W produkcie można wyszukiwać akta, woluminy, foldery akt i kategorie akt. Wybrane opcje wyszukiwania są zależne od
trybu wyszukiwania, który może być dynamiczny lub statyczny. Możliwe jest również korzystanie z szablonów wyszukiwania i
zapisanych wyszukiwań.
O tym zadaniu
Więcej informacji o trybie wyszukiwania zawiera temat dotyczący dostosowywania strony wyszukiwania. Po wybraniu
typu wyszukiwania można dostosować wyszukiwanie, określając następujące typy kryteriów wyszukiwania:
- Wyszukiwanie oparte na właściwościach: wyszukuje obiekty na podstawie wartości właściwości, takich jak Tytuł dokumentu,
Autor, Data przechowywania treści oraz Decyzja o przeglądzie bieżącej fazy.
- Wyszukiwanie oparte na treści: wyszukiwane są akta na podstawie konkretnych słów i fraz, jakie wyświetlane są w treści zadeklarowanego dokumentu lub we właściwościach akt (metadane). Wyszukiwanie treści jest dostępne tylko w przypadku akt.
- Wyszukiwanie oparte na obiekcie nadrzędnym: wyszukiwane są akta na podstawie typu i właściwości obiektu nadrzędnego. Na
przykład: folder akt może zawierać dwa woluminy: Wol1 i Wol2, a każdy z nich zawiera osobny zestaw akt. Jeśli Wol1 zostanie określony w typie nadrzędnym, wówczas w wynikach wyszukiwania wyświetlane są tylko akta z tego woluminu zgodne z innymi
kryteriami.
Domyślne kryteria wyszukiwania można modyfikować na każdej stronie. Karta
Wyszukaj
zawiera odsyłacz do szablonów wyszukiwania i do zapisanych wyszukiwań. Projektanci wyszukiwań tworzą te wstępnie zaprojektowane
wyszukiwania w
Application Engine lub w
Workplace XT, a
następnie oznaczają je do użytku w produkcie
IBM® Enterprise
Records. Szablony wyszukiwania określają
pewne kryteria wyszukiwania, a niektóre pola pozostawiają dostępne do edycji, dzięki czemu użytkownik może dostosować
wyszukiwanie. Zapisane wyszukiwanie to takie wyszukiwanie, w którym nie można edytować żadnych kryteriów wyszukiwania. Po kliknięciu nazwy zapisanego wyszukiwania widoczne są tylko wyniki (jak po otwarciu folderu).
Procedura
Aby zdefiniować i uruchomić wyszukiwanie:
- Wybierz kartę Wyszukaj.
- Kliknij odpowiednie dowiązanie wyszukiwania odpowiednio do typu obiektu, który zamierzasz znaleźć
(kategoria akt, folder akt, wolumin lub
akta) albo wybierz opcję Szablony wyszukiwania i zapisane wyszukiwania.
- W przypadku szablonów wyszukiwania i zapisanych wyszukiwań kliknij nazwę wyszukiwania.
- W przypadku szablonów wyszukiwania wprowadź wartości do pól, które można zmienić w szablonie.
- W przypadku innych wyszukiwań należy uzupełnić kryteria wyszukiwania odpowiednio do wyszukiwania.
- Po wprowadzeniu kryteriów wyszukiwania kliknij opcję Wyszukaj.
Aby określić lokalizację wyszukiwania użyj pola Szukaj w, które zawiera domyślną lokalizację dla wyszukiwania. Domyślną
lokalizację można zmienić w następujący sposób:
- Kliknij opcję Wybierz folder.
- Przejdź do kategorii, podkategorii lub folderu, do którego zamierzasz ograniczyć wyszukiwanie, a następnie wybierz odpowiedni poziom. Koniec ścieżki określa aktualnie wybrany folder.
- Kliknij opcję Akceptuj.
- W polu Filtruj wg klasy można ograniczyć zwracane wyniki w taki sposób, aby zawierały tylko obiekty z
konkretnej klasy. Na przykład: jeśli jako typ
obiektu wybrano akta, wówczas można zawęzić zakres wyszukiwania, określając typ klasy, np. elektroniczne lub e-mail.
- Kliknij opcję Wybierz klasę.
- Wybierz typ klasy ze strony Wybierz klasę filtru.
- Kliknij opcję Wybierz klasę filtru, aby wybrać typ klasy.
- Jeśli zwrócone mają zostać obiekty, które znajdują się w podklasie wybranej klasy, zaznacz pole wyboru Uwzględnij
podklasy.
