IBM Enterprise Records, Versão 5.1.2    

Definindo e Executando uma Procura

Você pode procurar registros, volumes, pasta de registros e categorias de registro. As opções de procura que você pode escolher dependem do modo de procura, que é Dinâmico ou Estático. Você também pode acessar modelos de pesquisa e pesquisas armazenadas.

Sobre Esta Tarefa

Para obter mais informações sobre o modo de procura, consulte o tópico sobre como customizar a página de procura. Depois de selecionar o tipo de procuram poderá refinar sua procura ao especificar os seguintes tipos de critério de pesquisa: É possível modificar os critérios de procura padrão em cada página. A guia Procurar inclui um link para Modelos de Procura e Procuras Armazenadas. Os designers de procura criam estas procuras pré-designadas no Application Engine ou Workplace XT e as marcam para uso pelo IBM® Enterprise Records. Os Modelos de pesquisa especificam alguns dos critérios de pesquisa e deixa alguns campos editáveis para que seja possível personalizar a pesquisa. Uma Procura Armazenada é aquela que inclui todos os critérios de procura que você não pode editar. Quando clica no nome da procura armazenada, você vê apenas os resultados que veria se tivesse aberto uma pasta.

Procedimento

Para definir e executar uma procura:

  1. Selecione a guia Pesquisar .
  2. Clique no link de procura apropriado com base no tipo de entidade pelo qual deseja procura (categoria de registro, pasta de registro, volume ou registro) ou selecione Modelos de Procura e Procuras Armazenadas.
    • Para modelos de pesquisa e pesquisas armazenadas, clique no nome da pesquisa.
    • Para modelos de pesquisa, insira valores para os campos que o modelo permite que sejam alterados.
    • Para todas as outras pesquisas, complete o critério de pesquisa como apropriado para sua pesquisa.
  3. Ao inserir todos os critérios de procura, clique em Procurar. Para especificar o local de uma procura, use o campo Procurar em que mostra o local padrão para a procura. É possível alterá-lo conforme a seguir:
    1. Clique em Selecionar pasta.
    2. Acesse e selecione a categoria, subcategoria ou pasta às quais deseja limitar a procura. O fim do caminho exibe a pasta atualmente selecionada.
    3. Clique em Aceitar.
    4. No campo Filtrar por Classe, é possível limitar resultados retornados para incluir apenas as entidades em uma classe específica. Por exemplo, se você selecionou registros como tipo de entidade, é possível refinar sua procura especificando o tipo de classe, como eletrônico ou email.
    5. Clique em Selecionar Classe.
    6. Selecione o tipo de classe na página Selecionar Classe de Filtro.
    7. Clique em Selecionar Classe de Filtro para selecionar o tipo de classe.
    8. Selecione a caixa de seleção Incluir Subclasses se você desejar retornar entidades que estão nas subclasses da classe selecionada.
    9. No campo Resultados Máx., insira o número máximo de entidades retornadas nos resultados. (O intervalo é 50-5000.) O campo Resultados Máx. está disponível apenas quando o Modo de Procura é Estático. Para obter mais informações, consulte o tópico sobre como customizar sua página de procura.

Resultados

Especificar propriedades

Ao definir os critérios de procura, você pode procurar por entidades com base em até sete propriedades. Você pode inserir valores para quaisquer destas propriedades. Para registros classificados, você insere o critério de pesquisa com base em sua classificação atual ou inicial, rebaixar, atualizar, desclassificar datas ou eventos, ou marcadores suplementares. Também é possível deixar os valores de propriedade em branco e procura a entidade com base em outros critérios de procura.

Para selecionar o conjunto de propriedades:

  1. Clique em Alterar.
  2. Na área Configurações dos Critérios de Propriedades, selecione um nome de propriedade em um ou mais dos menus Nome da Propriedade.
  3. Clique no botão para a propriedade em relação a qual os resultados devem ser ordenados.
  4. Selecione um operador. Os operadores disponíveis dependem da propriedade.
  5. Clique em Aceitar alterações.

Para obter mais informações sobre as configurações nessa página, consulte o tópico sobre como customizar sua página de procura.

Insira valores e configure operadores

Para cada operador que deseja incluir em uma procura, especifique um valor. É possível especificar esse valor digitando texto, selecionando um valor em um menu ou em outra página ou selecionando uma data de um calendário. Apenas propriedades que têm valores são usadas em uma procura.

