IBM Enterprise Records, version 5.1.2    

Lägga till namngivningsmönster

Ett namngivningsmönster är ett sätt att automatiskt namnge postkategorier, postmappar och poster så att namnen stämmer med organisationens namngivningsregler. När en användare skapar någon av dessa entiteter som har tilldelats ett namngivningsmönster tillhandahålls namnet automatiskt i steget Ange egenskaper. Systemet förhindrar dock inte att användaren ändrar det namnet. Entiteterna numreras löpande i steget Ange egenskaper. Om du avbryter innan entiteten har skapats kommer det numret aldrig att användas.

Den här uppgiften

Ange ett namngivningsmönster i fältet Postmönster för den överordnade behållaren om du vill använda automatisk namngivning. Postmönstret är en egenskap för behållaren. Därefter kommer alla poster som deklareras i den behållaren att få nästa namn i mönstersekvensen och uppräkningen sker med det värde som du angett i fältet Postmönsterökning med.

Arbetsordning

Automatiskt namnge kategorier och mappar:

  1. Lägg till ett namngivningsmönster på fliken Konfigurera.
  2. Lägg till mönsternivåer med början från bekräftelsesidan eller senare i informationssidorna.
  3. Tilldela ett namngivningsmönster till en arkiveringsplan.

Resultat

Om syntaxen för namngivningsmönster

Använd värdena YY eller YYYY, MM och DD för datum. Vart och ett av dessa värden kan vara ett par inom hakparenteser [YY], eller så kan de kombineras om de separeras av punkter [YY.MM.DD]. Affärsprocessen kan kräva att mappnamn börjar med bokstaven A, följt av två eller fyra siffror för året, ett bindestreck och därefter ett mappnummer. Exempel: Namnet A07-000005 eller A2007-000005. Sådana namn skapas av följande mönster: A[ÅÅ]-[\d\d\d\d\d\d] , A[ÅÅÅÅ]-[\d\d\d\d\d\d]

I dessa mönster är A det första tecknet, YY eller YYYY representerar året och \d är ett löpnummer. Systemet tillhandahåller automatiskt standardvärden för mönster inom hakparenteser []. Det innebär att YY ersätts med de sista två siffrorna för det aktuella året. \d ersätts med uppräknade löpnummer. Du anger uppräkningsvärdet i ett annat fält samtidigt som du anger namnsträngen.

I ett annat postnamngivningsmönster kanske du vill skapa en namnregel för mappar i en serie. Exempel: KX följt av två eller fyra siffror för året, punkt, två siffror för månaden, punkt, två siffror för dagen, bindestreck och en uppsättning löpnummer. Exempel: Namnet är KX07.06.22-0004. Följande mönster uppfyller det här kravet: KX[ÅÅ.MM.DD]-[\d\d\d\d]

Du kan också använda anpassade mönster för att skapa metadatabaserade mönster. Exempel: Din organisations regler kräver att namnregeln för postmappar är år, blanksteg, ämne (metadata) för behållarkategorin, blanksteg och ett femsiffrigt nummer, t.ex. 2006 LOAN 00005. Exempel: Skapa ett namngivningsmönster med följande specifikationer: [ÅÅÅÅ] [Parent.Emailsubject] [\d\d\d\d\d]

Viktigt: När du anger Parent skrivs endast den första bokstaven i strängen med versal.
Systemet tillhandahåller standardvärdena för år och ämne eftersom värdena står inom []. Parent.Emailsubject är ett anpassat mönster. Systemet tillhandahåller värdet för metadatafältet Emailsubject, som du anger för den överordnade entiteten för postmappen. Ange det symboliska namnet för egenskapen när du skapar ett anpassat mönster. Om det inte finns något tillgängligt värde för den angivna egenskapen genereras ett fel. Anpassade mönster är tillämpliga på nivå 1 i arkiveringsplanen. Arkiveringsplannivån är ett annat fält som du fyller i när du lägger till en mönsternivå.

Ange ett användarnamn enligt följande mönster: KX[ÅÅÅÅ.MM.DD] [användarnamn] [\d\d\d\d\d]. Exempel: KX2011.10.22 username 00005

Använd inte några tecken som är ogiltiga i namn. Använd t.ex. inte snedstreck / när du infogar datum. Följande tecken är ogiltiga: \ / : * ? " < > |

Viktigt: Om du använder ett mönster som inte känns igen, läggs det till till namnet när det visas. Exempel: [xyz] genererar namnet [xyz].

