IBM® Enterprise
Records est un composant complémentaire de la suite IBM FileNet P8. Avec IBM Enterprise
Records, vous pouvez créer et conserver des enregistrements précis, sécurisés et fiables de vos informations électroniques et physiques. IBM Enterprise
Records permet de gérer les enregistrements, quel que soit leur type, leur format ou leur support de stockage. Pour comprendre IBM Enterprise
Records, il faut comprendre ce qu'est un enregistrement et les bénéfices apportés par un système de gestion d'enregistrements.
Gestion des enregistrements
La gestion des enregistrements consiste en des activités de gestion, telles que la planification, le contrôle et l'organisation pour la création, le stockage, l'utilisation, la restitution et l'élimination d'enregistrements. La gestion des enregistrements comprend l'ensemble des activités effectuées pour gérer les enregistrements pendant leur cycle de création, d'utilisation active, de stockage inactif et d'élimination.
Utilité de la gestion des enregistrements
Pour vous assurer de données d'organisation précises, complètes et faciles d'accès, vous devez mettre en place un système fiable de gestion des enregistrements. Sinon, vous pouvez consacrer beaucoup de temps à des activités non productives, comme la localisation manuelle de données ou la recherche d'enregistrements manquants ou mal classés.
En l'absence d'un système de gestion des enregistrements, il peut s'avérer difficile de repérer, d'interpréter et de suivre les lois et réglementations en termes de tenue d'archives. Ce défaut peut être la cause de graves amendes, sanctions et d'autres conséquences juridiques. Vous pouvez également rencontrer des risques liés à la contestation, à la confidentialité, ainsi qu'à la sécurité de données cruciales et vitales si vous n'avez pas correctement conservé ou géré les enregistrements.
Utilisez IBM Enterprise
Records pour atténuer les risques précédemment mentionnés. Vous pouvez utiliser IBM Enterprise
Records pour préserver des données importantes en tant qu'enregistrements, disponibles en cas de besoin avec des techniques de recherche, tandis que les enregistrements inactifs ou d'importance secondaire sont supprimés ou archivés.
Rôle d'IBM Enterprise
Records dans la gestion des enregistrements
Vous pouvez gérer les enregistrements de l'ensemble de l'entreprise, indépendamment du support de stockage. L'objectif du système
IBM Enterprise
Records est de permettre l'exécution des actions suivantes :
- Les enregistrements sont aisément accessibles dans l'ensemble de l'entreprise en cas de besoin
- Les enregistrements sont éliminés dès lors qu'ils deviennent inutiles ou superflus au regard des exigences légales, réglementaires ou administratives
Avec
IBM Enterprise
Records, vous pouvez effectuer les tâches suivantes :
- Créer et conserver une structure hiérarchique de stockage des enregistrements (plan de fichiers)
- Gérer à la fois les enregistrements électroniques et physiques
- Sécuriser des librairies contenant des enregistrements
- Créer des règles de conservation et d'élimination d'enregistrements
- Forcer l'archivage ou la destruction d'enregistrements en fonction de ces règles
- Contrôler l'accès aux enregistrements
- Extraire des enregistrements en fonction de critères de recherche
- Détruire les enregistrements dont l'organisation n'a plus l'utilité.
Fonctionnalités et avantages d'IBM Enterprise
Records
Le tableau ci-dessous présente la liste des fonctionnalités d'
IBM Enterprise
Records et les avantages qui leur sont liés.
Fonctionnalité |
Avantage |
Référentiel centralisé des enregistrements |
- Utilisation et disponibilité élargie des données dans l'ensemble de l'entreprise.
- Prise de décisions efficace grâce à la disponibilité en temps réel des informations pertinentes.
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Emplacements et conteneurs virtuels pour un stockage hiérarchique des enregistrements de documents électroniques et physiques. |
- Contrôle des collectes de copies papiers de documents et des fichiers électroniques.
- Simulation d'un environnement bureautique réel.
- Les emplacements et conteneurs virtuels imitent la structure physique réelle du stockage.
- Maîtrise des coûts grâce aux dépenses réduites en terme d'espace, d'équipement et de personnel de bureau nécessaire à la gestion et à la récupération des enregistrements.
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Fonctionnalités de recherche simples d'utilisation |
- Accès simple et rapide aux information requises sans utilisation de syntaxes de recherche complexes.
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Règles de conservation et d'élimination d'enregistrements |
Maîtrise par l'utilisateur des réglages de : - Durée de conservation d'un enregistrement.
- Traitement de l'enregistrement en fin de planning de conservation.
- Révision des enregistrements avant leur suppression.
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Procédures de vérification des enregistrements, suivi automatisé des périodes d'expiration et lancement des procédures d'élimination des enregistrements |
- Les enregistrements ne sont pas accidentellement supprimés, modifiés, manipulés, endommagés ou perdus.
