اذا كان النظام الخاص بك قد تم اعداد تخزين العنصر الخاص به ليقوم باستخدام نموذج البيانات DoD Classified، فيجب أولا أن تقوم بتحديد ما اذا كان السجل الفعلي يجب أن يكون مصنفا أم غير مصنف. هذا الاجراء خاص بالسجلات الغير مصنفة.
نبذة عن هذه المهمة
لتوضيح سجل فعلي مصنف، أنظر الموضوع توضيح سجل فعلي مصنف. لنشر سجل فعلي في
IBM® Enterprise Records، يمكنك استخدام قالب ادخال.
عندما يتضمن قالب الادخال مكان مخطط الحفظ، سيتم توضيح السجل الفعلي في المكان الذي قام المستخدم ببدء تصرف التوضيح به. يتم توضيح السجل أيضا في كل الأماكن المحددة في القالب. ويقوم القائم بادارة السجلات أو موجه النظام للسجلات بتكوين أو تعديل قوالب النشر للسجلات الفعلية باستخدام أداة اضافة قالب ادخال في
Application Engine أو
Workplace XT. للحصول على المزيد من المعلومات عن قوالب الادخال، ارجع الى الموضوع تكوين قالب الادخال. يقوم الاجراء التالي بافتراض أنك تقوم باستخدام قالب توضيح السجل الفعلي
IBM Enterprise
Records المفترض.
اجراء
لنشر سجل فعلي في IBM Enterprise
Records.
- في IBM Enterprise
Records، اذهب الى المكان المفترض في مخطط الحفظ واضغط توضيح السجل الفعلي.
- اذا كان يتم عرضه في صفحة تحديد برنامج المعالجة، قم بتعليم الاختيار الدائري توضيح سجل غير مصنف واضغط تالي.
- اضغط تحديد تحت اسم قالب الادخال الذي تريد استخدامه.
النتائج
لتحديد الخصائص:
- قم بتحديد المعلومات المطلوبة في مجالات الخاصية. قد تختلف المجالات بناء على الفئة التي تقوم باستخدامها. على سبيل المثال، المجالات المطلوبة في فئة السجل المميز المفترض هي كما يلي:
- نوع وسط التخزين: على سبيل المثال: قرص مدمج، شريط فيديو
- النسق: CDR، VHS
- المؤلف/المنشئ: اسم الشخص الذي قام بالتكوين أو المالك للعنصر الفعلي
- الموضوع: وصف مختصر للسجل الفعلي
- تاريخ النشر: التاريخ الذي تم فيه تكوين السجل الفعلي.
- المكان الرئيسي: المكان الحالي للسجل الفعلي. عند الضغط على هذه الوصلة، سيقوم برنامج المعالجة بفتح صفحة تعرض كشف الأماكن. اضغط تحديد تحت المكان المطلوب. يتم اغلاق صفحة مربع الحوار والعودة الى خطوة تحديد الخصائص.
- اذا كان السجل الذي تقوم بتوضيحه هو عنصر استلام لسجل مصنف، اضغط ReceiptOf. قم بالاستعراض الى وتحديد السجل المصنف الذي يشير عنصر الاستلام اليه. للحصول على المزيد من المعلومات، ارجع الى موضوع عناصر الاستلام.
- اضغط انتهاء بعد ادخال المعلومات المطلوبة.
- اذا كان لديك سجلات أخرى للنشر، حدد أحد قوالب الادخال مرة خرى. عند الانتهاء، اضغط خروج.
لنشر سجل فعلي في Application Engine أو Workplace XT:
- اضافة وثيقة. في خطوة تحديد ملف، اختر لاشيء لنوع الملف.
- في صفحة التأكيد، اضغط توضيح كسجل.
- حدد اختيار السجل الغير مصنف. بالنسبة للسجلات المصنفة، ارجع الى الموضوع توضيح سجل فعلي مصنف.
- اضغط قبول لاستخدام برنامج المعالجة أو تحديد لاستخدام قالب الادخال.
