IBM Enterprise Records, Versão 5.1.2    

Dar saída de entidades físicas

Uma vez que as entidades físicas não podem ser visualizadas online, é necessário solicitar que os itens lhe sejam enviados. Este processo, denominado dar saída, executa também o fluxo de trabalho PRM (Physical Records Management) que mantém um registo da localização das entidades em cada passo. Pode dar saída de registos individuais (um de cada vez) ou de qualquer dos contentores que incluem itens físicos.

O fluxo de trabalho PRM abrange todos o ciclo de reserva, recepção e publicação da entidade para o utilizador seguinte. O fluxo de trabalho também controla os atrasos na recepção ou publicação da entidade. Adicionalmente, controla as entidades extraviadas em trânsito ou com o utilizador actualmente indicado como estando na posse da entidade. O seguimento de uma entidade no fluxo de trabalho PRM requer que todos os participantes registem de modo rigoroso a localização da entidade, de forma constante. Os participantes podem responder atempadamente a tarefas através da caixa de entrada.

Pode dar saída de entidades físicas com o Application Engine, com o Workplace XT, ou com o IBM® Enterprise Records. Se der saída de entidades a partir do Workplace, aceda ao FPOS e abra a pasta Gestão de registos. Em seguida, abra a pasta do plano de ficheiros e aceda ao objecto na localização do plano de ficheiros adequada .

Para obter informações sobre o estado de saída de uma entidade, seleccione o respectivo ícone Obter informações e seleccione a página Detalhe. Na secção Físico desta página, pode consultar a localização da entidade, localização inicial e estado de saída da entidade. Também poderá verificar qual o utilizador que deu saída. Se a entidade tiver um código de barras, também pode verificar o estado de saída utilizando a opção Digitalizar itens físicos no separador Físico. Para obter mais informações, consulte o tópico "Digitalizar uma entidade física". Por fim, seleccione Estado no passo do fluxo de trabalho PRM para obter o estado utilizando a aplicação do controlador.

Caixas de entrada utilizadas pelo fluxo de trabalho PRM

À medida que a entidade se desloca e os utilizadores recebem e enviam a mesma, são criados itens de trabalho. A caixa de entrada de um utilizador apresenta alguns dos itens e alguns deles são apresentados em caixas de entrada públicas. As definições de segurança de utilizador e de grupo determinam quem pode aceder às caixas de entrada públicas. Estas definições determinam quem pode abrir um passo de fluxo de trabalho. Estas definições determinam quem pode verificar o estado de saída de uma entidade utilizando a opção Digitalizar itens físicos. O fluxo de trabalho PRM pode preencher as caixas de entrada seguintes com itens de trabalho.

Procedimento para dar saída

Dar saída de uma entidade tem início ao seleccionar Iniciar / Dar saída no menu. Em seguida, os itens de trabalho são apresentados nas caixas de entrada pessoais dos participantes ou os itens de trabalho são enviados para as caixas de entrada públicas. Quando é dada saída de uma entidade pela primeira vez, o sistema mostra que o utilizador que efectuou o pedido deu saída da mesma para a localização especificada. Contudo, o guardião tem de publicar o item antes que o utilizador que faz o pedido efectivamente o receba.

