IBM Enterprise Records, Versão 5.1.2    

Ver e modificar propriedades de entidades através das páginas de informações

Cada entidade do IBM® Enterprise Records dispõe de um conjunto de páginas de informações associado, ao qual poderá aceder fazendo clique no ícone Obter informações (ícone obter informações). As páginas de informações de uma entidade facultam informações sobre propriedades nas vistas. Com um acesso de segurança apropriado, pode ver e modificar os valores de propriedade da entidade. A partir das páginas de informações, pode executar diferentes acções na entidade que estiver a ver. Estas acções correspondem normalmente ao menu associado à entidade no separador Procurar.

Ver e modificar propriedades de uma entidade:

  1. Faça clique no ícone Obter informações de qualquer entidade. A vista predefinida da maioria das entidades é a página Propriedade. Para obter mais informações sobre as propriedades apresentadas, consulte o tópico sobre referência de propriedades. O campo Nome do volume está pré-preenchido com um nome padrão baseado no padrão seleccionado durante a configuração. Pode introduzir qualquer nome no campo Nome do volume, mas não pode utilizar nomes de volume duplicados. Não pode incluir nenhum dos caracteres seguintes no nome do volume: \ / : * ? " < > |,
  2. Para aceder a outros tipos de informações, faça clique no nome de outra página de informações no início do painel. Algumas propriedades são actualizadas através de um varrimento ou retenção de eliminação, para que os valores possam ser alterados após a execução destes processos.
  3. Para alterar os valores de propriedade, seleccione o texto e substitua o mesmo ou seleccione valores nos menus ou outras caixas de diálogo.
  4. Faça clique Aplicar para guardar as alterações.
  5. Faça clique em Sair para fechar a página de informações.

Se modificar propriedades numa vista mas não aplicar as mesmas antes de mover para outra página de propriedades, a página modificada é marcada. A página é apresentada com um ícone de lápis. Se não fizer clique em Aplicar em cada página modificada, volte à página com um ícone de lápis e faça clique em Aplicar. Caso contrário, as alterações serão perdidas ao sair das páginas de informações. As propriedades são apresentadas como itens só de leitura ou editáveis, com base nos direitos funcionais disponíveis para a sua função.

Imprimir propriedades de uma entidade:

A ligação Vista imprimível, em algumas páginas de informações, faculta uma lista exclusiva de propriedades num formato imprimível. Para uma entidade, a lista Vista imprimível é geralmente a mesma, independentemente da página de informações a partir da qual acede ao relatório. O conteúdo do relatório varia em função do tipo de entidade. Para ver a lista Vista imprimível:

  1. Seleccione o ícone Obter informações associado à entidade.
  2. Faça clique em Vista imprimível em qualquer página de informações que tenha o ícone de impressora.
  3. Imprima a página de HTML, utilizando a opção Imprimir no menu Ficheiro.

A tabela que se segue descreve as vistas disponíveis nas páginas de informações. Cada tipo de entidade tem um conjunto de vistas exclusivo.

Vista Descrição
Propriedades A vista Propriedades é a vista predefinida quando abrir a página Informação de uma entidade. Esta vista apresenta as propriedades associadas à entidade actual. Um asterisco indica que é necessário um valor de propriedade. Pode utilizar esta vista para rever e modificar as propriedades da entidade.
Classificação de segurança Esta vista apresenta propriedades de classificação de segurança. Pode utilizar a vista Classificação de segurança para editar propriedades de metadados para o registo classificado, depois de o registo ser arquivado. Para obter mais informações, consulte o tópico sobre propriedades de classificação de segurança.
Eliminação Através da vista Eliminação, pode alterar a agenda de eliminação actualmente associada à entidade. Esta vista permite-lhe herdar a agenda de eliminação da entidade ascendente ou associar outra agenda de eliminação. Pode também alterar o utilizador ou grupo designado para a eliminação da entidade. Para obter mais informações sobre associar uma agenda de eliminação diferente a uma entidade, consulte o tópico sobre alterar a agenda de eliminação associada a uma entidade.
Registo vital Através da vista Registo vital pode especificar se a categoria/pasta contém registos vitais. Neste vista, seleccione o evento que activa a revisão periódica ou actualização dos registos vitais. Seleccione também a acção a executar com o evento Revisão. Para obter mais informações, consulte o tópico sobre registos vitais.
Condição Através da vista Condição pode especificar os critérios de activação para um evento interno. Pode seleccionar os operadores de condição, especificar valores de propriedade e criar condições de tipo de associação para activar o evento interno. Pode também definir mais propriedades para o tipo de entidade seleccionado. Para obter mais informações, consulte o tópico sobre eventos internos.
Segurança Através da vista Segurança, pode ver ou editar as definições de segurança de uma entidade (dependendo das permissões de segurança). As definições de segurança determinam os utilizadores e grupos que podem aceder à entidade e controlam as permissões de segurança dos mesmos. Pode também aplicar uma política de segurança para controlar as definições de segurança. Para obter mais informações sobre especificar a segurança de uma entidade, consulte o tópico sobre segurança de objecto.
Arquivado em

A vista Arquivado em é apresentada apenas para registos. Pode utilizar esta vista para apresentar uma lista das entidades em que o registo actualmente seleccionado está arquivado. Pode ver:

  • O caminho completo das entidades em que o registo está arquivado.
  • A data de criação do registo.
  • O utilizador que criou o registo.

