Hay varias cosas que debe hacer al crear un plan
de archivos en IBM® Enterprise
Records. Estos elementos están
relacionados con la personalización de la seguridad, patrones de asignación de nombres, nombres de volúmenes, flujos de trabajo,
acciones, sucesos, fechas, programas de disposición, clase y propiedad. Estos elementos también están relacionados con añadir ubicaciones,
planes de archivos y carpetas.
Realice las tareas de la siguiente lista en el orden en que aparecen.
Por ejemplo, debe efectuar algunas tareas
como agregar acciones y sucesos antes que otras, como definir programas de disposición.
- Revise las necesidades de seguridad de la gestión de registros y haga los ajustes necesarios. El ajuste de la configuración de seguridad predeterminada después de que el sistema se empiece a utilizar es complejo. En general, asignar los valores de seguridad
a grupos en vez de a usuarios individuales hace que su sistema sea más fácil de mantener. Para obtener
más información sobre la seguridad, consulte el tema de seguridad.
- De manera opcional, complete el tema del patrón de asignación de nombres para definir las reglas
del patrón de asignación de nombres que desea hacer cumplir en las diferentes entidades. Por
ejemplo, defina los patrones para las categorías y carpetas de registro creadas bajo
un plan de archivos. Defina estas reglas del patrón de asignación de nombres y asocie
el patrón de asignación de nombre con el plan de archivos. Complete esta asociación antes
de comenzar a añadir las entidades para las cuales desea aplicar las reglas.
- De manera opcional, cambie la configuración del sufijo del nombre de volumen,
que es un número incremental que actúa como sufijo en el nombre de
volumen. De forma predeterminada, el valor del sufijo es "00000". Configure este
sufijo del nombre de volumen antes de comenzar a añadir carpetas de registro. Esta configuración
es importante porque se crea automáticamente un volumen como resultado de
añadir cualquier tipo de carpeta de registro, excepto por una caja. Para obtener más información,
consulte el tema de sufijo del nombre de volumen.
- De manera opcional, cree nuevos flujos de trabajo o personalice los flujos de trabajo de disposición existentes
y transfiéralos al servidor Content Platform Engine.
Cualquier flujo de trabajo que esté asociado con las acciones debe estar disponible
antes de crear las acciones asociadas. Para obtener más información sobre los flujos de trabajo, consulte el tema sobre la creación de flujos de trabajo.
- Agregue acciones; éstas son las acciones de disposición (como destruir o trasladar a una sala de almacenamiento) ejecutadas en entidades. Agregue acciones antes
de definir los programas de disposición. Si va a marcar cualquier contenedor de registro
o carpeta de registro como contenedor vital, asegúrese de agregar una o más
acciones del tipo Revisión vital. Estos contenedores tienen los registros vitales que se deben revisar periódicamente. A pesar de que
no es obligatorio, puede marcar una entidad de contenedor como Vital en el
momento de crearla. Esta acción requiere que especifique la acción Revisión
vital y el suceso recurrente. Para obtener más información
sobre las acciones, consulte el tema sobre añadir una acción.
- Agregue sucesos; éstos son apariciones de condiciones específicas (como el fin de un trimestre fiscal), a partir de las que el sistema genera determinadas acciones en entidades. Agregue sucesos antes de definir los programas de disposición
que utilizan estos sucesos. Si desea marcar contenedores o carpetas de registros como contenedores vitales, agregue uno o más sucesos recurrentes. Para obtener más información sobre los sucesos, consulte el tema sobre desencadenantes
de sucesos.
- De manera opcional, agregue cualquier fecha predefinida, que son fechas (normalmente sucesos de una sola vez) a partir de las que el sistema genera determinadas acciones sobre
las entidades. Agregue las fechas predefinidas antes de definir los programas
de disposición que usan estas fechas. Para obtener más información sobre las fechas predefinidas, consulte el tema sobre agregar una fecha predefinida.
- Defina programas de disposición. Aunque no sea obligatorio, puede asociar un programa de disposición con una entidad en el momento de crearla. Asimismo, si la solución de IBM Enterprise
Records incluye el uso de tipos de registro, debe definir un programa de disposición antes de que pueda crearlo como tipo de registro asociado. Para obtener más información sobre los programas de disposición,
consulte el tema sobre definición de programas de disposición.
- De manera opcional, agregue tipos de registros. Esta acción proporciona una forma para asociar
un registro con un programa de disposición. Este método es diferente al que está actualmente asociado a la categoría de registros principal o a la carpeta de registros.
Para obtener más información sobre los tipos de registros, consulte el tema relacionado con los tipos de registros.
- De manera opcional, realice la personalización de cualquier clase y propiedad, como la inclusión en subclases deIBM Enterprise
Records clases,
añadir propiedades a las clases y personalizar la forma en que se muestran las propiedades
en la interfaz de usuario. Para obtener más información sobre las clases y propiedades,
consulte los temas sobre la creación de subclases, añadir propiedades a las clases y
personalizar la visualización de las propiedades.
- Si la solución de IBM Enterprise
Records
incluye la gestión de registros físicos, agregue ubicaciones. Cuando agregue una entidad física, como la carpeta de registros físicos, debe ofrecer su ubicación. Para obtener más información sobre las ubicaciones, consulte el tema sobre
añadir una ubicación.
- Agregar el plan de archivos. Para obtener más información, consulte el tema sobre
añadir un plan de archivos.
- Compruebe la jerarquía del plan de archivos que incluye la adición de categorías y de carpetas de registros.
Para obtener más información sobre la jerarquía del plan de
archivos, consulte los temas sobre añadir categorías de registro y
carpetas de registro.
- Después de crear el plan de archivos, debe repasar los valores de configuración IBM Enterprise
Records existentes además de realizar algunas
tareas de configuración adicionales. Para obtener un resumen sobre la configuración, consulte el tema de información general de configuración.
- Para obtener información sobre la migración de un plan de archivos de un almacén de objetos a otro, consulte el tema de la herramienta para importar y exportar el plan de archivos. Un ejemplo de migración
es trasladar un plan de archivos de un entorno de desarrollo o prueba
a un entorno de producción.