Keďže fyzické entity nie sú viditeľné online, musíte zariadiť,
aby vám boli položky posielané. Tento proces, ktorý sa nazýva
odhlásenie, spúšťa aj pracovný tok správy fyzických záznamov
(PRM), ktorý sleduje, kde sa entity v každom kroku nachádzajú. Odhlásiť môžete
jednotlivé záznamy (po jednom) alebo ľubovoľný z kontajnerov, ktoré držia
fyzické položky.
Pracovný tok PRM pokrýva celý cyklus rezervovania, prijatia
a uvoľnenia entity nasledujúcemu užívateľovi. Pracovný tok sleduje
aj oneskorenia v prijatí alebo uvoľnení entity. Okrem toho sleduje
entity, ktoré sa stratili v prechode alebo ktoré stratil užívateľ
momentálne uvedený, že patrí entite. Sledovanie entity pomocou pracovného
toku PRM vyžaduje, aby si všetci účastníci presne zaznamenali, kde
sa entita v každom čase nachádza. Účastníci včas reagujú na úlohy
vo svojich schránkach prijatej pošty.
Fyzické entity môžete odhlásiť prostredníctvom Application Engine, Workplace XT alebo IBM® Enterprise
Records. Ak fyzické entity odhlásite z Workplace, prejdite do skladu FPOS a otvorte priečinok Records
Management. Následne otvorte priečinok plánu súborov
a prejdite na objekt v príslušnom umiestnení plánu súborov.
Ak chcete získať informácie o stave odhlásenia entity, vyberte
jej ikonu Get Info a vyberte stránku Detail.
Vo fyzickej časti tejto stránky je zobrazené umiestnenie, domovské
umiestnenie a stav odhlásenia entity. Vidíte tiež kto ju
odhlásil. Ak má entita čiarový kód, môžete skontrolovať aj jej stav
odhlásenia pomocou Scan Physical Items v záložke
Physical. Bližšie informácie nájdete v téme o skenovaní fyzickej
entity. Nakoniec vyberte Status v kroku
pracovného toku PRM a získate stav pomocou aplikácie Tracker.
Schránky prijatých
správ použité pracovným tokom PRM
Počas toho ako sa entita presúva a užívatelia
ju prijímajú a uvoľňujú, sa generujú položky. Doručená pošta užívateľa zobrazuje
niektoré položky a niektoré sú zobrazené vo verejnej schránke došlých správ. Nastavenia
bezpečnosti užívateľa a skupiny určujú, kto vidí verejné schránky došlých správ. Tieto
nastavenia určujú, kto môže otvoriť krok pracovného toku. Tieto nastavenia určujú, kto
uvidí stav odhlásenia entity pomocou Scan Physical Items. Pracovný tok PRM môže zaplniť nasledovné verejné schránky došlých
správ pracovnými položkami.
- PhysicalEntitiesKeeperQueue: Strážca je štandardne
definovaný ako posudzovateľ domovského umiestnenia entity. Pracovná položka
na uvoľnenie entity je nasmerovaná do schránky prijatých správ tohto užívateľa. Ak
umiestnenie nemá posudzovateľa, pracovné položky vygenerované pre entity v tomto
umiestnení sú odoslané do verejnej schránky došlých správ PhysicalEntitiesKeeperQueue.
Užívatelia autorizovaní pristupovať k tejto schránke prijatých správ môžu
vybrať pracovné položky, ktorými uvoľnia entity a prijmú ich po návrate.
- PhysicalEntitiesWaitQueue: Pracovná položka prichádza
do tohto frontu, aby ukázala, kto vyžiadal položku a kam má byť doručená.
Tento stav je poskytnutý len pre užívateľa, ktorý má ako prvý prijať
entitu. S pracovnou položkou nemáte interakciu. Zostáva v schránke prijatých
správ, kým užívateľ, ktorý vydal požiadavku, nedá najavo, že položka je prijatá.
- PhysicalEntitiesReserveQueue: Pracovné položky
vygenerované požiadavkami od užívateľov, ktorí nasledujú po prvom v rade
sú nasmerované do rezervného frontu. Po tom ako užívateľ vo fronte čakania
uvoľní entitu, prijme ju užívateľ s najskorším dátumom
rezervácie.
