Det är bara användare som minst har rollen privilegierad användare eller granskare som kan kopiera en post till en annan plats i samma arkiveringsplan. När en privilegierad användare eller granskare kopierar en post kopierar IBM® Enterprise
Records det deklarerade dokumentet i ROS (record object store). Det deklarerade dokumentet kopieras i samma källfil med ett annat namn. Förutom namnet, beskrivningen, säkerheten och avvecklingsinformationen kopierar IBM Enterprise
Records samma postmetadata till den nya mappen i FPOS (file plan object store). Metadata har en länk till det kopierade dokumentet i ROS.
Den här uppgiften
Konsekvenser av att kopiera poster.
- Säkerhetskonsekvenser av att kopiera poster: När en post har kopierats ärver den nya posten säkerheten från den nya överordnade behållaren.
- Avvecklingskonsekvenser av att kopiera poster: När en post har kopierats ärver den nya posten avvecklingsschemat från den nya överordnade behållaren. Detta gäller såvida inte posten har en avveckling som följer av posttypen. Om den ursprungliga posten redan har nått brytpunkten gäller detta inte för den kopierade posten. En behörig användare måste initiera avvecklingen av den kopierade posten om den får sitt avvecklingsschema från sin posttyp.
Arbetsordning
Kopiera en enstaka post:
- Bläddra i arkiveringsplanens hierarki tills du kommer till den post som ska kopieras.
- Högerklicka på postnamnet och välj Kopiera från menyn.
- Fältet Dokumentnamn är förifyllt med postnamnet med orden Kopia av som prefix.
- Ange en beskrivning för postkopian och klicka på Nästa.
- Gå till den plats i arkiveringsplanen där kopian ska lagras och klicka på Kopiera.
- Klicka på OK när du ser ett meddelande som bekräftar kopieringen så kommer du tillbaka till sidan Bläddra. Tänk på följande:
- En elektronisk post kan inte kopieras till en fysisk mapp.
- En post kan endast kopieras till en målmapp som är aktiv och öppen.
Resultat
Kopiera en eller flera poster
- Bläddra igenom arkiveringsplanshierarkin tills du kommer till posterna som du ska kopiera.
- Markera kryssrutorna bredvid posterna som du vill kopiera.
- Välj Kopiera från menyn Flervalsåtgärder.
- Från listan i fönstret Kopiera väljer du den arkiveringsplansplats som du ska kopiera posterna till.
Med hjälp av filterfältet kan begränsa antalet objekt i listan Entitetsnamn. Exempel: Om du vet att bokstaven x ingår i arkiveringsplansplatsen kan du skriva ett x i filterfältet. Klicka på Gå. Listan uppdateras med enbart namn på arkiveringsplanplatser som innehåller bokstaven x. Klicka på Återställ för att uppdatera listan tillbaka till en fullständig lista med arkiveringsplaner i bokstavsordning.
- Gå till den plats i arkiveringsplanen där kopian ska lagras och klicka på Kopiera.
- Klicka på OK när du ser ett meddelande som bekräftar kopieringen så kommer du tillbaka till sidan Bläddra.