Je možné hledat záznamy, svazky, složky záznamů a kategorie záznamu. Volby hledání, které jsou k dispozici, závisí na režimu hledání, který může být dynamický nebo statický. Můžete také přistupovat k šablonám hledání a uloženým hledáním.
Informace o této úloze
Další informace o režimu hledání naleznete v tématu o přizpůsobení stránky hledání. Jakmile vyberete typ hledání, můžete
zpřesnit hledání určením vyhledávacího kritéria výběrem z následujících typů:
- Hledání založené na vlastnosti: Hledá entity na základě hodnot vlastností, například název dokumentu, tvůrce, datum uchování obsahu a rozhodnutí o kontrole aktuální fáze.
- Hledání založené na obsahu: Hledá záznamy na základě určitých slov a frází, které se vyskytují v obsahu deklarovaného dokumentu nebo ve vlastnostech záznamu (zvaných metadata). Hledání obsahu je k dispozici pouze u záznamů.
- Hledání založené na nadřízené entitě: Hledá záznamy na základě typu a vlastností nadřízené entity. Složka záznamů může například obsahovat dva svazky, Sva1 a Sva2, z nichž každý obsahuje odlišnou sadu záznamů. Pokud zadáte v typu nadřízené položky výraz Sva1, ve výsledcích hledání se zobrazí
pouze záznamy, které vyhovují ostatním kritériím a nacházejí se v tomto svazku.
Na každé stránce můžete upravit výchozí vyhledávací kritéria. Karta
Hledání obsahuje odkaz na šablony hledání a
uložená hledání. Návrháři hledání vytvořili tato předpřipravená hledání v produktu
Application Engine nebo
Workplace XT a označili je pro použití v rámci produktu
IBM® Enterprise
Records. Šablony
hledání určují některé z vyhledávacích kritérií a ponechávají některá pole upravitelná, aby bylo možné přizpůsobit hledání. Uložené hledání je
hledání, které obsahuje všechna vyhledávací kritéria, která nelze upravit. Klepnete-li na název uloženého hledání, zobrazí se pouze výsledky, jako
byste otevřeli složku.
Výsledky
Specifikujte vlastnosti
Při definování vyhledávacích kritérií můžete hledat entity na základě sedmi vlastností. Přitom můžete zadávat
hodnotu pro kteroukoli z těchto vlastností nebo pro všechny z nich. U klasifikovaných záznamů můžete zadávat vyhledávací kritérium na základě aktuální nebo počáteční klasifikace, snížit nebo zvýšit úroveň, deklasifikovat
data či události nebo dodatečné značení.
Můžete rovněž ponechat hodnoty vlastností prázdné a hledat entitu na základě jiných vyhledávacích kritérií.
Chcete-li vybrat sadu vlastností,
postupujte takto:
- Klepněte na tlačítko Změnit.
- V oblasti Nastavení kritérií vlastnosti vyberte název vlastnosti přinejmenším z jedné nabídky Název
vlastnosti.
- Klepněte na přepínač vlastnosti, podle níž chcete výsledky řadit.
- Vyberte operátor. Dostupné operátory závisejí na dané vlastnosti.
- Klepněte na tlačítko Přijmout změny.
Další informace o nastaveních na této stránce naleznete v tématu přizpůsobení stránky hledání.
Zadejte hodnoty a nastavte operátory
Zadejte hodnotu pro každý operátor, který chcete zahrnout do hledání. Tuto hodnotu můžete zadat vepsáním textu, výběrem hodnoty z nabídky nebo jiné stránky, případně výběrem data z kalendáře.
Ve hledání se použijí pouze vlastnosti, které mají nějakou hodnotu.
Chcete-li nastavit operátory, postupujte takto:
- Zaškrtněte operátor pro každou vlastnost. Můžete vybrat operátor z nabídky nebo přijmout výchozí hodnotu.
- Zadejte hodnotu pro každou vlastnost, kterou chcete použít.
- Výběrem operátoru AND nebo OR určete vztah mezi dvěma vlastnostmi. Operátor AND vrací výsledky pouze v případě, že jsou obě hodnoty pravdivé. Pokud je některá z hodnot vlastností pravdivá, operátor OR vrátí výsledky.
Pokud máte například vlastnost s více hodnotami nazvanou Lidské zdroje a chcete vyhledat entity Mzda nebo Nábor, zadejte následující kritéria:
Lidské zdroje = Mzda OR
Lidské zdroje = Nábor
Můžete rovněž například zadat následující vyhledávací kritéria takto:Lidské zdroje = Mzda, Nábor
Důležité: Pokud v datovém modelu klasifikovaných záznamů použijete vlastnost Počáteční klasifikace, vstupní pole klasifikace je pole řetězce. Všechna srovnávání, která používají operátory, například větší než (>), menší než nebo rovnající se (< nebo =), vycházejí z textu, který zadáte. Proto například platí, že Neklasifikovaný je větší než Klasifikovaný, protože N je čtrnácté písmeno anglické abecedy, zatímco K je jedenácté písmeno.
