IBM® Enterprise
Records 是
IBM FileNet® P8 產品套組的附加元件。使用 IBM Enterprise
Records,您可以建立及維護電子和實體資訊的精確、安全且可靠的記錄。
不論儲存媒體或格式為何,您都可以利用 IBM Enterprise
Records 來管理任何類型的記錄。
要瞭解 IBM Enterprise
Records 之前,您必須先瞭解何謂記錄,以及為何要使用記錄管理系統。
記錄管理
記錄管理是一些管理活動,例如對記錄的建立、儲存、使用、擷取和處置,進行計劃、控制和組織。
記錄管理包括在記錄的整個生命週期(建立、作用中使用、非作用中儲存,以及處置)中,您為了維護記錄而完成的所有活動。
需要記錄管理
如果要確保組織的資訊準確、完整且易於使用,則必須設置一個可靠的記錄管理系統。否則,您可能在非生產的活動上,例如手動尋找資訊,或搜尋遺漏或存檔錯誤的記錄,耗費大量時間。
在沒有記錄管理系統的情況下,尋找、解釋和遵守記錄保持法令和條例可能變得很困難。這個缺點有可能導致嚴重的罰款、處罰和其他法律後果。
如果沒有正確維護和管理記錄,則還可能遇到與關鍵重要資訊的訴訟、機密性和安全性相關聯的風險。
請利用 IBM Enterprise
Records 來減輕上述風險。您可以利用 IBM Enterprise
Records,將有價值的資訊當作記錄保留起來,必要之時,可以利用搜尋技術來取得;而將不重要或非作用中的記錄進行刪除或保存。
IBM Enterprise
Records 在記錄管理中的角色
您可以獨立於儲存媒體之外,管理整個企業的記錄。
IBM Enterprise
Records 的目的是要確保完成下列動作:
- 當整個企業需要時記錄易於獲得
- 當記錄不再有用或不再為法律、條例或管理方針所需要時對記錄進行處理
使用
IBM Enterprise
Records,您可以完成下列作業:
- 建立並保留儲存記錄的階層結構(檔案計劃)。
- 管理電子記錄和實體記錄。
- 確保包含記錄的儲存庫安全。
- 建立記錄的保留和處置規則。
- 根據這些規則強制進行記錄的保存或毀損。
- 控制對記錄的存取。
- 根據搜尋準則來擷取記錄。
- 移除組織不再需要的記錄。
IBM Enterprise
Records 的功能與優勢
下表列出
IBM Enterprise
Records 的功能及所提供的優勢。
功能 |
優點 |
集中記錄的儲存庫 |
- 使整個企業資訊的使用廣泛而有效。
- 由於相關資訊及時有效而可做出有效的決策。
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階層中電子和實體文件的儲存記錄的虛擬位置和儲存器 |
- 控制印刷本的文件集合和電子檔案。
- 模擬實際辦公室環境。
- 虛擬位置和儲存器塑造實體儲存體結構。
- 透過減少記錄管理和擷取所需的辦公室空間、設備和人員開支來控制成本。
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易用的搜尋功能 |
- 及時而輕鬆地存取所需資訊,而無需使用複雜的查詢語法。
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記錄的保留和處置規則 |
使用者定義的控制包括:- 記錄持續保留的時間。
- 在其保留計劃末尾對記錄進行的處理。
- 處置記錄之前對記錄進行的審查。
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記錄的審核程序、保留期的自動追蹤及記錄的處置程序的起始化 |
- 記錄不會意外遭到處置、改變、竄改、損壞或遺失。
- 記錄是根據處置排程,或作為審核程序的一部分,而接受處置。
- 對不再必需的記錄進行處理以減少儲存空間需求。
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記錄的匯入和匯出 |
- 組織很少需要的記錄可以匯出到某些其他位置。
必須保留這些文件,是為了遵守政府條例。
- 記錄可以從其他記錄儲存庫匯入。
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記錄的適當安全控制 |
- 未經授權的使用者無法存取記錄。
- 使用者不會未預期地刪除記錄。記錄可以由記錄管理者刪除或作為處置程序的結果刪除。
- 使用者僅能完成那些他們有適當存取權的、與記錄相關的作業。
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與 IBM FileNet P8 Workplace、Workplace XT、IBM Content Navigator、Microsoft Office 及 Microsoft Outlook 整合 |
從以下位置手動或自動宣告記錄:- Workplace 或 Workplace XT
- IBM Content Navigator
- Microsoft Outlook、Word、Excel 及 PowerPoint
- 項目範本
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IBM Enterprise
Records 中的使用者角色
