安全設定是使用者或群組存取物件的許可權層次。 比方說,如果您擁有物件的「擁有者控制」權限,則可以對該物件執行完全控制。下表列出了許可權層次及其說明。
對於所有許可權,您可以選取勾選框來開啟或關閉某一許可權層次。 如果您按一下勾選框來關閉「允許」許可權,它會遭到隱含的拒絕。 使用者或群組在允許該權限的其他群組中可能擁有成員。如果您選取「拒絕」勾選框,就是明確拒絕該使用者或群組的該許可權。 擁有該許可權的其他群組中的成員不會允許該許可權層次的使用者或群組。
權限 | 說明 |
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擁有者控制 | 允許您完全控制某個物件。您可以執行所有類型的動作,例如檢視其內容、檢視和修改其內容以及刪除該物件(遵從保留限制)。依預設,在初始建立物件時,它會擁有該物件的擁有者控制權限。
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修改內容 | 允許您變更物件的內容以及向資料夾新增子資料夾。
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檢視內容 | 允許您檢視記錄內容。比方說,如果記錄是 MS Word 檔案,則使用者可以開啟並檢視檔案內容。請務必在文件層次上,將檢視內容權限授予「記錄使用者」群組。 依預設,「記錄使用者」群組的成員無權檢視記錄的內容。 因此,在文件宣告為記錄之前,這些成員無法檢視文件。
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檢視內容 | 允許您檢視資料夾或物件的內容。
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建立子資料夾 | 當要建立的物件為檔案計劃、記錄種類或記錄資料夾時允許您建立子資料夾。
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於資料夾中存檔 | 允許您將記錄存檔在其他資料夾中,
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升級版本 | 可讓您將已設定安全的記錄之對應文件升級或降級。 您可以移出文件、將文件作為主要版本移回、取消文件移出,以及升級或降級文件版本。 |
修改內容 | 允許您移出文件、將文件作為次要版本移回或取消移出。請務必在文件層次上,將修改內容權限授予「記錄使用者」群組。 依預設,「記錄使用者」群組的成員無權修改記錄的內容。 因此,在文件宣告為記錄之前,這些成員無法修改文件。
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