Podeu afegir una retenció de disposició al sistema o modificar-la
més endavant. Quan es crea una retenció de disposició, es poden definir condicions
per a les categories de registre, les carpetes de registre, els volums i els
registres. Un procés
d'escombratge de retenció planificat determina si les entitats compleixen les condicions de les retencions. Si les compleixen,
la retenció s'aplica de forma automàtica. Una retenció de disposició
sense condicions només es pot aplicar de forma manual. També podeu aplicar una retenció condicional manualment,
però potser no podreu eliminar-la manualment.
Quant a aquesta tasca
Per obtenir més informació, consulteu el tema sobre supressió de retenció de disposició.
Les retencions condicionals també
s'anomenen retencions dinàmiques. Les noves entitats que compleixen les condicions d'una retenció
es col·loquen en retenció de forma dinàmica durant el següent escombratge de retenció. Sospeseu amb cura els criteris que utilitzeu per a les retencions condicionals per tal que no es col·loquin en retenció per accident moltes entitats.
Mentre definiu les condicions d'una retenció, utilitzeu l'enllaç de visualització
prèvia per veure quines entitats en resulten afectades. L'enllaç de
Visualització prèvia
utilitza el mode de cerca estàtica i pot ser que els resultats que es tornin no siguin complets. Per obtenir més informació sobre la definició dels resultats màxims per a les cerques estàtiques, consulteu el tema de la personalització de la pàgina de cerca.
Procediment
Per afegir una retenció de disposició:
- Inicieu sessió com a gestor de registres o administrador de registres i accediu al
FPOS on vulgueu crear una retenció.
- Seleccioneu la pestanya Disposició.
- Feu clic a Retencions:

- Feu clic a Afegeix retenció:

Resultats
Per definir les propietats de la retenció:
- Introduïu un nom per a la retenció.
- Especifiqueu un motiu per afegir aquesta retenció.
- Seleccioneu el tipus de retenció.
- Al menú Actiu, seleccioneu Cert si
voleu que la retenció s'activi de forma immediata. Cal que la retenció estigui activa per poder-la
col·locar en una entitat mitjançant un escombratge de retenció o col·locant-la manualment.
Seleccioneu Fals (el valor per defecte) per deixar-la, de moment,
inactiva.
- Feu clic a Següent per definir les condicions que col·loquen retencions
mitjançant un escombratge de retenció, o feu clic a Finalitza (o Cancel·la).
Si, en acabat, no heu definit cap condició, aquesta retenció només es pot
col·locar de forma manual. L'escombratge de retenció l'ignora.
Definició de condicions (opcional)
Podeu definir condicions per a registres, categories, carpetes de registre o volums.
En cada cas s'especifiquen una o més propietats, un operador, un valor i un tipus d'unió
per especificar les relacions entre diverses propietats.
Per als registres, també podeu especificar una cerca de contingut. Si definiu les condicions i activeu la
retenció, l'escombratge de retenció aplica automàticament la retenció a les entitats que
compleixen els criteris.
Per seleccionar un conjunt de propietats:
- Feu clic a Canvia a l'entitat sobre la qual vulgueu especificar condicions.
- Als menús, trieu les propietats que vulgueu utilitzar.
- Quan hàgiu seleccionat tots els paràmetres, feu clic a Accepta els canvis.
Tots els tipus d'entitat funcionen de la mateixa manera. Després de seleccionar el conjunt de propietats, utilitzeu els procediments següents. Per definir els criteris de propietat:
- Per a cada propietat, seleccioneu un operador al menú. Els operadors disponibles canvien en funció
del tipus de propietat.
- Per a cada propietat, especifiqueu un valor. Introduïu text sense format, seleccioneu una opció del menú
o seleccioneu una data.
- Definiu la relació (tipus d'unió) entre dues propietats. AND significa que
totes dues han de ser veritat; OR significa que qualsevol pot ser veritat.
Si deixeu un valor de propietat en blanc, no s'utilitzarà com a criteri a no ser que se seleccioni l'operador IS NOT NULL.
Restricció: El filtre
que defineix aquestes condicions no admet els caràcters de percentatge (%) ni d'i comercial (&).
Per seleccionar una data:
- Feu clic a la icona de calendari.
- Feu clic al dia que vulgueu seleccionar. El valor per defecte és el dia actual.
- Feu clic a << o a >> per canviar l'any d'un en un o
feu clic i manteniu el botó del ratolí premut per visualitzar una llista d'anys.
