IBM Enterprise Records verze 5.1.2    

Konfigurace autodeklarace záznamů

Můžete konfigurovat autodeklaraci záznamů, která zajistí, že pokud uživatel provede operaci u dokumentu v úložišti objektů záznamů (ROS), dojde k deklaraci záznamu. Produkt IBM® Enterprise Records vytvoří odpovídající záznam v určeném úložišti objektů plánu souborů.

Informace o této úloze

Například můžete rozhodnout, že má být jako záznam deklarován každý dokument, který je založen do složky Důvěrné. Můžete také zvolit, aby každý dokument, který náleží do určité třídy dokumentů, byl deklarován jako záznam, když jej uživatel vrátí.
Důležité: Pokud chcete, aby byl záznam deklarován při vytvoření, je třeba použít událost Vrátit, nikoli událost Vytvořit.
RMAutoDeclaration musí být konfigurována tak, aby používala asynchronní, a NIKOLI synchronní události. Při konfiguraci autodeklarace záznamů provedete následující úlohy:

Úprava konfiguračního souboru autodeklarace

Postup

Chcete-li upravit konfigurační soubor autodeklarace RMAutoDeclaration (RMAutoDeclare.properties), postupujte takto:

  1. V produktu IBM Administration Console for Content Platform Engine vytvořte (označte) vlastnost řetězce (například: AutoDeclareFolderSymName) ve třídě nebo podtřídě zdrojového dokumentu tak, aby určovala cestu nebo identifikátor GUID složky pro založení záznamu. Nakonfigurujte vlastnost tak, aby měla délku 256 znaků.
  2. (Volitelné) V produktu IBM Administration Console for Content Platform Engine vytvořte (označte) jinou vlastnost řetězce (například AutoDeclareRecordClassSymName) v třídě nebo podtřídě zdrojového dokumentu tak, aby určovala název třídy záznamů. Pokud neurčíte název třídy záznamů, nastaví se jako výchozí třída záznamů ElectronicRecordInfo.

    Prvními dvěma kroky vytvoříte vlastnosti pro událost RMAutoDeclare.

  3. Pomocí funkce Application Engine, Workplace XT nebo IBM Administration Console for Content Platform Engine zapůjčete soubor RMAutoDeclare.properties.
  4. Při úpravě souboru RMAutoDeclare.properties tak, aby obsahoval odpovídající informace, postupujte takto:
    rmevent.declare.RecordClassPropertySymname=AutoDeclareRecordClassSymName
    rmevent.declare.RecordFiledInFolderPropertySymname=AutoDeclareFolderSymName
      (Pokud tato vlastnost neexistuje, zaznamená obslužná rutina událostí do protokolu chybu.)
    rmevent.declare.FPOSObjectStoreName=TargetObjectStoreName
  5. Pomocí funkce Application Engine, Workplace XT nebo IBM Administration Console for Content Platform Engine vraťte novou verzi souboru RMAutoDeclare.properties s dříve uvedeným obsahem.

Výsledky

Vytvoření odběru, který využívá akci události RMAutoDeclaration

Můžete vytvořit jeden nebo více odběrů, které se spustí vždy, když dojde k odebírané události (vrácení nebo založení souboru). Tím se spustí akce události přidružená k odběru.

V případě události vrácení související s dokumentem vytvoříte odběr v třídě nebo podtřídě dokumentu. V případě události související se složkou (přidání složky) můžete vytvořit odběr buď u třídy či podtřídy složky, nebo u specifické instance objektu složky. Lze vytvořit libovolný potřebný počet odběrů. Například lze vytvářet odběry u několika různých podtříd dokumentů.

Chcete-li přidat odběry, postupujte takto:
  1. V produktu IBM Administration Console for Content Platform Engine rozbalte úložiště objektů ROS, které obsahuje dokumenty, které mají být automaticky deklarovány jako záznamy.
  2. Chcete-li vytvořit odběr pro třídu nebo podtřídu dokumentů, klepněte pravým tlačítkem myši na položku Třída dokumentu (nebo na podtřídu dokumentů) a vyberte položku Přidat odběr. Chcete-li vytvořit odběr pro třídu nebo podtřídu složky, rozbalte složku Další třídy, klepněte pravým tlačítkem myši na položku Složka (nebo na podtřídu složky) a vyberte položku Přidat odběr. Chcete-li vytvořit odběr pro specifickou složku, rozbalte složku Kořenová složka. Přejděte k třídě, pro kterou chcete nastavit odběr. Klepněte na složku pravým tlačítkem myši a vyberte položku Přidat odběr.
  3. V průvodci Vytvořit odběr klepněte na tlačítko Další.
  4. Zadejte pro odběr smysluplný a jedinečný název a popis a klepněte na tlačítko Další.
  5. U odběru pro třídu (ale nikoli instanci) se ujistěte, že vybrán přepínač Použít u všech instancí třídy <název třídy>, a klepněte na tlačítko Další.
  6. Na obrazovce Určit spouštěče vyberte spouštěče, které by měly aktivovat odběr (Vrátit pro odběr u dokumentu; Soubor pro odběr u složky). Klepněte na tlačítko Další.
  7. Na obrazovce vyberte v nabídce dříve vytvořenou akci události RMAutoDeclare a klepněte na tlačítko Další.
  8. Ujistěte se, že není zaškrtnuto políčko Synchronní. Ostatní zaškrtávací políčka ponechejte podle potřeby zaškrtnutá či nezaškrtnutá a klepněte na tlačítko Další.
  9. Klepněte na tlačítko Dokončit.

RMAutoDeclare

Konfiguraci souboru RMAutoDeclare otestujte následujícím způsobem:

  1. Vytvořte dokument v úložišti ROS u třídy, u které byla nakonfigurována automatická deklarace.
  2. Zadejte název třídy záznamů ve vlastnosti řetězce zdrojového dokumentu.

    Jedná se o vlastnost (AutoDeclareRecordClassSymName) zadanou dříve v souboru RMAutoDeclare.properties. Viz krok 2 v oddíle Úprava konfiguračního souboru autodeklarace dříve v tomto tématu. Při vytváření dokumentu uživatel do této vlastnosti zadá název třídy záznamů. Pokud neurčíte symbolický název, je výchozím názvem třídy ElectronicRecordInfo.

  3. Do další vlastnosti řetězce zadejte cestu ke složce pro založení záznamu.

    Jedná se o druhou vlastnost (AutoDeclareFolderSymName), jak se aktuálně používá v souboru RMAutoDeclare.properties. Viz krok 1 v oddíle Úprava konfiguračního souboru autodeklarace dříve v tomto tématu. Při vytváření dokumentu uživatel do této vlastnosti zadá cestu nebo identifikátor GUID složky pro založení záznamu. Pokud je hodnota neplatná, obslužná rutina událostí zaznamená chybu. Cesta ke složce záznamů začíná řetězcem /<Název plánu souborů>/... (například /Plán souborů/Kategorie1/Složka1 Uživatel může také zadat identifikátor GUID složky.

Poté co uživatel vytvoří dokument, událost RMAutoDeclare jej deklaruje do zadané složky v úložišti objektů plánu souborů, a to s použitím určené třídy záznamů.



Váš názor

Poslední aktualizace: Listopad 2013
configure_autodeclaration.htm

© Copyright IBM Corp. 2013