Složku záznamů můžete přidat pouze pod nejnižší úroveň kategorie záznamu. Pokud kategorie záznamu obsahuje podkategorii, nemůžete
do ní přidat složku záznamů. Kromě toho můžete přidat složku záznamů pouze do aktivní kategorie záznamu. Ve složce záznamů nemůžete vytvořit podsložku. Složka záznamů může obsahovat pouze svazky nebo záznamy. Produkt IBM® Enterprise
Records je dodáván se čtyřmi typy složek
záznamů: elektronická složka, fyzická složka, fyzické pole a hybridní složka. Váš web může vytvořit další vlastní složky.
Informace o této úloze
V instalaci produktu
IBM Enterprise
Records typu PRO může přidat složku záznamů pouze správce záznamů nebo
administrátor záznamů. V instalacích typu DoD a Base mohou kromě správce záznamů nebo administrátora záznamů přidat složku záznamů také privilegovaní uživatelé. Pokud nemáte potřebná oprávnění zabezpečení pro vytvoření složky záznamů, můžete spustit sled prací Vytvořit složku záznamů v produktu
Workplace. Po spuštění tohoto sledu
prací se odešle požadavek na vytvoření složky záznamů na schválení správci záznamů. Další informace naleznete v tématu tvorby složky záznamů pomocí sledu prací. Při výchozím nastavení dědí nová složka záznamů všechny vlastnosti s výjimkou vlastností Název, Identifikátor a Datum otevření z příslušné nadřízené entity. Tyto zděděné hodnoty můžete změnit.
Upozornění: Na žádné úrovni plánu souborů nevytvářejte více než 100 kategorií záznamu a složek záznamů. Další informace o plánech souborů naleznete v tématu plánů souborů.
Postup
Chcete-li přidat složku záznamů, postupujte takto:
- Přihlaste se jako správce záznamů nebo administrátor záznamů.
Procházením plánu souborů získejte přístup ke kategorii záznamu, pod kterou chcete vytvořit složku záznamů.
- Klepněte na tlačítko Přidat složku záznamů a proveďte následující kroky.
- Chcete-li nastavit třídu, klepněte na typ složky záznamů, který chcete vytvořit, potom klepnutím na tlačítko Další postupte ke
kroku Nastavit vlastnosti.
- Složka elektronických záznamů může uchovávat elektronické i fyzické záznamy.
- Složka fyzických záznamů může uchovávat fyzické záznamy.
- Schránka slouží pro fyzické záznamy a může být nastavena tak, aby modelovala sklad.
- Složka hybridních záznamů může uchovávat elektronické i fyzické záznamy.
Další informace o typech složek naleznete v tématu kategorií, složek a svazků.
- Chcete-li nastavit vlastnosti, zadejte nebo změňte hodnoty zobrazené vlastnosti. Některé vlastnosti lze upravit přímo na této stránce, jiné však pro možnost úpravy hodnot vyžadují klepnutí na název vlastnosti. Červená hvězdička označuje, že pro tuto vlastnost musíte určit hodnotu. Další informace o zobrazených vlastnostech naleznete v tématu vlastností. Pokud zadáváte vzor záznamů, který automaticky pojmenuje záznamy přidávané do dané složky, zadejte vzor
přímo v tomto poli. Informace o vytvoření vzoru naleznete v tématu přidání vzorku pojmenování.
- Klepnutím na tlačítko Další nastavte pro složku záznamů plán odebrání nebo vyberte další krok z panelu.
Klepnutím na tlačítko Storno ukončete průvodce Přidat složku záznamů.
- Pro nastavení odebrání existují tři možnosti. Plán odebrání může být již dopředu vybrán. Políčko Zdědit je zaškrtnuté. Plán odebrání může
být uveden v seznamu, ale zaškrtávací políčko Zdědit není zaškrtnuté. Chcete-li jej použít, klepněte na tlačítko
Zdědit. Nemusí být k dispozici žádné informace o odebrání. Ve všech uvedených případech klepněte na tlačítko Procházet plán, chcete-li
vybrat plán nebo jej změnit. Klepněte na tlačítko Vymazat plán, pokud chcete prozatím ponechat odebrání prázdné.
Stránky s informacemi o libovolném přiřazeném plánu si můžete prohlédnout po klepnutí na ikonu Získat informace.
