Jos järjestelmässäsi jotkin objektisäilöt on määritetty käyttämään DoD-luokiteltua
tietomallia, osoita ensin, onko fyysinen asiakirja luokiteltu vai
luokittelematon. Tämä prosessi on luokittelemattomille fyysisille asiakirjoille.
Tietoja tästä tehtävästä
Lisätietoja luokiteltujen fyysisten asiakirjojen asiakirjaksi vahvistuksesta on luokitellun fyysisen asiakirjan asiakirjaksi vahvistusta käsittelevässä ohjeaiheessa. Voit käyttää
syöttömallia vahvistaessasi fyysisen asiakirjan asiakirjaksi
IBM® Enterprise
Records -ohjelmassa.
Jos syöttömalli sisältää
arkistonmuodostussuunnitelman sijainnin, fyysinen asiakirja vahvistetaan asiakirjaksi sijainnissa, jossa käyttäjä on aloittanut asiakirjaksi vahvistustoiminnon. Asiakirja vahvistetaan asiakirjaksi myös kaikissa mallissa määritetyissä sijainneissa. Asiakirjojen hallinnoija tai arkiston pääkäyttäjä voi luoda fyysisen
asiakirjan asiakirjaksi vahvistuksen malleja
Application Engine-
tai
Workplace XT -ohjelmassa tai muuttaa niitä. Lisätietoja syöttömalleista on syöttömallien luontia käsittelevässä ohjeaiheessa. Seuraavassa prosessissa
oletetaan, että käytät
IBM Enterprise
Records -ohjelman fyysisen
asiakirjan asiakirjaksi vahvistuksen mallia.
Toimintaohjeet
Voit vahvistaa fyysisen asiakirjan asiakirjaksi
IBM Enterprise
Records -ohjelmassa seuraavasti:
- Siirry IBM Enterprise
Records -ohjelmassa oikeaan kohtaan
arkistonmuodostussuunnitelmassa ja valitse Vahvista asiakirjaksi fyysinen asiakirja.
- Jos Valitse ohjattu toiminto -sivulla näkyy Vahvista asiakirjaksi luokittelematon
asiakirja -valintanappi, napsauta sitä ja valitse
Seuraava.
- Valitse haluamasi syöttömallin nimen alapuolella oleva
Valitse-vaihtoehto.
Tulokset
Voit asettaa ominaisuudet seuraavasti:
- Anna tarvittavat tiedot ominaisuuskenttiin. Kentät vaihtelevat sen mukaan, mitä luokkaa olet
käyttänyt. Esimerkiksi Merkkiasiakirja-oletusluokassa pakolliset kentät ovat seuraavat:
- Tietovälinetyyppi: Esimerkiksi CD-levy tai videokasetti.
- Muoto: CDR tai VHS.
- Tekijä/alkuperä: Fyysisen asiakirjan laatijan tai omistajan nimi.
- Aihe: fyysisen asiakirjan lyhyt kuvaus.
- Julkaisupäivä: Fyysisen asiakirjan luontipäivämäärä.
- Kotisivun sijainti: Fyysisen asiakirjan nykyinen sijainti. Kun
napsautat tätä linkkiä, ohjattu toiminto avaa sivun, jossa näkyy sijaintien luettelo. Valitse haluamasi sijainnin alapuolella oleva
Valitse-vaihtoehto. Ohjattu toiminto
sulkee sivun ja palaa Määritä ominaisuudet -vaiheeseen.
- Jos asiakirjaksi vahvistettava asiakirja on luokitellun asiakirjan kuittaus,
valitse ReceiptOf. Etsi sitten selaamalla kuittauksen viittaama luokiteltu asiakirja ja valitse se. Lisätietoja on kuittauksia käsittelevässä ohjeaiheessa.
- Kun olet antanut tarvittavat tiedot, valitse Valmis.
- Jos sinulla on lisää asiakirjaksi vahvistettavia asiakirjoja, valitse syöttömalli uudelleen. Jos
olet lopettanut, valitse Lopeta.
Voit vahvistaa fyysisen
asiakirjan asiakirjaksi Application Engine- tai
Workplace XT -ohjelmassa seuraavasti:
- Lisää dokumentti. Valitse tiedosto -vaiheessa valitse tiedostolajiksi Ei
mitään.
- Valitse vahvistussivulla Vahvista asiakirjaksi -vaihtoehto.
