Podeu declarar registres amb l'Application Engine, el Workplace XT,
l'IBM® Enterprise
Records, l'Application Integration o automàticament.
Podeu declarar registres de diverses maneres, com ara mitjançant:
- L'Application Engine o el Workplace XT
(registres electrònics i registres físics).
- IBM Enterprise
Records(només registres
físics) tal com s'indica al tema sobre declaració de registres físics.
- El Microsoft Outlook, el Word, l'Excel, el Power Point (exigeix una instal·lació de l'Application Integration).
- Declaració automàtica de registres fent servir incidències, tal com s'indica al tema sobre
declaració automàtica de registres.
En el cas d'una instal·lació base o DoD, declareu un registre en un volum, carpeta de registres
o categoria de registres. En el cas d'una instal·lació PRO, declareu un registre
a una carpeta de registres o un volum. Per declarar un registre, assegureu-vos que l'entitat
dins la qual declareu el registre està oberta.
Si declareu un registre en una carpeta de registres, el registre s'assigna automàticament al volum
actiu que hi hagi en aquesta carpeta. El darrer volum creat sempre és el volum actiu fins que es tanca.
Si heu de declarar un registre en un volum tancat, torneu a obrir el volum i seleccioneu manualment el volum
reobert.
Important: Podeu crear plantilles d'entrada per facilitar la
declaració de registres. L'IBM Enterprise
Records inclou
una plantilla d'entrada d'exemple per declarar registres de correu electrònic.
Podeu utilitzar aquesta plantilla per declarar registres de correu electrònic
des de l'Application Engine.
(Per obtenir informació sobre la importació de la plantilla de declaració
de correu electrònic d'exemple, consulteu el fitxer readme
del paquet de programari IBM Enterprise
Records).
L'IBM Enterprise
Records també inclou un flux de treball d'exemple
per declarar registres. Aquest flux de treball demostra al professionals del desenvolupament de programari
com es pot declarar un document amb l'API i el flux de treball. Per obtenir-ne més
informació, consulteu l'apartat sobre la instal·lació d'un flux de treball d'exemple a la
publicació IBM Enterprise
Records Installation and Upgrade
Guide.
Declaració de documents com a registres
Si declareu un document amb moltes versions com a registre,
teniu diverses opcions per crear el registre per a
les sèries de documents.
Restricció: Després que un usuari de registres declari un document com a registre, altres
usuaris que no són usuaris de registres no poden accedir a la pàgina d'informació del document. Aquesta limitació
ve determinada pel disseny.
Per accelerar el procés de declaració de registres,
l'assistent Declara com a registre i les plantilles d'entrada
de Declara com a registre admet el mapatge dels valors de propietat
entre el document i el registre. Quan un document es declara com a registre,
els noms simbòlics de les propietats de classe de document es comparen amb els noms simbòlics de les propietats
de classe de registre. Si els noms coincideixen, el valor de la propietat de document s'assigna automàticament
com a valor per a la propietat de registre coincident. Per exemple, si la classe de
document té la propietat Color i la classe de registre també té la
propietat Color, el valor de la propietat del document es mapa
automàticament amb la propietat del registre. De manera semblant, si declareu un missatge de correu electrònic de l'Outlook
amb la classe de registre de correu electrònic per defecte, els valors d'Assumpte i Per a
es mapen automàticament.
El mapatge de propietats té lloc si
la plantilla d'entrada mostra el pas Configura propietats de registre.
Quan declareu més d'una versió d'un document,
el mapatge de propietats es basa en la versió més recent del document que se selecciona
per a l'acció de declaració. Diferents versions d'un document poden tenir
diferents classes i propietats. Les propietats sempre es mapen segons les propietats
per a la versió més recent del document.
Les regles següents descriuen
com funciona el mapatge de propietats per a una propietat que és comuna al document
i a les classes de registres:
- Si la propietat de document té un valor, el valor apareix automàticament
com a valor per defecte del registre.
- Si la propietat del document és buit (sense definir), no apareix
cap valor per defecte per al registre. Si introduïu un valor per al registre, aquest valor
continua com a valor de registre i el document no té cap valor per a aquesta propietat.
- Si la propietat de classe de document no és necessària i la propietat de classe de registre és necessària,
un administrador canvia la propietat de classe de document
perquè sigui necessària per al document. Aquest canvi es fa a IBM Administration
Console for Content Platform Engine i proporciona la propietat necessària automàticament.
Important: Es poden definir àlies per a les propietats d'un magatzem
d'objectes a un altre. Els mapatges de propietats tenen en compte els paràmetres definits per l'administrador
per mapar propietats d'un magatzem d'objectes amb un altre magatzem d'objectes.