Pode gerir registos utilizando ferramentas que ajudam a eliminar e manter registos, importar ou exportar ficheiros de outras origens e declarar registos num só volume. Tem também duas interfaces do utilizador do cliente para o ajudar a utilizar o produto IBM® Enterprise
Records.
Pode instalar os seguintes componentes do IBM Enterprise
Records, utilizando o programa de instalação do IBM Enterprise
Records.
Aplicação da Web do IBM Enterprise
Records
A aplicação da Web é a interface principal para configurar e gerir o sistema de gestão de registos. O
IBM Enterprise
Records disponibiliza duas interfaces de utilizador que podem ser utilizadas
para executar as tarefas de gestão de registos. Antes de instalar o
IBM Enterprise
Records,
tem de decidir se pretende instalar a interface do utilizador do cliente de administração do
IBM Enterprise
Records ou a interface do utilizador do cliente tradicional do produto.
Pode optar por utilizar
uma delas ou ambas.
- cliente de administração do
IBM Enterprise
Records
- Se utilizar a interface do utilizador do cliente de administração do IBM Enterprise
Records, terá de instalar a aplicação da Web do IBM Enterprise
Records no mesmo servidor que o IBM Content
Navigator. O cliente de administração do IBM Enterprise
Records é executado numa instalação existente do IBM Content
Navigator como um suplemento. É necessário registar o
suplemento no IBM Content
Navigator.
Importante: É necessário instalar o IBM Content
Navigator V2.0.2 ou posterior para utilizar a interface de suplemento do cliente de administração do IBM Enterprise
Records.
Os gestores de registos e os administradores de registos podem utilizar a interface do utilizador do suplemento para declaração de registos, criação de relatórios e gestão do plano de ficheiros. Pode adicionar e visualizar documentos num repositório de conteúdo (ROS) numa
instalação padrão do IBM Content
Navigator. A função de declaração é adicionada directamente a este ambiente de trabalho, o que permite que os utilizadores declarem, em seguida, documentos existentes como registos, utilizando uma acção de declaração. Esta função corresponde à interface que é normalmente utilizada pelos utilizadores que estão a declarar documentos como registos.
Pode utilizar o suplemento para fornecer uma interface de gestão e administração de plano de ficheiros.
Esta interface substitui a interface tradicional do IBM Enterprise
Records. Permite que os utilizadores
efectuem a gestão de repositórios de plano de ficheiros (FPOS) e executem tarefas relacionadas com gestão de registos. Os gestores e administradores de registos utilizam esta interface para gerir a estrutura do plano de ficheiros e declarar
registos.
Separe as diversas tarefas através da configuração de diferentes ambientes de trabalho. Pode controlar o acesso a estes ambientes de trabalho e configurar o esquema da interface do utilizador. Por predefinição, os ambientes de trabalho criados com o IBM Content
Navigator utilizam o esquema predefinido que faculta as funções do repositório de conteúdos. O cliente de administração do IBM Enterprise
Records fornece um segundo esquema
através de uma interface de administração do plano de ficheiros.
A interface do suplemento é fácil de configurar, uma vez que se trata de um ficheiro JAR que utiliza a arquitectura de suplemento do IBM Content
Navigator. Não é necessário implementar um ficheiro EAR ou WAR em separado. É necessário configurar o IBM Content
Navigator uma vez para elevada disponibilidade, SSL e início de sessão único. A interface do suplemento do IBM Enterprise
Records herda automaticamente
estas capacidades.
- Cliente tradicional do IBM Enterprise
Records
- Se utilizar a interface do utilizador do cliente IBM Enterprise
Records tradicional,
terá de instalar a aplicação da Web do IBM Enterprise
Records no mesmo servidor que o Application Engine ou o Workplace XT.
Restrição: A execução do IBM Enterprise
Records configurado com o
Application Engine e o
Workplace XT no mesmo servidor não é suportada.
API do IBM Enterprise
Records e API do Bulk
Declaration Services
Pode instalar as APIs num computador de
desenvolvimento para criar as suas aplicações personalizadas.
Estas aplicações personalizadas
são itens como, por exemplo, aplicações de registos de declaração em massa ou a sua
interface do utilizador personalizada.
/API/RM_API e /API/BDS_API são
os directórios para os quais o programa de instalação copia os ficheiros JAR. Os ficheiros JAR fornecem interfaces e classes para a criação de uma aplicação
personalizada ou para a personalização de operações relacionadas com registos. Para instalações personalizadas, pode instalar os componentes da API do
IBM Enterprise
Records e da API do Bulk Declaration
Services em qualquer sistema de programação.
Varrimento de eliminação e varrimento de prazo de retenção do
IBM Enterprise
Records
Os varrimentos gerem a eliminação e a retenção de registos, com base numa
agenda definida.
Pode instalar os componentes de varrimento em qualquer servidor. Os componentes
podem estar na mesma localização que a aplicação da Web do
IBM Enterprise
Records ou que qualquer outro componente
principal do FileNet P8, tal como o
Content Platform Engine.
