We wdrożeniach IBM® Enterprise
Records narzędzie do importowania i
eksportowania kartotek akt umożliwia zaimportowanie zewnętrznej kartoteki akt lub wyeksportowanie kartoteki akt do środowiska zewnętrznego. Narzędzie wykorzystuje plik XML w celu realizowania procesów importowania i
eksportowania.
Przegląd
Szczegółowe informacje o modyfikowaniu eksportowanego pliku
XML w celu uwzględnienia dziedziczenia harmonogramu, alternatywnych czasów przechowywania, wyzwalaczy rozporządzania i wstrzymań dynamicznych zawiera temat Rozwiązywanie problemów z narzędziem importowania i eksportowania kartoteki akt.
Ograniczenia
Narzędzie do importowania i eksportowania kartoteki akt umożliwia migrowanie kartotek akt. Jednak narzędzie nie obsługuje następujących scenariuszy:
- Eksportowania/importowania między modelami danych. Na przykład: w przypadku eksportowania ze składnicy obiektów modelu danych
PRO nie można zaimportować do składnicy obiektów modelu danych DoD.
- Eksportowania ani importowania obiektów akt, woluminów, obiektów dokumentów, informacji o zabezpieczeniach ani oznaczeń
zabezpieczeń.
- Mechanizmu wycofywania zmian.
- Eksportowania właściwości o wartości null. Na przykład: wyeksportowanie fazy harmonogramu rozporządzenia bez okresu
przechowywania. Także zaimportowanie tego harmonogramu rozporządzenia do innej składnicy obiektów nie spowoduje zmiany okresu
przechowywania na null. Jednak możliwe jest ręczne zaktualizowanie pliki XML w celu zaktualizowania okresu przechowywania. Więcej informacji zawiera temat Rozwiązywanie problemów z narzędziem importowania i eksportowania kartoteki akt.
Najpierw należy wyeksportować i zaimportować właściwości niestandardowe, takie jak listy opcji, oraz klasy w osobnym
pliku XML, a dopiero potem można zaimportować pozostałą część kartoteki akt. Ponadto po zaimportowaniu kartoteki akt stany obiektów, takie jak
Zamknięte i
Gotowe do
rozporządzenia przestają obowiązywać.
Uruchamianie narzędzia
Narzędzie do importowania i eksportowania kartoteki akt można uruchomić z wiersza komend programu wykonywalnego Java. Lub narzędzie można uruchomić za pośrednictwem wiersza komend:
FilePlanTool.bat lub
FilePlanTool.sh. Narzędzie można uruchomić w jednym z pięciu trybów:
- Skonfiguruj: otwiera okno dialogowe, w którym należy podać wymagane informacje. Te wymagane informacje to nazwa serwera Content Platform Engine, nazwa składnicy obiektów, nazwa i hasło
administratora, a także tryb (import lub eksport).
- Eksport: tworzy w pełni kompatybilny i zgodny plik XML, który można następnie zaimportować do innego
środowiska.
- Import/aktualizacja: importuje określony plik XML do środowiska.
- Sprawdzanie poprawności: odczytuje plik XML w celu sprawdzenia zgodności i kompatybilności.
Eksportowanie kartoteki akt
Jeśli kartoteka akt przeznaczona do wyeksportowania zawiera dowolne z poniższych elementów:
- klasy lub właściwości niestandardowe;
- więcej niż 300000 folderów;
- kategorię akt, która zawiera więcej niż 15000 folderów.
Informacje zawiera sekcja
Eksportowanie kartoteki akt z opcją zasięgu.
Po skonfigurowaniu narzędzia można go użyć w celu
wyeksportowania kartoteki akt. Aby wyeksportować kartotekę akt, wpisz poniższą komendę:
FilePlanTool -mode
export -fileplan nazwa kartoteki akt
-o nazwa_pliku_XML.xml gdzie nazwa kartoteki akt jest
nazwą kartoteki akt do eksportowania i jest ona wymagana. Jeśli nazwa kartoteki akt zawiera
spacje lub znaki specjalne, wówczas należy umieścić nazwę kartoteki akt w cudzysłowach.
nazwa_pliku_XML to nazwa i ścieżka pliku do utworzenia. Jeśli w wierszu komend nie zostanie określona nazwa
pliku, wówczas narzędzie użyje domyślnej nazwy pliku określonej w polu Nazwa pliku wyjściowego. To pole znajduje się w oknie dialogowym
konfiguracji narzędzia. Szczegółowe informacje na temat określania domyślnej nazwy pliku
wyjściowego XML zawiera sekcja Konfigurowanie narzędzia.