Si l'any que voleu no és a la llista, seleccioneu l'any més proper i, tot seguit, feu clic
i manteniu el botó del ratolí premut un altre cop per obtenir una llista nova.
- Feu clic a < o a > per canviar el mes d'un en un o
feu clic i manteniu el botó del ratolí premut per visualitzar una llista de mesos.
Per eliminar la informació de data especificada anteriorment,
feu clic a Esborra.
Atenció: En el cas de l'entorn local dels EUA, el format de data curt és mm/dd/aa.
Si l'any és més gran que 29, l'aplicació utilitza l'any 19XX.
Si l'any és 29 o més petit, l'aplicació emmagatzema la data com a 20XX.
Aquest
format pot ser un problema per als models de dades classificades DoD perquè la data de
desclassificació pot ser 25 anys posterior a la data actual. Així, si som el 2008, el resultat
seria que l'any 2033 s'emmagatzemaria com a 1933.
Per tant, per als classificats DoD,
el format de data curt es canvia a mm/dd/aaaa. Aquest canvi és visible en l'assistent de classificació, la pàgina d'informació de classificació i les pàgines d'acció. Els altres formats com ara el mitjà, el llarg i el complet funcionen
com abans. Per evitar confusions de dates, considereu la possibilitat de definir
les preferències de l'Application Engine o el Workplace XT
per utilitzar el format d'any llarg. Cal que tanqueu la sessió a l'IBM® Enterprise
Records
i la torneu a inicia para que la preferència entri en vigor immediatament.
Per especifica contingut
(només registres):
- Al quadre de text El contingut conté, introduïu el text que cal incloure a la
cerca. Per obtenir més informació, consulteu el tema de definició i execució d'una cerca.
- Al menú a, seleccioneu Metadades (per cercar
el text a les propietats del registre) o Contingut (per cercar el text
al document declarat).
- Definiu l'operador en AND per indicar que
l'entitat ha de contenir el text que heu introduït i (AND) que qualsevol de les propietats (especificades anteriorment) ha de ser certa. Definiu l'operador en OR si el contingut o
(OR) les condiciones de propietat han de ser veritat.
Per eliminar una propietat, trieu una de les opcions següents:
- Feu clic a Canvia, seleccioneu l'àrea en blanc al començament de
la llista de propietats i Accepta els canvis per eliminar la
propietat immediatament.
- Feu clic a la casella de selecció a la columna Elimina per que la propietat s'elimini quan acabeu d'afegir o actualitzar la retenció.
Per obtenir una visualització prèvia d'entitats
per a una condició:
- Per a cada tipus d'entitat que tingui valors condicionals, feu clic al seu enllaç de Visualització prèvia
per veure la llista d'entitats que es qualifiquin fent servir les condicions que hàgiu especificat.
- Comproveu la visualització prèvia per assegurar-vos que col·loqueu les retencions només a les
entitats necessàries. El nombre total d'entitats que es mostren poden ser tantes com es
defineixin a les preferències de lloc de Application Engine o Workplace XT. El nombre d'elements que es mostren
és el nombre màxim d'elements tornats per les cerques.
- Si cal, introduïu text al quadre Filtre i feu clic a Vés per reduir el nombre d'entitats
que es mostren o per veure un conjunt específic d'entitats. El filtre es basa en el nom d'entitat. Els noms d'entitats que
contenen els caràcters que introduïu es retindran a la llista; tota la resta es descartarà.
- Feu clic a Redefineix per eliminar els caràcter que heu introduït i, tot seguit,
torneu a fer clic a Vés per veure la llista completa.
- Feu clic a l'enllaç Tanca quan hàgiu acabat.
Modificació d'una retenció de disposició
Podeu editar o eliminar condicions de retenció abans
que l'escombratge de retenció apliqui una retenció a l'entitat. Per modificar una
retenció de disposició:
- Seleccioneu la pestanya Disposició.
- Feu clic a Retencions i cerqueu la retenció. Per obtenir
una llista més curta, podeu escriure els primers caràcters del nom al
quadre Filtre i feu clic a Vés.
- Seleccioneu l'opció Obtenir informació corresponent a la retenció que vulgueu modificar.
- A la llista de pàgines d'informació, seleccioneu la pàgina que vulgueu modificar i utilitzeu
els procediments anteriors. Si modifiqueu la seguretat, consulteu el tema sobre opcions de seguretat.
- Feu clic a Aplica quan hàgiu acabat.