IBM Enterprise Records, versio 5.1.2    

Asiakirjan kopiointi

Vain käyttäjä, jolla on vähintään käyttöoikeuden haltijan tai arvioijan roolin valtuudet, voi kopioida asiakirjan toiseen sijaintiin samassa arkistonmuodostussuunnitelmassa. Kun käyttöoikeuden haltija tai arvioija kopioi asiakirjan, IBM® Enterprise Records kopioi asiakirjaksi vahvistetun dokumentin asiakirjojen objektisäilöön (ROS). Ohjelma kopioi asiakirjaksi vahvistetun dokumentin samaan lähdearkistoon eri sisällytysnimellä. IBM Enterprise Records kopioi asiakirjan metatiedot (lukuun ottamatta nimeä, kuvausta, suojaus- ja arkistostapoistotietoja) uuteen arkistonmuodostussuunnitelman objektisäilön kansioon. Metatiedoissa on linkki kopioituun asiakirjaan asiakirjan objektisäilössä (ROS).

Tietoja tästä tehtävästä

Asiakirjojen kopioinnin seuraukset.

Toimintaohjeet

Voit kopioida yksittäisen asiakirjan seuraavasti:

  1. Selaa arkistonmuodostussuunnitelman hierarkiaa ja etsi kopioitava asiakirja.
  2. Napsauta asiakirjan nimeä hiiren kakkospainikkeella ja valitse valikosta Kopioi.
  3. Huomaa, että Dokumentin otsikko -kentässä on asiakirjan nimi, jonka etuliitteenä on Kopio kohteesta.
  4. Kirjoita asiakirjan kopion kuvaus ja valitse Seuraava.
  5. Siirry siihen paikkaan arkistonmuodostussuunnitelmassa, johon haluat tallentaa kopion, ja valitse Kopioi.
  6. Kun saat vahvistusanoman, joka vahvistaa kopioinnin valmistumisen, palaa Selaa-sivulle valitsemalla OK. Huomaa seuraavat seikat:
    • Sähköistä asiakirjaa ei voi kopioida fyysiseen kansioon.
    • Kansion voi kopioida vain aktiiviseen ja avoinna olevaan kohdekansioon.

Tulokset

Voit kopioida asiakirjoja seuraavasti:

  1. Selaa arkistonmuodostussuunnitelman hierarkiaa ja etsi kopioitavat asiakirjat.
  2. Valitse kopioitavien asiakirjojen vieressä olevat valintaruudut.
  3. Valitse Monivalintatoiminnot-valikosta vaihtoehto Kopioi.
  4. Valitse Kopioi-ikkunasta se arkistonmuodostussuunnitelman sijainti, johon haluat kopioida asiakirjat luettelosta.

    Voit Suodatin-kentän avulla rajoittaa Yksikön nimi -luettelossa näkyvien kohteiden määrää. Jos esimerkiksi tiedät, että arkistonmuodostussuunnitelman sijainnin nimessä on kirjain x, voit kirjoittaa kirjaimen x suodatinkenttään. Valitse sitten Siirry. Luettelo päivittyy ja näkyviin tulevat vain ne arkistonmuodostussuunnitelman sijaintien nimet, joissa on x-kirjain. Voit päivittää arkistonmuodostussuunnitelmien koko luettelon näkyviin aakkosjärjestyksessä valitsemalla Palauta.

  5. Siirry siihen paikkaan arkistonmuodostussuunnitelmassa, johon haluat tallentaa kopion, ja valitse Kopioi.
  6. Kun saat vahvistusanoman, joka vahvistaa kopioinnin valmistumisen, palaa Selaa-sivulle valitsemalla OK.


Palaute

Päivitetty viimeksi: Marraskuu 2013
copy_record.htm

© Copyright IBM Corp. 2013