Uchování a odebrání záznamů je určeno definováním a přiřazením plánu odebrání ke kontejnerům a typům záznamů. V plánu odebrání stanovíte určíte pravidla uchovávání pro záznamy a pokyny k jejich odebrání na konci období uchování.
Mezi pokyny k odebrání patří:
- Kontrola
- Přenesení do archivu k trvalému uchování
- Export do jiného umístění
- Zničení
V plánu odebrání definujete různé fáze, kterými záznam prochází. Každá fáze má definované období uchování. Na konci každé fáze je se záznamy provedena zadaná akce a potom záznamy přejdou do další fáze. Plán odebrání se přerušuje u entit, u kterých je nastaveno zadržení. Provádění plánu odebrání pokračuje po odebrání všech zadržení.
Chcete-li vypočítat, kdy budou záznamy připraveny k odebrání, spusťte proces odebrání objektu. Další informace naleznete v tématu procesů procházení. Plány odebrání jsou importovány a exportovány při použití nástroje pro import a export plánu souborů.
Parametry plánu odebrání
Plán odebrání může mít libovolné z následujících parametrů:
- Událost spouští zahájení uzavření objektu. Uzavřením objektu se myslí zavření entit, aby bylo možné začít s procesem jejich odebrání. Uzavřením objektu se ukončuje aktivní používání starých záznamů.
- Akce uzavření objektu je akce prováděná automaticky u entit, jakmile je spuštěno uzavření objektu a uplyne určená doba posunutí.
- Posunutí je časová prodleva mezi zahájením uzavření objektu a spuštěním akce uzavření objektu.
- Fáze odebrání jsou fáze definované pro ovládání uchování záznamů v určitém stavu po zadané časové období.
- Pokyn nebo akce k odebrání fáze je akce, kterou je třeba zahájit ručně, jakmile skončí období uchování fáze. Ke každé fázi je přidružena akce odebrání. Mezi akce k odebrání fáze mohou patřit kontrola, přenos do archivu k trvalému uchování, export nebo zničení.
- Sledy prací odebrání. Ke každé akci odebrání je přidružen sled prací. Při zahájení akce systém spustí přidružený sled prací, aby byla se záznamy provedena předdefinovaná sada pokynů.
Dědičnost plánu odebrání
Plán odebrání můžete přidružit ke kategorii záznamu, složce záznamů nebo typu záznamu. Složka záznamů může mít vlastní plán odebrání nebo může dědit plán odebrání přidružený k nadřízené kategorii záznamu.
Záznam ve výchozím nastavení dědí plán odebrání složky, ve které je deklarován. Pokud však chcete k záznamu přidružit jiný plán odebrání, můžete vytvořit typ záznamu. Potom k tomuto typu záznamu přidružte požadovaný plán odebrání a přiřaďte tento typ záznamu danému záznamu. Pokud jsou ke kategorii záznamu, složce záznamů a typu záznamu přidruženy různé plány odebrání, zdědí záznam plán odebrání od svého typu záznamu. Pokud je záznam vytvořen přímo pod kategorií záznamu, zdědí plán odebrání od dané kategorie záznamu.
Obecně platí, že se použije plán odebrání na nejnižší úrovni v hierarchii určitého záznamu. Následující diagram zobrazuje dědičnost plánu odebrání různými entitami za různých podmínek:

Jestliže přesunete kategorii nebo složku záznamů, přiřaďte kontejneru plán odebrání.
Také určete, které entity v kontejneru jsou tímto přiřazením ovlivněny. Další informace o přesouvání entit najdete v tématu změny umístění.
Pokud při změně umístění kontejneru nepřiřadíte plán odebrání, bude platit následující:
- Pokud kontejner dědí plán odebrání nadřízené entity, bude po změně umístění dědit plán odebrání nové nadřízené entity.
- Pokud má kontejner plán odebrání odlišný od nadřízené entity, bude nadále mít stejný vlastní plán odebrání i po změně umístění.
Proces odebrání
Jakmile přidružíte plán odebrání ke kategorii nebo složce záznamů, budou ve výchozím nastavení všechny záznamy vytvářené v daném kontejneru dědit jeho plán odebrání. Jakmile bude se záznamy provedena akce uzavření objektu, budou určeny k odebrání a přesunou se do fáze odebrání. Entity identifikované jako připravené k odebrání jsou označeny ikonou Připraveno k odebrání:
.
Odebrání mohou zahájit autorizovaní uživatelé.
Po získání schválení od správce záznamů provede systém se schválenými entitami přidružené akce odebrání. K fázi v plánu odebrání je možné přidružit jednu z následujících akcí odebrání:
- Kontrola: Autorizovaná osoba zkontroluje stav odebrání entit a určí, zda mohou pokračovat k dalšímu kroku. Akci Kontrola můžete přiřadit tolikrát, kolikrát potřebujete.
- Export: Entity jsou zkopírovány nebo exportovány do jiného systému nebo úložiště objektů. Později můžete v samostatné akci odebrat záznamy z předchozího umístění.
- Export s mapováním: Entity s vlastními vlastnostmi jsou zkopírovány nebo exportovány do organizace používající schéma DoD verze 3, jako je například NARA (National Archives and Records Administration). V samostatné akci můžete odebrat záznamy z předchozího umístění.
- Dvoukrokový přenos: Entity jsou na konci období uchování přeneseny do určeného umístění. Po přenosu bude následovat zničení, jakmile správce záznamů potvrdí, že entity byly úspěšně přeneseny a jsou připraveny ke zničení.
- Dvoukrokový přenos s mapováním: Entity s vlastními vlastnostmi jsou na konci období uchování přeneseny do organizace používající schéma DoD verze 3. Příkladem jedné těchto organizací je NARA (National Archives and Records Administration).
Po přenosu bude následovat zničení, jakmile správce záznamů potvrdí, že entity byly úspěšně přeneseny a jsou připraveny ke zničení.
- Zničení: Entity jsou trvale odstraněny z úložiště. Tuto akci lze k entitě přiřadit pouze jednou.
Odkazy přidružené k záznamu jsou odstraněny společně se záznamem.
- Dočasný přenos s mapováním: Entity s vlastními vlastnostmi jsou dočasně přeneseny do organizace používající schéma DoD verze 3.
Pokud se sled prací z nějakého důvodu nezdaří, zůstane entita ve stavu Probíhá odebrání. Odebrání entity bude nutné zahájit znovu. Další informace naleznete v tématu zahájení plánu odebrání.
Vlastnosti procházení
Některé vlastnosti jsou dynamicky aktualizovány procesem odebrání objektu. Jsou-li tyto vlastnosti používány jako základ uchování pro alternativní uchování, aktualizace procesu odebrání objektu je v delším období uchování. Proto nepoužívejte žádnou z těchto vlastností jako základ uchování pro alternativní uchování:
- Aktuální datum provedení fáze
- Akce aktuální fáze
- Datum posledního procházení
- Datum rozhodnutí o aktuální fázi
- Rozhodnutí o kontrole aktuální fáze
- ID aktuální fáze
- Přepočítat uchování fáze
- Aktuální stav provedení fáze
- Fáze odebrání
- Cyklické roky
- Cyklické měsíce
- Cyklické dny
- Typ aktuální akce
- Stav závažného sledu prací
- Datum závažného procházení
- Datum kontroly závažného záznamu
- Datum další kontroly závažného záznamu
- ID aktuální fáze
- Alternativní uchování
- Základ uchování
- Doba uchování – roky
- Doba uchování – měsíce
- Doba uchování – dny
- Formát exportu aktuální fáze
- Formát exportu
- Datum rozhodnutí o aktuální fázi