Voit lisätä asiakirjakansion vain asiakirjaluokan alimman tason alle. Jos
asiakirjaluokka sisältää aliluokan, siihen ei voi lisätä asiakirjakansiota. Asiakirjakansion
voi lisätä vain aktiiviseen asiakirjaluokkaan. Asiakirjakansioon ei voi luoda alikansiota. Asiakirjakansio
voi sisältää vain taltioita tai asiakirjoja. IBM® Enterprise
Records
-ohjelman mukana toimitetaan neljänlajisia asiakirjakansioita. Niitä ovat sähköinen kansio, fyysinen kansio,
fyysinen laatikko ja yhdistelmäkansio. Toimipaikkasi voi luoda muita mukautettuja kansioita.
Tietoja tästä tehtävästä
IBM Enterprise
Records -ohjelman PRO-version asennuksessa
vain asiakirjojen hallinnoija tai arkiston pääkäyttäjä voi lisätä asiakirjakansion. DoD- ja
Base-asennuksissa asiakirjojen hallinnoijan ja arkiston pääkäyttäjän lisäksi käyttöoikeuden haltijat
voivat lisätä asiakirjakansion. Jos sinulla ei ole asiakirjakansion luontiin vaadittavaa
suojausoikeutta, voit aloittaa Luo asiakirjakansio -käsittelyreitin
Workplace -komponentista. Kun
aloitat tämän käsittelyreitin, asiakirjakansion luontipyyntö lähetetään asiakirjojen hallinnoijalle hyväksyttäväksi. Lisätietoja on
Asiakirjakansion luonti käsittelyreitin avulla -ohjeaiheessa. Oletusarvon mukaan uusi
asiakirjakansio perii kaikki ominaisuudet paitsi nimen, tunnuksen ja avauspäivämäärän päätason
yksiköstä. Voit muuttaa näitä perittyjä
arvoja.
Huomautus: Älä luo millekään
arkistonmuodostussuunnitelman tasolle yli sataa asiakirjaluokkaa ja asiakirjakansiota. Lisätietoja arkistonmuodostussuunnitelmista on Arkistonmuodostussuunnitelmat -ohjeaiheessa.
Toimintaohjeet
Voit lisätä asiakirjakansion seuraavasti:
- Kirjaudu sisään asiakirjojen hallinnoijana tai arkiston pääkäyttäjänä.
Selaa
arkistonmuodostussuunnitelmaa, jotta saat sen asiakirjaluokan käyttöösi, johon haluat luoda
asiakirjakansion.
- Valitse Lisää asiakirjakansio ja tee seuraavat
toimet.
- Voit asettaa luokan napsauttamalla sen lajin asiakirjakansiosta, jonka haluat luoda, ja siirry
sitten Määritä ominaisuudet -vaiheeseen valitsemalla Seuraava.
- Sähköisiin asiakirjakansioihin voidaan tallentaa sekä sähköisiä että fyysisiä asiakirjoja.
- Fyysisin asiakirjakansioihin voidaan tallentaa fyysisiä asiakirjoja.
- Laatikko on fyysisille asiakirjoille ja se voidaan määrittää mallintamaan varastoa.
- Yhdistelmäasiakirjakansioihin voidaan tallentaa sekä sähköisiä että fyysisiä asiakirjoja.
Lisätietoja kansiolajeista on Luokat, kansiot ja taltiot -ohjeaiheessa.
- Voit asettaa ominaisuudet antamalla ominaisuuksien arvoja tai muokkaamalla näkyvissä olevia ominaisuuksien
arvoja. Joitakin ominaisuuksia voi muokata suoraan tällä sivulla. Toisien arvojen muokkaus
edellyttää, että napsautat ominaisuuden nimeä. Punainen tähti osoittaa, että kyseiselle
ominaisuudelle on määritettävä arvo. Lisätietoja näkyvissä olevista ominaisuuksista on Ominaisuuksiin liittyvä viiteaineisto -ohjeaiheessa. Jos olet kirjoittamassa asiakirjamallia, joka
nimeää kansioon lisättävät asiakirjat automaattisesti, kirjoita malli suoraan tähän kenttään. Lisätietoja mallin muodostamisesta
on Nimeämismallin lisäys -ohjeaiheessa.
- Aseta asiakirjakansion poistoaikataulu valitsemalla
Seuraava
tai valitse toinen vaihe näytöstä.
Lopeta ohjattu asiakirjakansion lisäys valitsemalla
Peruuta.
- On kolme tapaa asettaa arkistosta poisto. Poistoaikataulu voi olla
valittuna valmiiksi. Peri-valintaruutu on valittuna. Arkistostapoistoaikataulu voi näkyä luettelossa, mutta Peri-valintaruutua ei ole valittu. Voit ottaa sen käyttöön valitsemalla
Peri. Arkistostapoistotietoja ei ehkä ole. Kaikissa tapauksissa valitse poistoaikataulu tai muuta sitä
valitsemalla Selaa aikataulua. Jätä arkistosta poisto tyhjäksi toistaiseksi
valitsemalla Tyhjennä aikataulu.
