IBM Enterprise Records 5.1.2 版    

報告配置和必要條件

當使用 IBM® Enterprise Records 報告時,您可以收集所有可用的 IBM Enterprise Records 報告清單。 您也會看到每份報告的配置準則詳細資料,以及產生報告前所需的必要條件。

在產生報告之前,您必須先執行這份報告的所有必要條件。 另外,您也必須在 IBM Enterprise Records 安裝期間,配置「報告伺服器」。 如需相關資訊,請參閱 IBM Enterprise Records Installation and Upgrade Guide

IBM Enterprise Records 報告

以下報告是以目前所選的由管理員確定的預設檔案計劃為基礎的。如果要產生報告,請在 IBM Enterprise Records 中選取「報告」標籤。 請遵循提示,輸入特定配置準則來作為報告的基礎。

使用者執行的動作

執行此報告前,請執行以下必備前提: 報告只會列出啟用審核之後所執行的動作。 如需相關資訊,請參閱審核主題。
限制: 只有在出現下列情況時,報告才會顯示刪除事件:
  • 已啟用「保留 meta 資料」(否則 meta 資料將在記錄刪除後不再顯示)
  • 沒有刪除權限的使用者嘗試刪除記錄。
如需與這份報告相關的效能建議,請參閱「報告效能調整」主題。
表 1. 使用者執行的動作報告所使用的參數
內容 說明
指定檔案計劃的部分 按一下瀏覽,以選取您想要執行報告的檔案計劃部分。 如果未指定某個部分,則將使用整個檔案計劃。
使用者名稱 輸入使用者名稱,或按一下選取使用者,以搜尋及選取您要查詢其動作的使用者。
開始日期 按一下行事曆圖示並選取報告所依據的最早的動作日期。
結束日期 按一下行事曆圖示並選取報告所依據的最晚的動作日期。
RM 實體類型 按一下清單中的一個以上的實體(按住 Shift 鍵來點選,或按住 Ctrl 鍵來點選)進行選取。
報告類型

選取相關資訊可以查看「事件名稱」、「實體類型」、「使用者名稱」、「動作日期」、「實體名稱」和「全部實體」。

選取摘要資訊可以查看「事件名稱」、「事件類型」和「全部實體」。

種類和資料夾(依處置動作)

此報告顯示了指定處理動作影響的種類和資料夾。您必須先將處置排程指派給種類和資料夾。 執行處置清理可以查看最新資訊。如需相關資訊,請參閱新增動作、建立處置排程關聯性,以及執行處置清理等主題。
表 2. 種類和資料夾(依處置動作)報告使用的參數
內容 說明
處置動作 從功能表清單中選取處置動作(包括「審查」、「匯出」、「傳送」、「毀損」、「臨時傳送」、「中斷」或「重要審查」)。
開始日期 按一下行事曆圖示並選取報告的開始日期。此內容定義執行所選處置動作的時段起點。
結束日期 按一下行事曆圖示並選取報告的結束日期。此內容定義執行所選處置動作的時段終點。
報告類型

選取相關資訊可以查看「階段執行日期」、「處置排程名稱」、「實體類型」、「建立日期」、「建立者」和「實體名稱」。

選取摘要資訊可以查看「階段執行日期」、「處置排程名稱」、「實體類型」和「全部實體」。

檔案計劃中定義的處置排程

此報告列出了在檔案計劃中顯示的處置排程。如需處置排程的相關資訊,請參閱處置排程主題。
表 3. 檔案計劃中定義的處置排程報告所使用的參數
內容 說明
報告類型

選取相關資訊可以查看「處置排程名稱」、「動作名稱」、「實體類型」和「實體名稱」。

選取摘要資訊可以查看「處置排程名稱」、「實體類型」和「全部實體」。

配置給記錄類型的處置排程

執行此報告前,請執行以下必備前提:
表 4. 配置給記錄類型的處置排程報告所使用的參數
內容 說明
指定檔案計劃的部分 按一下瀏覽,以選取您想要執行報告的檔案計劃部分。 如果未指定某個部分,則將使用整個檔案計劃。
處置排程名稱 按一下選取處置排程以從顯示的清單中選取處置排程,或者輸入名稱。如果您選取或輸入的文字出現在任何其他排程名稱中,就會同時選取該排程。
報告類型

