Puede agregar una retención de disposición al sistema
o modificarla posteriormente. Al crear una retención de disposición puede configurar las condiciones para categorías de registros, carpetas de registros, volúmenes y registros. Un proceso programado de limpieza de retenciones determina si alguna entidad satisface las condiciones
de las retenciones. Si es así, la retención se aplica automáticamente.
Una retención
de disposición sin condiciones solo se puede aplicar manualmente. También puede aplicar una retención condicional manualmente, pero es posible que no pueda eliminarla manualmente.
Acerca de esta tarea
Para obtener más información, consulte el tema de eliminar una retención de disposición.
También se conoce a las retenciones condicionales como retenciones dinámicas. Las nuevas entidades que
cumplen las condiciones de una retención se colocan en retención dinámicamente durante
la próxima ejecución de Limpieza de retenciones. Debe considerar cuidadosamente los criterios que utiliza para
las retenciones condicionales, de manera que no se coloquen varias entidades en retención involuntariamente.
Cuando configure las condiciones de una retención, utilice el enlace de Vista previa para ver
qué entidades se ven afectadas. El enlace de
Vista previa utiliza
el modo de búsqueda Estática y es posible que los resultados que le devuelve
no estén completos. Para obtener más información sobre la definición de los Resultados Max de las búsquedas estáticas, consulte el tema de personalización de su página de búsqueda.
Procedimiento
Para agregar una retención de disposición:
- Inicie la sesión como Gestor de registros o Administrador de registros y acceda al FPOS donde desee crear una retención.
- Seleccione la ficha Disposición.
- Pulse en Retenciones:

- Pulse en Agregar retención:

Resultados
Para definir las propiedades de retención:
- Introduzca el nombre de la retención.
- Especifique un motivo para agregar esta retención.
- Seleccione el tipo de retención.
- Desde el menú Activo, seleccione Verdadero si
desea activar la retención inmediatamente. La retención debe estar activa para colocarla en una entidad, manualmente o mediante la limpieza de retenciones. Seleccione Falso (valor predeterminado) para dejarla desactivada por ahora.
- Pulse Siguiente para establecer las condiciones que colocarán
retenciones mediante el Barrido de retenciones, o pulse Finalizar (o Cancelar).
Si finaliza sin configurar ninguna condición, esta retención solo se puede colocar manualmente. La Limpieza de retenciones lo ignora.
Definir condiciones (opcional)
Puede configurar las condiciones de registros, categorías, volúmenes o carpetas de registros. En cada caso, especifique una o más propiedades, un operador, un valor y un tipo de unión para especificar las relaciones entre diversas propiedades. En el caso de registros, también puede especificar una búsqueda de contenido.
Si configura las condiciones y la retención está
activa, la Limpieza de retenciones automáticamente aplica la retención a las entidades que
cumplen con el criterio.
Para seleccionar un conjunto de propiedades:
- Pulse Cambiar en la entidad en la cual
quiere especificar las condiciones.
- En los menús, seleccione las propiedades que desee utilizar.
- Una vez haya definido los valores, pulse en Aceptar cambios.
Todos los tipos de entidades funcionan del mismo modo. Después de seleccionar el conjunto de propiedades,
utilice los siguientes procedimientos. Para configurar los criterios de las propiedades:
- Seleccione un operador en el menú para cada propiedad. Los operadores disponibles cambian según el tipo de propiedad.
- Especifique un valor para cada propiedad. Escriba texto sin formato, haga una selección de un menú o
seleccione una fecha.
- Configure la relación (tipo de unión) entre dos propiedades. AND significa
que ambas deben ser verdaderas; OR significa que una debe ser verdadera.
Si deja el valor de una propiedad en blanco, no se utilizará como criterio
a menos que seleccione el operador IS NOT NULL.
Restricción: El
filtro que establece estas condiciones no admite los caracteres de porcentaje (%)
o ampersand (&).
Para seleccionar una fecha:
- Haga clic en el icono de calendario.
- Haga clic en el día que desea seleccionar. El día predeterminado es el actual.
