باستخدام هيكل التسلسل الهرمي للفئات والفئات الفرعية والعناصر والخصائص، يسمح IBM® Enterprise Records لك بتنفيذ أنشطة لادارة السجلات.
تعتبر كل الفئات الموجودة في IBM Enterprise Records مشتفة من فئة الحافظة الموجودة تحت تخزين عنصر IBM Enterprise Records. تستخدم فئة الحافظة لاشتقاق كل فئات حاويات IBM Enterprise Records. وتعتبر الفئة حافظة RM هي الفئة الفرعية للفئة الحافظة. تتضمن الفئة حافظة RM الفئات والفئات الفرعية التي تساعد في الاحتفاظ بالسجلات في IBM Enterprise Records. يمكن أن تقوم بتكوين واضافة أي عدد من الفئات الفرعية الى حافظة السجلات الالكترونية وحافظة السجلات المختلطة والحاوية الفعلية والصندوق وحافظة السجل الفعلي.
يمكنك استخدام IBM Administration Console for Content Platform Engine لمشاهدة هيكل التسلسل للفئة IBM Enterprise Records لتخزين العنصر.
الكشف التالي يوضح فئات IBM Enterprise Records مع شرح مختصر لكل من الفئات والفئات الفرعية:
الفئة حافظة تعتبر الفئة الرئيسية لكل الفئات الأخرى الموجودة في IBM Enterprise Records. الوظيفة الأساسية من IBM Enterprise Records تعتمد على فئة Folder هذه، والتي لها كل الخصائص التي تساعد في تشغيل ادارة العناصر.
حافظة RM تعتبر الفئة الأساسية لكل فئات الحافظات التي يتم تكوينها في تطبيق IBM Enterprise Records. وتعتبر الفئة "حافظة RM" هي الفئة التي يتم اشتقاقها من الفئة الرئيسية "حافظة". فئات الحاوية التي يتم توضيحها فيما بعد في هذا الموضوع تعد فئات فرعية من الفئة RM Folder: Classification Scheme Root و File Plan و Location Container و Record Categories و Record Folders و Volume.
الدليل الرئيسي للوصف المنطقي للتصنيف يمثل عناصر مخطط الحفظ لحافظة IBM Enterprise Records الرئيسية. يوجد عنصر واحد فقط لعنصر الوصف المنطقي للتصنيف في تخزين العنصر. يتم ملء كل عناصر الوصف المنطقي للتصنيف تحت حافظة الدليل الرئيسي للوصف المنطقي للتصنيف.
مخطط الحفظ يتيح تجميع لأنواع مختلفة من الحافظات طبقا للتسلسل الهرمي، مثل تصنيفات السجل وحافظات السجلات الموجودة في مخطط الحفظ. ويمكن أن تقوم بتكوين عدة تصنيفات للسجلات والعديد من حافظات السجلات تحت مخطط الحفظ.
تستخدم فئة حاوية المكان لتتبع امكانية التوصل واستخدام عنصر قم تم استخدامه بالفعل. ويمكن أن يتم تكيون عدة أماكن باستخدام هذه الفئة.
عادة ما يتم تنظيم فئة تصنيف السجل، في هيكل التسلسل الهرمي، ليعكس ويدعم أنشطة الأعمال الخاصة بالمؤسسة. ويمكن أن يكون لها Record Folder و Record Categories كحافظات فرعية. الفئة Record Category تعمل كحاوية يمكن أن تحتفظ بفئة السجل أو حافظة السجل كتفرع للمستوى الأول، لمطابقة متطلبات PRO الرئيسية. ولكن، طبقا لمتطلبات DoD، يمكن أن يتم تضمين RecordInfo أيضا كأول مستوى من التفرع لفئة تصنيف السجل.
تستخدم فئة حافظة السجل لتكوين الفئات الفرعية، مثل ElectronicRecordFolder و PhysicalContainer و PhysicalRecordFolder و HybridRecordFolder. الوصف التالي يحدد الفئات المشتقة من الفئة RecordFolder:
فئة وحدة التخزين تمثل حاوية للسجلات.
وبعيدا عن استخدام الفئات المحددة من قبل، يمكن أن يقوم IBM Enterprise Records باستخدام الفئة Document والفئات الفرعية منها، والفئات Record و Transcript. يتم اشتقاق السجل الالكتروني والسجل المميز من الفئة "السجل". الشكل التالي يوضح التسلسل الهرمي للفئة "الوثيقة" و"السجل".
