IBM Enterprise Records, Versión 5.1.2    

Extraer entidades físicas

Como las entidades no pueden verse en línea, los usuarios deben seguir un proceso para poder recibir elementos. Este proceso denominado extracción, también ejecuta el flujo de trabajo Gestión de registros físicos (PRM) que rastrea la ubicación de las entidades en cada paso. Puede extraer registros individuales (uno a uno) o cualquier almacén que contenga elementos físicos.

El flujo de trabajo de gestión de registros físicos abarca el ciclo completo de reserva, recepción y liberación de la entidad al siguiente usuario. También controla los retrasos en la recepción o liberación de la entidad. Asimismo, hace el seguimiento de entidades que se pierden en el tránsito o debido al usuario que figura como propietario de la entidad. Rastrear una entidad usando el flujo de trabajo PRM requiere que todos los participantes observen con precisión en la ubicación de una entidad en todo momento. Los participantes responden a las tareas en sus bandejas de entrada de forma oportuna.

Las entidades físicas se pueden extraer con Application Engine, Workplace XT, o IBM® Enterprise Records. Si extrae entidades físicas de Workplace, vaya a FPOS y abra la carpeta Gestión de registros. Luego, abra la carpeta del plan de archivos y vaya al objeto en la ubicación del plan de archivos apropiada.

Para obtener información sobre el estado de extracción de una entidad, seleccione el icono Obtener información y seleccione la página Detalle. En la sección Físico de esta página, puede ver la ubicación, ubicación de inicio y estado de extracción de la entidad. También puede ver quién la ha extraído. Si la entidad tiene un código de barras, puede comprobar su estado de extracción mediante Escanear artículos físicos en la ficha Físico. Para obtener más información, consulte el tema escanear una entidad física. Finalmente, seleccione Estado en el paso del flujo de trabajo PRM para obtener el estado usando la aplicación Rastreador.

Bandejas de entrada utilizadas por el flujo de trabajo de gestión de registros físicos

Conforme viaja la entidad y la van recibiendo y liberando los usuarios, se generan elementos de trabajo. La bandeja de entrada de un usuario muestra algunos de los elementos y algunos se muestran en las bandejas de entrada públicas. Los valores de seguridad del usuario y del grupo determinan quién puede ver las bandejas de entrada públicas. Estos valores determinan quién puede abrir un paso del flujo de trabajo. Estos valores determinan quién puede ver el estado de extracción de una entidad usando Escanear los elementos físicos. El flujo de trabajo de gestión de registros físicos puede rellenar las siguientes bandejas de entrada públicas con elementos de trabajo.

Procedimiento de extracción

Extraer una entidad comienza por seleccionar Iniciar/Extraer del menú. A partir de entonces, los elementos de trabajo aparecen en las bandejas de entrada personales de los participantes o van a parar a bandejas de entrada públicas. Cuando una entidad se extrae por primera vez, el sistema muestra que el usuario solicitante la extrajo a la ubicación especificada. Sin embargo, el guardián debe liberar el elemento antes de que lo adquiera el usuario solicitante.