Lägga till ett namngivningsmönster:

  1. Logga in som postadministratör och välj fliken Konfigurera.
  2. Klicka på Namngivningsmönster.
  3. Klicka på Lägg till namngivningsmönster.
  4. På sidan Lägg till mönster anger du ett namn och en beskrivning för mönstret.
  5. Välj Namn eller Identifierare från menyn Tillämpas på namn eller ID. Beroende på det värde du har valt kommer ett namn eller en identifierare för postkategorin eller postmappen att automatiskt genereras enligt mönstret.
  6. Klicka på Nästa.
  7. Ange säkerheten för namngivningsmönstret och klicka på Slutför.
  8. Klicka på Lägg till mönsternivå på bekräftelsesidan och lägg till nivåer till namngivningsmönstret. Om du vill lägga till nivåerna senare klickar du på OK så stängs sidan Lägg till mönster.
En mönsternivå anger hur mönstret ska tillämpas på postkategorier och postmappar. Du anger en eller flera nivåer i arkiveringsplanen och den typ av entitet som de är tillämpliga på. När en ny entitet av typen skapas på den angivna nivån namnges den automatiskt enligt mönstersträngen och löpnumret. Denna procedur fortsätter från bekräftelsesidan när du har klickat på Lägg till mönsternivå.

Lägga till en mönsternivå:

  1. Ange ett arkiveringsplansnivånummer. Nivån i arkiveringsplanshierarkin representeras av ett nummer, där den första kategorin i arkiveringsplanen är 1. Den första underkategorin är 2. Om den underkategorin har en postmapp är dess nivå 3.
  2. För matchande entitetstyp väljer du Postkategori eller Postmapp. Exempel: Om du anger 3 som nivå och postkategori som entitetstyp, kommer alla postkategorier på den tredje nivån i arkiveringsplanen att följa det angivna namngivningsmönstret.
  3. Ange mönstersträngen enligt beskrivningen ovan. Mönstersträngen måste innehålla ett numeriskt tecken.
  4. Ange ett värde för Postmönsterökning med. Om du anger 1, kommer varje ny kategori eller post som berörs av mönstret att räknas upp till nästa högre värde. Värdet 2 innebär att vartannat nummer används. Fältvärdet måste vara större än noll.
  5. Klicka på Lägg till. Det här alternativet visar mönstet längst ned på skärmen och rensar fälten så att du kan lägga till ytterligare mönster för andra entiteter och nivåer.
  6. Klicka på Avsluta när du är klar med att lägga till mönsternivåer.

Exempel:

Om du vill att underkategorier för en postkategori ska namnges automatiskt, skapar du ett mönster för nivå 2 och väljer Postkategori som typ. Om du även vill att postmappar i den underkategorin ska namnges automatiskt skapar du ett mönster för nivå 3 och väljer Postmapp som den typ. Om du har båda dessa mönsternivåer i namngivningsmönstret kommer underkategorierna på nivå 2 och postmapparna på nivå 3 att namnges automatiskt.

Lägga till eller ändra mönsternivåer senare:

  1. Gå till namngivningsmönstret (fliken Konfigurera, Namngivningsmönster) och klicka på knappen Hämta information.
  2. Välj Hantera mönsternivå i sidofältet.
  3. Om du ska lägga till en mönsternivå fyller du i fälten enligt beskrivningen ovan om att lägga till en mönsternivå. Om du ska ändra en befintlig mönsternivå fortsätter du till nästa steg.
  4. Välj mönstret. Då kopieras befintliga data till fälten.
  5. Ändra fältvärdena efter behov och klicka på Redigera.
    • Klicka på Lägg till om du ska ange en annan nivå efter att du har lagt till eller ändrat en mönsternivå.
    • Om du ska ändra mönstret klickar du på det, ändrar fälten och klickar på Redigera.
    • Om du ska ta bort en mönsternivå, markerar du mönstret och klickar på Ta bort.
  6. Klicka på Avsluta när du är klar.

Tilldela ett namngivningsmönster till en arkiveringsplan (krävs för att aktivera automatisk namngivning):

  1. Gå till arkiveringsplanens rotnivå så att endast namnet på arkiveringsplanen visas i sökvägen.
  2. Klicka på Hämta information för arkiveringsplanen (alldeles nedanför sökvägen). Fältet Namngivningsmönster finns på sidan Egenskaper.
  3. Välj namnet på det mönster du ska använda från menyn Namngivningsmönster.
  4. Klicka på Tillämpa och sedan på Avsluta.


Feedback

Senast uppdaterat: November 2013
create_a_classification_scheme_pattern.htm

© Copyright IBM Corp 2013