- Valitse luokittelemattoman asiakirjan vaihtoehto. Lisätietoja luokitelluista asiakirjoista on luokitellun fyysisen asiakirjan asiakirjaksi vahvistusta käsittelevässä ohjeaiheessa.
- Jos käytät ohjattua toimintoa, valitse Hyväksy, tai käytä syöttömallia ja
valitse Valitse.
- Jos haluat käyttää syöttömalleja, siirry FPOS-objektisäilöön
Records Management/Templates -kansiossa ja valitse syöttömalli.
Valitse sitten Hyväksy. Valitse pääkäyttäjien suunnittelema malli. IBM Enterprise
Records -ohjelmassa käytettyä oletusmallia ei voi käyttää Application Engine- tai Workplace XT -ohjelmassa. Tässä rajoituksessa oletetaan, että arkistonmuodostussuunnitelman sijainti on jo valittu
- Voit käyttää ohjattua luetteloasiakirjatoimintoa seuraavien vaiheiden
viimeistelemiseen.
- Valitse Valitse luokka -vaihtoehto ja valitse sitten haluamasi
luokka. Oletusasetuksen mukaan kaikissa FPOS-objektisäilöissä on Merkkiasiakirja-luokka. Pääkäyttäjät
ovat voineet määrittää muitakin vaihtoehtoja.
- Valitse Valitse arkistonmuodostussuunnitelman sijainti ja siirry
sopivaan yksikköön. Koska fyysinen asiakirja voi sijaita vain fyysisessä sijainnissa, valitse vain yksi arkistonmuodostussuunnitelman sijainti.
Sijaintivaihtoehdot ovat yhdistelmäkansio, laatikko tai fyysinen asiakirjakansio.
- Valitse haluamasi yksikön valintaruutu ja valitse Lisää valintaan.
- Oletusselausnäkymän käytön sijasta voit valita minkä tahansa aiemmin luodun
pikakuvakkeen. Valitse sivupalkista Pikakuvakkeet.
- Voit myös etsiä luokkaa tai kansiota nimen perusteella. Valitse sivupalkista
Haku.
- Kun olet lisännyt yksikön valittuihin arkistonmuodostussuunnitelman sijainteihin, voit
tulevaa tarvetta varten valita Lisää pikakuvakkeisiin -vaihtoehdon.
- Kun olet lopettanut sopivan sijainnin valinnan, valitse Hyväksy.
- Jatka Määritä ominaisuudet -vaiheeseen valitsemalla Seuraava.
Voit asettaa ominaisuudet seuraavasti:
- Anna tarvittavat tiedot ominaisuuskenttiin. Kentät vaihtelevat sen mukaan, mitä luokkaa olet
käyttänyt. Esimerkiksi Merkkiasiakirja-oletusluokassa pakolliset kentät ovat seuraavat:
- Tietovälinetyyppi: Esimerkiksi CD-levy tai videokasetti.
- Muoto: CDR tai VHS.
- Tekijä/alkuperä: Fyysisen asiakirjan laatijan tai omistajan nimi.
- Aihe: fyysisen asiakirjan lyhyt kuvaus.
- Julkaisupäivä: Fyysisen asiakirjan luontipäivämäärä.
- Kotisivun sijainti: Fyysisen asiakirjan nykyinen sijainti. Kun
napsautat tätä linkkiä, ohjattu toiminto avaa sivun, jossa näkyy sijaintien luettelo. Valitse haluamasi sijainnin alapuolella oleva
Valitse-vaihtoehto. Ohjattu toiminto
sulkee sivun ja palaa Määritä ominaisuudet -vaiheeseen.
- Jos asiakirjaksi vahvistettava asiakirja on luokitellun asiakirjan kuittaus,
valitse ReceiptOf. Etsi sitten selaamalla kuittauksen viittaama luokiteltu asiakirja ja valitse se. Lisätietoja on kuittauksia käsittelevässä ohjeaiheessa.
- Kun olet antanut tarvittavat tiedot, valitse Valmis.
Tietoja
viivakoodeista
Jos sinulla on viivakoodien lukuun tarvittava laitteisto ja ohjelmisto,
voit skannata viivakoodin suoraan aktiiviseen kenttään tai voit kopioida sen paikallisesta
tietokoneesta ja liittää sen IBM Enterprise
Records -ohjelman
asianmukaisiin kenttiin. Jos haluat käyttää Skannaa fyysiset kohteet
-välilehteä, voit kirjoittaa minkä tahansa merkkijonon viivakoodikenttään.