IBM Enterprise Records, Versão 5.1.2    

Descarregar entidades físicas

Como as entidades físicas não podem ser vistas on-line, você precisa se organizar para que os itens lhe sejam enviados. Esse processo, chamado dar saída, também executa o fluxo de trabalho Physical Records Management (PRM) que controla onde as entidades estão em cada etapa. Você pode descarregar registros individuais (um de cada vez) ou quaisquer contêineres que armazenam itens físicos.

O fluxo de trabalho PRM estende todo o ciclo de reservar, receber e liberar a entidade para o próximo usuário. O fluxo de trabalho também acompanha os atrasos no recebimento ou liberação da entidade. Além disso, ele acompanha as entidades perdidas em trânsito ou pelo usuário que está no momento listado como estando de posse da entidade. O rastreamento de uma entidade usando o fluxo de trabalho PRM requer que todos os participantes observem exatamente onde a entidade está em todos os momentos. Os participantes respondem às tarefas em suas caixas de entrada da maneira oportuna.

É possível remover entidades físicas através do Application Engine, Workplace XT ou IBM® Enterprise Records. Se você der saída de entidades físicas a partir do Workplace, acesse o FPOS e abra a pasta Gerenciamento de Registros. Em seguida, abra a pasta de planejamento de arquivos e acesse o objeto no local do plano de arquivos apropriado.

Para obter informações sobre o status de saída de uma entidade, selecione o ícone Obter Informações e selecione a página Detalhes. Na seção Físico desta página, é possível ver o local, o local inicial e o status de saída da entidade. Também é possível ver quem deu a saída. Se a entidade tem um código de barras, você também pode verificar seu status de descarregamento usando Varrer itens físicos na guia Física. Para obter mais informações, consulte o tópico sobre varredura de entidade física. Por fim, selecione Status na etapa do fluxo de trabalho PRM para obter o status usando o aplicativo Rastreador.

Caixas de entrada usadas pelo fluxo de trabalho PRM

Quando a entidade viaja e os usuários a recebem e a liberam, itens de trabalho são gerados. A caixa de entrada do usuário mostra alguns dos itens, e alguns são mostrados em caixas de entrada públicas. As configurações de segurança de usuário e grupo determinam quem pode ver as caixas de entrada públicas. Essas configurações determinam quem pode abrir uma etapa do fluxo de trabalho. Essas configurações determinam quem pode ver o status de saída de uma entidade usando Varrer Itens Físicos. O fluxo de trabalho PRM pode popular as seguintes caixas de entrada públicas com itens de trabalho.

Procedimento para descarregar

A saída de uma entidade começa com a seleção de Ativar / Dar Saída em seu menu. Após isto, o itens de trabalho são exibidos nas caixas de entrada pessoais dos participantes ou os itens de trabalho vão para as caixas de entrada físicas. Quando uma entidade sai pela primeira vez, o sistema mostra que o usuário solicitante deu saída a ela em um local especificado. No entanto, o guardião precisa liberar o item antes que o usuário requisitante o tenha de fato.

