IBM Enterprise Records, wersja 5.1.2    

Definiowanie harmonogramu rozporządzania

Autoryzowany użytkownik definiuje harmonogram rozporządzania i wiąże go z kategorią akt, folderem akt lub typem akt. Harmonogram rozporządzania może zostać zdefiniowany przez menedżera akt lub administratora akt. W modelu danych PRO menedżer akt, administrator akt lub recenzent może przypisać harmonogram rozporządzania do obiektu. W modelu danych Base i DoD menedżer akt lub administrator akt przypisuje harmonogram rozporządzania do obiektu.

O tym zadaniu

Harmonogramy rozporządzania mogą obejmować wiele faz, w których poszczególne obiekty przechodzą przez kroki rozporządzenia, takie jak przegląd, eksport, przenoszenie i niszczenie. Harmonogram rozporządzenia nie wymaga wielu faz, ale harmonogram zwykle obejmuje dwie fazy: Jeśli ustawienia wyświetlania dla Kreatora harmonogramów rozporządzania w obszarze Preferencje użytkownika jest ustawione na wartość Proste, wówczas harmonogram domyślnie wybiera jedną fazę za pomocą czynności niszczenia automatycznego bez zachowywania. Więcej informacji zawierają tematy dotyczące preferencji użytkownika i ośrodka.

Procedura

Aby zdefiniować harmonogram rozporządzania:

  1. Wybierz kartę Rozporządzenie.
  2. Kliknij opcję Harmonogramy rozporządzania.
  3. Kliknij opcję Dodaj harmonogram rozporządzania.
    Ograniczenie: Jeśli ustawienie wyświetlania dla Kreatora harmonogramu rozporządzania w obszarze Preferencje użytkownika jest ustawione na wartość Proste, wówczas panel Kroki nie wyświetla opcji Ustaw fazy.
    1. Wprowadź nazwę i opis harmonogramu. Ten opis jest opcjonalny.
    2. Wprowadź nazwę uprawnienia odpowiedzialnego za rozporządzanie obiektami, a następnie kliknij przycisk Dalej. To pole jest opcjonalne.
    3. Kliknij odpowiedni przełącznik, aby wybrać wyzwalacz, który inicjuje odcięcie. Jeśli ustawienie wyświetlania dla Kreatora harmonogramu rozporządzania w obszarze Preferencje użytkownika lub ośrodka jest ustawione na wartość Proste, wówczas jedynym możliwym wyzwalaczem jest wyzwalacz Zdarzenie wewnętrzne.
      • W celu wprowadzenia daty z kalendarza można wpisać datę lub użyć elementu sterującego kalendarza. Ta czynność obowiązuje w przypadku normalnego harmonogramu rozporządzania
      • W polach Predefiniowana data, Zdarzenie wewnętrzne, Zdarzenie zewnętrzne i Zdarzenie okresowe wybierz element z menu. Te elementy zostały poprzednio utworzone na karcie Skonfiguruj w produkcie IBM® Enterprise Records. Kliknij opcję Pokaż szczegóły, aby wyświetlić szczegóły wyzwalacza. Informacje o dodawaniu wyzwalaczy zawierają tematy dotyczące dodawania dat i zdarzeń.
    4. Ustaw przesunięcie odcięcia. Więcej szczegółów zawiera sekcja Ustawianie odcięcia i przesunięcia odcięcia w dalszej części niniejszego tematu.
    5. Ustaw warunek, który spowoduje wyzwolenie odcięcia obiektów. Odcięcie może przebiegać automatycznie lub może wymagać zatwierdzenia. Aby wymagać zatwierdzenia określ czynność odcięcia rozporządzenia. W przypadku odcięcia automatycznego nie należy określać czynności odcięcia rozporządzenia. Jeśli ustawienie wyświetlania dla Kreatora harmonogramu rozporządzania w obszarze Preferencje użytkownika lub ośrodka jest ustawione na wartość Proste, wówczas opcja Czynność odcięcia rozporządzenia nie jest widoczna.
      • Każda czynność odcięcia została poprzednio do dana do karty Skonfiguruj w produkcie IBM Enterprise Records i z każdą powiązany jest przepływ pracy. Przeglądanie z rozporządzeniem automatycznie uruchamia ten przepływ pracy po upływie odcięcia i przesunięcia. W przypadku normalnego harmonogramu rozporządzania menu Czynność odcięcia rozporządzenia zawiera tylko te czynności, które należą do typu czynności Odcięcie. Więcej informacji o czynności zawiera temat dotyczący czynności.
    6. W razie potrzeby zmodyfikuj podstawę odcięcia, aby określić datę bazową odcięcia. Menu Podstawa odcięcia udostępnia zestaw właściwości dat IBM Enterprise Records, które obliczają daty odcięcia na podstawie poszczególnych właściwości obiektu IBM Enterprise Records.

