IBM Enterprise Records 5.1.2 版    

IBM Enterprise Records 類別

當使用類別、子類別、物件及內容的階層式結構時,IBM® Enterprise Records 可讓您執行記錄管理活動。

IBM Enterprise Records 中的所有類別衍生自 IBM Enterprise Records 物件儲存庫下的「資料夾」類別。 「資料夾」類別用於衍生 IBM Enterprise Records 的所有儲存器類別。 「RM 資料夾」類別是「資料夾」類別的子類別。「RM 資料夾」類別包含一些類別和子類別,可協助維護 IBM Enterprise Records 中的記錄。您可以建立任何數目的子類別,並將其新增至 ElectronicRecordFolder、HybridRecordFolder、PhysicalContainer、Box 及 PhysicalRecordFolder 類別。

您可以使用 IBM Administration Console for Content Platform Engine 來檢視物件儲存庫的 IBM Enterprise Records 類別階層結構。

IBM Enterprise Records 儲存器類別

下列清單提供 IBM Enterprise Records 類別的說明,以及每一個類別和子類別的簡要說明:

資料夾

「資料夾」類別是 IBM Enterprise Records 中所有其他類別的母類別。 IBM Enterprise Records 的基本功能取決於這個「資料夾」類別,其具有協助處理記錄管理的所有內容。

RM 資料夾

「RM 資料夾」是 IBM Enterprise Records 應用程式所建立之所有資料夾類別的基礎類別。「RM 資料夾」類別衍生自「資料夾」母類別。本主題稍後說明的儲存器類別都是「RM 資料夾」類別的子類別:分類架構根目錄、檔案計劃、位置儲存區、記錄種類、記錄資料夾及磁區。

分類架構根目錄

「分類架構根目錄」類別代表根資料夾 IBM Enterprise Records 檔案計劃物件。物件儲存庫中只有一個代表分類架構物件的物件。 所有分類架構物件會在分類架構根資料夾下存檔。

檔案計劃

「檔案計劃」類別可依階層方式分組各種類型的資料夾,例如檔案計劃內的記錄種類和記錄資料夾。 您可以在檔案計劃下建立許多記錄種類和記錄資料夾。

位置儲存器

「位置儲存器」類別用於追蹤已簽出記錄的存取和使用情況。 您可以利用這個類別來建立許多位置。

記錄種類

「記錄種類」類別通常依階層式結構排列,以反映及支援組織的商業活動。它可以將「記錄資料夾」和「記錄種類」當作其子資料夾。 當「記錄種類」類別成為儲存器時,其可將記錄種類或記錄資料夾保留為第一層子項,以符合 PRO 需求。不過,根據 DoD 需求,RecordInfo 也可併入為「記錄種類」類別的第一層子項。

記錄資料夾

「記錄資料夾」類別用來建立子類別,例如 ElectronicRecordFolder、PhysicalContainer、PhysicalRecordFolder 及 HybridRecordFolder。 下列說明會定義衍生自「記錄資料夾」類別的類別:

磁區

「磁區」類別作為記錄的持有者。

文件和記錄類別

除了使用先前所述類別之外,IBM Enterprise Records 還使用「文件」類別及其子類別,也就是「記錄」和「文字記錄」類別。「電子記錄」和「標記記錄」衍生自記錄類別。 下圖描述「文件」和「記錄」類別階層。

 文件和記錄關係

下列清單說明用於建立文件和記錄階層的 IBM Enterprise Records 類別清單,每一個類別及子類別都有簡要說明:

文件類別

Document 類別是 Application EngineWorkplace XT 中所有文件的母類別。 您可以將文件宣告為記錄。在文件的 RecordInformation 內容中,DeletionAction meta 資料設為「防止刪除」。這項設定表示刪除 RecordInformation 內容所指向的「記錄」之後,才會刪除文件。「文件」類別是一種基礎類別,其可衍生自所有其他文件相關子類別(記錄、電子記錄、電子郵件記錄、標記記錄及文字記錄)。

記錄

「記錄」是檔案計劃中所有記錄類型的基礎類別。「記錄」類別是「文件」類別的子類別。 檔案計劃中的所有記錄都是以文件表示。記錄的 RecordedDocuments 內容具有物件值內容,其中該內容所參照之物件的 DeletionAction meta 資料設為「重疊」。 這項內容設定表示如果刪除了「記錄」,則也會刪除 RecordedDocuments 內容所指向的文件。

電子記錄

「電子記錄」類別會繼承「記錄」類別的內容。 所有電子性質文件都是利用這個類別來宣告為電子記錄。您可以利用 Application EngineWorkplace XT,將電子文件宣告為記錄。

