IBM Enterprise Records Version 5.1.2    

Berichtskonfiguration und Voraussetzungen

Beim Arbeiten mit IBM® Enterprise Records-Berichten können Sie eine Liste aller verfügbaren IBM Enterprise Records-Berichte erfassen. Sie können auch Details zu den Konfigurationskriterien für jeden Bericht sowie erforderliche Voraussetzungen vor dem Generieren des Berichts anzeigen.

Damit ein Bericht erstellt werden kann, müssen gewisse Voraussetzungen erfüllt werden. Sie müssen auch den Berichtsserver bei der Installation von IBM Enterprise Records konfigurieren. Weitere Informationen finden Sie in IBM Enterprise Records Installation and Upgrade Guide.

IBM Enterprise Records-Berichte

Die folgenden Berichte wurden auf Grundlage des aktuellen, vom Administrator festgelegten Standard-Aktenplans erstellt. Wählen Sie zum Erstellen eines Berichts in IBM Enterprise Records die Registerkarte "Berichte" aus. Befolgen Sie die Aufforderungen zur Eingabe bestimmter Konfigurationskriterien, die das Gerüst des Berichts bilden.

Von einem Benutzer ausgeführte Aktionen

Vor der Berichtsausführung müssen folgende Voraussetzungen erfüllt werden: Im Bericht werden nur nach der Aktivierung der Prüfung ausgeführte Aktionen berücksichtigt. Weitere Informationen finden Sie im Thema über die Prüfung.
Einschränkung: Der Bericht zeigt Löschereignisse nur in den folgenden Fällen an:
  • "Metadaten beibehalten" ist aktiviert (da Metadaten andernfalls mit dem Schriftstück gelöscht werden)
  • Ein Benutzer ohne die hierzu erforderliche Berechtigung hat versucht, das Schriftstück zu löschen.
Vorschläge zur Leistungsverbesserung für diesen Bericht finden Sie in "Leistungsoptimierung für Berichte".
Tabelle 1. Parameter des Berichts "Von einem Benutzer ausgeführte Aktionen"
Eigenschaft Beschreibung
Abschnitt von Aktenplan angeben Klicken Sie auf Durchsuchen, um den Teil des Aktenplans anzugeben, der in den Bericht aufgenommen werden soll. Wenn kein Abschnitt angegeben wird, bezieht sich der Bericht auf den gesamten Aktenplan.
Benutzername Geben Sie einen Benutzernamen ein oder klicken Sie auf Benutzer auswählen, um nach dem Benutzer zu suchen, auf den sich der Bericht beziehen soll.
Startdatum Klicken Sie auf das Kalendersymbol und wählen Sie das Datum der frühesten Aktion, die im Bericht berücksichtigt werden soll.
Enddatum Klicken Sie auf das Kalendersymbol und wählen Sie das Datum der letzten Aktion, die im Bericht berücksichtigt werden soll.
RM - Einheitentyp Wählen Sie mindestens eine Entität in der Liste aus (Umschalt bzw. Strg + Klicken für Mehrfachauswahl).
Berichtstyp

Wählen Sie "Detailliert", um Ereignisname, Einheitentyp, Benutzername, Aktionsdatum, Einheitenname und Gesamtanzahl der Einheiten in den Bericht aufzunehmen.

Wählen Sie "Zusammengefasst", um lediglich Ereignisname, Einheitentyp und Gesamtanzahl der Einheiten in den Bericht aufzunehmen.

Kategorien und Ordner nach Aussonderungsaktionen

Dieser Bericht gibt Aufschluss darüber, welche Kategorien und Ordner von einer bestimmten Aussonderungsaktion betroffen wurden. Dazu müssen Sie den Kategorien und Ordnern vorher Aussonderungszeitpläne zuweisen. Führen Sie zum Anzeigen der aktuellsten Informationen einen Aussonderungsscanvorgang aus. Weitere Informationen finden Sie in "Hinzufügen einer Aktion" und in den Themen über das Zuordnen eines Aussonderungszeitplans und das Ausführen eines Aussonderungsscanvorgangs.
Tabelle 2. Parameter des Berichts "Kategorien und Ordner nach Aussonderungsaktionen"
Eigenschaft Beschreibung
Aussonderungsaktion Wählen Sie eine Aussonderungsaktion aus der Menüliste aus. Dazu gehören Überprüfen, Export, Übertragen, Vernichten, Übergangstransfer, Stilllegung und Grundlegende Überprüfung.
Startdatum Klicken Sie auf das Kalendersymbol, um das Startdatum des Berichts festzulegen. Mit dieser Eigenschaft legen Sie den Beginn des Zeitraums fest, in dem die ausgewählte Aussonderungsaktion ausgeführt wurde.
Enddatum Klicken Sie auf das Kalendersymbol, um das Enddatum des Berichts festzulegen. Mit dieser Eigenschaft legen Sie das Ende des Zeitraums fest, in dem die ausgewählte Aussonderungsaktion ausgeführt wurde.
Berichtstyp

