IBM Enterprise Records, wersja 5.1.2    

Dodawanie wzorca nazewnictwa

Wzorzec nazewnictwa umożliwia automatyczne nazywanie kategorii akt, folderów akt i akt w celu zapewnienia zgodności z konwencjami. Gdy użytkownik utworzy jeden z obiektów, z którymi powiązany jest wzorzec nazewnictwa, wówczas nazwa zostanie automatycznie udostępniona w kroku Ustaw właściwości. System nie zapobiega zmianie nazwy. Po wyświetleniu się kroku Ustaw właściwości następuje przypisanie wzrastających numerów, które są stopniowo wykorzystywane. Jeśli użytkownik anuluje proces przed utworzeniem obiektu, wówczas konkretny numer nigdy nie zostanie użyty.

O tym zadaniu

W celu automatycznego nazywania akt należy wprowadzić wzorzec nazewnictwa do pola Wzorzec akt w kontenerze nadrzędnym. Wzorzec akt jest właściwością kontenera. Wszystkie akta zadeklarowane do tego kontenera uzyskują kolejną nazwę z sekwencji wzorca, a wartości będą stopniowo zwiększane zgodnie z wartością wprowadzoną do pola Wzorzec akt powiększony o.

Procedura

Aby automatycznie nazywać kategorie i foldery:

  1. Dodaj wzorzec nazewnictwa do karty Skonfiguruj.
  2. Dodaj poziom wzorca począwszy od strony potwierdzenia lub później na stronach informacji.
  3. Przypisz wzorzec nazewnictwa do kartoteki akt.

Wyniki

Informacje o składni wzorca nazewnictwa

W przypadku dat należy użyć wartości RR lub RRRR, MM i DD. Każda z tych wartości może być ujęta w nawias kwadratowy [RR] lub można je połączyć, oddzielając kropkami [RR.MM.DD]. Konkretny proces biznesowy może wymagać, aby nazwy folderów zaczynały się od litery A, po której znajdują się: dwie cyfry reprezentujące rok, łącznik oraz numer folderu. Na przykład: A07-000005 lub A2007-000005. Następujące wzorce tworzą takie nazwy: A[RR]-[\d\d\d\d\d\d] , A[RRRR]-[\d\d\d\d\d\d]

W tych wzorcach A jest pierwszym znakiem, RR lub RRRR reprezentuje rok, a \d jest cyfrą. System automatycznie udostępni wartości domyślne dla wzorców umieszczonych w nawiasach []. Z tego powodu fragment RR jest zastępowany przez ostatnie dwie cyfry bieżącego roku. Fragment \d jest zastępowany przez wzrastające cyfry. Podczas wprowadzania łańcucha należy określić wartość wzrastającą w innym polu.

W innym wzorcu nazewnictwa można utworzyć regułę nazewnictwa dla folderów w serii. Na przykład: KX, za którą będą się znajdowały: 2- lub 4-cyfrowe oznaczenie roku, okres, 2-cyfrowe oznaczenie miesiąca, okres, 2-cyfrowe oznaczenie dnia, łącznik i zestaw cyfr. Na przykład: KX07.06.22-0004. To wymaganie spełnia następujący wzorzec: KX[RR.MM.DD]-[\d\d\d\d]

W celu tworzenia wzorców opartych na metadanych można wykorzystywać również wzorce niestandardowe. Na przykład: strategie organizacji mogą wymagać, aby konwencja nazewnictwa folderów akt była następująca: rok, spacja, temat (metadane) kategorii, spacja i numer 5-cyfrowy, np. 2006 LOAN 00005. Na przykład: utwórz wzorzec nazewnictwa wg następujących specyfikacji: [RRRR] [Parent.Emailsubject] [\d\d\d\d\d]

Ważne: Przy podawaniu wartości Parent tylko pierwsza litera łańcucha powinna być wielka.
System udostępnia wartości domyślne dla roku i tematu, ponieważ są umieszczone w nawiasach []. Parent.Emailsubject jest wzorcem definiowanym. Dlatego system udostępni wartość pola metadanych, Emailsubject, które zostanie określone dla obiektu nadrzędnego folderu akt. Podczas tworzenia wzorca definiowanego należy określić nazwę symboliczną właściwości. Ponadto jeśli dla określonej właściwości nie ma żadnej wartości, zostanie wygenerowany błąd. Wzorce definiowane mają zastosowanie na 1 poziomie kartoteki akt. Poziom w kartotece akt jest kolejnym polem, do którego należy wprowadzić wartość podczas dodawania wzorca nazewnictwa.

Należy podać nazwę użytkownika, korzystając z następującego wzorca: KX[RRRR.MM.DD] [nazwa_użytkownika] [\d\d\d\d\d]. Na przykład: KX2011.10.22 nazwa_użytkownika 00005

Nie należy stosować żadnych znaków, które są niepoprawne w nazwach. Na przykład: nie w przypadku stosowania dat nie należy stosować znaku ukośnika /. Niepoprawne znaki: \ / : * ? " < > |

Ważne: W przypadku zastosowania wzorca, który nie zostanie rozpoznany, będzie on dodany do nazwy w postaci, w jakiej jest wyświetlany. Na przykład [xyz] spowoduje wygenerowanie nazwy [xyz].

