IBM Enterprise Records, versio 5.1.2    

Asiakirjakansion luonti käsittelyreitin avulla

Jos sinulla ei ole asiankirjakansion luonnin edellyttämiä suojausoikeuksia, voit lähettää asiakirjakansion luontipyynnön. Kun annat kansion tiedot, järjestelmä aloittaa käsittelyreitin asiakirjojen hallinnoijalle tai muulle valtuutetulle käyttäjälle, jos oletuskäsittelyreittä on muutettu. Tämä pyyntö esitetään Application Engine- tai Workplace XT -sovelluksessa.

Tietoja tästä tehtävästä

Luo asiakirjakansio -käsittelyreitti on pääkäyttäjän asennettavissa oleva valinnainen osa, joten se ei ehkä ole käytettävissä ympäristössäsi. Kun Luo asiakirjakansio -käsittelyreitti on aloitettu, asiakirjakansion luontipyyntö näkyy työkohteena Application Engine- tai Workplace XT -ohjelman RecordsManagerApproval Public Inboxes -kansioissa. Jos asiakirjojen hallinnoija hyväksyy pyynnön, kansio luodaan, ja saat Saapuneet-kansioosi luonnin onnistumisesta kertovan käsittelyreitin sanoman. Jos pyyntöä ei hyväksytä, saat sanoman pyynnön hylkäyksestä. Poista käsittelyreitti Saapuneet-kansiostasi valitsemalla Valmis-vaihtoehto.

Toimintaohjeet

Voit pyytää asiakirjakansion luontia ja aloittaa Luo asiakirjakansio -käsittelyreitin seuraavasti:

  1. Siirry Application Engine -ohjelmassa Tekijä-näkymään ja valitse Yleistyökalut. Siirry Workplace XT -ohjelmassa Selaa-tilaan ja valitse Työkalut-linkki.
  2. Valitse Pyydä asiakirjan kansio.
  3. Valitse luotavan kansion laji.
  4. Määritä kansion nimi.
  5. Valitse luokka tai kansio, johon haluat uuden kansion luotavan.
  6. Valitse Aloita.

Tulokset

Tärkeää: Työkalut-linkki on käytettävissä silloin, kun se on määritetty valitsemalla vaihtoehdot Sivuston asetukset > Työkalujen integrointi.

Hyväksy asiakirjakansion luonti

Hyväksyntä-vaihe-sivu auttaa asiakirjojen hallinnoijaa asiakirjakansion luontipyynnön hyväksymisessä tai hylkäyksessä ja hyväksynnän tai hylkäyksen syiden antamisessa. Tällä sivulla näkyy myös kansion nimi ja se polku, johon käyttäjä on pyytänyt kansion luotavaksi. Sivun alussa on ohjeet käsittelyreitin Hyväksyntä-vaiheen viimeistelyä varten. Jos ohjeteksti ei ole näkyvissä, napsauta: Ohjeet-kuvake -kuvaketta.

Voit hyväksyä tai hylätä asiakirjakansion luonnin seuraavasti:

  1. Application Engine- tai Workplace XT -ohjelmassa siirry Tehtävät-näkymään ja valitse Yleiset Saapuneet.
  2. Valitse RecordsManagerApproval.
  3. Jos hyväksyt asiakirjakansion luonnin, valitse Luo kansio. Tämä toiminto avaa IBM® Enterprise Records -sovelluksen Lisää asiakirjan kansio -sivun. Sen avulla voit luoda pyydetyn asiakirjakansion arkistonmuodostussuunnitelmassa määritettyyn sijaintiin. Lisätietoja asiakirjakansioiden luonnista on Asiakirjakansion lisäys -ohjeaiheessa.
  4. Kun olet luonut asiakirjakansion, valitse Hyväksy päätös -valikosta Hyväksy. Jos et hyväksy, valitse Hyväksy päätös -valikosta Hylkää.
  5. Kirjoita asiakirjakansion luontipyynnön hylkäyksen syy Syy -tekstikenttään.
  6. Tallenna tarvittavat muutokset valitsemalla Käytä tai ohita muutokset valitsemalla Lopeta. Lopeta-komento sulkee Hyväksy-vaihesivun ja jättää työkohteen Saapuneet-kansioon.
  7. Määritä asiakirjakansion luonnin hyväksymistehtävä jollekin toiselle käyttäjälle valitsemalla Määritä uudelleen.
  8. Tarkista Luo asiakirjakansio -käsittelyreitin tila valitsemalla Tila.
  9. Valitse lopuksi Valmis.


Palaute

Päivitetty viimeksi: Marraskuu 2013
create_record_folder_workflow.htm

© Copyright IBM Corp. 2013