IBM® Enterprise Records 提供了帮助您自动审阅和处理记录类别、记录文件夹、卷和记录的工作流程。工作流程包括任务、程序步骤、人员、输入和输出信息以及业务流程中每个步骤所需的工具。
您可以修改现有的工作流程,也可以创建新工作流程。大部分 IBM Enterprise Records 工作流程都是自动运行。此自动化是处理扫描进程的结果或者与工作流程相关联的操作的执行结果。 “物理记录管理”工作流程和“创建记录文件夹”工作流程必须手动运行。
当在处理调度中创建处理阶段时,您必须将处理操作和处理工作流程与该阶段关联。在特殊阶段中实体的保留期末尾,实体需要进行处理。您必须手动启动处理操作,该操作将运行相关联的处理工作流程。有关处理过程的更多信息,请参阅“处理调度”主题:
使用工作流程启动之前,您需要完成配置任务。这些任务在 IBM Enterprise Records 安装期间完成。有关更多信息,请参阅《IBM Enterprise Records 安装和升级指南》中的“配置工作流程”主题。
有关如何完成此处理工作流程的常规信息,请参阅“处理工作流程”主题。
当对工作流程的特定步骤中的各个字段指定的值不正确或者必填字段缺少值时,IBM Enterprise Records 将显示警告消息。如果您未在过渡转移工作流程的“物理转移”步骤中指定位置字段的值,那么您将通过 IBM Enterprise Records 看到警告消息。
在“消息”步骤中,请单击完成来完成已失败的工作流程步骤,并从收件箱中除去该工作项。您可以更正问题,并再次运行工作流程以正确地完成该步骤。在前面给出的示例中,您可以关闭截止步骤已失败的两个实体,然后再次运行工作流程。