Pri vytváraní plánu súborov v aplikácii IBM® Enterprise
Records
musíte urobiť niekoľko vecí.
Tieto položky súvisia
s bezpečnosťou, vzormi pomenovania, názvami zväzkov, pracovnými tokmi,
akciami, udalosťami, dátumami, plánmi dostupnosti, triedou a prispôsobením
vlastností. Tieto položky súvisia aj s pridávaním umiestnení, plánmi
súborov a priečinkami.
Úlohy v nasledovnom zozname vykonajte v poradí v akom sú uvedené.
Napríklad niektoré úlohy, ako pridanie akcií a udalostí, musíte
vykonať predtým ako vykonáte iné úlohy, napríklad definovanie plánov
dostupnosti.
- Skontrolujte bezpečnostné požiadavky na správu záznamov a vykonajte
potrebné prispôsobenia. Po tom ako sa systém začne používať je zložité
prispôsobiť nastavenia predvoleného zabezpečenia. Ak budete priraďovať nastavenia zabezpečenia
skupinám, nie jednotlivým užívateľom, váš systém sa bude dať jednoduchšie udržiavať.
Bližšie
informácie o zabezpečení nájdete v téme o zabezpečení.
- Prípadne dokončite tému o vzore pomenovania, aby ste mohli definovať
pravidlá na vzory pomenovania, ktoré chcete vynútiť v rôznych entitách. Definujte napríklad vzory pre kategórie a priečinky záznamov vytvorené
pod plánom súborov. Definujte tieto pravidlá vzorov pomenovania a vzor
pomenovania priraďte k plánu súborov. Toto priradenie dokončite skôr
ako začnete pridávať entity, pre ktoré chcete vynútiť pravidlá.
- Prípadne zmeňte konfiguráciu prípony názvu zväzku, čo je
postupne zvyšujúce sa číslo, ktoré sa správa ako prípona v názve
zväzku. Predvolená hodnota prípony je "00000". Túto príponu názvu zväzku
konfigurujte skôr ako začnete pridávať priečinky záznamov. Táto konfigurácia
je dôležitá, pretože zväzok je automaticky vytvorený ako výsledok pridávania
ľubovoľného typu priečinku záznamov okrem poľa. Bližšie informácie nájdete
v téme o prípone názvu zväzku.
- Prípadne vytvorte nové alebo prispôsobte existujúce pracovné toky dostupnosti
a presuňte ich na server Content Platform Engine.
Všetky pracovné toky, ktoré sú priradené k akciám, musia byť dostupné skôr ako
vytvoríte priradené akcie. Bližšie informácie o pracovných tokoch nájdete v téme o vytváraní pracovných tokov.
- Pridajte akcie, ktoré sú akciami dostupnosti (napríklad zničiť alebo presunúť
do miestnosti úložného priestoru) vykonanými na entitách. Akcie pridajte skôr
ako definujete plány dostupnosti. Ak sa chystáte označiť ľubovoľné kontajnery
záznamov alebo priečinky záznamov ako kontajnery povinných položiek, nezabudnite
pridať jednu alebo viac akcií typu Vital Review. Tieto kontajnery
vlastnia záznamy povinných položiek, ktoré je potrebné pravidelne kontrolovať.
Aj
keď to nie je povinné, entitu kontajnera môžete označiť ako povinnú položku
v čase vytvorenia. Táto akcia vyžaduje, aby ste zadali akciu Vital
Review a opakujúcu sa udalosť. Bližšie informácie o akciách
nájdete v téme o pridávaní akcie.
- Pridajte udalosti, ktoré sú výskytmi špecifických podmienok
(napr. koniec fiškálneho kvartálu), na základe ktorých systém spustí
isté akcie v entitách. Udalosti pridajte skôr ako definujete plány
dostupnosti, ktoré používajú tieto udalosti. Ak sa chystáte označiť ľubovoľné kontajnery
záznamov alebo priečinky záznamov ako kontajnery povinných položiek, nezabudnite pridať
jednu alebo viac opakujúcich sa udalostí. Bližšie informácie o udalostiach nájdete v téme venovanej spúšťačom udalostí.
- Prípadne pridajte všetky vopred definované dátumy, čo sú dátumy (zvyčajne
jednorazové udalosti), na základe ktorých systém spustí isté akcie
v entitách. Preddefinované dátumy pridajte skôr ako definujete plány dostupnosti,
ktoré používajú tieto dátumy. Bližšie informácie o preddefinovaných dátumoch
nájdete v téme o pridávaní preddefinovaného dátumu.
- Definujte plány dostupnosti. Aj keď to nie je povinné,
plán dostupnosti môžete priradiť k entite v čase jej
vytvorenia. Ak vaše riešenie IBM Enterprise
Records
zahŕňa používanie typov záznamov, plán dostupnosti musíte definovať skôr ako
vytvoríte jeho priradený typ záznamu. Bližšie informácie o plánoch dostupnosti
nájdete v téme o definovaní plánu dostupnosti.
- Prípadne pridajte typy záznamov. Táto akcia poskytuje spôsob ako
priradiť záznam k plánu dostupnosti. Táto metóda sa odlišuje od metódy
aktuálne priradenej k rodičovskej kategórii záznamu alebo priečinku záznamu. Bližšie informácie o typoch záznamu nájdete v téme venovanej typom
záznamu.
- Prípadne prispôsobte triedy a vlastnosti, napríklad zaraďte triedy
IBM Enterprise
Records do podtried,
pridajte vlastnosti do tried a prispôsobte to ako sa vlastnosti zobrazujú
v užívateľskom rozhraní. Bližšie informácie o triedach a vlastnostiach
nájdete v témach o vytvorení podtried, pridávaní vlastností do tried
a prispôsobení zobrazenia vlastností.
- Ak vaše riešenie IBM Enterprise
Records
zahŕňa správu fyzických záznamov, pridajte umiestnenia. Keď pridáte
fyzickú entitu, napríklad priečinok fyzických záznamov, musíte poskytnúť
jeho umiestnenie. Bližšie informácie o umiestneniach nájdete v téme
o pridávaní umiestnenia.
- Pridajte svoj plán súborov. Bližšie informácie nájdete v téme
o pridávaní plánu súborov.
- Vytvorte svoju hierarchiu plánu súborov, ktorá zahŕňa pridávanie kategórií
záznamov a pridávanie priečinkov záznamov. Bližšie informácie o hierarchii
plánu súborov nájdete v témach o pridávaní kategórií záznamov a priečinkov
záznamov.
- Po vytvorení plánu súborov znova navštívte existujúce konfiguračné
nastavenia IBM Enterprise
Records a vykonajte
niektoré doplnkové úlohy konfigurácie. Zhrnutie o konfigurácii nájdete
v téme o prehľade konfigurácie.
- Informácie o migrácii plánu súborov z jedného skladu objektov do druhého nájdete
v téme venovanej nástroju na importovanie a exportovanie plánu súborov. Príkladom
migrácie je presun plánu súborov z vývojového alebo testovacieho prostredia do
produkčného prostredia.