如果您的系统有任何设置为使用“DoD 分类”数据模型的对象库,请先指出物理记录是已分类还是未分类。该步骤适用于未分类的物理记录。
关于此任务
要申报已分类的物理记录,请参阅“申报已分类的物理记录”主题。要在
IBM® Enterprise
Records 中申报物理记录,可以使用条目模板。如果条目模板包括归档计划位置,那么会在用户启动申报操作的位置中申报物理记录。也会在模板指定的所有位置中申报该记录。记录主管或记录管理员可以使用
Application Engine 或
Workplace XT 中的“添加条目模板”工具创建或修改物理记录申报模板。有关条目模板的更多信息,请参阅“创建条目模板”主题。以下过程假定您正在使用缺省的
IBM Enterprise
Records 物理记录申报模板。
过程
如何在 IBM Enterprise
Records 中申报物理记录:
- 在 IBM Enterprise
Records 中,转至归档计划中的适当位置,然后单击申报物理记录。
- 如果显示在“选择向导”页面中,请选申报未分类的记录单选按钮,然后单击下一步。
- 在您要使用的条目模板的名称下方,单击选择。
结果
如何设置属性:
- 提供属性字段中所需的信息。字段会根据您使用的类的不同而不同。例如,缺省“标记记录”类中的必填字段如下所示:
- 介质类型:例如:CD 或录像带
- 格式:例如 CDR 或 VHS
- 作者/创始人:创建或拥有物理记录的人员的姓名
- 主题:物理记录的简要描述
- 发布日期:物理记录的创建日期。
- 起始位置:物理记录的当前位置。当您单击此链接时,向导将打开显示位置列表的页面。单击所需位置下方的选择。向导将关闭页面并返回设置属性步骤。
- 如果您要申报的记录是已分类记录的回执,请单击 ReceiptOf。浏览至并选择回执指向的已分类记录。有关更多信息,请参阅“回执”主题。
- 输入所需信息后,请单击完成。
- 如果您有多个要申报的记录,请再次选择条目模板。如果完成,请单击退出。
如何在 Application Engine 或 Workplace XT 中申报物理记录:
- 添加文档。在“选择文件”步骤中,选择无作为文件类型。
- 在确认页面中,单击申报为记录。
- 选择未分类的记录选项。有关已分类记录的信息,请参阅“申报已分类的物理记录”主题。
- 单击接受以使用向导,或单击选择以使用条目模板。
- 对于条目模板,请转至 FPOS 对象库(Records Management/Templates 文件夹),选择条目模板,然后单击接受。选择由管理员设计的模板。IBM Enterprise
Records 中所使用的缺省模板不能用在 Application Engine 或 Workplace XT 中。此限制假定已选择归档计划位置。
- 要使用目录记录向导,请完成以下步骤。
- 单击选择类,然后选择相应的类。在缺省情况下,所有的 FPOS 对象库均可提供“标记记录”类。您可能有管理员所提供的其他选项。
- 单击选择归档计划位置并转至相应实体。由于物理记录仅能位于一个物理位置,因此请只选择一个归档计划位置。位置选项包括混合文件夹、框或物理记录文件夹。
- 选中相应实体的复选框并单击添加至选择内容。
- 您可以从任何先前创建的快捷方式进行选择,而不必使用缺省的“浏览”视图。单击侧栏中的快捷方式。
- 您还可以按名称搜索类别或文件夹。单击侧栏中的搜索。
- 将实体添加至“选定的归档计划位置”后,您可以单击添加至快捷方式以备将来使用。
- 选择完相应的位置后,请单击接受。
- 单击下一步以继续“设置属性”步骤。
如何设置属性:
- 提供属性字段中所需的信息。字段会根据您使用的类的不同而不同。例如,缺省“标记记录”类中的必填字段如下所示:
- 介质类型:例如:CD 或录像带
- 格式:例如 CDR 或 VHS
- 作者/创始人:创建或拥有物理记录的人员的姓名
- 主题:物理记录的简要描述
- 发布日期:物理记录的创建日期。
- 起始位置:物理记录的当前位置。当您单击此链接时,向导将打开显示位置列表的页面。单击所需位置下方的选择。向导将关闭页面并返回设置属性步骤。
- 如果您要申报的记录是已分类记录的回执,请单击 ReceiptOf。浏览至并选择回执指向的已分类记录。有关更多信息,请参阅“回执”主题。
- 输入所需信息后,请单击完成。
关于条形码
如果您有提供了条形码数据的硬件和软件,那么可以将条形码数据直接扫描到活动字段中,也可以从本地计算机复制该数据并将其粘贴到 IBM Enterprise
Records 中的相关字段。为使用“物理”选项卡中的扫描物理项,您可以向条形码字段中输入任何文本字符串。