您可以搜尋記錄、磁區、記錄資料夾和記錄種類。您可以選擇的搜尋選項會隨著搜尋模式(「動態」或「靜態」)而不同。
您還可以存取搜尋範本和已儲存的搜尋。
關於這項作業
如需搜尋模式的相關資訊,請參閱自訂搜尋頁面的相關主題。
選取搜尋類型之後,您可以指定下列類型的搜尋準則來縮小搜尋範圍:
- 內容型搜尋:根據內容值搜尋實體,例如,文件標題、建立者、內容保留日期和現行階段檢閱決策。
- 內容型搜尋:根據出現在宣告文件內容中,或出現在記錄內容(稱為 meta 資料)中的特定單字和片語,來搜尋記錄。
內容搜尋僅適用於搜尋記錄。
- 母項實體型搜尋:根據母項實體的類型和內容搜尋記錄。例如,記錄資料夾可能包含兩個磁區,Vol1 和 Vol2,每個磁區均包含截然不同一組記錄。如果親項類型指定 Vol1,在搜尋結果中,只會看到這個磁區中符合其他準則的記錄。
您可以在每一個頁面上修改預設搜尋準則。
「
搜尋」標籤包括「搜尋範本和已儲存的搜尋」的鏈結。「搜尋設計程式」會在
Application Engine 或
Workplace XT
中建立這些預先設計的搜尋,並將它們標示為由
IBM® Enterprise
Records 使用。「搜尋範本」指定一些搜尋準則,並留下一些可編輯的欄位以便您自訂搜尋。「已儲存的搜尋」是內含您無法編輯之所有搜尋準則的搜尋。當按一下已儲存搜尋的名稱時,如同您開啟了一個資料夾,您只會看到結果。
程序
如果要定義並執行搜尋,請執行下列動作:
- 選取搜尋標籤。
- 根據您要搜尋的實體的類型(記錄種類、記錄資料夾、磁區或記錄)按一下適當的搜尋鏈結,或選取搜尋範本和已儲存的搜尋。
- 對於搜尋範本和已儲存的搜尋,按一下搜尋的名稱。
- 對於搜尋範本,在範本允許您變更的欄位輸入值。
- 對於所有其他搜尋,完成適合您搜尋的搜尋準則。
- 當您輸入所有的搜尋準則時,請按一下搜尋。如果要指定搜尋的位置,請使用搜尋位置欄位,它會顯示搜尋的預設位置。您可以依照下列方式來加以變更:
- 按一下選取資料夾。
- 移往及選取您想要限制搜尋的種類、子種類或資料夾。
路徑末尾顯示目前選取的資料夾。
- 按一下接受。
- 在依類別過濾欄位中,您可以將傳回的結果限制為僅包括特定類別的實體。比方說,如果選取記錄作為實體類型,您可以指定電子或電子郵件之類的類別類型來縮小搜尋範圍。
- 按一下選取類別。
- 從「選取過濾類別」頁面中選取類別類型。
- 按一下選取過濾類別選取類別類型。
- 如果要傳回所選類別之子類別中的實體,請選取包括子類別勾選框。
- 在最大結果數欄位中,輸入要在結果中傳回的最大實體數。(範圍是 50-5000。) 只有當「搜尋模式」為「靜態」時,才能使用最大結果數欄位。如需相關資訊,請參閱自訂搜尋頁面的相關主題。
結果
指定內容
定義搜尋準則時,您最多可以根據七個內容來搜尋實體。您可以為這些內容中的任意內容或所有內容輸入值。對於已分類的記錄,您可以根據目前或初始分類、降級、升級、取消日期或事件分類或補充的標記輸入搜尋準則。您也可以將內容值保留空白,然後根據其他搜尋準則來搜尋實體。
如果要選取內容集,請執行下列動作:
- 按一下變更。
- 在內容準則設定區域中,從一個以上的內容名稱功能表中選取內容名稱。
- 按一下對應排序結果所依據之內容的圓鈕。
- 選取運算子。內容決定了可用的運算子。
- 按一下接受變更。
如需這個頁面各項設定的相關資訊,請參閱自訂搜尋頁面的相關主題。
輸入值和設定運算子
請指定您想要併入搜尋中的每一個運算子的值。
您可以輸入文字、從功能表或其他頁面中選取值,或從行事曆中選取日期來指定這個值。
搜尋只會使用有值的內容。
如果要設定運算子,請執行下列動作:
- 為每個內容勾選運算子。您可以從功能表中選取運算子或接受預設值。
- 為要使用的每個內容輸入值。
- 選取 AND 或 OR 來表示兩個內容之間的關係。
只有當兩個值都為 true 時,AND 運算子才會傳回結果。如果兩個內容值任一為 true,OR 運算子就會傳回結果。
比方說,如果您有名稱為 Human Resources 的多值內容,而且想搜尋 Payroll 或 Recruitments,請輸入下列準則:
Human Resources = Payroll OR
Human Resources = Recruitments
您也可以輸入如下的搜尋準則:Humsn Resources = Payroll, Recruitments
重要: 如果您在「DoD 已分類」資料模型上使用初始分類內容,則分類輸入欄位為字串欄位。所有使用運算子,如大於 (>)、小於或等於(< 或 =)的比較,均根據您所輸入的文字而定。因此,Unclassified 大於 Classified,因為 U 是英文字母的第十七個字母,C 是第三個字母。
指定內容
如果要搜尋記錄,您可以用兩種方式來指定單字或片語。
一種方式是單字或片語在「記錄物件儲存庫」內的宣告文件內容中。
