IBM Enterprise Records, Versió 5.1.2    

Gestió de registres

L'IBM® Enterprise Records és un component complementari del paquet de productes IBM FileNet P8. Mitjançant IBM Enterprise Records podeu crear i mantenir registres acurats, segurs i fiables per a informació tant electrònica com física. Podeu utilitzar l'IBM Enterprise Records per gestionar registres de qualsevol tipus, independentment del suport d'emmagatzematge o el format. Per comprendre el funcionament de l'IBM Enterprise Records s'ha de comprendre què és un registre i per què s'utilitza un sistema de gestió de registres.

Registres i metadades

Al context de l'IBM Enterprise Records, un registre són metadades. Un fitxer de metadades que fa referència i conté informació sobre un altre fitxer electrònic (document) o objecte físic. Els registres es creen per posar el document o l'objecte físic sota el control de l'empresa o de l'organisme públic. El detall d'aquest control especifica com s'ha d'emmagatzemar, accedir i finalment deposar el document o l'objecte. Les metadades tenen format de propietats de registre, com ara el tipus de suport, el format, l'autor, l'assumpte, el revisor, la ubicació i la data de publicació. Els registres es posen sota aquest control seguint les normes i directrius de l'organisme públic en qüestió per a aquest tipus de registre. A la figura següent es mostra la creació de registres de diferents fonts. Cada registre apunta a la informació que gestiona el sistema.

La figura següent representa com els registres poden emmagatzemar-se en diferents dipòsits. Un dipòsit pot contenir contingut web, documents d'office MS i fitxers d'àudio. Un altre dipòsit pot contenir correus electrònics. Un tercer dipòsit pot contenir cintes de vídeo, microfilms i CD. Un quart dipòsit pot contenir contractes, patents i permisos. Cada registre apunta a la informació que gestiona el sistema.

Gestió de registres

La gestió de registres són activitats de gestió, com ara la planificació, el control i l'organització per crear, emmagatzemar, utilitzar, recuperar i deposar registres. La gestió de registres inclou totes les activitats que es completen per mantenir registres al llarg del seu cicle de vida de creació, ús actiu, emmagatzematge inactiu i disposició.

Necessitat de gestió de registres

Per garantir que la informació de l'organització sigui acurada, completa i s'hi pugui accedir fàcilment, cal que configureu un sistema de gestió de registres fiable. Si no, és possible que invertiu un quantitat considerable de temps en activitats no productives, com ara la ubicació manual d'informació o la cerca de registres que falten o que s'han arxivat incorrectament.

Si no hi ha cap sistema de gestió de registres, és possible que sigui difícil localitzar, interpretar i complir amb la legislació i les regulacions sobre manteniment de registres. Aquesta deficiència pot generar importants sancions, multes i altres conseqüències legals. També es poden trobar riscs associats amb litigacions, la confidencialitat i la seguretat de la informació vital si no es mantenen i es gestionen els registres correctament.

Utilitzeu l'IBM Enterprise Records per minimitzar els riscs esmentats. Podeu utilitzar l'IBM Enterprise Records per conservar informació valuosa com a registres, disponibles quan cal amb tècniques de cerca, mentre que els registres que no són imprescindibles o els inactius se suprimeixen o s'arxiven.

Funció de l'IBM Enterprise Records en la gestió de registres

Podeu gestionar registres de tota l'empresa, independentment del suport d'emmagatzematge. L'objectiu del IBM Enterprise Records és assegurar-se que es finalitzen les accions següents: Amb IBM Enterprise Records es poden completar les tasques següents:

Característiques i avantatges de l'IBM Enterprise Records

A la taula següent es llisten les característiques de l'IBM Enterprise Records i els avantatges que proporciona aquesta característica.
Característica Avantatge
Dipòsit centralitzat per als registres
  • Ampli ús i disponibilitat de la informació a tota l'empresa
  • Presa de decisions efectiva gràcies a la disponibilitat puntal de la informació rellevant.
Ubicacions virtuals i contenidors per emmagatzemar registres per a documents electrònics i físics en una jerarquia
  • Control sobre les recopilacions de documents en còpia impresa i els fitxers electrònics
  • Simulació d'un entorn d'oficina real
  • Ubicacions virtuals i contenidors que donen forma a l'estructura d'emmagatzematge física real
  • Control de costs gràcies a la reducció de la despesa destinada a l'espai d'oficina, els equips i el personal necessaris per a la gestió i la recuperació de registres.
Característiques de cerca fàcils d'utilitzar
  • Accés puntual i fàcil a informació necessària sense utilitzar una sintaxi de consulta complicada
Regles de retenció i disposició per a registres Control definit per l'usuari sobre:
  • El temps durant el qual es reté un registre
  • El tractament del registre al final de la seva planificació de retenció
  • La revisió de registres abans que es disposen
Procediments d'auditoria per als registres, seguiment automatitzat del període de retenció i iniciació del procés de disposició de registres
  • Els registres no es disposen, s'alteren, es manipulen, es malmeten o es perden per accident.
  • Els registres es disposen només d'acord amb la planificació de disposició o com a part d'un procediment d'auditoria.
  • Els registres que ja no calen es deposen per reduir les necessitats d'emmagatzematge.
Importació i exportació de registres
  • Els registres que l'organització no necessita amb una certa freqüència es poden exportar a una altra ubicació. Aquests documents són registres que s'han de retenir per complir les regulacions oficials.
  • Els registres es poden importar d'altres dipòsits de registres.
Controls de seguretat adequats per als registres
  • Els usuaris no autoritzats no poden accedir als registres.
  • Els usuaris no poden suprimir els registres per accident. Els registres el pot suprimir un administrador de registres o es poden suprimir com a resultat d'un procediment d'eliminació.
  • Els usuaris només poden completar les operacions relacionades amb registres per a les quals tenen els drets d'accés adequats.
Integració amb IBM FileNet P8 Workplace, Workplace XT, IBM Content Navigator, Microsoft Office i Microsoft Outlook Declaració manual o automàtica dels registres des de:
  • L'Workplace o el Workplace XT
  • IBM Content Navigator
  • Microsoft Outlook, Word, Excel i PowerPoint
  • Plantilles d'entrada

Rols d'usuari a l'IBM Enterprise Records

IBM Enterprise Records proporciona un model de seguretat d'usuari basat en rols i inclou els rols d'administrador de registres, gestor de registres, usuari privilegiat. Cada rol determina les tasques que pot completar un usuari amb aquest rol. Per obtenir més informació, consulteu el tema sobre seguretat.

Tipus d'instal·lacions de l'IBM Enterprise Records

Abans d'instal·lar l'aplicació IBM Enterprise Records, cal que trieu el tipus d'instal·lació (model de dades) que compleixi les necessitats que tingueu de gestió de registres. Hi ha disponibles els models de dades següents:

Tipus d'entitats de l'IBM Enterprise Records

A l'IBM Enterprise Records, s'emmagatzemen registres en una estructura jeràrquica que conté diferents entitats de gestió de registres. La figura següent mostra l'estructura jeràrquica d'aquestes entitats i, tot seguit, s'ofereix una descripció de cada entitat:

El gràfic següent il·lustra l'estructura jeràrquica de registres on un magatzem d'objectes de pla de fitxers és al nivell superior.

L'entrada següent és un exemple de la jerarquia d'entitats de gestió de registres.

Pla de fitxers

Gestió general (categoria)
     Fitxers de correspondència (carpeta)
     Sessions informatives de programes (carpeta)
          Conferència de formació de gestió de 2006 (volum)
          Conferència de formació de gestió de 2007 (volum)
Gestió d'informació (categoria)
     Fitxers de correspondència (carpeta)
     Fulls de números de l'operador (carpeta)


Comentaris

Darrera actualització: Novembre de 2013
Introduction.htm

© Copyright IBM Corp. 2013