IBM Enterprise Records, versio 5.1.2    

Yksikköön liitetyn poistoaikataulun muutto

Toisinaan yksikköön liitetty poistoaikataulu ei palvele tarkoitustaan. Tällöin voit liittää yksikköön jonkin toisen poistoaikataulun. Kun yksikkö on perinyt poistoaikataulun päätason yksiköltä, haluat ehkä liittää siihen jonkin muun ylätason yksikön aikataulun. Tai haluat ehkä poistaa nykyisen poistoaikataulun toistaiseksi.

Tietoja tästä tehtävästä

Jos toinen poistoaikataulu määritetään silloin, kun yksiköt, joihin poistoaikataulu vaikuttaa, on jo katkaistu, määritys muuttaa yksikköjen edellistä arkistosta poistoa. Arkistosta poiston tarkistus hylkää aiemmat laskelmat ja alkaa alusta käyttämällä uutta poistoaikataulua. Valtuutetut käyttäjät voivat liittää uuden poistoaikataulun yksikköön. Tällaisia käyttäjiä ovat asiakirjojen hallinnoijat ja arkiston pääkäyttäjät DoD:ssä tai Basessa ja arvioijat Pro-standardissa.

Toimintaohjeet

Voit muuttaa säilöön liitettyä poistoaikataulua seuraavasti:

  1. Siirry yksikköön, jonka poistoaikataulua haluat muuttaa, ja napsauta sen Nouda tiedot -kuvaketta.
  2. Valitse Arkistosta poisto -vaihtoehto.
  3. Vaihtoehtoja on kolme. Voit tarkastella minkä tahansa määritetyn aikataulun tietosivuja napsauttamalla Nouda tiedot -kuvaketta.
    • Poistoaikataulu voi olla peritty. Peri-valintaruutu on valittuna. Voit katkaista periytymislinkin ja asettaa uuden aikataulun valitsemalla Selaa aikataulua tai Tyhjennä aikataulu.
    • Arkistostapoistoaikataulu voi näkyä luettelossa, mutta Peri-valintaruutua ei ole valittu. Voit käyttää arkistostapoistoaikataulua ja asettaa periytymislinkin pää- ja aliyksikön välille valitsemalla Peri-valintaruudun. Voit määrittää toisen aikataulun valitsemalla Selaa aikataulua tai Tyhjennä aikataulu.
    • Arkistostapoistotietoja ei ehkä ole. Voit asettaa arkistostapoistoaikataulun valitsemalla Selaa aikataulua.
  4. Valitse Valitse poistoaikataulu -ikkunasta poistoaikataulun nimen alapuolella oleva Valitse-vaihtoehto.
  5. Valitse näkyviin tulevasta valikosta haluamasi vaihtoehto, joka ilmaisee, kuinka haluat välittää uuden poistoaikataulun alisäilöihin. Kun määrität toisen poistoaikataulun, voit välittää aikataulun sen alisäilöihin seuraavilla tavoilla:
    • Välitä aikataulu kaikkiin suoriin alisäilöihin ja kaikkiin periviin alisäilöihin siitä riippumatta, ovatko ne perineet aiemman arkistostapoistoaikataulun. Tämä toiminto vastaa Lisää uusi arkistostapoistoaikataulu kaikkiin suoriin aliyksiköihin ja kaikkiin perittyihin alihakemistoihin -vaihtoehtoa. Tämä toiminto koskee myös ensimmäistä kertaa käytettäviä aikatauluja.
    • Välitä aikataulu vain niihin alisäilöihin, jotka ovat perineet aiemman arkistostapoistoaikataulun. Tässä tapauksessa niiden alisäilöjen poistoaikataulu jää muuttumatta, jotka eivät peri päätason yksikön poistoaikataulua. Tällä vaihtoehdolla uusi aikataulu periytyy vain, jos olet aiemmin perinyt aikataulun. Tämä toiminto vastaa Lisää uusi arkistostapoistoaikataulu kaikkiin periviin yksiköihin -vaihtoehtoa.
      Tärkeää: Poistoaikataulun määritys alisäilölle, joka on aiemmin perinyt saman aikataulun, katkaisee pää- ja alisäilön välisen linkin perinnän suhteen. Tällaista säilöä ei määritetä uuteen aikatauluun, jonka määrität sen pääsäilölle.
    • Älä välitä aikataulua mihinkään alisäilöön. Tässä tilanteessa vanhan arkistostapoistoaikataulun perineet alisäilöt ovat edelleen liitettyinä aikatauluun, mutta niitä ei luokitella periviksi yksiköiksi. Tämä toiminto vastaa Älä välitä uutta arkistostapoistoaikataulua -vaihtoehtoa.
  6. Voit halutessasi kirjoittaa arkistosta poiston valtuustiedot organisaatiosi yhteensopivuussääntöjen edellyttämällä tavalla.
    Huomautus: Valitulle arkistostapoistoaikataululle määritetty arkistosta poiston valtuus määritetään oletusarvon mukaan automaattisesti säilön arkistosta poiston valtuudeksi. Jos valitulle aikataululle ei ole asetettu arkistosta poiston valtuutta, säilölle määrittämääsi arkistosta poiston valtuutta käytetään. Jos arkistosta poiston valtuus on asetettu säilön luonnin yhteydessä, mutta arkistostapoistoaikataulua ei ole määritetty, aikataulun arkistosta poiston valtuus ohittaa aiemmin asetetun arkistosta poiston valtuuden.
  7. Tallenna muutokset valitsemalla Käytä.

Tulokset

Voit muuttaa asiakirjalajiin liitettyä poistoaikataulua seuraavasti:

  1. Siirry asiakirjalajiin (Arkistosta poisto -välilehdessä) ja napsauta sen Nouda tiedot -kuvaketta.
  2. Valitse ensin Arkistosta poiston ohjeet ja sitten poistoaikataulu (napsauta nimen alapuolella olevaa Valitse-painiketta).
  3. Napsauta Käytä-painiketta.


Palaute

Päivitetty viimeksi: Marraskuu 2013
change_disposal_schedule_of_entity.htm

© Copyright IBM Corp. 2013