Môžete nakonfigurovať autodeklaráciu záznamov na zabezpečenie, že
keď užívateľ vykoná operáciu na dokumente v ROS (Records
Object Store), záznam bude zadeklarovaný. IBM® Enterprise Records vytvorí zodpovedajúci
záznam v špecifikovanom sklade objektov plánu súborov.
Informácie o úlohe
Môžete napríklad zvoliť, že každý dokument, ktorý je zaradený
do priečinka Confidential, bude deklarovaný ako záznam. Môžete zvoliť, že
každý dokument, ktorý patrí do určitej triedy dokumentov, bude deklarovaný
ako záznam, keď užívateľ prihlási dokument.
Dôležité: Keď chcete,
aby bol záznam deklarovaný počas vytvárania, musíte
použiť udalosť Check In namiesto Create event.
RMAutoDeclaration
musí byť nakonfigurovaná na použitie asynchrónnych a NIE synchrónnych udalostí.
Na konfiguráciu autodeklarácie záznamov vykonajte tieto úlohy:
- Spustite skript importu na ROS z IBM Administration
Console for Content Platform Engine na vytvorenie akcie udalosti. Postupujte podľa procedúry v téme pomoci Práca s obslužným programom udalostí. Skript importu vytvorí akciu udalosti v priečinku Event Action a
kódový modul v priečinku Code Module.
- Zadajte miesto a ostatné informácie pre nový deklarovaný záznam
vykonaním procedúry Úprava konfiguračného súboru automatickej deklarácie
neskôr v tejto téme.
- Vytvorte registráciu, ktorá používa akciu udalosti autodeklarácie
vykonaním tejto procedúry neskôr v tejto téme.
- Otestujte konfiguráciu vykonaním procedúry RMAutoDeclare
neskôr v tejto téme.
Úprava konfiguračného súboru automatickej deklarácie
Procedúra
Úprava konfiguračného súboru RMAutoDeclaration (RMAutoDeclare.properties):
- V IBM Administration
Console for Content Platform Engine vytvorte
(stanovte) vlastnosť String (napríklad: AutoDeclareFolderSymName)
v triede alebo podtriede zdrojového dokumentu na špecifikáciu cesty priečinka
alebo GUID určenú v zázname. Nakonfigurujte vlastnosť, aby mala dĺžku 256 znakov.
- (Voliteľné) V IBM Administration
Console for Content Platform Engine vytvorte
(stanovte) inú vlastnosť String (napríklad AutoDeclareRecordClassSymName)
v triede alebo podtriede zdrojového dokumentu na špecifikáciu názvu triedy
záznamu. Ak neuvediete názov triedy záznamu, trieda záznamu
bude štandardne ElectronicRecordInfo.
Prvé dva kroky vytvoria
vlastnosti pre udalosť RMAutoDeclare.
- Použite Application Engine, Workplace XT alebo IBM Administration
Console for Content Platform Engine na odhlásenie súboru RMAutoDeclare.properties.
- Upravte RMAutoDeclare.properties s príslušnými informáciami:
rmevent.declare.RecordClassPropertySymname=AutoDeclareRecordClassSymName
rmevent.declare.RecordFiledInFolderPropertySymname=AutoDeclareFolderSymName
(Ak vlastnosť neexistuje, obslužný program udalostí zaprotokoluje chybu.)
rmevent.declare.FPOSObjectStoreName=TargetObjectStoreName
- Na prihlásenie novej verzie RMAutoDeclare.properties s obsahom, špecifikovaným skôr, použite Application Engine, Workplace XT alebo IBM Administration
Console for Content Platform Engine.
Výsledky
Vytvorte registráciu, ktorá používa akciu
udalosti RMAutoDeclaration
Môžete vytvoriť jednu alebo viac registrácií, ktoré budú spustené
vždy, keď príde k subscribed-to udalosti (Check In alebo File Added).
Táto
funkcia spúšťa akciu udalosti priradenú k registrácii.
