IBM Enterprise Records, wersja 5.1.2    

Zarządzanie aktami

Aplikacja IBM® Enterprise Records stanowi dodatkowy komponent pakietu produktów IBM FileNet P8. Użycie komponentu IBM Enterprise Records umożliwia tworzenie i utrzymywanie dokładnych, zabezpieczonych i wiarygodnych akt. Obsługuje zarówno informacje na nośnikach fizycznych, jak i zapisane w formie elektronicznej. Za pomocą aplikacji IBM Enterprise Records można zarządzać aktami dowolnego typu bez względu na nośnik przechowywania i format. Aby zrozumieć działanie produktu IBM Enterprise Records, należy dowiedzieć się, czym są akta i w jakim celu używany jest system zarządzania aktami.

Akta i metadane

W kontekście oprogramowania IBM Enterprise Records akta są metadanymi. Metadane to plik odwołujący się do informacji, ewentualnie zawierający informacje o innym pliku (dokumencie) elektronicznym bądź przedmiocie fizycznym. Akta tworzy się w celu objęcia dokumentów lub przedmiotów fizycznych mechanizmami nadzoru korporacyjnego lub państwowego. Szczegóły tego nadzoru określają zasady przechowywania dokumentu lub przedmiotu, dostępu do niego i końcowego nim rozporządzenia. Metadane mają postać właściwości akt, takich jak typ nośnika, format, autor, temat, recenzent, położenie i data publikacji. Akta obejmuje się takim nadzorem zgodnie z wymaganiami ustawowymi i innymi normami obowiązującymi dla akt danego rodzaju. Poniższy rysunek ilustruje tworzenie akt z różnych źródeł. Każde akta wskazują na informacje, którymi zarządza system.

Poniższy rysunek przedstawia możliwe sposoby przechowywania akt w różnych repozytoriach. Niektóre repozytoria mogą zawierać treści WWW, dokumenty MS Office, pliki dźwiękowe. Inne mogą zawierać wiadomości e-mail. Jeszcze inne — taśmy wideo, mikrofilmy i płyty CD. Kolejne może zawierać umowy, patenty i zezwolenia. Każde akta wskazują na informacje, którymi zarządza system

Zarządzanie aktami

Zarządzanie aktami oznacza czynności zarządcze, takie jak planowanie, nadzór i organizacja tworzenia, przechowywania, wykorzystania, wyszukiwania i końcowego rozporządzania aktami. Zarządzanie aktami obejmuje wszelkie działania wykonywane w celu utrzymania akt w całym cyklu ich życia, który obejmuje utworzenie, aktywne używanie, nieaktywne przechowywanie i końcowe rozporządzenie.

Potrzeba zarządzania aktami

Aby zapewnić dokładność, kompletność i łatwą dostępność informacji należących do organizacji, konieczne jest stworzenie niezawodnego systemu zarządzania aktami. Brak takiego systemu może doprowadzić do sytuacji, w której trzeba będzie poświęcać dużo czasu na działania nieproduktywne, takie jak ręczne wyszukiwanie informacji lub poszukiwania zagubionych bądź nieprawidłowo umieszczonych akt.

Ponadto brak systemu zarządzania aktami może utrudnić interpretację przepisów dotyczących przechowywania akt oraz spełnienie wymagań wynikających z tych przepisów. Taki brak może skutkować dotkliwymi karami finansowymi i innymi konsekwencjami prawnymi. Nienależyte zarządzanie aktami i niewłaściwe ich przechowywanie naraża organizację na czynniki ryzyka związane z odpowiedzialnością prawną, kwestiami poufności i bezpieczeństwa newralgicznych, istotnych informacji.

Oprogramowanie IBM Enterprise Records umożliwia łagodzenie powyższych czynników ryzyka. Program IBM Enterprise Records można wykorzystać do zachowania cennych informacji w postaci akt, w razie potrzeby dostępnych do przeszukiwania, oraz usunięcia lub zarchiwizowania akt nieistotnych lub nieaktywnych.

