IBM Enterprise Records, Versão 5.1.2    

Colocar entidades em espera (manual)

As retenções de eliminação podem ser aplicadas em entidades pelo processo Varrimento de prazo de retenção. Uma retenção interrompe o processo de eliminação normal, geralmente para efeitos de litígio ou auditoria As entidades em espera também não podem ser eliminadas manualmente. Pode aplicar retenções em uma ou mais categorias de registo, pastas de registo, volumes ou registos. Pode aplicar uma retenção de eliminações antes da data de corte ou durante qualquer uma das fases após a data de corte.

Sobre esta tarefa

Apenas o Gestor de Registos e o Administrador de Registos podem colocar entidades em espera. Para permitir que outros utilizadores coloquem itens em espera, estes necessitam dos seguintes privilégios. Para obter mais informações, consulte o tópico de segurança do FileNet P8. O procedimento que se segue descreve como aplicar uma retenção de eliminação. Antes de executar este procedimento, é necessário adicionar retenções de eliminação ao sistema.

Procedimento

Para aplicar uma retenção de eliminação:

  1. Pesquise ou aceda às entidades que pretende colocar em espera manualmente.
  2. Seleccione a caixa de verificação de uma ou mais entidades. Em alternativa, faça clique com o botão direito do rato numa única entidade e utilize o menu.
  3. No menu Acções multi-selecção, seleccione Colocar em espera.
  4. A partir da lista de retenções disponíveis, seleccione uma mais caixas de verificação que representem as retenções que pretende aplicar à entidade. Para ver os detalhes de uma retenção, faça clique no ícone Obter informações.
  5. Faça clique em Em espera para aplicar as retenções seleccionadas ou faça clique em Sair para cancelar o procedimento e fechar a página.
  6. Faça clique em OK na página de confirmação.

Resultados

Após o utilizador ou o processo de varrimento de retenção aplicar uma retenção de eliminação numa entidade, o ícone Prazo de retenção é apresentado junto ao nome da entidade na página Procurar: ícone Colocar em espera. Se o ícone Prazo de retenção não for apresentado de imediato, faça clique na ligação final no caminho para actualizar a página de procura.
Importante: Se aplicar manualmente uma retenção condicional numa entidade que corresponda às condições da retenção, o varrimento de retenção seguinte irá aplicar novamente a retenção. O varrimento define-a como retenção condicional que pode ser removida apenas pelo varrimento de retenção. Para remover a retenção, seleccione Iniciar pedido de remoção de prazo de retenção no menu da entidade. A retenção é removida durante a execução seguinte do varrimento de retenção.


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Última actualização: Novembro de 2013
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