IBM Enterprise Records Version 5.1.2    

Hinzufügen eines Benennungsmusters

Ein Benennungsmuster dient der automatischen Benennung von Schriftstückkategorien, Schriftstückordnern und Schriftstücken unter Einhaltung bestimmter Konventionen. Wenn ein Benutzer eine Einheit erstellt, der ein Benennungsmuster zugewiesen wurde, erhält sie beim Einstellen der Eigenschaften automatisch einen Namen. Auf Wunsch kann der Benutzer diesen jedoch beliebig ändern. Beim Einstellen der Eigenschaften werden automatisch Nummern in aufsteigender Reihenfolge vergeben. Wenn Sie den Vorgang abbrechen, bevor die Entität erstellt wurde, geht die Nummer verloren, wird also nicht verwendet.

Informationen zu diesem Vorgang

Für die automatische Benennung von Schriftstücken geben Sie ein Benennungsmuster in das Feld "Aktenmuster" des übergeordneten Containers ein. Das Aktenmuster ist eine Eigenschaft des Containers. Alle in diesem Container deklarierten Schriftstücke übernehmen den nächsten Namen innerhalb der Mustersequenz, wobei die Nummer jeweils um den im Feld Erhöhung des Schriftstückmusters um angegebenen Schritt hochgezählt wird.

Vorgehensweise

So benennen Sie Kategorien und Ordner automatisch:

  1. Fügen Sie auf der Registerkarte Konfigurieren ein Benennungsmuster hinzu.
  2. Fügen Sie Musterebenen beginnend von der Bestätigungsseite oder später auf den Informationsseiten hinzu.
  3. Weisen Sie einem Aktenplan ein Dateimuster zu.

Ergebnisse

Informationen zur Benennungsmustersyntax

Verwenden Sie für Datumsangaben Werte im Format YY oder YYYY, MM und DD. Jeder dieser Werte kann ein Paar in eckigen Klammern sein [YY] oder sie können kombiniert werden, wenn sie durch Punkte abgetrennt werden [YY.MM.DD]. Ihr Geschäftsprozess schreibt möglicherweise vor, dass Ordnernamen mit dem Buchstaben A beginnen, gefolgt von zwei oder vier Ziffern für das Jahr, einem Bindestrich und der Ordnernummer. Der Name lautet also z. B. A07-000005 oder A2007-000005. Das folgende Muster erstellt solche Namen: A[YY]-[\d\d\d\d\d\d] , A[YYYY]-[\d\d\d\d\d\d]

In diesen Mustern ist A das erste Zeichen, YY oder YYYY steht für die Jahreszahl und \d ist eine Ziffer. Das System stellt automatisch Standardwerte für Muster zur Verfügung, die in eckigen Klammern ([]) stehen. YY wird durch die letzten beiden Ziffern der aktuellen Jahreszahl ersetzt. \d wird durch eine automatisch hochgezählte Zahl ersetzt. Sie geben den den Schritt zum Hochzählen (Inkrement) bei Eingabe der Zeichenfolge in einem anderen Feld ein.

In einem anderen Benennungsmuster für Schriftstücke könnten Sie eine Namenskonvention für Ordner in einer Serie erstellen, z. B. KX, gefolgt von einer zweistelligen oder vierstelligen Jahreszahl, einem Punkt, einer zweistelligen Monatsangabe, einem Punkt, einer zweistelligen Tagesangaben, einem Bindestrich und einer Gruppen von Ziffern. Der Name lautet also z. B. KX07.06.22-0004. Das folgende Muster erfüllt diese Voraussetzung: KX[YY.MM.DD]-[\d\d\d\d]

