各 IBM® Enterprise
Records エンティティーには、一組の情報ページが関連付けられています。それらのページには、「情報の取得」アイコン () をクリックすることによりアクセスできます。
エンティティーの情報ページには、プロパティー情報がビュー形式で表示されます。 適切なセキュリティー・アクセス権があれば、エンティティーのプロパティー値を表示したり変更したりすることができます。 情報ページから、表示しているエンティティーに対してさまざまなアクションを実行できます。 これらのアクションは通常、
「参照」タブにあるエンティティーに関連付けられたメニューに対応しています。
エンティティーのプロパティーを表示/変更するには、次のようにします。
ビューでプロパティーを変更し、それを適用しないまま別のプロパティー・ページに移動した場合、変更されたページにはマークが表示されます。 そのページは、鉛筆アイコンで示されます。 変更を行った各ページで「適用」をクリックしなかった場合は必ず、鉛筆アイコンの付いた各ページに戻って「適用」をクリックしてください。 そのようにしない場合、情報ページを終了した時点で、変更した内容が失われます。 プロパティーが読み取り専用として表示されるか編集可能として表示されるかは、各自のロールに与えられている機能上の権限によって決まります。
エンティティーのプロパティーを印刷するには、次のようにします。
一部の情報ページに表示されている「印刷可能なビュー」リンクをクリックすると、エンティティー固有のプロパティーのリストが印刷可能な形式で表示されます。1 つのエンティティーに対して表示される印刷可能ビュー・リストは、 どの情報ページからレポートにアクセスするかには関係なく、基本的に同じです。 レポートの内容は、エンティティーのタイプによって異なります。「印刷可能なビュー」リストを表示するには、次のようにします。
次の表は、情報ページから使用できるビューを記載したものです。 使用されるビューの組み合わせは、エンティティーのタイプごとに異なります。
ビュー | 説明 |
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プロパティー | 「プロパティー」ビューは、エンティティーの情報ページを開いたときに表示されるデフォルトのビューです。 このビューには、現在のエンティティーに関連付けられているプロパティーが表示されます。 アスタリスクは、プロパティー値が必要であることを表しています。このビューを使用すると、エンティティーのプロパティーを表示したり変更したりすることができます。 |
セキュリティー分類 | このビューには、セキュリティー分類プロパティーが表示されます。 「セキュリティー分類」ビューを使用すると、分類されたレコードがファイリングされた後で、そのメタデータ・プロパティーを編集することができます。 詳しくは、セキュリティー分類プロパティーに関するトピックを参照してください。 |
廃棄 | 「廃棄」ビューを使用すると、現在エンティティーに関連付けられている廃棄スケジュールを変更することができます。 このビューでは、親エンティティーの廃棄スケジュールを継承することも、別の廃棄スケジュールを関連付けることもできます。 また、エンティティーの廃棄に対して指定されているユーザーまたはグループを変更することもできます。 別の廃棄スケジュールをレコードに関連付ける方法について詳しくは、エンティティーに関連付けられた廃棄スケジュールの変更に関するトピックを参照してください。 |
重要レコード | 「重要レコード」ビューを使用すると、カテゴリー/フォルダー内に重要レコードが含まれているかどうかを指定できます。 このビューでは、重要レコードの定期的なレビューや更新をトリガーするイベントを選択します。 また、レビュー・イベントの発生時に実行するアクションも選択します。 詳しくは、重要レコードに関するトピックを参照してください。 |
条件 | 「条件」ビューを使用すると、内部イベントのトリガー条件を指定することができます。 条件演算子の選択、プロパティー値の指定、および内部イベントをトリガーする結合タイプ条件の作成が可能です。 また、選択したエンティティー・タイプに対して、新たなプロパティーを定義することもできます。 詳しくは、内部イベントに関するトピックを参照してください。 |
セキュリティー | 「セキュリティー」ビューを使用すると、エンティティーのセキュリティー設定を (各自のセキュリティー権限に基づいて) 表示したり編集したりすることができます。 セキュリティー設定により、エンティティーにアクセスできるユーザーやグループを指定できる他、それらのセキュリティー権限を管理することができます。 セキュリティー・ポリシーを適用してセキュリティー設定を制御することもできます。 エンティティーのセキュリティー設定について詳しくは、オブジェクト・セキュリティーに関するトピックを参照してください。 |
ファイリングされる | 「ファイリングされる」ビューは、レコードに対してのみ表示されます。 このビューを使用すると、現在選択しているレコードがファイリングされたエンティティーをリストに表示することができます。 表示できる対象は次の通りです。
詳しくは、コンテナーの表示に関するトピックを参照してください。 |
詳細 | 「詳細」ビューを使用すると、 エンティティー/関連オブジェクトの読み取り専用プロパティーとその値を確認できます。 「詳細」ビューでは、
レコード・カテゴリー、レコード・フォルダー、ボリュームおよびレコードに対するプロパティーが、複数の異なるグループに分類されて表示されます。 それらのグループの名前は、「一般」、「廃棄」、「重要」、「物理」、および「追加レコードの詳細」です。 特定のグループに属するプロパティーは、そのグループ名の次にある「詳細の表示」アイコン |
リンク | リンクは、2 つのエンティティー間の関係を表します。 「リンク」ビューを使用すると、エンティティーに関連付けられているさまざまなリンクを表示することができます。 「リンク」ビューは、 レコード・フォルダーおよびレコードの「情報」ページ上にのみ表示されます。 詳しくは、リンクの表示と変更に関するトピックを参照してください。 |
