您可以配置記錄的自動宣告,以確保使用者對「記錄物件儲存庫 (ROS)」中的文件執行作業時會宣告記錄。
IBM® Enterprise
Records 會在指定的「檔案計劃物件儲存庫」中建立對應的記錄。
關於這項作業
例如,您可以選擇將存檔至「機密」資料夾的每個文件宣告為記錄。您可以選擇在使用者移入文件時,將屬於特定文件類別的每個文件宣告為記錄。
重要: 如果想要在建立時宣告記錄,您必須使用「移入」事件,而不是「建立」事件。
RMAutoDeclaration 必須配置成使用非同步事件,而「不是」同步事件。
如果要配置記錄的自動宣告,請執行下列作業:
- 從 IBM Administration
Console for Content Platform Engine 中,對 ROS 執行匯入 Script,以建立事件動作。請遵循「使用事件處理程式」說明主題中的程序。
匯入 Script 會在「事件動作」資料夾中建立事件動作,以及在「程式碼模組」資料夾中建立程式碼模組。
- 完成本主題稍後的「編輯自動宣告配置檔」程序,為新宣告的記錄指定位置及其他資訊。
- 完成本主題稍後的相關程序,建立使用自動宣告事件動作的訂閱。
- 完成本主題稍後的 RMAutoDeclare 程序,以測試配置。
編輯自動宣告配置檔
程序
如果要編輯 RMAutoDeclaration 配置檔 (RMAutoDeclare.properties),請執行下列動作:
- 在 IBM Administration
Console for Content Platform Engine 的來源文件類別或子類別中,建立(指定)String 內容(例如,AutoDeclareFolderSymName)以指定記錄存檔資料夾路徑或 GUID。
將內容配置為具有 256 個字元的長度。
- (選用)在 IBM Administration
Console for Content Platform Engine 的來源文件類別或子類別中,建立(指定)另一個 String 內容(例如,AutoDeclareRecordClassSymName),以指定記錄類別名稱。
如果未指定記錄類別名稱,則記錄類別預設為 ElectronicRecordInfo。
前兩個步驟會建立 RMAutoDeclare 事件的內容。
- 使用 Application Engine、Workplace XT
或 IBM Administration
Console for Content Platform Engine,移出 RMAutoDeclare.properties 檔。
- 以適當的資訊編輯 RMAutoDeclare.properties:
rmevent.declare.RecordClassPropertySymname=AutoDeclareRecordClassSymName
rmevent.declare.RecordFiledInFolderPropertySymname=AutoDeclareFolderSymName
(如果內容不存在,事件處理程式便會記載錯誤。)
rmevent.declare.FPOSObjectStoreName=TargetObjectStoreName
- 使用 Application Engine、Workplace XT 或 IBM Administration
Console for Content Platform Engine,移入含有先前指定內容的新版 RMAutoDeclare.properties。
結果
建立使用 RMAutoDeclaration 事件動作的訂閱
您可以建立每當訂閱的事件(已新增移入或檔案)發生時,就執行的一個以上的訂閱。這項功能會觸發與訂閱相關聯的事件動作。
如果是文件相關的「移入」事件,您可以對「文件」類別或子類別建立訂閱。
如果是資料夾相關的事件(已新增檔案),您可以對資料夾類別或子類別,或是特定的資料夾物件實例建立訂閱。
您可以依需求來建立任意數目的訂閱。例如,您可以對數個不同的文件子類別建立訂閱。
如果要新增訂閱,請執行下列動作:
- 從 IBM Administration
Console for Content Platform Engine,展開包含自動宣告為記錄的文件之 ROS 物件儲存庫。
- 如果要對文件類別或子類別建立訂閱,請用滑鼠右鍵按一下文件類別(或文件子類別),然後選取新增訂閱。如果要為資料夾類別或子類別建立訂閱,請展開「其他類別」資料夾,用滑鼠右鍵按一下資料夾(或資料夾子類別),然後選取新增訂閱。
如果要對特定資料夾建立訂閱,請展開「根資料夾」。移至要設定訂閱的資料夾。用滑鼠右鍵按一下該資料夾,然後選取新增訂閱。
- 在「建立訂閱」精靈中,按下一步。
- 為訂閱指定有意義的唯一名稱和說明,然後按下一步。
- 如果是類別(而不是實例)訂閱,請確定已選取套用到類別 <class name> 的所有實例圓鈕,然後按下一步。
- 從「指定觸發程式」畫面中,選取會啟動訂閱的觸發程式(如果是文件訂閱,則為移入;如果是資料夾訂閱,則為檔案)。按下一步。
- 在畫面中,從功能表選取先前建立的 RMAutoDeclare 事件動作,然後按下一步。
- 確定未選取同步勾選框。視情況將其餘勾選框保持選取或未選取,然後按下一步。
- 按一下完成。
RMAutoDeclare
如果要測試 RMAutoDeclare 的配置,請完成下列程序:
- 在配置為自動宣告之類別的 ROS 中建立文件。
- 在來源文件的 String 內容中指定記錄類別名稱。
這個名稱是先前在 RMAutoDeclare.properties 檔中輸入的內容
(AutoDeclareRecordClassSymName)。請參閱本主題先前的「編輯自動宣告配置檔」程序中的步驟 2。當建立文件時,使用者會將記錄類別名稱輸入此內容中。
如果未指定符號名稱,則預設類別名稱為 ElectronicRecordInfo。
- 在另一個 String 內容中指定記錄存檔資料夾路徑。
這個名稱是目前在 RMAutoDeclare.properties 檔中使用的另一個內容
(AutoDeclareFolderSymName)。請參閱本主題先前的「編輯自動宣告配置檔」程序中的步驟 1。
當建立文件時,使用者會將記錄存檔資料夾路徑或 GUID 輸入此內容中。如果輸入值無效,事件處理程式便會記載錯誤。記錄資料夾路徑的開頭為 /<File Plan Name>/...(例如,/File Plan/Category1/Folder1)。使用者也可以輸入資料夾 GUID。
使用者建立文件之後,RMAutoDeclare 事件會利用指定的記錄類別,在 FPOS 的指定資料夾中宣告它。