Rekordmappát csak a rekordkategória legalacsonyabb szintje alatt
adhat hozzá. Ha egy rekordkategória alkategóriát tartalmaz, akkor nem adhat
hozzá rekordmappát. Ezen felül csak aktív rekordkategóriához adhat
rekordmappát. Nem hozhat létre almappát egy
rekordmappában. Egy rekordmappa csak köteteket vagy rekordokat tartalmazhat. Az IBM® Enterprise
Records négyféle
rekordmappával kerül szállításra: elektronikus mappával, fizikai mappával, fizikai dobozzal
és hibrid mappával. A webhelye további egyéni mappákat is létrehozhat.
Erről a feladatról
Az
IBM Enterprise
Records PRO telepítése esetén csak Rekordkezelő
vagy Rekordadminisztrátor adhat hozzá rekordmappát. A DoD és az alapszintű
telepítések esetén a Rekordkezelőn és Rekordadminisztrátoron felül a Jogosult
felhasználók is hozzáadhatnak rekordmappát. Ha nem rendelkezik rekordmappa
létrehozásához szükséges jogosultsággsl, akkor a Rekordmappa létrehozása
munkafolyamatot a
Workplace segítségével indíthatja el. A munkafolyamat
indításakor a rekordmappa létrehozási kérés a Rekordkezelőhöz kerül
továbbításra jóváhagyás céljából. További információkért tanulmányozza a rekordmappa
létrehozása munkafolyamat segítségével témakört. Alapértelmezésben az új rekordmappa örökli a szülő egyed
összes tulajdonságát, a Név, Azonosító és Megnyitás dátuma kivételével. Ezek az örökölt értékek módosíthatók.
Figyelem: A fájlterv
egyik szintjén sem hozzon létre 100-nál több rekordkategóriát és
rekordmappát. A fájltervekkel kapcsolatos további információkért tanulmányozza a fájltervek témakört.
Eljárás
Rekordmappa hozzáadásához:
- Jelentkezzen be Rekordkezelőként vagy Rekordadminisztrátorként.
A fájltervben tallózva keresse meg azt a rekordkategóriát, amelyben
rekordmappát kíván létrehozni.
- Kattintson a Rekordmappa hozzáadása lehetőségre, és hajtsa végre
az alábbi lépéseket.
- Osztály beállításához kattintson a létrehozni kívánt rekordmappa
típusára, majd kattintson a Tovább gombra, mellyel
továbbhalad a Tulajdonságok beállítása lépéshez.
- Az elektronikus rekordmappák elektronikus és fizikai rekordokat is tárolhatnak
- A fizikai rekordmappák fizikai rekordokat tárolhatnak
- A doboz a fizikai rekordokat tárolja, és beállítható egy raktár modellezésére
- A hibrid rekordmappák elektronikus és fizikai rekordokat is tárolhatnak
A mappatípusokkal kapcsolatos további információkért
tanulmányozza a kategóriák, mappák és kötetek témakört.
- Tulajdonságok beállítása érdekében adja meg vagy módosítsa
a megjelenített tulajdonságértékeket. Néhány tulajdonság szerkeszthető közvetlenül ezen az oldalon, míg
mások esetében a tulajdonság nevére kell kattintani az értékek szerkesztéséhez. A vörös csillag azt jelzi, hogy kötelező értéket megadnia az adott tulajdonság számára. A megjelenített tulajdonságokkal
kapcsolatos további információkért tanulmányozza a tulajdonságok leírását. Ha olyan Rekordmintát ad meg, amely
automatikusan elnevezi a mappához hozzáadandó rekordokat, akkor írja be
a mintát közvetlenül a mezőbe. A minta összeállításával kapcsolatos információkért
tanulmányozza az elnevezési minta hozzáadása témakört.
- A rekordmappa selejtezési ütemezésének beállításához kattintson a Tovább
gombra, vagy válasszon másik lépést a panelen.
Kattintson a Mégse gombra a Rekordmappa hozzáadása varázslóból történő kilépéshez.
- A Selejtezés beállításához három lehetőség áll a rendelkezésére. Egy selejtezési ütemezés már előre kiválasztott lehet. Az Öröklés jelölőnégyzet be van jelölve. Egy selejtezési ütemezés fel van sorolva.
de az Öröklés jelölőnégyzet nincs bejelölve. A használatához kattintson az Öröklés lehetőségre. Lehet, hogy nincsenek selejtezési információk. Bármelyik esetben kattintson az Ütemterv
tallózása lehetőségre ütemezés választása vagy módosítása érdekében. A selejtezés üresen hagyásához kattintson az Ütemezés
törlése lehetőségre.
