作成したレコード・カテゴリーまたはレコード・フォルダーは、アクティブとしてマークされます。 しかしエンティティーの作成後に、非アクティブとして明示的にエンティティーをマークすることもできます。 非アクティブなカテゴリーやフォルダーには、新しいエンティティーを追加できません。また、レコードの宣言の際、非アクティブなカテゴリーやフォルダーは表示されません。 レコードのカテゴリーまたはフォルダーを誰でも使用できるようにする前に、それをレビューおよび承認する必要がある場合には、エンティティーを非アクティブとしてマークする機能が役立ちます。
このタスクについて
エンティティーを非アクティブとしてマークすると、すべての子コンテナーもまた自動的に非アクティブとしてマークされます。 非アクティブ・エンティティーは、いつでもアクティブとしてマークできます。ただし、子コンテナーは自動的にアクティブになりません。 これらのエンティティーは明示的にアクティブとしてマークする必要があります。 非アクティブ・エンティティーに対しては、エンティティーの検索、取得、使用、場所の変更など、その他のすべての操作を実行できます。 また、非アクティブ・エンティティーに対して廃棄アクションを実行することもできます。
手順
1 つ以上のコンテナーをアクティブとしてマークするには、次のようにします。
- アクティブとしてマークするカテゴリーまたはフォルダーを参照するか検索します。
- 名前の次にあるチェック・ボックスを選択します。 (代わりに、各エンティティーを右クリックして、メニューを使用することもできます。)
- 「複数選択アクション」メニューで、「アクティブ化」
を選択します。
- 「OK」をクリックし、エンティティーが正常にアクティブ化されたことを示すメッセージを確認します。
コンテナーを非アクティブとしてマークするには、次のようにします。
- 非アクティブとしてマークするカテゴリーまたはフォルダーを参照するか検索します。
- 名前の次にあるチェック・ボックスを選択します。 (代わりに、各エンティティーを右クリックして、メニューを使用することもできます。)
- 「複数選択アクション」メニューの「非アクティブ化」
を選択します。
このアイコンは、エンティティーが非アクティブとしてマークされると表示されます。
- コンテナーを非アクティブ化する理由を入力します。
- コンテナーを非アクティブにするメッセージを確認して、「OK」をクリックします。