Тип записей обеспечивает категоризацию записей на основе общих для записей возможностей. Типы записей следует использовать, если расписание утилизации группы записей, существующей в категории записей или папке записей, отличается от расписания утилизации, связанного с этой категорией записей или папкой записей.
Например, может потребоваться хранение файла записей о сотрудниках в течении 12 лет для задач бухгалтерского учета или расчета заработной платы. Однако для записей аттестации сотрудников, которые требуется хранить только семь лет, можно создать тип записей с другим расписанием утилизации. Записи аттестации сотрудников можно связать с этим типом записей, чтобы обеспечить их удаление раньше файла записей о сотрудниках.
Информацию о связывании с записью расписаний утилизации смотрите в теме о расписаниях утилизации.
На основе типа записей их можно найти и получить.
Тип записи можно применять следующими способами:
- Тип записи можно связать с классом записей и сделать его для класса типом записей по умолчанию. Более подробную информацию смотрите в теме Конфигурирование типа записей по умолчанию.
- В системе можно сконфигурировать вывод метаданных типов записей во время процесса объявления; тогда пользователь сможет выбрать тип записи в Workplace или Workplace XT. Дополнительную информацию смотрите в теме о метаданных типов записей.
Если сконфигурировать для класса тип записей по умолчанию, но не сконфигурировать вывод метаданных типов записей во время объявления, для этого класса всегда будет использоваться тип записей по умолчанию. Будет использоваться тип записей, причем ни класс записей, ни тип записей не обязательны. Другой вариант: сконфигурируйте тип записей по умолчанию, но предоставьте пользователю опцию выбрать другой тип записи. Можно также предоставить пользователю опцию выбрать тип записи, не конфигурируя тип записей по умолчанию.