IBM Enterprise Records, Versión 5.1.2    

Solución de problemas relacionados con la herramienta para importar y exportar el plan de archivos

Debe conocer la información sobre las causas comunes de errores que podría encontrar al utilizar la herramienta IBM® Enterprise Records Importar y exportar planes de archivos. También debe saber cómo reducir la probabilidad de encontrar errores.

Causas habituales de errores

Cuando importa un plan de archivos, puede encontrar un error. En la mayoría de los casos, el proceso de importación se detiene después de encontrar un error y no se muestra ningún mensaje. La causa del error podría ser cualquiera de los siguientes problemas: La herramienta Importar y exportar planes de archivos incluye opciones que puede utilizar para resolver errores potenciales. Obtenga más información sobre estas opciones en las siguientes secciones.

Creación manual de un archivo XML

Crear manualmente un archivo XML significa crear un archivo XML sin usar la herramienta para Importar y exportar planes de archivos. Por ejemplo, usar macros u otros medios programáticos para crear un archivo XML. Antes de que pueda importar un plan de archivos, cree un archivo XML que cumpla con el estándar XML y que sea compatible con el esquema XML.

Si crea manualmente un archivo XML para utilizarlo en la importación de un plan de archivos, debe basar el archivo en el esquema XML proporcionado por IBM.

Importante: La mayoría de errores que ocurren al importar un plan de archivos, son ocasionados por archivos XML incompatibles o no conformes. Por lo tanto, tenga cuidado si crea manualmente un archivo XML.

Después de crear manualmente un archivo XML, ejecute la herramienta Importar y exportar planes de archivos en el modo de validación. La herramienta en modo de validación lee un archivo XML y comprueba que el archivo no contiene errores o problemas de no conformidad. Para obtener detalles sobre el modo de validación, consulte el tema sobre el uso de la herramienta del plan de archivos.

Algunas de las opciones que están disponibles cuando crea manualmente un archivo XML se incluyen en las secciones Herencia de programas de subcategoría y Propiedad ConditionXML de este tema de ayuda.

Observar las funciones Importar y exportar planes de archivos

Para crear manualmente un archivo XML para importar un plan de archivos grande con clases y objetos personalizados, primero cree un plan de archivos pequeño y los metadatos relacionados. Luego ejecute la herramienta en el modo de exportación. Este ejercicio es útil antes de crear manualmente un archivo XML para los planes de archivos con retenciones condicionales, desencadenantes de sucesos internos y objetos de retención alternos. Todas estas acciones contienen el complejo Propiedad ConditionXML. A pesar de que crea un archivo con el formato XML correcto, el archivo XML podría tener la sintaxis o valores de propiedad incorrectos. Esta información incorrecta podría causar un error durante la importación. Puede revisar el archivo XML que crea la herramienta al exportar un plan de archivos pequeño. Revise el archivo XML para ver la sintaxis y los valores de propiedad en el archivo XML.

Usar la opción de metadatos de ámbito

Si el plan de archivos contiene clases o propiedades personalizadas, debe utilizar la opción de metadatos de ámbito durante el proceso de exportación. La opción de metadatos de ámbito crear un archivo XML distinto para las clases y propiedades personalizadas. Por lo tanto, cuando un plan de archivos contiene clases o propiedades personalizadas, los procesos de importación y exportación consisten en dos pasos: un paso para las clases y propiedades personalizadas y otro paso para el resto del plan de archivos. Para obtener información sobre los procedimientos para utilizar la opción de metadatos del ámbito de aplicación, consulte el tema sobre el uso de la herramienta del plan de archivos.

Utilizar la opción de reimportación

La opción de reimportación se utiliza para especificar el comportamiento de la acción de agregar en el archivo XML. La opción de reimportación tiene tres parámetros: Durante la importación inicial de un plan de archivos grande, es posible que quiera usar la opción Omitir. Durante el segundo intento para importar el mismo plan de archivos, utilice la opción Omitir para evitar volver a importar las entidades que se importaron exitosamente. Sin embargo, si el segundo intento para importar requiere menos modificaciones a las entidades que se importaron exitosamente la primera vez, debe usar la opción Reemplazar.

Durante importaciones posteriores de modificaciones menores en algunas entidades, especifique Acción="Modificar" en el archivo XML de las entidades, en vez de cambiar el archivo XML original. Asimismo, el uso del modo Actualización le facilita la identificación posterior de actualizaciones desde importaciones completas iniciales.

