IBM Enterprise Records, versio 5.1.2    

IBM Enterprise Records -sovelluksen välilehtien käyttö

IBM® Enterprise Records -sovelluksessa on useita välilehtiä. Kukin välilehti tuo näkyviin sivun, jonka avulla voit tehdä erilaisia asiakirjojen hallintatehtäviä.

Selaa

Selaa-välilehden pääruudussa on luettelo nykyisen yksikön sisällä olevista yksiköistä. Ensimmäinen sarake sisältää valintaruutuja, joiden avulla voit valita käsiteltäväksi yhden tai usean yksikön. Otsikkorivillä olevan valintaruudun avulla voit valita kaikki luettelon yksiköt tai tyhjentää kaikkien yksiköiden valinnan. Yksiköiden nimien vieressä on lisää kuvakkeita. Yksikön nimen vieressä oleva kuvake määrittää yksikön tyypin. Voit avata yksikön napsauttamalla joko kuvaketta tai yksikön nimeä. Yksikön vieressä näkyvät kuvakkeet saattavat myös osoittaa yksikön tilan, joka voi olla esimerkiksi pidossa tai passiivinen. Kun osoitin siirretään kuvakkeen päälle, näkyviin tulee työkaluvihje, jossa selitetään kuvakkeen merkitys.

Luokkarakenne

Siirtymisrakenteen avulla voit tuoda luokkia ja alaluokkia näkyviin tai piilottaa niitä. Jos haluat tuoda luokkarakenteen näkyviin, napsauta vaihtoehtoa Näytä luokkarakenne. Kun luokkarakenne on näkyvissä, voit suorittaa seuraavat toiminnot:

Polku

Välilehtien alapuolella oleva polku osoittaa nykyisen sijainnin arkistonmuodostussuunnitelmassa. Voit siirtyä toiseen sijaintiin napsauttamalla mitä tahansa polun kohdetta. Seuraavassa esimerkkipolussa CSPRO on arkistonmuodostussuunnitelma. Yritys on CSPRO:n asiakirjaluokka. Etuudet on Yritys-asiakirjaluokan alaluokka tai asiakirjakansio.

Polku: CSPRO > Yritys > Etuudet

Voit siirtyä haluamallesi arkistonmuodostussuunnitelman tasolle napsauttamalla mitä tahansa polun kohdetta.

Kaikilla yksiköillä on Nouda tiedot -kuvake (Nouda tiedot -kuvake), jota napsauttamalla voit tarkastella yksikön metatietoja sisältäviä tietosivuja.

Monivalintatoiminnot-valikko

Monivalintatoiminnot-valikon avulla voit suorittaa saman toiminnon kerralla usealle yksikölle. Toimimalla näin varmistetaan, että koko yksikköjoukko päivitetään samalla tavalla ja samaan aikaan. Valikko on käytettävissä hakutuloksissa ja Selaa-sivulla.

Voit valita yksikölle suoritettavan toiminnon napsauttamalla vähintään yhden yksikön valintaruutua ja valitsemalla haluamasi toiminnon Monivalintatoiminnot-valikosta. Valittavissa olevat toiminnot vaihtelevat valittujen yksiköiden määrän ja tyyppien mukaan. Valikossa on vain toimintoja, joita voidaan käyttää kaikille valituille yksiköille. Useimmat ohjeessa kuvatut toimintosarjat on tarkoitettu useiden kohteiden käsittelyyn. Jos toiminto suoritetaan vain yhdelle yksikölle, on nopeampaa napsauttaa yksikön nimeä hiiren kakkospainikkeella ja valita toiminto nopeasti valikosta. Voit suorittaa toimintoja myös yksikön tietosivuilla käyttämällä Nouda tiedot -komentoa. Tästä toiminnosta on hyötyä, jos haluat suorittaa useita toimintoja tai jos haluat tarkastella yksikön tietoja ennen toimintojen suorittamista.

Voit esimerkiksi suorittaa Kopioi- tai Poista -toiminnon useille asiakirjoille samalla kertaa. Toiminto käynnistää ohjatun toiminnon.

Suodatintoiminto

Suodattamiseen on kaksi syytä.

Jos haluat käyttää suodattamista, kirjoita haluamiesi yksiköiden nimessä esiintyvä teksti tai yksiköiden tunnus ja valitse sitten Siirry-vaihtoehto. Järjestelmä poistaa luettelosta kaikki yksiköt, joiden nimessä ei ole haettavaa tekstiä, ja lisää luetteloon yksiköitä, joiden nimi vastaa hakuehtoja. Jos haluat poistaa suodatinruudun tekstin ja tarkastella suodattamatonta luetteloa, napsauta ensin vaihtoehtoa Palauta ja sitten vaihtoehtoa Siirry.

Luettelossa näkyvien yksiköiden määrä määräytyy Workplace-käyttäjäasetuksissa määritetyn mukautettujen objektien ja kansioiden enimmäismäärän mukaan. Jos haluat tarkastella asiakirjoja koskevaa arvoa tai palauttaa sen, siirry sivulle Haku > Mukautetut objektit. Sivuston pääkäyttäjän on otettava mukautetut objektit käyttöön sivuston asetuksissa Yleiset-sivun Yleiset asetukset -alueella. Jotkin yksiköt voivat sisältää sekä asiakirjoja että muita säilöjä, joten voit määrittää kansioille enimmäistulosten määrän. Luettelo voi sisältää enintään määritetyn arvon verran kansioita ja asiakirjoja. Jos sekä mukautettujen objektien että kansioiden enimmäistulosten määräksi on määritetty 50, luettelossa näkyy enintään 100 kohdetta: 50 asiakirjaa ja 50 kansiota.

Arkistosta poisto

Arkistosta poisto -välilehden avulla voit hallita poistoaikatauluja, pitoon asetuksia ja asiakirjalajeja.

Kun haluat palata Arkistosta poisto -pääsivulle poistotyyppien käsittelyn jälkeen, valitse polulta kohde Arkistosta poisto tai napsauta Arkistosta poisto -välilehteä uudelleen.

Fyysinen

Fyysinen-välilehti sisältää fyysisiin yksiköihin liittyviä linkkejä, joita ovat esimerkiksi seuraavat:

Raportit

Raportit-välilehden avulla voit valita raporttiluettelon ja tarkastella raportteja, jotka sisältävät IBM Enterprise Records -sovelluksen toimintoja koskevia tilastotietoja. Valitse haluamasi raporttityyppi, kirjoita syöte-ehdot ja tarkastele sitten luotua raporttia. Lisätietoja on raportin luontia käsittelevässä ohjeaiheessa.

Määritä kokoonpano

Määritä kokoonpano -välilehdessä on linkkejä, joiden avulla voidaan luoda ja hallita seuraavia kohteita:



Palaute

Päivitetty viimeksi: Marraskuu 2013
rm_tabs.htm

© Copyright IBM Corp. 2013