IBM Enterprise Records, verzia 5.1.2    

Pridanie vzoru pomenovania

Vzor pomenovania poskytuje spôsob na automatické pomenúvanie kategórií, priečinkov záznamov a záznamov tak, aby spĺňali vaše konvencie. Keď užívateľ vytvorí jednu z týchto entít, ktoré majú priradený vzor pomenovania, v kroku nastavenia vlastností sa automaticky doplní názov. Systém nebráni užívateľovi tento názov zmeniť. Prírastkové čísla sa priradia a použijú, keď sa zobrazí krok nastavenia vlastností. Ak zrušíte krok pred vytvorením entity, toto číslo sa nikdy nepoužije.

Informácie o úlohe

Ak chcete automaticky pomenúvať záznamy, zadajte vzor pomenovania do poľa Record Pattern rodičovského kontajnera. Record pattern je vlastnosť kontajnera. Všetky záznamy deklarované do tohto kontajnera vyžadujú nasledujúci názov v postupnosti vzoru a prírastky podľa hodnoty, ktorú zadáte v poli Record Pattern Increment By.

Procedúra

Automatické pomenúvanie kategórií a priečinkov:

  1. Pridajte vzor pomenovania na karte Configure.
  2. Pridajte úrovne vzorov - začnite od potvrdzovacej stránky - alebo ďalej na informačných stránkach.
  3. Priradenie vzoru pomenovania do plánu súboru.

Výsledky

Čo je syntax vzoru pomenovania

Použite hodnoty YY alebo YYYY, MM a DD pre dátumy. Každá z týchto hodnôt môže byť pár v hranatých zátvorkách, [YY] alebo ich možno skombinovať, pokiaľ sú oddelené bodkami [YY.MM.DD]. Váš podnikový proces môže vyžadovať, aby názvy priečinkov začínali písmenom A, za ktorým budú nasledovať dve číslice alebo štyri číslice predstavujúce rok, pomlčku a potom číslo priečinka. Napríklad, názov bude A07-000005 alebo A2007-000005. Takéto názvy sú vytvorené nasledujúcimi vzormi: A[YY]-[\d\d\d\d\d\d], A[YYYY]-[\d\d\d\d\d\d]

V týchto vzoroch A je prvý znak, YY alebo YYYY predstavuje rok a \d je číslica. Systém automaticky poskytuje pre vzory predvolené hodnoty, vložené do hranatých zátvoriek []. Takže YY sa nahradí poslednými dvomi číslicami aktuálneho roka. \d sa nahradí postupne narastajúcimi číslicami. Hodnotu prírastku zadáte v inom poli pri zadávaní reťazca.

Vo vzor pomenovania iného záznamu môžete vytvoriť pravidlo pomenovania pre priečinky v sérii. Napríklad, KX, za ktorým nasledujú dve číslice alebo štyri číslice, bodka, dvojčíselný dátum, bodka, dvojčíselný deň, pomlčka a množina číslic. Napríklad názov bude KX07.06.22-0004. Túto požiadavku splňuje nasledujúci vzor: KX[YY.MM.DD]-[\d\d\d\d]

Môžete tiež použiť voliteľné vzory a vytvárať vzory založené na metaúdajoch. Napríklad, politiky vašej organizácie môžu vyžadovať, aby pomenúvacou konvenciou priečinka záznamov bol rok, medzera, predmet (metaúdaje) obsahujúcej kategórie, medzera a päťmiestne číslo, napríklad 2006 LOAN 00005. Vytvorte napríklad vzor pomenovania s týmito špecifikáciami: [YYYY] [Parent.Emailsubject] [\d\d\d\d\d]

Dôležité: Keď zadáte možnosť Parent, ako veľké uveďte len prvé písmeno reťazca.
Systém poskytne predvolené hodnoty pre rok a predmet, lebo tieto hodnoty sú uzavreté v hranatých zátvorkách []. Parent.Emailsubject je voliteľný vzor. Preto systém poskytne hodnotu poľa metaúdajov Emailsubject, ktorú zadáte pre rodiča a priečinok záznamov. Pri vytváraní voliteľného vzoru zadajte symbolický názov vlastnosti. Rovnako, ak pre špecifikovanú vlastnosť nie je k dispozícii žiadna hodnota, vygeneruje sa chyba. Voliteľné vzory sú použiteľné na úrovni 1 v pláne súboru. Úroveň plánu súboru je ďalšie pole, ktoré vypĺňate pri pridávaní plánu súboru.

Zadajte meno užívateľa použitím tohto vzoru: KX[YYYY.MM.DD] [username] [\d\d\d\d\d]. Napríklad, KX2011.10.22 meno_užívateľa 00005

Napoužívajte žiadne znaky, ktoré sú v menách neplatné. Napríklad, pri vkladaní dátumov nepoužívajte znak lomky /. Neplatné znaky sú: \ / : * ? " < > |

Dôležité: Ak používate vzor, ktorý sa nerozpozná, pridá sa k názvu tak, ako sa zobrazuje. Napríklad, [xyz] vygeneruje názov [xyz].

