Existe información completa disponible sobre algunas de las tareas de administración y mantenimiento continuo que son específicas de IBM® Enterprise Records.
Consulte los siguientes FileNet P8 sistemas de Ayuda de administración para obtener información de administración adicional:
Existen varias tareas que un administrador puede realizar usando IBM Administration Console for Content Platform Engine. Estas tareas (como la configuración de la auditoría) se encuentran documentadas en este sistema de ayuda en línea. Sin embargo, no puede utilizar IBM Administration Console for Content Platform Engine para otras acciones porque podrían producirse la corrupción de datos y otros problemas graves. Específicamente, no realice las siguientes acciones utilizando IBM Administration Console for Content Platform Engine:
Esta lista no es exhaustiva. Realice solo las tareas que están documentadas en la ayuda en línea. Realizar otras acciones usando IBM Administration Console for Content Platform Engine puede ocasionar corrupción de los datos u otros problemas graves.
La IBM Enterprise Records Guía de instalación y actualización puede incluir instrucciones para utilizar IBM Administration Console for Content Platform Engine para realizar operaciones que un administrador realiza durante una instalación o actualización. Entre los ejemplos están:
Configure almacenes de objetos separados para el plan de archivos y documentos que se declaren como registros. Un almacén de objetos del plan de archivos contiene la estructura del plan de archivos, mientras que el almacén de objetos con registros habilitados contiene documentos, algunos de los cuales se declaran registros. Hay varios usuarios con acceso al ROS que no tienen acceso a las entidades que conforman su plan de archivos en FPOS. Puede asociar varios almacenes de objetos de registros con un almacén de objetos del plan de archivos.
Después de configurar el plan de archivos y comenzar a declarar registros, existen cambios mínimos a un almacén de objetos de producción. Si se vuelve necesario eliminar un almacén de objetos después de la declaración de los registros, existe un procedimiento específico para evitar problemas al declarar registros en un nuevo almacén de objetos. Este procedimiento consiste en borrar Workplace las preferencias antes de eliminar el almacén de objetos.
Si se elimina un almacén de objetos antes de restablecer el sitio y las preferencias de usuario en otro almacén de objetos, se muestra un mensaje al acceder al almacén de objetos.Este mensaje explica qué FPOS se selecciona y por qué. También existe un enlace para configurar el FPOS necesario. El sistema selecciona un almacén de objetos según las siguientes directrices.
Si elimina el almacén de objetos antes de borrar las preferencias, deberá depurar todas las preferencias. Elimine, cambie el nombre o mueva el archivo bootstrap.properties. Se reconstruye automáticamente.
Las siguientes IBM Enterprise Records tareas de mantenimiento del sistema son comunes a las tareas que se realizan en la mayoría de sitios. Utilice la lista de comprobación que figura en el siguiente gráfico para determinar cuándo necesita realizar las tareas de mantenimiento del sistema específicas de IBM Enterprise Records.
Diario | Semanal | Mensual | Según se necesite |
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Registro de barrido de monitor Copia de seguridad IBM Enterprise Records configuración files | Exportar registros de auditoría | Registro de barrido de archivado/eliminación | Solución de problemas Configurar registro |
El Content Platform Engine servidor se puede habilitar para utilizar un FileNet Image Services servidor como un dispositivo de almacenamiento de contenido fijo o como un dispositivo de captura de alto volumen. Esto significa que el contenido de un Content Platform Engine documento se puede almacenar en un FileNet Image Services servidor como un FileNet Image Services documento. La función opcional que activa esta prestación se denomina Content Federation Services for Image Services (CFS-IS).
Al utilizar un sistema CFS-IS con IBM Enterprise Records, no establezca una fecha de vencimiento en los documentos que se almacenan en un sistema FileNet Image Services. No hay forma automatizada para que el usuario administrativo de CFS-IS en el sistema FileNet Image Services pueda diferenciar entre los documentos de IBM Enterprise Records que se colocan en espera y no se puede eliminar y los documentos que se pueden eliminar.
En algunos casos, las operaciones que puede realizar en estos documentos dependen de cómo FileNet Image Services se ingresó el documento en el sistema y si las FileNet Image Services propiedades del documento se propagan al Content Platform Engine servidor. En los casos que FileNet Image Services se utiliza el servidor como un dispositivo de almacenamiento de contenido fijo, el contenido del documento se añade al servidor FileNet Image Services utilizando aplicaciones de CE. Estos documentos se llaman documentos CE-IS Tipo A en este tema. En los casos que se utiliza FileNet Image Services el servidor como un dispositivo de captura de alto volumen, el contenido del documento se añade al FileNet Image Services servidor usando las aplicaciones FileNet Image Services. A estos documentos se les llama documentos CE-IS Tipo B.
Mediante IBM Enterprise Records, podrá gestionar estos documentos como registros de una forma muy similar a como gestiona otros documentos CE como registros. Esta sección describe algunas IBM Enterprise Records diferencias en comportamiento al trabajar con estos tipos de documentos. Esta sección también incluye otra información la cual debe tener en cuenta al gestionar estos tipos de documentos.
