L'IBM® Enterprise
Records és un component
complementari del paquet de productes IBM FileNet P8. Mitjançant
IBM Enterprise
Records podeu crear i mantenir registres
acurats, segurs i fiables per a informació tant electrònica com física. Podeu utilitzar l'IBM Enterprise
Records
per gestionar registres de qualsevol tipus, independentment del suport d'emmagatzematge o el format.
Per comprendre el funcionament de l'IBM Enterprise
Records s'ha de comprendre
què és un registre i per què s'utilitza un sistema de gestió de registres.
Gestió de registres
La gestió de registres són activitats
de gestió, com ara la planificació, el control i l'organització per crear, emmagatzemar, utilitzar, recuperar
i deposar registres. La gestió de registres inclou totes les activitats que es completen
per mantenir registres al llarg del seu cicle de vida de creació, ús actiu,
emmagatzematge inactiu i disposició.
Necessitat de gestió de registres
Per garantir que la informació de l'organització sigui
acurada, completa i s'hi pugui accedir fàcilment, cal que configureu un sistema de gestió
de registres fiable. Si no, és possible que invertiu
un quantitat considerable de temps en activitats no productives, com ara la ubicació manual d'informació
o la cerca de registres que falten o que s'han arxivat incorrectament.
Si no hi ha cap sistema de gestió
de registres, és possible que sigui difícil localitzar, interpretar i complir amb la legislació i les regulacions
sobre manteniment de registres. Aquesta deficiència pot generar importants sancions, multes i
altres conseqüències legals. També es poden trobar riscs associats amb litigacions, la confidencialitat i la seguretat
de la informació vital si no es mantenen i es gestionen els registres correctament.
Utilitzeu l'IBM Enterprise
Records per minimitzar els
riscs esmentats. Podeu utilitzar l'IBM Enterprise
Records
per conservar informació valuosa com a registres, disponibles quan cal amb tècniques de
cerca, mentre que els registres que no són imprescindibles o els inactius se suprimeixen
o s'arxiven.
Funció de l'IBM Enterprise
Records en la gestió de registres
Podeu gestionar registres de tota l'empresa, independentment del suport d'emmagatzematge. L'objectiu
del
IBM Enterprise
Records és assegurar-se que es
finalitzen les accions següents:
- Es pugui accedir fàcilment als registres quan calgui des de tota l'empresa.
- Els registres es deposin quan ja no siguin útils o no calguin per obligació legal,
reguladora o administrativa.
Amb
IBM Enterprise
Records
es poden completar les tasques següents:
- Crear i mantenir una estructura jeràrquica (pla de fitxers) per emmagatzemar registres.
- Gestionar registres tant electrònics com físics.
- Protegir dipòsits que contenen registres.
- Crear regles de retenció i disposició per als registres.
- Forçar l'arxivament o la destrucció de registres segons aquestes regles.
- Controlar l'accés a registres.
- Recuperar registres segons uns criteris de cerca.
- Suprimiu els registres que ja no siguin necessaris per a l'organització.
Característiques i avantatges de
l'IBM Enterprise
Records
A la taula següent es llisten les característiques
de l'
IBM Enterprise
Records i els avantatges que proporciona aquesta característica.
Característica |
Avantatge |
Dipòsit centralitzat per als registres |
- Ampli ús i disponibilitat de la informació a tota l'empresa
- Presa de decisions efectiva gràcies a la disponibilitat puntal de la informació rellevant.
|
Ubicacions virtuals i contenidors per emmagatzemar registres per a documents electrònics i físics en una jerarquia |
- Control sobre les recopilacions de documents en còpia impresa i els fitxers electrònics
- Simulació d'un entorn d'oficina real
- Ubicacions virtuals i contenidors que donen forma a l'estructura d'emmagatzematge física real
- Control de costs gràcies a la reducció de la despesa destinada a l'espai d'oficina, els equips i el personal
necessaris per a la gestió i la recuperació de registres.
|
Característiques de cerca fàcils d'utilitzar |
- Accés puntual i fàcil a informació necessària sense utilitzar una sintaxi de consulta complicada
|
Regles de retenció i disposició per a registres |
Control definit per l'usuari sobre: - El temps durant el qual es reté un registre
- El tractament del registre al final de la seva planificació de retenció
- La revisió de registres abans que es disposen
|
Procediments d'auditoria per als registres, seguiment automatitzat del període de retenció
i iniciació del procés de disposició de registres |
- Els registres no es disposen, s'alteren, es manipulen, es malmeten o es perden per accident.
