IBM Enterprise Records, versio 5.1.2    

Säilöjen sulkeminen ja avaaminen

Luokat, kansiot ja taltiot sulkeutuvat tavallisesti automaattisesti, kun niihin liitetyssä poistoaikataulussa määritetty ehto täyttyy. Ne voidaan sulkea myös manuaalisesti. Kun tällainen säilö luodaan, se on oletusarvon mukaan avoin ja siihen voidaan lisätä aliyksiköitä. Kun säilö suljetaan, sen arkistosta poisto alkaa eikä siihen voi enää lisätä aliyksiköitä.

Tietoja tästä tehtävästä

Tavallisesti suljettuja säilöjä ei avata. Tämä toiminto on mahdollista, jotta säilöihin voitaisiin lisätä asiakirjoja, jotka eivät olleet käytettävissä säilön sulkeutumisen aikaan. Säilö voi esimerkiksi sulkeutua vuoden lopussa, mutta kyseistä vuotta koskeva asiakirja saapuu myöhemmin. Voit avata säilön uudelleen, lisätä asiakirjan säilöön ja sulkea säilön.

Toimintaohjeet

Voit sulkea säilön manuaalisesti seuraavasti:

  1. Etsi suljettavat luokat, kansiot tai taltiot selaamalla tai hakutoiminnon avulla.
  2. Valitse nimien vieressä olevat valintaruudut. Voit sulkea yksittäisen yksikön myös napsauttamalla yksikköä hiiren kakkospainikkeella ja käyttämällä yksikön pikavalikkoa.
  3. Valitse Monivalintatoiminnot-valikon vaihtoehto Sulje: Sulje-kuvake
  4. Määritä Sulje yksiköt -sivulla yksikön sulkemissyy ja sulje yksikkö napsauttamalla Sulje-painiketta. Jos haluat jättää yksikön avoimeksi, napsauta Lopeta-painiketta.
  5. Vahvista yksikön sulkemissanoma napsauttamalla OK-painiketta. Järjestelmä merkitsee suljetut yksiköt Suljettu-kuvakkeella.

Tulokset

Voit avata yksikön uudelleen seuraavasti:
  1. Etsi uudelleen avattava luokka, kansio tai taltio selaamalla tai hakutoiminnolla.
  2. Napsauta nimeä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Avaa uudelleen -vaihtoehto: Avaa uudelleen -kuvake
  3. Vahvista yksikön uudelleenavaussanoma napsauttamalla OK-painiketta. Järjestelmä merkitsee suljetut ja sen jälkeen uudelleen avatut yksiköt Avattu uudelleen -kuvakkeella.


Palaute

Päivitetty viimeksi: Marraskuu 2013
open_and_close_volumes.htm

© Copyright IBM Corp. 2013