- Do pola Maks. l. wyników wprowadź maksymalną liczbę obiektów zwracanych w wynikach. (Zakres od 50 do 5000). Pole Maks. l. wyników jest dostępne tylko wówczas, gdy tryb wyszukiwania jest statyczny. Więcej informacji zawiera temat dotyczący dostosowywania strony wyszukiwania.
Wyniki
Określanie właściwości
W przypadku definiowania kryteriów wyszukiwania można wyszukiwać obiekty na podstawie
maksymalnie siedmiu właściwości. Można wprowadzić wartości dla dowolnych lub wszystkich właściwości. W przypadku akt
sklasyfikowanych można wprowadzić kryteria wyszukiwania na podstawie bieżącej lub początkowej klasyfikacji, na postawie
aktualizacji, na podstawie przejścia na starszą wersję, na podstawie dat i zdarzeń prowadzących do anulowania klasyfikacji, albo
na podstawie oznaczeń dodatkowych.
Wartości właściwości można również pozostawić puste w celu wyszukiwania obiektów na podstawie innych kryteriów wyszukiwania.
Aby wybrać zestaw właściwości:
- Kliknij przycisk Zmień.
- W obszarze Ustawienia kryteriów właściwości wybierz nazwę właściwości z jednego lub większej liczby
menu Nazwa właściwości.
- Kliknij przełącznik dla właściwości, względem której zamierzasz sortować wyniki.
- Wybierz operator. Dostępne operatory są zależne od właściwości.
- Kliknij opcję Akceptuj zmiany.
Więcej informacji o ustawieniach na tej stronie zawiera temat dotyczący dostosowywania strony wyszukiwania.
Wprowadzanie wartości i ustawianie operatorów
Dla każdego operatora, jaki ma zostać uwzględniony w wyszukiwaniu, należy określić wartość. Można to zrobić poprzez wpisanie tekstu, wybranie wartości z menu lub innej strony lub poprzez wybranie daty z kalendarza.
W wyszukiwaniu wykorzystywane są tylko właściwości, dla których istnieją wartości.
Aby ustawić operatory:
- Sprawdź operator każdej właściwości. Możliwe jest wybranie operatora z menu lub zaakceptowanie operatora domyślnego.
- Wprowadź wartość dla każdej właściwości, której zamierzasz użyć.
- Wybierz operator AND lub OR, aby wskazać relację między dwiema właściwościami. Operator
AND zwróci wyniki tylko wówczas, gdy obydwie wartości są spełnione. Jeśli choć jedna z wartości właściwości jest spełniona, operator OR zwróci wyniki.
Na przykład: jeśli istnieje właściwość wielowartościowa o
nazwie Kadry, a wymagane jest wyszukiwanie Listy płac lub Rekrutacji, wówczas należy wprowadzić następujące kryteria:
Kadry
= Lista płac OR
Kadry = Rekrutacje
Można również wprowadzić następujące kryteria wyszukiwania:Kadry = Lista płac, Rekrutacje
Ważne: Jeśli właściwość Klasyfikacja początkowa zostanie wykorzystana w modelu danych o klasyfikacji DoD, wówczas
pole wejściowe klasyfikacji będzie polem łańcucha. Wszystkie porównania wykorzystujące operatory, takie jak operator większe
(>) lub mniejsze albo równe (< lub =) będą zależne od wprowadzonego tekstu. Dlatego słowo Niesklasyfikowane znajduje się
wcześniej niż słowo Sklasyfikowane, ponieważ litera N jest osiemnastą literą w alfabecie polskim, a litera S jest dwudziesta czwarta.
Określanie treści
Jeśli wyszukiwane są akta, słowo lub frazę można określić na dwa sposoby. Pierwszy: słowo lub frazę można określić z kontekstu zadeklarowanego dokumentu w składnicy obiektów akt.
Drugi: słowo lub frazę można określić z tekstu właściwości akt w metadanych składnicy obiektów kartoteki akt. Administrator serwisu musi skonfigurować mechanizm wyszukiwania w celu indeksowania właściwości. Wyszukiwanie właściwości można
połączyć z wyszukiwaniem treści za pomocą operatora AND lub OR.
Jeśli tryb
wyszukiwania jest statyczny i używany jest operator OR, wówczas najpierw przetwarzane jest wyszukiwanie
właściwości. Jeśli liczba zwróconych wyników jest równa lub przekracza wartość Maks. l. wyników, wówczas
wyszukiwanie zostaje zatrzymane i treść nie jest wyszukiwana. Dlatego wyniki mogą nie zawierać żadnych dokumentów z żądaną
treścią. Informacje o trybie wyszukiwania zawiera temat dotyczący dostosowywania strony wyszukiwania. Jeśli tryb
wyszukiwania jest dynamiczny, w tym trybie najpierw przetwarzane będzie wyszukiwanie treści, a następnie wyszukiwanie
właściwości i tryb dynamiczny zwróci wszystko.
Aby wyszukać treść:
- Do pola tekstowego Treść zawiera wprowadź tekst do uwzględnienia w wyszukiwaniu.
- Dla wartości in wybierz Metadane, aby znaleźć tekst we właściwościach, albo
wybierz Treść, aby znaleźć tekst w zadeklarowanym dokumencie. W przypadku określenia opcji
Treść w wyszukiwaniu strona wyników wyszukiwania będzie zawierać kolumnę rankingu, która zawiera wartości
procentowe dotyczące kryteriów wyszukiwania. Kolumna rankingów jest domyślną kolumną sortowania, która jest początkowo sortowana
w kolejności malejącej. Kolumna rankingów jest dostępna tylko w dynamicznym trybie wyszukiwania.
- Ustaw operator AND, aby określić, że obiekt musi zawierać wprowadzony tekst i właściwości również muszą
być spełnione. Ustaw operator OR, jeśli wystarczy, że obiekt będzie zawierał treść lub (or) właściwości.
Ostrzeżenie: - Po wprowadzeniu słowa wyszukiwanie treści wyszukuje wszystkie formy słowa w tekście dokumentu. Jeśli tekst jest wyszukiwany
we właściwościach (metadane), wówczas zwracane są tylko wartości dokładnie zgodne. Dlatego jeśli podczas wyszukiwania treści
dokumentu wprowadzisz wartość miesiąc, w wynikach znajdą się dokumenty zawierające słowa miesiąc,
miesiące i miesięcznie. Jeśli w wyszukiwaniu właściwości zostanie wprowadzona wartość miesiąc, znajdą się
tylko te dokumenty, które zawierają wartość właściwości miesiąc.
- Jeśli liczba wprowadzonych słów będzie większa niż jedno, wówczas konieczne będzie znalezienie wszystkich słów w dokumencie. Na
przykład: jeśli wprowadzisz raport miesięczny, wówczas zostaną zwrócone tylko dokumenty zawierające słowa
raport i miesięczny.
- Aby wyszukać frazę zawierającą słowa w konkretnej kolejności, należy umieścić fazę w cudzysłowie. Na przykład: „prawa ręka” zwróci tylko dokumenty zawierające frazę prawa ręka.
- W celu znalezienia słowa zapisane znakami konkretnej wielkości i z zastosowaniem konkretnej pisowni należy stosować cudzysłów.
Na przykład: "start" zwróci słowo start, ale nie startowe i nie Start.
- Znak gwiazdki (*) można stosować jako znak wieloznaczny zastępujący zero lub więcej liter, cyfr lub
znaków podkreślenia (_ ). Na przykład: św* zwróci słowa świat, świeci, świecenie, świetlny itp. Znak
(?) może zastępować pojedynczy znak alfanumeryczny, np. ?an zwróci dan, pan, tan
van.
- Jeśli system wykorzystuje Oracle, wówczas wyszukiwanie przebiega z rozróżnianiem wielkości liter, chyba że administrator
zmienił to zgodnie z opisem w temacie dotyczącym rozróżniania wielkości liter.
- Jeśli przeszukiwana jest baza danych MS SQL z zastosowaniem operatora LIKE, a kryteria wyszukiwania zawierają znak ([), wówczas znak [ należy umieścić w osobnych nawiasach. Na przykład: do pola należy wprowadzić [[]. Jest to problem dostawcy platformy MS SQL. Więcej informacji zawiera dokumentacja MS SQL.
- Jeśli uruchamiane jest wyszukiwanie właściwości z użyciem operatora OR w wyszukiwaniu pełnotekstowym w trybie
dynamicznym, wówczas domyślnie zestaw wynikowy jest sortowany wg rankingu. Należy pamiętać o tym, że zestaw wynikowy może zawierać zduplikowane wpisy. Jeden element może być wyświetlany raz w zestawie wynikowym, raz z wyszukiwania wg właściwości i jeszcze raz z wyszukiwania pełnotekstowego lub wyszukiwania opartego na treści. Kliknięcie innej kolumny w zestawie
wynikowym, np. w celu posortowania wg tytułów dokumentów zamiast wg rankingu, może spowodować odfiltrowanie duplikatów. W takim wypadku liczba wyników wyszukiwania posortowanego wg tytułów dokumentów będzie inna niż łączna liczba akt zwróconych w przypadku sortowania wg rankingu. Aby uzyskać informacje na temat istotności wyników wyszukiwania, należy przeprowadzić sortowanie wg rankingu - jest to sortowanie domyślne. Jeśli ważne jest wyeliminowanie możliwych duplikatów, wówczas
należy posortować wg metadanych.
