IBM Enterprise Records V5.1.2    

添加记录类别

您可以将记录类别添加到记录管理实体层次结构中的归档计划。您还可以将一个记录类别添加到其他记录类别,从而创建子类别。但是,您仅可以将子类别添加至活动的记录类别。只有记录主管或记录管理员才能添加记录类别。

关于此任务

在缺省情况下,新记录类别从其父记录类别继承所有属性(不包括“名称”、“标识”和“打开日期”)。您可以更改这些继承的值。
注意: 在归档计划的任何级别,都不要创建 100 个以上的记录类别和记录文件夹。有关归档计划的更多信息,请参阅“归档计划”主题。

过程

如何添加记录类别:

  1. 以记录主管或记录管理员的身份登录并浏览至您要在其下创建记录类别的归档计划。如果您要创建子类别,请打开相应的记录类别。
  2. 要打开此向导,请单击添加记录类别“添加记录类别”图标。然后,执行下列步骤。
    1. 设置属性,请输入或修改显示的属性值。 某些属性可直接在此页面中进行编辑,而其他属性则需要您单击属性名才能编辑值。红色星号表示您必须为该属性指定一个值。有关所显示的属性的更多信息,请参阅“属性参考”主题。如果是输入可对正在添加到类别中的记录自动命名的“记录模式”,请直接在此字段中输入该模式。有关构造模式的信息,请参阅“添加命名模式”主题。
    2. 单击下一步为记录类别设置处理调度或从面板选择另一个步骤。
    3. 单击取消退出添加记录类别向导。
    4. 设置处理,有三种可能性。可能已预先选择处理调度。已选中“继承”框。可能已列示处理调度但未选中“继承”框。要使用它,请单击继承。可能没有任何处理信息。在任何情况下,单击浏览调度均可选择调度或更改调度。单击清除调度以立即将处理留空。您可以通过单击任何已分配调度的“获取信息”图标来查看其信息页面。
    5. 当您浏览调度时,请单击您要分配至该类别的处理调度名称下方的选择
    6. 如有必要,请在记录类别到期要进行处理时指定专门用于记录类别的处理的“处理权限”。 在缺省情况下,为选定的处理调度指定的处理权限将作为记录类别的处理权限而进行自动分配。如果没有为选定的调度设置处理权限,那么将应用为该类别设置的处理权限。如果您现在指定处理权限,并稍后设置处理调度,那么为调度设置的处理权限将覆盖记录类别处理权限。
      注意: 如果“站点首选项”或“用户首选项”中当创建容器时显示重要记录步骤的显示设置设为,那么程序会隐藏设置重要记录步骤。请跳至子步骤 l。
    7. 如果用户或站点首选项设置设为显示设置重要记录步骤,请单击下一步以设置重要记录。或者,从面板选择另一个步骤。 有关更多信息,请参阅此主题末尾的“用户首选项”和“站点首选项”链接。
    8. 要指定该类别中的记录为重要,请从重要记录指示符菜单中选择 true 如果在记录类别中创建的记录需要连续审阅和更新,那么为了设置重要记录,请将记录类别标记为“重要”。所有在类别中创建的记录均将自动被分类为“重要”。
    9. 如有需要,请输入要添加到该记录类别的重要记录的描述。
    10. 重要记录审阅操作菜单中,选择与重要记录的定期审阅或更新周期一起启动的操作。 该菜单将列示先前创建的“重要审阅”操作。有关更多信息,请参阅“添加操作”主题。
    11. 重要记录审阅和更新周期菜单中,选择用于触发类别内重要记录的定期审阅或更新的事件。该菜单将列示先前创建的重现事件。有关更多信息,请参阅“添加重现事件”主题。
    12. 单击下一步以设置安全性并完成记录类别。
    13. 要设置安全性,请查看现有安全性设置。有关每一种访问区域的更多信息,请参阅“指定安全性设置”主题。 安全性设置确定了可以访问记录类别的组和用户,并控制授予每个组或用户的许可权。对实体设置的 FileNet P8 安全性可能会覆盖您在此处指定的安全性设置。有关更多信息,请参阅“安全性”主题。
    14. 要更改页面中列示的特定用户或组的访问权,请单击标题列中的用户名或组名。 系统将显示安全性设置页面,其中您可以指定不同用户和组的安全许可权。
    15. 要将新用户或组添加到列表,请单击添加新项。要从列表中除去现有用户或组,请为该用户或组选择除去选项。 有关用户和组的更多信息,请参阅“将用户和组添加到对象”主题。
    16. 要将所作的更改保存到安全性设置并完成创建记录类别,请单击完成
    17. 单击确定以确认关于成功添加记录类别的消息,并退出向导。


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最近一次更新时间: 2013 年 11 月
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