Wählen Sie "Detailliert", um Ausführungsdatum der Phase, Name des Aussonderungszeitplans, Einheitentyp, Erstellungsdatum, "Erstellt von" und Einheitenname in den Bericht aufzunehmen.

Wählen Sie "Zusammengefasst", um Ausführungsdatum der Phase, Name des Aussonderungszeitplans, Einheitentyp und Gesamtanzahl der Einheiten in den Bericht aufzunehmen.

In Aktenplan definierte Aussonderungszeitpläne

Dieser Bericht bietet eine Aufstellung der Aussonderungszeitpläne, die im Aktenplan vorliegen. Weitere Informationen zu Aussonderungszeitplänen finden Sie in "Aussonderungszeitpläne".
Tabelle 3. Parameter des Berichts "In Aktenplan definierte Aussonderungszeitpläne"
Eigenschaft Beschreibung
Berichtstyp

Wählen Sie "Detailliert", um Name des Aussonderungszeitplans, Aktionsname, Einheitentyp und Einheitenname in den Bericht aufzunehmen.

Wählen Sie "Zusammengefasst", um Name des Aussonderungszeitplans, Einheitenname und Gesamtanzahl der Einheiten in den Bericht aufzunehmen.

Mit Schriftstücktypen verbundene Aussonderungszeitpläne

Vor der Berichtsausführung müssen folgende Voraussetzungen erfüllt werden:
Tabelle 4. Parameter des Berichts "Mit Schriftstücktypen verbundene Aussonderungszeitpläne"
Eigenschaft Beschreibung
Abschnitt von Aktenplan angeben Klicken Sie auf Durchsuchen, um den Teil des Aktenplans anzugeben, der in den Bericht aufgenommen werden soll. Wenn kein Abschnitt angegeben wird, bezieht sich der Bericht auf den gesamten Aktenplan.
Name des Aussonderungszeitplans Klicken Sie auf Aussonderungszeitpläne auswählen, um in der angezeigten Liste einen Zeitplan auszuwählen, oder geben Sie den gewünschten Namen ein. Wenn der ausgewählte oder eingegebene Text auch in einem weiteren Zeitplannamen enthalten ist, wird auch dieser Zeitplan ausgewählt.
Berichtstyp

Wählen Sie "Detailliert", um Name des Zeitplans, Einheitenname, Erstellungsdatum, "Erstellt von" und Gesamtanzahl der Schriftstücke in den Bericht aufzunehmen.

Wählen Sie "Zusammengefasst", um Name des Zeitplans und Gesamtanzahl der Schriftstücke in den Bericht aufzunehmen.

Mit einem Aussonderungszeitplan verbundene elektronische Kategorien und Ordner

Dieser Bericht gibt Aufschluss darüber, welche Kategorien und Ordner einem angegebenen Aussonderungszeitplan zugeordnet sind. Weitere Informationen finden Sie im Thema über das Zuordnen eines Aussonderungszeitplans.
Tabelle 5. Parameter des Berichts "Mit einem Aussonderungszeitplan verbundene elektronische Kategorien und Ordner"
Eigenschaft Beschreibung
Name des Aussonderungszeitplans Klicken Sie auf Aussonderungszeitpläne auswählen, um in der angezeigten Liste einen Zeitplan auszuwählen, oder geben Sie den gewünschten Namen ein. Wenn der ausgewählte oder eingegebene Text auch in einem weiteren Zeitplannamen enthalten ist, wird auch dieser Zeitplan ausgewählt.
RM - Einheitentyp Wählen Sie mindestens eine Entität in der Liste aus (Umschalt bzw. Strg + Klicken für Mehrfachauswahl).
Berichtstyp

Wählen Sie "Detailliert", um Name des Zeitplans, Aktionsname, RM-Einheitentyp, Erstellungsdatum, "Erstellt von" und RM-Einheitenname in den Bericht aufzunehmen.

