IBM Enterprise Records, 버전 5.1.2    

처리 스케줄 정의

인증된 사용자는 처리 스케줄을 정의하고 이 스케줄을 레코드 카테고리, 레코드 폴더 또는 레코드 유형과 연관시킵니다. 처리 스케줄은 레코드 운영자 또는 레코드 관리자가 정의할 수 있습니다. PRO 데이터 모델에서는 레코드 운영자, 레코드 관리자 또는 검토자가 처리 스케줄을 엔티티에 지정할 수 있습니다. Base 및 DoD 데이터 모델에서는 레코드 운영자 또는 레코드 관리자가 처리 스케줄을 엔티티에 지정할 수 있습니다.

이 태스크 정보

처리 스케줄에는 영향을 받는 엔티티가 검토, 내보내기, 전송 또는 삭제와 같은 처리 단계를 거치는 여러 단계가 있을 수 있습니다. 처리 스케줄에 여러 단계가 필요하지는 않지만 일반적으로 스케줄에는 다음 두 단계가 포함됩니다. 사용자 환경 설정에서 처리 스케줄 마법사에 대한 표시 설정이 단순으로 설정된 경우, 스케줄은 기본적으로 보유 기간 없이 자동 삭제 수행을 사용하는 하나의 단계로 설정됩니다. 자세한 정보는 사용자 및 사이트 환경 설정 주제를 참조하십시오.

프로시저

처리 스케줄을 정의하려면 다음을 수행하십시오.

  1. 처리 탭을 선택하십시오.
  2. 처리 스케줄을 클릭하십시오.
  3. 처리 스케줄 추가를 클릭하십시오.
    제한사항: 사용자 환경 설정에서 처리 스케줄 마법사에 대한 표시 설정이 단순으로 설정된 경우, 단계 패널에 단계 설정이 표시되지 않습니다.
    1. 스케줄의 이름 및 설명을 입력하십시오. 설명은 선택사항입니다.
    2. 엔티티 처리를 담당하는 권한의 이름을 입력하고 다음을 클릭하십시오. 이 필드는 선택사항입니다.
    3. 해당 라디오 단추를 클릭하여 컷오프를 시작하는 트리거를 선택하십시오. 사용자 또는 사이트 환경 설정에서 처리 스케줄 마법사에 대한 표시 설정이 단순으로 설정된 경우 내부 이벤트 트리거만 사용 가능합니다.
      • 달력 날짜의 경우 날짜를 입력하거나 달력 제어를 사용할 수 있습니다.이 수행은 정상적인 처리 스케줄의 경우에 해당합니다.
      • 사전 정의된 날짜, 내부 이벤트, 외부 이벤트 또는 반복 이벤트의 경우 메뉴에서 항목을 선택하십시오. 이러한 항목은 이전에 IBM® Enterprise Records 구성 탭에서 작성되었습니다. 상세정보 표시를 클릭하여 트리거의 상세정보를 표시하십시오. 트리거 추가에 대한 정보는 날짜 및 이벤트 추가 주제를 참조하십시오.
    4. 컷오프 오프셋을 설정하십시오. 자세한 내용은 이 주제의 뒷부분에 나오는 컷오프 및 컷오프 오프셋 설정 절을 참조하십시오.
    5. 엔티티의 컷오프를 트리거하는 조건을 설정하십시오. 컷오프는 자동으로 실행되거나 승인을 요구할 수 있습니다. 승인을 요구하려면 처리 컷오프 조치를 지정합니다. 자동 컷오프의 경우 처리 컷오프 조치를 지정하지 마십시오. 사용자 및 사이트 환경 설정에서 처리 스케줄 마법사에 대한 표시 설정이 단순으로 설정된 경우 처리 컷오프 수행이 표시되지 않습니다.
      • 각 컷오프 수행은 이전에 IBM Enterprise Records 구성 탭에서 추가되었으며 연관된 워크플로우가 있습니다. 처리 스윕은 컷오프 후 오프셋이 경과한 다음 이 워크플로우를 자동으로 시작합니다. 정상적인 처리 스케줄의 경우 처리 컷오프 수행 메뉴에는 컷오프 수행 유형에 속하는 수행만 포함됩니다. 수행에 대한 자세한 정보는 수행 주제를 참조하십시오.
    6. 원하는 경우, 컷오프 기준 날짜를 지정하도록 컷오프 기준을 수정하십시오. 컷오프 기준 메뉴에서 개별 IBM Enterprise Records 엔티티 특성을 기반으로 컷오프 날짜를 계산하는 IBM Enterprise Records 날짜 특성 세트를 제공합니다.

      컷오프 오프셋을 설정하십시오. 자세한 내용은 이 주제의 뒷부분에 나오는 컷오프 및 컷오프 오프셋 설정 절을 참조하십시오.

