IBM Enterprise Records, Versão 5.1.2    

Criando uma Pasta de Registro Usando um Fluxo de Trabalho

Se você não tem permissões de segurança para criar uma pasta de registros que precisa, poderá enviar uma solicitação para sua criação. Após você fornecer detalhes sobre a pasta, um fluxo de trabalho é iniciado para um Gerenciador de Registros ou outro usuário autorizado, se o fluxo de trabalho padrão foi alterado. Você faz esta solicitação no Application Engine ou Workplace XT.

Sobre Esta Tarefa

O recurso de fluxo de trabalho Criar Pasta de Registro é instalado opcionalmente pelo administrador e pode não estar disponível em seu ambiente. Quando o fluxo de trabalho Criar Pasta de Registro é iniciado, a solicitação de criação de pasta de registro é exibida como um item de trabalho nas Caixas de Entrada Públicas RecordsManagerApproval no Application Engine ou Workplace XT. Se o Gerenciador de Registros aprova a solicitação, a pasta é criada e você recebe uma mensagem de fluxo de trabalho 'criada com sucesso' em sua caixa de entrada. Se a solicitação não for aprovada, você receberá uma mensagem sobre a rejeição. Clique em Concluir para remover o fluxo de trabalho de sua caixa de entrada.

Procedimento

Para solicitar a criação de uma pasta de registro e iniciar o fluxo de trabalho Criar Pasta de Registro:

  1. No Application Engine, acesse a visualização Autor e selecione Ferramentas Gerais. No Workplace XT, acesse o modo Navegar e selecione o link Ferramentas.
  2. Clique em Solicitar pasta de registros.
  3. Selecione o tipo de pasta que deseja criar.
  4. Especifique um nome para a pasta.
  5. Selecione a categoria ou pasta na qual deseja criar a nova pasta.
  6. Clique em Iniciar.

Resultados

Importante: O link Ferramentas só fica disponível se você configurá-lo em Preferências do Site > Integração de Ferramentas.

Aprovar a criação de uma pasta de registros

A página Aprovar Etapa ajuda o gerenciador de registros a aprovar ou rejeitar a solicitação de criação de pasta de registro e inserir os motivos para aprovação ou rejeição. Essa página também exibe o nome da pasta e o caminho onde o usuário solicita a pasta a ser criada. No início da página, é possível visualizar as instruções para executar a etapa Aprovar do fluxo de trabalho. Se o texto de instrução não estiver visível, clique no: ícone Instrução

Para aprovar ou rejeitar a criação de uma pasta de registro:

  1. No Application Engine ou Workplace XT, acesse a visualização Tarefas e selecione Caixas de Entrada Públicas.
  2. Selecione RecordsManagerApproval.
  3. Se você aprovar a criação da pasta de registros, clique em Criar pasta. Essa ação abre a página Incluir Pasta de Registro do aplicativo IBM® Enterprise Records. Nesse painel, crie a pasta de registro solicitada no local especificado no planejamento de arquivos. Para obter mais informações sobre como criar pastas de registro, consulte o tópico sobre inclusão de uma pasta de registro.
  4. Após você criar a pasta de registro, selecione Aprovado no menu Aprovar Decisão. Se você não aprovar, clique em Rejeitar no menu Aprovar Decisão.
  5. Insira o motivo para rejeição da solicitação de criação de pasta de registro na caixa de texto Motivo.
  6. Clique em Aplicar para salvar as alterações solicitadas ou clique em Sair para ignorar as alterações. Sair fecha a página da etapa Aprovar, deixando o item de trabalho na caixa de entrada.
  7. Clique em Redesignar para designar a tarefa de aprovação da criação da pasta de registros para algum outro usuário.
  8. Clique em Status para verificar o status do fluxo de trabalho Criar Pasta de Registro.
  9. Quando terminar, clique em Completo.


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Última atualização: novembro de 2013
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