IBM Enterprise Records version 5.1.2    

Gestion des enregistrements

IBM® Enterprise Records est un composant complémentaire de la suite IBM FileNet P8. Avec IBM Enterprise Records, vous pouvez créer et conserver des enregistrements précis, sécurisés et fiables de vos informations électroniques et physiques. IBM Enterprise Records permet de gérer les enregistrements, quel que soit leur type, leur format ou leur support de stockage. Pour comprendre IBM Enterprise Records, il faut comprendre ce qu'est un enregistrement et les bénéfices apportés par un système de gestion d'enregistrements.

Enregistrements et métadonnées

Dans le contexte d'IBM Enterprise Records, un enregistrement est fait de métadonnées. Les métadonnées sont un fichier qui référence et contient des informations sur un autre fichier électronique (un document) ou sur un objet physique. Vous créez un enregistrement pour placer le document ou l'objet physique sous le contrôle d'un gouvernement ou d'une entreprise. Le détail de cette commande indique comment le document ou l'objet doit être stocké, accédé et éventuellement supprimé. Les métadonnées prennent la forme de propriétés d'enregistrement, telles que le type de support, le format, l'auteur, le sujet, le réviseur, l'emplacement et la date de publication. Le contrôle peut être exercé en conformité avec les directives et les normes gouvernementales correspondantes au type d'enregistrement. L'illustration suivante présente la création d'enregistrements à partir de sources différentes. Chaque enregistrement pointe vers les données gérées par le système.

La figure ci-après montre comment les enregistrements peuvent être stockés dans des référentiels différents. Un référentiel peut contenir du contenu Web, des documents MS Office et des fichiers audio. Un autre référentiel peut contenir un courrier électronique. Un troisième référentiel peut contenir des bandes vidéo, des microfilms et des CD. Un quatrième référentiel peut contenir des contrats, des brevets et des autorisations. Chaque enregistrement pointe vers les informations gérées par le système.

Gestion des enregistrements

La gestion des enregistrements consiste en des activités de gestion, telles que la planification, le contrôle et l'organisation pour la création, le stockage, l'utilisation, la restitution et l'élimination d'enregistrements. La gestion des enregistrements comprend l'ensemble des activités effectuées pour gérer les enregistrements pendant leur cycle de création, d'utilisation active, de stockage inactif et d'élimination.

Utilité de la gestion des enregistrements

Pour vous assurer de données d'organisation précises, complètes et faciles d'accès, vous devez mettre en place un système fiable de gestion des enregistrements. Sinon, vous pouvez consacrer beaucoup de temps à des activités non productives, comme la localisation manuelle de données ou la recherche d'enregistrements manquants ou mal classés.

En l'absence d'un système de gestion des enregistrements, il peut s'avérer difficile de repérer, d'interpréter et de suivre les lois et réglementations en termes de tenue d'archives. Ce défaut peut être la cause de graves amendes, sanctions et d'autres conséquences juridiques. Vous pouvez également rencontrer des risques liés à la contestation, à la confidentialité, ainsi qu'à la sécurité de données cruciales et vitales si vous n'avez pas correctement conservé ou géré les enregistrements.

Utilisez IBM Enterprise Records pour atténuer les risques précédemment mentionnés. Vous pouvez utiliser IBM Enterprise Records pour préserver des données importantes en tant qu'enregistrements, disponibles en cas de besoin avec des techniques de recherche, tandis que les enregistrements inactifs ou d'importance secondaire sont supprimés ou archivés.

Rôle d'IBM Enterprise Records dans la gestion des enregistrements

Vous pouvez gérer les enregistrements de l'ensemble de l'entreprise, indépendamment du support de stockage. L'objectif du système IBM Enterprise Records est de permettre l'exécution des actions suivantes : Avec IBM Enterprise Records, vous pouvez effectuer les tâches suivantes :

