Искать можно записи, тома, папки записей и категории записей. Доступные опции поиска зависят от выбора динамического или статического режима поиска. Можно пользоваться шаблонами поиска и сохраненными поисками.
Об этой задаче
Дополнительную информацию о режиме поиска смотрите в разделе о настройке вашей страницы поиска. Выбрав режим поиска, можно уточнить поиск, задав следующие типы критериев поиска:
- Поиск по свойству: Ищутся объекты с учетом значений свойств, таких как Заголовок документа,
Создатель, Дата хранения содержимого и Решение по проверке текущей фазы.
- Поиск по содержимому: Ищутся записи с учетом заданных слов и фраз, показанных в содержимом объявленного документа или в свойствах записи (так называемых метаданных). Поиск по содержимому доступен только для записей.
- Поиск по родительскому объекту: Ищутся записи с учетом типа и свойств родительского объекта. Например, папка записи может содержать два тома, Том1 и Том2, и оба содержат свои наборы контейнеров. Если указать родительский тип Том1, в результаты поиска будут включены только записи из этого тома, соответствующие остальным критериям.
На каждой странице можно модифицировать критерии поиска по умолчанию. Вкладка
Поиск содержит ссылку на шаблоны поиска и сохраненные поиски. Дизайнеры поиска создают эти поиски в
Application Engine или
Workplace XT и помечают для использования в
IBM® Enterprise
Records. В шаблонах поиска некоторые критерии поиска заданы, а некоторые поля оставлены редактируемыми, что позволяет настроить свой поиск. Сохраненный поиск содержит все критерии поиска, и их нельзя редактировать. Если щелкнуть по имени сохраненного поиска, вы увидите только результаты, как при открытии папки.
Результаты
Укажите свойства
Определяя критерии поиска, вы можете включить в них семь свойств искомых объектов. Вы можете ввести значения для любого из этих свойств или для всех свойств сразу. Для записей с уровнем секретности можно ввести критерии поиска с учетом текущего или первоначального уровня секретности, дат или событий понижения, повышения или снятия секретности, а также дополнительных маркировок.
Можно также оставить эти значения свойства пустыми и искать объект, базируясь на других критериях поиска.
Чтобы выбрать набор свойств:
- Нажмите кнопку Изменить.
- В области Настройки критериев свойств выберите имя свойства из одного или нескольких меню Имя свойства.
- Включите радиокнопку для того свойства, по которому будут сортироваться результаты.
- Выберите оператор. Доступные операторы зависят от свойства.
- Нажмите кнопку Принять изменения.
Дополнительную информацию о настройках на этой странице смотрите в разделе о настройке вашей страницы поиска.
Введите значения и задайте операторы
Для каждого оператора, включаемого в поиск, укажите значение. Это значение можно задать, введя текст, выбрав значение в меню или на другой странице или выбрав дату в календаре.
В поиске используются только те свойства, для которых задаются значения.
Чтобы задать операторы:
- Выберите оператор для каждого свойства. Можно выбрать оператор в меню или принять оператор по умолчанию.
- Введите значение для каждого свойства, которое хотите использовать.
- Выберите AND или OR, чтобы указать взаимосвязь между двумя свойствами. Оператор AND возвращает результаты, только если оба значения истинны. Оператор OR возвращает значения, если истинно хотя бы одно из значений свойства.
Например, если у вас есть свойство с несколькими значениями под именем Персонал, и нужен поиск значений Зарплата или Набор персонала, введите такой критерий:
Human Resources = Payroll OR
Human Resources = Recruitments
Кроме того, критерий поиска можно ввести в таком виде:Humsn Resources = Payroll, Recruitments
Важное замечание: Если вы используете свойство Первоначальный уровень секретности в модели данных DoD,
поле ввода уровня секретности - строчное. Все операции сравнения, где используются операции, такие как Больше (>) и Меньше или равно (< or =), основаны на введенном тексте. Таким образом, значение Unclassified (без ограничений доступа) больше значения Classified (с ограничениями доступа), так как U по алфавиту идет после С.
