IBM Enterprise Records Version 5.1.2    

Laufende Wartungs- und Verwaltungsaufgaben

Es gibt viele Informationen zu einigen der laufenden Wartungs- und Verwaltungsaufgaben, die für IBM® Enterprise Records spezifisch sind.

Weitere Informationen zur Verwaltung finden Sie in den folgenden FileNet P8-Administratorhilfesystemen:

Richtlinien für die Verwendung von IBM Administration Console for Content Platform Engine

Es gibt eine Reihe von Aufgaben, die ein Administrator mithilfe von IBM Administration Console for Content Platform Engine durchführen kann. Diese Aufgaben (z. B. die Konfiguration der Prüfung) sind in diesem Onlinehilfesystem dokumentiert. Sie können IBM Administration Console for Content Platform Engine jedoch nicht für andere Aktionen verwenden, da dies zu Datenverlust und anderen schwerwiegenden Problemen führen kann. Führen Sie insbesondere die folgenden Aktionen nicht mit IBM Administration Console for Content Platform Engine durch:

Diese Liste ist nicht erschöpfend. Führen Sie nur die Aufgaben aus, die in der Onlinehilfe dokumentiert sind. Wenn Sie andere Aktionen mit IBM Administration Console for Content Platform Engine durchführen, kann es zu Datenverlust oder anderen schwerwiegenden Problemen kommen.

Das Handbuch IBM Enterprise Records Installation and Upgrade Guide enthält möglicherweise Anweisungen für die Verwendung von IBM Administration Console for Content Platform Engine zur Durchführung von Operationen, die ein Administrator während einer Installation oder eines Upgrades durchführt. Dazu gehören beispielsweise:

Objektspeicherkonfiguration

Konfigurieren Sie separate Objektspeicher für den Aktenplan und als Schriftstücke deklarierte Dokumente. Ein Aktenplan-Objektspeicher enthält die Aktenplanstruktur, der Objektspeicher für Schriftstücke hingegen enthält die Dokumente, darunter auch die, die als Schriftstücke deklariert wurden. Der Zugriff auf den Objektspeicher für Schriftstücke wird zahlreichen Benutzern gewährt, während nur eine kleine Auswahl von ihnen auch Zugriff auf die Entitäten innerhalb des Aktenplan-Objektspeichers besitzt. Mit einem einzigen Aktenplan-Objektspeicher können mehrere Objektspeicher für Schriftstücke verbunden sein.

Löschen eines Objektspeichers

Nachdem Sie den Aktenplan konfiguriert haben und mit der Schriftstückdeklaration begonnen haben, werden nur minimale Änderungen an einem produktiven Objektspeicher vorgenommen. Wenn eine Löschung eines Objektspeichers nach der Schriftstückdeklaration erforderlich wird, gibt es eine spezielle Prozedur, um Probleme beim Deklarieren von Schriftstücken in einem neuen Objektspeicher zu vermeiden. Bei dieser Prozedur müssen Workplace-Vorgaben gelöscht werden, bevor der Objektspeicher gelöscht werden kann.

So löschen Sie die Workplace-Vorgaben:
  1. Melden Sie sich als Systemadministrator an Workplace an und wählen Sie Admin in der Seitenleiste aus.
  2. Wählen Sie Sitevorgaben aus.
  3. Wählen Sie Objektspeicher in der Seitenleiste aus und wählen Sie den Objektspeicher aus, den Sie löschen wollen.
  4. Klicken Sie auf Wiederherstellen und anschließend auf Anwenden, um die Vorgaben auf die Standardeinstellungen zurückzusetzen.
  5. Sie können jetzt den alten Objektspeicher löschen.

Wenn ein Objektspeicher gelöscht wird, bevor die Site- und Benutzervorgaben auf einen anderen Objektspeicher zurückgesetzt wurden, wird bei einem Zugriff auf den Objektspeicher eine Nachricht angezeigt. Diese Nachricht erläutert, welcher Aktenplan-Objektspeicher ausgewählt wurde und warum. Es gibt auch einen Link zum Konfigurieren des erforderlichen Aktenplan-Objektspeichers. Das System wählt einen Objektspeicher entsprechend der folgenden Richtlinien aus.

Wenn Sie den Objektspeicher vor dem Zurücksetzen der Vorgaben löschen, müssen alle Vorgaben bereinigt werden. Löschen Sie die Datei bootstrap.properties, verschieben Sie sie oder benennen Sie sie um. Sie wird automatisch neu erstellt.

Systemverwaltungsaufgaben

Die folgenden Systemverwaltungsaufgaben von IBM Enterprise Records sind die Aufgaben, die üblicherweise in den meisten Sites durchgeführt werden. Verwenden Sie die folgende Checkliste als Leitfaden, um zu ermitteln, wann bestimmte Verwaltungsaufgaben für IBM Enterprise Records durchgeführt werden sollten.

