IBM Enterprise Records 5.1.2 版    

持續性維護和管理作業

IBM® Enterprise Records 的特定持續性維護和管理作業,有大量相關資訊可供參考。

如需其他管理資訊,請參閱下列「FileNet® P8 管理說明」系統:

IBM Administration Console for Content Platform Engine 的使用準則

管理者可以利用 IBM Administration Console for Content Platform Engine 來執行許多作業。這些作業(例如配置審核)記載於本線上說明系統中。 但因為可能導致資料損毀和其他嚴重問題,您不能使用 IBM Administration Console for Content Platform Engine 進行其他動作。 具體而言,請勿使用 IBM Administration Console for Content Platform Engine 執行下列動作:

這份清單並不完整。請只執行線上說明中所記載的作業。使用 IBM Administration Console for Content Platform Engine 執行其他動作可能會導致資料毀損或其他嚴重問題。

IBM Enterprise Records 安裝與升級手冊》可能包含使用 IBM Administration Console for Content Platform Engine 來執行作業的指示,這些作業是管理者在安裝或升級期間所執行的。 範例包括:

物件儲存庫配置

為檔案計劃和已宣告為記錄的文件,配置個別的物件儲存庫。檔案計劃物件資料庫包含檔案計劃結構,而啟用記錄的物件儲存庫則包含文件,其中部分文件已宣告為記錄。 許多使用者會有 ROS 存取權,但他們不會有組成 FPOS 中檔案計劃之實體的存取權。您可以將多個 ROS 與一個 FPOS 相關聯。

刪除物件儲存庫

在配置檔案計劃並開始宣告記錄之後,正式作業物件儲存庫的變更應該儘量減少。 如果在啟動記錄宣告之後需要刪除物件儲存庫,則需遵循特定的程序,以避免在新物件儲存庫上宣告記錄時發生問題。此程序包含在刪除物件儲存庫之前清除 Workplace 喜好設定。

如果要清除 Workplace 喜好設定,請執行下列動作:
  1. 以系統管理者身分登入 Workplace,然後選取資訊看板中的管理
  2. 選取網站喜好設定
  3. 選取資訊看板中的物件儲存庫,然後選取想要刪除的物件儲存庫。
  4. 按一下還原,然後再按一下套用,將喜好設定重設成預設值。
  5. 您現在可以刪除舊的物件儲存庫。

如果原有的物件儲存庫在重設網站和使用者喜好設定至其他物件儲存庫前即己刪除,則在存取物件儲存庫時會出現訊息。 此訊息會說明選取的 FPOS 以及原因。 此外,會有一個配置必要 FPOS 的鏈結。系統會根據下列準則來選取物件儲存庫:

如果在清除喜好設定之前刪除了物件儲存庫,您就必須清除所有喜好設定。請刪除、重新命名或移動 bootstrap.properties 檔。它會自行重建。

系統維護作業

下列 IBM Enterprise Records 系統維護作業是在大部分網站上執行的一般作業。請利用下列圖表中的核對清單作為指引,判斷何時需要為 IBM Enterprise Records 執行特定系統維護作業。

表 1. 系統維護作業
每日 每週 每月 依需要
監視清理日誌 匯出審核日誌 保存/刪除清理日誌 疑難排解 配置記載

將 IS 文件當作記錄管理

您可以啟用 Content Platform Engine 伺服器,以使用 FileNet Image Services 伺服器作為固定內容儲存裝置或高容量擷取裝置。 這表示 Content Platform Engine 文件的內容可以作為 FileNet Image Services 文件,儲存在 FileNet Image Services 伺服器中。 啟用這項功能的選用特性稱為 Content Federation Services for Image Services (CFS-IS)。

當搭配使用 CFS-IS 系統和 IBM Enterprise Records 時,請不要為儲存在 FileNet Image Services 系統上的文件設定到期日。 FileNet Image Services 系統上的 CFS-IS 管理使用者沒有辦法自動區分哪些是已保留而無法刪除的 IBM Enterprise Records 文件,哪些是可以刪除的文件。

在某些情況下,您可以對這些文件執行的作業是取決於 FileNet Image Services 文件輸入系統的方式,以及 FileNet Image Services 文件內容是否傳播到 Content Platform Engine 伺服器。 當 FileNet Image Services 伺服器作為固定內容儲存裝置時,文件內容會使用 CE 應用程式新增至 FileNet Image Services 伺服器。在此主題中,這些文件稱為 CE-IS Type A 文件。 當 FileNet Image Services 伺服器作為高容量擷取裝置時,文件內容會使用 FileNet Image Services 應用程式新增至 FileNet Image Services 伺服器。這些文件稱為 CE-IS Type B 文件。

