IBM Enterprise Records, Versão 5.1.2   

Componentes do IBM Enterprise Records

No IBM® Enterprise Records, os registros são armazenados em uma estrutura hierárquica que contém componentes de gerenciamento de registro, como modelos de dados, armazenamentos de objeto e planejamentos de arquivos.

Modelos de Dados

Antes de instalar o aplicativo IBM Enterprise Records, você deve escolher o tipo de instalação (modelo de dados) que mais se ajusta a suas necessidades de gerenciamento de registros. Um modelo de dados é um modelo para um armazenamento de objetos de plano de arquivos compatível com determinadas normas de gerenciamento de registros. O modelo de dados pode incluir metadados e recursos de segurança.

Os modelos de dados estão contidos em complementos que podem ser incluídos em seu ambiente. É possível configurar armazenamentos de objetos para usar os modelos de dados selecionados.

Ao criar um armazenamento de objetos de plano de arquivos, você deve selecionar um modelo de dados. Os seguintes modelos de dados estão disponíveis:
Base
Fornece as principais funções e propriedades de gerenciamento de registros. O modelo de dados Base é a instalação mais comum, porque inclui o número mínimo de propriedades e funciona para a maioria das organizações. Funcionalmente, o modelo de dados Base fornece a mesma capacidade que o modelo de dados DoD Baseline. O modelo de dados Base é suficiente para atender a maioria dos requisitos de gerenciamento de registros. No entanto, ele não adere às normas do DoD, DoD Classified ou PRO.
DoD Baseline
Preenche a norma de linha de base do Department of Defense (DoD) 5015.2. Esse documento do Department of Defense descreve como os registros devem ser gerenciados de acordo com as normas do Department of Defense. Além disso, o modelo de dados DoD baseline define interfaces de sistema e critérios de procura específicos. O modelo de dados também descreve os requisitos mínimos de gerenciamento de registros que se baseiam em regulamentos atuais do National Archives and Records Administration (NARA).
DoD Classified
Preenche os requisitos do Capítulo 4 do Department of Defense (DoD), incluindo o gerenciamento de registros classificados. Inclui as propriedades necessárias à versão 2 da norma do DoD Classified (DoD 5015.2) para gerenciar registros classificados.
Public Records Office (PRO)
Satisfaz os requisitos do Public Record Office (de acordo com a norma do Reino Unido). Inclui as propriedades necessárias à norma do PRO 2002. O modelo de dados PRO foi descontinuado.

Armazenamentos de Objetos

Um armazenamento de objeto é um repositório de objetos e um conjunto de serviços de armazenamento e recuperação associados para esses objetos. Um armazenamento de objeto pode ser um dos seguintes tipos:
Armazenamento de objetos de plano de arquivos (FPOS)
Contém o planejamento de arquivos, ou seja, toda a hierarquia de entidades de gerenciamento de registros criadas.
Armazenador de objetos ativado para registro (ROS)
Contém documentos que podem ser declarados como registros em um FPOS.
Configure armazenamentos de objetos separados para registros (metadados) e documentos que sejam declarados como registros. Portanto, o FPOS contém a estrutura do planejamento de arquivos, enquanto que o ROS contém documentos, alguns dos quais são declarados como registros. O repositório do armazenamento de objetos de plano de arquivos é necessário para conter os objetos de gerenciamento de registros que são necessários para classificar registros. O repositório do armazenador de objetos ativado para registros é necessário para conter os documentos que podem ser declarados como registros. Geralmente, muitos usuários podem ter acesso ao ROS, mas não às entidades que compõem o planejamento de arquivos no FPOS. Você pode ter mais de um ROS associado a um FPOS.