- بالنسبة لقوالب الادخال، اذهب الى ملف تخزين عناصر FPOS، حافظة ادارة السجلات/القوالب، وحدد قالب الادخال، ثم اضغط قبول. حدد القالب المصمم بواسطة موجهي النظام. القالب المفترض المستخدم في IBM Enterprise
Records لا يمكن استخدامه في Application Engine أو Workplace XT. تقوم هذه القيود بافتراض أنه تم تحديد مكان مخطط الحفظ بالفعل.
- لاستخدام برنامج المعالجة سجل الكتالوج، قم باتمام الخطوات التالية:
- اضغط تحديد الفئة وحدد الفئة المناسبة. وبصفة مفترضة، يقدم تخزين العنصر FPOS الفئة Marker Record. وقد يكون لديك اختيارات أخرى يتم اتاحتها من خلال موجه النظام.
- اضغط تحديد مكان مخطط الحفظ واذهب الى العنصر المناسب. وحيث أن السجل الفعلي يمكن أن يكون موجود في مكان فعلي واحد فقط، فيجب أن تقوم بتحديد مكان مخطط حفظ واحد فقط.
اختيارات المكان هي حافظة مختلطة أو صندوق أو حافظة السجل الفعلي.
- قم بتعليم مربع الاختيار للعنصر المناسب واضغط اضافة الى الاختيار.
- بدلا من استخدام مشاهدة الاستعراض المفترضة، يمكنك الاختيار من أي من المسارات المختصرة التي سبق تكوينها. اضغط مسارات مختصرة في الشريط الجانبي.
- ويمكن أيضا أن تقوم بالبحث عن الخاصية أو الحافظة باستخدام الاسم. اضغط بحث في الشريط الجانبي.
- بعد اضافة العنصر الى أماكن مخطط الحفظ المحددة، يمكن الضغط على اضافة الى المسارات المختصرة للاستخدام المستقبلي.
- عند الانتهاء من تحديد المكان المناسب، اضغط قبول.
- اضغط تالي للاستمرار الى خطوة تحديد الخصائص.
لتحديد الخصائص
- قم بتحديد المعلومات المطلوبة في مجالات الخاصية. قد تختلف المجالات بناء على الفئة التي تقوم باستخدامها. على سبيل المثال، المجالات المطلوبة في فئة السجل المميز المفترض هي كما يلي:
- نوع وسط التخزين: على سبيل المثال: قرص مدمج، شريط فيديو
- النسق: CDR، VHS
- المؤلف/المنشئ: اسم الشخص الذي قام بالتكوين أو المالك للعنصر الفعلي
- الموضوع: وصف مختصر للسجل الفعلي
- تاريخ النشر: التاريخ الذي تم فيه تكوين السجل الفعلي.
- المكان الرئيسي: المكان الحالي للسجل الفعلي. عند الضغط على هذه الوصلة، سيقوم برنامج المعالجة بفتح صفحة تعرض كشف الأماكن. اضغط تحديد تحت المكان المطلوب. يتم اغلاق صفحة مربع الحوار والعودة الى خطوة تحديد الخصائص.
- اذا كان السجل الذي تقوم بتوضيحه هو عنصر استلام لسجل مصنف، اضغط ReceiptOf. قم بالاستعراض الى وتحديد السجل المصنف الذي يشير عنصر الاستلام اليه. للحصول على المزيد من المعلومات، ارجع الى موضوع عناصر الاستلام.
- اضغط انتهاء بعد ادخال المعلومات المطلوبة.
نبذة عن الباركود
اذا كان لديك الجهاز والبرنامج الذي يقوم بادخال بيانات الباركود، فيمكنك اجراء مسح ضوئي لها مباشرة في المجال الفعال أو يمكنك نسخها من الحاسب المحلي ولصقها في المجالات المتعلقة في IBM Enterprise
Records. ولأغراض استخدام علامة التبويب المسح الضوئي للبنود الفعلية، يمكنك ادخال أي مجموعة حروف نصية في مجال الباركود.