IBM Enterprise Records Version 5.1.2    

Zuordnen eines Aussonderungszeitplans zu einer Entität

Berechtigte Benutzer können einen Aussonderungszeitplan einer Schriftstückkategorie oder einem Schriftstückordner jederzeit zuordnen. Berechtigte Benutzer sind Records Manager, Schriftgutadministrator oder Prüfer in Pro Standard und Records Manager oder Schriftgutadministrator in DoD oder Base. Untergeordnete Container übernehmen den Aussonderungszeitplan. Sie können einen Aussonderungszeitplan einer Schriftstückkategorie oder einem Schriftstückordner während der Erstellung oder auch später zuordnen.

Informationen zu diesem Vorgang

So ordnen Sie einen Aussonderungszeitplan einer Schriftstückkategorie oder einem Schriftstückordner zum ersten Mal nach der Erstellung zu:

Vorgehensweise

So ordnen Sie einen Aussonderungszeitplan zu einem späteren Zeitpunkt zu:

  1. Navigieren Sie zu dem Container, dessen Aussonderungszeitplan Sie zuweisen möchten, und klicken Sie auf das Symbol Informationen abrufen.
  2. Klicken Sie auf Aussonderung.
  3. Klicken Sie auf "Plan suchen", um einen Dispositionszeitplan auszuwählen.
  4. Klicken Sie im Fenster Aussonderungszeitplan auswählen unter dem Namen eines der Zeitpläne auf Auswählen.
  5. Wählen Sie im neuen Menü die gewünschte Option aus, um festzulegen, wie der neue Aussonderungszeitplan an seine untergeordneten Container weitergegeben werden soll. Wenn Sie einen anderen Aussonderungszeitplan zuordnen, können Sie den Zeitplan folgendermaßen an seine untergeordneten Container weitergeben:
    • Weitergabe des Zeitplans an alle direkt untergeordneten Container und alle übernehmenden Untercontainer unabhängig davon, ob sie den früheren Aussonderungszeitplan übernommen haben. Diese Situation entspricht der Option Neuen Aussonderungszeitplan an alle unmittelbar untergeordneten Elemente und alle erbenden Unterentitäten weitergeben. Diese Situation gilt auch für Zeitpläne, die zum ersten Mal angewendet werden.
    • Weitergabe nur an die untergeordneten Container, die den früheren Aussonderungszeitplan geerbt haben. In dieser Situation bleibt der Aussonderungszeitplan der untergeordneten Container, die den Zeitplan nicht erben, unverändert. Diese Option übernimmt nur dann einen neuen Zeitplan, wenn zuvor ein Zeitplan übernommen wurde. Diese Situation entspricht der Option Neuen Aussonderungszeitplan an alle Erbelemente weitergeben.
    • Weitergabe des Zeitplans an keinen der untergeordneten Container. In dieser Situation bleiben die untergeordneten Container, die den alten Aussonderungszeitplan übernommen haben, weiterhin mit diesem Zeitplan verbunden. Sie werden jedoch nicht als "Erben" kategorisiert. Diese Situation entspricht der Option Neuen Aussonderungszeitplan nicht weitergeben.
  6. Auf Wunsch können Sie hier die einschlägigen Vorschriften Ihres Unternehmens eingeben.
    Achtung: Standardmäßig wird die für den ausgewählten Aussonderungszeitplan festgelegte Aussonderungsberechtigung automatisch als Aussonderungsberechtigung für den Container zugewiesen. Wenn keine Aussonderungsberechtigung für den ausgewählten Zeitplan eingestellt wird, gilt die für den Container festgelegte. Wenn beim Erstellen des Containers eine Aussonderungsberechtigung festgelegt wird, jedoch kein Aussonderungszeitplan zugeordnet wird, ersetzt die Aussonderungsberechtigung des Zeitplans die vorher festgelegte Aussonderungsberechtigung.
  7. Klicken Sie auf "Anwenden", um Ihre Änderungen zu speichern.
  8. Klicken Sie auf Beenden, um die Seite zu schließen.

Ergebnisse

Wichtig: Schriftstücke, denen ein Schriftstücktyp zugeordnet wurde, haben möglicherweise einen anderen Aussonderungszeitplan als ihr übergeordneter Container. Der Aussonderungszeitplan, der dem Schriftstücktyp zugeordnet ist, hat Vorrang vor dem Zeitplan des Containers. Wenn Sie jedoch einen Scanvorgang ausführen, wird eine Aussonderungskonfliktwarnung in der Protokolldatei des Scanvorgangs aufgezeichnet. Diese Warnung wird angezeigt, wenn der dem übergeordneten Container zugeordnete Zeitplan einen kürzere Stilllegungsaufbewahrungsdauer hat als der Zeitplan, der dem Schriftstücktyp zugeordnet ist.
Weitere Informationen zum Ändern eines vorhandenen Zeitplans finden Sie im Thema über das Ändern eines vorhandenen Zeitplans.


Feedback

Letzte Aktualisierung: November 2013
associate_disposition_schedule.htm

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