Les entités arrivent à échéance et entrent dans les phases spécifiées dans le planning d'élimination. Les enregistrements restent dans une phase pendant la durée spécifiée dans la période de conservation de cette phase. Une fois la période de conservation terminée, vous devez lancer manuellement l'action d'élimination associée à cette phase.
Après avoir associé un planning d'élimination à une catégorie d'enregistrement, un dossier ou un type d'enregistrement, le système contrôle l'événement spécifié. Le système contrôle également la date qui déclenche l'exécution du planning. Lorsque l'événement se produit ou à la date spécifiée, la limitation est déclenchée sur les enregistrements définis dans le planning. Lorsque cette limitation est déclenchée et que le décalage spécifié pour les enregistrements (s'il existe) est écoulé, le système effectue automatiquement l'action limite spécifiée dans le planning. Après une certaine période de conservation, le système exécute le flux de travaux lié à l'action d'élimination associée à une phase. Le flux de travaux transfère les entités vers la phase suivante après approbation par une personne autorisée. Lorsque vous lancez l'élimination d'une entité, l'élimination de l'ensemble de ses entités enfant est également lancée automatiquement.
Le plan de fichiers peut être configuré pour supprimer à la fois le document déclaré original et les métadonnées d'enregistrement (par défaut). Il se peut qu'il ne supprime que le document déclaré original et qu'il conserve les métadonnées d'enregistrement. Voir la rubrique sur la configuration des métadonnées.
Pour lancer un planning d'élimination :
Trouver des entités prêtes à l'élimination
Aucune propriété n'indique prêt à l'élimination mais vous pouvez effectuer des recherches à partir d'un ensemble de conditions.
Vous souhaitez configurer un modèle de recherche afin de réaliser cette recherche régulièrement. Dans le modèle de recherche, n'entrez aucune valeur pour la date d'exécution de la phase actuelle. Veillez à ce qu'il soit modifiable, de façon à ce que l'utilisateur puisse entrer la date actuelle lorsqu'il utilisera la recherche.
Une autre option consiste à créer des événements COM personnalisés pour envoyer des messages informant le destinataire des éléments prêts à l'élimination. Si vous êtes familiarisé avec la structure du plan de fichiers, vous êtes capable d'accéder à l'entité.
De plus, si cela convient pour vos enregistrements professionnels, vous souhaiterez peut-être utiliser des méthodes d'interface API pour créer un code personnalisé permettant de lancer l'élimination.
Affichez les propriétés d'élimination telles que le nom de l'élimination, la date limite de l'entité, la date d'exécution de la phase actuelle et d'autres propriétés.
Conflits de plannings d'élimination (DoD)
Il peut y avoir un planning d'élimination pour un conteneur et un planning d'élimination différent pour un type d'enregistrement s'appliquant à un enregistrement situé dans le conteneur. L'enregistrement ne peut être ni supprimé ni exporté avant la date la plus lointaine.