Určení obsahu
Pokud hledáte záznam, můžete zadat slovo nebo frázi jedním ze dvou způsobů. První způsob se týká slova nebo fráze, která je obsažena v deklarovaném dokumentu v úložišti objektů záznamu.
Druhý způsob je vhodný, pokud slovo nebo fráze je v textu vlastností záznamu v metadatech v úložišti objektů plánu souborů. Váš správce serveru musí konfigurovat vyhledávací stroj tak, aby indexoval vlastnosti. Hledání vlastností a hledání obsahu lze zkombinovat s použitím
operátorů AND nebo OR.
Pokud je režim hledání statický a používáte operátor
OR, hledání zpracuje nejprve prohledávání vlastností. Pokud je počet vrácených výsledků rovný nebo větší než hodnota Maximální počet výsledků, hledání se zastaví a obsah se nehledá. Ve výsledcích proto nemusí být obsaženy žádné dokumenty s
požadovaným obsahem. Další informace o režimu hledání naleznete v tématu přizpůsobení stránky hledání. Když je režim hledání dynamický, tento režim
zpracovává rovněž nejprve hledání obsahu a až potom prohledávání vlastností, avšak dynamický režim vrátí vše.
Chcete-li hledat obsah, postupujte takto:
- Do textového pole Obsah obsahuje zadejte text, který chcete zahrnout do hledání.
- Pro hodnotu v vyberte buď Metadata, pokud chcete vyhledat text ve vlastnostech, nebo
Obsah, chcete-li vyhledat text v deklarovaném dokumentu. Pokud ve hledání určíte Obsah, stránka s výsledky hledání obsahuje sloupec Hodnocení, který zobrazuje procentní část příslušící k zadanému vyhledávacímu kritériu. Hodnocení je výchozí sloupec řazení a je
zpočátku řazeno v sestupném pořadí. Sloupec Hodnocení je dostupný, pouze když je režim hledání dynamický.
- Chcete-li určit, že entita musí obsahovat zadaný text a přitom musí být vlastnosti také pravdivé, nastavte operátor na hodnotu
AND. Pokud má být podmínka pravdivá buď pro obsah, nebo pro vlastnosti, nastavte operátor na hodnotu OR.
Upozornění: - Když zadáte slovo, hledání obsahu hledá všechny formy slova v textu dokumentu. Pokud hledáte text ve vlastnostech (metadatech), vrátí se pouze
přesné shody. Pokud tedy zadáte slovo den, když prohledáváte obsah dokumentu, obdržíte dokumenty, které obsahují slovo den, denně i denní. Pokud
zadáte slovo den při prohledávání vlastností, obdržíte pouze dokumenty, které mají hodnotu vlastnosti den.
- Když zadáte více než jedno slovo, v dokumentu se musí nalézt všechna slova. Pokud například zadáte výraz denní zpráva, vrátí se dokumenty, které obsahují slovo denní i slovo zpráva.
- Chcete-li vyhledat frázi se slovy v určitém pořadí, uzavřete frázi do uvozovek. Výraz "pravá ruka" například vrátí pouze dokumenty, které obsahují frázi pravá ruka.
- Uvozovky můžete použít také pro hledání specificky zapsaných velkých písmen nebo určitého zápisu.
Například "nos" vrátí nos, ale nikoli nosník nebo Nos.
- Hvězdička (*) se používá jako zástupný znak nulového nebo většího počtu písmen, číslic nebo podtržítek ( _ ). Například po*d vrátí pod, pohled, poklad, podchod, pondělí, poškodit atd. Znak otazníku (?) zastupuje
jediný alfanumerický znak, jako např. ve hledání ?ak, kde vrátí jak, lak, pak, rak, sak, tak, vak.
- Pokud váš systém používá Oracle, hledání rozlišuje velká a malá písmena, pokud administrátor tuto možnost nezměnil tak, jak je popsáno v tématu rozlišování malých a velkých.
- Když prohledáváte databázi MS SQL s využitím operátoru LIKE a vyhledávací kritéria obsahují znak otevírací hranaté závorky ([), vložte znak [ dovnitř jeho vlastní sady hranatých závorek. Například do příslušného pole zadejte [[]. Jde o problém dodavatele MS SQL. Další informace naleznete v dokumentaci produktu MS SQL.
