记录管理需要一些任务,例如,进行规划、控制和组织以创建、存储、使用、检索和处置记录。
在 IBM® Enterprise
Records 上下文中,记录是元数据。元数据是这样一个文件,此文件引用并包含有关另一电子文件(文档)或物理对象的信息。
需要符合资格的人员管理对象库并正确准备记录以进行归档和处置。还应设计对象库、归档方案、文件夹和记录以便它们能在文档在您的站点中流动时起到作用。
- 电子文件
- 电子文件或文档可能为单个文件、数字照片或可视为一个对象的一组相关文件。例如,一组文件为一个电子邮件及其附件。电子文件存在于对象库和其他存储库中。将文档申报为记录时,IBM Enterprise
Records
会管理文档(包括其安全性以及可能的分类)。此安全设置可以更改对该文档的访问。因此,文档作者可能被禁止更改文档。
- 物理对象
- 物理对象可能为录像磁带、缩微胶卷、硬盘、DNA 样本、打印的纸质文档和照片。它们可以存储在仓库和其他安全档案设备的箱子或档案柜中。该记录跟踪物理对象的位置。
已申报为记录的对象存储在称为归档方案对象库 (FPOS) 的存储库中。包含可以申报为记录的文档的存储库称为记录存储库或启用记录的对象库 (ROS)。下图描述如何通过不同源创建记录。
图 1. 已申报为记录的文档、电子邮件、视频和其他对象。
数据模型是符合特定记录管理标准的归档方案对象库的模板。数据模型可包括元数据和安全性功能部件。可使用基本、DoD 和 DoD 分类数据模型。
通过执行以下任务,使用
IBM Enterprise
Records 将有价值的信息保存为记录:
- 创建并维护分层结构(归档方案)以存储记录。
- 管理电子记录和物理记录。
- 保护包含记录的存储库。
- 创建记录的保留和处置规则。
- 根据这些规则强制对记录进行归档和销毁。
- 控制对记录的访问。
- 根据搜索条件检索记录。
- 除去组织不再需要的记录。