Em alguns casos, a agenda de eliminação associada a uma entidade não cumpre
o objectivo pretendido. Assim, poderá pretender associar outra agenda de eliminação a
essa entidade.
Além disso, quando uma entidade herda uma agenda de eliminação da
respectiva entidade ascendente, posteriormente, poderá pretender associar a mesma a uma
agenda diferente. Isto é, uma agenda diferente da ascendente. Por fim, poderá pretender limpar uma agenda de eliminação
posteriormente.
Sobre esta tarefa
Atribuir uma agenda de eliminação diferente quando as entidades afectadas já
estão cortadas altera a respectiva eliminação anterior. O varrimento de eliminação elimina os cálculos anteriores e inicia novamente utilizando a nova agenda de eliminação. Associar uma nova agenda de eliminação a uma entidade é um procedimento que pode ser
efectuado pelos utilizadores autorizados. Estes utilizadores são gestores de registos
ou administradores de registos em DoD ou Base, ou Revisores na norma PRO .
Procedimento
Para alterar a agenda de eliminação atribuída a um contentor:
- Aceda à entidade cuja agenda de eliminação pretende atribuir e faça clique no
respectivo ícone Obter informações.
- Faça clique em Eliminação.
- Existem três possibilidades. Pode consultar as páginas de informações de qualquer
agenda atribuída fazendo clique o ícone Obter informações.
- Uma agenda de eliminação poderá já ter sido herdada. A caixa Herdar está
seleccionada. Para
anular a ligação de herança e definir uma nova agenda faça clique em Procurar
agenda ou Limpar agenda.
- Uma agenda de eliminação pode estar indicada e a caixa Herdar não estar
assinalada. Para utilizar a mesma e definir a ligação de herança entre elemento ascendente e
descendente, faça clique em Herdar. Para atribuir uma agenda
diferente, faça clique em Procurar agenda ou Limpar
agenda.
- Podem não existir informações sobre a eliminação. Para definir uma agenda de eliminação,
faça clique em Procurar agenda.
- Na página Seleccionar agenda de eliminação, faça clique em
Seleccionar sob o nome de uma agenda de eliminação.
- No novo menu, seleccione a opção apropriada para indicar de que modo pretende
propagar a nova agenda de eliminação aos contentores descendentes. Quando atribui uma agenda de eliminação diferente, pode propagar a agenda aos
respectivos contentores descendentes das formas seguintes:
- Se pretendido, introduza as informações da Autoridade de eliminação conforme
requerido pelas regras de conformidade da organização.
Atenção: Por predefinição, a autoridade da eliminação especificada para
a agenda de eliminação seleccionada é atribuída automaticamente como a autoridade de
eliminação para o contentor. Se não estiver definida uma autoridade de eliminação para
a agenda seleccionada, será aplicável a autoridade de eliminação definida para o
contentor. Se for definida uma autoridade de eliminação quando o contentor for criado,
mas sem uma agenda de eliminação associada, a autoridade de eliminação da agenda
substitui a autoridade de eliminação definida anteriormente.
- Faça clique em Aplicar para guardar as alterações.
Resultados
Para alterar a agenda de eliminação atribuída a um tipo de registo:
- Aceda ao tipo de registo (no separador Eliminação) e faça clique no ícone
Obter informações.
- Faça clique em Instruções de eliminação e seleccione uma
agenda de eliminação (faça clique em Seleccionar sob o nome).
- Faça clique em Aplicar.