IBM Enterprise Records, Versão 5.1.2    

Marcar categorias ou pastas como activas ou inactivas

Quando cria uma categoria de registos ou uma pasta de registos esta é marcada como Activa. Contudo, pode marcar especificamente uma entidade como inactiva após criar a mesma. Não pode adicionar novas entidades a uma categoria ou pasta inactiva e não são apresentadas as categorias ou pastas inactivas quando declara um registo. Marcar uma entidade como inactiva é útil quando necessitar de rever e aprovar a categoria ou pasta de registos antes de disponibilizar a mesma para utilização geral.

Sobre esta tarefa

Quando marca uma entidade como inactiva, todos os contentores descendentes são também automaticamente marcados como Inactivos. Em qualquer altura, pode marcar uma entidade inactiva como activa, mas tenha em atenção que os respectivos contentores descendentes não ficam automaticamente activos. Terá de marcar explicitamente estas entidades como activas. Numa entidade inactiva pode efectuar todas as restantes operações como pesquisar, obter, utilizar ou relocalizar a entidade. Pode também iniciar acções de eliminação numa entidade inactiva.

Procedimento

Para marcar um ou mais contentores como Activo:

  1. Procure ou pesquise categorias ou pastas que pretende marcar como activas.
  2. Seleccione as caixas de verificação junto aos nomes. (Também pode fazer clique com o botão direito do rato apenas numa entidade e utilizar o menu.)
  3. No menu Acções multi-selecção, seleccione Activar: Ícone de activação
  4. Faça clique em OK para confirmar a mensagem de activação bem sucedida da entidade.

Para marcar um contentor como Inactivo:

  1. Procure ou pesquise categorias ou pastas que pretende marcar como inactivas.
  2. Seleccione as caixas de verificação junto aos nomes. (Também pode fazer clique com o botão direito do rato apenas numa entidade e utilizar o menu.)
  3. No menu Acções multi-selecção, seleccione Desactivar: Ícone de desactivação Este ícone é apresentado junto às entidades marcadas como inactivas.
  4. Introduza o motivo para tornar o contentor inactivo.
  5. Faça clique em OK para confirmar que pretende tornar o contentor inactivo.


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Última actualização: Novembro de 2013
activate_inactivate_entities.htm

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