IBM Enterprise Records, versio 5.1.2    

Poistoaikataulun liittäminen yksikköön

Valtuutetut käyttäjät voivat liittää poistoaikataulun asiakirjaluokkaan tai asiakirjakansioon milloin tahansa. Valtuutettuja käyttäjiä ovat asiakirjojen hallinnoija, arkiston pääkäyttäjä ja arvioija Pro-standardissa sekä asiakirjojen hallinnoija ja arkiston pääkäyttäjä DoD:ssä tai Basessa. Alisäilöt perivät poistoaikataulun. Voit liittää poistoaikataulun asiakirjaluokkaan tai asiakirjakansioon luonnin yhteydessä tai myöhemmin.

Tietoja tästä tehtävästä

Voit liittää poistoaikataulun asiakirjaluokkaan tai asiakirjakansioon ensimmäisen kerran luonnin jälkeen:

Toimintaohjeet

Voit liittää poistoaikataulun myöhemmin seuraavasti:

  1. Siirry säilöön, jonka poistoaikataulun haluat määrittää, ja napsauta sen Nouda tiedot -kuvaketta.
  2. Valitse Arkistosta poisto -vaihtoehto.
  3. Valitse poistoaikataulu valitsemalla Selaa aikataulua -vaihtoehto.
  4. Valitse Valitse poistoaikataulu -ikkunasta jonkin aikataulun nimen alapuolella oleva Valitse-vaihtoehto.
  5. Valitse näkyviin tulevasta valikosta haluamasi vaihtoehto, joka ilmaisee, kuinka haluat välittää uuden poistoaikataulun alisäilöihin. Kun määrität toisen poistoaikataulun, voit välittää aikataulun sen alisäilöihin seuraavilla tavoilla:
    • Välitä aikataulu kaikkiin suoriin alisäilöihin ja kaikkiin periviin alisäilöihin siitä riippumatta, ovatko ne perineet aiemman arkistostapoistoaikataulun. Tämä toiminto vastaa Lisää uusi arkistostapoistoaikataulu kaikkiin suoriin aliyksiköihin ja kaikkiin perittyihin alihakemistoihin -vaihtoehtoa. Tämä koskee myös ensimmäistä kertaa käytettäviä aikatauluja.
    • Välitä aikataulu vain niihin alisäilöihin, jotka ovat perineet aiemman arkistostapoistoaikataulun. Tässä tapauksessa niiden alisäilöjen poistoaikataulu jää muuttumatta, jotka eivät peri päätason yksikön poistoaikataulua. Tällä vaihtoehdolla uusi aikataulu periytyy vain, jos olet aiemmin perinyt aikataulun. Tämä vastaa Lisää uusi arkistostapoistoaikataulu kaikkiin periviin yksiköihin -vaihtoehtoa.
    • Älä välitä aikataulua mihinkään alisäilöön. Tässä tilanteessa vanhan arkistostapoistoaikataulun perineet alisäilöt ovat edelleen liitettyinä aikatauluun, mutta niitä ei luokitella periviksi yksiköiksi. Tämä tilanne vastaa Älä välitä uutta arkistostapoistoaikataulua -vaihtoehtoa.
  6. Voit halutessasi kirjoittaa arkistosta poiston valtuustiedot organisaatiosi yhteensopivuussääntöjen edellyttämällä tavalla.
    Huomautus: Valitulle arkistostapoistoaikataululle määritetty arkistosta poiston valtuus määritetään oletusarvon mukaan automaattisesti säilön arkistosta poiston valtuudeksi. Jos valitulle aikataululle ei ole asetettu arkistosta poiston valtuutta, säilölle määrittämääsi arkistosta poiston valtuutta käytetään. Jos arkistosta poiston valtuus on asetettu säilön luonnin yhteydessä, mutta arkistostapoistoaikataulua ei ole määritetty, aikataulun arkistosta poiston valtuus ohittaa aiemmin asetetun arkistosta poiston valtuuden.
  7. Tallenna muutokset valitsemalla Käytä.
  8. Sulje sivu napsauttamalla Lopeta-vaihtoehtoa.

Tulokset

Tärkeää: Asiakirjalajiin liitetyillä asiakirjoilla voi olla eri arkistostapoistoaikataulu kuin niiden päätason säiliöllä. Asiakirjalajiin liitetty arkistostapoistoaikataulu menee säilön aikataulun edelle. Kun ajat tarkistuksen, poistoristiriidasta ilmoittava varoitussanoma kuitenkin kirjataan tarkistuslokitiedostoon. Näkyviin tulee varoitussanoma, jos päätason säilöön liitetyssä aikataulussa on lyhempi katkaisua edeltävä säilytysaika kuin asiakirjalajiin liitetyllä aikataululla.
Lisätietoja aiemmin määritetyn aikataulun muuttamisesta on Poistoaikataulun muuttaminen -ohjeaiheessa.


Palaute

Päivitetty viimeksi: Marraskuu 2013
associate_disposition_schedule.htm

© Copyright IBM Corp. 2013