Pri práci so zostavami IBM® Enterprise Records dokážete zhromaždiť zoznam všetkých dostupných zostáv IBM Enterprise Records. Pri každej zostave uvidíte aj podrobnosti o konfiguračných kritériách a nevyhnutné podmienky, ktoré musia byť splnené pred vygenerovaním zostavy.
Aby ste mohli vygenerovať zostavu, musíte najprv splniť nevyhnutné podmienky pre takúto zostavu. Počas inštalácie IBM Enterprise Records musíte nakonfigurovať aj Reports Server. Bližšie informácie nájdete v téme IBM Enterprise Records Installation and Upgrade Guide.
Vlastnosť | Popis |
---|---|
Zadajte časť plánu zaradenia | Kliknite na browse, aby ste vybrali časť plánu zaradenia, na ktorom chcete spustiť zostavu. Ak nezadáte časť, použije sa celý plán zaradenia. |
Meno užívateľa | Zadajte meno užívateľa alebo kliknite na select user, ak chcete vyhľadať a vybrať užívateľa, na ktorého akcie sa chcete dotazovať. |
Dátum začiatku | Kliknite na ikonu kalendára a vyberte dátum úplne prvej akcie, ktorý bude slúžiť ako základ zostavy. |
Dátum ukončenia | Kliknite na ikonu kalendára a vyberte dátum úplne poslednej akcie, ktorý bude slúžiť ako základ zostavy. |
Typ entity RM | Uskutočnite svoj výber kliknutím na jednu alebo viac entít v zozname (kliknutím so stlačeným klávesom Shift alebo Ctrl). |
Typ zostavy | Vyberte Detailed a zobrazí sa vám Event Name, Entity Type, User Name, Action Date, Entity Name a Total Entities. Vyberte Summarized a zobrazí sa vám Event Name, Entity Type a Total Entities. |
Vlastnosť | Popis |
---|---|
Akcia dostupnosti | V ponukovom zozname vyberte akciu z nasledujúcich akcií dostupnosti: Review, Export, Transfer, Destroy, Interim Transfer, Cutoff alebo Vital Review. |
Dátum začiatku | Kliknite na ikonu kalendára a vyberte dátum začiatku zostavy. Táto vlastnosť definuje začiatok obdobia, v akom bude vybratá akcia likvidácie vykonaná. |
Dátum ukončenia | Kliknite na ikonu kalendára a vyberte dátum ukončenia zostavy. Táto vlastnosť definuje koniec obdobia, v akom bude vybratá akcia likvidácie vykonaná. |
Typ zostavy | Vyberte Detailed a zobrazí sa vám Phase Execution Date, Disposition Schedule Name, Entity Type, Phase Execution Date, Date Created, Creator a Entity Name. Vyberte Summarized a zobrazí sa vám Phase Execution Date, Disposition Schedule Name, Entity Type, a Total Entities. |
Vlastnosť | Popis |
---|---|
Typ zostavy | Vyberte Detailed a zobrazí sa vám Disposition Schedule Name, Action Name, Entity Type a Entity Name. Vyberte Summarized a zobrazí sa vám Disposition Schedule Name, Entity Type a Total Entities. |
Vlastnosť | Popis |
---|---|
Zadajte časť plánu zaradenia | Kliknite na Browse a vyberte časť plánu zaradenia, v ktorej chcete spustiť zostavu. Ak nezadáte časť, použije sa celý plán zaradenia. |
Názov plánu dostupnosti | Kliknite na select disposition schedules a vyberte plán dostupnosti zo zobrazeného zoznamu alebo napíšte jeho názov. Ak sa text, ktorý ste vybrali alebo napísali, zobrazuje aj v nejakom ďalšom názve plánu, bude vybratý aj tento plán. |
Typ zostavy | Vyberte Detailed a zobrazí sa vám Schedule Name, Entity Name, Create Date, Created By a celkový počet záznamov. Vyberte Summarized a zobrazí sa vám Schedule Name a celkový počet záznamov. |
Vlastnosť | Popis |
---|---|
Názov plánu dostupnosti | Kliknite na select disposition schedules a vyberte plán dostupnosti zo zobrazeného zoznamu alebo napíšte jeho názov. Ak sa text, ktorý ste vybrali alebo napísali, zobrazuje aj v nejakom ďalšom názve plánu, bude vybratý aj tento plán. |
