Wenn in Ihrem System Objektspeicher zur Verwendung des DoD-klassifizierten Datenmodells eingerichtet sind, geben Sie beim Deklarieren von physischen Schriftstücken immer zunächst an, ob es sich um ein klassifiziertes oder nicht klassifiziertes physisches Schriftstück handelt. Dieses Verfahren gilt für nicht klassifizierte physische Akten.
Informationen zu diesem Vorgang
Informationen zum Deklarieren eines klassifizierten physischen Schriftstücks finden Sie in "Deklarieren eines klassifizierten physischen Schriftstücks". Zum Deklarieren eines physischen Schriftstücks in
IBM® Enterprise Records können Sie eine Erfassungsvorlage verwenden.
Wenn eine Erfassungsvorlage einen Aktenplan-Speicherort enthält, wird das physische Schriftstück an dem Speicherort deklariert, an dem der Benutzer die Deklarationssaktion gestartet hat. Das Schriftstück wird auch an allen in der Vorlage genannten Speicherorten deklariert. Ein Schriftgutmanager oder Schriftgutadministrator kann Vorlagen zum Deklarieren physischer Schriftstücke erstellen und ändern. Er benutzt dazu das Tool
Erfassungsvorlage hinzufügen in
Application Engine oder
Workplace XT. Weitere Informationen zu Erfassungsvorlagen finden Sie im Thema über das Erstellen einer Erfassungsvorlage. Beim folgenden Verfahren wird davon ausgegangen, dass Sie die Standardvorlage von
IBM Enterprise Records zum Deklarieren physischer Schriftstücke verwenden.
Vorgehensweise
So deklarieren Sie ein physisches Schriftstück in IBM Enterprise Records:
- Navigieren Sie in IBM Enterprise Records zur entsprechenden Position im Aktenplan und klicken Sie auf Physisches Schriftstück deklarieren.
- Klicken Sie auf der Seite Assistenten auswählen auf das Optionsfeld Nicht klassifiziertes Schriftstück deklarieren und dann auf Weiter.
- Klicken Sie unter dem Namen der Erfassungsvorlage, die Sie verwenden wollen, auf Auswählen.
Ergebnisse
So legen Sie Eigenschaften fest:
- Geben Sie alle erforderlichen Informationen in die Eigenschaftenfelder ein. Die Felder variieren je nach der verwendeten Klasse. Beispiel: Die erforderlichen Felder in der Standardklasse "Markerschriftstück" sind:
- Medientyp: Zum Beispiel CD, Videokassette.
- Format: Zum Beispiel CDR, VHS.
- Autor/Ersteller (Author/Originator): Name der Person, die das physische Schriftstück erstellt hat oder der das physische Schriftstück gehört.
- Thema: Kurzbeschreibung des physischen Schriftstücks.
- Veröffentlichungsdatum: Datum, an dem das physische Schriftstück erstellt wurde.
- Ablageort: Aktueller Standort des physischen Schriftstücks. Wenn Sie auf diesen Link klicken, öffnet der Assistent eine Seite mit einer Liste von Speicherorten. Klicken Sie unter dem erforderlichen Speicherort auf Auswählen. Der Assistent schließt die Seite und kehrt zum Schritt Eigenschaften festlegen zurück.
- Wenn das deklarierte Schriftstück eine Quittung für ein klassifiziertes Schriftstück ist, klicken Sie auf Quittung von. Suchen Sie nach dem klassifizierten Schriftstück, auf das die Quittung verweist, und wählen Sie dieses aus. Weitere Informationen finden Sie in "Quittungen".
- Klicken Sie zum Schluss auf "Fertig stellen".
- Wenn Sie weitere Schriftstücke deklarieren wollen, wählen Sie eine Erfassungsvorlage. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf "Beenden"
So deklarieren Sie ein physisches Schriftstück in Application Engine oder Workplace XT:
- Fügen Sie ein Dokument hinzu. Wählen Sie im Schritt "Auswählen einer Datei" als Dateityp "Kein".
- Klicken Sie auf der Bestätigungsseite auf "Als Schriftstück deklarieren"..
- Wählen Sie die Option für nicht klassifizierte Schriftstücke. Informationen zu klassifizierten Schriftstücken finden Sie in "Deklarieren eines klassifizierten physischen Schriftstücks".
