Jeśli w systemie zawarte są składnice obiektów skonfigurowane w celu korzystania z modelu danych Klasyfikacja wg DoD, wówczas najpierw należy określić, czy akta fizyczne są sklasyfikowane, czy niesklasyfikowane. Poniższa procedura dotyczy
tylko niesklasyfikowanych akt fizycznych.
O tym zadaniu
Informacje nt. deklarowania fizycznych akt sklasyfikowanych zawiera temat dotyczący deklarowania sklasyfikowanych akt fizycznych. Aby
zadeklarować akta fizyczne w aplikacji
IBM® Enterprise
Records, należy posłużyć się szablonem
wprowadzania.
Jeśli szablon wprowadzania zawiera lokalizację kartoteki akt, wówczas akta fizyczne zostaną zadeklarowane w lokalizacji, w której użytkownik uruchomił czynność deklarowania. Akta będą również zadeklarowane we wszystkich lokalizacjach określonych w
szablonie. Menedżer akt lub administrator akt może tworzyć i modyfikować szablony deklarowania akt za pomocą narzędzia Dodaj
szablon wprowadzania w aplikacji
Application Engine lub
Workplace XT. Więcej
informacji o szablonach wprowadzania zawiera temat dotyczący tworzenia szablonu wprowadzania. W poniższej
procedurze przyjęto założenie, że używany jest domyślny szablon deklarowania akt fizycznych
IBM Enterprise
Records.
Procedura
Aby zadeklarować akta fizyczne w aplikacji IBM Enterprise
Records:
- W aplikacji IBM Enterprise
Records przejdź do odpowiedniej lokalizacji w kartotece akt, a następnie kliknij opcję Zadeklaruj akta fizyczne.
- Jeśli wyświetlona zostanie strona Kreator wybierania, wybierz przełącznik Zadeklaruj akta
niesklasyfikowane, a następnie kliknij przycisk Dalej.
- Kliknij opcję Wybierz poniżej nazwy szablonu wprowadzania, którego zamierzasz użyć.
Wyniki
Aby ustawić właściwości:
- Udostępnij wymagane informacje w polach właściwości. Pola mogą być różne i jest to uzależnione od klasy, która była używana. Na przykład: pola wymagane w domyślnej klasie Akta znacznika są następujące:
- Typ nośnika: na przykład: CD, kaseta wideo
- Format: CDR, VHS
- Autor: nazwa osoby, która utworzyła akta fizyczne lub jest ich posiadaczem
- Temat: krótki opis akt fizycznych
- Data publikacji: data utworzenia akt fizycznych.
- Lokalizacja główna: aktualna lokalizacja akt fizycznych. Po kliknięciu tego odsyłacza w kreatorze
wyświetlana jest strona zawierająca listę lokalizacji. Kliknij opcję Wybierz w wymaganej lokalizacji. Kreator
zamknie stronę i wróci do kroku Ustaw właściwości.
- Jeśli deklarowane akta są przyjęciem dla akt sklasyfikowanych, kliknij opcję Przyjęcie. Przejdź do sklasyfikowanych akt i wybierz akta, na które wskazuje przyjęcie. Więcej informacji zawiera temat dotyczący przyjęć.
- Po wprowadzeniu wymaganych informacji kliknij przycisk Zakończ.
- W przypadku większej liczby akt do zadeklarowania wybierz ponownie szablon wprowadzania. Po zakończeniu kliknij przycisk
Wyjście.
Aby zadeklarować akta fizyczne w aplikacji
Application Engine lub Workplace XT:
- Dodaj dokument. W kroku Wybierz plik wybierz opcję Brak jako typ pliku.
- Na stronie potwierdzenia kliknij opcję Deklaruj jako akta.
- Wybierz opcję akt niesklasyfikowanych. Informacje o aktach sklasyfikowanych zawiera temat dotyczący deklarowania sklasyfikowanych akt fizycznych.
