IBM Enterprise Records, Versión 5.1.2    

Registros

Un registro es una referencia a información y proporciona metadatos para administrar la información. Puede heredar datos del contenedor en el que se creó. Por ejemplo, puede heredar el programa de disposición del contenedor superior. Los registros pueden ser físicos o electrónicos. Tanto los registros electrónicos como los físicos se pueden catalogar como vitales y se pueden marcar como registros permanentes. El modelo de datos capítulo 4 de DoD permite declarar registros con una clasificación de seguridad: Alto secreto, Secreto, Confidencial o Desclasificado. El modelo de datos PRO permite la clasificación de registros siguiente: Alto Secreto, Secreto, Confidencial, Restringido o Desclasificado.

Los modelos de datos básico y DoD permiten declarar registros en categorías de registro, carpetas de registros y volúmenes. El modelo de datos PRO permite declarar registros en carpetas de registros y volúmenes.

Atención: Si está actualizando un registro no clasificado a una clasificación superior, como Secreto, muchas de las propiedades requeridas para el registro actualizado podrían faltar. Para asegurarse de asignar las propiedades correctas al registro, diríjase a la página de información del registro. Haga clic en Clasificación de seguridad. Complete todas las propiedades "requeridas" faltantes para la clasificación de ese registro. Haga clic en Aplicar.

Registros electrónicos

Un registro electrónico apunta a un documento electrónico, como un documento Content Platform Engine o un mensaje de correo electrónico. En el caso de documentos de Content Platform Engine, puede crear un registro independiente para cada versión de un documento, o un solo registro para un conjunto de versiones de documentos. Los registros electrónicos pueden almacenarse en carpetas electrónicas e híbridas.

Una eliminación de registro o disposición elimina solo la versión del documento al que apunta el registro. Si existe solo una versión del documento, se eliminará la serie completa de versiones del documento. Por ejemplo, si un documento tiene múltiples versiones y una versión está declarada como un registro, solo la versión que está declarada como un registro se elimina con el registro. Las versiones que no se declaren como registro, o que se declaren con otro registro, no se eliminarán.

Registros físicos

Un registro físico, algunas veces denominado un marcador, es un metadato sobre un documento físico u otro objeto, como registros de papel, cinta adhesiva o microfilm. Los registros físicos pueden almacenarse en cualquier clase de carpeta de registros. Sin embargo, excepto por las carpetas electrónicas, un registro físico se puede declarar solo en un contenedor. Este contenedor puede ser una carpeta híbrida, una carpeta física o una caja. Después de que un registro físico se declara en un contenedor, no puede presentar el registro en otro contenedor a menos que el contenedor sea una carpeta electrónica. Esta limitación determina el modelo de almacenamiento físico del registro. Por ejemplo, si tiene una única cinta de copia de seguridad, solo puede almacenarla físicamente en una caja.

Para obtener más información sobre cómo manejar los registros físicos, consulte el tema entidades físicas.

Registros clasificados

En los modelos de datos confidencial de DoD, los registros se clasifican como Alto secreto, Secreto, Confidencial o Desclasificado. Puede obtener acceso solo a los registros que corresponden a su nivel de autorización de seguridad. Para obtener más información sobre la declaración de registros clasificados, consulte el tema declaración de un registro físico y el tema propiedades de clasificación de seguridad.

Registros vitales

Consisten en registros fundamentales de las agencias para poder cumplir con sus responsabilidades operativas en caso de emergencias o desastres. Para asegurar las revisiones periódicas de estos registros, marque una categoría de registros, una carpeta de registros o un volumen como Vital y todos los registros creados bajo estos contenedores se clasifican automáticamente como Vitales.

Cuando marca un contenedor como Vital, seleccione el suceso recurrente que activa la revisión periódica o actualiza los registros vitales. Además seleccione la acción que inicia cuando ocurre el suceso de revisión. Cada vez que ocurre el suceso de revisión recurrente, se inicia el flujo de trabajo de revisión de registros civiles asociado con el suceso. Para obtener más información, consulte el tema registros civiles.

IBM® Enterprise Records incluye un informe, Registros civiles vencidos para disposición, que muestra los registros civiles vencidos para disposición dentro de un período específico . Para obtener más información sobre los informes, consulte el tema generación de informes.

Registros permanentes

Un registro permanente se identifica como información que tiene el valor suficiente para preservarla en la organización más allá del tiempo requerido normalmente. Para marcar un registro como permanente, defina en True el valor de la propiedad Indicador de registro permanente. De forma predeterminada, esta propiedad no se muestra en IBM Enterprise Records para el asistente para declarar la instalación. Al crear una categoría o carpeta, la propiedad Indicador de registros permanentes se muestra de manera predeterminada. Si no desea que la propiedad se muestre en estos casos, cambie la propiedad a oculta mediante IBM Datacap Taskmaster Capture Connector for EMC Documentum. Para obtener más información sobre como visualizar la propiedad Indicador de registros permanentes en Content Platform Engine, consulte el tema visualización de propiedades.

No hay ningún comportamiento asociado con la propiedad Indicador de registro permanente. La propiedad es sólo informativa y aunque Indicador de registro permanente se haya definido como True, el registro puede eliminarse.



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Última actualización: Noviembre 2013
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