Podeu cercar registres, volums, carpetes de registres i categories de registres.
Les opcions de cerca que podeu triar depenen del mode de cerca, que és dinàmic o estàtic. També
podeu accedir a les plantilles de cerca i les cerques emmagatzemades.
Quant a aquesta tasca
Per obtenir més informació sobre el mode de cerca, consulteu el tema sobre personalització de la pàgina de cerca.
Després de seleccionar el tipus de cerca,
podeu ajustar la cerca especificant els tipus següents de criteris de cerca:
- Cerca basada en propietats: cerca entitats segons els valors de les propietats,
com ara el títol del document, el creador, la data de retenció del contingut i la decisió
de revisió de la fase actual.
- Cerca basada en contingut: cerca registres segons paraules i expressions específiques
que apareixen en el contingut del document declarat o a les propietats del
registre (anomenades metadades). La cerca de contingut només està disponible per a registres.
- Cerca basada en entitats pare: cerca registres segons el tipus i les
propietats de l'entitat pare. Per exemple, una carpeta de registres pot contenir dos volums,
Vol1 i Vol2, que contingui cadascun un conjunt diferent de registres. Si especifiqueu Vol1 al tipus pare,
només els registres d'aquest volum que coincideixen amb altres criteris es mostren als resultats de la cerca.
Podeu modificar els criteris de cerca per defecte a cada pàgina. La pestanya
Cerca inclou
un enllaç amb les plantilles de cerca i les cerques emmagatzemades. Els dissenyadors de cerca creen cerques predissenyades
a l'
Application Engine o el
Workplace XT
i les marquen perquè les utilitzi l'
IBM® Enterprise
Records. Les plantilles de cerca especifiquen
alguns dels criteris de cerca i deixen alguns camps com a editables perquè pugueu personalitzar la cerca.
Una cerca emmagatzemada és una cerca que inclou tots els criteris de cerca que no es poden editar. Quan feu clic al nom d'una cerca
emmagatzemada, només es veuen els resultats com si s'hagués obert una carpeta.
Resultats
Especificació de propietats
Quan es defineixen els criteris de cerca, es poden
cercar entitats segons un màxim de set propietats. Podeu introduir valors per a qualsevol o
totes aquestes propietats. Per als registres classificats, podeu introduir criteris de cerca segons
la classificació actual o inicial, la davallada de nivell, l'actualització, les dates o les incidències de
desclassificació o marques complementàries.
També podeu deixar els valors de les propietats buits i cercar l'entitat seguint
altres criteris de cerca.
Per seleccionar el conjunt de propietats:
- Feu clic a Canvia.
- A l'àrea Configuració de criteris de propietat, seleccioneu
un nom de propietat d'un o més dels menús Nom de propietat.
- Feu clic al botó d'opció de la propietat segons la qual voleu que es classifiquin els resultats.
- Seleccioneu un operador. Els operadors disponibles depenen de la propietat.
- Feu clic a Accepta els canvis.
Per obtenir més informació sobre els paràmetres d'aquesta pàgina, consulteu el tema sobre personalització de la pàgina de cerca.
Introducció de valors i definició d'operadors
Especifiqueu un valor per a cada operador
que vulgueu incloure a una cerca. Podeu especificar aquest valor escrivint text, seleccionant
un valor des d'un menú o una altra pàgina, o seleccionant una data del calendari.
Només s'utilitzen les propietats que tenen valors en una cerca.
Per definir operadors:
- Comproveu l'operador de cada propietat. Podeu seleccionar un operador al menú o acceptar-ne el valor per defecte.
- Introduïu un valor per a cada propietat que vulgueu utilitzar.
- Seleccioneu AND o OR per indicar
la relació entre les dues propietats. L'operador AND torna
només resultats només quan els dos valors són veritat (true). Si qualsevol dels valors de propietat
són certs, l'operador OR retorna resultats.
Per exemple, si teniu
una propietat amb diversos valors anomenada Recursos humans i voleu cercar
Nòmina o Contractacions, introduïu els criteris següents:
Recursos humans = Nòmina OR
Recursos humans = Contractacions
També podeu introduir els criteris
de cerca com a: Recursos humans = Nòmina, Contractacions
Important: Si utilitzeu la propietat Classificació inicial en un model de dades
classificades DoD, el camp d'entrada de classificació es un camp de cadena.
