A rekordok megtartásának és selejtezésének vezérléséhez
selejtezési ütemtervet kell meghatározni és társítani a rekordtárolókhoz
és a rekordtípusokhoz. A selejtezési ütemtervben megadja a rekordok
megtartási szabályait, valamint a megtartási időtartam végén esedékes
selejtezésükre vonatkozó utasításokat.
Selejtezési utasítások:
- Áttekintés
- Átvitel archívumba állandó megtartás céljából
- Exportálás másik helyre
- Megsemmisítés
Különféle fázisokat határozhat meg a selejtezési ütemtervben, amelyeken
a rekord végigmegy. Minden egyes fázishoz meghatározott megtartási
időtartam tartozik. Az egyes fázisok végén sor kerül a megadott műveletre
a rekordokon, majd a rekordok a következő fázisba lépnek. A selejtezési
ütemterv felfüggesztésre kerül a felfüggesztett egyedek esetén. Az összes
felfüggesztés eltávolítása után pedig folytatódik.
Annak kiszámításához, hogy a rekordok mikor állnak készen a
selejtezésre, futtassa a selejtezés előkészítő folyamatot. További
információkért tekintse meg a selejtezés előkészítő folyamatok témakört. A
selejtezési ütemtervek a Fájlterv importálása és exportálása eszközzel
importálhatók, illetve exportálhatók.
Selejtezési ütemterv
paraméterei
A selejtezési ütemterv az alábbi paramétereket
tartalmazhatja:
- Esemény aktiválja a kikapcsolás elkezdését. A kikapcsolás
az egyedek lezárását jelenti, hogy megkezdhesse selejtezésüket. A
kikapcsolás befejezi a régi rekordok aktív használatát.
- Kikapcsolási művelet Az a művelet, amely automatikusan
végrehajtásra kerül az egyedeken a kikapcsolás aktiválódásakor az esetleg
megadott időeltolás elteltével.
- Eltolás A kikapcsolás kezdete és a kikapcsolási művelet
indítása közötti idő.
- Selejtezési fázisok Meghatározott fázisok, amelyek
vezérlik az adott állapotú rekordok megtartását egy megadott ideig.
- Fázis selejtezési utasítás/művelet Az a művelet, amelyet
kézileg kell kezdeményezni, miután eltelt a fázishoz tartozó megtartási
idő. Minden egyes fázishoz tartozik egy-egy selejtezési művelet. A fázis
selejtezési művelet lehet áttekintés, átvitel archívumba tartós megőrzés
céljából, exportálás vagy megsemmisítés.
- Selejtezési munkafolyamatok Minden egyes selejtezési
művelethez tartozik egy-egy munkafolyamat. Művelet kezdeményezésekor a
rendszer futtatja a kapcsolódó munkafolyamatot egy előre meghatározott
utasításkészlet végrehajtásához a rekordokon.
Selejtezési ütemterv
öröklés
Selejtezési ütemterv társítható rekordkategóriához,
rekordmappához vagy rekordtípushoz. Egy rekordmappa rendelkezhet saját
selejtezési ütemtervvel vagy örökölheti egy szülő rekordkategória
selejtezési ütemtervét.
Alapértelmezésben a rekordok öröklik annak a
mappának selejtezési ütemtervét, amelyben deklarálva vannak. Ha azonban
másik selejtezési ütemtervet akar társítani a rekordhoz, akkor létrehozhat
egy rekordtípust. Ezután társíthatja a kívánt selejtezési ütemtervet ehhez
a rekordtípushoz és hozzárendelheti ezt a rekordtípust a rekordhoz. Amikor
eltérő selejtezési ütemtervek tartoznak egy rekord kategóriájához,
mappájához és típusához, akkor a rekord a rekordtípustól örökli a
selejtezési ütemtervet. Ha közvetlenül egy rekordkategória alatt hoz létre
egy rekordot, akkor a rekord a rekordkategória selejtezési ütemtervét
örökli.
Általában a rekordhierarchia legalacsonyabb szintű
selejtezési ütemterve alkalmazható. Az alábbi ábra bemutatja, hogy a
különféle egyedek hogyan öröklik a selejtezési ütemterveket különféle
helyzetekben:

Rekordkategória vagy mappa áthelyezésekor rendeljen selejtezési ütemtervet
a tárolóhoz.
Valamint adja meg, hogy a hozzárendelés mely egyedeket érinti a tárolóban. Az egyedek áthelyezésével kapcsolatos további információkért nézze meg az
áthelyezésről szóló témakört.
Ha nem rendel hozzá selejtezési
ütemtervet egy tároló áthelyezésekor, akkor a következő történik:
- Ha a tároló a szülő egyed selejtezési ütemtervét örökli, akkor a
tároló az új szülő selejtezési ütemtervét fogja örökölni az áthelyezés
után.
