IBM Enterprise Records 5.1.2 版    

使用處置工作流程

這裡有使用處置工作流程時所需的資訊。

關於這項作業

處置工作流程的外觀相似。您會在 WorkplaceWorkplace XT 收件匣,或 RecordsManagerApproval 公用收件匣中看到工作流程。

程序

如果要執行工作流程:

  1. 開啟您的個人收件匣
    1. Workplace 中,按一下資訊看板中的作業
    2. Workplace XT 中,按一下「作業」圖示。
  2. 如果您要開啟的工作流程不在您的收件匣中,則請按一下公共收件匣,然後按一下 RecordsManagerApproval
  3. 按一下您要開啟的工作流程的名稱。

結果

對於大多數工作流程,以下為常用的欄位和選項。其他欄位在工作流程步驟的每個不同類型的主題中都進行了說明。

指示

在視窗中,有關於完成步驟的指示。指示由工作流程設計人員進行編寫。如果您未看到說明,請按一下指示以開啟包含說明的方框。

實體名稱

系統會列出一個以上的實體。如果實體是電子實體,請按一下名稱以檢視記錄或開啟資料夾以查看資料夾的內容。如果實體是實體記錄,則實體沒有內容。您也可以按一下「取得資訊」圖示以查看實體的資訊頁面。

傳送對映

傳送對映是用來將 Content Engine 內容名稱對映至 XML 內容名稱的 IBM® Enterprise Records 物件。 在匯出 IBM Enterprise Records 實體時,「IBM Enterprise Records 傳送」工具會使用這些 XML 內容名稱來產生 XML 檔。 您可以從「傳送對映」功能表選取傳送對映物件。 如需傳送對映物件的相關資訊,請參閱「傳送對映」主題。

如需 IBM Enterprise Records 傳送工具的其他資訊,請參閱「傳送工具」主題。

審查備註

您可以在文字框中直接輸入註解。 您也可以按一下文字框中的圖示,以顯示較大的視窗。使用此視窗可寫入或讀取較長的註解而不需捲動。 如果您使用較大的文字框,請按一下更新,然後按一下關閉

審查決策

如果您要核准工作流程動作,請為各實體選取核准

選取拒絕可以不在此時套用動作。如果您拒絕,請在備註中說明原因。

選取保留可以指明將實體置於暫存狀態。您完成工作流程後,請在工作流步驟外部套用保留(如訊息所示)。然後,實體會返回到其在開始處置之前的狀態。如需對實體套用保留的相關資訊,請參閱「將實體放置在保留中」主題。

選取變更排程可以對實體使用其他處置排程。請在工作流程步驟外部指派新的處置排程。然後,實體會返回到其在開始處置之前的狀態。如需變更處置排程的相關資訊,請參閱「變更處置排程」主題。

資訊欄

不同的步驟顯示了與實體相關的不同資訊,並且不需要任何輸入。

套用並關閉

您可以變更資訊,先將其套用,然後關閉該視窗,無需採取任何進一步的動作。工作項目將保留在同一收件匣中。如果您為某個實體選取了「保留」,則在完成工作流程之前還需要套用。

重新指派

這個選項會開啟一個視窗,您可以在該視窗中選取另一個使用者來執行步驟。輸入名稱的前幾個字元,然後按一下搜尋。選取使用者,然後按一下繼續

狀態

這個選項會開啟「追蹤者」應用程式。

完成

此選項會完成工作流程步驟,並繼續將實體移動至處置程序的下一步驟。



意見

前次更新: 2013 年 11 月
use_disposition_workflows.htm

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