IBM Enterprise Records Version 5.1.2    

Manuelles Zurückstellen von Entitäten

Rückstellungen der Aussonderung können vom Rückstellungsscanvorgang auf Entitäten angewandt werden, wenn die Rückstellungen bedingter Natur sind. Aber es ist auch möglich, Rückstellungen der Aussonderung von Hand vorzunehmen. Eine Rückstellung unterbricht den normalen Aussonderungsprozess, meist im Zusammenhang mit Gerichtsverfahren oder mit Audit-Prüfungen. In Rückstellung befindliche Einheiten können nicht manuell gelöscht werden. Sie können Rückstellungen auf eine oder mehr Schriftstückkategorien, Schriftstückordner, Bände oder Schriftstücke anwenden. Sie können eine Rückstellung der Aussonderung vor dem Abgrenzungsdatum oder während einer der Phasen nach dem Abgrenzungsdatum vornehmen.

Informationen zu diesem Vorgang

Nur der Schriftgutmanager und der Schriftgutadministrator können Einheiten zurückstellen. Um dieses Vorrecht anderen Benutzern einzuräumen, sind die folgenden Rechte erforderlich: Weitere Informationen finden Sie im Thema über FileNet P8-Zugriffsberechtigungen. Das folgende Verfahren beschreibt, wie eine Rückstellung der Aussonderung vorgenommen wird. Bevor Sie dieses Verfahren abschließen können, müssen Sie dem System Rückstellungen der Aussonderung hinzufügen.

Vorgehensweise

So wenden Sie eine Rückstellung der Aussonderung an:

  1. Navigieren Sie zu den Entitäten, die Sie manuell zurückstellen wollen, oder suchen Sie danach.
  2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für eine oder mehrere Einheiten. Sie können auch mit der rechten Maustaste auf eine Entität klicken und stattdessen das Menü verwenden.
  3. Wählen Sie im Menü Mehrfachauswahlaktionen die Option Zurückstellen aus.
  4. Aktivieren Sie in der Liste der verfügbaren Rückstellungen ein oder mehrere Kontrollkästchen für die Rückstellungen, die Sie auf die Entität anwenden wollen. Sie können die Details einer Rückstellung anzeigen, indem Sie auf das zugehörige Symbol Informationen abrufen klicken.
  5. Klicken Sie auf "Rückstellen", um die ausgewählten Rückstellungen zu aktivieren, oder klicken Sie auf "Beenden", um das Verfahren abzubrechen und die Seite zu schließen.
  6. Klicken Sie auf der Bestätigungsseite auf "OK".

Ergebnisse

Nachdem Sie oder der Rückstellungsscanvorgang eine Rückstellung der Aussonderung für eine Entität angewendet haben, wird das Symbol Zurückstellen neben dem Entitätsnamen auf der Seite Durchsuchen angezeigt: Symbol 'Zurückstellen'. Wenn das Symbol Zurückstellen nicht sofort angezeigt wird, klicken Sie auf den letzten Link im Pfad, um die Seite Durchsuchen zu aktualisieren.
Wichtig: Wenn Sie eine bedingte Rückstellung manuell auf eine Entität anwenden, die mit den Bedingungen der Rückstellung übereinstimmt, wird die Rückstellung bei der nächsten Ausführung des Rückstellungsscanvorgangs erneut angewendet. Bei dem Scanvorgang wird sie als bedingte Rückstellung definiert, die nur durch den Rückstellungsscanvorgang entfernt werden kann. Wählen Sei zum Entfernen der Rückstellung Anforderung zur Rückstellungsaufhebung auslösen aus dem Menü der Entität aus. Die Rückstellung wird dann während der nächsten Ausführung des Rückstellungsscanvorgangs entfernt.


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Letzte Aktualisierung: November 2013
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