Egy jogosult felhasználó selejtezési ütemezést határoz meg, és
az ütemezést rekordkategóriával, rekordmappával vagy rekordtípussal társítja.
A selejtezési ütemezést Rekordkezelő vagy Rekordadminisztrátor határozhatja
meg. Az PRO adatmodellben Rekordkezelő, Rekordadminisztrátor vagy Áttekintő
rendelhet selejtezési ütemezést egyedhez. Az Alap és a DoD adatmodellben Rekordkezelő vagy Rekordadminisztrátor
rendelhet selejtezési ütemezést egyedhez.
Erről a feladatról
A selejtezési ütemezések több fázissal rendelkezhetnek, ahol az
érintett egyedekre selejtezési lépések valósulnak meg, úgymint áttekintés, exportálás,
átvitel vagy megsemmisítés. Bár a selejtezési ütemezés nem igényel több
fázist, az ütemezés általában két fázist tartalmaz:
- Kikapcsolási fázis az egyed aktív élettartamának végéig.
- A kikapcsolás után a végső selejtezés meghatározásának fázisa.
Ha a
Selejtezési ütemezés varázsló megjelenítési
beállítása a
Felhasználói beállítások között
Egyszerű, akkor az
ütemezés alapértelmezése egy fázis lesz, az automatikus megsemmisítés használatával
megtartás nélkül. További információkért tanulmányozza a felhasználói- és webhely beállítások témakört.
Eljárás
Selejtezési ütemezés meghatározásához:
- Válassza a Selejtezés lapot.
- Kattintson a Selejtezési ütemezések elemre.
- Kattintson a Selejtezési ütemezés hozzáadása gombra.
Korlátozás: Ha a Selejtezési
ütemezés varázsló beállítása a Felhasználói beállítások között
Egyszerű, akkor a Lépések panel
nem jeleníti meg a Fázisok beállítása lehetőséget.
- Adja meg az ütemezés nevét és leírását. A leírás nem kötelező.
- Adja meg az egyedek selejtezéséért felelős jogosultság nevét,
majd kattintson a Tovább gombra. Ez a mező nem kötelező.
- Kattintson a megfelelő választógombra a kikapcsolást kezdeményező aktiváló kiválasztásához. Ha a Selejtezési
ütemezés varázsló beállítása a Felhasználói- vagy webhely beállítások között
Egyszerű, akkor az egyetlen lehetséges aktiváló
a Belső esemény aktiváló.
- A naptári dátum esetén beírhatja a dátumot, vagy használhatja a
naptár vezérlőelemet. Ez a szokásos selejtezési ütemezés művelete.
- Az Előre meghatározott dátum, Belső
esemény, Külső esemény vagy Ismétlődő
esemény esetén válasszon egy elemet a menüből. Ezek az elemek előzőleg
a IBM® Enterprise
Records Konfigurálás lapon lettek létrehozva. Kattintson a Részletek megjelenítése lehetőségre az aktiváló
adatainak megjelenítéséhez. Az aktiválók hozzáadásával kapcsolatos információkért tanulmányozza
a dátumok és események hozzáadása témakört.
- Kikapcsolás ofszet beállítása. További részletekért tekintse meg ebben a témakörben később a Kikapcsolás és kikapcsolás ofszet beállítása részt.
- Állítsa be az egyedek kikapcsolását aktiváló feltételt. A kikapcsolás lehet automatikus, vagy igényelhet jóváhagyást. Jóváhagyás igényléséhez
válasszon ki egy selejtezési kikapcsolás műveletet. Az automatikus kikapcsoláshoz ne adjon meg
selejtezési kikapcsolás műveletet. Ha a Selejtezési
ütemezés varázsló beállítása a Felhasználói- és webhely beállítások között
Egyszerű, akkor a Selejtezés kikapcsolás művelet nem jelenik meg.
- Minden egyes kikapcsolás művelet korábban került hozzáadásra a IBM Enterprise
Records Konfigurálás lapon,
és társított munkafolyamattal rendelkezik. A selejtezés előkészítő folyamat automatikusan
elindítja ezt a munkafolyamatot a kikapcsolás plusz valamennyi ofszet után. A normál selejtezési ütemezés
esetén a Selejtezés kikapcsolás művelet menüje csak azokat
a műveleteket tartalmazza, amelyek a Kikapcsolás művelettípushoz
tartoznak. A műveletekkel kapcsolatos további információkért tanulmányozza a műveletek témakört.
- Ha szükséges, módosítsa a Kikapcsolás alapot a kikapcsolás alap dátumának megadásához. A Kikapcsolás alap menü
olyan IBM Enterprise
Records dátum tulajdonságok készletét tartalmazza,
amelyek a kikapcsolási dátumokat egyéni IBM Enterprise
Records egyedtulajdonságok alapján számítják ki.
Kikapcsolás ofszet beállítása. További részletekért tekintse meg ebben a témakörben később a Kikapcsolás és kikapcsolás ofszet beállítása részt.