- Els registres es disposen només d'acord amb la planificació de disposició o com a part d'un procediment d'auditoria.
- Els registres que ja no calen es deposen per reduir les necessitats d'emmagatzematge.
|
Importació i exportació de registres |
- Els registres que l'organització no necessita amb una certa freqüència es poden exportar a una altra ubicació. Aquests
documents són registres que s'han de retenir per complir les regulacions oficials.
- Els registres es poden importar d'altres dipòsits de registres.
|
Controls de seguretat adequats per als registres |
- Els usuaris no autoritzats no poden accedir als registres.
- Els usuaris no poden suprimir els registres per accident. Els registres el pot suprimir
un administrador de registres o es poden suprimir com a resultat d'un procediment
d'eliminació.
- Els usuaris només poden completar les operacions relacionades amb registres per a les
quals tenen els drets d'accés adequats.
|
Integració amb IBM FileNet P8
Workplace,
Workplace XT,
IBM Content
Navigator, Microsoft Office i Microsoft
Outlook |
Declaració manual o automàtica dels registres des de: - L'Workplace o el Workplace XT
- IBM Content
Navigator
- Microsoft Outlook, Word, Excel i PowerPoint
- Plantilles d'entrada
|
Rols d'usuari a l'IBM Enterprise
Records
IBM Enterprise
Records proporciona un model de seguretat d'usuari basat en rols i
inclou els rols d'administrador de registres, gestor de registres, usuari privilegiat. Cada
rol determina les tasques que pot completar un usuari amb aquest rol. Per obtenir més informació, consulteu el tema sobre seguretat.
Tipus d'instal·lacions de l'IBM Enterprise
Records
Abans d'instal·lar l'aplicació
IBM Enterprise
Records, cal que trieu el tipus
d'instal·lació (model de dades) que compleixi les necessitats que tingueu de gestió de
registres. Hi ha disponibles els models de dades següents:
- Base: proporciona funcions i propietats de gestió de registres bàsiques.
La instal·lació base de l'IBM Enterprise
Records és la instal·lació més normal
per a l'IBM Enterprise
Records perquè afegeix el nombre mínim de propietats
i s'ajusta a la majoria de necessitats. Funcionalment, la instal·lació base proporciona la mateixa prestació
que la instal·lació DoD.
- DoD Línia base: compleix les normes del Departament de Defensa dels EUA (DoD), 5015.2
estàndard de línia base. Aquest estàndard proporciona una guia d'implementació i
procediments sobre la gestió del registres en el DoS. A més, la instal·lació DoD de l'IBM Enterprise
Records defineix
interfícies del sistema i criteris de cerca específics. La instal·lació DoD també
descriu els requisits de gestió de registres mínims que s'han de complir segons les regulacions de la
National Archives and Records Administration (NARA).
- DoD Classificat: compleix les normes del Departament de Defensa dels EUA (DoD) 5015.2
línia base estàndard i afegeix suport per a la gestió de registres classificats
segons els requisits opcionals per a documents classificats en l'estàndard DoD.
Tipus d'entitats de l'IBM Enterprise
Records
A l'
IBM Enterprise
Records,
s'emmagatzemen registres en una estructura jeràrquica que conté diferents entitats de gestió de registres.
La figura següent mostra l'estructura jeràrquica d'aquestes entitats i, tot seguit, s'ofereix una descripció
de cada entitat:

- Magatzem d'objectes: un dipòsit d'objectes i un paquet de serveis d'emmagatzematge i recuperació
complementari per a aquests objectes. Un magatzem d'objectes pot ser:
- Magatzem d'objectes de pla de fitxers (FPOS): conté el pla de fitxers, és a dir, tota la jerarquia d'entitats
de gestió de registres que es creen.
- Magatzem d'objectes habilitat per registres (ROS): conté els documents que es poden
declarar com a registres en un FPOS.
Es recomana configurar magatzems d'objectes independents per als registres
(metadades) i als documents que es declaren com a registres. Per tant, l'FPOS
conté l'estructura del pla de fitxers, mentre que el ROS conté documents, alguns dels quals
es declaren com a registres. Normalment, hi ha molts usuaris amb accés al ROS però no a les
entitats que conformen el pla de fitxers a l'FPOS. Podeu tenir més d'un
ROS associat amb un FPOS.