Задайте содержимое
Если вы ищете запись, можно задать слово или фразу одним из двух способов. Один способ - проверить, содержится ли слово или фраза в содержимом объявленного документа на складе объектов записей.
Другой способ - проверить, содержится ли слово или фраза в тексте свойств записи в метаданных на складе объектов плана размещения. Ваш администратор сайта должен сконфигурировать механизм поиска для свойств индекса. Можно сочетать поиск свойства с поиском содержимого при помощи оператора AND или OR.
Если режим поиска - статический, и вы используете оператор OR, сначала обрабатывается поиск свойства. Если число результатов достигнет значения Максимум результатов или превысит его, поиск остановится, и поиска содержимого не будет. Поэтому в результаты могут не войти документы с нужным содержимым. Дополнительную информацию о режиме поиска смотрите в разделе о настройке вашей страницы поиска. Если режим поиска - динамический, сначала будет обработан поиск содержимого, затем поиск свойства, а в итоге динамический поиск вернет все результаты.
Чтобы выполнить поиск содержимого:
- В текстовом поле Содержимое содержит введите текст для включения в поиск.
- В качестве значения Где выберите либо В метаданных, чтобы найти текст в свойствах, либо В содержимом, чтобы найти текст в объявленном документе. Если задать поиск В содержимом, на странице результатов поиска будет столбец Ранги, содержащий процент соответствия критериям поиска. Столбец Ранги используется для сортировки по умолчанию и вначале отсортирован в порядке убывания. Столбец Ранги доступен только в динамическом режиме поиска.
- Задайте операцию AND, чтобы указать, что объект должен содержать введенный текст и при этом также должны быть истинными свойства. Задайте операцию OR, если условия должны быть выполнены хотя бы для содержимого или хотя бы для свойств.
Внимание: - Если вы ввели слово, поиск содержимого попытается найти в тексте документа все формы этого слова. Если вы ищете текст в свойствах (в метаданных), возвращаются только буквальные соответствия. Таким образом, если слово год ввести при поиске в содержимом документов, вы получите документы, содержащие слова год, годы, годовой. Если слово год ввести при поиске в свойствах, вы получите только документы, в которых слово год встречается среди значений свойств.
- Если ввести несколько слов, найденный документ должен будет содержать все эти слова. Например, если ввести годовой отчет, будут возвращены только те документы, которые содержат и слово годовой, и слово отчет.
- Для поиска словосочетания, где слова должны идти в определенном порядке, заключите это словосочетание в кавычки. Например, строка поиска "правая рука" вернет только документы, содержащие словосочетание правая рука.
- Для поиска конкретного использования заглавных букв или варианта написания используйте кавычки.
Например, строка поиска "звезда" найдет исключительно форму слова звезда, а не такие формы слова и варианты использования заглавных букв, как звездам или Звезда.
- Звездочка (*) используется как символ подстановки вместо нуля, одной или нескольких букв, цифр или символов подчеркивания ( _ ). Например, строка поиска п*ск найдет такие слова, как поиск, поиски, писк, пироскаф, Псков, Подольск и поскакал. Вопросительный знак (?) служит символом подстановки вместо одного алфавитно-цифрового символа,
например, ?од найдет такие слова, как год, йод, род и ход.
- Если ваша система использует Oracle, при поиске будет учитываться регистр, пока ваш администратор не изменит настройку, описанную в разделе об учете регистра.
- При поиске в базе данных MS SQL с оператором LIKE, если критерий поиска содержит открывающуюся квадратную скобку ([), заключите символ [ в дополнительную пару квадратных скобок. Например, введите в поле [[]. Это объясняется особенностями реализации MS SQL. Дополнительные сведения смотрите в документации по MS SQL.
