IBM Enterprise Records, Versión 5.1.2    

Requisitos previos y configuración de informes

Al trabajar con los informes IBM® Enterprise Records, usted puede recopilar una lista de informes IBM Enterprise Records disponibles. También ve los detalles sobre el criterio de configuración para cada informe y los requisitos previos necesarios antes de generar el informe.

Antes de que pueda generar un informe, debe realizar cualquier requisito previo para ese informe. También debe configurar el servidor de informes durante la instalación de IBM Enterprise Records. Para obtener más información, consulte IBM Enterprise Records Installation and Upgrade Guide.

Informes de IBM Enterprise Records

Los informes siguientes se basan en el plan de archivos predeterminado seleccionado, establecido por el administrador. Para generar un informe, seleccione la ficha Informes en IBM Enterprise Records. Siga las instrucciones para introducir los criterios de configuración específicos que sirven como base para el informe.

Acciones realizadas por un usuario

Antes de ejecutar este informe, cumpla los siguientes requisitos previos: El informe enumera solo acciones realizadas después de habilitar la auditoría. Para obtener más información, consulte el tema auitoría.
Restricción: El informe muestra eliminar sucesos solo cuando:
  • Se ha activado Conservar metadatos; de lo contrario, los metadatos desaparecen al eliminar el registro.
  • Un usuario sin privilegios de eliminación ha intentado suprimir el registro.
Para obtener las sugerencias de rendimiento relacionadas con este informe, consulte el tema afinación de rendimiento del informe.
Tabla 1. Parámetros utilizados por el informe Acciones realizadas por un usuario
Propiedad Descripción
Especificar sección de plan de archivos Haga clic en examinar para seleccionar la parte del plan de archivos en el que desea ejecutar el informe. Si no indica una sección, se utiliza todo el plan de archivos.
Nombre del usuario Introduzca un nombre de usuario o haga clic en seleccionar usuario para buscar y seleccionar el usuario cuyas acciones desea consultar.
Fecha de inicio Haga clic en el icono de calendario y seleccione la fecha de acción más antigua en la que basar el informe.
Fecha final Haga clic en el icono de calendario y seleccione la fecha de acción más reciente en la que basar el informe.
Tipo de entidad RM Haga su selección al hacer clic en una o más de las entidades de la lista (con Shift + clic o Ctrl + clic).
Tipo de informe

Seleccione Detallado para ver Nombre de suceso, Tipo de entidad, Nombre de usuario, Fecha de acción, Nombre de entidad y Total entidades.

Seleccione Resumido para ver Nombre de suceso, Tipo de entidad y Total entidades.

Categorías y carpetas por acciones de disposición

Este informe muestra las categorías y carpetas afectadas por una determinada acción de disposición. Debe asignar previamente los programas de disposición a categorías y carpetas. Ejecute un barrido de disposiciones para ver la información más reciente. Para obtener más información, consulte el tema añadir una acción, el tema asociación a un programa de disposición y el tema ejecutar un barrido de disposición.
Tabla 2. Parámetros utilizados por el informe Categorías y carpetas por acciones de disposición
Propiedad Descripción
Acción de disposición En la lista de menús, seleccione una acción de disposición: Revisar, Exportar, Transferir, Destruir, Transferencia provisional, Límite de corte o Revisión vital.
Fecha de inicio Haga clic en el icono de calendario y seleccione la fecha de inicio del informe. Esta propiedad define el inicio del período durante el cual se realizó la acción de disposición seleccionada.
Fecha final Haga clic en el icono de calendario y seleccione la fecha de finalización del informe. Esta propiedad define el fin del período durante el cual se realizó la acción de disposición seleccionada.
Tipo de informe

Seleccione Detallado para ver Fecha de ejecución de fase, Nombre del programa de disposición, Tipo de entidad, Fecha de ejecución de fase, Fecha de creación, Creador y Nombre de entidad.

Seleccione Resumido para ver Fecha de ejecución de fase, Nombre de programa de disposición, Tipo de entidad y Total entidades.