Flujo de trabajo de inicio

Para extraer un objeto físico:
  1. En Application Engine, Workplace XT, o IBM Enterprise Records, con el botón derecho del ratón haga clic en el nombre de la entidad física y seleccione Iniciar/Extraer.
  2. Debajo de la suscripción al flujo de trabajo que quiera utilizar, haga clic en Iniciar. Cada tipo de entidad física tiene una suscripción predeterminada.
  3. Complete el resto del paso Iniciar/Extraer.
  4. Tras finalizar el paso Iniciar/Extraer, cierre la ventana en que figuran las suscripciones al flujo de trabajo.
Los pasos del flujo de trabajo tienen algunos elementos comunes.
Tabla 1. Pasos de flujo de trabajo
Elementos del paso de flujo de trabajo Descripción
Instrucciones Al comienzo de de la ventana, encontrará instrucciones para completar el paso. Estas instrucciones las escribe el diseñador del flujo de trabajo. Si las instrucciones no aparecen en pantalla, haga clic en la punta de flecha que aparece junto a la palabra Instrucciones.
Nombre de entidad Si la entidad es un contenedor, haga clic en el nombre para abrir el contenedor y vea lo que contiene. Si la entidad es un registro físico único, no tiene contenido, así que se muestra un mensaje al respecto.
Comentarios Escriba los comentarios directamente en el cuadro de comentarios. O haga clic en el icono que aparece en el cuadro de texto para ver una ventana más grande.
Menú de acciones Los elementos que aparecen en el menú difieren según el paso. Consulte la información sobre el tipo de paso más adelante. Además, las instrucciones que aparecen al inicio de la ventana del flujo de trabajo ofrecen una guía sobre lo que debe seleccionar.
Ubicación Haga clic en Ubicación para obtener una lista de ubicaciones. Haga clic en Seleccionar en la ubicación en que desea que se entregue una entidad.
Fecha de reserva Haga clic en el icono de calendario para seleccionar una fecha de reserva de la entidad. Si la entidad no está extraída, seleccione hoy. Si la entidad está extraída, seleccione hoy o una fecha posterior, pero el sistema no necesariamente mostrará la fecha que seleccione. El sistema determina las fechas de reservación a medida que la entidad pasa de 1 ubicación a la otra.
Columnas de información En distintos pasos se muestra quién tenía el elemento, en dónde está ubicado, las fechas de reserva y solicitud y el próximo destinatario.
Aplicar y Cerrar Puede cambiar información, elegir la opción Aplicar y después hacer clic en el botón Cerrar; la ventana se cierra sin más. El elemento de trabajo permanece en la misma bandeja de entrada. Este paso es útil cuando desea declarar que un elemento está perdido, pero usted cree que lo puede recuperar. Este paso evita tomar la acción más permanente que se generaría al usar Completar.
Reasignar Este paso abre una ventana en donde selecciona otro usuario para realizar el paso. Introduzca los primeros caracteres del nombre y haga clic en Buscar. Seleccione el usuario y haga clic en Continuar.
Estado Este paso abre la aplicación Rastreador.
Completo Completo finaliza el paso del flujo de trabajo y es la opción habitual.

Paso Iniciar

Para completar el paso Iniciar:
  1. Haga clic en Ubicación para seleccionar la ubicación en donde se entrega la entidad.
  2. Haga clic en el icono de calendario para establecer una fecha de reserva. Si la entidad no está extraída, debe seleccionar hoy. Si está extraída, puede seleccionar la fecha de hoy o una posterior. La fecha de reserva se usa para colocar en orden varias solicitudes.
  3. Haga clic en Iniciar para poner en marcha el flujo de trabajo o en Cerrar para cerrar la ventana sin iniciar.

Paso Recibir

El paso Recibir figura como paso Aprobar en la bandeja de entrada, pero al abrirlo, el título de la página es Paso Recibir. El paso Recibir se obtiene si el usuario anterior (o el guardián) libera el elemento y se es el siguiente usuario en la línea de recepción. Si no la ha recibido aún, puede ver quién la está enviando, en dónde fue ubicada y la forma en que se entregará. Si no recibe el elemento después de esperar una cantidad razonable de tiempo, puede indicar que no lo recibió. Esta respuesta general un elemento de trabajo de la cola Buscar perdidos. Si usted es el guardián, recibe un paso Recibir cuando el último usuario libera el elemento. Para completar el paso Recibir:
  1. Seleccione la acción pertinente. Si recibió la entidad, seleccione Recibido; de lo contrario, seleccione No recibido.
  2. Complete el paso seleccionando la opción correspondiente. Consulte las opciones en una sección diferente de este tema: Flujo de trabajo de inicio.
Atención: Es posible que no reciba la entidad debido a un retraso. Este retraso puede ser ocasionado por el servicio de entrega o el usuario que está trabajando actualmente con la entidad. También es posible que la entidad se pierda en el tránsito. En este caso, recibe un mensaje notificándole el estado de la entidad.

Paso Liberar

El paso Liberar figura como paso Aprobar en la bandeja de entrada, pero al abrirlo, el título de la página es Paso Liberar. Este paso lo debe finalizar el titular vigente de la entidad, que puede ser el guardián o un usuario que haya extraído el elemento. Debe indicar el método de entrega, si hay algún retraso en la entrega o si el elemento está perdido. Entregue el elemento al usuario solicitante en la ubicación de extracción. Para completar el paso Liberar:
  1. Si procede, especifique el Retraso en horas para indicar el alcance de un retraso al liberar la entidad.
  2. Escriba los comentarios pertinentes, por ejemplo una explicación del retraso.
  3. En la lista de acciones, seleccione la opción correspondiente.
    • Entregar manualmente significa que la entidad se distribuye manualmente al usuario que viene a continuación en la línea.
    • Seleccione Perdido, si no sabe en dónde está la entidad. Se envía un elemento de trabajo a la bandeja de entrada pública PhysicalEntitiesFindLostQueue.
    • Seleccione Servicio de entrega si desea usar un servicio de entrega. Se envía un elemento de trabajo a la bandeja de entrada pública PhysicalEntitiesDeliveryQueue.
    • Seleccione Retraso si ha especificado un tiempo de retraso. Se envía una notificación de retraso a todos los usuarios que están esperando en la cola.
  4. Complete el paso seleccionando la opción correspondiente. Consulte la opción en una sección distinta de este tema: Flujo de trabajo de inicio.