Fonctionnalités et avantages d'IBM Enterprise Records

Le tableau ci-dessous présente la liste des fonctionnalités d'IBM Enterprise Records et les avantages qui leur sont liés.
Fonctionnalité Avantage
Référentiel centralisé des enregistrements
  • Utilisation et disponibilité élargie des données dans l'ensemble de l'entreprise.
  • Prise de décisions efficace grâce à la disponibilité en temps réel des informations pertinentes.
Emplacements et conteneurs virtuels pour un stockage hiérarchique des enregistrements de documents électroniques et physiques.
  • Contrôle des collectes de copies papiers de documents et des fichiers électroniques.
  • Simulation d'un environnement bureautique réel.
  • Les emplacements et conteneurs virtuels imitent la structure physique réelle du stockage.
  • Maîtrise des coûts grâce aux dépenses réduites en terme d'espace, d'équipement et de personnel de bureau nécessaire à la gestion et à la récupération des enregistrements.
Fonctionnalités de recherche simples d'utilisation
  • Accès simple et rapide aux information requises sans utilisation de syntaxes de recherche complexes.
Règles de conservation et d'élimination d'enregistrements Maîtrise par l'utilisateur des réglages de :
  • Durée de conservation d'un enregistrement.
  • Traitement de l'enregistrement en fin de planning de conservation.
  • Révision des enregistrements avant leur suppression.
Procédures de vérification des enregistrements, suivi automatisé des périodes d'expiration et lancement des procédures d'élimination des enregistrements
  • Les enregistrements ne sont pas accidentellement supprimés, modifiés, manipulés, endommagés ou perdus.
  • Les enregistrements sont supprimés conformément au planning d'élimination ou dans le cadre d'une procédure d'audit.
  • Les enregistrements devenus inutiles sont éliminés afin de réduire les besoins de stockage.
Importation et exportation d'enregistrements
  • Les enregistrements qui ne sont pas fréquemment requis par l'organisation peuvent être exportés vers un emplacement différent. Ces documents sont des enregistrements qui doivent être conservés pour respecter les réglementations gouvernementales.
  • Les enregistrements peuvent être importés à partir d'autres référentiels d'enregistrements.
Contrôles de sécurité adaptés des enregistrements
  • Les utilisateurs non autorisés n'ont pas accès aux enregistrements.
  • Les utilisateurs ne peuvent pas supprimer accidentellement des enregistrements. Les enregistrements peuvent être supprimés par un administrateur d'enregistrements ou à la suite d'une procédure d'élimination.
  • Les utilisateurs ne peuvent effectuer que les opérations liées aux enregistrements pour lesquelles ils disposent des droits d'accès appropriés.
Intégration avec IBM FileNet P8 Workplace, Workplace XT, IBM Content Navigator, Microsoft Office et Microsoft Outlook Déclaration manuelle ou automatique d'enregistrements à partir de :
  • Workplace ou Workplace XT
  • IBM Content Navigator
  • Microsoft Outlook, Word, Excel et PowerPoint
  • Modèles d'entrée

Rôles utilisateur dans IBM Enterprise Records

IBM Enterprise Records offre un modèle de sécurité utilisateur fondé sur les rôles, et inclut les rôles d'administrateur d'enregistrements, de gestionnaire d'enregistrements, d'utilisateur privilégié et d'utilisateur d'enregistrements. Chaque rôle détermine les tâches qu'un utilisateur associé à ce rôle peut effectuer. Pour plus d'informations, voir la rubrique sur la sécurité.

Types d'installation d'IBM Enterprise Records

Avant d'installer l'application IBM Enterprise Records, vous devez choisir le type d'installation (modèle de données) correspondant à vos besoins de gestion d'enregistrements. Voici les modèles de données disponibles :

Types d'entités IBM Enterprise Records

Dans IBM Enterprise Records, les enregistrements sont stockés dans une structure hiérarchique contenant différentes entités de gestion d'enregistrements. L'illustration suivante présente la structure hiérarchique de ces entités, ainsi qu'une brève explication de chacune d'entre elles :

Le graphique ci-dessous présente une structure hiérarchique d'enregistrements avec une librairie de plans de fichiers au niveau supérieur de la hiérarchie.

L'entrée suivante est un exemple de hiérarchie des entités de gestion des enregistrements.

Plan de fichiers

Gestion générale (catégorie)
     Fichiers de correspondance (dossier)
     Exposés de programme (dossier)
          Conférence de formation à la gestion 2006 (volume)
          Conférence de formation à la gestion 2007 (volume)
Gestion des données (catégorie)
     Fichiers de correspondance (dossier)
     Feuille de chiffres de l'opérateur (dossier)


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Dernière mise à jour : Novembre 2013
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