Tabelle 1. Systemverwaltungsaufgaben
Täglich Wöchentlich Monatlich Nach Bedarf
Überwachen des Scanvorgangsprotokolls Exportieren von Prüfprotokollen Archivieren/Löschen des Scanvorgangsprotokolls Fehlerbehebung Konfigurieren der Protokollierung

Verwalten von IS-Dokumenten als Schriftstücke

Der Content Platform Engine-Server kann so eingestellt werden, dass er einen FileNet Image Services-Server als Speichereinheit für unveränderliche Inhalte oder als Erfassungseinheit für große Datenmengen nutzt. Dies bedeutet, dass der Inhalt eines Content Platform Engine-Dokuments auf einem FileNet Image Services-Server als FileNet Image Services-Dokument gespeichert werden kann. Die Zusatzfunktion, die diese Funktionalität ermöglicht, wird als Content Federation Services für Image Services (CFS-IS) bezeichnet.

Wenn Sie ein CFS-IS-System in Verbindung mit IBM Enterprise Records verwenden, dürfen Sie kein Ablaufdatum für Dokumente definieren, die auf einem FileNet Image Services-System gespeichert werden. Der CFS-IS-Administrator hat auf dem FileNet Image Services-System keine automatisierte Möglichkeit zur Unterscheidung zwischen IBM Enterprise Records-Dokumenten, die zurückgestellt sind und daher nicht gelöscht werden können, und Dokumenten, die gelöscht werden können.

In einigen Fällen hängen die Operationen, die Sie an diesen Dokumenten durchführen können, davon ab, wie das FileNet Image Services-Dokument in das System eingegeben wurde und ob die Eigenschaften des FileNet Image Services-Dokuments an den Content Platform Engine-Server weitergegeben werden. Wenn der FileNet Image Services-Server als Speichereinheit für unveränderliche Inhalte verwendet wird, wird der Dokumentinhalt dem FileNet Image Services-Server über CE-Anwendungen hinzugefügt. Diese Dokumente werden in diesem Thema als CE-IS-Dokumente vom Typ A bezeichnet. Wenn der FileNet Image Services-Server als Erfassungseinheit für große Datenmengen verwendet wird, wird der Dokumentinhalt dem FileNet Image Services-Server über FileNet Image Services-Anwendungen hinzugefügt. Diese Dokumente werden als CE-IS-Dokumente vom Typ B bezeichnet.

Mit IBM Enterprise Records können Sie diese Dokumente als Schriftstücke fast auf dieselbe Weise verwalten wie andere CE-Dokumente. In diesem Abschnitt werden einige der Verhaltensunterschiede von IBM Enterprise Records bei der Arbeit mit diesen Typen von Dokumenten behandelt. Dieser Abschnitt enthält auch weitere Informationen, die Sie bei der Verwaltung dieser Typen von Dokumenten berücksichtigen müssen.

Konfigurationsaspekte

Automatische Deklaration von Schriftstücken

Sie können eine Subskription definieren, z. B. dass FileNet Image Services-Dokumente automatisch als Schriftstücke deklariert werden, wenn sie zum Objektspeicher migriert werden. Für die Durchführung dieser automatischen Deklaration müssen Sie sicherstellen, dass die Dokumentklasse für die migrierten Dokumente die Ereignisaktion subskribiert und dass die Ereignisaktion beim Einchecken ausgelöst wird. Weitere Informationen finden Sie in "Konfigurieren der automatischen Deklaration von Schriftstücken".

IS-Dokumentzugriffsberechtigungen

Wenn über Image Services-Anwendungen oder -APIs auf ein FileNet Image Services-Dokument zugegriffen werden kann, gibt es keine CE-Mechanismen, die verhindern könnten, dass das Dokument geändert oder gelöscht wird, selbst wenn es als Schriftstück deklariert ist. Arbeiten Sie daher mit dem FileNet Image Services-Systemadministrator zusammen, um sicherzustellen, dass die FileNet Image Services-Zugriffsberechtigungen für die IS-Dokumentänderung und -löschung passend eingerichtet sind.

Aufbewahrungsfristen für FileNet Image Services-Dokumente

FileNet Image Services-Dokumentklassen umfassen Aufbewahrungsparameter, die angeben, wann Dokumente gelöscht werden können. IBM Enterprise Records berücksichtigt diese IS-Aufbewahrungseinstellungen nicht. Arbeiten Sie daher mit dem FileNet Image Services-Systemadministrator zusammen, um sicherzustellen, dass diese Aufbewahrungseinstellungen passend eingerichtet sind, sodass FileNet Image Services-Dokumente, die als Schriftstücke deklariert sind, nicht aufgrund von Aufbewahrungseinstellungen gelöscht werden.

Weitere Aspekte

Deklarieren von Schriftstücken

Sie können in CE katalogisierte FileNet Image Services-Dokumente mit einem der verfügbaren Deklarationsmechanismen deklarieren. Diese Deklaration kann z. B. mit Workplace, MS Office, MS Outlook, Ereignisaktionen, Workflows und der Java-API von IBM Enterprise Records durchgeführt werden. Sie können bei einem Dokument, das mehrere Elemente enthält, nicht ein einzelnes Element als Schriftstück auswählen. Wenn ein Dokument mit mehreren Elementen als Schriftstück deklariert wird, werden alle Elemente als Teil des Schriftstücks betrachtet.

Ein Benutzer, der nicht mit Enterprise Records arbeitet und der Zugriff auf ein Dokument hat, kann nicht mehr auf die Informationsseite des Dokuments zugreifen, nachdem ein Enterprise Records-Benutzer dieses als Schriftstück deklariert hat. Diese Beschränkung des Zugriffs eines Benutzers, der nicht mit Enterprise Records arbeitet, wurde absichtlich eingeführt.

Aktualisierungen von Schriftstückeigenschaften

Wenn die Katalogisierung auf dem FileNet Image Services-Server aktiviert ist, werden die FileNet Image Services-Dokumenteigenschaften, die CE-Dokumenteigenschaften zugeordnet sind, sowohl auf dem FileNet Image Services- als auch auf dem CE-Server gespeichert. Jede Aktualisierung einer FileNet Image Services-Dokumenteigenschaft wird automatisch an das zugehörige CE-Dokument weitergegeben. Aktualisierungen von CE-Dokumenteigenschaften wirken sich jedoch nicht auf die Eigenschaften des dem Dokument zugeordneten Schriftstücks aus.

Durchführen einer inhaltsbasierten Suche nach einem Schriftstück

Wenn ein Dokument ein CE-IS-Dokument vom Typ A ist, findet eine inhaltsbasierte Suche das dem Dokument zugeordnete Schriftstück. Dies trifft zu, wenn im Objektspeicher, in dem sich das Dokument befindet, der inhaltsbasierte Abruf konfiguriert ist. Wenn ein Dokument jedoch ein CE-IS-Dokument vom Typ B ist, findet eine inhaltsbasierte Suche das Dokument nicht.

Löschen eines Schriftstücks

Wenn Sie ein Schriftstück löschen, wird das entsprechende CE-Dokument ebenfalls gelöscht. Wenn der Inhalt des CE-Dokuments im permanenten Cache des FileNet Image Services-Servers statt auf einem Speichermedium gespeichert ist, wird das FileNet Image Services-Dokument beim Löschen aus dem Cache entfernt. Wenn der Inhalt des CE-Dokuments jedoch auf dem Speichermedium des FileNet Image Services-Servers gespeichert ist, wird der Inhalt beim Löschen eines Schriftstück nicht vom Medium entfernt. Weitere Informationen dazu, wie Dokumentdaten von einem FileNet Image Services-Server gelöscht werden, einschließlich Informationen zum Löschen von FileNet Image Services-Speichermedien, finden Sie im Abschnitt zu abgelaufenen Dokumenten und Ordnern in der Übersicht über die Datenbankpflege im Handbuch IBM FileNet Image Services System Administrator's Handbook.

Kopieren und Importieren von Schriftstücken

Wenn Sie ein Schriftstück kopieren, wird neben dem Schriftstück auch das zugehörige CE-Dokument und dessen zugehöriges IS-Dokument kopiert. Beim Kopieren eines Schriftstücks wird immer ein CE-IS-Dokument vom Typ A erstellt, selbst wenn das ursprüngliche Dokument ein CE-IS-Dokument vom Typ B war.

Dasselbe gilt, wenn Sie ein Schriftstück importieren. Das zugehörige Dokument des importierten Schriftstücks ist immer ein CE-IS-Dokument vom Typ A, selbst wenn es beim Exportieren ein CE-IS-Dokument vom Typ B war.

Überwachen der Systemleistung

Überwachen Sie während des Entwicklungszyklus die Systemleistung, um sicherzustellen, dass Ihre Implementierung so effizient wie möglich arbeitet. Verwenden Sie IBM System Dashboard for Enterprise Content Management, das einen zentralisierten Mechanismus zur Erfassung und Verteilung von Leistungsdaten zu installierten IBM FileNet-Softwareprodukten unabhängig vom Betriebssystem bietet. Die erfassten Leistungsdaten können den Standardfunktionen von IBM System Dashboard for Enterprise Content Management zur Verwendung auf Sites verfügbar gemacht werden, die nicht in einer Managementkonsole standardisiert sind. Informationen zur Verwendung von IBM System Dashboard for Enterprise Content Management finden Sie im Abschnitt zum Verwenden von IBM System Dashboard for Enterprise Content Management.

Fehlerbehebung

Das Handbuch IBM FileNet P8 Troubleshooting Guide enthält Informationen zur Behebung von Problemen mit FileNet P8-Plattformkomponenten, einschließlich IBM Enterprise Records, Content Platform Engine, Application Engine und Workplace. Informationen zum Herunterladen der Dokumentation von der IBM Unterstützungsseite erhalten Sie über den externen Link am Ende dieses Abschnitts.



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Letzte Aktualisierung: November 2013
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