Un utilisateur autorisé définit un planning d'élimination pour l'associer ensuite à une catégorie, un dossier ou un type d'enregistrement.
Seul un gestionnaire ou un administrateur d'enregistrements peut définir un planning d'élimination. Dans le modèle de données PRO, ce sont le gestionnaire d'enregistrements, l'administrateur d'enregistrements et le réviseur qui sont habilités à affecter un planning d'élimination à une entité. Les modèles de données Base et DoD permettent à un gestionnaire ou un administrateur d'enregistrements d'affecter un planning d'élimination à une entité.
Pourquoi et quand exécuter cette tâche
Les plannings d'élimination peuvent comporter différentes phases durant lesquelles les entités touchées traversent des étapes d'élimination comme la révision, l'exportation, le transfert ou la destruction. Bien qu'un planning d'élimination ne nécessite pas plusieurs phases, le planning comprend généralement deux phases :
- Une phase de limitation pour mettre fin à la vie active de l'entité.
- Une phase pour spécifier l'élimination finale après la limitation.
Si votre paramètre d'affichage pour l'
Assistant de planning d'élimination est défini sur
Simple dans vos
Préférences utilisateur, la planification s'effectue, par défaut, en une seule phase à l'aide de l'action de destruction automatique sans conservation. Pour plus d'informations, voir les rubriques sur les Préférences utilisateur et les Préférences de site.
Procédure
Pour définir un planning d'élimination :
- Sélectionnez l'onglet Elimination.
- Cliquez sur Plannings d'élimination.
- Cliquez sur Ajouter un planning d'élimination.
Restriction : Si votre paramètre d'affichage pour l'Assistant de planning d'élimination est défini sur Simple dans vos Préférences utilisateur, le panneau Etapes n'affiche pas l'étape Définir des phases.
- Saisissez le nom et la description du planning. La description est facultative.
- Entrez le nom de l'autorité responsable de l'élimination des entités et cliquez sur Suivant. Cette zone est facultative.
- Cliquez sur le bouton d'option correspondant pour sélectionner le déclencheur de la limitation. Si votre paramètre d'affichage pour l'Assistant de planning d'élimination dans vos Préférences utilisateur ou de site a pour valeur Simple, le seul déclencheur possible est Evénement interne.
- Vous pouvez sélectionner une date dans le calendrier déroulant ou bien en saisir une. Cette action s'applique à un planning d'élimination normal.
- Pour les champs Date prédéfinie, Evénement interne, Evénement externe et Evénement récurrent, sélectionnez une option dans le menu. Ces éléments ont été préalablement créés dans l'onglet Configurer d'IBM® Enterprise
Records. Cliquez sur Afficher les détails pour voir les détails du déclencheur. Pour plus d'informations sur l'ajout de déclencheurs, voir les rubriques sur l'ajout de date et d'événements.
- Définissez le décalage limite. Pour plus d'informations, voir la section Définir une limite et un décalage limite plus loin dans cette rubrique.
- Définissez la condition qui va déclencher la limitation des entités. Une limite peut être automatique ou nécessiter une confirmation. Si vous voulez qu'un message de confirmation s'affiche, spécifiez une élimination programmée avec action limite. Pour une limitation automatique, ne spécifiez pas d'élimination programmée avec action limite. Si votre paramètre d'affichage pour l'Assistant de planning d'élimination dans vos Préférences utilisateur ou de site a pour valeur Simple, Élimination programmée - Action limite ne s'affiche pas.
- Chaque action limite ajoutée antérieurement à l'aide de l'onglet Configurer d'IBM Enterprise
Records est associée à un flux de travaux. Le balayage d'élimination lance automatiquement ce flux de travaux après la limite (en plus d'un éventuel décalage). Pour un planning d'élimination normal, le menu Elimination programmée - Action limite contient uniquement les actions qui appartiennent au type d'action Limite. Pour plus d'informations sur les actions, voir la rubrique connexe.
- Si vous le souhaitez, modifiez la base de limitation pour en spécifier la date. Le menu Base de limitation fournit un ensemble de propriétés de date IBM Enterprise
Records que vous pouvez utiliser pour calculer les dates de limitation en fonction des propriétés d'entités IBM Enterprise
Records individuelles.