Iniciar fluxo de trabalho

Para remover um objeto físico:
  1. No Application Engine, Workplace XT ou IBM Enterprise Records, clique com o botão direito do mouse no nome da entidade física e selecione Ativar / Remover.
  2. Clique em Iniciar sob o nome da subscrição do fluxo de trabalho que deseja usar. Uma subscrição padrão é fornecida para cada tipo de entidade física.
  3. Conclua o resto da etapa Ativar / Remover.
  4. Após concluir a etapa Ativar / Remover, feche a janela que lista as inscrições de fluxo de trabalho.
As diversas etapas de fluxo de trabalho compartilham itens comuns.
Tabela 1. Etapas do Fluxo de Trabalho
Itens de Etapa do Fluxo de Trabalho Descrição
Instruções No início da janela, há instruções para executar a etapa. Essas instruções são gravadas pelo designer de fluxo de trabalho. Se você não visualizar as instruções, clique na ponta de seta ao lado da palavra Instruções.
Nome da entidade Se a entidade for um contêiner, clique no nome para abrir o contêiner e ver o que ele contém. Se a entidade for um único registro físico, ela não terá conteúdo, portanto, você receberá uma mensagem ou algo semelhante.
Comentários Insira comentários diretamente na caixa Comentários. Ou clique no ícone na caixa de texto para obter uma janela maior.
Menu Ações Itens no menu variam com a etapa. Consulte as informações de tipo de etapa posteriormente. Além disso, as instruções no início da janela de trabalho oferecem orientação sobre o que selecionar.
Local Clique em Localização para visualizar uma lista de localizações. Clique em Selecionar no local em que você deseja que uma entidade seja entregue.
Data da reserva Clique no ícone do calendário para selecionar a data em que deseja reservar uma entidade. Se a entidade não estiver em saída atualmente, selecione hoje. Se a entidade estiver em saída, selecione hoje ou uma data futura, mas o sistema não mostrará necessariamente a data selecionada. O sistema determina datas de reserva conforme a entidade se move de um local para outro.
Colunas de informações Etapas diferentes podem mostrar quem tinha o item, onde ele está localizado, as datas de reserva e solicitação e quem o recebeu em seguida.
Aplicar e Fechar Você pode alterar as informações, Aplicar , e a seguir Fechar a janela sem efetuar nenhuma outra ação. O item de trabalho permanece na mesma caixa de entrada. Essa etapa é útil quando você quer declarar que um item está atualmente perdido, mas acha que pode localizá-lo. Essa etapa evita a tomada de uma ação permanente que seria gerada com o uso de Concluir.
Redesignar Esta etapa abre uma janela na qual você seleciona outro usuário para executar a etapa. Insira os primeiros poucos caracteres do nome e clique em Pesquisar. Selecione o usuário e clique em Continuar.
Status Esta etapa abre o aplicativo Rastreador.
Concluído Concluir conclui a etapa do fluxo de trabalho e é a opção usual.

Iniciar etapa

Para concluir a etapa Ativar:
  1. Clique em Local para selecionar o local onde a entidade é entregue.
  2. Clique no ícone de calendário para definir uma Data de reserva. Se a entidade não estiver em saída, você deverá selecionar hoje. Se a entidade está descarregada, você pode selecionar a data de hoje ou uma data futura. A data de reserva é usada para priorizar solicitações múltiplas.
  3. Clique em Iniciar para iniciar o fluxo de trabalho ou em Fechar para fechar a janela sem iniciar.

Etapa Receber

Uma etapa Receber é listada como uma etapa Aprovar em sua caixa de entrada, mas quando você a abre, o título da página é Etapa Receber. Você obtém a etapa receber quando o usuário anterior (ou guardião) libera o item e você é o próximo da linha para recebê-lo. Caso ainda não o tenha recebido, será possível ver quem o está entregando, onde ele estava localizado e como ele será entregue. Se você não receber o item após esperar uma quantidade de tempo razoável, é possível indicar que ainda não o recebeu. Essa resposta gera um item de trabalho para a fila Localizar Perdido. Se você é o guardião, obterá uma etapa Receber quando o último usuário liberar o item. Para concluir a etapa Receber:
  1. Selecione a ação apropriada. Se você recebeu a entidade, selecione Recebido; caso contrário, selecione Não Recebido.
  2. Conclua a etapa selecionando a opção apropriada. Consulte as opções de uma seção diferente deste tópico: Iniciar fluxo de trabalho.
Atenção: É possível que você não receba a entidade devido a um atraso. Esse atraso pode ser causado pelo serviço de entrega ou usuário atualmente trabalhando com a entidade. Também é possível que a entidade esteja perdida no trânsito. Nesse caso, você recebe uma mensagem notificando o status da entidade.

Etapa Liberar

Uma etapa Liberar é listada como uma etapa Aprovar em sua caixa de entrada, mas quando você a abre, o título da página é Etapa Liberar. A etapa Liberar precisa ser completada pelo guardião atual da entidade, que pode ser o guardião ou um usuário que descarregou o item. Você indica o método de entrega, se há um atraso na entrega, ou se o item está perdido. Entregue o item ao usuário solicitante na localização do descarregamento. Para concluir a etapa Liberar:
  1. Se apropriado, insira o Tempo de Atraso em horas para indicar a extensão de um atraso na liberação da entidade.
  2. Insira quaisquer comentários apropriados, como uma explicação para um atraso.
  3. Selecione a opção apropriada na lista Ações.
    • Entrega manual significa que você irá entregar manualmente a entidade para o usuário que seja o próximo na linha.
    • Selecione Perdido, caso você não saiba onde está a entidade. Um item de trabalho é enviado para a caixa de entrada pública FilaAchadosPerdidosEntidadesFísicas.
    • Selecione Serviço de Entrega, caso você queira usar um serviço de entrega. Um item de trabalho é enviado para a caixa de entrada pública FilaEntregaEntidadesFísicas.
    • Selecione Atraso se você inseriu um tempo de atraso. Uma notificação de atraso é enviada para todos os usuários que estão esperando na fila.
  4. Conclua a etapa selecionando a opção apropriada. Consulte as opções em uma seção diferente deste tópico: Iniciar fluxo de trabalho.

