IBM Enterprise Records, Versión 5.1.2    

Definir un programa de disposición

Un usuario autorizado define un programa de disposición y lo asocia a una categoría de registro, una carpeta de registros o un tipo de registro. Un Gestor de registros o un Administrador de registros pueden definir un programa de disposición. De acuerdo con el modelo de datos de PRO, un Gestor de registros, Administrador de registros o Revisor puede asignar un programa de disposición a una entidad. En los modelos de datos básicos y DoD, un Gestor de registros o un Administrador de registros asignan un programa de disposición a una entidad.

Acerca de esta tarea

Los programas de disposición pueden tener varias fases en que las entidades afectadas comprueban la disposición en pasos como revisión, exportación, transferencia o destrucción. A pesar de que un programa de disposición no requiere varias fases, el programa normalmente consta de dos fases: Si el valor de visualización de Asistente del programa de disposición en Preferencias de usuario se establece en Simple el programa adopta de forma predeterminada una fase usando la acción destrucción automática sin retención. Para obtener más información, consulte los temas de preferencias del sitio y de usuario.

Procedimiento

Para definir un programa de disposición:

  1. Seleccione la ficha Disposición.
  2. Haga clic en Programas de disposición.
  3. Haga clic en Añadir programa de disposición.
    Restricción: Si el valor de visualización de Asistente del programa de disposición en las Preferencias de usuario se establece en Simple, el panel Pasos no muestra las Fases de los pasos.
    1. Escriba el nombre y la descripción del programa. La descripción es optativa.
    2. Introduzca el nombre de la autoridad responsable para la disposición de entidades y haga clic en Siguiente. Este campo es optativo.
    3. Haga clic en el botón de opción correspondiente para seleccionar el activador que inicia el límite de corte. Si el valor de visualización de Asistente para programas de disposición de Preferencias de usuario o de sitio se establece como Simple, el único activador posible es suceso interno.
      • Para la fecha de calendario, puede escribir una fecha o utilizar el control de calendario. Esta acción es para un programa de disposición normal.
      • En Fecha predefinida, Suceso interno, Suceso externo, o Suceso recurrente, seleccione un elemento del menú. Estos elementos se han creado en la ficha Configurar de IBM® Enterprise Records. Haga clic en Mostrar detalles para que aparezcan los detalles del activador. Para obtener información sobre la adición de desencadenantes, consulte los temas sobre adición de fechas y sucesos.
    4. Establezca el desplazamiento de límite de corte. Consulte la sección Establecer límite de corte y desplazamiento del límite de corte en este tema para obtener más detalles.
    5. Defina la condición que activa el límite de corte de las entidades. Un límite de corte puede ser automático o puede que necesite aprobación. Para requerir una aprobación, especifique una acción de límite de corte de disposición. Para el límite de corte automático, no especifique una acción de límite de corte de disposición.Si el valor de visualización de Asistente para programas de disposición en Preferencias de usuario o de sitio se establece como Simple, no se mostrará la acción Límite de corte de disposición.
      • Todas las acciones de límite de corte se han agregado anteriormente a la ficha Configurar de IBM Enterprise Records y tienen un flujo de trabajo asociado. El barrido de disposiciones inicia automáticamente este flujo de trabajo después del límite de corte más cualquier desplazamiento. En el caso de un programa de disposición normal, el menú Acción de Límite de corte de disposición contiene solo aquellas acciones que pertenecen al tipo de acción Límite de corte. Para obtener más información sobre las acciones, consulte el tema sobre acciones.
    6. Si lo desea, modifique la Base de límite de corte para especificar la fecha base de límite de corte. El menú Base de límite de corte proporciona un conjunto de propiedades de fechas de IBM Enterprise Records que calculan las fechas de límite de corte según cada una de las propiedades de entidades de IBM Enterprise Records.

      Establezca el desplazamiento de límite de corte. Consulte la sección Establecer límite de corte y desplazamiento del límite de corte en este tema para obtener más detalles.

