IBM Enterprise Records, versio 5.1.2    

Arkistostapoistoaikataulun aloitus

Yksiköt vanhenevat ja siirtyvät arkistostapoistoaikataulussa määritettyihin vaiheisiin. Asiakirjat säilyvät vaiheessa sille määritetyn säilytysajan. Kun säilytysaika on kulunut, vaiheeseen liittyvä arkistosta poiston toiminto on aloitettava manuaalisesti.

Tietoja tästä tehtävästä

Kun olet liittänyt arkistostapoistoaikataulun asiakirjaluokkaan, asiakirjakansioon tai asiakirjalajiin, järjestelmä pitää kirjaa määritetystä tapahtumasta. Järjestelmä pitää kirjaa myös päivämäärästä, joka liipaisee aikataulun toteutuksen. Kun tämä tapahtuma ilmenee tai määritetty päivämäärä saavutetaan, aikataulussa määritetty asiakirjojen katkaisu liipaistaan. Kun katkaisu liipaistaan ja asiakirjoihin määritetty (mahdollinen) siirtymä on kulunut, järjestelmä toteuttaa automaattisesti aikataulussa määritetyn katkaisutoiminnon. Säilytysajan jälkeen järjestelmä ajaa vaiheen arkistosta poiston toimintoon liitetyn käsittelyreitin. Käsittelyreitti siirtää yksiköt seuraavaan vaiheeseen, kun valtuutettu henkilö antaa siihen hyväksynnän. Kun aloitat yksikön arkistosta poiston, kaikkien yksikön aliyksiköiden arkistosta poisto aloitetaan automaattisesti.

Arkistonmuodostussuunnitelma voidaan määrittää poistamaan sekä alkuperäinen vahvistettu asiakirja että asiakirjan metatiedot (oletus). Arkistonmuodostussuunnitelma voi myös poistaa vain alkuperäisen vahvistetun asiakirjan ja säilyttää asiakirjan metatiedot. Lisätietoja on metatietojen määritystä käsittelevässä ohjeaiheessa.

Toimintaohjeet

Voit aloittaa arkistostapoistoaikataulun seuraavasti:

  1. Selaa tai hae yksiköitä, jotka ovat valmiina arkistosta poistoon. Valmis poistettavaksi arkistosta -kuvake näkyy valmiiden yksiköiden vieressä: Valmis poistettavaksi arkistosta.
  2. Valitse nimien vieressä olevat valintaruudut. Voit myös napsauttaa hiiren kakkospainikkeella yhtä yksikköä ja käyttää valikkoa.
  3. Valitse Monivalintatoiminnot-valikosta Aloita arkistosta poisto: Aloita arkistosta poisto -kuvake
  4. Kuittaa onnistuneen arkistostapoistoaikataulun aloituksen sanoma valitsemalla OK. Jos arkistostapoistoaikataulun aloituksessa ilmenee ongelmia, näkyviin tulee häiriösanoma. Jos haluat nähdä häiriön syyn, napsauta yksikön nimen vieressä olevaa tähteä.

Tulokset

Niiden yksiköiden etsiminen, jotka ovat valmiita poistettavaksi arkistosta

Järjestelmässä ei ole yhtä ominaisuutta, joka osoittaisi, että yksikkö on valmis poistettavaksi arkistosta, mutta voit etsiä yksiköitä käyttämällä ehtojoukkoa.

Haluat ehkä määrittää hakumallin haun säännöllistä käyttöä varten. Jätä hakumallissa nykyisen vaiheen toteutuspäivä tyhjäksi. Varmista, että kenttä on muokattavissa, jotta käyttäjä voi kirjoittaa siihen nykyisen päivämäärän haun yhteydessä.

Toinen vaihtoehto on luoda mukautettuja COM-tapahtumia, joilla voit lähettää sähköpostia, jotta vastaanottaja tietää, mitkä yksiköt ovat valmiina poistettavaksi arkistosta. Olettaen, että tunnet arkistonmuodostussuunnitelman rakenteen, voit etsiä yksikön selaamalla.

Jos liiketoiminta-asiakirjojen osalta on mahdollista, haluat ehkä luoda API-menetelmien avulla mukautetun koodin, joka aloittaa arkistosta poiston.

Tarkastele arkistosta poiston ominaisuuksia, kuten arkistosta poiston nimeä, yksikön katkaisupäivämäärää ja nykyisen vaiheen toteutuspäivää sekä muita ominaisuuksia.

Voit tarkastella arkistosta poiston ominaisuuksia seuraavasti:
  1. Napsauta yksikön Nouda tiedot -vaihtoehtoa.
  2. Napsauta näytön Tiedot-vaihtoehtoa.

Ristiriitaiset arkistostapoistoaikataulut (DOD)

Säilöllä voi olla oma arkistostapoistoaikataulu ja asiakirjalajilla toinen arkistostapoistoaikataulu, joka koskee säilössä olevaa asiakirjaa. Asiakirjaa ei voi poistaa tai viedä ennen viimeisintä päivämäärää.



Palaute

Päivitetty viimeksi: Marraskuu 2013
execute_a_disposal_schedule.htm

© Copyright IBM Corp. 2013