IBM Enterprise Records, Versão 5.1.2    

Definir e executar uma pesquisa

Pode pesquisar registos, volumes, pastas de registos e categorias de registos. As opções de pesquisa disponíveis dependem se o modo de pesquisa é Dinâmico ou Estático. Também pode aceder a modelos de pesquisa e a pesquisas guardadas.

Sobre esta tarefa

Para obter mais informações sobre o modo de pesquisa, consulte o tópico sobre como personalizar a página de pesquisa. Após seleccionar o tipo de pesquisa, pode aperfeiçoar a pesquisa especificando os tipos seguintes de critérios de pesquisa: Pode modificar os critérios de pesquisa predefinidos em cada página. O separador Pesquisar inclui uma ligação para Modelos de pesquisa e pesquisas guardadas. Os designers de pesquisa criam estas pesquisas pré-concebidas no Application Engine ou no Workplace XT, e marcam as mesmas para utilização pelo IBM® Enterprise Records. Os modelos de pesquisa especificam alguns dos critérios de pesquisa e mantêm alguns campos disponíveis para edição para que possa personalizar a pesquisa. Uma Pesquisa guardada é uma pesquisa que inclui todos os critérios de pesquisa que não pode editar. Ao fazer clique no nome de uma pesquisa guardada, são apresentados apenas os resultados como se tivesse aberto uma pasta.

Procedimento

Para definir e executar uma pesquisa:

  1. Seleccione o separador Pesquisa.
  2. Faça clique na ligação de pesquisa adequada com base no tipo de entidade que pretende pesquisar (categoria de registo, pasta de registos, volume, ou registo) ou seleccione Modelos de pesquisa e pesquisas guardadas.
    • Nos modelos de pesquisa e nas pesquisas guardadas, faça clique no nome da pesquisa.
    • Nos modelos de pesquisa, introduza os valores nos campos que o modelo permite alterar.
    • Em todas as outras pesquisas, indique os critérios de pesquisa adequados à sua pesquisa.
  3. Quando introduzir todos os critérios de pesquisa, faça clique em Pesquisar. Para especificar a localização de uma pesquisa, utilize o campo Pesquisar em que apresenta a localização predefinida da pesquisa. Pode alterar a localização do seguinte modo:
    1. Faça clique em Seleccionar pasta.
    2. Aceda à categoria e seleccione a categoria, subcategoria ou pasta à qual pretende limitar a pesquisa. A parte final do caminho mostra a pasta actualmente seleccionada.
    3. Faça clique em Aceitar.
    4. No campo Filtrar por classe, pode limitar os resultados devolvidos de forma a incluir apenas as entidades numa classe especificada. Por exemplo, se tiver seleccionado registos como tipo de entidade, pode aperfeiçoar a pesquisa especificando o tipo de classe como, por exemplo, electrónica ou correio electrónico.
    5. Faça clique em Seleccionar classe.
    6. Seleccione o tipo de classe na página Seleccionar classe de filtro.
    7. Faça clique em Seleccionar classe de filtro para seleccionar o tipo de classe.
    8. Seleccione a caixa de verificação Incluir subclasses caso pretenda devolver entidades que se encontrem nas subclasses da classe seleccionada.
    9. No campo Máx resultados, introduza o número máximo de entidades a devolver nos resultados. (O intervalo é de 50-5000.) O campo Máx resultados está disponível apenas quando o Modo de pesquisa é Estático. Para obter mais informações, consulte o tópico sobre como personalizar a página de pesquisa.

Resultados

Especificar propriedades

Ao definir os critérios de pesquisa, pode pesquisar entidades com base em até sete propriedades. Pode introduzir valores para uma ou para todas estas propriedades. Nos registos classificados, pode introduzir critérios de pesquisa com base na classificação actual ou inicial, redução de nível, actualização, datas ou eventos de desclassificação ou marcações suplementares. Também pode deixar os valores das propriedades em branco e pesquisar a entidade com base noutros critérios de pesquisa.

Para seleccionar o conjunto de propriedades:

  1. Faça clique em Alterar.
  2. Na área Definições de critérios de propriedade, seleccione um nome de propriedade para um ou mais menus Nome da propriedade.
  3. Faça clique no selector de opção da propriedade pela qual pretende que os resultados sejam ordenados.
  4. Seleccione um operador. Os operadores disponíveis dependem da propriedade.
  5. Faça clique em Aceitar alterações.

Para obter mais informações sobre as definições nesta página, consulte o tópico sobre como personalizar a página de pesquisa.

Introduzir valores e definir operadores

Para cada operador que pretende incluir numa pesquisa, especifique um valor. Pode especificar este valor introduzindo texto, seleccionando um valor num menu ou noutra página ou seleccionando uma data num calendário. Apenas as propriedades com valores serão utilizadas na pesquisa.

Para definir operadores:

  1. Verifique o operador de cada propriedade. Pode seleccionar um operador no menu ou aceitar a predefinição.
  2. Introduza um valor em cada propriedade que pretende utilizar.
  3. Seleccione AND ou OR para indicar a relação entre as duas propriedades. O operador AND devolve resultados apenas quando ambos os valores se verificam. Se algum dos valores de propriedade se verificar, o operador OR devolve resultados. Por exemplo, se tiver uma propriedade com vários valores com o nome Human Resources e pretender pesquisar Payroll ou Recruitments, introduza os critérios seguintes:
    Human Resources = Payroll    OR
    Human Resources = Recruitments
    Também pode introduzir os critérios de pesquisa como:
    Humsn Resources = Payroll, Recruitments
Importante: Se utilizar a propriedade Classificação inicial num modelo de dados DoD Classified, o campo de entrada de classificação é um campo de cadeia. Todas as comparações que utilizam operadores, como maior do que (>) ou menor ou igual a (< or =), baseiam-se no texto que introduzir. Ou seja, Unclassified é maior que Classified porque o U é a 20ª letra do alfabeto e C é a terceira letra.

Especificar conteúdo

Se estiver a pesquisar um registo, poderá especificar uma palavra ou expressão utilizando um de dois métodos. Um das formas consiste em utilizar uma palavra ou expressão que faça parte do conteúdo do documento declarado, no armazenamento de objectos de registos. Outra forma consiste em utilizar uma palavra ou expressão que faça parte do texto das propriedades de registo em metadados, no armazenamento de objectos de plano de ficheiros. O administrador do sítio tem de configurar o motor de pesquisa para indexar propriedades. Pode combinar uma pesquisa de propriedades com uma pesquisa de conteúdo utilizando o operador AND ou OR.

Se o modo de pesquisa for Estático e utilizar o operador OR, a pesquisa processa primeiro a pesquisa de propriedades. Se o número de resultados devolvidos for igual ou exceder o valor em Máx resultados, a pesquisa é interrompida e a pesquisa de conteúdo não é efectuada. Assim, os resultados podem não incluir quaisquer documentos com o conteúdo solicitado. Para obter informações sobre o modo de pesquisa, consulte o tópico sobre como personalizar a página de pesquisa. Quando o modo de pesquisa é Dinâmico, esse modo continua a processar a pesquisa de conteúdo primeiro seguida pela pesquisa de propriedades, e o modo Dinâmico devolve todos os resultados.

Para pesquisar conteúdo:

  1. Na caixa de texto Conteúdo inclui, introduza o texto a incluir na pesquisa.
  2. No valor em, seleccione Metadados para localizar o texto nas propriedades ou Conteúdo para localizar o texto no documento declarado. Quando especifica Conteúdo na pesquisa, a página de resultados da pesquisa inclui uma coluna Classificação que apresenta a percentagem de relevância em relação aos critérios da pesquisa. A coluna Classificação é a coluna de ordenação predefinida e inicialmente apresenta uma ordenação descendente. A coluna Classificação está disponível apenas quando o Modo de pesquisa é Dinâmico.
  3. Defina o operador como AND para especificar que a entidade tem de incluir o texto introduzido e as propriedades também têm ser verdadeiras. Defina o operador como OR se as condições do conteúdo ou da propriedade tiverem de ser verdadeiras.
Atenção:
  • Ao introduzir uma palavra, a pesquisa de conteúdo procura todas as formas da palavra no texto do documento. Se procurar texto nas propriedades (metadados), apenas as correspondências exactas são devolvidas. Assim, se introduzir mês quando pesquisar conteúdo do documento, pode obter documentos que incluem mês e meses. Se introduzir mês numa pesquisa de propriedades, irá obter apenas os documentos que incluem um valor de propriedade de mês.
  • Quando introduz mais de uma palavra, todas as palavras têm de ocorrer no documento. Por exemplo, se introduzir relatório mensal, serão apresentados apenas os documentos que incluem as palavras mensal e relatório.
  • Para procurar uma frase com palavras por numa ordem específica, inclua a frase entre aspas. Por exemplo, "mão direita" devolve apenas os documentos que contêm a frase mão direita.
  • Utilize aspas para pesquisar a utilização de maiúsculas e minúsculas ou ortografia especifica. Por exemplo, "estrela" apresenta nos resultados estrela, mas não estrelado ou Estrela.
  • Utilize um asterisco (*) como carácter global para os caracteres zero ou mais, letras, números ou sublinhado ( _ ). Por exemplo, mu*o devolve mundo, Mundo, mundano e mudo. Utilize um (?) para substituir um único carácter alfanumérico como por exemplo, ?ar, que devolve lar, par, dar e bar.
  • Se o sistema utilizar o Oracle, a pesquisa será sensível a maiúsculas e minúsculas, excepto se o administrador tiver alterado esta definição, conforme definido no tópico sobre pesquisa sensível a maiúsculas e minúsculas.
  • Quando procura uma base de dados MS SQL com o operador LIKE e os critérios de procura incluem o carácter de parêntesis recto de abertura ([), coloque o [ entre parêntesis. Por exemplo, introduza [[] no campo. Trata-se de uma especificidade do fornecedor de MS SQL. Para obter mais informações, consulte a documentação do MS SQL.
  • Quando executar uma pesquisa de propriedades com o operador OR com a pesquisa de texto completo no modo Dinâmico, por predefinição, os resultados são ordenados por classificação. Tenha em atenção que os resultados podem incluir entradas duplicadas. Um item pode ser apresentado duas vezes nos resultados, uma vez nos resultados da pesquisa de propriedades e outra nos resultados da pesquisa de texto completo ou de conteúdo. Se fizer clique numa coluna diferente no conjunto de resultados para, por exemplo, ordenar por Título de documento e não por Classificação, a duplicação inicial poderá ser removida. Este comportamento faz com que o número total de registos seja diferente na pesquisa ordenada por Título de documento, em comparação com o número total de registos devolvidos quando a ordenação é efectuada por classificação. Se for necessário ter a indicação da relevância dos resultados da pesquisa, deve ordenar os resultados por classificação, o que corresponde à predefinição. Caso seja relevante eliminar as eventuais entradas duplicadas, efectue a ordenação por metadados.

