Az IBM® Enterprise Records olyan munkafolyamatokat tartalmaz, amelyekkel automatizálhatja a rekordkategóriák, rekordmappák, kötetek és rekordok áttekintését és selejtezését. A munkafolyamat tartalmazza a feladatokat, a procedurális lépéseket, a végrehajtó személyeket, a bemeneti és kimeneti információkat, valamint az eszközöket az üzleti folyamatok minden egyes lépéséhez.
Módosíthat meglévő munkafolyamatokat vagy létrehozhat újakat. A legtöbb IBM Enterprise Records munkafolyamat automatikusan fut. Az automatizálás vagy a Selejtezés előkészítő folyamat, vagy a munkafolyamathoz tartozó egyik művelet végrehajtásának eredménye. A Fizikai rekordok kezelése és a Rekordmappa létrehozása munkafolyamatot kézileg kell futtatni.
Amikor selejtezési fázist hoz létre a selejtezési ütemtervben, akkor társítania kell egy selejtezési műveletet és egy selejtezési munkafolyamatot a fázishoz. Egy adott fázisban az egyedek megtartási időszakának végén esedékes az egyedek selejtezése. kézileg kell kezdeményeznie a selejtezési műveletet, ami futtatja a kapcsolódó selejtezési munkafolyamatot. A selejtezési folyamattal kapcsolatos további információkért nézze meg a selejtezési ütemterv témaköröket:
Csak bizonyos konfigurációs feladatok végrehajtása után kezdheti meg a munkafolyamatok használatát. A feladatokat az IBM Enterprise Records telepítése során kell elvégezni. További információkért nézze meg a Munkafolyamatok konfigurálása témaköröket az IBM Enterprise Records telepítési és frissítési kézikönyv című dokumentumban.
A selejtezési munkafolyamatok végrehajtásával kapcsolatos általános információkat a selejtezés munkafolyamatok témakör tartalmaz.
Az IBM Enterprise Records figyelmeztetés üzenetet jelenít meg, amikor a munkafolyamat adott lépésének különféle mezőiben megadott értékek helytelenek vagy valamelyik kötelező mező értéke hiányzik. Ha például nem adja meg a Hely mező értékét a Köztes átvitel munkafolyamat Fizikai átvitel lépésében, akkor figyelmeztetés üzenet jelenik meg az IBM Enterprise Records termékben.
Az Üzenet lépésben kattintson a Végrehajtás elemre a meghiúsult munkafolyamat-lépés végrehajtásához és a munkaelem eltávolításához a bejövő üzenetek közül. A probléma kijavítása után futtassa újra a munkafolyamatot a lépés megfelelő végrehajtása érdekében. A korábbi példában zárja be a két egyedet, amelynél meghiúsult a Kikapcsolás lépés, és futtassa újra a munkafolyamatot.