Jokaisella IBM® Enterprise
Records -yksiköllä on omat tietosivunsa, joita voi tarkastella napsauttamalla yksikön Nouda tiedot -kuvaketta ().
Yksikön tietosivujen näkymissä on yksikön ominaisuuksia koskevia tietoja. Riittävillä käyttöoikeuksilla varustetut käyttäjät voivat
tarkastella ja muokata yksikön ominaisuuksien arvoja. Tietosivuilla voit suorittaa tarkasteltavalle yksikölle erilaisia toimintoja. Toiminnot
vastaavat yleensä yksikköön liittyvän valikon vaihtoehtoja Selaa-välilehdessä.
Voit tarkastella ja muuttaa yksikön ominaisuuksia seuraavasti:
Jos et ota ominaisuuden muokattuja arvoja käyttöön näkymässä ennen toiselle ominaisuussivulle siirtymistä, järjestelmä merkitsee muutoksia sisältävän sivun. Sivun yhteydessä näkyy kynäkuvake. Jos et valitse Käytä-vaihtoehtoa jokaisella muutetulla sivulla, muista myöhemmin palata kynäkuvakkeella merkityille sivuille ja valita Käytä-vaihtoehto. Muussa tapauksessa muutokset katoavat, kun tietosivuilta poistutaan. Näytetyt ominaisuudet ovat joko vain luku -muotoisia tai muokattavissa sen mukaan, millaisia toiminto-oikeuksia roolille on määritetty.
Voit tulostaa yksikön ominaisuudet seuraavasti:
Joillakin tietosivuilla on Tulostettava näkymä -linkki, josta voit tarkastella ominaisuuksien tietoja ja tulostaa ne yksilöllisessä luettelomuodossa. Yksikön tulostettava näkymäluettelo on tavallisesti samanlainen, käytettiinpä raporttia miltä tietosivulta hyvänsä. Raportin sisältö vaihtelee yksikön tyypin mukaan. Saat Tulostettava näkymä -luettelon näkyviin seuraavasti:
Seuraavassa taulukossa on kuvattu tietosivujen näkymät. Kullakin yksikön tyypillä on oma, yksilöllinen näkymäjoukkonsa.
Näkymä | Kuvaus |
---|---|
Ominaisuudet | Ominaisuudet-näkymä on yksikön tietosivun oletusnäkymä. Siinä näkyvät valittuun yksikköön liittyvät ominaisuudet. Tähdellä merkityt ominaisuuksien arvot ovat pakollisia. Näkymän avulla voit tarkastella ja muokata yksikön ominaisuuksia. |
Suojausluokitus | Tässä näkymässä ovat suojausluokituksen ominaisuudet. Suojausluokitus-näkymän avulla voit muuttaa luokitellun asiakirjan metatietojen ominaisuuksia, kun asiakirja on arkistoitu. Lisätietoja on suojausluokituksen ominaisuuksia käsittelevässä ohjeaiheessa. |
Arkistosta poisto | Arkistosta poisto -näkymän avulla voit muuttaa yksikköön liittyvää poistoaikataulua. Näkymän avulla voit joko periä poistoaikataulun pääyksiköltä tai liittää yksikköön toisen poistoaikataulun. Voit myös muuttaa yksikön poistolle määritetyn käyttäjän tai ryhmän. Lisätietoja toisen poistoaikataulun liittämisestä yksikköön on yksikköön liitetyn poistoaikataulun muuttamista käsittelevässä ohjeaiheessa. |
Tärkeä asiakirja | Tärkeä asiakirja -näkymän avulla voit määrittää, sisältääkö luokka tai kansio tärkeitä asiakirjoja. Näkymässä voit valita tapahtuman, joka käynnistää tärkeiden asiakirjojen säännöllisen arvioinnin tai päivityksen. Voit myös valita Arviointi-tapahtuman suorittamisen yhteydessä ajettavan toiminnon. Lisätietoja on tärkeitä asiakirjoja käsittelevässä ohjeaiheessa. |
Ehto | Ehto-näkymän avulla voit määrittää sisäisen tapahtuman käynnistymisehdot. Voit valita ehdon operaattorit, määrittää ominaisuuden arvot ja luoda liitoksen tyypin ehtoja, jotka käynnistävät sisäisen tapahtuman. Voit halutessasi myös määrittää valitulle yksikön tyypille lisää ominaisuuksia. Lisätietoja on sisäisiä tapahtumia käsittelevässä ohjeaiheessa. |
