IBM Enterprise Records, Versión 5.1.2    

Flujos de trabajo

IBM® Enterprise Records proporciona flujos de trabajo que contribuyen a la automatización de los procesos de revisión y disposición de categorías de registro, carpetas de registros, registros y volúmenes. Un flujo de trabajo abarca tareas, pasos de procedimientos, personal, información de entrada y salida, así como herramientas que se necesitan en cada paso de un proceso empresarial.

Los flujos de trabajo se pueden crear y modificar. La mayoría de los flujos de trabajo IBM Enterprise Records se ejecutan de forma automática. Esta automatización es el resultado del proceso de Barrido de disposiciones o la ejecución de una acción relacionada con el flujo de trabajo. El flujo de trabajo de la Gestión de registros físicos y el flujo de trabajo Crear carpeta de registros se deben ejecutar manualmente.

Si se crea una fase de disposición en un programa de disposición, debe asociarla una acción de disposición y un flujo de trabajo de disposición. Al finalizar el periodo de retención de entidades de una fase determinada, las entidades quedan pendientes de disposición. Debe iniciar manualmente la acción de disposición que ejecuta el flujo de trabajo de disposición relacionado. Para obtener más información sobre el proceso de disposición, consulte los temas de programa de disposiciones:

Antes de comenzar a utilizar los flujos de trabajo, debe llevar a cabo las tareas de configuración. Estas tareas se completan durante la instalación de IBM Enterprise Records. Para obtener más información, consulte el tema sobre Configuración de flujos de trabajo en la IBM Enterprise Records Guía de instalación y actualización.

Tipos de flujos de trabajo

Los siguientes flujos de trabajo se proporcionan en IBM Enterprise Records.

Notificaciones de flujos de trabajo

El sistema muestra mensajes de notificación que incluyen información sobre el estado, falla y errores de validación que se encontraron mientras el flujo de trabajo estaba en progreso. Hay cuatro tipos de mensajes de notificación que incluyen los siguientes elementos:

Transcripción

Una transcripción consiste en un archivo XML que genera el sistema cuando la acción de disposición se ejecuta correctamente en entidades que se han aprobado para disposición. Este archivo contiene información relativa a lo siguiente: El sistema remite automáticamente este archivo como documento adjunto al gestor de registros. El gestor de registros puede acceder al archivo, guardarlo en una unidad local o abrirlo en un navegador.

Advertencia

IBM Enterprise Records muestra un mensaje de advertencia cuando el valor especificado para los diversos campos en un paso en particular de un flujo de trabajo es incorrecto o falta en los campos requeridos. Si no especifica el valor del campo Ubicación en el paso de Transferencia física del flujo de trabajo de Transferencia provisional, verá el mensaje de advertencia mediante IBM Enterprise Records.

Mensajes de estado e información

IBM Enterprise Records muestra información y mensajes sobre el estado de los flujos de trabajo Gestión de registros físicos y Crear carpeta de registros. Los mensajes contienen el estado de las entidades o cualquier otra información relevante sobre éstas. Por ejemplo, si el titular actual de una entidad física retrasa la liberación de la entidad, IBM Enterprise Records coloca el mensaje como un elemento de trabajo en la Bandeja de entrada de la persona que está programada para recibir la entidad. Para obtener más información sobre la información y mensajes de estado, consulte el tema sobre entidades físicas y la creación de una carpeta de registro mediante un flujo de trabajo.

Fallos y excepciones

Los mensajes de fallo y excepción muestran las entidades afectadas y las razones del fallo de un paso del flujo de trabajo. Por ejemplo, al completar el paso de Límite de corte de un lote de 10 entidades y de estas 10 entidades, dos entidades se vuelven a abrir. En este caso, este mensaje indica que la acción de Límite de corte no se ha completado para las dos entidades y muestra la causa de la falla.

En el paso de Mensaje, haga clic en Finalizar para finalizar el paso del flujo de trabajo que falló y eliminar el elemento de trabajo de la Bandeja de entrada. Puede corregir el problema y ejecutar el flujo de trabajo de nuevo para completar el paso correctamente. En el ejemplo que se dio anteriormente, puede cerrar las dos entidades para las cuales falló el paso de Límite de corte y ejecutar nuevamente el flujo de trabajo.



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Última actualización: Noviembre 2013
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