Hozzáadhat fájltervhez rekordkategóriát a rekordkezelés egyedeinek
hierarchiájában. Másik rekordkategóriához is hozzáadhat rekordkategóriát,
alkategóriát hozva létre. Alkategóriát azonban csak aktív rekordkategóriához
adhat. Csak Rekordkezelő vagy Rekordadminisztrátor adhat hozzá rekordkategóriát.
Erről a feladatról
Alapértelmezésben az új rekordkategória örökli a szülő rekordkategória
összes tulajdonságát, a Név, Azonosító és Megnyitás dátuma kivételével.
Ezek az örökölt értékek módosíthatók.
Figyelem: A fájlterv
egyik szintjén se hozzon létre 100-nál több rekordkategóriát és
rekordmappát. A fájltervekkel kapcsolatos további információkért tanulmányozza a fájltervek témakört.
Eljárás
Rekordkategória hozzáadásához:
- Jelentkezzen be Rekordkezelőként vagy Rekordadminisztrátorként,
majd lépjen a fájltervhez, amely alatt rekordkategóriát kíván
létrehozni. Ha alkategóriát kíván létrehozni, akkor nyissa meg a
megfelelő rekordkategóriát.
- A varázsló megnyitásához kattintson a Rekordkategória hozzáadása lehetőségre:
. Ezután tegye a következőket. - Tulajdonságok beállítása érdekében adja meg vagy módosítsa
megjelenített tulajdonságértékeket. Néhány tulajdonság szerkeszthető közvetlenül ezen az oldalon, míg
mások esetében a tulajdonság nevére kell kattintani az értékek szerkesztéséhez. A vörös csillag azt jelzi, hogy kötelező értéket megadnia az adott tulajdonság számára. A megjelenített tulajdonságokkal
kapcsolatos további információkért tanulmányozza a tulajdonságok leírását. Ha olyan Rekordmintát ad meg, amely
automatikusan elnevezi a kategóriához hozzáadandó rekordokat, akkor írja be
a mintát közvetlenül a mezőbe. A minta összeállításával kapcsolatos információkért
tanulmányozza az elnevezési minta hozzáadása témakört.
- A rekordkategória selejtezési ütemezésének beállításához kattintson a Tovább
gombra, vagy válasszon másik lépést a panelen.
- Kattintson a Mégse gombra a Rekordkategória hozzáadása varázslóból történő kilépéshez.
- Selejtezés beállítása művelethez három lehetőség
áll rendelkezésre. Egy selejtezési ütemezés már előre kiválasztott lehet.
Az Öröklés jelölőnégyzet be van jelölve. Egy selejtezési ütemezés fel van sorolva.
de az Öröklés jelölőnégyzet nincs bejelölve. A használatához kattintson az Öröklés lehetőségre. Lehet, hogy nincsenek selejtezési információk. Bármelyik esetben kattintson az Ütemterv
tallózása lehetőségre ütemezés választása vagy módosítása érdekében. A selejtezés üresen hagyásához kattintson az Ütemezés
törlése lehetőségre.
A hozzárendelt ütemezések információs oldalainak áttekintéséhez
kattintson annak Információk lekérése ikonjára.
- Ütemezés keresése során kattintson a Kiválasztás lehetőségre
a kategóriához hozzárendelni kívánt selejtezési ütemezés neve alatt.
- Ha szükséges, adja meg a rekordkategória selejtezéséhez a Selejtezési
jogosultságot, amikor esedékes a selejtezés. Alapértelmezésben a kijelölt selejtezési ütemezéshez megadott selejtezési
jogosultság automatikusan hozzárendelésre kerül a rekordkategória
selejtezési jogosultságaként. Ha a kijelölt ütemezéshez nincs beállítva selejtezési
jogosultság, akkor a kategória számára beállított selejtezési
jogosultság megfelelő. Ha a selejtezési jogosultságot most, a selejtezési
ütemezést pedig később adja meg, akkor az ütemezés számára beállított selejtezési
jogosultság felülbírálja a rekordkategória selejtezési jogosultságát.