選取相關資訊可以查看「排程名稱」、「實體名稱」、「建立日期」、「建立者」和記錄總數。

選取摘要資訊可以查看「排程名稱」和記錄總數。

與處置排程相關聯的電子種類和資料夾

這份報告顯示指定的處置排程有哪些相關聯的種類和資料夾。 如需相關資訊,請參閱建立處置排程的關聯性主題。
表 5. 與處置排程關聯的電子種類和資料夾報告所使用的參數
內容 說明
處置排程名稱 按一下選取處置排程以從顯示的清單中選取處置排程,或者輸入名稱。如果您選取或輸入的文字出現在任何其他排程名稱中,就會同時選取該排程。
RM 實體類型 按一下清單中的一個以上的實體(按住 Shift 鍵來點選,或按住 Ctrl 鍵來點選)進行選取。
報告類型

選取相關資訊可以查看「排程名稱」、「動作名稱」、「RM 實體類型」、「建立日期」、「建立者」和「RM 實體名稱」。

選取摘要資訊可以查看「排程名稱」、「動作名稱」、「RM 實體類型」和「全部實體」。

電子資料夾和記錄(依保護性標記,僅限於 PRO)

這份報告顯示所選的安全分類先前標記了哪些資料夾和記錄。 請輸入建立您的分類之資料庫的使用者 ID 和密碼。 您可以查看您的分類或更低分類的資訊。
表 6. 電子資料夾和記錄(依保護性標記)報告所使用的參數
內容 說明
安全種類 選取一個以上的安全種類(「最高秘密」、「秘密」、「機密」、「受限」或「未分類」)。
RM 實體類型 選取您需要其報告的一個或兩個實體類型。
報告類型

選取相關資訊可以查看「安全種類」、「RM 實體類型」、「建立日期」、「建立者」和「RM 實體名稱」。選取摘要資訊可以查看「安全種類」、「RM 實體類型」和「全部實體」。

在特定期間內建立的電子資料夾

此報告顯示了在特定的時段內建立的電子資料夾。
表 7. 在特定期間內建立的電子資料夾報告所使用的參數
內容 說明
指定檔案計劃的部分 按一下瀏覽,以選取您想要執行報告的檔案計劃部分。 如果未指定某個部分,則將使用整個檔案計劃。
開始日期 按一下行事曆圖示並選取報告所依據的最早的建立日期。
結束日期 按一下行事曆圖示並選取報告所依據的最晚的建立日期。
報告類型

選取相關資訊可以查看「建立日期」、「建立者」和「RM 實體名稱」。

選取摘要資訊可以查看「建立日期」和「已建立的記錄資料夾的數目」。

使用者在特定期間內建立的電子記錄

此報告列出了在您指定的時段內由指定的使用者建立的電子記錄。
表 8. 使用者在特定期間內建立的電子記錄報告所使用的參數
內容 說明
指定檔案計劃的部分 按一下瀏覽,以選取您想要執行報告的檔案計劃部分。 如果未指定某個部分,則將使用整個檔案計劃。
開始日期 按一下行事曆圖示並選取報告所依據的最早的建立日期。
結束日期 按一下行事曆圖示並選取報告所依據的最晚的建立日期。
由使用者建立 請輸入使用者名稱,或按一下選取使用者,以搜尋及選取您想要產生其報告的使用者。
報告類型

