Podczas deklarowania akt fizycznych należy określić miejsce zapisu tych akt, które jest nazywane lokalizacją główną. W
celu użycia obiekty fizyczne należy przenieść do innych lokalizacji, dlatego w przypadku akt istnieje również pole lokalizacji, w
którym można określić bieżącą lokalizację. Lokalizacje należy tworzyć na karcie Fizyczne przed
zadeklarowaniem akt fizycznych.
- Użytkownicy, którzy zamierzają zapoznać się z obiektem fizycznym, muszą zainicjować jego wysyłkę. Ta czynność powoduje zainicjowanie przepływu pracy, który śledzi położenie obiektu i udostępnia kolejki dla wielu użytkowników, którzy
zamierzają zapoznać się z tym obiektem. Jeśli akta aktualnie podlegają wysyłce, wówczas można je zarezerwować. Użytkownik
utrzymujący otrzyma żądanie dotyczące akt i zakończy krok przepływu pracy, który spowoduje przygotowanie dostawy. Użytkownik
pożyczający wskazuje przyjęcie elementu i przygotowuje jego zwrot za pomocą innego kroku w tym samym przepływie pracy.
- Jeśli w aktach fizycznych wykorzystywane są kody paskowe, użytkownicy mogą sprawdzać, czy akta podlegają wysyłce - w tym
celu należy użyć opcji Skanuj elementy fizyczne na karcie Fizyczne. Ta sama opcja
może również udostępniać informacje o tym, które obiekty fizyczne znajdują się w konkretnej lokalizacji - w tym celu należy
wprowadzić kod paskowy lub opis lokalizacji.
- Akta fizyczne można deklarować w aplikacjach IBM® Enterprise
Records i
Application Engine lub
Workplace XT. IBM Enterprise
Records wymaga szablonu
wprowadzania, a domyślny szablon jest dostępny w systemie. Możliwe jest tworzenie dodatkowych szablonów wprowadzania do
wykorzystania w IBM Enterprise
Records oraz w Application Engine
lub Workplace XT.