IBM® Enterprise Records sisältää käsittelyreittejä, jotka helpottavat asiakirjaluokkien, asiakirjakansioiden, taltioiden ja asiakirjojen arvioinnin ja poiston automatisointia. Käsittelyreitti sisältää jokaisessa liiketoimintaprosessin vaiheessa tarvittavat tehtävät, menettelyvaiheet, henkilöstön, syöte- ja tulostetiedot sekä työkalut.
Voit muokata aiemmin luotuja käsittelyreittejä ja luoda uusia käsittelyreittejä. Järjestelmä ajaa useimmat IBM Enterprise Records -käsittelyreitit automaattisesti. Automaatio tapahtuu arkistosta poiston tarkistuksen tai käsittelyreittiin liitetyn toiminnon toteutuksen seurauksena. Fyysisten asiakirjojen hallinta- ja Asiakirjakansion luonti -käsittelyreitit on ajettava manuaalisesti.
Kun poistoaikatauluun luodaan poistovaihe, siihen on liitettävä poistotoiminto ja Arkistosta poisto -käsittelyreitti. Järjestelmä määrittää yksiköt poistettaviksi, kun ne ovat tietyssä vaiheessa ja niiden säilytysaika on päättynyt. Liitetyn arkistosta poiston käsittelyreitin aloittava poistotoiminto on ajettava manuaalisesti. Lisätietoja arkistosta poistosta on seuraavissa arkistosta poiston poistoaikataulua käsittelevissä ohjeaiheissa:
Ennen kuin käsittelyreittejä voi alkaa käyttää, on toteutettava kokoonpanon määritystehtäviä. Kyseiset tehtävät toteutetaan IBM Enterprise Records -asennuksen yhteydessä. Lisätietoja on käsittelyreittien kokoonpanon määritystä käsittelevässä ohjeaiheessa IBM Enterprise Records -ohjelman asennus ja päivitys -oppaassa.
Yleistietoja käsittelyreittien tekemisestä loppuun on arkistosta poiston käsittelyreittiä käsittelevässä ohjeaiheessa.
IBM Enterprise Records näyttää varoitussanoman, jos tietyn käsittelyreitin vaiheen eri kenttiin määritetyissä arvoissa on virheitä tai jos arvoja puuttuu pakollisista kentistä. Jos Väliaikainen siirto -käsittelyreitin Fyysinen siirto -vaiheen Sijainti-kentän arvoa ei ole määritetty, IBM Enterprise Records näyttää varoitussanoman.
Sanomavaiheessa voit tehdä epäonnistuneen käsittelyreitin vaiheen valmiiksi napsauttamalla Päätä vaihe -painiketta. Tämän jälkeen voit poistaa työkohteen Saapuneet-kansiosta. Voit korjata ongelman ja ajaa käsittelyreitin uudelleen niin, että vaihe tulee tehdyksi oikein loppuun. Edellä annetussa esimerkissä voit sulkea ne kaksi yksikköä, joiden osalta katkaisuvaihe epäonnistui, ja ajaa käsittelyreitin uudelleen.