Os utilizadores autorizados podem associar uma agenda de eliminação a uma
categoria de registo ou pasta de registos em qualquer altura. Os utilizadores
autorizados são Gestor de registos, Administrador de Registos ou Revisor, na norma PRO, e
Gestor de registos ou Administrador de Registos em DoD ou Base.
Os contentores
descendentes herdam a agenda de eliminação. Pode associar uma agenda de eliminação a uma
categoria de registo ou pasta de registos no momento da criação ou posteriormente.
Sobre esta tarefa
Para
associar uma agenda de eliminação a uma categoria de registo ou a uma pasta de registos
pela primeira vez após a criação:
- Para as categorias de registo, consulte o tópico "Adicionar uma categoria de
registo".
- Para as pastas de registo, consulte o tópico "Adicionar uma pasta de
registos".
Procedimento
Para associar uma agenda de eliminação posteriormente:
- Aceda ao contentor cuja agenda de eliminação pretende atribuir e faça clique no
ícone Obter informações.
- Faça clique em Eliminação.
- Faça clique em Procurar agenda para seleccionar uma
agenda de eliminação.
- Na janela Seleccionar agenda de eliminação, faça clique em
Seleccionar sob o nome de uma das agendas.
- No novo menu, seleccione a opção apropriada para indicar de que modo pretende
propagar a nova agenda de eliminação aos contentores descendentes. Quando atribui uma agenda de eliminação diferente, pode propagar a agenda aos
respectivos contentores descendentes das formas seguintes:
- Propagar a agenda a todos os contentores descendentes imediatos e a todos os
sub-contentores que irão herdar, independentemente de terem ou não herdado a agenda de
eliminação anterior. Esta situação corresponde à opção Propagar a nova
agenda de eliminação a todos os descendentes imediatos e a todos os sub-directórios
herdados. A situação também é aplicável a agendas que são aplicadas pela
primeira
vez.
- Propagar a agenda apenas aos contentores descendentes que herdam a agenda de eliminação anterior. Nesta situação, a agenda de eliminação dos contentores descendentes
que não herdam a agenda de eliminação da entidade ascendente permanece inalterada. Esta opção apenas herda uma nova agenda caso tenha herdado anteriormente uma agenda. Esta situação corresponde à opção Propagar nova agenda de eliminação a
todas as entidades de herança.
- Propagar a agenda a nenhum dos contentores descendentes. Nesta situação, os
contentores descendentes que herdaram a agenda de eliminação antiga irão continuar a
estar associados a essa agenda mas não são categorizados como entidades de herança. Esta situação corresponde à opção Não propagar a nova agenda de
eliminação.
- Se pretendido, introduza as informações da Autoridade de eliminação conforme
requerido pelas regras de conformidade da organização.
Atenção: Por predefinição, a autoridade da eliminação especificada para
a agenda de eliminação seleccionada é atribuída automaticamente como a autoridade
de eliminação para o contentor. Se não estiver definida uma autoridade de eliminação
para a agenda seleccionada, será aplicável a autoridade de eliminação definida para o
contentor. Se for definida uma autoridade de eliminação quando o contentor for criado,
mas não for atribuída qualquer agenda de eliminação, a autoridade de eliminação da
agenda substitui a autoridade de eliminação definida anteriormente.
- Faça clique em Aplicar para guardar as alterações.
- Faça clique em Sair para fechar
a página.
Resultados
Importante: Os registos associados a um tipo de registo podem ter
uma agenda de eliminação diferente do respectivo contentor ascendente.
A agenda de eliminação associada ao tipo de registo tem precedência em relação à
agenda do contentor. Contudo, ao executar o varrimento, uma mensagem de aviso de
conflito de eliminação é registada no ficheiro de registo de varrimento.
Esta
mensagem de aviso é
apresentada quando a agenda associada ao contentor ascendente tiver um período de
retenção de corte inferior à agenda associada ao tipo de registo.
Para obter
mais informações sobre alterar uma agenda existente, consulte o tópico sobre
alterar uma agenda de eliminação.