Puede gestionar los registros utilizando las herramientas que le ayudan a eliminar y conservar registros, a importar o exportar archivos desde otras fuentes y a declarar registros de forma masiva. También dispone de dos interfaces de usuario de cliente que le ayudan a utilizar el producto IBM® Enterprise
Records.
Puede instalar los siguientes componentes de IBM Enterprise
Records utilizando el programa de instalación de IBM Enterprise
Records.
Aplicación web de IBM Enterprise
Records
La aplicación web de la interfaz primaria para configurar y gestionar el sistema de gestión de registros.
IBM Enterprise
Records proporciona dos interfaces de usuario que puede utilizar para realizar las tareas de gestión de registros. Antes de instalar
IBM Enterprise
Records,
debe decidir si desea instalar la interfaz de usuario del cliente de administración de
IBM Enterprise
Records o la interfaz de usuario del cliente tradicional del producto.
Puede utilizar una o ambas.
- cliente de administración IBM Enterprise
Records
- Si utiliza la interfaz de usuario del cliente de administración de IBM Enterprise
Records, debe instalar la aplicación web de IBM Enterprise
Records en el mismo servidor que IBM Content
Navigator. El cliente de administración de IBM Enterprise
Records se ejecuta en una instalación existente de IBM Content
Navigator como un plugin. Debe registrar el plugin en IBM Content
Navigator.
Importante: Debe instalar IBM Content
Navigator, v2.0.2 o posterior para utilizar el plugin de la interfaz del cliente de administración de IBM Enterprise
Records.
Los gestores de registros y los administradores de registros pueden utilizar el plugin de la interfaz de usuario para la declaración de registros, generar informes y gestionar los planes de archivos. Puede añadir y eliminar documentos en un repositorio de contenido (ROS) de una instalación típica de IBM Content
Navigator. La función de declaración se añade directamente a este escritorio y permite declarar los documentos existentes como registros, utilizando una acción de declaración. Esta posibilidad la utilizan generalmente los usuarios que declaran documentos como registros.
Puede utilizar el plugin para proporcionar una interfaz de administración y gestión del plan de archivos. Esta sustituye la interfaz de IBM Enterprise
Records tradicional. Permite a los usuarios gestionar repositorios de plan de archivos (FPOS) y realizar cualquiera de las tareas de gestión de registros. Los administradores y los gestores de registros utilizan esta interfaz para administrar la estructura del plan de archivos para declarar registros.
Separe las diversas tareas configurando distintos escritorios. Puede controlar el acceso a los escritorios y configurar el diseño de la interfaz de usuario. De forma predeterminada, los escritorios creados con IBM Content
Navigator utilizan el diseño predeterminado que proporciona funciones de repositorio de contenido. El cliente de administración de IBM Enterprise
Records incluye un segundo diseño mediante una interfaz de administración del plan de archivos. La interfaz del plugin es fácil de configurar ya que se trata de un archivo JAR que utiliza la arquitectura de plugin de IBM Content
Navigator. No es necesario que despliegue de forma separada un archivo EAR o WAR. Debe configurar IBM Content
Navigator una vez para alta disponibilidad, SSL e inicio de sesión único. La interfaz del plugin de IBM Enterprise
Records hereda automáticamente estas funciones.
- Cliente de IBM Enterprise
Records tradicional
- Si utiliza la interfaz de usuario de cliente de IBM Enterprise
Records tradicional, debe instalar la aplicación web de IBM Enterprise
Records en el mismo servidor que Application Engine o Workplace XT.
Restricción: No se admite la ejecución de IBM Enterprise
Records configurado
con Application Engine y Workplace XT en el
mismo servidor.
API de IBM Enterprise
Records y API de
los servicios de declaración en masa
Puede instalar los API en la computadora de desarrollo para crear sus propias aplicaciones personalizadas.
Estas aplicaciones personalizadas son elementos como declarar aplicaciones de registros o su propia interfaz del usuario web personalizada.
/API/RM_API y /API/BDS_API son los directorios donde el programa de instalación copia los archivos JAR. Los archivos JAR proporcionan interfaces y clases para crear una aplicación personalizada o personalizar las operaciones relacionadas con los registros. En las instalaciones personalizadas, puede instalar la API de IBM Enterprise
Records y los componentes de la API de servicios de declaración en masa en cualquier sistema desarrollador.
Limpieza de retenciones o Limpieza de eliminación de IBM Enterprise
Records
Las limpiezas gestionan la eliminación y retención de registros basándose en un plan definido.
Puede instalar los componentes de limpieza en cualquier servidor. Los componentes se pueden ubicarse junto con la aplicación web deIBM Enterprise
Records u otro componente FileNet P8 básico, como Content Platform Engine.
