IBM® Enterprise Records ist eine Zusatzkomponente der IBM FileNet P8-Produktsuite. Mit IBM Enterprise Records können Sie präzise, sichere und zuverlässige Schriftstücke für in elektronischer und physischer Form vorliegende
Informationen erstellen und verwalten. IBM Enterprise Records dient zur Verwaltung von Schriftstücken beliebiger Art, unabhängig vom Speichermedium oder Format. Für das Arbeiten mit IBM Enterprise Records ist es wichtig, dass Sie wissen, was ein Schriftstück ist und wozu ein Schriftgutverwaltungssystem eingesetzt wird.
Schriftgutverwaltung
Unter "Schriftgutverwaltung" verstehen wir verwaltungstechnische Aktivitäten, also Planen, Kontrollieren und Organisieren für die Erstellung, das Aufbewahren, Nutzen, Abrufen und Aussondern von Schriftstücken. Die Schriftgutverwaltung umfasst sämtliche Aktivitäten, die während des gesamten Lebenszyklus eines Schriftstücks anfallen - von der Erstellung über die aktive Verwendung und die inaktive Aufbewahrung bis zur Vernichtung.
Schriftgutverwaltung - ein notwendiges Übel
Ein zuverlässiges Schriftgutverwaltungssystem ist unerlässlich um sicherzustellen, dass die in einem Unternehmen gespeicherten Informationen richtig, aktuell, vollständig und leicht zugänglich sind. Fehlt ein solches, wird möglicherweise viel Zeit mit unproduktiven Tätigkeiten vergeudet, etwa mit aufwändigen Suchen nach Daten oder Schriftstücken, die falsch oder gar nicht abgelegt wurden.
In Abwesenheit eines Schriftgutverwaltungssystems ist es sehr mühsam, ja unmöglich sein, die einschlägigen Rechtsvorschriften über die Verwahrung von Schriftstücken einzuhalten. Dies kann Bußen, Strafen und andere juristische Konsequenzen nach sich ziehen. Außerdem besteht die Gefahr der Nichteinhaltung einschlägiger Verordnungen und Gesetze im Zusammenhang mit der Geheimhaltung vertraulicher Informationen, dem Datenschutz und der Datensicherheit.
Verwenden Sie IBM Enterprise Records, um die oben genannten Risiken zu vermeiden. Mithilfe von IBM Enterprise Records können Sie wertvolle Informationen als Schriftstücke speichern, die bei Bedarf in Suchfunktionen verfügbar sind, während unwichtige oder inaktive Schriftstücke entweder gelöscht oder archiviert werden.
Rolle von IBM Enterprise Records bei der Schriftgutverwaltung
Sie können Schriftstücke unabhängig vom Speichermedium im gesamten Unternehmen verwalten. Mit
IBM Enterprise Records soll Folgendes sichergestellt werden:
- Die Schriftstücke sind bei Bedarf leicht und von überall her im Unternehmen zugänglich
- Die Schriftstücke werden ausgesondert bzw. vernichtet, wenn sie nicht mehr benötigt werden oder wenn die gesetzliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist
Mithilfe von
IBM Enterprise Records können Sie die folgenden Tasks erledigen:
- Erstellen und Pflegen einer hierarchischen Struktur (Aktenplan) zur Aufbewahrung von Schriftstücken
- Verwalten von elektronischen und physischen Schriftstücken
- Sicherung von Repositorys mit Schriftstücken
- Erstellen von Regeln zur Aufbewahrung und Aussonderung
- Durchführen der Archivierung bzw. der Vernichtung auf Grund dieser Regeln
- Zugriffsteuerung und -kontrolle
- Wiederauffinden von Schriftstücken anhand von Suchkriterien
- Entfernen von Schriftstücken, die im Unternehmen nicht mehr benötigt werden
Funktionen und Vorteile von IBM Enterprise Records
In der folgenden Tabelle finden Sie eine Zusammenstellung der verschiedenen Funktionen von
IBM Enterprise Records zusammen mit den Vorteilen, die sich daraus ergeben.
