Det finns gott om information tillgänglig om löpande underhåll och administrationsuppgifter som är specifika IBM® Enterprise Records.
I följande FileNet P8 hjälpsystem för administration finns mer administrativ information:
Det finns en rad uppgifter som administratören kan utföra med hjälp av IBM Administration Console for Content Platform Engine. Dessa uppgifter (t.ex. att konfigurera granskning) dokumenteras i detta online-hjälpsystem. Du kan dock inte använda IBM Administration Console for Content Platform Engine för andra åtgärder eftersom det kan leda till skadade data eller andra allvarliga problem. Utför inte någon av följande åtgärder med IBM Administration Console for Content Platform Engine:
Listan är inte uttömmande. Utför bara de uppgifter som är dokumenterade i online-hjälpen. Om du utför andra åtgärder med IBM Administration Console for Content Platform Engine kan det orsaka datafel eller andra allvarliga problem.
IBM Enterprise Records Installation and Upgrade Guide kan innehålla anvisningar för att använda IBM Administration Console for Content Platform Engine till att utföra åtgärder som en administratör utför under en installation eller uppgradering. Exempel:
Konfigurera separata objektlager för arkiveringsplanen och dokument som deklarerats som poster. Ett arkiveingsplansobjektlager innehåller arkiveringsplanstrukturen, det postaktiverade objektlagret innehåller dokument, varav vissa är deklarerade som poster. Det finns många användare med åtkomst till ROS som inte har åtkomst till entiteter som ingår i arkiveringsplanen i FPOS. Du kan ha flera ROS kopplade till samma FPOS.
Efter att du har konfigurerat arkiveringsplanen och börjat deklarera poster, är det mycket små ändringar av ett produktionsobjektlager. Om det blir nödvändigt att ta bort ett objektlager efter postdeklaration, finns det en särskild procedur för att undvika problem med att deklarera poster i ett nytt objektlager. Proceduren består i att rensa Workplace-inställningarna innan du tar bort objektlagret.
Om ett objektlager tas bort innan plats- och användarinställningarna har återställts till ett annat objektlager får du ett meddelande när du accessar objektagret. I meddelandet förklaras vilket FPOS som är valt och varför. Det finns också en länk för att konfigurera önskat FPOS. Systemet väljer ett objektlager enligt följande riktlinjer.
Om du tar bort objektlagret innan inställningarna har rensats måste du tömma alla inställningar. Ta bort, byta namn på eller flytta filen bootstrap.properties. Den byggs om automatiskt.
Följande uppgifter för IBM Enterprise Records-systemunderhåll brukar utföras för de flesta platser. Använd checklistan i följande diagram som vägledning när du bestämmer om du kanske behöver utföra vissa systemunderhållsuppgifter för IBM Enterprise Records.
Varje dag | Varje vecka | Varje månad | Vid behov |
---|---|---|---|
Övervaka avsökningsloggen | Exportera granskningsloggar | Arkivera/ta bort avsökningsloggen | Felsökning Konfigurera loggning |
Content Platform Engine-servern kan aktiveras som en FileNet Image Services-server som används som lagringsenhet för fast innehåll eller som en enhet för höga volymer. Det innebär att innehållet i ett Content Platform Engine-dokument kan lagras på en FileNet Image Services-server som ett FileNet Image Services-dokument. Den valfria funktionen för detta är Content Federation Services for Image Services (CFS-IS).
Om ett CFS-IS-system används med IBM Enterprise Records ska du inte ställa in ett utgångsdatum för dokument som lagras i ett FileNet Image Services-system. Det finns inget automatiserat sätt för CFS-IS-administratören i FileNet Image Services-systemet att göra åtskillnad mellan IBM Enterprise Records-dokument som är spärrade och inte får tas bort och dokument som kan tas bort.
I vissa fall är de åtgärder som du kan utföra på dessa dokument beroende av hur FileNet Image Services-dokumentet togs in i systemet och om FileNet Image Services-dokumentegenskaperna sprids till Content Platform Engine-servern. Om FileNet Image Services-servern används som lagringsenhet för fast innehåll, läggs dokumentinnehåll till på FileNet Image Services-servern med hjälp av CE-program. Sådana dokument kallas för CE-IS typ A-dokument i det här ämnet. Om FileNet Image Services-servern används som högvolymenhet, läggs dokumentinnehållet till på FileNet Image Services-servern med hjälp av FileNet Image Services-programmen. Sådana dokument kallas för CE-IS typ B-dokument.
Genom att använda IBM Enterprise Records kan du hantera dessa dokument som poster ungefär på samma sätt som du hanterar andra CE-dokument som poster. I det här avsnittet beskrivs vissa IBM Enterprise Records-beteendeskillnader vid arbete med dessa typer av dokument. I avsnittet ingår också annan information som du behöver känna till när du hanterar dessa typer av dokument.
