Como las entidades no pueden verse en línea, los usuarios deben seguir un proceso para poder recibir elementos. Este proceso denominado extracción, también ejecuta el flujo de trabajo Gestión de registros físicos (PRM) que
rastrea la ubicación de las entidades en cada paso. Puede extraer registros individuales (uno a uno) o cualquier almacén que contenga elementos físicos.
El flujo de trabajo de gestión de registros físicos abarca el ciclo completo de reserva, recepción y liberación de la entidad al siguiente usuario. También controla los retrasos en la recepción o liberación de la entidad. Asimismo, hace el seguimiento de entidades que se pierden en el tránsito o debido al usuario que figura como propietario de la entidad.
Rastrear una entidad usando el flujo de trabajo PRM requiere
que todos los participantes observen con precisión en la ubicación de
una entidad en todo momento. Los participantes responden a las tareas en sus bandejas
de entrada de forma oportuna.
Las entidades físicas se pueden extraer con Application Engine, Workplace XT, o IBM® Enterprise
Records. Si extrae entidades
físicas de Workplace, vaya a FPOS y abra la carpeta Gestión
de registros. Luego, abra la carpeta del plan de archivos y vaya al objeto en la ubicación del plan de archivos apropiada.
Para obtener información sobre el estado de extracción de una entidad, seleccione
el icono Obtener información y seleccione la página Detalle.
En la sección Físico de esta página, puede ver la ubicación, ubicación de inicio y
estado de extracción de la entidad. También puede ver quién
la ha extraído. Si la entidad tiene un código de barras, puede comprobar su estado de extracción mediante Escanear artículos físicos en la ficha Físico. Para obtener más información, consulte el tema escanear una entidad
física. Finalmente, seleccione Estado en el paso
del flujo de trabajo PRM para obtener el estado usando la aplicación Rastreador.
Bandejas de entrada utilizadas por el flujo de trabajo de gestión de registros físicos
Conforme viaja la entidad y la van recibiendo y liberando los usuarios, se generan elementos de trabajo.
La bandeja de entrada de un usuario muestra algunos de los elementos y algunos se muestran en las bandejas de entrada públicas. Los valores de seguridad
del usuario y del grupo determinan quién puede ver las bandejas de entrada públicas. Estos
valores determinan quién puede abrir un paso del flujo de trabajo. Estos valores determinan
quién puede ver el estado de extracción de una entidad usando Escanear los elementos físicos.
El flujo de trabajo de gestión de registros físicos puede rellenar las siguientes bandejas de entrada públicas con elementos de trabajo.
- PhysicalEntitiesKeeperQueue: de forma predeterminada, se define
el guardián como el revisor de la ubicación de inicio de una entidad. El elemento
de trabajo para liberar una entidad va a la bandeja de entrada de este usuario. Si la ubicación no tiene revisor, los elementos de trabajo generados para entidades en dicha ubicación se envían a la bandeja de entrada pública PhysicalEntitiesKeeperQueue. Los usuarios con autorización para acceder a esta bandeja de entrada pueden seleccionar elementos de trabajo para liberar las entidades y recibirlas cuando se devuelven.
- PhysicalEntitiesWaitQueue: un elemento de trabajo encamina a esta
cola para mostrar quién solicitó un elemento y hacia dónde hay que enviarlo.
Este estado se proporciona únicamente para el primer usuario de la línea de recepción de la entidad. El usuario no interactúa con el elemento de trabajo. Permanece en
la bandeja de entrada hasta que el usuario solicitante indica que se ha recibido el elemento.
- PhysicalEntitiesReserveQueue: los elementos de trabajo generados
mediante solicitudes de usuarios adicionales después del primero en línea van en la
cola de Reserva. Después de que el usuario en la cola de Espera libera la entidad,
el usuario con la fecha de reserva más antigua sigue en la cola para recibirla.
