Kaikilla objektisäilön objekteilla on suojausasetukset. Kun IBM® Enterprise Records -objekti luodaan, järjestelmä määrittää suojausasetukset eri menetelmien mukaisesti.
Suojausasetukset määräytyvät seuraavien tekijöiden perusteella:
Objekti voi lisäksi periä suojausmerkintöjä tai käyttäjä voi määrittää suojausmerkintöjä suoraan objektiin. Lisätietoja objektin suojausasetusten käytöstä on objektien suojauksen määritystä ja muokkausta käsittelevässä aiheessa.
Tuonnin jälkeinen (post import) komentosarja FPOS_PostImport_tietomalli.vbs määrittää seuraaviin asetuksiin arvon NULL: asiakirjaluokan ja aliluokkien Oletusarvon mukainen ilmentymän omistaja, Sähköinen, Sähköpostiosoite ja Merkki. Komentosarja ajetaan, kun tietomalli tuodaan objektisäilöön. Kun asiakirja vahvistetaan asiakirjaluokan tai aliluokan avulla, asiakirja perii luokan Oletusarvoinen ilmentymän omistaja -ominaisuuden. Tämän ominaisuuden arvoksi järjestelmä määrittää arvon NULL. PRO-asennusvaihtoehdossa Omistaja-ominaisuus osoittaa vastuuhenkilöä. Jos omistajaominaisuuden arvo on NULL, IBM Enterprise Records ei myönnä erityiskäyttöoikeuksia kenellekään käyttäjälle. Asiakirjan laatijalla ei ole asiakirjan hallintaoikeuksia, kuten asiakirjan suojausasetusten muokkausoikeuksia.
Voit määrittää omistajaksi tietyn käyttäjän tai ryhmän IBM Administration Console for Content Platform Engine -ohjelman avulla. Omistajuus muutetaan muokkaamalla asiakirjaluokan tai aliluokan Oletusarvon mukainen ilmentymän omistaja -arvoa. IBM Enterprise Records ei kuitenkaan ota muutosta käyttöön aiemmin luoduissa asiakirjoissa, vaan vasta muutoksen jälkeen luotavissa asiakirjoissa.
Kun asiakirja vahvistuksen yhteydessä arkistoidaan säilöön, asiakirja perii pääsäilönsä suojausasetukset. Pääsäilöstä käytetään nimitystä suojauksen päätaso. Jos asiakirja vahvistetaan useisiin säilöihin Application Engine- tai Workplace XT -ohjelman avulla, suojauksen päätasoksi määräytyy ensimmäinen valittu asiakirjasäilö.
IBM Enterprise Records -asennuksen yhteydessä asiakirjaluokan Oletusarvon mukainen ilmentymän suojaus -asetus myöntää Records Manager -käyttäjäryhmälle Ala- tai pääversiointi -käyttöoikeudet. Näiden käyttöoikeuksien avulla käyttäjät voivat luoda uusia dokumenttiversioita, jotka järjestelmä vahvistaa asiakirjoiksi. Jos säilön suojausasetukset erityisesti estävät tiettyjen käyttäjien kaikki käyttöoikeudet, tämä esto välittyy myös asiakirjaan. Luokan Oletusarvoinen ilmentymän suojaus -asetukseen määritetty käyttäjäryhmä on kuitenkin etusijalla välitettyyn käyttöoikeuksien estoon nähden. Estetty käyttäjä ei voi siirtyä luokkaan selaamalla, mutta hän voi käsitellä asiakirjaa haun tai raporttien avulla.
Jos haluat, että asiakirjat eivät ole laajalti käytettävissä haun ja raporttien välityksellä, älä tee Ilmentymän oletusarvoinen suojaus -asennusvaihetta. Jos et tee Ilmentymän oletusarvoinen suojaus -asennusvaihetta, IBM Enterprise Records ohjaa käyttöoikeuksia asiakirjan ja kansion tasolla. Voit esimerkiksi tehdä seuraavia toimia:
Jos asiakirja arkistoidaan useisiin kansioihin, asiakirja jatkaa suojausasetustensa perimistä ensimmäisestä kansiosta. Ensimmäinen kansio on suojauksen päätason kansio. Jos asiakirja arkistoidaan useisiin kansioihin ja asiakirja siirretään suojauksen päätason kansiosta uuteen kansioon, asiakirja perii uuden kansion suojausasetukset. Suojausasetusten periytyminen muuttuu myös, jos asiakirjan suojauksen päätason kansio poistetaan.
Voit tarkastella useisiin kansioihin arkistoidun asiakirjan suojauksen päätason kansiota ja muokata sitä seuraavasti:
Tässä tapauksessa tarkistukset valitsevat myös kyseisen suojauksen päätason avulla nykyisen ajossa olevan aikataulun tätä asiakirjaa varten.
Käyttäjä voi vahvistaa dokumentin asiakirjaksi vain, jos hänet on määritetty Asiakirjojen käyttäjä -rooliin ja hänellä on asiakirjan ominaisuuksien muokkausoikeudet. Dokumentin tekijänä käyttäjällä on dokumentin täydet käyttöoikeudet. Kun kyseinen dokumentti vahvistetaan asiakirjaksi, IBM Enterprise Records korvaa dokumentin suojausasetukset asiakirjan suojausasetuksilla. Dokumenttiin määritettyjä käyttöoikeuksia ohjaa dokumenttiin liitetty asiakirja. Tekijä ei voi enää muokata asiakirjaksi vahvistetun dokumentin suojausasetuksia. Jos valtuutettu käyttäjä päivittää asiakirjan käyttöoikeuksia, järjestelmä päivittää samat käyttöoikeudet dokumenttiin, josta asiakirja on vahvistettu.
Oletusarvon mukainen asennusmenettely myöntää kaikille käyttäjille lisäkäyttöoikeuksia jokaiseen asiakirjaan, jotta käyttäjät voisivat kuitata ulos ja sisään asiakirjoiksi vahvistettuja dokumentteja. Joissakin IBM Enterprise Records -toteutuksissa korkeamman käyttöoikeustason käyttäjät voivat muokata asiakirjojen ja kansioiden suojausasetuksia niin, että dokumenttien tekijät voivat kuitata ulos ja sisään omia dokumenttejaan. Dokumentin version luonti edellyttää asiakirjan sisällön muokkausoikeuksia. Lisäksi dokumentin sisällön tarkastelu edellyttää asiakirjan sisällön näyttöoikeuksia.
Asiakirjaksi vahvistettua dokumenttia ei voi poistaa, ennen kuin siihen liitetty asiakirja poistetaan. Dokumentin poistorajoitus määräytyy sellaisen dokumentin ominaisuuden perusteella, joka osoittaa asiakirjaan ja käyttää Estä poisto -toimintoa. Käyttäjät, joilla on täydet hallintaoikeudet, eivät voi poistaa asiakirjaksi vahvistettua dokumenttia. Järjestelmä poistaa dokumentin automaattisesti, kun siihen liitetty asiakirja poistetaan. Järjestelmä poistaa asiakirjan, koska asiakirjan objektiarvo-ominaisuus osoittaa dokumenttiin ja käyttää Johdannaispoisto-toimintoa.