IBM Enterprise Records, versio 5.1.2    

Nimeämismallin lisäys

Nimeämismallilla voi nimetä asiakirjaluokkia, asiakirjakansioita ja asiakirjoja automaattisesti nimeämiskäytäntöjen mukaisesti. Kun käyttäjä luo jonkin näistä yksiköistä, joihin on liitetty nimeämismalli, ohjelma antaa nimen automaattisesti Määritä ominaisuudet -vaiheessa. Järjestelmä ei estä käyttäjää vaihtamasta nimeä. Kasvavia lukuja määritetään ja niitä käytetään heti Määritä ominaisuudet -vaiheen alussa. Jos peruutat toiminnon ennen yksikön luontia, annettua lukua ei käytetä koskaan.

Tietoja tästä tehtävästä

Voit nimetä asiakirjoja automaattisesti kirjoittamalla nimeämismallin pääsäilön Asiakirjamalli-kenttään. Asiakirjamalli on säilön ominaisuus. Kaikki kyseiseen säilöön asiakirjaksi vahvistetut asiakirjat saavat mallisarjan seuraavan nimen ja nimet kasvavat Asiakirjamallin lisäys -kenttään määrittämäsi arvon verran.

Toimintaohjeet

Voit nimetä luokkia ja kansioita automaattisesti seuraavasti:

  1. Lisää nimeämismalli Määritä kokoonpano -välilehdessä.
  2. Lisää mallin tasot vahvistussivusta tai myöhemmistä tietosivuista lähtien.
  3. Määritä nimeämismalli arkistonmuodostussuunnitelmaan.

Tulokset

Tietoja nimeämismallin syntaksista

Määritä päivämäärämerkinnät käyttämällä merkkijonoja YY (vuosi kaksinumeroisena), YYYY (vuosi nelinumeroisena), MM (kuukausi) ja DD (päivä). Kirjoita arvot hakasulkeisiin erikseen [YY] tai yhdessä pisteillä erotettuina [YY.MM.DD]. Liiketoiminnan prosessit voivat vaatia esimerkiksi, että kansioiden nimet alkavat kirjaimella A, seuraavaksi tulee kaksi tai neljä numeroa, jotka tarkoittavat vuotta, sitten yhdysmerkki ja lopuksi kansion numero. Esimerkki: A07-000005 tai A2007-000005. Seuraavien mallien avulla voit luoda tuollaisia nimiä: A[YY]-[\d\d\d\d\d\d] , A[YYYY]-[\d\d\d\d\d\d]

Tässä mallissa A on ensimmäinen merkki, YY tai YYYY tarkoittaa vuotta ja \d on lukusana. Järjestelmä antaa automaattisesti oletusarvot hakasulkeitten [] väliin kirjoitetuille malleille. Siten kohta YY korvataan meneillään olevan vuoden kahdella viimeisellä numerolla. \d korvataan kasvavalla luvulla. Määrität lisäysarvon toisessa kentässä, kun annat merkkijonon.

Toinen mahdollinen asiakirjan nimeämismalli on luoda kansioiden sarjaan perustuva nimisääntö. Tällainen sääntö on esimerkiksi KX, jota seuraa vuosiluku 2- tai 4-numeroisena, piste, kuukausi 2-numeroisena, yhdysmerkki ja kaksi sarjaa kasvavia lukusanoja. Esimerkki: KX07.06.22-0004. Nämä vaatimukset täyttää seuraava malli: KX[YY.MM.DD]-[\d\d\d\d]

Voit käyttää myös mukautettuja malleja ja luoda metatietoihin perustuvia malleja. Organisaatiosi käytännöt voivat esimerkiksi edellyttää, että asiakirjakansion nimeämiskäytäntö on vuosi, väli, pääluokan aihe (metatieto), väli ja 5-numeroinen luku, esimerkiksi näin 2006 Laina 00005. Voit luoda tälle nimeämismallin, jossa on seuraavat määrittelyt: [YYYY] [Parent.Emailsubject] [\d\d\d\d\d]

Tärkeää: Parent-määrityksessä vain merkkijonon ensimmäinen kirjain on kirjoitettava isona kirjaimena.
Järjestelmä antaa oletusarvot vuodelle (Y) ja aiheelle (Subject), koska ne ovat hakasulkeissa []. Parent.Emailsubject on mukautettu malli. Siksi järjestelmä antaa metatietokentän Emailsubject (sähköpostiviestin aihe) arvon, jonka määrität asiakirjakansion pääobjektille. Ominaisuuden symbolinen nimi on määritettävä mukautettua ominaisuutta luotaessa. Silloinkin, kun määritetyllä ominaisuudella ei ole arvoa, ilmenee virhe. Mukautetut mallit ovat käytössä tiedostosuunnitelman tasolla 1. Arkistonmuodostussuunnitelman taso on toinen kenttä, jonka täytät antaessasi mallin tason.

Määritä käyttäjätunnus seuraavan mallin avulla: KX[YYYY.MM.DD] [username] [\d\d\d\d\d]. Esimerkki: KX2011.10.22 username 00005

Älä käytä merkkejä, jotka eivät kelpaa nimissä. Älä esimerkiksi käytä vinoviivaa / päivämäärissä. Virheellisiä merkkejä ovat: \ / : * ? " < > |

Tärkeää: Jos käytät mallia, jota järjestelmä ei tunnista, järjestelmä lisää sen nimeen sellaisenaan. Esimerkiksi mallimääritys [xyz] luo nimen [xyz].

