IBM Enterprise Records, version 5.1.2    

Posthantering

IBM® Enterprise Records är en tilläggskomponent i IBM FileNet P8-produktserien. Med IBM Enterprise Records kan du skapa och underhålla korrekta, säkra och pålitliga poster för både elektronisk och fysisk information. Du kan använda IBM Enterprise Records till att hantera poster av valfri typ, oberoende av lagringsmedier eller format. För att förstå IBM Enterprise Records behöver du förstå vad en post är och varför du använder ett posthanteringssystem.

Poster och metadata

I IBM Enterprise Records är en post metadata. Metadata är en fil som refererar till och innehåller information om en annan elektronisk fil (dokument) eller fysiskt objekt. Du skapar en post när du vill placera dokumentet eller det fysiska objektet under företags- eller myndighetskontroll. Detaljerna anger hur dokumentet eller objektet ska lagras, accessas och till sist avvecklas. Metadata är postegenskaper, t.ex. medietyp, format, författare, ämne, granskare, plats och publiceringsdatum. Du placerar poster under den kontroll som krävs enligt offentliga regler och riktlinjer för posttypen. Följande bild visar hur poster skapas från olika källor. Vare post pekar på information som hanteras av systemet.

Följande bild visar hur poster kan lagras i olika lager. Ett lager kan innehålla webbinnehåll, MS Office-dokument och ljudfiler. Ett annat lager kan innehålla e-post. Ett tredje lager kan innehålla videoband, mikrofilm och CD. Ett fjärde innehåll kan innehålla kontrakt, patent och tillstånd. Varje post pekar på den information som hanteras av systemet

Posthantering

Posthantering är olika aktiviteter som planering, styrning och organisering för att skapa, lagra, använda, hämta och avveckla poster. Posthantering inbegriper alla aktiviteter som du utför för att underhålla poster under deras livscykel, från att de skapas, aktivt används och inaktivt lagras tills de avvecklas.

Behovet av posthantering

Kontrollera att organisationsinformationen är korrekt, fullständig och lättillgänglig genom att konfigurera ett pålitligt posthanteringssystem. Annars kan du komma att ägna mycket tid åt improduktiva aktiviteter som att manuellt lokalisera information eller söka efter saknade eller felarkiverade poster.

Om det inte finns ett ordentligt posthanteringssystem kan det bli svårt att hitta, tolka och följa lagar och förordningar om bevarande och arkivering. Detta kan leda till böter och andra rättsliga konsekvenser. Det kan också innebära risk för rättstvister som är förknippade med sekretess och säkerhet för kritisk och vital information om posterna inte hanteras och underhålls på rätt sätt.

Genom att använda IBM Enterprise Records kan du minska dessa risker. Du kan använda IBM Enterprise Records för att bevara värdefull information som poster, som vid behov är tillgängliga med söktekniker, medan oviktiga eller inaktiva poster tas bort eller arkiveras.

Vilken roll spelar IBM Enterprise Records i posthanteringen

Du kan hantera poster i hela företaget, oavsett lagringsmedier. Syftet med IBM Enterprise Records är att se till att följande åtgärder slutförs: Med IBM Enterprise Records kan du slutföra följande uppgifter:

Funktioner och fördelar med IBM Enterprise Records

I följande tabell finns en lista med funktionerna i IBM Enterprise Records tillsammans med de fördelar som respektive funktion ger.
Funktion Fördel
Centraliserat lager för poster
  • Informationen är tillgänglig och kan användas i hela företaget.
  • Effektivt beslutsfattande tack vare att rätt information finns tillgänglig i rätt tid.
Virtuella platser och behållare för lagring av poster för elektroniska och fysiska dokument i en hierarki.
  • Kontroll över samlingar av pappersdokument och elektroniska filer.
  • En simulerad verklig kontorsmiljö.
  • Virtuella platser och behållare är en modell av den fysiska lagringsstrukturen.
  • Kontroll över kostnader genom minskade utgifter för kontorsutrymme, utrustning och personal för hantering och hämtning av poster.
Lättanvända sökfunktioner
  • Punktlig och enkel åtkomst till nödvändig information utan användning av komplicerad frågesyntax.
Regler för kvarhållning och förstöring av poster Användardefinierad styrning av följande:
  • Hur länge en post ska behållas.
  • Hur posten ska behandlas vid slutet av sitt kvarhållningsschema.
  • Hur posterna ska granskas innan de avvecklas.
Granskningsprocedurer för poster, automatiserad spårning av kvarhållningsperioder, automatiserad spårning av kvarhållningsperioden samt initiering av avvecklingsprocessen för poster.
  • Det finns ingen risk för att poster av misstag avvecklas, ändras, manipuleras, skadas eller går förlorade.
  • Poster avvecklas endast enligt avvecklingsschemat eller som ett led i ett granskningsförfarande.
  • Poster som inte längre behövs förstörs för att hushålla med lagringsutrymmet.
Importera och exportera poster
  • Poster som inte behövs särskilt ofta i organisationen kan exporteras till samma eller en annan plats. Dessa dokument är poster som måste bevaras för att gällande bestämmelser ska uppfyllas.
  • Poster kan importeras från andra postlager.
Lämpliga säkerhetskontroller för poster
  • Obehöriga användare får inte åtkomst till poster.
  • Användare kan inte ta bort poster av misstag. Poster kan tas bort av en postadministratör eller till följd av en avvecklingsprocedur.
  • Användare kan endast utföra postrelaterade åtgärder som de har rätt åtkomstbehörighet för.
Integrering med IBM FileNet P8 Workplace, Workplace XT, IBM Content Navigator, Microsoft Office och Microsoft Outlook Manuell eller automatisk deklaration av poster från:
  • Workplace eller Workplace XT
  • IBM Content Navigator
  • Microsoft Outlook, Word, Excel och PowerPoint
  • Inmatningsmallar

Användarroller i IBM Enterprise Records

IBM Enterprise Records tillhandahåller en rollbaserad säkerhetsmodell, som innehåller roller för postadministratörer, postansvariga, privilegierade användare samt postanvändare. Varje roll avgör vilka uppgifter en användare med den rollen kan utföra. Mer information finns i ämnet om säkerhet.

Typer av IBM Enterprise Records-installationer

Innan du installerar IBM Enterprise Records-programmet måste du välja den installationstyp (datamodell) som uppfyller dina posthanteringskrav. Följande datamodeller är tillgängliga:

Typer av IBM Enterprise Records-entiteter

I IBM Enterprise Records lagras poster i en hierarkisk struktur som innehåller olika posthanteringsentiteter. Följande bild visar den hierarkiska strukturen för dessa entiteter med en kort förklaring av respektive entitet:

Följande bild visar en hierarkisk poststruktur där ett arkiveringsplansobjektlager finns på den översta nivån.

Här följer ett exempel på en hierarki av posthanteringsentiteter.

Arkiveringsplan

Allmän administration (kategori)
     Korrespondensfiler (mapp)
     Programinformation (mapp)
          2006 Utbildningskonferens (volym)
          2007 Utbildningskonferens (volym)
Informationshantering (kategori)
     Korrespondensfiler (mapp)
     Operatörsark (mapp)


Feedback

Senast uppdaterat: November 2013
Introduction.htm

© Copyright IBM Corp 2013