Toimintoja käytetään käsittelyreitin kanssa joidenkin toimintojen toteutukseen yksikössä
osana sen arkistosta poistoa, esimerkiksi Tuhoa-käsittelyreitissä. Voit lisätä toiminnon
valitsemalla toiminnon lajin ja käsittelyreitin. Vain järjestelmän pääkäyttäjä tai asiakirjojen hallinnoija voi luoda toiminnon.
Toimintaohjeet
Voit lisätä toiminnon seuraavasti:
- Valitse Määritä kokoonpano -välilehti.
- Valitse Toiminnot.
- Valitse Lisää toiminto.
- Kirjoita toiminnolle nimi (enintään 20 merkkiä) ja kuvaus.
- Valitse Toiminnon tyyppi -valikosta haluamasi vaihtoehto:
Arviointi, Vie, Siirrä, Tuhoa, Väliaikainen siirto, Katkaisu, Tärkeän asiakirjan arviointi tai Automaattinen tuhoaminen. Automaattinen tuhoaminen -toimintoon ei liity käsittelyreittiä.
Jos
valitset Automaattinen tuhoaminen -vaihtoehdon, valitse
Valmis. Kun olet luonut Automaattinen tuhoaminen -toiminnon, päivitä aiemmin luotu
arkistostapoistoaikataulu käyttämään Automaattinen tuhoaminen -toimintoa
muuttamalla Vaiheen ominaisuudet. Lisätietoja vaiheen ominaisuuksien päivityksestä on
kohdassa Arkistostapoistoaikataulun muokkaus.
- Jos valitset Automaattinen tuhoaminen -toiminnon, Salli
sellaisten säilöjen automaattinen tuhoaminen, jotka eivät ole pidossa
-valintaruutu tulee näkyviin. Tuhoa automaattisesti säilön kaikki yksiköt, jotka eivät ole
pidossa, valitsemalla Automaattinen tuhoaminen. Tämä vaihtoehto
poistaa kaikki säilöt, jotka eivät ole pidossa, ja säilyttää pidossa olevat säilöt.
- Jos valitset Tuhoaminen -toiminnon, Salli
sellaisten säilöjen tuhoaminen, jotka eivät ole pidossa
-valintaruutu tulee näkyviin.
Voit tuhota kaikki säilön yksiköt, jotka eivät ole
pidossa, valitsemalla Tuhoa-käsittelyreitin. Tämä vaihtoehto toimii vain, jos säilössä ei ole fyysisiä asiakirjoja. Tämä vaihtoehto
poistaa kaikki säilöt, jotka eivät ole pidossa, ja säilyttää pidossa olevat säilöt.
- Jos et valitse jotakin näistä vaihtoehdoista, järjestelmä ei poista säilöjä,
joissa on pidossa olevia yksiköitä.
- Jos valitset tämän valintaruudun ja jos asiakirjan rakenne on määritetty oikein, sweep
-autodelete siirtyy täystehokäsittelytilaan. Huomaa, että objektisäilössä ei voi olla
useaan kohteeseen arkistoituja asiakirjoja, jotta täystehokäsittely käynnistyy ja Automaattinen
tuhoaminen -toiminto toteutuu.
Lisätietoja täystehovirityksestä ja
vastaavista ohjeista on ohjeen IBM FileNet P8 Performance Tuning
Guide
kohdassa IBM® Enterprise
Records.
- Valitse käsittelyreitti, joka aloitetaan toiminnossa, valitsemalla Liittyvä käsittelyreitti. Seuraavat käsittelyreitit toimitetaan
IBM Enterprise
Records -ohjelman mukana, mutta pääkäyttäjät ovat
voineet lisätä muitakin:
- Katkaise-käsittelyreitti
- Tuhoa-käsittelyreitti
- Vie-käsittelyreitti
- Vastaavuusmäärityksen sisältävä Vie-käsittelyreitti
- Väliaikainen siirto -käsittelyreitti
- Vastaavuusmääritysten avulla toteutettava Väliaikainen siirto -käsittelyreitti
- Arkistosta poiston arviointi -käsittelyreitti
- Seulonta-käsittelyreitti
- Kaksivaiheinen siirron käsittelyreitti
- Kaksivaiheinen siirto -käsittelyreitti vastaavuusmäärityksen kanssa
- Tärkeän asiakirjan arviointi.
- Anna käsittelyreitin nimi valitsemalla Valitse versioista -vaihtoehto.
- Valitse sopiva versio napsauttamalla Valitse -vaihtoehtoa.
- Valitse Valmis.