Funktion |
Vorteil |
Zentrales Repository für Schriftstücke |
- Unternehmensweite Nutzung und Verfügbarkeit der Informationen
- Effektive Entscheidungsfindung dank sofortigem Zugriff auf relevante Informationen
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Virtuelle Ablage und Containers zur Ablage von Schriftstücken für elektronische und physische Dokumente innerhalb einer Hierarchie |
- Verwalten von Schriftgut (Papierakten) und elektronischen Dateien
- Simulation einer Büroumgebung in der realen Welt
- Virtuelle Ablagen und Container, die die tatsächliche "Aktenschrank"-Struktur widerspiegeln
- Einsparungen beim Platzbedarf, bei den Einrichtungen und beim Personal für die Schriftgutverwaltung und die Recherche
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Intuitive Suchfunktionen |
- Sofortiger, müheloser Zugriff auf Informationen ohne eine komplizierte Abfragesyntax
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Erstellen von Aufbewahrungs- und Aussonderungsregeln für Schriftstücke |
Benutzerdefinierte Kontrolle über folgende Aspekte: - Aufbewahrungsfrist für Schriftstücke
- Behandlung des Schriftstücks nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist
- Prüfung der Schriftstücke vor ihrer Aussonderung
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Audit-Verfahren, automatische Überwachung der Aufbewahrungsfrist und Einleitung des Aussonderungsverfahrens für Schriftstücke |
- Keine versehentliche Aussonderung, Änderung, Manipulation, Beschädigung und kein Verlust von Schriftstücken
- Aussonderung von Schriftstücken nur nach Aussonderungszeitplan oder als Teil eines Audit-Verfahrens
- Nicht länger benötigte Schriftstücke werden vernichtet, so dass Platz frei wird
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Importieren/Exportieren von Schriftstücken |
- Schriftstücke, auf die nicht häufig zugegriffen wird, können an eine andere Position exportiert werden. Diese Dokumente sind Schriftstücke, die noch der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unterliegen.
- Schriftstücke lassen sich aus anderen Repositorys importieren
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Geeignete Sicherheitsmechanismen für Schriftstücke |
- Verhinderung der Einsichtnahme durch Unbefugte (Zugriffskontrolle)
- Kein versehentliches Löschen durch Benutzer. Löschen der Schriftstücke durch einen Schriftgutadministrator oder als Ergebnis eines Aussonderungsverfahrens
- Benutzer können nur Operationen für Schriftstücke ausführen, wenn sie die erforderlichen Rechte für diese Operationen besitzen
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Einbindung in IBM FileNet P8 Workplace, Workplace XT, IBM Content Navigator, Microsoft Office und Microsoft Outlook |
Manuelle oder automatische Deklaration von Schriftstücken von diesen Stellen aus: - Workplace oder Workplace XT
- IBM Content Navigator
- Microsoft Outlook, Word, Excel und PowerPoint
- Eingabevorlagen
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Benutzerrollen in IBM Enterprise Records
IBM Enterprise Records verwendet ein rollenbasiertes Sicherheitsmodell mit folgenden Rollen: Schriftgutadministrator, Schriftgutmanager, Privilegierter Benutzer und Schriftgutnutzer. Jede Rolle bestimmt, welche Aufgaben ein Benutzer mit dieser ausführen kann. Weitere Informationen finden Sie im Thema über Zugriffsberechtigungen.
Arten von IBM Enterprise Records-Installationen
Wählen Sie vor der Installation von
IBM Enterprise Records die Art der Installation (Datenmodell) aus, die Ihren Anforderungen für die Schriftgutverwaltung am besten entspricht. Die folgenden Modelle stehen zur Verfügung:
- Base: Bietet die Kernfunktionen und -eigenschaften für die Schriftgutverwaltung.
Die Basisinstallation ist die gängigste Installation für IBM Enterprise Records, da sie die wenigsten Eigenschaften hinzufügt und die meisten Anforderungen erfüllt. Die Funktionalität der Basis-Installation ist dieselbe wie bei der DoD-Installation.