- Если поиск свойств с оператором OR выполняется как полнотекстовый поиск в динамическом режиме, порядок сортировки набора результатов по умолчанию - по рангу. Учитывайте, что в наборе результатов могут содержаться дубликаты записей. Один элемент может попасть в набор результатов дважды, один раз из поиска свойств, второй раз из полнотекстового поиска или поиска с получением на основе содержимого (content based retrieval, CBR). При щелчке по другому столбцу в наборе результатов, например по столбцу Заголовок документа вместо ранга, дубликаты могут отфильтроваться. Причина этого в различии между общем числе записей при поиске с сортировкой по Заголовку документа и при поиске с сортировкой по рангу. Если вам важно знать релевантность результатов поиска, сортируйте их по рангу; такая сортировка выбирается по умолчанию. Если важно устранить возможные дубликаты записей, сортируйте результаты по метаданным.
Фильтр по типу родителя
Возможен поиск записи с учетом типа и свойств родительского объекта. Чтобы выбрать родительский объект:
- Нажмите кнопку Выбрать рядом с областью И фильтровать по родительскому типу.
- Выберите тип родителя, в котором нужно найти запись.
- Нажмите кнопку Принять, чтобы вернуться на страницу поиска.
- Введите оператор и значение или нажмите кнопку Изменить, чтобы указать другие свойства. Все изменения критериев поиска родительского объекта отражаются на странице Мой поиск этого типа объекта. Например, если вы выберете в качестве родителя папку записей и измените набор свойств здесь, те же самые значения свойств задаются для папок записей при следующем прямом поиске этих папок записей.
Завершив задание критериев поиска, нажмите кнопку Поиск.
Результаты поиска
При статическом режиме поиска число возвращаемых результатов ограничено значением Максимум результатов. При динамическом режиме поиска возвращаемые результаты не зависят от значения Максимум результатов. Информацию о параметре Максимум результатов и Режим поиска смотрите в разделе о настройке страницы поиска.
Результаты поиска включают в себя имя объекта и значения всех свойств, заданных вами в критериях поиска. Если у свойства, такого как
Дополнительные маркировки, несколько значений, в этом столбце содержится ссылка
Показать детали.
При щелчке по этой ссылке выводятся все значения этого свойства.
Для результатов поиска доступны следующие операции:
- Сгенерировать версию для печати.
- Выбрать несколько объектов и выбрать Действия множественного выбора, чтобы выбрать действие и применить его к выбранным объектам.
- Открыть страницу информации объекта, щелкнув по Получить сведения.
- Просматривать результаты, щелкая по номеру страницы или по кнопке Далее.
Важное замечание: Значение Размер страницы представления списка (Общие параметры в Предпочтениях пользователя Application Engine или
Workplace XT) задает число объектов, выводимое на каждой странице Результатов поиска.
Если результаты поиска содержат 100 объектов, а для параметра Размер страницы представления списка задано значение 20, результаты поиска будут состоять из пяти страниц по 20 объектов.
- Сортировать результаты щелчком по тому или иному столбцу. В зависимости от заданных вами значений по умолчанию можно динамически обновлять поиск и сортировать результаты. Дополнительные подробности смотрите в описании поля Режим поиска в разделе о настройке вашей страницы поиска.
- Сортировать результаты по релевантности щелчком по столбцу Ранги.
- В критериях поиска нужно задать Содержимое, чтобы активировать столбец Ранги.
- Столбец Ранги доступен только для записей и только в динамическом режиме поиска. Подробности о режиме поиска смотрите в разделе о настройке вашей страницы поиска.
- Просмотреть все значения свойств с несколькими значениями. Дополнительные подробности смотрите в описании поля Многозначное свойство в разделе о настройке вашей страницы поиска.
Если нажать на Получить сведения для подкатегории, не имея права доступа к родительской категории, IBM Enterprise
Records покажет сообщение об ошибке.
Ошибки поиска
Если иерархия вашего плана размещения содержит большое число категорий записей, папок записей и записей, поиск может завершаться ошибками, в том числе из-за истечения срока ожидания. О настройке параметров для устранения этих ошибок смотрите публикацию IBM FileNet P8 Troubleshooting Guide.