IBM Enterprise Records V5.1.2    

申报已分类的物理记录

您在 IBM® Enterprise Records 中浏览归档计划对象库时,请单击申报物理记录以运行记录申报向导

关于此任务

该向导由三个步骤组成:

过程

如何申报目录记录:

  1. 单击选择类。向导将打开记录类选择页面。
  2. 缺省情况下,仅标记记录类可用。如果您的站点已添加其他类,请选择相应的类并单击接受
  3. 指定归档计划位置。
    1. IBM Enterprise Records 中,单击添加新项。要除去归档计划位置,请单击其描述下方的除去。在 Application Engine 中,单击选择归档计划位置
    2. 转至位置中的相应级别并选中复选框。

      如果已创建快捷方式,那么您可以选择快捷方式并从列表中进行选择。选中您要使用的位置的复选框并单击添加至选择内容

      您可以单击搜索来搜索位置。选择标题归档计划标识符。缺省运算符为“like”,此运算符允许您搜索名称的部分内容。输入文本字符串并单击搜索

    3. 选择位置后,请单击添加至选择内容
    4. 对于常用位置,请单击添加至快捷方式。在将来的申报中,您可以从快捷方式视图中选择位置,而不必转至浏览视图。
    5. 单击接受
  4. 单击下一步以继续“设置属性”步骤。

结果

如何完成设置属性

  1. 提供属性字段中所需的信息。必填字段会根据您选择的类的不同而有所不同。缺省“标记记录”类中的必填字段为:
    • 介质类型:输入介质类型,例如 CD、录像带或相纸。
    • 格式:输入格式,例如 CDR、VHS 或纸张。
    • 作者/创始人:输入创建或拥有物理记录的人员的姓名。
    • 主题:输入物理记录的简要描述。
    • 发布日期:输入物理记录的创建日期。
    • 起始位置:输入未检出物理记录时该记录的永久位置。单击所需位置下方的选择。向导将关闭页面并返回“设置属性”步骤。
  2. 如果将记录申报为另一个记录的回执,请单击 ReceiptOf。然后,浏览至并选择作为回执源的已分类记录。回执将跟踪已分类的记录,但回执不分类。请参阅回执的相关主题。
  3. 单击下一步

如何完成设置分类属性

  1. 要选择安全性分类指南 (SCG) 或源文档,请单击派生自。此步骤为可选步骤。
    • 要选择 SCG、SCG 小节或 SCG 主题,请单击“安全性分类指南”区域中的添加新项,并选择所需的 SCG 元素。选择 SCG 元素将使用 SCG 信息填充记录的派生自属性。此信息包括 SCG 的名称、发布日期和创始人。
    • 要选择一个源文档,请单击“源文档”区域中的添加新项,并在文本框中输入源文档的描述。源文档不提供其他信息,因此请完成设置分类属性步骤中的必填字段。
    • 要除去安全性分类指南或源文档,请单击“除去”列内相应的框,然后单击除去
    • 添加或除去所需的分类指南元素和源文档后,请单击接受
    要点: 当您在派生自页面上单击接受时,IBM Enterprise Records 会将摘要中显示的所有字段中的数据(包括空白)复制至设置分类属性步骤的相应字段。 如果您已在这些字段中输入其他数据,而现在仅仅是对“派生自”页面上的信息进行审阅,请单击取消以保留手动输入的数据。
  2. 通过从菜单中选择最高机密机密保密,为初始分类指定一个值。
    要点: 如果您拥有可以查看初始分类级别项的许可,那么当前分类的值在缺省情况下将与初始分类的值相同。否则,必须指定您的安全性许可所在级别的值。
  3. 单击分类原因IBM Enterprise Records 将打开“选择值”页面,您可以在该页面中添加和除去“分类原因”。
    1. 要添加“分类原因”,请单击添加新值并为新记录选择活动 或为旧记录选择停用
    2. 从选项列表中选择原因并单击接受
    3. 继续根据需要添加原因。
    4. 要除去某个原因,请突出显示该原因,然后单击除去所选项图标:“除去所选项”图标
    5. 完成选择后,请单击接受
  4. 分类代理字段中,输入目前管理物理记录的代理名称,例如美国国防部。
  5. 填写所有剩余的可选字段。
    • 要更改解密日期,请单击日历图标并选择日期。取消分类日期取决于下列其中一个值:
      • 在“系统配置”中指定的缺省解密时间范围值。有关更多信息,请参阅“系统配置”主题。
      • SCG 元素(如果您选择了“派生自”字段中的 SCG 元素)。
    • 单击解密事件降级事件IBM Enterprise Records 将打开“选择值”页面,您可以在该页面中添加和除去适当的值。
      • 从选项列表中选择值并单击接受
      • 继续根据需要添加值。
      • 要除去某个值,请突出显示该值,然后单击除去所选项图标:“除去所选项”图标
      • 完成选择后,请单击接受
    • 输入或更改一些信息可能会更改其他字段中对信息的要求。例如,修改解密日期字段时,您必须输入免责。在降级事件字段中输入值时,您必须提供降级指示信息。
  6. 输入所需信息后,请单击完成


反馈

最近一次更新时间: 2013 年 11 月
declare_classified_physical_record.htm

© Copyright IBM Corporation 2013