Existem várias informações disponíveis sobre algumas das tarefas de administração e manutenção contínua específicas para o IBM® Enterprise Records.
Consulte os sistemas de ajuda seguintes de administração do FileNet P8 para obter informações adicionais sobre administração:
Existem várias tarefas que um administrador pode executar utilizando a IBM Administration Console for Content Platform Engine. Estas tarefas (como configurar auditorias) estão documentadas neste sistema de ajuda online. No entanto, não pode utilizar a IBM Administration Console for Content Platform Engine para outras acções porque tal poderia resultar na corrupção dos dados e noutros problemas graves Especificamente, não execute as seguintes acções utilizando a IBM Administration Console for Content Platform Engine:
Esta lista não é exaustiva. Execute apenas as tarefas que se encontram documentadas na ajuda online. Executar outras acções com a IBM Administration Console for Content Platform Engine pode danificar os dados ou causar outros problemas graves.
O Manual de Instalação e Actualização do IBM Enterprise Records pode incluir instruções para utilizar a IBM Administration Console for Content Platform Engine para efectuar operações que são efectuadas por um administrador durante uma instalação ou actualização. Exemplos:
Configure armazenamentos de objectos separados para o plano de ficheiros e documentos que foram declarados como registos. Um armazenamento de objectos de plano de ficheiros contém a estrutura do plano de ficheiros, enquanto que o armazenamento de objectos compatível com registos contém documentos, alguns dos quais declarados como registos. Existem vários dos utilizadores com acesso ao ROS que não têm acesso às entidades que constituem o plano de ficheiros no FPOS. Pode ter mais de um ROS associado a um FPOS.
Depois de configurar o plano de ficheiros e começar a declarar registos, as alterações num armazenamento de objectos de produtos deverão ser mínimas. Se for necessário eliminar um armazenamento de objectos após a declaração de registos, existe um procedimento específico para evitar problemas a declarar registos num armazenamento de objectos novo. Este procedimento consiste em limpar as preferências do Workplace antes de eliminar o armazenamento de objectos.
Se um armazenamento de objectos for eliminado antes de repor as preferências do sítio e do utilizador para outro armazenamento de objectos, será apresentada uma mensagem quando aceder ao armazenamento de objectos. Esta mensagem indica quais os FPOS seleccionados e o motivo. É também incluída uma ligação para configurar o FPOS requerido. O sistema selecciona um armazenamento de objectos de acordo com as seguintes directrizes.
Se eliminar o armazenamento de objectos antes de limpar as preferências, terá de suprimir todas as preferências. Elimine, mude o nome ou mova o bootstrap.properties. É reconstruído automaticamente.
As seguintes tarefas de manutenção do sistema do IBM Enterprise Records fazem parte das tarefas normalmente executadas na maior parte dos sítios. Utilize a lista de verificação no gráfico seguinte, como referência para determinar quando é necessário executar tarefas específicas de manutenção do sistema para o IBM Enterprise Records.
Diariamente | Semanalmente | Mensalmente | Conforme necessário |
---|---|---|---|
Registo de varrimento de monitorização | Exportar registos de auditoria | Registo de varrimento de arquivo/eliminação | Resolução de problemas do Configurar a criação de registos |
O servidor do Content Platform Engine pode ser activado para utilizar um servidor do FileNet Image Services como um dispositivo de armazenamento de conteúdo fixo ou um dispositivo de captura de volume elevado. Isto significa que o conteúdo de um documento do Content Platform Engine pode ser armazenado num servidor do FileNet Image Services como um documento do FileNet Image Services. A funcionalidade opcional que permite esta função é denominada Content Federation Services for Image Services (CFS-IS).
Quando utilizar um sistema CFS-IS com o IBM Enterprise Records, não defina uma data de validade em documentos que estejam armazenados num sistema doFileNet Image Services . Não existe um método automatizado para o utilizador administrativo do CFS-IS no sistema do FileNet Image Services distinguir entre os documentos do IBM Enterprise Records colocados em retenção e que não podem ser eliminados e os documentos que podem ser eliminados.
Em alguns casos, as operações que pode executar nestes documentos dependem da forma como o documento do FileNet Image Services foi introduzido no sistema e se as propriedades do documento do FileNet Image Services estão propagadas no servidor do Content Platform Engine. Quando o servidor do FileNet Image Services for utilizado como um dispositivo de armazenamento de conteúdo fixo, o conteúdo do documento é adicionado ao servidor do FileNet Image Services através de aplicações do CE. Neste tópico, estes documentos são designados por documentos CE-IS de Tipo A. Quando o servidor do FileNet Image Services for utilizado como um dispositivo de captura de volume elevado, o conteúdo do documento é adicionado ao servidor do FileNet Image Services através de aplicações do FileNet Image Services. Estes documentos são designados por documentos CE-IS de Tipo B.
Utilizando o IBM Enterprise Records, pode gerir estes documentos como registos praticamente da mesma forma que efectua a gestão de outros documentos do CE como registos. Esta secção descreve algumas diferenças de comportamento do IBM Enterprise Records ao trabalhar com estes tipos de documentos. Esta secção também inclui outras informações que deve ter em consideração ao gerir estes tipos de documentos.
