IBM Enterprise Records version 5.1.2    

Ajout ou modification d'une mise en attente d'élimination

Vous pouvez ajouter une mise en attente d'élimination à votre système ou revenir le modifier par la suite. Lors de la création d'une mise en attente d'élimination, vous pouvez établir les conditions des catégories d'enregistrement, dossier d'enregistrement, volumes, et enregistrements. Un processus de balayage des mises en attente programmé détermine si des entités répondent aux conditions des mises en attente. Si tel est le cas, la mise en attente s'applique automatiquement. Une mise en attente d'élimination sans condition peut uniquement être appliquée manuellement. Vous pouvez également appliquer une mise en attente conditionnelle manuellement, mais vous ne pourrez peut-être pas la retirer manuellement.

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Pour plus d'informations, voir la rubrique sur la suppression d'une mise en attente d'élimination. Les mises en attente conditionnelles sont également appelées mises en attente dynamiques. Les nouvelles entités qui répondent aux conditions d'une mise en attente sont placées en attente de manière dynamique lors de la prochaine exécution du balayage des mises en attente. Prenez bien en considération les critères que vous utilisez pour les mises en attente conditionnelles afin que de nombreuses entités ne soient pas placées en attente de manière involontaire. Lorsque vous établissez les conditions d'une mise en attente, utilisez le lien Aperçu pour visualiser les entités qui sont affectées. Le lien Aperçu fait appel au mode de recherche statique et les résultats que vous obtenez risquent d'être incomplets. Pour plus d'informations sur la définition du nombre maximal de résultats pour les recherches statiques, voir la rubrique sur la personnalisation de votre page de recherche.

Procédure

Pour ajouter une mise en attente d'élimination :

  1. Ouvrez une session en tant que gestionnaire ou administrateur d'enregistrements et accédez à la FPOS dans laquelle vous souhaitez créer une mise en attente.
  2. Sélectionnez l'onglet Elimination.
  3. Cliquez sur Mises en attente : icône En attente
  4. Cliquez sur Ajouter une mise en attente :icône Ajouter une mise en attente

Résultats

Pour définir les propriétés de la mise en attente :
  1. Saisissez le nom de la mise en attente.
  2. Indiquez une raison pour l'ajout de cette mise en attente.
  3. Sélectionner le type de mise en attente.
  4. Dans le menu Actif, sélectionnez Vrai si vous souhaitez activer la mise en attente immédiatement. La mise en attente doit être active pour être placée sur une entité par le biais du balayage de mise en attente ou manuellement. Sélectionnez Faux (par défaut) pour la laisser inactive pour le moment.
  5. Cliquez sur Suivant pour définir les conditions qui placent des mises en attente grâce au balayage des mises en attente, ou sur Terminer (ou Annuler). Si vous terminez sans définir les conditions, cette mise en attente pourra uniquement être placée manuellement. Le balayage des mises en attente va l'ignorer.

Définition des conditions (facultatif)

Vous pouvez régler les conditions pour les enregistrements, catégories, dossiers d'enregistrement ou volumes. Vous précisez pour chacun une ou plusieurs propriétés, un opérateur, une valeur, et un type de jointure pour spécifier les relations entre les diverses propriétés. Pour les enregistrements, vous pouvez également spécifier une recherche par contenu. Si vous établissez des conditions et que la mise en attente est active, le balayage applique automatiquement la mise en attente aux entités correspondant aux critères.

Pour sélectionner un ensemble de propriétés :

  1. Cliquez sur Modifier pour l'entité sur laquelle vous souhaitez spécifier les conditions.
  2. A partir des menus, choisissez les propriétés que vous souhaitez utiliser.
  3. Lorsque vous avez fini vos réglages, cliquez sur Accepter les modifications.

Tous les types d'entités fonctionnent de la même manière. Après avoir sélectionné l'ensemble de propriétés, utilisez les procédures suivantes. Pour définir les critères des propriétés :

  1. Pour chaque propriété, sélectionnez un opérateur dans le menu. Les opérateurs disponibles varient selon le type de propriété.
  2. Pour chaque propriété, spécifiez une valeur. Entrez soit du texte libre, soit un choix à partir du menu, soit une date.
  3. Établissez la relation (le type de jointure) entre deux propriétés. AND signifie que les deux doivent être vraies ; OR signifie que l'une des deux doit être vraie.

Si vous laissez une valeur de propriété vide, elle n'est pas utilisée comme critère jusqu'à ce que vous sélectionniez l'opérateur IS NOT NULL.

Restriction : Le filtre qui définit ces conditions ne prend pas en charge les caractères pour cent (%) et esperluète (&).