選取相關資訊可以查看「建立者」、「建立日期」和「RM 實體名稱」。

選取摘要資訊可以查看「建立者」、「建立日期」和「已建立實體的數目」。

使用者在特定期間內檢視的電子記錄

此報告會顯示在您指定的時段內,IBM Enterprise Records 使用者所檢視的記錄。執行此報告前,請執行以下必備前提: 報告僅列出啟用審核後所檢視的記錄。
表 9. 使用者在特定期間內檢視的電子記錄報告所使用的參數
內容 說明
指定檔案計劃的部分 按一下瀏覽,以選取您想要執行報告的檔案計劃部分。 如果未指定某個部分,則將使用整個檔案計劃。
開始日期 按一下行事曆圖示並選取報告所依據的最早的檢視日期。
結束日期 按一下行事曆圖示並選取報告所依據的最晚的檢視日期。
由使用者檢視 請輸入使用者名稱,或按一下選取使用者,以搜尋及選取您想要產生其報告的使用者。
報告類型

選取相關資訊可以查看「檢視者」、「檢視日期」、「建立者」、「建立日期」、「RM 實體名稱」和「記錄總數」。

選取摘要資訊可以查看「檢視者」、「檢視日期」和「全部實體」。

在特定期間內開啟和關閉的電子磁區

這份報告顯示在您指定的時段內,開啟和關閉了哪些電子磁區。 對於相關資訊報告,您可以同時查詢開啟和關閉的電子磁區;而對於摘要資訊報告,您要指定開啟或關閉的電子磁區。如需開啟或關閉磁區之方式的相關資訊,請參閱種類資料夾與磁區主題。

表 10. 在特定期間內開啟和關閉的電子磁區報告所使用的參數
內容 說明
指定檔案計劃的部分 按一下瀏覽,以選取您想要執行報告的檔案計劃部分。 如果未指定某個部分,則將使用整個檔案計劃。
開始日期 按一下行事曆圖示並選取報告所依據的最早的開啟/關閉日期。
結束日期 按一下行事曆圖示並選取報告所依據的最晚的開啟/關閉日期。
動作 根據報告的內容,選取「開啟」或「關閉」勾選框(可用的話)。
報告類型

選取相關資訊可以查看「開啟日期」、「關閉日期」(其中之一或兩者)、「關閉者」、「建立日期」、「建立者」和「RM 實體名稱」。

選取摘要資訊可以查看「開啟日期」(或「關閉日期」)以及開啟的或關閉的實體數目。

與處置排程相關聯的資料夾和記錄

此報告顯示了在指定的時段內與指定的處置排程相關聯的資料夾和記錄。

表 11. 與處置排程相關聯的資料夾和記錄報告所使用的參數
內容 說明
指定檔案計劃的部分 按一下瀏覽,以選取您想要執行報告的檔案計劃部分。 如果未指定某個部分,則將使用整個檔案計劃。
處置排程名稱 按一下選取處置排程以從顯示的清單中選取處置排程,或者輸入名稱。如果您選取或輸入的文字出現在任何其他排程名稱中,就會同時選取該排程。 這個欄位要區分大小寫。
開始日期 按一下行事曆圖示並選取報告所依據的最早的關聯日期。
結束日期 按一下行事曆圖示並選取報告所依據的最晚的關聯日期。
報告類型

選取相關資訊可以查看「處置排程」、「實體類型」、「動作名稱」、「配置日期」、「建立日期」、「建立者」和「實體名稱」。

選取摘要資訊可以查看「配置日期」、「處置排程」和「實體類型」。

資料夾和記錄(依處理動作)

此報告顯示了受指定動作影響的實體。您必須先將動作相關於一個以上的處置排程,才能產生這份報告。 另外,也要將處置排程關聯於一個以上的種類或資料夾。 執行處置清理以取得報告中的最新資訊。

限制: 這份報告只包括資料夾的相關資訊。
表 12. 資料夾和記錄(依處置動作)報告所使用的參數
內容 說明
處置動作 從功能表清單中選取處置動作(包括「審查」、「匯出」、「傳送」、「毀損」、「臨時傳送」、「中斷」或「重要審查」)。
開始日期 按一下行事曆圖示並選取報告的開始日期。此內容定義執行所選處置動作的時段起點。
結束日期 按一下行事曆圖示並選取報告的結束日期。此內容定義執行所選處置動作的時段終點。
報告類型

