IBM Enterprise Records verze 5.1.2    

Přidání nebo úprava zadržení odebrání

Do systému můžete přidat zadržení odebrání nebo je později upravit. Při vytváření zadržení odebrání lze nastavit podmínky pro kategorie záznamu, složky záznamů, svazky a záznamy. Naplánované zadržení procesu procházení určuje, zda nějaké entity splňují podmínky zadržení. Pokud ano, zadržení je použito automaticky. Zadržení odebrání bez podmínek lze použít pouze ručně. Podmíněné zadržení lze použít i ručně, je však možné, že je nebudete moci ručně odebrat.

Informace o této úloze

Další informace naleznete v tématu zadržení odebrání. Podmíněná zadržení se označují také jako dynamická zadržení. Nové entity splňující podmínky zadržení budou dynamicky zadrženy během dalšího spuštění procesu zadržení procházení. Pečlivě zvažte kritéria, která použijete pro podmíněná zadržení, aby nedošlo k nechtěnému zadržení velkého počtu entit. Při nastavování podmínek pro zadržení použijte odkaz Náhled, kterým zobrazíte entity, které budou ovlivněny. Odkaz Náhled využívá statický režim hledání a vrácené výsledky nemusejí být úplné. Další informace týkající se definice maximálních výsledků pro statické hledání lze najít v tématu vlastního nastavení vyhledávací stránky.

Postup

Chcete-li přidat zadržení odebrání, postupujte takto:

  1. Přihlaste se jako správce záznamů nebo administrátor záznamů a získejte přístup k úložišti objektů plánu souborů, ve kterém chcete vytvořit zadržení.
  2. Vyberte kartu Odebrání.
  3. Klepněte na položku Zadržení:ikona Zadržení
  4. Klepněte na položku Přidat zadržení:ikona Přidat zadržení

Výsledky

Chcete-li nastavit vlastnosti zadržení, postupujte takto:
  1. Zadejte pro zadržení název.
  2. Zadejte důvod pro přidání tohoto zadržení.
  3. Vyberte typ zadržení.
  4. V nabídce Aktivní vyberte položku Pravda, pokud chcete zadržení ihned nastavit jako aktivní. Zadržení musí být aktivní, aby je bylo možné použít u entity, ať již prostřednictvím zadržení procesu uzavření objektu nebo ručním nastavením. Výběrem položky Nepravda (výchozí) je prozatím ponecháte neaktivní.
  5. Klepněte na položku Další a nastavte podmínky pro uplatnění zadržení prostřednictvím zadržení procesu uzavření objektu nebo klepněte na položku Dokončit (případně Storno). Pokud proces dokončíte bez nastavení podmínek, lze toto zadržení nastavit pouze ručně. Při zadržení procesu uzavření objektu bude ignorováno.

Nastavení podmínek (volitelné)

Lze nastavit podmínky pro záznamy, kategorie, složky záznamů nebo svazky. V každém z těchto případů určíte jednu nebo více vlastností, operátor, hodnotu a typ spojení určující vztah mezi více vlastnostmi. U záznamů můžete rovněž zadat hledání obsahu. Pokud nastavíte podmínky a zadržení je aktivní, zadržení procesu uzavření objektu automaticky použije toto zadržení u entit splňujících kritéria.

Chcete-li vybrat sadu vlastností, postupujte takto:

  1. Klepněte na tlačítko Změnit u entity, pro kterou chcete určit podmínky.
  2. Z nabídek zvolte vlastnosti, které chcete použít.
  3. Až bude nastavení úplné, klepněte na tlačítko Přijmout změny.

Všechny typy entit fungují stejným způsobem. Po výběru sady vlastností použijte následující procedury. Chcete-li nastavit kritéria vlastnosti, postupujte takto:

  1. U každé vlastnosti vyberte z nabídky operátor. Dostupné operátory se mění v závislosti na typu vlastnosti.
  2. U každé vlastnosti zadejte hodnotu. Zadejte volný text, vyberte položku z nabídky nebo vyberte datum.
  3. Nastavte vztah (typ spojení) mezi dvěma vlastnostmi. AND znamená, že musejí být obě pravdivé; OR znamená, že může být pravdivá jen jedna z nich.

Ponecháte-li hodnotu vlastnosti prázdnou, nebude použita jako kritérium, pokud nevyberete hodnotu IS NOT NULL.

Omezení: Filtr, který nastavuje tyto podmínky, nepodporuje znak procento (%) nebo ampersand (&).

