Podczas tworzenia kartoteki akt w programie IBM® Enterprise
Records należy wykonać kilka czynności.
Są one związane z zabezpieczeniami, wzorcami nazewnictwa, nazwami woluminów, przepływami pracy, czynnościami, zdarzeniami, datami, harmonogramami rozporządzania oraz operacjami dostosowywania klas i właściwości. Czynności te dotyczą również dodawania lokalizacji, kartotek akt i folderów.
Zadania przedstawione w poniższej liście należy wykonać w kolejności, w jakiej zostały przedstawione.
Na przykład: niektóre zadania, np. takie jak
dodawanie czynności i zdarzeń, należy wykonywać przed wykonaniem innych zadań, takich jak definiowanie harmonogramów
rozporządzenia.
- Zapoznaj się z wymaganiami zabezpieczeń dot. zarządzania aktami, a następnie wprowadź wymagane zmiany. Wprowadzanie zmian do
domyślnych ustawień zabezpieczeń po użyciu systemu jest złożonym zadaniem. Zwykle należy przypisywać ustawienia zabezpieczeń do grup, a nie do poszczególnych użytkowników; dzięki temu system będzie łatwiejszy w obsłudze.
Więcej informacji o zabezpieczeniach zawiera temat dotyczący zabezpieczeń.
- Opcjonalnie utwórz wzorzec schematu nazewnictwa w celu zdefiniowania reguł wzorca nazewnictwa, jakie można
wprowadzać dla różnych obiektów. Na przykład: należy zdefiniować wzorce dla kategorii akt i folderów utworzonych w kartotece akt. Należy zdefiniować reguły wzorca nazewnictwa i powiązać ten wzorzec z kartoteką akt. Powiązanie należy wykonać przed rozpoczęciem dodawania obiektów, dla których reguły mają obowiązywać.
- Opcjonalnie zmień konfigurację przyrostka nazwy woluminu, który jest przyrostowym numerem pełniącym rolę przyrostka w nazwie woluminu. Domyślnie przyrostek ma wartość "00000". Przedrostek nazwy woluminu należy skonfigurować przed rozpoczęciem dodawania folderów akt. Taka konfiguracja jest istotna,
ponieważ wolumin jest automatycznie tworzony w wyniku dodawania dowolnego typu folderu akt z wyjątkiem pudełka. Więcej informacji zawiera temat dotyczący przyrostka nazwy woluminu.
- Opcjonalnie utwórz nowe lub dostosuj istniejące przepływy pracy rozporządzania, a następnie przenieś je na serwer Content Platform Engine.
Wszelkie przepływy pracy, które są powiązane z czynnościami, muszą być dostępne przed przystąpieniem do tworzenia powiązanych czynności. Więcej informacji o przepływach pracy zawiera temat dotyczący tworzenia przepływów pracy.
- Dodaj czynności, które są czynnościami rozporządzania (takimi jak niszczenie lub przenoszenie do magazynu) wykonywanymi
względem obiektów. Czynności należy dodać przed zdefiniowaniem harmonogramów rozporządzenia. Jeśli planowane jest oznaczenie kontenerów akt lub folderów akt jako kontenerów istotnych,
wówczas należy dodać co najmniej jedno zdarzenie typu Przegląd danych istotnych. Kontenery te zawierają akta istotne, wymagające okresowego przeglądania.
Obiekt kontenera można oznaczyć jako istotny w chwili jego tworzenia, choć nie jest to obowiązkowe. Działanie to wymaga określenia czynności Przegląd danych istotnych i zdarzenia okresowego. Więcej informacji o czynnościach zawiera temat dotyczący dodawania czynności.
- Dodaj zdarzenia, które są wystąpieniami określonych warunków (takich jak koniec kwartału podatkowego), na podstawie których
system wywołuje konkretne czynności dotyczące obiektów. Zdarzenia należy dodać przed zdefiniowaniem harmonogramów rozporządzania, które korzystają z tych zdarzeń. Jeśli planowane jest oznaczenie kontenerów akt lub folderów akt jako kontenerów istotnych,
wówczas należy dodać co najmniej jedno zdarzenie okresowe. Więcej informacji o zdarzeniach zawiera temat dotyczący wyzwalaczy zdarzeń.
- Opcjonalnie dodaj daty predefiniowane, które są datami (zwykle są zdarzeniami jednorazowymi), na podstawie których system uruchamia konkretne czynności dotyczące obiektów. Predefiniowane daty należy dodać przed zdefiniowaniem harmonogramów rozporządzania, które korzystają z tych dat. Więcej informacji o datach predefiniowanych zawiera temat dotyczący dodawania dat predefiniowanych.
- Zdefiniuj harmonogramy rozporządzania. Harmonogram rozporządzania można powiązać z obiektem podczas tworzenia obiektu,
chociaż nie jest to obowiązkowe. Ponadto jeśli rozwiązanie IBM Enterprise
Records obejmuje
korzystanie z typów akt, wówczas należy zdefiniować harmonogram rozporządzenia przed utworzeniem powiązanego z nim typu akt. Więcej informacji o harmonogramach rozporządzenia zawiera temat dotyczący definiowania harmonogramu rozporządzania dla procedur.
- Opcjonalnie dodaj typy akt. Ta czynność umożliwia powiązanie akt z harmonogramem rozporządzenia. Ta metoda różni się od tej aktualnie powiązanej z kategorią lub folderem obiektu nadrzędnego akt. Więcej informacji o typach akt zawiera temat dotyczący typów akt.
- Opcjonalnie wykonaj wymagane czynności dostosowywania klas i właściwości, takie jak tworzenie podklas dla klas
IBM Enterprise
Records, dodawanie właściwości do klas i dostosowywanie sposobów wyświetlania właściwości w interfejsie użytkownika. Więcej informacji o klasach i właściwościach zawiera temat dotyczący tworzenia podklas, dodawania właściwości do klas oraz dostosowywania sposobu wyświetlania właściwości.
- Jeśli rozwiązanie IBM Enterprise
Records obejmuje zarządzanie aktami fizycznymi, wówczas dodaj
lokalizacje. W przypadku dodania obiektu fizycznego, takiego jak folder akt fizycznych, należy określić jego lokalizację. Więcej informacji o lokalizacjach zawiera temat dotyczący dodawania lokalizacji.
- Dodaj kartotekę akt. Więcej informacji zawiera temat dotyczący dodawania kartoteki akt.
- Utwórz hierarchię kartoteki akt, co obejmuje dodawanie kategorii akt i dodawanie folderów akt. Więcej informacji o hierarchii kartoteki akt zawierają tematy dotyczące dodawania kategorii akt i folderów akt.
- Po utworzeniu kartoteki akt należy ponownie sprawdzić wszelkie ustawienia konfiguracji
IBM Enterprise
Records, a także wykonać dodatkowe zadania konfigurowania. Podsumowanie o konfiguracji zawiera temat dotyczący przeglądu konfiguracji.
- Informacje o migrowaniu kartoteki akt z jednej składnicy do drugiej zawiera temat dotyczący narzędzia do importowania i eksportowania kartoteki akt. Przykładem migracji jest przenoszenie kartoteki akt ze środowiska programistycznego lub testowego do środowiska produkcyjnego.