Suojaus | Suojaus-näkymän avulla voit tarkastella tai muuttaa yksikön suojausasetuksia suojausoikeuksiesi mukaan. Suojausasetukset määrittävät, mitkä käyttäjät ja ryhmät voivat käyttää yksikköä ja millaiset suojausoikeudet heillä on. Voit myös ottaa käyttöön suojauskäytännön, jolla hallitaan suojausasetuksia. Lisätietoja yksikön suojauksen määrittämisestä on objektien suojausta käsittelevässä ohjeaiheessa. |
Arkistoitu kohteeseen | Arkistoitu kohteeseen -näkymä on näkyvissä vain, jos käsiteltävä kohde on asiakirja. Näkymän avulla voit tarkastella luetteloa yksiköistä, joihin valittu asiakirja on arkistoitu. Voit tarkastella:
Lisätietoja on säilöjen tarkastelemista käsittelevässä ohjeaiheessa. |
Tiedot | Tiedot-näkymän avulla voit tarkastella yksikön tai siihen liittyvän objektin sekä näiden arvojen vain luku -muotoisia ominaisuuksia. Jos kyseessä on asiakirjaluokka, asiakirjakansio, taltio tai asiakirja, Tiedot-näkymän ominaisuudet on luokiteltu ryhmiin. Ryhmien nimet ovat Yleiset, Arkistosta poisto, Tärkeä, Fyysinen ja Asiakirjan lisätiedot. Tietyn ryhmän ominaisuuksia voi tuoda näkyviin tai piilottaa napsauttamalla ryhmän nimen vieressä olevaa tietojen näyttö- tai piilotuskuvaketta ( |
Linkit | Linkki kuvaa kahden yksikön välistä suhdetta. Linkit-näkymän avulla voit tarkastella yksikköön liittyviä linkkejä. Linkit-näkymä on näkyvissä vain asiakirjakansioiden ja asiakirjojen tietosivulla. Lisätietoja on linkin tarkastelemista ja muuttamista käsittelevässä ohjeaiheessa. |
Historia | Historia-näkymän avulla voit seurata toimintoja, joita on suoritettu kullekin IBM Enterprise Records -yksikölle. Seuraamalla IBM Enterprise Records -yksiköitä voit valvoa toimintoja, joita on suoritettu kullekin IBM Enterprise Records -yksikölle. Toimintoja ovat yksiköiden luominen, poistaminen, käyttäminen, siirtäminen, kopiointi ja poistoaikataulun uudelleenmäärittäminen. Lisätietoja yksikön seuraamisesta on valvontalokin merkintöjen tarkastelemista käsittelevässä ohjeaiheessa. |
Pidot | Pidot-näkymän avulla voit tarkastella, muuttaa tai poistaa yksikölle määritettyjä poistopitoja. Lisätietoja on arkistosta poiston pitoja käsittelevässä ohjeaiheessa. |
Syy | Syy-näkymä on oletusnäkymä poistoaikatauluja sisältävien tietosivujen tarkasteluun. Jos muutat tietoja, kirjoita muutoksen syy. Muussa tapauksessa valitse sopiva näkymä. |
Aikataulu | Aikataulu-näkymän avulla voit muuttaa valitun poistoaikataulun nimeä ja kuvausta sekä aikatauluun liittyviä poistovaltuuksia. |
Vaiheet | Jos poistoaikataulussa on vaiheita, ne näkyvät tässä näkymässä. Voit poistaa vaiheen napsauttamalla sen valintaruutua. Voit myös lisätä poistoaikatauluun uusia vaiheita napsauttamalla Lisää uusi -vaihtoehtoa. Jos haluat tarkastella tai muuttaa yksityiskohtaisia tietoja, napsauta vaiheen otsikkoa. |
Pidossa olevat yksiköt | Pidossa olevat yksiköt -näkymässä näkyvät yksiköt, jotka on asetettu pitoon. Näkymän avulla voit poistaa yksikölle asetetun pidon tai suodattaa näkymän pidossa olevia yksiköitä hakutoiminnolla. Lisätietoja on pidossa olevien yksiköiden tarkastelemista käsittelevässä ohjeaiheessa. |
Kuvakkeet | Tietosivujen toiminnot |
---|---|
|
