Nur ein Benutzer, der mindestens die Berechtigungen der Rolle "Privilegierter Benutzer" oder "Prüfer" hat, kann ein Schriftstück an eine andere Position im selben Aktenplan kopieren. Wenn ein privilegierter Benutzer oder ein Prüfer ein Schriftstück kopiert, kopiert IBM® Enterprise Records das deklarierte Dokument in den Objektspeicher für Schriftstücke. Das deklarierte Dokument wird mit einem anderen Einschlussnamen in dieselbe Quellendatei kopiert. IBM Enterprise Records kopiert die Schriftstück-Metadaten (ausgenommen Name, Beschreibung, Berechtigungs- und Aussonderungsinformationen) in den neuen Ordner im Aktenplan-Objektspeicher. Die Metadaten verfügen über einen Link zu dem kopierten Dokument im Objektspeicher für Schriftstücke.
Informationen zu diesem Vorgang
Auswirkungen des Kopierens von Schriftstücken
- Auswirkungen auf die Berechtigungen beim Kopieren von Schriftstücken: Nachdem ein Schriftstück kopiert wurde, übernimmt das neue Schriftstück die Berechtigungseinstellungen des neuen übergeordneten Containers.
- Auswirkungen auf die Aussonderung beim Kopieren von Schriftstücken: Das kopierte Schriftstück übernimmt den Aussonderungszeitplan vom neuen übergeordneten Container. Diese Regel gilt nicht, wenn das Schriftstück eine Aussonderung als Ergebnis des Schriftstücktyps des Schriftstücks hat. Wenn der Originaldatensatz schon abgelaufen ist, gilt dies nicht für das kopierten Schriftstück. Ein berechtigter Benutzer muss die Aussonderung für das kopierte Schriftstück starten, wenn der Aussonderungszeitplan des kopierten Schriftstücks durch seinen Schriftstücktyp festgelegt wird.
Vorgehensweise
So kopieren Sie ein einzelnes Schriftstück:
- Suchen Sie in der Aktenplan-Hierarchie nach dem Schriftstück, das kopiert werden soll.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Schriftstücknamen und wählen Sie dann im Menü die Option Kopieren aus.
- In das Feld Dokumenttitel wird ein Schriftstückname eingetragen, dem "Kopie von" vorangestellt ist.
- Geben Sie die Beschreibung für die Kopie des Schriftstücks ein und klicken Sie auf Weiter.
- Wechseln Sie im Aktenplan zu dem Verzeichnis, in dem Sie die Kopie speichern möchten, und klicken Sie auf Kopieren.
- Eine Bestätigungsnachricht wird angezeigt, die den Abschluss des Kopiervorgangs meldet. Klicken Sie auf OK, um zur Seite Durchsuchen zurückzukehren. Beachten Sie Folgendes:
- Ein elektronisches Schriftstück kann nicht in einen physischen Ordner kopiert werden.
- Ein Schriftstück kann nur in einen offenen und aktiven Zielordner kopiert werden.
Ergebnisse
So kopieren Sie mehrere Schriftstücke:
- Durchsuchen Sie die Aktenplanhierarchie, um auf die zu kopierenden Schriftstücke zuzugreifen.
- Wählen Sie die Kontrollkästchen neben den Schriftstücken aus, die Sie kopieren wollen.
- Wählen Sie im Menü Mehrfachauswahlaktionen die Aktion Kopieren aus.
- Wählen Sie im Fenster Kopieren den Aktenplan-Speicherort aus, in den die Schriftstücke aus der Liste kopiert werden sollen.
Sie können über das Feld "Filter" die Anzahl der Elemente einschränken, die in der Liste "Entitätsname" aufgelistet werden. Wenn Sie z. B. wissen, dass Ihr Aktenplan-Speicherort den Buchstaben "x" im Namen enthält, können Sie "x" in das Feld "Filter" eingeben. Klicken Sie auf Los. Die Liste wird aktualisiert und es werden nur Aktenplan-Speicherortnamen mit einem "x" im Namen angezeigt. Klicken Sie auf Zurücksetzen, um die Liste zu aktualisieren, sodass wieder die vollständige Liste von Aktenplänen in alphabetischer Reihenfolge angezeigt wird.
- Navigieren Sie im Aktenplan zu der Position, an der Sie die Kopie speichern wollen, und klicken Sie auf Kopieren.
- Eine Bestätigungsnachricht wird angezeigt, die den Abschluss der Aktion Kopieren meldet. Klicken Sie auf OK, um zur Seite Durchsuchen zurückzukehren.