IBM® Enterprise Records 包括若干可協助自動檢閱和處置記錄種類、記錄資料夾、磁區和記錄的工作流程。工作流程包括業務處理中每個步驟的作業、程序步驟、人員、輸入和輸出資訊以及工具。
您可以修改既有的工作流程以及建立新工作流程。大部分的 IBM Enterprise Records 工作流程會自動執行。 這個自動化作業是由「處置清理」程序或執行工作流程相關動作時所產生。 實體記錄管理工作流程和建立記錄資料夾工作流程必須手動執行。
建立處置排程中的處置階段時,您必須將處置動作和處置工作流程與此處置階段相關聯。在特定階段中的實體保留期的末尾,對實體進行處置將到期。您必須手動起始處置動作(這將執行相關聯的處置工作流程)。如需處置程序的相關資訊,請參閱「處置排程」主題:
您需要完成配置作業,然後才能開始使用工作流程。這些作業是在 IBM Enterprise Records 安裝期間完成。如需相關資訊,請參閱《IBM Enterprise Records 安裝與升級手冊》中的「配置工作流程」主題。
如需有關如何完成處置工作流程的一般資訊,請參閱「處置工作流程」主題。
當工作流程特定步驟中的各欄位指定了不正確的值,或遺漏必要欄位的值,IBM Enterprise Records 會顯示一則警告訊息。 如果您未在「臨時傳送」工作流程的「實體傳送」步驟中指定位置欄位值,您會在 IBM Enterprise Records 中看到警告訊息。
在傳訊步驟中,請按一下完成以完成失敗的工作流程步驟,並從「收件匣」中移除工作項目。您可以修正問題,然後再次執行工作流程以適當完成步驟。以上提供的範例中,您可以關閉「中斷」步驟失敗的兩個實體,然後重新執行工作流程。