選取相關資訊可以查看「動作名稱」、「實體名稱」、「階段執行日期」、「宣告日期/存檔日期」、「建立者」、「排程名稱」、ID、「位置」、「記錄種類/資料夾 ID」、「媒體類型」和「格式」。

選取摘要資訊可以查看「動作名稱」、「RM 實體類型」和「全部實體」。

保留的資料夾和記錄

此報告顯示了目前保留中的資料夾和記錄。您必須先建立一個以上的保留,將它們套用於實體。 日期關聯於套用保留的時間。

如需與這份報告相關的效能建議,請參閱「報告效能調整」主題。
表 13. 保留的資料夾和記錄報告所使用的參數
內容 說明
指定檔案計劃的部分 按一下瀏覽,以選取您想要執行報告的檔案計劃部分。 如果未指定某個部分,則將使用整個檔案計劃。
開始日期 按一下行事曆圖示並選取報告所依據的最早的保留日期。
結束日期 按一下行事曆圖示並選取報告所依據的最晚的保留日期。
報告類型

選取相關資訊可以查看「實體類型」、「實體名稱」、「建立日期」、「建立者」、「保留日期」、「保留名稱」、ID、「位置」、「記錄種類/資料夾 ID」、「媒體類型」和「格式」。

選取摘要資訊可以查看「實體類型」和「全部實體」。

電子記錄的位置(依應用程式類型)

此報告依建立關聯文件的應用程式類型顯示記錄的位置。報告使用已宣告之記錄的「格式」欄位中的資料。在 Base 和 PRO 資料模型中宣告電子記錄時,「格式」欄位是一個選用項目。 在 DoD 資料模型中,「格式」欄位是一個必要欄位。 只要「格式」欄位中的值符合這份報告的格式類型之一,就會針對報告來選取這個記錄。

表 14. 電子記錄的位置(依應用程式類型)報告所使用的參數
內容 說明
應用程式類型 按一下選取應用程式類型,從清單中選取一個應用程式類型。 如有必要,請按一下下一頁以移至應用程式類型的下一頁。
報告類型

選取相關資訊可以查看「應用程式類型」、「建立者」、「建立日期」和「RM 實體名稱」(包括位置)。

選取摘要資訊可以查看「應用程式類型」、「位置」和「實體數目」。

要降級或取消分類的記錄(僅限於 DoD 已分類)

此報告列出了排定將在指定的時段內降級或取消分類的記錄。只有在經過夠長的時間,從而部分記錄的分類要發生這項變更時,這份報告才會產生結果。 使用者只會看到與自己的安全分類相等或更低的記錄。 「依事件降級」在報告中不可用。

表 15. 應該降級或取消分類的記錄報告所使用的參數
內容 說明
指定檔案計劃的部分 按一下瀏覽,以移至您想要其報告的檔案計劃部分。 路徑結尾列出適當實體時,請按一下確定。如果未指定某個部分,則將使用整個檔案計劃。
分類動作 選取降級以尋找要從「最高秘密」或「秘密」移至較低分類的記錄。選取取消分類以尋找要從「最高密碼」、「秘密」或「機密」移至「未分類」的記錄。
開始日期 按一下行事曆圖示並選取報告所依據的最早的日期。
結束日期 按一下行事曆圖示並選取報告所依據的最晚的日期。
報告類型

選取相關資訊可以查看「依日期降級」、「目前分類」、「記錄標題」和「降級」選項的「降級指示」。對於「取消分類」選項,報告將顯示「取消分類日期」、「目前分類」和「記錄標題」。

選取摘要資訊可以查看「依日期降級」、「目前分類」和「降級」選項的「記錄標題」。對於「取消分類」選項,報告將顯示「取消分類日期」、「目前分類」和「記錄標題」。

沒有關聯處置排程的記錄資料夾

如果您先建立記錄資料夾,再建立記錄資料夾的處置排程,後來便利用這份報告來尋找這些資料夾。 當您準備指派這些資料夾的處置排程時,請使用這份報告。 此報告套用至整個檔案計劃。

