IBM Enterprise Records, Версия 5.1.2    

Объявление физической записи

Если в вашей системе есть склады объектов, настроенные на использование модели данных DoD Classified, необходимо сначала указать, есть ли у этой физической записи ограничения доступа. Описанный порядок действий применим только к физическим записям без ограничений доступа.

Об этой задаче

Объявление физической записи с ограничениями доступа описано в разделе об объявлении физической записи с ограничениями доступа. Чтобы объявить физическую запись в IBM® Enterprise Records, можно использовать шаблон ввода. Если шаблон ввода содержит положение плана размещения, физическая запись будет объявлена в том положении, где пользователь запустил действие объявления. Кроме того, эта запись будет объявлена во всех положениях, указанных в шаблоне. Менеджер записей или администратор записей могут создавать или модифицировать шаблоны объявления физических записей, используя инструмент Добавить шаблон ввода в Application Engine или Workplace XT. Дополнительную информацию о шаблонах ввода смотрите в разделе о создании шаблона ввода. В приведенном ниже порядке действий предполагается, что вы используете шаблон по умолчанию IBM Enterprise Records Шаблон объявления физических записей.

Процедура

Чтобы объявить физическую запись в IBM Enterprise Records:

  1. В IBM Enterprise Records перейдите в нужное положение в плане размещения и нажмите кнопку Объявить физическую запись.
  2. Если нужное есть на странице Мастер по выбору, включите радиокнопку Объявить запись без ограничений доступа и нажмите кнопку Далее.
  3. Щелкните по Выбрать под именем шаблона ввода, который хотите использовать.

Результаты

Задать свойства:

  1. Задайте нужную информацию в полях свойств. Для разных классов поля разные. Например, для класса Запись маркера по умолчанию обязательные поля такие:
    • Тип носителя: Например, компакт-диск, видеокассета
    • Формат: CDR, VHS
    • Автор/инициатор: имя сотрудника - создателя или владельца физической записи
    • Тема: краткое описание физической записи
    • Дата публикации: Дата создания физической записи.
    • Домашнее положение: Текущее положение физической записи. При щелчке по этой ссылке мастер открывает страницу, содержащую список положений. Нажмите кнопку Выбрать под нужным положением. Мастер закроет страницу и вернется к шагу Задать свойства.
  2. Если объявляемая запись - это Квитанция для записи с ограничениями доступа, нажмите кнопку Квитанция. Найдите и выберите запись с уровнем секретности, к которой относится эта квитанция. Дополнительную информацию смотрите в разделе Квитанция.
  3. Закончив ввод нужной информации, нажмите Готово.
  4. Если нужно объявить дополнительные записи, выберите шаблон ввода еще раз. Закончив, щелкните по Выход.

Чтобы объявить физическую запись в Application Engine или Workplace XT:

  1. Добавьте документ. На шаге Добавить файл выберите тип файла Нет.
  2. На странице подтверждения щелкните по Объявить как запись.
  3. Выберите опцию записи без ограничений доступа. Для записей с ограничениями доступа смотрите раздел об объявлении физической записи с ограничениями доступа.
  4. Нажмите кнопку Принять, чтобы использовать мастер, или Выбрать, чтобы использовать шаблон ввода.
    • Чтобы использовать шаблон ввода, перейдите на склад объектов FPOS в папку Управление записями/Шаблоны, выберите шаблон ввода и нажмите кнопку Принять. Выберите шаблон, разработанный вашими администраторами. Шаблон по умолчанию, используемый в IBM Enterprise Records, нельзя использовать в Application Engine или Workplace XT. Это ограничение исходит из того, что положение плана размещения уже выбрано.
    • Чтобы воспользоваться мастером Запись каталога, выполните описанные ниже действия.
  5. Щелкните по Выбрать класс и выберите нужный класс. По умолчанию класс Запись маркера предлагается на всех складах объектов FPOS. Возможно, администраторы разработали для вас и другие варианты.
  6. Щелкните по Выбрать положение плана размещения и перейдите к нужному объекту. Поскольку физическую запись можно поместить только в физическое положение, выберите только одно положение плана размещения. Варианты положения - гибридная папка, ящик или папка физических записей.
  7. Включите переключатель нужного объекта и нажмите кнопку Добавить в выбор.
    • Вместо просмотра в браузере представления можно выполнить выбор среди ранее созданных ярлыков. Щелкните по значку Ярлыки на боковой панели.
    • Кроме того, можно выполнить поиск категории или папки по имени. Щелкните по значку Поиск на боковой панели.
    • Добавив объект в список Выбранные положения плана размещения, можно нажать кнопку Добавить в ярлыки для использования в будущем.
  8. Завершив выбор нужного положения, нажмите кнопку Принять.
  9. Нажмите кнопку Далее, чтобы перейти к этапу Задать свойства.

Задать свойства

  1. Задайте нужную информацию в полях свойств. Для разных классов поля разные. Например, для класса Запись маркера по умолчанию обязательные поля такие:
    • Тип носителя: Например, компакт-диск, видеокассета
    • Формат: CDR, VHS
    • Автор/инициатор: имя сотрудника - создателя или владельца физической записи
    • Тема: краткое описание физической записи
    • Дата публикации: Дата создания физической записи.
    • Домашнее положение: Текущее положение физической записи. При щелчке по этой ссылке мастер открывает страницу, содержащую список положений. Нажмите кнопку Выбрать под нужным положением. Мастер закроет страницу и вернется к шагу Задать свойства.
  2. Если объявляемая запись - это Квитанция для записи с ограничениями доступа, нажмите кнопку Квитанция. Найдите и выберите запись с ограничениями доступа, к которой относится эта квитанция. Дополнительную информацию смотрите в разделе Квитанция.
  3. Закончив ввод нужной информации, нажмите Готово.

О штрих-кодах

Если у вас есть аппаратное и программное обеспечение, предлагающее данные штрих-кодов, вы можно либо ввести данные непосредственно от сканера в активное поле, либо скопировать данные с локального компьютера и вставить в нужные поля в IBM Enterprise Records. Чтобы просто использовать вкладку Просканировать физические элементы и вставить в поле Физический, можете ввести в поле штрих-кода любую текстовую строку.



Отзыв

Последнее обновление: Ноябрь 2013 г.
declare_physical_record.htm

© Copyright IBM Corp. 2013