レコード・フォルダーは、アクティブなレコード・カテゴリーの最下位レベルにのみ追加できます。 レコード・カテゴリーにサブカテゴリーが含まれている場合、そのレコード・カテゴリーにはレコード・フォルダーを追加できません。 また、レコード・フォルダーはアクティブなレコード・カテゴリーにのみ追加できます。 レコード・フォルダーの下にサブフォルダーを作成できません。 レコード・フォルダーには、ボリュームまたはレコードだけを格納できます。 IBM® Enterprise
Records には、電子フォルダー、物理フォルダー、物理ボックス、ハイブリッド・フォルダーという 4 種類のレコード・フォルダーが用意されています。 サイトによっては、カスタム・フォルダーが追加で作成されている場合もあります。
このタスクについて
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Records の PRO インストールでは、レコード・マネージャーまたはレコード管理者だけがレコード・フォルダーを追加できます。 DoD インストールでは、レコード・マネージャーまたはレコード管理者に加え、特権ユーザーもレコード・フォルダーを追加できます。 レコード・フォルダー作成に必要なセキュリティー権限を持っていない場合、
Workplace から「レコード・フォルダーの作成」ワークフローを開始できます。 このワークフローを開始すると、レコード・フォルダー作成要求がレコード・マネージャーに送られて、承認するかどうかが決定されます。 詳しくは、ワークフローを使用したレコード・フォルダーの作成に関するトピックを参照してください。 デフォルトでは、新しいレコード・フォルダーは、親エンティティーからすべてのプロパティーを継承します (名前、ID、開かれた日付を除く)。 継承されたこれらの値は変更できます。
重要: どのファイル・プラン・レベルでも、100 を超えるレコード・カテゴリーとレコード・フォルダーは作成しないでください。
ファイル・プランの詳細については、ファイル・プランに関するトピックを参照してください。
手順
レコード・フォルダーを追加するには、次のようにします。
- レコード・マネージャーまたはレコード管理者としてサインインします。
ファイル・プランを参照して、レコード・フォルダーの作成先となるレコード・カテゴリーにアクセスします。
- 「レコード・フォルダーの追加」をクリックして次の手順を行います。
- クラスを設定するには、作成するレコード・フォルダーのタイプをクリックし、「次へ」をクリックしてプロパティーの設定ステップに進みます。
- 電子レコード・フォルダーには、電子レコードと物理レコードの両方を格納できます。
- 物理レコード・フォルダーには、物理レコードを格納できます。
- ボックスは物理レコード用で、ウェアハウスをモデル化するために設定できます。
- ハイブリッド・レコード・フォルダーには、電子レコードと物理レコードの両方を格納できます。
フォルダー・タイプの詳細については、カテゴリー、フォルダー、ボリュームに関するトピックを参照してください。
- プロパティーを設定するには、プロパティー値を入力するか、表示されているプロパティー値を変更します。 一部のプロパティーはこのページで直接編集できます。直接編集できないプロパティーについては、プロパティー名をクリックして値を編集します。 赤いアスタリスクは、そのプロパティーの値を指定する必要があることを示しています。 表示されるプロパティーの詳細については、プロパティーのリファレンスに関するトピックを参照してください。 このフォルダーに追加されるレコードに自動的に名前を付ける「レコード・パターン」を入力する場合、このフィールドに直接入力します。 パターンの構成について詳しくは、命名パターンの追加に関するトピックを参照してください。
- 「次へ」をクリックしてレコード・フォルダーの廃棄スケジュールを設定するか、パネルから別のステップを選択します。「キャンセル」をクリックすると、「レコード・フォルダーの追加」ウィザードが終了します。
- 廃棄を設定する場合、3 通りの可能性があります。 廃棄スケジュールが事前に選択されている場合。 継承ボックスがチェックされている場合。 廃棄スケジュールが表示されているが、継承ボックスがチェックされていない場合。 そのスケジュールを使用するには、「継承」をクリックします。
