IBM Enterprise Records 5.1.2 版    

透過「資訊」頁面來檢視和修改實體內容

每一個 IBM® Enterprise Records 實體都有一組相關聯的資訊頁面,您可以按一下其取得資訊圖示 ( 取得資訊圖示) 來存取它們。 實體的資訊頁面在視圖中提供內容資訊。當具備適當的安全存取權限時,您可以檢視及修改實體的內容值。 在資訊頁面中,您可以對正在檢視的實體執行不同的動作。這些動作通常對應於瀏覽標籤中實體的相關功能表。

如果要檢視和修改實體的內容,請執行下列動作:

  1. 按一下任何實體的取得資訊圖示。 大部分實體的預設視圖為「內容」頁面。 如需顯示之內容的相關資訊,請參閱內容參考主題。 磁區名稱欄位會根據您在配置期間所選取的型樣,預先填入型樣名稱。 您可以在磁區名稱欄位中輸入任何名稱,但是磁區名稱不能重複。 您不能將下列任何字元加入磁區名稱中:\ / : * ? " < > |,
  2. 如果要存取其他類型的資訊,請按一下畫面開頭的任何其他資訊頁面的名稱。 部分的內容是由「處置清理」或「處置保留」進行更新,因此在執行這些處理程序之後,值可能會變更。
  3. 如果要變更內容值,請選取文字並取代,或者從功能表或其他對話框選取值。
  4. 按一下套用以儲存所做的任何變更。
  5. 按一下離開以關閉資訊頁面。

如果您修改視圖中的內容,但在移至另一內容頁面之前,沒有套用它們,系統會標記已修改的頁面。 頁面會出現一個鉛筆圖示。 如果修改之時,您沒有在每個頁面上按一下套用,請回到每個含有鉛筆圖示的頁面,按一下套用。 若不如此,當您離開資訊頁面時,會失去這些變更。 根據您的角色所能使用的功能權限,內容會顯示為唯讀或可編輯。

如果要列印實體的內容,請執行下列動作:

部分資訊頁面中的「可列印視圖」鏈結,提供可列印格式的唯一內容清單。若為實體,不管您從哪個資訊頁面存取報告,可列印視圖清單通常都一樣。報告的內容視實體類型的不同而有所不同。如果要查看「可列印視圖」清單,請執行下列動作:

  1. 選取與實體相關聯的取得資訊圖示。
  2. 按一下任何帶有印表機圖示的資訊頁面上的「可列印視圖」。
  3. 使用「檔案」功能表中的列印選項來列印 HTML 頁面。

下表說明了資訊頁面上可用的視圖。每個類型的實體均有其唯一的一組視圖。

視圖 說明
內容 當您開啟實體的「資訊」頁面時,內容視圖為預設視圖。這個視圖會顯示與現行實體相關聯的內容。 星號表示內容值是必要的。您可以使用該視圖來審查和修改實體的內容。
安全分類 該視圖可顯示安全分類內容。在存檔記錄之後,您可以使用安全分類視圖來編輯已分類記錄的 meta 資料內容。如需相關資訊,請參閱安全分類內容主題。
處置 使用處置視圖,您可以變更目前與實體相關聯的處置排程。該視圖允許您繼承母項實體的處置排程,或關聯其他處置排程。您也可以變更為實體的處置指定的使用者或群組。如需將不同的處置排程關聯於實體的相關資訊,請參閱變更與實體相關聯的處置排程主題。
重要記錄 使用重要記錄視圖,您可以指定種類/資料夾是否包含重要記錄。在這個視圖中,請選取會觸發重要記錄的定期審查或更新的事件。 另外,也請選取發生「審查」事件時所要執行的動作。 如需相關資訊,請參閱重要記錄主題。
條件 使用條件視圖,您可以指定內部事件的觸發條件。您可以選取條件運算子,指定內容值以及建立觸發內部事件的結合類型條件。您也可以為所選的實體類型定義更多內容。如需相關資訊,請參閱內部事件主題。
安全 使用安全視圖,您可以檢視或編輯實體的安全設定(取決於您的安全許可權)。安全設定可確定可以存取實體的使用者和群組,並控制他們安全許可權。您還可套用安全原則,以控制安全設定。如需指定實體安全的相關資訊,請參閱物件安全主題。
存檔位置