Herencia de programas de subcategoría

Cuando cree una subcategoría, puede utilizar la interfaz de usuario de IBM Enterprise Records para especificar que la subcategoría hereda el programa de disposición principal. Si crea manualmente un archivo XML para importar el plan de archivos en el que se encuentra la subcategoría, especifique que la subcategoría no herede el programa del padre. Especifique que la subcategoría proporcione un programa diferente.

En el archivo XML que cree, utilice la propiedad DisposalScheduleInheritedFrom para indicar si la categoría de registro hereda el programa de disposición principal. Por ejemplo:

<RecordCategory Name="myCat2" Level="2" ParentPath="/myCat1">
    <Properties>
        <Property Name="AGGREGATION" Value="RecordCategory" />
        <Property Name="IsPermanentRecord" Value="false" />
        <Property Name="IsVitalRecord" Value="false" />
        <Property Name="CurrentPhaseExportFormat"></Property>
        <Property Name="IsDeleted" Value="false" />
        <Property Name="HomeLocation"></Property>
        <Property Name="VitalRecordReviewAction"></Property>
        <Property Name="IncrementedBy" Value="1" />
        <Property Name="RecordCategoryName" Value="myCat2" />
        <Property Name="DisposalScheduleInheritedFrom" Value="/myCat1" />
        <Property Name="Reviewer" Value="ylin" />
        <Property Name="RecordCategoryIdentifier" Value="myCat2" />
        <Property Name="VitalRecordDisposalTrigger"></Property>
        <Property Name="Inactive" Value="false" />
        <Property Name="Location"></Property>
        <Property Name="DateOpened" Value="2006-03-07T14:16:00-08:00" />
        <Property Name="DisposalSchedule">
                <ObjectRef ClassId="DisposalSchedule" ObjectId="myDispSchedule" />
        </Property>
    </Properties>
</RecordCategory>
Hay cuatro escenarios bajo los cuales puede utilizar la propiedad DisposalScheduleInheritedFrom:
<Property Name="DisposalScheduleInheritedFrom" Value="/myCat1" />

Propiedad ConditionXML

Cuando crea manualmente un archivo XML para importar un plan de archivos, tiene la opción de especificar los valores de la propiedad de ConditionXML. La herramienta Importar plan de archivos utiliza esta propiedad para importar los siguientes elementos: Para las entidades de retenciones alternativas, activaciones de suceso interno y retenciones dinámicas (condicionales), la propiedad ConditionXML almacena condiciones de búsqueda en formato XML. La etiqueta de propiedad de ConditionXML almacena el nombre, valor u operador de propiedad de la interfaz de usuario de IBM Enterprise Records. La etiqueta sql de ConditionXML almacena la sentencia SQL. Cuando escribe el valor de la propiedad ConditionXML para la importación del plan de archivos, los caracteres especiales (< > & " ') se deben convertir a la representación estándar. La representación estándar es &lt;, &gt;, &amp;, &quot; y &apos;. Consulte los XML de muestra de las entidades que contienen la propiedad ConditionXML para la Importación y exportación del plan de archivos en las siguientes secciones.

