レコード・タイプとは、レコード間に共通する機能に基づいたレコードの分類区分です。 レコード・タイプを使用するのは、あるレコード・カテゴリーまたはレコード・フォルダー内に存在するレコードのグループに対して、そのレコード・カテゴリーまたはレコード・フォルダーに関連付けられているものとは別の廃棄スケジュールが必要になった場合です。
例えば、経理上または給与管理上の目的で、従業員のレコード・ファイルを 12 年間にわたって保管する必要があるとします。 その場合、7 年間しか保持する必要がない業績評価レコードに対しては、廃棄スケジュールの異なるレコード・タイプを作成することができます。 このレコード・タイプに業績評価レコードを関連付けることにより、評価レコードを従業員レコード・ファイルより前に削除することができます。
廃棄スケジュールをレコードに関連付ける方法については、廃棄スケジュールに関するトピックを参照してください。
レコードを検索しそれを取得する際は、その基準としてレコード・タイプを使用することが可能です。
レコード・タイプをレコードに適用する方法は次の通りです。
- レコード・タイプをレコード・クラスに関連付けて、そのレコード・タイプをクラスのデフォルトに設定できます。 詳しくは、デフォルト・レコード・タイプの構成に関するトピックを参照してください。
- 宣言プロセスの際にレコード・タイプのメタデータが表示されるようにシステムを構成できます。これによりユーザーは、Workplace または Workplace XT からレコードの宣言を行う際に、レコード・タイプを選択できるようになります。 詳しくは、レコード・タイプ・メタデータに関するトピックを参照してください。
あるクラスに対してデフォルト・レコード・タイプを構成した場合、宣言の際にレコード・タイプのメタデータが表示されないようにすると、そのクラスには常にデフォルト・レコード・タイプが使用されます。 レコード・タイプが使用され、レコード・クラスもレコード・タイプも必要ありません。 その他に、デフォルトを構成した上でユーザーが別のレコード・タイプを選択できるようにすることもできます。 または、デフォルトを構成しないでユーザーがレコード・タイプを選択できるようにすることもできます。