存檔位置視圖只會針對記錄來顯示。 您可以利用這個視圖來查看目前選取的記錄存檔所在的實體清單。 您可以檢視:

  • 在其中存檔記錄的實體的完整路徑。
  • 建立記錄的日期。
  • 建立記錄的使用者。

如需相關資訊,請參閱檢視儲存器主題。

詳細資訊

您可以利用詳細資料視圖來檢閱實體/關聯物件的唯讀內容與其值。

對於記錄種類、記錄資料夾、磁區和記錄,詳細資料視圖會顯示分類至不同群組的內容。 這些群組的名稱有「一般」、「處置」、「重要」、「實體」和「其他記錄詳細資料」。 您可以按一下群組名稱旁邊的顯示和隱藏明細圖示,來顯示與隱藏屬於特定群組的內容: 顯示明細  隱藏明細

鏈結 鏈結表示兩個實體之間的關係。 使用鏈結視圖,您可以查看與實體相關聯的不同鏈結。您只會在記錄資料夾和記錄的「資訊」頁面上看到鏈結視圖。 如需相關資訊,請參閱檢視和修改鏈結主題。
歷程 當使用歷程視圖時,您可以追蹤在每個 IBM Enterprise Records 實體上執行的作業。請追蹤 IBM Enterprise Records 中的實體來監視 IBM Enterprise Records 實體上所執行的作業。 這些作業有建立、處置、存取、移動、複製及重新配置處置排程。 如需追蹤實體的相關資訊,請參閱檢視審核日誌項目主題。
保留 使用保留視圖,您可以檢視、修改或刪除放置在實體上的處置保留。如需相關資訊,請參閱有關處置保留的主題。
原因 當您檢視處置排程的資訊頁面時,預設視圖為「原因」。如果您要進行任何變更,請輸入變更的原因。否則,請選取適當的視圖。
排程 在該視圖中,您可以變更所選處置排程的排程名稱、說明和處置權限。
階段 如果您要檢視的處置排程有多個階段,則這些階段將在該視圖中列出。您可以透過按一下階段的勾選框來移除階段,並且您可以透過按一下新增來新增更多階段。按一下階段的標題以取得更多詳細資訊或變更該資訊。
保留的實體 這個視圖顯示特定保留所在的實體。 在這個視圖中,您可以移除實體的保留,或使用搜尋來過濾顯示保留的實體。如需相關資訊,請參閱檢視保留實體主題。