Wählen Sie "Zusammengefasst", um lediglich Name des Zeitplans, Aktionsname, RM-Einheitentyp und Gesamtanzahl der Einheiten in den Bericht aufzunehmen.

Elektronische Ordner und Schriftstücke nach Schutzmarkierungen (nur PRO)

Dieser Bericht bietet eine Aufstellung der Ordner und Schriftstücke, die für die ausgewählte Sicherheitsklassifikation markiert wurden. Geben Sie für die Datenbank, die Ihre Klassifikation erstellt, eine Benutzer-ID und ein Kennwort ein. Sie können alle Daten anzeigen, die auf oder unter Ihrer Sicherheitsstufe liegen.
Tabelle 6. Parameter des Berichts "Elektronische Ordner und Schriftstücke nach Schutzmarkierungen"
Eigenschaft Beschreibung
Sicherheitskategorie Wählen Sie mindestens eine Sicherheitskategorie (Streng geheim, Geheim, Vertraulich, Beschränkt zugänglich oder Nicht klassifiziert) aus.
RM - Einheitentyp Wählen Sie einen oder beide Entitätstypen aus, die im Bericht berücksichtigt werden sollen.
Berichtstyp

Wählen Sie "Detailliert", um Sicherheitskategorie, RM-Einheitentyp, Erstellungsdatum, "Erstellt von" und RM-Einheitenname in den Bericht aufzunehmen. Wählen Sie "Zusammengefasst", um lediglich Sicherheitskategorie, RM-Einheitentyp und Gesamtanzahl der Einheiten in den Bericht aufzunehmen.

In einem bestimmten Zeitraum erstellte elektronische Ordner

Dieser Bericht gibt die elektronischen Ordner an, die in einem bestimmten Zeitraum erstellt wurden.
Tabelle 7. Parameter des Berichts "In einem bestimmten Zeitraum erstellte elektronische Ordner"
Eigenschaft Beschreibung
Abschnitt von Aktenplan angeben Klicken Sie auf Durchsuchen, um den Teil des Aktenplans anzugeben, der in den Bericht aufgenommen werden soll. Wenn kein Abschnitt angegeben wird, bezieht sich der Bericht auf den gesamten Aktenplan.
Startdatum Klicken Sie auf das Kalendersymbol und wählen Sie das früheste Erstellungsdatum, das im Bericht berücksichtigt werden soll.
Enddatum Klicken Sie auf das Kalendersymbol und wählen Sie das letzte Erstellungsdatum, das im Bericht berücksichtigt werden soll.
Berichtstyp

Wählen Sie "Detailliert", um Erstellungsdatum, "Erstellt von" und RM-Einheitenname in den Bericht aufzunehmen.

Wählen Sie "Zusammengefasst", um lediglich Erstellungsdatum und Gesamtanzahl der erstellten Schriftstückordner in den Bericht aufzunehmen.

Elektronische Schriftstücke, die von einem Benutzer in einem bestimmten Zeitraum erstellt wurden

Dieser Bericht bietet eine Aufstellung der elektronischen Schriftstücke, die von einem bestimmten Benutzer innerhalb eines von Ihnen festgelegten Zeitraums erstellt wurden.
Tabelle 8. Parameter des Berichts "Elektronische Schriftstücke, die von einem Benutzer in einem bestimmten Zeitraum erstellt wurden"
Eigenschaft Beschreibung
Abschnitt von Aktenplan angeben Klicken Sie auf Durchsuchen, um den Teil des Aktenplans anzugeben, der in den Bericht aufgenommen werden soll. Wenn kein Abschnitt angegeben wird, bezieht sich der Bericht auf den gesamten Aktenplan.
Startdatum Klicken Sie auf das Kalendersymbol und wählen Sie das früheste Erstellungsdatum, das im Bericht berücksichtigt werden soll.
Enddatum Klicken Sie auf das Kalendersymbol und wählen Sie das letzte Erstellungsdatum, das im Bericht berücksichtigt werden soll.
Erstellt von Benutzer Geben Sie einen Benutzernamen ein oder klicken Sie auf Benutzer auswählen, um nach dem Benutzer zu suchen, auf den sich der Bericht beziehen soll.
Berichtstyp

Wählen Sie "Detailliert", um "Erstellt von", Erstellungsdatum und RM-Einheitenname in den Bericht aufzunehmen.

