IBM Enterprise Records, verzia 5.1.2    

Pridanie zväzku

Do priečinkov záznamov môžete pridávať nové elektronické, fyzické alebo hybridné zväzky. Typ zväzku musí byť rovnaký ako jeho typ priečinka. Nemôžete pridávať skriňové zväzky.

Informácie o úlohe

Keď vytvoríte priečinok záznamov, systém automaticky vytvorí zväzok pod týmto priečinkom záznamov. Zväzky sa bažne používajú na obmedzenie počtu položiek, napríklad na rozdelenie záznamov podľa mesiaca alebo roka. Keď otvoríte nový zväzok, stačí sa automaticky zatvorí. Do zatvoreného zväzku sa automaticky nepridávajú žiadne ďalšie záznamy, takže v prípade potreby ich môžete pridať manuálne. Napríklad, ak záznam musí byť vo zväzku, ktorý je práve zatvorený, môžete otvoriť starý zväzok a pridať tento záznam manuálne. Potom zväzok znova zatvorte. Zväzok zdedí plán dostupnosti priečinka záznamov, pod ktorým bol vytvorený. Nemôžete definovať plán dostupnosti, ktorý je nezávislý na rodičovskom priečinku záznamov. Navyše nemôžete pod zväzkom vytvoriť podpriečinok alebo zväzok.

Procedúra

Pridanie zväzku:

  1. Prihláste sa ako správca záznamov alebo administrátor záznamov a otvorte priečinok záznamov, pod ktorým, chcete vytvoriť zväzok.
  2. Kliknite na ikonu Add Volume: ikona Create a volume

Výsledky

Nastaviť vlastnosti

Nastavenie vlastností:

  1. Zadajte alebo upravte zobrazené hodnoty vlastností. Na tejto stránke môžete editovať niektoré vlastnosti. Pri statných musíte kliknúť na názov vlastnosti a potom môžete editovať jej hodnoty. Pole Volume Name je dopredu vyplnené názvom vzoru založenom na vzore, ktorý ste vybrali počas konfigurácie. Do poľa Volume Name môžete zadať ľubovoľný názov, ale nemôžete použiť duplicitné názvy zväzkov. Ako súčasť názvu zväzku nemôžete použiť žiadny z nasledujúcich znakov: \ / : * ? " < > |. Bližšie informácie o zobrazených vlastnostiach nájdete v referenčnej téme venovanej vlastnostiam.
  2. Kliknite na Next, ak chcete nastaviť informácie o dôležitých záznamoch, alebo vyberte na paneli iný krok.
    Varovanie: Ak máte nastavenie zobrazenia v položke Site Preferences alebo User Preferences pre Show vital records step when you create containers nastavené na možnosť No, program skryje krok dôležitej kontroly. Preskočte na sekciu Set security tejto témy.
Nastaviť dôležitý záznam

Ak všetky záznamy vytvorené pod novým zväzkom vyžadujú neustále kontroly a aktualizácie, môžete tento zväzok označiť ako Vital. Predtým, ako budete môcť vykonať tento krok, musí existovať jeden alebo viac úkonov dôležitej kontroly. Bližšie informácie o vytvorení tohto úkonu nájdete v téme o úkonoch. Tiež musí existovať jeden alebo viac spúšťačov opakujúcej sa udalosti. Informácie o vytváraní opakujúcej sa udalosti nájdete v téme o pridávaní spúšťača opakujúcej sa udalosti.

Ak chcete nastaviť dôležitý záznam, postupujte takto:

  1. V ponuke Vital Record Indicator vyberte položku True.
  2. Voliteľne: Zadajte popis dôležitého záznamu.
  3. V ponuke Vital Record Review Action vyberte úkon, ktorý zaháji cyklus pravidelných kontrol a aktualizácií dôležitých záznamov.
  4. V ponuke Vital Record Review and Update Cycle vyberte príslušnú opakujúcu sa udalosť, ktorá spustí pravidelnú kontrolu dôležitých záznamov v rámci tohto zväzku.
  5. Kliknite na tlačidlo Next a nastavte bezpečnosť pre zväzok.
Nastavenie bezpečnosti (voliteľné)

Nastavenia bezpečnosti určujú skupiny a užívateľov, ktorí majú prístup k zväzku a kontrolujú povolenia udelené každej skupine alebo užívateľovi. Nastavenia bezpečnosti, ktoré tu zadáte, možno nahradiť bezpečnosťou FileNet P8 nastavenou na entite. Bližšie informácie nájdete v téme venovanej bezpečnosti.

  1. Pridanie nových užívateľov alebo skupín.
    1. Kliknite na Add New.
    2. Vyberte doménu v ponuke Vybrať v .
    3. Vyberte Users alebo Groups.
    4. Zadajte niekoľko prvých znakov mena užívateľa alebo názvu skupiny a kliknite na Search.
    5. Vyberte zo zoznamu jeden alebo viac názvov a kliknite na Accept.
  2. Ak je to žiaduce, zmeňte oprávnenia užívateľa alebo skupiny.
    1. Kliknite na meno užívateľa alebo názov skupiny v stĺpci Title a zmeňte prístupové práva tohto užívateľa alebo skupiny.
    2. Pri každom oprávnení označte príslušné začiarkavacie políčko Allow alebo Deny. Možnosťou Allow nahradíte skupinové práva, takže užívateľ alebo skupina bude môcť vykonávať priradené funkcie. Možnosťou Deny nahradíte skupinové práva, takže zabránite prístupu užívateľov alebo skupín k tejto funkcii.
    3. Kliknite na Accept.
  3. Kliknite na stránka potvrdenia na Finish a potom na OK.


Spätná väzba

Posledná aktualizácia: November 2013
create_a_volume.htm

© Copyright IBM Corp. 2013