- Ha a Selejtezési
ütemezés varázsló beállítása a Felhasználói- vagy webhely beállítások között
Részletes, akkor kattintson a Tovább gombra. Ez a művelet legalább egy megtartási időtartamot, vagyis fázist hoz létre
az aktuális ütemezéshez. Ha a Befejezés gombra kattint, akkor
a selejtezési ütemezéssel társított egyedek nem rendelkeznek specifikus
megtartási időtartammal. Ha a Selejtezési
ütemezés varázsló beállítása a Felhasználói beállítások között
Egyszerű, akkor kattintson a Befejezés gombra. Csak egy fázis használja az RMAutoDestroyAction Automatikus megsemmisítés műveletet. A Felmérés
szükséges beállítás értéke False. Az alapértelmezett megtartás 0 év 0 hónap 0 nap. Nem kerül létrehozásra
Alternatív megtartás.
Eredmények
Állítsa be a kikapcsolást és kikapcsolás ofszetet
Az IBM Enterprise
Records alkalmazásban megtartási időtartamot egy fázisra megtartás beállításával vagy a kikapcsolási ofszet beállításával határozhat meg.
Ha nincs
megadva kikapcsolás ofszet, és a fázis megtartási időtartam be van állítva,
akkor az előkészítő folyamat kikapcsolást végez az egyedre még akkor is, ha az
eseményfeltétel igaz lesz. Ha a kikapcsolás alatt álló egyed egy tároló, akkor
ez a tároló be is lesz zárva, megelőzve az új rekordok hozzáadását.
A megtartás azután a kikapcsolási dátum plusz a fázisra meghatározott
megtartási időtartam lesz. A következő szabályok vonatkoznak a kikapcsolási dátum
számítására, a különböző ütemezési konfigurációktól függően:
- Belső eseményaktiváló használata, és egy egyed tulajdonságához megadott
kikapcsolási alap dátum
A kikapcsolási dátum a kikapcsolási alap dátum értéke.
- Eseményaktiváló típusú dátum használata (külső esemény, előre meghatározott
dátum), és Esemény dátum beállítású kikapcsolási alap dátum
A
kikapcsolási dátum az eseményaktiváló dátuma.
- Belső eseményaktiváló használata, és Esemény
dátum beállítású kikapcsolási alap dátum
A kikapcsolási dátum az előkészítő folyamat futásának a dátuma.
- Eseményaktiváló típusú dátum használata (külső esemény, előre meghatározott
dátum), valamint egy egyed tulajdonságához megadott kikapcsolási alap dátum
A kikapcsolási
dátum a két dátum közül a legújabb.
Kikapcsolási esemény ofszet használata esetén az egyed
nem kerül kikapcsolásra, amíg az ofszet időtartam el nem telik. Ezért a tároló
megnyitva marad a megtartási időtartam során. A következő szabályok vonatkoznak a kikapcsolási dátum
számítására, a különböző ütemezési konfigurációktól függően:
- Belső eseményaktiváló használata, és egy egyed tulajdonságához megadott
kikapcsolási alap dátum
A kikapcsolási dátum a kikapcsolási alap dátum értéke plusz a kikapcsolási ofszet.
- Eseményaktiváló típusú dátum használata (külső esemény, előre meghatározott
dátum), és Esemény dátum beállítású kikapcsolási alap dátum
A kikapcsolási dátum az eseményaktiváló dátuma plusz a kikapcsolási ofszet.
- Belső eseményaktiváló használata, és Esemény
dátum beállítású kikapcsolási alap dátum
A kikapcsolási dátum az előkészítő folyamat futásának a dátuma
plusz a kikapcsolási ofszet.
Fontos: Ne használja a legutolsó konfigurációt, mert
az ütemezés bármilyen (például a neve) frissítése a kikapcsolási dátum, egyúttal az új előkészítő folyamat futási dátum plusz az ofszet újraszámítását eredményezi, elhalasztva a kikapcsolást. Ha nincs a kikapcsolási alap dátumhoz használható rekordtulajdonság,
akkor elfogadható megtartást alkalmazni a fázisra.
Ha a Selejtezési ütemezés varázsló megjelenítési beállításai
Egyszerű a felhasználói beállításaiban vagy a webhely beállításaiban, akkor
az ütemezés nem használ megtartást a fázisra. Az ütemezés ehelyett szintén az ofszet mechanizmust használja a megtartás meghatározásához.
Fázisok
beállítása
Selejtezési ütemezéshez fázisok társítása lehetővé teszi a
különböző műveleteket egy egyeden különböző időszakokban. Mindegyik fázis
meghatároz egy selejtezési műveletet és megtartási időtartamot egy egyedre.
Például egy egyed selejtezés előtti áttekintéséhez két fázist vegyen fel
a selejtezési ütemezésbe. Az első fázis meghatározza az egyed áttekintését,
a második fázis pedig megadja az egyed selejtezését. Az IBM Enterprise
Records egy selejtezési ütemezésben
több fázist futtat abban a sorrendben, amelyben hozzáadja a fázisokat az
ütemezéshez.
