IBM Enterprise Records, Versão 5.1.2    

Visão Geral da Configuração do IBM Enterprise Records

Há diversas tarefas que você deve concluir para configurar um ambiente do IBM® Enterprise Records

Para configurar um ambiente do IBM Enterprise Records, conclua as seguintes tarefas de configuração.

Criar Classes de Documento ROS

Você deve criar classes de Documento para os documentos que são declarados como registros.

Configurar Plano de Arquivos Padrão

Apenas uma hierarquia de planejamento de arquivos é mostrada no aplicativo IBM Enterprise Records.

Configurar a varredura de disposição

Um administrador configura o processo de Varredura de Disposição durante o procedimento de instalação e configuração do IBM Enterprise Records. No entanto, para garantir que seja configurado corretamente, revise a configuração da Varredura de disposição. Por exemplo, se seu site não usa tipos de registro, verifique se Executar para Tipos de Registros está configurado como False.

Para obter mais informações, consulte o tópico sobre configuração de varredura de disposição.

Configurar tipos de registro

Tipos de registros fornecem uma maneira de associar um registro a um planejamento da disposição diferente do associado à categoria do registro-pai do registro ou pasta de registro. Se sua solução IBM Enterprise Records usar tipos de registros, certifique-se de configurar a Varredura de Disposição para executar o processamento de tipo de registro configurando Executar para Tipos de Registro como True.

Configurar a opção de reter metadados

Quando um usuário com direitos de acesso adequados exclui uma entidade do IBM Enterprise Records, ela é permanentemente removida do armazenamento de objetos. No entanto, você pode configurar a opção para reter metadados no nível do plano de arquivo para categorias de registros, pastas de registros, volumes e registros excluídos. Se um administrador ativar a opção de retenção de metadados, as entidades mencionadas anteriormente permanecerão no armazenamento de objeto, marcadas como excluídas, mas não ficarão mais visíveis no aplicativo IBM Enterprise Records. É possível exportar periodicamente essas entidades excluídas e todos os seus metadados para um arquivo XML com propósitos históricos. Em seguida, exclua permanentemente as entidades do armazenamento de objeto. Para obter informações sobre como configurar essa opção, consulte o tópico sobre retenção de metadados.

Configurar a Declaração Automática de Registros

É possível configurar o IBM Enterprise Records para automaticamente declarar um documento como um registro sempre que um usuário concluir uma operação específica, tal como a criação de um documento. Para configurar uma declaração automática:

Configurar a sincronização de propriedades

É possível configurar a sincronização de propriedade para sincronizar automaticamente valores de propriedade de um documento com seu registro associado sempre que ocorrer uma atualização de propriedade no documento ou registro. Para obter mais informações, consulte o tópico sobre sincronização de propriedade.

Definir tamanho do lote do fluxo de trabalho

Por padrão, o IBM Enterprise Records armazena no máximo 10 itens de trabalho em um lote de fluxos de trabalho para revisão ou aprovação antes do descarte. É possível alterar o número máximo armazenado por meio da definição de configuração. Para obter mais informações, consulte o tópico sobre tamanho da correção do fluxo de trabalho.

Configurar o fluxo de trabalho Solicitar uma pasta de registros

O IBM Enterprise Records inclui o fluxo de trabalho Criar Pasta de Registro, permitindo que os usuários enviem uma solicitação para um gerenciador de registros para criar uma pasta de registro. Muitos usuários, geralmente, possuem privilégios insuficientes para criar uma pasta de registros. Para tornar disponível este fluxo de trabalho para os usuários, você precisa configurar a preferência do site Solicitar pasta de registros. Essa preferência pode ser configurada durante a instalação e a configuração do IBM Enterprise Records. Para obter mais informações sobre como usar esse fluxo de trabalho, consulte o tópico sobre fluxo de trabalho de pasta de registro.

Para obter instruções sobre como configurar a preferência do site, consulte o tópico de preferências do site Solicitar Pasta de Registro.

Configurar Preferência do Site de Links Editáveis

O IBM Enterprise Records inclui links que permitem que os usuários vinculem registros e pastas relacionados. Para criar e manter links no IBM Enterprise Records, você deve configurar a preferência do site Classes de Link Editáveis usando o Workplace. Para obter mais informações sobre links do IBM Enterprise Records, consulte o tópico de links.

Para obter instruções sobre como configurar a preferência do site, consulte o tópico sobre preferências do site de classe do link.

Configurar eventos específicos de conformidade

O IBM Enterprise Records inclui diversos eventos para conformidade PRO ou DoD, tal como eventos que configuram metadados. A configuração desses eventos é opcional, já que o processamento dos eventos pode afetar o desempenho.

Configurar Content Federation Services para Documentos do Image Services

Se sua solução do IBM Enterprise Records incluir o uso de Content Federation Services opcional para o recurso Image Services, assegure-se de que a segurança do Image Services esteja configurada corretamente para a modificação e a exclusão do documento do Image Services. É possível garantir essa configuração em coordenação com o administrador do sistema IBM FileNet Image Services. Além disso, assegure-se de que os parâmetros de retenção de classe de documento do IBM FileNet Image Services sejam configurados corretamente para que os documentos declarados como registros não sejam excluídos devido às configurações de retenção do IBM FileNet Image Services. Para obter mais informações, consulte o tópico sobre tarefas de manutenção e administração do sistema.

Configurar Dispositivos de Armazenamento Protegidos

Se sua solução IBM Enterprise Records incluir o uso de dispositivos de armazenamento protegidos, tais como EMC Centera, NetApp SnapLock, Tivoli Storage Manager e outros, é importante que as configurações de retenção do IBM Enterprise Records não entrem em conflito com as configurações de retenção que podem estar configuradas no dispositivo de armazenamento. Portanto, desative a retenção para o dispositivo de armazenamento e use o IBM Enterprise Records para controlar a retenção.


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Última atualização: novembro de 2013
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