Puede declarar registros mediante Application Engine, Workplace XT, IBM® Enterprise Records, Integración de la aplicación, o de forma automática.
Puede declarar registros de diversos modos, como por ejemplo:
Para una instalación de DoD o Base, declare un registro en un volumen carpeta de registro o categoría de registro. Para una instalación PRO, declare un registro en una carpeta de registro o volumen. Para declarar un registro, asegúrese de que la entidad en la que está declarando el registro, está abierta.
Si declara un registro en una carpeta de registros, aquél se asigna automáticamente al volumen activo que existe en esa carpeta. El último volumen creado siempre es el volumen activo hasta que se cierra. Si necesita declarar un registro en un volumen cerrado, vuelva a abrir el volumen y seleccione manualmente el volumen reabierto.
Si declara un documento con varias versiones como registro, tiene varias opciones sobre la creación del registro para la serie de documentos.
Para agilizar el proceso de declarar registros, el asistente Declarar como registro y las plantillas de entrada Declarar como registro admiten la asignación automática de valores de propiedades del documento al registro. Si un documento se declara como registro, los nombres simbólicos de la propiedad de clase de documento se comparan con los nombres simbólicos de la propiedad de clase de registro. Si los nombres coinciden, el valor de la propiedad de documento se asigna automáticamente como valor a la propiedad de registro coincidente. Por ejemplo, si la clase de documento tiene la propiedad Color, y la clase de registro también tiene la propiedad Color, el valor de la propiedad del documento se asigna automáticamente a la propiedad del registro. Del mismo modo, si declara un mensaje de correo electrónico desde Outlook usando la clase de registro de correo electrónico predeterminado, entonces los valores como Asunto y Para se asignan automáticamente.
La asignación de propiedades se produce independientemente de si la plantilla de entrada muestra el paso Definir propiedades de registro. Cuando declara más de una versión de un documento, la asignación de propiedades se basa en la versión más reciente del documento seleccionado para la acción de declarar. Las versiones diferentes de un documento pueden tener clases y propiedades diferentes. Las propiedades siempre se asignan según las propiedades de la versión más reciente del documento.
Las reglas siguientes describen cómo funciona la asignación para una propiedad que es común para las clases de registro y el documento: