IBM Enterprise Records, wersja 5.1.2    

Konfigurowanie automatycznego deklarowania akt

W produkcie można skonfigurować automatyczne deklarowanie akt, aby upewnić się, że jeśli użytkownik wykonuje operację względem dokumentu w składnicy obiektów akt (RO, Records Object Store), akta są deklarowane. Produkt IBM® Enterprise Records tworzy odpowiednie akta w określonej składnicy obiektów kartoteki akt (FPOS).

O tym zadaniu

Na przykład: można wybrać opcję deklarowania każdego dokumentu umieszczonego w folderze Confidential jako akt. Można ustawić deklarowanie każdego dokumentu należącego do określonej klasy dokumentów jako akt, jeśli użytkownik wprowadza/zwraca dokument.
Ważne: Jeśli wymagane jest zadeklarowanie akt już w trakcie tworzenia, wówczas można użyć zdarzenia Wprowadź/Zwróć zamiast zdarzenia Utwórz.
Zdarzenie RMAutoDeclaration należy skonfigurować w celu korzystania ze zdarzeń asynchronicznych i INNYCH NIŻ synchroniczne. Aby skonfigurować automatyczne deklarowanie akt, należy wykonać następujące zadania:

Edycja pliku konfiguracyjnego deklaracji automatycznej

Procedura

Aby edytować plik konfiguracyjny RMAutoDeclaration (RMAutoDeclare.properties):

  1. W produkcie IBM Administration Console for Content Platform Engine utwórz (wyznacz) właściwość String (na przykład: AutoDeclareFolderSymName) w klasie lub podklasie dokumentu źródłowego, aby określić ścieżkę folderu albo identyfikator GUID folderu, w którym zostaną umieszczone akta. Skonfiguruj właściwość w taki sposób, aby jej długość nie przekraczała 256 znaków.
  2. (Opcjonalnie) W produkcie IBM Administration Console for Content Platform Engine utwórz (wyznacz) inną właściwość String (na przykład AutoDeclareRecordClassSymName) w klasie lub podklasie dokumentu źródłowego, aby określić nazwę klasy akt. Jeśli nazwa klasy akt nie zostanie określona, wówczas domyślna ustawiona zostanie wartość domyślna ElectronicRecordInfo.

    Pierwsze dwa kroki tworzą właściwości dla zdarzenia RMAutoDeclare.

  3. Użyj produktu Application Engine, Workplace XT lub IBM Administration Console for Content Platform Engine, aby pobrać plik RMAutoDeclare.properties.
  4. Przeprowadź edycję pliku RMAutoDeclare.properties, wykorzystując następujące informacje:
    rmevent.declare.RecordClassPropertySymname=AutoDeclareRecordClassSymName
    rmevent.declare.RecordFiledInFolderPropertySymname=AutoDeclareFolderSymName
      (Jeśli właściwość nie istnieje, wówczas procedura obsługi zdarzeń rejestruje błąd.)
    rmevent.declare.FPOSObjectStoreName=TargetObjectStoreName
  5. Użyj produktu Application Engine, Workplace XT lub IBM Administration Console for Content Platform Engine, aby wprowadzić/zwrócić nową wersję pliku RMAutoDeclare.properties z treścią określoną wcześniej.

Wyniki

Utwórz subskrypcję, która będzie wykorzystywać czynność zdarzenia RMAutoDeclaration

Można utworzyć jedną lub więcej subskrybcji, które będą uruchamiane przy każdej okazji zdarzenia zasubskrybowanego (Wprowadź/zwróć lub Plik dodany). Ta funkcja spowoduje uruchomienie czynności zdarzenia powiązanego z subskrypcją.

W przypadku zdarzenia wprowadzania/zwracania powiązanego z dokumentem można utworzyć subskrybcję w klasie lub podklasie Dokument. W przypadku zdarzenia powiązanego z folderem (plik dodany) można utworzyć subskrybcję w klasie lub podklasie folderu albo w konkretnej instancji obiektu folderu. Można utworzyć dowolną liczbę subskrybcji. Na przykład: można utworzyć subskrybcje dotyczące kilku różnych podklas dokumentów.

