IBM® Enterprise
Records에서
레코드는 여러 레코드 관리 컴포넌트(예: 데이터 모델, 오브젝트 저장소 및 파일 계획)가 들어 있는 계층 구조에 저장됩니다.
데이터 모델
IBM Enterprise
Records 애플리케이션을
설치하기 전에, 레코드 관리 요구에 가장 적합한 설치 유형(데이터 모델)을 선택해야 합니다. 데이터 모델은 특정 레코드 관리 표준을 준수하는 파일 계획
오브젝트 저장소의 템플리트입니다. 데이터 모델에는 메타데이터
및 보안 기능이 포함됩니다.
데이터 모델은 사용자 환경에
추가할 수 있는 추가 기능에 포함됩니다. 선택한 데이터 모델을
사용하도록 오브젝트 저장소를 구성할 수 있습니다.
파일 계획 오브젝트 저장소를
작성할 때 데이터 모델을 선택해야 합니다. 다음과 같은 데이터 모델을 사용할 수 있습니다.
- 기본
- 핵심 레코드 관리 기능 및 특성을 제공합니다. 최소 특성 수를 추가하면서 대부분의 조직에 대해 작동하기 때문에
기본 데이터 모델은 가장 일반적인 설치입니다. 기능적으로, 기본 데이터 모델은 DoD 기준선 데이터 모델과 동일한 기능을
제공합니다. 기본 데이터 모델은 대부분의 레코드 관리 요구사항을
충족시킵니다. 하지만 DoD, DoD
분류 또는 PRO 표준은 지키지 않습니다.
- DoD 기준선
- DoD(Department of Defense) 5015.2 기준선 표준을 준수합니다.
이 DoD(Department of Defense) 문서는 DoD 표준에 따라 레코드를 관리해야 하는
방법에 대해 설명합니다. 또한 DoD 기준선 데이터 모델은
특정 시스템 인터페이스 및 검색 기준을 정의합니다. 또한 데이터 모델은
현재 NARA(National Archives and Records Administration) 규정에 따라 최소 레코드 관리 요구사항을 설명합니다.
- DoD 분류
- 분류 레코드 관리를 포함하여 DoD(Department of Defense) 제 4 장의 요구사항을 충족합니다. 분류된 레코드를 관리할
DoD 표준(DoD 5015.2)의 버전 2에 필요한 특성이 포함됩니다.
- 영국 국가 기록관(PRO)
- 영국 국가 기록관(UK 표준)의 요구사항을 충족합니다.
PRO 2002 표준에 필요한 특성이 포함됩니다.
PRO 데이터 모델은 더 이상 사용되지 않습니다.
오브젝트 저장소
오브젝트 저장소는 오브젝트의 저장소 및
이러한 오브젝트에 대해 수반되는 스토리지 및 검색 서비스의 스위트입니다. 오브젝트 저장소는 다음 유형 중 하나일 수 있습니다.
- 파일 계획 오브젝트 저장소(FPOS)
- 파일 계획 즉, 작성할 레코드 관리 엔티티의 전체 계층 구조가 들어 있습니다.
- 기록 가능 오브젝트 저장소(ROS)
- FPOS에서 레코드로 선언할 수 있는 문서가 들어 있습니다.
레코드로 선언되는
레코드(메타데이터) 및 문서에 대해 별도의 오브젝트 저장소를 구성합니다. 따라서 FPOS에는 파일 계획 구조가 있는 반면,
ROS에는 레코드로 선언되는 문서가 있습니다. 레코드를 분류하는 데 필요한
레코드 관리 오브젝트를 포함할 파일 계획 오브젝트 저장 저장소가
있어야 합니다. 레코드로 선언할 수 있는 문서를 포함할 레코드 사용
오브젝트 저장 저장소가 필요합니다. 일반적으로, 많은 사용자에게
ROS에 대한 액세스 권한이 있을 수 있지만, FPOS에서 파일 계획을 구성하는 엔티티에 대한 액세스 권한이
없습니다. 둘 이상의 ROS를 하나의 FPOS와 연관시킬 수 있습니다.