- PhysicalEntitiesDeliveryQueue: si el titular actual de la entidad
selecciona Servicio de entrega como el modo de entrega al liberar una entidad, se envía
un elemento de trabajo a la bandeja de entrada pública PhysicalEntitiesDeliveryQueue. Los usuarios con acceso a esta bandeja de entrada se encargan de distribuir la entidad al usuario que viene a continuación.
- PhysicalEntitiesFindLostQueue: si el titular actual de la
entidad responde a un paso Recibir con No recibido,
se envía un elemento de trabajo a la bandeja de entrada pública PhysicalEntitiesFindLostQueue. Este resultado
también es verdadero si el servicio de entrega indica que la entidad se
ha perdido. Los usuarios con autorización para acceder a esta bandeja de entrada pueden hacer clic en el elemento de trabajo e indicar el estado de la entidad. Si el usuario o grupo no puede encontrar la entidad y declara el estado de la entidad como permanentemente perdido,
se les notifica a dos grupos. Se notifica a los usuarios en las bandejas de entrada PhysicalEntitiesWaitQueue
y PhysicalEntitiesReserveQueue. Se les notifica
que el estado de la entidad cambió a Perdido. Además, todos los
flujos de trabajo que se ejecutan para la entidad perdida se finalizan.
Después de que se marca la entidad como permanente perdida, no hay manera de indicar que se ha encontrado en una fecha posterior. En el futuro, si alguien intenta extraer la entidad recibirá el mensaje de que se ha perdido.
Procedimiento de extracción
Extraer una entidad comienza por seleccionar
Iniciar/Extraer del
menú. A partir de entonces, los elementos de trabajo aparecen en las bandejas de entrada personales de los participantes o van a parar a bandejas de entrada públicas. Cuando una entidad se extrae por primera vez, el sistema muestra que el usuario solicitante la extrajo
a la ubicación especificada. Sin embargo, el guardián debe liberar el elemento antes de que lo adquiera el usuario solicitante.
- Cuando un elemento ya se ha extraído, los demás usuarios que lo solicitan establecen
una fecha de reserva. La fecha de reserva se usa para colocar en orden varias solicitudes. La entidad pasa a otros usuarios conforme a la fecha de reserva más antigua, como lo muestran los elementos de trabajo en la bandeja de entrada PhysicalEntitiesReserveQueue.
El sistema no espera a la entrada en vigor de la fecha de reserva para generar otros elementos de trabajo.
- Si el guardián u otro titular de la entidad solicitan un servicio de entrega en vez de una entrega manual, la cola de entrega obtiene un elemento de trabajo. El servicio de entrega distribuye el elemento o indica que se ha perdido. Si el guardián o el servicio de entrega indican que se ha distribuido el elemento, el usuario solicitante obtiene un elemento de trabajo de recepción. Si el servicio de entrega indica que se ha perdido el elemento, un elemento de trabajo se dirige a la cola Buscar perdidos.
- Cuando el usuario solicitante completa el elemento de trabajo Recibir, un elemento de trabajo Liberar
reemplaza el elemento de trabajo Recibir en la bandeja de entrada personal. Si
el usuario solicitante indica que no se ha recibido el elemento, se envía un elemento de trabajo a la cola Buscar perdidos.
- El grupo Buscar perdidos busca y entrega el elemento o indica que se ha perdido definitivamente. La búsqueda y distribución del elemento genera un elemento de trabajo de recepción en la bandeja de entrada del usuario.
Si se indica que el elemento se ha perdido, se envían mensajes a los usuarios afectados (usuarios en las colas de espera y de reserva) y se finalizan todos los demás elementos de trabajo. La indicación de que
un elemento se ha perdido de forma permanente se hace solamente si está seguro
de que la entidad no se encontrará en el futuro. No existe manera de indicar
más adelante que se ha encontrado la entidad perdida. Todos los usuarios que intentan extraer
la entidad en el futuro, reciben un mensaje sobre el estado de perdido.
- Cuando ha terminado de usar el elemento, complete el elemento de trabajo Liberar
y entregue la entidad a la siguiente persona o al guardián. El guardián
entonces completa el elemento de trabajo Recibir.
- Si intenta extraer una entidad cuyo contenedor principal se ha extraído, su única opción es cerrar la ventana del paso Iniciar. Puede
extraer el contenedor principal. Esta acción lo pone en la cola
con otros que podrían estar esperando. O puede intentar extraer la entidad hijo más adelante. Si trate de extraer un contenedor cuando
se extrae uno o más de sus elementos de contenido, recibirá un mensaje. El
mensaje indica que hay una Extracción del hijo. Deberá intentarlo de nuevo
más adelante.
Flujo de trabajo de inicio
Para extraer
un objeto físico:
- En Application Engine, Workplace XT, o IBM Enterprise
Records, con el botón derecho del ratón haga clic en el nombre de la entidad física y seleccione Iniciar/Extraer.
- Debajo de la suscripción al flujo de trabajo que quiera utilizar, haga clic en Iniciar. Cada tipo de entidad física tiene una suscripción predeterminada.
- Complete el resto del paso Iniciar/Extraer.
- Tras finalizar el paso Iniciar/Extraer,
cierre la ventana en que figuran las suscripciones al flujo de trabajo.
Los pasos del flujo de trabajo tienen algunos elementos comunes.
Tabla 1. Pasos de flujo de trabajoElementos del paso de flujo de trabajo |
Descripción |
Instrucciones |
Al comienzo de de la ventana, encontrará instrucciones para
completar el paso. Estas instrucciones las escribe el diseñador del flujo de
trabajo. Si las instrucciones no aparecen en pantalla, haga clic en la punta de flecha que aparece junto a la palabra Instrucciones. |
Nombre de entidad |
Si la entidad es un contenedor, haga clic en
el nombre para abrir el contenedor y vea lo que contiene. Si la entidad es un registro físico único, no tiene contenido, así que se muestra un
mensaje al respecto. |
Comentarios |
Escriba los comentarios directamente en el cuadro
de comentarios. O haga clic en el icono que aparece en el cuadro de texto para ver
una ventana más grande. |
Menú de acciones |
Los elementos que aparecen en el menú difieren según el paso. Consulte la información sobre el tipo de paso más adelante. Además, las instrucciones que aparecen al inicio de la ventana del flujo de trabajo ofrecen
una guía sobre lo que debe seleccionar. |
Ubicación |
Haga clic en Ubicación para obtener una lista de ubicaciones. Haga clic en Seleccionar en la ubicación en que desea que se entregue una entidad. |
Fecha de reserva |
Haga clic en el icono de calendario para seleccionar una fecha de reserva de la entidad. Si la entidad no está extraída,
seleccione hoy. Si la entidad está extraída, seleccione hoy o una
fecha posterior, pero el sistema no necesariamente mostrará la fecha que
seleccione. El sistema determina las fechas de reservación a medida que la
entidad pasa de 1 ubicación a la otra. |
Columnas de información |
En distintos pasos se muestra quién tenía
el elemento, en dónde está ubicado, las fechas de reserva y solicitud y el
próximo destinatario. |
Aplicar y Cerrar |
Puede cambiar información, elegir la opción Aplicar y después hacer clic en el botón Cerrar; la ventana se cierra sin más. El elemento de trabajo permanece en la misma bandeja de entrada. Este paso
es útil cuando desea declarar que un elemento está perdido,
pero usted cree que lo puede recuperar. Este paso evita tomar la acción más
permanente que se generaría al usar Completar. |
Reasignar |
Este paso abre una ventana en donde
selecciona otro usuario para realizar el paso. Introduzca los primeros caracteres del nombre y haga clic en Buscar. Seleccione el usuario y haga clic en Continuar. |
Estado |
Este paso abre la aplicación Rastreador. |
Completo |
Completo finaliza
el paso del flujo de trabajo y es la opción habitual. |
Paso Iniciar
Para completar el paso Iniciar:
- Haga clic en Ubicación para seleccionar la ubicación en donde
se entrega la entidad.
