K dispozícii máte množstvo informácií o niektorých priebežných úlohách údržby a administrácie, ktoré sa týkajú IBM® Enterprise Records.
Ďalšie informácie o administrácii nájdete v nasledujúcich systémoch pomoci pre administráciu FileNet P8:
Existuje mnoho úloh, ktoré môže administrátor vykonávať použitím IBM Administration Console for Content Platform Engine. Tieto úlohy (napríklad konfigurácia auditovania) sú zdokumentované v tomto systéme online pomoci. IBM Administration Console for Content Platform Engine však nemôžete používať na vykonanie iných akcií, pretože výsledkom by mohlo byť poškodenie údajov a ďalšie vážne problémy. Konkrétne, použitím IBM Administration Console for Content Platform Engine nevykonávajte nasledujúce akcie:
Tento zoznam nie je úplný. Vykonajte len tie úlohy, ktoré sú zdokumentované v online pomoci. Vykonávanie iných akcií použitím IBM Administration Console for Content Platform Engine môže mať za následok poškodenie údajov alebo iné vážne problémy.
Príručka IBM Enterprise Records Installation and Upgrade Guide môže obsahovať pokyny na používanie IBM Administration Console for Content Platform Engine pri vykonávaní operácií, ktoré vykonáva administrátor počas inštalácie alebo aktualizácie verzie. Príklady:
Nakonfigurujte osobitné sklady objektov pre plán súborov a dokumenty, ktoré sú deklarované ako záznamy. Jeden sklad objektov plánu súborov obsahuje štruktúru plánu súborov, kým sklad objektov, podporujúci záznamy, obsahuje dokumenty, z ktorých niektoré sú deklarované ako záznamy. Existuje veľa užívateľov s prístupom do skladu ROS, ktorí nemajú prístup k entitám, ktoré tvoria váš plán súborov v sklade FPOS. Jednému FPOS môže byť priradených viac ROS.
Keď nakonfigurujete plán súborov a začnete deklarovať záznamy, dochádza k minimálnemu množstvu zmien na produkčnom sklade objektov. Ak nastane situácia, že je potrebné vymazať sklad objektov po deklarácii záznamov, existuje konkrétna procedúra, ktorá zabráni problémom s deklaráciou záznamov na novom sklade objektov. Táto procedúra pozostáva z odstránenia preferencií Workplace pred vymazaním skladu objektov.
Ak je sklad objektov vymazaný pred opätovným nastavením preferencií lokality a užívateľských preferencií do iného skladu objektov, pri prístupe do skladu objektov sa vám zobrazí správa. Táto správa vysvetľuje, ktorý FPOS je vybratý a prečo. Je v nej aj odkaz na nakonfigurovanie vyžadovaného FPOS. Systém vyberie sklad objektov podľa nasledujúcich pokynov.
Ak vymažete sklad objektov pred vymazaním preferencií, musíte úplne odstrániť všetky preferencie. Vymažte, premenujte alebo presuňte súbor bootstrap.properties. Bude automaticky prebudovaný.
Nasledujúce úlohy údržby systému IBM Enterprise Records sú typické úlohy, vykonávané vo väčšine lokalít. Kontrolný zoznam v nasledujúcom grafe použite ako vodidlo na určenie, kedy budete musieť vykonať konkrétne úlohy systémovej údržby pre IBM Enterprise Records.
Denne | Týždenne | Mesačne | Podľa potreby |
---|---|---|---|
Monitorovanie protokolu čistenia Zálohovanie konfiguračných súborov IBM Enterprise Records | Exportovanie protokolov z auditu | Archivovať/vymazať protokol čistenia | Odstraňovanie problémov Konfigurácia protokolovania |
Server Content Platform Engine môže podporovať používanie servera FileNet Image Services ako úložného zariadenia s pevným obsahom alebo ako vysokoobjemového zachytávacieho zariadenia. Toto znamená, že obsah dokumentu Content Platform Engine môže byť uložený na server FileNet Image Services ako dokument FileNet Image Services. Voliteľný komponent, ktorý povoľuje túto schopnosť, sa nazýva Content Federation Servicesfor Image Services (CFS-IS).
Keď používate systém CFS-IS s IBM Enterprise Records, nenastavujte dátum ukončenia platnosti na dokumentoch, uložených v systéme FileNet Image Services. Pre administračného užívateľa CFS-IS v systéme FileNet Image Services neexistuje automatizovaný spôsob rozlišovania medzi dokumentmi IBM Enterprise Records, ktoré sú pozastavené a nemôžu byť vymazané, a dokumentmi, ktoré môžu byť vymazané.
V niektorých prípadoch operácie, ktoré môžete vykonávať na týchto dokumentoch, závisia od toho, ako bol dokument FileNet Image Services zadaný do systému a či sú vlastnosti dokumentu FileNet Image Services propagované na server Content Platform Engine. Tam, kde sa server FileNet Image Services používa ako úložné zariadenie s pevným obsahom, obsah dokumentu sa pridáva na server FileNet Image Services použitím aplikácií CE. Tieto dokumenty sa nazývajú v tejto téme ako dokumenty CE-IS typu A. Tam, kde sa server FileNet Image Services používa ako vysokoobjemové zachytávacie zariadenie, obsah dokumentu sa pridáva na server FileNet Image Services použitím aplikácií FileNet Image Services. Tieto dokumenty sa nazývajú dokumenty CE-IS typu B.
Použitím IBM Enterprise Records môžete riadiť tieto dokumenty ako záznamy takmer rovnako ako riadite ostatné dokumenty CE ako záznamy. Táto časť popisuje niektoré rozdiely v správaní IBM Enterprise Records pri práci s týmito typmi dokumentov. Táto časť obsahuje aj ďalšie informácie, ktoré musíte vedieť pri riadení týchto typov dokumentov.
