IBM Enterprise Records, versio 5.1.2    

Taltion lisäys

Voit lisätä uusia sähköisiä tai fyysisiä taltioita tai yhdistelmätaltioita asiakirjakansioihin. Taltion lajin on oltava sama kuin sen kansiolaji. Laatikkotaltioita ei voi lisätä.

Tietoja tästä tehtävästä

Kun luot asiakirjakansion, järjestelmä luo automaattisesti taltion kansioon. Taltioita käytetään yleensä kohteiden rajoitukseen, kuten asiakirjojen osiointiin kuukauden tai vuoden mukaan. Kun avaat uuden taltion, vanha taltio sulkeutuu automaattisesti. Suljettuun taltioon ei enää automaattisesti lisätä asiakirjoja, vaikka voit tarvittaessa lisätä niitä manuaalisesti. Jos esimerkiksi asiakirjan on oltava taltiossa, joka nyt on suljettu, voit avata vanhan taltion ja lisätä asiakirjan siihen manuaalisesti. Sulje sitten taltio uudelleen. Taltio perii arkistostapoistoaikataulun siitä asiakirjakansiosta, johon taltio on luotu. Poistoaikataulua ei voi määrittää pääasiakirjakansiosta riippumattomaksi. Lisäksi taltioon ei voi luoda alikansiota tai taltiota.

Toimintaohjeet

Voit lisätä taltion seuraavasti:

  1. Kirjaudu sisään asiakirjojen hallinnoijana tai arkiston pääkäyttäjänä ja avaa se asiakirjakansio, johon haluat luoda taltion.
  2. Napsauta Lisää taltio: Luo taltio -kuvake -kuvaketta.

Tulokset

Määritä ominaisuudet

Voit asettaa ominaisuudet seuraavasti:

  1. Kirjoita arvot tai muokkaa näkyvissä olevia ominaisuuksien arvoja. Joitakin ominaisuuksia voi muokata tällä sivulla. Toisten arvojen muokkaus edellyttää, että napsautat ominaisuuden nimeä. Taltion nimi -kentässä on esitäytettynä mallin nimi, joka perustuu kokoonpanon määrityksen yhteydessä valitsemaasi malliin. Voit kirjoittaa haluamasi nimen Taltion nimi -kenttään, mutta taltion nimistä ei saa olla kaksoiskappaleita. Taltion nimessä ei saa olla seuraavia merkkejä: \ / : * ? " < > |. Lisätietoja näkyvissä olevista ominaisuuksista on Ominaisuuksiin liittyvä viiteaineisto -ohjeaiheessa.
  2. Määritä tärkeän asiakirjan tiedot valitsemalla Seuraava tai valitse toinen vaihe näytöstä.
    Huomautus: Jos Näytä tärkeiden asiakirjojen vaihe, kun luot säilöjä -kohdan Sivuston asetukset- tai Käyttäjän asetukset -näyttöasetukseksi on määritetty Ei, ohjelma piilottaa tärkeä asiakirjan määritysvaiheen. Siirry tällöin Määritä suojaus -vaiheeseen.
Määritä tärkeä asiakirja

Jos kaikki uuteen taltioon luodut asiakirjat edellyttävät jatkuvaa arviointia ja päivitystä, voit merkitä taltion tärkeäksi. Ennen kuin voit tehdä tämän vaiheen valmiiksi, vähintään yhden tärkeän arviointitoiminnon on oltava määritettynä. Lisätietoja toiminnon luonnista on Toiminnon lisäys -ohjeaiheessa. Myös vähintään yhden toistuvan tapahtuman liipaisimen on oltava määritettynä. Lisätietoja toistuvan tapahtuman luonnista on Toistuvan tapahtuman liipaisimen lisäys -ohjeaiheessa.

Voit määrittää tärkeän asiakirjan seuraavasti:

  1. Valitse Tärkeän asiakirjan ilmaisin -valikosta vaihtoehto Tosi.
  2. Valinnainen: Kirjoita tärkeän asiakirjan kuvaus.
  3. Valitse Tärkeän asiakirjan arviointitoiminto -valikosta toiminto, joka käynnistetään tärkeiden asiakirjojen jaksollisen arviointi- tai päivitysjakson kanssa.
  4. Valitse Tärkeän asiakirjan arviointi- ja päivitysjakso -valikosta sopiva toistuva tapahtuma, joka käynnistää tärkeiden asiakirjojen jaksollisen arvioinnin tässä taltiossa.
  5. Aseta taltion suojaus valitsemalla Seuraava.
Määritä suojaus (valinnainen)

Suojausasetukset määrittävät ryhmät ja käyttäjät, jotka voivat käyttää taltiota, ja ne valvovat kullekin ryhmälle tai käyttäjälle myönnettyjä käyttöoikeuksia. FileNet P8 voi ohittaa tässä määrittämäsi suojausasetukset yksikössä asetetuilla suojausasetuksilla. Lisätietoja on Suojaus-ohjeaiheessa.

  1. Lisää uusia käyttäjiä tai ryhmiä.
    1. Valitse Lisää uusi.
    2. Valitse Valitse kohteesta -valikosta verkkoalue.
    3. Valitse Käyttäjät tai Ryhmät.
    4. Kirjoita käyttäjän tai ryhmän nimen ensimmäiset merkit ja valitse Haku.
    5. Valitse vähintään yksi nimi luettelosta ja valitse sitten Hyväksy.
  2. Vaihda tarvittaessa käyttäjän tai ryhmän käyttöoikeuksia.
    1. Vaihda käyttäjän tai ryhmän käyttöoikeudet valitsemalla käyttäjän tai ryhmän nimi Otsikko-sarakkeessa.
    2. Valitse haluamasi Salli- tai Estä-valintaruutu kunkin käyttöoikeuden kohdalla. Salli-vaihtoehto ohittaa ryhmän oikeudet sallimalla käyttäjän tai ryhmän toteuttaa liittyvät toiminnot. Estä-vaihtoehto ohittaa ryhmän oikeudet estämällä käyttäjää tai ryhmää käyttämästä kyseistä toimintoa.
    3. Valitse Hyväksy.
  3. Valitse vahvistussivulta ensin Valmis ja sitten OK.


Palaute

Päivitetty viimeksi: Marraskuu 2013
create_a_volume.htm

© Copyright IBM Corp. 2013