IBM Enterprise Records 5.1.2 版    

定義處置排程

授權使用者可以定義處置排程,以及將排程與記錄種類、記錄資料夾或記錄類型相關聯。處置排程可由「記錄管理者」或「記錄管理者」定義。在 PRO 資料模型中,「記錄管理者」、「記錄管理者」或「檢閱人員」可將處置排程指派給實體。在 Base 和 DoD 資料模型中,「記錄管理者」或「記錄管理者」將處置排程指派給實體。

關於這項作業

處置排程可具有多個階段,在這些階段中,將對受影響的實體執行處置步驟(例如審查、匯出、傳送或毀損)。雖然處置排程不需要多個階段,但排程通常包括兩個階段: 如果在「使用者喜好設定」中,您的處置排程精靈顯示設定設為簡式,則排程預設為使用自動毀損動作且沒有保留期的階段。如需相關資訊,請參閱「使用者喜好設定」和「網站喜好設定」主題。

程序

如果要定義處置排程,請執行下列動作:

  1. 選取處置標籤。
  2. 按一下處置排程
  3. 按一下新增處置排程
    限制: 如果在「使用者喜好設定」中,您的處置排程精靈顯示設定設為簡式,則「步驟」畫面不會顯示設定階段
    1. 輸入排程的名稱和說明。 說明是選用的。
    2. 輸入負責實體處置的權限名稱,然後按下一步 這是一個選用的欄位。
    3. 按一下相應的選取按鈕,以選取啟動中斷的觸發程式。 如果在「使用者或網站喜好設定」中,您的處置排程精靈顯示設定設為簡式內部事件觸發程式是唯一可能的觸發程式。
      • 對於行事曆日期,您可以輸入日期或使用行事曆控制項。這個動作適用於一般處置排程。
      • 對於預先定義的日期內部事件外部事件循環事件,請從功能表中選取項目。 這些項目是先前在 IBM® Enterprise Records配置標籤中建立的。 按一下顯示明細以顯示觸發程式的詳細資料。如需新增觸發程式的相關資訊,請參閱有關新增日期和事件的主題。
    4. 設定中斷偏移。 請參閱這個主題稍後的「設定中斷和中斷偏移」一節,以取得詳細資料。
    5. 設定觸發實體中斷的條件。 中斷可以自動進行,也可以在核准後觸發。如果要在核准後觸發,請指定處置中斷動作。對於自動進行的中斷,請勿指定處置中斷動作。如果在「使用者和網站喜好設定」中,您的處置排程精靈顯示設定設為簡式,就不會顯示處置中斷動作。
      • 每個中斷動作都是先前在 IBM Enterprise Records配置標籤中新增的,且都具有相關聯的工作流程。 處置清理會在中斷後(加上所有偏移)自動啟動此工作流程。如果是一般處置排程,處置中斷動作功能表只包含屬於中斷動作類型的動作。 如需動作的相關資訊,請參閱「動作」主題。
    6. 若有需要,請修改「中斷基準」來指定中斷基準日期。 中斷基準功能表會提供一組 IBM Enterprise Records 日期內容,根據個別的 IBM Enterprise Records 實體內容來計算中斷日期。

      設定中斷偏移。請參閱這個主題稍後的「設定中斷和中斷偏移」一節,以取得詳細資料。

    7. 如果在「使用者或網站喜好設定」中,您的處置排程精靈顯示設定設為詳細,請按下一步。 這個動作會為現行排程建立一個以上的保留期(稱為階段)。如果按一下完成,則與處置排程相關聯的實體將不具有特定的保留期。 如果在「使用者喜好設定」中,您的處置排程精靈顯示設定設為簡式,請按一下完成。 只有一個階段使用「自動毀損」動作 RMAutoDestroyAction是否需要篩選設為 False。 預設保留期為 0 年 0 月 0 日。不會自動建立替代保留期。

結果

設定中斷和中斷偏移

IBM Enterprise Records 中,您可以設定階段的保留或中斷偏移,以定義保留期。

當沒有指定中斷偏移,且設定了階段保留期時,只要符合事件條件,清理就會在實體上執行中斷。如果中斷的實體是儲存器,這個儲存器也會關閉,防止新增新的記錄。 之後,會計算保留,它是中斷日期加上對階段所定義的保留期。 下列規則適用於中斷日期的計算,會隨著不同的排程配置而不同:
  • 使用內部事件觸發程式,以及設為實體內容的中斷基準日期

