IBM Enterprise Records version 5.1.2    

Ajout d'un modèle de nommage

Un modèle de nommage permet de nommer automatiquement les catégories d'enregistrement, dossiers d'enregistrement et enregistrements en respectant vos conventions. Lorsqu'un utilisateur crée l'une de ces entités en l'associant à un modèle de nommage, le nom est automatiquement fourni à l'étape Définir les propriétés. Le système n'empêche en aucun cas l'utilisateur de modifier ce nom. Des nombres incrémentiels sont affectés et utilisés dès l'affichage de l'étape Définir les propriétés. En cas d'annulation avant la création de l'entité, ce nombre n'est jamais utilisé.

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Pour nommer les enregistrements automatiquement, saisissez un modèle de nommage dans le champ Motif d'enregistrement du conteneur parent. Le modèle d'enregistrement fait partie des propriétés du conteneur. Tous les enregistrements déclarés dans ce conteneur acquièrent le nom suivant dans la séquence de modèle et progressent en fonction de la valeur que vous saisissez dans la zone Incrément du motif d'enregistrement.

Procédure

Pour nommer automatiquement les catégories et les dossiers :

  1. Ajoutez un modèle de nommage dans l'onglet Configurer.
  2. Ajoutez des niveaux de modèles à partir de la page de confirmation ou ultérieurement sur les pages d'informations.
  3. Assignez un modèle de nommage à un plan de fichiers.

Résultats

Syntaxe des modèles de nommage

Utilisez les valeurs AA ou AAAA, MM, et JJ pour les dates. Chacune de ces valeurs peut constituer une paire entre crochets [AA], ou peut être combinée lorsque les valeurs sont séparées par des points [AA.MM.JJ]. Vos processus métiers peuvent exiger que les noms de dossier commencent par la lettre A, suivie de deux ou quatre chiffres représentant l'année, d'un trait d'union et d'un numéro de dossier. Par exemple, le nom peut être : A07-000005 ou A2007-000005. Les modèles suivants créent les noms suivants : A[AA]-[\d\d\d\d\d\d] , A[AAAA]-[\d\d\d\d\d\d]

Dans ces modèles, A est le premier caractère, AA ou AAAA représente l'année, et \d est un chiffre. Le système fournit automatiquement des valeurs par défaut pour les modèles entre crochets []. AA est ainsi remplacé par les deux derniers chiffres de l'année en cours. \d est remplacé par des chiffres incrémentiels. Vous spécifiez la valeur incrémentielle dans un autre champ lorsque vous saisissez la chaîne.

Dans un autre modèle de nommage des enregistrements, il se peut que vous souhaitiez créer une règle de nommage pour les dossiers en série. Par exemple, KX suivi d'une année à deux ou quatre chiffres, d'une période, d'un mois à deux chiffres, d'une période, d'un jour à deux chiffres, d'un trait d'union et d'un ensemble de chiffres. Par exemple, le nom peut être : KX07.06.22-0004. Le modèle suivant remplit cette exigence : KX[AA.MM.JJ]-[\d\d\d\d]

Vous pouvez également utiliser des modèles personnalisés pour créer des modèles basés sur les métadonnées. Par exemple, vos politiques d'entreprise peuvent exiger la convention de nommage des dossiers d'enregistrement suivante : année, espace, objet (métadonnées) de la catégorie contenante, espace et un nombre à cinq chiffres, telle que 2006 PRET 00005. Par exemple, créez un modèle de nommage répondant aux spécifications suivantes : [AAAA] [Parent.Emailsubject] [\d\d\d\d\d].

Important : Lorsque vous spécifiez le Parent, ne mettez en majuscule que la première lettre de la chaîne.
Le système fournit des valeurs par défaut pour l'année et l'objet, car ces valeurs figurent entre crochets []. Parent.Emailsubject est un modèle personnalisé. Par conséquent, le système fournit la valeur de la zone de métadonnées (Emailsubject) que vous indiquez pour le parent du dossier d'enregistrement. Indiquez le nom symbolique de la propriété pendant la création d'un modèle personnalisé. Un erreur est créée s'il n'y a aucune valeur disponible pour la propriété spécifiée. Les modèles personnalisés sont applicables au niveau 1 dans le plan de fichiers. Le champ Niveau du plan de fichiers est un autre champ qu'il vous faut remplir lorsque vous ajoutez un niveau de modèle.

Indiquez un nom d'utilisateur à l'aide du modèle suivant : KX[AAAA.MM.JJ] [nom d'utilisateur] [\d\d\d\d\d]. Par exemple, KX2011.10.22 username 00005

N'utilisez aucun caractère invalide dans les noms. Par exemple, n'utilisez pas une barre oblique / lors de la saisie des dates. Les caractères non valides sont : \ / : * ? " < > |

Important : Si vous utilisez un modèle non reconnu, celui-ci est ajouté au nom tel qu'il est affiché. Par exemple, [xyz] générerait le nom suivant : [xyz].

