IBM Enterprise Records, wersja 5.1.2    

Kojarzenie harmonogramu rozporządzenia z obiektem

Autoryzowani użytkownicy mogą powiązać harmonogram rozporządzenia z kategorią akt lub folderem akt w dowolnym czasie. Autoryzowanymi użytkownikami są: menedżer akt, administrator akt lub recenzent w standardzie Pro; menedżer akt lub administrator akt w DoD lub Base. Kontenery podrzędne dziedziczą ten harmonogram rozporządzenia. Harmonogram rozporządzenia można skojarzyć z kategorią akt lub folderem akt w czasie tworzenia albo później.

O tym zadaniu

Aby skojarzyć harmonogram rozporządzenia z kategorią akt lub folderem akt po raz pierwszy po utworzeniu:

Procedura

Aby skojarzyć harmonogram rozporządzenia później:

  1. Przejdź do kontenera, którego harmonogram rozporządzenia zamierzasz przypisać, a następnie kliknij jego ikonę Uzyskaj inf.
  2. Kliknij opcję Rozporządzenie.
  3. Kliknij opcję Przeglądaj harmonogram, aby wybrać harmonogram rozporządzenia.
  4. W oknie Wybierz harmonogram rozporządzania kliknij opcję Wybierz pod nazwą jednego z harmonogramów.
  5. W nowym menu wybierz odpowiednią opcję, aby wskazać sposób propagacji nowego harmonogramu rozporządzenia do kontenerów podrzędnych. W przypadku przypisania innego harmonogramu rozporządzania można rozpropagować ten harmonogram do jego kontenerów podrzędnych na następujące sposoby:
    • Rozpropaguj harmonogram do wszystkich bezpośrednich kontenerów podrzędnych i do wszystkich dziedziczących podkontenerów bez względu na to, czy odziedziczyły one wcześniejszy harmonogram rozporządzenia. Ta sytuacja odnosi się do opcji Rozpropaguj nowy harmonogram rozporządzania do wszystkich bezpośrednich elementów podrzędnych i wszystkich dziedziczących obiektów podrzędnych. Dotyczy również harmonogramów stosowanych po raz pierwszy.
    • Rozpropaguj harmonogram tylko do kontenerów podrzędnych, które odziedziczyły wcześniejszy harmonogram rozporządzenia. W tej sytuacji harmonogram rozporządzenia kontenerów podrzędnych, które nie dziedziczą harmonogramu rozporządzenia obiektu nadrzędnego, pozostaje niezmieniony. Ta opcja powoduje dziedziczenie tylko nowego harmonogramu, jeśli wcześniej doszło do dziedziczenia innego harmonogramu. Taka sytuacja odnosi się do opcji Rozpropaguj nowy harmonogram rozporządzania do wszystkich dziedziczących obiektów.
    • Nie propaguj harmonogramu do żadnego z kontenerów podrzędnych. W tej sytuacji kontenery podrzędne, które odziedziczyły stary harmonogram rozporządzania, nadal będą powiązane z tym harmonogramem, ale nie zostaną sklasyfikowane jako obiekty dziedziczące. Ta sytuacja odnosi się do opcji Nie propaguj nowego harmonogramu rozporządzania.
  6. W razie potrzeby wprowadź informacje o uprawnieniach do rozporządzania, jeśli takich uprawnień wymagają przepisy obowiązujące w organizacji.
    Ostrzeżenie: Domyślnie uprawnienie do rozporządzenia określone dla wybranego harmonogramu rozporządzenia jest automatycznie przypisywane jako uprawnienie do rozporządzania dla kontenera. Jeśli uprawnienie do rozporządzenia nie jest ustawione dla wybranego harmonogramu, wówczas zostanie zastosowane uprawnienie ustawione dla kontenera. Jeśli uprawnienie do rozporządzania jest ustawiane podczas tworzenia kontenera ale bez przypisania harmonogramu rozporządzania, wówczas uprawnienie do rozporządzania należące do harmonogramu zastępuje ustawione wcześniej uprawnienie do rozporządzania.
  7. Kliknij przycisk Zastosuj, aby zapisać modyfikacje.
  8. Kliknij przycisk Wyjście, aby zamknąć stronę.

Wyniki

Ważne: Akta powiązane z typami akt mogą zawierać inny harmonogram rozporządzania niż ich kontener nadrzędny. Harmonogram rozporządzania powiązany z typem akt ma priorytet wyższy niż harmonogram kontenera. Jednak po uruchomieniu przeglądania w pliku dziennika przeglądania zostanie zarejestrowany komunikat ostrzeżenia o konflikcie rozporządzenia. Komunikat ten zostanie wyświetlony, jeśli harmonogram powiązany z kontenerem nadrzędnym ma krótszy okres przechowywania po odcięciu niż harmonogram powiązany z typem akt.
Więcej informacji o zmianie istniejącego harmonogramu zawiera temat dotyczący zmiany harmonogramu rozporządzania.


Opinia

Ostatnia aktualizacja: Listopad 2013
associate_disposition_schedule.htm

© Copyright IBM Corp. 2013