Définissez le décalage limite. Pour plus d'informations, voir la section Définir une limite et un décalage limite plus loin dans cette rubrique.
- Si votre paramètre d'affichage pour l'Assistant de planning d'élimination est défini sur Détaillé dans vos Préférences utilisateur ou Préférences de site, cliquez sur Suivant. Cette action crée une ou plusieurs périodes de conservation, appelées phases, pour le planning en cours. Si, à ce stade, vous cliquez sur Terminer, les entités associées au planning d'élimination ne disposent pas d'une période de conservation spécifique. Si votre paramètre d'affichage pour l'Assistant de planning d'élimination est défini sur Simple dans vos Préférences utilisateur, cliquez sur Terminer. Une seule phase utilise l'action de destruction automatique, RMAutoDestroyAction. Is
Screen Required est défini sur False. La conservation par défaut est de 0 ans, 0 mois et 0 jours. Aucune autre conservation n'est créée automatiquement.
Résultats
Définir une limite et un décalage limite
Dans IBM Enterprise
Records, vous pouvez définir une période de conservation en paramétrant une conservation sur une phase ou le décalage limite.
Lorsqu'aucun décalage limite n'est spécifié et qu'une période de conservation de la phase est définie, le balayage déclenche une limite sur l'entité dès lors que la condition d'événement se vérifie. Si l'entité qui fait l'objet de cette limite est un conteneur, celui-ci est également fermé et tout ajout d'un nouvel enregistrement devient impossible.
La conservation est alors calculée comme étant la date limite plus la période de conservation définie sur la phase. Les règles suivantes s'appliquent au calcul de la date limite, selon les différentes configurations de planning :
- Utilisation d'un déclencheur d'événement interne et d'une date de base limite définie pour une propriété d'entité
La date limite est la valeur de la date de base limite.
- Utilisation d'un type de date de déclencheur d'événement (événement externe, date prédéfinie) et d'une date de base limite paramétrée sur Date d'événement
La date limite est la date du déclencheur d'événement.
- Utilisation d'un déclencheur d'événement interne et d'une date de base limite paramétrée sur Date d'événement
La date limite est la date d'exécution du balayage.
- Utilisation simultanée d'un type de date de déclencheur d'événement (événement externe, date prédéfinie) et d'une date de base limite paramétrée sur une propriété d'entité
La date limite est la plus récente de ces deux dates.
Lorsque vous utilisez un décalage d'événement limite, l'entité n'est pas limite tant que la fin de cette période de décalage n'est pas atteinte. Par conséquent, le conteneur reste ouvert pendant la période de conservation. Les règles suivantes s'appliquent au calcul de la date limite, selon les différentes configurations de planning :
- Utilisation d'un déclencheur d'événement interne et d'une date de base limite définie pour une propriété d'entité
La date limite est la valeur de la date de base limite plus le décalage limite.
- Utilisation d'un type de date de déclencheur d'événement (événement externe, date prédéfinie) et d'une date de base limite paramétrée sur Date d'événement
La date limite est la date du déclencheur d'événement plus le décalage limite.
- Utilisation d'un déclencheur d'événement interne et d'une date de base limite paramétrée sur Date d'événement
La date limite est la date d'exécution du balayage plus le décalage limite.
Important : N'utilisez pas cette dernière configuration, car toute mise à jour effectuée sur le planning, telle que son nom, déclenche un nouveau calcul de balayage de la date limite et de la nouvelle date d'exécution du balayage (en plus du décalage), ce qui a pour effet de reporter la date limite. Si aucune propriété d'enregistrement ne peut être utilisée pour la date de base limite, il est préférable d'utiliser une conservation sur la phase.
Si votre paramètre d'affichage pour l'Assistant de planning d'élimination est défini sur Simple dans vos Préférences utilisateur ou Préférences de site, la planification s'effectue, par défaut, sans conservation sur la phase. De plus, le planning utilise plutôt le mécanisme de décalage pour définir la conservation.
Définition de phases
L'association de phases à un planning d'élimination vous permet d'exécuter diverses opérations sur une entité à des intervalles différents. Chaque phase spécifie une action d'élimination et une période de conservation pour une entité.
Par exemple, pour réviser une entité avant son élimination, vous devrez ajouter deux phases au planning d'élimination. La première phase indique que l'entité doit être révisée, tandis que la seconde phase en indique la destruction. IBM Enterprise
Records exécute plusieurs phases dans un planning d'élimination en respectant la séquence selon laquelle les phases lui sont ajoutées.
