IBM® Enterprise Records proporciona flujos de trabajo que contribuyen a la automatización de los procesos de revisión y disposición de categorías de registro, carpetas de registros, registros y volúmenes. Un flujo de trabajo abarca tareas, pasos de procedimientos, personal, información de entrada y salida, así como herramientas que se necesitan en cada paso de un proceso empresarial.
Los flujos de trabajo se pueden crear y modificar. La mayoría de los flujos de trabajo IBM Enterprise Records se ejecutan de forma automática. Esta automatización es el resultado del proceso de Barrido de disposiciones o la ejecución de una acción relacionada con el flujo de trabajo. El flujo de trabajo de la Gestión de registros físicos y el flujo de trabajo Crear carpeta de registros se deben ejecutar manualmente.
Si se crea una fase de disposición en un programa de disposición, debe asociarla una acción de disposición y un flujo de trabajo de disposición. Al finalizar el periodo de retención de entidades de una fase determinada, las entidades quedan pendientes de disposición. Debe iniciar manualmente la acción de disposición que ejecuta el flujo de trabajo de disposición relacionado. Para obtener más información sobre el proceso de disposición, consulte los temas de programa de disposiciones:
Antes de comenzar a utilizar los flujos de trabajo, debe llevar a cabo las tareas de configuración. Estas tareas se completan durante la instalación de IBM Enterprise Records. Para obtener más información, consulte el tema sobre Configuración de flujos de trabajo en la IBM Enterprise Records Guía de instalación y actualización.
Para obtener información general sobre cómo completar los flujos de trabajo de disposición, consulte el tema sobre flujos de trabajo de disposición.
IBM Enterprise Records muestra un mensaje de advertencia cuando el valor especificado para los diversos campos en un paso en particular de un flujo de trabajo es incorrecto o falta en los campos requeridos. Si no especifica el valor del campo Ubicación en el paso de Transferencia física del flujo de trabajo de Transferencia provisional, verá el mensaje de advertencia mediante IBM Enterprise Records.
En el paso de Mensaje, haga clic en Finalizar para finalizar el paso del flujo de trabajo que falló y eliminar el elemento de trabajo de la Bandeja de entrada. Puede corregir el problema y ejecutar el flujo de trabajo de nuevo para completar el paso correctamente. En el ejemplo que se dio anteriormente, puede cerrar las dos entidades para las cuales falló el paso de Límite de corte y ejecutar nuevamente el flujo de trabajo.