IBM Enterprise Records Version 5.1.2    

Fehlerbehebung für das Aktenplan-Import-/Export-Tool

Sie müssen die häufigen Ursachen von Fehlern kennen, die bei der Verwendung des Aktenplan-Import-/Export-Tools von IBM® Enterprise Records auftreten. Sie müssen auch Möglichkeiten zur Verringerung der Fehlerhäufigkeit kennen.

Häufige Fehlerursachen

Wenn Sie einen Aktenplan importieren, kann ein Fehler auftreten. In den meisten Fällen wird der Importvorgang nach Entdecken eines Fehlers gestoppt, ohne dass eine Fehlernachricht angezeigt wird. Der Fehler kann die folgenden Ursachen haben: Das Tool für den Import und Export des Aktenplans enthält Optionen, mit denen Sie auf potenzielle Fehler reagieren können. In den folgenden Abschnitten erfahren Sie mehr über diese Optionen.

Manuelles Erstellen einer XML-Datei

Beim manuellen Erstellen einer XML-Datei wird eine XML-Datei ohne das Tool für den Import und Export des Aktenplans erstellt. Dabei werden z. B. Makros oder andere Programmfunktionen zum Erstellen einer XML-Datei verwendet. Bevor Sie einen Aktenplan importieren können, erstellen Sie eine XML-Datei, die den XML-Standard beachtet und mit dem XML-Schema kompatibel ist.

Wenn Sie manuell eine XML-Datei erstellen, die beim Importieren eines Aktenplans verwendet werden soll, müssen Sie die Datei auf dem von IBM bereitgestellten XML-Schema basieren.

Wichtig: Die meisten Fehler, die beim Importieren eines Aktenplans auftreten, werden durch inkompatible oder nicht konforme XML-Dateien verursacht. Seien Sie daher vorsichtig, wenn Sie eine XML-Datei manuell erstellen.

Nachdem Sie manuell eine XML-Datei erstellt haben, führen Sie das Tool für den Import und Export des Aktenplans im Prüfmodus aus. Das Tool liest im Prüfmodus eine XML-Datei und überprüft, ob die Datei Fehler enthält oder Probleme aufgrund von Nichteinhaltung hat. Ausführliche Informationen zum Prüfmodus finden Sie im Thema über das Verwenden des Aktenplan-Tools.

Einige Optionen, die verfügbar sind, wenn Sie manuell eine XML-Datei erstellen, werden in den Abschnitten Zeitplanvererbung an Unterkategorie und Eigenschaft "ConditionXML" dieses Hilfethemas beschrieben.

Überwachen der Funktionen des Tools für den Import und Export des Aktenplans

Wenn Sie manuell eine XML-Datei erstellen wollen, um einen großen Aktenplan mit benutzerdefinierten Klassen und Objekten zu importieren, erstellen Sie zuerst einen kleinen Aktenplan und zugehörige Metadaten. Führen Sie anschließend das Tool im Exportmodus aus. Diese Vorgehensweise ist nützlich, bevor Sie manuell eine XML-Datei für Aktenpläne mit bedingten Rückstellungen, Auslösern für interne Ereignisse und alternativen Aufbewahrungsobjekten erstellen. All diese Aktionen enthalten die komplexe Eigenschaft "ConditionXML". Auch wenn Sie eine Datei im richtigen XML-Format erstellen, kann die XML-Datei falsche Eigenschaftswerte oder eine falsche Syntax enthalten. Durch diese falschen Informationen wird möglicherweise ein Fehler beim Import verursacht. Sie können die XML-Datei überprüfen, die das Tool erstellt, wenn Sie einen kleinen Aktenplan exportieren. Überprüfen Sie die XML-Datei, um die Syntax und die Eigenschaftswerte in der XML-Datei zu sehen.

Verwenden der Metadatenoption "scope"

Wenn Ihr Aktenplan benutzerdefinierte Klassen oder Eigenschaften enthält, müssen Sie während des Exportprozesses die Metadatenoption "scope" verwenden. Mit der Metadatenoption "scope" wird eine separate XML-Datei für benutzerdefinierte Klassen und Eigenschaften erstellt. Wenn also ein Aktenplan benutzerdefinierte Klassen oder Eigenschaften enthält, bestehen die Export- und Importprozesse aus je zwei Schritten: ein Schritt für die benutzerdefinierten Klassen und Eigenschaften und ein weiterer Schritt für den Rest des Aktenplans. Informationen zu den Vorgehensweisen bei der Verwendung der Metadatenoption "scope" finden Sie im Thema über das Verwenden des Aktenplan-Tools.

