No IBM® Enterprise
Records, os registros são armazenados em uma estrutura hierárquica que contém componentes
de gerenciamento de registro, como modelos de dados, armazenamentos de objeto e planejamentos de arquivos.
Modelos de Dados
Antes de instalar o aplicativo
IBM Enterprise
Records, você deve
escolher o tipo de instalação (modelo de dados) que mais se ajusta a
suas necessidades de gerenciamento de registros. Um modelo de dados é um modelo para um armazenamento de objetos de
plano de arquivos compatível com determinadas normas de gerenciamento de registros.
O modelo de dados pode incluir metadados
e recursos de segurança.
Os modelos de dados estão contidos em complementos que
podem ser incluídos em seu ambiente.
É possível configurar armazenamentos
de objetos para usar os modelos de dados selecionados.
Ao criar um armazenamento de objetos de plano de
arquivos, você deve selecionar um modelo de dados. Os seguintes modelos de dados
estão disponíveis:
- Base
- Fornece as principais funções e propriedades de gerenciamento de registros. O
modelo de dados Base é a instalação mais comum, porque inclui o
número mínimo de propriedades e funciona para a maioria das organizações. Funcionalmente,
o modelo de dados Base fornece a mesma capacidade que o modelo de dados
DoD Baseline. O modelo de dados Base é suficiente para atender a maioria dos requisitos de
gerenciamento de registros. No
entanto, ele não adere às normas do DoD, DoD Classified ou PRO.
- DoD Baseline
- Preenche a norma de linha de base do Department of Defense (DoD) 5015.2.
Esse documento do Department of Defense descreve como os registros devem ser
gerenciados de acordo com as normas do Department of Defense. Além disso,
o modelo de dados DoD baseline define interfaces de sistema e critérios de
procura específicos. O modelo de dados também descreve os requisitos mínimos de
gerenciamento de registros que se baseiam em regulamentos atuais do National Archives
and Records Administration (NARA).
- DoD Classified
- Preenche os requisitos do Capítulo 4 do Department of Defense (DoD),
incluindo o gerenciamento de registros classificados. Inclui as propriedades
necessárias à versão 2 da norma do DoD Classified (DoD 5015.2)
para gerenciar registros classificados.
- Public Records Office (PRO)
- Satisfaz os requisitos do Public Record Office (de acordo com a norma do Reino Unido).
Inclui as propriedades necessárias à norma do PRO 2002.
O modelo de dados PRO foi descontinuado.
Armazenamentos de Objetos
Um armazenamento de objeto é um repositório
de objetos e um conjunto de serviços de armazenamento e recuperação associados
para esses objetos. Um armazenamento de objeto pode ser um dos seguintes tipos:
- Armazenamento de objetos de plano de arquivos (FPOS)
- Contém o planejamento de arquivos, ou seja, toda a hierarquia de entidades
de gerenciamento de registros criadas.
- Armazenador de objetos ativado para registro (ROS)
- Contém documentos que podem ser declarados como registros em um FPOS.
Configure armazenamentos de objetos separados para registros (metadados)
e documentos que sejam declarados como registros. Portanto, o FPOS contém
a estrutura do planejamento de arquivos, enquanto que o ROS contém documentos, alguns dos
quais são declarados como registros. O repositório do armazenamento de objetos de plano de arquivos
é necessário para conter os objetos de gerenciamento de registros que são necessários
para classificar registros. O repositório do armazenador de objetos ativado para registros é necessário
para conter os documentos que podem ser declarados como registros. Geralmente,
muitos usuários podem ter acesso ao ROS, mas não às entidades que
compõem o planejamento de arquivos no FPOS. Você pode ter mais de um ROS associado a um FPOS.