- Haga clic en el icono de calendario para establecer una fecha de reserva. Si la entidad no está
extraída, debe seleccionar hoy. Si está extraída, puede seleccionar la fecha de hoy o una posterior. La fecha de reserva se usa para colocar en orden varias solicitudes.
- Haga clic en Iniciar para poner en marcha el flujo de trabajo o en Cerrar para cerrar la ventana sin iniciar.
Paso Recibir
El paso Recibir figura como paso Aprobar en la bandeja de entrada, pero al abrirlo, el título de la página es
Paso Recibir. El paso Recibir se obtiene si el usuario anterior (o el guardián) libera el elemento y se es el siguiente usuario en la línea de recepción. Si no la ha recibido aún, puede ver quién la está enviando, en dónde fue ubicada y la forma en que se entregará. Si no recibe el elemento
después de esperar una cantidad razonable de tiempo, puede indicar
que no lo recibió. Esta respuesta general un elemento de trabajo de la cola
Buscar perdidos. Si usted es el guardián, recibe un paso Recibir cuando el último usuario libera el elemento. Para completar el paso
Recibir:
- Seleccione la acción pertinente. Si recibió la entidad, seleccione Recibido;
de lo contrario, seleccione No recibido.
- Complete el paso seleccionando la opción correspondiente. Consulte las opciones
en una sección diferente de este tema: Flujo de trabajo de inicio.
Atención: Es posible que no reciba la entidad debido a un retraso. Este retraso puede ser ocasionado por el servicio de entrega
o el usuario que está trabajando actualmente con la entidad. También es posible que la entidad se pierda en el tránsito. En este caso, recibe un mensaje
notificándole el estado de la entidad.
Paso Liberar
El paso Liberar figura como paso Aprobar en la bandeja de entrada, pero al abrirlo, el título de la página es
Paso Liberar. Este paso lo debe finalizar el titular vigente de la entidad, que puede ser el guardián o un usuario que haya extraído el elemento. Debe indicar el método de entrega, si hay algún retraso en la entrega o si el elemento está perdido. Entregue el elemento al usuario solicitante en la ubicación de extracción. Para completar el paso Liberar:
- Si procede, especifique el Retraso en horas para indicar el alcance de
un retraso al liberar la entidad.
- Escriba los comentarios pertinentes, por ejemplo una explicación del retraso.
- En la lista de acciones, seleccione la opción correspondiente.
- Entregar manualmente significa que la entidad se distribuye manualmente al usuario que viene a continuación en la línea.
- Seleccione Perdido, si no sabe en dónde está
la entidad. Se envía un elemento de trabajo a la bandeja de entrada pública PhysicalEntitiesFindLostQueue.
- Seleccione Servicio de entrega si desea usar
un servicio de entrega. Se envía un elemento de trabajo a la bandeja de entrada pública PhysicalEntitiesDeliveryQueue.
- Seleccione Retraso si ha especificado un tiempo de retraso. Se envía una notificación de retraso a todos los usuarios que están esperando en la cola.
- Complete el paso seleccionando la opción correspondiente. Consulte la opción en
una sección distinta de este tema: Flujo de trabajo de inicio.
Paso Cola de espera
Cuando reserva
una entidad y está próximo a recibirla, el elemento de trabajo en la cola de
Espera muestra su nombre como el usuario solicitante.
Los usuarios con autorización para acceder a la cola ven esta información, pero no hay nada que completar.Para ver el paso Cola de espera:
- En la cola pública PhysicalEntitiesWaitQueue, haga clic en el elemento de trabajo.
- Tras examinar el elemento de trabajo, haga clic en Cerrar.
