Wstrzymanie rozporządzenia można dodać do systemu lub zmodyfikować go w późniejszym terminie. Podczas tworzenia
wstrzymania rozporządzenia można ustawiać warunki dla kategorii akt, folderów akt, woluminów i akt. Zaplanowany proces przeglądania ze wstrzymywaniem określa, czy jakiekolwiek obiekty spełniają warunki wstrzymań. Jeśli tak, wówczas wstrzymanie jest
stosowane automatycznie. Wstrzymanie rozporządzenia bez warunków można zastosować tylko ręcznie. Wstrzymanie warunkowe można
również zastosować ręcznie, ale ręczne usunięcie tego wstrzymania może być niemożliwe.
O tym zadaniu
Więcej informacji zawiera temat Usuwanie wstrzymania rozporządzenia. Wstrzymania warunkowe są również
znane jako wstrzymania dynamiczne. Nowe obiekty, które spełniają warunki wstrzymania, są wstrzymywane dynamicznie podczas następnego uruchomienia przeglądania ze wstrzymywaniem. Kryteria stosowane dla wstrzymań warunkowych należy uważnie dobierać, aby
nie dopuścić do nieoczekiwanego wstrzymania wielu obiektów.
Podczas ustawiania warunków dla wstrzymania należy korzystać z
odsyłacza Podgląd w celu sprawdzenia, które obiekty są objęte wstrzymaniem. Odsyłacz
Podgląd korzysta z
trybu wyszukiwania Statyczne, a zwracane wyniki mogą być niekompletne. Więcej informacji dotyczących definiowania maksymalnej liczby wyników dla wyszukiwań statycznych zawiera temat Dostosowywanie strony wyszukiwania.
Procedura
Aby dodać wstrzymanie rozporządzenia:
- Zaloguj się jako menedżer akt lub administrator akt i uzyskaj dostęp do składnicy FPOS, w której zamierzasz utworzyć
wstrzymanie.
- Wybierz kartę Rozporządzenie.
- Kliknij ikonę Wstrzymania:

- Kliknij ikonę Dodaj wstrzymanie:

Wyniki
Aby ustawić właściwości wstrzymania:
- Wprowadź nazwę dla wstrzymania.
- Określ przyczynę dodawania wstrzymania.
- Wybierz typ wstrzymania.
- W menu Aktywne wybierz opcję Prawda, jeśli zamierzasz natychmiast ustawić
wstrzymanie jako aktywne. Tylko aktywne wstrzymanie można umieścić na obiekcie za pomocą przeglądania ze wstrzymywaniem lub
ręcznie. Aby pozostawić wstrzymanie nieaktywne, wybierz opcję Fałsz (ustawienie domyślne).
- Kliknij przycisk Dalej, aby ustawić warunki, które spowodują umieszczanie wstrzymań za pomocą przeglądania ze wstrzymywaniem, albo kliknij przycisk Zakończ (lub przycisk Anuluj).
Jeśli zamierzasz zakończyć bez ustawiania warunków, wówczas wstrzymanie można ustawić tylko ręcznie. Przeglądanie ze
wstrzymywaniem zignoruje takie wstrzymanie.
Ustawianie warunków (opcjonalnie)
Możliwe
jest ustawienie warunków dla akt, kategorii, folderów akt i woluminów. W każdym przypadku należy określić jedną właściwość lub więcej właściwości, operator, wartość i typ łączenia, aby określić
relację między wieloma właściwościami. W przypadku akt można również określić wyszukiwanie treści. Jeśli warunki zostały ustawione, a wstrzymanie jest aktywne,
wówczas przeglądanie ze wstrzymywaniem automatycznie stosuje wstrzymanie względem obiektów, które spełniają kryteria.
Aby
wybrać zestaw właściwości:
- Kliknij przycisk Zmień dla obiektu, dla którego zamierzasz ustawić warunki.
- W menu wybierz właściwości, których zamierzasz użyć.
- Po zakończeniu definiowania ustawień kliknij opcję Akceptuj zmiany.
Wszystkie typy
obiektów działają w ten sam sposób. Po wybraniu zestawu właściwości wykonaj następujące procedury. Aby ustawić kryteria właściwości:
- Dla każdej właściwości wybierz operator z menu. Dostępne operatory zmieniają się w zależności od typu właściwości.
- Dla każdej właściwości wybierz wartość. Wprowadź tekst dowolny, wybierz tekst z menu lub wybierz datę.
- Ustaw relację (typ łączenia) między dwiema właściwościami. AND oznacza, że obydwie muszą być spełnione; OR oznacza, że musi
być spełniona jedna z nich.
Jeśli wartość właściwości pozostanie pusta, wówczas nie będzie wykorzystana jako kryterium, chyba że użytkownik wybierze operator IS NOT NULL.
Ograniczenie: Filtr, który ustawia te warunki, nie obsługuje znaku
procent (%) ani znaku ampersand (&).
Aby wybrać datę:
- Kliknij ikonę kalendarza.
- Kliknij dzień, który zamierzasz wybrać. Ustawieniem domyślnym jest dzień dzisiejszy.