Você deve decidir como os documentos serão armazenados,
declarados como registros e planejados para disposição. Organize seus
planejamentos de arquivos, armazenamentos de objetos, categorias de registro e registros para manipular
melhor os requisitos nos sites. Por exemplo, um planejamento de arquivos é
um esquema de arquivamento estruturado que um sistema de gerenciamento de registros usa para
suportar um planejamento de retenção. Esse esquema se baseia em um esquema de classificação
de negócios. Não há nenhum planejamento de arquivos universal para todas as empresas. Cada planejamento
de arquivos é exclusivo e depende dos negócios com os quais uma empresa ou organização
lida. O propósito de um planejamento de arquivos é que os administradores de registros
gerenciem a retenção e a disposição de registros. Ele é usado para aplicar
políticas de gerenciamento de registros.
A figura a seguir representa a
estrutura hierárquica dessas entidades.
Figura 1. Estrutura hierárquica do IBM Enterprise
Records
Planejamentos de Arquivos
Um planejamento de arquivos define a organização
de registros. Em um planejamento de arquivos, você armazena registros em uma hierarquia estruturada
que preserva o contexto dos registros. Por exemplo, a Categoria LEG100
pode ter uma definição que é
Contratos jurídicos relacionados a xxx. Portanto, examinando o local do plano de arquivos de um registro colocado
na categoria LEG100, você terá o contexto de qual é o registro. É
possível criar planejamentos de arquivos que reflitam funções de negócios da organização.
É possível, então, catalogar registros sob esses planejamentos de arquivos que se baseiam
nessas funções de negócios. É possível criar um planejamento de arquivos para os recursos
humanos ou organizações financeiras.
Também é possível associar um padrão de
nomenclatura a um planejamento de arquivos. Todas as entidades criadas no
plano de arquivos seguem o padrão de nomenclatura do registro. Um padrão de nomenclatura fornece
uma maneira de nomear automaticamente categorias de registro, pastas de registros e
registros para atender às convenções. Por exemplo, é possível exigir que
a convenção de nomenclatura da pasta de registro seja de ano, espaço, assunto (metadados)
da categoria contida, espaço e um número com cinco dígitos (2006,
LOAN 00005). Para nomear registros automaticamente, é possível associar
um padrão de nomenclatura ao contêiner-pai. O padrão do registro é
uma propriedade do contêiner. Todos os registros declarados nesse contêiner
adquirem o próximo nome na sequência padrão e são incrementados de acordo
com os valores configurados.
A estrutura de tópicos a seguir
é um exemplo de hierarquia de planejamento de arquivos:
General management (category)
Correspondence files (folder)
Program briefings (folder)
2013 Management training conference (volume)
2014 Management training conference (volume)
Information management (category)
Correspondence files (folder)
Operator's number sheets (folder)
Categorias de Registro
Uma categoria de registro categoriza
um conjunto de registros relacionados em um planejamento de arquivos. As categorias de registro são
criadas para catalogar registros com base em categorias funcionais. Os planejamentos de
arquivos mais comuns categorizam registros ao longo de linhas funcionais. No nível
superior do planejamento de arquivos, você tem as funções principais, como Jurídico, Vendas
e HR. Depois de cada uma dessas funções, você categoriza ainda mais
os registros. Se estiver usando categorias funcionais, você está usando as categorias no início do planejamento de arquivos. Os registros
de RH estão em uma árvore separada de Jurídico. Portanto, se você tiver um contrato,
ele será colocado na árvore Jurídico ou árvore RH, dependendo da área
funcional a que ele pertence. Uma categoria de registro pode conter subcategorias ou
pastas de registros, mas não ambos. É possível associar regras de retenção e
disposição a cada categoria. Essas regras aplicam-se a todas as pastas de registros
e registros que são criados dentro da categoria.
Pastas de Registros
Uma pasta de registro é um contêiner
para registros relacionados. É possível usar uma pasta de registro para gerenciar registros
de acordo com os períodos de retenção e eventos de disposição especificados.
Por exemplo, faturas são arquivadas na pasta
Fatura.