    7. Si el valor de visualización del Asistente del programa de disposición en las Preferencias del sitio o de usuario se establece en Detallado, haga clic en Siguiente. Esta acción crea uno o más períodos de retención, llamados fases para el programa actual. Si hace clic en Finalizar, las entidades asociadas con el programa de disposición no tienen un período de retención específico. Si su valor de visualización del Asistente del programa de disposición en las Preferencias de usuario se establece en Simple, haga clic en Finalizar. Solamente hay una fase que utiliza la acción de Destrucción automática, RMAutoDestroyAction. Se requiere pantalla se establece en Falso. La retención predeterminada es 0 años 0 meses 0 días. No se crean de forma automática retenciones alternas.

Resultados

Establecer límite de corte y desplazamiento del límite de corte

En IBM Enterprise Records, puede definir un periodo de retención estableciendo una retención en una fase o el desplazamiento del límite de corte.

Cuando no se ha especificado un desplazamiento del límite de corte y se establece el período de retención de fases, el barrido hace un límite de corte sobre la entidad cuando la condición del suceso pasa a ser verdadera. Si la entidad a la que se le está aplicando el límite de corte es un contenedor, este contenedor también se cierra, evitando que se pueda añadir un nuevo registro. La retención se calcula como la fecha del límite de corte más el periodo de retención definido en la fase. Las siguientes reglas se aplican al cálculo de la fecha del límite de corte, en función de las diferentes configuraciones de programa:
  • Uso de un activador de suceso interno y fecha base del límite de corte establecida en la propiedad de una entidad

    La fecha de límite de corte es el valor de la fecha base del límite de corte.

  • Uso de un tipo de fecha de activador de suceso (suceso externo, fecha predefinida) y una fecha base de límite de corte establecida en Fecha del suceso

    La fecha de límite de corte es la fecha del activador de suceso.

  • Uso de un activador de suceso interno y una fecha base de límite de corte establecida en Fecha del suceso

    La fecha de límite de corte es la fecha de ejecución del barrido.

  • Uso de un tipo de fecha de activador de suceso (suceso externo, fecha predefinida) una fecha base de límite de corte establecida en una propiedad de entidad

    La fecha de límite de corte es la fecha más reciente de las dos.

Cuando se utiliza un desplazamiento de límite de corte, este no se aplica a la entidad hasta que no se alcanza el periodo de desplazamiento. Por lo tanto, el contenedor se mantiene abierto durante el periodo de retención. Las siguientes reglas se aplican al cálculo de la fecha del límite de corte, en función de las diferentes configuraciones de programa:
  • Uso de un activador de suceso interno y una fecha base de límite de corte establecida en la propiedad de una entidad

    La fecha de límite de corte es el valor de la fecha base del límite de corte más del desplazamiento del límite de corte.

  • Uso de un tipo de fecha de activador de suceso (suceso externo, fecha predefinida) y una fecha base de límite de corte establecida en Fecha del suceso

    La fecha de límite de corte es la fecha del activador de suceso más el desplazamiento del límite de corte.

  • Uso de un activador de suceso interno y una fecha base de límite de corte establecida en Fecha del suceso

    La fecha de límite de corte es la fecha de ejecución del barrido más el desplazamiento del límite de corte.

Importante: No utilice esta última configuración porque cualquier actualización sobre el programa, como el nombre, activa un recálculo de barrida de la fecha de límite de corte y la nueva fecha de ejecución del barrido más el desplazamiento, posponiendo el límite de corte. Si no se puede utilizar ninguna propiedad de registro para la fecha base del límite de corte, es preferible utilizar una retención en la fase.

Si el valor de visualización del asistente del programa de disposición se establece en Simple en las Preferencias de sitio o de usuario, el programa adopta de forma predeterminada una no retención sobre la fase. El programa también usa el mecanismo de límite de corte para definir la retención en su lugar.

Definir fases

La asociación de fases con un programa de disposición permite ejecutar diversas operaciones en una entidad a intervalos diferentes. Cada fase especifica un período de retención y una acción de disposición para una entidad. Por ejemplo, para revisar una entidad antes de que se elimine, agregue dos fases al programa de disposición. La primera fase especifica una revisión de la entidad y la segunda fase especifica la eliminación de la entidad. IBM Enterprise Records ejecuta varias fases en un programa de disposición en la secuencia en la que añada las fases al programa.