Programas de disposición definidos en un plan de archivos

Este informe enumera los programas de disposición que hay en un plan de archivos. Para obtener más información acerca de los programas de disposición, consulte el tema programas de disposición.
Tabla 3. Parámetros utilizados en el informe Programas de disposición definidos en un plan de archivos
Propiedad Descripción
Tipo de informe

Seleccione Detallado para ver Nombre de programa de disposición, Nombre de acción, Tipo de entidad y Nombre de entidad.

Seleccione Resumido para ver Nombre de programa de disposición, Tipo de entidad y Total entidades.

Programas de disposición asignados a tipos de registros

Antes de ejecutar este informe, cumpla los siguientes requisitos previos:
Tabla 4. Parámetros utilizados por el informe Programas de disposición asignados a tipos de registros
Propiedad Descripción
Especificar sección de plan de archivos Haga clic en Examinar para seleccionar la parte del plan de archivos en el que desea ejecutar el informe. Si no indica una sección, se utiliza todo el plan de archivos.
Nombre de programa de disposiciones Haga clic en Seleccionar programas de disposiciones para elegir un programa de disposición en la lista que aparece o escriba un nombre. Si el texto que selecciona o escribe se muestra en otro nombre de programa, ese programa también está seleccionado.
Tipo de informe

Seleccione Detallado para ver Nombre de programa, Nombre de entidad, Fecha de creación, Creado por y el número total de registros.

Seleccione Resumido para ver Nombre de programa y el número total de registros.

Categorías y carpetas electrónicas asociadas con un programa de disposición

Este informe muestra qué categorías están asociadas con un programa de disposición especificado. Para obtener más información, consulte el tema asociar un programa de disposición.
Tabla 5. Parámetros utilizados por el informe Categorías y carpetas electrónicas asociadas con un programa de disposición
Propiedad Descripción
Nombre de programa de disposiciones Haga clic en Seleccionar programas de disposiciones para elegir un programa de disposición en la lista que aparece o escriba un nombre. Si el texto que selecciona o escribe se muestra en otro nombre de programa, ese programa también está seleccionado.
Tipo de entidad RM Haga su selección al hacer clic en una o más de las entidades de la lista (con Shift + clic o Ctrl + clic).
Tipo de informe

Seleccione Detallado para ver Nombre de programa, Nombre de acción, Tipo de entidad RM, Fecha de creación, Creado por y Nombre de entidad RM.

Seleccione Resumido para ver Nombre de programa, Nombre de acción, Tipo de entidad RM y Total entidades.

Registros y carpetas electrónicas por marcas de protección (solo PRO)

Este informe muestra que carpetas y registros se marcaron previamente para la clasificación de seguridad seleccionada. Introduzca un ID de usuario y una contraseña para la base de datos que establece su clasificación. Puede ver información en su clasificación o por debajo de ella.
Tabla 6. Parámetros utilizados por el informe Carpetas y registros electrónicos por marcas de protección
Propiedad Descripción
Categoría de seguridad Seleccione una o más categorías de seguridad: Alto secreto, Secreto, Confidencial, Restringido o Desclasificado.
Tipo de entidad RM Seleccione uno o ambos tipos de entidad para los que quiere generar el informe.
Tipo de informe

Seleccione Detallado para ver Categoría de seguridad, Tipo de entidad RM, Fecha de creación, Creador y Nombre de entidad RM. Seleccione Resumido para ver Categoría de entidad, Tipo de entidad RM y Total entidades.

Carpetas electrónicas creadas durante un periodo determinado

Este informe muestra las carpetas electrónicas creadas durante un periodo de tiempo concreto.
Tabla 7. Parámetros utilizados por el informe Carpetas electrónicas creadas durante un periodo determinado
Propiedad Descripción
Especificar sección de plan de archivos Haga clic en examinar para seleccionar la parte del plan de archivos en el que desea ejecutar el informe. Si no indica una sección, se utiliza todo el plan de archivos.
Fecha de inicio Haga clic en el icono de calendario y seleccione la fecha de creación más antigua en la que basar el informe.
Fecha final Haga clic en el icono de calendario y seleccione la fecha de creación más reciente en la que basar el informe.
Tipo de informe

Seleccione Detallado para ver Fecha de creación, Creador y Nombre de entidad RM.