Typ entity RM | Uskutočnite svoj výber kliknutím na jednu alebo viac entít v zozname (kliknutím so stlačeným klávesom Shift alebo Ctrl). |
Typ zostavy | Vyberte Detailed a zobrazí sa vám Schedule Name, Action Name, RM Entity Type, Date Created, Created By a RM Entity Name. Vyberte Summarized a zobrazí sa vám Schedule Name, Action Name, RM Entity Type a Total Entities. |
Vlastnosť | Popis |
---|---|
Kategória bezpečnosti | Vyberte jednu alebo viaceré kategórie bezpečnosti (Top Secret, Secret, Confidential, Restricted alebo Unclassified). |
Typ entity RM | Vyberte jeden alebo obidva typy entít, pre ktoré chcete zostavu. |
Typ zostavy | Vyberte Detailed a zobrazí sa vám Security Category, RM Entity Type, Date Created, Creator a RM Entity Name. Vyberte Summarized a zobrazí sa vám Security Category, RM Entity Type a Total Entities. |
Vlastnosť | Popis |
---|---|
Zadajte časť plánu zaradenia | Kliknite na browse, aby ste vybrali časť plánu zaradenia, na ktorom chcete spustiť zostavu. Ak nezadáte časť, použije sa celý plán zaradenia. |
Dátum začiatku | Kliknite na ikonu kalendára a vyberte najstarší dátum vytvorenia, na ktorom má byť zostava založená. |
Dátum ukončenia | Kliknite na ikonu kalendára a vyberte najneskorší dátum vytvorenia, na ktorom má byť zostava založená. |
Typ zostavy | Vyberte Detailed a zobrazí sa vám Date Created, Creator a RM Entity Name. Vyberte Summarized a zobrazí sa vám Date Created a Number of Record Folders Created. |
Vlastnosť | Popis |
---|---|
Zadajte časť plánu zaradenia | Kliknite na browse, aby ste vybrali časť plánu zaradenia, na ktorom chcete spustiť zostavu. Ak nezadáte časť, použije sa celý plán zaradenia. |
Dátum začiatku | Kliknite na ikonu kalendára a vyberte najstarší dátum vytvorenia, na ktorom má byť zostava založená. |
Dátum ukončenia | Kliknite na ikonu kalendára a vyberte najneskorší dátum vytvorenia, na ktorom má byť zostava založená. |
Vytvorené užívateľom | Zadajte meno užívateľa alebo kliknite na select user a potom vyhľadajte a vyberte užívateľa, pre ktorého chcete zostavu generovať. |
Typ zostavy | Vyberte Detailed a zobrazí sa vám Created By, Create Date a RM Entity Name. Vyberte Summarized a zobrazí sa vám Created By, Create Date a No. of Entities Created. |
Vlastnosť | Popis |
---|---|
Zadajte časť plánu zaradenia | Kliknite na browse, aby ste vybrali časť plánu zaradenia, na ktorom chcete spustiť zostavu. Ak nezadáte časť, použije sa celý plán zaradenia. |
Dátum začiatku | Kliknite na ikonu kalendára a vyberte dátum úplne prvého prezretia, ktorý bude slúžiť ako základ zostavy. |
Dátum ukončenia | Kliknite na ikonu kalendára a vyberte dátum úplne posledného prezretia, ktorý bude slúžiť ako základ zostavy. |
Prezeral užívateľ | Zadajte meno užívateľa alebo kliknite na select user a potom vyhľadajte a vyberte užívateľa, pre ktorého chcete zostavu generovať. |
Typ zostavy | Vyberte Detailed a zobrazí sa vám Viewed By, View Date, Created By, Create Date, RM Entity Name a Total Number of Records. Vyberte Summarized a zobrazí sa vám Viewed By, View Date a Total Entities. |
V tejto zostave uvidíte elektronické zväzky, ktoré boli otvorené a zatvorené počas vami zadaného časového úseku. Pri podrobnej zostave môžete dotazovať otvorenie aj zatvorenie; pri súhrnnej zostave zadajte buď otvorenie alebo zatvorenie. Informácie o otváraní a zatváraní zväzkov nájdete v téme Kategórie, priečinky a zväzky.
