IBM® Enterprise Records では、コンテナーに関する多くの情報を利用できます。 これらのコンテナーには、レコード・カテゴリー、レコード・フォルダー、電子フォルダー、物理フォルダー、ボックス、ハイブリッド・フォルダー、ボリューム、アクティブ/非アクティブ・コンテナー、開いているコンテナー、閉じているコンテナーが含まれます。
物理コンテナー管理の詳細については、物理エンティティーに関するトピックを参照してください。
レコード・カテゴリーは、ファイル・プラン内の関連レコードのセットを分類するコンテナーです。 通常、レコード・カテゴリーは、機能別のカテゴリーに基づいてレコードを分類する場合に使用します。 レコード・カテゴリーには、サブカテゴリーとレコード・フォルダーを格納できます。 ただし、階層内の同じレベルにレコード・カテゴリーとレコード・フォルダーを作成することはできません。 Base および DoD データ・モデルの場合、カテゴリーにレコードを直接宣言できます。 PRO データ・モデルでは、この操作は実行できません。 デフォルトでは、子エンティティーはその親コンテナーのセキュリティーと廃棄スケジュールを継承します。 セキュリティーおよび廃棄の継承の詳細については、オブジェクト・セキュリティーと廃棄スケジュールに関するトピックを参照してください。
レコード・カテゴリーには、名前と ID が割り当てられます。 どちらもハイフンで区切ってパスに表示されます。 名前と ID は、ともに親コンテナー内で固有でなければなりません。
レコード・フォルダーは、関連レコードのコレクションです。 レコード・フォルダーでは、指定の保存期間と廃棄イベントに基づいてレコードを管理します。 デフォルトでは、レコード・フォルダーの子エンティティーは、レコード・フォルダーのセキュリティーと廃棄スケジュールを継承します。 電子レコードおよび物理レコードを管理するために、レコード・カテゴリーに電子レコード・フォルダー、物理レコード・フォルダー、ボックス、ハイブリッド・レコード・フォルダーを作成できます。
レコード・フォルダーには、名前と ID が割り当てられます。 どちらもハイフンで区切ってパスに表示されます。 名前と ID は、ともに親コンテナー内で固有でなければなりません。
電子フォルダーは、電子レコード、および 1 つ以上のボリュームを格納します。 電子フォルダーには、物理レコード (紙などの物理アイテム) も格納できます。
物理フォルダーは、物理レコード、および 1 つ以上のボリュームを格納します。 物理フォルダーは、紙のフォルダーの仮想エントリーです。 企業や組織における、物理的な格納構造に基づき、IBM Enterprise Records でも物理フォルダーの階層をモデル化できます。
ボックスは、物理レコードのコンテナーです。ボックスでは、他の物理エンティティーを格納する物理エンティティーをモデリングできます。 例えば、「ウェアハウス」を作成し、その中に「シェルフ」、その中に「ボックス」、その中に「物理フォルダー」と作成できます。 他のタイプのフォルダーと異なり、ボックスには、他のフォルダーも格納できます。 これらのエンティティーとして、物理フォルダーとボックスが該当します。電子フォルダー、ハイブリッド・フォルダー、およびレコードは該当しません。 ただし、ボックスでボリュームを使用することはできません。
ハイブリッド・フォルダーには、電子レコードと物理レコードの両方を格納できます。また、1 つ以上のボリュームも格納します。 電子フォルダーとハイブリッド・フォルダーでは、動作に違いはありません。 ただし、ハイブリッド・フォルダーには、ホーム・ロケーションなど、物理エンティティーを記述する追加のメタデータがあります。 ホーム・ロケーションの詳細については、場所に関するトピックを参照してください。
ボリュームは、より簡単に管理できる小さな単位にレコード・フォルダーを論理分割したものです。 ボリュームは、フォルダーから独立して存在できません。 ボックスを除くレコード・フォルダーには常に、少なくとも 1 つのボリュームが含まれます。 レコード・フォルダーが作成されると、システムによってボリュームが自動的に作成されます。 その後、レコード・フォルダーに任意の数のボリュームを作成できます。 ただし、フォルダー内の開いたボリュームは常に 1 つに限定されます。 デフォルトでは、現在のボリュームが開いたボリュームになります。 ボリュームを追加したり、指定の基準が満たされたりすると、ボリュームは自動的に閉じられます。 例えば、特定の年のレコードを格納するボリュームの場合、その年の末に自動的に閉じられます。
ボリュームのタイプは親レコード・フォルダーのタイプ (電子、物理、ハイブリッド) と同じになります。また、ボリュームには、親と同じタイプのレコードを格納できます。 ただし、ボリュームにサブフォルダーまたは別のボリュームを格納することはできません。 ボリュームは、作成先のレコード・フォルダーの廃棄スケジュールを継承します。 親レコード・フォルダーとは無関係に廃棄スケジュールを定義することはできません。
作成したレコード・カテゴリーまたはレコード・フォルダーは、アクティブとしてマークされます。 ただし、コンテナーの作成後に、コンテナーを非アクティブとしてマークすることもできます。 コンテナーを非アクティブとしてマークすると、そのコンテナーに新しいエンティティーを作成、移動、コピー、またはファイリングできなくなります。 子コンテナーも非アクティブとしてマークされます。 また、レコードを宣言すると、非アクティブ・コンテナーは表示されなくなります。 コンテナーを非アクティブとしてマークする操作は、コンテナーを汎用で使用できるようにする前に、確認と承認が必要な場合に役立ちます。
作成したコンテナー・エンティティーは、デフォルトで開いています。 コンテナー内の子エンティティーの作成を制限するが、コンテナーからのレコードの取得は許可するには、コンテナーの作成後の任意のタイミングでコンテナーを閉じてください。 この場合、子コンテナーも閉じた状態としてマークされます。