En IBM® Enterprise
Records, los registros se almacenan en una estructura jerárquica que contiene componentes de gestión de registros, tales como modelos de datos, almacenes de objetos y planes de archivos.
Modelos de datos
Antes de instalar la aplicación
IBM Enterprise
Records, debe elegir el tipo de instalación (modelo de datos) que más se ajusta a las necesidades de gestión de registros. Un modelo de datos es una plantilla de un almacén de objetos del plan de archivos que cumple con determinados estándares de gestión de registros. El modelo de datos puede incluir funciones de seguridad y metadatos.
Los modelos de datos están contenidos en los complementos que puede añadir al entorno. Puede configurar los almacenes de objetos para utilizar los modelos de datos seleccionados.
Cuando crea un almacén de objetos del plan de archivos, debe seleccionar un modelo de datos. Están disponibles los siguientes modelos de datos:
- Base
- Proporciona funciones de gestión de registros principales y propiedades. El modelo de datos base es la instalación más común porque agrega el número mínimo de propiedades y funciona en la mayoría de las organizaciones. Funcionalmente, el modelo de datos base proporciona las mismas funciones que el modelo de datos de línea base DoD. El modelo de los datos base es suficiente para cumplir con la mayoría de requisitos de gestión de registros. Sin embargo, no cumple con los estándares DoD, Confidencial de DoD o PRO.
- Línea base DoD
- Cumple con el estándar de línea base DoD (Department of Defense) 5015.2
Este documento del Departamento de defensa describe cómo se deben gestionar los registros de acuerdo con los estándares del Departamento de defensa. Además el modelo de datos de línea base de DoD define interfaces del sistema específicas y criterios de búsqueda. El modelo de datos también describe los requisitos mínimos de gestión de registros basados en las normativas NARA (National Archives
and Records Administration).
- Confidencial de DoD
- Cumple los requisitos del Departamento de defensa Capítulo 4, incluida la gestión de
registros clasificados. Incluye las propiedades necesarias para la versión 2 del estándar del Confidencial de DoD (DoD 5015.2) para gestionar registros clasificados.
- Oficina de registro civil (PRO)
- Cumple los requisitos de la Oficina de Registros Públicos (según la normativa del Reino Unido). Incluye las propiedades necesarias para el estándar PRO 2002. El modelo de datos PRO está en desuso.
Almacenes de objetos
Un almacén de objetos es un repositorio de objetos y una suite de servicios de recuperación y almacenamiento asociada para dichos objetos. Un almacén de objetos puede ser de uno de los siguientes tipos:
- Almacén de objetos del plan de archivos (FPOS)
- Contiene el plan de archivos, toda la jerarquía de las entidades de gestión de registros que crea el usuario.
- Almacén de objetos de registros (ROS)
- Contiene documentos que se pueden declarar como registros en un FPOS.
Configure almacenes de objetos independientes para registros (metadatos) y documentos que se declaran como registros. Por lo tanto, el almacén de objetos del plan de archivos contiene la estructura de dicho plan; por su parte, el almacén de objetos de registros contiene documentos, algunos de los cuales declarados como registros. Necesita los almacenes de objetos de plan de archivos para contener los objetos de gestión de registros necesarios para clasificar los registros. Necesita el repositorio del almacén de objetos de registros que contiene los documentos que puede declarar como registros. Generalmente, muchos usuarios con acceso a ROS no tienen acceso a las entidades que forman su plan de archivos en FPOS. Puede asociar varios almacenes de objetos de registros con un almacén de objetos del plan de archivos.
Debe decidir cómo se almacenan los documentos,declarados como registros y planificados para eliminación. Organice los planes de archivos, almacenes de objetos, categorías de registros y registros del mejor modo para manejar los requisitos en sus sitios. Por ejemplo, un plan de archivos es un esquema de archivado estructurado que utilizan un sistema de gestión de registros para dar soporte a una planificación de retención. Este esquema se basa en un esquema de clasificación de la empresa. No existe ningún plan de archivos universal para todas las empresas. Cada plan de archivos es exclusivo y depende de los negocios de cada empresa u organización. La finalidad de un plan de archivos es que los administradores de registros puedan gestionar la retención y eliminación de los registros. Se utiliza para aplicar las políticas de gestión de registros.
La figura siguiente ilustra la estructura jerárquica de dichas entidades.
Figura 1. Estructuras jerárquicas de IBM Enterprise
Records 
Planes de archivos
Un plan de archivos define la organización de los registros. En un plan de archivos, el usuario almacena registros según una estructura jerárquica que conserva el contexto de registros. Por ejemplo, la categoría LEG100 puede tener una definición
Contratos legales relacionados con xxx.
De modo que si se busca en la ubicación del plan de archivos un registro que entra en la categoría LEG100, tendrá un contexto sobre qué es el registro. Puede crear planes de archivos que reflejen las funciones empresariales de la organización. A continuación, puede catalogar los registros en estos planes de archivos basados en funciones empresariales. Puede crear un plan de archivos para las organizaciones de recursos humanos y finanzas.
También puede asociar un patrón de nombres a un plan de archivos. Todas las entidades creadas bajo el plan de archivos siguen el patrón de nombres de registros. Un patrón de nombres proporciona un modo de asignar nombres a las categorías de registros, carpetas de registros y registros de modo que cumplan con su convenio. Por ejemplo, es posible que necesite que el convenio de nombres de carpetas de registros sea el año, espacio, asunto (metadatos) de la categoría que contiene y un número de cinco dígitos (2006
LOAN 00005). Para asignar automáticamente nombres a registros, puede asociar un patrón de nombres al contenedor padre. El patrón de registro es una propiedad del contenedor. Todos los registros declarados en ese contenedor adquieren el siguiente nombre de la secuencia del patrón y se incrementa de acuerdo con los valores configurados.
