IBM Enterprise Records, Versão 5.1.2    

Utilizar os fluxos de trabalho de eliminação

Existem informações de que o utilizador necessita ao utilizar fluxos de trabalho de eliminação.

Sobre esta tarefa

O aspecto dos fluxos de trabalho de eliminação é semelhante. Os fluxos de trabalho são apresentados na caixa de entrada do Workplace ou do Workplace XT ou na caixa de entrada pública RecordsManagerApproval.

Procedimento

Para executar um fluxo de trabalho:

  1. Abra a caixa de entrada pessoal
    1. No Workplace, faça clique em Tarefas na barra lateral.
    2. No Workplace XT, faça clique no ícone Tarefas.
  2. Se o fluxo de trabalho que pretende abrir não estiver na sua caixa de entrada, faça clique em Caixas de entrada públicas e, em seguida, em RecordsManagerApproval.
  3. Faça clique no nome do fluxo de trabalho que pretende abrir.

Resultados

Os campos e opções seguintes são comuns na maioria dos fluxos de trabalho. São descritos campos adicionais nos tópicos de cada tipo diferente de passo de fluxo de trabalho.

Instruções

Na janela, encontram-se instruções para executar o passo. As instruções são escritas pelo designer do fluxo de trabalho. Se não forem apresentadas quaisquer instruções, faça clique em Instruções para abrir a caixa que contém as instruções.

Nome da entidade

A lista apresenta uma ou mais entidades. Se a entidade for uma entidade electrónica, faça clique no nome para ver o registo ou abra a pasta para ver os conteúdos da pasta. Se a entidade for um registo físico, a entidade não tem conteúdos. Também poderá fazer clique no ícone Obter informações para ver as páginas de informações da entidade.

Mapeamento de Transferência

Um mapeamento de transferência é um objecto do IBM® Enterprise Records que mapeia nomes de propriedade do Content Engine para nomes de propriedade XML. A ferramenta de transferência do IBM Enterprise Records utiliza estes nomes de propriedade XML para gerar um ficheiro XML ao exportar entidades do IBM Enterprise Records. Pode seleccionar um objecto de mapeamento de transferência no menu Mapeamento de Transferência. Para obter mais informações sobre objectos de mapeamento de transferência, consulte o tópico sobre mapeamentos de transferência.

Para obter mais informações sobre a ferramenta de transferência do IBM Enterprise Records, consulte o tópico Ferramenta de transferência.

Comentários da revisão

Pode inserir comentários directamente na campo de texto. Também pode fazer clique no ícone na caixa de texto para visualizar uma janela maior. Utilize esta janela para escrever ou para ler comentários mais longos, sem deslocamento. Se utilizar a caixa de texto maior, faça clique em Actualizar e, em seguida, em Fechar.

Decisão da revisão

Se aprovar a acção do fluxo de trabalho, seleccione Aprovar, para cada entidade.

Seleccione Rejeitar para não aplicar a acção neste momento. Se não aceitar, indique um motivo nos comentários.

Seleccione Prazo de retenção para indicar que entidade está retida. Aplique a retenção fora do passo de fluxo de trabalho quando a mensagem indica a conclusão do fluxo de trabalho. A entidade volta ao estado em que se encontrava antes de iniciar a eliminação. Para obter mais informações sobre como aplicar uma retenção a uma entidade, consulte o tópico sobre colocar entidades em retenção.

Seleccione Alterar agenda para utilizar uma agenda de eliminação diferente para a entidade. Atribua a nova agenda de eliminação fora do passo de fluxo de trabalho. A entidade volta ao estado em que se encontrava antes de iniciar a eliminação. Para obter mais informações sobre alterar uma agenda de eliminação, consulte o tópico sobre alterar a agenda de eliminação.

Colunas informativas

Os passos diferentes mostrar informações diferentes relacionadas com a entidade e não requerem qualquer intervenção por parte do utilizador.

Aplicar e Fechar

É possível alterar informações, Aplicar as mesmas e, em seguida, Fechar a janela sem executar quaisquer acções adicionais. O item de trabalho permanece na mesma caixa de entrada. Também é necessário aplicar antes de concluir um fluxo de trabalho se tiver seleccionado Prazo de retenção para uma entidade.

Alterar atribuição

Esta opção abre uma janela onde poderá seleccionar outro utilizador para executar o passo. Introduza os primeiros caracteres do nome e faça clique em Pesquisar. Seleccione o utilizador e faça clique em Continuar.

Estado

Esta opção abre a aplicação Tracker.

Concluir

Esta opção termina o passo do fluxo de trabalho e move as entidades para o passo seguinte do processo de eliminação. 



Comentários

Última actualização: Novembro de 2013
use_disposition_workflows.htm

© Copyright IBM Corp. 2013