Существует большой объем доступной вам информации по выполняемым в настоящее время задачам обслуживания и администрирования, которые относятся конкретно к IBM® Enterprise Records.
Дополнительную информацию по администрированию смотрите в следующих справочных системах администрирования FileNet P8:
Есть ряд задач, при выполнении которых администратор может пользоваться IBM Administration Console for Content Platform Engine. Такие задачи (например, конфигурирование аудита) документированы в этой электронной справочной системе. Однако нельзя использовать IBM Administration Console for Content Platform Engine для других действий, потому что это может привести к повреждению данных и другим серьезным проблемам. В частности, не используйте IBM Administration Console for Content Platform Engine для следующих действий:
Этот не исчерпывающий перечень. Не выполняйте никаких задач, кроме тех, которые задокументированы в электронной справке. Использование IBM Administration Console for Content Platform Engine для любых других действий может вызвать повреждение данных или другие серьезные проблемы.
Руководство по установке и обновлению IBM Enterprise Records может содержать указания по использованию IBM Administration Console for Content Platform Engine для операций, выполняемых администратором во время установки и обновления. Примеры:
Сконфигурируйте отдельные склады объектов для плана файла и документов, которые объявляются как записи. Один из складов, склад объектов плана размещения, содержит структуру плана размещения, тогда как другой склад, склад объектов с поддержкой записей, содержит документы, некоторые из которых объявлены как записи. Существует целый ряд пользователей с доступом к ROS, не имеющих доступа к объектам, которые составляют ваш план размещения в FPOS. У вас может быть несколько ROS, связанных с одним FPOS.
После того, как вы сконфигурируете план размещения и начнете объявлять записи, на производственном складе объектов изменения будут минимальны. Если появится необходимость удалить склад объектов после объявления записи, есть специальный порядок действий, предотвращающий проблемы с объявлением записей на новом складе объектов. Эта процедура состоит из очистки предпочтений Workplace перед удалением склада объектов.
Если удалить склад объектов, не восстановив перед этим предпочтения сайта и пользователя на новом складе объектов, при обращении к складу объектов появится сообщение. В этом сообщении объясняется, какой FPOS выбран и почему. Будет также предложена ссылка для конфигурирования требуемого FPOS. Система выбирает склад объектов согласно следующим инструкциям.
Если вы удалили склад объектов, не очистив сначала предпочтения, вам необходимо стереть все предпочтения. Удалите, переименуйте или переместите файл bootstrap.properties. Он будет построен снова автоматически.
Приведенные ниже задачи обслуживания системы IBM Enterprise Records - это типичные задачи, выполняемые на большинстве сайтов. Руководствуясь контрольным списком на приведенной ниже схеме, выясните, когда вам необходимо выполнять конкретные задачи обслуживания системы для IBM Enterprise Records.
Ежедневно | Еженедельно | Ежемесячно | По мере необходимости |
---|---|---|---|
Монитор очистки журнала | Экспорт журналов аудита | Журнал очистки архивирования/удаления | Устранение неисправностей Конфигурирование ведения журналов |
Серверу Content Platform Engine можно разрешить использовать сервер FileNet Image Services как устройство хранения фиксированного содержимого или как устройство захвата большого объема. Это означает, что содержимое документа Content Platform Engine может быть сохранено на сервере FileNet Image Services как документ FileNet Image Services. Дополнительный компонент, поддерживающий эту возможность, называется Content Federation Services for Image Services (CFS-IS).
При использовании системы CFS-IS с IBM Enterprise Records не задавайте дату истечения срока для документов, хранящихся в системе FileNet Image Services. У администратора CFS-IS в системе FileNet Image Services нет возможности отличать документы IBM Enterprise Records, находящиеся на удержание и не подлежащие удалению, от документов, которые можно удалять.
В некоторых случаях операции, которые можно выполнить для этих документов, зависят от того, как документ FileNet Image Services введен в систему и распространены ли свойства документа FileNet Image Services на сервер Content Platform Engine. Если сервер FileNet Image Services служит устройством хранения фиксированного содержания, содержимое документов добавляется на сервер FileNet Image Services при помощи прикладных программ CE. В этом разделе такие документы называются документами CE-IS типа A. Если сервер FileNet Image Services служит устройством захвата большого объема, содержимое документов добавляется на сервер FileNet Image Services при помощи прикладных программ FileNet Image Services. В этом разделе такие документы называются документами CE-IS типа B.
Используя IBM Enterprise Records, можно управлять этими документами как записями почти таким же способом, которым вы управляете другими документами CE как записями. В этом разделе описываются некоторые различия в поведении IBM Enterprise Records при работе с этими типами документов. Этот раздел также содержит другую информацию, о которой необходимо знать при управлении этими типами документов.
