Részletes információk az IBM® Enterprise Records alkalmazásban elérhető tárolókról. Ezek a tárolók lehetnek rekordkategóriák, rekordmappák, elektronikus mappák, fizikai mappák, dobozok, hibrid mappák, kötetek, aktív és inaktív tárolók, valamint nyitott és lezárt tárolók.
A fizikai tárolók kezelésével kapcsolatos további információkért tanulmányozza a fizikai egyedek témakört.
A rekordkategória olyan tároló, amely kategorizálja a kapcsolódó rekordok készletét egy fájlterven belül. A rekordkategóriák jellemzően rekordok funkcionális kategóriák alapján történő osztályozásához kerülnek felhasználásra. A rekordkategória alkategóriákat és rekordmappákat tartalmazhat. Azonban nem hozhat létre rekordkategóriát és rekordmappát a hierarchia megegyező szintjén. Az Alap és a DoD adatmodellben rekordokat közvetlenül kategóriákba határozhat meg. A PRO adatmodell nem engedélyezi ezt a műveletet. Alapértelmezésben a leszármazott egyedek öröklik a szülő tárolójuk biztonsági és selejtezési ütemezését. A biztonsági és selejtezési örökléssel kapcsolatos további információkért tanulmányozza az objektum biztonsági és selejtezési ütemezése témakört.
A rekordkategória névvel és azonosítóval rendelkezik. Mindkettő az elérési útvonalban jelenik meg, kötőjellel elválasztva. A szülő tárolón belül a névnek és az azonosítónak is egyedinek kell lennie.
A rekordmappa kapcsolódó rekordok gyűjteménye. A rekordmappákkal kezelhetők a rekordok a megadott megtartási időtartamok és selejtezési események szerint. Alapértelmezésben a rekordmappa leszármazott egyedei öröklik a rekordmappa biztonsági és selejtezési ütemezését. Egy rekordkategória alatt létrehozhat elektronikus, fizikai, doboz és hibrid rekordmappákat elektronikus és fizikai rekordok kezelésére.
A rekordmappa névvel és azonosítóval rendelkezik. Mindkettő az elérési útvonalban jelenik meg, kötőjellel elválasztva. A szülő tárolón belül a névnek és az azonosítónak is egyedinek kell lennie.
Az elektronikus mappa elektronikus rekordok tárolására kerül felhasználásra, továbbá legalább egy kötetet tartalmaz. Az elektronikus mappában tárolhatók fizikai rekordok is (papír vagy egyéb fizikai tétel).
A fizikai mappa fizikai rekordokat tárol, továbbá legalább egy kötetet tartalmaz. A fizikai mappa a papír irattartó fizikai bejegyzése. A szervezet fizikai tárolóstruktúrája alapján modellezheti a fizikai irattartók hierarchiáját az IBM Enterprise Records alkalmazásban.
A doboz fizikai rekordok tárolója, ami egy mechanizmust biztosít más fizikai egyedeket tartalmazó fizikai egyedek modellezésére. Például létrehozhat egy "Raktárat", amelyben "Fizikai mappákat" tartalmazó "Dobozokat" magába foglaló "Polcok" találhatók. Az egyéb mappatípusoktól eltérően a doboz más mappákat tartalmazhat. Ezek az egyedek fizikai mappák és dobozok, de nem lehetnek elektronikus vagy hibrid mappák és rekordok. A doboz viszont nem használ köteteket.
A hibrid mappa elektronikus és fizikai rekordokat tárol, továbbá legalább egy kötetet tartalmaz. Nincs viselkedésbeli különbség az elektronikus mappa és a hibrid mappa között. A hibrid mappa azonban kiegészítő metaadatokkal rendelkezik, amelyek fizikai egyedet írnak le, beleértve a saját helyet. A saját hellyel kapcsolatos információkért tanulmányozza a helyek témakört.
A kötet a rekordmappa logikai aláosztása kisebb, egyszerűbben kezelhető egységekre. A kötet nem létezhet a mappától függetlenül. A rekordmappa, a dobozt kivéve, mindig legalább egy kötetet tartalmaz. Ezt a kötetet a rendszer a rekordmappa létrehozásakor automatikusan létrehozza. Ezután egy rekordmappán belül akármennyi kötetet létrehozhat. Figyeljen azonban arra, hogy egy mappán belül egyidejűleg csak egy kötet marad nyitott. Alapértelmezésben az aktuális kötet van megnyitva. A kötet automatikusan lezárásra kerül, ha kötetet ad hozzá, és amikor a megadott feltétel teljesül. Például egy adott naptári év rekordjait tartalmazó kötet automatikusan lezárásra kerülhet az adott naptári év végén.
A kötet ugyanolyan típusú, mint a szülő rekordmappája (elektronikus, fizikai vagy hibrid), és ugyanolyan típusú rekordokat tartalmaz, mint a szülője. Viszont a kötet nem tartalmazhatja más kötet almappáját. A kötet örökli annak a rekordmappának a selejtezési ütemezését, amely alatt létre lett hozva. Nem határozhat meg olyan selejtezési ütemezést, amely független a szülő rekordmappától.
Amikor létrehoz egy rekordkategóriát vagy rekordmappát, akkor az aktívnak van jelölve. Megjelölheti azonban a tárolót inaktívként is a tároló létrehozása után. Amikor egy tárolót inaktívnak jelöl, akkor a rendszer megakadályozza új egyedek létrehozását, áthelyezését, másolását vagy iktatását az adott tárolóban. Az összes leszármazott tároló is inaktívként lesz jelölve. Ezen felül a felhasználók egy rekord deklarálása során nem látják az inaktív tárolókat. Egy tároló inaktívként jelölése akkor hasznos, ha az általános használatba adása előtt át kell nézni és jóvá kell hagyni azt.
Tároló egyed létrehozásakor az alapértelmezésben megnyitott. Ha azt szeretné, hogy egy tárolón belül a leszármazott egyedek létrehozása tiltott legyen, miközben a rekordok lekérése engedélyezett, akkor zárja le az adott tárolót a létrehozása után. Az összes leszármazott tároló is lezártként lesz jelölve.