Você pode gerenciar registros usando ferramentas que ajudam a descartar e manter registros, importar ou exportar arquivos de outras origens e declarar registros em massa. Você também possui duas interfaces com o usuário cliente para ajudar a usar o produto IBM® Enterprise
Records.
É possível instalar os componentes do IBM Enterprise
Records a seguir usando o programa de instalação do IBM Enterprise
Records.
Aplicativo da web do IBM Enterprise
Records
O aplicativo da web é a interface primária para configuração e
gerenciamento do sistema de gerenciamento de registros. O
IBM Enterprise
Records fornece duas interfaces com o usuário
que podem ser usadas para concluir suas tarefas de gerenciamento de registros. Antes de instalar o
IBM Enterprise
Records,
você deve decidir se instalará a interface com o usuário do cliente de administração do
IBM Enterprise
Records ou a interface com o usuário do cliente tradicional do produto.
É possível optar por
usar uma ou ambas.
- Cliente de administração do IBM Enterprise
Records
- Se você usar a interface com o usuário do cliente de administração do
IBM Enterprise
Records, deverá instalar o aplicativo da web do IBM Enterprise
Records no
mesmo servidor que o IBM Content
Navigator. O cliente de administração do IBM Enterprise
Records
é executado em uma instalação existente do IBM Content
Navigator como um plug-in. Você deve
registrar o plug-in no IBM Content
Navigator.
Importante: Você deve instalar o IBM Content
Navigator V2.0.2 ou mais recente para usar
a interface de plug-in do cliente de administração
do IBM Enterprise
Records.
Os gerenciadores de registros e os administradores de registros podem usar a interface com o
usuário do plug-in para declaração de registro, geração de relatórios e gerenciamento de planejamento de arquivos. É possível incluir e visualizar documentos em um repositório de conteúdo (ROS) em uma
instalação típica do IBM Content
Navigator. Você incluirá o recurso de declaração diretamente neste desktop,
permitindo que os usuários declarem então os documentos existentes como registros, usando
uma ação de declaração. Esse recurso é a interface usada
geralmente pelos usuários que estão declarando documentos como registros.
É possível usar o plug-in para fornecer uma interface de administração e gerenciamento
do planejamento de arquivos.
Essa interface substitui a interface tradicional do IBM Enterprise
Records. Permite que os usuários gerenciem os repositórios
do plano de arquivo (FPOS) e concluam quaisquer tarefas relacionadas de gerenciamento de registros. Administradores e gerenciadores de registros usam essa interface
para gerenciar a estrutura de planejamento de arquivos e declarar registros.
As várias tarefas podem ser separadas configurando-se diferentes desktops. É possível controlar o acesso a esses desktops e configurar o layout da interface com
o usuário. Por padrão, quaisquer desktops que forem criados com o IBM Content
Navigator usarão o layout padrão
que fornece os recursos do repositório de conteúdo. O cliente de administração do IBM Enterprise
Records
fornece um segundo layout por meio de uma interface de administração do planejamento de arquivos.
A interface de plug-in é fácil de configurar porque é um arquivo JAR
que usa a arquitetura de plug-in do IBM Content
Navigator. Você não precisa implementar separadamente um arquivo
EAR ou WAR. Você deve configurar IBM Content
Navigator uma vez para alta disponibilidade, SSL e conexão única. A interface de plug-in do IBM Enterprise
Records herda
automaticamente esses recursos.
- Cliente tradicional do IBM Enterprise
Records
- Se você usar a interface com o usuário do cliente tradicional do IBM Enterprise
Records,
deverá instalar o aplicativo da web do IBM Enterprise
Records no
mesmo servidor do Application Engine ou do Workplace XT.
Restrição: A execução do IBM Enterprise
Records configurado tanto com o
Application Engine quanto com o Workplace XT no mesmo servidor não é suportada.
API do IBM Enterprise
Records e API do Bulk Declaration Services (BDS)
É possível instalar as
APIs em um computador de desenvolvimento para criar seus próprios aplicativos customizados.
Esses aplicativos customizados são itens como aplicativos de registros de declaração em massa
ou sua própria interface com o usuário da web customizada.
/API/RM_API e /API/BDS_API são
diretórios para os quais o programa de instalação copia os arquivos JAR. Os arquivos JAR fornecem interfaces e classes para criar um aplicativo
customizado ou customizar operações relacionadas a registros. Para instalações customizadas, é possível instalar os componentes da API do IBM Enterprise
Records e da API do Bulk Declaration
Services em qualquer sistema desenvolvedor.
Varredura de Disposição e Varredura da Suspensão
do IBM Enterprise
Records
Varreduras gerenciam a disposição e a suspensão de registros que se
baseiam em um planejamento definido.
É possível instalar os componentes de varredura em qualquer servidor. Os componentes podem estar no mesmo local que o aplicativo da Web do IBM Enterprise
Records ou qualquer outro componente principal do FileNet P8, como o Content Platform Engine.
