IBM Enterprise Records version 5.1.2    

Ajout d'un dossier d'enregistrement

Vous ne pouvez ajouter un dossier d'enregistrement qu'au niveau le plus bas d'une catégorie d'enregistrement. Si une catégorie d'enregistrement contient une sous-catégorie, vous ne pouvez pas lui ajouter un dossier d'enregistrement. Vous ne pouvez toutefois ajouter un dossier d'enregistrement à une catégorie d'enregistrement que si celle-ci est active. Vous ne pouvez pas créer de sous-dossier dans un dossier d'enregistrement. Un dossier d'enregistrement ne peut contenir que des volumes ou des enregistrements. IBM® Enterprise Records est livré avec quatre types de dossiers d'enregistrement : dossier électronique, dossier physique, boîte physique et dossier hybride. Il se peut que votre site crée des dossiers personnalisés supplémentaires.

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Dans la version PRO d'IBM Enterprise Records, seul un gestionnaire ou un administrateur d'enregistrements peut ajouter un dossier d'enregistrement. Dans les versions DoD et de base, outre les gestionnaire ou administrateur d'enregistrements, les utilisateurs privilégiés sont habilités à ajouter un dossier d'enregistrement. Si vous ne disposez pas des autorisations de sécurité nécessaires à la création du dossier d'enregistrement, vous pouvez lancer le flux de travaux Créer un dossier d'enregistrement, depuis Workplace. Lorsque vous lancez ce flux de travaux, une requête de création de dossier d'enregistrement est envoyée au Records Manager pour approbation. Pour plus d'informations, voir la rubrique Créer un dossier d'enregistrement à l'aide d'un flux de travaux. Par défaut, le nouveau dossier d'enregistrement hérite de toutes les propriétés, à l'exception du Nom, de l'Identifiant et de la Date d'ouverture, provenant de son entité parent. Ces valeurs héritées sont modifiables.
Avertissement : Quel que soit le niveau du plan de fichiers, ne créez pas plus de 100 catégories et dossiers d'enregistrement. Pour plus d'informations sur les plans de fichiers, voir la rubrique sur les plans de fichiers.

Procédure

Pour ajouter un dossier d'enregistrement :