    中斷日期就是中斷基準日期值。

  • 使用設為事件日期的事件觸發程式日期類型(外部事件、預先定義的日期)及中斷基準日期

    中斷日期是事件觸發程式的日期。

  • 使用內部事件觸發程式,以及設為事件日期的中斷基準日期

    中斷日期是執行清理的日期。

  • 使用設為實體內容的事件觸發程式日期類型(外部事件、預先定義的日期)及中斷基準日期

    中斷日期是兩個日期中最新的日期。

當使用中斷事件偏移時,在這個偏移期間結束之前,實體不會中斷。 因此,在保留期間,儲存器會保持開啟狀態。 下列規則適用於中斷日期的計算,會隨著不同的排程配置而不同:
  • 使用內部事件觸發程式,以及設為實體內容的中斷基準日期

    中斷日期是中斷基準日期值加上中斷偏移。

  • 使用設為事件日期的事件觸發程式日期類型(外部事件、預先定義的日期)及中斷基準日期

    中斷日期是事件觸發程式的日期加上中斷偏移。

  • 使用內部事件觸發程式,以及設為事件日期的中斷基準日期

    中斷日期是執行清理的日期加上中斷偏移。

重要: 請勿使用這最後一個配置,因為排程的任何更新(例如名稱)都會觸發中斷日期的清理重新計算,新的清理執行日期加上偏移會延後中斷。如果沒有可用於中斷基準日期的記錄內容,最好在階段上使用保留。

如果在「使用者或網站喜好設定」中,您的「處置排程精靈」顯示設定設為簡式,則排程預設為階段沒有保留期。此外,排程也會改用偏移機制來定義保留期。

設定階段

將階段與處置排程相關聯可讓您以不同間隔對實體執行不同的作業。每個階段都為實體指定了處置動作和保留期。比方說,如果要在處置前審查實體,請在處置排程中新增兩個階段。第一個階段指定實體的審查,第二個階段指定實體的處置。 IBM Enterprise Records 會依照您將階段新增到排程的順序,來執行處置排程中的多個階段。

您還可以在一個階段內定義多個替代保留期。替代保留期可根據內容值提供可變的保留期。 當不符合任何替代保留期條件時,IBM Enterprise Records 會使用預設的保留期。 當符合多個替代保留期條件時,IBM Enterprise Records 會套用保留期最長的替代保留期。

重要: 替代保留期的數量或其準則的複雜程度,會影響計算保留期的效能。

IBM Enterprise Records 在某個實體上套用中斷動作之後,會將處置排程的第一階段套用於該實體。在第一階段的保留期結束階段,對實體執行與該階段關聯的處置動作。 IBM Enterprise Records 會完成相關聯的處置動作,在授權使用者核准之後,便會開始排程中的下一階段。

如果要在處置排程中新增階段,請執行下列動作:

  1. 按一下新增,以開啟「階段內容」頁面。
  2. 輸入階段的名稱和說明。
  3. 從功能表中選取「階段動作」。
    • 動作是先前在 IBM Enterprise Records配置標籤中建立的。
    • 階段結束時,IBM Enterprise Records 會在實體上完成動作。
    • 每個動作都包含一個預先定義的工作流程,IBM Enterprise Records 會針對該動作而啟動。
    限制: 傳送或毀損實體的階段為最後階段。您無法在這些類型的動作後新增其他階段。
  4. 是否需要篩選欄位中,選取 True,以要求在啟動與階段相關聯的工作流程前審查實體。如果不需要篩選,請選取 False
  5. 如果您為階段選取傳送匯出臨時傳送動作,請在匯出目的地欄位中輸入位置。 該位置可以:
    • 在遠端伺服器上。例如,\\server name\folder name
    • 是本端磁碟機上的資料夾。例如,本端磁碟機:\資料夾名稱
  6. 在此階段中指定實體的預設保留期。如果您沒有指定替代保留期,則需要輸入一個值。
  7. 如果要設定實體可根據內容在階段中保留更長或更短時間的條件,請完成以下步驟。這些步驟會建立替代保留期。
    1. 按一下新增,以顯示「替代保留期」視窗。
    2. 從功能表中選取內容名稱。
    3. 從清單中選取運算子。
    4. 指定內容值。您輸入的值取決於內容。
    5. 選取作為保留期開始日期的保留基準
    6. 以年、月和日的形式指定保留期天數IBM Enterprise Records 會將這裡指定的值新增到「保留基準」中。 在產生的日期,IBM Enterprise Records 會在實體上套用階段動作。
    7. 按一下接受,將此替代保留期新增至現行排程,然後回到「階段內容」視窗。
    8. 透過按一下新增繼續為每個條件新增替代保留期。 IBM Enterprise Records 會在所有欄位中移入先前的替代保留期資料,以便您變更必要欄位。 必要的話,您可以選取某個替代保留期的移除勾選框,並按一下套用以移除此條件。
  8. 按一下接受完成此階段。IBM Enterprise Records 會將階段和詳細資料新增到排程的階段清單中。
  9. 如果要新增更多階段,請按一下新增。否則,按一下完成以完成處置排程。


意見

前次更新: 2013 年 11 月
define_a_disposal_schedule.htm

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