IBM Enterprise Records, versio 5.1.2    

Tapahtuman liipaisimet

Tapahtumalla tarkoitetaan sellaisen määritetyn ehdon esiintymää, jonka perusteella järjestelmä liipaisee yksiköihin kohdistuvan toiminnon. Järjestelmä liittää tapahtuman poistoaikatauluun, ja järjestelmä liipaisee sen yksikön katkaisun automaattisesti, johon aikataulu on liitetty.

Voit esimerkiksi luoda tapahtuman nimeltä Sopimuksen umpeutuminen ja liittää sen poistoaikatauluun. Kun sopimus vanhenee, tämä tapahtuma ilmenee ja liipaisee yksikön katkaisun sekä siihen liitetyn katkaisutoiminnon. Voit luoda useita tapahtumia ja liittää eri tapahtumia eri poistoaikatauluihin. Lisätietoja tapahtuman liittämisestä poistoaikatauluun on poistoaikataulun määrittämistä käsittelevässä ohjeaiheessa.

Vain arkiston pääkäyttäjä tai asiakirjojen hallinnoija voi luoda, muuttaa tai poistaa tapahtumia. Määritä kokoonpano -välilehdessä on seuraavan tyyppisten tapahtumien liipaisinten luettelo:

Ulkoiset tapahtumat

Ulkoiset tapahtumat ilmenevät järjestelmän ulkopuolella, mutta ne voivat vaikuttaa suoraan yksiköiden katkaisuun ja arkistosta poistoon. Tämän takia valtuutettu käyttäjä ilmoittaa järjestelmälle aina, kun ulkoisia tapahtumia ilmenee. Hallinta-asetuksissa voi esimerkiksi tapahtua muutos, joka viivästyttää tarpeettomien tai vanhojen asiakirjojen arkistosta poistoa. Jos valtuutettu käyttäjä pitää tällaista tilannetta todennäköisenä, hän voi luoda ulkoisen tapahtuman ja liittää sen poistoaikatauluun. Kun ulkoinen tapahtuma ilmenee, valtuutettu käyttäjä antaa toteutuneen päivämäärän, joka liipaisee yksikön katkaisun ja arkistosta poiston.

Sisäiset tapahtumat

Sisäinen tapahtuma on yksikön metatiedoissa tapahtuva muutos. Järjestelmä havaitsee sisäiset tapahtumat sisäisesti. Sisäisen tapahtuman voi liipaista automaattisesti esimerkiksi määritetyn ehdon täyttyminen. Järjestelmä esimerkiksi seuraa, milloin taltio sulkeutuu, ja liipaisee tällöin katkaisun ja arkistosta poiston. Sisäinen tapahtuma toimii sen tyyppisen yksikön perusteella, joka koontikenttään on määritetty.

Toistuvat tapahtumat

Toistuvat tapahtumat toistuvat automaattisesti määritetyn ajanjakson kuluttua. Niiden avulla liipaistaan tärkeiden asiakirjojen säännöllisiä arviointeja. Voit esimerkiksi luoda toistuvan tapahtuman nimeltä Kuukausittainen arviointi ja määrittää sen toistumistiheydeksi yhden kuukauden. Luomalla tällaisen tapahtuman varmistat, että siihen liitetyn yksikön arviointi tapahtuu kuukausittain toistuvan tapahtuman ilmenemisen yhteydessä. Lisätietoja tärkeistä asiakirjoista on asiakirjoja käsittelevässä ohjeaiheessa.



Palaute

Päivitetty viimeksi: Marraskuu 2013
manage_events.htm

© Copyright IBM Corp. 2013