IBM Enterprise Records V5.1.2    

定义和运行搜索

您可以搜索记录、卷、记录文件夹和记录类别。您可以选择的搜索选项取决于搜索方式,即“动态”或“静态”。您还可以访问搜索模板和已存储的搜索。

关于此任务

有关搜索方式的更多信息,请参阅关于定制搜索页面的主题。 在选择搜索类型之后,可以通过指定下列类型的搜索条件来优化搜索: 您可以在每个页面上修改缺省的搜索条件。“搜索”选项卡包含指向“搜索模板和已存储的搜索”的链接。搜索设计者在 Application EngineWorkplace XT 中创建这些预先设计的搜索,并对其进行标记以供 IBM® Enterprise Records 使用。搜索模板可以指定某些搜索条件并使某些字段可编辑,以便您对搜索进行定制。已存储的搜索是包含您无法编辑的所有搜索条件的搜索。当您单击已存储的搜索的名称时,您将只看到结果,就像是打开了一个文件夹。

过程

如何定义和运行搜索:

  1. 选择搜索选项卡。
  2. 根据您要搜索的实体类型(记录类别记录文件夹记录)单击相应的搜索链接,或者选择搜索模板和已存储的搜索
    • 对于搜索模板和已存储的搜索,请单击搜索名称。
    • 对于搜索模板,输入模板可允许您进行更改的字段的值。
    • 对于所有其他搜索,请根据您的搜索来完成搜索条件。
  3. 在输入所有搜索条件之后,请单击搜索。要指定搜索的位置,请使用搜索范围字段,该字段显示用于搜索的缺省位置。您可以按以下方式来更改该字段:
    1. 单击选择文件夹
    2. 转至并选择类别、子类别或文件夹,以便只搜索该类别、子类别或文件夹。路径的末尾将显示当前选择的文件夹。
    3. 单击接受
    4. 按类过滤字段中,可以对返回的结果进行限制,以使其只包括特定类中的实体。例如,如果您已选择记录作为实体类型,那么可以通过指定类的类型(如电子类或电子邮件类)来优化搜索。
    5. 单击选择类
    6. “选择过滤器类”页面中,选择类的类型。
    7. 单击选择过滤器类以选择类的类型。
    8. 如果要返回所选类的子类中的实体,请选中包括子类复选框。
    9. 最大结果数字段中,输入在结果中返回的实体的最大数目。(范围是 50 到 5000。) 仅当“搜索方式”是“静态”时,最大结果数字段才可用。有关更多信息,请参阅关于定制搜索页面的主题。

结果

指定属性

在定义搜索条件时,可以根据多达 7 个属性来搜索实体。您可以输入任意或所有这些属性的值。对于已分类记录,您可以根据当前或初始分类、降级、升级、解密日期或事件或补充标记来输入搜索条件。也可以将属性值保留为空,并根据其他搜索条件来搜索实体。

如何选择一组属性:

  1. 单击更改
  2. 属性条件设置区域中,从一个或多个属性名菜单中选择属性名。
  3. 为某一属性单击单选按钮,您要将结果按照该属性进行排序。
  4. 选择运算符。可用的运算符随属性不同而有所变化。
  5. 单击接受更改

有关此页面上设置的更多信息,请参阅关于定制搜索页面的主题。

输入值和设置运算符

对于您要包括在搜索中的每一个运算符,请指定一个值。您可以通过输入文本、从菜单或另一页面中选择值或者从日历中选择日期来指定此值。只有具有值的属性才能用于搜索。

如何设置运算符:

  1. 为每个属性选中运算符。您可以从菜单中选择运算符或接受缺省运算符。
  2. 对于要使用的每个属性,输入一个值。
  3. 选择 ANDOR 以指示两个属性之间的关系。仅当两个值均为 true 时,AND 运算符才会返回结果。如果只有其中一个属性值为 true,那么 OR 运算符将会返回结果。例如,如果有一个名为 Human Resources 的多值属性,并且您想要搜索 Payroll 或 Recruitments,请输入以下条件:
    Human Resources = Payroll    OR
    Human Resources = Recruitments
    也可以输入如下搜索条件:
    Humsn Resources = Payroll, Recruitments
要点: 如果使用“DoD 分类”数据模型的初始分类属性,那么分类输入字段将是字符串字段。所有使用运算符(例如大于 >、小于 < 或等于 =)进行的比较都将根据您输入的文本进行。因此,Unclassified 大于 Classified,这是因为 U 是英语字母表中的第 17 个字母,而 C 是第 3 个字母。

指定内容

如果您正在搜索记录,那么可以通过以下两种方法之一来指定字词或短语。一种方法是字词或短语是否在记录对象库中已申报的文档内容内。 另一种方法是字词或短语是否在归档计划对象库中元数据的记录属性的文本内。站点管理员必须配置搜索引擎才能对属性建立索引。通过使用 ANDOR 运算符,可以将属性搜索与内容搜索相结合。

如果搜索方式是“静态”,并且您使用 OR 运算符,那么搜索将先处理属性搜索。如果返回的结果数等于或超出最大结果数的值,那么搜索将停止并且不再搜索内容。因此,结果可能未包括任何包含所请求内容的文档。有关搜索方式的信息,请参阅关于定制搜索页面的主题。 如果搜索方式是“动态”,那么该方式将先处理内容搜索,接着处理属性搜索,而“动态”方式将返回所有内容。

如何搜索内容:

