IBM Enterprise Records バージョン 5.1.2    

命名パターンの追加

命名パターンは、組織のルールに適合する名前をレコード・カテゴリー、レコード・フォルダー、およびレコードに自動的に付けるための手段です。 命名パターンが関連付けられているこれらのエンティティーのどれかを作成するときに、プロパティー設定ステップで名前が自動的に割り当てられます。 この名前は、ユーザーによって変更できます。 自動的に増分される数値が割り当てられ、プロパティーの設定ステップが表示される際に、増分して使用されます。 エンティティーの作成前にキャンセルした場合、この番号は使用されません。

このタスクについて

レコードに名前を自動的に割り当てるには、親コンテナーの「レコード・パターン」フィールドに命名パターンを入力します。 レコード・パターンは、コンテナーのプロパティーです。 そのコンテナーの中で宣言されたすべてのレコードは命名パターン・シーケンスの次の名前を取得し、「レコード・パターン増分値」フィールドに入力した値に従って増分します。

手順

カテゴリーとフォルダーに名前を自動的に割り当てるには、次のようにします。

  1. 「構成」タブで命名パターンを追加します。
  2. パターン・レベルの追加を確認ページから開始するか、または後で情報ページから開始します。
  3. 命名パターンをファイル・プランに割り当てます。

タスクの結果

命名パターンの構文について

日付には、値として YY または YYYY、MM、および DD を使用します。 これらの値はそれぞれ、[YY] のように大括弧のペアで囲むこともできますし、ドットで区切られている場合に [YY.MM.DD] のように結合することもできます。 ビジネス・プロセスで、A から始まり、年を表す 2 桁または 4 桁の数字、ハイフン、およびフォルダー番号で構成されるフォルダー名が必要だとします。 例えば、名前が A07-000005 または A2007-000005 であるとします。 このような名前は、次のパターンで作成されます。A[YY]-[¥d¥d¥d¥d¥d¥d]A[YYYY]-[¥d¥d¥d¥d¥d¥d]

このパターンでは、A は最初の文字、YY または YYYY は年、¥d は数字を表しています。 大括弧 [] で囲まれるパターンのデフォルト値はシステムから自動的に付与されます。 このため、YY は現在の年の下 2 桁で置き換えられます。 ¥d は、増分桁で置き換えられます。 この増分値は、ストリングを入力するときに別のフィールドに指定できます。

別のレコード命名パターンで、一連のフォルダー用の命名ルールを作成することもできます。 例えば、KX、2 桁または 4 桁の年、ピリオド、2 桁の月、ピリオド、2 桁の日、ハイフン、数字のセットの順に並べます。 例えば、KX07.06.22-0004 のような名前になります。 この要求を満たすパターンは次のとおりです。KX[YY.MM.DD]-[¥d¥d¥d¥d]

カスタム・パターンを使用してメタデータに基づくパターンを作成することもできます。 例えば、組織のポリシーによって、レコード・フォルダーの命名ルールを年、スペース、格納カテゴリーの件名 (メタデータ)、スペース、および 5 桁の数値にする必要があるとします (例: 2006 LOAN 00005)。例えば、次のように指定した命名パターンを作成します。[YYYY] [Parent.Emailsubject] [¥d¥d¥d¥d¥d]

重要: 「親」を指定する際、文字列の最初の文字だけを大文字にします。
年と件名の値は [] で囲まれているので、これらのデフォルト値は自動的にシステムにより付与されます。 Parent.Emailsubject は、カスタム・パターンです。 このため、レコード・フォルダーの親に対して指定したメタデータ・フィールド Emailsubject の値が割り当てられます。 カスタム・パターンの作成時には、プロパティーのシンボル名を指定します。 また、指定したプロパティーの値が存在しない場合、エラーが生成されます。カスタム・パターンは、ファイル・プランのレベル 1 で適用されます。 「ファイル・プラン・レベル」は、パターン・レベルを追加するときに指定する別のフィールドです。

パターン KX[YYYY.MM.DD] [username] [¥d¥d¥d¥d¥d] を使用してユーザー名を指定します。例えば、KX2011.10.22 username 00005 と指定します。

無効な値は名前の中で使用しないでください。 例えば、日付の中でスラッシュ / 記号は使用しないでください。 無効な文字は次のとおりです。¥ / : * ? " < > |

