IBM Enterprise Records, verzia 5.1.2    

Správa záznamov

IBM® Enterprise Records je prídavný komponent sady produktov IBM FileNet P8. Použitím IBM Enterprise Records môžete vytvárať a udržiavať presné, bezpečné a spoľahlivé záznamy pre elektronické aj fyzické informácie. Pomocou IBM Enterprise Records môžete spravovať záznamy ľubovoľného typu bez ohľadu na úložné médium alebo formát. Ak chcete porozumieť produktu IBM Enterprise Records, musíte rozumieť tomu, čo je záznam a prečo používate systém správy záznamov.

Záznamy a metaúdaje

Záznam predstavuje v kontexte aplikácie IBM Enterprise Records metaúdaje. Metaúdaje sú súbor, ktorý odkazuje na a obsahuje informácie o inom elektronickom súbore (dokumente) alebo fyzickom objekte. Záznam sa vytvára kvôli tomu, aby bol dokument alebo fyzický objekt pod podnikovou alebo vládnou kontrolou. Podrobnosti tohto riadenia určujú ako má byť dokument alebo objekt uložený, ako sa má k nemu pristupovať, prípadne ako ho sprístupniť. Metaúdaje sú vo forme vlastností záznamu, napríklad typ média, formát, autor, predmet, posudzovateľ, umiestnenie a dátum publikácie. Záznamy dávate pod túto kontrolu tak ako to vyžadujú vládne normy a pravidlá pre daný typ záznamu. Nasledujúci obrázok znázorňuje vytvorenie záznamov z rôznych zdrojov. Každý záznam ukazuje na informácie, ktoré sú riadené systémom.

Nasledujúci obrázok znázorňuje spôsob uchovávania záznamov v rôznych archívoch. Jeden archív môže obsahovať webový obsah, dokumenty MS Office a audio súbory. Ďalší archív môže obsahovať elektronickú poštu. Tretí archív môže obsahovať videokazety, mikrofilmy a CD zväzky. Štvrtý archív môže obsahovať zmluvy, patenty a povolenia. Každý záznam ukazuje na informácie, ktoré sú riadené systémom

Správa záznamov

Správa záznamov predstavuje manažérske aktivity ako je plánovanie, riadenie a organizovanie s cieľom tvoriť, uchovávať, používať, získavať a odstraňovať záznamy. Súčasťou správy záznamov sú všetky aktivity, ktoré vykonávate za účelom udržiavania záznamov počas celého ich životného cyklu vytvárania, aktívneho používania, neaktívneho uchovávania a dostupnosti.

Potreba správy záznamov

Ak chcete zabezpečiť, aby organizačné informácie boli presné, úplné a ľahko prístupné, musíte nastaviť spoľahlivý systém správy záznamov. V opačnom prípade sa môže stať, že budete musieť investovať značné množstvo času do neproduktívnych aktivít ako je manuálne vyhľadávanie informácií alebo hľadanie chýbajúcich alebo zle zaradených záznamov.

V prípade absencie systému správy záznamov môže byť náročné nájsť, interpretovať a spĺňať zákony a predpisy na uchovávanie záznamov. Tento nedostatok môže mať za následok vysoké pokuty, penále a iné právne dôsledky. Ak neudržiavate a nespravujete záznamy správne, môžete tiež zaznamenať riziká, súvisiace so súdnym procesom, dôvernosťou a bezpečnosťou kritických a dôležitých informácií.

Produkt IBM Enterprise Records vám pomôže zmierniť uvedené riziká. Použitím IBM Enterprise Records môžete uchovávať hodnotné informácie ako záznamy, ktoré sú v prípade potreby dostupné pomocou vyhľadávacích techník, zatiaľ čo nepodstatné alebo neaktívne záznamy sú buď vymazané alebo zaarchivované.

Rola IBM Enterprise Records v správe záznamov

Záznamy môžete spravovať v rámci podniku, nezávisle od úložných médií. Účelom IBM Enterprise Records je zabezpečenie vykonania týchto akcií: Použitím IBM Enterprise Records môžete vykonávať tieto úlohy:

