Vzor pomenovania poskytuje spôsob na automatické pomenúvanie
kategórií, priečinkov záznamov a záznamov tak, aby spĺňali vaše konvencie.
Keď užívateľ vytvorí jednu z týchto entít, ktoré majú priradený vzor pomenovania,
v kroku nastavenia vlastností sa automaticky doplní názov. Systém nebráni užívateľovi
tento názov zmeniť.
Prírastkové čísla sa priradia a použijú, keď sa zobrazí krok
nastavenia vlastností. Ak zrušíte krok pred vytvorením entity, toto číslo sa nikdy
nepoužije.
Informácie o úlohe
Ak chcete automaticky pomenúvať záznamy, zadajte vzor pomenovania do poľa
Record Pattern rodičovského kontajnera. Record pattern je vlastnosť kontajnera. Všetky záznamy deklarované do tohto kontajnera vyžadujú nasledujúci názov v postupnosti
vzoru a prírastky podľa hodnoty, ktorú zadáte v poli
Record Pattern Increment
By.
Výsledky
Čo je syntax vzoru pomenovania
Použite hodnoty YY alebo
YYYY, MM a DD pre dátumy. Každá z týchto hodnôt môže byť pár v hranatých zátvorkách,
[YY] alebo ich možno skombinovať, pokiaľ sú oddelené bodkami [YY.MM.DD].
Váš podnikový proces môže vyžadovať, aby názvy priečinkov začínali písmenom A, za
ktorým budú nasledovať dve číslice alebo štyri číslice predstavujúce rok, pomlčku
a potom číslo priečinka. Napríklad, názov bude A07-000005 alebo A2007-000005.
Takéto názvy sú vytvorené nasledujúcimi vzormi: A[YY]-[\d\d\d\d\d\d], A[YYYY]-[\d\d\d\d\d\d]
V týchto vzoroch A je
prvý znak, YY alebo YYYY predstavuje rok a \d
je číslica. Systém automaticky poskytuje pre vzory predvolené hodnoty, vložené do hranatých zátvoriek [].
Takže YY sa nahradí poslednými dvomi číslicami aktuálneho roka. \d sa nahradí postupne narastajúcimi číslicami.
Hodnotu prírastku zadáte v inom poli pri zadávaní reťazca.
Vo vzor pomenovania iného záznamu môžete vytvoriť pravidlo pomenovania pre priečinky v sérii. Napríklad, KX,
za ktorým nasledujú dve číslice alebo štyri číslice, bodka, dvojčíselný dátum, bodka,
dvojčíselný deň, pomlčka a množina číslic. Napríklad názov bude KX07.06.22-0004. Túto požiadavku splňuje nasledujúci vzor: KX[YY.MM.DD]-[\d\d\d\d]
Môžete tiež použiť voliteľné vzory a vytvárať vzory založené na metaúdajoch. Napríklad, politiky vašej organizácie môžu vyžadovať, aby pomenúvacou konvenciou priečinka záznamov bol rok, medzera, predmet (metaúdaje) obsahujúcej kategórie, medzera a päťmiestne číslo, napríklad 2006 LOAN 00005. Vytvorte napríklad vzor pomenovania s týmito špecifikáciami: [YYYY] [Parent.Emailsubject] [\d\d\d\d\d]
Dôležité: Keď
zadáte možnosť Parent, ako veľké uveďte len prvé
písmeno reťazca.
Systém poskytne predvolené hodnoty pre rok a predmet,
lebo tieto hodnoty sú uzavreté v hranatých zátvorkách
[].
Parent.Emailsubject je voliteľný vzor. Preto systém poskytne hodnotu
poľa metaúdajov
Emailsubject, ktorú zadáte pre rodiča
a priečinok záznamov. Pri vytváraní voliteľného vzoru zadajte symbolický názov
vlastnosti. Rovnako, ak pre špecifikovanú vlastnosť nie je k dispozícii žiadna hodnota,
vygeneruje sa chyba. Voliteľné vzory sú použiteľné na úrovni 1 v pláne súboru. Úroveň plánu súboru je ďalšie pole, ktoré vypĺňate pri pridávaní plánu súboru.
Zadajte meno užívateľa použitím tohto vzoru: KX[YYYY.MM.DD] [username] [\d\d\d\d\d].
Napríklad, KX2011.10.22
meno_užívateľa 00005
Napoužívajte žiadne znaky, ktoré sú v menách
neplatné. Napríklad, pri vkladaní dátumov nepoužívajte znak lomky /.
Neplatné znaky sú: \ / : * ? " < > |
Dôležité: Ak používate vzor, ktorý
sa nerozpozná, pridá sa k názvu tak, ako sa zobrazuje. Napríklad, [xyz] vygeneruje názov
[xyz].
Pridanie vzoru pomenovania:
- Prihláste sa ako administrátor záznamov a vyberte kartu Configure.
- Kliknite na Naming Patterns.
