IBM Enterprise Records, Versão 5.1.2    

Definindo um Planejamento da Disposição

Você define um planejamento da disposição e a seguir a associa a uma categoria de registro, pasta de registros ou tipo de registro. Uma agenda de disposição pode ser definida por um Gerenciador de registros ou um Administrador de registros. No modelo de dados PRO, um Gerente de registros, um Administrador de registros ou um Revisor podem atribuir um planejamento da disposição para uma entidade. No modelo de dados Base e DoD, um Gerente de registros ou um Administrador de registros atribuem um planejamento da disposição para uma entidade.

Sobre Esta Tarefa

As agendas de disposição têm várias fases, nas quais as entidades afetadas passam pela disposição em etapas como revisão, exportação, transferência ou destruição. Embora um planejamento da disposição não requeira várias fases, a agenda em geral inclui duas fases: Se sua configuração de exibição para Assistente de Planejamento de Disposição em Preferências do Usuário for Simples, o planejamento será padronizado para uma fase usando a ação de destruição automática sem retenção. Para obter mais informações, consulte os tópicos sobre preferências de site e usuário.

Procedimento

Para definir um planejamento da disposição:

  1. Selecione a guia Disposição.
  2. Clique em Planejamentos da Disposição.
  3. Clique em Incluir Planejamento da Disposição.
    Restrição: Se sua configuração de exibição para Assistente de Planejamento de Disposição em Preferências do Usuário for Simples, o painel Etapas não mostrará Configurar Fases.
    1. Insira o nome e a descrição da agenda. A descrição é opcional.
    2. Insira o nome da autoridade responsável pela disposição de entidades e clique em Avançar. Este campo é opcional.
    3. Clique no botão de opção correspondente para selecionar o acionador que inicia o corte. Se a configuração de exibição para Assistente de planejamento de disposição nas Preferências do Usuário ou do Site estiver configurada como Simples, o único acionador possível é o acionador Evento Interno.
      • Para a data de calendário, você pode digitar uma data ou usar o controle do calendário. Essa ação é para um planejamento da disposição normal.
      • Para Data Predefinida, Evento Interno, Evento Externo ou Evento Recorrente, selecione um item no menu. Estes itens foram criados previamente na guia Configurar do IBM® Enterprise Records. Clique em Exibir detalhes para exibir os detalhes do acionador. Para obter informações sobre como incluir os acionadores, consulte os tópicos sobre inclusão de datas e eventos.
    4. Configure o deslocamento de corte. Consulte a seção Configurar corte e deslocamento de corte posteriormente neste tópico para obter mais detalhes.
    5. Configure a condição que aciona um corte de entidades. Um corte pode ser automático ou requerer aprovação. Para requerer aprovação, especifique uma ação de corte de disposição. Para um corte automático, não especifique uma ação de corte de disposição. Se a configuração de exibição para Assistente de planejamento de disposição nas Preferências do Usuário e do Site estiver configurada como Simples, a Ação de Corte da Disposição não é mostrada.
      • Cada ação de corte foi anteriormente incluída na guia Configurar do IBM Enterprise Records e possui um fluxo de trabalho associado. A varredura de disposição inicia automaticamente esse fluxo de trabalho após o corte, mais qualquer deslocamento. Para um planejamento da disposição normal, o menu Ação de Corte de Disposição contém apenas aquelas ações que pertencem ao tipo de ação de Corte. Para obter mais informações sobre ações, consulte o tópico sobre ações.
    6. Se desejar, modifique Base de Corte para especificar a data base de corte. O menu Base de Corte fornece um conjunto de propriedades de data do IBM Enterprise Records que calculam datas de corte com base em propriedades de entidade individuais do IBM Enterprise Records.

      Configure o deslocamento de corte. Consulte a seção Configurar corte e deslocamento de corte posteriormente neste tópico para obter mais detalhes.

    7. Se sua configuração de exibição para Assistente de Planejamento de Disposição em Preferências do Usuário ou Site for Detalhado, clique em Avançar. Essa ação cria um ou mais períodos de retenção, chamados fases, para o planejamento atual. Se clicar em Concluir neste estágio, as entidades associadas à agenda de disposição não têm um período de retenção específico. Se sua configuração de exibição para Assistente de Planejamento de Disposição em Preferências do Usuário for Simples, clique em Concluir. Há apenas uma fase usando a ação Destruição Automática, RMAutoDestroyAction. A Triagem É Necessária é configurado para Falso. A Retenção Padrão é 0 Anos, 0 Meses, 0 Dias. Nenhuma Retenção Alternativa é criada automaticamente.

Resultados

Configurar corte e deslocamento de corte

No IBM Enterprise Records, é possível definir um período de retenção configurando uma retenção em uma fase ou o deslocamento de corte.

Quando não há um deslocamento de corte especificado e o período de retenção de fase é configurado, a varredura faz um corte na entidade quando a condição do evento se torna verdadeira. Se a entidade que está sendo cortada for um contêiner ele também será fechado, evitando a adição de um novo registro. A retenção é, então, calculada como a data de corte mais o período de retenção definido na fase. As regras a seguir aplicam-se ao cálculo da data de corte, dependendo das diferentes configurações de planejamento:
  • Use de um acionador de evento interno e de um conjunto de datas base de corte para uma propriedade da entidade

    A data de corte é o valor da data base de corte.

  • Uso de um tipo de data de acionador de evento (evento externo, data predefinida) e uma data base de corte configurada como Data do Evento

    A data de corte é a data do acionador de evento.

  • Uso de um acionador de evento interno e de um conjunto de datas base de corte para Data do Evento

    A data de corte é a data quando o tempo de acesso executa.

  • Uso de um tipo de data de acionador de evento (evento externo, data predefinida) e uma data base de corte para uma propriedade da entidade

    A data de corte é a mais recente das duas datas.

