Okrem hľadania konkrétnych entít IBM® Enterprise Records v záložke Search môžete použiť aj šablóny vyhľadávania alebo uložené vyhľadávania, vytvorené v Application Engine or Workplace XT.
Keď dizajnér šablón vyhľadávania uloží vyhľadávanie v adresári <FPOS>:\Records Management\Templates a ako názov aplikácie zadá RM, zobrazí sa toto vyhľadávanie v záložke Search. Ak vyberiete Search Templates and Stored Searches, uvidíte zoznam vyhľadávaní v záložke Search v IBM Enterprise Records. V IBM Enterprise Records sú zobrazené len vyhľadávania, ktoré boli vytvorené s hodnotou RM v poli Application Name.
Užívatelia, ktorí majú prístup k Application Engine alebo v Workplace XT, môžu vytvárať alebo upravovať hľadania pomocou nástroja Dizajnér vyhľadávania. Počas vytvárania šablón vyhľadávania môžete pomocou vlastnosti RM Entity Type určiť alebo odfiltrovať entity IBM Enterprise Records vo výsledkoch vyhľadávania. Nasledujúca tabuľka uvádza entity IBM Enterprise Records a im prináležiace hodnoty:
vRMEntityType | Hodnota | Typ objektu* |
---|---|---|
Kategória záznamov | 101 | Priečinok |
Priečinok záznamov | 102 | Priečinok |
Priečinok elektronických záznamov | 105 | Priečinok |
Fyzický kontajner | 106 | Priečinok |
Priečinok hybridných záznamov | 108 | Priečinok |
Priečinok fyzických záznamov | 110 | Priečinok |
Zväzok | 103 | Priečinok |
Elektronické záznamy | 301 | Dokument |
E-mailové záznamy | 302 | Dokument |
Značka | 303 | Dokument |
*Vlastné objekty sú položky ako akcie, umiestnenia a typy záznamov. Ich zoznam môžete vidieť zobrazený v ponuke Object Subclass v nástroji dizajnér vyhľadávania.
Pri návrhu vyhľadávania môžete uviesť typy entít, ktoré sa v šablóne vyhľadávania zobrazia ako začiarkavacie políčko. Tieto typy určite na stránke Object Types. Ak využívate šablónu vyhľadávania, zadajte zadajte hodnoty buď v predchádzajúcej tabuľke alebo označte vyžadované začiarkavacie políčko Filter results against selected classes: a vyhľadajte konkrétny typ entity.
Bližšie informácie o vytváraní uložených vyhľadávaní a šablón vyhľadávania nájdete v pomoci k dizajnérovi vyhľadávania.
Všetky kritériá uloženého vyhľadávania už boli definované jeho tvorcom. Jediné, čo potrebujete spraviť, je kliknúť na jeho názov. Táto akcia spustí vyhľadávanie a zobrazí výsledky, akoby ste otvorili priečinok. Ikona uloženého vyhľadávania:
Vo všeobecnosti vám šablóna vyhľadávania umožňuje vidieť kritériá vyhľadávania a zadať vlastné hodnoty. nemeníte vlastnosti, na ktorých chcete vyhľadávať, ani operátory. Zadáte hodnoty pre kritériá, ktoré boli vopred zvolené dizajnérom. Ikona šablóny vyhľadávania:
V prípade uloženého vyhľadávania alebo šablóny vyhľadávania, ktoré zahŕňa prvok získavania na základe obsahu (CBR), IBM Enterprise Records podporuje len voľbu None. Ostatné voľby CBR, napríklad ALL, nie sú podporované.
Šablóna vyhľadávania IBM Enterprise Records vyhľadáva kľúčové slová CBR len v obsahu deklarovaného dokumentu v sklade objektov záznamov. Šablóna vyhľadávania nevyhľadáva text vlastností záznamu, napríklad metaúdaje, v sklade objektov plánu súborov.
VQL je jazyk dotazov, podporovaný softvérom Autonomy K2 (tento softvér je podkladom Content Search Engine). Bližšie informácie o syntaxe VQL nájdete v dokumentácii Autonomy, ktorá je nainštalovaná na serveri K2 Master Administration Server: http://<Master_Administration_Server_hostname>:9990/verity_docs/.
Ak chcete použiť šablónu vyhľadávania alebo uložené vyhľadávanie:
Na stránke sa zobrazia výsledky vyhľadávania. Môžete ich triediť kliknutím na hlavičky stĺpcov. K informačným stránkam sa dostanete klknutím na ikony Get Info. Môžete zobraziť dokumenty, otvoriť priečinky a vykonať akcie prostredníctvom kontextovej ponuky entity. Ak chcete vykonať akcie na viacerých entitách, označte ich začiarkavacie políčka a vyberte akciu v ponuke Multi-Select Actions.