IBM Enterprise Records, version 5.1.2    

Lägga till postkategorier

Du kan lägga till en postkategori i en arkiveringsplan i hierarkin med posthanteringsentiteter. Du kan också lägga till en postkategori till en annan postkategori så att det skapas en underkategori. Dessutom kan du bara lägga till en underkategori för en aktiv postkategori. Det är bara postansvariga och postadministratörer som kan lägga till en postkategori.

Den här uppgiften

Som standard ärver den nya postkategorin alla egenskaper utom namn, identifierare och öppningsdatum från sin överordnade entitet. Du kan ändra dessa ärvda värden.
Obs: Skapa inte fler än 100 postkategorier och postmappar på varje nivå i arkiveringsplanen. Mer information om arkiveringsplaner finns i ämnet om arkiveringsplaner.

Arbetsordning

Lägga till en postkategori:

  1. Logga in som postansvarig eller postadministratör och öppna arkiveringsplanen där du ska skapa en postkategori. Öppna lämplig postkategori om du ska skapa en underkategori.
  2. Öppna guiden genom att klicka på Lägg till postkategori: ikonen Lägg till postkategori. Utför sedan följande steg.
    1. Ställ in egenskaper genom att ange eller ändra de visade egenskapsvärdena. Vissa egenskaper kan redigeras direkt på sidan, medan andra kräver att du klickar på egenskapsnamnet och redigerar värdena. En röd asterisk betyder att du måste ange ett värde för den egenskapen. I ämnet om egenskapsreferenser finns mer information om visade egenskaper. Om du ska ange ett postmönster som automatiskt namnger poster som läggs till i kategorin skriver du detta mönster i det här fältet. Mer information om att bygga mönster finns i ämnet om att lägga till namngivningsmönster.
    2. Klicka på Nästa för att ställa in avvecklingsschemat för postkategorin eller välj ett annat steg i panelen.
    3. Klicka på Avbryt om du vill lämna guiden Lägg till postkategori.
    4. För inställning av avvecklingen finns det tre möjligheter. Ett avvecklingsschema kanske redan är förvalt. Kryssrutan Ärv är markerad. Ett avvecklingsschema kanske visas men kryssrutan Ärv är inte markerad. Klicka på Ärv om du vill använda schemat. Det kanske inte finns någon avvecklingsinformation. Klicka i så fall på Bläddra efter schema för att välja ett schema eller ändra det. Klicka på Radera schema om du vill lämna tomt för avvecklingen så länge. Du kan granska informationssidorna för ett eventuellt tilldelat schema genom att klicka på dess ikon Hämta information.
    5. Om du ska bläddra efter ett schema klickar på Välj nedanför namnet på det avvecklingsschema du vill tilldela till kategorin.
    6. Om det behövs anger du avvecklingsbehörigheten för avvecklingen av postkategorin när det är dags att ta bort den. Som standard tilldelas postkategorin automatiskt den avvecklingsbehörighet som angetts för det valda avvecklingsschemat. Om ingen avvecklingsbehörighet är inställd för det valda schemat, tillämpas den avvecklingsbehörighet som du anger för kategorin. Om du bestämmer dig för att ange avvecklingsbehörigheten nu och ange avvecklingsschemat senare, kommer avvecklingsbehörigheten för schemat att åsidosätta postkategorins avvecklingsbehörighet.
      Obs: Om visningsinställningen i Platsinställningar eller Användarinställningar för Visa vitala poststeg när du skapar behållare har värdet Nej, döljs steget Ange vital post. Gå vidare till understeg l.
    7. Om användar- eller platsinställningen är inställd på att visa steget Ange vital post klickar du på Nästa för att ange den vitala posten. Du kan också välja ett annat steg i panelen. Följ länkarna Användarinställningar och Platsinställningar i slutet av ämnet om du vill ha mer information.
    8. Välj True från menyn Indikator för vital post om du ska ange att poster i kategorin är vitala. Om poster som skapas in den nya postkategorin behöver kontinuerliga granskningar och uppdateringar kan du markera postkategorin som Vital i det här steget. Alla poster som skapas i en kategorin klassificeras automatiskt som vitala.
    9. Ange om så behövs en beskrivning av de vitala poster som ska läggas till i postkategorin.
    10. Från menyn Åtgärd för granskning av vital post väljer du den åtgärd som startas med cykeln för periodisk granskning eller uppdatering av vitala poster. I menyn listas åtgärder för vital granskning som tidigare skapats. I ämnet om att lägga till åtgärder finns mer information.
    11. Från menyn Granskning av och uppdateringscykel för vital post väljer du lämplig återkommande händelse som ska utlösa den periodiska granskningen eller uppdateringen av vitala poster i kategorin. På menyn listas återkommande händelser som tidigare skapats. Mer information finns i ämnet om att lägga till återkommande händelser.
    12. Klicka på Nästa för att ställa in säkerheten och slutföra skapandet av kategorin.
    13. Granska befintliga säkerhetsinställningar. Mer information om varje åtkomstområde finns i ämnet om att ange säkerhetsinställningar. Säkerhetsinställningar bestämmer hur grupper och användare kan accessa postkategorin och styr de behörigheter som respektive grupp eller användare har. Säkerhetsinställningar som du anger här kan åsidosättas av FileNet P8-säkerheten för entiteten. Mer information finns i ämnet om säkerhet.
    14. Om du vill ändra behörigheten för en viss användare eller grupp som listas på sidan, klickar du på användar- eller gruppnamnet i kolumnen Namn. Sidan Säkerhetsinställningar visas, där du kan ange behörigheter för olika användare och grupper.
    15. Klicka på Lägg till ny om du ska lägga till nya användare eller grupper till listan. Om du ska ta bort en användare eller grupp från listan markerar du den och väljer alternativet Ta bort för den användaren eller gruppen. Mer information om användare och grupper finns i ämnet om att lägga till användare och grupper till objekt.
    16. Klicka på Slutför så sparas ändringarna av säkerhetsinställningar och postkategorin skapas.
    17. Klicka på OK i meddelandet om att postkategorin har lagts till och avsluta sedan guiden.


Feedback

Senast uppdaterat: November 2013
create_a_record_category.htm

© Copyright IBM Corp 2013