Az IBM® Enterprise
Records az
IBM FileNet P8 termékcsomag
kiegészítő összetevője. Az IBM Enterprise
Records használatával lehetséges
pontos, biztonságos és megbízható rekordok fenntartása az
elektronikus és fizikai információkhoz egyaránt. Az
IBM Enterprise
Records használatával
bármilyen típusú rekordot kezelhet, függetlenül a tároló adathordozótól és
a formátumtól. Az IBM Enterprise
Records
megértése annak megértésétől függ, hogy mi az a rekord, és miért használ
rekordkezelő rendszert.
Rekordkezelés
A rekordkezelés
felügyeleti tevékenység, úgymint a rekordok létrehozásának, tárolásának, használatának,
lekérésének és selejtezésének tervezése, irányítása és
szervezése. A rekordkezelés magába foglalja a rekordok fenntartásához végrehajtott
összes tevékenységet, azok létrehozást, aktív használatot, inaktív tárolást és
selejtezést tartalmazó életciklusán keresztül .
Rekordkezelés szükségessége
Be kell állítania egy megbízható rekordkezelési
rendszert annak biztosítására, hogy a szervezeti információk pontosak, teljesek és könnyen
hozzáférhetők legyenek. Máskülönben jelentős időmennyiséget ölhet improduktív
tevékenységekbe, például az információk kézi keresésébe, valamint
hiányzó vagy rosszul iktatott rekordok megtalálásába.
Rekordkezelő rendszer
híján bonyolulttá válhat a rekordok keresése, értelmezése és megfeleltetése
a rekordkezelési törvényeknek és szabályozásoknak. Ez a hiány bírságokat, büntetéseket
és más jogi következményeket eredményezhet. Számolnia kell a pereskedéshez,
bizalmassághoz és a kritikus, létfontosságú információk biztonságához
tartozó kockázatokkal is.
Az IBM Enterprise
Records használatával
csökkentheti a fent említett kockázatokat. Az IBM Enterprise
Records alkalmazással
értékes információkat rekordként őrizhet meg, amely keresési eljárásokkal rendelkezésre áll, amikor szükséges,
míg a lényegtelen vagy inaktív rekordok
törlésre vagy archiválásra kerülnek.
Az IBM Enterprise
Records szerepe a rekordkezelésben
Lehetséges a
rekordok kezelése a vállalatban, a tárolási adathordozótól
függetlenül. Az
IBM Enterprise
Records célja
biztosítani az alábbi műveletek befejezését:
- A rekordok könnyen elérhetők legyenek az egész vállalatban, amikor szükséges
- A rekordok selejtezésre kerüljenek, amikor már nem hasznosak vagy már nincs rájuk
szükség jogi, szabályozási vagy adminisztrációs utasítás miatt
Az
IBM Enterprise
Records
használatával elvégezheti az alábbi feladatokat:
- Rekordok tárolásához hierarchikus struktúrát (fájltervet) hozhat létre és tarthat fenn.
- Kezelhet elektronikus és fizikai rekordokat.
- Biztonságossá tehet rekordokat tartalmazó lerakatokat.
- Létrehozhat megtartási és selejtezési szabályokat a rekordok számára.
- Kényszerítheti rekordok archiválását vagy megsemmisítését ezen szabályok alapján.
- Irányíthatja a rekordokhoz történő hozzáférést.
- Lekérhet rekordokat keresési feltételek alapján.
- Eltávolíthat a szervezet által már nem igényelt rekordokat.
Az
IBM Enterprise
Records szolgáltatásai és előnyei
Az
alábbi táblázat felsorolja az
IBM Enterprise
Records szolgáltatásait az adott
szolgáltatás által kínált előnyökkel együtt.
Szolgáltatás |
Előny |
Rekordok központosított lerakata |
- Az információk széleskörű használata és elérhetősége a teljes vállalatban.
- Az érintett információk időben megvalósuló elérhetősége miatti hatékony döntéshozatal.
|
Virtuális helyek és tárolók elektronikus és fizikai dokumentumok
rekordjainak tárolására egy adott hierarchiában |
- Nyomtatott dokumentumok gyűjteménye és elektronikus iratgyűjtemények kezelése.
- Valós irodai környezet szimulációja.
- Az aktuális fizikai társtruktúrát modellező virtuális helyek és tárolók.
- Költségszabályozás a rekordkezeléshez és rekord lekéréshez szükséges irodai
terület, eszköz és személyzet csökkentett ráfordításán keresztül.
|
Egyszerűen használható keresési szolgáltatások |
- A szükséges információk időben megvalósuló és egyszerű elérése bonyolult lekérdezési szintaxisok nélkül.
|
Rekordok megtartási és selejtezési szabályai |
Az alábbiak felhasználó által meghatározott irányítása: - A rekord megtartásának időtartama.
- A rekordok kezelése azok megtartási ütemezésének a végén.
- Rekordok áttekintése a selejtezésük előtt.
|
Felülvizsgálati eljárások rekordokhoz, megtartási időtartamok automatizált nyomkövetéséhez és a rekordok selejtezési folyamatának kezdeményezéséhez |
- A rekordok véletlen selejtezésének, módosításának, megváltoztatásának, sérülésének vagy elvesztésének megelőzése.