      Ustaw przesunięcie odcięcia. Więcej szczegółów zawiera sekcja Ustawianie odcięcia i przesunięcia odcięcia w dalszej części niniejszego tematu.

    7. Jeśli ustawienie wyświetlania dla Kreatora harmonogramu rozporządzania w obszarze Preferencje użytkownika lub ośrodka jest ustawione na wartość Szczegółowe, kliknij przycisk Dalej. Ta czynność spowoduje utworzenie jednej lub większej liczby okresów przechowywania (nazywanych fazami) dla bieżącego harmonogramu. Kliknięcie przycisku Zakończ spowoduje, że obiekty powiązane z harmonogramem rozporządzenia nie będą zawierały konkretnego okresu przechowywania. Jeśli ustawienie wyświetlania dla Kreatora harmonogramu rozporządzania w obszarze Preferencje użytkownika jest ustawione na wartość Proste, kliknij przycisk Zakończ. Tylko jedna faza korzysta z czynności niszczenia automatycznego — RMAutoDestroyAction. Opcja Wymagane jest klasyfikowanie jest ustawiona na wartość Fałsz. Domyślny czas przechowywania wynosi 0 lat 0 miesięcy 0 dni. Żadne alternatywne czasy przechowywania nie są tworzone automatycznie.

Wyniki

Ustawianie odcięcia i przesunięcia odcięcia

W produkcie IBM Enterprise Records można zdefiniować okres przechowywania, ustawiając przechowywanie w fazie albo przesunięcie odcięcia.

Jeśli nie określono przesunięcia odcięcia i dla okresu przechowywania ustawiona jest faza, wówczas przeglądanie realizuje odcięcie dla obiektu po spełnieniu warunku zdarzenia. Jeśli odcinany obiekt jest kontenerem, wówczas ten kontener jest również zamykany, co zapobiega dodaniu nowych akt. Czas przechowywania jest następnie obliczany jako data odcięcia plus okres przechowywania zdefiniowany w fazie. Podczas obliczania daty odcięcia obowiązują następujące reguły w zależności od różnych konfiguracji harmonogramu:
  • Użycie wyzwalacza zdarzenia wewnętrznego i daty bazowej odcięcia ustawionej na właściwość obiektu

    Data odcięcia jest wartością daty bazowej odcięcia.

  • Użycie typu daty wyzwalacza zdarzenia (zdarzenie zewnętrzne, data predefiniowana) oraz data bazowa odcięcia ustawiona na wartość Data zdarzenia

    Data odcięcia jest datą wyzwalacza zdarzenia.

  • Użycie wyzwalacza zdarzenia wewnętrznego i daty bazowej odcięcia ustawionej na wartość Data zdarzenia

    Data odcięcia jest datą uruchomienia przeglądania.

  • Użycie obydwu: typu daty wyzwalacza zdarzenia (zdarzenie zewnętrzne, data predefiniowana) oraz daty bazowej odcięcia ustawionej na właściwość obiektu

    Data odcięcia jest ostatnią z dwóch dat.