ما يلي عبارة عن كشف يوضح فئات IBM Enterprise Records التي يتم استخدامها لبناء التسلسل الهرمي للوثيقة والسجل مع وصف مختصر لكل من الفئات والفئات الفرعية:
فئة الوثيقة هي عبارة عن الفئة الرئيسية لكل الوثائق الموجودة في Application Engine أو Workplace XT. ويمكن أن يتم نشر الوثائق كسجلات. بيانات تعريف DeletionAction في الخاصية RecordInformation لأحد الوثائق تكون محددة بمنع الحذف. هذه المحددات تعني أنه لن يتم حذف الوثيقة حتى يتم حذف السجل الذي يقوم بالاشارة اليها من خلال الخاصية RecordInformation. فئة الوثيقة هي الفئة الأساسية التي يتم اشتقاق كل الفئات الفرعية المتعلقة بالوثيقة الأخرى منها (Record، Electronic Record، Email Record، Marker Record، Transcript).
السجل هو الفئة الأساسية لكل الأنواع الموجودة في مخطط الحفظ. فئة السجل هي عبارة عن فئة فرعية من فئة الوثيقة. يتم تمثيل كل السجلات الموجودة في مخطط الحفظ كوثائق. الخاصية RecordedDocuments للسجل لها خاصية يتم تقييمها على أساس العنصر حيث يكون العنصر الذي يتم الاشارة اليه من خلال هذه الخاصية بيانات تعريف DeletionAction محدد الى Cascade. محددات الخاصية هذه تعني أنه اذا تم حذف السجل، فانه سيتم حذف الوثيقة التي يتم الاشارة اليها من خلال الخاصية RecordedDocuments أيضا.
يتم توارث فئة السجل الالكتروني الخصائص الخاصة بها من الفئة "السجل". وسيتم نشر كل الوثائق التي لها أصول الكترونية كسجلات الكترونية باستخدام هذه الفئة. ويمكن نشر وثيقة الكترونية كأحد السجلات باستخدام Application Engine أو Workplace XT.
يتم توارث فئة سجل الصورة الفوتوغرافية الرقمية الخصائص الخاصة بها من الفئة "السجل الالكتروني". وتتضمن فئة سجل الصورة الفوتوغرافية الرقمية البيانات الرقمية الاضافية من سجلات الصورة الفوتوغرافية الرقمية.
يتم توارث فئة سجل البريد الالكتروني من الفئة "السجل الالكتروني". وتتضمن فئة سجل البريد الالكتروني بيانات التعريف الاضافية لسجلات البريد الالكتروني.
يتم توارث فئة سجل المميز من الفئة "السجل". السجلات المميزة يكون لها بيانات التعريف التي توضح المكان الفعلي للسجل. ويمكن تخزين السجلات المميزة في حافظات السجلات الالكترونية أو حافظات السجلات الفعلية. ويمكن أن يتم تشغيل السجلات المميزة.
يتم توارث فئة سجل PDF من الفئة "السجل الالكتروني". وتتضمن فئة سجل PDF بيانات التعريف الاضافية لسجلات PDF.
يتم توارث فئة السجلات التي تم مسحها ضوئيا من الفئة "السجل الالكتروني". وتتضمن فئة السجلات التي تم مسحها ضوئيا بيانات التعريف الاضافية من السجلات التي تم مسحها ضوئيا.
فئة السجل هي عبارة عن فئة فرعية من فئة الوثيقة. وتتضمن هذه الفئة بيانات XML لهذه العملية. يتم تحديث ملف XML هذا من خلال مسار العمل الذي يسلكه ملف XML هذا كشهادة للتخلص يتم تخزينها في Content Platform Engine بعد عملية التخلص النهائية. باستخدام هذا الملف، يمكنك مشاهدة بيانات التعريف التي تتعلق بالعنصر الذي تم التخلص منه.
يتم توارث فئة سجل الانترنت من الفئة "السجل الالكتروني". وتتضمن فئة سجل الانترنت بيانات التعريف الاضافية لسجلات الانترنت.
