IBM® Enterprise
Records es un componente complementario de la suite de productos IBM FileNet P8. IBM Enterprise
Records le permite crear y mantener registros precisos, seguros y fiables de información física y electrónica. IBM Enterprise
Records es válido para
administrar registros de cualquier clase, sea cual sea el formato o medio de
almacenamiento. La finalidad de IBM Enterprise
Records se basa en el concepto de lo que es un
registro y el propósito de utilizar un sistema de administración de registros.
Administración de registros
La gestión
de registros comprende actividades administrativas como planificación, control y organización
para la creación, almacenamiento, uso, recuperación y disposición de
los registros. La gestión de registros incluye todas las actividades que
se realizan para mantener los registros a lo largo de su ciclo de vida de creación,
uso activo, almacenamiento inactivo y disposición.
Necesidad de administración de registros
Para garantizar que la información de la organización sea exacta, exhaustiva y tenga un acceso fácil, es preciso establecer un sistema de administración de registros que sea fiable. De lo contrario, es posible que invierta una gran cantidad de tiempo en actividades no productivas, como ubicar manualmente la información o buscar
registros faltantes o mal archivados.
Si no se dispone de un sistema de administración de registros, la búsqueda, interpretación y cumplimiento de la legislación sobre archivado de documentos puede resultar una cuestión complicada. Esta deficiencia puede provocar varias multas, penalizaciones y
otras consecuencias legales. También podría encontrar riesgos relacionados
con litigios, confidencialidad y seguridad de información crítica y vital
si no mantiene y administra los registros correctamente.
Utilice IBM Enterprise
Records para mitigar los riesgos mencionados
anteriormente. Puede utilizar IBM Enterprise
Records para
conservar información valiosa como registros, disponible cuando se requiere
con técnicas de búsqueda, mientras se eliminan o archivan registros inactivos o no esenciales.
Rol de IBM Enterprise
Records en la gestión de registros
Puede administrar registros en todo el ámbito de una empresa, independientemente del medio de almacenamiento. La finalidad de
IBM Enterprise
Records es garantizar la terminación de una de las siguientes acciones:
- Facilidad de acceso a los registros desde cualquier ámbito de la empresa
- Eliminación de los registros cuando pierdan vigencia o no se necesiten por motivos legales, reglamentarios ni por directrices administrativas
Utilizando
IBM Enterprise
Records, puede realizar las siguientes tareas:
- Creación y mantenimiento de una estructura jerárquica (plan de archivos) para almacenar registros.
- Administración de registros electrónicos y físicos.
- Almacenes de registros con medidas de seguridad.
- Creación de reglas de retención y eliminación de registros.
- Forzado de la destrucción o archivado de registros en función de dichas reglas.
- Acceso controlado a los registros.
- Recuperación de registros basados en criterios de búsqueda.
- Elimine los registros que ya no son necesarios según la organización.
Características y ventajas de IBM Enterprise
Records
En la tabla siguiente figuran las características de
IBM Enterprise
Records junto con las ventajas que
aporta cada un.
Característica |
Ventaja |
Almacén centralizado de registros |
- Uso generalizado y disponibilidad de la información en todos los ámbitos de la empresa.
- Toma de decisiones eficaz gracias a la oportuna disponibilidad de la información pertinente.
|
Almacenes y ubicaciones virtuales para el almacenamiento de registros de documentos electrónicos y físicos conforme a una jerarquía |
- Control de archivos electrónicos y series de documentos.
- Simulación del entorno real de una oficina.
- Las ubicaciones virtuales y los almacenes determinan la estructura lógica de almacenamiento físico real.
- Control de costes mediante la reducción de gastos en espacio de oficina, equipos y personal destinado a recuperar y administrar registros.
|
Funciones sencillas de búsqueda |
- Acceso fácil y rápido a la información que se necesita sin complicadas sintaxis de consulta.
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Reglas de retención y eliminación de registros |
Control establecido por el usuario respecto a:- Duración durante la cual se mantiene un registro.
- Tratamiento del registro una vez cumplido el programa de retención.
- Revisión de registros antes de su destrucción.
|
Procedimientos de auditoría de registros, seguimiento automatizado del periodo de retención e inicio del proceso de eliminación de registros |
- Los registros no se destruyen, alteran, manipulan, dañan ni pierden de forma accidental.
- Los registros se destruyen conforme al programa de disposición o como parte
de un procedimiento de auditoría.
- Los registros que pierden validez se eliminan para reducir el espacio de almacenamiento.
|
Importación y exportación de registros |
- Los registros que no son requeridos frecuentemente por la organización se pueden
exportar a otra ubicación. Estos documentos son registros que se
deben conservar para cumplir con las regulaciones del gobierno.
- Los registros se pueden importar de otros almacenes.
|
Controles de seguridad de registros |
- Los usuarios no autorizados no disponen de acceso a los registros.
- Los usuarios no pueden eliminar registros por accidente. La eliminación de registros la efectúa el administrador de registros o tiene lugar en el transcurso de un procedimiento de eliminación.
- Los usuarios solo pueden efectuar operaciones relativas a registros para las que cuentan con la debida autorización.
|
Integración con IBM FileNet P8 Workplace, Workplace XT, IBM Content
Navigator, Microsoft Office y
Microsoft Outlook |
Declaración manual o automática de registros desde:- Workplace o Workplace XT
- IBM Content
Navigator
- Microsoft Outlook, Word, Excel y PowerPoint
- Plantillas de entradas
|
Roles de usuario en IBM Enterprise
Records
IBM Enterprise
Records roporciona un modelo de seguridad de usuarios basado en roles e incluye los roles de administrador de registros, gestor de registros, usuario con privilegios y usuario de registros. Cada rol determina las tareas que puede desempeñar un usuario en ese rol. Para obtener más información, consulte el tema de seguridad.
Tipos de instalaciones de IBM Enterprise
Records
Antes de instalar la aplicación
IBM Enterprise
Records, debe elegir el tipo de instalación (modelo de datos) que se adecue a sus requisitos de administración de registros. Están disponibles los siguientes modelos de datos:
- Básica: proporciona las funciones y propiedades básicas para la gestión de registros.
La instalación básica de registros IBM Enterprise
Records es la instalación más común de IBM Enterprise
Records porque agrega el
número mínimo de propiedades y se ajusta a la mayoría de necesidades. En cuanto a funciones, la instalación básica presenta la misma capacidad que la instalación DoD.
- Línea de base DoD: cumple con los estándares de línea de base del Departamento de Defensa (DoD) 5015.2. Estos estándares proporcionan orientación sobre el procedimiento y la implementación de la gestión de registros en el DoD. Además, la instalación
del DoD de IBM Enterprise
Records define
interfaces específicas del sistema y criterios de búsqueda. La instalación de DoD
también describe los requisitos mínimos de gestión de registros que se deben
cumplir con base en las regulaciones de los Archivo Nacional de Administración
de Registros (NARA).
- Confidencial de DoD: cumple los estándares de línea base del Departamento de defensa (DoD) 5015.2 y proporciona soporte para el manejo de registros clasificados según los requisitos opcionales de los documentos clasificados en los estándares del DoD.
Tipos de entidades de IBM Enterprise
Records
En
IBM Enterprise
Records, los registros se almacenan conforme a una estructura jerárquica en
la que se inscriben distintas entidades de administración de registro. La figura siguiente ilustra la estructura jerárquica de dichas entidades junto con una breve explicación:

- Almacén de objetos: un repositorio de objetos y una suite de servicios
de almacenamiento y recuperación acompañantes para estos objetos. Tipos de almacenes de objetos:
- Almacén de objetos de plan de archivos (FPOS): Contiene el plan de archivos,
es decir, toda la jerarquía de entidades de administración de registros que crea.
- Almacén de objetos habilitado para registros(ROS): contiene documentos que pueden declararse como registros en un almacén de objetos de plan de archivos (FPOS).
Le animamos a que configure almacenes de objetos independientes para registros (metadatos) y documentos que se declaran como registros. De este modo, el almacén de objetos del plan de archivos contiene la estructura de dicho plan; por su parte, el almacén de objetos de registros contiene documentos, algunos de los cuales declarados como registros. En general, hay varios usuarios
con acceso a ROS pero no a las entidades que conforman el plan de archivos en
FPOS. Puede asociar varios almacenes de objetos de registros con un almacén de objetos del plan de archivos.