Totes les comparacions que utilitzen operadors, com ara més gran que
(>) o més petit que o igual a (< or =) es basen en el text que
s'introdueix. Per tant, desclassificat és més gran que classificat perquè
U és la dissetena lletra de l'alfabet anglès i C és la tercera.
Especificació de contingut
Si busqueu un registre, podeu especificar una paraula o frase
en una de les dues formes següents. Una forma és si la paraula o frase
és al contingut del document declarat al magatzem d'objectes de registre.
Una altra manera és si la paraula o frase és al text de les propietats de registre
a les metadades del magatzem d'objectes de pla de fitxers). L'administrador del lloc ha de configurar el motor de cerca per indexar les propietats. Podeu
combinar una cerca de propietat amb una cerca de contingut utilitzant l'operador
AND o OR.
Si el mode de cerca és estàtic
i utilitzeu l'operador OR, la cerca processa la cerca de propietat en primer lloc.
Si el nombre de resultats que es torna és igual o supera el valor de Resultats màxims,
la cerca s'atura i no cerca contingut. Per tant, és possible que els resultats no incloguin documents
amb el contingut sol·licitat. Per obtenir informació sobre el mode de cerca, consulteu el tema sobre personalització de la pàgina de cerca.
Quan el mode de cerca és dinàmic,
aquest mode encara processa la cerca de contingut en primer lloc i, tot seguit, la cerca propietat
i el mode dinàmic ho torna tot.
Per cercar contingut:
- Al quadre de text El contingut conté, introduïu el text que cal incloure a la
cerca.
- Per al valor a, seleccioneu Metadades per cercar
el text a les propietats o Contingut per cercar el text
al document declarat. Quan s'especifica Contingut a la cerca,
la pàgina de resultats de la cerca inclou una columna Classificacions que mostra un percentatge
que és rellevant per als criteris de cerca. Classificacions és la columna d'ordenació
per defecte i inicialment s'ordena en ordre descendent. La columna Classificacions només està disponible
quan el mode de cerca és dinàmic.
- Definiu l'operador com a AND per especificar que l'entitat ha de contenir el text que heu
introduït i les propietats també han de ser veritat (true). Definiu l'operador en OR si el contingut o
les condiciones de la propietat han de ser veritat.
Atenció: - Quan s'introdueix una paraula, la cerca de contingut cerca totes les formes de la paraula
al text del document. Si se cerca text a les propietats (metadades), només es tornen les coincidències
exactes. Per tant, si introduïu
mes quan cerqueu contingut de document, rebreu documents que continguin les paraules mes,
mesos i mestre. Si introduïu mes en una cerca de propietat, només rebreu els documents
en què aparegui el valor de propietat mes.
- Quan s'introdueix més d'una paraula, s'han de trobar totes
les paraules al document. Per exemple, si introduïu informe mensual,
només es tornaran els documents que continguin tant informe com mensual.
- Per cercar una expressió amb paraules en un ordre específic,
indiqueu-la entre cometes. Per exemple, "mà dreta" torna només
documents que contenen la frase mà dreta.
- Utilitzeu cometes per cercar una ortografia o un ús de majúscules o minúscules concret.
Per exemple, "estrella" torna estrella, però no estrellat ni Estrella.
- Utilitzeu un asterisc (*) com a caràcter comodí per a zero o més lletres, números
i guions baixos ( _ ). Per exemple, ca*t torna canta, carter, Castell, cartell i casat.
Utilitzeu un (?) per designar un caràcter alfanumèrica individual
com a ?em,
que torna fem, hem, rem i tem.
- Si el sistema utilitza Oracle, la cerca distingeix entre majúscules i minúscules, a no ser que l'administrador hagi canviat aquest paràmetre com es descriu al tema sobre
distinció entre majúscules i minúscules.
- Quan es fa una cerca en una base de dades MS SQL amb l'operador
LIKE i els criteris de cerca contenen el caràcter de claudàtor
esquerre ([), col·loqueu el caràcter [ dins el seu conjunt de claudàtors. Per exemple, introduïu [[] al
camp. Aquest problema és un problema del proveïdor de l'MS SQL. Per obtenir més informació, consulteu la documentació de l'MS SQL.