- PhysicalEntitiesDeliveryQueue: Ak aktuálny držiteľ
entity vyberie službu doručenia ako režim doručenia na uvoľnenie entity,
do verejnej schránky došlých správ PhysicalEntitiesDeliveryQueue bude odoslaná
pracovná položka. Užívatelia s prístupom k tejto schránke prijatých správ
zodpovedajú za doručenie entity ďalšiemu užívateľovi.
- PhysicalEntitiesFindLostQueue: Ak aktuálny držiteľ entity
reaguje na krok prijatia s Not Received, pracovná položka
bude odoslaná do verejnej schránky došlých správ PhysicalEntitiesFindLostQueue. Takýto
výsledok bude aj vtedy, ak služba doručenia indikuje, že entita sa
stratila. Užívatelia, ktorí majú autorizáciu na prístup k tejto schránke prijatých
správ, môžu kliknúť na pracovnú položku a označiť stav entity. Ak užívateľ alebo
skupina nevie nájsť entitu a deklaruje stav entity ako trvalo stratený,
notifikované budú dve skupiny: užívatelia v schránke prijatých správ
PhysicalEntitiesWaitQueue a PhysicalEntitiesReserveQueue. Budú informovaní,
že stav entity sa zmenil na stratený. Okrem toho budú ukončené všetky pracovné
toky spustené pre stratenú entitu.
Po tom, čo je entita označená ako trvalo stratená, neexistuje spôsob ako indikovať, že bude neskôr nájdená. Každý, kto sa v budúcnosti pokúsi
odhlásiť entitu, dostane správu, že entita je stratená.
Odhlásiť procedúru
Odhlásenie entity začína
výberom
Launch / Charge out z jej ponuky. Pracovné položky sa potom zobrazia v osobných schránkach prijatých správ
účastníkov alebo idú do verejných schránok prijatých správ. Keď je entita
odhlásená po prvý raz, systém zobrazí, že užívateľ odosielajúci požiadavku
ju odhlásil na určené umiestnenie. Strážca však položku musí uvoľniť ešte
skôr ako ju užívateľ odosielajúci požiadavku má.
- Keď je už položka odhlásená, ostatní užívatelia odosielajúci požiadavku nastavia
dátum rezervácie. Dátum rezervácie slúži na určenie priorít viacerých požiadaviek. Entita je postúpená ostatným užívateľom podľa najskoršieho dátumu rezervácie tak ako
to zobrazujú pracovné položky vo fronte PhysicalEntitiesReserveQueue.
Systém nečaká s vygenerovaním nových pracovných položiek kým príde
dátum rezervácie.
- Ak strážca alebo iný aktuálny držiteľ entity vyžiada službu
doručenia namiesto manuálneho doručenia, front doručenia získa
pracovnú položku. Služba doručenia položku doručí alebo indikuje,
že je stratená. Keď strážca alebo služba doručenia indikuje, že
položka je doručená, užívateľ odosielajúci požiadavku získa pracovnú
položku prijatia. Ak služba doručenia indikuje, že položka je stratená,
pracovná položka ide do frontu na nájdenie stratených položiek.
- Keď užívateľ odosielajúci požiadavku dokončí pracovnú položku prijatia,
v osobnej schránke prijatých správ ju nahradí pracovná položka uvoľnenia. Ak
užívateľ odosielajúci požiadavku indikuje, že položka nie je prijatá, pracovná
položka bude odoslaná do frontu na nájdenie stratených položiek.
- Skupina na nájdenie stratených položiek položku nájde a doručí, alebo indikuje, že
je trvalo stratená. Nájdenie a doručenie položky vygeneruje v schránke
prijatých správ užívateľa pracovnú položku prijatia. Označenie, že položka je
stratená odošle správy ovplyvneným účastníkom (užívatelia vo frontoch čakania
a rezervácie) a všetky zostávajúce pracovné položky budú ukončené. Označenie,
že položka je trvalo stratená sa vykoná len vtedy, ak ste si istí,
že entita nebude v budúcnosti nájdená. Neskôr nebude možné indikovať,
že entita je nájdená. Všetci užívatelia, ktorí sa v budúcnosti pokúsia
odhlásiť entitu, dostanú správu o stave stratený.
- Keď prestanete používať položku, dokončite pracovnú položku uvoľnenia
a entitu doručte nasledujúcej osobe alebo strážcovi. Strážca následne
dokončí pracovnú položku prijatia.
