Vous pouvez rechercher des enregistrements, des volumes et des dossiers et catégories d'enregistrement. Les options de recherche sélectionnables dépendent du mode de recherche, dynamique ou statique. Vous avez également accès aux modèles de recherche et aux recherches enregistrées.
Pourquoi et quand exécuter cette tâche
Pour plus d'informations sur le mode de recherche, voir la rubrique sur la personnalisation de votre page de recherche. Après avoir sélectionné le type de recherche, vous pouvez affiner la recherche en indiquant les critères suivants :
- Recherche par propriété : Recherche d'entités basée sur des propriétés, par exemple le titre d'un document, son créateur, la date de conservation de son contenu ou la date de révision de la phase en cours.
- Recherche par contenu : Recherches d'enregistrements basées sur des mots et des expressions spécifiques affichés dans le contenu du document déclaré ou dans les propriétés d'enregistrement (appelées métadonnées). La recherche par contenu n'est disponible que pour les enregistrements.
- Recherche par entité parent : Recherche d'enregistrements basée sur le type et les propriétés de l'entité parent. Un dossier d'enregistrement peut, par exemple, contenir deux volumes, Vol1 et Vol2, chacun contenant un ensemble d'enregistrements bien distincts. Si vous indiquez Vol1 dans le type de parent, les résultats de la recherche n'afficheront que les enregistrements de ce volume qui correspondent aux autres critères.
Vous pouvez modifier les critères de recherche par défaut sur chaque page. L'onglet
Recherche comporte un lien vers les modèles de recherche et les recherches enregistrées. Les concepteurs de recherche créent ces recherches prédéfinies dans
Application Engine ou
Workplace XT et les activent pour
IBM® Enterprise
Records. Vous trouverez certains critères de recherche dans les Modèles de recherches, mais quelques champs ont été laissés libres afin que vous puissiez personnaliser votre recherche. Une recherche enregistrée n'inclut que des critères de recherche non éditables. Lorsque vous cliquez sur le nom d'une recherche enregistrée, les résultats visibles sont limités et s'affichent comme si vous aviez ouvert un dossier.
Résultats
Spécification de propriétés
La définition des critères de recherche d'entités s'effectue sur la base de sept propriétés au maximum. Il vous est possible de saisir les valeurs pour n'importe quelle propriété. Vous pouvez, pour les enregistrements classifiés, saisir les critères de recherche selon leur classification courante ou initiale, leur mise à niveau inférieure, leur mise à jour, leurs événements ou dates de déclassification, ou d'autres marqueurs.
Vous pouvez également choisir de ne pas renseigner les valeurs de propriété et rechercher l'entité d'après d'autres critères de recherche.
Pour sélectionner un ensemble de propriétés :
- Cliquez sur Modifier.
- Dans la zone Paramètres des critères de propriété, sélectionnez un nom de propriété dans le ou les menus Nom de propriété.
- Cliquez sur le bouton d'option de la propriété en fonction de laquelle vous voulez trier les résultats.
- Sélectionnez un opérateur. La disponibilité des opérateurs dépend de la propriété.
- Cliquez sur Accepter les modifications.
Pour plus d'informations sur les paramètres figurant sur cette page, voir la rubrique sur la personnalisation de votre page de recherche.
Saisie des valeurs et définition des opérateurs
Spécifiez une valeur pour chaque opérateur que vous souhaitez inclure dans une recherche. Vous pouvez spécifier cette valeur en saisissant du texte, en choisissant une valeur dans un menu ou sur une autre page, ou en sélectionnant une date dans un calendrier.
Seules les propriétés possédant des valeurs sont utilisées dans une recherche.
Pour définir les opérateurs, procédez comme suit :
- Vérifiez l'opérateur pour chaque propriété. Vous pouvez sélectionner un opérateur dans un menu ou accepter l'opérateur par défaut.
- Saisissez une valeur pour chaque propriété à utiliser.
- Sélectionnez AND ou OR pour indiquer la relation entre deux propriétés. L'opérateur AND ne renvoie des résultats que lorsque les deux valeurs sont vérifiées. L'opérateur OU renvoie des résultats si l'une des valeurs de la propriété est vraie.
Si vous avez par exemple la propriété à valeur multiple Ressources humaines et que vous voulez rechercher dans la Paie et le Recrutement, entrez les critères suivants :
Ressources humaines = Paie OR
Ressources humaines = Recrutement
Vous pouvez également entrer les critères de recherche sous la forme :Ressources humaines = Paie, Recrutement
Important : Si vous utilisez la propriété Classification initiale sur un modèle de données Classifié DoD, une chaîne doit être saisie dans la zone de classification. Toutes les comparaisons utilisant des opérateurs, tels que supérieur à (>) ou inférieur ou égal à (< or =), sont basées sur le texte entré. Ainsi, "Non classifié" est supérieur à "Classifié" car N est la 14ème lettre de l'alphabet alors que C est la troisième lettre.
Spécification du contenu
Si vous recherchez un enregistrement, vous pouvez indiquer un mot ou une expression en appliquant l'une des deux méthodes suivantes. La première s'applique si le mot ou l'expression doit figurer dans le contenu du document déclaré dans la librairie des enregistrements.
La deuxième s'applique si le mot ou l'expression doit figurer dans le texte des propriétés d'enregistrement contenues dans les métadonnées de la librairie de plan de fichiers. Votre administrateur de site doit configurer le moteur de recherche pour que les propriétés soient indexées. Vous pouvez combiner une recherche de propriété et une recherche de contenu à l'aide des opérateurs AND et OR.
En mode statique, lorsque vous utilisez l'opérateur OR, la recherche traite la recherche des propriétés en premier lieu. Si le nombre de résultats renvoyés est égal ou supérieur au nombre maximal de résultats (champ Résultats maximum), la recherche s'arrête et abandonne la recherche de contenu. Les résultats ne comprendront donc pas de documents ayant le contenu souhaité. Pour plus d'informations sur le mode de recherche, voir la rubrique sur la personnalisation de votre page de recherche. En mode dynamique, la recherche de contenu est effectuée avant la recherche de propriété et tous les résultats sont pris en compte.
Pour rechercher du contenu :
- Dans la zone de saisie Paramètres de contenu, entrez le texte à inclure dans la recherche.
- Pour la valeur Dans, choisissez soit Métadonnées pour chercher le texte dans les propriétés, soit Contenu pour chercher le texte dans le document déclaré. Lorsque vous indiquez Contenu dans la recherche, la page de résultats affiche une colonne Classement qui présente le pourcentage de pertinence des critères de recherche. Classement est la colonne de tri par défaut. Elle est classée initialement par ordre décroissant. La colonne Classement n'est disponible qu'en mode de recherche dynamique.
- Sélectionnez l'opérateur AND pour indiquer que l'entité doit contenir le texte que vous avez entré et que les propriétés doivent être vérifiées. Réglez l'opérateur sur OR si le contenu ou les conditions de propriétés doivent être exacts.
Avertissement : - Lorsque vous entrez un mot, la recherche de contenu traite toutes les formes de ce mot dans le texte du document. Lorsque vous recherchez du texte dans les propriétés (métadonnées), seules les correspondances exactes sont retenues. Ainsi, si vous entrez jour dans la recherche par contenu, celle-ci recensera les documents contenant jour, jours, journellement et journalier. En revanche, si vous saisissez jour dans une recherche par propriété, seuls les documents comprenant la propriété jour seront trouvés.
- Si vous entrez plusieurs mots, tous ces mots doivent figurer dans le document. Si, par exemple, vous tapez rapport mensuel, seuls les documents contenant à la fois les mots " rapport" et " mensuel " sont renvoyés en tant que résultats.
- Pour chercher une expression contenant des mots dans un ordre précis, encadrez l'expression par de guillemets. Par exemple, si vous effectuez une recherche sur "main droite", seuls les documents contenant l'expression main droite sont renvoyés.
- Utilisez les guillemets pour rechercher une casse ou une orthographe particulière.
Par exemple, une recherche sur "lune" renvoie lune, mais pas lunaire ou Lune.
- Utilisez un astérisque (*) comme caractère générique pour des chiffres, des lettres, des nombres ou des traits de soulignement ( _ ). Par exemple, ja*in donne jardin et jasmin. Utilisez un point d'interrogation (?) pour remplacer un seul caractère alphanumérique. Par exemple, ?eux donne deux, jeux et feux.
- Si votre système utilise Oracle, votre recherche est sensible à la casse, à moins que votre administrateur ait modifié ce paramètre, tel que décrit dans la rubrique sur le respect de la casse.
- Lorsque vous effectuez une recherche dans une base de données MS SQL en utilisant l'opérateur LIKE, si les critères de recherche contiennent un crochet gauche ([), placez-le au sein de son propre ensemble de crochets. Par exemple, saisissez [[] dans le champ. Cette anomalie est du ressort du fournisseur MS SQL. Pour plus d'informations, consultez la documentation MS SQL.
