Jeder IBM® Enterprise Records-Entität ist eine Gruppe von Informationsseiten zugeordnet, auf die Sie über das entsprechende Symbol Informationen abrufen () zugreifen können.
Die Informationsseiten einer Entität stellen Eigenschaftsinformationen in Ansichten dar. Benutzer mit ausreichenden Zugriffsberechtigungen können die Eigenschaftswerte der Entität anzeigen und ändern. Über die Informationsseiten können Sie unterschiedliche Aktionen an der angezeigten Entität durchführen. Diese Aktionen entsprechen in der Regel dem Menü der Entität auf der Registerkarte Durchsuchen.
So zeigen Sie die Eigenschaften einer Entität an und ändern sie:
Wenn Sie Eigenschaften in einer bestimmten Ansicht ändern, sie jedoch vor dem Wechsel zu einer anderen Eigenschaftenseite nicht anwenden, wird die geänderte Seite markiert. Die Seite wird mit einem Stiftsymbol angezeigt. Wenn Sie beim Ändern nicht auf jeder Seite auf Anwenden klicken, kehren Sie zu jeder mit einem Stiftsymbol gekennzeichneten Seite zurück und klicken Sie auf Anwenden. Andernfalls gehen diese Änderungen beim Verlassen der Informationsseiten verloren. Eigenschaften werden je nach funktionellen Rechten, die für Ihre Rolle verfügbar sind, schreibgeschützt oder bearbeitbar angezeigt.
So drucken Sie Eigenschaften einer Entität aus:
Der Link Druckbare Ansicht auf einigen Informationsseiten stellt eine eindeutige Liste von Eigenschaften in einem druckbaren Format bereit. Für eine Entität sieht die Liste Druckbare Ansicht in der Regel gleich aus, unabhängig von der Informationsseite, von der Sie auf den Bericht zugreifen. Sie fallen jedoch je nach Einheitentyp unterschiedlich aus. So zeigen Sie die Liste Druckbare Ansicht an:
Die folgende Tabelle beschreibt die Ansichten, die auf den Informationsseiten verfügbar sind. Jeder Einheitentyp verfügt über einen eigenen Satz von Ansichten.
Ansicht | Beschreibung |
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Eigenschaften | Die Ansicht "Eigenschaften" wird beim Öffnen der Informationsseiten einer Einheit standardmäßig angezeigt. Hier finden Sie alle mit der betreffenden Entität verbundenen Eigenschaften. Ein Stern gibt an, dass ein Eigenschaftswert erforderlich ist. Diese Ansicht dient hauptsächlich dazu, die Eigenschaften einer Einheit zu überprüfen und bei Bedarf zu ändern. |
Sicherheitsklassifikation | Diese Ansicht enthält die Eigenschaften zum Thema Sicherheitsklassifikation. In der Ansicht "Sicherheitsklassifikation" können Sie die Metadaten-Eigenschaften von klassifizierten Schriftstücken nach deren Ablage bearbeiten. Weitere Informationen finden Sie im Thema über Sicherheitsklassifikations-Eigenschaften. |
Aussonderung | In der Ansicht "Aussonderung" ändern Sie den derzeit mit der Einheit verbundenen Aussonderungszeitplan. Dazu können Sie entweder den Aussonderungszeitplan der übergeordneten Einheit übernehmen ("erben") oder der Einheit einen anderen Zeitplan zuordnen. Außerdem können Sie den Benutzer oder die Gruppe ändern, die für die Aussonderung der Einheit zuständig ist. Weitere Informationen zum Zuordnen eines anderen Aussonderungszeitplans zu einer Entität finden Sie in "Ändern des Aussonderungszeitplans einer Entität". |
Notwendiges Schriftstück | In der Ansicht "Notwendiges Schriftstück" können Sie angeben, ob die Kategorie bzw. der Ordner kritische Schriftstücke enthält. Wählen Sie in dieser Ansicht das Ereignis aus, das die regelmäßige Prüfung oder Aktualisierung der notwendigen Schriftstücke auslöst. Wählen Sie auch die Aktion aus, die bei Eintritt des Überprüfungsereignisses ausgeführt werden soll. Weitere Informationen finden Sie im Thema über notwendige Schriftstücke. |
Bedingung | In der Ansicht "Bedingung" werden die Auslösekriterien für ein internes Ereignis definiert. Dazu wählen Sie Bedingungsoperatoren, legen Eigenschaftswerte fest und erstellen Bedingungen mit einem Verbindungsoperator. Darüber hinaus können Sie auch zusätzliche Eigenschaften für den ausgewählten Einheitentyp definieren. Weitere Informationen finden Sie im Thema über interne Ereignisse. |
