IBM Enterprise Records バージョン 5.1.2    

継続的なメンテナンスおよび管理タスク

IBM® Enterprise Records に固有のいくつかの継続的なメンテナンスおよび管理タスクに関する多くの情報が用意されています。

追加的な管理情報については、以下の FileNet® P8 管理ヘルプ・システムを参照してください。

IBM Administration Console for Content Platform Engine 使用のガイドライン

IBM Administration Console for Content Platform Engine を使用して管理者が実行できるいくつかのタスクがあります。 これらのタスク (監査の構成など) は、このオンライン・ヘルプ・システムで文書化されています。 ただし、他のアクションのために IBM Administration Console for Content Platform Engine を使用することはできません。データ破損などの重大な問題が発生する可能性があるためです。 特に、IBM Administration Console for Content Platform Engine を使用して以下のアクションを実行しないでください。

このリストは、すべてを網羅したものではありません。 オンライン・ヘルプで文書化されたタスクのみを実行してください。 IBM Administration Console for Content Platform Engine を使用して他のアクションを実行すると、データ破損や、その他の重大な問題が発生する可能性があります。

IBM Administration Console for Content Platform Engine を使用して、管理者がインストールまたはアップグレード時に行う操作の説明については、「IBM Enterprise Records インストールおよびアップグレードのガイド」をご覧ください。 以下に例を示します。

オブジェクト・ストア構成

ファイル・プランと、レコードとして宣言されているドキュメントには、別個のオブジェクト・ストアを構成します。 1 つのファイル・プラン・オブジェクト・ストアにはファイル・プラン構造が含まれ、レコード対応オブジェクト・ストアにはドキュメントが含まれ、いくつかのドキュメントはレコードとして宣言されます。 ROS へのアクセス権限を持つユーザーの多くは、FPOS のファイル・プランを構成するエンティティーへのアクセス権限を持っていません。 1 つの FPOS に複数の ROS を関連付けることができます。

オブジェクト・ストアの削除

ファイル・プランを構成し、レコードの宣言を開始した後は、実動オブジェクト・ストアに加えられる変更はほとんどありません。 レコードの宣言後にオブジェクト・ストアを削除する必要が生じた場合には、新しいオブジェクト・ストアでのレコード宣言の問題を避けるために行う特定の手順があります。 この手順は、Workplace 設定をクリアしてからオブジェクト・ストアを削除する操作からなります。

Workplace 設定をクリアするには、次のようにします。
  1. システム管理者として Workplace にサインインし、サイドバーで「管理」を選択します。
  2. 「サイト設定」を選択します。
  3. サイドバーで「オブジェクト・ストア」を選択し、削除するオブジェクト・ストアを選択します。
  4. 「リストア (Restore)」に続いて「適用」をクリックして、デフォルトの設定にリセットします。
  5. これで古いオブジェクト・ストアを削除できます。

オブジェクト・ストアの削除操作が、サイト設定とユーザー設定を別のオブジェクト・ストアにリセットする操作の前に行われた場合には、そのオブジェクト・ストアへのアクセス時にメッセージが表示されます。 このメッセージは、どの FPOS が選択されているか、およびその理由を説明します。 必要な FPOS を構成するためのリンクもあります。 システムは、以下のガイドラインに従ってオブジェクト・ストアを選択します。

設定をクリアする前にオブジェクト・ストアを削除する場合、すべての設定を消去する必要があります。 bootstrap.properties ファイルを削除するか、名前を変更するか、移動する必要があります。 これは自動的に再作成されます。

システム・メンテナンス・タスク

以下の IBM Enterprise Records システム・メンテナンス・タスクは、ほとんどのサイトで実行される標準的なタスクです。 IBM Enterprise Records の特定のシステム・メンテナンス・タスクを、いつ実行する必要があるかを判断するための指針として、次の表のチェックリストを使用してください。

表 1. システム・メンテナンス・タスク
毎日 毎週 毎月 必要に応じて
スイープ・ログのモニター 監査ログのエクスポート スイープ・ログのアーカイブ/削除 トラブルシューティング ロギングの構成

IS ドキュメントのレコードとしての管理

Content Platform Engine サーバーで、FileNet Image Services サーバーを固定コンテンツ・ストレージ・デバイスとして、または高容量キャプチャー・デバイスとして使用できるようにすることができます。 つまり、Content Platform Engine ドキュメントのコンテンツを、FileNet Image Services サーバー上に FileNet Image Services ドキュメントとして保管できます。 この機能を有効にするオプション・フィーチャーは、Content Federation Services for Image Services (CFS-IS) と呼ばれます。

CFS-IS システムを IBM Enterprise Records と共に使用する場合、FileNet Image Services システムに保管されるドキュメントに有効期限日を設定しないでください。 FileNet Image Services システム上の CFS-IS 管理ユーザーにとって、保留状態で削除できない IBM Enterprise Records ドキュメントと、削除可能なドキュメントを自動的に区別できるような方法はありません。

場合によっては、FileNet Image Services ドキュメントがシステムにどのように入力されたか、および FileNet Image Services ドキュメント・プロパティーが Content Platform Engine サーバーに伝搬されるかどうかによって、これらのドキュメントに対して実行できる操作が異なります。 FileNet Image Services サーバーが固定コンテンツ・ストレージ・デバイスとして使用されている場合、ドキュメントの内容は CE アプリケーションを使用して FileNet Image Services サーバーに追加されます。 このトピックでは、これらのドキュメントを CE-IS タイプ A ドキュメントと呼びます。 FileNet Image Services サーバーが高容量キャプチャー・デバイスとして使用される場合、ドキュメントの内容は FileNet Image Services アプリケーションを使って FileNet Image Services サーバーに追加されます。 これらのドキュメントを CE-IS タイプ B ドキュメントと呼びます。

IBM Enterprise Records を使用すると、他の CE ドキュメントをレコードとして管理するのとほとんど同じようにして、これらのドキュメントをレコードとして管理することができます。 このセクションでは、これらのタイプのドキュメントを処理する際の、いくつかの IBM Enterprise Records 動作の相違点について説明します。 また、これらのタイプのドキュメントを管理する場合に知っていなければならない、その他の情報を記載しています。

構成の考慮事項

レコードの自動宣言

FileNet Image Services ドキュメントがオブジェクト・ストアに移行されるとき、それらが自動的にレコードとして宣言されるように、サブスクリプションを定義することができます。 この自動宣言を行うには、移行されたドキュメントのドキュメント・クラスがイベント・アクションをサブスクライブしていること、およびイベント・アクションがチェックイン・イベントでトリガーされることを確認してください。 詳しくは、レコードの自動宣言の構成に関するヘルプ・トピックを参照してください。

IS ドキュメントのセキュリティー

Image Services アプリケーションまたは API を通じて FileNet Image Services ドキュメントがアクセス可能である場合、ドキュメントがレコードとして宣言されていても、そのドキュメントの変更や削除を防ぐ CE メカニズムはありません。 したがって、FileNet Image Services システム管理者との共同作業により、IS ドキュメントの変更と削除に関して FileNet Image Services セキュリティーが適切に設定されるようにしてください。

FileNet Image Services ドキュメントの保存

FileNet Image Services ドキュメント・クラスには、ドキュメントをいつ削除できるかを指定する保存パラメーターが含まれています。 IBM Enterprise Records は、これらの IS 保存設定と相互作用することはありません。 したがって、レコードとして宣言される FileNet Image Services ドキュメントが保存設定のために削除されないよう、FileNet Image Services システム管理者との共同作業により、これらの保存設定を適切にセットアップしてください。

その他の考慮事項

レコードの宣言

使用可能ないずれかの宣言メカニズムを使用して、CE でカタログされた FileNet Image Services ドキュメントを宣言できます。 例えば Workplace、MS Office、MS Outlook、イベント・アクション、ワークフロー、IBM Enterprise Records Java API などからこの宣言を行うことができます。 複数エレメントを持つドキュメントの 1 つのエレメントを、レコードとして選択することはできません。 複数エレメントのドキュメントがレコードとして宣言された場合、すべてのエレメントが、レコードの一部とみなされます。

ドキュメントにアクセスする権限を持つ非レコード・ユーザーは、レコード・ユーザーがそのドキュメントをレコードとして宣言した後は、ドキュメントの情報ページにアクセスできません。 非レコード・ユーザーのアクセスに対するこの制限は、設計上のものです。

レコードのプロパティーの更新

FileNet Image Services サーバーでカタログ化が有効になっている場合、CE ドキュメントのプロパティーにマップされている FileNet Image Services ドキュメントのプロパティーは、FileNet Image Services サーバーと CE サーバーの両方に保管されます。 FileNet Image Services ドキュメントのプロパティーの更新は、すべて自動的に関連 CE ドキュメントに伝搬します。 ただし、CE ドキュメントのプロパティーの更新は、そのドキュメントに関連付けられたレコードのプロパティーに影響しません。

レコードのコンテンツ・ベースの検索の実行

ドキュメントが CE-IS タイプ A ドキュメントである場合、コンテンツに基づく検索により、ドキュメントに関連付けられたレコードが検出されます。 ドキュメントが存在するオブジェクト・ストアで CBR が構成されている場合に、この機能を使用できます。 しかし、ドキュメントが CE-IS タイプ B ドキュメントである場合、コンテンツに基づく検索ではそのドキュメントが検出されません。

レコードの削除

レコードを削除すると、対応する CE ドキュメントも削除されます。 CE ドキュメントのコンテンツが、ストレージ・メディアではなく FileNet Image Services サーバーの永続キャッシュに格納されている場合、削除を実行すると、FileNet Image Services ドキュメントがキャッシュから削除されます。 ただし、CE ドキュメントのコンテンツが FileNet Image Services サーバーのストレージ・メディアに保管されている場合、レコードを削除しても、メディアからコンテンツは削除されません。 FileNet Image Services サーバーからドキュメント・データを削除する方法の詳細については、「IBM FileNet Image Services System Administrator's Handbook」の『Database Maintenance Overview』セクションの『Expired Documents and Folders』を参照してください。FileNet Image Services ストレージ・メディアの消去に関する情報も記載されています。

レコードのコピーおよびインポート

レコードをコピーすると、そのレコードに加えて、関連する CE ドキュメント、および関連する IS ドキュメントもコピーされます。 すべてのクラスで、レコード・コピー操作を行うと、元のドキュメントが CE-IS タイプ B ドキュメントであった場合でも、CE-IS タイプ A ドキュメントが生成されます。

レコードのインポート時にも同じようになります。 インポートされたレコードの関連ドキュメントは、エクスポート時には CE-IS タイプ B ドキュメントであったとしても、常に CE-IS タイプ A ドキュメントになります。

システム・パフォーマンスのモニター

実装環境が可能な限り効率的に実行されるよう、開発サイクルでは、システム・パフォーマンスをモニターします。 IBM System Dashboard for Enterprise Content Management を使用してください。このツールは、オペレーティング・システムに関係なく、インストールされた IBM FileNet ソフトウェア製品でのパフォーマンス・データを収集して配布するための、一元管理メカニズムを提供します。 管理コンソールを標準としていないサイトで使用するために、収集されたパフォーマンス・データを、デフォルトの IBM System Dashboard for Enterprise Content Management 機能で使用できるようにすることができます。 IBM System Dashboard for Enterprise Content Management の使用について詳しくは、IBM System Dashboard for Enterprise Content Management の使用に関するトピックを参照してください。

トラブルシューティング

IBM FileNet P8 Troubleshooting Guide」には、IBM Enterprise RecordsContent Platform EngineApplication Engine、および Workplace などの、FileNet P8 プラットフォーム・コンポーネントでの問題のトラブルシューティングに関する情報が含まれています。 IBM サポート・ページからマニュアルをダウンロードするには、このトピックの終わりにある外部リンクを参照してください。



フィードバック

最終更新: 2013 年 11 月
system_administration.htm

© Copyright IBM Corp. 2013