您必須完成數個作業來設定 IBM® Enterprise
Records 環境
如果要設定
IBM Enterprise
Records 環境,請完成下列配置作業。
- 配置一個檔案計劃物件儲存庫,用於檔案計劃架構,並配置另一個已啟用記錄的物件儲存庫,用於宣告為記錄的文件。
通常會有許多具有 ROS 存取權的使用者,但他們沒有 FPOS 中檔案計劃之實體的存取權。您可以將多個 ROS 與一個 FPOS 相關聯。
- 雖然部分配置作業是在 IBM Enterprise
Records 安裝和配置程序期間執行的,但建立好檔案計劃,且配置正式作業環境的 IBM Enterprise
Records 解決方案之後,您仍可以更新這些配置設定。
- 如需 IBM Enterprise
Records 安裝與配置程序的詳細資料,請參閱IBM Enterprise
Records Installation and Upgrade Guide。
- 如需與建立檔案計劃關聯之作業配置(例如配置磁區名稱字尾)的相關資訊,請參閱「建立檔案計劃」主題。
建立 ROS 文件類別
您必須為宣告為記錄的文件建立「文件」類別。
- 「ROS 文件」類別有一項「可以宣告」內容,IBM Enterprise
Records
會用它來判斷是否能將文件宣告為記錄。在 IBM Enterprise
Records 安裝和配置期間,基本「文件」類別或一個以上「文件」子類別的內容會被設為 True。
此設定指出這些類別的實例可以宣告為記錄。
如果要準備 IBM Enterprise
Records 正式作業環境,請確認所有適當的「ROS 文件」類別是否均將此內容的值設為 True。
否則子類別會從其超類別繼承此項設定。
此外,請確認這些類別的「預設實例安全」設定了「次要」版本和「主要」版本的權限。
此設定是讓有適當存取權限的使用者能建立類別實例。
配置預設檔案計劃
IBM Enterprise
Records 應用程式中只能顯示一個檔案計劃階層。
- 在 IBM Enterprise
Records 的安裝與配置程序中,已設定 Application Engine 或 Workplace XT
網站喜好設定來指定這個預設檔案計劃。不過在安裝和配置 IBM Enterprise
Records 時,您可能還沒有為您的網站配置檔案計劃。
- 您可以修改該網站喜好設定以指定您偏愛的預設設定。因此,每一個 IBM Enterprise
Records 使用者都可以設定使用者喜好設定,來置換這個預設網站喜好設定。
- 如需相關資訊,請參閱「設定預設檔案計劃」主題。
配置處置清理
在
IBM Enterprise
Records 安裝與配置程序中,管理者會配置「處置清理」程序。但是,為了確保將其正確設定,請審查處置清理配置。比方說,如果您的網站不使用記錄類型,請確認
針對記錄類型執行已設為
False。
如需相關資訊,請參閱「配置處置清理」主題。
配置記錄類型
記錄類型提供了一種在記錄和處置排程間建立關聯的方法,而這種方法和與記錄或記錄資料夾之母項記錄種類建立關聯的方法不同。
如果您的
IBM Enterprise
Records 解決方案使用記錄類型,請務必將
針對記錄類型執行設為
True,以配置「處置清理」來執行記錄類型處理程序。
- 如需相關資訊,請參閱「配置處置清理」主題。
- 另外,還需要考慮如何將記錄類型與記錄相關聯。您可以將特定記錄類別的所有記錄指定為依預設指派至特定記錄類型。如需相關資訊,請參閱「配置預設記錄類型」主題。
- 透過 Application Engine 或 Workplace XT 宣告記錄時,您可以查看記錄類型 meta 資料,這可讓使用者選取記錄類型。如需相關資訊,請參閱「配置顯示記錄類型 meta 資料」主題。
- 您也可以將這兩種方法結合,即不但指定預設值,而且允許使用者透過選取記錄類型來置換預設值。
- IBM Enterprise
Records 使用者介面沒有將複合文件的所有組件宣告為單一記錄的機制。不過,您可以將個別子項或母項文件宣告為記錄。您也可以稍後將宣告為記錄的文件變成複合文件的一部分。
某些複合文件設定(例如防止刪除或刪除母項時也刪除子項)會影響正常的記錄處置。如果複合文件的任何部分被宣告為記錄,就會使用預設設定。
這些設定為防止刪除功能表中的母項與子項皆否選項,以及刪除母項時不刪除子項選項。
IBM Enterprise
Records 不支援其他設定,且會導致記錄在執行處置時發生失敗或不一致的行為。
- 任何使用「達爾文資訊分類架構 (DITA)」檔案的應用程式,都會將元件建立成複合文件。
因此,在前一個附註中所提及適用於複合文件的差異,同樣也適用於 DITA 檔案。
配置保留 meta 資料選項
當具有適當存取權的使用者刪除
IBM Enterprise
