管理者が、ワークフロー、レコード宣言入力テンプレート、検索、およびレポートに関連して IBM® Enterprise
Records をカスタマイズする方法がいくつかあります。
クラスとプロパティーのカスタマイズ
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Records は、一部のエンティティー・クラスのサブクラス化をサポートしています。 以下のクラスのサブクラスを追加できます。
- 電子レコード・フォルダー
- ハイブリッド・レコード・フォルダー
- 物理コンテナー
- ボックス
- 物理レコード・フォルダー
サブクラスを作成する理由はいくつかあります。 1 つは、
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Records で提供されるクラスのサブセットにだけ適用するカスタム・プロパティーを追加する必要がある場合です。
もう 1 つは、サブセットだけに、サブクラス用のイベントまたは監査イベントをサブスクライブするといった操作を行う必要がある場合です。
カスタム・プロパティーを既存のクラスに追加することもできます。 IBM Enterprise
Records アプリケーションにプロパティーが表示される方法を変更することができます。
例えば、プロパティーの表示名を変更したり、事前定義されたプロパティー値を指定したりできます。 詳しくは、関連トピックを参照してください。
ワークフローのカスタマイズ
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Records には、レコード管理タスク (エンティティーをレビューしてから削除など) を実現するための作業の流れを自動化するワークフローが用意されています。 これらのワークフローを変更して、組織の目的に合わせてカスタマイズできます。
例えば、ステップを追加したり、既存のステップを削除したり、ワークフローのイベント・シーケンスを変更したりできます。 そのワークフローの定義を変更することで、シーケンスを変更します。 所属組織のビジネス・プロセスで IBM Enterprise
Records に付属のワークフロー以外のワークフロー必要な場合、新しいワークフローを作成できます。
詳しくは、ワークフローの作成と変更に関するトピックを参照してください。
レコード宣言エントリー・テンプレートのカスタマイズ
レコード宣言プロセスを効率化するために、レコード宣言用のエントリー・テンプレートを作成できます。 テンプレートでは、レコード・クラス、ファイル・プラン・ロケーション、プロパティーなどのデフォルト情報を指定します。 また、テンプレートにより一部のウィザード・ページを非表示にすることで、入力プロセスにかかる時間を短縮したり、
事前設定された値がユーザーに表示されないようにしたりすることもできます。 IBM Enterprise
Records には、物理レコードを宣言するためのエントリー・テンプレートが用意されています。 このテンプレートを変更することも、物理レコード宣言用の新しいテンプレートを作成することも、電子レコード宣言用のテンプレートを作成することもできます。 物理レコード宣言用のエントリー・テンプレートを保存する場合、IBM Enterprise
Records アプリケーションでそのテンプレートが表示されるように、ファイルを FPOS¥RecordsManagement¥Templates フォルダーに格納します。 詳しくは、エントリー・テンプレートの作成に関するトピックを参照してください。
検索のカスタマイズ
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Records アプリケーションには、ファイル・プランに含まれるエンティティーを素早く見つけるための「検索」タブが用意されています。 ただし、保存された検索と検索テンプレートの両方を作成すれば、より複雑な検索を実行できます。 保管済み検索は、ユーザーが選択すると自動的に実行される、単体で完結した検索です。 検索テンプレートは、一部ユーザーの操作も可能な、部分的に完結した検索です。 IBM Enterprise
Records には、エンティティーの一般的な IBM Enterprise
Records に固有の特性に関する検索条件が定義された検索テンプレートが用意されています。 IBM Enterprise
Records で使用する保管済み検索または検索テンプレートを保存する場合、アプリケーション名プロパティーの値を IBM Enterprise
Records に設定してください。
レポートのカスタマイズ
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Records には、IBM Enterprise
Records を使用して実行するさまざまなアクティビティーの統計的なビューを提供するレポートがいくつか用意されています。 これらのレポートはカスタマイズできます。 例えば、フィールドの追加と削除、レポート・パラメーターの変更が可能です。 IBM Enterprise
Records アプリケーションで表示される新しいレポートを作成することができます。
詳しくは、レポートのカスタマイズと作成に関するトピックを参照してください。