Un usuario autorizado define un programa de disposición y lo asocia a una categoría de registro, una carpeta de registros o un tipo de registro. Un Gestor de registros o un Administrador de registros pueden definir un programa de disposición. De acuerdo con el modelo de datos de PRO, un Gestor de registros, Administrador de registros o Revisor puede asignar un programa de disposición a una entidad. En los modelos de datos básicos y DoD, un Gestor de registros o un Administrador de registros asignan un programa de disposición a una entidad.
Acerca de esta tarea
Los programas de disposición pueden tener varias fases en que las entidades afectadas comprueban la disposición en pasos como revisión, exportación, transferencia o destrucción. A pesar de que un programa de disposición no requiere varias fases, el programa normalmente consta de dos fases:
- Una fase de límite de corte para finalizar la vida útil de la entidad.
- Una fase para especificar la disposición final tras el límite de corte.
Si el valor de visualización de
Asistente del programa de disposición en
Preferencias de usuario se establece en
Simple el programa
adopta de forma predeterminada una fase usando la acción destrucción automática sin
retención. Para obtener más información, consulte los temas de preferencias del sitio y de
usuario.
Procedimiento
Para definir un programa de disposición:
- Seleccione la ficha Disposición.
- Haga clic en Programas de disposición.
- Haga clic en Añadir programa de disposición.
Restricción: Si el valor de visualización de Asistente del programa
de disposición en las Preferencias de usuario se
establece en Simple, el panel Pasos no muestra
las Fases de los pasos.
- Escriba el nombre y la descripción del programa. La descripción es optativa.
- Introduzca el nombre de la autoridad responsable para la disposición de entidades y haga clic en Siguiente. Este campo es optativo.
- Haga clic en el botón de opción correspondiente para seleccionar el activador que inicia el límite de corte. Si el valor de visualización de Asistente para programas de disposición de Preferencias de usuario o de sitio se
establece como Simple, el único activador posible es
suceso interno.
- Para la fecha de calendario, puede escribir una fecha o utilizar el control de calendario. Esta acción es para un programa de disposición normal.
- En Fecha predefinida, Suceso
interno, Suceso externo, o Suceso
recurrente, seleccione un elemento del menú. Estos elementos se han creado en la ficha Configurar de IBM® Enterprise
Records.
Haga clic en Mostrar detalles para que aparezcan los detalles del activador. Para obtener información sobre la adición de desencadenantes, consulte los
temas sobre adición de fechas y sucesos.
- Establezca el desplazamiento de límite de corte. Consulte la sección Establecer límite de corte
y desplazamiento del límite de corte en este tema para obtener más detalles.
- Defina la condición que activa el límite de corte de las entidades. Un límite de corte puede ser automático o puede que necesite aprobación. Para requerir una aprobación, especifique una acción de límite de corte de disposición. Para el límite de corte automático, no especifique una acción de límite de corte de disposición.Si el valor de visualización de Asistente para programas de disposición en Preferencias de usuario o de sitio se
establece como Simple,
no se mostrará la acción Límite de corte de disposición.
- Todas las acciones de límite de corte se han agregado anteriormente a la ficha Configurar de IBM Enterprise
Records
y tienen un flujo de trabajo asociado. El barrido de disposiciones inicia automáticamente este flujo de trabajo después del límite de corte más cualquier desplazamiento. En el caso de un programa de disposición
normal, el menú Acción de Límite de corte de disposición contiene
solo aquellas acciones que pertenecen al tipo de acción Límite de corte. Para obtener más información sobre las acciones, consulte el tema sobre acciones.
- Si lo desea, modifique la Base de límite de corte para especificar
la fecha base de límite de corte. El menú Base de límite de corte proporciona un conjunto de propiedades de fechas de IBM Enterprise
Records que calculan las fechas de límite de corte según cada una
de las propiedades de entidades de IBM Enterprise
Records.
Establezca el desplazamiento
de límite de corte. Consulte la sección Establecer límite de corte
y desplazamiento del límite de corte en este tema para obtener más detalles.