重要: 認識されないパターンを使用すると、それが表示されるとおりに名前に追加されます。 例えば、[xyz] は [xyz] という名前を生成します。

命名パターンを追加するには、次のようにします。

  1. レコード・マネージャーとしてサインインして、「構成」タブを選択します。
  2. 「命名パターン」をクリックします。
  3. 「命名パターンの追加」をクリックします。
  4. パターンの追加ページで、パターンの名前と説明を入力します。
  5. 「適用する名前または ID」メニューで「名前」または「ID」を選択します。 選択した値に応じて、レコード・カテゴリーまたはレコード・フォルダーの名前または ID が関連付けられたパターンに従って自動的に生成されます。
  6. 「次へ」をクリックします。
  7. 命名パターンのセキュリティーを設定して、「終了」をクリックします。
  8. 確認ページで、「パターン・レベルの追加」をクリックして命名パターンにレベルを追加します。 後でレベルを追加する場合、「OK」をクリックして「パターンの追加」ページを閉じます。
パターン・レベルは、レコード・カテゴリーとレコード・フォルダーに適用するパターンの詳細を指定します。 ファイル・プランの 1 つまたは複数のレベルと、それぞれを適用するエンティティーのタイプを指定します。 指定したレベルでそのタイプのエンティティーが作成されると、パターン・ストリングと増分数値に従って自動的に名前が割り当てられます。 この手順は、「パターン・レベルの追加」をクリックした後の確認ページから開始されます。

パターン・レベルを追加するには、次のようにします。

  1. ファイル・プラン・レベル番号を入力します。 ファイル・プラン階層のレベルは、番号によって表されます。ファイル・プランの最初のカテゴリーは 1、その最初のサブカテゴリーは 2 です。サブカテゴリーにレコード・フォルダーが存在する場合、そのレベルは 3 です。
  2. 「一致するエンティティー・タイプ」で、「レコード・カテゴリー」または「レコード・フォルダー」を選択します。 例えば、レベルとして 3 を、エンティティー・タイプとしてレコード・カテゴリーを指定した場合、ファイル・プランの第 3 レベルに存在するすべてのレコード・カテゴリーは指定した命名パターンに従います。
  3. 前述の説明に従って、パターン・ストリングを入力します。 パターン・ストリングでは数値を指定する必要があります。
  4. 「レコード・パターン増分値」の値を入力します。 値として 1 を指定すると、パターンが適用される新しいカテゴリーまたはフォルダーに次に大きい値が割り当てられます。 増分値として 2 を指定すると、数値が 1 つおきに使用されます。 このフィールドには、ゼロより大きい値を指定する必要があります。
  5. 「追加」をクリックします。 このオプションにより、画面の末尾にパターンが表示され、フィールドがクリアされて、他のエンティティーとレベルのパターンを追加できるようになります。
  6. パターン・レベルの追加が終わったら、「終了」をクリックします。

レコード・カテゴリーのサブカテゴリーに自動的に名前を付ける場合、レベル 2 のパターンを作成し、タイプとしてレコード・カテゴリーを選択します。 そのサブカテゴリー内のレコード・フォルダーにも自動的に名前を付ける場合、レベル 3 のパターンを作成し、タイプとしてレコード・フォルダーを選択します。 命名パターンに両方のパターン・レベルを指定すると、レベル 2 のサブカテゴリーとレベル 3 のレコード・フォルダーに自動的に名前が付けられます。

パターン・レベルを後で追加または変更するには、次のようにします。

  1. 命名パターン (「構成」 > 「命名パターン」) に移動して、「情報の取得」をクリックします。
  2. サイドバーの「パターン・レベルの管理」を選択します。
  3. パターン・レベルを追加する場合、前述のパターン・レベルの追加についての説明に従ってフィールドに値を指定します。 既存のパターン・レベルを変更する場合は、次のステップに進みます。
  4. パターンを選択します。 既存のデータがフィールドにコピーされます。
  5. 必要に応じてフィールドを変更し、「編集」をクリックします。
    • パターン・レベルの追加または変更後に別のレベルにパターンを追加するには、「追加」をクリックします。
    • 別のパターンを変更するには、パターンをクリックし、フィールドを変更して「編集」をクリックします。
    • 既存のパターン・レベルを削除するには、パターンを選択して「削除」をクリックします。
  6. 終了したら、「終了」 をクリックします。

(自動命名を有効にするために必要な) 命名パターンをファイル・プランに割り当てるには、次のようにします。

  1. ファイル・プランのルート・レベルに移動して、パスにファイル・プランの名前だけが表示されるようにします。
  2. ファイル・プランの「情報の取得」をクリックします (パスの下)。 「命名パターン」フィールドはプロパティー・ページに存在します。
  3. 「命名パターン」メニューで、使用するパターンの名前を選択します。
  4. 「適用」をクリックして、「終了」をクリックします。


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最終更新: 2013 年 11 月
create_a_classification_scheme_pattern.htm

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