Un administrateur dispose de plusieurs moyens pour personnaliser IBM® Enterprise
Records en matière de flux de travaux, de modèles d'entrée de déclaration d'enregistrement, de recherches et de rapports.
Personnalisation des classes et propriétés
IBM Enterprise
Records prend en charge la division de certaines classes d'entités en sous-classes. Vous pouvez diviser en sous-classes les classes suivantes :
- Dossier d'enregistrements électroniques
- Dossier d'enregistrements hybrides
- Conteneur physique
- Boîte
- Dossier d'enregistrement physique
Il existe deux raisons de créer des sous-classes. La première répond au besoin d'ajouter des propriétés (personnalisées) applicables au sous-ensemble unique d'une classe fournie par
IBM Enterprise
Records.
La deuxième répond au besoin de n'exploiter qu'un seul sous-ensemble, par exemple : la souscription d'événements ou d'événements d'audit pour votre sous-classe.
Vous pouvez également ajouter des propriétés personnalisées aux classes existantes. Vous pouvez modifier le mode d'affichage des propriétés dans l'application IBM Enterprise
Records.
Par exemple, vous pouvez modifier le nom d'affichage d'une propriété et spécifier des valeurs de propriétés prédéfinies. Pour plus d'informations, voir les rubriques connexes.
Personnalisation des flux de travaux
IBM Enterprise
Records fournit des flux de travaux qui automatisent le flux de travaux afin de réaliser des tâches de gestion des enregistrements, telles que la révision des entités avant leur suppression. Vous pouvez modifier ces flux de travaux en les personnalisant en fonction des processus de votre entreprise.
Par exemple, vous pouvez ajouter une étape, supprimer une étape existante ou modifier la séquence des événements dans un flux de travaux. Modifiez la séquence en modifiant la définition de ce flux de travaux. Si les processus métier de votre entreprise nécessitent des flux de travaux différents de ceux fournis avec IBM Enterprise
Records, vous pouvez créer de nouveaux flux de travaux.
Pour plus d'informations, voir la rubrique sur la création et la modification des flux de travaux.
Personnalisation des modèles d'entrée de déclaration d'enregistrements
Afin d'optimiser le processus de déclaration d'enregistrements, vous pouvez créer des modèles d'entrée pour la déclaration d'enregistrements. Les modèles spécifient des informations par défaut, telles que les classes d'enregistrement, l'emplacement du plan de fichiers et les propriétés. Les modèles masquent également certaines pages de l'assistant pour accélérer le processus d'entrée ou pour empêcher certains utilisateurs de voir les valeurs prédéfinies. IBM Enterprise
Records comprend un modèle d'entrée pour la déclaration d'enregistrements physiques. Vous pouvez modifier ce modèle et créer de nouveaux modèles pour la déclaration d'enregistrements physiques et électroniques. Lorsque vous sauvegardez un modèle d'entrée pour la déclaration d'enregistrements physiques, placez le fichier dans le dossier FPOS\RecordsManagement\Templates de façon à ce que le modèle soit visible dans l'application IBM Enterprise
Records. Pour plus d'informations, voir les rubriques sur la création des modèles d'entrée.
Personnalisation des recherches
L'application IBM Enterprise
Records comprend l'onglet Rechercher qui permet de trouver rapidement des entités au sein d'un plan de fichiers. Cependant, vous pouvez créer à la fois des recherches enregistrées et des modèles de recherche qui vous aident à réaliser certaines recherches plus complexes. Les recherches enregistrées sont des recherches complètes, exécutées automatiquement lors de leur sélection par un utilisateur. Les modèles de recherche sont des recherches partiellement effectuées permettant l'interaction de l'utilisateur. IBM Enterprise
Records propose un modèle de recherche comprenant des critères de recherche pour certaines caractéristiques communes qui sont propres à IBM Enterprise
Records pour les entités. Lors de l'enregistrement d'une recherche enregistrée ou d'un modèle de recherche destiné à une utilisation dans IBM Enterprise
Records, assurez-vous de définir la propriété Application Name (Nom de l'application) sur IBM Enterprise
Records.
Personnalisation des rapports
IBM Enterprise
Records comporte plusieurs rapports qui offrent une vue statistique des différentes activités effectuées via IBM Enterprise
Records. Vous pouvez personnaliser ces rapports. Par exemple, vous pouvez ajouter et supprimer des champs ou modifier les paramètres du rapport. Vous pouvez créer de nouveaux rapports qui s'affichent dans l'application IBM Enterprise
Records.
Pour plus d'informations, voir les rubriques sur la personnalisation et la création de rapports.