Jeśli akta utracą znaczenie, należy je zastąpić innymi aktami. Na przykład: należy zastąpić akta zawierające szczegółowe dane osobowe pracowników z grudnia 2006 na akta z kwietnia 2007. Lub należy zastąpić akta innymi aktami najnowszej wersji tego samego dokumentu. Jeśli między aktami zastępowanymi a zastępującymi zostanie utworzone powiązanie zastąpienia, wówczas każde będzie zawierało odsyłacz do drugiego.
Zastąpienie akt nie ogranicza dostępu do nich.
Podczas deklarowania akt można wskazać, że te nowe akta zastępują akta istniejące.
Aby zastąpić akta podczas deklarowania:
Przed zakończeniem deklarowania akt niesklasyfikowanych można kliknąć opcję Zmień wartość, aby zmodyfikować wybór. Ta czynność spowoduje otwarcie okna, w którym można kliknąć przycisk Usuń obiekt w celu skasowania pola lub przycisk Wybierz obiekt w celu wybrania innych akt. W przypadku deklarowania akt sklasyfikowanych kliknij opcję Zastępuje, aby zmienić wartość, lub opcję Wyczyść, aby usunąć.
Jeśli użytkownik deklaruje nowe akta i nie wybierze opcji Zastępuje, wówczas może później określić, że akta zastępują akta starsze.
Strona informacji o właściwościach IBM® Enterprise Records
Na stronie informacji o starszych zastąpionych aktach widoczna jest nazwa nowszych akt, które zastępują starsze. Nazwa jest wyświetlana w polu Akta zastąpione. Na stronie informacji o nowszych aktach, w polu Zastępuje, widoczna jest nazwa starszych akt, które zastępują. Można kliknąć opcję Zastępuje, aby zmienić akta, jakie zastępuje, lub przycisk Wyczyść, aby usunąć nazwę akt.