Pour sélectionner une date :

  1. Cliquez sur l'icône du calendrier.
  2. Cliquez sur le jour que vous voulez sélectionner. Le jour en cours est choisi par défaut.
    1. Cliquez sur << ou >> pour modifier l'année, une année à la fois, ou cliquez en maintenant la touche enfoncée pour afficher une liste d'années. Si l'année que vous souhaitez ne figure pas dans la liste, choisissez l'année la plus proche avant de maintenir enfoncé à nouveau pour obtenir une nouvelle liste.
    2. Cliquez sur < ou > pour modifier le mois, un mois à la fois, ou cliquez en maintenant la touche enfoncée pour afficher une liste de mois.

Pour supprimer les informations de dates spécifiées précédemment, cliquez surEffacer.

Avertissement : Pour les paramètres régionaux des Etats-Unis, le format de date court est mm/jj/aa. Si l'année est supérieure à 29, l'application utilise l'année 19XX. Si l'année est 29 ou moins, l'application enregistre la date sous 20XX. Ce format peut poser problème avec les modèles de données DoD classifié, car la date de déclassification peut être éloignée de 25 ans de la date en cours. En 2008, ce format entraînerait le stockage de l'année 2033 à la place de l'année 1933. Ainsi, pour le DoD classifié, le format de date courte sera mm/jj/aaaa. Ce changement est visible dans l'assistant de classification, la page d'informations de classification et les pages d'action. Les autres formats comme Moyen, Long et Complet fonctionnent comme avant. Afin d'éviter toute confusion de date, pensez à régler vos préférences Application Engine ou Workplace XT afin d'utiliser la format de date longue. Vous devez fermer votre session IBM® Enterprise Records puis en ouvrir une autre pour que les préférences soient prises en compte.

Pour spécifier le contenu (enregistrements uniquement) :

  1. Dans la zone de texte du Contenu, tapez le texte à inclure dans la recherche. Pour plus d'informations, voir la rubrique sur la définition et l'exécution d'une recherche.
  2. A partir du menu Dans, sélectionnez soit Métadonnées (pour chercher du texte dans les propriétés d'enregistrement, soit Contenu (pour chercher du texte dans le document déclaré).
  3. Réglez l'opérateur sur AND pour indiquer que l'entité doit contenir le texte que vous avez saisi ET que les propriétés (spécifiées plus tôt) doivent également être exactes. Réglez l'opérateur sur OR si le contenu OU les conditions de propriétés doivent être exacts.

Pour supprimer une propriété, procédez de l'une des manières suivantes :

Pour prévisualiser les entités pour une condition :

  1. Pour chaque type d'entité ayant des valeurs conditionnelles, cliquez sur son lien Aperçu pour voir une liste d'entités qui satisfont aux conditions que vous avez indiquées.
  2. Consultez l'aperçu afin de vérifier que vous placez uniquement les entités souhaitées en mise en attente. Le nombre total d'entités affichées peut être aussi important que celui défini dans les préférences de site Application Engine ou Workplace XT. Le nombre affiché est le nombre maximal d'éléments renvoyés par les recherches.
  3. Si nécessaire, tapez le texte dans la boîte Filtre et cliquez sur OK pour réduire le nombre d'entités affichées ou pour voir un ensemble d'entités particulier. Le filtre se base sur le nom de l'entité. Les noms d'entité contenant les caractères que vous entrez sont retenus dans la liste, mais tous les autres sont supprimés.
  4. Cliquez sur Réinitialiser pour supprimer les caractères saisis avant de cliquer sur OK pour visualiser la liste complète.
  5. Cliquez sur le lien Fermer lorsque vous avez terminé.

Modification d'une mise en attente d'élimination

Vous pouvez éditer ou supprimer les conditions de mise en attente avant que le balayage des mises en attente applique une mise en attente à une entité. Pour modifier une mise en attente d'élimination :

  1. Sélectionnez l'onglet Elimination.
  2. Cliquez sur Mises en attente et trouvez la mise en attente. Pour obtenir une liste plus courte, vous pouvez saisir les premiers caractères du nom dans la boîte Filtrer et cliquer sur OK.
  3. Sélectionnez le bouton Obtenir des informations pour la mise en attente que vous souhaitez modifier.
  4. A partir de la liste des pages d'informations, sélectionnez la page que vous voulez modifier et utilisez les procédures précédentes. Si vous modifiez les options de sécurité, reportez-vous à la rubrique concernant les paramètres de sécurité.
  5. Cliquez sur Appliquer lorsque vous avez terminé.


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Dernière mise à jour : Novembre 2013
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