IBM Enterprise Records V5.1.2    

工作流程

IBM® Enterprise Records 提供了帮助您自动审阅和处理记录类别、记录文件夹、卷和记录的工作流程。工作流程包括任务、程序步骤、人员、输入和输出信息以及业务流程中每个步骤所需的工具。

您可以修改现有的工作流程,也可以创建新工作流程。大部分 IBM Enterprise Records 工作流程都是自动运行。此自动化是处理扫描进程的结果或者与工作流程相关联的操作的执行结果。 “物理记录管理”工作流程和“创建记录文件夹”工作流程必须手动运行。

当在处理调度中创建处理阶段时,您必须将处理操作和处理工作流程与该阶段关联。在特殊阶段中实体的保留期末尾,实体需要进行处理。您必须手动启动处理操作,该操作将运行相关联的处理工作流程。有关处理过程的更多信息,请参阅“处理调度”主题:

使用工作流程启动之前,您需要完成配置任务。这些任务在 IBM Enterprise Records 安装期间完成。有关更多信息,请参阅《IBM Enterprise Records 安装和升级指南》中的“配置工作流程”主题。

工作流程类型

IBM Enterprise Records 中提供的工作流如下所示。

工作流程通知

系统会显示通知消息,这些通知消息包括工作流程进行时所发生的状态、失败和验证错误的相关信息。包括以下项目的通知消息有以下四种类型:

抄本

抄本是在核准处理的实体上成功执行处理操作时系统生成的 XML 文件。该文件包含的信息有关以下内容: 系统自动将该文件作为附件发送给记录主管。记录主管可以查看该文件、将其保存到本地驱动器,或者在浏览器中打开该文件。

警告

当对工作流程的特定步骤中的各个字段指定的值不正确或者必填字段缺少值时,IBM Enterprise Records 将显示警告消息。如果您未在过渡转移工作流程的“物理转移”步骤中指定位置字段的值,那么您将通过 IBM Enterprise Records 看到警告消息。

信息和状态消息

IBM Enterprise Records 将显示“物理记录管理”和“创建记录文件夹”工作流程的信息和状态消息。该消息包含实体的状态或有关实体的任何其他相关信息。例如,如果物理实体的当前占用者延迟释放该实体,那么 IBM Enterprise Records 会将该消息作为工作项放入计划接收该实体的人员的收件箱。有关信息和状态消息的更多信息,请参阅“物理实体”主题和“使用工作流程创建记录文件夹”主题。

失败和异常

失败和异常消息会显示受影响的实体以及工作流程步骤失败的原因。例如,您完成了一批十个实体的截止步骤,在这十个实体中有两个实体已重新打开。在这种情况下,此消息会指示这两个实体的截止操作未完成,并显示失败原因。

在“消息”步骤中,请单击完成来完成已失败的工作流程步骤,并从收件箱中除去该工作项。您可以更正问题,并再次运行工作流程以正确地完成该步骤。在前面给出的示例中,您可以关闭截止步骤已失败的两个实体,然后再次运行工作流程。



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最近一次更新时间: 2013 年 11 月
managing_workflows.htm

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