Valtuutetut käyttäjät voivat liittää poistoaikataulun asiakirjaluokkaan
tai asiakirjakansioon milloin tahansa. Valtuutettuja käyttäjiä ovat asiakirjojen hallinnoija, arkiston pääkäyttäjä ja
arvioija Pro-standardissa sekä asiakirjojen hallinnoija ja arkiston pääkäyttäjä DoD:ssä tai Basessa.
Alisäilöt perivät
poistoaikataulun. Voit liittää poistoaikataulun asiakirjaluokkaan tai asiakirjakansioon luonnin
yhteydessä tai myöhemmin.
Tietoja tästä tehtävästä
Voit liittää
poistoaikataulun asiakirjaluokkaan tai asiakirjakansioon ensimmäisen kerran luonnin jälkeen:
- Lisätietoja asiakirjaluokista on Asiakirjaluokan lisäys -ohjeaiheessa.
- Lisätietoja asiakirjakansioista on Asiakirjakansion lisäys -ohjeaiheessa.
Toimintaohjeet
Voit liittää poistoaikataulun myöhemmin seuraavasti:
- Siirry säilöön, jonka poistoaikataulun haluat määrittää, ja napsauta sen Nouda
tiedot -kuvaketta.
- Valitse Arkistosta poisto -vaihtoehto.
- Valitse poistoaikataulu valitsemalla Selaa aikataulua -vaihtoehto.
- Valitse Valitse poistoaikataulu -ikkunasta jonkin aikataulun nimen
alapuolella oleva Valitse-vaihtoehto.
- Valitse näkyviin tulevasta valikosta haluamasi vaihtoehto, joka ilmaisee, kuinka
haluat välittää uuden poistoaikataulun alisäilöihin. Kun määrität toisen poistoaikataulun, voit välittää
aikataulun sen alisäilöihin seuraavilla tavoilla:
- Välitä aikataulu kaikkiin suoriin alisäilöihin ja kaikkiin periviin alisäilöihin siitä
riippumatta, ovatko ne perineet aiemman arkistostapoistoaikataulun. Tämä toiminto vastaa Lisää
uusi arkistostapoistoaikataulu kaikkiin suoriin aliyksiköihin ja kaikkiin perittyihin alihakemistoihin -vaihtoehtoa. Tämä koskee myös ensimmäistä kertaa käytettäviä aikatauluja.
- Välitä aikataulu vain niihin alisäilöihin, jotka ovat perineet aiemman
arkistostapoistoaikataulun. Tässä tapauksessa niiden alisäilöjen poistoaikataulu jää muuttumatta, jotka eivät peri
päätason yksikön poistoaikataulua. Tällä vaihtoehdolla uusi aikataulu periytyy vain, jos olet aiemmin perinyt aikataulun. Tämä vastaa Lisää uusi
arkistostapoistoaikataulu kaikkiin periviin yksiköihin -vaihtoehtoa.
- Älä välitä aikataulua mihinkään alisäilöön. Tässä tilanteessa vanhan arkistostapoistoaikataulun perineet alisäilöt ovat edelleen liitettyinä aikatauluun, mutta niitä ei
luokitella periviksi yksiköiksi. Tämä tilanne vastaa Älä välitä uutta
arkistostapoistoaikataulua -vaihtoehtoa.
- Voit halutessasi kirjoittaa arkistosta poiston valtuustiedot organisaatiosi
yhteensopivuussääntöjen edellyttämällä tavalla.
Huomautus: Valitulle arkistostapoistoaikataululle määritetty arkistosta poiston valtuus määritetään
oletusarvon mukaan automaattisesti säilön arkistosta poiston valtuudeksi. Jos valitulle
aikataululle ei ole asetettu arkistosta poiston valtuutta, säilölle määrittämääsi arkistosta
poiston valtuutta käytetään. Jos arkistosta poiston valtuus on asetettu säilön luonnin
yhteydessä, mutta arkistostapoistoaikataulua ei ole määritetty, aikataulun arkistosta poiston
valtuus ohittaa aiemmin asetetun arkistosta poiston valtuuden.
- Tallenna muutokset valitsemalla Käytä.
- Sulje sivu napsauttamalla Lopeta-vaihtoehtoa.
Tulokset
Tärkeää: Asiakirjalajiin liitetyillä asiakirjoilla voi olla eri
arkistostapoistoaikataulu kuin niiden päätason säiliöllä.
Asiakirjalajiin liitetty arkistostapoistoaikataulu menee säilön aikataulun edelle. Kun ajat
tarkistuksen, poistoristiriidasta ilmoittava varoitussanoma kuitenkin kirjataan
tarkistuslokitiedostoon.
Näkyviin tulee varoitussanoma, jos päätason säilöön
liitetyssä aikataulussa on lyhempi katkaisua edeltävä säilytysaika kuin
asiakirjalajiin liitetyllä aikataululla.
Lisätietoja aiemmin määritetyn
aikataulun muuttamisesta on Poistoaikataulun muuttaminen -ohjeaiheessa.