履歴(I) | 「履歴」ビューを使用すると、各 IBM Enterprise Records エンティティーに対して実行される処理を追跡することができます。 IBM Enterprise Records 内のエンティティーを追跡することにより、 IBM Enterprise Records エンティティーに対して実行される操作を監視できます。 それらの操作は、作成、廃棄、アクセス、移動、コピー、および廃棄スケジュールの再割り振りです。 エンティティーのトラッキングについて詳しくは、監査ログ・エントリーの表示に関するトピックを参照してください。 |
保留 | 「保留」ビューを使用すると、エンティティー上に設定されている廃棄保留の表示、変更、削除を行うことができます。 詳しくは、廃棄保留に関するトピックを参照してください。 |
理由 | 廃棄スケジュールの情報ページを表示すると、この「理由」ビューがデフォルトで表示されます。 何らかの変更を行う場合は、その変更の理由を入力します。 変更を行わない場合は、目的のビューを選択します。 |
スケジュール | このビューでは、スケジュールの名前、説明、および選択した廃棄スケジュールの廃棄権限を変更することができます。 |
フェーズ | 表示している廃棄スケジュールにフェーズがある場合、このビューにはそれらのフェーズのリストが表示されます。 フェーズを削除する場合は、それに対応するチェック・ボックスをクリックします。また、「追加」をクリックすると、フェーズを追加することができます。 フェーズの詳細情報を表示する場合や、その情報を変更する場合は、そのフェーズのタイトルをクリックします。 |
保留中のエンティティー | このビューには、特定の保留が設定されているエンティティーが表示されます。 このビューから、エンティティーの保留を解除したり、検索を使用して保留中のエンティティーの表示をフィルター処理したりすることができます。 詳しくは、保留中のエンティティーの表示に関するトピックを参照してください。 |
アイコン | 情報ページのアクション |
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削除「削除」アクションを使用すると、エンティティーを削除できます。 さまざまなエンティティーの削除方法については、 削除に関するヘルプ・トピック、およびセキュリティー分類ガイドの作成と管理に関するトピックを参照してください。 |
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閉じる: 「閉じる」アクションを使用すると、レコード・カテゴリー、レコード・フォルダー、またはボリュームに含まれる子エンティティーの作成を制限することができます。 コンテナーを閉じる/開くに関するトピックを参照してください。 |
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場所の変更「場所の変更」アクションを使用すると、レコード・カテゴリーまたはレコード・フォルダーおよびその内容を、ファイル・プランの別のロケーションに移動することができます。 カテゴリーまたはフォルダーの場所の変更に関するトピックを参照してください。 |
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再び開く「再び開く」アクションを使用すると、閉じたレコード・カテゴリー、レコード・フォルダー、またはボリュームを再び開くことができます。 コンテナーを閉じる/開くに関するトピックを参照してください。 |
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アクティブ化「アクティブ化」アクションを使用すると、非アクティブなレコード・カテゴリーまたはレコード・フォルダーを再びアクティブにすることができます。 カテゴリーやフォルダーをアクティブまたは非アクティブにする方法に関するトピックを参照してください。 |
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非アクティブ化: 「非アクティブ化」アクションを使用すると、レコード・カテゴリーまたはレコード・フォルダーを非アクティブ化することができます。 コンテナーが非アクティブの場合、 そのコンテナー内に新しいエンティティーを作成できません。 レコードを宣言するとき、非アクティブのコンテナーは表示されません。 カテゴリーやフォルダーをアクティブまたは非アクティブにする方法に関するトピックを参照してください。 |
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保留にする「保留にする」アクションを使用すると、レコード・カテゴリー、レコード・フォルダー、ボリューム、またはレコードに対する廃棄アクションの実行を保留または停止することができます。 また、保留中のエンティティーは、「削除」アクションを使用して削除することはできません。 エンティティーを保留にする方法に関するトピックを参照してください。 |
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廃棄の開始: 「廃棄の開始」アクションを使用すると、エンティティーに対して廃棄スケジュールを実行することができます。 廃棄スケジュールの開始に関するトピックを参照してください。 |
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ファイリング「ファイリング」アクションを使用すると、同じファイル・プランの別のロケーションにあるレコードを参照することができます。 レコードのファイリングに関するトピックを参照してください。 |
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移動「移動」アクションを使用すると、同じファイル・プランの中で、あるロケーションから別のロケーションにレコードを移動することができます。 詳しくは、レコードの移動に関するトピックを参照してください。 |
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リンクの作成「リンクの作成」アクションを使用すると、レコードまたはレコード・フォルダーから別のオブジェクトへのリンクを作成することができます。 詳しくは、リンクの作成に関するトピックを参照してください。 |
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起動 / チャージアウト: 「起動 / チャージアウト」を使用すると、ワークフローを実行することができます。 ワークフローに関する全般的な情報については、ワークフローに関するトピックを参照してください。 |
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コピー「コピー」アクションを使用すると、同じファイル・プランの別のロケーションにレコードをコピーすることができます。 レコードのコピーに関するトピックを参照してください。 |
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分類を解除「分類を解除」を使用すると、レコードから分類のレベルを削除することができます。 |
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分類のアップグレード「分類のアップグレード」を使用すると、レコードの分類をアップグレードすることができます。 このリンクを使用すると、これまで分類されていなかったレコードを分類したり、現在のセキュリティー分類レベルを (例えば、機密から最高機密へ) アップグレードしたりすることができます。 |
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分類のダウングレード「分類のダウングレード」を使用すると、レコードの分類をダウングレードすることができます。 このリンクを使用すると、現在のセキュリティー分類レベルを (例えば、最高機密から機密へ) ダウングレードすることができます。 各分類レベルから「未分類」へ変更する場合は、「分類を解除」を使用してください。 |
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宣言の解除: 「宣言の解除」を使用すると、レコードの作成を取り消すことができます。 レコードの解除に関するトピックを参照してください。 |
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保留の解除要求の開始: 「保留の解除要求の開始」を使用すると、条件付き保留の解除を開始することができます。 このアクションにより、次回保留スイープを実行したときに、関連するエンティティーから保留を解除できます。 廃棄保留の解除に関するトピックを参照してください。 |
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保留の解除要求のキャンセル: 「保留の解除要求のキャンセル」を使用すると、保留の解除要求をキャンセルすることができます。 保留の解除要求は、次回保留スイープを実行する前にキャンセルできます。 廃棄保留の解除に関するトピックを参照してください。 |
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保留スイープ処理のアクティブ化: 「保留スイープ処理のアクティブ化」を使用すると、保留処理を再アクティブ化することができます。 このアクションにより、次回の保留スイープの実行時に保留を処理するように設定されます。 このアクションを使用して、 次回の保留スイープ実行時にエンティティーを条件付き保留に戻すこともできます。 廃棄保留の解除に関するトピックを参照してください。 |
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ドキュメント情報を表示: 「ドキュメント情報の表示」を使用すると、レコードの Workplace 情報ページを表示することができます。 レコードのドキュメント情報の表示に関するトピックを参照してください。 |
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パターン・レベルの管理 ファイル・プランのさまざまなレベルにあるさまざまなエンティティーに対して名前を自動的に指定する命名パターンのパターン・ストリングを入力します。 |
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セキュリティー・スクリプトの実行: 「セキュリティー・スクリプトの実行」を使用すると、IBM Enterprise Records グループに新しいメンバーを追加して、IBM Enterprise Records 関連のクラスやフォルダーに関するすべてのセキュリティーを設定することができます。 セキュリティーの設定に関するトピックを参照してください。 |
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テンプレートのインポート: 「テンプレートのインポート」を使用すると、IBM Enterprise Records 物理テンプレートおよび IBM Enterprise Records 検索テンプレートをインポートすることができます。 サンプル・テンプレートのインポートに関するトピックを参照してください。 |
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FPOS および ROS への変換 「FPOS および ROS への変換」を使用すると、構成したレコード・オブジェクト・ストアにファイル・プランオブジェクト・ストアを追加することができます。 FPAS および ROS への変換に関するトピックを参照してください。 |
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分類されたドキュメントを含める: 「分類されたドキュメントを含める」を使用すると、オブジェクト・ストアに分類ドキュメントを含めるかどうかを指定できます。 分類ドキュメントのプロパティーの追加に関するトピックを参照してください。 |
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NARA プロパティーを含める: 「NARA プロパティーを含める」を使用すると、オブジェクト・ストアに NARA (米国国立公文書館) プロパティーをもつドキュメントを含めるかどうかを指定できます。 NARA ドキュメント・プロパティーの追加に関するトピックを参照してください。 |