Järjestelmänvalvoja voi mukauttaa IBM® Enterprise
Records -ohjelman käsittelyreittejä,
asiakirjaksi vahvistuksen syöttömalleja, hakuja ja raportteja useilla tavoilla.
Luokkien ja ominaisuuksien mukautus
IBM Enterprise
Records -ohjelmisto tukee joidenkin yksikköluokkien määritystä aliluokiksi. Voit lisätä seuraavien luokkien aliluokkia:
- Sähköinen asiakirjakansio
- Yhdistelmäasiakirjan kansio
- Fyysinen säilö
- Laatikko
- Fyysinen asiakirjakansio
Aliluokkien luonnin syitä on muutamia. Yksi syy on sellaisten lisäominaisuuksien (mukautettujen ominaisuuksien) tarve, jotka koskevat vain tiettyä
IBM Enterprise
Records -ohjelmiston toimittamien luokkien osajoukkoa.
Toinen syy on tarve käsitellä vain osajoukkoa, kuten tilattaessa aliluokkin tapahtumia tai jäljitystapahtumia.
Voit myös lisätä mukautettuja ominaisuuksia aiemmin luotuihin luokkiin. Voit muuttaa tapaa, jolla ominaisuudet näkyvät IBM Enterprise
Records -sovelluksessa.
Voit esimerkiksi muuttaa ominaisuuden näyttönimeä ja määrittää ennalta määritettyjä ominaisuusarvoja. Lisätietoja on aiheeseen liittyvissä ohjeaiheissa.
Käsittelyreittien mukautus
IBM Enterprise
Records sisältää käsittelyreittejä, jotka automatisoivat asiakirjojen hallintatehtävien (esimerkkinä yksiköiden arviointi ennen niiden poistoa) edellyttämää työn kulkua. Voit muokata näitä käsittelyreittejä mukauttamalla niitä organisaation prosesseja varten.
Voit esimerkiksi lisätä vaiheen, poistaa aiemmin luodun vaiheen tai muokata käsittelyreitin tapahtumien järjestystä. Voit muokata järjestystä muuttamalla kyseisen käsittelyreitin määritystä. Jos organisaatiosi liiketoimintaprosessit edellyttävät muita kuin IBM Enterprise
Records -ohjelmiston sisältämiä käsittelyreittejä, voit luoda uusia käsittelyreittejä.
Lisätietoja on käsittelyreittien luontia ja muuttoa käsittelevässä ohjeaiheessa.
Asiakirjaksi vahvistuksen syöttömallien mukautus
Voit tehostaa asiakirjojen vahvistusprosessia luomalla asiakirjaksi vahvistuksen syöttömalleja. Mallit määrittävät oletustiedot, kuten asiakirjaluokat, arkistonmuodostussuunnitelman sijainnin ja ominaisuudet. Mallit myös piilottavat osan ohjatun toiminnon sivuista nopeuttaakseen syöttöprosessia tai estääkseen käyttäjiä näkemästä ennalta määritettyjä arvoja. IBM Enterprise
Records sisältää syöttömallin fyysisten asiakirjojen asiakirjaksi vahvistusta varten. Voit muokata tätä mallia ja voit luoda uusia malleja fyysisten asiakirjojen ja sähköisten asiakirjojen asiakirjaksi vahvistusta varten. Kun tallennat syöttömallin fyysisten asiakirjojen asiakirjaksi vahvistusta varten, varmista, että tiedosto tallentuu FPOS\RecordsManagement\Templates-hakemistoon, jotta malli näkyy IBM Enterprise
Records -sovelluksessa. Lisätietoja on syöttömallin luontia käsittelevässä ohjeaiheissa.
Hakujen mukautus
IBM Enterprise
Records -sovellus sisältää Haku-välilehden, jolla käyttäjät voivat etsiä nopeasti yksiköitä arkistonmuodostussuunnitelmasta. Voit kuitenkin luoda sekä tallennettuja hakuja että hakumalleja, joiden avulla voit toteuttaa monimutkaisempia hakuja. Tallennetut haut ovat valmiita hakuja, jotka ajetaan automaattisesti, kun käyttäjä valitsee haun. Hakumallit ovat osittain valmiita hakuja, joiden toimintaan käyttäjät voivat vaikuttaa. IBM Enterprise
Records -ohjelmassa on hakumalli, joka sisältää hakuperusteita yksikön IBM Enterprise
Records -ohjelmistoon liittyvien joidenkin yleisten ominaisuuksien hakua varten. Kun tallennat IBM Enterprise
Records -ohjelmistossa käytettävän tallennetun haun tai hakumallin, varmista, että määrität Sovelluksen nimi -ominaisuuden arvoksi IBM Enterprise
Records -ohjelmiston.
Raporttien mukautus
IBM Enterprise
Records sisältää joukon raportteja, jotka ovat tilastollisia näkymiä IBM Enterprise
Records -ohjelmistossa toteutettavista toiminnoista. Voit mukauttaa näitä raportteja. Voit esimerkiksi lisätä ja poistaa kenttiä tai muokata raportin parametreja. Voit luoda uusia raportteja, jotka näkyvät IBM Enterprise
Records -sovelluksessa.
Lisätietoja on raporttien mukautusta ja luontia käsittelevissä ohjeaiheissa.