IBM Enterprise Records, Версия 5.1.2    

Записи

Запись представляет собой ссылку на информацию и предоставляет метаданные для управления этой информацией. Запись может наследовать информацию от контейнера, где она была создана. Например, запись может наследовать расписание утилизации родительского контейнера. Записи бывают электронными и физическими. И электронные, и физические записи могут быть каталогизированы как важные и помечены как постоянные записи. Модель данных главы 4 DoD позволяет объявлять записи с ограничениями доступа для защиты, включая совершенно секретные, секретные, конфиденциальные и несекретные записи. Модель данных PRO позволяет ограничивать доступ к записям, объявляя их как совершенно секретные, секретные, конфиденциальные, для служебного пользования и несекретные.

Базовая модель данных и модель данных DoD разрешают объявление записей в категориях записей, папках записей и томах. Модель данных PRO разрешает объявление записей в папках записей и томах.

Внимание: Если запись без ограничений доступа при обновлении получает более высокий уровень ограничений доступа, например, становиться секретной, многие из обязательных свойств для обновленной записи, возможно, будут отсутствовать. Чтобы убедиться в правильности назначаемых для записи свойств, перейдите на страницу информации для этой записи. Щелкните по Ограничение доступа для защиты. Заполните все "обязательные" свойства для ограничений доступа этой записи. Щелкните по Применить.

Электронные записи

Электронная запись указывает на электронный документ, например, на документ Content Platform Engine или сообщение электронной почты. Для документов Content Platform Engine можно создать по отдельной запись для каждой версии документа или одну запись для собрания версий документа. Электронные записи можно хранить как в электронных, так и в гибридных папках.

Операция удаления или утилизации удаляет только ту версию документа, на которую указывает запись. При наличии всего одной версии документа удаляется вся серия версии документа. Например, если у документа есть несколько версий и одна версия объявлена как запись, с записью будет удалена только версия, объявленная как запись. Никакие другие версии, не объявленные как запись или объявленные при помощи другой записи, удалены не будут.

Физические записи

Физическая запись, иногда называемая маркером - это метаданные о физическом документе или ином объекте, например, о бумажных записях, ленте или микрофильме. Физические записи можно хранить в папке записей любого типа. Однако физическую запись можно объявить только в одном контейнере, не считая электронные папки. Этот контейнер может быть гибридной папкой, физической папкой или коробкой. После объявления физической записи в контейнере ее нельзя включить в другой контейнер, если только он не является электронной папкой. Это ограничение моделирует физическое хранение записи. Например, если у вас есть одна лента резервного копирования, физически ее можно хранить только в одной коробке.

Более подробную информацию об управлении физическими записями смотрите в теме о физических объектах.

Записи с ограничениями доступа

В моделях данных DoD Classified записи классифицируются как Совершенно секретные, Секретные, Конфиденциальные или Несекретные. Можно обращаться только к записям, соответствующим вашему уровню допуска защиты. Дополнительную информацию об объявлении записей с ограниченным доступом смотрите в теме по объявлению физической записи.

Важные записи

Важные записи - это обязательные записи учреждения, необходимые для соблюдения эксплуатационной ответственности при аварийной ситуации или бедствии. Чтобы обеспечить периодический пересмотр этих записей, пометьте категорию записей, папку записей или том как важный; при этом все записи, созданные в этих контейнерах, будут автоматически классифицированы как важные.

Если том помечается как важный, следует выбрать регулярное событие, инициирующее периодический пересмотр или обновление важных записей. Кроме того, надо выбрать действие, запускаемое при событии пересмотра. При каждом наступлении события пересмотра будет запускаться связанный с этим событием рабочий поток проверки важных записей. Дополнительную информацию смотрите в теме о важных записях.

IBM® Enterprise Records содержит отчет Важные записи, подлежащие утилизации, где показаны важные электронные записи, подлежащие утилизации в конкретный период времени. Дополнительную информацию об отчётах смотрите в теме по генерированию отчетов.

Постоянные записи

Постоянная запись идентифицируется наличием достаточного значения, требующего ее хранения организацией дольше обычного срока. Запись можно пометить как постоянную, задав для ее свойства Идентификатор постоянной записи значение True. По умолчанию это свойство в IBM Enterprise Records для мастера по объявлению установки не выводится. При создании категории или папки свойство Идентификатор постоянной записи по умолчанию выводится. Если вы не хотите, чтобы свойство выводилось в этих случаях, измените его значение на hidden (скрыто) при помощи IBM Datacap Taskmaster Capture Connector for EMC Documentum. Информацию о выводе свойства Идентификатор постоянной записи в Content Platform Engine смотрите в теме по настройке вывода свойств.

Со свойством Идентификатор постоянной записи не связано никакое поведение. Свойство Идентификатор постоянной записи - только информационное, и даже если для него задано значение True, запись все равно можно удалить.



Отзыв

Последнее обновление: Ноябрь 2013 г.
records.htm

© Copyright IBM Corp. 2013