Pidon tarkistus voi asettaa yksiköitä arkistosta poiston pitoon, jos pidot ovat ehdollisia, mutta arkistosta poiston pitoja voidaan asettaa myös manuaalisesti. Pito keskeyttää normaalin arkistosta poiston tavallisesti oikeudellisista tai kirjaukseen liittyvistä syistä. Pitoon asetettuja yksiköitä ei voi poistaa manuaalisesti. Voit asettaa pitoon ainakin yhden asiakirjaluokan, asiakirjakansion, taltion tai asiakirjan. Arkistosta poiston pito voidaan asettaa ennen katkaisupäivää tai missä tahansa vaiheessa katkaisupäivän jälkeen.
Tietoja tästä tehtävästä
Vain asiakirjojen hallinnoija ja arkiston pääkäyttäjä voivat asettaa yksiköitä pitoon. Muut käyttäjät tarvitsevat seuraavia valtuuksia, jotta he voisivat asettaa pitoja. Lisätietoja on
FileNet P8 -suojausta käsittelevässä ohjeaiheessa.
- Käyttäjällä tai ryhmällä on oltava yksikön Omistajan hallinta -käyttöoikeudet.
- DoD- ja Base-tietomalleissa käyttäjällä tai ryhmällä on oltava merkinnän lisäys- ja poisto-oikeudet Estä poisto -arvon
Estä yksikön poisto -merkintään. Käyttäjän tai ryhmän oletusarvona on myös oltava Merkityt objektit. PRO-tietomallissa käyttäjällä tai ryhmällä on oltava merkinnän lisäys- ja poisto-oikeudet Estä yksikön poisto -PRO-merkintään.
- Käyttäjällä tai ryhmällä on oltava kansion pidon linkki- ja Asiakirjan pidon linkki -luokkien
ilmentymän luontioikeudet.
Seuraava toimintosarja kuvaa, miten arkistosta poiston pito asetetaan. Ennen kuin voit toteuttaa toimintosarjan, järjestelmään on lisättävä arkistosta poiston pitoja.
Toimintaohjeet
Voit asettaa arkistosta poiston pidon seuraavasti:
- Siirry niihin yksiköihin tai hae ne yksiköt, jotka haluat asettaa pitoon
manuaalisesti.
- Valitse ainakin yhden yksikön valintaruutu. Voit sulkea yksittäisen yksikön myös napsauttamalla yksikköä hiiren kakkospainikkeella ja käyttämällä yksikön pikavalikkoa.
- Valitse Monivalintatoiminnot-valikosta
Aseta pitoon.
- Valitse käytettävissä olevien pitojen luettelosta ainakin yksi niitä pitoja kuvaava valintaruutu, joihin haluat asettaa yksikön. Voit tarkastella pidon lisätietoja napsauttamalla pidon Nouda tiedot -kuvaketta.
- Voit asettaa valitut pidot napsauttamalla Pito-painiketta tai peruuttaa toimintosarjan ja sulkea sivun napsauttamalla Lopeta-painiketta.
- Napsauta vahvistussivun OK-painiketta.
Tulokset
Kun olet asettanut yksikön arkistosta poiston pitoon
tai pidon tarkistustoiminto on tehnyt sen,
Pito-kuvake
näkyy yksikön nimen vieressä
Selaa-sivulla:

.
Jos
Pito-kuvake ei tule heti näkyviin, päivitä selaussivu napsauttamalla polun Lopullinen-linkkiä.
Tärkeää: Jos asetat manuaalisesti ehdolliseen pitoon yksikön, joka vastaa pidon ehtoja, seuraava pidon tarkistus asettaa pidon uudelleen. Pidon tarkistus asettaa yksikön ehdolliseen pitoon ja se voidaan poistaa vain pidon tarkistustoiminnon avulla. Voit poistaa pidon valitsemalla Aloita
Poista pito -pyyntö -vaihtoehdon yksikön valikosta. Pito poistetaan seuraavan pidon tarkistuksen ajon yhteydessä.