IBM Enterprise Records, verzia 5.1.2    

Pridanie alebo modifikácia pozastavenia dostupnosti

Môžete pridať pozastavenie dostupnosti do systému alebo ho môžete neskôr upraviť. Keď vytvárate pozastavenie dostupnosti, môžete nastaviť podmienky pre kategórie záznamov, priečinky záznamov, zväzky a záznamy. Naplánovaný proces čistenia pozastavení určuje, či všetky entity vyhovujú podmienkam pozastavení. Ak áno, pozastavenie sa aplikuje automaticky. Pozastavenie dostupnosti bez podmienok sa môže aplikovať len manuálne. Podmienené pozastavenie môžete tiež aplikovať manuálne, ale nemusíte byť schopní odstrániť ho manuálne.

Informácie o úlohe

Bližšie informácie nájdete v téme odstraňovanie pozastavenia dostupnosti. Podmienené pozastavenia sú tiež známe ako dynamické pozastavenia. Nové entity, ktoré spĺňajú podmienky pozastavenia, sú uvedené do stavu pozastavenia dynamicky počas nasledujúceho spustenia Hold Sweep. Opatrne zvážte kritériá, ktoré použijete pre podmienené pozastavenia tak, aby neboli viaceré entity neúmyselne uvedené do stavu pozastavenia. Pokiaľ nastavujete podmienky pre pozastavenie, použite prepojenie Preview, aby ste videli, ktoré entity sú ovplyvnené. Prepojenie Preview používa statický režim vyhľadávania a vrátené výsledky nemusia byť kompletné. Bližšie informácie o definovaní maximálneho počtu výsledkov pre statické vyhľadávania nájdete v téme o prispôsobovaní vašej vyhľadávacej stránky.

Procedúra

Pridanie pozastavenia dostupnosti:

  1. Prihláste sa ako Records Manager alebo Records Administrator a pristúpte na FPOS, v ktorom chcete vytvoriť pozastavenie.
  2. Vyberte záložku Disposition.
  3. Kliknite na Holds:Ikona Holds
  4. Kliknite na Add Hold:Ikona Add Hold

Výsledky

Nastavenie vlastností pozastavenia:
  1. Zadajte názov pre pozastavenie.
  2. Špecifikujte dôvod pre pridanie tohto pozastavenia.
  3. Vyberte typ pozastavenia.
  4. Z ponuky Active vyberte True, ak chcete pozastavenie aktivovať okamžite. Pozastavenie musí byť aktívne, aby bolo umiestnené na entite buď cez Hold Sweep alebo jeho manuálne umiestnenie. Vyberte False (predvolená hodnota), ak to chcete nateraz ponechať neaktívne.
  5. Kliknite na Next pre nastavenie podmienok, ktoré nastavia pozastavenie cez čistenie pozastavení alebo kliknite na Finish (alebo Cancel). Ak skončíte bez nastavenia podmienok, toto pozastavenie možno nastaviť len manuálne. Čistenie pozastavení ho ignoruje.

Nastavenie podmienok (voliteľné)

Môžete nastaviť podmienky pre záznamy, kategórie, priečinky záznamov alebo zväzky. V každom prípade špecifikujete jednu alebo viac vlastností, operátor, hodnotu a typ spojenia na špecifikáciu vzťahov medzi viacerými vlastnosťami. Pre záznamy môžete tiež špecifikovať vyhľadanie obsahu. Ak nastavíte podmienky a pozastavenie je aktívne, čistenie pozastavení automaticky aplikuje pozastavenie na entity, ktoré vyhovujú kritériám.

Výber sady vlastností:

  1. Kliknite na Change pre entitu, na ktorej chcete špecifikovať podmienky.
  2. Z ponúk zvoľte vlastnosti, ktoré chcete použiť.
  3. Keď je nastavovanie dokončené, kliknite na Accept Changes.

Všetky typy entít fungujú rovnako. Po výbere sady vlastností použite nasledujúce procedúry. Nastavenie kritéria vlastnosti:

  1. Pre každú vlastnosť vyberte operátor z ponuky. Dostupné operátory sa menia v závislosti od typu vlastnosti.
  2. Pre každú vlastnosť špecifikujte hodnotu. Buď zadajte text vo voľnom formáte, vyberte z ponuky alebo vyberte dátum.
  3. Nastavte vzťah (typ spojenia) medzi dvoma vlastnosťami. AND znamená, že obe musia byť pravdivé; OR znamená, že niektorá musí byť pravdivá.

Ak ponecháte hodnotu vlastnosti prázdnu, nepoužije sa ako kritérium, pokiaľ nevyberiete operátor IS NOT NULL.

Obmedzenie: Filter, ktorý nastaví tieto podmienky, nepodporuje znak percento (%) alebo ampersand (&).

