IBM Enterprise Records Version 5.1.2    

Suchen nach Schriftstücken mithilfe von gespeicherten Suchen und Vorlagen

Neben der Suche nach bestimmten IBM® Enterprise Records-Entitäten über die Registerkarte "Suchen" können auch in Application Engine oder Workplace XT erstellte Suchvorlagen oder gespeicherte Suchvorgänge verwendet werden.

Wenn ein Suchvorlagenentwickler eine Suche im Verzeichnis <FPOS>:\Records Management\Templates speichert und RM als Anwendungsnamen eingibt, wird die Suche auf der Registerkarte "Suchen" angezeigt. Wählen Sie Suchvorlagen und gespeicherte Suchen aus, um eine Liste der Suchen auf der Registerkarte Suchen von IBM Enterprise Records anzuzeigen. Nur Suchvorgänge, bei denen im Feld "Anwendungsname" der Eintrag RM eingefügt wurde, werden auch in IBM Enterprise Records angezeigt.

Wichtig: Wenn Sie die konventionelle IBM Enterprise Records-Benutzerschnittstelle verwenden, können Suchen, die über den IBM Enterprise Records-Verwaltungsclient erstellt und gespeichert wurden, nicht verwendet werden. Im IBM Enterprise Records-Verwaltungsclient werden Suchen mit einem anderen Wert für den Anwendungsnamen gespeichert. Dieser Wert ist in der konventionellen IBM Enterprise Records-Benutzerschnittstelle nicht aufgelistet.

Benutzer mit Zugriff auf Autor > Erweiterte Tools in Application Engine oder Workplace XT können Suchvorgänge mithilfe von Search Designer erstellen und ändern. Beim Erstellen von Suchvorlagen können Sie mithilfe der Eigenschaft RM - Entitätstyp für IBM Enterprise Records spezifische Entitäten in den Suchergebnissen angeben oder herausfiltern. In der folgenden Tabelle werden die IBM Enterprise Records-Entitäten zusammen mit ihren entsprechenden Werten aufgelistet:

Tabelle 1. IBM Enterprise Records-Entitäten und entsprechende Werte
RMEntityType Wert Objekttyp*
Schriftstückkategorie 101 Ordner
Schriftstückordner 102 Ordner
Elektronischer Schriftstückordner 105 Ordner
Physischer Container 106 Ordner
Hybrid-Schriftstückordner 108 Ordner
Physischer Schriftstückordner 110 Ordner
Datenträger 103 Ordner
Elektronisches Schriftstück 301 Dokument
E-Mail-Akte 302 Dokument
Marker 303 Dokument

* Benutzerdefinierte Objekte wie Aktionen, Speicher- bzw. Standorte und Schriftstücktypen. Zum Anzeigen dieser Liste klicken Sie in Search Designer auf das Menü "Objektunterklasse".

Beim Entwerfen der Suche können Sie Entitätstypen auflisten, die als Kontrollkästchen in der Suchvorlage angezeigt werden. Geben Sie diese Typen auf der Seite "Objekttypen" an. Wenn Sie die Suchvorlage verwenden, geben Sie die Werte in der Tabelle oben ein oder aktivieren Sie das erforderliche Kontrollkästchen Ergebnisse nach den ausgewählten Klassen filtern:, um nach einem bestimmten Entitätstyp zu suchen.

Weitere Informationen zum Erstellen von gespeicherten Suchen und Suchvorlagen finden Sie in der Hilfe zu Search Designer.

Gespeicherte Suche

Bei einer gespeicherter Suche sind bereits alle Kriterien vom Ersteller festgelegt. Sie müssen lediglich auf den Namen der Suche klicken. Die Suche wird ausgeführt und eine Liste der Ergebnisse wird angezeigt, so als hätten Sie einen Ordner geöffnet. Ein Symbol für eine gespeicherte Suche: Symbol für gespeicherte Suche

Suchvorlage

Bei einer Suchvorlage haben Sie im Allgemeinen die Möglichkeit, die bestehenden Suchkriterien anzuzeigen und eigene Werte einzugeben. Was nicht geändert wird, sind die Eigenschaften, anhand derer gesucht wird, sowie die Operatoren. Sie geben die Werte ein, die den vom Entwickler vorausgewählten Kriterien entsprechen. Ein Symbol für eine Suchvorlage: Symbol für Suchvorlage

IBM Enterprise Records unterstützt nur die Option "Keine" für eine gespeicherte Suche oder eine Suchvorlage, die ein CBR-Element (Content-Based Retrieval - inhaltsbasiertes Abrufen) enthält. Andere CBR-Optionen wie ALL werden nicht unterstützt.

Die IBM Enterprise Records-Suchvorlage sucht nur im Inhalt eines deklarierten Dokuments in einem Schriftstückobjektspeicher nach CBR-Schlüsselwörtern. Die Suchvorlage sucht nicht nach dem Text der Schriftstückeigenschaften wie beispielsweise den Metadaten in einem Aktenplan-Objektspeicher.

VQL ist die Abfragesprache, die von der Autonomy K2-Software unterstützt wird, die der Content Search Engine zugrunde liegt. Weitere Informationen zur VQL-Syntax finden Sie in der Autonomy-Dokumentation, die auf dem K2 Master Administration Server installiert ist: http://<Hostname_des_Masteradministrationservers>:9990/verity_docs/

So verwenden Sie eine Suchvorlage oder gespeicherte Suche:

  1. Öffnen Sie die Registerkarte "Suchen" und klicken Sie auf "Suchvorlagen und gespeicherte Suchen".
  2. Wählen Sie in den aufgelisteten Suchvorlagen oder gespeicherten Suchvorgängen einen beliebigen Eintrag.
  3. Wenn Sie eine Suchvorlage geöffnet haben, legen Sie die Werte für die Suchkriterien fest und klicken Sie auf "Suchen". (Gespeicherte Suchen werden bei der Auswahl ohne weitere Benutzereingaben direkt ausgeführt.)
  4. Klicken Sie auf Standardeinstellungen wiederherstellen (Restore Defaults), um alle Suchkriterien der Vorlage zu löschen. Wenn Sie einen einzelnen Wert aus einem Menü löschen wollen, wählen Sie den Leereintrag am Anfang der Liste aus. Klicken Sie für ein Kalendersymbol auf den Link "Leeren", um das Datum zu löschen. Markieren Sie den Text und drücken Sie zum Löschen die Rücktaste.

Die Suchergebnisse werden auf der Seite angezeigt. Sie können die Ergebnisse sortieren, indem Sie auf die Spaltenüberschriften klicken. Auf die Informationsseiten können Sie jeweils durch Klicken auf das Symbol "Informationen abrufen" zugreifen. Über das Kontextmenü einer Entität können Sie Dokumente anzeigen, Ordner öffnen und Aktionen ausführen. Aktivieren Sie zum Ausführen von Aktionen für mehrere Entitäten die dazugehörigen Kontrollkästchen und wählen Sie die Aktion im Menü "Mehrfachauswahlaktionen" aus.



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Letzte Aktualisierung: November 2013
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