Több alternatív megtartás is meghatározható egy fázison
belül. Az alternatív megtartások egy tulajdonságérték alapján változó megtartási
időtartamokat biztosítanak. Ha egyik alternatív megtartási feltétel sem teljesül,
akkor az IBM Enterprise
Records az alapértelmezett
megtartási időtartamot használja. Ha több alternatív megtartási feltétel teljesül,
akkor az IBM Enterprise
Records a leghosszabb megtartási
időtartammal rendelkező alternatív megtartást alkalmazza.
Fontos: Az alternatív megtartások száma, vagy azok feltételeinek
komplexitása a megtartási számításra teljesítmény hatással bír.
Miután az IBM Enterprise
Records egy egyedre
kikapcsolási műveletet alkalmaz, az adott egyedre egy selejtezési ütemezés első fázisa
kerül alkalmazásra. Az első fázis megtartási időtartama végén az egyedek
készen állnak a fázishoz tartozó selejtezési műveletre. Az IBM Enterprise
Records végrehajtja a társított
selejtezési műveletet, az ütemezés következő fázisa elkezdődik egy
jogosult felhasználó jóváhagyása után.
A selejtezési ütemezéshez fázis hozzáadása:
- Kattintson az Új hozzáadása lehetőségre a Fázis
tulajdonságai lapon.
- Adja meg a fázis nevét és leírását.
- Válasszon egy Fázis műveletet a menüből.
- A műveletek előzőleg létre lettek hozva az IBM Enterprise
Records Konfigurálás lapján.
- Az IBM Enterprise
Records a műveletet az egyedeken a fázis végén hajtja végre.
- Minden művelet előre meghatározott munkafolyamatot tartalmaz, melyet az IBM Enterprise
Records indít az adott műveletre.
Korlátozás: Az egyedek átvitele vagy megsemmisítése a végső fázis. Az ilyen művelettípusok után nem vehet fel további fázist.
- A Felmérés szükséges mezőben válassza ki a True értéket,
hogy kötelező legyen az egyedek áttekintése a fázishoz tartozó munkafolyamat
indulása előtt. Ha nem szükséges felmérés, akkor válassza a False értéket.
- Ha a fázishoz az Átvitel, Exportálás vagy
Köztes átvitel műveletet választja, akkor adja meg a
helyet a Exportálási cél mezőben. A hely lehet:
- Távoli kiszolgálón. Például: \\kiszolgáló neve\mappa neve.
- Helyi meghajtó mappája. Például: helyi
meghajtó:\mappa neve.
- Adjon meg egy Alapértelmezett megtartási időtartamot a fázis egyedeire.
Kötelező értéket megadnia, ha nem rendel hozzá alternatív megtartási időtartamokat.
- Feltételek beállításához úgy, hogy az egyedek a fázisban egy tulajdonság alapján hosszabb vagy rövidebb ideig maradjanak,
tegye a következőket. Ezekkel a lépésekkel alternatív megtartási időtartamok kerülnek létrehozásra.
- Kattintson az Új hozzáadása lehetőségre az Alternatív
megtartás ablak megjelenítéséhez.
- Válassza ki egy tulajdonság nevét a menüből.
- Válasszon ki egy műveleti jelet a listából.
- Adja meg a tulajdonság értékét. A megadott érték függ a tulajdonságtól.
- Válassza ki a Megtartás alap értéket a megtartási időtartam
kezdeti dátumaként.
- Adja meg a megtartási időtartam - napok értéket év, hó
és nap egységekben. Az IBM Enterprise
Records az itt megadott
értéket hozzáadja a Megtartás alapjához. Az eredményül kapott dátum napján az IBM Enterprise
Records alkalmazza
a fázis műveletét az egyedre.
- Kattintson az Elfogad gombra az alternatív megtartás felvételéhez az aktuális ütemezésbe,
és a Fázis tulajdonságai ablakhoz visszatéréshez.
- Folytassa az alternatív megtartások hozzáadását az egyes feltételekhez az Új
hozzáadása gombra kattintva. Az IBM Enterprise
Records az összes mezőt feltölti
az előző alternatív megtartás adataival, így elegendő módosítania
a szükséges mezőket. Ha szükséges, bejelölheti egy alternatív megtartás
Eltávolítás jelölőnégyzetét, majd az
Alkalmaz gombra kattintva eltávolíthatja az adott feltételt.
- Az Elfogad gombra kattintva fejezze be a fázist. Az IBM Enterprise
Records hozzáadja a fázist és
az adatokat az ütemezés fázisainak listájához.
- További fázisok hozzáadásához kattintson az Új hozzáadása gombra. Ha már nem ad hozzá újat, akkor
kattintson a Befejezés gombra a selejtezési ütemezés befejezéséhez.