IBM Enterprise Records, verzia 5.1.2    

Definovanie plánu dostupnosti

Autorizovaný užívateľ zadefinuje plán dostupnosti a priradí tento plán kategórii záznamov, priečinku záznamov alebo typu záznamov. Plán dostupnosti môže definovať správca záznamov alebo administrátor záznamov. V údajovom modeli PRO môže správca záznamov, administrátor záznamov alebo recenzent priradiť plán dostupnosti entite. V údajovom modeli Base a DoD správca záznamov a administrátor záznamov priradí plán dostupnosti entite.

Informácie o úlohe

Plán dostupnosti môžu mať viac fáz, kde príslušné entity podstupujú kroky dostupnosti ako náhľad, prezeranie, exportovanie, prenos alebo likvidácia. Hoci plán dostupnosti nevyžaduje viaceré fázy, tento plán všeobecne máva dve fázy: Ak vaše zobrazenie pre sprievodcu Disposition schedule wizard v položke User Preferences nastavené na hodnotu Simple, plán ako predvolenú hodnotu použije jednu fázu pomocou úkonu automatickej likvidácie bez akéhokoľvek uchovania. Bližšie informácie nájdete v témach o preferenciách užívateľa a lokality.

Procedúra

Definovanie plánu dostupnosti:

  1. Vyberte záložku Disposition.
  2. Kliknite na tlačidlo Disposition Schedules.
  3. Kliknite na tlačidlo Add Disposition Schedule.
    Obmedzenie: Ak je vaše zobrazenie pre sprievodcu Disposition schedule wizard v položke User Preferences nastavené na možnosť Simple, panel Steps nezobrazí položku Set Phases.
    1. Zadajte názov a popis pre plán. Popis je voliteľný.
    2. Zadajte názov oprávnenia zodpovedného za dostupnosť entít a kliknite na tlačidlo Next. Toto pole je voliteľné.
    3. Kliknite na zodpovedajúci prepínač na výber spúšťača, ktorý spustí prerušenie. Ak je vaše zobrazenie pre sprievodcu Disposition schedule wizard v položke User or Site Preferences nastavené na možnosť Simple, jediným možným spúšťačom bude spúšťač Internal Event.
      • Pri type kalendár môžete zadať dátum alebo použiť ovládací prvok kalendára. Tento úkon je určený pre normálny plán dostupnosti.
      • Pre položky Predefined Date, Internal Event, External Event a Recurring Event vyberte položku z ponuky. Tieto položky boli vytvorené predtým na karte IBM® Enterprise Records Configure. Kliknite na tlačidlo Show Details a zobrazia sa podrobné údaje o spúšťači. Informácie o pridávaní spúšťačov nájdete v témach o pridávaní dátumov a udalostí.
    4. Nastavte odsadenie prerušenia. Pozrite si ďalšie podrobnosti nižšie v tejto téme, v časti Nastavenie prerušenia a odsadenia prerušenia.
    5. Nastavte podmienku, ktorá spustí prerušenie entít. Prerušenie môže byť automatické alebo vyžadovať schválenie. Ak chcete požiadať o schválenie, zadajte úkon prerušenia dostupnosti. Pri automatickom prerušení nezadávajte úkon prerušenia dostupnosti. Ak je vaše zobrazenie pre sprievodcu Disposition schedule wizard v položke User and Site Preferences nastavené na možnosť Simple, úkon Disposition Cutoff sa nezobrazí.
      • Každý úkon prerušenia bol predtým pridaný na karte IBM Enterprise Records Configure a má priradený pracovný tok. Vyčistenie dostupnosti automaticky spustí tento pracovný tok po prerušení plus prípadný posun. Pri normálnom pláne dostupnosti bude ponuka úkonu Disposition Cutoff obsahovať len tie úkony, ktoré patria do typu úkonu Cutoff. Bližšie informácie o úkonoch nájdete v téme o úkonoch.
    6. V prípade potreby upravte hodnotu Cutoff Base, aby špecifikovala dátum základne prerušenia. Ponuka CutOff Base obsahuje množinu dátumových vlastností aplikácie IBM Enterprise Records, ktoré počítajú dátumy prerušenia na základe jednotlivých vlastností entity aplikácie IBM Enterprise Records.

      Nastavte odsadenie prerušenia. Pozrite si ďalšie podrobnosti nižšie v tejto téme, v časti Nastavenie prerušenia a odsadenia prerušenia.

