Ersetzen Sie Schriftstücke, die an Bedeutung verloren haben, durch andere. Ein Beispiel dafür ist ein Schriftstück mit persönlichen Daten Ihrer Mitarbeiter für Dezember 2006, die nun durch ein aktuelles Schriftstück für April 2007 ersetzt wird. Sie können auch einfach eine Version eines Dokuments durch die neue Version desselben Dokuments ersetzen. Wenn zwischen Schriftstücken eine Ersetzungsrelation definiert wird, werden die beiden Dokumente miteinander verknüpft.
Das Ersetzen eines Schriftstücks schränkt den Zugriff in keiner Weise ein.
Sie können bereits bei der Deklaration eines Schriftstücks bestimmen, dass dies ein bestehendes Schriftstück ersetzt.
So ersetzen Sie ein Schriftstück bereits bei der Deklaration:
Solange die Deklaration des nicht klassifizierten Schriftstücks nicht abgeschlossen ist, haben Sie die Möglichkeit, die Ersetzung durch Klicken auf "Wert ändern" rückgängig zu machen. Durch diese Aktion wird ein Fenster geöffnet, in dem Sie über Objekt entfernen den Feldinhalt löschen oder mithilfe von Objekt auswählen ein anderes Schriftstück auswählen können. Bei klassifizierten Schriftstücken klicken Sie zum Ändern des Werts auf "Ersetzt" oder zum Entfernen auf "Löschen".
Wenn Sie ein neues Schriftstück deklarieren und die Option Ersetzt (Supersedes) nicht auswählen, können Sie dies auch zu einem späteren Zeitpunkt nachholen.
Informationsseite zu IBM® Enterprise Records-Eigenschaften
Der Informationsseite des alten, ersetzten Schriftstücks können Sie entnehmen, durch welches Schriftstück ersetzt wurde. Der Name des neueren Schriftstücks wird im Feld Ersetzte Schriftstücke (Superseded Records) angezeigt. Im Feld Ersetzt (Supersedes) auf der Informationsseite des neueren Schriftstücks hingegen sehen Sie den Namen des alten Dokuments, das durch das neue Schriftstück abgelöst wurde. Durch Klicken auf "Ersetzt" können Sie den Namen des zu ersetzenden Schriftstücks ändern oder diesen über "Löschen" aus dem Feld entfernen.