少なくとも特権ユーザー・ロールまたはレビューアー・ロールの特権を持つユーザーのみが、同じファイル・プラン内にある別の場所にレコードをコピーできます。 特権ユーザーまたはレビューアーがレコードをコピーすると、IBM® Enterprise
Records では、レコード・オブジェクト・ストア (ROS) に、宣言されたドキュメントがコピーされます。 宣言されたドキュメントは、異なるコンテナー名を持つ同一ソース・ファイル上でコピーされます。 IBM Enterprise
Records では、レコードのメタデータ (名前、説明、セキュリティー、および廃棄情報を除く) がファイル・プラン・オブジェクト・ストア (FPOS) 内の新しいフォルダーにコピーされます。 メタデータには、ROS でコピーしたドキュメントへのリンクがあります。
このタスクについて
レコードのコピーによる影響を次に示します。
- レコードのコピーによるセキュリティーへの影響: レコードがコピーされると、新しいレコードは新しい親コンテナーからセキュリティーを継承します。
- レコードのコピーによる廃棄への影響: コピーされたレコードは、新しい親コンテナーから廃棄スケジュールを継承します。 このルールは、レコード・タイプの結果として、そのレコードに廃棄が含まれる場合以外に当てはまります。 元のレコードが既にカットオフされていても、コピーしたレコードはカットオフされていません。 権限のあるユーザーは、コピーされるレコードにレコードのタイプから生じる廃棄スケジュールが含まれる場合、そのコピーされるレコードに対して廃棄を開始する必要があります。
手順
単独のレコードをコピーするには、次のようにします。
- ファイル・プランの階層を参照して、コピーするレコードにアクセスします。
- レコード名を右クリックし、メニューから「コピー」を選択します。
- 「ドキュメント・タイトル」フィールドで、レコード名の接頭部に「コピー」と表示される点に注意してください。
- レコードのコピーの説明を入力し、「次へ」をクリックします。
- ファイル・プラン内のコピーの保存先に移動し、「コピー」をクリックします。
- 表示される確認メッセージで、コピー操作が正常に完了したことを確認したら、「OK」をクリックして「参照」ページに戻ります。 以下の点に注目してください。
- 電子レコードを物理フォルダーにコピーすることはできません。
- レコードはアクティブで開いているフォルダーにのみコピーすることができます。
タスクの結果
複数のレコードをコピーするには
- ファイル・プランの階層を参照して、コピーするレコードにアクセスします。
- 宣言を解除するレコードの横にあるチェック・ボックスを選択します。
- 「複数選択アクション」メニューの「コピー」を選択します。
- 「コピー」ウィンドウで、リストからレコードのコピー先となるファイル・プラン・ロケーションを選択します。
「フィルター」フィールドを使用して、「エンティティー名」リストに表示されるアイテム数を制限できます。 例えば、ファイル・プラン・ロケーションの名前に文字「x」が含まれることがわかっている場合、「フィルター」フィールドに「x」と入力します。 「移動」をクリックします。
名前に文字「x」が含まれるファイル・プラン・ロケーションのみでリストがリフレッシュされます。「リセット」をクリックすると、すべてのファイル・プランがアルファベット順に並べられたリストに戻ります。
- ファイル・プラン内のコピーの保存先に移動し、「コピー」をクリックします。
- 表示される確認メッセージで、コピー操作が正常に完了したことを確認したら、「OK」をクリックして「参照」ページに戻ります。