Wählen Sie "Zusammengefasst", um "Erstellt von", Erstellungsdatum und Anzahl der erstellten Einheiten in den Bericht aufzunehmen.

Elektronische Schriftstücke, die von einem Benutzer in einem bestimmten Zeitraum angezeigt wurden

Dieser Bericht bietet eine Aufstellung der Schriftstücke, die von einem IBM Enterprise Records-Benutzer innerhalb eines von Ihnen festgelegten Zeitraums angezeigt wurden. Vor der Berichtsausführung müssen folgende Voraussetzungen erfüllt werden: Im Bericht werden nur nach der Aktivierung der Audit-Prüfung angezeigte Schriftstücke berücksichtigt.
Tabelle 9. Parameter des Berichts "Elektronische Schriftstücke, die von einem Benutzer in einem bestimmten Zeitraum angezeigt wurden"
Eigenschaft Beschreibung
Abschnitt von Aktenplan angeben Klicken Sie auf Durchsuchen, um den Teil des Aktenplans anzugeben, der in den Bericht aufgenommen werden soll. Wenn kein Abschnitt angegeben wird, bezieht sich der Bericht auf den gesamten Aktenplan.
Startdatum Klicken Sie auf das Kalendersymbol und wählen Sie das früheste Anzeigedatum, das im Bericht berücksichtigt werden soll.
Enddatum Klicken Sie auf das Kalendersymbol und wählen Sie das letzte Anzeigedatum, das im Bericht berücksichtigt werden soll.
Angezeigt von Benutzer Geben Sie einen Benutzernamen ein oder klicken Sie auf Benutzer auswählen, um nach dem Benutzer zu suchen, auf den sich der Bericht beziehen soll.
Berichtstyp

Wählen Sie Detailliert aus, um den anzeigenden Benutzer, das Anzeigedatum, den Ersteller, das Erstellungsdatum, den RM-Entitätsnamen und die Gesamtzahl der Schriftstücke anzuzeigen.

Wählen Sie "Zusammengefasst", um lediglich "Angezeigt von", Anzeigedatum und Gesamtanzahl der Einheiten in den Bericht aufzunehmen.

In einem bestimmten Zeitraum geöffnete und geschlossene elektronische Bände

Dieser Bericht gibt Aufschluss darüber, welche elektronischen Datenträger innerhalb eines von Ihnen angegebenen Zeitraums geöffnet und geschlossen wurden. In einem detaillierten Bericht können Sie beide Aktionen abfragen, während Sie im zusammengefassten Bericht festlegen müssen, ob das Öffnen oder das Schließen der Bände angegeben werden soll. Informationen zum Öffnen und Schließen von Datenträgern finden Sie in "Kategorien, Ordner und Datenträger".

Tabelle 10. Parameter des Berichts "In einem bestimmten Zeitraum geöffnete und geschlossene elektronische Bände"
Eigenschaft Beschreibung
Abschnitt von Aktenplan angeben Klicken Sie auf Durchsuchen, um den Teil des Aktenplans anzugeben, der in den Bericht aufgenommen werden soll. Wenn kein Abschnitt angegeben wird, bezieht sich der Bericht auf den gesamten Aktenplan.
Startdatum Klicken Sie auf das Kalendersymbol und wählen Sie das früheste Öffnungs- bzw. Schließungsdatum, das im Bericht berücksichtigt werden soll.
Enddatum Klicken Sie auf das Kalendersymbol und wählen Sie das letzte Öffnungs- bzw. Schließungsdatum, das im Bericht berücksichtigt werden soll.
Aktion Aktivieren Sie die Kontrollkästchen "Geöffnet" oder "Geschlossen" (nach Verfügbarkeit), um die gewünschte Aktion in den Bericht aufzunehmen.
Berichtstyp

Wählen Sie "Detailliert", um Öffnungsdatum, Schließungsdatum (entweder-oder bzw. beides), "Geschlossen von", Erstellungsdatum, "Erstellt von" und RM-Einheitenname in den Bericht aufzunehmen.

Wählen Sie "Zusammengefasst", um lediglich Öffnungsdatum (bzw. Schließungsdatum) und Anzahl der geöffneten bzw. geschlossenen Einheiten in den Bericht aufzunehmen.