- Kliknij << lub >>, aby zmienić rok pojedynczo, albo kliknij i przytrzymaj, aby wyświetlić
listę lat.
Jeśli zadany list nie jest dostępny na liście, wybierz najbliższy rok, a następnie kliknij i przytrzymaj w celu wyświetlenia
nowej listy.
- Kliknij < lub >, aby zmienić miesiąc pojedynczo, albo kliknij i przytrzymaj, aby wyświetlić
listę miesięcy.
Aby usunąć określone poprzednio informacje o dacie, kliknij opcję Wyczyść.
Ostrzeżenie: W
przypadku ustawień narodowych USA krótkim formatem daty jest mm/dd/rr.
Jeśli rok jest większy niż 29, wówczas aplikacja ustawia 19XX.
Jeśli rok jest równy 29 lub mniejszy, wówczas aplikacja zapisuje datę jako 20XX.
Taki format może stanowić problem w przypadku modeli danych o klasyfikacji DoD, ponieważ data anulowania klasyfikacji może wypadać 25 lat od bieżącej daty. W roku 2008 ten format spowodowałby, że rok 2033 zostałby zapisany jako 1933.
Z tego powodu w przypadku klasyfikacji
DoD format krótkiej daty został zmieniony na mm/dd/rrrr.
Ta zmiana jest widoczna w kreatorze klasyfikacji, na stronie informacji
o klasyfikacji, a także na stronach czynności. Inne formaty takie jak średni, długi i pełny działają, jak wcześniej. Aby uniknąć
pomyłek dotyczących daty, należy rozważyć skonfigurowanie preferencji Application Engine lub
Workplace XT w celu stosowania długiego formatu roku. Aby natychmiast aktywować preferencję, należy wylogować się i
ponownie zalogować się do aplikacji IBM® Enterprise
Records.
Aby określić treść (tylko akta):
- Do pola tekstowego wprowadź tekst, który zostanie uwzględniony w wyszukiwaniu. Więcej informacji zawiera temat Definiowanie i uruchamianie wyszukiwania.
- W menu in wybierz opcję Metadane (aby znaleźć tekst we właściwościach akt)
lub opcję Treść (aby znaleźć tekst w zadeklarowanym dokumencie).
- Ustaw operator AND, aby wskazać, że obiekt musi zawierać wprowadzony tekst oraz (AND) właściwości
(określone wcześniej) muszą zostać spełnione. Ustaw operator OR, jeśli wystarczy, że obiekt będzie zawierał treść lub (OR)
właściwości.
Aby usunąć właściwość, wykonaj jedną z poniższych czynności:
- Kliknij przycisk Zmień, wybierz obszar pusty na początku listy właściwości, a następnie wybierz opcję
Akceptuj zmiany, aby natychmiast usunąć właściwość.
- W celu usunięcia właściwości po zakończeniu dodawania lub aktualizowania wstrzymania kliknij pole wyboru w kolumnie Usuń.
Aby wyświetlić podgląd dla warunku:
- Dla każdego typu obiektu, dla którego istnieją wartości warunkowe, kliknij odsyłacz Podgląd, aby
wyświetlić listę obiektów zakwalifikowanych na podstawie określonych warunków.
- Sprawdź podgląd, aby upewnić się, że wstrzymania są umieszczane tylko na wymaganych obiektach. Łączna liczba wyświetlonych
obiektów może być równa liczbie ustawionej w preferencjach ośrodkaApplication Engine lub
Workplace XT. Wyświetlana wartość to maksymalna liczba elementów zwracanych przez wyszukiwania.
- W razie potrzeby wprowadź tekst do pola Filtr i kliknij przycisk Przejdź, aby zmniejszyć liczbę
obiektów wyświetlanych lub wyświetlić konkretny zestaw obiektów. Filtr jest oparty na nazwie obiektu. Nazwy obiektów
zawierających wprowadzane znaki są zachowywane na liście, wszystkie pozostałe nazwy są usuwane.
- Kliknij przycisk Resetuj, aby usunąć wprowadzone znaki, a następnie kliknij ponownie przycisk
Przejdź, aby wyświetlić całą listę.
- Po zakończeniu kliknij przycisk Zamknij.
Modyfikowanie
wstrzymania rozporządzenia
Przed zastosowaniem przeglądania ze wstrzymywaniem do obiektu można edytować i usuwać warunki wstrzymania. Aby zmodyfikować wstrzymanie rozporządzenia:
- Wybierz kartę Rozporządzenie.
- Kliknij opcję Wstrzymania i znajdź wstrzymanie. Aby skrócić listę, wpisz kilka znaków nazwy do pola
Filtr i kliknij przycisk Przejdź.
- Wybierz opcję Uzyskaj inf. dla wstrzymania, które zamierzasz zmodyfikować.
- Na liście stron z informacjami wybierz stronę, którą zamierzasz zmodyfikować i zastosuj wcześniejsze procedury. W przypadku modyfikowania zabezpieczeń zapoznaj się w tematem Ustawianie zabezpieczeń.
- Po zakończeniu kliknij przycisk Zastosuj.