Gdy stosowane jest przesunięcie zdarzenia odcięcia, wówczas obiekt nie jest odcinany do czasu zakończenia tego okresu odcięcia. Dlatego kontener pozostaje otwarty podczas okresu przechowywania. Podczas obliczania daty odcięcia obowiązują następujące reguły w zależności od różnych konfiguracji harmonogramu:
  • Użycie wyzwalacza zdarzenia wewnętrznego i daty bazowej odcięcia ustawionej na właściwość obiektu

    Data odcięcia jest wartością daty bazowej odcięcia powiększonej o przesunięcie odcięcia.

  • Użycie typu daty wyzwalacza zdarzenia (zdarzenie zewnętrzne, data predefiniowana) oraz data bazowa odcięcia ustawiona na wartość Data zdarzenia

    Data odcięcia jest datą wyzwalacza zdarzenia powiększoną o przesunięcie odcięcia.

  • Użycie wyzwalacza zdarzenia wewnętrznego i daty bazowej odcięcia ustawionej na wartość Data zdarzenia

    Data odcięcia jest datą uruchomienia przeglądania powiększoną o przesunięcie odcięcia.

Ważne: Nie należy stosować ostatniej konfiguracji, ponieważ każda aktualizacja harmonogramu, np. jego nazwy, uruchamia ponowne obliczenie daty odcięcia (w ramach przeglądania) oraz powoduje utworzenie nowej daty uruchomienia przeglądania powiększonej o odcięcie, co wywołuje opóźnienie odcięcia. Jeśli dla daty bzowej odcięcia nie można użyć żadnej właściwości akt, wówczas zalecane jest użycie przechowywania w fazie.

Jeśli ustawienie wyświetlania dla kreatora harmonogramu rozporządzania jest ustawione na wartość Proste w preferencjach użytkownika lub ośrodka, wówczas harmonogram domyślnie nie wybiera przechowywania w fazie. Harmonogram wykorzystuje natomiast mechanizm przesunięcia w celu zdefiniowania przechowywania.

Ustawianie faz

Powiązanie faz z harmonogramem rozporządzania umożliwia wykonywanie różnych operacji względem obiektu w różnych odstępach czasu. Każda faza określa czynność rozporządzenia i okres przechowywania dla obiektu. Na przykład: aby przejrzeć obiekt przed rozporządzeniem, dodaj dwie fazy do harmonogramu rozporządzania. Pierwsza faza określa przegląd obiektu, a druga określa rozporządzenie obiektu. IBM Enterprise Records uruchamia wiele faz w harmonogramie rozporządzenia w takiej kolejności, w jakiej fazy zostały dodane do harmonogramu.

W fazie można również zdefiniować wiele alternatywnych czasów przechowywania. Alternatywne czasu przechowywania stanowią zmienne okresy przechowywania zależne od wartości właściwości. Jeśli nie są spełnione żadne warunki alternatywnego przechowywania, wówczas IBM Enterprise Records korzysta z domyślnego okresu przechowywania. Jeśli liczba spełnionych alternatywnych warunków przechowywania jest większa niż jeden, wówczas IBM Enterprise Records stosuje alternatywny okres przechowywania z najdłuższym okresem przechowywania.

Ważne: Liczba alternatywnych okresów przechowywania i złożoność ich kryteriów wpływa na szybkość obliczenia czasu przechowywania.

Gdy produkt IBM Enterprise Records zastosuje czynność odcięcia względem obiektu, wówczas do tego obiektu zostanie zastosowana pierwsza faza harmonogramu rozporządzenia. Na końcu okresu rozporządzenia pierwszej fazy obiekty będą gotowe do czynności rozporządzenia powiązanej z fazą. Gdy produkt IBM Enterprise Records zakończy powiązaną czynność rozporządzenia, wówczas rozpocznie się następna faza w harmonogramie - po zatwierdzeniu przez autoryzowanego użytkownika.

