Voit asettaa järjestelmään arkistosta poiston pidon tai muokata sitä jälkeenpäin. Kun luot arkistosta poiston pidon, voit määrittää asiakirjaluokkia, asiakirjakansioita, taltioita ja asiakirjoja koskevat ehdot. Ajoitettu pidon tarkistus selvittää, mitkä yksiköt täyttävät pitojen ehdot. Jos yksiköitä löytyy, pito tulee voimaan heti. Arkistosta poiston pitoa, johon ei sisälly ehtoja, voi käyttää vain manuaalisesti. Myös ehtoihin
perustuvan pidon voi toteuttaa manuaalisesti, mutta sen manuaalinen poisto ei välttämättä
onnistu.
Tietoja tästä tehtävästä
Lisätietoja on arkistosta poiston pitoa käsittelevässä ohjeaiheessa. Ehtoihin perustuvia pitoja
kutsutaan myös dynaamisiksi pidoiksi. Järjestelmä asettaa pidon ehdot täyttävät uudet yksiköt pitoon dynaamisesti seuraavan pidon tarkistuksen yhteydessä. Pidon ehdot kannattaa harkita tarkkaan, jottei suuria määriä yksiköitä aseteta pitoon vahingossa.
Kun määrität pidon ehtoja, tarkista vaikutuksen piiriin kuuluvat yksiköt Esikatselu-linkin avulla.
Esikatselu-linkin palauttamat tulokset perustuvat staattiseen hakutilaan, joten niissä voi olla puutteita. Lisätietoja staattisten hakujen enimmäistulosten määrityksestä on hakusivun mukautusta käsittelevässä ohjeaiheessa.
Toimintaohjeet
Voit lisätä arkistosta poiston pidon seuraavasti:
- Kirjaudu sisään asiakirjojen hallinnoijana tai arkiston pääkäyttäjänä
ja ota käyttöön arkistonmuodostussuunnitelman objektisäilö (FPOS), jossa haluat luoda pidon.
- Valitse Arkistosta poisto -välilehti.
- Napsauta Pidot-vaihtoehtoa:
.
- Napsauta Lisää pito -vaihtoehtoa:
.
Tulokset
Voit määrittää pidon ominaisuudet seuraavasti:
- Anna pidon nimi.
- Määritä pidon lisäyksen syy.
- Valitse pidon laji.
- Valitse Aktiivinen-valikon vaihtoehto Tosi, jos haluat aktivoida pidon heti. Pidon on oltava aktiivinen, jotta se
voidaan kohdistaa yksikköön joko pidon tarkistuksen avulla tai
manuaalisesti. Valitse vaihtoehto Epätosi (oletusarvo), jos
haluat toistaiseksi jättää pidon passiiviseksi.
- Jos haluat määrittää ehdot, joiden perusteella pito määrittyy pidon tarkistuksessa, napsauta Seuraava-vaihtoehtoa tai napsauta Lopeta-vaihtoehtoa (tai Peruuta-vaihtoehtoa).
Jos lopetat ehtoja määrittämättä, kyseisen pidon voi asettaa vain manuaalisesti. Pidon tarkistus ohittaa sen.
Ehtojen määritys (valinnainen)
Ehtoja voi
määrittää asiakirjoille, luokille, asiakirjakansioille tai taltioille. Määrityksessä annetaan vähintään yksi ominaisuus sekä operaattori, arvo ja
liitoksen tyyppi, joilla osoitetaan useiden ominaisuuksien väliset suhteet. Asiakirjoille voi lisäksi määrittää sisältöhaun. Jos ehdot on määritetty ja
pito on aktiivinen, pidon tarkistus soveltaa pitoa automaattisesti yksiköihin, jotka vastaavat ehtoja.
Voit valita ominaisuusjoukon seuraavasti:
- Napsauta sen yksikön Muuta-painiketta, jolle haluat määrittää ehtoja.
- Valitse valikoista ominaisuudet, joita haluat käyttää.
- Kun asetukset ovat valmiit, napsauta Hyväksy muutokset -vaihtoehtoa.
Menettely on sama kaikille yksikkötyypeille. Kun olet valinnut ominaisuusjoukon, toimi seuraavassa kuvatulla tavalla. Voit määrittää ominaisuuden ehdot seuraavasti:
- Valitse valikosta kullekin ominaisuudelle operaattori. Käytettävissä
olevat operaattorit vaihtelevat ominaisuustyypin mukaan.
- Määritä kunkin ominaisuuden arvo. Anna vapaamuotoinen teksti,
valitse vaihtoehto valikosta tai valitse päivämäärä.
- Määritä kahden ominaisuuden välinen suhde (liitoksen tyyppi). AND tarkoittaa, että molempien on oltava tosia. OR puolestaan tarkoittaa, että vain jommankumman tarvitsee olla tosi.
Jos jätät ominaisuuden arvon tyhjäksi, sitä ei käytetä ehtona, ellet valitse IS NOT NULL -operaattoria.
Rajoitus: Ehdot asettava suodatin ei tue prosenttimerkkiä (%) ja et-merkkiä (&).
Voit valita päivämäärän seuraavasti:
- Napsauta kalenterikuvaketta.
- Napsauta päivää, jonka haluat valita. Oletusarvo on nykyinen päivä.
- Voit muuttaa vuotta yhden vuoden kerrallaan napsauttamalla <<- tai >>-kuvaketta. Jos napsautat kuvaketta ja pidät sitä painettuna, näkyviin tulee vuosien luettelo.
