IBM Enterprise Records, Versió 5.1.2    

Configuració de la declaració automàtica de registres

Podeu configurar la declaració automàtica de registres per garantir que quan un usuari realitza una operació en un document a un magatzem d'objectes de registres (ROS) es declara un registre. IBM® Enterprise Records crea un registre corresponent al magatzem d'objectes de pla de fitxers especificat.

Quant a aquesta tasca

Per exemple, podeu triar que cada document arxivat a la carpeta Confidencial es declari com a registre. Podeu triar que cada document que pertanyi a una classe de document concreta es declari com a registre quan un usuari ingressa el document.
Important: Cal que utilitzeu la incidència Ingressa de la incidència Crea quan vulgueu que un registre es declari durant la creació.
S'ha de configurar la RMAutoDeclaration per tal d'utilitzar esdeveniments asincrònics i NO sincrònics. Per configurar la declaració automàtica de registres, cal que realitzeu les tasques següents:

Edició del fitxer de configuració de declaració automàtica

Procediment

Per editar el fitxer de configuració d'RMAutoDeclaration(RMAutoDeclare.properties):

  1. A l'IBM Administration Console per a Content Platform Engine, creeu (designeu) una propietat de cadena (per exemple: AutoDeclareFolderSymName) a la classe o la subclasse de document d'origen per especificar el camí d'accés de la carpeta d'arxivament de registres o el GUID. Configureu la propietat perquè tingui 256 caràcters.
  2. (Opcional) A l'IBM Administration Console per a Content Platform Engine, creeu (designeu) una altra propietat de cadena (per exemple, AutoDeclareRecordClassSymName) a la classe o la subclasse de document d'origen per especificar el nom de classe de registre. Si no especifiqueu un nom de classe de registre, la classe de registre es defineix per defecte com a ElectronicRecordInfo.

    Els primers dos passos creen propietats per a la incidència RMAutoDeclare.

  3. Utilitzeu l'Application Engine, el Workplace XT o l'IBM Administration Console per a Content Platform Engine per alliberar el fitxer RMAutoDeclare.properties.
  4. Editeu RMAutoDeclare.properties amb la informació adequada:
    rmevent.declare.RecordClassPropertySymname=AutoDeclareRecordClassSymName
    rmevent.declare.RecordFiledInFolderPropertySymname=AutoDeclareFolderSymName
      (Si la propietat no existeix, el gestor d'incidència registra un error).
    rmevent.declare.FPOSObjectStoreName=TargetObjectStoreName
  5. Utilitzeu Application Engine, Workplace XT o IBM Administration Console per a Content Platform Engine per incorporar la nova versió de RMAutoDeclare.properties amb els continguts especificats anteriorment.

Resultats

Creació d'una subscripció que utilitza l'acció d'incidència RMAutoDeclaration.

Podeu crear una o més subscripcions que s'executin sempre que es produeixi la incidència de subscripció a (Ingressa o Fitxer afegir). Aquesta funció activa l'acció d'instància associada a la subscripció.

Per a la incidència Ingressa relacionada amb documents, la subscripció es crea en una classe o subclasse de document. Per a la incidència relacionada amb carpetes (Fitxer afegit), podeu crear la subscripció en una classe o subclasse de carpeta o en instància d'objecte de carpeta específica. Podeu crear tantes subscripcions com calgui. Per exemple, podeu crear subscripcions a diverses subclasses de document diferents.

Per afegir subscripcions:
  1. Des de l'IBM Administration Console per a Content Platform Engine, expandiu el magatzem d'objectes ROS que conté documents que es declararan automàticament com a registres.
  2. Per crear una subscripció per a una classe o subclasse de document, feu clic amb el botó dret a Classe de document (o una subclasse de document) i seleccioneu Afegeix subscripció. Per crear una subscripció a una classe o subclasse de Folder, expandiu la carpeta Altres classes, feu clic amb el botó dret a Carpeta (o a una subclasse de la carpeta) i seleccioneu Afegeix subscripció. Per crear una subscripció per a una carpeta específica, expandiu la carpeta Arrel. Aneu a la carpeta per a la qual vulgueu definir la subscripció. Feu clic amb el botó dret a la carpeta i seleccioneu Afegeix subscripció.
  3. A l'assistent Crea una subscripció, feu clic a Següent.
  4. Especifiqueu un nom exclusiu amb sentit i una descripció per a la subscripció i feu clic a Següent.
  5. Per a una subscripció de classe (no una instància), assegureu-vos que el botó d'opció S'aplica a totes les instàncies de la classe <nom classe> estigui seleccionat i feu clic Següent.
  6. A la pantalla Especifica activadors, seleccioneu els activadors que han d'activar la subscripció (Ingressa per a una subscripció de document; Fitxer per a una subscripció de carpeta). Feu clic a Següent.
  7. A la pantalla, seleccioneu, del menú desplegable, l'acció d'incidència RMAutoDeclare que s'ha creat anteriorment i feu clic a Següent.
  8. Assegureu-vos que el quadre de selecció Síncron no estiguin seleccionat. Deixeu els quadres de selecció restants seleccionats o no seleccionats, segons convingui, i feu clic a Següent.
  9. Feu clic a Finalitza.

RMAutoDeclare

Per provar la configuració d'RMAutoDeclare, completeu el procediment següent:

  1. Creeu un document al ROS de la classe que s'ha configurat per a la declaració automàtica.
  2. Especifiqueu el nom de classe de registre en una propietat de cadena del document d'origen.

    Aquest nom és la propietat (AutoDeclareRecordClassSymName) introduïda anteriorment al fitxer RMAutoDeclare.properties. Consulteu el pas 2 del procediment d'Edició del fitxer de configuració de declaració automàtica que es detalla anteriorment en aquest tema. Quan es crea un document, l'usuari introdueix el nom de classe de registre en aquesta propietat. Si no especifiqueu el nom simbòlic, el nom de classe per defecte és ElectronicRecordInfo.

  3. Especifiqueu el camí d'accés de la carpeta d'arxivament de registres en una altra propietat de cadena.

    Aquest nom és l'altra propietat (AutoDeclareFolderSymName) tal com s'utilitza actualment al fitxer RMAutoDeclare.properties. Consulteu el pas 1 del procediment d'Edició del fitxer de configuració de declaració automàtica que es detalla anteriorment en aquest tema. Quan es crea un document, l'usuari introdueix el camí d'accés de la carpeta d'arxivament de registres o el GUID en aquesta propietat. Si el valor no és vàlid, el gestor d'incidències registra un error. El camí d'accés a la carpeta de registres comença amb /<Nom pla fitxers>/... (per exemple, /Pla fitxers/Categoria1/Carpeta1). L'usuari pot introduir el GUID de la carpeta.

Després que l'usuari creï el document, la incidència RMAutoDeclare el declara a la carpeta especificada de l'FPOS, utilitzant la classe de registre especificada.



Comentaris

Darrera actualització: Novembre de 2013
configure_autodeclaration.htm

© Copyright IBM Corp. 2013