Records 實體時,會將它從物件儲存庫中永久移除。但是,您可以配置該選項為刪除的記錄種類、記錄資料夾、磁區和記錄在檔案計劃層級保留 meta 資料。
如果管理者啟用保留 meta 資料選項,先前提及的實體會保留在物件儲存庫中並標示為已刪除,但在 IBM Enterprise
Records 應用程式中已無法再看到它們。
您可以定期將這些刪除的實體和其所有的 meta 資料匯出至 XML 檔案以作為歷程記錄。
然後從物件儲存庫永久地刪除實體。
如需如何配置此選項的相關資訊,請參閱「保留 meta 資料」主題。
配置記錄的自動宣告
您可以將
IBM Enterprise
Records
配置成在使用者完成特定作業(如建立文件)時,自動將文件宣告為記錄。配置自動宣告:
- 修改提供的配置檔,以指定 IBM Enterprise
Records 要將已宣告記錄存檔的位置
- 建立AutoDeclare 事件選項。
- 為 ROS 文件類別建立此事件動作(指定哪些事件將觸發該事件)的訂閱。如需相關資訊,請參閱 autodeclaration 主題。
配置內容同步
無論何時在文件或記錄上發生內容更新,您都可以配置內容同步,以自動將從文件到其相關聯記錄的內容值同步。如需相關資訊,請參閱「內容同步化」主題。
設定工作流程批次大小
依預設,IBM Enterprise
Records
最多會將 10 個工作項目儲存在一個工作流程批次中,以便進行處置前的審查或核准。您可以透過配置設定來變更儲存的數目上限。
如需相關資訊,請參閱「工作流程批次大小」主題。
配置要求記錄資料夾工作流程
IBM Enterprise
Records
包含「建立記錄資料夾」工作流程,供使用者向記錄管理者送出建立記錄資料夾的要求。一般而言,許多使用者都沒有足以建立記錄資料夾的權限。
如果要使該工作流程對使用者可用,您必須配置「要求記錄資料夾」網站喜好設定。在
IBM Enterprise
Records 安裝與配置期間,可能已經設定這個喜好設定。
如需使用此工作流程的相關資訊,請參閱「記錄資料夾工作流程」主題。
如需如何設定網站喜好設定的指示,請參閱「要求記錄資料夾網站喜好設定」主題。
設定「可編輯鏈結」網站喜好設定
IBM Enterprise
Records
包含可讓使用者鏈結相關記錄和資料夾的鏈結。如果要在
IBM Enterprise
Records
中建立和維護鏈結,您必須利用 Workplace 來設定「可編輯鏈結類別」網站喜好設定。
如需
IBM Enterprise
Records 鏈結的相關資訊,請參閱「鏈結」主題。
如需如何設定網站喜好設定的指示,請參閱「鏈結類別網站喜好設定」主題。
配置符合特定事件
IBM Enterprise
Records
包括數個 PRO 或 DoD 標準事件,例如設定 meta 資料的事件。您可選擇是否要配置這些事件,因為處理這些事件可能影響效能。
- 為取得最佳效能,請僅配置與您的記錄管理操作相關的事件。如需配置這些事件的相關資訊,請參閱「啟用和訂閱事件」主題。
- DoD 和 PRO 資料模型都要求將「檔案儲存」配置為使用刪除文件的清除方法。刪除檔案前,文件內容會被空白覆寫三次。因此,此檔案不可復原。如需相關資訊,請參閱「搜尋區分大小寫」主題。
針對「影像服務文件」配置 Content Federation Services
如果您的 IBM Enterprise
Records 解決方案包含使用選用的 Content Federation Services for
Image Services 功能,請確定已妥善設定好「影像服務」 安全,可用於修改和刪除「影像服務」文件。
您可協同 IBM FileNet® Image Services 系統管理者來確保此配置。此外,請確定妥善設定了 IBM FileNet Image Services 文件類別保留參數,避免宣告為記錄的文件因為 IBM FileNet Image Services 保留設定而被刪除。
如需相關資訊,請參閱「維護和系統管理」主題。
配置受保護的儲存裝置
如果您的
IBM Enterprise
Records
解決方案包含使用受保護的儲存裝置,例如
EMC Centera、NetApp SnapLock、
Tivoli® Storage
Manager 及其他,那麼很重要的一點是,
IBM Enterprise
Records 保留設定絕對不能與儲存裝置所可能配置的保留設定衝突。因此,請關閉儲存裝置的保留功能,並使用
IBM Enterprise
Records 來控制保留功能。
- 在 Tivoli Storage
Manager 裝置上,保留是由數個參數所控制。
- IBM Enterprise
Records 系統完成配置好之後,IBM Enterprise
Records 應用程式會維持保留與刪除功能的完整控制權。