IBM Enterprise Records 5.1.2 版    

配置記錄的自動宣告

您可以配置記錄的自動宣告,以確保使用者對「記錄物件儲存庫 (ROS)」中的文件執行作業時會宣告記錄。 IBM® Enterprise Records 會在指定的「檔案計劃物件儲存庫」中建立對應的記錄。

關於這項作業

例如,您可以選擇將存檔至「機密」資料夾的每個文件宣告為記錄。您可以選擇在使用者移入文件時,將屬於特定文件類別的每個文件宣告為記錄。
重要: 如果想要在建立時宣告記錄,您必須使用「移入」事件,而不是「建立」事件。
RMAutoDeclaration 必須配置成使用非同步事件,而「不是」同步事件。 如果要配置記錄的自動宣告,請執行下列作業:

編輯自動宣告配置檔

程序

如果要編輯 RMAutoDeclaration 配置檔 (RMAutoDeclare.properties),請執行下列動作:

  1. IBM Administration Console for Content Platform Engine 的來源文件類別或子類別中,建立(指定)String 內容(例如,AutoDeclareFolderSymName)以指定記錄存檔資料夾路徑或 GUID。 將內容配置為具有 256 個字元的長度。
  2. (選用)在 IBM Administration Console for Content Platform Engine 的來源文件類別或子類別中,建立(指定)另一個 String 內容(例如,AutoDeclareRecordClassSymName),以指定記錄類別名稱。 如果未指定記錄類別名稱,則記錄類別預設為 ElectronicRecordInfo。

    前兩個步驟會建立 RMAutoDeclare 事件的內容。

  3. 使用 Application EngineWorkplace XTIBM Administration Console for Content Platform Engine,移出 RMAutoDeclare.properties 檔。
  4. 以適當的資訊編輯 RMAutoDeclare.properties:
    rmevent.declare.RecordClassPropertySymname=AutoDeclareRecordClassSymName
    rmevent.declare.RecordFiledInFolderPropertySymname=AutoDeclareFolderSymName
      (如果內容不存在,事件處理程式便會記載錯誤。)
    rmevent.declare.FPOSObjectStoreName=TargetObjectStoreName
  5. 使用 Application EngineWorkplace XTIBM Administration Console for Content Platform Engine,移入含有先前指定內容的新版 RMAutoDeclare.properties

結果

建立使用 RMAutoDeclaration 事件動作的訂閱

您可以建立每當訂閱的事件(已新增移入或檔案)發生時,就執行的一個以上的訂閱。這項功能會觸發與訂閱相關聯的事件動作。

如果是文件相關的「移入」事件,您可以對「文件」類別或子類別建立訂閱。 如果是資料夾相關的事件(已新增檔案),您可以對資料夾類別或子類別,或是特定的資料夾物件實例建立訂閱。 您可以依需求來建立任意數目的訂閱。例如,您可以對數個不同的文件子類別建立訂閱。

如果要新增訂閱,請執行下列動作:
  1. IBM Administration Console for Content Platform Engine,展開包含自動宣告為記錄的文件之 ROS 物件儲存庫。
  2. 如果要對文件類別或子類別建立訂閱,請用滑鼠右鍵按一下文件類別(或文件子類別),然後選取新增訂閱。如果要為資料夾類別或子類別建立訂閱,請展開「其他類別」資料夾,用滑鼠右鍵按一下資料夾(或資料夾子類別),然後選取新增訂閱。 如果要對特定資料夾建立訂閱,請展開「根資料夾」。移至要設定訂閱的資料夾。用滑鼠右鍵按一下該資料夾,然後選取新增訂閱
  3. 在「建立訂閱」精靈中,按下一步
  4. 為訂閱指定有意義的唯一名稱和說明,然後按下一步
  5. 如果是類別(而不是實例)訂閱,請確定已選取套用到類別 <class name> 的所有實例圓鈕,然後按下一步
  6. 從「指定觸發程式」畫面中,選取會啟動訂閱的觸發程式(如果是文件訂閱,則為移入;如果是資料夾訂閱,則為檔案)。按下一步
  7. 在畫面中,從功能表選取先前建立的 RMAutoDeclare 事件動作,然後按下一步
  8. 確定未選取同步勾選框。視情況將其餘勾選框保持選取或未選取,然後按下一步
  9. 按一下完成

RMAutoDeclare

如果要測試 RMAutoDeclare 的配置,請完成下列程序:

  1. 在配置為自動宣告之類別的 ROS 中建立文件。
  2. 在來源文件的 String 內容中指定記錄類別名稱。

    這個名稱是先前在 RMAutoDeclare.properties 檔中輸入的內容 (AutoDeclareRecordClassSymName)。請參閱本主題先前的「編輯自動宣告配置檔」程序中的步驟 2。當建立文件時,使用者會將記錄類別名稱輸入此內容中。 如果未指定符號名稱,則預設類別名稱為 ElectronicRecordInfo。

  3. 在另一個 String 內容中指定記錄存檔資料夾路徑。

    這個名稱是目前在 RMAutoDeclare.properties 檔中使用的另一個內容 (AutoDeclareFolderSymName)。請參閱本主題先前的「編輯自動宣告配置檔」程序中的步驟 1。 當建立文件時,使用者會將記錄存檔資料夾路徑或 GUID 輸入此內容中。如果輸入值無效,事件處理程式便會記載錯誤。記錄資料夾路徑的開頭為 /<File Plan Name>/...(例如,/File Plan/Category1/Folder1)。使用者也可以輸入資料夾 GUID。

使用者建立文件之後,RMAutoDeclare 事件會利用指定的記錄類別,在 FPOS 的指定資料夾中宣告它。



意見

前次更新: 2013 年 11 月
configure_autodeclaration.htm

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