Vain käyttäjä, jolla on vähintään käyttöoikeuden haltijan tai arvioijan roolin valtuudet,
voi kopioida asiakirjan toiseen sijaintiin samassa arkistonmuodostussuunnitelmassa. Kun
käyttöoikeuden haltija tai arvioija kopioi asiakirjan,
IBM® Enterprise
Records kopioi asiakirjaksi vahvistetun dokumentin
asiakirjojen objektisäilöön (ROS). Ohjelma kopioi asiakirjaksi vahvistetun dokumentin
samaan lähdearkistoon eri sisällytysnimellä. IBM Enterprise
Records
kopioi asiakirjan metatiedot (lukuun ottamatta nimeä, kuvausta, suojaus- ja arkistostapoistotietoja)
uuteen arkistonmuodostussuunnitelman objektisäilön kansioon. Metatiedoissa on linkki kopioituun asiakirjaan
asiakirjan objektisäilössä (ROS).
Tietoja tästä tehtävästä
Asiakirjojen kopioinnin seuraukset.
- Asiakirjojen kopioinnin suojaukseen liittyvät seuraukset: Kun asiakirja on kopioitu, uusi
asiakirja perii suojauksen uudesta pääsäilöstä.
- Asiakirjojen kopioinnin arkistosta poistoon liittyvät seuraukset: Kopioitu asiakirja perii
poistoaikataulun uudesta pääsäilöstä. Poikkeuksena on tilanne, jossa asiakirjalla on jo
poistoaikataulu asiakirjan asiakirjalajin perusteella. Jos alkuperäinen asiakirja on jo katkaistu, kopioitu asiakirja ei vielä ole katkaistu. Valtuutetun
käyttäjän on aloitettava kopioidun asiakirjan arkistosta poisto, kun kopioidulla asiakirjalla on
poistoaikataulu, joka perustuu asiakirjan asiakirjalajiin.
Toimintaohjeet
Voit kopioida yksittäisen asiakirjan seuraavasti:
- Selaa arkistonmuodostussuunnitelman hierarkiaa ja etsi kopioitava asiakirja.
- Napsauta asiakirjan nimeä hiiren kakkospainikkeella ja valitse
valikosta Kopioi.
- Huomaa, että Dokumentin otsikko -kentässä on asiakirjan nimi,
jonka etuliitteenä on Kopio kohteesta.
- Kirjoita asiakirjan kopion kuvaus ja valitse
Seuraava.
- Siirry siihen paikkaan arkistonmuodostussuunnitelmassa, johon haluat tallentaa kopion,
ja valitse Kopioi.
- Kun saat vahvistusanoman, joka vahvistaa kopioinnin valmistumisen, palaa
Selaa-sivulle valitsemalla OK. Huomaa seuraavat seikat:
- Sähköistä asiakirjaa ei voi kopioida fyysiseen kansioon.
- Kansion voi kopioida vain aktiiviseen ja avoinna olevaan kohdekansioon.
Tulokset
Voit kopioida asiakirjoja seuraavasti:
- Selaa arkistonmuodostussuunnitelman hierarkiaa ja etsi kopioitavat asiakirjat.
- Valitse kopioitavien asiakirjojen vieressä olevat valintaruudut.
- Valitse Monivalintatoiminnot-valikosta vaihtoehto
Kopioi.
- Valitse Kopioi-ikkunasta se arkistonmuodostussuunnitelman sijainti,
johon haluat kopioida asiakirjat luettelosta.
Voit Suodatin-kentän avulla rajoittaa Yksikön
nimi -luettelossa näkyvien kohteiden määrää. Jos esimerkiksi tiedät, että
arkistonmuodostussuunnitelman sijainnin nimessä on kirjain x, voit kirjoittaa kirjaimen x
suodatinkenttään. Valitse sitten Siirry. Luettelo päivittyy ja näkyviin tulevat vain ne arkistonmuodostussuunnitelman sijaintien nimet, joissa on x-kirjain. Voit päivittää arkistonmuodostussuunnitelmien koko luettelon näkyviin
aakkosjärjestyksessä valitsemalla Palauta.
- Siirry siihen paikkaan arkistonmuodostussuunnitelmassa, johon haluat tallentaa kopion, ja
valitse Kopioi.
- Kun saat vahvistusanoman, joka vahvistaa kopioinnin valmistumisen, palaa
Selaa-sivulle valitsemalla OK.