Každý pracovný tok má definíciu pracovného toku, čo je šablóna spracovania,
ktorá posiela prácu účastníkom. Táto definícia zahrňuje údaje, prílohy a ostatné informácie
potrebné na vykonanie práce.
Definícia pracovného toku určuje postupnosť aktivít, ktoré treba uskutočniť, keď
je pracovný tok spustený, kým sa pracovný tok nedokončí alebo nezruší.
Existujúce definície pracovných tokov môžete upravovať podľa potreby vašej organizácie.
Môžete pridať alebo vymazať kroky, upraviť postupnosť udalostí
alebo zmeniť iné parametre. Napríklad, pracovný tok
Create Record
Folder je určený pre užívateľov, ktorí nemajú požadované bezpečnostné
oprávnenie na pridanie priečinku do plánu súborov. Predvolená postupnosť pracovného
pre pracovný tok
Create Record
Folder je nasledovná:
- Priradíte sa do skupiny Everyone.
Musíte pridať priečinok záznamov, ale máte oprávnenie len na zobrazenie
vlastností. Keďže užívateľ - správca záznamov - schváli pridanie priečinka záznamov
do kategórie, spustíte pracovný tok Create
Record Folder. Zadáte informácie o priečinku záznamov, ktorý chcete pridať.
- Po zadaní podrobných údajov sa odošle požiadavka užívateľovi - správcovi záznamov. Správca záznamov sa rozhodne schváliť alebo odoprieť vaši požiadavku na vytvorenie
priečinku záznamov.
- Môžete zmeniť poradie úloh v pracovnom toku. Pri použití príkladu uvedeného
vyššie sa správca záznamov rozhodol, že postup bude efektívnejší, ak sa požiadavka
namiesto správcovi záznamov pošle recenzentovi. Jane, administrátorka systému, upraví
existujúce definície pracovného toku pre pracovný tok Create Record Folder,
takže požiadavka na schválenie sa namiesto správcovi záznamov pošle recenzentovi.
- Ak vaša organizácia vyžaduje okrem predvolenej definície pracovného toku IBM® Enterprise
Records vyžaduje aj iné pracovné toky,
môžete vytvoriť definíciu pracovného toku prostredníctvom nástroja Process Designer.
- Inštalačné médium IBM Enterprise
Records obsahuje
vzorový pracovný tok, ktorý deklaruje záznamy pomocou frontu komponentov RM_Operation. Okrem úprav a používania tohto vzorového pracovného toku na deklarovanie záznamov, môžete
vzorový pracovný tok prezerať za účelom vytvárania pracovných tokov pre IBM Enterprise
Records. Bližšie informácie o tomto vzorovom
pracovnom toku nájdete v téme o deklarovaní pracovného toku záznamov.