Solo un usuario que como mínimo tenga privilegios de rol de usuario privilegiado o revisor
puede copiar un registro a otra ubicación en el mismo plan de archivos. Cuando un usuario privilegiado o revisor copia un registro, IBM® Enterprise
Records copia el documento declarado
en el almacén de objetos de registro (ROS). El documento declarado se copia
en el mismo archivo de origen con un nombre de contención diferente. Excepto
por la información del nombre, descripción, seguridad y disposición, IBM Enterprise
Records copia los metadatos del registro
a la nueva carpeta en el almacén de objetos del plan de archivos (FPOS). Los metadatos
tienen un vínculo al documento copiado en el ROS.
Acerca de esta tarea
Implicaciones de la copia de registros
- Implicaciones de seguridad al copiar registros: después de que se copia un registro,
el nuevo registro hereda la seguridad del nuevo contenedor principal.
- Implicaciones de disposición al copiar registros: el registro copiado
hereda el programa de disposición del nuevo contenedor principal. Esta
regla es verdadera a menos que el registro tenga una disposición como resultado del tipo de
registro. Si el registro original ya ha llegado al límite, el registro copiado aún no lo ha hecho. Un usuario autorizado debe iniciar la disposición
en el registro copiado cuando el registro copiado tiene un programa de disposición
que resulta del tipo de registro.
Procedimiento
Para copiar un solo registro:
- Examine la jerarquía del plan de archivos para acceder al registro que desea copiar.
- Haga clic con el botón derecho del ratón sobre el nombre del registro y seleccione Copiar desde
el menú.
- Observe cómo el campo Título de documento se ha llenado con un registro, cuyo
nombre tiene el prefijo Copia de.
- Introduzca la descripción de la copia del registro, y haga clic en
Siguiente.
- Vaya a la ubicación del plan de archivos en el cual desea almacenar la
copia y haga clic en Copiar.
- Después de que aparezca un mensaje de confirmación verificando que se ha completado la acción Copiar, haga clic en Aceptar para regresar a la página Examinar. Tenga en cuenta lo siguiente:
- Un registro electrónico no se puede copiar en una carpeta física.
- Un registro solo puede copiarse en una carpeta de destino que esté activa y abierta.
Resultados
Para copiar uno o varios
registros
- Examine la jerarquía del plan de archivos para acceder a los registros que desea
copiar.
- Seleccione las casillas de verificación que aparecen junto a los registros que desea copiar.
- En el menú Acciones de multiselección, seleccione Copiar.
- En la ventana Copiar, seleccione en la lista la ubicación de plan de archivos en la
que desea copiar los registros.
Puede usar
el campo de Filtro para limitar el número de elementos que visualiza en la lista de
Nombre de entidad. Por ejemplo, si sabe que la ubicación del plan de archivos tiene la letra x en el nombre, puede escribir x en el campo de filtro. Pulse Ir. La lista se actualiza solamente con los nombres de ubicación del plan de archivos con una letra x. Haga clic en Restablecer para restaurar la lista a la lista completa de planes de archivo en orden alfabético.
- Vaya a la ubicación en el plan de archivos en donde desea almacenar la copia
y haga clic en Copiar.
- Después de que aparezca un mensaje de confirmación verificando que se ha completado
la acción Copiar, haga clic en Aceptar para
regresar a la página Examinar.