레코드 관리에는 레코드의 작성, 스토리지, 사용, 검색 및 처리를 위한 태스크(예: 계획, 제어 및 구성)가 필요합니다.
IBM® Enterprise
Records의 컨텍스트에서도
레코드는 메타데이터입니다. 메타데이터는 다른 전자 파일(문서) 또는 실제 오브젝트에 대한 정보를 참조하고 포함하는
파일입니다.
자격이 있는 사용자가 오브젝트 저장소를 관리하고
아카이브 및 처리를 위해 적절하게 레코드를 준비해야 합니다. 또한
사이트의 문서 플로우에 적합하게 오브젝트 저장소, 파일 계획, 폴더
및 레코드를 설계하십시오.
- 전자 파일
- 전자 파일 또는 문서는 단일 파일, 디지털 사진 또는 하나의 오브젝트로 처리할 수 있는 관련 파일 세트일 수 있습니다.
예를 들어, 파일 세트는 이메일 메시지 및 이메일의 첨부 파일입니다.
전자 파일은 오브젝트 저장소 및 기타 저장소에 있습니다. 문서를 레코드로 선언하는 경우,
IBM Enterprise
Records는 문서(문서의 보안 및 가능한 분류 포함)를
관리합니다. 이 보안 설정은 문서에 대한 액세스를 변경할 수 있습니다. 따라서
문서의 작성자가 문서를 변경할 수 없습니다.
- 실제 오브젝트
- 실제 오브젝트는 비디오 테이프, 마이크로필름, 하드 디스크, DNA 샘플, 인쇄된 문서 및
사진일 수 있습니다. 이러한 오브젝트는 창고 내 상자나 파일 캐비닛 또는 안전한 다른 보관 시설에
저장할 수도 있습니다. 레코드는 실제 오브젝트의 위치를 추적합니다.
레코드로 선언된 오브젝트는 파일 계획 오브젝트 저장소(FPOS)라는 저장소에 저장됩니다. 레코드로 선언할 수 있는 문서가 들어 있는 저장소를
레코드 저장소 또는 기록 가능 오브젝트 저장소(ROS)라고 합니다. 다음 그림은 서로 다른 소스에서 레코드를 작성하는 경우를 보여줍니다.
그림 1. 레코드로 선언된 문서, 이메일, 비디오 및 다른 오브젝트
데이터 모델은 특정 레코드 관리 표준을 준수하는 파일 계획
오브젝트 저장소의 템플리트입니다. 데이터 모델에는 메타데이터
및 보안 기능이 포함됩니다. 기본, DoD 및 DoD 분류 데이터 모델을 사용할 수 있습니다.
다음 태스크를 수행하여 중요한 정보를 레코드로 보존하려면
IBM Enterprise
Records를 사용하십시오.
- 레코드를 저장하기 위한 계층 구조(파일 계획)를 작성하고 유지보수합니다.
- 전자 레코드와 실제 레코드를 모두 관리합니다.
- 레코드가 들어 있는 저장소의 보안을 설정합니다.
- 레코드에 대한 보유 및 처리 규칙을 작성합니다.
- 이러한 규칙을 기반으로 하는 레코드 보관 또는 삭제를 강제 실행합니다.
- 레코드에 대한 액세스를 제어합니다.
- 검색 기준을 기반으로 하는 레코드를 검색합니다.
- 조직에 더 이상 필요없는 레코드를 제거합니다.