A nyugták általában azt követik, hogy mely felhasználók vannak birtokában egy
minősített rekord egy példányának. Létrehozhat azonban nyugtákat nem minősített
rekordok esetében is. Bár a nyugta egy minősített dokumentum helyét követi, maga a
nyugta nem minősített.
Ha a nyugta papíralapú dokumentum, akkor deklarálhatja fizikai rekordként. További
információkért tekintse meg a fizikai rekordok deklarálásával kapcsolatos témakört. Beolvashatja
a nyugtát és deklarálhatja a beolvasott képet elektronikus rekordként, vagy létrehozhat
egy elektronikus szövegdokumentumot, és deklarálhatja azt rekordként. Ha a nyugtát mégis
minősített rekordként kívánja deklarálni, akkor tekintse meg a minősített rekord
deklarálása témakört.
Amikor a nyugtát rekordként deklarálja, akkor a követni kívánt rekorddal társítja.
Nyugta deklarálása rekordként:
- Kezdje meg a nyugta deklarálását rekordként, mint ahogy azt bármely egyéb dokumentum
esetében tenné.
- A Tulajdonságok beállítása lépésben kattintson a ReceiptOf
elemre.
- Keresse meg és válassza ki a minősített rekordot, amelyet a nyugta nyomon követ.
- Hajtsa végre a rekord deklarálási folyamatát, mint ahogy azt bármely egyéb
dokumentum esetében tenné.
Miután deklarálta a nyugtát rekordként, a nyugta Tulajdonságok nézete megjeleníti a
követett rekord nevét a ReceiptOf mezőben.
Módosíthatja az értéket a ReceiptOf lehetőségre kattintva, vagy
törölheti a hozzárendelést a Törlés lehetőségre kattintva.
A rekord Részletek nézetében, a További rekordrészletek rész tartalmaz egy
Nyugta állapota mezőt, amely megjeleníti a következő állapotok
egyikét:
- Nincs: A rekord nincs beállítva egy másik rekord nyugtájaként.
- Csatolt: A rekord, amelyhez a nyugta rendelve van,
változatlan állapotban van; a nyugta továbbra is a követett rekordhoz van csatolva.
- Átvitt szülő: A társított rekord átvitelre került a normál
selejtezési folyamattal.
- Szülő megsemmisült: A társított rekord törlésre került a
normál selejtezési folyamattal.
- Szülő visszaminősítve: Egy jogosult felhasználó
visszaminősítette a társított rekordot.
- Szülő visszaléptetve: Egy jogosult felhasználó
visszaléptette a társított rekordot.
- Szülő törölve: A társított rekord saját kezűleg törlésre
került.
A "Szülő" kifejezés a nyugtával társított rekordra, és nem egy mappára vonatkozik.
Figyelem: A
Nyugta állapota mező a "Nincs" értéket
jeleníti meg, ha a rekord nem nyugta. A minősített rekord Tulajdonságok nézete
megjeleníti a hozzá csatolt nyugták neveit (ha vannak). A minősített rekord Nyugta állapota
mezője "Nincs" értéket jelenít meg, mivel a csatolt nyugtákkal rendelkező rekord nem
lehet más rekord nyugtája. A rekord rendelkezhet számos nyugtával, de egy nyugta csak egy
rekordhoz társítható.
- Nem tudja selejtezni azokat a nyugtákat, amelyek még egy aktív minősített rekordhoz
vannak csatolva.
- Amikor visszaléptet vagy visszaminősít egy rekordot, a rendszer törli a nyugtára
mutató hivatkozást. Ha továbbra is követni kívánja a rekordot, deklaráljon egy új
rekordot a visszaléptetett vagy visszaminősített rekord nyugtájaként.