IBM Enterprise Records, versio 5.1.2    

Fyysisen asiakirjan vahvistus asiakirjaksi

Jos järjestelmässäsi jotkin objektisäilöt on määritetty käyttämään DoD-luokiteltua tietomallia, osoita ensin, onko fyysinen asiakirja luokiteltu vai luokittelematon. Tämä prosessi on luokittelemattomille fyysisille asiakirjoille.

Tietoja tästä tehtävästä

Lisätietoja luokiteltujen fyysisten asiakirjojen asiakirjaksi vahvistuksesta on luokitellun fyysisen asiakirjan asiakirjaksi vahvistusta käsittelevässä ohjeaiheessa. Voit käyttää syöttömallia vahvistaessasi fyysisen asiakirjan asiakirjaksi IBM® Enterprise Records -ohjelmassa. Jos syöttömalli sisältää arkistonmuodostussuunnitelman sijainnin, fyysinen asiakirja vahvistetaan asiakirjaksi sijainnissa, jossa käyttäjä on aloittanut asiakirjaksi vahvistustoiminnon. Asiakirja vahvistetaan asiakirjaksi myös kaikissa mallissa määritetyissä sijainneissa. Asiakirjojen hallinnoija tai arkiston pääkäyttäjä voi luoda fyysisen asiakirjan asiakirjaksi vahvistuksen malleja Application Engine- tai Workplace XT -ohjelmassa tai muuttaa niitä. Lisätietoja syöttömalleista on syöttömallien luontia käsittelevässä ohjeaiheessa. Seuraavassa prosessissa oletetaan, että käytät IBM Enterprise Records -ohjelman fyysisen asiakirjan asiakirjaksi vahvistuksen mallia.

Toimintaohjeet

Voit vahvistaa fyysisen asiakirjan asiakirjaksi IBM Enterprise Records -ohjelmassa seuraavasti:

  1. Siirry IBM Enterprise Records -ohjelmassa oikeaan kohtaan arkistonmuodostussuunnitelmassa ja valitse Vahvista asiakirjaksi fyysinen asiakirja.
  2. Jos Valitse ohjattu toiminto -sivulla näkyy Vahvista asiakirjaksi luokittelematon asiakirja -valintanappi, napsauta sitä ja valitse Seuraava.
  3. Valitse haluamasi syöttömallin nimen alapuolella oleva Valitse-vaihtoehto.

Tulokset

Voit asettaa ominaisuudet seuraavasti:

  1. Anna tarvittavat tiedot ominaisuuskenttiin. Kentät vaihtelevat sen mukaan, mitä luokkaa olet käyttänyt. Esimerkiksi Merkkiasiakirja-oletusluokassa pakolliset kentät ovat seuraavat:
    • Tietovälinetyyppi: Esimerkiksi CD-levy tai videokasetti.
    • Muoto: CDR tai VHS.
    • Tekijä/alkuperä: Fyysisen asiakirjan laatijan tai omistajan nimi.
    • Aihe: fyysisen asiakirjan lyhyt kuvaus.
    • Julkaisupäivä: Fyysisen asiakirjan luontipäivämäärä.
    • Kotisivun sijainti: Fyysisen asiakirjan nykyinen sijainti. Kun napsautat tätä linkkiä, ohjattu toiminto avaa sivun, jossa näkyy sijaintien luettelo. Valitse haluamasi sijainnin alapuolella oleva Valitse-vaihtoehto. Ohjattu toiminto sulkee sivun ja palaa Määritä ominaisuudet -vaiheeseen.
  2. Jos asiakirjaksi vahvistettava asiakirja on luokitellun asiakirjan kuittaus, valitse ReceiptOf. Etsi sitten selaamalla kuittauksen viittaama luokiteltu asiakirja ja valitse se. Lisätietoja on kuittauksia käsittelevässä ohjeaiheessa.
  3. Kun olet antanut tarvittavat tiedot, valitse Valmis.
  4. Jos sinulla on lisää asiakirjaksi vahvistettavia asiakirjoja, valitse syöttömalli uudelleen. Jos olet lopettanut, valitse Lopeta.

