Une fois qu'un enregistrement perd sa signification, remplacez-le par un autre enregistrement. Par exemple, remplacez un enregistrement contenant des informations personnelles concernant les employés datant de décembre 2006 par un enregistrement datant d'avril 2007. Vous pouvez également remplacer un enregistrement par un autre correspondant à la dernière version du même document. Lorsqu'une association de remplacement est établie entre les enregistrements obsolètes et les enregistrements de remplacement, chacun contient un lien avec l'autre sur lequel on peut cliquer.
Le remplacement d'un enregistrement ne limite pas l'accès à ce dernier.
Lors de la déclaration d'un enregistrement, vous pouvez indiquer que ce nouvel enregistrement remplace un enregistrement existant.
Pour remplacer un enregistrement pendant la déclaration, procédez comme suit :
Avant de finir de déclarer un enregistrement non classifié, vous pouvez cliquer sur Changer la valeur pour modifier votre sélection. Cette action ouvre une fenêtre dans laquelle vous pouvez cliquer sur Supprimer un objet pour effacer le champ ou Sélectionner un objet pour sélectionner un autre enregistrement. Si vous déclarez un enregistrement classifié, cliquez sur Remplacer pour changer la valeur ou sur Effacer pour la supprimer.
Si vous déclarez un nouvel enregistrement et ne choisissez pas l'option Remplacer, vous pouvez préciser ultérieurement qu'il remplace un enregistrement plus ancien.
Page d'informations sur les propriétés IBM® Enterprise Records
Lorsque vous affichez la page d'informations de l'ancien enregistrement obsolète, vous pouvez voir le nom du nouvel enregistrement qui le remplace. Vous voyez le nom affiché dans le champ Enregistrements obsolètes. Lorsque vous affichez la page d'informations du nouvel enregistrement, vous pouvez voir le nom de l'ancien enregistrement qu'il remplace dans la zone Remplacer. Vous pouvez cliquer sur Remplacer pour changer l'enregistrement qu'il remplace ou sur Effacer pour supprimer le nom de l'enregistrement.