Existem muitas informações sobre os contentores disponíveis no IBM® Enterprise Records. Estes contentores incluem categorias de registo, pastas de registo, pastas electrónicas, pastas físicas, caixas, pastas híbridas, volumes, contentores activos e inactivos, bem como contentores abertos e fechados.
Para obter mais informações sobre como gerir contentores físicos, consulte o tópico "Entidades físicas".
Uma categoria de registo é um contentor que categoriza um conjunto de registos relacionados num plano de ficheiros. Normalmente, as categorias de registos são utilizadas para classificar registos com base nas categorias funcionais. Uma categoria de registo pode conter subcategorias e pastas de registos. Contudo, não pode criar uma categoria de registos e pasta de registos no mesmo nível de hierarquia. Nos modelos de dados Base e DoD, pode declarar registos directamente em categorias. O modelo de dados PRO não permite esta acção. Por predefinição, as entidades descendentes herdam a segurança e a agenda de eliminação do respectivo contentor ascendente. Para obter mais informações sobre a herança de segurança e eliminações, consulte os tópicos "Segurança de objectos" e "Agendas de eliminação".
Uma categoria de registos tem um nome e um ID. Ambos são apresentados no caminho, separados por um hífen. Tanto o nome como o ID têm de ser exclusivos no contentor ascendente.
Uma pasta de registos é um conjunto de registos relacionados. Utilize as pastas de registos para gerir os registos conforme os períodos de retenção e os eventos de eliminação especificados. Por predefinição, as entidades descendentes de uma pasta de registos herdam a segurança e a agenda de eliminação da pasta de registos. Pode criar pastas electrónicas, físicas, caixas e pastas de registos híbridas numa categoria de registos para gerir os registos físicos e electrónicos.
Uma pasta de registos tem um nome um ID. Ambos são apresentados no caminho, separados por um hífen. Tanto o nome como o ID têm de ser exclusivos no contentor ascendente.
Uma pasta electrónica é utilizada para armazenar registos electrónicos e contém um ou mais volumes. Uma pasta electrónica também pode armazenar registos físicos (papel ou outros itens físicos).
Uma pasta física armazena registos físicos e contém um ou mais volumes. Uma pasta física é uma entrada virtual de uma pasta em papel. Com base na estrutura de armazenamento físico, pode estruturar a hierarquia das pastas físicas no IBM Enterprise Records.
Uma caixa é um contentor para registos físicos e fornece um mecanismo para estruturar as entidades físicas que contêm outras entidades físicas. Por exemplo, pode criar um "Armazém" que contém "Prateleiras" que contêm "Caixas" que contêm "Pastas físicas". Ao contrário de outros tipos de pastas, uma caixa pode conter outras pastas. Estas entidades são pastas físicas e caixas, mas não pastas electrónicas ou híbridas e registos. Contudo, uma caixa não utiliza volumes.
Uma pasta híbrida pode conter registos físicos e electrónicos e contém um ou mais volumes. Não existem diferenças de comportamento entre uma pasta electrónica e uma pasta híbrida. Contudo, uma pasta híbrida tem metadados adicionais que descrevem uma entidade física, incluindo a localização inicial. Para obter informações sobre a localização inicial, consulte o tópico "Localizações".
Um volume é utilizado como uma subdivisão lógica de uma pasta de registos em unidades mais pequenas e de gestão mais fácil. Um volume não tem existência independente da pasta. Uma pasta de registos, excepto as caixas, contém sempre pelo menos um volume. Este volume é criado automaticamente pelo sistema quando uma pasta de registos for criada. Posteriormente, pode criar qualquer número de volumes numa pasta de registos. Contudo, tenha em atenção que, em qualquer altura, apenas um volume na pasta permanece aberto. Por predefinição, o volume actual está aberto. Um volume é fechado automaticamente quando adiciona um volume e quando o critério especificado se verifica. Por exemplo, um volume que contém registos de um ano específico pode ser fechado automaticamente no fim desse ano.
Um volume tem o mesmo tipo que a respectiva pasta de registos ascendente (electrónica, física, híbrida) e pode conter o mesmo tipo de registos que o respectivo ascendente. Contudo, um volume não pode conter uma subpasta de outro volume. Um volume herda a agenda de eliminação da pasta de registos em que é criado. Não pode definir uma agenda de eliminação independente da pasta de registo ascendente.
Quando cria uma categoria de registos ou uma pasta de registos esta é marcada como Activa. Contudo, pode marcar o contentor como inactivo depois de criar esse contentor. Quando marca um contentor como inactivo, o sistema não permite a criação, cópia, deslocação ou arquivo de novas entidades nesse contentor. Quaisquer contentores descendentes são também marcados como inactivos. Adicionalmente, os utilizadores não irão ver contentores inactivos quando declaram registos. Marcar um contentor como inactivo é útil quando é necessário rever e aprovar o contentor antes de disponibilizar o mesmo para utilização geral.
Quando cria uma entidade de contentor, esta fica aberta por predefinição. Para restringir a criação de entidades descendentes num contentor e continuar a permitir a obtenção de registos a partir do mesmo, feche esse contentor, em qualquer altura depois da respectiva criação. Quaisquer contentores descendentes são também marcados como fechados.