Mit einem Aussonderungszeitplan verbundene Ordner und Akten

Dieser Bericht gibt Aufschluss darüber, welche Ordner und Schriftstücke in einem angegebenen Zeitraum einem bestimmten Aussonderungszeitplan zugeordnet wurden.

Tabelle 11. Parameter des Berichts "Mit einem Aussonderungszeitplan verbundene Ordner und Akten"
Eigenschaft Beschreibung
Abschnitt von Aktenplan angeben Klicken Sie auf Durchsuchen, um den Teil des Aktenplans anzugeben, der in den Bericht aufgenommen werden soll. Wenn kein Abschnitt angegeben wird, bezieht sich der Bericht auf den gesamten Aktenplan.
Name des Aussonderungszeitplans Klicken Sie auf Aussonderungszeitpläne auswählen, um in der angezeigten Liste einen Zeitplan auszuwählen, oder geben Sie den gewünschten Namen ein. Wenn der ausgewählte oder eingegebene Text auch in einem weiteren Zeitplannamen enthalten ist, wird auch dieser Zeitplan ausgewählt. In diesem Feld muss die Groß-/Kleinschreibung beachtet werden.
Startdatum Klicken Sie auf das Kalendersymbol und wählen Sie das früheste Zuordnungsdatum, das im Bericht berücksichtigt werden soll.
Enddatum Klicken Sie auf das Kalendersymbol und wählen Sie das letzte Zuordnungsdatum, das im Bericht berücksichtigt werden soll.
Berichtstyp

Wählen Sie "Detailliert", um Aussonderungszeitplan, Einheitentyp, Aktionsname, Zuordnungsdatum, Erstellungsdatum, "Erstellt von" und Einheitenname in den Bericht aufzunehmen.

Wählen Sie Zusammengefasst aus, um lediglich das Zuordnungsdatum, den Aussonderungszeitplan und den Entitätstyp in den Bericht aufzunehmen.

Ordner und Schriftstücke nach Aussonderungsaktionen

Dieser Bericht zeigt alle Einheiten, die von der angegebenen Aktion betroffen wurden. Bevor Sie diesen Bericht erstellen können, müssen Sie die Aktion mit mindestens einem Aussonderungszeitplan verbinden. Ordnen Sie die Aussonderungszeitpläne auch mindestens einer Kategorie oder einem Ordner zu. Führen Sie zum Anzeigen der aktuellsten Informationen im Bericht einen Aussonderungsscanvorgang aus.

Einschränkung: Dieser Bericht enthält nur Informationen zu Ordnern.
Tabelle 12. Parameter des Berichts "Ordner und Schriftstücke nach Aussonderungsaktionen"
Eigenschaft Beschreibung
Aussonderungsaktion Wählen Sie eine Aussonderungsaktion aus der Menüliste aus. Dazu gehören Überprüfen, Export, Übertragen, Vernichten, Übergangstransfer, Stilllegung und Grundlegende Überprüfung.
Startdatum Klicken Sie auf das Kalendersymbol, um das Startdatum des Berichts festzulegen. Mit dieser Eigenschaft legen Sie den Beginn des Zeitraums fest, in dem die ausgewählte Aussonderungsaktion ausgeführt wurde.
Enddatum Klicken Sie auf das Kalendersymbol, um das Enddatum des Berichts festzulegen. Mit dieser Eigenschaft legen Sie das Ende des Zeitraums fest, in dem die ausgewählte Aussonderungsaktion ausgeführt wurde.
Berichtstyp

Wählen Sie Detailliert aus, um den Aktionsnamen, den Entitätsnamen, das Ausführungsdatum der Phase, das Deklarationsdatum/Ablagedatum, den Ersteller, den Namen des Zeitplans, die ID, die Position, die Schriftstückkategorie/Ordner-ID, den Medientyp und das Format in den Bericht aufzunehmen.

Wählen Sie Zusammengefasst aus, um lediglich den Aktionsnamen, den RM-Entitätstyp und die Gesamtzahl der Entitäten in den Bericht aufzunehmen.

Zurückgestellte Ordner und Akten

Dieser Bericht listet alle derzeit zurückgestellten Ordner und Schriftstücke auf. Dazu müssen Sie zuvor mindestens eine Rückstellung erstellen und auf Entitäten anwenden. Das Datum bezieht sich auf die Anwendung der Rückstellung.

