IBM Enterprise Records, Versão 5.1.2    

Incluindo uma Pasta de Registro

É possível adicionar uma pasta de registro no nível mais baixo da categoria de registro. Se uma categoria de registro contiver uma subcategoria, não será possível incluir uma pasta de registro nela. Também somente é possível adicionar uma pasta de registros em uma categoria ativa de registro. Você não pode criar uma subpasta sob uma pasta de registros. Uma pasta de registro pode conter apenas volumes ou registros. O IBM® Enterprise Records é fornecido com quatro tipos de pastas de registro: pasta eletrônica, pasta física, caixa física e pasta híbrida. Seu site pode criar pastas customizadas adicionais.

Sobre Esta Tarefa

Na instalação PRO do IBM Enterprise Records, apenas um Gerenciador de Registros ou Administrador de Registros pode incluir uma pasta de registro. Nas instalações Dob e Base, além do Gerente de registros ou do Administrador de registros, usuários privilegiados podem adicionar uma pasta de registros. Se você não tiver as permissões de segurança necessárias para criar uma pasta de registro, é possível iniciar o fluxo de trabalho Criar Pasta de Registro do Workplace. Quando você inicia esse fluxo de trabalho, uma solicitação de criação de pasta de registro é enviada para o Gerenciador de Registros para aprovação. Para obter mais informações, consulte o tópico sobre como criar uma pasta de registro usando um fluxo de trabalho. Por padrão, a nova pasta de registro herda todas as propriedades, exceto Nome, Identificador e Data de Abertura, da entidade pai. Você pode alterar os valores herdados.
Atenção: Em qualquer nível do planejamento de arquivos, não crie mais de 100 categorias de registro e pastas de registro. Para obter mais informações sobre planejamentos de arquivos, consulte o tópico de planejamentos de arquivos.

Procedimento

Para incluir uma pasta de registro:

  1. Conecte-se como Gerenciador de Registros ou Administrador de Registros. Navegue no planejamento de arquivos para acessar a categoria de registro sob a qual deseja criar uma pasta de registro.
  2. Clique em Incluir Pasta de Registro e execute as etapas a seguir.
    1. Para configurar a Classe, clique no tipo de pasta de registro que deseja criar, em seguida, clique em Avançar para continuar com a etapa Configurar Propriedades.
      • As pasta de registros eletrônicos pode armazenar registros eletrônicos e registros físicos.
      • As pastas de registros físicos podem armazenar registros físicos.
      • Caixa é para registros físicos e pode ser definida para modelar um depósito
      • As pastas de registros híbridos podem armazenar registros eletrônicos e registros físicos.
      Para obter mais informações sobre tipos de pasta, consulte o tópico sobre categorias, pastas e volumes.
    2. Para configurar Propriedades, insira ou modifique os valores de propriedade exibidos. Algumas propriedades podem ser editadas diretamente nessa página, enquanto outras exigem que você clique no nome da propriedade para editar os valores. Um asterisco vermelho indica que você precisa especificar um valor para aquela propriedade. Para obter informações adicionais sobre as propriedades de exibição, consulte o tópico de referência de propriedades. Se estiver inserindo um Padrão de registro que nomeia automaticamente os registros a serem adicionados na pasta, insira o padrão diretamente neste campo. Para obter informações sobre como construir o padrão, consulte o tópico sobre inclusão de padrão de nomenclatura.
    3. Clique em Avançar para configurar o planejamento da disposição para a pasta de registro ou selecione outra etapa no painel. Clique em Cancelar para sair do assistente Adicionar pasta de registros.
    4. Para configurar a Disposição, há três possibilidades. Um planejamento de disposição já deve estar pré-selecionado. A caixa Herdar estar marcada. Uma agenda de disposição pode estar listada, mas a caixa Herdar não está marcada. Para usá-la, clique em Herdar. Talvez não haja nenhuma informação de disposição. Em todos os casos, clique em Procurar agenda para selecionar uma agenda ou alterá-la. Clique em Limpar agenda para deixar a disposição em branco por agora. Você pode rever as páginas de informações de qualquer agenda atribuída ao clicar no ícone Obter informações.
    5. Quando você procura uma agenda, clique em Selecionar abaixo do nome da agenda de disposição que deseja atribuir a esta pasta.
    6. Se necessário, especifique a Autoridade de disposição designada para o descarte da pasta de registros quando está estiver no prazo de descarte. Por padrão, a autoridade da disposição especificada para o planejamento da disposição selecionado é designada automaticamente como autoridade da disposição para a pasta de registro. Se uma autoridade da disposição não for configurada para o planejamento selecionado, a autoridade da disposição configurada para a pasta será aplicável. Se você especificar a autoridade da disposição agora e configurar o planejamento da disposição posteriormente, a autoridade da disposição configurada para o planejamento substituirá a autoridade da disposição.
      Atenção: Se sua configuração de exibição em Preferências do Site ou Preferências do Usuário para Mostrar etapa de registros vitais ao criar contêineres estiver configurada como Não, o programa ocultará a etapa Configurar Registro Vital. Acesse a subetapa l.
    7. Se a configuração de preferência do usuário ou site for feita para mostrar a etapa Configurar Registro Vital, clique em Avançar para configurar o Registro Vital para a pasta de registro. Como alternativa, selecione outra etapa no painel. Para obter mais informações, consulte os links Preferência do Usuário e Preferências do Site no final deste tópico.
    8. Para especificar que registros nesta pasta são vitais, selecione True no menu Indicador de Registro Vital. Se os registros criados na categoria de registro requerem revisões e atualizações contínuas, você pode marcar a pasta de registros como Vital nesta etapa. Todos os registros criados na pasta serão automaticamente classificados como Vitais.
    9. Se desejar, insira uma descrição dos registros vitais a serem incluídos nessa pasta de registro.
    10. No menu Ação de Revisão do Registro Vital, selecione a ação que começa com o ciclo de revisão ou atualização periódico de registros vitais. O menu lista ações Revisão Vital criadas anteriormente. Para obter mais informações, consulte o tópico sobre inclusão de ação.
    11. No menu Ciclo de Revisão e Atualização de Registro Vital, selecione o evento que aciona a revisão e a atualização periódicas de registros vitais dentro da pasta. O menu lista eventos recorrentes criados anteriormente. Para obter mais informações, consulte o tópico sobre inclusão de um evento recorrente.
    12. Clique em Avançar para definir a segurança e concluir a pasta.
    13. Para configurar a Segurança, revise as configurações de segurança existentes. Para obter mais informações sobre cada área de acesso, veja o tópico sobre como especificar configuração de segurança. As configurações de segurança determinam os grupos e usuários que podem acessar a pasta de registros e controlar as permissões concedidas a cada grupo ou usuário. As configurações de segurança especificadas aqui podem ser substituídas pela segurança do FileNet P8 configurada na entidade. Para obter mais informações, consulte o tópico de segurança.
    14. Para alterar os direitos de acesso para um usuário ou grupo específico listado na página, clique no nome do usuário ou grupo na coluna Título. A página Configurações de Segurança é exibida, na qual é possível especificar as permissões de segurança de diferentes usuários e grupos.
    15. Para adicionar novos usuários ou grupos, clique em Adicionar novo. Para remover um usuário ou grupo existente da lista, selecione a opção Remover para aquele usuário ou grupo. Para obter mais informações sobre usuários e grupos, consulte o tópico sobre a inclusão de usuários e grupos em um objeto.
    16. Para salvar as modificações nas configurações de segurança e concluir a criação da pasta de registros, clique em Concluir.
    17. Clique em OK para reconhecer a mensagem de adição bem-sucedida de uma pasta de registro e saia do assistente.


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Última atualização: novembro de 2013
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