- Kliknite na tlačidlo Add Naming Pattern.
- Na stránke Add Pattern zadajte názov a popis pre vzor.
- Vyberte položku Name alebo Identifier
z ponuky Apply to Name or Id. V závislosti od hodnoty,
ktorú vyberiete, automaticky sa vygeneruje názov alebo identifikátor kategórie záznamov
alebo priečinka záznamov podľa priradeného vzoru.
- Kliknite na Next.
- Nastavte bezpečnosť pre vzor pomenovania a kliknite na tlačidlo Finish.
- Na potvrdzovacej stránke kliknite na tlačidlo Add Pattern Level
a pridajte úrovne do vzoru pomenovania. Ak chcete pridať úrovne neskôr, kliknite na tlačidlo
OK a stránka Add Pattern sa zatvorí.
Úroveň vzoru obstaráva podrobné údaje vzoru, ktoré sa majú aplikovať na kategórie záznamov
a priečinky záznamov. Jednu alebo viac úrovní môžete zadať v pláne súboru
a typ entity type, na ktorú sa každá uplatní. Pri vytvorení novej entity tohto typu
na špecifikovanej úrovni sa táto automaticky pomenuje podľa vzorového reťazca
a prírastkového čísla. Táto procedúra pokračuje od potvrdzovacej stránky, keď kliknete
na tlačidlo Add Pattern Level.
Pridanie úrovne vzoru:
- Zadajte číslo úrovne plánu súboru. Úroveň v hierarchii plánov súborov je
reprezentovaná číslom, pričom prvá kategória je 1. jej prvá podkategória je 2. Ak
táto podkategória má priečinok záznamov, jej úroveň bude 3.
- V položke Matching Entity Type vyberte možnosť Record Category alebo Record
Folder. Napríklad, ak ako úroveň zadáte 3 a ako typ entity zadáte
Record Category, všetky kategórie záznamov, ktoré existujú na tretej úrovni
v pláne súboru, budú podľa špecifikovaného vzoru pomenovania.
- Zadajte vzorový reťazec, ako je popísané vyššie. Vzorový reťazec
musí zabezpečiť číselný znak.
- Zadajte hodnotu pre položku Record Pattern Increment By.
Pri použití hodnoty 1 sa každá nová kategória alebo priečinok, ktoré sú ovplyvnené
týmto vzorom, zvýši na najbližšiu najvyššiu hodnotu. S prírastkom 2 sa použije každé
druhé číslo. Toto pole musí byť väčšie ako nula.
- Kliknite na Add. Táto voľba vypíše vzor na konci obrazovky a vymaže obsah polí, aby ste mohli pridať ďalšie vzory pre ostatné entity a úrovne.
- Keď dokončíte pridávanie úrovní vzorov, kliknite na tlačidlo Exit.
Príklad
Ak chcete aby boli podkategórie kategórie záznamov pomenúvané automaticky, vytvorte vzor pre úroveň 2 a ako typ vyberte Record Category. Ak chcete, aby sa automaticky pomenúvali aj priečinky záznamov v tejto podkategórii,
vytvorte vzor pre úroveň 3 a ako typ vyberte Record Folder. Keď budú vo vzore pomenovania
obe tieto úrovne vzorov, následne sa budú podkategórie na úrovni 2 a priečinky záznamov
na úrovni 3 pomenúvať automaticky.
Ak chcete pridať alebo upraviť úrovne
vzorov neskôr:
- Prejdite na vzor pomenovania () a kliknite na tlačidlo Get
Info.
- Na bočnej lište vyberte Manage Pattern Level.
- Ak pridávate úroveň vzoru, vyplňte polia, ako je popísané vyššie pri pridávaní
úrovne vzoru. Ak upravujete existujúcu úroveň vzoru, pokračujte na ďalšom kroku.
- Vyberte vzor. Tým sa skopírujú existujúce údaje do polí.
- Podľa potreby zmeňte polia a kliknite na tlačidlo Edit.
- Ak chcete pridať vzor na inej úrovni po pridaní alebo zmene úrovne vzoru,
kliknite na tlačidlo Add.
- Ak chcete upraviť ďalší vzor, kliknite naň, zmeňte polia a kliknite na tlačidlo
Edit.
- Ak chcete vymazať existujúcu úroveň vzoru, vyberte vzor a kliknite na tlačidloDelete.
- Po dokončení kliknite na Exit.
Ak chcete priradiť vzor pomenovania k plánu súboru (čo sa vyžaduje na aktiváciu automatického pomenúvania):
- Prejdite na základnú úroveň plánu súboru, aby cesta zobrazovala len názov plánu
súborov.
- Kliknite na tlačidlo Get Info pre plán súboru (tesne pod
cestou). Pole Naming Pattern sa nachádza na stránke
Properties.
- V ponuke Naming Pattern vyberte názov vzoru, ktorý
chcete použiť.
- Kliknite na tlačidlo Apply a potom Exit.