IBM Enterprise Records, Versión 5.1.2    

Descripción general de la configuración de IBM Enterprise Records

Hay varias tareas que debe completar para configurar un entorno de IBM® Enterprise Records

Para configurar un entorno de IBM Enterprise Records, realice las siguientes tareas de configuración.

Crear clases de documentos de ROS

Debe crear clases de documentos para los documentos que se declaran como registros.

Configurar plan de archivos predefinido

Solo se muestra una jerarquía del plan de archivos en la aplicación IBM Enterprise Records.

Configurar barrido de disposiciones

Un administrador configura el proceso de barrido de disposiciones durante el procedimiento de instalación y configuración de IBM Enterprise Records. Ahora bien, para asegurarse de que la configuración sea correcta, compruebe la configuración del barrido de disposiciones. Por ejemplo, si el sitio no utiliza tipos de registros, verifique que Ejecución de tipos de registros se establezca como False.

Para obtener más información, consulte el tema configurar el barrido de disposiciones.

Configurar tipos de registros

Los tipos de registros proporcionan una forma de asociar un registro con un programa de disposición que es diferente al que está asociado con la categoría de registros principal del registro o carpeta de registros. Si la solución de IBM Enterprise Records emplea tipos de registros, el barrido de disposiciones debe configurarse para que ejecute el procesamiento de tipos de registros estableciendo Ejecución de tipos de registros en True.

Configurar la opción de conservar metadatos

Si un usuario con los derechos de acceso pertinentes elimina una entidad IBM Enterprise Records, desaparece definitivamente del almacén de objetos. Sin embargo, la opción puede configurarse para que conserve los metadatos en el nivel del plan de archivos de las categorías de registro, carpetas de registros, volúmenes y registros eliminados. Si un administrador habilita la opción retener metadatos, las entidades mencionadas anteriormente permanecen en el almacén de objetos, marcadas como eliminadas, pero ya no están visibles en la IBM Enterprise Records aplicación. Puede exportar estas entidades eliminadas de forma periódica y todos sus metadatos a un archivo XML con propósitos históricos. Luego, elimine de forma permanente las entidades desde el almacén de objetos. Para obtener información sobre cómo configurar esta opción, consulte el tema retener metadatos.

Configurar autodeclaración de registros

IBM Enterprise Records se puede configurar para que de forma automática declare como registro un documento siempre que un usuario realice una determinada operación; por ejemplo, crear un documento. Para configurar la autodeclaración:

Configurar sincronización de propiedades

Puede configurar la sincronización de propiedades para sincronizar automáticamente los valores de las propiedades de un documento a su registro asociado cuando ocurre una actualización de propiedades en el documento o registro. Para obtener más información, consulte el tema sincronización de propiedades.

Definir el tamaño de lote de flujos de trabajo

De forma predeterminada, IBM Enterprise Records almacena un máximo de 10 elementos de trabajo en un lote de flujo de trabajo para revisar o aprobar antes de la disposición. Puede cambiar el número máximo almacenado mediante un valor de configuración. Para obtener más información, consulte el tema tamaño del parche del flujo de trabajo.

Configurar Solicitar una carpeta de registro

IBM Enterprise Records incluye el flujo de trabajo Crear carpeta de registros, el cual permite a los usuarios enviar una solicitud a un gestor de registros para que se cree una carpeta de registros. Con frecuencia muchos usuarios no tienen suficientes privilegios para crear una carpeta de registros. A fin de que los usuarios dispongan de este flujo de trabajo, debe configurar la preferencia del sitio Solicitar carpeta de registros. Esta preferencia se puede establecer durante la IBM Enterprise Records instalación y configuración. Para obtener más información sobre el uso de este flujo de trabajo, consulte el tema del flujo de trabajo de la carpeta de registros.

Para obtener las instrucciones sobre cómo establecer la preferencia del sitio, consulte el tema Solicitar las preferencias del sitio de la carpeta de registros.

Definir la preferencia del sitio de enlaces editables

IBM Enterprise Records incluye enlaces para que los usuarios puedan unir carpetas y registros relacionados. Para crear y mantener enlaces en IBM Enterprise Records, debe definir la preferencia de sitio Clases de enlaces editables mediante Workplace. Para obtener más información sobre los enlaces IBM Enterprise Records, consulte el tema enlaces.

Para ver las instrucciones sobre cómo establecer las preferencias del sitio, consulte el tema preferencias del sitio de la clase de enlace.

Configurar sucesos de cumplimiento

IBM Enterprise Records presenta varios sucesos de cumplimiento con PRO y DoD, por ejemplo sucesos que definen metadatos. Configurar estos sucesos es opcional ya que procesar los sucesos puede afectar el rendimiento.

Configure Content Federation Services para los documentos de Image Services

Si su IBM Enterprise Records solución incluye utilizar el Content Federation Services opcional para la función Image Services, asegúrese de que la seguridad de Image Services se haya establecido apropiadamente para la modificación y eliminación de los documentos de Image Services. Puede garantizar esta configuración al coordinar con el IBM FileNet Image Services administrador del sistema. También asegúrese de que IBM FileNet Image Services los parámetros de retención de la clase del documento se establezcan apropiadamente de manera que los documentos que se declaren como registros no se eliminen debido a los valores IBM FileNet Image Services de retención. Para obtener más información, consulte el tema tareas de administración del sistema y mantenimiento.

Configurar dispositivos de almacenamiento protegidos

Si la solución de IBM Enterprise Records incluye el uso de dispositivos de almacenamiento protegido, como EMC Centera, NetApp SnapLock, Tivoli Storage Manager y otros, es importante que la configuración de retención de IBM Enterprise Records no entre en conflicto con la configuración de retención que pueda configurarse en el dispositivo de almacenamiento. Por lo tanto, desactive la retención para el dispositivo de almacenamiento y utilice IBM Enterprise Records para controlar la retención.


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Última actualización: Noviembre 2013
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