Ejemplo de ConditionXML para retención alternativa

<Phases>
  <RMEntity Type="Phase" Name="myPhase1">
    <Properties>
        <Property Name="PhaseAction"></Property>
        <Property Name="RetentionPeriodDays" Value="0" />
        <Property Name="RetentionPeriodYears" Value="10" />
        <Property Name="RMEntityDescription"> Value="my phase 1" />
        <Property Name="RetentionPeriodMonths" Value="0" />
        <Property Name="PhaseNumber" Value="1" />
        <Property Name="ExportFormat"></Property>
        <Property Name="IsScreeningRequired" Value="true" />
        <Property Name="DisposalSchedulePtr">
          <ObjectRef ClassId="DisposalSchedule" ObjectId="myDispSchedule" />
        </Property>
        <Property Name="PhaseName" Value="myPhase1" />
          <ObjectValue Type="AlternateRetention">
            <Properties>
              <Property Name="RetentionBase" Value="CutoffDate" />
              <Property Name="ConditionXML" Value="&lt;response xmlns=&quot;http://www.ibm.com/namespaces
              /wcm/apps/1.0&quot;&gt;&ltobjectset&gt;&ltcount&gt;1&lt
              /count&gt;&ltcustomobject&gt;&ltproperties&gt;&ltproperty&gt;&ltsymname&gt;ClosedBy&lt
              /symname&gt;&ltoperator&gt;IEQUAL&lt;/perator&gt;&ltvalue&gt;Administrator&lt/value>
              </property></properties><aggregation></aggregation><sql> AND ([ClosedBy] = 'Administrator')
              </sql> </customobject></objectset></response>" />
              <Property Name="RetentionPeriodMonths" Value="0" />
              <Property Name="RetentionPeriodYears" Value="5" />
              <Property Name="RetentionPeriodDays" Value="0" />
            </Property>
          </ObjectValue>
          <ObjectValue Type="AlternateRetention">
            <Properties>
              <Property Name="RetentionBase" Value="DateClosed" />
              <Property Name="ConditionXML" Value="&lt;response xmlns=&quot;http://www.ibm.com/namespaces
              /wcm/apps/1.0&quot;&gt;&ltobjectset&gt;&ltcount&gt;1&lt
              /count&gt;&ltcustomobject&gt;&ltproperties&gt;&ltproperty&gt;&ltsymname&gt;
              RMEntityDescription&lt/symname&gt;&ltoperator&gt;LKE&lt;/perator&gt;&ltvalue&gt;something&lt
              /value></property></properties><aggregation></aggregation><sql> AND ([RMEntityDescription] 
              LIKE '%something%')</sql> </customobject></objectset></response>" />
              <Property Name="RetentionPeriodMonths" Value="0" />
              <Property Name="RetentionPeriodYears" Value="5" />
              <Property Name="RetentionPeriodDays" Value="0" />
            </Properties>
          </ObjectValue>
        </Property
      </Properties>
     <RMEntity>
</Phases>

Ejemplo de activación de disposición con ConditionXML:

<DisposalTriggers>
  <RMEntity Type="DisposalTrigger" Name="Date Created">
   <Properties>
     <Property Name="DisposalTriggerName" Value="Date Created" />
     <Property Name="EventType" Value="3" />
     <Property Name="CycleYears" Value="0" />
     <Property Name="CycleDays" Value="0" />
     <Property Name="AGGREGATION" Value="RecordInfo" />
     <Property Name="ConditionXML" Value="&lt;response
      xmlns=&quot;http://www.ibm.com/namespaces/wcm/apps/1.0&quot;&gt;&lt;objectset&gt;&lt;count&gt;1&lt;
      /count&gt;&lt;customobject&gt;&lt;properties&gt;&lt;property&gt;&lt;symname&gt;DateCreated&lt;
      /symname&gt;&lt;displayname&gt;Date Created&lt;/displayname&gt;&lt;propertytype&gt;3&lt;
      /propertytype&gt;&lt;value/&gt;&lt;operator&gt;IS NOT NULL&lt;/operator&gt;&lt;jointype&gt;AND&lt;
      /jointype&gt;&lt;/property&gt;&lt;/properties&gt;&lt;aggregation&gt;RecordInfo&lt;
      /aggregation&gt;&lt;sql&gt; SELECT OIID , ID , RMENTITYTYPE FROM RecordInfo WHERE ( DateCreated IS 
      NOT NULL )&lt;/sql&gt;&lt;/customobject&gt;&lt;/objectset&gt;&lt;/response&gt;"/>
     <Property Name="CycleMonths" Value="0" />
   </Properties>
  </RMEntity>
</DisposalTriggers>

Ejemplo de retención dinámica con ConditionXML:

<Holds>
  <RMEntity Type="RecordHold" Name="dynamic Hold">
   <Properties>
     <Property Name="Active" Value="true" />
     <Property Name="HoldName" Value="dynamic Hold" />
     <Property Name="HoldReason" Value="dynamic Hold" />
     <Property Name="ConditionXML" Value="&lt;response
      xmlns=&quot;http://www.ibm.com/namespaces/wcm/apps/1.0&quot;&gt;&lt;objectset&gt;&lt;count&gt;
      2&lt;/count&gt;&lt;customobject&gt;&lt;properties&gt;&lt;property&gt;&lt;symname&gt;
      RecordCategoryName&lt;/symname&gt;&lt;displayname&gt;Record Category Name&lt;
      /displayname&gt;&lt;propertytype&gt;8&lt;/propertytype&gt;&lt;selectable&gt;true&lt;
      /selectable&gt;&lt;value&gt;dynamic&lt;/value&gt;&lt;operator&gt;like&lt;
      /operator&gt;&lt;jointype&gt;AND&lt;/jointype&gt;&lt;/property&gt;&lt;
      /properties&gt;&lt;aggregation&gt;RecordCategory&lt;/aggregation&gt;&lt;sql&gt; 
      SELECT ro.[RecordCategoryName] , ro.[RecordCategoryName] FROM RecordCategory ro 
      Where ro.[RecordCategoryName] like &apos;%dynamic%&apos; &lt;/sql&gt;&lt;
      /customobject&gt;&lt;customobject&gt;&lt;properties&gt;&lt;property&gt;&lt;symname&gt;
      RecordFolderName&lt;/symname&gt;&lt;displayname&gt;Record Folder Name&lt;
      /displayname&gt;&lt;propertytype&gt;8&lt;/propertytype&gt;&lt;selectable&gt;true&lt;
      /selectable&gt;&lt;value&gt;dynamic&lt;/value&gt;&lt;operator&gt;like&lt;
      /operator&gt;&lt;jointype&gt;AND&lt;/jointype&gt;&lt;/property&gt;&lt;
      /properties&gt;&lt;aggregation&gt;RecordFolder&lt;/aggregation&gt;&lt;sql&gt; 
      SELECT ro.[RecordFolderName] , ro.[RecordFolderName] FROM RecordFolder ro 
      Where ro.[RecordFolderName] like &apos;%dynamic%&apos; &lt;/sql&gt;&lt;/customobject&gt;&lt;
      /objectset&gt;&lt;/response&gt;" />
     <Property Name="HoldType" Value="Audit" />
   </Properties>
  </RMEntity>
</Holds>

Actualización del periodo de retención

Para actualizar el período de retención de una fase existente a nulo, las propiedades del período de retención (RetentionPeriodYears, RetentionPeriodMonths y RetentionPeriodDays) se deben incluir en el archivo XML sin valor. Consulte un XML de muestra de una entidad de fases para la herramienta Importación y exportación del plan de archivos en el siguiente ejemplo:
<RMEntity Type="Phase" Name="phase 1">
          <Properties>
             <Property Name="PhaseAction"></Property>
             <Property Name="PhaseNumber" Value="1" />
             <Property Name="ExportFormat"></Property>
             <Property Name="IsScreeningRequired" Value="false" />
             <Property Name="DisposalSchedulePtr">
                <ObjectRef ClassId="DisposalSchedule" ObjectId="mySchedule" />
             </Property>
             <Property Name="PhaseName" Value="phase 1" />
             <Property Name="RMEntityDescription" />
             <Property Name="RetentionPeriodMonths" />
             <Property Name="RetentionPeriodYears" />
             <Property Name="RetentionPeriodDays" />
             <Property Name="AlternateRetentions">
                <ObjectValue Type="AlternateRetention">
                   <Properties>
                      <Property Name="RetentionBase" Value="CutoffDate" />
                      <Property Name="ConditionXML" Value="&lt;response xmlns=&quot;
                          http://www.ibm.com/namespaces/wcm/apps/1.0&quot;&gt;&lt;objectset&gt;
                          &lt;count&gt;1&lt;/count&gt;&lt;customobject&gt;&lt;properties&gt;&lt;
                          property&gt;&lt;symname&gt;CurrentActionType&lt;
                          /symname&gt;&lt;operator&gt;IS EQUAL&lt;/operator&gt;&lt;value&gt;6&lt;
                          /value&gt;&lt;/property&gt;&lt;/properties&gt;&lt;aggregation&gt;&lt;
                          /aggregation&gt;&lt;sql&gt; AND ([CurrentActionType] = 6)&lt;/sql&gt; &lt;
                          /customobject&gt;&lt;/objectset&gt;&lt;/response&gt;" />
                      <Property Name="RetentionPeriodMonths" Value="0" />
                      <Property Name="RetentionPeriodYears" Value="2" />
                      <Property Name="RetentionPeriodDays" Value="0" />
                   </Properties>
                </ObjectValue>
             </Property>
          </Properties>
       </RMEntity>


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Última actualización: Noviembre 2013
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