Há várias coisas que você precisa fazer ao criar um planejamento de
arquivos no IBM® Enterprise
Records.
Esses itens estão
relacionados com segurança, padrões de nomenclatura, nomes de volume, fluxos de
trabalho, ações, eventos, datas, planejamentos de disposição, classe e customização
de propriedade. Esses itens também estão relacionados com a inclusão de locais,
planejamentos de arquivos e pastas.
Execute as tarefas na lista a seguir na ordem em que elas são apresentadas.
Por exemplo,
você deve executar algumas tarefas, tais como inclusão de ações e eventos, antes de
executar outras tarefas, tais como definição de planejamentos de disposição.
- Reveja seus requisitos de segurança para o gerenciamento de registros e faça os ajustes necessários. O ajuste das configurações padrão de segurança após o sistema estar em uso é complexo. Em geral, designar configurações de segurança a grupos em vez de a usuários
individuais faz com que seu sistema seja mantido mais facilmente.
Para obter mais
informações sobre segurança, consulte o tópico sobre segurança.
- Opcionalmente, conclua o tópico sobre padrão de nomenclatura para definir as
regras de padrão de nomenclatura que deseja impingir em diferentes entidades. Por
exemplo, defina os padrões para categorias de registro e pastas criadas sob um
planejamento de arquivos. Defina essas regras de padrão de nomenclatura e associe o
padrão de nomenclatura ao planejamento de arquivos. Conclua essa associação antes de
começar e incluir entidades para as quais deseja impingir regras.
- Opcionalmente, altere a configuração do sufixo do nome do volume, que é um
número incremental que age como um sufixo no nome do volume. Por padrão, o valor do sufixo é "00000". Configure esse sufixo de nome de volume antes de começar a incluir pastas de
registro. Essa configuração é importante porque um volume é criado automaticamente
como resultado da inclusão de qualquer tipo de pasta de registro, exceto para caixa. Para obter mais informações, consulte o tópico sobre sufixo de nome de volume.
- Opcionalmente, crie fluxos de trabalho de disposição novos ou customize os
existentes e transfira-os para o servidor
Content Platform Engine.
Quaisquer fluxos de trabalho associados a ações precisam estar disponíveis antes de
você criar as ações associadas. Para obter mais informações sobre fluxos de
trabalho, consulte o tópico sobre criação de fluxos de trabalho.
- Adicione ações, que são ações de disposição (como destruir ou mover para o depósito) executadas em entidades. Inclua ações antes de definir planejamentos da disposição. Se você for marcar
quaisquer contêineres de registro ou pastas de registro como contêineres vitais,
certifique-se de incluir uma ou mais ações do tipo Revisão
Vital. Esses contêineres contêm registros vitais que devem ser revisados
periodicamente.
Embora isso não seja obrigatório, é possível marcar uma entidade de
contêiner como Vital no momento de sua criação. Essa ação requer que você
especifique a ação Revisão Vital e o evento recorrente. Para
obter mais informações sobre ações, consulte o tópico sobre inclusão de uma ação.
- Adicione eventos, que são ocorrências de condições especificadas (como o fim do trimestre fiscal), com base nas quais o sistema aciona determinadas ações em entidades. Inclua eventos antes de definir os planejamentos da disposição que usam esses
eventos. Se você for marcar qualquer contêiner de registros ou pasta de registro como contêineres vitais, certifique-se de adicionar um ou mais eventos recorrentes. Para obter mais informações sobre eventos, consulte o tópico de acionadores de
evento.
- Opcionalmente, inclua quaisquer datas predefinidas, que são datas (normalmente
eventos únicos) com base nas quais o sistema aciona certas ações em entidades. Inclua datas predefinidas antes de definir planejamentos de disposição para usar
essas datas. Para obter mais informações sobre datas predefinidas, consulte o tópico
sobre como incluir uma data predefinida.
- Defina as agendas de disposição. Embora não seja obrigatório, você pode associar um planejamento da disposição a uma entidade no momento em que cria essa entidade. Além disso, se sua solução
IBM Enterprise
Records incluir o uso de tipos de registros,
você deve definir um planejamento da disposição antes de poder criar seu tipo de registro
associado. Para obter mais informações sobre planejamentos de disposição, consulte o
tópico sobre como definir um planejamento de disposição.
- Opcionalmente, inclua tipos de registro. Essa ação fornece uma maneira de
associar um registro a um planejamento da disposição. Esse método é diferente do
atualmente associado à categoria do registro-pai ou pasta de registro. Para obter mais informações sobre tipos de registro, consulte o tópico associado aos
tipos de registro.
- Opcionalmente, execute quaisquer customizações de classe e propriedade, como
criar subclasses de classes do IBM Enterprise
Records,
incluir propriedades em classes e customizar a maneira como propriedades são
exibidas na interface com o usuário. Para obter mais informações sobre classes e
propriedades, consulte os tópicos sobre como criar subclasses, incluir propriedades
em classes e customizar a exibição de propriedades.
- Se sua solução IBM Enterprise
Records incluir o
gerenciamento de registros físicos, então inclua locais. Quando você adiciona uma entidade física, como uma pasta de registros físicos, precisa fornecer sua localização. Para obter mais informações sobre locais, consulte o tópico sobre como incluir um
local.
- Adicione seu plano de arquivo. Para obter mais informações, consulte o tópico
sobre como incluir um planejamento de arquivos.
- Crie sua hierarquia de plano de arquivo, que inclui a adição de categorias de registros e a adição de pastas de registros. Para obter mais informações sobre a hierarquia de um planejamento de arquivos,
consulte os tópicos sobre como incluir categorias de registro e pastas de registro.
- Após criar seu planejamento de arquivos, revisite as definições de configuração
existentes do IBM Enterprise
Records e execute algumas
tarefas de configuração adicionais. Para obter um resumo da configuração, consulte o
tópico sobre a visão geral da configuração.
- Para obter informações sobre como migrar um planejamento de arquivos de um
armazenamento de objeto para outro, consulte o tópico sobre a ferramenta Importação
e Exportação de Planejamentos de Arquivos. Um exemplo de migração é mover um
planejamento de arquivos de um ambiente de desenvolvimento ou teste para um ambiente
de produção.