Pode adicionar uma categoria de registo a um plano de ficheiros na hierarquia
das entidades de gestão de registos. Também pode adicionar uma categoria de registo a
outra categoria de registo, criando uma subcategoria. No entanto, só pode
adicionar uma subcategoria a uma categoria de registo activa. Apenas os gestores de registos ou os administradores de registos podem adicionar uma categoria de registo.
Sobre esta tarefa
Por predefinição, a nova categoria de registo herda todas as propriedades
da respectiva categoria de registo ascendente excepto Nome, Identificador e Data de
abertura.
Pode alterar estes
valores herdados.
Atenção: Em qualquer nível do plano de ficheiros, não crie mais de
100 categorias de registo e pastas de registo. Para obter mais informações sobre
planos de ficheiros, consulte o tópico Planos de ficheiros.
Procedimento
Para adicionar uma categoria de registo:
- Inicie sessão como gestor de registos ou administrador de registos e aceda ao plano
de ficheiros no qual pretende criar uma categoria de registo. Se pretender criar uma
subcategoria, abra a categoria de registo apropriada.
- Para abrir o assistente, faça clique em Adicionar categoria de
registos:
. Em seguida, execute os passos seguintes. - Para Definir propriedades, introduza ou modifique os valores das propriedades apresentadas. Algumas propriedades podem ser editadas directamente nesta página, mas para editar
outras é necessário fazer clique no nome da propriedade para editar os valores. Um asterisco vermelho indica que tem de especificar um valor para essa propriedade. Para obter mais informações sobre as propriedades apresentadas, consulte o tópico
"Referência de propriedades". Se estiver a introduzir um Padrão do registo que automaticamente atribui nomes aos
registos
adicionados à categoria, introduza o padrão directamente neste campo. Para obter
informações sobre a construção do padrão, consulte o tópico "Adicionar um padrão de
atribuição de nomes".
- Faça clique em Seguinte para definir a agenda de
eliminação para a categoria de registo ou seleccione outro passo no painel.
- Faça clique em Cancelar para sair do assistente Adicionar categoria de registos.
- Para Definir eliminação, existem três
possibilidades. Uma agenda de eliminação poderá já ter sido pré-seleccionada.
A caixa Herdar está seleccionada. Uma agenda de eliminação pode estar indicada e a
caixa Herdar não estar assinalada. Para a
utilizar, faça clique em Herdar. Podem não existir quaisquer informações sobre a eliminação. Em todos os casos, faça clique em
Procurar agenda para seleccionar ou alterar uma agenda. Faça
clique em Limpar agenda para deixar a eliminação em branco temporariamente.
Pode consultar as páginas de informação de qualquer agenda atribuída fazendo clique no
ícone Obter informações.
- Ao procurar uma agenda, faça clique em Seleccionar sob o
nome da agenda de eliminação que pretende atribuir a esta categoria.
- Se necessário, especifique a Autoridade da eliminação designada para a eliminação da
categoria de registo quando se aproximar a data de eliminação. Por predefinição, a autoridade de eliminação especificada para a agenda de
eliminação seleccionada será atribuída automaticamente como a autoridade de eliminação
para a categoria de registo. Se não estiver definida uma autoridade de eliminação para
a agenda seleccionada, é aplicável a autoridade de eliminação definida para a
categoria. Se especificar a autoridade de eliminação agora e definir a agenda da
eliminação mais tarde, a autoridade definida para a agenda substitui a autoridade de
eliminação da categoria de registo.
Atenção: Se a definição de visualização nas Preferências de sítio
ou Preferências do utilizador para Mostrar o passo de
registos vitais ao criar contentores estiver definida como
Não, o programa oculta o passo Definir registo
vital. Avance para o subpasso l.
- Se a definição do utilizador ou das preferências do sítio estiver
configurada para apresentar o passo Definir registo vital,
faça clique em Seguinte para definir o Registo vital. Em alternativa, seleccione outro passo no painel. Para obter mais informações, consulte as ligações Preferências do utilizador e
Preferências de sítio no fim deste tópico.
- Para especificar que os registos nesta categoria são vitais, seleccione
True no menu Indicador para registo vital. Para definir o registo vital se os registos criados na categoria de registo
requerem revisões e actualizações contínuas, marque a categoria de registo como
Vital. Todos os registos criados na categoria são automaticamente classificados como vitais.
- Se pretender, introduza uma descrição dos registos vitais a serem adicionados a
esta categoria de registo.
- No menu Acção após a revisão do registo vital, seleccione
a acção que é iniciada com o ciclo de revisão ou actualização periódica dos registos
vitais. O menu apresenta acções de revisão vital anteriormente criadas. Para obter mais
informações, consulte o tópico sobre adicionar uma acção.
- No menu Revisão do registo vital e ciclo de actualização,
seleccione o evento que irá activar a revisão ou actualização periódica dos registos
vitais na categoria. O menu apresenta eventos periódicos anteriormente criados. Para
obter mais informações, consulte o tópico sobre como adicionar um evento periódico.
- Faça clique em Seguinte para definir a segurança e concluir a
categoria de registo.
- Para definir a segurança, consulte as definições de segurança existentes.
Para obter mais informações sobre cada área de acesso, consulte o tópico sobre como especificar uma definição de segurança. As definições de segurança determinam os grupos e os utilizadores que podem aceder
à categoria de registo e controlam as permissões concedidas a cada grupo ou utilizador. As definições de segurança especificadas aqui podem ser substituídas pela segurança do
FileNet P8 definida na entidade. Para obter mais informações, consulte o
tópico sobre segurança.
- Para alterar os direitos de acesso para um utilizador ou grupo específico,
apresentado na página, faça clique no nome do utilizador ou grupo na coluna
Título. É apresentada a página Definições de Segurança, onde pode
especificar as permissões de segurança de diferentes utilizadores e grupos.
- Para adicionar novos utilizadores ou grupos à lista, faça clique em Adicionar novo. Para remover um grupo ou utilizador existente da lista, seleccione a opção
Remover correspondente a esse utilizador ou grupo. Para obter mais informações sobre utilizadores e grupos, consulte o tópico sobre
como adicionar utilizadores e grupos a um objecto.
- Para guardar as alterações às definições de segurança e concluir a criação da
categoria de registo, faça clique em Terminar.
- Faça clique em OK para confirmar a mensagem de criação com
êxito de uma categoria de registo e sair do assistente.