W niniejszej sekcji przedstawiono szereg informacji na temat niektórych zadań konserwacji i administracji wykonywanych stale, które są charakterystyczne dla produktu IBM® Enterprise Records.
Dodatkowe informacje na temat administrowania zawierają następujące sekcje systemów pomocy z zakresu administrowania produktem FileNet P8:
Istnieje cała gama zadań, jakie administrator może wykonywać za pomocą produktu IBM Administration Console for Content Platform Engine. Te zadania (takie jak konfigurowanie kontroli) zostały udokumentowane w tym systemie pomocy elektronicznej. Produktu IBM Administration Console for Content Platform Engine nie można jednak używać do innych celów, ponieważ może dojść do uszkodzenia danych lub innych poważnych problemów. W szczególności za pomocą produktu IBM Administration Console for Content Platform Engine nie należy wykonywać następujących czynności:
Ta lista nie zawiera wszystkich możliwości. Należy wykonywać tylko te zadania, które są udokumentowane w pomocy elektronicznej. Wykonywanie innych czynności za pomocą produktu IBM Administration Console for Content Platform Engine może powodować uszkodzenia danych i inne poważne problemy.
Podręcznik instalowania i aktualizacji IBM Enterprise Records może zawierać instrukcje dotyczące korzystania z aplikacji IBM Administration Console for Content Platform Engine w celu wykonywania operacji, które administrator wykonuje wyłącznie podczas instalowania lub aktualizowania. Do przykładów należą:
Dla kartoteki akt i dla dokumentów zadeklarowanych jako akta należy skonfigurować osobne składnice obiektów. Jedna składnica obiektów kartoteki akt powinna być przeznaczona do przechowywania struktury kartoteki akt, a druga — składnica obiektów aktywna dla akt — powinna zawierać dokumenty, w tym niektóre zadeklarowane jako akta. Z systemu korzysta wielu użytkowników z dostępem do składnicy ROS, którzy nie mają dostępu do obiektów tworzących kartotekę akt w składnicy FPOS. Z jedną składnicą FPOS może być skojarzona więcej niż jedna składnica ROS.
Po skonfigurowaniu kartoteki akt i rozpoczęciu deklarowania akt ilość zmian dotyczących produkcyjnej składnicy obiektów jest minimalna. Jeśli konieczne będzie usunięcie składnicy obiektów po zadeklarowaniu akt, wówczas należy zastosować konkretną procedurę, pozwalającą uniknąć problemów z deklarowaniem akt w nowej składnicy obiektów. Procedura obejmuje skasowanie preferencji Workplace przed usunięciem składnicy obiektów.
Jeśli składnica obiektów została usunięta przed resetowaniem preferencji ośrodka i użytkownika dla innej składnicy obiektów, wówczas użytkownik, który podejmuje próbę uzyskania dostępu do składnicy obiektów, zobaczy komunikat. Komunikat zawiera informacje o tym, która składnica obiektów FPOS została wybrana oraz o przyczynach takiego wyboru. Dostępny będzie również odsyłacz umożliwiający skonfigurowanie wymaganej składnicy obiektów FPOS. System wybiera składnicę obiektów zgodnie z następującymi wytycznymi.
Jeśli składnica obiektów zostanie usunięta przed skasowaniem preferencji, wówczas należy skasować wszystkie preferencje metodą Purge. Należy usunąć, zmienić nazwę pliku lub przenieść plik bootstrap.properties. Plik zostaje automatycznie odbudowany.
Poniżej przedstawiono zadania konserwacji systemu IBM Enterprise Records wykonane w większości ośrodków. Informacje na temat sytuacji, w jakich należy wykonywać konkretne zadania konserwacji systemu IBM Enterprise Records zawiera lista kontrolna na poniższym wykresie.