Paso Cola de espera

Cuando reserva una entidad y está próximo a recibirla, el elemento de trabajo en la cola de Espera muestra su nombre como el usuario solicitante. Los usuarios con autorización para acceder a la cola ven esta información, pero no hay nada que completar.Para ver el paso Cola de espera:
  1. En la cola pública PhysicalEntitiesWaitQueue, haga clic en el elemento de trabajo.
  2. Tras examinar el elemento de trabajo, haga clic en Cerrar.

Paso Cola de reserva

En la bandeja de entrada pública PhysicalEntitiesReserveQueue hay elementos de trabajo para los usuarios que esperan una entrega. Los usuarios autorizados pueden abrir cada elemento de trabajo para ver quién solicitó la entidad, las fechas de solicitud y las ubicaciones solicitadas. Las fechas de reserva se pueden modificar para cambiar las prioridades de los usuarios.Para completar el paso Cola de reserva:
  1. En la bandeja de entrada pública PhysicalEntitiesReserveQueue, haga clic en el elemento de trabajo.
  2. También se puede modificar la Fecha de reserva para cambiar la prioridad de los usuarios que esperan el elemento.
  3. Haga clic en Aplicar y Cerrar.

Paso Buscar elemento perdido

Si una entidad se declara como perdida, el sistema envía un elemento de trabajo a la bandeja de entrada pública PhysicalEntitiesFindLostQueue. Si cuenta con autorización para acceder a esta bandeja de entrada, puede hacer clic en el elemento de trabajo para ver la página Paso Buscar elemento perdido y actualizar el estado. O encuentra y entrega la entidad o la declara definitivamente perdida. Esta acción notifica a todos los usuarios afectados y concluye todos los flujos de trabajo PRM que se han ejecutado para esa entidad. Además, cuando un usuario intenta ejecutar un flujo de trabajo para esa entidad, el sistema inmediatamente envía una notificación sobre el estado de perdido de la entidad. Para completar el paso Buscar elemento perdido:
  1. Escriba los comentarios pertinentes.
  2. En el menú Acción, seleccione Perdido si desea declarar que la entidad se ha perdido definitivamente. Seleccione Entregado si encuentra la entidad y entréguela al usuario cuyo nombre aparece en el campo Solicitado por.
  3. Complete el paso seleccionando la opción correspondiente. Consulte las opciones en una sección diferente de este tema: Flujo de trabajo de inicio.
Después de que se marca la entidad como permanente perdida, no hay manera de indicar que se ha encontrado en una fecha posterior. Cualquiera que intente extraer la entidad en el futuro recibirá el mensaje que dice que la entidad se ha perdido. Si el elemento perdido es un contenedor que se encuentra más adelante, no se puede extraer su contenido. Cualquiera que intente extraer elementos de un contenedor perdido anteriormente recibe un mensaje que dice que se ha extraído el padre.

Paso Servicio de entrega

Si un usuario selecciona el servicio de entrega para enviar una entidad física, el sistema envía un elemento de trabajo a la bandeja de entrada pública PhysicalEntitiesDeliveryQueue. Si se dispone de autorización para acceder a esta carpeta pública, puede hacer clic en el elemento de trabajo para completar la página Paso Servicio de entrega. Para completar el paso Servicio de entrega:
  1. Escriba los comentarios que estime oportunos.
  2. En la lista Acción, seleccione Perdido si no puede encontrar ni entregar la entidad. Esta acción envía un elemento de trabajo a la bandeja de entrada pública PhysicalEntitiesFindLostQueue. Si es necesario, ese grupo indica que la entidad se ha perdido definitivamente. Seleccione Entregado si entrega la entidad al usuario que la solicitó.
  3. Complete el paso seleccionando la opción correspondiente. Consulte las opciones en una sección diferente de este tema: Flujo de trabajo de inicio.

Paso Mensaje

La página Paso del mensaje le notifica sobre el estado de la entidad física para la cual inició el flujo de trabajo PRM. La página se envía como elemento de trabajo a la bandeja de entrada del usuario. La recibe en cualquiera de las siguientes situaciones: Para completar el paso Mensaje, haga clic en Completar.


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Última actualización: Noviembre 2013
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