Seleccione Resumido para ver Fecha de creación y Número de carpetas de registros creadas.

Registros electrónicos creados por un usuario durante un periodo concreto

Este informe enumera los registros creados por un usuario determinado durante el periodo de tiempo que se especifique.
Tabla 8. Parámetros utilizados por el informe Registros electrónicos creados durante un periodo determinado
Propiedad Descripción
Especificar sección de plan de archivos Haga clic en examinar para seleccionar la parte del plan de archivos en el que desea ejecutar el informe. Si no indica una sección, se utiliza todo el plan de archivos.
Fecha de inicio Haga clic en el icono de calendario y seleccione la fecha de creación más antigua en la que basar el informe.
Fecha final Haga clic en el icono de calendario y seleccione la fecha de creación más reciente en la que basar el informe.
Creado por el usuario Introduzca un nombre de usuario o haga clic en seleccionar usuario para buscar y seleccionar el usuario del que desea generar un informe.
Tipo de informe

Seleccione Detallado para ver Fecha de creación, Creado por y Nombre de entidad RM.

Seleccione Detallado para ver Fecha de creación, Creado por y Número de entidades creadas.

Registros electrónicos vistos por un usuario durante un periodo concreto

Este informe muestra los registros que ha visto un usuario de IBM Enterprise Records en el periodo de tiempo que se especifique. Antes de ejecutar este informe, cumpla los siguientes requisitos previos: En el informe solo figuran los registros vistos tras la activar la auditoría.
Tabla 9. Parámetros utilizados por el informe Registros electrónicos vistos durante un periodo determinado
Propiedad Descripción
Especificar sección de plan de archivos Haga clic en examinar para seleccionar la parte del plan de archivos en el que desea ejecutar el informe. Si no indica una sección, se utiliza todo el plan de archivos.
Fecha de inicio Haga clic en el icono de calendario y seleccione la fecha de visualización más antigua en la que basar el informe.
Fecha final Haga clic en el icono de calendario y seleccione la fecha de visualización más reciente en la que basar el informe.
Visto por usuario introduzca un nombre de usuario o haga clic en seleccionar usuario para buscar y seleccionar el usuario del que desea generar un informe.
Tipo de informe

Seleccione Detallado para ver Visto por, Fecha de visualización, Creado por, Fecha de creación, nombre de la entidad RM y número total de registros.

Seleccione Resumido para que aparezca Visto por, Fecha de visualización y Total entidades.

Volúmenes electrónicos abiertos y cerrados dentro de un periodo determinado

Este informe muestra que volúmenes electrónicos se abrieron y cerraron durante el período que especifique. En el informe detallado o el resumido, especifique abiertos o cerrados. Para obtener más información sobre cómo se abren y cierran los volúmenes, consulte el tema carpetas de categorías y volúmenes.

Tabla 10. Parámetros utilizados por el informe Volúmenes electrónicos abiertos y cerrados dentro de un periodo determinado
Propiedad Descripción
Especificar sección de plan de archivos Haga clic en examinar para seleccionar la parte del plan de archivos en el que desea ejecutar el informe. Si no indica una sección, se utiliza todo el plan de archivos.
Fecha de inicio Haga clic en el icono de calendario y seleccione la fecha de apertura/cierre más antigua en la que basar el informe.
Fecha final Haga clic en el icono de calendario y seleccione la fecha de apertura/cierre más reciente en la que basar el informe.
Acción Seleccione las casillas de verificación Abierto o Cerrado (según estén disponibles), dependiendo de lo que se incluye en el informe.
Tipo de informe

Seleccione Detallado para ver Fecha de apertura, Fecha de cierre (una u otra o ambas), Cerrado por, Fecha de creación, Creado por y Nombre de entidad RM.

Seleccione Resumido para ver Fecha de apertura (o Fecha de cierre) y el número de entidades abiertas o cerradas.

