IBM® Enterprise Records comprend des flux de travaux qui facilitent l'automatisation des procédures de révision et d'élimination des catégories et dossiers d'enregistrements, des volumes et des enregistrements. Il comprend les tâches, étapes de procédure, organisations ou personnes, données d'entrée ou de sortie indispensables, ainsi que les outils nécessaires à chaque étape d'une procédure d'entreprise.
Vous pouvez modifier les flux de travaux existants et en créer de nouveaux. La plupart des flux de travaux IBM Enterprise Records sont exécutés automatiquement. Cette automatisation est le résultat du processus de balayage d'élimination ou de l'exécution d'une action associée au flux de travaux. Le flux de travaux Gestion des enregistrements physiques et le flux de travaux Créer un dossier d'enregistrement doivent être manuellement exécutés.
Lors de la création d'une phase d'élimination dans un planning d'élimination, vous lui associez une action d'élimination et un flux de travaux d'élimination. A l'issue de la période de conservation des entités dans une phase donnée, les entités sont marquées en vue de leur élimination. Vous devez lancer manuellement l'action de suppression qui exécute la procédure de suppression associée. Pour plus d'informations sur la procédure de suppression, reportez-vous aux rubriques relatives au planning d'élimination :
Avant de commencer à utiliser les flux de travaux, vous devez effectuer les tâches de configuration. Ces tâches sont effectuées lors de l'installation d'IBM Enterprise Records. Pour plus d'informations, voir la rubrique Configuration des flux de travaux dans le Guide d'installation et de mise à niveau IBM Enterprise Records.
Pour obtenir des informations générales sur l'exécution des flux de travaux d'élimination, reportez-vous à la rubrique sur les flux de travaux d'élimination.
IBM Enterprise Records affiche un message d'avertissement lorsque la valeur indiquée pour les différents champs d'une étape particulière d'un flux de travaux est incorrecte ou manque dans les champs requis. Si vous ne spécifiez pas la valeur du champ Emplacement dans l'étape de transfert physique du flux de travaux de transfert temporaire, vous voyez le message d'avertissement via IBM Enterprise Records.
Dans l'étape Message, cliquez sur Terminer pour achever l'étape de flux qui a échoué et supprimer l'élément de travail de la boîte de réception. Vous pouvez alors corriger le problème et exécuter à nouveau le flux de travaux pour exécuter l'étape correctement. Dans l'exemple donné plus tôt, vous pouvez fermer les deux entités pour lesquelles l'étape de limitation a échoué et exécuter le flux de travaux.