エンティティーの場所を変更するときは、対象のエンティティーとそのすべてのコンテンツをファイル・プランの別の場所に移動します。 レコード・カテゴリーとレコード・フォルダーの場所を変更できます。 それを行うと、
そのカテゴリーまたはフォルダー内にあるすべてのサブカテゴリー、フォルダー、ボリューム、およびレコードも、場所が変更されます。 エンティティーの場所は、ファイル・プラン内の指定の宛先に変更されます。
このタスクについて
レコードの場所を変更するには、レコードの移動に関するトピックを参照してください。 レコード・カテゴリーやレコード・フォルダーの場所を変更できるのは、レコード・マネージャーまたはレコード管理者のみです。 レコード・カテゴリーまたはフォルダーの場所を変更する際には、いくつかの事柄に注意する必要があります。
- レコード・カテゴリーは、レコード・フォルダーを持たないカテゴリーにしか移動できません。
- レコード・フォルダーにはサブフォルダーを追加できないため、レコード・フォルダーを別のレコード・フォルダーに移動することはできません。
- レコード・フォルダーをファイル・プランのルート・レベルに移動することはできません。
レコード・フォルダーはレコード・カテゴリーの下位にのみ配置でき、ファイル・プランの直下に置くことはできません。
- 宛先のカテゴリーに場所を変更できるように、そのカテゴリーを開いてアクティブな状態にしておく必要があります。 場所を変更するソース・エンティティーについては、非アクティブまたは閉じた状態でもかまいません。
- 移動先のカテゴリーにエンティティーを追加するための適切なアクセス権が必要です。
手順
レコード・カテゴリーまたはレコード・フォルダーの場所を変更するには、次のようにします。
- 場所を変更するカテゴリーまたはフォルダーを選択します。
- 名前を右クリックして、「場所の変更」を選択します。 続いて次の手順を実行します。
- 理由を設定するには、別の場所にエンティティーを移動する理由を入力します。
- 次の手順に進む場合は 「次へ」、エンティティーを移動する手順を終了する場合は 「キャンセル」 をクリックします。
- 宛先を設定するには、選択したカテゴリーまたはフォルダーの移動先となるレコード・カテゴリーを選択します。
- 廃棄スケジュールを設定する場合は 「次へ」 をクリックします。 設定しない場合は、「場所の変更」 をクリックして選択した移動先にエンティティーを移動します。
- 廃棄を設定するには、「スケジュールの参照」をクリックして、廃棄スケジュールを選択します。 スケジュール名の下の「選択」をクリックします。 この操作により、廃棄スケジュールを伝搬する方法を指定するためのメニューが追加されます。 この手順では、エンティティーの現行の廃棄スケジュールを変更できます。 ここで関連付けた廃棄スケジュールは、エンティティーの場所を変更した後に有効になります。 廃棄スケジュールの継承については、廃棄スケジュールに関するトピックを参照してください。
- 次のいずれかのオプションを選択します。
- 継承するすべてのエンティティーに新しい廃棄スケジュールを伝搬させる: このオプションは、場所を変更するカテゴリー内のすべてのサブカテゴリー、フォルダー、およびレコードに影響します。
- 新しい廃棄スケジュールを伝搬させない: このオプションは、移動するコンテナーのみに影響し、そのコンテンツには影響しません。 サブカテゴリーの場所を変更する場合、
そのサブカテゴリーのフォルダー、ボリューム、およびレコードは影響を受けません。
- すべての直接の子と、すべての継承するサブエンティティーに新しい廃棄スケジュールを反映する: このオプションは、場所を変更するコンテナーの直下の全レベルに影響します。フォルダーの場所を変更する場合、そのボリュームおよびレコードも影響を受けます。
- 必要に応じて、テキスト・ボックスに廃棄権限を入力します。
- 「場所の変更」をクリックします。