IBM Enterprise Records, Versão 5.1.2    

Registos

Um registo é uma referência para informações e faculta metadados para gerir as mesmas. Um registo pode receber uma herança do contentor onde foi criado. Por exemplo, o registo pode herdar a agenda de eliminação do contentor ascendente. Os registos podem ser electrónicos ou físicos. Os registos, electrónicos e físicos, podem ser catalogados como vitais e assinalados como registos permanentes. O modelo de dados do capítulo 4 DoD permite a declaração de registos com uma classificação de segurança, incluindo Ultra secreto, Secreto, Confidencial ou Não classificado. O modelo de dados PRO permite a classificação de registos como Ultra secreto, Secreto, Confidencial, Restrito ou Não classificado.

Os modelos de dados Base e DoD permitem a declaração de registos, registos em categorias de registo, pastas de registo e volumes. O modelo de dados PRO permite a declaração de registos, registos em pastas de registo e volumes.

Atenção: Se actualizar um registo não classificado para uma classificação superior, como Secreto, muitas das propriedades requeridas par ao registo actualizado poderão estar em falta. Para se certificar de que atribui as propriedades correctas ao registo, aceda à página de informações do registo. Faça clique em Classificação de segurança. Indique todas as propriedades "requeridas" em falta para a classificação desse registo. Faça clique em Aplicar.

Registos electrónicos

Um registo electrónico remete para um documento electrónico como, por exemplo, um documento do Content Platform Engine ou uma mensagem de correio electrónico. Para documentos do Content Platform Engine, pode criar um registo separado para cada versão de um documento ou um registo único para um conjunto de versões do documento. Pode armazenar registos electrónicos em pastas electrónicas e híbridas.

A eliminação de um registo elimina apenas a versão do documento para a qual o registo remete. Se existir apenas uma versão do documento, será eliminada a totalidade da série da versão do documento. Por exemplo, se um documento tiver várias versões e uma das versões for declarada como registo, apenas a versão declarada como registo é eliminada com o registo. Outra versão que não seja declarada como registo, ou que seja declarada utilizando um registo diferente, não será eliminada.

Registos físicos

Um registo físico, por vezes designado por marcador, consiste em metadados sobre um documento físico ou outro objecto como, por exemplo, registos em papel, bandas ou microfilmes. Pode armazenar registos físicos em qualquer tipo de pasta de registos. Contudo, excepto nas pastas electrónicas, um registo físico pode ser declarados em apenas um contentor. Este contentor pode ser uma pasta híbrida, uma pasta física ou uma caixa. Após um registo físico ser declarado num contentor, não é possível arquivar o registo noutro contentor, excepto se o contentor for uma pasta electrónica. Esta restrição modela o armazenamento físico para o registo. Por exemplo, se tiver uma única fita com cópia de segurança, apenas poderá armazenar fisicamente a banda numa caixa.

Para obter mais informações sobre gerir registos físicos, consulte o tópico sobre entidades físicas.

Registos confidenciais

Em modelos de dados DoD Classified, os registos são classificados como Ultra secretos, Secretos, Confidenciais Não classificados. Pode aceder apenas aos registos que correspondem ao nível de acesso de segurança. Para obter mais informações sobre declarar registos classificados, consulte os tópicos sobre declarar registos físicos e propriedades de classificação de segurança.

Registos vitais

Os registos vitais são registos fundamentais de uma agência, necessários ao cumprimento de responsabilidades operacionais durante uma emergência ou desastre. Para assegurar a ocorrência de revisões periódicas destes registos, assinale uma categoria de registo, pasta de registos ou volume como Vital, para que todos os registos criados nestes contentores sejam automaticamente classificados como vitais.

Ao marcar um contentor como Vital, seleccione o evento periódico que activa a revisão periódica ou actualização dos registos vitais. Seleccione também a acção iniciada com o evento de revisão. Sempre que ocorre um evento periódico, o fluxo de trabalho de revisão de registos vitais associado ao evento é iniciado. Para obter mais informações, consulte o tópico sobre registos vitais.

O IBM® Enterprise Records inclui um relatório, intitulado Registos vitais para eliminação, que apresenta os registos vitais electrónicos que se destinam a eliminação dentro de um determinado período de tempo. Para obter mais informações sobre relatórios, consulte o tópico sobre criar relatórios.

Registos permanentes

Um registo permanente é identificado como tendo um valor suficiente para requerer a preservação, pela organização, para além do período de tempo normalmente necessário. Pode assinalar um registo como Permanente, definindo o valor da respectiva propriedade Indicador de registo permanente como True. Por predefinição, esta propriedade não é apresentada no IBM Enterprise Records para o assistente de instalação de declaração. Quando criar uma categoria ou pasta, a propriedade Indicador de registo permanente não é apresentada por predefinição. Se não pretender que a propriedade seja apresentada nestes casos, altere a propriedade para oculto, através do IBM Datacap Taskmaster Capture Connector for EMC Documentum. Para obter mais informações sobre apresentar a propriedade Indicador de registo permanente no Content Platform Engine, consulte o tópico sobre personalizar a apresentação de propriedades.

Não existe um comportamento associado à propriedade Indicador de registo permanente. A propriedade é meramente informativa e, apesar de o Indicador de registo permanente estar definido como True, o registo ainda poderá ser eliminado



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Última actualização: Novembro de 2013
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