É possível declarar registros usando o Application Engine, Workplace XT, IBM® Enterprise Records, Application Integration ou automaticamente.
Você pode declarar registros de diversas formas, como no:
Para uma instalação Base ou DoD, declare um registro em um volume, pasta de registro ou categoria de registro. Para uma instalação PRO, declare um registro em uma pasta de registro ou volume. Para declarar um registro, assegure-se de que a entidade na qual o registro está sendo declarado esteja aberta.
Se você declarar um registro em uma pasta de registros, o registro será automaticamente atribuído ao volume ativo que existe nessa pasta. O último volume criado é sempre o volume ativo até ser fechado. Se precisar declarar um registro em um volume fechado, reabra o volume e selecione manualmente o volume reaberto.
Se estiver declarando um documento com diversas versões como um registro, você terá diversas opções de criação de registro para a série de documentos.
Para acelerar o processo de declaração de registros, o assistente Declarar como Registro e os modelos de entrada Declarar como Registro suportam o mapeamento automático de valores de propriedade do documento para o registro. Quando um documento é declarado como um registro, os nomes simbólicos de propriedade da classe são comparados aos nomes simbólicos da propriedade da classe de registro. Se os nomes coincidirem, então o valor da propriedade do documento será automaticamente atribuído como o valor para a propriedade do registro coincidente. Por exemplo, se a classe do documento tiver a propriedade Color e a classe do registro também tiver a propriedade Color, o valor da propriedade do documento será automaticamente mapeado à propriedade do registro. Da mesma forma, se você estiver declarando um email do Outlook usando a classe de registro de email padrão, valores como Assunto e Para serão mapeados automaticamente.
O mapeamento da propriedade ocorre independentemente de o modelo de entrada exibir ou não a etapa Configurar Propriedades de Registro. Quando você declara mais de uma versão de um documento, o mapeamento de propriedade é baseado na versão mais nova do documento selecionado para a ação de declaração. Diferentes versões de um documento podem ter diferentes classes e propriedades. As propriedades são sempre mapeadas com base nas propriedades da versão mais recente do documento.
As regras a seguir descrevem como o mapeamento de propriedades funciona para uma propriedade que é comum para as classes de documento e registro: