IBM® Enterprise Records enthält eine Reihe von Berichten mit statistischen Ansichten der verschiedenen Aktivitäten in IBM Enterprise Records. So können Sie beispielsweise Berichte anfordern, um zu sehen, welche elektronischen Ordner in einem bestimmten Zeitraum erstellt oder welche Prüfungsentscheidungen für Entitäten zu einem gegebenen Zeitpunkt gefällt wurden. Neben den verfügbaren vorkonfigurierten Berichten können Sie auch eigene, benutzerdefinierte Berichte erstellen.
Weitere Informationen finden Sie im Thema über das Erstellen eines angepassten Berichts.
Obwohl die Berichte prinzipiell von allen IBM Enterprise Records-Benutzern ausgeführt werden können, variieren die in den Berichten angezeigten Daten. Die Daten hängen von den Zugriffsberechtigungen des jeweiligen Benutzers für die in den Berichten aufgelisteten Entitäten ab. Für die Erstellung eines Berichts müssen zunächst die Berichtskriterien festgelegt werden. Diese Kriterien umfassen eine Reihe von Parametern, die je nach Bericht unterschiedlich ausfallen. Wenn Sie also etwa einen Bericht über Schriftstücktypen erstellen möchten, die mit einem Aussonderungszeitplan verbunden sind, so müssen Sie einige Details angeben. Geben Sie den Namen des Aussonderungszeitplans, den Abschnitt des Aktenplans, der im Bericht enthalten sein soll, und den Berichtstyp an, der angezeigt werden soll. Ausführliche Informationen zu Eingabekriterien und Voraussetzungen für Berichte finden Sie im Thema über die Berichtskonfiguration.
Je breiter die Suchkriterien angelegt sind, desto größer sind die Auswirkungen auf die Leistung des Berichtsservers. Bei allen Berichten wird eine Warnung angezeigt, wenn Sie keinen Abschnitt des Aktenplans angeben. Mit dieser Aktion werden im Bericht standardmäßig die Daten aus dem gesamten Aktenplan berücksichtigt. Es gibt jedoch noch weitere Kriterien, die die Leistung beeinträchtigen können. Zum Beispiel ermöglicht Ihnen der Bericht "Elektronische Schriftstücke, die von einem Benutzer in einem bestimmten Zeitraum erstellt wurden" die Eingabe eines Datumsbereichs und mindestens eines Benutzers. Ein sehr langer Zeitraum, kombiniert mit einer großen Anzahl von Benutzernamen, kann zu einer Leistungsminderung führen.
So erstellen Sie einen Bericht: