Vous ne pouvez ajouter un dossier d'enregistrement qu'au niveau le plus bas d'une catégorie d'enregistrement. Si une catégorie d'enregistrement contient une sous-catégorie, vous ne pouvez pas lui ajouter un dossier d'enregistrement. Vous ne pouvez toutefois ajouter un dossier d'enregistrement à une catégorie d'enregistrement que si celle-ci est active. Vous ne pouvez pas créer de sous-dossier dans un dossier d'enregistrement. Un dossier d'enregistrement ne peut contenir que des volumes ou des enregistrements. IBM® Enterprise
Records est livré avec quatre types de dossiers d'enregistrement : dossier électronique, dossier physique,
boîte physique et dossier hybride. Il se peut que votre site crée des dossiers personnalisés supplémentaires.
Pourquoi et quand exécuter cette tâche
Dans la version PRO d'
IBM Enterprise
Records, seul un gestionnaire ou un administrateur d'enregistrements peut ajouter un dossier d'enregistrement. Dans les versions DoD et de base, outre les gestionnaire ou administrateur d'enregistrements, les utilisateurs privilégiés sont habilités à ajouter un dossier d'enregistrement. Si vous ne disposez pas des autorisations de sécurité nécessaires à la création du dossier d'enregistrement, vous pouvez lancer le flux de travaux Créer un dossier d'enregistrement, depuis
Workplace. Lorsque vous lancez ce flux de travaux, une requête de création de dossier d'enregistrement est envoyée au Records
Manager pour approbation. Pour plus d'informations, voir la rubrique Créer un dossier d'enregistrement à l'aide d'un flux de travaux. Par défaut, le nouveau dossier d'enregistrement hérite de toutes les propriétés, à l'exception du Nom, de l'Identifiant et de la Date d'ouverture, provenant de son entité parent. Ces valeurs héritées sont modifiables.
Avertissement : Quel que soit le niveau du plan de fichiers, ne créez pas plus de 100 catégories et dossiers d'enregistrement. Pour plus d'informations sur les plans de fichiers, voir la rubrique sur les plans de fichiers.