Voit tarkastella minkä tahansa määritetyn aikataulun tietosivuja
napsauttamalla Nouda tiedot -kuvaketta.
- Kun etsit aikataulua selaamalla, valitse Valitse-vaihtoehto sen
poistoaikataulun nimen alapuolelta, jonka haluat määrittää tähän kansioon.
- Määritä tarvittaessa arkistosta poiston valtuus, joka on määritetty asiakirjakansion
poistoa varten, kun on sen poistoaika. Valitulle arkistostapoistoaikataululle määritetty arkistosta poiston valtuus määritetään
oletusarvon mukaan automaattisesti asiakirjakansion arkistosta poiston valtuudeksi. Jos valitulle
aikataululle ei ole asetettu arkistosta poiston valtuutta, kansiolle määrittämääsi arkistosta
poiston valtuutta käytetään. Jos määrität arkistosta poiston valtuuden nyt ja
poistoaikataulun myöhemmin, aikataululle asetettu arkistosta poiston valtuus ohittaa
asiakirjaluokalle aiemmin asettamasi arkistosta poiston valtuuden.
Huomautus: Jos Näytä tärkeiden asiakirjojen vaihe, kun luot säilöjä -kohdan Sivuston asetukset- tai Käyttäjän asetukset -näyttöasetukseksi on määritetty Ei,
ohjelma piilottaa Määritä tärkeä asiakirja -vaiheen. Siirry alivaiheeseen l.
- Jos Määritä tärkeä asiakirja -vaihe on määritetty näytettäväksi
käyttäjän tai toimipaikan oletusasetusten perusteella, määritä asiakirjakansion tärkeä
asiakirja valitsemalla Seuraava. Voit vaihtoehtoisesti valita
toisen vaiheen näytöstä. Saat lisätietoja napsauttamalla tämän ohjeaiheen lopussa olevia Käyttäjän asetukset- ja Sivuston asetukset -linkkejä.
- Voit määrittää tämän kansion asiakirjat tärkeiksi valitsemalla Tärkeän asiakirjan
ilmaisin -valikosta vaihtoehdon Tosi. Jos asiakirjakansioon luodut asiakirjat edellyttävät
jatkuvaa arviointia ja päivitystä, voit merkitä asiakirjakansion tärkeäksi tässä vaiheessa. Kaikki kyseisessä kansiossa luodut asiakirjat luokitellaan silloin automaattisesti tärkeiksi.
- Kirjoita halutessasi tässä asiakirjakansiossa lisättävien tärkeiden asiakirjojen kuvaus.
- Valitse Tärkeän asiakirjan arviointitoiminto -valikosta toiminto,
joka käynnistetään tärkeiden asiakirjojen jaksollisella arviointi- tai päivitysjaksolla. Valikossa on luettelo aiemmin luoduista tärkeisiin asiakirjoihin liittyvistä toiminnoista. Lisätietoja on Toiminnon lisäys -ohjeaiheessa.
- Valitse Tärkeän asiakirjan arviointi- ja päivitysjakso -valikosta se
tapahtuma, joka käynnistää kansiossa tärkeiden asiakirjojen jaksollisen arvioinnin tai päivityksen. Valikossa on luettelo aiemmin luoduista toistuvista tapahtumista. Lisätietoja on
Toistuvan tapahtuman lisäys -ohjeaiheessa.
- Aseta suojaus ja lopeta kansion määritys valitsemalla Seuraava.
- Jos haluat asettaa suojauksen, arvioi nykyisiä suojausasetuksia. Lisätietoja on Suojausasetusten määritys -ohjeaiheessa. Suojausasetukset määrittävät ryhmät ja
käyttäjät, jotka voivat käyttää asiakirjakansiota, ja ne valvovat kullekin ryhmälle tai
käyttäjälle
myönnettyjä käyttöoikeuksia. FileNet P8 voi ohittaa tässä määrittämäsi suojausasetukset yksikössä asetetuilla suojausasetuksilla. Lisätietoja on Suojaus-ohjeaiheessa.
- Jos haluat muuttaa sivulla luetellun tietyn käyttäjän tai ryhmän käyttöoikeuksia, napsauta
käyttäjän tai ryhmän nimeä Otsikko-sarakkeessa. Suojausasetukset-sivu näkyy. Siinä voit määrittää eri käyttäjien ja
ryhmien suojausasetukset.
- Voit lisätä uusia käyttäjiä tai ryhmiä luetteloon valitsemalla Lisää
uusi -vaihtoehdon. Voit poistaa aiemmin määritetyn käyttäjän tai ryhmän luettelosta valitsemalla
kyseiselle käyttäjälle tai ryhmälle Poista-vaihtoehdon. Lisätietoja käyttäjistä ja ryhmistä on Käyttäjien ja ryhmien lisäys objektiin -ohjeaiheessa.
- Voit tallentaa suojausasetusten muutokset ja tehdä asiakirjakansion luonnin valmiiksi
valitsemalla Valmis-vaihtoehdon.
- Kuittaa asiakirjakansion lisäyksen onnistumisesta kertova sanoma valitsemalla
OK ja lopeta ohjattu toiminto.