在 IBM® Enterprise
Records 中建立檔案計劃時有幾件需要做的事情。這些項目與下列事項有關:安全、命名型樣、磁區名稱、工作流程、動作、事件、日期、處置排程、類別和內容自訂。
這些項目也與新增位置、檔案計劃和資料夾有關。
執行下列清單中的作業並依照呈現的順序進行。
例如,您必須先執行某些作業(例如新增動作和事件),然後才能執行其他作業(例如定義處置排程)。
- 審查記錄管理的安全需求並進行必要的調整。系統投入使用之後,調整預設安全設定是很複雜的。一般而言是將安全設定指派到群組而不是個別使用者,這樣可讓您的系統更便於維護。
如需安全的相關資訊,請參閱「安全」主題。
- (選用)完成命名型樣主題,來定義要施行於不同實體上的命名型樣規則。
例如,為建立於檔案計劃中的記錄種類和資料夾定義型樣。
定義這些命名型樣規則並建立命名型樣與檔案計劃的關聯。
先完成此關聯,然後再開始新增要施行規則的實體。
- (選用)變更磁區名稱字尾配置,該字尾為增量數字,可在磁區名稱中當成字尾。
依預設,字尾的值為 "00000"。先配置此磁區名稱字尾,再開始新增記錄資料夾。
此配置非常重要,因為在新增任何類型的記錄資料夾(方框除外)結果下,就會自動建立磁區。
如需相關資訊,請參閱「磁區名稱字尾」主題。
- (選用)建立新的處置工作流程或自訂現有的處置工作流程,並將它們傳送至 Content Platform Engine 伺服器。
與動作相關聯的任何工作流程均必須可用才能建立相關聯的動作。如需工作流程的相關資訊,請參閱建立工作流程的相關主題。
- 新增在實體上執行的處置動作(例如毀損或移至儲存空間)。先新增動作,再定義處置排程。
如果您要將任何記錄儲存器或記錄資料夾標記為「重要」儲存器,請務必要新增一個以上的重要審查類型動作。這些儲存器保留必須定期檢閱的重要記錄。雖然這不是強制性的,但您可以在建立儲存器實體時將其標記為「重要」。
此動作需要您指定重要審查動作和循環事件。如需動作的相關資訊,請參閱「新增動作」主題。
- 新增在指定條件(例如財政季度結束)下發生的事件,系統根據這些條件在實體上觸發特定動作。先新增事件,再定義使用這些事件的處置排程。
如果您要將任何記錄儲存器或記錄資料夾標記為「重要」儲存器,請務必要新增一個以上的循環事件。如需事件的相關資訊,請參閱「事件觸發程式」主題。
- (選用)新增任何預先定義的日期,這些日期(通常是單次事件)是根據系統在實體上觸發特定動作的日期所定義。
定義使用這些日期的處置排程之前先新增預先定義的日期。如需預先定義日期的相關資訊,請參閱「新增預先定義日期」主題。
- 定義處置排程。雖然這不是強制的,但您可以在建立實體時將處置排程與實體相關聯。另外,如果您的 IBM Enterprise
Records 解決方案包括使用記錄類型,您必須先定義好處置排程,才能建立它的相關記錄類型。如需有關處置排程的相關資訊,請參閱「定義處置排程」主題。
- (選用)新增記錄類型。此動作提供了方法,讓您可建立記錄與處置排程的關聯。
這個方法不同於目前與母項記錄種類或記錄資料夾建立關聯的方法。
如需記錄類型的相關資訊,請參閱與記錄類型相關聯的主題。
- (選用)執行任何類別和內容自訂,例如為 IBM Enterprise
Records 類別建立子類別,新增內容至類別,然後自訂內容在使用者介面中的顯示方式。
如需類別和內容的相關資訊,請參閱建立子類別、新增內容至類別和自訂內容顯示的相關主題。
- 如果您的 IBM Enterprise
Records 解決方案包括管理實體記錄,請新增位置。當您新增實體(例如實體記錄資料夾)時,您必須提供其位置。如需位置的相關資訊,請參閱「新增位置」主題。
- 新增您的檔案計劃。如需相關資訊,請參閱新增檔案計劃的相關主題。
- 建立您的檔案計劃階層,其中包括新增記錄種類和新增記錄資料夾。如需檔案計劃階層的相關資訊,請參閱新增記錄種類和記錄資料夾的相關主題。
- 建立好檔案計劃之後,請重新檢視現有的 IBM Enterprise
Records
配置設定,以及執行一些其他配置作業。如需配置相關摘要,請參閱「配置概觀」主題。
- 如需在物件儲存庫間移轉檔案計劃的相關資訊,請參閱「檔案計劃匯入和匯出工具」主題。
舉例來說,移轉就是將檔案計劃從開發或測試環境移至正式作業環境。