No IBM® Enterprise
Records, os registos são armazenados numa estrutura hierárquica que contém componentes de gestão de registos, como, por
exemplo, modelos de dados, armazenamentos de objectos e planos de ficheiros.
Modelos de dados
Antes de instalar a aplicação
IBM Enterprise
Records, tem de escolher
o tipo de instalação (modelo de dados) que se adequa melhor às suas
necessidades de gestão de registos. Um modelo de dados consiste num modelo para um armazenamento de objectos de plano de ficheiros que
está em conformidade com determinadas normas de gestão de registos.
O modelo de dados pode incluir metadados e funções de segurança.
Os modelos de dados estão incluídos
em suplementos que pode adicionar ao ambiente.
Pode configurar os armazenamentos de
objectos, de modo a que utilizem os modelos de dados seleccionados.
Ao criar um armazenamento de objectos de plano de ficheiros, tem de seleccionar um modelo
de dados. Estão disponíveis os seguintes modelos de dados:
- Base
- Fornece funções e propriedades centrais de gestão de registos. O modelo de
dados Base é a instalação mais comum, uma vez que adiciona o número mínimo de propriedades e funciona na maioria das organizações. Funcionalmente,
o modelo de dados Base fornece a mesma capacidade que o modelo de dados DoD Baseline. O modelo de dados Base é suficiente para cumprir a maioria dos requisitos de gestão de
registos . No entanto, não cumpre as normas do DoD, do
DoD Classified ou do PRO.
- DoD Baseline
- Cumpre a norma de linha de base do Department of Defense (DoD) 5015.2.
Este documento do Department of Defense descreve a forma como os registos têm de ser geridos, de acordo com as normas do Department of Defense. Além disso,
o modelo de dados DoD Baseline define interfaces e critérios de procura específicos do sistema. O modelo de dados descreve ainda os requisitos mínimos de gestão de registos baseados nos regulamentos actuais de NARA (National Archives
and Records Administration).
- DoD Classified
- Satisfaz os requisitos do Department of Defense (DoD) Capítulo 4,
incluindo a gestão de registos confidenciais. Inclui as propriedades requeridas pela versão 2 da norma DoD Classified (DoD 5015.2)
para gestão de registos confidenciais.
- Public Records Office (PRO)
- Satisfaz os requisitos do Public Record Office (de acordo com a norma do Reino Unido).
Inclui as propriedades requeridas pela norma PRO 2002.
O modelo de dados PRO está obsoleto.
Armazenamentos de objectos
Um armazenamento de objectos consiste num repositório de objectos e num conjunto de serviços de armazenamento e obtenção incluídos para estes objectos. Um armazenamento de objectos pode ser de um dos seguintes tipos:
- Armazenamento de objectos de plano de ficheiros (FPOS)
- Contém o plano de
ficheiros, ou seja, toda a hierarquia das entidades de gestão de registos criadas.
- Armazenamento de objectos activado para registos (ROS)
- Contém documentos que podem ser declarados como registos num FPOS.
Configure armazenamentos de objectos separados para registos (metadados)
e documentos declarados como registos. Por conseguinte, o FPOS contém
a estrutura do plano de ficheiros, enquanto que o ROS contém documentos, alguns dos quais
são declarados como registos. É necessário que o repositório de armazenamento de objectos de plano de ficheiros contenha os objectos de gestão de registos necessários para classificar registos. É necessário que o repositório de armazenamento de objectos activado para registos contenha os documentos que pode declarar como registos. Normalmente,
muitos utilizadores podem ter acesso ao ROS, mas não às entidades que constituem o plano de ficheiros no FPOS. Pode existir mais do que um ROS associado a um
FPOS.
