Jelikož fyzické entity nelze zobrazit online, je nutné zařídit, aby vám tyto položky byly odeslány. Tento proces (tzv. zapůjčení) spustí také sled prací Správa fyzických záznamů (PRM), který v každém kroku sleduje konkrétní umístění entit. Zapůjčit si můžete jednotlivé záznamy (po jednom) nebo kterýkoli z kontejnerů, který obsahuje fyzické položky.
Sled prací PRM pokrývá celý cyklus vyhrazení, přijetí a uvolnění entity pro dalšího uživatele. Sled prací také sleduje zpoždění v příjmu nebo uvolnění entity. Sleduje také entity ztracené na cestě nebo uživatelem, který je aktuálně uveden jako osoba, která entitu vlastní. Sledování entity pomocí sledu prací PRM samozřejmě vyžaduje, aby všichni účastníci vždy přesně uváděli, kde entita je. To zajistí včasnou reakcí na úlohy ve svých schránkách.
Fyzické entity si můžete zapůjčit pomocí aplikací Application Engine, Workplace XT nebo IBM® Enterprise
Records. Pokud to chcete provést z pracovní oblasti, přejděte do úložiště objektů plánu souborů a otevřete složku Správa záznamů. Potom otevřete složku plánu záznamů a přejděte k objektu v umístění příslušného plánu souborů.
Informace o stavu zapůjčení entity získáte klepnutím na ikonu Získat informace a výběrem stránky Podrobnosti.
Na této stránce v části Fyzická je zobrazeno umístění entity a její domovské stránky a stav zapůjčení. Můžete také vidět, kdo si ji zapůjčil. Pokud má entita čárový kód, můžete její stav zapůjčení zkontrolovat také pomocí volby Procházet fyzické položky na kartě Fyzická. Další informace naleznete v tématu skenování fyzické entity. A konečně pomocí tlačítka Stav ve sledu prací PRM můžete zobrazit stav pomocí aplikace Sledování.
Schránky používané sledem prací PRM
Jak se entita pohybuje a uživatelé ji přijímají a uvolňují, generují se pracovní položky. Některé položky jsou zobrazeny ve složce doručené pošty uživatele a některé ve veřejných schránkách. Nastavení zabezpečení uživatele a skupin určují, kdo má do veřejných schránek přístup. Tato
nastavení určují, kdo může otevřít krok sledu prací. Určují také, kdo může zobrazit stav zapůjčení entity pomocí možnosti Procházet fyzické položky. Sled prací PRM může odesílat položky do následujících veřejných schránek.
- PhysicalEntitiesKeeperQueue: Ve výchozím nastavení je držitel definován jako kontrolor domovského umístění entity. Pracovní položka k uvolnění entity se odesílá do schránky tohoto uživatele. Pokud umístění nemá žádného kontrolora, jsou pracovní položky generované pro entity v tomto umístění odesílány do veřejné schránky PhysicalEntitiesKeeperQueue.
Uživatelé autorizovaní pro přístup do této schránky mohou pracovní položky vybírat a uvolňovat entity a po jejich vrácení je přijímat.
- PhysicalEntitiesWaitQueue: Pracovní položka se zařazuje do této fronty, aby ukázala, kdo položku požadoval a kam má být doručena.
Tento stav slouží pouze pro prvního uživatele v řadě, který má položku přijmout. Uživatel s pracovní položkou nenakládá. Ta zůstává ve schránce, dokud uživatel, který položku požaduje, neuvede, že byla položka přijata.
- PhysicalEntitiesReserveQueue: Pracovní položky generované dalšími uživatele poté, co první uživatel v řadě přejde do fronty vyhrazení. Jakmile uživatel ve frontě čekání entitu uvolní, uživatel s nejdřívějším datem rezervace bude dalším, kdo entitu obdrží.
- PhysicalEntitiesDeliveryQueue : Pokud držitel aktuální entity vybere jako způsob doručení entity při jejím uvolnění službu doručení, je pracovní položka odeslána do veřejné schránky PhysicalEntitiesDeliveryQueue. Uživatelé s přístupem k této schránce jsou zodpovědní za doručení entity dalšímu uživateli.
