Typ záznamu je kategorizácia záznamov založená na spoločných
vlastnostiach medzi záznamami. Typy záznamov sa používajú, keď skupina záznamov
vyskytujúcich sa v kategórii záznamov alebo v priečinku záznamov má iný plán
dostupnosti ako plán dostupnosti priradený kategórii záznamov alebo priečinku
záznamov.
Napríklad môže byť nutné uchovávať osobný spis zamestnanca po dobu
12 rokov na účtovné a mzdové účely. Avšak pre záznamy o hodnotení
výkonu, ktoré sa musia uchovávať len sedem rokov, môžete vytvoriť
typ záznamu s iným plánom dostupnosti. Záznamy o hodnotení výkonu
môžete priradiť k tomuto typu záznamu, aby ste mali istotu, že záznamy
o hodnotení budú odstránené skôr ako osobný spis zamestnanca.
Informácie o spôsobe priraďovania plánov dostupnosti k záznamu nájdete v téme Plány dostupnosti.
Záznamy môžete vyhľadávať a získavať podľa ich typu záznamu.
Typ záznamu môžete použiť pre záznam nasledujúcimi spôsobmi:
- Typ záznamu môžete priradiť triede záznamov a urobiť z neho
predvolený typ záznamu triedy. Bližšie informácie nájdete v téme Konfigurácia predvoleného typu záznamu.
- Systém môžete nakonfigurovať, aby zobrazoval metaúdaje typu záznamu
počas procesu deklarácie, kde si užívateľ môže deklarovaní záznamu vybrať
typ záznamu z Workplace alebo z Workplace XT. Bližšie informácie
nájdete v téme o metaúdajoch typu záznamu.
Ak pre triedu nakonfigurujete
predvolený typ záznamu, ale aj nezobrazovanie metaúdajov typu záznamov počas
deklarácie, pre triedu sa bude vždy používať predvolený typ záznamu. Typ záznamu sa práve používa a trieda záznamov ani typ záznamov nie
sú potrebné. Alebo nakonfigurujte predvolenú hodnotu, dajte však užívateľovi
možnosť vybrať si iný typ záznamu. Alebo môžete poskytnúť užívateľovi
možnosť vybrať si typ záznamu bez nakonfigurovanej predvolenej hodnoty.