Autorizovaný užívateľ zadefinuje plán dostupnosti a priradí tento plán
kategórii záznamov, priečinku záznamov alebo typu záznamov.
Plán dostupnosti môže
definovať správca záznamov alebo administrátor záznamov. V údajovom modeli PRO môže
správca záznamov, administrátor záznamov alebo recenzent priradiť plán dostupnosti
entite. V údajovom modeli Base a DoD správca záznamov a administrátor záznamov priradí
plán dostupnosti entite.
Informácie o úlohe
Plán dostupnosti môžu mať viac fáz, kde príslušné entity podstupujú
kroky dostupnosti ako náhľad, prezeranie, exportovanie, prenos alebo likvidácia. Hoci plán dostupnosti nevyžaduje viaceré fázy, tento plán všeobecne máva dve fázy:
- Fáza prerušenia na ukončenie aktívneho života entity.
- Fáza určujúca konečnú dostupnosť po prerušení.
Ak vaše zobrazenie pre sprievodcu
Disposition schedule wizard v položke
User Preferences nastavené na hodnotu
Simple, plán
ako predvolenú hodnotu použije jednu fázu pomocou úkonu automatickej likvidácie bez akéhokoľvek uchovania. Bližšie informácie nájdete v témach o preferenciách užívateľa a lokality.
Procedúra
Definovanie plánu dostupnosti:
- Vyberte záložku Disposition.
- Kliknite na tlačidlo Disposition Schedules.
- Kliknite na tlačidlo Add Disposition Schedule.
Obmedzenie: Ak je vaše zobrazenie pre sprievodcu Disposition
schedule wizard v položke User Preferences nastavené
na možnosť Simple, panel Steps nezobrazí
položku Set Phases.
- Zadajte názov a popis pre plán. Popis je voliteľný.
- Zadajte názov oprávnenia zodpovedného za dostupnosť entít a kliknite na tlačidlo Next. Toto pole je voliteľné.
- Kliknite na zodpovedajúci prepínač na výber spúšťača, ktorý spustí prerušenie. Ak je vaše zobrazenie pre sprievodcu Disposition
schedule wizard v položke User or Site Preferences nastavené
na možnosť Simple, jediným možným spúšťačom bude
spúšťač Internal Event.
- Pri type kalendár môžete zadať dátum alebo použiť ovládací prvok kalendára. Tento úkon je určený pre normálny plán dostupnosti.
- Pre položky Predefined Date, Internal
Event, External Event a Recurring
Event vyberte položku z ponuky. Tieto položky boli vytvorené
predtým na karte IBM® Enterprise
Records Configure. Kliknite na tlačidlo Show Details a zobrazia sa podrobné údaje
o spúšťači. Informácie o pridávaní spúšťačov nájdete v témach o pridávaní dátumov
a udalostí.
- Nastavte odsadenie prerušenia. Pozrite si ďalšie podrobnosti nižšie v tejto téme, v časti Nastavenie prerušenia a odsadenia prerušenia.
- Nastavte podmienku, ktorá spustí prerušenie entít. Prerušenie môže byť automatické alebo vyžadovať schválenie. Ak chcete
požiadať o schválenie, zadajte úkon prerušenia dostupnosti. Pri automatickom
prerušení nezadávajte úkon prerušenia dostupnosti. Ak je vaše zobrazenie pre
sprievodcu Disposition schedule wizard v položke User
and Site Preferences nastavené na možnosť Simple,
úkon Disposition Cutoff sa nezobrazí.
- Každý úkon prerušenia bol predtým pridaný na karte IBM Enterprise
Records Configure
a má priradený pracovný tok. Vyčistenie dostupnosti automaticky spustí tento pracovný tok
po prerušení plus prípadný posun. Pri normálnom pláne dostupnosti bude ponuka úkonu
Disposition Cutoff obsahovať len tie úkony, ktoré patria do typu
úkonu Cutoff. Bližšie informácie o úkonoch nájdete v téme o úkonoch.
- V prípade potreby upravte hodnotu Cutoff Base, aby špecifikovala dátum základne
prerušenia. Ponuka CutOff Base obsahuje množinu dátumových
vlastností aplikácie IBM Enterprise
Records, ktoré
počítajú dátumy prerušenia na základe jednotlivých vlastností entity aplikácie IBM Enterprise
Records.
Nastavte odsadenie prerušenia. Pozrite si ďalšie podrobnosti nižšie v tejto téme, v časti Nastavenie prerušenia a odsadenia prerušenia.
