Com que les entitats físiques no es poden veure en línia, heu de fer de manera que
se us enviïn els elements. Aquest procés, anomenat càrrega,
també executa el flux de treball de gestió de registres físics (PRM) que fa el seguiment
de la ubicació de les entitats a cada pas. Podeu carregar registres individuals
(d'un en un) o qualsevol dels contenidors que contenen elements físics.
El flux de treball de la PRM abasta tot el cicle de reserva, recepció i alliberament de l'entitat
a l'usuari següent. El flux de treball també fa el seguiment dels retards en la recepció o l'alliberament
de l'entitat. A més a més, també fa el seguiment de les entitats perdudes pel camí o que ha perdut l'usuari
que es llista com a posseïdor actual de l'entitat. Fer el seguiment d'una entitat fent servir el flux de treball PRM
exigeix que tots els participants prenguin nota de forma acurada d'on és una entitat
en tot moment. Els participants responen a les tasques a les seves safates d'entrada
de forma regular.
Podeu carregar entitats físiques a través de l'Application Engine, el Workplace XT o
l'IBM® Enterprise
Records. Si carregueu entitats físiques des del Workplace,
aneu al FPOS i obriu la carpeta Gestió de registres.
Tot seguit, obriu la carpeta de pla de fitxers i aneu a l'objecte a la ubicació de pla de fitxers adequada.
Per obtenir informació sobre l'estat de càrrega d'una entitat, seleccioneu-ne la icona Obtenir informació
i seleccioneu la pàgina Detall. A la secció Físic d'aquesta pàgina, podeu veure la ubicació, la ubicació
inicial i l'estat de càrrega de l'entitat. També podeu saber qui
l'ha carregada. Si l'entitat té un codi de barres, també podeu comprovar el seu estat de càrrega mitjançant
Escaneja elements físics a la pestanya Físic.
Per obtenir més informació, consulteu el tema sobre escanejar entitats físiques. A continuació, seleccioneu Estat al pas del
flux de treball PRM per obtenir-ne l'estat a través de l'aplicació Tracker.
Safates d'entrada que utilitza el flux de treball de
la PRM
A mesura que l'entitat avança pel flux i els usuaris la reben i l'alliberen,
es generen elements de treball. La safata d'entrada d'un usuari mostra alguns
dels elements i alguns es mostren en safates públiques. Els paràmetres de seguretat d'usuari i de grup determinen qui pot
veure les safates d'entrada públiques. Aquests paràmetres determinen qui pot obrir un pas al flux de treball. Aquests paràmetres determinen
qui pot veure l'estat de càrrega d'una entitat amb Escaneja elements físics.
El flux de treball de la PRM pot omplir les safates
d'entrada públiques següents amb elements de treball.
Procediment de càrrega
La càrrega d'un entitat comença seleccionant
Inicia / Carrega al menú.
A partir d'aleshores, els elements de treball que apareguin a les safates d'entrada personals dels
participants o dels elements de treball van a les safates d'entrada públiques. Quan es carrega per primera vegada
una entitat, el sistema mostra que l'usuari sol·licitant ha carregat la ubicació especificada.
Tot i això, la persona que el manté ha d'alliberar l'element abans que l'usuari sol·licitant el tingui realment.
- Quan es carrega un element, els altres usuaris sol·licitants estableixen una data de reserva.
La data de reserva s'utilitza per prioritzar diverses sol·licituds. L'entitat es passa a altres usuaris
segons la data de reserva, segons mostren els elements de treball de PhysicalEntitiesReserveQueue.
El sistema no espera fins a la data de reserva per generar elements de treball nous.
- Si la persona que manté les entitats o un altre titular actual de l'entitats sol·licita
un servei de lliurament en lloc del lliurament manual, la cua de lliurament obté un element de treball.
El servei de lliurament lliura l'element o indica que s'ha perdut. Quan la persona que el manté
o el servei de lliurament indica que l'element s'ha alliberat, l'usuari sol·licitant obté un
element de treball de recepció. Si el servei de lliurament indica que l'element s'ha perdut,
un element de treball va a la cua d'objectes perduts.
- Quan l'usuari sol·licitant completa l'element de treball de recepció, un element de treball d'alliberament reemplaça l'element de treball
de recepció a la safata d'entrada personal. Si l'usuari sol·licitant indica que l'element no s'ha rebut,
s'envia un element de treball a la cua d'objectes perduts.
