Aplikacja IBM® Enterprise Records zawiera przepływy pracy przeznaczone do automatyzacji przeglądu i rozporządzania kategoriami akt, folderami akt, woluminami i aktami. Przepływ pracy zawiera zadania, kroki proceduralne, informacje o personelu, informacje wejściowe i wyjściowe, a także narzędzia dla poszczególnych kroków w procesie biznesowym.
Istniejące przepływy pracy można modyfikować, a ponadto można tworzyć nowe przepływy pracy. Większość przepływów pracy w produkcie IBM Enterprise Records jest uruchamiana automatycznie. Automatyzacja jest wynikiem procesu przeglądania z rozporządzeniem lub wykonania czynności powiązanej z przepływem pracy. Przepływ pracy zarządzania aktami fizycznymi i przepływ pracy tworzenia folderów akt należy uruchamiać ręcznie.
W przypadku tworzenia fazy rozporządzenia w harmonogramie rozporządzania należy powiązać czynność rozporządzania i przepływ pracy rozporządzania z fazą. Na koniec okresu przechowywania obiektów w konkretnej fazie obiekty będą podlegać rozporządzaniu. W takim przypadku należy ręcznie zainicjować czynność rozporządzenia, która uruchomi powiązany przepływ pracy rozporządzania. Więcej informacji o procesie rozporządzania zawierają tematy dotyczące harmonogramu rozporządzania:
Zanim możliwe będzie korzystanie z przepływów pracy należy zakończyć zadania konfiguracji. Te zadania są realizowane podczas instalowania produktu IBM Enterprise Records. Więcej informacji zawiera temat dotyczący konfigurowania przepływów pracy w publikacji IBM Enterprise Records Installation and Upgrade Guide.
Informacje ogólne o realizowaniu przepływu pracy rozporządzania zawiera temat dotyczący przepływów pracy rozporządzania.
IBM Enterprise Records wyświetla komunikat ostrzegawczy, jeśli wartość określona dla różnych pól w konkretnym kroku przepływu pracy jest niepoprawna lub nie istnieje w wymaganych polach. Jeśli nie określono wartości w polu Lokalizacja w kroku przenoszenia fizycznego, za pośrednictwem systemu IBM Enterprise Records wyświetlony zostanie komunikat ostrzegawczy.
W kroku komunikatu należy kliknąć opcję Zakończone, aby zakończyć krok przepływu pracy, który zakończył się niepowodzeniem, a następnie usunąć element pracy ze skrzynki odbiorczej. W celu poprawnego zakończenia kroku można skorygować problem i ponownie uruchomić przepływ pracy. We wcześniejszym przykładzie można zamknąć dwa obiekty, dla których krok odcięcia zakończył się niepowodzeniem, a następnie ponownie uruchomić przepływ pracy.