Z każdym obiektem IBM® Enterprise
Records powiązany jest zestaw stron informacyjnych, do
których można uzyskiwać dostęp poprzez kliknięcie ikony Uzyskaj inf. ().
Strony informacyjne dla obiektu zawierają informacje o właściwościach, które są prezentowane w widokach. Użytkownik posiadający
odpowiednie prawa dostępu może wyświetlać i modyfikować wartości właściwości obiektu. Ze stron informacji można wykonywać różne
czynności względem wyświetlanego obiektu. Te czynności zwykle są dostępne w menu obiektu na karcie Przeglądaj.
Aby wyświetlić lub zmodyfikować właściwości obiektu:
Jeśli właściwości zmodyfikowano w widoku, ale modyfikacje nie zostały zastosowane przez przejściem do innej strony właściwości, wówczas zmodyfikowana strona zostanie oznaczona. Na stronie wyświetlana jest ikona ołówka. Jeśli opcja Zastosuj nie zostanie kliknięta na każdej modyfikowanej stronie, wówczas należy wrócić do każdej strony z ikoną ołówka i należy kliknąć opcję Zastosuj. W przeciwnym razie zmiany zostaną utracone po zamknięciu stron informacji. Właściwości są wyświetlane jako tylko do odczytu lub dostępne do edycji w zależności od uprawnień funkcjonalnych, które są dostępne dla konkretnej roli użytkownika.
Aby wydrukować właściwości obiektu:
Kliknięcie odsyłacza Widok do druku na niektórych stronach informacji powoduje wyświetlenie unikalnej listy właściwości w formacie do drukowania. W przypadku obiektu lista Widok do druku jest zwykle taka sama bez względu na to, z jakiej strony informacji uzyskano dostęp do raportu. Zawartość raportu jest zależna od typu obiektu. Aby wyświetlić listę Widok do druku:
W poniższej tabeli opisano widoki dostępne na stronach informacji. Dla każdego typu obiektu istnieje unikalny zestaw widoków.
Widok | Opis |
---|---|
Właściwości | Widok Właściwości jest domyślnym widokiem po otwarciu strony informacji obiektu. Ten widok zawiera właściwości powiązane z bieżącym obiektem. Gwiazdka informuje o tym, że wartość właściwości jest wymagana. Za pomocą tego widoku można przeglądać i modyfikować właściwości obiektu. |
Klasyfikacja zabezpieczeń | Ten widok przedstawia właściwości klasyfikacji zabezpieczeń. Za pomocą widoku Klasyfikacja zabezpieczeń można edytować właściwości metadanych dla sklasyfikowanych akt, po umieszczeniu akt w folderach. Więcej informacji zawiera temat dotyczący właściwości klasyfikacji zabezpieczeń. |
Rozporządzenie | Za pomocą widoku Rozporządzenie można zmienić harmonogram rozporządzenia, który jest aktualnie powiązany z obiektem. Ten widok umożliwia ustawienie dziedziczenia harmonogramu rozporządzenia obiektu nadrzędnego lub powiązanie innego harmonogramu rozporządzenia. W tym widoku można również zmienić użytkownika lub grupę wyznaczonego/wyznaczoną do rozporządzenia obiektu. Więcej informacji o powiązaniu innego harmonogramu rozporządzenia z obiektem zawiera temat dotyczący zmiany harmonogramu rozporządzenia powiązanego z obiektem. |
Akta istotne | W widoku Akta istotne można określić, czy kategoria/folder zawiera akta istotne. W tym widoku należy wybrać zdarzenie, które wywołuje przegląd okresowy lub aktualizację akt istotnych. Należy również wybrać czynność, która zostanie uruchomiona po wystąpieniu zdarzenia przeglądu. Więcej informacji zawiera temat dotyczący akt istotnych. |