Poista Poista-toiminnon avulla voit poistaa yksikön. Lisätietoja eri yksiköiden poistamisesta on poistamista sekä turvaluokitusoppaiden luontia ja hallintaa käsittelevissä ohjeaiheissa. |
![]() |
Sulje Sulje-toiminnon avulla voit rajoittaa aliyksiköiden luontia asiakirjaluokassa, asiakirjakansiossa tai taltiossa. Lisätietoja on säilön sulkemista ja avaamista käsittelevässä ohjeaiheessa. |
![]() |
Sijoita uudelleen Sijoita uudelleen -toiminnon avulla voit siirtää asiakirjaluokan tai asiakirjakansion ja kaiken sen sisällön toiseen sijaintiin arkistonmuodostussuunnitelmassa. Lisätietoja on kansion tai luokan siirtämistä käsittelevässä ohjeaiheessa. |
![]() |
Avaa uudelleen Avaa uudelleen -toiminnon avulla voit avata suljetun asiakirjaluokan, asiakirjakansion tai taltion uudelleen. Lisätietoja on säilön sulkemista ja avaamista käsittelevässä ohjeaiheessa. |
![]() |
Aktivoi Aktivoi-toiminnon avulla voit aktivoida passiivisen asiakirjaluokan tai asiakirjakansion uudelleen. Lisätietoja on luokkien tai kansioiden aktivoimista tai aktivoinnin poistamista käsittelevässä ohjeaiheessa. |
![]() |
Poista aktivointi Poista aktivointi -toiminnon avulla voit muuttaa asiakirjaluokan tai asiakirjakansion passiiviseksi. Jos säilön aktivointi on poistettu, et voi luoda siihen uusia yksiköitä. Passiivinen säilö ei ole näkyvissä asiakirjan vahvistamisen yhteydessä. Lisätietoja on luokkien tai kansioiden aktivoimista tai aktivoinnin poistamista käsittelevässä ohjeaiheessa. |
![]() |
Aseta pitoon Aseta pitoon -toiminnon avulla voit keskeyttää asiakirjaluokan, asiakirjakansion, taltion tai asiakirjan poistotoiminnot. Pitoon asetettuja yksikköjä ei myöskään voi poistaa Poista-toiminnolla. Lisätietoja on yksiköiden asettamista pitoon käsittelevässä ohjeaiheessa. |
![]() |
Aloita arkistosta poisto Aloita arkistosta poisto -toiminnon avulla voit suorittaa yksikköä koskevan poistoaikataulun. Lisätietoja on poistoaikataulun aloittamista käsittelevässä ohjeaiheessa. |
![]() |
Arkistoi Arkistoi-toiminnon avulla voit arkistoida viittauksen asiakirjaan, joka on saman arkistonmuodostussuunnitelman toisessa sijainnissa. Lisätietoja on asiakirjojen arkistoimista käsittelevässä ohjeaiheessa. |
![]() |
Siirrä Siirrä-toiminnon avulla voit siirtää asiakirjan sijainnista toiseen saman arkistonmuodostussuunnitelman sisällä. Lisätietoja on asiakirjojen siirtämistä käsittelevässä ohjeaiheessa. |
![]() |
Luo linkki Luo linkki -toiminnon avulla voit luoda linkin asiakirjasta tai asiakirjakansiosta toiseen objektiin. Lisätietoja on linkin luomista käsittelevässä ohjeaiheessa. |
![]() |
Aloita/lainaa Aloita/lainaa-toiminnon avulla voit käynnistää käsittelyreitin. Yleistietoja käsittelyreiteistä on käsittelyreittejä käsittelevässä ohjeaiheessa. |
![]() |
Kopioi Kopioi-toiminnon avulla voit kopioida asiakirjan toiseen sijaintiin samassa arkistonmuodostussuunnitelmassa. Lisätietoja on asiakirjan kopioimista käsittelevässä ohjeaiheessa. |
![]() |
Poista luokitus Poista luokitus -toiminnon avulla voit poistaa asiakirjan luokituksen tason. |
![]() |
Nosta luokitusta Nosta luokitusta -toiminnon avulla voit nostaa asiakirjan luokitusta. Tämän linkin avulla voit luokitella aiemmin luokittelemattoman asiakirjan tai nostaa asiakirjan suojausluokituksen tasoa esimerkiksi tasolta Salainen tasolle Erittäin salainen. |
