IBM Enterprise Records, wersja 5.1.2    

Wysyłka obiektów fizycznych

Obiekty fizyczne nie są widoczne online, ale użytkownik może przygotować proces wysyłki tych elementów do siebie. Ten proces nazywany wysyłką uruchamia również przepływ pracy zarządzania aktami fizycznymi (PRM), który śledzi położenie obiektów w każdym kroku. Istnieje możliwość wysłania poszczególnych akt (pojedynczo) lub dowolnych kontenerów, które zawierają elementy fizyczne.

Przepływ pracy PRM obejmuje cały cykl rezerwowania, przyjmowania i wydawania obiektu do następnego użytkownika. Ten przepływ pracy śledzi również przyjmowanie i wydawanie obiektu. Ponadto śledzi obiekty zgubione podczas transportu lub śledzi je wg użytkownika, który aktualnie jest określony jako właściciel obiektu. W celu śledzenia obiektów za pośrednictwem przepływu pracy PRM niezbędne jest, aby wszyscy uczestnicy poprawnie rejestrowali położenie obiektu. Uczestnicy wykonują zadania ze skrzynek odbiorczych w odpowiednim czasie.

Wysyłkę obiektów fizycznych można przeprowadzić za pomoc aplikacji Application Engine, Workplace XT lub IBM® Enterprise Records. Jeśli wysyłka obiektów fizycznych zostanie przeprowadzona z aplikacji Workplace, wówczas należy przejść do FPOS i otworzyć folder Zarządzanie aktami. Następnie należy otworzyć folder kartoteki akt i przejść do obiektu w odpowiedniej lokalizacji kartoteki akt.

W celu uzyskania informacji na temat statusu wysyłki obiektu należy wybrać ikonę Uzyskaj inf., a następnie wybrać stronę Szczegóły. W sekcji Fizyczne na stronie widoczna jest lokalizacja, lokalizacja główna i status wysyłki obiektu. Widoczna jest także nazwa użytkownika, który zainicjował wysyłkę. Jeśli obiekt jest wyposażony w kod paskowy, wówczas można sprawdzić jego status wysyłki za pomocą opcji Skanuj elementy fizyczne na karcie Fizyczne. Więcej informacji zawiera temat dotyczący skanowania obiektu fizycznego. Na koniec należy wybrać opcję Status w kroku przepływu pracy PRM, aby uzyskać status w aplikacji Śledzenie.

Skrzynki odbiorcze używane przez przepływ pracy PRM

Podczas transportu obiektu, w trakcie gdy użytkownicy przyjmują obiekt i wydają go, generowane są elementy pracy. Niektóre elementy znajdują się w skrzynce odbiorczej użytkownika, a inne w publicznych skrzynkach odbiorczych. Ustawienia zabezpieczeń użytkownika i grupy określają, kto może wyświetlać publiczne skrzynki odbiorcze. Ustawienia te określają również, kto może otwierać krok przepływu pracy, a także kto może wyświetlać status wysyłki obiektu za pomocą opcji Skanuj elementy fizyczne. Przepływ pracy PRM może wprowadzać elementy pracy do następujących publicznych skrzynek odbiorczych.

Procedura wysyłki

Wysyłka obiektu rozpoczyna się od wybrania opcji Uruchom / Pobierz opłatę z menu. Następnie elementy pracy zostaną wyświetlone w osobistych skrzynkach odbiorczych uczestników lub elementy pracy trafiają do publicznych skrzynek odbiorczych. Po wysyłce obiektu system wyświetli informację o tym, że żądający użytkownik zainicjował wysyłkę do określonej lokalizacji. Jednak użytkownik utrzymujący musi wydać element zanim użytkownik żądający rzeczywiście go otrzyma.