Iniciar Fluxo de Trabalho

Para dar saída de um objecto físico:
  1. No Application Engine, Workplace XT, ou no IBM Enterprise Records, faça clique com o botão direito do rato no nome da entidade física e seleccione Iniciar / Dar saída.
  2. Faça clique em Iniciar sob o nome da subscrição do fluxo de trabalho que pretende utilizar. Uma subscrição predefinida é fornecida para cada tipo de entidade física.
  3. Conclua o passo Iniciar / Dar saída.
  4. Após concluir o passo Iniciar / Dar saída, feche a janela que indica as subscrições de fluxo de trabalho.
Os vários passos do fluxo de trabalho partilham alguns itens comuns.
Tabela 1. Passos do fluxo de trabalho
Itens de Passos de fluxo de trabalho Descrição
Instruções No início da janela, encontram-se instruções para executar o passo. Estas instruções foram escritas pelo designer do fluxo de trabalho. Se as instruções não forem apresentadas, faça clique na seta junto à palavra Instruções.
Nome da entidade Se a entidade for um contentor, faça clique no nome para abrir o contentor e ver os conteúdos. Se a entidade for um único registo físico, não tem conteúdo, pelo que será apresentada uma mensagem.
Comentários Introduza comentários directamente na caixa Comentários. Em alternativa, faça clique no ícone na caixa de texto para visualizar uma maior.
Menu Acção Os itens no menu variam conforme o passo. Consulte as informações sobre o tipo de passo posteriormente. Além disso, as instruções no início da janela do fluxo de trabalho oferecem orientação sobre o que deve seleccionar.
Localização Faça clique em Localização para ver uma lista de localizações. Faça clique em Seleccionar na localização onde pretende que uma entidade seja entregue.
Data da reserva Faça clique no ícone de calendário para seleccionar a data que pretende reservar para a entidade. Se a entidade não tiver saída dada, terá de seleccionar a data actual. Se a entidade tiver saída dada, pode seleccionar a data actual ou uma data posterior, mas o sistema não irá necessariamente apresentar a data que seleccionar. O sistema determina as datas de reserva à medida que a entidade avança de uma localização para outra.
Coluna de informações Passos diferentes podem demonstrar quem estava na posse do item, onde está localizado, as datas de reserva e de pedido e quem será o próximo utilizador a receber o item.
Aplicar e Fechar É possível alterar informações, Aplicar as mesmas e, em seguida, Fechar a janela sem executar quaisquer acções adicionais. O item de trabalho permanece na mesma caixa de entrada. Este passo é útil quando pretende declarar que um item está extraviado, mas considera ser possível localizá-lo. Este passo evita que seja aplicada a acção mais permanente, que seria criada utilizando o botão Concluir.
Alterar atribuição Este passo abre uma janela onde poderá seleccionar outro utilizador para executar o passo. Introduza os primeiros caracteres do nome e faça clique em Pesquisar. Seleccione o utilizador e faça clique em Continuar.
Estado Este passo abre a aplicação do controlador.
Concluir O botão Concluir conclui o passo do fluxo de trabalho e é a opção mais comum.

Passo Iniciar

Para concluir o passo Iniciar:
  1. Faça clique em Localização para seleccionar a localização em que a entidade é entregue.
  2. Faça clique no ícone de calendário para definir uma Data da reserva. Se a entidade não tiver saída dada, tem de seleccionar a data actual. Se a entidade tiver saída dada, pode seleccionar a data actual ou uma data posterior. A data de reserva é utilizada para definir prioridades nos vários pedidos.
  3. Faça clique em Iniciar para iniciar o fluxo de trabalho ou em Fechar para fechar a janela sem iniciar.

Passo de receber

Um passo Receber é listado como um passo de aprovação na caixa de entrada, mas ao abrir o mesmo, o título da página é Passo de receber. O passo Receber é apresentado a um utilizador quando o utilizador anterior (ou o guardião) publica o item e o utilizador é o próximo a receber o item. Se ainda não recebeu o mesmo, pode verificar qual o utilizador que irá proceder à entrega, onde foi localizado pela última vez e como será entregue. Se não receber o item após aguardar algum tempo, pode indicar que ainda recebeu o mesmo. Esta resposta cria um item de trabalho para a fila de localização de itens perdidos. Se for guardião, irá receber um passo Receber quando o último utilizador publica o item. Para concluir o passo Receber:
  1. Seleccione a acção adequada. Se tiver recebido a entidade, seleccione Recebido; caso contrário, seleccione Não recebido.
  2. Conclua o passo seleccionando a opção apropriada. Consulte as opções numa secção diferente deste tópico: Iniciar Fluxo de Trabalho.
Atenção: É possível que não tenha recebido a entidade, devido a um atraso. Este atraso pode ser causado pelo serviço de entrega ou o utilizador actualmente a trabalhar com a entidade. É também possível que a entidade se tenha extraviado em trânsito. Nesses casos, irá receber uma mensagem a notificá-lo sobre o estado da entidade.

Passo de publicação

Um passo de publicação é listado como um passo de aprovação na caixa de entrada, mas ao abrir o mesmo, o título da página é Passo de publicação. O passo de publicação tem de ser concluído pelo detentor actual da entidade, que pode ser o guardião ou o utilizador que deu saída do item. O método de entrega, se existem atrasos na entrega ou se o item se extraviou são informações indicadas pelo utilizador. O item deve ser entregue ao utilizador que efectuou o pedido na localização de saída. Para concluir o passo de publicação:
  1. Se adequado, introduza o Tempo de atraso em horas para indicar o nível de atraso na publicação da entidade.
  2. Introduza os comentários adequados, como por exemplo, uma explicação para o atraso.
  3. Seleccione a opção adequada na lista de acções.
    • Entrega manual significa que irá entregar manualmente a entidade ao próximo utilizador.
    • Seleccione Perdido, se não souber onde a entidade se encontra. Um item de trabalho é enviado para a caixa de entrada pública PhysicalEntitiesFindLostQueue.
    • Seleccione Serviço de entrega se pretender utilizar um serviço de entrega. Um item de trabalho é enviado para a caixa de entrada pública PhysicalEntitiesDeliveryQueue.
    • Seleccione Atraso se tiver introduzido um tempo de atraso. É enviada uma notificação de atraso a todos os utilizadores na fila de espera.
  4. Conclua o passo seleccionando a opção apropriada. Consulte as opções numa secção diferente deste tópico: Iniciar Fluxo de Trabalho.