Eksportowanie kartoteki akt z opcją zasięgu
W przypadku
eksportowania kartoteki akt należy użyć opcji zasięgu dla dużych kartotek akt lub dla kartotek,
które zawierają niestandardowe klasy albo właściwości. Aby wyeksportować kartotekę akt za pomocą opcji zasięgu, wpisz poniższą komendę:
FilePlanTool -mode export -fileplan
nazwa kartoteki akt -o nazwa_pliku_XML.xml
-scope parametr
gdzie nazwa kartoteki akt jest
nazwą kartoteki akt do eksportowania i jest ona wymagana. Jeśli nazwa kartoteki akt zawiera spacje lub znaki specjalne, wówczas należy umieścić nazwę kartoteki akt w cudzysłowach.
nazwa_pliku_XML to nazwa i ścieżka pliku do utworzenia. Jeśli w wierszu komend nie zostanie określona nazwa
pliku, wówczas narzędzie użyje domyślnej nazwy pliku określonej w polu Nazwa pliku wyjściowego. To pole znajduje się w oknie dialogowym
konfiguracji narzędzia. Jeśli narzędzie jest używane z opcją zasięgu, wówczas narzędzie tworzy plik XML dla każdej części kartoteki akt. Dlatego należy określać inną nazwę pliku XML przy każdym korzystaniu z narzędzia w trybie eksportu. Informacje na temat określania domyślnej nazwy pliku
wyjściowego XML zawiera sekcja Konfigurowanie narzędzia.
parametr
może być jednym z poniższych elementów:
- metadata: jeśli kartoteka akt zawiera niestandardowe klasy lub właściwości, ten parametr jest wymagany. Opcja
parametru metadata utworzy osobny plik XML dla niestandardowych klas i właściwości.
Dlatego jeśli kartoteka akt zawiera niestandardowe klasy lub właściwości, wówczas procesy eksportowania i importowania obejmują dwa kroki:
- Jeden krok dla niestandardowych klas i właściwości.
- Jeden krok dla pozostałej części kartoteki akt. Jeśli parametr metadata nie jest stosowany, wówczas
narzędzie wyeksportuje kartotekę akt bez właściwości niestandardowych.
- includecategory „nazwa kategorii akt”: za pomocą tego parametru można wyeksportować
konkretną kategorię akt. W przypadku użycia parametru includecategory narzędzie eksportuje wszystkie podkategorie i podfoldery zawarte w określonej kategorii akt. nazwa kategorii akt musi obejmować pełną ścieżkę w IBM Enterprise
Records. Na
przykład: aby wyeksportować wszystkie obiekty podrzędne z kategorii akt Cat03, wówczas należy wpisać poniższą komendę. Cat03 jest zawarta w kategorii Cat02, która z kolei jest zawarta w kategorii Cat01.
FilePlanTool.bat -mode export -scope includecategory
"/Cat01/Cat02/Cat03" -o expfile.xml
- includecategories plik 01:
za pomocą tego parametru można wyeksportować tylko kategorie akt i ich elementy podrzędne określone w wejściowym pliku tekstowym plik 01. Za pomocą parametru includecategories można wyeksportować wiele kategorii akt do tego samego pliku bez konieczności określania nazw poszczególnych kategorii w wierszu komend. W celu użycia tego parametru należy wpisać poniższą
komendę:
FilePlanTool.bat -mode export -scope includecategories file01.txt -o export01.xml
Plik File01.txt zawiera:
/categoryB
/CategoryC/SubcategoryC2 /CatogoryA/SubcategoryA1
Nazwa kategorii jest reprezentowana przez pełną nazwę ścieżki i jedną kategorię akt na wiersz.
- excludecategory „nazwa wykluczonej kategorii akt”: za pomocą tego parametru można
wykluczyć konkretną kategorię akt i jej elementy podrzędne. Na przykład: jeśli nazwa wykluczonej kategorii akt
ma wartość "Cat01/Cat02/Catlarge", wówczas narzędzie eksportuje wszystkie kategorie akt i foldery akt z kartoteki akt z jednym wyjątkiem. Wyjątek ten stanowią kategorie akt i foldery akt zawarte w węźle "Cat01/Cat02/CatLarge". Ten parametr działa podobnie do
parametru includecategory.
- excludecategories plik 02: za pomocą tego parametru można wykluczyć drzewa podrzędne nazw głównych określonych w pliku tekstowym plik 02. Ten parametr działa podobnie do parametru
includecategories.
Import/aktualizacja kartoteki akt
W celu zaimportowania kartoteki akt albo jej segmentu należy uruchomić narzędzie w trybie importu. Należy również określić plik XML utworzony przez
narzędzie w trybie eksportu. Jeśli kartoteka akt zawiera niestandardowe klasy lub właściwości, wówczas proces importu wymaga wykonania dwóch
kroków. Pierwszy krok umożliwia zaimportowanie klas niestandardowych i właściwości w kartotece akt. Drugi krok umożliwia zaimportowanie pozostałej części kartoteki akt. Najpierw należy zaimportować klasy i właściwości niestandardowe. Następnie należy odczekać co najmniej 5 minut przed zaimportowaniem kartoteki akt, ponieważ niestandardowa klasa i metadane właściwości są zbuforowane w pamięci podręcznej.
