IBM Enterprise Records version 5.1.2    

Déclaration d'un enregistrement

Vous pouvez déclarer un enregistrement en utilisant Application Engine, Workplace XT, IBM® Enterprise Records, la fonction d'intégrations d'applications ou en le faisant de façon automatique.

Vous pouvez déclarer des enregistrements de multiples façons :

Pour une installation DoD ou de Base, déclarez un enregistrement dans un volume, un dossier ou une catégorie d'enregistrement. Pour une installation PRO, déclarez un enregistrement dans un dossier d'enregistrement ou un volume. Pour déclarer un enregistrement, assurez-vous que l'entité dans laquelle vous déclarez l'enregistrement est ouverte.

Si un enregistrement est déclaré dans un dossier d'enregistrement, il est automatiquement assigné au volume actif existant dans ce dossier. Jusqu'à ce qu'il soit fermé, c'est toujours le dernier volume créé qui est actif. Si vous devez déclarer un enregistrement dans un volume fermé, rouvrez celui-ci et sélectionnez-le manuellement.

Important : Vous pouvez créer des modèles d'entrée pour faciliter la déclaration des enregistrements. IBM Enterprise Records comprend un échantillon de modèle d'entrée destiné à la déclaration des enregistrements de courrier électronique. Ce modèle vous permet de déclarer les enregistrements de courrier électronique à partir d'Application Engine. (Pour obtenir des informations sur l'importation du modèle de déclaration par courrier électronique, voir le fichier Readme destiné au progiciel IBM Enterprise Records). IBM Enterprise Records comprend également un échantillon de flux de travaux destiné à la déclaration des enregistrements. Ce flux de travaux indique aux professionnels du développement de logiciels comment déclarer un document à l'aide de l'API et du flux de travaux. Pour plus d'informations, consultez la section relative à l'installation d'un échantillon de flux de travaux dans le manuel IBM Enterprise Records Installation and Upgrade Guide.

Déclaration de documents en tant qu'enregistrements

Si vous déclarez un document comportant plusieurs versions en tant qu'enregistrement, vous disposez de plusieurs options de création de l'enregistrement pour cette série de documents.

Restriction : Lorsqu'un utilisateur d'enregistrements a déclaré un document en tant qu'enregistrement, les autres catégories d'utilisateurs ne peuvent plus accéder à la page d'informations du document. Cette limite est structurelle.

Afin d'accélérer le processus de déclaration d'enregistrements, l'assistant Déclarer en tant qu'enregistrements et les modèles d'entrée de type Déclarer en tant qu'enregistrement prennent en charge le mappage automatique des valeurs de propriété du document vers l'enregistrement. Lorsqu'un document est déclaré en tant qu'enregistrement, les noms symboliques de propriété de classe de ce document sont comparés aux noms symboliques de propriété de classe de l'enregistrement. Si les noms correspondent, alors la valeur des propriétés du document est automatiquement assignée comme valeur des propriétés de l'enregistrement correspondant. Par exemple, si la classe de document et la classe d'enregistrement possèdent toutes deux la propriété Couleur, la valeur issue de la propriété du document est automatiquement mappée sur celle de l'enregistrement. De même, si vous déclarez un message électronique Outlook à l'aide de la classe d'enregistrement des courriers électroniques par défaut, les valeurs telles que "Objet" et "A" sont automatiquement mappées.

Le mappage des propriétés se produit, que le modèle d'entrée affiche ou non l'étape Définir les propriétés d'enregistrement. Lorsque vous déclarez plusieurs versions pour un document, le mappage de propriété repose sur la dernière version du document sélectionné pour l'action de déclaration. Les différentes versions d'un document peuvent avoir différentes classes et propriétés. Les propriétés sont toujours mappées en fonction des propriétés de la version la plus récente du document.

Les règles suivantes décrivent le fonctionnement du mappage des propriétés communes aux classes de document et d'enregistrement :

Important : Des alias de propriété peuvent être créés d'une librairie à l'autre. Les paramètres définis par l'administrateur sont pris en compte pour le mappage de propriétés afin que celui-ci se fasse d'une librairie à une autre.


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Dernière mise à jour : Novembre 2013
declare_a_record.htm

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