IBM Enterprise Records, Versão 5.1.2    

Definir uma agenda de eliminação

Um utilizador autorizado define uma agenda de eliminação e associa a agenda a uma categoria de registo, pasta de registos ou tipo de registo. Uma agenda de eliminação pode ser definida por um gestor de registos ou administrador de registos. No modelo de dados PRO, um gestor de registos, administrador de registos ou revisor pode atribuir uma agenda de eliminação a uma entidade. No modelo de dados Base e DoD, um gestor de registos ou administrador de registos atribui uma agenda de eliminação a uma entidade.

Sobre esta tarefa

As agendas de eliminação podem ter várias fases, em que as entidades afectadas passam por passos de eliminação como revisão, exportação, transferência ou destruição. Embora uma agenda de eliminação não necessite de várias fases, a agenda inclui normalmente duas fases: Se a definição de apresentação para Assistente da agenda de eliminação nas Preferências do utilizador estiver configurada para Simples, a agenda assume a predefinição de uma fase, utilizando a acção Destruição Automática sem retenção. Para obter mais informações, consulte os tópicos sobre preferências de sítio e de utilizador.

Procedimento

Para definir uma agenda de eliminação:

  1. Seleccione o separador Eliminação.
  2. Faça clique emAgendas de eliminação.
  3. Faça clique em Adicionar Agenda de eliminação.
    Restrição: Se a definição de apresentação para Assistente da agenda de eliminação nas Preferências do utilizador estiver configurada para Simples, o painel Passos não apresenta Definir fases.
    1. Introduza o nome e a descrição da agenda. A descrição é opcional.
    2. Introduza o nome da autoridade responsável pela eliminação das entidades e faça clique em Seguinte. Este campo é opcional.
    3. Faça clique no selector de opção correspondente para seleccionar o activador que inicia a acção de corte. Se a definição de apresentação para o Assistente da agenda de eliminação nas Preferências de sítio ou de utilizador como Simples, o único activador possível é o activador Evento interno.
      • No tipo de calendário, pode introduzir uma data ou utilizar o controlo de calendário. Esta acção diz respeito a uma agenda de eliminação normal.
      • Para Data predefinida, Evento interno, Evento externo, ou Evento periódico, seleccione um item do menu. Estes itens foram criados previamente no separador Configurar do IBM® Enterprise Records. Faça clique em Mostrar Detalhes para apresentar os detalhes do activador. Para obter informações sobre como adicionar activadores, consulte os tópicos sobre como adicionar datas e eventos.
    4. Defina o offset de cutoff. Consulte a secção sobre definir o cutoff e offset de cutoff neste tópico para obter mais informações.
    5. Defina a condição que activa um corte de entidades. Um corte pode ser automático ou requerer aprovação. Para requerer aprovação, especifique uma acção de corte de eliminação. Para efectuar o corte automaticamente, não especifique uma acção de corte de eliminação. Se a definição de apresentação para o Assistente da agenda de eliminação nas Preferências de sítio e de utilizador estiver definido como Simples, a Acção de corte da eliminação não é apresentada.
      • Cada acção de corte foi adicionada previamente no separador Configurar do IBM Enterprise Records e tem um fluxo de trabalho associado. O varrimento de eliminação inicia automaticamente este fluxo de trabalho após a acção de corte juntamente com qualquer offset. Numa agenda de eliminação normal, o menu Acção de cutoff da eliminação contém apenas as acções do tipo Corte. Para obter mais informações sobre acções, consulte o tópico "Acções".
    6. Pode modificar a Base de corte para especificar a data de base de corte, se necessário. O menu Base de corte inclui um conjunto de propriedades de data do IBM Enterprise Records que calculam as datas de cutoff com base em propriedades de entidades do IBM Enterprise Records.

      Defina o offset de cutoff. Consulte a secção sobre definir o cutoff e offset de cutoff neste tópico para obter mais informações.

