Do priečinkov záznamov môžete pridávať nové elektronické, fyzické
alebo hybridné zväzky. Typ zväzku musí byť rovnaký ako jeho typ priečinka. Nemôžete pridávať skriňové zväzky.
Informácie o úlohe
Keď vytvoríte priečinok záznamov, systém automaticky vytvorí
zväzok pod týmto priečinkom záznamov. Zväzky sa bažne používajú na obmedzenie
počtu položiek, napríklad na rozdelenie záznamov podľa mesiaca alebo roka. Keď otvoríte nový zväzok, stačí sa automaticky zatvorí. Do zatvoreného zväzku sa
automaticky nepridávajú žiadne ďalšie záznamy, takže v prípade potreby ich môžete
pridať manuálne. Napríklad, ak záznam musí byť vo zväzku, ktorý je práve zatvorený,
môžete otvoriť starý zväzok a pridať tento záznam manuálne. Potom zväzok znova zatvorte. Zväzok zdedí plán dostupnosti priečinka záznamov, pod ktorým bol vytvorený. Nemôžete definovať plán dostupnosti, ktorý je nezávislý na rodičovskom priečinku záznamov. Navyše nemôžete pod zväzkom vytvoriť podpriečinok alebo zväzok.
Procedúra
Pridanie zväzku:
- Prihláste sa ako správca záznamov alebo administrátor záznamov
a otvorte priečinok záznamov, pod ktorým, chcete vytvoriť zväzok.
- Kliknite na ikonu Add Volume:

Výsledky
Nastaviť vlastnosti
Nastavenie vlastností:
- Zadajte alebo upravte zobrazené hodnoty vlastností. Na tejto stránke môžete
editovať niektoré vlastnosti. Pri statných musíte kliknúť na názov vlastnosti
a potom môžete editovať jej hodnoty. Pole Volume Name
je dopredu vyplnené názvom vzoru založenom na vzore, ktorý ste vybrali počas
konfigurácie. Do poľa Volume Name môžete zadať ľubovoľný názov,
ale nemôžete použiť duplicitné názvy zväzkov. Ako súčasť názvu zväzku nemôžete použiť
žiadny z nasledujúcich znakov: \ / : * ? " < > |. Bližšie informácie o zobrazených vlastnostiach nájdete v referenčnej téme venovanej vlastnostiam.
- Kliknite na Next, ak chcete nastaviť informácie o dôležitých záznamoch, alebo vyberte na paneli iný krok.
Varovanie: Ak máte nastavenie
zobrazenia v položke Site Preferences alebo User
Preferences pre Show vital records step when
you create containers nastavené na možnosť No,
program skryje krok dôležitej kontroly. Preskočte na sekciu Set
security tejto témy.
Nastaviť dôležitý záznam
Ak všetky
záznamy vytvorené pod novým zväzkom vyžadujú neustále kontroly a aktualizácie, môžete
tento zväzok označiť ako Vital.
Predtým, ako budete môcť vykonať tento krok, musí existovať
jeden alebo viac úkonov dôležitej kontroly. Bližšie informácie o vytvorení tohto úkonu nájdete
v téme o úkonoch. Tiež musí existovať jeden alebo viac spúšťačov opakujúcej sa udalosti. Informácie o vytváraní opakujúcej sa udalosti nájdete v téme o pridávaní spúšťača opakujúcej sa
udalosti.
Ak chcete nastaviť dôležitý záznam, postupujte takto:
- V ponuke Vital Record Indicator vyberte položku True.
- Voliteľne: Zadajte popis dôležitého záznamu.
- V ponuke Vital Record Review Action vyberte úkon,
ktorý zaháji cyklus pravidelných kontrol a aktualizácií dôležitých
záznamov.
- V ponuke Vital Record Review and Update Cycle vyberte
príslušnú opakujúcu sa udalosť, ktorá spustí pravidelnú kontrolu dôležitých záznamov
v rámci tohto zväzku.
- Kliknite na tlačidlo Next a nastavte bezpečnosť pre zväzok.
Nastavenie bezpečnosti (voliteľné)
Nastavenia bezpečnosti určujú skupiny a užívateľov, ktorí majú prístup k zväzku a kontrolujú povolenia udelené každej skupine alebo užívateľovi. Nastavenia bezpečnosti, ktoré tu zadáte, možno nahradiť bezpečnosťou FileNet P8
nastavenou na entite. Bližšie informácie nájdete v téme venovanej bezpečnosti.
- Pridanie nových užívateľov alebo skupín.
- Kliknite na Add New.
- Vyberte doménu v ponuke Vybrať v .
- Vyberte Users alebo Groups.
- Zadajte niekoľko prvých znakov mena užívateľa alebo názvu skupiny a kliknite na Search.
- Vyberte zo zoznamu jeden alebo viac názvov a kliknite na Accept.
- Ak je to žiaduce, zmeňte oprávnenia užívateľa alebo skupiny.
- Kliknite na meno užívateľa alebo názov skupiny v stĺpci Title a zmeňte prístupové práva tohto užívateľa alebo skupiny.
- Pri každom oprávnení označte príslušné začiarkavacie políčko Allow alebo Deny. Možnosťou Allow nahradíte skupinové práva, takže užívateľ
alebo skupina bude môcť vykonávať priradené funkcie. Možnosťou Deny nahradíte skupinové práva,
takže zabránite prístupu užívateľov alebo skupín k tejto funkcii.
- Kliknite na Accept.
- Kliknite na stránka potvrdenia na Finish a potom na OK.