IBM Enterprise Records, Версия 5.1.2    

Добавление или изменение удержания утилизации

Вы можете добавить в систему удержание утилизации, а также модифицировать его в дальнейшем. Создавая удержание утилизации, вы можете задать условия для категорий записи, папок записи, томов и записей. Процесс очистки запланированных удержаний выясняет, удовлетворяют ли какие-либо объекты условиям удержаний. Если такие есть, к ним автоматически применяется удержание. Удержание утилизации без условий можно применять только вручную. Удержание с условиями также можно применить вручную, но иногда его не удается удалить вручную.

Об этой задаче

Дополнительную информацию смотрите в разделе об удержании утилизации. Условные удержания называют также динамическими удержаниями. Новые объекты, удовлетворяющие условиям удержания, динамически помещаются на удержание при следующем запуске очистки удержаний. Внимательно рассмотрите критерии, которые вы используете для условных удержаний, чтобы ненамеренно не поместить на удержание много объектов. Задавая условия для удержания, используйте ссылку Предварительный просмотр, чтобы посмотреть, на какие объекты повлияет такое удержание. Ссылка Предварительный просмотр использует статический режим поиска, и возвращенные по этой ссылке результаты, возможно, не полны. Дополнительная информация об определении максимального числа результатов для статических поисков содержится в разделе о настройке страницы поиска.

Процедура

Чтобы добавить удержание утилизации:

  1. Зарегистрируйтесь как Менеджер записей или Администратор записей и получите доступ к FPOS, в котором хотите создать удержание.
  2. Выберите вкладку Утилизация.
  3. Щелкните по значку Удержание: значок Удержание
  4. Щелкните по значку Добавить удержание:значок Добавить удержание

Результаты

Чтобы задать свойства удержания:
  1. Введите имя удержания.
  2. Укажите причину добавления этого удержания.
  3. Выберите тип удержания.
  4. Если хотите активировать это удержание немедленно, в меню Активное выберите True. Удержание нужно активировать, чтобы объекты помещались в него при очистке удержаний или вручную. Выберите False (значение по умолчанию), чтобы оставить это удержание пока неактивным.
  5. Нажмите кнопку Далее, чтобы задать условия постановки на удержание при очистке удержаний, или кнопку Готово (или кнопку Отмена). Если выйти без задания условий, постановка на это удержание будет возможна только вручную. Очистка удержаний игнорирует такое удержание.

Задать условия (необязательно)

Можно задать условия для записей, категорий, папок записи или томов. В каждом случае вы указываете одно или несколько свойств, операцию, значение и тип объединения, который задает взаимосвязи между несколькими свойствами. Для записей можно также задать поиск содержимого. Если вы зададите условия и удержание будет активно, при очистке удержаний удержание будет автоматически применено к объектам, которые соответствуют критериям.

Чтобы выбрать набор свойств:

  1. Выберите Изменить для объекта, для которого хотите задать условия.
  2. Выберите в меню свойства, которые хотите использовать.
  3. Завершив задание свойств, нажмите кнопку Принять изменения.

Все типы объектов работают одинаково. Выбрав набор свойств, выполните следующие действия. Чтобы задать критерии свойств:

  1. Для каждого свойства выберите операцию в меню. Доступные операции зависят от типа свойства.
  2. Для каждого свойства задайте значение. Введите текст в свободной форме, или выберите значение в меню, или выберите дату.
  3. Задайте взаимосвязь (тип объединения) двух свойств. AND означает, что оба свойства должны быть истинными; OR означает, что истинным должно быть хотя бы одно из двух.

Если оставить значение свойства пустым, то, за исключением случая операции IS NOT NULL, это свойство не будет использоваться как критерий.

Ограничение: Фильтр, задающий эти условия, не поддерживает символы процент (%) и амперсенд (&).

