IBM Enterprise Records, verzia 5.1.2    

Konfigurácia autodeklarácie záznamov

Môžete nakonfigurovať autodeklaráciu záznamov na zabezpečenie, že keď užívateľ vykoná operáciu na dokumente v ROS (Records Object Store), záznam bude zadeklarovaný. IBM® Enterprise Records vytvorí zodpovedajúci záznam v špecifikovanom sklade objektov plánu súborov.

Informácie o úlohe

Môžete napríklad zvoliť, že každý dokument, ktorý je zaradený do priečinka Confidential, bude deklarovaný ako záznam. Môžete zvoliť, že každý dokument, ktorý patrí do určitej triedy dokumentov, bude deklarovaný ako záznam, keď užívateľ prihlási dokument.
Dôležité: Keď chcete, aby bol záznam deklarovaný počas vytvárania, musíte použiť udalosť Check In namiesto Create event.
RMAutoDeclaration musí byť nakonfigurovaná na použitie asynchrónnych a NIE synchrónnych udalostí. Na konfiguráciu autodeklarácie záznamov vykonajte tieto úlohy:

Úprava konfiguračného súboru automatickej deklarácie

Procedúra

Úprava konfiguračného súboru RMAutoDeclaration (RMAutoDeclare.properties):

  1. V IBM Administration Console for Content Platform Engine vytvorte (stanovte) vlastnosť String (napríklad: AutoDeclareFolderSymName) v triede alebo podtriede zdrojového dokumentu na špecifikáciu cesty priečinka alebo GUID určenú v zázname. Nakonfigurujte vlastnosť, aby mala dĺžku 256 znakov.
  2. (Voliteľné) V IBM Administration Console for Content Platform Engine vytvorte (stanovte) inú vlastnosť String (napríklad AutoDeclareRecordClassSymName) v triede alebo podtriede zdrojového dokumentu na špecifikáciu názvu triedy záznamu. Ak neuvediete názov triedy záznamu, trieda záznamu bude štandardne ElectronicRecordInfo.

    Prvé dva kroky vytvoria vlastnosti pre udalosť RMAutoDeclare.

  3. Použite Application Engine, Workplace XT alebo IBM Administration Console for Content Platform Engine na odhlásenie súboru RMAutoDeclare.properties.
  4. Upravte RMAutoDeclare.properties s príslušnými informáciami:
    rmevent.declare.RecordClassPropertySymname=AutoDeclareRecordClassSymName
    rmevent.declare.RecordFiledInFolderPropertySymname=AutoDeclareFolderSymName
      (Ak vlastnosť neexistuje, obslužný program udalostí zaprotokoluje chybu.)
    rmevent.declare.FPOSObjectStoreName=TargetObjectStoreName
  5. Na prihlásenie novej verzie RMAutoDeclare.properties s obsahom, špecifikovaným skôr, použite Application Engine, Workplace XT alebo IBM Administration Console for Content Platform Engine.

Výsledky

Vytvorte registráciu, ktorá používa akciu udalosti RMAutoDeclaration

Môžete vytvoriť jednu alebo viac registrácií, ktoré budú spustené vždy, keď príde k subscribed-to udalosti (Check In alebo File Added). Táto funkcia spúšťa akciu udalosti priradenú k registrácii.

Pre udalosť Check In súvisiacu s dokumentom vytvorte registráciu na triede alebo podtriede dokumentu. Pre udalosť súvisiacu s priečinkom (File Added), môžete vytvoriť registráciu buď na triede alebo podtriede priečinka alebo na určitej inštancii objektu priečinka. Môžete vytvoriť toľko registrácií koľko potrebujete. Môžete napríklad vytvoriť registrácie na viacerých rôznych podtriedach dokumentov.

Ak chcete pridať registrácie, postupujte takto:
  1. Z IBM Administration Console for Content Platform Engine rozviňte sklad objektov ROS, ktorý obsahuje dokumenty, ktoré budú automaticky deklarované ako záznamy.
  2. Na vytvorenie registrácie pre triedu alebo podtriedu dokumentov kliknite pravým tlačidlom na Document Class (alebo podtriedu dokumentu) a vyberte Add Subscription. Ak chcete vytvoriť registráciu pre triedu alebo podtriedu priečinka, rozviňte priečinok Other Classes, kliknite pravým tlačidlom myši na Folder (alebo podtriedu priečinka) a vyberte Add Subscription. Na vytvorenie registrácie pre určitý priečinok rozviňte priečinok Root. Choďte na priečinok, pre ktorý chcete nastaviť registráciu. Kliknite pravým tlačidlom na priečinok a vyberte Add Subscription.
  3. V sprievodcovi Create a Subscription kliknite na Next.
  4. Zadajte zmysluplný jedinečný názov a popis pre registráciu a kliknite na Next.
  5. Pre registráciu triedy (ale nie pre inštancie) sa presvedčte, že je vybratý prepínač Apply to all instances of class <názov triedy> a kliknite na Next.
  6. Na obrazovke Specify Triggers vyberte spúšťače, ktoré aktivujú registráciu (Checkin pre registráciu dokumentu; File pre registráciu priečinka). Kliknite na Next.
  7. V obrazovke vyberte z ponuky akciu udalosti RMAutoDeclare vytvorenú skôr a kliknite na Next.
  8. Presvedčte sa, že začiarkavacie políčko Synchronous nie je začiarknuté. Nechajte ostatné začiarkavacie políčka začiarknuté alebo nezačiarknuté, ako je požadované a kliknite na Next.
  9. Kliknite na Dokončiť.

RMAutoDeclare

Na otestovanie konfigurácie RMAutoDeclare vykonajte túto procedúru:

  1. Vytvorte dokument na ROS triedy, ktorá bola nakonfigurovaná na automatickú deklaráciu.
  2. Zadajte názov triedy záznamu vo vlastnosti String zdrojového dokumentu.

    Tento názov je vlastnosť (AutoDeclareRecordClassSymName) zadaná skôr v súbore RMAutoDeclare.properties. Pozrite si krok 2 v procedúre Úprava konfiguračného súboru automatickej deklarácie skôr v tejto téme. Keď vytvárate dokument, užívateľ zadáva názov triedy záznamu do tejto vlastnosti. Ak nezadáte symbolický názov, predvolený názov triedy je ElectronicRecordInfo.

  3. Zadajte cestu k priečinku záznamu v inej vlastnosti String.

    Tento názov je iná vlastnosť (AutoDeclareFolderSymName) ako aktuálne použitá v súbore RMAutoDeclare.properties. Pozrite si Krok 1 v procedúre Úprava konfiguračného súboru automatickej deklarácie skôr v tejto téme. Keď vytvárate dokument, užívateľ do tejto vlastnosti zadáva cestu k priečinku záznamu alebo GUID. Ak je táto hodnota neplatná, obslužný program udalostí zaprotokoluje chybu. Cesta priečinka záznamov začína s /<File Plan Name>/... (napríklad /File Plan/Category1/Folder1). Užívateľ môže tiež zadať GUID priečinka.

Keď užívateľ vytvorí dokument, udalosť RMAutoDeclare ho deklaruje do špecifikovaného priečinka na FPOS pomocou špecifikovanej triedy záznamu.



Spätná väzba

Posledná aktualizácia: November 2013
configure_autodeclaration.htm

© Copyright IBM Corp. 2013