Puede definir una suscripción como que cuando FileNet Image Services se migran documentos al almacén de objetos, se declaran automáticamente como registros. Para lograr esta declaración automática, asegúrese de que la clase de documentos de los documentos migrados se suscribe a la acción del suceso y que la acción del suceso activa el suceso Incorporar. Para obtener más información consulte el tema de ayuda de la Configuración de la autodeclaración de registros.
Si un FileNet Image Services documento está accesible mediante aplicaciones de Image Services o las API, no hay mecanismos de CE para evitar que se cambie o elimine el documento. Incluso si se declara que es un registro. Por lo tanto, trabaje con el FileNet Image Services administrador del sistema para asegurarse de que FileNet Image Services se ha establecido correctamente la seguridad para la modificación y eliminación del documento de IS.
FileNet Image Services las clases de documentos incluyen los parámetros de retención que especifican cuando los documentos se pueden eliminar. IBM Enterprise Records no interactúa con estos valores de retención de IS. Por lo tanto, trabaje con el FileNet Image Services administrador del sistema para asegurarse de que estos valores de retención se establezcan correctamente de manera queFileNet Image Services los documentos declarados como registros no se eliminen debido a los valores de retención.
Puede declarar FileNet Image Services documentos catalogados en CE usando cualquiera de los mecanismos de declaración disponibles. Por ejemplo, esta declaración puede ser desde Workplace, MS Office, MS Outlook, acciones de sucesos, flujos de trabajo y la API IBM Enterprise Records de Java. No puede seleccionar un solo elemento de un documento de varios elementos para que sea un registro. Si un documento con varios elementos se declara como registro, todos los elementos se consideran como parte del registro.
Un usuario no de registro, que tenga acceso a un documento, no puede acceder a la página de información del documento después de que el usuario del registro declare ese documento como un registro. Esta limitación respecto al acceso de los usuarios no de registro se debe al diseño.
Si está habilitada la clasificación en el FileNet Image Services servidor, entonces FileNet Image Services las propiedades del documento que se le asignan a las propiedades del documento de CE se almacenan en el FileNet Image Services y en los servidores de CE. Cualquier FileNet Image Services actualización de las propiedades del documento se propaga automáticamente al documento de CE asociado. Sin embargo, las actualizaciones de las propiedades del documento de CE no afectan las propiedades del registro asociado con el documento.
Si un documento es un documento CE-IS Tipo A, una búsqueda basada en el contenido busca el registro asociado con el documento. Esta capacidad es verdadera si se configura CBR en el almacén de objetos en el cual existe el documento. Sin embargo, si el documento es un documento CE-IS Tipo B, una búsqueda basada en el contenido no busca el documento.
Cuando elimina un registro, también se elimina el documento de CE correspondiente. Si el contenido del documento de CE se almacena en la memoria caché permanente del FileNet Image Services servidor en vez del medio de almacenamiento, la supresión elimina el FileNet Image Services documento de la memoria caché. Sin embargo, si el contenido del documento de CE se almacena en el medio de almacenamiento del servidor FileNet Image Services, entonces la eliminación de un registro no elimina el contenido del medio. Para obtener más información sobre cómo se eliminan los datos del documento de un servidor FileNet Image Services, incluyendo información sobre cómo borrar un medio de almacenamiento de FileNet Image Services, consulte Documentos y carpetas caducadas en la sección Descripción general del mantenimiento de la base de datos del IBM FileNet Image Services Manual del administrador del sistema.
Cuando copia un registro, el registro, el documento de CE asociado y el documento de IS asociado) se copian. En todos los casos, la operación de copia del registro resulta en un documento CE-IS Tipo A, incluso si el documento original era un documento CE-IS Tipo B.
Lo mismo ocurre cuando importa un registro. El documento asociado del registro importado siempre es el documento CE-IS Tipo A, incluso si era el documento CE-IS Tipo B cuando lo exportó.
Durante el ciclo de desarrollo, supervise el rendimiento del sistema para asegurarse de que su implementación se ejecute tan eficientemente como sea posible. Utilice IBM System Dashboard for Enterprise Content Management, que proporciona un mecanismo centralizado para recopilar y distribuir los datos de rendimiento en los productos de software de IBM FileNet instalados, independientemente del sistema operativo. Los datos de rendimiento recopilados se pueden poner a disposición de las funciones IBM System Dashboard for Enterprise Content Management predeterminadas para su uso en sitios que no se hayan estandarizado en una consola de gestión. Para obtener información sobre el uso de IBM System Dashboard for Enterprise Content Management, consulte Uso de IBM System Dashboard for Enterprise Content Management.
La IBM FileNet P8 Guía de resolución de problemas incluye información sobre la solución de problemas con componentes de la plataforma FileNet P8, incluyendoIBM Enterprise Records, the Content Platform Engine, Application Engine y Workplace . Para descargar documentación de la página de soporte de IBM, consulte el enlace externo al final de este tema.