Pode definir uma subscrição de forma a que, quando os documentos do FileNet Image Services forem migrados para o armazenamento de objectos, os documentos sejam automaticamente declarados como registos. Para que esta declaração automática ocorra, certifique-se de que a classe de documento dos documentos migrados subscreve a acção de evento e que a acção de evento activa o evento Dar entrada. Para obter mais informações, consulte o tópico de ajuda "Configurar a declaração automática dos registos".
Se um documento do FileNet Image Services estiver acessível através das aplicações do Image Services ou APIs, não existem mecanismos do CE para impedir que o documento seja alterado ou eliminado. Mesmo que seja declarado como um registo. Por isso, deve colaborar com o administrador de sistema do FileNet Image Services para garantir que a segurança do FileNet Image Services está definida adequadamente para permitir a modificação e eliminação de documentos do IS.
As classes de documento do FileNet Image Services incluem parâmetros de retenção que especificam quando os documentos podem ser eliminados. O IBM Enterprise Records não interage com estas definições de retenção do IS. Por isso, deve colaborar com o administrador do sistema do FileNet Image Services para se assegurar de que estas definições de retenção estão correctamente configuradas, para que os documentos do FileNet Image Services declarados como registos não sejam eliminados em resultado destas definições.
Pode declarar documentos do FileNet Image Services catalogados no CE, utilizando qualquer um dos mecanismos de declaração disponíveis. Por exemplo, esta declaração pode ser do Workplace, MS Office, MS Outlook, acções de eventos, fluxos de trabalho e da API de Java do IBM Enterprise Records. Não pode seleccionar apenas um elemento de um documento de vários elementos para ser um registo. Se um documento de vários elementos for declarado como um registo, todos os elementos são considerados parte do registo.
Um utilizador sem registo, que tenha acesso a um documento, não pode aceder à página de informações do documento depois de um utilizador com registo declarar o documento como um registo. Esta limitação de acesso de utilizadores sem registo é predefinida.
Se a catalogação estiver activada no servidor do FileNet Image Services, as propriedades do documento do FileNet Image Services mapeadas para propriedades do documento do CE são armazenadas no servidor do FileNet Image Services e no servidor do CE. Quaisquer actualizações a propriedades do documento do FileNet Image Services são automaticamente propagadas para o documento do CE associado. Contudo, as actualizações de propriedades de documento do CE não irão afectar as propriedades do registo associado ao documento.
Se o documento for um documento CE-IS de Tipo A, uma pesquisa baseada em conteúdo irá localizar o registo associado ao documento. Esta capacidade é true se a CBR estiver configurada no armazenamento de objectos em que o documento existe. Contudo, se o documento for um documento CE-IS de Tipo B, uma pesquisa baseada em conteúdo não irá localizar o documento.
Quando elimina um registo, o documento do CE correspondente também é eliminado. Se o conteúdo do documento do CE estiver armazenado na cache permanente do servidor do FileNet Image Services e não no suporte de armazenamento, a eliminação irá remover o documento do FileNet Image Services da cache. Contudo, se o conteúdo do documento do CE for armazenado no suporte de armazenamento do servidor do FileNet Image Services, eliminar um registo não remove o conteúdo do suporte. Para obter mais informações sobre como os dados de um documento são eliminados de um servidor do FileNet Image Services, incluindo informações sobre como apagar suportes de armazenamento do FileNet Image Services, consulte o tópico Expired Documents and Folders na secção Database Maintenance Overview do IBM FileNet Image Services System Administrator's Handbook.
Quando copia um registo, o registo, o documento do CE associado e o documento do IS associado também serão copiados. Em todos os casos, a operação de cópia do registo resulta num documento CE-IS de Tipo A, mesmo que o documento original seja um documento CE-IS de Tipo B.
O mesmo ocorre quando importa um registo. O documento associado do registo importado é sempre um documento CE-IS de Tipo A, mesmo que anteriormente, quando o exportou, fosse um documento CE-IS de Tipo B.
Durante o ciclo de desenvolvimento, monitorize o desempenho do sistema para se certificar de que a implementação decorre da forma mais eficaz possível. Utilize o IBM System Dashboard for Enterprise Content Management, que fornece um mecanismo centralizado para recolher e distribuir dados de desempenho em produtos de software IBM FileNet instalados, independentemente do sistema operativo. Os dados de desempenho recolhidos podem ser disponibilizados para as funções predefinidas do IBM System Dashboard for Enterprise Content Management para utilização em sítios sem normalização numa consola de gestão. Para obter mais informações sobre como utilizar o IBM System Dashboard for Enterprise Content Management, consulte o tópico "Utilizar o IBM System Dashboard for Enterprise Content Management".
O IBM FileNet P8 Troubleshooting Guide contém informações sobre resolução de problemas nos componentes do FileNet P8 Platform, incluindo o IBM Enterprise Records, o Content Platform Engine, o Application Engine e o Workplace. Para descarregar a documentação da página de suporte IBM, consulte a ligação externa no fim deste tópico.