IBM Enterprise Records, Versão 5.1.2    

Alterar a agenda de eliminação associada a uma entidade

Em alguns casos, a agenda de eliminação associada a uma entidade não cumpre o objectivo pretendido. Assim, poderá pretender associar outra agenda de eliminação a essa entidade. Além disso, quando uma entidade herda uma agenda de eliminação da respectiva entidade ascendente, posteriormente, poderá pretender associar a mesma a uma agenda diferente. Isto é, uma agenda diferente da ascendente. Por fim, poderá pretender limpar uma agenda de eliminação posteriormente.

Sobre esta tarefa

Atribuir uma agenda de eliminação diferente quando as entidades afectadas já estão cortadas altera a respectiva eliminação anterior. O varrimento de eliminação elimina os cálculos anteriores e inicia novamente utilizando a nova agenda de eliminação. Associar uma nova agenda de eliminação a uma entidade é um procedimento que pode ser efectuado pelos utilizadores autorizados. Estes utilizadores são gestores de registos ou administradores de registos em DoD ou Base, ou Revisores na norma PRO .

Procedimento

Para alterar a agenda de eliminação atribuída a um contentor:

  1. Aceda à entidade cuja agenda de eliminação pretende atribuir e faça clique no respectivo ícone Obter informações.
  2. Faça clique em Eliminação.
  3. Existem três possibilidades. Pode consultar as páginas de informações de qualquer agenda atribuída fazendo clique o ícone Obter informações.
    • Uma agenda de eliminação poderá já ter sido herdada. A caixa Herdar está seleccionada. Para anular a ligação de herança e definir uma nova agenda faça clique em Procurar agenda ou Limpar agenda.
    • Uma agenda de eliminação pode estar indicada e a caixa Herdar não estar assinalada. Para utilizar a mesma e definir a ligação de herança entre elemento ascendente e descendente, faça clique em Herdar. Para atribuir uma agenda diferente, faça clique em Procurar agenda ou Limpar agenda.
    • Podem não existir informações sobre a eliminação. Para definir uma agenda de eliminação, faça clique em Procurar agenda.
  4. Na página Seleccionar agenda de eliminação, faça clique em Seleccionar sob o nome de uma agenda de eliminação.
  5. No novo menu, seleccione a opção apropriada para indicar de que modo pretende propagar a nova agenda de eliminação aos contentores descendentes. Quando atribui uma agenda de eliminação diferente, pode propagar a agenda aos respectivos contentores descendentes das formas seguintes:
    • Propagar a agenda a todos os contentores descendentes imediatos e a todos os sub-contentores que irão herdar, independentemente de terem ou não herdado a agenda de eliminação anterior. Esta acção corresponde à opção Propagar a nova agenda de eliminação a todos os descendentes imediatos e a todos os sub-directórios herdados. A acção também é aplicável a agendas que são aplicadas pela primeira vez.
    • Propagar a agenda apenas aos contentores descendentes que herdam a agenda de eliminação anterior. Nesta situação, a agenda de eliminação dos contentores descendentes que não herdam a agenda de eliminação da entidade ascendente permanece inalterada. Esta opção apenas herda uma nova agenda caso tenha herdado previamente uma agenda. Esta acção corresponde à opção Propagar nova agenda de eliminação a todas as entidades de herança.
      Importante: Reatribuir de forma explícita uma agenda de eliminação a um contentor descendente que herdou previamente a mesma agenda anula a ligação de herança entre o elemento ascendente e descendente. Esse contentor não será atribuído à nova agenda atribuída ao ascendente.
    • Propagar a agenda a nenhum dos contentores descendentes. Os contentores descendentes que herdaram a agenda de eliminação antiga irão continuar a estar associados a essa agenda mas não são categorizados como entidades de herança. Esta acção corresponde à opção Não propagar a nova agenda de eliminação.
  6. Se pretendido, introduza as informações da Autoridade de eliminação conforme requerido pelas regras de conformidade da organização.
    Atenção: Por predefinição, a autoridade da eliminação especificada para a agenda de eliminação seleccionada é atribuída automaticamente como a autoridade de eliminação para o contentor. Se não estiver definida uma autoridade de eliminação para a agenda seleccionada, será aplicável a autoridade de eliminação definida para o contentor. Se for definida uma autoridade de eliminação quando o contentor for criado, mas sem uma agenda de eliminação associada, a autoridade de eliminação da agenda substitui a autoridade de eliminação definida anteriormente.
  7. Faça clique em Aplicar para guardar as alterações.

Resultados

Para alterar a agenda de eliminação atribuída a um tipo de registo:

  1. Aceda ao tipo de registo (no separador Eliminação) e faça clique no ícone Obter informações.
  2. Faça clique em Instruções de eliminação e seleccione uma agenda de eliminação (faça clique em Seleccionar sob o nome).
  3. Faça clique em Aplicar.


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Última actualização: Novembro de 2013
change_disposal_schedule_of_entity.htm

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