數位照片記錄

「數位照片記錄」類別是繼承自「電子記錄」類別。 「數位照片記錄」類別包含數位照片記錄的其他 meta 資料。

電子郵件記錄

「電子郵件記錄」類別是繼承自「電子記錄」類別。「電子郵件記錄」類別包含電子郵件記錄的其他 meta 資料。

標記記錄

「標記記錄」類別是繼承自「記錄」類別。標記記錄的 meta 資料會指出記錄的實體位置。 標記記錄可存檔至電子記錄資料夾或實體記錄資料夾。標記記錄可以簽出。

PDF 記錄

「PDF 記錄」類別是繼承自「電子記錄」類別。 「PDF 記錄」類別包含 PDF 記錄的其他 meta 資料。

掃描記錄

「掃描記錄」類別是繼承自「電子記錄」類別。 「掃描記錄」類別包含掃描記錄的其他 meta 資料。

文字記錄

「文字記錄」類別是「文件」類別的子類別。這個類別包含交易 XML。 這個 XML 檔會透過工作流程更新。這個 XML 檔會作為最終處置之後儲存於 Content Platform Engine 中的處置憑證。 您可以利用這個檔案來檢視與處理之實體相關的 meta 資料。

Web 記錄

「Web 記錄」類別是繼承自「電子記錄」類別。「Web 記錄」類別包含 Web 記錄的其他 meta 資料。

RM 鏈結類別

IBM Enterprise Records 中,您可以建立 IBM Enterprise Records 實體與 Application EngineWorkplace XT 中的其他 Content Platform Engine 物件之間的鏈結。記錄可以和其他記錄、文件和記錄資料夾共用鏈結。同樣地,記錄資料夾也能夠與記錄,及 IBM Enterprise RecordsApplication EngineWorkplace XT 中的記錄資料夾共用鏈結。 透過建立鏈結,您可以參照相關記錄和資訊(例如,便箋、附件和電子郵件回條)或將此相關記錄和資訊與指定的記錄相關聯。 IBM Enterprise Records 中所有可用的鏈結都是弱鏈結。 比方說,如果兩個實體已鏈結,而您刪除了其中一個實體,另一個實體並不會隨之刪除。您可以建立自訂鏈結類別,並將它們設成以強鏈結模式運作。當實體透過強鏈結來鏈結時,刪除其中一個實體會導致鏈結的實體也遭到刪除。

「RM 鏈結」類別衍生自「鏈結」母類別。「RM 鏈結」類別會進一步分成子類別來代表其他子類別。 下圖描述「RM 鏈結」類別和子類別。

 鏈結類別階層

下列清單說明「RM 鏈結」母類別的子類別,以及它們的簡要說明:

RM 鏈結

「RM 鏈結」類別是鏈結類別的子類別,其用於 RM 鏈結類別的 N-N 關係。

擷取鏈結

「擷取鏈結」是「RM 鏈結」類別的子類別。它會在擷取與產生此擷取的記錄之間建立關聯。 您可以在記錄之間與記錄和文件之間建立擷取鏈結。「擷取鏈結」是用於參照記錄內容中選取的部分,而不是參照整個記錄內容。

混合式資料夾鏈結

「混合式資料夾鏈結」是「RM 鏈結」類別的子類別。 它會在混合或電子記錄資料夾之間建立關聯。

記錄副本鏈結

「記錄副本鏈結」是「RM 鏈結」類別的子類別。 它會在原始記錄與其不同副本之間建立關聯。當您建立某個記錄的副本時,系統會自動為該記錄建立此鏈結。 「記錄副本鏈結」是一種弱鏈結。當兩個記錄已鏈結,而您刪除了某個記錄副本時,記錄的鏈結副本並不會隨之刪除。

記錄資料夾另請參閱鏈結

「記錄資料夾另請參閱鏈結」是「RM 鏈結」類別的子類別。 它會在兩個相關資料夾之間建立關聯。您可以在 IBM Enterprise Records 記錄資料夾之間,或在 IBM Enterprise Records 記錄資料夾與 IBM Enterprise Records 以外的任何其他資料夾之間建立「記錄資料夾另請參閱鏈結」。

記錄保留鏈結

「記錄保留鏈結」是「RM 鏈結」類別的子類別。 它會在保留的記錄實體與保留本身之間建立關聯。此鏈結用於內部處理,在 IBM Enterprise Records UI 中看不到。

記錄另請參閱鏈結

「記錄另請參閱鏈結」是「RM 鏈結」類別的子類別。 它會在具有相關內容的記錄之間建立關聯。

解釋鏈結

「解釋鏈結」是「RM 鏈結」類別的子類別。它會在記錄與其解釋之間建立關聯。解釋是一個記錄實例,以另一種軟體格式呈現而不會遺失內容。內容和大多數 meta 資料是相同的。您可以將解釋用於保留或存取/檢視的目的。

參照鏈結

「參照鏈結」是「RM 鏈結」類別的子類別。它會在記錄與其參照之間建立關聯。您可以利用具有相關內容的其他記錄、文件或記錄資料夾來建立參照鏈結。

RM 資料夾保留鏈結

「RM 資料夾保留鏈結」是「RM 鏈結」類別的子類別。 它會在保留的 IBM Enterprise Records 資料夾實體與保留本身之間建立關聯。此鏈結用於內部處理,在 IBM Enterprise Records UI 中看不到。



意見

前次更新: 2013 年 11 月
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