Vorschläge zur Leistungsverbesserung für diesen Bericht finden Sie in "Leistungsoptimierung für Berichte".
Tabelle 13. Parameter des Berichts "Zurückgestellte Ordner und Akten"
Eigenschaft Beschreibung
Abschnitt von Aktenplan angeben Klicken Sie auf Durchsuchen, um den Teil des Aktenplans anzugeben, der in den Bericht aufgenommen werden soll. Wenn kein Abschnitt angegeben wird, bezieht sich der Bericht auf den gesamten Aktenplan.
Startdatum Klicken Sie auf das Kalendersymbol und wählen Sie das früheste Rückstellungsdatum, das im Bericht berücksichtigt werden soll.
Enddatum Klicken Sie auf das Kalendersymbol und wählen Sie das letzte Rückstellungsdatum, das im Bericht berücksichtigt werden soll.
Berichtstyp

Wählen Sie Detailliert aus, um den Entitätstyp, den Entitätsnamen, das Erstellungsdatum, den Ersteller, das Rückstellungsdatum, den Rückstellungsnamen, die ID, die Position, die Schriftstückkategorie/Ordner-ID, den Medientyp und das Format in den Bericht aufzunehmen.

Wählen Sie "Zusammengefasst", um lediglich Einheitentyp und Gesamtanzahl der Einheiten in den Bericht aufzunehmen.

Speicherort der elektronischen Schriftstücke nach Anwendungstyp

Dieser Bericht listet die Speicherorte der Schriftstücke nach Anwendungstyp auf, in dem das verbundene Dokument erstellt wurde. Dazu werden die Daten aus dem Feld "Format" eines deklarierten Schriftstücks hinzugezogen. Die Eingabe im Feld "Format" ist bei der Deklaration eines elektronischen Schriftstücks im Basis- und PRO-Datenmodell optional. Im DoD-Datenmodell ist das Feld "Format" ein erforderliches Feld. Wenn der Wert im Feld "Format" mit einem der Formattypen für diesen Bericht übereinstimmt, wird das Schriftstück in den Bericht aufgenommen.

Tabelle 14. Parameter des Berichts "Speicherort der elektronischen Schriftstücke nach Anwendungstyp"
Eigenschaft Beschreibung
Anwendungstyp Klicken Sie auf Anwendungstyp auswählen und wählen Sie aus der Liste einen Anwendungstyp aus. Bei Bedarf können Sie auf "Weiter" klicken, um die folgende Seite von Anwendungstypen anzuzeigen.
Berichtstyp

Wählen Sie "Detailliert", um Anwendungstyp, "Erstellt von", Erstellungsdatum und RM-Einheitenname (einschl. Speicherort) in den Bericht aufzunehmen.

Wählen Sie "Zusammengefasst", um lediglich Anwendungstyp, Speicherort und Gesamtanzahl der Einheiten in den Bericht aufzunehmen.

Für Downgrade oder Deklassifikation vorgesehene Schriftstücke (nur DoD-klassifiziert)

Dieser Bericht bietet eine Aufstellung der Schriftstücke, für die innerhalb des angegebenen Zeitraums eine Herabstufung (Downgrade) oder eine Aufhebung der Klassifikation vorgesehen ist. Er liefert nur dann Ergebnisse, wenn bereits genügend Zeit verstrichen ist, sodass Schriftstücke überhaupt für eine Klassifikationsänderung infrage kommen können. Den jeweiligen Benutzern werden ausschließlich die Schriftstücke angezeigt, die ihrer Sicherheitsstufe entsprechen. Die Herabstufung bei Ereignissen wird in diesem Bericht nicht berücksichtigt.

Tabelle 15. Parameter des Berichts "Für Downgrade oder Deklassifikation vorgesehene Akten"
Eigenschaft Beschreibung
Abschnitt von Aktenplan angeben Klicken Sie auf Durchsuchen, um zu dem Abschnitt des Aktenplans zu gehen, der in den Bericht aufgenommen werden soll. Wenn die gewünschte Einheit am Pfadende angezeigt wird, klicken Sie auf "OK". Wenn kein Abschnitt angegeben wird, bezieht sich der Bericht auf den gesamten Aktenplan.
Klassifikationsaktion Wählen Sie Downgrade läuft aus, um die Schriftstücke zu finden, die von "Streng geheim" oder "Geheim" auf eine niedrigere Klassifikation herabgestuft werden. Wählen Sie Deklassifizierung aus, um die Schriftstücke zu finden, die von "Streng geheim", "Geheim" oder "Vertraulich" auf "Nicht klassifiziert" herabgestuft werden.
Startdatum Klicken Sie auf das Kalendersymbol und wählen Sie das früheste Datum, das im Bericht berücksichtigt werden soll.
Enddatum Klicken Sie auf das Kalendersymbol und wählen Sie das letzte Datum, das im Bericht berücksichtigt werden soll.
Berichtstyp

