Det finns flera uppgifter som du behöver utföra för att konfigurera en IBM® Enterprise
Records-miljö
Utför följande konfigurationsuppgifter för en
IBM Enterprise
Records-miljö.
- Konfigurera ett arkiveringsplansobjektlager för arkiveringsplansstrukturen och ett annat postaktiverat objektlager för dokument som deklarerats som poster. Det brukar finnas många användare som har åtkomst till ROS som inte bör få tillgång till entiteterna i arkiveringsplanen i FPOS. Du kan ha flera
ROS kopplade till samma FPOS.
- Även om vissa konfigurationsuppgifter utfördes under installationen och konfigureringen av IBM Enterprise
Records kan du gå tillbaka till konfigurationsinställningarna när du har skapar arkiveringsplanerna och konfigurera IBM Enterprise
Records-lösningen för en produktionsmiljö.
- Mer information om installation och konfiguration av IBM Enterprise
Records finns i IBM Enterprise
Records Installation and Upgrade Guide.
- Information om att konfigurera uppgifter för skapande av en arkiveringsplan (t.ex. konfigurera ett volymnamnssuffix) finns i ämnet om att skapa arkiveringsplaner.
Skapa ROS-dokumentklasser
Du måste skapa dokumentklasser för de dokument som deklareras som poster.
- ROS-dokumentklasser har egenskapen Can Declare som IBM Enterprise
Records använder för att bestämma om ett dokument kan deklareras som en post. Under installationen och konfigurationen av IBM Enterprise
Records sätts värdet för egenskapen för basdokumentklass eller för någon eller några av dokumentunderklasserna till True. Inställningen anger att förekomster av dessa klasser kan deklareras som en post. För att förbereda IBM Enterprise
Records-miljön för produktion kontrollerar du att egenskapen har värdet True för alla lämpliga ROS-dokumentklasser. Eller att en underordnad klass ärver den här inställningen från sin superklass. Kontrollera dessutom att standardförekomstsäkerheten för dessa klasser har behörigheter för delversion och huvudversion inställda. Inställningen innebär att användare som har rätt åtkomstbehörigheter kan skapa förekomster av klasserna.
Konfigurera standardarkiveringsplan
Endast en arkiveringsplanshierarki visas i
IBM Enterprise
Records-programmet.
- Som en del av installationen och konfigurationen IBM Enterprise
Records ställs en platsinställningen in för en Application Engine eller
a Workplace XT för standardarkiveringsplanen. Vid den tidpunkt då IBM Enterprise
Records installerades och konfigurerades hade du dock troligen inte konfigurerat arkiveringsplanerna för din plats.
- Du kan ändra platsinställningen om du vill för att ange en egen standard. Varje IBM Enterprise
Records-användare kan ange en användarinställning som er sätter denna standardplatsinställning.
- Mer information finns i ämnet om standardarkiveringsplanen.
Konfigurera avvecklingsavsökning
En administratör konfigurerar avvecklingsavsökningen under installationen och konfigurationen av
IBM Enterprise
Records. Granska konfigurationen av avvecklingsavsökningen så att du är säker på att konfigurationen är rätt. Om platsen inte använder posttyperna kontrollerar du att
Kör för posttyper har värdet
False.
Mer information finns i ämnet om att konfigurera avvecklingsavsökningar.
Konfigurera posttyper
Posttyper är ett sätt att knyta en post till ett annat avvecklingsschema än det som hör till postens överordnade postkategori eller postmapp. Om den
IBM Enterprise
Records-lösning använder posttyper ska du se till att konfigurera avvecklingsavsökningen att utföra posttypsbearbetning genom att ställa in
Kör för posttyper ¨på
True.
- Mer information finns i ämnet om att konfigurera avvecklingsavsökningar.
- Tänk också igenom hur en posttyp ska kopplas till en post.
Du kan ange att alla poster av en viss postklass ska tilldelas till en viss posttyp som standard. Mer information finns i ämnet om att konfigurera standardposttyper.
- Du kan se posttypens metadata när en post deklareras via Application Engine eller Workplace XT, så att användaren kan välja en posttyp. Mer information finns i ämnet om att konfigurera visning av metadata för posttyper.
- Du kan också kombinera dessa båda metoder genom att ange en standard men också låta användarna ersätta standarden genom att välja en posttyp.
- I användargränssnittet för IBM Enterprise
Records finns ingen mekanism för att deklarera alla delar av ett sammansatt dokument som en enda post. Du kan dock deklarera enskilda underordnade eller överordnade som poster. Du kan också göra poster som deklarerats som poster till en del av ett sammansatta dokument senare. Vissa inställningar för sammansatta dokument, t.ex. Förhindra borttag och Ta bort underordnad när överordnad tas bort, kan påverka den normala avvecklingen av en post. Om en del av ett sammansatt dokument deklareras som post används standardinställningarna. Dessa inställningar är alternativet Varken överordnad eller underordnad på menyn Förhindra borttag och inställningen Ta inte bort underordnad när överordnad tas bort.
Andra inställningar hanteras inte av IBM Enterprise
Records och leder till fel eller inkonsekvent beteende när poster går igenom avveckling.
- Alla program som använder DITA (Darwin Information Typing Architecture) skapar komponenter som sammansatta dokument. De skillnader i fråga om sammansatta dokument som nämndes i anmärkningen ovan gäller därför inte för DITA-filer.
Konfigurera alternativet för kvarhållning av metadata
När en användare med åtkomstbehörighet tar bort en IBM Enterprise
Records-entitet tas den bort permanent från objektlagret. Du kan dock konfigurera alternativet att behålla metadata på arkiveringsplansnivå för borttagna postkategorier, postmappar, volymer och poster. Om en administratör aktiverar kvarhållning av metadata, behålls de nämnda entiteterna i objektlagret, markerade som borttagna, men är inte längre synliga i IBM Enterprise
Records-programmet.
Du kan regelbundet exportera dessa borttagna entiteter och alla deras metadata
till en XML-fil för historikändamål. Ta därefter bort entiteterna permanent från objektlagret. Information om hur du konfigurerar det här alternativet finns i ämnet om att bevara metadata.
Konfigurera autodeklaration av poster
Du kan konfigurera
IBM Enterprise
Records att automatiskt deklarera ett dokument som en post när en användare slutför en viss åtgärd, t.ex. att skapa ett dokument. Konfigurera autodeklaration:
- Ändra den medföljande konfigurationsfilen så att den anger var IBM Enterprise
Records ska arkivera deklarerade poster
- Skapa en åtgärd för Autodeklarationshändelse.
- Skapa en prenumeration för ROS-dokumentklasser till händelseåtgärden som anger vilka händelser som utlöser händelsen. Mer information finns i ämnet om autodeklaration.
Konfigurera egenskapssynkronisering
Du kan konfigurera egenskapssynkronisering att automatiskt synkronisera egenskapsvärden från ett dokument till dess tillhörande post när en egenskapsuppdatering inträffar i dokumentet eller posten. Mer information finns i ämnet om egenskapssynkronisering.
Ange batchstorlek för arbetsflödet
Som standard lagrar IBM Enterprise
Records maximalt tio arbetsobjekt i en arbetsflödesbatch för granskning eller godkännande före avveckling. Du kan ändra det maximala antalet lagrade via en konfigurationsinställning.
Mer information finns i ämnet om arbetsflödesbatchstorlek.
Konfigurera arbetsflöde för postmappbegäran
IBM Enterprise
Records innehåller ett arbetsflöde för att skapa postmappar, som gör det möjligt att skicka en begäran till en postansvarig för att skapa en postmapp. Många användare brukar sakna behörighet för att skapa en postmapp. För att göra arbetsflödet tillgängligt för användarna måste du konfigurera platsinställningen Begär postmapp.
Inställningen kan ha gjorts under installationen och konfigureringen av
IBM Enterprise
Records.
Mer information om att använda arbetsflödet finns i ämnet om postmappsarbetsflöden.
Anvisningar om platsinställningar finns i ämnet om platsinställningen Begär postmapp.
Ange platsinställningar för redigerbara länkar
IBM Enterprise
Records innehåller länkar som gör det möjligt för användare att länka relaterade poster och mappar. För att skapa och underhålla länkar i
IBM Enterprise
Records måste du göra platsinställningen för redigerbara länkklasser genom Workplace.
Mer information om
IBM Enterprise
Records-länkar finns i ämnet om länkar.
Anvisningar om platsinställningar finns i ämnet om platsinställningar för länkklasser.
Konfigurera regelspecifika händelser
IBM Enterprise
Records innehåller flera händelser för regelöverensstämmelse för PRO eller DoD, t.ex. händelser som ställer in metadata. Det är valfritt att konfigurera dessa händelser eftersom bearbetningen av dem kan påverka prestanda.
- För optimala prestanda bör du bara konfigurera händelser som är relevanta för dina posthanteringsåtgärder. Mer information om att konfigurera händelserna finns i ämnet om att aktivera och prenumerera på händelser.
- Både DoD- och PRO-datamodellen kräver att arkiveringslagret konfigureras att använda rensningsmetoden för borttagning av dokument. Dokumentinnehållet skrivs över med blanktecken tre gånger innan filen tas bort. Filen kan således inte återställas. Mer information finns i ämnet om skiftberoende vid sökning.
Konfigurera Content Federation Services för
Image Services-dokument
Om din IBM Enterprise
Records-lösning inkluderar att använda valfritt Content Federation Services för
Image Services-funktionen kontrollerar du att Image Services-säkerheten är konfigurerad på rätt sätt för ändring och borttagning av Image Services-dokument.
Du kan garantera den här konfigurationen genom att samarbeta med IBM FileNet Image Services-systemadministratören. Kontrollera också att IBM FileNet Image Services-dokumentklassens kvarhållningsparametrar är korrekt konfigurerade så att dokument som deklarerats som poster inte tas bort på grund av IBM FileNet Image Services-kvarhållningsinställningarna. Mer information finns i ämnet om uppgifter för underhåll och systemadministration.
Konfigurera skyddade lagringsenheter
Om din
IBM Enterprise
Records-lösning innehåller möjlighet att använda skyddade lagringsenheter, t.ex.
EMC Centera, NetApp SnapLock,
Tivoli Storage
Manager m.fl., är det viktigt att kvarhållningsinställningar i
IBM Enterprise
Records inte krockar med kvarhållningsinställningar som eventuellt är konfigurerade för lagringsenheten. Stäng därför av kvarhållningen för lagringsenheten och använd
IBM Enterprise
Records till att styra kvarhållningen.
- På Tivoli Storage
Manager-enheter styrs kvarhållningen av flera parametrar.
- När IBM Enterprise
Records-systemet är färdigkonfigurerat har IBM Enterprise
Records-programmet full kontroll över kvarhållning och borttagning.