Auf Wunsch können Sie auch selbst definierte Muster verwenden, um auf Metadaten basierende Muster zu erzeugen. Ihre organisationsbezogenen Richtlinien erfordern beispielsweise, dass die Namenskonvention für Schriftstückordner folgendermaßen aussieht: Jahreszahl, Leerstelle, Betreff (Metadaten) der entsprechenden Kategorie, Leerstelle und fünfstellige Zahl, z. B. 2006 LOAN 00005. Erstellen Sie z. B. ein Benennungsmuster mit den folgenden Spezifikationen: [YYYY] [Parent.Emailsubject] [\d\d\d\d\d]

Wichtig: Wenn Sie Parent angeben, geben Sie nur den ersten Buchstaben der Zeichenfolge als Großbuchstaben an.
Das System liefert die Standardwerte für Jahr und Betreff, da diese Werte in eckigen Klammern ([]) angegeben sind. Parent.Emailsubject ist ein benutzerdefiniertes Muster. Daher liefert das System den Wert des Metadatenfelds, Emailsubject, das Sie angeben, für das übergeordnete Element des Schriftstückordners. Geben Sie beim Erstellen des benutzerdefinierten Musters den symbolischen Namen der Eigenschaft an. Wenn für die angegebene Eigenschaft kein Wert verfügbar ist, wird ein Fehler erzeugt. Benutzerdefinierte Muster sind auf Ebene 1 des Aktenplans anwendbar. Aktenplanebene ist ein anderes Feld, das beim Hinzufügen einer Musterebene ausgefüllt wird.

Geben Sie einen Benutzernamen mit dem folgenden Muster an: KX[YYYY.MM.DD] [username] [\d\d\d\d\d]. Beispiel: KX2011.10.22 Benutzername 00005

Verwenden Sie nur zulässige Zeichen, also beispielsweise keinen Schrägstrich (/) innerhalb von Datumsangaben. Die folgenden Zeichen sind nicht zulässig: \ / : * ? " < > |

Wichtig: Wenn Sie ein Muster verwenden, das nicht erkannt wird, wird es dem Namen hinzugefügt, wenn es angezeigt wird. [xyz] würde z. B. zur Erstellung des Namens [xyz] führen.

So fügen Sie ein Benennungsmuster hinzu:

  1. Melden Sie sich als Schriftgutadministrator an und wählen Sie die Registerkarte "Konfigurieren".
  2. Klicken Sie auf "Benennungsmuster".
  3. Klicken Sie auf "Benennungsmuster hinzufügen".
  4. Geben Sie auf der Seite "Muster hinzufügen" einen Namen und eine Beschreibung für das Muster ein.
  5. Wählen Sie Name oder Bezeichner aus dem Menü Auf Namen oder ID anwenden aus. Je nach dem ausgewählten Wert wird der Name oder die ID der Schriftstückkategorie oder des Schriftstückordners automatisch nach dem damit verbundenen Benennungsmuster generiert.
  6. Klicken Sie auf Weiter.
  7. Stellen Sie die Berechtigungen für das Benennungsmuster ein und klicken Sie auf "Fertig stellen".
  8. Klicken Sie auf der Bestätigungsseite auf "Musterebene hinzufügen", um dem Benennungsmuster Ebenen hinzuzufügen. Wenn Sie dies auf später verschieben wollen, klicken Sie jetzt auf OK, um die Seite "Muster hinzufügen" zu schließen.
Eine Musterebene liefert die Details des Musters, das auf Kategorien und Ordner anzuwenden ist. Sie geben eine oder mehrere Ebenen im Aktenplan an sowie den jeweiligen Einheitentyp. Wenn eine neue Einheit dieses Typs auf der angegebenen Ebene erstellt wird, erhält sie automatisch einen Namen in Übereinstimmung mit der Musterzeichenfolge und der hochgezählten Nummer. Dieses Verfahren läuft von der Bestätigungsseite aus, wenn Sie auf "Musterebene hinzufügen" klicken.

