der Hierarchie finden Sie in der Einführung in die Schriftgutverwaltung.
- Ein Aktenplan legt die Sicherheit und die Aussonderung von Schriftstücken fest.
Standardmäßig erben die untergeordneten Einheiten die Sicherheits- und die Dispositionszeitpläne ihres übergeordneten Containers. Weitere Informationen zu Zugriffsberechtigungen und zur Aussonderungsübernahme finden Sie in "Objekt-Zugriffsberechtigungen" und "Aussonderungszeitpläne".
- Ein Datenplan kann ebenfalls mit Benennungsmustern verbunden sein.
Alle Entitäten, die unter dem Aktenplan erstellt werden, befolgen Benennungsmusterregeln, die Sie für den Plan festlegen. Weitere Informationen zu Benennungsmusterregeln finden Sie in "Namenskonventionen".
- Beim ersten Zugriff eines Benutzers auf die Anwendung wird stets der Standardaktenplan angezeigt. Jeder Benutzer kann diesen Standard auf Wunsch in seinen Benutzervoreinstellungen ändern. Weitere Informationen finden Sie im Thema über den Standardaktenplan.
- Mit dem Tool für den Import und Export des Aktenplans können Sie einen Aktenplan in eine externe Umgebung exportieren, etwa wenn Sie von einer Testumgebung zu einer Produktionsumgebung übergehen.
Ausführliche Informationen zum Tool für den Import und Export des Aktenplans finden Sie im Thema über die Verwendung des Tools.