Warunek | Za pomocą widoku Warunek można określić kryteria uruchamiania dla zdarzenia wewnętrznego. Można określić operatory warunkowe, określić wartości właściwości, a także utworzyć warunki typu połączenia, które uruchomią zdarzenie wewnętrzne. Można również zdefiniować więcej właściwości dla wybranego typu obiektu. Więcej informacji zawiera temat dotyczący zdarzenia wewnętrznego. |
Zabezpieczenia | W widoku Zabezpieczenia można wyświetlać oraz edytować ustawienia zabezpieczeń obiektu (w zależności od uprawnień). Ustawienia zabezpieczeń określają użytkowników i grupy, którzy/które mogą uzyskiwać dostęp do obiektu, a także kontrolują ich uprawnienia. W celu kontrolowania ustawień zabezpieczeń można również zastosować strategię zabezpieczeń. Więcej informacji o określaniu zabezpieczeń obiektu zawiera temat dotyczący określania zabezpieczeń obiektu. |
Umieszczone w | Widok Umieszczone w jest wyświetlany tylko dla akt. W widoku tym można wyświetlić listę obiektów, w których umieszczone są aktualnie wybrane akta. Można wyświetlić:
Więcej informacji zawiera temat dotyczący wyświetlania kontenerów. |
Szczegóły | Za pomocą widoku Szczegóły można przeglądać właściwości tylko do odczytu obiektu/powiązanego obiektu oraz ich wartości. W przypadku kategorii akt, folderów akt, woluminów i akt widok Szczegóły zawiera właściwości podzielone na różne grupy. Nazwy tych grup to: Ogólne, Rozporządzenie, Istotne, Fizyczne i Dodatkowe szczegóły dot. akt. W celu wyświetlania i ukrywania właściwości należących do konkretnej grupy należy klikać ikonę wyświetlania lub ukrywania
szczegółów obok nazwy grupy: |
Dowiązania | Dowiązanie reprezentuje relację między 2 obiektami. W widoku Dowiązania widoczne są różne dowiązania powiązane z obiektem. Widok Dowiązania jest wyświetlany na stronie Informacje tylko dla akt i folderów akt. Więcej informacji zawiera temat dotyczący modyfikowania dowiązań. |
Historia | Za pomocą widoku Historia można śledzić operacje wykonywane względem poszczególnych obiektów IBM Enterprise Records. Śledzenie obiektów w produkcie IBM Enterprise Records umożliwia monitorowanie operacji wykonywanych względem obiektów IBM Enterprise Records. Do operacji tych należą tworzenie, rozporządzanie, uzyskiwanie dostępu, przenoszenie, kopiowanie i przemieszczanie harmonogramu rozporządzenia. Więcej informacji o śledzeniu obiektu zawiera temat dotyczący wyświetlania wpisów dziennika kontroli. |
Wstrzymania | W widoku Wstrzymania można wyświetlać, modyfikować i usuwać wstrzymania z rozporządzeniem dotyczące obiektów. Więcej informacji zawiera temat dotyczący wstrzymań z rozporządzeniem. |
Przyczyna | Podczas wyświetlania stron informacji dla harmonogramu rozporządzenia widokiem domyślnym jest Przyczyna. Jeśli użytkownik zamierza zmienić cokolwiek, wówczas musi wprowadzić przyczynę zmiany. W przeciwnym wypadku należy wybrać odpowiedni widok. |
Harmonogram | W tym widoku można zmienić nazwę harmonogramu, rozporządzenie i uprawnienie do rozporządzenia dla wybranego harmonogramu rozporządzenia. |
Fazy | Jeśli wyświetlany harmonogram rozporządzenia zawiera fazy, ten widok będzie zawierał listę tych faz. W celu przeniesienia fazy należy kliknąć jej pole wyboru, a następnie można dodać więcej faz, klikając opcję Dodaj nowe. Aby uzyskać bardziej szczegółowe informacje lub zmienić te informacje, kliknij tytuł fazy. |
Wstrzymane obiekty | Ten widok zawiera obiekty objęte konkretnym wstrzymaniem. Z tego widoku można usunąć wstrzymanie obiektu lub można użyć opcji wyszukiwania w celu odfiltrowania wstrzymanych obiektów. Więcej informacji zawiera temat dotyczący wyświetlania wstrzymanych obiektów. |