- El grup d'objectes trobats cerca i lliura l'element o indica que s'ha
perdut permanentment. Cercar i lliurar l'element genera un element de treball de
recepció a la safata d'entrada de l'usuari. En indicar que l'element s'ha perdut
s'envien missatges als participants afectats per això (els usuaris de les cues d'espera
i de reserva) i tots els elements de treball restants es donen per acabats. Indicar que un
element s'ha perdut de forma permanent només s'ha de fer si esteu segurs que l'entitat
no es trobarà més endavant. No hi ha manera d'indicar més endavant que s'ha trobat
una entitat perduda. Tots els usuaris que intenten carregar l'entitat més endavant
reben un missatge sobre l'estat perdut.
- Quan acabeu d'utilitzar l'element, completeu l'element de treball d'alliberament
i lliureu l'entitat a la propera persona o al guàrdia. El guàrdia
completa l'element de treball d'alliberament.
- Si intenteu carregar una entitat el contingut pare de la qual s'ha carregat,
l'única opció que teniu és tancar la finestra del pas Llença. Podeu carregar
el contingut del pare. Aquesta acció us posa a la cua amb altres
que pot ser que també esperin. També podeu intentar carregar l'entitat
filla més endavant. Si intenteu carregar el contenidor quan un o més
dels elements continguts s'han carregat, rebeu un missatge. Al missatge
s'indica que hi ha una càrrega de fill. Ho heu de tornar a intentar
més endavant.
Execució del flux de treball
Per carregar un objecte físic:
- A Application Engine, el Workplace XT o
IBM Enterprise
Records, feu clic amb el botó dret al nom de l'entitat física i seleccioneu
Inicia / Carrega.
- Feu clic a Inicia sota el nom de la subscripció del flux de treball que vulgueu
utilitzar. Es proporciona una subscripció per defecte per a cada tipus d'entitat física.
- Completeu la resta del pas de Inicia / Carrega.
- Després de completar el pas Inicia / Carrega,
tanqueu la finestra que llista les subscripcions de flux de treball.
Els diversos passos del flux de treball comparteixen alguns elements comuns.
Taula 1. Passos del flux de treballElements del pas de flux de treball |
Descripció |
Instruccions |
Al començament de la finestra, hi ha unes instruccions per completar el pas. Aquestes instruccions les redacta el dissenyador del flux de treball.
Si no veieu les instruccions, feu clic a l'extrem de la fletxa al costat de la paraula
Instruccions. |
Nom de l'entitat |
Si l'entitat és un contenidor, feu clic
al nom per obrir el contenidor i veure què conté. Si l'entitat és un registre físic individual,
no té cap contingut i obteniu un missatge a aquest efecte. |
Comentaris |
Introduïu comentaris directament al quadre de
Comentaris. O feu clic a la icona del quadre de text per obtenir una finestra més gran. |
Menú d'accions |
Els elements del menú varien segons el pas.
Consulteu més endavant la informació sobre el tipus de pas. A més, les instruccions al
començament de la finestra del flux de treball serveixen de guia del que cal seleccionar. |
Ubicació |
Feu clic a Ubicació per veure una
llista de les ubicacions. Feu clic a Selecciona a la ubicació on
volgueu que es lliuri una entitat. |
Data de reserva |
Feu clic a la icona del calendari per seleccionar la data
en la qual voleu reservar una entitat. Si l'entitat no està carregada actualment, seleccioneu la data actual. Si l'entitat està carregada, seleccioneu la data actual o una data futura, però el sistema no necessàriament mostrarà la data que
seleccioneu. El sistema determina les dates de reserva a mesura que l'entitat
es mou de la ubicació 1 a una altra. |
Columnes d'informació |
Hi ha diferents passos que poden mostrar qui ha tingut l'element,
on és, les dates de reserva i sol·licitud i qui el rep a continuació. |
Aplica i Tanca |
Podeu canviar la informació, aplicar-la,
i, tot seguit, tancar la finestra sense efectuar cap altra acció més.
L'element de treball roman a la mateixa safata d'entrada. Aquest pas és útil quan es vol declarar que un element
està perdut actualment, però es pensa que es pot trobar. Aquest pas evita efectuar l'acció més permanent
que suposa utilitzar Complet. |
Reassigna |
Aquest pas obre una finestra on podeu seleccionar un altre usuari
per seguir el pas. Introduïu els primers caràcters del nom i feu clic a Cerca.
