Az egyedek selejtezése esedékessé válik, és belépnek a selejtezési ütemezésben megadott fázisokba. A rekordok az adott fázis megtartási időtartamában megadott ideig egy fázisban maradnak. A megtartási időtartam leteltével saját kezűleg kell kezdeményeznie az adott fázishoz tartozó selejtezési műveletet.
Miután selejtezési ütemezést társított rekordkategóriával, rekordmappával vagy rekordtípussal, a rendszer követi a megadott eseményt. A rendszer az ütemezés végrehajtását aktiváló dátumot is követi. Amikor ez az esemény megtörténik, vagy dátum elérkezik, akkor a ütemezésben meghatározott rekord kikapcsolás aktiválódik. Kikapcsolás aktiválása és (ha van) a megadott ofszet letelte után a rendszer automatikusan végrehajtja az ütemezésben megadott kikapcsolási műveletet. A megtartási időtartam után a rendszer futtatja a munkafolyamatot, amely a fázishoz tartozó selejtezési művelettel van társítva. A munkafolyamat átadja az egyedeket a következő fázisnak egy jogosult személy általi jóváhagyásra. Egy egyed selejtezésének kezdeményezésekor az összes leszármazott egyedének a selejtezése szintén automatikusan kezdeményezve lesz.
A fájlterv beállítható úgy, hogy mind az eredetileg deklarált dokumentum, mind a rekord metaadatok törlésre kerüljenek (alapértelmezés). Lehet törölni csak az eredetileg deklarált dokumentumot, megtartva a rekord metaadatokat. Tanulmányozza a metaadatok konfigurálása témakört.
Selejtezési ütemezés kezdeményezéséhez:
Selejtezésre kész egyedek megtalálása
Nincs egyetlen olyan adott tulajdonság, amely jelzi, hogy selejtezésre kész, de kereshet feltételhalmaz alkalmazásával.
Ha keresési sablont kíván beállítani a rendszeres kereséshez. Egy keresési sablonban hagyja üresen a Jelenlegi fázis végrehajtási dátumát. Gondoskodjék róla, hogy ez szerkeszthető legyen, így a felhasználó meg tudja adni az aktuális dátumot a kereséskor.
Másik lehetőség egyéni COM események létrehozása e-mail küldéséhez, így a címzett tudja, mi áll készen selejtezésre. Feltételezve azt, hogy már jártas a fájlterv struktúrában, képes tallózással megtalálni az egyedet.
Ha az üzleti rekordok számára megfelelő, használhat API metódusokat is selejtezést kezdeményező egyéni kódok létrehozására.
Selejtezési tulajdonságok, mint a selejtezés neve, az egyed kikapcsolási dátuma és a jelenlegi fázis végrehajtási dátuma, valamint egyéb selejtezési tulajdonságok megjelenítése.
Ütköző selejtezési ütemezések (DOD)
Létezhet egy tároló selejtezési ütemezése, és ugyanakkor a tárolón belüli egyik rekordra vonatkozó rekordtípus selejtezési ütemezése. A rekord nem törölhető vagy exportálható a legutolsó dátumig.