您有可能需要暫停一個以上的實體一般處置排程,以確保在已核准的保留期之後,它們仍然可用。
這些情況的範例包括訴訟案件或調查,在此期間無論記錄的處置排程如何,您都無法處理它們。在這些情況下,您可以將處置保留放置在記錄或保留記錄的儲存器上。隨後,當您要回復處理動作時可以移除處置保留。
- 將處置保留放置在記錄種類、記錄資料夾、磁區或記錄上。
另外,請在中斷日期之前,或在中斷日期之後的任一階段期間,放置保留。
當儲存器置於保留時,保留將套用到儲存器中的所有實體。當保留仍然有效的情況下,系統不會執行適用於該實體的處置動作所附加的工作流程。
換而言之,即相關聯的處置排程變為暫時無效。同時,任何人都無法手動刪除處於暫存狀態的任何實體。
- 將多個處置保留放置在一個實體上。
根據您指定的條件,保留可以手動或有條件地放置。若為條件保留,清理程序會尋找符合準則的實體,並自動置於保留。 有條件的保留將動態地套用。任何時間都可以新增符合保留準則的實體。
在下次排定的「保留清理」期間,就會將保留放置於這些實體。
- 當您將實體放置於保留時,您必須指定要用的處置保留。
因此,您必須首先透過將處置保留新增到系統來將其配置。保留可以是在作用中或非作用中的。僅能將在作用中的保留置於實體上。