IBM Enterprise Records Version 5.1.2    

Aussonderungszeitpläne

Zur Steuerung der Aufbewahrung und Disposition von Schriftstücken werden Dispositionszeitpläne definiert und Aktencontainern sowie Schriftstücktypen zugewiesen. Bei der Definition eines Zeitplans legen Sie die Regeln für die Aufbewahrung der Schriftstücke und deren Aussonderung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist fest.

Die Dispositionsanweisungen umfassen Folgendes:

Die verschiedenen Phasen, die ein Schriftstück durchläuft, werden ebenfalls in einem Aussonderungszeitplan definiert. Für jede Phase ist eine Aufbewahrungsfrist festgelegt. Am Ende jeder Phase wird die angegebene Aktion in der Akte ausgeführt und die Akte in die nächste Phase überstellt. Bei der Rückstellung von Entitäten wird der ihnen zugewiesene Aussonderungszeitplan ausgesetzt. Nach der Aufhebung der Rückstellung wird er automatisch wieder aufgenommen.

Um zu ermitteln, ob ein Schriftstück zur Aussonderung bereit ist, führen Sie einen Aussonderungsscanvorgang aus. Weitere Informationen finden Sie in "Scanvorgänge". Aussonderungszeitpläne können mithilfe des Aktenplan-Import/Export-Tools importiert und exportiert werden.

Dispositionszeitplan-Parameter

Ein Aussonderungszeitplan kann folgende Parameter enthalten:

Erben von Dispositionszeitplänen

Dispositionszeitpläne können mit einer Schriftstückkategorie, einem Schriftstückordner oder einem Schriftstücktyp verbunden werden. Schriftstückordner können über einen eigenen Dispositionszeitplan verfügen oder den mit der übergeordneten Schriftstückkategorie verbundenen Zeitplan erben.

Standardmäßig erbt eine Akte immer den Dispositionszeitplan ihres übergeordneten Schriftstückordners. Möchten Sie dem Schriftstück jedoch einen eigenen Aussonderungszeitplan zuweisen, können Sie einen Schriftstücktyp erstellen. Ordnen Sie den erforderlichen Aussonderungszeitplan anschließend diesem Schriftstücktyp zu und weisen Sie diesen Schriftstücktyp dem Schriftstück zu. Wenn für Kategorie, Ordner und Typ eines Schriftstücks unterschiedliche Aussonderungszeitpläne festgelegt sind, so übernimmt das Schriftstück den Aussonderungszeitplan vom Schriftstücktyp. Wird eine Akte direkt in einer Schriftstückkategorie erstellt, übernimmt die Akte den Dispositionszeitplan der Kategorie.

Im Allgemeinen gilt, dass der Aussonderungszeitplan auf der niedrigsten Ebene in der Schriftstückhierarchie übernommen wird. Das folgende Diagramm veranschaulicht die Vererbung von Dispositionszeitplänen bei verschiedenen Einheiten unter unterschiedlichen Bedingungen:

Die Abbildung veranschaulicht die Übernahme von Aussonderungszeitplänen durch unterschiedliche Entitäten unter unterschiedlichen Bedingungen.

Weisen Sie dem Container beim Verschieben einer Schriftstückkategorie oder eines Schriftstückordners einen Aussonderungszeitplan zu. Geben Sie auch an, auf welche Entitäten im Container sich diese Zuweisung auswirken soll. Weitere Informationen zum Verschieben von Entitäten finden Sie im Thema über das Verschieben.

Weisen Sie bei der Verschiebung eines Containers keinen Dispositionszeitplan zu, so tritt Folgendes ein:

Dispositionsprozess

Nachdem Sie einen Dispositionszeitplan mit einer Schriftstückkategorie oder einem Schriftstückordner verbunden haben, erben alle darin erstellten Schriftstücke standardmäßig diesen Zeitplan. Dadurch wird die Disposition der Schriftstücke fällig und die Dispositionsphase beginnt. Entitäten, die als bereit zur Aussonderung angegeben sind, werden mit dem Symbol Bereit für Aussonderung Symbol 'Bereit für Aussonderung' markiert.

Die Disposition kann nun von autorisierten Benutzern gestartet werden. Nachdem die Genehmigung durch den Records Manager eingeholt wurde, führt das System die zugewiesenen Aussonderungsaktionen an genehmigten Entitäten durch. Dazu können Sie einer Phase im Dispositionszeitplan eine der folgenden Dispositionsaktionen zuweisen:

Wenn ein Vernichtungsworkflow aus irgendeinem Grund fehlschlägt, bleibt die Entität im Status Aussonderung läuft. In diesem Fall muss die Disposition der Einheit erneut gestartet werden. Weitere Informationen finden Sie in "Initiieren eines Aussonderungszeitplans".

Eigenschaften von Scanvorgängen

Manche Eigenschaften werden vom Aussonderungsscanvorgang dynamisch aktualisiert. Wenn diese Eigenschaften als Aufbewahrungsbasis für alternative Aufbewahrungsfristen verwendet werden, führt ein aktualisierter Aussonderungsscanvorgang zu einer längeren Aufbewahrungsfrist. Verwenden sie keine der folgenden Eigenschaften als Aufbewahrungsbasis für alternative Aufbewahrungen.
  • Aktuelle Phase - Ausführungsdatum
  • Aktuelle Vorgangsphase
  • Datum des letzten Sweep
  • Aktuelles Datum des Phasenbescheids
  • Prüfungsentscheidung zur aktuellen Phase
  • ID der aktuellen Phase
  • Phasenretention erneut kalkulieren
  • Aktuelle Phase - Ausführungsstatus
  • DisposalPhases
  • CycleYears
  • CycleMonths
  • CycleDays
  • CurrentActionType
  • VitalWorkflowStatus
  • VitalSweepDate
  • VitalRecordReviewDate
  • Kritische Akte - Nächstes Prüfungsdatum
  • CurrentPhaseId
  • AlternateRetentions
  • RetentionBase
  • RetentionPeriodYears
  • RetentionPeriodMonths
  • RetentionPeriodDays
  • CurrentPhaseExportFormat
  • ExportFormat
  • CurrentPhaseDecisionDate


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Letzte Aktualisierung: November 2013
retention_and_disposal.htm

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