W celu kontrolowania zachowywaniem i rozporządzaniem akt należy zdefiniować harmonogram rozporządzania i powiązać go z
kontenerami akt i typami akt. W harmonogramie rozporządzania należy określić reguły zachowywania dla akt oraz instrukcje
rozporządzania ich na końcu okresu przechowywania.
Instrukcje rozporządzania obejmują:
- przegląd;
- przeniesienie do archiwum w przypadku zachowania na stałe;
- eksport do innej lokalizacji;
- zniszczenie.
Należy zdefiniować fazy, przez jakie powinny przechodzić akta w harmonogramie rozporządzenia. Dla każdej fazy obowiązuje
inny okres przechowywania. Przy końcu każdej fazy określona czynność jest realizowana względem akt, a następnie akta przechodzą do kolejnej fazy. Harmonogram
rozporządzenia jest przerywany dla obiektów, dla których zastosowano wstrzymanie. Zostanie on wznowiony po usunięciu wszystkich wstrzymań.
W celu obliczenia, kiedy akta będą gotowe do rozporządzenia, należy uruchomić przeglądanie z rozporządzeniem. Więcej informacji zawiera temat dotyczący procesów przeglądania. Harmonogramy rozporządzenia są importowane i eksportowane za pomocą narzędzia do importowania i eksportowania kartotek akt.
Parametry harmonogramu rozporządzania
Harmonogram rozporządzania może zawierać następujące parametry:
- Zdarzenie: wywołuje rozpoczęcie odcięcia. Odcięcie oznacza zamykanie obiektów w celu rozpoczęcia ich
rozporządzania. Odcięcie kończy aktywne korzystanie ze starych akt.
- Czynność odcięcia: czynność wykonywana automatycznie względem obiektów po wywołaniu odcięcia i po upływie czasu określonego dla odcięcia.
- Przesunięcie: czas, jaki upłynął od początku odcięcia do uruchomienia czynności odcięcia.
- Fazy rozporządzenia: fazy zdefiniowane w celu kontrolowania przechowywania akt w konkretnym stanie przez
określony czas.
- Instrukcja/czynność rozporządzenia fazy: czynność, którą należy zainicjować ręcznie po zakończeniu okresu przechowywania fazy. Z każdą fazą powiązana jest czynność rozporządzenia. Do czynności rozporządzenia fazy należą: przegląd,
przeniesienie do archiwum z zachowania na stałe, eksport oraz niszczenie.
- Przepływy pracy rozporządzania: z każdą czynnością rozporządzenia powiązany jest przepływ pracy. Po zainicjowaniu czynności system uruchamia powiązany przepływ pracy w celu zrealizowania predefiniowanego zestawu instrukcji
względem akt.
Dziedziczenie harmonogramu rozporządzenia
Harmonogram rozporządzania
można powiązać z kategorią akt, folderem akt lub typem akt. Folder akt może zawierać osobny harmonogram rozporządzenia lub może
dziedziczyć harmonogramu powiązany z nadrzędną kategorią akt.
Domyślnie akta dziedziczą harmonogram rozporządzenia folderu, w
którym harmonogram jest zadeklarowany. Jeśli jednak wymagane jest powiązanie innego harmonogramu rozporządzenia z aktami, wówczas
można utworzyć typ akt. Następnie można powiązać wymagany harmonogram rozporządzenia z tym typem akt i przypisać ten typ akt do akt. Jeśli z kategorią, folderem i typem akt powiązane są różne harmonogramy rozporządzania, wówczas akta dziedziczą harmonogram rozporządzenia z typu akt. Jeśli akta są tworzone bezpośrednio pod kategorią akt, wówczas akta dziedziczą
harmonogram rozporządzenia kategorii akt.
Ogólnie, stosowany jest harmonogram rozporządzania z najniższego poziomu hierarchii akt. Poniższy diagram przedstawia dziedziczenie harmonogramów rozporządzenia przez różne obiekty w różnych warunkach:

W przypadku przeniesienia kategorii lub folderu akt należy przypisać harmonogram rozporządzenia do kontenera.
Należy również określić obiekty w kontenerze, na które przypisanie będzie miało wpływ. Więcej informacji o przenoszeniu obiektów zawiera temat dotyczący przemieszczania.
Jeśli
podczas przemieszczenia kontenera użytkownik nie przypisze harmonogramu rozporządzania, wówczas spełnione będą następujące
warunki:
- Jeśli kontener dziedziczy harmonogram rozporządzania obiektu nadrzędnego, wówczas po przemieszczeniu kontener odziedziczy
harmonogram nowego obiektu nadrzędnego.
