IBM Enterprise Records version 5.1.2    

Outils de gestion des enregistrements

Vous pouvez gérer les enregistrements à l'aide des outils qui vous aident à supprimer et à suspendre les enregistrements, à importer ou exporter les fichiers à partir d'autres sources, et à déclarer des enregistrements en bloc. Vous disposez également de deux interfaces utilisateur client pour vous aider à employer le produit IBM® Enterprise Records.

Vous pouvez installer les composants IBM Enterprise Records suivants à l'aide du programme d'installation d'IBM Enterprise Records.

Application Web IBM Enterprise Records

L'application Web est l'interface principale pour la configuration et la gestion du système de gestion des enregistrements. IBM Enterprise Records fournit deux interfaces utilisateur que vous pouvez employer pour mener à bien vos tâches de gestion des enregistrements. Avant d'installer IBM Enterprise Records, vous devez choisir d'installer l'interface utilisateur du client d'administration IBM Enterprise Records ou l'interface utilisateur du client traditionnel du produit. Vous pouvez choisir d'utiliser l'un ou l'autre, voire les deux.
Client d'administration d'IBM Enterprise Records
Si vous utilisez l'interface utilisateur du client d'administration IBM Enterprise Records, vous devez installer l'application Web IBM Enterprise Records sur le même serveur que IBM Content Navigator. Le client d'administration IBM Enterprise Records s'exécute sur une installation existante d'IBM Content Navigator en tant que plug-in. Vous devez enregistrer le plug-in dans IBM Content Navigator.
Important : Vous devez installer IBM Content Navigator version 2.0.2 ou ultérieure pour pouvoir utiliser l'interface du plug-in du client d'administration IBM Enterprise Records.

Les gestionnaires des enregistrements et les administrateurs des enregistrements peuvent s'appuyer sur l'interface utilisateur du plug-in pour la déclaration d'enregistrements, la génération de rapports et la gestion de plans de fichiers. Vous pouvez ajouter et visualiser des documents dans un référentiel de contenu (ROS) dans le cadre d'une installation standard du logiciel IBM Content Navigator. Vous ajoutez la fonction de déclaration directement dans ce bureau, ce qui permet alors aux utilisateurs de déclarer les documents existants comme enregistrements en effectuant une action de déclaration. Cette fonctionnalité est en fait l'interface par laquelle les utilisateurs passent pour déclarer les documents en tant qu'enregistrements.

Vous pouvez utiliser le plug-in pour offrir une interface d'administration et de gestion de plans de fichiers. Cette interface remplace l'interface IBM Enterprise Records traditionnelle. Elle permet aux utilisateurs de gérer des référentiels de plans de fichiers (FPOS) et d'effectuer des tâches liées à la gestion des enregistrements. Les administrateurs et les gestionnaires des enregistrements s'appuient sur cette interface pour gérer la structure du plan de fichiers et pour déclarer des enregistrements.

Pour séparer les différentes tâches, vous pouvez configurer des bureaux distincts. Vous pouvez contrôler l'accès à ces bureaux et configurer la disposition de l'interface utilisateur. Par défaut, tous les bureaux créés à l'aide du logiciel IBM Content Navigator fournissent des fonctionnalités de référentiel de contenu. Le client d'administration IBM Enterprise Records offre une seconde disposition par le biais de l'interface d'administration du plan de fichiers. L'interface du plug-in est facile à configurer car il s'agit d'un fichier JAR qui utilise l'architecture de plug-in IBM Content Navigator. Vous n'avez pas besoin de déployer un fichier EAR ou WAR séparément. Vous devez configurer IBM Content Navigator une fois pour toutes afin d'activer la haute disponibilité, SSL et la connexion unique (SSO). L'interface du plug-inIBM Enterprise Records hérite automatiquement de ces fonctionnalités.

Client IBM Enterprise Records traditionnel
Si vous utilisez l'interface utilisateur du client IBM Enterprise Records traditionnel, vous devez installer l'application Web IBM Enterprise Records sur le même serveur queApplication Engine ou Workplace XT.
Restriction : L'exécution d'IBM Enterprise Records configuré avec Application Engine et Workplace XT sur le même serveur n'est pas prise en charge.

API IBM Enterprise Records et API des services de déclaration en groupe

Vous pouvez installer l'API sur un ordinateur de développement pour créer vos propres applications personnalisées. Ces applications personnalisées sont des éléments tels que les applications d'enregistrements de déclaration par lots ou votre propre interface utilisateur Web personnalisée.

/API/RM_API et /API/BDS_API sont les répertoires dans lesquels le programme d'installation copie les fichiers JAR. Les fichiers JAR fournissent des interfaces et des classes pour la création d'une application personnalisée ou la personnalisation des opérations relatives à des enregistrements. Pour les installations personnalisées, vous pouvez installer l'API IBM Enterprise Records et les composants API des services de déclaration groupés sur n'importe quel système de développeur.