- Si el valor de visualización del Asistente del programa de
disposición en las Preferencias del sitio o de usuario se
establece en Detallado, haga clic en Siguiente.
Esta acción crea uno o más períodos de retención, llamados fases para el programa actual. Si hace clic en Finalizar, las entidades asociadas con el programa de disposición no tienen un período de retención específico. Si su valor de visualización del Asistente del
programa de disposición en las Preferencias de usuario se
establece en Simple, haga clic en Finalizar.
Solamente hay una fase que utiliza la acción de Destrucción automática, RMAutoDestroyAction. Se requiere
pantalla se establece en Falso.
La retención predeterminada es 0 años 0 meses 0 días. No se crean de forma
automática retenciones alternas.
Resultados
Establecer límite de corte y desplazamiento del límite de corte
En IBM Enterprise
Records, puede definir un periodo de retención estableciendo una retención en una fase o el desplazamiento del límite de corte.
Cuando
no se ha especificado un desplazamiento del límite de corte y se establece el período de retención de fases,
el barrido hace un límite de corte sobre la entidad cuando la condición del suceso
pasa a ser verdadera. Si la entidad a la que se le está aplicando el límite de corte es un contenedor,
este contenedor también se cierra, evitando que se pueda añadir un nuevo registro.
La retención se calcula como la fecha del límite de corte más el periodo de retención
definido en la fase. Las siguientes reglas se aplican al cálculo de la fecha
del límite de corte, en función de las diferentes configuraciones de programa:
- Uso de un activador de suceso interno y fecha base del límite de corte establecida en
la propiedad de una entidad
La fecha de límite de corte es el valor de la fecha base del
límite de corte.
- Uso de un tipo de fecha de activador de suceso (suceso externo, fecha predefinida) y una fecha base
de límite de corte establecida en Fecha del suceso
La fecha
de límite de corte es la fecha del activador de suceso.
- Uso de un activador de suceso interno y una fecha base de límite de corte establecida en Fecha
del suceso
La fecha de límite de corte es la fecha de ejecución del barrido.
- Uso de un tipo de fecha de activador de suceso (suceso externo, fecha predefinida) una fecha
base de límite de corte establecida en una propiedad de entidad
La fecha
de límite de corte es la fecha más reciente de las dos.
Cuando se utiliza un desplazamiento de límite de corte, este no se
aplica a la entidad hasta que no se alcanza el periodo de desplazamiento. Por lo tanto, el contenedor se
mantiene abierto durante el periodo de retención. Las siguientes reglas se aplican al cálculo de la fecha
del límite de corte, en función de las diferentes configuraciones de programa:
- Uso de un activador de suceso interno y una fecha base de límite de corte establecida en
la propiedad de una entidad
La fecha de límite de corte es el valor de la fecha base del
límite de corte más del desplazamiento del límite de corte.
- Uso de un tipo de fecha de activador de suceso (suceso externo, fecha predefinida) y una fecha base
de límite de corte establecida en Fecha del suceso
La fecha de límite de corte es la fecha del activador de suceso más el desplazamiento del límite de corte.
- Uso de un activador de suceso interno y una fecha base de límite de corte establecida en Fecha
del suceso
La fecha de límite de corte es la fecha de ejecución del barrido
más el desplazamiento del límite de corte.
Importante: No utilice esta última configuración porque
cualquier actualización sobre el programa, como el nombre, activa un recálculo de barrida de la fecha de límite de corte y la nueva fecha de ejecución del barrido más el desplazamiento, posponiendo
el límite de corte. Si no se puede utilizar
ninguna propiedad de registro para la fecha base del límite de corte, es preferible
utilizar una retención en la fase.
Si el valor de visualización del asistente del programa de disposición
se establece en Simple en las Preferencias de sitio o
de usuario, el programa adopta de forma predeterminada una no retención sobre la fase. El programa
también usa el mecanismo de límite de corte para definir la retención en su lugar.