- Jeśli kontener zawiera harmonogram rozporządzenia inny niż harmonogramu obiektu nadrzędnego, wówczas po przemieszczeniu
kontener nadal będzie zawierał ten sam harmonogram.
Proces rozporządzenia
Po powiązaniu harmonogramu rozporządzenia z kategorią lub
folderem akt wszystkie akta utworzone w tym kontenerze domyślnie dziedziczą harmonogram rozporządzenia. Jeśli względem akt
wykonana zostanie czynność odcięcia, wówczas akta staną się gotowe do rozporządzenia i przejdą do fazy rozporządzenia. Obiekty
zidentyfikowane jako gotowe do rozporządzenia są oznaczone ikoną Gotowe do rozporządzenia:
.
Rozporządzenie
mogą zainicjować użytkownicy autoryzowani.
Po uzyskaniu zatwierdzenia od menedżera akt system przeprowadza powiązane czynności rozporządzenia względem zatwierdzonych
obiektów. Do fazy w harmonogramie rozporządzania można przypisać jedną z następujących czynności rozporządzenia:
- Przegląd: autoryzowana osoba przegląda status rozporządzenia obiektów w celu sprawdzenia, czy mogą przejść do kolejnego
kroku. Czynność przegląd można przypisać dowolną ilość razy.
- Eksport: obiekty są kopiowane lub eksportowane do innego systemu lub składnicy obiektów. Następnie w
osobnej czynności można usunąć akta z poprzedniej lokalizacji.
- Eksport z odwzorowaniem: obiekty z niestandardowymi właściwościami są kopiowane lub eksportowane do
organizacji, która korzysta ze schematu DoD V3, takiego jak National Archives and Records Administration. W osobnej czynności można usunąć akta z poprzedniej lokalizacji.
- Przeniesienie w dwóch krokach: obiekty są przenoszone do określonej lokalizacji po zakończeniu okresu przechowywania. Po przeniesieniu następuje niszczenie, gdy menedżer akt potwierdzi, że obiekty zostały pomyślnie
przeniesione i są gotowe do niszczenia.
- Przeniesienie w dwóch krokach z odwzorowaniem: obiekty z właściwościami niestandardowymi będą przenoszone do
organizacji, która korzysta ze schematu DoD V3, po zakończeniu
okresu przechowywania. Przykładem takiej organizacji jest NARA (National Archives and Records
Administration).
Po przeniesieniu następuje niszczenie, gdy menedżer akt potwierdzi, że obiekty zostały pomyślnie
przeniesione i są gotowe do niszczenia.
- Niszczenie: obiekty są trwale usuwane z repozytorium. Tę czynność można przypisać do obiektu tylko raz.
Odsyłacze powiązane z aktami są usuwane razem z aktami.
- Przeniesienie tymczasowe z odwzorowaniem: obiekty z niestandardowymi właściwościami są tymczasowo przenoszone do organizacji, która korzysta ze schematu DoD V3.
Jeśli przepływ pracy niszczenia nie powiedzie się, wówczas obiekt będzie nadal miał status Rozporządzenie w toku. W takim przypadku należy ponownie zainicjować rozporządzenie
względem obiektu. Więcej informacji zawiera temat dotyczący inicjowania harmonogramu rozporządzenia.
Właściwości przeglądania
Niektóre właściwości są dynamicznie aktualizowane poprzez przeglądanie z
rozporządzeniem. Jeśli te właściwości są używane jako podstawa przechowywania dla alternatywnych czasów przechowywania, wówczas w przypadku dłuższego okresu przechowywania możliwe będzie korzystanie z aktualizacji poprzez przeglądanie z rozporządzeniem. Następujących
właściwości nie należy używać jako podstawy przechowywania dla alternatywnych czasów przechowywania:
- Data wykonania bieżącej fazy
- Czynność bieżącej fazy
- Data ostatniego przeglądania
- Data decyzji o bieżącej fazie
- Decyzja o przeglądzie bieżącej fazy
- Id. bieżącej fazy
- Ponownie oblicz czas przechowywania fazy
- Status wykonania bieżącej fazy
- Fazy rozporządzenia
- Lata cyklu
- Miesiące cyklu
- Dni cyklu
- Typ bieżącej czynności
- Status istotnego przepływu pracy
- Data przeglądania danych istotnych
- Data przeglądu istotnych akt
- Data następnego przeglądu istotnych akt
- Id. bieżącej fazy
- Alternatywne czasy przechowywania
- Podstawa czasu przechowywania
- Lata okresu przechowywania
- Miesiące okresu przechowywania
- Dni okresu przechowywania
- Format eksportu bieżącej fazy
- Format eksportu
- Data decyzji o bieżącej fazie