Quando um registo deixa de ser relevante, pode ser substituído por outro registo. Por exemplo, pode substituir um registo com os detalhes pessoais de funcionários de Dezembro de 2006 com um registo para Abril de 2007. Pode também substituir um registo com outro registo da versão mais recente do mesmo documento. Quando é estabelecida uma associação de substituição entre os registos substituídos e de substituição, cada um contém uma ligação navegável entre si.
A substituição de um registo não limita o acesso ao mesmo.
Ao declarar um registo, pode indicar que este novo registo está a substituir um registo existente.
Para substituir um registo durante a declaração:
Antes de terminar a declaração de um registo não classificado, pode fazer clique em Alterar valor para modificar a selecção. Esta acção abre uma janela onde poderá fazer clique em Remover objecto para limpar o campo ou em Seleccionar objecto para seleccionar outro registo. Se estiver a declarar um registo classificado, faça clique em Substitui para alterar o valor ou em Limpar para remover o mesmo.
Se declarar um novo registo e não seleccionar a opção Substituir, pode especificar posteriormente que está a substituir um registo mais antigo.
Página de informações sobre propriedades do IBM® Enterprise Records
Ao visualizar a página de informações do registo mais antigo substituído, é indicado o nome do registo mais recente que o substitui. O nome é apresentado no campo Registos substituídos. Ao visualizar a página de informações do registo mais recente, é apresentado o nome do registo mais antigo substituído no campo Substitui. Pode fazer clique em Substitui para alterar o registo que este substitui ou em Limpar para remover o nome do registo.