Es posible que necesite suspender el programa de disposición normal
de una o más entidades para asegurar su disponibilidad más allá del período de retención
aprobado. Un ejemplo de esta situación puede ser un caso en los tribunales o una investigación durante la cual no puede disponer de registros, independientemente de su programa de disposición. En estas situaciones puede situar una retención de disposición en los registros o en un contenedor que retenga los registros. Posteriormente puede eliminar la retención de disposición si desea reanudar las acciones de disposiciones.
- Coloque una retención de disposición de una categoría de registro, carpeta de registro,
volumen o registro. Además, coloque la retención antes de la fecha del límite de corte o
durante cualquiera de las fases después de la fecha de límite de corte. Cuando la retención se coloca en un contenedor, se aplica a todas las entidades del contenedor. Mientras permanezca vigente la retención, el sistema no ejecuta el flujo de trabajo
adjunto a la acción de disposición aplicable a esa entidad. En otras palabras, el programa de disposición asociado no se aplica de forma temporal. Asimismo, nadie puede eliminar manualmente una entidad que esté retenida.
- Coloque más de una retención de disposición sobre una entidad. Las retenciones se pueden colocar manual o condicionalmente, según los criterios que especifique. En el caso de retenciones condicionales, un proceso de barrido busca entidades que
satisfagan los criterios y coloca las retenciones
automáticamente. Las retenciones condicionales se aplican dinámicamente. Las entidades que cumplen con los criterios de la retención se
pueden añadir en cualquier momento. La retención se coloca sobre esas entidades durante el próximo Barrido de retenciones programado.
- Cuando coloca una entidad en retención, debe especificar qué retención de disposición se debe utilizar. Por ello, debe agregar retenciones de disposición al sistema para configurarlas. Las retenciones pueden ser activas o inactivas. Sólo las retenciones activas se pueden colocar en las entidades.