IBM Enterprise Records, versio 5.1.2    

Fyysisten yksiköiden lainaus

Fyysiset yksiköt eivät näy online-tilassa, joten järjestelmä on määritettävä lähettämään kyseiset kohteet käyttäjälle. Tämä prosessi, josta käytetään nimeä lainaus, ajaa myös PRM (Physical Records Management, fyysisten asiakirjojen hallinta) -käsittelyreitin, joka seuraa yksiköitä vaiheesta toiseen. Voit lainata yksittäisiä asiakirjoja (yhden kerrallaan) tai mitä tahansa fyysisiä kohteita sisältäviä säilöjä.

PRM-käsittelyreittiin kuuluu koko se ajanjakso, jonka aikana yksikkö varataan, vastaanotetaan ja julkaistaan seuraavalle käyttäjälle. Käsittelyreitti seuraa myös yksikön vastaanotossa tai julkaisussa ilmeneviä viipymiä. Lisäksi käsittelyreitti seuraa siirron aikana menetettyjä yksiköitä tai sen käyttäjän menettämiä yksiköitä, jonka hallintaan yksikkö on kulloinkin merkitty. Yksikön seuranta PRM-käsittelyreitin avulla edellyttää, että kaikki käsittelyreitin osallistujat kirjaavat huolellisesti, missä käsittelyreitin vaiheessa yksikkö milloinkin on. Osallistujat vastaavat Saapuneet-kansioidensa tehtäviin ajallaan.

Fyysisiä yksiköitä voidaan lainata seuraavien ohjelmien avulla: Application Engine, Workplace XT ja IBM® Enterprise Records. Jos lainaat fyysisiä yksiköitä Workplace-ohjelman avulla, siirry FPOS-säilöön ja avaa Asiakirjojen hallinta -kansio. Avaa sitten arkistonmuodostussuunnitelman kansio ja siirry asianmukaisessa arkistonmuodostussuunnitelman sijainnissa olevaan objektiin.

Saat tietoja yksikön lainaustilasta napsauttamalla yksikön Nouda tiedot -kuvaketta ja valitsemalla Tiedot-sivun. Sivun Fyysinen-osassa näkyvät yksikön sijainti, kotisijainti ja lainaustila. Osassa näkyy myös yksikön lainannut käyttäjä. Jos yksiköllä on viivakoodi, voit tarkastaa yksikön lainaustilan Fyysinen-välilehden Skannaa fyysiset kohteet -toiminnon avulla. Lisätietoja on ohjeaiheessa Fyysisen yksikön skannaus. Voit noutaa tilatiedot myös jäljityssovelluksen avulla napsauttamalla PRM-käsittelyreitin vaiheen Tila-painiketta.

PRM-käsittelyreitissä käytössä olevat Saapuneet-kansiot

Kun yksikkö siirtyy vaiheiden välillä ja käyttäjät vastaanottavat ja julkaisevat sen, järjestelmä luo työkohteita. Osa kohteista näkyy käyttäjän Saapuneet-kansiossa ja osa julkisissa Saapuneet-kansioissa. Käyttäjän ja ryhmän suojausasetukset määrittävät, kuka voi katsella julkisia Saapuneet-kansioita. Asetukset määrittävät, kuka voi avata käsittelyreitin vaihteita. Lisäksi asetukset määrittävät, kuka voi katsella yksikön lainaustilaa Skannaa fyysiset kohteet -toiminnon avulla. PRM-käsittelyreitti voi täyttää seuraavat julkiset Saapuneet-kansiot työkohteilla.

Lainausmenettely

Yksikön lainaus aloitetaan valitsemalla vaihtoehto Aloita/lainaa yksikön valikosta. Tämän jälkeen työkohteet tulevat näkyviin osallistujien henkilökohtaisissa Saapuneet-kansioissa tai työkohteet siirtyvät julkisiin Saapuneet-kansioihin. Kun yksikkö lainataan ensimmäisen kerran, järjestelmä näyttää, että yksikköä pyytänyt käyttäjä on lainannut yksikön määritettyyn sijaintiin. Seuraajan on kuitenkin julkaistava kohde, ennen kuin yksikköä pyytänyt käyttäjä todellisuudessa saa kohteen.

