IBM Enterprise Records, Versão 5.1.2   

Gerenciamento de Registros

O gerenciamento de registros requer tarefas, como planejamento, controle e organização para criação, armazenamento, uso, recuperação e descarte de registros.

No contexto de IBM® Enterprise Records, um registro são metadados. Metadados é um arquivo que faz referência e contém informações sobre outro arquivo eletrônico (documento) ou objeto físico.

São necessárias pessoas qualificadas para administrar os armazenamentos de objetos e preparar corretamente os registros para arquivamento e disposição. Além disso, projete os armazenamentos de objetos, planejamentos de arquivos, pastas e registros para que eles façam sentido para o fluxo de documentos no site.

Arquivos eletrônicos
Um arquivo ou documento eletrônico pode ser um único arquivo, uma foto digital ou um conjunto de arquivos relacionados que podem ser tratados como um objeto. Por exemplo, um conjunto de arquivos é uma mensagem de email e seus anexos. Os arquivos eletrônicos existem em armazenamentos de objetos e outros repositórios. Quando você declara o documento como um registro, o IBM Enterprise Records gerencia o documento, incluindo sua segurança e possível classificação. Essa configuração de segurança pode alterar o acesso ao documento. Portanto, o autor do documento pode ser impedido de alterar o documento.
Objetos físicos
Objetos físicos podem ser fitas de vídeo, microfilme, discos rígidos, amostras de DNA, documentos impressos em papel e fotos. Eles podem ser armazenados em caixas ou em gabinetes de arquivos dentro de warehouses e outros recursos de arquivamento seguros. O registro controla o local do objeto físico.

Objetos que são declarados como registros são armazenados em um repositório chamado de armazenamento de objetos de plano de arquivos (FPOS). Um repositório que contém documentos que podem ser declarados como registros é chamado de Repositório de Registros ou de armazenador de objetos ativado para registros (ROS). A figura a seguir descreve a criação de registros a partir de diferentes origens.

Figura 1. Documentos, emails, vídeos e outros objetos declarados como registrosA figura descreve como os registros podem ser armazenados em diferentes repositórios. Um repositório pode conter conteúdo da web, documentos do MS Office e arquivos de áudio. Outro repositório pode conter email. Um terceiro repositório pode conter fitas de vídeo, microfilme e CDs. Um quarto repositório pode conter contratos, patentes e permissões. Cada registro no FPOS aponta para as informações que são gerenciadas pelo sistema.

Um modelo de dados é um modelo para um armazenamento de objetos de plano de arquivos compatível com determinadas normas de gerenciamento de registros. O modelo de dados pode incluir metadados e recursos de segurança. É possível usar os modelos de dados Base, DoD e DoD Classified.

Use o IBM Enterprise Records para preservar informações valiosas como registros executando as seguintes tarefas:


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Última atualização: Novembro de 2013
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