Asiakirjojen hallinta edellyttää, että tiettyjä dokumentteja voivat käyttää vain käyttäjät, joiden suojausluokituksen taso on riittävä. IBM® Enterprise Records -sovelluksen PRO- ja DoD-luokitellut tietomallit mahdollistavat turvatasojen määrittämisen. Niitä kutsutaan myös merkinnöiksi.
PRO-tietomallissa käyttäjä valitsee Määritä ominaisuudet -vaiheessa suojausluokan, kun kansiota tai luokkaa lisätään ja kun asiakirjaa vahvistetaan. Suojausluokkaa voi muuttaa myöhemmin muokkaamalla yksikköön liittyviä ominaisuustietoja.
DoD-luokitellussa tietomallissa suojausluokituksen määritys on vahvistusprosessin erillinen vaihe. DoD-luokiteltuja asiakirjoja käsitellessään käyttäjät valitsevat turvaluokitusoppaan, joka määrittää luokitusominaisuudet. Luokitusta voi muuttaa myöhemmin luokituksen nostamis- ja laskemistoiminnoilla sekä luokituksen poistotoiminnolla.
Lisätietoja DoD-luokitelluista asiakirjoista on luokiteltujen asiakirjojen asiakirjaksi vahvistusta ja luokitusoppaan luontia käsittelevissä ohjeaiheissa.
Lisätietoja luokitusoppaiden luonnista on ohjeaiheessa Turvaluokitusoppaiden luominen ja hallinta.
PRO-tietomallissa arkiston pääkäyttäjän suojausluokitus on oletusasetuksen mukaan Erittäin salainen. Salainen-, Luottamuksellinen- ja Rajoitettu-luokitukset perivät tämän asetuksen. Kaikkien muiden käyttäjien suojausluokitukseksi on määritetty Luokittelematon.
DoD-luokitellussa tietomallissa yhdenkään käyttäjän suojausluokitukseksi ei ole määritetty tasoa Erittäin salainen, Salainen tai Luottamuksellinen. Todennettujen käyttäjien luokitukseksi on määritetty Luokittelematon.