Funkcie a výhody produktu IBM Enterprise Records

Nasledovná tabuľka obsahuje funkcie produktu IBM Enterprise Records spolu s výhodami, ktoré daná funkcia poskytuje.
Funkcia Výhoda
Ústredný archív pre záznamy
  • Široké použitie a dostupnosť informácií v podniku.
  • Efektívne rozhodovanie kvôli včasnej dostupnosti relevantných informácií.
Virtuálne umiestnenia a kontajnery na uchovávanie záznamov pre elektronické a fyzické dokumenty v hierarchii
  • Kontrola nad kolekciami vytlačených kópií a elektronickými súbormi.
  • Simulácia skutočného kancelárskeho prostredia.
  • Virtuálny model umiestnení a kontajnerov skutočnej štruktúry fyzického úložného priestoru.
  • Kontrola nákladov prostredníctvom znížených výdavkov na kancelársky priestor, zariadenie a personál, ktoré sú vyžadované na správu a získavanie záznamov.
Jednoduché používanie funkcií vyhľadávania
  • Včasný a jednoduchý prístup k vyžadovaným informáciám bez použitia komplikovanej syntaxe dotazu.
Pravidlá uchovávania a dostupnosti záznamov Užívateľom definovaná kontrola nad:
  • Dobou trvania, počas ktorej je záznam uchovávaný.
  • Zaobchádzaním so záznamom na konci plánu uchovávania.
  • Prehľadom záznamov pred ich sprístupnením.
Procedúry auditu pre záznamy, automatizované sledovanie doby uchovávania a iniciácia procesu dostupnosti pre záznamy
  • Záznamy sa náhodne nesprístupňujú, nemenia, nemanipuluje sa s nimi, náhodne sa nepoškodia ani nestratia.
  • Záznamy sa sprístupňujú podľa plánu dostupnosti alebo ako súčasť procedúry auditu.
  • Záznamy, ktoré už nie sú vyžadované, sú sprístupnené, aby sa znížili nároky na storage.
Importovanie a exportovanie záznamov
  • Záznamy, ktoré organizácia často nevyžaduje, možno exportovať na iné miesto. Týmito dokumentmi sú záznamy, ktoré musia byť uchované v súlade s vládnymi nariadeniami.
  • Záznamy možno importovať z iných archívov záznamov.
Primerané ovládacie prvky bezpečnosti pre záznamy
  • Neautorizovaní užívatelia nemôžu pristupovať k záznamom.
  • Užívatelia nemôžu náhodne odstrániť záznamy. Záznamy môžu byť vymazané administrátorom záznamov alebo ako výsledok procesu likvidácie.
  • Užívatelia môžu vykonávať len tie operácie, súvisiace so záznamami, pre ktoré majú príslušné prístupové oprávnenia.
Integrácia s IBM FileNet P8 Workplace, Workplace XT, IBM Content Navigator, Microsoft Office a Microsoft Outlook Manuálna alebo automatická deklarácia záznamov z:
  • Workplace alebo Workplace XT
  • IBM Content Navigator
  • Microsoft Outlook, Word, Excel a PowerPoint
  • Šablóny položiek

Roly užívateľov v aplikácii IBM Enterprise Records

IBM Enterprise Records poskytuje model užívateľskej bezpečnosti, založený na rolách, a zahrňuje roly pre administrátora záznamov, manažéra záznamov, privilegovaného užívateľa a používateľa záznamov. Každá rola určuje, ktoré úlohy môže užívateľ v tejto role vykonávať. Bližšie informácie nájdete v téme venovanej bezpečnosti.

Typy inštalácii IBM Enterprise Records

Pred nainštalovaním aplikácie IBM Enterprise Records musíte vybrať typ inštalácie (dátový model), ktorý splňuje vaše potreby správy záznamov. K dispozícii sú tieto dátové modely:

Typy entít IBM Enterprise Records

V IBM Enterprise Records sú záznamy uložené v hierarchickej štruktúre, ktorá obsahuje rôzne entity správy záznamov. Nasledovný obrázok znázorňuje hierarchickú štruktúru týchto entít, za ktorou nasleduje krátke vysvetlenie každej entity:

Nasledujúci obrázok znázorňuje hierarchickú štruktúru záznamov, kde sklad objektov plánu súborov je na najvyššej úrovni.

Nasledujúca položka je príkladom hierarchie entít správy záznamov.

Plán súborov

Všeobecná správa (kategória)
     Korešpondenčné súbory (priečinok)
     Programové brífingy (priečinok)
          Konferencia školenia manažmentu 2006 (zväzok)
          Konferencia školenia manažmentu 2007 (zväzok)
Správa informácií (kategória)
     Korešpondenčné súbory (priečinok)
     Hárky čísel operátora (priečinok)


Spätná väzba

Posledná aktualizácia: November 2013
Introduction.htm

© Copyright IBM Corp. 2013