IBM Enterprise Records, version 5.1.2    

Visa och ändra entitetsegenskaper via informationssidor

Varje IBM® Enterprise Records-entitet har en uppsättning informationssidor som du kan öppna genom att klicka på ikonen Hämta information (ikonen Hämta information). Informationssidorna för en entitet ger mer information i vyer. Om du har behörighet kan du visa och ändra entitetens egenskapsvärden. Från informationssidorna kan du också utföra åtgärder på den entitet som du visar. Dessa åtgärder motsvarar oftast de som finns på entitetens meny på fliken Bläddra.

Visa och ändra egenskaperna för en entitet:

  1. Klicka på ikonen Hämta information för en entitet. Standardvyn för de flesta entiteter är sidan Egenskap. Mer information om visade egenskaper finns i referensämnet om egenskaper. Fältet Volymnamn är förifyllt med ett mönsternamn som bygger på det mönster som du valde under konfigureringen. Du kan ange ett valfritt namn i fältet Volymnamn men du kan inte ha dubblettnamn för volymer. Du kan inte använda något av följande tecken i volymnamn: \ / : * ? " < > |,
  2. Klicka på någon av de andra informationssidornas namn i den övre delen av panelen för att få åtkomst till andra informationstyper. En del egenskaper uppdateras av avvecklingsavsökningar eller avvecklingsspärrar, vilket gör att värdena kan ha ändrats när dessa processer har körts.
  3. Om du vill ändra ett egenskapsvärde markerar du texten och ersätter den, eller väljer ett värde från menyerna eller i andra dialogrutor.
  4. Klicka på Tillämpa när du vill spara ändringarna.
  5. Klicka på Avsluta så stängs informationssidan.

Om du ändrar egenskaper i en vy men inte tillämpar ändringarna innan du går till en annan egenskapssida, markeras den ändrade sidan. Sidan visas med en pennikon. Om du inte klickar på Tillämpa på varje sida när du ändrar den, går du tillbaka till varje sida med en pennikon och klickar på Tillämpa. Annars går ändringarna förlorade när du avslutar informationssidorna. Egenskaperna visas skrivskyddade eller är redigerbara beroende på funktionsbehörigheterna för din roll.

Skriva ut egenskaperna för en entitet:

Länken Utskrivbar vy på vissa informationssidor ger en unik egenskapslista i ett format som du kan skriva ut. Den utskrivbara listan för en entitet är oftast densamma oavsett från vilken informationssida som du öppnar rapporten. Innehållet i rapporten varierar dock efter typen av entitet. Visa listan Utskrivbar vy:

  1. Välj ikonen Hämta information för entiteten.
  2. Klicka på Utskrivbar vy på en informationssida som har en skrivarikon.
  3. Skriv ut HTML-sidan med alternativet Skriv ut på Arkiv-menyn.

I följande tabell beskrivs de vyer som är tillgängliga på informationssidorna. Varje typ av entitet har sin unika uppsättning vyer.

Visa Beskrivning
Egenskaper Vyn Egenskaper är standardvyn när du öppnar informationssidan för en entitet. I vyn visas egenskaperna för den aktuella entiteten. En asterisk anger att det krävs ett egenskapsvärde. I vyn kan du granska och ändra egenskaperna för entiteten.
Säkerhetsklassificering I vyn visas egenskaper för säkerhetsklassificeringen. I vyn Säkerhetsklassificering kan du redigera metadataegenskaper för den klassificerade posten, efter det att posten har arkiverats. Mer information finns i ämnet om säkerhetsklassificeringsegenskaper.
Avveckling I vyn Avveckling kan du ändra avvecklingsschemat för entiteten. I vyn kan du ställa in att avvecklingsschemat ska ärvas från den överordnade entiteten eller koppla entiteten till ett annat avvecklingsschema. Du kan också ändra användare eller grupp som är utsedd för avvecklingen av entiteten. Mer information om att koppla ett annat avvecklingsschema till en entitet finns i ämnet om att ändra avvecklingsschemat för en entitet.
Vital post I vyn Vital post kan du ange om kategorin eller mappen innehåller vitala poster. I den här vyn väljer du den händelse som utlöser den periodiska granskningen eller uppdateringen av vitala poster. Välj också den åtgärd som ska köras när granskningshändelsen inträffar. Mer information finns i ämnet om vitala poster.
Villkor I vyn Villkor kan du ange utlösningskriterier för en intern händelse. Du kan välja villkorsoperatorer, särskilda egenskapsvärden och skapa fogningstyper som utlöser den interna händelsen. Du kan också definiera fler egenskaper för den valda entitetstypen. Mer information finns i ämnet om interna händelser.
Säkerhet I vyn Säkerhet kan du visa eller redigera säkerhetsinställningar för en entitet (beroende på vilken säkerhetsbehörighet du har). Säkerhetsinställningarna bestämmer vilka användare och grupper som har åtkomst till entiteten och styra deras säkerhetsbehörighet. Du kan också tillämpa en säkerhetsprincip som styr säkerhetsinställningarna. Mer information om att ange säkerhet för en entitet finns i ämnet om objektsäkerhet.
Arkiverad under

Vyn Arkiverad under visas endast för poster. I den här vyn kan du se en lista över entiteter där den valda posten är arkiverad. Du kan visa följande:

  • Den fullständiga sökvägen till entiteter där posten är arkiverade.
  • Datumet då posten skapades.
  • Användaren som skapade posten.

