IBM Enterprise Records Version 5.1.2    

Überprüfen und Genehmigen notwendiger Schriftstücke

Die Überprüfung der notwendigen Schriftstücke ist ein fortwährender Prozess in Verbindung mit einem wiederkehrenden Ereignis. Dieses Ereignis bestimmt die Häufigkeit der Prüfung notwendiger Schriftstücke. Bei jedem Eintritt des wiederkehrenden Ereignisses wird der entsprechende Prüfworkflow für notwendige Schriftstücke ausgeführt. Die notwendigen Schriftstücke, die für eine Überprüfung vorgesehen sind, werden als Arbeitselemente im Posteingang des Prüfers und im öffentlichen Posteingang "RecordsManagerApproval" angezeigt. Hinweise zur Auswahl des Vorgangsobjekts finden Sie im Abschnitt "Genehmigungsschritt" weiter unten.

Informationen zu diesem Vorgang

Prüfschritt

Allgemeine Informationen zum Ausführen dieses Workflows finden Sie im Thema über Aussonderungsworkflows.

Die Seite Prüfschritt enthält die Namen der betreffenden Entitäten, den Namen des Prüfers und das Ereignis, durch das der Workflow ausgelöst wurde. Auf dieser Seite können Sie Prüfungskommentare und das aktuelle Datum eingeben, das später geändert werden kann.

Vorgehensweise

So überprüfen Sie notwendige Schriftstücke:

  1. Geben Sie Kommentare in das Feld Prüfungskommentare ein.
  2. Klicken Sie bei Bedarf auf das Kalendersymbol und wählen Sie das Datum aus, an dem Sie die Entität tatsächlich überprüfen.
  3. Führen Sie Ihre Arbeit gemäß den allgemeinen Anweisungen zum Workflow durch.

Ergebnisse

Genehmigungsschritt

Führen Sie die Genehmigung der Überprüfung notwendiger Schriftstücke auf der Seite Genehmigungsschritt durch. Die Seite enthält den Namen des Prüfers, der die Schriftstücke überprüft hat, sowie das Ereignis, durch das die Ausführung des Workflows ausgelöst wurde. Auf der Seite Genehmigen kann der Records Manager die vom Prüfer eingegebenen Prüfkommentare ändern.

So genehmigen Sie die überprüften notwendigen Schriftstücke:

  1. Ändern Sie bei Bedarf die Anmerkungen im Feld "Prüfungskommentare" und geben Sie das Datum der nächsten Überprüfung in das Feld "Kritische Akte - Nächstes Prüfungsdatum" ein.
  2. Führen Sie Ihre Arbeit gemäß den allgemeinen Anweisungen zum Workflow durch.

Nach der Genehmigung kritischer Schriftstücke durch den Records Manager werden die Prüfungskommentare und das nächste Prüfungsdatum im System aktualisiert. Die nächste Prüfung wird dann für das angegebene Datum geplant.



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Letzte Aktualisierung: November 2013
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