Tem de decidir de que forma os documentos são armazenados, declarados como registos e agendados para eliminação. Organize os planos de
ficheiros, armazenamentos de objectos, categorias de registos e registos para controlar melhor os requisitos nos seus sítios. Por exemplo, um plano de ficheiros é
um esquema de arquivo estruturado utilizado por um sistema de gestão de registos para suportar uma agenda de retenção. Este esquema é baseado num esquema de classificação empresarial. Não existe um plano de ficheiros universal para todas as empresas. Cada plano de ficheiros é único e depende
dos negócios que uma empresa ou organização desenvolve. O objectivo de um plano de ficheiros é possibilitar que os administradores de registos efectuem a gestão
da retenção e eliminação de registos. É utilizado para aplicar
políticas de gestão de registos.
A figura que se segue representa a
estrutura hierárquica destas entidades.
Figura 1. Estrutura hierárquica do IBM Enterprise
Records
Planos de ficheiros
Um plano de ficheiros define a organização de registos. Num plano de ficheiros, os registos são armazenados numa hierarquia estruturada que preserva o contexto de registos. Por exemplo, a Categoria LEG100
pode ter uma definição
Legal contracts related to xxx. Assim, observando a localização do plano de ficheiros de um registo inserido na categoria LEG100, tem o contexto do registo. Pode
criar planos de ficheiros que reflectem funções empresariais da organização.
Em seguida, pode catalogar registos nestes planos de ficheiros baseados nestas funções empresariais. Pode criar um plano de ficheiros para os recursos humanos ou organizações financeiras.
Também pode associar um padrão de atribuição de nomes a um plano de ficheiros. Todas as entidades criadas sob o
plano de ficheiros seguem o padrão de atribuição de nomes do registo. Um padrão de atribuição de nomes proporciona uma forma de automaticamente atribuir nomes a categorias de registos, pastas de registos e registos para cumprir as
suas convenções. Por exemplo, poderá ser necessário que
a convenção de nomenclatura da pasta de registos seja ano, espaço, assunto (metadados) da categoria que contém, espaço e um número com cinco dígitos (2006
LOAN 00005). Para atribuir automaticamente nomes a registos, pode associar
um padrão de atribuição de nomes ao contentor ascendente. O padrão do registo é
uma propriedade do contentor. Todos os registos declarados nesse contentor
adquirem o nome seguinte na sequência padrão e incrementos de acordo com os
valores configurados.
O esquema que se segue
é um exemplo de uma hierarquia de plano de ficheiros:
General management (category)
Correspondence files (folder)
Program briefings (folder)
2013 Management training conference (volume)
2014 Management training conference (volume)
Information management (category)
Correspondence files (folder)
Operator's number sheets (folder)
Categorias de registos
Uma categoria de registo classifica
um conjunto de registos relacionados dentro de um plano de ficheiros. As categorias de registos são criadas para catalogar registos com base em categorias funcionais. Os planos de ficheiros mais comuns classificam registos com linhas funcionais. No nível superior
do plano de ficheiros, estão as funções principais, como Jurídico, Vendas e RH. Seguindo cada uma destas funções, amplia a classificação dos
registos. Se estiver a utilizar categorias funcionais, está a utilizar
as categorias no início do plano de ficheiros. Os registos de RH
encontram-se numa árvore distinta de Jurídico. Assim, se tiver um contrato,
este é colocado na árvore Jurídico ou na árvore RH, dependendo da área funcional a que pertence. Uma categoria de registo pode conter subcategorias ou pastas de registos, mas não pode conter
ambas. Pode associar regras de retenção e eliminação a cada
categoria. Estas regras aplicam-se a todas as pastas de registos e
registos criados dentro dessa categoria.
Pastas de registos
Uma pasta de registos consiste num contentor de registos relacionados. Pode utilizar uma pasta de registos para gerir registos de acordo com os períodos de retenção e eventos de eliminação especificados.
Por exemplo, as facturas são arquivadas na pasta
Invoice.
