IBM Enterprise Records, wersja 5.1.2    

Kopiowanie akt

Kopiowanie akt do innej lokalizacji w tej samej kartotece akt może przeprowadzić tylko użytkownik posiadający co najmniej rolę Użytkownik uprzywilejowany lub rolę Recenzent. Jeśli użytkownik uprzywilejowany lub recenzent kopiuje akta, produkt IBM® Enterprise Records kopiuje zadeklarowany dokument w składnicy obiektów akt (ROS). Zadeklarowany dokument jest kopiowany z tego samego pliku źródłowego z inną nazwą zawierania się. Z wyjątkiem nazwy, opisu, zabezpieczeń i informacji dotyczących rozporządzania, produkt IBM Enterprise Records kopiuje metadane akt do nowego folderu w składnicy obiektów kartoteki akt (FPOS). Metadane zawierają odsyłacz do skopiowanego dokumentu w ROS.

O tym zadaniu

Skutki kopiowania akt.

Procedura

Aby skopiować akta (pojedyncze):

  1. Wyszukaj w hierarchii kartoteki akt, aby uzyskać dostęp do akt przeznaczonych do skopiowania.
  2. Kliknij prawym przyciskiem myszy nazwę akt i wybierz opcję Kopiuj z menu.
  3. Do pola Tytuł dokumentu zostanie wprowadzona nazwa akt z przedrostkiem Kopia.
  4. Wprowadź opis kopii akt i kliknij przycisk Dalej.
  5. Przejdź do lokalizacji w kartotece akt, w której zostanie zapisana kopia, a następnie kliknij przycisk Kopiuj.
  6. Po wyświetleniu komunikatu z potwierdzeniem sprawdzenia, że czynność kopiowania została zakończona, kliknij przycisk OK, aby wrócić do strony Przeglądaj. Należy pamiętać o następujących kwestiach:
    • Akta elektroniczne nie mogą być kopiowane do akt fizycznych.
    • Akta nie mogą być kopiowane do folderu docelowego, który jest aktywny lub otwarty.

Wyniki

Aby skopiować więcej akt:

  1. Wyszukaj w hierarchii kartoteki akt, aby uzyskać dostęp do akt przeznaczonych do skopiowania.
  2. Zaznacz pola wyboru obok akt, jakie zamierzasz skopiować.
  3. W menu Czynności dla wielu obiektów wybierz opcję Kopiuj.
  4. W oknie Kopiuj wybierz lokalizację w kartotece akt, do której zamierzasz skopiować akta z listy.

    W celu ograniczenia liczby elementów, jakie wyświetlane będą na liście Nazwa obiektu, można użyć pola Filtr. Na przykład: jeśli wiadomo, że lokalizacja kartoteki akt zawiera w nazwie literę x, można wpisać x do pola filtru. Następnie kliknij opcję Przejdź. Lista zostanie odświeżona i będą znajdowały się na niej jedynie nazwy lokalizacji kartotek akt zawierające literę x. Kliknięcie przycisku Resetuj ponownie odświeży listę i zostaną wyświetlone nazwy dla wszystkich kartotek akt w kolejności alfabetycznej.

  5. Przejdź do lokalizacji w kartotece akt, w której zostanie zapisana kopia, a następnie kliknij przycisk Kopiuj.
  6. Po wyświetleniu komunikatu z potwierdzeniem sprawdzenia, że czynność Kopiuj została zakończona, kliknij przycisk OK, aby wrócić do strony Przeglądaj.


Opinia

Ostatnia aktualizacja: Listopad 2013
copy_record.htm

© Copyright IBM Corp. 2013