Entity sa stávajú určenými na dostupnosť a vstupujú do fáz, ktoré sú špecifikované v pláne dostupnosti. Záznamy zostávajú vo fáze v časovom úseku, ktorý určíte v dobe uchovávania tejto fázy. Po skončení doby uchovávania musíte manuálne iniciovať akciu dostupnosti priradenú k tejto fáze.
Po tom ako priradíte plán dostupnosti ku kategórii záznamov, priečinku záznamov alebo typu záznamu, systém bude určenú udalosť sledovať. Systém sleduje aj dátum, ktorý spúšťa vykonanie plánu. Keď nastane táto udalosť alebo určený dátum, spustí sa prerušenie záznamov definované v pláne. Keď sa spustí prerušenie a odsadenie (ak nejaké je) určené pre záznamy je ukončené, systém automaticky vykoná akciu prerušenia určenú v pláne. Systém po uplynutí doby uchovávania spustí pracovný tok priradený k akcii dostupnosti priradenej k fáze. Pracovný tok postupuje entity do nasledujúcej fázy po schválení autorizovanou osobou. Keď iniciujete dostupnosť pre entitu, automaticky sa iniciuje aj dostupnosť všetkých jej dcérskych entít.
Plán súborov možno konfigurovať na odstránenie pôvodného deklarovaného dokumentu aj metaúdajov záznamu (predvolená hodnota). Môže však odstrániť len pôvodný deklarovaný dokument a metaúdaje záznamu uchová. Pozrite si tému konfigurácie metaúdajov.
Ak chcete iniciovať plán dostupnosti, postupujte takto:
Ako nájsť entity, ktoré sú pripravené na dostupnosť
Neexistuje samostatná vlastnosť, ktorá indikuje pripravené na dostupnosť, ale vyhľadávať môžete použitím sady podmienok.
Chcete nastaviť šablónu vyhľadávania na normálne dokončenie tohto vyhľadávania. V šablóne vyhľadávania nechajte dátum spustenia aktuálnej fázy prázdny. Uistite sa, že je upraviteľný, aby užívateľ mohol pri používaní vyhľadávania zadať aktuálny dátum.
Ďalšia možnosť je vytvoriť vlastné udalosti COM na odosielanie pošty, aby príjemca vedel, čo je pripravené na dostupnosť. Za predpokladu, že ste oboznámení so štruktúrou plánu súborov, môžete prehľadávať entitu.
Ak to vyhovuje vašim podnikovým záznamom, môžete použiť aj metódy rozhrania API na vytvorenie vlastného kódu, ktorý iniciuje dostupnosť.
Zobrazte vlastnosti dostupnosti ako názov dostupnosti, dátum prerušenia entity, dátum spustenia aktuálnej fázy a iné.
Kolidujúce plány dostupnosti (DOD)
Môže sa objaviť plán dostupnosti pre kontajner a iný plán dostupnosti pre typ záznamu, ktorý sa týka záznamu v kontajneri. Záznam bude možné odstrániť alebo exportovať až podľa neskoršieho dátumu.