Codziennie | Co tydzień | Co miesiąc | W razie potrzeby |
---|---|---|---|
Monitorowanie dziennika przeglądania | Eksportowanie dzienników kontroli | Archiwizowanie/usuwanie dziennika przeglądania | Rozwiązywanie problemów Konfigurowanie rejestrowania |
Serwer Content Platform Engine może używać serwera FileNet Image Services jako urządzenia pamięci masowej o stałej treści lub jako urządzenia do przechwytywania o dużej pojemności. Oznacza to, że treść dokumentu Content Platform Engine może być przechowywana na serwerze FileNet Image Services jako dokument FileNet Image Services. Opcjonalna funkcja, dzięki której jest to możliwe, ma nazwę Content Federation Services for Image Services (CFS-IS).
Jeśli system CFS-IS jest używany z IBM Enterprise Records, wówczas nie należy ustawiać daty ważności dla dokumentów zapisanych w systemie FileNet Image Services. Nie istnieje żaden automatyczny sposób, w jaki administracyjny użytkownik CFS-IS na systemie FileNet Image Services mógłby odróżnić dokumenty IBM Enterprise Records wstrzymane (których nie można usunąć), od tych, które można usunąć.
W niektórych przypadkach operacje, jakie można wykonywać względem tych dokumentów, są zależne od tego, w jaki sposób dokument FileNet Image Services został wprowadzony do systemu oraz czy właściwości dokumentu FileNet Image Services są propagowane na serwer Content Platform Engine. Jeśli serwer FileNet Image Services jest używany jako urządzenie pamięci masowej o stałej treści, wówczas treść dokumentu jest dodawana do serwera FileNet Image Services za pośrednictwem aplikacji CE. W tej sekcji dokumenty te są określane jako dokumenty CE-IS typu A. Jeśli serwer FileNet Image Services jest używany jako urządzenia do przechwytywania o dużej pojemności, wówczas treść dokumentu jest dodawana do serwera FileNet Image Services za pośrednictwem aplikacji FileNet Image Services. Te dokumenty są określane jako dokumenty CE-IS typu B.
Za pomocą IBM Enterprise Records można zarządzać tymi dokumentami jako aktami w taki sam sposób, w jaki zarządza się innymi dokumentami CE jako aktami. W niniejszej sekcji opisano niektóre różnice działania produktu IBM Enterprise Records w przypadku pracy z tymi typami dokumentów. Przedstawiono tu również inne informacje, o których należy pamiętać w przypadku zarządzania dokumentami tych typów.
Subskrybcję można zdefiniować w taki sposób, aby w przypadku migracji dokumentów FileNet Image Services do składnicy obiektów dokumenty były automatycznie deklarowane jako akta. W celu deklarowania automatycznego należy się upewnić, że klasa dokumentów dla zmigrowanych dokumentów subskrybuje czynność zdarzenia dla automatycznego deklarowania, oraz że czynność zdarzenia wywołuje zdarzenie Wprowadź/zwróć. Więcej informacji zawiera temat pomocy Konfigurowanie automatycznego deklarowania akt.
Jeśli dokument FileNet Image Services jest dostępny za pośrednictwem aplikacji lub API Image Services, wówczas nie istnieją żadne mechanizmy CE zapobiegające zmianom i usuwaniu dokumentu. Dzieje się tak nawet jeśli dokument jest deklarowany jako akta. Dlatego należy skontaktować się z administratorem systemu FileNet Image Services, aby upewnić się, że zabezpieczenia IS są poprawnie skonfigurowane na potrzeby modyfikowania i usuwania dokumentów FileNet Image Services.
Klasy dokumentów FileNet Image Services zawierają parametry zachowania, które określają okoliczności umożliwiające usuwanie dokumentów. Produkt IBM Enterprise Records nie współpracuje z tymi ustawieniami zachowywania IS. Dlatego należy skontaktować się z administratorem systemu FileNet Image Services, aby upewnić się, że te ustawienia zachowywania są skonfigurowane poprawnie, tj. tak, że dokumenty FileNet Image Serviceszadeklarowane jako akta nie będą usuwane z powodu ustawień zachowywania.
Dokumenty FileNet Image Services wpisane do katalogu CE można deklarować za pomocą dowolnych dostępnych mechanizmów deklarowania. Są to na przykład: Workplace, MS Office, MS Outlook, czynności zdarzeń, przepływy pracy i interfejsy API IBM Enterprise Records Java. Nie można jednak wybrać na akta jednego elementu dokumentu wieloelementowego. Jeśli dokument wieloelementowy jest zadeklarowany jako akta, wówczas wszystkie elementy są traktowane jako części akt.
