Puede realizar búsquedas de registros, volúmenes, carpetas de registros y categorías
de registros. Las opciones de búsqueda que puede elegir dependen del modo de búsqueda, dinámica o
estática. También puede acceder a plantillas de búsquedas y búsquedas almacenadas.
Acerca de esta tarea
Para obtener más información sobre el modo de búsqueda, consulte el tema sobre personalización de la página de búsqueda.
Después de seleccionar el tipo de búsqueda, puede concretar la búsqueda si especifica los
siguientes tipos de criterios de búsqueda:
- Búsqueda por propiedades: Busca entidades basadas en valores de
propiedades, como título de documento, creador, fecha de retención de contenido o
decisión de revisión de fase actual.
- Búsqueda basada en contenido: las búsquedas de registro basadas en palabras y frases
específicas que se muestran en el contenido del documento declarado o
en las propiedades del registro (llamados metadatos). La búsqueda por contenido solo está disponible para registros.
- Búsqueda por entidad superior: Busca registros basados en el tipo
y las propiedades de la entidad superior. Por ejemplo, una carpeta de registros puede contener dos volúmenes, Vol1 y Vol2; cada uno de ellos contiene un conjunto diferente de registros. Si especifica Vol1 en el tipo padre, solamente los registros
de este volumen que coinciden con otros criterios se ven en los resultados
de búsqueda.
Puede modificar los criterios de búsqueda predeterminados en cada página. La ficha
Buscar incluye un enlace a Plantillas de búsqueda y Búsquedas almacenadas. Los
diseñadores de búsquedas crean estas búsquedas prediseñadas en
Application Engine o
Workplace XT, y las marcan
para su uso en
IBM® Enterprise
Records. Las plantillas de búsqueda especifican algunos de los criterios de búsqueda y dejan algunos campos modificables, para que pueda personalizar la búsqueda. Una
búsqueda almacenada es una búsqueda que incluye todos los criterios de búsqueda que no se
pueden editar. Cuando hace clic
en el nombre de una búsqueda almacenada, verá solamente los resultados como si hubiera
abierto una carpeta.
Resultados
Especificar propiedades
A la hora de definir los criterios de búsqueda, puede buscar entidades según un número
máximo de siete propiedades. Puede introducir valores para cualquiera de estas propiedades o todas ellas. En los registros clasificados, puede introducir criterios de búsqueda basados en la clasificación actual o inicial, degradación, actualización, desclasificar fechas o sucesos, así como marcas suplementarias. También puede dejar los valores de la propiedad en blanco,y buscar una entidad basada en otros criterios de búsqueda.
Para seleccionar el conjunto de
propiedades:
- Haga clic en Cambiar.
- En el área Configuración de criterios de propiedades,
seleccione el nombre de una propiedad en uno o más de los menús
Nombre de propiedad.
- Haga clic en el botón de opción de la propiedad a partir de la cual deben ordenarse los resultados.
- Seleccione un operador. Los operadores disponibles dependen de la propiedad.
- Haga clic en Aceptar cambios.
Para obtener más información sobre la configuración de esta página, consulte
el tema sobre personalización de la página de búsqueda.
Especifique valores y defina
operadores
Para cada operador que desee incluir en una búsqueda,
especifique un valor. Puede especificar este valor al escribir texto, seleccionar un valor desde un menú u otra página, o seleccionar una fecha desde un calendario.
Solo se utilizan en la búsqueda las propiedades que tienen valores.
Para definir operadores:
- Compruebe el operador de cada propiedad. Puede seleccionar un operador en cada menú
o aceptar el predeterminado.
- Introduzca un valor para cada propiedad que desee usar.
- Seleccione AND o OR para indicar la relación entre dos propiedades. El operador AND devuelve resultados solo si ambos valores son true. Si el valor de alguna de las propiedades es verdadero, el operador OR devuelve los resultados.
Por ejemplo, si tiene una propiedad con diversos valores llamada Recursos humanos
y desea buscar Nómina o Contrataciones, introduzca los criterios siguientes:
Recursos humanos = Nómina de pago OR
Recursos humanos = Contrataciones
También puede especificar los criterios de búsqueda como: Recursos humanos = Nómina de pago, Contrataciones
Importante: Si utiliza la propiedad Clasificación
inicial en un modelo de datos Confidencial de DoD, el campo de entrada de clasificación
es un campo de cadena. Todas las comparaciones que utilicen operadores como mayor que
(>) o menor o igual que (< o =) se basan en el texto que escriba. Por lo tanto, Sin clasificar es mayor que
Clasificado porque U es la 17va. letra del alfabeto inglés y C es la tercera letra.
