Un tipo de registro es una categorización de registros basada en funciones habituales en el ámbito de los registros.
Usted utiliza tipos de registros cuando un grupo de registros existente en una categoría de registros o una carpeta de registros tiene un programa de disposición que es diferente al que está asociado actualmente a la categoría de registros o carpeta de registros.
Por ejemplo, quizá habría que conservar el registro de un empleado durante 12 años por motivos de contabilidad o nóminas. Sin embargo, para los registros de evaluación de rendimiento que se deben retener solo por siete años, puede crear un tipo de registro con un programa de disposición diferente. Puede asociar los registros de evaluación de rendimiento con este tipo de registro para asegurarse que los registros de evaluación se eliminen antes del archivo de registro de un empleado.
Consulte el tema Programas de disposición para obtener información sobre cómo los programas de disposición están asociados con un registro.
Puede buscar y recuperar registros con base en su tipo de registro.
Un tipo de registro puede aplicarse a un registro de las formas siguientes:
- Puede asociar un tipo de registro con una clase de registro y hacer que el tipo de registro sea el valor predeterminado para la clase. Para obtener más información, consulte el tema Configurar un tipo de registro predeterminado.
- Puede configurar el sistema para mostrar los metadatos del tipo de registro durante el proceso de declaración donde un usuario puede seleccionar un tipo de registro al declarar un registro de Workplace o Workplace XT. Para obtener más información, consulte el tema metadatos de tipo de registro.
Si configura un tipo de registro predeterminado para una clase, pero no muestra los metadatos del tipo de registro durante la declaración, el tipo de registro predeterminado siempre se usa para la clase. Un tipo de registro se utiliza y una clase de registro y un tipo de registro no son necesarios. Por otra parte, configure un valor predeterminado, pero de al usuario la opción de elegir un tipo de registro diferente. O bien, puede dar al usuario la opción de elegir el tipo de registro sin configurar un valor predeterminado.