Kvitton spårar vilka användare som har en kopia av en klassificerad post, men du kan även skapa ett kvitto för oklassificerade poster. Du kan skapa kvitton även för oklassificerade poster. Kvitton spårar platsen för ett klassificerat dokument men är inte själva klassificerade.
Om ett kvitto är ett pappersdokument kan du deklarera det som en fysisk post. Mer information finns i ämnet om att deklarera fysiska poster. Du kan skanna kvittot och deklarera den skannade bilden som en elektronisk post eller skapa ett elektroniskt textdokument och deklarera det som en post. Information om att deklarera ett kvitto som en klassificerad post finns i ämnet om att deklarera klassificerade poster.
När du deklarerar kvittot som en post kan du knyta det till den post som du ska spåra.
Deklarera ett kvitto som en post:
- Starta deklarationen av kvittot som en post på samma sätt som för andra dokument.
- Klicka på ReceiptOf i steget Ange egenskaper.
- Bläddra till och välj den klassificerade post som kvittot spårar.
- Slutför postdeklarationen precis som för andra dokument.
När du har deklarerat ett kvitto som en post visas kvittot som namnet på posten i fältet ReceiptOf i egenskapsvyn. Du kan ändra värdet genom att klicka på ReceiptOf eller rensa tilldelningen genom att klicka på Rensa.
I detaljvyn för posten innehåller avsnittet Ytterligare postdetaljer ett fält för status där något av följande statusvärden visas:
- None: Posten är inte angiven som kvitto för någon annan post.
- Attached: Posten som kvittot bifogats till ändrade inte statusen. Kvittot är fortfarande kopplat till den post som spåras.
- Parent Transferred: Den tillhörande posten har överförts via den normala avvecklingsprocessen.
- Parent Destroyed: Den tillhörande posten har tagits bort via den normala avvecklingsprocessen.
- Parent Declassified: En behörig användare har avklassificerat den tillhörande posten.
- Parent Downgraded: En behörig användare har nedgraderat den tillhörande posten.
- Parent Deleted: Den tillhörande posten har tagits bort manuellt.
Begreppet Överordnad ("Parent") gäller den post som är kopplad till kvittot, inte en mapp.
Obs: Statusfältet visar
None om posten inte är ett kvitto. I egenskapsvyn för en klassificerad post visas namnen på eventuella kvitton som är knutna till posten. Statusfältet för kvitto för en klassificerad post visar
"None" eftersom en post med bifogade kvitton inte kan vara ett kvitto till en annan post. En post kan ha flera kvitton, men ett kvitto kan bara vara knutet till en post.
- Du kan inte ta bort ett kvitto som fortfarande är knutet till en aktiv klassificerad post.
- När en post nedgraderas eller avklassificeras, tas länken till kvittot bort. Om du vill fortsätta att spåra posten måste du deklarera en ny post som kvitto för den nedgraderade eller avklassificerade posten.