Autoryzowani użytkownicy mogą powiązać harmonogram rozporządzenia z kategorią akt lub folderem akt w dowolnym czasie. Autoryzowanymi użytkownikami są: menedżer akt, administrator akt lub recenzent w standardzie Pro;
menedżer akt lub administrator akt w DoD lub Base.
Kontenery
podrzędne dziedziczą ten harmonogram rozporządzenia. Harmonogram rozporządzenia można skojarzyć z kategorią akt lub folderem akt w czasie tworzenia albo później.
O tym zadaniu
Aby skojarzyć harmonogram rozporządzenia z
kategorią akt lub folderem akt po raz pierwszy po utworzeniu:
- Informacje o kategoriach akt zawiera sekcja dotycząca dodawania kategorii akt.
- Informacje o folderach akt zawiera sekcja dotycząca dodawania folderów akt.
Procedura
Aby skojarzyć harmonogram rozporządzenia później:
- Przejdź do kontenera, którego harmonogram rozporządzenia zamierzasz przypisać, a następnie kliknij jego ikonę Uzyskaj inf.
- Kliknij opcję Rozporządzenie.
- Kliknij opcję Przeglądaj harmonogram, aby wybrać harmonogram rozporządzenia.
- W oknie Wybierz harmonogram rozporządzania kliknij opcję Wybierz pod nazwą
jednego z harmonogramów.
- W nowym menu wybierz odpowiednią opcję, aby wskazać sposób propagacji nowego harmonogramu rozporządzenia do kontenerów
podrzędnych. W przypadku przypisania innego harmonogramu rozporządzania można rozpropagować ten harmonogram do jego kontenerów
podrzędnych na następujące sposoby:
- Rozpropaguj harmonogram do wszystkich bezpośrednich kontenerów podrzędnych i do wszystkich dziedziczących podkontenerów bez
względu na to, czy odziedziczyły one wcześniejszy harmonogram rozporządzenia. Ta sytuacja odnosi się do opcji Rozpropaguj
nowy harmonogram rozporządzania do wszystkich bezpośrednich elementów podrzędnych i wszystkich dziedziczących obiektów
podrzędnych. Dotyczy również harmonogramów stosowanych po raz pierwszy.
- Rozpropaguj harmonogram tylko do kontenerów podrzędnych, które odziedziczyły wcześniejszy harmonogram rozporządzenia. W tej
sytuacji harmonogram rozporządzenia kontenerów podrzędnych, które nie dziedziczą harmonogramu rozporządzenia obiektu nadrzędnego,
pozostaje niezmieniony. Ta opcja powoduje dziedziczenie tylko nowego harmonogramu, jeśli wcześniej doszło do dziedziczenia innego harmonogramu. Taka sytuacja odnosi się do opcji Rozpropaguj nowy harmonogram rozporządzania do wszystkich
dziedziczących obiektów.
- Nie propaguj harmonogramu do żadnego z kontenerów podrzędnych. W tej sytuacji kontenery podrzędne, które odziedziczyły stary
harmonogram rozporządzania, nadal będą powiązane z tym harmonogramem, ale nie zostaną sklasyfikowane jako obiekty dziedziczące. Ta sytuacja odnosi się do opcji Nie propaguj nowego harmonogramu rozporządzania.
- W razie potrzeby wprowadź informacje o uprawnieniach do rozporządzania, jeśli takich uprawnień wymagają przepisy
obowiązujące w organizacji.
Ostrzeżenie: Domyślnie uprawnienie do rozporządzenia określone dla wybranego harmonogramu rozporządzenia jest automatycznie przypisywane jako uprawnienie do rozporządzania dla kontenera. Jeśli uprawnienie do rozporządzenia nie jest ustawione
dla wybranego harmonogramu, wówczas zostanie zastosowane uprawnienie ustawione dla kontenera. Jeśli uprawnienie do rozporządzania
jest ustawiane podczas tworzenia kontenera ale bez przypisania harmonogramu rozporządzania, wówczas uprawnienie do
rozporządzania należące do harmonogramu zastępuje ustawione wcześniej uprawnienie do rozporządzania.
- Kliknij przycisk Zastosuj, aby zapisać modyfikacje.
- Kliknij przycisk Wyjście, aby zamknąć stronę.
Wyniki
Ważne: Akta powiązane z typami akt mogą zawierać inny harmonogram rozporządzania niż ich kontener
nadrzędny.
Harmonogram rozporządzania powiązany z typem akt ma priorytet wyższy niż harmonogram kontenera. Jednak po uruchomieniu
przeglądania w pliku dziennika przeglądania zostanie zarejestrowany komunikat ostrzeżenia o konflikcie rozporządzenia.
Komunikat ten zostanie wyświetlony, jeśli harmonogram powiązany z kontenerem nadrzędnym ma krótszy okres przechowywania po odcięciu niż harmonogram powiązany
z typem akt.
Więcej informacji o zmianie istniejącego harmonogramu zawiera temat dotyczący zmiany harmonogramu rozporządzania.