IBM Enterprise Records, versio 5.1.2    

Poistoaikataulut

Voit ohjata asiakirjojen säilytystä ja arkistosta poistoa määrittämällä poistoaikatauluja sekä liittämällä niitä asiakirjasäilöihin ja -lajeihin. Poistoaikataulussa määritetään asiakirjojen säilytyssäännöt ja asiakirjojen arkistosta poiston ohjeet säilytysajan päättyessä.

Arkistosta poiston ohjeet sisältävät seuraavat tiedot:

Voit määrittää vaiheita, jotka asiakirja käy läpi poistoaikataulussa. Kullekin vaiheelle määritetään säilytysaika. Järjestelmä toteuttaa asiakirjoille määritetyn toiminnon kunkin vaiheen lopussa, minkä jälkeen järjestelmä välittää asiakirjat seuraavaan vaiheeseen. Poistoaikataulu keskeytyy niiden yksiköiden osalta, jotka on asetettu pitoon. Järjestelmä jatkaa poistoaikataulun toteutusta, kun kaikki pidot on poistettu.

Ajamalla arkistosta poiston tarkistuksen voit laskea, milloin asiakirjat ovat valmiita arkistosta poistettaviksi. Lisätietoja on poiston tarkistustoimintoa käsittelevässä ohjeaiheessa. Poistoaikatauluja tuodaan ja viedään Arkistonmuodostussuunnitelman tuonti ja vienti -työkalun avulla.

Poistoaikataulun parametrit

Poistoaikataulu voi sisältää seuraavia parametreja:

Poistoaikataulun periytyminen

Poistoaikataulu voidaan liittää asiakirjaluokkaan, asiakirjakansioon tai asiakirjalajiin. Asiakirjakansiolla voi olla oma poistoaikataulunsa tai se voi periä poistoaikataulun, joka on liitetty päätason asiakirjaluokkaan.

Oletusarvon mukaan asiakirja perii sen kansion poistoaikataulun, jossa asiakirja vahvistetaan. Jos kuitenkin haluat liittää asiakirjaan jonkin toisen poistoaikataulun, voit luoda asiakirjalajin. Liitä sitten tarvittava poistoaikataulu kyseiseen asiakirjalajiin ja määritä asiakirjalaji asiakirjaan. Jos asiakirjan luokkaan, kansioon ja lajiin on liitetty eri poistoaikataulut, asiakirja perii asiakirjalajin poistoaikataulun. Jos asiakirja luodaan suoraan asiakirjaluokkaan, asiakirja perii asiakirjaluokan poistoaikataulun.

Yleensä soveltuvia poistoaikatauluja ovat asiakirjan hierarkian alimman tason poistoaikataulut. Seuraavassa kaaviossa on kuvaus poistoaikataulujen periytymisestä eri yksiköihin eri tilanteissa:

Poistoaikataulujen periytyminen eri yksiköihin eri tilanteissa.

Jos siirrät asiakirjaluokkaa tai -kansiota, määritä poistoaikataulu säilölle ja määritä, mihin säilön yksiköihin määritys vaikuttaa. Määritä myös, mihin säilön yksiköihin määritys vaikuttaa. Lisätietoja yksiköiden siirtämisestä on uudelleensijoitusta käsittelevässä ohjeaiheessa.

Jos poistoaikataulua ei määritetä säilön uudelleensijoituksen yhteydessä, seuraavat seikat ovat voimassa:

Arkistosta poisto

Kun poistoaikataulu on liitetty asiakirjaluokkaan tai -kansioon, kaikki kyseiseen säilöön luotavat asiakirjat perivät kyseisen poistoaikataulun oletusarvon mukaan. Kun asiakirjoille toteutetaan katkaisutoiminto, järjestelmä määrittää ne arkistosta poistettaviksi ja siirrettäviksi poistovaiheeseen. Arkistosta poistettavaksi valmiit yksiköt merkitään Valmis poistettavaksi arkistosta -kuvakkeella: Valmis poistettavaksi -kuvake.

Ne käyttäjät voivat aloittaa arkistosta poiston, joilla on tarvittavat käyttöoikeudet. Kun asiakirjojen hallinnoijalta on saatu hyväksyntä, järjestelmä toteuttaa liitetyt poistotoiminnot hyväksytyissä yksiköissä. Voit määrittää jonkin seuraavista poistotoiminnoista poistoaikataulun vaiheeseen:

Jos tuhoamisen käsittelyreitti epäonnistuu jostakin syystä, yksikön tilaksi jää Poisto meneillään. Yksikön arkistosta poisto on aloitettava tällöin uudelleen. Lisätietoja on poistoaikataulun aloittamista käsittelevässä ohjeaiheessa.

Tarkistuksen ominaisuudet

Arkistosta poiston tarkistus päivittää osan ominaisuuksista dynaamisesti. Jos kyseisiä ominaisuuksia käytetään vaihtoehtoisten säilytysten säilytyskantana, päivittävä arkistosta poiston tarkistus voi pidentää säilytysaikaa. Älä käytä seuraavia ominaisuuksia vaihtoehtoisen säilytyksen säilytyskantana:
  • Nykyisen vaiheen toteutuspäivä
  • Nykyisen vaiheen toiminto
  • Edellinen tarkistuspäivä
  • Nykyisen vaiheen päätöspäivämäärä
  • Nykyisen vaiheen arvioinnin päätös
  • Nykyisen vaiheen tunnus
  • Laske vaiheen säilytys uudelleen
  • Nykyisen vaiheen toteutuksen tila
  • Poistovaiheet
  • Jakso vuotta
  • Jakso kuukautta
  • Jakso päivää
  • Nykyisen toiminnon tyyppi
  • Tärkeän käsittelyreitin tila
  • Tärkeän tarkistuksen päivämäärä
  • Tärkeän asiakirjan arviointipäivämäärä
  • Tärkeän asiakirjan seuraava arviointipäivämäärä
  • Nykyisen vaiheen tunnus
  • Vaihtoehtoiset säilytykset
  • Säilytyskanta
  • Säilytysaika vuotta
  • Säilytysaika kuukautta
  • Säilytysaika päivää
  • Nykyisen vaiheen vientimuoto
  • Vientimuoto
  • Nykyisen vaiheen päätöspäivämäärä.


Palaute

Päivitetty viimeksi: Marraskuu 2013
retention_and_disposal.htm

© Copyright IBM Corp. 2013