Für die Einrichtung einer IBM® Enterprise Records-Umgebung müssen Sie mehrere Aufgaben durchführen.
Führen Sie die folgenden Konfigurationsaufgaben durch, um eine
IBM Enterprise Records-Umgebung einzurichten.
- Konfigurieren Sie einen Objektspeicher für die Aktenplanstruktur und einen weiteren für Dokumente, die als Schriftstücke deklariert sind. In der Regel wird der Zugriff auf den Objektspeicher für Schriftstücke zahlreichen Benutzern gewährt, während nur eine kleine Auswahl von ihnen auch Zugriff auf die Entitäten innerhalb des Aktenplan-Objektspeichers besitzt. Mit einem einzigen FPOS können mehrere ROS verbunden sein.
- Obgleich bestimmte Konfigurationsaufgaben bereits während der IBM Enterprise Records-Installation bzw. -Konfiguration durchgeführt werden, können Sie die Konfigurationseinstellungen nach dem Erstellen Ihrer Aktenpläne und vor der Konfiguration Ihrer IBM Enterprise Records-Lösung für eine Produktionsumgebung aktualisieren.
- Ausführliche Informationen zu den Installations- und Konfigurationsprozeduren von IBM Enterprise Records finden Sie in IBM Enterprise Records Installation and Upgrade Guide.
- Informationen zu Konfigurationsaufgaben im Zusammenhang mit der Erstellung eines Aktenplans (wie etwa das Konfigurieren eines Suffixes für den Namen eines Datenträgers) finden Sie in "Erstellen eines Aktenplans".
Erstellen von ROS-Dokumentklassen
Sie müssen Dokumentklassen für Dokumente erstellen, die als Schriftstücke deklariert werden.
- ROS-Dokumentklassen weisen die Eigenschaft "Kann deklarieren" auf, anhand derer IBM Enterprise Records bestimmt, ob ein Dokument als Schriftstück deklariert werden kann. Während der IBM Enterprise Records-Installation und -Konfiguration wird die Eigenschaft für die Basisdokumentklasse oder für mindestens eine Dokumentunterklasse auf "Wahr" gesetzt. Diese Einstellung bedeutet, dass die Instanzen dieser Klassen als Schriftstück deklariert werden können. Zur Vorbereitung Ihrer IBM Enterprise Records-Umgebung für die Produktion sollten Sie prüfen, ob der Wert dieser Eigenschaft für alle entsprechenden ROS-Dokumentklassen auf "Wahr" gesetzt ist bzw. ob eine Unterklasse diese Einstellung von ihrer übergeordneten Klasse übernimmt. Sie sollten sich auch vergewissern, dass für die Standardinstanzsicherheit dieser Klassen die Rechte für Neben- und Hauptversionen eingestellt sind. Nur mit dieser Einstellung können Benutzer mit den entsprechenden Zugriffsrechten Instanzen der Klassen erstellen.
Konfigurieren des Standardaktenplans
Es kann immer nur eine Aktenplanhierarchie in
IBM Enterprise Records angezeigt werden.
- Als Teil der IBM Enterprise Records-Installation und -Konfiguration wurde eine Application Engine- oder Workplace XT-Sitevorgabe zur Angabe dieses Standardaktenplans definiert. Jedoch hatten Sie wahrscheinlich bei der Installation und Konfiguration von IBM Enterprise Records die Aktenpläne für Ihre Site noch nicht konfiguriert.
- Sie können diese Sitevorgabeneinstellung in Ihre bevorzugte Standardeinstellung ändern. Jeder IBM Enterprise Records-Benutzer kann eine Benutzervorgabe festlegen, die dann die Standardsitevorgabe ersetzt.
- Weitere Informationen finden Sie in "Festlegen des Standardaktenplans".
Konfigurieren des Aussonderungsscanvorgangs
Ein Administrator konfiguriert den Aussonderungsscanvorgang während der
IBM Enterprise Records-Installation und -Konfiguration. Sie sollten jedoch die Richtigkeit der Konfiguration des Aussonderungsscanvorgangs überprüfen. Wenn Ihr Standort beispielsweise keine Schriftstücktypen verwendet, sollten Sie überprüfen, dass die Option
Durchlauf nach Schriftstücktypen auf
Falsch gesetzt ist.
Weitere Informationen finden Sie in "Konfigurieren eines Aussonderungsscanvorgangs".
Konfigurieren von Datensatztypen
Schriftstücktypen bieten eine Möglichkeit, ein Schriftstück mit einem Aussonderungszeitplan zu verbinden, der von dem mit der übergeordneten Schriftstückkategorie des Schriftstücks oder dem Schriftstückordner verbundenen Zeitplan verschieden ist. Wenn Ihre
IBM Enterprise Records-Lösung mit Schriftstücktypen arbeitet, sorgen Sie dafür, dass der Aussonderungsscanvorgang auch Schriftstücktypen verarbeitet. Setzen Sie dazu die Option
Durchlauf nach Schriftstücktypen auf
Wahr.
