Na karcie wyszukiwania możliwe jest wyszukiwanie konkretnych obiektów IBM® Enterprise Records, a także korzystanie z szablonów wyszukiwania lub zapisanych wyszukiwań utworzonych w aplikacji Application Engine lub Workplace XT.
Jeśli projektant szablonu wyszukiwania zapisze wyszukiwanie w katalogu <FPOS>:\Records Management\Templates i wprowadzi RM jako nazwę aplikacji, wówczas wyszukanie zostanie wyświetlone na karcie Wyszukiwanie. Wybierz opcję Szablony wyszukiwania i zapisane wyszukiwania w celu wyświetlenia listy wyszukiwań na karcie Wyszukiwanie w produkcie IBM Enterprise Records. W produkcie IBM Enterprise Records wyświetlane są tylko wyszukiwania utworzone z RM jako wartością w polu Nazwa aplikacji.
Użytkownicy posiadający dostęp do opcji Application Engine lub Workplace XT mogą tworzyć i modyfikować wyszukiwania za pomocą projektanta wyszukiwania (Search Designer). Podczas tworzenia szablonów wyszukiwania można korzystać z właściwości Typ obiektu RM w celu określania lub filtrowania w wynikach wyszukiwania obiektów charakterystycznych dla IBM Enterprise Records. Poniższa tabela zawiera listę obiektów IBM Enterprise Records wraz z odpowiadającymi im wartościami:
w aplikacjiTyp obiektu RM | Wartość | Typ obiektu* |
---|---|---|
Kategoria akt | 101 | Folder |
Folder akt | 102 | Folder |
Folder akt elektronicznych | 105 | Folder |
Kontener fizyczny | 106 | Folder |
Folder akt hybrydowych | 108 | Folder |
Folder akt fizycznych | 110 | Folder |
Wolumin | 103 | Folder |
Akta elektroniczne | 301 | Dokument |
Akta e-mail | 302 | Dokument |
Znacznik | 303 | Dokument |
*Do obiektów niestandardowych należą elementy, takie jak czynności, lokalizacje i typy akt. Lista jest widoczna po wyświetleniu menu Podklasa obiektu w projektancie wyszukiwania.
Podczas projektowania wyszukiwania można wyświetlić listę typów obiektów, które będą widoczne jako pola wyboru w szablonie wyszukiwania. Te typy należy określić na stronie Typy obiektów. Jeśli korzystasz z szablonu wyszukiwania, wprowadź wartości do wcześniejszej tabeli albo zaznacz odpowiednie pole wyboru Wyniki zastosowania filtru dla wybranych klas, aby wyszukać odpowiedni typ obiektu.
Więcej informacji o tworzeniu zapisanych wyszukań i szablonów wyszukiwania zawiera pomoc projektanta wyszukiwania (Search Designer).
Zapisane wyszukiwanie zawiera już wszystkie kryteria zdefiniowane przez autora. Wystarczy
tylko kliknąć nazwę. Ta czynność powoduje uruchomienie wyszukiwania i wyświetlenie wyników tak samo, jak w przypadku otwarcia folderu. Ikona zapisanego wyszukiwania:
Szablon wyszukiwania zwykle umożliwia wyświetlanie kryteriów wyszukiwania i
wprowadzanie własnych wartości. Nie można zmieniać właściwości, które posłużą do wyszukiwania, i nie można zmieniać operatorów. Należy wprowadzić wartości dla kryteriów wstępnie wybranych przez projektanta. Ikona szablonu wyszukiwania:
Produkt IBM Enterprise Records obsługuje tylko opcję NONE dla zapisanego wyszukiwania lub szablonu wyszukiwania, który zawiera element odczytywania zależnego od treści (Content-Based Retrieval, CBR). Inne opcje CBR, takie jak ALL, nie są obsługiwane.
Szablon wyszukiwania IBM Enterprise Records umożliwia wyszukiwanie jedynie słów kluczowych CBR w treści deklarowanego dokumentu ze składnicy obiektów akt. Korzystając z szablonu wyszukiwania nie można przeszukiwać tekstu właściwości akt, np. metadanych w składnicy obiektów kartoteki akt.
VQL to język zapytań obsługiwany przez oprogramowanie Autonomy K2, które stanowi podstawę dla produktu Content Search Engine. Więcej informacji o składni VQL zawiera dokumentacja Autonomy zainstalowana na serwerze K2 Master Administration Server: http://<nazwa_hosta_serwera_Master_Administration_Server>:9990/verity_docs/
Aby użyć szablonu wyszukiwania lub zapisanego wyszukiwania:
Wyniki wyszukiwania zostaną wyświetlone na danej stronie. Wyniki można posortować, klikając nagłówki kolumn. Dostęp do stron informacji można uzyskać, klikając ikony Uzyskaj inf. Za pomocą menu kontekstowego obiektu można wyświetlać dokumenty, otwierać foldery i wykonywać czynności. W celu wykonywania czynności względem wielu obiektów należy zaznaczyć pola wyboru obiektów i wybrać czynność menu Czynności dla wielu obiektów.