En länk representerar en relation mellan två entiteter. Länkegenskaperna Head och Tail definierar länkrelationen.
Du kan skapa länkar mellan IBM® Enterprise
Records-entiteter och andra Content Platform Engine-objekt i Application Engine eller Workplace XT. En post kan dela länkar med andra poster, dokument och postmappar. En postmapp kan dela länkar med poster och postmappar i både IBM Enterprise
Records och Application Engine eller Workplace XT.
Genom att skapa länkar kan du referera eller kopplat till relaterade poster och information, t.ex. kommentarer, bilagor och e-postreturmeddelanden till en viss post. Endast behöriga användare får lov att ändra eller ta bort länkar och associeringar. IBM Enterprise
Records hanterar följande typer av länkar:
- Extraheringslänk Länken upprättar ett samband mellan en extrahering och den post som den kommer ifrån. Genom att extrahera en del av ett dokument kan du göra den tillgänglig för vissa användare. En extraheringslänk kan skapas mellan posterna och mellan en post och ett dokument. Extraheringslänken används som referens till en vald del av postens innehåll, i stället för till hela innehållet. Om du vill göra vissa delar av ett stort dokument tillgängligt för vissa användare, kan du skapa ett nytt dokument som innehåller valda detaljer från det överordnade dokumentet. Deklarera det underordnade dokumentet som en post.
Därefter skapar du en extraheringslänk mellan en överordnade posten och den underordnade posten.
- Hybridmapplänk Länken upprättar en relation mellan en hybridmapp och en fysisk eller elektronisk mapp. Det kan vara praktiskt för PRO-datamodellen eftersom IBM Enterprise
Records använder en enda mapp som kan ha både elektroniska poster och fysiska markörer.
- Postkopielänk Länken upprättar ett samband mellan den ursprungliga posten och olika kopior av originalet. Systemet skapar automatiskt länken för en post när du skapar en kopia av den. När en kopia av posten skapas kopieras inte de länkar som hör till posten.
- Se även-länk för postmapp Länken upprättar ett samband mellan två relaterade mappar. En se även-länk kan upprättas mellan IBM Enterprise
Records-postmappar eller någon annan mapp utanför IBM Enterprise
Records.
Dessutom kan en länk av detta slag skapas mellan en post och en postmapp. Exempel: Du kan använda en se även-länk för postmapp om du vill koppla samman en post med löneuppgifter och en kontopostmapp.
- Se även-länk för post Länken upprättar ett samband mellan poster som har relaterat innehåll. Exempel: När du skapar en post som innehåller poster för Kundfordringar kan du skapa en se även-länk till posten Leverantörsskulder. När du bläddrar i posten Kundfordringar har du möjlighet att även visa posten Leverantörsskulder. Du kan skapa länkar av detta slag till poster eller dokument.
- Referenslänk Länken upprättar ett samband mellan en post och dess referenser. En referenslänk kan skapas till andra poster, dokument eller postmappar som har relaterat innehåll. En referenslänk skiljer sig från en se-även-länk. En referenslänk länkar till poster eller dokument som har relaterat innehåll som referens för ett ämne. En se-även-länk listar alla poster eller dokument som innehåller information med relaterat innehåll.
- Renderingslänk Länken upprättar ett samband mellan en post och dess återgivningar. Återgivningen är en förekomst av en post som återges i ett annat programformat utan förlust av innehåll. Innehållet och merparten av metadata är identiska. Återgivningar används för bevarande eller för åtkomst/visning. En återgivning av ett dokument kan skapas med hjälp av ett annat program.
Exempel: Du har ett Microsoft Word-dokument och det är redan deklarerat som en post. Du vill konvertera Word-dokument till ett PDF-dokument. Du skapar därför ett PDF-dokument från Word-dokumentet och deklarerar sedan PDF-dokumentet som en post. Därefter kan du skapa en renderingslänk mellan de båda posterna. Användare kan då visa renderingarna för posten.
Obs: - När en länkad post tas bort tas även alla länkar bort för posten.
- När du flyttar, överför eller exporterar poster bevaras alla länkar mellan posterna.