- A rekordok selejtezési ütemezés szerint vagy egy felülvizsgálati eljárás részeként kerülnek selejtezésre.
- A már nem szükséges rekordok selejtezésre kerülnek a tárterület igény csökkentése érdekében.
|
Rekordok importálása és exportálása |
- A szervezet által nem rendszeresen igényelt rekordok exportálhatók
valamely másik helyre. Ezek a dokumentumok olyan rekordok, amelyeket meg kell
tartani a kormányzati szabályozásoknak való megfelelés érdekében.
- A rekordok importálhatók más rekord lerakatokból.
|
Rekordok megfelelő biztonsági irányítása |
- A jogosulatlan felhasználók nem férhetnek hozzá a rekordokhoz.
- A felhasználók nem törölhetnek véletlenül rekordokat. A rekordokat Rekordadminisztrátor
törölheti, illetve azok törlésre kerülhetnek egy selejtezési eljárás eredményeképpen.
- A felhasználók csak azokat a rekordokhoz kapcsolódó műveleteket
hajthatják végre, amelyekhez megfelelő hozzáférési jogokkal rendelkeznek.
|
Integráció IBM FileNet P8 Workplace, Workplace XT, IBM Content
Navigator, Microsoft Office és
Microsoft Outlook alkalmazással |
Rekordok kézi vagy automatikus deklarációja ezekből: - Workplace vagy Workplace XT
- IBM Content
Navigator
- Microsoft Outlook, Word, Excel és PowerPoint
- Bejegyzéssablonok
|
Felhasználói szerepkörök az IBM Enterprise
Records alkalmazásban
Az IBM Enterprise
Records szerepkör alapú felhasználói
biztonság modellt biztosít, és tartalmazza a Rekordadminisztrátor,
Rekordkezelő, Jogosult felhasználó
és Rekord felhasználó szerepköröket. Mindegyik szerepkör meghatározza, hogy az adott szerepkörhöz
tartozó felhasználó mely feladatokat hajthatja végre. További információkért tanulmányozza a biztonság témakört.
IBM Enterprise
Records telepítés típusai
Az
IBM Enterprise
Records alkalmazás telepítése előtt ki kell választania
a telepítés (adatmodell) típusát, amely kielégíti a rekordkezelési
igényeket. Az alábbi adatmodellek érhetők el:
- Alap: Központi rekordkezelési funkciókat és tulajdonságokat biztosít.
Az IBM Enterprise
Records Alap telepítése az
IBM Enterprise
Records legáltalánosabb telepítése, mert ez adja hozzá a legkisebb számú tulajdonságot,
és megfelel az igények többségének. Az Alap telepítés funkcionálisan
ugyanazokat a képességeket nyújtja, mint a DoD telepítés.
- DoD Baseline: Megvalósítja a Department of Defense (DoD) 5015.2
alapvető szabványát. Ez a szabvány megvalósítást és eljárásbeli
segítséget biztosít a rekordok kezeléséhez a DoD telepítésben. Ezen felül
az IBM Enterprise
Records DoD telepítése specifikus
rendszerfelületeket és keresési feltételeket határoz meg. A DoD telepítés leírja
a minimális rekordkezelési követelményt, amelynek meg kell felelni az aktuális
National Archives and Records Administration
(NARA) szabályozás alapján.
- DoD Classified: Megvalósítja a Department of Defense (DoD) 5015.2
alapvető szabványát, és támogatást biztosít a bizalmas jellegű rekordok
kezeléséhez a DoD szabványban lévő, bizalmas jellegű dokumentumokra vonatkozó
elhagyható követelmények révén.
Az IBM Enterprise
Records egyedek típusai
Az
IBM Enterprise
Records alkalmazásban a rekordok hierarchikus struktúrában kerülnek
tárolásra, amely különféle rekordkezelési egyedeket
tartalmaz. Az alábbi ábra bemutatja ezen egyedek hierarchikus struktúráját,
az egyes egyedek tömör magyarázatával együtt:

- Objektumtároló: Objektumok lerakata és a kapcsolódó tárolók, valamint az objektumok lekérési
szolgáltatásainak készlete. Egy objektumtároló lehet:
- Fájlterv objektumtároló (FPOS): Ez tartalmazza a fájltervet, vagyis a
létrehozott rekordkezelési egyedek teljes hierarchiáját.
- Rekordok számára engedélyezett objektumtároló (ROS): Dokumentumokat tartalmaz, melyek egy Fájl objektumtárolóban (FPOS)
rekordként deklarálhatók.
Javasolt különálló objektumtárolók konfigurálása
rekordok (metaadatok) és rekordként deklarált dokumentumok számára. Így az FPOS
tartalmazza a fájlterv struktúrát, míg a ROS tartalmazza a dokumentumokat,
melyek némelyike rekordként van deklarálva. Jellemzően sok felhasználó eléri a
Rekord objektumtárolót (ROS), de azokat az egyedeket nem, amelyek az FPOS
fájltervét alkotják. Több Rekord objektumtárolóval (ROS) is rendelkezhet, melyek egy fájlterv objektumtárolóhoz (FPOS) tartoznak.
