IBM Enterprise Records 5.1.2 版    

處置排程

如果要控制記錄的保留和處理,您要定義處置排程並將其與記錄儲存器和記錄類型進行關聯。在處置排程中,您要指定記錄的保留規則,以及在保留期結束時處置這些記錄的指示。

處理指示包括:

您要定義記錄在處置排程中所經歷的各不同階段。 每個階段均有定義的保留期。在每個階段結束時,將對記錄執行指定的動作,然後記錄會轉至下一個階段。對於放置保留的實體,處置排程會中斷。 移除所有保留之後,它又會回復。

如果要計算記錄何時可以準備好進行處理,您要執行「處置清理」。如需相關資訊,請參閱清理程序主題。 當使用「檔案計劃匯入和匯出」工具時,會匯入和匯出處置排程。

處置排程參數

處置排程包括下列任何參數:

處置排程繼承

您可以將處置排程與記錄種類、記錄資料夾或記錄類型進行關聯。記錄資料夾可以有其自己的處置排程,或者它可以繼承與母項記錄種類相關聯的處置排程。

依預設,記錄可繼承資料夾(在該資料夾中宣告記錄)的處置排程。不過,如果您想要將其他處置排程關聯於記錄,您可以建立一個記錄類型。 之後,將所需要的處置排程關聯於這個記錄類型,再將這個記錄類型指派給記錄。 當其他處置排程與記錄的種類、資料夾和類型相關聯之後,記錄會繼承記錄類型的處置排程。 如果在記錄種類下直接建立記錄,則記錄將繼承記錄種類的處置排程。

一般而言,適用記錄階層中最低層次的處置排程。 以下圖表描述了不同的實體在不同情況下的處置排程的繼承:

 下圖依據在不同條件下的不同實體,來描述處置排程的繼承。

如果您移動記錄種類或資料夾,請將處置排程指派給儲存器。 另外,也請指定您的指派會影響到的儲存器中的實體。 如需移動實體的相關資訊,請參閱重新定位主題。

如果重新定位儲存器時您未指派處置排程,則以下內容是真的:

處置程序

您將處置排程與記錄種類或資料夾關聯後,依預設,在該儲存器中建立的所有記錄均會繼承該處置排程。如果對記錄執行中斷動作,則這些動作將要進行處理並移動至處理階段。識別為已準備好進行處置的實體會用準備處置圖示來標明:「準備處置」圖示

授權的使用者可以啟動處理。取得「記錄管理者」的核准後,系統將對已核准的實體執行相關聯的處置動作。您可以將以下其中一個處理動作指派給處置排程中的階段:

如果毀損工作流程因任何原因而失敗,實體仍會維持處置進行中狀態。 您需要在實體上再次啟動處理。如需相關資訊,請參閱起始處置排程主題。

清理內容

某些內容由「處置清理」動態地進行更新。如果這些內容用來作為替代保留期的保留基礎,更新「處置清理」會進入延長的保留期。 請勿使用以下任意內容作為替代保留期的保留基礎:
  • 現行階段執行日期
  • 現行階段動作
  • 上次清理日期
  • 現行階段決策日期
  • 現行階段審查決策
  • 現行階段 ID
  • 重新計算階段保留
  • 現行階段執行狀態
  • DisposalPhases
  • CycleYears
  • CycleMonths
  • CycleDays
  • CurrentActionType
  • VitalWorkflowStatus
  • VitalSweepDate
  • VitalRecordReviewDate
  • 重要記錄下次審查日期
  • CurrentPhaseId
  • AlternateRetentions
  • RetentionBase
  • RetentionPeriodYears
  • RetentionPeriodMonths
  • RetentionPeriodDays
  • CurrentPhaseExportFormat
  • ExportFormat
  • CurrentPhaseDecisionDate


意見

前次更新: 2013 年 11 月
retention_and_disposal.htm

© Copyright IBM Corp. 2013