IBM Enterprise Records, versio 5.1.2    

Asiakirjaluokan lisäys

Voit lisätä asiakirjaluokan arkistonmuodostussuunnitelmaan asiakirjojen hallintayksiköiden hierarkiassa. Voit lisätä myös asiakirjaluokan toiseen asiakirjaluokkaan luomalla aliluokan. Aliluokan voi kuitenkin lisätä vain aktiiviseen asiakirjaluokkaan. Vain asiakirjojen hallinnoija tai arkiston pääkäyttäjä voi lisätä asiakirjaluokan.

Tietoja tästä tehtävästä

Oletusarvon mukaan uusi asiakirjaluokka perii kaikki ominaisuudet paitsi nimen, tunnuksen ja avauspäivämäärän päätason asiakirjaluokasta. Voit muuttaa näitä perittyjä arvoja.
Huomautus: Älä luo millekään arkistonmuodostussuunnitelman tasolle yli sataa asiakirjaluokkaa ja asiakirjakansiota. Lisätietoja arkistonmuodostussuunnitelmista on Arkistonmuodostussuunnitelmat -ohjeaiheessa.

Toimintaohjeet

Voit lisätä asiakirjaluokan seuraavasti:

  1. Kirjaudu sisään asiakirjojen hallinnoijana tai arkiston pääkäyttäjänä ja selaa sen arkistonmuodostussuunnitelman kohdalle, johon haluat luoda asiakirjaluokan. Jos haluat luoda aliluokan, avaa oikea asiakirjaluokka.
  2. Voit avata ohjatun toiminnon napsauttamalla Lisää asiakirjaluokka: Lisää asiakirjaluokka -kuvake -kuvaketta. Tee sitten seuraavat toimet.
    1. Voit asettaa ominaisuudet kirjoittamalla arvot tai muokkaamalla näkyvissä olevia arvoja. Joitakin ominaisuuksia voi muokata suoraan tällä sivulla. Toisien arvojen muokkaus edellyttää, että napsautat ominaisuuden nimeä. Punainen tähti osoittaa, että kyseiselle ominaisuudelle on määritettävä arvo. Lisätietoja näkyvissä olevista ominaisuuksista on Ominaisuuksiin liittyvä viiteaineisto -ohjeaiheessa. Jos olet kirjoittamassa asiakirjamallia, joka nimeää luokkaan lisättävät asiakirjat automaattisesti, kirjoita malli suoraan tähän kenttään. Lisätietoja mallin muodostamisesta on Nimeämismallin lisäys -ohjeaiheessa.
    2. Aseta asiakirjaluokan poistoaikataulu valitsemalla Seuraava tai valitsemalla toinen vaihe näytöstä.
    3. Lopeta Ohjattu asiakirjaluokan lisäys valitsemalla Peruuta.
    4. On kolme tapaa asettaa arkistosta poisto. Poistoaikataulu voi olla valittuna valmiiksi. Peri-valintaruutu on valittuna. Arkistostapoistoaikataulu voi näkyä luettelossa, mutta Peri-valintaruutua ei ole valittu. Voit ottaa sen käyttöön valitsemalla Peri. Arkistostapoistotietoja ei ehkä ole. Kaikissa tapauksissa valitse poistoaikataulu tai muuta sitä valitsemalla Selaa aikataulua. Jätä arkistosta poisto tyhjäksi toistaiseksi valitsemalla Tyhjennä aikataulu. Voit tarkastella minkä tahansa määritetyn aikataulun tietosivuja napsauttamalla Nouda tiedot -kuvaketta.
    5. Kun etsit aikataulua selaamalla, valitse Valitse-vaihtoehto sen poistoaikataulun nimen alapuolelta, jonka haluat määrittää tähän luokkaan.
    6. Määritä tarvittaessa arkistosta poiston valtuus, joka on määritetty asiakirjaluokan poistoa varten, kun on sen poistoaika. Valitulle arkistostapoistoaikataululle määritetty arkistosta poiston valtuus määritetään oletusarvon mukaan automaattisesti asiakirjaluokan arkistosta poiston valtuudeksi. Jos valitulle aikataululle ei ole asetettu arkistosta poiston valtuutta, luokalle määrittämääsi arkistosta poiston valtuutta käytetään. Jos määrität arkistosta poiston valtuuden nyt ja poistoaikataulun myöhemmin, aikataululle asetettu arkistosta poiston valtuus ohittaa asiakirjaluokalle aiemmin asettamasi arkistosta poiston valtuuden.
