Há informações que você precisar saber ao usar fluxos de trabalho de disposição.
Os fluxos de trabalho de disposição são similares na aparência. Você vê os fluxos de trabalho em sua caixa de entrada do Workplace ou Workplace XT ou na caixa de entrada pública RecordsManagerApproval.
Para executar um fluxo de trabalho:
Os campos e as opções a seguir são comuns na maioria dos fluxos de trabalho. Campos adicionais são descritos nos tópicos para cada tipo diferente de etapa de fluxo de trabalho.
Instruções
Na janela, há instruções para executar a etapa. Estas são redigidas pelo projetista do fluxo de trabalho. Se você não visualiza as instruções, clique em Instruções para abrir a caixa que contém as instruções.
Nome da entidade
Uma ou mais entidades são listadas. Se a entidade for uma entidade eletrônica, clique no nome para visualizar o registro ou abra a pasta para ver seu conteúdo. Se a entidade for um registro físico, ela não terá conteúdo. Também é possível clicar no ícone Obter Informações para ver as páginas de informações da entidade.
Mapeamento de transferência
Um mapeamento de transferência é um objeto do IBM® Enterprise Records que mapeia nomes de propriedades do Content Engine para nomes de propriedades XML. a ferramenta de Transferência do IBM Enterprise Records usa os nomes de propriedades XML para gerar um arquivo XML durante a exportação de entidades do IBM Enterprise Records. É possível selecionar um objeto de mapeamento de transferência a partir do menu Mapeamento de Transferência. Para obter informações sobre objetos de mapeamento de transferência, consulte o tópico sobre mapeamentos de transferência.
Para obter mais informações sobre a ferramenta de Transferência do IBM Enterprise Records, consulte o tópico sobre a ferramenta de Transferência.
Comentários da revisão
É possível inserir comentários diretamente na caixa de texto. Também é possível clicar no ícone na caixa de texto para obter uma janela maior. Use essa janela para gravar ou ler comentários mais longos durante a rolagem. Se você usar a caixa de texto maior, clique em Atualizar e depois em Fechar.
Decisão de revisão
Se você aprovar a ação de fluxo de trabalho, selecione Aprovar para cada entidade.
Selecione Rejeitar para não aplicar a ação neste momento. Se você rejeitar, forneça um motivo nos comentários.
Selecione Suspender para indicar que a entidade está suspensa. Aplique a suspensão fora da etapa do fluxo de trabalho, conforme indicado pela mensagem quando você conclui o fluxo de trabalho. A entidade é então retornada para o estado em que estava antes de iniciar a disposição. Para obter mais informações sobre como aplicar uma suspensão em uma entidade, consulte o tópico sobre como colocar entidades no modo de suspensão.
Selecione Alterar agenda para usar uma agenda de disposição diferente para a entidade. Designe o novo planejamento da disposição fora da etapa do fluxo de trabalho. A entidade é então retornada para o estado em que estava antes de iniciar a disposição. Para obter mais informações sobre como alterar um planejamento da disposição, consulte o tópico sobre a mudança do planejamento da disposição.
Colunas de informações
Diferentes etapas mostram diferentes informações relacionadas à entidade, e não requerem nenhuma entrada.
Aplicar e Fechar
Você pode alterar as informações, Aplicar , e a seguir Fechar a janela sem efetuar nenhuma outra ação. O item de trabalho permanece na mesma caixa de entrada. A opção Aplicar também é necessária antes da conclusão de um fluxo de trabalho se você selecionar Suspender para uma entidade.
Redesignar
Essa opção abre uma janela na qual você seleciona outro usuário para executar a etapa. Insira os primeiros poucos caracteres do nome e clique em Pesquisar. Selecione o usuário e clique em Continuar.
Status
Essa opção abre o aplicativo Rastreador.
Concluído
Essa opção conclui a etapa do fluxo de trabalho e move entidades para a próxima etapa no processo de disposição.