Vous pouvez déclarer un enregistrement en utilisant Application Engine, Workplace XT, IBM® Enterprise Records, la fonction d'intégrations d'applications ou en le faisant de façon automatique.
Vous pouvez déclarer des enregistrements de multiples façons :
Pour une installation DoD ou de Base, déclarez un enregistrement dans un volume, un dossier ou une catégorie d'enregistrement. Pour une installation PRO, déclarez un enregistrement dans un dossier d'enregistrement ou un volume. Pour déclarer un enregistrement, assurez-vous que l'entité dans laquelle vous déclarez l'enregistrement est ouverte.
Si un enregistrement est déclaré dans un dossier d'enregistrement, il est automatiquement assigné au volume actif existant dans ce dossier. Jusqu'à ce qu'il soit fermé, c'est toujours le dernier volume créé qui est actif. Si vous devez déclarer un enregistrement dans un volume fermé, rouvrez celui-ci et sélectionnez-le manuellement.
Si vous déclarez un document comportant plusieurs versions en tant qu'enregistrement, vous disposez de plusieurs options de création de l'enregistrement pour cette série de documents.
Afin d'accélérer le processus de déclaration d'enregistrements, l'assistant Déclarer en tant qu'enregistrements et les modèles d'entrée de type Déclarer en tant qu'enregistrement prennent en charge le mappage automatique des valeurs de propriété du document vers l'enregistrement. Lorsqu'un document est déclaré en tant qu'enregistrement, les noms symboliques de propriété de classe de ce document sont comparés aux noms symboliques de propriété de classe de l'enregistrement. Si les noms correspondent, alors la valeur des propriétés du document est automatiquement assignée comme valeur des propriétés de l'enregistrement correspondant. Par exemple, si la classe de document et la classe d'enregistrement possèdent toutes deux la propriété Couleur, la valeur issue de la propriété du document est automatiquement mappée sur celle de l'enregistrement. De même, si vous déclarez un message électronique Outlook à l'aide de la classe d'enregistrement des courriers électroniques par défaut, les valeurs telles que "Objet" et "A" sont automatiquement mappées.
Le mappage des propriétés se produit, que le modèle d'entrée affiche ou non l'étape Définir les propriétés d'enregistrement. Lorsque vous déclarez plusieurs versions pour un document, le mappage de propriété repose sur la dernière version du document sélectionné pour l'action de déclaration. Les différentes versions d'un document peuvent avoir différentes classes et propriétés. Les propriétés sont toujours mappées en fonction des propriétés de la version la plus récente du document.
Les règles suivantes décrivent le fonctionnement du mappage des propriétés communes aux classes de document et d'enregistrement :