Vzorek pojmenování představuje způsob automatického pojmenovávání kategorií záznamu, složek záznamů a záznamů podle vašich konvencí.
Když uživatel vytvoří jednu z těchto entit, ke které je přidružen vzorek pojmenování, jméno se automaticky doplní v kroku Nastavit vlastnosti. Systém nebrání uživateli, aby tento název změnil.
Jakmile ze zobrazí krok Nastavit vlastnosti, přiřadí a použijí se přírůstková čísla. Pokud postup před vytvořením entity zrušíte, toto číslo se nikdy nepoužije.
Informace o této úloze
Chcete-li použít automatické pojmenování záznamů, zadejte vzorek pojmenování do pole Vzorek záznamů nadřízeného kontejneru. Vzorek záznamů je
vlastností kontejneru. Všechny záznamy deklarované v tomto kontejneru získají následující název v posloupnosti vzorku a budou se zvyšovat podle hodnoty,
kterou zadáte v poli
Zvýšit vzorek záznamů o.
Výsledky
Informace o syntaxi vzorku pojmenování
Pro data použijte hodnoty YY nebo YYYY, MM a DD. Každá z těchto hodnot může být uzavřena v závorkách [YY] a lze je kombinovat oddělené tečkami [YY.MM.DD].
Vaše obchodní metoda by mohla například vyžadovat, aby názvy složek začínaly písmenem A, po kterém by
následovaly dvě číslice představující rok, potom spojovník a nakonec číslo složky. Příklady tohoto názvu jsou A07-000005 nebo A2007-000005.
Následující vzorce vytvářejí takové názvy: A[YY]-[\d\d\d\d\d\d] , A[YYYY]-[\d\d\d\d\d\d]
V těchto vzorcích je A první znak, YY představuje rok a \d je číslice. Systém automaticky doplňuje výchozí hodnoty pro vzorky uzavřené v závorkách [].
YY je tudíž nahrazeno posledními dvěma číslicemi aktuálního roku. \d se nahrazuje vzrůstajícími číslicemi.
Hodnotu přírůstku určíte v dalším poli při zadávání řetězce.
V jiném vzorku pojmenování záznamů byste mohli chtít vytvořit pravidlo pojmenování pro
složky v řadě. Například KX, za níž by následovalo dvoučíslicové nebo čtyřčíslicové vyjádření roku, tečka, dvoučíslicové vyjádření měsíce, tečka, dvoučíslicové vyjádření dne, spojovník a sada čísel. Například název KX07.06.22-0004. Tento požadavek splňuje následující vzorek: KX[YY.MM.DD]-[\d\d\d\d]
K vytváření vzorků vycházejících z metadat můžete rovněž použít vlastní vzorky. Zásady vaší organizace mohou například vyžadovat, aby konvence pojmenování složek záznamů obsahovala rok, mezeru, předmět (metadata) obsahující kategorie,
mezeru a pětimístné číslo, například 2006 Půjčka 00005. Vytvořte vzorek pojmenování například s těmito specifikacemi: [YYYY] [Parent.Emailsubject] [\d\d\d\d\d]
Důležité: Při zadání slova Parent použijte velké písmeno pouze pro první písmeno řetězce.
Systém doplní výchozí hodnoty pro rok a předmět, protože tyto hodnoty jsou uzavřeny v
[].
Parent.Emailsubject je vlastní vzor. Systém proto doplní hodnotu pole metadat, hodnotu určeného pole
Emailsubject, pro
nadřízenou entitu složky záznamů. Při vytváření vlastního vzorku určete symbolický název vlastnosti. Pokud pro určenou vlastnost není k dispozici žádná
hodnota, je generována chyba. Vlastní vzorky lze použít pouze na úrovni 1 v plánu souborů. Úroveň plánu souborů je další pole, které vyplňujete při přidávání úrovně vzorků.
Zadejte jméno uživatele pomocí následujícího vzorku: KX[YYYY.MM.DD] [username] [\d\d\d\d\d]
Například KX2011.10.22 username 00005
Nepoužívejte žádné znaky, které jsou v názvech neplatné. Například při začleňování data nepoužívejte znak lomítka /.
Neplatné jsou znaky: \ / : * ? " < > |
Důležité: Pokud použijete nerozpoznaný vzorek, bude přidán do názvu stejně, jako se zobrazuje. Například vzorek [xyz] bude generovat název [xyz].
Chcete-li přidat vzorek pojmenování, postupujte takto:
- Přihlaste se jako administrátor záznamů a vyberte kartu Konfigurovat.
- Klepněte na ikonu Vzorky pojmenování.
- Klepněte na volbu Přidat vzorek pojmenování.
- Na stránce Přidat vzorek zadejte název a popis vzorku.