- Weitere Informationen finden Sie in "Konfigurieren eines Aussonderungsscanvorgangs".
- Überlegen Sie sich auch, wie ein Schriftstücktyp mit einem Schriftstück verbunden werden soll.
Sie können festlegen, dass alle Datensätze einer bestimmten Klasse standardmäßig einem bestimmten Datensatztyp zugewiesen werden. Weitere Informationen finden Sie in "Konfigurieren eines Standardschriftstücktyps".
- Sie können die Schriftstücktyp-Metadaten anzeigen, wenn ein Schriftstück durch Application Engine oder Workplace XT deklariert wird, sodass ein Benutzer einen Schriftstücktyp auswählen kann. Weitere Informationen finden Sie im Thema über das Konfigurieren der Anzeige von Schriftstücktyp-Metadaten.
- Auf Wunsch können Sie diese beiden Ansätze sogar kombinieren: Sie legen einen Standard fest, gestatten aber dem Benutzer, diesen auf Wunsch zu ersetzen.
- Die IBM Enterprise Records-Benutzerschnittstelle bietet keinen Mechanismus, um alle Teile eines zusammengesetzten Dokuments als einzelnes Schriftstück zu deklarieren. Sie können jedoch einzelne unter- oder übergeordnete Dokumente als Schriftstücke deklarieren. Sie können außerdem Dokumente, die bereits als Schriftstücke deklariert sind, zu einem späteren Zeitpunkt zu einem zusammengesetzten Dokument machen. Bestimmte Einstellungen für zusammengesetzte Dokumente, z. B. Löschen verhindern oder Untergeordnetes Element beim Löschen des übergeordneten Elements löschen (Delete child when parent is deleted), können sich auf die normale Aussonderung eines Schriftstücks auswirken. Wenn ein beliebiger Teil eines zusammengesetzten Dokuments als Schriftstück deklariert wird, werden die Standardeinstellungen verwendet. Diese Einstellungen sind die Option Weder über- noch untergeordnetes Element (Neither Parent nor Child) im Menü Löschen verhindern und die Auswahl Untergeordnetes Element beim Löschen des übergeordneten Elements nicht löschen (Do not delete Child when Parent is deleted).
Andere Einstellungen werden von IBM Enterprise Records nicht unterstützt und führen zu einem Fehler oder inkonsistenten Verhalten, wenn die Schriftstücke die Aussonderung durchlaufen.
- Anwendungen, die DITA-Dateien (Darwin Information Typing Architecture) verwenden, erstellen die Komponenten als zusammengesetzte Dokumente. Daher gelten die im vorigen Hinweis für zusammengesetzte Dokumente genannten Unterschiede auch für DITA-Dateien.
Konfigurieren der Option zum Erhalten von Metadaten
Wenn ein Benutzer mit entsprechenden Berechtigungen eine IBM Enterprise Records-Entität löscht, wird sie dauerhaft aus dem Objektspeicher entfernt. Jedoch ist es möglich, die Metadaten auf Aktenplan-Ebene für gelöschte Schriftstückkategorien, Schriftstückordner, Datenträger und Schriftstücke weiterhin aufzubewahren. Wenn ein Administrator die Option "Metadaten beibehalten" konfiguriert hat, bleiben die oben erwähnten Entitäten im Objektspeicher. Sie sind als "gelöscht" markiert und in der IBM Enterprise Records-Anwendung nicht mehr sichtbar. Sie können diese gelöschten Entitäten von Zeit zu Zeit mit ihren Metadaten in eine XML-Datei exportieren (für Archivierungszwecke). Dann können Sie die Entitäten permanent aus dem Objektspeicher löschen. Informationen zum Konfigurieren dieser Option finden Sie im Thema über das Beibehalten von Metadaten.
Konfigurieren der autom. Deklaration von Akten
Sie können
IBM Enterprise Records so konfigurieren, dass ein Dokument automatisch als Schriftstück deklariert wird, sobald ein bestimmtes Ereignis eintritt (etwa die Erstellung des Dokuments). So konfigurieren Sie die automatische Deklarierung:
- Ändern Sie die bereitgestellte Konfigurationsdatei, um anzugeben, wo IBM Enterprise Records die deklarierten Schriftstücke ablegen soll.
- Erstellen Sie eine Aktion Ereignis für automatische Deklaration (AutoDeclare event).
- Erstellen Sie eine Subskription für die ROS-Dokumentklassen bezüglich dieser Ereignisaktion, die festlegt, welche Ereignisse als Auslöser dienen. Weitere Informationen finden Sie im Thema über die automatische Deklaration.
Konfigurieren der Eigenschaftensynchronisierung
Sie können die Eigenschaftensynchronisierung so konfigurieren, dass Eigenschaftswerte automatisch von einem Dokument auf das zugehörige Schriftstück angepasst (synchronisiert) werden, sobald die Eigenschaft des Dokuments (oder des Schriftstücks) aktualisiert wird. Weitere Informationen finden Sie im Thema über die Synchronisation von Eigenschaften.