- Ak je vaše zobrazenie pre sprievodcu Disposition schedule
wizard v položke User or Site Preferences nastavené
na hodnotu Detailed, kliknite na tlačidlo Next. Týmto úkonom vytvoríte jednu alebo viac periód uchovávania, nazývaných fázy,
pre aktuálny plán. Ak kliknete na tlačidlo Finish,
entity priradené plánu dostupnosti nebudú mať konkrétne periódy uchovávania. Ak je vaše zobrazenie pre sprievodcu Disposition schedule
wizard v položke User Preferences nastavené
na hodnotu Simple, kliknite na tlačidlo Finish. Je len jedna fáza používajúca úkon Auto Destroy: RMAutoDestroyAction. Položka Is
Screen Required je nastavená na hodnotu False. Predvolené uchovávanie je 0 rokov 0 mesiacov 0 dní. Automaticky sa nevytvoria žiadne
alternatívne uchovávania.
Výsledky
Nastavenie prerušenia a posunu prerušenia
V aplikácii IBM Enterprise
Records môžete definovať periódu
uchovávania nastavením uchovávania na fáze alebo posune prerušenia.
Keď nie je
zadaný žiadny posun prerušenia je nastavená perióda uchovávania fázy, vyčistenie
vykoná prerušenie na entite, keď dôjde k splneniu podmienky udalosti. Ak entita, na ktorej sa vykonáva prerušenie, je kontajner, tento kontajner sa tiež
zatvorí, čím sa predíde pridaniu nového záznamu.
Uchovávanie sa potom vypočíta ako dátum prerušenia plus perióda uchovávania
definovaná na fáze. Nasledujúce pravidlá sa vzťahujú na výpočet dátumu prerušenia, v závislosti na rozličných konfiguráciách plánu:
- Použite spúšťač internej udalosti a základný dátum prerušenia nastavený na vlastnosť entity
Dátum prerušenia je hodnota dátumu základne prerušenia.
- Použite údajový typ spúšťača udalostí (externá udalosť, preddefinovaný
dátum) a dátum základne prerušenia nastavený na hodnotu Event Date
Dátum prerušenia je dátum spúšťača udalostí.
- Použite spúšťača internej udalosti a základný dátum prerušenia nastavený na Event Date
Dátum prerušenia je dátum, kedy sa spustí vyčistenie.
- Použite údajový typ spúšťača udalostí (externá udalosť, preddefinovaný
dátum) aj dátum základne prerušenia nastavený na vlastnosť entity
Dátum prerušenia
je neskorší z týchto dvoch dátumov.
Pri použití posunu udalosti
prerušenia sa entita nepreruší, kým sa nedosiahne koniec tejto periódy posunu. Preto kontajner zostáva počas periódy uchovávania otvorený. Nasledujúce pravidlá sa vzťahujú na výpočet dátumu prerušenia, v závislosti na rozličných konfiguráciách plánu:
- Použite spúšťač internej udalosti a základný dátum prerušenia nastavený na vlastnosť entity
Dátum prerušenia je hodnota dátumu základne prerušenia plus posun prerušenia.
- Použite údajový typ spúšťača udalostí (externá udalosť, preddefinovaný
dátum) a dátum základne prerušenia nastavený na hodnotu Event Date
Dátum prerušenia je dátum spúšťača udalosti plus posun prerušenia.
- Použite spúšťača internej udalosti a základný dátum prerušenia nastavený na Event Date
Dátum prerušenia je dátum spustenia vyčistenia plus posun
prerušenia.
Dôležité: Túto poslednú konfiguráciu
nepoužívajte, lebo akákoľvek aktualizácia plánu, napríklad jeho názvu, spustí
prepočet vyčistenia dátumu prerušenia a nového dátumu spustenia vyčistenia plus
posunu, čím sa prerušenie posunie na neskôr. Ak pre dátum základne prerušenia nemožno
použiť žiadnu vlastnosť záznamu, odporúča sa použiť uchovávanie na fáze.
Ak je vaše zobrazenie pre sprievodcu Disposition schedule
nastavené na hodnotu Simple v položke User or Site
Preferences, plán štandardne na fáze nepoužije žiadne uchovávanie. Plán
taktiež namiesto toho na definovanie uchovávania použije mechanizmus posunu.
Nastavenie
fáz
Priradením fáz k plánu dostupnosti umožníte rôzne operácie na entite
v rôznych intervaloch. Každá fáza špecifikuje úkon dostupnosti a periódu uchovávania
pre entitu.
Napríklad, ak chcete pred likvidáciou prezrieť entitu, pridajte do plánu
dostupnosti dve fázy. Prvá fáza špecifikuje prezeranie entity a druhá fáza špecifikuje
likvidáciu entity. Aplikácia IBM Enterprise
Records spustí
v pláne dostupnosti viacero fáz v poradí, v akom ste pridali tieto fázy do plánu.
