每個工作流程均具有工作流程定義,該定義是可將工作傳送至參與者的處理範本。此定義包括資料、附件以及完成工作所需的其他資訊。
工作流程定義指定從執行工作流程直到完成或取消工作流程期間完成活動的順序。您可以根據組織的需要修改既有的工作流程定義。
您可以新增或刪除步驟、修改事件順序或變更其他參數。
例如,
建立記錄資料夾工作流程是專為沒有必要安全許可權,而無法在檔案計劃中新增記錄資料夾的使用者所設計。
建立記錄資料夾工作流程的預設工作流程順序如下:
- 您被指派至每個人群組。
您需新增記錄資料夾至種類,但您只有檢視內容的權限。
因為「記錄管理者」使用者核准新增記錄資料夾至種類,您可執行建立記錄資料夾工作流程。您指定要新增的記錄資料夾的相關資訊。
- 在輸入詳細資料後,要求會傳送給「記錄管理者」使用者。
「記錄管理者」選擇核准或拒絕您的建立記錄資料夾要求。
- 您可以在工作流程中變更作業的順序。利用上述範例,「記錄管理者」判定將要求傳送給檢閱人員,可能比傳送給「記錄管理者」來處理更有效。
系統管理者 Jane 修改了建立記錄資料夾工作流程的現有工作流程定義,以便將核准要求傳送給檢閱人員(而非「記錄管理者」)。
- 如果您的組織除了預設的 IBM® Enterprise
Records 工作流程定義之外,還需要工作流程,您可以透過 Process Designer 來建立工作流程定義。
- IBM Enterprise
Records 安裝媒體包含一個利用 RM_Operation 元件佇列,來宣告記錄的範例工作流程。除了修改這個範例工作流程及利用它來宣告記錄之外,您還可以查看範例工作流程來建立
IBM Enterprise
Records 的工作流程。
如需此工作流程範例的相關資料,請參閱「宣告記錄工作流程」主題。