    7. Ak je vaše zobrazenie pre sprievodcu Disposition schedule wizard v položke User or Site Preferences nastavené na hodnotu Detailed, kliknite na tlačidlo Next. Týmto úkonom vytvoríte jednu alebo viac periód uchovávania, nazývaných fázy, pre aktuálny plán. Ak kliknete na tlačidlo Finish, entity priradené plánu dostupnosti nebudú mať konkrétne periódy uchovávania. Ak je vaše zobrazenie pre sprievodcu Disposition schedule wizard v položke User Preferences nastavené na hodnotu Simple, kliknite na tlačidlo Finish. Je len jedna fáza používajúca úkon Auto Destroy: RMAutoDestroyAction. Položka Is Screen Required je nastavená na hodnotu False. Predvolené uchovávanie je 0 rokov 0 mesiacov 0 dní. Automaticky sa nevytvoria žiadne alternatívne uchovávania.

Výsledky

Nastavenie prerušenia a posunu prerušenia

V aplikácii IBM Enterprise Records môžete definovať periódu uchovávania nastavením uchovávania na fáze alebo posune prerušenia.

Keď nie je zadaný žiadny posun prerušenia je nastavená perióda uchovávania fázy, vyčistenie vykoná prerušenie na entite, keď dôjde k splneniu podmienky udalosti. Ak entita, na ktorej sa vykonáva prerušenie, je kontajner, tento kontajner sa tiež zatvorí, čím sa predíde pridaniu nového záznamu. Uchovávanie sa potom vypočíta ako dátum prerušenia plus perióda uchovávania definovaná na fáze. Nasledujúce pravidlá sa vzťahujú na výpočet dátumu prerušenia, v závislosti na rozličných konfiguráciách plánu:
  • Použite spúšťač internej udalosti a základný dátum prerušenia nastavený na vlastnosť entity

    Dátum prerušenia je hodnota dátumu základne prerušenia.

  • Použite údajový typ spúšťača udalostí (externá udalosť, preddefinovaný dátum) a dátum základne prerušenia nastavený na hodnotu Event Date

    Dátum prerušenia je dátum spúšťača udalostí.

  • Použite spúšťača internej udalosti a základný dátum prerušenia nastavený na Event Date

    Dátum prerušenia je dátum, kedy sa spustí vyčistenie.

  • Použite údajový typ spúšťača udalostí (externá udalosť, preddefinovaný dátum) aj dátum základne prerušenia nastavený na vlastnosť entity

    Dátum prerušenia je neskorší z týchto dvoch dátumov.

Pri použití posunu udalosti prerušenia sa entita nepreruší, kým sa nedosiahne koniec tejto periódy posunu. Preto kontajner zostáva počas periódy uchovávania otvorený. Nasledujúce pravidlá sa vzťahujú na výpočet dátumu prerušenia, v závislosti na rozličných konfiguráciách plánu:
  • Použite spúšťač internej udalosti a základný dátum prerušenia nastavený na vlastnosť entity

    Dátum prerušenia je hodnota dátumu základne prerušenia plus posun prerušenia.

  • Použite údajový typ spúšťača udalostí (externá udalosť, preddefinovaný dátum) a dátum základne prerušenia nastavený na hodnotu Event Date

    Dátum prerušenia je dátum spúšťača udalosti plus posun prerušenia.

  • Použite spúšťača internej udalosti a základný dátum prerušenia nastavený na Event Date

    Dátum prerušenia je dátum spustenia vyčistenia plus posun prerušenia.

Dôležité: Túto poslednú konfiguráciu nepoužívajte, lebo akákoľvek aktualizácia plánu, napríklad jeho názvu, spustí prepočet vyčistenia dátumu prerušenia a nového dátumu spustenia vyčistenia plus posunu, čím sa prerušenie posunie na neskôr. Ak pre dátum základne prerušenia nemožno použiť žiadnu vlastnosť záznamu, odporúča sa použiť uchovávanie na fáze.

Ak je vaše zobrazenie pre sprievodcu Disposition schedule nastavené na hodnotu Simple v položke User or Site Preferences, plán štandardne na fáze nepoužije žiadne uchovávanie. Plán taktiež namiesto toho na definovanie uchovávania použije mechanizmus posunu.

Nastavenie fáz

Priradením fáz k plánu dostupnosti umožníte rôzne operácie na entite v rôznych intervaloch. Každá fáza špecifikuje úkon dostupnosti a periódu uchovávania pre entitu. Napríklad, ak chcete pred likvidáciou prezrieť entitu, pridajte do plánu dostupnosti dve fázy. Prvá fáza špecifikuje prezeranie entity a druhá fáza špecifikuje likvidáciu entity. Aplikácia IBM Enterprise Records spustí v pláne dostupnosti viacero fáz v poradí, v akom ste pridali tieto fázy do plánu.