- Ha a tároló a szülő egyedétől eltérő selejtezési ütemtervvel
rendelkezik, akkor a tároló továbbra is ugyanazzal a saját ütemtervvel fog
rendelkezni az áthelyezés után.
Selejtezési folyamat
Miután társított egy selejtezési ütemtervet a rekordkategóriához vagy
-mappához, alapértelmezésben az adott tárolóban létrehozott összes rekord
örökli ezt a selejtezési ütemtervet. Amikor kikapcsolási műveletet hajt
végre a rekordokon, akkor azoknak esedékessé válik a selejtezése és a
selejtezési fázisba kerülnek. A selejtezésre készként azonosított
egyedeket a selejtezésre kész ikon jelöli:
.
A jogosult felhasználók kezdeményezhetik a
selejtezést.
A Rekordkezelő jóváhagyásának megszerzése után a rendszer végrehajtja a
kapcsolódó selejtezési műveleteket a jóváhagyott egyedrekordken. Az alábbi
selejtezési műveletek egyikét rendelheti hozzá a selejtezési ütemterv
egy-egy fázisához:
- Áttekintés: Egy jogosult személy áttekinti az egyedek
selejtezési állapotát és megállapítja, hogy azok továbbmehetnek-e a
következő lépésre. Annyiszor hozzárendelheti az Áttekintés műveletet,
ahányszor csak szükséges.
- Exportálás: Az egyedek átmásolásra vagy exportálásra
kerülnek egy másik rendszerre vagy objektumtárolóba. Később egy külön
műveletben eltávolíthatja a rekordokat a korábbi helyükről.
- Exportálás leképezéssel: Exportálja az egyéni
tulajdonságokkal rendelkező egyedeket a DoD V3 sémát használó szervezetbe
(például: National Archives and Records Administration). Később egy külön
műveletben eltávolíthatja a rekordokat a korábbi helyükről.
- Kétlépéses átvitel: Az egyedek egy megadott helyre
kerülnek átvitelre a megtartási idő végén. Az átvitelt megsemmisítés
követi, amikor a rekordkezelő megerősíti, hogy az egyedek átvitele sikeres
volt és készen állnak a megsemmisítésre.
- Kétlépéses átvitel leképezéssel: A DoD V3 sémát használó
szervezetbe viszi át az egyéni tulajdonságokkal rendelkező egyedeket a
megtartási idő végén. Ilyen szervezet például a National Archives and
Records Administration (NARA).
Az átvitelt megsemmisítés követi, amikor a rekordkezelő megerősíti, hogy
az egyedek átvitele sikeres volt és készen állnak a megsemmisítésre.
- Megsemmisítés: Véglegesen törli az egyedeket a
lerakatból. Csak egyszer rendelheti hozzá ezt a műveletet egy egyedhez.
A rekordhoz tartozó hivatkozások is törlődnek a rekorddal.
- Köztes átvitel leképezéssel: Az egyéni tulajdonságokkal
rendelkező egyedek ideiglenesen átvitelre kerülnek a DoD V3 sémát használó
szervezetbe.
Ha valamilyen okból meghiúsul a megsemmisítési
munkafolyamat, akkor az egyed Selejtezés
folyamatban állapotú marad. Újra kell kezdeményeznie a
selejtezést az egyeden. További információkat a selejtezési ütemterv
kezdeményezése témakör tartalmaz.
Előkészítő folyamat tulajdonságai
A Selejtezés
előkészítő folyamat dinamikusan frissít bizonyos tulajdonságokat. Ha
ezeket a tulajdonságokat használja az alternatív megtartások megtartási
alapjaként, akkor a frissebb selejtezés előkészítő folyamat egy hosszabb
megtartási időszakban van. Ne használja az alábbi tulajdonságokat az
alternatív megtartások megtartási alapjaként:
- Jelenlegi fázis végrehajtási dátuma
- Jelenlegi fázis művelet
- Legutóbbi előkészítő folyamat dátuma
- Jelenlegi fázis döntési dátuma
- Jelenlegi fázis áttekintési döntése
- Jelenlegi fázis azonosítója
- Fázismegtartás újraszámítása
- Jelenlegi fázis végrehajtási állapota
- DisposalPhases
- CycleYears
- CycleMonths
- CycleDays
- CurrentActionType
- VitalWorkflowStatus
- VitalSweepDate
- VitalRecordReviewDate
- Létfontosságú rekord következő áttekintési dátuma
- CurrentPhaseId
- AlternateRetentions
- RetentionBase
- RetentionPeriodYears
- RetentionPeriodMonths
- RetentionPeriodDays
- CurrentPhaseExportFormat
- ExportFormat
- CurrentPhaseDecisionDate