IBM Enterprise Records, Versió 5.1.2    

Visualització i modificació de propietats d'entitats mitjançant les pàgines d'informació

Cada entitat de l'IBM® Enterprise Records té un conjunt associat de pàgines d'informació a les quals es pot accedir fent clic a la seva icona Obtenir informació (Icona Obtén informació). Les pàgines d'informació d'una entitat proporcionen informació sobre propietats a les vistes. Amb l'accés de seguretat adequat, podeu veure i modificar els valors de les propietats de l'entitat. A les pàgines d'informació, podeu realitzar diferents accions a l'entitat que visualitzeu. Aquestes acciones solen correspondre al menú associat a l'entitat a la pestanya Navega.

Per veure i modificar propietats d'una entitat:

  1. Feu clic a la icona Obtenir informació d'una entitat. La visualització per defecte de la majoria d'entitats és la pàgina Propietat. Per obtenir més informació sobre les propietats que apareixen, consulteu el tema de referència de propietats. El camp Nom de volum s'emplena prèviament amb un nom de patró que es basa en el patró que heu seleccionat durant la configuració. Podeu introduir qualsevol nom al camp Nom de volum però no podeu tenir noms de volum duplicats. No podeu incloure cap dels caràcters següents com a part del nom de volum: \ / : * ? " < > |,
  2. er accedir a altres tipus d'informació, feu clic al nom de qualsevol altra pàgina d'informació al començament del panell. Algunes propietats s'actualitzen amb l'escombratge de disposició o la retenció de disposició, de manera que els valors poden canviar després que aquests processos s'executin.
  3. Per canviar els valors de les propietats, seleccioneu text i reemplaceu-lo o seleccioneu els valors als menús o altres quadres de diàleg.
  4. Feu clic a Aplica per desar els canvis.
  5. Feu clic a Surt per tancar la pàgina d'informació.

Si modifiqueu les propietats d'una visualització però no les apliqueu abans de moure-les a una altra pàgina de propietats, es marca la pàgina modificada. La pàgina es mostra amb una icona d'un llapis. Si no feu clic a Aplica a cada pàgina quan la modifiqueu, torneu a cada pàgina que tingui la icona d'un llapis i feu clic a Aplica. Si no ho feu, es perden els canvis quan sortiu de les pàgines d'informació. Les propietats es mostren com a només de lectura o editables segons els drets funcionals que hi ha disponibles per al rol.

Per imprimir les propietats d'una entitat:

L'enllaç Vista imprimible en algunes de les pàgines d'informació proporciona una llista exclusiva de propietats en un format que es pot imprimir. En el cas d'una entitat, la llista de vistes imprimibles sol ser igual independentment de la pàgina d'informació des de la qual s'accedeixi a l'informe. El contingut de l'informe varia en funció del tipus d'entitat. Per veure la llista de vistes imprimibles:

  1. Seleccioneu la icona Obtenir informació associada amb l'entitat.
  2. Feu clic a Vista imprimible a qualsevol pàgina d'informació que tingui la icona de impressora.
  3. Imprimiu la pàgina HTML amb l'opció Imprimeix al menú Fitxer.

A la taula següent es descriuen les vistes que estan disponibles a les pàgines d'informació. Cada tipus d'entitat té un conjunt exclusiu de vistes.

Vista Descripció
Propietats La vista Propietats és la vista per defecte quan s'obre la pàgina Informació d'una entitat. Aquesta vista mostra les propietats associades amb l'entitat actual. Un asterisc indica que cal un valor de propietat. Podeu utilitzar aquesta vista per revisar i modificar les propietats de l'entitat.
Classificació de seguretat Aquesta vista mostra les propietats de classificació de seguretat. Podeu utilitzar la vista Classificació de seguretat per editar les propietats de les metadades del registre classificat, després que s'arxivi el registre. Per obtenir més informació, consulteu el tema sobre propietats de classificació de seguretat.
Disposició Amb la visualització Disposició, podeu canviar la planificació de disposició associada actualment amb l'entitat. Aquesta vista permet heretar la planificació de disposició de l'entitat pare o associar una altra planificació de disposició. També podeu canviar l'usuari o el grup que s'ha designat per a la disposició de l'entitat. Per obtenir més informació sobre l'associació d'una altra planificació de disposició amb una entitat, consulteu el tema sobre canvi d'una planificació de disposició associada amb una entitat.
Registre vital Amb la vista Registre vital podeu especificar si la categoria/carpeta conté registres vitals. En aquesta vista, seleccioneu la incidència que activa la revisió periòdica o l'actualització dels registres vitals. Seleccioneu també l'acció que s'ha d'executar quan es produeix la incidència de revisió. Per obtenir més informació, consulteu el tema sobre registres vitals.
Condició Amb la vista Condició podeu especificar els criteris d'activació d'una incidència interna. Podeu seleccionar els operadors de condició, especificar els valors de propietat i crear les condicions de tipus d'unió que activen la incidència interna. També podeu definir més propietats per al tipus d'entitat seleccionat. Per obtenir més informació, consulteu el tema d'incidències internes.
Seguretat Amb la vista Seguretat podeu visualitzar o editar els paràmetres de seguretat d'una entitat (en funció dels permisos de seguretat). Els paràmetres de seguretat determinen els usuaris i els grups que poden accedir a l'entitat i controlen els seus permisos de seguretat. També podeu aplicar una política de seguretat per controlar els paràmetres de seguretat. Per obtenir més informació sobre l'especificació de seguretat d'una entitat, consulteu el tema sobre seguretat d'objectes.
Arxivat a

La vista Arxivat a es mostra només per als registres. Podeu utilitzar aquesta vista per visualitzar una llista d'entitats on el registre seleccionat actualment estigui arxivat. Podeu visualitzar:

  • El camí d'accés complet de les entitats on el registre està arxivat
  • La data quan s'ha creat el registre
  • L'usuari que ha creat el registre

Per obtenir més informació, consulteu el tema sobre visualització de contenidors.

Detall

Amb la vista Detall podeu revisar les propietats només de lectura d'una entitat/objecte associat i els seus valors.

En el cas d'una categoria de registres, una carpeta de registres, un volum i un registra, la vista Detall mostra les propietats classificades en diferents grups. Els noms d'aquests grups són General, Disposició, Vital, Físic i Detalls de registre addicional. Podeu mostrar i ocultar propietats que pertanyen a un grup concret fent clic les icones per mostrar i ocultar els detalls al costat del nom de grup: Mostra detalls Amaga detalls

Enllaços Un enllaç representa una relació entre 2 entitats. Amb la vista Enllaços podeu veure els diferents enllaços associats amb una entitat. Veieu la vista Enllaços a la pàgina Informació només de les carpetes de registres i dels registres. Per obtenir més informació, consulteu el tema sobre visualització i modificació d'enllaços.
Historial Amb la vista Historial podeu fer el seguiment de les operacions realitzades a cadascuna de les entitats de l'IBM Enterprise Records. Feu el seguiment d'entitats a IBM Enterprise Records per supervisar les operacions que es realitzen a entitats de IBM Enterprise Records. Aquestes operacions són creació, disposició, accés, moviment, còpia i reubicació d'una planificació de disposició. Per obtenir més informació sobre el seguiment d'una entitat, consulteu el tema sobre visualització d'entrades del registre d'auditoria.
Retencions Amb la vista Retencions, podeu veure, modificar o suprimir les retencions de disposició col·locades a l'entitat. Per obtenir més informació, consulteu el tema sobre retencions de disposició.
Motiu Quan es visualitzen pàgines d'informació d'una planificació de disposició, la vista per defecte és Motiu. Si voleu fer cap canvi, introduïu el motiu del canvi. Si no, seleccioneu la vista adequada.
Planificació En aquesta vista podeu canviar el nom de la planificació, la descripció i l'autorització de disposició per a la planificació de disposició seleccionada.
Fases Si la planificació de disposició que visualitzeu té fases, es llisten en aquesta vista. Podeu eliminar una fase fent-ne clic al quadre de selecció i podeu afegir més fases fent clic a Afegeix nou. Feu clic al títol d'una fase per obtenir més informació detallada o per canviar aquesta informació.
Entitats en retenció Aquesta vista mostra les entitats on es col·loca una retenció concreta. Des d'aquesta vista podeu eliminar la retenció en una entitat o utilitzar una cerca per filtra la visualització de les entitats retingudes. Per obtenir més informació, consulteu el tema sobre vista d'entitats en retenció.

