Kartoteka akt jest hierarchią kontenerów, która zawiera kategorie i podkategorie akt, foldery akt i woluminy, które definiują organizację akt. Aplikacja
IBM® Enterprise
Records obsługuje jeden lub większą liczbę kartotek akt na FPOS, a w ośrodku może istnieć wiele FPOS.
W aplikacji IBM Enterprise
Records wyświetlana jest jednocześnie tylko jedna kartoteka akt.
- Graficzną reprezentację hierarchii zawiera temat dotyczący wprowadzenia do zarządzania aktami.
- Kartoteka akt określa zabezpieczenia i rozporządzenia akt.
Domyślnie obiekty podrzędne dziedziczą zabezpieczenia i harmonogram rozporządzania od kontenera nadrzędnego. Więcej informacji o dziedziczeniu zabezpieczeń i rozporządzeń zawierają tematy dotyczące zabezpieczeń obiektu oraz harmonogramu rozporządzania.
- Z kartoteka akt mogą być również powiązane wzorce nazewnictwa.
Wszystkie obiekty utworzone w kartotece akt są zgodne z regułami wzorca nazewnictwa zdefiniowanymi dla kartoteki akt. Więcej informacji na temat reguł wzorca nazewnictwa zawiera temat dotyczący konwencji nazewnictwa.
- Jeśli użytkownik początkowo uzyska dostęp do aplikacji, wówczas zostanie wyświetlona kartoteka akt ustawiona jako domyślna przez preferencję ośrodka. Każdy użytkownik może zastąpić to ustawienie domyślne, wprowadzając własną preferencję. Więcej informacji zawiera temat dotyczący domyślnej kartoteki akt.
- Istnieje możliwość wyeksportowania kartoteki akt do środowiska zewnętrznego, np. w przypadku wdrażania ze środowiska testowego do produkcyjnego, za pośrednictwem narzędzia do importowania i eksportowania kartoteki akt.
Szczegółowe informacje o narzędziu do importowania i eksportowania kartoteki akt zawiera temat dotyczący korzystania z tego narzędzia.