IBM Enterprise Records, Versió 5.1.2    

Planificacions de disposició

Per controlar la retenció i disposició de registres, es defineix i s'associa una planificació de disposició amb contenidors de registres i tipus de registres. En una planificació de disposició, s'especifiquen les regles de retenció per a registres i instruccions per deposar-les al final del període de retenció.

Les instruccions de disposició són:

Definiu fases diferents mitjançant les quals un registra passa a una planificació de disposició. Cada fase té un període de retenció definit. Al final de cada fase, l'acció especifica es realitza als registres i, tot seguit, els registres passen a la fase següent. La planificació de disposició s'interromp per a les entitats a les quals es posa una retenció. Es reprèn quan s'eliminen totes les retencions.

Per calcular quan estan preparats per a la disposició els registres, s'executa l'escombratge de disposició. Per obtenir més informació, consulteu el tema sobre processos d'escombratge.Les planificacions de disposició s'importen i s'exporten quan s'utilitza l'eina d'importació i exportació de pla de fitxers.

Paràmetres de planificació de disposició

Una planificació de disposició inclou qualsevol dels paràmetres següents:

Herència de les planificació de disposició

Podeu associar una planificació de disposició amb una categoria de registres, una carpeta de registres o un tipus de registre. Un carpeta de registres poden tenir una planificació de disposició pròpia o pot heretar la planificació de disposició associada amb una categoria de registres pare.

Per defecte, un registre hereta la planificació de disposició de la carpeta on s'ha declarat. Tot i això, si voleu associar una altra planificació de disposició amb el registre, podeu crear un tipus de registre. A continuació, associeu la planificació de disposició obligatòria amb aquest tipus de registre i assigneu aquest tipus de registre al registre. Quan altres planificacions de disposició s'associen amb la categoria, carpeta i tipus de registre, el registre hereta la planificació de disposició del tipus de registre. Si es crea un registre directament sota una categoria de registres, el registre hereta la planificació de disposició de la categoria de registres.

Normalment, s'aplica la planificació de disposició del nivell més baix d'un registre registre. Al diagrama següent es mostra l'herència de planificacions de disposició per part de diferents entitats en diferents condicions:

Al diagrama següent es mostra l'herència de planificacions de disposició per part de diferents entitats en diferents condicions.

Si moveu una categoria o carpeta de registres, assigneu una planificació de disposició al contenidor. Especifiqueu també quines entitats del contenidor es veuen afectades per aquesta assignació. Per obtenir més informació sobre el moviment d'entitats, consulteu el tema sobre reubicació.

Si no assigneu una planificació de disposició en reubicar un contenidor, passa el següent:

Procés de disposició

Després d'associar una planificació de disposició amb una categoria o carpeta de registres, tots els registres creats en aquest contenidor hereten la planificació de disposició per defecte. Quan l'acció de tall es realitza a registres, queden pendents de disposició i es mouen a la fase de disposició. Les entitats identificades com a preparades per a la disposició es marquen amb la icona Preparat per a disposició: icona preparar per a disposició.

Poden iniciar una disposició els usuaris autoritzats. Després d'obtenir l'aprovació del Gestor de registres, el sistema realitza les accions de disposició associades a les entitats aprovades. Podeu assignar una de les accions de disposició següents a una fase de la planificació de disposició:

Si un flux de treball de destrucció falla per algun motiu, l'entitat continua en estat Disposició en progrés. Heu de tornar a iniciar la disposició en l'entitat. Per obtenir més informació, consulteu el tema sobre iniciació d'una planificació de disposició.

Propietats d'escombratge

Algunes propietats s'actualitzen dinàmicament amb l'escombratge de disposició. Si aquestes propietats s'utilitzen com a base de retenció per a retencions alternatives, un escombratge de disposició d'actualització es troba en un període de retenció més llarg. No utilitzeu cap d'aquestes propietats com a base de retenció per a una retenció alternativa:
  • Current Phase Execution Date
  • Current Phase Action
  • Last Sweep Date
  • Current Phase Decision Date
  • Current Phase Review Decision
  • Current Phase ID
  • Recalculate Phase Retention
  • Current Phase Execution Status
  • DisposalPhases
  • CycleYears
  • CycleMonths
  • CycleDays
  • CurrentActionType
  • VitalWorkflowStatus
  • VitalSweepDate
  • VitalRecordReviewDate
  • Vital Record Next Review Date
  • CurrentPhaseId
  • AlternateRetentions
  • RetentionBase
  • RetentionPeriodYears
  • RetentionPeriodMonths
  • RetentionPeriodDays
  • CurrentPhaseExportFormat
  • ExportFormat
  • CurrentPhaseDecisionDate


Comentaris

Darrera actualització: Novembre de 2013
retention_and_disposal.htm

© Copyright IBM Corp. 2013