IBM Enterprise Records version 5.1.2    

Reçus

En général les reçus suivent les utilisateurs qui sont en possession d'une copie d'un enregistrement classifié. Cependant, vous pouvez également créer un reçu d'enregistrements non classifiés. Même si un reçu suit l'emplacement d'un document classifié, le reçu lui-même n'est pas classifié.

S'il s'agit d'un document papier, le reçu peut être déclaré comme enregistrement. Pour plus d'informations, voir la rubrique relative à la déclaration d'un enregistrement physique. Vous pouvez scanner un reçu et déclarer l'image comme enregistrement électronique ou créer un document texte électronique et le déclarer comme enregistrement. Si vous ne souhaitez pas déclarer le reçu comme enregistrement classifié, reportez-vous à la rubrique sur la déclaration d'un enregistrement classifié.

Lors de la déclaration d'un reçu comme enregistrement, ce reçu est associé à l'enregistrement dont il assure le suivi.

Pour déclarer un reçu comme enregistrement :

  1. Déclarez tout d'abord le reçu comme enregistrement en procédant comme pour un document classique.
  2. À l'étape Définir les propriétés, cliquez sur ReceiptOf (Reçu de).
  3. Recherchez et sélectionnez l'enregistrement classifié que le reçu suit.
  4. Poursuivez le processus de déclaration en procédant comme pour un document classique.

Après la déclaration du reçu comme enregistrement, la vue Propriétés du reçu affiche le nom de l'enregistrement dont il effectue le suivi dans le champ ReceiptOf. Vous pouvez modifier cette valeur en cliquant sur ReceiptOf ou effacer l'affectation en cliquant sur Effacer.

Dans la vue Détails d'un enregistrement, la section Informations détaillées d'un enregistrement contient un champ Statut du reçu qui affiche l'un des statuts suivants :

Le terme "Parent" concerne l'enregistrement associé au reçu, et non pas un dossier.

Avertissement : Le champ Statut du reçu affiche "Aucun" si l'enregistrement n'est pas un reçu. L'affichage des propriétés d'un enregistrement classifié affiche les noms de ses reçus joints (s'ils existent). Le champ Statut du reçu d'un enregistrement classifié affiche "Aucun" car un enregistrement avec des reçus joints ne peut être le reçu d'un autre enregistrement. Un enregistrement peut disposer de plusieurs reçus, mais un reçu ne peut être joint qu'à un seul enregistrement.


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Dernière mise à jour : Novembre 2013
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