В IBM® Enterprise Records доступна обширная информация о контейнерах. Эти контейнеры включают в себя категории записей, папки записей, электронные папки, физические папки, ящики, гибридные папки, тома, активные и неактивные контейнеры, а также открытые и закрытые контейнеры.
Более подробную информацию об управлении физическими контейнерами смотрите в теме Физические объекты.
Категория записей - это контейнер, устанавливающий категории для набора связанных записей в плане размещения. Обычно категории записей используются для классификации записей на основе функциональных категорий. Категория записей может содержать подкатегории и папки записей. Однако нельзя создать категорию записей и папку записей на одном уровне иерархии. В базовой модели данных и в моделях данных DoD можно объявить записи непосредственно в категориях. В модели данных PRO это действие не допускается. По умолчанию дочерние объекты наследуют защиту и расписание утилизации своего родительского контейнера. Более подробную информацию о наследовании защиты и информации об утилизации смотрите в темах Защита объектов и Расписание утилизации.
У категории записей есть имя и ID. Оба значения, разделенные дефисом, выводятся в значении пути. И имя, и ID должны быть уникальными в родительском контейнере.
Папка записей - это собрание связанных записей. Используйте папки записей для управления записями в соответствии с заданными периодами хранения и событиями утилизации. По умолчанию дочерние объекты папки записей наследуют защиту и расписание утилизации папки записей. Для управления электронными и физическими записями в категории записей можно создать папки записей - электронные, физические, гибридные и ящики.
У папки записей есть имя и ID. Оба значения, разделенные дефисом, выводятся в значении пути. И имя, и ID должны быть уникальными в родительском контейнере.
Электронная папка используется для хранения электронных записей и содержит один или несколько томов. Электронная папка может хранить также физические записи (бумажные или другие физические элементы).
Физическая папка хранит физические записи и содержит один или несколько томов. Физическая папка - это виртуальная запись о бумажной папке. Основываясь на физической структуре хранения вашей организации, в IBM Enterprise Records можно моделировать иерархию физических папок.
Ящик - это контейнер для физических записей, обеспечивающий механизм для моделирования физических объектов, содержащих другие физические объекты. Например, можно создать "Хранилище", в котором есть "Полки" с "Ящиками", содержащими "Физические папки". В отличие от других типов папок, ящик сам может содержать другие папки. Эти объекты - физические папки и ящики, но не электронные или гибридные папки и записи. Однако ящик не использует тома.
Гибридная папка может содержать и электронные, и физические записи, а также один или несколько томов. При использовании существует несколько отличий электронной папки от гибридной. Однако у гибридной папки есть дополнительные метаданные, описывающие физический объект, в том числе его основное положение. Информацию об основном положении смотрите в теме Положения.
Том служит для логического разбиения папки записей на более мелкие и простые для управления единицы. Том не существует независимо от папки. У папки записей, за исключением ящика, всегда есть хотя бы один том. Этот том автоматически создается системой при создании папки записей. Впоследствии вы можете создать сколько угодно томов в папке записей. Однако обратите внимание на то, что в любой момент времени в папке остается открытым только один том. По умолчанию текущий том открыт. Том закрывается автоматически, когда вы добавляете другой том и когда выполнен некоторый заданный критерий. Например, том, содержащий записи конкретного календарного года, может автоматически закрываться в конце этого календарного года.
Тип тома совпадает с типом родительской папки записей (электронная, физическая, гибридная) и может содержать записи того же типа, что и его родительский элемент. Однако том не может содержать подпапку или другой том. Том наследует расписание утилизации той папки записей, в которой он создан. Невозможно определить расписание утилизации, независимое от родительской папки записей.
Когда вы создаете категорию записей или папку записей, она помечается как активная. Однако после создания вы можете отметить контейнер как неактивный. Когда контейнер отмечен как неактивный, система не дает создавать, перемещать, копировать и размещать новые объекты в этом контейнере. Все дочерние контейнеры также отмечаются как неактивные. Кроме этого, пользователи не видят неактивных контейнеров при объявлении записи. Отметка контейнера как неактивного полезна в том случае, когда необходимо проанализировать и утвердить контейнер, прежде чем он станет доступен для общего использования.
При создании контейнерного объекта он открывается по умолчанию. Чтобы ограничить создание дочерних объектов в контейнере, но все же разрешить получение из него записей, закрывайте контейнер всякий раз после его создания. Все дочерние контейнеры также отмечаются как закрытые.