Los recibos por lo general rastrean qué usuarios poseen una copia de un registro clasificado. Aunque, puede crear un recibo para los registros no clasificados también. A pesar de que un recibo rastrea la ubicación del documento clasificad, el recibo en sí no está clasificado.
Si el recibo es un documento de papel, lo puede declarar como registro físico. Para obtener más información, consulte el tema declaración de un registro físico. Puede escanear un recibo y declarar la imagen escaneada como registro electrónico, o crear un documento de texto electrónico y declararlo como registro. Si desea declarar el recibo como un registro clasificado, consulte el tema sobre la declaración de un registro clasificado.
Si declara un recibo como registro, asocie el recibo con el registro del que quiere hacer el seguimiento.
Para declarar un recibo como registro:
- Comience declarando el recibo como registro igual que cualquier otro documento.
- En el paso Definir propiedades, haga clic en Recibo de.
- Busque y seleccione el registro clasificado que el recibo rastrea.
- Complete el proceso de declaración de registro como haría con cualquier otro documento.
Después de declarar un recibo como un registro, la vista Propiedades del recibo muestra el nombre del registro que rastrea en el campo ReciboDe.
Puede camiar el valor al hacer clic en ReciboDe o borre la asignación al hacer clic en Borrar.
En la vista Detalle de un registro, la sección Detalles adicionales del registro incluye un campo Estado del recibo que muestra uno de los siguientes estados:
- Ninguno: el registro no está establecido como el recibo de ningún otro registro.
- Adjunto: el registro al cual se adjunta el recibo no cambia de estado; el recibo aún está adjunto al registro que se rastrea.
- Transferido por el principal: el registro asociado se transfirió a través del proceso normal de disposición.
- Principal destruido: el registro asociado se borró a través del proceso normal de disposición.
- Principal desclasificado: un usuario autorizado desclasificó el registro asociado.
- Principal degradado: un usuario autorizado degradó el registro asociado.
- Principal eliminado: el registro asociado se eliminó manualmente.
El término "Principal" se refiere al registro asociado con el recibo, no a una carpeta.
Atención: El campo
Estado del recibo muestra "Ninguno" si un registro no es un recibo. La vista de propiedades de un registro clasificado muestra los nombres de los recibos adjuntos (si los hay). El campo Estado del recibo de un registro clasificado muestra "Ninguno" debido a que un registro con recibos adjuntos no puede ser el recibo de otro registro. Un registro puede tener varios recibos, pero un recibo solo se puede adjuntar a un registro.
- No se puede eliminar ningún recibo que continúe adjunto a un registro clasificado activo.
- Si un registro se degrada o desclasifica, se elimina el enlace con el recibo. Si desea seguir efectuando el seguimiento del registro, debe declarar un nuevo registro como recibo del registro degradado o desclasificado.