Schriftstücktypen dienen der Einteilung von Schriftstücken auf Grundlage von gemeinsamen Funktionen. Schriftstücktypen kommen dann zum Einsatz, wenn eine Gruppe von Schriftstücken in einer Schriftstückkategorie oder einem Schriftstückordner einem Aussonderungszeitplan zugeordnet wird, der nicht dem Zeitplan der Kategorie oder des Ordners entspricht.
Beispiel: Ein Mitarbeiterverzeichnis muss etwa zu Buchhaltungs- und Gehaltsabrechnungszwecken eine gewisse, gesetzlich geregelte Zeit lang aufbewahrt werden. Für Leistungsbewertungen, die nur sieben Jahre aufbewahrt werden müssen, können Sie jedoch einen Schriftstücktyp mit einem anderen Aussonderungszeitplan erstellen. Sie können Leistungsbewertungen diesem Schriftstücktyp zuordnen, um sicherzustellen, dass diese vor dem Mitarbeiterverzeichnis gelöscht werden.
Informationen zur Zuordnung von Aussonderungszeitplänen zu einem Schriftstück finden Sie in "Aussonderungszeitpläne".
Schriftstücke können anhand ihres Schriftstücktyps gesucht und abgerufen werden.
Die Verbindung eines Schriftstücktyps mit einer Akte kann auf folgende Arten erfolgen:
- Sie können einen Schriftstücktyp einer Schriftstückklasse zuordnen und den Schriftstücktyp als Standard für die Klasse festlegen. Weitere Informationen finden Sie in "Konfigurieren eines Standardschriftstücktyps".
- Sie können das System so konfigurieren, dass die Metadaten für den Schriftstücktyp bei der Deklaration angezeigt werden. Dadurch kann ein Benutzer einen Schriftstücktyp auswählen, wenn er ein Schriftstück in Workplace oder Workplace XT deklariert. Weitere Informationen finden Sie im Thema über Schriftstücktyp-Metadaten.
Wenn Sie einen Standardschriftstücktyp für eine Klasse konfigurieren, aber die Anzeige der Schriftstücktyp-Metadaten bei der Deklaration nicht festlegen, wird der Standardschriftstücktyp für die betreffende Klasse immer verwendet. Es wird ein Schriftstücktyp verwendet, sodass dann keine Schriftstückklasse erforderlich ist. Sie können aber auch einen Standard festlegen und dem Benutzer trotzdem die Möglichkeit der Wahl eines anderen Schriftstücks geben. Oder Sie können auf einen Standard verzichten und die Wahl des Schriftstücktyps ganz dem Benutzer überlassen.