IBM® Enterprise
Records on IBM FileNet P8 -tuoteperheen lisäosa. IBM Enterprise
Records -ohjelman avulla voidaan luoda ja hallita sekä sähköisiä että fyysisiä tietoja sisältäviä asiakirjoja tarkasti, turvallisesti ja luotettavasti. IBM Enterprise
Records -ohjelman avulla voidaan hallita kaikentyyppisiä asiakirjoja riippumatta käytetystä tallennusvälineestä tai tiedostomuodosta. Ohjelman IBM Enterprise
Records käytön ymmärtäminen edellyttää, että tiedät, mitä asiakirjat ovat ja minkä takia asiakirjojen hallintajärjestelmää käytetään.
Asiakirjojen hallinta
Asiakirjojen hallinta sisältää hallintatoimia, kuten suunnittelua, valvontaa ja järjestelyä, joita tehdään asiakirjojen luontia, tallennusta, käyttöä, noutoa ja poistoa varten. Asiakirjojen hallintaan kuuluvat kaikki toiminnot, joita asiakirjoille tehdään niiden ylläpitämiseksi koko asiakirjan elinkaaren (luonnin, aktiivisen käytön, passiivisen säilytyksen ja poiston) ajan.
Asiakirjojen hallinnan tarve
Määrittämällä luotettavan asiakirjojen hallintajärjestelmän varmistat, että organisaation tiedot ovat täsmällisiä, kattavia ja helposti käytettävissä. Muussa tapauksessa työaikaa voi kulua tavattomasti tuottamattomiin toimintoihin, kuten tietojen manuaaliseen etsintään tai puuttuvien tai virheellisesti arkistoitujen asiakirjojen hakuun.
Jos asiakirjojen hallintajärjestelmää ei ole, voi olla vaikeaa löytää ja tulkita asiakirjojen säilytykseen liittyviä lakeja ja asetuksia sekä toimia niiden mukaisesti. Nämä puutteet voivat johtaa ankariin sakkoihin, rangaistuksiin tai muihin laillisiin seuraamuksiin. Jos asiakirjoja ei ylläpidetä ja hallita oikein, riskinä ovat myös oikeusriidat, salassapito-ongelmat ja tärkeiden tietojen suojausongelmat.
Voit vähentää edellä mainittuja riskejä käyttämällä IBM Enterprise
Records -ohjelmaa. IBM Enterprise
Records -ohjelman avulla voit säilyttää arvokkaita tietoja asiakirjoina, jotka ovat tarvittaessa käytettävissä hakutekniikoiden avulla, kun taas vähemmän tärkeät ja passiiviset asiakirjat poistetaan tai arkistoidaan.
IBM Enterprise
Records -ohjelman rooli asiakirjojen hallinnassa
Voit hallita asiakirjoja koko yrityksen laajuisesti tallennusvälineestä riippumatta.
IBM Enterprise
Records -ohjelman tarkoitus on varmistaa, että seuraavat toiminnot toteutuvat:
- asiakirjat ovat helposti käytettävissä tarvittaessa koko yrityksen laajuisesti
- järjestelmä poistaa arkistosta asiakirjat, joita ei enää tarvita tai joita lain, säännösten tai hallintokäytäntöjen mukaan ei enää tarvitse säilyttää.
IBM Enterprise
Records -ohjelman avulla voit tehdä seuraavat toimet:
- Hierarkkisen rakenteen (arkistonmuodostussuunnitelman) luonti ja ylläpito asiakirjojen tallennusta varten.
- Sähköisten ja fyysisten asiakirjojen hallinta.
- Asiakirjoja sisältävien tietovarastojen suojaus.
- Asiakirjojen säilytys- ja poistosääntöjen luonti.
- Asiakirjojen arkistoinnin tai tuhoamisen pakottaminen kyseisten sääntöjen perusteella.
- Asiakirjojen käyttöoikeuksien hallinta.
- Asiakirjojen nouto hakuperusteiden avulla.
- Niiden asiakirjojen poisto, joita organisaatio ei enää tarvitse.
IBM Enterprise
Records -ohjelman ominaisuudet ja edut
Seuraavassa taulukossa on luettelo
IBM Enterprise
Records -ohjelman ominaisuuksista sekä niiden mukanaan tuomista eduista.