- Lorsque vous exécutez une recherche de propriété en texte intégral et en mode dynamique avec l'opérateur OR, l'ensemble de résultats est trié par défaut en fonction d'un classement. Notez que l'ensemble de résultats peut comporter des entrées en double. Un élément peut s'afficher deux fois dans l'ensemble de résultats : une fois dans les résultats de la recherche par propriété, et une fois dans les résultats de la recherche en texte intégral ou par contenu. Lorsque vous cliquez sur une autre colonne dans l'ensemble de résultats (par exemple, pour trier les résultats par titre de document au lieu du classement), la duplication initiale peut être éliminée par filtrage. Ce comportement engendre un écart entre le nombre total d'enregistrements issus de la recherche triée par titre de document, et le nombre total d'enregistrements retournés après avoir effectué un tri par classement. Si vous avez besoin de connaître la pertinence des résultats de la recherche, effectuez plutôt un tri par classement, celui-ci correspondant au tri par défaut. Par contre, si l'essentiel est pour vous d'éliminer les entrées en double, triez par métadonnées.
Filtrage par type parent
Vous pouvez chercher un enregistrement à partir du type et des propriétés de son entité parent. Pour sélectionner l'entité parent :
- Cliquez sur Sélectionner en regard de la zone Et filtrer par type de parent.
- Sélectionner le type de parent dans lequel l'enregistrement doit se trouver.
- Cliquez sur Accepter pour revenir à la page de recherche.
- Saisissez un opérateur et une valeur ou cliquez sur Modifier pour spécifier d'autres propriétés. Toutes les modifications apportées aux critères de recherche de l'entité parent sont reflétées sur la page Ma recherche de ce type d'entité. Par exemple, si vous sélectionnez un dossier d'enregistrement comme entité parent et si vous modifiez l'ensemble des propriétés afférentes, les mêmes valeurs de propriétés seront appliquées aux prochains dossiers d'enregistrements que vous rechercherez directement.
Une fois les critères de recherche définis, cliquez sur Rechercher.
Résultats de la recherche
En mode de recherche statique, le nombre de résultat est limité par la valeur du champs Résultat maximum. En mode dynamique, les résultats renvoyés ne prennent pas en compte la valeur Résultats maximum. Pour plus d'informations sur les Résultats maximum et le Mode de recherche, voir la rubrique sur la personnalisation de votre page de recherche.
Les résultats de la recherche comprennent le nom de l'entité et toutes les valeurs de propriétés que vous avez spécifiées dans les critères de recherche. Si une propriété telle que
Marquage supplémentaire possède plusieurs valeurs,
un lien
Afficher les détails s'affiche dans cette colonne.
Lorsque vous cliquez sur ce lien, toutes les valeurs de cette propriété s'affichent.
Vous pouvez exécuter les opérations suivantes sur les résultats de la recherche :
- Générer une version imprimable.
- Sélectionner plusieurs entités et cliquer sur Actions de sélection multiple pour choisir une action applicable aux entités sélectionnées.
- Afficher une page d'informations concernant une entité en cliquant sur Obtenir des informations.
- Naviguer dans les résultats en cliquant sur un numéro de page ou sur Suivant.
Important : La valeur Taille de la page pour la vue (Paramètres généraux dans les préférences utilisateur Application Engine ou Workplace XT) détermine le nombre d'entités affichées dans chaque page de résultats de la recherche.
Si les résultats de la recherche contiennent 100 entités et que la valeur attribuée à taille de la page d'affichage de la liste (List View Page Size) est définie sur 20, alors les résultats de la recherche seront affichés en cinq pages de 20 entités.
- Trier les résultats en cliquant sur une colonne. Selon la manière dont vous avez défini la recherche par défaut, vous pouvez rafraîchir la recherche et trier les résultats dynamiquement. Pour plus d'informations, voir la description de la zone Mode de recherche dans la rubrique sur la personnalisation de votre page de recherche.
- Trier les résultats par pertinence en cliquant sur la colonne Classements.
- Vous devez indiquer Contenu dans les critères de recherche pour activer la colonne Classements.
- La colonne Classement est uniquement disponible pour les enregistrements et pour le mode de recherche dynamique. Pour plus d'informations sur le mode de recherche, voir la rubrique sur la personnalisation de votre page de recherche.
- Voir toutes les valeurs de propriété à valeurs multiples. Pour plus d'informations, voir la description de la zone Propriété à valeurs multiples dans la rubrique sur la personnalisation de votre page de recherche.
Si vous cliquez sur Obtenir des informations dans une sous-catégorie sans avoir de droit d'accès à la catégorie parent, IBM Enterprise
Records affiche une erreur.
Erreurs de recherche
Si votre hiérarchie de plan de fichiers contient un grand nombre de catégories d'enregistrement, de dossiers d'enregistrement et d'enregistrements, la recherche peut générer des erreurs, y compris des erreurs de délai d'attente. Pour connaître les paramètres que vous pouvez modifier pour éliminer ce type d'erreur, voir le manuel IBM FileNet P8 Troubleshooting Guide.