Entity jsou připraveny k odebrání a vstupují do fází určených v plánu odebrání. Záznamy zůstávají v určité fázi po dobu, kterou určíte jako období uchování této fáze. Jakmile období uchování uplyne, musíte ručně zahájit akci odebrání přidruženou k této fázi.
Jakmile přidružíte plán odebrání ke kategorii záznamu, složce záznamů nebo typu záznamu, systém sleduje určenou událost. Systém také sleduje datum, které spustí provedení plánu. Když tato událost nebo určené datum nastanou, je spuštěno uzavření objektů záznamů definovaných v plánu. Když je spuštěno uzavření objektu a uplyne posunutí (pokud bylo nastaveno) určené pro záznamy, systém automaticky provede akci uzavření objektu určenou v plánu. Po uplynutí období uchování systém spustí sled prací přidružený k akci odebrání přidružené k dané fázi. Sled prací po schválení autorizované osoby postoupí entity do další fáze. Když pro danou entitu zahájíte odebrání, je automaticky zahájeno rovněž odebrání všech jejích podřízených entit.
Plán souborů je možné konfigurovat tak, aby odstranil původní deklarovaný dokument i metadata záznamu (výchozí nastavení). Může také odstranit pouze původní deklarovaný dokument a metadata záznamu uchovat. Další informace naleznete v tématu konfigurace metadat.
Chcete-li zahájit plán odebrání, postupujte takto:
Způsob nalezení entit, které jsou připravené k odebrání
Neexistuje žádná jednotlivá vlastnost, která označuje připraveno k odebrání, ale je možné takovou entitu hledat s použitím sady podmínek.
Je vhodné vytvořit šablonu hledání, která bude toto hledání provádět pravidelně. V šabloně hledání ponechejte datum provedení aktuální fáze prázdné. Zkontrolujte, zda je upravitelné, aby uživatel mohl při použití hledání vyplnit aktuální datum.
Další možností je vytvořit vlastní události COM pro odeslání e-mailu, aby se příjemce dozvěděl, co je připravené k odebrání. Za předpokladu, že jste obeznámeni se strukturou plánu souborů, jste schopni přejít na příslušnou entitu.
Pokud je to vhodné pro vaše obchodní záznamy, může být žádoucí použít metody rozhraní API k vytvoření vlastního kódu, který zahájí odebrání.
Zobrazte vlastnosti odebrání, například název odebrání, datum uzavření entity, aktuální datum provedení fáze a další vlastnosti.
Konfliktní plány odebrání (DOD)
Může existovat plán odebrání pro kontejner a jiný plán odebrání pro typ záznamu, který se vztahuje na záznam uvnitř tohoto kontejneru. Tento záznam nelze do posledního data odstranit ani exportovat.