Para configurar os operadores:

  1. Marque o operador para cada propriedade. Você pode selecionar um operador no menu ou aceitar o padrão.
  2. Insira um valor para cada propriedade que deseja usar.
  3. Selecione AND ou OR para indicar o relacionamento entre duas propriedades. O operador AND retorna resultados apenas quando ambos os valores são verdadeiros. Se qualquer um dos valores de propriedade for verdadeiro, o operador OR retornará resultados. Por exemplo, se você tem uma propriedade com múltiplos valores denominada Recursos Humanos, e deseja procurar por Folha de Pagamento ou Recrutamentos, insira os seguintes critérios:
    Human Resources = Payroll    OR
    Human Resources = Recruitments
    Também é possível inserir os critérios de procura como:
    Human Resources = Payroll, Recruitments
Importante: Se você usar a propriedade Classificação Inicial em um modelo de dados DoD Classified, o campo de entrada de classificação será um campo de sequência. Todas as comparações que usam operadores, como maior que (>) ou menor que ou igual a (< ou =), são baseados no texto inserido. Portanto, Não Classificado é maior que Classificado, pois N é a 13ª letra do alfabeto e C é a terceira.

Especificar conteúdo

Se você estiver procurando um registro, é possível especificar uma palavra ou frase de uma de duas formas. Uma forma é se a palavra ou frase estiver no conteúdo do documento declarado no Record Object Store. A outra forma é se a palavra ou frase estiver no texto das propriedades de registro nos metadados no armazenamento de objetos de plano de arquivos. Seu administrador do site deve configurar o mecanismo de procura para as propriedades do índice. Você pode combinar uma procura de propriedade com uma procura de conteúdo usando o operador AND ou OR.

Se o modo de procura for Estático e você usar o operador OR, a procura processará a procura de propriedade primeiro. Se o número de resultados que são retornados é igual ou excede o valor Resultados Máx., a procura parará e não procurará o conteúdo. Portanto, os resultados podem não incluir quaisquer documentos com o conteúdo solicitado. Para obter informações sobre o modo de procura, consulte o tópico sobre como customizar sua página de procura. Quando o modo de procura é Dinâmico, esse modo ainda processa a procura de conteúdo seguida, primeiramente, de uma procura de propriedade e o modo Dinâmico retorna tudo.

Para procurar conteúdo:

  1. Na caixa de texto Conteúdo Contém, insira o texto para incluir na procura.
  2. Para o valor em, selecione Metadados para localizar o texto nas propriedades ou Conteúdo para localizar o texto no documento declarado. Ao especificar Conteúdo na sua procura, a página de resultado da procura inclui uma coluna Classificações que mostra uma porcentagem relevante aos seus critérios de procura. A classificação é a coluna de classificação padrão e é inicialmente classificada em ordem decrescente. A coluna Classificações fica disponível apenas quando o Modo de Procura for Dinâmico.
  3. Configure o operador como AND para especificar que a entidade deve conter o texto inserido e as propriedades também devem ser verdadeiras. Configure o operador como OR se o conteúdo ou as condições de propriedade devem ser verdadeiras.
Atenção:
  • Ao inserir uma palavra, a pesquisa de conteúdo procura todas as formas da palavra no texto do documento. Se você procurar pelo texto nas propriedades (metadados), serão retornadas correspondências exatas. Portanto, se inserir mês ao procurar o documento do conteúdo, receberá os documentos que contêm mês, meses e mensalmente. Se inserir mês em uma pesquisa de propriedade, receberá somente os documentos que tenham um valor da propriedade mês.
  • Ao informar mais de uma palavra, todas as palavras devem ser localizadas no documento. Por exemplo, se você informar relatório mensal, somente os documentos que contém mensal e relatório serão exibidos.
  • Para procurar uma frase com palavras em uma ordem específica, coloque a frase entre aspas. Por exemplo, "right hand" retorna apenas documentos que contêm a frase right hand.
  • Use as aspas para procurar pela capitalização ou ortografia específica. Por exemplo, "star" retorna star, mas não starship ou Star.
  • Use um asterisco (*) como um caractere curinga para zero ou mais letras, números ou caracteres sublinhados ( _ ). Por exemplo, wo*d retornaria wooden (de madeira), word (palavra), World (mundo), wordsmith e would (verbo auxiliar). Use um (?) para representar um único caractere alfanumérico como em ?an, que retorna ran (correu), pan (panela), can (lata) e ban (proibição).
  • Se seu sistema usar Oracle, a procura fará distinção entre maiúsculas e minúsculas, a menos que seu administrador tenha alterado essa configuração conforme descrito no tópico sobre distinção entre maiúsculas e minúsculas.
  • Quando você procura em um banco de dados MS SQL com o operador LIKE e seu critério de procura contém o caractere colchete aberto ([), coloque o [ dentro de seu próprio conjunto de colchetes. Por exemplo, insira [[] no campo. Esse problema é um problema do fornecedor do MS SQL. Para obter mais informações, consulte a documentação do MS SQL.
  • Quando você está executando uma procura de propriedade com o operador OR com procura de texto completo no modo Dinâmico, a ordem padrão do conjunto de resultados é feita por classificação. Saiba que o conjunto de resultados pode ter entradas duplicadas. Um item pode ser exibido duas vezes no conjunto de resultados, uma na procura por propriedade e outra na procura de recuperação baseada em conteúdo ou texto completo. Quando você clica em uma coluna diferente no conjunto de resultados, como classificar por Título de Documento em vez de classificação, a duplicação inicial pode ser filtrada. Esse comportamento faz com que o número total de registros seja diferente na procura classificada por Título de Documento em comparação com o número total de registros retornados na classificação. Se você precisar saber a relevância dos resultados da procura, ordene por classificação, que é o padrão. Se for importante para você eliminar as possíveis entradas duplicadas, classifique por metadados.