- Les enregistrements sont supprimés conformément au planning d'élimination ou dans le cadre d'une procédure d'audit.
- Les enregistrements devenus inutiles sont éliminés afin de réduire les besoins de stockage.
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Importation et exportation d'enregistrements |
- Les enregistrements qui ne sont pas fréquemment requis par l'organisation peuvent être exportés vers un emplacement différent. Ces documents sont des enregistrements qui doivent être conservés pour respecter les réglementations gouvernementales.
- Les enregistrements peuvent être importés à partir d'autres référentiels d'enregistrements.
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Contrôles de sécurité adaptés des enregistrements |
- Les utilisateurs non autorisés n'ont pas accès aux enregistrements.
- Les utilisateurs ne peuvent pas supprimer accidentellement des enregistrements. Les enregistrements peuvent être supprimés par un administrateur d'enregistrements ou à la suite d'une procédure d'élimination.
- Les utilisateurs ne peuvent effectuer que les opérations liées aux enregistrements pour lesquelles ils disposent des droits d'accès appropriés.
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Intégration avec IBM FileNet P8 Workplace, Workplace XT, IBM Content
Navigator, Microsoft Office et Microsoft Outlook |
Déclaration manuelle ou automatique d'enregistrements à partir de : - Workplace ou Workplace XT
- IBM Content
Navigator
- Microsoft Outlook, Word, Excel et PowerPoint
- Modèles d'entrée
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Rôles utilisateur dans IBM Enterprise
Records
IBM Enterprise
Records offre un modèle de sécurité utilisateur fondé sur les rôles, et inclut les rôles d'administrateur d'enregistrements, de gestionnaire d'enregistrements, d'utilisateur privilégié et d'utilisateur d'enregistrements. Chaque rôle détermine les tâches qu'un utilisateur associé à ce rôle peut effectuer. Pour plus d'informations, voir la rubrique sur la sécurité.
Types d'installation d'IBM Enterprise
Records
Avant d'installer l'application
IBM Enterprise
Records,
vous devez choisir le type d'installation (modèle de données) correspondant à vos besoins de gestion d'enregistrements. Voici les modèles de données disponibles :
- Base : inclut les principales fonctions et propriétés de gestion des enregistrements.
L'installation de base des enregistrements IBM Enterprise
Records est l'installation la plus fréquente pour IBM Enterprise
Records , car elle ajoute le nombre minimum de propriétés et est adapté à la plupart des besoins. En termes de fonctionnement, l'installation Base fournit les mêmes capacités que l'installation DoD.
- Ligne de base du ministère de la défense : répond aux normes 5015.2 du ministère de la défense. Cette norme établit les orientations de mise en oeuvre et de procédure pour la gestion des enregistrements au sein du ministère de la défense. De plus,
l'installation DoD d'IBM Enterprise
Records définit des interfaces systèmes spécifiques et des critères de recherche. L'installation DoD répond aux règles de base de gestion d'enregistrements décrites dans la réglementation actuelle de l'agence américaine National Archives and Records Administration (NARA).
- Classifié par le ministère de la défense : répond à la norme de ligne de base 5015.2 du ministère de la défense
et ajoute la prise en charge de la gestion des enregistrements classifiés selon les exigences (le cas échéant) des documents classifiés dans la norme du ministère de la défense.
Types d'entités IBM Enterprise
Records
Dans
IBM Enterprise
Records, les enregistrements sont stockés dans une structure hiérarchique contenant différentes entités de gestion d'enregistrements. L'illustration suivante présente la structure hiérarchique de ces entités, ainsi qu'une brève explication de chacune d'entre elles :

- Librairie : un référentiel d'objets et un ensemble de services de stockage et de récupération associés correspondant à ces objets. Une librairie peut être :
- Une librairie de plans de fichiers (FPOS) : contient le plan de fichiers, c'est-à-dire toute la hiérarchie d'entités de gestion d'enregistrements que vous créez.
- Une librairie d'enregistrements (ROS) : contient des documents qui peuvent être déclarés comme enregistrements dans une librairie de plans de fichiers.
Nous vous recommandons de configurer des librairies distinctes pour les enregistrements (métadonnées) et les documents déclarés comme enregistrements. Ainsi, la FPOS contient la structure du plan de fichiers, alors que la ROS contient des documents dont certains sont déclarés comme enregistrements. En général, de nombreux utilisateurs ont accès à la ROS, mais pas aux entités qui constituent votre plan de fichiers dans la librairie de plan de fichiers. Plusieurs ROS peuvent être associées à une FPOS.