廃棄情報が存在しない場合もあります。 いずれの場合も、スケジュールを選択または変更するには「スケジュールの参照」をクリックします。 廃棄を空白のままにしておくには、「スケジュールのクリア」をクリックします。 「情報の取得」アイコンをクリックすると、割り当てられているスケジュールの情報ページを参照できます。
- スケジュールを参照する場合、このフォルダーに割り当てる廃棄スケジュール名の下の「選択」をクリックします。
- 必要な場合、廃棄期日を迎えたときにレコード・フォルダーを廃棄するための廃棄権限を指定します。 デフォルトでは、選択した廃棄スケジュールに指定した廃棄権限が、レコード・フォルダーの廃棄権限として自動的に割り当てられます。 選択したスケジュールの廃棄権限が設定されていない場合、フォルダーに対して設定された廃棄権限が適用されます。 廃棄権限を今すぐに指定し、廃棄スケジュールを後で設定する場合、廃棄スケジュールに対して設定される廃棄権限によって廃棄権限が上書きされます。
重要: 「サイト設定」または「ユーザー設定」の表示設定で、「コンテナー作成時の重要レコードのステップを表示」が「いいえ」に設定されている場合、プログラムによって「重要レコードの設定」ステップが非表示にされます。
サブステップ l に進みます。
- ユーザー設定またはサイト設定が「重要レコードの設定」ステップを表示するように設定されている場合は、「次へ」をクリックしてレコード・フォルダーの重要フォルダーを設定します。 あるいは、パネルから別のステップを選択します。 詳しくは、このトピック末尾の『ユーザー設定』および『サイト設定』のリンクを参照してください。
- このフォルダーのレコードを重要として指定するには、重要レコード・インジケーターのメニューから「True」を選択します。 レコード・フォルダーに作成されるレコードを継続的にレビューおよび更新する必要がある場合、このステップでそのレコード・フォルダーを重要として指定できます。
このフォルダーに作成されるすべてのレコードが重要として分類されます。
- 必要な場合、このレコード・フォルダーに追加する重要レコードの説明を入力します。
- 「重要レコード・レビュー・アクション」メニューで、重要レコードの定期レビューまたは更新サイクルと一緒に開始するアクションを選択します。 このメニューには、作成された重要レビュー・アクションがリストされます。 詳しくは、アクションの追加に関するトピックを参照してください。
- 「重要レコード・レビューと更新サイクル」メニューで、このフォルダーの重要レコードの定期レビューまたは更新をトリガーするイベントを選択します。 このメニューには、作成された繰り返しイベントがリストされます。 詳しくは、繰り返しイベントの追加に関するトピックを参照してください。
- 「次へ」をクリックしてセキュリティーを設定し、レコード・フォルダーを完成させます。
- セキュリティーを設定するには、既存のセキュリティー設定を確認します。 アクセス権限のそれぞれの領域について詳しくは、セキュリティー設定の指定に関するトピックを参照してください。セキュリティー設定では、レコード・フォルダーにアクセスできるグループとユーザーを設定し、各グループとユーザーに付与する権限を制御します。 ここで指定するセキュリティー設定は、エンティティーに対して設定された FileNet P8 によって上書きされる場合があります。 詳しくは、セキュリティーに関するトピックを参照してください。
- ページに表示されている特定のユーザーまたはグループのアクセス権を変更するには、「タイトル」列のユーザー名またはグループ名をクリックします。 「セキュリティー設定」ページで、ユーザーとグループのセキュリティー権限を指定します。
- 新しいユーザーまたはグループをリストに追加するには、「追加」をクリックします。 既存のユーザーまたはグループをリストから削除するには、そのユーザーまたはグループの「削除」オプションを選択します。 ユーザーおよびグループの詳細については、オブジェクトへのユーザーおよびグループの追加に関するトピックを参照してください。
- セキュリティー設定の変更内容を保存し、レコード・フォルダーの作成を完了するには、「終了」をクリックします。
- レコード・フォルダーが正常に追加されたことを示すメッセージが表示されたら「OK」をクリックしてウィザードを終了します。