- PhysicalEntitiesFindLostQueue: Pokud aktuální držitel entity reaguje na krok přijetí stavem Nepřijato, odešle se pracovní položka do veřejné schránky PhysicalEntitiesFindLostQueue. K tomuto výsledku dojde také v případě, že služba doručení ohlásí ztrátu entity. Uživatelé, kteří mají autorizován přístup do této schránky, mohou klepnout na pracovní položku a uvést stav entity. Pokud uživatel nebo skupina nemůže entitu najít a nastaví stav entity jako trvale ztracená, budou na to upozorněny dvě skupiny uživatelů. Upozornění se odešle uživatelům ve schránkách PhysicalEntitiesWaitQueue a PhysicalEntitiesReserveQueue. Jsou upozorněni na to, že stav entity se změnil na Ztracená. Navíc všechny sledy prací spuštěné pro ztracenou entitu budou ukončeny.
Jakmile je entita označena jako trvale ztracená, neexistuje žádný způsob, jak později uvést, že byla nalezena. Kdokoli, kdo se entitu pokusí v budoucnosti zapůjčit, obdrží zprávu, že je entita ztracená.
Postup zapůjčení
Zapůjčení entity začíná výběrem příkazu
Spustit/Zapůjčit z její nabídky. Poté se pracovní položky zobrazí v osobních schránkách účastníků nebo ve veřejných schránkách. Když je entita poprvé zapůjčena, systém zobrazí, že uživatel, který ji požaduje, si ji zapůjčil do určeného umístění. Než však uživatel, který entitu požaduje, entitu získá, musí ji její držitel uvolnit.
- Když je položka zapůjčena, jiní uživatelé, kteří ji požadují, mohou nastavit datum rezervace. Datum rezervace slouží k řazení priorit více požadavků. Entita je předána dalším uživatelům na základě nejdřívějšího data rezervace, které je zobrazeno u pracovních položek ve schránce PhysicalEntitiesReserveQueue.
Systém nečeká s generováním nových pracovních položek do doby, kdy nastane datum rezervace.
- Pokud držitel nebo aktuální vlastník entity požaduje doručení službou místo ručního doručení, přibude ve frontě doručení pracovní položka. Služba doručení položku doručí nebo ji označí jako ztracenou. Když držitel nebo služba doručení označí položku jako doručenou, dostane uživatel, který ji požadoval, pracovní položku typu příjem. Pokud služba doručení uvede, že je položka ztracená, přejde pracovní položka do fronty nalezení ztracených položek.
- Když uživatel, který entitu požadoval, dokončí pracovní položku příjmu, nahradí v osobní schránce pracovní položku příjmu pracovní položka uvolnění. Pokud uživatel, který položku požadoval, uvede, že položka nebyla přijata, odešle tím pracovní položku do fronty nalezení ztracených položek.
- Skupina nalezení ztracených položek položku najde a doručí nebo položku označí jako trvale ztracenou. Nalezením a doručením položky se ve schránce uživatele vygeneruje pracovní položka příjmu. Označením položky jako ztracené se odešle zpráva příslušným účastníkům (uživatelům ve frontách čekání a rezervací) a všechny zbývající pracovní položky jsou ukončeny. Označení položky jako trvale ztracené provádějte pouze tehdy, pokud jste si jistí, že entita nebude v budoucnu nalezena. Neexistuje žádný způsob, jak později označit, že ztracená entita byla nalezena. Všichni uživatelé, kteří se pokusí entitu v budoucnu zapůjčit, obdrží zprávu o jejím ztraceném stavu.
- Jakmile entitu přestanete používat, dokončete pracovní položku uvolnění a doručte entitu další osobě nebo
držiteli. Ten potom dokončí pracovní položku příjmu.
- Pokud se pokusíte zapůjčit entitu, jejíž nadřízený kontejner je zapůjčen, jedinou možností je zavřít okno Spouštěcí krok. Nadřízený kontejner lze zapůjčit. Tato akce vás umístí do fronty s ostatními čekateli. Můžete se také pokusit zapůjčit podřízenou entitu později. Pokud se pokusíte zapůjčit si kontejner, z jehož obsahu je zapůjčena jedna nebo více položek, obdržíte zprávu. Zpráva oznamuje zapůjčení podřízené položky. Bude nutné pokusit se opakovat akci později.
Spustit sled prací
Zapůjčení fyzického objektu:
- V aplikaci Application Engine, Workplace XT nebo IBM Enterprise
Records klepněte pravým tlačítkem na název fyzické entity a vyberte příkaz Spustit / Zapůjčit.
- Klepněte na příkaz Spustit pod názvem odběru sledu prací, který chcete použít. U každého typu fyzické entity je uveden výchozí odběr.
- Dokončete zbytek kroku Spustit / Zapůjčit.
- Po dokončení kroku Spustit / Zapůjčit zavřete okno, které uvádí seznam odběrů sledů prací.
Různé kroky sledu prací sdílí některé společné položky.
Tabulka 1. Kroky sledu pracíPoložky kroku sledu prací |
Popis |
Instrukce |
Na začátku okna jsou uvedeny instrukce k dokončení daného kroku. Ty jsou sepsány návrhářem sledu prací. Pokud instrukce nejsou zobrazeny, klepněte na šipku vedle slova Instrukce. |
Název entity |
Pokud je entita kontejner, můžete klepnutím na její název kontejner otevřít a zobrazit jeho obsah. Pokud je entita jednotlivý fyzický záznam, nemá žádný obsah, takže o tom obdržíte zprávu. |
Komentáře |
Zadejte do textového pole poznámky. Můžete také klepnutím na ikonu v textovém poli zobrazit větší okno. |
Nabídka akcí |
Položky v nabídce se u různých kroků liší.
Viz informace o typu kroku uvedené dále. S výběrem položek vám také mohou pomoci instrukce na začátku okna sledu prací. |
Umístění |
Klepnutím na tlačítko Umístění zobrazíte seznam umístění. Klepněte na tlačítko Vybrat u umístění, kam chcete entitu doručit. |
Datum rezervace |
Klepněte na ikonu kalendáře a vyberte datum, do kterého chcete entitu rezervovat. Pokud není entita aktuálně zapůjčena, vyberte dnešní datum. Pokud je entita zapůjčena, můžete vybrat dnešní datum nebo budoucí datum, systém však nemusí zobrazit datum, které vyberete. Systém určuje data rezervace podle pohybu entity z jednoho umístění do jiného. |
Sloupce informací |
Různé kroky mohou zobrazovat, kdo danou položku má, kde je umístěna, data rezervace a požadavku a osobu, která ji dostane jako další. |
Tlačítka Použít a Zavřít |
Informace můžete změnit, Použít je a poté okno Zavřít, aniž byste provedli jakoukoli další akci. Pracovní položka zůstane ve stejné schránce. To je užitečné, když chcete deklarovat položku jako aktuálně ztracenou, ale myslíte si, že ji dokážete najít. Tím se vyhnete trvalým akcím, které by byly generovány pomocí tlačítka Hotovo. |
Opakovaně přiřadit |
Tento krok zobrazuje okno, ve kterém můžete vybrat jiného uživatele, který má provést tento krok. Zadejte prvních několik znaků jména a klepněte na tlačítko Hledat. Vyberte uživatele a klepněte na tlačítko Pokračovat. |
Stav |
Tímto krokem otevřete aplikaci Sledování. |
Dokončeno |
Tlačítko Hotovo dokončí krok sledu prací a představuje obvyklou volbu. |
Spouštěcí krok
Postup dokončení spouštěcího kroku:
- Klepnutím na tlačítko Umístění vyberte umístění, kam chcete entitu doručit.