- Kliknij opcję Akceptuj, aby użyć kreatora, albo opcję Wybierz, aby użyć szablonu wprowadzania.
- W przypadku szablonów wprowadzania przejdź do składnicy obiektów FPOS, do folderu Records
Management/Templates, wybierz szablon wprowadzania, a następnie kliknij przycisk Akceptuj. Wybierz szablon zaprojektowany przez administratorów. Szablon domyślny użyty w produkcie IBM Enterprise
Records nie może być używany w produktach Application Engine lub Workplace XT. Ograniczenie zakłada, że lokalizacja kartoteki akt została już wybrana.
- Aby użyć kreatora Wpisz akta do katalogu, należy wykonać poniższe kroki.
- Kliknij opcję Wybierz klasę, a następnie wybierz odpowiednią klasę. Domyślnie wszystkie składnice
obiektów FPOS udostępniają klasę Akta znacznika. Możliwe, że administratorzy udostępnią inne opcje.
- Kliknij opcję Wybierz lokalizację kartoteki akt, a następnie przejdź do odpowiedniego
obiektu. Akta fizyczne można umieścić tylko w lokalizacji fizycznej, dlatego należy wybrać tylko jedną lokalizację kartoteki akt.
Możliwe lokalizacje to folder hybrydowy, pudełko lub folder akt fizycznych.
- Zaznacz pole wyboru odpowiedniego obiektu i kliknij opcję Dodaj do wybranych.
- Zamiast korzystać z domyślnego widoku przeglądania możesz dokonać wyboru z dowolnych wcześniej utworzonych skrótów. Kliknij opcję Skróty na pasku bocznym.
- Możliwe jest również wyszukiwanie kategorii lub folderu wg nazwy. Kliknij przycisk Wyszukaj na pasku
bocznym.
- Po dodaniu akt do wybranych lokalizacji kartotek akt można kliknąć opcję Dodaj do
skrótów w celu użycia w przyszłości.
- Po zakończeniu wybierania odpowiedniej lokalizacji kliknij opcję Akceptuj.
- Kliknij przycisk Dalej, aby przejść do kroku ustawiania właściwości.
Aby ustawić właściwości:
- Udostępnij wymagane informacje w polach właściwości. Pola mogą być różne i jest to uzależnione od klasy, która była używana. Na przykład: pola wymagane w domyślnej klasie Akta znacznika są następujące:
- Typ nośnika: na przykład: CD, kaseta wideo
- Format: CDR, VHS
- Autor: nazwa osoby, która utworzyła akta fizyczne lub jest ich posiadaczem
- Temat: krótki opis akt fizycznych
- Data publikacji: data utworzenia akt fizycznych.
- Lokalizacja główna: aktualna lokalizacja akt fizycznych. Po kliknięciu tego odsyłacza w kreatorze
wyświetlana jest strona zawierająca listę lokalizacji. Kliknij opcję Wybierz w wymaganej lokalizacji. Kreator
zamknie stronę i wróci do kroku Ustaw właściwości.
- Jeśli deklarowane akta są przyjęciem dla akt sklasyfikowanych, kliknij opcję Przyjęcie. Przejdź do sklasyfikowanych akt i wybierz akta, na które wskazuje przyjęcie. Więcej informacji zawiera temat dotyczący przyjęć.
- Po wprowadzeniu wymaganych informacji kliknij przycisk Zakończ.
Informacje o kodach
paskowych
Jeśli dostępne są urządzenia lub oprogramowanie, które zawiera dane kodów paskowych, wówczas można
zeskanować kod paskowy bezpośrednio do aktywnego pola lub można skopiować go z lokalnego komputera, a następnie wkleić do
odpowiednich pól w aplikacji IBM Enterprise
Records. W celu korzystania z funkcji Skanuj
elementy fizyczne na karcie Fizyczne można wprowadzić dowolny łańcuch tekstowy do pola kodu paskowego.