IBM Enterprise Records, versio 5.1.2    

Asiakirjojen hallinta

IBM® Enterprise Records on IBM FileNet P8 -tuoteperheen lisäosa. IBM Enterprise Records -ohjelman avulla voidaan luoda ja hallita sekä sähköisiä että fyysisiä tietoja sisältäviä asiakirjoja tarkasti, turvallisesti ja luotettavasti. IBM Enterprise Records -ohjelman avulla voidaan hallita kaikentyyppisiä asiakirjoja riippumatta käytetystä tallennusvälineestä tai tiedostomuodosta. Ohjelman IBM Enterprise Records käytön ymmärtäminen edellyttää, että tiedät, mitä asiakirjat ovat ja minkä takia asiakirjojen hallintajärjestelmää käytetään.

Asiakirjat ja metatiedot

IBM Enterprise Records -ohjelmassa asiakirjat ovat metatietoja. Metatiedot ovat tiedostoja, jotka viittaavat toista sähköistä tiedostoa (dokumenttia) tai fyysistä objektia koskeviin tietoihin ja jotka sisältävät kyseisiä tietoja. Dokumentti tai fyysinen objekti voidaan saattaa yrityksen tai viranomaisen hallintaan luomalla asiakirja. Tämän hallinnan tiedot määrittävät, miten dokumentti tai objekti tallennetaan sekä miten sitä käsitellään ja miten se poistetaan. Metatiedot voivat olla esimerkiksi asiakirjan ominaisuuksia, kuten tietovälinetyyppi, muoto, tekijä, aihe, arvioija, sijainti ja julkaisupäivä. Asiakirjoja määritetään tällaiseen hallintaan, kun viranomaisten menettelytavat ja kyseistä asiakirjalajia koskevat suositukset sitä edellyttävät. Seuraavassa kuvassa esitetään asiakirjojen luonti eri lähteistä. Kukin asiakirja osoittaa järjestelmän hallinnoimiin tietoihin.

Seuraavassa kuvassa esitetään, miten asiakirjat voidaan tallentaa eri tietovarastoihin. Yksi tietovarasto voi sisältää Web-sisältöä, MS Office -asiakirjoja ja äänitiedostoja. Toinen tietovarasto voi sisältää sähköpostiviestejä. Kolmas tietovarasto voi sisältää videonauhoja, mikrofilmejä ja CD-levyjä. Neljäs tietovarasto voi sisältää sopimuksia, patentteja ja lupia. Kukin asiakirja osoittaa järjestelmän hallinnoimiin tietoihin.

Asiakirjojen hallinta

Asiakirjojen hallinta sisältää hallintatoimia, kuten suunnittelua, valvontaa ja järjestelyä, joita tehdään asiakirjojen luontia, tallennusta, käyttöä, noutoa ja poistoa varten. Asiakirjojen hallintaan kuuluvat kaikki toiminnot, joita asiakirjoille tehdään niiden ylläpitämiseksi koko asiakirjan elinkaaren (luonnin, aktiivisen käytön, passiivisen säilytyksen ja poiston) ajan.

Asiakirjojen hallinnan tarve

Määrittämällä luotettavan asiakirjojen hallintajärjestelmän varmistat, että organisaation tiedot ovat täsmällisiä, kattavia ja helposti käytettävissä. Muussa tapauksessa työaikaa voi kulua tavattomasti tuottamattomiin toimintoihin, kuten tietojen manuaaliseen etsintään tai puuttuvien tai virheellisesti arkistoitujen asiakirjojen hakuun.

Jos asiakirjojen hallintajärjestelmää ei ole, voi olla vaikeaa löytää ja tulkita asiakirjojen säilytykseen liittyviä lakeja ja asetuksia sekä toimia niiden mukaisesti. Nämä puutteet voivat johtaa ankariin sakkoihin, rangaistuksiin tai muihin laillisiin seuraamuksiin. Jos asiakirjoja ei ylläpidetä ja hallita oikein, riskinä ovat myös oikeusriidat, salassapito-ongelmat ja tärkeiden tietojen suojausongelmat.

Voit vähentää edellä mainittuja riskejä käyttämällä IBM Enterprise Records -ohjelmaa. IBM Enterprise Records -ohjelman avulla voit säilyttää arvokkaita tietoja asiakirjoina, jotka ovat tarvittaessa käytettävissä hakutekniikoiden avulla, kun taas vähemmän tärkeät ja passiiviset asiakirjat poistetaan tai arkistoidaan.

