Typy záznamů slouží ke kategorizaci záznamů na základě jejich společných vlastností. Typy záznamů použijete, pokud skupina záznamů existující v kategorii záznamu nebo složce záznamů má plán odebrání, který se odlišuje od plánu, který je k dané kategorii záznamu nebo složce záznamů aktuálně přidružen.
Soubor se záznamem o zaměstnanci například můžete potřebovat uchovat pro účely účetnictví a mezd po dobu 12 let. Máte-li ale záznamy o hodnoceních výkonu, které stačí uchovat pouze po dobu sedmi let, můžete vytvořit typ záznamu s jiným plánem odebrání. Jestliže tento typ záznamu přidružíte k záznamům o hodnoceních výkonu, zajistíte tím, aby záznamy o hodnoceních byly odstraněny dříve než samotný soubor se záznamem o zaměstnanci.
Další informace o přidružování plánů odebrání k záznamům najdete v tématu plánů odebrání.
Na základě typu záznamu je také možné provádět hledání a načítání záznamů.
Typ záznamu může být pro záznam nastaven následujícími způsoby:
- Můžete přidružit typ záznamu k třídě záznamů (čímž nastavíte typ záznamu jako výchozí pro danou třídu). Další informace naleznete v tématu konfigurace výchozího typu záznamu.
- Můžete konfigurovat systém tak, aby zobrazoval metadata typu záznamu během procesu deklarace, kde uživatel může vybrat typ záznamu při jeho deklaraci z produktu Workplace nebo Workplace XT. Další informace naleznete v tématu metadat typu záznamu.
Pokud konfigurujete výchozí typ záznamu pro třídu, ale nenastavíte zobrazování metadat typu záznamu během deklarace, bude vždy použit výchozí typ záznamu pro danou třídu). Použije se typ záznamu a třída záznamu spolu s typem záznamu nejsou nutné. Druhou možností je konfigurovat výchozí typ záznamu, ale dát uživateli možnost zvolit jiný typ záznamu. Můžete také dát uživateli možnost zvolit typ záznamu a nekonfigurovat výchozí typ.