  1. Connectez-vous en tant que Records Manager (Gestionnaire des enregistrements) ou Administrateur des enregistrements. Parcourez le plan de fichiers pour accéder à la catégorie d'enregistrement sous laquelle vous souhaitez créer un dossier d'enregistrement.
  2. Cliquez sur Ajouter un dossier d'enregistrement et effectuez la procédure suivante.
    1. Pour définir la classe, cliquez sur le type de dossier d'enregistrement à créer, puis cliquez sur Suivant pour passer à l'étape de définition des propriétés.
      • Les Dossiers d'enregistrement électroniques peuvent stocker des enregistrements tant électroniques que physiques.
      • Les Dossiers d'enregistrement physiques peuvent stocker des enregistrements physiques.
      • La boîte sert à stocker les enregistrements physiques et peut être configurée sous la forme d'un entrepôt.
      • Les Dossiers d'enregistrement hybrides peuvent stocker des enregistrements tant électroniques que physiques.
      Pour plus d'informations sur les types de dossiers, voir la rubrique sur les catégories, les dossiers et les volumes.
    2. Pour définir les propriétés, entrez ou modifiez les valeurs de propriété affichées. Certaines propriétés peuvent être modifiées directement dans cette page, alors que pour modifier la valeur d'autres propriétés, vous devrez cliquer sur leur nom. Un astérisque rouge indique que vous devez spécifier une valeur pour cette propriété. Pour plus d'informations sur les propriétés affichées, voir la rubrique de référence sur les propriétés. Si vous souhaitez entrer un Modèle d'enregistrement pour nommer automatiquement les enregistrements ajoutés au dossier, saisissez directement le modèle dans ce champ. Pour plus d'informations sur la construction des modèles, voir la rubrique Ajouter un modèle de nommage.
    3. Cliquez sur Suivant pour établir un planning d'élimination pour le dossier d'enregistrement ou sélectionnez une autre étape à partir du panneau. Cliquez sur Annuler pour sortir de l'assistant Ajouter un dossier d'enregistrement.
    4. Pour définir l'élimination, il existe trois possibilités. Il se peut qu'un planning d'élimination soit déjà présélectionné. La case Hériter est cochée. Un planning d'élimination peut déjà être listé sans que la case Hériter soit cochée. Pour l'utiliser, cliquez sur Hériter. Il se peut qu'aucune information concernant l'élimination ne soit disponible. Dans tous les cas, cliquez sur Parcourir le planning afin de sélectionner un planning ou de le modifier. Cliquez sur Effacer le planning pour laisser l'option d'élimination vierge pour le moment. Vous pouvez vérifier les pages d'information d'un planning assigné en cliquant sur son icône Obtenir des informations.
    5. Lorsque vous recherchez un planning, cliquez sur Sélectionner situé sous le nom du planning d'élimination que vous souhaitez assigner à ce dossier.
    6. Spécifiez si nécessaire l'Autorité d'élimination choisie pour éliminer le dossier d'enregistrement lorsqu'il devra l'être. Par défaut, l'autorité d'élimination spécifiée pour le planning d'élimination sélectionné est automatiquement affectée en tant que telle pour le dossier d'enregistrement. Si aucune autorité d'élimination n'est définie pour le planning sélectionné, l'autorité d'élimination que vous avez définie pour le dossier est applicable. Si vous indiquez l'autorité d'élimination dès à présent et que vous définissez le planning d'élimination plus tard, l'autorité d'élimination définie pour le planning se substitue à l'autorité d'élimination.
      Avertissement : Si, dans vos Préférences de site ou Préférences utilisateur, le paramètre d'affichage permettant d'Afficher l'étape des enregistrements vitaux pendant la création des conteneurs est défini sur Non, le programme masque l'étape Définir l'enregistrement vital. Passer à la sous-étape 1.
    7. Si le paramètre des préférences de site ou préférences utilisateur est défini de façon à afficher l'étape Définir l'enregistrement vital, cliquez sur Suivant pour définir l'enregistrement vital destiné au dossier d'enregistrement. Sinon, sélectionnez une autre étape dans le panneau. Pour plus d'informations, voir les liens Préférence utilisateur et Préférence de site à la fin de cette rubrique.
    8. Pour spécifier que les enregistrements de ce dossier sont des enregistrements référents, sélectionnez Vrai dans le menu Indicateur Enregistrement référent. Si les enregistrements créés dans le dossier d'enregistrement demandent des révisions et des mises à jour permanentes, vous pouvez, dans cette étape, désigner le dossier d'enregistrement comme référent. Tous les enregistrements créés dans un tel dossier sont donc automatiquement classés comme étant référents.
    9. Si vous le souhaitez, saisissez une description des enregistrements vitaux à ajouter à ce dossier d'enregistrement.
    10. Depuis le menu Action de révision de l'enregistrement vital, sélectionnez l'action qui est lancée avec la révision périodique ou le cycle de mise à jour des enregistrements vitaux. Le menu répertorie les actions de révision des éléments référents précédemment créées. Pour plus d'informations, voir la rubrique sur l'ajout d'une action.
    11. Depuis le menu Révision et cycle de mise à jour des enregistrements vitaux, sélectionnez l'événement qui déclenche la révision ou la mise à jour périodique des enregistrements vitaux dans le dossier. Le menu répertorie les événements récurrents précédemment créés. Pour plus d'informations, voir la rubrique Ajouter un événement récurrent.
    12. Cliquez sur Suivant pour définir les paramètres de sécurité et terminer les étapes de ce dossier.
    13. Pour définir les paramètres de sécurité, passez en revue les paramètres existants. Pour plus d'informations sur chaque zone d'accès, voir Indiquer les paramètres de sécurité. Les paramètres de sécurité déterminent les groupes et les utilisateurs qui peuvent accéder au dossier d'enregistrement et contrôlent les autorisations octroyées à chaque groupe ou utilisateur. Les paramètres de sécurité que vous spécifiez ici peuvent être remplacés par les paramètres de sécurité FileNet P8 définis sur l'entité. Pour plus d'informations, voir la rubrique sur la sécurité.
    14. Pour modifier les droits d'accès d'un utilisateur ou groupe spécifique répertorié sur la page, cliquez sur le nom de l'utilisateur ou du groupe dans la colonne Titre. La page Paramètres de sécurité s'affiche. Elle permet d'indiquer les autorisations de sécurité des divers utilisateurs et groupes.
    15. Pour ajouter de nouveaux utilisateurs ou groupes à la liste, cliquez sur Ajouter nouveau. Pour retirer un utilisateur ou un groupe existant de la liste, sélectionnez l'option Supprimer pour cet utilisateur ou groupe. Pour plus d'informations sur les utilisateurs et les groupes, voir la rubrique Ajouter des utilisateurs et des groupes à un objet.
    16. Pour enregistrer les modifications apportées aux paramètres de sécurité et compléter la création du dossier d'enregistrement, cliquez sur Terminer.
    17. Cliquez sur OK pour accuser réception du message confirmant l'ajout d'un dossier d'enregistrement, puis quittez l'assistant.


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Dernière mise à jour : Novembre 2013
create_a_record_folder.htm

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