- Klicken Sie auf Akzeptieren,, um den Assistenten zu verwenden, oder auf Auswählen, wenn Sie eine Erfassungsvorlage verwenden wollen.
- Für Erfassungsvorlagen navigieren Sie im Aktenplan-Objektspeicher zum Ordner Records Management/Templates, wählen Sie dort die Erfassungsvorlage aus und klicken Sie auf Akzeptieren. Wählen Sie eine Vorlage aus, die von Ihren Administratoren entworfen wurde. Die in IBM Enterprise Records verwendete Standardvorlage kann in Application Engine oder Workplace XT nicht verwendet werden. Diese Einschränkung setzt voraus, dass der Aktenplan-Speicherort bereits ausgewählt ist.
- Führen Sie die folgenden Schritte aus, um den Assistenten zum Katalogisieren von Schriftstücken zu verwenden.
- Klicken Sie auf "Klasse auswählen" und wählen Sie die gewünschte Klasse. Standardmäßig enthalten alle FPOS-Objektspeicher die Markerschriftstückklasse. Unter Umständen hat Ihr Administrator auch noch weitere Klassen eingerichtet.
- Klicken Sie auf Aktenplan-Speicherort auswählen und navigieren Sie zur entsprechenden Einheit. Da ein physisches Schriftstück nur an einer einzigen physischen Position aufbewahrt werden kann, sollte hier nur ein einziger Aktenplan-Speicherort ausgewählt werden.
Die Optionen für einen Speicherort sind ein Hybridordner, eine Box oder ein Ordner für physische Schriftstücke.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen der betreffenden Einheit, und klicken Sie auf "Zur Auswahl hinzufügen".
- Statt die Standardansicht "Durchsuchen" zu benutzen, können Sie eine beliebige Ansicht aus den Kurzbefehlen auswählen. Klicken Sie in der Seitenleiste auf "Kurzbefehle".
- Sie können die Kategorie oder den Ordner auch nach dem Namen suchen. Klicken Sie in der Seitenleiste auf "Suchen".
- Nach dem Hinzufügen der Einheit zu den ausgewählten Aktenplan-Speicherorten klicken Sie auf "Zu Kurzbefehlen hinzufügen", um eine spätere Wiederverwendung zu vereinfachen.
- Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Akzeptieren.
- Klicken Sie auf Weiter, um mit dem Schritt Eigenschaften festlegen fortzufahren.
So legen Sie Eigenschaften fest:
- Geben Sie alle erforderlichen Informationen in die Eigenschaftenfelder ein. Die Felder variieren je nach der verwendeten Klasse. Beispiel: Die erforderlichen Felder in der Standardklasse "Markerschriftstück" sind:
- Medientyp: Zum Beispiel CD, Videokassette.
- Format: Zum Beispiel CDR, VHS.
- Autor/Ersteller (Author/Originator): Name der Person, die das physische Schriftstück erstellt hat oder der das physische Schriftstück gehört.
- Thema: Kurzbeschreibung des physischen Schriftstücks.
- Veröffentlichungsdatum: Datum, an dem das physische Schriftstück erstellt wurde.
- Ablageort: Aktueller Standort des physischen Schriftstücks. Wenn Sie auf diesen Link klicken, öffnet der Assistent eine Seite mit einer Liste von Speicherorten. Klicken Sie unter dem erforderlichen Speicherort auf Auswählen. Der Assistent schließt die Seite und kehrt zum Schritt Eigenschaften festlegen zurück.
- Wenn das deklarierte Schriftstück eine Quittung für ein klassifiziertes Schriftstück ist, klicken Sie auf Quittung von. Suchen Sie nach dem klassifizierten Schriftstück, auf das die Quittung verweist, und wählen Sie dieses aus. Weitere Informationen finden Sie in "Quittungen".
- Klicken Sie zum Schluss auf "Fertig stellen".
Barcodes
Wenn Sie Hard- und Software haben, die Barcodedaten bereitstellt, können Sie Barcodes entweder direkt in das aktive Feld einscannen oder sie von Ihrem lokalen Computer kopieren und in die entsprechender Felder in IBM Enterprise Records einfügen. Zur Verwendung der Option Physische Elemente scannen auf der Registerkarte Physisch können Sie jede beliebige Zeichenfolge in ein Barcodefeld eingeben.