- Plan de fichiers : définit l'organisation des enregistrements. Un plan de fichier vous permet de stocker des enregistrements au sein d'une hiérarchie structurée conçue pour préserver le contexte des enregistrements. Vous pouvez par exemple créer des plans de fichiers reproduisant les fonctions d'entreprise d'une organisation. Dans ce cas, les enregistrements peuvent être classés dans ces schémas sur la base de ces fonctions.
Vous pouvez aussi associer un modèle de nommage à un plan de fichiers. Toutes les entités créées dans le plan de fichiers suivent le modèle d'attribution de nom aux enregistrements.
- Catégorie d'enregistrement : catégorise un ensemble d'enregistrements liés, à l'intérieur d'un plan de fichiers. La création de catégories d'enregistrement permet de classer les enregistrements par catégories fonctionnelles. Une catégorie peut contenir des sous-catégories ou des dossiers d'enregistrements, mais pas les deux. De plus, vous pouvez associer à chaque catégorie des règles de conservation et d'élimination. Ces règles s'appliquent alors à l'ensemble des enregistrements et dossiers d'enregistrement créés au sein de la catégorie.
- Dossier d'enregistrement : sert de conteneur pour des enregistrements liés. Il permet de gérer les enregistrements en fonction des périodes d'expiration et des éliminations spécifiées. Afin de gérer les enregistrements électroniques ou physiques, vous pouvez créer au sein d'une catégorie des dossiers électroniques, physiques ou hybrides.
- Dossier électronique : utilisé pour stocker des enregistrements électroniques. Ce type de dossier peut également contenir des marqueurs. Un marqueur est une entrée électronique pour un enregistrement physique ne pouvant être stocké dans un fichier physique. Il peut s'agir par exemple de grands plans de bâtiments, de cassettes vidéo ou d'une base de données.
- Dossier physique : stocke des enregistrements d'éléments physiques, tels que des documents papier. Un dossier physique est l'entrée virtuelle d'un dossier papier.
IBM Enterprise
Records permet de modéliser la hiérarchie des dossiers physiques d'après la structure de la mémoire physique de votre organisation.
- Boîte : une boîte est dotée d'un mécanisme permettant de reproduire des entités physiques contenant d'autres entités physiques. Par exemple, vous pouvez créer un "entrepôt de données" qui contient des "étagères" contenant elles-mêmes des "boîtes" qui contiennent des "dossiers physiques". Une boîte peut contenir une autre boîte, un dossier physique ou un enregistrement.
- Dossier hybride : une collecte d'enregistrements électroniques et physiques liés.
- Volume : sert de subdivision logique d'un dossier d'enregistrement comme unités plus petites et plus faciles à gérer. Un volume n'existe qu'en lien avec le dossier. Un dossier d'enregistrement contient toujours au moins un volume qui est créé automatiquement par le système lorsqu'un dossier d'enregistrement est créé. Par la suite, vous pouvez créer le nombre de volumes souhaité au sein d'un dossier d'enregistrement.
- Enregistrement : un enregistrement contient les métadonnées d'un document ou d'un objet physique placé sous le contrôle de l'application IBM Enterprise
Records. Un enregistrement peut hériter certains comportements du dossier d'enregistrement dans lequel il est créé. Par exemple, il hérite du planning d'élimination du dossier d'enregistrement parent. Vous pouvez classer les enregistrements selon les types suivants :
- Enregistrement électronique : pointe vers un document électronique.
- Marqueur : pointe vers un objet physique ou un document papier.
- Enregistrement référent : un enregistrement essentiel nécessaire pour répondre à des responsabilités opérationnelles en cas d'urgence dans l'entreprise.
Les enregistrements référents font l'objet d'une révision et d'une mise à jour régulière.
- Enregistrement permanent : un enregistrement qui est identifié comme ayant un historique suffisant ou une autre valeur pour garantir une conservation continue par l'organisation. Cette conservation dépasse la durée généralement requise aux fins administratives, juridiques ou fiscales.
- Types d'enregistrement : vous pouvez associer un type d'enregistrement avec des enregistrements ayant des caractéristiques communes. Un type d'enregistrement peut par exemple permettre de spécifier un planning d'élimination commun ou faciliter la recherche et la restitution d'enregistrements. Vous utilisez les types d'enregistrement lorsqu'un groupe d'enregistrements contenu dans un dossier d'enregistrement a un planning d'élimination différent de celui actuellement associé au dossier d'enregistrement.
L'entrée suivante est un exemple de hiérarchie des entités de gestion des enregistrements.
Plan de fichiers
Gestion générale (catégorie)
Fichiers de correspondance (dossier)
Exposés de programme (dossier)
Conférence de formation à la gestion 2006 (volume)
Conférence de formation à la gestion 2007 (volume)
Gestion des données (catégorie)
Fichiers de correspondance (dossier)
Feuille de chiffres de l'opérateur (dossier)