Ikony | Czynności dotyczące informacji |
---|---|
|
Usuń: za pomocą czynności Usuń można usunąć obiekt. Informacje na temat sposobów usuwania różnych obiektów zawierają tematy pomocy dotyczące usuwania oraz tematy dotyczące tworzenia podręczników klasyfikowania zabezpieczeń i zarządzania nimi: |
![]() |
Zamknij: za pomocą czynności Zamknij można ograniczyć tworzenie obiektów podrzędnych w kategorii akt, folderze akt lub woluminie. Informacje zawiera temat dotyczący zamykania i otwierania kontenera. |
![]() |
Przemieść: za pomocą czynności Przemieść można przenieść kategorię akt lub folder akt i całą zawartość do innego miejsca w kartotece akt. Informacje zawiera temat dotyczący przemieszczania kategorii lub folderu. |
![]() |
Otwórz ponownie: za pomocą czynności Otwórz ponownie można ponownie otworzyć zamkniętą kategorię akt, folder akt lub wolumin. Informacje zawiera temat dotyczący zamykania i otwierania kontenera. |
![]() |
Aktywuj: za pomocą czynności Aktywuj można reaktywować nieaktywną kategorię akt lub folder akt. Informacje zawiera temat dotyczący tworzenia kategorii lub folderów aktywnych lub nieaktywnych. |
![]() |
Dezaktywuj: za pomocą czynności Dezaktywuj można dezaktywować kategorię akt lub folder akt. Jeśli kontener jest nieaktywny, nie można utworzyć nowych obiektów w tym kontenerze. Kontener nieaktywny nie będzie widoczny podczas deklarowania akt. Informacje zawiera temat dotyczący tworzenia kategorii lub folderów aktywnych lub nieaktywnych. |
![]() |
Wstrzymaj: za pomocą czynności Wstrzymaj można zawiesić lub zatrzymać wykonywanie czynności rozporządzenia względem kategorii akt, folderu akt, woluminu lub akt. Ponadto jeśli obiekt jest wstrzymany, nie można go sunąć za pomocą czynności Usuń. Informacje zawiera temat dotyczący wstrzymywania obiektów. |
![]() |
Zainicjuj rozporządzenie: za pomocą czynności Zainicjuj rozporządzenie można uruchomić harmonogram rozporządzenia względem obiektu. Informacje zawiera temat dotyczący inicjowania harmonogramu rozporządzenia. |
![]() |
Umieść: za pomocą czynności Umieść można umieścić odniesienie do akt w innej lokalizacji w tej samej kartotece akt. Informacje zawiera temat dotyczący umieszczania akt w folderach. |
![]() |
Przenieś: za pomocą czynności Przenieś można przenieść akta z jednej lokalizacji do innej w tej samej kartotece akt. Więcej informacji zawiera temat dotyczący przenoszenia akt. |
![]() |
Utwórz dowiązanie: za pomocą czynności Utwórz dowiązanie można utworzyć dowiązanie z akt lub folderu akt do innego obiektu. Więcej informacji zawiera temat dotyczący tworzenia dowiązań. |
![]() |
Uruchom/Pobierz opłatę: za pomocą czynności Uruchom/Pobierz opłatę można uruchomić przepływ pracy. Informacje ogólne o przepływach pracy zawiera temat dotyczący przepływów pracy. |
![]() |
Kopiuj: za pomocą czynności Kopiuj można skopiować akta do innej lokalizacji w tej samej kartotece akt. Informacje zawiera temat dotyczący kopiowania akt. |
![]() |
Anuluj klasyfikację: za pomocą czynności Anuluj klasyfikację można usunąć dowolny poziom klasyfikacji akt. |
![]() |
Aktualizuj klasyfikację: za pomocą czynności Aktualizuj klasyfikację można zaktualizować klasyfikację akt. Za pomocą tego dowiązania można sklasyfikować akta, których klasyfikację poprzednio usunięto albo zaktualizować aktualny poziom klasyfikacji, np. zmienić klasyfikację Tajne na Ściśle tajne. |
