Sie können keine Schriftstückkategorie löschen, die andere Schriftstückkategorien, Schriftstückordner, Datenträger oder Schriftstücke enthält. Sie können jedoch einen Schriftstückordner oder Datenträger löschen, der Schriftstücke enthält. Außerdem können Sie auch keine Containerentität löschen, für die Sie eine Rückstellung der Aussonderung definiert haben. In den Basis- und DoD-Datenmodellen kann eine Schriftstückkategorie vom Schriftgutmanager und vom Schriftgutadministrator gelöscht werden. Im PRO-Datenmodell hingegen ist dies dem Schriftgutadministrator vorbehalten.
Informationen zu diesem Vorgang
Sie können eine Containerentität folgendermaßen löschen:
- Verwenden Sie die Aktion Löschen, die im Containermenü (oder auf seiner Informationsseite) verfügbar ist.
Nur der Schriftgutadministrator kann mit dieser Methode manuell eine Entität löschen.
- Verwenden Sie den Aussonderungsmechanismus. Wenn der Aufbewahrungszeitraum einer Entität beispielsweise verstrichen ist und als Aussonderungsaktion Vernichten angegeben ist, wird die Entität nach Genehmigung durch den Schriftgutmanager gelöscht.
Weitere Informationen zum Aussondern von Entitäten über die Aktion Vernichten finden Sie im Thema über Workflows.
Durch Verwendung einer dieser beiden Methoden wird die Entität logisch gelöscht. Sie können über die Anwendung IBM® Enterprise Records nicht mehr auf die Entität zugreifen. Sie bleibt jedoch im Objektspeicher oder wird permanent aus dem Objektspeicher gelöscht. Wie die Entität gelöscht wird, hängt davon ab, wie der Aktenplan zum Aufbewahren von Metadaten konfiguriert ist. Weitere Informationen finden Sie im Thema über das Beibehalten von Metadaten.
Vorgehensweise
So löschen Sie eine Containerentität manuell:
- Durchsuchen Sie den Aktenplan, um auf die Entität zuzugreifen, die Sie löschen wollen.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen der Einheit und wählen Sie "Löschen".
- Klicken Sie auf "Akzeptieren", um den Löschvorgang zu bestätigen, oder auf"Beenden", wenn Sie es sich anders überlegt haben.
Ergebnisse
So löschen Sie mehrere Ordner, Schriftstücke, Kategorien oder Datenträger manuell von derselben Seite:
- Durchsuchen Sie die zu löschenden Entitäten.
- Wählen Sie die Kontrollkästchen neben den Entitäten aus, die Sie löschen wollen.
- Wählen Sie im Menü Mehrfachauswahlaktionen die Option Löschen aus.
- Überprüfen Sie im Fenster Löschen, ob die zu löschenden Entitäten ausgewählt sind, und klicken Sie auf Löschen.
- Klicken Sie auf der Bestätigungsseite auf den Stern neben jeder Entität, für die die Löschanforderung fehlgeschlagen ist, um weitere Informationen zu dieser Entität zu erhalten.
- Klicken Sie auf OK, um zur Seite Durchsuchen zurückzukehren.