![]() |
Laske luokitusta Laske luokitusta -toiminnon avulla voit laskea asiakirjan luokitusta. Tämän linkin avulla voit laskea suojausluokituksen tasoa esimerkiksi tasolta Erittäin salainen tasolle Salainen. Jos haluat poistaa luokituksen täysin, luokitus on poistettava Poista luokitus -toiminnolla. |
![]() |
Peruuta vahvistus asiakirjaksi Voit peruuttaa asiakirjan luonnin käyttämällä Peruuta vahvistus asiakirjaksi -toimintoa. Lisätietoja on asiakirjan vahvistuksen peruuttamista käsittelevässä ohjeaiheessa. |
![]() |
Aloita Poista pito -pyyntö Aloita ehdollisten pitojen poisto käyttämällä Aloita Poista pito -pyyntö -toimintoa. Tämä toiminto poistaa pidon liittyvistä yksiköistä, kun seuraava pidon tarkistus ajetaan. Lisätietoja on arkistosta poiston pidon poistamista käsittelevässä ohjeaiheessa. |
![]() |
Peruuta Poista pito -pyyntö Peruuta pidon poistopyyntö käyttämällä Peruuta Poista pito -pyyntöä. Voit peruuttaa pidon poistopyynnön ennen seuraavaa pidon tarkistuksen ajoa. Lisätietoja on arkistosta poiston pidon poistamista käsittelevässä ohjeaiheessa. |
![]() |
Aktivoi pidon tarkistusta varten Aktivoi pitoprosessi uudelleen käyttämällä Aktivoi pidon tarkistusta varten -toimintoa. Tämä toiminto määrittää pidon käsiteltäväksi seuraavan pidon tarkistuksen ajon yhteydessä. Voit myös asettaa yksikön takaisin ehdolliseen pitoon, kun seuraava pidon tarkistus ajetaan tämän toiminnon avulla. Lisätietoja on arkistosta poiston pidon poistamista käsittelevässä ohjeaiheessa. |
![]() |
Näytä dokumentin tiedot Näytä dokumentin tiedot -toiminnon avulla voit tarkastella asiakirjan Workplace-tietosivuja. Lisätietoja on asiakirjan dokumenttitietojen tarkastelemista käsittelevässä ohjeaiheessa. |
![]() |
Hallitse mallitasoa Hallitse mallitasoa -toiminnon avulla voit kirjoittaa nimeämismallien mallimerkkijonoja, joita käytetään yksiköiden automaattiseen nimeämiseen arkistonmuodostussuunnitelman eri tasoilla. |
![]() |
Aja suojauskomentosarja Aja suojauskomentosarja -toiminnon avulla voit lisätä uusia jäseniä IBM Enterprise Records -ryhmiin ja näin määrittää IBM Enterprise Records -sovellukseen liittyvien luokkien ja kansioiden suojausasetukset. Lisätietoja on suojauksen määrittämistä käsittelevässä ohjeaiheessa. |
![]() |
Tuo mallipohjat Tuo mallipohjat -toiminnon avulla voit tuoda IBM Enterprise Records -sovelluksen fyysisen mallin ja IBM Enterprise Records -hakumallin. Lisätietoja on mallipohjien tuontia käsittelevässä ohjeaiheessa. |
![]() |
Muunna FPOS- ja ROS-muotoonMuunna FPOS- ja ROS-muotoon -toiminnon avulla voit lisätä arkistonmuodostussuunnitelman objektisäilön aiemmin määritettyyn asiakirjojen objektisäilöön. Lisätietoja on FPOS- ja ROS-muotoon muuntamista käsittelevässä ohjeaiheessa. |
![]() |
Sisällytä luokiteltu dokumentti Sisällytä luokiteltu dokumentti -toiminnon avulla voit määrittää, sisältääkö objektisäilö luokiteltuja dokumentteja. Lisätietoja on luokitellun dokumentin ominaisuuksien lisäystä käsittelevässä ohjeaiheessa. |
![]() |
Sisällytä NARA-ominaisuudet Sisällytä NARA-ominaisuudet -toiminnon avulla voit määrittää, sisältääkö objektisäilö dokumentteja, joihin liittyy NARA (National Archives and Records Administration) -ominaisuuksia. Lisätietoja on dokumentin NARA-ominaisuuksien lisäystä käsittelevässä ohjeaiheessa. |