IBM Enterprise Records V5.1.2    

运行中维护和管理任务

针对特定于 IBM® Enterprise Records 的运行中维护和管理任务,为您提供了大量有关其中某些任务的信息。

有关其他管理信息,请参阅下列 FileNet® P8 管理帮助系统:

IBM Administration Console for Content Platform Engine 使用准则

存在许多可由管理员通过使用 IBM Administration Console for Content Platform Engine 来执行的任务。这些任务(例如,配置审计)在此联机帮助系统中描述。但是,不能将 IBM Administration Console for Content Platform Engine 用于其他操作,因为可能会导致数据损坏和其他严重问题。具体来说,请不要通过使用 IBM Administration Console for Content Platform Engine 来执行下列操作:

此列表并未逐项列出。请仅执行在联机帮助中描述的任务。使用 IBM Administration Console for Content Platform Engine 执行其他操作可能导致数据损坏或其他严重问题。

IBM Enterprise Records 安装和升级指南》可能包括有关使用 IBM Administration Console for Content Platform Engine 来执行管理员在安装或升级期间所执行的操作的指示信息。示例包括:

对象库配置

为申报为记录的归档计划和文档配置单独的对象库。一个归档计划对象库包含归档计划结构,而已启用记录的对象库则包含文档,其中某些文档已申报为记录。存在许多具有 ROS 访问权的用户无权访问构成 FPOS 中归档计划的实体。您可以将多个 ROS 与一个 FPOS 关联。

删除对象库

配置归档计划并开始申报记录后,应尽量不更改产品对象库。如果在申报记录后必须删除某个对象库,那么应遵循特定的过程,以避免在新对象库上申报记录时出现问题。此过程包含在删除该对象库之前清除 Workplace 首选项。

如何清除 Workplace 首选项:
  1. 以系统管理员身份登录到 Workplace,然后选择侧边栏中的管理
  2. 选择站点首选项
  3. 选择侧边栏中的对象库,然后选择要删除的对象库。
  4. 单击恢复,然后单击应用,以将首选项重置为缺省设置。
  5. 现在您可删除旧对象库。

如果在将站点和用户首选项重置到另一对象库前删除了某个对象库,那么您将在访问对象库时看到一条消息。此消息说明了已选择哪些 FPOS 以及原因。还将有一个用于配置所需 FPOS 的链接。系统将根据以下准则选择对象库。

如果您在清除首选项前删除对象库,那么必须清除所有首选项。请删除、重命名或移动 bootstrap.properties 文件。将自动重建该文件。

系统维护任务

以下 IBM Enterprise Records 系统维护任务是在大部分站点上执行的典型任务。请使用以下图表中的核对表作为指南,以确定可能需要为 IBM Enterprise Records 执行特定系统维护任务的时间。

表 1. 系统维护任务
每日 每周 每月 按需
监视器扫描日志 导出审计日志 归档/删除扫描日志 故障诊断 配置日志记录

将 IS 文档作为记录管理

可启用 Content Platform Engine 服务器,以使用 FileNet Image Services 服务器作为固定内容存储设备或作为高容量捕获设备。这表示可将 Content Platform Engine 文档的内容作为 FileNet Image Services 文档存储在 FileNet Image Services 服务器上。 启用此功能的可选功能部件称为 Content Federation Services for Image Services (CFS-IS)。

将 CFS-IS 系统与 IBM Enterprise Records 配合使用时,请不要对存储在 FileNet Image Services 系统上的文档设置截止日期。对于 FileNet Image Services 系统上的 CFS-IS 管理用户,不存在任何自动方式对置于挂起状态并且无法删除的 IBM Enterprise Records 文档与可删除的那些文档进行区分。

在某些情况下,可对这些文档执行的操作取决于 FileNet Image Services 文档进入该系统的方式以及 FileNet Image Services 文档属性是否传播至 Content Platform Engine 服务器。当 FileNet Image Services 服务器用作固定内容存储设备时,会使用 CE 应用程序将文档内容添加到 FileNet Image Services 服务器中。在本主题中,这些文档称为“CE-IS A 类”文档。当 FileNet Image Services 服务器用作高容量捕获设备时,会使用 FileNet Image Services 应用程序将文档内容添加到 FileNet Image Services 服务器中。这些文档称为“CE-IS B 类”文档。

通过使用 IBM Enterprise Records,您可将这些文档作为记录进行管理,在很大程度上这与将其他 CE 文档作为记录管理的方式相同。本节描述当处理这些类型的文档时,IBM Enterprise Records 的一些行为差异。本节还包括在管理这些类型的文档时您必须注意的其他信息。