Pre
udalosť Check In súvisiacu s dokumentom vytvorte registráciu na
triede alebo podtriede dokumentu. Pre udalosť súvisiacu s priečinkom (File Added),
môžete vytvoriť registráciu buď na triede alebo podtriede priečinka
alebo na určitej inštancii objektu priečinka. Môžete vytvoriť toľko registrácií koľko
potrebujete. Môžete napríklad vytvoriť registrácie na viacerých rôznych
podtriedach dokumentov.
Ak chcete pridať registrácie, postupujte takto:
- Z IBM Administration
Console for Content Platform Engine rozviňte
sklad objektov ROS, ktorý obsahuje dokumenty, ktoré budú automaticky
deklarované ako záznamy.
- Na vytvorenie registrácie pre triedu alebo podtriedu dokumentov kliknite pravým tlačidlom na Document
Class (alebo podtriedu dokumentu) a vyberte Add
Subscription. Ak chcete vytvoriť registráciu pre triedu alebo podtriedu priečinka, rozviňte priečinok Other Classes, kliknite pravým tlačidlom myši na Folder (alebo podtriedu priečinka) a vyberte Add Subscription. Na vytvorenie
registrácie pre určitý priečinok rozviňte priečinok Root. Choďte na
priečinok, pre ktorý chcete nastaviť registráciu.
Kliknite pravým tlačidlom na
priečinok a vyberte Add Subscription.
- V sprievodcovi Create a Subscription kliknite na Next.
- Zadajte zmysluplný jedinečný názov a popis pre registráciu a
kliknite na Next.
- Pre registráciu triedy (ale nie pre inštancie) sa presvedčte, že je vybratý prepínač Apply
to all instances of class <názov triedy>
a kliknite na Next.
- Na obrazovke Specify Triggers vyberte spúšťače, ktoré aktivujú
registráciu (Checkin pre registráciu dokumentu; File pre
registráciu priečinka). Kliknite na Next.
- V obrazovke vyberte z ponuky akciu udalosti RMAutoDeclare
vytvorenú skôr a kliknite na Next.
- Presvedčte sa, že začiarkavacie políčko Synchronous nie
je začiarknuté. Nechajte ostatné začiarkavacie políčka začiarknuté alebo nezačiarknuté,
ako je požadované a kliknite na Next.
- Kliknite na Dokončiť.
RMAutoDeclare
Na otestovanie konfigurácie RMAutoDeclare
vykonajte túto procedúru:
- Vytvorte dokument na ROS triedy, ktorá bola nakonfigurovaná
na automatickú deklaráciu.
- Zadajte názov triedy záznamu vo vlastnosti String zdrojového
dokumentu.
Tento názov je vlastnosť (AutoDeclareRecordClassSymName)
zadaná skôr v súbore RMAutoDeclare.properties. Pozrite si krok
2 v procedúre Úprava konfiguračného súboru automatickej deklarácie
skôr v tejto téme. Keď vytvárate dokument, užívateľ zadáva názov
triedy záznamu do tejto vlastnosti. Ak nezadáte symbolický
názov, predvolený názov triedy je ElectronicRecordInfo.
- Zadajte cestu k priečinku záznamu v inej vlastnosti String.
Tento
názov je iná vlastnosť (AutoDeclareFolderSymName) ako aktuálne
použitá v súbore RMAutoDeclare.properties. Pozrite si
Krok 1 v procedúre Úprava konfiguračného súboru automatickej deklarácie
skôr v tejto téme. Keď vytvárate dokument, užívateľ do tejto vlastnosti zadáva
cestu k priečinku záznamu alebo GUID. Ak je táto hodnota
neplatná, obslužný program udalostí zaprotokoluje chybu. Cesta priečinka záznamov začína s /<File Plan Name>/... (napríklad /File Plan/Category1/Folder1). Užívateľ môže tiež zadať GUID priečinka.
Keď užívateľ vytvorí dokument, udalosť RMAutoDeclare
ho deklaruje do špecifikovaného priečinka na FPOS pomocou špecifikovanej triedy
záznamu.