W celu zarządzania aktami wymagane jest ograniczenie praw dostępu do niektórych dokumentów tylko dla użytkowników posiadających odpowiedni poziom uprawnień. Implementacje modelu danych PRO i sklasyfikowanego modelu danych DoD w produkcie IBM® Enterprise Records umożliwiają przypisywanie poziomów zabezpieczeń, które są również określane jako oznaczenia.
W modelu danych PRO należy wybrać kategorię zabezpieczeń w kroku Ustaw właściwości podczas dodawania kategorii lub folderu oraz podczas deklarowania akt. Kategorię zabezpieczeń można zmienić później, przeprowadzając edycję informacji powiązanych z obiektem.
W sklasyfikowanym modelu danych DoD klasyfikowanie zabezpieczeń jest osobnym krokiem w procesie deklarowania. W przypadku sklasyfikowanych akt DoD użytkownicy wybierają podręcznik klasyfikacji zabezpieczeń, który ustawia właściwości klasyfikacji. Klasyfikację można zmienić później za pomocą czynności Aktualizuj, Przejście na starszą wersję i Anuluj klasyfikację.
Więcej informacji o deklarowaniu akt sklasyfikowanych DoD zawierają tematy pomocy dotyczące deklarowania akt sklasyfikowanych i tworzenia podręcznika klasyfikacji.
Informacje o tworzeniu podręczników klasyfikacji zawiera temat dotyczący tworzenia podręczników klasyfikowania zabezpieczeń i zarządzania nimi.
W modelu danych PRO administrator akt jest domyślnie przypisany do kategorii zabezpieczeń Ściśle tajne. Klasyfikacje Tajne, Poufne i Ograniczone dziedziczą to ustawienie. Wartość Niesklasyfikowane jest przypisana do wszystkich użytkowników.
W modelu danych sklasyfikowanych DoD do poziomów klasyfikacji Ściśle tajne, Tajne i Poufne nie są przypisani żadni użytkownicy. Użytkownicy uwierzytelnieni są przypisani do poziomu Niesklasyfikowane.