Pridanie vzoru pomenovania:

  1. Prihláste sa ako administrátor záznamov a vyberte kartu Configure.
  2. Kliknite na Naming Patterns.
  3. Kliknite na tlačidlo Add Naming Pattern.
  4. Na stránke Add Pattern zadajte názov a popis pre vzor.
  5. Vyberte položku Name alebo Identifier z ponuky Apply to Name or Id. V závislosti od hodnoty, ktorú vyberiete, automaticky sa vygeneruje názov alebo identifikátor kategórie záznamov alebo priečinka záznamov podľa priradeného vzoru.
  6. Kliknite na Next.
  7. Nastavte bezpečnosť pre vzor pomenovania a kliknite na tlačidlo Finish.
  8. Na potvrdzovacej stránke kliknite na tlačidlo Add Pattern Level a pridajte úrovne do vzoru pomenovania. Ak chcete pridať úrovne neskôr, kliknite na tlačidlo OK a stránka Add Pattern sa zatvorí.
Úroveň vzoru obstaráva podrobné údaje vzoru, ktoré sa majú aplikovať na kategórie záznamov a priečinky záznamov. Jednu alebo viac úrovní môžete zadať v pláne súboru a typ entity type, na ktorú sa každá uplatní. Pri vytvorení novej entity tohto typu na špecifikovanej úrovni sa táto automaticky pomenuje podľa vzorového reťazca a prírastkového čísla. Táto procedúra pokračuje od potvrdzovacej stránky, keď kliknete na tlačidlo Add Pattern Level.

Pridanie úrovne vzoru:

  1. Zadajte číslo úrovne plánu súboru. Úroveň v hierarchii plánov súborov je reprezentovaná číslom, pričom prvá kategória je 1. jej prvá podkategória je 2. Ak táto podkategória má priečinok záznamov, jej úroveň bude 3.
  2. V položke Matching Entity Type vyberte možnosť Record Category alebo Record Folder. Napríklad, ak ako úroveň zadáte 3 a ako typ entity zadáte Record Category, všetky kategórie záznamov, ktoré existujú na tretej úrovni v pláne súboru, budú podľa špecifikovaného vzoru pomenovania.
  3. Zadajte vzorový reťazec, ako je popísané vyššie. Vzorový reťazec musí zabezpečiť číselný znak.
  4. Zadajte hodnotu pre položku Record Pattern Increment By. Pri použití hodnoty 1 sa každá nová kategória alebo priečinok, ktoré sú ovplyvnené týmto vzorom, zvýši na najbližšiu najvyššiu hodnotu. S prírastkom 2 sa použije každé druhé číslo. Toto pole musí byť väčšie ako nula.
  5. Kliknite na Add. Táto voľba vypíše vzor na konci obrazovky a vymaže obsah polí, aby ste mohli pridať ďalšie vzory pre ostatné entity a úrovne.
  6. Keď dokončíte pridávanie úrovní vzorov, kliknite na tlačidlo Exit.

Príklad

Ak chcete aby boli podkategórie kategórie záznamov pomenúvané automaticky, vytvorte vzor pre úroveň 2 a ako typ vyberte Record Category. Ak chcete, aby sa automaticky pomenúvali aj priečinky záznamov v tejto podkategórii, vytvorte vzor pre úroveň 3 a ako typ vyberte Record Folder. Keď budú vo vzore pomenovania obe tieto úrovne vzorov, následne sa budú podkategórie na úrovni 2 a priečinky záznamov na úrovni 3 pomenúvať automaticky.

Ak chcete pridať alebo upraviť úrovne vzorov neskôr:

  1. Prejdite na vzor pomenovania (Configure > Naming Pattern) a kliknite na tlačidlo Get Info.
  2. Na bočnej lište vyberte Manage Pattern Level.
  3. Ak pridávate úroveň vzoru, vyplňte polia, ako je popísané vyššie pri pridávaní úrovne vzoru. Ak upravujete existujúcu úroveň vzoru, pokračujte na ďalšom kroku.
  4. Vyberte vzor. Tým sa skopírujú existujúce údaje do polí.
  5. Podľa potreby zmeňte polia a kliknite na tlačidlo Edit.
    • Ak chcete pridať vzor na inej úrovni po pridaní alebo zmene úrovne vzoru, kliknite na tlačidlo Add.
    • Ak chcete upraviť ďalší vzor, kliknite naň, zmeňte polia a kliknite na tlačidlo Edit.
    • Ak chcete vymazať existujúcu úroveň vzoru, vyberte vzor a kliknite na tlačidloDelete.
  6. Po dokončení kliknite na Exit.

Ak chcete priradiť vzor pomenovania k plánu súboru (čo sa vyžaduje na aktiváciu automatického pomenúvania):

  1. Prejdite na základnú úroveň plánu súboru, aby cesta zobrazovala len názov plánu súborov.
  2. Kliknite na tlačidlo Get Info pre plán súboru (tesne pod cestou). Pole Naming Pattern sa nachádza na stránke Properties.
  3. V ponuke Naming Pattern vyberte názov vzoru, ktorý chcete použiť.
  4. Kliknite na tlačidlo Apply a potom Exit.


Spätná väzba

Posledná aktualizácia: November 2013
create_a_classification_scheme_pattern.htm

© Copyright IBM Corp. 2013