IBM Enterprise Records, Versão 5.1.2    

Incluindo um Padrão de Nomenclatura

Um padrão de nomeação fornece uma forma para nomear automaticamente categorias de registros e os registros para atender suas normas. Quando um usuário cria uma destas entidades que tem um padrão de nomeação associado, o nome é automaticamente fornecido na etapa Definir propriedades. O sistema não impede que o usuário altere aquele nome. Números de incremento são designados e usados até que a etapa Configurar Propriedades seja exibida. Se você cancelar antes de criar a entidade, esse número nunca será usado.

Sobre Esta Tarefa

Para nomear automaticamente os registros, insira um padrão de nomeação no campo Padrão de registro do contêiner pai. O padrão de registro é uma propriedade desse contêiner. Todos os registros declarados nesse contêiner adquirem o próximo nome na sequência de padrão e incrementam de acordo com o valor inserido no campo Registrar Incremento Padrão por.

Procedimento

Para nomear automaticamente categorias e pastas:

  1. Inclua um padrão de nomenclatura na guia Configurar.
  2. Adicione os níveis de padrão a partir da página de confirmação ou mais tarde nas páginas de informações.
  3. Atribuir um padrão de nomeação para um plano de arquivo.

Resultados

Sobre a sintaxe do padrão de nomeação

Use os valores YY ou YYYY, MM e DD para datas. Cada um desses valores pode ser um par de colchetes [YY] ou podem ser combinados quando separados por pontos [YY.MM.DD]. Seu processo de negócios pode requerer que nomes de pastas comecem com a letra A, seguida por dois ou quatro dígitos representando o ano, um hífen e um número de pasta. Por exemplo, o nome é A07-000005 ou A2007-000005. Os padrões a seguir cria estes nomes: A[YY]-[\d\d\d\d\d\d], A[YYYY]-[\d\d\d\d\d\d]

Nesses padrões, A é o primeiro caractere, YY ou YYYY representa o ano e \d é um numeral. O sistema fornece automaticamente valores padrão para os padrões entre colchetes []. Portanto, YY é substituído pelos dois últimos dígitos do ano atual. \d é substituído por dígitos incrementais. Você especifica o valor incremental em outro campo ao inserir a seqüência.

Em outro padrão de nomenclatura de registro, talvez você queira criar uma regra de nomenclatura para pastas em uma série. Por exemplo, KX seguido por um ano de dois ou quatro dígitos, um ponto, um mês de dois dígitos, um ponto, um dia de dois dígitos, um hífen e um conjunto de numerais. Por exemplo, o nome é KX07.06.22-0004. O padrão a seguir cumpre este requisito: KX[YY.MM.DD]-[\d\d\d\d]

É possível também usar padrões personalizados para criar parâmetros com base em metadados. Por exemplo, talvez as políticas da sua organização necessitem que a convenção de nomenclatura da pasta de registros seja ano, espaço, assunto (metadados) contendo categoria, espaço e um número de cinco dígitos, por exemplo, 2006 LOAN 00005. Por exemplo, crie um padrão de nomenclatura com as especificações a seguir: [YYYY] [Parent.Emailsubject] [\d\d\d\d\d]

Importante: Quando você especificar Pai, altere para letras maiúsculas apenas a primeira letra da sequência.
O sistema fornece os valores padrão para ano e assunto porque esses valores são colocados entre colchetes []. Parent.Emailsubject é um padrão customizado. No entanto, o sistema fornece o valor do campo de metadados, Emailsubject, especificado para o pai da pasta de registro. Especifique o nome simbólico da propriedade ao criar um padrão customizado. Também, se não houver um valor disponível para a propriedade especificada, um erro é gerado. Padrões customizados são aplicáveis ao nível 1 no planejamento de arquivos. O Nível do plano de arquivo é outro campo que você completa ao adicionar um nível de padrão.

Especifique um nome de usuário usando o padrão a seguir: KX[YYYY.MM.DD] [nome_de_usuário] [\d\d\d\d\d]. Por exemplo, KX2011.10.22 username 00005

Não use caracteres que sejam nomes inválidos. Por exemplo, não use um caractere de barra / ao incorporar datas. Os caracteres inválidos são: \ / : * ? " < > |

Importante: Se você usar um padrão não reconhecido, ele será incluído no nome como é exibido. Por exemplo, [xyz] geraria o nome [xyz].

