IBM Enterprise Records 5.1.2 版    

利用工作流程建立記錄資料夾

如果您不具有建立所需記錄資料夾的安全許可權,則可以傳送要求以建立記錄資料夾。提供關於資料夾的詳細資料之後,即會為「記錄管理者」或其他授權使用者(如果已變更預設工作流程)啟動工作流程。 您可以在 Application EngineWorkplace XT 中發出這個要求。

關於這項作業

管理者可選擇是否安裝建立記錄資料夾工作流程功能,而您的環境中可能未提供此功能。 啟動建立記錄資料夾工作流程時,記錄資料夾建立要求會作為工作項目顯示在 Application EngineWorkplace XT 的「RecordsManagerApproval 公共收件匣」中。 如果「記錄管理者」核准了該要求,則會建立資料夾並且您的收件匣中將收到「順利建立工作流程」的訊息。如果要求未獲核准,您會收到一則關於拒絕的訊息。 按一下完成,以從您的收件匣中移除工作流程。

程序

如果想要求建立記錄資料夾及啟動建立記錄資料夾工作流程,請執行下列動作:

  1. Application Engine 中,移至作者視圖,然後選取一般工具。 在 Workplace XT 中,移至瀏覽模式,然後選取工具鏈結。
  2. 按一下要求記錄資料夾
  3. 選取您要建立的資料夾的類型。
  4. 為資料夾指定一個名稱。
  5. 請選取您想建立的新資料夾的種類或所在資料夾。
  6. 按一下啟動

結果

重要: 只有在網站喜好設定 > 工具整合中配置工具鏈結後,才能使用此鏈結。

核准記錄資料夾的建立

核准步驟」頁面可協助記錄管理者核准或拒絕記錄資料夾建立要求,以及輸入核准或拒絕的原因。此頁面也會顯示使用者要求建立的資料夾的所在資料夾名稱和路徑。在頁面開頭,您可以檢視完成工作流程「核准」步驟的指示。如果指令文字不可見,請按一下: 指令圖示

如果要核准或拒絕記錄資料夾的建立,請執行下列動作:

  1. Application EngineWorkplace XT 中,移至作業視圖,然後選取公共收件匣
  2. 選取 RecordsManagerApproval
  3. 如果您要核准記錄資料夾的建立,請按一下 CreateFolder。這個動作會開啟 IBM® Enterprise Records 應用程式的「新增記錄資料夾」頁面。 從這個畫面中,在檔案計劃的指定位置上建立所要求的記錄資料夾。如需建立記錄資料夾的相關資訊,請參閱「新增記錄資料夾」主題。
  4. 建立記錄資料夾之後,請從核准決策功能表中選取已核准。 如果不予核准,請從核准決策功能表中按一下拒絕
  5. 原因文字框中輸入拒絕記錄資料夾建立要求的原因。
  6. 按一下套用儲存所需變更,或者按一下離開忽略變更。 離開會關閉核准步驟頁面,並將工作項目保留在收件匣中。
  7. 按一下重新指派以將核准建立記錄資料夾的作業指派給其他使用者。
  8. 按一下狀態,以檢查建立記錄資料夾工作流程的狀態。
  9. 完成後,按一下完成


意見

前次更新: 2013 年 11 月
create_record_folder_workflow.htm

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