Uruchamianie przepływu pracy

Aby przeprowadzić wysyłkę obiektu fizycznego:
  1. W aplikacji Application Engine, Workplace XT lub IBM Enterprise Records kliknij prawym przyciskiem myszy nazwę obiektu fizycznego i wybierz opcję Uruchom / Pobierz opłatę.
  2. Kliknij opcję Uruchom pod nazwą subskrypcji przepływu pracy, którego zamierzasz użyć. Dla każdego typu obiektu fizycznego dostępna jest domyślna subskrypcja.
  3. Wykonaj pozostałą część kroku Uruchom / Pobierz opłatę.
  4. Po wykonaniu kroku Uruchom / Pobierz opłatę zamknij okno, które zawiera listę subskrypcji przepływów pracy.
Różne kroki tego przepływu pracy mają niektóre elementy wspólne.
Tabela 1. Kroki przepływu pracy
Elementy kroku przepływu pracy Opis
Instrukcje Na początku okna znajdują się instrukcje dotyczące realizacji danego kroku. Instrukcje te pisze projektant przepływu pracy. Jeśli instrukcje nie są widoczne, wówczas należy kliknąć grot strzałki obok słowa Instrukcje.
Nazwa obiektu Jeśli obiekt jest kontenerem, wówczas należ kliknąć jego nazwę, aby otworzyć kontener i sprawdzić, co zawiera. Jeśli obiekt jest pojedynczymi aktami fizycznymi, wówczas nie ma treści, zatem wyświetlany jest komunikat ze stosowną informacją.
Komentarze Komentarze można wprowadzać bezpośrednio do pola Komentarze. Można również kliknąć ikonę w polu tekstowym, aby wyświetlić większe okno.
Menu Czynność Elementy w tym menu są różne w zależności od kroku. Należy później uzyskać informacje o typach kroków. Ponadto instrukcje na początku okna przepływu pracy zawierają informacje o tym, co można wybrać.
Lokalizacja Kliknij opcję Lokalizacja, aby wyświetlić listę lokalizacji. Kliknij przycisk Wybierz w lokalizacji, do której obiekt ma zostać dostarczony.
Data rezerwacji Kliknij ikonę kalendarza, aby wybrać datę rezerwacji obiektu. Jeśli obiekt nie podlega aktualnie wysyłce, należy wybrać datę dzisiejszą. Jeśli obiekt podlega wysyłce, wówczas należy określić datę dzisiejszą lub datę z przyszłości, ale system nie wyświetli wybranej daty. System będzie określał daty rezerwacji w miarę przesuwania obiektu z jednej lokalizacji do następnej.
Kolumny informacji W niektórych krokach mogą być wyświetlane informacje o właścicielu elementu, o lokalizacji elementu, o dacie rezerwacji i datach zadań oraz o tym, kto otrzyma element w następnej kolejności.
Zastosuj i Zamknij Informacje można zmieniać, stosować (Zastosuj), a następnie można zamknąć (Zamknij) okno dialogowe bez wykonywania dalszych czynności. Element pracy pozostanie w tej samej skrzynce odbiorczej. Tek krok jest użyteczny, gdy konieczne jest zadeklarowanie elementu, który jest aktualnie zgubiony (utracony), ale możliwe jest jego znalezienie. Pozwala to można uniknąć wykonania bardziej trwałej czynności, która zostałaby wygenerowana po użyciu opcji Zakończone.
Przypisz ponownie W tym kroku otwierane jest okno, w którym można wybrać innego użytkownika w celu wykonania tego kroku. Wprowadź kilka pierwszych znaków nazwy, a następnie kliknij opcję Wyszukaj. Wybierz użytkownika i kliknij opcję Kontynuuj.
Status Ten krok umożliwia otwarcie aplikacji Śledzenie.
Zakończone Opcja Zakończone powoduje zakończenie kroku przepływu pracy i zwykle ten przycisk jest wybierany.

Krok Uruchom

Aby zakończyć krok Uruchom:
  1. Kliknij opcję Lokalizacja, aby wybrać lokalizację, do której obiekt ma zostać dostarczony.
  2. Kliknij ikonę kalendarza, aby ustawić datę rezerwacji. Jeśli obiekt nie podlega wysyłce, wówczas konieczne jest wybranie daty dzisiejszej. Jeśli obiekt podlega wysyłce, wówczas można wybrać datę dzisiejszą lub przyszłą datę. Data rezerwacji jest wykorzystywana w celu określania priorytetów wielu żądań.
  3. Kliknij przycisk Uruchom, aby zainicjować przepływ pracy, lub przycisk Zamknij, aby zamknąć okno bez uruchamiania.