- DoD Baseline: Erfüllt die Anforderungen der folgenden Vorschrift des US-Verteidigungsministeriums (Department of Defense - DoD): 5015.2 Baseline Standard. Diese Vorschrift enthält Implementierungs- und Verfahrensrichtlinien für die Verwaltung von Schriftstücken im US-Verteidigungsministerium. Darüber hinaus definiert die DoD-Installation von IBM Enterprise Records spezifische Systemschnittstellen und Suchkriterien. Sie beschreibt auch die Mindestanforderungen für die Schriftgutverwaltung, die auf der Grundlage der geltenden Vorschriften des US-amerikanischen Nationalarchivs (National Archives and Records Administration - NARA) einzuhalten sind.
- DoD Classified: Erfüllt die Anforderungen der folgenden Vorschrift des US-Verteidigungsministeriums (Department of Defense - DoD): 5015.2 Baseline Standard. Fügt außerdem Unterstützung für die Behandlung von klassifizierten Schriftstücken gemäß den optionalen Anforderungen des DoD-Standards für klassifizierte Dokumente hinzu.
Typen von IBM Enterprise Records-Entitäten
In
IBM Enterprise Records werden Schriftstücke in einer hierarchischen Struktur gespeichert, die unterschiedliche Entitäten für die Schriftgutverwaltung enthält. Die folgende Abbildung beschreibt die hierarchische Struktur dieser Einheiten, gefolgt von einer kurzen Beschreibung:

- Objektspeicher: Ein Repository mit Objekten und ein Satz von Speicher- und Abrufservices für diese Objekte. Es gibt die folgenden Objektspeicher:
- Aktenplan-Objektspeicher (File Plan Object Store, FPOS): Enthält den Aktenplan, also die gesamte Hierarchie (Ordnungsstruktur) der verwendeten Schriftgutverwaltungsentitäten.
- Objektspeicher für Schriftstücke (Records-enabled Object Store, ROS): Enthält die Dokumente, die in einem FPOS als Schriftstücke deklariert werden können.
Sie sollten für Schriftstücke (Metadaten) und Dokumente, die als Schriftstücke deklariert wurden, separate Objektspeicher einrichten. Auf diese Weise enthält der FPOS die Aktenplanstruktur, der ROS hingegen die Dokumente, darunter auch die, die als Schriftstücke deklariert wurden. In der Regel wird der Zugriff auf den ROS zahlreichen Benutzern gewährt, während nur eine kleine Auswahl von ihnen auch Zugriff auf die Entitäten innerhalb des FPOS besitzt. Mit einem einzigen FPOS können mehrere ROS verbunden sein.
- Aktenplan: Legt die Organisation der Schriftstücke fest. In einem Aktenplan speichern Sie Schriftstücke in einer strukturierten Hierarchie, die so ausgelegt ist, dass der Zusammenhang zwischen den Schriftstücken erhalten bleibt. Beispielsweise kann der Aktenplan die Geschäftsfunktionen innerhalb der Organisation abbilden. Dies ermöglicht Ihnen die Katalogisierung der Schriftstücke auf der Grundlage der verschiedenen Geschäftsfunktionen.
Es kann auch sinnvoll sein, ein Benennungsschema für den Aktenplan zu verwenden. Alle Entitäten, die unter dem Aktenplan erstellt werden, befolgen die Benennungsmusterregeln für Schriftstücke.
- Schriftstückkategorie: Dient zur Gruppierung eines Satzes von miteinander verbundenen Schriftstücken innerhalb eines Aktenplans. Schriftstückkategorien dienen der Katalogisierung von Schriftstücken auf der Basis von Funktionskategorien. Eine Aktenkategorie kann Unterkategorien oder Aktenordner enthalten, aber nicht beides. Außerdem können Sie für jede Kategorie eigene Aufbewahrungs- und Aussonderungsregeln festlegen. Diese Regeln gelten dann für alle Schriftstückordner und Schriftstücke innerhalb der Kategorie.
- Schriftstückordner: Dient als Container (Behältnis) für zusammengehörige Schriftstücke. Dient dazu, Schriftstücke nach den gesetzlich festgelegten Aufbewahrungsfristen und Aussonderungsereignissen zu verwalten. Sie können elektronische, physische und Hybrid-Schriftstückordner innerhalb einer Kategorie einrichten, um elektronische und physische Schriftstücke zu verwalten.