Existe sempre um volume aberto na pasta. Um novo volume é aberto regularmente
(semana, mês, trimestre). Quando o novo volume é criado, o volume antigo
é fechado e inicia a respectiva eliminação. Todas as facturas num volume são eliminadas quando o volume expira. Assim, não está a efectuar eliminação baseada em informações no registo como, por exemplo,
ContractClosed. Todos os registos de um período de tempo específico são automaticamente eliminados como uma unidade individual. Pode criar pastas de registos electrónicas, físicas e híbridas sob uma categoria para gerir registos electrónicos e físicos.
- Pasta electrónica
- Utilizada para armazenar registos electrónicos. Uma pasta electrónica também
pode incluir marcadores. Um marcador é uma entrada electrónica para um registo físico que não pode ser armazenado num ficheiro físico. Exemplos de tais registos são planos de construção grandes, cassetes de vídeo ou uma base de dados. Ao observar
Registo físico no diagrama anterior, um marcador que aponta para o
registo é o que está armazenado na pasta.
- Pasta física
- Armazena registos de itens físicos, como registos em papel. Uma pasta
física é uma entrada virtual para uma pasta em papel. Com base na estrutura de
armazenamento físico da sua organização, pode moldar a hierarquia de
pastas físicas no IBM Enterprise
Records.
- Caixa
- Molda entidades físicas que contêm outras entidades físicas.
Por exemplo, poderá criar um armazém que contenha prateleiras que contenham caixas que contenham pastas físicas. Uma caixa pode conter outra
caixa, uma pasta física ou um registo.
- Pasta híbrida
- Pode conter registos electrónicos e físicos, caso tenha necessidade
deste tipo de conjunto combinado. Uma pasta híbrida também
contém um ou mais volumes. Não existem diferenças de comportamento entre uma pasta electrónica e uma pasta híbrida. No entanto, uma pasta híbrida
tem mais metadados que descrevem uma entidade física. Estes metadados
incluem a localização inicial, que corresponde à localização actual do registo físico.
Volumes
Um volume é uma subdivisão lógica de uma
pasta de registos em unidades mais pequenas e fáceis de gerir. Um volume só pode
existir numa pasta. Uma pasta de registos contém sempre, pelo menos, um volume, o qual é automaticamente criado pelo sistema quando uma pasta de registos é criada. Subsequentemente, pode criar qualquer número de volumes
numa pasta de registos.
Registos
Um registo fornece metadados sobre um
documento ou objecto físico sob o controlo do
IBM Enterprise
Records. Um registo pode herdar
algum do seu comportamento da pasta de registos na qual foi criado.
Por exemplo, herda a agenda de eliminação da pasta de registos ascendente. Pode classificar registos nos seguintes tipos:
- Registo electrónico
- Um registo electrónico remete para um documento electrónico.
- Marcador
- Um marcador remete para um objecto físico ou documento em papel.
- Registo vital
- Um registo vital é necessário para cumprir responsabilidades operacionais durante uma emergência ao nível da empresa. Os registos vitais são necessários para efectuar uma revisão periódica e actualização.
- Registo permanente
- Um registo permanente possui um valor histórico ou outro suficiente para garantir a preservação continuada por parte da
organização. Esta preservação
perdura além do tempo que é, normalmente, necessário para fins administrativos,
jurídicos ou fiscais.
Tipos de registos
Um tipo de registo é uma categorização
de registos baseados em características comuns entre os registos. Utilize tipos de
registos quando um grupo de registos tem uma agenda de eliminação diferente daquela que está associada à respectiva categoria de registos ou pasta de registos.
Por exemplo, poderá ser necessário manter um ficheiro de registos de um funcionário durante 12 anos para fins de contabilidade e folha de pagamentos. No entanto,
no que se refere a registos de avaliação do desempenho que tenham de ser mantidos durante apenas sete anos, pode criar um tipo de registo com uma agenda de eliminação diferente.
Pode associar registos de avaliação do desempenho a este
tipo de registo para garantir que os registos de avaliação
são eliminados antes de o ficheiro de registos de um funcionário ser
eliminado.