Mer information finns i ämnet om att visa behållare.

Detaljer

I vyn Detaljer kan du granska skrivskyddade egenskaper för en entitet eller ett tillhörande objekt och deras värden.

För en postkategori, postmapp, volym och post visar vyn Detaljer egenskaperna ordnade i olika grupper. Namnen på grupperna är Allmänt, Avveckling, Vitalt, Fysiskt och Ytterligare postdetaljer. Du kan visa och dölja egenskaper som hör till en viss grupp genom att klicka på ikonen Visa/Dölj detaljer bredvid gruppnamnet: Visa detaljer dölj detaljer

Länkar En länk representerar en relation mellan två entiteter. I vyn Länkar kan du se olika länkar för en entitet. I vyn Länkar visas sidan Information enbart för postmappar och poster. Mer information finns i ämnet om att visa och ändra länkar.
Historik I vyn Historik kan du spåra åtgärder som utförts på varje IBM Enterprise Records-entitet. Spåra entiteter i IBM Enterprise Records för att övervaka åtgärder som utförs på IBM Enterprise Records-entiteter. Dessa åtgärder är skapa, avveckla, accessa, flytta, kopiera och omtilldela ett avvecklingsschema. Mer information om att spåra en entitet finns i ämnet om att visa granskningsloggposter.
Spärr I vyn Spärrar kan du visa, ändra eller ta bort avvecklingsspärrar på entiteten. Mer information finns i ämnet om avvecklingsspärrar.
Orsak När du visar informationssidor för ett avvecklingsschema är standardvyn Orsak. Om du ska ändra något anger du orsaken till ändringen. I annat fall väljer du lämplig vy.
Schema I den här vyn kan du ändra schemanamnet, beskrivningen och avvecklingsbehörigheten för det valda avvecklingsschemat.
Faser Om du visar ett avvecklingsschema som har faser listas de i denna vy. Du kan ta bort en fas genom att klicka i dess kryssruta och du kan lägga till fler faser genom att klicka på Lägg till ny. Klicka på namnet på en fas om du vill se mer detaljerad information eller ändra informationen.
Spärrade entiteter I vyn visas entiteter som har spärrats. Från den här vyn kan du ta bort spärren på en entitet, eller söka för att filtrera visningen av spärrade entiteter. Mer information finns i ämnet om att visa spärrade entiteter.

Åtgärder på informationssidor

Informationssidorna innehåller också åtgärder som passar för entitetstypen. Dessa åtgärder finns längst ned i panelen. I följande tabell beskrivs de åtgärder som är tillgängliga på informationssidorna.
Ikoner Informationsåtgärder