Aloita käsittelyreitti

Lainaa fyysinen objekti seuraavasti:
  1. Napsauta fyysisen yksikön nimeä hiiren kakkospainikkeella Application Engine-, Workplace XT- tai IBM Enterprise Records -ohjelmassa ja valitse vaihtoehto Aloita/lainaa.
  2. Napsauta sen käsittelyreitin tilauksen nimen kohdalla olevaa Aloita-painiketta, jota haluat käyttää. Järjestelmä toimittaa oletusarvoisen tilauksen kutakin fyysisen yksikön lajia varten.
  3. Tee Aloita/lainaa-vaihe valmiiksi.
  4. Kun Aloita/lainaa-vaihe on valmis, sulje käsittelyreitin tilausten luettelon sisältävä ikkuna.
Käsittelyreitin eri vaiheilla on joitakin yhteisiä kohteita.
Taulukko 1. Käsittelyreitin vaiheet
Käsittelyreitin vaiheen kohteet Kuvaus
Ohjeet Ikkunan alussa näkyvät ohjeet, joiden avulla vaihe voidaan tehdä valmiiksi. Ohjeet on kirjoittanut käsittelyreitin suunnittelija. Jos ohjeet eivät ole näkyvissä, napsauta Ohjeet-sanan viereistä nuolenpäätä.
Yksikön nimi Jos yksikkö on säilö, voit avata säilön ja tarkastella sen sisältöä napsauttamalla säilön nimeä. Jos yksikkö on yksittäinen fyysinen asiakirja, sillä ei ole sisältöä, jolloin näyttöön tulee tästä ilmoittava sanoma.
Huomautukset Kirjoita huomautukset suoraan Huomautukset-ruutuun. Voit myös napsauttaa tekstikentän kuvaketta ja avata suuremman ikkunan.
Toiminto-valikko Valikon vaihtoehdot vaihtelevat vaiheen mukaan. Voit tarkastella vaihekohtaisia tietoja myöhemmin. Näiden tietojen lisäksi valittavia vaihtoehtoja koskevia ohjeita tulee näkyviin käsittelyreitti-ikkunan alun ohjeissa.
Sijainti Napsauttamalla Sijainti-painiketta saat näyttöön sijaintiluettelon. Napsauta sen sijainnin kohdalla olevaa Valitse-painiketta, johon haluat toimittaa yksikön.
Varauspäivämäärä Napsauttamalla kalenterikuvaketta voit valita päivämäärän, jolle haluat varata yksikön. Jos yksikkö ei ole tällä hetkellä lainattuna, valitse kuluva päivä. Jos yksikkö on lainattuna, voit valita kuluvan päivän tai sitä myöhemmän päivämäärän, mutta valittu päivämäärä ei välttämättä tule näkyviin järjestelmässä. Järjestelmä määrittää varauspäivämäärät sen mukaan, miten yksikkö siirtyy sijainnista toiseen.
Tietosarakkeet Eri vaiheissa voi näkyä tietoja siitä, kenellä kohde oli, missä se sijaitsi, mitkä sen varaus- ja pyyntöpäivämäärät olivat ja kuka vastaanottaa kohteen seuraavaksi.
Käytä ja Sulje Voit muuttaa tietoja, käyttää niitä ja sulkea lopuksi ikkunan tekemättä mitään lisätoimia. Työkohde pysyy samassa Saapuneet-kansiossa. Tästä vaiheesta on hyötyä esimerkiksi, kun haluat ilmoittaa, että kohde on tällä hetkellä menetetty mutta uskot, että se voi löytyä. Tällöin sinun ei tarvitse tehdä pysyviä muutoksia, joita Valmis-painikkeen napsauttaminen aiheuttaisi.
Määritä uudelleen Tämä vaihe avaa ikkunan, jossa valitaan toinen käyttäjä toteuttamaan kyseinen vaihe. Kirjoita nimen ensimmäiset merkit ja napsauta sitten Hae-painiketta. Valitse käyttäjä ja napsauta Jatka-painiketta.
Tila Tämä vaihe avaa jäljityssovelluksen.
Valmis Valmis määrittää käsittelyreitin vaiheen valmiiksi. Tämä on tavanomaisin valinta.

Aloitus-vaihe

Voit tehdä Aloitus-vaiheen valmiiksi seuraavasti:
  1. Napsauta Sijainti-painiketta ja valitse sijainti, johon yksikkö toimitetaan.
  2. Valitse varauspäivämäärä napsauttamalla kalenterikuvaketta. Jos yksikköä ei ole lainattu, sinun on valittava kuluva päivä. Jos yksikkö on lainattuna, voit valita kuluvan päivän tai sitä myöhemmän päivämäärän. Varauspäivämäärien avulla järjestelmä määrittää useiden päällekkäisten pyyntöjen tärkeysjärjestyksen.
  3. Voit aloittaa käsittelyreitin napsauttamalla Aloita-painiketta tai sulkea ikkunan käsittelyreittiä aloittamatta napsauttamalla Sulje-painiketta.

