Apenas os utilizadores com, pelo menos, os privilégios da função de
utilizador privilegiado ou da função de revisor podem copiar um registo para outra
localização no mesmo plano de ficheiros. Quando um utilizador privilegiado ou um
revisor copia um registo, o IBM® Enterprise
Records copia
o documento declarado no armazenamento de objectos de registos (ROS). O documento
declarado é copiado do mesmo ficheiro de origem com um nome de contenção diferente. Excepto o nome, a descrição, a segurança e as informações de eliminação, o
IBM Enterprise
Records copia os metadados do registo
para a nova pasta no armazenamento de objectos de plano de ficheiros (FPOS). Os
metadados contêm uma ligação para o documento copiado no ROS.
Sobre esta tarefa
Implicações da cópia de registos.
- Implicações de segurança da cópia de registos: Depois de copiar um registo, o
novo registo herda a segurança do novo contentor ascendente.
- Implicações de eliminação da cópia de registos: O registo copiado herda a agenda
de eliminação do
novo contentor ascendente. Esta regra é verdadeira, excepto se o registo tiver uma
eliminação em resultado do tipo de registo. Se o registo original já estiver sido suprimido ("cut off"), o registo copiado ainda não
foi submetido à acção de corte. Um utilizador autorizado tem de iniciar a eliminação
no registo copiado quando o registo tiver uma agenda de eliminação resultante do tipo
de registo.
Procedimento
Para copiar um único registo:
- Percorra a hierarquia do plano de ficheiros para aceder ao registo a copiar.
- Faça clique com o botão direito do rato no nome do registo e seleccione
Copiar no menu.
- O campo Título de documento está preenchido com um nome de
registo com o prefixo Cópia de.
- Introduza a Descrição para a cópia do registo e faça clique em Seguinte.
- Aceda à localização no plano de ficheiros onde pretende guardar a cópia e faça
clique em Copiar.
- Depois de ser apresentada uma mensagem de confirmação que verifica a conclusão da
acção Copiar, faça clique em
OK para voltar à página Procurar. Tenha em atenção o seguinte:
- Um registo electrónico não pode ser copiado para uma pasta física.
- Um registo pode ser copiado apenas para uma pasta de destino activa e aberta.
Resultados
Para copiar um ou mais registos
- Percorra a hierarquia do plano de ficheiros para aceder aos registos a copiar.
- Seleccione as caixas de verificação junto aos registos que pretende copiar.
- No menu Acções multi-selecção, seleccione Copiar.
- Na janela Copiar, seleccione a localização do plano de ficheiros do qual pretende copiar os registos a partir da lista.
Pode utilizar o campo Filtro para limitar o número de itens apresentados na lista Nome
da entidade. Por exemplo, se tiver conhecimento que a localização do plano de
ficheiros inclui a letra x no nome, pode introduzir x no campo de filtro. Faça clique
em Ir. A lista é actualizada apenas com nomes da localização do plano de ficheiros que incluam a letra x. Faça clique em Repor para repor a lista completa
de planos de ficheiros por ordem alfabética.
- Aceda à localização no plano de ficheiros em que pretende armazenar a cópia e faça
clique em Copiar.
- Depois de ser apresentada uma mensagem de confirmação que verifica a conclusão da
acção Copiar, faça clique em OK para
voltar à página Procurar.