IBM® Enterprise Records zahrnuje sledy prací, které pomáhají automatizovat kontrolu a odebrání kategorií záznamu, složek záznamů, svazků a záznamů. Sled prací zahrnuje úlohy, kroky postupu, zaměstnance, vstupní a výstupní informace a nástroje pro jednotlivé kroky obchodního procesu.
Můžete upravovat existující sledy prací a vytvářet nové sledy prací. Většina sledů prací produktu IBM Enterprise Records se spouští automaticky. Tato automatizace je výsledek procesu odebrání objektu nebo provedení akce přidružené ke sledu prací. Sledy prací Správa fyzických záznamů a Vytvoření složky záznamů je nutné spustit ručně.
Jakmile v plánu odebrání vytvoříte fázi odebrání, je nutné k fázi přidružit akci odebrání a sled prací odebrání. Na konci období uchování entit v určité fázi jsou entity připraveny k odebrání. Akci odebrání, která spustí přidružený sled prací odebrání, je nutné zahájit ručně. Další informace o procesu odebrání naleznete v tématech plánu odebrání:
Než začnete používat sledy prací, je nutné dokončit úlohy konfigurace. Tyto úlohy se provádí během instalace systému IBM Enterprise Records. Další informace naleznete v tématu konfigurace sledu prací v příručce pro instalaci a upgrade produktu IBM Enterprise Records.
Obecné informace o způsobu dokončení sledů prací odebrání naleznete v tématu sledů prací odebrání.
Systém IBM Enterprise Records zobrazí varování, když hodnota zadaná v různých polích v určitém kroku sledu prací není správná nebo není u povinných polí zadána. Pokud jste nezadali hodnotu pole Umístění v kroku Fyzický přenos ve sledu prací Dočasný přenos, zobrazí systém IBM Enterprise Records varování.
V kroku Zpráva můžete klepnutím na tlačítko Hotovo dokončit krok sledu prací, ve kterém došlo k selhání, a odebrat pracovní položku ze schránky. Problém můžete odstranit a spustit sled prací znovu, aby byl krok řádně dokončen. Ve výše uvedeném příkladu můžete obě entity, u kterých selhal krok uzavření objektu, zavřít a spustit sled prací znovu.