Especificar contenido
Si está buscando un registro, puede especificar una palabra o frase en una de dos maneras. Una forma es si la palabra o frase
está en el contenido del documento declarado en el Almacén de objetos de registro.
Otra forma es si la palabra o frase está en el texto de las propiedades
del registro en los metadatos en el Almacén de objetos del plan de archivos). El
administrador del sitio debe configurar el motor de búsqueda para indexar propiedades. Puede combinar la
búsqueda de una propiedad con la búsqueda de un contenido mediante el operador
AND u OR.
Si el modo de búsqueda es estático y utiliza el operador OR,
la búsqueda procesa en primer lugar la búsqueda de la propiedad. Si el número de resultados devueltos iguala o
supera el valor de Máx. resultados,
la búsqueda se detiene y no busca el contenido. Por ello, es posible que el resultado no incluya documentos con el contenido solicitado.Para obtener información
sobre el modo de búsqueda, consulte el tema sobre personalización de la página de
búsqueda. Cuando
el modo de búsqueda es dinámico, dicho modo sigue procesando primero la búsqueda de
contenidos, seguida de la búsqueda de propiedades, y el modo dinámico lo devuelve todo.
Para buscar contenido:
- En el cuadro de texto Contenido contiene, escriba el texto que desee incluir
en la búsqueda.
- Para el valor in, seleccione
Metadatos para encontrar el texto en las propiedades o
Contenido para encontrar el texto en el documento
declarado. Cuando especifique Contenido en la búsqueda, la
página de resultados de búsqueda incluye una columna de clasificaciones que muestra un
porcentaje relevante para los criterios de búsqueda. Las clasificaciones son la
columna de ordenación predeterminada e inicialmente se ordena en orden descendente. La
columna Clasificación solo está disponible cuando el modo de búsqueda es dinámico.
- Configure el operador como AND para especificar que
la entidad debe contener el texto que ha introducido y que todas las propiedades también
deben ser true. Configure el operador como OR si el contenido o las
condiciones de la propiedad deben ser true.
Atención: - Cuando introduce una palabra, la búsqueda de contenido considera todas las formas de la palabra en el texto del documento.
Si se busca texto en propiedades (metadatos), solo se devuelven coincidencias exactas. De
este modo, si introduce semana al buscar contenido
en el documento, recibirá documentos que contengan semana, semanas y semanal. Si
especifica mes en una búsqueda de propiedades,
recibirá solo los documentos que tengan el valor de propiedad de mes.
- Cuando se introduce más de una palabra, se deben encontrar todas las palabras en el documento. Por ejemplo, si introduce informe semanal, solo se muestran los documentos que contienen informe y semanal.
- Para buscar una frase con palabras en un orden específico rodee la frase con
comillas. Por ejemplo, "mano derecha" solo devuelve los documentos que contienen la frase mano derecha.
- Utilice comillas para buscar una mayúscula o minúscula o una
ortografía específica. Por ejemplo, "estrella" devuelve estrella, pero no
estrellado o Estrella.
- Utilice un asterisco (*) como carácter comodín para representar cero o
más letras, números o caracteres de subrayado ( _ ). Por ejemplo, ma*r
devuelve marcar, mascar, Mascullar, masificar y masticar. Utilice un ?) para representar un carácter alfanumérico (solo uno) como en
?er, que mostraría cocer, comer, correr, coser.
- Si su sistema usa Oracle, la búsqueda distingue entre mayúsculas y minúsculas, a menos
que su administrador haya cambiado este valor según se describe en el tema distinción entre mayúsculas y minúsculas.
- Cuando busca una base de datos MS SQL con el operador LIKE y sus
criterios de búsqueda contienen el carácter del corchete de apertura ([),
coloque el [ dentro de su propio conjunto de corchetes. Por ejemplo, escriba [[] en el
campo. Este problema es un problema del proveedor de MS SQL. Para obtener más información, consulte la documentación de MS SQL.