Jos haluamasi vuosi ei ole luettelossa, valitse sitä lähimpänä oleva vuosi. Avaa sitten uusi luettelo napsauttamalla kuvaketta ja pitämällä sitä painettuna
uudelleen.
- Voit muuttaa kuukautta yhden kuukauden kerrallaan napsauttamalla <- tai >-kuvaketta. Jos napsautat kuvaketta ja pidät sitä painettuna, näkyviin tulee kuukausien luettelo.
Jos haluat poistaa aiemmin määritetyt päivämäärätiedot, napsauta Tyhjennä-vaihtoehtoa.
Huomautus: Kun paikallistunnuksena on Yhdysvallat, päivämäärän lyhyt muoto on kk/pp/vv.
Jos vuosiluku on suurempi kuin 29, sovellus käyttää vuosilukua 19XX.
Jos vuosiluku on 29 tai pienempi, sovellus tallentaa sen muodossa 20XX.
Tämä muoto saattaa aiheuttaa ongelman DoD-luokitelluissa tietomalleissa, koska luokituksen poiston päivämäärä voi olla
25 vuoden päässä nykyisestä päivämäärästä. Vuonna 2008 tämä muoto aiheuttaisi sen, että vuosiluku 2033 tallentuisikin vuosilukuna 1933.
Siksi lyhyt päivämäärä on muutettu DoD-luokitelluissa muotoon kk/pp/vvvv.
Muutos näkyy ohjatussa luokitustoiminnossa, luokitustietojen sivulla ja toimintojen sivuilla. Muut päivämäärämuodot (esimerkiksi normaali, pitkä ja täydellinen)
toimivat entiseen tapaan. Jotta päivämäärissä ei ilmenisi sekaannuksia, kannattaa
harkita pitkän päivämäärämuodon käyttöä Application Engine- tai Workplace XT -asetuksissa. Jotta asetukset tulisivat voimaan heti, IBM® Enterprise
Records -ohjelmasta tulee kirjautua ulos ja sitten kirjautua siihen uudelleen.
Voit määrittää sisällön
seuraavasti (vain asiakirjat):
- Anna Sisältö sisältää -tekstikenttään teksti, jota haussa etsitään. Lisätietoja on haun määritystä ja ajoa käsittelevässä ohjeaiheessa.
- Valitse kohdassa-valikosta joko Metatiedot-vaihtoehto (jos tekstiä etsitään asiakirjan ominaisuuksista) tai Sisältö-vaihtoehto (jos
tekstiä etsitään asiakirjaksi vahvistetusta dokumentista).
- Määritä operaattoriksi AND, jos yksikön tulee sisältää annettu teksti JA jos myös mahdollisten ominaisuuksien (määritetty edellä) arvon on oltava tosi. Määritä operaattoriksi OR, jos joko
sisällön TAI ominaisuusehtojen arvon on oltava tosi.
Voit poistaa ominaisuuden jommallakummalla seuraavista tavoista:
- Jos haluat poistaa ominaisuuden heti, napsauta Muuta-vaihtoehtoa, valitse ominaisuusluettelon alussa
oleva tyhjä alue ja napsauta Hyväksy muutokset -vaihtoehtoa.
- Jos haluat ominaisuuden poistuvan, kun lopetat pidon lisäyksen tai päivityksen, valitse Poista-sarakkeessa oleva valintaruutu.
Voit esikatsella ehtoon liittyviä yksikköjä seuraavasti:
- Napsauta kunkin ehtoarvoja sisältävän yksikkötyypin Esikatselu-linkkiä. Näkyviin tulee luettelo yksiköistä, jotka vastaavat määrittämiäsi ehtoja.
- Tarkista esikatselun tulokset, jotta varmasti asetat pitoon vain tarvittavat
yksiköt. Näytettävien yksiköiden kokonaismäärä on enimmillään se, joka Application Engine- tai Workplace XT -sivustoasetuksissa on määritetty. Näytettävä luku on hakujen palauttamien kohteiden enimmäismäärä.
- Tarvittaessa voit pienentää näytettävien yksiköiden määrää tai tuoda näkyviin tietyn yksikköjoukon kirjoittamalla Suodatin-kenttään soveltuvan tekstin ja napsauttamalla Siirry-vaihtoehtoa. Suodatus perustuu yksikön nimeen. Yksiköt, joiden nimi sisältää antamasi merkit, säilyvät luettelossa. Kaikki muut poistuvat siitä.
- Jos haluat poistaa kirjoittamasi merkit, napsauta Palauta-vaihtoehtoa. Tuo sitten koko luettelo näkyviin napsauttamalla Siirry-vaihtoehtoa.
- Kun olet valmis, napsauta Sulje-linkkiä.
Arkistosta poiston pidon muokkaus
Pidon ehtoja voi muokata tai poistaa ennen kuin pidon tarkistus asettaa yksikön pitoon. Voit muokata arkistosta poiston pitoa seuraavasti:
- Valitse Arkistosta poisto -välilehti.
- Napsauta Pidot-vaihtoehtoa ja etsi pito. Voit lyhentää
luetteloa kirjoittamalla Suodatin-kenttään nimen muutaman ensimmäisen merkin
ja napsauttamalla Siirry-vaihtoehtoa.
- Valitse muokattavaa pitoa vastaava Nouda tiedot -vaihtoehto.
- Valitse tietosivujen luettelosta sivu, jota haluat muokata, ja noudata edellä kuvattuja ohjeita. Jos aiot muuttaa suojausta, katso lisätietoja suojausasetuksia käsittelevästä ohjeaiheesta.
- Kun olet valmis, napsauta Käytä-vaihtoehtoa.