Beim Erstellen eines Aktenplans in IBM® Enterprise Records müssen Sie mehrere Punkte beachten.
Diese Punkte betreffen Zugriffsberechtigungen, Benennungsmuster, Datenträgernamen, Workflows, Aktionen, Ereignisse, Daten, Aussonderungszeitpläne, Klassen- und Eigenschaftsanpassung. Außerdem betreffen sie das Hinzufügen von Positionen, Aktenplänen und Ordnern.
Führen Sie die Aufgaben in der folgenden Liste in der angegebenen Reihenfolge aus.
Sie müssen z. B. einige Aufgaben wie das Hinzufügen von Aktionen und Ereignissen durchführen, bevor Sie andere Aufgaben wie das Definieren von Aussonderungszeitplänen durchführen können.
- Überprüfen Sie die erforderlichen Sicherheitsberechtigungen für die Aktenverwaltung (möglicherweise müssen Änderungen vorgenommen werden). Eine Anpassung der Standardsicherheitseinstellungen im Nachhinein ist relativ schwierig. Im Allgemeinen erleichtert die Zuweisung von Zugriffsberechtigungseinstellungen zu Gruppen und nicht zu einzelnen Benutzern die Wartung und Pflege des Systems.
Weitere Informationen zu Zugriffsberechtigungen finden Sie im Thema über Zugriffsberechtigungen.
- Optional können Sie die Schritte im Thema über Benennungsmuster ausführen, um die Benennungsmusterregeln für unterschiedliche Entitäten zu definieren. Definieren Sie beispielsweise die Muster für Schriftstückkategorien und -ordner, die unter einem Aktenplan erstellt werden. Definieren Sie diese Benennungsmusterregeln und ordnen Sie das Benennungsmuster dann dem Aktenplan zu. Führen Sie diese Zuordnung durch, bevor Sie die Entitäten hinzufügen, für die diese Regeln gelten sollen.
- Sie können optional die Konfiguration des Suffixes für den Namen eines Datenträgers ändern, das eine Zahl ist, die hochgezählt wird. Standardmäßig hat das Suffix den Wert "00000". Konfigurieren Sie dieses Suffix für den Namen eines Datenträgers, bevor Sie mit dem Hinzufügen von Schriftstückordnern beginnen. Diese Konfiguration ist wichtig, weil bei jedem Hinzufügen eines Schriftstückordnertyps (mit Ausnahme einer Box) automatisch ein Datenträger erstellt wird. Weitere Informationen finden Sie im Thema über das Datenträgernamenssuffix.
- Sie können optional neue Aussonderungsworkflows erstellen oder bestehende Aussonderungsworkflows anpassen und diese an den Content Platform Engine-Server übertragen.
Mit Aktionen verbundene Workflows müssen verfügbar sein, ehe Sie die damit verbundenen Aktionen erstellen. Weitere Informationen zum Arbeiten mit Workflows finden Sie im Thema über das Erstellen von Workflows.
- Fügen Sie die Dispositionsaktionen hinzu: etwas Vernichten oder in den Speicherraum verschieben. Fügen Sie Aktionen hinzu, bevor Sie Aussonderungszeitpläne definieren. Wenn Sie Schriftstückcontainer oder Schriftstückordner als notwendige Container markieren wollen, müssen Sie unbedingt mindestens eine Aktion des Typs Notwendige Prüfaktion hinzufügen. Diese Container enthalten notwendige Schriftstücke, die einer regelmäßigen Überprüfung bedürfen.
Obwohl dies nicht obligatorisch ist, so können Sie eine Entität doch gleich bei ihrer Erstellung als "Notwendig" markieren. Bei dieser Aktion müssen Sie die Option Notwendige Prüfaktion und das wiederkehrende Ereignis angeben. Weitere Informationen zu Aktionen finden Sie in "Hinzufügen einer Aktion".
- Geben Sie Ereignisse ein, d. h. das Auftreten bestimmter Bedingungen (etwa das Ende des Finanzjahrs), auf deren Grundlage vom System bestimmte Aktionen ausgelöst werden. Fügen Sie Ereignisse hinzu, bevor Sie Aussonderungszeitpläne definieren, die diese Ereignisse verwenden. Wenn Sie Akten-Container oder Schriftstückordner als kritische Container markieren wollen, müssen Sie ein oder mehr wiederkehrende Ereignisse hinzufügen. Weitere Informationen zu Ereignissen finden Sie in "Ereignisauslöser".
- Fügen Sie auf Wunsch vordefinierte Daten hinzu. Das sind Daten (in der Regel einmalige Ereignisse), aufgrund derer das System bestimmte Aktionen für Entitäten auslöst. Fügen Sie vordefinierte Daten hinzu, bevor Sie Aussonderungszeitpläne definieren, die diese Daten verwenden. Weitere Informationen zu vordefinierten Daten finden Sie in "Hinzufügen eines vordefinierten Datums".
- Definieren Sie Aussonderungszeitpläne. Obwohl dies nicht obligatorisch ist, so können Sie eine Einheit doch gleich bei ihrer Erstellung mit einem Dispositionszeitplan verbinden. Wenn Ihre IBM Enterprise Records-Lösung die Verwendung von Schriftstücktypen einschließt, müssen Sie einen Aussonderungszeitplan definieren, bevor Sie den zugehörigen Schriftstücktyp erstellen können. Weitere Informationen zu Aussonderungszeitplänen finden Sie in "Definieren eines Aussonderungszeitplans".
- Sie können optional Schriftstücktypen hinzufügen. Diese Aktion stellt eine Möglichkeit dar, ein Schriftstück einem Aussonderungszeitplan zuzuordnen. Diese Methode unterscheidet sich von der Methode, die derzeit der übergeordneten Schriftstückkategorie oder dem Schriftstückordner zugeordnet ist. Weitere Informationen zu Schriftstücktypen finden Sie in "Schriftstücktypen".
- Optional können Sie eine Anpassung von Klassen oder Eigenschaften vornehmen, beispielsweise das Unterteilen der IBM Enterprise Records-Klassen in Unterklassen, das Hinzufügen von Eigenschaften zu Klassen und das Anpassen der Anzeige der Eigenschaften auf der Benutzeroberfläche. Weitere Informationen zu Klassen und Eigenschaften finden Sie in "Erstellen von Unterklassen", "Hinzufügen von Eigenschaften zu Klassen" und "Anpassen der Anzeige von Eigenschaften".
- Wenn Ihre IBM Enterprise Records-Lösung die Verwaltung physischer Schriftstücke einschließt, müssen Sie Standorte hinzufügen. Beim Hinzufügen einer physischen Einheit ist stets der Standort anzugeben. Weitere Informationen zu Standorten finden Sie in "Hinzufügen eines Ablageorts".
- Fügen Sie Ihren Aktenplan hinzu. Weitere Informationen finden Sie in "Hinzufügen eines Aktenplans".
- Erstellen Sie Ihre Aktenplanhierarchie. Weitere Informationen zur Aktenplanhierarchie finden Sie in den Themen über das Hinzufügen von Schriftstückkategorien und Schriftstückordnern.
- Überprüfen Sie nach dem Erstellen Ihres Aktenplans die bestehenden IBM Enterprise Records-Konfigurationseinstellungen und führen Sie einige zusätzliche Konfigurationsaufgaben durch. Eine Zusammenfassung zur Konfiguration finden Sie im Überblick über die Konfiguration.
- Informationen zum Migrieren eines Aktenplans von einem Objektspeicher in einen anderen finden Sie im Thema über das Tool zum Importieren und Exportieren von Aktenplänen. Ein Beispiel für die Migration ist das Verschieben eines Aktenplans aus einer Entwicklung- oder Testumgebung in eine Produktionsumgebung.