IBM Enterprise Records V5.1.2    

通过使用已存储的搜索和模板来搜索记录

除了可以在“搜索”选项卡上搜索特定 IBM® Enterprise Records 实体以外,您还可以使用在 Application EngineWorkplace XT 中创建的搜索模板或已存储的搜索。

当搜索模板设计者将搜索保存到 <FPOS>:\Records Management\Templates 目录并输入 RM 作为应用程序名称时,该搜索将显示在“搜索”选项卡中。选择搜索模板和已存储的搜索以便在 IBM Enterprise Records 的“搜索”选项卡上查看搜索列表。 只有在创建时将 RM 作为“应用程序名称”字段值的搜索才会显示在 IBM Enterprise Records 中。

要点: 当使用传统的 IBM Enterprise Records 用户界面时,不能使用从 IBM Enterprise Records 管理客户机创建并保存的搜索。在 IBM Enterprise Records 管理客户机中保存的搜索将以不同的 ApplicationName 值保存。此值未在传统 IBM Enterprise Records 用户界面中列出。

Application EngineWorkplace XT 中拥有制作 > 高级工具访问权的用户可以使用搜索设计器来创建和修改搜索。创建搜索模板时,可以使用“RM 实体类型”属性来指定或过滤掉搜索结果中特定于 IBM Enterprise Records 的实体。下表列示 IBM Enterprise Records 实体及其相应的值:

表 1. IBM Enterprise Records 实体和相应的值
RMEntityType 对象类型*
记录类别 101 文件夹
记录文件夹 102 文件夹
电子记录文件夹 105 文件夹
物理容器 106 文件夹
混合记录文件夹 108 文件夹
物理记录文件夹 110 文件夹
103 文件夹
电子记录 301 文档
电子邮件记录 302 文档
标记 303 文档

*定制对象是诸如操作、位置和记录类型等项。当您在搜索设计器内显示“对象子类”菜单时,您可以查看该列表。

设计搜索时,可以列示将以复选框形式显示在搜索模板中的实体类型。请在“对象类型”页面上指定这些类型。如果您正在使用搜索模板,请输入前面表中的值,或选中所需的根据选择的类对结果进行过滤:复选框以搜索特定实体类型。

有关创建已存储的搜索和搜索模板的更多信息,请参阅“搜索设计器帮助”。

已存储的搜索

已存储的搜索已经拥有了由其创建者定义的所有条件。您只需要单击名称。此操作将运行搜索并显示结果(如同您已打开文件夹一样)。已存储的搜索的图标:“已存储的搜索”图标

搜索模板

通常搜索模板允许您查看搜索条件并且输入您自己的值。您无法更改属性(要在其中进行搜索),甚至运算符。您应输入符合设计器已预先选择的条件的值。搜索模板的图标:“搜索模板”图标

对于包含基于内容的检索 (CBR) 元素的已存储的搜索或搜索模板,IBM Enterprise Records 仅支持“无”选项。其他 CBR 选项(例如“全部”)不受支持。

IBM Enterprise Records 搜索模板只在“记录对象库”中的已申报文档的内容中搜索 CBR 关键字。搜索模板不会搜索记录属性的文本,如存档规划对象库中的元数据。

VQL 是 Autonomy K2 软件所支持的查询语言,该软件是 Content Search Engine 的基础。有关 VQL 语法的更多信息,请参阅安装在 K2 主管理服务器上的 Autonomy 文档:http://<Master_Administration_Server_hostname>:9990/verity_docs/

如何使用搜索模板或已存储的搜索:

  1. 选择搜索选项卡并单击搜索模板和已存储的搜索
  2. 选择列示的所有搜索模板或已存储的搜索。
  3. 在选定搜索模板内指定搜索条件并单击搜索。(系统将立即运行已存储的搜索而无需用户输入。)
  4. 单击恢复缺省值以清除模板的所有搜索条件。要从菜单中清除单个值,请选择列表顶部的空白。单击日历图标的清除链接以清除日期。突出显示文本并按 Backspace 键删除文本。

搜索结果将显示在页面中。您可以通过单击列标题对结果进行排序。可以通过单击“获取信息”图标来访问信息页面。可以通过使用实体的上下文菜单来显示文档、打开文件夹以及执行操作。 要对多个实体执行操作,请选中其复选框并从“多选操作”菜单中选择操作。



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最近一次更新时间: 2013 年 11 月
use_stored_searches_and_search_templates.htm

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