IBM Enterprise Records, versio 5.1.2    

Automaattisen asiakirjoiksi vahvistuksen määritys

Voit määrittää automaattisen asiakirjoiksi vahvistuksen ja näin varmistaa, että kun käyttäjä kohdistaa toiminnon dokumenttiin, joka on asiakirjojen objektisäilössä (ROS), ohjelma vahvistaa asiakirjan automaattisesti. IBM Enterprise Records luo vastaavan asiakirjan määritettyyn arkistonmuodostussuunnitelman objektisäilöön.

Tietoja tästä tehtävästä

Voit valita esimerkiksi, että jokainen Luottamuksellinen-kansioon arkistoitu dokumentti vahvistetaan asiakirjaksi. Voit valita, että jokainen tiettyyn dokumenttiluokkaan kuuluva dokumentti vahvistetaan asiakirjaksi, kun käyttäjä kuittaa dokumentin sisään.
Tärkeää: Jos haluat asiakirjaksi vahvistuksen tapahtuvan luonnin yhteydessä, sinun tulee käyttää Kuittaa sisään -tapahtumaa Luo-tapahtuman sijasta.
RMAutoDeclaration-tapahtuma on määritettävä käyttämään asynkronisia tapahtumia EIKÄ synkronisia tapahtumia. Voit määrittää automaattisen asiakirjoiksi vahvistuksen tekemällä seuraavat tehtävät:

Automaattisen asiakirjaksi vahvistuksen kokoonpanotiedoston muokkaus

Toimintaohjeet

Voit muokata RMAutoDeclaration-kokoonpanotiedostoa (RMAutoDeclare.properties) seuraavasti:

  1. Määritä asiakirjan arkistointikohdekansion polku tai GUID-tunnus luomalla (ja nimeämällä) IBM Administration Console for Content Platform Engine -ohjelmassa Merkkijono-ominaisuus (esimerkiksi AutoDeclareFolderSymName) lähdedokumenttiluokkaan tai -aliluokkaan. Määritä ominaisuudelle 256 merkin pituus.
  2. (Valinnainen) Määritä asiakirjaluokan nimi IBM Administration Console for Content Platform Engine -ohjelmassa luomalla (ja nimeämällä) toinen Merkkijono-ominaisuus (esimerkiksi AutoDeclareRecordClassSymName) lähdedokumenttiluokkaan tai -aliluokkaan. Jos et määritä asiakirjaluokan nimeä, se saa oletusnimen ElectronicRecordInfo.

    Ensimmäisessä kahdessa vaiheessa luodaan RMAutoDeclare-tapahtuman ominaisuuksia.

  3. Kuittaa RMAutoDeclare.properties-tiedosto ulos Application Engine-, Workplace XT- tai IBM Administration Console for Content Platform Engine -ohjelmassa.
  4. Muokkaa RMAutoDeclare.properties-tiedostoa asianmukaisesti:
    rmevent.declare.RecordClassPropertySymname=AutoDeclareRecordClassSymName
    rmevent.declare.RecordFiledInFolderPropertySymname=AutoDeclareFolderSymName
      (Jos ominaisuutta ei ole, tapahtumankäsittelijä kirjaa lokiin virheen.)
    rmevent.declare.FPOSObjectStoreName=TargetObjectStoreName
  5. Kuittaa edellä kuvatun sisällön sisältävä RMAutoDeclare.properties-tiedoston uusi versio sisään Application Engine-, Workplace XT- tai IBM Administration Console for Content Platform Engine -ohjelmassa.

Tulokset

RMAutoDeclaration-tapahtumatoimintoa käyttävän tilauksen luonti

Voit luoda yhden tai useamman tilauksen, jotka ajetaan, kun tilattu tapahtuma (Kuittaa sisään tai Tiedosto lisätty) ilmenee. Tämä toiminto liipaisee tilaukseen liittyvän tapahtumatoiminnon.

Dokumenttiin liittyvää Kuittaa sisään -tapahtumaa varten tilaus luodaan dokumenttiluokkaan tai -aliluokkaan. Kansioon liittyvää tapahtumaa (Tiedosto lisätty) varten tilaus luodaan kansion luokkaan tai aliluokkaan tai tiettyyn kansio-objektin ilmentymään. Tilauksia voi luoda tarvittavan määrän. Niitä voi luoda esimerkiksi useisiin eri dokumenttialiluokkiin.

