Kontrola nevyhnutných záznamov je nepretržitý proces, ktorý nastáva spolu s priradenou opakujúcou sa udalosťou. Opakujúca sa udalosť určuje, ako často sa budú nevyhnutné záznamy kontrolovať. Vždy keď nastane opakujúca sa udalosť kontroly, spustí sa k udalosti priradený pracovný tok kontroly nevyhnutných záznamov. Nevyhnutné záznamy pripravené na kontrolu sa zobrazia ako pracovné položky v schránke prijatých správ posudzovateľa alebo vo verejnej schránke došlých správ RecordsManagerApproval. Po výbere pracovnej položky sa zobrazí krok Approve.
Krok hodnotenia
Všeobecné informácie o tom, ako dokončiť tento pracovný tok nájdete v pracovnom toku dostupnosti.
Na stránke Review Step sa zobrazujú názvy ovplyvnených entít, meno posudzovateľa a udalosť, ktorá spustila pracovný tok. Stránka poskytuje miesto na zadanie komentárov kontroly a dátumu aktuálnej kontroly, ktorý môžete zmeniť.
Ak chcete skontrolovať nevyhnutné záznamy:
Approve Step
Stránku Approve Step použite na dokončenie schválenia kontroly nevyhnutných záznamov. Zobrazí sa na nej posudzovateľ, ktorý záznamy kontroloval a udalosť kontroly, ktorá odštartovala spustenie pracovného toku. Pomocou stránky Approve môže Records Manager zmeniť komentáre kontroly, ktoré zadal posudzovateľ.
Ak chcete schváliť skontrolované nevyhnutné záznamy:
Keď Records Manager schváli nevyhnutné záznamy, v systéme sa aktualizujú komentáre kontroly a dátum ďalšej kontroly záznamov. Ďalšia kontrola nevyhnutných záznamov sa tak naplánuje na zadaný dátum.