Um tipo de registo é a categorização de registos
com base em funções comuns dos registos. Pode utilizar tipos de registos quando um grupo
de registos existentes numa categoria de registo ou pasta de registo tem uma agenda de
eliminação diferente associada à categoria de registo da pasta de registo.
Por
exemplo, poderá ser necessário manter um ficheiro de
registo dos funcionários durante 12 anos para efeitos de
contabilidade e folha de pagamentos. No entanto, no que se
refere a registos de avaliação do desempenho que tenham
de ser mantidos durante apenas sete anos, pode criar um tipo de
registo com uma agenda de eliminação diferente. Pode associar registos de avaliação do desempenho a este
tipo de registo para garantir que os registos de avaliação
são eliminados antes do ficheiro de registos de um
funcionário.
Consulte o tópico sobre agendas de eliminação para obter informações sobre como as agendas de eliminação são associadas a um registo.
Pode pesquisar e obter registos com base no tipo de registo.
Um tipo de registo pode ser
aplicado a um registo das seguintes formas:
- Pode associar um tipo de registo a uma classe de registo e tornar o tipo de registo a predefinição para a classe. Para obter mais informações, consulte o tópico sobre configurar um tipo de registo predefinido.
- Pode configurar o sistema para apresentar os metadados do tipo de registo durante o
processo de declaração, enquanto que um utilizador pode seleccionar um tipo de registo ao
declarar um registo a partir do Workplace ou
Workplace XT. Para obter mais informações, consulte o tópico sobre metadados de tipo de registos.
Se configurar um tipo de registo predefinido para uma classe, mas os metadados do tipo de
registo não forem apresentados durante a declaração, o tipo de registo predefinido será
sempre utilizado para a classe. O tipo de registo está a ser utilizado e a classe do
registo e o tipo do registo não são necessários. Em alternativa, configure uma
predefinição, mas permita ao utilizador seleccionar um tipo de registo diferente. Pode
também permitir que o utilizador seleccione o tipo de registo sem configurar uma predefinição.