カテゴリー、フォルダー、およびボリュームは、通常、それぞれに関連付けられた廃棄スケジュールで定義されている条件が満たされると自動的に閉じます。 また、手動で閉じることも可能です。 これらの各コンテナーは、作成するとデフォルトで開かれ、その中へ子エンティティーを追加することができます。 コンテナーを閉じると廃棄プロセスが開始され、それ以降、子エンティティーを追加することはできなくなります。
このタスクについて
いったん閉じたコンテナーは、通常、再び開くことはありません。
コンテナーを閉じた時点では使用できなかったレコードを追加できるように、再び開くことができるようになっています。 例えば、ある年の末日にコンテナーを閉じた後に、その年のレコードが遅れて到着したとします。 この場合、コンテナーを再び開き、そのレコードを追加した上で再度コンテナーを閉じることができます。
- レコードは、閉じたコンテナーと開いたコンテナーのどちらからでも取得することができます。
- エンティティーが閉じると、その子エンティティーもすべて自動的に閉じます。
- ただし、エンティティーを再び開く場合は、その子エンティティーが自動的には開くことはありません。 子エンティティーを再び開くには、最初にその親エンティティーを開く必要があります。
- 再び開いたボリュームにレコードを追加する場合は、そのボリュームを明示的に選択することが必要です。
- レコード管理者およびレコード・マネージャーは、レコード・カテゴリー、レコード・フォルダー、またはボリュームを閉じたり、再び開いたりすることができます。
手順
コンテナーを手動で閉じるには、次のようにします。
- 閉じるカテゴリー、フォルダー、またはボリュームを参照または検索します。
- 名前の次にあるチェック・ボックスを選択します。 代わりに、各エンティティーを右クリックして、メニューを使用することもできます。
- 「複数選択アクション」メニューの「閉じる」
を選択します。
- 「エンティティーを閉じる」ページで、エンティティーを閉じる理由を入力し、「閉じる」をクリックします。ただし、そのエンティティーを開いたままにしておく場合は、「終了」をクリックします。
- エンティティーを閉じる際に表示されるメッセージを確認したら「OK」をクリックします。 既に閉じているエンティティーには、そのマークとして「閉じる」アイコンが表示されます。
タスクの結果
エンティティーを再び開くには、次のようにします。
- 再び開くカテゴリー、フォルダー、またはボリュームを参照または検索します。
- 名前を右クリックして、「再び開く」
を選択します。
- エンティティーを再び開く際に表示されるメッセージを確認したら「OK」をクリックします。 いったん閉じた後に再び開いたエンティティーには、そのマークとして「再び開く」アイコンが表示されます。