IBM Enterprise Records, Версия 5.1.2    

Добавление шаблона именования

Шаблон именования дает возможность автоматически присваивать имена категориям записей, папкам записей и записям в соответствии с вашими правилами. Когда пользователь создает один из тех объектов, у которых есть связанный шаблон именования, имя будет автоматически определено на шаге Задать свойства. Система не мешает пользователю изменить это имя. При каждом выполнении шага Задать свойства будут использоваться и назначаться именам равномерно возрастающие числа. Если еще до создания объекта дальнейшие действия будут отменены, конкретный номер никогда не будет использоваться.

Об этой задаче

Чтобы автоматически именовать записи, введите шаблон именования в поле родительского контейнера Шаблон записи. Шаблон записи - это свойство контейнера. Каждая следующая запись, объявленная в этот контейнер приобретает следующее имя в последовательности шаблона с увеличением соответствующего числа на значение, введенное в поле Инкремент шаблона записи.

Процедура

Чтобы автоматически именовать категории и папки:

  1. Добавьте шаблон именования на вкладке Конфигурировать.
  2. Добавляйте уровни шаблона, начиная со страницы подтверждения и позднее на страницах информации.
  3. Назначьте шаблон именования плану размещения.

Результаты

О синтаксисе шаблона именования

Для дат используйте значения YY или YYYY, MM и DD. Каждое из этих значений может быть парой чисел в квадратных скобках [YY], или их сочетанием, разделенным точками [YY.MM.DD]. Для вашего бизнес-процесса может потребоваться, чтобы имена папок начинались с буквы A, за которой следует две или четыре цифры, представляющие год, затем тире и затем номер папки. Например, именем может быть A07-000005 или A2007-000005. Указанные ниже шаблоны создают такие имена: A[YY]-[\d\d\d\d\d\d] , A[YYYY]-[\d\d\d\d\d\d]

В этом шаблоне A - это первый символ, YY или YYYY представляет год, а \d - численное значение. Система автоматически предоставит значения по умолчанию для шаблонов, заключенных в квадратные скобки []. Таким образом, YY будет автоматически заменено на последние две цифры текущего года. \d будет заменено на увеличивающиеся целые числа. Значение инкремента задается в другом поле при вводе строки.

В другом шаблоне именования записей вам может потребоваться создать правило именования для папок в виде последовательности. Например, KX в начале, далее двузначный или четырехзначный год, точка, двузначный месяц, точка, двузначный день, тире, набор цифр. Например, вы хотите использовать имя KX07.06.22-0004. Следующий шаблон удовлетворяет данному требованию: KX[YY.MM.DD]-[\d\d\d\d]

Для создания шаблонов на основе метаданных можно применять пользовательские шаблоны. Например, политики вашей организации могут требовать, чтобы имена папок записей строились по следующему правилу: год, пробел, тема (метаданные) содержащей категории, пробел и пятизначное число, то имели вид: 2006 LOAN 00005. Например, создайте шаблон именования со следующими спецификациями: [YYYY] [Parent.Emailsubject] [\d\d\d\d\d]

Важное замечание: Когда задается Parent, используйте заглавную букву только на первом положении в строке.
Для значения года и темы система предоставляет значения по умолчанию, так как они заключены в квадратные скобки []. Parent.Emailsubject - это пользовательский шаблон. Поэтому система предоставляет значение поля метаданных Emailsubject, заданное для родительского элемента папки записей. Задайте символическое имя свойства при создании пользовательского шаблона. Кроме этого, система генерирует сообщение об ошибке, если для заданного свойства нет доступного значения. Пользовательские шаблоны применяются на уровне 1 в плане размещения. Уровень плана размещения - это еще одно поле, которое вы заполняете при добавлении уровня шаблона.

Задайте имя пользователя по следующему шаблону: KX[YYYY.MM.DD] [имя_пользователя] [\d\d\d\d\d]. Например, KX2011.10.22 username 00005

Не используйте недопустимые для имени символы. Например, не используйте символ косой черты / при включении дат. Недопустимые символы: \ / : * ? " < > |

Важное замечание: Если вы используете шаблон, который не распознается, он добавляется к имени в том виде, как введен. Например, шаблон [xyz] сгенерировал бы имя [xyz].

