IBM Enterprise Records 5.1.2 版    

使用 IBM Enterprise Records 標籤

IBM® Enterprise Records 應用程式中提供了數個標籤。每個標籤均可以開啟一個頁面,在頁面中您可以執行各種不同的與記錄管理相關的工作。

瀏覽

瀏覽標籤有一個主畫面,其中列出了現行實體所包含的實體。第一個直欄中是勾選框,您可以使用這些勾選框來選取一個以上的實體以進行處理。如果要選取或清除清單中的所有實體,請選取標頭列中的勾選框。 其他圖示位在實體名稱的旁邊。實體名稱旁邊的圖示識別實體的類型。按一下名稱或圖示均可開啟該實體。可能會顯示其他圖示以表明實體的狀態,例如暫存或非作用中。 將游標停在任意圖示上,可以看到指出圖示意義的工具提示。

種類樹狀目錄

您可以在導覽樹狀結構中,顯示或隱藏種類和子種類。按一下顯示種類樹狀目錄以將其顯示。在顯示該種類樹狀目錄時,您可以:

路徑

在標籤下方,會有路徑顯示您目前在檔案計劃中的位置。 按一下路徑中的任意項目可以跳轉至其他位置。在下列的範例路徑中,CSPRO 是檔案計劃。 Corporate 是 CSPRO 下的記錄種類。 Benefits 是 Corporate 記錄種類下的子種類或記錄資料夾。

路徑:CSPRO > Corporate > Benefits

按一下路徑中的任意項目可以跳轉至檔案計劃的該層級。

所有實體都有取得資訊圖示(「取得資訊」圖示)可用來檢視其「資訊」頁面,這些頁面會顯示與該實體相關聯的各種 meta 資料。

「複選動作」功能表

使用複選動作功能表,可以一次對多個實體執行相同的動作。這個步驟可確保整組實體會在相同時間,以相同的方式來進行更新。 您的「搜尋結果」和「瀏覽」頁面可使用該功能表。

選取一個以上的實體勾選框,然後按一下複選動作功能表可以選擇適合於所有所選實體的動作。這份動作清單取決於您是選取一個以上的實體,以及是否選取不同種類的實體。 功能表中只會有已選取的所有實體都能夠套用的動作。 「說明」中的大多數程序均編寫為多重選項。如果您只在單一實體上執行某個動作,用滑鼠右鍵按一下實體名稱,再從功能表中選取動作,速度會比較快。 您也可以使用取得資訊來執行實體的「資訊」頁面上的動作。當您想要執行多個動作,或需要在執行動作之前查看資訊時,這個動作很有用。

例如,您可以複選複製刪除記錄。這個動作會啟動該動作的精靈。

過濾特性

使用過濾有兩個理由。

如果要使用過濾,請輸入您要查看的實體名稱或 ID 內的文字,然後按一下執行。 沒有該文字的所有實體會從清單中移除,以便為包含指定文字的不同實體留出空間。按一下重設可以移除「過濾」框中的文字,按一下執行可以返回至未過濾的清單。

清單顯示的實體數目,取決於在您的 Workplace 使用者喜好設定中,自訂物件和資料夾的「最大結果數」值。 請移至搜尋 > 自訂物件頁面,以查看並重設記錄的值。您的網站管理員必須在「網站喜好設定」之「一般」頁面中的「一般設定」區域內,啟用自訂物件。由於部分實體可以包含記錄和其他儲存器,因此您也可以指定資料夾的最大結果數值。清單最多可包含資料夾和記錄的數目上限。 如果自訂物件和資料夾兩者的最大結果數都是 50,清單最多可顯示 100 個項目:50 個記錄和 50 個資料夾。

處置

選取處置標籤可以管理處置排程、保留和記錄類型。

您使用完某個處置類型之後,如果要返回至「處置」主頁面,請選取路徑中的處置,或再按一下處置標籤。

實體

實體標籤包含實體的特定鏈結,例如,

報告

使用報告標籤,可以從提供各種 IBM Enterprise Records 活動之統計視圖的報告清單中選取。 您可以選取報告類型,再輸入輸入標準,然後檢視產生的報告。如需相關資訊,請參閱報告產生主題。

配置

配置標籤包含建立和管理下列項目的鏈結:



意見

前次更新: 2013 年 11 月
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