IBM Enterprise Records version 5.1.2    

Rendre les catégories ou les dossiers actifs ou inactifs

Lorsque vous créez une catégorie ou un dossier d'enregistrement, il/elle est marqué(e) comme étant Active. Vous pouvez cependant désigner une entité comme étant inactive après sa création. Il vous est impossible d'ajouter de nouvelles entités à une catégorie ou un dossier inactif(ve) et vous ne serez pas en mesure de voir les catégories ou dossiers inactifs(ves) lorsqu'ils auront un enregistrement à déclarer. Désigner une entité comme inactive peut s'avérer utile lorsque vous avez besoin de vérifier et d'approuver la catégorie ou le dossier d'enregistrement avant de le rendre disponible de manière générale.

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Lorsque vous marquez une entité comme inactive, tous les conteneurs enfant sont également automatiquement marqués comme étant inactifs. Vous pouvez à tout moment désigner une entité inactive comme étant active, mais sachez que son contenu ne sera pas automatiquement actif pour autant. Vous devez désigner de manière explicite ces entités comme étant actives. Vous pouvez appliquer à une entité inactive toutes les autres opérations telles que recherche, extraction, utilisation ou déplacement de l'entité. Vous pouvez également lancer des actions d'élimination pour une entité inactive.

Procédure

Pour désigner un ou plusieurs conteneurs comme actifs :

  1. Parcourez ou recherchez les catégories ou dossiers que vous souhaitez désigner comme actifs(ves).
  2. Cochez les cases à côté des noms. (Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit de la souris sur une entité isolée et utiliser le menu).
  3. Dans le menu Actions de sélection multiple, sélectionnez Activer: icône Activer
  4. Cliquez sur OK pour confirmer le message indiquant l'activation réussie de l'entité.

Pour désigner un conteneur comme inactif :

  1. Parcourez ou recherchez les catégories ou dossiers que vous souhaitez désigner comme inactifs(ves).
  2. Cochez les cases à côté des noms. (Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit de la souris sur une entité isolée et utiliser le menu).
  3. Dans le menu Actions de sélection multiple, sélectionnez Désactiver: icône Désactiver Cette icône s'affiche sur les entités désignées comme inactives.
  4. Entrez le motif de la mise à l'état inactif du conteneur.
  5. Cliquez sur OK pour valider le message qui indique que le conteneur va être mis à l'état inactif.


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Dernière mise à jour : Novembre 2013
activate_inactivate_entities.htm

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