O gerenciamento de registros requer tarefas, como planejamento, controle
e organização para criação, armazenamento, uso, recuperação e descarte
de registros.
No contexto de IBM® Enterprise
Records, um registro são metadados. Metadados é um arquivo que faz referência e contém
informações sobre outro arquivo eletrônico (documento) ou objeto físico.
São necessárias pessoas qualificadas para administrar os armazenamentos de objetos e
preparar corretamente os registros para arquivamento e disposição. Além disso, projete
os armazenamentos de objetos, planejamentos de arquivos, pastas e registros para que eles façam
sentido para o fluxo de documentos no site.
- Arquivos eletrônicos
- Um arquivo ou documento eletrônico pode ser um único arquivo, uma foto
digital ou um conjunto de arquivos relacionados que podem ser tratados como um objeto.
Por exemplo, um conjunto de arquivos é uma mensagem de email e seus anexos.
Os arquivos eletrônicos existem em armazenamentos de objetos e outros repositórios. Quando
você declara o documento como um registro, o IBM Enterprise
Records gerencia o documento,
incluindo sua segurança e possível classificação. Essa configuração de
segurança pode alterar o acesso ao documento. Portanto, o autor do documento pode ser impedido de alterar o documento.
- Objetos físicos
- Objetos físicos podem ser fitas de vídeo, microfilme, discos rígidos, amostras de
DNA, documentos impressos em papel e fotos. Eles podem ser armazenados
em caixas ou em gabinetes de arquivos dentro de warehouses e outros recursos de
arquivamento seguros. O registro controla o local do objeto físico.
Objetos que são declarados como registros são armazenados em um repositório
chamado de armazenamento de objetos de plano de arquivos (FPOS). Um repositório que contém documentos
que podem ser declarados como registros é chamado de Repositório de Registros ou
de armazenador de objetos ativado para registros (ROS). A figura a seguir descreve a
criação de registros a partir de diferentes origens.
Figura 1. Documentos, emails, vídeos e outros objetos declarados como registros
Um modelo de dados é um modelo para um armazenamento de objetos de plano de arquivos compatível com determinadas normas de gerenciamento de registros. O modelo de dados pode incluir metadados
e recursos de segurança. É possível usar os modelos de dados Base, DoD e
DoD Classified.
Use o
IBM Enterprise
Records para preservar
informações valiosas como registros executando as seguintes tarefas:
- Criar e manter uma estrutura hierárquica (planejamento de arquivos) para armazenar
registros.
- Gerenciar registros eletrônicos e físicos.
- Proteger repositórios que contêm registros.
- Criar regras de retenção e descarte para registros.
- Forçar o arquivamento ou a destruição de registros que se baseiam nessas
regras.
- Controlar o acesso aos registros.
- Recuperar registros que se baseiam em critérios de procura.
- Remover registros que não são mais necessários para a organização.