Poistotoiminto on toiminto, joka toteutetaan yksiköille, kun niiden katkaisupäivämäärä on ohitettu tai kun yksiköiden poistovaiheeseen määritetty säilytysaika on kulunut. Jokaiseen luotavaan toimintoon on määritettävä oletusarvoinen käsittelyreitti, paitsi Automaattinen tuhoaminen -toimintoon. Kun järjestelmä toteuttaa toiminnon, järjestelmä suorittaa toimintoon liitetyn käsittelyreitin, kun se vastaanottaa vahvistuksen valtuutetulta käyttäjältä.
Poistoaikataulua määritettäessä määritetään toiminto, jonka katkaisuun määritetty poistoliipaisin aloittaa. Voit myös määrittää toiminnon jokaiseen poistoaikatauluun luotavaan poistovaiheeseen.
Muistutus: Vain arkiston pääkäyttäjä tai asiakirjojen hallinnoija (Base- ja DoD-tietomalleissa)
voi luoda, muokata tai poistaa toimintoja.
Toimintojen tyypit
IBM® Enterprise
Records -ohjelmassa voidaan luoda seuraavia järjestelmään ennalta määritettyjä toimintotyyppejä:
- Arviointi: Tämä toimintotyyppi noutaa valtuutetun käyttäjän arvioimia
asiakirjoja. Arvioinnissa järjestelmä tutkii yksikön arkistosta poiston tilan ja selvittää, voidaanko yksikkö poistaa arkistosta.
- Vienti: tämä toimintotyyppi vie tai kopioi asiakirjat toiseen tietovarastoon.
- Siirto: tämä toimintotyyppi siirtää asiakirjat
arkistoon pysyvästi säilytettäviksi.
- Tuhoaminen: tämä toimintotyyppi poistaa asiakirjat
pysyvästi.
- Väliaikainen siirto: tämä toimintotyyppi siirtää asiakirjat väliaikaisesti johonkin toiseen sijaintiin.
- Katkaisu: tämä toimintotyyppi sulkee yksiköt, kun niiden katkaisupäivä on ohitettu.
- Tärkeän asiakirjan arviointi: tämä toimintotyyppi ajoittaa
tärkeiden asiakirjojen säännölliset arvioinnit.
- Automaattinen tuhoaminen: Poistaa asiakirjat pysyvästi
ilman käsittelyreittiä. Järjestelmä poistaa asiakirjat heti,
kun niiden säilytysaikataulu päättyy.