- Ak sa pokúsite odhlásiť entitu, ktorej rodičovský kontajner je odhlásený,
jediná možnosť, ktorú máte, je zatvoriť okno kroku spustenia. Môžete
odhlásiť rodičovský kontajner. Táto akcia vás môže presunúť do frontu
s inými, ktorí v tej chvíli čakajú. Prípadne sa môžete pokúsiť dcérsku
entitu odhlásiť neskôr. Ak sa pokúsite odhlásiť kontajner, keď je odhlásených
jedna alebo viacero položiek jeho obsahu, dostanete správu. Správa
indikuje, že nastalo odhlásenie potomka. Odhlásenie musíte vyskúšať
neskôr.
Spustiť pracovný tok
Ak chcete
odhlásiť fyzický objekt, postupujte takto:
- Z Application Engine, Workplace XT alebo IBM Enterprise
Records, kliknite pravým tlačidlom
myši na názov fyzickej entity a vyberte Launch / Charge Out.
- Kliknite na Launch pod názvom registrácie
pracovného toku, ktorú chcete použiť. Pre každý typ fyzickej entity je
dodané predvolené predplatné.
- Dokončite zvyšok kroku Launch / Charge Out.
- Po dokončení kroku Launch / Charge Out zatvorte okno, ktoré vypisuje zoznam
registrácií pracovného toku.
Rôzne kroky pracovného toku zdieľajú niektoré spoločné položky.
Tabuľka 1. Kroky pracovného tokuPoložky kroku pracovného toku |
Popis |
Pokyny |
Na začiatku okna sa nachádzajú pokyny na vykonanie kroku. Tieto pokyny píše dizajnér
pracovného
toku. Ak tieto pokyny neuvidíte, kliknite na šípku vedľa slova Instructions. |
Názov entity |
Ak je entita kontajner, kliknite na
názov, otvorte kontajner a uvidíte, čo obsahuje. Ak je entita
jeden fyzický záznam, nemá obsah, a vy dostanete správu v tomto
zmysle. |
Komentáre |
Komentáre zadajte priamo do poľa
komentárov. Prípadne kliknite na ikonu v textovom okienku pre získanie väčšieho okna. |
Ponuka Akcia |
Položky v ponuke sa v kroku rôznia.
Informácie o type kroku si pozrite neskôr. Rovnako, pokyny na začiatku okna pracovného toku ponúkajú radu, čo sa má vybrať. |
Miesto |
Kliknite na Location
a zobrazí sa zoznam umiestnení. Kliknite na Select na mieste, kam chcete mať doručenú entitu. |
Dátum rezervácie |
Kliknite na ikonu kalendára a vyberte
dátum, na ktorý chcete rezervovať entitu. Ak entita nie je momentálne
odhlásená, vyberte dnes. Ak je entita odhlásená, vyberte dnes alebo
dátum v budúcnosti, ale systém nemusí nevyhnutne zobraziť dátum, ktorý
vyberiete. Systém určí dátumy rezervácie počas presunu entity
z jedného umiestnenia na druhé. |
Stĺpce informácií |
Rôzne kroky môžu zobrazovať kto
mal položku, kde je umiestnená, dátum rezervácie a požiadavky
a kto ju najbližšie dostane. |
Apply a Close |
Ak zmeníte informácie, kliknite na Apply a potom na Close, čím zatvoríte okno bez vykonania ďalších akcií. Pracovná položka ostáva v tej istej schránke prijatých správ. Tento krok
je užitočný, keď chcete deklarovať, že položka je aktuálne stratená, ale
myslíte si, že ju dokážete nájsť. Tento krok predchádza tomu, aby ste podnikli
trvalejšiu akciu, ktorá by bola vygenerovaná voľbou Complete. |
Znova priradiť |
Tento krok otvára okno, v ktorom vyberiete
iného užívateľa, aby vykonal daný krok. Zadajte niekoľko prvých znakov názvu a kliknite na Search. Vyberte užívateľa a kliknite na Continue. |
Stav |
Tento krok otvorí aplikáciu sledovača. |
Kompletné |
Complete dokončí
krok pracovného toku a je obvyklou voľbou. |
Krok spustenia
Ak chcete dokončiť krok spustenia, postupujte takto:
- Kliknite na Location a vyberte umiestnenie,
do ktorého je doručená entita.
