يمكن أن يتم اضافة تصنيف السجل الى مخطط الحفظ في التسلسل الهرمي لعناصر ادارة السجلات. ويمكن أن تقوم أيضا باضافة تصنيف السجل الى تصنيف سجل آخر، من خلال تكوين تصنيف فرعي. ومع ذلك، يمكنك اضافة تصنيف فرعي فقط لفئة سجل فعال. ويمكن اضافة تصنيف السجل من خلال مستخدم بصلاحيات ادارة السجلات أو موجه النظام للسجلات.
نبذة عن هذه المهمة
افتراضيا، يقوم تصنيف السجل الجديد بتوارث كل الخصائص فيما عدا الاسم وكود التعريف وتاريخ الفتح من تصنيف السجل الرئيسي الخاص به.
يمكنك تغيير هذه القيم المتوارثة.
تنبيه: في أي مستوى بمخطط الحفظ، لا تقم بتكوين أكثر من 100 تصنيف للسجل وحافظات السجل. للحصول على المزيد من المعلومات عن مخططات الحفظ، ارجع الى الموضوع مخططات الحفظ.
اجراء
لاضافة تصنيف السجل:
- قم ببدء الاتصال بصلاحيات ادارة السجلات أو موجه النظام للسجلات وقم باستعراض مخطط الحفظ الذي تريد تكوين تصنيف السجل تحته. اذا كنت تريد تكوين تصنيف فرعي، قم بفتح تصنيف السجل المناسب.
- لفتح برنامج المعالجة، اضغط اضافة تصنيف السجل:
. ثم قم بتنفيذ الخطوات التالية. - لتحديد الخصائص، قم بتحديد أو تعديل قيم الخاصية التي يتم عرضها. يمكن تحرير بعض هذه الخصائص مباشرة في هذه الصفحة، بينما الأخرى تتطلب أن تقوم بالضغط على اسم الخاصية لتحرير القيم. العلامة النجمية الحمراء توضح أنه يجب أن تقوم بتحديد قيمة لهذه الخاصية. للحصول على المزيد من المعلومات عن الخصائص التي يتم عرضها، ارجع الى موضوع مرجع الخصائص. اذا كنت تقوم بادخال نموذج سجل يقوم آليا بتسمية السجلات التي يتم اضافتها الى التصنيف، قم بادخال النموذج مباشرة في هذا المجال. للحصول على معلومات عن بناء النموذج، ارجع الى اضافة موضوع نموذج التسمية.
- اضغط تالي لتحديد الجدول الزمني للتخلص لتصنيف السجل أو حدد خطوة أخرى من اللوحة.
- اضغط الغاء للخروج من برنامج المعالجة اضافة تصنيف السجل.
- ولتحديد التخلص، توجد ثلاثة احتمالات. قد يكون تم تحديد الجدول الزمني للتخلص مسبقا بالفعل.
تم تعليم مربع التوارث. يمكن عرض الجدول الزمني للتخلص ولكن لم يتم تعليم مربع التوارث. ولاستخدامه، اضغط توارث. قد لا يكون هناك أية معلومات للتخلص. وفي كل الحالات، اضغط استعراض الجدول الزمني لتحديد جدول زمني أو لتغييره. اضغط محو الجدول الزمني لترك مجال التخلص خاليا الآن.
يمكنك مراجعة صفحات المعلومات الخاصة بأي من الجداول الزمنية المخصصة من خلال الضغط على شارة احضار معلومات.
- عند الانتقال الى أحد الجداول الزمنية، اضغط اختيار بجانب اسم الجدول الزمني للتخلص الذي تريد تحديده لهذا التصنيف.
- واذا لزم الأمر، قم بتحديد صلاحية التخلص المحددة للتخلص من تصنيف السجل عند استحقاق التخلص منها. افتراضيا، سيتم تخصيص صلاحية التخلص المحددة للجدول الزمني للتخلص كصلاحية تخلص لتصنيف السجل آليا. اذا لم يتم تحديد صلاحية التخلص للجدول الزمني المحدد، سيتم تطبيق صلاحية التخلص التي قمت بتحديدها للتصنيف. اذا قمت بتحديد صلاحيات التخلص الآن وتحديد الجدول الزمني للتخلص فيما بعد، فان صلاحيات التخلص للجدول الزمني ستقوم باحلال صلاحيات التخلص الخاصة بفئة السجل.