Aby dodać wzorzec nazewnictwa:

  1. Zaloguj się jako administrator akt i wybierz kartę Skonfiguruj.
  2. Kliknij opcję Wzorce nazewnictwa.
  3. Kliknij opcję Dodaj wzorzec nazewnictwa.
  4. Na stronie dodawania wzorca wprowadź nazwę i opis wzorca.
  5. Wybierz opcję Nazwa lub Identyfikator z menu Zastosuj do nazwy lub identyfikatora. W zależności od tego, jaka wartość zostanie wybrana, następuje automatyczne wygenerowanie nazwy lub identyfikatora kategorii akt - zgodnie z powiązanym wzorcem.
  6. Kliknij przycisk Dalej.
  7. Ustaw zabezpieczenia dla wzorca nazewnictwa i kliknij przycisk Zakończ.
  8. Na stronie potwierdzenia kliknij opcję Dodaj poziom wzorca, aby dodać poziomy do wzorca nazewnictwa. Jeśli wymagane jest dodawanie poziomów, kliknij przycisk OK w celu zamknięcia strony Dodaj wzorzec.
Wzorzec poziomu określa szczegóły wzorca do zastosowania względem kategorii i folderów akt. Należy określić jeden lub większą liczbę poziomów w kartotece akt, a także typ obiektu, którego dotyczy poziom. Jeśli nowy obiekt danego typu zostanie utworzony na określonym poziomie, wówczas zostanie nazwany automatycznie zgodnie z łańcuchem wzorcowym i numerem przyrostowym. Ta procedura jest kontynuowana ze strony potwierdzenia po kliknięciu opcji Dodaj poziom wzorca.

Aby dodać poziom wzorca:

  1. Wprowadź numer poziomu kartoteki akt. Poziom w hierarchii kartoteki akt jest reprezentowany przez numer, a pierwsza kategoria w kartotece akt ma numer 1. Jej pierwsza podkategoria ma numer 2. Jeśli ta podkategoria zawiera folder akt, wówczas jej poziom będzie równy 3.
  2. Jako typ obiektu zgodnego wybierz wartość Kategoria akt lub Folder akt. Na przykład: jeśli określono 3 jako poziom i kategorię akt jako typ obiektu, wówczas wszystkie kategorie akt istniejące na poziomie trzecim w kartotece akt są zgodne z określonym wzorcem nazewnictwa.
  3. Określ łańcuch wzorcowy zgodnie z wcześniejszym opisem. Łańcuch wzorcowy musi zawierać cyfrę.
  4. Wprowadź wartość Wzorzec akt powiększony o. Jeśli zostanie wprowadzona wartość 1, wówczas nazwa każdej kategorii lub każdego folderu, na który wpływa wzorzec, jest powiększana do następnej najwyższej wartości. W przypadku powiększenia 2 wykorzystywane będą kolejne liczby naprzemiennie. To pole musi zawierać wartość większą niż zero.
  5. Kliknij przycisk Dodaj. Wybranie tej opcji spowoduje dodanie wzorca na końcu ekranu i wyczyszczenie pól, dzięki czemu możliwe będzie dodawanie dodatkowych wzorców dla innych obiektów i poziomów.
  6. Po zakończeniu dodawania poziomów wzorca kliknij przycisk Wyjście.

Przykład

Jeśli wymagane jest automatyczne nazywanie podkategorii kategorii akt, wówczas należy utworzyć wzorzec dla poziomu 2 i wybrać kategorię akt jako typ. Jeśli dodatkowo wymagane jest automatyczne nazywanie folderów akt w tj podkategorii, wówczas należy utworzyć wzorzec dla poziomu 3 i wybrać folder akt jako typ. Ustawienie obydwu tych poziomów we wzorcu nazewnictwa spowoduje, że podkategorie na poziomie 2 i foldery akt na poziomie 3 będą nazywane automatycznie.

Aby później dodawać lub modyfikować poziomy wzorca:

  1. Przejdź do wzorca nazewnictwa (Skonfiguruj > Wzorzec nazewnictwa) i kliknij przycisk Uzyskaj inf.
  2. Wybierz opcję Zarządzaj poziomem wzorca na pasku bocznym.
  3. W przypadku dodawania poziomu wzorca należy wypełnić pola zgodnie z wcześniejszym opisem dotyczącym dodawania poziomu wzorca. Jeśli modyfikowany jest istniejący poziom wzorca, należy kontynuować od następnego kroku.
  4. Wybierz wzorzec. To spowoduje skopiowanie istniejących danych do pól.
  5. Zmień pola zgodnie z wymaganiami i kliknij opcję Edycja.
    • Aby dodać wzorzec na kolejnym poziomie po dodaniu lub zmianie poziomu wzorca, kliknij przycisk Dodaj.
    • Aby zmodyfikować inny wzorzec, kliknij ten wzorzec, zmień zawartość pól i kliknij opcję Edycja.
    • Aby usunąć istniejący poziom wzorca, wybierz ten wzorzec i kliknij opcję Usuń.
  6. Po zakończeniu kliknij opcję Wyjście.

Aby przypisać wzorzec nazewnictwa do kartoteki akt (wymagane w celu aktywacji wzorca automatycznego):

  1. Przejdź do poziomu głównego w kartotece akt, aby w ścieżce znajdowała się tylko nazwa kartoteki akt.
  2. Kliknij ikonę Uzyskaj inf. dla kartoteki akt (poniżej ścieżki). Pole Wzorzec nazewnictwa znajduje się na stronie Właściwości.
  3. W menu Wzorzec nazewnictwa wybierz nazwę wzorca, którego zamierzasz użyć.
  4. Kliknij przycisk Zastosuj, a następnie przycisk Wyjście.


Opinia

Ostatnia aktualizacja: Listopad 2013
create_a_classification_scheme_pattern.htm

© Copyright IBM Corp. 2013