Vastaanotto-vaihe

Vastaanotto-vaihe näkyy Saapuneet-kansion luettelossa Hyväksyntä-vaiheena, mutta kun se avataan, auenneen sivun otsikko on Vastaanotto-vaihe. Saat Vastaanotto-vaiheen, kun edellinen käyttäjä (tai seuraaja) julkaisee kohteen ja olet seuraavana kohdetta pyytäneiden vastaanottajien jonossa. Jos et ole vielä saanut kohdetta, voit katsoa, kuka kohteen toimittaa, missä kohde viimeksi sijaitsi ja miten kohde toimitetaan. Jos et saa kohdetta kohtuullisen ajan kuluessa, voit ilmoittaa, että et ole vastaanottanut kohdetta. Tällöin järjestelmä lähettää työkohteen Etsi menetetty -jonoon. Jos olet seuraaja, saat Vastaanotto-vaiheen, kun viimeinen käyttäjä julkaisee kohteen. Voit tehdä Vastaanotto-vaiheen valmiiksi seuraavasti:
  1. Valitse asianmukainen toiminto. Jos vastaanotit yksikön, valitse Vastaanotettu-vaihtoehto. Muussa tapauksessa valitse Ei vastaanotettu -vaihtoehto.
  2. Tee vaihe valmiiksi valitsemalla asianmukainen vaihtoehto. Vaihtoehdot näkyvät tämän ohjeaiheen toisessa osassa: Aloita käsittelyreitti.
Huomautus: On mahdollista, että et saa yksikköä viipymän takia. Viipymän saattaa aiheuttaa toimituspalvelu tai yksikköä tällä hetkellä lainaava käyttäjä. On myös mahdollista, että yksikkö on menetetty siirron aikana. Tällaisessa tapauksessa saat sanoman, joka ilmoittaa yksikön tilan.

Julkaisu-vaihe

Julkaisu-vaihe näkyy Saapuneet-kansion luettelossa Hyväksyntä-vaiheena, mutta kun se avataan, auenneen sivun otsikko on Julkaisu-vaihe. Yksikön nykyisen haltijan on tehtävä Julkaisu-vaihe valmiiksi. Haltija voi olla seuraaja tai käyttäjä, joka on lainannut kohteen. Tässä vaiheessa määritetään toimitustapa, toimituksen mahdollinen viipymä tai se, että kohde on menetetty. Toimita kohde sitä pyytäneelle käyttäjälle lainasijaintiin. Voit tehdä Julkaisu-vaiheen valmiiksi seuraavasti:
  1. Anna tarvittaessa Viiveaika tunteina. Tämä ilmaisee yksikön julkaisun viipymän.
  2. Kirjoita tarvittavat huomautukset, kuten viipymän selitys.
  3. Valitse asianmukainen vaihtoehto Toiminto-luettelosta.
    • Toimita manuaalisesti merkitsee, että aiot toimittaa yksikön manuaalisesti seuraavana jonossa olevalle käyttäjälle.
    • Valitse vaihtoehto Menetetty, jos et tiedä, missä yksikkö on. Järjestelmä lähettää tällöin työkohteen julkiseen Saapuneet-kansioon PhysicalEntitiesFindLostQueue.
    • Valitse vaihtoehto Toimituspalvelu, jos haluat käyttää toimituspalvelua. Järjestelmä lähettää tällöin työkohteen julkiseen Saapuneet-kansioon PhysicalEntitiesDeliveryQueue.
    • Valitse Viive, jos olet määrittänyt viiveajan. Järjestelmä lähettää viiveilmoituksen kaikille käyttäjille, jotka odottavat yksikköä jonossa.
  4. Tee vaihe valmiiksi valitsemalla asianmukainen vaihtoehto. Vaihtoehdot näkyvät tämän ohjeaiheen toisessa osassa: Aloita käsittelyreitti.

Odotusjono-vaihe

Kun varaat yksikön ja olet seuraavana yksikön varanneiden käyttäjien jonossa, odotusjonon työkohteessa näkyy nimesi yksikköä pyytäneenä käyttäjänä. Ne käyttäjät voivat tarkastella tietoja, joilla on tämän jonon käyttöoikeudet, mutta täytettäviä tietoja ei ole. Voit tarkastella Odotusjono-vaihetta seuraavasti:
  1. Valitse työkohde julkisesta PhysicalEntitiesWaitQueue-jonosta.
  2. Kun olet vastaanottanut työkohteen, napsauta Sulje-painiketta.

