Папку записей можно добавить только на самом нижнем уровне категории записей. Если категория записи содержит подкатегорию, к ней нельзя добавить папку записей. Кроме этого, папку записей можно добавить только в активную категорию записей. В папке записей нельзя создать подпапку. Папка записей может содержать только тома и записи. IBM® Enterprise
Records поставляется с четырьмя типами папок записей: электронная папка, физическая папка, физический ящик и гибридная папка. На вашем сайте можно создать дополнительные пользовательские папки.
Об этой задаче
В установке PRO для
IBM Enterprise
Records только Менеджер записей или Администратор записей могут добавить папку записей. В установках DoD и в базовой установке, кроме Менеджера записей и Администратора записей, добавить папку записей могут привилегированные пользователи. Если у вас нет требуемых разрешений защиты для создания папки записей, можно запустить рабочий поток создания папки записей из
Workplace. Когда вы запускаете этот рабочий поток, требования создания папки записей отправляется Менеджеру записей для утверждения. Более подробную информацию смотрите в теме о создании папки записей с помощью рабочего потока. По умолчанию новая папка записей наследует от своего родительского объекта все свойства, кроме имени, идентификатора и даты открытия. Эти наследованные значения можно изменить.
Внимание: На любом уровне плана размещения не создавайте больше ста категорий записей и папок записей. Более подробную информацию о планах размещения смотрите в теме о планах размещения.
Процедура
Чтобы добавить папку записей:
- Зарегистрируйтесь как Менеджер записей или Администратор записей.
Просмотрите план размещения, чтобы перейти к категории записей, в которой вы хотите создать папку записей.
- Щелкните по Добавить папку записей и выполните следующие действия.
- Чтобы задать Класс, щелкните по типу папки записей, которую вы хотите создать, а затем нажмите кнопку Далее, чтобы перейти к шагу Задать свойства.
- Электронные папки записей могут содержать и электронные, и физические записи
- Физические папки записей могут содержать физические записи
- Ящик предназначен для физических записей и может быть сконфигурирован для моделирования хранилища
- Гибридные папки записей могут содержать и электронные, и физические записи
Более подробную информацию о типах папок смотрите в теме Категории, папки и тома.
- Чтобы задать свойства, введите или измените показанные значения свойств. Некоторые свойства можно изменить непосредственно на этой странице; для других нужно щелкнуть по имени свойства, а затем внести изменение для значения. Красная звездочка означает, что для этого свойства необходимо задать значение. Более подробную информацию о выведенных свойствах смотрите в справочнике о свойствах. Если вы собираетесь ввести шаблон записей, который автоматически именует добавляемые в папку записи, введите этот шаблон непосредственно в это поле. Информацию о построении шаблона смотрите в теме о добавлении шаблона именования.
- Нажмите кнопку Далее, чтобы задать расписание утилизации для папки записей или выбрать другое действие в панели.
Нажмите кнопку Отмена, чтобы закрыть мастер по добавлению папки записей.
- Есть три возможности, чтобы задать информацию об утилизации. Расписание утилизации может уже быть предварительно выбрано. Переключатель Наследовать включен. Расписание утилизации может быть выведено, но переключатель Наследовать - выключен. Для его использования нажмите кнопку Наследовать. Информация об утилизации может отсутствовать. В любом случае щелкните по Просмотреть расписание, чтобы выбрать или изменить его. Нажмите кнопку Очистить расписание, чтобы пока оставить информацию об утилизации пустой.
Просмотреть информационные страницы любого назначенного расписания можно, щелкнув по значку Получить информацию.
- Для перехода к расписанию нажмите кнопку Выбрать под именем расписания утилизации, которое вы хотите назначить данной папке.
- При необходимости, если это требуется для утилизации, задайте Права для утилизации, назначаемые утилизации папки записей. По умолчанию права для утилизации, заданные для выбранного расписания утилизации, автоматически назначаются как права для утилизации для папки записей. Если для заданного расписания права для утилизации не заданы, применяются права для утилизации, заданные вами для папки. Если вы задаете права для утилизации сейчас, а расписание утилизации позже, права для утилизации для расписания переопределяют заданные сначала права для утилизации.
Внимание: Если для параметра вывода Показать действия с важными записями при создании контейнеров в разделах Предпочтения сайта или Предпочтения пользователя задано значение Нет, программа не выводит информацию на шаге Задать важную запись. Вместо этого происходит переход к подшагу l.
- Если в предпочтениях сайта или пользователя задан вывод действия Задать важную запись, нажмите кнопку Далее, чтобы задать такую запись для папки записей. Либо выберите другое действие в панели. Дополнительную информацию смотрите по ссылкам Предпочтение пользователя и Предпочтение сайта в конце этой темы.
- Для указания важности записей в этой категории выберите True в меню Индикатор важной записи. Если для созданных в папке записей требуются непрерывные пересмотры и изменения, можно на этом шаге отметить эту папку записей как Важную. Все созданные в такой папке записи будут автоматически классифицированы как важные.
- При желании введите описание важных записей, чтобы добавить его к этой папке записей.
- В меню Действие по пересмотру важных записей выберите действие, которое периодически запускается в цикле пересмотра или изменений важных записей. В этом меню перечислены ранее созданные действия анализа важных записей. Более подробную информацию смотрите в теме Добавление действия.
- В меню Цикл пересмотра и изменения важных записей выберите событие, включающее периодический пересмотр или изменение важных записей в папке. В этом меню перечисляются ранее созданные регулярные события. Более подробную информацию смотрите в теме Добавление регулярного события.
- Нажмите кнопку Далее, чтобы задать защиту и закончить определение папки.
- Чтобы задать защиту, просмотрите существующие параметры защиты. Более подробную информацию о каждой области права доступа смотрите в теме, посвященной тому, как задать параметры защиты. Параметры защиты определяют группы и пользователей, у которых есть право доступа к папке записей, и управляют разрешениями, предоставленными группам и пользователям. Заданные здесь параметры защиты для объекта можно переопределить параметрами защиты FileNet P8. Дополнительную информацию смотрите в теме Защита.
- Чтобы изменить права доступа для конкретного пользователя или группы из перечисленных на этой странице, щелкните по имени пользователя или группы в столбце Заголовок. Откроется страница Параметры защиты, на которой можно задать разрешения защиты различных пользователей и групп.
- Чтобы добавить новых пользователей и группы к списку, нажмите кнопку Добавить новое. Для удаления существующего пользователя или группы из списка выберите опцию Удалить для этого пользователя или группы. Более подробную информацию о пользователях и группах смотрите в теме Добавление к объекту пользователей и групп.
- Чтобы сохранить изменения параметров защиты и завершить создание папки записей, нажмите кнопку Готово.
- Нажмите кнопку OK, чтобы подтвердить получение сообщения об успешном добавлении папки записей и закрыть помощник.