É possível incluir uma suspensão de disposição no sistema ou modificá-la
posteriormente. Ao criar uma suspensão de disposição, você pode definir condições para categorias de registros, pastas de registros, volumes e registros. Um processo de varredura de suspensão planejado determina se alguma entidade atende
às condições das suspensões. Se atender, a suspensão é automaticamente aplicada. Uma
suspensão de disposição sem condições só pode ser aplicada manualmente. Você também pode aplicar manualmente uma suspensão condicional, mas talvez não seja possível removê-la manualmente.
Sobre Esta Tarefa
Para obter mais informações, consulte o tópico sobre como remover uma suspensão de
disposição. As suspensões condicionais também são conhecidas como suspensões dinâmicas. Novas entidades que atendem às condições de uma suspensão são colocadas em suspensão
dinamicamente durante a próxima execução de Varredura da Suspensão. Considere
atentamente os critérios usados para suspensões condicionais, de modo que várias
entidades não sejam colocadas em suspensão acidentalmente.
Durante a configuração de condições para uma suspensão, use o link Visualizar para
ver quais entidades são afetadas. O link
Visualizar usa o
modo de procura Estático e os resultados retornados podem não estar completos. Para
obter mais informações sobre como definir Resultados Máx. para procuras estáticas,
consulte o tópico sobre customização de página de procura.
Procedimento
Para incluir uma suspensão de disposição:
- Efetue o login como o Gerenciador de Registros ou o Administrador de registros e acesse o FPOS no qual deseja criar uma suspensão.
- Selecione a guia Disposição.
- Clique em Suspensões:

- Clique em Incluir Suspensão:

Resultados
Para configurar as propriedades de suspensão:
- Insira um nome para a suspensão.
- Especifique um motivo para adicionar esta suspensão.
- Selecione o tipo de suspensão.
- No menu Ativo, selecione
Verdadeiro se quiser tornar a suspensão ativa imediatamente. A suspensão precisa estar ativa para ser colocada em uma entidade através da Varredura de suspensão ou ao colocá-la manualmente. Selecione Falso (o padrão) para deixá-la inativa no momento.
- Clique em Avançar para configurar condições que
posicionem suspensões por meio de Varredura da Suspensão ou clique em
Concluir (ou Cancelar).
Se você concluir sem configurar nenhuma condição, essa suspensão só poderá ser
posicionada manualmente. A Varredura da Suspensão a ignora.
Configurar condições (opcional)
Você pode definir condições para registros, categorias, pastas de registros ou volumes. Em cada caso, você especifica uma ou mais propriedades, um operador, um valor, e o tipo de união, para especificar os relacionamentos entre múltiplas propriedades. Para registros, você também pode especificar uma pesquisa de conteúdo. Se você configurar condições e a suspensão estiver ativa, a Varredura da Suspensão
aplicará automaticamente a suspensão às entidades que atendem aos critérios.
Para selecionar um conjunto de propriedades:
- Clique em Alterar para a entidade na qual deseja
especificar condições.
- Nos menus, escolha as propriedades que deseja usar.
- Quando as configurações forem concluídas, clique em Aceitar Mudanças.
Todos os tipos de entidades funcionam da mesma forma. Após selecionar o conjunto de propriedades, use os procedimentos a seguir. Para configurar critérios de propriedade:
- Para cada propriedade, selecione um operador no menu. Os operadores disponíveis mudam dependendo do tipo de propriedade.
- Para cada propriedade, especifique um valor. Insira texto de formato livre, selecione em um menu ou selecione uma data.
- Defina o relacionamento (tipo de união) entre duas propriedades. AND significa
que ambas devem ser verdadeiras; OR significa que uma ou outra pode ser verdadeira.
Se você deixar um valor da propriedade em branco, ela não será usada como critério,
a menos que você selecione o operador IS NOT NULL.
Restrição: O
filtro que configura essas condições não suporta os caracteres percentual (%) ou e
comercial (símbolo &).
Para selecionar uma data:
- Clique no ícone do calendário.
- Clique no dia que deseja selecionar. O padrão é o dia de hoje.