Para incluir um padrão de nomenclatura:

  1. Efetue o login como um Administrador de registros e selecione a guia Configurar .
  2. Clique em Padrões de nomeação.
  3. Clique em Adicionar padrão de nomeação.
  4. Na página Adicionar padrão, insira um nome e descrição para o padrão.
  5. Selecione Nome ou Identificador no menu Aplicar ao Nome ou ID. Dependendo do valor selecionado, o nome ou identificador da categoria de registro ou pasta de registro é automaticamente gerado de acordo com o padrão associado.
  6. Clique em Avançar.
  7. Defina a segurança para o padrão de nomeação e clique em Concluir.
  8. Na página de confirmação, clique em Adicionar nível de padrão para adicionar níveis ao padrão de nomeação. Se você deseja adicionar níveis mais tarde, clique em OK para fechar a página Adicionar padrão .
Um nível de padrão fornece os detalhes do padrão a serem aplicados nas categorias de registros e pastas de registros. Você especifica um ou mais níveis no plano de arquivo e o tipo de entidade à qual ele se aplica. Quando uma nova entidade daquele tipo é criada no nível especificado, ela é automaticamente nomeada de acordo com a seqüência do padrão e do número incremental. Este procedimento continua da página de confirmação após você clicar em Adicionar nível de padrão.

Para incluir um nível-padrão:

  1. Insira um Número de nível de plano de arquivo. O nível na hierarquia do plano de arquivo é representado por um número, onde a primeira categoria no plano de arquivo é 1. Sua primeira subcategoria é 2. Se aquela subcategoria tem uma pasta de registros, seu nível é 3.
  2. Para Tipo de Entidade Correspondente, selecione Categoria de Registro ou Pasta de Registro. Por exemplo, se você especificar 3 como nível e Categoria de Registro como tipo de entidade, todas as categorias de registro existentes no terceiro nível no planejamento de arquivos seguirão o padrão de nomenclatura especificado.
  3. Especifique a Sequência Padrão, conforme descrito anteriormente. A seqüência do padrão precisa aceitar caracteres numéricos.
  4. Insira um valor para Incrementar padrão de registro por. Usando um valor igual a 1, cada nova categoria ou pasta afetada pelo padrão é incrementada para o próximo valor mais alto. Um incremento de 2 usa cada outro número. Este campo deve ser maior do que zero.
  5. Clique em Incluir. Esta opção lista o padrão no final da tela e limpa os campos de modo que seja possível incluir padrões adicionais para outras entidades e níveis.
  6. Clique em Sair quando terminar de adicionar níveis de padrões.

Exemplo

Se você deseja que as subcategorias de uma categoria de registro sejam automaticamente nomeadas, crie um padrão para o nível 2 e selecione Categoria de Registros como o tipo. Se você deseja que as pastas de registros naquela subcategoria sejam automaticamente nomeadas, crie um padrão para o nível 3 e selecione Pasta de registros como o tipo. Tendo ambos estes níveis de padrão no padrão de nomeação, resulta em subcategorias no nível 2 e pastas de registros no nível 3 sendo automaticamente nomeadas.

Para incluir ou modificar níveis-padrão posteriormente:

  1. Acesse o padrão de nomenclatura (Configurar > Padrão de Nomenclatura) e clique em Obter Informações .
  2. Selecione Gerenciar nível de padrão na barra lateral.
  3. Se você estiver incluindo um nível-padrão, preencha os campos conforme descrito anteriormente como incluir um nível-padrão. Se estiver modificando um nível-padrão existente, continue com a próxima etapa.
  4. Selecione o padrão. Isto copia os dados existentes para os campos.
  5. Altere os campos como necessário e clique em Editar.
    • Para adicionar um padrão em um outro nível após adicionar ou alterar um nível de padrão, clique em Adicionar.
    • Para modificar outro padrão, clique no padrão, altere os campos e clique em Editar.
    • Para excluir um nível-padrão existente, selecione o padrão e clique em Excluir.
  6. Quando terminar, clique em Sair

Para designar um padrão de nomenclatura a um plano de arquivos (necessário para ativar a nomenclatura automática):

  1. Acesse o nível raiz do planejamento de arquivos para que o caminho mostre apenas o nome do planejamento de arquivos.
  2. Clique em Obter informações para o plano de arquivo (justo abaixo do caminho). O campo Padrão de Nomenclatura está na página Propriedades.
  3. No menu Padrão de Nomenclatura, selecione o nome do padrão que deseja usar.
  4. Clique em Aplicar e em seguida em Sair.


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Última atualização: novembro de 2013
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