Môžete tiež v rámci fázy zadefinovať niekoľko alternatívnych uchovávaní. Alternatívne uchovávania, zabezpečia premenlivé periódy uchovávania založené na
hodnote vlastnosti. Keď nie je pravdivá žiadna z alternatívnych podmienok uchovávania,
aplikácia IBM Enterprise
Records použije predvolenú
periódu uchovávania. Keď je pravdivých viacero alternatívnych podmienok uchovávania,
aplikácia IBM Enterprise
Records použije alternatívne
uchovávanie s najdlhšou periódou uchovávania.
Dôležité: Počet
alternatívnych uchovávaní alebo zložitosť ich kritérií majú dopad na výkon výpočtov
uchovávania.
Keď aplikácia IBM Enterprise
Records použije úkon prerušenia na entitu, na túto entitu sa použije prvá fáza plánu dostupnosti. Na konci periódy uchovávania prvej fázy majú entity termín na úkon likvidácie priradený
k fáze. Aplikácia IBM Enterprise
Records vykoná priradený
úkon dostupnosti a po schválení autorizovaným užívateľom sa začne ďalšia fáza v pláne.
Pridanie fázy do plánu dostupnosti:
- Kliknite na tlačidlo Add New a otvorí sa stránka Phase
Properties.
- Zadajte názov a popis pre fázu.
- Z ponuky vyberte úkon fázy.
- Úkony boli predtým vytvorené na karte IBM Enterprise
Records Configure.
- Aplikácia IBM Enterprise
Records vykoná úkon
na entitách na konci fázy.
- Každý úkon obsahuje preddefinovaný pracovný tok, ktorý aplikácia IBM Enterprise
Records spustí pre tento úkon.
Obmedzenie: Fázy, ktoré prenášajú alebo likvidujú entity, sú konečné fázy. Po týchto typoch úkonov
nemôžete pridať ďalšiu fázu.
- V poli Is Screening Required vyberte možnosť True
a pred spustením pracovného toku priradeného k fáze sa bude vyžadovať kontrola entít. Ak sa nevyžaduje preverovanie, vyberte možnosť False.
- Ak pre fázu vyberiete úkon Transfer, Export
alebo Interim Transfer, do poľa Export Destination zadajte umiestnenie. Umiestnenie môže byť:
- Na vzdialenom serveri. Napríklad, \\názov servera\názov priečinka.
- Priečinok na lokálnom zväzku. Napríklad, lokálny
zväzok:\názov priečinka.
- Zadajte predvolenú periódu uchovávania pre entity v tejto fáze.
Hodnota sa vyžaduje, ak nepriradzujete alternatívne periódy uchovávania.
- Ak chcete nastaviť podmienky tak, aby entity zostávali vo fáze dlhšie
alebo kratšie, v závislosti od vlastnosti, vykonajte nasledujúce kroky. Podľa týchto krokov vytvoríte alternatívne periódy uchovávania.
- Kliknite na tlačidlo Add New a zobrazí sa okno Alternate
Retention.
- Z ponuky vyberte názov vlastnosti.
- Zo zoznamu vyberte operátor.
- Zadajte hodnotu vlastnosti. Hodnota, ktorú zadáte, závisí od vlastnosti.
- Ako začiatočný dátum pre periódu uchovávania vyberte hodnotu Retention Base.
- Zadajte hodnotu Retention Period Days v rokoch, mesiacoch
a dňoch. Aplikácia IBM Enterprise
Records pridá
tu zadanú hodnotu do položky Retention Base. Na výslednom dátume aplikácia IBM Enterprise
Records aplikuje úkon fázy na entitu.
- Kliknutím na tlačidlo Accept pridáte túto alternatívne uchovávanie
do aktuálneho zoznamu a vrátite sa do okna Phase Properties.
- Pokračujte v pridávaní alternatívnych uchovávaní pre každú podmienku kliknutím na tlačidlo Add
New. Aplikácia IBM Enterprise
Records vyplní
údaje z predchádzajúceho alternatívneho uchovávania do všetkých polí, takže môžete zmeniť
požadované polia. V prípade potreby môžete označiť začiarkavacie políčko
Remove alternatívneho uchovávania a kliknutím na tlačidlo
Apply odstrániť podmienku.
- Dokončite fázu kliknutím na tlačidlo Accept. Aplikácia IBM Enterprise
Records pridá fázu a podrobné informácie do zoznamu fáz v pláne.
- Ak chcete pridať ďalšie fázy, kliknite na tlačidlo Add New. V opačnom prípade kliknite na tlačidlo Finish a plán
dostupnosti je hotový.