Figyelem: Ha a Létfontosságú rekordok lépés megjelenítése tárolók létrehozásakor lehetőség számára a Webhely beállítások vagy Felhasználói beállítások keretében megadott megjelenítési beállítás Nem,
akkor a program elrejti a Létfontosságú rekordok beállítása lépést. Térjen át az l. allépésre.
- Ha a felhasználói vagy webhely beállítás a
Létfontoságú rekord beállítása lépés megjelenítésére van megadva, akkor kattintson a Tovább
gombra a Létfontosságú rekord beállításához. Ennek alternatívájaként válasszon egy másik lépést a panelen. További információkért tekintse meg a témakör végén található
Felhasználói beállítás és Webhely beállítás hivatkozást.
- Annak megadásához, hogy a kategória rekordjai létfontosságúak,
válassza ki a True értéket a Létfontosságú rekord jelző menüben. Ha a rekordkategóriában létrehozott rekordok folyamatos áttekintést
és frissítést igényelnek, akkor a létfontosságú rekord beállításához
jelölje meg a rekordkategóriát Létfontosságúként. A kategórián belül
létrehozott összes rekord automatikusan a Létfontosságú osztályozást kapja.
- Ha szükséges, akkor adja meg a létfontosságú rekordok leírását a rekordkategóriához.
- A Létfontosságú rekordok áttekintése művelet menüben
válassza ki azt a műveletet, amely a létfontosságú rekordok periodikus áttekintési vagy frissítési ciklusával indításra kerül. A menü felsorolja a korábban létrehozott Létfontosságú áttekintés
műveleteket. További információkért tanulmányozza a művelet hozzáadása témakört.
- A Létfontosságú rekord áttekintési és frissítési ciklus menüben
válassza ki azt az eseményt, amely a kategórián belül aktiválja a létfontosságú rekordok
periodikus áttekintését vagy frissítését. A menü felsorolja a korábban létrehozott ismétlődő
műveleteket. További információkért tanulmányozza az ismétlődő esemény hozzáadása témakört.
- Kattintson a Tovább gombra a biztonság
beállításához és a rekordkategória befejezéséhez.
- A biztonság beállítása érdekében tekintse át a meglévő biztonsági beállításokat.
Az egyes hozzáférési területekkel kapcsolatos további információkért tanulmányozza
a biztonsági beállítások megadása témakört. A biztonsági beállítások meghatározzák, hogy
mely csoportok és felhasználók érhetik el a rekordkategóriát, valamint szabályozzák
az egyes csoportok vagy felhasználók számára megadott engedélyeket. A megadott biztonsági beállításokat
az egyedre beállított FileNet P8 biztonsági beállítások felülbírálhatják. További információkért tanulmányozza a biztonság témakört.
- Az oldalon felsorolt adott felhasználó vagy csoport hozzáférési jogainak módosításához
kattintson a felhasználó vagy csoport nevére a Cím oszlopban. Megjelenik a Biztonsági beállítások oldal,
ahol megadhatja a különböző felhasználók és csoportok biztonsági engedélyeit.
- A listához az Új hozzáadása gombbal vehet fel új felhasználókat vagy csoportokat. A listából egy meglévő felhasználó vagy csoport eltávolításához válassza ki az adott felhasználóhoz vagy csoporthoz tartozó Eltávolítás
lehetőséget. A felhasználókkal és csoportokkal kapcsolatos további információkért tanulmányozza a
felhasználók és csoportok hozzáadása objektumhoz témakört.
- A biztonsági beállítások módosításainak mentéséhez és a rekordkategória létrehozásának
befejezéséhez kattintson a Befejezés gombra.
- Kattintson az OK gombra, mellyel nyugtázza a rekordkategória
sikeres hozzáadását, és kilép a varázslóból.