IBM Enterprise Records version 5.1.2    

Présentation de la configuration d'IBM Enterprise Records

La configuration de l'environnement d'IBM® Enterprise Records requiert l'exécution d'un certain nombre de tâches.

Pour configurer un environnement IBM Enterprise Records, vous devez exécuter les tâches de configuration décrites ci-après.

Création de classes de documents ROS

Vous devez créer des classes de documents pour les documents déclarés en tant qu'enregistrements.

Configuration du plan de fichiers par défaut

Une seule hiérarchie de plan de fichiers s'affiche dans l'application IBM Enterprise Records.

Configuration des balayages d'élimination

Le processus de balayage d'élimination a été configuré par un administrateur lors de la procédure d'installation et de configuration d'IBM Enterprise Records. Vous pouvez toutefois revoir la configuration du balayage d'élimination pour vous assurer qu'il est correctement configuré. Si par exemple, votre site n'utilise pas de types d'enregistrement, assurez-vous que le paramètre Exéc. de RecordTypes est défini sur False (Faux).

Pour plus d'informations, voir la rubrique sur la configuration du balayage d'élimination.

Configuration des types d'enregistrement

Les types d'enregistrement sont un moyen d'associer un enregistrement à un planning d'élimination différent de celui lié à sa catégorie d'enregistrement parent ou à celle du dossier d'enregistrement. Si votre solution IBM Enterprise Records utilise des types d'enregistrement, faites attention à bien configurer le balayage d'élimination pour l'exécution du traitement des types d'enregistrement en définissant le paramètre Exéc. de RecordTypes sur True (Vrai).

Configuration de l'option de conservation des métadonnées

Lorsqu'une entité IBM Enterprise Records est supprimée par un utilisateur disposant des droits d'accès appropriés, elle est définitivement supprimée de la librairie. Vous pouvez toutefois configurer la conservation de métadonnées au niveau du plan de fichiers, pour les éléments supprimés (catégories ou dossiers d'enregistrements, volumes et enregistrements). Si un administrateur active l'option de conservation des métadonnées, les entités précédemment mentionnées demeurent dans la librairie (où elles sont marquées comme supprimées), mais ne sont plus visibles dans l'application IBM Enterprise Records. A des fins d'historique, vous pouvez régulièrement exporter ces entités supprimées et toutes leurs métadonnées vers un fichier XML. Par la suite, supprimez définitivement ces entités de la librairie. Pour plus d'informations sur la méthode de configuration de cette option, voir la rubrique sur la conservation des métadonnées.

Configuration de la déclaration automatique des enregistrements

Vous pouvez configurer IBM Enterprise Records pour déclarer automatiquement un document en tant qu'enregistrement dès lors qu'il fait l'objet d'une opération donnée (création du document, par exemple). Pour configurer la déclaration automatique :

Configuration de la synchronisation des propriétés

Vous pouvez configurer la synchronisation des propriétés de façon à synchroniser automatiquement les valeurs de propriété d'un document vers l'enregistrement qui lui est associé, dès lors qu'une propriété est mise à jour sur le document ou sur l'enregistrement. Pour plus d'informations, voir la rubrique sur la synchronisation des propriétés.

Définition de la taille des lots du flux de travaux

Par défaut, l'application IBM Enterprise Records stocke au maximum 10 éléments de travail dans un lot de flux de travaux en vue de sa révision ou approbation avant l'élimination. Un paramètre de configuration vous permet de modifier le nombre maximum d'éléments stockés. Pour plus d'informations, voir la rubrique sur la taille du correctif du flux de travaux.

Configuration du flux de travaux Demander le dossier d'enregistrements

IBM Enterprise Records comprend le flux de travaux Créer un dossier d'enregistrements, qui permet aux utilisateurs d'envoyer une requête au gestionnaire d'enregistrements pour créer un dossier d'enregistrements. De nombreux utilisateurs ne disposent généralement pas des privilèges nécessaires pour créer un dossier d'enregistrements. Pour rendre ce flux de travaux accessible aux utilisateurs, vous devez configurer la préférence de site Demander le dossier d'enregistrements. Cette préférence peut être définie pendant l'installation et la configuration de l'application IBM Enterprise Records. Pour plus d'informations sur l'utilisation de ce flux de travaux, voir la rubrique sur le flux de travaux du dossier d'enregistrement.

Pour obtenir des instructions sur la méthode de paramétrage de cette préférence de site, voir la rubrique sur les préférences de site relatives à la demande de dossier d'enregistrement.

Définition de la préférence de site Classes de Lien modifiables

IBM Enterprise Records propose des liens permettant aux utilisateurs de relier entre eux les enregistrements ou dossiers connexes. Pour créer et gérer des liens dans IBM Enterprise Records, vous devez définir la préférence de site Classes de lien modifiables à l'aide de Workplace. Pour plus d'informations sur les liens IBM Enterprise Records, voir la rubrique sur les liens.

Pour obtenir des instructions sur la méthode de paramétrage de cette préférence de site, voir la rubrique sur les préférences de site relatives à la classe de lien.

Configuration des événements de conformité

IBM Enterprise Records comprend plusieurs événements permettant la conformité avec PRO ou DoD (événements qui définissent les métadonnées, par exemple). La configuration de ces événements est facultative, car le traitement de ces événements peut affecter la performance du système.

Configurez Content Federation Services pour les documents Image Services

Si votre solution IBM Enterprise Records permet d'utiliser Content Federation Services (facultatif) pour la fonction Image Services, veillez à ce que la sécurité d'Image Services soit correctement définie pour permettre la modification et la suppression du document Image Services. Vous pouvez vérifier cette configuration en vous mettant en relation avec l'administrateur système d'IBM FileNet Image Services. De même, veillez à ce que les paramètres de conservation de la classe de document IBM FileNet Image Services soient correctement définis, de sorte que les documents déclarés comme enregistrements ne soient pas supprimés en raison des paramètres de conservation d'IBM FileNet Image Services. Pour plus d'informations, voir la rubrique sur les tâches de maintenance et d'administration du système.

Configuration des unités de stockage protégées

Si votre solution IBM Enterprise Records inclut des unités de stockage protégées, par exemple EMC Centera, NetApp SnapLock, Tivoli Storage Manager ou d'autres, vérifiez que les paramètres de conservation d'IBM Enterprise Records ne sont pas en conflit avec ceux de l'unité de stockage. Ainsi, désactivez la conservation de l'unité de stockage et utilisez IBM Enterprise Records pour contrôler la conservation.


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Dernière mise à jour : Novembre 2013
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