Dica: Se você estiver usando o FileNet P8 V5.1
ou anterior, instale os componentes de varredura no servidor Content Engine para melhorar o acesso
ao armazenamento de objeto para cálculos de varredura. Se você estiver usando o FileNet P8 V5.2, instale os componentes
no Content Platform Engine.
Ferramenta de Exportação e Importação de Plano de Arquivos
Use essa ferramenta para importar um planejamento de arquivos externo ou exportar um planejamento
de arquivos para um ambiente externo.
Dica: Se você estiver usando o FileNet P8 V5.1 ou anterior, instale
a Ferramenta Importação/Exportação de Plano de Arquivos no servidor Content Engine. A instalação
ajuda a assegurar acesso rápido ao armazenamento de objeto. Se você estiver usando o FileNet P8 V5.2, instale os componentes
no Content Platform Engine.
Ferramenta de transferência
Use essa ferramenta para transferir registros ativos e pastas de registros para
um sistema separado para arquivamento permanente.
Modelos de dados e conjuntos de marcações do IBM Enterprise
Records
(pré-instalado com o aplicativo da web)
Use esses componentes para suportar os seguintes padrões de gerenciamento de
registros:
- Base
- Department of Defense 5015.2-STD (DoD)
- Department of Defense 5015.2-STD (DoD Classified)
- Public Records Office (PRO) (reprovado)
Use o IBM Enterprise
Records Configuration
Manager para instalar os modelos de dados e os conjuntos de marcações. Se você configurar um armazenamento de objeto com um modelo de dados,
poderá criar um planejamento de arquivos no armazenamento de objeto.
Importante: Conjuntos
de marcações são contêineres para marcações e estão associados a
um modelo de propriedade que pode ser usado para incluir uma propriedade em uma ou mais
classes. É possível controlar o acesso a um objeto associando um conjunto de marcações a um modelo de propriedade
e incluindo essa propriedade à definição de classe de sua entidade. Quando você aplica uma marcação a um objeto, as permissões de
acesso para o objeto são uma combinação das permissões de acesso
originais e da Máscara de Restrição para cada marcação
aplicada. O resultado dessa combinação é uma máscara de segurança efetiva.
Programa do Gerenciador de Configuração (pré-instalado com o aplicativo da web)
Use essa ferramenta para concluir as seguintes tarefas:
- Configurando e implementando o Application Engine ou Workplace XT, se você planeja usar a interface com o usuário do cliente tradicional
- Configurando os armazenamentos de objeto para uso do IBM Enterprise
Records
- Fazendo upgrade das versões anteriores
Restrição: Se você estiver usando o FileNet P8 V5.1 ou anterior, poderá
usar o programa Configuration Manager somente depois de instalar o IBM Enterprise
Records e executar os programas de instalação dos clientes Content Engine e Process Engine. Se você estiver usando o FileNet P8 V5.2,
poderá usar o programa Configuration Manager somente depois de instalar o IBM Enterprise
Records e executar os programas de instalação do cliente Content Platform Engine.
Fluxos de Trabalho IBM Enterprise
Records
Os fluxos de trabalho
IBM Enterprise
Records ajudam
a automatizar a revisão e a disposição de categorias de registro, pastas de registro, volumes e registros. Um
fluxo de trabalho inclui as tarefas, as etapas de procedimento, a equipe,
as informações de entrada e saída e as ferramentas para cada etapa em
um processo de negócios.
Antes que os fluxos de trabalho do IBM Enterprise
Records possam ser executados,
você deve configurar as regiões de processo e filas de componente. Se você estiver usando o FileNet P8 V5.2,
use o Gerenciador de Configuração IBM Enterprise
Records. Se estiver usando o FileNet P8 V5.1 ou anterior,
você deve configurar manualmente as regiões do processo e filas de componente. Em seguida,
transfira as definições do fluxo de trabalho para o banco de dados do fluxo de trabalho,
usando o Gerenciador de Configuração. As definições de fluxo de trabalho são importadas nos
armazenamentos de objetos de plano de arquivos através das etapas de configuração de armazenamentos
de objeto do Gerenciador de Configuração.
IBM Enterprise
Records Crystal Reports
(disponível apenas no cliente tradicional do IBM Enterprise
Records)
Use essa ferramenta opcional para funcionar com os modelos do Crystal Reports. Esses modelos ajudam a relatar sobre atividades de gerenciamento de registros.
Estrutura de relatório aprimorado
Instalar o
IBM Enterprise
Records fornece
um mecanismo de relatório aprimorado que oferece os seguintes recursos:
- Capacidade de executar consultas IBM FileNet Content Engine ou Content Platform Engine e colocar os resultados em uma tabela de banco de dados
- Aplicativos de relatório, como o Cognos, podem extrair informações do banco de dados e gerar um relatório que se baseia em um modelo
- Um conjunto de modelos predefinidos é fornecido para relatórios do IBM Enterprise
Records