Hi ha diverses coses que heu de fer quan creeu un pla de
fitxers a IBM® Enterprise
Records. Aquests
elements estan relacionats amb seguretat, patrons de nomenclatura, noms de volum, fluxos de treball,
accions, incidències, dades, planificacions de disposició, classe i personalització
de propietats. Aquests elements també estan relacionats amb l'addició d'ubicacions, plans de
fitxers i carpetes.
Realitzeu les tasques de la llista següent seguint l'ordre en què es presenten.
Per exemple, cal dur a terme algunes tasques, com ara l'addició d'accions
i incidències, abans de realitzar altres tasques, com ara la definició
de planificacions de disposició.
- Reviseu els requisits de seguretat per a la gestió de registres i
feu els ajustaments necessaris. L'ajustament dels paràmetres de seguretat després
que el sistema s'estigui utilitzant és complex. En general, si assigneu paràmetres de
seguretat a grups i no a usuaris individuals, el sistema serà més mantenible. Per obtenir més informació sobre seguretat, consulteu el tema sobre seguretat.
- De forma opcional, completeu el tema sobre patró de nomenclatura per definir les normes del
patró de nomenclatura que vulgueu reforçar en les diferents entitats. Per exemple,
definiu els patrons per a les categories i carpetes de registre creades sota
un pla de fitxers. Definiu aquestes regles de patró de nomenclatura i associeu el patró de nomenclatura amb el pla de fitxers. Completeu aquesta associació abans de començar a afegir
les entitats per a les quals voleu que s'apliquin les regles.
- De forma opcional, canvieu la configuració del sufix del nom de volum
que és un número incremental que actua com a sufix al nom de
volum. Per defecte, el valor del sufix es "00000". Configureu aquest sufix de nom de volum abans de començar a afegir carpetes de registres. Aquesta configuració és
important perquè un volum es crea automàticament com a resultat de l'addició de
qualsevol tipus de carpeta de registre, tret d'un quadre. Per obtenir més informació,
consulteu tema sobre sufix del nom de volum.
- Creeu opcionalment fluxos de treball de disposició nous o personalitzeu-los i transferiu-los al servidor
del Content Platform Engine.
Els fluxos de treball que s'associen amb les accions han d'estar disponibles abans de
crear les accions associades. Per obtenir més informació sobre fluxos de treballs, consulteu el tema sobre creació de fluxos de treball.
- Afegiu accions, que són les accions de disposició (com ara destruir o moure a una sala d'emmagatzematge)
realitzades a les entitats. Afegiu accions abans de
definir les planificacions de disposició. Si teniu previst marcar contenidors de registres o
carpetes de registres com a contenidors vitals, assegureu-vos que afegiu una o més
accions de tipus Revisió vital. Aquests
contenidors retenen els registres vitals que s'han de revisar periòdicament. Tot i que
no és obligatori, podeu marcar una entitat de contenidor com a vital quan
la creeu. Aquesta acció requereix que especifiqueu l'acció de Revisió
vital i la incidència periòdica. Per obtenir més informació
sobre accions, consulteu el tema sobre l'addició d'una acció.
- Afegiu incidències, que són les aparicions de condicions concretes (com ara la fi d'un trimestre fiscal)
segons les quals s'activen determinades accions sobre les entitats. Afegiu incidències abans de
definir les planificacions de disposició que han d'utilitzar aquestes incidències. Si teniu previst marcar contenidors de registres o carpetes de registres
com a contenidors vitals, assegureu-vos que afegiu una o més incidències recurrents.
Per obtenir més informació sobre incidències, consulteu el tema
sobre activadors d'incidències.
- De forma opcional, podeu afegir dates predefinides, que són dates (Normalment
incidències úniques) a partir de les quals el sistema activa certes accions
o entitats. Afegiu dates predefinides abans de definir les planificacions de disposició
que utilitzen aquestes dates. Per obtenir més informació sobre les dates predefinides, consulteu el tema sobre l'addició d'una data predefinida.
- Definiu les planificacions de disposició. Tot i que no és obligatori, podeu associar una planificació
de disposició amb una entitat en crear aquesta entitat.
A més a més, si la solució IBM Enterprise
Records inclou l'ús de tipus de registre,
heu de definir una planificació de disposició per poder crear-ne el tipus de registre associat. Per obtenir més informació sobre les planificacions de disposició, consulteu el tema sobre definició d'una planificació de disposició.
- Afegiu tipus de registres de forma opcional. Aquesta acció proporciona una manera d'associar
un registre a una planificació de disposició. Aquest mètode és diferent del
que està actualment associat amb la categoria de registres pare o la carpeta de registres.
Per obtenir més informació sobre tipus de registres, consulteu el tema associat a
tipus de registres.
- De forma opcional, podeu realitzar una classe o personalització de propietat qualsevol, com ara
la subclassificació de les classes de l'IBM Enterprise
Records,
l'addició de propietats a classes i la personalització de la forma com les propietats es mostren a
la interfície d'usuari. Per obtenir més informació sobre classes i propietats,
consulteu els temes sobre creació de subclasses, addició de propietats i classes i
personalització de la mostra de propietats.
- Si la solució IBM Enterprise
Records inclou la gestió de registres físics,
afegiu ubicacions. Quan s'afegeix una entitat física, com ara una carpeta de registres físics, cal
proporcionar-ne la ubicació. Per obtenir més informació sobre ubicacions, consulteu el tema sobre
l'addició d'una ubicació.
- Afegiu el pla de fitxers. Per obtenir més informació, consulteu el tema sobre
l'addició d'un pla de fitxers.
- Creeu la jerarquia del pla de fitxers, cosa que inclou l'addició de categories de registres i l'addició
de carpetes de registres. Per obtenir més informació sobre la jerarquia d'un pla de fitxers,
consulteu els temes sobre addició de categories de registres i
carpetes de registres.
- Un cop hàgiu creat el pla de fitxers, torneu a visitar els paràmetres de configuració existents de IBM Enterprise
Records i realitzeu algunes tasques de configuració addicionals. Per obtenir un resum sobre configuració, consulteu el tema sobre d'informació general sobre configuració.
- Per obtenir informació sobre la migració d'un pla de fitxers des d'un magatzem d'objectes
a un altre, consulteu el tema sobre l'eina d'importació i exportació de plans de fitxers. Un exemple de migració és moure un pla de fitxers des d'un entorn de desenvolupament o prova a un
entorn de producció.