Etapa Fila de espera

Quando você reserva uma entidade e é o próximo a recebê-la, o item de trabalho na fila Espera mostra seu nome como o usuário solicitante. Os usuários autorizados a acessar esta fila podem visualizar as informações, mas não há nada a ser completado. Para visualizar a etapa Fila de Espera:
  1. Clique no item de trabalho na fila pública FilaEsperaEntidadesPúblicas.
  2. Após revisar o item de trabalho, clique em Fechar.

Etapa Fila de reserva

A caixa de entrada pública FilaReservaEntidadesPúblicas contém itens de trabalho para cada usuário que está aguardando a entrega. Usuários autorizados podem abrir cada item de trabalho para ver quem solicitou a entidade, suas datas de solicitação e os locais de solicitação. Você pode modificar as datas de reserva para alterar as prioridades dos usuários. Para concluir a etapa Fila de Reserva:
  1. Clique no item de trabalho na caixa de entrada pública FilaReservaEntidadesFísicas.
  2. Opcionalmente, modifique a Data da Reserva para alterar a prioridade de usuários aguardando pelo item.
  3. Clique em Aplicar e emFechar.

Etapa Encontrar item perdido

Quando uma entidade é declarada como Perdida, o sistema envia um item de trabalho para a caixa de entrada pública FilaAchadosPerdidosEntidadesFísicas. Se você estiver autorizado a acessar esta caixa de entrada, é possível clicar no item de trabalho para visualizar a página Etapa Localizar Perdido e atualizar o status. Você localiza e entrega a entidade ou a declara como permanentemente perdida. Essa ação notifica todos os usuários afetados e finaliza todos os fluxos de trabalho PRM executados para essa entidade. Além disso, quando um usuário tenta executar um fluxo de trabalho para essa entidade, o sistema envia imediatamente uma notificação sobre o status perdido da entidade. Para concluir a etapa Localizar Item Perdido:
  1. Insira seus comentários.
  2. No menu Ação, selecione Perdido se desejar declarar que a entidade está permanentemente perdida. Selecione Entregue se você localizar a entidade e entregá-la para o usuário cujo nome está no campo Solicitado por.
  3. Conclua a etapa selecionando a opção apropriada. Consulte as opções de uma seção diferente deste tópico: Iniciar fluxo de trabalho.
Após uma entidade ser marcada como permanentemente perdida, não há como indicar que ela está localizada em uma data posterior. Qualquer pessoa que tentar dar saída a uma entidade no futuro receberá a mensagem informando que ela está perdida. Se o item perdido for um contêiner que for localizado posteriormente, seu conteúdo não poderá ter saída. Qualquer pessoa tentando dar saída aos itens de um contêiner que estava perdido anteriormente receberá uma mensagem informando que o pai está em saída.

Etapa Serviço de entrega

Quando um usuário seleciona o serviço de entrega para enviar uma entidade física, o sistema envia um item de trabalho para a caixa de entrada pública FilaEntregaEntidadesFísicas. Se você estiver autorizado a acessar esta caixa de entrada pública, é possível clicar no item de trabalho para concluir a página Etapa Entregar. Para concluir a etapa Entregar:
  1. Insira quaisquer comentários apropriados.
  2. Na lista Ação, selecione Perdido se não for possível localizar e entregar a entidade. Essa ação envia um item de trabalho para a caixa de entrada pública PhysicalEntitiesFindLostQueue. Se for necessário, esse grupo indicará que a entidade foi permanentemente perdida. Selecione Entregue se você entregar a entidade para o usuário que a solicitou.
  3. Conclua a etapa selecionando a opção apropriada. Consulte as opções de uma seção diferente deste tópico: Iniciar fluxo de trabalho.

Etapa Mensagem

A página Etapa de Mensagem notifica você sobre o status da entidade física para a qual o fluxo de trabalho PRM é executado. Esta página é enviada como um item de trabalho para sua caixa de entrada. Você a recebe em uma destas situações: Para completar a etapa Mensagem, clique em Completar


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Última atualização: novembro de 2013
launching_and_completing_the_prm_workflow.htm

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