Krok Odbierz

Krok Odbierz jest widoczny w skrzynce odbiorczej użytkownika jako krok Zatwierdź, ale po jego otwarciu strona ma tytuł Odbierz krok. Krok Odbierz występuje, gdy poprzedni użytkownik (lub użytkownik utrzymujący) wyda element, a właściciel skrzynki odbiorczej jest następny w kolejce do odebrania elementu. Jeśli element nie został jeszcze odebrany, wówczas wyświetlana jest informacja o tym, kto dostarczy element, informacja o poprzednich lokalizacjach elementu oraz o metodzie dostarczenia. Jeśli po oczekiwaniu przez pewien czas użytkownik nie otrzyma elementu, wówczas może wskazać, że go nie otrzymał. Taka odpowiedź spowoduje wygenerowanie elementu pracy dla kolejki FindLost. Użytkownik utrzymujący otrzymuje krok Odbierz, gdy ostatni użytkownik wyda element. Aby zakończyć krok Odbierz:
  1. Wybierz odpowiednią czynność. Jeśli obiekt został odebrany, wybierz opcję Odebrane; w przeciwnym wypadku wybierz opcję Nieodebrane.
  2. Zakończ krok, wybierając odpowiednią opcję. Informacje o opcjach można znaleźć w innych sekcjach tematu: Uruchamianie przepływu pracy.
Ostrzeżenie: Istnieje możliwość, że obiekt nie został odebrany w wyniku opóźnienia. Przyczynę opóźnienia może stanowić usługa dostarczania lub fakt, że użytkownik aktualnie pracuje, korzystając z obiektu. Możliwe jest również, że obiekt został zgubiony (utracony) w transporcie. W takim przypadku użytkownik otrzyma komunikat powiadamiający o statusie obiektu.

Krok Zwolnij

Krok Zwolnij jest widoczny w skrzynce odbiorczej użytkownika jako krok Zatwierdź, ale po jego otwarciu strona ma tytuł Zwolnij krok. Krok Zwolnij musi zostać zakończony przez aktualnego posiadacza obiektu, którym może być użytkownik utrzymujący lub użytkownik, który zainicjował wysyłkę. Jeśli występuje opóźnienie w dostawie lub doszło do zgubienia (utraty) obiektu, wówczas należy wskazać metodę dostarczenia. Dostarcz element do użytkownika żądającego w lokalizacji, z której zainicjowano wysyłkę. Aby zakończyć krok Zwolnij:
  1. W razie potrzeby wprowadź Czas opóźnienia w godzinach, aby wskazać zakres opóźnienia zwalniania obiektu.
  2. Wprowadź odpowiednie komentarze, np. wyjaśnienie opóźnienia.
  3. Wybierz odpowiednią opcję z listy czynności.
    • Dostarcz ręcznie oznacza, że zamierzasz ręcznie dostarczyć obiekt do następnego użytkownika.
    • Jeśli nie wiadomo, gdzie znajduje się obiekt, wówczas należy wybrać opcję Utracone. Element pracy zostanie wysłany do publicznej skrzynki odbiorczej PhysicalEntitiesFindLostQueue.
    • Jeśli zamierzasz skorzystać z usługi dostarczania, wybierz opcję Usługa dostarczania. Element pracy zostanie wysłany do publicznej skrzynki odbiorczej PhysicalEntitiesDeliveryQueue.
    • W przypadku wprowadzenia czasu opóźnienia wybierz opcję Opóźnienie. Powiadomienie o opóźnieniu jest wysyłane do wszystkich użytkowników, którzy oczekują w kolejce.
  4. Zakończ krok, wybierając odpowiednią opcję. Informacje o opcjach można znaleźć w innych sekcjach tematu: Uruchamianie przepływu pracy.

Krok kolejki oczekiwania

Jeśli użytkownik zarezerwował obiekt i jest następny w kolejności do otrzymania obiektu, element pracy w kolejce oczekiwania zawiera nazwę tego użytkownika jako użytkownika żądającego. Użytkownicy posiadający prawa dostępu do tej kolejki mogą wyświetlać informacje, ale w tym kroku nie ma niczego do zakończeni. Aby wyświetlić krok kolejki oczekiwania:
  1. Kliknij element pracy w kolejce publicznej PhysicalEntitiesWaitQueue.
  2. Po przejrzeniu elementu pracy kliknij przycisk Zamknij.

