IBM Enterprise Records, version 5.1.2    

Lägga till postmappar

Du kan lägga till en postmapp bara under den lägsta nivån av en postkategori. Om en postkategori innehåller en underkategori kan du inte lägga till en postmapp i den. Dessutom kan du bara lägga till en postmapp till en aktiv postkategori. Du kan inte skapa en undermapp under en postmapp. En postmapp kan endast innehålla volymer eller poster. IBM® Enterprise Records levereras med fyra typer av postmappar: elektronisk mapp, fysisk mapp, fysisk låda samt hybridmapp. Din plats kan skapa fler anpassade mappar.

Den här uppgiften

I PRO-installationen för IBM Enterprise Records kan bara postansvariga och postadministratörer lägga till postmappar. I DoD- och basinstallationer kan även privilegierade användare lägga till postmappar, förutom postansvariga och postadministratörer. Om du inte har behörighet att skapa postmappar kan du starta arbetsflödet Skapa postmapp från Workplace. När du startar arbetsflödet skicka en begäran om att få skapa en postmapp till den postansvarige för godkännande. Mer information finns i ämnet om att skapa postmappar genom att använda ett arbetsflöde. Som standard ärver den nya postmappen alla egenskaper utom namn, identifierare och öppningsdatum från sin överordnade entitet. Du kan ändra dessa ärvda värden.
Obs: Skapa inte fler än 100 postkategorier och postmappar på varje nivå i arkiveringsplanen. Mer information om arkiveringsplaner finns i ämnet om arkiveringsplaner.

Arbetsordning

Lägga till en postmapp:

  1. Logga in som postansvarig eller postadministratör. Bläddra i arkiveringsplanen tills du kommer till den postkategori som du vill skapa en postmapp under.
  2. Klicka på Lägg till postmapp och utför följande steg.
    1. Ställ in klassen genom att klicka på den typ av postmapp du ska skapa och klicka sedan på Nästa för att komma vidare till steget Ange egenskaper.
      • Elektroniska postmappar kan lagra både elektroniska och fysiska poster.
      • Fysiska postmappar kan lagra fysiska poster.
      • Lådor är till för fysiska poster och kan konfigureras som en modell av ett lager.
      • Hybridpostmappar kan lagra både elektroniska och fysiska poster.
      Mer information om mapptyper finns i ämnet om kategorier, mappar och volymer.
    2. Ställ in egenskaper genom att ange eller ändra de visade egenskapsvärdena. Vissa egenskaper kan redigeras direkt på sidan, medan andra kräver att du klickar på egenskapsnamnet och redigerar värdena. En röd asterisk betyder att du måste ange ett värde för den egenskapen. I ämnet om egenskapsreferenser finns mer information om visade egenskaper. Om du ska ange ett postmönster som automatiskt namnger poster som läggs till i mappen skriver du detta mönster i det här fältet. Mer information om att bygga mönster finns i ämnet om att lägga till namngivningsmönster.
    3. Klicka på Nästa för att ange avvecklingsschemat för postmappen eller välja ett annat steg från panelen. Klicka på Avbryt om du vill lämna guiden Lägg till postmapp.
    4. För inställning av avvecklingen finns det tre möjligheter. Ett avvecklingsschema kanske redan är förvalt. Kryssrutan Ärv är markerad. Ett avvecklingsschema kanske visas men kryssrutan Ärv är inte markerad. Klicka på Ärv om du vill använda schemat. Det kanske inte finns någon avvecklingsinformation. Klicka i så fall på Bläddra efter schema för att välja ett schema eller ändra det. Klicka på Radera schema om du vill lämna tomt för avvecklingen så länge. Du kan granska informationssidorna för ett eventuellt tilldelat schema genom att klicka på dess ikon Hämta information.
    5. Om du ska bläddra efter ett schema klickar på Välj nedanför namnet på det avvecklingsschema du vill tilldela till mappen.
    6. Ange avvecklingsbehörigheten för avvecklingen av postmappen när det är dags att ta bort den. Som standard tilldelas postmappen automatiskt den avvecklingsbehörighet som angetts för det valda avvecklingsschemat. Om ingen avvecklingsbehörighet är inställd för det valda schemat, tillämpas den avvecklingsbehörighet som du anger för mappen. Om du bestämmer dig för att ange avvecklingsbehörigheten nu och ange avvecklingsschemat senare, kommer avvecklingsbehörigheten för schemat att åsidosätta avvecklingsbehörigheten.
      Obs: Om visningsinställningen i Platsinställningar eller Användarinställningar för Visa vitala poststeg när du skapar behållare har värdet Nej, döljs steget Ange vital post. Gå vidare till understeg l.
    7. Om användar- eller platsinställningen är inställd på att visa steget Ange vital post klickar du på Nästa för att ange den vitala posten för postmappen. Du kan också välja ett annat steg i panelen. Följ länkarna Användarinställningar och Platsinställningar i slutet av ämnet om du vill ha mer information.
    8. Välj True från menyn Indikator för vital post om du ska ange att poster i mappen är vitala. Om poster som skapas under den nya postmappen behöver kontinuerliga granskningar och uppdateringar kan du markera postmappen som Vital i det här steget. Alla poster som skapas i en sådan mapp klassificeras automatiskt som vitala.
    9. Ange en beskrivning av vitala poster som ska läggas till i den här postmappen.
    10. Från menyn Åtgärd för granskning av vital post väljer du den åtgärd som ska startas med cykeln för periodisk granskning eller uppdatering av vitala poster. I menyn listas åtgärder för vital granskning som tidigare skapats. I ämnet om att lägga till åtgärder finns mer information.
    11. Från menyn Granskning av och uppdateringscykel för vital post väljer du lämplig återkommande händelse som ska utlösa den periodiska granskningen eller uppdateringen av vitala poster i postmappen. På menyn listas återkommande händelser som tidigare skapats. Mer information finns i ämnet om att lägga till återkommande händelser.
    12. Klicka på Nästa för att ställa in säkerheten och slutföra skapandet av mappen.
    13. Granska befintliga säkerhetsinställningar. Mer information om varje åtkomstområde finns i ämnet om att ange säkerhetsinställningar. Säkerhetsinställningar bestämmer hur grupper och användare kan accessa postmappen och styr de behörigheter som respektive grupp eller användare har. Säkerhetsinställningar som du anger här kan åsidosättas av FileNet P8-säkerheten för entiteten. Mer information finns i ämnet om säkerhet.
    14. Om du vill ändra behörigheten för en viss användare eller grupp som listas på sidan, klickar du på användar- eller gruppnamnet i kolumnen Namn. Sidan Säkerhetsinställningar visas, där du kan ange behörigheter för olika användare och grupper.
    15. Klicka på Lägg till ny om du ska lägga till nya användare eller grupper till listan. Om du ska ta bort en användare eller grupp från listan markerar du den och väljer alternativet Ta bort för den användaren eller gruppen. Mer information om användare och grupper finns i ämnet om att lägga till användare och grupper till objekt.
    16. Klicka på Slutför så sparas ändringarna av säkerhetsinställningar och mappen är färdig.
    17. Klicka på OK som bekräftelse i meddelandet om att postmappen har lagts till och avsluta sedan guiden.


Feedback

Senast uppdaterat: November 2013
create_a_record_folder.htm

© Copyright IBM Corp 2013