Vlastnosť | Popis |
---|---|
Zadajte časť plánu zaradenia | Kliknite na browse, aby ste vybrali časť plánu zaradenia, na ktorom chcete spustiť zostavu. Ak nezadáte časť, použije sa celý plán zaradenia. |
Dátum začiatku | Kliknite na ikonu kalendára a vyberte dátum úplne prvého otvorenia/zatvorenia, ktorý bude slúžiť ako základ zostavy. |
Dátum ukončenia | Kliknite na ikonu kalendára a vyberte dátum úplne posledného otvorenia/zatvorenia, ktorý bude slúžiť ako základ zostavy. |
Akcia | Vyberte začiarkavacie políčka Opened alebo Closed (podľa ich dostupnosti), podľa toho ktoré sú v zostave zahrnuté. |
Typ zostavy | Vyberte Detailed a zobrazí sa vám Open Date a/alebo Close Date, Closed By, Date Created, Created By a RM Entity Name. Vyberte Summarized a zobrazí sa vám Open Date (alebo Close Date) a počet otvorených alebo zatvorených položiek. |
V tejto zostave uvidíte priečinky a záznamy, ktoré boli priradené zadanému plánu dostupnosti počas zadaného časového úseku.
Vlastnosť | Popis |
---|---|
Zadajte časť plánu zaradenia | Kliknite na browse, aby ste vybrali časť plánu zaradenia, na ktorom chcete spustiť zostavu. Ak nezadáte časť, použije sa celý plán zaradenia. |
Názov plánu dostupnosti | Kliknite na select disposition schedules a vyberte plán dostupnosti zo zobrazeného zoznamu alebo napíšte jeho názov. Ak sa text, ktorý ste vybrali alebo napísali, zobrazuje aj v nejakom ďalšom názve plánu, bude vybratý aj tento plán. V tomto poli sa rozlišuje veľkosť písmen. |
Dátum začiatku | Kliknite na ikonu kalendára a vyberte dátum úplne prvého priradenia, ktorý bude slúžiť ako základ zostavy. |
Dátum ukončenia | Kliknite na ikonu kalendára a vyberte dátum úplne posledného priradenia, ktorý bude slúžiť ako základ zostavy. |
Typ zostavy | Vyberte Detailed a zobrazí sa vám Disposal Schedule, Entity Type, Action Name, Allocation Date, Date Created, Creator a Entity Name. Vyberte Summarized a zobrazí sa vám Allocation Date, Disposal Schedule a Entity Type. |
V tejto zostave uvidíte entity, ktoré boli ovplyvnené zadanou akciou. Aby ste mohli túto zostavu vygenerovať, najprv musíte akciu priradiť jednému alebo viacerým plánom dostupnosti. Aj plány dostupnosti priraďte jednej alebo viacerým kategóriám alebo priečinkom. Spustite vyčistenie dostupnosti, aby ste v zostave získali najnovšie informácie.
Vlastnosť | Popis |
---|---|
Akcia dostupnosti | V ponukovom zozname vyberte akciu z nasledujúcich akcií dostupnosti: Review, Export, Transfer, Destroy, Interim Transfer, Cutoff alebo Vital Review. |
Dátum začiatku | Kliknite na ikonu kalendára a vyberte dátum začiatku zostavy. Táto vlastnosť definuje začiatok obdobia, v akom bude vybratá akcia likvidácie vykonaná. |
Dátum ukončenia | Kliknite na ikonu kalendára a vyberte dátum ukončenia zostavy. Táto vlastnosť definuje koniec obdobia, v akom bude vybratá akcia likvidácie vykonaná. |
Typ zostavy | Vyberte Detailed a zobrazí sa vám Action Name, Entity Name, Phase Execution Date, Date Declared/Date Filed, Created By, Schedule Name, ID, Location, Record Category/Folder Identifier, Media Type a Format. Vyberte Summarized a zobrazí sa vám Action Name, RM Entity Type a Total Entities. |
V tejto zostave uvidíte priečinky a záznamy, ktoré sú aktuálne pozastavené. Predtým ste však museli vytvoriť jedno alebo viaceré pozastavenia a použiť ich na entity. Dátum je spätý s časom použitia pozastavenia.