- Cuando ejecuta una búsqueda de propiedades con el operador OR con una búsqueda
de texto completo en el modo Dinámico, el orden predeterminado del conjunto de resultados
se ordena por clasificación. Tenga en cuenta que el conjunto de resultados puede tener entradas
duplicadas. Un elemento podría mostrarse dos veces en el conjunto de resultados, una vez de la búsqueda
por propiedad y otra del texto completo o contenido basado en la búsqueda
de recuperación. Cuando hace clic en una columna distinta en el conjunto de resultados, como ordenar por Título del documento en vez de por la clasificación,es posible que la duplicación inicial se filtre. Este comportamiento produce como resultado
el número total de registros que son diferentes en la búsqueda clasificados por Título
de documento cuando se comparan con el número total de registros que se devuelven cuando se ordenan
por clasificación. Si debe conocer la relevancia de los resultados de la búsqueda,
entonces ordene según la clasificación, que es el valor predeterminado. Si es importante
para usted eliminar las posibles entradas duplicadas, realice el ordenamiento por
metadatos.
Filtrar por tipo de superior
Puede buscar un registro según el tipo y las propiedades de su entidad superior. Para seleccionar la entidad superior:
- Haga clic en Seleccionar junto a Y filtrar por tipo padre.
- Seleccione el tipo de superior donde se debe encontrar el registro.
- Haga clic en Aceptar para volver a la página de búsqueda.
- Introduzca un operador y un valor o bien haga clic en Cambiar para especificar otras propiedades.Los cambios en los criterios de búsqueda de la entidad superior se reflejan en la página Mi búsqueda de ese tipo de entidad. Por ejemplo, si selecciona la carpeta de registro como la
principal y cambia el conjunto de propiedades aquí, se establecen los mismos valores de propiedad
para las carpetas de registros la próxima vez que los busca directamente.
Cuando haya especificado los criterios de búsqueda, haga clic en
Buscar.
Resultados de búsqueda
Si el modo de búsqueda es estático, el número de resultados mostrados se ve limitado
por el valor Máx. resultados. Si el modo de búsqueda
es dinámico, los resultados devueltos
no están sujetos al valor Máx. resultados. Para obtener información sobre Resultados máximos y Modo de
búsqueda, consulte el tema sobre la personalización de la página de búsqueda.
Los resultados de la búsqueda incluyen el nombre de la entidad y todos los valores de propiedades que haya especificado en los criterios de búsqueda. Si una propiedad como
Marcas suplementarias tiene diversos valores, aparece el enlace
Mostrar detalles en esa columna.
Si hace clic en este enlace, aparecen todos los valores de esa propiedad. Puede efectuar las operaciones siguientes en los resultados de búsqueda:
- Generar una versión imprimible.
- Seleccionar diversas entidades y hacer clic en Acciones de
multiselección para elegir una acción que aplicar a las entidades seleccionadas.
- Visualice la página de información de una entidad haciendo clic en Obtener
información.
- Examinar los resultados haciendo clic en un número de página o en
Siguiente.
Importante: El valor Tamaño de página de vista de lista
(Configuración general en Application Engine o Preferencias de usuario en Workplace XT) determina el número
de entidades que Resultados de búsqueda muestra en cada página.
Si hay 100 entidades en los resultados de la búsqueda y el valor Tamaño de la página
de la vista de lista es 20, entonces los resultados de la búsqueda consisten de
cinco páginas de 20 entidades.
- Ordene los resultados al hacer clic en una columna. En función de cómo
defina los valores predeterminados de búsqueda, puede renovar dinámicamente la
búsqueda y ordenar los resultados. Para obtener más detalles, consulte la descripción del campo Modo de
búsqueda en el tema sobre personalización de la página de búsqueda.
- Ordene los resultados por relevancia al hacer clic en la columna Clasificaciones.
- Debe especificar Contenido en los criterios de
búsqueda para activar la columna Clasificaciones.
- La columna Clasificación solo está disponible para Registros y el modo de
búsqueda dinámico. Para obtener detalles sobre el modo de búsqueda, consulte el tema sobre personalización de la página de búsqueda.
- Ver todos los valores de propiedades de varios valores. Para obtener
más detalles, consulte la descripción del campo Propiedad multivalor en el tema
sobre personalización de la página de búsqueda.
Si hace clic en Obtener información en una subcategoría y no tiene permisos de acceso a la categoría padre, IBM Enterprise
Records muestra un error.
Errores en la búsqueda
Si la jerarquía del plan de archivos contiene varias
categorías de registro, carpetas de registro y registros, la Búsqueda podría dar como resultado
errores, incluso errores de tiempo de espera excedido. Para conocer las configuraciones que
puede modificar para eliminar estos errores, consulte el apartado IBM FileNet P8 Troubleshooting Guide.