Carpetas y registros asociados con un programa de disposición

Este informe muestra las carpetas y los registros que estaban asociados con un determinado programa de disposición durante un periodo de tiempo concreto.

Tabla 11. Parámetros utilizados por el informe Carpetas y registros asociados con un programa de disposición
Propiedad Descripción
Especificar sección de plan de archivos Haga clic en examinar para seleccionar la parte del plan de archivos en la que desea ejecutar el informe. Si no indica una sección, se utiliza todo el plan de archivos.
Nombre de programa de disposiciones Haga clic en Seleccionar programas de disposiciones para elegir un programa de disposición en la lista que aparece o escriba un nombre. Si el texto que selecciona o escribe se muestra en otro nombre de programa, ese programa también está seleccionado. Este campo distingue entre mayúsculas y minúsculas.
Fecha de inicio Haga clic en el icono de calendario y seleccione la fecha de asociación más antigua en la que basar el informe.
Fecha final Haga clic en el icono de calendario y seleccione la fecha de asociación más reciente en la que basar el informe.
Tipo de informe

Seleccione Detallado para ver Programa de disposición, Nombre de acción, Tipo de entidad, Fecha de asignación, Fecha de creación, Creado por y Nombre de entidad.

Seleccione Resumido para ver la Fecha de asignación, Programa de disposición y Tipo de entidad.

Carpetas y registros por acciones de disposición

Este informe muestra entidades a las que ha afectado la acción especificada. Antes de que pueda generar este informe, asocie la acción con uno o más programas de disposición. Además asocie los programas de disposición a una o más categorías o carpetas. Ejecute un barrido de disposiciones para obtener la información más reciente del informe.

Restricción: Este informe incluye solo información sobre las carpetas.
Tabla 12. Parámetros utilizados por el informe Carpetas y registros por acciones de disposición
Propiedad Descripción
Acción de disposición En la lista de menús, seleccione una acción de disposición: Revisar, Exportar, Transferir, Destruir, Transferencia provisional, Límite de corte o Revisión vital.
Fecha de inicio Haga clic en el icono de calendario y seleccione la fecha de inicio del informe. Esta propiedad define el inicio del período durante el cual se realizó la acción de disposición seleccionada.
Fecha final Haga clic en el icono de calendario y seleccione la fecha de finalización del informe. Esta propiedad define el fin del período durante el cual se realizó la acción de disposición seleccionada.
Tipo de informe

Seleccione Detallado para ver el Nombre de acción, Nombre de entidad, Fecha de ejecución de fase, Fecha de declaración/Fecha de archivo, Creado por, Nombre del programa, ID, Ubicación, Categoría del registro/Identificador de carpeta, Tipo de medio y Formato.

SeleccioneResumido para ver el Nombre de acción, Tipo de entidad RM y entidades totales.

Carpetas y registros retenidos

Este informe muestra las carpetas y los registros que están retenidos. Debe crear previamente una o más retenciones y aplicarlas a las entidades. La fecha está ligada a cuando se aplicó la retención.

Para obtener las sugerencias de rendimiento relacionadas con este informe, consulte el tema afinación del rendimiento del informe.
Tabla 13. Parámetros utilizados por el informe Carpetas y registros retenidos
Propiedad Descripción
Especificar sección de plan de archivos Haga clic en examinar para seleccionar la parte del plan de archivos en la que desea ejecutar el informe. Si no indica una sección, se utiliza todo el plan de archivos.
Fecha de inicio Haga clic en el icono de calendario y seleccione la fecha de retención más antigua en la que basar el informe.
Fecha final Haga clic en el icono de calendario y seleccione la fecha de retención más reciente en la que basar el informe.
Tipo de informe

Seleccione Detallado para ver el Tipo de entidad, el Nombre de entidad, la Fecha de creación, Creado por, Fecha de retención, Nombre de retención, ID, Ubicación, Categoría de registro/Identificador de carpeta, Tipo de medio y Formato.

Seleccione Resumido para ver Entidad, Tipo de entidad y Total entidades.

