IBM Enterprise Records verze 5.1.2    

Plány odebrání

Uchování a odebrání záznamů je určeno definováním a přiřazením plánu odebrání ke kontejnerům a typům záznamů. V plánu odebrání stanovíte určíte pravidla uchovávání pro záznamy a pokyny k jejich odebrání na konci období uchování.

Mezi pokyny k odebrání patří:

V plánu odebrání definujete různé fáze, kterými záznam prochází. Každá fáze má definované období uchování. Na konci každé fáze je se záznamy provedena zadaná akce a potom záznamy přejdou do další fáze. Plán odebrání se přerušuje u entit, u kterých je nastaveno zadržení. Provádění plánu odebrání pokračuje po odebrání všech zadržení.

Chcete-li vypočítat, kdy budou záznamy připraveny k odebrání, spusťte proces odebrání objektu. Další informace naleznete v tématu procesů procházení. Plány odebrání jsou importovány a exportovány při použití nástroje pro import a export plánu souborů.

Parametry plánu odebrání

Plán odebrání může mít libovolné z následujících parametrů:

Dědičnost plánu odebrání

Plán odebrání můžete přidružit ke kategorii záznamu, složce záznamů nebo typu záznamu. Složka záznamů může mít vlastní plán odebrání nebo může dědit plán odebrání přidružený k nadřízené kategorii záznamu.

Záznam ve výchozím nastavení dědí plán odebrání složky, ve které je deklarován. Pokud však chcete k záznamu přidružit jiný plán odebrání, můžete vytvořit typ záznamu. Potom k tomuto typu záznamu přidružte požadovaný plán odebrání a přiřaďte tento typ záznamu danému záznamu. Pokud jsou ke kategorii záznamu, složce záznamů a typu záznamu přidruženy různé plány odebrání, zdědí záznam plán odebrání od svého typu záznamu. Pokud je záznam vytvořen přímo pod kategorií záznamu, zdědí plán odebrání od dané kategorie záznamu.

Obecně platí, že se použije plán odebrání na nejnižší úrovni v hierarchii určitého záznamu. Následující diagram zobrazuje dědičnost plánu odebrání různými entitami za různých podmínek:

Tento diagram zobrazuje dědičnost plánu odebrání různými entitami za různých podmínek.

Jestliže přesunete kategorii nebo složku záznamů, přiřaďte kontejneru plán odebrání. Také určete, které entity v kontejneru jsou tímto přiřazením ovlivněny. Další informace o přesouvání entit najdete v tématu změny umístění.

Pokud při změně umístění kontejneru nepřiřadíte plán odebrání, bude platit následující:

Proces odebrání

Jakmile přidružíte plán odebrání ke kategorii nebo složce záznamů, budou ve výchozím nastavení všechny záznamy vytvářené v daném kontejneru dědit jeho plán odebrání. Jakmile bude se záznamy provedena akce uzavření objektu, budou určeny k odebrání a přesunou se do fáze odebrání. Entity identifikované jako připravené k odebrání jsou označeny ikonou Připraveno k odebrání: Ikona Připraveno k odebrání.

Odebrání mohou zahájit autorizovaní uživatelé. Po získání schválení od správce záznamů provede systém se schválenými entitami přidružené akce odebrání. K fázi v plánu odebrání je možné přidružit jednu z následujících akcí odebrání:

Pokud se sled prací z nějakého důvodu nezdaří, zůstane entita ve stavu Probíhá odebrání. Odebrání entity bude nutné zahájit znovu. Další informace naleznete v tématu zahájení plánu odebrání.

Vlastnosti procházení

Některé vlastnosti jsou dynamicky aktualizovány procesem odebrání objektu. Jsou-li tyto vlastnosti používány jako základ uchování pro alternativní uchování, aktualizace procesu odebrání objektu je v delším období uchování. Proto nepoužívejte žádnou z těchto vlastností jako základ uchování pro alternativní uchování:
  • Aktuální datum provedení fáze
  • Akce aktuální fáze
  • Datum posledního procházení
  • Datum rozhodnutí o aktuální fázi
  • Rozhodnutí o kontrole aktuální fáze
  • ID aktuální fáze
  • Přepočítat uchování fáze
  • Aktuální stav provedení fáze
  • Fáze odebrání
  • Cyklické roky
  • Cyklické měsíce
  • Cyklické dny
  • Typ aktuální akce
  • Stav závažného sledu prací
  • Datum závažného procházení
  • Datum kontroly závažného záznamu
  • Datum další kontroly závažného záznamu
  • ID aktuální fáze
  • Alternativní uchování
  • Základ uchování
  • Doba uchování – roky
  • Doba uchování – měsíce
  • Doba uchování – dny
  • Formát exportu aktuální fáze
  • Formát exportu
  • Datum rozhodnutí o aktuální fázi


Váš názor

Poslední aktualizace: Listopad 2013
retention_and_disposal.htm

© Copyright IBM Corp. 2013