Tapahtumalla tarkoitetaan sellaisen määritetyn ehdon esiintymää, jonka perusteella järjestelmä liipaisee yksiköihin kohdistuvan toiminnon. Järjestelmä liittää tapahtuman poistoaikatauluun, ja järjestelmä liipaisee sen yksikön katkaisun automaattisesti, johon aikataulu on liitetty.
Voit esimerkiksi luoda tapahtuman nimeltä Sopimuksen umpeutuminen ja liittää sen poistoaikatauluun. Kun sopimus vanhenee, tämä tapahtuma ilmenee ja liipaisee yksikön katkaisun sekä siihen liitetyn katkaisutoiminnon. Voit luoda useita tapahtumia ja liittää eri tapahtumia eri poistoaikatauluihin. Lisätietoja tapahtuman liittämisestä poistoaikatauluun on poistoaikataulun määrittämistä käsittelevässä ohjeaiheessa.
Vain arkiston pääkäyttäjä tai asiakirjojen hallinnoija voi luoda, muuttaa tai poistaa tapahtumia. Määritä kokoonpano -välilehdessä on seuraavan tyyppisten tapahtumien liipaisinten luettelo:
Toistuvat tapahtumat toistuvat automaattisesti määritetyn ajanjakson kuluttua. Niiden avulla liipaistaan tärkeiden asiakirjojen säännöllisiä arviointeja. Voit esimerkiksi luoda toistuvan tapahtuman nimeltä Kuukausittainen arviointi ja määrittää sen toistumistiheydeksi yhden kuukauden. Luomalla tällaisen tapahtuman varmistat, että siihen liitetyn yksikön arviointi tapahtuu kuukausittain toistuvan tapahtuman ilmenemisen yhteydessä. Lisätietoja tärkeistä asiakirjoista on asiakirjoja käsittelevässä ohjeaiheessa.