Pour ajouter un modèle de nommage :

  1. Connectez-vous en tant qu'administrateur d'enregistrements, et sélectionnez l'onglet Configurer.
  2. Cliquez sur Modèles de dénomination.
  3. Cliquez sur Ajouter un modèle de dénomination.
  4. Sur la page Ajouter un modèle, entrez un nom et une description pour le modèle.
  5. Sélectionnez Nom ou Identificateur dans le menu Appliquer au nom ou à l'ID. Selon la valeur que vous sélectionnez, le nom ou l'identificateur de la catégorie ou du dossier d'enregistrement est automatiquement généré d'après le modèle qui lui est associé.
  6. Cliquez sur Suivant.
  7. Définissez les paramètres de sécurité du modèle de nommage et cliquez sur Terminer.
  8. Sur la page de confirmation, cliquez sur Ajout de niveau de modèle pour ajouter des niveaux supplémentaires au modèle de nommage. Si vous souhaitez ajouter des niveaux ultérieurement, cliquez sur OK pour fermer la page Ajouter un modèle.
Un niveau de modèle vous donne les détails du modèle qui sera appliqué aux catégories d'enregistrement et aux dossiers d'enregistrement. Vous spécifiez un ou plusieurs niveaux dans le plan de fichiers et le type d'entité auquel il(s) s'applique(nt). Lors de la création au niveau spécifié d'une entité de ce type, elle est automatiquement nommée selon la chaîne de modèle et le nombre incrémentiel. Cette procédure se poursuit à partir de la page de confirmation, après avoir cliqué sur Ajout de niveau de modèle.

Pour ajouter un niveau de modèle :

  1. Entrez un Numéro de niveau de plan de fichiers. Le niveau dans la hiérarchie du plan de fichiers est représenté par un nombre, dont la première catégorie du plan de fichiers est 1. Sa première sous-catégorie est 2. Si cette sous-catégorie contient un dossier d'enregistrement, son niveau est 3.
  2. Pour le Type d'entité correspondant, sélectionnez Catégorie d'enregistrement ou Dossier d'enregistrement. Par exemple, si vous indiquez le chiffre "3" comme niveau et "Catégorie d'enregistrement" comme type d'entité, toutes les catégories d'enregistrement présentes au troisième niveau dans le plan de fichiers suivront le modèle de nommage spécifié.
  3. Indiquez la chaîne de modèle, tel que décrit plus haut. La chaîne de modèle doit fournir un caractère numérique.
  4. Saisissez une valeur pour le champ Incrément du motif d'enregistrement. En utilisant la valeur 1, chaque nouvelle catégorie ou dossier affecté par le modèle passe à la valeur supérieure suivante. Un incrément de 2 utilise les autres nombres de 2 en 2. Ce champ doit être supérieur à zéro.
  5. Cliquez sur Ajouter. Cette option répertorie les modèles à la fin de l'écran et libère les zones pour que vous puissiez ajouter des modèles destinés à d'autres entités et niveaux.
  6. Cliquez sur Quitter lorsque vous avez terminé l'ajout des niveaux de modèle.

Exemple

Si vous souhaitez que les sous-catégories d'une catégorie d'enregistrement soient nommées automatiquement, créez un modèle pour le niveau 2 et sélectionnez le type Catégorie d'enregistrement. Si vous souhaitez également que les dossiers d'enregistrement de cette sous-catégorie soient nommés automatiquement, créez un modèle pour le niveau 3 et sélectionnez Dossier d'enregistrement comme type. Ces deux niveaux de modèle étant intégrés dans le modèle de nommage, les sous-catégories de niveau 2 et les dossiers d'enregistrement de niveau 3 seront donc automatiquement nommés.

Pour ajouter ou modifier les niveaux de modèle ultérieurement :

  1. Accédez au modèle de nommage (Configurer > Modèle de nommage) et cliquez sur Obtenir des informations.
  2. Sélectionnez Gérer le niveau de modèle dans la barre d'options latérale.
  3. Si vous ajoutez un niveau de modèle, renseignez les zones en suivant les indications précédentes concernant l'ajout d'un niveau de modèle. Si vous modifiez un niveau de modèle existant, passez à l'étape suivante.
  4. Sélectionnez le modèle. Les données existantes sont ainsi copiées dans les champs.
  5. Modifiez les champs comme souhaité et cliquez sur Editer.
    • Pour ajouter un modèle à un autre niveau après avoir ajouté ou modifié un niveau de modèle, cliquez sur Ajouter.
    • Pour modifier un autre modèle, cliquez sur le modèle, modifiez les zones et cliquez sur Editer.
    • Pour supprimer un niveau de modèle existant, sélectionnez le modèle et cliquez sur Supprimer.
  6. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Quitter.

Pour affecter un modèle de nommage à un plan de fichiers (nécessaire pour activer le nommage automatique) :

  1. Accédez au niveau racine du plan de fichiers afin que le chemin d'accès n'affiche que le nom du plan de fichiers.
  2. Cliquez sur Obtenir des informations pour le plan de fichiers (juste sous le chemin d'accès). Le champ Modèle de nommage apparaît dans la page Propriétés.
  3. Dans le menu Modèle de nommage, sélectionnez le nom du modèle à utiliser.
  4. Cliquez sur Appliquer, puis sur Quitter.


Commentaires

Dernière mise à jour : Novembre 2013
create_a_classification_scheme_pattern.htm

© Copyright IBM Corp. 2013