Môžete tiež v rámci fázy zadefinovať niekoľko alternatívnych uchovávaní. Alternatívne uchovávania, zabezpečia premenlivé periódy uchovávania založené na hodnote vlastnosti. Keď nie je pravdivá žiadna z alternatívnych podmienok uchovávania, aplikácia IBM Enterprise Records použije predvolenú periódu uchovávania. Keď je pravdivých viacero alternatívnych podmienok uchovávania, aplikácia IBM Enterprise Records použije alternatívne uchovávanie s najdlhšou periódou uchovávania.

Dôležité: Počet alternatívnych uchovávaní alebo zložitosť ich kritérií majú dopad na výkon výpočtov uchovávania.

Keď aplikácia IBM Enterprise Records použije úkon prerušenia na entitu, na túto entitu sa použije prvá fáza plánu dostupnosti. Na konci periódy uchovávania prvej fázy majú entity termín na úkon likvidácie priradený k fáze. Aplikácia IBM Enterprise Records vykoná priradený úkon dostupnosti a po schválení autorizovaným užívateľom sa začne ďalšia fáza v pláne.

Pridanie fázy do plánu dostupnosti:

  1. Kliknite na tlačidlo Add New a otvorí sa stránka Phase Properties.
  2. Zadajte názov a popis pre fázu.
  3. Z ponuky vyberte úkon fázy.
    • Úkony boli predtým vytvorené na karte IBM Enterprise Records Configure.
    • Aplikácia IBM Enterprise Records vykoná úkon na entitách na konci fázy.
    • Každý úkon obsahuje preddefinovaný pracovný tok, ktorý aplikácia IBM Enterprise Records spustí pre tento úkon.
    Obmedzenie: Fázy, ktoré prenášajú alebo likvidujú entity, sú konečné fázy. Po týchto typoch úkonov nemôžete pridať ďalšiu fázu.
  4. V poli Is Screening Required vyberte možnosť True a pred spustením pracovného toku priradeného k fáze sa bude vyžadovať kontrola entít. Ak sa nevyžaduje preverovanie, vyberte možnosť False.
  5. Ak pre fázu vyberiete úkon Transfer, Export alebo Interim Transfer, do poľa Export Destination zadajte umiestnenie. Umiestnenie môže byť:
    • Na vzdialenom serveri. Napríklad, \\názov servera\názov priečinka.
    • Priečinok na lokálnom zväzku. Napríklad, lokálny zväzok:\názov priečinka.
  6. Zadajte predvolenú periódu uchovávania pre entity v tejto fáze. Hodnota sa vyžaduje, ak nepriradzujete alternatívne periódy uchovávania.
  7. Ak chcete nastaviť podmienky tak, aby entity zostávali vo fáze dlhšie alebo kratšie, v závislosti od vlastnosti, vykonajte nasledujúce kroky. Podľa týchto krokov vytvoríte alternatívne periódy uchovávania.
    1. Kliknite na tlačidlo Add New a zobrazí sa okno Alternate Retention.
    2. Z ponuky vyberte názov vlastnosti.
    3. Zo zoznamu vyberte operátor.
    4. Zadajte hodnotu vlastnosti. Hodnota, ktorú zadáte, závisí od vlastnosti.
    5. Ako začiatočný dátum pre periódu uchovávania vyberte hodnotu Retention Base.
    6. Zadajte hodnotu Retention Period Days v rokoch, mesiacoch a dňoch. Aplikácia IBM Enterprise Records pridá tu zadanú hodnotu do položky Retention Base. Na výslednom dátume aplikácia IBM Enterprise Records aplikuje úkon fázy na entitu.
    7. Kliknutím na tlačidlo Accept pridáte túto alternatívne uchovávanie do aktuálneho zoznamu a vrátite sa do okna Phase Properties.
    8. Pokračujte v pridávaní alternatívnych uchovávaní pre každú podmienku kliknutím na tlačidlo Add New. Aplikácia IBM Enterprise Records vyplní údaje z predchádzajúceho alternatívneho uchovávania do všetkých polí, takže môžete zmeniť požadované polia. V prípade potreby môžete označiť začiarkavacie políčko Remove alternatívneho uchovávania a kliknutím na tlačidlo Apply odstrániť podmienku.
  8. Dokončite fázu kliknutím na tlačidlo Accept. Aplikácia IBM Enterprise Records pridá fázu a podrobné informácie do zoznamu fáz v pláne.
  9. Ak chcete pridať ďalšie fázy, kliknite na tlačidlo Add New. V opačnom prípade kliknite na tlačidlo Finish a plán dostupnosti je hotový.


Spätná väzba

Posledná aktualizácia: November 2013
define_a_disposal_schedule.htm

© Copyright IBM Corp. 2013