- Haga clic en << o >> para cambiar el año, un año a la vez o haga clic y mantenga pulsado el botón para mostrar una lista de años. Si el año que desea no aparece en la lista, seleccione el año más cercano, haga clic y mantenga pulsado el botón para obtener una nueva lista.
- Pulse en < o > para cambiar el mes, un mes a la vez o pulse y mantenga pulsado el botón para que aparezca una lista de meses.
Para eliminar información de fechas especificada anteriormente, haga clic en Eliminar.
Atención: Para EE.UU., el formato de fecha corta es mm/dd/aa.
Si el año es mayor de 29, la aplicación utiliza el año 19XX. Si el año es 29 o menor, la
aplicación almacena la fecha como 20XX. Este
formato puede ser un problema para los modelos de datos Confidencial de DoD porque
la fecha de desclasificación puede ser 25 años a partir de la fecha actual. En 2008, este
formato provocaría que el año 2033 se almacenara como 1933 en cambio.
Por ello, en el caso de Confidencial de DoD, el formato corto de fecha se cambia a mm/dd/aaaa. Ese cambio es visible en el asistente de Clasificación, la página de información del Clasificación y las páginas de acción. Los demás formatos como medio, largo y completo siguen funcionando como antes. Para evitar confusiones en las fechas, configure las preferencias de Application Engine o de Workplace XT para utilizar el
formato largo de año. Debe cerrar la sesión de IBM® Enterprise
Records e iniciarla de nuevo para que la preferencia sea efectiva inmediatamente.
Para especificar el contenido
(solo registros):
- En el cuadro de texto Contenido contiene, escriba el texto que incluir en la búsqueda. Para obtener más información, consulte el tema definir y ejecutar una búsqueda.
- En el menú in, seleccione Metadatos (para buscar el texto
en las propiedades del registro) o Contenido (para buscar el texto en el documento declarado).
- Configure el operador en AND para indicar que
la entidad debe incluir el texto que introdujo Y cualquier propiedad (que se especificó
anteriormente) también debe ser verdadera. Configure el operador como OR si el contenido o las condiciones de la propiedad deben ser true.
Para eliminar una propiedad, hágalo por medio de una de las siguientes opciones:
- Haga clic en Cambiar, seleccione el área en blanco en la parte superior de la lista de propiedades y haga clic en Aceptar cambios para eliminar inmediatamente la propiedad.
- Haga clic en la casilla de verificación en la columna Eliminar para que se elimine la propiedad cuando termine de agregar o actualizar la retención.
Para ver la presentación preliminar de una condición:
- Para cada tipo de entidad que tenga valores condicionales, haga clic en su enlace Vista previa para ver
una lista de entidades que califican usando las condiciones que especificó.
- Vea la presentación preliminar para comprobar que solo coloca las retenciones en las entidades deseadas. El número total de entidades que se muestran puede ser tan alto como
los que se han establecido en las preferencias del sitio Application Engine o Workplace XT. El
número que aparece es el número Máximo de elementos devueltos por las búsquedas.
- Si fuera necesario, introduzca texto en el cuadro Filtro y haga clic en Ir para reducir el número de entidades que aparecen o para ver un conjunto específico de entidades. El filtro se basa en el nombre de la entidad. Los nombres de las entidades
que contienen los caracteres que escriba se conservan en la lista; todos los demás desaparecen.
- Pulse en Restablecer para eliminar los caracteres que ha introducido y de nuevo en Ir para ver la lista completa.
- Haga clic en el enlace Cerrar cuando haya terminado.
Modificar
una retención de disposición
Puede editar o eliminar las condiciones de retención antes
de que la Limpieza de retenciones aplique una retención a una entidad. Para modificar una retención de disposición:
- Seleccione la ficha Disposición.
- Haga clic en Retenciones y busque la retención. Para obtener una lista más corta, escriba los primeros caracteres del nombre en el cuadro Filtro y pulse Ir.
- Seleccione Obtener información en relación con la retención que desee modificar.
- De la lista de páginas de información, seleccione la página que quiere
modificar y utilice los procedimientos anteriores. Si está modificando la seguridad, consulte el tema de configuración de seguridad.
- Haga clic en Aplicar cuando haya finalizado.