También puede definir varias retenciones alternas en una fase. Las retenciones alternativas ofrecen diversos períodos de retención en función de un valor de propiedades. Si ninguna de las condiciones de retención alternativas son verdaderas, IBM Enterprise Records utiliza el período de retención predeterminado. Si más de una condición de retención alternativa es verdadera, IBM Enterprise Records aplica la retención alternativa con el período de retención más largo.

Importante: El número de retenciones alternas o la complejidad de sus criterios tienen un impacto de rendimiento sobre el cálculo de la retención.

Después de que IBM Enterprise Records haya aplicado la acción de límite de corte en una entidad, la primera fase de un programa de disposición se aplica a dicha entidad. Al final del período de retención de la primera fase, las entidades vencen para la acción de disposición asociada con la fase. Después de que IBM Enterprise Records haya completado la acción de disposición asociada, la fase siguiente del programa comienza después de la aprobación de un usuario autorizado.

Para añadir una fase en el programa de disposición:

  1. Pulse en Agregar nuevo para abrir la página Propiedades de la fase.
  2. Introduzca un nombre y una descripción para la fase.
  3. En el menú, seleccione una acción de fase.
    • Las acciones se han creado en la ficha Configurar de IBM Enterprise Records.
    • IBM Enterprise Records completa la acción en entidades al final de la fase.
    • Cada acción incluye un flujo de trabajo predefinido que IBM Enterprise Records inicia para esa acción.
    Restricción: Las fases que transfieren o destruyen entidades son fases finales. No puede agregar otra fase después de estos tipos de acciones.
  4. En el campo Se requiere exploración, seleccione Verdadero para requerir la revisión de entidades antes de iniciar el flujo de trabajo asociado a la fase. Si no se necesita el cribado, seleccione False.
  5. Si selecciona la acción Transferir, Exportar, o Transferencia provisional para la fase, debe especificar una ubicación en el campo Destino de exportación. La ubicación puede estar:
    • En un servidor remoto. Por ejemplo, \\nombre del servidor\nombre de carpeta.
    • En una carpeta de una unidad local. Por ejemplo, unidad local:\nombre de carpeta.
  6. Especifique un período de retención predeterminado para las entidades en esta fase. Se necesita un valor si no asigna períodos de retención alternativos.
  7. Para establecer las condiciones para que las entidades permanezcan en la fase por períodos más cortos o más largos con base en una propiedad, complete los siguientes pasos. Estos pasos crean períodos de retención alternos.
    1. Haga clic en Agregar nuevo para que aparezca la pantalla Retención alternativa.
    2. En el menú, seleccione un nombre de propiedad.
    3. Seleccione un operador de la lista.
    4. Especifique el valor de la propiedad. El valor que especifica depende de la propiedad.
    5. Seleccione Base de retención como fecha de inicio para el período de retención.
    6. Especifique Días del período de retención como años, meses o días. IBM Enterprise Records agrega el valor especificado a la Base de retención. En la fecha resultante, IBM Enterprise Records aplica la acción de la fase a la entidad.
    7. Haga clic en Aceptar para agregar esta retención alternativa al programa actual y volver a la ventana Propiedades de la fase.
    8. Haga clic en Agregar nuevo para seguir agregando retenciones alternativas a cada condición. IBM Enterprise Records completa los datos de la retención alternativa anterior en todos los campos, de modo que puede cambiar los campos necesarios. Si fuera necesario, puede seleccionar la casilla de verificación Quitar de una retención alternativa y hacer clic en Aplicar para suprimir esa condición.
  8. Para finalizar la fase haga clic en Aceptar. IBM Enterprise Records agrega la fase y los datos a la lista de fases del programa.
  9. Para agregar más fases, haga clic en Agregar nuevo. O bien, puede hacer clic en Finalizar para completar el programa de disposición.


Comentarios

Última actualización: Noviembre 2013
define_a_disposal_schedule.htm

© Copyright IBM Corp. 2013