Rola programu IBM Enterprise Records w zarządzaniu aktami

Można zarządzać aktami w całym przedsiębiorstwie, niezależnie od nośników, na jakich są przechowywane. Celem programu IBM Enterprise Records jest umożliwienie wykonania następujących czynności: Korzystając z aplikacji IBM Enterprise Records można wykonać następujące zadania:

Cechy programu IBM Enterprise Records

W poniższej tabeli wymieniono cechy programu IBM Enterprise Records wraz z korzyściami wynikającymi z tych cech.
Cecha Korzyść
Scentralizowane repozytorium akt
  • Szeroka dostępność i możliwość wykorzystania informacji w całym przedsiębiorstwie.
  • Wysoka efektywność procesów decyzyjnych wynikająca z dostępu do aktualnych i istotnych informacji.
Wirtualne lokalizacje i kontenery do hierarchicznego przechowywania akt opisujących dokumenty elektroniczne i fizyczne.
  • Nadzór nad zbiorami dokumentów drukowanych i nad aktami elektronicznymi.
  • Symulacja fizycznego środowiska biurowego.
  • Model wirtualnych lokalizacji i kontenerów odzwierciedlający rzeczywistą strukturę fizycznego składowania dokumentów.
  • Ograniczenie kosztów wynikające z mniejszych wydatków na przestrzeń biurową, wyposażenie i personel zaangażowany w zarządzanie aktami i wyszukiwanie akt.
Łatwe w użyciu funkcje wyszukiwania.
  • Szybki i łatwy dostęp do potrzebnych informacji bez konieczności stosowania zapytań o skomplikowanej składni.
Reguły przechowywania akt i rozporządzania aktami. Konfigurowalna kontrola nad:
  • czasem przechowywania akt;
  • sposobem postępowania z aktami po upływie okresu ich przechowywania;
  • przeglądaniem akt przed ich usunięciem.
Procedury kontroli akt, zautomatyzowane monitorowanie okresu przechowywania oraz inicjowanie procesu usuwania akt.
  • Akta nie są przypadkowo usuwane, zmieniane, uszkadzane, podmieniane ani gubione.
  • Akta są usuwane wyłącznie zgodnie z harmonogramem rozporządzania lub w ramach procedury kontroli.
  • Akta, które nie są już potrzebne, zostają usunięte i nie zajmują miejsca.
Importowanie i eksportowanie akt.
  • Akta, które nie są na bieżąco potrzebne, można wyeksportować w inne miejsce. Tego typu dokumentami są akta, które zgodnie z przepisami muszą być przechowywane.
  • Możliwe jest importowanie akt z innych repozytoriów akt.
Odpowiednie zabezpieczenia akt
  • Nieuprawnieni użytkownicy nie mają dostępu do akt.
  • Użytkownicy nie mogą przypadkowo usuwać danych. Akta mogą być usuwane przez Administratora akt lub w wyniku procedury rozporządzania.
  • Użytkownicy mogą wykonywać tylko te operacje związane z aktami, do których mają odpowiednie uprawnienia.
Integracja z oprogramowaniem IBM FileNet P8 Workplace, Workplace XT, IBM Content Navigator, Microsoft Office i Microsoft Outlook Ręczne lub automatyczne deklarowanie akt z programów:
  • Workplace lub Workplace XT;
  • IBM Content Navigator
  • Microsoft Outlook, Word, Excel i PowerPoint
  • Szablony wprowadzania

Role użytkowników w programie IBM Enterprise Records

IBM Enterprise Records udostępnia model zabezpieczeń oparty na rolach, który obejmuje role Administratora akt, Menedżera akt, Użytkownika uprzywilejowanego i Użytkownika akt. Każda rola określa zbiór zadań, jakie może wykonywać użytkownik należący do tej roli. Więcej informacji zawiera temat dotyczący zabezpieczeń.

Typy instalacji programu IBM Enterprise Records

Przed zainstalowaniem aplikacji IBM Enterprise Records należy wybrać typ instalacji (model danych) zaspokajający potrzeby organizacji w zakresie zarządzania aktami. Dostępne są następujące modele danych:

Typy obiektów programu IBM Enterprise Records

W programie IBM Enterprise Records akta są przechowywane w strukturze hierarchicznej, która zawiera różne obiekty związane z zarządzaniem aktami. Poniższy rysunek przedstawia hierarchiczną strukturę tych obiektów wraz z ich krótkimi opisami:

Na poniższej ilustracji przedstawiono hierarchiczną strukturę akt. Na najwyższym poziomie znajduje się składnica kartoteki akt.

Poniżej przedstawiono przykład hierarchii obiektów związanych z zarządzaniem aktami.

Kartoteka akt

Zarządzanie ogólne (kategoria)
     Korespondencja (folder)
     Notatki z konferencji (folder)
          Konferencja szkoleniowa Zarządzanie 2006 (wolumin)
          Konferencja szkoleniowa Zarządzanie 2007 (wolumin)
Zarządzanie informacją (kategoria)
     Korespondencja (folder)
     Dokumentacja operatora (folder)


Opinia

Ostatnia aktualizacja: Listopad 2013
Introduction.htm

© Copyright IBM Corp. 2013