除了在「搜尋」標籤上搜尋特定的 IBM® Enterprise Records 實體之外,您也可以使用在 Application Engine 或 Workplace XT 中建立的搜尋範本或儲存的搜尋。
當搜尋範本設計者將搜尋儲存在 <FPOS>:\Records Management\Templates 目錄中,並輸入 RM 作為應用程式名稱時,這項搜尋會顯示在「搜尋」標籤中。 請選取搜尋範本和儲存的搜尋,來查看 IBM Enterprise Records「搜尋」標籤上的搜尋清單。 只有以 RM 為「應用程式名稱」欄位值而建立的搜尋會出現在 IBM Enterprise Records 中。
有權在 Application Engine 或 Workplace XT 中存取 的使用者,可以利用「搜尋設計程式」來建立和修改搜尋。 當建立搜尋範本時,您可以利用「RM 實體類型」內容,在搜尋結果中指定或過濾出 IBM Enterprise Records 特定實體。 下表列出 IBM Enterprise Records 實體及其對應值:
RM 實體類型 | 值 | 物件類型* |
---|---|---|
記錄種類 | 101 | 資料夾 |
記錄資料夾 | 102 | 資料夾 |
電子記錄資料夾 | 105 | 資料夾 |
實體儲存器 | 106 | 資料夾 |
混合記錄資料夾 | 108 | 資料夾 |
實體記錄資料夾 | 110 | 資料夾 |
磁區 | 103 | 資料夾 |
電子記錄 | 301 | 文件 |
電子郵件記錄 | 302 | 文件 |
標記 | 303 | 文件 |
*自訂物件是動作、位置和記錄類型之類的項目。 當在「搜尋設計程式」中顯示「物件子類別」功能表時,您可以看到這份清單。
當設計搜尋時,您可以列出會在搜尋範本中顯示為勾選框的實體類型。 請在「物件類型」頁面中指定這些類型。 如果您使用搜尋範本,請在先前的表格中輸入值,或選取所需的對選取的類別過濾結果:勾選框,以搜尋特定的實體類型。
如需建立儲存搜尋和搜尋範本的相關資訊,請參閱「搜尋設計程式說明」。
建立者已經定義了已儲存搜尋的所有準則。您只需按一下名稱。這個動作會執行搜尋,且會依照開啟資料夾的相同方式來顯示結果。
「已儲存的搜尋」圖示:
搜尋範本通常可讓您查看搜尋準則並輸入您自己的值。您不能變更搜尋所依據的內容也不能變更運算子。設計者預先選取的準則,您要輸入它們的值。
「搜尋範本」圖示:
對於含有內容型擷取 (CBR) 元素的已儲存搜尋或搜尋範本,IBM Enterprise Records 只支援「無」選項。 不支援其他 CBR 選項(例如「全部」)。
「IBM Enterprise Records 搜尋範本」僅在「記錄物件儲存庫」的已宣告文件內容中,搜尋 CBR 關鍵字。搜尋範本並不搜尋記錄內容的文字,如「檔案計劃物件儲存庫」中的 meta 資料。
VQL 是 Autonomy K2 軟體支援的查詢語言,是 Content Search Engine 的基礎。如需 VQL 語法的相關資訊,請參閱安裝在 K2 Master Administration Server 上的 Autonomy 說明文件: http://<Master_Administration_Server_hostname>:9990/verity_docs/
如果要搜尋範本或已儲存的搜尋,請執行下列動作:
搜尋結果會顯示在頁面中。您可以按一下直欄標題,將結果排序。 您可以按一下「取得資訊」圖示,以存取資訊頁面。 您可以利用實體的快速功能表來顯示文件、開啟資料夾,以及執行動作。 如果要在多個實體上執行動作,請選取它們的勾選框,並從「複選動作」功能表中選取動作。