Durch die Verwendung einer hierarchischen Struktur von Klassen, Unterklassen, Objekten und Eigenschaften ermöglicht IBM® Enterprise Records die Durchführung von Schriftgutverwaltungsaufgaben.
Alle Klassen in IBM Enterprise Records werden von der Ordnerklasse abgeleitet, die sich unter dem IBM Enterprise Records-Objektspeicher befindet. Die Ordnerklasse wird für die Ableitung aller Containerklassen von IBM Enterprise Records verwendet. Die RM-Ordnerklasse ist eine Unterklasse der Ordnerklasse. Die RM-Ordnerklasse enthält Klassen und Unterklassen, die die Verwaltung von Schriftstücken in IBM Enterprise Records erleichtern. Sie können eine beliebige Anzahl von Unterklassen erstellen und den Klassen "Ordner für elektronische Schriftstücke", "Hybridschriftstückordner", "Physischer Container", "Box" und "Ordner für physische Schriftstücke" hinzufügen.
Mithilfe von IBM Administration Console for Content Platform Engine können Sie die IBM Enterprise Records-Klassenhierarchiestruktur eines Objektspeichers anzeigen.
Im Folgenden werden IBM Enterprise Records-Klassen mit einer Kurzbeschreibung jeder Klasse und Unterklasse aufgelistet:
Die Ordnerklasse ("Folder") ist die übergeordnete Klasse aller anderen Klassen in IBM Enterprise Records. Die Basisfunktion von IBM Enterprise Records hängt von dieser Ordnerklasse ab, die alle Eigenschaften enthält, die bei der Verarbeitung der Schriftgutverwaltung helfen.
Die RM-Ordnerklasse ("RMFolder") ist die Basisklasse für alle Ordnerklassen, die in IBM Enterprise Records erstellt werden. Die RM-Ordnerklasse wird von der übergeordneten Ordnerklasse abgeleitet. Die im Folgenden beschriebenen Containerklassen sind Unterklassen der RM-Ordnerklasse: "Klassifikationsschemastamm", "Aktenplan", "Verzeichniscontainer", "Schriftstückkategorien", "Schriftstückordner" und "Datenträger".
Die Klassifikationsschemastammklasse ("ClassificationSchemeRoot") stellt dieIBM Enterprise Records-Aktenplanobjekte des Stammordners dar. Es gibt nur ein Objekt für das Klassifikationsschemaobjekt im Objektspeicher. Alle Klassifikationsschemaobjekte werden unter dem Klassifikationsschemastammordner abgelegt.
Die Aktenplanklasse ("FilePlan") ermöglicht eine hierarchische Gruppierung verschiedener Typen von Ordnern wie Schriftstückkategorien und Schriftstückordner in einem Aktenplan. Unter einem Aktenplan können viele Schriftstückkategorien und Schriftstückordner erstellt werden.
Die Verzeichniscontainerklasse ("LocationContainer") wird zur Überwachung des Zugriffs und der Verwendung eines entnommenen Schriftstücks verwendet. Mit dieser Klasse können viele Positionen erstellt werden.
Die Schriftstückkategorieklasse ("RecordCategory") wird üblicherweise in einer hierarchischen Struktur angeordnet, um die Geschäftsaktivitäten einer Organisation widerzuspiegeln und zu unterstützen. Sie kann Schriftstückordner und Schriftstückkategorien als Unterordner enthalten. Die Schriftstückkategorieklasse fungiert als Container, der eine Schriftstückkategorie oder einen Schriftstückordner als untergeordnetes Element der ersten Ebene enthalten und so die PRO-Anforderungen erfüllen kann. Gemäß der DoD-Anforderung kann die Schriftstückinfo ebenfalls als untergeordnetes Element der ersten Ebene der Schriftstückkategorieklasse enthalten sein.
Die Schriftstückordnerklasse ("RecordFolder") wird zur Erstellung von Unterklassen wie "Elektronischer Schriftstückordner", "Physischer Container", "Physischer Schriftstückordner" und "Hybridschriftstückordner" verwendet. In der folgenden Beschreibung werden die Klassen definiert, die von der Schriftstückordnerklasse abgeleitet werden:
Die Datenträgerklasse ("Volume") dient zur Aufnahme von Schriftstücken.
Neben den oben aufgeführten Klassen verwendet IBM Enterprise Records auch die Dokumentklasse mit ihren zugehörigen Unterklassen, die Schriftstückklasse und die Transkriptklasse. "Elektronisches Schriftstück" und "Markerschriftstück" werden von der Schriftstückklasse abgeleitet. In der folgenden Abbildung ist die Hierarchie der Dokument- und der Schriftstückklassen dargestellt.