Ikonen Ta bort

Med åtgärden Ta bort tar du bort en entitet. Information om att ta bort olika entiteter finns i hjälpämnena om att ta bort och om att skapa och hantera säkerhetsklassificeringsguider.
Ikonen Stäng Med åtgärden Stäng begränsar du skapandet av underordnade entiteter inom en postkategori, postmapp eller volym. Se ämnet om att stänga och öppna behållare.
Ikonen Flytta Med åtgärden Flytta flyttar du en postkategori eller postmapp och allt dess innehåll till en annan plats i arkiveringsplanen. Se ämnet om att flytta kategorier eller mappar.
Ikonen Öppna igen Med åtgärden Öppna igen öppnar du en stängd postkategori, postmapp eller volym på nytt. Se ämnet om att stänga och öppna behållare.
Ikonen Aktivera Med åtgärden Aktivera återaktiverar du en inaktiv postkategori eller postmapp. Se ämnet om att göra kategorier eller mappar aktiva eller inaktiva.
Ikonen Inaktivera Med åtgärden Inaktivera avaktiverar du en postkategori eller postmapp. Om en behållare är inaktiv kan du inte skapa nya entiteter i behållaren. Du ser inte den inaktiva behållaren när du deklarerar en post. Se ämnet om att göra kategorier eller mappar aktiva eller inaktiva.
Ikonen Spärra Med åtgärden Spärra avbryter du tillfälligt eller stoppar utförandet av avvecklingsåtgärder på en postkategori, postmapp, volym eller post. När en entitet är spärrad kan den inte heller tas bort med åtgärden Ta bort. Se ämnet om att spärra entiteter.
Ikonen Initiera avveckling Med åtgärden Initiera avveckling kör du ett avvecklingsschema för en entitet. Se ämnet om att initiera avvecklingsscheman.
Ikonen Arkivera Med åtgärden Arkivera arkiverar du en referens till en post på ett annat ställe i samma arkiveringsplan. Se ämnet om arkiveringsposter.
Ikonen Flytta Med åtgärden Flytta flyttar du en post från en plats till en annan inom samma arkiveringsplan. Mer information finns i ämnet om att flytta poster.
Ikonen Skapa länk Med åtgärden Skapa länk skapar du en länk från en post eller postmapp till ett annat objekt. Mer information finns i ämnet om att skapa länkar.
Ikonen Aktivera/Checka ut Med åtgärden Aktivera/Checka ut kör du ett arbetsflöde. Allmän information om arbetsflöden finns i avsnittet om arbetsflöden.
Ikonen Kopiera Med åtgärden Kopiera kopierar du en post från en plats till en annan i samma arkiveringsplan. Se ämnet om att kopiera poster.
Ikonen Avklassificera Med åtgärden Avklassificera tar du bort alla klassificeringsnivåer från en post.
Ikonen Uppgradera klassificering Med åtgärden Uppgradera klassificering uppgraderar du klassificeringen av en post. Med hjälp av den här länken kan du klassificera en tidigare oklassificerad post eller uppgradera den aktuella klassificeringsnivån, t.ex. från Secret till Top Secret.
Ikonen Nedgradera klassificering Med åtgärden Nedgradera klassificering nedgraderar du klassificeringen av en post. Med hjälp av den här länken kan du nedgradera den aktuella säkerhetsklassificeringen, t.ex. från Top Secret till Secret). Om du vill gå från en klassificeringsnivå till oklassificerade måste du använda Avklassificera.
Ikonen Avdeklarera Med åtgärden Avdeklarera backar du skapandet av en post. Se ämnet om att avdeklarera poster.
Ikonen Initiera spärrborttagningsbegäran Med åtgärden Initiera spärrborttagningsbegäran initierar du borttagning av villkorliga spärrar. Åtgärden tar bort spärren från entiteterna när nästa spärravsökning körs. Se ämnet om att ta bort avvecklingsspärrar.
Ikonen Avbryt begäran om spärrborttagning Med åtgärden Avbryt begäran om spärrborttagning avbryter du en begäran om spärrborttagning. Du kan avbryta en begäran om spärrborttagning innan nästa spärravsökning körs. Se ämnet om att ta bort avvecklingsspärrar.
ikonen Aktivera för spärravsökning Men åtgärden Aktivera för spärravsökning aktiverar du spärrprocessen på nytt. Åtgärden anger att spärren ska bearbetas när nästa spärravsökning körs. Du kan också återställa en villkorlig spärr när nästa spärravsökning körs med hjälp av åtgärden. Se ämnet om att ta bort avvecklingsspärrar.
Ikonen Visa dokumentinformation Med åtgärden Visa dokumentinformation visar du Workplace-informationssidorna för posten. Se ämnet om att visa dokumentinformation om poster.
Ikonen Hantera mönsternivå Med åtgärden Hantera mönsternivå anger du mönstersträngar för namngivningsmönster som automatiskt namnger olika entiteter på olika nivåer i arkiveringsplanen.
Ikonen Kör säkerhetsskript Med åtgärden Kör säkerhetsskript lägger du till nya medlemmar till IBM Enterprise Records-grupper för att ställa in all säkerhet för IBM Enterprise Records-relaterade klasser och mappar. Se ämnet om att ange säkerhet.
Ikonen Importera mallar Med åtgärden Importera mallar importerar du den fysiska IBM Enterprise Records-mallen och IBM Enterprise Records-sökmallen. Se ämnet om att importera mallar.
Ikonen Konvertera till FPOS och ROS Med åtgärden Konvertera till FPOS och ROS konverterar du FPOS och ROS till att lägga till ett arkiveringsplansobjektlager till ett objektlager av konfigurerade poster. Se ämnet om att konvertera till FPAS och ROS.
Ikonen Ta med klassificerat dokument Med åtgärden Ta med klassificerat dokument anger du om objektlagret innehåller klassificerade dokument. Se ämnet om att lägga till egenskaper för klassificerade dokument.
Ikonen Ta med NARA-egenskaper Med åtgärden Ta med NARA-egenskaper anger du om objektlagret innehåller dokument med NARA-egenskaper (National Archives and Records Administration, NARA). Se ämnet om att lägga till NARA-dokumentegenskaper.


Feedback

Senast uppdaterat: November 2013
rm_information_views.htm

© Copyright IBM Corp 2013