Eine Aussonderungsaktion ist eine Aktion, die auf Einheiten angewendet wird, die ihr Abgrenzungsdatum erreicht haben oder deren Aufbewahrungsfrist innerhalb einer Aussonderungsphase abgelaufen ist. Für jede von Ihnen erstellte Aktion müssen Sie einen Standardworkflow zuordnen, außer für die Aktion Automatisch vernichten. Wenn das System die Aktion ausführt, führt es den damit verknüpften Workflow aus, sobald es von einem berechtigten Benutzer die Bestätigung dazu erhält.
Beim Definieren eines Dispositionszeitplans weisen Sie eine Aktion mit dem Aussonderungsauslöser für die Abgrenzung zu. Außerdem weisen Sie jeder Dispositionsphase innerhalb eines Dispositionszeitplans eine Aktion zu.
Hinweis: Nur ein Schriftgutadministrator oder ein Schriftstückmanager (für Basis- und DoD-Datenmodelle) kann eine Aktion erstellen, ändern oder löschen.
Arten von Aktionen
In
IBM® Enterprise Records können Sie die folgenden im System vordefinierten Arten von Aktionen erstellen:
- Überprüfen: Ruft Schriftstücke ab, die von einer autorisierten Person überprüft wurden. Zur Überprüfung gehört die Abfrage des Aussonderungsstatus der Einheit, um zu ermitteln, ob sie ausgesondert werden kann.
- Exportieren: Exportiert oder kopiert die Schriftstücke in ein anderes Repository.
- Übertragen: Überträgt Schriftstücke an eine Archivierungseinrichtung zur dauerhaften Aufbewahrung.
- Vernichten Löscht Schriftstücke permanent.
- Übergangstransfer: Überträgt Schriftstücke vorübergehend an eine andere Position.
- Stilllegung: Schließt Entitäten, nachdem ihr Stilllegungsdatum erreicht ist.
- Notwendige Prüfung (Vital Review): Ermöglicht die Planung regelmäßiger Überprüfungen von notwendigen Entitäten.
- Automatisch vernichten: Löscht Schriftstücke permanent ohne Verwendung eines Workflows. Ein Schriftstück wird entfernt, sobald seine Aufbewahrungsfrist abläuft.