    7. Se a definição de apresentação para o Assistente da agenda de eliminação nas Preferências de sítio ou de utilizador estiver configurada para Detalhado, faça clique em Detalhado. Esta acção cria um ou mais períodos de retenção, designados por fases, para a agenda actual. Se fizer clique em Terminar, as entidades associadas à agenda de eliminação não têm um período de retenção específico. Se a definição de apresentação para o Assistente da agenda de eliminação nas Preferências do utilizador estiver configurada para Simples, faça clique em Terminar. Existe apenas uma fase durante a acção Destruição Automática: RMAutoDestroyAction. A opção É necessária visualização? está definida para Falso. A Retenção predefinida é 0 Anos 0 Meses 0 Dias. Não são criadas automaticamente Retenções alternativas.

Resultados

Definir cutoff e offset de cutoff

No IBM Enterprise Records, pode definir um período de retenção, definindo uma retenção numa fase ou o offset de cutoff.

Quando não existe qualquer offset de corte especificado e o período de retenção da fase está definido na fase, o varrimento efectua um corte na entidade, quando a condição do evento se verificar. Se a entidade que está a ser sujeita a corte for um contentor, este contentor também é fechado, impedindo que um novo registo seja adicionado. A retenção é então processada como a data de cutoff mais o período de retenção definido na fase. As regras seguintes são aplicáveis ao processamento da data de cutoff, conforme as diferentes configurações de agenda:
  • Utilização de um activador do evento interno e de uma data de base de corte definida para uma propriedade de entidade

    A data de cutoff é o valor da data de base de corte.

  • Utilização de um tipo de data de activador de eventos (evento externo, data predefinida) e uma data de base de corte definida para a Data do evento

    A data de corte é a data do activador de evento.

  • Utilização de um activador de evento interno e uma data de base de corte definida para a Data do evento

    A data de corte é a data em que o varrimento é executado.

  • Utilização de um tipo de data de activador de evento (evento externo, data predefinida) e uma data de base de corte definida para uma propriedade de entidade

    Das duas datas, a data de corte é a mais recente.

Ao utilizar um offset de evento de corte, a entidade não é sujeita a cutoff até ao fim deste período de offset. Assim, o contentor permanece aberto durante o período de retenção. As regras seguintes são aplicáveis ao processamento da data de cutoff, conforme as diferentes configurações de agenda:
  • Utilização de um activador do evento interno e de uma data de base de corte definida para uma propriedade de entidade

    A data de cutoff é o valor da data de base de cutoff mais o offset de cutoff.

  • Utilização de um tipo de data de activador de eventos (evento externo, data predefinida) e uma data de base de corte definida para a Data do evento

    A data de cutoff é a data do activador de evento mais o offset de cutoff.

  • Utilização de um activador de evento interno e uma data de base de corte definida para a Data do evento

    A data de cutoff é a data em que o varrimento é executado mais o offset de cutoff.

Importante: Não utilize esta última configuração, uma vez que qualquer actualização à agenda como por exemplo, o nome, activa um novo processamento de varrimento da data de corte e a nova data de varrimento mais o offset, adiando o corte. Se não for possível utilizar qualquer propriedade de registo para a data de base de cutoff, é preferível utilizar uma retenção na fase.

Se a definição de apresentação para o Assistente da agenda de eliminação estiver definida como Simples nas preferências de sítio ou de utilizador, a agenda assume a predefinição "sem retenção na fase". A agenda também utiliza o mecanismo de offset para definir, em alternativa, a retenção.

Definir fases

Associar fases a uma agenda de eliminação permite realizar operações diferentes numa entidade em intervalos diferentes. Cada fase especifica uma acção de eliminação e período de retenção para uma entidade. Por exemplo, para rever uma entidade antes da eliminação, adicione duas fases à agenda de eliminação. A primeira fase especifica uma revisão da entidade e a segunda fase especifica a eliminação da entidade. O IBM Enterprise Records executa várias fases numa agenda de eliminação na sequência utilizada para adicionar fases à agenda.

