Zde se nacházejí informace, které potřebujete znát při použití sledů prací odebrání.
Sledy prací odebrání mají podobný vzhled. Sledy prací se zobrazují ve schránce produktu Workplace nebo Workplace XT a ve veřejné schránce RecordsManagerApproval.
Chcete-li spustit sled prací, postupujte následovně:
Následující pole a možnosti jsou společné pro většinu sledů prací. Další pole jsou popsána v tématech pro jednotlivé typy kroků sledů prací.
Instrukce
V okně jsou uvedeny instrukce k dokončení daného kroku. Instrukce vytváří návrhář sledu prací. Pokud instrukce nejsou zobrazeny, otevřete pole obsahující instrukce klepnutím na položku Instrukce.
Název entity
Bude uvedena jedna entita nebo více entit. Pokud je entitou elektronický záznam, můžete klepnutím na její název zobrazit daný záznam nebo otevřít danou složku a prohlédnout si její obsah. Pokud je entitou fyzický záznam, nebude u ní žádný obsah. Můžete také zobrazit informační stránky entity klepnutím na ikonu Získat informace.
Mapování přenosu
Mapování přenosu je objekt produktu IBM® Enterprise Records, který mapuje názvy vlastností produktu Content Engine na názvy vlastností XML, které přenosový nástroj produktu IBM Enterprise Records používá ke generování souboru XML při exportu entit produktu IBM Enterprise Records. Objekt mapování přenosu můžete vybrat z nabídky Mapování přenosu. Další informace o objektech mapování přenosu naleznete v tématu mapování přenosu.
Další informace o přenosovém nástroji produktu IBM Enterprise Records najdete v tématu přenosového nástroje.
Komentář ke kontrole
Komentáře můžete zadat přímo do textového pole. Můžete také klepnutím na ikonu v textovém poli zobrazit větší okno. V tomto okně můžete psát nebo číst delší komentáře bez posouvání. Pokud použijete toto větší okno, klepněte pak na tlačítka Aktualizovat a Zavřít.
Rozhodnutí o kontrole
Pokud schvalujete akci sledu prací, vyberte pro každou entitu možnost Schválit.
Pokud danou akci nechcete tentokrát použít, vyberte volbu Zamítnout. V případě zamítnutí uveďte v komentáři důvod.
Chcete-li označit, že entita má být zadržena, vyberte volbu Zadržet. Zadržení nastavte mimo daný krok sledu prací, na což upozorňuje i zpráva při dokončení sledu prací. Entita bude následně vrácena do stavu, ve kterém byla před zahájením odebrání. Další informace o nastavení zadržení u entity najdete v tématu zadržování entit.
Pokud pro danou entitu chcete použít jiný plán odebrání, vyberte volbu Změnit plán. Nový plán odebrání přiřaďte mimo daný krok sledu prací. Entita bude následně vrácena do stavu, ve kterém byla před zahájením odebrání. Další informace o změně plánu odebrání najdete v tématu změny plánu odebrání.
Informační sloupce
V různých krocích se zobrazují různé informace související s danou entitou, u kterých není nutné nic zadávat.
Použít a Zavřít
Informace můžete změnit, Použít je a poté okno Zavřít, aniž byste provedli jakoukoli další akci. Pracovní položka zůstane ve stejné schránce. Na tlačítko Použít je také nutné klepnout před dokončením sledu prací, pokud jste pro nějakou entitu vybrali volbu Zadržet.
Opakovaně přiřadit
Tato možnost umožňuje otevřít okno, ve kterém můžete vybrat jiného uživatele, který má provést tento krok. Zadejte prvních několik znaků jména a klepněte na tlačítko Hledat. Vyberte uživatele a klepněte na tlačítko Pokračovat.
Stav
Touto možností otevřete aplikaci Sledování.
Dokončeno
Tato možnost dokončí daný krok sledu prací a přesune entity do dalšího kroku v procesu odebrání.