IBM Enterprise Records, Versió 5.1.2    

Visió general de la configuració de l'IBM Enterprise Records

Hi ha diverses tasques que cal completar per configurar l'entorn de l'IBM® Enterprise Records.

Per configurar un entorn de l'IBM Enterprise Records, completeu les tasques de configuració següents.

Creació de classes de document de ROS

Cal que creeu classes de document per als documents que declareu com a registres.

Configuració del pla de fitxers per defecte

Només es mostra una jerarquia de pla de fitxers a l'aplicació IBM Enterprise Records en un moment concret.

Configuració de l'escombratge de disposició

Un administrador configura el procés d'escombratge de disposició durant el procediment d'instal·lació i configuració de l'IBM Enterprise Records. Per garantir, però, que està ben configurat, reviseu la configuració de l'escombratge de disposició. Per exemple, si el lloc no utilitza tipus de registre, verifiqueu que Executa per a tipus de registre s'ha definit com a Fals.

Per obtenir més informació, consulteu el tema sobre configuració d'escombratge de disposició.

Configuració dels tipus de registre

Els tipus de registre proporcionen una manera d'associar un registre amb una planificació de disposició diferent de la que està associada amb la categoria de registres pare del registre o la carpeta de registres. Si la solució IBM Enterprise Records utilitza tipus de registre, assegureu-vos de configurar l'escombratge de disposició perquè efectuï el procés de tipus de registres definint Executa per a tipus de registre com a Cert.

Configuració de l'opció de retenció de metadades

Quan un usuari amb els drets d'accés adequats suprimeix una entitat de l'IBM Enterprise Records, l'entitat s'elimina permanentment del magatzem d'objectes. Podeu configurar, però, l'opció per retenir metadades a nivell de pla de fitxers per a les categories de registres, les carpetes de registres, els volums i els registres suprimits. Si un administrador habilita l'opció de retenció de metadades, les entitats esmentades anteriorment romanen al magatzem d'objectes, marcades com a suprimides, però ja no estan visibles a l'aplicació IBM Enterprise Records. Podeu exportar de forma periòdica aquestes entitats eliminades i totes les seves metadades a un fitxer XML amb finalitats d'historial. A continuació, elimineu permanentment les entitats del magatzem d'objectes. Per obtenir informació sobre com configurar aquesta opció, consulteu el tema sobre retenció de metadades.

Configuració de la declaració automàtica de registres

Podeu configurar l'IBM Enterprise Records perquè declari automàticament un document com a registre sempre que un usuari completi una operació específica, com ara crear un document. Per configurar la declaració automàtica:

Configuració de la sincronització de propietats

Podeu configurar la sincronització de propietats per sincronitzar automàticament els valors de propietat d'un document amb el seu registre associat, sempre que té lloc una actualització de propietats al document o al registre. Per obtenir més informació, consulteu el tema sobre sincronització de propietats.

Definició de la mida de lot de flux de treball

Per defecte, l'IBM Enterprise Records emmagatzema un màxim de deu elements de treball en un lot de flux de treball per a revisió i aprovació abans de la disposició. Podeu canviar el nombre màxim d'elements emmagatzemats mitjançant els paràmetres de configuració. Per obtenir més informació, consulteu el tema de mida del pedaç de flux de treball

Configuració d'una sol·licitud d'un flux de treball de carpeta de registres

L'IBM Enterprise Records inclou el flux de treball Crea carpetes de registres, que permet als usuaris enviar una sol·licitud a un gestor de registres per crear una carpeta de registres. Molts usuaris normalment no tenen prou privilegis per crear una carpeta de registres. Perquè aquest flux de treball estigui disponible per als usuaris, cal que configureu la preferència de lloc Carpeta de registre sol·licitada. És possible que aquesta preferència s'hagi definit durant la instal·lació i la configuració de l'IBM Enterprise Records. Per obtenir més informació sobre la utilització d'aquest flux de treball, consulteu el tema flux de treball de carpeta de registres.

Per conèixer les instruccions de configuració de les preferències de lloc, consulteu el tema sobre preferència de lloc de carpeta de registres de sol·licitud.

Definició de la preferència de lloc d'enllaços editables

L'IBM Enterprise Records inclou enllaços que permeten als usuaris enllaçar registres i carpetes relacionades. Per crear i mantenir enllaços a l'IBM Enterprise Records, cal que definiu la preferència de lloc Classes d'enllaç editable amb el Workplace. Per obtenir més informació sobre els enllaços de IBM Enterprise Records, consulteu el tema d'enllaços.

Per conèixer les instruccions de configuració de les preferències de lloc, consulteu el tema sobre preferències de lloc de la classe enllaços.

Configuració d'incidències específiques de compliment

L'IBM Enterprise Records inclou diverses incidències per al compliment amb els estàndards PRO o DoD, com ara incidències que defineixen metadades. La configuració d'aquestes incidències és opcional perquè el procés de les incidències pot afectar el rendiment.

Configureu Content Federation Services per als documents Image Services

Si la solució IBM Enterprise Records inclou l'ús dels Content Federation Services opcionals per a l'element Image Services, assegureu-vos que la seguretat d'Image Services security es configuri correctament per a la modificació i supressió del document d'Image Services. Podeu assegurar aquesta configuració coordinant-la amb IBM FileNet Image Services de l'administrador del sistema. Assegureu-vos també que els paràmetres de retenció de la classe de document IBM FileNet Image Services s'han configurat de forma adequada perquè els documents que es declarin als registres no se suprimeixin a causa dels paràmetres de retenció de IBM FileNet Image Services. Per obtenir més informació, consulteu el tema sobre tasques de manteniment i administració del sistema.

Configuració dels dispositius d'emmagatzematge protegit

Si la solució IBM Enterprise Records inclou l'ús de dispositius d'emmagatzematge protegit, com ara EMC Centera, NetApp SnapLock, Tivoli Storage Manager i altres, és important que els paràmetres de retenció de l'IBM Enterprise Records no entrin en conflicte amb els paràmetres de retenció que es poden configurar al dispositiu d'emmagatzematge. Per tant, desactiveu la retenció per al dispositiu d'emmagatzematge i utilitzeu l'IBM Enterprise Records per controlar la retenció.


Comentaris

Darrera actualització: Novembre de 2013
gs_configuring.htm

© Copyright IBM Corp. 2013