    7. 사용자 또는 사이트 환경 설정에서 처리 스케줄 마법사에 대한 표시 설정이 상세로 설정된 경우, 다음을 클릭하십시오. 이 수행은 현재 스케줄에 대한 보유 기간(단계라고 함)을 하나 이상 작성합니다. 완료를 클릭하면 처리 스케줄과 연관된 엔티티는 특정 보유 기간을 갖지 않습니다.사용자 환경 설정에서 처리 스케줄 마법사에 대한 표시 설정이 단순으로 설정된 경우, 완료를 클릭하십시오. 여기에는 자동 삭제 수행 RMAutoDestroyAction을 사용하는 하나의 단계만 있습니다. 화면 필요False로 설정됩니다. 기본 보유 기간은 0년 0개월 0일입니다. 대체 보유 기간이 자동으로 작성되지 않습니다.

결과

컷오프 및 컷오프 오프셋 설정

IBM Enterprise Records에서는 단계에 대한 보유 기간 또는 컷오프 오프셋을 설정하여 보유 기간을 정의할 수 있습니다.

컷오프 오프셋이 지정되어 있지 않고 단계 보유 기간이 설정된 경우, 이벤트 조건이 충족되면 스윕이 엔티티에 대해 컷오프를 수행합니다. 컷오프를 수행할 엔티티가 컨테이너일 경우, 새 레코드가 추가되지 않도록 이 컨테이너도 닫힙니다. 그러면 보유 기간이 단계에 정의된 보유 기간에 컷오프 날짜를 더한 값으로 계산됩니다. 서로 다른 스케줄 구성에 따라 컷오프 날짜 계산 시 다음 규칙이 적용됩니다.
  • 내부 이벤트 트리거를 사용하고 컷오프 기준 날짜를 엔티티 특성으로 설정합니다.

    컷오프 날짜는 컷오프 기준 날짜의 값입니다.

  • 이벤트 트리거의 날짜 유형(외부 이벤트, 사전 정의된 날짜)을 사용하고 컷오프 기준 날짜를 이벤트 날짜로 설정합니다.

    컷오프 날짜는 이벤트 트리거 날짜입니다.

  • 내부 이벤트 트리거를 사용하고 컷오프 기준 날짜를 이벤트 날짜로 설정합니다.

    컷오프 날짜는 스윕이 실행된 날짜입니다.

  • 이벤트 트리거의 날짜 유형(외부 이벤트, 사전 정의된 날짜)을 둘 다 사용하고 컷오프 기준 날짜를 엔티티 특성으로 설정합니다.

    컷오프 날짜는 두 날짜 중 최신 날짜입니다.

컷오프 이벤트 오프셋을 사용할 경우 해당 오프셋 기간의 끝에 도달할 때까지 엔티티가 컷오프되지 않습니다. 따라서 보유 기간 동안에는 컨테이너가 열려 있습니다. 서로 다른 스케줄 구성에 따라 컷오프 날짜 계산 시 다음 규칙이 적용됩니다.
  • 내부 이벤트 트리거를 사용하고 컷오프 기준 날짜를 엔티티 특성으로 설정합니다.

    컷오프 날짜는 컷오프 기준 날짜에 컷오프 오프셋을 더한 값입니다.

  • 이벤트 트리거의 날짜 유형(외부 이벤트, 사전 정의된 날짜)을 사용하고 컷오프 기준 날짜를 이벤트 날짜로 설정합니다.

    컷오프 날짜는 이벤트 트리거 날짜에 컷오프 오프셋을 더한 값입니다.

  • 내부 이벤트 트리거를 사용하고 컷오프 기준 날짜를 이벤트 날짜로 설정합니다.

    컷오프 날짜는 스윕 실행 날짜에 컷오프 오프셋을 더한 값입니다.

중요사항: 스케줄에 대한 업데이트(예: 이름)가 컷오프 날짜 스윕 재계산을 트리거하고 새 스윕 실행 날짜에 오프셋을 더한 날짜로 계산하여 컷오프가 연기되기 때문에, 이 마지막 구성은 사용하지 마십시오. 컷오프 기준 날짜에 사용된 레코드 특성이 없는 경우 단계에 대한 보유 기간을 사용하는 것이 좋습니다.

사용자 또는 사이트 환경 설정에서 처리 스케줄 마법사에 대한 표시 설정이 단순으로 설정된 경우, 스케줄은 기본적으로 단계에 대한 보유 기간을 설정하지 않습니다. 또한 스케줄은 대신 오프셋 메커니즘을 사용하여 보유 기간을 정의합니다.

단계 설정

단계를 처리 스케줄과 연관시키면 엔티티에 대해 다양한 작업을 서로 다른 간격으로 수행할 수 있습니다. 각 단계는 엔티티에 대한 처리 조치 및 보유 기간을 지정합니다. 예를 들어, 처리 전에 엔티티를 검토하려면 처리 스케줄에 두 단계를 추가합니다. 첫 번째 단계는 엔티티의 검토를 지정하고 두 번째 단계는 엔티티의 처리를 지정합니다. IBM Enterprise Records에서는 처리 스케줄의 여러 단계를 사용자가 스케줄에 단계를 추가한 순서대로 실행합니다.

또한 한 단계 내에 여러 대체 보유를 정의할 수도 있습니다. 대체 보유는 특성 값을 기반으로 가변 보유 기간을 제공합니다. 대체 보유 조건이 모두 true가 아닌 경우 IBM Enterprise Records에서 기본 보유 기간을 사용합니다. 둘 이상의 대체 보유 조건이 true인 경우 IBM Enterprise Records에서 보유 기간이 가장 긴 대체 보유를 적용합니다.

중요사항: 대체 보유 수 또는 기준의 복잡도가 보유 계산의 성능에 영향을 미칩니다.

IBM Enterprise Records에서 엔티티에 대해 컷오프 수행을 적용한 후 처리 스케줄의 첫 번째 단계가 해당 엔티티에 적용됩니다. 첫 번째 단계의 보유 기간이 끝나면 엔티티에 대해 해당 단계와 연관된 처리 조치를 수행해야 합니다. IBM Enterprise Records에서 연관된 처리 수행을 완료하고 스케줄의 다음 단계가 권한이 부여된 사용자로부터 승인을 얻은 후 시작됩니다.

처리 스케줄에 단계를 추가하려면 다음을 수행하십시오.

  1. 새로 추가를 클릭하여 단계 특성 페이지를 여십시오.
  2. 단계에 대한 이름 및 설명을 입력하십시오.
  3. 메뉴에서 단계 수행을 선택하십시오.
    • 이러한 수행은 이전에 IBM Enterprise Records 구성 탭에서 작성되었습니다.
    • IBM Enterprise Records에서는 단계의 끝에 엔티티에 대한 수행을 완료합니다.
    • 각 수행에는 IBM Enterprise Records에서 해당 수행에 대해 시작하는 사전 정의된 워크플로우가 포함됩니다.
    제한사항: 엔티티를 전송하거나 영구삭제하는 단계가 최종 단계입니다. 이러한 유형의 수행 후에는 다른 단계를 추가할 수 없습니다.
  4. 차단이 필수임 필드에서 단계와 연관된 워크플로우를 시작하기 전에 엔티티 검토가 필요하면 True를 선택하십시오. 차단이 필수가 아니면 거짓을 선택하십시오.
  5. 단계에 대해 전송, 내보내기 또는 임시 전송 수행을 선택하는 경우 내보내기 대상 필드에 위치를 입력하십시오. 위치는 다음과 같을 수 있습니다.
    • 원격 서버(예: \\server name\folder name)
    • 로컬 드라이브의 폴더(예: 로컬 드라이브:\폴더 이름)
  6. 이 단계에서 엔티티에 대한 기본 보유 기간을 지정합니다. 대체 보유 기간을 지정하지 않는 경우 값은 필수입니다.
  7. 엔티티가 특성을 기준으로 더 오래 또는 짧은 시간 동안 단계에서 유지되도록 조건을 설정하려면 다음 단계를 완료하십시오. 이러한 단계는 대체 보유 기간을 작성합니다.
    1. 새로 추가를 클릭하여 대체 보유 창을 표시하십시오.
    2. 메뉴에서 특성 이름을 선택하십시오.
    3. 목록에서 연산자를 선택하십시오.
    4. 특성 값을 지정하십시오. 입력하는 값은 특성에 따라 달라집니다.
    5. 보유 기간의 시작 날짜로 보유 기반을 선택하십시오.
    6. 보유 기간 일수를 년, 월 및 일로 지정하십시오. IBM Enterprise Records에서 여기에 지정된 값을 보유 기반에 추가합니다. 결과 날짜에 대해 IBM Enterprise Records에서 엔티티에 단계 수행을 적용합니다.
    7. 승인을 클릭하여 이 대체 보유를 현재 스케줄에 추가하고 단계 특성 창으로 돌아가십시오.
    8. 새로 추가를 클릭하여 각 조건에 대한 대체 보유 추가를 계속하십시오. IBM Enterprise Records에서 이전 대체 보유의 데이터로 모든 필드를 채우므로 사용자가 필수 필드만 변경할 수 있습니다. 필요한 경우 대체 보유의 제거 선택란을 선택하고 적용을 클릭하여 해당 조건을 제거할 수 있습니다.
  8. 승인을 클릭하여 단계를 마치십시오. IBM Enterprise Records에서 단계 및 상세 정보를 스케줄의 단계 목록에 추가합니다.
  9. 단계를 더 추가하려면 새로 추가를 클릭하십시오. 그렇지 않으면, 완료를 클릭하여 처리 스케줄을 완료하십시오.


피드백

마지막 업데이트 날짜: 2013년 11월
define_a_disposal_schedule.htm

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