- Pokud spouštíte prohledávání vlastností s operátorem OR v dynamickém režimu fulltextového hledání, výchozí pořadí
sady výsledků je řazeno podle hodnocení. Je třeba pamatovat, že sada výsledků může obsahovat duplicitní položky. Jedna položka se může v
sadě výsledků zobrazovat dvakrát, jednou ve hledání podle vlastnosti a podruhé ve fulltextovém hledání nebo ve hledání pro načítání obsahu. Když klepnete na jiný sloupec v sadě výsledků, například pro řazení podle názvu dokumentu namísto
podle hodnocení, počáteční duplicity se mohou odfiltrovat. To má za následek odlišný celkový počet záznamů ve hledání řazeném podle názvu v porovnání s
celkovým počtem záznamů vrácených při řazení podle hodnocení. Pokud potřebujete znát závažnost výsledků hledání, řaďte podle hodnocení, což je
výchozí nastavení. Pokud je pro vás důležité vyloučit možné duplicitní položky, použijte řazení podle metadat.
Filtrování podle typu nadřízené položky
Můžete hledat záznamy na základě typu a vlastností jejich nadřízené entity. Chcete-li vybrat nadřízenou entitu, postupujte takto:
- Klepněte na tlačítko vybrat vedle textu Přidat filtr podle typu nadřízené položky.
- Vyberte typ nadřízené položky, ve které se má záznam hledat.
- Klepnutím na tlačítko Přijmout se vraťte zpět na stránku hledání.
- Zadejte operátor a hodnotu nebo po klepnutí na tlačítko Změnit určete další vlastnosti. Veškeré změny vyhledávacích kritérií se
promítnou do stránky Moje hledání příslušného typu entity. Pokud například jako nadřízenou položku vyberete složku záznamů a zde
změníte sadu vlastností, tytéž hodnoty vlastností budou nastaveny pro složky záznamů při jejich příštím přímém hledání.
Po určení vyhledávacích kritérií klepněte na tlačítko Hledat.
Výsledky hledání
Pokud je režim
hledání statický, počet vrácených výsledků je omezen hodnotou Maximální počet výsledků. Pokud je režim hledání dynamický, počet vrácených výsledků není
podmíněn hodnotou Maximální počet výsledků. Další informace o Maximálním počtu výsledků a Režimu
hledání naleznete v tématu přizpůsobení stránky hledání.
Výsledky hledání obsahují název entity a všechny hodnoty
vlastnosti, které jste určili ve vyhledávacích kritériích. Pokud má vlastnost, např.
Dodatečné značení, více hodnot, zobrazuje se v tomto sloupci odkaz
Zobrazit
podrobnosti.
Když na tento odkaz klepnete, zobrazí se všechny hodnoty této vlastnosti.
S výsledky hledání můžete provádět následující operace:
- Generovat tisknutelnou verzi.
- Vybírat více entit a po klepnutí na tlačítko Akce hromadného výběru vybrat akci, kterou chcete použít pro vybrané entity.
- Prohlížet stránku informací entity po klepnutí na volbu Získat informace.
- Procházet výsledky po klepnutí na číslo stránky nebo na tlačítko Další.
Důležité: Hodnota Velikost
stránky se seznamem (Obecná nastavení v uživatelských předvolbách aplikace Application Engine nebo
Workplace XT) určuje počet entit, který Výsledky hledání zobrazují na každé stránce.
Pokud výsledky hledání obsahují 100 entit a hodnota Velikost stránky se seznamem je 20, výsledky hledání budou sestávat z pěti
stránek s 20 entitami.
- Řadit výsledky klepnutím na sloupec. V závislosti na způsobu definování výchozích nastavení hledání můžete dynamicky aktualizovat hledání a
řadit výsledky. Další podrobné informace naleznete v popisu pole Režim hledání v tématu o přizpůsobení stránky hledání.
- Řadit výsledky podle významnosti klepnutím na sloupec Hodnocení.
- Chcete-li aktivovat sloupec Hodnocení, musíte určit Obsah ve vyhledávacích kritériích.
- Sloupec Hodnocení je k dispozici pouze pro záznamy a pro dynamický režim hledání. Další informace o režimu hledání naleznete v tématu o přizpůsobení stránky hledání.
- Prohlédněte si všechny hodnoty vlastností s vícenásobnými hodnotami. Další podrobné informace naleznete v popisu pole Vícehodnotová
vlastnost v tématu přizpůsobení stránky hledání.
Pokud u určité podkategorie klepnete na volbu Získat informace a nemáte přístupové oprávnění k nadřízené kategorii, produkt IBM Enterprise
Records
zobrazí chybu.
Chyby hledání
Pokud hierarchie vašeho plánu souborů obsahuje velký počet kategorií záznamu, složek záznamů a záznamů, hledání by mohlo vést k chybám, včetně chyb časového limitu. Popis nastavení, jejichž změnou můžete vyloučit tyto chyby, naleznete v části IBM FileNet P8 Troubleshooting Guide.