Para obter mais informações, consulte o tópico sobre visualizar contentores.

Detalhe

Através da vista Detalhe pode rever as propriedades só de leitura de uma entidade/objecto associado e respectivos valores.

Numa categoria de registo, pasta de registo, volume e registo, a vista Detalhe apresenta as propriedades categorizadas em grupos diferentes. Os nomes destes grupos são Geral, Eliminação, Vital, Físico e Detalhes de registos adicionais. Pode mostrar e ocultar propriedades que pertençam a um determinado grupo, fazendo clique nos ícones Mostrar/Ocultar Detalhes junto ao nome do grupo: Mostrar detalhes ocultar detalhes

Ligações Uma ligação representa uma relação entre 2 entidades. Através da vista Ligações pode ver as diferentes ligações associadas a uma entidade. A vista Ligações apenas é apresentada na página Informação de pastas de registos e registos. Para obter mais informações, consulte o tópico sobre ver e modificar ligações.
Histórico Através da vista Histórico pode rastrear as operações executadas em cada entidade do IBM Enterprise Records. Pode seguir as entidades no IBM Enterprise Records para monitorizar as operações executadas nas entidades do IBM Enterprise Records. Estas operações são criar, eliminar, aceder, mover, copiar e reatribuir uma agenda de eliminação. Para obter mais informações sobre controlar uma entidade, consulte o tópico sobre ver entradas de registo de auditoria.
Prazos de retenção Através da vista Prazos de retenção pode ver, modificar ou eliminar retenções de eliminação aplicadas a uma entidade. Para obter mais informações, consulte o tópico sobre retenções de eliminação.
Motivo Quando aceder a páginas de informações de uma agenda de eliminação, a vista predefinida intitula-se Motivo. Se pretender efectuar alterações, introduza um motivo para as alterações. Caso contrário, seleccione a vista adequada.
Agenda Nesta vista, pode alterar o nome da agenda, a descrição e a autoridade da eliminação para a agenda de eliminação seleccionada.
Fases Se a agenda de eliminação que está a ver tiver fases, as mesmas são apresentadas nesta vista. Para remover uma fase, faça clique na respectiva caixa de verificação e, para adicionar mais fases, faça clique em Adicionar novo. Faça clique no título de uma fase para obter informações mais detalhadas ou alterar essas informações.
Entidades em espera Esta vista apresenta entidades nas quais foi aplicada uma determinada retenção. A partir desta vista, pode remover a retenção de uma entidade ou utilizar uma ferramenta de pesquisa para filtrar a apresentação das entidades retidas. Para obter mais informações, consulte o tópico sobre visualizar entidades em retenção.

Acções das páginas de informações

As páginas de informações também incluem acções adequadas ao tipo de entidade. Estas acções estão localizadas no fim do painel. A tabela que se segue descreve as acções disponíveis nas páginas de informações.
Ícones Acções de informação