Filtrar por tipo ascendente

Pode procurar um registo com base no tipo e propriedades da respectiva entidade ascendente. Para seleccionar a entidade ascendente:

  1. Faça clique em Seleccionar junto a Filtrar por tipo ascendente.
  2. Seleccione o tipo de elemento ascendente no qual o registo deve ser pesquisado.
  3. Faça clique em Aceitar para voltar à página de pesquisa.
  4. Introduza um operador e um valor e faça clique em Alterar para especificar outras propriedades. Quaisquer alterações aos critérios de pesquisa da entidade ascendente são reflectidas na página A minha pesquisa desse tipo de entidade. Por exemplo, se seleccionar uma pasta de registos como o elemento ascendente, e alterar as respectivas propriedades, os mesmos valores de propriedades serão definidos para as pastas de registos quando pesquisar de novo os mesmos directamente.

Quando terminar de especificar os critérios de pesquisa, faça clique em Pesquisar.

Resultados da pesquisa

Se modo de pesquisa for Estático, o número de resultados devolvidos está limitado pelo valor de Máx resultados. Se o modo de pesquisa for Dinâmico, os resultados devolvidos não estão sujeitos ao valor de Máx resultados. Para obter mais informações sobre Máx resultados e Modo de pesquisa, consulte o tópico sobre como personalizar a página de pesquisa.

Os resultados da pesquisa incluem o nome da entidade e todos os valores de propriedade especificados nos critérios de pesquisa. Se uma propriedade como Marcação suplementar incluir vários valores, é apresentada uma ligação Mostrar Detalhes nessa coluna. Ao fazer clique nessa ligação, são apresentados todos os valores da propriedade. Pode aplicar as operações seguintes aos resultados da pesquisa:
  • Criar uma versão de impressão.
  • Pode seleccionar várias entidades e fazer clique em Acções multi-selecção para seleccionar uma acção para aplicar às entidades seleccionadas.
  • Consulte a página de informações de uma entidade, fazendo clique em Obter informações.
  • Percorrer os resultados fazendo clique num número de página ou em Seguinte.
    Importante: O valor de Tamanho da página da vista lista (Definições gerais no Application Engine ou Preferências do utilizador no Workplace XT) determina o número de entidades dos resultados da pesquisa apresentados em cada página. Se existirem 100 entidades nos resultados da pesquisa e o valor de Tamanho da página da vista lista for 20, os resultados da pesquisa serão constituídos por cinco páginas de 20 entidades.
  • Ordene os resultados fazendo clique numa coluna. Conforme as predefinições de pesquisa, pode actualizar a pesquisa de modo dinâmico e ordenar os resultados. Para obter mais informações, consulte a descrição do campo Modo de pesquisa no tópico sobre como personalizar a página de pesquisa.
  • Ordene os resultados por relevância, fazendo clique na coluna Classificação.
    • Tem de especificar Conteúdo nos critérios de pesquisa para a activar a coluna Classificação.
    • A coluna Classificação está disponível apenas para Registos e para o modo de pesquisa Dinâmico. Para obter mais informações sobre o modo de pesquisa, consulte o tópico sobre como personalizar a página de pesquisa.
  • Ver todos os valores das propriedades com vários valores. Para obter mais informações, consulte a descrição do campo Propriedade multi-valor no tópico sobre como personalizar a página de pesquisa.

Se fizer clique em Obter informações numa subcategoria e não tiver permissão de acesso à categoria ascendente, o IBM Enterprise Records apresenta um erro.

Erros de pesquisa

Se a hierarquia do plano de ficheiros incluir um número elevado de categorias de registo, pastas de registo e registos, a pesquisa pode produzir erros, incluindo erros de tempo limite. Para obter informações sobre as definições que pode modificar para eliminar estes erros, consulte o IBM FileNet P8 Troubleshooting Guide.



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Última actualização: Novembro de 2013
define_and_execute_adhoc_search.htm

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