Varausjono-vaihe

Julkinen Saapuneet-kansio PhysicalEntitiesReserveQueue sisältää kaikkien toimitusta odottavien käyttäjien työkohteet. Käyttäjät, joilla on tämän Saapuneet-kansion käyttöoikeudet, voivat avata työkohteita ja katsoa, kuka yksikköä on pyytänyt, milloin yksikköä on pyydetty ja mihin sijaintiin yksikkö on pyydetty toimittamaan. Voit muuttaa käyttäjien prioriteetteja muokkaamalla varausten päivämääriä. Voit tehdä Varausjono-vaiheen valmiiksi seuraavasti:
  1. Valitse työkohde julkisesta Saapuneet-kansiosta PhysicalEntitiesReserveQueue.
  2. Voit myös muuttaa kohdetta odottavien käyttäjien prioriteetteja muokkaamalla Varauksen päivämäärä -kentän arvoa.
  3. Napsauta ensin Käytä- ja sitten Sulje-painiketta.

Etsi menetetty kohde -vaihe

Kun yksikkö määritetään menetetyksi, järjestelmä lähettää työkohteen julkiseen Saapuneet-kansioon PhysicalEntitiesFindLostQueue. Jos sinulla on kyseisen Saapuneet-kansion käyttöoikeudet, voit tarkastella Etsi menetetty kohde -vaihe -sivua ja päivittää tilan valitsemalla työkohteen. Voit joko etsiä ja toimittaa yksikön tai määrittää sen pysyvästi menetetyksi. Tällöin järjestelmä lähettää ilmoituksen kaikille käyttäjille, joihin yksikön menetys vaikuttaa, ja lopettaa kaikki kyseistä yksikköä koskevat ajossa olevat PRM-käsittelyreitit. Lisäksi järjestelmä lähettää yksikön menetyksestä kertovan ilmoituksen heti, jos käyttäjä yrittää ajaa kyseistä yksikköä koskevan käsittelyreitin. Voit tehdä Etsi menetetty kohde -vaiheen valmiiksi seuraavasti:
  1. Kirjoita huomautukset.
  2. Valitse Toiminto-valikon vaihtoehto Menetetty, jos haluat määrittää yksikön pysyvästi menetetyksi. Valitse Toimitettu-vaihtoehto, jos löydät yksikön ja toimitat sen Pyytäjä-kenttään määritetylle käyttäjälle.
  3. Tee vaihe valmiiksi valitsemalla asianmukainen vaihtoehto. Vaihtoehdot näkyvät tämän ohjeaiheen toisessa osassa: Aloita käsittelyreitti.
Jos yksikkö on merkitty pysyvästi menetetyksi, sitä ei voi enää määrittää löytyneeksi myöhemmin. Yksikön lainausta myöhemmin yrittävät käyttäjät saavat sanoman, joka ilmoittaa, että yksikkö on menetetty. Jos menetetty kohde on säilö, joka löytyy myöhemmin, säilön sisältöä ei voi lainata. Jos käyttäjä yrittää lainata kohteita aiemmin menetetyksi määritetystä säilöstä, käyttäjä saa sanoman, jonka mukaan pääsäilö on lainattu.

Toimituspalvelu-vaihe

Jos käyttäjä valitsee toimituspalvelun fyysisen yksikön lähetystä varten, järjestelmä lähettää työkohteen julkiseen Saapuneet-kansioon PhysicalEntitiesDeliveryQueue. Jos sinulla on tämän julkisen Saapuneet-kansion käyttöoikeudet, voit täyttää Toimitus-vaihe-sivun tiedot valitsemalla työkohteen. Voit tehdä Toimitus-vaiheen valmiiksi seuraavasti:
  1. Kirjoita asianmukaiset huomautukset.
  2. Valitse Toiminto-luettelon vaihtoehto Menetetty, jos et löydä yksikköä etkä näin ollen voi toimittaa sitä. Järjestelmä lähettää tällöin työkohteen julkiseen Saapuneet-kansioon PhysicalEntitiesFindLostQueue. Kyseinen ryhmä voi tarvittaessa määrittää yksikön pysyvästi menetetyksi. Valitse vaihtoehto Toimitettu, jos toimitat yksikön sitä pyytäneelle käyttäjälle.
  3. Tee vaihe valmiiksi valitsemalla asianmukainen vaihtoehto. Vaihtoehdot näkyvät tämän ohjeaiheen toisessa osassa: Aloita käsittelyreitti.

Sanoma-vaihe

Sanoma-vaiheen sivulla ilmoitetaan käyttäjälle sen fyysisen yksikön tila, jota koskevan PRM-käsittelyreitin käyttäjä ajaa. Järjestelmä lähettää tämän sivun työkohteena käyttäjän Saapuneet-kansioon. Käyttäjä saa työkohteen seuraavissa tilanteissa: Lopeta Sanoma-vaihe valitsemalla Valmis


Palaute

Päivitetty viimeksi: Marraskuu 2013
launching_and_completing_the_prm_workflow.htm

© Copyright IBM Corp. 2013