السجل هو مرجع للمعلومات ويقدم بيانات تعريف لادارة المعلومات. يمكن توارث السجل من الحاوية التي تم تكوين السجل بها. على سبيل المثال، يستطيع السجل توارث الجدول الزمني للتخلص للحاوية الرئيسية. يمكن أن تكون السجلات الكترونية أو فعلية. يمكن تصنيف كلا من السجلات الالكترونية والسجلات الفعلية كسجلات أساسية وتعليمها كسجلات دائمة. يسمح نموذج بيانات DoD Chapter 4 بتوضيح السجلات مع تصنيف السرية، بما في ذلك عالي السرية، سري، سري للغاية، غير مصنف. ويسمح نموذج بيانات PRO بتصنيف السجلات بالتصنيف عالي السرية، سري، سري للغاية، مقصور، غير مصنف.
تسمح نماذج البيانات الأساسية و DoD بتوضيح السجلات وفقا لتصنيفات السجلات وحافظات السجل ووحدات التخزين. ويسمح نموذج بيانات PRO بتوضيح السجلات وفقا لحافظات السجل ووحدات التخزين.
يؤدي حذف أو التخلص من السجل الى حذف نسخة الوثيقة التي يشير اليها هذا السجل فقط. اذا كان هناك نسخة واحدة فقط للوثيقة، سيتم حذف سلاسل نسخة الوثيقة بالكامل. على سبيل المثال، اذا كانت الوثيقة تحتوي على عدة نسخ وتم توضيح نسخة واحدة كسجل، فان النسخة التي تم توضيحها كسجل سيتم حذفها مع السجل. أية نسخة أخرى لم يتم توضيحها كسجل أو تم توضيحها باستخدام سجل مختلف، لن يتم حذفها.
للحصول على المزيد من المعلومات عن ادارة السجلات الفعلية، ارجع الى الموضوع العناصر الفعلية.
عند تعليم حاوية على أنها أساسية، حدد الحدث المتكرر، الذي يقوم باطلاق حدث المراجعة الدورية أو تحديث السجلات الأساسية. أيضا حدد التصرف الذي يتم بدئه عند تنفيذ حدث المراجعة. عند وقوع حدث المراجعة المتكرر، يتم بدء تشغيل مسار العمل لمراجعة السجلات الأساسية المرفق بالحدث. للحصول على المزيد من المعلومات، ارجع الى الموضوع السجلات الأساسية.
يتضمن IBM® Enterprise Records تقرير، أو سجلات أساسية مستحقة للتخلص، والتي تعرض السجلات الالكترونية الأساسية المستحقة للتخلص خلال فترة زمنية معينة. للحصول على المزيد من المعلومات، ارجع الى الموضوع تكوين تقرير.
تم تعريف السجل الدائم على أنه يحتوي على قيمة كافية تتطلب الحفظ بواسطة المؤسسة الخاصة بك تتجاوز الوقت المطلوب عادة. يمكنك تعليم سجل على أنه دائم بتحديد خاصية مؤشر السجل الدائم بالقيمة True. بصفة مفترضة، لا يتم عرض هذه الخاصية فيIBM Enterprise Records لبدء برنامج المعالجة للتركيب. عند تكوين تصنيف أو حافظة، يتم عرض الخاصية مؤشر السجل الدائم بصفة مفترضة. اذا كنت لا تريد عرض الخاصية في هذه الحالات، قم بتغيير الخاصية الى مخفية من خلال IBM Datacap Taskmaster Capture Connector for EMC Documentum. للحصول على مزيد من المعلومات عن عرض الخاصية مؤشر السجل الدائم في Content Platform Engine، ارجع الى الموضوع تهيئة عرض الخصائص.
لا يوجد تصرف تم ارفاقه مع الخاصية مؤشر السجل الدائم. تكون الخاصية للحصول على معلومات فقط، وعلى الرغم من أنه تم تحديد الخاصية مؤشر السجل الدائم بالقيمة True، فانه مازال يمكن حذف السجل.