- Klepněte na ikonu kalendáře a nastavte datum rezervace. Pokud není entita aktuálně zapůjčena, je nutné vybrat dnešní datum. Pokud je entita zapůjčena, můžete vybrat dnešní datum nebo budoucí datum. Datum rezervace slouží k řazení priorit více požadavků.
- Klepnutím na tlačítko Spustit zahájíte sled prací nebo klepnutím na tlačítko Zavřít okno zavřete bez spuštění kroku.
Krok Přijmout
Krok Přijmout je ve vaší schránce uveden jako krok schválení, ale když jej otevřete, má stránka název
Krok Přijmout. Krok Přijmout obdržíte, když předchozí uživatel (nebo držitel) uvolní položku a vy jste další osoba, která ji má obdržet. Pokud jste položku ještě neobdrželi, můžete zobrazit, kdo ji má doručit, kde byla naposledy umístěna a jak bude doručena. Pokud položku neobdržíte ani poté, co počkáte přiměřenou dobu, můžete označit, že jste položku neobdrželi. Tím vygenerujete pracovní položku ve frontě nalezení ztracených položek. Pokud jste držitel, získáte krok Přijmout, jakmile poslední uživatel položku uvolní. Postup dokončení kroku Přijmout:
- Vyberte příslušnou akci. Pokud jste entitu přijali, vyberte akci Přijatá, jinak vyberte akci Nepřijatá.
- Dokončete krok výběrem příslušné možnosti. Prohlédněte si možnosti v jiné části tohoto tématu: Spustit sled prací.
Upozornění: Je možné, že jste entitu neobdrželi kvůli zpoždění. To může být způsobeno službou doručení nebo uživatelem, který s entitou právě pracuje. Je také možné, že entita se ztratila. V takové situaci obdržíte zprávu s upozorněním na stav entity.
Krok Uvolnit
Krok Uvolnit je ve vaší schránce uveden jako krok schválení, ale když jej otevřete, má stránka název
Krok Uvolnit. Krok Uvolnit musí dokončit aktuální vlastník entity, který může být jejím držitelem nebo uživatelem, který si ji zapůjčil. Pokud nastalo zpoždění doručení, uvedete způsob doručení nebo označíte, že je položka ztracená. Doručte položku uživateli, který o ni požádal, do umístění pro zapůjčení. Postup dokončení kroku Uvolnit:
- V případě potřeby zadejte Čas zpoždění v hodinách, který označuje délku zpoždění při uvolnění entity.
- Zadejte příslušné komentáře, například vysvětlení zpoždění.
- Vyberte příslušnou volbu ze seznamu akcí.
- Volba Doručit ručně znamená, že entitu doručíte ručně uživateli, který je další v pořadí.
- Volbu Ztracená vyberte, pokud nevíte, kde entita je. Do veřejné schránky PhysicalEntitiesFindLostQueue je odeslána pracovní položka.
- Pokud chcete použít službu doručení, vyberte volbu Služba doručení. Do veřejné schránky PhysicalEntitiesDeliveryQueue je odeslána pracovní položka.
- Pokud chcete zadat zpoždění, vyberte položku Zpoždění.
Všem uživatelům, kteří čekají ve frontě, je odesláno upozornění.
- Dokončete krok výběrem příslušné možnosti. Prohlédněte si možnosti v jiné části tohoto tématu: Spustit sled prací.
Krok Fronta čekání
Když si rezervujete entitu a jste další v řadě, kdo ji má obdržet, zobrazí pracovní položka ve frontě čekání vaše jméno jako uživatele, který položku požaduje. Uživatelé autorizovaní pro přístup k této frontě mohou informace zobrazit, ale není zde žádná akce k dokončení. Postup zobrazení kroku fronty čekání:
- Klepněte na pracovní položku ve veřejné frontě PhysicalEntitiesWaitQueue.
- Po kontrole pracovní položky klepněte na tlačítko Zavřít.
