Arkistonmuodostussuunnitelman luontiin IBM® Enterprise
Records -ohjelmassa liittyy useita tehtäviä.
Nämä tehtävät liittyvät suojaukseen, nimeämismalleihin, taltioiden nimiin, käsittelyreitteihin, toimintoihin, tapahtumiin, päivämääriin, arkistostapoistoaikatauluihin, luokkiin ja ominaisuuksien mukautukseen. Tehtävät liittyvät myös sijaintien, arkistonmuodostussuunnitelmien ja kansioiden lisäykseen.
Toteuta seuraavan luettelon tehtävät niiden esiintymisjärjestyksessä.
Osa tehtävistä, kuten toimintojen ja tapahtumien lisäys, on toteutettava ennen toisia tehtäviä, kuten arkistostapoistoaikataulujen määritys.
- Tarkista asiakirjojen hallinnan suojausvaatimukset ja tee tarvittavat muutokset. Oletussuojausasetusten muuttaminen sen jälkeen, kun järjestelmä on käytössä, on monimutkaista. Yleensä suojausasetusten määritys ryhmille yksittäisten käyttäjien sijasta helpottaa järjestelmän ylläpitoa.
Lisätietoja suojauksesta on suojausta käsittelevässä ohjeaiheessa.
- Voit vaihtoehtoisesti määrittää eri yksiköissä käytettävät nimeämismallin säännöt tekemällä nimeämismallia käsittelevässä ohjeaiheessa kuvatut toimet. Määritä esimerkiksi arkistonmuodostussuunnitelmassa luoduissa asiakirjaluokissa ja -kansioissa käytettävät mallit. Määritä nämä nimeämismallin säännöt ja liitä nimeämismalli arkistonmuodostussuunnitelmaan. Tee tämä liitäntä, ennen kuin aloitat niiden yksiköiden lisäyksen, joissa haluat käyttää sääntöjä.
- Voit vaihtoehtoisesti muuttaa taltion nimen liitteen määritystä, joka on taltion nimen loppuliitteenä toimiva kasvava numero. Oletusarvon mukaan liitteen arvo on "00000". Määritä tämä taltion nimen loppuliite ennen asiakirjakansioiden lisäyksen aloitusta. Tämä määritys on tärkeä, koska taltio luodaan automaattisesti laatikkoa lukuun ottamatta minkä tahansa asiakirjakansiolajin lisäyksen seurauksena. Lisätietoja on
taltion nimen loppuliitettä käsittelevässä ohjeaiheessa.
- Voit vaihtoehtoisesti luoda uusia tai mukauttaa aiemmin luotuja arkistosta poiston käsittelyreittejä ja siirtää ne Content Platform Engine -palvelimeen.
Kaikkien toimintoihin liitettyjen käsittelyreittien on oltava käytettävissä ennen liittyvien toimintojen luontia. Lisätietoja käsittelyreiteistä on käsittelyreittien luontia käsittelevässä ohjeaiheessa.
- Lisää yksiköissä toteutettavia arkistosta poiston toimintoja (kuten poisto tai siirto tallennushuoneeseen). Lisää toiminnot ennen arkistostapoistoaikataulujen määritystä. Jos aiot merkitä asiakirjasäilöjä tai asiakirjakansioita tärkeiksi säilöiksi, varmista, että lisäät vähintään yhden Tärkeän asiakirjan arviointi -lajia olevan toiminnon. Näissä säilöissä säilytetään tärkeitä asiakirjoja, jotka on arvioitava säännöllisesti.
Voit merkitä säilöyksikön tärkeäksi luonnin yhteydessä, vaikka se ei ole pakollista. Tämä toiminto edellyttää Tärkeän asiakirjan arviointi -toiminnon ja toistuvan tapahtuman määritystä. Lisätietoja toiminnoista on toiminnon lisäystä käsittelevässä ohjeaiheessa.
