IBM Enterprise Records, Versión 5.1.2    

Hacer categorías o carpetas activas o inactivas

Cuando crea una categoría de registro o una carpeta de registros, se marca como Activa. Sin embargo, puede marcar específicamente una entidad como desactivada después de crearla. No podrá agregar nuevas entidades a una categoría o carpeta desactivada ni ver categorías ni carpetas desactivadas al declarar un registro. Es útil marcar una entidad como inactiva cuando es necesario revisar y aprobar la categoría o carpeta de registro antes de ponerla a disposición del uso general.

Acerca de esta tarea

Si marca una entidad como Desactivada, todos los contenedores secundarios también se marcan automáticamente como Desactivados. En cualquier momento puede marcar una entidad desactivada como activada, pero tenga en cuenta que los contenedores secundarios no se activan automáticamente. Debe marcar estas entidades como activadas. En una entidad desactivada, puede efectuar todas las demás operaciones como buscar, recuperar, utilizar o cambiar su ubicación. También puede iniciar las acciones de disposición en una entidad desactivada.

Procedimiento

Para marcar uno o más contenedores como activos:

  1. Busque las categorías o carpetas que desee marcar como activadas.
  2. Seleccione las casillas de verificación que aparecen junto a los nombres. También puede pulsar con el botón derecho del ratón sobre una única entidad y utilizar el menú en su lugar.
  3. En el menú Acciones de multiselección, seleccione Activar: icono Activar
  4. Pulse en Aceptar para confirmar el mensaje de activación satisfactoria de la entidad.

Para marcar un contenedor como inactivo:

  1. Busque las categorías o carpetas que desee marcar como desactivadas.
  2. Seleccione las casillas de verificación que aparecen junto a los nombres. También puede pulsar con el botón derecho del ratón sobre una única entidad y utilizar el menú en su lugar.
  3. En el menú Acciones de multiselección, seleccione Desactivar: icono DesactivarEste icono aparecerá en entidades marcadas como inactivas.
  4. Escriba el motivo para desactivar el contenedor.
  5. Pulse Aceptar para confirmar el mensaje de desactivar el contenedor.


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Última actualización: Noviembre 2013
activate_inactivate_entities.htm

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