Filtrowanie wg typu nadrzędnego
W produkcie możliwe jest
wyszukiwanie akt na postawie typu i właściwości obiektu nadrzędnego. Aby wybrać obiekt nadrzędny:
- Kliknij opcję Wybierz obok pola I filtruj wg typu nadrzędnego.
- Wybierz typ obiektu nadrzędnego, w którym zostaną znalezione akta.
- Kliknij przycisk Akceptuj, aby wrócić do strony wyszukiwania.
- Wprowadź operator i wartość lub kliknij opcję Zmień, aby określić inne wyszukiwania. Wszelkie zmiany
kryteriów wyszukiwania obiektu nadrzędnego zostaną odwzorowane na stronie Moje wyszukiwanie typu obiektu. Na
przykład: jeśli jako obiekt nadrzędny zostanie wybrany folder akt, a ponadto na tej stronie zostanie zmieniony zestaw
właściwości, wówczas te same wartości właściwości ustawiane są dla folderów akt przy ich następnym bezpośrednim wyszukiwaniu.
Po zakończeniu określania kryterium wyszukiwania kliknij opcję Wyszukaj.
Wyniki wyszukiwania
Jeśli
tryb wyszukiwania jest statyczny, wówczas liczba zwróconych wyników jest ograniczona przez wartość Maks. l. wyników. Jeśli tryb
wyszukiwania jest dynamiczny, wówczas zwracane wyniki nie są zależne od wartości Maks. l. wyników. Więcej
informacji o opcji Maks. l. wyników i opcji Tryb wyszukiwania zawiera temat dotyczący dostosowywania strony wyszukiwania.
Wyniki wyszukiwania zawierają nazwę obiektu i wszystkie wartości właściwości określone w kryteriach wyszukiwania. Jeśli
właściwość, taka jak
Oznaczenie dodatkowe zawiera wiele wartości, wówczas w kolumnie zostanie wyświetlony odsyłacz
Pokaż szczegóły.
Po kliknięciu tego odsyłacza zostaną wyświetlone wszystkie wartości tej właściwości.
Względem wyników wyszukiwania można wykonać następujące operacje:
- Wygenerowanie wersji dostępnej do drukowania.
- Wybór wielu wpisów i kliknięcie opcji Czynności dla wielu obiektów w celu wybrania czynności do
zastosowania względem wybranych obiektów.
- Wyświetlenie strony informacji poprzez kliknięcie Uzyskaj inf.
- Przeglądanie wyników poprzez klikanie numeru strony lub przycisku Dalej.
Ważne: Wartość
Wielkość strony widoku listy (ustawienia ogólne w Application Engine
lub preferencje użytkownika
Workplace XT) określa liczbę obiektów widocznych na każdej stronie wyników wyszukiwania.
Jeśli wyniki wyszukiwania zawierają 100 obiektów, a wartość Wielkość strony widoku listy jest równa 20,
wówczas wyniki wyszukiwania obejmują pięć stron po 20 obiektów.
- Sortowanie wyników poprzez klikanie kolumny. W zależności od sposobu zdefiniowania wartości domyślnych wyszukiwania można
dynamicznie odświeżać wyszukiwanie i sortować wyniki. Więcej szczegółów zawiera opis pola Tryb
wyszukiwania w temacie dotyczącym dostosowywania strony wyszukiwania.
- Sortowanie wyników wg istotności poprzez klikanie kolumny Ranking.
- W celu aktywowania kolumny Ranking należy określić wartość Treść w kryteriach wyszukiwania.
- Kolumna Ranking jest dostępna tylko dla akt, a także dla dynamicznego trybu wyszukiwania. Szczegółowe informacje o trybie wyszukiwania zawiera temat dotyczący dostosowywania strony wyszukiwania.
- Wyświetlanie wszystkich wartości właściwości wielowartościowe. Więcej szczegółów zawiera opis pola Właściwość wielowartościowa w temacie dotyczącym dostosowywania strony wyszukiwania.
Jeśli
użytkownik kliknie Uzyskaj inf. dla podkategorii, ale nie ma uprawnień dostępu do kategorii nadrzędnej, wówczas w produkcie IBM Enterprise
Records zostanie wyświetlony błąd.
Błędy wyszukiwania
Jeśli hierarchia kartoteki akt zawiera dużą liczbę kategorii akt, folderów akt i akt, wówczas wyszukiwanie może
spowodować błędy, w tym błędy przekroczenia limitu czasu. Sekcja IBM FileNet P8 Troubleshooting Guide zawiera informacje o ustawieniach, które można zastosować w celu
wyeliminowania tych błędów.