Consejo: Si utiliza FileNet P8 V5.1
o anterior, instale los componentes de limpieza en el servidor de Content Engine para mejorar el acceso al almacén de objetos para los cálculos de limpieza.
Si utiliza FileNet P8 V5.2, instale los componentes en Content Platform Engine.
Herramienta de exportación e importación de plan de archivos
Utilice esta herramienta para importar un plan de archivos externo o exportar un plan de archivos a un entorno externo.
Consejo: Si utiliza FileNet P8 V5.1 o anterior, instale la Herramienta de exportación e importación de plan de archivos en el servidor de Content Engine. El programa de instalación le ayuda a asegurar un rápido acceso al almacén de objetos. Si utiliza FileNet P8 V5.2, instale los componentes en Content Platform Engine.
Herramienta Transfer
Use esta herramienta para transferir registros activos y carpetas de registros a un sistema separado para su archivado permanente.
Modelos de datos y conjuntos de marcas de IBM Enterprise
Records (preinstalados con la aplicación web)
Utilice estos componentes para admitir los estándares de gestión de registros siguientes:
- Base
- Departamento de defensa 5015.2-STD (DoD)
- Departamento de defensa 5015.2-STD (Confidencial de DoD)
- Oficina de registro civil (PRO) (desaprobado)
Utilice el gestor de configuración de IBM Enterprise
Records para instalar los modelos de datos y los conjuntos de marcas.
Si configura un almacén ed objetos con un modelo de datos, puede crear un plan de archivos en el almacén de objetos.
Importante: Los conjuntos de marcas son contenedores de marcas y se asocian a la plantilla de propiedades que puede utilizar para añadir una propiedad a una o varias clases. Puede controlar el acceso a un objeto asociando un conjunto de marcas a una plantilla de propiedad y añadiendo dicha propiedad a la definición de clases de su entidad. Cuando se aplica una marca a un objeto, los permisos de acceso del objeto son una combinación de los permisos de acceso originales y la Máscara de restricción para cada marca aplicada. El resultado de esta combinación es una máscara de seguridad efectiva.
Programa del gestor de configuración (preinstalado con la aplicación web)
Utilice esta herramienta para realizar las tareas siguientes:
- Configurar y desplegar Application Engine o Workplace XT si su plan utiliza la interfaz de usuario de cliente tradicional
- Configurar almacenes de objetos para que los utilice IBM Enterprise
Records
- Actualización desde versiones anteriores
Restricción: Si utiliza FileNet P8 V5.1 o anterior, puede utilizar el programa del gestor de configuración solo después de instalar IBM Enterprise
Records y ejecutar los programas de instalación de cliente de Content Engine y de Process Engine.
Si utiliza FileNet P8 V5.2,
puede utilizar el programa del gestor de configuración solo después de instalar IBM Enterprise
Records y ejecutar los programas de instalación del cliente de Content Platform Engine.
Flujos de trabajo de IBM Enterprise
Records
Los flujos de trabajo de
IBM Enterprise
Records le ayudan a automatizar la revisión y eliminación de las categorías de registros, las carpetas de registros, los volúmenes y los registros. Un flujo de trabajo abarca tareas, pasos de procedimientos, personal, información de entrada y salida, así como herramientas que se necesitan en cada paso de un proceso empresarial.
Para poder ejecutar los flujos de trabajo de IBM Enterprise
Records, debe configurar las regiones de proceso y las colas de componentes. Si está utilizando FileNet P8 V5.2, utilice el gestor de configuración de IBM Enterprise
Records. Si está utilizando FileNet P8 V5.1 o anterior, debe configurar manualmente las regiones de proceso y las colas de componentes. A continuación, transfiera las definiciones de flujos de trabajo a la base de datos de flujos de trabajo utilizando el gestor de configuración. Las definiciones de flujos de trabajo se importan a los almacenes de objetos del plan de archivos durante los pasos de configuración de los almacenes de objetos del gestor de configuración.
IBM Enterprise
Records Crystal Reports
(solo disponible en el cliente de IBM Enterprise
Records tradicional)
Use esta herramienta opcional para trabajar con las plantillas de Crystal Reports.
Estas plantillas le ayudan a informar sobre las actividades de gestión de registros.
Infraestructura de generación de informes ampliada
La instalación de
IBM Enterprise
Records le proporciona un motor de generación de informes ampliado con las funciones siguientes:
- Puede ejecutar consultas de IBM FileNet Content Engine o de Content Platform Engine y colocar los resultados en una tabla de base de datos
- Las aplicaciones de generación de informes, tales como Cognos, pueden extraer la información de la base de datos y generar un informe basado en una plantilla
- Se proporciona un conjunto de plantillas predefinidas para informes de IBM Enterprise
Records estándar