Lors de la déclaration d'un enregistrement physique, vous spécifiez son lieu de stockage, nommé emplacement d'origine. Puisque l'utilisation des objets physiques implique leur déplacement, l'enregistrement dispose également d'un champ d'emplacement permettant de spécifier son emplacement actuel. Vous créez les emplacements dans l'onglet Physique avant de déclarer les enregistrements physiques.
- Pour consulter un objet physique, les utilisateurs le déchargent. Cette action lance un flux de travaux qui suit où se trouve l'objet et propose des files d'attente pour plusieurs utilisateurs souhaitant consulter le même objet. Si l'objet est actuellement déchargé, vous pouvez le réserver. Le conservateur reçoit une demande d'enregistrement et exécute l'étape du flux de travaux qui prépare la livraison. L'emprunteur indique la réception de l'élément et prend les dispositions nécessaires pour le renvoyer grâce à une autre étape du même flux de travaux.
- Si les enregistrements physiques utilisent des codes à barres, les utilisateurs peuvent voir s'ils sont déchargés à l'aide de l'option Analyser les éléments physiques sur l'onglet Physique. Cette même option permet également d'afficher les entités physiques situées à un emplacement donné en saisissant le code à barres ou la description de l'emplacement.
- Les enregistrements physiques peuvent être déclarés dans IBM® Enterprise
Records et Application Engine ou Workplace XT. IBM Enterprise
Records nécessite un modèle d'entrée et un modèle par défaut est fourni avec le système. Vous pouvez créer des modèles d'entrée supplémentaires à utiliser dans IBM Enterprise
Records ou
Application Engine ou Workplace XT.