IBM Enterprise Records, Versión 5.1.2    

Administración de registros

IBM® Enterprise Records es un componente complementario de la suite de productos IBM FileNet P8. IBM Enterprise Records le permite crear y mantener registros precisos, seguros y fiables de información física y electrónica. IBM Enterprise Records es válido para administrar registros de cualquier clase, sea cual sea el formato o medio de almacenamiento. La finalidad de IBM Enterprise Records se basa en el concepto de lo que es un registro y el propósito de utilizar un sistema de administración de registros.

Registros y metadatos

En el contexto de IBM Enterprise Records, un registro es un metadato. Los metadatos es un archivo que hace referencia y contiene información sobre otro archivo electrónico (documento) u objeto físico. Se crea un registro para colocar el documento u objeto físico bajo el control corporativo o gubernamental. El detalle de este control especifica la forma en que se almacena, accede a y dispone eventualmente del documento u objeto. Los metadatos figuran como propiedades de registros, por ejemplo tipo de medio, formato, autor, asunto, revisor, ubicación y fecha de publicación. Los registros se disponen conforme a este control según las directrices y normas gubernamentales relativas al tipo de registro. La figura siguiente ilustra la creación de registros a partir de distintas fuentes. Cada registro hace referencia a la información administrada por el sistema.

La siguiente figura ilustra la forma en que se pueden almacenar los registros en diferentes repositorios. Un repositorio puede incluir contenido web, documentos de MS Office y archivos de audio. Otro repositorio puede incluir correo electrónico. El tercer repositorio puede contenedor cintas de vídeo, microfilm y discos compactos. Un cuarto repositorio puede incluir contratos, patentes y permisos. Cada registro señala a la información gestionada por el sistema

Administración de registros

La gestión de registros comprende actividades administrativas como planificación, control y organización para la creación, almacenamiento, uso, recuperación y disposición de los registros. La gestión de registros incluye todas las actividades que se realizan para mantener los registros a lo largo de su ciclo de vida de creación, uso activo, almacenamiento inactivo y disposición.

Necesidad de administración de registros

Para garantizar que la información de la organización sea exacta, exhaustiva y tenga un acceso fácil, es preciso establecer un sistema de administración de registros que sea fiable. De lo contrario, es posible que invierta una gran cantidad de tiempo en actividades no productivas, como ubicar manualmente la información o buscar registros faltantes o mal archivados.

Si no se dispone de un sistema de administración de registros, la búsqueda, interpretación y cumplimiento de la legislación sobre archivado de documentos puede resultar una cuestión complicada. Esta deficiencia puede provocar varias multas, penalizaciones y otras consecuencias legales. También podría encontrar riesgos relacionados con litigios, confidencialidad y seguridad de información crítica y vital si no mantiene y administra los registros correctamente.

Utilice IBM Enterprise Records para mitigar los riesgos mencionados anteriormente. Puede utilizar IBM Enterprise Records para conservar información valiosa como registros, disponible cuando se requiere con técnicas de búsqueda, mientras se eliminan o archivan registros inactivos o no esenciales.

Rol de IBM Enterprise Records en la gestión de registros

Puede administrar registros en todo el ámbito de una empresa, independientemente del medio de almacenamiento. La finalidad de IBM Enterprise Records es garantizar la terminación de una de las siguientes acciones: Utilizando IBM Enterprise Records, puede realizar las siguientes tareas:

Características y ventajas de IBM Enterprise Records

En la tabla siguiente figuran las características de IBM Enterprise Records junto con las ventajas que aporta cada un.
Característica Ventaja
Almacén centralizado de registros
  • Uso generalizado y disponibilidad de la información en todos los ámbitos de la empresa.
  • Toma de decisiones eficaz gracias a la oportuna disponibilidad de la información pertinente.
Almacenes y ubicaciones virtuales para el almacenamiento de registros de documentos electrónicos y físicos conforme a una jerarquía
  • Control de archivos electrónicos y series de documentos.
  • Simulación del entorno real de una oficina.
  • Las ubicaciones virtuales y los almacenes determinan la estructura lógica de almacenamiento físico real.
  • Control de costes mediante la reducción de gastos en espacio de oficina, equipos y personal destinado a recuperar y administrar registros.
Funciones sencillas de búsqueda
  • Acceso fácil y rápido a la información que se necesita sin complicadas sintaxis de consulta.
Reglas de retención y eliminación de registros Control establecido por el usuario respecto a:
  • Duración durante la cual se mantiene un registro.
  • Tratamiento del registro una vez cumplido el programa de retención.
  • Revisión de registros antes de su destrucción.
Procedimientos de auditoría de registros, seguimiento automatizado del periodo de retención e inicio del proceso de eliminación de registros
  • Los registros no se destruyen, alteran, manipulan, dañan ni pierden de forma accidental.
  • Los registros se destruyen conforme al programa de disposición o como parte de un procedimiento de auditoría.
  • Los registros que pierden validez se eliminan para reducir el espacio de almacenamiento.
Importación y exportación de registros
  • Los registros que no son requeridos frecuentemente por la organización se pueden exportar a otra ubicación. Estos documentos son registros que se deben conservar para cumplir con las regulaciones del gobierno.
  • Los registros se pueden importar de otros almacenes.
Controles de seguridad de registros
  • Los usuarios no autorizados no disponen de acceso a los registros.
  • Los usuarios no pueden eliminar registros por accidente. La eliminación de registros la efectúa el administrador de registros o tiene lugar en el transcurso de un procedimiento de eliminación.
  • Los usuarios solo pueden efectuar operaciones relativas a registros para las que cuentan con la debida autorización.
Integración con IBM FileNet P8 Workplace, Workplace XT, IBM Content Navigator, Microsoft Office y Microsoft Outlook Declaración manual o automática de registros desde:
  • Workplace o Workplace XT
  • IBM Content Navigator
  • Microsoft Outlook, Word, Excel y PowerPoint
  • Plantillas de entradas

Roles de usuario en IBM Enterprise Records

IBM Enterprise Records roporciona un modelo de seguridad de usuarios basado en roles e incluye los roles de administrador de registros, gestor de registros, usuario con privilegios y usuario de registros. Cada rol determina las tareas que puede desempeñar un usuario en ese rol. Para obtener más información, consulte el tema de seguridad.

Tipos de instalaciones de IBM Enterprise Records

Antes de instalar la aplicación IBM Enterprise Records, debe elegir el tipo de instalación (modelo de datos) que se adecue a sus requisitos de administración de registros. Están disponibles los siguientes modelos de datos:

Tipos de entidades de IBM Enterprise Records

En IBM Enterprise Records, los registros se almacenan conforme a una estructura jerárquica en la que se inscriben distintas entidades de administración de registro. La figura siguiente ilustra la estructura jerárquica de dichas entidades junto con una breve explicación:

El siguiente gráfico muestra una estructura jerárquica de registros en la que un almacén de objetos de plan de archivos se encuentra en el nivel superior.

La siguiente entrada es un ejemplo de la jerarquía de las entidades de gestión de registros.

Plan de archivos

Administración general (categoría)     Archivos de correspondencia (carpeta)     Instrucciones de programas (carpeta)          Conferencia sobre formación en administración 2006 (volumen)          Conferencia sobre formación en administración 2007 (volumen)
Administración de información (categoría)     Archivos de correspondencia (carpeta)     Hojas de números del operador (carpeta) 


Comentarios

Última actualización: Noviembre 2013
Introduction.htm

© Copyright IBM Corp. 2013