Accions de les pàgines d'informació

Les pàgines d'informació també inclouen acciones adequades per al tipus d'entitat. Aquestes accions es troben al final del panell. A la taula següent es descriuen les accions que estan disponibles a les pàgines d'informació.
Icones Accions d'informació

Icona de supressió

Elimina utilitzeu l'acció Elimina per suprimir una entitat. Per obtenir informació sobre com eliminar diverses entitats, consulteu els temes d'ajuda sobre supressió i també les guies temàtiques de creació i gestió de classificacions de seguretat.
Icona Tanca Tanca utilitzeu l'acció Tanca per restringir la creació d'entitats fill dins una categoria de registres, una carpeta de registres o un volum. Consulteu el tema sobre obertura i tancament de contenidors.
Icona Reubica Reubica utilitzeu l'acció Reubica per moure una categoria de registres o una carpeta de registres i tot el seu contingut a una altra ubicació del pla de fitxers. Consulteu el tema de reubicació d'una categoria o carpeta.
Icona Reobre Reobre utilitzeu l'acció Reobre per reobrir una categoria de registres, una carpeta de registres o un volum tancats. Consulteu el tema sobre obertura i tancament de contenidors.
Icona Activa Activa utilitzeu l'acció Activa per reactivar una categoria de registres o una carpeta de registres inactiva. Consulteu el tema sobre activació o desactivació de categories i carpetes.
Icona Desactiva Desactiva utilitzeu l'acció Desactiva per desactivar una categoria de registres o una carpeta de registres. Si un contenidor està inactiu, no podeu crear entitats noves dins el contenidor. No veieu el contenidor inactiu quan declareu un registre. Consulteu el tema sobre activació o desactivació de categories o carpetes.
Icona Col·loca en retenció Col·loca en retenció utilitzeu l'acció Col·loca en retenció per suspendre o aturar l'execució de les accions de disposició en una categoria de registres, una carpeta de registres, un volum o un registre. A més, quan una entitat està retinguda, no es pot suprimir amb l'acció Elimina. Consulteu el tema sobre la col·locació d'entitats en retenció.
Icona Inicia disposició Inicia disposició utilitzeu l'acció Inicia disposició per executar una planificació de disposició per a una entitat. Consulteu el tema d'iniciació d'una planificació de disposició.
Icona Fitxer Fitxer utilitzeu l'acció Fitxer per arxivar una referència a un registre que sigui en una altra ubicació al mateix pla de fitxers. Consulteu el tema sobre registres de fitxer.
Icona Mou Mou utilitzeu l'acció Mou per moure un registre d'una ubicació a una altra dins el mateix pla de fitxers. Per obtenir més informació, consulteu el tema sobre moviment de registres.
Icona Crea enllaç Crea enllaç utilitzeu l'acció Crea un enllaç per crear un enllaç a partir d'un registre o una carpeta de registres a un altre objecte. Per obtenir més informació, consulteu el tema sobre creació d'un enllaç.
Icona Inicia/Carrega Inicia/Carrega utilitzeu Inicia/Carrega per executar un flux de treball. Per obtenir informació general sobre fluxos de treball, consulteu el tema sobre fluxos de treball.
Icona Copia Copia utilitzeu l'acció Copia per copiar un registre a una altra ubicació del mateix pla de fitxers. Consulteu el tema sobre còpia d'un registre.
Icona Desclassifica Desclassifica utilitzeu Desclassifica per eliminar qualsevol nivell de classificació d'un registre.
Icona Actualitza classificació Actualitza classificació utilitzeu Classificació d'actualització per actualitzar la classificació d'un registre. Podeu utilitzar aquest enllaç per classificar un registre desclassificat anteriorment o per actualitzar el nivell de classificació de seguretat actual, com ara de secret a màxima confidencialitat.