Môžete zadefinovať registráciu, napríklad keď sú dokumenty FileNet Image Services migrované do skladu objektov, automaticky sú deklarované ako záznamy. Ak chcete uskutočniť túto automatickú deklaráciu, zabezpečte, aby sa trieda dokumentu pre migrované dokumenty zaregistrovala pre akciu udalosti a aby sa akcia udalosti spustila v udalosti prihlásenia. Bližšie informácie nájdete v téme pomoci Konfigurácia automatickej deklarácie záznamov.
Ak je dokument FileNet Image Services prístupný cez aplikácie alebo rozhrania API Image Services, neexistujú mechanizmy CE, ktoré by zabránili zmene alebo vymazaniu tohto dokumentu. Aj keby bol deklarovaný ako záznam. Preto v spolupráci s administrátorom systému FileNet Image Services zabezpečte, aby bola primerane nastavená bezpečnosť FileNet Image Services pre úpravu a vymazanie dokumentu IS.
Triedy dokumentov FileNet Image Services obsahujú parametre uchovávania, ktoré určujú, kedy môžu byť dokumenty vymazané. IBM Enterprise Records nie je v interakcii s týmito nastaveniami uchovávania IS. Preto v spolupráci s administrátorom systému FileNet Image Services zabezpečte príslušné nastavenie týchto nastavení uchovávania, aby dokumenty FileNet Image Services, ktoré sú deklarované ako záznamy, neboli kvôli nastaveniam uchovávania vymazané.
Dokumenty FileNet Image Services, katalogizované v CE, môžete deklarovať použitím ktoréhokoľvek dostupného mechanizmu deklarácie. Napríklad, táto deklarácia môže byť z aplikácií Workplace, MS Office, MS Outlook, akcií udalostí, pracovných tokov a z rozhrania API IBM Enterprise Records Java. Nemôžete vybrať jeden prvok viacprvkového dokumentu, ktorý má byť záznamom. Ak je viacprvkový dokument deklarovaný ako záznam, všetky prvky sa považujú za súčasť tohto záznamu.
Užívateľ, nepoužívajúci záznamy, ktorý má prístup k dokumentu, nemôže pristupovať na informačnú stránku dokumentu po tom, ako používateľ záznamov zadeklaruje tento dokument ako záznam. Toto obmedzenie prístupu užívateľa, nepoužívajúceho záznamy, je zámerné.
Ak je na serveri FileNet Image Services povolené katalogizovanie, vlastnosti dokumentov FileNet Image Services, ktoré sú mapované do vlastností dokumentov CE, sa ukladajú server FileNet Image Services aj na server CE. Všetky aktualizácie vlastností dokumentov FileNet Image Services sú automaticky propagované do priradeného dokumentu CE. Aktualizácie vlastností dokumentov CE však neovplyvňujú vlastnosti záznamu, priradeného k dokumentu.
Ak je dokument dokumentom CE-IS typu A, vyhľadávanie na báze obsahu vyhľadá záznam, priradený k tomuto dokumentu. Táto schopnosť platí v prípade, ak je na sklade objektov, v ktorom existuje tento dokument, nakonfigurovaný CBR. Ak je však dokument dokumentom CE-IS typu B, vyhľadávanie na báze obsahu nenájde tento dokument.
Keď vymažete záznam, vymazaný bude aj príslušný dokument CE. Ak je obsah dokumentu CE uložený do trvalej pamäte cache servera FileNet Image Services a nie na úložné médium, vymazanie odstráni dokument FileNet Image Services z pamäte cache. Ak je však obsah dokumentu CE uložený na úložné médium servera FileNet Image Services, vymazanie záznamu neodstráni obsah z média. Bližšie informácie o postupe pri vymazávaní údajov dokumentu zo servera FileNet Image Services, vrátane informácií o vymazávaní úložných médií FileNet Image Services, nájdete v časti Expired Documents and Folders in the Database Maintenance Overview publikácie IBM FileNet Image Services System Administrator's Handbook.
Keď kopírujete záznam, kopíruje sa záznam, jeho priradený dokument CE a jeho priradený dokument IS. Vo všetkých prípadoch je výsledkom operácie kopírovania záznamu dokument CE-IS typu A, aj keď pôvodný dokument bol dokumentom CE-IS typu B.
To isté platí, keď importujete záznam. Priradený dokument importovaného záznamu je vždy dokumentom CE-IS typu A, aj keď v čase, keď ste ho exportovali, bol dokumentom CE-IS typu B.
Počas vývojového cyklu monitorujte výkonnosť systému, aby ste sa uistili, že vaša implementácia beží čo najefektívnejšie. Použite IBM System Dashboard for Enterprise Content Management, ktorý poskytuje centralizovaný mechanizmus pre zhromažďovanie a distribúciu údajov o výkonnosti na nainštalovaných softvérových produktoch IBM FileNet, nezávislý od operačného systému. Nazhromaždené údaje o výkonnosti môžu byť sprístupnené predvoleným funkciám IBM System Dashboard for Enterprise Content Management na používanie v lokalitách, ktoré neboli štandardizované na riadiacej konzole. Informácie o používaní IBM System Dashboard for Enterprise Content Management nájdete v časti Using the IBM System Dashboard for Enterprise Content Management.
IBM FileNet P8 Troubleshooting Guide obsahuje informácie o odstraňovaní problémov s komponentmi platformy FileNet P8, vrátane IBM Enterprise Records, Content Platform Engine, Application Engine a Workplace. Ak si chcete stiahnuť dokumentáciu zo stránky podpory IBM, pozrite si externé prepojenie na konci tejto témy.