Voit vahvistaa fyysisen asiakirjan asiakirjaksi Application Engine- tai Workplace XT -ohjelmassa seuraavasti:

  1. Lisää dokumentti. Valitse tiedosto -vaiheessa valitse tiedostolajiksi Ei mitään.
  2. Valitse vahvistussivulla Vahvista asiakirjaksi -vaihtoehto.
  3. Valitse luokittelemattoman asiakirjan vaihtoehto. Lisätietoja luokitelluista asiakirjoista on luokitellun fyysisen asiakirjan asiakirjaksi vahvistusta käsittelevässä ohjeaiheessa.
  4. Jos käytät ohjattua toimintoa, valitse Hyväksy, tai käytä syöttömallia ja valitse Valitse.
    • Jos haluat käyttää syöttömalleja, siirry FPOS-objektisäilöön Records Management/Templates -kansiossa ja valitse syöttömalli. Valitse sitten Hyväksy. Valitse pääkäyttäjien suunnittelema malli. IBM Enterprise Records -ohjelmassa käytettyä oletusmallia ei voi käyttää Application Engine- tai Workplace XT -ohjelmassa. Tässä rajoituksessa oletetaan, että arkistonmuodostussuunnitelman sijainti on jo valittu
    • Voit käyttää ohjattua luetteloasiakirjatoimintoa seuraavien vaiheiden viimeistelemiseen.
  5. Valitse Valitse luokka -vaihtoehto ja valitse sitten haluamasi luokka. Oletusasetuksen mukaan kaikissa FPOS-objektisäilöissä on Merkkiasiakirja-luokka. Pääkäyttäjät ovat voineet määrittää muitakin vaihtoehtoja.
  6. Valitse Valitse arkistonmuodostussuunnitelman sijainti ja siirry sopivaan yksikköön. Koska fyysinen asiakirja voi sijaita vain fyysisessä sijainnissa, valitse vain yksi arkistonmuodostussuunnitelman sijainti. Sijaintivaihtoehdot ovat yhdistelmäkansio, laatikko tai fyysinen asiakirjakansio.
  7. Valitse haluamasi yksikön valintaruutu ja valitse Lisää valintaan.
    • Oletusselausnäkymän käytön sijasta voit valita minkä tahansa aiemmin luodun pikakuvakkeen. Valitse sivupalkista Pikakuvakkeet.
    • Voit myös etsiä luokkaa tai kansiota nimen perusteella. Valitse sivupalkista Haku.
    • Kun olet lisännyt yksikön valittuihin arkistonmuodostussuunnitelman sijainteihin, voit tulevaa tarvetta varten valita Lisää pikakuvakkeisiin -vaihtoehdon.
  8. Kun olet lopettanut sopivan sijainnin valinnan, valitse Hyväksy.
  9. Jatka Määritä ominaisuudet -vaiheeseen valitsemalla Seuraava.

Voit asettaa ominaisuudet seuraavasti:

  1. Anna tarvittavat tiedot ominaisuuskenttiin. Kentät vaihtelevat sen mukaan, mitä luokkaa olet käyttänyt. Esimerkiksi Merkkiasiakirja-oletusluokassa pakolliset kentät ovat seuraavat:
    • Tietovälinetyyppi: Esimerkiksi CD-levy tai videokasetti.
    • Muoto: CDR tai VHS.
    • Tekijä/alkuperä: Fyysisen asiakirjan laatijan tai omistajan nimi.
    • Aihe: fyysisen asiakirjan lyhyt kuvaus.
    • Julkaisupäivä: Fyysisen asiakirjan luontipäivämäärä.
    • Kotisivun sijainti: Fyysisen asiakirjan nykyinen sijainti. Kun napsautat tätä linkkiä, ohjattu toiminto avaa sivun, jossa näkyy sijaintien luettelo. Valitse haluamasi sijainnin alapuolella oleva Valitse-vaihtoehto. Ohjattu toiminto sulkee sivun ja palaa Määritä ominaisuudet -vaiheeseen.
  2. Jos asiakirjaksi vahvistettava asiakirja on luokitellun asiakirjan kuittaus, valitse ReceiptOf. Etsi sitten selaamalla kuittauksen viittaama luokiteltu asiakirja ja valitse se. Lisätietoja on kuittauksia käsittelevässä ohjeaiheessa.
  3. Kun olet antanut tarvittavat tiedot, valitse Valmis.

Tietoja viivakoodeista

Jos sinulla on viivakoodien lukuun tarvittava laitteisto ja ohjelmisto, voit skannata viivakoodin suoraan aktiiviseen kenttään tai voit kopioida sen paikallisesta tietokoneesta ja liittää sen IBM Enterprise Records -ohjelman asianmukaisiin kenttiin. Jos haluat käyttää Skannaa fyysiset kohteet -välilehteä, voit kirjoittaa minkä tahansa merkkijonon viivakoodikenttään.



Palaute

Päivitetty viimeksi: Marraskuu 2013
declare_physical_record.htm

© Copyright IBM Corp. 2013