Voit lisätä tilaukset seuraavasti:
  1. Laajenna IBM Administration Console for Content Platform Engine -ohjelmassa asiakirjojen objektisäilö, jossa automaattisesti asiakirjoiksi vahvistettavat dokumentit ovat.
  2. Voit luoda tilauksen dokumenttiluokkaa tai -aliluokkaa varten napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella Dokumenttiluokka-kohtaa (tai dokumentin aliluokkaa) ja valitsemalla Lisää tilaus -vaihtoehdon. Voit luoda tilauksen kansioluokkaa tai -aliluokkaa varten laajentamalla Muut luokat -kansion, napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella Kansio-kohtaa (tai kansion aliluokkaa) ja valitsemalla Lisää tilaus -vaihtoehdon. Voit luoda tilauksen tiettyä kansiota varten laajentamalla pääkansion. Siirry kansioon, jota varten haluat määrittää tilauksen. Napsauta kansiota hiiren kakkospainikkeella ja valitse Add Subscription -vaihtoehto.
  3. Napsauta ohjatussa Create a Subscription -toiminnossa Next-vaihtoehtoa.
  4. Anna tilaukselle merkitsevä ja yksilöllinen nimi sekä kuvaus. Napsauta sitten Next-vaihtoehtoa.
  5. Varmista, että luokan (mutta ei ilmentymän) tilauksessa on valittuna Apply to all instances of class <luokan nimi> -valintanappi. Napsauta sitten Next-vaihtoehtoa.
  6. Valitse Specify Triggers -näytössä liipaisimet, jotka aktivoivat tilauksen (dokumentin tilauksessa Checkin- ja kansion tilauksessa File-vaihtoehto). Napsauta Next-vaihtoehtoa.
  7. Valitse näytössä olevasta valikosta aiemmin luotu RMAutoDeclare-tapahtumatoiminto. Napsauta sitten Next-vaihtoehtoa.
  8. Varmista, ettei Synchronous-valintaruutu ole valittuna. Valitse muut valintaruudut tai jätä ne valitsematta tarpeen mukaan. Napsauta sitten Next-vaihtoehtoa.
  9. Napsauta Finish-vaihtoehtoa.

RMAutoDeclare

Voit testata RMAutoDeclare-kokoonpanon noudattamalla seuraavia ohjeita:

  1. Luo dokumentti siihen asiakirjojen objektisäilöön, johon määritettiin automaattinen asiakirjaksi vahvistus.
  2. Määritä lähdedokumentin Merkkijono-ominaisuudessa oleva asiakirjaluokan nimi.

    Tämä nimi on ominaisuus (AutoDeclareRecordClassSymName), joka aiemmin määritettiin RMAutoDeclare.properties-tiedostoon. Katso edellä olevaa vaihetta 2 tämän ohjeaiheen kohdassa Automaattisen asiakirjaksi vahvistuksen kokoonpanotiedoston muokkaus. Luodessaan dokumenttia käyttäjä antaa tähän ominaisuuteen asiakirjaluokan nimen. Jos et määritä symbolista nimeä, järjestelmä käyttää luokan oletusnimeä ElectronicRecordInfo.

  3. Määritä toisessa Merkkijono-ominaisuudessa oleva asiakirjan arkistointikohdekansion polku.

    Tämä nimi on toinen ominaisuus (AutoDeclareFolderSymName), joka aiemmin määritettiin RMAutoDeclare.properties-tiedostoon. Katso edellä olevaa vaihetta 1 tämän ohjeaiheen kohdassa Automaattisen asiakirjaksi vahvistuksen kokoonpanotiedoston muokkaus. Luodessaan dokumenttia käyttäjä antaa tähän ominaisuuteen asiakirjan arkistointikohdekansion polun tai GUID-tunnuksen. Jos arvo ei kelpaa, tapahtumankäsittelijä kirjaa lokiin virheen. Asiakirjan kansion polku alkaa /<arkistonmuodostussuunnitelman_nimellä>/... (esimerkiksi /arkistonmuodostussuunnitelma/luokka_1/kansio_1). Käyttäjä voi antaa myös kansion GUID-tunnuksen.

Kun käyttäjä on luonut dokumentin, RMAutoDeclare-tapahtuma vahvistaa sen asiakirjaksi arkistonmuodostussuunnitelman objektisäilön määritettyyn kansioon käyttäen määritettyä asiakirjaluokkaa.



Palaute

Päivitetty viimeksi: Marraskuu 2013
configure_autodeclaration.htm

© Copyright IBM Corp. 2013