如果系統上有任何物件儲存庫設為使用「DoD 已分類」資料模型,請先指出此實體記錄已分類還是未分類。此程序用於未分類的實體記錄。
關於這項作業
如果要宣告已分類的實體記錄,請參閱「宣告已分類的實體記錄」主題。
如果要在
IBM® Enterprise
Records 中宣告實體記錄,您可以使用項目範本。
如果項目範本包括檔案計劃位置,則會在使用者啟動宣告動作的位置中宣告實體記錄。此外,也會在範本指定的所有位置中宣告該記錄。
記錄管理者或記錄管理者可以利用
Application Engine
或
Workplace XT 中的「新增項目範本」工具,來建立或修改實體記錄宣告範本。
如需項目範本的相關資訊,請參閱「建立項目範本」主題。下列程序假設您使用預設
IBM Enterprise
Records 實體記錄宣告範本。
程序
如果要在 IBM Enterprise
Records 中宣告實體記錄,請執行下列動作:
- 在 IBM Enterprise
Records 中,移至檔案計劃中的適當位置,然後按一下宣告實體記錄。
- 如果在「選取精靈」頁面中顯示,請選取宣告未分類的記錄圓鈕,然後按下一步。
- 按一下在您要使用的項目範本名稱下面的選取。
結果
如果要設定內容,請執行下列動作:
- 在內容欄位中輸入所需的資訊。根據您使用的類別不同,欄位也有所不同。例如,預設「標記記錄」類別中所需的欄位如下:
- 媒體類型:例如,CD、錄影帶
- 格式:CDR、VHS
- 作者/建立者:建立或擁有實體記錄的人員名稱
- 主旨:實體記錄的簡要說明
- 發佈日期:建立實體記錄的日期。
- 起始位置:實體記錄的現行位置。按一下此鏈結後,精靈會開啟顯示位置清單的頁面。
在所需的位置下,按一下選取。精靈會關閉此頁面並回到設定內容步驟。
- 如果您要宣告的記錄是已分類記錄的回條,請按一下 ReceiptOf。瀏覽至並選取回條件指向的已分類記錄。
如需相關資訊,請參閱「回條」主題。
- 輸入所需資訊後,按一下完成。
- 如果您要宣告多個記錄,請再次選取一個項目範本。如果已完成,請按一下離開。
如果要在 Application Engine 或 Workplace XT
中宣告實體記錄,請執行下列動作:
- 新增文件。在選取檔案步驟中,選擇無作為檔案類型。
- 在確認頁面中,按一下宣告為記錄。
- 選取未分類的記錄選項。如果是已分類的記錄,請參閱「宣告已分類的實體記錄」主題。
- 按一下接受來使用精靈,或按一下選取來使用項目範本。
- 如果是項目範本,請移至 FPOS 物件儲存庫中的 Records Management/Templates 資料夾,選取項目範本,然後按一下接受。選取您管理者所設計的範本。IBM Enterprise
Records 中使用的預設範本無法在 Application Engine 或 Workplace XT 中使用。這項限制假設已選取檔案計劃位置。
- 如果要使用型錄記錄精靈,請完成下列步驟:
- 按一下選取類別並選取適當的類別。依預設,所有 FPOS 物件儲存庫均提供「標記記錄」類別。您可能具有您的管理員提供的其他選項。
- 按一下選取檔案計劃位置並移至適當的實體。因為實體記錄只能位於一個實體位置,請只選取一個檔案計劃位置。
位置選項包括混合式資料夾、產品盒或實體記錄資料夾。
- 選取適當實體的勾選框,並按一下新增到選取。
- 您可以從之前建立的捷徑選取,而無需使用預設「瀏覽」視圖。按一下資訊看板中的捷徑。
- 您還可以依名稱搜尋種類或資料夾。按一下資訊看板中的搜尋。
- 將實體新增到「選取的檔案計劃位置」後,您可以按一下新增到捷徑以便稍後使用。
- 選取了適當的位置後,按一下接受。
- 按下一步以繼續「設定內容」步驟。
如果要設定內容,請執行下列動作:
- 在內容欄位中輸入所需的資訊。根據您使用的類別不同,欄位也有所不同。例如,預設「標記記錄」類別中所需的欄位如下:
- 媒體類型:例如,CD、錄影帶
- 格式:CDR、VHS
- 作者/建立者:建立或擁有實體記錄的人員名稱
- 主旨:實體記錄的簡要說明
- 發佈日期:建立實體記錄的日期。
- 起始位置:實體記錄的現行位置。按一下此鏈結後,精靈會開啟顯示位置清單的頁面。
在所需的位置下,按一下選取。精靈會關閉此頁面並回到設定內容步驟。
- 如果您要宣告的記錄是已分類記錄的回條,請按一下 ReceiptOf。瀏覽至並選取回條件指向的已分類記錄。如需相關資訊,請參閱「回條」主題。
- 輸入所需資訊後,按一下完成。
關於條碼
如果您的軟硬體有提供條碼資料,您可以將條碼直接掃描到作用欄位中,也可以從本端電腦複製條碼,再貼到 IBM Enterprise
Records 的相關欄位中。
如果要使用掃描實體中的實體項目標籤,您可以在條碼欄位輸入任何字串。