Ominaisuus |
Etu |
Asiakirjojen keskitetty tietovarasto |
- Tietojen laaja käyttö ja käytettävyys koko yrityksen kattavasti.
- Tehokas päätöksenteko oleellisten tietojen nopean käytettävyyden ansiosta.
|
Virtuaaliset sijainnit ja säilöt sähköisiä ja fyysisiä dokumentteja koskevien asiakirjojen hierarkkista tallennusta varten |
- Tulostettujen dokumenttikokoelmien ja sähköisten tiedostojen hallinta.
- Fyysisen toimistoympäristön simulointi.
- Virtuaaliset sijainnit ja säilöt, joilla mallinnetaan todellisen fyysisen tallennustilan rakennetta.
- Kustannusten hallinta toimitiloihin, laitteistoon sekä asiakirjojen hallinta- ja noutohenkilöstöön liittyvien kustannusten alenemisen myötä.
|
Helppokäyttöiset hakuominaisuudet |
- Tarvittavat tiedot nopeasti ja helposti käytettävissä ilman monimutkaisen kyselysyntaksin käyttöä.
|
Asiakirjojen säilytys- ja poistosäännöt. |
Käyttäjä voi määrittää hallittavaksi seuraavaa: - Asiakirjan säilytysaika.
- Asiakirjan käsittely säilytysajan päättyessä.
- Asiakirjojen arviointi ennen arkistosta poistoa.
|
Asiakirjojen kirjausmenettelyt, säilytysajan automaattinen seuranta ja asiakirjojen poiston aloitus |
- Asiakirjoja ei poisteta arkistosta, muuteta, käsitellä, vaurioiteta tai menetetä vahingossa.
- Järjestelmä poistaa asiakirjoja arkistosta vain arkistostapoistoaikataulun mukaisesti tai osana kirjausmenettelyä.
- Tallennustilavaatimukset pienenevät, kun järjestelmä poistaa asiakirjat, joita ei enää tarvita.
|
Asiakirjojen tuonti ja vienti |
- Asiakirjat, joita organisaatio ei tarvitse säännöllisesti, voidaan viedä toiseen sijaintiin. Nämä dokumentit ovat asiakirjoja, jotka on hallinnollisten säädösten takia säilytettävä.
- Asiakirjoja voidaan tuoda muista asiakirjavarastoista.
|
Asiakirjojen asianmukaiset suojausasetukset |
- Asiakirjoja voivat käyttää vain käyttäjät, joilla on käyttöoikeudet.
- Käyttäjät eivät voi poistaa asiakirjoja vahingossa. Arkiston pääkäyttäjä voi poistaa asiakirjoja, tai niitä voidaan poistaa arkistosta poistomenettelyn tuloksena.
- Käyttäjät voivat toteuttaa vain sellaisia asiakirjoihin liittyviä toimintoja, joihin heillä on käyttöoikeudet.
|
Integrointi IBM FileNet P8-, Workplace-, Workplace XT-, IBM Content
Navigator-, Microsoft Office- ja Microsoft Outlook -ohjelmiin |
Seuraavien ohjelmien asiakirjojen manuaalinen tai automaattinen vahvistus: - Workplace tai Workplace XT
- IBM Content
Navigator
- Microsoft Outlook, Word, Excel ja PowerPoint
- Syöttömallit
|
IBM Enterprise
Records -ohjelman käyttäjäroolit
IBM Enterprise
Records tuo käyttöön rooleihin perustuvan käyttäjien suojausmallin, ja se sisältää roolit Arkiston pääkäyttäjä, Asiakirjojen hallinnoija, Asiakirjojen käyttöoikeuden haltija ja Asiakirjojen käyttäjä. Roolit määrittävät, mitä tehtäviä kuhunkin rooliin kuuluvat käyttäjät voivat tehdä. Lisätietoja on Suojaus-ohjeaiheessa.
IBM Enterprise
Records -järjestelmien tyypit
Ennen kuin asennat
IBM Enterprise
Records -sovelluksen, sinun on valittava asiakirjojen hallintatarpeitasi vastaava asennustyyppi (tietomalli). Käytettävissä ovat seuraavat tietomallit:
- Base: tuo käyttöön asiakirjojen hallinnan perustoiminnot ja -ominaisuudet.
