Przyjęcia zwykle śledzą użytkowników, którzy są posiadaczami kopii akt sklasyfikowanych. Możliwe jest również utworzenie przyjęcia akt niesklasyfikowanych. Choć przyjęcie śledzi lokalizację dokumentu sklasyfikowanego, samo przyjęcie nie jest sklasyfikowane.
Jeśli przyjęcie jest dokumentem papierowym, wówczas można je zadeklarować jako akta fizyczne. Więcej informacji zawiera temat dotyczący deklarowania akt fizycznych. Można zeskanować przyjęcie i zadeklarować zeskanowany obraz jako akta
elektroniczne lub utworzyć elektroniczny dokument tekstowy i zadeklarować go jako akta. Informacje o deklarowaniu przyjęć jako akt sklasyfikowanych zawiera temat dotyczący takiego deklarowania.
W przypadku zadeklarowania przyjęcia jako akt można powiązać przyjęcie z aktami przeznaczonymi do śledzenia.
Aby zadeklarować przyjęcie jako akta:
- Rozpocznij deklarowanie przyjęcia jako akt tak samo, jak w przypadku innych dokumentów.
- W kroku Ustaw właściwości kliknij opcję Przyjęcie.
- Przejdź do akt sklasyfikowanych i wybierz akta śledzone przez przyjęcie.
- Zakończ proces deklarowania akt, jak w przypadku innych dokumentów.
Po zadeklarowaniu przyjęcia jako akt widok Właściwości przyjęcia, w polu Przyjęcie, będzie zawierał nazwę akt, które są śledzone.
W celu zmiany wartości należy kliknąć opcję Przyjęcie lub skasować przypisanie, klikając opcję Wyczyść.
W widoku szczegółów akt sekcja Dodatkowe szczegóły dot. akt zawiera pole Status przyjęcia, które przedstawia jeden z poniższych statusów:
- Brak: akta nie zostały ustawione jako przyjęcie innych akt.
- Dołączone: status akt, do których przyjęcie jest dołączone, nie uległ zmianie; przyjęcie jest nadal dołączone do śledzonych akt.
- Przeniesione przez nadrzędne: powiązane akta zostały przeniesione przez normalny proces
rozporządzenia.
- Zniszczone przez nadrzędne: powiązane akta zostały usunięte przez normalny proces
rozporządzenia.
- Klasyfikacja anulowana przez nadrzędne: klasyfikacja powiązanych akt została anulowana przez autoryzowanego użytkownika.
- Starsza wersja przywrócona przez nadrzędne: autoryzowany użytkownik przywrócił starszą wersję powiązanych akt.
- Usunięte przez nadrzędne: powiązane akta zostały usunięte ręcznie.
Termin „nadrzędne” dotyczy akt powiązanych z przyjęciem, a nie folderu.
Ostrzeżenie: Pole
Status przyjęcia zawiera wartość „Brak”, o ile żadne akta nie są przyjęciem. Widok
Właściwość sklasyfikowanych tak zawiera nazwy przyjęć, które zostały dołączone do akt (jeśli istnieją). Pole Status przyjęcia sklasyfikowanych akt zawiera wartość „Brak”, ponieważ akta, do których dołączone są przyjęcia, nie mogą być przyjęciami innych akt. Dla akt (pojedynczych) może istnieć wiele przyjęć, ale przyjęcie może być dołączone tylko do jednych akt.
- Nie można rozporządzać przyjęciem, które jest dołączone do aktywnych sklasyfikowanych akt.
- Przejście na starszą wersję akt lub anulowanie klasyfikacji akt powoduje usunięcie dowiązania do przyjęcia. Jeśli wymagane
jest dalsze śledzenie akt, należy zadeklarować nowe akta jako przyjęcie dla akt, dla których przywrócono starszą wersję lub których klasyfikacja została anulowana.