Verwenden der Option "reimport"

Die Option "reimport" wird verwendet, um das Verhalten der Hinzufügeaktion in der XML-Datei anzugeben. Die Option "reimport" hat drei Parameter: Während des ursprünglichen Imports eines großen Aktenplans sollten Sie die Option Skip verwenden. Verwenden Sie während des zweiten Versuchs zum Importieren desselben Aktenplans die Option Skip, um zu vermeiden, dass Entitäten, die bereits vorher erfolgreich importiert wurden, erneut importiert werden. Wenn jedoch beim zweiten Importversuch kleinere Änderungen an Entitäten erforderlich sind, die schon beim ersten Mal erfolgreich importiert wurden, sollte die Option Replace verwendet werden.

Geben Sie bei nachträglichen Importen von kleineren Änderungen Action=Modify in der XML-Datei für die Entitäten an, statt die ursprüngliche XML-Datei zu ändern. Wenn Sie den Modus Update verwenden, können Sie nachträgliche Aktualisierungen leichter von ursprünglichen vollständigen Importen unterscheiden.

Zeitplanvererbung an Unterkategorie

Wenn Sie eine Unterkategorie erstellen, können Sie über die IBM Enterprise Records-Benutzerschnittstelle angeben, dass die Unterkategorie den Aussonderungszeitplan des übergeordnetes Elements übernimmt. Geben sie beim manuellen Erstellen der XML-Datei zum Importieren des Aktenplans, in dem die Unterkategorie enthalten ist, an, dass die Unterkategorie nicht den Zeitplan des übergeordneten Elements übernimmt. Geben Sie an, dass die Unterkategorie einen anderen Zeitplan bereitstellt.

Verwenden Sie die Eigenschaft DisposalScheduleInheritedFrom in der erstellten XML-Datei, um anzugeben, ob die Schriftstückkategorie den Aussonderungszeitplan vom übergeordneten Element übernimmt. Beispiel:

<RecordCategory Name="myCat2" Level="2" ParentPath="/myCat1">
    <Properties>
        <Property Name="AGGREGATION" Value="RecordCategory" />
        <Property Name="IsPermanentRecord" Value="false" />
        <Property Name="IsVitalRecord" Value="false" />
        <Property Name="CurrentPhaseExportFormat"></Property>
        <Property Name="IsDeleted" Value="false" />
        <Property Name="HomeLocation"></Property>
        <Property Name="VitalRecordReviewAction"></Property>
        <Property Name="IncrementedBy" Value="1" />
        <Property Name="RecordCategoryName" Value="myCat2" />
        <Property Name="DisposalScheduleInheritedFrom" Value="/myCat1" />
        <Property Name="Reviewer" Value="ylin" />
        <Property Name="RecordCategoryIdentifier" Value="myCat2" />
        <Property Name="VitalRecordDisposalTrigger"></Property>
        <Property Name="Inactive" Value="false" />
        <Property Name="Location"></Property>
        <Property Name="DateOpened" Value="2006-03-07T14:16:00-08:00" />
        <Property Name="DisposalSchedule">
                <ObjectRef ClassId="DisposalSchedule" ObjectId="myDispSchedule" />
        </Property>
    </Properties>
</RecordCategory>
Es gibt vier Szenarios, in denen Sie die Eigenschaft DisposalScheduleInheritedFrom verwenden können:
<Property Name="DisposalScheduleInheritedFrom" Value="/myCat1" />

Eigenschaft "ConditionXML"

Wenn Sie manuell eine XML-Datei zum Import eines Aktenplans erstellen, können Sie Werte für die Eigenschaft ConditionXML angeben. Das Aktenplan-Import-Tool verwendet diese Eigenschaft, um folgende Elemente zu importieren: Für Entitäten mit alternativen Aufbewahrungen, Auslösern für interne Ereignisse und dynamischen (bedingten) Rückstellungen speichert die Eigenschaft ConditionXML Suchbedingungen im XML-Format. Im Tag properties in ConditionXML wird der Name/Wert/Operator der Eigenschaft für die IBM Enterprise Records-Benutzerschnittstelle gespeichert. Im Tag sql in ConditionXML wird die SQL-Anweisung gespeichert. Wenn Sie den Eigenschaftswert von ConditionXML für den Aktenplanimport eingeben, müssen die Sonderzeichen (< > & " ') in die Standarddarstellung konvertiert werden. Die Standarddarstellung sieht wie folgt aus: &lt;, &gt;, &amp;, &quot; und &apos;. In den folgenden Abschnitten sehen Sie XML-Codebeispiele für Entitäten, die die Eigenschaft ConditionXML für den Import und Export des Aktenplans enthalten.

