A jogosult felhasználók bármikor hozzárendelhetnek selejtezései ütemezést a rekordkategóriákhoz és rekordmappákhoz. A jogosult felhasználók a Rekordkezelő, Rekordadminisztrátor, illetve az Áttekintő a Pro normál kiadásában, valamint a Rekordkezelő vagy Rekordadminisztrátor a DoD és az Alap esetén.
A selejtezési ütemezést a leszármazott tárolók öröklik. A selejtezési ütemezést a rekordkategóriához vagy rekordmappához létrehozáskor vagy később társíthatja.
Erről a feladatról
Selejtezési ütemezés rekordkategóriához vagy rekordmappához társítása létrehozás után először:
- Rekordkategóriák esetén lásd a rekordkategória hozzáadása témakört.
- Rekordmappák esetén lásd a rekordmappa hozzáadása témakört.
Eljárás
Selejtezési ütemezés későbbi társítása:
- Lépjen abba a tárolóba, melynek selejtezési ütemezését társítani szeretné, és kattintson az Információk bekérése ikonra.
- Kattintson a Selejtezés elemre.
- Kattintson az Ütemezés tallózása lehetőségre selejtezési ütemezés választásához.
- A Selejtezési ütemezés kiválasztása ablakban kattintson a Választás elemre valamely ütemezés neve alatt.
- Az új menüben válassza ki a megfelelő beállítást annak jelzéséhez, hogy az új selejtezési ütemezést terjeszteni szeretné a leszármazott tárolókra. Eltérő selejtezési ütemezés hozzárendelésekor az alábbiak szerint terjesztheti az ütemezést a leszármazott tárolókra:
- Terjessze az ütemezést a közvetlen leszármazott tárolókra és minden öröklő altárolóra, függetlenül attól, hogy azok örökölték-e az előzős ütemezést. Ez a helyzet megfelel Az új ütemezés terjesztése minden közvetlen leszármazottra, valamint minden minden örökölt alkönyvtárra beállításnak. Ez a helyzet az első alkalommal alkalmazott ütemezésekre is vonatkozik.
- Terjessze az ütemezést csak az előző ütemezést öröklő leszármazott tárolókra. Ebben a helyzetben a szülő egyed selejtezési ütemezését nem öröklő leszármazott tárolók selejtezési ütemezése változatlan marad. E beállítás mellett csak a korábban az ütemezést öröklő egyedek öröklik az új ütemezést. Ez megfelel az Új selejtezési ütemezés terjesztése minden öröklő egyedhez beállításnak.
- Ne terjessze az ütemezést egyetlen leszármazott tárolóra sem. Ekkor a régi selejtezési ütemezést öröklő leszármazott tárolók továbbra is a régi ütemezéshez lesznek rendelve, de nem lesznek öröklő egyedként besorolva. Ez megfelel a Ne legyen terjesztve az új selejtezési ütemezés beállításnak.
- Ha a megfelelőségi szabályok megkövetelik szervezeténél, írja be a Selejtezési jogosultság adatait.
Figyelem: Alapértelmezésben a selejtezési ütemezés selejtezési jogosultsága automatikusan a tároló selejtezési jogosultsága lesz. Ha nincs beállítva selejtezési jogosultság a választott ütemezéshez, akkor a tárolóhoz beállított selejtezési jogosultság lesz az érvényes. Ha a tároló létrehozásakor létrehoznak selejtezési jogosultságot, de nem rendelnek hozzá selejtezési ütemezést, az ütemezés selejtezési jogosultsága felülbírálja a korábban megadott jogosultságot.
- Kattintson az Alkalmaz gombra a módosítások
mentéséhez.
- Kattintson a Kilépés gombra az oldal bezárásához.
Eredmények
Fontos: A rekordtípushoz társított rekordok eltérő selejtezési ütemezéssel rendelkezhetnek, mint szülőtárolójuk.
A rekordtípushoz tartozó selejtezési ütemezés elsőbbséget élvez a tároló ütemezésével szemben. Azonban az előkészítés futtatásakor selejtezésütközésre figyelmeztető üzenet kerül az előkészítés naplófájljába.
Ez a figyelmeztető üzenet akkor jelenik meg, amikor a szülőtárolóhoz társított ütemezés rövidebb
kikapcsolási megtartási időszakkal rendelkezik, mint a rekordtípushoz társított ütemezés.
A meglévő ütemezés módosításával kapcsolatos további információkért lásd a selejtezési ütemezés módosítása témakört.