Trwałość pamięci podręcznej wynosi 5 minut, a następnie pamięć podręczna jest kasowana. Aby zaimportować/zaktualizować kartotekę akt, wpisz poniższą komendę:
FilePlanTool
-mode import -f nazwa_pliku_XML.xml -reimportoption option
FilePlanTool -mode update -f
nazwa_pliku_XML.xml -reimportoption option
nazwa_pliku_XML to nazwa i ścieżka pliku do zaimportowania. Narzędzie korzysta z domyślnej nazwy pliku określonej w polu Nazwa pliku wyjściowego w oknie dialogowym konfiguracji, o ile nazwa pliku nie zostanie określona przez użytkownika. Informacje na temat określania domyślnej nazwy pliku
wyjściowego XML zawiera sekcja Konfigurowanie narzędzia.
Opcja ponownego importu określa domyślne działanie narzędzia podczas importowania obiektu, który już istnieje w kartotece akt. Szczegółowe informacje nt. opcji ponownego
importowania zawiera sekcja Korzystanie z opcji ponownego importu.
W trybie importu narzędzie nie
korzysta z opcji zasięgu, ale sprawdza znaczniki XML w celu określenia treści do importowania. Należy określić inną nazwę pliku
XML dla metadanych (niestandardowe klasy i właściwości) oraz dla kartoteki akt.
Ostrzeżenie: Znacznik
ClassificationScheme w pliku XML określa nazwę kartoteki akt.
Uruchom narzędzie w trybie aktualizacji w celu wprowadzenia niewielkich zmian po początkowym imporcie kartoteki akt. Należy wyróżnić kolejne aktualizacje z początkowo zaimportowanych plików XML. Określ update jako atrybut InputMode
znacznika FilePlan w pliku XML.
Za pomocą trybu aktualizacji nie można zaktualizować właściwości niestandardowej (takiej jak
lista opcji).
W przypadku błędów lub zatrzymania procesu importu należy zapoznać się z informacjami w węźle dotyczącym rozwiązywania problemów i wsparcia w Centrum informacyjnym lub z publikacją IBM FileNet P8 Troubleshooting Guide na stronie Dokumentacji produktu FileNet P8
Platform .
W większości przypadków proces importowania zatrzymuje się po
napotkaniu błędu i wówczas żaden komunikat nie jest wyświetlany.
W razie potrzeby należy uruchomić przeglądanie ze wstrzymywaniem, aby zastosować wstrzymania warunkowe dla obiektów po
imporcie, ponieważ narzędzie nie importuje wstrzymań warunkowych. Informacje zawiera sekcja
Ograniczenia.
Sprawdzanie poprawności kartoteki akt
Po ręcznym utworzeniu pliku XML należy sprawdzić, czy ten plik XML nie zawiera żadnych błędów oraz czy nie występują problemy ze zgodnością. Poprawność można sprawdzić za pomocą narzędzia do importowania i eksportowania kartotek akt. Aby uruchomić narzędzie do
importowania i eksportowania w trybie sprawdzania poprawności, należy wpisać następującą komendę:
FilePlanTool
-mode validate -f nazwa_pliku_XML.xml
nazwa_pliku_XML to nazwa i ścieżka pliku do sprawdzenia. Narzędzie korzysta z domyślnej nazwy pliku określonej w polu Nazwa pliku wyjściowego w oknie dialogowym konfiguracji, o ile nazwa pliku nie zostanie określona przez użytkownika. Informacje na temat określania domyślnej nazwy pliku
wyjściowego XML zawiera sekcja Konfigurowanie narzędzia.
Korzystanie z opcji ponownego importu
Opcja ponownego importu określa domyślne
zachowanie narzędzia podczas importowania obiektu, który istnieje w kartotece akt. Opcja ponownego importu
ma trzy parametry:
- Brak: podczas dodawania obiektu narzędzie zgłasza ostrzeżenie w dzienniku wyjątków, jeśli obiekt istnieje, nie dodaje obiektu, a następnie kontynuuje działanie.
- Pomiń: podczas dodawania obiektu narzędzie pomija istniejące obiekty, kontynuuje działanie i zgłasza czynność pomijania w dzienniku działań.
- Zastąp: podczas dodawania obiektu narzędzie zastępuje istniejące obiekty, kontynuuje działanie i zgłasza czynność modyfikacji w dzienniku działań.
Opcję
Pomiń należy użyć po niepomyślnym imporcie dużej kartoteki akt. Podczas drugiej próby zaimportowania tej samej kartoteki akt opcja Pomiń nie dopuszcza do ponownego importowania obiektów, które zostały już pomyślnie zaimportowane. Jeśli jednak w przypadku drugiej próby wymagane są niewielkie modyfikacje obiektów,
które zostały pomyślnie zaimportowane za pierwszym razem, wówczas należy użyć opcji
Zastąp. W przypadku kolejnych operacji importu mniejszych modyfikacji do niewielkiej liczby
obiektów należy określić ustawienie
Action="Modify" (w sekcji RMEntityObjectType
pliku XML) dla obiektów. Należy zmienić te obiekty zamiast wprowadzania zmian do pierwotnego pliku XML. Ponadto tryb Aktualizuj umożliwia łatwiejsze
identyfikowanie kolejnych aktualizacji z początkowych raportów pełnych. Informacje zawiera sekcja
Import/aktualizacja kartoteki akt.