문서 저장 방법,
레코드로 선언 방법 및 처리를 위해 스케줄하는 방법을 결정해야 합니다. 사이트에서
요구사항을 최적으로 처리하도록 파일 계획, 오브젝트 저장소, 레코드
카테고리 및 레코드를 구성하십시오. 예를 들어, 파일 계획은
레코드 관리 시스템이 보유 스케줄을 지원하기 위해 사용하는 구조화된
파일링 스키마입니다. 이 스키마는 비즈니스 분류 스킴을 기반으로 합니다. 모든 회사에 대한 범용 파일 계획이 없습니다. 각 파일
계획은 고유하며 회사나 조직이 처리하는 비즈니스에 따라
달라집니다. 파일 계획은 레코드 관리자가 레코드 보유 및 처리를 관리하기 위해
사용합니다. 레코드 관리 정책을 적용하는 데
사용됩니다.
다음 그림은 이러한 엔티티의 계층 구조를 보여줍니다.
그림 1. IBM Enterprise
Records 계층 구조
파일 계획
파일 계획은 레코드의 조직을 정의합니다. 파일 계획에서 레코드의 컨텍스트를 보존하는
구조적 계층에 레코드를 저장합니다. 예를 들어, LEG100 카테고리에는
Legal contracts related to xxx인
정의가 있을 수 있습니다.
따라서 LEG100 카테고리에 있는 레코드의 파일 계획 위치를 보면
레코드에 대한 컨텍스트가 있습니다. 조직의 비즈니스 기능을 반영하는
파일 계획을 작성할 수 있습니다.
그런 다음, 이러한 비즈니스 기능을 기반으로 하는 이러한 파일 계획 아래에 레코드를
카탈로그화할 수 있습니다. 금융 조직의 인사부를 위한
파일 계획을 작성할 수 있습니다.
또한 이름 지정 패턴을 파일 계획과
연관시킬 수도 있습니다. 파일 계획 아래에 작성된 모든 엔티티는 레코드 이름 지정 패턴을
따릅니다. 이름 지정 패턴은 해당 규칙에 맞게 레코드 카테고리, 레코드 폴더 및 레코드에
자동으로 이름을 지정하는 방법을 제공합니다. 예를 들어, 레코드 폴더 이름 지정 규칙이
연도, 공백, 포함 카테고리의 주제(메타데이터), 공백 및 5자릿수를 순서대로 표시해야 할 수도
있습니다(2006 LOAN 00005). 자동으로 레코드의 이름을 지정하기 위해,
이름 지정 패턴을 상위 컨테이너와 연관시킬 수 있습니다. 레코드 패턴은 컨테이너의 특성입니다. 해당 컨테이너에 선언된
모든 레코드는 패턴 시퀀스에서 다음 이름을 획득하고 구성된 값에 따라 증분됩니다.
다음 아웃라인은
파일 계획 계층의 예입니다.
General management (category)
Correspondence files (folder)
Program briefings (folder)
2013 Management training conference (volume)
2014 Management training conference (volume)
Information management (category)
Correspondence files (folder)
Operator's number sheets (folder)
레코드 카테고리
레코드 카테고리는 파일 계획 내의 관련 레코드 세트를
분류합니다. 레코드 카테고리를 작성하여 기능 카테고리를 기반으로 레코드를 분류합니다. 가장
일반적인 파일 계획은 기능 라인에 따라 레코드를 분류합니다. 파일 계획의
최상위 레벨에는 법률, 판매 및 HR과 같은 주요 기능이
있습니다. 각 기능 다음에 추가로 레코드를
분류합니다. 기능 카테고리를 사용하는 경우 파일 계획 시작 시
카테고리를 사용합니다. HR의 레코드는
법률과 다른 트리에 있습니다. 따라서 계약이 있으면
이 계약은 속한 기능 영역에 따라 법률 트리 또는 HR 트리에
있습니다. 레코드 카테고리에는 하위 카테고리 또는 레코드 폴더(둘 다는 아님)를
포함할 수 있습니다. 보유 및 처리 규칙을 각 카테고리와 연관시킬 수 있습니다. 이러한 규칙은
카테고리 내에 작성된 모든 레코드 폴더 및 레코드에 적용됩니다.
레코드 폴더
레코드 폴더는 관련 레코드에 대한 컨테이너입니다. 레코드 폴더를 사용하여
지정된 보유 기간 및 처리 이벤트에 따라 레코드를 관리할 수 있습니다.
예를 들어, 송장은
Invoice 폴더에 보관됩니다.
폴더에는 항상 열린 볼륨이 있습니다. 새 볼륨은 정기적(주, 월, 분기)으로
열립니다. 새 볼륨을 작성하면 이전 볼륨이 닫히고
이전 볼륨 처리를 시작합니다. 볼륨이 만기되면
볼륨에 있는 모든 송장이 삭제됩니다. 따라서
ContractClosed와 같은
레코드의 정보를 기반으로 하는 처리는 수행하지 않습니다.
