IBM Enterprise Records, versio 5.1.2    

Tärkeiden asiakirjojen arviointi ja hyväksyntä

Tärkeiden asiakirjojen arviointi on jatkuva prosessi, joka tapahtuu asiaan liittyvän toistuvan tapahtuman yhteydessä. Toistuva tapahtuma määrittää, kuinka usein tärkeät asiakirjat arvioidaan. Kun toistuva tapahtuma ilmenee, tapahtumaan liittyvä tärkeiden asiakirjojen arvioimisen käsittelyreitti ajetaan. Arvioitavat tärkeät asiakirjat näkyvät työkohteina arvioijan Saapuneet-postilaatikossa tai yleisessä Saapuneet-postin RecordsManagerApproval-postilaatikossa. Kun työkohde valitaan, Hyväksyntä-vaihe tulee näkyviin.

Tietoja tästä tehtävästä

Arviointi-vaihe

Yleistietoja tämän käsittelyreitin tekemisestä loppuun on arkistosta poiston käsittelyreittiä käsittelevässä ohjeaiheessa.

Arviointivaihe-sivulla näkyvät arvioinnin kohteeksi joutuneet yksiköt, arvioijan nimi ja tapahtuma, joka käynnisti käsittelyreitin. Sivulle voi kirjoittaa arvioijan huomautuksia sekä nykyisen arvioimisen päivämäärän, jota voi muuttaa.

Toimintaohjeet

Voit arvioida tärkeät asiakirjat seuraavasti:

  1. Kirjoita haluamasi huomautukset Arvioinnin huomautukset -kenttään.
  2. Napsauta halutessasi kalenterikuvaketta ja valitse päivämäärä, jolloin yksikkö arvioidaan.
  3. Tee työ loppuun käsittelyreittien yleisohjeissa kuvatulla tavalla.

Tulokset

Hyväksyntä-vaihe

Tee tärkeiden asiakirjojen arvioimisen hyväksyntä loppuun Hyväksyntä-vaihe -sivun avulla. Sivulla näkyvät sekä asiakirjojen arvioija että arviointitapahtuma, joka käynnisti käsittelyreitin. Hyväksy-sivun avulla asiakirjojen hallinnoija voi muuttaa arvioijan arviointihuomautuksia.

Voit hyväksyä arvioidut tärkeät asiakirjat seuraavasti:

  1. Muuta tarvittaessa Tärkeän asiakirjan arviointihuomautukset-kenttään merkittyjä huomautuksia ja muuta tärkeiden asiakirjojen seuraavaa arvioimispäivämäärää kirjoittamalla haluamasi päivämäärä Seuraava tärkeän asiakirjan arvioinnin päivämäärä -kenttään.
  2. Tee työ loppuun käsittelyreittien yleisohjeissa kuvatulla tavalla.

Kun asiakirjojen hallinnoija hyväksyy tärkeitä asiakirjoja, arviointihuomautukset ja asiakirjojen seuraava arvioimispäivämäärä päivitetään järjestelmään. Tärkeiden asiakirjojen seuraava arviointi tapahtuu määritettynä arvioimispäivämääränä.



Palaute

Päivitetty viimeksi: Marraskuu 2013
review_vital_records.htm

© Copyright IBM Corp. 2013