Definir fases
La asociación de fases con un programa de disposición permite ejecutar diversas operaciones en una entidad a intervalos diferentes. Cada fase especifica un período de retención y una acción de disposición para una entidad. Por ejemplo, para revisar una entidad antes de que se elimine, agregue dos fases al programa de disposición. La primera fase especifica una revisión de la entidad y la segunda fase especifica la eliminación de la entidad. IBM Enterprise
Records ejecuta varias fases en
un programa de disposición en la secuencia en la que añada las fases al
programa.
También puede definir varias retenciones alternas
en una fase. Las retenciones alternativas ofrecen diversos períodos de retención en función de un valor de propiedades. Si ninguna de las condiciones de retención alternativas son verdaderas, IBM Enterprise
Records utiliza el período de retención predeterminado. Si más de una condición de retención alternativa es verdadera, IBM Enterprise
Records aplica la retención alternativa con el período de retención más largo.
Importante: El número de retenciones alternas o la complejidad de sus criterios tienen un
impacto de rendimiento sobre el cálculo de la retención.
Después de que IBM Enterprise
Records haya aplicado la acción de límite de corte en una entidad, la primera fase de un programa de disposición se aplica a dicha entidad. Al final del período de retención de la primera fase, las entidades vencen para la acción de disposición asociada con la fase. Después de que IBM Enterprise
Records haya completado la acción de disposición asociada, la fase siguiente del programa comienza después de la aprobación de un usuario autorizado.
Para añadir una fase en el programa de disposición:
- Pulse en Agregar nuevo para abrir la página Propiedades de la fase.
- Introduzca un nombre y una descripción para la fase.
- En el menú, seleccione una acción de fase.
- Las acciones se han creado en la ficha Configurar de IBM Enterprise
Records.
- IBM Enterprise
Records completa la acción en entidades al final de la fase.
- Cada acción incluye un flujo de trabajo predefinido que IBM Enterprise
Records inicia para esa acción.
Restricción: Las fases que transfieren o destruyen
entidades son fases finales. No puede agregar otra fase después de estos tipos de acciones.
- En el campo Se requiere exploración, seleccione Verdadero para
requerir la revisión de entidades antes de iniciar el flujo de trabajo asociado a la
fase. Si no se necesita el cribado, seleccione False.
- Si selecciona la acción Transferir, Exportar,
o Transferencia provisional para la fase, debe especificar una ubicación en
el campo Destino de exportación.
La ubicación puede estar:
- En un servidor remoto. Por ejemplo, \\nombre del servidor\nombre
de carpeta.
- En una carpeta de una unidad local. Por ejemplo, unidad
local:\nombre de carpeta.
- Especifique un período de retención predeterminado para las entidades en esta fase. Se necesita un valor si no asigna períodos de retención alternativos.
- Para establecer las condiciones para que las entidades permanezcan en la fase por períodos más cortos o más largos con base en una propiedad, complete los siguientes
pasos. Estos pasos crean períodos de retención alternos.
- Haga clic en Agregar nuevo para que aparezca la pantalla
Retención alternativa.
- En el menú, seleccione un nombre de propiedad.
- Seleccione un operador de la lista.
- Especifique el valor de la propiedad. El valor que especifica depende de la propiedad.
- Seleccione Base de retención como fecha de inicio para el período de retención.
- Especifique Días del período de retención como años, meses
o días. IBM Enterprise
Records agrega el valor especificado a la Base de retención. En la fecha resultante, IBM Enterprise
Records aplica la acción
de la fase a la entidad.
- Haga clic en Aceptar para agregar esta retención alternativa al programa actual y volver a la ventana Propiedades de la fase.
- Haga clic en Agregar nuevo para seguir agregando retenciones alternativas a cada condición.
IBM Enterprise
Records completa los datos de la retención alternativa anterior en todos los campos, de modo que puede cambiar los campos necesarios. Si fuera necesario, puede seleccionar la casilla de verificación Quitar de una retención alternativa y hacer clic en Aplicar para suprimir esa condición.
- Para finalizar la fase haga clic en Aceptar. IBM Enterprise
Records agrega la fase y los datos
a la lista de fases del programa.
- Para agregar más fases, haga clic en Agregar nuevo. O bien, puede hacer clic en Finalizar para completar el programa de disposición.