  1. 内容包含文本框中,输入包含在搜索中的文本。
  2. 对于范围值,请选择元数据以便在属性中查找文本,或者选择内容以便在已申报的文档中查找文本。如果在搜索中指定内容,那么搜索结果页面将包含“级别”列,该列将显示百分比值以指示与搜索条件的相关程度。“级别”是缺省排序列,最初按降序排序。仅当“搜索方式”是“动态”时,“级别”列才可用。
  3. 将运算符设置为 AND ,这表示实体必须包含您输入的文本,并且属性还必须为 true。如果内容或属性条件其中一个必须为 true,请将运算符设置为 OR
注意:
  • 当您输入字词时,内容搜索将在文档的文本中寻找该字词的所有形式。如果在属性(元数据)中搜索文本,那么将只返回精确匹配项。因此,如果您搜索文档内容时输入 month,那么您将接收到包含 month、months 和 monthly 的文档。如果执行属性搜索时输入 month,那么您将只接收到那些包含 month 属性值的文档。
  • 当您输入多个字时,所有字必定可以在文档中找到。例如,如果您输入 monthly report,那么仅返回既包含 monthly 又包含 report 的文档。
  • 要搜索字词具有特定顺序的短语,请将该短语括在引号中。例如,"right hand" 将只返回包含短语 right hand 的文档。
  • 使用引号可搜索特定的大写或拼写。例如,"star" 将返回“star”,但不会返回“starship”或“Star”。
  • 使用星号 (*) 作为通配符可搜索零个或多个字母、数字或者下划线 (_) 字符。例如,wo*d 将返回 wooden、word、World、wordsmith 和 would。使用 (?) 可以代表单个字母数字字符,例如,?an 将返回 ran、pan、can 和 ban。
  • 如果您的系统使用 Oracle,那么搜索是区分大小写的,除非管理员已更改此设置,如“区分大小写”主题中所述。
  • 在使用 LIKE 运算符来搜索 MS SQL 数据库,并且搜索条件包含左方括号 ([) 字符时,请将 [ 括在它自己的一对方括号中。例如,在字段中输入 [[]。 此问题是 MS SQL 供应商问题。有关更多信息,请查阅 MS SQL 文档。
  • 如果您以全文本搜索“动态”方式使用 OR 运算符运行属性搜索,那么结果集的缺省顺序将按排名排序。请注意,结果集可能包含重复项。某项可能在结果集中显示两次,一次来自于按属性的搜索,另一次来自于基于全文本或内容的检索搜索。当您单击结果集中的其他列时(例如,按“文档标题”而非按排名排序),可能过滤掉重复项。此行为会导致在按“文档标题”排序时,搜索中的记录总数与按排名排序时返回的记录总数不同。如果您必须知道搜索结果间的关联,请按排名排序(这是缺省设置)。如果消除重复项对您很重要,那么按元数据排序。

按父类型过滤

可以根据记录的父实体的类型和属性来搜索记录。如何选择父实体:

  1. 单击并按父类型过滤旁边的选择
  2. 选择一定可以在其中找到记录的父类型。
  3. 单击接受以返回搜索页面。
  4. 输入运算符和值或单击更改以指定其他属性。对父实体的搜索条件所作的任何更改都将反映在该实体类型的“我的搜索”页面中。例如,如果您选择记录文件夹作为父代,并且在此更改属性设置,那么在您下次直接搜索记录文件夹时,将为其设置相同的属性值。

指定搜索条件完成后,请单击搜索

搜索结果

如果搜索方式是“静态”,那么返回的结果数受“最大结果数”值限制。如果搜索方式是“动态”,那么返回的结果数不受最大结果数值影响。有关最大结果数搜索方式的信息,请参阅关于定制搜索页面的主题。

搜索结果包括实体名称以及在搜索条件中指定的所有属性值。如果属性(例如,补充标记)具有多个值,那么在该列中将显示显示详细信息链接。 当您单击该链接时,将显示该属性的所有值。您可以对搜索结果执行下列操作:
  • 生成可打印版本。
  • 选择多个实体,然后单击多选操作以选择要应用于所选实体的操作。
  • 通过单击获取信息来查看实体的“信息”页面。
  • 通过单击页码或下一页来浏览结果。
    要点: 列表视图页面大小值(Application EngineWorkplace XT“用户首选项”中的“常规设置”)确定搜索结果在每个页面上显示的实体数。 如果搜索结果包含 100 个实体,并且列表视图页面大小值是 20,那么搜索结果将包含 5 页并且每页 20 个实体。
  • 通过单击列对结果进行排序。根据您定义的搜索缺省值不同,可以动态地刷新搜索并对结果进行排序。有关更多详细信息,请参阅关于定制搜索页面的主题中搜索方式字段的相关描述。
  • 通过单击排名列按相关程度对结果进行排序。
    • 必须在搜索条件中指定内容才能激活排名列。
    • 只有在搜索记录时,并且只有在“动态”搜索方式下,排名列才可用。有关搜索方式的详细信息,请参阅关于定制搜索页面的主题。
  • 查看多值属性的所有值。有关更多详细信息,请参阅关于定制搜索页面的主题中多值属性字段的相关描述。

如果您单击子类别中的获取信息,但您无权访问父类别,那么 IBM Enterprise Records 将显示错误。

搜索错误

如果归档计划层次结构包含许多记录类别、记录文件夹和记录,那么搜索操作可能会引起错误(包括超时错误)。要了解为了消除这些错误而可以修改的设置,请参阅 IBM FileNet® P8 Troubleshooting Guide



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最近一次更新时间: 2013 年 11 月
define_and_execute_adhoc_search.htm

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