A continuación, se muestra un ejemplo de una jerarquía de planes de archivos:
Administración general (categoría)
Archivos de correspondencia (carpeta)
Instrucciones de programas (carpeta)
Conferencia sobre formación de gestores (2013)
Conferencia sobre formación de gestores (2014)
Administración de información (categoría)
Archivos de correspondencia (carpeta)
Hojas de números del operador (carpeta)
Categorías de registros
Una categoría de registro clasifica un conjunto de registros relacionados dentro de un plan de archivos. Las categorías de registros se crean para catalogar registros según categorías funcionales. La mayor parte de los planes de archivos comunes categorizan los registros según líneas funcionales. En el nivel superior del plan de archivos tiene las funciones principales, tales como Legal, Ventas y Recursos humanos. Después de cada una de estas funciones, puede categorizar aún más los registros. Si está utilizando las categorías funcionales, entonces está utilizando las categorías al inicio del plan de archivos. Los registros de recursos humanos, HR, está en un árbol separado del Legal. Por lo tanto, si tiene un contrato, éste se ubica en el árbol Legal o en el árbol HR, dependiendo del área funcional a la que pertenece. Una categoría de registro puede contener carpetas de registros y subcategorías, pero no ambas cosas. Se pueden asociar reglas de retención y de eliminación a cada categoría. Estas reglas se aplican a todas las carpetas de registros y a los registros creados dentro de la categoría.
Carpetas de registros
Una carpeta de registro es un contenedor para registros relacionados. Puede utilizar una carpeta de registros para administrar registros según los periodos de retención y los sucesos de disposición especificados. Por ejemplo, las facturas se archivan en la carpeta
Invoice. Siempre existe un volumen abierto en una carpeta. Se abre un nuevo volumen con regularidad (semana, mes, trimestre). Cuando se crea el volumen nuevo, el anterior se cierra y se inicia su disposición. Todas las facturas de un volumen se suprimen cuando caduca el volumen. Por lo tanto, no está realizando la disposición basada en la información del registro, tal como
ContractClosed.
Todos los registros de un determinado periodo de tiempo se suprimen de forma automática como una sola unidad. Puede crear carpetas de registros electrónicos físicos e híbridos bajo una categoría para gestionar los registros electrónicos y físicos.
- Carpeta electrónica
- Se utiliza para almacenar registros electrónicos. Una carpeta electrónica también puede contener marcadores. Un marcador es una entrada electrónica para un registro físico que no se puede almacenar en un archivo físico. Los ejemplos de este tipo de registros son los planos de un edificio de gran tamaño, las cintas de vídeo o una base de datos. Cuando vea Registro físico en el diagrama anterior, un marcador señala a la registro significa lo que hay almacenado en la carpeta.
- Carpeta física
- Almacena registros de elementos físicos como registros de papel. Una carpeta física es una entrada virtual para una carpeta de papel. En función de la estructura de almacenamiento físico de su organización, puede modelar la jerarquía de carpetas físicas en IBM Enterprise
Records.
- Caja
- Modela las entidades físicas que contienen otras entidades físicas.
Por ejemplo, puede crear un almacén que contiene las estanterías donde están contenidas las cajas que contienen las carpetas físicas. Una caja puede contener otra caja, una carpeta física o un registro.
- Carpeta híbrida
- Puede contener registros electrónicos y registros físicos, en caso de que necesite este tipo de recopilación. Un híbrido contiene uno o más volúmenes. No hay diferencias de comportamiento entre una carpeta electrónica y una carpeta híbrida. Sin embargo, una carpeta híbrida tiene más metadatos que describen una entidad física. Estos metadatos incluyen la ubicación de inicio, que es la ubicación actual del registro físico.
Volúmenes
Un volumen es una subdivisión lógica de una carpeta de registros en unidades más pequeñas y fáciles de manejar. Sólo puede existir un volumen en una carpeta. Una carpeta de registros siempre contiene al menos un volumen, que el sistema crea automáticamente cuando se crea una carpeta de registros. Posteriormente, puede crear cualquier número de volúmenes en una carpeta de registros.
Registros
Un registro proporciona los metadatos acerca de un documento u objeto físico que se coloca bajo el control de
IBM Enterprise
Records. Un registro puede heredar parte del comportamiento de la carpeta de registros en la que se crea. Por ejemplo, hereda la planificación de eliminación de la carpeta de registros padre. Puede categorizar los registros en los siguientes tipos:
- Registro electrónico
- Un registro electrónico apunta a un documento electrónico.
- Marcador
- Un marcador apunto a un objeto físico o documento de papel.
- Registro vital
- Un registro vital es obligatorio para el cumplimiento de responsabilidades operativas en caso de una emergencia en toda la empresa. Los registros vitales requieren una revisión o actualización periódica.
- Registro permanente
- Un registro permanente tiene suficiente valor histórico u otro valor para garantizar su conservación continua por parte de la organización. Esta conservación dura más allá del tiempo normalmente necesario para fines administrativos, legales o fiscales.
Tipos de registros
Un tipo de registro es una categorización de registros basada en características comunes entre registros. Puede utilizar los tipos de registros cuando un grupo de registros tiene una planificación de eliminación diferente de la asociada a la categoría de registro o a la carpeta de registros.
Por ejemplo, quizá habría que conservar el registro de un empleado durante 12 años por motivos de contabilidad o nóminas. Sin embargo, en el caso de los registros de evaluación de rendimiento que se deben retener únicamente durante siete años, puede crear un tipo de registro con una planificación de eliminación diferente.
Puede asociar los registros de evaluación del rendimiento con este tipo de registro para asegurarse de que los registros de evaluación se eliminen antes que se suprima el archivo de registro de un empleado.