Aby dodać subskrypcje:
  1. W produkcie IBM Administration Console for Content Platform Engine rozszerz składnicę obiektów ROS, która zawiera dokumenty przeznaczone do automatycznego zadeklarowania w postaci akt.
  2. Aby utworzyć subskrybcję dla klasy lub podklasy dokumentu, kliknij prawym przyciskiem myszy opcję Klasa dokumentu (albo podklasa dokumentu) i wybierz opcję Dodaj subskrybcję. Aby utworzyć subskrypcję dla klasy lub podklasy folderu, rozwiń folder Inne klasy, kliknij prawym przyciskiem myszy opcję Folder (lub podklasę folderu), a następnie wybierz opcję Dodaj subskrypcję. Aby utworzyć subskrybcję dla konkretnego folderu, rozwiń folder główny. Przejdź do folderu, dla którego zamierzasz ustawić subskrypcję. Kliknij prawym przyciskiem myszy folder, a następnie wybierz opcję Dodaj subskrybcję.
  3. W kreatorze tworzenia subskrybcji kliknij opcję Dalej.
  4. Określ znaczącą, unikalną nazwę i opis dla subskrypcji, a następnie kliknij przycisk Dalej.
  5. W przypadku subskrybcji klasy (nie instancji) upewnij się, że zaznaczony jest przełącznik Zastosuj do wszystkich instancji klasy <nazwa klasy>, a następnie kliknij przycisk Dalej.
  6. Na ekranie określania wyzwalaczy określ wyzwalacze, które będą aktywować subskrybcję (Wprowadź/zwróć w przypadku subskrybcji dokumentu; Umieść w przypadku subskrybcji folderu). Kliknij przycisk Dalej.
  7. W menu na ekranie wybierz czynność zdarzenia RMAutoDeclare utworzoną poprzednio i kliknij przycisk Dalej.
  8. Upewnij się, że pole wyboru Synchroniczne nie jest zaznaczone. Pozostałe pola wyboru pozostaw zaznaczone lub niezaznaczone, a następnie kliknij przycisk Dalej.
  9. Kliknij przycisk Zakończ.

RMAutoDeclare

Aby przetestować konfigurację RMAutoDeclare, wykonaj następującą procedurę:

  1. Utwórz dokument w ROS klasy, która została skonfigurowana w celu automatycznego deklarowania.
  2. Określ nazwę klasy akt we właściwości String dokumentu źródłowego.

    Nazwa ta to właściwość (AutoDeclareRecordClassSymName) poprzednio wprowadzona do pliku RMAutoDeclare.properties. Informacje zawiera krok 2 w procedurze Edycja pliku konfiguracyjnego deklaracji automatycznej, która została opisana we wcześniejszej sekcji niniejszego tematu. W przypadku tworzenia dokumentu użytkownik wprowadza nazwę klasy akt do tej właściwości. Jeśli nie zostanie określona nazwa symboliczna, wówczas domyślną nazwą klasy będzie ElectronicRecordInfo.

  3. W innej właściwości String określ ścieżkę folderu, w którym akta zostały umieszczone.

    Ta nazwa to druga właściwość (AutoDeclareFolderSymName) obok aktualnie używanej w pliku RMAutoDeclare.properties. Informacje zawiera krok 1 w procedurze Edycja pliku konfiguracyjnego deklaracji automatycznej, która została opisana we wcześniejszej sekcji niniejszego tematu. W przypadku tworzenia dokumentu użytkownik wprowadza do tej właściwości ścieżkę folderu, w którym folder został umieszczony, albo identyfikator GUID. Jeśli wartość jest niepoprawna, wówczas procedura obsługi zdarzeń rejestruje błąd. Nazwa ścieżki folderu akt zaczyna się od sekcji /<File Plan Name>/... (na przykład: /File Plan/Category1/Folder1). Użytkownik może również wprowadzić identyfikator GUID folderu.

Jeśli użytkownik utworzy dokument, wówczas zdarzenie RMAutoDeclare zadeklaruje dokument do określonego folderu w FPOS, wykorzystując określoną klasę akt.



Opinia

Ostatnia aktualizacja: Listopad 2013
configure_autodeclaration.htm

© Copyright IBM Corp. 2013