Filtrar por tipo pai

Você pode procurar por um registro com base no tipo e propriedades de sua entidade pai. Para selecionar a entidade pai:

  1. Clique em Selecionar ao lado de E filtrar por tipo pai.
  2. Selecione o tipo de pai no qual o registro precisa ser encontrado.
  3. Clique em Aceitar para retornar para a página Pesquisar.
  4. Insira um operador e um valor ou clique em Alterar para especificar outras propriedades. Quaisquer mudanças nos critérios de procura da entidade pai são refletidas na página Minha Procura desse tipo de entidade. Por exemplo, se você selecionar pasta de registro como pai e alterar o conjunto de propriedades aqui, os mesmos valores de propriedade serão configurados para pastas de registro na próxima vez que você procurá-los diretamente.

Depois de concluir a especificação dos critérios de procura, clique em Procurar.

Resultados da pesquisa

Se o modo de procura for Estático, o número de resultados retornados será limitado pelo valor Resultados Máximos. Se o modo de procura for Dinâmico, os resultados retornados não estarão sujeitos ao valor Resultados Máx.. Para obter informações sobre Resultados Máx. e Modo de Procura, consulte o tópico sobre como customizar sua página de procura.

Os resultados da pesquisa incluem o nome da entidade e todos os valores de propriedades especificadas no critério de pesquisa. Se uma propriedade como Marcação Complementar possuir diversos valores, um link Mostrar Detalhes será exibido em tal coluna. Quando você clica neste link, todos os valores daquela propriedade são exibidos. Você pode executar as seguintes operações nos resultados da pesquisa:
  • Gerar uma versão para impressão.
  • Selecionar várias entidades e clicar em Ações de Múltipla Seleção para escolher uma ação a ser aplicada nas entidades selecionadas.
  • Visualizar uma página de Informações de uma entidade clicando em Obter Informações.
  • Pesquisar nos resultados, clicando em um número da página ou Próximo.
    Importante: O valor Tamanho da Página da Visualização de Lista (Configurações Gerais no Application Engine ou Preferências do Usuário no Workplace XT) determina o número de entidades que os Resultados da Procura exibem em cada página. Se houver 100 entidades nos resultados da procura, e o valor de Tamanho da Página de Visualização de Lista for 20, os resultados da procura consistirão em cinco páginas de 20 entidades.
  • Classifique os resultados clicando em uma coluna. Dependendo de como você define os padrões de procura, é possível atualizar dinamicamente a procura e classificar os resultados. Para obter mais detalhes, consulte a descrição do campo Modo de Procura no tópico sobre como customizar sua página de procura.
  • Classifique os resultados por relevância clicando na coluna Classificações.
    • Você deve especificar Conteúdo nos critérios de procura para ativar a coluna Classificações.
    • A coluna Classificações está disponível apenas para Registros e para o modo de procura Dinâmico. Para obter detalhes sobre o modo de procura, consulte o tópico sobre como customizar sua página de procura.
  • Visualize todos os valores das Propriedades de Múltiplos Valores. Para obter mais detalhes, consulte a descrição do campo Propriedade Multivalores no tópico sobre como customizar sua página de procura.

Se você clicar em Obter Informações em uma subcategoria e não tiver permissão de acesso para a categoria pai, o IBM Enterprise Records exibirá um erro.

Erros de pesquisa

Se a hierarquia do planejamento de arquivos contiver muitas categorias de registro, pastas de registros e registros, a procura poderá resultar em erros, incluindo erros de tempo limite. Para obter as configurações que você pode modificar para eliminar estes erros, consulte IBM FileNet P8 Troubleshooting Guide.



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Última atualização: novembro de 2013
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