IBM Enterprise Records, version 5.1.2    

Deklarera fysiska poster

Om systemet har objektlager som är konfigurerat för att använda datamodellen DoD-klassificerad måste du först ange om den fysiska posten ska vara klassificerad eller oklassificerad. Den här proceduren är till för oklassificerade fysiska poster.

Den här uppgiften

Information om att deklarera klassificerade fysiska poster finns i motsvarande ämne. När du deklarerar en fysisk post i IBM® Enterprise Records kan du använda en inmatningsmall. När en inmatningsmall innehåller en arkiveringsplansplats, deklareras den fysiska posten på den plats där användaren startar deklarationsåtgärden. Posten deklareras också på alla platser som anges i mallen. En postansvarig eller postadministratör kan skapa eller ändra mallarna för deklaration av fysiska poster genom att använda verktyget Lägg till inmatningsmall i Application Engine eller Workplace XT. Mer information om inmatningsmallar finns i motsvarande ämne. I följande procedur antar vi att du använder IBM Enterprise Records-standardmallen för deklaration av fysiska poster.

Arbetsordning

Deklarera en fysisk post i IBM Enterprise Records:

  1. I IBM Enterprise Records går du till rätt plats i arkiveringsplanen och klickar på Deklarera fysisk post.
  2. Markera alternativknappen Deklarera oklassificerad post om den visas på sidan Välj guide och klicka sedan på Nästa.
  3. Klicka på Välj nedanför namnet på den inmatningsmall som du ska använda.

Resultat

Ange egenskaper:

  1. Ange nödvändig information i egenskapsfälten. Fälten varierar beroende på den klass som du använde. De obligatoriska fälten för standardklassen för markörposter är t.ex. följande:
    • Medietyp: CD, videokassett etc.
    • Format: CDR, VHS etc.
    • Författare/initierare: namnet på den person som skapade eller äger den fysiska posten
    • Ärende: en kort beskrivning av den fysiska posten
    • Publiceringsdatum: Datum då den fysiska posten skapades.
    • Hemplats: Aktuell plats för den fysiska posten. När du klickar på länken öppnar guiden en sida med en platslista. Klicka på Välj nedanför önskad plats. Guiden stänger sidan och du kommer tillbaka till steget Ange egenskaper.
  2. Om den post som du deklarerar är ett kvitto för en klassificerad post klickar du på ReceiptOf. Bläddra sedan till och välj den klassificerade post som kvittot pekar på. Mer information finns i ämnet om kvitton.
  3. Klicka på Slutför när du har angett den nödvändiga informationen.
  4. Om du ska deklarera fler poster väljer du en inmatningsmall igen. Klicka på Avsluta.

Deklarera en fysisk post i Application Engine eller Workplace XT:

  1. Lägg till ett dokument. I steget Välj fil väljer du Ingen som filtyp.
  2. Klicka på Deklarera som post på bekräftelsesidan.
  3. Välj alternativet för oklassificerad post. Information om klassificerade poster finns i ämnet om att deklarera klassificerade fysiska poster.
  4. Klicka på Acceptera om du vill använda guiden eller på Välj om du vill använda en inmatningsmall.
    • För inmatningsmallar går du till FPOS-objektlagret, mappen Posthantering/Mallar, där du väljer inmatningsmallen. Klicka sedan på Acceptera. Välj en mall som administratörerna har angett. Standardmallen som används i IBM Enterprise Records kan inte användas i Application Engine eller Workplace XT. För begränsningen antas att arkiveringsplansplatsen redan är vald.
    • Om du använder guiden Katalogpost utför du följande steg.
  5. Klicka på Välj klass och välj lämplig klass. Som standard innehåller alla FPOS-objektlager klassen för markörpost. Administratören kan också ha lagt till andra alternativ.
  6. Klicka på Välj plats för arkiveringsplan och gå till lämplig entitet. Eftersom en fysisk post bara kan finnas på en enda fysisk plats väljer du i de flesta fall bara en arkiveringsplansplats. Platsalternativen är hybridmapp, låda eller fysisk postmapp.
  7. Markera kryssrutan för lämplig entitet och klicka på Lägg till i urval.
    • I stället för att använda den vanliga bläddringsvyn kan du välja någon av de tidigare skapade genvägarna. Klicka på Genvägar i sidofältet.
    • Du kan också söka efter kategori- eller mappnamnet. Klicka på Sök i sidofältet.
    • När du har lagt till entiteten till Valda arkiveringsplansplatser kan du klicka på Lägg till genvägar för framtida bruk.
  8. Klicka på Acceptera när du är klar med platsvalet.
  9. Klicka på Nästa och fortsätt till steget Ange egenskaper.

Ange egenskaper

  1. Ange nödvändig information i egenskapsfälten. Fälten varierar beroende på den klass som du använde. De obligatoriska fälten för standardklassen för markörposter är t.ex. följande:
    • Medietyp: CD, videokassett etc.
    • Format: CDR, VHS etc.
    • Författare/initierare: namnet på den person som skapade eller äger den fysiska posten
    • Ärende: en kort beskrivning av den fysiska posten
    • Publiceringsdatum: Datum då den fysiska posten skapades.
    • Hemplats: Aktuell plats för den fysiska posten. När du klickar på länken öppnar guiden en sida med en platslista. Klicka på Välj nedanför önskad plats. Guiden stänger sidan och du kommer tillbaka till steget Ange egenskaper.
  2. Om den post som du deklarerar är ett kvitto för en klassificerad post klickar du på ReceiptOf. Bläddra sedan till och välj den klassificerade post som kvittot pekar på. Mer information finns i ämnet om kvitton.
  3. Klicka på Slutför när du har angett den nödvändiga informationen.

Om streckkoder

Om du har maskin- och programvara för streckkodsdata kan du skanna in en streckkod direkt till det aktiva fältet eller kopiera den från din dator och sedan klistra in den i fälten i IBM Enterprise Records. För användning av fliken Avsök fysiska objekt kan du ange valfri text i streckkodsfältet.



Feedback

Senast uppdaterat: November 2013
declare_physical_record.htm

© Copyright IBM Corp 2013