IBM Enterprise Records, Versão 5.1.2    

Declarando um Registro Físico

Se seu sistema tiver quaisquer armazenamentos de objeto configurados para usar o modelo de dados DoD Classified, primeiro indique se o registro físico é classificado ou não classificado. Este procedimento é para registros físicos não classificados.

Sobre Esta Tarefa

Para declarar um registro físico classificado, consulte o tópico sobre declaração de registro físico classificado. Para declarar um registro físico no IBM® Enterprise Records, é possível usar um modelo de entrada. Quando um modelo de entrada inclui um local do plano de arquivos, o registro físico é declarado no local onde o usuário iniciou a ação de declaração. O registrar também é declarado em todos os locais especificados no modelo. Um gerenciador de registros ou administrador de registros pode criar ou modificar modelos de declaração de registro físico usando a ferramenta Incluir Modelo de Entrada no Application Engine ou Workplace XT. Para obter mais informações sobre modelos de entrada, consulte o tópico sobre criação de um modelo de entrada. O procedimento a seguir supõe que você esteja usando o Modelo de Declaração de Registro Físico padrão do IBM Enterprise Records.

Procedimento

Para declarar um registro físico no IBM Enterprise Records:

  1. No IBM Enterprise Records, acesse o local apropriado no planejamento de arquivos e clique em Declarar Registro Físico.
  2. Se for mostrado na página Selecionar Assistente, selecione o botão de opções Declarar Registro Não Classificado e clique em Avançar.
  3. Clique em Selecionar abaixo do nome do modelo de entrada que deseja usar.

Resultados

Para Configurar Propriedades:

  1. Forneça as informações requeridas nos campos de propriedades. Os campos variam dependendo da classe usada. Por exemplo, os campos requeridos na classe padrão Registro marcador, são os seguintes:
    • Tipo de Mídia: Por exemplo: CD, videocassete
    • Formato: CDR, VHS
    • Autor/Originador: nome da pessoa que criou ou possui o registro físico
    • Assunto: breve descrição do registro físico
    • Data de Publicação: Data em que o registro físico foi criado.
    • Local de Início: Local atual do registro físico. Quando você clica nesse link, o assistente abre uma página que exibe uma lista de locais. Clique em Selecionar sob o local obrigatório. O assistente fecha a página e retorna para a etapa Configurar Propriedades.
  2. Se o registro que você está declarando for um Recibo de um registro classificado, clique em ReceiptOf. Navegue para e selecione o registro classificado para o qual o recibo aponta. Para obter mais informações, consulte o tópico de recibos.
  3. Clique em Concluir após inserir as informações requeridas.
  4. Se você tiver mais registros para declarar, selecione novamente um modelo de entrada. Quando terminar, clique em Sair.

Para declarar um registro físico no Application Engine ou Workplace XT:

  1. Inclua um documento. Na etapa Selecionar arquivo, escolha Nenhum como o tipo de arquivo.
  2. Na página de confirmação, clique em Declarar como registro.
  3. Selecione a opção de registro não classificado. Para registros classificados, consulte o tópico sobre como declarar um registro físico classificado.
  4. Clique em Aceitar para usar o assistente ou em Selecionar para usar um modelo de entrada.
    • Para modelos de entrada, acesse o armazenamento de objeto FPOS, a pasta Gerenciamento de Registros/Modelos, selecione o modelo de entrada e clique em Aceitar. Selecione um modelo projetado por seus administradores. O modelo padrão usado no IBM Enterprise Records não pode ser usado no Application Engine ou Workplace XT. Essa restrição supõe que o local do plano de arquivos já esteja selecionado.
    • Para usar o assistente Registro de Catálogo, conclua as etapas a seguir.
  5. Clique em Selecionar classe e selecione a classe apropriada. Por padrão, todos os armazenadores de objeto FPOS fornecem a classe Registro marcador. Você pode ter outras escolhas fornecidas por seus administradores.
  6. Clique em Selecionar Local do Plano de Arquivos e acesse a entidade apropriada. Como um registro físico pode ser localizado em apenas um local físico, selecione apenas um local do plano de arquivos. As opções de local são pasta híbrida, caixa ou pasta de registros físicos.
  7. Selecione a caixa de seleção da entidade apropriada e clique em Adicionar à seleção.
    • Em vez de usar a visualização Procurar padrão, você pode selecionar de quaisquer atalhos previamente criados. Clique em Atalhos na barra lateral.
    • Você também pode pesquisar a categoria ou pasta pelo nome. Clique em Procurar na barra lateral.
    • Após adicionar a entidade nas Localizações de plano de arquivo selecionadas, você pode clicar em Adicionar aos atalhos para uso futuro.
  8. Quando terminar de selecionar a localização apropriada, clique em Aceitar.
  9. Clique em Avançar para continuar para a etapa Definir propriedades.

Para Configurar Propriedades

  1. Forneça as informações requeridas nos campos de propriedades. Os campos variam dependendo da classe usada. Por exemplo, os campos requeridos na classe padrão Registro marcador, são os seguintes:
    • Tipo de Mídia: Por exemplo: CD, videocassete
    • Formato: CDR, VHS
    • Autor/Originador: nome da pessoa que criou ou possui o registro físico
    • Assunto: breve descrição do registro físico
    • Data de Publicação: Data em que o registro físico foi criado.
    • Local de Início: Local atual do registro físico. Quando você clica nesse link, o assistente abre uma página que exibe uma lista de locais. Clique em Selecionar sob o local obrigatório. O assistente fecha a página e retorna para a etapa Configurar Propriedades.
  2. Se o registro que você está declarando for um Recibo de um registro classificado, clique em ReceiptOf. Navegue para e selecione o registro classificado para o qual o recibo aponta. Para obter mais informações, consulte o tópico de recibos.
  3. Clique em Concluir após inserir as informações requeridas.

Sobre códigos de barras

Se você possuir hardware e software que forneçam dados em códigos de barras, é possível varrer um código de barras diretamente no campo ativo ou copiá-lo de seu computador local e colá-lo nos campos relevantes do IBM Enterprise Records. Para propósitos de uso de Varrer Itens Físicos na Guia Físico, você pode inserir qualquer sequência de texto em um campo de código de barras.



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Última atualização: novembro de 2013
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