Você deve decidir como os documentos serão armazenados, declarados como registros e planejados para disposição. Organize seus planejamentos de arquivos, armazenamentos de objetos, categorias de registro e registros para manipular melhor os requisitos nos sites. Por exemplo, um planejamento de arquivos é um esquema de arquivamento estruturado que um sistema de gerenciamento de registros usa para suportar um planejamento de retenção. Esse esquema se baseia em um esquema de classificação de negócios. Não há nenhum planejamento de arquivos universal para todas as empresas. Cada planejamento de arquivos é exclusivo e depende dos negócios com os quais uma empresa ou organização lida. O propósito de um planejamento de arquivos é que os administradores de registros gerenciem a retenção e a disposição de registros. Ele é usado para aplicar políticas de gerenciamento de registros.

A figura a seguir representa a estrutura hierárquica dessas entidades.

Figura 1. Estrutura hierárquica do IBM Enterprise RecordsEste gráfico representa uma estrutura hierárquica de registros em que um armazenamento de objetos de plano de arquivos está no nível superior.

Planejamentos de Arquivos

Um planejamento de arquivos define a organização de registros. Em um planejamento de arquivos, você armazena registros em uma hierarquia estruturada que preserva o contexto dos registros. Por exemplo, a Categoria LEG100 pode ter uma definição que é Contratos jurídicos relacionados a xxx. Portanto, examinando o local do plano de arquivos de um registro colocado na categoria LEG100, você terá o contexto de qual é o registro. É possível criar planejamentos de arquivos que reflitam funções de negócios da organização. É possível, então, catalogar registros sob esses planejamentos de arquivos que se baseiam nessas funções de negócios. É possível criar um planejamento de arquivos para os recursos humanos ou organizações financeiras.

Também é possível associar um padrão de nomenclatura a um planejamento de arquivos. Todas as entidades criadas no plano de arquivos seguem o padrão de nomenclatura do registro. Um padrão de nomenclatura fornece uma maneira de nomear automaticamente categorias de registro, pastas de registros e registros para atender às convenções. Por exemplo, é possível exigir que a convenção de nomenclatura da pasta de registro seja de ano, espaço, assunto (metadados) da categoria contida, espaço e um número com cinco dígitos (2006, LOAN 00005). Para nomear registros automaticamente, é possível associar um padrão de nomenclatura ao contêiner-pai. O padrão do registro é uma propriedade do contêiner. Todos os registros declarados nesse contêiner adquirem o próximo nome na sequência padrão e são incrementados de acordo com os valores configurados.

A estrutura de tópicos a seguir é um exemplo de hierarquia de planejamento de arquivos:
General management (category)
     Correspondence files (folder)
     Program briefings (folder)
          2013 Management training conference (volume)
          2014 Management training conference (volume)
Information management (category)
     Correspondence files (folder)
     Operator's number sheets (folder)

Categorias de Registro

Uma categoria de registro categoriza um conjunto de registros relacionados em um planejamento de arquivos. As categorias de registro são criadas para catalogar registros com base em categorias funcionais. Os planejamentos de arquivos mais comuns categorizam registros ao longo de linhas funcionais. No nível superior do planejamento de arquivos, você tem as funções principais, como Jurídico, Vendas e HR. Depois de cada uma dessas funções, você categoriza ainda mais os registros. Se estiver usando categorias funcionais, você está usando as categorias no início do planejamento de arquivos. Os registros de RH estão em uma árvore separada de Jurídico. Portanto, se você tiver um contrato, ele será colocado na árvore Jurídico ou árvore RH, dependendo da área funcional a que ele pertence. Uma categoria de registro pode conter subcategorias ou pastas de registros, mas não ambos. É possível associar regras de retenção e disposição a cada categoria. Essas regras aplicam-se a todas as pastas de registros e registros que são criados dentro da categoria.