Seleccioneu l'usuari i feu clic a Continua. |
Estat |
Aquest pas obre una aplicació Tracker. |
Completa |
Complet
finalitza el pas de flux de treball i és l'opció habitual. |
Pas d'execució
Per completar el pas d'execució:
- Feu clic a Ubicació per seleccionar la ubicació on
es lliura l'entitat.
- Feu clic a la icona de calendari per establir una data de reserva. Si l'entitat no està carregada, cal
que seleccioneu la data actual. Si l'entitat està carregada,
seleccioneu la data actual o una de futura.
La data de reserva s'utilitza per prioritzar diverses sol·licituds.
- Feu clic a Executa per iniciar el flux de treball o Tanca per tancar
la finestra sense executar.
Pas de recepció
Els passos de recepció es llisten com a passos d'aprovació a la safata d'entrada,
però quan s'obren, el títol de la pàgina és
Pas de recepció.
Obtindreu el pas de recepció si l'usuari anterior (o qui manté l'article) allibera l'element
i sou el següent a la cua per rebre'l.
Si encara no l'heu rebut, podeu veure qui el lliura, quina és la seva darrera ubicació
i com es lliura. Si no rebeu l'element després d'esperar una quantitat de temps raonable, podeu
indicar que no l'heu rebut. Aquesta resposta genera un element de treball per a la cua
d'objectes perduts. Si sou la persona que manté l'element, rebreu un pas de recepció
quan el darrer usuari alliberi l'element. Per completar la cua de recepció:
- Seleccioneu l'acció adequada. Si rebeu l'entitat, seleccioneu
Rebut; si no, seleccioneu No rebut.
- Acabeu el pas seleccionant l'opció adequada. Consulteu les opcions
d'una secció diferent en aquest tema: Execució del flux de treball.
Atenció: És possible que no hàgiu rebut l'entitat a causa d'un retard. Aquest retard el pot haver causat el servei de lliurament o l'usuari que treballa amb l'entitat actualment. També és possible que l'entitat s'hagi
perdut pel camí. En aquest cas, rebeu un missatge que us notifica de l'estat de l'entitat.
Pas d'alliberament
Els passos d'alliberament es llisten com a passos d'aprovació a la safata d'entrada,
però quan s'obren, el títol de la pàgina és
Pas d'alliberament.
El pas d'alliberament l'ha de completar el titular actual de l'entitat, que pot ser la persona que la manté
o un usuari que ha carregat l'element. L'usuari indica el mètode de lliurament, si hi ha cap retard al lliurament o
si s'ha perdut l'element. Lliuri l'element a l'usuari sol·licitant a la ubicació
carregada. Per completar el pas d'alliberament:
- Si escau, introduïu el Temps de retard en hores
per indicar l'abast d'un retard en l'alliberament de l'entitat.
- Introduïu els comentaris que escaiguin, com ara una explicació del retard.
- Seleccioneu l'opció adequada a la llista d'accions.
- Lliurament manual significa que lliurareu l'entitat manualment a l'usuari
que sigui el següent a la cua.
- Seleccioneu Perdut, si no sabeu on es troba
l'entitat. S'envia un element de treball a la safata d'entrada pública PhysicalEntitiesFindLostQueue.
- Seleccioneu Servei de lliurament si voleu utilitzar el servei de lliurament. S'envia un element de treball a la safata d'entrada pública PhysicalEntitiesDeliveryQueue.
- Seleccioneu Retard si heu introduït un temps de retard.
S'envia una notificació de retard a tots els usuaris en espera a la cua.
- Acabeu el pas seleccionant l'opció adequada. Consulteu les opcions
d'una secció diferent en aquest tema: Execució del flux de treball.
Pas de cua de espera
Quan reserveu una entitat i sou el següent a la cua per rebre-la,l'element de treball a la cua d'espera mostra el vostre nom com a usuari sol·licitant. Els usuaris autoritzats a accedir a aquesta cua poden veure la informació, però no tenen
cap tasca a completar. Per veure el pas de cua d'espera:
- Feu clic a l'element de treball a la cua pública PhysicalEntitiesWaitQueue.
