Aktionen werden in Verbindung mit einem Workflow verwendet, um eine Operation an einer Entität als Teil von deren Aussonderung durchzuführen, beispielsweise in einem Vernichtungsworkflow. Sie fügen eine Aktion hinzu, indem Sie einen Aktionstyp und einen Workflow auswählen. Nur ein Systemadministrator oder ein Schriftgutmanager kann eine Aktion erstellen.
Vorgehensweise
So fügen Sie eine Aktion hinzu:
- Wählen Sie die Registerkarte Konfigurieren aus.
- Klicken Sie auf "Aktionen".
- Klicken Sie auf "Aktion hinzufügen".
- Geben Sie für die Aktion einen Namen (bis zu 20 Zeichen) sowie eine Beschreibung ein.
- Wählen Sie im Menü Aktionstyp den Typ der Aktion aus: Überprüfen, Export, Übertragen, Vernichten, Übergangstransfer, Stilllegen, Grundlegende Überprüfung oder Automatisch vernichten. Der Aktion Automatisch vernichten ist kein Workflow zugeordnet.
Wenn Sie Automatisch vernichten auswählen, klicken Sie auf Fertig stellen. Nachdem Sie die Aktion Automatisch vernichten erstellt haben, aktualisieren Sie den vorhandenen Aussonderungszeitplan so, dass er die Aktion Automatisch vernichten verwendet. Ändern Sie hierzu die Phaseneigenschaften. Informationen zur Aktualisierung der Phaseneigenschaften finden Sie in "Ändern eines Aussonderungszeitplans".
- Wenn Sie die Aktion Automatisch vernichten auswählen, wird das Kontrollkästchen Vernichten nicht zurückgestellter Inhalte ermöglichen (Destroy Containees not on hold) angezeigt. Verwenden Sie Automatisch vernichten, um automatisch alle nicht zurückgestellten Entitäten in einem Container zu löschen. Mit dieser Option werden alle nicht zurückgestellten Container vernichtet, während die zurückgestellten Container beibehalten werden.
- Wenn Sie die Aktion Vernichten auswählen, wird das Kontrollkästchen Vernichten nicht zurückgestellter Inhalte ermöglichen (Destroy Containees not on hold) angezeigt.
Verwenden Sie den Vernichtungsworkflow, um alle nicht zurückgestellten Entitäten in einem Container zu löschen. Diese Option funktioniert nur bei Containern, die keine physischen Schriftstücke enthalten. Mit dieser Option werden alle nicht zurückgestellten Container vernichtet, während die zurückgestellten Container beibehalten werden.
- Wenn eine dieser Optionen nicht ausgewählt ist, werden die Container, die zurückgestellte Entitäten enthalten, nicht gelöscht.
- Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist und Sie die Schriftstückstruktur ordnungsgemäß eingerichtet haben, wechselt sweep -autodelete in den Hochleistungsverarbeitungsmodus. Im Objektspeicher dürfen keine mehrfach abgelegten Schriftstücke enthalten sein, wenn Sie die Hochleistungsverarbeitung für die Aktion Automatisch vernichten auslösen möchten.
Ausführlichere Informationen zur Hochleistungsoptimierung und anderen ähnlichen Themen finden Sie im IBM® Enterprise Records-Abschnitt des Handbuchs IBM FileNet P8 Performance Tuning
Guide.
- Klicken Sie auf Zugehöriger Workflow, um einen Workflow auszuwählen, der für die Aktion gestartet werden soll. Die folgenden Workflows werden von IBM Enterprise Records bereitgestellt. Möglicherweise werden auch andere Workflows von Administratoren hinzugefügt:
- Stilllegungsworkflow
- Vernichtungsworkflow
- Exportieren
- Export-Workflow mit Zuordnung
- Zwischenübertragungsworkflow
- Zwischenübertragungsworkflow mit Zuordnungen
- Aussonderungsüberprüfungsworkflow
- Erfassungsworkflow
- Workflow für Übertragung in zwei Schritten
- Workflow für Übertragung in zwei Schritten mit Zuordnung
- Notwendiges Schriftstück - Prüfung
- Klicken Sie für den Workflownamen auf "Aus Versionen auswählen".
- Klicken Sie für die entsprechende Version auf Auswählen.
- Klicken Sie auf Fertig stellen.