Puede agregar una categoría de registro a un plan de archivos de la jerarquía de entidades de administración de registros. También puede agregar una categoría de registro a otra para crear una subcategoría. Sin embargo, solo puede agregar una subcategoría a una categoría de registro activa. Sólo un gestor de registros o un administrador de recursos pueden agregar una categoría de registro.
Acerca de esta tarea
De forma predeterminada, la nueva categoría de registro hereda todas las propiedades
excepto el Nombre, Identificador y Fecha de apertura de la categoría de registro superior.
Puede cambiar estos valores heredados.
Atención: En cualquier
nivel del plan de archivos, no cree más de 100 categorías de registro y carpetas
de registro. Para obtener más información sobre los planes de archivos, consulte el tema
planes de archivos.
Procedimiento
Para agregar una categoría de registro:
- Inicie la sesión con el rol de gestor o administrador de registros y vaya al plan de archivos donde el que desea crear una categoría de registro. Si desea crear una subcategoría, abra la categoría de registro adecuada.
- Para abrir el asistente, haga clic en Agregar categoría de registros:
. A continuación siga estos pasos. - Para definir propiedades, especifique o modifique los valores de propiedad mostrados. Algunas propiedades pueden modificarse directamente en esta página, mientras que para otras tendrá que hacer clic en el nombre de la propiedad para modificar los valores.
Un asterisco de color rojo indica que debe especificar un valor para esa propiedad. Para obtener más información sobre las propiedades que se muestran, consulte el tema de referencia de propiedades. Si va a escribir un Patrón de registro
que nombra de forma automática los registros que se añaden a la categoría, escriba
el patrón directamente en este campo. Para obtener información sobre la construcción de un patrón, consulte el tema añadir un patrón de asignación de nombres.
- Haga clic en Siguiente para configurar el programa de disposición de la categoría de registro o seleccione otro paso del panel.
- Haga clic en Cancelar para salir del asistente Agregar
categoría de registro.
- Existen tres posibilidades a la hora de definir la disposición. Es posible que ya se haya preseleccionado un programa de disposición.
Se selecciona la casilla Heredar. Puede que aparezca un programa de disposición pero el cuadro Heredar no está marcado. Para usarlo, haga clic en Heredar. Es posible que no haya información de disposición. En todos los casos, haga clic en Examinar programa para seleccionar un programa o cambiarlo. Haga clic en Borrar programa para dejar por ahora la disposición en blanco. Puede revisar las páginas de información de un programa asignado si hace clic en el icono Obtener información.
- Si busca un programa, haga clic en Seleccionar bajo el nombre del programa de disposición que desee asignar a esta categoría.
- Si fuera necesario, especifique la autoridad de disposición designada para la disposición de la categoría de registro cuando esté pendiente de la disposición. De forma predeterminada, esta autoridad de disposición especificada para el programa
de disposición seleccionado se asigna de forma automática como la autoridad de disposición
de la categoría de registro. Si no se establece una autoridad de
disposición para el programa seleccionado, la autoridad de disposición
que establezca para la categoría es la que aplica. Si especifica la autoridad
de disposición ahora y establece más adelante el programa de disposición, la autoridad de disposición establecida para el programa anula la autoridad de disposición de la categoría de registro.
Atención: Si el valor de visualización en las Preferencias
del sitio o Preferencias del usuario del paso Mostrar
registros vitales cuando crea los contenedores se establece en No,
el programa oculta el paso Establecer registro vital.
Ir al subpaso 1.
- Si la configuración de preferencia del sitio o del usuario se establece para que muestre
el paso Establecer registro vital, haga clic en Siguiente para
establecer el Registro vital. También puede seleccionar otro paso del panel. Para obtener más información, consulte los enlaces Preferencia de usuario
y Preferencias de sitio al final de este tema.
- Para especificar que los registros de esta categoría son vitales,
seleccione True en el menú Indicador de registro vital. Para establecer el registro vital
si los registros creados en la categoría de registro requieren revisiones y actualizaciones
continuas, marque la categoría de registro como Vital. Todos los registros creados en la categoría se clasifican automáticamente como Vital.
- Si lo desea, escriba la descripción de los registro vitales a
a añadir a esta categoría de registro.
- Desde el menú Acción de revisión de registro vital,
seleccione la acción que inicia con la revisión periódica o actualice el ciclo
de registros vitales. El menú muestra las acciones de Revisión vital creadas
anteriormente. Para obtener más información, consulte el tema
añadir una acción.
- Desde el menú Revisión del ciclo vital y Ciclo de actualización,
seleccione el suceso que desencadena la revisión periódica o actualización de los registros
vitales en la categoría. El menú menciona los sucesos recurrentes creados
anteriormente. Para obtener más información, consulte el tema añadir un suceso recurrente.
- Haga clic en Siguiente para configurar la seguridad y terminar la categoría de registro.
- Para establecer la seguridad, revise la configuración de seguridad existente.
Para obtener más información sobre cada área de acceso, consulte el tema específico de configuración de seguridad. La configuración de seguridad determina los grupos y los usuarios que pueden acceder a la categoría de registro y controla los permisos otorgados a cada grupo o usuario. La configuración de seguridad que especifique aquí se puede anular
por medio de la seguridad FileNet P8 que se establece para la entidad. Para obtener más información, consulte el tema de seguridad.
- Para cambiar los derechos de acceso para un grupo o usuario específico que se mencione en
la página, haga clic en el nombre de grupo o de usuario en la columna Título. Aparece la página Configuración de seguridad, donde
puede especificar los permisos de seguridad de diversos usuarios y grupos.
- Para agregar nuevos usuarios o grupos a la lista, haga clic en Agregar nuevo. Para eliminar un grupo o usuario de la lista, seleccione la opción Quitar de ese grupo o usuario. Para obtener más información sobre usuarios y grupos, consulte el tema añadir
usuarios y grupos a un objeto.
- Para guardar las modificaciones en la configuración de seguridad y terminar de crear la categoría de registro, haga clic en Finalizar.
- Haga clic en Aceptar para reconocer el mensaje sobre la
adición satisfactoria de una categoría de registro y salga del asistente.