Também pode definir várias retenções alternativas numa fase. As retenções alternativas facultam períodos de retenção variáveis com base num valor da propriedade. Quando nenhuma das condições de retenção alternativas são definidas como true, o IBM Enterprise Records utiliza o período de retenção predefinido. Quando mais de uma condição de retenção alternativa está definida como true, o IBM Enterprise Records aplica a retenção alternativa com o período de retenção mais longo.

Importante: O número de retenções alternativas ou a complexidade dos respectivos critérios terá um impacto no desempenho no cálculo da retenção.

Após o IBM Enterprise Records aplicar a acção de cutoff a uma entidade, a primeira fase de uma agenda de eliminação é aplicada a essa entidade. No final do período de retenção da primeira fase, será aplicada nas entidades a acção de eliminação associada à fase. O IBM Enterprise Records executa a acção de eliminação associada, a fase seguinte na agenda tem início após a aprovação por um utilizador autorizado.

Para adicionar uma fase na agenda de eliminação:

  1. Faça clique em Adicionar novo para abrir a página Propriedades da fase.
  2. Introduza um nome e uma descrição para a fase.
  3. Seleccione uma Acção da fase no menu.
    • As acções foram previamente criadas no separador Configurar do IBM Enterprise Records.
    • O IBM Enterprise Records aplica a acção às entidades no fim da fase.
    • Cada acção inclui um fluxo de trabalho predefinido que o IBM Enterprise Records inicia para essa acção.
    Restrição: As fases que transferem ou destroem entidades são fases finais. Não pode adicionar outras fases posteriores a esses tipos de acções.
  4. No campo É necessária visualização, seleccione Verdadeiro para solicitar uma revisão das entidades antes de iniciar o fluxo de trabalho associado à fase. Se não for necessária visualização, seleccione Falso.
  5. Se seleccionar a acção Transferência, Exportar, ou Transferência interina para a fase, introduza uma localização no campo Destino da exportação. A localização pode ser:
    • Num servidor remoto. Por exemplo, \\nome do servidor\nome da pasta.
    • Uma pasta numa unidade local. Por exemplo, unidade local:\nome de pasta.
  6. Especificar um período de retenção predefinido para as entidades nesta fase. É necessário indicar um valor se não atribuir períodos de retenção alternativos.
  7. Para definir condições de forma a que as entidades permaneçam na fase durante períodos mais extensos ou mais curtos, com base numa propriedade, execute os passos seguintes. Estes passos criam períodos de retenção alternativos.
    1. Faça clique em Adicionar novo para apresentar a janela Retenção alternativa.
    2. Seleccione um nome de propriedade no menu.
    3. Seleccione um operador na lista.
    4. Especifique o valor da propriedade. O valor que introduzir depende da propriedade.
    5. Seleccione Base de retenção como a data de início do período de retenção.
    6. Especifique os Dias do período de retenção em anos, meses e dias. O IBM Enterprise Records adiciona o valor especificado neste campo à Base de retenção. Na data indicada, o IBM Enterprise Records aplica a acção da fase à entidade.
    7. Faça clique em Aceitar para adicionar esta retenção alternativa à agenda actual e para voltar à janela Propriedades da fase.
    8. Continue a adicionar retenções alternativas a cada condição fazendo clique em Adicionar novo. O IBM Enterprise Records preenche os dados da retenção alternativa anterior em todos os campos para que possa alterar os campos requeridos. Se necessário, pode seleccionar a caixa de verificação Remover de uma retenção alternativa e fazer clique em Aplicar para remover essa condição.
  8. Termine a fase fazendo clique em Aceitar. O IBM Enterprise Records adiciona a fase e os detalhes à lista de fases da agenda.
  9. Para adicionar mais fases, faça clique em Adicionar novo. Caso contrário, faça clique em Terminar para concluir a agenda de eliminação.


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Última actualização: Novembro de 2013
define_a_disposal_schedule.htm

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