Há sempre um volume aberto na pasta. Um novo volume é aberto regularmente
(semanal, mensal, trimestral). Quando o novo volume é criado, o volume antigo
é encerrado e inicia sua disposição. Todas as faturas de um volume são
excluídas quando o volume expira. Portanto, você não está fazendo disposição
baseada em informações no registro, como
ContractClosed. Todos os registros de um período de tempo especificado são excluídos automaticamente
como uma unidade única. É possível criar pastas de registros eletrônicos, físicos
e híbridos em uma categoria para gerenciar registros eletrônicos e
físicos.
- Pasta eletrônica
- Usada para armazenar registros eletrônicos. Uma pasta eletrônica também
pode conter marcadores. Um marcador é uma entrada eletrônica para um registro
físico que não pode ser armazenado em um arquivo físico. Exemplos desses
registros são planos grandes de construção, fitas de vídeo ou um banco de dados. Quando
você vir o Registro Físico no diagrama antecipadamente, um marcador que aponta
para o registro é o que está armazenado na pasta.
- Pasta física
- Armazena registros para itens físicos, como registros em papel. Uma pasta
física é uma entrada virtual para uma pasta de papel. Com base na estrutura de
armazenamento físico de sua organização, é possível modelar a hierarquia
de pastas físicas no IBM Enterprise
Records.
- Caixa
- Entidades físicas de modelos que contêm outras entidades físicas.
Por exemplo, é possível criar um warehouse contendo prateleiras que
contêm caixas que contêm pastas físicas. Uma caixa pode conter outra
caixa, uma pasta física ou um registro.
- Pasta híbrida
- Pode conter os registros eletrônicos e físicos, no caso de você
ter a necessidade desse tipo coleção combinada. Um híbrido também
contém um ou mais volumes. Não há diferenças comportamentais
entre uma pasta eletrônica e uma pasta híbrida. No entanto, uma pasta
híbrida tem mais metadados que descrevem uma entidade física. Esses metadados
incluem o local inicial, que é o local atual do registro
físico.
Volumes
Um volume é uma subdivisão lógica de
uma pasta de registro em unidades menores e fáceis de gerenciar. Um volume pode
existir apenas em uma pasta. Uma pasta de registro sempre contém pelo menos um
volume, que é criado automaticamente pelo sistema quando uma pasta de
registro é criada. Depois disso, é possível criar qualquer número de volumes
em uma pasta de registro.
Registros
Um registro fornece metadados sobre um
documento ou objeto físico que é colocado sob controle do
IBM Enterprise
Records. Um registro pode herdar
algum de seus comportamentos da pasta de registro em que foi criado.
Por exemplo, ele herda o planejamento de disposição da pasta de registro
pai. Os registros podem ser categorizados nos seguintes tipos:
- Registro eletrônico
- Um registro eletrônico aponta para um documento eletrônico.
- Marcador
- Um marcador aponta para um objeto físico ou um documento em papel.
- Registro vital
- Um registro vital é necessário para atender as responsabilidades operacionais
durante uma emergência corporativa. Os registros vitais são necessários para
ter uma revisão e atualização periódicas.
- Registro permanente
- Um registro permanente possui histórico suficiente ou outro valor para
garantir a preservação contínua pela organização. Essa preservação
dura além do tempo normal necessário para fins administrativos,
jurídicos ou fiscais.
Tipos de Registros
Um tipo de registro é uma categorização
de registros que se baseiam em características comuns entre os registros. Você
usa tipos de registros quando um grupo de registros tem um planejamento de disposição
diferente daquele associado à sua categoria ou pasta de
registro.
Por exemplo, pode ser necessário manter um arquivo de registro de
funcionário por 12 anos para fins de contabilidade ou de folha de pagamento. No entanto,
para registros de avaliação de desempenho que devem ser retidos por apenas sete
anos, é possível criar um tipo de registro com um planejamento da disposição diferente.
É possível associar registros de avaliação de desempenho a esse tipo de registro para assegurar que
os registros de avaliação sejam excluídos antes que o arquivo de registro de um funcionário seja excluído.