Ubicación de registros electrónicos por tipo de aplicación

Este informe muestra las ubicaciones de registros por tipo de aplicación que han creado el documento asociado. El informe utiliza los datos del campo Formato de un registro declarado. El campo FOrmato es una entrada opcional al declarar un registro electrónico en los modelos de datos Básico y PRO. El campo Formato es un campo obligatorio en el modelo de datos DoD. Mientras el valor del campo Formato coincida con uno de los tipos de formato de este informe, el registro está seleccionado para el informe.

Tabla 14. Parámetros utilizados por el informe Ubicación de registros electrónicos por tipo de aplicación
Propiedad Descripción
Tipo de aplicación Haga clic en seleccionar tipo de aplicación y seleccione un tipo de aplicación de la lista. Si procede, haga clic en Siguiente para acceder a la página siguiente de tipos de aplicación.
Tipo de informe

Seleccione Detallado para ver Tipo de aplicación, Fecha de creación, Creado por y Nombre de entidad RM (incluye ubicación).

Seleccione Resumido para ver Tipo de aplicación, Ubicación y Número de entidades.

Registros pendientes de degradación o desclasificación (solo Confidencial de DoD)

Este informe presenta registros programados para degradarse o desclasificarse en un determinado periodo de tiempo. Este informe produce resultados solo cuando transcurre suficiente tiempo de manera que algunos registros estén vencidos para este cambio de clasificación. Los usuarios ven solo registros que son iguales a o inferiores que su propia clasificación de seguridad. Degradar en sucesos no está disponible en el informe.

Tabla 15. Parámetros utilizados por el informe Registros pendientes de degradación o desclasificación
Propiedad Descripción
Especificar sección de plan de archivos Haga clic en Examinar para ir a la sección del plan de archivos para la que desea el informe. Cuando al final de la ruta de acceso aparezca la pertinente entidad, haga clic en Aceptar. Si no indica una sección, se utiliza todo el plan de archivos.
Acción de clasificación Seleccione Bajar la versión para encontrar registros que se están moviendo de Alto secreto o Secreto a una clasificación inferior. Seleccione Desclasificación para encontrar registros que se trasladan de Alto secreto, Secreto o Confidencial a Desclasificado.
Fecha de inicio Haga clic en el icono de calendario y seleccione la fecha más antigua en la que basar el informe.
Fecha final Haga clic en el icono de calendario y seleccione la fecha más reciente en la que basar el informe.
Tipo de informe

Para la opción Degradar, seleccione Detallado para ver Degradar en fecha, Clasificación actual, Título de registro y Degradar instrucciones. Para la opción Desclasificado, el informe muestra Fecha de desclasificación, Clasificación actual y Título de registro.

Para la opción Degradar, seleccione Resumido para ver Degradar en fecha, Clasificación actual y Título de registro. Para la opción Desclasificado, el informe muestra Fecha de desclasificación, Clasificación actual y Título de registro.

Carpetas y registros sin programa de disposición asociado

Si crea carpetas de registro antes de crear sus programas de disposición, use este informe para encontrar las carpetas después. Use este informe cuando esté listo para asignar sus programas de disposición. El informe se aplica a todo el plan de archivos.

Tabla 16. Parámetros utilizados por el informe Carpetas y registros sin programa de disposición asociado
Propiedad Descripción
Tipo de informe

Seleccione Detallado para ver el Tipo de entidad, Nombre de entidad, ID, Fecha de creación/Fecha de archivo, Creador, Ubicación, Categoría de registro/Identificador de carpeta, Tipo de medio y Formato.

Seleccione Resumido para ver solo el número de entidades en cada Tipo de entidad.

Decisiones de revisión tomadas dentro de un periodo determinado

Este informe agrupa todas las categorías, carpetas y registros para los que se ha tomado una determinada decisión de revisión. El informe se aplica a todo el plan de archivos. Debe crear y aplicar previamente los programas de disposición a las carpetas IBM Enterprise Records apropiadas y ejecutar el Barrido de disposición. Los revisores deben completar las tareas en sus buzones de entrada de flujo de trabajo (o el buzón de entrada público RecordsManagerApproval).

