Sie können Schriftstücke mit Application Engine, Workplace XT, IBM® Enterprise Records, Application Integration oder automatisch deklarieren.
Die Deklaration eines Schriftstücks kann auf verschiedene Weise erfolgen:
Bei einer Basis- oder DoD-Installation deklarieren Sie ein Schriftstück in einem Datenträger, einem Schriftstückordner oder einer Schriftstückkategorie. Bei einer PRO-Installation deklarieren Sie ein Schriftstück in einem Schriftstückordner oder einem Datenträger. Stellen Sie für die Deklaration eines Schriftstücks sicher, dass die Entität, in der Sie das Schriftstück deklarieren, offen ist.
Wenn Sie ein Schriftstück in einem Schriftstückordner deklarieren, wird das Schriftstück automatisch dem aktiven Datenträger in diesem Ordner zugewiesen. Der aktive Datenträger ist stets der zuletzt erstellte. Es bleibt so lange aktiv, bis er geschlossen wird. Wenn Sie ein Schriftstück auf einem geschlossenen Datenträger deklarieren wollen, müssen Sie den Schriftstück erneut öffnen und die Auswahl manuell vornehmen.
Wenn Sie ein Dokument mit mehreren Versionen als Schriftstück deklarieren, haben Sie mehrere Möglichkeiten zum Erstellen des Schriftstücks für die Dokumentserie.
Zur Beschleunigung der Schriftstückdeklaration unterstützen der Assistent für die Schriftstückdeklaration und die Erfassungsvorlagen für die Schriftstückdeklaration die automatische Zuordnung von Eigenschaftswerten aus dem Dokument zum Schriftstück. Wenn ein Dokument als Schriftstück deklariert wird, werden die symbolischen Namen der Dokumentklasseneigenschaft mit den symbolischen Namen der Aktenklasseneigenschaft verglichen. Besteht eine Übereinstimmung, wird der Wert der Dokumenteigenschaft automatisch als der Wert für die entsprechende Akteneigenschaft zugewiesen. Wenn beispielsweise die Schriftstückklasse ebenso wie die Dokumentklasse die Eigenschaft Farbe hat, wird der Wert der Dokumenteigenschaft automatisch mit dem Wert der Schriftstückeigenschaft abgeglichen. Analog dazu verhält es sich, wenn Sie eine E-Mail-Nachricht aus Outlook mit der E-Mail-Standardschriftstückklasse deklarieren: In diesem Fall werden die Werte wie "Betreff" und "An" automatisch zugeordnet.
Die Eigenschaftszuordnung erfolgt unabhängig davon, ob die Erfassungsvorlage den Schritt Schriftstückeigenschaften festlegen anzeigt. Wenn Sie mehrere Versionen eines Dokuments deklarieren, basiert die Eigenschaftenzuordnung auf der neuesten Version des Dokuments, das für die Deklarationsaktion ausgewählt wurde. Verschiedene Versionen eines Dokuments können unterschiedliche Klassen und Eigenschaften aufweisen. Die Zuweisung der Eigenschafte richtet sich jedoch immer nach der neuesten Version des Dokuments.
Die folgenden Regeln beschreiben, wie die Eigenschaftszuordnung für eine Eigenschaft gehandhabt wird, die der Dokument- und der Schriftstückklasse gemeinsam ist: