IBM Enterprise Records version 5.1.2    

Recherche d'enregistrements à l'aide de recherches enregistrées et de modèles

Outre la recherche d'entités IBM® Enterprise Records spécifiques sous l'onglet Rechercher, vous pouvez utiliser des modèles de recherche ou des recherches enregistrées créés dans Application Engine ou Workplace XT.

Lorsqu'un concepteur de modèles de recherche sauvegarde une recherche dans le répertoire <FPOS>:\Records Management\Templates et choisit RM comme nom d'application, la recherche s'affiche dans l'onglet Rechercher. Sélectionnez Modèles de recherche et recherches stockées pour afficher la liste des recherches sous l'onglet Rechercher d'IBM Enterprise Records. Seules les recherches créées avec RM comme valeur du champ Nom de l'application s'affichent dans IBM Enterprise Records.

Important : Les recherches créées et enregistrées à partir du client d'administration IBM Enterprise Records ne peuvent pas être utilisées avec l'interface utilisateur IBM Enterprise Records classique. Les recherches dans le client d'administration IBM Enterprise Records sont enregistrées avec une valeur ApplicationName différente. Cette valeur n'est pas mentionnée dans l'interface utilisateur IBM Enterprise Records classique.

Les utilisateurs ayant accès à Auteur > Outils avancés dans Application Engine ou Workplace XT peuvent créer et modifier des recherches à l'aide du concepteur de recherche. Lors de la création de modèles de recherche, vous pouvez utiliser la propriété Type d'entité RM pour préciser ou filtrer les entités spécifiques d'IBM Enterprise Records dans les résultats de recherche. Le tableau suivant répertorie les entités IBM Enterprise Records, ainsi que les valeurs correspondantes :

Tableau 1. Entités IBM Enterprise Records et valeurs correspondantes
Type d'entité RM Valeur Type d'objet*
Catégorie d'enregistrement 101 Dossier
Dossier d'enregistrements 102 Dossier
Dossier d'enregistrements électroniques 105 Dossier
Conteneur physique 106 Dossier
Dossier d'enregistrements hybrides 108 Dossier
Dossier d'enregistrement physique 110 Dossier
Volume 103 Dossier
Enregistrement électronique 301 Document
Enregistrement d'e-mail 302 Document
Marqueur 303 Document

*Les objets personnalisés sont des éléments tels que les actions, les emplacements et les types d'enregistrement. Vous pouvez voir la liste lorsque vous affichez le menu Sous-classe d'objet dans le concepteur de recherche.

Lors de la conception de la recherche, vous pouvez répertorier les types d'entités qui s'affichent comme des cases à cocher dans le modèle de recherche. Spécifiez ces types à la page Types d'objets. Si vous utilisez le modèle de recherche, saisissez les valeurs dans la table précédente ou cochez la case appropriée dans Filtrer les résultats en fonction des classes sélectionnées : pour rechercher un type d'entité particulier.

Pour plus d'informations sur la création de recherches enregistrées et les modèles de recherche, voir l'aide du concepteur de recherche.

Recherche enregistrée

Tous les critères d'une recherche enregistrée sont définis par le créateur. Il ne vous reste plus qu'à cliquer sur son nom. Cette action exécute la recherche et présente les résultats comme si vous aviez ouvert un dossier. Icône de recherche enregistrée : icône de recherche enregistrée

Modèle de recherche

En général, un modèle de recherche vous permet d'afficher les critères de recherche et de saisir vos propres valeurs. Vous ne modifiez pas les propriétés sur lesquelles vous voulez effectuer une recherche, ni même les opérateurs. Vous pouvez entrer des valeurs pour les critères présélectionnés par le concepteur. Icône de modèle de recherche : icône de modèle de recherche

IBM Enterprise Records prend uniquement en charge l'option Aucun pour une recherche enregistrée ou un modèle de recherche qui inclut un élément d'extraction par le contenu (CBR). Les autres options d'extraction par le contenu, comme TOUS, ne sont pas prises en charge.

Le modèle de recherche IBM Enterprise Records recherche uniquement les mots clés d'extraction par le contenu dans le contenu d'un document déclaré dans une librairie d'enregistrements. Il ne recherche pas le texte des propriétés d'enregistrement, comme les métadonnées dans une librairie de plan de fichiers.

VQL est le langage de requête supporté par le logiciel Autonomy K2, sous-jacent à Content Search Engine. Pour plus d'informations sur la syntaxe VQL, reportez-vous à la documentation Autonomy installée sur le serveur K2 Master Administration Server : http://<nom_hôte_Master_Administration_Server>:9990/verity_docs/

Pour utiliser un modèle de recherche ou une recherche enregistrée :

  1. Cliquez sur l'onglet Rechercher, puis sur Modèles de recherche et recherches stockées.
  2. Sélectionnez l'un des modèles de recherche ou l'une des recherches enregistrées dans la liste.
  3. Précisez les critères de recherche dans le modèle de recherche sélectionné, puis cliquez sur Rechercher. (Les recherches enregistrées sont immédiatement exécutées sans intervention de l'utilisateur.)
  4. Cliquez sur Restaurer les valeurs par défaut pour effacer tous les critères de recherche du modèle. Pour supprimer une valeur individuelle d'un menu, sélectionnez la zone vide au début de la liste. Cliquez sur le lien Effacer d'une icône de calendrier pour effacer la date. Mettez le texte en surbrillance et appuyez sur la touche de Retour arrière pour le supprimer.

Les résultats de la recherche sont affichés dans la page. Vous pouvez trier les résultats en cliquant sur les en-têtes de colonne. Vous pouvez accéder aux pages d'informations en cliquant sur l'icône Obtenir des informations. Vous pouvez afficher des documents, ouvrir des dossiers et effectuer des actions à l'aide du menu contextuel d'une entité. Pour effectuer des actions sur plusieurs entités, cochez les cases correspondantes et sélectionnez l'action dans le menu Actions de sélection multiple.



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Dernière mise à jour : Novembre 2013
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