Schriftstückkategorien und Schriftstückordner sind direkt nach der Erstellung als "Aktiv" markiert. Bei Bedarf können Sie eine solche Einheit jedoch auch als "Inaktiv" markieren. In inaktive Kategorien oder Ordner können keine neuen Entitäten hinzugefügt werden. Inaktive Kategorien oder Ordner werden Ihnen beim Deklarieren eines Schriftstücks mehr nicht angezeigt. Es ist hilfreich, eine Entität als "Inaktiv" zu markieren, wenn Sie die Schriftstückkategorie oder den Schriftstückordner überprüfen und genehmigen müssen, bevor Sie sie/ihn allgemein verfügbar machen.
Informationen zu diesem Vorgang
Wenn Sie eine Entität als "Inaktiv" markieren, werden auch alle untergeordneten Container automatisch als "Inaktiv" markiert. Sie können eine inaktive Entität jederzeit wieder aktiv machen, wobei jedoch ihre untergeordneten Container nicht automatisch ebenfalls aktiv werden. Vielmehr müssen Sie diese ausdrücklich ebenfalls als aktiv markieren. Vorgänge wie Suchen, Wiederauffinden, Nutzen und Verschieben lassen sich auch auf inaktive Einheiten anwenden. Dasselbe gilt auch für Dispositionsaktionen.
Vorgehensweise
So markieren Sie einen oder mehrere Container als "Aktiv":
- Identifizieren Sie die Kategorien oder Ordner, die als aktiv markiert werden sollen.
- Wählen Sie die Kontrollkästchen neben den Namen aus. (Oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine einzelne Entität und verwenden Sie das Kontextmenü.)
- Wählen Sie im Menü Mehrfachauswahlaktionen die Option Aktivieren
aus:
- Klicken Sie auf OK, um die Aktivierungsnachricht zu bestätigen.
So markieren Sie einen Container als "Inaktiv":
- Identifizieren Sie die Kategorien oder Ordner, die als "Inaktiv" markiert werden sollen.
- Wählen Sie die Kontrollkästchen neben den Namen aus. (Oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine einzelne Entität und verwenden Sie das Kontextmenü.)
- Wählen Sie im Menü Mehrfachauswahlaktionen die Option Inaktivieren
aus.
Das Symbol wird bei Entitäten angezeigt, die als "Inaktiv" markiert sind.
- Geben Sie den Grund ein, aus dem der Container inaktiviert werden soll.
- Klicken Sie auf OK, um die Inaktivierungsnachricht für den Container zu bestätigen.