- Plan de archivos: Define la organización de registros. En un plan de archivos, el usuario almacena registros según una estructura jerárquica diseñada para conservar el contexto de registros. Por ejemplo, se crean planes de archivos que reflejan las funciones empresariales de la organización. A continuación, se catalogan registros según estos esquemas que se basan en las funciones de negocio.
También puede asociar una pauta de asignación de nombres con un plan de archivos. Todas las entidades creadas bajo el plan de archivos siguen el patrón de asignación de nombres de registro.
- Categoría de registros: Categoriza un conjunto de registros relacionados en
un plan de archivos. Las categorías de registros se crean para catalogar registros según categorías funcionales. Una categoría de registro puede contener carpetas de registros y subcategorías, pero no ambas .Además, con cada categoría se pueden asociar reglas de retención y disposición. Estas reglas afectan a todas las carpetas de registros y los registros que se creen en esa categoría.
- Carpeta de registros: Es un almacén de registros relacionados. Se utiliza para administrar registros según los periodos de retención y los sucesos de disposición especificados. Puede crear carpetas de registros electrónicas, físicas e híbridas en una categoría para administrar registros electrónicos y físicos.
- Carpeta electrónica: Se usa para almacenar registros electrónicos. Una carpeta electrónica también puede contener marcadores. El marcador consiste en una entrada electrónica de un registro físico que no se puede almacenar en un registro físico. Por ejemplo, planos de edificios grandes, cintas de vídeos o bases de datos.
- Carpeta física: Almacena registros de elementos físicos como registros
de papel. Una carpeta física es una entrada virtual para una carpeta de papel. Con base en la estructura de almacenamiento físico de su organización, puede representar la
jerarquía de las carpetas físicas en IBM Enterprise
Records.
- Caja: Proporciona un mecanismo a entidades de modelos
físicos que contienen otras entidades físicas. Por ejemplo, puede crear un "Almacén" que
contenga "Estantes" que contengan "Cajas" que contengan "Carpetas físicas".
Dentro de una caja puede haber otra caja, carpeta física o registro.
- Carpeta híbrida: Un conjunto de registros físicos y electrónicos
relacionados.
- Volumen: sirve como subdivisión lógica de una carpeta de registros en unidades
más pequeñas y fáciles de manejar. Un volumen no tiene una existencia independiente de la carpeta. Una carpeta de registros siempre contiene al menos un volumen,
que crea automáticamente el sistema cuando se crea una carpeta de
registro. Por eso, puede crear cualquier número de volúmenes en una carpeta de registros.
- Registro: un registro proporciona metadatos de un documento u objeto físico que
se coloca bajo el control de la aplicación IBM Enterprise
Records. Un registro puede
heredar parte del comportamiento de la carpeta de registro en la cual
se creó. Por ejemplo, hereda el programa de disposición de la carpeta de registro principal. Puede catalogar los registros en los siguientes tipos:
- Registro electrónico: Hace referencia a un documento
electrónico.
- Marcador: Hace referencia a un objeto físico o documento de papel.
- Registro vital: Registro importante y obligatorio en el cumplimiento
de responsabilidades operativas en caso de una emergencia que afecte a toda la empresa. Los registros vitales se revisan y actualizan de manera periódica.
- Registro permanente: Un registro se identifica como que tiene suficiente valor histórico
u otro valor para garantizar la conservación continua de parte de
la organización. Esta conservación dura más allá del tiempo que se requiere normalmente para fines administrativos, legales o físicos.
- Tipos de
registro: Un tipo de registro puede asociarse con registros que tengan funciones
comunes. Por ejemplo, puede definir un tipo de registro para especificar un programa de disposición común de registros, y para facilitar la búsqueda y recuperación de registros. Puede utilizar tipos de registros cuando un grupo de registros que existe bajo una carpeta de registros tiene un programa de disposición que es diferente al que está asociado actualmente a la carpeta de registros.
La siguiente entrada es un ejemplo de la jerarquía de las entidades de gestión de registros.
Plan de archivos
Administración general (categoría) Archivos de correspondencia (carpeta) Instrucciones de programas (carpeta) Conferencia sobre formación en administración 2006 (volumen) Conferencia sobre formación en administración 2007 (volumen)
Administración de información (categoría) Archivos de correspondencia (carpeta) Hojas de números del operador (carpeta)