Wählen Sie "Detailliert", um (bei der Option "Downgrade") Herabstufung bei Datum, aktuelle Klassifikation, Aktentitel und Downgrade-Anweisungen in den Bericht aufzunehmen. Bei der Option "Klassifikation aufheben" zeigt der Bericht das Deklassifikationsdatum, die aktuelle Klassifikation und den Aktentitel an.

Wählen Sie "Zusammengefasst", um (bei der Option "Downgrade") Herabstufung bei Datum, aktuelle Klassifikation und Aktentitel in den Bericht aufzunehmen. Bei der Option "Klassifikation aufheben" zeigt der Bericht das Deklassifikationsdatum, die aktuelle Klassifikation und den Aktentitel an.

Schriftstückordner ohne zugeordneten Aussonderungszeitplan

Wenn Sie Schriftstückordner vor den dazugehörigen Aussonderungszeitplänen erstellt haben, können Sie mithilfe dieses Berichts die entsprechenden Ordner ermitteln. Verwenden Sie diesen Bericht, wenn Sie ihre Aussonderungszeitpläne zuweisen möchten. Der Bericht bezieht sich auf den gesamten Aktenplan.

Tabelle 16. Parameter des Berichts "Schriftstückordner ohne zugeordneten Aussonderungszeitplan"
Eigenschaft Beschreibung
Berichtstyp

Wählen Sie Detailliert, um den Entitätstyp, den Entitätsnamen, die ID, das Erstellungsdatum/Ablagedatum, den Ersteller, die Position, die Schriftstückkategorie/Ordner-ID, den Medientyp und das Format in den Bericht aufzunehmen.

Wählen Sie Zusammengefasst aus, um lediglich die Anzahl der Entitäten pro Entitätstyp anzuzeigen.

In einem bestimmten Zeitraum gefällte Prüfungsentscheidungen

Dieser Bericht bietet eine Aufstellung aller Kategorien, Ordner und Schriftstücke, für die im angegebenen Zeitraum eine Prüfungsentscheidung getroffen wurde. Der Bericht bezieht sich auf den gesamten Aktenplan. Dazu müssen Sie zuvor Aussonderungszeitpläne erstellen und auf die entsprechenden IBM Enterprise Records-Ordner anwenden sowie einen Aussonderungsscanvorgang ausführen. Die Prüfer müssen die Aufgaben in ihren Workflow-Posteingängen (bzw. dem öffentlichen Posteingang "RecordsManagerApproval") erledigen.

Bevor Sie diesen Bericht ausführen, müssen Sie ein benutzerdefiniertes Objekt erstellen. So erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Objekt:

  1. Gehen Sie in IBM Administration Console for Content Platform Engine zu FPOS > Schriftgutverwaltung > RM-Master (RM Master) > Systemkonfiguration.
  2. Klicken Sie und wählen Sie Neu > Benutzerdefiniertes Objekt aus.
  3. Geben Sie einen Namen für das benutzerdefinierte Objekt ein und klicken Sie auf Weiter.
  4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Ausgeblendete Klassen auflisten (List Hidden Classes).
  5. Wählen Sie die Systemkonfigurationsklasse in der Liste aus.
  6. Geben Sie in das Feld "Eigenschaftsname" genau die folgende Zeichenfolge ein: Disposal Phase Required
  7. Geben Sie in das Feld für den Eigenschaftswert 1 ein.
  8. Stellen Sie das Objekt fertig.
  9. Aktualisieren Sie den Objektspeicher.
Tabelle 17. Parameter des Berichts "In einem bestimmten Zeitraum gefällte Prüfungsentscheidungen"
Eigenschaft Beschreibung
Prüfungsbescheid Wählen Sie im Menü die gewünschte Überprüfungsentscheidung aus. Dazu gehören Genehmigen, Ablehnen, Zurückstellen und Plan ändern.
Startdatum Klicken Sie auf das Kalendersymbol und wählen Sie das früheste Prüfungsdatum, das im Bericht berücksichtigt werden soll.
Enddatum Klicken Sie auf das Kalendersymbol und wählen Sie das letzte Datum, das im Bericht berücksichtigt werden soll.
Berichtstyp

Wählen Sie "Detailliert", um Datum der Phasenentscheidung (Monat), Name des Zeitplans, Einheitentyp, Datum der Phasenentscheidung (Tag und Uhrzeit), Prüfungskommentare, Erstellungsdatum und "Erstellt von" in den Bericht aufzunehmen.