Beispiel von ConditionXML für die alternative Aufbewahrung

<Phases>
  <RMEntity Type="Phase" Name="myPhase1">
    <Properties>
        <Property Name="PhaseAction"></Property>
        <Property Name="RetentionPeriodDays" Value="0" />
        <Property Name="RetentionPeriodYears" Value="10" />
        <Property Name="RMEntityDescription"> Value="my phase 1" />
        <Property Name="RetentionPeriodMonths" Value="0" />
        <Property Name="PhaseNumber" Value="1" />
        <Property Name="ExportFormat"></Property>
        <Property Name="IsScreeningRequired" Value="true" />
        <Property Name="DisposalSchedulePtr">
          <ObjectRef ClassId="DisposalSchedule" ObjectId="myDispSchedule" />
        </Property>
        <Property Name="PhaseName" Value="myPhase1" />
          <ObjectValue Type="AlternateRetention">
            <Properties>
              <Property Name="RetentionBase" Value="CutoffDate" />
              <Property Name="ConditionXML" Value="&lt;response xmlns=&quot;http://www.ibm.com/namespaces
              /wcm/apps/1.0&quot;&gt;&ltobjectset&gt;&ltcount&gt;1&lt
              /count&gt;&ltcustomobject&gt;&ltproperties&gt;&ltproperty&gt;&ltsymname&gt;ClosedBy&lt
              /symname&gt;&ltoperator&gt;IEQUAL&lt;/perator&gt;&ltvalue&gt;Administrator&lt/value>
              </property></properties><aggregation></aggregation><sql> AND ([ClosedBy] = 'Administrator')
              </sql> </customobject></objectset></response>" />
              <Property Name="RetentionPeriodMonths" Value="0" />
              <Property Name="RetentionPeriodYears" Value="5" />
              <Property Name="RetentionPeriodDays" Value="0" />
            </Property>
          </ObjectValue>
          <ObjectValue Type="AlternateRetention">
            <Properties>
              <Property Name="RetentionBase" Value="DateClosed" />
              <Property Name="ConditionXML" Value="&lt;response xmlns=&quot;http://www.ibm.com/namespaces
              /wcm/apps/1.0&quot;&gt;&ltobjectset&gt;&ltcount&gt;1&lt
              /count&gt;&ltcustomobject&gt;&ltproperties&gt;&ltproperty&gt;&ltsymname&gt;
              RMEntityDescription&lt/symname&gt;&ltoperator&gt;LKE&lt;/perator&gt;&ltvalue&gt;something&lt
              /value></property></properties><aggregation></aggregation><sql> AND ([RMEntityDescription] 
              LIKE '%something%')</sql> </customobject></objectset></response>" />
              <Property Name="RetentionPeriodMonths" Value="0" />
              <Property Name="RetentionPeriodYears" Value="5" />
              <Property Name="RetentionPeriodDays" Value="0" />
            </Properties>
          </ObjectValue>
        </Property
      </Properties>
     <RMEntity>
</Phases>

Beispiel eines Aussonderungsauslösers mit ConditionXML:

<DisposalTriggers>
  <RMEntity Type="DisposalTrigger" Name="Date Created">
   <Properties>
     <Property Name="DisposalTriggerName" Value="Date Created" />
     <Property Name="EventType" Value="3" />
     <Property Name="CycleYears" Value="0" />
     <Property Name="CycleDays" Value="0" />
     <Property Name="AGGREGATION" Value="RecordInfo" />
     <Property Name="ConditionXML" Value="&lt;response
      xmlns=&quot;http://www.ibm.com/namespaces/wcm/apps/1.0&quot;&gt;&lt;objectset&gt;&lt;count&gt;1&lt;
      /count&gt;&lt;customobject&gt;&lt;properties&gt;&lt;property&gt;&lt;symname&gt;DateCreated&lt;
      /symname&gt;&lt;displayname&gt;Date Created&lt;/displayname&gt;&lt;propertytype&gt;3&lt;
      /propertytype&gt;&lt;value/&gt;&lt;operator&gt;IS NOT NULL&lt;/operator&gt;&lt;jointype&gt;AND&lt;
      /jointype&gt;&lt;/property&gt;&lt;/properties&gt;&lt;aggregation&gt;RecordInfo&lt;
      /aggregation&gt;&lt;sql&gt; SELECT OIID , ID , RMENTITYTYPE FROM RecordInfo WHERE ( DateCreated IS 
      NOT NULL )&lt;/sql&gt;&lt;/customobject&gt;&lt;/objectset&gt;&lt;/response&gt;"/>
     <Property Name="CycleMonths" Value="0" />
   </Properties>
  </RMEntity>
</DisposalTriggers>

Beispiel einer dynamischen Rückstellung mit ConditionXML:

<Holds>
  <RMEntity Type="RecordHold" Name="dynamic Hold">
   <Properties>
     <Property Name="Active" Value="true" />
     <Property Name="HoldName" Value="dynamic Hold" />
     <Property Name="HoldReason" Value="dynamic Hold" />
     <Property Name="ConditionXML" Value="&lt;response
      xmlns=&quot;http://www.ibm.com/namespaces/wcm/apps/1.0&quot;&gt;&lt;objectset&gt;&lt;count&gt;
      2&lt;/count&gt;&lt;customobject&gt;&lt;properties&gt;&lt;property&gt;&lt;symname&gt;
      RecordCategoryName&lt;/symname&gt;&lt;displayname&gt;Record Category Name&lt;
      /displayname&gt;&lt;propertytype&gt;8&lt;/propertytype&gt;&lt;selectable&gt;true&lt;
      /selectable&gt;&lt;value&gt;dynamic&lt;/value&gt;&lt;operator&gt;like&lt;
      /operator&gt;&lt;jointype&gt;AND&lt;/jointype&gt;&lt;/property&gt;&lt;
      /properties&gt;&lt;aggregation&gt;RecordCategory&lt;/aggregation&gt;&lt;sql&gt; 
      SELECT ro.[RecordCategoryName] , ro.[RecordCategoryName] FROM RecordCategory ro 
      Where ro.[RecordCategoryName] like &apos;%dynamic%&apos; &lt;/sql&gt;&lt;
      /customobject&gt;&lt;customobject&gt;&lt;properties&gt;&lt;property&gt;&lt;symname&gt;
      RecordFolderName&lt;/symname&gt;&lt;displayname&gt;Record Folder Name&lt;
      /displayname&gt;&lt;propertytype&gt;8&lt;/propertytype&gt;&lt;selectable&gt;true&lt;
      /selectable&gt;&lt;value&gt;dynamic&lt;/value&gt;&lt;operator&gt;like&lt;
      /operator&gt;&lt;jointype&gt;AND&lt;/jointype&gt;&lt;/property&gt;&lt;
      /properties&gt;&lt;aggregation&gt;RecordFolder&lt;/aggregation&gt;&lt;sql&gt; 
      SELECT ro.[RecordFolderName] , ro.[RecordFolderName] FROM RecordFolder ro 
      Where ro.[RecordFolderName] like &apos;%dynamic%&apos; &lt;/sql&gt;&lt;/customobject&gt;&lt;
      /objectset&gt;&lt;/response&gt;" />
     <Property Name="HoldType" Value="Audit" />
   </Properties>
  </RMEntity>
</Holds>

Update des Aufbewahrungszeitraums

Wenn Sie den Aufbewahrungszeitraum einer vorhandenen Phase auf null aktualisieren wollen, müssen die Eigenschaften des Aufbewahrungszeitraums (RetentionPeriodYears, RetentionPeriodMonths und RetentionPeriodDays) ohne Wert in der XML-Datei enthalten sein. Im folgenden Beispiel sehen Sie XML-Beispielcode für eine Phasenentität für das Tool zum Import und Export des Aktenplans:
<RMEntity Type="Phase" Name="phase 1">
          <Properties>
             <Property Name="PhaseAction"></Property>
             <Property Name="PhaseNumber" Value="1" />
             <Property Name="ExportFormat"></Property>
             <Property Name="IsScreeningRequired" Value="false" />
             <Property Name="DisposalSchedulePtr">
                <ObjectRef ClassId="DisposalSchedule" ObjectId="mySchedule" />
             </Property>
             <Property Name="PhaseName" Value="phase 1" />
             <Property Name="RMEntityDescription" />
             <Property Name="RetentionPeriodMonths" />
             <Property Name="RetentionPeriodYears" />
             <Property Name="RetentionPeriodDays" />
             <Property Name="AlternateRetentions">
                <ObjectValue Type="AlternateRetention">
                   <Properties>
                      <Property Name="RetentionBase" Value="CutoffDate" />
                      <Property Name="ConditionXML" Value="&lt;response xmlns=&quot;
                          http://www.ibm.com/namespaces/wcm/apps/1.0&quot;&gt;&lt;objectset&gt;
                          &lt;count&gt;1&lt;/count&gt;&lt;customobject&gt;&lt;properties&gt;&lt;
                          property&gt;&lt;symname&gt;CurrentActionType&lt;
                          /symname&gt;&lt;operator&gt;IS EQUAL&lt;/operator&gt;&lt;value&gt;6&lt;
                          /value&gt;&lt;/property&gt;&lt;/properties&gt;&lt;aggregation&gt;&lt;
                          /aggregation&gt;&lt;sql&gt; AND ([CurrentActionType] = 6)&lt;/sql&gt; &lt;
                          /customobject&gt;&lt;/objectset&gt;&lt;/response&gt;" />
                      <Property Name="RetentionPeriodMonths" Value="0" />
                      <Property Name="RetentionPeriodYears" Value="2" />
                      <Property Name="RetentionPeriodDays" Value="0" />
                   </Properties>
                </ObjectValue>
             </Property>
          </Properties>
       </RMEntity>


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Letzte Aktualisierung: November 2013
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