IBM Enterprise Records Version 5.1.2    

Löschen eines Schriftstücks

Mit dem Löschen eines Schriftstücks wird das Dokument gelöscht, das als Schriftstück deklariert wurde. Die Schriftstückmetadaten werden in der Regel zur selben Zeit gelöscht. Sie können die Schriftstückmetadaten jedoch auch beibehalten. Möglicherweise wollen Sie die Schriftstückmetadaten beibehalten, um sie in eine XML-Datei zu exportieren und die Schriftstückmetadaten dann später zu löschen. Zur Aufbewahrung der Metadaten muss der Aktenplan entsprechend konfiguriert sein.

Informationen zu diesem Vorgang

Ein Schriftstück wird gelöscht, wenn das Ende seines Aufbewahrungszeitraums erreicht wird und es vom System ausgesondert wird. Bei Bedarf kann ein Schriftgutadministrator sie auch manuell löschen. Gemäß DoD-Standards ist auch ein Schriftgutmanager zum Löschen von Schriftstücken befugt. Im Gegensatz dazu darf ein Schriftgutmanager nach PRO-Standard keine Schriftstücke aus dem Objektspeicher löschen. Weitere Informationen zu Metadaten finden Sie im Thema über das Beibehalten von Metadaten.

Vorgehensweise

So löschen Sie ein einzelnes Schriftstück:

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen des Schriftstücks und wählen Sie "Löschen" aus.
  2. Klicken Sie auf "Akzeptieren", um den Löschvorgang zu bestätigen, oder auf"Beenden", wenn Sie das Schriftstück doch nicht löschen wollen.

Ergebnisse

So löschen Sie mehrere Schriftstücke:
  1. Durchsuchen Sie die Aktenplanhierarchie, um auf die zu löschenden Schriftstücke zuzugreifen.
  2. Wählen Sie die Kontrollkästchen neben den Schriftstücken aus, die Sie löschen wollen.
  3. Wählen Sie im Menü Mehrfachauswahlaktionen die Option Löschen aus.
  4. Überprüfen Sie im Fenster Löschen, ob die zu löschenden Schriftstücke ausgewählt sind, und klicken Sie auf Löschen. Ihre Schriftstücke werden ohne weitere Warnung gelöscht.
  5. Eine Bestätigungsnachricht wird angezeigt, die den Abschluss der Aktion Löschen meldet. Klicken Sie auf OK, um zur Seite Durchsuchen zurückzukehren.


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Letzte Aktualisierung: November 2013
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