IBM Enterprise Records 5.1.2 版    

利用已儲存的搜尋和範本來搜尋記錄

除了在「搜尋」標籤上搜尋特定的 IBM® Enterprise Records 實體之外,您也可以使用在 Application EngineWorkplace XT 中建立的搜尋範本或儲存的搜尋。

當搜尋範本設計者將搜尋儲存在 <FPOS>:\Records Management\Templates 目錄中,並輸入 RM 作為應用程式名稱時,這項搜尋會顯示在「搜尋」標籤中。 請選取搜尋範本和儲存的搜尋,來查看 IBM Enterprise Records「搜尋」標籤上的搜尋清單。 只有以 RM 為「應用程式名稱」欄位值而建立的搜尋會出現在 IBM Enterprise Records 中。

重要: 使用傳統 IBM Enterprise Records 使用者介面時,無法使用從 IBM Enterprise Records 管理用戶端建立及儲存的搜尋。IBM Enterprise Records 管理用戶端中的搜尋是以不同的 ApplicationName 值進行儲存。傳統 IBM Enterprise Records 使用者介面中未列出此值。

有權在 Application EngineWorkplace XT 中存取作者 > 進階工具的使用者,可以利用「搜尋設計程式」來建立和修改搜尋。 當建立搜尋範本時,您可以利用「RM 實體類型」內容,在搜尋結果中指定或過濾出 IBM Enterprise Records 特定實體。 下表列出 IBM Enterprise Records 實體及其對應值:

表 1. IBM Enterprise Records 實體及對應值
RM 實體類型 物件類型*
記錄種類 101 資料夾
記錄資料夾 102 資料夾
電子記錄資料夾 105 資料夾
實體儲存器 106 資料夾
混合記錄資料夾 108 資料夾
實體記錄資料夾 110 資料夾
磁區 103 資料夾
電子記錄 301 文件
電子郵件記錄 302 文件
標記 303 文件

*自訂物件是動作、位置和記錄類型之類的項目。 當在「搜尋設計程式」中顯示「物件子類別」功能表時,您可以看到這份清單。

當設計搜尋時,您可以列出會在搜尋範本中顯示為勾選框的實體類型。 請在「物件類型」頁面中指定這些類型。 如果您使用搜尋範本,請在先前的表格中輸入值,或選取所需的對選取的類別過濾結果:勾選框,以搜尋特定的實體類型。

如需建立儲存搜尋和搜尋範本的相關資訊,請參閱「搜尋設計程式說明」。

已儲存的搜尋

建立者已經定義了已儲存搜尋的所有準則。您只需按一下名稱。這個動作會執行搜尋,且會依照開啟資料夾的相同方式來顯示結果。 「已儲存的搜尋」圖示:「已儲存的搜尋」圖示

搜尋範本

搜尋範本通常可讓您查看搜尋準則並輸入您自己的值。您不能變更搜尋所依據的內容也不能變更運算子。設計者預先選取的準則,您要輸入它們的值。 「搜尋範本」圖示:「搜尋範本」圖示

對於含有內容型擷取 (CBR) 元素的已儲存搜尋或搜尋範本,IBM Enterprise Records 只支援「無」選項。 不支援其他 CBR 選項(例如「全部」)。

IBM Enterprise Records 搜尋範本」僅在「記錄物件儲存庫」的已宣告文件內容中,搜尋 CBR 關鍵字。搜尋範本並不搜尋記錄內容的文字,如「檔案計劃物件儲存庫」中的 meta 資料。

VQL 是 Autonomy K2 軟體支援的查詢語言,是 Content Search Engine 的基礎。如需 VQL 語法的相關資訊,請參閱安裝在 K2 Master Administration Server 上的 Autonomy 說明文件: http://<Master_Administration_Server_hostname>:9990/verity_docs/

如果要搜尋範本或已儲存的搜尋,請執行下列動作:

  1. 請選取搜尋標籤並按一下搜尋範本和已儲存的搜尋
  2. 選取列出的任何搜尋範本或已儲存的搜尋。
  3. 在所選搜尋範本中指定搜尋準則並按一下搜尋。(已儲存的搜尋會立即執行,且無需使用者輸入。)
  4. 按一下還原預設值,以清除範本的所有搜尋準則。 如果要從功能表中清除個別值,請選取清單開頭的空白。按一下行事曆圖示的清除鏈結以清除日期。強調顯示文字並按退位鍵以將其刪除。

搜尋結果會顯示在頁面中。您可以按一下直欄標題,將結果排序。 您可以按一下「取得資訊」圖示,以存取資訊頁面。 您可以利用實體的快速功能表來顯示文件、開啟資料夾,以及執行動作。 如果要在多個實體上執行動作,請選取它們的勾選框,並從「複選動作」功能表中選取動作。



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前次更新: 2013 年 11 月
use_stored_searches_and_search_templates.htm

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