In IBM® Enterprise Records stehen mehrere Registerkarten zur Verfügung. Über jede dieser Registerkarten wird eine Seite geöffnet, auf der Sie verschiedene Aufgaben in Bezug auf die Aktenverwaltung ausführen können.
Sie können Kategorien und Unterkategorien in einer Navigationsbaumstruktur ein- und ausblenden. Zum Anzeigen der Struktur klicken Sie auf "Kategorie-Verzeichnisstruktur einblenden". In der eingeblendeten Verzeichnisstruktur können Sie Folgendes ausführen:
Klicken Sie auf eines der Pfadelemente, um auf die entsprechende Ebene im Aktenplan zu springen.
Alle Entitäten haben ein Symbol Informationen abrufen () zum Anzeigen der zugehörigen Informationsseiten, auf denen verschiedene Arten von Metadaten zu der jeweiligen Entität angezeigt werden.
Zum Ausführen einer Aktion aktivieren Sie die Kontrollkästchen der betreffenden Einheiten, öffnen das Menü "Mehrfachauswahlaktionen" und wählen die gewünschte Aktion. Die Liste der verfügbaren Aktionen hängt davon ab, ob Sie nur eine oder mehrere Entitäten auswählen und ob diese desselben oder verschiedenen Typs sind. Es werden nur die Aktionen im Menü aufgelistet, die für alle ausgewählten Entitäten durchgeführt werden können. Die meisten der in der Hilfe beschriebenen Verfahren sind für die Mehrfachauswahl konzipiert. Wenn eine Aktion nur für eine einzige Entität ausgeführt werden soll, geht es schneller, wenn Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen der Entität klicken und die gewünschte Aktion im Menü auswählen. Über das Symbol Informationen abrufen haben Sie außerdem Zugriff auf Aktionen auf den Informationsseiten einer Entität. Diese Aktion ist besonders dann nützlich, wenn Sie mehrere Aktionen ausführen oder vor deren Ausführung relevante Informationen einsehen möchten.
Ein Beispiel ist die Mehrfachauswahl der Aktion Kopieren oder Löschen für Schriftstücke. Durch diese Aktion wird ein Assistent für die jeweilige Aktion gestartet.
Geben Sie zum Filtern einen Teil des Namens oder der ID der gewünschten Entitäten ein und klicken Sie auf Los. Alle Entitäten, die diesen Text nicht enthalten, werden aus der Liste entfernt, um Raum für andere Entitäten zu schaffen, die den angegebenen Text enthalten. Klicken Sie auf "Zurücksetzen", um den Text aus dem Feld "Filtern" zu entfernen. Zum Anzeigen einer ungefilterten Liste klicken Sie anschließend erneut auf "Los".
Die Anzahl der Entitäten in einer Liste wird vom Wert "Max. Ergebnisanzahl" für benutzerdefinierte Objekte und Ordner in Ihren Workplace-Benutzereinstellungen festgelegt. Rufen Sie die Seite
auf, um den Wert für Schriftstücke anzuzeigen und zurückzusetzen. Ihr Siteadministrator muss benutzerdefinierte Objekte im Bereich Allgemeine Einstellungen auf der Seite Allgemein der Sitevorgaben aktivieren. Da einige Entitäten sowohl Schriftstücke als auch andere Container enthalten können, können Sie auch einen Wert für die maximale Ergebnisanzahl für Ordner festlegen. Die Liste kann Ordner und Schriftstücke jeweils bis zur maximalen Anzahl enthalten. Wenn Sie für die maximale Ergebnisanzahl für benutzerdefinierte Objekte und Ordner den Wert 50 festgelegt haben, kann die Liste bis zu 100 Elemente enthalten: 50 Schriftstücke und 50 Ordner.Wählen Sie die Registerkarte Suchen aus, um basierend auf den von Ihnen festgelegten Kriterien nach unterschiedlichen Typen von IBM Enterprise Records-Entitäten zu suchen. Wenn sich alle gesuchten Entitäten im selben übergeordneten Container befinden, erzielen Sie auch durch Anzeigen dieser übergeordneten Entität und Filtern der Liste die gewünschten Ergebnisse. Liegen die Einheiten jedoch in verschiedenen Containern vor oder weisen unterschiedliche Typen auf, ist die Suche die einzige Möglichkeit, alle gewünschten Einheiten in einer einzigen Liste anzuzeigen. Dies ist ist besonders dann nützlich, wenn Sie an allen Entitäten eine Mehrfachauswahlaktion ausführen möchten. Weitere Informationen finden Sie in "Suchen und Abrufen von Entitäten".
Wählen Sie die Registerkarte Aussonderung aus, um Aussonderungszeitpläne, Rückstellungen und Schriftstücktypen zu verwalten.
Wenn Sie mit einem der Aussonderungstypen fertig sind und zur Hauptseite "Aussonderung" zurückkehren wollen, wählen Sie Aussonderung im Pfad aus oder klicken Sie erneut auf die Registerkarte Aussonderung.
Die Registerkarte Physisch enthält die Links, die für physische Entitäten spezifisch sind. Dazu gehören folgende Links:
Verwenden Sie die Registerkarte Berichte, um aus einer Liste Berichte auszuwählen, die eine statistische Ansicht der verschiedenen IBM Enterprise Records-Aktivitäten bieten. Hier wählen Sie den Berichtstyp, legen die Kriterien fest und zeigen den erstellten Bericht an. Weitere Informationen finden Sie in "Erstellen von Berichten".
Die Registerkarte Konfigurieren enthält Links zum Erstellen und Verwalten der folgenden Elemente: