Existuje několik způsobů, jak může administrátor přizpůsobit nastavení produktu IBM® Enterprise
Records ve vztahu ke
sledům prací, šablonám položek deklarace záznamu, hledáním a sestavám.
Úpravy tříd a vlastností
Produkt
IBM Enterprise
Records podporuje vytváření podtříd u některých tříd
entit. Můžete přidávat podtřídy těchto tříd:
- Složka elektronických záznamů
- Složka hybridních záznamů
- Fyzický kontejner
- Pole
- Složka fyzických záznamů
Existuje několik důvodů, proč vytvářet podtřídy. Patří mezi ně potřeba dalších (uživatelských) vlastností, které by se vztahovaly pouze na
podmnožinu tříd poskytovaných produktem
IBM Enterprise
Records.
Dalším důvodem je potřeba zpracovávat pouze podmnožinu (například
odebírat či prověřovat události pro vaši podtřídu).
Také je možné přidávat uživatelské vlastnosti k existujícím třídám. Způsob zobrazování vlastností v aplikaci IBM Enterprise
Records můžete upravit.
Můžete například upravit zobrazovaný název a zadat předdefinované hodnoty vlastností. Další informace naleznete v souvisejících tématech.
Úpravy sledů prací
Produkt IBM Enterprise
Records nabízí sledy prací, které automatizují pracovní tok
při provádění úloh správy záznamů, například kontroly entit před jejich odstraněním. Tyto sledy prací je možné změnit či upravit pro procesy vaší organizace.
Například můžete přidat nový krok nebo odstranit existující krok, případně změnit posloupnost událostí ve sledu prací. Posloupnost upravíte změnou definice sledu prací. Pokud obchodní procesy vaší organizace vyžadují jiné sledy prací než ty, které nabízí produkt IBM Enterprise
Records, můžete vytvořit nové sledy prací.
Další informace naleznete v tématu tvorby a úpravy sledů prací.
Úpravy šablon položek deklarace záznamu
Pokud chcete zvýšit efektivitu procesu deklarace záznamů, můžete vytvořit šablony položek
pro deklaraci záznamů. Šablony určují výchozí informace, například třídy záznamů, umístění plánu souborů a vlastnosti. Šablony také skrývají některé stránky
průvodce s cílem urychlit proces zadávání položek nebo zabránit zobrazování přednastavených hodnot uživatelům. Produkt
IBM Enterprise
Records obsahuje šablonu položky pro deklaraci fyzických záznamů. Tuto šablonu můžete upravit, případně
můžete vytvořit nové šablony pro deklaraci fyzických i elektronických záznamů. Před uložením šablony položky pro deklaraci fyzických záznamů určete umístění souboru ve složce FPOS\RecordsManagement\Templates, aby byla šablona v aplikaci produktu IBM Enterprise
Records viditelná. Další informace naleznete v tématech tvorby šablony položky.
Úpravy hledání
Aplikace produktu IBM Enterprise
Records obsahuje kartu
Hledání, která nabízí uživatelům rychlý způsob vyhledání entit v rámci plánu souborů. Můžete však vytvořit uložená hledání i
šablony hledání, které pomáhají s prováděním složitějších hledání. Uložená hledání jsou kompletní hledání, která se po výběru uživatelem spouštějí automaticky. Šablony hledání jsou částečně dokončená hledání umožňující interakci uživatele. Produkt IBM Enterprise
Records
poskytuje šablonu hledání obsahující vyhledávací kritérium pro některé obecné charakteristiky, které jsou u produktu
IBM Enterprise
Records specifické pro entitu. Při ukládání uložených hledání nebo šablon hledání, které chcete
používat v produktu IBM Enterprise
Records, zkontrolujte, zda jste nastavili hodnotu pro vlastnost názvu aplikace pro produkt
IBM Enterprise
Records.
Úpravy sestav
Produkt IBM Enterprise
Records obsahuje mnoho sestav, které nabízejí statistické
znázornění různých aktivit prováděných pomocí produktu IBM Enterprise
Records. Tyto sestavy můžete změnit. Můžete například přidávat a odstraňovat pole nebo upravovat parametry sestavy. Můžete také vytvářet nové sestavy, které se zobrazí v aplikaci produktu IBM Enterprise
Records.
Další informace naleznete v tématech tvorby a úpravy sestav.