IBM Enterprise Records version 5.1.2    

Utilisation des flux de travaux d'élimination

Il s'agit des informations que vous devez connaître lorsque vous utilisez des flux de travaux d'élimination.

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Les flux de travaux d'élimination sont semblables en apparence. Ils sont affichés dans votre boîte de réception Workplace ou Workplace XT ou dans la boîte de réception partagée RecordsManagerApproval.

Procédure

Pour exécuter un flux de travaux :

  1. Ouvrez votre boîte de réception personnelle.
    1. Dans Workplace, cliquez sur Tâches dans la barre latérale.
    2. Dans Workplace XT, cliquez sur l'icône Tâches.
  2. Si le flux de travaux que vous voulez ouvrir ne se trouve pas dans votre boîte de réception, cliquez sur Boîtes de réception publiques, puis sur RecordsManagerApproval.
  3. Cliquez sur le nom du flux de travaux à ouvrir.

Résultats

Les zones et les options suivantes sont communes à la plupart des flux de travaux. Les champs supplémentaires sont décrits dans les rubriques correspondant à tous les types différents d'étapes de flux de travaux.

Instructions

Dans la fenêtre, des instructions indiquent comment terminer l'étape. Elles sont rédigées par le concepteur du flux de travaux. Si vous ne les voyez pas, cliquez sur Instructions pour ouvrir la boîte qui les contient.

Nom de l'entité

Une ou plusieurs entités sont répertoriées. Si l'entité est une entité électronique, cliquer sur son nom pour afficher l'enregistrement ou ouvrir le dossier afin de voir le contenu du dossier. Si l'entité est un enregistrement physique, l'entité n'a pas de contenu. Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton Obtenir des informations pour voir les pages d'informations de l'entité.

Mappage de transfert

Un mappage de transfert est un objet IBM® Enterprise Records qui mappe les noms de propriété du moteur de contenu en noms de propriété XML. L'outil de transfert IBM Enterprise Records utilise ces noms de propriété XML pour générer un fichier XML lors de l'exportation d'entités IBM Enterprise Records. Vous pouvez sélectionnez un objet de mappage de transfert dans le menu de mappage de transfert. Pour plus d'informations sur les objets de mappage de transfert, consultez la rubrique Mappages de transfert.

Pour plus d'informations sur l'outil de transfert IBM Enterprise Records, voir la rubrique relative à l'Outil de transfert.

Commentaires de révision

Vous pouvez saisir des commentaires directement dans la zone de texte. Vous pouvez aussi cliquer sur l'icône dans la zone de texte pour afficher une fenêtre plus grande. Utilisez cette fenêtre pour écrire ou lire des commentaires plus longs sans faire défiler. Si vous utilisez la zone de texte plus grande, cliquez sur Mettre à jour, puis sur Fermer.

Décision de révision

si vous approuvez l'action du flux de travaux, sélectionnez Approuver pour chaque entité.

Sélectionnez Rejeter pour ne pas appliquer l'action à ce moment. Si vous rejetez, précisez la raison dans les commentaires.

Sélectionnez Mettre en attente pour indiquer que l'entité est mise en attente. Appliquez la mise en attente en-dehors de l'étape de flux de travaux lorsque le message indique le moment où vous le terminez. L'entité est alors replacée dans l'état dans lequel elle se trouvait avant le début de l'élimination. Pour plus d'informations sur l'application d'une mise en attente à une entité, voir la rubrique relative à la mise en attente des entités.

Sélectionnez Modifier le planning pour utiliser un planning d'élimination différent pour l'entité. Affectez le nouveau planning d'élimination en-dehors de l'étape de flux de travaux. L'entité est alors replacée dans l'état dans lequel elle se trouvait avant le début de l'élimination. Pour plus d'informations sur la modification d'un planning d'élimination, reportez-vous à la rubrique sur la modification du planning d'élimination.

Colonnes d'information

Les différentes étapes montrent différentes informations concernant l'entité et ne nécessitent aucune saisie.

Appliquer et Fermer

Vous pouvez modifier des informations, Appliquer les changements, puis Fermer la fenêtre sans rien faire de plus. L'élément de travail reste dans la même boîte de réception. L'action Appliquer est aussi nécessaire avant de terminer un flux de travaux si vous sélectionnez la mise en attente pour une entité.

Réaffecter

Cette option ouvre une fenêtre lorsque vous sélectionnez un autre utilisateur pour effectuer l'étape. Entrez les premiers caractères du nom, puis cliquez sur Rechercher. Sélectionnez l'utilisateur et cliquez sur Continuer.

Etat

Cette option ouvre l'application Dispositif de suivi.

Terminer

Cette option termine l'étape du flux de travaux et fait passer l'entité à l'étape suivante du processus d'élimination.



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Dernière mise à jour : Novembre 2013
use_disposition_workflows.htm

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