Il se peut que vous ayez besoin de suspendre le planning d'élimination normal pour une ou plusieurs entités afin de garantir leur disponibilité au-delà de la période de conservation validée. Ceci peut se produire par exemple dans le cadre d'une affaire judiciaire ou d'une enquête, au cours de laquelle vous ne pouvez éliminer les enregistrements, indépendamment de leur période de conservation. Dans ce type de situation, vous pouvez marquer ces enregistrements ou le conteneur contenant ces enregistrements d'une mise en attente d'élimination.
Par la suite, vous pouvez lever la mise en attente d'élimination pour poursuivre les actions d'élimination.
- Mettre en attente d'élimination une catégorie d'enregistrement, un dossier d'enregistrement, un volume ou un enregistrement. En outre, effectuez la mise en attente avant la date limite ou pendant l'une des phases postérieures à la date limite. La mise en attente d'un conteneur s'applique à l'ensemble des entités qu'il contient.
Tant que la mise en attente est effective, le système n'exécute pas le flux de travaux lié à l'action d'élimination applicable à l'entité. En d'autres termes, le planning d'élimination associé devient temporairement inactif. De plus, personne ne peut supprimer manuellement des entités en attente.
- Placez plusieurs mises en attente d'élimination sur une même entité. Les mises en attente peuvent être effectuées manuellement ou de façon conditionnelle, selon les critères que vous spécifiez.
Pour les mises en attente conditionnelles, un balayage trouve les entités qui répondent aux critères et les met en attente automatiquement. Les mises en attente conditionnelles s'appliquent de façon dynamique. Les entités qui répondent aux critères de mise en attente peuvent être ajoutées à tout moment. Ces entités peuvent être mises en attente lors du prochain balayage des mises en attente planifié.
- Lorsque vous mettez une entité en attente, vous devez préciser le type de mise en attente d'élimination qui doit être utilisé. Vous devez donc d'abord configurer des mises en attente d'élimination en les ajoutant au système. Les mises en attente peuvent être actives ou inactives. Les entités ne peuvent être marquées que par une mise en attente active.