IBM® Enterprise Records は IBM FileNet® P8 製品スイートのアドオン・コンポーネントです。 IBM Enterprise Records を使用すると、電子情報と物理情報の両方に対して正確性、安全性、信頼性の高いレコードを作成して管理できます。
また、ドキュメントまたは物理オブジェクトを企業や政府の制御下におくためにレコードを作成します。この制御の詳細により、ドキュメントまたはオブジェクトを格納、アクセス、および最終的に廃棄する方法を指定します。レコード という用語は、メタデータ・ファイル、またはレコードとして宣言されたドキュメントやオブジェクトを形式張らずに参照するのに使用します。メタデータは、メディア・タイプ、フォーマット、オーサー、件名、レビューアー、場所、公開日などのレコードのプロパティーを記述します。レコードのタイプについての政府の基準およびガイドラインの要求に応じて、レコードをこの制御下におきます。
レコード管理システムが存在しなければ、レコード保持に関する法律と規則の位置づけ、解釈、および準拠が困難になる場合があります。この不備により、厳しい罰金、罰則、その他の法的結果を被るおそれがあります。また、レコードを適切に維持して管理していない場合、クリティカルで重要な情報に関する訴訟、機密性、および安全性に関連するリスクを被る場合があります。
組織情報の正確性、完全性、およびアクセスのしやすさを保証するには、信頼できるレコード管理システムを構築する必要があります。そのようにしない場合、情報を手動で検索したり、紛失または誤って分類されたレコードを検索したりするなど、非生産的な活動に多くの時間を費やすことになる場合があります。
IBM Enterprise Records では、格納メディアまたは格納形式に関係なく、あらゆるタイプのレコードを管理できます。