IBM Enterprise
Records 提供一個角色型的使用者安全模型,其中包括「記錄管理者」、「記錄管理者」、「特許使用者」以及「記錄使用者」等角色。每個角色決定該角色中的使用者可以完成的作業。如需相關資訊,請參閱「安全」主題。
IBM Enterprise
Records 安裝類型
在安裝
IBM Enterprise
Records 應用程式之前,您必須先選擇符合您記錄管理需求的安裝類型(資料模型)。以下是可用的資料模型:
- Base:提供核心記錄管理功能和內容。
IBM Enterprise
Records 的 Base 安裝是最常用的 IBM Enterprise
Records 安裝方式,因為它新增的屬性數目最少,卻能夠符合大多數的需求。
在功能上,Base 安裝與 DoD 安裝提供的功能相同。
- DoD 基準線:符合「國防部 (DoD)」5015.2 基準線標準。此標準提供了有關管理 DoD 中的記錄的實施和程序指導。此外,IBM Enterprise
Records 的 DoD 安裝也定義了特定的系統介面和搜尋準則。
DoD 安裝同時也說明基於現行「美國國史檔案紀錄管理局 (NARA)」條例所需符合的最低記錄管理需求。
- DoD 已分類:符合「國防部 (DoD)」5015.2 基準線標準,並新增了依據 DoD 標準中的選用分類文件需求,來處理分類記錄的支援。
IBM Enterprise
Records 實體類型
在
IBM Enterprise
Records 中,記錄是儲存在含有不同記錄管理實體的階層式結構中。以下圖表描述這些實體的階層結構,隨附有每個實體的簡要說明:

- 物件儲存庫:這是一個物件的儲存庫,還有這些物件的附帶儲存及擷取服務套組。
物件儲存庫可以是:
- 檔案計劃物件儲存庫 (FPOS):包含檔案計劃,即您建立的記錄管理實體的整個階層。
- 已啟用的記錄物件儲存庫 (ROS):包含可以在 FPOS 中宣告為記錄的文件。
我們鼓勵您為記錄(meta 資料)和已宣告為記錄的文件配置單獨的物件儲存庫。從而,FPOS 包含檔案計劃結構,而 ROS 包含文件,其中某些文件已宣告為記錄。一般而言,許多使用者都會有 ROS 的存取權,但無權存取組成 FPOS 中之檔案計劃的實體。
您可以將多個 ROS 與一個 FPOS 相關聯。
- 檔案計劃:定義記錄的組織。在檔案計劃中,您將記錄儲存在用於保存記錄環境定義的結構化階層中。例如,您可以建立反映組織的業務功能的檔案計劃。然後,您可以根據這些業務功能在這些方案下為記錄編目。您還可以將命名型樣與檔案計劃相關聯。在檔案計劃建立的所有實體都遵循記錄命名型樣。
- 記錄種類:對檔案計劃內一組相關記錄進行分類。建立記錄種類以根據功能種類為記錄編目錄。記錄種類可以包含子種類或記錄資料夾,但不能兩者都包含。此外,您可以將保留和處理規則與每個種類相關聯。這些規則套用於在此種類中建立的所有記錄資料夾和記錄。
- 記錄資料夾:提供作為相關記錄的儲存器。其用於根據指定的保留期和處理事件管理記錄。您可以在種類下建立電子、實體和混合記錄資料夾以管理電子和實體記錄。
- 電子資料夾:用於儲存電子記錄。電子資料夾也可以包含標記。標記是無法儲存在實體檔案中的實體記錄的電子項目。此類記錄的範例有大型建築設計圖、錄影帶或資料庫。
- 實體資料夾:儲存實體項目(例如紙張記錄)的記錄。實體資料夾是紙質資料夾的虛擬項目。您可以根據組織的實體儲存體結構,在 IBM Enterprise
Records 中建立實體資料夾的階層模型。
- 產品盒:產品盒提供一種建立實體(包含其他實體)模型的機制。例如,您可以建立 "Warehouse",其中包含 "Shelves",而 "Shelves" 中包含 "Boxes","Boxes" 中又包含 "Physical Folders"。產品盒可以包含其他的產品盒、實體資料夾或記錄。
- 混合式資料夾:相關的電子和實體記錄的集合。
- 磁區:將記錄資料夾以邏輯方式細分為更小、容易管理的單位。
磁區不會獨立於資料夾而存在。記錄資料夾一律包含至少一個磁區,當建立記錄資料夾時,系統會自動建立這個磁區。
之後,您可以在記錄資料夾內建立任意數量的磁區。
- 記錄:記錄提供 IBM Enterprise
Records 應用程式所控制之文件或實體物件的 meta 資料。記錄的部分行為可以從建立記錄的記錄資料夾繼承而來。
例如,它可以繼承親項記錄資料夾的處置排程。
您可以將記錄分類成下列類型:
- 電子記錄:指向電子文件。
- 標記:指向實體物件或書面文件。
- 重要記錄:發生企業層面的緊急情況期間,滿足作業責任所需的必要記錄。重要記錄會定期進行審查和更新。
- 永久記錄:識別為有充足的歷程記錄或其他值,可確保組織會繼續保存的記錄。
這項保存會持續到超出管理、法律或財政目的通常所要求的時間之外。
- 記錄類型:您可以建立記錄類型與具有一般功能的記錄的關聯。例如,您可以定義一個記錄類型以指定記錄的常用處置排程,並協助記錄的搜尋和擷取。如果某記錄資料夾中現有記錄群組的處置排程,有異於記錄資料夾相關聯的處置排程,則可使用記錄類型。
下列項目是記錄管理實體的階層範例。
檔案計劃
一般管理(種類) 通信檔案(資料夾) 程序簡短說明(資料夾) 2006 管理培訓會議(磁區) 2007 管理培訓會議(磁區)
資訊管理(種類) 通信檔案(資料夾) 操作員的號碼單(資料夾)