廃棄ワークフローを使用する場合、確認しておく必要のある情報があります。
どの廃棄ワークフローも体裁はほぼ同じです。 ワークフローは Workplace または Workplace XT の受信トレイまたは RecordsManagerApproval パブリック受信トレイに表示されます。
ワークフローを実行するには、以下のようにします。
以下のフィールドやオプションは、ほとんどのワークフローに共通するものです。 その他のフィールドについては、各ワークフロー・ステップに関するトピックを参照してください。
インストラクション
ウィンドウに、ステップを完了するためのインストラクションが表示されます。 インストラクションはワークフロー・デザイナーによって記述されます。 インストラクションが表示されない場合は、「インストラクション」をクリックすると、インストラクションが書かれたボックスが開きます。
エンティティー名
1 つまたは複数のエンティティーがリストされます。 エンティティーが 電子エンティティーの場合、名前をクリックすると、レコードを表示するか、フォルダーを開いてフォルダーの内容を表示することができます。 エンティティーが物理レコードの場合、エンティティーにはコンテンツがありません。 また「情報の取得」アイコンをクリックして、 エンティティーの情報ページを表示することもできます。
転送マッピング
転送マッピングは、Content Engine のプロパティー名を XML プロパティー名にマップする IBM® Enterprise Records オブジェクトです。IBM Enterprise Records 転送ツールでは、これらの XML プロパティー名を使用して IBM Enterprise Records エンティティーのエクスポート時に XML ファイルを生成します。 「転送マッピング」メニューから転送マッピング・オブジェクトを選択できます。 転送マッピング・オブジェクトについては、転送マッピングに関するトピックを参照してください。
IBM Enterprise Records 転送ツールについて詳しくは、転送ツールに関するトピックを参照してください。
レビュー・コメント
テキスト・ボックスにコメントを 直接入力できます。 またはテキスト・ボックスのアイコンをクリックして大きいウィンドウを表示することもできます。 ここでは、スクロールせずに長いコメントを入力または表示することができます。 大きいテキスト・ボックスを使用する場合は、「更新」をクリックして から「閉じる」をクリックします。
レビュー判断
ワークフロー・アクションを承認する場合は、各エンティティーに対して「承認」を選択します。
現時点でアクションを適用しない場合は、「拒否」を選択します。 拒否する場合は、コメント欄に理由を入力します。
エンティティーを保留にする場合は、「保留」を選択します。 ワークフローを完了するときのメッセージにあるように、保留の適用はワークフロー・ステップの外部で行います。 エンティティーは、廃棄を開始する前の状態に戻ります。 エンティティーの保留を適用する方法について詳しくは、エンティティーの保留に関するトピックを 参照してください。
エンティティーに別の廃棄スケジュールを適用する場合は、「スケジュールの変更」を選択します。 新しい廃棄スケジュールをワークフロー・ステップの外部に割り当てます。 エンティティーは、廃棄を開始する前の状態に戻ります。 廃棄スケジュールの変更について詳しくは、 廃棄スケジュールの変更に関するトピックを参照してください。
情報カラム
表示されるエンティティーに関連する情報は、各ステップに応じて異なります。情報を入力する必要はありません。
「適用」および「閉じる」
情報を変更するには、別のアクションを実行せずに「適用」をクリックし、「閉じる」をクリックしてウィンドウを閉じます。 ワーク・アイテムは同じ受信トレイに残ります。 エンティティーの保留を選択した場合には、ワークフローを 完了する前にも「適用」をクリックする必要があります。
再割り当て
このオプションは、ステップを実行する別のユーザーを選択するためのウィンドウが開きます。 ユーザー名の最初の数文字を入力して「検索」をクリックします。 ユーザーを選択して、「続行」をクリックします。
状況
このオプションは、トラッカー・アプリケーションが開きます。
完了
このオプションは、ワークフロー・ステップが完了して、エンティティーが廃棄処理の次の処理に移行します。