As entidades destinadas a eliminação iniciam as fases especificadas na agenda de eliminação. Os registos permanecem numa fase durante o período especificado no período de retenção dessa fase. Depois de o período de retenção terminar, tem de iniciar manualmente a acção de eliminação associada a essa fase.
Depois de associar uma agenda de eliminação a uma categoria de registo, pasta de registos ou tipo de registo, o sistema acompanha o evento especificado. O sistema também regista a data que activa a execução da agenda. Quando este evento ocorre ou na data especificada, a acção de corte dos registos definidos na agenda é activado. Quando a acção de corte é activada e o offset (caso exista) especificado para os registos termine, o sistema executa automaticamente a acção de corte especificada na agenda. Após um período de retenção, o sistema executa o fluxo de trabalho associado à acção de eliminação associada a uma fase. O fluxo de trabalho transmite as entidades para a fase seguinte após a aprovação de um utilizador autorizado. Quando inicia uma eliminação para uma entidade, a eliminação de todas as entidades descendentes é também iniciada automaticamente.
O plano de ficheiros pode ser configurado para eliminar o documento declarado original e os metadados do registo (a predefinição). Pode eliminar apenas o documento declarado original, mantendo os metadados do registo. Consulte o tópico sobre como configurar metadados.
Para iniciar uma agenda de eliminação:
Como localizar entidades prontas para eliminação
Não existe qualquer propriedade específica que indique Pronto para a eliminação, mas pode efectuar essa procura utilizando um conjunto de condições.
Pode configurar um modelo de pesquisa para efectuar esta acção regularmente. Num modelo de pesquisa, deixe a data da execução da fase actual em branco. Certifique-se de que é editável, para que o utilizador possa introduzir a data actual quando utilizar a pesquisa.
Outra opção é criar eventos COM personalizados para enviar mensagens de correio electrónico para que o destinatário tenha conhecimento do que está pronto para eliminação. Com o pressuposto de que o utilizador está familiarizado com a estrutura do plano de ficheiros, o utilizador poderá procurar a entidade.
Por fim, pode também utilizar métodos API para criar código personalizado que inicie a eliminação, se tal for apropriado para os registos da empresa.
Consulte propriedades da eliminação como, por exemplo, nome da eliminação, data de corte da entidade e data da execução da fase actual, entre outras.
Agendas de eliminação em conflito (DOD)
Pode existir uma agenda de eliminação para um contentor e uma agenda de eliminação diferente para um tipo de registo que é aplicável a um registo no contentor. O registo não pode ser eliminado ou exportado até à data mais recente.