IBM Enterprise Records, verzia 5.1.2    

Pracovné toky

IBM® Enterprise Records zahŕňa pracovné toky, ktoré pomáhajú zautomatizovať prehľad a dostupnosť kategórií záznamov, priečinkov záznamov, zväzkov a záznamov. Pracovný tok zahŕňa úlohy, kroky procedúr, personál, vstupné a výstupné informácie, a nástroje na každý krok v podnikovom procese.

Existujúce pracovné toky môžete upraviť a vytvoriť nové pracovné toky. Väčšina pracovných tokov IBM Enterprise Records sa spúšťa automaticky. Táto automatizácia je výsledkom procesu vyčistenia dostupnosti alebo vykonania akcie priradenej k pracovnému toku. Pracovný tok správy fyzických záznamov a pracovný tok vytvorenia priečinku záznamov musia byť spustené manuálne.

Keď v pláne dostupnosti vytvoríte fázu dostupnosti, k fáze musíte priradiť akciu dostupnosti a pracovný tok dostupnosti. Na konci doby uchovávania entít v konkrétnej fáze sú entity pripravené na dostupnosť. Musíte manuálne iniciovať akciu dostupnosti, ktorá spúšťa priradený pracovný tok dostupnosti. Bližšie informácie o procese dostupnosti nájdete v témach venovaných plánom dostupnosti:

Skôr ako budete môcť začať používať pracovné toky musíte dokončiť úlohy konfigurácie. Tieto úlohy sú dokončené počas inštalácie IBM Enterprise Records. Bližšie informácie nájdete v téme o konfigurácii pracovných tokov v príručke IBM Enterprise Records Installation and Upgrade Guide.

Typy pracovných tokov

V IBM Enterprise Records sú poskytnuté nasledujúce pracovné toky.

Oznámenia pracovného toku

Systém zobrazí notifikačné správy, ktoré zahŕňajú informácie o chybách stavu, zlyhania a overenia platnosti zaznamenaných počas toho ako pracovný tok prebieha. Sú štyri typy notifikačných správ, ktoré zahŕňajú tieto položky:

Prepis

Prepis je súbor XML, ktorý systém vygeneruje pri úspešnom vykonaní akcie dostupnosti v entitách schválených na dostupnosť. Tento súbor obsahuje informácie o: Systém automaticky odošle tento súbor správcovi záznamov ako prílohu. Správca záznamov môže zobraziť tento súbor, uložiť ho na lokálnu jednotku alebo otvoriť v prehliadači.

Varovanie

IBM Enterprise Records zobrazí varovanie, keď hodnota určená pre rôzne polia v konkrétnom kroku pracovného toku je nesprávna alebo chýba vo vyžadovaných poliach. Ak nezadáte hodnotu poľa Location v kroku fyzického prenosu pracovného toku dočasného prenosu, prostredníctvom aplikácie IBM Enterprise Records sa zobrazí varovanie.

Informačné správy a správy o stave

IBM Enterprise Records zobrazí informačné správy a správy o stave pre pracovné toky správy fyzických záznamov a vytvorenia priečinku záznamov. Správy obsahujú stav entít alebo všetky ostatné relevantné informácie o entitách. Napríklad ak aktuálny držiteľ fyzickej entity oneskorí uvoľnenie entity, IBM Enterprise Records umiestni správu ako pracovnú položku do schránky prijatých správ osoby, ktorá má podľa plánu entitu prijať. Bližšie informácie o informačných správach a správach o stave nájdete v téme o fyzických entitách a téme o vytváraní priečinku záznamov pomocou pracovného toku.

Zlyhania a výnimky

Správy o zlyhaniach a výnimkách zobrazujú ovplyvnené entity a príčiny zlyhania kroku pracovného toku. Napríklad keď dokončíte krok prerušenia pre dávku desiatich entít a z týchto desiatich entít sa dve znova otvoria. V tejto situácii táto správa indikuje, že akcia prerušenia nie je dokončená pre dve entity a zobrazuje príčinu zlyhania.

V kroku správy kliknite na Complete, čím dokončíte krok pracovného toku, ktorý zlyhal, a pracovnú položku odstráňte zo schránky prijatých správ. Problém môžete opraviť a pracovný tok spustiť znova, čím sa krok správne dokončí. V predchádzajúcom príklade môžete zatvoriť dve entity, pre ktoré zlyhal krok prerušenia, a pracovný tok spustiť znova.



Spätná väzba

Posledná aktualizácia: November 2013
managing_workflows.htm

© Copyright IBM Corp. 2013