IBM Enterprise Records, 5.1.2-es változat    

Selejtezési ütemtervek

A rekordok megtartásának és selejtezésének vezérléséhez selejtezési ütemtervet kell meghatározni és társítani a rekordtárolókhoz és a rekordtípusokhoz. A selejtezési ütemtervben megadja a rekordok megtartási szabályait, valamint a megtartási időtartam végén esedékes selejtezésükre vonatkozó utasításokat.

Selejtezési utasítások:

Különféle fázisokat határozhat meg a selejtezési ütemtervben, amelyeken a rekord végigmegy. Minden egyes fázishoz meghatározott megtartási időtartam tartozik. Az egyes fázisok végén sor kerül a megadott műveletre a rekordokon, majd a rekordok a következő fázisba lépnek. A selejtezési ütemterv felfüggesztésre kerül a felfüggesztett egyedek esetén. Az összes felfüggesztés eltávolítása után pedig folytatódik.

Annak kiszámításához, hogy a rekordok mikor állnak készen a selejtezésre, futtassa a selejtezés előkészítő folyamatot. További információkért tekintse meg a selejtezés előkészítő folyamatok témakört. A selejtezési ütemtervek a Fájlterv importálása és exportálása eszközzel importálhatók, illetve exportálhatók.

Selejtezési ütemterv paraméterei

A selejtezési ütemterv az alábbi paramétereket tartalmazhatja:

Selejtezési ütemterv öröklés

Selejtezési ütemterv társítható rekordkategóriához, rekordmappához vagy rekordtípushoz. Egy rekordmappa rendelkezhet saját selejtezési ütemtervvel vagy örökölheti egy szülő rekordkategória selejtezési ütemtervét.

Alapértelmezésben a rekordok öröklik annak a mappának selejtezési ütemtervét, amelyben deklarálva vannak. Ha azonban másik selejtezési ütemtervet akar társítani a rekordhoz, akkor létrehozhat egy rekordtípust. Ezután társíthatja a kívánt selejtezési ütemtervet ehhez a rekordtípushoz és hozzárendelheti ezt a rekordtípust a rekordhoz. Amikor eltérő selejtezési ütemtervek tartoznak egy rekord kategóriájához, mappájához és típusához, akkor a rekord a rekordtípustól örökli a selejtezési ütemtervet. Ha közvetlenül egy rekordkategória alatt hoz létre egy rekordot, akkor a rekord a rekordkategória selejtezési ütemtervét örökli.

Általában a rekordhierarchia legalacsonyabb szintű selejtezési ütemterve alkalmazható. Az alábbi ábra bemutatja, hogy a különféle egyedek hogyan öröklik a selejtezési ütemterveket különféle helyzetekben:

Az alábbi ábra bemutatja, hogy a különféle egyedek hogyan öröklik a selejtezési ütemterveket különféle helyzetekben.

Rekordkategória vagy mappa áthelyezésekor rendeljen selejtezési ütemtervet a tárolóhoz. Valamint adja meg, hogy a hozzárendelés mely egyedeket érinti a tárolóban. Az egyedek áthelyezésével kapcsolatos további információkért nézze meg az áthelyezésről szóló témakört.

Ha nem rendel hozzá selejtezési ütemtervet egy tároló áthelyezésekor, akkor a következő történik:

Selejtezési folyamat

Miután társított egy selejtezési ütemtervet a rekordkategóriához vagy -mappához, alapértelmezésben az adott tárolóban létrehozott összes rekord örökli ezt a selejtezési ütemtervet. Amikor kikapcsolási műveletet hajt végre a rekordokon, akkor azoknak esedékessé válik a selejtezése és a selejtezési fázisba kerülnek. A selejtezésre készként azonosított egyedeket a selejtezésre kész ikon jelöli: Selejtezésre kész ikon.

A jogosult felhasználók kezdeményezhetik a selejtezést. A Rekordkezelő jóváhagyásának megszerzése után a rendszer végrehajtja a kapcsolódó selejtezési műveleteket a jóváhagyott egyedrekordken. Az alábbi selejtezési műveletek egyikét rendelheti hozzá a selejtezési ütemterv egy-egy fázisához:

Ha valamilyen okból meghiúsul a megsemmisítési munkafolyamat, akkor az egyed Selejtezés folyamatban állapotú marad. Újra kell kezdeményeznie a selejtezést az egyeden. További információkat a selejtezési ütemterv kezdeményezése témakör tartalmaz.

Előkészítő folyamat tulajdonságai

A Selejtezés előkészítő folyamat dinamikusan frissít bizonyos tulajdonságokat. Ha ezeket a tulajdonságokat használja az alternatív megtartások megtartási alapjaként, akkor a frissebb selejtezés előkészítő folyamat egy hosszabb megtartási időszakban van. Ne használja az alábbi tulajdonságokat az alternatív megtartások megtartási alapjaként:
  • Jelenlegi fázis végrehajtási dátuma
  • Jelenlegi fázis művelet
  • Legutóbbi előkészítő folyamat dátuma
  • Jelenlegi fázis döntési dátuma
  • Jelenlegi fázis áttekintési döntése
  • Jelenlegi fázis azonosítója
  • Fázismegtartás újraszámítása
  • Jelenlegi fázis végrehajtási állapota
  • DisposalPhases
  • CycleYears
  • CycleMonths
  • CycleDays
  • CurrentActionType
  • VitalWorkflowStatus
  • VitalSweepDate
  • VitalRecordReviewDate
  • Létfontosságú rekord következő áttekintési dátuma
  • CurrentPhaseId
  • AlternateRetentions
  • RetentionBase
  • RetentionPeriodYears
  • RetentionPeriodMonths
  • RetentionPeriodDays
  • CurrentPhaseExportFormat
  • ExportFormat
  • CurrentPhaseDecisionDate


Visszajelzés

Legutóbbi frissítés: 2013 november
retention_and_disposal.htm

© Copyright IBM 2013