另一種方式是單字或片語在「檔案計劃物件儲存庫」內的 meta 資料記錄內容文字中。
您的網站管理者必須配置搜尋引擎以編製內容的索引。
您可以使用 AND 或 OR 運算子來結合內容搜尋與內容搜尋。
如果搜尋模式是「靜態」,且您使用 OR 運算子,搜尋會先處理內容搜尋。如果傳回的結果數目等於或超出最大結果數值,搜尋會停止,不會搜尋內容。因此,結果可能不包括任何具有所要求的內容之文件。如需搜尋模式的相關資訊,請參閱自訂搜尋頁面的相關主題。
當搜尋模式是「動態」時,這個模式仍會先處理內容搜尋,後面接著內容搜尋,而「動態」模式會傳回所有項目。
如果要搜尋內容,請執行下列動作:
- 在內容包含文字框中,輸入要包含在搜尋中的文字。
- 對位於值,選取meta 資料以尋找內容中的文字,或選取內容以尋找宣告文件中的文字。在您的搜尋中指定內容時,搜尋結果頁面會包含「等級」直欄,顯示相對於搜尋準則的百分比。「等級」是預設的排序直欄,初始是以降冪排序。只有當「搜尋模式」為「動態」時才有「等級」直欄。
- 將運算子設為 AND,以指定實體必須包含您輸入的文字,並且內容也必須為 true。如果內容或內容條件之一必須為 true,請將運算子設為 OR。
小心: - 當您輸入單字時,內容搜尋將在文件文字中尋找所有形式的該單字。如果在內容(meta 資料)中搜尋文字,則僅傳回完全相符的文字。因此,如果您在搜尋文件內容時輸入 month,則會收到包含 month、months 和 monthly 的文件。如果您在內容搜尋中輸入 month,只會收到具有內容值為 month 的文件。
- 當您輸入多個單字時,文件中必須包含所有這些單字。比方說,如果您輸入 monthly report,則僅傳回同時包含 monthly 和 report 的文件。
- 如果要搜尋由特定順序的單字組成的片語,請將片語用引號括起來。例如,"right hand" 只會傳回包含片語 right hand 的文件。
- 使用引號來搜尋特定大寫或拼字。例如,"star" 會傳回 star,而不是 starship 或 Star。
- 使用星號 (*) 作為萬用字元,表示零或多個字母、數字或底線 ( _ ) 字元。例如,wo*d 會傳回 wooden、word、World、wordsmith 和 would。使用 (?) 代表一個英數字元,例如 ?an,會傳回 ran、pan、can 和 ban。
- 如果系統使用 Oracle,除非您的管理者已依照區分大小寫主題所說明,變更了這個設定,否則搜尋會區分大小寫。
- 當您利用 LIKE 運算子來搜尋 MS SQL 資料庫,且搜尋準則包含左方括弧 ([) 字元時,請將 [ 放在它自己的一組方括弧中。例如,在欄位中輸入 [[]。
這個問題是一個 MS SQL 供應商問題。
如需相關資訊,請參閱 MS SQL 說明文件。
- 當您在「動態」模式中利用 OR 運算子和全文檢索來執行內容搜尋時,結果集的預設順序是依等級進行排序。
請注意,結果集可能會有重複的項目。
同一個項目可能會在結果集中顯示兩次,一次是來自依內容 (property) 進行的搜尋,另一次是來自全文搜尋或內容 (content) 型擷取搜尋。
當您按一下結果集中的另一個直欄時,例如依「文件標題」而非等級進行排序,可能會過濾掉初始重複項目。
這個行為會導致依「文件標題」排序的搜尋記錄總數,不同於依等級排序時所傳回的記錄總數。
如果您需要知道搜尋結果的相關性,就應該依等級排序,這是預設值。
如果刪除可能重複的項目對您而言很重要,請依 meta 資料排序。
依親項類型過濾
您可以根據記錄之母項實體的類型和內容來搜尋記錄。
如果要選取母項實體,請執行下列動作:
- 按一下並依親項類型過濾旁邊的選取。
- 選取在其中必須找到記錄的親項類型。
- 按一下接受以返回至搜尋頁面。
- 輸入運算子和值或按一下變更指定其他內容。對母項實體搜尋準則的任何變更,都會反映在此實體類型的「我的搜尋」頁面。比方說,如果您選取記錄資料夾作為母項,且在這裡變更內容集,下次搜尋時,記錄資料夾會直接設定相同的內容值。
指定搜尋準則完成後,請按一下搜尋。
搜尋結果
如果搜尋模式是「靜態」,「最大結果數」值會限制傳回的結果數。如果搜尋模式是「動態」,傳回的結果數不會受最大結果數值的限制。如需最大結果數和搜尋模式的相關資訊,請參閱自訂搜尋頁面的相關主題。
搜尋結果包含實體名稱和您在搜尋準則中指定的所有內容值。如果內容(例如
補充標記)有多個值,則會在此直欄中顯示
顯示明細鏈結。按一下此鏈結會顯示此內容的所有值。您可以對搜尋結果執行下列作業:
如果按一下子種類中的取得資訊,但沒有母項種類的存取權,則 IBM Enterprise
Records 會顯示一則錯誤。
搜尋錯誤
如果檔案計劃階層包含許多記錄種類、記錄資料夾和記錄,「搜尋」可能會導致錯誤,其中包括逾時錯誤。
如需您可以修改來消除這些錯誤的設定,請參閱 IBM FileNet® P8 Troubleshooting Guide。