表 16. 沒有關聯處置排程的記錄資料夾報告所使用的參數
內容 說明
報告類型

選取相關資訊可以查看「實體類型」、「實體名稱」、ID、「建立日期/存檔日期」、「建立者」、「位置」、「記錄種類/資料夾 ID」、「媒體類型」和「格式」。

選取摘要資訊只能查看每個「實體類型」中的實體數目。

在特定期間內所做的審查決策

此報告列出了已為其做出指定審查決策的所有種類、資料夾和記錄。此報告套用至整個檔案計劃。您必須先前便建立好處置排程,將它們套用於適當的 IBM Enterprise Records 資料夾,以及執行「處置清理」。 檢閱人員必須完成其工作流程收件匣(或 RecordsManagerApproval 公用收件匣)中的工作。

執行此報告之前,必須建立自訂物件。如果要建立自訂物件,請執行下列動作:

  1. IBM Administration Console for Content Platform Engine 中,移至FPOS > 記錄管理 > RM 主要 > 系統配置
  2. 按一下並選取新建 > 自訂物件
  3. 輸入自訂物件的名稱,然後按一下下一步
  4. 選取列出隱藏的類別勾選框。
  5. 從清單中,選取「系統配置」類別。
  6. 在「內容名稱」欄位中,輸入以下準確字串:Disposal Phase Required
  7. 在「內容值」欄位中,輸入 1
  8. 完成建立物件。
  9. 重新整理物件儲存庫。
表 17. 在特定期間內所做的審查決策報告所使用的參數
內容 說明
審查決策 從功能表中選取審查決策,包括「核准」、「拒絕」、「保留」或「變更排程」。
開始日期 按一下行事曆圖示並選取報告所依據的最早的審查日期。
結束日期 按一下行事曆圖示並選取報告所依據的最晚的日期。
報告類型

選取相關資訊可以查看「階段決策日期」(月)、「排程名稱」、「實體類型」、「階段決策日期」(日和時間)、「審查備註」、「建立日期」和「建立者」。

選取摘要資訊可以查看「階段決策日期」(月)、「排程名稱」、「實體類型」和「全部」。

結構化檔案計劃檢視

此報告列出了檔案計劃所選部分中的種類和/或資料夾。日期關聯於建立實體的時間。

表 18. 結構化檔案計劃檢視期間報告所使用的參數
內容 說明
指定檔案計劃的部分 按一下瀏覽,以選取您想要執行報告的檔案計劃部分。 如果未指定某個部分,則將使用整個檔案計劃。
RM 實體類型 按一下清單中的一個以上的 RM 實體(按住 Shift 鍵來點選,或按住 Ctrl 鍵來點選)進行選取。
開始日期 按一下行事曆圖示並選取報告所依據的最早的建立日期。
結束日期 按一下行事曆圖示並選取報告所依據的最後的建立日期。
報告類型

選取相關資訊可以查看「實體類型」、「建立者」、「建立日期」、「實體名稱」和此實體類型的總數。

選取摘要資訊只能查看這個實體類型的數目。

需要處置的重要記錄

此報告顯示了在您指定的時間範圍內要進行審查(或其他已配置的動作)的重要記錄。定期執行動作時,您必須先設定好重要審查動作和循環日期。 記錄的重要指示器必須設為 True。 執行處置清理可以在執行此報告之前更新記錄。如需相關資訊,請參閱設定重要記錄主題。

表 19. 需要處置的重要記錄報告所使用的參數
內容 說明
指定檔案計劃的部分 按一下瀏覽,以選取您想要執行報告的檔案計劃部分。 如果未指定某個部分,則將使用整個檔案計劃。
開始日期 按一下行事曆圖示並選取重要記錄審查的最早日期。
結束日期 按一下行事曆圖示並選取重要記錄審查的最晚日期。
報告類型

選取相關資訊可以查看「審查日期」、「建立日期」、「建立者」和「實體名稱」。

選取摘要資訊可以查看「審查日期」和記錄的總數。



意見

前次更新: 2013 年 11 月
report_configuration_and_prerequisites.htm

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