- Lisää tapahtumia, jotka ovat sellaisten määritettyjen ehtojen (kuten tilivuoden neljännesvuoden loppu) esiintymiä, joiden perusteella järjestelmä liipaisee tiettyjä yksiköiden toimintoja. Lisää tapahtumat ennen niitä käyttävien arkistostapoistoaikataulujen määritystä. Jos aiot merkitä asiakirjasäilöjä tai asiakirjakansioita tärkeiksi säilöiksi, varmista, että lisäät vähintään yhden toistuvan tapahtuman. Lisätietoja tapahtumista on Tapahtuman liipasimet -ohjeaiheessa.
- Voit vaihtoehtoisesti lisätä ennalta määritettyjä päivämääriä, jotka ovat päivämääriä (yleensä kertatapahtumia), joiden perusteella järjestelmä liipaisee tiettyjä yksiköiden toimintoja. Lisää ennalta määritetyt päivämäärät ennen niitä käyttävien arkistostapoistoaikataulujen määritystä. Lisätietoja ennalta määritetyistä päivämääristä on ennalta määritetyn päivämäärän lisäystä käsittelevässä ohjeaiheessa.
- Määritä arkistostapoistoaikataulut. Voit liittää arkistostapoistoaikataulun yksikköön sen luonnin yhteydessä, vaikka se ei ole pakollista. Samoin, jos IBM Enterprise
Records -ratkaisusi sisältää asiakirjalajien käytön, arkistostapoistoaikataulu on määritettävä ennen siihen liittyvän asiakirjalajin luontia. Lisätietoja arkistostapoistoaikatauluista on arkistostapoistoaikataulun määritystä käsittelevässä ohjeaiheessa.
- Voit vaihtoehtoisesti lisätä asiakirjalajeja. Tämän toiminnon avulla voit liittää asiakirjan arkistostapoistoaikatauluun. Tämä menetelmä ei ole sama kuin tällä hetkellä pääasiakirjaluokkaan tai asiakirjakansioon liitetty poistomenetelmä. Lisätietoja asiakirjalajeista on niihin liittyvässä ohjeaiheessa.
- Voit vaihtoehtoisesti toteuttaa luokka- ja ominaisuusmukautuksia, kuten muuttaa IBM Enterprise
Records -luokkia aliluokiksi, lisätä ominaisuuksia luokkiin ja mukauttaa tapaa, jolla ominaisuudet näkyvät käyttöliittymässä. Lisätietoja luokista ja ominaisuuksista on aliluokkien luontia, ominaisuuksien lisäystä luokkiin ja ominaisuuksien näyttötavan mukauttamista käsittelevissä ohjeaiheissa.
- Jos IBM Enterprise
Records -ratkaisusi sisältää fyysisten asiakirjojen hallinnan, lisää sijainnit. Kun lisäät fyysisen yksikön, kuten fyysisen asiakirjakansion, määritä sen sijainti. Lisätietoja sijainneista on sijainnin lisäystä käsittelevässä ohjeaiheessa.
- Lisää arkistonmuodostussuunnitelma. Lisätietoja on arkistonmuodostussuunnitelman lisäystä käsittelevässä ohjeaiheessa.
- Luo arkistonmuodostussuunnitelman hierarkia, mikä sisältää asiakirjaluokkien ja asiakirjakansioiden lisäyksen. Lisätietoja arkistonmuodostussuunnitelman hierarkiasta on asiakirjaluokkien ja asiakirjakansioiden lisäystä käsittelevissä ohjeaiheissa.
- Kun arkistonmuodostussuunnitelma on luotu, tarkista aiemmin luodut IBM Enterprise
Records -kokoonpanon asetukset ja toteuta muutamia kokoonpanon lisämääritystehtäviä. Kokoonpanon yleiskuvausta käsittelevässä ohjeaiheessa on yleiskuvaus kokoonpanosta.
- Lisätietoja arkistonmuodostussuunnitelman siirrosta objektisäilöstä toiseen on arkistonmuodostussuunnitelman tuonti- ja vientityökalua käsittelevässä ohjeaiheessa. Esimerkki siirrosta on arkistonmuodostussuunnitelman siirto kehitys- tai testiympäristöstä tuotantoympäristöön.