Akta można deklarować za pomocą produktów Application Engine,
Workplace XT, IBM® Enterprise
Records, za pomocą opcji
Integracja aplikacji lub automatycznie.
Akta można deklarować na wiele sposobów, między innymi:
- Application Engine lub Workplace XT (akta elektroniczne i fizyczne).
- IBM Enterprise
Records (tylko akta fizyczne); informacje zawiera temat dotyczący deklarowania akt fizycznych.
- Microsoft Outlook, Word, Excel, Power Point (wymagane jest zainstalowanie narzędzia Integracja aplikacji).
- Automatyczne deklarowanie akt za pomocą zdarzeń; informacje zawiera temat dotyczący automatycznego deklarowania akt.
W przypadku instalacji Base lub DoD akta można zadeklarować w woluminie, folderze akt lub kategorii akt. W przypadku instalacji PRO akta można zadeklarować w folderze akt lub w woluminie. Aby zadeklarować akta, należy się upewnić, że obiekt, w którym akta będą deklarowane, jest otwarty.
Jeśli akta zostaną zadeklarowane w folderze akt, wówczas akta zostaną automatycznie przypisane do aktywnego woluminu, który
istnieje w tym folderze. Aktywnym woluminem jest zawsze wolumin utworzony jako ostatni, aż do czasu jego zamknięcia. Jeśli
wymagane jest zadeklarowanie akt w zamkniętym woluminie, wówczas należy ponownie otworzyć i ręcznie wybrać ponownie otwarty
wolumin.
Ważne: W produkcie można tworzyć szablony wprowadzania, które ułatwiają deklarowanie akt. Produkt
IBM Enterprise
Records zawiera przykładowy szablon wprowadzania przeznaczony do deklarowania akt
e-mail.
Za pomocą tego szablonu można deklarować akta e-mail z produktu Application Engine. (Informacje na temat importowania przykładowego szablonu deklarowania e-mail zawiera plik readme dla pakietu oprogramowania
IBM Enterprise
Records). IBM Enterprise
Records zawiera również
przykładowy przepływ pracy przeznaczony do deklarowania akt. Ten przepływ pracy prezentuje programistom sposobów deklarowania
dokumentów za pomocą API i przepływu pracy. Więcej informacji zawiera sekcja Instalowanie przykładowego przepływu pracy
w Podręczniku instalowania i aktualizowania IBM Enterprise
Records).
Deklarowanie dokumentów jako akt
Jeśli dokument w wielu wersjach deklarowany jest jako akta, wówczas istnieje kilka możliwości utworzenia akt dla serii dokumentów.
Ograniczenie: Jeśli użytkownik akt zadeklaruje dokument jako akta, wówczas inni użytkownicy, którzy nie są użytkownikami akt nie będą mogli uzyskać dostępu do strony
informacji o dokumencie. To ograniczenie wynika z projektu oprogramowania.
W celu przyspieszenia procesu
deklarowania akt kreator Deklaruj jako akta i szablon wprowadzania Deklaruj jako akta obsługują
automatyczne odwzorowanie wartości właściwości z dokumentu do akt. Podczas deklarowania dokumentu jako akt nazwy symboliczne
właściwości klasy dokumentu są porównywane z nazwami symbolicznymi właściwości klasy akt. Jeśli nazwy są zgodne, wówczas wartość
z właściwości dokumentu jest automatycznie przypisywana jako wartość dla zgodnej właściwości akt. Na przykład: jeśli klasa
dokumentu zawiera właściwość Kolor, a klasa akt również zawiera właściwość Kolor, wartość z właściwości dokumentu
zostaje automatycznie odwzorowana na właściwość akt. I podobnie - w przypadku deklarowania wiadomości e-mail z programu Outlook za pomocą domyślnej klasy akt e-mail wartości, takie jak Temat i Do zostaną automatycznie odwzorowane.
Do
odwzorowania właściwości dochodzi bez względu na to, czy szablon wprowadzania zawiera krok Ustaw właściwości akt. W przypadku deklarowania więcej niż jednej wersji dokumentu odwzorowanie właściwości jest oparte
na najnowszej wersji dokumentu wybranego dla czynności deklarowania. Różne wersje dokumentu mogą zawierać różne klasy i
właściwości. Właściwości są zawsze odwzorowywane na podstawie właściwości najnowszej wersji dokumentu.
Poniższe reguły
opisują działanie odwzorowania właściwości dla właściwości, która jest wspólna dla klas dokumentów i klas akt:
- Jeśli właściwość dokumentu zawiera wartość, wówczas ta wartość automatycznie wyświetlana jest jako wartość domyślna dla akt.
- Jeśli właściwość dokumentu jest pusta (niezdefiniowana), wówczas dla akt nie jest wyświetlana żadna wartość domyślna. Jeśli dla akt zostanie wprowadzona wartość, wówczas ta wartość pozostanie jako wartość akt, a dokument nie będzie zawierał żadnej wartości dla tej właściwości.
- Jeśli właściwość klasy dokumentu nie jest wymagana, a właściwość klasy akt jest wymagana, wówczas właściwość klasy akt powinna zostać zmieniona przez administratora na wymaganą również dla dokumentu. Zmiana ta jest dokonywana w aplikacji IBM Administration
Console for Content Platform Engine i automatycznie udostępnia wymaganą właściwość.
Ważne: Między
składnicami obiektów można tworzyć aliasy dla właściwości. Każde odwzorowanie właściwości uwzględnia ustawienia zdefiniowane
przez administratora dla właściwości odwzorowania z jednej składnicy obiektów do drugiej.