![]() |
Obniż klasyfikację: za pomocą czynności Obniż klasyfikację można obniżyć klasyfikację akt. Za pomocą tego dowiązania można obniżyć aktualny poziom klasyfikacji, np. Ściśle tajne na Tajne. W celu przejścia z poziomu klasyfikacji na brak klasyfikacji, należy wybrać opcję Anuluj klasyfikację. |
![]() |
Cofnięcie deklaracji: za pomocą opcji Cofnięcie deklaracji można cofnąć tworzenie akt. Informacje zawiera temat dotyczący cofania deklaracji akt. |
![]() |
Zainicjuj żądanie usunięcia wstrzymania: opcja Zainicjuj żądanie usunięcia wstrzymania umożliwia zainicjowanie usuwania wstrzymań warunkowych. Ta czynność spowoduje usunięcie wstrzymania powiązanych obiektów przy następnym uruchomieniu przeglądania ze wstrzymywaniem. Informacje zawiera temat dotyczący usuwania wstrzymania rozporządzenia. |
![]() |
Anuluj żądanie usunięcia wstrzymania: czynność Anuluj żądanie umożliwia usunięcie wstrzymania w celu anulowania żądania usunięcia wstrzymania. Żądanie usunięcia wstrzymania można anulować przed uruchomieniem następnego przeglądania ze wstrzymywaniem. Informacje zawiera temat dotyczący usuwania wstrzymania rozporządzenia. |
![]() |
Aktywuj przetwarzanie przeglądania ze wstrzymywaniem: czynność Użyj czynności Aktywuj umożliwia przetwarzanie przeglądania ze wstrzymywaniem w celu ponownego aktywowania procesu wstrzymania. Ta czynność powoduje ustawienie wstrzymania do przetwarzania przy następnym uruchomieniu przeglądania ze wstrzymywaniem. Umożliwia również ponowne warunkowe wstrzymanie obiektu przy następnym przeglądaniu ze wstrzymywaniem. Informacje zawiera temat dotyczący usuwania wstrzymania rozporządzenia. |
![]() |
Wyświetl informacje o dokumencie: za pomocą czynności Wyświetl informacje o dokumencie można wyświetlić strony informacji w aplikacji Workplace dla akt. Informacje zawiera temat dotyczący wyświetlania informacji o dokumencie akt. |
![]() |
Zarządzaj poziomem wzorca: należy wprowadzić łańcuchy wzorcowe dla wzorców nazewnictwa, które automatycznie nazywają różne obiekty na różnych poziomach kartoteki akt. |
![]() |
Uruchom skrypt zabezpieczeń: za pomocą czynności Uruchom skrypt zabezpieczeń można dodawać nowych członków do grup IBM Enterprise Records w celu ustawienia wszystkich zabezpieczeń dla klas i folderów powiązanych z IBM Enterprise Records. Informacje zawiera temat dotyczący ustawiania zabezpieczeń. |
![]() |
Importuj szablony: za pomocą czynności Importuj szablony można importować szablony fizyczne IBM Enterprise Records i szablony wyszukiwania IBM Enterprise Records. Informacje zawiera temat dotyczący importowania szablonów przykładowych. |
![]() |
Konwertuj na FPOS i ROS: za pomocą czynności Konwertuj na FPOS i ROS można dodać składnicę obiektów kartoteki akt do skonfigurowanej składnicy obiektów akt. Informacje zawiera temat dotyczący konwertowania na FPOS i ROS. |
![]() |
Uwzględnij dokument sklasyfikowany: za pomocą czynności Uwzględnij dokument sklasyfikowany można wskazać, czy składnica obiektów zawiera dokumenty sklasyfikowane. Informacje zawiera temat dotyczący dodawania właściwości sklasyfikowanych dokumentów. |
![]() |
Uwzględnij właściwości NARA: za pomocą czynności Uwzględnij właściwości NARA można wskazać, czy składnica obiektów będzie zawierać dokumenty z właściwościami NARA (National Archives and Records Administration). Informacje zawiera temat dotyczący dodawania właściwości NARA do dokumentów. |