IBM Enterprise Records, Versão 5.1.2    

Fluxos de trabalho

O IBM® Enterprise Records inclui fluxos de trabalho que ajudam a automatizar a revisão e o descarte de categorias de registros, pastas de registro, volumes e registros. Um fluxo de trabalho inclui as tarefas, etapas de procedimento, pessoal, informações de entrada e saída, e ferramentas para cada etapa em um processo administrativo.

Você pode modificar fluxos de trabalho existentes e criar novos fluxos de trabalho. A maioria dos fluxos de trabalhos do IBM Enterprise Records é executada automaticamente. Essa automação é resultado do processo de Varredura de Disposição ou da execução de uma ação associada ao fluxo de trabalho. O fluxo de trabalho Gerenciamento de Registro Físico e o fluxo de trabalho Criar Pasta de Registro devem ser executados manualmente.

Quando você cria uma fase de disposição em um planejamento da disposição, deve associar uma ação de disposição e um fluxo de trabalho à fase. Quando o período de retenção de entidades em uma determinada fase chega ao fim, as entidades estão no prazo para disposição. Você deve iniciar manualmente a ação de disposição que executa o fluxo de trabalho de disposição associado. Para obter mais informações sobre o processo de disposição, consulte os tópicos sobre planejamento da disposição:

Antes de começar a usar os fluxos de trabalho, é necessário concluir tarefas de configuração. Essas tarefas são concluídas durante a instalação do IBM Enterprise Records. Para obter mais informações, consulte o tópico Configurando Fluxos de Trabalho no Guia de Instalação e Upgrade do IBM Enterprise Records.

Tipos de fluxos de trabalho

Os fluxos a seguir são fornecidos em IBM Enterprise Records.

Notificações de fluxo de trabalho

O sistema mostra mensagens de notificação que incluem informações sobre o status, a falha e os erros de validação encontrados enquanto o fluxo de trabalho está em andamento. Há quatro tipos de mensagens de notificação que incluem os itens a seguir:

Transcrição

Uma transcrição é um arquivo XML que o sistema gera quando a ação disposição é executada com sucesso nas entidades aprovadas para disposição. Este arquivo contém informações sobre: O sistema envia automaticamente este arquivo como um anexo para o gerente de registros. O gerente de registros pode visualizar este arquivo, salvá-lo em uma unidade local ou abri-lo em um navegador.

Aviso

IBM Enterprise Records mostra uma mensagem de aviso quando o valor especificado para os vários campos em uma determinada etapa de um fluxo de trabalho está incorreto ou ausente nos campos obrigatórios. Se não especificar o valor do campo Local na etapa de Transferência Física do fluxo de trabalho Transferência Temporária, você verá a mensagem de aviso por meio do IBM Enterprise Records.

Informações e mensagens de status

IBM Enterprise Records mostra informações e mensagens de status para os fluxos de trabalho Gerenciamento de Registro Físico e Criar Pasta de Registro. As mensagens contêm o status de entidades ou quaisquer outras informações relevantes sobre as entidades. Por exemplo, se a portador atual de uma entidade física atrasar a liberação da entidade, o IBM Enterprise Records colocará a mensagem como um item de trabalho na Caixa de Entrada da pessoa que planejou o recebimento da entidade. Para obter mais informações sobre as mensagens de status e as informações, consulte o tópico sobre entidades físicas e o tópico sobre como criar uma pasta de registro usando um fluxo de trabalho.

Falhas e exceções

Mensagens de falha e exceção mostram as entidades afetadas e os motivos de falha de uma etapa do fluxo de trabalho. Por exemplo, você conclui a etapa Cortar para um lote de 10 entidades, e dessas 10 entidades, duas são reabertas. Nessa situação, essa mensagem indica que a ação Cortar não está concluída para as duas entidades e mostra a causa da falha.

Na etapa de Mensagem, clique em Concluir para concluir a etapa do fluxo de trabalho que falhou e remova o item de trabalho da Caixa de Entrada. É possível corrigir o problema e executar o fluxo de trabalho novamente para concluir a etapa da maneira apropriada. No exemplo fornecido anteriormente, é possível fechar as duas entidades para as quais a etapa Cortar falhou e executar o fluxo de trabalho novamente.



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Última atualização: novembro de 2013
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