資訊頁面動作

資訊頁面還包括適用於實體類型的動作。這些動作位於畫面尾端。下表說明了資訊頁面上可用的動作。
圖示 資訊動作

 刪除圖示

刪除使用「刪除」動作,可以刪除實體。如需如何刪除各種實體的相關資訊,請參閱與刪除相關的說明主題,以及建立和管理安全分類指南主題。
 關閉圖示 關閉請利用「關閉」動作,在記錄種類、記錄資料夾或磁區內,限制子項實體的建立。 請參閱關閉和開啟儲存器主題。
 重新定位圖示 重新定位請利用「重新定位」動作,將記錄種類或記錄資料夾及其所有內容移至檔案計劃中的其他位置。 請參閱重新定位種類或資料夾主題。
 重新開啟圖示 重新開啟請利用「重新開啟」動作來重新開啟已關閉的記錄種類、記錄資料夾或磁區。 請參閱關閉和開啟儲存器主題。
 啟動圖示 啟動使用「啟動」動作,可以重新啟動非作用中的記錄種類或記錄資料夾。請參閱啟用或停用種類或資料夾主題。
 停用圖示 停用請利用「停用」動作來停用記錄種類或記錄資料夾。 如果儲存器是非作用中,您無法在儲存器內建立新的實體。 當宣告記錄時,您看不到非作用中的儲存器。 請參閱啟用或停用種類或資料夾主題。
 放置在保留圖示 放置在保留使用「放置在保留」動作,可以暫停或停止執行記錄種類、記錄資料夾、磁區或記錄的處置動作。同樣,當實體位於保留時,無法使用「刪除」動作將其刪除。請參閱將實體放置在保留主題。
 起始處置圖示 起始處置請利用「起始處置」動作來執行實體的處置排程。 請參閱起始處置排程主題。
 存檔圖示 存檔使用「存檔」動作,可以將參照資料存檔至相同檔案計劃內其他位置的記錄。請參閱檔案記錄主題。
 移動圖示 移動請利用「移動」動作,在相同檔案計劃內,將記錄從一個位置移至另一個位置。 如需相關資訊,請參閱移動記錄主題。
 建立鏈結圖示 建立鏈結使用「建立鏈結」動作,可以建立從記錄或記錄資料夾到其他物件的鏈結。如需相關資訊,請參閱建立鏈結主題。
 啟動/簽出圖示 啟動/簽出請利用「啟動/簽出」來執行工作流程。 如需有關工作流程的一般資訊,請參閱工作流程主題。
 複製圖示 複製使用「複製」動作,可以將記錄複製到相同檔案計劃內的其他位置。請參閱複製記錄主題。
 取消分類圖示 取消分類使用「取消分類」,可以從記錄移除任何層級的分類。
 升級分類圖示 升級分類使用「升級分類」可以升級記錄的分類。您可以使用這個鏈結對先前未分類的記錄進行分類,或者升級現行的安全分類層級,例如從「秘密」到「最高秘密」。
 降級分類圖示 降級分類使用「降級分類」可以降級記錄的分類。您可以使用該鏈結降級目前安全分類層級,例如從「最高秘密」到「秘密」。如果要從任何分類層級移動至未分類,您必須使用「取消分類」。
 「取消宣告」圖示 取消宣告請利用「取消宣告」來回復建立記錄。 請參閱取消宣告記錄的相關主題。
 「起始移除保留要求」圖示 起始移除保留要求請利用「起始移除保留要求」來起始移除條件保留。 這個動作會在下次執行「保留清理」時,從相關聯的實體中移除保留。 請參閱移除處置保留主題。
 「取消移除保留要求」圖示 取消移除保留要求請利用「取消移除保留要求」來取消移除保留的要求。 您可以在下次執行「保留清理」之前,取消移除保留的要求。 請參閱移除處置保留主題。
 「為保留清理程序啟動」圖示 為保留清理程序啟動請利用「為保留清理程序啟動」來反應保留程序。 這個動作設定將在下次執行「保留清理」時進行處理的保留。 您也可以利用這個動作,在下次執行「保留清理」時,將實體放回條件式保留。 請參閱移除處置保留主題。
 檢視文件資訊圖示 檢視文件資訊請利用「檢視文件資訊」來顯示記錄的 Workplace 資訊頁面。 請參閱檢視記錄的文件資訊主題。
 管理型樣層級圖示 管理型樣層級輸入型樣字串來命名型樣,型樣字串可自動命名檔案計劃中各個層級上不同的實體。
 執行安全 Script圖示 執行安全 Script請利用「執行安全 Script」,將新成員加到 IBM Enterprise Records 群組中,以設定 IBM Enterprise Records 相關類別和資料夾的所有安全性。 請參閱設定安全主題。
 匯入範本圖示 匯入範本請利用「匯入範本」來匯入「IBM Enterprise Records 實體範本」和「IBM Enterprise Records 搜尋範本」。 請參閱匯入範例範本主題。
 轉換為 FPOS 和 ROS圖示 轉換為 FPOS 和 ROS請利用「轉換為 FPOS 和 ROS」,將檔案計劃物件儲存庫新增到已配置的記錄物件儲存庫中。 請參閱轉換為 FPOS 和 ROS 主題。
 包括已分類的文件圖示 包括已分類的文件請利用「包括已分類的文件」,指出物件儲存庫是否包含已分類的文件。 請參閱新增已分類的文件內容主題。
 包括 NARA 內容圖示 包括 NARA 內容請利用「包括 NARA 內容」,指出物件儲存庫是否包含具有「美國國史檔案紀錄管理局 (NARA)」內容的文件。 請參閱新增 NARA 文件內容主題。


意見

前次更新: 2013 年 11 月
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