Ao usar um deslocamento de evento de corte, a entidade não é cortada até que o final desse período de deslocamento seja atingido. Por isso, o contêiner permanece aberto durante o período de retenção. As regras a seguir aplicam-se ao cálculo da data de corte, dependendo das diferentes configurações de planejamento:
  • Use de um acionador de evento interno e de um conjunto de datas base de corte para uma propriedade da entidade

    A data de corte é o valor da data base de corte mais o deslocamento de corte.

  • Uso de um tipo de data de acionador de evento (evento externo, data predefinida) e uma data base de corte configurada como Data do Evento

    A data de corte é a data do acionador de evento mais o deslocamento de corte.

  • Uso de um acionador de evento interno e de um conjunto de datas base de corte para Data do Evento

    A data de corte é a data quando o tempo de acesso executa mais o deslocamento de corte.

Importante: Não use essa última configuração, pois qualquer atualização no planejamento, como seu nome, aciona um recálculo de varredura da data de corte e uma nova data de execução de varredura, mais o deslocamento, adiando o corte. Se nenhuma propriedade de registro puder ser usada para a data base de corte, é preferível usar uma retenção na fase.

Se sua configuração de exibição para o Assistente de Planejamento de Disposição for Simples em Preferências do Usuário ou Site, o planejamento será padronizado para sem retenção na fase. O planejamento também usa o mecanismo de deslocamento para definir a retenção.

Configurar fases

A associação de fases com um planejamento da disposição permite executar diferentes operações em uma entidade em diferentes intervalos. Cada fase especifica uma ação de disposição e um período de retenção para uma entidade. Por exemplo, para revisar uma entidade antes da eliminação, adicione duas fases na agenda de disposição. A primeira fase especifica uma revisão da entidade, e a segunda especifica a eliminação da entidade. IBM Enterprise Records executa diversas fases em um planejamento da disposição na sequência em que você inclui as fases no planejamento.

Também é possível definir diversas retenções alternativas dentro de uma fase. As Retenções alternativas fornecem períodos de retenção variável com base em um valor de propriedade. Quando nenhuma das condições de retenção alternativas for verdadeira, o IBM Enterprise Records usará o período de retenção padrão. Quando mais de uma condição de retenção alternativa for verdadeira, então o IBM Enterprise Records aplicará a retenção alternativa com o período de retenção mais longo.

Importante: O número de retenções alternativas ou a complexidade de seus critérios têm um impacto no desempenho no cálculo da retenção.

Após o IBM Enterprise Records aplicar a ação de corte em uma entidade, a primeira fase de um planejamento da disposição será aplicada a esta entidade. No fim do período de retenção da primeira fase, as entidades estão no prazo da ação de disposição associada à fase. O IBM Enterprise Records conclui a ação de disposição associada, a próxima fase no planejamento é iniciada após a aprovação de um usuário autorizado.

Para incluir uma fase no planejamento da disposição:

  1. Clique em Incluir Novo para abrir a página Propriedades da Fase.
  2. Insira um nome e descrição para a fase.
  3. Selecione uma Ação de Fase no menu.
    • Ações foram anteriormente criadas na guia Configurar do IBM Enterprise Records.
    • O IBM Enterprise Records conclui a ação nas entidades no final da fase.
    • Cada ação inclui um fluxo de trabalho predefinido que o IBM Enterprise Records inicia para essa ação.
    Restrição: Fases que transferem ou destroem entidades são fases finais. Não é possível adicionar outra fase após estes tipos de ações.
  4. No campo A Triagem É Necessária, selecione Verdadeiro para requerer uma revisão das entidades antes de iniciar o fluxo de trabalho associado à fase. Se a visualização não for requerida, selecione Falso.
  5. Se você selecionar a ação Transferir, Exportar ou Transferência Temporária para a fase, insira um local no campo Destino de Exportação. O local pode ser:
    • Em um servidor remoto. Por exemplo, \\server name\folder name.
    • Uma pasta em uma unidade local. Por exemplo, local drive:\folder name.
  6. Especifique um período de Retenção padrão para entidades nesta fase. Um valor é necessário se você não estiver atribuindo períodos de retenção alternativa.
  7. Para configurar condições para que as entidades permaneçam na fase por mais ou menos tempo com base em uma propriedade, conclua as etapas a seguir. Estas etapas criam períodos de retenção alternativa.
    1. Clique em Incluir Novo para exibir a janela Retenção Alternativa.
    2. Selecione um nome de propriedade no menu.
    3. Selecione um operador na lista.
    4. Especifique o valor da propriedade. O valor a ser inserido depende da propriedade.
    5. Selecione a Base de Retenção como a data de início para o período de retenção.
    6. Especifique os Dias do Período de Retenção em anos, meses e dias. O IBM Enterprise Records inclui o valor especificado aqui para a Base de Retenção. Na data resultante, o IBM Enterprise Records aplica a ação de fase para a entidade.
    7. Clique em Aceitar para incluir esta retenção alternativa no planejamento atual e retornar para a janela Propriedades da Fase.
    8. Continue a adicionar retenções alternativas para cada condição ao clicar em Adicionar nova. O IBM Enterprise Records preenche os dados da retenção alternativa anterior em todos os campos, de forma que você possa alterar os campos obrigatórios. Se necessário, é possível selecionar a caixa de seleção Remover de uma retenção alternativa e clicar em Aplicar para remover essa condição.
  8. Termine a fase ao clicar em Aceitar. O IBM Enterprise Records inclui a fase e os detalhes na lista de fases no planejamento.
  9. Para adicionar mais fases, clique em Incluir novo. Caso contrário, clique em Concluir para completar a agenda de disposição.


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Última atualização: novembro de 2013
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