في IBM Enterprise Records، يمكنك تكوين وصلات بين عناصر IBM Enterprise Records وعناصر Content Platform Engine الأخرى التي توجد في Application Engine أو Workplace XT. يمكن أن يشترك السجل في الوصلات الخاصة بالسجلات والوثائق وحافظات السجلات الأخرى. وبالمثل، يمكن أن تتشارك حافظ السجل في وصلات مع السجلات، وحافظات السجلات في كل من IBM Enterprise Records و Application Engine أو Workplace XT. ومن خلال تكوين الوصلات، يمكنك الاشارة الى أو ارفاق السجلات والمعلومات المتعلقة، مثل الملاحظات والملحقات واشعارات ارجاع البريد الالكتروني لأحد السجلات المحددة. كل الوصلات المتاحة في IBM Enterprise Records تعتبر وصلات ضعيفة. على سبيل المثال، اذا كان هناك اثنين من العنصر مرتبطة وتم حذف أحد العناصر، فلن يتم حذف العنصر الآخر. ويمكن أن تقوم بتكوين فئات وصلات مهيأة وتحديدها لتعمل كوصلات قوية. عند ربط العناصر من خلال وصلات قوية، فان حذف أحد العناصر يؤدي الى حذف العناصر المرتبطة أيضا.
الفئة وصلة RM تشتق من فئة الوصلة الرئيسية. تتفرع فئة وصلة RM الى فئات فرعية لتمثل الفئات الفرعية الأخرى. الشكل التالي يوضح فئات وصلة RM والفئات الفرعية.
الكشف التالي يوضح الفئات الفرعية لفئة وصلة RM الرئيسية مع شرح مختصر لها:
الفئة وصلة RM هي فئة فرعية من فئة الوصلة، والتي يتم استخدامها في علاقات N-N لفئة وصلة RM.
الفئة "وصلة المستخرج" هي فئة فرعية للفئة "وصلة RM". وهي تقوم ببناء ارتباط بين العنصر المستخرج وسجل المنشأ لها. ويمكن تكوين وصلة المستخرج بين السجلات وبين أحد السجلات وأحد الوثائق. يتم استخدام وصلة المستخرج للاشارة الى الأقسام المحددة من خلال محتوى السجل وليس المحتوى الكامل للسجل.
الفئة "وصلة حافظة مختلطة" هي فئة فرعية للفئة "وصلة RM". وهي تقوم ببناء ارتباط بين حافظات السجل الالكترونية أو المختلطة.
الفئة "وصلة نسخة السجل" هي فئة فرعية للفئة "وصلة RM". وهي تقوم ببناء ارتباط بين السجل الأصلي والنسخ المختلفة الخاصة به. يتم تكوين هذه الوصلة آليا من خلال النظام للسجلات عندما يتم تكوين نسخة من السجل. وصلة نسخة السجل تعتبر وصلة ضعيفة. فعند ربط اثنين من السجلات من خلالها وحذف أحد نسخ السجل، لن يتم حذف النسخ المرتبطة.
الوصلة أنظر أيضا في حافظة السجل هي فئة فرعية من الفئة وصلة RM. وهي تقوم ببناء ارتباط بين اثنين من الحافظات المتعلقة. يمكن بناء الوصلة أنظر أيضا في حافظة السجل بين حافظات سجل IBM Enterprise Records أو بين أحد حافظات سجل IBM Enterprise Records وأي حافظة أخرى خارج IBM Enterprise Records.
وصلة تعليق السجل هي فئة فرعية للفئة "وصلة RM". وهي تقوم ببناء ارتباط بين أحد عناصر السجل التي بحالة التعليق والتعليق نفسه. تستخدم هذه الوصلة للتشغيل الداخلي ولن تكون مرئية في واجهة تعامل المستخدم الى IBM Enterprise Records.
الوصلة أنظر أيضا في السجل هي فئة فرعية من الفئة وصلة RM. وهي تقوم ببناء ارتباط بين السجلات التي لها محتويات مرتبطة.
"وصلة التحويل البياني" هي فئة فرعية للفئة "وصلة RM". وهي تقوم ببناء ارتباط بين أحد السجلات وعمليات التحويل البياني الخاصة بها. التحويل البياني هو نسخة من التحويل البياني للسجل الى نسق برمجي آخر بدون فقد للمحتوى. تتشابه المحتويات والغالبية من بيانات التعريف. يمكن استخدام عمليات التحويل البياني لأغراض الحفظ أو التوصل/المشاهدة.
"وصلة المرجع" هي فئة فرعية للفئة "وصلة RM". وهي تقوم ببناء ارتباط بين أحد السجلات والمراجع الخاصة به. ويمكن تكوين وصلة المرجع مع سجلات أو وثائق أو حافظات سجل أخرى بالمحتويات الخاصة بها.
"وصلة التعليق لحافظة RM" هي فئة فرعية للفئة "وصلة RM". وهي تقوم ببناء ارتباط بين عنصر حافظة IBM Enterprise Records التي قيد التعليق والتعليق نفسه. تستخدم هذه الوصلة للتشغيل الداخلي ولن تكون مرئية في واجهة تعامل المستخدم الى IBM Enterprise Records.