Aby dodać fazę do harmonogramu rozporządzenia:

  1. Kliknij opcję Dodaj nowe, aby otworzyć stronę Właściwości fazy.
  2. Wprowadź nazwę i opis dla fazy.
  3. Wybierz czynność fazy z menu.
    • Czynności zostały wcześniej utworzone na karcie Skonfiguruj w produkcie IBM Enterprise Records.
    • Produkt IBM Enterprise Records przeprowadzi czynność względem obiektów na końcu fazy.
    • Każda czynność zawiera predefiniowany przepływ pracy uruchamiany przez produkt IBM Enterprise Records dla tej czynności.
    Ograniczenie: Fazy, które przenoszą lub niszczą obiekty, są fazami końcowymi. Po czynnościach tego typu nie można dodawać innych faz.
  4. W polu Wymagane jest klasyfikowanie wybierz opcję Prawda, aby ustawić wymaganie przeglądu przed uruchomieniem przepływu pracy powiązanego z fazą. Jeśli klasyfikowanie nie jest wymagane, wówczas wybierz opcję Fałsz.
  5. Jeśli dla fazy zamierzasz wybrać czynność Przenoszenie, Eksport lub Przenoszenie tymczasowe, wprowadź lokalizację do pola Miejsce docelowe eksportu. Lokalizacja:
    • Może znajdować się na serwerze zdalnym. Na przykład: \\nazwa serwera\nazwa folderu.
    • Może być folderem na napędzie lokalnym. Na przykład: napęd lokalny:\nazwa folderu.
  6. Określ domyślny okres przechowywania dla obiektów w tej fazie. Jeśli nie zamierzasz przypisać alternatywnych okresów przechowywania, wówczas wymagana jest wartość.
  7. W celu ustawienia warunków w taki sposób, aby obiekty pozostały w fazie przez dłuższy lub krótszy czas (w zależności od właściwości) wykonaj następujące kroki. Ich wykonanie pozwala utworzyć alternatywne okresy przechowywania.
    1. Kliknij opcję Dodaj nowe, aby wyświetlić okno Alternatywny czas przechowywania.
    2. Wybierz nazwę właściwości z menu.
    3. Wybierz operator z listy.
    4. Określ wartość właściwości. Wprowadzona wartość jest zależna od właściwości.
    5. Wybierz opcję Podstawa czasu przechowywania jako początkową datę dla okresu przechowywania.
    6. Określ Dni okresu przechowywania w latach, miesiącach i dniach. IBM Enterprise Records doda wartość określoną w tym polu do podstawy okresu przechowywania. W dniu wynikowym produkt IBM Enterprise Records zastosuje czynność fazy względem obiektu.
    7. Kliknij opcję Akceptuj, aby dodać ten alternatywny okres przechowywania do bieżącego harmonogramu, a następnie wrócić do okna Właściwości fazy.
    8. Kontynuuj dodawanie alternatywnych okresów przechowywania do poszczególnych warunków - w tym celu klikaj opcję Dodaj nowe. Produkt IBM Enterprise Records wprowadzi dane z poprzedniego alternatywnego okresu przechowywania do wszystkich pól, co umożliwi zmianę pól wymaganych. W razie potrzeby można wybrać pole wyboru Usuń alternatywnego czasu przechowywania i kliknąć przycisk Zastosuj, aby usunąć warunek.
  8. Zakończ fazę, klikając opcję Akceptuj. Produkt IBM Enterprise Records doda fazę i szczegóły do listy faz w harmonogramie.
  9. Aby dodać więcej faz, kliknij opcję Dodaj nowe. W przeciwnym wypadku kliknij przycisk Zakończ, aby zakończyć harmonogram rozporządzania.


Opinia

Ostatnia aktualizacja: Listopad 2013
define_a_disposal_schedule.htm

© Copyright IBM Corp. 2013