IBM Enterprise Records verze 5.1.2    

Definování plánu odebrání

Autorizovaný uživatel definuje plán odebrání a přidruží plán ke kategorii záznamu, složce záznamů nebo typu záznamu. Plán odebrání může definovat správce záznamů nebo administrátor záznamů. V datovém modelu PRO může přiřadit plán odebrání k entitě Records Manager, administrátor záznamů nebo kontrolor. V datovém modelu Base a DoD může plán odebrání k entitě přiřadit správce záznamů nebo administrátor záznamů.

Informace o této úloze

Plány odebrání mohou obsahovat více fází, ve kterých ovlivněné entity procházejí kroky odebrání, jako jsou kontrola, export, přenos nebo zničení. Přestože plán odebrání nevyžaduje více fází, plán obvykle obsahuje dvě fáze: Je-li nastavení zobrazení v Průvodci plánem odebrání na stránce Uživatelské předvolby nastaveno na hodnotu Jednoduché, potom výchozí hodnotou plánu je jedna fáze představující akci automatického zničení, a to bez uchování. Další informace naleznete v tématech předvoleb uživatele a webového serveru.

Postup

Chcete-li definovat plán odebrání, postupujte takto:

  1. Vyberte kartu Odebrání.
  2. Klepněte na tlačítko Plány odebrání.
  3. Klepněte na tlačítko Přidat plán odebrání.
    Omezení: Je-li nastavení zobrazení v Průvodci plánem odebrání na stránce Uživatelské předvolby nastaveno na hodnotu Jednoduché, potom se na panelu Kroky nezobrazí volba Nastavení fází.
    1. Zadejte název a popis plánu. Popis je nepovinný.
    2. Zadejte název autority odpovědné za odebrání entit a klepněte na tlačítko Další. Pole je nepovinné.
    3. Klepnutím na odpovídající přepínač vyberte spouštěč, který zahájí uzavření objektu. Je-li nastavení zobrazení v Průvodci plánem odebrání na stránce Uživatelské předvolby nebo Předvolby webového serveru nastaveno na hodnotu Jednoduché, potom jediný možný spouštěč je Interní událost.
      • Chcete-li určit kalendářní datum, můžete je zadat nebo použít ovládací prvek kalendáře. Tato akce se týká běžného plánu odebrání.
      • U voleb Předdefinované datum, Interní událost, Externí událost nebo Opakující se událost vyberte příslušnou položku z nabídky. Tyto položky byly vytvořeny dříve na kartě IBM® Enterprise Records Konfigurovat. Po klepnutí na tlačítko Zobrazit podrobnosti si můžete prohlédnout podrobnosti spouštěče. Další informace o přidávání spouštěčů najdete v tématech přidání dat a událostí.
    4. Nastavte posunutí uzavření. Podrobnosti naleznete v další části tohoto tématu, která má název Nastavení uzavření a posunutí uzavření.
    5. Nastavte podmínku, která spouští uzavření objektu entit. Uzavření může být automatické nebo může vyžadovat schválení. Chcete-li vyžadovat schválení, určete odebrání uzavřeného objektu. U automatického uzavření objektu neurčujte odebrání uzavřeného objektu. Je-li nastavení zobrazení v Průvodci plánem odebrání na stránce Uživatelské předvolby nebo Předvolby webového serveru nastaveno na hodnotu Jednoduché, potom se akce Odebrání uzavřeného objektu nezobrazí.
      • Každá akce uzavření objektu byla dříve přidána na kartě IBM Enterprise Records Konfigurovat a má k sobě přidružený sled prací. Proces odebrání objektu automaticky spouští tento sled prací v okamžiku opožděném od uzavření objektu o interval posunutí. U normálního plánu odebrání obsahuje nabídka akce Odebrání uzavřeného objektu pouze takové akce, které náleží k typu akce Uzavření. Další informace o akcích naleznete v tématu akcí.
    6. V případě potřeby upravte základní hodnotu uzavření objektu zadáním požadovaného data. Nabídka Základní hodnota přerušení nabízí sadu vlastností dat produktu IBM Enterprise Records, které počítají datum uzavření objektu na základě vlastností jednotlivých entit produktu IBM Enterprise Records.

      Nastavte posunutí uzavření. Podrobnosti naleznete v další části tohoto tématu, která má název Nastavení uzavření a posunutí uzavření.

    7. Je-li nastavení zobrazení v Průvodci plánem odebrání na stránce Uživatelské předvolby nebo Předvolby webového serveru nastaveno na hodnotuPodrobné, klepněte na tlačítko Další. Tato akce vytvoří pro aktuální plán jednu nebo více dob uchování, které se nazývají fáze. Pokud klepnete na tlačítko Dokončit, entity přidružené k danému plánu odebrání nebudou mít určené specifické období uchování. Je-li nastavení zobrazení v Průvodci plánem odebrání na stránce Uživatelské předvolby nebo Předvolby webového serveru nastaveno na hodnotu Jednoduché, klepněte na tlačítko Dokončit. Existuje pouze jedna fáze používající akci automatického zničení RMAutoDestroyAction. Volba Je vyžadováno pověření je nastavena na hodnotu Nepravda. Výchozí doba zachování je 0 let 0 měsíců 0 dní. Automaticky se nevytvoří žádná alternativní uchování.

Výsledky

Nastavení uzavření a posunutí uzavření

V produktu IBM Enterprise Records lze definovat dobu uchování tím, že nastavíte uchování fáze nebo posunutí uzavření.

Není-li určené posunutí uzavření a doba uchování je nastavena na fázi, potom procházení uzavře entitu, jakmile dojde ke splnění podmínek události. Pokud entita, která se uzavírá, představuje kontejner, uzavře se také kontejner, aby se zabránilo přidání nového záznamu. Uchování se vypočítá jako datum uzavření plus doba uchování definovaná pro danou fázi. Pro výpočet data uzavření platí následující pravidla, která závisí na různých konfiguracích plánu:
  • Použití spouštěče interní události a základního data uzavření nastaveného na vlastnosti entity

    Datum uzavření odpovídá hodnotě základního data uzavření objektu.

  • Použití spouštěče události typu datum (externí událost, předdefinované datum) a základního data uzavření objektu nastaveného na hodnotu poleDatum události.

    Datum uzavření odpovídá datu spouštěče události.

  • Použití spouštěče interní události a základního data uzavření nastaveného na hodnotu pole Datum události.

    Datum uzavření odpovídá datu spuštění procházení.

  • Použití spouštěče události typu datum (externí událost, předdefinované datum) společně se základním datem uzavření nastaveným na vlastnost entity.

    Datum uzavření odpovídá datu, které nastane později.

Použijete-li posunutí události uzavření, nedojde k uzavření události, dokud nebude dosaženo konce doby posunutí. To znamená, že kontejner zůstává otevřený i během doby uchování. Pro výpočet data uzavření platí následující pravidla, která závisí na různých konfiguracích plánu:
  • Použití spouštěče interní události a základního data uzavření nastaveného na vlastnosti entity

    Datum uzavření odpovídá hodnotě základního data uzavření objektu plus posunutí uzavření.

  • Použití spouštěče události typu datum (externí událost, předdefinované datum) a základního data uzavření objektu nastaveného na hodnotu poleDatum události.

    Datum uzavření odpovídá datu spouštěče události plus posunutí uzavření.

  • Použití spouštěče interní události a základního data uzavření nastaveného na hodnotu pole Datum události.

    Datum uzavření odpovídá datu spuštění procházení plus posunutí uzavření.

Důležité: Použití poslední konfigurace se nedoporučuje, protože jakákoli aktualizace plánu, například změna jeho názvu, inicializuje přepočet data uzavření i nového data spuštění procházení včetně posunutí, což způsobí odložení uzavření. Nelze-li pro základní datum uzavření objektu použít vlastnost záznamu, doporučuje se použít uchování fáze.

Je-li nastavení zobrazení v Průvodci plánem odebrání v uživatelských předvolbách nebo předvolbách webového serveru nastaveno na hodnotu Jednoduché, potom výchozí hodnotou plánu je neuchování fáze. Plán také používá mechanismus posunutí k definování uchování.

Nastavení fází

Přidružení fází k plánu odebrání umožňuje různé operace prováděné s příslušnou entitou v různých intervalech. Každá fáze určuje akci odebrání a období uchování pro danou entitu. Chcete-li například před odebráním entitu zkontrolovat, přidejte do plánu odebrání dvě fáze. První fáze určuje kontrolu entity a druhá fáze určuje odebrání entity. Produkt IBM Enterprise Records spouští několik fází plánu odebrání v posloupnosti, ve které přidáváte fáze do plánu.

V rámci fáze můžete rovněž definovat více alternativních uchování. Alternativní uchování poskytují proměnná období uchování vycházející z hodnoty vlastnosti. Pokud žádná z podmínek alternativního uchování není pravdivá, produkt IBM Enterprise Records použije výchozí období uchování. Pokud je více podmínek alternativního uchování pravdivých, produkt IBM Enterprise Records použije alternativní uchování s nejdelší období uchování.

Důležité: Počet alternativních uchování nebo složitost jejich kritérií mají dopad na výkon výpočtu uchování.

Poté, co produkt IBM Enterprise Records použije na entitu akci uzavření objektu, je na tuto entitu použita první fáze plánu odebrání. Na konci období uchování první fáze jsou entity připravené na akci odebrání přidruženou k příslušné fázi. Produkt IBM Enterprise Records dokončí přidruženou akci odebrání a další fáze v plánu začíná po schválení autorizovaným uživatelem.

Chcete-li přidat fázi do plánu odebrání, postupujte takto:

  1. Klepnutím na tlačítko Přidat nový otevřete stránku Vlastnosti fáze.
  2. Zadejte pro fázi název a popis.
  3. Z nabídky vyberte akci fáze.
    • Akce byly vytvořeny dříve na kartě IBM Enterprise Records Konfigurovat.
    • Produkt IBM Enterprise Records dokončí akci na entitách na konci fáze.
    • Každá akce obsahuje předdefinovaný sled prací, který produkt IBM Enterprise Records pro tuto akci spouští.
    Omezení: Fáze, při kterých probíhá přenos nebo zničení entit, jsou konečnými fázemi. Za tyto typy akcí nelze přidávat další fáze.
  4. Vyžadujete-li provedení kontroly entit před spuštěním sledu prací přidruženého k příslušné fázi, v poli Je vyžadováno prověření vyberte hodnotu Pravda. Pokud se prověření nevyžaduje, vyberte Nepravda.
  5. Pokud pro fázi vyberete akce Přenos, Export nebo Dočasný přenos, zadejte do pole Cíl exportu požadované umístění. Lze použít následující umístění:
    • Na vzdáleném serveru. Například \\název serveru\název složky.
    • Složka v lokální jednotce. Například lokální jednotka:\název složky.
  6. Určete období výchozího uchování pro entity v této fázi. Pokud nepřiřadíte alternativní dobu uchování, je nutné zadat hodnotu.
  7. Chcete-li nastavit podmínky tak, aby byly entity uchovány v příslušné fázi po delší nebo kratší dobu na základě určité vlastnosti, použijte následující postup. Tento postup vytvoří období alternativních uchování.
    1. Klepnutím na tlačítko Přidat nový zobrazte okno Alternativní uchování.
    2. Z nabídky vyberte název vlastnosti.
    3. Ze seznamu vyberte operátor.
    4. Určete hodnotu vlastnosti. Hodnota, kterou zadáte, závisí na příslušné vlastnosti.
    5. Jako počáteční datum pro období uchování vyberte Základ uchování.
    6. Určete Dny období uchování v rocích, měsících a dnech. Produkt IBM Enterprise Records přičítá zde zadanou hodnotu k základu uchování. Jakmile nastane výsledné datum, produkt IBM Enterprise Records použije na příslušnou entitu akci fáze.
    7. Klepnutím na tlačítko Přijmout přidáte toto alternativní uchování k aktuálnímu plánu a vrátíte se zpět do okna Vlastnosti fáze.
    8. Pokračujte v přidávání alternativních uchování pro každou podmínku klepnutím na tlačítko Přidat novou položku. Produkt IBM Enterprise Records předvyplní data z předchozího alternativního uchování do všech polí, abyste mohli změnit požadovaná pole. V případě potřeby můžete vybrat zaškrtávací políčko Odebrat příslušného alternativního uchování a klepnutím na tlačítko Použít odebrat tuto podmínku.
  8. Dokončete fázi Klepnutím na tlačítko Přijmout. Produkt IBM Enterprise Records přidá fázi a její podrobnosti do seznamu fází v plánu.
  9. Chcete-li přidat více fází, klepněte na tlačítko Přidat novou položku. V opačném případě klepnutím na tlačítko Dokončit dokončete plán odebrání.


Váš názor

Poslední aktualizace: Listopad 2013
define_a_disposal_schedule.htm

© Copyright IBM Corp. 2013