Puede configurar la declaración automática de los registros para asegurarse
de que cuando un usuario realice una operación en un documento en un Almacén de objetos
de registro (ROS), se declare un registro. IBM® Enterprise
Records crea un registro
correspondiente en un Almacén de objetos del plan de archivos específico.
Acerca de esta tarea
Por ejemplo, puede elegir que cada documento que se archive en la carpeta
Confidencial se declare como registro. Puede elegir
que cada documento que pertenezca a una clase de documentos específica se
declare como un registro cuando un usuario incorpore el documento.
Importante: Debe utilizar el suceso de incorporación,
en lugar del de creación si desea declarar un registro en el momento de
su creación.
RMAutoDeclaration
se debe configurar para que use sucesos asíncronos y NO síncronos.
Para configurar la
declaración automática de registros, realice las siguientes tareas:
- Ejecute el script de importación en el ROS desde IBM Administration
Console for Content Platform Engine para crear la
acción del suceso. Siga el procedimiento que aparece en el tema Trabajar con controladores de sucesos.
La secuencia de caracteres importar crea la acción del suceso en la carpeta Acción del suceso,
y el módulo del código en la carpeta Módulo del código.
- Especifique la ubicación y otra información para un registro recién declarado
al completar el procedimiento Auto declarar el archivo de configuración que aparece más
adelante en este tema.
- Cree una suscripción que utilice la acción de suceso de declaración automática
completando el procedimiento que se incluye más adelante en este tema.
- Compruebe la configuración completando el procedimiento RMAutoDeclare, que se incluye más
adelante en este tema.
Edición del archivo de configuración de declaración automática
Procedimiento
Para editar el archivo de configuración RMAutoDeclaration (RMAutoDeclare.properties):
- En IBM Administration
Console for Content Platform Engine,
cree (designe) una propiedad String (por ejemplo: AutoDeclareFolderSymName)
en la clase o subclase del documento de origen para especificar la ruta o el GUID
de la carpeta de archivado de registros. Configure la propiedad con una longitud de 256
caracteres.
- (Opcional) En IBM Administration
Console for Content Platform Engine,
cree (designe) otra propiedad String (por ejemplo, AutoDeclareRecordClassSymName)
en la clase o subclase del documento de origen para especificar el nombre de clase del
registro. Si no especifica ningún nombre de clase de registro, ElectronicRecordInfo pasa a ser el nombre de clase de
registro predeterminado.
En los dos primeros pasos se
crean las propiedades del suceso RMAutoDeclare.
- Utilice Application Engine, Workplace XT, o IBM Administration
Console for Content Platform Engine para extraer el archivo RMAutoDeclare.properties.
- Edite el archivo RMAutoDeclare.properties con la información pertinente:
rmevent.declare.RecordClassPropertySymname=AutoDeclareRecordClassSymName
rmevent.declare.RecordFiledInFolderPropertySymname=AutoDeclareFolderSymName
(Si no existe la propiedad, el manejador de sucesos registra un error.)
rmevent.declare.FPOSObjectStoreName=TargetObjectStoreName
- Utilice Application Engine, Workplace XT o IBM Administration
Console for Content Platform Engine para incorporar la nueva versión de RMAutoDeclare.properties con el contenido especificado anteriormente.
Resultados
Crear una suscripción que utilice la acción de suceso RMAutoDeclaration
Puede crear una o más suscripciones que se ejecutan
cuando ocurre el suceso al cual se está suscrito (Incorporar o Archivo agregado). Esta
función desencadena la acción de suceso asociada con la suscripción.
En el caso del suceso relacionado con el documento
Incorporar, cree la suscripción en un clase o subclase
Document. En el caso del suceso relacionado con la carpeta (Archivo agregado), puede
crear la suscripción en una clase o subclase de carpeta o en una determinada instancia de
objeto de carpeta. Puede crear tantas suscripciones como resulte
necesario. Por ejemplo, puede crear suscripciones en varias subclases de documento
diferentes.
Para añadir suscripciones:
- Desde IBM Administration
Console for Content Platform Engine, expanda
el almacén de objetos ROS que contiene los documentos que se declararán automáticamente
como registros.
- Para crear una suscripción para una clase o subclase de documento, pulse con el botón derecho del ratón sobre Clase de
documento (o una subclase de documento) y seleccione Agregar
suscripción. Para crear una suscripción para una clase o subclase de carpeta, expanda la carpeta Otras clases, pulse con el botón derecho en Carpeta (o una subclase de carpeta), y seleccione Agregar suscripción.Para crear
una suscripción a una carpeta específica, expanda la carpeta Raíz. Vaya
a la carpeta para la cual desea establecer la suscripción. Pulse con el botón
derecho del ratón sobre la carpeta y seleccione Agregar suscripción.
- En el asistente Crear suscripción, haga clic en Siguiente.
- Especifique un nombre y una descripción exclusivos y significativos para la suscripción y
pulse Siguiente.
- En el caso de una suscripción de clase (pero no una instancia), asegúrese de activar el botón de selección Aplicar
a todas las instancias de la clase <nombre de clase> y haga clic en
Siguiente.
- Desde la pantalla Especificar activadores, seleccione los activadores que activan
la suscripción (Incorporar para una suscripción de un documento; Archivo para la
suscripción de una carpeta). Haga clic en Siguiente.
- En la pantalla, desde el menú, seleccione la acción de suceso RMAutoDeclare que se
creó anteriormente y haga clic en Siguiente.
- Asegúrese de que la casilla de verificación Síncrono no esté
seleccionada. Seleccione o deje sin seleccionar el resto de las casillas según
proceda, y haga clic en Siguiente.
- Haga clic en Finalizar
RMAutoDeclare
Para probar la configuración de RMAutoDeclare,
complete el siguiente procedimiento:
- Cree un documento en el ROS de la clase que se ha configurado para
declararse de forma automática.
- Especifique el nombre de clase de registro de una propiedad String del documento de
origen.
Este nombre es la propiedad (AutoDeclareRecordClassSymName)
que se ingresó anteriormente en el archivo RMAutoDeclare.properties. Consulte
el Paso 2 en el procedimiento Archivo de configuración de declaración automática
que aparece anteriormente en este tema. Al crear un documento, el usuario debe especificar el
nombre de clase de registro en esta propiedad. Si no se especifica el nombre simbólico,
el nombre de clase predeterminado será ElectronicRecordInfo.
- Especifique la ruta de carpeta de archivado de registros en otra propiedad String.
Este
nombre es la otra propiedad (AutoDeclareFolderSymName) según se utiliza
actualmente en el archivo RMAutoDeclare.properties. Consulte
el Paso 1 en el procedimiento Edición del archivo de configuración de declaración automática
que se discutió anteriormente en este tema. Al crear un documento, el usuario debe especificar la ruta o el GUID de
la carpeta de archivado de registros en esta propiedad. Si el valor no es válido, el
manejador de sucesos registra un error. La ruta de la carpeta de registro comienza por /<File Plan Name>/... (por ejemplo, /File Plan/Category1/Folder1). El usuario también puede especificar el GUID de la carpeta.
Una vez creado el documento por parte del usuario, el suceso RMAutoDeclare
lo declara en la carpeta especificada en el FPOS, utilizando la clase de
registro especificada.