IBM Enterprise Records Version 5.1.2    

Ereignisauslöser

Ein Ereignis ist das Eintreten einer bestimmten Bedingung, die das System veranlasst, eine Aktion auszulösen. Ein Ereignis wird einem Aussonderungszeitplan zugewiesen. Es löst automatisch die Abgrenzung für die Einheit aus, die mit dem Zeitplan verbunden ist.

Sie können z. B. ein Ereignis mit dem Namen "Vertragserfüllung" erstellen und ihm einen Aussonderungszeitplan zuordnen. Wenn der Vertrag abläuft, tritt dieses Ereignis ein und löst die Stilllegung sowie die damit verbundene Stilllegungsaktion für die Entität aus. Bei Bedarf können Sie mehrere Ereignisse erstellen und verschiedene Ereignisse mit unterschiedlichen Aussonderungszeitplänen verbinden. Weitere Informationen zum Zuordnen eines Ereignisses zu einem Aussonderungszeitplan finden Sie in "Definieren eines Aussonderungszeitplans".

Nur der Schriftgutadministrator oder der Schriftgutmanager kann ein Ereignis erstellen, ändern oder löschen. Die Registerkarte Konfigurieren enthält eine Liste mit den Typen von Ereignisauslösern:

Externe Ereignisse

Ein externes Ereignis tritt außerhalb des Systems auf, kann sich jedoch direkt auf die Stilllegung und Aussonderung von Entitäten auswirken. Deshalb benachrichtigt ein autorisierter Benutzer das System über das Eintreten solcher Ereignisse. Beispielsweise kann es eine Änderung in der Verwaltung geben, die die Aussonderung überflüssiger oder veralteter Schriftstücke verzögert. Ein autorisierter Benutzer, der eine solche Situation voraussieht, kann ein externes Ereignis erstellen und es mit einem Aussonderungszeitplan verknüpfen. Wenn das externe Ereignis eintritt, gibt ein autorisierter Benutzer das effektive Datum ein, welches die Abgrenzung und Aussonderung der Einheit auslöst.

Interne Ereignisse

Ein internes Ereignis ist eine Änderung an den Metadaten einer Entität. Anders als externe Ereignisse werden interne Ereignisse intern vom System identifiziert. Sie werden automatisch ausgelöst, sobald die vorgegebene Bedingung erfüllt ist. Beispielsweise kann das System das Schließen eines Datenträgers feststellen und zu diesem Zeitpunkt die Stilllegung und Aussonderung auslösen. Ein internes Ereignis agiert auf den Typ der Einheit, den Sie im Aggregationsfeld angeben.

Wiederkehrende Ereignisse

Wiederkehrende Ereignisse sind die Ereignisse, die sich in bestimmten zeitlichen Intervallen wiederholen. Sie dienen als Auslöser für regelmäßige Prüfungen kritischer Schriftstücke. Sie können z. B. ein wiederkehrendes Ereignis mit dem Namen "Monatliche Überprüfung" erstellen und als Frequenz einen Monat angeben. Durch Erstellen dieses Ereignisses können Sie sicherstellen, dass die Überprüfung der damit verbundenen Einheit einmal jeden Monat vorgenommen wird. Weitere Informationen zu notwendigen Schriftstücken finden Sie in "Schriftstücke".



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Letzte Aktualisierung: November 2013
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