Чтобы выбрать дату:

  1. Щелкните по значку календаря.
  2. Щелкните по дню, который хотите выбрать. Значение по умолчанию - текущий день.
    1. Нажимайте кнопку << или >>, чтобы изменять год (одно нажатие - один год), или нажмите и удерживайте нажатой кнопку мыши, чтобы вывести список лет. Если в списке нет нужного года, выберите ближайший, а потом еще раз нажмите и удерживайте нажатой кнопку мыши, чтобы вывести новый список.
    2. Нажимайте кнопку < или >, чтобы изменять месяц (одно нажатие - один месяц), или нажмите и удерживайте нажатой кнопку мыши, чтобы вывести список месяцев.

Чтобы удалить ранее введенную информацию о дате, нажмите кнопку Очистить.

Внимание: В локали US краткий формат даты - мм/дд/гг. Если год больше, чем 29, программа использует год 19XX. Если год - 29 или меньше, программа сохраняет дату как 20XX. Такой формат может приводит к ошибкам в моделях данных DoD Classified, потому что дата снятия секретности может на 25 лет превышать текущую дату. Например, в 2012 такой формат может привести к ошибочному сохранению 1937 года вместо 2037. Поэтому при использовании моделей DoD Classified краткий формат даты изменен на мм/дд/гггг. Это изменение можно видеть в мастере по классификации, на информационной странице Классификация и на страницах действий. Остальные форматы, средний, длинный и полный, работают, как раньше. Во избежание путаницы с датами в предпочтениях Application Engine или Workplace XT можно задать использование формата с полным указанием года. Чтобы новое предпочтение вступило в действие, нужно выйти из IBM® Enterprise Records и снова войти в систему.

Чтобы задать содержимое (только для записей):

  1. В текстовом поле Содержимое содержит введите текст для включения в поиск. Более подробную информацию смотрите в в разделе об определении и запуске поиска.
  2. В меню область поиска выберите Метаданные (чтобы найти текст в свойствах записи) или Содержимое (чтобы найти текст в объявленных документах).
  3. Задайте операцию AND, чтобы указать, что объект должен содержать введенный текст и при этом все свойства (заданные ранее) должны быть истинными. Задайте операцию OR, если условия должны быть выполнены хотя бы для содержимого или хотя бы для свойств.

Чтобы удалить свойство, воспользуйтесь любой из следующих возможностей:

Для предварительного просмотра объектов, удовлетворяющих условию:

  1. Для каждого типа объекта, у которого есть условные значения, щелкните по ссылке Предварительный просмотр, чтобы увидеть список объектов, которые удовлетворяют заданным вам условиям.
  2. Воспользуйтесь предварительным просмотром, чтобы убедиться, что на удержание ставятся только нужные объекты. Общее число показанных объектов ограничено пределом, который задан в предпочтениях сайта Application Engine или Workplace XT. Из возвращенных операциями поиска элементов выводится только максимально допустимое число элементов.
  3. При необходимости введите текст в поле Фильтр и щелкните по Переход, чтобы сократить число выведенных объектов или увидеть конкретный набор объектов. Фильтр основан на имени объекта. Имена объектов, содержащие введенные вами символы, останутся в списке; остальные будут отброшены.
  4. Нажмите кнопку Сброс, чтобы удалить введенные вами символы, и затем снова кнопку Переход, чтобы увидеть полный список.
  5. Завершив работу, щелкните по ссылке Закрыть.

Модифицировать удержание утилизации

Вы можете отредактировать или удалить условия удержания, пока оно не было применено к какому-нибудь объекту при очистке удержаний. Чтобы модифицировать удержание утилизации:

  1. Выберите вкладку Утилизация.
  2. Нажмите кнопку Удержания и найдите нужное удержание. Чтобы сократить список, можно ввести первые несколько символов имени в поле Фильтр и нажать кнопку Переход.
  3. Нажмите кнопку Получить информацию для удержания, которое хотите модифицировать.
  4. В списке информационных страниц выберите страницу, которую хотите модифицировать, и используйте описанные выше действия. Если вы модифицируете систему защиты, посмотрите раздел о параметрах защиты.
  5. Закончив, нажмите кнопку Применить.


Отзыв

Последнее обновление: Ноябрь 2013 г.
add_disposition_hold.htm

© Copyright IBM Corp. 2013