      Huomautus: Jos Näytä tärkeiden asiakirjojen vaihe, kun luot säilöjä -kohdan Sivuston asetukset- tai Käyttäjän asetukset -näyttöasetukseksi on määritetty Ei, ohjelma piilottaa Määritä tärkeä asiakirja -vaiheen. Siirry alivaiheeseen l.
    7. Jos Määritä tärkeä asiakirja -vaihe on määritetty näytettäväksi käyttäjän tai toimipaikan oletusasetusten perusteella, määritä tärkeä asiakirja valitsemalla Seuraava. Voit vaihtoehtoisesti valita toisen vaiheen näytöstä. Saat lisätietoja napsauttamalla tämän ohjeaiheen lopussa olevia Käyttäjän asetukset- ja Sivuston asetukset -linkkejä.
    8. Voit määrittää tämän luokan asiakirjat tärkeiksi valitsemalla Tärkeän asiakirjan ilmaisin -valikosta vaihtoehdon Tosi. Jos asiakirjaluokkaan luodut asiakirjat edellyttävät jatkuvaa tarkistusta ja päivitystä, merkitse asiakirjaluokka tärkeäksi. Kaikki luokassa luodut asiakirjat luokitellaan silloin automaattisesti tärkeiksi.
    9. Kirjoita halutessasi tässä asiakirjaluokassa lisättävien tärkeiden asiakirjojen kuvaus.
    10. Valitse Tärkeän asiakirjan arviointitoiminto -valikosta toiminto, joka käynnistetään tärkeiden asiakirjojen jaksollisen arviointi- tai päivitysjakson kanssa. Valikossa on luettelo aiemmin luoduista tärkeisiin asiakirjoihin liittyvistä toiminnoista. Lisätietoja on Toiminnon lisäys -ohjeaiheessa.
    11. Valitse Tärkeän asiakirjan arviointi- ja päivitysjakso -valikosta se tapahtuma, joka käynnistää luokassa tärkeiden asiakirjojen jaksollisen arvioinnin tai päivityksen. Valikossa on luettelo aiemmin luoduista toistuvista tapahtumista. Lisätietoja on Toistuvan tapahtuman lisäys -ohjeaiheessa.
    12. Aseta suojaus ja lopeta asiakirjaluokan määritys valitsemalla Seuraava.
    13. Jos haluat asettaa suojauksen, arvioi nykyisiä suojausasetuksia. Lisätietoja on Suojausasetusten määritys -ohjeaiheessa. Suojausasetukset määrittävät ryhmät ja käyttäjät, jotka voivat käyttää asiakirjaluokkaa, ja ne valvovat kullekin ryhmälle tai käyttäjälle myönnettyjä käyttöoikeuksia. FileNet P8 voi ohittaa tässä määrittämäsi suojausasetukset yksikössä asetetuilla suojausasetuksilla. Lisätietoja on Suojaus-ohjeaiheessa.
    14. Jos haluat muuttaa sivulla luetellun tietyn käyttäjän tai ryhmän käyttöoikeuksia, napsauta käyttäjän tai ryhmän nimeä Otsikko-sarakkeessa. Suojausasetukset-sivu näkyy. Siinä voit määrittää eri käyttäjien ja ryhmien suojausasetukset.
    15. Voit lisätä uusia käyttäjiä tai ryhmiä luetteloon valitsemalla Lisää uusi -vaihtoehdon. Voit poistaa aiemmin määritetyn käyttäjän tai ryhmän luettelosta valitsemalla kyseiselle käyttäjälle tai ryhmälle Poista-vaihtoehdon. Lisätietoja käyttäjistä ja ryhmistä on Käyttäjien ja ryhmien lisäys objektiin -ohjeaiheessa.
    16. Voit tallentaa suojausasetusten muutokset ja tehdä asiakirjaluokan luonnin valmiiksi valitsemalla Valmis-vaihtoehdon.
    17. Kuittaa asiakirjaluokan lisäyksen onnistumisesta kertova sanoma valitsemalla OK ja lopeta ohjattu toiminto.


Palaute

Päivitetty viimeksi: Marraskuu 2013
create_a_record_category.htm

© Copyright IBM Corp. 2013