- Fájlterv: Meghatározza a rekordok szervezését. A fájltervben a
rekordokat strukturált hierarchiában tárolja, amely célja a rekordok
kontextusának megőrzése. Például létrehozhat olyan fájlterveket, amelyek a szervezet
üzleti funkcióit tükrözik. Azután az adott üzleti funkciókon alapuló rekordokat katalogizálhat ezen sémák
alá.
Elnevezési mintát is társíthat
egy fájltervhez. A fájlterv alatt létrehozott összes egyed követi a
rekordok elnevezési mintáit.
- Rekordkategória: Egy fájlterven belül kategorizálja a rekordok
egy készletét. A rekordkategóriák létrehozásának célja rekordok katalogizálása
funkcionális kategóriák alapján. A rekordkategória
alkategóriákat és rekordmappákat tartalmazhat, de mindkettőt egyszerre nem. Ezen felül minden egyes kategóriához megtartási és selejtezési
szabályokat társíthat. Ezek a szabályok az adott kategórián belül
létrehozott összes rekordmappára és rekordra érvényesek.
- Rekordmappa: Tárolóként szolgál a kapcsolódó rekordok számára. A rekordmappákkal kezelhetők a rekordok
a megadott megtartási időtartamok és selejtezési események
szerint. Egy rekordkategória alatt létrehozhat
elektronikus, fizikai és hibrid rekordmappákat
elektronikus és fizikai rekordok kezelésére.
- Elektronikus mappa: Elektronikus rekordok tárolására szolgál. Az elektronikus
mappa jelzőket is tartalmazhat. A jelző egy fizikai rekord bejegyzése, amely
nem tárolható fizikai gyűjtőben. Ilyen rekordok például a nagy épülettervek,
videoszalagok vagy egy adatbázis.
- Fizikai mappa: Fizikai elemek, például papír rekordok rekordjait
tárolja. A fizikai mappa a papír
irattartó fizikai bejegyzése.
A szervezet fizikai tárolóstruktúrája alapján
modellezheti a fizikai irattartók hierarchiáját az
IBM Enterprise
Records alkalmazásban.
- Doboz: A doboz mechanizmust biztosít más fizikai egyedeket tartalmazó fizikai egyedek
modellezésére. Például létrehozhat egy "Raktárat", amelyben "Fizikai mappákat"
tartalmazó "Dobozokat" magába foglaló "Polcok" találhatók. A doboz tartalmazhat másik dobozt, fizikai mappát vagy rekordot.
- Hibrid mappa: Kapcsolódó elektronikus és fizikai rekordok gyűjteménye.
- Kötet: Egy rekordmappa
logikai aláosztása kisebb, egyszerűbben kezelhető
egységekre. A kötet nem létezhet a mappától függetlenül. A rekordmappa mindig tartalmaz legalább egy kötetet,
amit a rendszer automatikusan létrehoz a rekordmappa
létrehozásakor. Ezután egy rekordmappán belül akármennyi kötetet
létrehozhat.
- Rekord: A rekord metaadatokat biztosít egy dokumentumról vagy fizikai objektumról,
amely az IBM Enterprise
Records alkalmazás irányítása alatt van. A rekord
bizonyos viselkedéseit attól a rekordmappától örökli, amelyben létre lett
hozva. Például a selejtezési ütemezését a szülő rekordmappától
örökli. A rekordok az alábbi típusokba kategorizálhatók:
- Elektronikus rekord: Egy elektronikus dokumentumra mutat.
- Jelző: Fizikai objektumra vagy papír dokumentumra mutat.
- Létfontosságú rekord: Alapvető fontosságú rekord, amely szükséges a
működőképesség megtartásához egy vállalati szintű vészhelyzet során.
A létfontosságú rekordok rendszeres időközönként áttekintésre és frissítésre kerülnek.
- Állandó rekord: Olyan rekord, amely elegendő előzmény megőrzési vagy
más értékkel rendelkezik ahhoz, hogy a szervezet folytatólagosan megőrizze
azt. Ez a megőrzés meghaladja azt az időtartamot, amit normál esetben
az adminisztratív, jogi vagy pénzügyi célok igényelnek.
- Rekordtípusok: Rekordtípussal társíthatja azokat a rekordokat, amelyek
közös jellemzőkkel rendelkeznek. Például meghatározhat rekordtípust a rekordok
közös selejtezési ütemezésének megadásához, valamint a rekordok keresésének és
lekérésének megkönnyítéséhez. Akkor használhat rekordtípusokat, amikor
egy rekordmappa alatt lévő rekordcsoport selejtezési ütemezése más, mint a
rekordmappával pillanatnyilag társított selejtezési ütemezés.
Az alábbi bejegyzés
példa a rekordkezelési egyedek hierarchiájára.
Fájlterv
General management (category)
Correspondence files (folder)
Program briefings (folder)
2006 Management training conference (volume)
2007 Management training conference (volume)
Information management (category)
Correspondence files (folder)
Operator's number sheets (folder)