IBM Enterprise Records, versio 5.1.2    

Asiakirjojen haku tallennettujen hakujen ja mallipohjien avulla

Voit hakea IBM® Enterprise Records -yksiköitä Haku-välilehdessä tai käyttää Application Engine- tai Workplace XT -sovelluksessa luotuja hakumalleja tai tallennettuja hakuja.

Kun hakumallin suunnittelija tallentaa haun hakemistoon <FPOS>:\Records Management\Templates ja kirjoittaa sovelluksen nimeksi RM, haku tulee näkyviin Haku-välilehteen. Valitse vaihtoehto Hakumallit ja tallennetut haut, jos haluat tarkastella IBM Enterprise Records -sovelluksen Haku-välilehden hakuluetteloa. IBM Enterprise Records -sovelluksessa näkyvät vain haut, joiden luonnin yhteydessä Sovelluksen nimi -kenttään on kirjoitettu arvo RM.

Tärkeää: Et voi käyttää IBM Enterprise Records -hallintayöasemasta luotuja ja tallennettuja hakuja, jos käytössäsi on perinteinen IBM Enterprise Records -käyttöliittymä. IBM Enterprise Records -hallintayöaseman haut tallennetaan käyttämällä toista ApplicationName-arvoa. Tätä arvoa ei ole perinteisen IBM Enterprise Records -käyttöliittymän luettelossa.

Käyttäjät, jotka voivat käyttää Application Engine- tai Workplace XT -sovelluksen toimintoa Tekijä > Lisätyökalut, voivat luoda ja muokata hakuja Hakusuunnittelu-ohjelmassa. Kun luot hakumalleja, voit käyttää RM-yksikön tyyppi -ominaisuutta IBM Enterprise Records -sovelluskohtaisten yksiköiden määrittämiseen tai suodattamiseen hakutuloksissa. Seuraavassa taulukossa ovat IBM Enterprise Records -yksiköt ja niitä vastaavat arvot:

Taulukko 1. IBM Enterprise Records -yksiköt ja niitä vastaavat arvot
RM-yksikön tyyppi Arvo Objektityyppi*
Asiakirjaluokka 101 Kansio
Asiakirjakansio 102 Kansio
Sähköinen asiakirjakansio 105 Kansio
Fyysinen säilö 106 Kansio
Yhdistelmäasiakirjan kansio 108 Kansio
Fyysinen asiakirjakansio 110 Kansio
Taltio 103 Kansio
Sähköinen asiakirja 301 Dokumentti
Sähköpostiasiakirja 302 Dokumentti
Merkki 303 Dokumentti

*Mukautetut objektit ovat toimintojen, sijaintien ja asiakirjalajien kaltaisia kohteita. Voit tarkastella luetteloa, kun avaat Objektien aliluokka -valikon Hakusuunnittelu-ohjelmassa.

Kun suunnittelet hakua, voit määrittää yksikön tyypit, jotka näkyvät hakumallissa valintaruutuina. Tyypit määritetään Objektityypit-sivulla. Jos käytät hakumallia, kirjoita joko edellä olevan taulukon arvot tai valitse pakollinen valintaruutu Suodata tulokset valittujen luokkien mukaan:, jos haluat hakea tiettyä yksikön tyyppiä.

Lisätietoja tallennettujen hakujen ja hakumallien luomisesta on Hakusuunnittelu-ohjelman ohjeissa.

Tallennettu haku

Tallennettu haku sisältää kaikki haun laatijan määrittämät hakuehdot. Sinun tarvitsee vain napsauttaa haun nimeä, jolloin järjestelmä ajaa haun ja haun tulokset tulevat näkyviin samalla tavalla kuin jos olisit avannut kansion. Tallennetun haun kuvake: Tallennetun haun kuvake

Hakumalli

Hakumallin avulla voit tarkastella hakuehtoja ja kirjoittaa omat arvosi. Hakumallia käyttäessäsi haettavia ominaisuuksia tai operaattoreita ei muuteta. Kirjoita haun suunnittelijan valitsemien hakuehtojen arvot. Hakumallin kuvake: Hakumallin kuvake.

IBM Enterprise Records tukee vain None-vaihtoehtoa niissä tallennetuissa hauissa tai hakumalleissa, jotka sisältävät sisältöön perustuvan noutoelementin (CBR). Sovellus ei tue muita CBR-vaihtoehtoja, kuten ALL-vaihtoehtoa.

IBM Enterprise Records -ohjelman hakumalli hakee vain CBR-avainsanoja asiakirjaksi vahvistetun dokumentin sisällöstä asiakirjojen objektisäilössä. Hakumalli ei hae asiakirjan ominaisuuksien tekstistä, kuten arkistonmuodostussuunnitelman objektisäilön metatiedoista.

VQL on kyselykieli, jota sisältöhakuohjelman pohjana toimiva Autonomy K2 -ohjelmisto tukee. Lisätietoja VQL-syntaksista on Autonomy-käyttöohjeissa, jotka on asennettu K2 Master Administrator Server -palvelimelle: http://<Master_Administrator_Server_-palvelimen_nimi>:9990/verity_docs/

Voit käyttää hakumallia tai tallennettua hakua seuraavasti:

  1. Valitse Haku-välilehti ja napsauta vaihtoehtoa Hakumallit ja tallennetut haut.
  2. Valitse haluamasi hakumalli tai tallennettu haku.
  3. Määritä valitun hakumallin hakuehdot ja napsauta vaihtoehtoa Haku. (Järjestelmä ajaa tallennetut haut välittömästi ilman lisätietojen pyytämistä.)
  4. Napsauta vaihtoehtoa Palauta oletukset, jos haluat tyhjentää kaikki hakumallin hakuehdot. Jos haluat poistaa yksittäisen arvon valikosta, valitse luettelon alussa oleva tyhjä alue. Jos haluat poistaa päivämäärän, napsauta kalenterikuvakkeen Tyhjennä-linkkiä. Voit poistaa tekstin korostamalla sen ja painamalla askelpalautinta.

Hakutulokset näkyvät sivulla. Voit lajitella tulokset napsauttamalla sarakeotsikkoja. Voit avata tietosivut napsauttamalla Nouda tiedot -kuvakkeita. Voit tarkastella dokumentteja, avata kansioita ja toteuttaa toimia yksikön pikavalikon avulla. Jos haluat toteuttaa toimintoja useissa yksiköissä, merkitse haluamiesi yksikköjen valintaruutu ja valitse sitten haluamasi toiminto Monivalintatoiminnot-valikosta.



Palaute

Päivitetty viimeksi: Marraskuu 2013
use_stored_searches_and_search_templates.htm

© Copyright IBM Corp. 2013