Sugestão: Se estiver a utilizar o FileNet P8 V5.1
ou anterior, instale os componentes de varrimento no servidor do Content Engine para melhorar o acesso ao armazenamento de objectos
para cálculos de varrimento. Se estiver a utilizar o FileNet P8 V5.2, instale os componentes
no Content Platform Engine.
Ferramenta de importação e exportação do plano de ficheiros
Utilize esta ferramenta para importar um plano de ficheiros externo ou exportar um plano de ficheiros para um ambiente externo.
Sugestão: Se estiver a utilizar o FileNet P8 V5.1 ou anterior, instale
a Ferramenta de importação e exportação do plano de ficheiros no servidor do Content Engine. A instalação ajuda a assegurar o acesso rápido ao armazenamento de
objectos. Se estiver a utilizar o FileNet P8 V5.2, instale os componentes
no Content Platform Engine.
Ferramenta de transferência
Utilize esta ferramenta para transferir registos activos e pastas de registos para um sistema em separado, para efeitos de arquivo permanente.
Modelos de dados e conjuntos de marcação do IBM Enterprise
Records (pré-instalados com a aplicação da Web)
Utilize estes componentes para suportar as seguintes normas de gestão de registos:
- Base
- Department of Defense 5015.2-STD (DoD)
- Department of Defense 5015.2-STD (DoD Classified)
- Public Records Office (PRO) (obsoleto)
Utilize o Configuration Manager do IBM Enterprise
Records para
instalar os modelos de dados e conjuntos de marcação. Se configurar um armazenamento de objectos com um modelo de dados, pode criar um plano de ficheiros no armazenamento de objectos.
Importante: Os conjuntos de marcação são contentores para marcações e estão associados a um modelo de
propriedade que poderá utilizar para adicionar uma propriedade a uma ou mais classes. Pode controlar o acesso a um objecto, associando um conjunto de marcação a um modelo de propriedade e adicionando essa propriedade à definição de classe da entidade. Ao aplicar uma marcação a um objecto, as permissões de acesso
ao objecto são uma combinação das permissões de acesso originais
e da Máscara de restrição para cada marcação
aplicada. O resultado desta combinação é uma máscara de segurança eficaz.
O programa Configuration Manager (pré-instalado com a aplicação
da Web)
Utilize esta ferramenta para executar as seguintes tarefas:
- Configurar e implementar o Application Engine ou o Workplace XT se pretender utilizar a interface de utilizador do cliente tradicional
- Configurar armazenamentos de objectos para utilização do IBM Enterprise
Records
- Actualizar a partir de versões anteriores
Restrição: Se estiver a utilizar o FileNet P8 V5.1 ou anterior, só pode
utilizar o programa Configuration Manager depois de instalar o IBM Enterprise
Records e executar o Content Engine e os programas de instalação do cliente do Process Engine. Se estiver a utilizar o FileNet P8 V5.2,
só pode utilizar o programa Configuration Manager depois de instalar o IBM Enterprise
Records e executar os programas de instalação do cliente do Content Platform Engine.
Fluxos de trabalho do IBM Enterprise
Records
Os fluxos de trabalho do
IBM Enterprise
Records ajudam a automatizar a revisão e eliminação de categorias de registos, pastas de registos, volumes e registos. Um fluxo de trabalho inclui
tarefas, passos do procedimento, pessoal, informações de entrada e saída e ferramentas
para cada passo num processo empresarial.
Para que os fluxos de trabalho do IBM Enterprise
Records possam ser executados,
é necessário configurar primeiro as regiões de processos e as filas de componentes. Se estiver a utilizar o FileNet P8 V5.2,
utilize o Configuration Manager do IBM Enterprise
Records. Se estiver a utilizar o FileNet P8 V5.1 ou anterior, tem de configurar manualmente as regiões de processos e as filas de
componentes. Em seguida, transfira as definições de fluxo de trabalho
para a base de dados de fluxo de trabalho, utilizando o Configuration Manager. As definições de fluxo de trabalho são importadas
para os armazenamentos de objectos de plano de ficheiros através dos passos de configuração de armazenamentos de objectos
do Configuration Manager.
IBM Enterprise
Records Crystal Reports
(disponível apenas com o cliente tradicional do IBM Enterprise
Records)
Utilize esta ferramenta opcional para trabalhar com modelos do Crystal Reports. Estes modelos ajudam-no a reportar actividades de gestão de registos.
Estrutura de criação de relatórios melhorada
A instalação do
IBM Enterprise
Records oferece
um motor de relatórios melhorado que fornece as seguintes capacidades:
- Capacidade de executar consultas do IBM FileNet Content Engine ou do Content Platform Engine e colocar os
resultados numa tabela de base de dados
- As aplicações de criação de relatórios, como o Cognos, podem extrair informações
da base de dados e gerar um relatório baseado num modelo
- Um conjunto de modelos predefinidos é fornecido para relatórios padrão do IBM Enterprise
Records