Sicherheit | In der Ansicht "Sicherheit" können Sie die Sicherheitseinstellungen einer Einheit anzeigen und ändern (vorausgesetzt, Sie verfügen über die erforderlichen Zugriffsrechte). Die Sicherheitseinstellungen legen fest, welche Benutzer und Gruppen auf die Einheit zugreifen dürfen, und steuern deren Berechtigungen. Außerdem können Sie den Einstellungen eine Sicherheitsrichtlinie zuweisen. Weitere Informationen zum Angeben der Zugriffsberechtigungen einer Entität finden Sie in "Objekt-Zugriffsberechtigungen". |
Abgelegt in | Die Ansicht Abgelegt in wird nur für Schriftstücke angezeigt. Mit dieser Ansicht können Sie eine Liste von Entitäten anzeigen, in denen das derzeit ausgewählte Schriftstück abgelegt ist. Die Ansicht enthält Folgendes:
Weitere Informationen finden Sie im Thema über das Anzeigen der Container. |
Details | Mit der Ansicht Detail können Sie die schreibgeschützten Eigenschaften einer Entität bzw. eines zugehörigen Objekts sowie deren Werte anzeigen. Bei einer Schriftstückkategorie, einem Schriftstückordner, einem Datenträger und einem Schriftstück zeigt die Ansicht Detail die Eigenschaften gegliedert in unterschiedliche Gruppen an. Die Namen dieser Gruppen sind "Allgemein", "Aussonderung", "Notwendig", "Physisch" und "Zusätzliche Schriftstückdetails". Sie können Eigenschaften, die zu einer bestimmten Gruppe gehören, durch Anklicken der Einblend- ( |
Verknüpfungen | Ein Link stellt eine Beziehung zwischen zwei Entitäten dar. In der Ansicht "Verknüpfungen" werden die verschiedenen Verknüpfungen einer Einheit angezeigt. Die Ansicht Links wird nur auf der Informationsseite von Schriftstückordnern und Schriftstücken angezeigt. Weitere Informationen finden Sie in "Anzeigen und Ändern von Links". |
Verlauf | Mit der Ansicht Verlauf können Sie die an jeder IBM Enterprise Records-Entität durchgeführten Operationen verfolgen. Verfolgen Sie Entitäten in IBM Enterprise Records, um die Operationen zu überwachen, die für IBM Enterprise Records-Entitäten ausgeführt werden. Diese Operationen umfassen Erstellen, Aussondern, Zugriff, Verschieben, Kopieren und erneutes Zuordnen eines Aussonderungszeitplans. Weitere Informationen zum Überwachen einer Entität finden Sie in "Anzeigen von Prüfprotokolleinträgen". |
Rückstellungen | In der Ansicht Rückstellungen können Sie die Aussonderungsrückstellungen einer Entität anzeigen, ändern und löschen. Weitere Informationen finden Sie in "Rückstellungen der Aussonderung". |
Grund | Wenn Sie Informationsseiten für einen Aussonderungszeitplan anzeigen, wird standardmäßig die Ansicht Grund angezeigt. Wenn Sie eine Änderung vornehmen, sollten Sie einen Grund dafür angeben. Wählen Sie andernfalls die gewünschte Ansicht aus. |
Zeitplan | In dieser Ansicht ändern Sie den Namen, die Beschreibung und die Aussonderungsberechtigung des ausgewählten Aussonderungszeitplans. |
Phasen | Wenn der angezeigte Aussonderungszeitplan Phasen aufweist, so werden diese in dieser Ansicht aufgelistet. Zum Entfernen einer Phase klicken Sie auf das dazugehörige Kontrollkästchen, zum Hinzufügen weiterer Phasen wählen Sie "Neu hinzufügen". Um nähere Informationen zu einer Phase zu erhalten oder diese Informationen zu ändern, klicken Sie auf den Namen der Phase. |
Zurückgestellte Entitäten | Diese Ansicht zeigt Entitäten an, auf die eine bestimmte Rückstellung angewendet wurde. Aus dieser Ansicht können Sie die Rückstellung einer Entität entfernen oder mittels einer Suche die Anzeige der zurückgestellten Entitäten filtern. Weitere Informationen finden Sie im Thema über das Anzeigen zurückgestellter Entitäten. |
Symbole | Aktionen auf den Informationsseiten |
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Löschen: Verwenden Sie die Löschaktion, um eine Entität zu löschen. Informationen zum Löschen der verschiedenen Entitäten finden Sie in den Hilfethemen zum Löschen und auch in "Erstellen und Verwalten von Klassifikationshandbüchern". |