Vous pouvez également définir plusieurs autres conservations dans une phase. Les autres conservations fournissent des périodes de conservation variables selon la valeur de propriétés. Lorsqu'aucune condition nécessaire à l'application des autres conservations n'est vérifiée, IBM Enterprise
Records utilise la période de conservation par défaut. Lorsque plusieurs conditions nécessaires à l'application d'autres conservations sont vérifiées, IBM Enterprise
Records applique la conservation alternative dont la période de conservation est la plus longue.
Important : Le nombre de conservations alternatives ou la complexité de leurs critères ont un impact sur la performance du calcul des conservations.
Une fois qu'IBM Enterprise
Records a appliqué l'action limite à une entité, c'est la première phase du planning d'élimination qui lui est appliquée. Au terme de la période de conservation de la première phase, c'est l'action d'élimination associée à cette phase qui attend les entités. Une fois l'action d'élimination réalisée par IBM Enterprise
Records, la phase suivante du planning commence après approbation d'un utilisateur autorisé.
Pour ajouter une phase dans le planning d'élimination :
- Cliquez sur Ajouter nouveau pour ouvrir la page Propriétés de phase.
- Saisissez un nom et une description pour la phase.
- Sélectionnez une action de phase dans le menu.
- Ces actions ont été préalablement créées dans l'onglet Configurer d'IBM Enterprise
Records.
- IBM Enterprise
Records exécute l'action sur les entités à la fin de la phase.
- Chaque action inclut un flux de travaux prédéfini lancé par IBM Enterprise
Records pour cette action.
Restriction : Les phases qui transfèrent ou détruisent des entités sont des phases finales. Il n'est pas possible d'ajouter d'autres phases après ce type d'actions.
- Dans la zone Balayage requis ?, sélectionnez True pour exiger une révision des entités avant de lancer le flux de travaux associé à la phase. Si la vérification n'est pas nécessaire, sélectionnez Faux.
- Si vous sélectionnez l'action Transférer, Exportation ou Transfert temporaire pour la phase, indiquez un emplacement dans le champ Destination d'exportation. L'emplacement peut être :
- Sur un serveur distant. Par exemple, \\nom_serveur\nom_dossier.
- Dans un dossier sur un disque local. Par exemple, unité_locale:\nom_dossier.
- Spécifiez une période de conservation par défaut pour les entités de cette phase.
Une valeur est obligatoire si vous n'affectez pas d'autres périodes de conservation .
- Pour définir des conditions permettant aux entités de rester dans la phase plus ou moins longtemps selon la propriété concernée, suivez les étapes suivantes. Ces étapes permettent de créer des périodes de conservation alternative.
- Cliquez sur Ajouter nouveau pour afficher la fenêtre Autre conservation.
- Sélectionnez un nom de propriété dans le menu.
- Sélectionnez un opérateur dans la liste.
- Spécifiez la valeur de la propriété. La valeur saisie dépend de la propriété.
- Sélectionnez la Base de conservation comme date de départ de la période de conservation.
- Spécifiez dans le champ Période de conservation - Jours une valeur en années, en mois et en jours. IBM Enterprise
Records ajoute la valeur spécifiée ici à la base de conservation. A la date prévue, IBM Enterprise
Records applique l'action de la phase à l'entité.
- Cliquez sur Accepter pour ajouter cette autre conservation au planning en cours et pour revenir à la fenêtre Propriétés de phase.
- Ajoutez d'autres conservations alternatives pour chaque condition en cliquant sur Ajouter nouveau. Les données de la précédente conservation alternative sont préremplies par IBM Enterprise
Records dans tous les champs afin que vous n'ayez plus qu'à modifier les champs nécessaires. Vous pouvez, si nécessaire, cocher la case Supprimer d'une conservation alternative et cliquer ensuite sur Appliquer pour supprimer cette condition.
- Complétez la phase en cliquant sur Accepter. IBM Enterprise
Records ajoute à la liste de phases du planning la phase et les détails qui la composent.
- Pour ajouter d'autres phases, cliquez sur Ajouter nouveau. Sinon, cliquez sur Terminer pour achever le planning d'élimination.