La acción anular declaración elimina los metadatos de registro y establece la propiedad RecordInformation del documento en nulo. Durante la acción revocar declaración de un registro,
también puede conservar los metadatos de registro.
Para retener los metadatos, el plan de archivos se deben configurar correctamente.
Acerca de esta tarea
Los administradores o los gestores de registros pueden revocar la declaración
de un registro. Una operación de revocación de declaración satisfactoria implica la desconexión
de cada documento asociado o de cada versión del documento del registro y acción de supresión del registro. Cada una de las configuraciones de seguridad respectivas se revierte a la configuración de seguridad del documento antes de declararlo.
Los siguientes estados de registro no permiten revocar la declaración de
un registro:
- Un registro que está retenido o que está en un contenedor retenido.
- Un registro marcado como suprimido.
- Un registro que está involucrado en un flujo de trabajo activo (por ejemplo,
un flujo de trabajo de disposición).
- Un registro con contenido federado.
- Un registro cuya declaración no se puede revocar por algún otro motivo (por ejemplo,
falta de seguridad).
Procedimiento
Para revocar la declaración de un solo registro:
- Haga clic con el botón derecho en el nombre del registro y seleccione Revocar declaración.
- Haga clic en Aceptar para revocar la declaración o
Salir para conservar el registro.
Resultados
Para revocar la declaración de uno o varios registros:
- Examine la jerarquía del plan de archivos para acceder a
los registros cuya declaración desea revocar.
- Seleccione las casillas de verificación que aparecen junto a los registros que cuya declaración desea revocar.
- En el menú Acciones de multiselección, seleccione Revocar declaración.
- En la ventana Anular declaración, verifique los registros que desea anular la declaración y haga clic en Anular declaración para anular la declaración de registros oSalir para cancelar la acción. Si pulsa en Revocar declaración, la declaración de los
registros se revocará sin avisos posteriores.
- Después de ver el mensaje de confirmación que verifica la finalización de la acción Anular declaración, haga clic en Aceptar para regresar a la página Examinar.
Qué hacer a continuación
- Los registros se eliminan.
- Los documentos fuente reanudan su configuración de seguridad original y se pueden volver
a declarar.
- Si se ha activado Auditoría, se registra el suceso
RMAudit Undeclare.