Krok kolejki rezerwacji

Skrzynka odbiorcza PhysicalEntitiesReserveQueue zawiera elementy pracy dla każdego użytkownika, który oczekuje na dostarczenie. Użytkownicy posiadający odpowiednie uprawnienia mogą otwierać poszczególne elementy pracy w celu sprawdzenia, kto żąda obiektu, sprawdzenia dat żądań i żądanych lokalizacji. Aby zmienić priorytety użytkowników, można zmodyfikować daty rezerwacji. Aby zakończyć krok Rezerwuj kolejkę:
  1. Kliknij element pracy w publicznej skrzynce odbiorczej PhysicalEntitiesReserveQueue.
  2. Opcjonalnie zmodyfikuj wartość Data rezerwacji, aby zmienić priorytet użytkowników oczekujących na element.
  3. Kliknij przycisk Zastosuj i przycisk Zamknij.

Krok znajdowania utraconego elementu

Jeśli obiekt zostanie zadeklarowany jako utracony, system wyśle element pracy do publicznej skrzynki odbiorczej PhysicalEntitiesFindLostQueue. Użytkownik posiadający prawa dostępu do tej skrzynki odbiorczej może kliknąć element pracy, aby wyświetlić stronę Znajdź utracony krok i zaktualizować status. Obiekt można znaleźć i dostarczyć albo zadeklarować jako trwale utracony. Ta czynność spowoduje powiadomienie wszystkich odpowiednich użytkowników i zakończenie wszystkich przepływów pracy PRM uruchomionych dla tego obiektu. Ponadto gdy użytkownik podejmie próbę uruchomienia przepływu pracy dla tego obiektu, system natychmiast wyśle powiadomienie o tym, że obiekt ma status Utracone. Aby zakończyć krok znajdowania utraconego elementu:
  1. Wprowadź komentarze.
  2. W menu Czynność wybierz Utracone, jeśli zamierzasz zadeklarować, że obiekt został na stałe utracony. Jeśli obiekt zostanie znaleziony i dostarczony do użytkownika, którego nazwa jest widoczna w polu Autor żądania, wówczas należy wybrać opcję Dostarczone.
  3. Zakończ krok, wybierając odpowiednią opcję. Informacje o opcjach można znaleźć w innych sekcjach tematu: Uruchamianie przepływu pracy.
Po oznaczeniu obiektu jako utraconego na stałe nie ma sposobu na wskazanie, że obiekt został znaleziony. Każdy, kto w przyszłości podejmie próbę zainicjowania wysyłki obiektu, otrzyma informację o tym, że obiekt został utracony. Jeśli utracony element jest kontenerem, który został później znaleziony, wówczas nie będzie można zainicjować wysyłki jego zawartości. Każdy, kto podejmie próbę zainicjowania wysyłki elementu z kontenera poprzednio utraconego, otrzyma komunikat o tym, że obiekt nadrzędny podlega wysyłce.

Krok usługi dostarczania

Gdy użytkownik wybierze usługę dostarczania w celu wysłania obiektu fizycznego, system wyśle element pracy do publicznej skrzynki odbiorczej PhysicalEntitiesDeliveryQueue. Użytkownik posiadający prawa dostępu do tej publicznej skrzynki odbiorczej może kliknąć element pracy, aby zamknąć stronę Krok dostarczania. Aby zakończyć krok dostarczania:
  1. Wprowadź odpowiednie komentarze.
  2. Jeśli nie można znaleźć i dostarczyć elementu, na liście Czynność wybierz opcję Utracone. Ta czynność spowoduje wysłanie elementu pracy do publicznej skrzynki odbiorczej PhysicalEntitiesFindLostQueue. W razie potrzeby ta grupa wygeneruje informację o tym, że obiekt został na stałe utracony. Jeśli obiekt został dostarczony do użytkownika, który go zażądał, wybierz opcję Dostarczone.
  3. Zakończ krok, wybierając odpowiednią opcję. Informacje o opcjach można znaleźć w innych sekcjach tematu: Uruchamianie przepływu pracy.

Krok komunikatu

Strona Krok komunikatu zawiera informację o statusie obiektu fizycznego, dla którego użytkownik uruchomił przepływ pracy PRM. Ta strona jest wysyłana jako element pracy do skrzynki odbiorczej. Użytkownik otrzyma ją w następujących sytuacjach: Aby zakończyć krok komunikatu, kliknij przycisk Zakończone.


Opinia

Ostatnia aktualizacja: Listopad 2013
launching_and_completing_the_prm_workflow.htm

© Copyright IBM Corp. 2013