지정된 기간의 모든 레코드는 한 단위로 자동
삭제됩니다. 카테고리 아래에 전자, 실제 및 혼합 레코드 폴더를 작성하여
전자 및 실제 레코드를 관리할 수 있습니다.
- 전자 폴더
- 전자 레코드를 저장하는 데 사용됩니다. 또한 전자 폴더에는 마커도 포함할 수 있습니다. 마커는 실제 파일에 저장할 수 없는
실제 레코드에 대한 전자 항목입니다. 이러한 레코드의 예로 큰 건물 계획도, 비디오 테이프 또는
데이터베이스가 있습니다. 이전에 다이어그램에서
실제 레코드를 보면 레코드를 가리키는 마커가 폴더에 저장된
레코드입니다.
- 실제 폴더
- 종이 레코드와 같은 실제 항목에 대한 레코드를 저장합니다. 실제 폴더는 종이 폴더에 대한
가상 항목입니다. 조직의 실제 스토리지 구조를 기반으로 IBM Enterprise
Records에서
실제 폴더의 계층을 모델링할 수 있습니다.
- 상자
- 다른 실제 엔티티가 포함되어 있는 실제 엔티티를 모델링합니다.
예를 들어, 실제 폴더가 포함된 상자가 있는 셀프(shelf)를
포함하는 웨어하우스를 작성할 수 있습니다. 상자에는 다른 상자, 실제 폴더 또는 레코드를 포함할 수 있습니다.
- 혼성 폴더
- 이 유형의 결합된 콜렉션에 필요한 경우 전자 레코드와 실제 레코드를
모두 포함할 수 있습니다. 또한 혼성에는 하나 이상의 볼륨도 포함되어 있습니다. 전자 폴더와 혼성 폴더 사이에는
동작 차이가 없습니다. 그러나 혼성 폴더에는 실제 엔티티를 설명하는 추가 메타데이터가
있습니다. 이 메타데이터에는 실제 레코드의 현재 위치인 홈 위치가 포함되어 있습니다.
볼륨
볼륨은 레코드 폴더를 더 작고 관리하기 쉬운 단위로 논리적으로 세분화합니다. 볼륨은
폴더에만 존재할 수 있습니다. 레코드 폴더가 작성되면, 레코드 폴더에는 항상 시스템에서 자동으로 작성하는 볼륨이
하나 이상 포함됩니다. 따라서 레코드 폴더에 여러 볼륨을 작성할 수 있습니다.
레코드
레코드는
IBM Enterprise
Records의 제어를 받는
문서 또는 실제 오브젝트에 대한 메타데이터를 제공합니다. 레코드는
레코드가 작성된 레코드 폴더에서 일부 동작을 상속할 수 있습니다.
예를 들어, 상위 레코드 폴더의 처리 스케줄을 상속합니다. 레코드를 다음 유형으로 분류할 수 있습니다.
- 전자 레코드
- 전자 레코드는 전자 문서를 가리킵니다.
- 마커
- 마커는 실제 오브젝트 또는 종이 문서를 가리킵니다.
- 필수 레코드
- 필수 레코드는 회사 전체 비상 상황 시 운영 책임을 충족시키는 데
필요합니다. 필수 레코드는 주기적 검토 및 업데이트가 필요합니다.
- 영구 레코드
- 영구 레코드에는 조직에서 계속해서 보존하기에 충분한 기록 값 또는 기타 값이
있습니다. 이 보존은 일반적으로 관리, 법률 또는 회계 용도로 필요한 시간 이상 지속됩니다.
레코드 유형
레코드 유형은 레코드 간의 공통 기능을 기반으로 하는 레코드의
분류입니다. 레코드 그룹에 해당 레코드 카테고리 또는 레코드 폴더와 연관되어 있는
처리 스케줄과 다른 처리 스케줄이 있는 경우에 레코드 유형을 사용합니다.
예를 들어,
회계 또는 임금 대장 용도로 직원 레코드 파일을 12년 동안 보관해야 할 수 있습니다. 그러나
7년 동안만 보존해야 하는 실적 평가 레코드에 대해서는 다른 처리 스케줄로 레코드 유형을 작성할 수 있습니다.
평가 레코드가 직원 레코드 파일 전에 삭제되도록 실적 평가 레코드를 이 레코드 유형과 연관시킬 수 있습니다.