IBM Enterprise Records, verzia 5.1.2    

Vytvorenie priečinka záznamov pomocou pracovného toku

Ak nemáte bezpečnostné oprávnenia na vytvorenie priečinku záznamov, ktorý potrebujete, môžete odoslať požiadavku na jeho vytvorenie. Keď zadáte podrobné údaje o priečinku, spustí sa pracovný pre správcu záznamov či iného autorizovaného užívateľa, ak sa predvolený pracovný tok zmenil. Túto požiadavku vykonáte v aplikácii Application Engine alebo Workplace XT.

Informácie o úlohe

Pracovný tok Create Record Folder voliteľne inštaluje administrátor a nemusí byť vo vašom prostredí dostupný. Keď sa spustí pracovný tok Create Record Folder, požiadavka na vytvorenie priečinka záznamov sa zobrazí ako pracovná položka vo verejných priečinkoch doručenej pošty RecordsManagerApproval v aplikácii Application Engine alebo Workplace XT. Ak správca záznamov schváli požiadavku, vytvorí sa priečinok a do vašej doručenej pošty dostanete správu o úspešnom vytvorení. Ak požiadavka nebude schválená, dostanete správu o zamietnutí. Kliknutím na tlačidlo Complete odstránite pracovný tok doručenej pošty.

Procedúra

Požiadanie o vytvorenie priečinku záznamov a spustenie pracovného toku Create Record Folder:

  1. V aplikácii Application Engine prejdite na položku Author a vyberte položku General Tools. V aplikácii Workplace XT prejdite do režimu Browse a vyberte odkaz Tools.
  2. Kliknite na tlačidlo Request Record Folder.
  3. Vyberte typ priečinka, ktorý chcete vytvoriť.
  4. Zadajte názov pre priečinok.
  5. Vyberte kategóriu alebo priečinok, v ktorom sa má vytvoriť nový priečinok.
  6. Kliknite na tlačidlo Launch.

Výsledky

Dôležité: Odkaz Tools je k dispozícii. len ak ste ho nakonfigurovali v položke Site Preferences > Tools Integration.

Shválenie vytvorenie priečinku záznamov

Stránka Approve Step pomôže správcovi záznamov schváliť alebo zamietnuť požiadavku na vytvorenie priečinka záznamov a uviesť dôvody schválenia alebo zamietnutia. Táto stránka tiež zobrazí názov priečinka a cestu, kde užívateľ požiadal o vytvorenie priečinka. Na začiatku stránky si môžete prezrieť pokyny na vykonanie kroku Approve pracovného toku. Ak text pokynov nie je viditeľný, kliknite na ikonu: ikona Instruction

Schválenie alebo zamietnutie vyvorenia priečinka záznamov:

  1. V aplikácii Application Engine alebo Workplace XT prejdite na zobrazenie Tasks a vyberte položku Public Inboxes.
  2. Vyberte položku RecordsManagerApproval.
  3. Ak schválite vytvorenie priečinka záznamov, kliknite na tlačidlo CreateFolder. Tým sa otvorí stránka Add Record Folder aplikácie IBM® Enterprise Records. Na tomto paneli vytvorte požadovaný priečinok záznamov na špecifikovanom umiestnení v pláne súborov. Bližšie informácie o vytváraní priečinkov záznamov nájdete v téme o pridávaní priečinkov záznamov.
  4. Po tom, ako vytvoríte priečinok záznamov, vyberte položku Approved z ponuky Approve Decision. Ak neschválite vytvorenie, kliknite na tlačidlo Reject v ponuke Approve Decision.
  5. Do textového políčka Reason zadajte dôvod odmietnutia požiadavky na vytvorenie priečinka záznamov.
  6. Kliknutím na tlačidlo Apply uložíte požadované zmeny, kliknutím na tlačidlo Exit ignorujete zmeny. Tlačidlom Exit zatvoríte stránku s krokom Approve a ponecháte pracovnú položku v doručenej pošte.
  7. Kliknutím na tlačidlo Reassign priradíte úlohu schválenia vytvorenia priečinka záznamov na nejakého iného užívateľa.
  8. Kliknutím na tlačidlo Status skontrolujete stav pracovného toku Create Record Folder.
  9. Po dokončení kliknite na tlačidlo Complete.


Spätná väzba

Posledná aktualizácia: November 2013
create_record_folder_workflow.htm

© Copyright IBM Corp. 2013