- Při procházení plánů klepněte na tlačítko Vybrat pod názvem plánu odebrání, který chcete přiřadit této složce.
- V případě potřeby uveďte oprávnění k odebrání, které je určeno k odebrání složky záznamů, když je určena k odebrání. Při výchozím nastavení je jako oprávnění k odebrání pro danou složku záznamů automaticky přiřazeno oprávnění k odebrání určené pro vybraný plán odebrání. Pokud není pro vybraný plán nastaveno oprávnění k odebrání, použije se oprávnění k odebrání, které jste nastavili pro danou složku. Pokud zadáte oprávnění k odebrání nyní a plán odebrání nastavíte později, oprávnění k odebrání nastavené pro příslušný plán potlačí oprávnění k odebrání.
Upozornění: Pokud v nastavení zobrazení na stránce Předvolby webového serveru nebo Uživatelské předvolby je u položky Při vytváření kontejnerů zobrazit krok pro závažné záznamy nastavena hodnota Ne, program skryje krok Nastavení závažného záznamu. Přeskočte na podkrok l.
- Jestliže je v uživatelském nastavení nebo předvolbách webového serveru nastaveno zobrazování kroku Nastavení závažného záznamu, potom klepnutím na tlačítko Další můžete nastavit závažný záznam pro složku záznamů. Případně můžete na panelu vybrat jiný krok. Další informace viz odkazy na uživatelské předvolby a předvolby webového serveru na konci tohoto tématu.
- Chcete-li určit, které záznamy v této složce jsou závažné, v nabídce Indikátor závažného záznamu vyberte volbu
Pravda. Pokud záznamy vytvořené ve složce záznamů vyžadují průběžné kontroly a aktualizace, můžete v tomto kroku označit příslušnou složku záznamů za
závažnou. Všechny záznamy vytvořené v takové složce jsou automaticky klasifikovány jako závažné.
- Chcete-li, zadejte popis závažných záznamů, které se mají přidat do této složky záznamů.
- Z nabídky Akce kontroly závažného záznamu vyberte akci, která bude spuštěna při periodickém kontrolním a aktualizačním cyklu závažných záznamů. Nabídka obsahuje dříve vytvořené akce kontroly závažného záznamu. Další informace naleznete v tématu přidání akce.
- Z nabídky Kontrola závažného záznamu a cyklus aktualizace vyberte událost, která spustí periodické kontroly nebo
aktualizace závažných záznamů v rámci dané složky. V nabídce jsou uvedeny dříve vytvořené opakující se události. Další informace naleznete v tématu přidání spouštěče opakující se události.
- Klepnutím na tlačítko Další nastavte zabezpečení a dokončete složku.
- Chcete-li nastavit zabezpečení, zkontrolujte existující nastavení zabezpečení. Další informace o oblastech přístupových práv naleznete v tématu zadání nastavení zabezpečení. Nastavení zabezpečení určuje skupiny a
uživatele, kteří mohou získat přístup ke složce záznamů, a řídí oprávnění udělovaná každé skupině nebo uživateli. Nastavení zabezpečení, které zde zadáte, může být potlačeno FileNet P8 zabezpečením nastaveným pro entitu. Další informace naleznete v tématu zabezpečení.
- Chcete-li změnit přístupová práva pro specifického uživatele nebo skupiny uvedené na příslušné stránce, klepněte na jméno uživatele nebo název skupiny
ve sloupci Název. Zobrazí se stránka Nastavení zabezpečení, na které můžete určit oprávnění zabezpečení různých uživatelů nebo skupin.
- Chcete-li do seznamu přidat nové uživatele nebo skupiny, klepněte na tlačítko Přidat novou položku. Chcete-li ze seznamu odebrat existujícího uživatele nebo skupinu, vyberte pro tohoto uživatele nebo skupinu volbu Odebrat. Další informace o uživatelích a skupinách naleznete v tématu přidání uživatelů a skupin k objektu.
- Chcete-li uložit úpravy nastavení zabezpečení a dokončit vytvoření složky záznamů, klepněte na tlačítko Dokončit.
- Klepnutím na tlačítko OK potvrdíte zprávu o úspěšném přidání složky záznamů a ukončíte průvodce.