Icona Davallada de nivell de classificació Davallada de nivell de classificació utilitzeu Davallada de nivell de classificació per baixar el nivell de classificació d'un registre. Podeu utilitzar aquest enllaç per baixar el nivell de classificació de seguretat actual, com ara de màxima confidencialitat a secret. Per passar de qualsevol nivell de classificació a desclassificat, cal que utilitzeu Desclassifica.
icona d'Anul·la la declaració Anul·la la declaració utilitzeu Anul·la la declaració per desfer la creació d'un registre. Consulteu el tema sobre anul·lació de declaració d'un registre.
icona Inicia la sol·licitud d'eliminació de retenció Inicia la sol·licitud d'eliminació de retenció: utilitzeu Inicia la sol·licitud d'eliminació de retenció per iniciar l'eliminació de retencions condicionals. Aquesta acció elimina la retenció de les entitats associades quan s'executa el següent escombratge de retenció. Consulteu el tema sobre eliminació d'una retenció de disposició.
icona Cancel·la la sol·licitud d'eliminació de retenció Cancel·la la sol·licitud d'eliminació de retenció: utilitzeu Cancel·la la sol·licitud d'eliminació de retenció per cancel·lar una sol·licitud d'eliminació de retenció. Podeu cancel·lar una sol·licitud d'eliminació de retenció abans que s'executi el següent escombratge de retenció. Consulteu el tema sobre eliminació d'una retenció de disposició.
icona Activa el procés d'escombratge de retenció Activa el procés d'escombratge de retenció: utilitzeu Activa el procés d'escombratge de retenció per reactivar el procés de retenció. Aquesta acció defineix la retenció que s'ha de processar quan s'executi el següent escombratge de retenció. També podeu tornar a posar una entitat en retenció condicional quan s'executi el següent escombratge de retenció amb aquesta acció. Consulteu el tema sobre eliminació d'escombratge de retenció.
Icona Visualitza la informació del document Visualitza la informació del document utilitzeu Visualitza la informació del document per veure les pàgines d'informació del Workplace del registre. Consulteu el tema sobre visualització d'informació del document d'un registre
Icona Gestiona el nivell del patró Gestiona el nivell del patró introduïu cadenes de patró per a patrons de nomenclatura que assignin noms de forma automàtica a diverses entitats a diferents nivells del pla de fitxers.
Icona Executa l'script de seguretat Executa l'script de seguretat utilitzeu Executa l'script de seguretat per afegir membres nous als grups de l'IBM Enterprise Records per definir tota la seguretat per a les classes i les carpetes relacionades amb l'IBM Enterprise Records. Consulteu el tema sobre configuració de seguretat.
Icona Importa plantilles Importa plantilles utilitzeu Importa plantilles per importar la plantilla física de l'IBM Enterprise Records i la plantilla de cerca de l'IBM Enterprise Records. Consulteu el tema sobre importació de plantilles de mostra.
Icona Converteix a FPOS i a ROS Converteix a FPOS i ROS utilitzeu Converteix a FPOS i ROS per afegir un magatzem d'objectes de pla de fitxers a un magatzem d'objectes de registres configurats. Consulteu el tema de conversió de FPAS i ROS.
Icona Inclou document classificat Inclou document classificat utilitzeu Inclou document classificat per indicar si el magatzem d'objectes conté documents classificats. Consulteu el tema sobre addició de propietats de document classificat.
Icona Inclou Propietats de NARA Inclou propietats de NARA utilitzeu Inclou propietats de NARA per indicar si el magatzem d'objectes conté documents amb les propietats de la National Archives and Records Administration (NARA). Consulteu el tema sobre addició de propietats de documents de NARA.


Comentaris

Darrera actualització: Novembre de 2013
rm_information_views.htm

© Copyright IBM Corp. 2013