Odporúčania ohľadom výkonnosti, ktoré súvisia s touto zostavou, v téme Ladenie výkonnosti zostáv.Vlastnosť | Popis |
---|---|
Zadajte časť plánu zaradenia | Kliknite na browse, aby ste vybrali časť plánu zaradenia, na ktorom chcete spustiť zostavu. Ak nezadáte časť, použije sa celý plán zaradenia. |
Dátum začiatku | Kliknite na ikonu kalendára a vyberte dátum úplne prvého pozastavenia, ktorý bude slúžiť ako základ zostavy. |
Dátum ukončenia | Kliknite na ikonu kalendára a vyberte dátum úplne posledného pozastavenia, ktorý bude slúžiť ako základ zostavy. |
Typ zostavy | Vyberte Detailed a zobrazí sa vám Entity Type, Entity Name, Date Created, Created By, Hold Date, Hold Name, ID, Location, Record Category/Folder Identifier, Media Type a Format. Vyberte Summarized a zobrazí sa vám Entity Type a Total Entities. |
V tejto zostave uvidíte umiestnenia záznamov podľa typu aplikácie, ktorá vytvorila priradený dokument. Zostava používa údaje z poľa Format deklarovaného záznamu. Pole Format je voliteľná položka pri deklarovaní elektronického záznamu v dátových modeloch Base a PRO. Format filed je povinné pole v dátovom modeli DoD. Pokiaľ sa hodnota v poli Format zhoduje s jedným z typov formátov pre túto zostavu, záznam bude pre zostavu vybratý.
Vlastnosť | Popis |
---|---|
Typ aplikácie | Kliknite na select application type a zo zoznamu vyberte typ aplikácie. Ak je to potrebné, kliknite na Next, aby ste prešli na ďalšiu stránku typov aplikácií. |
Typ zostavy | Vyberte Detailed a zobrazí sa vám Application Type, Created By, Created Date a RM Entity Name (obsahuje umiestnenie). Vyberte Summarized a zobrazí sa vám Application type, Location a Number of Entities. |
V tejto zostave sú uvedené záznamy, ktoré majú naplánované zníženie stupňa utajenia alebo odtajnenie v rámci zadaného časového úseku. Táto zostava produkuje výsledky len po uplynutí dostatočne dlhého času, aby boli niektoré záznamy pripravené na túto zmenu utajenia. Užívatelia uvidia len tie záznamy, ktoré sú na rovnakej alebo na nižšej úrovni ako ich vlastná bezpečnostná klasifikácia. Downgrade on Events nie je v zostave k dispozícii.
Vlastnosť | Popis |
---|---|
Zadať časť plánu zaradenia | Kliknite na Browse, aby ste prešli do časti plánu zaradenia, pre ktorú chcete zostavu. Kliknite na tlačidlo OK príslušná entita bude uvedená na konci cesty. Ak nezadáte časť, použije sa celý plán zaradenia. |
Akcia utajenia | Ak chcete vyhľadať záznamy, ktoré prechádzajú z klasifikácie Prísne tajné alebo Tajné do nižšej klasifikácie, vyberte Downgrading . Ak chcete vyhľadať záznamy, ktoré prechádzajú z klasifikácie Prísne tajné, Tajné alebo Dôverné do klasifikácie Neklasifikované, vyberte Declassification . |
Dátum začiatku | Kliknite na ikonu kalendára a vyberte najskorší dátum, na ktorom má byť zostava založená. |
Dátum ukončenia | Kliknite na ikonu kalendára a vyberte najneskorší dátum, na ktorom má byť zostava založená. |
Typ zostavy | Vyberte Detailed a zobrazí sa vám Downgrade on date, Current Classification, Record Title a Downgrade Instructions pre voľbu Downgrade. Pre voľbu Declassified sa v zostave zobrazí Declassification Date, Current Classification a Record Title. Vyberte Summarized a zobrazí sa vám Downgrade on date, Current Classification a Record Title pre voľbu Downgrade. Pre voľbu Declassified sa v zostave zobrazí Declassification date, Current Classification a Record Title. |
Ak priečinky záznamov vytvoríte predtým ako vytvoríte ich plány dostupnosti, túto zostavu použite na neskoršie vyhľadanie priečinkov. Túto zostavu použite, keď ste pripravený priradiť plány dostupnosti. Zostava bude použitá na celý plán zaradenia.
