"Abgrenzung" bedeutet das Schließen von Schriftstücken nach einer bestimmten Frist und Beginn der Disposition und Aussonderung. Die Stilllegung wird zum Beenden der aktiven Nutzung von Schriftstücken verwendet. Ausgelöst wird die Abgrenzung durch ein Ereignis oder das entsprechende Datum im Dispositionszeitplan. Bei Auslösung der Stilllegung führt das System automatisch die festgelegte Stilllegungsaktion durch und startet den Stilllegungsworkflow.
Der Zweck des Stilllegungsworkflows besteht darin, sicherzustellen, dass der Records Manager die Einheit nach dem Abgrenzungsauslöser überprüft und das Abgrenzungsdatum genehmigt. Der Genehmigungsschritt führt Einheiten auf, die zur Abgrenzung fällig sind. Die verschiedenen Phasen des Dispositionszeitplans starten erst nach der Genehmigung des Abgrenzungsdatums.
So überprüfen/genehmigen Sie Entitäten, die zur Stilllegung fällig sind: