IBM Enterprise Records Version 5.1.2    

Hinzufügen eines Schriftstückordners

Sie eine können einen Schriftstückordner nur unter der niedrigsten Ebene einer Schriftstückkategorie hinzufügen. Wenn eine Schriftstückkategorie eine Unterkategorie enthält, kann kein Schriftstückordner hinzugefügt werden. Beachten Sie ferner, dass Sie eine Unterkategorie nur einer aktiven Schriftstückkategorie hinzufügen können. Es ist nicht möglich, einen Unterordner unter einem Schriftstückordner zu erstellen. Ein Schriftstückordner kann immer nur Datenträger oder Schriftstücke enthalten. IBM® Enterprise Records wird mit vier Typen von Schriftstückordnern ausgeliefert: elektronischer Ordner, physischer Ordner, physische Box und Hybridordner. Möglicherweise werden jedoch in Ihrem Unternehmen zusätzliche eigene Ordner angelegt.

Informationen zu diesem Vorgang

Bei der PRO-Installation von IBM Enterprise Records können Schriftstückordner nur von einem Schriftgutmanager oder von einem Schriftgutadministrator hinzugefügt werden. In der DoD- und Basis-Installation des RM kann nur ein Schriftgutmanager, ein Schriftgutadministrator oder ein privilegierter Benutzer einen Schriftstückordner hinzufügen. Wenn Sie die entsprechenden Berechtigungen zum Erstellen eines Schriftstückordners nicht besitzen, können Sie den Workflow zum Erstellen eines Schriftstückordners über Workplace starten. Beim Starten dieses Workflows wird eine Anforderung für die Erstellung eines Schriftstückordners zur Genehmigung an den Schriftgutmanager geschickt. Weitere Informationen finden Sie in "Erstellen eines Schriftstückordners mithilfe eines Workflows". Standardmäßig übernimmt der neue Schriftstückordner alle Eigenschaften mit Ausnahme des Namens, der ID und des Öffnungsdatums von seiner übergeordneten Entität. Sie können diese geerbten Werte auf Wunsch ändern.
Achtung: Erstellen Sie auf jeder Ebene des Aktenplans maximal 100 Schriftstückkategorien und Schriftstückordner. Weitere Informationen zu Aktenplänen finden Sie in "Aktenpläne".

Vorgehensweise

So fügen Sie einen Schriftstückordner hinzu:

  1. Melden Sie sich als Schriftgutmanager oder als Schriftgutadministrator an. Durchsuchen Sie den Aktenplan, um auf die Schriftstückkategorie zuzugreifen, unter der Sie einen Schriftstückordner erstellen wollen.
  2. Klicken Sie auf Schriftstückordner hinzufügen und führen Sie die folgenden Schritte aus.
    1. Zum Festlegen der Klasse klicken Sie auf den Typ des Schriftstückordners, den Sie erstellen wollen, und anschließend auf Weiter, um mit dem Schritt Eigenschaften festlegen fortzufahren.
      • Elektronische Schriftstückordner können sowohl elektronische als auch physische Schriftstücke speichern.
      • Physische Schriftstückordner können physische Schriftstücke speichern.
      • Boxen werden zur Aufnahme physischer Schriftstücke verwendet und können als Modell für ein Warehouse angelegt werden.
      • Hybrid-Schriftstückordner können sowohl elektronische als auch physische Schriftstücke speichern.
      Weitere Informationen zu Ordnertypen finden Sie in "Kategorien, Ordner und Datenträger".
    2. Zum Festlegen von Eigenschaften geben Sie Eigenschaftswerte ein oder ändern Sie die angezeigten Eigenschaftswerte Manche Eigenschaften können direkt auf der Seite bearbeitet werden, bei anderen müssen Sie zunächst auf den Namen klicken und können die Werte erst dann ändern. Ein roter Stern bedeutet, dass Sie für diese Eigenschaft einen Wert angeben müssen. Weitere Informationen zu angezeigten Eigenschaften finden Sie in "Eigenschaftsreferenz". Bei Eingabe eines Aktenmusters, das Schriftstücke automatisch benennt, geben Sie das Muster direkt in dieses Feld ein. Informationen zum Erstellen des Musters finden Sie in "Hinzufügen eines Benennungsmusters".
    3. Klicken Sie auf "Weiter",, um den Aussonderungszeitplan für den Schriftstückordner festzulegen, oder wählen Sie aus dem Bereich einen weiteren Schritt. Klicken Sie auf "Abbrechen", um den Assistenten zu beenden.
    4. Es gibt drei Möglichkeiten zum Festlegen der Aussonderung. Ein Aussonderungszeitplan wurde möglicherweise bereits vorausgewählt. Das Feld "übernehmen" ist aktiviert. Unter Umständen ist ein Aussonderungszeitplan aufgeführt, aber das entsprechende Kästchen ist nicht aktiviert. Um es zu verwenden, klicken Sie auf "Erben". Möglicherweise sind keine Aussonderungsinformationen vorhanden. Klicken Sie in jedem Fall auf Zeitplansuche, um einen Plan auszuwählen oder zu ändern. Klicken Sie auf "Planinhalt löschen", wenn Sie die Aussonderung im Moment leer lassen wollen. Sie können die Informationsseiten jedes zugewiesenen Zeitplans überprüfen, indem Sie auf das Symbol "Informationen abrufen" klicken.
    5. Wenn Sie nach einem Plan suchen, klicken Sie auf "Auswählen" unterhalb des Namens des Aussonderungszeitplans, den Sie dem Ordner zuweisen wollen.
    6. Geben Sie erforderlichenfalls die Aussonderungsberechtigung ein, die für die Aussonderung des Schriftstückordners zuständig ist. Standardmäßig wird die für den ausgewählten Aussonderungszeitplan festgelegte Aussonderungsberechtigung automatisch als Aussonderungsberechtigung für den Schriftstückordner zugewiesen. Wenn keine Aussonderungsberechtigung für den ausgewählten Zeitplan eingestellt wird, gilt die für den Ordner festgelegte Aussonderungsberechtigung. Wenn Sie die Aussonderungsberechtigung zu diesem Zeitpunkt festlegen wollen, den Aussonderungszeitplan jedoch erst später, dann ersetzt die Aussonderungsberechtigung, die für den Zeitplan festgelegt wird, die Aussonderungsberechtigung.
      Achtung: Wenn Ihre Anzeigeeinstellung in Ihren Site- oder Benutzervorgaben für Schritt für notwendige Schriftstücke beim Erstellen von Containern anzeigen auf Nein gesetzt ist, blendet das Programm den Schritt Notwendiges Schriftstück festlegen aus. Fahren Sie mit Unterschritt 1 fort.
    7. Wenn in der Benutzer- oder Sitevorgabeneinstellung festgelegt ist, dass der Schritt Notwendiges Schriftstück festlegen angezeigt werden soll, klicken Sie auf Weiter, um das notwendige Schriftstück für den Schriftstückordner festzulegen. Sie können in der Anzeige auch einen anderen Schritt auswählen. Weitere Informationen erhalten Sie über die Links zu den Benutzervorgaben und den Sitevorgaben am Ende dieses Abschnitts.
    8. Wenn Sie angeben wollen, dass Schriftstücke in diesem Ordner notwendige Schriftstücke sind, wählen Sie Wahr aus dem Menü Indikator für notwendiges Schriftstück aus. Wenn die in diesem Ordner erstellten Schriftstücke ständige Überprüfungen und Aktualisierungen erfordern, können Sie den Schriftstückordner in diesem Schritt als "kritisch" kennzeichnen. Alle unter diesem Ordner erstellten Schriftstücke werden dann automatisch als "kritisch" kategorisiert.
    9. Geben Sie bei Bedarf eine Beschreibung der notwendigen Schriftstücke ein, die diesem Schriftstückordner hinzugefügt werden sollen.
    10. Wählen Sie im Menü Prüfungsaktivität für notwendiges Schriftstück die Aktion aus, die zusammen mit der regelmäßigen Prüfung oder Aktualisierung notwendiger Schriftstücke gestartet wird. Das Menü listet die zuvor erstellten notwendigen Prüfaktionen auf. Weitere Informationen finden Sie in "Hinzufügen einer Aktion".
    11. Wählen Sie aus dem Menü Prüfungs- und Aktualisierungszyklus für notwendiges Schriftstück das Ereignis aus, das die regelmäßige Prüfung oder Aktualisierung von notwendigen Schriftstücken im Ordner auslöst. Das Menü listet wiederkehrende Ereignisse auf, die zuvor erstellt wurden. Weitere Informationen finden Sie im Thema über das Hinzufügen eines wiederkehrenden Ereignisses.
    12. Klicken Sie auf "Weiter", um die Berechtigungen einzustellen und den Ordner abzuschließen.
    13. Zum Festlegen der Zugriffsberechtigungen prüfen Sie die vorhandenen Zugriffsberechtigungseinstellungen. Weitere Informationen zu den einzelnen Zugriffsbereichen finden Sie in "Festlegen der Zugriffsberechtigungseinstellungen". Sicherheitseinstellungen legen fest, welche Gruppen und Benutzer auf den Schriftstückordner zugreifen können und welche Berechtigungen jeder Gruppe und jedem Benutzer erteilt werden. Die hier festgelegten Zugriffsberechtigungseinstellungen können von den für die Entität festgelegten FileNet P8-Zugriffsberechtigungen außer Kraft gesetzt werden. Weitere Informationen finden Sie im Thema über Zugriffsberechtigungen.
    14. Klicken Sie auf den Benutzer- oder Gruppennamen in der Spalte Titel, um die Zugriffsrechte für einen bestimmten Benutzer oder eine Gruppe auf der Seite zu ändern. Die Seite Berechtigungseinstellungen wird angezeigt, auf der Sie die Berechtigungen für verschiedene Benutzer und Gruppen festlegen können.
    15. Zum Hinzufügen neuer Benutzer oder Gruppen klicken Sie auf Neue hinzufügen. Zum Entfernen von Benutzern oder Gruppen aus der Liste wählen Sie die Option Entfernen aus. Weitere Informationen zu Benutzern und Gruppen finden Sie in "Hinzufügen von Benutzern und Gruppen zu einem Objekt".
    16. Zum Speichern von Änderungen an den Sicherheitseinstellungen und zum Fertigstellen des Schriftstückordners klicken Sie auf "Fertig stellen".
    17. Klicken Sie auf OK, um die Nachricht über das Hinzufügen des Schriftstückordners zu bestätigen und den Assistenten zu beenden.


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Letzte Aktualisierung: November 2013
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