IBM Enterprise Records, Versão 5.1.2    

Incluindo uma Categoria de Registro

Você pode adicionar uma categoria de registro em um plano de arquivo na hierarquia de entidades de gerenciamento de registros. Você também pode adicionar uma categoria de registro em outra categoria de registro ao criar uma subcategoria. No entanto, é possível incluir apenas uma subcategoria em uma categoria de registro ativa. Somente um Gerente de Registros ou um Administrador de Registros pode adicionar uma categoria de registro.

Sobre Esta Tarefa

Por padrão, a nova categoria de registro herda todas as propriedades, exceto Nome, Identificador e Data de Abertura, da categoria do registro-pai. Você pode alterar os valores herdados.
Atenção: Em qualquer nível do planejamento de arquivos, não crie mais de 100 categorias de registro e pastas de registro. Para obter mais informações sobre planejamentos de arquivos, consulte o tópico de planejamentos de arquivos.

Procedimento

Para incluir uma categoria de registro:

  1. Efetue o login como o Gerenciador de Registros ou o Administrador de registros e navegue para o plano de arquivo no qual deseja criar a categoria de registro. Se você deseja criar uma subcategoria, abra a categoria de registro apropriada.
  2. Para abrir o assistente, clique em Incluir Categoria de Registro: ícone Incluir categoria de registro. Em seguida, execute as seguintes etapas.
    1. Para configurar propriedades, insira ou modifique os valores de propriedade exibidos. Algumas propriedades podem ser editadas diretamente nessa página, enquanto outras exigem que você clique no nome da propriedade para editar os valores. Um asterisco vermelho indica que você precisa especificar um valor para aquela propriedade. Para obter informações adicionais sobre as propriedades de exibição, consulte o tópico de referência de propriedades. Se você estiver inserindo um Padrão de Registro que nomeia automaticamente os registros sendo incluídos na categoria, insira o padrão diretamente nesse campo. Para obter informações sobre como construir o padrão, consulte o tópico sobre inclusão de padrão de nomenclatura.
    2. Clique em Avançar para configurar o planejamento da disposição para a categoria de registro ou selecione outra etapa no painel.
    3. Clique em Cancelar para sair do assistente Incluir Categoria de Registro.
    4. Para configurar a disposição, há três possibilidades. Um planejamento de disposição já deve estar pré-selecionado. A caixa Herdar estar marcada. Uma agenda de disposição pode estar listada, mas a caixa Herdar não está marcada. Para usá-la, clique em Herdar. Talvez não haja nenhuma informação de disposição. Em todos os casos, clique em Procurar agenda para selecionar uma agenda ou alterá-la. Clique em Limpar agenda para deixar a disposição em branco por agora. Você pode rever as páginas de informações de qualquer agenda atribuída ao clicar no ícone Obter informações.
    5. Quando você procura um planejamento, clique em Selecionar abaixo do nome do planejamento de disposição que deseja atribuir a esta categoria.
    6. Se necessário, especifique a Autoridade de disposição designada para o descarte da categoria de registro quando está estiver no prazo de descarte. Por padrão, a autoridade da disposição especificada para o planejamento da disposição selecionado é designada automaticamente como autoridade da disposição para a categoria de registro. Se uma autoridade da disposição não for configurada para o planejamento selecionado, a autoridade da disposição configurada para a categoria será aplicável. Se você especificar a autoridade da disposição agora e configurar o planejamento da disposição posteriormente, a autoridade da disposição configurada para o planejamento substituirá a autoridade da disposição da categoria de registro.
      Atenção: Se sua configuração de exibição em Preferências do Site ou Preferências do Usuário para Mostrar etapa de registros vitais ao criar contêineres estiver configurada como Não, o programa ocultará a etapa Configurar Registro Vital. Acesse a subetapa l.
    7. Se a configuração de preferência do usuário ou site for feita para mostrar a etapa Configurar Registro Vital, clique em Avançar para configurar o Registro Vital. Como alternativa, selecione outra etapa do painel. Para obter mais informações, consulte os links Preferência do Usuário e Preferências do Site no final deste tópico.
    8. Para especificar que os registros nesta categoria são vitais, selecione True no menu Indicador de Registro Vital. Para configurar o registro vital se os registros criados na categoria de registro requererem revisões e atualizações contínuas, marque a categoria de registro como Vital. Todos os registros criados na categoria serão automaticamente classificados como Vitais.
    9. Se desejar, insira uma descrição dos registros vitais a serem incluídos nessa categoria de registro.
    10. No menu Ação de Revisão do Registro Vital, selecione a ação que começa com o ciclo de revisão ou atualização periódico de registros vitais. O menu lista ações Revisão Vital criadas anteriormente. Para obter mais informações, consulte o tópico sobre inclusão de ação.
    11. No menu Ciclo de Revisão e Atualização de Registro Vital, selecione o evento que aciona a revisão e a atualização periódicas de registros vitais dentro da categoria. O menu lista eventos recorrentes criados anteriormente. Para obter mais informações, consulte o tópico sobre inclusão de um evento recorrente.
    12. Clique em Avançar para definir a segurança e concluir a categoria de registro.
    13. Para configurar segurança, revise as configurações de segurança existentes. Para obter mais informações sobre cada área de acesso, veja o tópico sobre como especificar configuração de segurança. As configurações de segurança determinam os grupos e usuários que podem acessar a categoria de registro e controla as permissões concedidas a cada grupo ou usuário. As configurações de segurança especificadas aqui podem ser substituídas pela segurança do FileNet P8 configurada na entidade. Para obter mais informações, consulte o tópico de segurança.
    14. Para alterar os direitos de acesso para um usuário ou grupo específico listado na página, clique no nome do usuário ou grupo na coluna Título. A página Configurações de Segurança é exibida, na qual é possível especificar as permissões de segurança de diferentes usuários e grupos.
    15. Para adicionar novos usuários ou grupos, clique em Adicionar novo. Para remover um usuário ou grupo existente da lista, selecione a opção Remover para aquele usuário ou grupo. Para obter mais informações sobre usuários e grupos, consulte o tópico sobre a inclusão de usuários e grupos em um objeto.
    16. Para salvar as modificações nas configurações de segurança e concluir a criação da categoria de registro, clique em Concluir.
    17. Clique em OK para reconhecer a mensagem de adição bem-sucedida de uma categoria de registro e saia do assistente.


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Última atualização: novembro de 2013
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