Plusieurs tâches doivent être accomplies lorsque vous créez un plan de fichiers dans IBM® Enterprise
Records.
Ces éléments concernent la sécurité, les modèles de nommage, les noms de volumes, les flux de travaux, les actions, les événements, les dates, les plannings d'élimination, la classe et la personnalisation des propriétés. Ils concernent également l'ajout d'emplacements, de plans de fichiers et de dossiers.
Effectuez les tâches de la liste suivante dans l'ordre où elles vous sont présentées.
Certaines tâches, comme l'ajout d'actions et d'événements doivent être exécutées avant d'autres, comme la définition de plannings d'élimination.
- Passez en revue vos besoin de sécurité en termes de gestion d'enregistrements et effectuez les ajustements éventuellement nécessaires. L'ajustement des réglages de sécurité par défaut devient complexe une fois que le système est en cours d'utilisation. En règle générale, le fait d'affecter des paramètres de sécurité à des groupes plutôt qu'à des utilisateurs individuels facilite la maintenance de votre système.
Pour plus d'informations sur la sécurité, voir la rubrique connexe.
- Vous pouvez suivre les instructions de la rubrique sur le modèle de nommage pour définir les règles du modèle de nommage que vous souhaitez appliquer aux différentes entités. Par exemple, définissez les modèles pour les catégories d'enregistrement et les dossiers créés sous un plan de fichiers. Définissez ces règles de modèle de nommage et le modèle de nommage associé au plan de fichiers. Cette association doit être effectuée avant de commencer à ajouter les entités auxquelles vous souhaitez appliquer ces règles.
- Vous pouvez modifier la configuration du suffixe du nom de volume, lequel correspond à un nombre incrémentiel agissant comme un suffixe dans le nom du volume. (Par défaut, la valeur du suffixe est "00000".) Configurez ce suffixe de nom de volume avant de commencer à ajouter des dossiers d'enregistrement. Cette configuration est importante car les volumes sont automatiquement créés dès l'ajout d'un type de dossier d'enregistrement (à l'exception des boîtes). Pour plus d'informations, voir la rubrique sur les suffixes des noms de volumes.
- Vous pouvez créer de nouveaux flux de travaux d'élimination ou personnaliser les flux de travaux existants et les transférer vers le serveur Content Platform Engine.
Tous les flux de travaux associés à des actions doivent être disponibles avant de créer les actions correspondantes. Pour plus d'informations sur les flux de travaux, voir la rubrique sur la création des flux de travaux.
- Ajoutez des actions, correspondant aux actions d'élimination exécutées sur les entités (telles que détruire ou déplacer vers l'entrepôt). Ajoutez les actions avant de définir les plannings d'élimination. Si vous envisagez de marquer des conteneurs ou dossiers d'enregistrements en tant que conteneurs d'éléments référents, veillez à ajouter une ou plusieurs actions de type Révision des éléments référents. Ces conteneurs mettent en attente les enregistrements référents qui doivent être révisés régulièrement.
Bien que cela ne soit pas obligatoire, vous pouvez marquer un conteneur comme conteneur d'éléments référents au moment où vous le créez. Cette action exige que vous spécifiez l'action Révision des éléments référents ainsi que l'événement récurrent. Pour plus d'informations sur les actions, voir la rubrique sur l'ajout d'une action.
- Ajoutez des événements, qui sont l'occurrence de conditions spécifiées (comme la fin du trimestre fiscal, par exemple) sur la base desquelles le système déclenche certaines actions sur les entités. Ajoutez les événements avant de définir les plannings d'élimination qui les utilisent. Si vous souhaitez marquer certains conteneurs ou dossiers d'enregistrement comme conteneurs référents, assurez-vous d'ajouter un ou plusieurs événements récurrents. Pour plus d'informations sur les événements, voir la rubrique sur les déclencheurs d'événements.
- Vous pouvez ajouter tous types de dates prédéfinies (généralement, des événements ponctuels), à partir desquelles le système déclenche certaines actions sur les entités. Ajoutez les dates prédéfinies avant de définir les plannings d'élimination qui les utilisent. Pour plus d'informations sur les dates prédéfinies, voir la rubrique sur l'ajout de dates prédéfinies.
- Définissez des plannings d'élimination. Bien que ce ne soit pas obligatoire, vous pouvez associer un planning d'élimination à une entité lors de la création de cette entité. Par ailleurs, si vous utilisez des types d'enregistrement au sein de votre solution IBM Enterprise
Records, vous devez définir un planning d'élimination avant de pouvoir créer son type d'enregistrement associé. Pour plus d'informations sur les plannings d'élimination, voir la rubrique sur la définition d'un planning élimination.
- Vous pouvez ajouter des types d'enregistrement. Cette action est un moyen d'associer un enregistrement à un planning d'élimination. Cette méthode est différente de celle actuellement associée à la catégorie d'enregistrement parent ou au dossier d'enregistrement. Pour plus d'informations sur les types d'enregistrement, voir la rubrique connexe.
- Vous pouvez effectuer toute sorte de personnalisation de classes et de propriétés, par exemple : la sous-classification des classes d'IBM Enterprise
Records,
l'ajout de propriétés à certaines classes et la personnalisation du mode d'affichage des propriétés dans l'interface utilisateur. Pour plus d'informations sur les classes et les propriétés, voir les rubriques sur la création de sous-classes, l'ajout de propriétés à certaines classes et la personnalisation du mode d'affichage des propriétés.
- Si vous gérez également des enregistrements physiques au sein de votre solution IBM Enterprise
Records, ajoutez des emplacements. Lors de l'ajout d'une entité physique, telle qu'un dossier d'enregistrement physique, vous devez spécifier son emplacement. Pour plus d'informations sur les emplacements, voir la rubrique sur l'ajout d'emplacements.
- Ajoutez votre plan de fichiers. Pour plus d'informations, voir la rubrique sur l'ajout de plans de fichiers.
- Créez votre hiérarchie de plans de fichiers, y compris par l'ajout de catégories et de dossiers d'enregistrement. Pour plus d'informations sur la hiérarchie du plan de fichiers, voir les rubriques sur l'ajout de catégories d'enregistrement et de dossiers d'enregistrement.
- Après avoir créé votre plan de fichiers, revoyez les paramètres de configuration d'IBM Enterprise
Records existants et effectuez quelques tâches de configuration supplémentaires. Pour obtenir un récapitulatif sur la configuration, voir la rubrique de présentation de la configuration.
- Pour plus d'informations sur la migration d'un plan de fichiers d'une librairie vers une autre, voir la rubrique sur l'outil d'importation/exportation du plan de fichiers. Le déplacement d'un plan de fichiers depuis un environnement de développement ou de test vers un environnement de production, est un exemple de migration.