- Kliknite na ikonu kalendára a nastavte dátum rezervácie. Ak entita
nie je odhlásená, musíte vybrať dnešok. Ak je entita odhlásená, môžete
vybrať dnešok alebo dátum v budúcnosti. Dátum rezervácie slúži na určenie priorít viacerých požiadaviek.
- Kliknite na Launch a iniciujte pracovný tok alebo Close, čím
zatvoríte okno bez spustenia.
Krok prijatia
Krok prijatia je vo vašej schránke prijatých správ
uvedený ako krok schválenia, ale keď ho otvoríte, nadpis stránky je
Receive
Step. Krok prijatia dostanete, keď predchádzajúci užívateľ (alebo
strážca) uvoľní položku a vy ste v poradí, nasledujúci užívateľ, ktorý ju dostane. Ak ste ju ešte neprijali, vidíte, kto ju doručuje, kde bola naposledy
umiestnená a ako má byť doručená. Ak položku nedostanete ani po
istej dobe čakania, môžete indikovať, že ste ju neprijali. Táto odpoveď vygeneruje pracovnú položku pre front na nájdenie stratených položiek. Ak ste strážca, krok prijatia dostanete, keď posledný užívateľ
uvoľní položku. Ak chcete dokončiť krok prijatia, postupujte takto:
- Vyberte príslušnú akciu. Ak ste prijali entitu, vyberte Received.
V opačnom prípade vyberte Not Received.
- Dokončite krok výberom príslušnej voľby. Pozrite si voľby v inej časti tejto témy: Spustiť pracovný tok.
Varovanie: Je možné, že entitu ste neprijali
kvôli oneskoreniu. Toto oneskorenie môže byť spôsobené službou doručenia
alebo tým, že s entitou momentálne pracuje užívateľ. Možné je aj to,
že entita je stratená v presune. V tomto prípade dostanete správu, ktorá
vás informuje o stave entity.
Krok uvoľnenia
Krok uvoľnenia je
vo vašej schránke prijatých správ uvedený ako krok schválenia, ale keď ho
otvoríte, nadpis stránky je
Release Step. Krok
uvoľnenia musí byť dokončený aktuálnym držiteľom entity, čo môže byť
strážca alebo užívateľ, ktorý odhlásil položku. Indikujte metódu
doručenia, ak je v doručení nejaké oneskorenie alebo ak je položka
stratená. Položku doručte užívateľovi odosielajúcemu požiadavku v umiestnení
odhlásených položiek. Ak chcete dokončiť krok uvoľnenia, postupujte takto:
- V prípade potreby zadajte Delay Time v hodinách,
čím indikujete rozsah oneskorenia pri uvoľňovaní entity.
- Zadajte príslušné komentáre, napríklad vysvetlenie oneskorenia.
- Zo zoznamu akcií vyberte príslušnú voľbu.
- Deliver Manually znamená, že entitu idete
manuálne doručiť užívateľovi, ktorý nasleduje v poradí.
- Vyberte Lost, ak neviete, kde sa entita
nachádza. Do verejnej schránky došlých správ PhysicalEntitiesFindLostQueue
je odoslaná pracovná položka.
- Vyberte Delivery Service, ak chcete použiť službu
doručenia. Do verejnej schránky došlých správ PhysicalEntitiesDeliveryQueue
je odoslaná pracovná položka.
- Vyberte Delay, ak ste zadali dobu oneskorenia.
Hlásenie oneskorenia je odoslané všetkým užívateľom, ktorí čakajú vo fronte.
- Dokončite krok výberom príslušnej voľby. Pozrite si voľby v inej časti
tejto témy: Spustiť pracovný tok.
Krok frontu čakania
Keď si rezervujete
entitu a ste prví v poradí na jej prijatie, pracovná položka vo fronte čakania
zobrazí vaše meno ako užívateľa odosielajúceho požiadavku. Užívatelia
s autorizáciou pristupovať k tomuto frontu môžu zobraziť informácie, ale
nie je čo dokončiť. Ak chcete zobraziť krok frontu čakania, postupujte takto:
- Kliknite na pracovnú položku vo verejnom fronte PhysicalEntitiesWaitQueue.
- Po kontrole pracovnej položky kliknite na Close.
