IBM® Enterprise Records -ohjelmassa käytettävissä olevista säilöistä on saatavana paljon tietoja. Säilöjä ovat muun muassa asiakirjaluokat, asiakirjakansiot, sähköiset kansiot, fyysiset kansiot, laatikot, yhdistelmäkansiot, taltiot, aktiiviset ja passiiviset säilöt sekä avatut ja suljetut säilöt.
Lisätietoja fyysisten säilöjen hallinnasta on Fyysiset yksiköt -ohjeaiheessa.
Asiakirjaluokka on säilö, joka luokittelee joukon toisiinsa liittyviä asiakirjoja arkistonmuodostussuunnitelmassa. Asiakirjaluokkia käytetään tavallisesti luokittelemaan toiminnallisiin luokkiin perustuvia asiakirjoja. Asiakirjaluokka voi sisältää aliluokkia ja asiakirjakansioita. Et kuitenkaan voi luoda asiakirjaluokkaa ja asiakirjakansiota samalle tasolle hierarkiassa. Base- ja DoD-tietomalleissa voit vahvistaa asiakirjat suoraan luokkiin. PRO-tietomallissa tämä toiminto ei ole mahdollinen. Oletusarvon mukaan aliyksiköt perivät pääsäilön suojaus- ja arkistostapoistoaikataulun. Lisätietoja suojauksesta ja arkistosta poiston periytymisestä on Objektien suojaus- ja Arkistostapoistoaikataulu-ohjeaiheissa.
Asiakirjaluokalla on nimi ja tunnus. Molemmat näkyvät polussa yhdysmerkin erottelemina. Sekä nimen että tunnuksen on oltava yksilöllisiä pääsäilössä.
Asiakirjakansio on kokoelma toisiinsa liittyviä asiakirjoja. Käytä asiakirjakansioita asiakirjojen hallintaan tiettyjen säilytysaikojen ja arkistostapoistotapahtumien mukaan. Oletusasetuksen mukaan asiakirjakansion aliyksiköt perivät asiakirjakansion suojaus- ja arkistostapoistoaikataulun. Voit luoda sähköisiä ja fyysisiä asiakirjakansioita ja yhdistelmäkansioita ja laatikoita asiakirjaluokkaan sähköisten ja fyysisten asiakirjojen hallintaa varten.
Asiakirjakansiolla on nimi ja tunnus. Molemmat näkyvät polussa yhdysmerkin erottelemina. Sekä nimen että tunnuksen on oltava yksilöllisiä pääsäilössä.
Sähköistä kansiota käytetään sähköisten asiakirjojen tallennukseen, ja se sisältää vähintään yhden taltion. Sähköiseen kansioon voi myös tallentaa fyysisiä asiakirjoja (paperisia tai muita fyysisiä kohteita).
Fyysinen kansio tallentaa fyysisiä asiakirjoja, ja se sisältää vähintään yhden taltion. Fyysinen kansio on papereita sisältävän kansion näennäismerkintä. Organisaatiosi fyysisen tallennusrakenteen perusteella voit laatia fyysisten kansioiden hierarkian IBM Enterprise Records -ohjelmassa.
Laatikko on fyysisten asiakirjojen säilö ja siinä on järjestelmä muita fyysisiä yksiköitä sisältävien fyysisten yksiköiden mallinnukseen. Voit esimerkiksi luoda "varaston", jossa on "hyllyjä" ja niillä "laatikoita" ja niissä "fyysisiä kansioita". Toisin kuin muissa kansiotyypeissä, laatikoissa voi olla muita kansioita. Ne voivat olla fyysisiä kansioita ja laatikoita, mutta eivät elektronisia kansioita tai yhdistelmäkansioita eivätkä asiakirjoja. Laatikko ei kuitenkaan käytä taltioita.
Yhdistelmäkansio voi sisältää sekä sähköisiä että fyysisiä asiakirjoja, ja se sisältää vähintään yhden taltion. Sähköisen kansion ja yhdistelmäkansion välillä on eroja toiminnassa. Yhdistelmäkansiossa on kuitenkin lisäksi metatietoja, jotka kuvaavat fyysisen yksikön, kuten paikallisen säilytyspaikan. Lisätietoja paikallisesta säilytyspaikasta on Sijainnit-ohjeaiheessa.
Taltio on asiakirjakansion looginen osa, sitä pienempi ja helpommin hallittava yksikkö. Taltio ei esiinny yksinään ilman kansiota. Asiakirjakansio (poikkeuksena laatikko) sisältää aina vähintään yhden taltion. Järjestelmä luo tämän taltion automaattisesti, kun asiakirjakansio luodaan. Myöhemmin voit luoda asiakirjakansioon haluamasi määrän taltioita. Huomaa kuitenkin, että vain yksi kansion taltio on kerrallaan auki. Oletusarvon mukaan nykyinen taltio on auki. Taltio sulkeutuu automaattisesti, kun lisäät taltion ja kun tietty ehto täyttyy. Esimerkiksi tietyn kalenterivuoden asiakirjat sisältävä taltio saattaa sulkeutua automaattisesti kyseisen kalenterivuoden lopussa.
Taltio on samaa lajia kuin sen pääasiakirjakansio (sähköinen, fyysinen tai yhdistelmä) ja se voi sisältää samanlajisia asiakirjoja kuin sen pääasiakirjakansio. Taltio ei kuitenkaan voi sisältää alikansiota tai toista taltiota. Taltio perii arkistostapoistoaikataulun siitä asiakirjakansiosta, johon taltio on luotu. Poistoaikataulua ei voi määrittää pääasiakirjakansiosta riippumattomaksi.
Kun luot asiakirjaluokan tai asiakirjakansion, se merkitään aktiiviseksi. Voit kuitenkin säiliön luotuasi merkitä sen passiiviseksi. Kun merkitset säilön passiiviseksi, järjestelmä estää uusien yksiköiden luonnin, siirron, kopioinnin tai arkistoinnin kyseiseen säilöön. Myös kaikki alisäilöt merkitään passiivisiksi. Lisäksi käyttäjät eivät näe passiivisia säilöjä asiakirjaksi vahvistuksen yhteydessä. Säilön merkitseminen passiiviseksi on hyödyllistä, kun säilön tarkastus ja hyväksyntä on tarpeen ennen säilön määrittämistä yleiseen käyttöön.
Kun luot säilöyksikön, se on oletusasetuksen mukaan avoinna. Voit rajoittaa aliyksikköjen luontia säilössä, mutta kuitenkin sallia asiakirjojen noudon sieltä, sulkemalla säilön milloin tahansa sen luonnin jälkeen. Myös kaikki alisäilöt merkitään suljetuiksi.