A hozzárendelt ütemezések információs oldalainak áttekintéséhez
kattintson annak Információk lekérése ikonjára.
- Ütemezés keresése során kattintson a Kiválasztás lehetőségre
a mappához hozzárendelni kívánt selejtezési ütemezés neve alatt.
- Ha szükséges, adja meg a rekordmappa selejtezéséhez a Selejtezési
jogosultságot, amikor esedékes a selejtezés. Alapértelmezésben a kijelölt selejtezési ütemezéshez megadott selejtezési
jogosultság automatikusan hozzárendelésre kerül a rekordmappa
selejtezési jogosultságaként. Ha a kijelölt ütemezéshez nincs beállítva selejtezési
jogosultság, akkor a mappa számára beállított selejtezési
jogosultság megfelelő. Ha a selejtezési jogosultságot most, a selejtezési
ütemezést pedig később adja meg, akkor az ütemezés számára beállított selejtezési
jogosultság felülbírálja a selejtezési jogosultságot.
Figyelem: Ha a Létfontosságú rekordok lépés megjelenítése tárolók létrehozásakor lehetőség számára a Webhely beállítások vagy Felhasználói beállítások keretében megadott megjelenítési beállítás Nem,
akkor a program elrejti a Létfontosságú rekordok beállítása lépést. Térjen át az l. allépésre.
- Ha a felhasználói vagy webhely beállítás a
Létfontoságú rekord beállítása lépés megjelenítésére van megadva, akkor kattintson a Tovább
gombra a rekordmappa Létfontosságú rekordjának a beállításához. Ennek alternatívájaként válasszon egy másik lépést a panelen. További információkért tekintse meg a témakör végén található
Felhasználói beállítás és Webhely beállítás hivatkozást.
- Annak megadásához, hogy a mappa rekordjai létfontosságúak,
válassza ki a True értéket a Létfontosságú rekord jelző menüben. Ha a rekordmappában létrehozott rekordok
folyamatos áttekintésére és frissítésére van szükség, akkor
ebben a lépésben megjelölheti Létfontosságúnak a rekordmappát. Az ilyen mappán belül
létrehozott összes rekord automatikusan a Létfontosságú osztályozást kapja.
- Ha szükséges, akkor adja meg a létfontosságú rekordok leírását a rekordmappához.
- A Létfontosságú rekordok áttekintése művelet menüben
válassza ki azt a műveletet, amely a létfontosságú rekordok periódikus áttekintési vagy frissítési ciklusával indításra kerül. A menü felsorolja a korábban létrehozott Létfontosságú áttekintés
műveleteket. További információkért tanulmányozza a művelet hozzáadása témakört.
- A Létfontosságú rekord áttekintési és frissítési ciklus menüben
válassza ki azt az eseményt, amely a mappán belül aktiválja a létfontosságú rekordok
periodikus áttekintését vagy frissítését. A menü felsorolja a korábban létrehozott ismétlődő
műveleteket. További információkért tanulmányozza az ismétlődő esemény hozzáadása témakört.
- Kattintson a Tovább gombra a biztonság
beállításához és a mappa befejezéséhez.
- A biztonság beállítása érdekében tekintse át a meglévő biztonsági beállításokat. Az egyes hozzáférési területekkel kapcsolatos további információkért tanulmányozza
a biztonsági beállítások megadása témakört. A biztonsági beállítások meghatározzák, hogy
mely csoportok és felhasználók érhetik el a rekordmappát, valamint szabályozzák
az egyes csoportok vagy felhasználók számára megadott engedélyeket. A megadott biztonsági beállításokat
az egyedre beállított FileNet P8 biztonsági beállítások felülbírálhatják. További információkért tanulmányozza a biztonság témakört.
- Az oldalon felsorolt adott felhasználó vagy csoport hozzáférési jogainak módosításához
kattintson a felhasználó vagy csoport nevére a Cím oszlopban. Megjelenik a Biztonsági beállítások oldal,
ahol megadhatja a különböző felhasználók és csoportok biztonsági engedélyeit.
- A listához az Új hozzáadása gombbal vehet fel új felhasználókat vagy csoportokat. A listából egy meglévő felhasználó vagy csoport eltávolításához válassza ki az adott felhasználóhoz vagy csoporthoz tartozó Eltávolítás
lehetőséget. A felhasználókkal és csoportokkal kapcsolatos további információkért tanulmányozza a
felhasználók és csoportok hozzáadása objektumhoz témakört.
- A biztonsági beállítások módosításainak mentéséhez és a rekordmappa létrehozásának
befejezéséhez kattintson a Befejezés gombra.
- Kattintson az OK gombra, mellyel nyugtázza a rekordmappa
sikeres hozzáadását, és kilép a varázslóból.