Chcete-li vybrat datum, postupujte takto:

  1. Klepněte na ikonu kalendáře.
  2. Klepněte na den, který chcete vybrat. Jako výchozí je vybrán aktuální den.
    1. Klepnutím na tlačítko << nebo >> změňte rok (posunem o jednotlivé roky) nebo klepnutím a přidržením myši zobrazte seznam roků. Pokud požadovaný rok není v seznamu, vyberte nejbližší rok a dalším klepnutím a přidržením myši zobrazte nový seznam.
    2. Klepnutím na tlačítko < nebo > změňte měsíc (posunem o jednotlivé měsíce) nebo klepnutím a přidržením myši zobrazte seznam měsíců.

Chcete-li odebrat dříve zadané kalendářní údaje, klepněte na tlačítko Vymazat.

Upozornění: V národním prostředí pro americkou angličtinu se jako krátký formát data používá mm/dd/rr. Pokud je rok vyšší než 29, aplikace použije rok 19XX. Pokud se jedná o rok 29 nebo nižší, aplikace uloží datum jako 20XX. To se může stát problémem u datových modelů DoD Classified, protože datum pro deklasifikaci může být 25 let po aktuálním datu. V roce 2008 by tak byl rok 2033 uložen jako 1933. Proto je u datového modelu DoD Classified krátký formát data změněn na mm/dd/rrrr. Tato změna je viditelná v průvodci klasifikací, na stránce informací o klasifikaci a na stránkách akcí. Ostatní formáty, jako je střední, dlouhý a úplný, fungují stále stejně. Zvažte nastavení předvoleb Application Engine nebo Workplace XT na použití dlouhého formátu roku, abyste předešli jakýmkoli nejasnostem, pokud jde o data. Musíte se odhlásit z produktu IBM® Enterprise Records a znovu přihlásit, aby předvolba platila okamžitě.

Chcete-li určit obsah (pouze záznamy), postupujte takto:

  1. Do textového pole Obsah obsahuje zadejte text, který chcete zahrnout do hledání. Další informace naleznete v tématu Definování a spuštění hledání.
  2. V nabídce v vyberte buď položku Metadata (chcete-li najít text ve vlastnostech záznamu), nebo Obsah (chcete-li najít text v deklarovaném dokumentu).
  3. Nastavením operátoru AND určíte, že entita musí obsahovat zadaný text A musejí být také pravdivé veškeré (dříve určené) vlastnosti. Pokud má být podmínka pravdivá buď pro obsah, nebo pro vlastnosti, nastavte operátor na hodnotu OR.

Chcete-li odebrat vlastnost, použijte kterýkoli z následujících postupů:

Chcete-li zobrazit náhled entit pro podmínku, postupujte takto:

  1. U každého typu entity s podmíněnými hodnotami klepněte na příslušný odkaz Náhled, čímž zobrazíte seznam entit, které splňují určené podmínky.
  2. Náhled zkontrolujte, abyste se ujistili, že zadržení uplatňujete pouze na požadované entity. Maximální počet zobrazených entit odpovídá předvolbám webového serveru Application Engine nebo Workplace XT. Zobrazený počet představuje maximální počet položek vrácených hledáním.
  3. V případě potřeby zadejte text do pole Filtr a klepnutím na tlačítko Přejít snižte počet zobrazených entit nebo zobrazte určitou sadu entit. Filtr je založen na názvu entity. Názvy entit, které obsahují zadané znaky, v seznamu zůstanou; všechny ostatní zmizí.
  4. Klepnutím na tlačítko Vymazat zadané znaky odeberete a klepnutím na tlačítko Přejít zobrazíte úplný seznam.
  5. Po dokončení klepněte na odkaz Zavřít.

Úprava zadržení odebrání

Podmínky zadržení můžete upravovat nebo odebírat předtím, než bude zadržení procesu uzavření objektu použito u některé entity. Chcete-li upravit zadržení odebrání, postupujte takto:

  1. Vyberte kartu Odebrání.
  2. Klepněte na položku Zadržení a najděte zadržení. Chcete-li získat kratší seznam, můžete zadat prvních několik znaků z názvu do pole Filtr a klepnout na tlačítko Přejít.
  3. Vyberte položku Získat informace pro zadržení, které chcete upravit.
  4. Ze seznamu stránek informací vyberte stránku, kterou chcete upravit, a použijte dříve uvedené procedury. V případě úprav zabezpečení vyhledejte informace v tématu nastavení zabezpečení.
  5. Po dokončení klepněte na tlačítko Použít.


Váš názor

Poslední aktualizace: Listopad 2013
add_disposition_hold.htm

© Copyright IBM Corp. 2013