- Elektronischer Ordner: Dient zum Speichern elektronischer Schriftstücke. Ein elektronischer Ordner kann auch Marker enthalten. Ein Marker ist ein elektronischer Vermerk für ein physisches Schriftstück, das nicht in einer physischen Datei abgelegt werden kann. Beispiele solcher Schriftstücke sind große Baupläne, Videobänder oder Datenbanken.
- Physischer Ordner: Dient zur Ablage von physischen Schriftstücken, also Schriftgut. Ein physischer Ordner ist ein virtueller Eintrag für einen Ordner aus Pappe.
Sie können die Hierarchie der physischen Ordner in IBM Enterprise Records genau der Ablagestruktur in Ihrer Organisation nachempfinden.
- Box: Eine Box wird verwendet, um physische Einheiten abzubilden, die als Behältnis für weitere physische Einheiten dienen. Sie könnten beispielsweise ein "Warenlager" erstellen, das "Regale" enthält, die "Boxen" enthalten, die wiederum "Physische Ordner" enthalten. Eine Box kann eine weitere Box, einen physischen Ordner oder ein Schriftstück enthalten.
- Hybridordner: Eine Sammlung von zusammengehörigen elektronischen und physischen Schriftstücken.
- Datenträger: Dient der logischen Unterteilung eines Schriftstückordners in kleinere, leichter zu handhabende Einheiten. Ein Datenträger existiert nicht unabhängig vom Ordner. Ein Schriftstückordner enthält immer wenigstens einen Datenträger, der beim Erstellen des Ordners automatisch eingerichtet wird. Danach können beliebig viele Bände in einem Schriftstückordner angelegt werden.
- Schriftstück: Ein Schriftstück enthält Metadaten über ein Dokument oder ein physisches Objekt, das unter der Kontrolle von IBM Enterprise Records steht. Ein Schriftstück kann bestimmte Verhaltensweisen von dem Schriftstückordner übernehmen, in dem es erstellt wurde, beispielsweise den Aussonderungszeitplan des übergeordneten Schriftstückordners. Sie können Schriftstücke in folgende Kategorien einteilen:
- Elektronisches Schriftstück: Verweist auf ein elektronisches Dokument.
- Marker: Verweist auf ein physisches Objekt oder eine Papierdokument.
- Notwendiges Schriftstück: Ein notwendiges Schriftstück ist ein Schriftstück, das für die Weiterführung des Betriebs oder Unternehmens in einem Krisenfall unentbehrlich ist.
Unentbehrliche Schriftstücke müssen von Zeit zu Zeit überprüft und aktualisiert werden.
- Permanentes Schriftstück: Ein Schriftstück, dessen historischer, kultureller oder anderer Wert eine dauerhafte Aufbewahrung über die normalerweise gesetzlich geregelte Aufbewahrungsfrist für verwaltungstechnische, juristische oder steuerliche Zwecke hinaus rechtfertigt.
- Schriftstücktypen: Schriftstücke, die gemeinsame Merkmale aufweisen, können zu Schriftstücktypen zusammengefasst werden. So könnten Sie beispielsweise einen Typ definieren, der alle Schriftstücke mit einem gemeinsamen Aussonderungsplan enthält. Dies kann bei Recherchen- und Retrieval-Operationen hilfreich sein. Sie verwenden Schriftstücktypen, wenn eine Schriftstückgruppe unter einem Schriftstückordner über einen anderen Aussonderungszeitplan als den derzeit dem Schriftstückordner zugeordneten Aussonderungszeitplan verfügt.
Es folgt ein Beispiel von hierarchisch aufgebauten Schriftgutverwaltungsentitäten.
Aktenplan
Geschäftsleitung (Kategorie)
Korrespondenzdateien (Ordner)
Programmbesprechungen (Ordner)
2006 Management-Schulungskonferenz (Datenträger)
2007 Management-Schulungskonferenz (Datenträger)
Informationsmanagement (Kategorie)
Korrespondenzdateien (Ordner)
Bediener-Nummernblätter (Ordner)