- Pla de fitxers: defineix l'organització de registres. En un pla de fitxers
s'emmagatzemen els registres en una jerarquia estructurada dissenyada per conservar
el context dels registres. Per exemple, podeu crear plans de fitxers que reflecteixin
funcions empresarials de l'organització. Tot seguit, podeu catalogar els registres
sota aquests esquemes segons aquestes funcions empresarials.
També podeu associar
un patró de nomenclatura amb una pla de fitxers. Totes les entitats creades en el pla de
fitxers segueixen el patró de denominació de registres.
- Categoria de registres: classifica un conjunt de registres relacionats dins un
pla de fitxers. Les categories de registres es creen per catalogar registres
segons categories funcionals. Una categoria de registre pot contenir subcategories o
carpetes de registres, però no les dues coses. A més a més, podeu
associar regles de retenció i disposició amb cada categoria. Aquestes regles s'apliquen a totes les carpetes
de registres i els registres que es creen dins la categoria.
- Carpeta de registres: serveix com a contenidor per als registres relacionats.
S'utilitza per gestionar registres segons els períodes de retenció especificats
i les incidències de disposició. Podeu crear carpetes de registres electrònics, físics i
híbrids sota una categoria per gestionar registres electrònics i físics.
- Carpeta electrònica: s'utilitza per emmagatzemar registres electrònics.
Una carpeta electrònica també pot contenir marcadors. Un marcador és una entrada electrònica
per a un registre físic que no es pot emmagatzemar en un fitxer físic. Exemples d'aquests registres
són plànols de construcció grans, cintes de vídeo o una base de dades.
- Carpeta física: emmagatzema registres d'elements físics com ara registres en paper. Una carpeta física és una entrada virtual d'una carpeta en paper.
En base a l'estructura d'emmagatzematge físic de l'organització, podeu modelar la jerarquia de carpetes
físiques a l'IBM Enterprise
Records.
- Caixa: una caixa proporciona un mecanisme per modelar
entitats físiques que contenen altres entitats físiques. Per exemple, podeu crear un "Magatzem"
que contingui "Prestatges" que continguin "Caixes" que continguin "Carpetes físiques". Una caixa
pot contenir una altra caixa, una carpeta física o un registre.
- Carpeta híbrida: una col·lecció de registres electrònics i físics
relacionats.
- Volum: serveix com a subdivisió lògica d'una carpeta de registres en unitats més petites i
fàcils de gestionar. Un volum no existeix de forma independent fora
de la carpeta. Una carpeta de registres sempre conté, com a mínim, un volum que el sistema crea
automàticament quan es crea una carpeta de registres. Més tard, podeu crear
qualsevol nombre de volums dins una carpeta de registres.
- Registre: un registre proporciona metadades sobre un document o objecte físic que es posa sota el control
de l'aplicació IBM Enterprise
Records. Un registre pot heretar part del comportament
de la carpeta de registres on s'ha creat. Per exemple, hereta la planificació de disposició de la carpeta
de registres pare. Podeu classificar registres segons els tipus
següents:
- Registres electrònics: apunten a un document electrònic.
- Marcadors: apunten a un objecte físic o document en paper.
- Registre vital: és un registre imprescindible necessari per complir les
responsabilitats operatives durant una emergència a tota l'empresa.
Els registres vitals es revisen i s'actualitzen periòdicament.
- Registre permanent: un registre que s'identifica per tenir prou valor històric
o d'un altre tipus per garantir-ne la conservació continuada per part de l'organització. Aquesta conservació dura més temps del que cal normalment per a finalitats administratives, legals o fiscals.
- Tipus de registres: podeu associar un tipus de registre amb registres que
tenen característiques comunes. Per exemple, podeu definir un tipus de registre per especificar
una planificació de disposició comuna per als registres i per facilitar la cerca i
la recuperació de registres. Els tipus de registre s'utilitzen quan un grup de
registres que existeixen en una carpeta de registres tenen una planificació
d'eliminació diferent a la que actualment hi ha associada a la carpeta de registres.
L'entrada següent és un exemple de la jerarquia d'entitats de gestió de registres.
Pla de fitxers
Gestió general (categoria)
Fitxers de correspondència (carpeta)
Sessions informatives de programes (carpeta)
Conferència de formació de gestió de 2006 (volum)
Conferència de formació de gestió de 2007 (volum)
Gestió d'informació (categoria)
Fitxers de correspondència (carpeta)
Fulls de números de l'operador (carpeta)