Krok frontu rezervácie
Verejná
schránka došlých správ PhysicalEntitiesReserveQueue obsahuje pracovné položky
pre každého užívateľa, ktorý čaká na doručenie. Autorizovaní užívatelia môžu
otvoriť každú pracovnú položku. Uvidia, kto si vyžiadal entitu, dátumy požiadavky
a vyžadované umiestnenia. Dátumy rezervácie môžete upraviť a zmeniť tak
priority užívateľov. Ak chcete dokončiť krok frontu rezervácie, postupujte takto:
- Kliknite na pracovnú položku vo verejnej schránke došlých správ
PhysicalEntitiesReserveQueue.
- Prípadne upravte Reservation Date a zmeňte
tak prioritu užívateľov čakajúcich na položku.
- Kliknite na Apply a Close.
Krok nájdenia stratenej položky
Keď je entita deklarovaná
ako stratená, systém odošle pracovnú položku do verejnej schránky došlých správ
PhysicalEntitiesFindLostQueue. Ak máte autorizáciu na prístup k tejto schránke prijatých správ,
môžete kliknúť na pracovnú položku, čím sa zobrazí stránka
Find Lost Step
a aktualizuje stav. Buď nájdete a doručíte entitu alebo deklarujete,
že je trvalo stratená. Táto akcia informuje všetkých ovplyvnených užívateľov
a ukončí všetky pracovné toky PRM spustené pre danú entitu. Okrem toho, keď
sa užívateľ pokúsi spustiť pracovný tok pre danú entitu, systém okamžite odošle
oznámenie o stave entity, ktorý je stratený.
Ak chcete dokončiť krok nájdenia
stratenej entity, postupujte takto:
- Zadajte svoje komentáre.
- Z ponuky Action vyberte Lost, ak chcete
deklarovať, že entita je trvalo stratená. Vyberte Delivered, ak
entitu nájdete a doručíte ju užívateľovi, ktorého meno je v poli Requested
By.
- Dokončite krok výberom príslušnej voľby. Pozrite si voľby v inej časti tejto témy: Spustiť pracovný tok.
Po tom, čo je entita označená ako trvalo stratená, neexistuje spôsob ako indikovať, že bude neskôr nájdená. Každý,
kto sa v budúcnosti pokúsi odhlásiť entitu, dostane správu, že entita
je stratená. Ak je stratená položka kontajner, ktorý sa neskôr nájde,
jeho obsah nemožno odhlásiť. Každý, kto sa pokúsi odhlásiť položky
z kontajnera, ktorý bol stratený, dostane správu, že rodič je
odhlásený.
Krok služby doručenia
Keď užívateľ vyberie službu
doručenia na odoslanie fyzickej entity, systém odošle do verejnej schránky
došlých správ PhysicalEntitiesDeliveryQueue pracovnú položku. Ak máte autorizáciu
na prístup k tejto verejnej schránke došlých správ, môžete kliknúť na pracovnú
položku a dokončiť stránku
Delivery Step. Ak chcete dokončiť
krok doručenia, postupujte takto:
- Zadajte všetky príslušné komentáre.
- Zo zoznamu Action vyberte Lost,
ak neviete nájsť a doručiť entitu. Táto akcia odošle pracovnú položku do verejnej
schránky došlých správ PhysicalEntitiesFindLostQueue. V prípade potreby táto skupina
indikuje, že entita je trvalo stratená. Vyberte Delivered, ak
entitu doručíte užívateľovi, ktorý o to požiadal.
- Dokončite krok výberom príslušnej voľby. Pozrite si voľby v inej časti tejto témy: Spustiť pracovný tok.
Krok správy
Stránka kroku
správy informuje o stave fyzickej entity, pre ktorú spúšťate pracovný
tok PRM. Táto stránka je odoslaná ako pracovná položka do vašej schránky prijatých správ.
Dostanete ju v prípade ktorejkoľvek z nasledovných situácií:
- Aktuálny držiteľ entity oneskorí uvoľnenie entity.
- Entitu stratí služba doručenia alebo aktuálny držiteľ
entity.
- V pracovnom toku PRM je chyba.
- Rodičovská alebo dcérska entita vyžadovanej entity je už odhlásená
a do žiadneho frontu nebolo odoslaná žiadna pracovná položka. (Fronty
čakania a rezervácie sa použijú len vtedy, ak sa entity zhodujú.)
- Entita, pre ktorú spúšťate pracovný tok, nie je fyzická entita.
Ak chcete dokončiť krok správy, kliknite na
Complete.