Balayage de suppression et balayage des mises en attente IBM Enterprise Records

Les balayages gèrent la suppression et la mise en attente des enregistrements en fonction d'un planning défini.

Vous pouvez installer les composants de balayage sur n'importe quel serveur. Les composants peuvent être co-implantés avec l'application Web IBM Enterprise Records ou n'importe quel autre composant central FileNet P8, tel que le logiciel Content Platform Engine.

Conseil : Si vous utilisez FileNet P8 version 5.1 ou antérieure, installez les composants de balayage sur le serveur Content Engine pour améliorer l'accès à la librairie pour les calculs de balayage. Si vous utilisez FileNet P8 version 5.2, installez les composants sur Content Platform Engine.

Outil d'importation et d'exportation du plan de fichiers

Utilisez cet outil pour importer un plan de fichiers externe ou exporter un plan de fichiers vers un environnement externe.
Conseil : Si vous utilisez FileNet P8 version 5.1 ou antérieure, installez l'outil d'importation et d'exportation de plan de fichiers sur le serveur Content Engine. L'installation permet d'assurer un accès rapide à la librairie. Si vous utilisez FileNet P8 version 5.2, installez les composants sur Content Platform Engine.

Outil de transfert

Utilisez cet outil pour transférer des enregistrements et des dossiers d'enregistrement actifs vers un système distinct pour l'archivage permanent.

Jeux de marquage et modèles de données IBM Enterprise Records (préinstallés avec l'application Web)

Utilisez les composants suivants pour prendre en charge les normes de gestion d'enregistrements suivantes :

Utilisez le gestionnaire de configuration IBM Enterprise Records pour installer les modèles de données et les jeux de marquage. Si vous configurez une librairie avec un modèle de données, vous pouvez créer un plan de fichiers dans la librairie.

Important : Les jeux de marquage sont des conteneurs de marquages qui sont associés à un modèle de propriétés et que vous pouvez utiliser pour ajouter une propriété à une ou plusieurs classes. Vous pouvez contrôle d'accès à un objet en associant un jeu de marquage avec un modèle de propriétés et en ajoutant cette propriété à la définition de classe de votre entité. Lorsque vous appliquez un marquage à un objet, les autorisations d'accès pour l'objet sont une combinaison des autorisations d'accès originales et du masque de contrainte pour chaque marquage appliqué. Le résultat de cette combinaison est un masque de sécurité efficace.

Gestionnaire de configuration (préinstallé avec l'application Web)

Utilisez cet outil pour effectuer les tâches suivantes :
Restriction : Si vous utilisez FileNet P8 version 5.1 ou antérieure, vous pouvez utilisez le gestionnaire de configuration uniquement après l'installation d'IBM Enterprise Records et l'exécution des programmes d'installation client Content Engine et Process Engine. Si vous utilisez FileNet P8 version 5.2, vous pouvez utilisez le gestionnaire de configuration uniquement après l'installation d'IBM Enterprise Records et l'exécution des programmes d'installation client Content Platform Engine.

Flux de travaux IBM Enterprise Records

Les flux de travaux IBM Enterprise Records facilitent l'automatisation des procédures de révision et d'élimination des catégories et dossiers d'enregistrements, des volumes et des enregistrements. Il comprend les tâches, étapes de procédure, organisations ou personnes, données d'entrée ou de sortie indispensables, ainsi que les outils nécessaires à chaque étape d'une procédure d'entreprise.

Avant de pouvoir exécuter des flux de travaux IBM Enterprise Records, vous devez configurer les régions de traitement et les files d'attente de composants. Si vous utilisez FileNet P8 5.2, utilisez IBM Enterprise Records Configuration Manager. Si vous utilisez FileNet P8 5.1 ou version antérieure, vous devez configurer manuellement les régions de processus et les files d'attente de composant. Transférez ensuite les définitions de flux de travaux vers la base de données de flux de travaux à l'aide du gestionnaire de configuration. Les définitions de flux de travaux sont importées dans les librairies FPOS par les librairies de configuration du gestionnaire de configuration.

IBM Enterprise Records Crystal Reports (disponible uniquement avec le client IBM Enterprise Records traditionnel)

Utilisez cet outil facultatif pour travailler avec les modèles Crystal Reports. Ces modèles vous aideront à générer des rapports sur les activités de gestion des enregistrements.

Cadre de génération de rapports amélioré

Le fait d'installer IBM Enterprise Records fournit un moteur de génération de rapports amélioré qui offre les fonctionnalités suivantes :


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Dernière mise à jour : Novembre 2013
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