IBM Enterprise Records -ohjelman rooli asiakirjojen hallinnassa

Voit hallita asiakirjoja koko yrityksen laajuisesti tallennusvälineestä riippumatta. IBM Enterprise Records -ohjelman tarkoitus on varmistaa, että seuraavat toiminnot toteutuvat: IBM Enterprise Records -ohjelman avulla voit tehdä seuraavat toimet:

IBM Enterprise Records -ohjelman ominaisuudet ja edut

Seuraavassa taulukossa on luettelo IBM Enterprise Records -ohjelman ominaisuuksista sekä niiden mukanaan tuomista eduista.
Ominaisuus Etu
Asiakirjojen keskitetty tietovarasto
  • Tietojen laaja käyttö ja käytettävyys koko yrityksen kattavasti.
  • Tehokas päätöksenteko oleellisten tietojen nopean käytettävyyden ansiosta.
Virtuaaliset sijainnit ja säilöt sähköisiä ja fyysisiä dokumentteja koskevien asiakirjojen hierarkkista tallennusta varten
  • Tulostettujen dokumenttikokoelmien ja sähköisten tiedostojen hallinta.
  • Fyysisen toimistoympäristön simulointi.
  • Virtuaaliset sijainnit ja säilöt, joilla mallinnetaan todellisen fyysisen tallennustilan rakennetta.
  • Kustannusten hallinta toimitiloihin, laitteistoon sekä asiakirjojen hallinta- ja noutohenkilöstöön liittyvien kustannusten alenemisen myötä.
Helppokäyttöiset hakuominaisuudet
  • Tarvittavat tiedot nopeasti ja helposti käytettävissä ilman monimutkaisen kyselysyntaksin käyttöä.
Asiakirjojen säilytys- ja poistosäännöt. Käyttäjä voi määrittää hallittavaksi seuraavaa:
  • Asiakirjan säilytysaika.
  • Asiakirjan käsittely säilytysajan päättyessä.
  • Asiakirjojen arviointi ennen arkistosta poistoa.
Asiakirjojen kirjausmenettelyt, säilytysajan automaattinen seuranta ja asiakirjojen poiston aloitus
  • Asiakirjoja ei poisteta arkistosta, muuteta, käsitellä, vaurioiteta tai menetetä vahingossa.
  • Järjestelmä poistaa asiakirjoja arkistosta vain arkistostapoistoaikataulun mukaisesti tai osana kirjausmenettelyä.
  • Tallennustilavaatimukset pienenevät, kun järjestelmä poistaa asiakirjat, joita ei enää tarvita.
Asiakirjojen tuonti ja vienti
  • Asiakirjat, joita organisaatio ei tarvitse säännöllisesti, voidaan viedä toiseen sijaintiin. Nämä dokumentit ovat asiakirjoja, jotka on hallinnollisten säädösten takia säilytettävä.
  • Asiakirjoja voidaan tuoda muista asiakirjavarastoista.
Asiakirjojen asianmukaiset suojausasetukset
  • Asiakirjoja voivat käyttää vain käyttäjät, joilla on käyttöoikeudet.
  • Käyttäjät eivät voi poistaa asiakirjoja vahingossa. Arkiston pääkäyttäjä voi poistaa asiakirjoja, tai niitä voidaan poistaa arkistosta poistomenettelyn tuloksena.
  • Käyttäjät voivat toteuttaa vain sellaisia asiakirjoihin liittyviä toimintoja, joihin heillä on käyttöoikeudet.
Integrointi IBM FileNet P8-, Workplace-, Workplace XT-, IBM Content Navigator-, Microsoft Office- ja Microsoft Outlook -ohjelmiin Seuraavien ohjelmien asiakirjojen manuaalinen tai automaattinen vahvistus:
  • Workplace tai Workplace XT
  • IBM Content Navigator
  • Microsoft Outlook, Word, Excel ja PowerPoint
  • Syöttömallit

IBM Enterprise Records -ohjelman käyttäjäroolit

IBM Enterprise Records tuo käyttöön rooleihin perustuvan käyttäjien suojausmallin, ja se sisältää roolit Arkiston pääkäyttäjä, Asiakirjojen hallinnoija, Asiakirjojen käyttöoikeuden haltija ja Asiakirjojen käyttäjä. Roolit määrittävät, mitä tehtäviä kuhunkin rooliin kuuluvat käyttäjät voivat tehdä. Lisätietoja on Suojaus-ohjeaiheessa.

IBM Enterprise Records -järjestelmien tyypit

Ennen kuin asennat IBM Enterprise Records -sovelluksen, sinun on valittava asiakirjojen hallintatarpeitasi vastaava asennustyyppi (tietomalli). Käytettävissä ovat seuraavat tietomallit:

IBM Enterprise Records -yksiköiden tyypit

IBM Enterprise Records -ohjelmassa asiakirjat tallennetaan hierarkkiseen rakenteeseen, joka sisältää eri asiakirjojen hallintaan liittyviä yksiköitä. Seuraavassa kuvassa esitetään kyseisten yksiköiden hierarkkinen rakenne sekä lyhyt selite kustakin yksiköstä:

Seuraavassa kuvassa esitetään asiakirjojen hierarkkinen rakenne, jossa arkistonmuodostussuunnitelman objektisäilö on ylimmällä tasolla.

Seuraava merkintä on esimerkki asiakirjojen hallintayksiköiden hierarkiasta.

Arkistonmuodostussuunnitelma

Yleinen hallinto (luokka)
     Kirjeenvaihtotiedostot (kansio)
     Ohjelmien selonteot (kansio)
          2006 Johtajakoulutuskonferenssi (taltio)
          2007 Johtajakoulutuskonferenssi (taltio)
Tietohallinto (luokka)
     Kirjeenvaihtotiedostot (kansio)
     Operaattorin numerotaulukot (kansio)


Palaute

Päivitetty viimeksi: Marraskuu 2013
Introduction.htm

© Copyright IBM Corp. 2013