يقدم نموذج التسمية طريقة آلية لتسمية تصنيفات السجلات وحافظات السجلات والسجلات تتفق مع القواعد والأعراف الخاصة بك.
عند قيام المستخدم بتكوين أحد هذه العناصر التي لها نموذج تسمية خاص بها، سيتم ادخال الاسم آليا في خطوة تحديد الخصائص. ولن يمنع النظام المستخدم من تغيير هذا الاسم.
يتم تعيين زيادة تدريجية للأرقام ويتم استخدامها بمجرد عرض خطوة تحديد الخصائص. اذا قمت بالالغاء قبل تكوين العنصر، لن يتم استخدام هذا الرقم أبدا.
نبذة عن هذه المهمة
لتسمية السجلات آليا، أدخل نموذج التسمية في مجال نموذج السجل للحاوية الرئيسية. ويعتبر نموذج السجل أحد خصائص الحاوية. كل السجلات التي يتم توضيحها في هذه الحاوية تقوم بالحصول على الاسم التالي في تسلسل النموذج ويتم تحديد الزيادات التدريجية بناء على القيم التي تقوم بادخالها في المجال
زيادة تدريجية لنموذج السجل بمقدار.
اجراء
لتسمية التصنيفات والحافظات آليا:
- قم باضافة نموذج تسمية في علامة تبويب التوصيف.
- قم باضافة مستويات النموذج بدءا من صفحة التأكيد أو بعد ذلك في صفحات المعلومات.
- قم بتخصيص نموذج التسمية الى مخطط الحفظ.
النتائج
نبذة عن صيغة نموذج التسمية
يمكن استخدام القيم YY أو
YYYY، MM، DD للتواريخ. كل من هذه القيم يمكن أن يتم تضمينها بين وزج من الأقواس المربعة
[YY]، أو يمكن دمجها عندما تكون مفصولة بنقاط [YY.MM.DD].
وقد تتطلب عملية الأعمال الخاصة بك أن تبدأ أسماء الحافظات بالحرف A، متبوعة باثنين أو أربعة أرقام لتمثل السنة، ثم شرطة، ثم رقم الحافظة. على سبيل المثال، يكون الاسم A07-000005 أو A2007-000005.
تقوم النماذج التالية بتكوين أسماء مثل: A[YY]-[\d\d\d\d\d\d] ، A[YYYY]-[\d\d\d\d\d\d]
في هذه النماذج،
A هو الحرف الأول، أو YY أو YYYY تمثل السنة، و
\d هو عدد. يقوم النظام آليا باتاحة القيم المفترضة للنماذج متضمنة بين أقواس [].
وعلى ذلك، يتم استبدال YY بآخر رقمين من السنة الحالية. ويتم استبدال \d بأرقام بزيادة تدريجية.
ويتم تحديد القيمة المتزايدة تدريجيا في مجال آخر عند ادخال مجموعة الحروف.
في نموذج تسمية سجل آخر، قد تريد تكوين قاعدة التسمية للحافظات في السلاسل. على سبيل المثال، KX متبوع بالسنة من اثنين من الأرقام أو أربعة أرقام، ثم نقطة، ثم الشهر من رقمين، ثم نقطة، ثم اليوم من رقمين، ثم شرطة، ومجموعة من الأرقام. على سبيل المثال، يكون الاسم KX07.06.22-0004. يقوم النموذج التالي باتمام هذه المتطلبات: KX[YY.MM.DD]-[\d\d\d\d]
ويمكن أيضا أن تقوم باستخدام نماذج مهيأة لتكوين نماذج على أساس بيانات التعريف. على سبيل المثال، قد تتطلب سياسات المؤسسة الخاصة بك أن يكون مصطلح تسمية حافظة السجل هو بالسنة والمسافة والموضوع (بيانات التعريف) للتصنيف والمسافة والرقم المكون من خمسة أرقام، مثل 2006
LOAN 00005. على سبيل المثال، قم بتكوين نموذج تسمية بالمحددات التالية: [YYYY] [Parent.Emailsubject] [\d\d\d\d\d]
هام: عندما تقوم بتحديد
Parent، فانه يتم تحويل الحرف الأول فقط من مجموعة الحروف الى حرف علوي.
ويقوم النظام القيم المفترضة للسنة والموضوع لأنه هذه القيم متضمنة بين أقواس مربعة
[].
Parent.Emailsubject هو نموذج مهيأ. لذلك، يقوم النظام بتقديم القيم الخاصة بمجال بيانات التعريف،
Emailsubject، التي تقوم بتحديدها للمصدر الرئيسي لحافظة السجل. حدد الاسم الرمزي للخاصية أثناء تكوين نموذج مهيأ. وكذلك، فانه اذا لم تكن هناك قيمة متاحة للخاصية المحددة، فسيتم اصدار خطأ. النماذج المهيأة تكون ممكنة على المستوى 1 بمخطط الحفظ. مستوى مخطط الحفظ هو مجال آخر يجب ملئه عند اضافة مستوى النموذج.
حدد اسم مستخدم باستخدام النموذج التالي: KX[YYYY.MM.DD] [username] [\d\d\d\d\d].
على سبيل المثال، KX2011.10.22
username 00005
ولا يجب استخدام أية حروف تعتبر غير صحيحة في الاسم. على سبيل المثال، لا تحاول استخدام الحرف / عند تضمين تواريخ.
الحروف غير الصحيحة هى: \ / : * ? " < > |
هام: اذا قمت باستخدام نموذج غير معروف، سيتم اضافته الى الاسم عند عرضه. على سبيل المثال [xyz] يمكن أن تقوم بتكوين الاسم [xyz].