配置注意事项

记录的自动申报

您可定义预订,以便当 FileNet Image Services 文档迁移到对象库时,它们将自动申报为记录。 要实现此自动申报过程,请确保迁移文档的文档类预订了事件操作,并且该事件操作会触发“检入”事件。有关更多信息,请参阅“配置记录的自动申报帮助”主题。

IS 文档安全性

如果某个 FileNet Image Services 文档可通过 Image Services 应用程序或 API 访问,那么没有禁止更改或删除该文档的 CE 机制。即使将其申报为记录,也是如此。因此,应与 FileNet Image Services 系统管理员一起工作,以确保为 IS 文档修改和删除操作正确设置了 FileNet Image Services 安全性。

FileNet Image Services 文档保留时间

FileNet Image Services 文档类包括指定何时可以删除文档的保留时间参数。IBM Enterprise Records 不与这些 IS 保留时间设置交互。因此,应与 FileNet Image Services 系统管理员一起工作,以确保正确设置了这些保留时间设置,从而已申报为记录的 FileNet Image Services 文档因为设置保留时间而不被删除。

其他注意事项

申报记录

您可通过使用任何可用的申报机制来申报在 CE 中已编目的 FileNet Image Services 文档。例如,此申报可来自 Workplace、MS Office、MS Outlook、事件操作、工作流程以及 IBM Enterprise Records Java API。不能选择多元素文档的单个元素作为记录。如果将多元素文档申报为记录,那么所有元素都将视为该记录的部分。

对于有权访问某个文档的“非记录”用户,在“记录”用户将该文档申报为“记录”后将无法访问该文档的信息页面。这一针对“非记录”用户访问权的限制是特意设置的。

记录属性更新

如果在 FileNet Image Services 服务器上启用了编目,那么映射至 CE 文档属性的 FileNet Image Services 文档属性将同时存储在 FileNet Image Services 和 CE 服务器上。任何 FileNet Image Services 文档属性更新都将自动传播至相关联的 CE 文档。但是,CE 文档属性更新不影响与文档关联的记录的属性。

执行基于内容的记录搜索

如果某个文档是“CE-IS A 类”文档,那么基于内容的搜索将查找与该文档关联的记录。如果已在存在该文档的对象库上配置了 CBR,那么此功能将为 true。但是,如果该文档是“CE-IS B 类”文档,那么基于内容的搜索将不查找该文档。

删除记录

当您删除记录时,也将删除相应的 CE 文档。如果 CE 文档的内容存储在 FileNet Image Services 服务器的永久高速缓存中,而非在存储介质上,那么删除操作将从高速缓存中除去 FileNet Image Services 文档。 但是,如果 CE 文档的内容存储在 FileNet Image Services 服务器的存储介质中,那么删除记录将不会从介质中除去内容。有关如何从 FileNet Image Services 服务器中删除文档数据的更多信息(包括有关擦除 FileNet Image Services 存储介质的信息),请参阅 IBM FileNet Image Services System Administrator's Handbook 的“数据库维护概述”一节中的“已过期的文档和文件夹”。

复制和导入记录

当您复制某个记录时,将复制该记录、与其相关联的 CE 文档以及与其相关联的 IS 文档。在任何情况下,记录复制操作将产生“CE-IS A 类”文档,即使原始文档是“CE-IS B 类”文档,也是如此。

导入记录时,也是如此。 已导入记录的相关联文档始终是“CE-IS A 类”文档,即使导出该文档时,该文档是“CE-IS B 类”文档,也是如此。

监视系统性能

在开发周期期间,请监视系统性能以确保您的实施尽可能高效地运行。请使用 IBM System Dashboard for Enterprise Content Management,它提供用于收集并分发有关已安装的 IBM FileNet 软件产品的性能数据的集中式机制,而与操作系统无关。收集的性能数据可提供给缺省 IBM System Dashboard for Enterprise Content Management 功能,以供用于尚未在管理控制台上标准化的站点。有关使用 IBM System Dashboard for Enterprise Content Management 的信息,请参阅“使用 IBM System Dashboard for Enterprise Content Management”。

故障诊断

IBM FileNet P8 Troubleshooting Guide 包含有关对 FileNet P8 平台组件(包括 IBM Enterprise RecordsContent Platform EngineApplication EngineWorkplace)的问题进行故障诊断的信息。要从 IBM 支持页面下载文档,请参阅此主题末尾处的外部链接。



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最近一次更新时间: 2013 年 11 月
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