Dostępnych jest wiele informacji na temat kontenerów dostępnych w produkcie IBM® Enterprise Records. Do kontenerów należą kategorie akt, foldery akt, foldery elektroniczne, foldery fizyczne, pola, foldery hybrydowe, woluminy, kontenery aktywne oraz nieaktywne oraz kontenery otwarte i zamknięte.
Więcej informacji o kontenerach fizycznych zawiera temat Obiekty fizyczne.
Kategoria akt jest kontenerem, który klasyfikuje zestaw powiązanych akt w kartotece akt. Kategorie akt zwykle służą do klasyfikowania akt na podstawie kategorii funkcjonalnych. Kategoria akt może zawierać podkategorie i foldery akt. Jednak na jednym poziomie hierarchii nie można utworzyć kategorii akt i folderu akt. W przypadku modeli danych Base i DoD akta można zadeklarować bezpośrednio w kategoriach. Model danych PRO nie zezwala na wykonanie tej czynności. Domyślnie obiekty podrzędne dziedziczą zabezpieczenia i harmonogram rozporządzania od kontenera nadrzędnego. Więcej informacji o dziedziczeniu zabezpieczeń i rozporządzeń zawierają tematy dotyczące zabezpieczeń obiektu oraz harmonogramu rozporządzania.
Kategoria akt ma nazwę i identyfikator. Obydwie te wartości wyświetlane są w ścieżce i są rozdzielone znakiem łącznika. Nazwa i identyfikator muszą być unikalne w kontenerze nadrzędnym.
Folder akt jest kolekcją powiązanych akt. Za pomocą folderów akt można zarządzać aktami zgodnie z określonymi okresami przechowywania i zdarzeniami rozporządzania. Domyślnie obiekty podrzędne folderu akt dziedziczą zabezpieczenia i harmonogram rozporządzenia od folderu akt. W kategorii akt można tworzyć elektroniczne, fizyczne, hybrydowe foldery akt oraz pudełka w celu zarządzania aktami elektronicznym i fizycznymi. .
Folder akt ma nazwę i identyfikator. Obydwie te wartości wyświetlane są w ścieżce i są rozdzielone znakiem łącznika. Nazwa i identyfikator muszą być unikalne w kontenerze nadrzędnym.
Folder elektroniczny jest używany w celu zapisywania akt elektronicznych i zawiera jeden lub większą liczbę woluminów. Folder elektroniczny może również zawierać akta fizyczne (papierowe lub inne elementy fizyczne).
Folder fizyczny zawiera akta fizyczne i zawiera jeden lub większą liczbę woluminów. Folder fizyczny jest wirtualnym wpisem dla folderu papierowego. W zależności od struktury fizycznego archiwum organizacji możliwe jest zamodelowanie hierarchii folderów fizycznych w programie IBM Enterprise Records.
Pudełko jest kontenerem akt fizycznych i udostępnia mechanizm przeznaczony do modelowania obiektów fizycznych, które zawierają inne obiekty fizyczne. Na przykład: można utworzyć „Magazyn", który zawiera „Regały” zawierające „Półki” zawierające „Pudełka” zawierające z kolei „Foldery fizyczne”. Pudełko - w przeciwieństwie do innych folderów - może zawierać inne foldery. Obiektami są foldery fizyczne i pudełka, ale nie foldery elektroniczne i hybrydowe, a także akta. Jednak pudełko nie korzysta z woluminów.
Folder hybrydowy może zwierać akta elektroniczne i fizyczne, a ponadto zawiera jedną lub więcej wartości. Nie istnieją żadne różnice w sposobie działania folderu elektronicznego i folderu hybrydowego. Jednak folder hybrydowy zawiera dodatkowe metadane, które opisują obiekt fizyczny, w tym również lokalizację główną. Więcej informacji nt. lokalizacji głównej zawiera temat dotyczący lokalizacji.
Wolumin stanowi logiczny podział folderu akt na mniejsze i łatwiejsze do zarządzania jednostki. Wolumin nie istnieje niezależnie od folderu. Folder akt, z wyjątkiem pudełka, zawsze zawiera co najmniej jeden wolumin. Wolumin ten jest tworzony automatycznie przez system po utworzeniu folderu akt. Dlatego w folderze akt można utworzyć dowolną liczbę woluminów. Należy jednak pamiętać, że w dowolnym czasie tylko jeden wolumin w folderze jest otwarty. Domyślnie otwarty jest bieżący wolumin. Wolumin jest zamykany automatycznie po dodaniu woluminu i po spełnieniu określonego kryterium. Na przykład: wolumin zawierający akta konkretnego roku kalendarzowego może zostać zamknięty automatycznie na końcu roku kalendarzowego.
Wolumin jest tego samego typu co nadrzędny względem niego folder akt (elektroniczny, fizyczny lub hybrydowy) i może zawierać ten sam typ akt, co jego folder nadrzędny. Jednak wolumin nie może zawierać podfolderu ani innego woluminu. Wolumin dziedziczy harmonogram rozporządzenia folderu akt, w którym został utworzony. Nie można zdefiniować harmonogramu rozporządzania, który będzie niezależny od nadrzędnego folderu akt.
Kategoria akt lub folder akt jest oznaczona(y) jako aktywna (aktywny) podczas tworzenia. Jednak kontener po utworzeniu można oznaczyć jako nieaktywny. Gdy kontener zostanie oznaczony jako nieaktywny, wówczas system uniemożliwi tworzenie, przenoszenie, kopiowanie i umieszczanie nowych obiektów do tego kontenera. Wszelkie kontenery podrzędne również zostaną oznaczone jako nieaktywne. Ponadto kontenery nieaktywne nie są widoczne dla użytkowników w czasie deklarowania akt. Oznaczenie kontenera jako nieaktywnego jest użyteczne, jeśli konieczne jest przejrzenie i zatwierdzenie kontenera przed udostępnieniem go do ogólnego użytku.
Obiekt kontenera po utworzeniu jest domyślnie otwarty. Aby ograniczyć możliwości tworzenia obiektów podrzędnych w kontenerze, ale zachowując możliwość odczytywania akt z tego kontenera, należy zamknąć kontener w dowolnym momencie po jego utworzeniu. Wszelkie kontenery podrzędne również zostaną oznaczone jako zamknięte.