So fügen Sie eine Musterebene hinzu:

  1. Eingeben einer Aktenplan-Ebenennummer Die Ebene in der Aktenplan-Hierarchie wird durch eine Nummer dargestellt, wobei die erste Kategorie innerhalb des Aktenplans 1 und die erste Unterkategorie 2 ist. Wenn diese Unterkategorie einen Ordner enthält, ist dies die Ebene 3.
  2. Wählen Sie für den entsprechenden Entitätstyp Schriftstückkategorie oder Schriftstückordner aus. Wenn Sie beispielsweise 3 als Ebene und "Schriftstückkategorie" als Entitätstyp wählen, dann folgen alle Schriftstückkategorien auf der dritten Ebene im Aktenplan dem angegebenen Benennungsmuster.
  3. Geben Sie die Musterzeichenfolge wie oben beschrieben an. Die Musterzeichenfolge muss ein numerisches Zeichen enthalten.
  4. Geben Sie einen Wert für "Erhöhung des Aktenmusters um" ein. Bei Verwendung des Werts 1 erhält jede neue Kategorie oder jeder Ordner die nächsthöhere Nummer. Ein Wert von 2 bewirkt, dass nur jede zweite Nummer vergeben wird. Dieses Feld muss größer als Null sein.
  5. Klicken Sie auf Hinzufügen. Mit dieser Option wird das Muster am unteren Rand der Anzeige aufgeführt und die Felder werden geleert, sodass Sie für andere Entitäten und Ebenen andere Muster eingeben können.
  6. Klicken Sie auf "Beenden", wenn Sie mit dem Hinzufügen von Musterebenen fertig sind.

Beispiel

Wenn Unterkategorien einer Schriftstückkategorie automatisch benannt werden sollen, erstellen Sie ein Muster für Ebene 2 und wählen Sie als Typ "Schriftstückkategorie" aus. Wenn auch die Schriftstückordner in dieser Unterkategorien automatisch benannt werden sollen, erstellen Sie ein Muster für Ebene 3 und wählen als Typ "Schriftstückordner". Das Ergebnis ist, dass Unterkategorien auf Ebene 2 und Ordner auf Ebene 3 automatisch benannt werden.

So fügen Sie zu einem späteren Zeitpunkt Musterebenen hinzu oder ändern diese:

  1. Navigieren Sie zum Benennungsmuster (Konfigurieren > Benennungsmuster) und klicken Sie auf Informationen abrufen .
  2. Wählen Sie in der Randleiste "Musterebene verwalten".
  3. Wenn Sie eine Musterebene hinzufügen, füllen Sie die oben beschriebenen Felder zum Hinzufügen einer Musterebene aus. Wenn Sie eine bereits definierte Musterebene ändern, fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.
  4. Wählen Sie das Muster aus. Dadurch werden die bestehenden Daten in die Felder kopiert.
  5. Ändern Sie die Felder wie gewünscht und klicken Sie auf "Bearbeiten".
    • Wenn Sie danach ein Muster auf einer anderen Ebene hinzufügen möchten, klicken Sie auf "Hinzufügen".
    • Wenn Sie ein anderes Muster ändern möchten, klicken Sie auf das Muster und klicken Sie auf Bearbeiten.
    • Wenn Sie eine vorhandene Musterebene löschen möchten, wählen Sie das Muster aus und klicken Sie auf Löschen.
  6. Zum Abschluss klicken Sie auf "Beenden"

So weisen Sie einem Aktenplan ein Benennungsmuster hinzu (erforderlich zum Aktivieren der automatischen Benennung):

  1. Navigieren Sie zur Basisebene des Aktenplans, sodass der Pfad nur noch den Namen des Aktenplans zeigt.
  2. Klicken Sie auf "Informationen abrufen" für den Aktenplan (direkt unterhalb des Pfads). Das Feld Benennungsmuster befindet sich auf der Seite Eigenschaften.
  3. Wählen Sie aus dem Menü Benennungsmuster den Namen des gewünschten Musters aus.
  4. Klicken Sie auf Anwenden und anschließend auf Beenden.


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Letzte Aktualisierung: November 2013
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