Autorizovaní uživatelé mohou kdykoliv přidružit plán odebrání ke kategorii záznamu nebo složce záznamů. Tito uživatelé jsou správce záznamů, administrátor záznamů nebo kontrolor v modelu Pro standard, správce záznamů nebo administrátor záznamů v modelu DoD nebo Base.
Podřízené kontejnery plán odebrání zdědí. Plán odebrání můžete ke kategorii záznamu nebo složce záznamů přidružit v okamžiku vytvoření nebo později.
Informace o této úloze
Chcete-li přidružit plán odebrání ke kategorii záznamu nebo složce záznamů poprvé po vytvoření, postupujte takto:
- V případě kategorií záznamu naleznete informace v tématu přidání kategorie záznamu.
- V případě složek záznamů naleznete informace v tématu přidání složky záznamů.
Postup
Chcete-li plán odebrání přidružit později, postupujte takto:
- Přejděte ke kontejneru, jehož plán odebrání chcete přiřadit, a klepněte na ikonu Získat informace.
- Klepněte na tlačítko Odebrání.
- Po klepnutí na položku Procházet plán vyberte plán odebrání.
- V okně Vyberte plán odebrání klepněte na položku Vybrat pod názvem jednoho z plánů.
- V nové nabídce označte výběrem příslušné volby, jak se má nový plán odebrání šířit do podřízených kontejnerů. Když přiřadíte jiný plán odebrání, můžete k jeho šíření do podřízených kontejnerů použít následující způsoby:
- Rozšířit plán do všech bezprostředně podřízených kontejnerů a do všech dědících podkontejnerů bez ohledu na to, zda dědily dřívější plán odebrání. Tato situace odpovídá volbě Rozšířit nový plán odebrání pro všechny bezprostředně podřízené prvky a všechny zděděné podadresáře. Platí to také pro plány, které byly prvně použity.
- Rozšířit plán pouze do podřízených kontejnerů, které zdědily dřívější plán odebrání. V této situaci zůstává plán odebrání podřízených kontejnerů, které nedědí plán odebrání z nadřízené entity, nezměněn. Tato volba umožňuje zdědit pouze nový plán, pokud jste v minulosti zdědili plán. To odpovídá volbě Rozšířit nový plán odebrání do všech entit, které mají zdědit dané
položky.
- Nešířit plán do žádných podřízených kontejnerů. V této situaci budou podřízené kontejnery, které zdědily starý plán odebrání, i nadále přidruženy
k tomuto plánu, ale nebudou kategorizovány jako dědící entity. Tato situace odpovídá volbě Nešířit nový plán odebrání.
- Chcete-li, zadejte podle potřeby údaje o oprávnění k odebrání podle pravidel shody vaší organizace.
Upozornění: Při výchozím nastavení bude oprávnění k odebrání určené pro vybraný plán odebrání automaticky přiřazeno ke kontejneru jako
oprávnění k odebrání. Pokud není pro vybraný plán nastaveno oprávnění k odebrání, bude platit oprávnění k odebrání, které jste nastavili pro daný kontejner. Pokud bylo při vytváření kontejneru nastaveno oprávnění k odebrání, ale nebyl přiřazen žádný plán odebrání, oprávnění k odebrání daného plánu potlačí dříve nastavené oprávnění k odebrání.
- Klepnutím na tlačítko Použít uložte změny.
- Klepnutím na tlačítko Ukončit zavřete stránku.
Výsledky
Důležité: Záznamy přidružené k typu záznamu mohou mít jiný plán odebrání než jejich nadřízený kontejner.
Plán odebrání přidružený k typu záznamu má přednost před plánem kontejneru. Po spuštění procesu procházení je však do souboru protokolu procházení zaprotokolována varovná zpráva o konfliktu odebrání.
Tato zpráva se zobrazí, pokud má plán přidružený k nadřízenému kontejneru kratší období uchování před uzavřením objektu než plán přidružený k typu záznamu.
Další informace o změně existujícího plánu naleznete v tématu změny plánu odebrání.