Paso Cola de reserva
En la bandeja de entrada pública PhysicalEntitiesReserveQueue hay elementos de trabajo para los usuarios que esperan una entrega. Los usuarios autorizados pueden abrir cada
elemento de trabajo para ver quién solicitó la entidad, las fechas de solicitud y las
ubicaciones solicitadas. Las fechas de reserva se pueden modificar para cambiar las prioridades de los usuarios.Para completar el paso Cola de reserva:
- En la bandeja de entrada pública PhysicalEntitiesReserveQueue, haga clic en el elemento de trabajo.
- También se puede modificar la Fecha de reserva para cambiar la prioridad de los usuarios
que esperan el elemento.
- Haga clic en Aplicar y Cerrar.
Paso Buscar elemento perdido
Si una entidad se declara como perdida, el sistema envía un elemento de trabajo a la bandeja de entrada pública PhysicalEntitiesFindLostQueue. Si cuenta con autorización para acceder a esta bandeja de entrada, puede hacer clic en el elemento de trabajo para ver la página
Paso Buscar elemento perdido y actualizar el estado. O encuentra y entrega la entidad o la declara
definitivamente perdida. Esta acción notifica a todos los usuarios afectados y
concluye todos los flujos de trabajo PRM que se han ejecutado para esa entidad. Además, cuando un
usuario intenta ejecutar un flujo de trabajo para esa entidad, el sistema inmediatamente envía una notificación sobre el estado de perdido de la entidad. Para completar el paso Buscar elemento perdido:
- Escriba los comentarios pertinentes.
- En el menú Acción, seleccione Perdido si
desea declarar que la entidad se ha perdido definitivamente. Seleccione Entregado si
encuentra la entidad y entréguela al usuario cuyo nombre aparece en el campo Solicitado por.
- Complete el paso seleccionando la opción correspondiente. Consulte las opciones
en una sección diferente de este tema: Flujo de trabajo de inicio.
Después de que se marca la entidad como permanente perdida, no hay manera de indicar que se ha encontrado en una fecha posterior. Cualquiera que intente
extraer la entidad en el futuro recibirá el mensaje que dice que la entidad
se ha perdido. Si el elemento perdido es un contenedor que se encuentra más adelante,
no se puede extraer su contenido. Cualquiera que intente extraer elementos
de un contenedor perdido anteriormente recibe un mensaje que dice que se ha
extraído el padre.
Paso Servicio de entrega
Si un usuario selecciona el servicio de entrega para enviar una entidad física, el sistema envía un elemento de trabajo a la bandeja de entrada pública PhysicalEntitiesDeliveryQueue. Si se dispone de autorización para acceder a esta carpeta pública, puede hacer clic en el elemento de trabajo para completar la página
Paso Servicio de entrega. Para completar el paso
Servicio de entrega:
- Escriba los comentarios que estime oportunos.
- En la lista Acción, seleccione Perdido si no puede encontrar
ni entregar la entidad. Esta acción envía un elemento de trabajo a la bandeja
de entrada pública PhysicalEntitiesFindLostQueue. Si es necesario, ese grupo
indica que la entidad se ha perdido definitivamente. Seleccione Entregado si
entrega la entidad al usuario que la solicitó.
- Complete el paso seleccionando la opción correspondiente. Consulte las opciones
en una sección diferente de este tema: Flujo de trabajo de inicio.
Paso Mensaje
La página Paso del mensaje
le notifica sobre el estado de la entidad física para la cual inició el flujo de trabajo PRM. La página se envía como elemento de trabajo a la bandeja de entrada del usuario. La recibe en cualquiera de las siguientes situaciones:
- El titular actual de la entidad retrasa la liberación de la entidad.
- El servicio de entrega o el titular actual pierden la entidad.
- Hay un error en el flujo de trabajo PRM.
- La entidad principal o secundaria de la entidad solicitada ya ha sido extraída y no se envió ningún elemento de trabajo a ninguna cola. (Las colas de espera y reserva solo se usan cuando concuerdan las entidades.)
- La entidad para la cual inicia el flujo de trabajo no es una entidad física.
Para completar el paso Mensaje, haga clic en
Completar.