IBM Enterprise Records, Версия 5.1.2    

Конфигурирование автообъявления записей

Можно сконфигурировать автообъявление записей для обеспечения их объявления в том случае, когда пользователь выполняет операцию для документа в складе объектов записей (Records Object Store, ROS). IBM® Enterprise Records создает соответствующую запись на заданном складе объектов плана файла.

Об этой задаче

Например, можно выбрать, чтобы каждый занесенный в папку Confidential файл объявлялся как запись. Можно выбрать, чтобы каждый принадлежащий некоторому классу документ объявлялся как запись, когда пользователь активирует этот документ.
Важное замечание: Если вы хотите, чтобы запись объявлялась в момент создания, вместо события создания надо выбрать событие активации.
Для использования асинхронных, а НЕ синхронных событий нужно сконфигурировать RMAutoDeclaration. Для конфигурирования автообъявления записей выполните следующие задачи:

Изменение файла конфигурации автоопределения

Процедура

Для изменения файла конфигурации RMAutoDeclaration (RMAutoDeclare.properties):

  1. В IBM Administration Console for Content Platform Engine создайте (определите) свойство строки (например, AutoDeclareFolderSymName) в классе или подклассе исходного документа, чтобы задать путь к папке расположения записи или GUID. Задайте для этого свойства длину 256 символов.
  2. (Необязательно) В IBM Administration Console for Content Platform Engine создайте (определите) другое свойство строки (например, AutoDeclareRecordClassSymName) в классе или подклассе исходного документа, чтобы задать имя класса записи. Если не задать имя класса записи, по умолчанию будет принято имя ElectronicRecordInfo.

    На первых двух шагах создаются свойства для события RMAutoDeclare.

  3. Используйте Application Engine, Workplace XT или IBM Administration Console for Content Platform Engine, чтобы зарезервировать файл RMAutoDeclare.properties.
  4. Измените в файле RMAutoDeclare.properties необходимую информацию:
    rmevent.declare.RecordClassPropertySymname=AutoDeclareRecordClassSymName
    rmevent.declare.RecordFiledInFolderPropertySymname=AutoDeclareFolderSymName
      (Если это свойство не существует, обработчик событий записывает в журнал сообщение об ошибке).
    rmevent.declare.FPOSObjectStoreName=TargetObjectStoreName
  5. Используйте Application Engine, Workplace XT или IBM Administration Console for Content Platform Engine, чтобы активировать новую версию файла RMAutoDeclare.properties с заданным ранее содержимым.

Результаты

Создайте подписку, использующую действие события RMAutoDeclaration

Можно создать одну или несколько подписок, которые запускаются всякий раз, когда происходит событие, для которого создается подписка (активация или добавление файла). Эта функция инициирует действие события, связанное с подпиской.

Для связанного с документом события активации подписка создается для класса или подкласса документа. Для связанного с папкой события (добавлен файл) создается подписка или для класса/подкласса папки, или для конкретного экземпляра объекта папки. Можно создать столько подписок, сколько требуется. Например, можно создать подписки для нескольких различных подклассов документов.

Чтобы добавить подписки:
  1. В IBM Administration Console for Content Platform Engine разверните склад объектов ROS, содержащий документы, которые будут автоматически объявлены как записи.
  2. Чтобы создать подписку для класса или подкласса документа щелкните правой кнопкой мыши по Класс документа (или по подклассу документа) и выберите Добавить подписку. Чтобы создать подписку для класса или подкласса Folder разверните папку Other Classes (Другие классы), щелкните правой кнопкой мыши по Папка (или по подклассу папки) и выберите Добавить подписку. Чтобы создать подписку для конкретной папки, разверните корневую папку. Перейдите к папке, для которой вы хотите задать подписку. Щелкните правой кнопкой мыши по папке и выберите Добавить подписку.
  3. В мастере Создать подписку нажмите кнопку Далее.
  4. Задайте для подписки осмысленное, уникальное имя и описание и нажмите кнопку Далее.
  5. Для подписки класса (но не экземпляра) убедитесь, что включена радио-кнопка Применить ко всем экземплярам класса <имя_класса>, и нажмите кнопку Далее.
  6. В окне Задать триггеры выберите триггеры, которые инициируют подписку (Активация для подписки, связанной с документами; Файл для подписки, связанной с папками). Нажмите кнопку Далее.
  7. В меню на экране выберите ранее созданное действие события RMAutoDeclare и нажмите кнопку Далее.
  8. Убедитесь, что выключен переключатель Синхронно. Оставьте остальные переключатели или включенными, или выключенными, как это требуется, и нажмите кнопку Далее.
  9. Нажмите кнопку Готово.

RMAutoDeclare

Для проверки конфигурации RMAutoDeclare выполните следующую процедуру:

  1. Создайте документ в ROS класса, который был сконфигурирован для автообъявления.
  2. Задайте имя класса записи в свойстве String исходного документа.

    Это имя - свойство (AutoDeclareRecordClassSymName), введенное ранее в файле RMAutoDeclare.properties. Смотрите шаг 2 описанной ранее в этой теме процедуры Изменение файла конфигурации автообъявления. При создании документа пользователь вводит для этого свойства значение имени класса записи. Если символическое имя не задано, используется имя класса по умолчанию - ElectronicRecordInfo.

  3. Задайте путь к папке, где помещена запись, или другое свойство String.

    Это имя - другое свойство (AutoDeclareFolderSymName), используемое в текущий момент в файле RMAutoDeclare.properties. Смотрите шаг 2 в описанный ранее в этой теме процедуре Изменение файла конфигурации автообъявления. При создании документа пользователь вводит для этого свойства значение пути к папке с записью или GUID. Если это значение недопустимое, обработчик событий записывает в журнал сообщение об ошибке. Имя пути к папке с записью начинается с /<Имя_плана_файла>/... (например, /File Plan/Category1/Folder1). Пользователь может ввести также GUID папки.

После создания пользователем документа событие RMAutoDeclare объявляет его в заданной папке в FPOS, используя заданный класс записи.



Отзыв

Последнее обновление: Ноябрь 2013 г.
configure_autodeclaration.htm

© Copyright IBM Corp. 2013