Ícone Eliminar

Eliminar Utilize a acção Eliminar para eliminar uma entidade. Para obter informações sobre como eliminar várias entidade, consulte os tópico de ajuda sobre eliminar e o tópico sobre criar e gerir guias de classificação de segurança.
Ícone Fechar Fechar Utilize a acção Fechar para restringir a criação de entidades descendentes dentro uma categoria de registo, pasta de registos ou volume. Consulte o tópico sobre fechar e abrir contentores.
Ícone Relocalizar Relocalizar Utilize a acção Relocalizar para mover uma categoria de registo ou pasta de registos e todo o conteúdo da mesma para uma outra localização no plano de ficheiros. Consulte o tópico sobre relocalizar uma categoria ou pasta.
Ícone Reabrir Reabrir Utilize a acção Reabrir para reabrir uma categoria de registo fechada, pasta de registo ou volume. Consulte o tópico sobre fechar e abrir contentores.
Ícone Activar Activar Utilize a acção Activar para reactivar uma categoria de registo ou pasta de registos inactiva. Consulte o tópico sobre activar ou desactivar categorias ou pastas.
Ícone Desactivar Desactivar Utilize a acção Desactivar para desactivar uma categoria de registo ou pasta de registo. Se um contentor estiver desactivado, não é possível criar novas entidades no contentor. O contentor inactivo não é apresentado ao declarar um registo. Consulte o tópico sobre activar ou desactivar categorias ou pastas.
Ícone Colocar em espera Colocar em espera Utilize a acção Colocar em espera para suspender ou interromper a execução de acções de eliminação numa categoria de registo, pasta de registos, volume ou registo. Além disso, quando uma entidade está retida, não poderá ser eliminada através da acção Eliminar. Consulte o tópico sobre colocar entidades em espera.
Ícone Iniciar eliminação Iniciar eliminação Utilize a acção Iniciar eliminação para executar uma agenda de eliminação para uma entidade. Consulte o tópico sobre iniciar uma agenda de eliminação.
Ícone Ficheiro Ficheiro Utilize a acção Ficheiro para arquivar uma referência para um registo noutra localização do mesmo plano de ficheiros. Consulte o tópico sobre registos de ficheiro.
Ícone Mover Mover Utilize a acção Mover para mover um registo de uma localização para outra, dentro do mesmo plano de ficheiros. Para obter mais informações, consulte o tópico sobre mover registos.
Ícone Criar ligação Criar ligação Utilize a acção Criar ligação para criar uma ligação entre um registo ou pasta de registos e outro objecto. Para obter mais informações, consulte o tópico sobre criar uma ligação.
Iniciar/Dar saída Iniciar/Dar saída Utilize a acção Iniciar/Dar saída para executar um fluxo de trabalho. Para obter informações gerais sobre fluxos de trabalho, consulte o tópico sobre fluxos de trabalho.
Ícone Copiar Copiar Utilize a acção Copiar para copiar um registo para outra localização no mesmo plano de ficheiros. Consulte o tópico sobre copiar registos.
Ícone Desclassificar Desclassificar Utilize a acção Desclassificar para remover qualquer nível de classificação de um registo.
Ícone Actualizar classificação Actualizar classificação Utilize a acção Actualizar classificação para actualizar a classificação de um registo. Pode utilizar esta ligação para classificar um registo não classificado anteriormente ou para actualizar o nível de classificação de segurança actual (por exemplo, de Secreto para Ultra secreto).
Ícone Reduzir o nível da classificação Reduzir o nível da classificação Utilize a acção Reduzir o nível da classificação para reduzir o nível de classificação de um registo. Pode utilizar esta ligação para reduzir o nível de classificação de segurança actual como, por exemplo, de Ultra secreto para Secreto. Para passar de um nível de classificação para não classificado, tem de utilizar a opção Desclassificar.
Ícone Anular a declaração Anular a declaração Utilize a opção Anular a declaração para reverter a criação de um registo. Consulte o tópico sobre anular a declaração de registos.
Ícone Iniciar pedido de remoção de prazo de retenção Iniciar pedido de remoção de prazo de retenção Utilize a opção Iniciar pedido de remoção de prazo de retenção para iniciar a remoção de retenções condicionais. Esta acção remove a retenção das entidades associadas quando o varrimento de retenção seguinte for executado. Consulte o tópico sobre remover uma retenção de eliminação.
Ícone Cancelar pedido de remoção de prazo de retenção Cancelar pedido de remoção de prazo de retenção Utilize a opção Cancelar pedido de remoção de prazo de retenção para cancelar um pedido de remoção de prazo de retenção. Pode cancelar um pedido de remoção de prazo de retenção antes da execução do próximo varrimento de retenção. Consulte o tópico sobre remover uma retenção de eliminação.
Ícone Activar processamento de prazo de retenção de varrimento Activar processamento de prazo de retenção de varrimento Utilize a opção Activar processamento de prazo de retenção de varrimento para reactivar o processo de retenção. Esta acção define a retenção a ser processada quando o varrimento de retenção seguinte for executado. Também pode colocar novamente uma entidade em retenção condicional quando o varrimento de retenção seguinte for executado utilizando esta acção. Consulte o tópico sobre remover uma retenção de eliminação.
Ícone Ver informações do documento Ver informações do documento Utilize a acção Ver informações do documento para apresentar as páginas de informação do Workplace do registo. Consulte o tópico sobre ver as informações do documento de um registo.
Ícone Gerir nível padrão Gerir nível padrão Introduza cadeias-padrão para padrões de atribuição de nomes que atribuem nomes automaticamente a diversas entidades, em vários níveis do plano de ficheiros.
Ícone Executar Script de Segurança Executar Script de Segurança Utilize a acção Executar Script de Segurança para adicionar novos membros aos grupos do IBM Enterprise Records, para definir a totalidade da segurança de todas as classes e pastas relacionadas do IBM Enterprise Records. Consulte o tópico sobre definir segurança.
Ícone Importar Modelos Importar Modelos Utilize a acção Importar Modelos para importar o Modelo físico do IBM Enterprise Records e o Modelo de pesquisa do IBM Enterprise Records. Consulte o tópico sobre importar modelos de exemplo.
Ícone Converter para FPOS e ROS Converter para FPOS e ROS Utilize a acção Converter para FPOS e ROS para adicionar um armazenamento de objectos de plano de ficheiros a um armazenamento de objectos de registo configurado. Consulte o tópico sobre converter para FPOS e ROS.
Ícone Incluir Documento Classificado Incluir Documento Classificado Utilize a acção Incluir Documento Classificado para indicar se o armazenamento de objectos contém documentos classificados. Consulte o tópico sobre adicionar propriedades de documentos classificados.
Ícone Incluir Propriedades NARA Incluir Propriedades NARA Utilize a acção Incluir Propriedades NARA para indicar se o armazenamento de objectos contém documentos com propriedades NARA (National Archives and Records Administration). Consulte o tópico sobre adicionar propriedades de documento NARA.


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Última actualização: Novembro de 2013
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