Kun luot asiakirjaluokan tai asiakirjakansion, se merkitään aktiiviseksi. Et voi kuitenkaan erikseen merkitä yksikköä
passiiviseksi luonnin jälkeen. Passiiviseen luokkaan tai kansioon ei voi lisätä uusia yksiköitä, eivätkä passiiviset luokat tai kansiot ole näkyvissä, kun asiakirjaksi vahvistus tehdään. Yksikön merkintä passiiviseksi on hyödyksi silloin, kun asiakirjaluokka tai -kansio on arvioitava ja hyväksyttävä, ennen kuin se luovutetaan yleiseen käyttöön.
Tietoja tästä tehtävästä
Kun merkitset yksikön passiiviseksi, järjestelmä merkitsee automaattisesti passiivisiksi myös kaikki yksikön alisäilöt. Voit milloin tahansa merkitä passiivisen yksikön aktiiviseksi, mutta ota huomioon, että alisäilöt eivät muutu
aktiivisiksi automaattisesti. Ne on erikseen merkittävä
aktiivisiksi. Passiiviseen yksikköön voi kohdistaa kaikkia muita toimintoja. Näitä ovat esimerkiksi haku, nouto, käyttö ja siirto. Myös arkistosta poiston voi aloittaa yksikölle, joka on passiivinen.
Toimintaohjeet
Voit merkitä yhden säilön tai useita säilöjä aktiiviseksi seuraavasti:
- Etsi aktiivisiksi merkittävät luokat tai kansiot selaamalla tai hakutoiminnon avulla.
- Valitse nimien vieressä olevat valintaruudut. (Voit myös
napsauttaa yksittäistä yksikköä hiiren kakkospainikkeella ja käyttää pikavalikkoa.)
- Valitse Monivalintatoiminnot-valikosta
Aktivoi-vaihtoehto:
.
- Vahvista yksikön aktivoinnin onnistumisesta kertova sanoma napsauttamalla OK-painiketta.
Voit merkitä säilön passiiviseksi seuraavasti:
- Etsi passiivisiksi merkittävät luokat tai kansiot selaamalla tai hakutoiminnon avulla.
- Valitse nimien vieressä olevat valintaruudut. (Voit myös
napsauttaa yksittäistä yksikköä hiiren kakkospainikkeella ja käyttää pikavalikkoa.)
- Valitse Monivalintatoiminnot-valikosta
Poista aktivointi -vaihtoehto:
.
Tämä kuvake näkyy passiivisiksi merkityissä yksiköissä.
- Kirjoita syy, jonka vuoksi merkitsit säilön passiiviseksi.
- Vahvista säilön aktivoinnin poistosanoma napsauttamalla OK-painiketta.