管理者可以利用幾種方式來自訂與工作流程、記錄宣告項目範本、搜尋和報告相關的
IBM® Enterprise
Records。
自訂類別和內容
IBM Enterprise
Records
支援建立某些實體類別的子類別。您可以新增以下類別的子類別:
- 電子記錄資料夾
- 混合記錄資料夾
- 實體儲存器
- 產品盒
- 實體記錄資料夾
建立子類別有幾個原因。其中一個原因是需要其他(自訂)內容,這些內容只會套用至
IBM Enterprise
Records 提供之類別的子集。
另外一個原因是需要只在一個子集上作業,例如訂閱子類別的事件或審核事件。
您也可以新增自訂內容至現有類別。
您可以修改 IBM Enterprise
Records 應用程式中的內容顯示方式。
例如,您可以修改內容的顯示名稱,和指定預先設定的內容值。
如需相關資訊,請參閱相關主題。
自訂工作流程
IBM Enterprise
Records 提供了若干工作流程,可讓工作流程自動完成記錄管理作業,例如,在刪除實體之前審查實體。您可以修改這些工作流程、自訂這些工作流程以用於組織的程序。
例如,您可以新增步驟、刪除現有步驟或修改工作流程中的事件順序。
修改工作流程的定義即可修改順序。
如果組織的商業程序需要 IBM Enterprise
Records 未包含的工作流程,您可以建立新的工作流程。
如需資訊,請參閱「建立與修改工作流程」主題。
自訂記錄宣告項目範本
如果要使宣告記錄程序更有效,您可以建立用於宣告記錄的項目範本。範本指定了預設資訊,例如記錄類別、檔案計劃位置和內容。
範本也會隱藏部分精靈頁面,以加快輸入程序,或防止使用者看到預設的值。
IBM Enterprise
Records 包含一個用來宣告實體記錄的項目範本。您可以修改該範本,並且可以建立用於宣告實體記錄和電子記錄的新範本。
當您儲存用來宣告實體記錄的項目範本時,請將檔案放在 POS\RecordsManagement\Templates
資料夾中,以便能夠在 IBM Enterprise
Records 應用程式中見到這個範本。如需相關資訊,請參閱「建立項目範本」主題。
自訂搜尋
IBM Enterprise
Records
應用程式包含搜尋標籤,可供使用者在檔案計劃中快速尋找實體。但是,您可以建立有助於執行更複雜搜尋的儲存搜尋和搜尋範本。儲存搜尋是使用者選取後會自動執行的完全搜尋。搜尋範本是允許使用者互動的部分完全搜尋。
IBM Enterprise
Records 提供一個搜尋範本,其中包含
IBM Enterprise
Records 專用於實體的某些一般性質的搜尋準則。
當您儲存要用於 IBM Enterprise
Records 的儲存搜尋或搜尋範本時,請務必將「應用程式名稱」內容值設為 IBM Enterprise
Records。
自訂報告
IBM Enterprise
Records 包含一些報告,可提供利用 IBM Enterprise
Records 執行之各種活動的統計視圖。您可以自訂這些報告。
例如,您可以新增和刪除欄位,或修改報告參數。
您可以建立在 IBM Enterprise
Records 應用程式中顯示的新報告。
如需相關資訊,請參閱自訂和建立報告的相關主題。