- Z nabídky Použít pro název nebo Id vyberte Název nebo Identifikátor. V závislosti na
hodnotě, kterou vyberete, bude automaticky generován název nebo identifikátor kategorie záznamu nebo složky záznamů podle přidruženého vzoru.
- Klepněte na tlačítko Další.
- Nastavte zabezpečení pro vzorek pojmenování a klepněte na tlačítko Dokončit.
- Klepnutím na tlačítko Přidat úroveň vzorku na potvrzovací stránce přidejte úrovně ke vzorku pojmenování. Pokud chcete přidat úrovně později, klepnutím na tlačítko OK zavřete stránku Přidat vzorek.
Úroveň vzorků doplňuje podrobnosti vzorku, které se mají použít pro kategorie záznamu a složky záznamů. Určíte jednu nebo několik úrovní v plánu souborů a typ entity, na který se budou vztahovat. Když je na určené úrovni vytvořena nová entita tohoto typu, je
automaticky pojmenována podle řetězce vzoru a přírůstkového čísla. Tato procedura pokračuje od potvrzovací stránky, jakmile klepnete na tlačítko
Přidat úroveň vzorů.
Přidání úrovně vzorů:
- Zadejte číslo úrovně plánu souborů. Úroveň v hierarchii plánu souborů je vyjádřena číslem, přičemž první kategorii v plánu souborů odpovídá číslo 1.
Její první podkategorie má číslo 2. Pokud tato podkategorie obsahuje složku záznamů, její úroveň je 3.
- Jako Odpovídající typ entity vyberte volbu Kategorie záznamu nebo Složka záznamů. Například pokud jako
úroveň určíte 3 a jako typ entity určíte kategorii záznamu, všechny kategorie záznamu, které existují na třetí úrovni v plánu souborů, se budou řídit
určeným vzorem pojmenování.
- Podle kroků uvedených výše určete řetězec vzoru. Řetězec vzoru musí stanovit číselný znak.
- Zadejte hodnotu pro volbu Zvýšit vzor záznamů o.
Při použití hodnoty 1 se každá nová kategorie nebo složka ovlivněná daným vzorem zvýší na následující vyšší hodnotu. Přírůstek 2 používá každé druhé číslo. Toto pole musí být větší než nula.
- Klepněte na volbu Přidat. Tato možnost vypíše vzor na konci obrazovky a vymaže pole, abyste mohli přidávat další vzory pro ostatní entity a úrovně.
- Po dokončení přidávání úrovní vzorků klepněte na tlačítko Ukončit.
Příklad
Chcete-li, aby se podkategoriím
kategorie záznamu automaticky přiřazovaly názvy, vytvořte vzorek pro úroveň 2 a jako jeho typ vyberte Kategorie záznamu. Chcete-li, aby se také složkám záznamů v této podkategorii automaticky přiřazovaly názvy, vytvořte vzorek pro úroveň 3 a jako jeho typ vyberte Složka
záznamů. Jestliže tedy máte definovány obě úrovně vzorků pojmenování, budou se automaticky přiřazovat názvy podkategoriím na úrovni 2 a složkám záznamů na úrovni 3.
Pozdější přidávání nebo úpravy úrovní vzorů:
- Přejděte na vzorek pojmenování () a klepněte na tlačítko Informace.
- Vyberte volbu Správa úrovně vzorků na postranním panelu.
- Pokud přidáváte úroveň vzorků, vyplňte pole podle pokynů pro o přidávání úrovně vzorků uvedených výše. Pokud chcete upravit existující úroveň vzorků,
pokračujte na následující krok.
- Vyberte vzor. To zkopíruje existující data do příslušných polí.
- Podle potřeby změňte pole a klepněte na tlačítko Upravit.
- Chcete-li po přidání nebo změně úrovně vzorků přidat vzorek na jiné úrovni, klepněte na tlačítko Přidat.
- Chcete-li upravit další vzorek, klepněte na něj, změňte příslušná pole a klepněte na tlačítko Upravit.
- Chcete-li odstranit existující úroveň vzorků, vyberte vzorek a klepněte na tlačítko Odstranit.
- Po dokončení klepněte na tlačítko Ukončit.
Postup pro přiřazení vzorku pojmenování k plánu souborů (vyžadováno pro
aktivaci automatického pojmenovávání):
- Přejděte na základní úroveň plánu souborů tak, aby cesta zobrazovala pouze název plánu souborů.
- Klepněte na tlačítko Informace příslušného plánu souborů (těsně pod cestou). Pole Vzorek pojmenování je na
stránce Vlastnosti.
- V nabídce Vzorek pojmenování vyberte název vzorku, který chcete použít.
- Klepněte na tlačítko Použít a potom na tlačítko Ukončit.