Výber dátumu:

  1. Kliknite na ikonu kalendára.
  2. Kliknite na deň, ktorý chcete vybrať. Predvolený je aktuálny deň.
    1. Kliknite na << alebo >> na zmenu roka, naraz jeden rok alebo kliknite a podržte na zobrazenie zoznamu rokov. Ak rok, ktorý chcete, nie je uvedený v zozname, vyberte najbližší rok a potom kliknite a podržte znova pre nový zoznam.
    2. Kliknite na < alebo > na zmenu mesiaca, naraz jeden mesiac alebo kliknite a podržte na zobrazenie zoznamu mesiacov.

Na odstránenie skôr špecifikovaného dátumu kliknite na Clear.

Varovanie: Pre miestne nastavenie US je krátky dátumový formát mm/dd/rr. Ak je rok väčší než 29, aplikácia použije rok 19XX. Ak je rok 29 alebo menší, aplikácia uloží dátum ako 20XX. Tento formát môže byť problémom pre dátové modely klasifikované DoD, pretože dátum deklasifikovania môže byť 25 rokov od aktuálneho dátumu. V roku 2008 by mal tento formát za následok, že rok 2033 bude uložený ako 1933. Teda pre klasifikované DoD je krátky dátumový formát zmenený na mm/dd/rrrr. Táto zmena je viditeľná v Sprievodcovi klasifikáciou, na stránke Klasifikačné informácie a na stránkach akcií. Ostatné formáty ako je stredný, dlhý a úplný fungujú ako predtým. Na zabránenie všetkým problémom s dátumom zvážte nastavenie vašich preferencií Application Engine alebo Workplace XT na použitie dlhého formátu roka. Musíte sa odhlási z IBM® Enterprise Records a znova sa prihlásiť, aby preferencie okamžite nadobudli účinok.

Špecifikácia obsahu (len záznamy):

  1. Do textového okna Content Contains zadajte text na zahrnutie do vyhľadávania. Bližšie informácie nájdete v téme o definovaní a spúšťaní vyhľadávania.
  2. Z ponuky in vyberte buď Metadata (na hľadanie textu vo vlastnostiach záznamov) alebo Content (na hľadanie textu v deklarovanom dokumente).
  3. Nastavte operátor na AND na označenie, že entita musí obsahovať text, ktorý ste zadali A všetky vlastnosti (špecifikované skôr) musia byť tiež pravdivé. Nastavte operátor na OR, ak musí byť pravdivý buď obsah ALEBO podmienky vlastnosti.

Na odstránenie vlastnosti vykonajte niektorú z týchto volieb:

Zobrazenie entít pre podmienku:

  1. Pre každý typ entity, ktorý má podmienené hodnoty, kliknite na jeho prepojenie Preview, aby ste videli zoznam entít, ktoré sa kvalifikujú pomocou podmienok, ktoré ste špecifikovali.
  2. Skontrolujte náhľad, aby ste sa presvedčili, že ste nastavili pozastavenie len na požadované entity. Celkový počet zobrazených entít môže byť taký, aký je nastavený v preferenciách lokality Application Engine alebo Workplace XT. Zobrazený počet je Maximálny počet položiek, ktoré vráti vyhľadávanie.
  3. V prípade potreby zadajte text do okna Filter a kliknite na Go na zmenšenie počtu zobrazených entít alebo aby ste videli špecifickú sadu entít. Filter je založený na názve entity. Názvy entít, ktoré obsahujú znaky, ktoré zadáte, sú uchované v zozname. Všetky ostatné sú zrušené.
  4. Kliknite na Reset na odstránenie znakov, ktoré ste zadali, a potom znova kliknite na Go, aby ste videli kompletný zoznam.
  5. Po dokončení kliknite na prepojenie Close.

Úprava pozastavenia dostupnosti

Podmienky pozastavenia môžete upraviť alebo vymazať skôr než čistenie pozastavení aplikuje pozastavenie na entitu. Úprava pozastavenia dostupnosti:

  1. Vyberte záložku Disposition.
  2. Kliknite na Holds a nájdite pozastavenie. Na získanie kratšieho zoznamu môžete napísať prvých pár znakov názvu do poľa Filter a kliknite na Go.
  3. Vyberte Get Info pre pozastavenie, ktoré chcete upraviť.
  4. Zo zoznamu informačných stránok vyberte stránku, ktorú chcete upraviť a použite predošlé postupy. Ak upravujete bezpečnosť, pozrite si tému nastavenia bezpečnosti.
  5. Po dokončení kliknite na Apply.


Spätná väzba

Posledná aktualizácia: November 2013
add_disposition_hold.htm

© Copyright IBM Corp. 2013