Do folderów akt można dodawać nowe woluminy elektroniczne, fizyczne lub hybrydowe. Typ woluminu musi być taki sam, jak
typ jego folderu. Nie można dodawać woluminów pudełek.
O tym zadaniu
W przypadku tworzenia folderu akt system automatycznie tworzy wolumin pod tym folderem akt. Woluminy są zwykle używane w
celu ograniczania liczby elementów, a także do dzielenia akt wg miesięcy lub lat. Po otwarciu nowego woluminu stary jest
automatycznie zamykany. Do zamkniętego woluminu żadne akta nie są dodawane automatycznie, ale w razie potrzeby można dodawać je ręcznie. Na przykład: jeśli akta muszą znaleźć się w woluminie, który obecnie jest zamknięty, można otworzyć stary wolumin i
dodać akta ręcznie. Następnie można zamknąć wolumin ponownie. Wolumin dziedziczy harmonogram rozporządzenia folderu akt, w którym
został utworzony. Nie można zdefiniować harmonogramu rozporządzania, który będzie niezależny od nadrzędnego folderu akt. Ponadto nie można utworzyć
podfolderu ani woluminu pod woluminem.
Procedura
Aby dodać wolumin:
- Zaloguj się jako menedżer akt albo administrator akt i otwórz folder akt, pod którym zamierzasz utworzyć wolumin.
- Kliknij ikonę Dodaj wolumin:

Wyniki
Ustawianie właściwości
Aby ustawić właściwości:
- Wprowadź lub zmodyfikuj wartości właściwości. Niektóre właściwości mogą być edytowane na tej stronie. Inne wymagają
kliknięcia nazwy właściwości w celu edytowania wartości. Do pola Nazwa woluminu zostaje wstępnie wprowadzona nazwa wzorcowa oparta na wzorcu wybranym podczas konfigurowania. Do pola Nazwa woluminu można
wprowadzić dowolną nazwę, ale duplikowanie nazw woluminów jest zabronione. Nazwa woluminu nie może zawierać żadnego z
następujących znaków: \ / : * ? " < > |. Więcej informacji o wyświetlanych właściwościach zawiera temat dotyczący odniesienia do właściwości.
- Kliknij przycisk Dalej, aby ustawić informacje o aktach istotnych, albo wybierz z panelu inny krok.
Ostrzeżenie: Jeśli ustawienie wyświetlania w Preferencjach ośrodka lub Preferencjach
użytkownika dla opcji Podczas tworzenia kontenerów pokaż krok akt istotnych jest ustawione na
Nie, wówczas program ukrywa krok przeglądu danych istotnych. Przejdź do sekcji Ustawianie zabezpieczeń w tym temacie.
Ustawianie akt istotnych
Jeśli wszystkie akta utworzone w nowym woluminie wymagają ciągłych przeglądów
i aktualizacji, wówczas należy oznaczyć wolumin jako istotny.
Zanim możliwe będzie wykonanie tego kroku musi istnieć co najmniej jedna czynność przeglądu akt istotnych. Więcej informacji o tworzeniu tej czynności zawiera temat dotyczący dodawania czynności. Musi również istnieć co najmniej jeden wyzwalacz zdarzeń
okresowych. Więcej informacji o tworzeniu zdarzenia okresowego zawiera temat dotyczący dodawania wyzwalacza zdarzenia okresowego.
Aby ustawić akta istotne:
- W menu Indykator istotnych akt wybierz opcję Prawda.
- Opcjonalnie: Wprowadź opis istotnych akt.
- W menu Czynność przeglądu istotnych akt wybierz czynność, która jest uruchamiana podczas okresowego przeglądu i cyklu aktualizacji istotnych akt.
- W menu Cykl aktualizacji i przeglądu istotnych akt wybierz odpowiednie zdarzenie okresowe, które wywołuje okresowy przegląd istotnych akt w tym woluminie.
- Kliknij przycisk Dalej, aby ustawić zabezpieczenia dla woluminu.
Ustawianie zabezpieczeń (opcjonalnie)
Ustawienia zabezpieczeń określają grupy i użytkowników, które/którzy mogą uzyskiwać dostęp do woluminu, a ponadto
kontrolują uprawnienia nadawane poszczególnym grupom lub użytkownikom. Ustawienia zabezpieczeń określone w tym obszarze mogą zostać zastąpione przez zabezpieczenia FileNet P8 ustawione w obiekcie. Więcej informacji zawiera temat dotyczący zabezpieczeń.
- Dodaj nowych użytkowników lub nowe grupy.
- Kliknij opcję Dodaj nowe.
- Wybierz domenę z menu Wybierz w.
- Wybierz opcję Użytkownicy albo Grupy.
- Wprowadź kilka pierwszych znaków nazwy użytkownika lub grupy, a następnie kliknij opcję Wyszukaj.
- Wybierz jedną lub więcej nazw z listy i kliknij przycisk Akceptuj.
- W razie potrzeby zmień uprawnienia użytkownika lub grupy.
- Aby zmienić uprawnienia użytkownika lub grupy, kliknij nazwę użytkownika lub grup w kolumnie Tytuł.
- Dla każdego uprawnienia zaznacz pole Zezwalaj lub Odmowa. Wybór opcji Zezwalaj umożliwia zmianę uprawnień grupy, dzięki czemu użytkownik lub grupa może wykonywać powiązane funkcje; Odmowa dla zmiany uprawnień grupy uniemożliwia użytkownikowi lub grupie uzyskiwanie dostępu do tych funkcji.
- Kliknij opcję Akceptuj.
- Kliknij przycisk Zakończ, a następnie przycisk OK na stronie potwierdzenia.