Wählen Sie "Zusammengefasst", um Datum der Phasenentscheidung (Monat), Name des Zeitplans, Einheitentyp und Gesamtanzahl in den Bericht aufzunehmen.

Aktenplan-Gliederungsansicht

Dieser Bericht listet die Kategorien oder Ordner (oder beides) auf, die im ausgewählten Abschnitt des Aktenplans enthalten sind. Das Datum bezieht sich auf die Erstellung der Entitäten.

Tabelle 18. Parameter des Berichts "Aktenplan-Gliederungsansicht"
Eigenschaft Beschreibung
Abschnitt von Aktenplan angeben Klicken Sie auf Durchsuchen, um den Teil des Aktenplans anzugeben, der in den Bericht aufgenommen werden soll. Wenn kein Abschnitt angegeben wird, bezieht sich der Bericht auf den gesamten Aktenplan.
RM - Einheitentyp Wählen Sie mindestens eine RM-Entität in der Liste aus (Umschalt bzw. Strg + Klicken für Mehrfachauswahl).
Startdatum Klicken Sie auf das Kalendersymbol und wählen Sie das früheste Erstellungsdatum, das im Bericht berücksichtigt werden soll.
Enddatum Klicken Sie auf das Kalendersymbol und wählen Sie das letzte Erstellungsdatum, das im Bericht berücksichtigt werden soll.
Berichtstyp

Wählen Sie "Detailliert", um Einheitentyp, "Erstellt von", Erstellungsdatum, Einheitenname und Gesamtanzahl dieses Einheitentyps in den Bericht aufzunehmen.

Wählen Sie Zusammengefasst aus, um lediglich die Anzahl der Entitäten dieses Typs anzuzeigen.

Zur Aussonderung anstehende notwendige Schriftstücke

Dieser Bericht bietet eine Aufstellung der notwendigen Schriftstücke, für die innerhalb des von Ihnen angegebenen Zeitraums eine Prüfung (oder eine andere konfigurierte Aktion) vorgesehen ist. Dazu müssen Sie im Vorfeld eine notwendige Prüfaktion und einen wiederkehrenden Zeitpunkt für deren regelmäßige Ausführung festgelegt haben. Der notwendige Indikator des Schriftstücks muss auf "True" gesetzt sein. Zum Aktualisieren der Schriftstücke sollten Sie vor der Berichtsausführung einen Aussonderungsscanvorgang veranlassen. Weitere Informationen finden Sie in "Festlegen notwendiger Schriftstücke".

Tabelle 19. Parameter des Berichts "Zur Aussonderung anstehende notwendige Schriftstücke"
Eigenschaft Beschreibung
Abschnitt von Aktenplan angeben Klicken Sie auf Durchsuchen, um den Teil des Aktenplans anzugeben, der in den Bericht aufgenommen werden soll. Wenn kein Abschnitt angegeben wird, bezieht sich der Bericht auf den gesamten Aktenplan.
Startdatum Klicken Sie auf das Kalendersymbol und wählen Sie das früheste Prüfdatum für kritische Schriftstücke, das in den Bericht aufgenommen werden soll.
Enddatum Klicken Sie auf das Kalendersymbol und wählen Sie das letzte Prüfdatum für kritische Schriftstücke, das in den Bericht aufgenommen werden soll.
Berichtstyp

Wählen Sie "Detailliert", um Datum der Überprüfung, Erstellungsdatum, "Erstellt von" und Einheitenname in den Bericht aufzunehmen.

Wählen Sie "Zusammengefasst", um lediglich das Datum der Überprüfung und die Gesamtanzahl der Schriftstücke in den Bericht aufzunehmen.



Feedback

Letzte Aktualisierung: November 2013
report_configuration_and_prerequisites.htm

© Copyright IBM Corp. 2013