IBM Enterprise Records, versio 5.1.2    

Luokkien tai kansioiden määritys aktiivisiksi tai passiivisiksi

Kun luot asiakirjaluokan tai asiakirjakansion, se merkitään aktiiviseksi. Et voi kuitenkaan erikseen merkitä yksikköä passiiviseksi luonnin jälkeen. Passiiviseen luokkaan tai kansioon ei voi lisätä uusia yksiköitä, eivätkä passiiviset luokat tai kansiot ole näkyvissä, kun asiakirjaksi vahvistus tehdään. Yksikön merkintä passiiviseksi on hyödyksi silloin, kun asiakirjaluokka tai -kansio on arvioitava ja hyväksyttävä, ennen kuin se luovutetaan yleiseen käyttöön.

Tietoja tästä tehtävästä

Kun merkitset yksikön passiiviseksi, järjestelmä merkitsee automaattisesti passiivisiksi myös kaikki yksikön alisäilöt. Voit milloin tahansa merkitä passiivisen yksikön aktiiviseksi, mutta ota huomioon, että alisäilöt eivät muutu aktiivisiksi automaattisesti. Ne on erikseen merkittävä aktiivisiksi. Passiiviseen yksikköön voi kohdistaa kaikkia muita toimintoja. Näitä ovat esimerkiksi haku, nouto, käyttö ja siirto. Myös arkistosta poiston voi aloittaa yksikölle, joka on passiivinen.

Toimintaohjeet

Voit merkitä yhden säilön tai useita säilöjä aktiiviseksi seuraavasti:

  1. Etsi aktiivisiksi merkittävät luokat tai kansiot selaamalla tai hakutoiminnon avulla.
  2. Valitse nimien vieressä olevat valintaruudut. (Voit myös napsauttaa yksittäistä yksikköä hiiren kakkospainikkeella ja käyttää pikavalikkoa.)
  3. Valitse Monivalintatoiminnot-valikosta Aktivoi-vaihtoehto: Aktivoi-kuvake.
  4. Vahvista yksikön aktivoinnin onnistumisesta kertova sanoma napsauttamalla OK-painiketta.

Voit merkitä säilön passiiviseksi seuraavasti:

  1. Etsi passiivisiksi merkittävät luokat tai kansiot selaamalla tai hakutoiminnon avulla.
  2. Valitse nimien vieressä olevat valintaruudut. (Voit myös napsauttaa yksittäistä yksikköä hiiren kakkospainikkeella ja käyttää pikavalikkoa.)
  3. Valitse Monivalintatoiminnot-valikosta Poista aktivointi -vaihtoehto: Poista aktivointi -kuvake. Tämä kuvake näkyy passiivisiksi merkityissä yksiköissä.
  4. Kirjoita syy, jonka vuoksi merkitsit säilön passiiviseksi.
  5. Vahvista säilön aktivoinnin poistosanoma napsauttamalla OK-painiketta.


Palaute

Päivitetty viimeksi: Marraskuu 2013
activate_inactivate_entities.htm

© Copyright IBM Corp. 2013