IBM Enterprise Records verze 5.1.2    

Sledy prací

IBM® Enterprise Records zahrnuje sledy prací, které pomáhají automatizovat kontrolu a odebrání kategorií záznamu, složek záznamů, svazků a záznamů. Sled prací zahrnuje úlohy, kroky postupu, zaměstnance, vstupní a výstupní informace a nástroje pro jednotlivé kroky obchodního procesu.

Můžete upravovat existující sledy prací a vytvářet nové sledy prací. Většina sledů prací produktu IBM Enterprise Records se spouští automaticky. Tato automatizace je výsledek procesu odebrání objektu nebo provedení akce přidružené ke sledu prací. Sledy prací Správa fyzických záznamů a Vytvoření složky záznamů je nutné spustit ručně.

Jakmile v plánu odebrání vytvoříte fázi odebrání, je nutné k fázi přidružit akci odebrání a sled prací odebrání. Na konci období uchování entit v určité fázi jsou entity připraveny k odebrání. Akci odebrání, která spustí přidružený sled prací odebrání, je nutné zahájit ručně. Další informace o procesu odebrání naleznete v tématech plánu odebrání:

Než začnete používat sledy prací, je nutné dokončit úlohy konfigurace. Tyto úlohy se provádí během instalace systému IBM Enterprise Records. Další informace naleznete v tématu konfigurace sledu prací v příručce pro instalaci a upgrade produktu IBM Enterprise Records.

Typy sledů prací

V systému IBM Enterprise Records jsou k dispozici následující sledy prací.

Upozornění sledu prací

Systém zobrazuje upozornění, která zahrnují informace o stavu, selhání a chybách ověření platnosti, ke kterým došlo v průběhu sledu prací. Existují čtyři typy upozornění, které zahrnují následující upozornění:

Transkripce

Transkripce je soubor ve formátu XML, který systém generuje po úspěšném provedení akce odebrání nebo u entit schválených k odebrání. Tento soubor obsahuje informace o následujících faktech: Systém tento soubor automaticky odesílá jako přílohu správci záznamů. Správce záznamů si tento soubor může prohlédnout, uložit jej na lokální jednotku nebo jej otevřít v prohlížeči.

Varování

Systém IBM Enterprise Records zobrazí varování, když hodnota zadaná v různých polích v určitém kroku sledu prací není správná nebo není u povinných polí zadána. Pokud jste nezadali hodnotu pole Umístění v kroku Fyzický přenos ve sledu prací Dočasný přenos, zobrazí systém IBM Enterprise Records varování.

Informační a stavové zprávy

Systém IBM Enterprise Records zobrazuje informační a stavové zprávy u sledů prací Správa fyzických záznamů a Vytvořit složku záznamů. Zpráva obsahuje stav entit nebo jakékoli jiné relevantní informace o entitách. Pokud například aktuální držitel fyzické entity zdržel vydání entity, umístí systém IBM Enterprise Records zprávu jako položku schránky osoby, která má entitu podle plánu přijmout. Další informace o informačních a stavových zprávách naleznete v tématu fyzických entit a v tématu tvorby složky záznamů pomocí sledu prací.

Selhání a výjimky

Zprávy o selháních a výjimkách zobrazují příslušné entity a důvody selhání kroku sledu prací. Například dokončíte krok uzavření objektu u dávky deseti entit a dvě z těchto deseti entit budou znovu otevřeny. V takové situaci tato zpráva naznačuje, že akci uzavření objektu nebylo možné u dvou entit dokončit, a zobrazí příčinu selhání.

V kroku Zpráva můžete klepnutím na tlačítko Hotovo dokončit krok sledu prací, ve kterém došlo k selhání, a odebrat pracovní položku ze schránky. Problém můžete odstranit a spustit sled prací znovu, aby byl krok řádně dokončen. Ve výše uvedeném příkladu můžete obě entity, u kterých selhal krok uzavření objektu, zavřít a spustit sled prací znovu.



Váš názor

Poslední aktualizace: Listopad 2013
managing_workflows.htm

© Copyright IBM Corp. 2013