Voit lisätä nimeämismallin seuraavasti:

  1. Kirjaudu sisään arkiston pääkäyttäjänä ja valitse Määritä kokoonpano -välilehti.
  2. Valitse Nimeämismallit.
  3. Valitse Lisää nimeämismalli.
  4. Kirjoita Lisää malli -sivulle mallin nimi ja kuvaus.
  5. Valitse Käytä nimeen tai tunnukseen -valikosta vaihtoehto Nimi tai Tunnus. Valitsemasi arvon mukaan asiakirjaluokan tai asiakirjakansion nimi tai tunnus luodaan liitetyn mallin mukaan automaattisesti.
  6. Valitse Seuraava.
  7. Aseta nimeämismallin suojaus ja valitse Valmis-vaihtoehdon.
  8. Lisää tasot nimeämismalleihin valitsemalla vahvistussivulla Lisää mallitaso. Jos haluat lisätä tasot myöhemmin, sulje Lisää malli -sivu valitsemalla OK.
Mallitasolla on malin yksityiskohdat, joita käytetään asiakirjaluokissa ja asiakirjakansioissa. Määritä vähintään yksi taso arkistonmuodostussuunnitelmassa ja yksikkötyyppi, jossa kutakin käytetään. Kun kyseistä tyyppiä oleva yksikkö luodaan määritetylle tasolle, se nimetään automaattisesti mallimerkkijonon mukaisesti ja lisäämällä kasvava luku. Tämä prosessi jatkuu vahvistussivulta sen jälkeen, kun olet valinnut Lisää mallitaso -vaihtoehdon.

Voit lisätä mallitason seuraavasti:

  1. Kirjota arkistonmuodostussuunnitelman tason numero. Arkistonmuodostussuunnitelman hierarkian tasoa edustaa luku, jossa arkistonmuodostussuunnitelman ensimmäinen luokka on 1. Sen ensimmäinen aliluokka on 2. Jos aliluokalla on asiakirjakansio, sen taso on 3.
  2. Valitse Vastaava yksikkötyyppi -asetukseksi Asiakirjaluokka tai Asiakirjakansio. Jos esimerkiksi määrität tasoksi 3 ja yksikkötyypiksi vaihtoehdon Asiakirjaluokka, kaikki asiakirjaluokat, jotka ovat arkistonmuodostussuunnitelman kolmannella tasolla, noudattavat määritettyä nimeämismallia.
  3. Määritä mallimerkkijono edellä kuvatulla tavalla. Mallimerkkijonossa on oltava luku.
  4. Kirjoita arvo Asiakirjamallin lisäys -kohtaan. Jos käytät arvoa 1, jokainen uusi mallin mukaan nimetty luokka tai kansio saa seuraavaksi suuremman arvon. Jos lisäyksenä on kaksi, käytetään joka toista lukua. Kentän arvon on oltava suurempi kuin nolla.
  5. Valitse Lisää. Malli tulee näkyviin näytön alareunaan, ja kentät tyhjennetään, jotta voit lisätä muita malleja muille yksiköille ja tasoille.
  6. Kun olet lopettanut mallien tasojen lisäyksen, valitse Lopeta.

Esimerkki

Jos haluat asiakirjaluokan aliluokat nimettäväksi automaattisesti, luo malli tasolle 2 ja valitse lajiksi asiakirjaluokka. Jos haluat kyseisen aliluokan asiakirjakansiot automaattisesti nimettäviksi, luo malli tasolle kolme ja valitse lajiksi Asiakirjakansio. Kun nämä mallin tasot ovat molemmat nimeämismallissa, tason 2 aliluokat ja tason 3 asiakirjakansiot nimetään automaattisesti.

Voit lisätä tai muokata mallitasoja myöhemmin seuraavasti:

  1. Siirry nimeämismalliin (Määritä kokoonpano > Nimeämismalli) ja valitse sitten Nouda tiedot.
  2. Valitse sivupalkista Hallitse mallitasoa.
  3. Jos olet lisäämässä mallitasoa, täytä kentät edellä annettujen ohjeiden mukaisesti. Jos muokkaat aiemmin määritettyä mallitasoa, jatka seuraavaan vaiheeseen.
  4. Valitse malli. Silloin aiemmin määritetyt tiedot kopioituvat kenttiin.
  5. Muuta kenttien tietoja tarvittaessa ja valitse Muokkaa.
    • Kun olet lisännyt mallitason tai muuttanut sitä, voit lisätä mallin toiselle tasolle valitsemalla Lisää-vaihtoehdon.
    • Voit muokata toista mallia napsauttamalla sitä, muuttamalla kenttiä ja valitsemalla lopuksi Muokkaa.
    • Voit poistaa aiemmin määritetyn tason valitsemalla sen ja valitsemalla sitten Poista.
  6. Napsauta lopuksi Lopeta-vaihtoehtoa.

Voit määrittää nimeämismallin arkistonmuodostussuunnitelmaan (pakollinen automaattisen nimeämisen aktivoimiseksi) seuraavasti:

  1. Siirry arkistonmuodostussuunnitelman päätasolle niin, että polussa näkyy vain arkistonmuodostussuunnitelman nimi.
  2. Valitse aivan polun alapuolella oleva arkistonmuodostussuunnitelman Nouda tiedot -vaihtoehto. Nimeämismalli-kenttä on Ominaisuudet-sivulla.
  3. Valitse Nimeämismalli-valikosta sen mallin nimi, jota haluat käyttää.
  4. Valitse ensin Käytä ja sitten Lopeta.


Palaute

Päivitetty viimeksi: Marraskuu 2013
create_a_classification_scheme_pattern.htm

© Copyright IBM Corp. 2013