IBM® Enterprise Records zahŕňa pracovné toky, ktoré pomáhajú zautomatizovať prehľad a dostupnosť kategórií záznamov, priečinkov záznamov, zväzkov a záznamov. Pracovný tok zahŕňa úlohy, kroky procedúr, personál, vstupné a výstupné informácie, a nástroje na každý krok v podnikovom procese.
Existujúce pracovné toky môžete upraviť a vytvoriť nové pracovné toky. Väčšina pracovných tokov IBM Enterprise Records sa spúšťa automaticky. Táto automatizácia je výsledkom procesu vyčistenia dostupnosti alebo vykonania akcie priradenej k pracovnému toku. Pracovný tok správy fyzických záznamov a pracovný tok vytvorenia priečinku záznamov musia byť spustené manuálne.
Keď v pláne dostupnosti vytvoríte fázu dostupnosti, k fáze musíte priradiť akciu dostupnosti a pracovný tok dostupnosti. Na konci doby uchovávania entít v konkrétnej fáze sú entity pripravené na dostupnosť. Musíte manuálne iniciovať akciu dostupnosti, ktorá spúšťa priradený pracovný tok dostupnosti. Bližšie informácie o procese dostupnosti nájdete v témach venovaných plánom dostupnosti:
Skôr ako budete môcť začať používať pracovné toky musíte dokončiť úlohy konfigurácie. Tieto úlohy sú dokončené počas inštalácie IBM Enterprise Records. Bližšie informácie nájdete v téme o konfigurácii pracovných tokov v príručke IBM Enterprise Records Installation and Upgrade Guide.
Všeobecné informácie o tom ako dokončiť pracovné toky dostupnosti nájdete v téme o pracovných tokoch dostupnosti.
IBM Enterprise Records zobrazí varovanie, keď hodnota určená pre rôzne polia v konkrétnom kroku pracovného toku je nesprávna alebo chýba vo vyžadovaných poliach. Ak nezadáte hodnotu poľa Location v kroku fyzického prenosu pracovného toku dočasného prenosu, prostredníctvom aplikácie IBM Enterprise Records sa zobrazí varovanie.
V kroku správy kliknite na Complete, čím dokončíte krok pracovného toku, ktorý zlyhal, a pracovnú položku odstráňte zo schránky prijatých správ. Problém môžete opraviť a pracovný tok spustiť znova, čím sa krok správne dokončí. V predchádzajúcom príklade môžete zatvoriť dve entity, pre ktoré zlyhal krok prerušenia, a pracovný tok spustiť znova.