Festlegen der Workflow-Stapelgröße
Standardmäßig speichert IBM Enterprise Records höchstens zehn Arbeitselemente in einem Workflow-Stapel zur Überprüfung oder Genehmigung vor der Aussonderung.
Sie können diese Zahl über eine Konfigurationseinstellung ändern.
Weitere Informationen finden Sie im Thema über die Stapelgröße für Workflows.
Konfigurieren des Workflows zur Abfrage eines Datensatzordners
IBM Enterprise Records enthält den Workflow zum Erstellen eines Schriftstückordners, mit dem Benutzer eine Anfrage zur Erstellung eines Ordners an einen Records Manager senden können. Die meisten Benutzer haben gewöhnlich keine ausreichenden Rechte, um Ordner zu erstellen. Um diesen Workflow für Benutzer verfügbar zu machen, müssen Sie die Site-Voreinstellung "Anfordern eines Schriftstückordners" konfigurieren.
Diese Einstellung wird eventuell während der
IBM Enterprise Records-Installation und -Konfiguration festgelegt. Weitere Informationen zur Verwendung dieses Workflows finden Sie im Thema über Schriftstückordner-Workflows.
Anweisungen zum Festlegen der Sitevorgabe finden Sie im Thema über die Sitevorgabe "Schriftstückordner anfordern".
Festlegen der Site-Einstellung "Bearbeitbare Verknüpfungen"
IBM Enterprise Records enthält Links, mit denen Benutzer verwandte Schriftstücke und Ordner verknüpfen können. Zum Erstellen und Verwalten von Links in
IBM Enterprise Records müssen Sie in Workplace die Sitevorgabe
Bearbeitbare Linkklassen festlegen.
Weitere Informationen zu
IBM Enterprise Records-Links finden Sie in "Links".
Anweisungen zum Festlegen der Sitevorgabe finden Sie im Thema über die Linkklassen-Sitevorgaben.
Konfigurieren compliance-spezifischer Ereignisse
IBM Enterprise Records enthält eine Reihe von Ereignissen für PRO- oder DoD-Konformität (beispielsweise Ereignisse zum Festlegen von Metadaten). Die Konfiguration dieser Ereignisse ist optional, da ihre Verarbeitung sich nachteilig auf die Leistung auswirken kann.
- Für eine optimale Leistung sollten Sie nur die Ereignisse konfigurieren, die für Ihre Schriftgutverwaltung tatsächlich erforderlich sind. Weitere Informationen zur Konfiguration dieser Ereignisse finden Sie in "Aktivieren und Subskribieren von Ereignissen".
- Sowohl für das DoD- als auch für das PRO-Datenmodell muss der Datenspeicher so konfiguriert werden, dass zum Löschen von Dokumenten die Purge-Methode verwendet wird. Der Dokumentinhalt wird dreimal mit leeren Daten überschrieben, ehe die Datei gelöscht wird. Eine Wiederherstellung der gelöschten Daten ist dann ausgeschlossen. Weitere Informationen finden Sie im Thema über die Unterscheidung der Groß-/Kleinschreibung bei der Suche.
Konfigurieren von Content Federation Services für Image Services-Dokumente
Wenn Ihre IBM Enterprise Records-Lösung das optionale Feature Content Federation Services for Image Services umfasst, stellen Sie sicher, dass die Image Services-Zugriffsberechtigungen korrekt für die Änderung und Löschung von Image Services-Dokumenten festgelegt sind.
Sie können diese Konfiguration sicherstellen, indem Sie sich mit dem Systemadministrator von IBM FileNet Image Services absprechen. Stellen Sie außerdem sicher, dass diese IBM FileNet Image Services-Dokumentklassen-Aufbewahrungsparameter so konfiguriert sind, dass Dokumente, die als Schriftstücke deklariert wurden, nicht aufgrund von IBM FileNet Image Services-Aufbewahrungseinstellungen gelöscht werden. Weitere Informationen finden Sie im Thema über Wartungs- und Systemverwaltungsaufgaben.
Konfigurieren von geschützten Speichereinheiten
Wenn Ihre
IBM Enterprise Records-Lösung die Verwendung von geschützten Speichereinheiten beinhaltet, z. B.
EMC Centera, NetApp SnapLock,
Tivoli Storage Manager u. a., ist es wichtig, dass die
IBM Enterprise Records-Aufbewahrungseinstellungen nicht in Konflikt zu Aufbewahrungseinstellungen stehen, die für die Speichereinheit konfiguriert sein können. Inaktivieren Sie deshalb die Aufbewahrungseinstellungen für die Speichereinheit und steuern Sie die Aufbewahrung durch
IBM Enterprise Records.
- Bei Tivoli Storage Manager-Einheiten wird die Aufbewahrung durch mehrere Parameter gesteuert.
- Wenn das IBM Enterprise Records-System vollständig konfiguriert ist, werden die Aufbewahrung und das Löschen vollständig von der IBM Enterprise Records-Anwendung gesteuert.