O IBM® Enterprise Records inclui fluxos de trabalho que ajudam a automatizar a revisão e o descarte de categorias de registros, pastas de registro, volumes e registros. Um fluxo de trabalho inclui as tarefas, etapas de procedimento, pessoal, informações de entrada e saída, e ferramentas para cada etapa em um processo administrativo.
Você pode modificar fluxos de trabalho existentes e criar novos fluxos de trabalho. A maioria dos fluxos de trabalhos do IBM Enterprise Records é executada automaticamente. Essa automação é resultado do processo de Varredura de Disposição ou da execução de uma ação associada ao fluxo de trabalho. O fluxo de trabalho Gerenciamento de Registro Físico e o fluxo de trabalho Criar Pasta de Registro devem ser executados manualmente.
Quando você cria uma fase de disposição em um planejamento da disposição, deve associar uma ação de disposição e um fluxo de trabalho à fase. Quando o período de retenção de entidades em uma determinada fase chega ao fim, as entidades estão no prazo para disposição. Você deve iniciar manualmente a ação de disposição que executa o fluxo de trabalho de disposição associado. Para obter mais informações sobre o processo de disposição, consulte os tópicos sobre planejamento da disposição:
Antes de começar a usar os fluxos de trabalho, é necessário concluir tarefas de configuração. Essas tarefas são concluídas durante a instalação do IBM Enterprise Records. Para obter mais informações, consulte o tópico Configurando Fluxos de Trabalho no Guia de Instalação e Upgrade do IBM Enterprise Records.
Para obter informações gerais sobre como concluir fluxos de trabalho de disposição, consulte o tópico sobre fluxos de trabalho de disposição.
IBM Enterprise Records mostra uma mensagem de aviso quando o valor especificado para os vários campos em uma determinada etapa de um fluxo de trabalho está incorreto ou ausente nos campos obrigatórios. Se não especificar o valor do campo Local na etapa de Transferência Física do fluxo de trabalho Transferência Temporária, você verá a mensagem de aviso por meio do IBM Enterprise Records.
Na etapa de Mensagem, clique em Concluir para concluir a etapa do fluxo de trabalho que falhou e remova o item de trabalho da Caixa de Entrada. É possível corrigir o problema e executar o fluxo de trabalho novamente para concluir a etapa da maneira apropriada. No exemplo fornecido anteriormente, é possível fechar as duas entidades para as quais a etapa Cortar falhou e executar o fluxo de trabalho novamente.