IBM Enterprise Records バージョン 5.1.2    

保管済み検索およびテンプレートを使用したレコードの検索

特定の IBM® Enterprise Records エンティティーの検索には「検索」タブを使用しますが、その他に Application Engine または Workplace XT で作成した検索テンプレートや保管済み検索を使用することもできます。

検索テンプレートの設計者が検索を <FPOS>:¥Records Management¥Templates ディレクトリーに保存し、アプリケーション名に RM と入力すると、「検索」タブにはこの検索が表示されます。 「検索テンプレートと保管済み検索」を選択すると、IBM Enterprise Records の「検索」タブに検索のリストが表示されます。 RM で表示されるのは、「アプリケーション名」フィールドの値に IBM Enterprise Records を指定して作成した検索のみです。

重要: IBM Enterprise Records 管理クライアントで作成され保存された検索は、従来の IBM Enterprise Records ユーザー・インターフェースを使用するときには使用できません。IBM Enterprise Records 管理クライアントでは、検索は異なる ApplicationName 値で保存されています。この値は、従来の IBM Enterprise Records ユーザー・インターフェースにはリストされません。

Application Engine または Workplace XT「オーサー」 > 「拡張ツール」にアクセスできるユーザーは、Search Designer を使用して検索の作成や変更を行うことができます。 検索テンプレートを作成する際は、「RM エンティティー・タイプ」プロパティーを使用して、検索結果に表示する IBM Enterprise Records エンティティーを指定したり、検索結果から IBM Enterprise Records エンティティーを除外したりすることができます。 次の表は、IBM Enterprise Records エンティティーとそれに対応する値をリストにまとめたものです。

表 1. IBM Enterprise Records エンティティーと対応する値
RM エンティティーのタイプ オブジェクト・タイプ*
レコード・カテゴリー 101 フォルダー
レコード・フォルダー 102 フォルダー
電子レコード・フォルダー 105 フォルダー
物理コンテナー 106 フォルダー
ハイブリッド・レコード・フォルダー 108 フォルダー
物理レコード・フォルダー 110 フォルダー
ボリューム 103 フォルダー
電子レコード 301 ドキュメント
E メール・レコード 302 ドキュメント
マーカー 303 ドキュメント

* カスタム・オブジェクトは、アクション、ロケーション、レコード・タイプなどの項目です。 Search Designer の「オブジェクト・サブクラス」メニューを開くと、このリストが表示されます。

検索を設計する際に、 エンティティー・タイプを検索テンプレートにチェック・ボックスとしてリスト表示できます。 これらのタイプは「オブジェクト・タイプ」ページで指定します。 検索テンプレートを使用する場合は、上記の表にあるいずれかの値を入力するか、必要な「選択済みクラスに対して結果をフィルター」チェック・ボックスを選択して特定のエンティティー・タイプを検索します。

保管済み検索および検索テンプレートの作成について詳しくは、Search Designer のヘルプを参照してください。

保管済み検索

保管済み検索には既に、作成者が定義した検索条件がすべて含まれています。 必要な操作は、名前をクリックするだけです。 この操作により検索が実行され、フォルダーを開いたときと同じように検索結果が表示されます。 「保管済み検索」アイコン 「保管済み検索」アイコン

検索テンプレート

検索テンプレートでは通常、検索条件を表示し、独自の値を入力することができます。 検索に使用するプロパティーや演算子は変更しません。 設計者があらかじめ選択しておいた条件に値を入力するだけです。 「検索テンプレート」アイコン 「検索テンプレート」アイコン

IBM Enterprise Records では、 全文検索 (CBR) エレメントを含む保管済み検索または検索テンプレートに対して、None オプションのみをサポートします。 ALL など、その他の CBR オプションはサポートされていません。

IBM Enterprise Records の検索テンプレートでは、レコード・オブジェクト・ストアで宣言されたドキュメントのコンテンツにある CBR キーワードのみを検索します。この検索テンプレートでは、ファイル・プラン・オブジェクト・ストア内のメタデータなどのレコード・プロパティーのテキストは検索されません。

VQL は、コンテンツ検索エンジンの基礎となる Autonomy K2 ソフトウェアでサポートされる照会言語です。 VQL 構文の詳細については、K2 Master Administration Server にインストールされた Autonomy マニュアル (以下の URL) を参照してください。http://<Master_Administration_Server_hostname>:9990/verity_docs/

検索テンプレートまたは保管済み検索を使用するには、次のようにします。

  1. 「検索」タブを選択し、「検索テンプレートと保管済み検索」をクリックします。
  2. リストに表示されている中から検索テンプレートまたは保管済み検索を選択します。
  3. 選択した検索テンプレートに検索条件を指定して、「検索」をクリックします。 保管済み検索は、ユーザーが入力を行うことなく直ちに実行されます。
  4. 「デフォルトのリストア」をクリックして、テンプレートの検索条件をすべてクリアします。 メニューから特定の値をクリアする場合は、リストの先頭にある空白を選択します。 日付をクリアするには、カレンダー・アイコンにある「クリア」リンクをクリックします。テキストを削除する場合は、そのテキストを強調表示し、Backspace キーを押します。

検索結果は、ページに表示されます。列見出しをクリックすると 結果をソートできます。 「情報の取得」アイコンをクリックすると、情報ページにアクセスできます。 エンティティーのコンテキスト・メニューからドキュメントを表示したり、フォルダーを開いたり、 アクションを実行したりすることが可能です。 複数のエンティティーに対してアクションを実行する場合は、それらのチェック・ボックスを選択し、「複数選択アクション」メニューからそのアクションを選択します。



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最終更新: 2013 年 11 月
use_stored_searches_and_search_templates.htm

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