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Schließen: Verwenden Sie diese Aktion, um die Erstellung von untergeordneten Entitäten in einer Schriftstückkategorie, in einem Schriftstückordner oder in einem Datenträger einzuschränken. Weitere Informationen finden Sie in "Schließen und Öffnen von Containern". |
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Verschieben: Verwenden Sie diese Aktion, um eine Schriftstückkategorie oder einen Schriftstückordner und den gesamten Inhalt an eine andere Position im Aktenplan zu verschieben. Weitere Informationen finden Sie in "Verschieben einer Kategorie oder eines Ordners". |
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Erneut öffnen: Verwenden Sie diese Aktion, um eine geschlossene Schriftstückkategorie bzw. einen geschlossenen Schriftstückordner oder Datenträger erneut zu öffnen. Weitere Informationen finden Sie in "Schließen und Öffnen von Containern". |
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Aktivieren: Verwenden Sie diese Aktion, um eine inaktive Schriftstückkategorie oder einen inaktiven Schriftstückordner erneut zu aktivieren. Weitere Informationen finden Sie in "Aktivieren oder Inaktivieren von Kategorien oder Ordnern". |
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Inaktivieren: Verwenden Sie diese Aktion, um eine Schriftstückkategorie oder einen Schriftstückordner zu inaktivieren. Wenn ein Container inaktiv ist, können Sie keine neue Entitäten im Container erstellen. Beim Deklarieren eines Schriftstücks sehen Sie den inaktiven Container nicht. Weitere Informationen finden Sie in "Aktivieren oder Inaktivieren von Kategorien oder Ordnern". |
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Zurückstellen: Verwenden Sie diese Aktion, um die Ausführung von Aussonderungsaktionen an einer Schriftstückkategorie, einem Schriftstückordner, einem Datenträger oder einem Schriftstück auszusetzen oder zu stoppen. Zurückgestellte Einheiten können mithilfe der Aktion "Löschen" nicht entfernt werden. Weitere Informationen finden Sie in "Manuelles Zurückstellen von Entitäten". |
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Aussonderung initiieren: Verwenden Sie diese Aktion, um einen Aussonderungszeitplan für eine Entität auszuführen. Weitere Informationen finden Sie in "Initiieren eines Aussonderungszeitplans". |
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Ablegen: Verwenden Sie diese Aktion, um einen Verweis auf ein Schriftstück an einer anderen Position im selben Aktenplan abzulegen. Weitere Informationen finden Sie in "Ablegen von Schriftstücken". |
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Verschieben: Verwenden Sie diese Aktion, um ein Schriftstück innerhalb desselben Aktenplans von einer Position an eine andere zu verschieben. Weitere Informationen finden Sie in "Verschieben von Schriftstücken". |
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Link erstellen: Verwenden Sie diese Aktion, um einen Link von einem Schriftstück oder einem Schriftstückordner zu einem anderen Objekt zu erstellen. Weitere Informationen finden Sie in "Erstellen eines Links". |
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Starten/Entnehmen: Verwenden Sie diese Aktion, um einen Workflow zu auszuführen. Allgemeine Informationen zu Workflows finden Sie in "Workflows". |
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Kopieren: Verwenden Sie diese Aktion, um ein Schriftstück an eine andere Position im selben Aktenplan zu kopieren. Weitere Informationen finden Sie in "Kopieren eines Schriftstücks". |
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Freigeben: Verwenden Sie diese Aktion, um jegliche Klassifizierung eines Schriftstücks zu entfernen. |
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Upgradeklassifikation: Verwenden Sie diese Aktion, um die Klassifizierung eines Schriftstücks hochzustufen. Mit diesem Link können Sie ein zuvor nicht klassifiziertes Schriftstück klassifizieren oder die aktuelle Sicherheitsklassifikationsstufe beispielsweise von "Geheim" in "Streng geheim" hochstufen. |
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Downgradeklassifikation: Verwenden Sie diese Aktion, um die Klassifizierung eines Schriftstücks herabzustufen. Mit dieser Verknüpfung können Sie die aktuelle Klassifikationsstufe herabsetzen, z. B. von "Streng geheim" auf "Geheim". Das Herabstufen von einer beliebigen Klassifikationsstufe auf "Nicht klassifiziert" ist nur über die Aktion "Klassifikation aufheben" möglich. |
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Deklaration aufheben: Verwenden Sie diese Aktion, um zur Erstellung eines Schriftstücks zurückzukehren. Weitere Informationen finden Sie in "Aufheben einer Schriftstückdeklaration". |
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Anforderung zur Rückstellungsaufhebung auslösen: Verwenden Sie diese Aktion, um die Aufhebung bedingter Rückstellungen zu initiieren. Diese Aktion entfernt bei der nächsten Ausführung des Rückstellungsscanvorgangs die Rückstellung von den zugehörigen Entitäten. Weitere Informationen finden Sie in "Aufheben einer Rückstellung der Aussonderung". |
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Anforderung zum Aufheben der Rückstellung abbrechen: Verwenden Sie diese Aktion, um eine Anforderung zum Aufheben einer Rückstellung abzubrechen. Sie können eine Anforderung zum Aufheben einer Rückstellung vor der nächsten Ausführung des Rückstellungsscanvorgangs abbrechen. Weitere Informationen finden Sie in "Aufheben einer Rückstellung der Aussonderung". |
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Für Verarbeitung des Rückstellungsscanvorgangs aktivieren: Verwenden Sie diese Aktion, um den Rückstellungsvorgang zu reaktivieren. Durch diese Aktion wird die Rückstellung bei der nächsten Ausführung des Rückstellungsscanvorgangs verarbeitet. Mit dieser Aktion können Sie auch bei der nächsten Ausführung des Rückstellungsscanvorgangs eine Entität wieder bedingt zurückstellen. Weitere Informationen finden Sie in "Aufheben einer Rückstellung der Aussonderung". |
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Dokumentinformationen anzeigen: Verwenden Sie diese Aktion, um die Workplace-Informationsseiten des Schriftstücks anzuzeigen. Weitere Informationen finden Sie in "Anzeigen der Dokumentinformationen eines Schriftstücks". |
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Musterebene verwalten: Geben Sie Musterzeichenfolgen für Benennungsmuster ein, die automatisch verschiedene Entitäten auf verschiedenen Ebenen im Aktenplan benennen. |
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Sicherheitsscript ausführen: Verwenden Sie diese Aktion, um neue Mitglieder zu den IBM Enterprise Records-Gruppen hinzuzufügen, um alle Zugriffsberechtigungen für IBM Enterprise Records-Klassen und -Ordner festzulegen. Weitere Informationen finden Sie in "Festlegen von Zugriffsberechtigungen". |
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Vorlagen importieren: Verwenden Sie diese Aktion, um die physische IBM Enterprise Records-Vorlage und die IBM Enterprise Records-Suchvorlage zu importieren. Weitere Informationen finden Sie in "Importieren von Mustervorlagen". |
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In FPOS und ROS konvertieren: Verwenden Sie diese Aktion, um einen Aktenplan-Objektspeicher zu einem konfigurierten Objektspeicher für Schriftstücke hinzuzufügen. Weitere Informationen finden Sie in "Konvertieren in FPOS und ROS". |
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Klassifiziertes Dokument einbeziehen: Verwenden Sie diese Aktion, um anzugeben, ob der Objektspeicher klassifizierte Dokumente enthält. Weitere Informationen finden Sie in "Hinzufügen von Einstellungen für klassifizierte Dokumente". |
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NARA-Eigenschaften einbeziehen: Verwenden Sie diese Aktion, um anzugeben, ob der Objektspeicher Dokumente mit NARA-Eigenschaften (National Archives and Records Administration) enthält. Weitere Informationen finden Sie in "Hinzufügen von NARA-Dokumenteigenschaften". |