IBM Enterprise Records، النسخة 5.1.2    

اضافة حافظة السجل

يمكن اضافة حافظة السجل تحت أقل مستوى من تصنيف السجل فقط. اذا كان تصنيف السجل يحتوي على تصنيف فرعي، لا يمكنك اضافة حافظة سجلات اليه. وكذلك، يمكن أن تقوم باضافة حافظة السجل الى أحد تصنيفات السجل الفعالة فقط. ولا يمكن تكوين حافظة فرعية تحت أحد حافظات السجل. يمكن أن تحتوي حافظة السجل على وحدات تخزين وسجلات فقط. ويأتي IBM® Enterprise Records مع أربعة أنواع من حافظات السجل: حافظة الكترونية، وحافظة فعلية، وصندوق فعلي، وحافظة مختلطة. يمكن أن يقوم الموقع الخاص بك بتكوين حافظات مهيأة اضافية.

نبذة عن هذه المهمة

في عملية تركيب PRO من IBM Enterprise Records، يمكن أن يتم تكوين حافظة السجل من خلال مستخدم بصلاحيات ادارة السجلات وموجه النظام للسجلات فقط. في عمليات تركيب DoD و Base، فبالاضافة الى المستخدمين ذوي صلاحيات ادارة السجلات وموجه النظام للسجلات يمكن للمستخدمين ذوي الامتيازات القيام باضافة حافظة السجل. اذا لم يتوافر لديك تصاريح السرية المطلوبة لتكوين حافظة سجلات، يمكنك بدء تكوين مسار عمل حافظة سجلات من Workplace. عند بدء مسار العمل هذا، يتم ارسال طلب تكوين حافظة سجلات الى Records Manager للاعتماد. للحصول على المزيد من المعلومات، ارجع الى موضوع تكوين حافظة سجلات باستخدام مسار عمل. افتراضيا، تقوم حافظة السجلات الجديدة بتوارث كل الخصائص فيما عدا الاسم وكود التعريف وتاريخ الفتح من الحافظة الرئيسية الخاصة بها. يمكنك تغيير هذه القيم المتوارثة.
تنبيه: في أي مستوى بمخطط الحفظ، لا تقم بتكوين أكثر من 100 تصنيف للسجل وحافظات السجل. للحصول على المزيد من المعلومات عن مخططات الحفظ، ارجع الى الموضوع مخططات الحفظ.

اجراء

لاضافة حافظة السجل:

  1. قم ببدء الاتصال بصلاحيات Records Manager أو Records Administrator. قم باستعراض مخطط الحفظ للتوصل الى تصنيف السجل الذي تريد تكوين حافظة سجلات أسفله.
  2. اضغط اضافة حافظة سجل وقم بتنفيذ الخطوات التالية.
    1. لتحديد فئة، اضغط على نوع حافظة السجل التي تريد تكوينها، ثم اضغط تالي للاستمرار مع خطوة تحديد الخصائص.
      • يمكن أن تقوم حافظات السجلات الالكترونية بتخزين السجلات الالكترونية والفعلية معا
      • حافظات السجلات الفعلية تقوم بتخزين السجلات الفعلية
      • الصندوق خاص بالسجلات الفعلية ويمكن اعداده لتكوين نموذج للمخزن
      • حافظة السجل المختلط يمكن أن تقوم بتخزين السجلات الفعلية والالكترونية
      للحصول على المزيد من المعلومات عن أنواع الحافظات، ارجع الى موضوع التصنيفات والحافظات ووحدات التخزين.
    2. لتحديد الخصائص، قم بادخال أو تعديل قيم الخاصية التي يتم عرضها. يمكن تحرير بعض هذه الخصائص مباشرة في هذه الصفحة، بينما الأخرى تتطلب أن تقوم بالضغط على اسم الخاصية لتحرير القيم. العلامة النجمية الحمراء توضح أنه يجب أن تقوم بتحديد قيمة لهذه الخاصية. للحصول على المزيد من المعلومات عن الخصائص التي يتم عرضها، ارجع الى موضوع مرجع الخصائص. اذا كان يتم ادخال نموذج سجل يقوم آليا بتسمية السجلات التي يتم اضافتها الى الحافظة، قم بادخال النموذج مباشرة في هذا المجال. للحصول على معلومات عن بناء النموذج، ارجع الى اضافة موضوع نموذج التسمية.
    3. اضغط تالي لتحديد الجدول الزمني للتخلص لحافظة السجل أو حدد خطوة أخرى من اللوحة. اضغط الغاء للخروج من برنامج المعالجة لاضافة حافظة سجل.
    4. لتحديد التخلص هناك ثلاثة احتمالات. قد يكون تم تحديد الجدول الزمني للتخلص مسبقا بالفعل. تم تعليم مربع التوارث. يمكن عرض الجدول الزمني للتخلص ولكن لم يتم تعليم مربع التوارث. ولاستخدامه، اضغط توارث. قد لا يكون هناك أية معلومات للتخلص. وفي كل الحالات، اضغط استعراض الجدول الزمني لتحديد جدول زمني أو لتغييره. اضغط محو الجدول الزمني لترك مجال التخلص خاليا الآن. يمكنك مراجعة صفحات المعلومات الخاصة بأي من الجداول الزمنية المخصصة من خلال الضغط على شارة احضار معلومات.
    5. عند الانتقال الى أحد الجداول الزمنية، اضغط اختيار بجانب اسم الجدول الزمني للتخلص الذي تريد تحديده لهذه الحافظة.
    6. واذا لزم الأمر، قم بتحديد صلاحية التخلص المحددة للتخلص من حافظة السجل عند استحقاق التخلص منها. بصفة مفترضة، سيتم تخصيص صلاحية التخلص المحددة للجدول الزمني للتخلص المحدد كصلاحية تخلص للحافظة السجل. اذا لم يتم تحديد صلاحية التخلص للجدول الزمني المحدد، سيتم تطبيق صلاحية التخلص التي قمت بتحديدها للحافظة. اذا قمت بتحديد صلاحيات التخلص الآن وتحديد الجدول الزمني للتخلص فيما بعد، فان صلاحيات التخلص للجدول الزمني ستقوم باحلال صلاحيات التخلص.
      تنبيه: اذا تم تحديد محددات العرض الخاصة بك في تفضيلات الموقع أو تفضيلات المستخدم الخاصة بك لعرض خطوة السجلات الأساسية عند تكوين حاويات بالقيمة لا، سيقوم البرنامج باخفاء خطوة تحديد السجل الأساسي. تخطي الى الخطوة الفرعية l.
    7. اذا كانت محددات المستخدم أو تفضيلات الموقع محددة لتقوم بعرض الخطوة تحديد السجل الأساسي، اضغط تالي لتحديد السجل الأساسي لحافظة السجل. بدلا من ذلك، حدد خطوة أخرى في اللوحة. للحصول على المزيد من المعلومات، أنظر الوصلات الخاصة بتفضيلات المستخدم وتفضيلات الموقع في نهاية هذا الموضوع.
    8. لتحديد هذه السجلات بهذه الحافظة بالنشطة، حدد True من القائمة مؤشر السجل النشط. اذا كانت كل السجلات التي يتم تكوينها تحت حافظة السجل تتطلب مراجعات وتحديثات مستمرة، فيمكن أن تقوم بتعليم حافظة السجل بأنها نشطة. سيتم تصنيف كل السجلات التي تم تكوينها تحت هذه الحافظة كنشطة بصفة آلية.
    9. اذا كنت تريد ذلك، قم بادخال وصف للسجلات الأساسية ليتم اضافتها الى حافظة السجل هذه.
    10. من خلال قائمة تصرف مراجعة السجل الأساسي، حدد التصرف التي يبدأ بمراجعات دورية أو دورة التحديث للسجلات الأساسية. تقوم القائمة بعرض تصرفات المراجعة الأساسية التي تم تكوينها مسبقا. للحصول على المزيد من المعلومات، ارجع الى اضافة موضوع التصرف.
    11. من خلال القائمة دورة التحديث والمراجعة للسجل الأساسي، حدد الحدث الذي يقوم باطلاق عملية المراجعة أو التحديث للسجلات الأساسية في الحافظة. تقوم القائمة بعرض الأحداث المكررة التي تم تكوينها مسبقا. للحصول على المزيد من المعلومات، ارجع الى الموضوع اضافة حدث متكرر.
    12. اضغط تالي لتحديد السرية والانتهاء من الحافظة.
    13. لتحديد السرية ومراجعة محددات السرية الموجودة. للحصول على مزيد من المعلومات عن كل من مجالات التوصل، ارجع الى موضوع تحديد محددات السرية. محددات السرية تحدد المجموعات والمستخدمين الذين يمكنهم التوصل الى حافظة السجل، والتحكم في التصاريح التي يتم منحها لكل من المستخدمين والمجموعات. قد يتم احلال محددات السرية التي قمت بتحديدها هنا بواسطة فئة السرية FileNet P8 بالعنصر. للحصول على المزيد من المعلومات، ارجع الى موضوع السرية.
    14. لتغيير صلاحيات التوصل لمستخدم أو مجموعة معينين في الصفحة، اضغط على اسم المستخدم أو المجموعة في عمود العنوان. سيتم عرض صفحة محددات السرية، والتي يمكن من خلالها تحديد تصاريح السرية لمستخدمين ومجموعات مختلفة.
    15. لاضافة مستخدمين أو مجموعات جديدة الى الكشف، اضغط اضافة جديد. لازالة أحد المستخدمين أو المجموعات الموجودة من الكشف، حدد الاختيار ازالة الخاص بهذا المستخدم أو المجموعة. للحصول على المزيد من المعلومات عن المستخدمين والمجموعات، ارجع الى اضافة مستخدمين ومجموعات الى موضوع العنصر.
    16. لحفظ التعديلات في محددات السرية والانتهاء من تكوين حافظة السجل، اضغط انتهاء.
    17. اضغط حسنا لاستلام اشعار برسالة عند نجاح اضافة حافظة السجل والخروج من برنامج المعالجة.


التعليق التقييمي

آخر تحديث: نوفمبر، 2013
create_a_record_folder‏‎.htm‎‏

© .IBM حقوق النشر لشركة 2013