IBM® Enterprise
Records é um componente complementar
do conjunto de produtos do IBM FileNet P8. Usando o
IBM Enterprise
Records, é possível criar e manter registros
exatos, seguros e confiáveis para informações eletrônicas e físicas. É possível usar
o IBM Enterprise
Records para gerenciar registros de
qualquer tipo, independente do formato ou da mídia de armazenamento. A compreensão
do IBM Enterprise
Records depende da compreensão do
que é um registro e do porque você usa um sistema de gerenciamento de registros.
Gerenciamento de registros
Gerenciamento de registros são atividades gerenciais, como planejamento, controle e
organização para criação, armazenamento, uso, recuperação e descarte de registros. O
gerenciamento de registros inclui todas as atividades que você executa para manter
registros durante todo o ciclo de vida de criação, uso ativo, armazenamento inativo e
disposição.
Necessidade de gerenciamento de registros
Para assegurar que as informações
organizacionais sejam precisas, completas e facilmente acessíveis, você deve configurar
um sistema confiável de gerenciamento de registros. Caso contrário, você pode investir uma quantidade de tempo significativa em
atividades não produtivas, como localizar informações manualmente ou procurar
registros ausentes ou erroneamente arquivados.
Na ausência de um sistema de
gerenciamento de registros, pode ser difícil localizar, interpretar e estar em
conformidade com as leis e regulamentos de manutenção de registros. Essa deficiência
pode resultar em multas graves, penalidades e outras consequências legais. Talvez
encontre riscos associados a processo judicial, confidencialidade e segurança de
informações críticas e vitais se não mantiver e gerenciar os registros corretamente.
Use o IBM Enterprise
Records para minimizar os riscos mencionados
acima. É possível usar o IBM Enterprise
Records para
preservar informações valiosas como registros, disponíveis quando são necessárias com
técnicas de procura, enquanto registros não essenciais ou inativos são excluídos ou
arquivados.
Função do IBM Enterprise
Records
no Gerenciamento de Registros
É possível gerenciar registros no âmbito da empresa,
independentemente da mídia de armazenamento. O propósito do
IBM Enterprise
Records é assegurar a execução das
seguintes ações:
- Os registros sejam facilmente acessíveis quando necessários no âmbito da empresa.
- Os registros sejam descartados quando não mais são úteis ou não mais são requeridos por uma diretiva legal, regulatória ou administrativa.
Usando o
IBM Enterprise
Records, é possível executar as
seguintes tarefas:
- Criar e manter uma estrutura hierárquica (plano de arquivo) para armazenar registros.
- Gerenciar registros eletrônicos e registros físicos.
- Aplicar segurança em repositórios que contêm registros.
- Criar regras de retenção e disposição para registros.
- Forçar o arquivamento ou destruição de registros que se baseiam nessas regras.
- Controlar o acesso aos registros.
- Recuperar registros que se baseiam em critérios de procura.
- Remover registros que não são mais requeridos pela organização.
Recursos e Benefícios do
IBM Enterprise
Records
A tabela a seguir lista os
recursos do
IBM Enterprise
Records junto com benefícios
fornecidos por tais recursos.
Recurso |
Benefício |
Repositório centralizado para registros |
- Uso e disponibilidade amplamente disperso por informações no âmbito da empresa.
- Tomada de decisão eficaz devido à disponibilidade oportuna de informações relevantes.
|
Localizações e contêineres virtuais para armazenar registros para documentos
eletrônicos e físicos em uma hierarquia. |
- Controle sobre coleções de documentos de cópia impressa e arquivos eletrônicos.
- Simulação do ambiente de escritório no mundo real.
- Localizações e contêineres virtuais modelam a estrutura real de armazenamento físico.
- Controle de custos por meio da redução dos gastos no espaço de escritório, equipamentos e
pessoal, necessários para o gerenciamento e recuperação de registros.
|
Funções de pesquisa de fácil uso |
- Acesso no prazo é fácil às informações requeridas sem o uso de sintaxe complicada de consulta.
|
Regras de retenção e disposição para registros |
Controle definido pelo usuário sobre: - Duração pela qual o registro é retido.
- Tratamento do registro no fim da agenda de retenção.
- Revisão de registros antes de eles serem descartados.
|
Procedimento de auditoria para registros, rastreamento automático do período de retenção e a inicialização do processo de disposição para registros. |
- Registros não são acidentalmente descartados, alterados, manipulados,
danificados ou perdidos.