Im Folgenden sind IBM Enterprise Records-Klassen, die für die Erstellung einer Dokument- und Schriftstückhierarchie verwendet werden, mit einer Kurzbeschreibung jeder Klasse und Unterklasse aufgelistet:
Die Dokumentklasse ("Document") ist die übergeordnete Klasse für alle Dokumente in Application Engine oder Workplace XT. Sie können Dokumente als Schriftstücke deklarieren. Die DeletionAction-Metadaten der Eigenschaft "Schriftstückinformationen" eines Dokuments sind auf "Löschen verhindern" gesetzt. Diese Einstellung bedeutet, dass das Dokument erst gelöscht wird, wenn das Schriftstück gelöscht wird, auf das die Eigenschaft "Schriftstückinformationen" verweist. Die Dokumentklasse ist die Basisklasse, aus der alle anderen dokumentbezogenen Unterklassen ("Schriftstück", "Elektronisches Schriftstück", "E-Mail-Schriftstück", "Markerschriftstück" und "Transkript") abgeleitet werden.
Die Schriftstückklasse ("Record") ist die Basisklasse für alle Typen von Schriftstücken im Aktenplan. Die Schriftstückklasse ist eine Unterklasse der Dokumentklasse. Alle Schriftstücke im Aktenplan werden als Dokumente dargestellt. Die Eigenschaft "Aufgezeichnete Dokumente" eines Schriftstücks hat eine Objektwerteigenschaft, wobei die DeletionAction-Metadaten des Objekts, auf das die Eigenschaft verweist, auf "Cascade" gesetzt sind. Diese Eigenschafteneinstellung bedeutet, dass beim Löschen eines Schriftstücks auch das Dokument gelöscht wird, auf das die Eigenschaft "Aufgezeichnete Dokumente" verweist.
Die elektronische Schriftstückklasse ("ElectronicRecord") übernimmt ihre Eigenschaften von der Schriftstückklasse. Alle Dokumente mit einem elektronischen Ursprung werden mittels dieser Klasse als elektronische Schriftstücke deklariert. Sie können ein elektronisches Dokument über Application Engine oder Workplace XT als Schriftstück deklarieren.
Die Digitalfoto-Schriftstück-Klasse ("DigitalPhotographRecord") übernimmt ihre Eigenschaften von der elektronischen Schriftstückklasse. Die Digitalfoto-Schriftstück-Klasse enthält zusätzliche Metadaten für Digitalfoto-Schriftstücke.
Die E-Mail-Schriftstückklasse ("EmailRecordInfo") übernimmt ihre Eigenschaften von der elektronischen Schriftstückklasse. Die E-Mail-Schriftstückklasse enthält zusätzliche Metadaten für E-Mail-Schriftstück.
Die Markerschriftstückklasse ("Marker") übernimmt ihre Eigenschaften von der Schriftstückklasse. Markerschriftstücke haben Metadaten, die auf die physische Position des Schriftstücks verweisen. Markerschriftstücke können in Ordnern für elektronische Schriftstücke oder in Ordnern für physische Schriftstücke abgelegt werden. Markerschriftstücke können entnommen werden.
Die PDF-Schriftstückklasse ("PDFRecord") übernimmt ihre Eigenschaften von der elektronischen Schriftstückklasse. Die PDF-Schriftstückklasse enthält zusätzliche Metadaten für PDF-Schriftstücke.
Die Klasse für gescannte Schriftstücke ("ScannedRecord") übernimmt ihre Eigenschaften von der elektronischen Schriftstückklasse. Die Klasse für gescannte Schriftstücke enthält zusätzliche Metadaten für gescannte Schriftstücke.
Die Transcriptklasse ("Transcript") ist eine Unterklasse der Dokumentklasse. Diese Klasse enthält eine Transaktions-XML. Diese XML-Datei wird über einen Workflow aktualisiert und fungiert als Aussonderungszertifikat, das nach der endgültigen Aussonderung in Content Platform Engine gespeichert wird. Mithilfe dieser Datei können Sie die Metadaten zur ausgesonderten Entität anzeigen.
Die Webschriftstückklasse ("WebRecord") übernimmt ihre Eigenschaften von der elektronischen Schriftstückklasse. Die Webschriftstückklasse enthält zusätzliche Metadaten für Webschriftstücke.
In IBM Enterprise Records können Sie Links zwischen IBM Enterprise Records-Entitäten und anderen Content Platform Engine-Objekten in Application Engine oder Workplace XT erstellen. Eine Akte kann Verknüpfungen mit anderen Schriftstücken, Dokumenten und Schriftstückordnern teilen. Ähnlich kann ein Schriftstückordner Links zu Schriftstücken und Schriftstückordnern sowohl in IBM Enterprise Records als auch in Application Engine oder in Workplace XT haben. Durch das Erstellen von Links können Sie verwandte Schriftstücke und Informationen referenzieren und einander zuordnen, z. B. Notizen, Anlagen und E-Mail-Bestätigungen zu den betreffenden Schriftstücken. Alle in IBM Enterprise Records verfügbaren Links sind schwache Links. Wenn beispielsweise zwei Entitäten verknüpft sind und eine Entität gelöscht wird, wird die andere Entität nicht zusammen mit ihr gelöscht. Sie können angepasste Linkklassen erstellen und diese so definieren, dass sie sich als starke Links verhalten. Wenn Entitäten durch einen starken Link verknüpft sind, führt das Löschen einer der beiden Entitäten auch zum Löschen der anderen verknüpften Entität.