- Després de revisar l'element de treball, feu clic a Tanca.
Pas de cua de reserva
La safata d'entrada pública
PhysicalEntitiesReserveQueue conté elements de treball per a cada usuari que espera
un lliurament. Els usuaris autoritzats poden obrir els
elements de treball per veure qui ha sol·licitat l'entitat, quan l'han sol·licitat i quines
ubicacions han sol·licitat. Podeu modificar les dates de reserva per canviar
les prioritats dels usuaris. Per completar el pas de cua de reserva:
- Feu clic a l'element de treball a la safata d'entrada pública PhysicalEntitiesReserveQueue.
- Opcionalment podeu modificar la Data de reserva per canviar la prioritat dels usuaris
que esperen l'element.
- Feu clic a Aplica i Tanca.
Pas de d'element d'objectes perduts
Quan es declara una entitat com a perduda, el sistema envia un element de treball a la safata d'entrada pública
PhysicalEntitiesFindLostQueue. Si teniu autorització per accedir a aquesta safata d'entrada, podeu
fer clic a l'element de treball per veure la pàgina
Pas d'objectes perduts
i actualitzar l'estat. Trobeu i lliureu l'entitat o la declarareu com a perduda permanentment.
Aquesta acció notifica a tots els usuaris afectats i dóna per acabats tots els fluxos de la
PRM executats per a aquesta entitat. A més a més, quan un usuari mira d'executar un flux de treball per a aquesta entitat,
el sistema envia immediatament una notificació sobre l'estat perdut de l'entitat. Per completar el pas d'element d'objectes perduts:
- Introduïu els comentaris que vulgueu afegir.
- Al menú Acció, seleccioneu Perdut si voleu declarar
que l'entitat s'ha perdut permanentment. Seleccioneu Lliurat si trobeu l'entitat
i la lliureu a l'usuari el nom del qual apareix al camp Sol·licitat per.
- Acabeu el pas seleccionant l'opció adequada. Consulteu les opcions
d'una secció diferent en aquest tema: Execució del flux de treball.
Quan es marca una entitat com a perduda permanentment, no hi ha cap manera d'indicar
que més endavant s'ha trobat. Tothom que intenta carregar l'entitat en el futur rep el missatge
que l'entitat s'ha perdut. Si l'element perdut és un contenidor que es troba més tard,
no se'n pot carregar el contingut. Tothom que intenta carregar elements d'un contenidor perdut
anteriorment obté un missatge indicant que l'element pare està carregat.
Pas de servei de lliurament
Quan un usuari selecciona el servei de lliurament per enviar
una entitat física, el sistema envia un element de treball a la safata d'entrada pública
PhysicalEntitiesDeliveryQueue. Si teniu autorització per accedir a aquesta safata d'entrada pública, podeu
fer clic a l'element de treball per completar la pàgina
Pas de lliurament.
Per completar el pas de lliurament:
- Introduïu els comentaris que vulgueu afegir.
- A la llista Acció, seleccioneu Perdut si
no podeu trobar ni lliurar l'entitat. Aquesta acció envia un element de treball
a la safata d'entrada pública de PhysicalEntitiesFindLostQueue. Si cal, aquest grup
indica que l'entitat s'ha perdut permanent. Seleccioneu Lliurat si lliureu l'entitat
a l'usuari que l'ha sol·licitada.
- Acabeu el pas seleccionant l'opció adequada. Consulteu les opcions
d'una secció diferent en aquest tema: Execució del flux de treball.
Pas de missatge
La pàgina del pas de missatge
us notifica l'estat de l'entitat física per a la qual executeu el
flux de treball del PRM. Aquesta pàgina s'envia com a element de treball a
la safata d'entrada. La rebeu en qualsevol de les situacions següents:
- El titular actual de l'entitat retarda l'alliberament de l'entitat.
- El servei de lliurament o el titular actual de l'entitat perd l'entitat.
- Hi ha un error en el flux de treball de la PRM.
- L'entitat pare o fill de l'entitat sol·licitada ja s'ha carregat i
no s'ha enviat cap element de treball a cap cua. (Les cues d'espera i reserva s'utilitzen només
quan les entitats coincideixen).
- L'entitat per a la qual executeu el flux de treball no és una entitat física.
Per completar el pas de missatge, feu clic a
Complet.