تنبيه: اذا تم تحديد محددات العرض الخاصة بك في تفضيلات الموقع أو تفضيلات المستخدم الخاصة بك لعرض خطوة السجلات الأساسية عند تكوين حاويات بالقيمة لا، سيقوم البرنامج باخفاء خطوة تحديد السجل الأساسي. تخطي الى الخطوة الفرعية l.
- اذا كانت محددات المستخدم أو تفضيلات الموقع محددة لتقوم بعرض الخطوة تحديد السجل الأساسي، اضغط تالي لتحديد السجل الأساسي. بدلا من ذلك، حدد خطوة أخرى من اللوحة. للحصول على المزيد من المعلومات، أنظر الوصلات الخاصة بتفضيلات المستخدم وتفضيلات الموقع في نهاية هذا الموضوع.
- لتحديد هذه السجلات بهذا التصنيف بالنشطة، حدد True من القائمة مؤشر السجل النشط. لتحديد السجل الأساسي اذا كان يتم تكوين السجلات في فئة السجل تتطلب مراجعات وتحديثات مستمرة، قم بتعليم فئة السجل بأنها أساسية. سيتم تصنيف كل السجلات التي تم تكوينها في هذا التصنيف كنشطة.
- اذا كنت تريد ذلك، قم بادخال وصف للسجلات الأساسية ليتم اضافتها الى فئة السجل هذه.
- من خلال قائمة تصرف مراجعة السجل الأساسي، حدد التصرف التي يبدأ بمراجعات دورية أو دورة التحديث للسجلات الأساسية. تقوم القائمة بعرض تصرفات المراجعة الأساسية التي تم تكوينها مسبقا. للحصول على المزيد من المعلومات، ارجع الى اضافة موضوع التصرف.
- من خلال القائمة دورة التحديث والمراجعة للسجل الأساسي، حدد الحدث الذي يقوم باطلاق عملية المراجعة أو التحديث للسجلات الأساسية في الفئة. تقوم القائمة بعرض الأحداث المكررة التي تم تكوينها مسبقا. للحصول على المزيد من المعلومات، ارجع الى الموضوع اضافة حدث متكرر.
- اضغط تالي لتحديد السرية وانتهاء تصنيف السجل.
- لتحديد السرية، قم بمراجعة محددات السرية الموجودة.
للحصول على مزيد من المعلومات عن كل من مجالات التوصل، ارجع الى موضوع تحديد محددات السرية. محددات السرية تحدد المجموعات والمستخدمين الذين يمكنهم التوصل الى تصنيف السجل، والتحكم في التصاريح التي يتم منحها لكل من المستخدمين والمجموعات. قد يتم احلال محددات السرية التي قمت بتحديدها هنا بواسطة فئة السرية FileNet P8 بالعنصر. للحصول على المزيد من المعلومات، ارجع الى موضوع السرية.
- لتغيير صلاحيات التوصل لمستخدم أو مجموعة معينين في الصفحة، اضغط على اسم المستخدم أو المجموعة في عمود العنوان. سيتم عرض صفحة محددات السرية، والتي يمكن من خلالها تحديد تصاريح السرية لمستخدمين ومجموعات مختلفة.
- لاضافة مستخدمين أو مجموعات جديدة الى الكشف، اضغط اضافة جديد. لازالة أحد المستخدمين أو المجموعات الموجودة من الكشف، حدد الاختيار ازالة الخاص بهذا المستخدم أو المجموعة. للحصول على المزيد من المعلومات عن المستخدمين والمجموعات، ارجع الى اضافة مستخدمين ومجموعات الى موضوع العنصر.
- لحفظ التعديلات في محددات السرية والانتهاء من تكوين تصنيف السجل، اضغط انتهاء.
- اضغط حسنا لاستلام اشعار برسالة عند نجاح اضافة فئة السجل والخروج من برنامج المعالجة.