IBM® Enterprise
Records でファイル・プランを作成する場合は、行う必要があるいくつかの操作があります。 これは、セキュリティー、命名パターン、ボリューム名、ワークフロー、アクション、イベント、日付、廃棄スケジュール、クラスおよびプロパティーのカスタマイズに関する操作です。 また、ロケーション、ファイル・プラン、およびフォルダーの追加にも関連しています。
次のリストのタスクを、記載されている順序で実行します。
例えば、あるタスク (アクションとイベントの追加など) の実行後に次のタスク (廃棄スケジュールの定義) を実行する必要があります。
- レコード管理のセキュリティー要件を調べて、必要な調整を行います。 システムが稼働状態になった後にデフォルトのセキュリティー設定を調節するのは複雑です。 一般に、セキュリティー設定は個々のユーザーではなくグループに割り当てます。この方法により、
システムの管理が簡単になります。 セキュリティーの詳細については、セキュリティーに関するトピックを参照してください。
- 必要に応じて、命名パターンのトピックを完了し、異なるエンティティーに適用する命名パターン・ルールを定義します。 例えば、ファイル・プランに基づいて作成したレコード・カテゴリーやフォルダーのパターンを定義します。 これらの命名パターン・ルールを定義し、命名パターンをファイル・プランに関連付けます。 この関連付けを完了したら、次にそのルールを適用するエンティティーを追加します。
- 必要に応じて、ボリューム名サフィックスの構成を変更します。これは、ボリューム名の接尾辞となる増分番号です。 デフォルトでは、サフィックスの値は「00000」です。 レコード・フォルダーの追加を開始する前に、このボリューム名サフィックスを構成します。 ボリュームは、任意のタイプのレコード・フォルダー (ボックスを除く) を追加した結果として自動的に作成されるため、この構成が重要です。 詳しくは、ボリューム名サフィックスに関するトピックを参照してください。
- 必要に応じて、新しい廃棄ワークフローを作成するか、既存の廃棄ワークフローをカスタマイズして、それらを Content Platform Engine サーバーに転送します。
アクションに関連付けられるワークフローは、それらのアクションを作成する前に使用できなければなりません。 ワークフローの詳細については、ワークフローの作成に関するトピックを参照してください。
- エンティティーに対して実行する廃棄アクション (破棄または格納室への移動) を追加します。 アクションは、廃棄スケジュールを定義する前に追加します。 レコード・コンテナーまたはレコード・フォルダーを重要コンテナーとして指定する場合、1 つまたは複数の重要レビュー・アクションを追加する必要があります。 これらのコンテナーには、定期的に確認する必要がある重要なレコードが格納されます。 必須ではありませんが、コンテナー・エンティティーの作成時にそのエンティティーに「重要」のマークを付けられます。 このアクションでは、「重要レビュー」アクションと繰り返しイベントを指定する必要があります。 アクションの詳細については、アクションの追加に関するトピックを参照してください。
- イベントを追加します。イベントとは、エンティティーに対して特定のアクションがトリガーされる基準となる、指定条件 (会計四半期の終わりなど) の発生です。 イベントは、それらを使用する廃棄スケジュールを定義する前に追加します。 レコード・コンテナーまたはレコード・フォルダーを重要コンテナーとして指定する場合、1 つまたは複数の繰り返しイベントを追加する必要があります。 イベントの詳細については、イベント・トリガーに関するトピックを参照してください。
- 必要に応じて、事前定義日を追加します。事前定義日は、特定のアクションをエンティティーに対してトリガーする基準となる日付 (通常は一度だけのイベント) です。 事前定義日は、それらを使用する廃棄スケジュールを定義する前に追加します。 事前定義日について詳しくは、事前定義日の追加に関するトピックを参照してください。
- 廃棄スケジュールを定義します。 必須ではありませんが、エンティティーの作成時に、そのエンティティーに廃棄スケジュールを関連付けることができます。 また、IBM Enterprise
Records ソリューションでレコード・タイプを使用する場合、あらかじめ廃棄スケジュールを定義しておかないと、関連付けるレコード・タイプを作成できません。 廃棄スケジュールについて詳しくは、廃棄スケジュールの定義に関するトピックを参照してください。
- 必要に応じて、レコード・タイプを追加します。 このアクションは、廃棄スケジュールにレコードを関連付ける方法を提供します。 この方法は、親レコード・カテゴリーまたはレコード・フォルダーに現在関連付けられているものとは異なります。
レコード・タイプについて詳しくは、レコード・タイプに関連するトピックを参照してください。
- 必要に応じて、IBM Enterprise
Records クラスのサブクラスの作成、クラスへのプロパティーの追加、ユーザー・インターフェースでのプロパティーの表示方法のカスタマイズなど、クラスとプロパティーをカスタマイズします。 クラスとプロパティーに関する情報については、サブクラスの作成、プロパティーのクラスへの追加、およびプロパティーの表示のカスタマイズに関するトピックを参照してください。
- IBM Enterprise
Records ソリューションに物理レコードの管理が含まれている場合、場所を追加します。 物理エンティティー (物理レコード・フォルダーなど) を追加する場合、その場所を指定する必要があります。 場所の詳細については、場所の追加に関するトピックを参照してください。
- ファイル・プランを追加します。 詳しくは、ファイル・プランの追加に関するトピックを参照してください。
- ファイル・プランの階層を作成します。これには、レコード・カテゴリーとレコード・フォルダーの追加が含まれます。 ファイル・プランの階層について詳しくは、レコード・カテゴリーとレコード・フォルダーの追加に関するトピックを参照してください。
- ファイル・プランを作成したら、既存の IBM Enterprise
Records 構成設定を再確認し、さらに別の構成タスクを実行します。 構成に関する要約は、構成の概要のトピックを参照してください。
- オブジェクト・ストア間でのファイル・プランの移行については、ファイル・プラン・インポート/エクスポート・ツールに関するトピックを参照してください。 移行の例には、開発/テスト環境から実稼働環境へのファイル・プランの移行などがあります。