Можно определить подписку так, что документы при перенастройке FileNet Image Services для склада объектов автоматически объявляются как записи. Чтобы устроить такое автоматическое объявление убедитесь, что класс документов для перенастроенных документов подписан на действие для события, и это действие инициируется по событию Checkin (активация). Дополнительную информацию смотрите в разделе справки Конфигурирование автообъявления записей.
Если документ FileNet Image Services доступен через прикладные программы или API Image Services, в CE нет механизмов, предотвращающих изменение или удаление такого документа, даже если он объявлен как запись. Поэтому вам необходимо действовать вместе с администратором системы FileNet Image Services, чтобы обеспечить надлежащую настройку защиты FileNet Image Services для модификации и удаления документа IS.
Классы документов FileNet Image Services содержат параметры хранения, указывающие, когда документы могут быть удалены. IBM Enterprise Records не взаимодействует с этими параметрами хранения IS. Поэтому вам необходимо действовать вместе с администратором системы FileNet Image Services, чтобы обеспечить надлежащую настройку этих параметров хранения, при которой документы FileNet Image Services, объявленные как записи, не будет удаляться из-за того, что так указано в параметрах хранения.
Документы FileNet Image Services, каталогизируемые в CE, можно объявить с помощью любого из доступных механизмов объявления. Например, это объявление может быть сделано с рабочего места, из MS Office, MS Outlook, действия для события, рабочего потока и API IBM Enterprise Records Java. Нельзя выбрать в качестве записи только один элемент из многоэлементного документа. При объявлении многоэлементного документа как записи все элементы считаются частью записи.
После того, как пользователь записи объявил документ как запись, другой пользователь, обратившись к документу, не получит доступа к информационной странице документа. Это специально предусмотренное ограничение доступа для пользователей, отличных от пользователя записи.
Если на сервере FileNet Image Services включена каталогизация, свойства документа FileNet Image Services, отображенные на свойства документа CE, сохраняются на обоих серверах, как FileNet Image Services, так и CE. Все изменения свойств документа FileNet Image Services автоматически распространяются на соответствующий документ CE. Однако изменения свойств документа CE не влияют на свойства записи, связанной с этим документов.
Если документ - CE-IS типа A, поиск на основе содержимого находит запись, связанную с документом. Эта возможность доступна, если документ хранится на складе объектов, для которого сконфигурировано получение на основе содержимого (content-based retrieval, CBR). Но если документ - документ CE-IS типа B, поиск на основе содержимого его не найдет.
При удалении записи соответствующий документ CE также удаляется. Если содержимое документа CE хранится в постоянном кэше сервера FileNet Image Services, а не на носителе, удаляемый документ FileNet Image Services удаляется из кэша. Но если содержимое документа CE хранится на носителе сервера FileNet Image Services, удаление записи не приводит к удалению содержимого с носителя. Дополнительную информацию об удалении документа с сервера FileNet Image Services, включая информацию о стирании носителей FileNet Image Services, смотрите в разделе Expired Documents and Folders (Документы и папки с истекшим сроком) в разделе Database Maintenance Overview (Обслуживание баз данных - обзор) публикации IBM FileNet Image Services System Administrator's Handbook.
Если вы копируете запись, при этом копируется сама запись, связанный с ней документ CE и связанный с ней документ IS. Во всех случаях, даже если оригинал документа был документом CE-IS типа B, в результате копирования создается документ CE-IS типа A.
То же касается и импорта записи. Документ, связанный с импортируемой записью, всегда будет документом CE-IS типа A, даже если при экспорте это был документ CE-IS типа B.
Во время цикла разработки нужно отслеживать производительность системы, чтобы убедиться, что эффективность вашей реализации оптимальна. IBM System Dashboard for Enterprise Content Management обеспечивает централизованный механизм для сбора и распределения данных о производительности для установленных программных продуктов IBM FileNet, независимо от операционной системы. Собранные данные о производительности можно сделать доступными для функций IBM System Dashboard for Enterprise Content Management по умолчанию, чтобы использовать на площадках, где отсутствует стандартизация консоли управления. Информацию об использовании IBM System Dashboard for Enterprise Content Management смотрите в разделе Использование IBM System Dashboard for Enterprise Content Management.
IBM FileNet P8 Troubleshooting Guide содержит информацию об устранении неисправностей в компонентах платформы FileNet P8, включая IBM Enterprise Records, Content Platform Engine, Application Engine и Workplace. Чтобы скачать документацию со страницы поддержки IBM, найдите внешнюю ссылку в конце этого раздела.