Чтобы добавить шаблон именования:

  1. Зарегистрируйтесь как Администратор записей и выберите вкладку Конфигурировать.
  2. Щелкните по Шаблоны именования.
  3. Щелкните по Добавить шаблон именования.
  4. На странице Добавить шаблон введите имя и описание для шаблона.
  5. Выберите Имя или Идентификатор в меню Применить к имени или ID. В зависимости от выбранного значения имя или идентификатор категории записей или папки записей будут сгенерированы автоматически в соответствии со связанным шаблоном.
  6. Нажмите кнопку Далее.
  7. Задайте защиту для шаблона именования и нажмите кнопку Готово.
  8. На странице подтверждения щелкните по Добавить уровень шаблона, чтобы добавить уровни к шаблону именования. Если вы хотите добавить уровни позже, нажмите кнопку OK, чтобы закрыть страницу Добавить шаблон.
Уровень шаблона предоставляет подробности о шаблоне, который будет применяться к категориям записей и папкам записей. Вы задаете один или несколько уровней в плане размещения и тип объекта для каждого уровня. Когда на заданном уровне создается новый объект соответствующего типа, ему автоматически присваивается имя в соответствии со строкой шаблона и инкрементным числом. Эта процедура продолжается, начиная со страницы подтверждения, после нажатия кнопки Добавить уровень шаблона.

Чтобы добавить уровень шаблона:

  1. Введите номер уровня плана размещения. Уровень в иерархии планов размещения представлен числом, причем первая категория плана размещения соответствует числу 1. Его первая подкатегория - 2. Если в этой подкатегории есть папка записей, ее уровень - 3.
  2. В качестве Типа объекта соответствия выберите Категория записей или Папка записей. Например, если вы задаете 3 как уровень и Категорию записи как тип объекта, все существующие на третьем уровне категории записей будут именоваться в соответствии с заданным шаблоном.
  3. Задайте строку шаблона, как описано выше. Строка шаблона должна предусматривать цифровой знак.
  4. Введите значение для Инкремента шаблона записей. При использовании значения 1 каждая новая категория или папка, обрабатываемая с помощью шаблона, получит в имени следующее по порядку численное значение. При инкременте 2 используются каждое второе число. Значение в этом поле должно быть больше нуля.
  5. Нажмите кнопку Добавить. При этой опции шаблон выводится внизу экрана, а все поля освобождаются, так что можно добавить дополнительные шаблоны для других объектов и уровней.
  6. Закончив добавлять уровни шаблонов, нажмите кнопку Выход.

Пример

Если вы хотите, чтобы автоматически именовались подкатегории категории записей, создайте шаблон для уровня 2 и выберите в качестве типа Категорию записей. Если вы хотите также, чтобы автоматически именовались папки в этой подкатегории, создайте шаблон для уровня 3 и выберите в качестве типа Папку записей. Наличие обоих этих уровней в шаблоне именования приводит к тому, что будут автоматически именоваться и подкатегории на уровне 2, и папки на уровне 3.

Чтобы добавить или изменить уровни шаблонов позже:

  1. Перейдите к шаблону именования (Конфигурировать > Шаблон именования) и нажмите кнопку Получить информацию.
  2. На боковой панели выберите Управление уровнем шаблона.
  3. Если уровень шаблона добавляется, заполните все поля, как описано выше для добавления уровня шаблона. Если изменяется существующий уровень шаблона, переходите к следующему шагу.
  4. Выберите шаблон. При этом существующие данные будут скопированы в поля.
  5. Измените, как нужно, значения в полях и нажмите кнопку Изменить.
    • Для добавления шаблона на другом уровне после добавления или изменения уровня шаблона нажмите кнопку Добавить.
    • Для изменения другого шаблона щелкните по этому шаблону, измените значения в полях и нажмите кнопку Изменить.
    • Для удаления существующего уровня шаблона выберите этот шаблон и нажмите кнопку Удалить.
  6. Закончив, щелкните по Выход.

Чтобы назначить шаблон именования файлу планов (требуется для активации автоматического именования):

  1. Перейдите на корневой уровень плана размещения, чтобы путь представлял из себя только имя плана размещения.
  2. Нажмите кнопку Получить информацию для этого плана размещения (находится сразу под именем пути). Поле Шаблон именования находится на странице Свойства.
  3. В меню Шаблон именования выберите имя шаблона, который вы хотите использовать.
  4. Нажмите кнопку Применить, а затем Выход.


Отзыв

Последнее обновление: Ноябрь 2013 г.
create_a_classification_scheme_pattern.htm

© Copyright IBM Corp. 2013