Asiakirjojen hallinnan IBM Enterprise
Records -ohjelman Base-asennusvaihtoehto on yleisin vaihtoehto IBM Enterprise
Records -ohjelman yhteydessä, koska se sisältää mahdollisimman vähän ominaisuuksia mutta täyttää kuitenkin useimmat tarpeet. Toiminnoiltaan Base-asennusvaihtoehto tuo käyttöön samat ominaisuudet kuin DoD-asennusvaihtoehto.
- DoD Baseline: Täyttää Department of Defense (DoD) 5015.2 -perusstandardin. Tämä standardi sisältää toteutus- ja menettelyohjeita DoD-asiakirjojen hallintaan. Lisäksi IBM Enterprise
Records -ohjelman DoD-asennusvaihtoehto määrittää erilliset järjestelmän käyttöliittymät ja hakuperusteet. DoD-asennus kuvaa myös asiakirjojen hallinnan vähimmäisvaatimukset, joiden on täytyttävä nykyisten NARA (National Archives and Records Administration) -säädösten mukaisesti.
- DoD Classified: Täyttää Department of Defense (DoD) 5015.2 -perusstandardin ja tukee lisäksi luokiteltujen asiakirjojen käsittelyä DoD-standardin luokiteltuja dokumentteja varten sisältämien valinnaisten vaatimusten mukaisesti.
IBM Enterprise
Records -yksiköiden tyypit
IBM Enterprise
Records -ohjelmassa asiakirjat tallennetaan hierarkkiseen rakenteeseen, joka sisältää eri asiakirjojen hallintaan liittyviä yksiköitä. Seuraavassa kuvassa esitetään kyseisten yksiköiden hierarkkinen rakenne sekä lyhyt selite kustakin yksiköstä:

- Objektisäilö: Objektivarasto sekä varaston objektien tallennus- ja noutopalvelupaketti. Objektisäilö voi olla jokin seuraavista:
- FPOS (File Plan Object Store eli arkistonmuodostussuunnitelman objektisäilö): sisältää arkistonmuodostussuunnitelman eli koko luotavien asiakirjojen hallintayksiköiden hierarkian.
- ROS (Records Object Store eli asiakirjojen objektisäilö): sisältää dokumentteja, jotka voidaan vahvistaa asiakirjoiksi FPOS-säilössä.
On suositeltavaa määrittää omat objektisäilönsä asiakirjoille (metatiedoille) ja asiakirjoiksi vahvistettaville dokumenteille. Tällöin FPOS-säilö sisältää arkistonmuodostussuunnitelman rakenteen, kun taas ROS-säilö sisältää dokumentit, joista osa vahvistetaan asiakirjoiksi. Tavallisesti järjestelmässä on useita käyttäjiä, joilla on ROS-säilön käyttöoikeudet mutta joilla ei ole käyttöoikeuksia FPOS-säilön yksiköihin, joista arkistonmuodostussuunnitelma koostuu. Yhteen FPOS-säilöön voi liittää useita ROS-säilöjä.
- Arkistonmuodostussuunnitelma: Määrittää asiakirjojen järjestyksen. Arkistonmuodostussuunnitelmassa asiakirjat tallennetaan rakenteiseen hierarkiaan, jonka tarkoitus on säilyttää asiakirjojen asiayhteys. Voit esimerkiksi luoda arkistonmuodostussuunnitelmia, jotka kuvaavat organisaation liiketoimintoja. Tämän jälkeen voit luetteloida asiakirjat kyseisiin malleihin liiketoimintojen mukaan.
Voit myös liittää arkistonmuodostussuunnitelmaan nimeämismallin. Kaikki arkistonmuodostussuunnitelmaan luotavat yksiköt noudattavat asiakirjojen nimeämismallia.
- Asiakirjaluokka: Luokittelee toisiinsa liittyvien asiakirjojen joukon arkistonmuodostussuunnitelmassa. Asiakirjaluokkien avulla asiakirjoja voidaan luetteloida toiminnallisten luokkien mukaan. Asiakirjaluokka voi sisältää aliluokkia tai asiakirjakansioita, mutta ei molempia. Voit lisäksi liittää kuhunkin luokkaan säilytys- ja poistosääntöjä. Kyseiset säännöt ovat käytössä kaikissa luokkaan luotavissa asiakirjakansioissa ja asiakirjoissa.