Passo Fila de espera

Quando um utilizador reserva uma entidade e é o próximo utilizador a receber a mesma, o item de trabalho na fila de espera apresenta o nome de utilizador como o utilizador que efectuou o pedido. Os utilizadores autorizados a aceder a esta fila podem ver informações, mas não há qualquer acção a efectuar. Para ver o passo Fila de espera:
  1. Faça clique no item de trabalho na fila pública PhysicalEntitiesWaitQueue.
  2. Após rever o item de trabalho, faça clique em Fechar.

Passo Fila de reserva

A caixa de entrada pública PhysicalEntitiesReserveQueue contém itens de trabalho para cada utilizador que aguarda a entrega. Os utilizadores autorizados podem abrir cada item de trabalho para ver quem solicitou a entidade, as datas de pedido e as localizações solicitadas. Pode modificar as datas de reserva para alterar as prioridades dos utilizadores. Para concluir o passo Fila de reserva:
  1. Faça clique no item de trabalho na caixa de entrada pública PhysicalEntitiesReserveQueue.
  2. Em opção, modifique a Data da reserva para alterar a prioridade dos utilizadores que aguardam o item.
  3. Faça clique em Aplicar e em Fechar.

Passo Localizar um item perdido

Quando uma entidade é declarada como extraviada, o sistema envia um item de trabalho para a caixa de entrada pública PhysicalEntitiesFindLostQueue. Se estiver autorizado a aceder a esta caixa de entrada, pode fazer clique no item de trabalho para ver a página Localizar passo perdido e actualizar o estado. Pode localizar e entregar a entidade ou tem de declarar a mesma como permanentemente extraviada. Esta acção notifica todos os utilizadores afectados e conclui todos os fluxos de trabalho PRM iniciados para essa entidade. Adicionalmente, quando um utilizador tenta executar um fluxo de trabalho para essa entidade, o sistema envia automaticamente uma notificação sobre o estado de extravio da entidade. Para concluir o passo Localizar um item perdido:
  1. Introduza os seus comentários.
  2. No menu Acção, seleccione Perdido se pretender declarar que a entidade está permanentemente extraviada. Seleccione Entregue se tiver localizado a entidade e entregue a mesma ao utilizador cujo nome é apresentado no campo Pedido por.
  3. Conclua o passo seleccionando a opção apropriada. Consulte as opções numa secção diferente deste tópico: Iniciar Fluxo de Trabalho.
Após uma entidade ser marcada como permanentemente extraviada, não existe forma de indicar, posteriormente, que foi localizada. Qualquer utilizador que, no futuro, tente dar saída da entidade irá receber uma mensagem a indicar que a entidade se extraviou. Se o item extraviado for um contentor encontrado posteriormente, não pode ser dada saída dos respectivos conteúdos. Qualquer utilizador que tente dar saída de itens de um contentor previamente extraviado irá receber uma mensagem em como foi dada saída do ascendente.

Passo Serviço de entrega

Quando um utilizador selecciona o serviço de entrega para enviar uma entidade física, o sistema envia um item de trabalho para a caixa de entrada pública PhysicalEntitiesDeliveryQueue. Se estiver autorizado a aceder a esta caixa de entrada pública, pode fazer clique no item de trabalho para concluir a página Passo de entrega. Para concluir o passo de entrega:
  1. Introduza quaisquer comentários apropriados.
  2. Na lista Acção, seleccione Perdido se não for possível localizar e entregar a entidade. Esta acção envia um item de trabalho para a caixa de entrada pública PhysicalEntitiesFindLostQueue. Se necessário, esse grupo irá indicar que a entidade está permanentemente extraviada. Seleccione Entregue se tiver entregue a entidade ao utilizador que solicitou a mesma.
  3. Conclua o passo seleccionando a opção apropriada. Consulte as opções numa secção diferente deste tópico: Iniciar Fluxo de Trabalho.

Passo de mensagem

A página Passo de mensagem notifica o utilizador sobre o estado da entidade física para a qual executou o fluxo de trabalho PRM. Esta página é enviada como um item de trabalho para a caixa de entrada do utilizador. Irá receber este item em qualquer uma das situações seguintes: Para concluir o Passo de mensagem, faça clique em Concluir.


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Última actualização: Novembro de 2013
launching_and_completing_the_prm_workflow.htm

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