Entitäten werden zur Aussonderung fällig und treten in die im Aussonderungszeitplan vorgesehenen Phasen ein. Die Schriftstücke verbleiben so lange in einer Phase wie Sie dies in der Aufbewahrungsfrist der betreffenden Phase festgelegt haben. Nachdem die Aufbewahrungsfrist vorbei ist, müssen Sie manuell die damit verbundene Aussonderungsaktion einleiten.
Nachdem Sie einen Aussonderungszeitplan mit einer Schriftstückkategorie, einem Schriftstückordner oder einem Schriftstücktyp verbunden haben, überwacht das System das definierte Ereignis. Das System überwacht auch das Datum zum Auslösen der Ausführung des Zeitplans. Wenn dieses Ereignis eintritt oder das Datum erreicht ist, wird die Abgrenzung der Schriftstücke innerhalb des Zeitplans ausgelöst. Wenn die Abgrenzung ausgelöst wurde und ein etwaiger Aufschub (wenn zutreffend) vorbei ist, führt das System automatisch die im Zeitplan vorgesehene Abgrenzungsaktion durch. Nach Ablauf eines Aufbewahrungszeitraums führt das System den Workflow aus, der der Aussonderungsaktion zugeordnet ist, die einer Phase zugeordnet ist. Der Workflow übergibt Entitäten nach Genehmigung einer berechtigten Person an die nächste Phase. Wenn Sie eine Aussonderung für eine Einheit anstoßen, startet dies automatisch auch die Aussonderung aller untergeordneten Einheiten.
Durch entsprechende Konfiguration des Aktenplans können Sie dafür sorgen, dass sowohl das ursprüngliche deklarierte Dokument als auch die Schriftstückmetadaten gelöscht werden (Standardvorgabe). Es kann auch nur das ursprüngliche deklarierte Dokument gelöscht werden, während die Schriftstückmetadaten beibehalten werden. Weitere Informationen finden Sie im Thema über das Konfigurieren von Metadaten.
So initiieren Sie einen Aussonderungszeitplan:
Auffinden von Einheiten, die für die Aussonderung bereit sind
Es gibt keine einzelne Eigenschaft, die die Bereitschaft für die Aussonderung angibt, sie können aber für eine Suche eine Gruppe von Bedingungen verwenden.
Sie möchten eine Suchvorlage einrichten, um diese Suche auf regelmäßiger Basis auszuführen. Lassen Sie in einer solchen Suchvorlage das Ausführungsdatum der aktuellen Phase leer. Sorgen Sie dafür, dass es geändert werden kann. Auf diese Weise ist dann der Benutzer in der Lage, das aktuelle Datum bei Verwendung der Suche selbst einzugeben.
Eine Alternative besteht im Erstellen von benutzerspezifischen COM-Ereignissen zu Versand von E-Mails, damit der Empfänger weiß, welche Einheiten für die Aussonderung bereit sind. Wenn Sie mit der Struktur des Aktenplans vertraut sind, können Sie nach der Entität suchen.
Es ist auch möglich, mithilfe von API-Methoden eigenen Code zu erstellen, der dann die Aussonderung einleitet, wenn dies für Ihre Geschäftsschriftstücke angebracht ist.
Zeigen Sie Aussonderungseigenschaften wie den Aussonderungsnamen, das Stilllegungsdatum der Entität und das Ausführungsdatum der aktuellen Phase sowie andere Eigenschaften an.
Konflikte bei Aussonderungszeitplänen (DOD)
Es kann vorkommen, dass Sie einen Aussonderungszeitplan für einen Container und einen anderen für einen Schriftstücktyp haben, der sich auf ein Schriftstück innerhalb des Containers bezieht. Ein solches Schriftstück kann erst dann gelöscht oder exportiert werden, wenn das letzte Datum erreicht ist.