Die RM-Link-Klasse wird von der übergeordneten Linkklasse abgeleitet. Die RM-Link-Klasse enthält weitere Unterklassen zur Darstellung anderer Unterklassen. In der folgenden Abbildung sind die RM-Link-Klassen und -Unterklassen dargestellt.
Im Folgenden sind Unterklassen der übergeordneten RM-Link-Klasse zusammen mit einer Kurzbeschreibung aufgelistet:
Die RM-Link-Klasse ist eine Unterklasse der Linkklasse, die für N-N-Beziehungen für die RM-Link-Klasse verwendet wird.
Die Extraktionslinkklasse ("ExtractLink") ist eine Unterklasse der RM-Link-Klasse. Sie stellt eine Zuordnung zwischen einem Extrakt und dem Schriftstück her, aus dem der Extrakt stammt. Ein Extraktionslink kann zwischen verschiedenen Schriftstücken und zwischen einem Schriftstück und einem Dokument erstellt werden . Der Extraktionslink wird verwendet, um auf ausgewählte Teile des Schriftstückinhalts statt auf den gesamten Inhalt des Schriftstücks zu verweisen.
Die Hybridordnerlinkklasse ("HybridFolderLink") ist eine Unterklasse der RM-Link-Klasse. Sie stellt eine Zuordnung zwischen Hybrid- oder elektronischen Schriftstückordnern her.
Die Klasse "Link für Schriftstückkopien" ("RecordCopyLink") ist eine Unterklasse der RM-Link-Klasse. Sie stellt eine Zuordnung zwischen dem ursprünglichen Schriftstück und dessen diversen Kopien her. Dieser Link wird automatisch vom System für ein Schriftstück erstellt, wenn Sie eine Kopie dieses Schriftstück erstellen. Der Link für Schriftstückkopien ist ein schwacher Link. Wenn zwei Schriftstücke verknüpft sind und Sie eine Kopie des Schriftstücks löschen, werden die verknüpften Kopien des Schriftstück nicht zusammen mit dieser gelöscht.
Die Klasse "Link mit weiteren Schriftstückordnerinformationen" ("RecordFolderSeeAlsoLink") ist eine Unterklasse der RM-Link-Klasse. Sie stellt einen Zuordnung zwischen zwei zusammengehörigen Ordnern her. Ein Link mit weiteren Schriftstückordnerinformationen kann zwischen IBM Enterprise Records-Schriftstückordnern oder zwischen einem IBM Enterprise Records-Schriftstückordner und einem beliebigen anderen Ordner außerhalb von IBM Enterprise Records erstellt werden.
Die Klasse "Link für Schriftstückrückstellung" ("RecordHoldLink") ist eine Unterklasse der RM-Link-Klasse. Sie stellt eine Zuordnung zwischen einer zurückgestellten Schriftstückentität und der Rückstellung selbst her. Dieser Link wird für die interne Verarbeitung verwendet und ist in der Benutzerschnittstelle von IBM Enterprise Records nicht sichtbar.
Die Klasse "Link mit weiteren Schriftstückinformationen" ("RecordSeeAlsoLink") ist eine Unterklasse der RM-Link-Klasse. Der Link stellt eine Zuordnung zwischen Schriftstücken mit zusammengehörigem Inhalt her.
Die Wiedergabelinkklasse ("RenditionLink") ist eine Unterklasse der RM-Link-Klasse. Sie stellt eine Zuordnung zwischen einem Schriftstück und den zugehörigen Ausgaben her. "Wiedergabe" ist eine Instanz eines Schriftstücks, die in einem anderen Softwareformat ohne Verlust von Inhalt bereitgestellt wird. Der Inhalt und der Großteil der Metadaten sind identisch. "Wiedergaben" werden zur Konservierung oder für Zugriffs- und Anzeigezwecke eingesetzt.
Die Referenzlinkklasse ("ReferenceLink") ist eine Unterklasse der RM-Link-Klasse. Sie stellt eine Zuordnung zwischen einem Schriftstück und den zugehörigen Referenzen her. Ein Referenzlink kann mit anderen Schriftstücken, Dokumenten oder Schriftstückordnern mit zugehörigem Inhalt erstellt werden.
Die Klasse "Link zur Ordnerrückstellung" ("RMFolderHoldLink") ist eine Unterklasse der RM-Link-Klasse. Sie stellt eine Zuordnung zwischen einer zurückgestellten Ordnerentität von IBM Enterprise Records und der Rückstellung selbst her. Dieser Link wird für die interne Verarbeitung verwendet und ist in der Benutzerschnittstelle von IBM Enterprise Records nicht sichtbar.