IBM Enterprise Records, 버전 5.1.2    

워크플로우

IBM® Enterprise Records에는 레코드 카테고리, 레코드 폴더, 볼륨 및 레코드의 검토 및 처리를 자동화하는 데 유용한 워크플로우가 포함되어 있습니다. 워크플로우에는 태스크, 절차 단계, 작업자, 입력 및 출력 정보, 비즈니스 프로세스의 각 단계에 대한 도구가 포함됩니다.

기존 워크플로우를 수정하고 새 워크플로우를 작성할 수 있습니다. 대부분의 IBM Enterprise Records 워크플로우는 자동으로 실행됩니다. 이 자동화는 처리 스윕 프로세스 또는 워크플로우와 연관된 수행 실행의 결과입니다. 실제 레코드 관리 워크플로우 및 레코드 폴더 작성 워크플로우는 수동으로 실행해야 합니다.

처리 스케줄에 처리 단계를 작성할 때 처리 조치 및 처리 워크플로우를 단계와 연관시켜야 합니다. 특정 단계에서 엔티티 보유 기간이 끝나면 엔티티는 처리 대상이 됩니다. 연관된 처리 워크플로우를 실행하는 처리 수행을 수동으로 초기화해야 합니다. 처리 프로세스에 대한 자세한 정보는 처리 프로세스 주제를 참조하십시오.

워크플로우 사용을 시작하기 전에 구성 작업을 완료해야 합니다. 이러한 태스크는 IBM Enterprise Records 설치 중에 완료됩니다. 자세한 정보는 IBM Enterprise Records 설치 및 업그레이드 안내서의 워크플로우 구성 주제를 참조하십시오.

워크플로우 유형

다음 워크플로우는 IBM Enterprise Records에 제공됩니다.

워크플로우 통지

시스템에서는 워크플로우가 진행되는 동안 발생한 상태, 실패 및 유효성 검증 오류에 대한 정보가 포함된 알림 메시지를 표시합니다. 다음 항목을 포함한 네 가지 유형의 알림 메시지가 있습니다.

사본

사본은 처리 대상으로 승인된 엔티티에 대해 처리 조치가 성공적으로 수행될 때 시스템이 생성하는 XML 파일입니다. 이 파일에는 다음에 대한 정보가 들어 있습니다. 시스템은 자동으로 이 파일을 첨부 파일로 레코드 운영자에게 보냅니다. 레코드 운영자는 이 파일을 보고 로컬 드라이브에 저장하거나 브라우저에서 열 수 있습니다.

경고

IBM Enterprise Records에서는 워크플로우의 특정 단계에서 다양한 필드에 대해 지정된 값이 올바르지 않거나 필수 필드의 값이 누락된 경우 경고 메시지를 표시합니다. 임시 전송 워크플로우의 실제 전송 단계에서 위치 필드의 값을 지정하지 않는 경우, IBM Enterprise Records를 통해 경고 메시지를 표시합니다.

정보 및 상태 메시지

IBM Enterprise Records에서는 실제 레코드 관리 및 레코드 폴더 작성 워크플로우에 대한 정보 및 상태 메시지를 표시합니다. 이 메시지에는 엔티티의 상태 또는 엔티티에 대한 기타 관련 정보가 포함됩니다. 예를 들어, 실제 엔티티의 현재 보유자가 엔티티의 릴리스를 지연하는 경우에는 IBM Enterprise Records에서 엔티티를 수신하기로 예정된 사용자의 받은 편지함에 작업 항목으로 메시지를 표시합니다. 정보 및 상태 메시지에 대한 자세한 정보는 실제 엔티티 주제 및 워크플로우를 사용하여 레코드 폴더 작성 주제를 참조하십시오.

오류 및 예외

오류 및 예외 메시지에는 워크플로우 단계의 실패에 대한 이유와 함께 영향을 받는 엔티티가 표시됩니다. 예를 들어, 10개의 엔티티가 포함된 한 일괄처리에 대해 컷오프 단계를 완료하고 이러한 10개의 엔티티 중에서 두 개의 엔티티가 다시 열렸습니다. 이 상황에서, 두 개의 엔티티에 대해서는 컷오프 수행을 완료할 수 없다는 메시지가 실패 원인과 함께 표시됩니다.

메시지 단계에서 완료를 클릭하여 실패한 워크플로우 단계를 완료하고 받은 편지함에서 작업 항목을 제거하십시오. 문제를 수정하고 워크플로우를 다시 실행하여 단계를 제대로 완료할 수 있습니다. 이전 예에서는 컷오프 단계가 실패한 두 엔티티를 닫고 워크플로우를 다시 실행할 수 있습니다.



피드백

마지막 업데이트 날짜: 2013년 11월
managing_workflows.htm

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