Krok Vyhradit frontu
Veřejná schránka PhysicalEntitiesReserveQueue obsahuje pracovní položky pro jednotlivé uživatele, kteří čekají na doručení. Autorizovaní uživatelé mohou jednotlivé pracovní položky otevřít a zobrazit, kdo o entitu požádal, datum požadavku a požadovaná umístění. Data rezervace můžete změnit, a změnit tak prioritu uživatelů. Postup dokončení kroku Vyhradit frontu:
- Klepněte na pracovní položku ve veřejné schránce PhysicalEntitiesReserveQueue.
- Volitelně můžete upravit datum rezervace tak, abyste změnili prioritu uživatelů, kteří na položku čekají.
- Klepněte na tlačítko Použít a Zavřít.
Krok Najít ztracenou položku
Když je entita deklarovaná jako ztracená, odešle systém pracovní položku do veřejné schránky PhysicalEntitiesFindLostQueue. Pokud jste autorizováni pro přístup k této schránce, můžete klepnutím na pracovní položku zobrazit stránku
kroku Najít ztracenou položku a aktualizovat její stav. Entitu můžete najít a doručit nebo ji můžete deklarovat jako trvale ztracenou. Touto akcí odešlete upozornění všem příslušným uživatelům a ukončíte všechny sledy prací PRM spouštěné pro danou entitu. Dále pokud se některý uživatel pokusí spustit sled prací pro danou entitu, systém okamžitě odešle upozornění o tom, že je entita ztracená.
Postup dokončení kroku Najít ztracenou položku:
- Zadejte své komentáře.
- Z nabídky Akce vyberte příkaz Ztracený, pokud chcete entitu deklarovat jako trvale ztracenou. Pokud jste entitu našli a chcete ji doručit uživateli, jehož jméno je zobrazeno v poli Požadoval, vyberte příkaz Doručená.
- Dokončete krok výběrem příslušné možnosti. Prohlédněte si možnosti v jiné části tohoto tématu: Spustit sled prací.
Jakmile je entita označena jako trvale ztracená, neexistuje žádný způsob, jak později uvést, že byla nalezena. Kdokoli, kdo se entitu pokusí v budoucnosti zapůjčit, obdrží zprávu, že je entita ztracená. Pokud je ztracená entita kontejner, který je později nalezen, nelze jeho obsah zapůjčit. Kdokoli, kdo se pokusí zapůjčit si položky z kontejneru, který byl ztracený, obdrží zprávu, že nadřízený objekt je zapůjčen.
Krok Služba doručení
Když uživatel vybere službu doručení k odeslání fyzické entity, odešle systém pracovní položku do veřejné schránky PhysicalEntitiesDeliveryQueue. Pokud jste autorizováni pro přístup k této veřejné schránce, můžete klepnutím na pracovní položku dokončit stránku
Krok doručení. Postup dokončení kroku doručení:
- Zadejte příslušné komentáře.
- V seznamu Akce vyberte volbu Ztracená, pokud entitu nemůžete najít a doručit. Touto akcí odešlete pracovní položku do veřejné schránky PhysicalEntitiesFindLostQueue. V případě potřeby bude tato skupina označovat entitu jako trvale ztracenou. Pokud jste entitu doručili uživateli, který ji požadoval, vyberte možnost Doručená.
- Dokončete krok výběrem příslušné možnosti. Prohlédněte si možnosti v jiné části tohoto tématu: Spustit sled prací.
Krok Zpráva
Stránka kroku Zpráva vás upozorní na stav fyzické entity, u které jste spustili sled prací PRM. Tato stránka se odešle jako pracovní položka do vaší schránky.
Obdržíte ji v následujících situacích:
- Aktuální držitel entity zpozdil uvolnění entity.
- Entita byla ztracena službou doručení nebo aktuálním držitelem.
- Došlo k chybě ve sledu prací PRM.
- Nadřízená nebo podřízená entita požadované entity již byla zapůjčena a do fronty nebyla odeslána žádná pracovní položka. (Fronty čekání a rezervací se používají pouze tehdy, když se entity shodují.)
- Entita, u které byl spuštěn sled prací, není fyzická entita.
K dokončení kroku Zpráva klepněte na tlačítko
Hotovo.