IBM Enterprise Records 5.1.2 版    

新增記錄資料夾

您只能將記錄資料夾新增到最低層級的記錄種類中。如果記錄種類中包含一個子種類,您就不能將記錄資料夾新增到其中。另外,您只能將記錄資料夾新增到作用中的記錄種類。您不能在記錄資料夾下建立子資料夾。記錄資料夾只能包含磁區或記錄。 IBM® Enterprise Records 隨附了四種記錄資料夾:電子資料夾、實體資料夾、實體產品盒,以及混合式資料夾。您的網站可能已建立其他的自訂資料夾。

關於這項作業

IBM Enterprise Records 的 PRO 安裝中,只有「記錄管理者」或「記錄管理者」可以新增記錄資料夾。在 DoD 和 Base 安裝中,除「記錄管理者」或「記錄管理者」,特許使用者也可以新增記錄資料夾。如果您不具有建立記錄資料夾所需的安全許可權,就不能從 Workplace 中啟動「建立記錄資料夾」工作流程。啟動此工作流程時,記錄資料夾建立要求將發送至「記錄管理者」以待核准。如需相關資訊,請參閱「使用工作流程建立記錄資料夾」主題。 依預設,新記錄資料夾會從其母項實體繼承「名稱」、ID 和「開啟日期」以外的所有內容。 您可以變更繼承的值。
小心: 在檔案計劃的任一層級,請不要建立超過 100 個記錄種類和記錄資料夾。如需檔案計劃的相關資訊,請參閱「檔案計劃」主題。

程序

如果要新增記錄資料夾,請執行下列動作:

  1. 以「記錄管理者」或「記錄管理者」身分登入。 瀏覽檔案計劃以存取您要在其下建立記錄資料夾的記錄種類。
  2. 按一下新增記錄資料夾,然後執行下列步驟。
    1. 如果要設定「類別」,請按一下要建立的記錄資料夾類型,然後按下一步,繼續執行「設定內容」步驟。
      • 電子記錄資料夾可以儲存電子記錄和實體記錄
      • 實體記錄資料夾可以儲存實體記錄
      • 產品盒是用來儲存實體記錄的,並且經過設置後可以塑造一個倉庫
      • 混合記錄資料夾可以儲存電子記錄和實體記錄
      如需資料夾類型的相關資訊,請參閱「種類、資料夾和磁區」主題。
    2. 如果要設定「內容」,請輸入或修改顯示的內容值。 某些內容可在該頁面中直接編輯,而另一些需要按一下內容名稱才能編輯值。紅色星號表示您必須為此內容指定一個值。如需所顯示內容的相關資訊,請參閱「內容參照」主題。 如果要輸入可以自動為正在新增到資料夾的記錄命名的「記錄型樣」,請直接在此欄位輸入型樣。如需建構型樣的相關資訊,請參閱「新增命名型樣」主題。
    3. 下一步以為記錄資料夾設定處置排程或從畫面中選取其他步驟。按一下取消以結束新增記錄資料夾精靈。
    4. 如果要設定「處置」,有以下三種可能。可能已預先選取了處置排程。已勾選「繼承」方框。 可能列出某處置排程,但未勾選「繼承」方框。如果要使用,請按一下繼承。可能沒有任何處置資訊。無論何種情況,按一下瀏覽排程均可選取或變更排程。按一下清除排程以使處置暫時保留為空。您可以透過按一下任何已指派的排程的「取得資訊」圖示來檢閱其資訊頁面。
    5. 當您瀏覽某個排程時,請按一下您要指派給此資料夾的處置排程之名稱下方的選取
    6. 如有必要,請在要處置記錄資料夾的時候,指定為記錄種類的處置指派的「處置權限」。 依預設,為選取的處置排程指定的處置權限,會被自動指派為記錄資料夾的處置權限。如果沒有為所選排程設定處置權限,則可以使用您為資料夾設定的處置權限。如果您現在指定處置權限並在稍後設定處置排程,設定給排程的處置權限會置換您現在設定的處置權限。
      小心: 如果在「網站喜好設定」或「使用者喜好設定」中,您的當您建立儲存器時,顯示重要步驟記錄顯示設定設為,則程式會隱藏設定重要記錄步驟。 移至子步驟 l。
    7. 如果使用者或網站喜好設定是設為顯示設定重要記錄步驟,請按下一步來設定記錄資料夾的「重要記錄」。或者,請選取畫面中的其他步驟。 如需相關資訊,請參閱這個主題結尾的「使用者喜好設定」和「網站喜好設定」鏈結。
    8. 如果要指定資料夾中的記錄為重要記錄,請從重要記錄指示器功能表中選取 True 如果建立在記錄資料夾中的記錄需要不斷地審查和更新,您則可以在此步驟中將記錄資料夾標記為「重要」。在此類資料夾中建立的所有記錄均已自動分類為「重要」。
    9. 如果需要,請為要新增到此記錄資料夾的重要記錄輸入說明。
    10. 重要記錄審查動作功能表中,選取將隨重要記錄的定期審查或更新週期而啟動的動作。此功能表會列出先前建立的「重要審查」動作。如需相關資訊,請參閱「新增動作」主題。
    11. 重要記錄審查和更新週期功能表中,選取會觸發資料夾中重要記錄定期審查或更新的事件。 功能表會列出先前建立的循環事件。 如需相關資訊,請參閱「新增循環事件」主題。
    12. 下一步設定安全,然後完成資料夾設定。
    13. 如果要設定「安全」,請檢閱現有的安全設定。 如需每個存取區域的相關資訊,請參閱「指定安全設定」主題。安全設定確定了可存取記錄資料夾的群組和使用者,並控制授與每個群組或使用者的權限。您在此處所指定的安全設定,可能會被設定於實體上的 FileNet P8 安全所置換。 如需相關資訊,請參閱「安全」主題。
    14. 如果要變更頁面中列出之特定使用者或群組的存取權,請按一下標題直欄中的使用者或群組名稱。 即會顯示「安全設定」頁面,您可以在其中指定不同使用者和群組的安全許可權。
    15. 如果要新增使用者或群組到清單,請按一下新增。如果要從清單中移除既有的使用者或群組,請針對該使用者或群組選取移除選項。 如需使用者和群組的相關資訊,請參閱「新增使用者和群組至物件」主題。
    16. 如果要儲存對安全設定的修改並完成記錄資料夾的建立,請按一下完成
    17. 按一下確定,確認收到成功新增記錄資料夾的訊息,然後結束該精靈。


意見

前次更新: 2013 年 11 月
create_a_record_folder.htm

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