Pastas de Registros

Uma pasta de registro é um contêiner para registros relacionados. É possível usar uma pasta de registro para gerenciar registros de acordo com os períodos de retenção e eventos de disposição especificados. Por exemplo, faturas são arquivadas na pasta Fatura. Há sempre um volume aberto na pasta. Um novo volume é aberto regularmente (semanal, mensal, trimestral). Quando o novo volume é criado, o volume antigo é encerrado e inicia sua disposição. Todas as faturas de um volume são excluídas quando o volume expira. Portanto, você não está fazendo disposição baseada em informações no registro, como ContractClosed. Todos os registros de um período de tempo especificado são excluídos automaticamente como uma unidade única. É possível criar pastas de registros eletrônicos, físicos e híbridos em uma categoria para gerenciar registros eletrônicos e físicos.
Pasta eletrônica
Usada para armazenar registros eletrônicos. Uma pasta eletrônica também pode conter marcadores. Um marcador é uma entrada eletrônica para um registro físico que não pode ser armazenado em um arquivo físico. Exemplos desses registros são planos grandes de construção, fitas de vídeo ou um banco de dados. Quando você vir o Registro Físico no diagrama antecipadamente, um marcador que aponta para o registro é o que está armazenado na pasta.
Pasta física
Armazena registros para itens físicos, como registros em papel. Uma pasta física é uma entrada virtual para uma pasta de papel. Com base na estrutura de armazenamento físico de sua organização, é possível modelar a hierarquia de pastas físicas no IBM Enterprise Records.
Caixa
Entidades físicas de modelos que contêm outras entidades físicas. Por exemplo, é possível criar um warehouse contendo prateleiras que contêm caixas que contêm pastas físicas. Uma caixa pode conter outra caixa, uma pasta física ou um registro.
Pasta híbrida
Pode conter os registros eletrônicos e físicos, no caso de você ter a necessidade desse tipo coleção combinada. Um híbrido também contém um ou mais volumes. Não há diferenças comportamentais entre uma pasta eletrônica e uma pasta híbrida. No entanto, uma pasta híbrida tem mais metadados que descrevem uma entidade física. Esses metadados incluem o local inicial, que é o local atual do registro físico.

Volumes

Um volume é uma subdivisão lógica de uma pasta de registro em unidades menores e fáceis de gerenciar. Um volume pode existir apenas em uma pasta. Uma pasta de registro sempre contém pelo menos um volume, que é criado automaticamente pelo sistema quando uma pasta de registro é criada. Depois disso, é possível criar qualquer número de volumes em uma pasta de registro.

Registros

Um registro fornece metadados sobre um documento ou objeto físico que é colocado sob controle do IBM Enterprise Records. Um registro pode herdar algum de seus comportamentos da pasta de registro em que foi criado. Por exemplo, ele herda o planejamento de disposição da pasta de registro pai. Os registros podem ser categorizados nos seguintes tipos:
Registro eletrônico
Um registro eletrônico aponta para um documento eletrônico.
Marcador
Um marcador aponta para um objeto físico ou um documento em papel.
Registro vital
Um registro vital é necessário para atender as responsabilidades operacionais durante uma emergência corporativa. Os registros vitais são necessários para ter uma revisão e atualização periódicas.
Registro permanente
Um registro permanente possui histórico suficiente ou outro valor para garantir a preservação contínua pela organização. Essa preservação dura além do tempo normal necessário para fins administrativos, jurídicos ou fiscais.

Tipos de Registros

Um tipo de registro é uma categorização de registros que se baseiam em características comuns entre os registros. Você usa tipos de registros quando um grupo de registros tem um planejamento de disposição diferente daquele associado à sua categoria ou pasta de registro.

Por exemplo, pode ser necessário manter um arquivo de registro de funcionário por 12 anos para fins de contabilidade ou de folha de pagamento. No entanto, para registros de avaliação de desempenho que devem ser retidos por apenas sete anos, é possível criar um tipo de registro com um planejamento da disposição diferente. É possível associar registros de avaliação de desempenho a esse tipo de registro para assegurar que os registros de avaliação sejam excluídos antes que o arquivo de registro de um funcionário seja excluído.



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Última atualização: Novembro de 2013
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