Ak chcete riadiť uchovávanie a likvidáciu záznamov, zadefinujte
a priraďte plán dostupnosti kontajnerom záznamov a typom záznamov. V pláne dostupnosti zadajte pravidlá uchovávania záznamov a pokyny
na ich likvidáciu na konci periódy uchovávania.
Pokyny dostupnosti obsahujú:
- Hodnotenie
- Prenos do archívu na trvalé uchovanie
- Exportovanie na iné miesto
- Zničenie
V pláne dostupnosti definujete rôzne fázy, ktorými záznam prechádza. Každá fázy má zadefinovanú periódu uchovávania. Na konci každej fázy
sa na záznamoch vykoná určená akcia a záznamy postúpia do ďalšej fázy. Plán dostupnosti sa preruší pri entitách, na ktoré bolo umiestnené
pozastavenie. Plán bude ďalej pokračovať po odstránení všetkých pozastavení.
Ak chcete vypočítať, kedy budú záznamy pripravené na likvidáciu,
spustite Disposition Sweep. Bližšie informácie nájdete v téme Procesy čistenia. Plány dostupnosti môžete importovať a exportovať, keď používate nástroj
File Plan Import and Export.
Parametre plánu dostupnosti
Plán dostupnosti obsahuje všetky nasledujúce parametre:
- Event Spustí začiatok prerušenia. Prerušenie znamená
zatvorenie entít, aby sa mohlo začať s ich likvidáciou. Prerušenie
ukončí aktívne použitie starých záznamov.
- Cutoff action Akcia, ktorá sa vykoná automaticky
na entitách po spustení prerušenia a po uplynutí všetkých zadaných
časov odsadenia.
- Offset Časová medzera medzi spustením prerušenia
a spustením akcie prerušenia.
- Disposal phases Fázy definované pre riadenie uchovávania
záznamov v konkrétnom stave na zadaný časový úsek.
- Phase disposition instruction/action Akcia, ktorú je
potrebné iniciovať manuálne, keď sa skončí perióda uchovávania fázy. Každá fáza má priradenú akcia likvidácie. Akcie likvidácie fázy môžu byť
review, transfer to an archive for permanent preservation, export
alebo destruction.
- Disposition workflows Každá akcia likvidácie má
priradený pracovný tok. Pri iniciovaní akcie systém spustí priradený
pracovný tok, aby sa na záznamoch vykonala preddefinovaná sada pokynov.
Dedenie plánu
dostupnosti
Plán dostupnosti môžete priradiť kategórii záznamov,
priečinku záznamov alebo typu záznamu. Priečinok záznamu môže mať svoj
vlastný plán dostupnosti alebo môže zdediť plán dostupnosti, ktorý je
priradený kategórii rodičovských záznamov.
Záznam predvolene dedí
plán dostupnosti priečinka, v ktorom je deklarovaný. Ak však chcete
záznamu priradiť iný plán dostupnosti, môžete vytvoriť typ záznamu. Následne požadovaný plán dostupnosti priraďte tomuto typu záznamu a
tento typ záznamu priraďte záznamu. Keď má kategória, priečinok a typ
záznamu priradené rôzne plány dostupnosti, záznam zdedí plán dostupnosti
z typu záznamu. Ak záznam vytvoríte priamo pod kategóriou záznamov, záznam
zdedí plán dostupnosti kategórie záznamov.
Vo všeobecnosti sa použije
plán dostupnosti najnižšej úrovne hierarchie záznamu. Nasledujúca téma zachytáva
dedičnosť plánov dostupnosti rôznymi entitami za rôznych podmienok:

Ak presuniete kategóriu alebo
priečinok záznamov, plán dostupnosti priraďte kontajneru.
Zadajte aj to, ktoré entity v kontajneri budú vašim priradením ovplyvnené. Bližšie informácie o presúvaní entít nájdete v téme Premiestnenie.
Ak pri premiestňovaní kontajnera nepriradíte plán dostupnosti,
nastane nasledovné:
- Ak kontajner zdedí plán dostupnosti rodičovskej entity, po premiestnení
bude kontajner dediť plán dostupnosti od nového rodiča.