لاضافة نموذج للتسمية:
- قم ببدء الاتصال كمسخدم بصلاحيات موجه النظام للسجلات وحدد علامة التبويب توصيف.
- اضغط نماذج التسمية.
- اضغط اضافة نموذج التسمية.
- في صفحة اضافة نموذج، قم بادخال اسم ووصف للنموذج.
- حدد اسم أو كود تعريف من القائمة تطبيق على الاسم أو الكود. وبناء على القيمة التي تقوم بتحديدها، سيتم آليا تكوين الاسم أو كود التعريف لتصنيف السجل أو حافظة السجل بناء على النموذج المصاحب.
- اضغط تالي.
- حدد السرية لنموذج التسمية واضغط انتهاء.
- في صفحة التوصيف، اضغط اضافة مستوى النموذج لاضافة مستويات الى نموذج التسمية. اذا كنت تريد اضافة مستويات فيما بعد، اضغط حسنا لاغلاق صفحة اضافة نموذج.
يقدم نموذج التسمية تفاصيل عن النموذج الذي سيتم تطبيقه على تصنيف السجل وحافظات السجل. يمكنك تحديد واحد أو أكثر من المستويات في مخطط الحفظ والنوع لكل من العناصر التي يتم تطبيقها عليها. عن تكوين عنصر جديد من هذا النوع في المستوى المحدد، سيتم تسميتها آليا طبقا لمجموعة الحروف الخاصة بالنموذج والرقم المتزايد تدريجيا. وتستمر الاجراءات من صفحة التأكيد بعد الضغط على اضافة مستوى النموذج.
لاضافة مستوى النموذج:
- أدخل رقم مستوى مخطط الحفظ. يتم تمثيل المستوى في التسلسل الهرمي لمخطط الحفظ من خلال رقم، حيث يكون التصنيف الأول في مخطط الحفظ هو 1. وأول تصنيف فرعي له هو 2. واا كان لهذا التصنيف الفرعي حافظة سجل، فان المستوى الخاص به هو 3.
- بالنسبة الى نوع العنصر المطابق، حدد تصنيف السجل أو حافظة السجل. على سبيل المثال، اذا قمت بتحديد 3 كمستوى وتصنيف السجل لنوع العنصر، وكل تصنيفات السجل التي توجد على المستوى الثالث في مخطط الحفظ تتبع نموذج التسمية المحدد.
- حدد مجموعة حروف النموذج، كما هو موضح من قبل. ويجب أن تقوم مجموعة حروف النموذج بادخال حرف رقمي.
- قم بادخال قيمة في المجال زيادة تريجية لنموذج السجل بمقدار.
باستخدام القيمة 1، يتم اجراء زيادة تدريجية لكل من الفئات أو الحافظة الجديدة التي تتأثر بالنموذج في أعلى قيمة تالية. الزيادة التدريجية 2 تقوم باستخدام الرقم التالي. ويجب أن يكون هذا المجال أكبر من صفر.
- اضغط اضافة. يقوم هذا الاختيار بعرض النموذج في نهاية الشاشة ومحو المجالات بحيث يمكنك اضافة نماذج اضافية لعناصر ومستويات أخرى.
- اضغط خروج عند الانتهاء من اضافة مستويات النموذج.
مثال
اذا كنت تريد تسمية التصنيفات الفرعية لتصنيف السجل آليا، قم بتكوين نموذج للمستوى 2 ثم حدد تصنيف السجل للنوع. واذا كنت تريد أن يتم تسمية حافظات السجل في هذا التصنيف الفرعي آليا، قم بتكوين نموذج للمستوى 3 وحدد حافظة السجل للنوع. وجود مستويات النموذج هذه معا في نموذج التسمية يؤدي الى تسمية التصنيفات الفرعية على المستوى 2 وحافظات السجل على المستوى 3 آليا.
لاضافة أو تعديل مستويات النموذج فيما بعد:
- اذهب الى نموذج التسمية () واضغط الحصول على معلومات.
- حدد ادارة مستوى النموذج في الشريط الجانبي.
- في حالة اضافة مستوى النموذج، قم بملء المجالات كما هو موضح من قبل فيما يتعلق باضافة مستوى النموذج. اذا كان يتم تعديل أحد مستويات النموذج الموجودة، استمر الى الخطوة التالية.
- حدد النموذج. هذا سيقوم بنسخ البيانات الموجودة في المجالات.
- قم بتغيير المجالات كما يلزم واضغط تحرير.
- لاضافة نموذج على مستوى آخر بعد اضافة أو تغيير مستوى النموذج، اضغط اضافة.
- لتعديل نموذج آخر، اضغط على النموذج، وقم بتغيير المجالات واضغط تحرير.
- لحذف أحد مستويات النموذج الموجودة، حدد النموذج واضغط حذف.
- عند الانتهاء، اضغط خروج.
لتخصيص نموذج التسمية لمخطط الحفظ (مطلوب لتفعيل التسمية الآلية):
- اذهب الى المستوى الرئيسي الخاص بمخطط الحفظ بحيث يقوم المسار بعرض اسم مخطط الحفظ فقط.
- اضغط الحصول على المعلومات لمخطط الحفظ (أسفل المسار مباشرة). المجال نموذج التسمية موجود في صفحة الخصائص.
- من خلال قائمة نموذج التسمية، حدد اسم النموذج الذي تريد استخدامه.
- اضغط تطبيق ثم خروج.