IBM Enterprise Records, Versão 5.1.2    

Iniciando um Planejamento da Disposição

Entidades se tornam disponíveis para disposição e entram nas fases especificadas no planejamento da disposição. Os registros permanecem em uma fase pelo período de tempo que você especifica no período de retenção dessa fase. Após o término do período de retenção, você deve iniciar manualmente a ação de disposição associada a essa fase.

Sobre Esta Tarefa

Após você associar um planejamento da disposição a uma categoria de registro, pasta de registro ou tipo de registro, o sistema controla o evento especificado. O sistema também controla a data que aciona a execução do planejamento. Quando este evento ocorre ou a data especificada é atingida, o corte dos registros definidos na agenda é acionado. Quando o corte é acionado e o deslocamento (se houver) especificado para os registros terminou, o sistema executa automaticamente a ação de corte especificada na agenda. Após um período de retenção, o sistema executa o fluxo de trabalho associado à ação de disposição associada a uma fase. O fluxo de trabalho passa as entidades para a próxima fase mediante a aprovação de uma pessoa autorizada. Quando você inicia a disposição para uma entidade, a disposição de todas as entidades filhas também são automaticamente iniciadas.

O planejamento de arquivos pode ser configurado para excluir o documento declarado original e os metadados de registro (o padrão). Ele só pode excluir o documento declarado original durante a retenção dos metadados de registro. Consulte o tópico sobre configuração de metadados.

Procedimento

Para iniciar um planejamento da disposição:

  1. Procure ou pesquise entidades que estejam prontas para a disposição. Você vê o ícone pronto para disposição ao lado das entidades que já estão prontas: Pronto para disposição.
  2. Selecione as caixas de opções ao lado dos nomes. Também é possível clicar com o botão direito do mouse em uma entidade única e usar o menu.
  3. A partir do menu Ações de Multisseleção, selecione Iniciar Disposição: ícone Iniciar disposição
  4. Clique em OK para confirmar a mensagem na ativação com êxito da agenda de disposição. No entanto, se houver algum problema ao iniciar a agenda de disposição, aparece uma mensagem de falha. Para ver o motivo da falha, clique no asterisco ao lado do nome da entidade.

Resultados

Como encontrar entidades que estão prontas para a disposição

Não há nenhuma propriedade única que indique pronto para disposição, mas é possível fazer uma procura usando um conjunto de condições.

Você deseja configurar um modelo de procura para concluir essa procura regularmente. Em um modelo de procura, deixe a data de execução da fase atual em branco. Certifique-se de que ela seja editável para que o usuário possa inserir a data atual ao usar a procura.

Outra opção é a de criar eventos COM personalizados para enviar um correio para que o destinatário saiba que está pronta para a disposição. Supondo que você esteja familiarizado com a estrutura do planejamento de arquivos, você pode navegar na entidade.

Se isso for apropriado para seus registros de negócios, talvez você também queira usar métodos de API para criar código customizado que inicia a disposição.

Visualize propriedades de disposição como nome da disposição, data de corte da entidade e atual data da fase de execução, além de outras propriedades.

Para visualizar propriedades de disposição:
  1. Clique em Obter Informações para a entidade.
  2. Clique em Detalhes na área de janela.

Agendas de disposição conflitantes (DOD)

Pode haver um planejamento de disposição para um contêiner e um planejamento da disposição diferente para um tipo de registro que se aplica a um registro dentro do contêiner. O registro não pode ser excluído ou exportado até a data mais recente.



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Última atualização: novembro de 2013
execute_a_disposal_schedule.htm

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