O IBM® Enterprise Records é um componente complementar do conjunto de produtos do IBM FileNet P8. É possível usar o IBM Enterprise Records para criar e manter registros precisos, seguros e confiáveis para as informações eletrônicas e físicas.
Além disso, você criará um registro para colocar o documento ou o objeto físico sob controle corporativo ou governamental. O detalhe desse controle especifica como o documento ou o objeto deve ser armazenado, acessado e finalmente descartado. O termo registro é usado para se referir informalmente ao arquivo de metadados ou ao documento ou objeto que foi declarado como um registro. Os metadados descrevem propriedades do registro, como tipo de mídia, formato, autor, assunto, revisor, localização e data de publicação. Os registros sob esse controle são colocados como necessários pelas normas e diretrizes governamentais para o tipo de registro.
Na ausência de um sistema de gerenciamento de registros, pode ser difícil localizar, interpretar e concordar com o registro mantendo leis e regulamentos. Essa deficiência pode resultar em multas pesadas, penalidades e outras consequências legais. É possível encontrar riscos associados a processos judiciais, confidencialidade e segurança de informações críticas e vitais, se você não mantiver e gerenciar apropriadamente os registros.
Para assegurar-se de que as informações organizacionais sejam precisas, completas e facilmente acessíveis, deve-se configurar um sistema confiável de gerenciamento de registros. Caso contrário, é possível que haja um investimento significativo de tempo em atividades não produtivas, como a localização manual de informações ou a procura por registros ausentes ou arquivados erroneamente.
É possível usar o IBM Enterprise Records para gerenciar registros de qualquer tipo, independentemente da mídia de armazenamento ou do formato.