Vlastnosť | Popis |
---|---|
Typ zostavy | Vyberte Detailed a zobrazí sa vám Entity Type, Entity Name, ID, Date Created/Date Filed, Creator, Location, Record Category/Folder Identifier, Media Type a Format. Vyberte Summarized a zobrazí sa vám len počet entít v každom type entity. |
V tejto zostave sú uvedené všetky kategórie, priečinky a záznamy, pre ktoré bolo prijaté určené rozhodnutie o kontrole. Zostava bude použitá na celý plán zaradenia. Už musíte mať vytvorené a použité plány dostupnosti pre príslušné priečinky IBM Enterprise Records a spustený Disposition Sweep. Posudzovatelia musia vykonávať úlohy vo svojich schránkach došlých správ pracovného toku (alebo vo verejnej schránke došlých správ RecordsManagerApproval).
Pred spustením tejto zostavy musíte vytvoriť vlastný objekt. Ak chcete vytvoriť vlastný objekt, postupujte takto:
Vlastnosť | Popis |
---|---|
Hodnotenie | V ponuke vyberte rozhodnutie o kontrole, ktoré obsahuje Approve, Reject, Hold alebo Change Schedule. |
Dátum začiatku | Kliknite na ikonu kalendára a vyberte dátum úplne prvej kontroly, ktorý bude slúžiť ako základ zostavy. |
Dátum ukončenia | Kliknite na ikonu kalendára a vyberte najneskorší dátum, na ktorom má byť zostava založená. |
Typ zostavy | Vyberte Detailed a zobrazí sa vám Phase Decision Date (mesiac), Schedule Name, Entity Type, Phase Decision Date (dátum a čas), Review Comments, Date Created a Creator. Vyberte Summarized a zobrazí sa vám Phase Decision Date (mesiac), Schedule Name, Entity Type a Total. |
V tejto zostave sú uvedené kategórie a/alebo priečinky z vybratej časti plánu zaradenia. Dátum je spätý s časom vytvorenia entít.
Vlastnosť | Popis |
---|---|
Zadajte časť plánu zaradenia | Kliknite na browse, aby ste vybrali časť plánu zaradenia, na ktorom chcete spustiť zostavu. Ak nezadáte časť, použije sa celý plán zaradenia. |
Typ entity RM | Výber uskutočnite kliknutím na jednu alebo viaceré entity RM v zozname (použite Shift + kliknutie alebo Ctrl + kliknutie). |
Dátum začiatku | Kliknite na ikonu kalendára a vyberte dátum úplne prvého vytvorenia, ktorý bude slúžiť ako základ zostavy. |
Dátum ukončenia | Kliknite na ikonu kalendára a vyberte dátum posledného vytvorenia, ktorý bude slúžiť ako základ zostavy. |
Typ zostavy | Vyberte Detailed a zobrazí sa vám Entity Type, Created By, Create Date, Entity Name a celkový počet z tohto typu entity. Vyberte Summarized a zobrazí sa vám počet z tohto typu entity. |
V tejto zostave uvidíte, nevyhnutné záznamy, ktoré sú pripravené na kontrolu (alebo na inú nakonfigurovanú akciu) vo vami zadanom časovom rozsahu. Už musíte mať nastavenú akciu kontroly nevyhnutných a dátum opakovania, keď sa akcia bude spúšťať periodicky. Indikátor Vital záznamu musí mať nastavenú hodnotu true. Pred spustením tejto zostavy pustite Disposition Sweep, aby sa aktualizovali záznamy. Bližšie informácie nájdete v téme Nastavenie nevyhnutných záznamov.
Vlastnosť | Popis |
---|---|
Zadajte časť plánu zaradenia | Kliknite na browse, aby ste vybrali časť plánu zaradenia, na ktorom chcete spustiť zostavu. Ak nezadáte časť, použije sa celý plán zaradenia. |
Dátum začiatku | Kliknite na ikonu kalendára a vyberte dátum úplne prvej kontroly nevyhnutných záznamov. |
Dátum ukončenia | Kliknite na ikonu kalendára a vyberte dátum úplne poslednej kontroly nevyhnutných záznamov. |
Typ zostavy | Vyberte Detailed a zobrazí sa vám Review Date, Create Date, Created By a Entity Name. Vyberte Summarized a zobrazí sa vám Review Date a celkový počet záznamov. |