IBM Enterprise Records, 버전 5.1.2   

레코드 관리

레코드 관리에는 레코드의 작성, 스토리지, 사용, 검색 및 처리를 위한 태스크(예: 계획, 제어 및 구성)가 필요합니다.

IBM® Enterprise Records의 컨텍스트에서도 레코드는 메타데이터입니다. 메타데이터는 다른 전자 파일(문서) 또는 실제 오브젝트에 대한 정보를 참조하고 포함하는 파일입니다.

자격이 있는 사용자가 오브젝트 저장소를 관리하고 아카이브 및 처리를 위해 적절하게 레코드를 준비해야 합니다. 또한 사이트의 문서 플로우에 적합하게 오브젝트 저장소, 파일 계획, 폴더 및 레코드를 설계하십시오.

전자 파일
전자 파일 또는 문서는 단일 파일, 디지털 사진 또는 하나의 오브젝트로 처리할 수 있는 관련 파일 세트일 수 있습니다. 예를 들어, 파일 세트는 이메일 메시지 및 이메일의 첨부 파일입니다. 전자 파일은 오브젝트 저장소 및 기타 저장소에 있습니다. 문서를 레코드로 선언하는 경우, IBM Enterprise Records는 문서(문서의 보안 및 가능한 분류 포함)를 관리합니다. 이 보안 설정은 문서에 대한 액세스를 변경할 수 있습니다. 따라서 문서의 작성자가 문서를 변경할 수 없습니다.
실제 오브젝트
실제 오브젝트는 비디오 테이프, 마이크로필름, 하드 디스크, DNA 샘플, 인쇄된 문서 및 사진일 수 있습니다. 이러한 오브젝트는 창고 내 상자나 파일 캐비닛 또는 안전한 다른 보관 시설에 저장할 수도 있습니다. 레코드는 실제 오브젝트의 위치를 추적합니다.

레코드로 선언된 오브젝트는 파일 계획 오브젝트 저장소(FPOS)라는 저장소에 저장됩니다. 레코드로 선언할 수 있는 문서가 들어 있는 저장소를 레코드 저장소 또는 기록 가능 오브젝트 저장소(ROS)라고 합니다. 다음 그림은 서로 다른 소스에서 레코드를 작성하는 경우를 보여줍니다.

그림 1. 레코드로 선언된 문서, 이메일, 비디오 및 다른 오브젝트그림은 다른 저장소에 레코드를 저장할 수 있는 방법을 보여줍니다. 한 저장소는 웹 컨텐츠, MS Office 문서 및 오디오 파일을
포함할 수 있습니다. 다른 저장소는 이메일을 포함할 수 있습니다. 세 번째 저장소는 비디오 테이프, 마이크로필름 및 CD를
포함할 수 있습니다. 네 번째 저장소는 계약, 특허 및 허용을 포함할 수 있습니다.
FPOS의 각 레코드는 시스템에서 관리하는 정보를 가리킵니다.

데이터 모델은 특정 레코드 관리 표준을 준수하는 파일 계획 오브젝트 저장소의 템플리트입니다. 데이터 모델에는 메타데이터 및 보안 기능이 포함됩니다. 기본, DoD 및 DoD 분류 데이터 모델을 사용할 수 있습니다.

다음 태스크를 수행하여 중요한 정보를 레코드로 보존하려면 IBM Enterprise Records를 사용하십시오.


피드백

마지막 업데이트 날짜: 2013년 11월
frmpp074.htm

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