- Registros são descartados de acordo com o planejamento da disposição ou como
parte de um procedimento de auditoria.
- Os registros quando não mais são requeridos são descartados para reduzir os requisitos de armazenamento.
|
Importação e exportação de registros |
- Registros que não são requeridos com frequência pela organização podem ser
exportados para algum outro local. Esses documentos são registros que devem ser retidos
para cumprir os regulamentos do governo.
- Os registros podem ser importados de outros repositórios de registros.
|
Controle de segurança apropriada para os registros |
- Os usuários não autorizados não podem acessar os registros.
- Os usuários não podem acidentalmente excluir registros. Os registros podem ser excluídos
por um Administrador de Registros ou como resultado de um procedimento de disposição.
- Os usuários podem executar apenas as operações relativas aos registros para os quais eles
tenham direitos de acesso apropriados.
|
Integração com o IBM FileNet P8
Workplace,
Workplace XT,
IBM Content
Navigator, Microsoft Office e Microsoft
Outlook |
Declaração manual ou automática de registros do: - O Workplace ou o Workplace XT
- IBM Content
Navigator
- Microsoft Outlook, Word, Excel e PowerPoint
- Modelos de entrada
|
Funções de Usuário no IBM Enterprise
Records
O IBM Enterprise
Records fornece
um modelo de segurança de usuário baseado em função e inclui funções para Administrador
de Registros, Gerenciador de Registros, Usuário Privilegiado e Usuário de Registros. Cada
função determina quais tarefas um usuário nessa função pode executar. Para obter mais informações, consulte o tópico de segurança.
Tipos de Instalações do IBM Enterprise
Records
Antes de instalar o aplicativo
IBM Enterprise
Records, você deve escolher o tipo de
instalação (modelo de dados) que atende às suas necessidades de gerenciamento de
registros. Os seguintes modelos de dados estão disponíveis:
- Base: Fornece propriedades e funções de gerenciamento de registros principais.
A instalação Base de Registros do
IBM Enterprise
Records é a instalação mais comum para
o IBM Enterprise
Records porque inclui o número mínimo
de propriedades e atende à maioria das necessidades. Funcionalmente, a
instalação Base fornece a mesma capacidade da instalação DoD.
- Linha de base do DoD: cumpre o padrão de linha de base do Department of Defense (DoD)
5015.2. Esse padrão fornece orientação de implementação e processual sobre o
gerenciamento de registros no DoD. Além disso, a instalação DoD do
IBM Enterprise
Records define interfaces do sistema
específicas e critérios de procura. A instalação DoD também descreve os requisitos
mínimos de gerenciamento de registros que devem ser atendidos com base em
regulamentos do National Archives and Records Administration (NARA).
- DoD Classified: cumpre o padrão de linha de base do Department of Defense (DoD) 5015.2 e
inclui suporte para a manipulaçao de registros classificados pelos requisitos opcionais
dos documentos classificados no padrão do DoD.
Tipos de Entidades do
IBM Enterprise
Records
No
IBM Enterprise
Records, os registros são armazenados
em uma estrutura hierárquica que contém diferentes entidades de gerenciamento de
registros. A figura a seguir ilustra a estrutura hierárquica destas entidades seguida por uma breve explicação de cada entidade:

- Armazenamento de objeto: Um repositório de objetos e um conjunto de serviços de
acompanhamento de armazenamento e recuperação para esses objetos. Um armazenamento de objetos pode ser:
- Armazenamento de Objetos de Plano de Arquivos (FPOS): Contém o plano de arquivo, ou seja, toda a hierarquia de entidades de gerenciamento de registros que você cria.
- Records-enabled Object Store (ROS): contém documentos que podem ser declarados como
registros em um FPOS.
Recomenda-se que você configure armazenadores de objetos separados para registros (metadados) e para os documentos que são declarados como registros. Portanto, o FPOS contém a estrutura de plano de arquivo, enquanto o ROS contém documentos, alguns dos quais são declarados como registros. Normalmente, há muitos usuários com acesso ao ROS, mas não às entidades que compõem
seu planejamento de arquivos no FPOS. Você pode ter mais de um ROS associado a um FPOS.
- Plano de Arquivo: Define a organização de registros. Em um planejamento de arquivos, você
armazena registros em uma hierarquia estruturada que é projetada para preservar o
contexto de registros. Por exemplo, você pode criar planos de arquivos que reflitam as funções administrativas da empresa. É possível catalogar registros sob esses esquemas que se baseiem nessas funções de
negócios.
Também é possível associar um padrão de nomenclatura a um plano de arquivo. Todas as entidades criadas sob o planejamento de arquivos seguem o padrão de nomenclatura
de registro.
- Categoria de Registro: Categoriza um conjunto de registros relacionados em um plano de arquivo. As categorias de registro são criadas para catalogar registros com base nas categorias funcionais. Uma categoria de registro pode conter subcategorias ou pastas de registros, mas não
ambos. Além disso, você pode associar as regras de retenção e disposição a cada categoria. Estas regras se aplicam a todas as pastas de registros e registros que são criados na categoria.
- Pasta de Registro: Serve como um contêiner para os registros relacionados. É usada para gerenciar registros de acordo com os períodos de retenção e eventos de disposição especificados. Você pode criar pastas de registros eletrônicos, físicos e híbridos sob uma categoria de registro para gerenciar registros eletrônicos e físicos.
- Pasta Eletrônica: Usada para armazenar registros eletrônicos. Uma pasta eletrônica também pode conter marcadores. Um marcador é uma entrada eletrônica para um registro eletrônico que não pode ser armazenado em um arquivo físico. Exemplos de tais registros são plantas grandes de construção, fitas de vídeo ou um banco de dados.
- Pasta Física: Armazena registros para itens físicos como registros em papel. Uma pasta física é uma entrada virtual para uma pasta de papel.
Com base na estrutura de armazenamento físico de sua organização, é possível modelar
a hierarquia de pastas físicas no
IBM Enterprise
Records.
- Caixa: A caixa fornece um mecanismo para modelar entidades físicas que contêm outras entidades físicas. Por exemplo, você pode criar um
"Armazém" que contém "Prateleiras" que contêm "Caixas" que contêm
"Pastas Físicas". Uma caixa pode conter outra caixa, uma pasta física ou um registro.
- Pasta híbrida: Uma coleção de registros físicos e eletrônicos relacionados.
- Volume: Serve de subdivisão lógica de uma pasta de registro em unidades menores
e mais fáceis de gerenciar. Um volume não tem existência independente da pasta. Uma
pasta de registro contém pelo menos um volume, que é criado automaticamente pelo
sistema quando uma pasta de registro é criada. Após isto, você pode criar qualquer número de volumes em uma pasta de registros.
- Registro: Um registro fornece metadados sobre um documento ou objeto físico que é colocado sob controle do aplicativo IBM Enterprise
Records. Um registro pode herdar parte de seu comportamento da pasta de registro na qual foi
criado. Por exemplo, ele herda o planejamento da disposição da pasta de registro
pai. É possível categorizar registros nos seguintes tipos:
- Registro Eletrônico: Aponta para um documento eletrônico.
- Marcador: Aponta para um objeto físico ou documento em papel.
- Registro Vital: Um registro essencial que é necessário para atender as responsabilidades operacionais durante uma emergência no âmbito da empresa.
Os registros vitais são periodicamente revistos e atualizados.
- Registro permanente: Um registro que é identificado como tendo valor histórico
ou outro suficiente para garantir a preservação contínua pela organização. Essa
preservação dura além do tempo normalmente requerido para propósitos
administrativos, jurídicos ou fiscais.
- Tipos de Registro: Você pode associar um tipo de registro a registros que tenham Características comuns. Por exemplo, você pode definir um tipo de registro para especificar um planejamento da disposição comum para ajudar na pesquisa e recuperação de registros. Você usa tipos de registros quando um grupo de registros existente em uma pasta de
registros tem uma agenda de disposição que é diferente da agenda atualmente associada à
pasta de registros.
A entrada a seguir é um exemplo da hierarquia de entidades de
gerenciamento de registro.
Plano de arquivo
Gerenciamento geral (categoria)
Arquivos de correspondência (pasta)
Resumos do programa (pasta)
Conferência de treinamento em gerenciamento 2006 (volume)
Conferência de Treinamento em Gerenciamento 2007 (volume)
Gerenciamento de informações (categoria)
Arquivos de correspondência (pasta)
Folhas de número do operador (pasta)