IBM Enterprise Records, Versão 5.1.2    

Recibos

Os recibos permitem controlar os utilizadores com cópias de registos classificados. Contudo, também pode criar recibos para registos não classificados. O recibo controla a localização de um documento classificado, mas o próprio recibo não é classificado.

Se um recibo for um documento em papel, pode declarar o mesmo como um registo físico. Para obter mais informações, consulte o tópico sobre declarar um registo físico. Pode digitalizar um recibo e declarar a imagem digitalizada como um registo electrónico ou criar um documento de texto electrónico e declarar este como um registo. Se pretender declarar o recibo como registo classificado, consulte o tópico sobre declarar um registo classificado.

Ao declarar um recibo como um registo está a associar o recibo ao registo que pretende rastrear.

Para declarar um recibo como um registo:

  1. Comece por declarar o recibo como um registo, tal como procederia para qualquer outro documento.
  2. No passo Definir propriedades, faça clique em ReceiptOf.
  3. Aceda ao registo classificado que o recibo controla e seleccione o mesmo.
  4. Execute o processo de declaração de registos, tal como procederia para outro documento.

Após declarar um recibo como registo, a vista Propriedades do recibo apresenta o nome do registo que controla no campo ReceiptOf. Pode alterar o valor fazendo clique em ReceiptOf ou desmarque a atribuição fazendo clique em Limpar.

Na vista Detalhe de um registo, a secção Detalhes de registos adicionais inclui um campo Estado do recibo que apresenta um dos estados seguintes:

O termo "ascendente" refere-se ao registo associado ao recibo e não a uma pasta.

Atenção: O campo Estado do recibo apresenta a indicação "Nenhuma" se o registo não for um recibo. A vista das propriedades de um registo confidencial apresenta os nomes dos recibos que estão anexados aos mesmos (caso existam). O campo Estado do recibo de um registo classificado apresenta a indicação "Nenhuma" porque um registo com recibos anexados não pode ser o recibo de outro registo. Um registo pode ter vários recibos, mas um recibo apenas pode ser anexado a um registo.


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Última actualização: Novembro de 2013
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