Es kann Situationen geben, in denen der mit einer Entität verbundene Zeitplan dem vorgesehenen Zweck nicht dienlich ist, sodass Sie ihn durch einen anderen ersetzen wollen.
Oder die Entität übernimmt einen Aussonderungszeitplan von ihrer übergeordneten Entität und Sie möchten ihr später einen anderen Zeitplan zuordnen. Schließlich kann es auch sein, dass ein Aussonderungszeitplan bis auf weiteres gelöscht werden soll.
Informationen zu diesem Vorgang
Die Zuweisung eines anderen Aussonderungszeitplans zu Entitäten, die bereits "stillgelegt" sind, ändert ihre vorherige Aussonderung. Der Aussonderungsscanvorgang annulliert frühere Berechnungen und beginnt von vorn mit dem neuen Aussonderungszeitplan. Die Zuordnung eines Aussonderungszeitplans zu einer Entität kann von berechtigten Benutzern vorgenommen werden. Diese Benutzer sind Schriftstückmanager oder Schriftgutadministratoren in DoD oder Base oder Prüfer in Pro Standard.
Vorgehensweise
So ändern Sie den Aussonderungszeitplan, der einem Container zugeordnet ist:
- Navigieren Sie zu der Entität, deren Aussonderungszeitplan Sie ändern wollen, und klicken Sie auf das zugehörige Symbol Informationen abrufen.
- Klicken Sie auf Aussonderung.
- Es gibt drei Möglichkeiten: Sie können die Informationsseiten jedes zugewiesenen Zeitplans überprüfen, indem Sie auf das entsprechende Symbol Informationen abrufen klicken.
- Ein Aussonderungszeitplan wurde möglicherweise bereits übernommen. Das Feld "übernehmen" ist ausgewählt. Um die Vererbungslinie zu trennen und einen neuen Zeitplan festzulegen, klicken Sie auf "Plan suchen" oder "Planinhalt löschen".
- Unter Umständen ist ein Aussonderungszeitplan aufgeführt, aber das entsprechende Kästchen ist nicht abgehakt. Um ihn zu verwenden und die Vererbungslinie zwischen übergeordneter und untergeordneter Einheit einzusetzen, klicken Sie auf "Erben". Um einen anderen Zeitplan zuzuweisen, klicken Sie auf"Plan suchen" oder "Planinhalt löschen".
- Möglicherweise sind keine Aussonderungsinformationen vorhanden. Um einen Aussonderungszeitplan festzulegen, klicken Sie auf "Plan suchen".
- Klicken Sie auf der Seite zum Auswählen des Aussonderungszeitplans unter dem gewünschten Namen auf "Auswählen".
- Wählen Sie im neuen Menü die gewünschte Option aus, um festzulegen, wie der neue Aussonderungszeitplan an untergeordnete Container weitergegeben werden soll. Wenn Sie einen anderen Aussonderungszeitplan zuordnen, können Sie den Zeitplan folgendermaßen an seine untergeordneten Container weitergeben:
- Weitergabe des Zeitplans an alle direkt untergeordneten Container und alle übernehmenden Untercontainer unabhängig davon, ob sie den früheren Aussonderungszeitplan übernommen haben. Diese Aktion entspricht der Option Neuen Aussonderungszeitplan an alle unmittelbar untergeordneten Elemente und alle erbenden Unterentitäten weitergeben. Diese Aktion gilt auch für Zeitpläne, die zum ersten Mal angewendet werden.
- Weitergabe nur an die untergeordneten Container, die den früheren Aussonderungszeitplan geerbt haben. In dieser Situation bleibt der Aussonderungszeitplan der untergeordneten Container, die den Zeitplan nicht erben, unverändert. Diese Option übernimmt nur dann einen neuen Zeitplan, wenn zuvor ein Zeitplan übernommen wurde. Diese Aktion entspricht der Option Neuen Aussonderungszeitplan an alle Erbelemente weitergeben.
Wichtig: Die explizite Neuzuordnung eines Aussonderungszeitplans zu einem untergeordneten Container, der bisher denselben Zeitplan übernommen hat, hebt einen Übernahmelink zwischen dem übergeordneten und dem untergeordneten Element auf. Der neue, der übergeordneten Einheit zugewiesene Zeitplan wird dann nicht vererbt.
- Weitergabe des Zeitplans an keinen der untergeordneten Container. Die untergeordneten Container, die den alten Aussonderungszeitplan übernommen haben, bleiben weiterhin mit diesem Zeitplan verbunden. Sie werden jedoch nicht als "Erben" kategorisiert. Diese Aktion entspricht der Option Neuen Aussonderungszeitplan nicht weitergeben.
- Auf Wunsch können Sie hier die einschlägigen Vorschriften Ihres Unternehmens eingeben.
Achtung: Standardmäßig wird die für den ausgewählten Aussonderungszeitplan festgelegte Aussonderungsberechtigung automatisch als Aussonderungsberechtigung für den Container zugewiesen. Wenn keine Aussonderungsberechtigung für den ausgewählten Zeitplan eingestellt wird, gilt die für den Container festgelegte. Wenn beim Erstellen des Containers eine Aussonderungsberechtigung festgelegt wird, jedoch kein Aussonderungszeitplan zugeordnet wird, ersetzt die Aussonderungsberechtigung des Zeitplans die vorher festgelegte Aussonderungsberechtigung.
- Klicken Sie auf "Anwenden", um Ihre Änderungen zu speichern.
Ergebnisse
So ändern Sie den Aussonderungszeitplan eines Schriftstücktyps:
- Navigieren Sie auf der Registerkarte "Aussonderung" zum Schriftstücktyp und klicken Sie auf das zugehörige Symbol Informationen abrufen.
- Klicken Sie auf "Dispositionsanweisungen" und wählen Sie einen Zeitplan (klicken Sie auf "Auswählen" unter dem Namen).
- Klicken Sie auf Anwenden.