- Asiakirjakansio: Toimii toisiinsa liittyvien asiakirjojen säilönä. Kansion avulla asiakirjoja hallitaan määritettyjen säilytysaikojen ja poistotapahtumien mukaisesti. Voit hallita sähköisiä ja fyysisiä asiakirjoja luomalla sähköisiä ja fyysisiä asiakirjakansioita sekä asiakirjojen yhdistelmäkansioita.
- Sähköinen kansio: Käytetään sähköisten asiakirjojen tallennukseen. Sähköinen kansio voi sisältää myös merkkejä. Merkki on fyysisen asiakirjan sähköinen merkintä, jota ei voida tallentaa fyysiseen kansioon. Esimerkkejä tällaisista asiakirjoista ovat laajat rakennuspiirustukset, videonauhat ja tietokannat.
- Fyysinen kansio: tallentaa fyysisiä kohteita, kuten paperiasiakirjoja, koskevia asiakirjoja. Fyysinen kansio on papereita sisältävän kansion näennäisvastine.
Organisaatiosi fyysisen tallennusrakenteen perusteella voit laatia
fyysisten kansioiden hierarkian IBM Enterprise
Records -ohjelmassa.
- Laatikko: Laatikoiden avulla voidaan mallintaa fyysisiä yksiköitä, jotka sisältävät toisia fyysisiä yksiköitä. Voit esimerkiksi luoda
"varaston", jossa on "hyllyjä" ja niillä "laatikoita" ja niissä "fyysisiä kansioita". Laatikko voi sisältää toisen laatikon, fyysisen kansion tai tietueen.
- Yhdistelmäkansio: Kokoelma toisiinsa liittyviä sähköisiä ja fyysisiä tietueita.
- Taltio: Toimii loogisena asiakirjakansion pienempiin ja helpommin hallittaviin osiin jakavana yksikkönä. Taltio ei esiinny yksinään
ilman kansiota. Asiakirjakansio sisältää aina vähintään yhden taltion, jonka järjestelmä luo automaattisesti, kun asiakirjakansio luodaan. Tämän jälkeen taltioita voidaan luoda asiakirjakansioon haluttu määrä.
- Asiakirja: Asiakirja sisältää sellaisen dokumentin tai fyysisen objektin metatietoja, joka on saatettu IBM Enterprise
Records -sovelluksen hallintaan. Asiakirja voi periä toimintatapoja asiakirjakansiolta, johon asiakirja luodaan. Asiakirja perii esimerkiksi pääasiakirjakansion arkistostapoistoaikataulun. Asiakirjat voidaan luokitella seuraaviin lajeihin:
- Sähköinen asiakirja: osoittaa sähköiseen dokumenttiin.
- Merkki: osoittaa fyysiseen objektiin tai paperiasiakirjaan.
- Tärkeä asiakirja: Tärkeä asiakirja, jota operatiivisten vastuiden toteuttaminen koko yrityksen laajuisen hätätilanteen ilmetessä vaatii.
Tärkeitä asiakirjoja arvioidaan ja päivitetään säännöllisesti.
- Pysyvä asiakirja: Asiakirja, jolla katsotaan olevan niin paljon historiallista tai muuta arvoa, että organisaation tulisi säilyttää se pitkään. Säilytysaika on pidempi kuin hallinnolliset, lailliset tai verotukselliset syyt tavallisesti edellyttäisivät.
- Asiakirjalajit: Asiakirjalaji voidaan liittää asiakirjoihin, joilla on yhteisiä ominaisuuksia. Voit esimerkiksi määrittää yhteisen arkistostapoistoaikataulun asiakirjoille sekä helpottaa niiden hakua ja noutoa määrittämällä asiakirjalajeja. Asiakirjalajeja käytetään, kun tietyn asiakirjakansion sisältämä asiakirjaryhmä käyttää muuta poistoaikataulua kuin asiakirjakansioon on liitetty.
Seuraava merkintä on esimerkki asiakirjojen hallintayksiköiden hierarkiasta.
Arkistonmuodostussuunnitelma
Yleinen hallinto (luokka)
Kirjeenvaihtotiedostot (kansio)
Ohjelmien selonteot (kansio)
2006 Johtajakoulutuskonferenssi (taltio)
2007 Johtajakoulutuskonferenssi (taltio)
Tietohallinto (luokka)
Kirjeenvaihtotiedostot (kansio)
Operaattorin numerotaulukot (kansio)