- Clique em << ou >> para alterar o ano, um ano de cada vez ou clique e
mantenha o botão pressionado para exibir uma lista de anos.
Se o ano desejado não estiver na lista, selecione o ano mais próximo e a seguir clique e mantenha pressionado de novo o botão para obter uma nova lista.
- Clique em < ou > para alterar o mês, um mês de cada vez, ou clique e mantenha o
botão pressionado para exibir uma lista de meses.
Para remover informações de datas previamente especificadas, clique em Limpar.
Atenção: Para código de idioma dos EUA, o formato de data abreviado é mm/dd/yy.
Se o ano for maior que 29, o aplicativo usa o ano 19XX.
Se o ano for 29 ou menos, o aplicativo armazena a data como 20XX.
Esse formato pode
ser um problema para modelos de dados DoD Classified, pois a opção "desclassificar
na data" pode estar configurada para 25 anos depois da data atual. Em 2008, esse
formato faria com que o ano de 2033 fosse armazenado como 1933.
Portanto, para o DoD Classified, o formato de data curta é modificado para mm/dd/yyyy.
Essa mudança está visível no assistente Classificação, na página de informações
Classificação e nas páginas de ação. Os outros formatos, como Médio, Longo e Completo, continuam a funcionar como antes. Para evitar qualquer confusão de dados, considere configurar suas
preferências do Application Engine ou do Workplace XT para usar o formato de
ano longo. É necessário sair do IBM® Enterprise
Records e conectar-se novamente para que a preferência seja ativada imediatamente.
Para especificar o conteúdo (apenas registros):
- Na caixa de texto Conteúdo contém, insira o texto a ser incluído na pesquisa. Para obter mais informações, consulte o tópico sobre como definir e executar uma
procura.
- No menu em, selecione Metadados (para encontrar o
texto nas propriedades de registro) ou Conteúdo (para encontrar o texto no documento declarado).
- Configure o operador como AND para indicar que a entidade
deve conter o texto inserido AND todas as propriedades (especificadas anteriormente)
também devem ser verdadeiras. Defina o operador como OR se o conteúdo OU as condições da propriedade precisam ser verdadeiras.
Para remover uma propriedade, execute uma das opções a seguir:
- Clique em Alterar, selecione a área em branco no início da
lista de propriedades e clique em Aceitar Alterações para remover
imediatamente a propriedade.
- Clique na caixa de seleção na coluna Remover para que a propriedade seja
removida quando você concluir a inclusão ou atualização da suspensão.
Para visualizar entidades para uma condição:
- Para cada tipo de entidade com valores condicionais, clique em seu link
Visualizar para ver uma lista de entidades que se qualificam
usando as condições especificadas.
- Marque a visualização para certificar-se de que está colocando suspensões apenas nas
entidades necessárias. O número total de entidades exibidas pode ser o mesmo que o
configurado nas preferências do site do
Application Engine ou
Workplace XT. O número exibido é o número
máximo de itens retornados pelas procuras.
- Se necessário, insira o texto na caixa Filtro e clique em Ir para reduzir o número de entidades exibidas ou para visualizar um conjunto específico de entidades. O filtro tem base no nome da entidade. Nomes de entidade contendo os caracteres que você inserir são retidos na lista;
todos os outros são eliminados.
- Clique em Reconfigurar para remover os caracteres inseridos
e, então, clique em Ir novamente para visualizar a lista
completa.
- Clique no link Fechar quando terminar.
Modifique uma suspensão de disposição
É possível editar ou remover condições de suspensão antes de a Varredura da
Suspensão aplicar uma suspensão em uma entidade. Para modificar uma suspensão de disposição:
- Selecione a guia Disposição.
- Clique em Suspensões e localize a suspensão. Para obter
uma lista mais curta, é possível digitar os primeiros caracteres do nome na caixa
Filtro e clicar em Ir.
- Selecione Obter Informações para a
suspensão que deseja modificar.
- Na lista de páginas de informações, selecione a página que deseja modificar e
use os procedimentos anteriores. Se estiver modificando a segurança, consulte o
tópico sobre configurações de segurança.
- Clique em Aplicar quando terminar.