您可以將處置保留新增至系統或稍後修改它。建立處置保留時,您可以為記錄種類、記錄資料夾、磁區和記錄設定條件。
排定的保留清理程序會判斷是否有任何實體符合保留的條件。如果有,將自動套用該保留。您只能手動套用沒有條件的處置保留。您也可以手動套用條件保留,但是可能無法手動將其移除。
關於這項作業
如需相關資訊,請參閱移除處置保留主題。
條件保留也稱為動態保留。在下次執行「保留清理」過程中,會動態地將符合保留條件的新實體放置在保留。請謹慎考量用於條件式保留的準則,以免無意中將許多實體放置在保留。
設定保留條件時,請使用「預覽」鏈結,以查看哪些實體會受到影響。
預覽鏈結使用「靜態」搜尋模式,傳回的結果可能不完整。
如需定義靜態搜尋之「最大結果數」的相關資訊,請參閱「自訂搜尋頁面」主題。
程序
如果要新增處置保留,請執行下列動作:
- 以「記錄管理者」或「記錄管理者」登入並存取建立保留的 FPOS。
- 選取處置標籤。
- 按一下保留:

- 按一下新增保留:

結果
如果要設定保留內容,請執行下列動作:
- 輸入保留的名稱。
- 指定新增此保留的原因。
- 選取保留的類型。
- 如果您想立刻使此保留處於作用中狀態,請從作用中功能表中選取 True。無論透過保留清理還是手動將保留放置在實體上,保留都必須處於作用中狀態。選取 False(預設)以從現在起使其處於非作用中狀態。
- 按下一步來設定將透過「保留清理」放置保留的條件,或按一下完成(或取消)。
如果您在沒有設定任何條件的情況下完成作業,則只能手動放置此保留。「保留清理」會予以忽略。
設定條件(選用)
您可以為記錄、種類、記錄資料夾或磁區設定條件。在每種情況下,您均應指定一個以上的內容、一個運算子、一個值和一個結合類型,以指定多個內容之間的關係。您也可以為記錄指定一個內容搜尋。
如果您設定了條件並且保留處於作用中狀態,「保留清理」會自動將此保留套用至符合準則的實體。
如果要選取一組內容,請執行下列動作:
- 針對要為其指定條件的實體,按一下變更。
- 從功能表中選擇要使用的內容。
- 完成設定後,請按一下接受變更。
所有實體類型的工作方式相同。選取內容集之後,請使用下列程序。
如果要設定內容準則,請執行下列動作:
- 針對每個內容,從功能表中選取一個運算子。可用的運算子變更取決於內容的類型。
- 針對每個內容,指定一個值。您可以輸入開放式文字、從功能表選取或選取一個日期。
- 設定兩種內容之間的關係(結合類型)。AND 表示兩者都必須為 true;OR 表示其中一種可為 true。
如果將內容值保留空白,它將不會被用作準則,除非您選取了 IS NOT NULL 運算子。
限制: 設定這些條件的過濾器不支援百分比 (%) 或 '&' 符號 (&) 字元。
如果要選取日期,請執行下列動作:
- 按一下行事曆圖示。
- 按一下您想要選取的日期。預設為目前日期。
- 按一下<< 或 >>以變更年份,按一下為一年,或按住以顯示年份清單。如果您需要的年份不在清單中,請選取最近的年份然後再次按住以查看新的清單。
- 按一下< 或 >以變更月份,按一下為一個月,或按住以顯示月份清單。
如果要移除事先指定的日期資訊,請按一下清除。
小心: 若為美國語言環境,短日期格式為 mm/dd/yy。
如果年份大於 29,應用程式會使用 19XX。
如果年份不超出 29,應用程式會將日期儲存為 20XX。
這個格式對「DoD 已分類」資料模型來說可能是個問題,因為「依日期取消分類」可能離目前日期 25 年。在 2008 年,這個格式可能導致 2033 年被儲存為 1933 年。
因此,對於 DoD 已分類,短日期格式被變更為 mm/dd/yyyy。這項變更會顯示在「分類」精靈、「分類」資訊頁面和動作頁面中。其他格式(例如「中」、「長」和「完整」)保持不變。
為了避免任何日期混淆,請考慮將 Application Engine 或 Workplace XT 喜好設定設為使用長年份格式。
您必須登出 IBM® Enterprise
Records,再重新登入,以使喜好設定立即生效。
如果要指定內容(僅限記錄),請執行下列動作:
- 在「內容包含」文字框中,輸入要包含在搜尋中的文字。如需相關資訊,請參閱「定義並執行搜尋」主題。
- 從位置功能表中,選取 meta 資料(尋找記錄內容中的文字)或內容(尋找宣告文件中的文字)。
- 將運算子設為 AND,以指示實體必須包含您輸入的文字,並且所有內容(之前指定的)也必須為 true。如果內容或內容條件之一必須為 true,請將運算子設為 OR。
如果要移除內容,請執行下列其中一個選項:
- 按一下變更,選取內容清單開頭的空白區域,然後按一下接受變更以立刻移除內容。
- 完成新增或更新保留後,按一下「移除」直欄中的勾選框,將內容移除。
如果要預覽條件的實體,請執行下列動作:
- 針對具有條件式值的每一個實體類型,按一下其預覽鏈結,以查看符合使用您所指定之條件的實體清單。
- 檢查預覽,以確定只保留所需實體的保留。顯示的實體總數可以與 Application Engine 或 Workplace XT
網站喜好設定中所設定的一樣多。顯示的數目就是搜尋傳回的項目數上限。
- 如有必要,請在「過濾」框中輸入文字並按一下執行,以減少顯示的實體數量或查看特定的實體集。根據實體的名稱過濾。
包含您所輸入字元的實體名稱會保留在清單中;所有其他實體名稱均會被捨棄。
- 按一下重設以移除所輸入的字元,然後再次按一下執行來查看完整的清單。
- 完成後按一下關閉鏈結。
修改處置保留
您可以在「保留清理」將保留套用至某個實體之前,編輯或移除保留條件。如果要修改處置保留,請執行下列動作:
- 選取處置標籤。
- 按一下保留,然後找到保留。如果要取得較簡短的清單,您可以在「過濾器」方框中輸入名稱的前幾個字元,然後按一下執行。
- 選取要修改之保留的取得資訊。
- 從資訊頁面清單中,選取想要修改的頁面並使用之前的程序。如果要修改安全性,請參閱「安全設定」主題。
- 完成後按一下套用。