- Quan executeu una cerca de propietat amb l'operador OR
amb cerca de text complet en mode dinàmic, l'ordre per defecte del conjunt de resultats
s'ordena per classificació. Teniu en compte que el conjunt de resultats pot
tenir entrades duplicades. Un element es pot visualitzar dues vegades en el conjunt
de resultats: una vegada per la cerca de propietat i l'altra vegada per la cerca de recuperació
basada en text complet o contingut. Quan es fa clic a una altra columna en el conjunt
de resultats, com ordenar-los per títol de document en lloc de per classificació,
la duplicació pot quedar filtrada. Aquest comportament fa que el nombre total de registres
sigui diferent a la cerca ordenada per títol de document si es compara amb el nombre total
de registres tornats quan s'ordena per classificació. Si heu de saber la rellevància dels resultats de la cerca,
ordeneu per la classificació, que és el valor per defecte. És important eliminar les possibles entrades duplicades,
ordenades per metadades.
Filtre per tipus pare
Podeu cercar un registre que es basa en el tipus i les propietats de la seva entitat pare.
Per seleccionar l'entitat pare:
- Feu clic a Selecciona al costat d'I filtre per tipus de
pare.
- Seleccioneu el tipus de pare al qual s'ha de trobar el registre.
- Feu clic a Accepta per tornar a la pàgina de cerca.
- Introduïu un operador i un valor o feu clic a Canvia per especificar
altres propietats. Els canvis en els criteris de cerca de l'entitat pare es reflecteixen a la pàgina
La meva cerca d'aquest tipus d'entitat. Per exemple, si seleccioneu la carpeta de
registres com a pare i canvieu el conjunt de propietats aquí, es defineixen els mateixos valors de propietat
per a les carpetes de registres la propera vegada que els cerqueu directament.
Després d'acabar d'especificar els criteris de cerca, feu clic a Cerca.
Resultats de la cerca
Si el mode de cerca és estàtic, el nombre de resultats que es torna es
limita al valor de Resultats màxims. Si el mode de cerca és dinàmic, els resultats tornats no estan subjectes
al valor Resultats màxims. Per obtenir informació sobre els Resultats màxims i el Mode
de cerca, consulteu el tema sobre personalització de la pàgina de cerca.
Els resultats de la cerca
inclouen el nom de l'entitat i tots els valors de propietat que heu especificat als criteris de cerca.
Si una propietat com ara
Marca complementària té diversos valors, es mostra un enllaç
Mostra els detalls en aquesta columna.
Quan es fa clic en aquest enllaç, es mostren tots els valors d'aquesta propietat.
Podeu fer les operacions següents als resultats de la cerca:
- Generar una versió imprimible.
- Seleccionar diverses entitats i feu clic a Accions de selecció múltiple per triar
una acció per aplicar-la a les entitats seleccionades.
- Visualitzeu una pàgina d'informació d'una entitat fent clcic a Obtén
informació.
- Explorar els resultats fent clic en un número de pàgina o a Següent.
Important: El valor de Mida de pàgina de visualització de llista
(Configuració general a l'Application Engine o
Preferències d'usuari al Workplace XT) determina
el nombre d'entitats que els resultats de la cerca mostren a cada pàgina.
Si hi ha 100 entitats als resultats de la cerca i el valor de Mida
de pàgina de visualització de llista és 20, per tant, els resultats de la cerca consten
de cinc pàgines de 20 entitats.
- Ordeneu els resultats fent clic en una columna. En funció de com definiu els valors per defecte de cerca podreu
refrescar dinàmicament la cerca i ordenar els resultats. Per obtenir més detalls, consulteu la descripció del camp Mode de
cerca al tema sobre personalització de la pàgina de
cerca.
- Ordeneu els resultats per rellevància fent clic a la columna Classificacions.
- Cal que especifiqueu Contingut als criteris de cerca per activar la columna
Classificacions.
- La columna Classificacions només està disponible per a registres
i per al mode de cerca dinàmic. Per obtenir informació detallada sobre el mode de cerca, consulteu el tema sobre personalització de la pàgina de cerca.
- Visualitzeu tots els valors de les propietats amb diversos valors. Per obtenir més detalls, consulteu la descripció del camp Propietat
de valors múltiples al tema sobre personalització de la pàgina de
cerca.
Si feu clic a Obtén informació en una subcategoria i no
teniu permisos d'accés a la categoria pare,
l'IBM Enterprise
Recordsmostra un error.
Errors de cerca
Si la jerarquia del pla de fitxers conté moltes
categories de registre, carpetes de registre i registres, la cerca podria generar errors,
incloent errors de temps d'espera superat.
Per conèixer els valors que podeu modificar per eliminar aquests errors, consulteu la publicació IBM FileNet P8 Troubleshooting Guide.