Jeder Workflow hat eine Workflowdefinition, die eine Verarbeitungsvorlage ist, die Arbeit an Teilnehmer sendet. Diese Definition schließt Daten, Anhänge sowie andere erforderliche Informationen ein.
Eine Workflowdefinition legt die Reihenfolge der bei der Ausführung eines Workflows bis zum Abschluss oder Abbruch des Workflows auszuführenden Aktivitäten fest.
Sie können bestehende Workflowdefinitionen wie erforderlich ändern.
Zu diesem Zweck können Sie Schritte hinzufügen und löschen, die Reihenfolge der Ereignisse ändern und andere Parameter modifizieren. Beispiel: Der Workflow zum Erstellen eines Schriftstückordners wurde für Benutzer erstellt, die nicht die erforderliche Zugriffsberechtigung zum Hinzufügen eines Schriftstückordners in einem Aktenplan haben. Die Standardabfolge des Workflows zum Erstellen eines Schriftstückordners sieht folgendermaßen aus:
- Sie sind der Gruppe Alle zugeordnet.
Sie müssen einen Schriftstückordner einer Kategorie hinzufügen, Sie besitzen jedoch nur die Berechtigung zum Anzeigen von Eigenschaften. Da ein Records Manager das Hinzufügen eines Schriftstückordner zu einer Kategorie genehmigt, führen Sie den Workflow zum Erstellen eines Schriftstückordners aus. Sie geben Informationen zum Schriftstückordner an, den Sie hinzufügen möchten.
- Nachdem Sie die Informationen eingegeben haben, wird eine Anforderung an einen Records Manager gesendet. Der Records Manager genehmigt Ihre Anforderung zum Erstellen eines Schriftstückordners oder lehnt sie ab.
- Bei Bedarf können Sie die Reihenfolge der Aufgaben innerhalb des Workflows ändern. Im obigen Beispiel hat der Records Manager entschieden, dass der Prozess effizienter ist, wenn die Anforderung an einen Prüfer statt an den Records Manager gesendet wird. Jane, die Systemadministratorin, ändert die Workflowdefinition des Workflows zum Erstellen eines Schriftstückordners dahingehend, dass die Genehmigungsanfrage an den Prüfer statt an den Records Manager gesendet wird.
- Wenn Ihre Organisation zusätzliche Workflows zu den Standardworkflowdefinitionen von IBM® Enterprise Records benötigt, können Sie Workflowdefinitionen in Process Designer erstellen.
- Der IBM Enterprise Records-Installationsdatenträger enthält einen Musterworkflow, der Schriftstücke unter Verwendung der Komponenten-Warteschlange "RM_Operation" deklariert. Sie können diesen Musterworkflow nicht nur ändern und zum Deklarieren von Schriftstücken verwenden, sondern auch um Workflows für IBM Enterprise Records zu erstellen. Weitere Informationen zu diesem Musterworkflow finden Sie im Thema zum Deklarieren von Schriftstückworkflows.