Antes de ejecutar este informe, tiene que crear un objeto personalizado. Para crear un objeto personalizado:

  1. En IBM Administration Console for Content Platform Engine, diríjase a FPOS > Gestión de registros > Maestro de RM > Configuración del sistema.
  2. Haga clic y seleccione Nuevo > Objeto personalizado.
  3. Especifique un nombre para el objeto personalizado y haga clic en Siguiente.
  4. Seleccione la casilla de verificación Lista de clases ocultas.
  5. En la lista, seleccione la clase Configuración del sistema.
  6. En el campo Nombre de propiedad, escriba esta cadena: Fase de eliminación necesaria
  7. En el campo Valor de propiedad, escriba 1
  8. Termine de crear el objeto.
  9. Actualice el almacén de objetos.
Tabla 17. Parámetros utilizados por el informe Decisiones de revisión tomadas dentro de un periodo determinado
Propiedad Descripción
Decisión de revisión En el menú, seleccione una decisión de revisión: Aprobar, Rechazar, Retener o Cambiar programa.
Fecha de inicio Haga clic en el icono de calendario y seleccione la fecha de revisión más antigua en la que basar el informe.
Fecha final Haga clic en el icono de calendario y seleccione la fecha más reciente en la que basar el informe.
Tipo de informe

Seleccione Detallado para ver Fecha de decisión de fase (mes), Nombre de programa, Tipo de entidad, Fecha de decisión de fase (día y hora), Comentarios de revisión, Fecha de creación y Creador.

Seleccione Resumido para ver Fecha de ejecución de fase (mes), Nombre de programa, Tipo de entidad y Total.

Vista del plan de archivos estructurado

Este informe presenta las categorías o carpetas (o ambas cosas) de la sección seleccionada del plan de archivos. La fecha está vinculada a cuándo se crearon las entidades.

Tabla 18. Parámetros utilizados por el informe Vista de plan de archivos estructurados
Propiedad Descripción
Especificar sección de plan de archivos Haga clic en examinar para seleccionar la parte del plan de archivos en la que desea ejecutar el informe. Si no indica una sección, se utiliza todo el plan de archivos.
Tipo de entidad RM Haga su selección al hacer clic en una o más de las entidades de RM de la lista (con Shift + clic o Ctrl + clic).
Fecha de inicio Haga clic en el icono de calendario y seleccione la fecha de creación más antigua en la que basar el informe.
Fecha final Haga clic en el icono de calendario y seleccione la fecha de creación más reciente en la que basar el informe.
Tipo de informe

Seleccione Detallado para ver Tipo de entidad, Creado por, Fecha de creación, Nombre de entidad y el número total de este tipo de entidad.

Seleccione Resumido para ver solo el número de este tipo de entidad.

Registros vitales pendientes de disposición

Este informe muestra los registros vitales que están pendientes de revisión (u otra acción configurada) en el intervalo de tiempo que se especifique. Debe establecer previamente una acción de revisión vital y una fecha recurrente cuando la acción se ejecuta periódicamente. El indicador vital del registro debe estar establecido en verdadero. Ejecute un barrido de disposiciones para actualizar los registros antes de generar este informe. Para obtener más información, consulte el tema establecer registros vitales.

Tabla 19. Parámetros utilizados por el informe Registros vitales pendientes de disposición
Propiedad Descripción
Especificar sección de plan de archivos Haga clic en examinar para seleccionar la parte del plan de archivos en la que desea ejecutar el informe. Si no indica una sección, se utiliza todo el plan de archivos.
Fecha de inicio Haga clic en el icono de calendario y seleccione la fecha más antigua para revisar registros vitales.
Fecha final Haga clic en el icono de calendario y seleccione la fecha más reciente para revisar registros vitales.
Tipo de informe

Seleccione Detallado para ver Fecha de revisión, Fecha de creación, Creado por y Nombre de entidad.

Seleccione Resumido para ver Fecha de revisión y el número total de registros.



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Última actualización: Noviembre 2013
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