Você pode procurar registros, volumes, pasta de registros e categorias de registro. As opções de procura que você pode escolher dependem do modo de procura, que é Dinâmico ou Estático. Você também pode acessar modelos de pesquisa e pesquisas armazenadas.
Sobre Esta Tarefa
Para obter mais informações sobre o modo de procura, consulte o tópico
sobre como customizar a página de procura. Depois de selecionar o tipo de procuram poderá refinar sua procura ao especificar os seguintes tipos de critério de pesquisa:
- Procura com base em propriedade: Procura por entidades com base nos valores de propriedade, como Título do documento, Criador, Data de retenção do conteúdo, Fase atual de decisão de revisão.
- Procura com base em conteúdo: Procura registros com base em palavras e frases
específicas que são exibidas no conteúdo do documento declarado ou nas propriedades
de registro (chamadas metadados). A pesquisa de conteúdo está disponível somente para registros.
- Procura com base em entidade pai: Procura por registros com base nos tipos e propriedades da entidade pai. Por exemplo, uma pasta de registro pode conter dois volumes, Vol1 e Vol2, cada um contendo um conjunto distinto de registros. Se você especificar Vol1 no tipo-pai, apenas registros nesse volume correspondentes
a outros critérios serão vistos nos resultados da procura.
É possível modificar os critérios de procura padrão em cada página. A
guia
Procurar inclui um link para Modelos de Procura e Procuras
Armazenadas. Os designers de procura criam estas procuras pré-designadas no
Application Engine ou
Workplace XT e as marcam para uso pelo
IBM® Enterprise
Records. Os Modelos de pesquisa especificam alguns dos critérios de pesquisa e deixa alguns campos editáveis para que seja possível personalizar a pesquisa. Uma Procura Armazenada é aquela que inclui todos os critérios de procura que você não pode editar. Quando clica no nome da procura armazenada, você vê apenas os resultados que veria
se tivesse aberto uma pasta.
Resultados
Especificar propriedades
Ao definir os critérios de procura, você pode procurar por entidades com base em até sete
propriedades. Você pode inserir valores para quaisquer destas propriedades. Para registros classificados, você insere o critério de pesquisa com base em sua classificação atual ou inicial, rebaixar, atualizar, desclassificar datas ou eventos, ou marcadores suplementares.
Também é possível deixar os valores de propriedade em branco e procura a entidade
com base em outros critérios de procura.
Para selecionar o conjunto de
propriedades:
- Clique em Alterar.
- Na área Configurações dos Critérios de Propriedades,
selecione um nome de propriedade em um ou mais dos menus Nome da Propriedade.
- Clique no botão para a propriedade em relação a qual os resultados devem ser ordenados.
- Selecione um operador. Os operadores disponíveis dependem da propriedade.
- Clique em Aceitar alterações.
Para obter mais
informações sobre as configurações nessa página, consulte o tópico sobre como
customizar sua página de procura.
Insira valores e configure
operadores
Para cada operador que deseja incluir em uma procura, especifique
um valor. É possível especificar esse valor digitando texto, selecionando um valor
em um menu ou em outra página ou selecionando uma data de um calendário.
Apenas propriedades que têm valores são usadas em uma procura.
Para configurar os
operadores:
- Marque o operador para cada propriedade. Você pode selecionar um operador no menu ou aceitar o padrão.
- Insira um valor para cada propriedade que deseja usar.
- Selecione AND ou OR para indicar o relacionamento entre duas propriedades. O operador AND retorna resultados apenas quando ambos os valores são verdadeiros. Se qualquer um dos valores de propriedade for verdadeiro, o operador
OR retornará resultados.
Por exemplo, se você tem uma propriedade com múltiplos valores denominada Recursos Humanos, e deseja procurar por Folha de Pagamento ou Recrutamentos, insira os seguintes critérios:
Human Resources = Payroll OR
Human Resources = Recruitments
Também é possível inserir os critérios de procura como:Human Resources = Payroll, Recruitments
Importante: Se você
usar a propriedade Classificação Inicial em um modelo de dados
DoD Classified, o campo de entrada de classificação será um campo de sequência. Todas as comparações que usam operadores, como maior que (>) ou menor que ou igual a (< ou =), são baseados no texto inserido. Portanto, Não Classificado é maior que Classificado, pois N é a 13ª letra do
alfabeto e C é a terceira.
Especificar conteúdo
Se você estiver
procurando um registro, é possível especificar uma palavra ou frase de uma de duas
formas. Uma forma é se a palavra ou frase estiver no conteúdo do documento declarado
no Record Object Store.
A outra forma é se a palavra ou frase estiver no texto das propriedades de registro
nos metadados no armazenamento de objetos de plano de arquivos. Seu administrador do site deve configurar o mecanismo de procura para as propriedades do índice. Você pode combinar uma procura de propriedade com uma procura de conteúdo usando o operador AND ou OR.
Se o modo de procura for
Estático e você usar o operador OR, a procura processará a procura
de propriedade primeiro. Se o número de resultados que são retornados é igual ou excede o
valor Resultados Máx., a procura parará e não procurará o
conteúdo. Portanto, os resultados podem não incluir quaisquer documentos com o conteúdo solicitado. Para obter informações sobre o modo de procura, consulte o tópico sobre como
customizar sua página de procura. Quando o modo de procura é Dinâmico, esse modo ainda processa a procura de conteúdo seguida, primeiramente, de uma procura de propriedade e o modo Dinâmico retorna tudo.
Para procurar conteúdo:
- Na caixa de texto Conteúdo Contém, insira o texto para incluir
na procura.
- Para o valor em, selecione Metadados para localizar o texto nas propriedades ou Conteúdo para localizar o texto no documento declarado. Ao especificar Conteúdo na sua procura, a página de resultado da procura inclui uma coluna Classificações que mostra uma porcentagem relevante aos seus critérios de procura. A classificação é a coluna de classificação padrão e é inicialmente classificada em ordem decrescente. A coluna Classificações fica disponível apenas quando o Modo de Procura for Dinâmico.
- Configure o operador como AND para especificar que a
entidade deve conter o texto inserido e as propriedades também devem ser
verdadeiras. Configure o operador como OR se o conteúdo
ou as condições de propriedade devem ser verdadeiras.
Atenção: - Ao inserir uma palavra, a pesquisa de conteúdo procura todas as formas da palavra no texto do documento. Se você procurar pelo texto nas propriedades (metadados), serão retornadas correspondências exatas. Portanto, se inserir mês ao procurar o documento do conteúdo, receberá os documentos que contêm mês, meses e mensalmente. Se inserir mês em uma pesquisa de propriedade, receberá somente os documentos que tenham um valor da propriedade mês.
- Ao informar mais de uma palavra, todas as palavras devem ser localizadas no documento. Por exemplo, se você informar relatório mensal, somente os documentos que contém mensal e relatório serão exibidos.
- Para procurar uma frase com palavras em uma ordem específica, coloque a frase entre aspas. Por exemplo, "right hand" retorna apenas documentos que contêm a
frase right hand.
- Use as aspas para procurar pela capitalização ou ortografia específica.
Por exemplo, "star" retorna star, mas não starship
ou Star.
- Use um asterisco (*) como um caractere curinga para zero ou mais letras, números ou caracteres sublinhados ( _ ). Por exemplo, wo*d retornaria wooden (de madeira), word (palavra), World (mundo), wordsmith e would (verbo auxiliar). Use um (?) para representar um único caractere alfanumérico como em ?an, que retorna ran (correu), pan (panela), can (lata) e ban (proibição).
- Se seu sistema usar Oracle, a procura fará distinção entre maiúsculas e
minúsculas, a menos que seu administrador tenha alterado essa configuração conforme
descrito no tópico sobre distinção entre maiúsculas e minúsculas.
- Quando você procura em um banco de dados MS SQL com o operador
LIKE e seu critério de procura contém o caractere colchete aberto
([), coloque o [ dentro de seu próprio conjunto de colchetes. Por exemplo,
insira [[] no campo. Esse problema é um problema do
fornecedor do MS SQL. Para obter mais informações, consulte a documentação do MS SQL.
- Quando você está executando uma procura de propriedade com o operador
OR com procura de texto completo no modo Dinâmico, a ordem
padrão do conjunto de resultados é feita por classificação. Saiba que o conjunto de
resultados pode ter entradas duplicadas. Um item pode ser exibido duas vezes no
conjunto de resultados, uma na procura por propriedade e outra na procura de
recuperação baseada em conteúdo ou texto completo. Quando você clica em uma coluna
diferente no conjunto de resultados, como classificar por Título de Documento em vez
de classificação, a duplicação inicial pode ser filtrada. Esse comportamento faz com
que o número total de registros seja diferente na procura classificada por Título de
Documento em comparação com o número total de registros retornados na classificação. Se você precisar saber a relevância dos resultados da procura, ordene por
classificação, que é o padrão. Se for
importante para você eliminar as possíveis entradas duplicadas,
classifique por metadados.
Filtrar por tipo pai
Você pode procurar por um registro com base no tipo e propriedades de sua entidade pai. Para selecionar a entidade pai:
- Clique em Selecionar ao lado de E filtrar por tipo
pai.
- Selecione o tipo de pai no qual o registro precisa ser encontrado.
- Clique em Aceitar para retornar para a página Pesquisar.
- Insira um operador e um valor ou clique em Alterar para especificar outras propriedades. Quaisquer mudanças nos critérios de procura da entidade pai são refletidas na página Minha Procura desse tipo de entidade. Por exemplo, se você selecionar pasta de registro como pai e alterar o conjunto de
propriedades aqui, os mesmos valores de propriedade serão configurados para pastas
de registro na próxima vez que você procurá-los diretamente.
Depois de concluir a especificação dos critérios de procura, clique em Procurar.
Resultados da pesquisa
Se o modo de procura for Estático, o número de resultados retornados será limitado pelo valor Resultados Máximos. Se o modo de procura for Dinâmico, os resultados retornados não estarão sujeitos ao valor Resultados
Máx.. Para obter informações sobre Resultados
Máx. e Modo de Procura, consulte o tópico sobre
como customizar sua página de procura.
Os resultados da pesquisa incluem o nome da entidade e todos os valores de propriedades especificadas no critério de pesquisa. Se uma propriedade como
Marcação Complementar possuir diversos valores,
um link
Mostrar Detalhes será exibido em tal coluna.
Quando você clica neste link, todos os valores daquela propriedade são exibidos.
Você pode executar as seguintes operações nos resultados da pesquisa:
- Gerar uma versão para impressão.
- Selecionar várias entidades e clicar em Ações de Múltipla
Seleção para escolher uma ação a ser aplicada nas entidades selecionadas.
- Visualizar uma página de Informações de uma entidade clicando em Obter
Informações.
- Pesquisar nos resultados, clicando em um número da página ou Próximo.
Importante: O valor Tamanho da Página da Visualização de Lista
(Configurações Gerais no Application Engine ou Preferências do Usuário no Workplace XT) determina o número de entidades que os Resultados da Procura exibem em cada página.
Se houver 100 entidades nos resultados da procura, e o valor de Tamanho
da Página de Visualização de Lista for 20, os resultados da procura
consistirão em cinco páginas de 20 entidades.
- Classifique os resultados clicando em uma coluna. Dependendo de como você define os padrões de procura, é possível atualizar dinamicamente a procura e classificar os resultados. Para obter mais detalhes, consulte a descrição do campo Modo de
Procura no tópico sobre como customizar sua página de procura.
- Classifique os resultados por relevância clicando na coluna
Classificações.
- Você deve especificar Conteúdo nos critérios de procura
para ativar a coluna Classificações.
- A coluna Classificações está disponível apenas para
Registros e para o modo de procura Dinâmico. Para obter detalhes sobre o modo de
procura, consulte o tópico sobre como customizar sua página de procura.
- Visualize todos os valores das Propriedades de Múltiplos Valores. Para obter
mais detalhes, consulte a descrição do campo Propriedade
Multivalores no tópico sobre como customizar sua página de procura.
Se você clicar em Obter Informações em uma subcategoria e não
tiver permissão de acesso para a categoria pai, o
IBM Enterprise
Records exibirá um erro.
Erros de pesquisa
Se a hierarquia do planejamento de arquivos
contiver muitas categorias de registro, pastas de registros e registros, a procura
poderá resultar em erros, incluindo erros de tempo limite. Para obter as configurações que você pode modificar para eliminar estes erros, consulte
IBM FileNet P8 Troubleshooting Guide.