Pokud váš systém obsahuje nějaká úložiště objektů nastavená pro použití datového modelu klasifikovaných záznamů DoD, nejprve určete, zda
je fyzický záznam klasifikovaný nebo neklasifikovaný. Tato procedura se používá pro neklasifikované fyzické záznamy.
Informace o této úloze
Postup deklarace klasifikovaného fyzického záznamu naleznete v tématu o deklaraci klasifikovaného fyzického záznamu. Chcete-li
deklarovat fyzický záznam v produktu
IBM® Enterprise
Records, můžete použít šablonu položky.
Pokud šablona položky obsahuje
umístění plánu souborů, fyzický záznam se deklaruje v umístění, kde uživatel spustil akci deklarace. Záznam je také deklarován ve všech umístěních určených v šabloně. Šablony deklarace fyzických záznamů může vytvářet nebo upravovat správce záznamů nebo administrátor záznamů s použitím nástroje Přidat šablonu položky v
produktu
Application Engine nebo
Workplace XT. Další informace o šablonách
položek naleznete v tématu o tvorbě šablony položek. Následující procedura předpokládá, že používáte výchozí šablonu pro
deklaraci fyzického záznamu produktu
IBM Enterprise
Records.
Postup
Chcete-li deklarovat fyzický záznam v produktu IBM Enterprise
Records, postupujte takto:
- V produktu IBM Enterprise
Records přejděte do příslušného umístění v plánu souborů a klepněte na tlačítko
Deklarovat fyzický záznam.
- Pokud se na stránce Vybrat průvodce zobrazuje přepínač Označit neklasifikovaný záznam, vyberte jej a potom klepněte na tlačítko Další.
- Klepněte na tlačítko Vybrat pod názvem šablony položky, kterou chcete použít.
Výsledky
Chcete-li nastavit vlastnosti, postupujte takto:
- Do polí vlastností zadejte požadované informace. Pole se liší v závislosti na třídě, kterou používáte. Například povinná pole ve výchozí třídě Záznam značkovače jsou tato:
- Typ média: například: CD, videokazeta.
- Formát: CDR, VHS.
- Autor/Původce: Jméno osoby, která vytvořila nebo vlastní fyzický záznam.
- Předmět: Krátký popis fyzického záznamu.
- Datum publikace: Datum vytvoření tohoto fyzického záznamu.
- Domovské umístění: Aktuální umístění fyzického záznamu. Když klepnete na tento odkaz, průvodce otevře stránku, která zobrazí
seznam umístění. Klepněte na tlačítko Vybrat pod požadovaným umístěním. Průvodce zavře stránku a vrátí se zpět do kroku Nastavte
vlastnosti.
- Pokud záznam, který deklarujete, představuje potvrzení klasifikovaného záznamu, klepněte na tlačítko Potvrzení. Vyhledejte klasifikovaný záznam, na který potvrzení ukazuje, a vyberte jej. Další informace naleznete v tématu Potvrzení.
- Po zadání požadovaných informací klepněte na tlačítko Dokončit.
- Pokud chcete deklarovat více záznamů, vyberte znovu šablonu položky. Po dokončení klepněte na tlačítko Ukončit.
Chcete-li deklarovat fyzický záznam v produktu Application Engine nebo
Workplace XT, postupujte takto:
- Přidejte dokument. V kroku Vyberte soubor zvolte jako typ souboru Žádný.
- Na potvrzovací stránce klepněte na tlačítko Deklarovat jako záznam.
- Vyberte volbu neklasifikovaného záznamu. Informace o klasifikovaných záznamech naleznete v tématu deklarace klasifikovaného fyzického záznamu.
- Chcete-li použít průvodce, klepněte na tlačítko Přijmout nebo chcete-li použít šablonu položky, klepněte na tlačítko
Vybrat.
- Pokud zvolíte využití šablon položky, přejděte do úložiště objektů plánu souborů FPOS do složky Správa záznamů/Šablony, vyberte
požadovanou šablonu položky a klepněte na tlačítko Přijmout. Vyberte šablonu navrženou vašimi administrátory. Výchozí šablonu, která je použita v produktu IBM Enterprise
Records, nelze použít v produktu Application Engine nebo Workplace XT. Toto omezení předpokládá, že umístění plánu souborů je již vybráno.
- Chcete-li použít průvodce Záznam katalogu, dokončete následující kroky.
- Klepněte na tlačítko Vybrat třídu a vyberte příslušnou třídu. Při výchozím nastavení všechna úložiště objektů FPOS poskytují
třídu Záznam značkovače. Je možné, že máte k dispozici další volby připravené vašimi administrátory.
- Klepněte na tlačítko Vybrat Umístění plánu souboru a přejděte na příslušnou entitu. Protože fyzický záznam se může nacházet
pouze v jednom fyzickém umístění, vyberte pouze jedno umístění plánu souborů.
Možnostmi umístění může být hybridní složka, pole nebo složka fyzických záznamů.
- Vyberte zaškrtávací políčko příslušné entity a klepněte na tlačítko Přidat k výběru.
- Namísto použití výchozího zobrazení Procházet si můžete vybrat z libovolných dříve vytvořených zástupců. Klepněte na tlačítko
Zástupci v postranním panelu.
- Můžete rovněž vyhledat kategorii nebo složku podle názvu. Klepněte na tlačítko Hledat v postranním panelu.
- Po přidání entity do vybraných umístění plánů souborů můžete klepnout na tlačítko Přidat k zástupcům a uložit si ji pro budoucí
použití.
- Po dokončení výběru požadovaného umístění klepněte na tlačítko Přijmout.
- Chcete-li pokračovat v kroku Nastavte vlastnosti, klepněte na tlačítko Další.
Nastavení vlastností
- Do polí vlastností zadejte požadované informace. Pole se liší v závislosti na třídě, kterou používáte. Například povinná pole ve výchozí třídě Záznam značkovače jsou tato:
- Typ média: například: CD, videokazeta.
- Formát: CDR, VHS.
- Autor/Původce: Jméno osoby, která vytvořila nebo vlastní fyzický záznam.
- Předmět: Krátký popis fyzického záznamu.
- Datum publikace: Datum vytvoření tohoto fyzického záznamu.
- Domovské umístění: Aktuální umístění fyzického záznamu. Když klepnete na tento odkaz, průvodce otevře stránku, která zobrazí
seznam umístění. Klepněte na tlačítko Vybrat pod požadovaným umístěním. Průvodce zavře stránku a vrátí se zpět do kroku Nastavte
vlastnosti.
- Pokud záznam, který deklarujete, představuje potvrzení klasifikovaného záznamu, klepněte na tlačítko Potvrzení. Vyhledejte klasifikovaný záznam, na který potvrzení ukazuje, a vyberte jej. Další informace naleznete v tématu Potvrzení.
- Po zadání požadovaných informací klepněte na tlačítko Dokončit.
O čárových kódech
Pokud používáte hardware a software, který poskytuje data ve formě čárových kódů, můžete skenovat příslušný
čárový kód přímo do aktivního pole nebo jej můžete kopírovat ze svého místního počítače a vložit jej do příslušných polí v produktu
IBM Enterprise
Records. Pro účely použití karty Hledat fyzické položky ve fyzickém můžete do pole
čárového kódu zadat libovolný textový řetězec.