您可以使用 IBM Enterprise Records,將這些文件當作記錄管理,而這與您將其他 CE 文件當作記錄管理的方式幾乎相同。這個區段說明使用這些類型的文件時,IBM Enterprise Records 的一些行為差異。這個區段也包含在管理這些類型的文件時,所必須知道的其他資訊。

配置考量

記錄的自動宣告

您可以定義訂閱,以便在 FileNet Image Services 文件移轉至物件儲存庫時,其會自動宣告為記錄。 如果要完成這項自動宣告,請確定所移轉文件的文件類別有訂閱事件動作,且會在「移入」事件上觸發事件動作。如需相關資訊,請參閱「配置記錄自動宣告」說明主題。

IS 文件安全

如果 FileNet Image Services 文件可透過 Image Services 應用程式或 API 存取,則沒有任何 CE 機制可防止文件遭到變更或刪除。即使是宣告為記錄。 因此,請與 FileNet Image Services 系統管理者合作,來確保為 IS 文件的修改和刪除設定適當的 FileNet Image Services 安全。

FileNet Image Services 文件保留

FileNet Image Services 文件類別包括保留參數,指定何時可刪除文件。 IBM Enterprise Records 不會與這些 IS 保留設定互動。因此,請與 FileNet Image Services 系統管理者合作,來確保這些保留設定均設定妥當,讓宣告為記錄的 FileNet Image Services 文件不會因為保留設定而被刪除。

其他考量

宣告記錄

您可以利用任何可用的宣告機制來宣告 CE 中編目的 FileNet Image Services 文件。例如,此宣告可來自 Workplace、MS Office、MS Outlook、事件動作、工作流程和 IBM Enterprise Records Java API。您無法將多元素文件的單一元素選取為記錄。 如果多元素文件已宣告為記錄,則所有元素會視為記錄的一部分。

在「記錄」使用者將文件宣告為「記錄」之後,具有文件存取權的非「記錄」使用者即無法存取該文件的資訊頁面。 對於非「記錄」使用者存取權的這項限制是設計好的。

記錄內容更新項目

如果在 FileNet Image Services 伺服器上啟用編目,則對映至 CE 文件內容的 FileNet Image Services 文件內容會儲存在 FileNet Image Services 和 CE 伺服器上。任何 FileNet Image Services 文件內容更新都會自動傳播到相關聯的 CE 文件。 不過,CE 文件內容更新不影響與文件相關聯的記錄內容。

執行記錄的內容型搜尋

如果文件是 CE-IS Type A 文件,則內容型搜尋會尋找與文件相關聯的記錄。 如果文件所在的物件儲存庫配置了 CBR,則此功能會有效。 不過,如果文件是 CE-IS Type B 文件,則內容型搜尋不會尋找該文件。

刪除記錄

當刪除記錄時,也會刪除對應的 CE 文件。如果 CE 文件的內容是儲存在 FileNet Image Services 伺服器的永久快取而不是在儲存媒體中,則刪除作業會從快取移除 FileNet Image Services 文件。 然而,如果 CE 文件的內容是儲存在 FileNet Image Services 伺服器的儲存媒體中,則刪除記錄不會從媒體移除內容。 如需如何從 FileNet Image Services 伺服器刪除文件資料的相關資訊,包括消除 FileNet Image Services 儲存媒體的相關資訊,請參閱《IBM FileNet Image Services System Administrator's Handbook》的『資料庫維護概觀』一節中的「過期文件和資料夾」。

複製和匯入記錄

當您複製記錄時,會複製記錄本身、相關聯的 CE 文件和相關聯的 IS 文件。 無論如何,記錄複製作業都會產生 CE-IS Type A 文件,即使原始文件為 CE-IS Type B 文件也一樣。

在匯入記錄時也是如此。 所匯入記錄的相關聯文件一律為 CE-IS Type A 文件,即使在匯出時為 CE-IS Type B 文件也一樣。

監視系統效能

在開發週期期間,監視系統效能,以確保實作能夠盡可能有效率地執行。使用 IBM System Dashboard for Enterprise Content Management,它提供一個集中式機制來收集和配送所安裝之 FileNet 軟體產品的效能資料,而不受作業系統影響。 收集的效能資料也可在管理主控台上,供預設的 IBM System Dashboard for Enterprise Content Management 功能用於未標準化的網站。 如需使用 IBM System Dashboard for Enterprise Content Management 的相關資訊,請參閱「使用 IBM System Dashboard for Enterprise Content Management」。

疑難排解

IBM FileNet P8 Troubleshooting Guide》包含 FileNet P8 Platform 元件問題疑難排解的相關資訊,其中包括 IBM Enterprise RecordsContent Platform EngineApplication EngineWorkplace。如果要從 IBM 支援頁面下載文件,請參閱這個主題結尾的外部鏈結。



意見

前次更新: 2013 年 11 月
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