- Ak má kontajner plán dostupnosti, ktorý sa odlišuje od rodičovskej
entity, po premiestnení bude mať kontajner naďalej ten istý vlastný
plán.
Proces likvidácie
Keď
plán dostupnosti priradíte kategórii alebo priečinku záznamov, všetky
záznamy, vytvorené v takomto kontajneri, predvolene zdedia plán dostupnosti. Keď sa na záznamoch vykoná akcia prerušenia, budú pripravené na likvidáciu
a prejdú do fázy likvidácie. Entity, identifikované ako pripravené na likvidáciu,
budú označené ikonou ready for disposition:
.
Likvidáciu môžu
iniciovať autorizovaní užívatelia.
Po získaní schválenia od Records Manager, systém vykoná priradené
akcie likvidácie na schválených entitách. V pláne dostupnosti môžete
fáze priradiť jednu z nasledujúcich akcií likvidácie:
- Review: Autorizovaná osoba skontroluje stav dostupnosti
entít, aby zistila, či môžu pokračovať na ďalší krok. Akciu Review môžete
priradiť toľko krát, koľko krát to bude potrebné.
- Export: Entity sa skopírujú alebo exportujú do iného
systému alebo skladu objektov. Neskôr môžete záznamy z predchádzajúceho
umiestnenia odstrániť pomocou osobitnej akcie.
- Export with mapping: Entity s vlastnými vlastnosťami
sa skopírujú alebo exportujú do organizácie, ktorá používa schému DoD V3,
ako napríklad National Archives and Records Administration. Záznamy môžete
z predchádzajúceho umiestnenia odstrániť pomocou osobitnej akcie.
- Two-Step Transfer: Entity budú na konci periódy uchovávania
prenesené na určené miesto. Prenos je nasledovaný zničením, keď správca záznamov potvrdí, že entity boli úspešne prenesené a sú pripravené na zničenie.
- Two-Step Transfer with mapping: Entity s vlastnými
vlastnosťami budú na konci periódy uchovávania prenesené do organizácie,
ktorá používa schému DoD V3. National Archives and Records
Administration (NARA) je príkladom takejto organizácie.
Prenos je nasledovaný zničením, keď správca záznamov potvrdí, že entity boli úspešne prenesené a sú pripravené na zničenie.
- Destroy: Entity budú trvalo odstránené z archívu. Túto akciu môžete entite priradiť len raz.
Prepojenia priradené
záznamu budú odstránené spoločne so záznamom.
- Interim Transfer with mapping:Entity s vlastnými
vlastnosťami budú dočasne prenesené do organizácie, ktorá používa
schému DoD V3.
Ak pracovný tok zničenia z nejakého
dôvodu zlyhá, entita zostane v stave Disposition in progress. Likvidáciu entity budete musieť znova iniciovať. Bližšie informácie nájdete
v téme Iniciovanie plánu dostupnosti.
Vlastnosti čistenia
Niektoré vlastnosti sa
dynamicky aktualizujú pomocou Disposition Sweep. Ak sa tieto vlastnosti
používajú ako základ uchovávania pre alternatívne uchovávania, aktualizácia
Disposition Sweep prebieha v dlhšej perióde uchovávania. Žiadnu z týchto
vlastností nepoužívajte ako základ uchovávania pre alternatívne uchovávanie:
- Current Phase Execution Date
- Current Phase Action
- Last Sweep Date
- Current Phase Decision Date
- Current Phase Review Decision
- Current Phase ID
- Recalculate Phase Retention
- Current Phase Execution Status
- DisposalPhases
- CycleYears
- CycleMonths
- CycleDays
- CurrentActionType
- VitalWorkflowStatus
- VitalSweepDate
- VitalRecordReviewDate
- Vital Record Next Review Date
- CurrentPhaseId
- AlternateRetentions
- RetentionBase
- RetentionPeriodYears
- RetentionPeriodMonths
- RetentionPeriodDays
- CurrentPhaseExportFormat
- ExportFormat
- CurrentPhaseDecisionDate