IBM Enterprise Records, Versión 5.1.2    

Declarar un registro físico clasificado

Si navega por un almacén de objetos del plan de archivos en IBM® Enterprise Records, haga clic en Declarar registro físico para ejecutar el Asistente de declaración de registros.

Acerca de esta tarea

Este asistente se compone de tres pasos:

Procedimiento

Para declarar un registro de catálogos:

  1. Haga clic en Seleccionar clase. El asistente abre la página Selección de clase de registro.
  2. De forma predeterminada, sólo la clase Registro de marcador está disponible. Si su sitio añadió otras clases, seleccione la clase apropiada y haga clic en Aceptar.
  3. Especificar la situación de un plan de archivos.
    1. En IBM Enterprise Records, haga clic en Agregar nuevo. Para eliminar la ubicación de un plan de archivos, haga clic en Eliminar bajo su descripción.En Application Engine, haga clic en Seleccionar ubicación de plan de archivos.
    2. Vaya al nivel correspondiente en una ubicación y seleccione la casilla de verificación.

      Si creó accesos directos, puede seleccionar Accesos directos y seleccionar de la lista. Seleccione la casilla de verificación de la ubicación que desee usar y haga clic en Agregar a selección.

      Puede hacer clic en Buscar para buscar una ubicación. Seleccione el título o el identificador de plan de archivos. El operador predeterminado es "like" y le permite buscar una parte del nombre. Introduzca una cadena de texto y haga clic en Buscar.

    3. Después de seleccionar una ubicación, haga clic en Agregar a selección.
    4. Haga clic en Agregar a accesos directos para las ubicaciones que se usan con frecuencia. En futuras declaraciones, puede seleccionar las ubicaciones desde la vista Accesos directos en vez de ir a la vista Examinar.
    5. Haga clic en Aceptar.
  4. Haga clic en Siguiente para continuar con el paso Definir propiedades.

Resultados

Para completar el paso Definir propiedades:

  1. Introduzca la información necesaria en los campos de propiedades. Los campos necesarios varían según la clase que haya seleccionado. Los campos necesarios de la clase Registro de marcador predeterminada son:
    • Tipo de soporte: especifique el tipo de soporte; por ejemplo, CD, casete de vídeo o foto en papel.
    • Formato: especifique el formato; por ejemplo, CDR, VHS o papel.
    • Autor/Originador: especifique el nombre de la persona que ha creado o posee el registro físico
    • Asunto: escriba una breve descripción del registro físico
    • Fecha de publicación: especifique la fecha de creación del registro físico.
    • Ubicación de inicio: introduzca la ubicación permanente del registro físico cuando no se ha extraído el registro. Haga clic en Seleccionar en la ubicación necesaria. El asistente cierra la página y vuelve al paso Definir propiedades.
  2. Si está declarando un registro como un Recibo de otro registro, haga clic en Recibode. Luego vaya a y seleccione el registro clasificado que es el origen del recibo. Los recibos hacen un seguimiento de los registros clasificados pero el recibo no se clasifica. Consulte el tema sobre recibos.
  3. Haga clic en Siguiente.

Para completar el paso Definir propiedades de clasificación:

  1. Para seleccionar una guía de clasificación de seguridad (SCG) o un documento de origen, haga clic en Derivado de. Este paso es optativo.
    • Para seleccionar un tema, sección o guía de clasificación de seguridad, haga clic en Agregar nuevo en el área Guías de clasificación de seguridad y seleccione el elemento SCG deseado. Al seleccionar un elemento de SCG se rellena la propiedad Derivado de del registro con la información de SCG. Esta información incluye el nombre de SCG, la fecha en que se emitió el SCG y el originador del SCG.
    • Para seleccionar un documento de origen, haga clic en Agregar nuevo en el área Documentos de origen e introduzca una descripción del documento de origen en el cuadro de texto. Un documento de origen no proporciona información adicional, así que complete los campos requeridos en el paso Establecer propiedades de clasificación.
    • Para eliminar una guía de clasificación de seguridad o un documento de origen, haga clic en la casilla correspondiente de la columna Eliminar y haga clic en Eliminar.
    • Después de añadir o quitar los documentos de origen y los elementos de guías de clasificación pertinentes, haga clic en Aceptar.
    Importante: Si hace clic en Aceptar en la página Derivado de, IBM Enterprise Records copia los datos de todos los campos mostrados en el resumen, incluidos los espacios en blanco, en los campos correspondientes en el paso Establecer propiedades de clasificación. Si ingresó otros datos en esos campos y está revisando solamente la información sobre la página Derivado de, haga clic en Cancelar para conservar los datos que ingresó manualmente.
  2. Especifique un valor en Clasificación inicial. Para ello, seleccione Alto secreto, Secreto, o Confidencial en el menú.
    Importante: Clasificación actual adopta de forma predeterminada el mismo valor que Clasificación inicial si dispone de autorización para ver elementos en el nivel de la clasificación inicial. De lo contrario, debe especificar un valor a nivel de la autorización de seguridad que tenga.
  3. Haga clic en Razones para la clasificación. IBM Enterprise Records abre la página Seleccionar valores en la que puede agregar y quitar las razones para la clasificación.
    1. Para agregar una Razón para la clasificación, haga clic en Agregar nuevo valor y seleccione Activo, para nuevos registros o En desuso para registros antiguos.
    2. En la lista de opciones, seleccione una razón y haga clic en Aceptar.
    3. Continúe agregando cuantas razones necesite.
    4. Para eliminar una razón, resalte la razón y haga clic en el icono Eliminar elementos seleccionados: icono Eliminar elementos seleccionados
    5. Cuando haya terminado con las selecciones, haga clic en Aceptar.
  4. En el campo Agencia de clasificación, especifique el nombre del organismo que se encarga del registro físico, como el Departamento o Ministerio de Defensa.
  5. Complete cualquiera de los campos opcionales restantes.
    • Para cambiar Desclasificar en fecha, haga clic en el icono de calendario y seleccione una fecha. Desclasificar en fecha se basa en uno de los siguientes valores:
      • El valor de Periodo de tiempo predeterminado de desclasificación especificado en Configuración del sistema. Para obtener más información, consulte el tema configuración del sistema.
      • El elemento SCG, si ha seleccionado un elemento SCG en el campo Derivado de.
    • Haga clic en Desclasificar en sucesos o Degradar en sucesos. IBM Enterprise Records abre la página Seleccionar valores en la que se pueden agregar y quitar los valores pertinentes.
      • En la lista de opciones, seleccione un valor y haga clic en Aceptar.
      • Continúe agregando cuantos valores necesite.
      • Para eliminar un valor, resalte el valor y haga clic en el icono Eliminar elementos seleccionados: icono Eliminar elementos seleccionados
      • Cuando haya terminado con las selecciones, haga clic en Aceptar.
    • Es posible que la introducción o el cambio de datos pueda cambiar el requisito de información en otros campos. Por ejemplo, si modifica el campo Desclasificar en fecha, se debe introducir una exención. Si especifica un valor en el campo Degradar en sucesos, debe proporcionar instrucciones de degradación.
  6. Haga clic en Finalizar una vez haya proporcionado la información que se necesita.


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Última actualización: Noviembre 2013
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