Du kan definiera en prenumeration så att FileNet Image Services-dokument som migreras till objektlagret automatiskt deklareras som poster. För att åstadkomma denna automatiska deklaration ser du till att dokumentklassen för migrerade dokument prenumererar på den händelseåtgärd och att händelseåtgärder utlöses vid incheckningshändelsen. Mer information finns i hjälpämnet om att konfigurera autodeklaration av poster.
Om ett FileNet Image Services-dokument är tillgängligt via Image Services-program eller APIer finns det ingen CE-mekanism som förhindrar att dokumentet ändras eller tas bort. Om det deklarerats som en post. Arbeta därför med FileNet Image Services-systemadministratören för att se till att FileNet Image Services-säkerheten är konfigurerad på lämpligt sätt för ändring och borttagning av IS-dokument.
FileNet Image Services-dokumentklasser inkluderar kvarhållningsparametrar som anger när dokument kan tas bort. IBM Enterprise Records interagerar inte med dessa IS-kvarhållningsinställningar. Arbeta därför med FileNet Image Services-systemadministratören för att se till att kvarhållningsinställningarna är konfigurerade på lämpligt sätt så att FileNet Image Services-dokument som är deklarerade som poster inte tas bort på grund av kvarhållningsinställningarna.
Du kan deklarera FileNet Image Services-dokument som är katalogiserade i CE med hjälp av någon av de tillgängliga delarationsmekanismerna. Exempel: Deklarationen kan komma från Workplace, MS Office, MS Outlook, händelseåtgärder, arbetsflöden och IBM Enterprise Records Java API. Du kan inte välja att ett enda element i ett dokument med flera element ska vara en post. Om ett flerelementsdokument deklareras som en post, betraktas alla element sedan som en del av posten.
En icke-postanvändare som har åtkomst till ett dokument kan inte accessa dokumentets informationssida efter att en postanvändare har deklarerat dokumentet som en post. Detta är en avsiktlig begränsning av icke-postanvändares åtkomst.
Om katalogisering är aktiverad på FileNet Image Services-servern, lagras FileNet Image Services-dokumentegenskaper som mappas till CE-dokumentegenskaper i både FileNet Image Services och CE-servrarna. Alla uppdaterade FileNet Image Services-dokumentegenskaper sprids automatiskt till det tillhörande CE-dokumentet. Uppdateringen av CE-dokumentegenskaper påverkar dock inte egenskaperna för den post som är kopplad till dokumentet.
Om ett dokument är ett CE-IS typ A-dokument hittar en innehållsbaserad sökning den post som hör till dokumentet. Detta gäller om CBR är konfigurerat på det objektlager där dokumentet finns. Om dokumentet är ett CE-IS typ B-dokument hittas dock inte dokumentet vid en innehållsbaserad sökning.
När du tar bort en post försvinner också postens motsvarande CE-dokument. Om innehållet i CE-dokumentet lagras i FileNet Image Services-serverns permanenta cache i stället för på lagringsmedier, tas FileNet Image Services-dokumentet bort från cache vid borttagningen. Om CE-dokumentets innehåll lagras på FileNet Image Services-serverns lagringsmedier, tas innehållet dock inte bort från medierna när posten tas bort. Mer information om hur dokumentdata tas bort från en FileNet Image Services-server, inklusive information om att ta bort FileNet Image Services-lagringsmedier, finns i Expired Documents and Folders i avsnittet Database Maintenance Overview på IBM FileNet Image Services System Administrator's Handbook.
När du kopierar en post kopieras posten samt dess CE-dokument och dess IS-dokument. Under alla omständigheter leder postkopieringen till ett CE-IS typ A-dokument, även om det ursprungliga dokumentet var ett CE-IS typ B-dokument.
Samma sak gäller när du importerar en post. Den importerade postens tillhörande dokument är alltid ett CE-IS typ A-dokument, även om det var ett CE-IS typ B-dokument när du exporterade det.
Övervaka systemprestanda under utvecklingscykeln så att du är säker på att implementeringen fungerar så effektivt som möjligt. Använd IBM System Dashboard for Enterprise Content Management, som tillhandahåller en central mekanism för insamling och distribution av prestandadata om installerade IBM FileNet-programprodukter, oberoende av operativsystem. Insamlade prestandadata kan göras tillgängliga för IBM System Dashboard for Enterprise Content Management-standardfunktioner för användning på platser som inte har standardiserats på en administrationskonsol. Information om att använda IBM System Dashboard for Enterprise Content Management, finns i Using the IBM System Dashboard for Enterprise Content Management.
IBM FileNet P8 Troubleshooting Guide innehåller information om att felsöka problem med FileNet P8-plattformkomponenter, inklusive IBM Enterprise Records, Content Platform Engine, Application Engine och Workplace. Det finns en extern länk för hämtning av dokumentation från IBMs supportsida i slutet av det här ämnet.