Há muitas informações sobre os contêineres disponíveis no IBM® Enterprise Records. Esses contêineres incluem categorias de registro, pastas de registro, pastas eletrônicas, pastas físicas, caixas, pastas híbridas, volumes, contêineres ativos e inativos e contêineres abertos e fechados.
Para obter mais informações sobre como gerenciar contêineres físicos, consulte o tópico sobre entidades físicas.
Uma categoria de registro é um contêiner que categoriza um conjunto de registros relacionados em um plano de arquivo. Você usa tipicamente categorias de registros para classificar registros com base em categorias funcionais. Uma categoria de registro contém subcategorias e pastas de registros. No entanto, você não pode criar uma categoria de registro e uma pasta de registros no mesmo nível de hierarquia. Nos modelos de dados Base e DoD, você pode declarar registros diretamente em categorias. O modelo de dados PRO não permite essa ação. Por padrão, as entidades filhas herdam a segurança e a agenda de disposição do contêiner pai. Para obter informações adicionais sobe herança de segurança e disposição, consulte os tópicos de planejamento da disposição e segurança de objeto.
Uma categoria de registro tem nome e ID. Ambos são exibidos no caminho separados por um hífen. O nome e a ID precisam ser únicos no contêiner-pai.
Uma pasta de registros é uma coleção de registros relacionados. Use a pasta de registros para gerenciar registros de acordo com os períodos de retenção e eventos de disposição especificados. Por padrão, entidades filhas de uma pasta de registros herdam a segurança e a agenda de disposição da pasta de registros. Você pode criar pastas de registros eletrônicos, físicos, de caixa e híbridos sob uma categoria de registro para gerenciar registros eletrônicos e físicos.
Uma pasta de registro tem um nome e um ID. Ambos são exibidos no caminho separados por um hífen. O nome e a ID precisam ser únicos no contêiner-pai.
Uma pasta eletrônica é usada para armazenar registros eletrônicos e contém um ou mais volumes. Uma pasta eletrônica também pode armazenar registros físicos (papel ou outros itens físicos).
Uma pasta física armazena registros físicos e contém um ou mais volumes. Uma pasta física é uma entrada virtual para uma pasta de papel. Com base na estrutura de armazenamento físico de sua organização, é possível modelar a hierarquia de pastas físicas no IBM Enterprise Records.
Uma caixa é um contêiner para registros físicos e fornece um mecanismo para modelar entidades físicas que contêm outras entidades físicas. Por exemplo, você pode criar um "Armazém" que contém "Prateleiras" que contêm "Caixas" que contêm "Pastas Físicas". Ao contrário de outros tipos de pastas, uma caixa pode conter outras pastas. Essas entidades são pastas físicas e caixas, mas não pastas e registros eletrônicos ou híbridos. No entanto, uma caixa não usa volumes.
Uma pasta híbrida podem conter registros eletrônicos e físicos e contém um ou mais volumes. Não há diferenças de comportamento entre uma pasta eletrônica e uma pasta híbrida. No entanto, uma pasta híbrida tem metadados adicionais que descrevem uma entidade física, incluindo a localização principal. Para obter mais informações sobre um local inicial, consulte o tópico sobre locais.
Um volume serve como uma subdivisão lógica de uma pasta de registro em unidades menores e mais fáceis de gerenciar. Um volume não tem existência independente da pasta. Uma pasta de registro, exceto caixa, sempre contém pelo menos um volume. Esse volume é criado automaticamente pelo sistema quando uma pasta de registro é criada. Após isto, você pode criar qualquer número de volumes em uma pasta de registros. No entanto, observe que, em qualquer momento, apenas um volume dentro de uma pasta permanece aberto. Por padrão, o volume atual está aberto. Um volume é fechado automaticamente quando você inclui um volume e quando o critério especificado é preenchido. Por exemplo, um volume contendo registros de um ano de um calendário específico, pode ser fechado automaticamente no fim daquele ano calendário.
Um volume tem o mesmo tipo da pasta de registro pai (eletrônica, física ou híbrida) e pode conter o mesmo tipo de registros que seu pai. No entanto, um volume não pode conter uma subpasta ou outro volume. Um volume herda o planejamento de disposição da pasta de registros sob a qual é criada. Você não pode definir uma planejamento de disposição que seja independente da pasta de registros pai.
Quando você cria uma categoria de registros ou uma pasta de registros, ela será marcada como Ativa. No entanto, você pode marcar o contêiner como inativo após criá-lo. Quando você marca um contêiner como inativo, o sistema impede que novas entidades sejam criadas, movidas, copiadas ou arquivadas nesse contêiner. Quaisquer contêineres filhos também são marcados como inativos. Além disso, os usuários não vêem contêineres inativos ao declararem um registro. Marcar um contêiner como inativo é útil quando é necessário revisar e aprovar o contêiner antes de marcá-lo como disponível para uso geral.
Quando você cria uma entidade de contêiner, ela é aberta por padrão. Para restringir a criação de entidades-filhas dentro de um contêiner, mas ainda permitir a recuperação de registros a partir dele, feche esse contêiner a qualquer momento após sua criação. Quaisquer contêineres filhos também são marcados como fechados.