IBM Enterprise Records, Versión 5.1.2    

Uso de las fichas de IBM Enterprise Records

Existen varias fichas en la aplicación de IBM® Enterprise Records. Cada una de ellas abre una página en la que puede efectuar tareas relativas a la administración de registros.

Examinar

La ficha Examinar Examinar presenta un panel principal que incluye las entidades dentro de la entidad actual. En la primera columna hasy casillas de verificación que puede utilizar para seleccionar una o varias entidades para su procesamiento. Para seleccionar o borrar todas las entidades en la lista, seleccione la casilla de verificación en la fila del encabezado. Junto a los nombres de las entidades hay iconos adicionales. El icono que se encuentra junto al nombre de la entidad identifica el tipo de la entidad. Para abrir una entidad, haga clic en su nombre o el icono. Es posible que se muestren iconos adicionales para indicar el estado de la entidad, como retención o inactiva. Sitúe el cursor sobre cualquier icono para ver una descripción de la herramienta que identifica el significado del icono.

Árbol de categorías

Puede mostrar u ocultar categorías y subcategorías en una estructura de árbol de navegación. Para verlo en pantalla, haga clic en Mostrar árbol de categorías. Cuando aparece en pantalla, puede:

Ruta de acceso

Debajo de las fichas, una ruta muestra su ubicación actual en el plan de archivos. Haga clic en cualquier elemento de la ruta de acceso para pasar a otra ubicación. In la siguiente ruta de muestra, CSPRO es un plan de archivos. Corporativa es una categoría de registros bajo CSPRO. Beneficios es una subcategoría o una carpeta de registros bajo la categoría de registros Corporativa.

Ruta: CSPRO > Corporación > Beneficios

Haga clic en cualquier elemento de la ruta para acceder a ese nivel del plan de archivos.

Todas las entidades tienen un icono Obtener información (Icono obtener información) para ver sus páginas de información que muestran varios tipos de metadatos asociados con esa entidad.

Menú Acciones de multiselección

El menú Acciones de multiselección se usa para efectuar la misma acción en varias entidades a la vez. Este paso garantiza que el conjunto de entidades se actualiza de la misma manera y al mismo tiempo. Se accede a este menú desde los resultados de búsqueda y la página Examinar.

Seleccione la casilla de verificación de una o varias entidades. A continuación, haga clic en el menú Acciones de multiselección para elegir una acción válida para todas las entidades que haya seleccionado. La lista de acciones depende de si selecciona una o más entidades y si selecciona diferentes tipos de entidades. Solo las acciones que se pueden aplicar a todas las entidades seleccionadas están en el menú. La mayoría de los procedimientos de la Ayuda se han redactado para selecciones múltiples. Si está realizando una acción solo en una entidad, es más rápido hacer clic derecho en su nombre y seleccionar la acción desde el menú. El icono Obtener información también es válido para realizar acciones de las páginas de información de una entidad. Esta acción es útil cuando desea realizar más de una acción o necesita ver la información antes de realizar una acción.

Un ejemplo es que puede efectuar una acción Copiar o Eliminar de selección múltiple de registros. Esta acción inicia un asistente para esa acción.

Característica de filtro

Hay dos razones para usar el filtro.

Para usar el filtrado, introduzca el texto de los nombres o ID de las entidades que desea ver y haga clic en Ir. Todas las entidades que no tengan ese texto salen de la lista y permiten la entrada de entidades que sí lo contienen. Haga clic en Restablecer para suprimir el texto en el cuadro de diálogo de filtro y haga clic en Ir para volver a tener una lista sin filtrar.

El número de entidades que se muestran en una lista se determina por medio del valor de Resultados máximos de los objetos y carpetas personalizados en sus preferencias del usuario del lugar de trabajo. Acceda a la página Buscar > Objetos personalizados para ver y restablecer el valor de los registros. El administrador del sitio debe habilitar objetos personalizados en el área Configuración general de la página General de Preferencias del sitio. Como algunas entidades pueden tener registros y otros contenedores, puede especificar también una cantidad máxima de resultados para carpetas. Es posible que la lista contenga hasta el número máximo de carpetas y registros. Si sus resultados máximos para carpetas y objetos personalizados es 50, entonces se pueden mostrar hasta 100 elementos en la lista: 50 registros y 50 carpetas.

Disposición

Seleccione la ficha Disposición para organizar los programas de disposición, retenciones y tipos de registros.

Para regresar a la página de Disposición principal cuando termina de trabajar con uno de los tipos de disposición, seleccione Disposición en la ruta o haga clic en la ficha Disposición de nuevo.

Físico

La ficha Físico contiene los enlaces que son específicos de las entidades físicas; por ejemplo:

Informes

Utilice la ficha Informes para seleccionar en una lista de informes que ofrecen una visión estadística de distintas actividades relativas a IBM Enterprise Records. Seleccione un tipo de informe, especifique los criterios de búsqueda y examine el informe generado. Para obtener más información, consulte el tema generación de informes.

Configurar

La ficha Configurar contiene enlaces para crear y administrar los siguientes elementos:



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Última actualización: Noviembre 2013
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