Użytkownik inny niż Akta, który ma dostęp do dokumentu, nie może uzyskać dostępu do strony informacji o dokumencie, jeśli użytkownik Akta zadeklarował dokument jako Akta. To ograniczenie dotyczące użytkowników innych niż Akta wynika z projektu oprogramowania.
Jeśli wpisywanie do katalogów jest włączone na serwerze FileNet Image Services, wówczas właściwości dokumentów FileNet Image Services, które są odwzorowane na właściwości dokumentów CE, są zapisywane na serwerach FileNet Image Services i CE. Wszelkie aktualizacje właściwości dokumentów FileNet Image Services są automatycznie propagowane do powiązanego dokumentu CE. Jednak aktualizacje właściwości dokumentu CE nie wpływają na właściwości akt powiązanych z dokumentem.
Jeśli dokument jest dokumentem CE-IS typu A, wówczas wyszukiwanie na podstawie treści spowoduje znalezienie akt powiązanych z dokumentem. Warunkiem jest jednak, że w składnicy obiektów, w której znajduje się dokument, skonfigurowano CBR. Jeśli jednak dokument jest dokumentem CE-IS typu B, wówczas wyszukiwanie na podstawie treści nie znajdzie dokumentu.
Usuwanie akt powoduje również usuwanie odpowiadającego im dokumentu CE. Jeśli treść dokumentu CE jest zapisana w trwałej pamięci podręcznej serwera FileNet Image Services, a nie na nośniku pamięci masowej, wówczas nastąpi usunięcie dokumentu FileNet Image Services z pamięci podręcznej. Jeśli jednak treść dokumentu CE jest zapisana na nośniku pamięci masowej serwera FileNet Image Services, wówczas usunięcie akt nie spowoduje usunięcia treści z nośnika. Więcej informacji dotyczących sposobu usuwania danych dokumentów z serwera FileNet Image Services, w tym informacje na temat kasowania nośnika pamięci masowej FileNet Image Services, zawiera temat dotyczący dokumentów i folderów, których termin ważności upłynął, w sekcji dotyczącej konserwacji bazy danych, w publikacji IBM FileNet Image Services System Administrator's Handbook.
Skopiowanie akt spowoduje również skopiowanie powiązanego z nimi dokumentu CE oraz powiązanego dokumentu IS. We wszystkich przypadkach operacja kopiowania akt powoduje utworzenie dokumentu CE-IS typu A, nawet jeśli pierwotny dokument był dokumentem CE-IS typu B.
To samo obowiązuje w przypadku importowania akt. Dokument powiązany z importowanymi aktami będzie zawsze dokumentem CE-IS typu A, nawet jeśli eksportowany był dokument CE-IS typu B.
Podczas cyklu programowania konieczne jest monitorowanie wydajności systemu w celu zapewnienia maksymalnej wydajności implementacji. Należy użyć produktu IBM System Dashboard for Enterprise Content Management, który udostępnia scentralizowany mechanizm gromadzenia i dystrybuowania danych nt. wydajności na zainstalowanych produktach oprogramowania IBM FileNet, niezależnie od systemu operacyjnego. Zgromadzone dane dot. wydajności mogą zostać udostępnione dla domyślnych funkcji IBM System Dashboard for Enterprise Content Management używanych w ośrodkach, które nie są zestandaryzowane na konsoli zarządzania. Informacje o korzystaniu z produktu IBM System Dashboard for Enterprise Content Management zawiera temat dotyczący korzystania z produktu IBM System Dashboard for Enterprise Content Management.
Dokumentacja IBM FileNet P8 Troubleshooting Guide zawiera informacje o rozwiązywaniu problemów z komponentami platformy FileNet P8, w tym o IBM Enterprise Records, Content Platform Engine, Application Engine i Workplace. W celu pobrania dokumentacji ze strony działu wsparcia IBM należy skorzystać z odsyłacza zewnętrznego na końcu tego tematu.